1976R1417 — DA — 26.07.1993 — 001.001

Denne tekst tjener udelukkende som dokumentationsværktøj og har ingen retsvirkning. EU's institutioner påtager sig intet ansvar for dens indhold. De autentiske udgaver af de relevante retsakter, inklusive deres betragtninger, er offentliggjort i den Europæiske Unions Tidende og kan findes i EUR-Lex. Disse officielle tekster er tilgængelige direkte via linkene i dette dokument

Ændret ved:









▼B

RÅDETS FORORDNING (EØF) Nr. 1417/76

af 1. juni 1976

om finansielle bestemmelser vedrørende Det europæiske institut til forbedring af Livs- og Arbejdsvilkårene







AFSNIT I

ALMINDELIGE PRINCIPPER

Artikel 1

1. Hvert år fastlægges og bevilges de forventede indtægter og udgifter vedrørende instituttet ved en oversigt over indtægter og udgifter.

▼M1

2. Udgifter kan ikke godkendes for et tidsrum, der går ud over rengskabsåret.

3. Driftsudgifter i forbindelse med:

— kontrakter, der indgås ifølge lokal sædvane, eller

— bestemmelser i kontrakter vedrørende bl.a. levering af udstyr

der går ud over regnskabsåret, opføres på oversigten over indtægter og udgifter for det regnskabsår, i hvilket de afholdes.

Artikel 2

Bevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, herunder navnlig for tilbageholdenhed og omkostningseffektivitet. Der skal opstilles kvantitative mål, og det skal følges op, hvorledes disse mål virkeliggøres.

▼B

Artikel 3

▼M1

1. Indtægter og udgifter opføres på oversigten over indtægter og udgifter og i regnskaberne med deres fulde beløb uden modregning, jf. dog artikel 22.

2. Samtlige indtægter skal anvendes til finansiering af samtlige udgifter.

Uanset foregående afsnit er visse indtægter dog formålsbestemte, bl.a.:

— indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og arv

— indtægter fra tredjemand for arbejde udført på bestilling.

▼B

►M1 3. ◄ Bestyrelsen kan efter at have underrettet Kommissionen modtage ethvert gavetilsagn til fordel for instituttet, særlig fonde, tilskud, gaver og legater.

Ethvert gavetilsagn, der vil kunne medføre nogen form for forpligtelse, kan kun accepteres med Kommissionens tilladelse. Denne udtaler sig inden for en frist på to måneder fra modtagelsen af bestyrelsens anmodning. Hvis ingen indvendinger er fremsat inden for denne frist, kan bestyrelsen endeligt afgøre, om den vil modtage tilbudet.

▼M1

Artikel 4

Der må ikke oppebæres indtægter eller afholdes udgifter, uden at de konteres en artikel i oversigten over indtægter og udgifter.

Der må ikke indgås nogen udgiftsforpligtelse eller anvises nogen udgift, hvis beløbet overstiger de godkendte bevillinger, jf. dog artikel 22.

▼B

Artikel 5

Regnskabsåret falder sammen med kalenderåret.

Indtægterne i et regnskabsår opføres på regnskabet for det regnskabsår, i hvilket de er indgået.

Udgiftsbevillinger kan kun anvendes til dækning af de behørigt påtagne og betalte udgifter for det regnskabsår, hvortil de er bevilget, bortset fra de i artikel 6 fastsatte undtagelser, og til dækning af gæld overført fra de foregående regnskabsår, og for hvilken ingen bevillinger var blevet overført.

Udgifterne i et regnskabsår opføres på regnskabet for dette regnskabsår på grundlag af de udgifter, hvortil betalingsanvisning er kommet finansinspektøren i hænde senest den 31. december, og som er blevet betalt senest næstfølgende 15. januar.

▼M1

Artikel 6

Udnyttelsen af bevillingerne sker efter følgende regler:

1. a) Som hovedregel bortfalder de bevillinger, der ikke er disponeret over ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført. b) Bevillinger vedrørende vederlag og godtgørelser til personalet kan ikke fremføres. c) Der kan træffes beslutning om fremførsel, dog kun til det følgende regnskabsår, af bevilliger, der ikke er disponeret over den 31. december. d) Bevillinger afsat til betalinger, der er forfaldne pr. 31. december i henhold til forpligtelser indgået mellem den 1. januar og den 31. december, fremføres automatisk, dog kun til det følgende regnskabsår.

2. For så vidt angår de under nr. 1, litra c), omhandlede bevillinger, forelægger Kommissionen senest den 15. februar budgetmyndigheden de behørigt begrundede anmodninger om bevillingsfremførsel, som instituttet har indgivet til Kommissionen inden den 1. februar. Forslag om fremførsel af sådanne bevillinger kan kun fremsættes af ganske særlige grunde med henblik på at dække tvingende behov, der ikke kan tilgodeses ved hjælp af bevillingerne for det følgende regnskabsår. Disse fremførsler skal i princippet dække behov, der faktisk henhørte under det foregående regnskabsår, men hvortil bevillingerne ikke har kunnet udnyttes i tide som følge af forsinkelser, der ikke skyldes de anvisningsberettigede. Europa-Parlamentet hører Rådet og træffer afgørelse om disse anmodninger om fremførsel. Hvis budgetmyndigheden ikke har truffet afgørelse inden seks uger, betragtes anmodningerne om fremførsel som godkendte.

3. For gaveydelser, jf. artikel 3, stk. 2, gælder, at uudnyttede indtægter og disponible bevillinger pr. 31. december fremføres automatisk.

4. Ved regnskabsårets udgang bortfalder: a) de bevillinger fra det foregående regnskabsår — som er fremført ved beslutning efter nr. 1, litra c), men hvorover der ikke er disponeret, og for hvilke der heller ikke er foretaget betaling — som er fremført automatisk efter nr. 1, litra d), og for hvilke der ikke er foretaget betaling b) de af regnskabsårets bevillinger, som ikke er blevet fremført.

5. En liste over de automatiske fremførsler sendes til Kommissionen til underretning inden den 1. marts. Kommissionen sender Europa-Parlamentet og Rådet denne liste til underretning.

6. Ved gennemførelsen af oversigten over indtægter og udgifter opføres anvendelse af fremførte bevillinger særskilt for hver budgetpost på regnskabet for det løbende regnskabsår.

▼B

Artikel 7

De løbende forvaltningsudgifter, som kan henføres til det følgende regnskabsår, og som efter deres art skal udbetales i begyndelsen af dette regnskabsår, kan fra den 15. november hvert år gøres til genstand for en foregrebet forpligtelse til belastning af det følgende regnskabsårs bevillinger inden for en fjerdedel af det løbende regnskabsårs tilsvarende samlede bevillinger. Disse forpligtelser kan dog ikke medføre nye udgifter, som i princippet endnu ikke er godkendt i det indeværende regnskabsårs oversigt over indtægter og udgifter.

▼M1

Udgifter til husleje eller visse dermed forbundne og tilsvarende udgifter, som ifølge loven eller bestemmelser i en kontrakt skal afholdes forlods, kan fra den 20. december betales over det følgende regnskabsårs bevillinger.

▼M1

Artikel 8

1. Er oversigten over indtægter og udgifter ikke endeligt vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, finder bestemmelserne i Traktatens artikel 204 anvendelse på forpligtelser og betalinger i forbindelse med udgifter, der i princippet var godkendt i den seneste behørigt vedtagne oversigt.

En udgift skal betragtes som værende principielt godkendt i den seneste behørigt vedtagne oversigt, hvis det havde været muligt at opføre den på en særskilt budgetpost i det pågældende regnskabsår.

2. Der kan for hvert kapitel foretages månedlige betalinger af indtil en tolvtedel af det foregående regnskabsårs samlede opførte bevillinger, inklusive overførsler til det pågældende kapitel, uden at dette må medføre, at instituttet månedligt får bevillinger til sin rådighed, der overstiger en tolvtedel af det tilskud til instituttet, der er opført i budgetforslaget eller, hvis et sådant ikke foreligger, i det foreløbige forslag til Fællesskabernes budget. Der kan for hvert kapitel indgås forpligtelser for indtil en fjerdedel af det foregående regnskabsårs samlede opførte bevillinger, inklusive overførsler til det pågældende kapitel, forhøjet med en tolvtedel for hver forløben måned, uden at den grænse for tilskud til instituttet, der er opført i budgetforslaget eller, hvis et sådant ikke foreligger, i det foreløbige forslag til Fællesskabernes budget, dog kan overskrides.

3. Efter anmodning fra bestyrelsen kan Kommissionen, i det omfang det er nødvendigt af forvaltningsmæssige årsager, bevilge to eller flere foreløbige tolvtedele samtidig, uden at det bevilgede beløb for hvert kapitel dog kan overstige den i stk. 2 omhandlede årlige øvre grænse.

4. Hvis to eller flere foreløbige tolvtedele, som er bevilget for et givet kapitel på betingelserne i stk. 3, ikke gør det muligt at dække de udgifter, der er nødvendige for at undgå en afbrydelse af kontinuiteten i instituttets aktivitet på det pågældende område, kan det undtagelsesvis efter samme fremgangsmåde tillades, at det beløb, der er fastsat i stk. 3, overskrides, forudsat at det foregående regnskabsårs samlede bevillinger på oversigten over indtægter og udgifter ikke overskrides.

▼M1 —————

▼M1

Artikel 10

Oversigten over indtægter og udgifter opstilles i ecu. Ecuens værdi og bestemmelserne om omregning mellem ecuen og de nationale valutaer er fastlagt i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget.

▼B







AFSNIT II

FORELÆGGELSE AF OVERSIGTEN OVER INDTÆGTER OG UDGIFTER OG DENNES STRUKTUR

Artikel 11

1. Senest den 31. marts fremsender instituttets bestyrelse til Kommissionen et overslag over instituttets indtægter og udgifter for det kommende år. Dette overslag indeholder en personaleoversigt.

▼M1

2. I tilfælde af uundgåelige, helt usædvanlige eller uforudsete omstændigheder kan instituttets bestyrelse sende tillægs- eller ændringsoverslag til Kommissionen. Disse overslag forelægges og vedtages i samme form og efter samme procedure som den oversigt, hvis overslag de ændrer. Overslagene skal begrundes med henvisning til den pågældende oversigt.

▼B

Ethvert overslag til tillægsoversigt skal som hovedregel forelægges for Kommissionen senest på den dato, der er fastlagt for indlevering af overslag til oversigten for det følgende år.

3. Om fornødent kan Kommissionen foreslå budgetmyndigheden egnede foranstaltninger med henblik på at foretage hensigtsmæssige ændringer i det tilskud, der er optaget på Fællesskabernes budget i overensstemmelse med artikel 13. De kompetente myndigheder drøfter disse foranstaltninger, idet de tager hensyn til, hvor hastende de er.

Artikel 12

1. Til støtte for overslaget fremlægges:

— en personaleoversigt, som for hver personalekategori omfatter en oversigt over de godkendte stillinger og det faktiske antal ansatte på datoen for forelæggelsen af overslaget over indtægter og udgifter,

— i tilfælde af ændring af antallet af ansatte, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om,

— et kvartalsoverslag over kasseud- og kasseindbetalinger.

2. Bestyrelsen indsætter i begyndelsen af overslaget en generel indledning, der særlig indeholder:

— en definition af den målsætning, der ligger til grund for anmodningerne om bevillinger,

— er forklaring på forskellene i bevillingerne fra det ene regnskabsår til det andet.

Desuden føjer Kommissionen til overslaget en udtalelse, der kan indeholde behørigt begrundede afvigende overslag.

3. I givet fald kan Kommissionen på bestyrelsens anmodning inden vedtagelsen af Fællesskabernes budget forelægge ændringsforslag, der tager hensyn til supplerende oplysninger.

Artikel 13

Tilskuddet til instituttet stilles tål dettes rådighed i henhold til de nærmere bestemmelser, der er fastsat i denne forordning.

Artikel 14

Bestyrelsen vedtager inden regnskabsårets begyndelse oversigten over indtægter og udgifter inden for rammerne af det af budgetmyndigheden tillagte tilskud.

Den således opstillede oversigt fremsendes omgående til Kommissionen.

▼M1

Oversigten samt stillingsfortegnelsen offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende samtidig med Fællesskabernes budget.

▼M1

Artikel 15

Oversigten over indtægter og udgifter opdeles efter et decimalklassifikationssystem i afsnit, kapitler, artikler og konti efter indtægternes eller udgifternes art eller formål.

Den skal udvise:

1. i oversigten over indtægterne: a) de forventede indtægter i det pågældende regnskabsår b) de indtægter, der er opført for det foregående regnskabsår, og de i det seneste, afsluttede rengskabsår fastlagte indtægter c) de relevante anmærkninger for hver indtægtspost

2. i oversigten over udgifterne: a) de for det pågældende regnskabsår afsatte bevillinger opdelt efter afsnit, kapitler, artikler og konti b) opdelt på samme måde: de for det foregånede regnskabsår afsatte bevillinger, samt de faktiske udgifter i det seneste, afsluttede regnskabsår forhøjet med eventuelle fremførsler c) de relevante anmærkninger for hver underinddeling d) som bilag: en stillingsfortegnelse, der fastsætter antallet af faste og midlertidige stillinger pr. lønklasse inden for hver kategori og tjenestegruppe med angivelse af det antal stillinger, der var godkendt for det foregående regnskabsår.

Artikel 16

Den af budgetmyndigheden fastlagte stillingsfortegnelse udgør for instituttet en ufravigelig grænse; ingen udnævnelser kan finde sted ud over denne grænse.

Tjeneste på halvtidsbasis, hvortil direktøren har givet tilladelse efter artikel 29a i Rådets forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1860/76 af 29. juni 1976 om fastsættelse af vilkårene for instituttets personale ( 1 ), kan udlignes ved ansættelse af andre ansatte inden for de rammer, som budgetmyndigheden har fastsat i forbindelse med budgetbehandlingen.

▼B







AFSNIT III

GENNEMFØRELSE AF OVERSIGTEN OVER INDTÆGTER OG UDGIFTER







DEL I

ALMINDELIGE BESTEMMELSER

▼M1

Artikel 17

Oversigten over indtægter og udgifter gennemføres efter princippet om adskillelse mellem anvisningsberettigede og regnskabsførere.

Bevillingsforvaltningen påhviler den anvisningsberettigede, der som den eneste har beføjelse til at indgå udgiftsforpligtelser, konstatere tilstedeværelsen af udestående fordringer og udstede indtægts- og betalingsordrer. Inkassering og betaling påhviler regnskabsføreren. Hvervene som anvisningsberettiget, finansinspektør og regsnkabsfører er indbyrdes uforenelige.

Artikel 18

Instituttets bestyrelse har ansvaret for gennemførelsen af oversigten over indtægter og udgifter i overensstemmelse med denne forordning og inden for rammerne af de givne bevillinger.

Med undtagelse af de i artikel 23, 30, 38 og 41 nævnte tilfælde, hvor der træffes afgørelse om at se bort fra et afslag, kan bestyrelsen på de betingelser, den fastsætter, og inden for de rammer, som fastsættes i fuldtmagtsdokumentet, der meddeles den befuldmægtigede, uddelegere sine beføjelser til regnskabsføreren; finansinspektøren og Revisionsretten.

De befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som udtrykkeligt er overdraget dem.

▼M1

Artikel 18a

Hvis indtægter og udgifter forvaltes ved hjælp af integrerede edb-systemer, finder bestemmelserne i del II og III og i afsnit VI anvendelse under hensyn til, at det er muligt og nødvendigt at anvende edb. I denne forbindelse gælder navnlig

— at bilagene af kontrolhensyn kan forblive hos den anvisningsberettigede eller regnskabsføreren

— at underskrifter og påtegninger kan anbringes ved hjælp af en passende anvendelse af edb.

De nærmere regler for gennemførelse af denne artikel fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 76.

▼M1

Artikel 19

Kontrollen med forpligtelse og betalinger vedrørende samtlige udgifter og med konstatering og inddrivelse af alle instituttets indtægter udøves af Kommissionens finansinspektør, der udøver sit hverv efter principperne i artikel 2.

Finansinspektøren kontrollerer udgifts- og indtægts-bilag, om nødvendigt på stedet.

Finansinspektøren kan i sit hverv bistås af en eller flere underordnede finansinspektører.

Finansinspektøren skal høres om de regnskabssystemer, der indføres i instituttet. Han skal have adgang til oplysningerne i disse systemer.

▼B

Artikel 20

Inkassering af indtægter og betaling af udgifter foretages af en regnskabsfører, der udpeges af bestyrelsen.

Med forbehold af artikel 42, stk. 2, og artikel 43 er regnskabsføreren alene beføjet til at forvalte midler og værdier. Han er ansvarlig for deres opbevaring.

▼M1

Han opstiller de i artikel 66 og 67 omhandlede finansielle oversigter.

▼B

I dette hverv kan assisteres af den eller flere underordnede regnskabsførere, som udpeges på samme måde som regnskabsføreren.

▼M1

De særlige regler, der gælder for regnskabsføreren og de underordnede regnskabsførere, fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 76.

▼B

Artikel 21

1. Bevillingerne specificeres på kapitler og artikler.

2. De bevillinger, der er opført i hvert udgiftskapitel, kan ikke anvendes i forbindelse med andre udgiftskapitler.

3. Bestyrelsen kan dog foreslå Kommissionen at overføre bevillinger fra et kapitel til et andet.

Kommissionen udtaler sig inden en måned. Efter denne frist anses overførselen for godkendt.

Overførsler fra en artikel til en anden kan vedtages på instituttets vegne af bestyrelsen eller ved fuldmagt af instituttets direktør.

Kommissionen underrettes om disse overførsler.

4. Alle forslag om overførsel af bevillinger inden for et kapitel eller fra et kapitel til et andet skal påtegnes af finansinspektøren, der bekræfter, at bevillingerne er disponible.

▼M1

4a. Der kan kun overføres bevillinger til poster, hvorunder der på oversigten over udgifter er opført en bevilling, eller hvor der er anført et promemoria (p.m.).

▼B

5. Denne artikel gælder kun for bevillinger, der modsvares af indtægter til et bestemt formål i henhold til artikel 3, stk. 2, i det omfang disse indtægter bevarer deres bestemmelse.

Artikel 22

Uanset artikel 4

a) kan man fra summen af regninger, fakturaer eller opgørelser, for hvilke der i så tilfælde udstedes en betalingsanvisning for nettobeløbet, trække: — de bøder, der pålægges medkontrahenterne, — udligning af fejlagtigt betalte beløb, hvilket kan ske gennem afregning i en ny opgørelse af samme art, der falder ind under det kapitel, den artikel og det regnskabsår, hvor det for meget betalte er udredt, — værdien af køretøjer, materiel og installationer, der er taget tilbage i henhold til forretningsmæssig sædvane ved køb af nye apparter, køretøjer, materiel og installationer af samme art. Diskonto, bonus og rabatter fratrukket fakturaer og regninger opføres ikke særskilt som indtægt;

▼M1

b) kan følgende indtægter genanvendes under den post, hvor den oprindelige udgift blev afholdt: — indtægter ved tilbagebetaling af beløb, der fejlagtigt er betalt over de på oversigten over indtægter og udgifter opførte bevillinger — provenu af leverancer samt arbejds- og tjenesteydelser udført for andre institutioner eller oganer, herunder godtgørelser ved tjenesterejser betalt for andre institutioners eller organers regning og refunderet af disse — oppebårne forsikringserstatninger — indtægter i forbindelse med lejekontrakter — indtægter ved salg af publikationer og film — refusioner betalt af medlemsstaterne i medfør af protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter, for så vidt angår afgifter, der er indregnet i prisen på varer eller ydelser leveret til instituttet — indtægter ved leverancer samt arbejds- og tjenesteydelser udført mod vederlag — provenu af salg af køretøjer, materiel og installationer samt apparater og materiel til videnskabelige og tekniske formål, der afhændes i forbindelse med udskiftning. Genanvendelsen af indtægter skal ske inden udgangen af det regnskabsår, der følger efter det regnskabsår, i hvilket beløbene er blevet inkasseret. Regnskabskontoplanen indeholder gennemgangskonti, der gør det muligt at følge genanvendelsen af såvel indtægter som udgifter;

c) kursdifferencer, som registreres i forbindelse med budgetgennemførelsen, kan udlignes. Det positive eller negative slutresultat indregnes i regnskabsåret saldo.

▼B







DEL II

INDTÆGTER OG FORVALTNING AF DE DISPONIBLE BEVILLINGER

▼M1

Artikel 23

1. Forud for enhver foranstaltning, der kan føre til, at der opstår en fordring for instituttet, eller at en fordring ændres, skal der foreligge et forslag fra den anvisningsberettigede. Forslagene fremsendes til finansinspektøren til påtegning og til regnskabsføreren til promemoria-registrering. Heri anføres bl.a. for indtægten: art, en vurdering samt angivelse af kontering og debitor. De registreres efter påtegning af finansinspektøren. Finansinspektørens påtegning skal fastslå:

a) konteringens rigtighed

b) forslagets formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser, særlig i oversigten over indtægter og udgifter og i de forordninger, der er gældende for instituttet, såvel som i alle retsakter, der er udstedt til gennemførelse af disse forordninger, samt med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, jf. artikel 2.

Finansinspektøren kan afslå at give sin påtegning. Bestyrelsen kan ved en behørigt begrundet afgørelse og helt på eget ansvar se bort fra afslaget. Afgørelsen kan fuldbyrdes umiddelbart; den meddeles finansinspektøren til orientering. Bestyrelsen meddeler inden for en måned Revisionsretten alle sådanne afgørelser.

2. For enhver konstateret fordring udfærdiger den kompetente anvisningsberettigede en indtægts-ordre, der sammen med bilagene indsendes til forudgående påtegning hos finansinspektøren. Efter dennes påtegning registreres af de regnskabsføreren.

Finansinspektørens påtegning skal fastslå:

a) konteringens rigtighed

b) indtægtsordrens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser

c) bilagenes formelle rigtighed

d) debitorangivelsens rigtighed

e) forfaldsdatoen

f) anvendelsen af principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, jf. artikel 2

g) inkasseringens rigtighed med hensyn til det udestående beløb og valutaen.

Hvis finansinspektøren afslår af give sin påtegning, finder stk. 1, andet afsnit, anvendelse.

Artikel 24

1. Regnskabsføreren har ansvaret for de behørigt udstedte indtægtsordrer.

Han skal overvåge og sikre, at instituttets indtægter bliver indbetalt på de tidspunkter, der er fastsat i indtægtsordrerne, og skal sørge for, at dets rettigheder ikke fortabes.

Regnskabsføreren underretter den anvisningsberettigede og finansinspektøren om de indtægter, der ikke er blevet rettidigt indbetalt.

2. Hvis den anvisningsberettigede opgiver at inddrive en konstateret fordring, forelægger han forudgående et forslag om bortfald for finansinspektøren til påtegning og for regnskabsføreren til orientering.

Formålet med finansinspektørens påtegning er at konstatere afkaldets formelle rigtighed og overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, jf. artikel 2. Det påtegnede forslag herom registreres af regnskabsføreren.

Hvis finansinspektøren afslår at give sin påtegning, kan bestyrelsen ved en behørigt begrundet afgørelse og helt på eget ansvar se bort fra afslaget. Denne afgørelse kan fuldbyrdes umiddelbart; den meddeles finansinspektøren til orientering.

Bestyrelsen meddeler Revisionsretten alle sådanne afgørelser inden for en måned.

Hvis finansinspektøren konstaterer, at et dokument, der indebærer, at der opstår en fordring, ikke er blevet udstedt, eller at en fordring ikke er blevet inkasseret, underretter han bestyrelsen herom.

▼B

Artikel 25

Ved enhver kontant betaling til regnskabsførerens kasse skal der udstedes en kvittering.

Artikel 26

Det i Fællesskabernes budget opførte tilskud overføres til instituttet i kvartalsrater inden for de første fjorten dage i hvert kvartal på grundlag af de i artikel 12, stk. 1, tredje led, nævnte overslag og afhængigt af de faktiske behov.







DEL III

FORPLIGTELSER, AFREGNING, ANVISNING OG BETALING AF UDGIFTER







1.

Forpligtelser

Artikel 27

1. Enhver foranstaltning, der kan medføre en udgift, der belaster oversigten over indtægter og udgifter, skal først gøres til genstand for forslag om forpligtelse fra den anvisningsberettigede. De løbende udgifter kan gøres til genstand for en foreløbig forpligtelse.

▼M1

2. De nærmere regler for gennemførelse af stk. 1 fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 76. De skal ud fra de virkelige behov sikre en korrekt bogføring af udgifternes afholdelse og anvisning.

Artikel 28

Forslag om indgåelse af udgiftsforpligtelse samt bilagene hertil sendes til finansinspektøren og regnskabsføreren, jf. dog artikel 18a; heri anføres bl.a. udgiftens formål, anslåede størrelse, så vidt muligt med angivelse af valutaen, konteringen samt kreditor; efter finansinspektørens påtegning registreres de i overensstemmelse med gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 76.

▼B

Artikel 29

Finansinspektørens påtegning af forslagene om forpligtelse til udgifter skal fastslå:

a) konteringens rigtighed;

b) bevillingens tilstedeværelse;

c) udgiftens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser, særlig i oversigten over indtægter og udgifter og de forordninger, der er gældende for instituttet, såvel som i alle retsakter, der er vedtaget til gennemførelse af disse forordninger;

▼M1

d) anvendelse af principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, jf. artikel 2.

Påtegningen kan ikke gøres betinget.

▼B

Artikel 30

Enhver nægtelse af påtegning fra finansinspektøren skal gøres til genstand for en behørigt begrundet skriftlig kommentar. Den bekendtgøres for den anvisningsberettigede.

I tilfælde af nægtelse af påtegning, og hvis den anvisningsberettigede opretholder sit forslag, forelægges spørgsmålet til beslutning for bestyrelsen.

Bortset fra de tilfælde, hvor der er spørgsmål om bevillingernes tilstedeværelse, kan bestyrelsen på eget ansvar og ved en behørigt begrundet beslutning undlade at tage hensyn til nægtelsen. Denne beslutning har eksekutionskraft; den meddeles finansinspektøren til underretning. Bestyrelsen underretter ►M1 inden en måned ◄ ►M1 Revisionsretten ◄ om hver af disse beslutninger.







2.

Afregning af udgifterne

Artikel 31

Den anvisningsberettigedes afregning af en udgift har til formål at:

— kontrollere tilstedeværelsen af kreditors adkomst,

— fastslå eller kontrollere tilstedeværelsen af tilgodehavendet og størrelsen heraf,

— kontrollere tilgodehavendets forfaldsbetingelser.

Artikel 32

Afregning af en udgift kan kun ske efter fremlæggelse af bilag, der beviser kreditors adkomst og den præsterede ydelse, eller tilstedeværelse af et dokument, der berettiger betalingen.

Den anvisningsberettigede, der er beføjet til at afregne udgifter, kontrollerer selv disse bilag, eller overvåger på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget.







3.

Anvisning til betaling af udgifter

Artikel 33

Anvisningen er det dokument, hvorved den anvisningsberettigede ved udstedelse af ►M1 en betalingsordre ◄ giver regnskabsføreren ordre til at betale en udgift, for hvilken han har foretaget afregning.

Artikel 34

►M1 Betalingsordren ◄ skal angive:

— det regnskabsår, som udgiften opføres under,

— artiklen i oversigten over indtægter og udgifter og eventuelt enhver anden fornøden underinddeling,

▼M1

— det beløb, der skal betales, med både tal og bogstaver og udtrykt i ecu eller i en national valuta,

▼B

— den berettigedes navn og adresse,

— formålet med udgiften,

— så vidt muligt, betalingsformen.

►M1 Betalingsordren ◄ skal dateres og underskrives af den anvisningsberettigede.

Artikel 35

►M1 Betalingsordren ◄ vedlægges de originale bilag; disse indeholder eller ledsages af et bevis, der attesterer rigtigheden af de beløb, der skal betales, leverancernes modtagelse, udførelsen af tjenesteydelsen samt i givet fald formuegenstandens opførelse på den i artikel 52 omhandlede fortegnelse.

Det skal udvise numre og datoer på de tilsvarende forpligtelsespåtegninger. Kopier af bilagene, hvis overensstemmelse med originalerne er attesteret af den anvisningsberettigede, kan om nødvendigt gælde som originaler.

▼M1

Artikel 36

1. I tilfælde af acontobetaling skal den første betalingsordre ledsages af dokumentation for kreditors krav på acontobetalingen. I senere betalingsordrer henvises til den allerede fremlagte dokumentation samt til den første betalingsordre.

2. Den anvisningsberettigede kan udbetale forskud til personalet, hvis den bestemmelse i en forskrift udtrykkeligt giver mulighed herfor.

Den anvisningsberettigede kan bevilge forskud til dækning af beløb, som en ansat skal lægge ud for instituttet.

Intet forskud kan udbetales, medmindre finansinspektøren forinden har givet sin påtegning, jf. dog artikel 43 om forskudsforvaltningen.

Artikel 37

Betalingsordrerne sendes til forudgående påtegning hos finansinspektøren, jf. dog artikel 18a.

Denne forudgående påtegning skal fastslå:

a) betalingsordrens korrekte udstedelse

b) betalingsordrens overensstemmelse med indgåelsen af udgiftsforpligtelsen og beløbets rigtighed, under hensyn til principperne for og kravene til forsvarlig økonomisk forvaltning, jf. artikel 2

c) konteringens rigtighed

d) bevillingernes tilstedeværelse

e) bilagenes formelle rigtighed

f) modtagerbeskrivelsens rigtighed.

▼B

Artikel 38

Hvis påtegning nægtes, gælder artikel 30.

Artikel 39

Efter påtegning fremsendes ►M1 den originale betalingsordre ◄ , ledsaget af bilagene, til regnskabsføreren.







4.

Betaling af udgifter

Artikel 40

Betalingen er den endelige operation, der frigør instituttet fra dets forpligtelser over for kreditorerne.

Betaling af udgifterne foretages af regnskabsføreren inden for rammerne af de disponible midler.

I tilfælde af skrivefejl, af protest mod det frigørende dokuments gyldighed eller af tilsidesættelse af de i denne forordning foreskrevne former skal regnskabsføreren suspendere betalingerne.

Artikel 41

I tilfælde af suspension af betalingerne anfører regnskabsføreren grundene til denne suspension i en skriftlig erklæring, der omgående tilsendes den anvisningsberettigede samt finansinspektøren til dennes underretning.

Med undtagelse af tilfælde af protester mod det frigørende dokuments gyldighed kan den anvisningsberettigede forelægge sagen for den af instituttet på de i dettes forretningsorden fastlagte betingelser udpegede myndighed. Denne kan på eget ansvar skriftligt forlange, at betalingen foretages.

Artikel 42

Betalingerne finder i princippet sted gennem en bankkonto eller en postgirokonto.

▼M1

De nærmere regler for disse kontis oprettelse, funktion og anvendelse fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 76. I disse regler fastsættes navnlig, for hvilke udgifter betaling skal foretages med check eller ved post- eller bankoverførsel; det fastsættes ligeledes, at checks og post- eller bankoverførsler skal underskrives i fællesskab af to behørigt befuldmægtigede ansatte, hvoraf den ene skal være regnskabsføreren, en underordnet regnskabsfører eller en forskudsbestyrer.

▼B







5.

Forskudsforvaltning

▼M1

Artikel 43

Med henblik på betaling af visse udgiftskategorier kan der oprettes forskudsforvaltning efter gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 76.

Regnskabsføreren er den eneste, der kan overføre midler til forskudsforvaltningerne, medmindre der er tale om de særlige omstændigheder, som er omhandlet i gennemførelsesbestemmelserne til denne forordning.

I gennemførelsesbestemmelserne fastsættes navnlig:

— hvorledes forskudsbestyrerne udpeges

— hver udgifts art og maksimumsbeløb

— maksimumsbeløbet for de forskud, der kan bevilges

— fristerne for fremlæggelse af bilag

— forskudsbestyrernes ansvar.

▼M1







DEL IIIa

STILLINGSADMINISTRATION

Artikel 43a

1. Der udarbejdes:

a) en stillingsfortegnelse med en beskrivelse af arbejdsopgaverne for hver enkelt stilling i kategori A

b) en detaljeret organisationsplan med angivelse af de enkelte administrative enheders arbejdsområder.

2. Hvis der ud for en stilling i oversigten over indtægter og udgifter er anført »skal nedlægges«, kan den ikke besættes, næste gang der bliver en stilling ledig inden for samme stillingsgruppe.

▼B







AFSNIT IV

INDGÅELSE AF KONTRAKTER, FORTEGNELSE, REGNSKAB







DEL I

LEVERANCE-, ARBEJDS- OG TJENESTEKONTRAKTER, LEJE

Artikel 44

▼M1

1. Aftaler om køb og leje af ejendomme, tilbehør, løsøre, materiel og tjenesteydelser samt bygge og anlægsarbejder skal indgås skriftlig. De indgås efter indkaldelse af bud, enten ved bundet udbud eller ved frit udbud, undtagen når der er tale om køb eller leje af en bygning.

De kan dog indgås ved underhåndsaftale i de tilfælde, der er nævnt i artikel 46.

Aftalerne kan indgås med henblik på betaling efter nota eller faktura i de tilfælde, der er nævnt i artikel 50.

▼B

2. Licitationer offentliggøres som hovedregel i alle Fællesskabets medlemsstater og eventuelt i tredjelande, hvor det er foreneligt med industriudviklingen i Fællesskaberne. Deres offentliggørelse kan dog begrænses, såfremt visse ydelser på grund af deres art eller pris ikke generelt kan udbydes i licitation.

Artikel 45

1. Den bundne licitation er en administrativ procedure, der går forud for indgåelsen af en kontrakt. Den har til formål offentligt at overføre retten til opnåelse af kontrakten til den, der har fremsat det laveste tilbud blandt de behørigt indgivne, forskriftsmæssige og sammenlignelige tilbud, efter godkendelse fra den anvisningsberettigede. Den bundne licitation kaldes åben, når enhver kan fremsætte et tilbud; den kaldes begrænset, når kun de, som man har besluttet at adspørge på grund af deres særlige kvalifikationer, har ret til at fremsætte tilbud.

2. Offentlig licitation fører til indgåelse af en kontrakt mellem parterne efter en licitation. I dette tilfælde kan man frit vælge det tilbud, der forekommer mest fordelagtigt, alt efter ydelsernes pris, driftsudgifter, tekniske værdi, udførelsesfrist, såvel som hver af tilbudsgivernes professionelle og finansielle garantier.

Offentlig licitation kaldes åben, når den medfører et almindeligt udbud; den kaldes begrænset, når den kun henvender sig til dem, man har besluttet at adspørge på grund af deres særlige kvalifikationer.

3. Licitationsproceduren for bunden og offentlig licitation angives i de i artikel 76 foreskrevne gennemførelsesbestemmelser.

Artikel 46

Der kan afsluttes direkte aftale:

▼M1

a) såfremt ordrebeløbet ikke overstiger det beløb, som fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 126 i finansforordningen vedrørende Fællesskabernes budget, for køb og leje af tilbehør, løsøre og materiel samt for tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder; instituttet skal i forbindelse hermed så vidt muligt og med alle egnede midler skabe konkurrence mellem de leverandører eller entreprenører, der vil kunne præstere den ydelse, aftalen omfatter;

▼B

b) såfremt anskaffelse og leje af tilbehør, løsøre og materiel, tjeneste- eller arbejdsydelser i påtrængende hastetilfælde ikke kan afvente den tid, det tager at foretage et licitationsudbud som omtalt i artikel 45;

c) såfremt licitation har været forgæves eller har ført til uacceptable priser;

d) såfremt ydelsen på grund af tekniske nødvendigheder eller faktiske eller retlige forhold kun kan leveres af en bestemt leverandør eller entreprenør;

e) ved tillægskontrakter om leverancer, tjeneste- eller arbejdsydelser, der af tekniske grunde ikke kan adskilles fra hovedkontrakten.

Artikel 47

Forskelsbehandling mellem medlemsstaternes statsborgere må ikke finde sted på grundlag af nationalitet ved indgåelsen af kontrakter med instituttet.

▼M1

Artikel 48

Kontrakter, hvis værdi overstiger et beløb, som fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 126 i finansforordningen vedrørende Fællesskabernes budget, skal forelægges bestyrelsen til godkendelse.

▼B

Artikel 49

Til sikkerhed for gennemførelsen af kontrakterne kan man i garantiklausulerne forlange, at leverandørerne eller entreprenørerne på forhånd stiller sikkerhed.

Kautionsbeløbet fastlægges:

— i henhold til de sædvanlige forretningsbetingelser for leverancekontrakter,

— i henhold til de særlige regler, som gælder for arbejdskontrakter.

For arbejdsydelser, hvis pris ►M1 overstiger den grænse, som fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 126 i finansforordningen vedrørende Fællesskabernes budget ◄ , er kaution obligatorisk. En kaution kan tilbageholdes indtil den endelige overtagelse.

Såfremt kontrakten ikke gennemføres, eller der sker en forsinkelse i gennemførelsen, bliver instituttet godtgjort for alle skader, renter og omkostninger, svarende til en passende fordeling af skaden, særlig ved at den trækker beløbet fra kautionen, hvadenten denne er indbetalt direkte af leverandøren eller entreprenøren eller af en tredjemand.

▼M1

Artikel 50

Der kan indgås aftale om betaling efter regning eller faktura, når den formodede værdi af indkøbene, tjenesteydelserne eller bygge- og anlægsarbejderne ikke overstiger de beløb, der fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 126 i finansforordningen vedrørende Fællesskabernes budget.

Artikel 51

Ved indgåelse af aftaler, der er omfattet af denne forordning, skal instituttet overholde de bestemmelser, som Rådet har vedtaget herom i medfør af Traktaten, når aftalerne når op på eller overstiger de beløb, der er fastsat i de relevante direktiver.

▼B







DEL II

FORTEGNELSE OVER LØSØRE OG FAST EJENDOM

▼M1

Artikel 52

Løsøre og fast ejendom, der udgør instituttets formue, registreres løbende på en mængde- og værdifortegnelse efter en model vedtaget af Kommissionen. På denne fortegnelse registreres kun løsøre, hvis værdi overstiger et beløb, der fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 76.

Instituttet lader sine egne tjenestegrene kontrollere, at fortegnelserne er korrekte.

▼B

Artikel 53

Salg af løsøre offentliggøres på passende måde ifølge de betingelser, der fastlægges ved de i artikel 76 foreskrevne gennemførelsesbestemmelser.

Ud over de tilfælde, hvor sådant salg tager form af offentlig auktion, kan instituttets ansatte ikke købe løsøre, der sælges af dette.

Artikel 54

▼M1

Hvis løsøre, der er registreret på fortegnelserne, overdrages mod vederlag eller vederlagsfrit, kasseres, udlejes eller forsvinder ved tab, tyveri eller af anden grund, udarbejder den anvisningsberettigede en erklæring eller en rapport, der forsynes med finans-inspektørens påtegning.

▼B

Erklæringen eller rapporten skal særlig fastlægge den eventuelle erstatningspligt for en af instituttets ansatte eller for enhver anden person.

Når fast ejendom eller større anlæg stilles til rådighed uden vederlag, skal der oprettes kontrakter, som skal påtegnes af finansinspektøren, og som årligt skal meddeles Kommissionen i forbindelse med forelæggelsen af overslaget over indtægter og udgifter.

Artikel 55

Al anskaffelse af løsøre eller fast ejendom, således som defineret i artikel 52, skal opføres på den løbende fortegnelse inden betalingen.

Bemærkning om denne opførelse sættes på fakturaen eller et bilagt dokument udfærdiget i anledning af betaling af udgiften.







DEL III

REGNSKAB

▼M1

Artikel 56

Regnskabet føres i ecu pr. kalenderår som dobbelt bogholderi. Samtlige regnskabsårets indtægter og udgifter skal medtages; det underbygges af bilag. Instituttets regnskab kan herudover føres i valutaen i det land, hvor dets hjemsted er beliggende.

Forvaltningsregnskab og balance opstilles i ecu.

Artikel 57

I regnskabskontoplanen sondres der mellem drifts-poster og balanceposter.

Den omfatter to dele:

a) indtægts- og udgiftsposter, som gør det muligt at følge gennemførelsen af oversigten over indtægter og udgifter i enkeltheder

b) balanceposter, som gør det muligt at opgøre instituttets formuestilling.

Disse poster viser de forventede følger af instituttets retlige forpligtelser.

Bogføringen skal gøre det muligt at opstille en balance over formuestillingen og en månedlig opgørelse over budgetindtægter og -udgifter for hvert kapitel og hver artikel.

Disse opgørelser sendes til finansinspektøren, til den anvisningsberettigede og til Revisionsretten.

Artikel 58

Alle forskud bogføres på en interimskonto og afregnes senest i løbet af det regnskabsår, der følger efter betalingen af forskuddet, bortset fra forskud af permanent karakter, der med mellemrum tages op til fornyet behandling.

Dog afregnes de forskud, der er nævnt i artikel 36, stk. 2, andet afsnit, som hovedregel senest seks uger efter, at den foranstaltning, hvortil de er bevilget, er gennemført.

Artikel 59

De nærmere regler for regnskabskontoplanens opstilling og funktion med hensyn til såvel formues om driftstransaktioner fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 76.

▼B

Artikel 60

Regnskabet afsluttes ved udgangen af regnskabsåret med henblik på udarbejdelsen af den status og det forvaltningsregnskab, som er foreskrevet i afsnit VI. Forvaltningsregnskabet skal forelægges for finansinspektøren.







AFSNIT V

DE ANVISNINGSBERETTIGEDES, REGNSKABSFØRERNES OG FORSKUDS-BESTYRERNES ANSVAR

Artikel 61

Enhver anvisningsberettiget pådrager sig disciplinært og eventuelt finansielt ansvar, såfremt han konstaterer de fordringer, der skal inkasseres, eller udsteder ►M1 indtægtsordrer ◄ , forpligter til en udgift eller underskriver ►M1 en betalingsordre ◄ uden at gøre det i overensstemmelse med denne forordning og med dens gennemførelsesbestemmelser. Det samme er tilfældet, såfremt han undlader at udarbejde et dokument, der ville medføre et tilgodehavende, eller hvis han uden begrundelse undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af ►M1 indtægtsordrer ◄ .

▼M1

Det samme gælder, hvis han undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af en betalingsordre og hermed påfører instituttet erstatningsansvar over for tredjemand.

▼M1

Artikel 62

1. Regnskabsførere og underordnede regnskabsførere er disciplinært og eventuelt økonomisk ansvarlige for betalinger, de foretager uden at overholde artikel 40, stk. 3.

De er disciplinært og økonomisk ansvarlige for tab eller ødelæggelser af de midler, værdier og dokumenter, som de har fået overdraget, hvis tabet eller ødelæggelsen kan tilskrives dem som forsætligt eller groft uagtsomt.

På samme betingelser er de ansvarlige for den korrekte udførselse af de instrukser, de modtager om anvendelse og forvaltning af bank- og postgirokonti, navnlig:

a) hvis de betalinger eller inkasseringer, de foretager, ikke svarer til det beløb, der er anført på betalings- eller indtægtsordrerne

b) hvis de betaler til andre modtagere end de berettigede.

2. En forskudsbestyrer er disciplinært og eventuelt økonomisk ansvarlig:

a) hvis han ikke med korrekte bilag kan begrunde de betalinger, han foretager

b) hvis han betaler til andre modtagere end de berettigede.

Han er disciplinært og økonomisk ansvarlig for tab eller ødelæggelse af de midler, værdier og dokumenter, som han har fået overdraget, hvis tabet eller ødelæggelsen kan tilskrives ham som forsætligt eller groft uagtsomt.

3. Regnskabsføreren, de underordnede regnskabsførere og forskudsbestyrerne skal forsikre sig mod den risiko, de bærer efter denne artikel.

Instituttet godtgør de medgående forsikringsudgifter.

Artikel 63

De anvisningsberettigede, regnskabsførerne, de underordnede regnskabsførere og forskudsbestyrerne kan gøres økonomisk og disciplinært ansvarlige efter forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1860/76.

▼B

Artikel 64

Instituttet har en frist på to år efter aflæggelsen af forvaltningsregnskabet til at træffe afgørelse om den endelige godkendelse, som skal gives regnskabsførerne, af de dermed forbundne transaktioner.







AFSNIT VI

REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REVISION AF REGNSKABERNE







DEL I

REGNSKABSAFLÆGGELSE

▼M1

Artikel 65

Bestyrelsen udarbejder hvert år et forvaltningsregnskab for instituttet.

Forvaltningsregnskabet omfatter samtlige indtægts og udgiftstransaktioner vedrørende det forløbne regnskabsår. Det opstilles i samme form og opdeles på samme måde som oversigten over indtægter og udgifter.

Forvaltningsregnskabet indledes med en analyse af den økonomiske forvaltning i det pågældende år. Ved udarbejdelsen af denne analyse giver instituttet nærmere oplysninger om virkeliggørelsen af de principper og mål, der er nævnt i artikel 2.

Artikel 66

Forvaltningsregnskabet omfatter følgende opstillinger, opdelt i henhold til kontoplanen for instituttets oversigt over indtægter og udgifter:

1) En opstilling over indtægter med: — overslag over regnskabsårets indtægter — ændringer i indtægtsoverslagene som følge af tillægs- eller ændringsoversigter — fordringer konstateret i løbet af regnskabsåret — udestående fordringer fra det foregående regnskabsår — indtægter oppebåret i løbet af regnskabsåret og indtægter fremført efter artikel 6, stk. 3 — udestående beløb ved regnskabsårets udgang — bortfaldne konstaterede fordringer. Denne opstilling ledsages i givet fald af en oversigt over saldi og bruttobeløb for de transaktioner, der er nævnt i artikel 22.

2) En opstilling over udviklingen i regnskabsårets bevillinger, der viser: — de oprindelige bevillinger — ændringer i bevillinger ved overførsler — ændringer ved tillægs- eller ændringsoversigter — regnskabsåret endelige bevillinger — bevillinger, som er fremført efter artikel 6.

3) En opstilling over udgifter med angivelse af udnyttelsen af regnskabsårets bevillinger, der viser: — forpligtelser indgået i regnskabsåret — betalinger foretaget i regnskabsåret — beløb, som endnu ikke var betalt ved regnskabsårets afslutning — bevillinger fremført efter artikel 6 — bortfaldne bevillinger. I givet fald ledsages denne opstilling af en oversigt over saldi og bruttobeløb for transaktionerne efter artikel 22.

4) En opstilling over udnyttelse af de bevillinger, der er fremført fra det foregående regnskabsår, der viser: — de fremførte bevillinger — betalinger afholdt over fremførte bevillinger — uudnyttede bevillinger, som bortfalder.

Artikel 67

1. Bestyrelsen opstiller ligeledes en balance over instituttets aktiver og passiver pr. 31. december i det foregående regnskabsår.

Den vedlægger en opgørelse pr. samme dato over kassebevægelser og saldi under de forskellige konti.

På balancens aktivside opføres indtægter, der endnu ikke er inkasseret, og på passivsiden opføres de af regnskabsårets udgifter, som endnu ikke er bogført.

2. Disse dokumenter forelægges finansinspektøren.

Artikel 68

Bestyrelsen sender senest den 31. marts Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten forvaltningsregnskabet, analysen af den økonomiske forvaltning og balancen for instituttet for det foregående regnskabsår.

▼B







DEL II

REVISION AF REGNSKABERNE

Artikel 69

►M1 Revisionsretten ◄ udøver sine beføjelser over for instituttet i overensstemmelse med finansforordningen vedrørende De europæiske Fællesskabers almindelige budget.

Artikel 70

Instituttet fremsender kvartalsvis, senest i den måned, der følger efter kvartalets afslutning, til ►M1 Revisionsretten ◄ bilagene til posteringerne på regnskabet, særlig de dokumenter og beviser, der angår den nøje overholdelse af gennemførelsesbestemmelserne for oversigten over indtægter og udgifter, og som vedrører påtagelse af forpligtelser til og betaling af udgifter samt konstatering og inkassering af indtægter.

►M1 Revisionsretten ◄ kan rette spørgsmål til instituttet vedrørende de ovennævnte bilag.

Artikel 71

Instituttet yder ►M1 Revisionsretten ◄ al den bistand og giver den alle de oplysninger, som denne mener at have brug for til udførelsen af sit hverv.

▼M1

Det giver bl.a. Revisionsretten adgang til alle bilag vedrørende indgåelse af aftaler og alle kasse- og materielregnskaber, alle regnskabsbilag, såvel som de tilsvarende administrative dokumenter, ethvert indtægts- og udgiftsbilag, alle fortegnelser samt alle organisationsplaner, som Revisionsretten mener at have brug for, når den på grundlag af bilag eller på stedet skal revidere forvaltningsregnskabet, og alle dokumenter og oplysninger, som er registreret eller opbevares på edb.

▼B

Derfor har de ansatte, der underkastes revision fra ►M1 Revisionsretten ◄ , særlig pligt til:

a) at åbne deres kasse og fremvise penge, værdipapirer og materiale af enhver art og de bilag vedrørende forvaltningen, som de sidder inde med, såvel som alle bøger og andre dokumenter, der har tilknytning dertil;

b) at fremvise korrespondance eller alle andre dokumenter, der er nødvendige til den fuldstændige udførelse af revisionen.

▼M1

Oplysningerne efter litra b) kan kun forlanges af Revisionsretten.

▼B

►M1 Revisionsretten ◄ er beføjet til at revidere de dokumenter, der har med indtægter og udgifter at gøre, og som opbevares i instituttets kontorer, og i særdeleshed i de kontorer, der har ansvaret for beslutninger vedrørende disse indtægter og udgifter.

Revisionen med hensyn til indtægternes og udgifternes lovlighed og formelle rigtighed og kontrollen med den økonomiske forvaltnings forsvarlighed omfatter også den anvendelse, organer, der ikke hører under instituttet, gør af fællesskabsmidler, som de har modtaget som tilskud.

▼M1

Ethvert tilskud til modtagere, som ikke hører under instituttet, er betinget af, at modtagerne skiftligt accepterer at lade Revisionsretten føre kontrol med anvendelsen af tilskuddene.

Artikel 72

For Revisionsrettens beretning, der udarbejdes i overensstemmelse med EØF-Traktatens artikel 206a, gælder følgende bestemmelser:

1) Revisionsretten meddeler seneste den 15. juli instituttet og Kommissionen de bemærkninger, som efter dens opfattelse bør anføres i årsberetningen. Disse bemærkninger behandles fortroligt. Instituttet sender senest den 31. oktober sine svar til Revisionsretten og samtidig til Kommissionen.

2) Revisionsrettens beretning skal indeholde en vurdering af, om den økonomiske forvaltning har været forsvarlig.

3) Revisionsretten træffer de nødvendige foranstaltninger til, at instituttets svar på dens bemærkninger placeres umiddelbart efter disse.

4) Revisionsretten sender senest den 30. november de myndigheder, der skal meddele decharge, samt instituttet og Kommissionen sin årsberetning med tilhørende svar og lader den offentliggøre i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

▼M1 —————

▼M1

Artikel 74

1. Senest den 30. april i det følgende år meddeler Europa-Parlamentet efter henstilling fra Rådet, der træffer afgørelse med kvalificeret flertal, instituttets bestyrelse decharge for gennemførelsen af oversigten over indtægter og udgifter. Kan denne frist ikke overholdes, underretter Europa-Parlamentet eller Rådet bestyrelsen om årsagerne til, at afgørelsen har måttet udsættes.

Hvis Europa-Parlamentet udsætter afgørelsen om decharge, bestræber bestyrelsen sig på snarest muligt at træffe foranstaltninger til at fjerne hindringerne for denne afgørelse.

2. Dechargeafgørelsen omfatter regnskaberne for alle instituttets indtægter og udgifter og saldoen herfor samt instituttets aktiver og passiver som opført på balancen; den indeholder en vurdering af bestyrelsens ansvar i forbindelse med gennemførelsen af oversigten over indtægter og udgifter i det forløbne regnskabsår.

3. Finansinspektøren tager hensyn til de bemærkninger, der er anført i dechargeafgørelserne.

4. Bestyrelsen træffer enhver hensigtsmæssig foranstaltning til at tage bemærkningerne i dechargeafgørelserne til følge.

5. Instituttet aflægger senest den 15. december i det år, hvor afgørelsen om decharge er truffet, rapport om de foranstaltninger, der er truffet som følge af bemærkningerne, bl.a. om de instrukser, det har givet dem, som medvirker til gennemførelsen af oversigten over indtægter og udgifter. Disse rapporter sendes til Kommissionen, Europa-Parlamentet, Rådet og Revisionsretten.

Instituttet skal desuden i et bilag til forvaltningsregnskabet for det regnskabsår, der følger efter dechargeafgørelsen, aflægge beretning om de foranstaltninger, der er truffet som følge af bemærkningerne i dechargeafgørelserne.

6. Bilag vedrørende bogføringen og opstillingen af forvaltningsregnskabet og balancen opbevares i fem år efter afgørelsen om decharge for gennemførelsen af oversigten over indtægter og udgifter.

Dog opbevares bilag vedrørende foranstaltninger, som ikke er endeligt afsluttet, yderligere indtil udgangen af året efter, at de er afsluttet.

▼B







AFSNIT VII

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

▼M1

Artikel 75

Bestyrelsen underretter så hurtigt som muligt Revisionsretten om alle beslutninger og vedtagelser til gennemførelse af bestemmelserne i artikel 3, 6, 8, 14 og 21.

Udpegningen af de anvisningsberettigede, regnskabsføreren, de underordnede regnskabsførere og forskudsbestyrerne, samt delegeringer og udpegninger i henhold til artikel 18, 20 og 43 meddeles Revisionsretten og finansinspektøren.

Bestyrelsen meddeler Revisionsretten de interne forskrifter, den vedtager på det finansielle område.

▼M1

Artikel 75a

Indtil gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 126 i finansforordningen vedrørende Fællesskabernes budget, er trådt i kraft, fastsættes følgende beløbsgrænser i forbindelse med artikel 46, 48, 49 og 50:

— artikel 46, litra a): den øvre grænse for underhåndsaftaler fastsættes til 10 000 ECU

— artikel 48: den nedre grænse for, hvornår der skal indhentes bemyndigelse fra bestyrelsen, fastsættes til 35 000 ECU

— artikel 49, stk. 3: grænsen for obligatorisk sikkerhedsstillelse fastsættes til 250 000 ECU

— artikel 50: de øvre grænser for aftaler om betaling efter regning eller faktura fastsættes til 750 ECU, henholdsvis 2 000 ECU for udgifter, der afholdes uden for instituttets hovedsæde.

▼B

Artikel 76

De nødvendige gennemførelsesbestemmelser for denne forordning udarbejdes af bestyrelsen på forslag fra direktøren efter samstemmende udtalelse fra finansinspektøren.

Artikel 77

Denne forordning træder i kraft på femtedagen for offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.