1995R1663 — DA — 24.10.2001 — 003.001 — 1
Dettedokumenteretdokumentationsredskab,oginstitutionernepåtagersigintetansvarherfor
►B KOMMISSIONENSFORORDNING(EF)Nr.1663/95
af7.juli1995
om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EØF) nr. 729/70, for så vidt angår
procedurenforregnskabsafslutningforEUGFL,Garantisektionen
(EFT L 158 af 8.7.1995, s. 6)
Ændret ved:
Tidende
nr. side dato
►M1Kommissionens forordning (EF) nr. 896/97 af 20. maj 1997 L 128 8 21.5.1997
►M2Kommissionens forordning (EF) nr. 2245/1999 af 22. oktober 1999 L 273 5 23.10.1999
►M3Kommissionens forordning (EF) nr. 2025/2001 af 16. oktober 2001 L 274 3 17.10.2001
▼B
KOMMISSIONENSFORORDNING(EF)Nr.1663/95
af7.juli1995
om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EØF) nr.
729/70, for så vidt angår proceduren for regnskabsafslutning for
EUGFL,Garantisektionen
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det EuropæiskeFællesskab,
under henvisning til Rådets forordning (EØF) nr. 729/70 af 21. april
1970 om finansiering af den fælles landbrugspolitik(
1), senest ændret
ved forordning (EF) nr. 1287/95(2), særlig artikel 4, stk. 6, og artikel 5,
stk. 3, og
ud fra følgende betragtninger:
Ifølge den ændring af proceduren for regnskabsafslutning, der blev
indført ved Rådets forordning (EF) nr. 1287/95, skal der fastsættesgennemførelsesbestemmelser for attestering og afslutning af godkendte
udbetalende organers årsregnskaber;
udviklingen i antallet og arten af foranstaltninger, der finansieres af
EUGFL, Garantisektionen, har sammen med udviklingen i metoderne til
registrering og overførsel af oplysninger gjort det nødvendigt at ændre
arten og indholdet af de oplysninger, der skal forelægges Kommissionenmed henblik på regnskabsafslutningen;
Kommissionens forordning (EØF) nr. 1723/72(
3), senest ændret ved
forordning (EØF) nr. 295/88(4), bør derfor ophæves;
EUGFL-Komitéen har ikke afgivet udtalelse inden for den af formanden
fastsatte frist —
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
Artikel 1
1. Med hensyn til den i artikel 4, stk. 2, i forordning (EØF) nr. 729/70
omhandlede begrænsning af antallet af godkendte udbetalende organerfastsætter medlemsstaterne dette antal efter at have rådført sig medKommissionen. Kommissionen kan navnlig gøre opmærksom på
eventuelle hindringer, som dette antal lægger for overholdelsen af den
frist, der er fastsat i nævnte forordnings artikel 5, stk. 2, litra b), og forgennemsigtigheden af kontrollen med fondens virksomhed. Kommis-sionen underretter Fondskomitéen om, hvilke udbetalende organer der ergodkendt i medlemsstaterne.
2. For hvert udbetalende organ meddeler medlemsstaten Kommis-
sionen, hvilken eller hvilke myndigheder der kan give og tilbageholdegodkendelse, samt kan fastlægge den periode, der kan afsættes til at
foretage eventuelle tilpasninger efter artikel 4, stk. 4, i forordning (EØF)
nr. 729/70 (»den kompetente myndighed«).
3. Inden et udbetalende organ godkendes, skal den kompetente
myndighed have fastslået, at det pågældende organs administrative ogregnskabsmæssige procedurer giver de garantier, der omhandles i artikel4, stk. 1, litra a), i forordning (EØF) nr. 729/70. Kriterierne fastlægges afmedlemsstaten og anvendes af den kompetente myndighed med henblikpå godkendelsen, under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer
for disse kriterier, der er anført i bilaget. Hvis et kriterium af væsentlig
betydning for det udbetalende organs transaktioner ikke overholdes,bringes nævnte forordnings artikel 4, stk. 4, i anvendelse.1995R1663 — DA — 24.10.2001 — 003.001 — 2
(1) EFT nr. L 94 af 28. 4. 1970, s. 13.
(2) EFT nr. L 125 af 8. 6. 1995, s. 1.
(3) EFT nr. L 186 af 16. 8. 1972, s. 1.
(4) EFT nr. L 30 af 2. 2. 1988, s. 7.
▼B
Beslutningen om godkendelse træffes på grundlag af en undersøgelse,
der omfatter de administrative og regnskabsmæssige forhold, herunderdem, der er fastlagt for, at Fællesskabets interesser med hensyn til
udbetalte forskud, sikkerhedsstillelser, interventionslagre og beløb, der
skal opkræves, kan beskyttes. Undersøgelsen skal især omfatteprocedurerne for gennemførelse af betalinger, sikring af midlerne,edb-systemernes sikkerhed, føring af regnskabsbøger, funktionsadskil-lelse og den interne og eksterne kontrols tilstrækkelighed, alt vedrørende
de transaktioner, der finansieres af EUGFL, Garnatisektionen.
4. Hvis den kompetente myndighed finder det godtgjort, at det
undersøgte udbetalende organ opfylder alle relevante krav, godkenderden det som udbetalende organ. I modsat fald giver den det udbetalende
organ instrukser om de administrative og regnskabsmæssige procedure,
herunder navnlig de betingelser, som det udbetalende organ skalopfylde, inden det kan godkendes. Der kan gives midlertidiggodkendelse for en periode, der skal fastlægges i forhold til problemetsalvor, indtil de krævede ændringer af de administrative og regnskabs-
mæssige procedurer er foretaget.
5. Hvis godkendelsen tilbagekaldes, udpeger medlemsstaten et andet
udbetalende organ i overensstemmelse med betingelserne i artikel 4 iforordning (EØF) nr. 729/70 og i stk. 3 og 4 i nærværende artikel og
sikrer, at der ikke sker afbrydelser i betalingerne til støttemodtagerne.
6. Godkendelsesdokumentet består af en skriftlig bekræftelse af, at
det pågældende organ opfylder kriteriene for godkendelse, og angiver,
når det er relevant, instrukserne vedrørende ændringer og den fastsatte
periode. Det fremsendes til Kommissionen.
7. Meddelelsen i henhold til artikel 4, stk. 3, i forordning (EØF) nr.
729/70 skal gives, når det udbetalende organ godkendes for første gang,
og skal være ledsaget af følgende oplysninger om hvert udbetalende
organ:
— de opgaver, det har fået tildelt
— opgavernes fordeling mellem dets kontorer— dets forhold til andre offentlige eller private organer, som også har
fået overladt en del af ansvaret for gennemførelsen af de
foranstaltninger, for hvilke det anmelder udgifter til Fonden
— procedurerne for modtagelse, kontrol og godkendelse af ansøgninger
fra støttemodtagere og for godkendelse og betaling af samtregnskabsaflæggelse for udgifter
— bestemmelserne vedrørende interne revisioner.
De oplysninger, der skal forelægges, hvis artikel 4, stk. 4, i forordning
(EØF) nr. 729/70 finder anvendelse, skal især omfatte instrukserne
vedrørende de administrative og regnskabsmæssige procedurer og de
tilpasninger, som det udbetalende organ skal foretage for at undgåtilbagekaldelse af godkendelsen, samt fristen for iværksættelsen.
Artikel 2
1. Det forbindelsesorgan, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra b), i
forordning (EØF) nr. 729/70, optræder som medlemsstatens enestekontaktled til Kommissionen i alle spørgsmål vedrørende EUGFL,Garantisektionen, idet det skal:
— udsende EF-tekster og -retningslinjer vedrørende Garantisektionen til
de forskellige udbetalende organer og de myndigheder, der er
ansvarlige for at gennemføre dem
— fremme en samordnet anvendelse af dem— tilsende Kommissionen de oplysninger, der er fastsat i nærværende
forordning og i forordning (EØF) nr. 729/70.
►M3 ◄Et udbetalende organ kan varetage funktionen
som forbindelsesorgan, hvis de to beføjelser holdes adskilt. I udøvelsen1995R1663 — DA — 24.10.2001 — 003.001 — 3
▼M3
▼B
▼B
af sine opgaver kan forbindelsesorganet efter nationale procedurer lade
sig bistå af andre administrative organer eller tjenester, især organereller tjenester med regnskabsmæssig eller teknisk ekspertise.
2. Medlemsstaten oplyser Kommissionen om forbindelsesorganets
navn og status og om de administrative og regnskabsmæssige betingelser
og de betingelser for intern kontrol, der gælder for dets virksomhed.
3.►
M2Formen og indholdet af de rengskabsoplysninger, der
omhandles i ►M3artikel 4, stk. 1, litra c) ◄, vedtages efter
proceduren i artikel 13 i forordning (EØF) nr. 729/70. ◄
Artikel 3
1. Den i artikel 5, stk. 1, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70
omhandlede attest udstedes af en tjeneste eller et organ, der erfunktionelt uafhængig af det udbetalende organ og forbindelsesorganetog har de fornødne faglige forudsætninger (attesterende organ).
Attesten er baseret på en undersøgelse af procedurerne og en
undersøgelse af en stikprøve af transaktionerne. Den vedrører kunbetalingernes overensstemmelse med EF-reglerne med hensyn til
udbetalingsorganernes administrative strukturers egnethed til at sikre,
at denne overensstemmelse er blevet kontrolleret, inden der foretagesbetaling.
Det attesterende organ skal udføre sin undersøgelse efter internationalt
anerkendt revisionsnormer. Kontrollen udføres både i løbet af og efterafslutningen af hvert regnskabsår. Inden den 31. januar i det følgende årudsteder det attesterende organ attesten og forelægger også en rapportom resultaterne, navnlig med angivelse af, om det har fået rimelig
sikkerhed for, at de regnskaber, der skal tilsendes Kommissionen, er
pålidelige, fuldstændige og nøjagtige, samt at procedurerne for internkontrol har fungeret tilfredsstillende.
2. Hvis flere udbetalende organer godkendes, kan medlemsstaten
basere sig på de attester, der udstedes af de kontorer eller organer, somhar afgivet erklæring om de respektive udbetalende organers regnskaber,hvis den får tilfredsstillende garantier for, at omfanget og standarden af
de udførte revisioner opfylder kravene i stk. 1.
3. Den rapport, der omhandles i stk. 1, skal angive:
— om de udbetalende organers procedurer, især med hensyn til
godkendelseskriterierne, er af en sådan beskaffenhed, at de giverrimelig sikkerhed for, at de traksaktioner, der konteres Fonden, er ioverensstemmelse med EF-reglerne, og hvilke foranstaltninger tilforbedring af systemerne der er blevet foreslået
— om de årsregnskaber, som er omhandlet i artikel 4, stk. 1, litra a), er i
overensstemmelse med de udbetalende organers bøger og forteg-nelser
— om de oversigter over udgifter og interventionstransaktioner, som er
omhandlet i artikel 5, er en pålidelig, fuldstændig og nøjagtigfortegnelse over de transaktioner, der konteres Fonden
— om Fællesskabets finansielle interesser er forsvarligt beskyttet, hvad
angår udbetalte forskud, modtagne sikkerhedsstillelser, interven-tionslagre og beløb, der skal opkræves
— om henstillinger til det udbetalende organ om forbedringer af
systemerne er blevet fulgt.
Rapporten skal være ledsaget af oplysninger om revisionspersonalets
antal og kvalifikationer, om det udførte arbejde, om antallet af
undersøgte transaktioner, om det pålideligheds- og korrekthedsniveau,
der er opnået, om de konstaterede svagheder og de henstillinger, der erfremsat om forbedring, og det arbejde, der er udført i såvel detattesterende organ som i andre revisionsorganer, i og uden for deudbetalende organer, der har dannet grundlag for den vished om derapporterede transaktioner, som det attesterende organ har opnået.1995R1663 — DA — 24.10.2001 — 003.001 — 4
▼B
Artikel 4
1. Med henblik på den regnskabsafslutning, der omhandles i artikel 5,
stk. 2, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70, tilsender medlemsstaterneKommissionen:
a) årsregnskaberne over udgifterne for EUGFL, Garantisektionen, og de
rapporter, som hvert enkelt kontor eller organ har udarbejdet ihenhold til artikel 5, stk. 1, i nævnte forordning
b) attesterne og rapporterne fra det eller de attesterende organer
c) alle de regnskabsoplysninger, der kræves til statistiske formål og
kontrolfomål, i den form og med det indhold, der er vedtaget på
grundlag af nærværende forordnings artikel 2, stk. 3.
2. De i stk. 1 omhandlede dokumenter og regnskabsoplysninger
tilsendes Kommissionen senest den 10. februar i året efter afslutningen
af det regnskabsår, som de vedrører. De i stk. 1, litra a) og b)
omhandlede dokumenter skal indsendes i fire eksemplarer, elleralternativt indsendes et eksemplar sammen med dokumentet i elektro-nisk form.
3. Efter anmodning fra Kommissionen eller på en medlemsstats
initiativkan der fremsendes yderligere oplysninger til Kommissionenom den pågældende regnskabsafslutning indtil udløbet af en frist, somfastsættes af Kommissionen under hensyn til omfanget af det arbejde,det kræver at fremskaffe oplysninger. Hvis disse oplysninger ikke
foreligger, kan Kommissionen vedtage regnskabsafslutninen på grundlag
af de oplysninger, den råder over ved udløbet af nævnte frist.
4. Kommissionen kan acceptere en anmodning om udsættelse med
fremsendelsen af oplysninger i behørigt begrundede tilfælde, hvis den
modtager anmodningen inden fristens udløb.
Artikel 5
1. Det regnskab, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra a), skal
omfatte:
a) udgifterne fordelt på de forskellige konti og underkonti i Fælles-
skabets budget
b) en tabel over forskelle, fordelt på konti og underkonti, mellem de
udgifter, der er anmeldt i årsregnskabet, og dem, der er anført imånedsopgørelserne for samme periode i det dokument, der eromhandlet i artikel 3, stk. 5, i forordning (EF) nr. 296/96. Der
vedlægges en forklaring for hver enkelt forskel pr. underkonto
c) den tabel over situationen ved regnskabsårets afslutning, der er
omhandlet i artikel 3, stk. 6a, litra a), i forordning (EF) nr. 296/96
d) en oversigt over interventionerne og en liste over lagerbeholdninger
og oplagringssteder ved regnskabsårets afslutning
e) bekræftelse af, at oplysningerne om alle lagerbevægelser på
interventionslagre opbevares på interventionsorganets filer
f) den tabel over situationen ved regnskabsårets afslutning, der er
omhandlet i artikel 3, stk. 6a, litra b), i forordning (EF) nr. 296/96.
2. De rapporter, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra a), i
nærværende forordning, skal indeholde følgende oplysninger om
forbindelsesorganet og hvert enkelt udbetalende organ:
— enhver usædvanlig transaktion eller tekniske vanskeligheder, der er
forekommet i det pågældende regnskabsår
— enhver væsentlig ændring, der er foretaget af de i stk. 1 nævnte
oplysninger siden den foregående rapport.1995R1663 — DA — 24.10.2001 — 003.001 — 5
▼M3
▼B
▼M3
▼B
▼B
Artikel 6
De dokumenter, der tjener som dokumentation for de finansierede
udgifter og de beløb, der skal tilbagebetales til EUGFL, Garantisek-tionen, skal være til rådighed for Kommissionen i mindst tre år efter det
år, hvor Kommissionen afslutter regnskaberne for det pågældende
regnskabsår, og i de tilfælde, hvor beslutningen om regnskabsafslutningindbringes for EF-Domstolen, i indtil et år efter sagens afslutning.
Artikel 7
1. Ved den beslutning om den bogholderimæssige regnskabsafslut-
ning, som er omhandlet i artikel 5, stk. 2, litra b), i forordning (EØF) nr.729/70, fastsættes de udgifter, der er afholdt i hver enkelt medlemsstat idet pågældende regnskabsår, og som skal anerkendes som udgifter for
EUGFL, på grundlag af de i ovennævnte forordnings artikel 5, stk. 1,
litra b), omhandlede regnskaber og nedsættelserne og suspensionerne afforskud for det pågældende regnskabsår, herunder de i artikel 4, stk. 3,andet afsnit, i Kommissionens forordning (EF) nr. 296/96(
1) omhand-
lede nedsættelser, uden at dette dog foregriber de beslutninger, dersenere træffes efter artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/
70.
De beløb, der som følge af beslutninger om den bogholderimæssige
regnskabsafslutning omhandlet i det første afsnit skal tilbagebetales afeller udbetales til den enkelte medlemsstat, fastsættes ved, at detforskud, der er udbetalt for det pågældende regnskabsår, trækkes fra deudgifter, der er anerkendt for samme regnskabsår i henhold til førsteafsnit. Dissebeløb trækkes fra eller lægges til forskuddene for udgifterne
i den anden måned efter den måned, hvor beslutningen om regnskabs-
afslutning får virkning.
2. Inden den 31. marts i året efter regnskabsårets afslutning giver
Kommissionen den pågældende medlemsstat meddelelse om resultaterneaf sin kontrol af de indsendte oplysninger sammen med eventuelleforslag til ændringer.
3. Hvis Kommissionen af årsager, der må tilskrives den pågældende
medlemsstat, ikke er i stand til at afslutte medlemsstatens regnskab
inden den 30. april i det følgende år, underretter Kommissionenmedlemsstaten om de yderligere undersøgelser, som den har til hensigtat gennemføre i henhold til artikel 9 i forordning (EØF) nr. 729/70.
Artikel 8
1. Når Kommissionen som følge af en undersøgelse finder, at
udgifterne ikke er afholdt efter EF-reglerne, meddeler den denpågældende medlemsstat resultaterne af sin undersøgelse og dekorrigerende foranstaltninger, der skal træffes for at sikre, at reglerne
fremtidig overholdes.
Meddelelsen skal indeholde en henvisning til nærværende forordning.
Medlemsstaten skal afgive svar inden for to måneder, og Kommissionenkan ændre sit standpunkt under hensyn hertil. I behørigt begrundedetilfælde kan Kommissionen forlænge besvarelsesfristen.
Efter udløbet af denne frist indkalder Kommissionen til en bilateral
drøftelse, og de to parter søger at nå frem til en aftale om deforanstaltninger, der skal træffes, og til en vurdering af, hvor alvorlig
overtrædelsen er, og af den finansielle skade, den har påført Det
Europæiske Fællesskab. Kommissionen meddeler efter denne drøftelseog efter udløbet af alle frister, som den har fastsat i samråd medmedlemsstaterne, efter de bilaterale drøftelser til meddelelse afyderligere oplysninger, eller hvis medlemsstaten ikke acceptererindkaldelsen, efter udløbet af den frist, som Kommissionen har fastsat1995R1663 — DA — 24.10.2001 — 003.001 — 6
(1) EFT nr. L 39 af 17. 2. 1996, s. 5.▼M1
▼B
▼M2
▼M2
til medlemsstatens accept af denne indkaldelse, derefter officielt
medlemsstaten sine konklusioner under henvisning til Kommissionensbeslutning 94/442/EF(
1). Uden at gyldigheden af fjerde afsnit i dette
stykke berøres, vurderer Kommissionen i denne meddelelse, hvilke
udgifter den har til hensigt at udelukke i medfør af artikel 5, stk. 2, litrac), i forordning (EØF) nr. 729/70.
Medlemsstaterne underretter snarest Kommissionen om de korrigerende
foranstaltninger, som den har truffet for at sikre, at Fællesskabets regleroverholdes, og om datoen for disse foranstaltningers faktiske iværksæt-
telse. Kommissionen vedtager i givet fald en eller flere afgørelser i
medfør af artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/70 forindtil den faktiske dato for de korrigerende foranstaltningers iværksæt-telse at udelukke de udgifter, der er afholdt, uden at Fællesskabets reglerblevov erholdt.
2. De beslutninger, der omhandles i artikel 5, stk. 2, litra c), i
forordning (EØF) nr. 729/70, træffes efter gennemgang af en eventuelrapport, som er udarbejdet af forligsorganet i henhold til Kommissionensbeslutning 94/442/EF.
3. Fradragene i fællesskabsfinansieringen efter artikel 5, stk. 2, litra
c), i forordning (EØF) nr. 729/70 foretages i forskuddene vedrørendeudgifterne i den anden måned efter beslutningen i henhold til nævnte
artikel. Kommissionen kan dog efter anmodning fra medlemsstaten, og
hvis fradragenes omfang gør det berettiget, samt efter høring afFondskomitéen fastsætte andre datoer.
Artikel 9
Forordning (EØF) nr. 1723/72 ophæves med virkning fra den 16.
oktober 1995.
Den anvendes dog fortsat for afslutningen af regnskaberne for
Garantifonden for regnskabsårene indtil 1995 inklusive.
Artikel 10
Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen
iDe Europæiske Fællesskabers Tidende .
Den anvendes fra det regnskabsår, der begynder den 16. oktober 1995.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i
hver medlemsstat.1995R1663 — DA — 24.10.2001 — 003.001 — 7
(1) EFT L 182 af 16.7.1994, s. 45.▼B
▼B
BILAG
Retningslinjerforkriterierforgodkendelsesomudbetalendeorgan
Kriterierne for godkendelse er, at det udbetalende organ giver tilstrækkelige
garantier for, at dets administrative organisation og det interne kontrolsystem
fungerer ordentligt, og for opbevaringen af dokumenter i henhold til artikel 4 i
forordning (EØF) nr. 729/70. Der kan kun anvendes forenklede kriterier, hvis
omfanget af et udbetalende organs transaktioner ligger under et bestemt niveau.
Hvis et kriterium af væsentlig betydning for det udbetalende organs transaktioner
ikke overholdes, bringes nævnte forordnings artikel 4, stk. 4, i anvendelse.
1. Et udbetalende organ oprettes ved et officielt dokument, som fastsætter
organets beføjelser, forpligtelser og ansvar, især i forbindelse med EUGFL-
Garantisektionens udgifter som defineret i artikel 2 og 3 i forordning (EØF)
nr. 729/70, og som fastlægger det udbetalende organs administrative struktur.
2. Organet har tre hovedfunktioner i forbindelse med EUGFL-Garantisektionens
udgifter:
i) godkendelse af betalinger: formålet med denne funktion er at fastslå,
hvilket beløb der skal udbetales til ansøgeren i overensstemmelse med
EF-reglerne
ii) gennemførelse af betalinger: formålet med denne funtion er at udstede en
anvisning til det udbetalende organs bank eller, hvis det er relevant, til et
offentligt betalingskontor om at udbetale det godkendte beløb til
ansøgeren (eller dennes befuldmægtigede)
iii) regnskabsaflæggelse for betalinger: formålet med denne funktion er at
registrere betalingen i det udbetalende organs regnskaber, som normalt
føres på edb, og at udarbejde periodiske oversigter over udgifter,
herunder månedsopgørelserne og årsregnskaberne til Europa-Kommis-
sionen. I regnskaberne registreres også de af Fonden finansierede aktiver,
især med hensyn til interventionslagre, forskud, der ikke er afviklet, og
debitorer.
3. Uden at det berører den i punkt 4 omhandlede delegering, har det
udbetalende organ normalt to tjenester:
i) den interne revisionstjeneste: formålet med denne tjeneste eller en dertil
svarende procedure er at sikre, at det udbetalende organs interne
kontrolsystem fungerer effektivt; den interne revisionstjeneste skal være
uafhængig af det udbetalende organs andre afdelinger og skal rapportere
direkte til organets øverste ledelse
ii) den tekniske tjeneste: formålet med denne tjeneste er at kontrollere de
oplysninger, som betalingerne til ansøgerne er baseret på, f.eks.
oplysninger om produkterns kvalitet og karaktersitika, husdyr, jord osv.,
leveringsdato, forarbejdning til et andet produkt og anden kontrol af
teknisk art. Kontrollen af disse oplysninger sikres ved hjælp af et kontrol-
og inspektionssystem. En af den tekniske tjenestes hovedopgaver er at
overvåge dette kontrolsystem.
4. Godkendelsesfunktionen og/eller den tekniske tjeneste kan helt eller delvis
uddelegeres til andre organer, hvis følgende betingelser er opfyldt:
i) disse andre organers ansvar og forpligtelser, især med hensyn til
kontrollen og verifikationen af, at EF-reglerne er overholdt, skal være
klart definerede
ii) organerne skal have effektive systemer til sikring af, at de ofylder deres
ansvar tilfredsstillende
iii) organerne skal udtrykkelig bekræfte over for det udbetalene organ, at de
rent faktisk opfylder deres forpligtelser, og skal beskrive, hvordan de gør
det
iv) det udbetalende organ skal regelmæssigt og på de rette tidspunkter
informeres om resultaterne af den udførte kontrol, således at der altid kan
tages hensyn til tilstrækkeligheden af denne kontrol, inden der træffes
afgørelse om en ansøgning. Det udførte arbejde skal udførligt beskrives i
en rapport, der ledsager hver enkelt ansøgning eller række af ansøgninger
eller, når det er relevant, i en rapport for et enkelt markedsår. Rapporten
skal være ledsaget af et papir, der attesterer de godkendte ansøgningers
berettigelse og det udførte arbejdes art, rækkevidde og begrænsninger.
Hvis en fysisk eller administrativ kontrol ikke er udtømmende, men er
udført på en stikprøve af ansøgninger, skal de udvalgte ansøgninger
identificeres, stikprøvemetoden beskrives og resultaterne af alle inspek-tioner og de trufne foranstaltninger i forbindelse med
uoverensstemmelser og uregelmæssigheder indberettes. De støttedoku-
menter, der forelægges det udbetalende organ, bør være tilstrækkelige til
at skabe sikkerhed for, at al den fornødne kontrol af de godkendte
ansøgningers berettigelse er blevet udført1995R1663 — DA — 24.10.2001 — 003.001 — 8
▼B
v) når dokumenter, der vedrører godkendte ansøgninger og udført kontrol,
opbevares af de andre organer, skal såvel disse organer som det
udbetalende organ fastlægge procedurer, der sikrer, at det registreres,
hvor alle sådanne dokumenter, som er relevante for specifikke betalinger,
der er foretaget af det udbetalende organ, befinder sig, og at disse
dokumenter kan stilles til rådighed for inspektion på det udbetalende
organs kontorer efter anmodning fra personer og organer, der normalt har
ret til at inspicere sådanne dokumenter, herunder:
— det udbetalende organs personale, der beskæftiger sig med ansøg-
ningen
— det udbetalende organs interne revisionstjeneste
— det organ, der attesterer det udbetalende organs årsregnskab— Den Europæiske Unions hertil bemyndige tjenestemænd.
4a. Når der skal foretages et stort antal mindre udbetalinger, kan udbetalingerne
til støtteansøgerne, dog udelukkende i forbindelse med samfinansierede
foranstaltninger og efter Kommissionens forudgående accept, overdrages til
andre organer. Det skal i en skriftlig aftale mellem det udbetalende organ og
dette organ nærmere angives, hvilke oplysninger og bilag der skal forelægges
det udbetalende organ, og hvilken frist der gælder for deres forelæggelse;
bilagene skal som et minimum gøre det muligt for det udbetalende organ at
overholde godkendelseskriterierne og de frister, der er fastsat for frem-
læggelsen af de måned- og årlige regnskaber. Det udbetalende organ er
fortsat ansvarligt for, at midlerne forvaltes korrekt, og for ajourføringen af
regnskabsdokumenterne. De bemyndigede personer i det udbetalende organ,
godkendelsesorganet og i EU kan undersøge al dokumentation, som
ovennævnte organ ligger inde med, og kan gennemføre kontrol hos
støtteansøgerne.
5. Det udbetalende organs administration skal være således opbygget, at der er
adskillelse mellem de tre funktioner, nemlig godkendelse af, gennemførelse
af og regnskabsaflæggelse for betalinger, der skal henhøre under separate
administrative underafdelinger, hvis ansvarsområde er fastlagt i en organisa-
tionsplan. Administrationen kan være tilrettelagt således, at den tekniske
tjenestes funktion varetags af godkendelsesafdelingen i relevante tilfælde.
Den administrative underafdeling, som skal foretage udbetalingerne, eller
den afdeling, der fører tilsyn med denne, skal have de dokumenter til
rådighed, der attesterer anvisningen af støtteansøgningerne og udførelsen af
den foreskrevne administrative og fysiske kontrol. Oplysningerne og
dokumentationen kan have kortfattet form som beskrevet i punkt 4, nr. iv),
i nærværende bilag og være på edb.
6. Det udbetalende organ skal indføre følgende procedurer eller procedurer, der
giver tilsvarende garantier:
i) det udbetalende organudarbejder skriftlige retningslinjer formodtagelse,
registrering og behandling af ansøgningen indbefattet en beskrivelse af
alle dokumenter, som benyttes
ii) opgaverne skal opdeles således, at en funktionær kun er ansvarlig for
enten godkendelse af, udbetaling af eller regnskabsaflæggelse for beløb,
der finansieres af EUGFL, og at ingen funktionær udfører en af disse
opgaver, uden at en anden funktionær fører tilsyn med hans arbejde.
►
M2Der skal træffes passende foranstaltninger for at udelukke risiko
for interessekonflikter, når personer på ansvarsfulde poster, eller som har
en kritisk stilling med kontrol, anvisning og udbetaling af ansøgninger,
der konteres fonden, varetager andre hverv uden for det udbetalende
organ.◄
Hver enkelt funktionærs ansvarsområder skal defineres skriftligt med
angivelse af finansielle grænser for hans beføjelser. Der skal gives
passende udannelse, ogder skal være en turnusordning forpersonale, der
beklæder kritiske poster, eller alterantivt skærpet kontrol
iii) hver enkelt funktionær, der er ansvarlig for godkendelse, skal have en
detaljeret checkliste over den kontrol, han skal udføre, og skal i
støttedokumenterne til ansøgningen inkludere en attestering af, at denne
kontrol er udført. Denne attestering kan foretages elektronisk på de
betingelser, der er anført i litra vi). Det skal fremgå, at arbejdet er blevet
kontrolleret af en overordnet
iv) en ansøgning må kun godkendes til betaling, efter at der er foretaget
tilstrækkelig kontrol af, at den opfylder EF-forskrifterne. Den skal
indbefatte den kontrol, der kræves i forordningen vedrørende den
specifikke foranstaltning, som støtteansøgningen vedrører, og kontrollen
efter artikel 8 i forordning (EØF) nr. 729/70 til forhindring og afsløring1995R1663 — DA — 24.10.2001 — 003.001 — 9
▼M2
▼B
▼M2
▼B
▼B
af svig og uregelmæssigheder, navnlig i henseende til de foreliggende
risici. Den kontrol, der skal udføres, skal være angivet i en checkliste, og
kontrollens udførelse skal attesteres for hver enkelt ansøgning eller for
hver ansøgningsrække
v) procedurerne bør sikre, at udbetaling kun sker til ansøgeren, til hans
bankkonto eller til hans befuldmægtigede. Betalingen skal foretages af
det udbetalende organs bank eller i givet fald et offentligt betalings-kontor, eller checken skal sendes pr. post inden for fem arbejdsdage
efter, at beløbet er blevet debiteret EUGFL. Der skal indføres procedurer
til sikring af, at alle betalinger, som ikke overføres, eller checks, som
ikke indløses, atter krediteres Fonden. Betaling må ikke ske kontant.
Den bemyndigede funktionærs og/eller hans tilsynsførendes godkendelse
kan gives via elektroniske midler, hvis et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau
er opnået for disse midler, og underskriveren identificeres i de
elektroniske optegnelser
vi)►
M3Fortroligheden, integriteten og disponibiliteten af alle edb-data
skal sikres ved foranstaltninger, der for det enkelte udbetalende organ er
tilpasset den administrative struktur og de personalemæssige og
teknologiske forhold. Den finansielle og teknologiske indsats skal stå i
et rimeligt forhold til de faktiske risici.
Ethvert edb-system, der anvendes, skal omfatte passende procedurer for:
a) organisation, forvaltning og revision i al almindelighed
b) fysisk sikkerhed
c) logisk sikkerhed
d) systemudvikling, programmering og vedligeholdelse
e) rutineoperationer
f) telekommunikation
g) mikrocomputere
h) nødplaner
i) applikationskontrol. ◄
vii) det udbetalende organs procedurer skal sikre, at alle ændringer i EF's
forordninger, navnlig de gældende støttesatser, registreres, og at
instruktioner, databaser og checklister ajourføres i god tid.
7. Forskudbetalinger identificeres i regnskaberne, og der indføres procedurer til
sikring af:
i) at sikkerhedsstillelser kun opnås fra finansielle institutter, som opfylder
betingelserne i Kommissionens forordning (EØF) nr. 2220/85(1), og som
er godkendt af myndighederne, og hvis sikkerhedsstillelser forbliver
gyldige, indtil de frigives eller kræves indfriet, og indfries, når det
udbetalende organ anmoder derom
ii) at forskuddene afvikles inden for de fastsatte frister, at forskud, der
endnu ikke er afviklet, identificeres, og at sikkerhedsstillerne omgående
kræves indfriet
iii) at betaling af forskud er undergivet samme kontrol fra de bemyndigende
funktionærers side som endelige betalinger.
8. Regnskabsaflæggelsen for interventionslagre skal sikre, at mængder og
dermed forbundne omkostninger behandles korrekt og omgående samt
registreres pr. identificerbart parti på den korrekte konto på alle stadier, fra
tilbuddet antages, til produktet udlagres i overensstemmelse med ordningens
forordning, og sikre, at beholdningernes mængde og art på hvet sted kan
fastslås til enhver tid. Lagrene skal kontrolleres fysisk med regelmæssige
mellemrum af personer, organer eller afdelinger, der er uafhængige af
lagerholderne.
9. Regnskabsprocedurerne skal sikre, at måneds- og årsregnskaber er komplette,
nøjagtige og foreligger til rette tid, og at eventuelle fejl eller udeladelser
afsløres og korrigeres, især gennem kontrol og afstemning, der udføres med
højst tre måneders mellemrum.
10. Den interne revisionstjeneste skal kontrollere, at de procedurer, det
udbetalende organ har indført, er tilstrækkelige til at sikre, at det kan
kontrolleres, om EF-bestemmelserne overholdes, og at regnskaberne er
nøjagtige og komplette ogforeligger til rette tid. Kontrollen kan begrænses til
udvalgte foranstaltninger og til stikprøver af transaktioner under forudsæt-
ning af, at et revisionsprogram sikrer, at alle væsentlige områder, indbefattet
de afdelinger, som er ansvarlige for godkendelse af betalinger dækkes i løbet
af en periode på højst fem år. Tjenestens arbejde skal udføres efter1995R1663 — DA — 24.10.2001 — 003.001 — 10
(1) EFT nr. L 205 af 3. 8. 1985, s. 5.
▼B
internationalt accepterede normer, skal registreres i arbejdspapirer og skal
resultere i rapporter og henstillinger til det udbtalende organs øverste ledelse.
Revisionsprogrammerne og rapporterne skal stilles til rådighed for det
attesterende organ og for tjenestemænd fra Den Europæiske Union, der er
bemyndiget til at foretage finansiel revision, alene med det formål at vurdere
den interne revisions effektivitet.
11. Alle de ovennævnte punkter finder tilsvarende anvendelse på»negative
udgifter«(afgifter, fortabte sikkerhedsstillelser, tilbagebetalte beløb, osv.),
som det udbetalende organ skal opkræve på Garantisektionens vegne. Det
udbetalende organ skal navnlig indføre et system for fastlæggelse af alle
beløb, der tilkommer EUGFL og for registrering i et debitorbogholderi af alle
sådanne undestående fordringer, inden de betales. Debitorbogholderiet skal
gennemgås med regelmæssige mellemrum, således at der kan tages skridt til
at inddrive forfaldne beløb.
Det udbetalende organ kan uddelegere ansvaret for opkrævningen af visse
katgorier negative udgifter til andre organer på de i punkt 4 anførte
betingelser med de fornødne tilpasninger og desuden på betingelse af, at det
andet organ regelmæssigt og rettidigt og mindst én gang om måneden
aflægger rapport til det udbetalende organ om alle oppebårne indtægter og
indbetalte beløb.
12. Det udbetalende organ skal sikre, at alle modtagne ansøgninger behandles
hurtigt.1995R1663 — DA — 24.10.2001 — 003.001 — 11