1995R1663 — DA — 16.10.2004 — 004.001

Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor

Ændret ved:









▼B

KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 1663/95

af 7. juli 1995

om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EØF) nr. 729/70, for så vidt angår proceduren for regnskabsafslutning for EUGFL, Garantisektionen







KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR — under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, under henvisning til Rådets forordning (EØF) nr. 729/70 af 21. april 1970 om finansiering af den fælles landbrugspolitik ( 1 ), senest ændret ved forordning (EF) nr. 1287/95 ( 2 ), særlig artikel 4, stk. 6, og artikel 5, stk. 3, og ud fra følgende betragtninger: ud fra følgende betragtninger: Ifølge den ændring af proceduren for regnskabsafslutning, der blev indført ved Rådets forordning (EF) nr. 1287/95, skal der fastsættes gennemførelsesbestemmelser for attestering og afslutning af godkendte udbetalende organers årsregnskaber; udviklingen i antallet og arten af foranstaltninger, der finansieres af EUGFL, Garantisektionen, har sammen med udviklingen i metoderne til registrering og overførsel af oplysninger gjort det nødvendigt at ændre arten og indholdet af de oplysninger, der skal forelægges Kommissionen med henblik på regnskabsafslutningen; Kommissionens forordning (EØF) nr. 1723/72 ( 3 ), senest ændret ved forordning (EØF) nr. 295/88 ( 4 ), bør derfor ophæves; EUGFL-Komitéen har ikke afgivet udtalelse inden for den af formanden fastsatte frist — UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:







Artikel 1

1. Med hensyn til den i artikel 4, stk. 2, i forordning (EØF) nr. 729/70 omhandlede begrænsning af antallet af godkendte udbetalende organer fastsætter medlemsstaterne dette antal efter at have rådført sig med Kommissionen. Kommissionen kan navnlig gøre opmærksom på eventuelle hindringer, som dette antal lægger for overholdelsen af den frist, der er fastsat i nævnte forordnings artikel 5, stk. 2, litra b), og for gennemsigtigheden af kontrollen med fondens virksomhed. Kommissionen underretter Fondskomitéen om, hvilke udbetalende organer der er godkendt i medlemsstaterne.

2. For hvert udbetalende organ meddeler medlemsstaten Kommissionen, hvilken eller hvilke myndigheder der kan give og tilbageholde godkendelse, samt kan fastlægge den periode, der kan afsættes til at foretage eventuelle tilpasninger efter artikel 4, stk. 4, i forordning (EØF) nr. 729/70 (»den kompetente myndighed«).

3. Inden et udbetalende organ godkendes, skal den kompetente myndighed have fastslået, at det pågældende organs administrative og regnskabsmæssige procedurer giver de garantier, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra a), i forordning (EØF) nr. 729/70. Kriterierne fastlægges af medlemsstaten og anvendes af den kompetente myndighed med henblik på godkendelsen, under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer for disse kriterier, der er anført i bilaget. Hvis et kriterium af væsentlig betydning for det udbetalende organs transaktioner ikke overholdes, bringes nævnte forordnings artikel 4, stk. 4, i anvendelse.

Beslutningen om godkendelse træffes på grundlag af en undersøgelse, der omfatter de administrative og regnskabsmæssige forhold, herunder dem, der er fastlagt for, at Fællesskabets interesser med hensyn til udbetalte forskud, sikkerhedsstillelser, interventionslagre og beløb, der skal opkræves, kan beskyttes. Undersøgelsen skal især omfatte procedurerne for gennemførelse af betalinger, sikring af midlerne, ►M4 informationssystemernes sikkerhed ◄ , føring af regnskabsbøger, funktionsadskillelse og den interne og eksterne kontrols tilstrækkelighed, alt vedrørende de transaktioner, der finansieres af EUGFL, Garnatisektionen.

4. Hvis den kompetente myndighed finder det godtgjort, at det undersøgte udbetalende organ opfylder alle relevante krav, godkender den det som udbetalende organ. I modsat fald giver den det udbetalende organ instrukser om de administrative og regnskabsmæssige procedure, herunder navnlig de betingelser, som det udbetalende organ skal opfylde, inden det kan godkendes. Der kan gives midlertidig godkendelse for en periode, der skal fastlægges i forhold til problemets alvor, indtil de krævede ændringer af de administrative og regnskabsmæssige procedurer er foretaget.

5. Hvis godkendelsen tilbagekaldes, udpeger medlemsstaten et andet udbetalende organ i overensstemmelse med betingelserne i artikel 4 i forordning (EØF) nr. 729/70 og i stk. 3 og 4 i nærværende artikel og sikrer, at der ikke sker afbrydelser i betalingerne til støttemodtagerne.

6. Godkendelsesdokumentet består af en skriftlig bekræftelse af, at det pågældende organ opfylder kriteriene for godkendelse, og angiver, når det er relevant, instrukserne vedrørende ændringer og den fastsatte periode. Det fremsendes til Kommissionen.

7. Meddelelsen i henhold til artikel 4, stk. 3, i forordning (EØF) nr. 729/70 skal gives, når det udbetalende organ godkendes for første gang, og skal være ledsaget af følgende oplysninger om hvert udbetalende organ:

— de opgaver, det har fået tildelt

— opgavernes fordeling mellem dets kontorer

— dets forhold til andre offentlige eller private organer, som også har fået overladt en del af ansvaret for gennemførelsen af de foranstaltninger, for hvilke det anmelder udgifter til Fonden

— procedurerne for modtagelse, kontrol og godkendelse af ansøgninger fra støttemodtagere og for godkendelse og betaling af samt regnskabsaflæggelse for udgifter

— bestemmelserne vedrørende interne revisioner

▼M4

— bestemmelserne vedrørende informationssystemernes sikkerhed.

▼B

De oplysninger, der skal forelægges, hvis artikel 4, stk. 4, i forordning (EØF) nr. 729/70 finder anvendelse, skal især omfatte instrukserne vedrørende de administrative og regnskabsmæssige procedurer og de tilpasninger, som det udbetalende organ skal foretage for at undgå tilbagekaldelse af godkendelsen, samt fristen for iværksættelsen.

Artikel 2

1. Det forbindelsesorgan, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70, optræder som medlemsstatens eneste kontaktled til Kommissionen i alle spørgsmål vedrørende EUGFL, Garantisektionen, idet det skal:

— udsende EF-tekster og -retningslinjer vedrørende Garantisektionen til de forskellige udbetalende organer og de myndigheder, der er ansvarlige for at gennemføre dem

— fremme en samordnet anvendelse af dem

— tilsende Kommissionen de oplysninger, der er fastsat i nærværende forordning og i forordning (EØF) nr. 729/70.

▼M3 —————

▼B

►M3 ————— ◄ Et udbetalende organ kan varetage funktionen som forbindelsesorgan, hvis de to beføjelser holdes adskilt. I udøvelsen af sine opgaver kan forbindelsesorganet efter nationale procedurer lade sig bistå af andre administrative organer eller tjenester, især organer eller tjenester med regnskabsmæssig eller teknisk ekspertise.

2. Medlemsstaten oplyser Kommissionen om forbindelsesorganets navn og status og om de administrative og regnskabsmæssige betingelser og de betingelser for intern kontrol, der gælder for dets virksomhed.

3. ►M2 Formen og indholdet af de rengskabsoplysninger, der omhandles i ►M3 artikel 4, stk. 1, litra c) ◄ , vedtages efter proceduren i artikel 13 i forordning (EØF) nr. 729/70. ◄

Artikel 3

1. Den i artikel 5, stk. 1, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70 omhandlede attest udstedes af en tjeneste eller et organ, der er funktionelt uafhængig af det udbetalende organ og forbindelsesorganet og har de fornødne faglige forudsætninger (attesterende organ).

Attesten er baseret på en undersøgelse af procedurerne og en undersøgelse af en stikprøve af transaktionerne. Den vedrører kun betalingernes overensstemmelse med EF-reglerne med hensyn til udbetalingsorganernes administrative strukturers egnethed til at sikre, at denne overensstemmelse er blevet kontrolleret, inden der foretages betaling.

Det attesterende organ skal udføre sin undersøgelse efter internationalt anerkendt revisionsnormer. Kontrollen udføres både i løbet af og efter afslutningen af hvert regnskabsår. Inden den 31. januar i det følgende år udsteder det attesterende organ attesten og forelægger også en rapport om resultaterne, navnlig med angivelse af, om det har fået rimelig sikkerhed for, at de regnskaber, der skal tilsendes Kommissionen, er pålidelige, fuldstændige og nøjagtige, samt at procedurerne for intern kontrol har fungeret tilfredsstillende.

▼M4

Senest fra regnskabsåret 2008 skal det attesterende organ desuden inden den dato, der er nævnt i tredje afsnit, forelægge en erklæring om de sikkerhedsforanstaltninger, det udbetalende organ har indført for informationssystemerne. Erklæringen skal være baseret på en for det pågældende regnskabsår gældende version af de valgte internationalt accepterede sikkerhedsstandarder, jf. punkt 6, nr. vi), i bilaget til denne forordning, der tjener som grundlag for sikkerhedsforanstaltningerne, og skal angive, om der for det pågældende regnskabsår forefandtes effektive sikkerhedsforanstaltninger.

For de regnskabsår, der går forud for det, som den første erklæring om sikkerheden af det udbetalende organs informationssystemer udarbejdes for, skal det attesterende organ i sin rapport om de konstaterede forhold ved hjælp af et pointtildelingssystem anføre kommentarer og foreløbige konklusioner om de sikkerhedsforanstaltninger, som det udbetalende organ har indført for informationssystemerne. Rapporten skal være baseret på en for det pågældende regnskabsår gældende version af de valgte internationalt accepterede sikkerhedsstandarder, jf. punkt 6, nr. vi), i bilaget til denne forordning, der tjener som grundlag for sikkerhedsforanstaltningerne, og skal angive, i hvilket omfang der for det pågældende regnskabsår forefandtes effektive sikkerhedsforanstaltninger.

▼B

2. Hvis flere udbetalende organer godkendes, kan medlemsstaten basere sig på de attester, der udstedes af de kontorer eller organer, som har afgivet erklæring om de respektive udbetalende organers regnskaber, hvis den får tilfredsstillende garantier for, at omfanget og standarden af de udførte revisioner opfylder kravene i stk. 1.

3. Den rapport, der omhandles i stk. 1, skal angive:

— om de udbetalende organers procedurer, især med hensyn til godkendelseskriterierne, er af en sådan beskaffenhed, at de giver rimelig sikkerhed for, at de traksaktioner, der konteres Fonden, er i overensstemmelse med EF-reglerne, og hvilke foranstaltninger til forbedring af systemerne der er blevet foreslået

— om de årsregnskaber, som er omhandlet i artikel 4, stk. 1, litra a), er i overensstemmelse med de udbetalende organers bøger og fortegnelser

— om de oversigter over udgifter og interventionstransaktioner, som er omhandlet i artikel 5, er en pålidelig, fuldstændig og nøjagtig fortegnelse over de transaktioner, der konteres Fonden

— om Fællesskabets finansielle interesser er forsvarligt beskyttet, hvad angår udbetalte forskud, modtagne sikkerhedsstillelser, interventionslagre og beløb, der skal opkræves

— om henstillinger til det udbetalende organ om forbedringer af systemerne er blevet fulgt.

Rapporten skal være ledsaget af oplysninger om revisionspersonalets antal og kvalifikationer, om det udførte arbejde, om antallet af undersøgte transaktioner, om det pålideligheds- og korrekthedsniveau, der er opnået, om de konstaterede svagheder og de henstillinger, der er fremsat om forbedring, og det arbejde, der er udført i såvel det attesterende organ som i andre revisionsorganer, i og uden for de udbetalende organer, der har dannet grundlag for den vished om de rapporterede transaktioner, som det attesterende organ har opnået.

Artikel 4

1. Med henblik på den regnskabsafslutning, der omhandles i artikel 5, stk. 2, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70, tilsender medlemsstaterne Kommissionen:

a) årsregnskaberne over udgifterne for EUGFL, Garantisektionen, og de rapporter, som hvert enkelt kontor eller organ har udarbejdet i henhold til artikel 5, stk. 1, i nævnte forordning

b) attesterne og rapporterne fra det eller de attesterende organer.

▼M3

c) alle de regnskabsoplysninger, der kræves til statistiske formål og kontrolfomål, i den form og med det indhold, der er vedtaget på grundlag af nærværende forordnings artikel 2, stk. 3.

▼M4

2. De i stk. 1 omhandlede dokumenter og regnskabsoplysninger tilsendes Kommissionen senest den 10. februar i året efter afslutningen af det regnskabsår, som de vedrører. De i stk. 1, litra a) og b), omhandlede dokumenter skal indsendes i ét eksemplar sammen med et eksemplar i elektronisk form.

▼B

3. Efter anmodning fra Kommissionen eller på en medlemsstats initiativ kan der fremsendes yderligere oplysninger til Kommissionen om den pågældende regnskabsafslutning indtil udløbet af en frist, som fastsættes af Kommissionen under hensyn til omfanget af det arbejde, det kræver at fremskaffe oplysninger. Hvis disse oplysninger ikke foreligger, kan Kommissionen vedtage regnskabsafslutninen på grundlag af de oplysninger, den råder over ved udløbet af nævnte frist.

4. Kommissionen kan acceptere en anmodning om udsættelse med fremsendelsen af oplysninger i behørigt begrundede tilfælde, hvis den modtager anmodningen inden fristens udløb.

Artikel 5

▼M3

1. Det regnskab, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra a), skal omfatte:

a) udgifterne fordelt på de forskellige konti og underkonti i Fællesskabets budget

b) en tabel over forskelle, fordelt på konti og underkonti, mellem de udgifter, der er anmeldt i årsregnskabet, og dem, der er anført i månedsopgørelserne for samme periode i det dokument, der er omhandlet i artikel 3, stk. 5, i forordning (EF) nr. 296/96. Der vedlægges en forklaring for hver enkelt forskel pr. underkonto

c) den tabel over situationen ved regnskabsårets afslutning, der er omhandlet i artikel 3, stk. 6a, litra a), i forordning (EF) nr. 296/96

d) en oversigt over interventionerne og en liste over lagerbeholdninger og oplagringssteder ved regnskabsårets afslutning

e) bekræftelse af, at oplysningerne om alle lagerbevægelser på interventionslagre opbevares på interventionsorganets filer

f) den tabel over situationen ved regnskabsårets afslutning, der er omhandlet i artikel 3, stk. 6a, litra b), i forordning (EF) nr. 296/96.

▼B

2. De rapporter, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra a), i nærværende forordning, skal indeholde følgende oplysninger om forbindelsesorganet og hvert enkelt udbetalende organ:

— enhver usædvanlig transaktion eller tekniske vanskeligheder, der er forekommet i det pågældende regnskabsår

— enhver væsentlig ændring, der er foretaget af de i stk. 1 nævnte oplysninger siden den foregående rapport.

Artikel 6

De dokumenter, der tjener som dokumentation for de finansierede udgifter og de beløb, der skal tilbagebetales til EUGFL, Garantisektionen, skal være til rådighed for Kommissionen i mindst tre år efter det år, hvor Kommissionen afslutter regnskaberne for det pågældende regnskabsår, og i de tilfælde, hvor beslutningen om regnskabsafslutning indbringes for EF-Domstolen, i indtil et år efter sagens afslutning.

Artikel 7

▼M1

1. Ved den beslutning om den bogholderimæssige regnskabsafslutning, som er omhandlet i artikel 5, stk. 2, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70, fastsættes de udgifter, der er afholdt i hver enkelt medlemsstat i det pågældende regnskabsår, og som skal anerkendes som udgifter for EUGFL, på grundlag af de i ovennævnte forordnings artikel 5, stk. 1, litra b), omhandlede regnskaber og nedsættelserne og suspensionerne af forskud for det pågældende regnskabsår, herunder de i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i Kommissionens forordning (EF) nr. 296/96 ( 5 ) omhandlede nedsættelser, uden at dette dog foregriber de beslutninger, der senere træffes efter artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/70.

De beløb, der som følge af beslutninger om den bogholderimæssige regnskabsafslutning omhandlet i det første afsnit skal tilbagebetales af eller udbetales til den enkelte medlemsstat, fastsættes ved, at det forskud, der er udbetalt for det pågældende regnskabsår, trækkes fra de udgifter, der er anerkendt for samme regnskabsår i henhold til første afsnit. Disse beløb trækkes fra eller lægges til forskuddene for udgifterne i den anden måned efter den måned, hvor beslutningen om regnskabsafslutning får virkning.

▼B

2. Inden den 31. marts i året efter regnskabsårets afslutning giver Kommissionen den pågældende medlemsstat meddelelse om resultaterne af sin kontrol af de indsendte oplysninger sammen med eventuelle forslag til ændringer.

3. Hvis Kommissionen af årsager, der må tilskrives den pågældende medlemsstat, ikke er i stand til at afslutte medlemsstatens regnskab inden den 30. april i det følgende år, underretter Kommissionen medlemsstaten om de yderligere undersøgelser, som den har til hensigt at gennemføre i henhold til artikel 9 i forordning (EØF) nr. 729/70.

Artikel 8

▼M2

1. Når Kommissionen som følge af en undersøgelse finder, at udgifterne ikke er afholdt efter EF-reglerne, meddeler den den pågældende medlemsstat resultaterne af sin undersøgelse og de korrigerende foranstaltninger, der skal træffes for at sikre, at reglerne fremtidig overholdes.

Meddelelsen skal indeholde en henvisning til nærværende forordning. Medlemsstaten skal afgive svar inden for to måneder, og Kommissionen kan ændre sit standpunkt under hensyn hertil. I behørigt begrundede tilfælde kan Kommissionen forlænge besvarelsesfristen.

Efter udløbet af denne frist indkalder Kommissionen til en bilateral drøftelse, og de to parter søger at nå frem til en aftale om de foranstaltninger, der skal træffes, og til en vurdering af, hvor alvorlig overtrædelsen er, og af den finansielle skade, den har påført Det Europæiske Fællesskab. Kommissionen meddeler efter denne drøftelse og efter udløbet af alle frister, som den har fastsat i samråd med medlemsstaterne, efter de bilaterale drøftelser til meddelelse af yderligere oplysninger, eller hvis medlemsstaten ikke accepterer indkaldelsen, efter udløbet af den frist, som Kommissionen har fastsat til medlemsstatens accept af denne indkaldelse, derefter officielt medlemsstaten sine konklusioner under henvisning til Kommissionens beslutning 94/442/EF ( 6 ). Uden at gyldigheden af fjerde afsnit i dette stykke berøres, vurderer Kommissionen i denne meddelelse, hvilke udgifter den har til hensigt at udelukke i medfør af artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/70.

Medlemsstaterne underretter snarest Kommissionen om de korrigerende foranstaltninger, som den har truffet for at sikre, at Fællesskabets regler overholdes, og om datoen for disse foranstaltningers faktiske iværksættelse. Kommissionen vedtager i givet fald en eller flere afgørelser i medfør af artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/70 for indtil den faktiske dato for de korrigerende foranstaltningers iværksættelse at udelukke de udgifter, der er afholdt, uden at Fællesskabets regler blev overholdt.

▼B

2. De beslutninger, der omhandles i artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/70, træffes efter gennemgang af en eventuel rapport, som er udarbejdet af forligsorganet i henhold til Kommissionens beslutning 94/442/EF.

3. Fradragene i fællesskabsfinansieringen efter artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/70 foretages i forskuddene vedrørende udgifterne i den anden måned efter beslutningen i henhold til nævnte artikel. Kommissionen kan dog efter anmodning fra medlemsstaten, og hvis fradragenes omfang gør det berettiget, samt efter høring af Fondskomitéen fastsætte andre datoer.

Artikel 9

Forordning (EØF) nr. 1723/72 ophæves med virkning fra den 16. oktober 1995.

Den anvendes dog fortsat for afslutningen af regnskaberne for Garantifonden for regnskabsårene indtil 1995 inklusive.

Artikel 10

Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Den anvendes fra det regnskabsår, der begynder den 16. oktober 1995.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.









BILAG

Retningslinjer for kriterier for godkendelse som udbetalende organ

Kriterierne for godkendelse er, at det udbetalende organ giver tilstrækkelige garantier for, at dets administrative organisation og det interne kontrolsystem fungerer ordentligt, og for opbevaringen af dokumenter i henhold til artikel 4 i forordning (EØF) nr. 729/70. Der kan kun anvendes forenklede kriterier, hvis omfanget af et udbetalende organs transaktioner ligger under et bestemt niveau. Hvis et kriterium af væsentlig betydning for det udbetalende organs transaktioner ikke overholdes, bringes nævnte forordnings artikel 4, stk. 4, i anvendelse.

1. Et udbetalende organ oprettes ved et officielt dokument, som fastsætter organets beføjelser, forpligtelser og ansvar, især i forbindelse med EUGFL-Garantisektionens udgifter som defineret i artikel 2 og 3 i forordning (EØF) nr. 729/70, og som fastlægger det udbetalende organs administrative struktur.

2. Organet har tre hovedfunktioner i forbindelse med EUGFL-Garantisektionens udgifter: i) godkendelse af betalinger: formålet med denne funktion er at fastslå, hvilket beløb der skal udbetales til ansøgeren i overensstemmelse med EF-reglerne ii) gennemførelse af betalinger: formålet med denne funtion er at udstede en anvisning til det udbetalende organs bank eller, hvis det er relevant, til et offentligt betalingskontor om at udbetale det godkendte beløb til ansøgeren (eller dennes befuldmægtigede) ▼M4 iii) regnskabsaflæggelse for betalinger: formålet med denne funktion er at registrere betalingen i det udbetalende organs regnskaber, som normalt har form af et informationssystem, og at udarbejde periodiske oversigter over udgifter, herunder månedsopgørelserne og årsregnskaberne til Europa-Kommissionen. I regnskaberne registreres også de af Fonden finansierede aktiver, især med hensyn til interventionslagre, forskud, der ikke er afviklet, og debitorer. ▼B

3. Uden at det berører den i punkt 4 omhandlede delegering, har det udbetalende organ normalt to tjenester: i) den interne revisionstjeneste: formålet med denne tjeneste eller en dertil svarende procedure er at sikre, at det udbetalende organs interne kontrolsystem fungerer effektivt; den interne revisionstjeneste skal være uafhængig af det udbetalende organs andre afdelinger og skal rapportere direkte til organets øverste ledelse ii) den tekniske tjeneste: formålet med denne tjeneste er at kontrollere de oplysninger, som betalingerne til ansøgerne er baseret på, f.eks. oplysninger om produkterns kvalitet og karaktersitika, husdyr, jord osv., leveringsdato, forarbejdning til et andet produkt og anden kontrol af teknisk art. Kontrollen af disse oplysninger sikres ved hjælp af et kontrol- og inspektionssystem. En af den tekniske tjenestes hovedopgaver er at overvåge dette kontrolsystem.

4. Godkendelsesfunktionen ►M4 , den tekniske tjeneste og/eller informationssystemforvaltningen ◄ kan helt eller delvis uddelegeres til andre organer, hvis følgende betingelser er opfyldt: i) disse andre organers ansvar og forpligtelser, især med hensyn til kontrollen og verifikationen af, at EF-reglerne er overholdt, skal være klart definerede ii) organerne skal have effektive systemer til sikring af, at de ofylder deres ansvar tilfredsstillende iii) organerne skal udtrykkelig bekræfte over for det udbetalene organ, at de rent faktisk opfylder deres forpligtelser, og skal beskrive, hvordan de gør det iv) det udbetalende organ skal regelmæssigt og på de rette tidspunkter informeres om resultaterne af den udførte kontrol, således at der altid kan tages hensyn til tilstrækkeligheden af denne kontrol, inden der træffes afgørelse om en ansøgning. Det udførte arbejde skal udførligt beskrives i en rapport, der ledsager hver enkelt ansøgning eller række af ansøgninger eller, når det er relevant, i en rapport for et enkelt markedsår. Rapporten skal være ledsaget af et papir, der attesterer de godkendte ansøgningers berettigelse og det udførte arbejdes art, rækkevidde og begrænsninger. Hvis en fysisk eller administrativ kontrol ikke er udtømmende, men er udført på en stikprøve af ansøgninger, skal de udvalgte ansøgninger identificeres, stikprøvemetoden beskrives og resultaterne af alle inspektioner og de trufne foranstaltninger i forbindelse med uoverensstemmelser og uregelmæssigheder indberettes. De støttedokumenter, der forelægges det udbetalende organ, bør være tilstrækkelige til at skabe sikkerhed for, at al den fornødne kontrol af de godkendte ansøgningers berettigelse er blevet udført v) når dokumenter, der vedrører godkendte ansøgninger og udført kontrol, opbevares af de andre organer, skal såvel disse organer som det udbetalende organ fastlægge procedurer, der sikrer, at det registreres, hvor alle sådanne dokumenter, som er relevante for specifikke betalinger, der er foretaget af det udbetalende organ, befinder sig, og at disse dokumenter kan stilles til rådighed for inspektion på det udbetalende organs kontorer efter anmodning fra personer og organer, der normalt har ret til at inspicere sådanne dokumenter, herunder: — det udbetalende organs personale, der beskæftiger sig med ansøgningen — det udbetalende organs interne revisionstjeneste — det organ, der attesterer det udbetalende organs årsregnskab — Den Europæiske Unions hertil bemyndige tjenestemænd.

▼M2

4a. Når der skal foretages et stort antal mindre udbetalinger, kan udbetalingerne til støtteansøgerne, dog udelukkende i forbindelse med samfinansierede foranstaltninger og efter Kommissionens forudgående accept, overdrages til andre organer. Det skal i en skriftlig aftale mellem det udbetalende organ og dette organ nærmere angives, hvilke oplysninger og bilag der skal forelægges det udbetalende organ, og hvilken frist der gælder for deres forelæggelse; bilagene skal som et minimum gøre det muligt for det udbetalende organ at overholde godkendelseskriterierne og de frister, der er fastsat for fremlæggelsen af de måned- og årlige regnskaber. Det udbetalende organ er fortsat ansvarligt for, at midlerne forvaltes korrekt, og for ajourføringen af regnskabsdokumenterne. De bemyndigede personer i det udbetalende organ, godkendelsesorganet og i EU kan undersøge al dokumentation, som ovennævnte organ ligger inde med, og kan gennemføre kontrol hos støtteansøgerne.

▼B

5. Det udbetalende organs administration skal være således opbygget, at der er adskillelse mellem de tre funktioner, nemlig godkendelse af, gennemførelse af og regnskabsaflæggelse for betalinger, der skal henhøre under separate administrative underafdelinger, hvis ansvarsområde er fastlagt i en organisationsplan. Administrationen kan være tilrettelagt således, at den tekniske tjenestes funktion varetags af godkendelsesafdelingen i relevante tilfælde. ▼M2 Den administrative underafdeling, som skal foretage udbetalingerne, eller den afdeling, der fører tilsyn med denne, skal have de dokumenter til rådighed, der attesterer anvisningen af støtteansøgningerne og udførelsen af den foreskrevne administrative og fysiske kontrol. Oplysningerne og dokumentationen kan have kortfattet form som beskrevet i punkt 4, nr. iv), i nærværende bilag og være på edb. ▼B

6. Det udbetalende organ skal indføre følgende procedurer eller procedurer, der giver tilsvarende garantier: i) det udbetalende organ udarbejder skriftlige retningslinjer for modtagelse, registrering og behandling af ansøgningen indbefattet en beskrivelse af alle dokumenter, som benyttes ii) opgaverne skal opdeles således, at en funktionær kun er ansvarlig for enten godkendelse af, udbetaling af eller regnskabsaflæggelse for beløb, der finansieres af EUGFL, og at ingen funktionær udfører en af disse opgaver, uden at en anden funktionær fører tilsyn med hans arbejde. ►M2 Der skal træffes passende foranstaltninger for at udelukke risiko for interessekonflikter, når personer på ansvarsfulde poster, eller som har en kritisk stilling med kontrol, anvisning og udbetaling af ansøgninger, der konteres fonden, varetager andre hverv uden for det udbetalende organ. ◄ Hver enkelt funktionærs ansvarsområder skal defineres skriftligt med angivelse af finansielle grænser for hans beføjelser. Der skal gives passende udannelse, og der skal være en turnusordning for personale, der beklæder kritiske poster, eller alterantivt skærpet kontrol iii) hver enkelt funktionær, der er ansvarlig for godkendelse, skal have en detaljeret checkliste over den kontrol, han skal udføre, og skal i støttedokumenterne til ansøgningen inkludere en attestering af, at denne kontrol er udført. Denne attestering kan foretages elektronisk på de betingelser, der er anført i litra vi). Det skal fremgå, at arbejdet er blevet kontrolleret af en overordnet iv) en ansøgning må kun godkendes til betaling, efter at der er foretaget tilstrækkelig kontrol af, at den opfylder EF-forskrifterne. Den skal indbefatte den kontrol, der kræves i forordningen vedrørende den specifikke foranstaltning, som støtteansøgningen vedrører, og kontrollen efter artikel 8 i forordning (EØF) nr. 729/70 til forhindring og afsløring af svig og uregelmæssigheder, navnlig i henseende til de foreliggende risici. Den kontrol, der skal udføres, skal være angivet i en checkliste, og kontrollens udførelse skal attesteres for hver enkelt ansøgning eller for hver ansøgningsrække v) procedurerne bør sikre, at udbetaling kun sker til ansøgeren, til hans bankkonto eller til hans befuldmægtigede. Betalingen skal foretages af det udbetalende organs bank eller i givet fald et offentligt betalingskontor, eller checken skal sendes pr. post inden for fem arbejdsdage efter, at beløbet er blevet debiteret EUGFL. Der skal indføres procedurer til sikring af, at alle betalinger, som ikke overføres, eller checks, som ikke indløses, atter krediteres Fonden. Betaling må ikke ske kontant. Den bemyndigede funktionærs og/eller hans tilsynsførendes godkendelse kan gives via elektroniske midler, hvis et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau er opnået for disse midler, og underskriveren identificeres i de elektroniske optegnelser ▼M4 vi) informationssystemernes sikkerhed skal baseres på de kriterier, der er fastsat i den i det pågældende regnskabsår gældende version af en af følgende internationalt accepterede standarder: — International Standards Organisation 17799/British Standard 7799: Code of Practice for Information Security Management (BS ISO/IEC 17799) — Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI) — Information Systems Audit and Control Foundation: Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT). Det udbetalende organ skal vælge en af de internationale standarder, der er nævnt i første afsnit, som grundlag for sine informationssystemers sikkerhed. Sikkerhedsforanstaltningerne skal tilpasses til den administrative struktur, antallet af ansatte og det teknologiske niveau i hvert enkelt udbetalende organ. Den finansielle og teknologiske indsats skal stå i forhold til de faktiske risici ▼B vii) det udbetalende organs procedurer skal sikre, at alle ændringer i EF's forordninger, navnlig de gældende støttesatser, registreres, og at instruktioner, databaser og checklister ajourføres i god tid.

7. Forskudbetalinger identificeres i regnskaberne, og der indføres procedurer til sikring af: i) at sikkerhedsstillelser kun opnås fra finansielle institutter, som opfylder betingelserne i Kommissionens forordning (EØF) nr. 2220/85 ( 7 ), og som er godkendt af myndighederne, og hvis sikkerhedsstillelser forbliver gyldige, indtil de frigives eller kræves indfriet, og indfries, når det udbetalende organ anmoder derom ii) at forskuddene afvikles inden for de fastsatte frister, at forskud, der endnu ikke er afviklet, identificeres, og at sikkerhedsstillerne omgående kræves indfriet iii) at betaling af forskud er undergivet samme kontrol fra de bemyndigende funktionærers side som endelige betalinger.

8. Regnskabsaflæggelsen for interventionslagre skal sikre, at mængder og dermed forbundne omkostninger behandles korrekt og omgående samt registreres pr. identificerbart parti på den korrekte konto på alle stadier, fra tilbuddet antages, til produktet udlagres i overensstemmelse med ordningens forordning, og sikre, at beholdningernes mængde og art på hvet sted kan fastslås til enhver tid. Lagrene skal kontrolleres fysisk med regelmæssige mellemrum af personer, organer eller afdelinger, der er uafhængige af lagerholderne.

9. Regnskabsprocedurerne skal sikre, at måneds- og årsregnskaber er komplette, nøjagtige og foreligger til rette tid, og at eventuelle fejl eller udeladelser afsløres og korrigeres, især gennem kontrol og afstemning, der udføres med højst tre måneders mellemrum.

10. Den interne revisionstjeneste skal kontrollere, at de procedurer, det udbetalende organ har indført, er tilstrækkelige til at sikre, at det kan kontrolleres, om EF-bestemmelserne overholdes, og at regnskaberne er nøjagtige og komplette og foreligger til rette tid. Kontrollen kan begrænses til udvalgte foranstaltninger og til stikprøver af transaktioner under forudsætning af, at et revisionsprogram sikrer, at alle væsentlige områder, indbefattet de afdelinger, som er ansvarlige for godkendelse af betalinger dækkes i løbet af en periode på højst fem år. Tjenestens arbejde skal udføres efter internationalt accepterede normer, skal registreres i arbejdspapirer og skal resultere i rapporter og henstillinger til det udbtalende organs øverste ledelse. Revisionsprogrammerne og rapporterne skal stilles til rådighed for det attesterende organ og for tjenestemænd fra Den Europæiske Union, der er bemyndiget til at foretage finansiel revision, alene med det formål at vurdere den interne revisions effektivitet.

11. Alle de ovennævnte punkter finder tilsvarende anvendelse på»negative udgifter«(afgifter, fortabte sikkerhedsstillelser, tilbagebetalte beløb, osv.), som det udbetalende organ skal opkræve på Garantisektionens vegne. Det udbetalende organ skal navnlig indføre et system for fastlæggelse af alle beløb, der tilkommer EUGFL og for registrering i et debitorbogholderi af alle sådanne undestående fordringer, inden de betales. Debitorbogholderiet skal gennemgås med regelmæssige mellemrum, således at der kan tages skridt til at inddrive forfaldne beløb. Det udbetalende organ kan uddelegere ansvaret for opkrævningen af visse katgorier negative udgifter til andre organer på de i punkt 4 anførte betingelser med de fornødne tilpasninger og desuden på betingelse af, at det andet organ regelmæssigt og rettidigt og mindst én gang om måneden aflægger rapport til det udbetalende organ om alle oppebårne indtægter og indbetalte beløb.

12. Det udbetalende organ skal sikre, at alle modtagne ansøgninger behandles hurtigt.