1997R2064 — DA — 10.11.1998 — 001.001 — 1
Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor
►B KOMMISSIONENS FORORDNING(EF) Nr. 2064/97
af 15. oktober 1997
omgennemførelseafRådetsforordning(EØF)nr.4253/88omdetaljeredeordningerformedlems-
staternes finanskontrol af aktioner, der medfinansieres af strukturfondene
(EFT L 290 af 23.10.1997, s. 1)
Ændret ved:
Tidende
nr. side dato
►M1Kommissionens forordning (EF) nr. 2406/98 af 6. november 1998 L 298 15 7.11.1998
1997R2064 — DA — 10.11.1998 — 001.001 — 2
▼B
KOMMISSIONENS FORORDNING(EF) Nr. 2064/97
af 15. oktober 1997
om gennemførelse af Rådets forordning (EØF) nr. 4253/88 om
detaljerede ordninger for medlemsstaternes finanskontrol af akti-
oner, der medfinansieres af strukturfondene
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fælles-skab,
under henvisning til Rådets forordning (EØF) nr. 4253/88 af 19.
december 1988 om gennemførelsesbestemmelser til forordning (EØF)nr. 2052/88 for så vidt angår samordningen af de forskellige struktur-fondes interventioner indbyrdes såvel som med interventionerne fra DenEuropæiske Investeringsbank og de øvrige eksisterende finansielleinstrumenter(
1), senest ændret ved forordning (EF) nr. 3193/94 (2),
særlig artikel 23, stk. 1, fjerde afsnit,
efter høring af Det Rådgivende Udvalg for Udvikling og Omstilling i
Regionerne og det udvalg, der er oprettet efter traktatens artikel 124, og
ud fra følgende betragtninger:Artikel 23, stk. 1, i forordning (EØF) nr. 4253/88 fastlægger princip-
perne for medlemsstaternes finanskontrol af aktioner, der medfinan-sieres af strukturfondene;
for at sikre en acceptabel finanskontrol i hele Fællesskabet er det
nødvendigt at fastlægge visse minimumskontrolbestemmelser nærmere;
af hensyn til de enkelte medlemsstaters særlige forfatningsmæssige og
administrative situation er det nødvendigt, at nærværende forordningsuppleres med passende administrative ordninger mellemKommissionen og hver medlemsstat;
nærværende forordning bør gælde for de interventionsformer, der er
fastsat i artikel 5, stk. 2, i Rådets forordning (EØF) nr. 2052/88 af 24.juni 1988 om strukturfondenes opgaver og effektivitet samt om samord-ningen af deres interventioner indbyrdes såvel som med interventio-nerne fra Den Europæiske Investeringsbank og de øvrige eksisterendefinansielle instrumenter(
3), senest ændret ved forordning (EF) nr. 3193/
94, forudsat at interventionsformerne administreres af medlemsstaterne;
medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer bør være af en sådan
art, at de sikrer en effektiv og korrekt gennemførelse af de aktioner, dermedfinansieres af strukturfondene;
der bør fastsættes regler for medlemsstaternes gennemførelse af kontrol,
og der bør indføres ordninger for regelmæssige konsultationer mellemmedlemsstaterne og Kommissionen, for at de samlede midler, der erafsat til kontrol på nationalt plan og EF-plan, kan få størst muligvirkning;
medlemsstaterne bør sikre, at åbenbare uregelmæssigheder, der afsløres
ved national kontrol eller EF-kontrol, undersøges og behandles tilfreds-stillende;
medlemsstaterne bør i forbindelse med afslutning af interventionsformer
forelægge Kommissionen en uafhængig erklæring, der indeholder engenerel konklusion, hvad angår gyldigheden af anmodningen omendelig betaling, og som gør det muligt at identificere og behandleenhver svaghed eller uregelmæssighed tilfredsstillende;
(1) EFT L 374 af 31. 12. 1988, s. 1.
(2) EFT L 337 af 24. 12. 1994, s. 11.
(3) EFT L 185 af 15. 7. 1988, s. 9.
1997R2064 — DA — 10.11.1998 — 001.001 — 3
▼B
medlemsstaterne bør hvert år aflægge rapport til Kommissionen om
anvendelsen af nærværende forordning;
ifølge artikel 23, stk. 1, andet afsnit, i forordning (EØF) nr. 4253/88
skal medlemsstaterne sende Kommissionen en beskrivelse af deresforvaltnings- og kontrolsystemer; disse beskrivelser skal om nødvendigtsuppleres og opdateres;
når det gælder interventionsformer, der involverer mere end en
medlemsstat, bør der forudses administrativt samarbejde mellem deberørte medlemsstater og Kommissionen;
medlemsstaterne bør kunne anvende nationale kontrolregler, som er
strengere end dem, der er fastsat i nærværende forordning;
nærværende forordning bør ikke indskrænke anvendelsen af bestemmel-
serne i Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96af 11. november1996om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblikpå beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interessermod svig og andre uregelmæssigheder(
1) og Kommissionens forordning
(EF) nr. 1681/94 af 11. juli 1994 om uregelmæssigheder og tilbagebeta-ling af beløb, der uberettiget er udbetalt inden for rammerne af finansie-ringen af strukturpolitikkerne, samt om oprettelse af et informationssy-stem på dette område(
2);
i overensstemmelse med artikel 214 i EF-traktaten er det nødvendigt at
sikre, at tjenestehemmeligheder, der opnås adgang til under udøvelse afden kontrol, der er fastsat i nærværende forordning, ikke videregives tiluvedkommende personer;
de i denne forordning fastsatte foranstaltninger er i overensstemmelse
med udtalelse fra Forvaltningskomitéen for Landbrugsstrukturerne ogUdvikling af Landdistrikterne og Den Stående Fiskeristrukturkomité—
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
Artikel 1
Nærværende forordning gælder for de interventionsformer, der er fastsat
i artikel 5, stk. 2, i forordning (EØF) nr. 2052/88, og som administreresaf medlemsstaterne.
Artikel 2
1. Medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer skal:
a) sikre en korrekt iværksættelse af interventionsformerne i overens-
stemmelse med målene for forsvarlig økonomisk forvaltning
b) på tilfredsstillende måde attestere gyldigheden af forskud og ende-
lige betalinger på grundlag af de faktiske udgifter
c) sikre et tilfredsstillende revisionsspor
d) specificere ansvarsfordelingen og især kontrollen på de forskellige
niveauer for at sikre korrekte attesteringer
e) lette afsløringen af mulige svagheder eller risici ved gennemførelsen
af aktioner og projekter
f) omfatte korrigerende foranstaltninger for at afhjælpe svagheder,
risici eller uregelmæssigheder, der blev afsløret under projektetsgennemførelse, især med hensyn til den finansielle forvaltning.
2. Ved anvendelsen af nærværende forordning er et tilfredsstillende
revisionsspor et spor, der gør det muligt at:
a) afstemme de sammenfattede beløb, der attesteres over for
Kommissionen, med de individuelle regnskaber og bilag på de
(1) EFT L 292 af 15. 11. 1996, s. 2.
(2) EFT L 178 af 12. 7. 1994, s. 43.
1997R2064 — DA — 10.11.1998 — 001.001 — 4
▼B
forskellige administrative niveauer og hos de endelige støttemodta-
gere
b) efterprøve tildelingen og overførslerne af de disponible EF-midler og
nationale midler.
3. I bilag I gives der en vejledende beskrivelse af de informations-
krav, et tilstrækkeligt revisionsspor skal opfylde.
Artikel 3
1. Medlemsstaterne foretager kontrol af projekter eller aktioner (i det
følgende benævnt »kontrol«) på grundlag af et passende antal stikprøverfor især:
a) at efterprøve effektiviteten af de bestående forvaltnings- og kontrol-
systemer
b) selektivt på grundlag af risikoanalyse at efterprøve de udgiftsanmel-
delser, der foretages på de forskellige niveauer.
2. Kontrollen før afslutningen af hver interventionsform vedrører
mindst 5 % af de samlede støtteberettigede udgifter og et repræsentativtudsnit af de godkendte projekter eller aktioner under hensyntagen tilkravene i stk. 3.
For interventionsformer, der er godkendt inden nærværende forordnings
ikrafttræden, kan procentsatsen nedsættes proportionalt.
Medlemsstaterne søger at sprede kontrollen ligeligt over den pågæl-
dende periode.
3. Der skal ved udvælgelsen af de projekter eller aktioner, der skal
underkastes kontrol, tages hensyn til:
a) behovet for at kontrollere en passende blanding af typer og størrelser
af projekter eller aktioner
b) de risikofaktorer, der er afsløret ved national kontrol eller EF-kontrol
c) koncentrationen af projekter på bestemte ansvarlige myndigheder
eller bestemte endelige støttemodtagere, således at de vigtigsteansvarlige myndigheder og endelige støttemodtagere mindst kontrol-leres én gang før afslutningen af hver interventionsform.
Artikel 4
Ved kontrollen i medfør af artikel 3 skal medlemsstaterne efterprøve
følgende:
a) forvaltnings- og kontrolsystemernes praktiske anvendelse og effekti-
vitet
b) for et passende antal regnskaber, disse regnskabers overensstem-
melse med bilagene hos den endelige støttemodtager og de formid-lende myndigheder
c) tilstedeværelsen af et tilfredsstillende revisionsspor
d) for et passende antal udgiftsposter, om arten og tidspunktet for den
pågældende udgift (forpligtelser og betalinger) svarer til EF’s regler,til projektets godkendte fysiske kendetegn og til det rent faktiskudførte arbejde
e) om projektets brug eller påtænkte brug er i overensstemmelse med
den brug, der er anført i ansøgningen om EF-medfinansiering
f) om Fællesskabets finansielle tilskud ligger inden for de grænser, der
er fastsat i artikel 13 i forordning (EØF) nr. 2052/88 og andregældende EF-bestemmelser, og udbetales til de endelige støttemodta-gere uden nedsættelser eller uberettigede forsinkelser
g) om de fornødne nationale midler til medfinansiering rent faktisk er
blevet stillet til rådighed
h) om de medfinansierede aktioner er blevet gennemført efter artikel 7,
stk. 1, i forordning (EØF) nr. 2052/88.
1997R2064 — DA — 10.11.1998 — 001.001 — 5
▼B
Artikel 5
Kontrollen skal fastslå, om konstaterede problemer er af systematisk
karakter, der indebærer risiko for andre projekter, som gennemføres afden samme endelige støttemodtager eller administreres af den sammeansvarlige myndighed. Kontrollen skal også identificere årsagerne tilsådanne situationer, yderligere undersøgelser, der kan være nødvendige,og de påkrævede korrigerende og forebyggende foranstaltninger.
Artikel 6
De enkelte medlemsstater og Kommissionen konsulterer hinanden
mindst én gang om året for at koordinere deres programmer for kontrol,for at de samlede midler, der er afsat til kontrol på nationalt plan ogEF-plan, kan få størst mulig nyttevirkning. Disse konsultationervedrører de risikoanalysemetoder, der skal anvendes, under hensyntagentil den seneste kontrol og rapporterne og meddelelserne fra de nationalemyndigheder, Kommissionen og Revisionsretten.
Artikel 7
1. Medlemsstaterne sørger for, at åbenbare uregelmæssigheder, som
rapporteres ved national kontrol eller EF-kontrol, undersøges ogbehandles tilfredsstillende.
2. Er en åbenbar uregelmæssighed ikke behandlet tilfredsstillende
senest seks måneder efter, at den ansvarlige myndighed er blevet gjortopmærksom på den, underretter medlemsstaten Kommissionen omsituationen, medmindre den allerede har gjort det efter forordning (EF)nr. 1681/94.
3. Ved anvendelsen af stk. 1 og 2 forstås ved tilfredsstillende
behandling, at den endelige støttemodtager eller den ansvarligemyndighed over for den person eller det organ, der er ansvarligt forkontrol i medlemsstaten, forelægger tilstrækkeligt bevis for, at denåbenbare uregelmæssighed ikke eksisterer eller er blevet korrigeret.
Hvis en uregelmæssighed har systematisk karakter, forstås ved tilfreds-
stillende behandling desuden vedtagelse af de nødvendige foranstalt-ninger for at korrigere de tilfælde, der ikke er blevet individuelt identifi-ceret ved kontrol, og for at forebygge gentagelser.
4. Det i stk. 3 omhandlede bevis kan bestå af grundlag af kopier af
regnskaber og bilag eller andet nødvendigt bevismateriale.
Artikel 8
1. Senest på tidspunktet for anmodningen om endelig betaling og om
den endelige udgiftsanmeldelse for hver interventionsform forelæggermedlemsstaterne Kommissionen en erklæring som vist i bilag II, som erudarbejdet af en person eller et organ, der udøver sin funktion uafhæn-gigt af den ansvarlige tjeneste. Erklæringen skal resumere konklusio-nerne af de kontrolundersøgelser, der blev foretaget i de foregående år,og en generel konklusion, hvad angår gyldigheden af anmodningen omendelig betaling og retmæssigheden og korrektheden af de transaktioner,der ligger til grund for den endelige udgiftsanmeldelse.
2. Gør betydelige forvaltnings- eller kontrolsvagheder eller uregel-
mæssighedernes store hyppighed det ikke muligt at give en positivgenerel forsikring om gyldigheden af anmodningen om endelig betalingog den endelige udgiftsanmeldelse, henvises der i erklæringen til disseforhold, og problemets omfang og dets finansielle følger anslås.
I så fald kan Kommissionen kræve en yderligere kontrol for at identifi-
cere og korrigere uregelmæssighederne inden for et nærmere fastsattidsrum.
Artikel 9
Medlemsstaterne underretter senest den 30. juni hvert år, første gang
senest den 30. juni 1998, Kommissionen om deres anvendelse afnærværende forordning i det foregående kalenderår med særlig henvis-ning til bestemmelserne i artikel 2 og med angivelse af de nødvendige
1997R2064 — DA — 10.11.1998 — 001.001 — 6
▼B
suppleringer eller opdateringer af beskrivelsen af deres forvaltnings- og
kontrolsystemer som krævet i artikel 23, stk. 1, andet afsnit, i forord-ning (EØF) nr. 4253/88.
Artikel 10
Kommissionen og medlemsstaterne samarbejder om at sikre, at målene
for nærværende forordning nås inden for rammerne af den administra-tive ordning, der er udarbejdet sammen med de enkelte medlemsstater.
Artikel 11
Deltager mere end en medlemsstat i en interventionsform, eller er der
støttemodtagere i mere end en medlemsstat, yder de pågældendemedlemsstater og Kommissionen hinanden den administrative bistand,der er nødvendig for at sikre en korrekt kontrol.
Artikel 12
1. De personer eller organer, der er ansvarlige for gennemførelsen af
de EF-medfinansierede aktioner, sørger for, at alle de bilag og regn-skaber, der er nødvendige for kontrollen, stilles til rådighed for detjenestemænd, der er ansvarlige for kontrollen, eller for de personer, derhar fået bemyndigelse til at foretage kontrollen.
2. De tjenestemænd, der er ansvarlige for kontrollen, eller de
personer, der har fået bemyndigelse til at foretage kontrollen, kan kræveat få udleveret udtog eller kopier af de i denne artikel nævnte bilag ogregnskaber.
Artikel 13
Oplysninger, der indsamles under kontrollen, er omfattet af tavsheds-
pligt i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i national retog EF-ret. De må ikke videregives til andre end dem, der i kraft af deresopgaver i medlemsstaterne eller i Fællesskabets institutioner skal havekendskab hertil for at udføre disse opgaver.
Artikel 14
Ifølge de relevante nationale love har Kommissionens ansatte adgang til
alle dokumenter, der udarbejdes enten med henblik på eller efterkontrol, der foretages efter nærværende forordning, og til alle opbeva-rede data, herunder data, der er lagret på edb.
Artikel 15
Intet i nærværende forordning er til hinder for, at medlemsstaterne
anvender nationale kontrolregler, der er strengere end reglerne i nærvæ-rende forordning.
Artikel 16
For så vidt kontrollen vedrører EUGFL, Udviklingssektionen, kan den
kontrol, der foretages efter Rådets forordning (EØF) nr. 3508/92 (
1)o g
Kommissionens forordning (EØF) nr. 3887/92 (2), også anses for at
foretages efter nærværende forordning.
Artikel 17
Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen
iDe Europæiske Fællesskabers Tidende .
(1) EFT L 355 af 5. 12. 1992, s. 1.
(2) EFT L 391 af 31. 12. 1992, s. 36.
1997R2064 — DA — 10.11.1998 — 001.001 — 7
▼B
Artikel 8 anvendes fra den 1. januar 1998.
▼M1
Artikel 8, stk. 1, behøver dog ikke anvendes fra 1. januar 1998 påinterventionsformer, for hvilke den første afgørelse om at yde støttefastsætter slutdatoen for Fællesskabets forpligtelser og nationale forplig-telser til før 1. januar 1997.
▼
B
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart
i hver medlemsstat.
1997R2064 — DA — 10.11.1998 — 001.001 — 8
▼B
BILAG I
VEJLEDENDE BESKRIVELSE AF DE INFORMATIONSKRAV, ET
REVISIONSSPOR SKAL OPFYLDE
(Artikel 2, stk. 3)
Et tilstrækkeligt revisionsspor som omhandlet i artikel 2, stk. 3, foreligger, når
følgende er opfyldt for en given interventionsform:
1. Regnskaber, der føres på det rette forvaltningsniveau, giver detaljerede oplys-
ninger om de udgifter, som den endelige støttemodtager rent faktisk harafholdt for hvert medfinansieret projekt, herunder datoen for konteringen,beløbet for hver udgiftspost, identifikationen af bilaget og betalingsdatoen og-metoden; regnskaberne underbygges med de nødvendige bilag (f.eks. faktu-raer).
2. Når det gælder udgiftsposter, der kun delvis vedrører den EF-medfinansierede
aktion, foreligger der tilstrækkelig dokumentation for nøjagtigheden af belø-bets fordeling mellem de EF-medfinansierede aktioner og de andre aktioner.Lignende dokumentation foreligger også for udgiftstyper, der anerkendes sommedfinansieringsberettigede inden for visse grænser eller i forhold til andreomkostninger.
3. De tekniske og finansielle planer for projektet, midtvejsrapporterne, doku-
menterne vedrørende godkendelse af støtte, udbuds- og kontraktindgåelses-procedurerne osv. opbevares på det rette forvaltningsniveau.
4. Ved indberetning af de udgifter, som en formidlende myndighed faktisk har
afholdt, samles de i punkt 1 nævnte oplysninger i en detaljeret udgiftsopgø-relse, der for hvert EF-medfinansieret projekt indeholder alle individuelleudgiftsposter, med henblik på beregningen af det samlede attesterede beløb.Disse detaljerede udgiftsopgørelser udgør bilagene til de formidlende myndig-heders regnskaber.
5. De formidlende myndigheder fører regnskaber over hvert enkelt projekt og
over de sammenfattede udgiftsbeløb, som hver gang er attesteret af de ende-lige støttemodtagere. Ved indberetning til den udpegede myndighed, der ernævnt i artikel 21, stk. 5, i forordning (EØF) nr. 4253/88, forelægger deformidlende myndigheder en liste over de projekter, der er godkendt underhver interventionsform, sammen med oplysninger om hvert enkelt projekt,som mindst omfatter en fuldstændig identifikation af projektet og den ende-lige støttemodtager, datoen for godkendelse af støtten, de forpligtede ogbetalte beløb, den omfattede udgiftsperiode og udgiftsbeløbene pr. foranstalt-ning og pr. delprogram. Disse oplysninger udgør bilagene til den udpegedemyndigheds regnskaber og er grundlaget for udarbejdelsen af de udgiftserklæ-ringer, der skal indgives til Kommissionen.
6. Når der er tale om endelige støttemodtagere, der indberetter direkte til den
udpegede myndighed, udgør de detaljerede udgiftsopgørelser, der er nævnt ipunkt 4, bilagene til de regnskaber, der føres af den udpegede myndighed,som er ansvarlig for udarbejdelsen af den i punkt 5 nævnte liste overprojekter.
7. Hvis mere end en formidlende myndighed varetager kontakten mellem den
endelige støttemodtager og den udpegede myndighed, kræver hver formid-lende myndighed for sit ansvarsområde detaljerede udgiftsopgørelser, der erudarbejdet på det lavere niveau, og som den skal anvende som bilag til sineegne regnskaber, som den mindst med angivelse af de sammenfattede udgifts-beløb for hvert enkelt projekt rapporterer til den overordnede myndighed.
8. Hvis forvaltnings- og informationsprocedurerne, herunder edb-dataover-
førsler, er tilrettelagt efter andre modeller, indhenter alle berørte myndighedertilstrækkelige oplysninger fra det lavere niveau for at begrunde deres regn-skaber og de beløb, der rapporteres til den overordnede myndighed, og sikrersåledes et tilfredsstillende revisionsspor fra de sammenfattede beløb, derattesteres over for Kommissionen, til de individuelle udgiftsposter og bilagenehos den endelige støttemodtager.
1997R2064 — DA — 10.11.1998 — 001.001 — 9
▼B
BILAG II

1997R2064 — DA — 10.11.1998 — 001.001 — 10
▼B