2000R2222 — DA — 04.02.2003 — 002.001 — 1
Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor
►B KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 2222/2000
af 7. juni 2000
om finansielle gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1268/1999 om fælles-
skabsstøtte til førtiltrædelsesforanstaltninger inden for landbrug og udvikling af landdistrikter i
ansøgerlandene i Central- og Østeuropa i førtiltrædelsesperioden
(EFT L 253 af 7.10.2000, s. 5)
Ændret ved:
Tidende
nr. side dato
►M1 Kommissionens forordning (EF) nr. 2252/2001 af 20. november 2001 L 304 8 21.11.2001
►M2 Kommissionens forordning (EF) nr. 188/2003 af 31. januar 2003 L 27 14 1.2.2003
▼B
KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 2222/2000
af 7. juni 2000
om finansielle gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning
(EF) nr. 1268/1999 om fællesskabsstøtte til førtiltrædelsesforan-staltninger inden for landbrug og udvikling af landdistrikter i
ansøgerlandene i Central- og Østeuropa i førtiltrædelsesperioden
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fælles-skab,
under henvisning tilRådets forordning (EF) nr. 1268/1999 af 21. juni
1999 om fællesskabsstøtte til førtiltrædelsesforanstaltninger inden for
landbrug og udvikling af landdistrikter i ansøgerlandene i Central- ogØsteuropa i førtiltrædelsesperioden (
1), særlig artikel 9, stk. 2, og artikel
12, stk. 2, og
ud fra følgende betragtninger:
(1) Ifølge artikel 11, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1266/1999 om
samordning af støtten til ansøgerlandene i Central- og Østeuropa
i førtiltrædelsesperioden (2) forvalter Kommissionen fællesskabs-
støtten efter reglerne i finansforordningen om De EuropæiskeFællesskabers almindelige budget (
3), navnlig artikel 114. Ifølge
artikel9, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1268/1999 skalden finan-sielle støtte være i overensstemmelse med principperne i Rådets
forordning (EF) nr. 1258/1999 af 17. maj 1999 om finansiering
af den fælles landbrugspolitik (
4). Den forordning vedrører både
Garanti- og Udviklingssektionen af Den Europæiske Garanti- ogUdviklingsfond for Landbruget, men den indeholder især særligebestemmelser for Garantisektionen, som falder ind under afsnitVIII i finansforordningen.
(2) Det er hensigten, at gennemførelsen af Sapard skal have en insti-tutionsbyggende virkning i de berørte lande. Ifølge det særlige
tiltrædelsesprogram for landbrug og udvikling af landdistrikter
(Sapard) skalhvert af de ti ansøgerl ande, der er nævnt i artikel1, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1268/1999, opfølge en lang rækkeprojekter, som hver især har en forholdsvis begrænset finansieldimension. Forvaltningsopgaver bør derfor uddelegeres til ansø-
gerlandene, og i artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1266/
1999 åbnes der mulighed for at overdrage forvaltningen til dem.Sapard bør derfor forvaltes gennem kontorer i ansøgerlandene,jf. den decentraliserede forvaltning.
(3) Minimumskriterierne og -betingelserne for den decentraliseredeforvaltning i henhold til artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr.1266/1999 er fastsat i forordningens bilag. Kriterierne og betin-gelserne svarer til dem, som de udbetalende organer skal opfylde
i henhold til de regler for EUGFL, Garantisektionen, der er
fastsat i bilaget til Kommissionens forordning (EF) nr. 1663/95 (
5), senest ændret ved forordning (EF) nr. 2245/1999 (6). På
denne baggrund bør hvert ansøgerlands kontor organiseres efterde bestemmelser, der gælder for EUGFL, Garantisektionen.
(4) De i forordning (EF) nr. 1663/95 fastsatte bestemmelser forEUGFL, Garantisektionen, vedrører især betalingsfunktionen.
Kontorerne i ansøgerlandene bør dog kunne udføre denne funk-
tion og en gennemførelsesfunktion. Der bør derfor opstillespassende kriterier også for denne funktion.2000R2222 — DA — 04.02.2003 — 002.001 — 2
(1) EFT L 161 af 26.6.1999, s. 87.
(2) EFT L 161 af 26.6.1999, s. 68.
(3) EFT L 356 af 31.12.1977, s. 1.
(4) EFT L 160 af 26.6.1999, s. 103.
(5) EFT L 158 af 8.7.1995, s. 6.
(6) EFT L 273 af 23.10.1999, s. 5.
▼B
(5) Godkendelse bør også kunne indrømmes midlertidigt under
forudsætning af, at visse kriterier overholdes.
(6) For at Kommissionen kan give afkald på den forhåndsgodken-
delse, der er fastsat i artikel 12, stk. 1, i forordning (EF) nr.1266/1999, og overdrage støtteforvaltningen til et ansøgerland,
skal den nationale godkendelse af Sapard-kontoret i ansøger-
landet godkendes.
(7) Eksisterende strukturer i ansøgerlandene bør så vidt muligtanvendes til at udføre visse finansielle transaktioner. I hvert af
disse lande findes der allerede en national fond, hvortil Phare-
midlerne overføres, og i punkt 2 v) i bilaget til forordning (EF)nr. 1266/1999 er det fastsat, at den nationale anvisningsberetti-gede bærer det fulde finansielle ansvar for midlerne. Som led iSapard bør den nationale fond i hvert ansøgerland derfor være
den kompetente myndighed, som godkender Sapar-kontoret og
efterfølgende overvåger, at godkendelseskriterierne overholdes.Den nationale anvisningsberettigede vil være kontaktleddet forfinansielle oplysninger mellem Kommissionen og ansøgerlandet.
(8) Efter artikel31, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 1260/1999 af21. juni 1999 om vedtagelse af generelle bestemmelser for struk-turfondene (
1) indgås den første forpligtelse, når Kommissionen
vedtager sin beslutning om godkendelse af støtten. Under disseomstændigheder og under hensyn til den måde, hvorpå Fælles-skabets budgetforpligtelse udløses, kan denne model anses for
at være en fyldestgørende model, som skal anvendes på Sapard
med de fornødne ændringer.
(9) Ifølge artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1266/1999 skal
Kommissionen foretage efterfølgende kontrol. Proceduren for
EUGFL's regnskabsafslutning er et effektivt system til at revi-dere de decentraliserede kontorers betalinger og om nødvendigtat inddrive uretmæssige eller uberettigede betalinger fra ansøger-landene.
(10) Gennemførelsesbestemmelserne for Sapard bør fastsættes i bila-terale aftaler, der indgås mellem Kommissionen og hvertansøgerland. Kommissionen og hvert ansøgerland bør derforudarbejde en flerårig finansieringsaftale, hvori betingelserne foranvendelse af Sapard-bidrag fastlægges. Det finansielle bidrag
fra Fællesskabet bør fastlægges i årlige finansieringsaftaler.
(11) For at beskytte Fællesskabets finansielle interesser bør ansøger-
landene have lignende forpligtelser som medlemsstaterne med
hensyn tilEF-revisorers kontrolaf Sapard-midl erne.
(12) De i denne forordning fastsatte foranstaltninger er i overensstem-
melse med udtalelse fra Forvaltningskomitéen for DenEuropæiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget
(EUGFL) —
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
KAPITEL 1
GENERELLE BESTEMMELSER
Artikel 1
Forordningens anvendelsesområde
1. Denne forordning fastlægger, på hvilke betingelser forvaltningen
af den støtte, som er fastsat i forordning (EF) nr. 1268/1999, over-drages til kontorer i de ti ansøgerlande, der er omhandlet iforordningens artikel1, stk. 1, jf. artikel12, stk. 2, i forordning (EF)nr. 1266/1999.2000R2222 — DA — 04.02.2003 — 002.001 — 3
(1) EFT L 161 af 26.6.1999, s. 1.
▼B
2. Kommissionen vil kræve, at ansøgerlandene overholder disse
betingelser, ved at indføje dem i de finansieringsaftaler, der indgåsmed hvert land.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning gælder følgende:
a) »ansøgerlandene« er de lande, der er nævnt i artikel 1, stk. 1, i
forordning (EF) nr. 1268/1999
b) »den nationale fond« er det organ, der udpeges af ansøgerlandet og
underlægges den nationale anvisningsberettigede, som bærer det
fulde finansielle ansvar for midlerne. Fonden fungerer også somden kompetente myndighed. Den nationale anvisningsberettigede erkontaktled for finansielle oplysninger mellem Kommissionen ogansøgerlandet
c) »den kompetente myndighed« er det organ, der i ansøgerlandet:
i) udsteder, overvåger og tilbagetrækker godkendelsen af Sapard-
kontoret med henblik på artikel 1, stk. 2, i forordning (EF) nr.1663/95, og
ii) udpeger et attesterende organ
d) »Sapard-kontoret« er det organ, der oprettes af ansøgerlandet og
fungerer på dets ansvar, og som udfører to funktioner: gennem-førelse og betaling. Kun ét Sapard-kontor kan godkendes adgangen i hvert ansøgerland
e) det »attesterende organ« er det organ, der fungerer uafhængigt af
Sapard-kontoret, og som attesterer regnskaberne, rapporterer omforvaltnings- og kontrolsystemer og overvåger medfinansieringsele-
menterne
f) den »flerårige finansieringsaftale« er den aftale, hvori de bestem-
melser, som Sapard-medfinansieringen skal overholde, opstilles
g) den »årlige finansieringsaftale« er den aftale, der fastsætter den
finansielle tildeling for det pågældende år på grundlag af bevillin-gerne på Fællesskabets budget, og som i givet fald supplerer og
ændrer bestemmelserne i den flerårige finansieringsaftale eller en
forudgående årlig finansieringsaftale
h) »Sapard-eurokontoen« er den konto, som den nationale anvisnings-
berettigede på sit ansvar opretter i et pengeinstitut, og som bærer
renter på normale handelsvilkår og er bestemt til at modtage de iartikel 8 nævnte betalinger, og som udelukkende anvendes tilSapard-transaktioner og føres i euro
i) »regnskabsåret« svarer tilkal enderåret fra 1. januar til31. december
j) ved »usædvanligt stor naturkatastrofe« forstås en naturkatastrofe,
der er usædvanligt omfattende og forårsager store skader og ødelæg-gelser.
KAPITEL 2
OVERDRAGELSE AF FORVALTNING
Artikel 3
Overdragelse af støtteforvaltning
1. Kommissionen efterprøver, at betingelserne i artikel 12, stk. 2, i
forordning (EF) nr. 1266/1999, i det følgende benævnt »betingelserne«,og bestemmelserne i artikel 4 til 6 i og bilagene til nærværende forord-ning overholdes, inden den beslutter, at støtteforvaltningen overdragestilansøgerl andene.2000R2222 — DA — 04.02.2003 — 002.001 — 4
▼M1
▼B
▼M2
▼B
▼B
Med henblik på at fastslå, at de i første afsnit nævnte betingelser og
bestemmelser er overholdt:
— undersøger Kommissionen den nationale fonds procedurer og struk-
turer vedrørende gennemførelsen af Sapard-programmet og Sapard-kontorets procedurer og strukturer og i givet fald procedurer og
strukturer for andre organer, som er blevet tildelt opgaver i henhold
tilartikel4, stk. 4, artikel5, stk. 3, og artikel6, stk. 2
— udfører Kommissionen kontrolpå stedet.
2. Beslutningen om at overdrage forvaltningen til et kontor kan
træffes på et foreløbigt grundlag, hvis betingelserne, funktionerne og
de væsentlige kriterier i bilaget til denne forordning og bestemmelserne
i artikel4 til6 er overhol dt.
3. Kommissionen overvåger, at betingelserne og bestemmelserne i
denne forordning (inklusive bilaget) fortsat overholdes. Hvis det på
noget tidspunkt viser sig, at de ikke længere overholdes, trækker
Kommissionen straks beslutningen tilbage, og den:
— indgår ikke mere nye finansielle forpligtelser på Fællesskabets
vegne
— overfører ikke mere midler til ansøgerlandet— gennemfører i givet fald passende finansielle korrektioner over for
ansøgerlandet.
Artikel 4
Den kompetente myndigheds opgaver
1. Den kompetente myndigheds opgaver omfatter dem, der er
opstillet i artikel 1, stk. 3, 4, 6 og 7, i forordning (EF) nr. 1663/95,med de fornødne ændringer. Godkendelse kan indrømmes foreløbigt
for en periode, der fastsættes i forhold til problemets omfang under
gennemførelsen af eventuelle nødvendige ændringer af administrations-og regnskabssystemer.
2. Den kompetente myndigheds beslutning om at godkende Sapard-
kontoret træffes på grundlag af en undersøgelse af administrations-,
betalings-, kontrol- og regnskabsprocedurer og -strukturer, som
omfatter ordninger for udvælgelse af projekter, gennemførelse afudbud, indgåelse af kontrakter og overholdelse af indkøbsregler, dertager hensyn til kriterierne i bilaget. Undersøgelsen gennemføres efterinternationalt godkendte revisionsnormer. Hvis en foreløbig godken-
delse påtænkes, skal bestemmelserne i bilaget, herunder forpligtelserne
for skriftlige procedurer, adskillelse af opgaver, kontrol før projektgod-kendelse og betaling, betalingsprocedurer, regnskabsprocedurer, edb-sikkerhed, intern revision og i givet fald regler for offentlige indkøb,være overholdt på tilfredsstillende vis.
3. Den kompetente myndighed overvåger og trækker straks godken-
delsen tilbage, hvis godkendelseskriterierne ikke længere overholdes,og den underretter straks Kommissionen herom.
4. Den kompetente myndighed kan uddelegere de i stk. 2 omhand-
lede undersøgelsesopgaver til andre organer. Den nationale
anvisningsberettigede bærer under alle omstændigheder det overord-nede ansvar.
Artikel 5
Sapard-kontorets opgaver
1. Sapard-kontorets gennemførelsesopgaver omfatter følgende:
— det indkalder ansøgninger
— det udvælger projekter, undtagen hvis der for den pågældende
foranstaltning i det godkendte Sapard-program for landbrug ogudvikling af landdistrikter (i det følgende benævnt »programmet«)kun er udpeget én støttemodtager, eller projektudvælgelsen erblevet overdraget til et eller flere udpegede organer2000R2222 — DA — 04.02.2003 — 002.001 — 5
▼M2
▼M2
— det kontrollerer ansøgninger om godkendelse af projekter i forhold
til vilkår og betingelser, støtteberettigelse og i forhold til program-mets indhold, herunder i givet fald regler om offentlige indkøb
— det fastlægger de kontraktlige forpligtelser mellem kontoret og
eventuelle modtagere, og det godkender, at arbejdet påbegyndes
— det gennemfører kontrolpå stedet både før og efter projektgodken-
delsen
— det følger forløbet af projekter under gennemførelse
— det rapporterer om forløbet af foranstaltninger under gennemførelse
i forhold til indikatorer.
2. Sapard-kontorets betalingsopgaver omfatter følgende:
— det kontrollerer betalingsanmodninger
— det udfører kontrol på stedet for at fastslå retten til betaling
— det godkender betaling
— det udfører betaling
— det bogfører forpligtelser og betalinger
— det udfører i givet fald kontrol af modtagere efter betaling af støtte
for at fastslå, om vilkår og betingelser for støtteydelse fortsat over-holdes.
3. Hvis gennemførelses- og betalingsfunktionerne ikke udføres inden
for samme administrative struktur, kan de udføres af andre parter,
forudsat bestemmelserne i bilagets punkt 2.3 overholdes. Gennem-
førelse af betalinger og bogføring af forpligtelser og betalinger måunder ingen omstændigheder uddelegeres. Projektgodkendelse, kontrolpå stedet og betalinger skal indebære en passende adskillelse afopgaver.
4. Den kompetente myndighed forelægger Kommissionen eventuelle
forslag til ændringer af gennemførelses- og/eller betalingsordningernefor Sapard-kontoret efter dets godkendelse.
5. Hvis Sapard-kontoret ikke også fungerer som forvaltningsmyn-
dighed, jf. artikel9 i Kommissionens forordning (EF) nr. 2759/
1999 (
1), meddeler det denne myndighed de oplysninger, som den har
brug for tilat udføre sine opgaver.
Artikel 6
Det attesterende organs opgaver
1. Det attesterende organ udfører følgende opgaver:
— det attesterer Sapard-kontorets årsregnskaber og Sapard-eurokon-
toen
— det afgiver hvert år en rapport om, hvorvidt Sapard-kontorets
ledelse og kontrolsystemer på fyldestgørende måde kan sikre, atudgifterne er i overensstemmelse med artikel 8, stk. 1
— det kontrollerer, at det nationale medfinansieringselement, der er
nævnt i artikel9, stk. 1, er tilstede og forskriftsmæssigt.
2. Det attesterende organ udfører sine opgaver efter bestemmelserne
i artikel3 i forordning (EF) nr. 1663/95 og Kommissionens retnings-linjer. Hvis det udpegede organ er det nationale revisionskontor elleret tilsvarende organ, kan det uddelegere hele eller en del af den under-
søgelsesopgave, der er nævnt i artikel 3, stk. 1, i forordning (EF) nr.
1663/95, tilandre organer, forudsat opgaverne udføres effektivt. Detattesterende organ bærer under alle omstændigheder det overordnedeansvar.
3. Attesten for årsregnskaberne og revisionsrapporten, jf. artikel
3, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1663/95 og artikel13, stk. 1, udfærdigesinden den 15. april det følgende år og meddeles Kommissionen senestden 30. april.2000R2222 — DA — 04.02.2003 — 002.001 — 6
(1) EFT L 331 af 23.12.1999, s. 51.▼B
▼B
KAPITEL 3
BETALING OG KONTROL
Artikel 7
Budgetforpligtelser
1. Kommissionens beslutning om at godkende underskrivelsen af
hver årlig finansieringsaftale udløser forpligtelse til bevillinger på
Fællesskabets budget.
2. Den første årlige finansieringsaftale kan kun underskrives på
Kommissionens vegne, hvis følgende betingelser er opfyldt:
— Kommissionen har godkendt programmet, og
— den flerårige finansieringsaftale er blevet underskrevet af begge
parter.
3. Under hensyntagen tilbetingel serne i artikel10 frigør Kommis-
sionen enhver del af en forpligtelse, i forbindelse med hvilken derikke er udbetalt forskud, eller for hvilken Kommissionen ikke harmodtaget en gyldig betalingsordre senest pr. følgende datoer:
a) for bevillinger svarende til de årlige tildelinger for 2000: 31.
december 2004
b) for bevillinger svarende til de årlige tildelinger for 2001: 31.
december 2005
c) for bevillinger svarende til de årlige tildelinger for 2002 og 2003:
31. december 2006
d) for bevillinger svarende til de årlige tildelinger for årene efter 2003:
31. december i det andet år efter året for indgåelse af den pågæl-
dende finansielle forpligtelse.
Artikel 8
Betalinger fra Kommissionen
1. Kun Sapard-støtte, der ydes i henhold til bestemmelserne i det af
Kommissionen godkendte program, i de flerårige og årlige finansie-ringsaftaler og i henhold til Kommissionens beslutning, jf. artikel
3, stk. 1, medfinansieres af Fællesskabet.
2. Betalinger overføres i euro til Sapard-eurokontoen og i overens-
stemmel se med artikel32, stk. 1, artikel32, stk. 2, andet afsnit,artikel 32, stk. 3, med undtagelse af litra a), og næstsidste og tredje-
sidste afsnit, og i overensstemmelse med artikel 32, stk. 4, litra a) og
litra b), i forordning (EF) nr. 1260/1999.
3. Kommissionen overfører et første acontobeløb til Sapard-euro-
kontoen. Denne betaling, der kan foretages som mere end én rate,overstiger ikke 49 % af den første årlige tildeling til det pågældende
ansøgerland, jf. bilaget til Kommissionens beslutning 1999/595/EF (
1).
Betaling sker på den betingelse, at den i artikel 3, stk. 1, omhandledebeslutning om godkendelsen af Sapard-kontoret er truffet, og efter atden flerårige finansieringsaftale og den første årlige finansieringsaftaleer blevet indgået. Beløbet tilbagebetales, hvis Kommissionen ikke harmodtaget en betalingsansøgning i henhold til artikel 10 inden atten
måneder efter betalingsdatoen.
4. Efterfølgende betalinger foretages efter reglerne i artikel 10.5. Fællesskabets medfinansiering dækker ikke omvekslingsomkost-
ninger, bankgebyrer og valutatab.2000R2222 — DA — 04.02.2003 — 002.001 — 7
(1) EFT L 226 af 27.8.1999, s. 23.▼M2
▼B
▼B
Artikel 9
Betalinger fra Sapard-kontoret
1. Betalinger fra Sapard-kontoret til modtageren:
— foretages i nationalval uta og debiteres på passende vis Sapard-
eurokontoen. Betalingsordren til modtageren udstedes genereltinden fem dage efter denne debitering
— baseres på anmeldelser af udgifter, der er afholdt af modtageren.
Sådanne anmeldelser omfatter kun projekter, der er udvalgt, ogudgifter, der er betalt fra datoen for Kommissionens beslutning, jf.artikel 3, stk. 1, undtagen udgifter til feasibility-undersøgelser oglignende undersøgelser i forbindelse med de udvalgte projekter og
til faglig bistand. Hvis Kommissionen imidlertid fastslår, at der har
været tale om en usædvanligt stor naturkatastrofe, kan der for udbe-talinger til støttemodtagerne for projekter i forbindelse med denpågældende katastrofe indrømmes en undtagelse, hvor kravet omindgivelse af udgiftsanmeldelser erstattes af muligheden for betalingaf forskud.
Fællesskabets bidrag ydes samtidigt med det nationale bidrag. For
modtagere i den offentlige sektor kan det nationale bidrag dog ydesfør Fællesskabets bidrag.
2. Det samlede offentlige bidrag til de enkelte foranstaltninger og til
tilskud på projektniveau skal kunne identificeres i Sapard-kontoret.
3. Sapard-kontoret fører regnskab med hver betaling, der mindst
omfatter følgende oplysninger:
— beløb i national valuta
— det tilsvarende beløb i euro.
4. Overbetalinger, dvs. betalinger, der er større end det skyldige
beløb, og som bemærkes af Sapard-kontoret, registreres straks påSapard-eurokontoen og fratrækkes i betalingsansøgninger til Kommis-
sionen, jf. artikel10.
5. Restbeløbet af støtten betales i henhold til artikel 32, stk. 4, litra
a) og litra b), i forordning (EF) nr. 1260/1999, og efter at de i artikel13 og 14 nævnte beslutninger er truffet.
6. Sapard-kontoret foretager rettidig behandling af modtagernes
betalingsanmodninger. Hvis perioden mellem modtagelsen af alle bilagog udstedelsen af betalingsordren overstiger tre måneder, kan Fælles-skabets medfinansiering nedsættes i henhold til artikel 4, stk. 2, i
Kommissionens forordning (EF) nr. 296/96 (
1).
Artikel 10
Ansøgning om betaling fra Fællesskabet
1. Kommissionen tager kun betalingsansøgninger, som Sapard-
kontoret udfærdiger pr. kvartal, og som indgives på den af Kommis-
sionen udfærdigede blanket og videresendes af den nationaleanvisningsberettigede tilKommissionen inden en måned efterudgangen af hvert kvartal, i betragtning. Supplerende ansøgninger kankun indsendes, hvis det er berettiget i forhold til risikoen for:
— at nettobalancen på Sapard-eurokontoen udnyttes, inden den næste
kvartalsansøgning er blevet behandlet, eller
— at midlerne frigives, jf. artikel 7, stk. 3.2000R2222 — DA — 04.02.2003 — 002.001 — 8
(1) EFT L 39 af 17.2.1996, s. 5.▼M2
▼B
▼M2
▼B
2. Ansøgningerne indeholder mindst følgende oplysninger:
— det udgiftsbeløb, som Sapard-kontoret har betalt til modtagerne i
det foregående kvartal, opdelt både i national valuta og euro, efter
foranstaltning og det nationale og Fællesskabets bidrag
— restbeløbet af EF-midler på Sapard-eurokontoen efter den seneste
udbetaling
— oplysninger om gæld, der skal inddrives.
3. Kommissionen kontrollerer betalingsansøgningerne, idet den tager
hensyn til betingelserne i artikel 32, stk. 3, litra b), litra c), litra e) oglitra f), i forordning (EF) nr. 1260/1999.
4. De i betalingsansøgningerne anførte udgifter refunderes af
Kommissionen i princippet inden to måneder efter modtagelsen af entilfredsstillende ansøgning, når den i stk. 3 nævnte kontrol er foretaget.
Artikel 11
Vekselkurs og rente
1. Kursen for omregning mellem euro og national valuta er den
vekselkurs, der offentliggøres af Den Europæiske Centralbank:
— for betalinger fra Sapard-kontoret, på Kommissionens næstsidste
arbejdsdag i måneden før den måned, hvor udgiften bogføres i
Sapard-kontorets regnskaber. Den dato, hvor betalingsordren tilmodtageren udstedes, er den, der fremgår af regnskaberne
— for Sapard-kontorets overbetalinger, på Kommissionens næstsidste
arbejdsdag i måneden før den måned, hvor overbetalingen først
blev konstateret
— for beløb, der fastsættes ved regnskabsafslutning eller ved beslut-
ninger om forskriftsmæssig regnskabsafslutning, påKommissionens næstsidste arbejdsdag i måneden før den måned,
hvor beslutningen blev truffet.
2. Hvis fristerne i artikel13, stk. 5, og artikel14, stk. 4, ikke over-
holdes, betales der for hvert udestående beløb en rente svarende til den
af Den Europæiske Centralbank offentliggjorte Euribor-sats for tre
måneders opsigelse + 1,5 procentpoint. Satsen er lig med det månedligegennemsnit i den måned, hvor den i disse artikler nævnte beslutningblev meddelt.
3. Renteafkast af Sapard-eurokontoen anvendes kun tilprogrammet.
Et sådant afkast kan ikke nedsættes med nogen afgifter.
Artikel 12
Foranstaltninger på Kommissionens initiativ
I tilfælde, hvor Kommissionen ikke tildeler ansøgerlandet det fulde
årlige beløb, der er fastsat i artikel 7, stk. 4, i forordning (EF) nr.
1268/1999, træffer Kommissionen ad hoc-beslutninger om anvendelsen
af de beløb, der ikke tildeles.
Artikel 13
Beslutning om regnskabsafslutning
1. For hvert regnskabsår udfærdiger ansøgerlandet en årsopgørelse
på en blanket, der udarbejdes af Kommissionen, en attest og en revisi-onsrapport som fastsat i artikel6, stk. 1, l itra b), i forordning (EF) nr.1258/1999, artikel 4 og artikel 5, stk. 1, litra a), litra c) og litra e), ogartikel5, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1663/95, og den national e anvis-ningsberettigede videresender dem tilKommissionen, uden at dette
berører de i artikel14 nævnte besl utninger.
2. Kommissionen modtager de i stk. 1 nævnte dokumenter senest
den 30. aprilåret efter det pågæl dende regnskabsår.2000R2222 — DA — 04.02.2003 — 002.001 — 9
▼M1
▼B
▼B
Bestemmelserne i artikel 7, stk. 1, første og næstsidste punktum, artikel
7, stk. 2, litra c), og artikel 7, stk. 3 og stk. 4, i forordning (EF) nr.296/96 finder anvendelse. For regnskabsåret »n« tages alle transakti-
oner, der blev registreret i Sapard-kontorets regnskaber i regnskabsåret
»n«, i betragtning.
3. Inden den 30. september året efter det pågældende regnskabsår
afslutter Kommissionen Sapard-kontorets regnskaber i overensstem-
melse med artikel 7, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1258/1999 og artikel7 i forordning (EF) nr. 1663/95, i det følgende benævnt »beslutning omregnskabsafslutning«. Beslutningen om regnskabsafslutning omfatterogså afslutning af Sapard-eurokontoen. Den foretager også opgørelseaf det beløb, der skal krediteres Sapard-eurokontoen i henhold til
artikel9, stk. 4, og artikel11, stk. 3.
4. Inden den 31. juli i året efter regnskabsåret meddeler Kommis-
sionen det pågældende ansøgerland resultaterne af dens kontrol af deindsendte oplysninger. Hvis Kommissionen af grunde, der kan
tilskrives det pågældende tredjeland, ikke kan afslutte et ansøgerlands
regnskaber inden den 30. september, underretter Kommissionen detpågældende ansøgerland om de yderligere undersøgelser, den påtænkerat gennemføre.
5. Det beløb, der fastsættes ved beslutningen om regnskabsafslut-
ning, lægges normalt til eller trækkes fra beløbet for Kommissionensefterfølgende betalinger til ansøgerlandet. Hvis det beløb, der fastsættesved beslutningen, og som skal fratrækkes, overstiger beløbet for muligeefterfølgende betalinger, krediteres det beløb, der ikke dækkes af rest-
beløbet, Kommissionen i euro inden to måneder efter meddelelsen af
beslutningen. Kommissionen kan dog sag for sag beslutte, at et beløb,som skalkrediteres den, kan fratrækkes de betal inger, som Kommis-sionen skal foretage til ansøgerlandet i henhold til et EF-instrument.
Artikel 14
Beslutning om forskriftsmæssig regnskabsafslutning
1. Kommissionen træffer beslutning om de udgifter, der skal
udelukkes fra Fællesskabets medfinansiering, hvis den skønner, at
udgifterne ikke er blevet afholdt i overensstemmelse med de i artikel8, stk. 1, nævnte bestemmelser, i det følgende benævnt »beslutningom forskriftsmæssig regnskabsafslutning«.
2. Procedurerne for forskriftsmæssig regnskabsafslutning gennem-
føres i overensstemmelse med gældende ordninger og procedurer foranvendelse af artikel 7, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1258/1999 ogartikel8 i forordning (EF) nr. 1663/95.
3. En finansielkorrektion kan omfatte anvendel se af en fast korrek-
tion i tilfælde, hvor kontrollen ikke er korrekt fastslået eller gennemførtaf Sapard-kontoret, og udligning af en forventet finansiel korrektionmed udgifter tilandre projekter kan afvises.
4. Det beløb, der skal inddrives i overensstemmelse med beslut-
ningen om forskriftsmæssig regnskabsafslutning, jf. stk. 1, meddelesden nationale anvisningsberettigede, der sikrer, at beløbet krediteresKommissionen i euro inden to måneder efter meddelelse af beslut-ningen. Det i beslutningen fastsatte beløb omfordeles ikke til Sapard-
programmet. Kommissionen kan dog sag for sag beslutte, at et beløb,
som skalkrediteres den, kan fratrækkes de betal inger, som Kommis-sionen skal foretage til ansøgerlandet i henhold til et EF-instrument.
Artikel 15
Registrering og kontrol
1. Sapard-kontoret og den nationale fond opbevarer dokumenter og
stiller dem til rådighed for Kommissionen i en periode på fem år efter
datoen for den endelige betaling til modtageren.
2. Når der gennemføres kontroli henhol d tilartikel9 i forordning
(EF) nr. 1268/1999, anvendes bestemmelserne i artikel 8, stk. 1 ogstk. 2, og artikel9, stk. 1 og stk. 2, i forordning (EF) nr. 1258/1999,2000R2222 — DA — 04.02.2003 — 002.001 — 10
▼B
og Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 (1) anvendes med de
fornødne ændringer på gennemførelsen af Sapard-programmet.
3. Det vil blive krævet, at ansøgerlandene anvender, med de
fornødne ændringer bestemmelserne i Kommissionens forordning (EF)
nr. 1681/94 vedrørende uregelmæssigheder og oprettelse af et informa-tionssystem på dette område (
2).
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart
i hver medlemsstat.2000R2222 — DA — 04.02.2003 — 002.001 — 11
(1) EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2.
(2) EFT L 178 af 12.7.1994, s. 43.
▼B
BILAG
FUNKTIONER OG KRITERIER FOR GODKENDELSE AF ET SAPARD-
KONTOR
1. FUNKTIONER
Sapard-kontoret har følgende hovedfunktioner i forbindelse med Sapard-
udgifter:
1.1. Godkendelse af forpligtelser og betalinger: formålet med denne funktion
er at fastslå, hvilket beløb der skal betales en ansøger eller leverandør i
overensstemmelse med finansieringsaftalens bestemmelser, navnlig
bestemmelserne om støtteberettigelsen af ansøgninger om godkendelse
og betalingsanmodninger, overholdelse af indgåede forpligtelser vedrø-
rende projektgodkendelser, udbuds- og kontraktindgåelsesprocedurer og
kontrol af udførte arbejder eller leverede ydelser.
1.2. Gennemførelse af betalinger: formålet med denne funktion er at udfær-
dige anvisninger til kontorets bank eller i givet fald et offentligt
betalingskontor om at betale det godkendte beløb til ansøgeren eller leve-
randøren (eller deres befuldmægtigede).
1.3. Regnskabserlæggelse for forpligtelser og betalinger: formålet med denne
funktion er at registrere forpligtelsen og betalingen i kontorets særskilte
regnskaber for Sapard-udgifter, som normalt føres på edb, og at udarbejde
periodiske oversigter over udgifter, herunder de periodiske og årlige
opgørelser til Kommissionen. I regnskaberne registreres også nærmere
oplysninger om den gæld, der skal inddrives.
1.4. Kontrol: formålet med denne funktion er at kontrollere de forhold, som
ansøgninger og betalingsanmodninger er baseret på, for at fastslå, om de
er i overensstemmelse med finansieringsaftalens bestemmelser og
vilkårene og betingelserne i forpligtelsen. Kontrollen omfatter i givet
fald kontrol før projektudvælgelse, genopmåling, kontrol af mængde og
kvalitet af leverede varer eller ydelser, analyse eller kontrol af stikprøver,
forudbetalingskontrol og eventuelle særlige bestemmelser i finansierings-
aftalen med hensyn til støtteberettigelsen af udgifter osv. For at fastslå
retten til betaling omfatter kontrollen i givet fald undersøgelser af teknisk
art, som kan indebære økonomiske og finansielle vurderinger og kontrol
af en specifik landbrugsmæssig, teknisk eller videnskabelig karakter.
1.5. Rapportering: formålet med denne funktion er at sikre, at der rapporteres
om forløbet af individuelle projekter og foranstaltninger på en sådan
måde, at foranstaltningen gennemføres effektivt.
2. KRITERIER
2.1. Sapard-kontorets administrative strukturer opdeles i tre funktioner, nemlig
for godkendelse, udførelse og regnskabserlæggelse, der hver skal henhøre
under særskilte administrative underafdelinger, hvis ansvarsområder defi-
neres i organisationsplanen.
2.2. Sapard-kontoret indfører følgende procedurer eller andre procedurer, der
giver tilsvarende garantier:
2.2.1. Sapard-kontoret udarbejder udførlige skriftlige procedurer for modtagelse,
registrering og behandling af ansøgninger om projektgodkendelse, beta-
lingsanmodninger, fakturaer og dokumentation samt kontrolrapporter,
hvorved alle dokumenter, der skal anvendes, beskrives.
Procedurerne bør sikre, at kun anmodninger om betaling eller udvalgte
projekter, der opfylder kriterierne, behandles.
2.2.2. Arbejdsområderne opdeles på en sådan måde, at en embedsmand på intet
tidspunkt for noget projekt får ansvaret for mere end et af ansvarsområ-
derne i forbindelse med godkendelsen af projekter, godkendelsen af
betalinger, betaling eller bogføring af betalinger, og at ingen embedsmand
udfører mere end én af disse opgaver, uden at en anden embedsmand
fører tilsyn med hans arbejde. Hver embedsmands ansvarsområder defi-
neres skriftligt, og der fastlægges finansielle grænser for hans
ansvarsområde. Personaleuddannelsen skal være fyldestgørende, og der
skal være en turnusordning for personale, der beklæder kritiske poster,
eller alternativt skærpet kontrol.
2.2.3. Hver embedsmand, der er ansvarlig for godkendelse, skal råde over en
udførlig checkliste over den kontrol, han skal udføre, og han skal i doku-
mentationen vedrørende betalingsanmodningerne vedlægge en attestering
af, at kontrollen er udført. Attesteringen kan foretages elektronisk, hvis
betingelserne i punkt 2.2.6 opfyldes.2000R2222 — DA — 04.02.2003 — 002.001 — 12
▼B
Der skal være bevis for, at et overordnet medlem af personalet har
kontrolleret arbejdet. Analysen, vurderingen og godkendelsen af projekter
skal foreligge i skriftlig form. Projektet analyseres ud fra principperne om
sund og effektiv forvaltning.
2.2.4. En ansøgning/betalingsanmodning godkendes først, når en fyldestgørende
kontrol har fastslået, at den overholder finansieringsaftalens bestemmelser
og Sapard-programmets indhold. Denne kontrol omfatter den kontrol, der
er foreskrevet i bestemmelserne for den specifikke foranstaltning, der
ansøges om støtte for, og den kontrol, der er påkrævet for at forebygge
og påvise svig og uregelmæssigheder, idet der især tages hensyn til de
dermed forbundne risici.
Som led i godkendelsesfunktionen underkastes ansøgninger kontrol, som
fastslår deres overholdelse af vilkår og betingelse, støtteberettigelse,
dokumentationens fuldstændige og korrekte karakter, modtagelsesdato
osv.
Enhver kontrol, der skal udføres, opføres på en checkliste, og resultaterne
attesteres for hver ansøgning/betalingsanmodning eller gruppe deraf.
Hvad leverede varer og/eller ydelser angår, bør kontrollen omfatte:— dokumentkontrol, der sikrer, at fakturaens data om varernes eller
ydelsernes mængde, kvalitet og pris svarer til det, der er bestilt
— fysisk kontrol, der sikrer, at varernes eller ydelsernes mængde og
kvalitet svarer til det, der er anført på fakturaen/betalingsanmod-
ningen.
Denne kontrol kan også udføres løbende under leveringen af ydelserne,
dvs. når de første eller mellemliggende rater betales.
2.2.5. Procedurerne bør sikre, at betaling kun sker til ansøgeren, dennes bank
eller befuldmægtigede. Betaling udføres af kontorets bank eller i givet
fald et offentligt betalingskontor, eller checken sendes pr. post senest
fem arbejdsdage efter, at beløbet er blevet debiteret Sapard's konto. Der
skal indføres procedurer, som sikrer, at alle betalinger, for hvilke der ikke
foretages overførsler, eller checks ikke indløses, krediteres Sapard-euro-
kontoen. Betaling må ikke ske kontant. Den anvisningsberettigede og/
eller dennes overordnede kan foretage godkendelse i elektronisk form,
hvis et tilfredsstillende sikkerhedsniveau for denne metode kan opnås,
og underskriverens identitet registreres elektronisk.
2.2.6. Hvis ansøgninger, betalingsanmodninger og fakturaer behandles i et edb-
system, beskyttes og kontrolleres adgangen til edb-systemet på en sådan
måde, at:
— alle oplysninger, der indlæses, valideres fyldestgørende for at sikre, at
indlæsningsfejl opdages og korrigeres
— data kun kan indlæses, ændres og valideres af dertil bemyndigede
embedsmænd, der tildeles individuelle passwords
— identiteten af hver embedsmand, der indlæser eller ændrer data eller
programmer, registreres i en log. Passwords udskiftes med regelmæs-
sige mellemrum for at undgå misbrug. Edb-systemer beskyttes ved
fysisk kontrol, så uvedkommende ikke får adgang, og backup-kopier
af data opbevares et særskilt, sikret sted. Indlæsning af data kontrol-
leres ved logisk kontrol, der afslører uoverensstemmende eller
usædvanlige data.
2.2.7. Procedurer bør sikre, at ændringer af satser eller vilkår og betingelser
registreres, og at instrukser, databaser og checklister ajourføres rettidigt.
2.3. Godkendelses- og kontrolfunktionen kan helt eller delvis uddelegeres til
andre organer, hvis følgende betingelser opfyldes:
2.3.1. Disse andre organers ansvar og forpligtelser skal være klart defineret,
navnlig med hensyn til kontrol af overholdelsen af finansieringsaftalens
bestemmelser.
2.3.2. Organerne råder over effektive systemer tilat sikre, at de opfyl der deres
forpligtelser på tilfredsstillende vis.
2.3.3. Organerne bekræfter udtrykkeligt over for kontoret, at de faktisk opfylder
deres forpligtelser, og de beskriver de anvendte midler.
2.3.4. Sapard-kontoret underrettes med regelmæssige mellemrum og rettidigt
om resultaterne af den udførte kontrol, således at den altid er fyldestgø-
rende, inden der træffes afgørelse om godkendelse og betaling af en
fordring, eller en faktura betales. Det udførte arbejde beskrives udførligt
i en rapport, der ledsager hver ansøgning og betalingsanmodning eller
gruppe af ansøgninger eller betalingsanmodninger, eller i givet fald i en
rapport, der dækker et år. Rapporten ledsages af et dokument, der atte-
sterer støtteberettigelsen for de godkendte ansøgninger og
betalingsanmodninger, og det udførte arbejdes art, omfang og begræns-
ninger. Den udførte fysiske og/eller administrative kontrol skal påvises,2000R2222 — DA — 04.02.2003 — 002.001 — 13
▼B
de anvendte metoder skal beskrives, og resultaterne af alle inspektioner
og de foranstaltninger, der er truffet med hensyn til afvigelser og uregel-
mæssigheder, skalindberettes. Den dokumentation, der forel ægges
kontoret, skalvære så udtømmende, at den garanterer, at den foreskrevne
kontrol af støtteberettigelsen af betalingsanmodningerne eller af fakturaer,
der er godkendt til betaling, er blevet udført.
2.3.5. Sapard-kontoret bør, inden projektet godkendes og udgifterne betales,
være overtydet om, at de andre organer har fulgt procedurer, som
opfylder de kriterier, der er fastsat i dette bilag.
2.3.6. Kriterier for vurdering af ansøgninger og deres prioritering bør være klart
defineret og dokumenteret.
2.3.7. Hvis dokumenter, der vedrører godkendte betalingsanmodninger,
forpligtede udgifter og udført kontrol, opbevares af de andre organer,
fastlægger disse organer og kontoret procedurer for at sikre, at place-
ringen af alle sådanne dokumenter, der vedrører de af kontoret
gennemførte betalinger, registreres, og at disse dokumenter er tilgænge-
lige i kontorets lokaler efter anmodning fra de personer og organer, der
normalt har ret til at kontrollere dem, herunder:
— det personale i kontoret, der beskæftiger sig med betalingsanmod-
ninger
— kontorets interne revisionstjeneste
— det attesterende organ, der attesterer kontorets årsregnskab
— befuldmægtigede EU-embedsmænd.
2.3.8. Skriftlige aftaler skal indgås mellem Sapard-kontoret under hensyn til
bestemmelserne, og de organer, hvortil Sapard-kontorets funktioner er
blevet uddelegeret. I sådanne aftaler bør det klart beskrives, hvilke funk-
tioner der skal udføres af det pågældende organ, og hvilke dokumenter og
rapporter der skalsendes tilSapard-organet inden for bestemte frister.
Det samlede system, herunder de uddelegerede funktioner, der udføres
af andre organer, skalbeskrives i en organisationspl an.
Aftalen bør give embedsmænd fra Kommissionen og Revisionsretten
adgang til de oplysninger, som de pågældende organer ligger inde med,
og give disse embedsmænd mulighed for at undersøge ansøgninger og
kontrollere projekter og støttemodtagere.
2.4. Regnskabsprocedurerne bør sikre, at anmeldelser af udgifter til Kommis-
sionen er fuldstændige, nøjagtige (korrekt projekt eller kontobetegnelse)
og rettidige, og at eventuelle fejl og udeladelser opdages og korrigeres,
især gennem kontrolog afstemning, der udføres mindst hver tredje
måned.
Sapard-kontorets regnskabsprocedurer bør sikre, at regnskabssystemet for
hvert regionalt kontor, hvert projekt, hver kontrakt eller hver foranstalt-
ning/delforanstaltning kan udarbejde de samlede omkostninger, de
forpligtede udgifter, udbetalte forskud og restbetalinger i euro og national
valuta. Der sættes frister for annullering af forpligtelser, hvis arbejdet
ikke udføres inden fristens udløb. Annulleringer registreres på passende
vis i regnskabssystemet.
2.5. Sapard-kontoret råder over en intern revisionstjeneste. Formålet med
denne tjeneste eller tilsvarende procedurer er at sikre, at kontorets system
for intern kontrolfungerer effektivt. Den interne revisionstjeneste skal
være uafhængig af kontorets andre afdelinger og rapportere direkte til
kontorets øverste ledelse. Den interne revisionstjeneste kontrollerer, at
de af kontoret indførte procedurer på tilfredsstillende vis sikrer, at derføres kontrol med overholdelsen af programmer og finansieringsaftale,
og at regnskaberne er nøjagtige, fuldstændige og rettidige. Kontrollen
kan begrænses til udvalgte foranstaltninger/delforanstaltninger og stikpr-
øver af transaktioner, hvis det ved en revisionsplan sikres, at alle
væsentlige områder, herunder de afdelinger/organer, der er ansvarlige for
godkendelsen, og de afdelinger, hvortil funktioner er uddelegeret, dækkes
i en periode på højst tre år. Arbejdet i tjenesten udføres efter internatio-
nalt anerkendte revisionsnormer, registreres i arbejdsdokumenter og
munder ud i rapporter og henstillinger til kontorets øverste ledelse. Revi-
sionsplanerne og -rapporterne stilles til rådighed for det attesterende
organ og EU-embedsmænd, der er bemyndiget tilat udføre finansrevi-
sion, og udelukkende med det formål at vurdere den interne revisions
effektivitet.2000R2222 — DA — 04.02.2003 — 002.001 — 14
▼B
2.6. Reglerne for offentlige organers indkøb af ydelser, arbejder og leverancer
i ansøgerlandet skal svare til reglerne i Kommissionens vejledning om
kontrakter om ydelser, leverancer og arbejder, der indgås i forbindelse
med Fællesskabets samarbejde med tredjelande (1), bortset fra kravet om
Kommissionens forhåndsgodkendelse.
2.7. Ydelser, arbejder, maskiner og leverancer, som private virksomheder
indkøber, skal stamme fra Fællesskabet eller de lande, der er omhandlet
i artikel1, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1268/1999. Det samme gæl der for
leverancer og materiel, som indkøbes af en kontrahent for arbejds- eller
ydelseskontrakter, hvis leverancerne og materiellet skal overgå til projek-
tets ejendom, når kontrakterne er fuldført.
2.8. For så vidt angår inddragne sikkerheder, tilbagebetalte osv., indfører
kontoret et system for fastlæggelse af alle beløb, der skal betales til
Sapard-eurokontoen, og for registrering i debitorregnskaber af alle
sådanne fordringer, inden de betales. Debitorregnskaberne kontrolleres
med regelmæssige mellemrum med henblik på at inddrive forfaldne
beløb.
2.9. Sapard-kontoret offentliggør, at der vil kunne ydes støtte til alle potenti-
elle projektledere eller -forvaltere, så at den bredest mulige udvælgelse
heraf kan opnås. Inden ordningen iværksættes, udfærdiges der standardan-
søgningsblanketter med klare retningslinjer for udfyldelse og
betingelserne for at blive taget i betragtning.
2.10. Ansøgninger fra modtagere behandles rettidigt.
2.11. Sapard-kontoret indfører et passende system for at rapportere om forløbet
af hvert projekt og hver foranstaltning i forhold til fastlagte indikatorer.
Disse indikatorer kan i givet fald ændres, hvis det godkendes af over-
vågningsudvalget.
Hvis frister for fastlagte mål ikke overholdes, træffes der foranstaltninger.
Alle foranstaltninger, der træffes, registreres på passende måde.
Der anvendes et passende ledelsesinformationssystem, der sikrer en hurtig
udarbejdelse af passende rapporter om projekter og foranstaltninger.
Rapporterne stilles efter anmodning til rådighed for forvaltningsmyndig-
heden, overvågningudvalget og Kommissionen.2000R2222 — DA — 04.02.2003 — 002.001 — 15
(1) SEC (1999) 1801 final »Service, supply and work contracts concluded within the
framework of community cooperation for the third countries.«