1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 1
Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor
►B KOMMISSIONENS FORORDNING(EURATOM, EKSF, EF) Nr. 3418/93
af 9. december 1993
omgennemførelsesbestemmelsertilvissebestemmelserifinansforordningenaf21.december1977
(EFT L 315 af 16.12.1993, s. 1)
Ændret ved:
Tidende
nr. side dato
►M1 Kommissionens afgørelse 97/594/EKSF, EF, Euratom af 30. juli 1997 L 239 54 30.8.1997
NB: I denne konsoliderede udgave forekommer henvisninger til den europæiske regningsenhed og/eller ecuen. Begge skal fra
den 1. januar 1999 forstås som henvisninger tileuroen — Rådets forordning (EØF) nr. 3308/80 (EFT L 345 af 20.12.1980,s. 1) og Rådets forordning (EF) nr. 1103/97 (EFT L 162 af 19.6.1997, s. 1).
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 2
▼B
KOMMISSIONENSFORORDNING(EURATOM,EKSF,EF)Nr.
3418/93
af 9. december 1993
om gennemførelsesbestemmelser til visse bestemmelser i finansfor-
ordningen af 21. december 1977
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- ogStålfællesskab,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fælles-
skab,
under henvisning tiltraktaten om oprettel se af Det Europæiske Atom-
energifællesskab,
under henvisning tilRådets finansforordning af 21. december 1977
vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (
1), senest
ændret ved forordning (Euratom, EKSF, EØF) nr. 610/90 (2), særlig
artikel126,
efter høring af Europa-Parlamentet og Rådet,under henvisning til udtalelse fra Domstolen, Revisionsretten og Det
Økonomiske og Sociale Udvalg, og
ud fra følgende betragtninger:Ifølge visse bestemmelser i finansforordningens artikel 11, 22, 23, 24,
25, 28, 29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65,66, 70, 75, 94, 97, 123 og 128 er det udtrykkeligt omtalt, at der børvedtages gennemførelsesbestemmelser;
det er nødvendigt at foretage en række tilpasninger i Kommissionens
forordning 86/610/EØF, Euratom, EKSF (
3), bl.a. som følge af revisi-
onen af finansforordningen;
der bør fastsættes gennemførelsesbestemmelser for at skabe klarhed
med hensyn til behandlingen af visse bidrag fra tredjemand til Fælles-skabets virksomhed;
ud fra ønsket om klarhed og en rationel anvendelse bør de gældende
gennemførelsesbestemmelser samles i en enkelt tekst, og forordning86/610/EØF, Euratom, EKSF bør ophæves;
udstedelsen af disse bestemmelser er ikke til hinder for, at der senere
fastsættes andre gennemførelsesbestemmelser, som ikke direkte eromtalt i finansforordningen, men som måtte vise sig hensigtsmæssige—
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
AFSNIT I
ANVENDELSEN AF ECU PÅ INDTÆGTER OG UDGIFTER
(Finansforordningens artikel11, stk. 4)
Artikel 1
Omregning mellem ecu og de nationale valutaer foretages principielt på
grundlag af den dagskurs på ecu, som er offentliggjort i De Europæiske
Fællesskabers Tidende . I medfør af artikel11, stk. 4, i finansforord-
ningen foretages omregningen mellem ecu og nationale valutaer iforbindel se med den i finansforordningens artikel69 til72 omhandl ede
(1) EFT nr. L 356 af 31. 12. 1977, s. 1.
(2) EFT nr. L 70 af 16. 3. 1990, s. 1.
(3) EFT nr. L 360 af 19. 12. 1986, s. 1.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 3
▼B
regnskabsføring dog på grundlag af månedskurserne for ecu efter
kurserne den næstsidste arbejdsdag i måneden forud for den måned,hvor kurserne fastlægges.
Artikel 2
Er forslagene om indgåelse af en forpligtelse og de konstaterede
fordringer udtrykt i nationalval uta, foretages omregningen tilecu efterartikel1.
Den tilsvarende betalingsordre og indtægtsordren skal være udfærdiget i
samme valuta.
Restsummen, udtrykt i ecu, af en forpligtelse og af en konstateret
fordring, der er udtrykt i national valuta, justeres ved hver månedligvedtagelse af budgetregnskabet. Regnskabsårets sidste justering fore-tages på grundlag af kursen for december for så vidt angår saldoen afforpligtelserne; saldoen af de konstaterede fordringer justeres pågrundlag af kursen pr. 31. december med henblik på opstillingen afbalancen.
Endvidere kan disse saldi justeres i månedens løb i tilfælde af en
valutakurstilpasning.
Artikel 3
Uanset artikel1 anvendes for måneden »n«, for hvil ken udgifter, der
finansieres over Den Europæiske Udviklings- og Garantifond for Land-bruget (EUGFL), Garantisektionen, er blevet angivet i overensstem-melse med bestemmelserne i artikel 3, stk. 5, i Kommissionens forord-ning (EØF) nr. 2776/86 (
1), den kurs, der var gældende den tiende i
måneden »n+1« eller på den sidste dag forud for denne, hvor der forelåen generelnotering.
Denne kurs anvendes tillige for de hertil svarende forskud i henhold til
artikel4 o g 5 i forordning (EØF) nr. 2776/88.
Forskellene i national valuta mellem de midler, der er stillet til
medlemsstaternes rådighed, for måneden »n« og de udgifter, som eropført for samme måned, omregnes tilecu efter kursen den tiende imåneden »n+2«.
Artikel 4
Decemberkurserne på ecu anvendes til beregning af de forpligtelser, der
endnu ikke er betalt ved regnskabsårets afslutning, og, for så vidt angårde ikke-opdelte bevillinger, til fastsættelse af de bevillinger, som skalfremføres.
Betalinger vedrørende et regnskabsår, som foretages mellem den 1. og
den 15. januar i det efterfølgende regnskabsår, bogføres i budgettet efterdecemberkursen på ecu.
Artikel 5
For så vidt angår ikke-opdelte bevillinger, skal endnu ikke betalte
forpligtelser indfries med de fremførte beløb i national valuta eller ecu;betalingerne bogføres til kurserne på betalingstidspunktet. Der tages vedberegningen af regnskabsårets sal do hensyn tilen eventueloverskridel seaf de fremførte bevillinger for hver budgetpost i overensstemmelse medartikel15 i Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 1552/89 (
2).
Reguleringer af endnu ikke betalte forpligtelser fra tidligere regn-
skabsår, der vedrører opdelte bevillinger og er beregnet ved justerin-gerne, fastlægges i budgetregnskabet og opføres i den oversigt i forvalt-ningsregnskabet, der viser indfrielsen af forpligtelser fra de tidligereregnskabsår.
(1) EFT nr. L 249 af 8. 9. 1988, s. 9.
(2) EFT nr. L 155 af 7. 6. 1989, s. 1.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 4
▼B
AFSNIT II
UDDELEGERING AF BEFØJELSER
(Finansforordningens artikel22)
Artikel 6
I dokumenter, hvorved der uddelegeres beføjelser i medfør af bestem-
melserne i finansforordningens artikel 22, stk. 4, anføres navnene på deansatte inden for institutionen, som er bemyndiget tilat underskrive ifuldmagtsgiverens sted.
I disse dokumenter henvises der tilde bestemmel ser i den i finansfor-
ordningens artikel22, stk. 4, omhandl ede forretningsorden, hvori betin-gelserne for uddelegering af beføjelser er fastsat.
Artikel 7
De i artikel 6 omhandlede dokumenter tillige med en underskriftsprøve
fra den, der har fået fuldmagt, meddeles:
— den befuldmægtigede
— institutionens regnskabsfører, som ikke må foretage nogen betaling,
der er anvist af ikke-befuldmægtigede ansatte
— institutionens finansinspektør, hvem det navnlig påhviler at efter-
prøve lovligheden og den formelle rigtighed af indtægter og udgifter
— de anvisningsberettigede, dog kun i de tilfælde, hvor det drejer sig
om fuldmagter, der er givet af finansinspektøren eller regnskabs-føreren, eller om underfuldmagter givet af befuldmægtigede anvis-ningsberettigede inden for rammerne af deres beføjelser
— Revisionsretten.
De dokumenter, hvorved de givne fuldmagter ophæves, meddeles på
samme måde.
Artikel 8
Fuldmagtsdokumentet skal i alle tilfælde indeholde nærmere angivelse
af, inden for hvilke grænser de befuldmægtigede er bemyndiget til atudarbejde forslag til konstatering af fordringer og indtægtsordrer,forslag til indgåelse af udgiftsforpligtelser af betalingsordrer, de artikel-og kontonumre, som fuldmagten omfatter, samt eventuelt fuldmagtensvarighed.
Artikel 9
I overensstemmelse med bestemmelser i finansforordningen og i denne
forordning vedtager hver institution de foranstaltninger til forvaltning afbevillingerne, som den finder nødvendige for en tilfredsstillendegennemførelse af sin sektion i budgettet.
Hver institution udarbejder et dokument indeholdende alle de interne
bestemmelser, der vedtages med henblik herpå. Dette dokument skalindeholde de vigtigste regler for kompetencefordelingen mellem anvis-ningsberettigede og forvaltende tjenestemænd for så vidt angår gennem-førelsen af oversigten over udgifter og oversigten over indtægter forhver enkelt institutions sektion i budgettet.
De i andet afsnit omhandlede dokumenter tillige med enhver anden
intern instruks af generelkarakter, som udstedes vedrørende gennem-førelsen af budgettet og regnskabet, tilstilles alle tjenestegrene, derdeltager i budgetforvaltningen, samt Revisionsretten.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 5
▼B
AFSNIT III
FORVALTNINGVED HJÆLP AF INTEG REREDE EDB-SYSTEMER
(Finansforordningens artikel23)
Artikel 10
1. Ved integrerede forvaltningssystemer, jf. finansforordningens
artikel23, forstås edb-forval tnings- og regnskabsprogrammer tilbrugfor den anvisningsberettigede, for finansinspektøren og for regnskabs-føreren, og som indføres efter fælles aftale mellem dem.
2. For anvendelsen af systemerne gælder følgende:
a) systemet skal sikre kontrollen med, at der er bevillinger til rådighed
tilden foresl åede transaktion, og afvise enhver transaktion, tilhvilken der ikke er bevillinger til rådighed
b) systemet skalsikre, at enhver transaktion udel ukkende varetages af
tjenestemænd, der er bemyndiget hertil, i den anvisningsberettigedes,finansinspektørens og regnskabsførerens tjenestegrene efter debestemmelser, der vedtages af hver institution i henhold til artikel 9
c) systemet skal sikre en effektiv adskillelse mellem funktionen som
anvisningsberettiget, som finansinspektør og som regnskabsfører
d) institutionen påser, at dens interne og eksterne procedurer sikrer dens
data og anvendelsen af systemet
e) institutionen sikrer systemets fysiske sikkerhed
f) hver institution kan, jf. artikel84, 87 og 89 i finansforordningen, når
den anvisningsberettigede, finansinspektøren og regnskabsføreren iforening skønner, at systemet frembyder de nødvendige garantier,beslutte at anvende data-medier i stedet for de tidligere anvendteformularer, dvs. forslag om indgåelse af forpligtelser, betalingsordrerog indtægtsordrer.
AFSNIT IV
REGLER FOR REGNSKABSFØREREN, DE UNDERORDNEDE REGN-
SKABSFØRERE OGFORSKUDSBESTYRERNE
(Finansforordningens artikel25 og 75)
Afdeling I
Generelle bestemmelser
Artikel 11
Hver institution udnævner ved begrundet afgørelse en regnskabsfører,
der skalvaretage:
— inkassering af fordringer og indtægter, betaling af udgifter samt
likviditetsstyring
— regnskabsføring samt opstilling af finansielle oversigter i overens-
stemmel se med finansforordningens artikel69 til72 og 78 til81.
Artikel 12
Institutionen kan på forslag af regnskabsføreren udnævne en eller flere
underordnede regnskabsførere. Disse er administrativt underordnet regn-skabsføreren, som fastlægger deres ansvarsområde.
Artikel 13
Regnskabsføreren udnævnes af hver institution blandt tjenestemænd i
kategori A eller B, som er statsborgere i medlemsstaterne.
De underordnede regnskabsførere udnævnes af hver institution blandt
tjenestemænd i kategori A, B eller undtagelsesvis C, som er statsborgerei medlemsstaterne.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 6
▼B
Forskudsbestyrerne, der udpeges i henhold til artikel 83, udvælges
blandt tjenestemænd i kategori A, B eller C eller om nødvendigt blandtde »øvrige ansatte« på tilsvarende niveau.
Artikel 14
Regnskabsføreren og de underordnede regnskabsførere udvælges af
institutionen på grundlag af deres særlige kvalifikationer, som erbekræftet ved eksamensbeviser eller dertil svarende faglig erfaring.
Artikel 15
Hvervet som regnskabsfører og underordnet regnskabsfører er uforene-
ligt med hvervet som anvisningsberettiget, forskudsbestyrer og finansin-spektør.
Hvervet som forskudsbestyrer er uforeneligt med hvervet som finansin-
spektør.
Artikel 16
Regnskabsføreren udøver sine særlige opgaver i henhold til bestemmel-
serne i finansforordningen.
Regnskabsføreren er navnlig garant for objektivitet i regnskabsførelsen
og ved forelæggelsen af de i finansforordningens artikel 69 til 72 og 78til 81 omhandlede finansielle oversigter.
Institutionen stiller det personale og materiel til rådighed for regnskabs-
føreren, der er nødvendigt for, at denne kan udføre sine opgaver påtilfredsstillende måde.
Inden udgifterne afholdes, sørger regnskabsføreren for, at de i finansfor-
ordningen og i denne forordning fastsatte formaliteter er overholdt, ogsikrer sig, at den frigørende kvittering er gyldig, og at der ikke fore-ligger materielle fejl.
Regnskabsføreren suspenderer betalingen og giver meddelelse om
årsagerne tilsuspensionen, når det af den foretagne kontrolfremgår, aten af de i stk. 1 til fire anførte bestemmelser ikke er overholdt.
Betalinger, der foretages, uden at finansforordningens artikel 51, stk. 3,
er overholdt, medfører disciplinært og eventuelt økonomisk ansvar forregnskabsførerne, de underordnede regnskabsførere og forskudsbesty-rerne på de betingelser, der er fastsat i artikel 22 og 86 til 89 ivedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og i ansæt-telsesvilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne, i det følgende,benævnt vedtægten.
Artikel 17
Regnskabsføreren skal ved udarbejdelsen af det foreløbige budgetfor-
slag høres om eventuelle problemer i forbindelse med forelæggelsen afbudgettet, der kan få indvirkning på vilkårene for den regnskabsmæs-sige gennemførelse af budgettet.
Afdeling II
Regnskabsførelse og opstilling af finansielle oversigter
Artikel 18
1. I henhold til finansforordningens artikel 25, stk. 4, opstiller regn-
skabsføreren de periodiske oversigter, forvaltningsregnskabet ogbalancen for den institution, han henhører under. Med henblik herpåfører han regnskab over alle regnskabsårets transaktioner og foretagerregnskabsafslutningen.
2. De finansielle oversigter forelægges finansinspektøren efter artikel
79 og 81 i finansforordningen og vedtages derefter endeligt af instituti-onen.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 7
▼B
3. Hvis regnskabsføreren fratræder sit hverv, opstilles der et midlerti-digt regnskab pr. sidste dag i den måned, hvor regnskabsføreren erfratrådt.
Den fratrædende og den nye regnskabsfører godkender det midlertidige
regnskab med deres underskrift.
Artikel 19
De øvrige institutioner sender senest den 1. marts Kommissionen deres
forvaltningsregnskab og balance, samt ethvert dokument og enhveroplysning, der er relevant for konsolideringen af regnskaberne.
Artikel 20
Kommissionens regnskabsfører centraliserer alle nødvendige oplys-
ninger og opstiller De Europæiske Fællesskabers konsoliderede forvalt-ningsregnskab og balance, således at Kommissionen kan vedtage demog sende dem tilEuropa-Parl amentet, Rådet og Revisionsretten senestden 1. maj.
Artikel 21
Efter at Kommissionens regnskabsfører har hørt de øvrige institutioners
regnskabsførere:
— fastlægger Kommissionen de regnskabsmetoder, der skal gælde for
alle institutionerne
— fastlægger og ajourfører den strukturen i institutionernes regnskabs-
kontoplan
— harmoniserer den opstillingen af balancerne.
Kommissionen begrunder og forklarer i noterne til balancen alle
ændringer i regnskabsmetoderne.
Afdeling III
Likviditetsstyring
Artikel 22
I henhol d tilfinansforordningens artikel25, stk. 1, er regnskabsføreren
ansvarlig for inkassering af indtægter og betaling af udgifter, og hanvaretager den dertilhørende l ikviditetsstyring.
Institutionen åbner de nødvendige konti i pengeinstitutter eller lader
dem åbne efter at have forhandlet om vilkårene for deres funktion ioverensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvalt-ning. Funktionsvilkårene for kontiene undersøges regelmæssigt oggenforhandles om nødvendigt; finansinspektøren fører tilsyn hermed.
Kommissionens regnskabsfører harmoniserer funktionsvilkårene for de
konti, der er åbnet af de forskellige institutioner, efter høring af deøvrige institutioners regnskabsførere.
Artikel 23
Regnskabsføreren varetager likviditetsstyringen i den institution, han
henhører under, giver anvisning om overførsler mellem konti åbnet ipengeinstitutter og foretager valutavekslinger på en sådan måde, at derikke forekommer nogen debetsaldo på disse konti.
Overførsler mellem konti i pengeinstitutter sker inden for rammerne af
de disponible midler.
Artikel 24
Kommissionens regnskabsfører fordeler de i medlemsstaternes stats-
kasser og centralbanker disponible midler blandt medlemsstaterne ioverensstemmelse med artikel 12 i forordning (EØF, Euratom) nr. 1552/89.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 8
▼B
Artikel 25
Regnskabsføreren bringer med regelmæssige mellemrum overensstem-
melse mellem de konti, der er åbnet i pengeinstitutterne, og regnska-berne, samt kontrollerer, at de forhandlede funktionsvilkår anvendeskorrekt.
Artikel 26
Regnskabsføreren overfører midler til forskudsforvaltningerne og sørger
for den finansielle opfølgning af dem.
Artikel 27
Kommissionens regnskabsfører fastsætter efter artikel1 ecu-kursen i
forhold til hver af de valutaer, som institutionerne anvender vedgennemførelsen af budgettet.
Afdeling IV
Forsikring
Artikel 28
Regnskabsføreren, de underordnede regnskabsførere og forskudsbesty-
rerne forsikrer sig gennem institutionen mod den finansielle risiko, somer en følge af deres hverv.
Artikel 29
Forsikringspræmierne betales direkte til forsikringsselskabet af instituti-
onen.
Artikel 30
Uden at dette berører:
— artikel86 til89 i vedtægten
— artikel75 i finansforordningen, og— institutionens rekurs over for tredjemand
påtager institutionen sig i henhold til EF-traktatens artikel 215, stk. 2, de
risici og de underskud, som ikke dækkes af forsikringsselskaberne, i detomfang indeståendet på den garantikonto, der er oprettet i den ansvar-lige tjenestemands navn, ikke er tilstrækkeligt til at dække under-skuddet.
Afdeling V
Særlig godtgørelse og garantikonto
Artikel 31
Den særlige godtgørelse i henhold til finansforordningens artikel 75,
stk. 4, udgør månedligt:
—►
M1131◄ECU for regnskabsførere
—►M187◄ECU for underordnede regnskabsførere
—►M144◄ECU for forskudsbestyrere, der forvalter beløb på
mindst►M13 600◄ECU i en periode på mindst 30 fortløbende
dage.
Godtgørelsen udtrykkes i ecu, og det tilsvarende beløb krediteres i ecu
den garantikonto, der er omhandlet i artikel 32.
Artikel 32
Der oprettes i institutionens almindelige regnskab en garantikonto i hver
af de pågældende ansattes navn. Efter anmodning fra den enkelte insti-tution kan denne konto føres centralt i Kommissionens almindeligeregnskab. Kontoen krediteres regelmæssigt med den i artikel 31omhandlede månedlige godtgørelse samt med en årlig rente svarende til
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 9
▼B
det årlige gennemsnit af de månedlige satser, som Den Europæiske
Fond for Monetært Samarbejde anvender på sine transaktioner i ecu (1).
Den debiteres for underskud, som den pågældende erklæres ansvarlig
for af den institution, der har udnævnt ham, i det omfang sådanneunderskud ikke er blevet dækket af forsikringsselskabernes erstatning.
Artikel 33
1. Garantikontoens kreditsaldo udbetales til den pågældende eller til
dem, der indtræder i hans rettigheder, efter ophøret af hans hverv somregnskabsfører eller underordnet regnskabsfører, efter afgørelse truffetaf de i finansforordningens artikel22 nævnte myndigheder og medde-lelser af den i finansforordningens artikel 77 omtalte decharge pågrundlag af en positiv udtalelse fra regnskabsføreren, undtagen hvadham selv angår, og fra finansinspektøren.
2. For forskudsbestyrernes vedkommende udbetales garantikontoens
kreditsaldo til de pågældende eller til dem, der indtræder i deres rettig-heder, efter ophøret af deres hverv, efter regnskabsførens og denkompetente anvisningsberettigedes godkendelse og kontrol og efterpositiv udtalelse fra finansinspektøren.
3. Udbetalinger efter stk. 1 og 2 finder udelukkende sted efter
skriftlig instruks fra chefen for det generaldirektorat eller den admini-strative enhed, regnskabsføreren tilhører.
AFSNIT V
REGLER FOR FINANSINSPEKTØREN OG DE UNDERORDNEDE
FINANSINSPEKTØRER
(Finansforordningens artikel24)
Artikel 34
Hver institution udnævner ved begrundet afgørelse en finansinspektør,
der skal føre kontrol med indgåelsen af forpligtelser og anvisningen iforbindelse med alle udgifter samt med alle indtægter, som skal opførespå Fællesskabernes budget, og for hvilke institutionen er anvisningsbe-rettiget.
Artikel 35
Institutionen kan udnævne en eller flere underordnede finansinspektører.
Disse er tjenstligt underlagt finansinspektøren, som bestemmer, hvilkebeføjelser der skal tillægges dem. Inden for rammerne af disse befø-jelser er de ansvarlige for de påtegninger, som de giver.
Artikel 36
Finansinspektøren og de underordnede finansinspektører skalaf institu-
tionen vælges blandt statsborgere i medlemsstaterne på grundlag afderes særlige kvalifikationer.
Artikel 37
Institutionen stiller det nødvendige personale og materiel til rådighed
for finansinspektøren, så han kan udføre sin kontrolfunktion på tilfreds-tillende måde.
Artikel 38
Alle beslutninger, hvorved finansinspektøren eller de underordnede
finansinspektører meddeler fuldmagter og underfuldmagter, skal være ioverensstemmelse med artikel 6, 7 og 8.
(1) Satsen offentliggøres hver måned i C-nummeret i De Europæiske Fælless-
kabers Tidende .
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 10
▼B
Artikel 39
Finansinspektøren er fuldstændig uafhængig ved udøvelsen af sine
kontrolfunktioner og er kun ansvarlig over for institutionen. Han kanhverken pålægges instrukser eller begrænsninger for så vidt angårudøvelsen af de funktioner, som ved hans udnævnelse overdrages ham imedfør af finansforordningens bestemmelser.
Disse bestemmelser gælder også for de underordnede finansinspektører
inden for grænserne af den fuldmagt, de har fået meddelt af deresoverordnede, finansinspektøren.
Artikel 40
Finansinspektøren kan til enhver tid og om alle spørgsmål, der har
finansielle virkninger, herunder anvendelsen af bestemmelserne i finans-forordningens artikel2, afgive rapporter tilinstitutionen.
Institutionen fremsender efter anmodning sådanne rapporter tilEuropa-
Parlamentet og Revisionsretten, undtagen hvis den finder dem fortro-lige.
Artikel 41
Finansinspektøren og de underordnede finansinspektører har adgang til
alle bilag samt alle andre dokumenter vedrørende udgifter og indtægter,som skal kontrolleres. De kan foretage kontrol på stedet.
Artikel 42
Finansinspektøren og de underordnede finansinspektører kan kun stilles
disciplinært og eventuelt økonomisk til ansvar efter finansforordningensartikel74 af institutionen sel v og efter stk. 2 til5.
Institutionen træffer begrundet afgørelse om at indlede en undersøgelse.
Denne afgørelse meddeles den pågældende og, hvis denne er en under-ordnet finansinspektør, finansinspektøren. Institutionen kan — under siteget direkte ansvar — overdrage undersøgelsen til en eller flere tjene-stemænd, der er indplaceret i samme eller i en højere lønklasse end denpågældende, og som ikke udøver funktioner som finansinspektør, anvis-ningsberettiget eller regnskabsfører. Ved denne undersøgelse skal denpågældende og, hvis det drejer sig om en underordnet finansinspektør,finansinspektøren høres.
Undersøgelsesrapporten fremsendes til den pågældende og, hvis det
drejer sig om en underordnet finansinspektør, tilfinansinspektøren.Derefter høres den pågældende af institutionen angående denne rapport.
På grundlag af rapporten og høringen træffer institutionen enten
begrundet afgørelse om frifindelse af den pågældende eller en begrundetafgørel se i henhol d tilvedtægtens artikel22 og 86 til89. Afgørel ser omdisciplinære og/eller økonomiske sanktioner meddeles den pågældendeog fremsendes tilorientering tilde øvrige institutioner, tilRevisions-retten og, hvis det drejer sig om en underordnet finansinspektør, tilfinansinspektøren.
Den pågældende kan på de i vedtægten fastsatte betingelser indbringe
ovennævnte afgørelser for Domstolen.
Artikel 43
Uden at klageadgangen i henhold til vedtægten i øvrigt berøres, har
finansinspektøren og de underordnede finansinspektører mulighed for atindbringe enhver akt vedrørende udøvelsen af deres kontrolfunktion forDomstolen. Indbringelsen skal ske senest tre måneder efter datoen formeddelelsen af den pågældende akt.
Bestemmelserne i stk. 1 anvendes på sager indbragt af institutionen mod
dennes finansinspektør eller underordnede finansinspektører.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 11
▼B
Sagen behandles og pådømmes efter vedtægtens artikel 91, stk. 5.
AFSNIT VI
INKASSERINGAF FORDRING ER
(Finansforordningens artikel28 og 29)
Artikel 44
I henhold til bestemmelserne i finansforordningens artikel 28, stk. 1,
udfærdiger den kompetente anvisningsberettigede et fordringsoverslagfor enhver foranstaltning, der kan afføde eller ændre en fordring forFællesskaberne. Selv om det dokument eller den afgørelse, der afføderen fremtidig fordring, endnu ikke gør det muligt at fastlægge fordrin-gens størrelse eller forfaldsdato, udfærdiges der alligevel et fordrings-overslag, så vidt muligt med angivelse af anslåede beløb og den forven-tede forfaldsdato.
Overslaget tilsendes finansinspektøren til påtegning og regnskabsføreren
tilpromemoriaregistrering af fordringen.
Artikel 45
1. I henhold til bestemmelserne i finansforordningens artikel 28, stk.
2, udfærdiger den kompetente anvisningsberettigede omgående enindtægtsordre for enhver konstateret fordring.
Indtægtsordren forelægges finansinspektøren til påtegning og sendes til
regnskabsføreren til registrering. Den skal bl.a. indeholde oplysning omforfaldsdatoen.
2. Med henblik på inkassering opfordrer regnskabsføreren debitor til
at indbetale det skyldige beløb på den fastsatte dato.
3. Ved den faktiske inkassering udfærdiger regnskabsføreren et
indtægtsbilag, som bogføres. Regnskabsføreren underretter den anvis-ningsberettigede og finansinspektøren om inkasseringen.
4. Er en fordring ikke inkasseret ved betalingsfristens udløb, tager
regnskabsføreren skridt tilat iværksætte inkasseringsproceduren, even-tuelt ad rettens vej.
5. Skalen fordring inkasseres i successive rater enten i et enkel t
regnskabsår eller over flere regnskabsår, registreres hele fordringen, såsnart den er konstateret, på grundlag af en indtægtsordre.
Artikel 46
Foreløbige fastlæggelser i henhold til finansforordningens artikel 28 er
strengt begrænset till øbende indtægter.
Individuelle inkasseringer, der er genstand for foreløbige fastlæggelser,
skal derfor ikke enkeltvis forelægges finansinspektøren til påtegning.
Inden regnskabsårets afslutning skal den anvisningsberettigede fore-
lægge finansinspektøren ændringerne i de foreløbige fastlæggelser tilpåtegning, således at de bringes i overensstemmelse med de faktiskekonstatererde fordringer.
Artikel 47
I overensstemmelse med artikel 45, stk. 3, underrettes den anvisningsbe-
rettigede og finansinspektøren snareset om enhver inkassering. Hvis denpågældende inkassering ikke sker på grundlag af en indtægtsordreudfærdiget i overensstemmelse med artikel 45, krediteres det pågæl-dende beløb omgående en interimskonto i det almindelige regnskab, ogden kompetente anvisningsberettigede anmodes om at tage skridt tilatkonstatere fordringen og udfærdige den manglende indtægtsordre medhenblik på kontering. Hvis det viser sig, at en sådan interimskonto erblevet krediteret et fejlagtigt oppebåret beløb, tilbagebetales dettesnarest.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 12
▼B
Artikel 48
Overslag og indtægtsordrer registreres særskilt i regnskabet og numme-
reres kronologisk, således at det for alle institutionens fordringer ermuligt at konstatere:
— hvilke trufne foranstaltninger, der kan afføde en fordring
— størrelsen af de udestående fordringer— disse fordringers forfaldsdato— hvilke fordringer, der er inkasseret— hvilke fordringer, der endnu skal inkasseres, sammen med de skridt
der er taget i så henseende.
Artikel 49
Regnskabet opstilles på en sådan måde, at finansinspektøren til enhver
tid kan kontrollere, at fordringsoverslagene og indtægtsordrerne erkorrekt registreret, og udføre de opgaver, der påhviler ham i henhold tilfinansforordningens artikel29, stk. 3.
Artikel 50
I henhol d tilfinansforordningens artikel29, stk. 2, skalethvert forsl ag
fra den anvisningsberettigede om at opgive at inddrive en konstateretfordring bl.a. indeholde oplysning om debitor, indtægtens art, anslåedestørrelse og kontering, samt om begrundelsen for det foreslåede bort-fald.
Hvis institutionens øverste myndighed ser bort fra, at finansinspektøren
har afslået at påtegne forslaget, sendes afgørelsen herom til den anvis-ningsberettigede, som returnerer forslaget om opgivelse af fordringensamt afgørelsen til finansinspektøren. Forslaget og afgørelsen om at sebort fra afslaget registreres i overensstemmelse med finansforordnin-gens artikel28, stk. 2, første afsnit.
AFSNIT VII
FORPLIGTELSE TIL AFHOLDELSE AF UDGIFTER
(Finansforordningens artikel36)
Artikel 51
Før der træffes en foranstaltning med udgiftsvirkning, skal den kompe-
tente anvisningsberettigede forelægge finansinspektøren et forslag omindgåelse af en udgiftsforpligtelse. Den anvisningsberettigede skal påforhånd sikre sig, at foranstaltningen er i overensstemmelse med prin-cipperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, herunder navnlig fortilbageholdenhed og omkostningseffektivitet, jf. finansforordningensartikel 2. Forslaget udarbejdes i princippet på grundlag af en formular,som skalvedtages af den anvisningsberettigede, regnskabsføreren ogfinansinspektøren i forening. Forslaget om indgåelse af en udgiftsfor-pligtelse skal indeholde de i finansforordningens artikel 37 nævnteoplysninger.
Artikel 52
Institutionens udkast til generelle afgørelser, der medfører en udgiftsfor-
pligtelse over for tredjemand, betragtes som foranstaltninger medudgiftsvirkning, uden at en ny afgørelse dog er nødvendig.
Artikel 53
I tilfælde af, at institutionen forud for indgåelse af en udgiftsforpligtelse
skal træffe principbeslutning herom, forelægges udkastet til den pågæl-dende principbeslutning i forvejen finansinspektøren til påtegning,ledsaget af et tilsvarende forpligtelsesforslag.
Så snart institutionen har godkendt udkastet til beslutning, forelægges
det tilsvarende forpligtelsesforslag finansinspektøren til forudgåendepåtegning.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 13
▼B
Hvis institutionen ikke godkender udkastet til beslutning eller nedsætter
de foreslåede udgiftsbeløb, annulleres forpligtelesforslaget, eller deterstattes i givet fald af et til nedsættelsen svarende forpligtelsesforslag,der forelægges finansinspektøren til forudgående påtegning.
Artikel 54
Foreløbige udgiftsforpligtelser efter finansforordningens artikel 36, stk.
1, er strengt begrænset til løbende udgifter. Individuelle forpligtelser,som er omfattet af sådanne foreløbige forpligtelser, skal ikke enkeltvisforelægges finansinspektøren til påtegning.
Når der er tale om foreløbige forpligtelser, skal den anvisningsberetti-
gede på eget ansvar kontrollere, at de individuelle forpligtelser ikkeoverstiger den foreløbige forpligtelse, som de er dækket af.
I forbindelse med disse foreløbige forpligtelser kan der kun ske automa-
tisk fremførsel af bevillinger på de i finansforordningens artikel 7fastsatte vilkår i det omfang, de ved udgangen af regnskabsåret svarer tilfinansielle forpligtelser, som faktisk er blevet indgået før de i finansfor-ordningen fastsatte datoer.
Som løbende udgifter betragtes udgifter til administration, der fore-
kommer flere gange i løbet af et regnskabsår, som f.eks.:
— personaleudgifter (lønninger og forskellige former for godtgørelse,
ansættelsesudgifter mv.)
— udgifter tiltjenesterejser— repræsentationsudgifter— mødeudgifter— free lance-tolke— udveksling af tjenestemænd— husleje— diverse forsikringer— rengøring og vedligeholdelse— lejeudgifter— telekommunikation— vand, gas, elektricitet— regelmæssige udgivelser (tidsskrifter o.l.)— abonnementer.
Artikel 55
Kan udgifterne tilvisse foranstal tninger med udgiftsvirkning endnu ikke
beregnes nøjagtigt på det tidspunkt, hvor forpligtelsesforslaget vedrø-rende den pågældende udgift forelægges finansinspektøren og meddelesregnskabsføreren, skal den anvisningsberettigede lave et overslag overden forventede udgift og i sit forpligtelsesforslag anføre de elementer,der ligger til grund for overslaget.
Artikel 56
Alle forpligtelsesforslag skal forelægges finansinspektøren så betids, at
han kan tage stilling hertil og fremsætte de bemærkninger, han måttefinde nødvendige, således at der kan tages hensyn hertil.
Artikel 57
Forpligtelsesforslag skal, jf. dog gennemførelsen af finansforordningens
artikel 23, være ledsaget af alle bilag og efter omstændighederne af alleandre dokumenter og oplysninger, som er nødvendige for at finansin-spektøren kan fastslå de i finansforordningens artikel 38, stk. 1,omhandlede forhold.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 14
▼B
AFSNIT VIII
REGISTRERING AF FORSLAGENE OM INDGÅELSE AF UDGIFTS-
FORPLIGTELSER EFTER FINANSINSPEKTØRENS PÅTEGNING
(Finansforordningens artikel37)
Artikel 58
Forpligtelsesforslagene registreres i institutionens regnskab. Registre-
ringen skalforetages på en sådan måde, at det for hver budgetpost fordet enkelte regnskabsår til enhver tid er muligt at få et overblik over:
1) de disponible forpligtelser2) de indgåede forpligtelser3) foretagne betalinger i forbindelse med sådanne forpligtelser4) restbeløbet for uindfriede forpligtelser.
Registreringen skal ligeledes gøre det muligt til enhver tid at få et
overblik over:
1) de oprindelige forpligtelser, eventuelt forøget med supplerende
forpligtelser
2) betalingerne i forbindelse med disse forpligtelser i tidligere regn-
skabsår
3) restbeløbet for uindfriede forpligtelser ved regnskabsårets begyn-
delse
4) betalingerne i løbet af regnskabsåret5) endnu uindfriede forpligtelser.
På samme måde registreres de samlede foreløbige forpligtelser efter
finansforordningens artikel99.
Artikel 59
Regnskabet skal opstilles således, at finansinspektøren kan kontrollere,
at udgiftsforpligtelserne og betalingerne er korrekt registreret.
AFSNIT IX
PÅTEGNING AF FORSLAGENE OM INDGÅELSE AF UDGIFTSFOR-
PLIGTELSER
(Finansforordningens artikel38)
Artikel 60
Med forbehold af artikel 10 og 61 sker påtegningen ved, at finansin-
spektøren, en underordnet finansinspektør eller en ansat, der harmodtaget fuldmagt eller underfuldmagt, jf. artikel 38, forsyner forplig-telsesforslaget med sin underskrift, og dette stemples med angivelse afdatoen.
Artikel 61
I nødsfald kan påtegningen gives ved notat, telex eller ethvert andet
middel, som utvetydigt viser, at det pågældende forpligtelsesforslag erblevet påtegnet.
Artikel 62
Hvis institutionens øverste myndighed efter finansforordningens artikel
39 ser bort fra, at finansinspektøren har afslået at give sin påtegning,sendes afgørelsen herom til den anvisningsberettigede, som returnerereforpligtelsesforslaget til finansinspektøren sammen med afgørelsen.Forpligtelsesforslaget og afgørelsen registreres i overensstemmelse medfinansforordningens artikel37.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 15
▼B
Artikel 63
Artikel 60, 61 og 62 finder også anvendelse på de samlede foreløbige
forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 99.
Artikel 64
Finder finansinspektøren de i finansforordningens artikel28, stk. 2,
artikel 37, 41 og 45 omtalte bilag, som er nærmere beskrevet i nærvæ-rende forordnings artikel 65 til 73, utilstrækkelige eller ufuldstændige,udsætter han sin påtegning og returnerer forslaget til den anvisningsbe-rettigede med nøje angivelse af de ønskede bevisligheder.
AFSNIT X
BILAG
(Finansforordningens artikel28, stk. 2, artikel37, 41 og 45)
Afdeling I
Inkassering af fordringer
Artikel 65
Som bilag til støtte for indtægtsordrer betragtes: den afgørelse eller det
dokument, der har affødt fordringen, ledsaget af ethvert dokument, dergiver mulighed for at kontrollere fordringens art, beregningen afbeløbet, forfaldsdatoen samt debitors identitet, f.eks.:
a) for så vidt angår de egne indtægter (
1)
— for told, landbrugsafgifter og sukkerafgifter: medlemsstaternes
regnskabsopgørelser i henhold til gennemførelsesforordnin-gerne (
2)
— for indtægter fra moms og BNI: budgettet for det regnskabsår
(regnskabsår n), for hvilket beløbet fastlægges, samt for derespektive saldi (regnskabsår n), for hvilket beløbet fastlægges,samt for de respektive saldi (regnskabsår n+1 og følgende), deforskellige opgørelser, sammenfattende dokumenter og konto-udtog, der er omhandlet i gennemførelsesforordningerne (
2)
b) for så vidt angår de forskellige andre indtægter: den grundlæggende
retsakt, beslutning, afgørelse, kontrakt eller aftale, hvorvedfordringen er opstået, samt de bilag, hvori der redegøres for alleelementer, der indgår i beregningen.
Afdeling II
Afholdelse af udgifter
Artikel 66
For så vidt angår forslag om indgåelse af udgiftsforpligtelser, betragtes
udkast til akter, der forpligter institutionen, som bilag, f.eks.:
a) i forbindelse med kontraktlig indfrielse af udgifter:
udkast til aftale, kontrakt, ordreseddel eller andre bilag af lignende
art, for indkøbsaftalers vedkommende eventuelt ledsaget afmodtagne tilbud, begrundelsen for underhåndsaftalen og i givet faldudtalelsen fra Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler, i detfølgende benævnt CCAM
b) i forbindelse med autonom tildeling af støtte:
— for tildeling af finansiel støtte fra de forskellige fonde eller
tilsvarende foranstaltninger: de dokumenter, der i givet fald
(1) Rådets afgørelse 88/376/EØF, Euratom (EFT nr. L 185 af 15. 7. 1988, s.
24).
(2) Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 1552/89. — Rådets forordning
(EØF, Euratom) nr. 1553/89 (EFT nr. L 155 af 7. 6. 1989, s. 9).
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 16
▼B
kræves i de tilhørende grundforordninger samt udkast til beslut-
ninger om ydelse af støtte
— for tilskud i almindelighed:
— modtagerens anmodning, i givet fald ledsaget af en beretning
om anvendelsen af tidligere bevilgede tilskud
— begrundelsen for det tildelte beløb— udkastet til den skriftlige aftale eller andre lignende bilag— budgetoverslaget for den foranstaltning, for hvilken ansøg-
ningen om tilskud er indgivet, eller et tilsvarende dokument.
Afdeling III
Fastsættelse og betaling af udgifter
Artikel 67
Som bilag for leverancer i almindelighed betragtes navnlig leverandø-
rens faktura, eventuelt ledsaget af et eksemplar af det dokument, somligger til grund for Fællesskabets forpligtelse (f.eks.: ordreseddel ellerkontrakt).
I alle tilfælde skal det af leverandøren udfærdigede dokument angive:
— leverancernes art og mængde, i påkommende tilfælde med en
beskrivelse af de dermed forbundne tjenesteydelser
— prisen pr. enhed og den samlede pris— skatte- og afgiftsfritagelser; i givet fald en angivelse af de beløb i
skatter, afgifter og told på leverancen, som er inkluderet i prisen.
Dette dokument eller et bilag hertil skal desuden være forsynet med en
påtegning fra den anvisningsberettigede eller den af ham bemyndigedeperson om:
— at leverancen er behørigt modtaget med angivelse af dato og sted
herfor
— at leverancen er opført på fortegnelsen, hvis dette kræves— at alle elementer på fakturaen er kontrolleret— at der foreligger en udtalelse fra CCAM, hvis en sådan kræves.
Artikel 68
For så vidt angår tjenesteydelser, betragtes navnlig leverandørens
faktura (eller nota) som bilag.
Fakturaen (eller notaen) skal:
— indeholde oplysninger om tjenesteydelsens art, eventuel pris pr.
enhed, den samlede pris, skatte- og afgiftsfritagelse eller, så vidtmuligt, de beløb i skatter og afgifter på tjenesteydelsen, som erinkluderet i prisen
— bære påtegningen »bon à payer« (»kan betales«), med den anvis-
ningsberettigedes eller den af ham bemyndige persons underskrift,hvorved det attesteres, at tjenesteydelsen er behørigt leveret, og atalle elementer på fakturaen (eller notaen) er kontrolleret.
Artikel 69
1. For så vidt angår undersøgelses- og forskningskontrakter,
betragtes følgende som bilag:
a) et eksemplar af kontrakten og eventuelle tillægskontrakter, som skal
vedlægges den første betalingsfuldmagt
b) ethvert dokument, som ifølge kontrakternes finansielle bestemmelser
kan tjene som dokumentation for betalingerne (betalingsanmod-ninger fra kontrahenten, fakturaer anvisninger fra forvaltningsudvalgi tilfælde af associeringskontrakter samt ethvert andet dokument, derdokumenterer udgifterne). Den sidste betaling skal være ledsaget afet dokument med attestationen »tjenesteydelsen leveret« (»servicefait«) udfærdiget af den anvisningsberettigede.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 17
▼B
2. For så vidt angår beslutninger om tildeling af finansiel støtte fra deforskellige fonde eller tilsvarende foranstaltninger, betragtes følgendesom bilag:
a) et eksemplar af beslutningen, der skal vedlægges den første beta-
lingsfuldmagt
b) ethvert dokument, som ifølge de finansielle bestemmelser i grundfor-
ordningerne og i beslutningerne om tildeling af finansiel støtte kantjene som dokumentation for betalingerne (betalingsanmodning, atte-station for arbejdets påbegyndelse, situationsrapporter o.l.) Densidste betaling skal være ledsaget af et dokument med attestation forprogrammets eller projektets fuldførelse samt en opgørelse over deudgifter, der faktisk er afholdt til det pågældende program ellerprojekt.
3. For så vidt angår de i artikel 66, litra b), andet led, omhandlede
tilskud, betragtes følgende som bilag:
a) et eksemplar af beslutningen om ydelse af tilskuddet
b) modtagerens skriftlige accept af Fællesskabets kontrol, jf. finansfor-
ordningens artikel 87, og — hvis tilskuddets størrelse gør det beret-tiget — forelæggelse af en rapport om projektets gennemførelse oganvendelsen af de modtagne midler.
Artikel 70
For så vidt angår personaleudgifter, betragtes følgende som bilag:
a) for den månedlige løn:
— den fuldstændige liste over personalet med angivelse af alle
elementer af vederlaget. Denne liste vedlægges betalingsordren
— en formular (skema vedrørende personlige oplysninger), som
viser enhver ændring af ethvert element i vederlaget. Formularenudarbejdes på grundlag af de beslutninger, der træffes i hvertenkelt tilfælde
— hvis det drejer sig om ansættelser eller udnævnelser, skal fastsæt-
telsen af den første løn ledsages af en bekræftet kopi af beslut-ningen om ansættelse eller udnævnelse
b) for øvrige vederlag (time- eller daglønnet personale):
en af den anvisningsberettigede udarbejdet opgørelse, som viser
tilstedeværelsen i dage og timer
c) for overarbejde:
en af den dertilbeføjede tjenestemand underskrevet opgørel se, som
attesterer det overarbejde, den ansatte har udført
d) for udgifter i forbindelse med tjenesterejser:
— ordren om tjenesterejse behørigt underskrevet af den kompetente
myndighed
— »afregning for tjenesterejse« (»ordre de mission«) med angivelse
af bl.a. tjenesterejsens mål, dato og tidspunkt for afgang ogankomst til målet, befordringsudgifter, opholdsudgifter og øvrigebehørigt godkendte udgifter i henhold til dokumentation; afreg-ningen underskrives af den, som har foretaget tjenesterejsen, ogden dertilbeful dmægtigede overordnede myndighed
e) for andre personaleudgifter:
de bilag, som refererer til den afgørelse, der danner hjemmel for
udgiften, og som indeholder alle elementer i beregningen.
Artikel 71
For enhver forpligtelse, der indfries ved ratevis betaling, ledsages den
første betalingsordre af en bekræftet kopi af kontrakten eller beslut-ningen om tildeling af finansiel støtte. På de øvrige betalingsordrerhenvises der tildette dokument og de(n) foregående betal ing(er).
Ved udfærdigelsen af den sidste betalingsordre skal den anvisningsbe-
rettigede attestere, at den pågældende foranstaltning er afsluttet, således
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 18
▼B
at de regnskabsmæssige konsekvenser heraf kan drages, i givet fald medbortfald af indgåede, men endnu ikke indfriede forpligtelser til følge.
Når der i henhold til finansforordningens artikel 1, stk. 7, er fastsat en
frist, skaldet i regnskabet være mul igt at finde frem tilog uddrage deforpligtelser, der ikke er endeligt indfriet en måned inden den pågæl-dende dato. De anvisningsberettigede skalherefter forberede forsl agettil bortfald af den ikke indfriede forpligtelse, eller, hvis betingelserne iartikel 1, stk. 7, er opfyldt, fremlægge et forslag om ændring af denoprindelige forpligtelse, ledsaget af den relevante begrundelse herfor.
Artikel 72
Er flere betalinger baseret på et enkelt bilag, skal der i alle betalingsord-
rerne henvises til det oprindelige bilag og til nummeret på den beta-lingsordre, det ledsager.
Artikel 73
Undtagen i de i artikel 65 til 72 nævnte tilfælde kan den anvisningsbe-
rettigede, hvis et originalt bilag ikke kan fremlægges, erstatte dette meden bekræftet kopi, og han skal i så fald angive årsagen til, at originalenikke har kunnet fremlægges, og attestere, at betaling ikke har fundetsted.
AFSNIT XI
YDELSE AF FORSKUD
(Finansforordningens artikel46)
Artikel 74
Ud over forskud i henhold til vedtægten eller en bestemmelse i en
forskrift kan den anvisningsberettigede udbetale forskud til dækning afudgifter, som en tjenestemand eller anden ansat skal afholde for sininstitutions regning. Disse udgifter, som i almindelighed henhører underpersonale- og driftsudgifter, kan være foranlediget af særlige opgaver,eller der kan være tale om forventede udgifter af endnu ukendt art ellerstørrelse.
Artikel 75
Ydelsen af sådanne forskud og udpegelsen af den pågældende tjeneste-
mand eller ansatte sker — på forslag af den anvisningsberettigede ogefter pågtegning af finansinspektøren og positiv udtalelse fra regnskabs-føreren — på grundlag af en af de i finansforordningens artikel 22omhandlede myndigheder truffet beslutning, som fastsætter forskuddetsstørrelse og varigheden af den periode, hvori det kan anvendes.
Hvis arten af en udgift er fastslået med tilstrækkelig sikkerhed, er
enhver udbetaling af forskud betinget af, at der forinden er udarbejdet etforslag om indgåelse af udgiftsforpligtelser herfor.
Artikel 76
Den udpegede tjenestemand eller ansatte er ansvarlig for de midler, der
stilles til hans rådighed, og skal træffe de nødvendige foranstaltninger tilat sikre disse.
Senest ti dage efter gennemførelsen af den opgave, hvortil forskuddet
var ydet, forelægger den pågældende regnskabsføreren en detaljeretredegørelse for anvendelsen af forskuddet og tilbagebetaler et eventueltrestbeløb.
Senest seks uger efter samme dato afvikler den anvisningsberettigede
forskuddet med henblik på at kunne afslutte den interimskonto, somblev oprettet ved ydelsen.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 19
▼B
AFSNIT XII
BANK- OGPOSTG IROKONTI
(Finansforordningens artikel53)
Artikel 77
For at gennemføre finansielle transaktioner kan institutionen åbne bank-
og/eller postgirokonti i medlemsstaterne og eventuelt i tredjelande.
Artikel 78
Institutionen kan ligeledes være indehaver af konti i hver medlemsstats
seddelbank eller det dér autoriserede pengeinstitut.
Artikel 79
Institutionen meddeler alle pengeinstitutter, hvor den har åbnet konti,
navnene på og underskriftsprøver fra de ansatte, som er udpeget af denog er beføjet til at åbne konti og disponere over disse, tillige medeventuelle maksimumsbeløb, som hver enkelt befuldmægtiget må hæve.
Artikel 80
For at der kan disponeres over kontiene, kræves det, at to behørigt
befuldmægtigede ansatte underskriver i fællesskab, hvoraf den ene skalvære regnskabsføreren, en underordnet regnskabsfører eller en forskuds-bestyrer.
Med henblik på gennemførelse af finansforordningens artikel 53
udpeger institutionen de ansatte, som er bemyndiget tilat underskrivechecks samt postgiro- og bankoverførsler.
Inden de pågældende ansatte skriver under, skal de sikre sig, at der er
overensstemmelse mellem betalingsordrerne og checkene og postgiro-og bankoverførslerne.
Artikel 81
Som hovedregelskalbetal ing af:
— tjenestemænds og øvrige ansattes månedlige vederlag
— udgifter til leverancer eller tjenesteydelser på mere end
►
M1400◄ECU
ske pr. check eller pr. postgiro- eller bankoverførsel.
AFSNIT XIII
FORSKUDSFORVALTNING
(Finansforordningens artikel54)
Artikel 82
Der kan oprettes forskudsforvaltninger, når betalingen af visse udgifter
som følge af disses art eller særligt hastende karakter ikke kan foretagespå grundlag af en betalingsordre, der er underskrevet af den anvisnings-berettigede og påtegnet af finansinspektøren. Uanset finansforordningenartikel 40 og 51 kan forskudsbestyreren foreløbig fastsætte og betaleudgifter under forbehold af senere anvendelse af finansforordningensartikel40, 41, 44, 45, 47 og 50.
Beslutning om oprettelse af forskudsforvaltninger og om væsentlige
ændringer i vilkårene for disses funktion træffes af de i finansforordnin-gens artikel22 nævnte myndigheder på behørigt begrundet forsl ag afden anvisningsberettigede og efter positiv udtalelse fra regnskabsførerenog finansinspektøren.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 20
▼B
Artikel 83
Beslutning om udnævnelse af en forskudsbestyrer træffes af de i finans-
forordningens artikel22 nævnte myndigheder på forsl ag af den anvis-ningsberettigede og efter positiv udtalelse fra regnskabsføreren.
I denne beslutning påmindes der om forskudsbestyrerens ansvar.
Artikel 84
De i artikel 82 og 83 omhandlede beslutninger meddeles de anvisnings-
berettigede, finansinspektøren, regnskabsføreren og Revisionsretten.
Artikel 85
1. Beslutningen om oprettelse af en forskudsforvaltning indeholder
bl.a. bestemmelser vedrørende:
a) formålet med og maksimumsbeløbet for de forskud, der kan bevilges
b) eventuel åbning af en bankkonto og/eller en postgirokonto i den
pågældende institutions navn
c) arten af og maksimumsbeløbet for hver udgift, som kan betales uden
forudgående tilladelse
d) hyppigheden af og fremgangsmåden for fremlæggelse af bilag
e) en eventuelgenoprettel se af forskuddet
f) den frist, inden for hvilken forskudsforvaltningens transaktioner skal
være afviklet.
2. Betalinger må kun foretages på grundlag af og inden for rammerne
af forudgående forpligtelser, der er undertegnet af den anvisningsberetti-gede og påtegnet af finansinspektøren.
Artikel 86
Efter finansforordningens artikel54, stk. 2, er regnskabsføreren den
eneste, der kan overføre midler til forskudsforvaltningerne.
De pågældende forskudsforvaltninger kan dog direkte opføre forskellige
lokale indtægter hidrørende fra:
— salg af materiel
— publikationer— diverse tilbagebetalinger— renteafkast mv.
idet de opgøres i henhold til gældende bestemmelser i finansforord-
ningen og denne forordning.
Regnskabsføreren fratrækker de pågældende beløb ved senere tilførsel
af midler til de samme forskudsforvaltninger.
Artikel 87
Hver forskudsbestyrer er over for den anvisningsberettigede ansvarlig
for fastsættelsen af betalingen af gældsforpligtelser over for tredjemandog over for regnskabsføreren for, at betalingerne foretages.
Artikel 88
Forskudsbestyreren fører regnskab over de midler, han har til rådighed,
over de afholdte udgifter og over de inkasserede indtægter i overens-stemmelse med regnskabsførerens instrukser.
Artikel 89
Forskudsbestyreren træffer de nødvendige forholdsregler til at sikre de
midler, som er stillet til hans rådighed.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 21
▼B
Artikel 90
Uafhængigt af finansinspektørens kontrolskalregnskabsføreren så vidt
muligt jævnligt selv kontrollere eller lade en underordnet regnskabsførereller en tjenestemand, der er specielt befuldmægtiget hertil — som regelpå stedet og uanmeldt — kontrollere, at de midler, som er betroetforskudsbestyrerne, er tilstede, og at regnskabet er ført korrekt.
Artikel 91
Regnskabsføreren og finansinspektøren underretter hinanden om resul-
tatet af deres kontrolog meddel er den anvisningsberettigede dette.
AFSNIT XIV
BETALINGAFRENTEVEDTILBAGEFORDRINGAFURETMÆSSIGT
UDBETALTE BELØB
(Finansforordningens artikel49)
Artikel 92
Bestemmelserne i dette afsnit finder anvendelse i tilfælde af tilbagefor-
dring af uretmæssigt udbetalte beløb, der tilkommer Fællesskabet, medforbehold af eventuelle bestemmelser i de grundlæggende retsakter omEF’s sektorpolitikker.
Artikel 93
1. Den i finansforordningens artikel28, stk. 2, omhandl ede indtægts-
ordre skal for enhver konstateret fordring i forbindelse med tilbagefor-dring af et uretmæssigt udbetalt beløb angive en forfaldsdato.
2. Regnskabsføreren kan sammen med den pågældende anvisnings-
berettigede kun give henstand med betalingen efter behørigt begrundetskriftlig anmodning fra debitor, hvis denne forpligter sig til at betalerente efter den i artikel94 anførte sats i hel e henstandsperioden regnetfra den oprindelige forfaldsdato.
3. Hvis der gives henstand, kan regnskabsføreren for bedre at
beskytte Fællesskabets rettigheder forlange, at debitor stiller sikkerhedfor både hovedstolog rente af gæl den.
Artikel 94
1. Enhver fordring, der ikke er indfriet på forfaldsdagen, er rentebæ-
rende efter følgende bestemmelser:
— for fordringer udtrykt i ecu: tilden rentesats, som Den Europæiske
Fond for Monetært Samarbejde anvender på sine transaktioner iecu (
1), forhøjet med halvandet point
— for fordringer udtrykt i nationalval uta: tilsatsen for den tremåne-
ders interbankrente (ved salg) på det pågældende marked, forhøjetmed halvandet point
2. Der anvendes den rentesats, der gælder i den måned, hvor
forfaldsdatoen falder.
3. Rentebeløbet beregnes fra forfaldsdatoen i indtægtsordren til den
dato, hvor hele gælden er tilbagebetalt.
Artikel 95
Regnskabsføreren kan efter aftale med finansinspektøren afstå fra at
opkræve rente, når den finansielle indvirkning — på grund af beløbetsstørrelse eller forsinkelsens varighed — er ubetydelig i forhold til deadministrative omkostninger herved.
(1) Disse satser offentliggøres hver måned i C-nummeret i De Europæiske
Fællesskabers Tidende .
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 22
▼B
Artikel 96
Enhver delvis betaling fratrækkes først morarenterne efter artikel 94 og
dernæst hovedstolen.
AFSNIT XV
FREMGANGSMÅDE VED INDKALDELSE AF BUD
(Bundet udbud og frit udbud)
(Finansforordningens artikel57) Artikel 97
De i dette afsnit omhandlede fremgangsmåder finder anvendelse, jf. dog
artikel126 til129.
Artikel 98
Indkaldelsen af bud udformes så vidt muligt efter en standardformular
eller en standardtekst.
Artikel 99
Indkaldelsen af bud skal bl. a. indeholde oplysninger om:
a) de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, herunder om
der kræves udfyldt en standardiseret svarformular
b) anvendelse af protokollen vedrørende privilegier og immuniteter
såvel som henvisninger til fortegnelsen over de almindelige betin-gelser, der finder anvendelse på den pågældende aftale (materiel,arbejder, tjenesteydelser eller publikationer), og i givet fald til detdokument, som vedrører de særlige vilkår for aftalen
c) en klausul om, at udbudsbetingelserne betragtes som accepteret ved
afgivelse af bud
d) besigtigelsesvilkårene, som skal præciseres nøjagtigt, hvis en besigti-
gelse på stedet er påregnet
e) buddenes gyldighedsperiode, inden for hvilken de bydende skal
vedstå alle betingelserne i deres bud
f) den konventionalbod, som er fastsat, hvis kontraktens bestemmelser
tilsidesættes
g) de angivelser, som fakturaerne (eller de tilhørende bilag) skal inde-
holde i henhold til artikel 65 til 73
h) forbuddet mod enhver form for kontakt mellem institutionen og den
bydende bortset fra følgende undtagelsestilfælde:
1. inden udløbet af fristen for indgivelse af bud:
— på de bydendes foranledning:
supplerende oplysninger, som kun har til formål at gøre
nærmere rede for udbuddets karakter, må meddeles debydende
— på institutionernes foranledning:
hvis institutionens tjenestegrene bliver opmærksomme på fejl,
unøjagtigheder, udeladelser eller andre materielle mangler iudbudsteksten, må de underrette de pågældende herom pånøjagtig samme måde, som blev fulgt ved indkaldelsen af bud
2. efter åbningen af buddene og på foranledning af institutionens
tjenestegrene:
— hvis et bud nødvendiggør, at der indhentes yderligere oplys-
ninger, eller med henblik på at korrigere åbenlyse, materiellefejli udformningen af buddet, må institutionen tage initiativtilen kontakt med den bydende.
Artikel 100
I de tilfælde, hvor der har fundet kontakter sted under de i artikel 99,
litra h), anførte omstændigheder, udarbejdes der en »notits til sagens
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 23
▼B
akter«, og kontakten (kontakterne) omtales i den rapport, som senere
forelægges CCAM.
Artikel 101
Fortegnelsen over de almindelige betingelser, der finder anvendelse på
den pågældende aftale, vedlægges indkaldelsen af bud. I givet faldvedlægges tillige et dokument, som indeholder de særlige betingelservedrørende aftalen.
Artikel 102
Fristen for indgivelse af bud fastsættes afhængigt af aftalens art, under
hensyn til hvor lang tid det tager at forberede svaret på indkaldelsen afbud.
Artikel 103
Fremsendelse af buddene sker efter de bydendes eget valg:
— pr. post
det præciseres i så fald i indkaldelsen af bud, at disse betragtes som
indgivet på afsendelsesdagen, idet poststemplets dato er afgørende.Postforsendelser skal være anbefalede, eller
— ved indlevering til institutionens tjenestegrene enten direkte eller af
den bydendes stedfortræder, herunder private postbesørgelsesfirmaer
det præciseres i så fald i indkaldelsen af bud, på hvilken dag og på
hvilket klokkeslæt kuverterne skal være afleveret i institutionen, ogtilhvil ken tjenestegren de skalafl everes mod dateret og under-skrevet kvittering.
Datoen er den samme i begge tilfælde.Af fortrolighedshensyn og for at undgå enhver form for problemer skal
følgende passus figurere i indkaldelsen af bud: »Buddet skal fremsendesi dobbelt kuvert. Begge kuverter skal være lukkede, og den inderste skalforuden angivelsen af den tjenestegren, den er stilet til som anført iindkaldelsen, bære påskriften »Udbud — må ikke åbnes af den interneposttjeneste« (»appeld’offres — à ne pas ouvrir par l e service ducourrier«). Hvis der benyttes selvklæbende kuverter, skal de lukkes medklæbestrimmel, og afsenderens underskrift påføres tværs hen overdenne.«
Artikel 104
Alle bud skal åbnes.Buddene åbnes af et særligt udvalg. Finansinspektøren skal underrettes
om åbningen af buddene. Finansinspektøren eller dennes repræsentantkan, hvis han måtte ønske det, deltage som observatør.
Bud, der ikke opfylder de specifikke udbudsbetingelser, udelukkes.Udvalgets medlemmer skal parafere hver side i hvert bud og udarbejde
en rapport om åbningen af de indkomne bud, hvoraf det navnlig skalfremgå, hvilke bud der opfylder betingelserne, samt hvilke der ikke gørdet, med angivelse af årsagen hertil.
Artikel 105
Alle bydende får besked om resultatet af deres bud.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 24
▼B
AFSNIT XVI
FASTSÆTTELSE AF DE FORSKELLIGE BELØBSGRÆNSER I
FORBINDELSE MED AFTALER
(Finansforordningens artikel128)
Artikel 106
Den øvre beløbsgrænse for indgåelse af en underhåndsaftale i medfør af
finansforordningens artikel58, l itra a), fastsættes til►
M113 200◄ECU.
Artikel 107
Den i finansforordningens artikel 60 omhandlede nedre beløbsgrænse
for, hvornår der skal indhentes udtalelse fra CCAM, fastsættes til►
M146 000◄ECU.
Artikel 108
Den i finansforordningens artikel 62 omhandlede beløbsgrænse for obli-
gatorisk sikkerhedsstillelse fastsættes til ►M1329 000 ◄ECU.
Artikel 109
De i finansforordningens artikel 63 omhandlede øvre beløbsgrænser for
aftaler om betaling efter regning eller faktura fastsættes til:
—►M11 000◄ECU for udgifter, der afholdes på institutionens
midlertidige arbejdssteder
—►M12 600◄ECU for udgifter, der afholdes udenfor institutio-
nens midlertidige arbejdssteder.
Artikel 110
I medfør af finansforordningens artikel 97 om indgåelse af aftaler, der
involverer bevillinger til forskning og teknologisk udvikling, fastsættesfølgende beløbsgrænser:
— den øvre beløbsgrænse for indgåelse af underhåndsaftaler fastsættes
til►
M198 700◄ECU for videnskabeligt og teknisk udstyr samt
for bygge- og anlægsarbejder
— de nedre beløbsgrænser for, hvornår der skal indhentes udtalelse fra
CCAM, fastsættes:
a) for videnskabeligt og teknisk udstyr til ►M1460 600 ◄ECU
b) for varer og materiel, som ikke har videnskabelig og teknisk
karakter, til ►M198 700◄ECU
c) for varer og materiel, som ikke har videnskabelig og teknisk
karakter, når finansforordningens artikel58, l itra c), d) og e),finder anvendelse, til ►
M132 900◄ECU.
AFSNIT XVII
OPGAVERNE FOR DE RÅDGIVENDE UDVALG FOR INDKØB OG
AFTALER (CCAM)
(Finansforordningens artikel60 og 97)
Afdeling I
Almindelige bestemmelser
Artikel 111
På de i finansforordningens artikel60, 61 og 97 fastsatte betingel ser
anmodes CCAM som rådgivende organ om at afgive udtalelse om:
a) alle udkast til aftaler om bygge- og anlægsarbejder, indkøb og tjene-
steydelser, herunder undersøgelser, til beløb, som er større end de idenne forordnings artikel107 og 110 nævnte, samt om forsl agvedrørende erhvervelse af fast ejendom uanset beløbets størrelse
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 25
▼B
b) udkast til tillægsaftaler til de under litra a) nævnte aftaler i alle
tilfælde af grundlæggende ændringer, navnlig hvor de pågældendetillægsaftaler kan bevirke, at den oprindelige aftales beløb ændres
c) udkast til tillægsaftaler, som bevirker, at det samlede beløb for en
allerede indgået aftale, som oprindelig lå under de i litra a) omhand-lede grænser, overstiger disse grænser
d) formularer og standardtekster vedrørende indkaldelse af bud samt
udkast, som afviger væsentligt fra sådanne standardtekster
e) udkast til indkaldelse af bud af særlig betydning eller karakter
f) spørgsmål i forbindelse med aftalers indgåelse eller gennemførelse
(annullering af bestillinger, anmodninger om eftergivelse af konven-tionalbod for forsinket opfyldelse, afvigelser fra de særlige og dealmindelige udbudsbetingelser mv.), når spørgsmålet er betydnings-fuldt nok til at begrunde anmodningen om udtalelse
g) udkast til aftaler til beløb, som er mindre end det i litra a) fastsatte,
på begæring af den kompetente anvisningsberettigede eller etmedlem af CCAM, når en af dem finder, at de pågældende aftalergiver anledning til principspørgsmål eller er af særlig karakter.
Artikel 112
CCAM afgiver:
a) henstillinger vedrørende den almindelige politik for indkøb i og uden
for Fællesskabet og foretager eller lader eventuelt foretage undersø-gelser heraf
b) henstillinger om den nærmere fastsættelse af de almindelige betin-
gelser for indkøb og aftaler.
Artikel 113
Sager, som forelægges CCAM til udtalelse, skal være ledsaget af en
rapport, som udarbejdes og forelægges af den ansvarlige tjenestemandeller af en stedfortræder udpeget af den anvisningsberettigede.
Denne rapport skal bl. a. indeholde:
a) en teknisk og økonomisk vurdering af hvert enkelt bud, med en
sammenlignende oversigt over priserne pr. enhed
b) en begrundelse for det anbefalede valg af bydende.
Artikel 114
For hver enkelt sags vedkommende afgives der en udtalelse under-
skrevet af formanden for CCAM. Denne udtalelse meddeles de berørtetjenestegrene.
Artikel 115
Hvert CCAM vedtager selv sin forretningsorden. Denne meddeles den
pågældende institution, de øvrige institutioners CCAM samt Revisions-retten.
Hver CCAM sørger for sit vedkommende for en korrekt anvendelse af
de rådsdirektiver, som er omhandlet i artikel 126.
Afdeling II
Særlige bestemmelser vedrørende det fælles forskningscenter
Artikel 116
Kommissionen kan fastsætte passende interne bestemmelser vedrørende
sammensætningen af CCAM og dettes opgaver, når det drejer sig omDet Fælles Forskningscenters virksomhed, i betragtning af de særligebehov, der gør sig gældende i den sammenhæng.
De interne bestemmelser udarbejdes efter høring af finansinspektøren
og tilstilles Europa-Parlamentet og Revisionsretten til orientering.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 26
▼B
Afdeling III
Institutionernes(1) fælles rådgivende udvalg for indkøb og aftaler
(CCAMI)
Artikel 117
Kollegiet af administrationschefer for Fællesskabets institutioner kan
træffe foranstaltninger til at nedsætte et CCAMI, der i overensstem-melse med kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning skal styrkesamarbejdet mellem institutionerne med henblik på fælles indgåelse afvisse aftaler om indkøb samt af andre aftaler i forbindelse med forvalt-ningen af bevillinger til finansiering af fællesinstitutionelle foranstalt-ninger.
Artikel 118
CCAMI har bl. a. følgende opgaver:
a) Det afgiver udtalelse, når alle eller flere institutioner beslutter at
indgå fælles aftaler på de i artikel 117 anførte områder på grund afde økonomiske fordele, som denne fremgangsmåde kan indebære.
Udvalget udtaler sig heri om den fulgte fremgangsmådes formelle
rigtighed, om valget af bydende samt generelt om de betingelser, derer fastsat for indgåelse af aftalen, under hensyntagen til samtligeinstitutioners interesse.
I dette tilfælde skal de enkelte institutioners CCAM ikke høres
desangående, men de underrettes om udtalelsen.
b) Det kan, navnlig på anmodning af en eller flere administrations-
chefer eller et eller flere CCAM, undersøge og rådgive i spørgsmål,der kan være af interesse eller få konsekvenser på interinstitutioneltplan, i forbindelse med indgåelse af de i artikel 117 anførte aftaler.
I den sammenhæng undersøger udvalget spørgsmålet og fremsætter
de forslag, som findes hensigtsmæssige.
Artikel 119
CCAMI består af to repræsentanter for hver institution, så vidt muligt
udpeget blandt medlemmerne af institionens CCAM, idet der efterfælles aftale mellem institutionerne foruden repræsentanterne for deenkelte administrationers tjenestegrene skal være:
— en repræsentant for de for juridiske spørgsmålansvarl ige tjeneste-
grene
— en repræsentant for de for finanser ansvarlige tjenestegrene— en repræsentant for finansinspektøren, med observatørstatus.
For så vidt angår repræsentanterne for disse tre tjenestegrene vilinstitu-
tionerne indbyrdes kunne aftale en turnusordning.
Formandskabet for CCAMI varetages af institutionerne på skift for en
periode på to år.
Kommissionen varetager sekretariatet for CCAMI.
Artikel 120
Hvad proceduren angår, finder artikel113 og 114 anvendel se.
Artikel 121
CCAMI fastsætter selv sin forretningsorden. Det giver hver institution
meddelelse om dens ordlyd.
(1) Jf. finansforordningens artikel22, stk. 5.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 27
▼B
AFSNIT XVIII
FORUDGÅENDE SIKKERHEDSSTILLELSE FOR AFTALERNES
GENNEMFØRELSE
(Finansforordningens artikel62)
Artikel 122
Når det som garanti for aftalernes gennemførelse kræves, at leveran-
dører af varer, entreprenører eller leverandører af tjenesteydelser påforhånd stiller sikkerhed, skal denne sikkerhed dække ikke blot helegarantiperioden, men en periode, der er tilstrækkelig lang til, at man kansøge sig fyldestgjort i sikkerheden. Den skal i princippet stilles i form afen indbetaling til institutionen i samme valuta som den, der er angivetfor betalingen af leverancer eller arbejdsydelser.
Artikel 123
Sikkerheden kan antage form af en selvskyldnerkaution stillet af en af
institutionens regnskabsfører godkendt tredjemand. Denne kautionstilles i den valuta, som betalingen efter kontrakten eller aftalen skalforetages i, og er omfattet af de samme regler, som den sikkerhed, derer nævnt i artikel122.
Artikel 124
Til støtte for den første betalingsfuldmagt, som udstedes til gennem-
førelse af en aftale, der kræver sikkerhedsstillelse, suppleres de sædvan-lige bilag med en af regnskabsføreren bekræftet kopi af den kvittering,som er udstedt ved indbetalingen af sikkerheden, eller af en af regn-skabsføreren bekræftet kopi af den erklæring, som er modtaget fra denvirksomhed eller tredjemand, som stiller sikkerheden.
Artikel 125
Sikkerheden tilbagebetales, eller de i artikel 123 nævnte kautioner, som
erstatter den, frigøres på de betingelser, som er fastsat i bestemmelsernevedrørende aftaler, undtagen i tilfælde af manglende eller forsinketgennemførelse, jf. finansforordningens artikel 62, fjerde afsnit.
AFSNIT XIX
BESTEMMELSER VEDRØRENDE FÆLLESSKABSINSTITUTIO-
NERNESANVENDELSEAFRÅDETSDIREKTIVEROMOFFENTLIGEBYGGE- OG ANLÆGSARBEJDER, OM INDKØB OG OM TJENESTE-
YDELSER
(Finansforordningens artikel64)
Artikel 126
Rådets direktiver om offentlige bygge- og anlægsarbejder, om indkøb
og om tjenesteydelser finder anvendelse på institutionernes indgåelse afaftaler, hvis aftalebeløbet er lig med eller overstiger de i disse direktiverfastsatte beløbsgrænser.
Artikel 127
Udtrykkene »bygge- og anlægskontrakt«, »indkøbsaftale« og »tjenestey-
delsesaftale« fortolkes i overensstemmelse med definitionerne i de iartikel126 omhandl ede direktiver.
Artikel 128
Hver institution betragtes — i det omfang aftalerne finansieres over
bevillinger, der er opført under institutionens egen sektion i det almin-delige budget — som »ordregivende myndighed« efter de i artikel 126omhandlede.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 28
▼B
Artikel 129
Institutionerne skal, når de indgår aftaler om bygge- og anlægsarbejder,
indkøb og tjenesteydelser, overholde de i de pågældende direktiverfastsatte bestemmelser for så vidt angår:
— reglerne om avertering
— de fælles regler vedrørende tekniske specifikationer— de fælles regler for deltagelse— kriterierne for kvalitativ udvælgelse— kriterierne for tildeling af kontrakter.
AFSNIT XX
FASTSÆTTELSE AF VÆRDIEN AF LØSØRE, SOM SKAL OPFØRES
PÅ MÆNGDE- OG VÆRDIFORTEGNELSEN
(Finansforordningens artikel65)
Artikel 130
På mængde- og værdifortegnelsen opføres alt løsøre:
— med en anskaffelsesværdi på ►M1400◄ECU eller derover
— med en brugstid på over et år (to år for løsøre af videnskabelig og
teknisk art (1))
— som ikke har karakter af forbrugsgoder.
Løsøre, der anskaffes, skalregistreres i mængde- og værdifortegnel sen,
hvori kvitteringer for modtagelsen indgår som integrerende dele, med enpassende beskrivelse af den pågældende genstand og angivelse af densplacering, anskaffelsesdato og pris pr. enhed.
Kvitteringer for modtagelsen betragtes som passende beskrivelse.
Artikel 131
Ved institutionernes kontrolaf mængde- og værdifortegnel sen skalde
forvisse sig om, at hver enkelt løsøregenstand forefindes og svarer tilangivelserne i mængde- og værdifortegnelsen. Kontrollen gennemføressom led i et treårligt kontrolprogram.
AFSNIT XXI
AVERTERINGVEDRØRENDE SALGAF LØSØRE
(Finansforordningens artikel66)
Artikel 132
1. Salg af løsøre offentliggøres:
a) ved passende lokal avertering, når købsværdien pr. enhed er på
►M17 700◄ECU eller derover. Der skal gå mindst 14 dage
mellem den sidste avertering og salgsaftalens indgåelse
b) i en meddelelse om salg i De Europæiske Fællesskabers Tidende ,
når købsværdien pr. enhed er på ►M1372 900 ◄ECU eller
derover. Passende avertering kan desuden finde sted i medlemssta-ternes presse. Der skal gå mindst en måned mellem tidspunktet foroffentliggørelsen af meddelelsen i De Europæiske Fællesskabers
Tidende og salgsaftalens indgåelse.
2. Avertering kan undlades, når en sådan fremgangsmåde på grund af
omkostningerne ved averteringen ikke frembyder særlige fordele.
3. Institutionerne er forpligtet til i hvert enkelt tilfælde at søge at
opnå den bedst mulige pris ved salg af løsøre.
(1) Fastsat for Det Fælles Forskningscenter i »Instrukssamling for opgørelse«
(dok. 13.131/XV/68-F) og »Materielfortegnelse — generelt« (dok.2168/IX/1972-F — med senere opdateringer).
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 29
▼B
AFSNIT XXII
REGNSKABSKONTOPLANENS UDARBEJDELSE OG FUNKTION
(Finansforordningens artikel70)
Artikel 133
Udarbejdelse af regnskabskontoplanen
Regnskabskontoplanen udarbejdes i to adskilte men samordnede dele,
som gør det muligt at føre:
— budgetregnskabet
— det almindelige regnskab.
Artikel 134
Budgetregnskabet
1. Budgetregnskabet omfatter for hver underinddeling af budgettet:
a) For så vidt angår udgifter:
— bevillinger godkendt via det oprindelige budget, bevillinger
opført på tillægs- og/eller ændringsbudgetter, bevillinger afsatsom følge af deltagelse af tredjemand, bevillinger som følge afoverførsler samt det samlede beløb for de således disponiblebevillinger. Forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger regi-streres og følges særskilt
— regnskabsårets forpligtelser og betalinger.
b) For så vidt angår indtægter:
— overslag opført i det oprindelige budget, overslag opført i tillægs-
og/eller ændringsbudgetter, indtægter hidrørende fra bidrag fratredjemand samt det samlede beløb for de således anslåedeindtægter
— regnskabsårets konstaterede fordringer og inkasserede beløb.
c) Uindfriede forpligtelser og udestående fordringer fra tidligere regn-
skabsår.
Endvidere opføres på budgetregnskabet de samlede foreløbige forplig-
telser vedrørende Den Europæiske Udviklings- og Garantifond forLandbruget (EUGFL), Garantisektionen, og de dertilsvarende beta-linger i form af forskud.
Disse forpligtelser opstilles såles, at de kan sammenholdes med de
samlede bevillinger til EUGFL, Garantisektionen.
2. Der oprettes særskilte konti for separat at kunne følge:
— udnyttelsen af fremførte bevillinger
— udnyttelsen af genopførte bevillinger— afviklingen af uindfriede forpligtelser.
For så vidt angår indtægterne, oprettes der særskilte konti for separat at
kunne følge udestående fordringer fra tidligere regnskabsår.
3. Kontiene kan specificeres, således at det bliver muligt at fastslå
resultaterne efter formål.
4. Kontiene føres i bøger efter et løsbladssystem eller ved hjælp af
edb.
Artikel 135
Det almindelige regnskab
1. Det almindelige regnskab giver mulighed for at opstille en over-
sigt over institutionens aktiver og passiver.
2. Regnskabskontoplanen for det almindelige regnskab opstilles efter
et decimalklassifikationssystem.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 30
▼B
3. Regnskabssystemet skal omfatte følgende kontoklasser:
— klasse 1: konti for permanent kapital— klasse 2: konti for anlægsaktiver— klasse 3: lagerkonti— klasse 4: debitor- og kreditorkonti— klasse 5: kasse- og bankkonti— klasse 6: udgiftskonti— klasse 7: indtægtskonti— klasse 8: særlige konti.
4. Hver klasse omfatter tocifrede grupper, som igen er inddelt i
trecifrede undergrupper. Afhængigt af institutionens behov har de konti,der underinddeler disse undergrupper, fem eller seks cifre.
5. I klasse 4, debitor- og kreditorkonti, opføres alle transaktioner med
tredjemand og periodeafgrænsningsposteringer.
Den indeholder navnlig de interimskonti, der gør det muligt at opføre
indtægterne fra tilbagebetalingen af acontobeløb som nævnt i finansfor-ordningens artikel 7, nr. 7, samt de konti, der gør det muligt at følgegenanvendelsen som nævnt i finansforordningens artikel 27, stk. 2.
6. I klasse 5, kasse- og bankkonti, opføres transaktioner vedrørende
værdipapirbeholdninger, kasse-, bank- og postgirotransaktioner samt detransaktioner, som udføres af underordnede regnskabsførere ogforskudsbestyrere. Der oprettes en særskilt konto for hver bankkonto,postgirokonto, kasse- og forskudsforvaltning.
7. I klasse 6, udgiftskonti, opføres bruttosummen af de udgifter, som
er opført på budgetregnskabet.
Der oprettes særskilte konti for udgifter vedrørende:
— det indeværende regnskabsårs bevillinger
— bevillinger fremført i henhold til finansforordningens artikel 7, nr. 1,
litra b)
— bevillinger fremført i henhold til finansforordningens artikel 7, nr. 1,
litra a)
— bevillinger fremført i henhold til finansforordningens artikel 7, nr. 2— bevillinger vedrørende tredjemands deltagelse i henhold til finans-
forordningens artikel4, stk. 2.
8. I klasse 7, indtægtskonti, opføres summen af de inkasserede beløb
på budgetregnskabet.
Der oprettes særskilte konti for inkasseringer vedrørende:
— konstaterede fordringer for det indeværende regnskabsår
— udestående fordringer fra tidligere regnskabsår.
9. I klasse 8, særlige konti, opføres ved årets udgang transaktioner
vedrørende regnskabsafslutningen.
10. Hver institutions regnskabsfører opstiller en detaljeret regnskabs-
kontoplan efter det i stk. 3 nævnte regnskabssystem, jf. dog artikel 21.Han opretter grupper, undergrupper og konti afhængigt af sin forvalt-nings særlige behov og anfører i hvert enkelt tilfælde formålet med ogfunktionsvilkårene for kontiene.
Artikel 136
Det almindelige regnskabs funktion
1. Det almindelige regnskab føres pr. kalenderår som dobbelt
bogholderi.
2. Kontiene føres i bøger efter et løsbladssystem eller ved hjælp af
edb.
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 31
▼B
3. Regnskabet danner grundlag for opstillingen af en samlet balance,
dvs. en opgørelse over alle institutionens aktiv- og passivkonti, herunderalle opgjorte konti, med angivelse af hver enkelt kontos:
— nummer
— tekst— samlede beløb i debet— samlede beløb i kredit— saldo.
4. Kontiene føres på en sådan måde, at der kan foretages en detal-
jeret analyse af transaktionerne og saldiene. De finansielle oversigterskal ved hjælp af en passende opdeling give et korrekt billede afinstitutionens væsentlige aktiver og passiver. Endnu ikke inkasseredeindtægter opføres på periodeafgrænsningskontoens passivside, og dedertilsvarende fordringer opføres på aktivsiden under rubrikken»diverse debitorer« eller andre relevante rubrikker. De af regnskabsåretsudgifter, der endnu ikke er konteret i forvaltningsregnskabet, opføres påperiodeafgrænsningskontoens aktivside under rubrikken »udgifter, derskal konteres«. Forvaltningsregnskabet skal indeholde alle de elementer,som gør det muligt at sammenholde det med balancen.
Saldoen på hver konto afstemmes regelmæssigt med bilag eller anden
dokumentation, bl. a. med:
— konti over faste aktiver, som foreskrevet i artikel130
— indeståender på bank- og postgirokonti, ved en almindelig afstem-
ning med de af pengeinstitutterne fremsendte kontoudtog
— kassebeholdningen, ved afstemning med kassebøgerne— forskudsforvaltninger og andre forskud i henhold til artikel 74, ved
at kontrollere, om reglerne for forskudsforvaltningerne og for udbe-taling af forskud samt bogføringsreglerne er overholdt
— udgifts- og indtægtskontiene i klasse 6 og 7, der hver måned skal
afstemmes med de tilsvarende samlede beløb på budgetregnskabet.
5. Institutionernes mellemregningskonto afstemmes månedligt og
udlignes regelmæssigt.
6. For interimskontiene foretages regelmæssigt kontrol af:
— misligholdte fordringer, ved underretning fra regnskabsføreren til
den anvisningsberettigede om ikke-inkasserede indtægter og om deskridt, der er taget
— ikke-foretagne betalinger, ved at regnskabsføreren underretter den
anvisningsberettigede om årsagen til, at betalingerne ikke er fore-taget, og om beløbenes størrelse
— midler, der skal overføres, på grundlag af de samlede oversigter
over personalets lønninger eller lignende oversigter
— andre interimskonti, gennem en analyse af regnskabssaldiene og
meddelelse til den anvisningsberettigede om enhver transaktion, derikke er afviklet inden for de frister, der fastsættes hvert år.
Interimskontiene afvikles hurtigst muligt og senest inden for den i
finansforordningens artikel71 fastsatte frist.
7. Gennemgangskontiene for genanvendelse skal gøre det muligt at
følge genanvendelsen af de i finansforordningens artikel 27, stk. 2,omhandlede indtægter og at udarbejde den i finansforordningens artikel78, nr. 1) og 3), nævnte opstilling.
8. Bank- og postgirokonti føres i nationale valutaer og i ecu.De i nationale valutaer angivne beløb omregnes til ecu efter de kurser,
der er fastsat i henhold til artikel 1. Saldi i ecu på konti ført i nationalvaluta og i ecu justeres hver måned.
9. Det Fælles Forskningscenters regnskab optages i Kommissionens
almindelige regnskab.
10. Medmindre andet gælder i henhold til en forordning, opstilles
alle finansielle oversigter efter gældende regnskabsprincipper, herunderde ved Rådets direktiver fastlagte principper. De nærmere regler for
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 32
▼B
anvendelsen af disse principper, som ajourføres med jævne mellemrum,
vedtages efter forskrifterne i artikel21.
AFSNIT XXIII
BESTEMMELSER VEDRØRENDE FTU-BEVILLINGER
(Finansforordningens artikel94 og 96)
Artikel 137
For aktiviteter, der henhører under Det Fælles Forskningscenter, udar-
bejdes der tilstøtte for budgettet en vejl edende oversigt, der visersammenhængen mellem udgifternes formål — forskningsøjemed ogandre aktiviteter — og de midler, der anvendes ved gennemførelsen iform af:
— vedtægtsomfattet og ikke-vedtægtsomfattet personale
— administrativ og teknisk infrastruktur— videnskabelig og teknisk støtte— direkte aktionsbevillinger.
Det Fælles Forskningscenter fører, i det omfang det er nødvendigt for
forvaltningen af hver enkelt af de aktiviteter, der henhører under detskompetence, herunder opgaver i forbindelse med tjenesteydelser fortredjemand og bistand tilKommissionens tjenestegrene, et regnskab, dergør det muligt at følge de faktiske udgifter på grundlag af elementerne ioversigten.
Artikel 138
For aktiviteter, der henhører under indirekte aktioner, udarbejdes der til
støtte for budgettet en oversigt, der viser samenhængen mellem udgif-ternes formål— forskningsøjemed og andre aktiviteter — og deres art,opdelt på følgende måde:
— interventioner
— ikke-vedtægtsomfattet personale (
1)
— drift— infrastruktur— information og publikationer— vedtægtsomfattet personale (
1)
Med hensyn tilføringen af regnskabet træffes der passende foranstal t-
ninger med henblik på at sikre overvågningen af budgettets gennem-førelse for de enkelte forskningsmål, på grundlag af elementerne ioversigten.
Artikel 139
1. Kommissionen modtager forskud i forbindelse med aktiviteter,
den udfører for tredjemands regning. Formålet med disse forskud er atfinansiere dels de personaleudgifter, generalomkostninger og gennem-førelsesmidler, som disse aktiviteter indebærer, dels de særlige investe-ringer, som de kræver. Forskuddene medregnes i de tilsvarende budget-tildelinger.
2. Ikke-anvendte forskud refunderes ved bortfald af de tilsvarende
bevillinger via forvaltningsregnskabet. Anvendte forskud refunderesmed en andel af indtægterne fra tredjemands betaling for ydelserne. Tilgrund for refusionen af forskuddene lægges den indtægtsandel, dersvarer til Kommissionens personaleudgifter, udgifter ved anvendelsen afdens almindelige tjenester og gennemførelsesmidler samt de særlige
(1) Vedtægtsomfattet personale omfatter tjenestemænd i stillinger, der figurerer
i stillingsfortegnelserne, samt ansatte, der er omfattet af ansættelsesvilkå-rene for de øvrige ansatte. Ikke-vedtægtsomfattet personale omfatter — jf.Kommissionens ordning om minibudgetter af 22. maj 1990 — alle andreansatte (vikarer, udstationerede tjenestemænd fra medlemsstaterne, leveran-dører af tjenesteydelser, kontrakter med virksomheder mv.).
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 33
▼B
investeringer. Kommissionen bevarer resten af indtægterne, dvs. de der
svarer til løbende udgifter, der klart kan henføres til kontrakter, ved atopføre yderligere bevillinger under de poster, hvor disse særlige udgifterkan opføres.
3. Det fastlægges i enhver kontrakt om levering af tjenesteydelser til
tredjemand i overensstemmelse med de interne regler, hvilken indtægts-andelder refunderes.
Indtægter, der skalbruges tilrefusion af forskud, og indtægter, der fører
til, at der afsættes yderligere bevillinger, opføres under særskilte poster iKommissionens oversigt over indtægter.
AFSNIT XXIV
BESTEMMELSER OM FORVALTNINGEN AF DRIFTSBEVILLINGER
UDEN FOR FÆLLESSKABET
(Finansforordningens artikel121, 122 og 123)
Afdeling I
Forskudsforvaltninger
Artikel 140
I medfør af finansforordningens artikel54 oprettes der med henbl ik på
betaling af visse udgiftskategorier en forskudsforvaltning for hver lokalenhed uden for Fællesskabet.
I beslutningerne om oprettelse af disse forskudsforvaltninger fastsættes
regler for, hvorledes disse skal fungere, i overensstemmelse med hverenkelt lokal enheds særlige behov.
Afdeling II
Forpligtelser og betalinger
Artikel 141
For samtlige enheder udarbejdes der forslag til de samlede foreløbige
forpligtelser.
Disse forslag, ledsaget af et udgiftsoverslag for hver lokal enhed, frem-
sendes tilfinansinspektøren tilpåtegning, og registreres derefter afregnskabskontoret; de samlede forpligtelser kan tages op til revision,hvis behovene ændres.
Artikel 142
1. De i finansforordningens artikel22 omhandl ede myndigheder kan
på forslag af den anvisningsberettigede og efter positiv udtalelse fraregnskabsføreren og finansinspektøren give tilladelse til, at der i delega-tioner, hvor der kun er et begrænset antaltjenestemænd og ansatte, derkan bemyndiges til at underskrive checks og postgiro- eller bankover-førsler, kun anvendes én underskrift.
2. Kommissionen bestemmer, hvorledes de ansatte, som den har
bemyndiget tilat disponere over del egationens konti, skalmeddel e delokale pengeinstitutter deres navne og underskriftsprøver.
Afdeling III
Særlige bestemmelser om forelæggelse for CCAM
Artikel 143
1. I henhol d tilfinansforordningens artikel60 og artikel111 i
nærværende forordning kan aftaler om leje af bygninger uden forFællesskabet undtagelsesvis indgås direkte af den anvisningsberettigedepå betingelse af, at CCAM i forvejen — for de pågældende lande ogbyer — har modtaget en fyldestgørende meddelelse om aftalen og hargodkendt de grundlæggende kriterier, bl. a. vedrørende:
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 34
▼B
— arten af den bygning, som skall ejes, under hensyn tildet påtænkte
formål(bol ig, kontor mv.)
— de parametre — eventuelt med øvre og nedre grænser — som skal
overholdes med hensyn til areal og pris
— kontraktens bestemmelser.
2. Hvis den anvisningsberettigede stilles over for omstændigheder,
der afviger fra de vedtagne, som omhandlet i stk. 1, og i forvejen atCCAM godkendte kriterier, forelægges de(t) konkrete tilfælde på nyudvalget.
3. Den anvisningsberettigede aflægger periodisk rapport til CCAM
om anvendelsen af stk. 1.
Afdeling IV
Fortegnelser
Artikel 144
1. De løbende fortegnelser over løsøre, der udgør Fællesskabernes
formue, føres for delegationernes vedkommende på stedet. De tilsendesmed jævne mellemrum de centrale tjenestegrene efter de regler, der erfastsat af Kommissionen.
Løsøre, der er under forsendelse til delegationerne, opføres på en fore-
løbig liste, indtil det kan opføres på de løbende fortegnelser.
2. Avertering af salg af delegationernes løsøre skal ske i overens-
stemmelse med retlige eller sædvanlige forhold det pågældende sted.
AFSNIT XXV
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 145
De i denne forordning anførte faste beløb justeres proportionelt med
forbrugerprisindekset i Fællesskabet og med følgende tidsintervaller:
— hvert tredje år, medmindre der sker en ekstraordinær udvikling i
nævnte indeks for så vidt angår de beløb, der er anført i artikel 31(det forvaltede beløb), 81, 130, 132 samt i artikel 106 til 110.Beløbene afrundes
— hvert år for så vidt angår de beløb, der er anført i artikel 31
(godtgørelsen). Disse beløb afrundes opad eller nedad til nærmestehele ecu.
Kommissionen, som fastsætter de nye beløb med ovennævnte intervaller
og efter ovennævnte kriterier, giver de øvrige institutioner meddelelseom beløbene.
Artikel 146
Bestemmelserne i nærværende forordning er ikke til hinder for anven-
delsen af de særlige bestemmelser i finansforordningen, som gælder forbevillingerne til forskning og teknologisk udvikling (finansforordnin-gens afsnit VII), Den Europæiske Udviklings- og Garantifond for Land-bruget (EUGFL), Garantisektionen (finansforordningens afsnit VIII),bistand til tredjelande (finansforordningens afsnit IX), forvaltning afbevillingerne til EF-ansatte, som gør tjeneste i tredjelande, og den dertilknyttede forvaltning (finansforordningens afsnit X) samt til Kontoret forDe Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer (finansforordnin-gens afsnit XI).
1993R3418 — DA — 01.01.1997 — 001.001 — 35
▼B
Artikel 147
Institutionerne meddeler senest seks måneder efter datoen for denne
forordnings ikrafttræden Revisionsretten de bestemmelser, som de harvedtaget med henblik på gennemførelsen af den.
Artikel 148
Forordning 86/610/EØF, Euratom, EKSF ophæves.
Artikel 149
Denne forordning træder i kraft den 1. januar 1994.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart
i hver medlemsstat.