1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 1
Dettedokumenteretdokumentationsredskab,oginstitutionernepåtagersigintetansvarherfor
►B KOMMISSIONENSFORORDNING(EURATOM,EKSF,EF)Nr.3418/93
af9.december1993
omgennemførelsesbestemmelsertilvissebestemmelserifinansforordningenaf21.december1977
(EFT L 315 af 16.12.1993, s. 1)
Ændret ved:
Tidende
nr. side dato
►M1 Kommissionens afgørelse 97/594/EKSF, EF, Euratom af 30. juli 1997 L 239 54 30.8.1997
►M2 Kommissionens afgørelse 98/539/EF, EKSF, Euratom af 7. september
1998 L 252 67 12.9.1998
►M3 Kommissionens afgørelse 1999/537/EF, EKSF, Euratom af 23. juli 1999 L 206 24 5.8.1999
►M4 Kommissionens afgørelse 2000/716/EF af 16. november 2000 L 290 52 17.11.2000
►M5 Kommissionens afgørelse 2001/642/EF af 21. august 2001 L 226 7 22.8.2001
►M6 Kommissionens forordning (EF) nr. 1687/2001 af 21. august 2001 L 228 8 24.8.2001
NB:I denne konsoliderede udgave forekommer henvisninger til den europæiske regningsenhed og/eller ecuen. Begge skal fra
den 1. januar 1999 forstås som henvisninger til euroen — Rådets forordning (EØF) nr. 3308/80 (EFT L 345 af 20.12.1980, s.1) og Rådets forordning (EF) nr. 1103/97 (EFT L 162 af 19.6.1997, s. 1).
▼B
KOMMISSIONENSFORORDNING(EURATOM,EKSF,EF)Nr.
3418/93
af9.december1993
om gennemførelsesbestemmelser til vissebestemmelser i finansfor-
ordningenaf21.december1977
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- ogStålfællesskab,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske
Fællesskab,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske
Atomenergifællesskab,
under henvisning til Rådets finansforordning af 21. december 1977
vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (
1), senest
ændret ved forordning (Euratom, EKSF, EØF) nr. 610/90 (2), særlig
artikel 126,
efter høring af Europa-Parlamentet og Rådet,
under henvisning til udtalelse fra Domstolen, Revisionsretten og Det
Økonomiske og Sociale Udvalg, og
ud fra følgende betragtninger:
Af finansforordningens artikel 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38, 41,
45, 46, 49, 53, 54, 56, 58, 59, 60, 63, 64a, 65, 66, 70, 70a, 75, 94, 97 og123 fremgår det udtrykkeligt, at der skal vedtages gennemførelsesbe-stemmelser.
det er nødvendigt at foretage en række tilpasninger i Kommissionens
forordning 86/610/EØF, Euratom, EKSF (
3), bl.a. som følge af
revisionen af finansforordningen;
der bør fastsættes gennemførelsesbestemmelser for at skabe klarhed med
hensyn til behandlingen af visse bidrag fra tredjemand til Fællesskabetsvirksomhed;
ud fra ønsket om klarhed og en rationel anvendelse bør de gældende
gennemførelsesbestemmelser samles i en enkelt tekst, og forordning 86/610/EØF, Euratom, EKSF bør ophæves;
udstedelsen af disse bestemmelser er ikke til hinder for, at der senere
fastsættes andre gennemførelsesbestemmelser, som ikke direkte er
omtalt i finansforordningen, men som måtte vise sig hensigtsmæssige —
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
AFSNIT I
EVALUERINGAFUDGIFTER
(Finansforordningens artikel 2)
Artikel 1
1. Forud for fremsættelsen af forslag til nye programmer og
foranstaltninger, som medfører udgifter, der skal afholdes over De1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 2
(1) EFT nr. L 356 af 31. 12. 1977, s. 1.
(2) EFT nr. L 70 af 16. 3. 1990, s. 1.
(3) EFT nr. L 360 af 19. 12. 1986, s. 1.▼M6
▼B
▼M6
▼M6
Europæiske Fællesskabers almindelige budget, foretages der en forud-
gående evaluering. Denne skal omfatte:
a) de behov, der skal dækkes på kort eller lang sigt
b) de mål, der skal nås
c) de forventede resultater og de indikatorer, der er nødvendige til
vurdering af heraf
d) fællesskabsinterventionens merværdi
e) de med forslagene forbundne risici, herunder risikoen for svig, og
mulige alternative løsninger
f) erfaringer fra allerede gennemførte lignende foranstaltninger
g) omfanget af bevillinger, menneskelige ressourcer og øvrige admini-
strationsudgifter, der skal tildeles under hensyn til princippet om
omkostningseffektivitet
h) det kontrolsystem, der skal oprettes.
2. Alle programmer eller foranstaltninger gøres derefter til genstand
for en efterfølgende evaluering af de anvendte menneskelige ogfinansielle ressourcer og de opnåede resultater for at kontrollere, atdisse er i overensstemmelse med de fastsatte målsætninger.
3. Der foretages en periodisk evaluering af de resultater, der opnås
under et flerårigt programs gennemførelse, efter en tidsplan, der gør detmuligt at tage hensyn til konklusionerne af denne evaluering iforbindelse med enhver beslutning om videreførelse, ændring eller
afbrydelse af det pågældende program.
For så vidt angår foranstaltninger, der finansieres på årsbasis, evalueres
resultaterne mindst hvert sjette år.
AFSNIT I a
ANVENDELSENAF ►M6 EURO ◄PÅINDTÆGTEROGUDGIFTER
(Finansforordningens artikel 11, stk. 4)
Artikel 1
Omregning mellem ►M6euro◄og de nationale valutaer foretages
principielt på grundlag af den dagskurs på ►M6euro◄, som er
offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende . I medfør af
artikel 11, stk. 4, i finansforordningen foretages omregningen mellem►
M6euro◄og nationale valutaer i forbindelse med den i finans-
forordningens artikel 69 til 72 omhandlede regnskabsføring dog pågrundlag af månedskurserne for ►
M6euro◄efter kurserne den
næstsidste arbejdsdag i måneden forud for den måned, hvor kurserne
fastlægges.
Artikel 1a
1. Kommissionen fastsætter vekselkursen mellem euro og hver af de
valutaer, som institutionerne anvender under budgetgennemførelsen, på
grundlag af de referencevekselkurser, der fastlægges af Den Europæiske
Centralbank og offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende .
2. Omvekslinger mellem euro og nationale valutaer foretages efter
den dagskurs på euro, som offentliggøres i De Europæiske Fælles-
skabers Tidende . I medfør af finansforordningens artikel 11, stk. 4,
foretages omvekslingen mellem euro og nationale valutaer i forbindelsemed den i finansforordningens artikel 69 til 72 omhandlede regnskabs-føring dog på grundlag af månedskurserne for euro, der beregnes ud frakurserne den næstsidste arbejdsdag i måneden forud for den måned, forhvilken kurserne fastlægges.
3. For så vidt angår valutaer, hvis dagskurs ikke offentliggøres i De
Europæiske Fællesskabers Tidende , anvender Kommissionen ved
fastsættelsen af vekselkursen mellem euro og disse valutaer deinformationskilder, som den anser for at være pålidelige.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 3
▼B
▼M6
▼B
Artikel 2
Er forslagene om indgåelse af en forpligtelse og de konstaterede
fordringer udtrykt i national valuta, foretages omregningen til
►M6euro◄efter►M6artikel 1a ◄.
Den tilsvarende betalingsordre og indtægtsordren skal være udfærdiget i
samme valuta.
Restsummen, udtrykt i ►M6euro◄, af en forpligtelse og af en
konstateret fordring, der er udtrykt i national valuta, justeres ved hvermånedlig vedtagelse af budgetregnskabet. Regnskabsårets sidste juste-ring foretages på grundlag af kursen for december for så vidt angårsaldoen af forpligtelserne; saldoen af de konstaterede fordringer justerespå grundlag af kursen pr. 31. december med henblik på opstillingen af
balancen.
Endvidere kan disse saldi justeres i månedens løb i tilfælde af en
valutakurstilpasning.
Artikel 3
Uanset►
M6artikel 1a ◄anvendes for måneden »n«, for hvilken
udgifter, der finansieres over Den Europæiske Udviklings- og Garanti-
fond for Landbruget (EUGFL), Garantisektionen, er blevet angivet ioverensstemmelse med bestemmelserne i artikel 3, stk. 5, i ►
M6
Kommissionens forordning (EF) nr. 296/96 ◄(1), den kurs, der var
gældende den tiende i måneden »n+1« eller på den sidste dag forud for
denne, hvor der forelå en generel notering.
Denne kurs anvendes tillige for de hertil svarende forskud i henhold til
artikel 4 og 5 i ►M6Kommissionens forordning (EF) nr. 296/96 ◄.
Forskellene i national valuta mellem de midler, der er stillet til
medlemsstaternes rådighed, for måneden »n« og de udgifter, som er
opført for samme måned, omregnes til ►M6euro◄efter kursen den
tiende i måneden »n+2«.
Artikel 4
Decemberkurserne på ►M6euro◄anvendes til beregning af de
forpligtelser, der endnu ikke er betalt ved regnskabsårets afslutning, og,
for så vidt angår de ikke-opdelte bevillinger, til fastsættelse af de
bevillinger, som skal fremføres.
Betalinger vedrørende et regnskabsår, som foretages mellem den 1. og
den 15. januar i det efterfølgende regnskabsår, bogføres i budgettet efterdecemberkursen på ►
M6euro◄.
Artikel 5
For så vidt angår ikke-opdelte bevillinger, skal endnu ikke betalte
forpligtelser indfries med de fremførte beløb i national valuta eller►
M6euro◄; betalingerne bogføres til kurserne på betalingstids-
punktet. Der tages ved beregningen af regnskabsårets saldo hensyn til en
eventuel overskridelse af de fremførte bevillinger for hver budgetpost i
overensstemmelse med artikel 15 i Rådets forordning (EØF, Euratom)nr. 1552/89 (
2).
Reguleringer af endnu ikke betalte forpligtelser fra tidligere regnskabsår,
der vedrører opdelte bevillinger og er beregnet ved justeringerne,
fastlægges i budgetregnskabet og opføres i den oversigt i forvaltnings-
regnskabet, der viser indfrielsen af forpligtelser fra de tidligereregnskabsår.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 4
(1) EFT nr. L 249 af 8. 9. 1988, s. 9.
(2) EFT nr. L 155 af 7. 6. 1989, s. 1.
▼M6
AFSNIT II
DELEGERINGOGUNDERENTREPRISE
(Finansforordningens artikel 22)
Artikel 6
I dokumenter, hvorved der uddelegeres beføjelser i medfør af
bestemmelserne i finansforordningens artikel 22, stk. 4, anføres navnenepå de ansatte inden for institutionen, som er bemyndiget til atunderskrive i fuldmagtsgiverens sted.
I disse dokumenter henvises der til de bestemmelser i den i
finansforordningens artikel 22, stk. 4, omhandlede forretningsorden,hvori betingelserne for uddelegering af beføjelser er fastsat.
Artikel 7
De i artikel 6 omhandlede dokumenter tillige med en underskriftsprøve
fra den, der har fået fuldmagt, meddeles:
— den befuldmægtigede
— institutionens regnskabsfører, som ikke må foretage nogen betaling,
der er anvist af ikke-befuldmægtigede ansatte
— institutionens finansinspektør, hvem det navnlig påhviler at efter-
prøve lovligheden og den formelle rigtighed af indtægter og udgifter
— de anvisningsberettigede, dog kun i de tilfælde, hvor det drejer sig
om fuldmagter, der er givet af finansinspektøren eller regnskabs-føreren, eller om underfuldmagter givet af befuldmægtigedeanvisningsberettigede inden for rammerne af deres beføjelser
— Revisionsretten.
De dokumenter, hvorved de givne fuldmagter ophæves, meddeles på
samme måde.
Artikel 8
Fuldmagtsdokumentet skal i alle tilfælde indeholde nærmere angivelse
af, inden for hvilke grænser de befuldmægtigede er bemyndiget til atudarbejde forslag til konstatering af fordringer og indtægtsordrer, forslagtil indgåelse af udgiftsforpligtelser af betalingsordrer, de artikel- og
kontonumre, som fuldmagten omfatter, samt eventuelt fuldmagtens
varighed.
Artikel 9
I overensstemmelse med bestemmelser i finansforordningen og i denne
forordning vedtager hver institution de foranstaltninger til forvaltning afbevillingerne, som den finder nødvendige for en tilfredsstillendegennemførelse af sin sektion i budgettet.
Hver institution udarbejder et dokument indeholdende alle de interne
bestemmelser, der vedtages med henblik herpå. Dette dokument skalindeholde de vigtigste regler for kompetencefordelingen mellem anvis-ningsberettigede og forvaltende tjenestemænd for så vidt angårgennemførelsen af oversigten over udgifter og oversigten over indtægter
for hver enkelt institutions sektion i budgettet.
De i andet afsnit omhandlede dokumenter tillige med enhver anden
intern instruks af generel karakter, som udstedes vedrørende gennem-førelsen af budgettet og regnskabet, tilstilles alle tjenestegrene, der
deltager i budgetforvaltningen, samt Revisionsretten.
Artikel 9a
Den, der uddelegerer en beføjelse eller får den overdraget ved
uddelegering, skal før enhver handling som led i budgetgennemførelsenskriftligt give sin overordnede meddelelse om alle eventuelle interes-sekonflikter, som kan medføre, at han ikke kan udføre sit hverv på1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 5
▼B
▼M6
▼M6
upartisk og objektiv måde. En sådan interessekonflikt kan bl.a. skyldes
familie- eller venskabsbånd, politisk eller nationalt tilhørsforhold,økonomiske interesser eller enhver anden form for fælles værdinormer
eller holdninger i forhold til modtageren. Den administrativt over-
ordnede i forhold til den, der uddelegerer en beføjelse eller får denoverdraget ved uddelegering, meddeler skriftligt, om der består eninteressekonflikt. I bekræftende fald kan handlingen ikke gennemføresaf den, der uddelegerer den pågældende beføjelse eller får den
overdraget ved uddelegering.
Hvis den, der uddelegerer en beføjelse eller får den overdraget ved
uddelegering, ikke har meddelt, at der findes en sådan interessekonflikt,er vedkommende økonomisk og disciplinært ansvarlig efter reglerne ifinansforordningens artikel 73-77. Han er på samme måde ansvarlig,hvis han udfører en handling som led i budgetgennemførelsen, selv om
hans administrativt overordnede har meddelt, at der består en interesse-
konflikt.
Artikel 9b
For at sikre gennemsigtigheden af transaktioner, der udføres i
underentreprise, skal omkostninger og udgifter i forbindelse medforvaltningen opføres særskilt, og der skal foretages en beregning afrenter og andet afkast af de midler, som medkontrahenten ligger indemed på Kommissionens vegne.
Indgåede kontrakter skal indeholde bestemmelser om behandling af
renter og andet afkast, om regnskabsføring samt om inddrivelse af
uretmæssigt udbetalte beløb.
Kontrakter, som institutionen indgår med underleverandører, skal
indeholde regler om forvaltning af midler, der stilles til rådighed forunderleverandører — navnlig med henblik på udbetaling til støttemod-tagerne — samt fagetiske regler om bl.a. uforenelige interesser og
arbejdsområder, interessekonflikter og fortrolighed.
AFSNIT III
FORVALTNINGVEDHJÆLPAFINTEGREREDEEDB-SYSTEMER
(Finansforordningens artikel 23)
Artikel 10
1. Ved ►M6integrerede edb-systemer ◄, jf. finansforordningens
artikel 23, forstås edb-forvaltnings- og regnskabsprogrammer til brug for
den anvisningsberettigede, for finansinspektøren og for regnskabs-føreren, og som indføres efter fælles aftale mellem dem.
2. For anvendelsen af systemerne gælder følgende:
a) systemet skal sikre kontrollen med, at der er bevillinger til rådighed
til den foreslåede transaktion, og afvise enhver transaktion, tilhvilken der ikke er bevillinger til rådighed
b) systemet skal sikre, at enhver transaktion udelukkende varetages af
tjenestemænd, der er bemyndiget hertil, i den anvisningsberettigedes,finansinspektørens og regnskabsførerens tjenestegrene efter debestemmelser, der vedtages af hver institution i henhold til artikel 9
c) systemet skal sikre en effektiv adskillelse mellem funktionen som
anvisningsberettiget, som finansinspektør og som regnskabsfører
d) institutionen påser, at dens interne og eksterne procedurer sikrer dens
data og anvendelsen af systemet
e) institutionen sikrer systemets fysiske sikkerhed
f) hver institution kan, jf. artikel 84, 87 og 89 i finansforordningen, når
den anvisningsberettigede, finansinspektøren og regnskabsføreren i
forening skønner, at systemet frembyder de nødvendige garantier,beslutte at anvende data-medier i stedet for de tidligere anvendteformularer, dvs. forslag om indgåelse af forpligtelser,►
M6betalingsordrer, overslag over fordringer og indtægtsordrer.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 6
▼B
▼B
På samme måde kan originale bilag erstattes af systemer til
elektronisk dokumentbehandling. ◄
3. Når forvaltningen sker ved hjælp af integrerede edb-systemer, der
er i overensstemmelse med stk. 1 og 2, kan den kontrol, somregnskabsføreren udfører med henblik på at godkende betalingstrans-aktioner, erstattes eller suppleres med en regelmæssig kontrol af disse
systemer, der om nødvendigt kan ske på stedet.
AFSNIT IV
REGLER FOR REGNSKABSFØREREN, DE UNDERORDNEDE REGN-
SKABSFØREREOGFORSKUDSBESTYRERNE
(Finansforordningens artikel 25 og 75)
Afdeling I
Generellebestemmelser
Artikel 11
Hver institution udnævner ved begrundet afgørelse en regnskabsfører,
der skal varetage:
— inkassering af fordringer og indtægter, betaling af udgifter samt
likviditetsstyring
— regnskabsføring samt opstilling af finansielle oversigter i overens-
stemmelse med finansforordningens artikel 69 til 72 og 78 til 81.
Artikel 12
Institutionen kan på forslag af regnskabsføreren udnævne en eller flere
underordnede regnskabsførere. Disse er administrativt underordnetregnskabsføreren, som fastlægger deres ansvarsområde.
Artikel 13
Regnskabsføreren udnævnes af hver institution blandt tjenestemænd i
kategori A eller B, som er statsborgere i medlemsstaterne.
De underordnede regnskabsførere udnævnes af hver institution blandt
tjenestemænd i kategori A, B eller undtagelsesvis C, som er statsborgerei medlemsstaterne.
Forskudsbestyrerne, der udpeges i henhold til artikel 83, udvælges
blandt tjenestemænd i kategori A, B eller C eller om nødvendigt blandt
de »øvrige ansatte« på tilsvarende niveau.
Artikel 14
Regnskabsføreren og de underordnede regnskabsførere udvælges af
institutionen på grundlag af deres særlige kvalifikationer, som erbekræftet ved eksamensbeviser eller dertil svarende faglig erfaring.
Forskudsbestyrere udnævnes på grundlag af deres særlige kvalifikati-
oner, dokumenteret enten ved eksamensbeviser eller tilsvarende erfaringeller ved relevant forudgående uddannelse, idet der tages hensyn tilomfanget af den forskudsordning, de skal forvalte.
Artikel 15
Hvervet som regnskabsfører og underordnet regnskabsfører er uforene-
ligt med hvervet som anvisningsberettiget, forskudsbestyrer ogfinansinspektør.
Hvervet som forskudsbestyrer er uforeneligt med hvervet som finans-
inspektør.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 7
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼B
Artikel 16
Regnskabsføreren udøver sine særlige opgaver i henhold til bestem-
melserne i finansforordningen.
Regnskabsføreren er navnlig garant for objektivitet i regnskabsførelsen
og ved forelæggelsen af de i finansforordningens artikel 69 til 72 og 78til 81 omhandlede finansielle oversigter.
Institutionen stiller det personale og materiel til rådighed for regnskabs-
føreren, der er nødvendigt for, at denne kan udføre sine opgaver på
tilfredsstillende måde.
Inden udgifterne afholdes, sørger regnskabsføreren for, at de i finans-
forordningen og i denne forordning fastsatte formaliteter er overholdt,og sikrer sig, at den frigørende kvittering er gyldig, og at der ikkeforeligger materielle fejl.
Regnskabsføreren suspenderer betalingen og giver meddelelse om
årsagerne til suspensionen, når det af den foretagne kontrol fremgår,at en af de i stk. 1 til fire anførte bestemmelser ikke er overholdt.
Betalinger, der foretages, uden at finansforordningens artikel 51, stk. 3,
er overholdt, medfører disciplinært og eventuelt økonomisk ansvar for
regnskabsførerne, de underordnede regnskabsførere og forskudsbesty-
rerne på de betingelser, der er fastsat i artikel 22 og 86 til 89 i vedtægtenfor tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og i ansættelsesvil-kårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne, i det følgende, benævntvedtægten.
Artikel 17
Regnskabsføreren skal ved udarbejdelsen af det foreløbige budgetforslag
høres om eventuelle problemer i forbindelse med forelæggelsen afbudgettet, der kan få indvirkning på vilkårene for den regnskabsmæssigegennemførelse af budgettet.
Afdeling II
Regnskabsførelseogopstillingaffinansielleoversigter
Artikel 18
1. I henhold til finansforordningens artikel 25, stk. 4, opstiller
regnskabsføreren de periodiske oversigter, forvaltningsregnskabet ogbalancen for den institution, han henhører under. Med henblik herpåfører han regnskab over alle regnskabsårets transaktioner og foretagerregnskabsafslutningen.
2. De finansielle oversigter forelægges finansinspektøren efter artikel
79 og 81 i finansforordningen og vedtages derefter endeligt af
institutionen.
3. Hvis regnskabsføreren fratræder sit hverv, opstilles der et
midlertidigt regnskab pr. sidste dag i den måned, hvor regnskabsførerener fratrådt.
Den fratrædende og den nye regnskabsfører godkender det midlertidige
regnskab med deres underskrift.
Artikel 20
Kommissionens regnskabsfører centraliserer alle nødvendige oplys-
ninger og opstiller De Europæiske Fællesskabers konsolideredeforvaltningsregnskab og balance, således at Kommissionen kan vedtagedem og sende dem til Europa-Parlamentet, Rådet og Revisionsrettensenest den 1. maj.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 8
▼M6
▼B
▼B
Artikel 21
Efter at Kommissionens regnskabsfører har hørt de øvrige institutioners
regnskabsførere:
— fastlægger Kommissionen de regnskabsmetoder, der skal gælde for
alle institutionerne
— fastlægger og ajourfører den strukturen i institutionernes regnskabs-
kontoplan
— harmoniserer den opstillingen af balancerne.
Kommissionen begrunder og forklarer i noterne til balancen alle
ændringer i regnskabsmetoderne.
Afdeling III
Likviditetsstyring
Artikel 22
I henhold til finansforordningens artikel 25, stk. 1, er regnskabsføreren
ansvarlig for inkassering af indtægter og betaling af udgifter, og han
varetager den dertil hørende likviditetsstyring.
Institutionen åbner de nødvendige konti i pengeinstitutter eller lader dem
åbne efter at have forhandlet om vilkårene for deres funktion i
overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvalt-ning. Funktionsvilkårene for kontiene undersøges regelmæssigt oggenforhandles om nødvendigt; finansinspektøren fører tilsyn hermed.
Kommissionens regnskabsfører harmoniserer funktionsvilkårene for de
konti, der er åbnet af de forskellige institutioner, efter høring af deøvrige institutioners regnskabsførere.
Artikel 23
Regnskabsføreren varetager likviditetsstyringen i den institution, han
henhører under, giver anvisning om overførsler mellem konti åbnet ipengeinstitutter og foretager valutavekslinger på en sådan måde, at derikke forekommer nogen debetsaldo på disse konti.
Overførsler mellem konti i pengeinstitutter sker inden for rammerne af
de disponible midler.
Artikel 24
Kommissionens regnskabsfører fordeler de i medlemsstaternes stats-
kasser og centralbanker disponible midler blandt medlemsstaterne ioverensstemmelse med artikel 12 i ►
M6forordning (EF, Euratom) nr.
1150/2000 ◄.
Artikel 25
Regnskabsføreren bringer med regelmæssige mellemrum overensstem-
melse mellem de konti, der er åbnet i pengeinstitutterne, og
regnskaberne, samt kontrollerer, at de forhandlede funktionsvilkår
anvendes korrekt.
Artikel 26
Regnskabsføreren overfører midler til forskudsforvaltningerne og sørger
for den finansielle opfølgning af dem.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 9
▼M6
Afdeling IV
Forsikring
Artikel 28
Regnskabsføreren, de underordnede regnskabsførere og forskudsbesty-
rerne forsikrer sig gennem institutionen mod den finansielle risiko, somer en følge af deres hverv.
Artikel 29
Forsikringspræmierne betales direkte til forsikringsselskabet af institu-
tionen.
Artikel 30
Uden at dette berører:
— artikel 86 til 89 i vedtægten
— artikel 75 i finansforordningen, og— institutionens rekurs over for tredjemand
påtager institutionen sig i henhold til EF-traktatens ►
M6artikel
288◄, stk. 2, de risici og de underskud, som ikke dækkes af
forsikringsselskaberne, i det omfang indeståendet på den garantikonto,
der er oprettet i den ansvarlige tjenestemands navn, ikke er tilstrækkeligt
til at dække underskuddet.
Afdeling V
Særliggodtgørelseoggarantikonto
Artikel 31
Den særlige godtgørelse, der er omhandlet i artikel 75, stk. 4, i
finansforordningen, udgør pr. måned:
a) 139 EUR for regnskabsføreren
b) 94 EUR for assisterende regnskabsførere
c) 47 EUR for forskudsbestyrere, hvor det forvaltede beløb er mindst lig
med eller højere end 3 800 EUR, og hvor forvaltningens varighed erlig med eller over 30 på hinanden følgende dage.
Denne godtgørelse udtrykkes i euro, og det tilsvarende beløb i euro
krediteres den i artikel 32 omhandlede garantikonto.
Artikel 32
Der oprettes i institutionens almindelige regnskab en garantikonto i hver
af de pågældende ansattes navn. Efter anmodning fra den enkelteinstitution kan denne konto føres centralt i Kommissionens almindeligeregnskab. ►
M6Kontoen krediteres regelmæssigt med den i artikel 31
omhandlede månedlige godtgørelse samt med en årlig rente svarende til
det årlige gennemsnit af de månedlige satser, som Den Europæiske
Centralbank anvender på sine større refinansieringstransaktioner ieuro.◄
Den debiteres for underskud, som den pågældende erklæres ansvarlig for
af den institution, der har udnævnt ham, i det omfang sådanne underskud
ikke er blevet dækket af forsikringsselskabernes erstatning.
Artikel 33
1. Garantikontoens kreditsaldo udbetales til den pågældende eller til
dem, der indtræder i hans rettigheder, efter ophøret af hans hverv somregnskabsfører eller underordnet regnskabsfører, efter afgørelse truffet1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 10
▼B
▼M6
▼B
▼B
af de i finansforordningens artikel 22 nævnte myndigheder og
meddelelser af den i finansforordningens artikel 77 omtalte dechargepå grundlag af en positiv udtalelse fra regnskabsføreren, undtagen hvad
ham selv angår, og fra finansinspektøren.
2. For forskudsbestyrernes vedkommende udbetales garantikontoens
kreditsaldo til de pågældende eller til dem, der indtræder i deresrettigheder, efter ophøret af deres hverv, efter regnskabsførens og den
kompetente anvisningsberettigedes godkendelse og kontrol og efter
positiv udtalelse fra finansinspektøren.
3. Udbetalinger efter stk. 1 og 2 finder udelukkende sted efter
skriftlig instruks fra chefen for det generaldirektorat eller denadministrative enhed, regnskabsføreren tilhører.
AFSNIT V
REGLER GÆLDENDE FOR FINANSINSPEKTØREN, DE ASSISTER-
ENDEFINANSINSPEKTØREROGDENINTERNEREVISOR
(Finansforordningens artikel 24 og 24a)
Artikel 34
Hver institution udnævner ved begrundet afgørelse en finansinspektør,
der skal føre kontrol med indgåelsen af forpligtelser og anvisningen iforbindelse med alle udgifter samt med alle indtægter, som skal opføres
på Fællesskabernes budget, og for hvilke institutionen er anvisnings-
berettiget.
Artikel 35
Institutionen kan udnævne en eller flere underordnede finansinspektører.
Disse er tjenstligt underlagt finansinspektøren, som bestemmer, hvilke
beføjelser der skal tillægges dem. Inden for rammerne af disse beføjelser
er de ansvarlige for de påtegninger, som de giver.
Artikel 36
Finansinspektøren og de underordnede finansinspektører skal af
institutionen vælges blandt statsborgere i medlemsstaterne på grundlag
af deres særlige kvalifikationer.
Artikel 37
Institutionen stiller det nødvendige personale og materiel til rådighed for
finansinspektøren, så han kan udføre sin kontrolfunktion på tilfreds-
tillende måde.
Artikel 38
Alle beslutninger, hvorved finansinspektøren eller de underordnede
finansinspektører meddeler fuldmagter og underfuldmagter, skal være i
overensstemmelse med artikel 6, 7 og 8.
Artikel 39
Finansinspektøren er fuldstændig uafhængig ved udøvelsen af sine
kontrolfunktioner og er kun ansvarlig over for institutionen. Han kanhverken pålægges instrukser eller begrænsninger for så vidt angår
udøvelsen af de funktioner, som ved hans udnævnelse overdrages ham i
medfør af finansforordningens bestemmelser.
Disse bestemmelser gælder også for de underordnede finansinspektører
inden for grænserne af den fuldmagt, de har fået meddelt af deresoverordnede, finansinspektøren.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 11
▼M6
▼B
▼B
Artikel 40
Finansinspektøren kan til enhver tid og om alle spørgsmål, der har
finansielle virkninger, herunder anvendelsen af bestemmelserne i
finansforordningens artikel 2, afgive rapporter til institutionen.
Institutionen fremsender efter anmodning sådanne rapporter til Europa-
Parlamentet og Revisionsretten, undtagen hvis den finder dem fortrolige.
Artikel 41
Finansinspektøren og de underordnede finansinspektører har adgang til
alle bilag samt alle andre dokumenter vedrørende udgifter og indtægter,
som skal kontrolleres. De kan foretage kontrol på stedet.
Artikel 42
Finansinspektøren og de underordnede finansinspektører kan kun stilles
disciplinært og eventuelt økonomisk til ansvar efter finansforordningens
artikel 74 af institutionen selv og efter stk. 2 til 5.
Institutionen træffer begrundet afgørelse om at indlede en undersøgelse.
Denne afgørelse meddeles den pågældende og, hvis denne er enunderordnet finansinspektør, finansinspektøren. Institutionen kan —under sit eget direkte ansvar — overdrage undersøgelsen til en eller flere
tjenestemænd, der er indplaceret i samme eller i en højere lønklasse end
den pågældende, og som ikke udøver funktioner som finansinspektør,anvisningsberettiget eller regnskabsfører. Ved denne undersøgelse skalden pågældende og, hvis det drejer sig om en underordnet finans-inspektør, finansinspektøren høres.
Undersøgelsesrapporten fremsendes til den pågældende og, hvis det
drejer sig om en underordnet finansinspektør, til finansinspektøren.
Derefter høres den pågældende af institutionen angående denne rapport.
På grundlag af rapporten og høringen træffer institutionen enten
begrundet afgørelse om frifindelse af den pågældende eller en begrundetafgørelse i henhold til vedtægtens artikel 22 og 86 til 89. Afgørelser om
disciplinære og/eller økonomiske sanktioner meddeles den pågældende
og fremsendes til orientering til de øvrige institutioner, til Revisions-retten og, hvis det drejer sig om en underordnet finansinspektør, tilfinansinspektøren.
Den pågældende kan på de i vedtægten fastsatte betingelser indbringe
ovennævnte afgørelser for Domstolen.
Artikel 43
Uden at klageadgangen i henhold til vedtægten i øvrigt berøres, har
finansinspektøren og de underordnede finansinspektører mulighed for atindbringe enhver akt vedrørende udøvelsen af deres kontrolfunktion forDomstolen. Indbringelsen skal ske senest tre måneder efter datoen for
meddelelsen af den pågældende akt.
Bestemmelserne i stk. 1 anvendes på sager indbragt af institutionen mod
dennes finansinspektør eller underordnede finansinspektører.
Sagen behandles og pådømmes efter vedtægtens artikel 91, stk. 5.
Artikel 43a
Den interne revision varetages i overensstemmelse med de relevante
internationale revisionsprincipper. Den interne revision vedrører forvalt-nings- og kontrolsystemernes effektivitet. Revisionsrapporterne
fremsendes til de reviderede tjenester og til de instanser, som
institutionerne udpeger til at sikre, at deres tjenester efterkommerhenstillingerne.
Artikel 43b
Den interne revisor udpeges blandt medlemsstaternes statsborgere på
grundlag af vedkommendes særlige sagkundskab.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 12
▼M6
▼B
AFSNIT VI
INKASSERINGAFFORDRINGER
(Finansforordningens artikel 28 og 29)
Artikel 44
►M6I overensstemmelse med artikel 28, stk. 1, i finansforordningen
forelægger den kompetente anvisningsberettigede forud for enhver
foranstaltning eller situation, der kan føre til, at der opstår en fordring
for Fællesskaberne, et overslag over fordringen. ◄Selv om det
dokument eller den afgørelse, der afføder en fremtidig fordring, endnuikke gør det muligt at fastlægge fordringens størrelse eller forfaldsdato,udfærdiges der alligevel et fordringsoverslag, så vidt muligt medangivelse af anslåede beløb og den forventede forfaldsdato.
Overslaget tilsendes finansinspektøren til påtegning og regnskabsføreren
til promemoriaregistrering af fordringen.
Artikel 45
1. I henhold til bestemmelserne i finansforordningens artikel 28, stk.
2, udfærdiger den kompetente anvisningsberettigede omgående en
indtægtsordre for enhver konstateret fordring.
Indtægtsordren forelægges finansinspektøren til påtegning og sendes til
regnskabsføreren til registrering. Den skal bl.a. indeholde oplysning omforfaldsdatoen.
2.►
M6Regnskabsføreren foretager inkasseringen. ◄
3. Ved den faktiske inkassering udfærdiger regnskabsføreren et
indtægtsbilag, som bogføres. Regnskabsføreren underretter den anvis-ningsberettigede og finansinspektøren om inkasseringen.
4. Er en fordring ikke inkasseret ved betalingsfristens udløb, tager
regnskabsføreren skridt til at iværksætte inkasseringsproceduren,
eventuelt ad rettens vej.
5. Skal en fordring inkasseres i successive rater enten i et enkelt
regnskabsår eller over flere regnskabsår, registreres hele fordringen, såsnart den er konstateret, på grundlag af en indtægtsordre.
Artikel 46
►
M6Midlertidige ◄fastlæggelser i henhold til finansforordningens
artikel 28 er strengt begrænset til løbende indtægter.
Individuelle inkasseringer, der er genstand for ►M6midlertidige ◄
fastlæggelser, skal derfor ikke enkeltvis forelægges finansinspektøren til
påtegning.
Inden regnskabsårets afslutning skal den anvisningsberettigede fore-
lægge finansinspektøren ændringerne i de ►M6midlertidige ◄
fastlæggelser til påtegning, således at de bringes i overensstemmelsemed de faktiske konstatererde fordringer.
Artikel 47
I overensstemmelse med artikel 45, stk. 3, underrettes den anvisnings-
berettigede og finansinspektøren snareset om enhver inkassering. Hvisden pågældende inkassering ikke sker på grundlag af en indtægtsordreudfærdiget i overensstemmelse med artikel 45, krediteres det pågæl-
dende beløb omgående en interimskonto i det almindelige regnskab, og
den kompetente anvisningsberettigede anmodes om at tage skridt til atkonstatere fordringen og udfærdige den manglende indtægtsordre medhenblik på kontering. Hvis det viser sig, at en sådan interimskonto erblevet krediteret et fejlagtigt oppebåret beløb, tilbagebetales dettesnarest.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 13
▼B
Artikel 48
Overslag og indtægtsordrer registreres særskilt i regnskabet og
nummereres kronologisk, således at det for alle institutionens fordringerer muligt at konstatere:
— hvilke trufne foranstaltninger, der kan afføde en fordring
— størrelsen af de udestående fordringer
— disse fordringers forfaldsdato
— hvilke fordringer, der er inkasseret— hvilke fordringer, der endnu skal inkasseres, sammen med de skridt
der er taget i så henseende.
Artikel 49
Regnskabet opstilles på en sådan måde, at finansinspektøren til enhver
tid kan kontrollere, at fordringsoverslagene og indtægtsordrerne erkorrekt registreret, og udføre de opgaver, der påhviler ham i henhold tilfinansforordningens artikel 29, stk. 3.
Artikel 50
I henhold til finansforordningens artikel 29, stk. 2, skal ethvert forslag
fra den anvisningsberettigede om at opgive at inddrive en konstateret
fordring bl.a. indeholde oplysning om debitor, indtægtens art, anslåede
størrelse og kontering, samt om begrundelsen for det foreslåede bortfald.
Hvis institutionens øverste myndighed ser bort fra, at finansinspektøren
har afslået at påtegne forslaget, sendes afgørelsen herom til den
anvisningsberettigede, som returnerer forslaget om opgivelse affordringen samt afgørelsen til finansinspektøren. Forslaget og afgørelsenom at se bort fra afslaget registreres i overensstemmelse medfinansforordningens artikel 28, stk. 2, første afsnit.
AFSNIT VII
FORPLIGTELSETILAFHOLDELSEAFUDGIFTER
(Finansforordningens artikel 36)
Artikel 51
Før der træffes en foranstaltning med udgiftsvirkning, skal den
kompetente anvisningsberettigede forelægge finansinspektøren et
forslag om indgåelse af en udgiftsforpligtelse. Den anvisningsberetti-gede skal på forhånd sikre sig, at foranstaltningen er i overensstemmelsemed principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, herundernavnlig for tilbageholdenhed og omkostningseffektivitet, jf. finans-
forordningens artikel 2. Forslaget udarbejdes i princippet på grundlag af
en formular, som skal vedtages af den anvisningsberettigede, regn-skabsføreren og finansinspektøren i forening. Forslaget om indgåelse afen udgiftsforpligtelse skal indeholde de i finansforordningens artikel 37nævnte oplysninger.
Artikel 52
Institutionens principbeslutninger, der medfører en udgiftsforpligtelse
over for tredjemand, betragtes som indgåelse af de pågældendeudgiftsforpligtelser.
Artikel 53
Hvis en udgift kræver, at institutionen træffer principbeslutning herom,
kan institutionen kun vedtage udkastet til denne beslutning, hvis
finansinspektøren på forhånd har godkendt det. Finansinspektørengodkender kun udkastet, hvis det opfylder kravene til forsvarligøkonomisk forvaltning. Når den anvisningsberettigede forelæggerfinansinspektøren udkastet til principbeslutning, forelægger hansamtidig et forpligtelsesforslag svarende til principbeslutningen.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 14
▼M6
▼M6
Så snart institutionen har godkendt beslutningsudkastet, forelægges det
tilsvarende samlede forpligtelsesforslag, ledsaget af udkastet til dentilsvarende retlige forpligtelse, for finansinspektøren til påtegning.
Hvis institutionen ikke godkender beslutningsudkastet eller nedsætter
det foreslåede udgiftsbeløb, ændres eller annulleres forpligtelsesfor-slaget, der eventuelt erstattes af et behørigt ændret forpligtelsesforslag,der forelægges for finansinspektøren til forhåndspåtegning.
Den anvisningsberettigede indgår de retligt bindende enkeltforpligtelser
inden for de frister, der er fastsat i finansforordningens artikel 36, stk. 2.
Hver retligt bindende enkeltforpligtelse skal, inden den underskrives,godkendes af finansinspektøren i overensstemmelse med bestemmel-serne i artikel 37, stk. 2, i finansforordningen. Den skal, inden denunderskrives, registreres i regnskabet af den anvisningsberettigede vedafskrivning på den tilsvarende samlede budgetforpligtelse.
Den anvisningsberettigede frigør omgående — og senest tre måneder
efter udløbet af fristen for gennemførelse af den samlede forpligtelse —forskellen mellem det i stk. 2 nævnte forpligtelsesbeløb og summen afde beløb, der er registreret i hovedbogholderiet i overensstemmelse medstk. 4.
Artikel 54
Foreløbige udgiftsforpligtelser efter finansforordningens artikel 36, stk.
1, er strengt begrænset til løbende udgifter. Individuelle forpligtelser,som er omfattet af sådanne foreløbige forpligtelser, skal ikke enkeltvisforelægges finansinspektøren til påtegning.
Når der er tale om foreløbige forpligtelser, skal den anvisnings-
berettigede på eget ansvar kontrollere, at de individuelle forpligtelserikke overstiger den foreløbige forpligtelse, som de er dækket af.
I forbindelse med disse foreløbige forpligtelser kan der kun ske
automatisk fremførsel af bevillinger på de i finansforordningens artikel7 fastsatte vilkår i det omfang, de ved udgangen af regnskabsåret svarer
til finansielle forpligtelser, som faktisk er blevet indgået før de i
finansforordningen fastsatte datoer.
Som løbende udgifter betragtes udgifter til administration, der
forekommer flere gange i løbet af et regnskabsår, som f.eks.:
— personaleudgifter (lønninger og forskellige former for godtgørelse,
ansættelsesudgifter mv.)
— udgifter til tjenesterejser— repræsentationsudgifter— mødeudgifter— free lance-tolke ►
M6eller oversættere ◄
— udveksling af tjenestemænd— husleje— diverse forsikringer— rengøring og vedligeholdelse— lejeudgifter
— telekommunikation
— vand, gas, elektricitet— regelmæssige udgivelser (tidsskrifter o.l.)— abonnementer.
Artikel 55
Kan udgifterne til visse foranstaltninger med udgiftsvirkning endnu ikke
beregnes nøjagtigt på det tidspunkt, hvor forpligtelsesforslaget vedrø-
rende den pågældende udgift forelægges finansinspektøren og meddelesregnskabsføreren, skal den anvisningsberettigede lave et overslag overden forventede udgift og i sit forpligtelsesforslag anføre de elementer,der ligger til grund for overslaget.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 15
▼B
▼B
Artikel 56
Alle forpligtelsesforslag skal forelægges finansinspektøren så betids, at
han kan tage stilling hertil og fremsætte de bemærkninger, han måtte
finde nødvendige, således at der kan tages hensyn hertil.
Artikel 57
Forpligtelsesforslag skal, jf. dog gennemførelsen af finansforordningens
artikel 23, være ledsaget af alle bilag og efter omstændighederne af alle
andre dokumenter og oplysninger, som er nødvendige for at finans-
inspektøren kan fastslå de i finansforordningens artikel 38, stk. 1,omhandlede forhold.
AFSNIT VIII
REGISTRERING AF FORSLAGENE OM INDGÅELSE AF UDGIFTS-
FORPLIGTELSEREFTERFINANSINSPEKTØRENSPÅTEGNING
(Finansforordningens artikel 37)
Artikel 58
Forpligtelsesforslagene registreres i institutionens regnskab. Registre-
ringen skal foretages på en sådan måde, at det for hver budgetpost fordet enkelte regnskabsår til enhver tid er muligt at få et overblik over:
1) de disponible forpligtelser
2) de indgåede forpligtelser
3) foretagne betalinger i forbindelse med sådanne forpligtelser4) restbeløbet for uindfriede forpligtelser.
Registreringen skal ligeledes gøre det muligt til enhver tid at få et
overblik over:
1) de oprindelige forpligtelser, eventuelt forøget med supplerende
forpligtelser
2) betalingerne i forbindelse med disse forpligtelser i tidligere regn-
skabsår
3) restbeløbet for uindfriede forpligtelser ved regnskabsårets begyndelse
4) betalingerne i løbet af regnskabsåret5) endnu uindfriede forpligtelser.
På samme måde registreres de samlede foreløbige forpligtelser efter
finansforordningens artikel 99.
Artikel 59
Regnskabet skal opstilles således, at finansinspektøren kan kontrollere,
at udgiftsforpligtelserne og betalingerne er korrekt registreret.
AFSNIT IX
PÅTEGNING AF FORSLAGENE OM INDGÅELSE AF UDGIFTSFOR-
PLIGTELSER
(Finansforordningens artikel 38)
Artikel 60
Med forbehold af artikel 10 og 61 sker påtegningen ved, at finans-
inspektøren, en underordnet finansinspektør eller en ansat, der harmodtaget fuldmagt eller underfuldmagt, jf. artikel 38, forsyner forplig-telsesforslaget med sin underskrift, og dette stemples med angivelse af
datoen.
Artikel 61
I nødsfald kan påtegningen gives ved notat, telex eller ethvert andet
middel, som utvetydigt viser, at det pågældende forpligtelsesforslag erblevet påtegnet.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 16
▼B
Artikel 62
Hvis institutionens øverste myndighed efter finansforordningens artikel
39 ser bort fra, at finansinspektøren har afslået at give sin påtegning,sendes afgørelsen herom til den anvisningsberettigede, som returnerereforpligtelsesforslaget til finansinspektøren sammen med afgørelsen.
Forpligtelsesforslaget og afgørelsen registreres i overensstemmelse med
finansforordningens artikel 37.
Artikel 63
Artikel 60, 61 og 62 finder også anvendelse på de samlede foreløbige
forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 99.
Artikel 64
Finder finansinspektøren de i finansforordningens artikel 28, stk. 2,
artikel 37, 41 og 45 omtalte bilag, som er nærmere beskrevet inærværende forordnings artikel 65 til 73, utilstrækkelige eller ufuld-stændige, udsætter han sin påtegning og returnerer forslaget til den
anvisningsberettigede med nøje angivelse af de ønskede bevisligheder.
AFSNIT X
BILAG
(Finansforordningens artikel 28, stk. 2, artikel 37, 41 og 45)
Afdeling I
Inkasseringaffordringer
Artikel 65
Som bilag til støtte for indtægtsordrer betragtes:den afgørelse eller det
dokument, der har affødt fordringen, ledsaget af ethvert dokument, der
giver mulighed for at kontrollere fordringens art, beregningen af beløbet,forfaldsdatoen samt debitors identitet, f.eks.:
a) for så vidt angår de egne indtægter (
1)
— for told, landbrugsafgifter og sukkerafgifter:medlemsstaternes
regnskabsopgørelser i henhold til gennemførelsesforordnin-gerne (
2)
— for indtægter fra moms og BNI:budgettet for det regnskabsår
(regnskabsår n), for hvilket beløbet fastlægges, samt for derespektive saldi (regnskabsår n), for hvilket beløbet fastlægges,samt for de respektive saldi (regnskabsår n+1 og følgende), de
forskellige opgørelser, sammenfattende dokumenter og konto-
udtog, der er omhandlet i gennemførelsesforordningerne (
2)
b) for så vidt angår de forskellige andre indtægter:den grundlæggende
retsakt, beslutning, afgørelse, kontrakt eller aftale, hvorvedfordringen er opstået, samt de bilag, hvori der redegøres for alleelementer, der indgår i beregningen.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 17
(1) Rådets afgørelse 88/376/EØF, Euratom (EFT nr. L 185 af 15. 7. 1988, s. 24).
(2) Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 1552/89. — Rådets forordning (EØF,
Euratom) nr. 1553/89 (EFT nr. L 155 af 7. 6. 1989, s. 9).
▼B
Afdeling II
Afholdelseafudgifter
Artikel 66
For så vidt angår forslag om indgåelse af udgiftsforpligtelser, betragtes
udkast til akter, der forpligter institutionen, som bilag, f.eks.:
a) i forbindelse med kontraktlig indfrielse af udgifter:
udkast til aftale, kontrakt, ordreseddel eller andre bilag af lignende
art, for indkøbsaftalers vedkommende eventuelt ledsaget af modtagnetilbud, begrundelsen for underhåndsaftalen og i givet fald udtalelsenfra Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler, i det følgende
benævnt CCAM
b) i forbindelse med autonom tildeling af støtte:
— for tildeling af finansiel støtte fra de forskellige fonde eller
tilsvarende foranstaltninger:de dokumenter, der i givet faldkræves i de tilhørende grundforordninger samt udkast tilbeslutninger om ydelse af støtte
— for tilskud i almindelighed:
— modtagerens anmodning, i givet fald ledsaget af en beretning
om anvendelsen af tidligere bevilgede tilskud
— begrundelsen for det tildelte beløb
— udkastet til den skriftlige aftale eller andre lignende bilag
— budgetoverslaget for den foranstaltning, for hvilken ansøg-
ningen om tilskud er indgivet, eller et tilsvarende dokument.
Afdeling III
Fastsættelseogbetalingafudgifter
Artikel 67
Som bilag for leverancer i almindelighed betragtes navnlig leve-
randørens faktura, eventuelt ledsaget af et eksemplar af det dokument,som ligger til grund for Fællesskabets forpligtelse (f.eks.:ordreseddeleller kontrakt).
I alle tilfælde skal det af leverandøren udfærdigede dokument angive:
— leverancernes art og mængde, i påkommende tilfælde med en
beskrivelse af de dermed forbundne tjenesteydelser
— prisen pr. enhed og den samlede pris
— skatte- og afgiftsfritagelser; i givet fald en angivelse af de beløb i
skatter, afgifter og told på leverancen, som er inkluderet i prisen.
Dette dokument eller et bilag hertil skal desuden være forsynet med en
påtegning fra den anvisningsberettigede eller den af ham bemyndigede
person om:
— at leverancen er behørigt modtaget med angivelse af dato og sted
herfor
— at leverancen er opført på fortegnelsen, hvis dette kræves
— at alle elementer på fakturaen er kontrolleret
— at der foreligger en udtalelse fra CCAM, hvis en sådan kræves.
Artikel 68
For så vidt angår tjenesteydelser, betragtes navnlig leverandørens
faktura (eller nota) som bilag.
Fakturaen (eller notaen) skal:
— indeholde oplysninger om tjenesteydelsens art, eventuel pris pr.
enhed, den samlede pris, skatte- og afgiftsfritagelse eller, så vidtmuligt, de beløb i skatter og afgifter på tjenesteydelsen, som er
inkluderet i prisen
— bære påtegningen »bon à payer« (»kan betales«), med den
anvisningsberettigedes eller den af ham bemyndige persons under-1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 18
▼B
skrift, hvorved det attesteres, at tjenesteydelsen er behørigt leveret,
og at alle elementer på fakturaen (eller notaen) er kontrolleret.
Artikel 69
1. For så vidt angår undersøgelses- og forskningskontrakter, betragtes
følgende som bilag:
a) et eksemplar af kontrakten og eventuelle tillægskontrakter, som skal
vedlægges den første betalingsfuldmagt
b) ethvert dokument, som ifølge kontrakternes finansielle bestemmelser
kan tjene som dokumentation for betalingerne (betalingsanmodningerfra kontrahenten, fakturaer anvisninger fra forvaltningsudvalg itilfælde af associeringskontrakter samt ethvert andet dokument, der
dokumenterer udgifterne). Den sidste betaling skal være ledsaget af
et dokument med attestationen »tjenesteydelsen leveret« (»servicefait«) udfærdiget af den anvisningsberettigede.
2. For så vidt angår beslutninger om tildeling af finansiel støtte fra de
forskellige fonde eller tilsvarende foranstaltninger, betragtes følgendesom bilag:
a) et eksemplar af beslutningen, der skal vedlægges den første
betalingsfuldmagt
b) ethvert dokument, som ifølge de finansielle bestemmelser i grund-
forordningerne og i beslutningerne om tildeling af finansiel støtte kan
tjene som dokumentation for betalingerne (betalingsanmodning,attestation for arbejdets påbegyndelse, situationsrapporter o.l.) Densidste betaling skal være ledsaget af et dokument med attestation forprogrammets eller projektets fuldførelse samt en opgørelse over de
udgifter, der faktisk er afholdt til det pågældende program eller
projekt.
3. For så vidt angår de i artikel 66, litra b), andet led, omhandlede
tilskud, betragtes følgende som bilag:
a) et eksemplar af beslutningen om ydelse af tilskuddet
b) modtagerens skriftlige accept af Fællesskabets kontrol, jf. finans-
forordningens artikel 87, og — hvis tilskuddets størrelse gør detberettiget — forelæggelse af en rapport om projektets gennemførelse
og anvendelsen af de modtagne midler.
Artikel 70
For så vidt angår personaleudgifter, betragtes følgende som bilag:
a) for den månedlige løn:
— den fuldstændige liste over personalet med angivelse af alle
elementer af vederlaget. Denne liste vedlægges betalingsordren
— en formular (skema vedrørende personlige oplysninger), som
viser enhver ændring af ethvert element i vederlaget. Formularenudarbejdes på grundlag af de beslutninger, der træffes i hvertenkelt tilfælde
— hvis det drejer sig om ansættelser eller udnævnelser, skal
fastsættelsen af den første løn ledsages af en bekræftet kopi af
beslutningen om ansættelse eller udnævnelse
b) for øvrige vederlag (time- eller daglønnet personale):
en af den anvisningsberettigede udarbejdet opgørelse, som viser
tilstedeværelsen i dage og timer
c) for overarbejde:
en af den dertil beføjede tjenestemand underskrevet opgørelse, som
attesterer det overarbejde, den ansatte har udført
d) for udgifter i forbindelse med tjenesterejser:
— ordren om tjenesterejse behørigt underskrevet af den kompetente
myndighed
— »afregning for tjenesterejse« (»ordre de mission«) med angivelse
af bl.a. tjenesterejsens mål, dato og tidspunkt for afgang og1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 19
▼B
ankomst til målet, befordringsudgifter, opholdsudgifter og øvrige
behørigt godkendte udgifter i henhold til dokumentation; afreg-ningen underskrives af den, som har foretaget tjenesterejsen, og
den dertil befuldmægtigede overordnede myndighed
e) for andre personaleudgifter:
de bilag, som refererer til den afgørelse, der danner hjemmel for
udgiften, og som indeholder alle elementer i beregningen.
Artikel 71
For enhver forpligtelse, der indfries ved ratevis betaling, ledsages den
første betalingsordre af en bekræftet kopi af kontrakten ellerbeslutningen om tildeling af finansiel støtte. På de øvrige betalingsordrerhenvises der til dette dokument og de(n) foregående betaling(er).
Ved udfærdigelsen af den sidste betalingsordre skal den anvisnings-
berettigede attestere, at den pågældende foranstaltning er afsluttet,således at de regnskabsmæssige konsekvenser heraf kan drages, i givetfald med bortfald af indgåede, men endnu ikke indfriede forpligtelser tilfølge.
Når der i henhold til finansforordningens artikel 1, stk. 7, er fastsat en
frist, skal det i regnskabet være muligt at finde frem til og uddrage deforpligtelser, der ikke er endeligt indfriet en måned inden denpågældende dato. De anvisningsberettigede skal herefter forberede
forslaget til bortfald af den ikke indfriede forpligtelse, eller, hvis
betingelserne i artikel 1, stk. 7, er opfyldt, fremlægge et forslag omændring af den oprindelige forpligtelse, ledsaget af den relevantebegrundelse herfor.
Artikel 72
Er flere betalinger baseret på et enkelt bilag, skal der i alle betalings-
ordrerne henvises til det oprindelige bilag og til nummeret på denbetalingsordre, det ledsager.
Artikel 73
Undtagen i de i artikel 65 til 72 nævnte tilfælde kan den anvisnings-
berettigede, hvis et originalt bilag ikke kan fremlægges, erstatte dettemed en bekræftet kopi, og han skal i så fald angive årsagen til, atoriginalen ikke har kunnet fremlægges, og attestere, at betaling ikke harfundet sted.
AFSNIT XI
YDELSEAFFORSKUD
(Finansforordningens artikel 46)
Artikel 74
Ud over forskud i henhold til vedtægten eller en bestemmelse i en
forskrift kan den anvisningsberettigede udbetale forskud til dækning afudgifter, som en tjenestemand eller anden ansat skal afholde for sininstitutions regning. Disse udgifter, som i almindelighed henhører under
personale- og driftsudgifter, kan være foranlediget af særlige opgaver,
eller der kan være tale om forventede udgifter af endnu ukendt art ellerstørrelse.
Artikel 75
Ydelsen af sådanne forskud og udpegelsen af den pågældende tjeneste-
mand eller ansatte sker — på forslag af den anvisningsberettigede ogefter pågtegning af finansinspektøren og positiv udtalelse fra regnskabs-føreren — på grundlag af en af de i finansforordningens artikel 22omhandlede myndigheder truffet beslutning, som fastsætter forskuddetsstørrelse og varigheden af den periode, hvori det kan anvendes.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 20
▼B
Hvis arten af en udgift er fastslået med tilstrækkelig sikkerhed, er enhver
udbetaling af forskud betinget af, at der forinden er udarbejdet et forslagom indgåelse af udgiftsforpligtelser herfor.
Artikel 76
Den udpegede tjenestemand eller ansatte er ansvarlig for de midler, der
stilles til hans rådighed, og skal træffe de nødvendige foranstaltninger tilat sikre disse.
Senest ti dage efter gennemførelsen af den opgave, hvortil forskuddet
var ydet, forelægger den pågældende regnskabsføreren en detaljeret
redegørelse for anvendelsen af forskuddet og tilbagebetaler et eventueltrestbeløb.
Senest seks uger efter samme dato afvikler den anvisningsberettigede
forskuddet med henblik på at kunne afslutte den interimskonto, som blevoprettet ved ydelsen.
AFSNIT XII
BANK-OGPOSTGIROKONTI
(Finansforordningens artikel 53)
Artikel 77
For at gennemføre finansielle transaktioner kan institutionen åbne bank-
og/eller postgirokonti i medlemsstaterne og eventuelt i tredjelande.
Artikel 78
Institutionen kan ligeledes være indehaver af konti i hver medlemsstats
seddelbank eller det dér autoriserede pengeinstitut.
Artikel 79
Institutionen meddeler alle pengeinstitutter, hvor den har åbnet konti,
navnene på og underskriftsprøver fra de ansatte, som er udpeget af denog er beføjet til at åbne konti og disponere over disse, tillige medeventuelle maksimumsbeløb, som hver enkelt befuldmægtiget må hæve.
Artikel 80
For at der kan disponeres over kontiene, kræves det, at to behørigt
befuldmægtigede ansatte underskriver i fællesskab, hvoraf den ene skalvære regnskabsføreren, en underordnet regnskabsfører eller en forskuds-bestyrer.
Med henblik på gennemførelse af finansforordningens artikel 53
udpeger institutionen de ansatte, som er bemyndiget til at underskrive
checks samt postgiro- og bankoverførsler.
Inden de pågældende ansatte skriver under, skal de sikre sig, at der er
overensstemmelse mellem betalingsordrerne og checkene og postgiro-og bankoverførslerne.
Artikel 81
Som hovedregel skal betaling af:
— tjenestemænds og øvrige ansattes månedlige vederlag
— udgifter til leverancer eller tjenesteydelser på mere end
►
M6420 EUR ◄
ske pr. check eller pr. postgiro- eller bankoverførsel.
Artikel 81a
1. Betalinger ved bankoverførsel eller postgiro kan kun foretages af
regnskabsføreren, hvis bankoplysningerne vedrørende betalingsmodta-1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 21
▼M6
▼M6
geren forud er registreret i en database, der forvaltes centralt af hver
enkelt institution.
Registrering i databasen af bankoplysningerne vedrørende betalings-
modtageren eller ændring af disse oplysninger sker på grundlag af etpapirbaseret eller elektronisk dokument, som udstedes af betalings-modtagerens bank, eller, hvis det drejer sig om betalinger til
tjenestemænd og øvrige ansatte, af betalingsmodtageren.
2. I forbindelse med en betaling ved bankoverførsel eller postgiro kan
de anvisningsberettigede kun forpligte deres institution over fortredjemand, hvis denne har overdraget dem den dokumentation, der er
nødvendig for, at han kan registreres i databasen.
De anvisningsberettigede overvåger, at de bankoplysninger, betalings-
modtageren har meddelt dem, forbliver gyldige i den periode,institutionen er forpligtet over for ham. Den anvisningsberettigede skal
i givet fald ajourføre disse oplysninger i overensstemmelse med stk. 1,
andet afsnit.
AFSNIT XIII
FORSKUDSFORVALTNING
(Finansforordningens artikel 54)
Artikel 82
Der kan oprettes forskudsforvaltninger, når betalingen af visse udgifter
som følge af disses art eller særligt hastende karakter ikke kan foretages
på grundlag af en betalingsordre, der er underskrevet af den anvisnings-berettigede og påtegnet af finansinspektøren. Uanset finansforordningenartikel 40 og 51 kan forskudsbestyreren foreløbig fastsætte og betaleudgifter under forbehold af senere anvendelse af finansforordningensartikel 40, 41, 44, 45, 47 og 50.
Beslutning om oprettelse af forskudsordninger og væsentlige ændringer i
vilkårene for deres funktion træffes af regnskabsføreren på behørigtbegrundet forslag af den anvisningsberettigede og efter positiv udtalelsefra finansinspektøren.
Artikel 83
Beslutning om udnævnelse af en forskudsbestyrer træffes af regnskabs-
føreren på behørigt begrundet forslag af den anvisningsberettigede.
I denne beslutning påmindes der om forskudsbestyrerens ansvar.
Artikel 84
De i artikel 82 og 83 omhandlede beslutninger meddeles de anvisnings-
berettigede, finansinspektøren, regnskabsføreren og Revisionsretten.
Artikel 85
1. Beslutningen om oprettelse af en forskudsforvaltning indeholder
bl.a. bestemmelser vedrørende:
a) formålet med og maksimumsbeløbet for de forskud, der kan bevilges
b) eventuel åbning af en bankkonto og/eller en postgirokonto i den
pågældende institutions navn
c) arten af og maksimumsbeløbet for hver udgift, som kan betales uden
forudgående tilladelse
d) hyppigheden af og fremgangsmåden for fremlæggelse af bilag
e) en eventuel genoprettelse af forskuddet1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 22
▼B
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼B
f) den frist, inden for hvilken forskudsforvaltningens transaktioner skal
være afviklet.
2. Betalinger må kun foretages på grundlag af og inden for rammerne
af forudgående forpligtelser, der er undertegnet af den anvisnings-berettigede og påtegnet af finansinspektøren.
Artikel 86
Efter finansforordningens artikel 54, stk. 2, er regnskabsføreren den
eneste, der kan overføre midler til forskudsforvaltningerne.
De pågældende forskudsforvaltninger kan dog direkte opføre forskellige
lokale indtægter hidrørende fra:
— salg af materiel
— publikationer
— diverse tilbagebetalinger— renteafkast mv.
idet de opgøres i henhold til gældende bestemmelser i finansfor-
ordningen og denne forordning.
Regnskabsføreren fratrækker de pågældende beløb ved senere tilførsel af
midler til de samme forskudsforvaltninger.
Artikel 87
Hver forskudsbestyrer er over for den anvisningsberettigede ansvarlig
for fastsættelsen af betalingen af gældsforpligtelser over for tredjemandog over for regnskabsføreren for, at betalingerne foretages.
Artikel 88
Forskudsbestyreren fører regnskab over de midler, han har til rådighed,
over de afholdte udgifter og over de inkasserede indtægter i overens-
stemmelse med regnskabsførerens instrukser.
Artikel 89
Forskudsbestyreren træffer de nødvendige forholdsregler til at sikre de
midler, som er stillet til hans rådighed.
Artikel 90
Uafhængigt af finansinspektørens kontrol skal regnskabsføreren så vidt
muligt jævnligt selv kontrollere eller lade en underordnet regnskabsfører
eller en tjenestemand, der er specielt befuldmægtiget hertil — som regel
på stedet og uanmeldt — kontrollere, at de midler, som er betroetforskudsbestyrerne, er til stede, og at regnskabet er ført korrekt.
Artikel 91
Regnskabsføreren og finansinspektøren underretter hinanden om resul-
tatet af deres kontrol og meddeler den anvisningsberettigede dette.
AFSNIT XIV
BETALINGAFRENTEVEDTILBAGEFORDRINGAFURETMÆSSIGT
UDBETALTEBELØB
(Finansforordningens artikel 49)
Artikel 92
Bestemmelserne i dette afsnit finder anvendelse i tilfælde af tilbagefor-
dring af uretmæssigt udbetalte beløb, der tilkommer Fællesskabet, medforbehold af eventuelle bestemmelser i de grundlæggende retsakter omEF's sektorpolitikker.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 23
▼B
Artikel 93
1. Den i finansforordningens artikel 28, stk. 2, omhandlede indtægts-
ordre skal for enhver konstateret fordring i forbindelse med
tilbagefordring af et uretmæssigt udbetalt beløb angive en forfaldsdato.
2. Regnskabsføreren kan sammen med den pågældende anvisnings-
berettigede kun give henstand med betalingen efter behørigt begrundetskriftlig anmodning fra debitor, hvis denne forpligter sig til at betalerente efter den i artikel 94 anførte sats i hele henstandsperioden regnetfra den oprindelige forfaldsdato.
3. Hvis der gives henstand, kan regnskabsføreren for bedre at
beskytte Fællesskabets rettigheder forlange, at debitor stiller sikkerhed
for både hovedstol og rente af gælden.
Artikel 94
1. Enhver fordring, der ikke er indfriet på forfaldsdagen, er
rentebærende efter følgende bestemmelser:
— for fordringer udtrykt i ►
M6euro◄:til den rentesats, ►M6som
Den Europæiske Centralbank anvender på sine større refinan-
sieringstransaktioner i euro ◄(1), forhøjet med halvandet point
— for fordringer udtrykt i national valuta:til satsen for den tremåneders
interbankrente (ved salg) på det pågældende marked, forhøjet med
halvandet point
2. Der anvendes den rentesats, der gælder i den måned, hvor
forfaldsdatoen falder.
3. Rentebeløbet beregnes fra forfaldsdatoen i indtægtsordren til den
dato, hvor hele gælden er tilbagebetalt.
Artikel 95
Regnskabsføreren kan efter aftale med finansinspektøren afstå fra at
opkræve rente, når den finansielle indvirkning — på grund af beløbets
størrelse eller forsinkelsens varighed — er ubetydelig i forhold til de
administrative omkostninger herved.
Artikel 96
Enhver delvis betaling fratrækkes først morarenterne efter artikel 94 og
dernæst hovedstolen.
AFSNIT XV
FREMGANGSMÅDERNEVEDINDGÅELSEAFAFTALER
(Finansforordningens artikel 56 og 58)
Artikel 97
1. Rådets direktiver om offentlige bygge- og anlægsarbejder, om
indkøb og om tjenesteydelser finder anvendelse på institutionernesindgåelse af aftaler, hvis aftalebeløbet er lig med eller overstiger de idisse direktiver fastsatte beløbsgrænser.
Bestemmelserne vedrører især:
a) procedurer for indgåelse af aftaler
b) fælles regler for offentliggørelse
c) fælles regler for tekniske specifikationer
d) fælles regler for deltagelse
e) kriterier for kvalitativ udvælgelse1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 24
(1) Disse satser offentliggøres hver måned i C-nummeret i De Europæiske
Fællesskabers Tidende .▼M6
▼M6
f) kriterier for tildeling af kontrakter.
2. Det samme gælder for aftaler, som Kommissionen indgår i
overensstemmelse med bestemmelserne i den multilaterale aftale om
offentlige aftaler indgået inden for rammerne af Verdenshandelsorg-anisationen. Ved anvendelsen af den multilaterale aftale skalKommissionen følge de fremgangsmåder, der er beskrevet i Rådetsdirektiver om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse afoffentlige aftaler om bygge- og anlægsarbejder, indkøb eller tjeneste-
ydelser.
Artikel 97a
Udtrykkene »bygge- og anlægsaftaler«, »indkøbsaftaler« og »tjeneste-
ydelsesaftaler« fortolkes i overensstemmelse med definitionerne i dedirektiver, der nævnes i artikel 97.
Artikel 97b
Hver af institutionerne betragtes — i det omfang aftalerne finansieres
over bevillinger opført under den pågældende institutions sektion i DeEuropæiske Fællesskabers almindelige budget — som »ordregivendemyndighed« således som defineret i de i artikel 97 nævnte direktiver,undtagen når institutionerne handler på vegne af et modtagerland, der eret tredjeland, eller af et organ, dette har udpeget.
Artikel 97c
For andre aftaler end de i artikel 97 til 97b nævnte finder artikel 97d og
97e anvendelse.
Artikel 97d
1. Tildelingen af en kontrakt sker efter enten offentligt eller
begrænset udbud eller underhåndsaftale.
2. En aftale indgået ved frit udbud er en kontrakt, som de
kontraherende parter indgår efter en udbudsprocedure.
Udbuddet er offentligt, hvis alle kan afgive bud. Det er begrænset, hvis
kun bydende, som institutionen har valgt at henvende sig til på grund afderes særlige kvalifikationer, kan afgive bud.
3. Der er tale om underhåndsaftale, når de ordregivende myndigheder
konsulterer udvalgte bydende og forhandler kontraktbetingelserne meden eller flere af disse.
Artikel 97e
I forbindelse med aftaler, hvor direktiverne ikke finder anvendelse,
fastsættes fristen for afgivelse af bud efter aftalens art og efter, hvor lang
tid der er nødvendig til forberedelse afbuddet.
Fristen kan ikke være på under 21 kalenderdage i forbindelse med
offentlige eller begrænsede udbud. Hvis denne frist ikke kan anvendespå grund af uopsættelighed, kan fristen for afgivelse af bud begrænses tilti kalenderdage i forbindelse med et begrænset udbud på betingelse af, at
der sikres en effektiv konkurrence mellem de bydende.
Artikel 97f
Følgende bestemmelser finder anvendelse på alle aftaler.
Artikel 98
Udbudsbekendtgørelser udformes i overensstemmelse med de modeller,
der som bilag er knyttet til de i artikel 97 nævnte rådsdirektiver omoffentlige aftaler.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 25
▼M6
Artikel 98a
1. Beskrivelsen af, hvad aftalen drejer sig om, skal være fuldstændig,
klar og præcis.
2. I forbindelse med enhver udbudsprocedure anvendes følgende
adgangskriterier:
a) den bydende far adgang til at deltage i udbuddet, når det er godtgjort,
at han ikke befinder sig i en af de situationer, der medførerudelukkelse
b) desuden anvendes en række kriterier til bedømmelse af den bydendes
finansielle, økonomiske, tekniske og faglige formåen.
3. I forbindelse med enhver udbudsprocedure anvendes følgende
tildelingskriterier:
a) enten udelukkende den laveste pris blandt de bud, der opfylder de
formelle krav, er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne og ersammenlignelige
b) eller det økonomisk mest fordelagtige bud, dvs. det bud, der
frembyder det bedste forhold mellem kvalitet og pris, navnlig med
hensyn til den tilbudte pris, omkostninger ved udnyttelsen, dentekniske værdi og kvalitet, metodevalg, gennemførelses- ellerleveringsfrist samt efterfølgende service. En eventuel vægtning aftildelingskriterierne og den metode, der anvendes til bestemmelse af
forholdet mellem kvalitet og pris, skal fremgå af udbudsdokumen-
terne.
4. Udvælgelses- og tildelingskriterier skal angives i udbudsbekendt-
gørelsen, udbudsbetingelserne eller i opfordringen til at afgive bud.
Artikel 98b
1. I udbudsbetingelserne skal det angives, om buddet skal være til
fast pris uden mulighed for revision.
I modsat fald skal anføres, hvilke betingelser og/eller fremgangsmåder
der gælder for revision af prisen i løbet af kontraktperioden.
2. I forbindelse med betingelserne for en eventuel revision af prisen i
løbet af kontraktperioden tager institutionen navnlig hensyn til:
a) aftalens art og de økonomiske konjunkturer, hvorunder den skal
gennemføres
b) kontraktens art og varighed
c) institutionens økonomiske interesser.
Artikel 99
Desuden skal indkaldelsen afbud indeholde oplysninger om:
a) de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, herunder om
der kræves udfyldt en standardiseret svarformular
b) anvendelse af protokollen vedrørende privilegier og immuniteter
såvel som henvisninger til fortegnelsen over de almindelige
betingelser, der finder anvendelse på den pågældende aftale(materiel, arbejder, tjenesteydelser eller publikationer), og i givetfald til det dokument, som vedrører de særlige vilkår for aftalen
c) en klausul om, at udbudsbetingelserne betragtes som accepteret ved
afgivelse af bud
d) besigtigelsesvilkårene, som skal præciseres nøjagtigt, hvis en
besigtigelse på stedet er påregnet
e) buddenes gyldighedsperiode, inden for hvilken de bydende skal
vedstå alle betingelserne i deres bud
f) den konventionalbod, som er fastsat, hvis kontraktens bestemmelser
tilsidesættes1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 26
▼B
▼M6
▼B
▼B
g) de angivelser, som fakturaerne (eller de tilhørende bilag) skal
indeholde i henhold til artikel 65 til 73
h)►M6forbuddet mod enhver form for kontakt mellem institutionen
og den bydende under hele udbudsproceduren, bortset fra følgendeundtagelsestilfælde: ◄
1. inden udløbet af fristen for indgivelse af bud:
— på de bydendes foranledning:
supplerende oplysninger, som kun har til formål at gøre
nærmere rede for kontraktens karakter, kan meddeles afinstitutionerne; oplysningerne skal inden for samme fristmeddeles alle de bydende, der har udbedt sig udbudsmaterialet
— på institutionens foranledning:
hvis institutionens tjenestegrene bliver opmærksomme på fejl,
unøjagtigheder, udeladelser eller enhver anden form formangler i kontraktteksten, i opfordringen til at afgive budeller i udbudsmaterialet, kan de inden for samme frist
underrette de interesserede parter herom på nøjagtig samme
vilkår, som gælder for indkaldelsen af bud
2.►
M6efter åbningen af buddene:
Hvis et bud gør det nødvendigt at indhente yderligere oplysninger,
eller hvis åbenlyse skrivefejl skal rettes, kan institutionen kontakteden bydende, men denne kontakt må ikke føre til en ændring af
vilkårene i buddet. ◄
Artikel 100
I de tilfælde, hvor der har fundet kontakter sted under de i artikel 99,
litra h), anførte omstændigheder, udarbejdes der en »notits til sagensakter«, og kontakten (kontakterne) omtales i den rapport, som senere
forelægges CCAM.
Artikel 101
For hver udbudsprocedure udarbejdes der specifikke udbudsbetingelser,
der vedlægges indkaldelsen afbud. Desuden vedlægges de generelleudbudsbetingelser.
Artikel 103
Fremsendelse af buddene sker efter de bydendes eget valg:
— pr. post
det præciseres i så fald i indkaldelsen af bud, at disse betragtes som
indgivet på afsendelsesdagen, idet poststemplets dato er afgørende.Postforsendelser skal være anbefalede, eller
— ved indlevering til institutionens tjenestegrene enten direkte eller af
den bydendes stedfortræder, herunder►
M6postbesørgelsesfirmaer ◄
det præciseres i så fald i indkaldelsen af bud, på hvilken dag og på
hvilket klokkeslæt kuverterne skal være afleveret i institutionen, ogtil hvilken tjenestegren de skal afleveres mod dateret og underskrevetkvittering.
Datoen er den samme i begge tilfælde.Af fortrolighedshensyn og for at undgå enhver form for problemer skal
følgende passus figurere i indkaldelsen af bud:»Buddet skal fremsendesi dobbelt kuvert. Begge kuverter skal være lukkede, og den inderste skalforuden angivelsen af den tjenestegren, den er stilet til som anført i1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 27
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼B
indkaldelsen, bære påskriften »Udbud — må ikke åbnes af den interne
posttjeneste« (»appel d'offres — à ne pas ouvrir par le service ducourrier«). Hvis der benyttes selvklæbende kuverter, skal de lukkes med
klæbestrimmel, og afsenderens underskrift påføres tværs hen over
denne.«
Artikel 104
1. Alle bud, der overholder bestemmelserne i artikel 103, åbnes.2. Buddene åbnes af et særligt udvalg, der udpeges til dette formål.
Udvalget består af mindst tre medlemmer, der repræsenterer mindst to
forskellige tjenestegrene. Ved en tjenestegren forstås en administrativ
enhed på det højeste niveau, der findes inden for institutionen.
Finansinspektøren underrettes om åbningen af buddene. Finansinspek-
tøren eller dennes repræsentant kan, hvis han finder det hensigtsmæssigt,
deltage som observatør.
3. Medlemmerne af udvalget skal:
a) parafere hver side i hvert enkelt bud
b) parafere omslaget og siderne i den finansielle oversigt, der er vedlagt
hvert bud; en tjeneste, der er uafhængig af den tjeneste, der er
ansvarlig for udbuddet, sikrer det originale buds integritet ved
anbringelse af en forsegling eller ved anvendelse af enhver andentilsvarende teknik
c) underskrive en rapport om åbningen af buddene. De skal heri angive,
hvilke bud der opfylder, henholdsvis ikke opfylder, betingelserne, ogbegrunde tilfælde, hvor et bud afvises, fordi det ikke opfylder
betingelserne.
4. Alle bud, der erklæres at opfylde betingelserne, bedømmes af et
særligt udvalg, der udpeges til dette formål og rangordner buddene.
Udvalget består af mindst tre medlemmer, der repræsenterer mindst to
forskellige tjenestegrene. Udvalget kan bestå af de samme medlemmersom det udvalg, der åbner buddene.
Bud afvises, hvis de ikke indeholder de hovedelementer, der kræves i
henhold til udbudsdokumenterne, eller ikke opfylder de særlige krav, der
er fastsat i udbudsbekendtgørelsen, opfordringen til at afgive bud og/
eller udbudsbetingelserne. Hvad angår dokumentationen for, at enansøger eller bydende opfylder adgangskriterierne, kan udvalget dogopfordre ansøgeren eller den bydende til at supplere eller redegørenærmere for den forelagte dokumentation, inden for en frist, somudvalget fastsætter.
Der skal udarbejdes en rapport om ovennævnte bedømmelse og
rangordning af buddene, og denne skal underskrives af samtlige
medlemmer af udvalget. Den opbevares til eventuel senere brug.
Artikel 105
Alle bydende får besked om resultatet af deres bud.
AFSNIT XVI
FASTSÆTTELSE AF DE FORSKELLIGE BELØBSGRÆNSER I
FORBINDELSEMEDAFTALER
Artikel 106
Beløbsgrænsen for, hvornår der kan anvendes underhåndsaftale, på
grundlag af artikel 59, litra a), i finansforordningen, fastsættes til13 800 EUR.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 28
▼M6
▼B
▼M6
▼M6
Artikel 107
1. Den i finansforordningens artikel 63 omhandlede nedre beløbs-
grænse for, hvornår der skal indhentes udtalelse fra CCAM, fastsættes
til:
a) 500 000 EUR for Kommissionen
b) 100 000 EUR for øvrige institutioner.
For så vidt angår aftaler mellem 50 000 og 500 000 EUR for
Kommissionens vedkommende, eller mellem 50 000 og 100 000 EURfor de øvrige institutioners vedkommende, tilsender den anvisnings-berettigede CCAM et faktablad, der gør det muligt for udvalget atbeslutte, om det skal fremsætte udtalelse om aftalen. CCAM underretter
den anvisningsberettigede om sin afgørelse inden for fem arbejdsdage
efter modtagelsen af anmodningen. Han kan ikke i mellemtiden indgåforpligtelser på vegne af sin institution.
2. Enhver anvisningsberettiget kan desuden anmode CCAM om en
udtalelse om en sag, han forelægger udvalget.
3. Faktablade og anvisningsberettigedes anmodninger om udtalelser
undersøges af en permanent tjeneste, som formandskabet for CCAM haransvaret for. Denne tjeneste fremsætter over for CCAM henstillinger omsager, der på grund af deres omfang, de involverede risici eller deresnyskabende karakter bør undersøges grundigt af CCAM.
Artikel 108
Beløbsgrænsen for, hvornår den kaution, der er omhandlet i finans-
forordningens artikel 64a, er obligatorisk, fastsættes til 345 000 EUR.
Artikel 109
Beløbsgrænserne for, hvornår der i henhold til artikel 60 i finansfor-
ordningen kan indgås aftale om betaling efter regning eller faktura,fastsættes til:
a) 1 050 EUR for udgifter afholdt på institutionernes arbejdssteder
b) 2 700 EUR for udgifter afholdt uden for institutionernes arbejds-
steder.
Artikel 110
I medfør af finansforordningens artikel 97 om indgåelse af aftaler, der
involverer bevillinger til forskning og teknologisk udvikling, fastsættesden øvre beløbsgrænse for indgåelse af underhåndsaftaler (i henhold tilfinansforordningens artikel 59, stk. 1, litra a), til 103 500 EUR forvidenskabeligt og teknisk udstyr samt for bygge- og anlægsarbejder.
Beløbsgrænsen for, hvornår der skal indhentes udtalelse fra CCAM,
fastsættes i overensstemmelse med artikel 107 i denne forordning. For såvidt angår kontrakter vedrørende videnskabeligt og teknisk udstyr ogbygge- og anlægsarbejde fastsættes beløbsgrænsen for, hvornår denanvisningsberettigede forelægger det faktablad, der er omhandlet iartikel 107, stk. 1, andet afsnit, til 103 500 EUR.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 29
▼M6
AFSNIT XVII
OPGAVERNE FOR DE RÅDGIVENDE UDVALG FOR INDKØB OG
AFTALER(CCAM)
(Finansforordningens artikel 63 og 97)
Afdeling I
Almindeligebestemmelser
Artikel 111
►M6På de i finansforordningens artikel 63, 64 og 97 fastsatte
betingelser ◄anmodes CCAM som rådgivende organ om at afgive
udtalelse om:
a) alle udkast til aftaler om bygge- og anlægsarbejder, indkøb og
tjenesteydelser, herunder undersøgelser, til beløb, som er større end
de i denne forordnings artikel 107 og 110 nævnte, samt om forslagvedrørende erhvervelse af fast ejendom uanset beløbets størrelse
b) udkast til tillægsaftaler til de under litra a) nævnte aftaler i alle
tilfælde af grundlæggende ændringer, navnlig hvor de pågældendetillægsaftaler kan bevirke, at den oprindelige aftales beløb ændres
c) udkast til tillægsaftaler, som bevirker, at det samlede beløb for en
allerede indgået aftale, som oprindelig lå under de i litra a)
omhandlede grænser, overstiger disse grænser
d) formularer og standardtekster vedrørende indkaldelse af bud samt
udkast, som afviger væsentligt fra sådanne standardtekster
e) udkast til indkaldelse af bud af særlig betydning eller karakter
f) spørgsmål i forbindelse med aftalers indgåelse eller gennemførelse
(annullering af bestillinger, anmodninger om eftergivelse af konven-
tionalbod for forsinket opfyldelse, afvigelser fra de særlige og de
almindelige udbudsbetingelser mv.), når spørgsmålet er betydnings-fuldt nok til at begrunde anmodningen om udtalelse
g) udkast til aftaler til beløb, som er mindre end det i litra a) fastsatte, på
begæring af den kompetente anvisningsberettigede eller et medlem afCCAM, når en af dem finder, at de pågældende aftaler giveranledning til principspørgsmål eller er af særlig karakter.
Artikel 112
CCAM afgiver:
a) henstillinger vedrørende den almindelige politik for indkøb i og uden
for Fællesskabet og foretager eller lader eventuelt foretage under-
søgelser heraf
b) henstillinger om den nærmere fastsættelse af de almindelige
betingelser for indkøb og aftaler.
Artikel 113
Sager, som forelægges CCAM til udtalelse, skal være ledsaget af en
rapport, som udarbejdes og forelægges af den ansvarlige tjenestemandeller af en stedfortræder udpeget af den anvisningsberettigede.
Denne rapport skal bl. a. indeholde:
a) en teknisk og økonomisk vurdering af hvert enkelt bud, med en
sammenlignende oversigt over priserne pr. enhed
b) en begrundelse for det anbefalede valg af bydende.
Artikel 114
For hver enkelt sags vedkommende afgives der en udtalelse under-
skrevet af formanden for CCAM. Denne udtalelse meddeles de berørtetjenestegrene.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 30
▼B
▼B
Artikel 115
Hvert CCAM vedtager selv sin forretningsorden. Denne meddeles den
pågældende institution, de øvrige institutioners CCAM samt Revisions-
retten.
Hver CCAM sørger for sit vedkommende for en korrekt anvendelse af
de rådsdirektiver, som er omhandlet i ►M6artikel 97 ◄.
Afdeling III
Institutionernes (1)fælles rådgivende udvalg for indkøb og aftaler
(CCAMI)
Artikel 117
Kollegiet af administrationschefer for Fællesskabets institutioner kan
træffe foranstaltninger til at nedsætte et CCAMI, der i overensstemmelsemed kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning skal styrke samarbejdetmellem institutionerne med henblik på fælles indgåelse af visse aftalerom indkøb samt af andre aftaler i forbindelse med forvaltningen afbevillinger til finansiering af fællesinstitutionelle foranstaltninger.
Artikel 118
CCAMI har bl. a. følgende opgaver:
a) Det afgiver udtalelse, når alle eller flere institutioner beslutter at
indgå fælles aftaler på de i artikel 117 anførte områder på grund af de
økonomiske fordele, som denne fremgangsmåde kan indebære.
Udvalget udtaler sig heri om den fulgte fremgangsmådes formelle
rigtighed, om valget af bydende samt generelt om de betingelser, der
er fastsat for indgåelse af aftalen, under hensyntagen til samtlige
institutioners interesse.
I dette tilfælde skal de enkelte institutioners CCAM ikke høres
desangående, men de underrettes om udtalelsen.
b) Det kan, navnlig på anmodning af en eller flere administrationschefer
eller et eller flere CCAM, undersøge og rådgive i spørgsmål, der kanvære af interesse eller få konsekvenser på interinstitutionelt plan, iforbindelse med indgåelse af de i artikel 117 anførte aftaler.
I den sammenhæng undersøger udvalget spørgsmålet og fremsætter
de forslag, som findes hensigtsmæssige.
Artikel 119
CCAMI består af to repræsentanter for hver institution, så vidt muligt
udpeget blandt medlemmerne af institionens CCAM, idet der efter fællesaftale mellem institutionerne foruden repræsentanterne for de enkelte
administrationers tjenestegrene skal være:
— en repræsentant for de for juridiske spørgsmål ansvarlige tjeneste-
grene
— en repræsentant for de for finanser ansvarlige tjenestegrene— en repræsentant for finansinspektøren, med observatørstatus.
For så vidt angår repræsentanterne for disse tre tjenestegrene vil
institutionerne indbyrdes kunne aftale en turnusordning.
Formandskabet for CCAMI varetages af institutionerne på skift for en
periode på to år.
Kommissionen varetager sekretariatet for CCAMI.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 31
(1) Jf. finansforordningens artikel 22, stk. 5.▼M6
▼B
▼B
Artikel 120
Hvad proceduren angår, finder artikel 113 og 114 anvendelse.
Artikel 121
CCAMI fastsætter selv sin forretningsorden. Det giver hver institution
meddelelse om dens ordlyd.
AFSNIT XVIII
FORUDGÅENDE SIKKERHEDSSTILLELSE FOR AFTALERNES
GENNEMFØRELSE
(Finansforordningens artikel 64A)
Artikel 122
Når det som garanti for aftalernes gennemførelse kræves, at leverandører
af varer, entreprenører eller leverandører af tjenesteydelser på forhånd
stiller sikkerhed, skal denne sikkerhed dække ikke blot hele garantipe-rioden, men en periode, der er tilstrækkelig lang til, at man kan søge sigfyldestgjort i sikkerheden. Den skal i princippet stilles i form af enindbetaling til institutionen i samme valuta som den, der er angivet for
betalingen af leverancer eller arbejdsydelser.
Artikel 123
Sikkerheden kan antage form af en selvskyldnerkaution stillet af en af
institutionens regnskabsfører godkendt tredjemand. Denne kaution stilles
i den valuta, som betalingen efter kontrakten eller aftalen skal foretagesi, og er omfattet af de samme regler, som den sikkerhed, der er nævnt iartikel 122.
Artikel 124
Til støtte for den første betalingsfuldmagt, som udstedes til gennem-
førelse af en aftale, der kræver sikkerhedsstillelse, suppleres desædvanlige bilag med en af regnskabsføreren bekræftet kopi af den
kvittering, som er udstedt ved indbetalingen af sikkerheden, eller af en
af regnskabsføreren bekræftet kopi af den erklæring, som er modtagetfra den virksomhed eller tredjemand, som stiller sikkerheden.
Artikel 125
Sikkerheden tilbagebetales, eller de i artikel 123 nævnte kautioner, som
erstatter den, frigøres på de betingelser, som er fastsat i bestemmelsernevedrørende aftaler, undtagen i tilfælde af manglende eller forsinketgennemførelse, jf. finansforordningens ►
M6artikel 64a ◄, fjerde
afsnit.
AFSNIT XX
FASTSÆTTELSE AF VÆRDIEN AF LØSØRE, SOM SKAL OPFØRES
PÅMÆNGDE-OGVÆRDIFORTEGNELSEN
(Finansforordningens artikel 65)
Artikel 130
På mængde- og værdifortegnelsen opføres alt løsøre:
— med en anskaffelsesværdi på ►M6420 EUR ◄eller derover1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 32
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼B
— med en brugstid på over et år (to år for løsøre af videnskabelig og
teknisk art (1))
— som ikke har karakter af forbrugsgoder.
Løsøre, der anskaffes, skal registreres i mængde- og værdifortegnelsen,
hvori kvitteringer for modtagelsen indgår som integrerende dele, med enpassende beskrivelse af den pågældende genstand og angivelse af densplacering, anskaffelsesdato og pris pr. enhed.
Kvitteringer for modtagelsen betragtes som passende beskrivelse.
Artikel 131
Ved institutionernes kontrol af mængde- og værdifortegnelsen skal de
forvisse sig om, at hver enkelt løsøregenstand forefindes og svarer tilangivelserne i mængde- og værdifortegnelsen. Kontrollen gennemføressom led i et treårligt kontrolprogram.
AFSNIT XXA
REGLER FOR AFSKRIVNING OG FOR OPRETTELSE AF FORMÅL-
SBESTEMTERESERVER
(Finansforordningens artikel 70A)
Artikel 131a
Kommissionens regnskabsfører fastsætter de regnskabsmæssige regler
for afskrivning og opgørelse efter høring af regnskabsførerne for deandre institutioner i overensstemmelse med proceduren i artikel 21 idenne forordning.
Artikel 131b
1. Hvad angår andre anlægsaktiver end finansielle anlægsaktiver,
fremkommer værdien ved regnskabsopgørelsen (og således værdien påbalancen) ved at anvende en afskrivningsplan.
2. Afskrivningsplanen er baseret på princippet om lineær afskrivning
for hvert hele år fra og med det år, aktivet tages i anvendelse.
3. For anlægsaktiver, hvor der ikke kan foretages afskrivninger, og
hvis nuværende værdi ligger under den bogførte værdi, foretages der en
ekstraordinær afskrivning, hvis værdi formindskelsen betragtes som
uigenkaldelig.
Artikel 131c
1. Ved formindskelse af et aktivs værdi eller forøgelse af et passiv,
der forfalder til betaling på kortere eller længere sigt, skal der oprettes
formålsbestemte reserver.
2. Sådanne reserver skal oprettes af årsager, hvis virkninger ikke
nødvendigvis er uigenkaldelige.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 33
(1) Fastsat for Det Fælles Forskningscenter i »Instrukssamling for opgørelse«
(dok. 13.131/XV/68-F) og »Materielfortegnelse — generelt« (dok. 2168/IX/
1972-F — med senere opdateringer).▼M6
▼B
AFSNIT XXI
AVERTERINGVEDRØRENDESALGAFLØSØRE
(Finansforordningens artikel 66)
Artikel 132
1. Salg af løsøre offentliggøres:
a) ved passende lokal avertering, når købsværdien pr. enhed er på
►M68 100 EUR ◄eller derover. Der skal gå mindst 14 dage
mellem den sidste avertering og salgsaftalens indgåelse
b) i en meddelelse om salg i De Europæiske Fællesskabers Tidende , når
købsværdien pr. enhed er på ►M6391 000 EUR ◄eller derover.
Passende avertering kan desuden finde sted i medlemsstaternespresse. Der skal gå mindst en måned mellem tidspunktet foroffentliggørelsen af meddelelsen i De Europæiske Fællesskabers
Tidende og salgsaftalens indgåelse.
2. Avertering kan undlades, når en sådan fremgangsmåde på grund af
omkostningerne ved averteringen ikke frembyder særlige fordele.
3. Institutionerne er forpligtet til i hvert enkelt tilfælde at søge at
opnå den bedst mulige pris ved salg af løsøre.
AFSNIT XXII
REGNSKABSKONTOPLANENSUDARBEJDELSEOGFUNKTION
(Finansforordningens artikel 70)
Artikel 133
Der sondres i regnskabet mellem det almindelige regnskab og budget-
regnskabet, og disse to regnskaber er indbyrdes samordnet medhinanden. Regnskabskontoplanen indrettes på en sådan måde, at det ermuligt at føre disse to regnskaber.
Artikel 134
Budgetregnskabet
1. Budgetregnskabet omfatter for hver underinddeling af budgettet:
a) For så vidt angår udgifter:
— bevillinger godkendt via det oprindelige budget, bevillinger
opført på tillægs- og/eller ændringsbudgetter, bevillinger afsat
som følge af deltagelse af tredjemand, bevillinger som følge af
overførsler samt det samlede beløb for de således disponiblebevillinger. Forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger regi-streres og følges særskilt
— regnskabsårets forpligtelser og betalinger.
b) For så vidt angår indtægter:
— overslag opført i det oprindelige budget, overslag opført i tillægs-
og/eller ændringsbudgetter, indtægter hidrørende fra bidrag fratredjemand samt det samlede beløb for de således anslåede
indtægter
— regnskabsårets konstaterede fordringer og inkasserede beløb.
c) Uindfriede forpligtelser og udestående fordringer fra tidligere
regnskabsår.
Endvidere opføres på budgetregnskabet de samlede foreløbige forplig-
telser vedrørende Den Europæiske Udviklings- og Garantifond for
Landbruget (EUGFL), Garantisektionen, og de dertil svarende betalinger
i form af forskud.
Disse forpligtelser opstilles såles, at de kan sammenholdes med de
samlede bevillinger til EUGFL, Garantisektionen.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 34
▼M6
▼B
▼B
2. Der oprettes særskilte konti for separat at kunne følge:
— udnyttelsen af fremførte bevillinger
— udnyttelsen af genopførte bevillinger— afviklingen af uindfriede forpligtelser.
For så vidt angår indtægterne, oprettes der særskilte konti for separat at
kunne følge udestående fordringer fra tidligere regnskabsår.
3. Kontiene kan specificeres, således at det bliver muligt at fastslå
resultaterne efter formål.
4. Kontiene føres i bøger efter et løsbladssystem eller ved hjælp af
edb.
Artikel 135
Detalmindeligeregnskab
1. Det almindelige regnskab giver mulighed for at opstille en oversigt
over institutionens aktiver og passiver
2. Regnskabsplanen for det almindelige regnskab opstilles efter et
decimalklassifikationssystem.
3. Regnskabsplanen omfatter følgende kontoklasser:
— klasse 1:kapitalkonti
— klasse 2:konti for anlægsaktiver— klasse 3:lagerkonti
— klasse 4:konti for tredjemand
— klasse 5:kasse- og bankkonti— klasse 6:udgiftskonti— klasse 7:indtægtskonti— klasse 8:særlige konti.
4. Hver klasse er inddelt i grupper og undergrupper afhængigt af
institutionens behov, så transaktionerne kan registreres i overens-
stemmelse med de regnskabsmæssige principper, der er omhandlet i
artikel 136, stk. 10.
5. I klasse 4, debitor- og kreditorkonti, opføres alle transaktioner med
tredjemand og periodeafgrænsningsposteringer.
Den indeholder navnlig de interimskonti, der gør det muligt at opføre
indtægterne fra tilbagebetalingen af acontobeløb som nævnt i finans-forordningens artikel 7, nr. 7, samt de konti, der gør det muligt at følge
genanvendelsen som nævnt i finansforordningens artikel 27, stk. 2.
6. I klasse 5, kasse- og bankkonti, opføres transaktioner vedrørende
værdipapirbeholdninger, kasse-, bank- og postgirotransaktioner samt detransaktioner, som udføres af underordnede regnskabsførere ogforskudsbestyrere. Der oprettes en særskilt konto for hver bankkonto,
postgirokonto, kasse- og forskudsforvaltning.
7. I klasse 6, udgiftskonti, opføres bruttosummen af de udgifter, som
er opført på budgetregnskabet.
Der oprettes særskilte konti for udgifter vedrørende:
— det indeværende regnskabsårs bevillinger
— bevillinger fremført i henhold til finansforordningens artikel 7, nr. 1,
litra b)
— bevillinger fremført i henhold til finansforordningens artikel 7, nr. 1,
litra a)
— bevillinger fremført i henhold til finansforordningens artikel 7, nr. 2— bevillinger vedrørende tredjemands deltagelse i henhold til finans-
forordningens artikel 4, stk. 2.
8. I klasse 7, indtægtskonti, opføres summen af de inkasserede beløb
på budgetregnskabet.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 35
▼M6
▼B
▼B
Der oprettes særskilte konti for inkasseringer vedrørende:
— konstaterede fordringer for det indeværende regnskabsår
— udestående fordringer fra tidligere regnskabsår.
9. I klasse 8, særlige konti, opføres ved årets udgang transaktioner
vedrørende regnskabsafslutningen.
10. Hver institutions regnskabsfører opstiller en detaljeret regnskabs-
kontoplan efter det i stk. 3 nævnte regnskabssystem, jf. dog artikel 21.Han opretter grupper, undergrupper og konti afhængigt af sinforvaltnings særlige behov og anfører i hvert enkelt tilfælde formåletmed og funktionsvilkårene for kontiene.
Artikel 136
Detalmindeligeregnskabsfunktion
1. Det almindelige regnskab føres pr. kalenderår som dobbelt
bogholderi.
2. Regnskabet føres ved hjælp af et edb-program.
3. Regnskabet danner grundlag for opstillingen af en samlet balance,
dvs. en opgørelse over alle institutionens aktiv- og passivkonti, herunder
alle opgjorte konti, med angivelse af hver enkelt kontos:
— nummer
— tekst
— samlede beløb i debet— samlede beløb i kredit
— saldo.
4. Kontiene føres på en sådan måde, at der kan foretages en detaljeret
analyse af transaktionerne og saldiene. De finansielle oversigter skal vedhjælp af en passende opdeling give et korrekt billede af institutionens
væsentlige aktiver og passiver. Endnu ikke inkasserede indtægter
opføres på periodeafgrænsningskontoens passivside, og de dertilsvarende fordringer opføres på aktivsiden under rubrikken »diversedebitorer« eller andre relevante rubrikker. De af regnskabsårets udgifter,der endnu ikke er konteret i forvaltningsregnskabet, opføres påperiodeafgrænsningskontoens aktivside under rubrikken »udgifter, der
skal konteres«. Forvaltningsregnskabet skal indeholde alle de elementer,
som gør det muligt at sammenholde det med balancen.
Saldoen på hver konto afstemmes regelmæssigt med bilag eller anden
dokumentation, bl. a. med:
—►
M6konti over faste aktiver, som foreskrevet i artikel 135, stk.
3◄
— indeståender på bank- og postgirokonti, ved en almindelig afstem-
ning med de af pengeinstitutterne fremsendte kontoudtog
— kassebeholdningen, ved afstemning med kassebøgerne
— forskudsforvaltninger og andre forskud i henhold til artikel 74, ved at
kontrollere, om reglerne for forskudsforvaltningerne og for udbeta-ling af forskud samt bogføringsreglerne er overholdt
— udgifts- og indtægtskontiene i klasse 6 og 7, der hver måned skal
afstemmes med de tilsvarende samlede beløb på budgetregnskabet.
5. Institutionernes mellemregningskonto afstemmes månedligt og
udlignes regelmæssigt.
6. For interimskontiene foretages regelmæssigt kontrol af:
— misligholdte fordringer, ved underretning fra regnskabsføreren til
den anvisningsberettigede om ikke-inkasserede indtægter og om deskridt, der er taget
— ikke-foretagne betalinger, ved at regnskabsføreren underretter den
anvisningsberettigede om årsagen til, at betalingerne ikke erforetaget, og om beløbenes størrelse1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 36
▼M6
▼B
▼B
— midler, der skal overføres, på grundlag af de samlede oversigter over
personalets lønninger eller lignende oversigter
— andre interimskonti, gennem en analyse af regnskabssaldiene og
meddelelse til den anvisningsberettigede om enhver transaktion, derikke er afviklet inden for de frister, der fastsættes hvert år.
Interimskontiene afvikles hurtigst muligt og senest inden for den i
finansforordningens artikel 71 fastsatte frist.
8. Bank- og postgirokonti føres i nationale valutaer og i euro.
Beløb angivet i nationale valutaer omregnes til euro efter kurser, der er
beregnet i overensstemmelse med artikel 1a. Saldi udtrykt i euro for
konti ført i national valuta justeres hver måned.
9. Det Fælles Forskningscenters regnskab skal konsolideres inden for
rammerne af Kommissionens almindelige regnskab.
10. De finansielle oversigter skal være formelt korrekte, oprigtige og
fuldstændige og give et pålideligt billede af formuestillingen, denøkonomiske stilling og regnskabsårets resultat. De opstilles i overens-stemmelse med de almindeligt anerkendte regnskabsprincipper. Denærmere regler for anvendelsen af disse principper vedtages efterbestemmelserne i artikel 21 og ajourføres med jævne mellemrum.
11. Regnskabsføreren skal oprette reserver til dækning af risici og
forpligtelser med henblik på at dække de usikre virkninger af nærmere
bestemte begivenheder, der er indtruffet eller er ved at indtræffe.
12. Reserverne til dækning af risici og forpligtelser som omhandlet i
stk. 11 af værdiforringelser som omhandlet i artikel 131c og af
afskrivninger som omhandlet i artikel 131b opføres på tabs- ogvindingskontoen uden for budgettet og opføres særskilt i bilaget tilbalancen.
AFSNIT XXIII
BESTEMMELSERVEDRØRENDEFTU-BEVILLINGER
(Finansforordningens artikel 94 og 96)
Artikel 137
For aktiviteter, der henhører under Det Fælles Forskningscenter,
udarbejdes der til støtte for budgettet en vejledende oversigt, der viser
sammenhængen mellem udgifternes formål — forskningsøjemed og
andre aktiviteter — og de midler, der anvendes ved gennemførelsen iform af:
— vedtægtsomfattet og ikke-vedtægtsomfattet personale
— administrativ og teknisk infrastruktur
— videnskabelig og teknisk støtte
— direkte aktionsbevillinger.
Det Fælles Forskningscenter fører, i det omfang det er nødvendigt for
forvaltningen af hver enkelt af de aktiviteter, der henhører under dets
kompetence, herunder opgaver i forbindelse med tjenesteydelser fortredjemand og bistand til Kommissionens tjenestegrene, et regnskab, dergør det muligt at følge de faktiske udgifter på grundlag af elementerne ioversigten.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 37
▼M6
▼B
▼B
Artikel 138
For aktiviteter, der henhører under indirekte aktioner, udarbejdes der til
støtte for budgettet en oversigt, der viser samenhængen mellem
udgifternes formål — forskningsøjemed og andre aktiviteter — ogderes art, opdelt på følgende måde:
— interventioner
— ikke-vedtægtsomfattet personale (
1)
— drift— infrastruktur— information og publikationer— vedtægtsomfattet personale (
1)
Med hensyn til føringen af regnskabet træffes der passende foranstalt-
ninger med henblik på at sikre overvågningen af budgettetsgennemførelse for de enkelte forskningsmål, på grundlag af elementerne
i oversigten.
AFSNIT XXIV
BESTEMMELSER OM FORVALTNINGEN AF DRIFTSBEVILLINGER
UDENFORFÆLLESSKABET
(Finansforordningens ►M6artikel 121 og 123 ◄)
Afdeling I
Forskudsforvaltninger
Artikel 140
I medfør af finansforordningens artikel 54 oprettes der med henblik på
betaling af visse udgiftskategorier en forskudsforvaltning for hver lokal
enhed uden for Fællesskabet.
I beslutningerne om oprettelse af disse forskudsforvaltninger fastsættes
regler for, hvorledes disse skal fungere, i overensstemmelse med hverenkelt lokal enheds særlige behov.
Afdeling II
Forpligtelserogbetalinger
Artikel 141
For samtlige enheder udarbejdes der forslag til de samlede foreløbige
forpligtelser.
Disse forslag, ledsaget af et udgiftsoverslag for hver lokal enhed,
fremsendes til finansinspektøren til påtegning, og registreres derefter afregnskabskontoret; de samlede forpligtelser kan tages op til revision,hvis behovene ændres.
Artikel 142
1. De i finansforordningens artikel 22 omhandlede myndigheder kan
på forslag af den anvisningsberettigede og efter positiv udtalelse fra
regnskabsføreren og finansinspektøren give tilladelse til, at der idelegationer, hvor der kun er et begrænset antal tjenestemænd og1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 38
(1) Vedtægtsomfattet personale omfatter tjenestemænd i stillinger, der figurerer i
stillingsfortegnelserne, samt ansatte, der er omfattet af ansættelsesvilkårene
for de øvrige ansatte. Ikke-vedtægtsomfattet personale omfatter — jf.
Kommissionens ordning om minibudgetter af 22. maj 1990 — alle andre
ansatte (vikarer, udstationerede tjenestemænd fra medlemsstaterne, leve-
randører af tjenesteydelser, kontrakter med virksomheder mv.).▼M6
▼B
▼B
ansatte, der kan bemyndiges til at underskrive checks og postgiro- eller
bankoverførsler, kun anvendes én underskrift.
2. Kommissionen bestemmer, hvorledes de ansatte, som den har
bemyndiget til at disponere over delegationens konti, skal meddele delokale pengeinstitutter deres navne og underskriftsprøver.
Afdeling III
SærligebestemmelseromforelæggelseforCCAM
Artikel 143
1. I henhold til finansforordningens ►
M6artikel 63 ◄og artikel
111 i nærværende forordning kan aftaler om leje af bygninger uden for
Fællesskabet undtagelsesvis indgås direkte af den anvisningsberettigedepå betingelse af, at CCAM i forvejen — for de pågældende lande ogbyer — har modtaget en fyldestgørende meddelelse om aftalen og hargodkendt de grundlæggende kriterier, bl. a. vedrørende:
— arten af den bygning, som skal lejes, under hensyn til det påtænkte
formål (bolig, kontor mv.)
— de parametre — eventuelt med øvre og nedre grænser — som skal
overholdes med hensyn til areal og pris
— kontraktens bestemmelser.
2. Hvis den anvisningsberettigede stilles over for omstændigheder,
der afviger fra de vedtagne, som omhandlet i stk. 1, og i forvejen atCCAM godkendte kriterier, forelægges de(t) konkrete tilfælde på ny
udvalget.
3. Den anvisningsberettigede aflægger periodisk rapport til CCAM
om anvendelsen af stk. 1.
Afdeling IV
Fortegnelser
Artikel 144
1. De løbende fortegnelser over løsøre, der udgør Fællesskabernes
formue, føres for delegationernes vedkommende på stedet. De tilsendesmed jævne mellemrum de centrale tjenestegrene efter de regler, der erfastsat af Kommissionen.
Løsøre, der er under forsendelse til delegationerne, opføres på en
foreløbig liste, indtil det kan opføres på de løbende fortegnelser.
2. Avertering af salg af delegationernes løsøre skal ske i overens-
stemmelse med retlige eller sædvanlige forhold det pågældende sted.
AFSNIT XXV
OVERGANGSBESTEMMELSEROGAFSLUTTENDEBESTEMMELSER
Artikel 144a
Som en overgangsbestemmelse fastsættes den i artikel 107 omhandlede
beløbsgrænse for, hvornår der skal indhentes udtalelse fra CCAM, for
Kommissionens vedkommende til 300 000 EUR at regne fra ikraft-
trædelsen af denne ændringsforordning, og indtil Kommissionenvedtager en evalueringsrapport om de første seks måneders anvendelse,som viser, at beløbsgrænsen på 500 000 EUR er hensigtsmæssig ibetragtning af de krav, der må stilles til kontrollen med Fællesskabetsforvaltning.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 39
▼M6
▼B
Artikel 145
De i denne forordning anførte faste beløb justeres proportionelt med
forbrugerprisindekset i Fællesskabet og med følgende tidsintervaller:
— hvert tredje år, medmindre der sker en ekstraordinær udvikling i
nævnte indeks for så vidt angår de beløb, der er anført i artikel 31(det forvaltede beløb), 81, 130, 132 samt i artikel 106 til 110.Beløbene afrundes
— hvert år for så vidt angår de beløb, der er anført i artikel 31
(godtgørelsen). Disse beløb afrundes opad eller nedad til nærmestehele►
M6euro◄.
Kommissionen, som fastsætter de nye beløb med ovennævnte intervaller
og efter ovennævnte kriterier, giver de øvrige institutioner meddelelse
om beløbene.
Artikel 146
Bestemmelserne i nærværende forordning er ikke til hinder for
anvendelsen af de særlige bestemmelser i finansforordningen, somgælder for bevillingerne til forskning og teknologisk udvikling (finans-forordningens afsnit VII), Den Europæiske Udviklings- og Garantifondfor Landbruget (EUGFL), Garantisektionen (finansforordningens afsnit
VIII), bistand til tredjelande (finansforordningens afsnit IX), forvaltning
af bevillingerne til EF-ansatte, som gør tjeneste i tredjelande, og dendertil knyttede forvaltning (finansforordningens afsnit X) samt tilKontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer(finansforordningens afsnit XI).
Artikel 147
Institutionerne meddeler senest seks måneder efter datoen for denne
forordnings ikrafttræden Revisionsretten de bestemmelser, som de har
vedtaget med henblik på gennemførelsen af den.
Artikel 148
Forordning 86/610/EØF, Euratom, EKSF ophæves.
Artikel 149
Denne forordning træder i kraft den 1. januar 1994.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i
hver medlemsstat.1993R3418 — DA — 31.08.2001 — 006.001 — 40