1663/95 - - - I
Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor
KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 1663/95
af 7. juli 1995
om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EØF) nr. 729/70, for så vidt angår
proceduren for regnskabsafslutning for EUGFL, Garantisektionen
(EFT nr. L 158 af 8. 7. 1995, s. 6)
Ændret ved:
Tidende
nr. side dato
Kommissionens forordning (EF) nr. 896/97 af 20. maj 1997 L 128 8 21. 5. 1997
1663/95 - - - I
IKOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 1663/95
af 7. juli 1995
om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EØF) nr. 729/70, for så vidt angår
proceduren for regnskabsafslutning for EUGFL, Garantisektionen
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE
FÆLLESSKABER HAR —
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Euro-
pæiske Fællesskab,
under henvisning til Rådets forordning (EØF) nr. 729/70
af 21. april 1970 om finansiering af den fælles landbrug-
spolitik (1), senest ændret ved forordning (EF) nr.
1287/95 (2), særlig artikel 4, stk. 6, og artikel 5, stk. 3, og
ud fra følgende betragtninger:
Ifølge den ændring af proceduren for regnskabsafslutning,
der blev indført ved Rådets forordning (EF) nr. 1287/95,
skal der fastsættes gennemførelsesbestemmelser for atteste-
ring og afslutning af godkendte udbetalende organers års-
regnskaber;
udviklingen i antallet og arten af foranstaltninger, der fi-
nansieres af EUGFL, Garantisektionen, har sammen med
udviklingen i metoderne til registrering og overførsel af op-
lysninger gjort det nødvendigt at ændre arten og indholdet
af de oplysninger, der skal forelægges Kommissionen med
henblik på regnskabsafslutningen;
Kommissionens forordning (EØF) nr. 1723/72 (3), senest
ændret ved forordning (EØF) nr. 295/88 (4), bør derfor
ophæves;
EUGFL-Komitéen har ikke afgivet udtalelse inden for den
af formanden fastsatte frist —
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
(1) EFT nr. L 94 af 28. 4. 1970, s. 13.
(2) EFT nr. L 125 af 8. 6. 1995, s. 1.
(3) EFT nr. L 186 af 16. 8. 1972, s. 1.
(4) EFT nr. L 30 af 2. 2. 1988, s. 7.
1663/95 - - - I
1Artikel 1
1. Med hensyn til den i artikel 4, stk. 2, i forordning
(EØF) nr. 729/70 omhandlede begrænsning af antallet af
godkendte udbetalende organer fastsætter medlemsstaterne
dette antal efter at have rådført sig med Kommissionen.
Kommissionen kan navnlig gøre opmærksom på eventuelle
hindringer, som dette antal lægger for overholdelsen af
den frist, der er fastsat i nævnte forordnings artikel 5, stk.
2, litra b), og for gennemsigtigheden af kontrollen med
fondens virksomhed. Kommissionen underretter Fondsko-
mitéen om, hvilke udbetalende organer der er godkendt i
medlemsstaterne.
2. For hvert udbetalende organ meddeler medlemsstaten
Kommissionen, hvilken eller hvilke myndigheder der kan
give og tilbageholde godkendelse, samt kan fastlægge den
periode, der kan afsættes til at foretage eventuelle tilpas-
ninger efter artikel 4, stk. 4, i forordning (EØF) nr. 729/70
(»den kompetente myndighed«).
3. Inden et udbetalende organ godkendes, skal den kom-
petente myndighed have fastslået, at det pågældende or-
gans administrative og regnskabsmæssige procedurer giver
de garantier, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra a), i
forordning (EØF) nr. 729/70. Kriterierne fastlægges af
medlemsstaten og anvendes af den kompetente myndighed
med henblik på godkendelsen, under hensyntagen til Kom-
missionens retningslinjer for disse kriterier, der er anført i
bilaget. Hvis et kriterium af væsentlig betydning for det
udbetalende organs transaktioner ikke overholdes, bringes
nævnte forordnings artikel 4, stk. 4, i anvendelse.
Beslutningen om godkendelse træffes på grundlag af en
undersøgelse, der omfatter de administrative og regnskabs-
mæssige forhold, herunder dem, der er fastlagt for, at Fæl-
lesskabets interesser med hensyn til udbetalte forskud, sik-
kerhedsstillelser, interventionslagre og beløb, der skal
opkræves, kan beskyttes. Undersøgelsen skal især omfatte
procedurerne for gennemførelse af betalinger, sikring af
midlerne, edb-systemernes sikkerhed, føring af regnskabs-
bøger, funktionsadskillelse og den interne og eksterne kon-
trols tilstrækkelighed, alt vedrørende de transaktioner, der
finansieres af EUGFL, Garnatisektionen.
4. Hvis den kompetente myndighed finder det godtgjort,
at det undersøgte udbetalende organ opfylder alle relevan-
te krav, godkender den det som udbetalende organ. I mod-
sat fald giver den det udbetalende organ instrukser om de
administrative og regnskabsmæssige procedure, herunder
navnlig de betingelser, som det udbetalende organ skal op-fylde, inden det kan godkendes. Der kan gives midlertidig
godkendelse for en periode, der skal fastlægges i forhold
til problemets alvor, indtil de krævede ændringer af de ad-
ministrative og regnskabsmæssige procedurer er foretaget.1663/95
1663/95 - - - I
25. Hvis godkendelsen tilbagekaldes, udpeger medlemssta-
ten et andet udbetalende organ i overensstemmelse med
betingelserne i artikel 4 i forordning (EØF) nr. 729/70 og i
stk. 3 og 4 i nærværende artikel og sikrer, at der ikke sker
afbrydelser i betalingerne til støttemodtagerne.
6. Godkendelsesdokumentet består af en skriftlig be-
kræftelse af, at det pågældende organ opfylder kriteriene
for godkendelse, og angiver, når det er relevant, instrukser-
ne vedrørende ændringer og den fastsatte periode. Det
fremsendes til Kommissionen.
7. Meddelelsen i henhold til artikel 4, stk. 3, i forord-
ning (EØF) nr. 729/70 skal gives, når det udbetalende or-
gan godkendes for første gang, og skal være ledsaget af
følgende oplysninger om hvert udbetalende organ:
— de opgaver, det har fået tildelt
— opgavernes fordeling mellem dets kontorer
— dets forhold til andre offentlige eller private organer,
som også har fået overladt en del af ansvaret for gen-
nemførelsen af de foranstaltninger, for hvilke det an-
melder udgifter til Fonden
— procedurerne for modtagelse, kontrol og godkendelse
af ansøgninger fra støttemodtagere og for godkendelse
og betaling af samt regnskabsaflæggelse for udgifter
— bestemmelserne vedrørende interne revisioner.
De oplysninger, der skal forelægges, hvis artikel 4, stk. 4, i
forordning (EØF) nr. 729/70 finder anvendelse, skal især
omfatte instrukserne vedrørende de administrative og regn-
skabsmæssige procedurer og de tilpasninger, som det udbe-
talende organ skal foretage for at undgå tilbagekaldelse af
godkendelsen, samt fristen for iværksættelsen.
Artikel 2
1. Det forbindelsesorgan, der omhandles i artikel 4, stk.
1, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70, optræder som
medlemsstatens eneste kontaktled til Kommissionen i alle
spørgsmål vedrørende EUGFL, Garantisektionen, idet det
skal:
— udsende EF-tekster og -retningslinjer vedrørende Ga-
rantisektionen til de forskellige udbetalende organer og
de myndigheder, der er ansvarlige for at gennemføre
dem
— fremme en samordnet anvendelse af dem1663/95
1663/95 - - - I
3— tilsende Kommissionen de oplysninger, der er fastsat i
nærværende forordning og i forordning (EØF) nr.
729/70
— holde alle de regnskabsoplysninger, der kræves til sta-
tistiske formål og kontrolformål, til rådighed for Kom-
missionen.
Det er ikke nødvendigt at sende de oplysninger, der opbe-
vares i dokumentform af de udbetalende eller de anvis-
ningsberettigede organer til Kommissionen; disse oplysnin-
ger skal dog være til rådighed hos de udbetalende eller
anvisningsberettigede organer. Et udbetalende organ kan
varetage funktionen som forbindelsesorgan, hvis de to be-
føjelser holdes adskilt. I udøvelsen af sine opgaver kan for-
bindelsesorganet efter nationale procedurer lade sig bistå
af andre administrative organer eller tjenester, især orga-
ner eller tjenester med regnskabsmæssig eller teknisk ek-
spertise.
2. Medlemsstaten oplyser Kommissionen om forbindel-
sesorganets navn og status og om de administrative og
regnskabsmæssige betingelser og de betingelser for intern
kontrol, der gælder for dets virksomhed.
3. Kommissionen fastlægger formen og indholdet af de i
stk. 1 omhandlede regnskabsoplysninger efter høring af
Fondskomitéen og giver medlemsstaterne meddelelse he-
rom senest tre måneder efter denne forordnings ikrafttræ-
delse. Eventuelle ændringer meddeles medlemsstaterne se-
nest tre måneder efter den begivenhed, der har givet
anledning til ændringerne, og medlemsstaterne gennemfø-
rer eventuelle påkrævede ændringer af deres informations-
systemer inden for en frist, der fastlægges af Kommissio-
nen efter høring af Fondskomitéen.
Artikel 3
1. Den i artikel 5, stk. 1, litra b), i forordning (EØF) nr.
729/70 omhandlede attest udstedes af en tjeneste eller et
organ, der er funktionelt uafhængig af det udbetalende or-
gan og forbindelsesorganet og har de fornødne faglige for-
udsætninger (attesterende organ).
Attesten er baseret på en undersøgelse af procedurerne og
en undersøgelse af en stikprøve af transaktionerne. Den
vedrører kun betalingernes overensstemmelse med EF-reg-
lerne med hensyn til udbetalingsorganernes administrative
strukturers egnethed til at sikre, at denne overensstemmel-
se er blevet kontrolleret, inden der foretages betaling.
Det attesterende organ skal udføre sin undersøgelse efter
internationalt anerkendt revisionsnormer. Kontrollen udfø-
res både i løbet af og efter afslutningen af hvert regnskabs-
år. Inden den 31. januar i det følgende år udsteder det
attesterende organ attesten og forelægger også en rapport
om resultaterne, navnlig med angivelse af, om det har fået
rimelig sikkerhed for, at de regnskaber, der skal tilsendes
Kommissionen, er pålidelige, fuldstændige og nøjagtige,samt at procedurerne for intern kontrol har fungeret til-
fredsstillende.1663/95
1663/95 - - - I
42. Hvis flere udbetalende organer godkendes, kan med-
lemsstaten basere sig på de attester, der udstedes af de
kontorer eller organer, som har afgivet erklæring om de
respektive udbetalende organers regnskaber, hvis den får
tilfredsstillende garantier for, at omfanget og standarden af
de udførte revisioner opfylder kravene i stk. 1.
3. Den rapport, der omhandles i stk. 1, skal angive:
— om de udbetalende organers procedurer, især med
hensyn til godkendelseskriterierne, er af en sådan be-
skaffenhed, at de giver rimelig sikkerhed for, at de
traksaktioner, der konteres Fonden, er i overensstem-
melse med EF-reglerne, og hvilke foranstaltninger til
forbedring af systemerne der er blevet foreslået
— om de årsregnskaber, som er omhandlet i artikel 4, stk.
1, litra a), er i overensstemmelse med de udbetalende
organers bøger og fortegnelser
— o md eo v e r s i g t e ro v e ru d g i f t e ro gi n t e r v e n t i o n s t r a n s a k -
tioner, som er omhandlet i artikel 5, er en pålidelig,
fuldstændig og nøjagtig fortegnelse over de transaktio-
ner, der konteres Fonden
— om Fællesskabets finansielle interesser er forsvarligt
beskyttet, hvad angår udbetalte forskud, modtagne sik-
kerhedsstillelser, interventionslagre og beløb, der skal
opkræves
— om henstillinger til det udbetalende organ om forbe-
d r i n g e ra fs y s t e m e r n ee rb l e v e tf u l g t .
Rapporten skal være ledsaget af oplysninger om revisions-
personalets antal og kvalifikationer, om det udførte arbej-
de, om antallet af undersøgte transaktioner, om det pålide-
ligheds- og korrekthedsniveau, der er opnået, om de
konstaterede svagheder og de henstillinger, der er fremsat
om forbedring, og det arbejde, der er udført i såvel det
attesterende organ som i andre revisionsorganer, i og uden
for de udbetalende organer, der har dannet grundlag for
den vished om de rapporterede transaktioner, som det at-
testerende organ har opnået.
Artikel 4
1. Med henblik på den regnskabsafslutning, der omhand-
les i artikel 5, stk. 2, litra b), i forordning (EØF) nr.
729/70, tilsender medlemsstaterne Kommissionen:
a) årsregnskaberne over udgifterne for EUGFL, Garanti-
sektionen, og de rapporter, som hvert enkelt kontor
eller organ har udarbejdet i henhold til artikel 5, stk.
1, i nævnte forordning
b) attesterne og rapporterne fra det eller de attesterende
organer.1663/95
1663/95 - - - I
52. De i stk. 1 omhandlede dokumenter tilsendes Kom-
missionen i fire eksemplarer senest den 10. februar i året
efter afslutningen af det regnskabsår, som de vedrører.
3. Efter anmodning fra Kommissionen eller på en med-
lemsstats initiativ kan der fremsendes yderligere oplysnin-
ger til Kommissionen om den pågældende regnskabsafslut-
ning indtil udløbet af en frist, som fastsættes af
Kommissionen under hensyn til omfanget af det arbejde,
det kræver at fremskaffe oplysninger. Hvis disse oplysnin-
ger ikke foreligger, kan Kommissionen vedtage regnskabs-
afslutninen på grundlag af de oplysninger, den råder over
ved udløbet af nævnte frist.
4. Kommissionen kan acceptere en anmodning om ud-
sættelse med fremsendelsen af oplysninger i behørigt be-
grundede tilfælde, hvis den modtager anmodningen inden
fristens udløb.
Artikel 5
1. Det regnskab, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra
a), skal omfatte:
a) udgifterne fordelt på de forskellige konti og underkonti
i Fællesskabets budget
b) en oversigt over interventionerne og en liste over la-
gerbeholdninger og oplagringssteder ved regnskabsårets
afslutning
c) oplysninger om udgifterne eller bekræftelse af, at op-
lysningerne om de enkelte transaktioner opbevares på
edb-fil, som står til rådighed for Kommissionen
d) bekræftelse af, at oplysningerne om alle lagerbevægel-
ser på interventionslagre opbevares på interventionsor-
ganets filer
e) redegørelse for forskelle mellem udgifterne i årsregn-
skabet og de udgifter, der er anmeldt for samme perio-
de i de dokumenter, der omhandles i artikel 3, stk. 5, i
Kommissionens forordning (EØF) nr. 2776/88 (5), som
korrigeret efter artikel 9, stk. 7, i nævnte forordning.
2. De rapporter, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra
a), i nærværende forordning, skal indeholde følgende op-
lysninger om forbindelsesorganet og hvert enkelt udbeta-
lende organ:
— enhver usædvanlig transaktion eller tekniske vanskelig-
heder, der er forekommet i det pågældende regnskabs-
år
— enhver væsentlig ændring, der er foretaget af de i stk.
1 nævnte oplysninger siden den foregående rapport.
(5) EFT nr. L 249 af 8. 9. 1988, s. 9.1663/95
1663/95 - - - I
6Artikel 6
De dokumenter, der tjener som dokumentation for de fi-
nansierede udgifter og de beløb, der skal tilbagebetales til
EUGFL, Garantisektionen, skal være til rådighed for
Kommissionen i mindst tre år efter det år, hvor Kommis-
sionen afslutter regnskaberne for det pågældende regn-
skabsår, og i de tilfælde, hvor beslutningen om regnskabs-
afslutning indbringes for EF-Domstolen, i indtil et år efter
sagens afslutning.
Artikel 7
1. Ved den beslutning om den bogholderimæssige regn-
skabsafslutning, som er omhandlet i artikel 5, stk. 2, litra
b), i forordning (EØF) nr. 729/70, fastsættes de udgifter,
der er afholdt i hver enkelt medlemsstat i det pågældende
regnskabsår, og som skal anerkendes som udgifter for
EUGFL, på grundlag af de i ovennævnte forordnings arti-
k e l5 ,s t k .1 ,l i t r ab ) ,o m h a n d l e d er e g n s k a b e ro gn e d s æ t t e l -
serne og suspensionerne af forskud for det pågældende
regnskabsår, herunder de i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i
Kommissionens forordning (EF) nr. 296/96 (1)o m h a n d l e d e
nedsættelser, uden at dette dog foregriber de beslutninger,
der senere træffes efter artikel 5, stk. 2, litra c), i forord-ning (EØF) nr. 729/70.
De beløb, der som følge af beslutninger om den bogholde-
rimæssige regnskabsafslutning omhandlet i det første afsnit
skal tilbagebetales af eller udbetales til den enkelte med-
lemsstat, fastsættes ved, at det forskud, der er udbetalt for
det pågældende regnskabsår, trækkes fra de udgifter, der
er anerkendt for samme regnskabsår i henhold til første
afsnit. Disse beløb trækkes fra eller lægges til forskuddene
for udgifterne i den anden måned efter den måned, hvor
beslutningen om regnskabsafslutning får virkning.
2. Inden den 31. marts i året efter regnskabsårets afslut-ning giver Kommissionen den pågældende medlemsstat
meddelelse om resultaterne af sin kontrol af de indsendte
oplysninger sammen med eventuelle forslag til ændringer.
3. Hvis Kommissionen af årsager, der må tilskrives den
pågældende medlemsstat, ikke er i stand til at afslutte
medlemsstatens regnskab inden den 30. april i det følgende
år, underretter Kommissionen medlemsstaten om de yderli-
gere undersøgelser, som den har til hensigt at gennemføre
i henhold til artikel 9 i forordning (EØF) nr. 729/70.
(1) EFT nr. L 39 af 17. 2. 1996, s. 5.1663/95
896/97
1663/95
1663/95 - - - I
7Artikel 8
1. Når Kommissionen som følge af en undersøgelse fin-
der, at udgifterne ikke er afholdt efter EF-reglerne, med-
deler den den pågældende medlemsstat sine resultater og
de korrigerende foranstaltninger, der skal træffes for at si-
kre, at reglerne fremtidig overholdes, og giver en vurdering
af eventuelle udgifter, som den påtænker at udelukke i
henhold til artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr.
729/70. Meddelelsen skal indeholde en henvisning til nær-
værende forordning. Medlemsstaten skal afgive svar inden
for to måneder, og Kommissionen kan ændre sit stand-
punkt under hensyn hertil. I behørigt begrundede tilfælde
kan Kommissionen forlænge besvarelsesfristen.
Efter udløbet af den til besvarelsen afsatte periode indle-
der Kommissionen en bilateral drøftelse, og de to parter
søger at nå frem til en aftale om de foranstaltninger, der
skal træffes. Kommissionen underretter derefter officieltmedlemsstaten om sine konklusioner under henvisning til
Kommissionens beslutning 94/442/EF (
1).
2. De beslutninger, der omhandles i artikel 5, stk. 2, litra
c), i forordning (EØF) nr. 729/70, træffes efter gennem-
gang af en eventuel rapport, som er udarbejdet af forlig-
sorganet i henhold til Kommissionens beslutning
94/442/EF .
3. Fradragene i fællesskabsfinansieringen efter artikel 5,
stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/70 foretages i
forskuddene vedrørende udgifterne i den anden måned ef-
ter beslutningen i henhold til nævnte artikel. Kommissio-
nen kan dog efter anmodning fra medlemsstaten, og hvis
fradragenes omfang gør det berettiget, samt efter høring af
Fondskomitéen fastsætte andre datoer.
Artikel 9
Forordning (EØF) nr. 1723/72 ophæves med virkning fra
den 16. oktober 1995.
Den anvendes dog fortsat for afslutningen af regnskaberne
for Garantifonden for regnskabsårene indtil 1995 inklusive.
Artikel 10
Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter of-
fentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.
Den anvendes fra det regnskabsår, der begynder den 16.
oktober 1995.
(1) EFT nr. L 182 af 16. 7. 1994, s. 45.1663/95
1663/95 - - - I
8BILAG
Retningslinjer for kriterier for godkendelse som udbetalende organ
Kriterierne for godkendelse er, at det udbetalende organ giver tilstrækkelige garantier for, at dets administra-
tive organisation og det interne kontrolsystem fungerer ordentligt, og for opbevaringen af dokumenter i hen-hold til artikel 4 i forordning (EØF) nr. 729/70. Der kan kun anvendes forenklede kriterier, hvis omfanget af
et udbetalende organs transaktioner ligger under et bestemt niveau. Hvis et kriterium af væsentlig betydning
for det udbetalende organs transaktioner ikke overholdes, bringes nævnte forordnings artikel 4, stk. 4, i an-vendelse.
1. Et udbetalende organ oprettes ved et officielt dokument, som fastsætter organets beføjelser, forpligtelser
og ansvar, især i forbindelse med EUGFL-Garantisektionens udgifter som defineret i artikel 2 og 3 iforordning (EØF) nr. 729/70, og som fastlægger det udbetalende organs administrative struktur.
2. Organet har tre hovedfunktioner i forbindelse med EUGFL-Garantisektionens udgifter:
i) godkendelse af betalinger: formålet med denne funktion er at fastslå, hvilket beløb der skal udbeta-
les til ansøgeren i overensstemmelse med EF-reglerne
ii) gennemførelse af betalinger: formålet med denne funtion er at udstede en anvisning til det udbeta-
lende organs bank eller, hvis det er relevant, til et offentligt betalingskontor om at udbetale det
godkendte beløb til ansøgeren (eller dennes befuldmægtigede)
iii) regnskabsaflæggelse for betalinger: formålet med denne funktion er at registrere betalingen i det
udbetalende organs regnskaber, som normalt føres på edb, og at udarbejde periodiske oversigter
over udgifter, herunder månedsopgørelserne og årsregnskaberne til Europa-Kommissionen. I regn-
skaberne registreres også de af Fonden finansierede aktiver, især med hensyn til interventionslagre,forskud, der ikke er afviklet, og debitorer.
3. Uden at det berører den i punkt 4 omhandlede delegering, har det udbetalende organ normalt to tjenes-
ter:
i) den interne revisionstjeneste: formålet med denne tjeneste eller en dertil svarende procedure er at
sikre, at det udbetalende organs interne kontrolsystem fungerer effektivt; den interne revisionstje-
neste skal være uafhængig af det udbetalende organs andre afdelinger og skal rapportere direkte tilorganets øverste ledelse
ii) den tekniske tjeneste: formålet med denne tjeneste er at kontrollere de oplysninger, som betalinger-
ne til ansøgerne er baseret på, f.eks. oplysninger om produkterns kvalitet og karaktersitika, husdyr,jord osv., leveringsdato, forarbejdning til et andet produkt og anden kontrol af teknisk art. Kontrol-
len af disse oplysninger sikres ved hjælp af et kontrol- og inspektionssystem. En af den tekniske
tjenestes hovedopgaver er at overvåge dette kontrolsystem.
4. Godkendelsesfunktionen og/eller den tekniske tjeneste kan helt eller delvis uddelegeres til andre orga-
ner, hvis følgende betingelser er opfyldt:
i) disse andre organers ansvar og forpligtelser, især med hensyn til kontrollen og verifikationen af, at
EF-reglerne er overholdt, skal være klart definerede
ii) organerne skal have effektive systemer til sikring af, at de ofylder deres ansvar tilfredsstillendeiii) organerne skal udtrykkelig bekræfte over for det udbetalene organ, at de rent faktisk opfylder deres
forpligtelser, og skal beskrive, hvordan de gør det
iv) det udbetalende organ skal regelmæssigt og på de rette tidspunkter informeres om resultaterne af
den udførte kontrol, således at der altid kan tages hensyn til tilstrækkeligheden af denne kontrol,
inden der træffes afgørelse om en ansøgning. Det udførte arbejde skal udførligt beskrives i en
rapport, der ledsager hver enkelt ansøgning eller række af ansøgninger eller, når det er relevant, ien rapport for et enkelt markedsår. Rapporten skal være ledsaget af et papir, der attesterer de
godkendte ansøgningers berettigelse og det udførte arbejdes art, rækkevidde og begrænsninger. Hvis
en fysisk eller administrativ kontrol ikke er udtømmende, men er udført på en stikprøve af ansøg-ninger, skal de udvalgte ansøgninger identificeres, stikprøvemetoden beskrives og resultaterne af alle
inspektioner og de trufne foranstaltninger i forbindelse med uoverensstemmelser og uregelmæssig-
heder indberettes. De støttedokumenter, der forelægges det udbetalende organ, bør være tilstrække-lige til at skabe sikkerhed for, at al den fornødne kontrol af de godkendte ansøgningers berettigelse
er blevet udført1663/95
1663/95 - - - I
9v) når dokumenter, der vedrører godkendte ansøgninger og udført kontrol, opbevares af de andre
organer, skal såvel disse organer som det udbetalende organ fastlægge procedurer, der sikrer, at det
registreres, hvor alle sådanne dokumenter, som er relevante for specifikke betalinger, der er foreta-
get af det udbetalende organ, befinder sig, og at disse dokumenter kan stilles til rådighed for in-spektion på det udbetalende organs kontorer efter anmodning fra personer og organer, der normalt
har ret til at inspicere sådanne dokumenter, herunder:
— det udbetalende organs personale, der beskæftiger sig med ansøgningen— det udbetalende organs interne revisionstjeneste
— det organ, der attesterer det udbetalende organs årsregnskab
— Den Europæiske Unions hertil bemyndige tjenestemænd.
5. Det udbetalende organs administration skal være således opbygget, at der er adskillelse mellem de tre
funktioner, nemlig godkendelse af, gennemførelse af og regnskabsaflæggelse for betalinger, der skal hen-
høre under separate administrative underafdelinger, hvis ansvarsområde er fastlagt i en organisations-plan. Administrationen kan være tilrettelagt således, at den tekniske tjenestes funktion varetags af god-
kendelsesafdelingen i relevante tilfælde.
6. Det udbetalende organ skal indføre følgende procedurer eller procedurer, der giver tilsvarende garantier:
i) det udbetalende organ udarbejder skriftlige retningslinjer for modtagelse, registrering og behandling
af ansøgningen indbefattet en beskrivelse af alle dokumenter, som benyttes
ii) opgaverne skal opdeles således, at en funktionær kun er ansvarlig for enten godkendelse af, udbeta-
ling af eller regnskabsaflæggelse for beløb, der finansieres af EUGFL, og at ingen funktionær udfø-
rer en af disse opgaver, uden at en anden funktionær fører tilsyn med hans arbejde.
Hver enkelt funktionærs ansvarsområder skal defineres skriftligt med angivelse af finansielle græn-
ser for hans beføjelser. Der skal gives passende udannelse, og der skal være en turnusordning for
personale, der beklæder kritiske poster, eller alterantivt skærpet kontrol
iii) hver enkelt funktionær, der er ansvarlig for godkendelse, skal have en detaljeret checkliste over den
kontrol, han skal udføre, og skal i støttedokumenterne til ansøgningen inkludere en attestering af, at
denne kontrol er udført. Denne attestering kan foretages elektronisk på de betingelser, der er anførti litra vi). Det skal fremgå, at arbejdet er blevet kontrolleret af en overordnet
iv) en ansøgning må kun godkendes til betaling, efter at der er foretaget tilstrækkelig kontrol af, at den
opfylder EF-forskrifterne. Den skal indbefatte den kontrol, der kræves i forordningen vedrørendeden specifikke foranstaltning, som støtteansøgningen vedrører, og kontrollen efter artikel 8 i forord-
ning (EØF) nr. 729/70 til forhindring og afsløring af svig og uregelmæssigheder, navnlig i henseende
til de foreliggende risici. Den kontrol, der skal udføres, skal være angivet i en checkliste, og kontrol-lens udførelse skal attesteres for hver enkelt ansøgning eller for hver ansøgningsrække
v) procedurerne bør sikre, at udbetaling kun sker til ansøgeren, til hans bankkonto eller til hans be-
fuldmægtigede. Betalingen skal foretages af det udbetalende organs bank eller i givet fald et offent-ligt betalingskontor, eller checken skal sendes pr. post inden for fem arbejdsdage efter, at beløbet er
blevet debiteret EUGFL. Der skal indføres procedurer til sikring af, at alle betalinger, som ikke
overføres, eller checks, som ikke indløses, atter krediteres Fonden. Betaling må ikke ske kontant.Den bemyndigede funktionærs og/eller hans tilsynsførendes godkendelse kan gives via elektroniske
midler, hvis et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau er opnået for disse midler, og underskriveren identifi-
ceres i de elektroniske optegnelser
vi) hvis ansøgninger behandles ved hjælp af et edb-system, skal adgangen til edb-systemet beskyttes og
kontrollere på en sådan måde, at:
— alle oplysninger, der indlæses i systemet, validers fyldestgørende, så det sikres, at fejl afsløres
og korrigeres
— data kun indlæses, ændres eller valideres af dertil bemyndigede funktionærer, som får tildelt
individuelle passwords
— identiteten af hver enkelt funktionær, der indlæser eller ændrer data, skal registreres i en log.1663/95
1663/95 - - - I
10Passwords skal udskiftes med regelmæssige mellemrum for at undgå misbrug. Edb-systemer skal
beskyttes ved fysisk kontrol, således at uvedkommende personer ikke får adgang til dem, og dataene
skal bakkes op med kopier, der opbevares på et særskilt, sikret sted. Dataindlæsning skal kontrolle-
res ved hjælp af logisk kontrol til afsløring af uoverensstemmende eller usædvanlige data
vii) det udbetalende organs procedurer skal sikre, at alle ændringer i EF’s forordninger, navnlig de
gældende støttesatser, registreres, og at instruktioner, databaser og checklister ajourføres i god tid.
7. Forskudbetalinger identificeres i regnskaberne, og der indføres procedurer til sikring af:
i) at sikkerhedsstillelser kun opnås fra finansielle institutter, som opfylder betingelserne i Kommissio-
nens forordning (EØF) nr. 2220/85 (1), og som er godkendt af myndighederne, og hvis sikkerheds-
stillelser forbliver gyldige, indtil de frigives eller kræves indfriet, og indfries, når det udbetalendeorgan anmoder derom
ii) at forskuddene afvikles inden for de fastsatte frister, at forskud, der endnu ikke er afviklet, identifi-
ceres, og at sikkerhedsstillerne omgående kræves indfriet
iii) at betaling af forskud er undergivet samme kontrol fra de bemyndigende funktionærers side som
endelige betalinger.
8. Regnskabsaflæggelsen for interventionslagre skal sikre, at mængder og dermed forbundne omkostninger
behandles korrekt og omgående samt registreres pr. identificerbart parti på den korrekte konto på alle
stadier, fra tilbuddet antages, til produktet udlagres i overensstemmelse med ordningens forordning, og
sikre, at beholdningernes mængde og art på hvet sted kan fastslås til enhver tid. Lagrene skal kontrolle-res fysisk med regelmæssige mellemrum af personer, organer eller afdelinger, der er uafhængige af
lagerholderne.
9. Regnskabsprocedurerne skal sikre, at måneds- og årsregnskaber er komplette, nøjagtige og foreligger til
rette tid, og at eventuelle fejl eller udeladelser afsløres og korrigeres, især gennem kontrol og afstem-
ning, der udføres med højst tre måneders mellemrum.
10. Den interne revisionstjeneste skal kontrollere, at de procedurer, det udbetalende organ har indført, er
tilstrækkelige til at sikre, at det kan kontrolleres, om EF-bestemmelserne overholdes, og at regnskaberne
er nøjagtige og komplette og foreligger til rette tid. Kontrollen kan begrænses til udvalgte foranstaltnin-ger og til stikprøver af transaktioner under forudsætning af, at et revisionsprogram sikrer, at alle væ-
sentlige områder, indbefattet de afdelinger, som er ansvarlige for godkendelse af betalinger dækkes i
løbet af en periode på højst fem år. Tjenestens arbejde skal udføres efter internationalt accepteredenormer, skal registreres i arbejdspapirer og skal resultere i rapporter og henstillinger til det udbtalende
organs øverste ledelse. Revisionsprogrammerne og rapporterne skal stilles til rådighed for det attesteren-
de organ og for tjenestemænd fra Den Europæiske Union, der er bemyndiget til at foretage finansielrevision, alene med det formål at vurdere den interne revisions effektivitet.
11. Alle de ovennævnte punkter finder tilsvarende anvendelse på»negative udgifter«(afgifter, fortabte sikker-
hedsstillelser, tilbagebetalte beløb, osv.), som det udbetalende organ skal opkræve på Garantisektionensvegne. Det udbetalende organ skal navnlig indføre et system for fastlæggelse af alle beløb, der tilkom-
mer EUGFL og for registrering i et debitorbogholderi af alle sådanne undestående fordringer, inden de
betales. Debitorbogholderiet skal gennemgås med regelmæssige mellemrum, således at der kan tagesskridt til at inddrive forfaldne beløb.
Det udbetalende organ kan uddelegere ansvaret for opkrævningen af visse katgorier negative udgifter til
andre organer på de i punkt 4 anførte betingelser med de fornødne tilpasninger og desuden på betingel-se af, at det andet organ regelmæssigt og rettidigt og mindst én gang om måneden aflægger rapport til
det udbetalende organ om alle oppebårne indtægter og indbetalte beløb.
12. Det udbetalende organ skal sikre, at alle modtagne ansøgninger behandles hurtigt.
(1) EFT nr. L 205 af 3. 8. 1985, s. 5.1663/95