1983R0354 — DA — 17.10.2003 — 001.001

Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor

Ændret ved:

▼B

RÅDETS FORORDNING (EØF, EURATOM) Nr. 354/83

af 1. februar 1983

om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det europæiske økonomiske Fællesskab og Det europæiske Atomenergifællesskab

RÅDET FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR — under henvisning til trakten om oprettelse af Det europæiske økonomiske Fællesskab, særlig artikel 235, under henvisning til traktaten om oprettelse af Det europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 203, under henvisning til forslag fra Kommissionen ( 1 ), under henvisning til udtalelse fra Europa-Parlamentet ( 2 ), og ud fra følgende betragtninger: ud fra følgende betragtninger: I forbindelse med gennemførelsen af deres opgaver er der i institutionerne under Det europæiske Fællesskab og Det europæiske Atomenergifællesskab henlagt en omfattende samlig arkivalier; disse udgør et aktiv for nævnte Fællesskaber, som begge har status som juridisk person; det er almindelig praksis såvel i medlemsstaterne som i internationale organisationer at gøre arkiverne offentligt tilgængelige efter en vis årrække; der bør indføres fælles reler vedrørende åbning af De europæiske Fællesskabers historiske arkiver for offentligheden; en del af de dokumenter og aktstykker, som hidrører fra institutionerne under Det europæiske økonomiske Fællesskab og Det europæiske Atomenergifællesskab, befinder sig materielt i medlemsstaternes arkiver; disse stater anvender forskellige regler med hensyn til frister og betingelser for offentlighedens adgang til deres arkiver; det bør undgås, at klassificerede dokumenter og aktstykker, hidrørende fra Fællesskabernes institutioner, bliver offentligt tilgængelige gennem nationale arkiver på betingelser, der er lempeligere end dem, der er fastlagt i denne forordning; udnyttelse og kritisk analyse af De europæiske Fællesskabers arkiver vil ikke alene tjene den historiske forskning i almindelighed, men kan samtidig lette interesserede kredses indsats på fællesskabsplan og derved bidrage til en mere hensigtsmæssig virkeliggørelse af Fællessskabernes mål som helhed; traktaterne indeholder ikke særlig hjemmel til at indføre fælles bestemmelser på dette område; der bør kun fastsættes visse grundprincipper, og det bør overlades til hver enkelt fællesskabsinstitution at fastsætte de nærmere bestemmelser, som viser sig nødvendige for gennemførelsen af disse principper på internt plan — UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

▼M1

Artikel 1

1. Formålet med denne forordning er at sikre, at dokumenter af historisk eller administrativ værdi bevares og så vidt muligt gøres tilgængelige for offentligheden.

Med henblik på at opfylde denne målsætning opretter hver af institutionerne under Det Europæiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab, samt Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg, Regionsudvalget og de agenturer og lignende organer, der oprettes af Fællesskabets lovgivningsmyndighed, i det følgende benævnt »institutionerne«, sine historiske arkiver og gør dem offentligt tilgængelige på de i denne forordning fastlagte betingelser efter udløbet af en frist på 30 år regnet fra dokumenternes udstedelsesdato.

2. Ved anvendelsen af denne forordning forstås ved udtrykket:

a) »EF-institutionernes arkiver«: arkivalier omfattende alle dokumenter af enhver art, uanset deres form eller materielle fremtræden, som er udarbejdet eller modtaget af en af institutionerne, af en af deres repræsentanter eller af en af deres ansatte i embeds medfør, og som vedrører aktiviteter inden for rammerne af Det Europæiske Fællesskab og/eller Det Europæiske Atomenergifællesskab (i det følgende benævnt »EF-institutionerne«)

b) »EF-institutionernes historiske arkiver«: den del af EF-institutionernes arkiver som er blevet udvalgt til permanent opbevaring, jf. artikel 7.

3. De dokumenter, som var stillet til rådighed før udløbet af den i stk. 1 nævnte frist, skal fortsat være offentligt tilgængelige uden nogen begrænsning.

▼B

4. Efter udløbet af den i stk. 1 fastsatte frist på tredive år åbnes der adgang til de historiske arkiver for enhver, som anmoder herom, og som er villig til at overholde de interne regler, der i så henseende gælder i de enkelte institutioner.

5. De historiske arkivalier er tilgængelige i form af kopier. Institutionerne kan dog give adgang til de originale dokumenter og aktstykker, hvis vedkommende gør en speciel og behørigt begrundet interesse gældende.

▼M1

Artikel 2

1. Med hensyn til dokumenter, der er omfattet af undtagelsen vedrørende privatlivets fred og den enkeltes integritet, som fastlagt i artikel 4, stk. 1, litra b), i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter ( 3 ), samt undtagelsen vedrørende en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder, som fastlagt i artikel 4, stk. 2, første led, i forordning (EF) nr. 1049/2001, kan disse undtagelser finde anvendelse på hele dokumentet eller en del heraf efter udløbet af perioden på 30 år, hvis betingelserne for anvendelsen af undtagelserne fortsat er opfyldt.

2. Dokumenter, der er omfattet af undtagelsen vedrørende privatlivets fred og den enkeltes integritet, som fastlagt i artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001, herunder sagsakter vedrørende ansatte i De Europæiske Fællesskaber, kan gøres tilgængelige i overensstemmelse med bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger ( 4 ), særlig artikel 4 og 5.

3. Inden institutionen beslutter at gøre dokumenter, hvis udbredelse kan skade en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder, som fastlagt i artikel 4, stk. 2, første led, i forordning (EF) nr. 1049/2001, offentligt tilgængelige, underretter den i overensstemmelse med gennemførelsesbestemmelser, som fastlægges af hver enkelt institution, den pågældende person om, at den har til hensigt at gøre dokumenterne offentligt tilgængelige. Disse dokumenter gøres ikke offentligt tilgængelige, hvis institutionen i betragtning af bemærkninger fra den pågældende person mener, at udbredelsen af dokumenterne ville skade disse forretningsmæssige interesser, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dokumenterne.

4. Følsomme dokumenter som omhandlet i artikel 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001 er tilgængelige med de begrænsninger, der er fastsat i den nævnte artikel.

Artikel 3

Undtaget fra offentlighedens adgang er dokumenter, som er klassificeret i overensstemmelse med artikel 10 i Rådets forordning nr. 3 af 31. juli 1958 om anvendelse af artikel 24 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab ( 5 ), og som ikke er blevet nedklassificeret.

▼M1 —————

▼M1

Artikel 5

De enkelte institutioner skal med henblik på at sikre overholdelsen af den i artikel 1, stk. 1, nævnte frist på 30 år i behørig tid og senest i det femogtyvende år efter et dokuments udstedelsesdato underkaste de dokumenter, der er klassificeret i henhold til den pågældende institutions regler, en nærmere undersøgelse med henblik på at træffe afgørelse om en eventuel afklassificering. Dokumenter, der ikke er blevet afklassificeret ved en første gennemgang, skal jævnligt og mindst hvert femte år tages op til fornyet overvejelse.

Artikel 6

Hvis en medlemsstat efter udløbet af den i artikel 1, stk. 1, nævnte frist på 30 år, agter at gøre dokumenter offentligt tilgængelige, som hidrører fra institutionerne og er omfattet af artikel 2 og 3, rådfører den sig med den pågældende institution for at træffe en afgørelse, som ikke bringer opfyldelsen af denne forordnings målsætning i fare.

Artikel 7

Senest femten år efter udstedelsen overfører de enkelte institutioner de dokumenter, der befinder sig i deres løbende arkiver, til deres historiske arkiver. Efter kriterier, som de enkelte institutioner opstiller i henhold til artikel 9, sorteres disse dokumenter for at udvælge dem, der bør opbevares, i forhold til dem, der er uden administrativ eller historisk interesse.

▼B

Artikel 8

1. Hver institution kan placere sine historiske arkiver på det sted, hvor den finder det mest hensigtsmæssigt.

2. Hver institution skal efter anmodning stille et komplet sæt mikrofilmkopier af sine historiske arkivalier til rådighed for medlemsstaterne og de andre institutioner, for så vidt der ikke er tale om den medlemsstat, hvor institutionen er beliggende, eller om institutioner, der er beliggende i samme medlemsstat, og de pågældende arkivalier er offentligt tilgængelige i medfør af denne forordning.

▼M1

Artikel 9

1. Hver institution er beføjet til at fastsætte interne gennemførelsesbestemmelser til denne forordning. Institutionerne gør så vidt muligt deres arkiver tilgængelige via elektroniske midler. De opbevarer også de dokumenter, som eksisterer i formater, der er tilpasset særlige behov (blindskrift, magnaprint eller bånd).

2. Hver institution offentliggør hvert år oplysninger om sine aktiviteter med hensyn til historiske arkiver.

▼B

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

( 1 ) EFT nr. C 132 af 2. 6. 1981, s. 6.

( 2 ) EFT nr. C 327 af 14. 12. 1981, s. 45.

( 3 ) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

( 4 ) EFT L 8 af 12.1.2002, s. 1.

( 5 ) EFT 17 af 6.10.1958, s. 406/58.