2001D0844 — DA — 02.02.2005 — 001.001

Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor

►B KOMMISSIONENS AFGØRELSE af 29. november 2001 om ændring af dens forretningsorden (meddelt under nummer K(2001) 3031) (2001/844/EF, EKSF, Euratom) (EFT L 317, 3.12.2001, p.1)

Ændret ved:









▼B

KOMMISSIONENS AFGØRELSE

af 29. november 2001

om ændring af dens forretningsorden

(meddelt under nummer K(2001) 3031)

(2001/844/EF, EKSF, Euratom)







KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR — under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 218, stk. 2, under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab, særlig artikel 16, under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 131, under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union, særlig artikel 28, stk. 1, og artikel 41, stk. 1 — TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:







Artikel 1

Kommissionens sikkerhedsforskrifter, der er knyttet som bilag til denne afgørelse, indsættes herved i Kommissionens forretningsorden som et bilag hertil.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Den anvendes fra den 1. december 2001.









BILAG

KOMMISSIONENS FORSKRIFTER OM SIKKERHED

ud fra følgende betragtninger:

(1) For at udbygge Kommissionens virksomhed på områder, som kræver beskyttelse af visse oplysninger, er det hensigtsmæssigt at indføre en overordnet sikkerhedsordning, der omfatter både Kommissionen og de øvrige institutioner, kontorer og agenturer, der er oprettet med hjemmel i EF-traktaten eller traktaten om Den Europæiske Union, samt medlemsstaterne og andre modtagere af oplysninger, der er klassificeret af Den Europæiske Union, i det følgende benævnt »EU-klassificerede oplysninger«.

(2) For at den således fastlagte sikkerhedsordning kan blive effektiv, vil Kommissionen kun videregive EU-klassificerede oplysninger til eksterne organer, der tilsikrer, at de har truffet alle de foranstaltninger, der er nødvendige for at overholde regler, der nøje svarer til disse forskrifter.

(3) Disse forskrifter indskrænker ikke anvendelsen af forordning nr. 3 af 31. juli 1958 om anvendelse af artikel 24 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab ( 1 ), Rådets forordning (Euratom, EØF) nr. 1588/90 af 11. juni 1990 om fremsendelse af fortrolige statistiske oplysninger til De Europæiske Fællesskabers Statistiske Kontor ( 2 ) eller Kommissionens afgørelse K (95) 1510 endelig udg. af 23. november 1995 om beskyttelse af edb-systemer.

(4) Kommissionens sikkerhedsordning bygger på de principper, der er opstillet i Rådets afgørelse 2001/264/EF af 19. marts 2001 om vedtagelse af Rådets sikkerhedsforskrifter ( 3 ), så det sikres, at Unionens beslutningsproces kan fungere tilfredsstillende.

(5) Kommissionen understreger betydningen af, at de øvrige institutioner i relevant omfang følger de forskrifter og standarder for sikkerhedsbeskyttelse, der er nødvendige for at beskytte Unionens og dens medlemsstaters interesser.

(6) Kommissionen erkender behovet for, at den fastlægger sit eget sikkerhedskoncept under hensyntagen til alle sikkerhedsaspekter og til Kommissionens særlige karakter som institution.

(7) Disse forskrifter indskrænker ikke anvendelsen af traktatens artikel 255 eller af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter ( 4 ) —

Artikel 1

Kommissionens sikkerhedsforskrifter er fastsat i bilaget.

Artikel 2

1. Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål træffer passende foranstaltninger til at sikre, at de i artikel 1 nævnte forskrifter overholdes i Kommissionen, af Kommissionens tjenestemænd og øvrige ansatte, af personale udstationeret ved Kommissionen, samt inden for alle Kommissionens bygninger, herunder dens repræsentationer og kontorer i Unionen og dens delegationer i tredjelande, og af Kommissionens eksterne tjenesteleverandører, i forbindelse med behandling af EU-klassificerede oplysninger.

2. Medlemsstaterne, andre institutioner, organer, kontorer og agenturer, der er oprettet i henhold til eller på grundlag af traktaterne, kan modtage EU-klassificerede oplysninger på betingelse af, at de sikrer, at regler, der nøje svarer til de i artikel 1 nævnte forskrifter, overholdes inden for deres tjenester og deres bygninger i forbindelse med behandling af EU-klassificerede oplysninger, navnlig af følgende personer:

a) medlemmer af medlemsstaternes faste repræsentationer ved EU samt medlemmer af medlemsstaternes delegationer, der deltager i møder i Kommissionen eller dens organer eller i andre kommissionsaktiviteter

b) andre medarbejdere ved medlemsstaternes myndigheder, uanset om de pågældende gør tjeneste på medlemsstaternes område eller i tredjelande, når de behandler EU-klassificerede oplysninger

c) eksterne tjenesteleverandører og udstationerede medarbejdere, når de behandler EU-klassificerede oplysninger.

Artikel 3

Tredjelande, internationale organisationer og andre organer kan modtage EU-klassificerede oplysninger på betingelse af, at de sikrer, at der ved behandlingen af sådanne oplysninger iagttages regler, der nøje svarer til de i artikel 1 nævnte forskrifter.

Artikel 4

I overensstemmelse med de grundlæggende principper og minimumsstandarder for sikkerhed, der er fastsat i bilagets del I, kan Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål træffe foranstaltninger i henhold til bilagets del II.

Artikel 5

Disse forskrifter træder fra datoen for deres anvendelse i stedet for:

a) Kommissionens afgørelse K (94) 3282 af 30. november 1994 om sikkerhedsforanstaltninger for klassificerede oplysninger, som udarbejdes eller udveksles i forbindelse med Den Europæiske Unions virksomhed

b) Kommissionens afgørelse K (99) 423 af 25. februar 1999 om procedurer, hvorefter tjenestemænd og øvrige ansatte ved Europa-Kommissionen kan sikkerhedsgodkendes med henblik på at få indsigt i klassificerede oplysninger i Kommissionens besiddelse.

Artikel 6

Fra den dato, fra hvilken disse forskrifter anvendes, skal alle klassificerede oplysninger, som Kommissionen indtil da er i besiddelse af, dog med undtagelse af Euratom-klassificerede oplysninger:

a) hvis de er frembragt af Kommissionen, anses for at være omklassificeret til » ►M1 RESTREINT UE ◄ «, medmindre forfatteren beslutter at give dem en anden klassifikationsgrad inden den 31. januar 2002; i så fald skal forfatteren give underretning herom til alle dokumentets adressater

b) hvis de er frembragt af personer uden for Kommissionen, beholde deres oprindelige klassifikationsgrad og således behandles som EU-klassificerede oplysninger af tilsvarende klassifikationsgrad, medmindre forfatteren giver samtykke til afklassificering eller nedklassificering af oplysningerne.









BILAG

SIKKERHEDSFORSKRIFTER

Indholdsfortegnelse DEL I: GRUNDLÆGGENDE PRINCIPPER OG MINIMUMSSTANDARDER FOR SIKKERHEID 1. INDLEDNING 2. GENERELLE PRINCIPPER 3. GRUNDLAGET FOR SIKKERHEDSBESKYTTELSE 4. PRINCIPPERNE FOR INFORMATIONSSIKKERHED 4.1. Formål 4.2. Definitioner 4.3. Klassificering 4.4. Sikkerhedsforanstaltningernes formål 5. TILRETTELÆGGELSE AF SIKKERHEDSBESKYTTELSEN 5.1. Fælles minimumsstandarder 5.2. Tilrettelæggelse 6. MEDARBEJDERNE OG SIKKERHEDSBESKYTTELSEN 6.1. Sikkerhedsgodkendelse af medarbejdere 6.2. Liste over sikkerhedsgodkendte personer 6.3. Sikkerhedsinstruks til medarbejderne 6.4. Ledelsens ansvar 6.5. Medarbejdernes sikkerhedsstatus 7. FYSISK SIKKERHED 7.1. Behovet for sikkerhedsbeskyttelse 7.2. Kontrol 7.3. Sikkerhedsbeskyttelse af bygninger 7.4. Beredskabsplaner 8. INFORMATIONSSIKKERHED 9. FOREBYGGELSE AF SABOTAGE OG ANDRE FORMER FOR FORSÆTLIG SKADE 10. VIDEREGIVELSE AF KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJELANDE ELLER INTERNATIONALE ORGANISATIONER DEL II: TILRETTELÆGGELSEN AF SIKKERHEDSBESKYTTELSEN I KOMMISSIONEN 11. KOMMISSIONENS MEDLEM MED ANSVAR FOR SIKKERHEDSSPØRGSMÅL 12. KOMMISSIONENS RÅDGIVENDE GRUPPE FOR SIKKERHEDSPOLITIK 13. KOMMISSIONENS SIKKERHEDSRÅD 14. KOMMISSIONENS SIKKERHEDSKONTOR 15. SIKKERHEDSINSPEKTIONER 16. KLASSIFIKATIONSGRADER, SIKKERHEDSANGIVELSER OG PÅTEGNINGER 16.1. Klassifikationsgrader 16.2. Sikkerhedsangivelser 16.3. Påtegninger 16.4. Anførelse af klassifikationsgrad 16.5. Anførelse af sikkerhedspåtegninger 17. KLASSIFIKATIONSSTYRING 17.1. Generelt 17.2. Anvendelse af klassifikationsgrader 17.3. Nedklassificering af afklassificering 18. FYSISK SIKKERHED 18.1. Generelt 18.2. Sikkerhedskrav 18.3. Fysiske sikkerhedsforanstaltninger 18.3.1. Sikkerhedszoner 18.3.2. Administrativ zone 18.3.3. Adgangskontrol 18.3.4. Vagtpatruljering 18.3.5. Sikre skabe og bokse, bokslokaler m.v. 18.3.6. Låsemekanismer 18.3.7. Kontrol med nøgler og koder 18.3.8. Anordninger til afsløring af uvedkommendes forsøg på at skaffe sig adgang 18.3.9. Godkendt udstyr 18.3.10. Fysisk beskyttelse af kopi- og telefaxmaskiner 18.4. Beskyttelse mod uvedkommendes blikke og aflytning 18.4.1. Uvedkommendes blikke 18.4.2. Aflytning 18.4.3. Medbringelse af elektronisk udstyr og udstyr til lydoptagelser 18.5. Teknisk sikrede zoner 19. ALMINDELIGE BESTEMMELSER OM»NEED-TO-KNOW«-PRINCIPPET OG PERSONLIGE EU-SIKKERHEDSGODKENDELSER 19.1. Generelt 19.2. Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret TRES SECRET UE/EU TOP SECRET 19.3. Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret SECRET UE eller CONFIDENTIEL UE 19.4. Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret RESTREINT UE 19.5. Overdragelse af materiale 19.6. Særlige instrukser 20. SIKKERHEDSGODKENDELSE AF KOMMISSIONENS TJENESTEMÆND OG ØVRIGE ANSTATTE 21. UDARBEJDELSE, FORDELING, VIDEREGIVELSE, KOPIERING, OVERSÆTTELSE OG UDDRAG AF EU-KLASSIFICEREDE DOKUMENTER OG SIKKERHEDSGODKENDELSE AF KURERPERSONALE 21.1. Udarbejdelse 21.2. Fordeling 21.3. Videregivelse af EU-klassificerede dokumenter 21.3.1. Emballering og kvitteringer 21.3.2. Videregivelse inden for en bygning eller gruppe af bygninger 21.3.3. Videregivelse inden for et lands grænser 21.3.4. Videregivelse fra en stat til en anden 21.3.5. Videregivelse af dokumenter klassificeret RESTREINT UE 21.4. Sikkerhedsgodkendelse af kurerpersonale 21.5. Elektronisk eller anden teknisk videregivelse 21.6. Kopiering, oversættelse og uddrag af EU-klassificerede dokumenter 22. SEKRETARIATER FOR EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER, KONTROL, ARKIVERING OG DESTRUKTION AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER 22.1. Lokale sekretariater for EU-klassificerede oplysninger 22.2. TRES SECRET UE/EU TOP SECRET-sekretariatet 22.2.1. Generelt 22.2.2. Det centrale TRES SECRET UE/EU TOP SECRET-sekretariat 22.2.3. TRES SECRET UE/EU TOP SECRET-undersekretariater 22.3. Opgørelser over og kontrol af EU-klassificerede dokumenter 22.4. Arkivering af EU-klassificerede oplysninger 22.5. Destruktion af EU-klassificerede dokumenter 22.6. Destruktion i krisesituationer 23. SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER FOR SÆRLIGE MØDER AFHOLDT UDEN FOR KOMMISSIONENS LOKALER OG MED INDDRAGELSE AF KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER 23.1. Generelt 23.2. Ansvarsopgaver 23.2.1. Kommissionens Sikkerhedskontor 23.2.2. Sikkerhedsansvarlig for møder 23.3. Sikkerhedsforanstaltninger 23.3.1. Sikkerhedszoner 23.3.2. Adgangsbadger 23.3.3. Kontrol af foto- og andet optageudstyr 23.3.4. Undersøgelse af dokumentmapper, bærbare computere og pakker 23.3.5. Teknisk sikkerhed 23.3.6. Dokumenter i delegationernes varetægt 23.3.7. Sikker opbevaring af dokumenter 23.3.8. Kontoreftersyn 23.3.9. Bortskaffelse af EU-klassificeret affald 24. BRUD PÅ SIKKERHEDSBESTEMMELSERNE OG RISIKO FOR LÆKAGE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER 24.1. Definitioner 24.2. Indberetning af brud på sikkerheden 24.3. Retlige foranstaltninger 25. BESKYTTELSE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER VED BRUG AF INFORMATIONSTEKNOLOGI OG KOMMUNIKATIONSSYSTEMER 25.1. Indledning 25.1.1. Generelt 25.1.2. Trusler mod systemer og deres sårbarhed 25.1.3. Hovedformålet med sikkerhedsforanstaltninger 25.1.4. Systemspecifikke sikkerhedskrav 25.1.5. Sikkerhedsdriftsformer 25.2. Definitioner 25.3. Sikkerhedsansvar 25.3.1. Generelt 25.3.2. Sikkerhedsgodkendelsesmyndighed (SAA) 25.3.3. INFOSEC-myndigheden (IA) 25.3.4. De tekniske systemers driftsmyndighed (TSO) 25.3.5. Ejeren af oplysninger (IO) 25.3.6. Brugere 25.3.7. INFOSEC-uddannelse 25.4. Ikke-tekniske sikkerhedsforanstaltninger 25.4.1. Sikkerheden og medarbejderne 25.4.2. Fysisk sikkerhed 25.4.3. Kontrol af adgang til et system 25.5. Teksniske sikkerhedsforanstaltninger 25.5.1. Sikkerhedsbeskyttelse af oplysninger 25.5.2. Kontrol med og ansvar for adgang til oplysninger 25.5.3. Behandling af og kontrol med transportable databærere 25.5.4. Afklassificering og destruktion af databærere 25.5.5. Kommunikationssikkerhed 25.5.6. Installation og strålingssikkerhed 25.6. Sikkerhed under behandling 25.6.1. Sikkerhedsdriftsprocedurer 25.6.2. Softwarebeskyttelse/konfigurationsstyring 25.6.3. Kontrol af, om der findes skadelig software/computervirus 25.6.4. Vedligeholdelse 25.7. Anskaffelse af materiel 25.7.1. Generelt 25.7.2. Godkendelse 25.7.3. Evaluering af certificering 25.7.4. Rutinekontrol af sikkerhedsfeatures med henblik på fortsat godkendelse 25.8. Midlertidig eller lejlighedsvis anvendelse 25.8.1. Sikkerhed for mikrocumputere/personlige computere 25.8.2. Brug af privatejet IT-udstyr i forbindelse med officielt kommissionsarbejde 25.8.3. Brug af IT-udstyr, der ejes af kontrahent eller er leveret af en medlemsstat, i forbindelse med officielt kommissionsarbejde 26. VIDEREGIVELSE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJELANDE ELLER INTERNATIONALE ORGANISATIONER 26.1.1. Principperne for videregivelse af EU-klassificerede oplysninger 26.1.2. Niveauer 26.1.3. Sikkerhedsaftaler TILLÆG 1: SAMMENLIGNENDE OVERSIGT OVER DE NATIONALE KLASSIFIKATIONSGRADER TILLÆG 2: PRAKTISK KLASSIFIKATIONSVEJLEDNING TILLÆG 3: RETNINGSLINJER FOR VIDEREGIVELSE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJELANDE OG INTERNATIONALE ORGANISATIONER: NIVEAU 1-SAMARBEJDE TILLÆG 4: RETNINGSLINJER FOR VIDEREGIVELSE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJELANDE OG INTERNATIONALE ORGANISATIONER: NIVEAU 2-SAMARBEJDE TILLÆG 5: RETNINGSLINJER FOR VIDEREGIVELSE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJELANDE OG INTERNATIONALE ORGANISATIONER: NIVEAU 3-SAMARBEJDE TILLÆG 6: FORTEGNELSE OVER FORKORTELSER

DEL I: GRUNDLÆGGENDE PRINCIPPER OG MINIMUMSSTANDARDER FOR SIKKERHED

1. INDLEDNING

I disse forskrifter fastlægges de grundlæggende principper og minimumsstandarder for sikkerhedsbeskyttelse og den måde, hvorpå disse skal overholdes ikke blot af Kommissionen på alle dens tjenestesteder, men også af alle modtagere af EU-klassificerede oplysninger, for at værne om sikkerheden og for at sikre, at der gælder en fælles standard for sikkerhedsbeskyttelse.

2. GENERELLE PRINCIPPER

Kommissionens sikkerhedspolitik indgår som en integrerende del af dens almindelige interne forvaltningspolitik og er dermed baseret på de principper, der gælder for dens almindelige politik:

Disse principper omfatter bl.a. legalitet, åbenhed, ansvarlighed og subsidiaritet (forholdsmæssighed).

Legalitet betyder, at de gældende rammebestemmelser nøje skal iagttages ved udøvelsen af sikkerhedsfunktionerne, og at alle de i bestemmelserne fastsatte krav skal opfyldes. Det betyder også, at ansvarsområderne vedrørende sikkerhed skal have hjemmel i gældende bestemmelser. Personalevedtægtens bestemmelser finder fuld anvendelse, navnlig artikel 17 om personalets forpligtelse til ikke at videregive oplysninger fra Kommissionen og afsnit VI om disciplinærordningen. Endelig betyder det, at brud på sikkerhedsbestemmelserne inden for Kommissionens ansvarsområde skal behandles i overensstemmelse med Kommissionens politik vedrørende disciplinarforanstaltninger og dens politik for samarbejde med medlemsstaterne med hensyn til strafferetlig forfølgning.

Åbenhed betyder, at der skal herske klarhed med hensyn til alle sikkerhedsregler og -forskrifter, så der opnås en ensartet anvendelse heraf i de forskellige tjenestegrene og på de forskellige områder (fysisk sikkerhed sammenholdt med beskyttelse af oplysninger osv.), og at der skal føres en sammenhængende og veltilrettelagt bevidstgørelsespolitik med hensyn til sikkerheden. Det indebærer også, at der er behov for klare skriftlige retningslinjer for gennemførelsen af sikkerhedsforanstaltninger.

Ansvarlighed betyder, at opgaverne på sikkerhedsområdet skal defineres klart. Desuden betyder det, at det regelmæssigt skal kontrolleres, om disse opgaver er blevet udført korrekt.

Subsidiaritet eller forholdsmæssighed betyder, at sikkerheden skal tilrettelægges på det lavest mulige niveau og så nært som muligt på Kommissionens generaldirektorater og tjenester. Det betyder også, at sikkerhedsaktiviteterne skal begrænses til de elementer, hvor der virkeligt er et behov. Og endelig betyder det, at sikkerhedsforanstaltningerne skal stå i forhold til de interesser, der skal beskyttes, og til den faktiske eller potentielle trussel mod disse interesser, så der gives mulighed for at træffe de forholdsregler, der medfører de mindst mulige forstyrrelser.

3. GRUNDLAGET FOR SIKKERHEDSBESKYTTELSE

Grundlaget for en effektiv sikkerhedsbeskyttelse er:

a) at der i hver medlemsstat udpeges en national sikkerhedsorganisation, som er ansvarlig for: 1) at indsamle og registrere efterretninger om spionage, sabotage, terrorisme og anden undergravende virksomhed, og 2) at underrette og rådgive regeringerne og derigennem Kommissionen om karakteren af de bestående sikkerhedsrisici og om modforholdsregler

b) at der både i hver medlemsstat og i Kommissionen udpeges en teknisk INFOSEC-myndighed, som inden for den pågældende sikkerhedsorganisation er ansvarlig for at underrette og rådgive om tekniske sikkerhedsrisici og modforholdsregler

c) at der er et løbende samarbejde mellem ministerier og de relevante tjenestegrene i EU-institutionerne med henblik på alt efter omstændighederne at fastslå eller anbefale: 1) hvilke personer, oplysninger og ressourcer det er nødvendigt at beskytte, og 2) fælles standarder for sikkerhedsbeskyttelse

d) at der er et nært samarbejde mellem Kommissionens Sikkerhedskontor og sikkerhedsorganerne ved de øvrige EU-institutioner samt med NATO's Office of Security (NOS).

4. PRINCIPPERNE FOR INFORMATIONSSIKKERHED

4.1. Formål

Informationssikkerhedens vigtigste formål er:

a) at beskytte EU-klassificerede oplysninger mod spionage, lækage eller uautoriseret videregivelse

b) at beskytte EU-oplysninger, der behandles i kommunikations- og informationssystemer og -netværk, mod risikoen for uautoriseret adgang og ændring og for, at de ikke er til rådighed, når de skal anvendes

c) at beskytte Kommissionens bygninger, der rummer EU-oplysninger, mod sabotage, hærværk og anden forsætlig skade

d) i tilfælde af brud på sikkerhedsforskrifterne at vurdere den forvoldte skade, begrænse følgerne og træffe de nødvendige foranstaltninger for at undgå gentagelse.

4.2. Definitioner

I disse forskrifter forstås ved:

a) »EU-klassificerede oplysninger«: alle oplysninger og ethvert materiale, der i tilfælde af videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse i forskellig grad ville kunne skade EU's interesser eller en eller flere af EU's medlemsstater, uanset om sådanne oplysninger eller sådant materiale er udarbejdet af EU eller modtaget fra medlemsstater, tredjelande eller internationale organisationer

b) »dokument«: enhver form for skrivelse, note, referat, rapport, memorandum, signal/meddelelse, skitse, fotografi, diapositiv, film, kort, diagram, plan, notesbog, stencil, karbonpapir, farvebånd til skrivemaskine eller printer, bånd, kassette, edb-diskette, cd-rom eller andet fysisk medium, hvori eller hvorpå oplysninger er registreret

c) »materiale«: et dokument som defineret i litra b) samt alle former for udstyr, både færdigfremstillet og under fremstilling

d) »need to know«: en bestemt medarbejders behov for at få adgang til EU-klassificerede oplysninger for at kunne varetage sin funktion eller udføre sin opgave

e) »godkendelse«: en beslutning truffet af Kommissionens formand om at give en enkeltperson adgang til EU-klassificerede oplysninger op til et bestemt niveau, efter at en sikkerhedsundersøgelse foretaget af en national sikkerhedsmyndighed i henhold til den nationale lovgivning har givet et positivt resultat

f) »klassificering«: fastsættelse af det relevante sikkerhedsniveau for oplysninger, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse kan være til en vis skade for Kommissionens eller medlemsstaternes interesser

g) »nedklassificering«: fastsættelse af en lavere klassifikationsgrad end den hidtil gældende

h) »afklassificering«: ophævelse af enhver form for klassificering

i) »udsteder«: den behørigt bemyndigede forfatter af et klassificeret dokument; i Kommissionen kan afdelingscheferne give deres personale godkendelse til at udstede EU-klassificerede oplysninger

j) »Kommissionens afdelinger«: Kommissionens afdelinger og tjenestegrene, herunder kabinetterne, på alle arbejdssteder, herunder Det Fælles Forskningscenter, repræsentationer og kontorer i Unionen og delegationer i tredjelande.

4.3. Klassificering

a) Der skal udvises stor omhu og eftertanke ved udvælgelsen af, hvilke oplysninger og hvilket materiale der skal sikkerhedsbeskyttes, og ved vurderingen af, hvilken grad af sikkerhedsbeskyttelse der er behov for. Det er afgørende, at klassifikationsgraden stemmer overens med den sikkerhedsrisiko, som den enkelte oplysning eller det enkelte materiale skal beskyttes mod. For at sikre en smidig informationsstrøm skal der træffes foranstaltninger for at undgå, at der anvendes en for høj eller for lav klassifikationsgrad.

b) Klassificeringsordningen er det instrument, hvormed disse principper skal gennemføres; der anvendes en tilsvarende klassificeringsordning ved planlægning og tilrettelæggelse af beskyttelsen mod spionage, sabotage, terrorisme og andre trusler, således at de vigtigste bygninger og områder, der rummer klassificerede oplysninger, og de mest følsomme steder i disse bygninger og områder sikres bedst.

c) Ansvaret for klassificering af oplysninger påhviler alene udstederen af de pågældende oplysninger.

d) Klassifikationsgraden baseres alene på indholdet af de pågældende oplysninger.

e) Hvis flere dokumenter med oplysninger grupperes, skal klassifikationsgraden for det samlede materiale mindst være lige så høj som den højeste af de enkelte klassifikationsgrader. En samling af oplysninger kan dog gives en højere klassifikationsgrad end de enkelte dele.

f) Oplysninger klassificeres kun i det omfang og kun så længe, det er nødvendigt.

4.4. Sikkerhedsforanstaltningernes formål

Sikkerhedsforanstaltningerne skal:

a) omfatte alle personer med adgang til klassificerede oplysninger, informationsbærende medier med klassificerede oplysninger, alle bygninger og områder, der rummer sådanne oplysninger, og vigtige anlæg

b) tage sigte på at identificere personer, som kan udgøre en sikkerhedsmæssig risiko for klassificerede oplysninger og vigtige anlæg, der rummer klassificerede oplysninger, og enten forhindre, at de får adgang hertil, eller sørge for, at de flyttes fra det pågældende sted

c) forhindre, at uautoriserede personer får adgang til klassificerede oplysninger eller til anlæg, der rummer sådanne oplysninger

d) sikre, at klassificerede oplysninger kun videregives til personer på grundlag af »need-to-know«-princippet, som er af grundlæggende betydning for alle sikkerhedsaspekter

e) sikre alle oplysningers integritet (dvs. hindre forvanskning eller uautoriseret ændring eller slettelse) og tilgængelighed (dvs. sikre, at de er til rådighed for autoriserede brugere, når de skal anvendes), navnlig oplysninger, som lagres, behandles eller fremsendes elektronisk, uanset om oplysningerne er klassificerede eller uklassificerede.

5. TILRETTELÆGGELSE AF SIKKERHEDSBESKYTTELSEN

5.1. Fælles minimumsstandarder

Kommissionen sikrer, at alle modtagere af EU-klassificerede oplysninger, det være sig i institutionen eller under dens kompetenceområde, herunder alle afdelinger og tjenesteleverandører, overholder fælles minimumsstandarder for sikkerhed, så EU-klassificerede oplysninger kan videregives i tillid til, at de vil blive sikret på passende vis. Disse minimumsstandarder skal omfatte kriterier for sikkerhedsgodkendelse af personale samt procedurer for beskyttelse af EU-klassificerede oplysninger.

Kommissionen giver kun eksterne organer adgang til EU-klassificerede oplysninger på betingelse af, at de sikrer, at der ved behandlingen af EU-klassificerede oplysninger iagttages bestemmelser, der i det mindste nøje svarer til disse minimumsstandarder.

5.2. Tilrettelæggelse

Inden for Kommissionen tilrettelægges sikkerhedsbeskyttelsen på to niveauer:

a) På Kommissionens overordnede niveau er det Kommissionens Sikkerhedskontor med en sikkerhedsgodkendelsesmyndighed, der også fungerer som krypteringsmyndighed og som TEMPEST-myndighed, og med en INFOSEC-myndighed og et eller flere centrale sekretariater for EU-klassificerede oplysninger, hvert med en eller flere sekretariatsledere.

b) I Kommissionens enkelte afdelinger henhører ansvaret for sikkerheden under en eller flere lokale sikkerhedsansvarlige, en eller flere centrale edb-sikkerhedsansvarlige, lokale edb-sikkerhedsansvarlige og lokale sekretariater for EU-klassificerede oplysninger med en eller flere sekretariatsledere.

c) De centrale sikkerhedsorganer giver vejledning til de lokale sikkerhedsorganer.

6. MEDARBEJDERNE OG SIKKERHEDSBESKYTTELSEN

6.1. Sikkerhedsgodkendelse af medarbejdere

Alle medarbejdere, som skal have indsigt i oplysninger, der er klassificeret ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, skal forinden være officielt sikkerhedsgodkendt. Tilsvarende skal der foretages forudgående sikkerhedsgodkendelse af personer, der skal stå for den tekniske drift eller vedligeholdelse af kommunikations- og informationssystemer, som indeholder klassificerede oplysninger. Meddelelse af sikkerhedsgodkendelse forudsætter, at de pågældende medarbejdere

a) er ubetinget pålidelige

b) har en sådan karakterstyrke og er så påpasselige, at der ikke kan herske tvivl om deres ubestikkelighed med hensyn til behandling af klassificerede oplysninger, og

c) ikke er modtagelige for pres fra udenlandsk eller anden side.

Der skal foretages en særlig grundig sikkerhedsundersøgelse af medarbejdere, der:

d) skal have adgang til oplysninger, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

e) beklæder stillinger, som indebærer, at de regelmæssigt skal have adgang til betydelige mængder af oplysninger, der er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄

f) har særlig tjenstlig adgang til sikre kommunikations- og informationssystemer og dermed vil have mulighed for at skaffe sig uautoriseret adgang til store mængder EU-klassificerede oplysninger eller for at forvolde betydelig skade gennem tekniske sabotagehandlinger.

I de i litra d), e) og f) nævnte tilfælde skal de pågældende medarbejderes personlige baggrund undersøges i videst muligt omfang.

Når personer (f.eks. kontorbude, sikkerhedsvagter, vedligeholdelses- og rengøringspersonale), der ikke har »need to know«-status, er nødt til at arbejde under forhold, hvor de kan få adgang til EU-klassificerede oplysninger, skal de forinden være sikkerhedsgodkendt til den relevante klassifikationsgrad.

6.2. Liste over sikkerhedsgodkendte personer

Alle Kommissionens afdelinger, der behandler EU-klassificerede oplysninger eller rummer kommunikations- og informationssystemer, skal have en ajourført liste over deres sikkerhedsgodkendte medarbejdere. Hver enkelt sikkerhedsgodkendelse skal tages op til nyvurdering, når omstændighederne kræver det, for at sikre, at den svarer til den pågældendes aktuelle arbejdsopgaver; en sikkerhedsgodkendelse skal straks tages op til nyvurdering, hvis der fremkommer oplysninger, hvoraf det fremgår, at fortsat arbejde med klassificerede oplysninger ikke længere er foreneligt med hensynet til sikkerheden. Den lokale sikkerhedsansvarlige i den pågældende afdeling ved Kommissionen skal have en liste over de sikkerhedsgodkendte medarbejdere inden for vedkommendes område.

6.3. Sikkerhedsinstruks til medarbejderne

Alle medarbejdere, der varetager opgaver, hvor de kan få adgang til klassificerede oplysninger, skal, inden de påbegynder arbejdet og derefter regelmæssigt, modtage en indgående instruks om nødvendigheden af sikkerhedsbeskyttelsen og procedurerne for gennemførelsen heraf. Sådanne medarbejdere skal skriftligt attestere, at de har læst og fuldt ud forstået nærværende sikkerhedsbestemmelser.

6.4. Ledelsens ansvar

Det er ledelsens ansvar at vide, hvilke af deres medarbejdere der behandler klassificerede oplysninger eller har adgang til sikre kommunikations- og informationssystemer, og at sikre, at alle former for hændelser eller klare svagheder, der kan have betydning for sikkerhedsbeskyttelsen, registreres og indberettes.

6.5. Medarbejdernes sikkerhedsstatus

Der indføres procedurer for at sikre, at der, hvis der fremkommer negative oplysninger om en medarbejder, bliver taget stilling til, om den pågældende behandler klassificerede oplysninger eller har adgang til sikre kommunikations- og informationssystemer, og at Kommissionens Sikkerhedskontor underrettes. Hvis det bekræftes, at medarbejderen udgør en sikkerhedsrisiko, skal den pågældende udelukkes fra eller fratages arbejdsopgaver, hvor vedkommende kan være til fare for sikkerheden.

7. FYSISK SIKKERHED

7.1. Behovet for sikkerhedsbeskyttelse

Graden af de fysiske foranstaltninger, der skal bringes i anvendelse for at sikre beskyttelsen af EU-klassificerede oplysninger, skal stå i forhold til klassifikationsgraden og til omfanget af og truslen mod de oplysninger og det materiale, det drejer sig om. Alle, der ligger inde med EU-klassificerede oplysninger, skal følge en ensartet praksis med hensyn til klassificering af de pågældende oplysninger og opfylde fælles standarder for sikkerhedsbeskyttelse for så vidt angår opbevaring, fremsendelse og bortskaffelse af oplysninger og materiale, der skal beskyttes.

7.2. Kontrol

Medarbejdere, der fører opsigt med områder med EU-klassificerede oplysninger, og som forlader disse, skal sikre sig, at oplysningerne opbevares forsvarligt, og at alle sikkerhedsanordninger er aktiveret (låse, alarmsystemer osv.). Herudover foretages der efter arbejdstids ophør kontrol af, om disse krav er opfyldt.

7.3. Sikkerhedsbeskyttelse af bygninger

Bygninger, der rummer EU-klassificerede oplysninger eller sikre kommunikations- og informationssystemer, skal beskyttes mod uautoriseret adgang. Hvordan EU-klassificerede oplysninger skal beskyttes, det være sig med gitre for vinduer, låse på døre, vagtposter ved indgange, automatiske adgangskontrolsystemer, sikkerhedskontrol og patruljering, alarm- og overvågningssystemer, vagthunde m.v., afhænger af:

a) klassifikationsgraden af de oplysninger og det materiale, der skal beskyttes, samt deres omfang og placering i bygningen

b) kvaliteten af de sikre skabe eller bokse, hvor oplysningerne eller materialet opbevares, og

c) bygningens fysiske beskaffenhed og beliggenhed.

Hvordan kommunikations- og informationssystemer skal sikkerhedsbeskyttes, afhænger tilsvarende af en vurdering af værdien af de pågældende aktiver og den potentielle skade i tilfælde af brud på sikkerhedsbestemmelserne, af den fysiske beskaffenhed af den bygning, der rummer systemet, og af dennes beliggenhed, samt af systemets placering i bygningen.

7.4. Beredskabsplaner

Der skal på forhånd udarbejdes detaljerede planer for, hvordan klassificerede oplysninger skal beskyttes, hvis der opstår en lokal eller landsomfattende kritisk situation.

8. INFORMATIONSSIKKERHED

Informationssikkerheden (INFOSEC) omfatter fastlæggelse og iværksættelse af sikkerhedsforanstaltninger, der kan sikre, at EU-klassificerede oplysninger, der behandles, lagres eller videregives via kommunikations- eller informationssystemer eller via andre elektroniske systemer, ikke hverken uagtsomt eller forsætligt kommer ikke-bemyndigede i hænde eller ændres eller bliver utilgængelige. Der skal træffes fyldestgørende modforanstaltninger for at forhindre, at uautoriserede brugere får adgang til EU-klassificerede oplysninger, eller at autoriserede brugere nægtes adgang til EU-klassificerede oplysninger, samt for at forebygge, at EU-klassificerede oplysninger forvanskes, eller at de ændres eller slettes uden bemyndigelse.

9. FOREBYGGELSE AF SABOTAGE OG ANDRE FORMER FOR FORSÆTLIG SKADE

Fysiske forholdsregler til beskyttelse af vigtige anlæg med klassificerede oplysninger er de bedst egnede sikkerhedsforanstaltninger, der kan træffes mod sabotage og anden forsætlig skade, og sikkerhedsgodkendelse af personalet er ikke i sig selv nok. Det relevante nationale sikkerhedsorgan skal anmodes om at give oplysninger om spionage, sabotage, terrorisme og anden undergravende virksomhed.

10. VIDEREGIVELSE AF KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJELANDE ELLER INTERNATIONALE ORGANISATIONER

Beslutninger om, at EU-klassificerede oplysninger, der er udstedt af Kommissionen, skal videregives til et tredjeland eller en international organisation, træffes af Kommissionen som kollegium. Hvis de oplysninger, der ønskes videregivet, ikke er udstedt af Kommissionen, skal Kommissionen først indhente udstederens samtykke til videregivelsen. Hvis det ikke kan fastslås, hvem udstederen er, påtager Kommissionen sig dennes ansvar.

Modtager Kommissionen klassificerede oplysninger fra tredjelande, internationale organisationer eller anden tredjepart, skal de pågældende oplysninger beskyttes i overensstemmelse med deres klassifikationsgrad og de standarder, der ifølge nærværende forskrifter gælder for EU-klassificerede oplysninger, eller eventuelt højere standarder, som den tredjepart, der meddeler oplysningerne, måtte stille krav om. Der kan åbnes mulighed for gensidig kontrol.

Ovennævnte principper gennemføres i overensstemmelse med de nærmere bestemmelser i del II, afsnit 26, og tillæg 3, 4 og 5.

DEL II: TILRETTELÆGGELSEN AF SIKKERHEDSBESKYTTELSEN I KOMMISSIONEN

11. KOMMISSIONENS MEDLEM MED ANSVAR FOR SIKKERHEDSSPØRGSMÅL

Det medlem af Kommissionen, der har ansvaret for sikkerhedsspørgsmål, skal:

a) gennemføre Kommissionens sikkerhedspolitik

b) tage stilling til sikkerhedsproblemer, der forelægges ham af Kommissionen eller dens kompetente organer

c) behandle spørgsmål, der indebærer ændringer i Kommissionens sikkerhedspolitik, i nær kontakt med medlemsstaternes nationale sikkerhedsmyndigheder (eller andre relevante myndigheder).

Det medlem af Kommissionen, der har ansvaret for sikkerhedsspørgsmål, er navnlig ansvarlig for:

a) at samordne alle sikkerhedsspørgsmål, der vedrører Kommissionens virksomhed

b) at anmode de af medlemsstaterne udpegede myndigheder om, at de nationale sikkerhedsmyndigheder foretager sikkerhedsgodkendelse af personale, der arbejder i Kommissionen, jf. afsnit 20

c) at iværksætte en undersøgelse eller foranledige en undersøgelse iværksat i eventuelle tilfælde af uautoriseret videregivelse af EU-klassificerede oplysninger, der umiddelbart forekommer at være sket i Kommissionen

d) at anmode de relevante sikkerhedsmyndigheder om at iværksætte efterforskning, hvis uautoriseret videregivelse af EU-klassificerede oplysninger forekommer at være sket uden for Kommissionen, og at samordne efterforskningen, hvis mere end én sikkerhedsmyndighed er involveret

e) at der regelmæssigt foretages en gennemgang af sikkerhedsordningerne for beskyttelse af EU-klassificerede oplysninger

f) at holde løbende kontakt med alle relevante sikkerhedsmyndigheder med henblik på at opnå en overordnet samordning af sikkerhedsbeskyttelsen

g) løbende at tage Kommissionens sikkerhedspolitik og -procedurer op til nyvurdering og i givet fald at udarbejde relevante henstillinger. Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål forelægger i den forbindelse Kommissionen den årlige inspektionsplan, der udarbejdes af Kommissionens Sikkerhedskontor.

12. KOMMISSIONENS RÅDGIVENDE GRUPPE FOR SIKKERHEDSPOLITIK

Der oprettes ved Kommissionen en rådgivende gruppe for sikkerhedspolitik. Den omfatter det medlem af Kommissionen, der har ansvaret for sikkerhedsspørgsmål, eller vedkommendes stedfortræder, som varetager formandsposten, og repræsentanter for de enkelte medlemsstaters nationale sikkerhedsmyndigheder. Repræsentanter for de øvrige EU-institutioner kan også indbydes til at deltage. Repræsentanter for de relevante decentrale EF- og EU-organer kan også indbydes til at deltage, når der drøftes spørgsmål, som berører disse.

Kommissionens Rådgivende Gruppe for Sikkerhedspolitik mødes på formandens initiativ eller efter anmodning fra et af gruppens medlemmer. Gruppen har til opgave at gennemgå og vurdere alle relevante sikkerhedsspørgsmål og i givet fald at forelægge Kommissionen henstillinger.

13. KOMMISSIONENS SIKKERHEDSRÅD

Der oprettes ved Kommissionen et sikkerhedsråd. Det omfatter generalsekretæren, som varetager formandsposten, og generaldirektørerne for Den Juridiske Tjeneste, Personale og Administration, Eksterne Forbindelser, Retlige og Indre Anliggender og Det Fælles Forskningscenter og cheferne for Den Interne Revisionstjeneste og Kommissionens Sikkerhedskontor. Andre tjenestemænd i Kommissionen kan indbydes til at deltage. Dets opgave er at vurdere sikkerhedsforanstaltningerne inden for Kommissionen og at fremsætte henstillinger på dette område til Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål.

14. KOMMISSIONENS SIKKERHEDSKONTOR

Med henblik på udførelsen af de opgaver, der er nævnt i afsnit 11, kan Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål pålægge Kommissionens Sikkerhedskontor at samordne, føre tilsyn med og gennemføre sikkerhedsforanstaltninger.

Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor er den ledende konsulent i sikkerhedsspørgsmål for det medlem af Kommissionen, der har ansvaret for sikkerhedsspørgsmål, og fungerer som sekretær for Den Rådgivende Gruppe for Sikkerhedspolitik. I den forbindelse forestår vedkommende ajourføringen af sikkerhedsforskrifterne og samordner sikkerhedsforanstaltningerne med medlemsstaternes myndigheder samt i relevant omfang med internationale organisationer, der har sikkerhedsaftaler med Kommissionen. Med henblik herpå fungerer vedkommende som kontaktperson.

Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor er ansvarlig for godkendelsen af IT-systemer og -netværk i Kommissionen. Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor træffer efter aftale med de relevante nationale sikkerhedsmyndigheder beslutning om godkendelsen af IT-systemer og -netværk, der omfatter både Kommissionen og andre modtagere af EU-klassificerede oplysninger.

15. SIKKERHEDSINSPEKTIONER

Kommissionens Sikkerhedskontor gennemfører regelmæssige inspektioner af sikkerhedsordningerne for beskyttelse af EU-klassificerede oplysninger.

Kommissionens Sikkerhedskontor kan i den forbindelse bistås af sikkerhedstjenesterne i andre EU-institutioner, der ligger inde med EU-klassificerede oplysninger, og af medlemsstaternes nationale sikkerhedsmyndigheder ( 5 ).

På anmodning af en medlemsstat kan dens nationale sikkerhedsmyndighed sammen med Kommissionens Sikkerhedskontor efter aftale foretage inspektion af EU-klassificerede oplysninger i Kommissionen.

16. KLASSIFIKATIONSGRADER, SIKKERHEDSANGIVELSER OG PÅTEGNINGER

16.1. Klassifikationsgrader ( 6 )

Oplysninger klassificeres således (se også tillæg 2):

►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : Denne klassifikation anvendes kun til oplysninger og materiale, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse ville kunne forvolde Den Europæiske Unions eller én eller flere af dens medlemsstaters vitale interesser overordentlig alvorlig skade.

►M1 SECRET UE ◄ : Denne klassifikation anvendes kun til oplysninger og materiale, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse ville kunne forvolde Den Europæiske Unions eller én eller flere af dens medlemsstaters vitale interesser alvorlig skade.

►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ : Denne klassifikation anvendes til oplysninger og materiale, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse ville kunne forvolde Den Europæiske Unions eller en eller flere af dens medlemsstaters vitale interesser skade.

►M1 RESTREINT UE ◄ : Denne klassifikation anvendes til oplysninger og materiale, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse vil være uhensigtsmæssig for Den Europæiske Unions eller en eller flere af dens medlemsstaters interesser.

Der må ikke anvendes andre klassifikationsgrader.

16.2. Sikkerhedsangivelser

Til begrænsning af gyldighedsperioden for en klassifikationsgrad (angivelse af automatisk nedklassificering eller afklassificering af klassificerede oplysninger) kan der benyttes en godkendt sikkerhedsangivelse. Angivelsen skal være enten »UNTIL …(tid/dato)« eller »UNTIL …(begivenhed)«.

Supplerende sikkerhedsangivelser som f.eks. CRYPTO eller enhver anden EU-anerkendt sikkerhedsangivelse skal anvendes, hvor der kræves begrænset fordeling og særlig behandling ud over det, der er angivet ved klassifikationsgraden.

Sikkerhedsangivelser må kun benyttes i forbindelse med en klassifikationsgrad.

16.3. Påtegninger

Det kan med en særlig påtegning angives, hvilket område dokumentet omhandler, hvordan det skal fordeles efter »need-to-know«-princippet, eller hvornår en embargo ophører (for ikke-klassificerede oplysninger).

En påtegning er ikke en klassifikationsgrad og må ikke anvendes i stedet for en sådan.

Betegnelsen ESDP kan anføres på dokumenter eller kopier deraf, som vedrører EU's eller en eller flere af dets medlemsstaters sikkerhed eller forsvar, eller som vedrører militær eller ikke-militær krisestyring.

16.4. Anførelse af klassifikationsgrad

Klassifikationsgraden anføres således:

a) på dokumenter, der er klassificeret ►M1 RESTREINT UE ◄ : mekanisk eller elektronisk

b) på dokumenter, der er klassificeret ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ : mekanisk eller i hånden eller ved fortryk på registreret papir

c) på dokumenter, der er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : mekanisk eller i hånden.

16.5. Anførelse af sikkerhedspåtegninger

Sikkerhedspåtegninger anføres direkte under klassifikationsgraden på samme måde som ved anførelse af klassifikationsgrad.

17. KLASSIFIKATIONSSTYRING

17.1. Generelt

Oplysninger klassificeres kun i nødvendigt omfang. Klassifikationsgraden skal fremgå klart og korrekt, og den opretholdes kun, så længe der er grund til at beskytte oplysningerne.

Ansvaret for klassificering af oplysninger og for eventuel senere nedklassificering eller afklassificering påhviler alene udstederen.

Tjenestemænd og øvrige ansatte ved Kommissionen klassificerer, nedklassificerer eller afklassificerer oplysninger efter instruks fra eller aftale med deres afdelingschef.

De detaljerede procedurer for behandling af klassificerede dokumenter udformes således, at det sikres, at dokumenterne beskyttes i overensstemmelse med de oplysninger, de indeholder.

Antallet af medarbejdere, der har bemyndigelse til at udstede dokumenter med klassifikationsgraden ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , skal holdes på et minimum, og deres navne skal stå på en liste, der udarbejdes af Kommissionens Sikkerhedskontor.

17.2. Anvendelse af klassifikationsgrader

Klassificeringen af et dokument afhænger af, hvor følsomt dets indhold er, jf. definitionen i afsnit 16. Det er vigtigt, at oplysninger klassificeres korrekt, og at der ikke anvendes en for høj klassifikationsgrad. Dette gælder navnlig anvendelse af klassifikationsgraden ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

Når et dokument klassificeres, skal udstederen være opmærksom på ovenstående bestemmelser og bremse enhver tendens til at anvende for høj eller for lav klassifikationsgrad.

En praktisk klassifikationsvejledning findes i tillæg 2.

De enkelte sider, afsnit og punkter i et dokument samt bilag, tillæg og vedhæftet materiale kan kræve forskellig klassifikationsgrad, og skal klassificeres i overensstemmelse hermed. Dokumentet som helhed skal dog have samme klassifikationsgrad som den del, der har den højeste klassifikationsgrad.

En følgeskrivelse klassificeres i overensstemmelse med bilagenes højeste klassifikationsgrad. Dokumentets udsteder bør klart angive, på hvilket niveau følgeskrivelsen skal klassificeres, hvis den adskilles fra bilaget.

Retten til aktindsigt er fortsat reguleret ved forordning (EF) nr. 1049/2001.

17.3. Nedklassificering og afklassificering

EU-klassificerede dokumenter må kun nedklassificeres eller afklassificeres med udstederens tilladelse og om nødvendigt efter drøftelse med andre berørte parter. Nedklassificeringen eller afklassificeringen skal bekræftes skriftligt. Udstederen er ansvarlig for at underrette dokumentets modtagere om ændringen, og disse er på deres side ansvarlige for at underrette efterfølgende modtagere, til hvem de har sendt eller kopieret dokumentet, om ændringen.

Så vidt muligt anfører udstederen på de klassificerede dokumenter en dato, periode eller begivenhed, efter hvilken indholdet kan nedklassificeres eller afklassificeres. I modsat fald skal vedkommende tage klassificeringen op til revision mindst hvert femte år for at undersøge, om den oprindelige klassifikationsgrad stadig er nødvendig.

18. FYSISK SIKKERHED

18.1. Generelt

Hovedformålene med fysiske sikkerhedsforanstaltninger er at forhindre uautoriseret adgang til EU-klassificerede oplysninger og/eller EU-klassificeret materiale, at forhindre tyveri og beskadigelse af udstyr og anden ejendom, og at undgå chikane og enhver anden form for forulempelse af personale, øvrige ansatte og besøgende.

18.2. Sikkerhedskrav

Alle lokaliteter, områder, bygninger, lokaler, kommunikations- og informationssystemer m.v., hvor der opbevares og/eller behandles EU-klassificerede oplysninger og EU-klassificeret materiale, skal beskyttes ved hjælp af passende fysiske sikkerhedsforanstaltninger.

Når det skal afgøres, hvilken grad af fysisk sikkerhedsbeskyttelse der er nødvendig, skal der tages hensyn til alle relevante faktorer som f.eks.:

a) oplysningernes og/eller materialets klassifikationsgrad

b) oplysningernes mængde og form (f.eks. på papir eller i elektronisk form)

c) vedkommende efterretningstjenesters vurdering af den lokale trussel mod EU, medlemsstaterne og/eller andre institutioner eller tredjeparter, der ligger inde med EU-klassificerede oplysninger, navnlig med hensyn til risikoen for sabotage, terrorisme, undergravende og/eller anden kriminel virksomhed.

De fysiske sikkerhedsforanstaltninger, der bringes i anvendelse, skal tage sigte på:

a) at forhindre, at uautoriserede personer ubemærket kan få adgang til eller kan tiltvinge sig adgang til de pågældende oplysninger

b) at forebygge, vanskeliggøre og i givet fald afsløre handlinger fra upålidelige medarbejderes side

c) at forhindre personer, der ikke har »need to know«-status i at få adgang til EU-klassificerede oplysninger.

18.3. Fysiske sikkerhedsforanstaltninger

18.3.1. Sikkerhedszoner

Zoner, hvor oplysninger, der er klassificeret ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, behandles eller opbevares, skal være således struktureret og indrettet, at de opfylder kravene for en af følgende klasser:

a) Sikkerhedszone af klasse I: zone, hvor oplysninger, der er klassificeret ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, behandles eller opbevares på en sådan måde, at personer, der har adgang til zonen, uden videre også har adgang til de klassificerede oplysninger. Zonen skal: i) være tydeligt afgrænset og sikret, og al ind- og udgang skal kontrolleres ii) have et adgangskontrolsystem, så der kun er adgang for særligt autoriserede medarbejdere med den relevante sikkerhedsgodkendelse iii) være forsynet med tydelig skiltning, der viser, hvilken klassifikationsgrad af oplysninger, der normalt opbevares i zonen, dvs. hvilke oplysninger man får adgang til ved at komme ind i zonen

b) Sikkerhedszone af klasse II: zone, hvor oplysninger, der er klassificeret ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, behandles eller opbevares på en sådan måde, at medarbejdere, der ikke er berettigede til at få adgang til oplysningerne, ved hjælp af intern kontrol kan forhindres i at komme ind på områder med kontorer m.v., hvor oplysninger, der er klassificeret ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, normalt behandles eller opbevares. Zonen skal: i) være tydeligt afgrænset og sikret, og al ind- og udgang skal kontrolleres ii) have et adgangskontrolsystem, så der kun er adgang uden ledsagelse for særligt autoriserede medarbejdere med den relevante sikkerhedsgodkendelse; alle andre personer skal ledsages eller på anden måde forhindres i at få uautoriseret adgang til EU-klassificerede oplysninger eller ukontrolleret adgang til zoner, som er omfattet af teknisk sikkerhedsinspektion. Zoner, hvor der ikke er vagthavende personale døgnet rundt, skal inspiceres umiddelbart efter normal arbejdstids ophør for at sikre, at EU-klassificerede oplysninger opbevares efter sikkerhedsforskrifterne.

18.3.2. Administrativ zone

Der kan oprettes en administrativ zone med et lavere sikkerhedsniveau rundt om eller foran sikkerhedszoner af klasse I eller klasse II. En sådan zone skal være tydeligt afgrænset, så personer og køretøjer kan kontrolleres. I sådanne zoner må der ikke behandles eller opbevares oplysninger, der er klassificeret højere end ►M1 RESTREINT UE ◄ .

18.3.3. Adgangskontrol

Adgang til sikkerhedszoner af klasse I og II kontrolleres ved hjælp af adgangsbadge eller et personligt identifikationssystem for alle de medarbejdere, der normalt arbejder i disse zoner. Der indføres tillige et kontrolsystem for besøgende; dette udformes således, at uautoriserede personer ikke kan få adgang til EU-klassificerede oplysninger. Adgangsbadgeordningen kan suppleres med automatiseret identifikation, der skal betragtes som et supplement til vagternes visuelle kontrol, men ikke fuldstændigt kan træde i stedet for en sådan kontrol. En ændret trusselsvurdering kan betyde, at der må indføres skærpet adgangskontrol, f.eks. i forbindelse med VIP-besøg.

18.3.4. Vagtpatruljering

I sikkerhedszoner af klasse I og II foretages patruljering uden for normal arbejdstid for at beskytte EU's aktiver mod lækage, skade eller tab. Patruljering foretages så ofte, som de stedlige omstændigheder kræver det, og normalt hver anden time.

18.3.5. Sikre skabe og bokse, bokslokaler m.v.

Der anvendes tre klasser af skabe og bokse til opbevaring af EU-klassificerede oplysninger:

— Klasse A: skabe og bokse, som er godkendt til opbevaring af oplysninger, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , i en sikkerhedszone af klasse I eller II

— Klasse B: skabe og bokse, som nationalt er godkendt til opbevaring af oplysninger, der er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , i en sikkerhedszone af klasse I eller II

— Klasse C: kontormøbler, hvori der ikke må opbevares oplysninger, der er klassificeret højere end ►M1 RESTREINT UE ◄ .

I bokslokaler, der er indrettet i en sikkerhedszone af klasse I eller II, og i alle sikkerhedszoner af klasse I, hvor der på åbne reoler eller plottet ind på kort m.v. opbevares oplysninger, som er klassificeret ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, skal vægge, gulve og lofter samt dør(e) og låsemekanisme(r) være godkendt af den nationale sikkerhedsgodkendelsesmyndighed, som attesterer, at lokalerne yder samme beskyttelse som sikre skabe og bokse af den klasse, der er godkendt til opbevaring af oplysninger med samme klassifikationsgrad.

18.3.6. Låsemekanismer

De låsemekanismer, der anvendes til sikre skabe og bokse og bokslokaler, hvori der opbevares EU-klassificerede oplysninger, skal opfylde følgende krav:

— Gruppe A: have national godkendelse til skabe og bokse af klasse A

— Gruppe B: have national godkendelse til skabe og bokse af klasse B

— Gruppe C: må kun anvendes til kontormøbler af klasse C.

18.3.7. Kontrol med nøgler og koder

Nøgler til sikre skabe og bokse må ikke tages med uden for Kommissionens bygninger. Medarbejdere, der har behov for at kende koden til sikre skabe og bokse, skal lære denne udenad. Den lokale sikkerhedsansvarlige i den pågældende afdeling i Kommissionen har ansvaret for at opbevare reservenøgler samt en skriftlig fortegnelse over alle koderne, som kan anvendes, hvis der opstår en nødsituation; koderne skal opbevares hver for sig i forseglede uigennemsigtige kuverter. Arbejdsnøgler, reservesikkerhedsnøgler og koder skal opbevares i særlige sikre skabe eller bokse. Nøgler eller koder skal mindst være undergivet samme sikkerhedsbeskyttelse som det materiale, de giver adgang til.

Så få medarbejdere som muligt skal have kendskab til koderne til sikre skabe og bokse. Koderne ændres:

a) hver gang der modtages et nyt skab eller en ny boks

b) hver gang en medarbejder fratræder, og hver gang en ny medarbejder tiltræder

c) hvis oplysninger er lækket, eller der er mistanke om, at oplysninger er lækket

d) med regelmæssige mellemrum, helst hver sjette måned og mindst en gang om året.

18.3.8. Anordninger til afsløring af uvedkommendes forsøg på at skaffe sig adgang

Anvendes der alarmsystemer, kameraovervågning eller andre elektriske anordninger for at beskytte EU-klassificerede oplysninger, skal der være en nød-elforsyning, som sikrer systemets fortsatte drift, hvis hoved-elforsyningen afbrydes. Et andet grundlæggende krav er, at alarmen skal udløses, eller at vagterne på anden pålidelig måde skal alarmeres, hvis der opstår fejl i systemets drift, eller hvis der forsøges foretaget ulovlige indgreb i det.

18.3.9. Godkendt udstyr

Kommissionens Sikkerhedskontor sørger for at have ajourførte fortegnelser over de typer og modeller af sikkerhedsudstyr, det har godkendt til beskyttelse af klassificerede oplysninger under forskellige nærmere angivne omstændigheder og vilkår. Kommissionens Sikkerhedskontor fører bl.a. sådanne fortegnelser på grundlag af oplysninger fra de nationale sikkerhedsmyndigheder.

18.3.10. Fysisk beskyttelse af kopi- og telefaxmaskiner

Kopi- og telefaxmaskiner beskyttes fysisk i det omfang, det er nødvendigt for at sikre, at kun autoriserede medarbejdere kan anvende dem til frembringelse af klassificerede oplysninger, og at alt klassificeret materiale er undergivet den fornødne kontrol.

18.4. Beskyttelse mod uvedkommendes blikke og aflytning

18.4.1. Uvedkommendes blikke

Der træffes alle nødvendige foranstaltninger til at sikre, at uvedkommende ikke på noget tidspunkt af døgnet kan få lejlighed til at se EU-klassificerede oplysninger, end ikke ved et tilfælde.

18.4.2. Aflytning

Kontorer eller zoner, hvor der regelmæssigt drøftes anliggender, der er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ eller højere, beskyttes mod aktiv og passiv aflytning, i det omfang en risikovurdering tilsiger det. Det påhviler Kommissionens Sikkerhedskontor at vurdere risikoen for sådan aflytning, om nødvendigt efter at have hørt nationale sikkerhedsmyndigheder.

18.4.3. Medbringelse af elektronisk udstyr og udstyr til lydoptagelser

Det er ikke tilladt at bringe mobiltelefoner, private computere, båndoptagere, kameraer eller andre elektroniske apparater eller andet udstyr til lydoptagelser ind i sikkerhedszoner eller teknisk sikrede zoner uden forudgående tilladelse fra chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor.

Med henblik på fastsættelse af de beskyttelsesforanstaltninger, der skal træffes i bygninger, hvor det er vigtigt at undgå dels passiv aflytning (f.eks. isolering af vægge, døre, gulve og lofter og måling af, hvor meget der kan høres udenfor), dels aktiv aflytning (f.eks. detektion af skjulte mikrofoner), kan Kommissionens Sikkerhedskontor anmode om bistand fra de nationale sikkerhedsmyndigheder.

Når omstændighederne tilsiger det, kan sikkerhedsteknikere fra nationale sikkerhedsmyndigheder på anmodning af chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor ligeledes inspicere telekommunikationsudstyr og det elektriske eller elektroniske kontormateriel, der anvendes under møder, hvor drøftelserne er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ eller højere.

18.5. Teknisk sikrede zoner

Visse zoner kan udpeges som teknisk sikrede zoner. Der foretages en særlig adgangskontrol. Når sådanne zoner ikke bruges, skal de holdes aflåst efter en godkendt metode, og alle nøgler skal betragtes som sikkerhedsnøgler. Der foretages regelmæssig fysisk inspektion af sådanne zoner, og inspektion foretages ligeledes, hvis uvedkommende har fået adgang til zonerne, eller hvis der er mistanke om, at uvedkommende har fået adgang.

Der udarbejdes en detaljeret fortegnelse over udstyr og møbler, så der kan føres kontrol med flytninger heraf. Intet møbel eller udstyr må bringes ind i disse zoner, uden at det først er blevet nøje inspiceret af særligt uddannet sikkerhedspersonale med henblik på detektion af aflytningsudstyr. Det er generelt ikke tilladt at installere kommunikationslinjer i teknisk sikrede zoner uden forudgående tilladelse fra den relevante myndighed.

19. ALMINDELIGE BESTEMMELSER OM

19.1. Generelt

Kun personer, for hvem adgang er tjenstlig nødvendig (»need-to-know«), må få adgang til EU-klassificerede oplysninger. Oplysninger, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , må kun komme personer i hænde, der er sikkerhedsgodkendt til den pågældende klassifikationsgrad.

Det påhviler den afdeling, hvor en medarbejder skal tiltræde, at afgøre, hvilke oplysninger den pågældende har tjenstligt behov for at få kendskab til.

Hver enkelt afdeling er ansvarlig for at anmode om sikkerhedsgodkendelse af medarbejderne.

Der vil derefter blive udstedt et »personligt EU-sikkerhedscertifikat« med angivelse af den højeste klassifikationsgrad, den godkendte har adgang til, samt udløbsdatoen for godkendelsen.

Et personligt EU-sikkerhedscertifikat til en bestemt klassifikationsgrad gælder ligeledes for adgang til oplysninger med lavere klassifikationsgrad.

Hvis det er nødvendigt at drøfte EU-klassificerede oplysninger med personer, som ikke er tjenestemænd eller andre ansatte, men f.eks. eksterne leverandører af tjenesteydelser, eksperter eller konsulenter, eller det er nødvendigt at vise dem sådanne oplysninger, skal de pågældende være personligt EU-sikkerhedsgodkendt til EU-klassificerede oplysninger, og de skal orienteres om deres sikkerhedsmæssige ansvar.

Forordning (EF) nr. 1049/2001 gælder fortsat for aktindsigt.

19.2. Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

Enhver, der skal have adgang til oplysninger, som er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , skal først være sikkerhedsgodkendt til denne klassifikationsgrad.

Enhver, der skal have adgang til oplysninger, som er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , udpeges af Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål, og deres navn optages på listen over de medarbejdere, der er sikkerhedsgodkendt til ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Kommissionens Sikkerhedskontor opretter og ajourfører denne liste.

Enhver, der skal have adgang til oplysninger, som er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , skal forinden underskrive en erklæring om at være blevet orienteret om Kommissionens sikkerhedsprocedurer og fuldt ud at have forstået sit særlige ansvar for at beskytte oplysninger, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , samt konsekvenserne i henhold til EU-bestemmelser og medlemsstaternes love eller administrative bestemmelser, såfremt uvedkommende med forsæt eller uagtsomt får adgang til klassificerede oplysninger.

Hvis en medarbejder skal deltage i møder og lignende, hvor den pågældende vil få adgang til oplysninger, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , skal den sikkerhedsansvarlige i den tjenestegren eller instans, hvor medarbejderen er ansat, meddele den instans, som afholder mødet, at medarbejderen har den nødvendige sikkerhedsgodkendelse.

Navnene på samtlige personer, hvis arbejdsopgaver ikke længere kræver adgang til oplysninger, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , skal fjernes fra ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -listen. Derudover skal de pågældende gøres opmærksom på deres særlige ansvar for beskyttelse af de oplysninger, de er blevet bekendt med, og som er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . De skal desuden underskrive en erklæring om, at de hverken vil bruge eller videregive oplysninger i deres besiddelse, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

19.3. Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄

Enhver, der skal have adgang til oplysninger, som er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , skal først være sikkerhedsgodkendt til den pågældende klassifikationsgrad.

Enhver, der skal have adgang til oplysninger, som er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , skal gøres bekendt med de relevante sikkerhedsbestemmelser og skal være klar over konsekvenserne af uagtsomhed.

Hvis en medarbejder skal deltage i møder og lignende, hvor den pågældende vil få adgang til oplysninger, der er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , skal den sikkerhedsansvarlige i den tjenestegren eller instans, hvor medarbejderen er ansat, meddele den instans, der afholder mødet, at medarbejderen har den nødvendige sikkerhedsgodkendelse.

19.4. Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret ►M1 RESTREINT UE ◄

Enhver, der har adgang til oplysninger, som er klassificeret ►M1 RESTREINT UE ◄ , gøres bekendt med sikkerhedsbestemmelserne og konsekvenserne af uagtsomhed.

19.5. Overdragelse af materiale

Hvis en medarbejder skal forflyttes efter at have behandlet EU-klassificeret materiale og afløses af en anden, påser vedkommende sekretariat, at det klassificerede materiale overdrages korrekt fra den fratrædende til den tiltrædende medarbejder.

Hvis en medarbejder skal forflyttes til et sted, hvor der behandles EU-klassificeret materiale, orienterer den lokale sikkerhedsansvarlige vedkommende herom.

19.6. Særlige instrukser

Medarbejdere, som skal behandle EU-klassificerede oplysninger, bør ved tildelingen af deres arbejdsopgaver og siden med regelmæssige mellemrum gøres opmærksom på følgende:

a) sikkerhedsrisikoen ved uoverlagte ytringer

b) de forholdsregler, der skal træffes over for pressen og repræsentanter for særlige interessegrupper

c) truslen fra efterretningstjenester, der opererer i EU og medlemsstaterne med henblik på at indsamle oplysninger og følge aktiviteter, der er EU-klassificerede

d) pligten til straks at underrette de relevante sikkerhedsmyndigheder om enhver henvendelse eller handling, der kan vække mistanke om spionage, eller enhver usædvanlig sikkerhedsrelevant omstændighed.

Enhver, der normalt er i hyppig kontakt med repræsentanter for lande, hvis efterretningstjenester opererer i EU og medlemsstaterne med henblik på at indsamle oplysninger og følge aktiviteter, der er EU-klassificerede, orienteres om de teknikker, sådanne efterretningstjenester vides at benytte sig af.

Kommissionen har ingen sikkerhedsbestemmelser vedrørende private rejser, som foretages af medarbejdere, der er sikkerhedsgodkendt til EU-klassificerede oplysninger. Kommissionens Sikkerhedskontor gør imidlertid medarbejderne bekendt med de rejsebestemmelser, de inden for deres ansvarsområde er omfattet af.

20. SIKKERHEDSGODKENDELSE AF KOMMISSIONENS TJENESTEMÆND OG ØVRIGE ANSATTE

a) Kun tjenestemænd og øvrige ansatte i Kommissionen eller personer, der arbejder i Kommissionen, og som i embeds medfør og af tjenstlige grunde har brug for at få kendskab til eller behandle klassificerede oplysninger i Kommissionens besiddelse, har adgang til sådanne oplysninger.

b) For at få adgang til oplysninger, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , skal de i litra a) omhandlede medarbejdere først godkendes til den pågældende klassifikationsgrad efter proceduren i litra c) og d).

c) Kun personer, der er blevet sikkerhedsundersøgt af medlemsstaternes nationale myndigheder (den nationale sikkerhedsmyndighed) efter proceduren i litra i) til n), kan godkendes.

d) Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor er ansvarlig for at give de godkendelser, der er nævnt i litra a), b) og c).

e) Vedkommende meddeler godkendelsen efter at have indhentet udtalelse fra medlemsstaternes nationale myndigheder på grundlag af den sikkerhedsundersøgelse, der er foretaget i henhold til litra i) til n).

f) Kommissionens Sikkerhedskontor ajourfører løbende en liste over alle følsomme stillinger, som Kommissionens afdelinger har angivet, og over alle medarbejdere, der har fået (midlertidig) godkendelse.

g) Godkendelsen, der er gyldig i fem år, må ikke være af længere varighed end de arbejdsopgaver, der ligger til grund for den. Godkendelsen kan fornys efter proceduren i litra e).

h) Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor kan inddrage godkendelsen, hvis vedkommende finder, at der er grund hertil. Inddrages godkendelsen, underrettes den pågældende person, der kan anmode om at måtte fremsætte sine bemærkninger over for chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor, og de nationale myndigheder.

i) Sikkerhedsundersøgelsen foretages med den berørte persons medvirken og efter anmodning fra chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor. Undersøgelsen foretages af myndighederne i den medlemsstat, hvor den person, der skal sikkerhedsgodkendes, er statsborger. Er den pågældende ikke statsborger i en EU-medlemsstat, anmoder chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor den EU-medlemsstat, hvor personen har sin bopæl eller normalt opholder sig, om at foretage sikkerhedsundersøgelsen.

j) Den pågældende skal som led i sikkerhedsundersøgelsen udfylde et skema med angivelse af personlige oplysninger.

k) Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor giver i sin anmodning nærmere oplysninger om arten af og klassifikationsniveauet for de oplysninger, som den pågældende person vil få kendskab til, så de nationale myndigheder kan foretage sikkerhedsundersøgelsen og afgive udtalelse om, hvilket niveau den pågældende bør godkendes til.

l) De bestemmelser om sikkerhedsundersøgelse, som er gældende i vedkommende medlemsstat, herunder bestemmelser om eventuel klageadgang, finder anvendelse i forbindelse med hele sikkerhedsundersøgelsens forløb og dens resultater.

m) Afgiver medlemsstaternes nationale myndigheder positiv udtalelse, kan chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor godkende den pågældende person.

n) Afgiver de nationale myndigheder negativ udtalelse, underrettes den pågældende person, der kan anmode om at måtte fremsætte sine bemærkninger over for chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor. Hvis chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor finder det nødvendigt, kan vedkommende rette henvendelse til de nationale myndigheder og bede om eventuelle yderligere oplysninger. Bekræftes den negative udtalelse, kan der ikke meddeles godkendelse.

o) Enhver, der godkendes efter litra d) og e), får i forbindelse med godkendelsen og siden med jævne mellemrum de nødvendige instrukser om beskyttelse af klassificerede oplysninger og om, hvordan de skal beskyttes. Den godkendte underskriver en erklæring som bekræftelse på at have modtaget instrukserne og giver tilsagn om at overholde dem.

p) Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor træffer de nødvendige foranstaltninger til gennemførelse af dette afsnit, navnlig vedrørende reglerne for adgang til listen over godkendte personer.

q) Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor kan undtagelsesvis, hvis der er tjenstlige grunde til det, meddele midlertidig godkendelse for et tidsrum på højst seks måneder, mens resultatet af sikkerhedsundersøgelsen som omhandlet i litra i) afventes, forudsat at de nationale myndigheder på forhånd er blevet underrettet, og disse ikke har fremsat bemærkninger inden for en måned.

r) Formålsbestemte og midlertidige godkendelser giver ikke adgang til oplysninger, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; adgang hertil er forbeholdt tjenestemænd, som har gennemgået en egentlig sikkerhedsundersøgelse med positivt resultat efter litra i). Indtil resultatet af sikkerhedsundersøgelsen foreligger, kan tjenestemænd, for hvem der er anmodet om sikkerhedsgodkendelse til ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , meddeles midlertidig og formålsbestemt godkendelse, så de kan få adgang til oplysninger, der er klassificeret til og med ►M1 SECRET UE ◄ .

21. UDARBEJDELSE, FORDELING, VIDEREGIVELSE, KOPIERING, OVERSÆTTELSE OG UDDRAG AF EU-KLASSIFICEREDE DOKUMENTER OG SIKKERHEDSGODKENDELSE AF KURERPERSONALE

21.1. Udarbejdelse

1. EU-klassifikationsgraderne anvendes som fastsat i afsnit 16 og for ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere og anføres centreret foroven og forneden på hver side, ligesom hver side skal forsynes med nummer. Hvert EU-klassificeret dokument skal være forsynet med referencenummer og dato. På dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ eller ►M1 SECRET UE ◄ , anføres referencenummeret på hver side. Hvis de skal fordeles i flere eksemplarer, skal hvert eksemplar have et nummer, som anføres på første side tillige med det samlede sideantal. På dokumenter, der er klassificeret ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, skal der på første side være angivet, hvor mange bilag der er.

2. Dokumenter, der er klassificeret ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, må kun skrives, oversættes, opbevares, fotokopieres, reproduceres magnetisk eller mikrofilmes af personer, som er blevet sikkerhedsgodkendt med henblik på adgang til EU-klassificerede oplysninger på et niveau, der mindst svarer til det pågældende dokuments klassifikationsgrad.

3. Bestemmelserne om anvendelse af PC m.v. til fremstilling af klassificerede dokumenter findes i afsnit 25.

21.2. Fordeling

1. EU-klassificerede oplysninger må kun komme de personer i hænde, for hvem adgang er tjenstlig nødvendig, og som har den relevante sikkerhedsgodkendelse. Dokumentets udsteder specificerer, hvem der skal modtage det.

2. Dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sendes via ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariater (jf. afsnit 22.2). Når det gælder meddelelser, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , kan det ansvarlige sekretariat give chefen for kommunikationscentret tilladelse til at fremstille det antal eksemplarer, som er angivet i modtagerlisten.

3. Dokumenter, der er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ eller lavere, kan videregives af den første modtager til andre modtagere, for hvem adgang er tjenstlig nødvendig. Udstederen skal imidlertid tydeligt angive eventuelle nærmere betingelser. Angives sådanne nærmere betingelser, må modtagerne kun videregive dokumentet med udstederens samtykke.

4. Ethvert dokument, der er klassificeret ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, skal, når det ankommer til eller forlader et generaldirektorat eller en tjenestegren, registreres af det lokale sekretariat for EU-klassificerede oplysninger. De oplysninger (dokumentreference, dato og evt. eksemplarnummer), som er nødvendige for at kunne identificere dokumentet, indføres i en journal eller i en særligt beskyttet edb-databærer (jf. afsnit 22.1).

21.3. Videregivelse af EU-klassificerede dokumenter

21.3.1. Emballering og kvitteringer

1. Dokumenter, der er klassificeret ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, sendes i to uigennemsigtige kuverter af svært papir. Den inderste kuvert forsynes med angivelse af den pågældende EU-klassifikationsgrad og om muligt udførlig angivelse af modtagerens stilling og kontoradresse.

2. Kun en sikkerhedsansvarlig for et sekretariat (jf. afsnit 22.1)eller dennes stedfortræder må åbne den inderste kuvert og kvittere for modtagelsen af dokumenterne, medmindre kuverten er adresseret til en bestemt person. I så fald journaliseres kuverten af det pågældende sekretariat (jf. afsnit 22.1), og kun den person, den er adresseret til, må åbne den inderste kuvert og kvittere for modtagelsen af de fremsendte dokumenter.

3. Den inderste kuvert skal indeholde en kvitteringsformular. Kvitteringen, som ikke er klassificeret, skal indeholde oplysning om dokumentreference, dato og eksemplarnummer, men aldrig om, hvad sagen vedrører.

4. Den inderste kuvert anbringes i en kuvert, som forsynes med et registreringsnummer. Klassifikationsgraden må under ingen omstændigheder angives på den yderste kuvert.

5. Når det drejer sig om dokumenter, der er klassificeret ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, modtager kureren en kvittering for hvert registreringsnummer.

21.3.2. Videregivelse inden for en bygning eller gruppe af bygninger

Inden for en given bygning eller gruppe af bygninger kan klassificerede dokumenter bæres i en lukket kuvert, som kun er forsynet med modtagerens navn, når blot den person, der bærer den, er sikkerhedsgodkendt til de pågældende dokumenters klassifikationsgrad.

21.3.3. Videregivelse inden for et lands grænser

1. Inden for et lands grænser sendes dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , kun med officiel kurertjeneste eller med personer, der er sikkerhedsgodkendt til ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

2. Hvis dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , sendes med kurertjeneste uden for en bygning eller gruppe af bygninger, skal bestemmelserne om emballering og modtagelse i dette afsnit altid overholdes. Kurertjenesternes bemanding skal være tilstrækkelig til, at pakker indeholdende dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , til enhver tid er under direkte opsyn af en ansvarlig medarbejder.

3. Undtagelsesvis kan andre medarbejdere end kurerer medbringe et dokument, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , til lokalt brug ved møder og drøftelser uden for en bygning eller gruppe af bygninger, men kun på følgende betingelser: a) bæreren af dokumentet skal være sikkerhedsgodkendt til ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -dokumenter b) transportmåden skal være i overensstemmelse med reglerne om videregivelse af ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -dokumenter c) medarbejderen må under ingen omstændigheder efterlade ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -dokumentet uden opsyn d) en liste over dokumenter, der transporteres på denne måde, opbevares i ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariatet, som har ansvaret for dokumenterne, og indføres i en journal, som dokumenterne sammenholdes med, når de leveres tilbage.

4. Inden for et givet lands grænser kan dokumenter, der er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , sendes med posten, hvis dette er tilladt efter landets egne bestemmelser og er i overensstemmelse med disse bestemmelser, eller de kan sendes med kurertjeneste eller med personer, der er sikkerhedsgodkendt til EU-klassificerede oplysninger.

5. Kommissionens Sikkerhedskontor udarbejder på grundlag af disse bestemmelser instrukser om personlig transport af EU-klassificerede dokumenter. Bæreren af dokumenterne skal læse og underskrive disse instrukser. Det skal navnlig fremgå klart af instrukserne, at dokumenterne under ingen omstændigheder må: a) overlades til andre, medmindre de deponeres i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit 18 b) efterlades uden opsyn i offentlige transportmidler eller private køretøjer eller på steder som restauranter eller hoteller. De må ikke opbevares i hotelbokse eller efterlades uden opsyn på hotelværelser c) læses på offentlige steder såsom i fly eller tog.

21.3.4. Videregivelse fra en stat til en anden

1. Materiale, der er klassificeret ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, sendes med EU-diplomatpost eller militær kurertjeneste.

2. Der kan imidlertid gives tilladelse til personlig transport af materiale, der er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , hvis materialet transporteres på en sådan måde, at det ikke kan komme uvedkommende i hænde.

3. Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål kan give tilladelse til personlig transport, hvis der ikke er mulighed for at anvende diplomatpost eller militær kurertjeneste, eller hvis anvendelse heraf vil medføre en forsinkelse, der vil skade EU's operationer, og det haster med at få materialet frem til modtageren. Kommissionens Sikkerhedskontor udarbejder instrukser om anden form for international personlig transport af materiale med klassifikationsgrad til og med ►M1 SECRET UE ◄ end diplomatpost og militær kurertjeneste. Instrukserne skal indeholde følgende krav: a) bæreren af materialet skal være sikkerhedsgodkendt til den pågældende klassifikationsgrad b) alt, hvad der transporteres på denne måde, skal registreres af vedkommende afdeling eller sekretariat c) pakker og bagage, mv., der indeholder EU-klassificeret materiale, skal plomberes officielt for at undgå toldeftersyn og skal mærkes med identifikation og instrukser til finderen d) bæreren skal være i besiddelse af et kurercertifikat og/eller en tjenesterejseordre, som er anerkendt af alle EU-medlemsstater og giver tilladelse til at transportere pakken som beskrevet e) bæreren må ved rejse over land ikke rejse gennem en stat, som ikke er medlem af EU, eller krydse dens grænse, medmindre den stat, der står for transporten, er i besiddelse af en særlig garanti fra denne stat f) bærerens rejseplaner med hensyn til bestemmelsessted, rejseruter og transportmidler skal være i overensstemmelse med EU-bestemmelserne eller med de nationale bestemmelser herom, hvis disse er strengere end EU's g) materialet skal hele tiden være i bærerens varetægt, medmindre det deponeres i overensstemmelse med bestemmelserne om deponering i afsnit 18 h) materialet må ikke efterlades uden opsyn i offentlige eller private køretøjer eller på steder som restauranter eller hoteller. Det må ikke opbevares i hotelbokse eller efterlades uden opsyn på hotelværelser i) hvis det transporterede materiale omfatter dokumenter, må disse ikke læses på offentlige steder (f.eks. i fly eller tog).

4. Den person, der udpeges til at transportere det klassificerede materiale, skal læse og underskrive en sikkerhedsorientering, der som et minimum omfatter ovennævnte instrukser samt de procedurer, der skal følges i en krisesituation eller i tilfælde af, at pakken med det klassificerede materiale kræves undersøgt af toldmyndighederne eller sikkerhedspersonalet i en lufthavn.

21.3.5. Videregivelse af dokumenter klassificeret ►M1 RESTREINT UE ◄

Der er ikke fastsat særlige bestemmelser for forsendelse af dokumenter, der er klassificeret ►M1 RESTREINT UE ◄ , men det skal dog sikres, at uvedkommende ikke kommer i besiddelse af dem.

21.4. Sikkerhedsgodkendelse af kurerpersonale

Alle kurerer, der ansættes til at transportere dokumenter, der er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , skal forinden have den relevante sikkerhedsgodkendelse.

21.5. Elektronisk eller anden teknisk videregivelse

1. Der træffes foranstaltninger med hensyn til kommunikationssikkerhed, så EU-klassificerede oplysninger kan videregives under sikre forhold. De nærmere bestemmelser om videregivelse af EU-klassificerede oplysninger er omhandlet i afsnit 25.

2. Oplysninger, der er klassificeret ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ eller ►M1 SECRET UE ◄ , må kun videregives via godkendte kommunikationscentre og -netværk og/eller godkendte terminaler og systemer.

21.6. Kopiering, oversættelse og uddrag af EU-klassificerede dokumenter

1. Dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , må kun kopieres eller oversættes med udstederens godkendelse.

2. Hvis medarbejdere, der ikke er sikkerhedsgodkendt til ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , har brug for oplysninger, som er indeholdt i et ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -dokument, men ikke er klassificeret så højt, kan lederen af ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariatet (jf. afsnit 22.2) bemyndiges til at udlevere de nødvendige uddrag af det pågældende dokument. Vedkommende tager samtidig de nødvendige skridt til at sikre, at uddragene klassificeres på et passende niveau.

3. Dokumenter, der er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ eller lavere, kan mangfoldiggøres og oversættes af modtageren inden for rammerne af sikkerhedsbestemmelserne, for så vidt det sker under nøje overholdelse af »need-to-know«-princippet. De sikkerhedsforanstaltninger, der gælder for det oprindelige dokument, gælder også for kopier og/eller oversættelser af det.

22. SEKRETARIATER FOR EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER, KONTROL, ARKIVERING OG DESTRUKTION AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER

22.1. Lokale sekretariater for EU-klassificerede oplysninger

1. I Kommissionen, eventuelt i hver enkelt afdeling, er et eller flere lokale sekretariater for EU-klassificerede oplysninger ansvarlige for registrering, reproduktion, forsendelse, arkivering og destruktion af dokumenter, der er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ .

2. Hvis en afdeling ikke har et lokalt sekretariat for EU-klassificerede oplysninger, varetager Generalsekretariatets lokale sekretariat for EU-klassificerede oplysninger denne funktion.

3. De lokale sekretariater for EU-klassificerede oplysninger refererer til lederen af den afdeling, som de modtager deres instrukser fra. Sekretariatslederne er sikkerhedsansvarlige.

4. De hører ind under den lokale sikkerhedsansvarlige med hensyn til anvendelse af bestemmelserne om håndtering af EU-klassificerede dokumenter og overholdelse af de tilsvarende sikkerhedsforanstaltninger.

5. Medarbejdere, der udpeges til de lokale sekretariater for EU-klassificerede dokumenter, skal være sikkerhedsgodkendt til EU-klassificerede dokumenter, jf. afsnit 20.

6. De lokale sekretariater for EU-klassificerede dokumenter udfører følgende opgaver under den relevante afdelingsleders ansvar: a) administrerer arbejdet med registrering, reproduktion, oversættelse, videregivelse, forsendelse og destruktion af oplysningerne b) ajourfører listen over data vedrørende klassificerede oplysninger c) spørger med regelmæssige mellemrum udstederne om, hvorvidt det er nødvendigt at opretholde klassifikationen af oplysningerne

7. De lokale sekretariater for EU-klassificerede oplysninger fører et register, der omfatter følgende data: a) dato for udarbejdelsen af de klassificerede oplysninger b) klassifikationsgrad c) den dato, indtil hvilken oplysningerne er klassificeret d) udstederens navn og afdeling e) modtageren eller modtagerne med angivelse af løbenummer f) emne g) nummer h) antal videregivne eksemplarer i) opgørelser over, hvilke klassificerede oplysninger der er leveret til afdelingen j) registrering af afklassificering og nedklassificering af klassificerede oplysninger.

8. De almindelige bestemmelser i afsnit 21 gælder for Kommissionens lokale sekretariater for EU-klassificerede oplysninger, medmindre de særlige bestemmelser i dette afsnit afviger herfra.

22.2. ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariatet

22.2.1. Generelt

1. Et centralt ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariat varetager registreringen, håndteringen og fordelingen af ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -dokumenter i henhold til disse sikkerhedsbestemmelser. Lederen af ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariatet er sikkerhedsansvarlig for ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariatet.

2. Det centrale ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariat fungerer som Kommissionens øverste modtagelses- og afsendelsesmyndighed over for de andre EU-institutioner, medlemsstaterne, internationale organisationer og tredjelande, med hvilke Kommissionen har sikkerhedsaftaler om udveksling af klassificerede oplysninger.

3. Om nødvendigt oprettes der undersekretariater med ansvar for den interne styring af dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; undersekretariaterne registrerer løbende, hvor samtlige dokumenter, som de er ansvarlige for, befinder sig.

4. Hvis der er et langsigtet behov herfor, oprettes der efter retningslinjerne i afsnit 22.2.3 ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -undersekretariater, som tilknyttes et centralt ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariat. Hvis der kun midlertidigt og lejlighedsvis er behov for at konsultere dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , kan sådanne dokumenter fordeles, uden at der oprettes et ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -undersekretariat, hvis der fastsættes regler for at sikre, at det pågældende ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariat bevarer kontrollen med dokumenterne, og at samtlige fysiske og personalemæssige sikkerhedsforanstaltninger overholdes.

5. Undersekretariaterne må ikke sende dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , direkte til andre undersekretariater under samme centrale ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariat uden sidstnævntes udtrykkelige godkendelse.

6. Al udveksling af dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , mellem undersekretariater, som ikke er tilknyttet samme centrale sekretariat, skal foregå via de centrale ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariater.

22.2.2. Det centrale ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariat

Som sikkerhedsansvarlig er lederen af det centrale ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariat ansvarlig for:

a) at dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , videregives i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit 21.3

b) at der løbende ajourføres en liste over samtlige ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -undersekretariater, der er tilknyttet sekretariatet, samt en liste over de udpegede sikkerhedsansvarliges og deres bemyndigede stedfortræderes navn og underskrift

c) at der opbevares arkivkvitteringer for alle ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -dokumenter, som fordeles via det centrale sekretariat

d) at der føres et register over opbevarede og fordelte ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -dokumenter

e) at der løbende ajourføres en liste over alle de centrale ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariater, som vedkommende jævnligt er i forbindelse med, tillige med de udpegede sikkerhedsansvarliges og deres bemyndigede stedfortræderes navn og underskrift

f) at alle sekretariatets dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , opbevares fysisk sikkert i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit 18.

22.2.3. ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -undersekretariater

Som sikkerhedsansvarlig er lederen af et ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -undersekretariat ansvarlig for:

a) at dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , videregives i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit 21.3

b) at der løbende ajourføres en liste over alle, der har adgang til de ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -oplysninger, der er i vedkommendes varetægt

c) at dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , fordeles i overensstemmelse med udstederens instrukser eller efter »need-to-know«-princippet, såfremt det kan fastslås, at modtageren har den fornødne sikkerhedsgodkendelse

d) at der løbende ajourføres et register over alle dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , og som opbevares og fordeles under vedkommendes kontrol, eller som er overført til andre ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariater, og at samtlige kvitteringer i forbindelse hermed opbevares

e) at der løbende ajourføres en liste over de ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariater, som vedkommende har bemyndigelse til at udveksle ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -dokumenter med, tillige med de sikkerhedsansvarliges og deres bemyndigede stedfortræderes navn og underskrift

f) at alle undersekretariatets dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , opbevares fysisk sikkert i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit 18.

22.3. Opgørelser over og kontrol af EU-klassificerede dokumenter

1. Hvert år udarbejder hvert ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariat som nævnt i dette afsnit en specificeret opgørelse over alle ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -dokumenter. Sekretariatet anses for at have redegjort for et dokument, hvis det fysisk er i besiddelse af dokumentet eller af en kvittering fra det ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariat, hvortil dokumentet er blevet sendt, en destruktionsattest for det pågældende dokument eller en instruks om at nedklassificere eller afklassificere det. De sender resultatet af deres årsopgørelse til Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål senest den 1. april hvert år.

2. ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -undersekretariaterne sender resultatet af deres årsopgørelse til det centrale sekretariat, som de sorterer under, på en dato, som fastsættes af det centrale sekretariat.

3. EU-klassificerede dokumenter med en klassifikationsgrad, der er lavere end ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , underkastes intern kontrol i overensstemmelse med instrukser fra Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål.

4. Alt dette giver mulighed for at danne sig et billede af, hvilke dokumenter der ifølge ihændehaverne kan: a) nedklassificeres eller afklassificeres b) destrueres.

22.4. Arkivering af EU-klassificerede oplysninger

1. EU-klassificerede oplysninger opbevares under forhold, der er i overensstemmelse med kravene i afsnit 18.

2. For at begrænse opbevaringsproblemerne mest muligt har de sikkerhedsansvarlige for alle sekretariater bemyndigelse til at lade dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , mikrofilme eller på anden måde arkivere i en magnetisk eller optisk udgave på følgende betingelser: a) optagelsen på mikrofilm/arkiveringen foretages af personale, der har en gyldig sikkerhedsgodkendelse svarende til det enkelte dokuments klassifikationsgrad b) der gælder samme sikkerhedsbestemmelser for det medium, der anvendes til optagelsen/arkiveringen, som for de originale dokumenter c) udstederen underrettes om optagelse/arkivering af dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ d) filmruller eller andre former for medier må kun indeholde dokumenter med samme klassifikationsgrad, dvs. enten ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ e) optagelse/arkivering af et dokument, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ eller ►M1 SECRET UE ◄ , angives tydeligt i det register, der anvendes til årsopgørelsen f) originale dokumenter, som er blevet mikrofilmet, eller som opbevares på anden vis, destrueres i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit 22.5.

3. Disse bestemmelser gælder ligeledes for andre former for godkendt opbevaring, såsom elektromagnetiske og optiske medier.

22.5. Destruktion af EU-klassificerede dokumenter

1. For at undgå unødvendig ophobning af EU-klassificerede dokumenter destrueres dokumenter, som chefen for den instans, hvor de opbevares, anser for at være forældede eller overskydende, så hurtigt som muligt på følgende måde: a) dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , må kun destrueres af det centrale sekretariat, som er ansvarligt for dem. Hvert af de destruerede dokumenter anføres i en destruktionsattest, som underskrives af den sikkerhedsansvarlige på ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -niveau og af den medarbejder, der overværer destruktionen, og som skal være sikkerhedsgodkendt til ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Der indføres en bemærkning herom i journalen b) sekretariatet opbevarer destruktionsattester og fortegnelser over fordeling i ti år. Der sendes kun kopier til udstederen eller det relevante centrale sekretariat på udtrykkelig anmodning c) dokumenter, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , herunder alt klassificeret affald fra udarbejdelsen af sådanne dokumenter, såsom uanvendelige eksemplarer, arbejdsudkast, maskinskrevne notater og disketter, destrueres under opsyn af en sikkerhedsansvarlig for et ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariat ved afbrænding, opløsning, makulering eller på anden måde reducering til et produkt, der hverken kan genkendes eller rekonstrueres.

2. Dokumenter, der er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ , destrueres af det sekretariat, som er ansvarligt for de pågældende dokumenter, under opsyn af en sikkerhedsgodkendt medarbejder og ved hjælp af en af processerne i nr. 1, litra c). Destruerede dokumenter, der var klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ , anføres på underskrevne destruktionsattester, som sekretariatet opbevarer i mindst tre år tillige med fortegnelser over udbredelse.

3. Dokumenter, der er klassificeret ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , destrueres af det sekretariat, som er ansvarligt for de pågældende dokumenter, under opsyn af en sikkerhedsgodkendt medarbejder og ved hjælp af en af processerne i nr. 1, litra c). Destruktionen af dem registreres i overensstemmelse med instrukser fra Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål.

4. Dokumenter, der er klassificeret ►M1 RESTREINT UE ◄ , destrueres af det sekretariat, som er ansvarligt for de pågældende dokumenter, eller af brugeren i overensstemmelse med instrukser fra Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål.

22.6. Destruktion i krisesituationer

1. Kommissionens afdelinger udarbejder på grundlag af lokale forhold planer for sikker opbevaring af EU-klassificeret materiale i krisesituationer, herunder om nødvendigt planer for destruktion eller flytning. Den bekendtgør de instrukser, som den finder nødvendige for at undgå, uvedkommende får EU-klassificerede oplysninger i hænde.

2. Foranstaltningerne til sikker opbevaring og/eller destruktion i krisesituationer af materiale, der er klassificeret ►M1 SECRET UE ◄ eller ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , må under ingen omstændigheder være til skade for opbevaringen eller destruktionen af materiale, der er klassificeret ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; dette gælder ligeledes krypteringsudstyr, som skal prioriteres over alt andet.

3. Der udstedes særlige instrukser vedrørende foranstaltninger til sikker opbevaring og destruktion af krypteringsudstyr i en krisesituation.

4. Instrukserne skal opbevares på stedet i en lukket kuvert. Der skal være midler/værktøj til destruktion til rådighed.

23. SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER FOR SÆRLIGE MØDER AFHOLDT UDEN FOR KOMMISSIONENS LOKALER OG MED INDDRAGELSE AF KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER

23.1. Generelt

Hvis møder i Kommissionen eller andre vigtige møder ikke afholdes i Kommissionens lokaler, og hvis særlige sikkerhedshensyn kræver det, fordi der på sådanne møder skal behandles meget følsomme spørgsmål eller oplysninger, træffes nedenstående sikkerhedsforanstaltninger. Disse foranstaltninger vedrører udelukkende beskyttelse af EU-klassificerede oplysninger; det kan være nødvendigt at træffe yderligere sikkerhedsforanstaltninger.

23.2. Ansvarsopgaver

23.2.1. Kommissionens Sikkerhedskontor

Kommissionens Sikkerhedskontor skal samarbejde med de kompetente myndigheder i den medlemsstat, på hvis territorium mødet afholdes (værtslandet), med henblik på at garantere Kommissionens eller andre vigtige møders sikkerhed og af hensyn til de delegeredes og deres medarbejderes sikkerhed. Dette krav om sikkerhedsbeskyttelse indebærer, at:

a) der udarbejdes planer for håndtering af sikkerhedstrusler og sikkerhedsrelaterede hændelser, og at de relevante foranstaltninger navnlig tager sigte på at opbevare EU-klassificerede dokumenter på kontorerne under sikre forhold

b) der træffes foranstaltninger til at give adgang til Kommissionens kommunikationssystem med henblik på modtagelse og videregivelse af EU-klassificerede oplysninger. Værtslandet anmodes om i nødvendigt omfang at stille sikrede telefonsystemer til rådighed.

Kommissionens Sikkerhedskontor fungerer som sikkerhedsrådgiver under forberedelsen af møderne; det sender en repræsentant til stedet til at assistere og rådgive den sikkerhedsansvarlige for mødet og delegationerne.

Hver af delegationerne udpeger en sikkerhedsansvarlig, som har ansvaret for sikkerhedsspørgsmål i den pågældende delegation og for at opretholde den fornødne kontakt med den sikkerhedsansvarlige for møderne og med Kommissionens Sikkerhedskontor.

23.2.2. Sikkerhedsansvarlig for møder

Der udpeges en sikkerhedsansvarlig for møder, som har ansvar for det almindelige forberedende arbejde, for at kontrollere de almindelige interne sikkerhedsforanstaltninger og for at koordinere samarbejdet med andre involverede sikkerhedsmyndigheder. Den sikkerhedsansvarlige sørger navnlig for:

a) beskyttelse af mødelokaliteterne, så det sikres, at mødet kan afholdes uden hændelser, der kunne indebære en sikkerhedsrisiko for eventuelle EU-klassificerede oplysninger, som skal behandles på mødet

b) kontrol af de personer, som har adgang til mødelokaliteterne, delegationernes lokaler og mødelokaler, samt kontrol af alt udstyr

c) løbende samordning med værtsmedlemslandets kompetente myndigheder og Kommissionens sikkerhedskontor

d) indsættelse af et eksemplar af sikkerhedsinstrukserne i hvert dokument-charteque til mødet under hensyn til kravene i disse sikkerhedsforskrifter og alle andre sikkerhedsinstrukser, som måtte findes relevante.

23.3. Sikkerhedsforanstaltninger

23.3.1. Sikkerhedszoner

Der oprettes følgende sikkerhedszoner:

a) Sikkerhedszone af klasse II, bestående af arbejdsrum, Kommissionens kontorer og reprografisk udstyr samt delegationskontorer, hvis dette er relevant

b) Sikkerhedszone af klasse I, bestående af mødelokalet med kabiner til tolke og lydteknikere

c) administrative zoner, bestående af presselokalerne og de dele af mødelokaliteterne, som anvendes til administrativt arbejde, forplejning og indkvartering samt det område, der støder op til pressecentret og mødelokaliteterne.

23.3.2. Adgangsbadger

Den sikkerhedsansvarlige for mødet udsteder de adgangsbadger, delegationerne har bedt om. Om nødvendigt kan der sondres mellem adgang til de enkelte sikkerhedszoner.

Det bør fremhæves i sikkerhedsinstrukserne, at alle involverede skal bære deres adgangsbadge hele tiden, så det tydeligt kan ses, så længe de befinder sig i mødelokaliteterne, og sikkerhedspersonalet kan foretage den nødvendige kontrol.

Ud over deltagere med adgangsbadge skal så få som muligt have adgang til mødelokaliteterne. Den sikkerhedsansvarlige for mødet giver kun nationale delegationer tilladelse til at modtage besøgende under mødet efter anmodning. Besøgende får udleveret et gæstekort. Der skal udfyldes en formular for besøgende med angivelse af den besøgendes navn og navnet på den person, som modtager besøg. Besøgende skal under hele besøget ledsages af en sikkerhedsvagt eller den person, som modtager besøg. Ovennævnte formular medbringes af den person, der ledsager den besøgende, og leveres tilbage til sikkerhedspersonalet sammen med gæstebadgen, når den besøgende forlader mødelokaliteterne.

23.3.3. Kontrol af foto- og andet optageudstyr

Der må ikke bringes kameraer eller udstyr til lydoptagelser ind i en sikkerhedszone af klasse I; dog er udstyr, som medbringes af fotografer og lydteknikere med tilladelse fra den sikkerhedsansvarlige for mødet, undtaget herfra.

23.3.4. Undersøgelse af dokumentmapper, bærbare computere og pakker

Personer med adgangsbadge til en sikkerhedszone må normalt medbringe deres dokumentmapper og bærbare computere (må ikke tilsluttes lysnettet), uden at disse undersøges. Sendes der pakker til delegationerne, må disse modtage pakkerne, som enten undersøges af delegationens sikkerhedsansvarlige, gennemlyses med særligt udstyr eller åbnes af sikkerhedspersonalet med henblik på nærmere undersøgelse. Hvis den sikkerhedsansvarlige for mødet finder det nødvendigt, kan der træffes skærpede kontrolforanstaltninger for undersøgelse af dokumentmapper og pakker.

23.3.5. Teknisk sikkerhed

Mødelokalet kan sikres teknisk af tekniske sikkerhedseksperter,