Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor
"BKOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 1663/95
af 7. juli 1995
om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EØF) nr. 729/70, for så vidt angår
proceduren for regnskabsafslutning for EUGFL, Garantisektionen
(EFT L 158 af 8.7.1995, s. 6)
Ændret ved:
Tidende
nr. Side dato
"M1 Kommissionens forordning (EF) nr. 896/97 af 20. maj 1997 L 128 8 21.5.1997
"M2 Kommissionens forordning (EF) nr. 2245/1999 af 22. oktober
1999L 273 5 23.10.19991995R1663 — DA — 30.10.1999 — 002.001 — 1
KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 1663/95
af 7. juli 1995
om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EØF) nr.
729/70, for så vidt angår proceduren for regnskabsafslutning for
EUGFL, Garantisektionen
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER
HAR —
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske
Fællesskab,
under henvisning til Rådets forordning (EØF) nr. 729/70 af 21. april 1970
om finansiering af den fælles landbrugspolitik (1), senest ændret ved
forordning (EF) nr. 1287/95 (2), særlig artikel 4, stk. 6, og artikel 5, stk.
3, og
ud fra følgende betragtninger:Ifølge den ændring af proceduren for regnskabsafslutning, der blev
indført ved Rådets forordning (EF) nr. 1287/95, skal der fastsættes
gennemførelsesbestemmelser for attestering og afslutning af godkendte
udbetalende organers årsregnskaber;
udviklingen i antallet og arten af foranstaltninger, der finansieres af
EUGFL, Garantisektionen, har sammen med udviklingen i metoderne til
registrering og overførsel af oplysninger gjort det nødvendigt at ændre
arten og indholdet af de oplysninger, der skal forelægges Kommissionen
med henblik på regnskabsafslutningen;
Kommissionens forordning (EØF) nr. 1723/72 (
3), senest ændret ved
forordning (EØF) nr. 295/88 (4), bør derfor ophæves;
EUGFL-Komitéen har ikke afgivet udtalelse inden for den af formanden
fastsatte frist —
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
Artikel 1
1. Med hensyn til den i artikel 4, stk. 2, i forordning (EØF) nr. 729/70
omhandlede begrænsning af antallet af godkendte udbetalende organer
fastsætter medlemsstaterne dette antal efter at have rådført sig med
Kommissionen. Kommissionen kan navnlig gøre opmærksom på even-
tuelle hindringer, som dette antal lægger for overholdelsen af den frist,
der er fastsat i nævnte forordnings artikel 5, stk. 2, litra b), og for
gennemsigtigheden af kontrollen med fondens virksomhed. Kommis-
sionen underretter Fondskomitéen om, hvilke udbetalende organer der er
godkendt i medlemsstaterne.
2. For hvert udbetalende organ meddeler medlemsstaten Kommis-
sionen, hvilken eller hvilke myndigheder der kan give og tilbageholde
godkendelse, samt kan fastlægge den periode, der kan afsættes til at
foretage eventuelle tilpasninger efter artikel 4, stk. 4, i forordning (EØF)
nr. 729/70 (»den kompetente myndighed«).
3. Inden et udbetalende organ godkendes, skal den kompetente
myndighed have fastslået, at det pågældende organs administrative og
regnskabsmæssige procedurer giver de garantier, der omhandles i artikel
4, stk. 1, litra a), i forordning (EØF) nr. 729/70. Kriterierne fastlægges af
medlemsstaten og anvendes af den kompetente myndighed med henblik!B
(1) EFT nr. L 94 af 28. 4. 1970, s. 13.
(2) EFT nr. L 125 af 8. 6. 1995, s. 1.
(3) EFT nr. L 186 af 16. 8. 1972, s. 1.
(4) EFT nr. L 30 af 2. 2. 1988, s. 7.1995R1663 — DA — 30.10.1999 — 002.001 — 2
på godkendelsen, under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer
for disse kriterier, der er anført i bilaget. Hvis et kriterium af væsentlig
betydning for det udbetalende organs transaktioner ikke overholdes,
bringes nævnte forordnings artikel 4, stk. 4, i anvendelse.
Beslutningen om godkendelse træffes på grundlag af en undersøgelse,
der omfatter de administrative og regnskabsmæssige forhold, herunder
dem, der er fastlagt for, at Fællesskabets interesser med hensyn til
udbetalte forskud, sikkerhedsstillelser, interventionslagre og beløb, der
skal opkræves, kan beskyttes. Undersøgelsen skal især omfatte
procedurerne for gennemførelse af betalinger, sikring af midlerne,
edb-systemernes sikkerhed, føring af regnskabsbøger, funktionsadskil-
lelse og den interne og eksterne kontrols tilstrækkelighed, alt vedrørende
de transaktioner, der finansieres af EUGFL, Garnatisektionen.
4. Hvis den kompetente myndighed finder det godtgjort, at det
undersøgte udbetalende organ opfylder alle relevante krav, godkender
den det som udbetalende organ. I modsat fald giver den det udbetalende
organ instrukser om de administrative og regnskabsmæssige procedure,
herunder navnlig de betingelser, som det udbetalende organ skal opfylde,
inden det kan godkendes. Der kan gives midlertidig godkendelse for en
periode, der skal fastlægges i forhold til problemets alvor, indtil de
krævede ændringer af de administrative og regnskabsmæssige procedurer
er foretaget.
5. Hvis godkendelsen tilbagekaldes, udpeger medlemsstaten et andet
udbetalende organ i overensstemmelse med betingelserne i artikel 4 i
forordning (EØF) nr. 729/70 og i stk. 3 og 4 i nærværende artikel og
sikrer, at der ikke sker afbrydelser i betalingerne til støttemodtagerne.
6. Godkendelsesdokumentet består af en skriftlig bekræftelse af, at det
pågældende organ opfylder kriteriene for godkendelse, og angiver, når
det er relevant, instrukserne vedrørende ændringer og den fastsatte
periode. Det fremsendes til Kommissionen.
7. Meddelelsen i henhold til artikel 4, stk. 3, i forordning (EØF) nr.
729/70 skal gives, når det udbetalende organ godkendes for første gang,
og skal være ledsaget af følgende oplysninger om hvert udbetalende
organ:
— de opgaver, det har fået tildelt— opgavernes fordeling mellem dets kontorer
— dets forhold til andre offentlige eller private organer, som også har
fået overladt en del af ansvaret for gennemførelsen af de for-
anstaltninger, for hvilke det anmelder udgifter til Fonden
— procedurerne for modtagelse, kontrol og godkendelse af ansøgninger
fra støttemodtagere og for godkendelse og betaling af samt
regnskabsaflæggelse for udgifter
— bestemmelserne vedrørende interne revisioner.De oplysninger, der skal forelægges, hvis artikel 4, stk. 4, i forordning
(EØF) nr. 729/70 finder anvendelse, skal især omfatte instrukserne
vedrørende de administrative og regnskabsmæssige procedurer og de
tilpasninger, som det udbetalende organ skal foretage for at undgå
tilbagekaldelse af godkendelsen, samt fristen for iværksættelsen.
Artikel 2
1. Det forbindelsesorgan, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra b), i
forordning (EØF) nr. 729/70, optræder som medlemsstatens eneste
kontaktled til Kommissionen i alle spørgsmål vedrørende EUGFL,
Garantisektionen, idet det skal:
— udsende EF-tekster og -retningslinjer vedrørende Garantisektionen
til de forskellige udbetalende organer og de myndigheder, der er
ansvarlige for at gennemføre dem
— fremme en samordnet anvendelse af dem!B1995R1663 — DA — 30.10.1999 — 002.001 — 3
— tilsende Kommissionen de oplysninger, der er fastsat i nærværende
forordning og i forordning (EØF) nr. 729/70
— holde alle de regnskabsoplysninger, der kræves til statistiske formål
og kontrolformål, til rådighed for Kommissionen.
Det er ikke nødvendigt at sende de oplysninger, der opbevares i
dokumentform af de udbetalende eller de anvisningsberettigede organer
til Kommissionen; disse oplysninger skal dog være til rådighed hos de
udbetalende eller anvisningsberettigede organer. Et udbetalende organ
kan varetage funktionen som forbindelsesorgan, hvis de to beføjelser
holdes adskilt. I udøvelsen af sine opgaver kan forbindelsesorganet efter
nationale procedurer lade sig bistå af andre administrative organer eller
tjenester, især organer eller tjenester med regnskabsmæssig eller teknisk
ekspertise.
2. Medlemsstaten oplyser Kommissionen om forbindelsesorganets
navn og status og om de administrative og regnskabsmæssige betingelser
og de betingelser for intern kontrol, der gælder for dets virksomhed.
3."M2Formen og indholdet af de rengskabsoplysninger, der
omhandles i stk. 1, vedtages efter proceduren i artikel 13 i forordning
(EØF) nr. 729/70. 3
Artikel 3
1. Den i artikel 5, stk. 1, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70
omhandlede attest udstedes af en tjeneste eller et organ, der er
funktionelt uafhængig af det udbetalende organ og forbindelsesorganet
og har de fornødne faglige forudsætninger (attesterende organ).
Attesten er baseret på en undersøgelse af procedurerne og en
undersøgelse af en stikprøve af transaktionerne. Den vedrører kun
betalingernes overensstemmelse med EF-reglerne med hensyn til
udbetalingsorganernes administrative strukturers egnethed til at sikre,
at denne overensstemmelse er blevet kontrolleret, inden der foretages
betaling.
Det attesterende organ skal udføre sin undersøgelse efter internationalt
anerkendt revisionsnormer. Kontrollen udføres både i løbet af og efter
afslutningen af hvert regnskabsår. Inden den 31. januar i det følgende år
udsteder det attesterende organ attesten og forelægger også en rapport
om resultaterne, navnlig med angivelse af, om det har fået rimelig
sikkerhed for, at de regnskaber, der skal tilsendes Kommissionen, er
pålidelige, fuldstændige og nøjagtige, samt at procedurerne for intern
kontrol har fungeret tilfredsstillende.
2. Hvis flere udbetalende organer godkendes, kan medlemsstaten
basere sig på de attester, der udstedes af de kontorer eller organer,
som har afgivet erklæring om de respektive udbetalende organers
regnskaber, hvis den får tilfredsstillende garantier for, at omfanget og
standarden af de udførte revisioner opfylder kravene i stk. 1.
3. Den rapport, der omhandles i stk. 1, skal angive:— om de udbetalende organers procedurer, især med hensyn til
godkendelseskriterierne, er af en sådan beskaffenhed, at de giver
rimelig sikkerhed for, at de traksaktioner, der konteres Fonden, er i
overensstemmelse med EF-reglerne, og hvilke foranstaltninger til
forbedring af systemerne der er blevet foreslået
— om de årsregnskaber, som er omhandlet i artikel 4, stk. 1, litra a), er i
overensstemmelse med de udbetalende organers bøger og fortegnel-
ser
— om de oversigter over udgifter og interventionstransaktioner, som er
omhandlet i artikel 5, er en pålidelig, fuldstændig og nøjagtig
fortegnelse over de transaktioner, der konteres Fonden
— om Fællesskabets finansielle interesser er forsvarligt beskyttet, hvad
angår udbetalte forskud, modtagne sikkerhedsstillelser, interven-
tionslagre og beløb, der skal opkræves!B1995R1663 — DA — 30.10.1999 — 002.001 — 4
— om henstillinger til det udbetalende organ om forbedringer af
systemerne er blevet fulgt.
Rapporten skal være ledsaget af oplysninger om revisionspersonalets
antal og kvalifikationer, om det udførte arbejde, om antallet af
undersøgte transaktioner, om det pålideligheds- og korrekthedsniveau,
der er opnået, om de konstaterede svagheder og de henstillinger, der er
fremsat om forbedring, og det arbejde, der er udført i såvel det
attesterende organ som i andre revisionsorganer, i og uden for de
udbetalende organer, der har dannet grundlag for den vished om de
rapporterede transaktioner, som det attesterende organ har opnået.
Artikel 4
1. Med henblik på den regnskabsafslutning, der omhandles i artikel 5,
stk. 2, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70, tilsender medlemsstaterne
Kommissionen:
a) årsregnskaberne over udgifterne for EUGFL, Garantisektionen, og
de rapporter, som hvert enkelt kontor eller organ har udarbejdet i
henhold til artikel 5, stk. 1, i nævnte forordning
b) attesterne og rapporterne fra det eller de attesterende organer.2. De i stk. 1 omhandlede dokumenter tilsendes Kommissionen i fire
eksemplarer senest den 10. februar i året efter afslutningen af det
regnskabsår, som de vedrører.
3. Efter anmodning fra Kommissionen eller på en medlemsstats
initiativ kan der fremsendes yderligere oplysninger til Kommissionen
om den pågældende regnskabsafslutning indtil udløbet af en frist, som
fastsættes af Kommissionen under hensyn til omfanget af det arbejde, det
kræver at fremskaffe oplysninger. Hvis disse oplysninger ikke foreligger,
kan Kommissionen vedtage regnskabsafslutninen på grundlag af de
oplysninger, den råder over ved udløbet af nævnte frist.
4. Kommissionen kan acceptere en anmodning om udsættelse med
fremsendelsen af oplysninger i behørigt begrundede tilfælde, hvis den
modtager anmodningen inden fristens udløb.
Artikel 5
1. Det regnskab, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra a), skal omfatte:
a) udgifterne fordelt på de forskellige konti og underkonti i Fælles-
skabets budget
b) en oversigt over interventionerne og en liste over lagerbeholdninger
og oplagringssteder ved regnskabsårets afslutning
c) oplysninger om udgifterne eller bekræftelse af, at oplysningerne om
de enkelte transaktioner opbevares på edb-fil, som står til rådighed
for Kommissionen
d) bekræftelse af, at oplysningerne om alle lagerbevægelser på
interventionslagre opbevares på interventionsorganets filer
e) redegørelse for forskelle mellem udgifterne i årsregnskabet og de
udgifter, der er anmeldt for samme periode i de dokumenter, der
omhandles i artikel 3, stk. 5, i Kommissionens forordning (EØF) nr.
2776/88 (
1), som korrigeret efter artikel 9, stk. 7, i nævnte forordning
f) en oversigt over igangværende opkrævninger fordelt på regnskabsår
for opkrævningsordrens oprettelse samt en oversigt over de beløb,
der i regnskabsårets løb må anerkendes som uinddrivelige.!B
(1) EFT nr. L 249 af 8. 9. 1988, s. 9.!M21995R1663 — DA — 30.10.1999 — 002.001 — 5
2. De rapporter, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra a), i nærværende
forordning, skal indeholde følgende oplysninger om forbindelsesorganet
og hvert enkelt udbetalende organ:
— enhver usædvanlig transaktion eller tekniske vanskeligheder, der er
forekommet i det pågældende regnskabsår
— enhver væsentlig ændring, der er foretaget af de i stk. 1 nævnte
oplysninger siden den foregående rapport.
Artikel 6
De dokumenter, der tjener som dokumentation for de finansierede
udgifter og de beløb, der skal tilbagebetales til EUGFL, Garantisektio-
nen, skal være til rådighed for Kommissionen i mindst tre år efter det år,
hvor Kommissionen afslutter regnskaberne for det pågældende regn-
skabsår, og i de tilfælde, hvor beslutningen om regnskabsafslutning
indbringes for EF-Domstolen, i indtil et år efter sagens afslutning.
Artikel 7
1. Ved den beslutning om den bogholderimæssige regnskabsafslutning,
som er omhandlet i artikel 5, stk. 2, litra b), i forordning (EØF) nr.
729/70, fastsættes de udgifter, der er afholdt i hver enkelt medlemsstat i
det pågældende regnskabsår, og som skal anerkendes som udgifter for
EUGFL, på grundlag af de i ovennævnte forordnings artikel 5, stk. 1,
litra b), omhandlede regnskaber og nedsættelserne og suspensionerne af
forskud for det pågældende regnskabsår, herunder de i artikel 4, stk. 3,
andet afsnit, i Kommissionens forordning (EF) nr. 296/96 (1) omhandlede
nedsættelser, uden at dette dog foregriber de beslutninger, der senere
træffes efter artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/70.
De beløb, der som følge af beslutninger om den bogholderimæssige
regnskabsafslutning omhandlet i det første afsnit skal tilbagebetales af
eller udbetales til den enkelte medlemsstat, fastsættes ved, at det forskud,
der er udbetalt for det pågældende regnskabsår, trækkes fra de udgifter,
der er anerkendt for samme regnskabsår i henhold til første afsnit. Disse
beløb trækkes fra eller lægges til forskuddene for udgifterne i den anden
måned efter den måned, hvor beslutningen om regnskabsafslutning får
virkning.
2. Inden den 31. marts i året efter regnskabsårets afslutning giver
Kommissionen den pågældende medlemsstat meddelelse om resultaterne
af sin kontrol af de indsendte oplysninger sammen med eventuelle
forslag til ændringer.
3. Hvis Kommissionen af årsager, der må tilskrives den pågældende
medlemsstat, ikke er i stand til at afslutte medlemsstatens regnskab inden
den 30. april i det følgende år, underretter Kommissionen medlemsstaten
om de yderligere undersøgelser, som den har til hensigt at gennemføre i
henhold til artikel 9 i forordning (EØF) nr. 729/70.
Artikel 8
1. Når Kommissionen som følge af en undersøgelse finder, at
udgifterne ikke er afholdt efter EF-reglerne, meddeler den den
pågældende medlemsstat resultaterne af sin undersøgelse og de
korrigerende foranstaltninger, der skal træffes for at sikre, at reglerne
fremtidig overholdes.
Meddelelsen skal indeholde en henvisning til nærværende forordning.
Medlemsstaten skal afgive svar inden for to måneder, og Kommissionen
kan ændre sit standpunkt under hensyn hertil. I behørigt begrundede
tilfælde kan Kommissionen forlænge besvarelsesfristen.!B
(1) EFT nr. L 39 af 17. 2. 1996, s. 5.!M1
!B
!M21995R1663 — DA — 30.10.1999 — 002.001 — 6
Efter udløbet af denne frist indkalder Kommissionen til en bilateral
drøftelse, og de to parter søger at nå frem til en aftale om de
foranstaltninger, der skal træffes, og til en vurdering af, hvor alvorlig
overtrædelsen er, og af den finansielle skade, den har påført Det
Europæiske Fællesskab. Kommissionen meddeler efter denne drøftelse
og efter udløbet af alle frister, som den har fastsat i samråd med
medlemsstaterne, efter de bilaterale drøftelser til meddelelse af yder-
ligere oplysninger, eller hvis medlemsstaten ikke accepterer indkal-
delsen, efter udløbet af den frist, som Kommissionen har fastsat til
medlemsstatens accept af denne indkaldelse, derefter officielt medlems-
staten sine konklusioner under henvisning til Kommissionens beslutning
94/442/EF (1). Uden at gyldigheden af fjerde afsnit i dette stykke berøres,
vurderer Kommissionen i denne meddelelse, hvilke udgifter den har til
hensigt at udelukke i medfør af artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning
(EØF) nr. 729/70.
Medlemsstaterne underretter snarest Kommissionen om de korrigerende
foranstaltninger, som den har truffet for at sikre, at Fællesskabets regler
overholdes, og om datoen for disse foranstaltningers faktiske iværks-
ættelse. Kommissionen vedtager i givet fald en eller flere afgørelser i
medfør af artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/70 for indtil
den faktiske dato for de korrigerende foranstaltningers iværksættelse at
udelukke de udgifter, der er afholdt, uden at Fællesskabets regler blev
overholdt.
2. De beslutninger, der omhandles i artikel 5, stk. 2, litra c), i
forordning (EØF) nr. 729/70, træffes efter gennemgang af en eventuel
rapport, som er udarbejdet af forligsorganet i henhold til Kommissionens
beslutning 94/442/EF.
3. Fradragene i fællesskabsfinansieringen efter artikel 5, stk. 2, litra c),
i forordning (EØF) nr. 729/70 foretages i forskuddene vedrørende
udgifterne i den anden måned efter beslutningen i henhold til nævnte
artikel. Kommissionen kan dog efter anmodning fra medlemsstaten, og
hvis fradragenes omfang gør det berettiget, samt efter høring af
Fondskomitéen fastsætte andre datoer.
Artikel 9
Forordning (EØF) nr. 1723/72 ophæves med virkning fra den 16. oktober
1995.
Den anvendes dog fortsat for afslutningen af regnskaberne for
Garantifonden for regnskabsårene indtil 1995 inklusive.
Artikel 10
Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i
De Europæiske Fællesskabers Tidende .
Den anvendes fra det regnskabsår, der begynder den 16. oktober 1995.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i
hver medlemsstat.!M2
(1) EFT L 182 af 16.7.1994, s. 45.!B1995R1663 — DA — 30.10.1999 — 002.001 — 7
BILAG
Retningslinjer for kriterier for godkendelse som udbetalende organ
Kriterierne for godkendelse er, at det udbetalende organ giver tilstrækkelige
garantier for, at dets administrative organisation og det interne kontrolsystemfungerer ordentligt, og for opbevaringen af dokumenter i henhold til artikel 4 iforordning (EØF) nr. 729/70. Der kan kun anvendes forenklede kriterier, hvis
omfanget af et udbetalende organs transaktioner ligger under et bestemt niveau.
Hvis et kriterium af væsentlig betydning for det udbetalende organs transaktionerikke overholdes, bringes nævnte forordnings artikel 4, stk. 4, i anvendelse.
1. Et udbetalende organ oprettes ved et officielt dokument, som fastsætter
organets beføjelser, forpligtelser og ansvar, især i forbindelse medEUGFL-Garantisektionens udgifter som defineret i artikel 2 og 3 iforordning (EØF) nr. 729/70, og som fastlægger det udbetalende organs
administrative struktur.
2. Organet har tre hovedfunktioner i forbindelse med EUGFL-Garantisek-
tionens udgifter:
i) godkendelse af betalinger: formålet med denne funktion er at fastslå,
hvilket beløb der skal udbetales til ansøgeren i overensstemmelse medEF-reglerne
ii) gennemførelse af betalinger: formålet med denne funtion er at
udstede en anvisning til det udbetalende organs bank eller, hvis det er
relevant, til et offentligt betalingskontor om at udbetale det godkendte
beløb til ansøgeren (eller dennes befuldmægtigede)
iii) regnskabsaflæggelse for betalinger: formålet med denne funktion er at
registrere betalingen i det udbetalende organs regnskaber, som
normalt føres på edb, og at udarbejde periodiske oversigter over
udgifter, herunder månedsopgørelserne og årsregnskaberne til Euro-pa-Kommissionen. I regnskaberne registreres også de af Fondenfinansierede aktiver, især med hensyn til interventionslagre, forskud,
der ikke er afviklet, og debitorer.
3. Uden at det berører den i punkt 4 omhandlede delegering, har det
udbetalende organ normalt to tjenester:
i) den interne revisionstjeneste: formålet med denne tjeneste eller en
dertil svarende procedure er at sikre, at det udbetalende organs internekontrolsystem fungerer effektivt; den interne revisionstjeneste skalvære uafhængig af det udbetalende organs andre afdelinger og skal
rapportere direkte til organets øverste ledelse
ii) den tekniske tjeneste: formålet med denne tjeneste er at kontrollere de
oplysninger, som betalingerne til ansøgerne er baseret på, f.eks.oplysninger om produkterns kvalitet og karaktersitika, husdyr, jordosv., leveringsdato, forarbejdning til et andet produkt og anden kontrol
af teknisk art. Kontrollen af disse oplysninger sikres ved hjælp af et
kontrol- og inspektionssystem. En af den tekniske tjenestes hoved-opgaver er at overvåge dette kontrolsystem.
4. Godkendelsesfunktionen og/eller den tekniske tjeneste kan helt eller delvis
uddelegeres til andre organer, hvis følgende betingelser er opfyldt:
i) disse andre organers ansvar og forpligtelser, især med hensyn til
kontrollen og verifikationen af, at EF-reglerne er overholdt, skal være
klart definerede
ii) organerne skal have effektive systemer til sikring af, at de ofylder
deres ansvar tilfredsstillende
iii) organerne skal udtrykkelig bekræfte over for det udbetalene organ, at
de rent faktisk opfylder deres forpligtelser, og skal beskrive, hvordan
de gør det
iv) det udbetalende organ skal regelmæssigt og på de rette tidspunkter
informeres om resultaterne af den udførte kontrol, således at der altidkan tages hensyn til tilstrækkeligheden af denne kontrol, inden der
træffes afgørelse om en ansøgning. Det udførte arbejde skal udførligt
beskrives i en rapport, der ledsager hver enkelt ansøgning eller rækkeaf ansøgninger eller, når det er relevant, i en rapport for et enkeltmarkedsår. Rapporten skal være ledsaget af et papir, der attesterer de
godkendte ansøgningers berettigelse og det udførte arbejdes art,
rækkevidde og begrænsninger. Hvis en fysisk eller administrativkontrol ikke er udtømmende, men er udført på en stikprøve af!
B1995R1663 — DA — 30.10.1999 — 002.001 — 8
ansøgninger, skal de udvalgte ansøgninger identificeres, stikprøve-
metoden beskrives og resultaterne af alle inspektioner og de trufne
foranstaltninger i forbindelse med uoverensstemmelser og uregelmæs-
sigheder indberettes. De støttedokumenter, der forelægges detudbetalende organ, bør være tilstrækkelige til at skabe sikkerhed for,at al den fornødne kontrol af de godkendte ansøgningers berettigelse
er blevet udført
v) når dokumenter, der vedrører godkendte ansøgninger og udført
kontrol, opbevares af de andre organer, skal såvel disse organer somdet udbetalende organ fastlægge procedurer, der sikrer, at detregistreres, hvor alle sådanne dokumenter, som er relevante for
specifikke betalinger, der er foretaget af det udbetalende organ,
befinder sig, og at disse dokumenter kan stilles til rådighed forinspektion på det udbetalende organs kontorer efter anmodning frapersoner og organer, der normalt har ret til at inspicere sådanne
dokumenter, herunder:
— det udbetalende organs personale, der beskæftiger sig med
ansøgningen
— det udbetalende organs interne revisionstjeneste— det organ, der attesterer det udbetalende organs årsregnskab
— Den Europæiske Unions hertil bemyndige tjenestemænd.
4a. Når der skal foretages et stort antal mindre udbetalinger, kan udbetalin-
gerne til støtteansøgerne, dog udelukkende i forbindelse med samfinansie-rede foranstaltninger og efter Kommissionens forudgående accept,overdrages til andre organer. Det skal i en skriftlig aftale mellem det
udbetalende organ og dette organ nærmere angives, hvilke oplysninger og
bilag der skal forelægges det udbetalende organ, og hvilken frist dergælder for deres forelæggelse; bilagene skal som et minimum gøre detmuligt for det udbetalende organ at overholde godkendelseskriterierne og
de frister, der er fastsat for fremlæggelsen af de måned- og årlige
regnskaber. Det udbetalende organ er fortsat ansvarligt for, at midlerneforvaltes korrekt, og for ajourføringen af regnskabsdokumenterne. Debemyndigede personer i det udbetalende organ, godkendelsesorganet og i
EU kan undersøge al dokumentation, som ovennævnte organ ligger inde
med, og kan gennemføre kontrol hos støtteansøgerne.
5. Det udbetalende organs administration skal være således opbygget, at der
er adskillelse mellem de tre funktioner, nemlig godkendelse af, gennem-
førelse af og regnskabsaflæggelse for betalinger, der skal henhøre underseparate administrative underafdelinger, hvis ansvarsområde er fastlagt ien organisationsplan. Administrationen kan være tilrettelagt således, at den
tekniske tjenestes funktion varetags af godkendelsesafdelingen i relevante
tilfælde.
Den administrative underafdeling, som skal foretage udbetalingerne, eller
den afdeling, der fører tilsyn med denne, skal have de dokumenter til
rådighed, der attesterer anvisningen af støtteansøgningerne og udførelsenaf den foreskrevne administrative og fysiske kontrol. Oplysningerne ogdokumentationen kan have kortfattet form som beskrevet i punkt 4, nr. iv),
i nærværende bilag og være på edb.
6. Det udbetalende organ skal indføre følgende procedurer eller procedurer,
der giver tilsvarende garantier:
i) det udbetalende organ udarbejder skriftlige retningslinjer for mod-
tagelse, registrering og behandling af ansøgningen indbefattet en
beskrivelse af alle dokumenter, som benyttes
ii) opgaverne skal opdeles således, at en funktionær kun er ansvarlig for
enten godkendelse af, udbetaling af eller regnskabsaflæggelse for
beløb, der finansieres af EUGFL, og at ingen funktionær udfører en af
disse opgaver, uden at en anden funktionær fører tilsyn med hansarbejde. "
M2Der skal træffes passende foranstaltninger for at
udelukke risiko for interessekonflikter, når personer på ansvarsfulde
poster, eller som har en kritisk stilling med kontrol, anvisning og
udbetaling af ansøgninger, der konteres fonden, varetager andre hvervuden for det udbetalende organ. 3!
B
!M2
!B
!M2
!B1995R1663 — DA — 30.10.1999 — 002.001 — 9
Hver enkelt funktionærs ansvarsområder skal defineres skriftligt med
angivelse af finansielle grænser for hans beføjelser. Der skal gives
passende udannelse, og der skal være en turnusordning for personale,
der beklæder kritiske poster, eller alterantivt skærpet kontrol
iii) hver enkelt funktionær, der er ansvarlig for godkendelse, skal have en
detaljeret checkliste over den kontrol, han skal udføre, og skal i
støttedokumenterne til ansøgningen inkludere en attestering af, at
denne kontrol er udført. Denne attestering kan foretages elektroniskpå de betingelser, der er anført i litra vi). Det skal fremgå, at arbejdeter blevet kontrolleret af en overordnet
iv) en ansøgning må kun godkendes til betaling, efter at der er foretaget
tilstrækkelig kontrol af, at den opfylder EF-forskrifterne. Den skalindbefatte den kontrol, der kræves i forordningen vedrørende denspecifikke foranstaltning, som støtteansøgningen vedrører, og kon-
trollen efter artikel 8 i forordning (EØF) nr. 729/70 til forhindring og
afsløring af svig og uregelmæssigheder, navnlig i henseende til deforeliggende risici. Den kontrol, der skal udføres, skal være angivet ien checkliste, og kontrollens udførelse skal attesteres for hver enkelt
ansøgning eller for hver ansøgningsrække
v) procedurerne bør sikre, at udbetaling kun sker til ansøgeren, til hans
bankkonto eller til hans befuldmægtigede. Betalingen skal foretages
af det udbetalende organs bank eller i givet fald et offentligt
betalingskontor, eller checken skal sendes pr. post inden for femarbejdsdage efter, at beløbet er blevet debiteret EUGFL. Der skalindføres procedurer til sikring af, at alle betalinger, som ikke
overføres, eller checks, som ikke indløses, atter krediteres Fonden.
Betaling må ikke ske kontant. Den bemyndigede funktionærs og/ellerhans tilsynsførendes godkendelse kan gives via elektroniske midler,hvis et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau er opnået for disse midler, og
underskriveren identificeres i de elektroniske optegnelser
vi) hvis ansøgninger behandles ved hjælp af et edb-system, skal adgangen
til edb-systemet beskyttes og kontrollere på en sådan måde, at:
— alle oplysninger, der indlæses i systemet, validers fyldestgørende,
så det sikres, at fejl afsløres og korrigeres
— data kun indlæses, ændres eller valideres af dertil bemyndigede
funktionærer, som får tildelt individuelle passwords
— identiteten af hver enkelt funktionær, der indlæser eller ændrer
data, skal registreres i en log.
Passwords skal udskiftes med regelmæssige mellemrum for at undgå
misbrug. Edb-systemer skal beskyttes ved fysisk kontrol, således at
uvedkommende personer ikke får adgang til dem, og dataene skal
bakkes op med kopier, der opbevares på et særskilt, sikret sted.Dataindlæsning skal kontrolleres ved hjælp af logisk kontrol tilafsløring af uoverensstemmende eller usædvanlige data
vii) det udbetalende organs procedurer skal sikre, at alle ændringer i EF’ s
forordninger, navnlig de gældende støttesatser, registreres, og atinstruktioner, databaser og checklister ajourføres i god tid.
7. Forskudbetalinger identificeres i regnskaberne, og der indføres procedurer
til sikring af:
i) at sikkerhedsstillelser kun opnås fra finansielle institutter, som
opfylder betingelserne i Kommissionens forordning (EØF) nr.2220/85 (
1), og som er godkendt af myndighederne, og hvis sikker-
hedsstillelser forbliver gyldige, indtil de frigives eller kræves indfriet,
og indfries, når det udbetalende organ anmoder derom
ii) at forskuddene afvikles inden for de fastsatte frister, at forskud, der
endnu ikke er afviklet, identificeres, og at sikkerhedsstillerne
omgående kræves indfriet
iii) at betaling af forskud er undergivet samme kontrol fra de
bemyndigende funktionærers side som endelige betalinger.
8. Regnskabsaflæggelsen for interventionslagre skal sikre, at mængder og
dermed forbundne omkostninger behandles korrekt og omgående samt
registreres pr. identificerbart parti på den korrekte konto på alle stadier, fra
tilbuddet antages, til produktet udlagres i overensstemmelse medordningens forordning, og sikre, at beholdningernes mængde og art på!
B
(1) EFT nr. L 205 af 3. 8. 1985, s. 5.1995R1663 — DA — 30.10.1999 — 002.001 — 10
hvet sted kan fastslås til enhver tid. Lagrene skal kontrolleres fysisk med
regelmæssige mellemrum af personer, organer eller afdelinger, der er
uafhængige af lagerholderne.
9. Regnskabsprocedurerne skal sikre, at måneds- og årsregnskaber er
komplette, nøjagtige og foreligger til rette tid, og at eventuelle fejl eller
udeladelser afsløres og korrigeres, især gennem kontrol og afstemning, derudføres med højst tre måneders mellemrum.
10. Den interne revisionstjeneste skal kontrollere, at de procedurer, det
udbetalende organ har indført, er tilstrækkelige til at sikre, at det kankontrolleres, om EF-bestemmelserne overholdes, og at regnskaberne er
nøjagtige og komplette og foreligger til rette tid. Kontrollen kan begrænses
til udvalgte foranstaltninger og til stikprøver af transaktioner underforudsætning af, at et revisionsprogram sikrer, at alle væsentlige områder,indbefattet de afdelinger, som er ansvarlige for godkendelse af betalinger
dækkes i løbet af en periode på højst fem år. Tjenestens arbejde skal
udføres efter internationalt accepterede normer, skal registreres i arbejds-papirer og skal resultere i rapporter og henstillinger til det udbtalendeorgans øverste ledelse. Revisionsprogrammerne og rapporterne skal stilles
til rådighed for det attesterende organ og for tjenestemænd fra Den
Europæiske Union, der er bemyndiget til at foretage finansiel revision,alene med det formål at vurdere den interne revisions effektivitet.
11. Alle de ovennævnte punkter finder tilsvarende anvendelse på»negative
udgifter«(afgifter, fortabte sikkerhedsstillelser, tilbagebetalte beløb, osv.),som det udbetalende organ skal opkræve på Garantisektionens vegne. Det
udbetalende organ skal navnlig indføre et system for fastlæggelse af alle
beløb, der tilkommer EUGFL og for registrering i et debitorbogholderi afalle sådanne undestående fordringer, inden de betales. Debitorbogholderietskal gennemgås med regelmæssige mellemrum, således at der kan tages
skridt til at inddrive forfaldne beløb.
Det udbetalende organ kan uddelegere ansvaret for opkrævningen af visse
katgorier negative udgifter til andre organer på de i punkt 4 anførtebetingelser med de fornødne tilpasninger og desuden på betingelse af, at
det andet organ regelmæssigt og rettidigt og mindst én gang om måneden
aflægger rapport til det udbetalende organ om alle oppebårne indtægter ogindbetalte beløb.
12. Det udbetalende organ skal sikre, at alle modtagne ansøgninger behandles
hurtigt.!
B1995R1663 — DA — 30.10.1999 — 002.001 — 11