2004D0658 — DA — 21.11.2005 — 001.001

Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor

Ændret ved:









▼B

RÅDETS AFGØRELSE 2004/658/FUSP

af 13. september 2004

om de finansielle bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagenturs almindelige budget







RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR — under henvisning til Rådets fælles aktion 2004/551/FUSP af 12. juli 2004 om oprettelse af Det Europæiske Forsvarsagentur ( 1 ), særlig artikel 18, stk. 1, og ud fra følgende betragtninger: (1) Efter fælles aktion 2004/551/FUSP skal Rådet med enstemmighed godkende de finansielle bestemmelser for det almindelige budget. Styringskomitéen reviderer og ændrer om nødvendigt disse bestemmelser senest et år efter vedtagelsen af nævnte fælles aktion. (2) Ved revisionen af disse bestemmelser bør styringskomitéen overholde Europa-Parlamentets og Rådet direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter ( 2 ) og desuden behandle spørgsmålet om kontrakter, som agenturet ønsker at indgå på områder, hvor direktiv 2004/18/EF ikke finder anvendelse, og hvor en medlemsstat kan træffe nationale foranstaltninger i henhold til EF-traktatens artikel 296. (3) Efter fælles aktion 2004/551/FUSP skal styringskomitéen endvidere på forslag af den daglige leder vedtage gennemførelsesbestemmelser for gennemførelse af og kontrol med budgettet i det nødvendige omfang, navnlig med hensyn til offentlige indkøb og med forbehold af relevante fællesskabsbestemmelser. Styringskomitéen skal bl.a. sikre, at der tages behørigt hensyn til forsyningssikkerheden og kravene om hemmeligholdelse af hensyn til forsvaret og beskyttelse af intellektuelle ejendomsrettigheder. (4) De finansielle bestemmelser og regler i bilaget til denne afgørelse finder ikke anvendelse på de ad hoc-projekter og -programmer, der er omhandlet i artikel 20 og 21 i fælles aktion 2004/551/FUSP. Styringskomitéen bestræber sig på at udarbejde bestemmelser og regler for ad hoc-projekter og -programmer. (5) I Det Europæiske Forsvarsagenturs første almindelige budget for 2004 er hovedvægten lagt på opstartsordninger, og de finansielle bestemmelser bør straks vedtages for at sikre en gnidningsløs gennemførelse af budgettet — ud fra følgende betragtninger: TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:







Artikel 1

De finansielle bestemmelser for gennemførelsen af og kontrollen med Det Europæiske Forsvarsagenturs almindelige budget er fastsat i bilaget til denne afgørelse. ►M1 Styringskomitéen reviderer eller ændrer om nødvendigt disse finansielle bestemmelser inden den 31. december 2006. ◄

Artikel 2

Denne afgørelse har virkning fra datoen for vedtagelsen.

Artikel 3

Denne afgørelse offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.









BILAG

FINANSIELLE BESTEMMELSER FOR DET EUROPÆISKE FORSVARSAGENTURS ALMINDELIGE BUDGET







AFSNIT I

ETÅRIGHED

Artikel 1

1. Den daglige leder kan foretage overførsler fra et afsnit til et andet, dog højst på 10 % af regnskabsårets bevillinger, fra et kapitel til et andet og fra en artikel til en anden.

2. Den daglige leder underretter styringskomitéen om sine hensigter, tre uger før han eller hun foretager de i stk. 1 omhandlede overførsler. Hvis der foreligger behørigt motiverede grunde, som en medlemsstat har gjort opmærksom på inden denne frist, træffer styringskomitéen afgørelse.

3. Den daglige leder kan foretage overførsler inden for artikler og foreslå styringskomitéen andre overførsler.

Artikel 2

1. Bevillinger, der ikke er udnyttet ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført, bortfalder.

2. For så vidt angår forpligtelsesbevillinger, som der ved regnskabsårets afslutning endnu ikke er indgået forpligtelser for, kan der dog fremføres:

a) beløb, der svarer til forpligtelsesbevillinger, for hvilke størstedelen af de forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen er afsluttet pr. 31. december. Der kan indgås forpligtelser for disse beløb indtil den 31. marts det følgende år

b) beløb, der er nødvendige, når et program eller et projekt er blevet oprettet i løbet af regnskabsårets sidste kvartal, og agenturet ikke senest den 31. december har været i stand til at indgå forpligtelser for de bevillinger, der er opført hertil på budgettet.

3. For så vidt angår betalingsbevillinger kan der fremføres beløb, der er nødvendige til opfyldelse af tidligere indgåede forpligtelser eller forpligtelser, som er knyttet til fremførte forpligtelsesbevillinger, når de bevillinger, der er opført under de pågældende poster på budgettet for det følgende regnskabsår, ikke kan dække behovet. Agenturet skal i første række anvende de for det indeværende regnskabsår godkendte bevillinger og må kun anvende fremførte bevillinger, når førstnævnte bevillinger er opbrugt.

4. Bevillinger opført under reserven og bevillinger vedrørende personaleudgifter kan ikke fremføres.

5. Uudnyttede formålsbestemte indtægter og disponible bevillinger pr. 31. december hidrørende fra de formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 15 i fælles aktion 2004/551/FUSP, fremføres automatisk og må kun anvendes til de specifikke formål, som de er bestemt til. Disponible bevillinger, der svarer til fremførte formålsbestemte indtægter, skal anvendes først.

6. Den daglige leder skal hvert år senest den 15. februar fremsætte forslag til styringskomitéen vedrørende fremførsler. Styringskomitéen træffer afgørelse senest den 15. marts.







AFSNIT II

GENNEMFØRELSEN AF DET ALMINDELIGE BUDGET







KAPITEL 1

Finansielle aktører







Afdeling 1

Princippet om adskillelse af funktioner

Artikel 3

Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.







Afdeling 2

Anvisningsberettiget

Artikel 4

1. Den daglige leder udøver funktionen som anvisningsberettiget på agenturets vegne.

2. Agenturet bestemmer i sine interne administrative regler, hvilke ansatte på et passende niveau den daglige leder under iagttagelse af betingelserne i agenturets forretningsorden vil uddelegere funktionen som anvisningsberettiget til, samt omfanget af de uddelegerede beføjelser og de befuldmægtigedes mulighed for at subdelegere disse beføjelser.

3. Funktionen som anvisningsberettiget må kun delegeres eller subdelegeres til personer, der er omfattet af artikel 11, stk. 3, nr. 1, i fælles aktion 2004/551/FUSP.

4. De ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede må kun handle inden for de grænser, der er fastsat i fuldmagtsdokumentet. Den ved delegation eller subdelegation bemyndigede kompetente anvisningsberettigede kan bistås i sit hverv af en eller flere ansatte, der har til opgave under den anvisningsberettigedes ansvar at udføre visse transaktioner, der er nødvendige for budgetgennemførelsen og regnskabsaflæggelsen.

Artikel 5

1. Den anvisningsberettigede skal sørge for, at indtægter modtages og udgifter afholdes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og sikre deres lovlighed og formelle rigtighed.

2. Afholdelse af udgifter omfatter, at den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede indgår budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.

3. Modtagelse af indtægter omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og udstedelse af indtægtsordrer. Den omfatter om nødvendigt også afkald på konstaterede fordringer.

4. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede etablerer i overensstemmelse med minimumsstandarder fastsat af agenturet og under hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, en organisatorisk struktur samt interne forvaltnings- og kontrolsystemer og -procedurer, der er tilpasset opgaverne, herunder om nødvendigt efterfølgende kontrol. Inden der gives tilladelse til en transaktion, skal dens operationelle og finansielle aspekter kontrolleres af andre ansatte end den ansatte, der har indledt transaktionen. Indledning og forudgående og efterfølgende kontrol af en transaktion er adskilte funktioner.

5. Enhver ansat med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning skal have den nødvendige faglige kompetence. Vedkommende skal overholde en særlig kodeks af faglige standarder, der fastlægges af agenturet.

6. Enhver ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, og som mener, at en beslutning, som hans eller hendes overordnede pålægger ham eller hende at føre ud i livet eller acceptere, er i modstrid med gældende regler, med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, han eller hun skal overholde, underretter skriftligt den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede herom og, hvis denne ikke reagerer, den instans, der er omhandlet i artikel 13, stk. 4. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller bestikkelse, der vil kunne skade agenturets interesser, underretter han eller hun de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning.

7. Den anvisningsberettigede redegør over for styringskomitéen for sin virksomhed i en årsberetning, der ledsages af oplysninger om de finansielle forhold og forvaltningen. Denne beretning skal redegøre for resultaterne af de gennemførte transaktioner i forhold til de opstillede mål og for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og hvorledes det interne kontrolsystem har fungeret. Den interne revisor gør sig bekendt med årsberetningen og med de øvrige nævnte oplysninger.







Afdeling 3

Adskillelse af indledning og kontrol af en transaktion

Artikel 6

1. Ved indledning af en transaktion forstås samtlige handlinger, der udføres af de i artikel 5, stk. 4 og 5, omhandlede ansatte, og som går forud for den ved delegation eller subdelegation bemyndigede kompetente anvisningsberettigedes iværksættelse af foranstaltninger til gennemførelse af budgettet.

2. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås den samlede forudgående kontrol, som foretages af den ved delegation eller subdelegation bemyndigede kompetente anvisningsberettigede med henblik på at kontrollere transaktionens operationelle og finansielle aspekter.

3. Hver transaktion er genstand for mindst én forudgående kontrol. Formålet med denne kontrol er bl.a. at fastslå:

a) at udgifter og indtægter er forskriftsmæssige og i overensstemmelse med gældende bestemmelser, navnlig i budgettet og i de relevante ordninger, men også i alle retsakter vedtaget til gennemførelse af traktater og gældende lovgivning, og — i givet fald — i overensstemmelse med kontraktmæssige bestemmelser

b) at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.

4. Den efterfølgende kontrol på grundlag af dokumenter og om nødvendigt på stedet har til formål at sikre, at de transaktioner, der finansieres over budgettet, er korrekt gennemført, og at bl.a. de kriterier, der er omhandlet i stk. 3, er overholdt. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis på grundlag af en risikoanalyse.

5. De tjenestemænd og øvrige ansatte, der er ansvarlige for den i stk. 2 og 4 omhandlede kontrol, er forskellige fra dem, der udfører de i stk. 1 omhandlede iværksættelsesopgaver, og er ikke sidstnævntes underordnede.







Afdeling 4

Procedurer for forvaltning og intern kontrol

Artikel 7

De interne forvaltnings- og kontrolsystemer og -procedurer tager sigte på:

a) gennemførelse af målsætningerne for agenturets politikker, programmer og foranstaltninger i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning

b) overholdelse af EU-lovgivningen og af de minimumskontrolstandarder, som agenturet har fastsat

c) beskyttelse af agenturets aktiver og data

d) forebyggelse og afsløring af uregelmæssigheder, fejl og svig

e) identificering og forebyggelse af risici i forbindelse med forvaltningen

f) fremlæggelse af troværdige finansielle og administrative oplysninger

g) opbevaring af bilag knyttet til og affødt af budgetgennemførelsen og bilag vedrørende transaktioner til gennemførelse af budgettet

h) opbevaring af dokumenter vedrørende de krævede forhåndsgarantier til fordel for agenturet og udarbejdelse af en tidsplan, der muliggør et passende tilsyn med de nævnte garantier.







Afdeling 5

Regnskabsføreren

Artikel 8

Agenturet udnævner en regnskabsfører blandt de ansatte, der er nævnt i artikel 11, stk. 3, nr. 1), i fælles aktion 2004/551/FUSP. Regnskabsføreren udnævnes af styringskomitéen på grundlag af sine særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller tilsvarende faglig erfaring.

Artikel 9

1. Regnskabsføreren har i agenturet ansvaret for:

a) korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer

b) udarbejdelse og forelæggelse af årsregnskabet

c) regnskabsføring

d) fastlæggelse af regnskabsreglerne og -metoderne samt regnskabskontoplanen

e) udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger

f) likviditetsstyring.

2. Regnskabsføreren modtager fra de anvisningsberettigede, som garanterer pålideligheden heraf, alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede af agenturets formue og budgetgennemførelsen.

3. Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte midler og værdier, jf. dog artikel 11. Han eller hun er ansvarlig for deres opbevaring.

Artikel 10

Regnskabsføreren kan under udførelsen af sine opgaver uddelegere visse af sine funktioner til ansatte, der er nævnt i artikel 11, stk. 3, nr. 1), i fælles aktion 2004/551/FUSP. Fuldmagtsdokumentet definerer de opgaver, der overdrages de befuldmægtigede.







Afdeling 6

Forskudsbestyreren

Artikel 11

Til betaling af mindre udgifter og inkassering af andre indtægter end bidrag fra de deltagende medlemsstater kan der oprettes forskudskonti, der tilføres midler af agenturets regnskabsfører, og som er underlagt forskudsbestyrere udpeget af agenturets regnskabsfører.







KAPITEL 2

De finansielle aktørers ansvar







Afdeling 1

Almindelige bestemmelser

Artikel 12

1. Den myndighed, der har udnævnt og ved delegation eller subdelegation bemyndiget en anvisningsberettiget, kan når som helst midlertidigt eller definitivt inddrage den pågældende bemyndigelse, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger.

2. Den myndighed, der har udnævnt en regnskabsfører, kan når som helst midlertidigt eller definitivt suspendere ham eller hende fra vedkommendes funktioner, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger.

3. Den myndighed, der har udnævnt en forskudsbestyrer, kan når som helst midlertidigt eller definitivt suspendere ham eller hende fra vedkommendes funktioner, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger.

4. Bestemmelserne i dette kapitel indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de i denne artikel nævnte ansatte kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser og om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i medlemsstaterne.

5. De anvisningsberettigede, regnskabsførerne og forskudsbestyrerne er disciplinært og økonomisk ansvarlige. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller bestikkelse, der vil kunne skade agenturets interesser, indbringes sagen for de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning.







Afdeling 2

Bestemmelser for anvisningsberettigede, der er bemyndiget ved delegation eller subdelegation

Artikel 13

1. Det kan pålægges den anvisningsberettigede helt eller delvis at erstatte tab, som påføres agenturet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med hvervet, navnlig hvis den anvisningsberettigede ikke overholder disse finansielle bestemmelser, når han eller hun konstaterer tilstedeværelse af udestående fordringer eller udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller underskriver en betalingsordre. Det samme gælder, hvis han eller hun som følge af en grov personlig fejl undlader at udarbejde et dokument, der indebærer skabelse af en fordring, eller hvis han eller hun undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af indtægtsordrer, eller hvis han eller hun undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af en betalingsordre og hermed påfører agenturet et civilretligt ansvar over for tredjemand.

2. Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en beslutning, som det påhviler ham eller hende at træffe, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, skal vedkommende give den fuldmagtsgivende myndighed skriftlig meddelelse herom. Hvis den fuldmagtsgivende myndighed skriftligt giver den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede en begrundet instruks om at træffe den ovenfor omhandlede beslutning, kan sidstnævnte ikke drages til ansvar.

3. I tilfælde af subdelegation inden for agenturets egne tjenestegrene forbliver den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede ansvarlig for effektiviteten af de oprettede systemer for forvaltning og intern kontrol og for valget af den ved subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede.

4. Med henblik på at afgøre, om der foreligger en økonomisk uregelmæssighed, og hvilke følger en sådan uregelmæssighed eventuelt skal have, opretter agenturet en særlig og i operationel henseende selvstændig instans. På grundlag af udtalelsen fra denne instans afgør agenturet, om der skal træffes foranstaltninger med henblik på at fastslå, om disciplinært eller økonomisk ansvar kan gøres gældende. Hvis instansen har opdaget systemrelaterede problemer, sender den en rapport ledsaget af henstillinger til den anvisningsberettigede og til den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, hvis førstnævnte ikke er involveret, samt til den interne revisor.







Afdeling 3

Bestemmelser for regnskabsførere og forskudsbestyrere

Artikel 14

Det kan pålægges regnskabsføreren helt eller delvis at erstatte tab, som påføres agenturet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med hvervet. Navnlig er nedenstående fejl ansvarspådragende:

a) tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som han eller hun har ansvaret for

b) uretmæssig ændring af bank- eller postgirokonti

c) inkasseringer eller betalinger, der ikke er i overensstemmelse med de dertil svarende indtægts- eller betalingsordrer

d) manglende inkassering af skyldige indtægter.

Artikel 15

Det kan pålægges forskudsbestyreren helt eller delvis at erstatte tab, som påføres agenturet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med hvervet. Navnlig er nedenstående fejl ansvarspådragende:

a) tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som han eller hun har ansvaret for

b) manglende dokumentation for de betalinger, han eller hun har foretaget

c) udbetaling til andre end de berettigede

d) manglende inkassering af skyldige indtægter.







KAPITEL 3

Forvaltning af indtægter







Afdeling 1

Overdragelse af agenturets indtægter

Artikel 16

Indtægter bestående af diverse indtægter og de deltagende medlemsstaters bidrag opføres på det almindelige budget i form af et overslag udtrykt i euro. De deltagende medlemsstaters bidrag skal dække de samlede bevillinger i det almindelige budget efter fratrækning af diverse indtægter.







Afdeling 2

Overslag over fordringer

Artikel 17

1. Forud for enhver foranstaltning eller situation, der kan skabe eller ændre en fordring for agenturet, udarbejder den kompetente anvisningsberettigede et overslag over fordringen.

2. For sådanne beløb udsteder den kompetente anvisningsberettigede en indtægtsordre.







Afdeling 3

Fastlæggelse af fordringer

Artikel 18

1. Fastlæggelse af en fordring er den handling, hvorved den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede:

a) kontrollerer eksistensen af debitors gæld

b) fastslår eller kontrollerer gældens tilstedeværelse og størrelse

c) kontrollerer, at gælden er forfalden.

2. Agenturets indtægter og enhver fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling, skal fastlægges ved en indtægtsordre, der sendes til regnskabsføreren, efterfulgt af en debetnota, der stiles til debitor, begge udarbejdet af den kompetente anvisningsberettigede.

3. Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.







Afdeling 4

Anvisning af indtægter

Artikel 19

1. Anvisning af indtægter er den handling, hvorved den ved delegation eller subdelegation bemyndigede kompetente anvisningsberettigede ved udstedelse af en indtægtsordre giver regnskabsføreren instruks om at inddrive en fordring, som han eller hun har fastlagt.

2. Agenturet kan formalisere fastlæggelsen af en fordring på andre end stater ved en beslutning, der kan tvangsfuldbyrdes i henhold til de civilretlige regler, der gælder i den stat, på hvis område den fuldbyrdes.







Afdeling 5

Inddrivelse og morarenter

Artikel 20

1. Regnskabsføreren tager sig af de indtægtsordrer, der er behørigt udstedt af den kompetente anvisningsberettigede med henblik på inddrivelse af fordringer. Han eller hun skal sikre, at agenturets indtægter bliver indbetalt, og sørge for, at dets krav bevares.

Regnskabsføreren inddriver agenturets fordringer ved modregning i alle tilfælde, hvor debitor selv i forhold til agenturet har en fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling.

2. Når den kompetente anvisningsberettigede påtænker at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal han eller hun sikre sig, at afkaldet er formelt korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet, efter de procedurer og i henhold til de kriterier, der fastsættes i gennemførelsesbestemmelserne. Beslutninger om afkald skal begrundes.

Artikel 21

1. Enhver fordring, der ikke er betalt på forfaldsdagen, er rentebærende efter stk. 2 og 3.

2. Rentesatsen for fordringer, der ikke er betalt på forfaldsdagen, er den sats, som Den Europæiske Centralbank pr. den første kalenderdag i forfaldsmåneden anvender på sine væsentligste refinansieringstransaktioner, og som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, serie C, forhøjet med:

a) syv procentpoint, når baggrunden for fordringen er en offentlig indkøbs- og tjenesteydelseskontrakt

b) tre og et halvt procentpoint i alle andre tilfælde.

3. Rentebeløbet beregnes fra den kalenderdag, der følger efter forfaldsdagen for fordringen som anført i debetnotaen, til den kalenderdag, hvor hele gælden er tilbagebetalt.

4. Enhver delvis betaling fratrækkes først morarenterne som beregnet efter stk. 2 og 3.

5. I tilfælde af bøder, og hvor debitor i stedet for at foretage en midlertidig betaling stiller en finansiel garanti, der er godtaget af regnskabsføreren, er den rentesats, der finder anvendelse fra forfaldsdatoen, den i stk. 2 omhandlede sats forhøjet med halvandet procentpoint.







KAPITEL 4

Forvaltning af udgifter

Artikel 22

1. Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.

2. Forud for indgåelsen af en udgiftsforpligtelse skal der foreligge en finansieringsafgørelse vedtaget af agenturet eller de myndigheder, som dette har bemyndiget.







Afdeling 1

Indgåelse af udgiftsforpligtelser

Artikel 23

1. En budgetmæssig forpligtelse består i at give de bevillinger, der er nødvendige for gennemførelsen af senere betalinger til indfrielse af en retlig forpligtelse. En retlig forpligtelse er den handling, hvorved den anvisningsberettigede indgår eller fastlægger en forpligtelse, der medfører udgifter. Den budgetmæssige og den retlige forpligtelse indgås af samme anvisningsberettigede undtagen i behørigt begrundede tilfælde, der er anført i gennemførelsesbestemmelserne.

2. Der er tale om en specifik budgetmæssig forpligtelse, hvis modtageren og udgiftens størrelse er bestemt. Der er tale om en samlet budgetmæssig forpligtelse, hvis mindst ét af de elementer, der er nødvendige for at identificere en specifik forpligtelse, ikke er bestemt. En budgetmæssig forpligtelse er foreløbig, hvis den har til formål at dække løbende administrationsudgifter, for hvilke enten beløbet eller de endelige modtagere ikke er endeligt bestemt.

3. Budgetmæssige forpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end ét regnskabsår, kan kun opdeles i årlige trancher over flere regnskabsår, hvis basisretsakten åbner mulighed for det, og der er tale om administrationsudgifter. Når den budgetmæssige forpligtelse på denne måde opdeles i årlige trancher, nævnes det i den retlige forpligtelse, undtagen hvis der er tale om personaleudgifter.

Artikel 24

1. I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for budgettet skal den kompetente anvisningsberettigede indgå en budgetmæssig forpligtelse, før han indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.

2. De samlede budgetmæssige forpligtelser dækker alle omkostninger, som følger af de dertil svarende specifikke retlige forpligtelser, der indgås frem til den 31. december i år n + 1.

Specifikke retlige forpligtelser knyttet til specifikke budgetmæssige forpligtelser eller foreløbige budgetmæssige forpligtelser skal indgås senest den 31. december i år n, jf. dog artikel 23, stk. 3.

Ved udløbet af de perioder, der er anført i første og andet afsnit, frigør den kompetente anvisningsberettigede den uudnyttede del af disse budgetmæssige forpligtelser.

Når der vedtages en specifik retlig forpligtelse, der er en opfølgning af en samlet forpligtelse, skal den kompetente anvisningsberettigede, inden han eller hun underskriver, registrere beløbet i bevillingsregnskabet og afskrive det på den samlede forpligtelse.

3. Ved retlige forpligtelser indgået i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end ét regnskabsår, og de dertil svarende budgetmæssige forpligtelser fastsættes der, undtagen for personaleudgifter, en tidsfrist for indfrielse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

Den del af sådanne forpligtelser, der ikke er indfriet seks måneder efter denne frist, frigøres og de dertil svarende bevillinger bortfalder.

Hvis en retlig forpligtelse herefter ikke har givet anledning til nogen betaling i en periode på tre år, frigøres den af den kompetente anvisningsberettigede.

Artikel 25

1. Ved vedtagelsen af en budgetmæssig forpligtelse sikrer den kompetente anvisningsberettigede sig:

a) at konteringen er korrekt

b) at bevillingerne er til stede

c) at udgiften er i overensstemmelse med traktatens bestemmelser, budgettet, denne afgørelse og gældende lovgivning

d) at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.

2. Ved registreringen af en retlig forpligtelse sikrer den anvisningsberettigede sig:

a) at forpligtelsen er dækket af en dertil svarende budgetmæssig forpligtelse

b) at udgiften er formelt korrekt og i overensstemmelse med traktatens bestemmelser, budgettet, disse bestemmelser og gældende lovgivning

c) at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.







Afdeling 2

Fastsættelse af udgifter

Artikel 26

Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede:

a) kontrollerer kreditors adkomst

b) fastslår eller kontrollerer fordringens tilstedeværelse og størrelse

c) kontrollerer, at fordringen er forfalden.







Afdeling 3

Anvisning af udgifter

Artikel 27

Anvisning af udgifter er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede efter at have sikret sig, at bevillingerne er til stede, ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som han eller hun har fastsat.







Afdeling 4

Betaling af udgifter

Artikel 28

1. Det skal dokumenteres, at den til betalingen svarende foranstaltning er i overensstemmelse med basisretsakten eller kontrakten, og betalingen skal dække én eller flere af følgende transaktioner:

a) betaling af hele det skyldige beløb

b) betaling af det skyldige beløb i form af: i) forfinansiering, eventuelt opdelt i flere delbetalinger ii) en eller flere mellemliggende betalinger iii) betaling af saldoen af det skyldige beløb.

2. De forskellige typer af betalinger, der er omhandlet i stk. 1, opføres særskilt i regnskabet på betalingstidspunktet.

Artikel 29

1. Regnskabsføreren foretager betalingerne inden for rammerne af de disponible midler.

2. Alle betalinger, bortset fra dem, der foretages fra en forskudskonto, jf. artikel 11, kræver både regnskabsførerens eller den bemyndigede regnskabsførers og den anvisningsberettigedes eller den bemyndigede anvisningsberettigedes underskrift.







Afdeling 5

Tidsfrister i forbindelse med forvaltning af udgifter

Artikel 30

1. Skyldige beløb betales inden for en frist af højst 45 kalenderdage at regne fra den dato, hvor den kompetente anvisningsberettigedes bemyndigede tjeneste registrerer en gyldig betalingsanmodning; som betalingsdato anses den dato, hvor agenturets konto debiteres.

En betalingsanmodning er ikke gyldig, hvis ét eller flere væsentlige elementer mangler.

2. Den i stk. 1 omhandlede frist fastsættes til 30 kalenderdage for betalinger vedrørende levering af tjenesteydelser eller varer, medmindre andet er fastsat i kontrakten.

3. For så vidt angår kontrakter og aftaler, hvor betalingen er afhængig af godkendelsen af en rapport, begynder de i stk. 1 og 2 fastsatte frister først at løbe fra det tidspunkt, hvor den pågældende rapport er godkendt, enten eksplicit, ved at modtageren er blevet underrettet herom, eller implicit, ved at den i kontrakten fastsatte frist for godkendelse er udløbet uden at være blevet suspenderet ved et formelt dokument fremsendt til modtageren.

Fristen for godkendelse kan ikke overstige:

a) 20 kalenderdage ved ukomplicerede kontrakter vedrørende levering af varer og tjenesteydelser

b) 45 kalenderdage ved andre kontrakter og aftaler om tilskud

c) 60 kalenderdage ved kontrakter, hvor det er særlig vanskeligt at vurdere de tekniske ydelser.

4. Den nævnte betalingsfrist kan, på ethvert tidspunkt i løbet af den i stk. 1 anførte periode, suspenderes af den kompetente anvisningsberettigede, hvis denne underretter kreditorerne om, at betalingsanmodningen ikke kan imødekommes, enten fordi der ikke er tale om noget skyldigt beløb, eller fordi de relevante bilag ikke er forelagt. Hvis den anvisningsberettigede får en viden, der bringer ham i tvivl om lovligheden af de udgifter, der er anført på en betalingsanmodning, kan han suspendere betalingsfristen, indtil han har foretaget yderligere kontrol, herunder kontrol på stedet, med henblik på inden betalingen at sikre sig udgifternes lovlighed. Den anvisningsberettigede underretter snarest muligt betalingsmodtageren.

Den resterende betalingsfrist begynder igen at løbe fra den dato, hvor den korrekt udfærdigede betalingsanmodning er registreret for første gang.

5. Ved udløbet af de i stk. 1 og 2 omhandlede betalingsfrister kan kreditor inden for en frist af to måneder efter modtagelsen af den forsinkede betaling anmode om renter efter følgende bestemmelser:

a) Rentesatserne er de satser, der er omhandlet i artikel 21, stk. 2, første afsnit.

b) Renterne skal betales for den periode, der går fra kalenderdagen efter udløbet af betalingsfristen og indtil betalingsdatoen.

Bestemmelsen i første afsnit gælder ikke for medlemsstaterne.







KAPITEL 5

Edb-systemer

Artikel 31

Hvis indtægter og udgifter forvaltes ved hjælp af edb-systemer, kan underskrifter foretages elektronisk.







KAPITEL 6

Den interne revisor

Artikel 32

Agenturet opretter en intern revisionsfunktion, der skal udøves under overholdelse af de relevante internationale standarder. Den interne revisor, der udpeges af agenturet, er over for dette ansvarlig for at kontrollere, at systemerne og procedurerne til gennemførelse af budgettet fungerer tilfredsstillende. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører.

Artikel 33

1. Den interne revisor rådgiver agenturet med hensyn til risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning.

Den interne revisor har navnlig til opgave:

a) at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre politikker, programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici

b) at vurdere hensigtsmæssigheden og kvaliteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på alle budgetgennemførelsestransaktioner.

2. Den interne revisors hverv dækker alle agenturets aktiviteter og tjenestegrene. Han eller hun har fuldstændig og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af vedkommendes opgaver, om nødvendigt på stedet og herunder også i medlemsstaterne og i tredjelande.

3. Den interne revisor aflægger beretning til agenturet om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger. Agenturet sørger for, at henstillinger på baggrund af revisionsarbejdet følges op. Den interne revisor forelægger endvidere agenturet en årlig intern revisionsberetning, der angiver det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.

4. Den daglige leder sender hvert år styringskomitéen en beretning, der opsummerer det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.

Artikel 34

Agenturet fastsætter særlige regler for den interne revisor, der sikrer ham eller hende fuldstændig uafhængighed under udøvelsen af hvervet og bestemmer ansvarsområdet.







AFSNIT III

INDGÅELSE AF OFFENTLIGE KONTRAKTER







KAPITEL 1

Generelle bestemmelser







Afdeling 1

Anvendelsesområde og tildelingsprincipper

Artikel 35

1. Offentlige kontrakter er gensidigt bebyrdende kontrakter, der indgås skriftligt af agenturet i dets egenskab af ordregivende myndighed med henblik på mod betaling af en pris, der helt eller delvis afholdes over det almindelige budgettet, at opnå levering af varer eller fast ejendom, udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller levering af tjenesteydelser.

Offentlige kontrakter kan vedrøre:

a) køb eller leje af en ejendom

b) indkøb

c) bygge- og anlægsarbejder

d) tjenesteydelser.

Artikel 36

1. Offentlige kontrakter, der helt eller delvis finansieres over det almindelige budget, skal overholde principperne om klarhed og åbenhed, proportionalitet, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling.

2. Kontrakterne skal indgås på grundlag af bud indkaldt fra så bred en kreds som muligt undtagen i de tilfælde, hvor proceduren med forhandling, som omhandlet i artikel 38, stk. 1, litra d), finder anvendelse.







Afdeling 2

Offentliggørelse

Artikel 37

1. Kontrakter, hvis værdi ligger over de beløbsgrænser, der er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets direktiver om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige kontrakter om indkøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, skal offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.

Forudgående offentliggørelse kan kun undlades i tilfælde af kontrakter med lav værdi, der er nævnt i artikel 66.

Offentliggørelse af visse oplysninger efter tildeling af ordren kan undlades i tilfælde, hvor det ville være til hinder for anvendelse af lovgivningen, være i modstrid med offentlighedens interesse, være til skade for offentlige eller private virksomheders legitime forretningsmæssige interesser eller kunne hindre en loyal konkurrence mellem disse.

2. Kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 66, skal offentliggøres på passende måde.







Afdeling 3

Procedurer for indgåelse af kontrakter

Artikel 38

1. Proceduren for indgåelse af kontrakter antager en af følgende former:

a) offentligt udbud

b) begrænset udbud

c) projektkonkurrence

d) procedure med forhandling.

Artikel 39

Europa-Parlamentets og Rådets direktiver om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige kontrakter om indkøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder fastsætter de beløbsgrænser, der er afgørende for:

a) offentliggørelsesreglerne som omhandlet i artikel 37

b) valget af procedure som omhandlet i artikel 38

c) de dertil hørende tidsfrister.







Afdeling 4

Udbud

Artikel 40

Der skal i udbudsdokumenterne være en fuldstændig, klar og præcis beskrivelse af, hvad kontrakten drejer sig om.

Artikel 41

Deltagelsen i udbuddet er åben på lige vilkår for alle fysiske og juridiske personer, der er omfattet af traktaterne, og for alle fysiske og juridiske personer i tredjelande, der har indgået en særlig aftale med Fællesskaberne om offentlige indkøb, idet deres deltagelse sker på de i den særlige aftale fastsatte betingelser.

Artikel 42

Hvis den multilaterale aftale om offentlige indkøb, der er indgået i Verdenshandelsorganisationens regi, finder anvendelse, kan også statsborgere i de lande, der har ratificeret denne aftale, deltage på de i aftalen fastsatte betingelser.

Artikel 43

1. Fra deltagelse i kontrakter udelukkes enhver ansøger eller bydende:

a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller er begæret taget under en af disse behandlinger, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed, eller som befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure fastsat i national lovgivning

b) som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om hans faglige hæderlighed

c) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret

d) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger eller skat i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor han er etableret, i den ordregivende myndigheds land eller i det land, hvor kontrakten skal effektueres

e) som ved en retskraftig dom er dømt for svig, bestikkelse, deltagelse i en kriminel organisation eller en hvilken som helst anden form for ulovlig aktivitet, der skader Fællesskabets eller agenturets finansielle interesser

f) som i forbindelse med indgåelse af en anden kontrakt eller tildeling af et tilskud finansieret over fællesskabsbudgettet eller agenturets almindelige budget er fundet skyldig i grov misligholdelse, idet han ikke har overholdt sine kontraktlige forpligtelser.

2. Ansøgere og bydende skal dokumentere, at de ikke befinder sig i en af de i stk. 1 nævnte situationer.

Artikel 44

Fra tildeling af en ordre udelukkes enhver ansøger eller bydende, der i forbindelse med indgåelsen af den pågældende kontrakt:

a) befinder sig i en interessekonflikt

b) har afgivet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, som den ordregivende myndighed har krævet med henblik på deres deltagelse i den pågældende kontrakt, eller ikke har forelagt de krævede oplysninger.

Artikel 45

Agenturet opretter en central database med detaljerede oplysninger om ansøgere og bydende, der befinder sig i en af de situationer, der er nævnt i artikel 43 og 44. Det eneste formål med denne database er under iagttagelse af fællesskabsbestemmelserne om behandling af personoplysninger at sikre en korrekt anvendelse af artikel 43 og 44.

Artikel 46

Ansøgere eller bydende, der befinder sig i en af de i artikel 43 og 44 nævnte udelukkelsessituationer, kan af den ordregivende myndighed pålægges administrative eller økonomiske sanktioner efter at have fået lejlighed til at fremsætte deres bemærkninger.

Sanktionerne kan bestå i:

a) udelukkelse af ansøgeren eller den bydende fra kontrakter eller tilskud finansieret over agenturets almindelige budget i en periode på højst 5 år

b) finansielle sanktioner over for kontrahenten i det tilfælde, der er omhandlet i artikel 43, stk. 1, litra f), og over for ansøgeren eller den bydende i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 44, når der er tale om virkelig alvorlige forhold, dog således at sanktionerne ikke kan overstige værdien af den pågældende kontrakt.

De pålagte sanktioner skal stå i forhold til kontraktens størrelse og alvoren af de begåede fejl.

Artikel 47

1. De udvælgelseskriterier, der skal gøre det muligt at vurdere ansøgernes og de bydendes kapacitet, og de tildelingskriterier, der skal gøre det muligt at vurdere buddenes indhold, skal være fastlagt på forhånd og angivet i udbudsdokumenterne.

2. En ordre kan tildeles på grundlag af et udbud, hvor udbyderen antager det billigste bud, eller på grundlag af et udbud, hvor udbyderen antager det økonomisk mest fordelagtige bud.

Artikel 48

1. Reglerne for afgivelse af bud skal sikre, at der bliver tale om reel konkurrence, og at buddenes indhold hemmeligholdes, indtil de alle åbnes samtidig.

2. Den ordregivende myndighed kan efter nærmere regler, der fastsættes i gennemførelsesbestemmelserne, kræve en forhåndsgaranti af de bydende for at sikre sig, at de står ved deres bud.

3. Bortset fra kontrakter vedrørende mindre beløb som omhandlet i artikel 66, stk. 3, skal ansøgninger om deltagelse eller bud åbnes af et udvalg udpeget til dette formål. Alle bud eller ansøgninger, som udvalget erklærer ikke-forskriftsmæssige, afvises.

4. Alle ansøgninger eller bud, som udvalget erklærer forskriftsmæssige, vurderes efter de udvælgelses- og tildelingskriterier, der på forhånd er fastsat i udbudsdokumenterne, af et udvalg udpeget til dette formål, der indstiller ordremodtageren.

Artikel 49

Under hele udbudsproceduren skal eventuelle kontakter mellem den ordregivende myndighed og ansøgerne eller de bydende foregå på en måde, der sikrer klarhed, åbenhed og ligebehandling. Sådanne kontakter kan ikke medføre ændring af aftalebetingelserne eller indholdet af det oprindelige bud.

Artikel 50

1. Den kompetente anvisningsberettigede udpeger ordremodtageren under overholdelse af de udvælgelses- og tildelingskriterier, der på forhånd er fastsat i udbudsdokumenterne, samt af reglerne for indgåelse af offentlige kontrakter.

2. Den ordregivende myndighed skal oplyse alle ansøgere og bydende, hvis ansøgning eller bud er blevet afvist, om årsagen hertil, og den skal oplyse alle bydende, der har fremsat et forskriftsmæssigt bud, og som skriftligt anmoder herom, om de kvaliteter og relative fordele, der kendetegner det valgte bud, samt opgive navnet på ordremodtageren. Meddelelse af visse oplysninger kan imidlertid undlades i tilfælde, hvor det ville være til hinder for anvendelse af lovgivningen, være i modstrid med offentlighedens interesse, være til skade for offentlige eller private virksomheders legitime forretningsmæssige interesser eller kunne hindre loyal konkurrence mellem disse.

Artikel 51

Den ordregivende myndighed kan, så længe en kontrakt ikke er underskrevet, enten undlade at indgå kontrakten eller annullere den pågældende udbudsprocedure, uden at ansøgerne eller de bydende kan gøre krav på nogen form for godtgørelse. En eventuel beslutning herom skal begrundes og meddeles ansøgerne eller de bydende.







Afdeling 5

Garantier og kontrol

Artikel 52

Den ordregivende myndighed kan og skal i visse tilfælde, der fastsættes i gennemførelsesbestemmelserne, kræve en forhåndsgaranti af kontrahenterne med henblik på:

a) at sikre, at kontrakten gennemføres på tilfredsstillende måde

b) at begrænse de økonomiske risici, der er forbundet med udbetaling af forfinansiering.

Artikel 53

1. Hvis indgåelsen eller gennemførelsen af en kontrakt er behæftet med enten væsentlige fejl eller uregelmæssigheder eller med svig, suspenderer agenturet gennemførelsen af den pågældende kontrakt.

2. Hvis sådanne fejl, uregelmæssigheder eller svigagtige fremgangsmåder kan tilskrives kontrahenten, kan agenturet endvidere nægte at foretage en udbetaling eller inddrive allerede udbetalte beløb i et omfang, der er proportionalt med alvoren af de pågældende fejl, uregelmæssigheder eller svigagtige fremgangsmåder.







KAPITEL 2

Gennemførelsesbestemmelser

Artikel 54

1. En rammekontrakt er en kontrakt indgået mellem agenturet i dets egenskab af ordregivende myndighed og en erhvervsdrivende for at fastlægge de vigtigste bestemmelser, som skal gælde for en række enkeltkontrakter, der forventes indgået inden for vis periode, bl.a. med hensyn til varighed, genstand, priser og betingelser for kontraktens gennemførelse samt de forventede mængder.

Den ordregivende myndighed kan ligeledes indgå multiple rammekontrakter, hvor kontrakterne er adskilte, men indgået på identiske vilkår med flere leverandører eller tjenesteydere. I de udbudsbetingelser, der er omhandlet i artikel 69, skal i så fald angives det maksimale antal erhvervsdrivende, som den ordregivende myndighed vil indgå kontrakt med.

Sådanne rammekontrakter kan højst have en varighed på fire år undtagen i behørigt begrundede tilfælde, hvor rammekontraktens formål gør det berettiget.

Agenturet må ikke anvende rammekontrakter i urimeligt omfang eller på en måde, der forhindrer, begrænser eller fordrejer konkurrencen.

2. Enkeltkontrakter baseret på de i stk. 1 omhandlede rammekontrakter indgås på de betingelser, der er fastsat i rammekontrakten.

3. Kun i forbindelse med enkeltkontrakter indgået på grundlag af ovennævnte rammekontrakter skal der på forhånd være indgået en budgetmæssig forpligtelse.







Afdeling 1

Offentliggørelse

Artikel 55

1. I tilfælde af kontrakter, der er omfattet af direktiverne om offentlige kontrakter, skal der offentliggøres en forhåndsmeddelelse, en udbudsbekendtgørelse og en meddelelse om ordretildeling.

2. En forhåndsmeddelelse er en meddelelse, hvorved agenturet til orientering oplyser den forventede samlede værdi af de kontrakter — fordelt på kategorier af tjenesteydelser eller produktgrupper — og de væsentligste karakteristika ved de bygge- og anlægskontrakter, de forventer at indgå i løbet af regnskabsåret, hvis det samlede beløb anslås at være lig med eller overstige de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 67.

Forhåndsmeddelelsen sendes til Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer (Publikationskontoret) så hurtigt som muligt og under alle omstændigheder inden den 31. marts i hvert regnskabsår for så vidt angår indkøbs- og tjenesteydelseskontrakter og så hurtigt som muligt efter afgørelsen om godkendelse af programmet for så vidt angår bygge- og anlægskontrakter.

3. Gennem en udbudsbekendtgørelse kan agenturet tilkendegive, at det agter at igangsætte en udbudsprocedure. Når det drejer sig om kontrakter, hvis anslåede beløb er lig med eller større end de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 68, stk. 1, litra a) og c), er en udbudsbekendtgørelse obligatorisk.

Er der tale om et offentligt udbud, angives i udbudsbekendtgørelsen dato, klokkeslæt og sted for åbningsudvalgets møde, som de bydende kan deltage i.

Hvis agenturet ønsker at afholde en projektkonkurrence, offentliggør det en meddelelse herom.

4. Resultaterne af udbudsproceduren meddeles i en særlig meddelelse om ordretildeling. For kontrakter, hvis værdi er lig med eller større end de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 68, er en sådan meddelelse obligatorisk. Den er ikke obligatorisk i forbindelse med enkeltkontrakter indgået på grundlag af en rammekontrakt.

Meddelelsen om ordretildelingen sendes til Publikationskontoret senest 48 kalenderdage efter procedurens afslutning, regnet fra det tidspunkt, hvor kontrakten underskrives.

5. De forskellige meddelelser og bekendtgørelser udformes efter de modeller, der er knyttet som bilag til direktiv 2001/78/EF ( 3 ).

Artikel 56

1. Kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 67 og 68, og tjenesteydelseskontrakter, der er nævnt i bilag 1 B til Rådets direktiv 92/50/EØF af 18. juni 1992 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige tjenesteydelsesaftaler ( 4 ), skal offentliggøres på en sådan måde, at der sikres fri konkurrence og upartiskhed under udbudsproceduren. Dette indebærer, at der:

a) hvis der ikke er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse som omhandlet i artikel 55, offentliggøres en meddelelse om indkaldelse af interessetilkendegivelse, når der er tale om kontrakter med en lignende genstand, hvis værdi ligger over eller er lig med det beløb, der er angivet i artikel 65, stk. 1

b) årligt offentliggøres en liste over kontrahenter med angivelse af den tildelte ordres genstand og beløb.

2. I forbindelse med kontrakter om fast ejendom offentliggøres årligt en særskilt liste over kontrahenter med angivelse af genstanden for den tildelte ordre og kontraktbeløbet. Denne liste sendes til styringskomitéen.

3. Oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over eller er lig med det beløb, der er angivet i ovennævnte artikel 65, stk. 1, sendes til Publikationskontoret. Det skal ske senest den 31. marts efter afslutningen af regnskabsåret for så vidt angår de årlige lister over kontrahenter.

For de øvrige kontrakter foretages den forudgående offentliggørelse og offentliggørelsen af den årlige liste over kontrahenter på agenturets hjemmeside på internettet; den efterfølgende offentliggørelse finder sted senest den 31. marts i det følgende regnskabsår. Offentliggørelsen kan også finde sted i Den Europæiske Unions Tidende.

Artikel 57

1. Publikationskontoret offentliggør, i Den Europæiske Unions Tidende, de meddelelser og bekendtgørelser, der er omhandlet i artikel 55 og 56, senest 12 kalenderdage efter afsendelsen af dem.

Denne frist nedsættes til fem kalenderdage i forbindelse med de hasteprocedurer, der er omhandlet i artikel 81, og hvis de pågældende meddelelser og bekendtgørelser udformes og sendes elektronisk.

2. Agenturet skal kunne dokumentere afsendelsesdatoen.

Artikel 58

1. Ud over de foranstaltninger til offentliggørelse, som er angivet i artikel 55, 56 og 57, kan kontrakter gøres til genstand for offentliggørelse af enhver anden form for meddelelse, herunder i elektronisk form. Der skal i den forbindelse henvises til den udbudsbekendtgørelse, der er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende som omhandlet i artikel 57, og offentliggørelsen af meddelelsen må ikke ligge forud for udbudsbekendtgørelsen, der er den eneste autentiske.

2. En sådan meddelelse må ikke indebære nogen forskelsbehandling mellem ansøgere eller bydende eller indeholde andre oplysninger end dem, der er indeholdt i ovennævnte udbudsbekendtgørelse, hvis en sådan findes.







Afdeling 2

Procedurer for indgåelse af kontrakterne

Artikel 59

1. Tildelingen af en ordre sker for offentligt og begrænset udbud og proceduren med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende eller — for proceduren med forhandling uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse — eventuelt efter en projektkonkurrence.

2. Et udbud er offentligt, hvis alle interesserede erhvervsdrivende kan afgive bud. Det er begrænset, hvis alle erhvervsdrivende kan anmode om at deltage, og kun ansøgere, der opfylder de udvælgelseskriterier, der er omhandlet i artikel 74, og som — samtidigt og skriftligt — opfordres hertil af agenturet, kan afgive bud.

Udvælgelsesproceduren kan enten gennemføres i forbindelse med hver enkelt kontrakt eller med henblik på opstilling af en liste over egnede ansøgere som led i den procedure, der er omhandlet i artikel 65.

3. Ved procedurer med forhandling vælger agenturet selv, hvilke bydende det vil henvende sig til blandt dem, der opfylder udvælgelseskriterierne i artikel 74, og forhandler kontraktvilkårene med én eller flere af disse.

Ved procedurer med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse som omhandlet i artikel 64, opfordrer agenturet samtidigt og skriftligt de udvalgte ansøgere til at forhandle.

4. Projektkonkurrence er en procedure, hvorved den ordregivende myndighed, navnlig inden for arkitekt- og ingeniørarbejde eller databehandling, kan skaffe sig en plan eller et projekt, der foreslås af et vurderingsudvalg efter udskrivning af en konkurrence med eller uden prisuddeling.

Artikel 60

1. Ved begrænset udbud, herunder den procedure, der er omhandlet i artikel 65, må antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, ikke være mindre end fem, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne.

Den ordregivende myndighed kan desuden fastsætte, at det maksimale antal bydende skal være 20, afhængigt af kontraktgenstanden og udvalgt efter objektive og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier. I dette tilfælde meddeles det maksimale og minimale antal ansøgere og kriterierne i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser, jf. artikel 55 og 56.

Under alle omstændigheder skal antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.

2. Ved proceduren med forhandling må antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, ikke være mindre end tre, forudsat at der et tilstrækkeligt antal ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne.

Under alle omstændigheder skal antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.

Bestemmelsen i andet afsnit gælder ikke for kontrakter, hvis værdi udgør et meget lille beløb som omhandlet i artikel 66, stk. 3.

Artikel 61

Agenturet forhandler med de bydende om de afgivne bud med henblik på at tilpasse dem til de krav, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, jf. artikel 55, eller i udbudsbetingelserne og eventuelle supplerende dokumenter, med det formål at finde frem til det økonomisk mest fordelagtige bud. Agenturet sikrer, at der ikke sker forskelsbehandling af de bydende under forhandlingerne.

Artikel 62

1. Reglerne for afholdelse af projektkonkurrencer meddeles dem, der har tilkendegivet, at de er interesserede i at deltage i konkurrencen. Antallet af ansøgere, der opfordres til at deltage, skal sikre reel konkurrence.

2. Vurderingsudvalget udpeges af den kompetente anvisningsberettigede. Vurderingsudvalget består udelukkende af fysiske personer, der er uafhængige af deltagerne i projektkonkurrencen. Hvis der kræves bestemte faglige kvalifikationer for at deltage i en konkurrence, skal mindst en tredjedel af vurderingsudvalgets medlemmer have samme eller tilsvarende kvalifikationer.

Vurderingsudvalget afgiver sine udtalelser i fuld uafhængighed. Dets udtalelser vedtages på grundlag af de projekter, der forelægges anonymt af ansøgerne, og alene ud fra de kriterier, der er fastsat i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen.

3. Vurderingsudvalget anfører i en rapport, der underskrives af medlemmerne, de projekter, som det foreslår på grundlag af hvert enkelt projekts fordele, og knytter hertil sine bemærkninger.

Ansøgerne forbliver anonyme, indtil vurderingsudvalget har afgivet udtalelse.

4. Den ordregivende myndighed træffer derefter en afgørelse, hvori navn og adresse på den udvalgte ansøger anføres sammen med begrundelsen for dette valg set i lyset af de kriterier, der på forhånd var meddelt i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen, specielt hvis myndigheden afviger fra de projekter, der blev foreslået i vurderingsudvalgets udtalelse.

Artikel 63

1. Agenturet kan anvende proceduren med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:

a) når der, i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud, enten slet ikke er afgivet bud eller ikke er afgivet egnede bud, efter afslutningen af det oprindelige udbud, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår som anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 69, ikke ændres væsentligt

b) når gennemførelsen af kontrakten af tekniske eller kunstneriske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt erhvervsdrivende

c) i det omfang det er strengt nødvendigt, når tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives agenturet, og som kan bringe agenturets interesser i fare, gør det umuligt at overholde de tidsfrister, der gælder ved de andre former for udbud, og som er omhandlet i artikel 79, 80 og 81

d) når den pågældende kontrakt indgås efter en projektkonkurrence og i henhold til de gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen, i hvilket fald alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne

e) ved supplerende tjenesteydelser eller arbejder, som ikke indgår i det oprindeligt planlagte projekt eller den først indgåede kontrakt, men som på grund af uforudsete forhold, som de ordregivende myndigheder ikke har nogen indflydelse på, er blevet nødvendige for udførelsen af tjenesteydelsen eller bygge- og anlægsarbejdet, jf. stk. 2

f) ved nye kontrakter, der er en gentagelse af tilsvarende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, og som overdrages til den kontrahent, der fik tildelt den oprindelige ordre af agenturet, forudsat disse nye kontrakter er i overensstemmelse med det oprindelige projekt, og at den første kontrakt er indgået i henhold til procedurerne for offentlige eller begrænsede udbud

g) ved indkøbskontrakter: i) ved supplerende leverancer til delvis fornyelse af sædvanlige leverancer eller installationer eller til udvidelse af allerede foretagne leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den ordregivende myndighed at anskaffe udstyr, som på grund af en forskel i teknisk beskaffenhed ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse ii) når de pågældende varer alene er fremstillet med henblik på forskning, forsøg, undersøgelse eller udvikling, bortset fra prøvekørsel til påvisning af en vares handelsmæssige levedygtighed og serieproduktion til dækning af forsknings- og udviklingsomkostninger

h) ved kontrakter om fast ejendom, efter undersøgelse af det lokale marked

i) for kontrakter, hvis værdi ligger under den beløbsgrænse, der er omhandlet i artikel 66, stk. 2.

2. Ved supplerende tjenesteydelser eller arbejder, jf. stk. 1, litra e), kan de ordregivende myndigheder anvende proceduren med forhandling uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, forudsat at ordren tildeles den kontrahent, som udfører den oprindelige kontrakt:

a) når disse supplerende kontrakter ikke teknisk eller økonomisk kan adskilles fra den oprindelige kontrakt uden væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed

b) når disse kontrakter, til trods for at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse.

Dog må den samlede anslåede værdi af de supplerende kontrakter ikke overstige 50 % af værdien af den oprindelige kontrakt.

3. I de tilfælde, der er nævnt i stk. 1, litra f), skal muligheden for at anvende en sådan procedure med forhandling angives allerede i forbindelse med det oprindelige udbud, og den samlede anslåede værdi af de nye kontrakter skal tages i betragtning i forbindelse med de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 68. Denne fremgangsmåde kan kun benyttes inden for en periode på tre år efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt.

Artikel 64

1. Agenturet kan anvende udbud efter forhandling med forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:

a) når der i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud er afgivet bud, som ikke er forskriftsmæssige eller er uantagelige efter udvælgelses- eller tildelingskriterierne, forudsat at de oprindelige udbudsbetingelser, således som anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 69, ikke ændres væsentligt

b) i undtagelsestilfælde, når det drejer sig om kontrakter om tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, hvor ydelsernes art eller de hermed forbundne risici medfører, at den bydende ikke på forhånd kan fastsætte en samlet pris

c) når den tjenesteydelse, der skal præsteres, specielt inden for områderne finansielle tjenesteydelser og intellektuelle tjenesteydelser, er af en sådan art, at kontrakten ikke kan specificeres tilstrækkelig nøjagtigt til, at den kan indgås ved at vælge det bedste bud i henhold til reglerne for offentligt eller begrænset udbud

d) ved kontrakter om bygge- og anlægsarbejder, når det pågældende arbejde udelukkende udføres med henblik på forsøg, forskning eller videreudvikling, og ikke for at sikre rentabilitet eller dække forsknings- og udviklingsomkostninger

e) i forbindelse med kontrakter vedrørende de tjenesteydelser, der er anført i bilag I B til direktiv 92/50/EØF, jf. dog artikel 63, stk. 1, litra i).

2. I de tilfælde, der er nævnt i stk. 1, litra a), kan agenturet undlade at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse, hvis proceduren med forhandling omfatter alle bydende, der opfylder udvælgelseskriterierne, og som under det forudgående udbud har afgivet bud, der opfylder udbudsprocedurens formelle krav.

Artikel 65

1. Indkaldelse af interessetilkendegivelser er en metode til udvælgelse af ansøgere, der opfordres til at afgive bud i forbindelse med fremtidige begrænsede udbud vedrørende kontrakter til en værdi af 50 000 EUR eller derover, jf. dog artikel 63 og 64.

2. En liste opstillet på grundlag af en indkaldelse af interessetilkendegivelser er gyldig i højst tre år fra det tidspunkt, hvor Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 56, stk. 1, litra a). Enhver interesseret person kan når som helst, indtil tre måneder før listens gyldighedsperiode udløber, indgive en ansøgning.

3. I forbindelse med hver enkelt kontrakt opfordrer den ordregivende myndighed enten alle ansøgere, der er opført på listen, eller visse af dem, udvalgt efter objektive og ikke-diskriminerende kriterier afpasset efter kontrakten, til at afgive bud.

Artikel 66

1. Kontrakter til en værdi af under 50 000 EUR kan indgås efter begrænset udbud og henvendelse til mindst fem ansøgere, uden indkaldelse af interessetilkendegivelser, jf. dog artikel 63 og 64.

2. Kontrakter til en værdi af under 13 800 EUR kan indgås efter proceduren med forhandling, med deltagelse af mindst tre ansøgere.

3. Kontrakter til en værdi af under 1 050 EUR kan indgås efter indhentning af blot ét bud som led i en procedure med forhandling.

4. Ved betaling via en forskudskonto og i forbindelse med kommunikationsudgifter vedrørende agenturet kan man, for udgifter på under 200 EUR, blot betale forelagte fakturaer, uden forudgående indhentning og accept af et tilbud.

Artikel 67

Grænserne for offentliggørelse af en forhåndsmeddelelse er som følger:

a) 750 000 EUR for de indkøbs- og tjenesteydelseskontrakter, der er anført i bilag I A til direktiv 92/59/EØF

b) 5 923 624 EUR for bygge- og anlægsarbejder.

Artikel 68

De grænser, der er nævnt i artikel 39, er som følger:

a) 154 014 EUR for de indkøbs- og tjenesteydelseskontrakter, der er anført i bilag I A til direktiv 92/50/EØF, undtagen de kontrakter om tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, der er anført i nævnte bilags kategori 8

b) 200 000 EUR for de tjenesteydelseskontrakter, der er anført i bilag I B til direktiv 92/50/EØF, og de kontrakter om tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, der er anført i kategori 8 i bilag I A til det nævnte direktiv

c) 5 923 624 EUR for bygge- og anlægsarbejder.

Artikel 69

1. Udbudsdokumenterne består som et minimum af:

a) opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle

b) de dertil knyttede udbudsbetingelser, der i et bilag indeholder de generelle betingelser, der gælder for kontrakter

c) standardkontrakten.

Udbudsdokumenterne indeholder en henvisning til den offentliggørelse, der har fundet sted i henhold til artikel 55-58.

2. Opfordringen til at afgive bud angiver mindst:

a) de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, bl.a. sidste afleveringsfrist (dato og klokkeslæt), eventuelt krav om anvendelse af standardformular, de dokumenter, der skal vedlægges, herunder dokumentation for den økonomiske, finansielle, faglige og tekniske kapacitet, der er omhandlet i artikel 74, og den adresse, hvortil buddene skal sendes

b) at afgivelse af et bud er ensbetydende med accept af udbudsbetingelserne og de generelle betingelser, der er omhandlet i stk. 1, og at den bydende, i tilfælde af, at han får tildelt ordren, er bundet af det afgivne bud under kontraktens gennemførelse

c) buddenes gyldighedsperiode, hvori den bydende skal stå ved alle betingelserne i sit bud

d) at enhver kontakt mellem den ordregivende myndighed og den bydende er forbudt under udbudsproceduren, undtagen i særlige tilfælde, idet der endvidere angives de nøjagtige betingelser for aflæggelse af et eventuelt besøg på stedet.

3. Udbudsbetingelserne indeholder mindst oplysninger om:

a) de udelukkelses- og udvælgelseskriterier, der gælder for kontrakten, undtagen hvis der er tale om et begrænset udbud eller en procedure med forhandling med offentliggørelse af forhåndsmeddelelse som omhandlet i artikel 64; i disse tilfælde angives de pågældende kriterier alene i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser

b) den relative vægtning af tildelingskriterierne, hvis vægtningen ikke er angivet i udbudsbekendtgørelsen

c) de tekniske specifikationer, der er omhandlet i artikel 70

d) hvilke mindstekrav de alternative bud skal opfylde i forbindelse med tildelingsprocedurer, hvor ordren tildeles den bydende, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud som omhandlet i artikel 77, stk. 2, når den ordregivende myndighed ikke i udbudsbekendtgørelsen har meddelt, at alternative bud er forbudt

e) hvorvidt protokollen om privilegier og immuniteter eller i givet fald Wiener-konventionen om diplomatiske eller konsulære forbindelser finder anvendelse

f) bevisreglerne i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud på de betingelser, der er fastsat i artikel 73.

4. Standardkontrakten indeholder bl.a. oplysninger om:

a) de sanktioner, der finder anvendelse i tilfælde af, at kontrakten misligholdes

b) de oplysninger, som fakturaerne eller de dertil knyttede bilag skal indeholde

c) den lovgivning, kontrakten er undergivet, og den domstol, der er kompetent i tilfælde af tvist.

5. Agenturet kan kræve oplyst, hvor stor en del af kontrakten den bydende agter at give i underentreprise, og hvem underleverandørerne er.

Artikel 70

1. De tekniske specifikationer skal sikre ansøgerne og de bydende lige adgang og må ikke i urimelig grad hindre, at offentlige indkøbskontrakter åbnes for konkurrence. Specifikationerne definerer de karakteristika, som kræves af en vare, en tjenesteydelse, et materiale eller et arbejde set i lyset af den brug, som den ordregivende myndighed agter at gøre heraf.

2. De i stk. 1 omhandlede karakteristika omfatter:

a) kvalitetsniveauer

b) overholdelse af miljøkrav

c) udformning til alle anvendelser (herunder adgang for handicappede)

d) niveauer og procedurer for vurdering af overholdelsen af standarder

e) brugsegenskaber

f) sikkerhed og dimensioner, herunder — for indkøbskontrakter — handelsbetegnelser og brugervejledninger, samt — for alle kontrakter — terminologi, symboler, afprøvning og afprøvningsmetoder, emballage, mærkning og etikettering, produktionsprocesser og -metoder

g) for bygge- og anlægskontrakter procedurer til kvalitetssikring samt regler for udformning og beregning af bygge- og anlægsarbejder, afprøvning, kontrol og godkendelse samt konstruktionsteknik og -metoder og alle andre tekniske forhold, som den ordregivende myndighed ved almindelige eller særlige bestemmelser kan fastsætte vedrørende de færdige arbejder og de materialer og dele, der indgår heri.

3. De tekniske specifikationer fastsættes på følgende måde:

a) enten under henvisning til europæiske standarder, europæiske tekniske godkendelser eller fælles tekniske specifikationer, hvis sådanne findes, eller til internationale standarder eller andre tekniske referencerammer udarbejdet af europæiske standardiseringsorganer eller eventuelt af tilsvarende nationale organer. Hver henvisning ledsages af udtrykket »eller tilsvarende«

b) eller under angivelse af præcise krav med hensyn til ydeevne eller funktioner; de skal være tilstrækkeligt præcise til, at de bydende kan afgøre, hvad kontrakten drejer sig om, og til at agenturet kan give tilslag

c) eller ved en kombination af begge dele.

4. Når agenturet benytter sig af muligheden for at henvise til de specifikationer, der er omhandlet i stk. 3, litra a), kan det ikke afvise et bud med den begrundelse, at det ikke er i overensstemmelse med nævnte specifikationer, når den bydende eller ansøgeren, på en for den ordregivende myndighed tilfredsstillende måde, ved hjælp af ethvert relevant middel beviser, at han opfylder krav svarende til de stillede.

5. Når agenturet benytter sig af muligheden for at fastsætte præcise krav med hensyn til ydeevne eller funktion, jf. stk. 3, litra b), kan det ikke afvise et bud, der er i overensstemmelse med en national standard, der gennemfører en europæisk standard, en europæisk teknisk godkendelse, fælles tekniske specifikationer, internationale standarder eller andre tekniske referencerammer, der er udformet af et europæisk standardiseringsorgan, hvis de nævnte specifikationer vedrører kravene med hensyn til ydeevne eller funktion.

6. De tekniske specifikationer må ikke, bortset fra i undtagelsestilfælde, hvor kontraktens genstand berettiger til det, angive et bestemt fabrikat, en bestemt oprindelse eller en bestemt fremstillingsproces, og de må ikke henvise til et bestemt varemærke, et bestemt patent, en bestemt type, oprindelse eller produktion på en måde, der kunne favorisere eller udelukke visse produkter eller erhvervsdrivende. I tilfælde, hvor det er umuligt at angive en tilstrækkelig præcis eller forståelig definition af kontraktens genstand, skal en sådan angivelse eller reference ledsages af udtrykket »eller tilsvarende«.

Artikel 71

1. Det skal af udbudsdokumenterne fremgå, om buddet skal være til fast pris uden mulighed for revision.

2. I modsat fald angives i udbudsdokumenterne, hvilke betingelser eller fremgangsmåder der gælder for revision af prisen i løbet af kontraktperioden. Den ordregivende myndighed tager i den forbindelse navnlig hensyn til:

a) kontraktens art og de økonomiske konjunkturer, hvorunder den skal gennemføres

b) arbejdsopgavernes og kontraktens art og varighed

c) sine økonomiske interesser.

Artikel 72

1. Ansøgere, bydende og kontrahenter, der har afgivet urigtige erklæringer eller som har gjort sig skyld i grov forsømmelse ved ikke at overholde deres kontraktmæssige forpligtelser i forbindelse med en tidligere kontrakt, kan, uden at det berører muligheden for at anvende kontraktmæssige sanktioner, udelukkes fra kontrakter og tilskud finansieret over agenturets almindelige budget i en periode på højst to år regnet fra det tidspunkt, hvor forseelsen er konstateret og bekræftet gennem en kontradiktorisk dialog med kontrahenten.

Denne periode kan forlænges til tre år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den første forseelse.

Bydende og ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer, pålægges desuden økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den samlede værdi af den ordre, der skal tildeles.

Kontrahenter, som har gjort sig skyld i grov forsømmelse ved ikke at overholde deres kontraktmæssige forpligtelser, pålægges på samme måde økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den pågældende kontrakts værdi.

Denne sats kan forhøjes til 4-20 % i tilfælde af gentagelse inden for de første fem år efter den første forseelse.

2. I de tilfælde, der er omhandlet i artikel 43, stk. 1, litra a), c) og d), udelukkes ansøgere eller bydende fra kontrakter og tilskud i en periode på højst to år regnet fra det tidspunkt, hvor forseelsen er konstateret og bekræftet gennem en kontradiktorisk dialog med kontrahenten.

I de tilfælde, der er omhandlet i artikel 43, stk. 1, litra b) og e), udelukkes ansøgere eller bydende fra kontrakter og tilskud i en periode på mindst et år og højst fire år regnet fra forkyndelsen af dommen.

Disse perioder kan forlænges til fem år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den første forseelse eller første dom.

3. Artikel 43, stk. 1, litra e), dækker følgende tilfælde:

a) de tilfælde af svig, der er omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. juli 1995 ( 5 )

b) de tilfælde af bestikkelse, der er omhandlet i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, der involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. maj 1997 ( 6 )

c) de tilfælde, hvor en person deltager i en kriminel organisation således som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/733/RIA af 21. december 1998 om at gøre det strafbart at deltage i en kriminel organisation i Den Europæiske Unions medlemsstater ( 7 )

d) de tilfælde, hvor der sker hvidvaskning af penge således som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge ( 8 ).

Artikel 73

1. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at ansøgeren eller den bydende ikke befinder sig i en af de situationer, der er nævnt i artikel 43, stk. 1, litra a), b) eller e), fremlæggelse af en straffeattest af nyere dato eller eventuelt et tilsvarende dokument af nyere dato udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed i hjemlandet eller det tidligere opholdsland, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt.

2. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at ansøgeren eller den bydende ikke befinder sig i en af de situationer, der er nævnt i artikel 43, stk. 1, litra d), en attest af nyere dato udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land.

Hvis denne form for dokument eller attest ikke udstedes af det pågældende land, kan det erstattes af en erklæring afgivet under ed eller eventuelt af en højtidelig erklæring, der af vedkommende afgives for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller et tidligere opholdsland.

3. I overensstemmelse med den nationale lovgivning i det land, hvor den bydende eller ansøgeren er etableret, vedrører de i stk. 1 og 2 nævnte dokumenter juridiske og fysiske personer, herunder eventuelt, hvis den ordregivende myndighed finder det nødvendigt, virksomhedsledere eller enhver anden person, der har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere den bydende eller ansøgeren, eller til at træffe beslutninger på dennes vegne.

Artikel 74

1. Agenturet opstiller klare og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier.

2. I forbindelse med enhver udbudsprocedure anvendes følgende udvælgelseskriterier:

a) Den bydendes eller ansøgerens ret til at deltage i udbuddet afgøres, efter at det er fastslået, at vedkommende ikke befinder sig i en af de situationer, der medfører udelukkelse som omhandlet i artikel 43 og 44.

b) Desuden anvendes en række kriterier til vurdering af den pågældendes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet. Den ordregivende myndighed kan fastsætte minimale kapacitetsniveauer, hvorunder ansøgere ikke kommer i betragtning.

3. Enhver bydende eller ansøger kan blive anmodet om at dokumentere, at han, i henhold til national ret, har tilladelse til at fremstille kontraktgenstanden: optagelse i handels- eller erhvervsregisteret eller erklæring afgivet under ed eller attesteret, medlemskab af en bestemt organisation, udtrykkelig tilladelse, optagelse i momsregistreret.

4. Agenturet anfører i udbudsbekendtgørelsen, indkaldelsen af interessetilkendegivelser eller opfordringen til at afgive bud, hvilke former for dokumentation det har valgt at acceptere som bevis for bydendes eller ansøgeres retlige status og retsevne.

5. Omfanget af de oplysninger, som den ordregivende myndighed udbeder sig som bevis for ansøgerens eller den bydendes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, må ikke gå videre end kontraktens genstand, og der skal tages hensyn til de erhvervsdrivendes legitime interesser, navnlig for så vidt angår beskyttelse af virksomhedens tekniske og handelsmæssige hemmeligheder.

Artikel 75

1. Bevis for den finansielle og økonomiske kapacitet kan bestå i et eller flere af følgende dokumenter:

a) relevante erklæringer fra bank eller bevis for relevant arbejdsskadeforsikring

b) fremlæggelse af virksomhedens balance eller uddrag heraf for mindst de seneste to afsluttede regnskabsår, såfremt offentliggørelse af balancen er foreskrevet i selskabslovgivningen i det land, hvor den erhvervsdrivende er etableret

c) en erklæring om virksomhedens samlede omsætning og omsætningen for så vidt angår de bygge- og anlægsarbejder, leverancer eller tjenesteydelser, som aftalen vedrører, og som er udført i løbet af de seneste tre regnskabsår.

2. Hvis den bydende eller ansøgeren af en særlig grund, som den ordregivende myndighed anser for gyldig, ikke er i stand til at fremlægge den af den ordregivende myndighed krævede dokumentation, kan han godtgøre sin økonomiske og finansielle kapacitet ved ethvert andet middel, som den ordregivende myndighed finder egnet.

3. En erhvervsdrivende kan eventuelt og med henblik på en bestemt kontrakt fremlægge oplysninger om andre virksomhedsenheders kapacitet, uanset hvilken retlig forbindelse der består mellem den erhvervsdrivende og disse enheder. Den erhvervsdrivende skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at han råder over tilstrækkelige midler til kontraktens gennemførelse, f.eks. ved at påvise disse enheders forpligtelse til at stille disse midler til hans rådighed.

Artikel 76

1. De erhvervsdrivendes tekniske og faglige kapacitet vurderes og kontrolleres i overensstemmelse med stk. 2 og 3. Ved udbud med henblik på indkøb, der kræver opsætning eller installation, ydelse af tjenester og/eller udførelse af bygge- og anlægsarbejder vurderes denne kapacitet bl.a. under hensyn til de erhvervsdrivendes faglige viden, effektivitet, erfaring og pålidelighed.

2. De erhvervsdrivendes tekniske og faglige kapacitet kan, afhængigt af arten, mængden eller omfanget og anvendelsen af de varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der skal leveres eller udføres, dokumenteres ved følgende dokumenter:

a) angivelse af eksamens- og kvalifikationsbeviser for tjenesteyderen eller entreprenøren og/eller deres medarbejdere og især for den eller de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne eller arbejdet

b) forelæggelse af en liste over: i) de betydeligste tjenesteydelser eller leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb og tidspunkt samt den offentlige eller private modtager ii) de arbejder, der er udført i løbet af de sidste fem år, med angivelse af beløb, tidspunkt og sted. Listen over de væsentligste arbejdsopgaver, der er udført, skal ledsages af attester for tilfredsstillende udførelse, hvori det skal præciseres, om arbejderne er blevet udført fagligt korrekt og i overensstemmelse med kontraktvilkårene

c) en beskrivelse af det tekniske udstyr, det værktøj og materiel, der er blevet anvendt til gennemførelse af en tjenesteydelseskontrakt eller en bygge- og anlægskontrakt

d) en beskrivelse af de foranstaltninger, der gennemføres for at sikre kvaliteten af leverancer og tjenesteydelser, samt en beskrivelse af tjenesteyderens eller entreprenørens undersøgelses- og forskningsfaciliteter

e) angivelse af de teknikere eller tekniske organer, tjenesteyderen eller entreprenøren disponerer over, især dem, der har ansvaret for kvalitetskontrollen, uanset om de hører til virksomheden eller ej

f) for så vidt angår levering af varer kan der forelægges prøver, beskrivelser og/eller autentiske fotografier og/eller attester udstedt af officielle kvalitetskontrolinstitutter eller -tjenester, hvis kompetence er anerkendt, og som attesterer, at varerne er i overensstemmelse med gældende specifikationer eller standarder

g) en erklæring om tjenesteyderens eller entreprenørens årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledere, med tal for de sidste tre år

h) angivelse af, hvor stor en del af kontrakten tjenesteyderen eller entreprenøren eventuelt agter at give i underentreprise.

Hvis den i litra b), nr. i), nævnte modtager var agenturet, skal der fremlægges dokumentation for tjenesteydelserne eller leverancerne i form af attester udstedt eller medunderskrevet af den kompetente myndighed.

3. Hvis de tjenesteydelser eller vareleverancer, der skal udføres, er komplekse, eller hvis de, undtagelsesvis, skal tjene et særligt formål, kan den tekniske og faglige kapacitet dokumenteres ved en kontrol foretaget af den ordregivende myndighed eller på dennes vegne af et kompetent officielt organ i det land, hvor tjenesteyderen eller leverandøren er etableret, med forbehold af dette organs samtykke. Denne kontrol vedrører tjenesteyderens tekniske kapacitet eller leverandørens produktionskapacitet og om nødvendigt hans undersøgelses- og forskningsfaciliteter og de foranstaltninger, han har truffet til kontrol af kvaliteten.

4. Tjenesteyderen eller entreprenøren kan eventuelt og med henblik på en bestemt kontrakt fremlægge oplysninger om andre virksomhedsenheders kapacitet, uanset hvilken retlig forbindelse der består mellem den pågældende og disse enheder. Han skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at han råder over tilstrækkelige midler til kontraktens gennemførelse, f.eks. ved at påvise disse enheders forpligtelse til at stille disse midler til hans rådighed.

Artikel 77

1. En ordre kan tildeles på to forskellige måder:

a) enten vælges det billigste bud blandt de bud, der er forskriftsmæssige og opfylder udbudsbetingelserne

b) eller også vælges det økonomisk mest fordelagtige bud.

2. Det økonomisk mest fordelagtige bud er det, der frembyder den bedste kombination mellem kvalitet og pris, under hensyntagen til kriterier, der er begrundet i aftalens genstand, som f.eks. pris, teknisk værdi, æstetiske og funktionelle kvaliteter, miljømæssige karakteristika, driftsomkostninger, leverings- eller færdiggørelsesfrist, kundeservice og teknisk assistance.

3. Den ordregivende myndighed skal, i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne, angive den relative vægtning af hvert af de kriterier, der anvendes ved bestemmelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud.

Den relative vægtning af priskriteriet i forhold til andre kriterier må ikke føre til, at priskriteriet neutraliseres ved ordretildelingen.

Hvis det i særlige undtagelsestilfælde ikke er teknisk muligt at foretage en sådan vægtning, f.eks. på grund af kontraktgenstanden, kan den ordregivende myndighed nøjes med at angive de anvendte kriterier i prioriteret rækkefølge.

Artikel 78

1. Hvis bud vedrørende en bestemt kontrakt forekommer at være unormalt lave, skal den ordregivende myndighed, inden den, alene på dette grundlag, afviser sådanne bud, skriftligt anmode om de oplysninger om de pågældende buds sammensætning, som den anser for relevante, og ved en kontradiktorisk procedure kontrollere buddets sammensætning under hensyntagen til de fremsatte begrundelser.

Den ordregivende myndighed kan bl.a. tage hensyn til begrundelser vedrørende:

a) besparelser i forbindelse med produktionsmetoden, den måde, tjenesteydelserne udføres på, eller byggeprocessen

b) de anvendte tekniske løsninger eller de usædvanligt gunstige betingelser, den bydende arbejder under

c) buddets originalitet.

2. Hvis en ordregivende myndighed fastslår, at et unormalt lavt bud skyldes ydelse af statsstøtte, kan den ikke afvise det pågældende bud med denne ene begrundelse, medmindre den bydende er ude af stand til — inden for en rimelig frist, som fastsættes af den ordregivende myndighed — at dokumentere, at der er tale om en støtte, hvis udbetaling er endelig, og som er ydet efter de procedurer og beslutninger, der er fastsat i fællesskabslovgivningen om statsstøtte.

Artikel 79

1. Fristerne for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse, fastsat i kalenderdage af agenturet, skal være tilstrækkeligt lange til, at de interesserede har rimelig tid til at udarbejde og afgive deres bud, idet der bl.a. skal tages hensyn til kontraktens kompleksitet og til, om det er nødvendigt at aflægge besøg på stedet eller på stedet konsultere dokumenter knyttet til udbudsbetingelserne.

2. Ved offentlige udbud er fristen for modtagelse af bud mindst 52 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.

3. Ved begrænsede udbud og procedurer med forhandling med forudgående udbudsbekendtgørelse er fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse mindst 37 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.

Ved begrænsede udbud med henblik på kontrakter over de tærskler, der er fastsat i artikel 68, er fristen for modtagelse af bud mindst 40 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.

Ved begrænsede udbud som omhandlet i artikel 65 er fristen for modtagelse af bud mindst 21 dage regnet fra datoen for fremsendelsen af opfordringen til at afgive bud.

4. Hvis agenturet, i overensstemmelse med artikel 55, har fremsendt en forhåndsmeddelelse til offentliggørelse indeholdende alle de oplysninger, der kræves i udbudsbekendtgørelsen, mindst 52 dage og højst 12 måneder inden datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen, kan fristen for modtagelse af bud som udgangspunkt forkortes til 36 dage og kan under ingen omstændigheder være under 22 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen, hvis det drejer sig om et offentligt udbud, eller kan forkortes til 26 dage regnet fra afsendelsen af opfordringen til at afgive bud, hvis det drejer sig om et begrænset udbud.

Artikel 80

1. Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud, sendes udbudsbetingelser og supplerende dokumenter, senest seks dage efter, at der er modtaget anmodning herom, til alle erhvervsdrivende, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at afgive et bud.

2. Forudsat at der er anmodet herom i god tid, sendes de supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne samtidigt til alle erhvervsdrivende, der — senest seks kalenderdage inden sidste frist for modtagelse af bud — har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at afgive et bud, eller — for anmodninger om oplysninger, der er modtaget mindre end otte kalenderdage inden sidste frist for modtagelse af bud — så hurtigt som muligt efter modtagelsen af anmodningen om oplysninger.

3. Hvis udbudsbetingelserne og de supplerende dokumenter eller oplysninger — uanset af hvilken grund — ikke kan fremsendes inden for de i stk. 1 og 2 fastsatte frister, eller hvis der kun kan afgives bud efter besigtigelse på stedet eller efter gennemsyn på stedet af bilagsmateriale til udbudsbetingelserne, skal de frister for modtagelse af bud, der er omhandlet i artikel 79, forlænges, så samtlige erhvervsdrivende kan få kendskab til alle oplysninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af buddene. En sådan forlængelse offentliggøres på passende måde, efter bestemmelserne i artikel 55-58.

4. Hvis der er fri og direkte elektronisk adgang til alle udbudsdokumenterne, skal den udbudsbekendtgørelse, der er omhandlet i artikel 55, stk. 3, angive den internetadresse, der giver adgang til disse dokumenter.

Samtidig har alle erhvervsdrivende, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at afgive bud, fri og direkte adgang til samtlige supplerende dokumenter og oplysninger, så snart disse foreligger.

Artikel 81

1. Når det i behørigt begrundede hastetilfælde er umuligt at overholde de frister, der er omhandlet i artikel 79, stk. 3, kan agenturet fastsætte følgende frister angivet i kalenderdage:

a) For modtagelse af ansøgninger om deltagelse kan fristen ikke være mindre end 15 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.

b) For modtagelse af bud kan fristen ikke være mindre end 10 dage regnet fra datoen for opfordringen til at afgive bud.

2. Eventuelle supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne meddeles alle bydende senest fire kalenderdage inden udløbet af den frist, der er fastsat for modtagelse af bud, forudsat at der er anmodet om oplysningerne rettidigt.







Afdeling 3

Behandling af bud og ansøgninger om deltagelse

Artikel 82

1. Ansøgninger om deltagelse indgives pr. brev eller fax eller sendes elektronisk. I de to sidstnævnte tilfælde skal ansøgningerne bekræftes pr. brev afsendt inden udløbet af de frister, der er omhandlet i artikel 79.

2. De bydende kan indgive deres bud:

a) pr. anbefalet brev, i hvilket tilfælde det i udbudsdokumenterne præciseres, at det er afsendelsesdatoen, der er afgørende, dokumenteret ved postvæsenets stempel, eller

b) ved aflevering på agenturets adresse, enten direkte eller gennem den bydendes befuldmægtigede, herunder kurertjeneste, i hvilket tilfælde det i udbudsdokumenterne angives, foruden de oplysninger, der er omhandlet i artikel 69, stk. 2, litra a), hvilken tjeneste buddene skal afleveres i mod dateret og underskrevet kvittering.

3. For at sikre fortroligheden og undgå problemer i de tilfælde, hvor bud sendes pr. brev, skal udbudsbekendtgørelsen indeholde følgende passus:

»Buddet skal fremsendes i dobbelt kuvert. På den inderste kuvert anføres, foruden adressen på den tjeneste, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, påtegningen Invitation to tender — Not to be opened by the mail service (Udbud — Må ikke åbnes af den interne post). Hvis der benyttes selvklæbende kuverter, skal de forsegles med tape, og afsenderen skal sætte sin underskrift på tværs hen over tapen.«

Artikel 83

1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der overholder bestemmelserne i artikel 82, stk. 1 og 2, åbnes.

2. For alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er omhandlet i artikel 66, stk. 2, udpeger den kompetente anvisningsberettigede et særligt udvalg til at åbne buddene.

Udvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i agenturet, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden. Disse personer skal undgå enhver interessekonflikt.

3. Et eller flere medlemmer af udvalget skal parafere de dokumenter, der beviser hvornår (dato og klokkeslæt) hvert enkelt bud er afsendt.

Desuden paraferer de:

a) enten hver side i hvert enkelt bud, eller

b) omslaget og siderne i den finansielle oversigt, der er vedlagt hvert bud. En tjeneste, der er uafhængig af den anvisningsberettigede tjeneste, sikrer det originale buds integritet ved anvendelse af enhver egnet teknik.

Ved ordretildeling i overensstemmelse med artikel 77, stk. 1, litra a), bekendtgøres prisen i de bud, der opfylder betingelserne.

Udvalgets medlemmer underskriver protokollen om åbning af buddene, og i protokollen angives det, hvilke bud der opfylder henholdsvis ikke opfylder betingelserne, og der gives en begrundelse for de tilfælde, hvor et bud afvises, fordi det ikke opfylder betingelserne med hensyn til aflevering af bud som omhandlet i artikel 82.

Artikel 84

1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige, vurderes og rangordnes af et bedømmelsesudvalg på grundlag af udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd.

Bedømmelsesudvalget udpeges af den kompetente anvisningsberettigede og skal afgive rådgivende udtalelse om alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er omhandlet i artikel 66, stk. 2.

2. Bedømmelsesudvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i agenturet, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden. Disse personer skal undgå enhver interessekonflikt. Bedømmelsesudvalget kan bestå af de samme medlemmer som det udvalg, der åbner buddene.

3. Ansøgninger om deltagelse og bud afvises, hvis de ikke indeholder de hovedelementer, der kræves i henhold til udbudsdokumenterne, eller ikke opfylder de særlige krav for det pågældende udbud, der er fastsat heri.

Udvalget kan imidlertid anmode ansøgeren eller den bydende om at supplere eller præcisere den forelagte dokumentation vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, inden for en frist, som udvalget fastsætter.

4. I tilfælde af unormalt lave bud som omhandlet i artikel 78 udbeder bedømmelsesudvalget sig nærmere oplysninger om buddets sammensætning.

Artikel 85

Nærværende finansielle bestemmelser vedrører ikke gældende foranstaltninger truffet af medlemsstaterne i henhold til artikel 296 i EF-traktaten eller artikel 4 i direktiv 92/50/EØF, artikel 2 i Rådets direktiv 93/36/EØF af 14. juni 1993 om samordning af fremgangsmåderne ved offentlige indkøb ( 9 ) eller artikel 2 i Rådets direktiv 93/37/EØF af 14. juni 1993 om samordning af fremgangsmåderne med hensyn til indgåelse af offentlige bygge- og anlægskontrakter ( 10 ).







AFSNIT IV

KONTROL, REVISION OG REGNSKABSAFLÆGGELSE

Artikel 86

Den daglige leder forelægger hver tredje måned styringskomitéen en oversigt over modtagelsen af indtægter og afholdelsen af udgifter i løbet af de seneste tre måneder og siden regnskabsårets begyndelse.

Artikel 87

1. Efter afslutningen af hvert regnskabsår foretages der er ekstern revision af de indtægter og udgifter, som agenturet administrerer.

2. Endvidere kan styringskomitéen på forslag af den daglige leder eller en medlemsstat til enhver tid udpege eksterne revisorer, hvis mandat eller ansættelsesvilkår det fastlægger.

3. Med henblik på de eksterne revisioner nedsættes der et kollegium bestående af seks revisorer. Styringskomitéen udpeger hvert år to medlemmer for en periode på tre år, som ikke kan forlænges, blandt de kandidater, medlemsstaterne indstiller. Kandidaterne skal være medlem af et nationalt revisionsorgan i en medlemsstat og frembyde tilstrækkelig garanti for pålidelighed og uvildighed. De skal være til rådighed, så de kan udføre opgaver på agenturets vegne, når det bliver nødvendigt. Ved udførelsen af disse opgaver:

a) aflønnes kollegiets medlemmer fortsat af det organ, de er udlånt fra, og får udelukkende deres rejseudgifter refunderet af agenturet i et omfang, der svarer til de bestemmelser, der gælder for De Europæiske Fællesskabers tjenestemænd i den tilsvarende lønklasse

b) kan de kun anmode om eller modtage instrukser fra styringskomitéen; inden for rammerne af revisionsmandatet er revisorkollegiets medlemmer helt uafhængige og eneansvarlige for gennemførelsen af den eksterne revision

c) har de kun referat til styringskomitéen med hensyn til udførelsen af deres opgaver

d) kontrollerer de, at de indtægter og udgifter, der administreres af agenturet, afholdes i overensstemmelse med gældende lovgivning og principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

4. Revisorkollegiet vælger hvert år sin formand for det kommende regnskabsår. Det fastsætter selv de regler, der skal gælde for de revisioner, der udføres af dets medlemmer, i overensstemmelse med de højeste internationale standarder. Kollegiet godkender de revisionsrapporter, der udarbejdes af dets medlemmer, inden de fremsendes til den daglige leder og styringskomitéen.

5. De personer, der har til opgave at revidere agenturets indtægter og udgifter, skal forinden være blevet sikkerhedsgodkendt til at kunne få adgang til klassificerede oplysninger i Rådet mindst til og med klassifikationsgraden »secret UE« eller være tilsvarende sikkerhedsgodkendt af en medlemsstat. Disse personer skal beskytte klassificerede oplysninger, som de måtte få kendskab til under deres revision, i overensstemmelse med de regler, der gælder for sådanne oplysninger.

6. De personer, der har til opgave at revidere agenturets indtægter og udgifter, har omgående og uden varsel adgang til dokumenter og indholdet af enhver form for databærer vedrørende disse indtægter og udgifter samt til de lokaler, hvor disse dokumenter og databærere opbevares. De kan tage kopi heraf. De personer, der deltager i afholdelsen af agenturets indtægter og udgifter, yder den daglige leder og de personer, der har til opgave at revidere disse udgifter, den nødvendige bistand til gennemførelsen af deres opgave. Udgifterne til revisioner, der foretages af revisorer, afholdes over agenturets almindelige budget.

Artikel 88

1. Senest den 31. marts efter regnskabsårets afslutning udarbejder den daglige leder med bistand fra regnskabsføreren et udkast til det årlige forvaltningsregnskab, et udkast til årsbalance samt et udkast til årsberetning og forelægger dem for revisorkollegiet til behandling og udtalelse.

2. Det årlige forvaltningsregnskab skal for hvert enkelt budget, der administreres af agenturet, angive bevillinger, udgifter, som der er indgået forpligtelser for, og som er betalt, samt diverse indtægter og indtægter fra medlemsstater og andre parter. Balancen skal på aktivsiden angive samtlige tilgodehavender og øvrige aktiver, hvorved der skal være taget hensyn til værdiforringelse og eventuelle tab eller deklassering, og på passivsiden reserverne.

3. Revisorkollegiet afgiver udtalelse og fremsætter bemærkninger om disse dokumenter senest den 15. juni efter regnskabsårets afslutning.

4. Senest den 31. juli efter regnskabsårets afslutning forelægger den daglige leder styringskomitéen de samme dokumenter sammen med revisorkollegiets udtalelse og bemærkninger ledsaget af hans svar.

5. Styringskomitéen godkender det årlige forvaltningsregnskab og årsbalancen. Det meddeler decharge til den daglige leder og regnskabsføreren for det pågældende regnskabsår.

6. Det årlige forvaltningsregnskab og årsbalancen offentliggøres efter godkendelse i Den Europæiske Unions Tidende.

7. Regnskabsføreren opbevarer samtlige regnskaber og løsørefortegnelser i en periode på fem år fra datoen for meddelelsen af den pågældende decharge.

Artikel 89

1. Saldoen for hvert regnskabsår opføres på budgettet for det følgende regnskabsår som indtægt, hvis der er tale om et overskud, eller som betalingsbevilling, hvis der er tale om et underskud.

2. Overslagene over disse indtægter eller betalingsbevillinger opføres på budgettet for det følgende regnskabsår under den årlige budgetbehandling.

3. Efter godkendelsen af regnskabet for hvert regnskabsår opføres en eventuel difference i forhold til overslagene på budgettet for det følgende regnskabsår ved et ændringsbudget.