2004R0004 — DA — 16.01.2006 — 001.001

Denne tekst tjener udelukkende som dokumentationsværktøj og har ingen retsvirkning. EU's institutioner påtager sig intet ansvar for dens indhold. De autentiske udgaver af de relevante retsakter, inklusive deres betragtninger, er offentliggjort i den Europæiske Unions Tidende og kan findes i EUR-Lex. Disse officielle tekster er tilgængelige direkte via linkene i dette dokument

Ændret ved:









▼B

KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 4/2004

af 23. december 2003

om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EØF) nr. 4045/89 om medlemsstaternes kontrol med de foranstaltninger, der indgår i ordningen for finansiering gennem Den Europæiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget, Garantisektionen







KAPITEL I

EMNE

Artikel 1

I denne forordning fastsættes gennemførelsesbestemmelser til forordning (EØF) nr. 4045/89.







KAPITEL II

ANMODNING OM NEDSÆTTELSE AF MINDSTEANTALLET AF KONTROLLER

Artikel 2

Anmodningen om nedsættelse af mindsteantallet af kontroller, jf. artikel 7, stk. 1, i forordning (EØF) nr. 4045/89, indeholder de oplysninger, der er anført i bilag I til nærværende forordning.

Artikel 3

Beslutningen om at nedsætte mindsteantallet af kontroller, jf. artikel 7, stk. 1, tredje afsnit, i forordning (EØF) nr. 4045/89, træffes på grundlag af en vurdering af fordelene, når det gælder beskyttelsen af EF's finansielle interesse, og tager hensyn til følgende kriterier:

a) de fastslåede risici

b) den anvendte fremgangsmåde

c) gennemførelsesprocenten for mindsteantallet af kontroller i de foregående tre kontrolperioder og antallet af og procentsatsen for rettidigt gennemførte kontroller på grundlag af anmodninger om gensidig bistand i de foregående tre kontrolperioder

d) gennemførligheden af den planlagte fremgangsmåde og den eller de pågældende medlemsstaters særlige kontrolerfaringer med den pågældende fremgangsmåde eller i den pågældende sektor

e) det omfang, hvori kontrollører i en medlemsstat kan deltage i kontrollerne i den eller de andre medlemsstater som led i den fælles aktion

f) bekræftelse af, at den eller de andre medlemsstater i det krævede omfang deltager i den fælles aktion, hvis dette ikke er inkluderet i den eller de andre medlemsstaters program, som er indgivet i henhold til artikel 10, stk. 1, i forordning (EØF) nr. 4045/89

g) det omfang, hvori kontrol i tredjelande er planlagt og betragtes som gennemførlig

h) alle andre oplysninger, der findes nødvendige for at underbygge anmodningen.

Artikel 4

I den beslutning, der er nævnt i artikel 3, fastsættes det, med hvilken procentsats og hvilket antal mindsteantallet af kontroller i henhold til artikel 2, stk. 2, i forordning (EØF) nr. 4045/89 nedsættes.







KAPITEL III

DOKUMENTERS INDHOLD

Artikel 5

▼M1

1. Den årlige rapport, der er omhandlet i artikel 9, stk. 1, i forordning (EØF) nr. 4045/89, skal indeholde detaljerede oplysninger om hvert af de aspekter af anvendelsen af forordning (EØF) nr. 4045/89, der er anført i del I i bilag II til nærværende forordning, og skal omfatte detaljerede oplysninger i overensstemmelse med de modeller, der er vist i del II i bilag II.

▼B

2. Det årlige kontrolprogram, der er omhandlet i artikel 10 i forordning (EØF) nr. 4045/89, opstilles som vist i bilag III.

▼M1

3. Den liste over virksomheder, der er omhandlet i artikel 7, stk. 2, i forordning (EØF) nr. 4045/89, opstilles som vist i modellen i bilag IV til nærværende forordning og skal omfatte transaktionsdata i det format, der er anført i artikel 6, stk. 3.

▼B

4. Den liste over virksomheder, der er omhandlet i artikel 7, stk. 3, i forordning (EØF) nr. 4045/89, opstilles som vist i bilag V.

5. En medlemsstats anmodning om hastekontrol af en virksomhed i en anden medlemsstat, jf. artikel 7, stk. 2 og 4, i forordning (EØF) nr. 4045/89, udformes som vist i bilag VI.

6. Oplysningerne om resultaterne af kontrollerne i henhold til artikel 7, stk. 2 og 4, i forordning (EØF) nr. 4045/89 afgives efter modellen i bilag VII.

7. Oplysningerne om anmodningerne og resultaterne af kontrollerne i henhold til artikel 7, stk. 2 og 4, i forordning (EØF) nr. 4045/89, der skal meddeles Kommissionen i form af kvartalsrapporter, jf. artikel 7, stk. 4, andet afsnit, i nævnte forordning, afgives efter modellen i bilag VIII.

▼M1

8. Den risikoanalyse, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2, i forordning (EØF) nr. 4045/89, opstilles som vist i modellen i bilag IX til nærværende forordning.

▼M1

Artikel 6

1. De oplysninger, der skal gives efter artikel 5, stk. 1 til 4, samt stk. 7 og 8, fremsendes i elektronisk form i et format, som fastlægges af Kommissionen.

2. De oplysninger, der skal gives efter artikel 5, stk. 5 og 6, fremsendes på papir eller i elektronisk form i et format, som aftales mellem afsender og modtager. En bekræftelse af modtagelsen af hver anmodning/hvert svar i henhold til artikel 5, stk. 5 og 6, fremsendes til afsenderen.

3. Transaktionsdata i henhold til artikel 7 i forordning (EØF) nr. 4045/89 meddeles i elektronisk form i det format, der er fastsat i bilag I, i bilag II, punkt 2, og i bilag III til Kommissionens forordning (EF) nr. 2390/1999 ( 5 ).

▼B







KAPITEL IV

FÆLLES AKTIONER

Artikel 7

1. Kommissionen kan på eget initiativ eller på forslag af en medlemsstat og efter aftale med de berørte medlemsstater beslutte at samordne fælles aktioner vedrørende gensidig bistand mellem to eller flere medlemsstater som fastsat i artikel 7, stk. 1, i forordning (EØF) nr. 4045/89.

Når Kommissionen træffer sin beslutning, tager den især hensyn til følgende:

a) risikograden

b) transaktionernes omfang, især hyppigheden af samhandelen i EF og EF's handel med tredjelande, og deres finansielle betydning

c) behovet for at nå frem til en ensartet fremgangsmåde.

2. Efter aftale med de berørte medlemsstater udpeges en medlemsstat til at lede den fælles aktion.

Hver medlemsstat forbliver dog ansvarlig for gennemførelsen af den kontrol, der er fastsat i forordning (EØF) nr. 4045/89.

3. Hver medlemsstat:

a) udpeger de personer eller myndigheder, der skal gennemføre den fælles aktion på dens vegne

b) sikrer, at der stilles et tilstrækkeligt antal erfarne embedsmænd til rådighed for gennemførelsen af hver aktion

c) sikrer, at kontrollen gennemføres og rapporten udarbejdes og stilles til rådighed for alle deltagende medlemsstater og for Kommissionen inden for de fastsatte frister.







KAPITEL V

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 8

Forordning (EØF) nr. 1863/90 ophæves.

Artikel 9

Denne forordning træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.









BILAG I

▼M1









ANNEX II

PART I

Information to be contained in the annual report provided for in Article 9(1) of Regulation (EEC) No 4045/89

1. Administration of Regulation (EEC) No 4045/89

Information shall be provided concerning the administration of Regulation (EEC) No 4045/89, including changes to the organisations responsible for controls and to the special department responsible for monitoring the application of that Regulation, as referred to in Article 11 thereof, and to the competences of those organisations.

2. Legislative changes

Information shall be provided regarding any national legislative changes relevant to the application of Regulation (EEC) No 4045/89 that have intervened since the previous annual report.

3. Amendments to the scrutiny programme

A description shall be provided of any amendments or modifications that were made to the scrutiny programme submitted to the Commission under Article 10(2) of Regulation (EEC) No 4045/89 since the date of submission of that programme.

4. Execution of the scrutiny programme covered by the present report

Information shall be provided on the execution of the programme of scrutinies for the period ending on 30 June preceding the closing date for submission of the report, as referred to in Article 9(1) of Regulation (EEC) No 4045/89, including the following points, both in total and broken down by control body (where more than one carries out controls pursuant to that Regulation):

(a) the number of undertakings scrutinised during the scrutiny period, in accordance with the specimen form shown in sheet A of this Annex;

(b) the number of undertakings still in the course of being scrutinised, in accordance with specimen form shown in sheet A of this Annex;

(c) the number of undertakings that were not subject to scrutiny during the period in question as a result of the non-execution of some scrutinies, in accordance with the specimen form shown in sheet A of this Annex;

(d) the reasons why the scrutinies referred to in point (c) were not carried out;

(e) the breakdown, by amounts received by or paid to, and by measure, of the scrutinies referred to in points (a), (b) and (c), in accordance with the specimen form shown in sheet B of this Annex;

(f) the results of the scrutinies referred to in point (a), in accordance with the specimen form shown in sheet C of this Annex, including: (i) the number of scrutinies for which irregularities were discovered, and the number of undertakings involved; (ii) the nature of these irregularities; (iii) the measure concerned where an irregularity was discovered; (iv) the estimated financial consequence of each irregularity;

(g) an indication of the average duration of scrutinies in person/days, indicating, where practicable, the time spent on planning, preparation, execution of controls, and reporting.

5. Execution of the scrutiny programmes preceding the one covered by the present programme

The report shall contain the results of the scrutinies carried out in respect of previous scrutiny periods, for which the results were not available at the time of the submission of the reports for those scrutiny periods, including for each previous scrutiny period:

(a) the status of scrutinies communicated pursuant to point 4(b) and (c) in previous annual scrutiny reports, in accordance with the specimen form shown in sheet D of this Annex;

(b) the number of scrutinies through which irregularities were discovered, and the number of undertakings involved, in accordance with the specimen form shown in sheet C of this Annex;

(c) the nature of these irregularities, in accordance with the specimen form shown in sheet C of this Annex;

(d) the measure concerned where an irregularity was discovered, in accordance with the specimen form shown in sheet C of this Annex;

(e) the estimated financial consequence of each irregularity, in accordance with the specimen form shown in sheet C of this Annex.

The results of the scrutinies pursuant to the third subparagraph of Article 7(1) of Regulation (EEC) No 4045/89 shall be presented as such.

6. Mutual assistance

Mutual assistance requests made and received pursuant to Article 7 of Regulation (EEC) No 4045/89 shall be communicated, including the results of scrutinies carried out as a matter of priority pursuant to Article 7(2) and (4) of that Regulation, and a summary of the lists both sent and received pursuant to Article 7(2) and (3) of that Regulation.

7. Resources

Details on the resources available for the carrying out of the scrutinies under Regulation (EEC) No 4045/89 shall be transmitted, including:

(a) the number of staff, expressed in person/years, allocated to scrutinies pursuant to Regulation (EEC) No 4045/89, by control body and, where appropriate, region;

(b) training received by staff working on scrutinies pursuant to Regulation (EEC) No 4045/89, with an indication of the proportion of the staff referred to in point (a) who have received such training, and the nature of the training itself; and

(c) computer equipment and tools at the disposal of staff working on scrutinies pursuant to Regulation (EEC) No 4045/89.

8. Difficulties in applying Regulation (EEC) No 4045/89

Information shall be provided on any difficulties encountered in the application of the Regulation, and the measures taken to overcome them or proposals to this end.

9. Suggestions for improvement

Where appropriate, suggestions shall be made for the improvement, either of the application of Regulation (EEC) No 4045/89 or, of that Regulation itself.

PART II

SHEET A

SCRUTINY REPORT FOR THE PERIOD …

(Article 9 of Regulation (EEC) No 4045/89)

SHEET B

SCRUTINY REPORT FOR THE PERIOD …

(Article 9 of Regulation (EEC) No 4045/89)







Report of control in relation to EAGGF Guarantee Fund budget headings in respect of the EAGGF financial year … Scrutiny programme … B(1) EAGGF Budget Article or Item No B(2) Total value of expenditure relating to undertakings selected for scrutiny… (EUR) B(3) Controlled undertakings B(4) Undertakings in the course of control B(5) Undertakings not controlled (i) expenditure actually controlled (EUR) (ii) total expenditure relating to those undertakings (EUR) (i) total expenditure relating to those undertakings (EUR) (i) total expenditure relating to those undertakings (EUR) Totals:

SHEET C

SCRUTINY REPORT FOR THE PERIOD …

(Article 9 of Regulation (EEC) No 4045/89)







Potential irregularities discovered in relation to EAGGF Guarantee Fund budget headings in respect of the EAGGF financial year … Scrutiny programme … C(1) EAGGF Budget Article or Item No C(2) Number of potential irregularities discovered C(3) Number of payments concerned C(4) Number of undertakings concerned C(5) Estimated value of potential irregularities C(6) Description and nature of each potential irregularity discovered, the reference number(s) of the undertaking(s) concerned and the OLAF reference number(s) where communication in accordance with Article 3 of Regulation (EEC) No 595/91 has been sent Totals:

SHEET D

SCRUTINY REPORT FOR THE PERIOD …

(Article 9 of Regulation (EEC) No 4045/89)









BILAG III

ARK A

ARK B

FORESLÅET KONTROLPROGRAM FOR PERIODEN …

(Artikel 10 i forordning (EØF) nr. 4045/89)







Kontrolordning i forbindelse med EUGFL, Garantisektionens budgetposter EUGFL regnskabsår … B (1) EUGFL budgetartikel eller -kontonummer B (2) Samlede udgifter fordelt på EUGFL-budgetposter … (EUR) B (3) Samlede udgifter, fordelt på EUGFL-budgetposter, for virksomheder, hvis indtægter eller udgifter eller summen heraf var på 40 000 EUR … (EUR) B (4) Samlede udgifter, fordelt på EUGFL-budgetposter, for virksomheder omfattet af kontrolprogrammet (EUR) B (5) Antal virksomheder, fordelt på EUGFL-budgetposter, som er omfattet af kontrolprogrammet I alt

ARK C

FORESLÅET KONTROLPROGRAM FOR PERIODEN …

(Artikel 10 i forordning (EØF) nr. 4045/89)

Kriterier for udarbejdelse af programmet i forbindelse med eksportrestitutioner og andre sektorer, hvor der er indført risikoanalysemetoder til udvælgelse, hvis disse kriterier afviger fra dem, der indgår i de forslag om risikoanalyse, der tilsendes Kommissionen i henhold til artikel 2, stk. 2, i forordning (EØF) nr. 4045/89







Sektor, hvor der foreslås kontrol (angivelse af EUGFL-budgetpost som anført i kolonne B (1) på ark B til dette bilag) Kommentarer til de fastlagte risiko- og udvælgelseskriterier (kortfattet redegørelse — f.eks. afslørede uregelmæssigheder eller en usædvanlig udgiftsstigning)

ARK D

FORESLÅET KONTROLPROGRAM FOR PERIODEN …

(Artikel 10 i forordning (EØF) nr. 4045/89)

Foreslået kontrol, hvis kontrol foretages, af virksomheder, hvis indtægter eller udgifter eller summen heraf var på under 40 000 EUR i EUGFL's regnskabsår …







EUGFL-budgetpost (som anført i kolonne B (1) på ark B) Antal virksomheder, som foreslås kontrolleret Specifik grund til kontrol

ARK E

▼B









BILAG IV









BILAG V









BILAG VI









BILAG VII

▼M1









BILAG VIII

KVARTALSRAPPORT

(jf. artikel 7, stk. 4, første afsnit, i forordning (EØF) nr. 4045/89)

fra … (medlemsstat)

om anmodninger om kontrol og om kontrolresultater for 1. [ ], 2. [ ], 3. [ ], 4. [ ] kvartal 20…

KVARTALSOVERSIGT:







ANMODNINGER sendt til: Medlemsstat Samlet antal pr. medlemsstat ANMODNING Afsendelsesdato Referencenummer I alt







SVAR sendt til: Medlemsstat Samlet antal pr. medlemsstat SVAR Afsendelsesdato Referencenummer I alt

ARK A

ARK B

▼M1









BILAG IX

Oplysninger i den årlige rapport, som medlemsstaterne skal fremsende efter artikel 2, stk. 2, i forordning (EØF) nr. 4045/89

1. Vurdering af det foregående års risikoanalyse

Hvor effektiv var det foregående års risikoanalyse? Anfør stærke og svage punkter. Angiv tydeligt muligheder for forbedringer, og hvordan de kan gennemføres i praksis.

2. Fortegnelse over informationskilder

Anfør alle informationskilder, der er anvendt til at forberede og gennemføre risikoanalysen. Der henvises navnlig til forordning (EØF) nr. 386/90.

3. Udvælgelsesprocedure

Beskriv den procedure, der anvendes til at udtage virksomheder til kontrol. Det angives tydeligt, for hvilket antal/hvilken andel af virksomheder og sektorer/foranstaltninger risikoanalysebaseret, stikprøvevis, automatisk og/eller manuel udvælgelse anvendes. Det anføres tydeligt, hvilke sektorer/foranstaltninger der udelukkes, og hvad udelukkelsesgrundene er.

4. Risikofaktorer og risikoværdier, der skal anvendes

Hvor der anvendes risikoanalyse, anføres oplysninger om alle risikofaktorer, der indgår i overvejelserne, samt hvilke værdier der eventuelt efterfølgende er tildelt disse risikofaktorer. Oplysningerne opstilles i overensstemmelse med nedenstående modelskemaer.







Risikofaktorer og risikoværdier, der gælder for alle foranstaltninger, hvor der skal gennemføres risikoanalyse Risikofaktorer Risikoværdier Beskrivelse Værdi







Specifikke risikofaktorer og risikoværdier gældende for eksportrestitutioner Risikofaktorer Risikoværdier Beskrivelse Værdi







Specifikke risikofaktorer og risikoværdier gældende for ..... (sektor/foranstaltning) Risikofaktorer Risikoværdier Beskrivelse Værdi

5. Vægtning af risikofaktorer

Hvis relevant, anføres en beskrivelse af den procedure, der anvendes til vægtning af risikofaktorerne.

6. Resultaterne af risikoanalysen

Det anføres, hvordan resultaterne af risikoanalysen og »scorekortet« (i givet fald for hver enkelt sektor/foranstaltning) afspejler sig i udvælgelsen af virksomheder, som indgår i den endelige kontrolplan.

Der skal lægges ekstra vægt på muligheden af fælles aktioner jf. artikel 7, stk. 1, i forordning (EØF) nr. 4045/89.

7. Problemer og forslag til forbedringer

Anfør, hvilke problemer der blev konstateret, og hvordan de blev løst eller hvordan de foreslås løst. I givet fald fremsættes forslag til forbedringer.