1983R0354 — DA — 26.03.2015 — 002.001

Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor

Ændret ved:









▼B

RÅDETS FORORDNING (EØF, EURATOM) Nr. 354/83

af 1. februar 1983

om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det europæiske økonomiske Fællesskab og Det europæiske Atomenergifællesskab







RÅDET FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR — under henvisning til trakten om oprettelse af Det europæiske økonomiske Fællesskab, særlig artikel 235, under henvisning til traktaten om oprettelse af Det europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 203, under henvisning til forslag fra Kommissionen ( 1 ), under henvisning til udtalelse fra Europa-Parlamentet ( 2 ), og ud fra følgende betragtninger: ud fra følgende betragtninger: I forbindelse med gennemførelsen af deres opgaver er der i institutionerne under Det europæiske Fællesskab og Det europæiske Atomenergifællesskab henlagt en omfattende samlig arkivalier; disse udgør et aktiv for nævnte Fællesskaber, som begge har status som juridisk person; det er almindelig praksis såvel i medlemsstaterne som i internationale organisationer at gøre arkiverne offentligt tilgængelige efter en vis årrække; der bør indføres fælles reler vedrørende åbning af De europæiske Fællesskabers historiske arkiver for offentligheden; en del af de dokumenter og aktstykker, som hidrører fra institutionerne under Det europæiske økonomiske Fællesskab og Det europæiske Atomenergifællesskab, befinder sig materielt i medlemsstaternes arkiver; disse stater anvender forskellige regler med hensyn til frister og betingelser for offentlighedens adgang til deres arkiver; det bør undgås, at klassificerede dokumenter og aktstykker, hidrørende fra Fællesskabernes institutioner, bliver offentligt tilgængelige gennem nationale arkiver på betingelser, der er lempeligere end dem, der er fastlagt i denne forordning; udnyttelse og kritisk analyse af De europæiske Fællesskabers arkiver vil ikke alene tjene den historiske forskning i almindelighed, men kan samtidig lette interesserede kredses indsats på fællesskabsplan og derved bidrage til en mere hensigtsmæssig virkeliggørelse af Fællessskabernes mål som helhed; traktaterne indeholder ikke særlig hjemmel til at indføre fælles bestemmelser på dette område; der bør kun fastsættes visse grundprincipper, og det bør overlades til hver enkelt fællesskabsinstitution at fastsætte de nærmere bestemmelser, som viser sig nødvendige for gennemførelsen af disse principper på internt plan — UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:







▼M1

Artikel 1

1. Formålet med denne forordning er at sikre, at dokumenter af historisk eller administrativ værdi bevares og så vidt muligt gøres tilgængelige for offentligheden.

Med henblik på at opfylde denne målsætning opretter hver af institutionerne under Det Europæiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab, samt Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg, Regionsudvalget og de agenturer og lignende organer, der oprettes af Fællesskabets lovgivningsmyndighed, i det følgende benævnt »institutionerne«, sine historiske arkiver og gør dem offentligt tilgængelige på de i denne forordning fastlagte betingelser efter udløbet af en frist på 30 år regnet fra dokumenternes udstedelsesdato.

2. Ved anvendelsen af denne forordning forstås ved udtrykket:

a) »EF-institutionernes arkiver«: arkivalier omfattende alle dokumenter af enhver art, uanset deres form eller materielle fremtræden, som er udarbejdet eller modtaget af en af institutionerne, af en af deres repræsentanter eller af en af deres ansatte i embeds medfør, og som vedrører aktiviteter inden for rammerne af Det Europæiske Fællesskab og/eller Det Europæiske Atomenergifællesskab (i det følgende benævnt »EF-institutionerne«)

b) »EF-institutionernes historiske arkiver«: den del af EF-institutionernes arkiver som er blevet udvalgt til permanent opbevaring, jf. artikel 7.

3. De dokumenter, som var stillet til rådighed før udløbet af den i stk. 1 nævnte frist, skal fortsat være offentligt tilgængelige uden nogen begrænsning.

▼B

4. Efter udløbet af den i stk. 1 fastsatte frist på tredive år åbnes der adgang til de historiske arkiver for enhver, som anmoder herom, og som er villig til at overholde de interne regler, der i så henseende gælder i de enkelte institutioner.

5. De historiske arkivalier er tilgængelige i form af kopier. Institutionerne kan dog give adgang til de originale dokumenter og aktstykker, hvis vedkommende gør en speciel og behørigt begrundet interesse gældende.

▼M1

Artikel 2

1. Med hensyn til dokumenter, der er omfattet af undtagelsen vedrørende privatlivets fred og den enkeltes integritet, som fastlagt i artikel 4, stk. 1, litra b), i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter ( 3 ), samt undtagelsen vedrørende en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder, som fastlagt i artikel 4, stk. 2, første led, i forordning (EF) nr. 1049/2001, kan disse undtagelser finde anvendelse på hele dokumentet eller en del heraf efter udløbet af perioden på 30 år, hvis betingelserne for anvendelsen af undtagelserne fortsat er opfyldt.

2. Dokumenter, der er omfattet af undtagelsen vedrørende privatlivets fred og den enkeltes integritet, som fastlagt i artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001, herunder sagsakter vedrørende ansatte i De Europæiske Fællesskaber, kan gøres tilgængelige i overensstemmelse med bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger ( 4 ), særlig artikel 4 og 5.

3. Inden institutionen beslutter at gøre dokumenter, hvis udbredelse kan skade en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder, som fastlagt i artikel 4, stk. 2, første led, i forordning (EF) nr. 1049/2001, offentligt tilgængelige, underretter den i overensstemmelse med gennemførelsesbestemmelser, som fastlægges af hver enkelt institution, den pågældende person om, at den har til hensigt at gøre dokumenterne offentligt tilgængelige. Disse dokumenter gøres ikke offentligt tilgængelige, hvis institutionen i betragtning af bemærkninger fra den pågældende person mener, at udbredelsen af dokumenterne ville skade disse forretningsmæssige interesser, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dokumenterne.

4. Følsomme dokumenter som omhandlet i artikel 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001 er tilgængelige med de begrænsninger, der er fastsat i den nævnte artikel.

Artikel 3

Undtaget fra offentlighedens adgang er dokumenter, som er klassificeret i overensstemmelse med artikel 10 i Rådets forordning nr. 3 af 31. juli 1958 om anvendelse af artikel 24 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab ( 5 ), og som ikke er blevet nedklassificeret.

▼M1 —————

▼M1

Artikel 5

De enkelte institutioner skal med henblik på at sikre overholdelsen af den i artikel 1, stk. 1, nævnte frist på 30 år i behørig tid og senest i det femogtyvende år efter et dokuments udstedelsesdato underkaste de dokumenter, der er klassificeret i henhold til den pågældende institutions regler, en nærmere undersøgelse med henblik på at træffe afgørelse om en eventuel afklassificering. Dokumenter, der ikke er blevet afklassificeret ved en første gennemgang, skal jævnligt og mindst hvert femte år tages op til fornyet overvejelse.

Artikel 6

Hvis en medlemsstat efter udløbet af den i artikel 1, stk. 1, nævnte frist på 30 år, agter at gøre dokumenter offentligt tilgængelige, som hidrører fra institutionerne og er omfattet af artikel 2 og 3, rådfører den sig med den pågældende institution for at træffe en afgørelse, som ikke bringer opfyldelsen af denne forordnings målsætning i fare.

Artikel 7

Senest femten år efter udstedelsen overfører de enkelte institutioner de dokumenter, der befinder sig i deres løbende arkiver, til deres historiske arkiver. Efter kriterier, som de enkelte institutioner opstiller i henhold til artikel 9, sorteres disse dokumenter for at udvælge dem, der bør opbevares, i forhold til dem, der er uden administrativ eller historisk interesse.

▼B

Artikel 8

▼M2

1. Hver institution, bortset fra Den Europæiske Unions Domstol og Den Europæiske Centralbank (ECB), deponerer hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze de dokumenter, som indgår i dens historiske arkiver, og som den har gjort tilgængelige for offentligheden i overensstemmelse med denne forordning. Deponeringen foregår i overensstemmelse med bilaget.

Uanset første afsnit kan de deponerende institutioner på grund af retlige eller administrative forhold undlade at deponere visse originale dokumenter hos EUI. I så fald deponerer de en mikrofilmkopi eller en digital kopi af sådanne dokumenter.

▼B

2. Hver institution skal efter anmodning stille et komplet sæt mikrofilmkopier af sine historiske arkivalier til rådighed for medlemsstaterne og de andre institutioner, for så vidt der ikke er tale om den medlemsstat, hvor institutionen er beliggende, eller om institutioner, der er beliggende i samme medlemsstat, og de pågældende arkivalier er offentligt tilgængelige i medfør af denne forordning.

▼M2

3. Den Europæiske Unions Domstol og ECB kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis.

4. De deponerende institutioner bevarer ejendomsretten til deres arkivalier, og de har forsat eneansvaret for sammensætningen af de dokumenter og filer, som deponeres eller på anden vis stilles til rådighed for EUI.

5. Deponeringen af institutionernes historiske arkivalier hos EUI berører ikke beskyttelsen af arkivalierne, jf. artikel 2 i protokol nr. 7 vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, som er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.

6. EUI sikrer bevarelsen og beskyttelsen af de deponerede arkivalier. Bevarelsen og beskyttelsen skal overholde anerkendte internationale standarder for fysisk beskyttelse af arkivalier og skal som minimum overholde tekniske og sikkerhedsmæssige bestemmelser vedrørende bevarelse og drift af offentlige arkiver, der svarer til dem, der gælder i Italien. Derfor skal de deponerede dokumenter opbevares i dertil indrettede deponeringsfaciliteter.

7. EUI bærer det fulde ansvar for det personale, der skal forvalte Unionens historiske arkivalier, som er deponeret hos EUI. EUI påser, at det personale, der har til opgave at forvalte de historiske arkivalier, har de fornødne faglige kvalifikationer til at udføre arbejdet på dette område.

8. Hver af de deponerende institutioner har ret til at modtage oplysninger om EUI's drift af dets arkiver og til at besigtige de arkivalier, den har deponeret.

9. EUI gør de historiske arkivalier, den modtager i medfør af stk. 1 og 3, tilgængelige for offentligheden. Institutionerne kan også gøre en kopi af samme historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden.

10. Udgifterne til forvaltning af Unionens historiske arkiver finansieres via bidrag fra alle de deponerende institutioner til den relevante budgetpost, inden for rammerne af de årlige bevillinger, som budgetmyndigheden stiller til rådighed i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget ( 6 ). Disse finansielle bidrag dækker ikke udgifter til tilrådighedsstillelse og indretning af de bygninger og deponeringsfaciliteter, der skal huse arkivalierne og arkivpersonalet.

Størrelsen af de bidrag, der er omhandlet i første afsnit, skal stå i et rimeligt forhold til størrelsen af de deponerende institutioners respektive stillingsfortegnelser. Hvert bidrag beregnes på ny, når yderligere institutioner begynder at deponere deres historiske arkivalier hos EUI, eller mindst hvert femte år.

11. EUI handler som registerfører i overensstemmelse med artikel 2 i forordning (EF) nr. 45/2001, efter instruks fra de deponerende institutioner. EUI behandler eventuelle personoplysninger i institutionernes historiske arkivalier i overensstemmelse med de garantier, der er fastsat i nævnte forordning.

12. Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse har fortsat beføjelse til at føre tilsyn med institutionerne for så vidt angår behandling af personoplysninger i de historiske arkivalier, der er deponeret hos EUI.

▼M1

Artikel 9

▼M2

1. Hver institution fastsætter interne gennemførelsesbestemmelser til denne forordning. De skal indeholde regler for opbevaring og videregivelse til offentligheden af historiske arkivalier og for beskyttelse af de deri indeholdte personoplysninger. Institutionerne gør så vidt muligt deres arkivalier elektronisk tilgængelige for offentligheden, herunder digitaliserede og oprindeligt digitale arkivalier, og gør det lettere at konsultere dem på internettet. De opbevarer også de dokumenter, som eksisterer i formater, der er tilpasset særlige behov (f.eks. Brailleskrift, magnaprint eller optagelser).

▼M1

2. Hver institution offentliggør hvert år oplysninger om sine aktiviteter med hensyn til historiske arkiver.

▼M2

3. Kommissionen indgår på vegne af de deponerende institutioner en rammepartnerskabsaftale med EUI. Rammepartnerskabsaftalen skal indeholde detaljerede bestemmelser om institutionernes og EUI's respektive roller og ansvarsområder i forbindelse med forvaltningen af EU's historiske arkivalier, herunder deponering, opbevaring, adgang og offentlig konsultation heraf.

▼B

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

▼M2









BILAG

BESTEMMELSER OM DEPONERING AF INSTITUTIONERNES HISTORISKE ARKIVALIER HOS DET EUROPÆISKE UNIVERSITETSINSTITUT I FIRENZE

1. For ikkedigitale arkivaliers vedkommende skal de originale dokumenter deponeres hos EUI med henblik på varig bevarelse sammen med en mikrofilmkopi og/eller en digital kopi heraf. For digitale arkivaliers vedkommende skal EUI have varig adgang til dokumenterne på en sådan måde, at EUI kan opfylde sin forpligtelse til at gøre de historiske arkiver offentligt tilgængelige via én enkelt indgang og til at fremme anvendelsen af dem. Ansvaret for den varige bevarelse af de digitale arkivalier ligger fortsat hos de institutioner, hvorfra arkivalierne stammer.

2. Aflevering af arkivalier til deponering foregår én gang årligt og følger i videst muligt omfang institutionernes normale arkiveringsprocedurer.

3. EUI må hverken ændre ved den måde, arkivalierne er inddelt på fra de deponerende myndigheders hånd, eller slette dokumenter eller filer eller foretage ændringer i dem.

4. EUI udleverer de originale deponerede dokumenter og filer på begæring af de deponerende institutioner. De deponerende institutioner tilbageleverer originalerne til EUI, så snart de ikke længere har brug for dem.

5. EUI underretter omgående de deponerende institutioner om enhver potentiel trussel mod ukrænkeligheden af de arkivalier, som den eller de pågældende institutioner har deponeret.