2000R2222 — DA — 24.11.2001 — 001.001 — 1
Dettedokumenteretdokumentationsredskab,oginstitutionernepåtagersigintetansvarherfor
►B KOMMISSIONENSFORORDNING(EF)Nr.2222/2000
af7.juni2000
om finansielle gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1268/1999 om fælles-
skabsstøtte til førtiltrædelsesforanstaltninger inden for landbrug og udvikling af landdistrikter i
ansøgerlandeneiCentral-ogØsteuropaiførtiltrædelsesperioden
(EFT L 253 af 7.10.2000, s. 5)
Ændret ved:
Tidende
nr. side dato
►M1Kommissionens forordning (EF) nr. 2252/2001 af 20. november 2001 L 304 8 21.11.2001
▼B
KOMMISSIONENSFORORDNING(EF)Nr.2222/2000
af7.juni2000
om finansielle gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning
(EF)nr.1268/1999omfællesskabsstøttetilførtiltrædelsesforanstalt-ninger inden for landbrug og udvikling af landdistrikter i
ansøgerlandeneiCentral-ogØsteuropaiførtiltrædelsesperioden
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det EuropæiskeFællesskab,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1268/1999 af 21. juni
1999 om fællesskabsstøtte til førtiltrædelsesforanstaltninger inden for
landbrug og udvikling af landdistrikter i ansøgerlandene i Central- ogØsteuropa i førtiltrædelsesperioden(
1), særlig artikel 9, stk. 2, og artikel
12, stk. 2, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)Ifølge artikel 11, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1266/1999 om
samordning af støtten til ansøgerlandene i Central- og Østeuropa i
førtiltrædelsesperioden(2) forvalter Kommissionen fællesskabs-
støtten efter reglerne i finansforordningen om De EuropæiskeFællesskabers almindelige budget(
3), navnlig artikel 114. Ifølge
artikel 9, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1268/1999 skal denfinansielle støtte være i overensstemmelse med principperne i
Rådets forordning (EF) nr. 1258/1999 af 17. maj 1999 om
finansiering af den fælles landbrugspolitik(
4). Den forordning
vedrører både Garanti- og Udviklingssektionen af Den Europæ-iske Garanti- og Udviklingsfond for Landbruget, men denindeholder især særlige bestemmelser for Garantisektionen, somfalder ind under afsnit VIII i finansforordningen.
(2)Det er hensigten, at gennemførelsen af Sapard skal have eninstitutionsbyggende virkning i de berørte lande. Ifølge det
særlige tiltrædelsesprogram for landbrug og udvikling af land-
distrikter (Sapard) skal hvert af de ti ansøgerlande, der er nævnt iartikel 1, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1268/1999, opfølge en langrække projekter, som hver især har en forholdsvis begrænsetfinansiel dimension. Forvaltningsopgaver bør derfor uddelegeres
til ansøgerlandene, og i artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr.
1266/1999 åbnes der mulighed for at overdrage forvaltningen tildem. Sapard bør derfor forvaltes gennem kontorer i ansøger-landene, jf. den decentraliserede forvaltning.
(3)Minimumskriterierne og -betingelserne for den decentraliseredeforvaltning i henhold til artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr.1266/1999 er fastsat i forordningens bilag. Kriterierne ogbetingelserne svarer til dem, som de udbetalende organer skal
opfylde i henhold til de regler for EUGFL, Garantisektionen, der
er fastsat i bilaget til Kommissionens forordning (EF) nr. 1663/95(
5), senest ændret ved forordning (EF) nr. 2245/1999(6). På
denne baggrund bør hvert ansøgerlands kontor organiseres efterde bestemmelser, der gælder for EUGFL, Garantisektionen.
(4)De i forordning (EF) nr. 1663/95 fastsatte bestemmelser forEUGFL, Garantisektionen, vedrører især betalingsfunktionen.
Kontorerne i ansøgerlandene bør dog kunne udføre denne
funktion og en gennemførelsesfunktion. Der bør derfor opstillespassende kriterier også for denne funktion.2000R2222 — DA — 24.11.2001 — 001.001 — 2
(1) EFT L 161 af 26.6.1999, s. 87.
(2) EFT L 161 af 26.6.1999, s. 68.
(3) EFT L 356 af 31.12.1977, s. 1.
(4) EFT L 160 af 26.6.1999, s. 103.
(5) EFT L 158 af 8.7.1995, s. 6.
(6) EFT L 273 af 23.10.1999, s. 5.
▼B
(5)Godkendelse bør også kunne indrømmes midlertidigt under
forudsætning af, at visse kriterier overholdes.
(6)For at Kommissionen kan give afkald på den forhåndsgodken-delse, der er fastsat i artikel 12, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1266/
1999, og overdrage støtteforvaltningen til et ansøgerland, skal dennationale godkendelse af Sapard-kontoret i ansøgerlandetgodkendes.
(7)Eksisterende strukturer i ansøgerlandene bør så vidt muligtanvendes til at udføre visse finansielle transaktioner. I hvert afdisse lande findes der allerede en national fond, hvortil Phare-midlerne overføres, og i punkt 2 v) i bilaget til forordning (EF) nr.
1266/1999 er det fastsat, at den nationale anvisningsberettigede
bærer det fulde finansielle ansvar for midlerne. Som led i Sapardbør den nationale fond i hvert ansøgerland derfor være denkompetente myndighed, som godkender Sapar-kontoret og efter-følgende overvåger, at godkendelseskriterierne overholdes. Den
nationale anvisningsberettigede vil være kontaktleddet for
finansielle oplysninger mellem Kommissionen og ansøgerlandet.
(8)Efter artikel 31, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 1260/1999 af21. juni 1999 om vedtagelse af generelle bestemmelser forstrukturfondene(
1) indgås den første forpligtelse, når Kommis-
sionen vedtager sin beslutning om godkendelse af støtten. Underdisse omstændigheder og under hensyn til den måde, hvorpåFællesskabets budgetforpligtelse udløses, kan denne model anses
for at være en fyldestgørende model, som skal anvendes på
Sapard med de fornødne ændringer.
(9)Ifølge artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1266/1999 skalKommissionen foretage efterfølgende kontrol. Proceduren forEUGFL's regnskabsafslutning er et effektivt system til at reviderede decentraliserede kontorers betalinger og om nødvendigt atinddrive uretmæssige eller uberettigede betalinger fra ansøger-
landene.
(10)Gennemførelsesbestemmelserne for Sapard bør fastsættes ibilaterale aftaler, der indgås mellem Kommissionen og hvert
ansøgerland. Kommissionen og hvert ansøgerland bør derforudarbejde en flerårig finansieringsaftale, hvori betingelserne foranvendelse af Sapard-bidrag fastlægges. Det finansielle bidrag fraFællesskabet bør fastlægges i årlige finansieringsaftaler.
(11)For at beskytte Fællesskabets finansielle interesser bør ansøger-landene have lignende forpligtelser som medlemsstaterne medhensyn til EF-revisorers kontrol af Sapard-midlerne.
(12)De i denne forordning fastsatte foranstaltninger er i overens-stemmelse med udtalelse fra Forvaltningskomitéen for Den
Europæiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget (EUGFL)
—
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
KAPITEL 1
GENERELLEBESTEMMELSER
Artikel 1
Forordningensanvendelsesområde
1. Denne forordning fastlægger, på hvilke betingelser forvaltningen
af den støtte, som er fastsat i forordning (EF) nr. 1268/1999, overdragestil kontorer i de ti ansøgerlande, der er omhandlet i forordningens artikel1, stk. 1, jf. artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1266/1999.2000R2222 — DA — 24.11.2001 — 001.001 — 3
(1) EFT L 161 af 26.6.1999, s. 1.
▼B
2. Kommissionen vil kræve, at ansøgerlandene overholder disse
betingelser, ved at indføje dem i de finansieringsaftaler, der indgås medhvert land.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning gælder følgende:
a) »ansøgerlandene« er de lande, der er nævnt i artikel 1, stk. 1, i
forordning (EF) nr. 1268/1999
b) »den nationale fond« er det organ, der udpeges af ansøgerlandet og
underlægges den nationale anvisningsberettigede, som bærer det
fulde finansielle ansvar for midlerne. Fonden fungerer også som den
kompetente myndighed. Den nationale anvisningsberettigede erkontaktled for finansielle oplysninger mellem Kommissionen ogansøgerlandet
c) »den kompetente myndighed« er det organ, der i ansøgerlandet:
i) udsteder, overvåger og tilbagetrækker godkendelsen af Sapard-
kontoret med henblik på artikel 1, stk. 2, i forordning (EF) nr.1663/95, og
ii) udpeger et attesterende organ
d) »Sapard-kontoret« er det organ, der oprettes af ansøgerlandet og
fungerer på dets ansvar, og som udfører to funktioner: gennemførelseog betaling. Kun ét Sapard-kontor kan godkendes ad gangen i hvertansøgerland
e) det »attesterende organ« er det organ, der fungerer uafhængigt af
Sapard-kontoret, og som attesterer regnskaberne, rapporterer omforvaltnings- og kontrolsystemer og overvåger medfinansieringsele-menterne
f) den »flerårige finansieringsaftale« er den aftale, hvori de bestem-
melser, som Sapard-medfinansieringen skal overholde, opstilles
g) den »årlige finansieringsaftale« er den aftale, der fastsætter den
finansielle tildeling for det pågældende år på grundlag af bevillin-gerne på Fællesskabets budget, og som i givet fald supplerer ogændrer bestemmelserne i den flerårige finansieringsaftale eller en
forudgående årlig finansieringsaftale
h) »Sapard-eurokontoen« er den konto, som den nationale anvisnings-
berettigede på sit ansvar opretter i et pengeinstitut, og som bærerrenter på normale handelsvilkår og er bestemt til at modtage de iartikel 8 nævnte betalinger, og som udelukkende anvendes til Sapard-
transaktioner og føres i euro
i) »regnskabsåret« svarer til kalenderåret fra 1. januar til 31. december.
KAPITEL 2
OVERDRAGELSEAFFORVALTNING
Artikel 3
Overdragelseafstøtteforvaltning
1. Kommissionen efterprøver, at betingelserne i artikel 12, stk. 2, i
forordning (EF) nr. 1266/1999, i det følgende benævnt »betingelserne«,og bestemmelserne i artikel 4 til 6 i og bilagene til nærværende
forordning overholdes, inden den beslutter, at støtteforvaltningen
overdrages til ansøgerlandene.
Med henblik på at fastslå, at de i første afsnit nævnte betingelser og
bestemmelser er overholdt:
— undersøger Kommissionen den nationale fonds procedurer og
strukturer vedrørende gennemførelsen af Sapard-programmet ogSapard-kontorets procedurer og strukturer og i givet fald procedurer2000R2222 — DA — 24.11.2001 — 001.001 — 4
▼M1
▼B
▼B
og strukturer for andre organer, som er blevet tildelt opgaver i
henhold til artikel 4, stk. 4, artikel 5, stk. 3, og artikel 6, stk. 2
— udfører Kommissionen kontrol på stedet.
2. Beslutningen om at overdrage forvaltningen til et kontor kan
træffes på et foreløbigt grundlag, hvis betingelserne, funktionerne og devæsentlige kriterier i bilaget til denne forordning og bestemmelserne iartikel 4 til 6 er overholdt.
3. Kommissionen overvåger, at betingelserne og bestemmelserne i
denne forordning (inklusive bilaget) fortsat overholdes. Hvis det på
noget tidspunkt viser sig, at de ikke længere overholdes, trækker
Kommissionen straks beslutningen tilbage, og den:
— indgår ikke mere nye finansielle forpligtelser på Fællesskabets vegne
— overfører ikke mere midler til ansøgerlandet— gennemfører i givet fald passende finansielle korrektioner over for
ansøgerlandet.
Artikel 4
Denkompetentemyndighedsopgaver
1. Den kompetente myndigheds opgaver omfatter dem, der er
opstillet i artikel 1, stk. 3, 4, 6 og 7, i forordning (EF) nr. 1663/95,med de fornødne ændringer. Godkendelse kan indrømmes foreløbigt for
en periode, der fastsættes i forhold til problemets omfang under
gennemførelsen af eventuelle nødvendige ændringer af administrations-og regnskabssystemer.
2. Den kompetente myndigheds beslutning om at godkende Sapard-
kontoret træffes på grundlag af en undersøgelse af administrations-,betalings-, kontrol- og regnskabsprocedurer og -strukturer, som omfatter
ordninger for udvælgelse af projekter, gennemførelse af udbud,
indgåelse af kontrakter og overholdelse af indkøbsregler, der tagerhensyn til kriterierne i bilaget. Undersøgelsen gennemføres efterinternationalt godkendte revisionsnormer.Hvisen foreløbig godkendelsepåtænkes, skal bestemmelserne i bilaget, herunder forpligtelserne for
skriftlige procedurer, adskillelse af opgaver, kontrol før projektgodken-
delse og betaling, betalingsprocedurer, regnskabsprocedurer, edb-sikkerhed, intern revision og i givet fald regler for offentlige indkøb,være overholdt på tilfredsstillende vis.
3. Den kompetente myndighed overvåger og trækker straks godken-
delsen tilbage, hvis godkendelseskriterierne ikke længere overholdes, og
den underretter straks Kommissionen herom.
4. Den kompetente myndighed kan uddelegere de i stk. 2 omhandlede
undersøgelsesopgaver til andre organer. Den nationale anvisnings-berettigede bærer under alle omstændigheder det overordnede ansvar.
Artikel 5
Sapard-kontoretsopgaver
1. Sapard-kontorets gennemførelsesopgaver omfatter følgende:
— det indkalder ansøgninger
— det udvælger projekter— det kontrollerer ansøgninger om godkendelse af projekter i forhold
til vilkår og betingelser, støtteberettigelse og i forhold til indholdet i
det godkendte Sapard-program for landbrug og udvikling af land-
distrikter, i det følgende benævnt »programmet«, herunder i givetfald regler om offentlige indkøb
— det fastlægger de kontraktlige forpligtelser mellem kontoret og
eventuelle modtagere, og det godkender, at arbejdet påbegyndes
— det gennemfører kontrol på stedet både før og efter projektgodken-
delsen
— det følger forløbet af projekter under gennemførelse— det rapporterer om forløbet af foranstaltninger under gennemførelse i
forhold til indikatorer.2000R2222 — DA — 24.11.2001 — 001.001 — 5
▼B
2. Sapard-kontorets betalingsopgaver omfatter følgende:
— det kontrollerer betalingsanmodninger
— det udfører kontrol på stedet for at fastslå retten til betaling
— det godkender betaling
— det udfører betaling— det bogfører forpligtelser og betalinger
— det udfører i givet fald kontrol af modtagere efter betaling af støtte
for at fastslå, om vilkår og betingelser for støtteydelse fortsatoverholdes.
3. Hvis gennemførelses- og betalingsfunktionerne ikke udføres inden
for samme administrative struktur, kan de udføres af andre parter,
forudsat bestemmelserne i bilagets punkt 2.3 overholdes. Gennemførelse
af betalinger og bogføring af forpligtelser og betalinger må under ingenomstændigheder uddelegeres. Projektgodkendelse, kontrol på stedet ogbetalinger skal indebære en passende adskillelse af opgaver.
4. Den kompetente myndighed forelægger Kommissionen eventuelle
forslag til ændringer af gennemførelses- og/eller betalingsordningernefor Sapard-kontoret efter dets godkendelse.
5. Hvis Sapard-kontoret ikke også fungerer som forvaltningsmyn-
dighed, jf. artikel 9 i Kommissionens forordning (EF) nr. 2759/1999(
1),
meddeler det denne myndighed de oplysninger, som den har brug for til
at udføre sine opgaver.
Artikel 6
Detattesterendeorgansopgaver
1. Det attesterende organ udfører følgende opgaver:
— det attesterer Sapard-kontorets årsregnskaber og Sapard-eurokontoen
— det afgiver hvert år en rapport om, hvorvidt Sapard-kontorets ledelse
og kontrolsystemer på fyldestgørende måde kan sikre, at udgifterneer i overensstemmelse med artikel 8, stk. 1
— det kontrollerer, at det nationale medfinansieringselement, der er
nævnt i artikel 9, stk. 1, er til stede og forskriftsmæssigt.
2. Det attesterende organ udfører sine opgaver efter bestemmelserne i
artikel 3 i forordning (EF) nr. 1663/95 og Kommissionens retningslinjer.
Hvis det udpegede organ er det nationale revisionskontor eller ettilsvarende organ, kan det uddelegere hele eller en del af denundersøgelsesopgave, der er nævnt i artikel 3, stk. 1, i forordning (EF)nr. 1663/95, til andre organer, forudsat opgaverne udføres effektivt. Det
attesterende organ bærer under alle omstændigheder det overordnede
ansvar.
3. Attesten for årsregnskaberne og revisionsrapporten, jf. artikel
3, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1663/95 og artikel 13, stk. 1, udfærdiges
inden den 15. april det følgende år og meddeles Kommissionen senestden 30. april.
KAPITEL 3
BETALINGOGKONTROL
Artikel 7
Budgetforpligtelser
1. Kommissionens beslutning om at godkende underskrivelsen af
hver årlig finansieringsaftale udløser forpligtelse til bevillinger påFællesskabets budget.
2. Den første årlige finansieringsaftale kan kun underskrives på
Kommissionens vegne, hvis følgende betingelser er opfyldt:
— Kommissionen har godkendt programmet, og2000R2222 — DA — 24.11.2001 — 001.001 — 6
(1) EFT L 331 af 23.12.1999, s. 51.
▼B
— den flerårige finansieringsaftale er blevet underskrevet af begge
parter.
3. Kommissionen kan annullere enhver del af en forpligtelse efter
bestemmelserne i artikel 31, stk. 2, andet afsnit, i forordning (EF) nr.1260/1999, idet den tager hensyn til betingelserne i artikel 10.
Uanset første afsnit annullerer Kommissionen automatisk enhver del af
forpligtelsen for år 2000, som ikke er opfyldt ved et acontobeløb, ellersom Kommissionen ikke har fået forelagt nogen gyldig betalings-anmodning for, senest den 31. december 2003.
Artikel 8
BetalingerfraKommissionen
1. Kun Sapard-støtte, der ydes i henhold til bestemmelserne i det af
Kommissionen godkendte program, i de flerårige og årlige finansie-
ringsaftaler og i henhold til Kommissionens beslutning, jf. artikel 3, stk.
1, medfinansieres af Fællesskabet.
2. Betalinger overføres i euro til Sapard-eurokontoen og i overens-
stemmelse med artikel 32, stk. 1, artikel 32, stk. 2, andet afsnit, artikel
32, stk. 3, med undtagelse af litra a), og næstsidste og tredjesidste afsnit,og i overensstemmelse med artikel 32, stk. 4, litra a) og litra b), iforordning (EF) nr. 1260/1999.
3. Kommissionen overfører et første acontobeløb til Sapard-euro-
kontoen. Denne betaling, der kan foretages som mere end én rate,overstiger ikke 49 % af den første årlige tildeling til det pågældendeansøgerland, jf. bilaget til Kommissionens beslutning 1999/595/EF(
1).
Betaling sker på den betingelse, at den i artikel 3, stk. 1, omhandlede
beslutning om godkendelsen af Sapard-kontoret er truffet, og efter at den
flerårige finansieringsaftale og den første årlige finansieringsaftale erblevet indgået. Beløbet tilbagebetales, hvis Kommissionen ikke harmodtaget en betalingsansøgning i henhold til artikel 10 inden attenmåneder efter betalingsdatoen.
4. Efterfølgende betalinger foretages efter reglerne i artikel 10.
5. Fællesskabets medfinansiering dækker ikke omvekslingsomkost-
ninger, bankgebyrer og valutatab.
Artikel 9
BetalingerfraSapard-kontoret
1. Betalinger fra Sapard-kontoret til modtageren:
— foretages i national valuta og debiteres på passende vis Sapard-
eurokontoen. Betalingsordren til modtageren udstedes generelt indenfem dage efter denne debitering
— baseres på anmeldelser af udgifter, der er afholdt af modtageren.
Sådanne anmeldelser omfatter kun projekter, der er udvalgt, og
udgifter, der er betalt fra datoen for Kommissionens beslutning, jf.artikel 3, stk. 1, hvilket dog ikke gælder udgifter til forundersøgelserog tilsvarende undersøgelser vedrørende de udvalgte projekter ogudgifter i forbindelse med teknisk bistand.
Fællesskabets bidrag ydes samtidigt med det nationale bidrag. For
modtagere i den offentlige sektor kan det nationale bidrag dog ydes før
Fællesskabets bidrag.
2. Det samlede offentlige bidrag til de enkelte foranstaltninger og til
tilskud på projektniveau skal kunne identificeres i Sapard-kontoret.2000R2222 — DA — 24.11.2001 — 001.001 — 7
(1) EFT L 226 af 27.8.1999, s. 23.▼M1
▼B
▼M1
▼B
▼B
3. Sapard-kontoret fører regnskab med hver betaling, der mindst
omfatter følgende oplysninger:
— beløb i national valuta
— det tilsvarende beløb i euro.
4. Overbetalinger, dvs. betalinger, der er større end det skyldige
beløb, og som bemærkes af Sapard-kontoret, registreres straks påSapard-eurokontoen og fratrækkes i betalingsansøgninger til Kommis-sionen, jf. artikel 10.
5. Restbeløbet af støtten betales i henhold til artikel 32, stk. 4, litra a)
og litra b), i forordning (EF) nr. 1260/1999, og efter at de i artikel 13 og14 nævnte beslutninger er truffet.
6. Sapard-kontoret foretager rettidig behandling af modtagernes
betalingsanmodninger. Hvis perioden mellem modtagelsen af alle bilagog udstedelsen af betalingsordren overstiger tre måneder, kan Fælles-skabets medfinansiering nedsættes i henhold til artikel 4, stk. 2, i
Kommissionens forordning (EF) nr. 296/96(
1).
Artikel 10
AnsøgningombetalingfraFællesskabet
1. Kommissionen tager kun hensyn til betalingsansøgninger, som
Sapard-kontoret udfærdiger pr. kvartal, og som indgives på den af
Kommissionen udfærdigede blanket og videresendes af den nationaleanvisningsberettigede til Kommissionen inden en måned efter udgangenaf hvert kvartal. Supplerende ansøgninger kan kun indsendes, hvis det erberettiget i forhold til risikoen for, at nettobalancen på Sapard-eurokontoen udnyttes, inden den næste kvartalsansøgning er blevet
behandlet.
2. Ansøgningerne indeholder mindst følgende oplysninger:
— det udgiftsbeløb, som Sapard-kontoret har betalt til modtagerne i det
foregående kvartal, opdelt både i national valuta og euro, efter
foranstaltning og det nationale og Fællesskabets bidrag
— restbeløbet af EF-midler på Sapard-eurokontoen efter den seneste
udbetaling
— oplysninger om gæld, der skal inddrives.
3. Kommissionen kontrollerer betalingsansøgningerne, idet den tager
hensyn til betingelserne i artikel 32, stk. 3, litra b), litra c), litra e) oglitra f), i forordning (EF) nr. 1260/1999.
4. De i betalingsansøgningerne anførte udgifter refunderes af
Kommissionen i princippet inden to måneder efter modtagelsen af entilfredsstillende ansøgning, når den i stk. 3 nævnte kontrol er foretaget.
Artikel 11
Vekselkursogrente
1. Kursen for omregning mellem euro og national valuta er den
vekselkurs, der offentliggøres af Den Europæiske Centralbank:
— for betalinger fra Sapard-kontoret, på Kommissionens næstsidste
arbejdsdag i måneden før den måned, hvor udgiften bogføres iSapard-kontorets regnskaber. Den dato, hvor betalingsordren til
modtageren udstedes, er den, der fremgår af regnskaberne
— for Sapard-kontorets overbetalinger, på Kommissionens næstsidste
arbejdsdag i måneden før den måned, hvor overbetalingen først blevkonstateret
— for beløb, der fastsættes ved regnskabsafslutning eller ved beslut-
ninger om forskriftsmæssig regnskabsafslutning, på Kommissionensnæstsidste arbejdsdag i måneden før den måned, hvor beslutningenblev truffet.2000R2222 — DA — 24.11.2001 — 001.001 — 8
(1) EFT L 39 af 17.2.1996, s. 5.
▼B
2. Hvis fristerne i artikel 13, stk. 5, og artikel 14, stk. 4, ikke
overholdes, betales der for hvert udestående beløb en rente svarende tilden af Den Europæiske Centralbank offentliggjorte Euribor-sats for tre
måneders opsigelse + 1,5 procentpoint. Satsen er lig med det månedlige
gennemsnit i den måned, hvor den i disse artikler nævnte beslutning blevmeddelt.
3. Renteafkast af Sapard-eurokontoen anvendes kun til programmet.
Et sådant afkast kan ikke nedsættes med nogen afgifter.
Artikel 12
ForanstaltningerpåKommissionensinitiativ
I tilfælde, hvor Kommissionen ikke tildeler ansøgerlandet det fulde
årlige beløb, der er fastsat i artikel 7, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1268/
1999, træffer Kommissionen ad hoc-beslutninger om anvendelsen af debeløb, der ikke tildeles.
Artikel 13
Beslutningomregnskabsafslutning
1. For hvert regnskabsår udfærdiger ansøgerlandet en årsopgørelse på
en blanket, der udarbejdes af Kommissionen, en attest og en revisions-rapport som fastsat i artikel 6, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1258/1999, artikel 4 og artikel 5, stk. 1, litra a), litra c) og litra e), og artikel
5, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1663/95, og den nationale anvisnings-
berettigede videresender dem til Kommissionen, uden at dette berører dei artikel 14 nævnte beslutninger.
2. Kommissionen modtager de i stk. 1 nævnte dokumenter senest den
30. april året efter det pågældende regnskabsår.
Bestemmelserne i artikel 7, stk. 1, første og næstsidste punktum, artikel
7, stk. 2, litra c), og artikel 7, stk. 3 og stk. 4, i forordning (EF) nr. 296/96 finder anvendelse. For regnskabsåret »n« tages alle transaktioner, derblev registreret i Sapard-kontorets regnskaber i regnskabsåret »n«, i
betragtning.
3. Inden den 30. september året efter det pågældende regnskabsår
afslutter Kommissionen Sapard-kontorets regnskaber i overensstem-melse med artikel 7, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1258/1999 og artikel 7 iforordning (EF) nr. 1663/95, i det følgende benævnt »beslutning om
regnskabsafslutning«. Beslutningen om regnskabsafslutning omfatter
også afslutning af Sapard-eurokontoen. Den foretager også opgørelse afdet beløb, der skal krediteres Sapard-eurokontoen i henhold til artikel9, stk. 4, og artikel 11, stk. 3.
4. Inden den 31. juli i året efter regnskabsåret meddeler Kommis-
sionen det pågældende ansøgerland resultaterne af dens kontrol af deindsendte oplysninger. Hvis Kommissionen af grunde, der kan tilskrivesdet pågældende tredjeland, ikke kan afslutte et ansøgerlands regnskaberinden den 30. september, underretter Kommissionen det pågældendeansøgerland om de yderligere undersøgelser, den påtænker at gennem-
føre.
5. Det beløb, der fastsættes ved beslutningen om regnskabsafslutning,
lægges normalt til eller trækkes fra beløbet for Kommissionensefterfølgende betalinger til ansøgerlandet. Hvis det beløb, der fastsættes
ved beslutningen, og som skal fratrækkes, overstiger beløbet for mulige
efterfølgende betalinger, krediteres det beløb, der ikke dækkes afrestbeløbet, Kommissionen i euro inden to måneder efter meddelelsen afbeslutningen. Kommissionen kan dog sag for sag beslutte, at et beløb,som skal krediteres den, kan fratrækkes de betalinger, som Kommis-sionen skal foretage til ansøgerlandet i henhold til et EF-instrument.2000R2222 — DA — 24.11.2001 — 001.001 — 9
▼M1
▼B
▼B
Artikel 14
Beslutningomforskriftsmæssigregnskabsafslutning
1. Kommissionen træffer beslutning om de udgifter, der skal
udelukkes fra Fællesskabets medfinansiering, hvis den skønner, at
udgifterne ikke er blevet afholdt i overensstemmelse med de i artikel
8, stk. 1, nævnte bestemmelser, i det følgende benævnt »beslutning omforskriftsmæssig regnskabsafslutning«.
2. Procedurerne for forskriftsmæssig regnskabsafslutning gennem-
føres i overensstemmelse med gældende ordninger og procedurer foranvendelse af artikel 7, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1258/1999 og artikel8 i forordning (EF) nr. 1663/95.
3. En finansiel korrektion kan omfatte anvendelse af en fast
korrektion i tilfælde, hvor kontrollen ikke er korrekt fastslået eller
gennemført af Sapard-kontoret, og udligning af en forventet finansielkorrektion med udgifter til andre projekter kan afvises.
4. Det beløb, der skal inddrives i overensstemmelse med beslutningen
om forskriftsmæssig regnskabsafslutning, jf. stk. 1, meddeles dennationale anvisningsberettigede, der sikrer, at beløbet krediteres
Kommissionen i euro inden to måneder efter meddelelse af beslut-
ningen. Det i beslutningen fastsatte beløb omfordeles ikke til Sapard-programmet. Kommissionen kan dog sag for sag beslutte, at et beløb,som skal krediteres den, kan fratrækkes de betalinger, som Kommis-sionen skal foretage til ansøgerlandet i henhold til et EF-instrument.
Artikel 15
Registreringogkontrol
1. Sapard-kontoret og den nationale fond opbevarer dokumenter og
stiller dem til rådighed for Kommissionen i en periode på fem år efter
datoen for den endelige betaling til modtageren.
2. Når der gennemføres kontrol i henhold til artikel 9 i forordning
(EF) nr. 1268/1999, anvendes bestemmelserne i artikel 8, stk. 1 og stk.2, og artikel 9, stk. 1 og stk. 2, i forordning (EF) nr. 1258/1999, ogRådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96(
1) anvendes med de
fornødne ændringer på gennemførelsen af Sapard-programmet.
3. Det vil blive krævet, at ansøgerlandene anvender, med de fornødne
ændringer bestemmelserne i Kommissionens forordning (EF) nr. 1681/
94 vedrørende uregelmæssigheder ogoprettelse af et informationssystem
på dette område(2).
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i
hver medlemsstat.2000R2222 — DA — 24.11.2001 — 001.001 — 10
(1) EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2.
(2) EFT L 178 af 12.7.1994, s. 43.
▼B
BILAG
FUNKTIONEROGKRITERIERFORGODKENDELSEAFETSAPARD-
KONTOR
1. FUNKTIONER
Sapard-kontoret har følgende hovedfunktioner i forbindelse med Sapard-
udgifter:
1.1. Godkendelse af forpligtelser og betalinger: formålet med denne funktion er
at fastslå, hvilket beløb der skal betales en ansøger eller leverandør i
overensstemmelse med finansieringsaftalens bestemmelser, navnlig
bestemmelserne om støtteberettigelsen af ansøgninger om godkendelse
og betalingsanmodninger, overholdelse af indgåede forpligtelser vedrø-
rende projektgodkendelser, udbuds- og kontraktindgåelsesprocedurer og
kontrol af udførte arbejder eller leverede ydelser.
1.2. Gennemførelse af betalinger: formålet med denne funktion er at udfærdige
anvisninger til kontorets bank eller i givet fald et offentligt betalingskontor
om at betale det godkendte beløb til ansøgeren eller leverandøren (eller
deres befuldmægtigede).
1.3. Regnskabserlæggelse for forpligtelser og betalinger: formålet med denne
funktion er at registrere forpligtelsen og betalingen i kontorets særskilte
regnskaber for Sapard-udgifter, som normalt føres på edb, og at udarbejde
periodiske oversigter over udgifter, herunder de periodiske og årlige
opgørelser til Kommissionen. I regnskaberne registreres også nærmere
oplysninger om den gæld, der skal inddrives.
1.4. Kontrol: formålet med denne funktion er at kontrollere de forhold, som
ansøgninger og betalingsanmodninger er baseret på, for at fastslå, om de er
i overensstemmelse med finansieringsaftalens bestemmelser og vilkårene
og betingelserne i forpligtelsen. Kontrollen omfatter i givet fald kontrol før
projektudvælgelse, genopmåling, kontrol af mængde og kvalitet af
leverede varer eller ydelser, analyse eller kontrol af stikprøver, forudbeta-
lingskontrol og eventuelle særlige bestemmelser i finansieringsaftalen med
hensyn til støtteberettigelsen af udgifter osv. For at fastslå retten til
betaling omfatter kontrollen i givet fald undersøgelser af teknisk art, som
kan indebære økonomiske og finansielle vurderinger og kontrol af en
specifik landbrugsmæssig, teknisk eller videnskabelig karakter.
1.5. Rapportering: formålet med denne funktion er at sikre, at der rapporteres
om forløbet af individuelle projekter og foranstaltninger på en sådan måde,
at foranstaltningen gennemføres effektivt.
2. KRITERIER
2.1. Sapard-kontorets administrative strukturer opdeles i tre funktioner, nemlig
for godkendelse, udførelse og regnskabserlæggelse, der hver skal henhøre
under særskilte administrative underafdelinger, hvis ansvarsområder
defineres i organisationsplanen.
2.2. Sapard-kontoret indfører følgende procedurer eller andre procedurer, der
giver tilsvarende garantier:
2.2.1. Sapard-kontoret udarbejder udførlige skriftlige procedurer for modtagelse,
registrering og behandling af ansøgninger om projektgodkendelse, beta-
lingsanmodninger, fakturaer og dokumentation samt kontrolrapporter,
hvorved alle dokumenter, der skal anvendes, beskrives.
Procedurerne bør sikre, at kun anmodninger om betaling eller udvalgte
projekter, der opfylder kriterierne, behandles.
2.2.2. Arbejdsområderne opdeles på en sådan måde, at en embedsmand på intet
tidspunkt for noget projekt får ansvaret for mere end et af ansvars-
områderne i forbindelse med godkendelsen af projekter, godkendelsen af
betalinger, betaling eller bogføring af betalinger, og at ingen embedsmand
udfører mere end én af disse opgaver, uden at en anden embedsmand fører
tilsyn med hans arbejde. Hver embedsmands ansvarsområder defineres
skriftligt, og der fastlægges finansielle grænser for hans ansvarsområde.
Personaleuddannelsen skal være fyldestgørende, og der skal være en
turnusordning for personale, der beklæder kritiske poster, eller alternativt
skærpet kontrol.
2.2.3. Hver embedsmand, der er ansvarlig for godkendelse, skal råde over en
udførlig checkliste over den kontrol, han skal udføre, og han skal i
dokumentationen vedrørende betalingsanmodningerne vedlægge en atte-
stering af, at kontrollen er udført. Attesteringen kan foretages elektronisk,
hvis betingelserne i punkt 2.2.6 opfyldes.2000R2222 — DA — 24.11.2001 — 001.001 — 11
▼B
Der skal være bevis for, at et overordnet medlem af personalet har
kontrolleret arbejdet. Analysen, vurderingen og godkendelsen af projekter
skal foreligge i skriftlig form. Projektet analyseres ud fra principperne om
sund og effektiv forvaltning.
2.2.4. En ansøgning/betalingsanmodning godkendes først, når en fyldestgørende
kontrol har fastslået, at den overholder finansieringsaftalens bestemmelser
og Sapard-programmets indhold. Denne kontrol omfatter den kontrol, der
er foreskrevet i bestemmelserne for den specifikke foranstaltning, der
ansøges om støtte for, og den kontrol, der er påkrævet for at forebygge og
påvise svig og uregelmæssigheder, idet der især tages hensyn til de dermed
forbundne risici.
Som led i godkendelsesfunktionen underkastes ansøgninger kontrol, som
fastslår deres overholdelse af vilkår og betingelse, støtteberettigelse,
dokumentationens fuldstændige ogkorrekte karakter, modtagelsesdato osv.
Enhver kontrol, der skal udføres, opføres på en checkliste, og resultaterne
attesteres for hver ansøgning/betalingsanmodning eller gruppe deraf.
Hvad leverede varer og/eller ydelser angår, bør kontrollen omfatte:— dokumentkontrol, der sikrer, at fakturaens data om varernes eller
ydelsernes mængde, kvalitet og pris svarer til det, der er bestilt
— fysisk kontrol, der sikrer, at varernes eller ydelsernes mængde og
kvalitet svarer til det, der er anført på fakturaen/betalingsanmodningen.
Denne kontrol kan også udføres løbende under leveringen af ydelserne,
dvs. når de første eller mellemliggende rater betales.
2.2.5. Procedurerne bør sikre, at betaling kun sker til ansøgeren, dennes bank
eller befuldmægtigede. Betaling udføres af kontorets bank eller i givet fald
et offentligt betalingskontor, eller checken sendes pr. post senest fem
arbejdsdage efter, at beløbet er blevet debiteret Sapard's konto. Der skal
indføres procedurer, som sikrer, at alle betalinger, for hvilke der ikke
foretages overførsler, eller checks ikke indløses, krediteres Sapard-
eurokontoen. Betaling må ikke ske kontant. Den anvisningsberettigede
og/eller dennes overordnede kan foretage godkendelse i elektronisk form,
hvis et tilfredsstillende sikkerhedsniveau for denne metode kan opnås, og
underskriverens identitet registreres elektronisk.
2.2.6. Hvis ansøgninger, betalingsanmodninger og fakturaer behandles i et edb-
system, beskyttes og kontrolleres adgangen til edb-systemet på en sådan
måde, at:
— alle oplysninger, der indlæses, valideres fyldestgørende for at sikre, at
indlæsningsfejl opdages og korrigeres
— data kun kan indlæses, ændres og valideres af dertil bemyndigede
embedsmænd, der tildeles individuelle passwords
— identiteten af hver embedsmand, der indlæser eller ændrer data eller
programmer, registreres i en log. Passwords udskiftes med regel-
mæssige mellemrum for at undgå misbrug. Edb-systemer beskyttes ved
fysisk kontrol, så uvedkommende ikke får adgang, og backup-kopier af
data opbevares et særskilt, sikret sted. Indlæsning af data kontrolleres
ved logisk kontrol, der afslører uoverensstemmende eller usædvanlige
data.
2.2.7. Procedurer bør sikre, at ændringer af satser eller vilkår og betingelser
registreres, og at instrukser, databaser og checklister ajourføres rettidigt.
2.3. Godkendelses- og kontrolfunktionen kan helt eller delvis uddelegeres til
andre organer, hvis følgende betingelser opfyldes:
2.3.1. Disse andre organers ansvar og forpligtelser skal være klart defineret,
navnlig med hensyn til kontrol af overholdelsen af finansieringsaftalens
bestemmelser.
2.3.2. Organerne råder over effektive systemer til at sikre, at de opfylder deres
forpligtelser på tilfredsstillende vis.
2.3.3. Organerne bekræfter udtrykkeligt over for kontoret, at de faktisk opfylder
deres forpligtelser, og de beskriver de anvendte midler.
2.3.4. Sapard-kontoret underrettes med regelmæssige mellemrum og rettidigt om
resultaterne af den udførte kontrol, således at den altid er fyldestgørende,
inden der træffes afgørelse om godkendelse og betaling af en fordring,
eller en faktura betales. Det udførte arbejde beskrives udførligt i en
rapport, der ledsager hver ansøgning og betalingsanmodning eller gruppe
af ansøgninger eller betalingsanmodninger, eller i givet fald i en rapport,
der dækker et år. Rapporten ledsages af et dokument, der attesterer
støtteberettigelsen for de godkendte ansøgninger og betalingsanmodninger,
og det udførte arbejdes art, omfang og begrænsninger. Den udførte fysiske
og/eller administrative kontrol skal påvises, de anvendte metoder skal
beskrives, og resultaterne af alle inspektioner og de foranstaltninger, der er
truffet med hensyn til afvigelser og uregelmæssigheder, skal indberettes.2000R2222 — DA — 24.11.2001 — 001.001 — 12
▼B
Den dokumentation, der forelægges kontoret, skal være så udtømmende, at
den garanterer, at den foreskrevne kontrol af støtteberettigelsen af
betalingsanmodningerne eller af fakturaer, der er godkendt til betaling,
er blevet udført.
2.3.5. Sapard-kontoret bør, inden projektet godkendes ogudgifterne betales, være
overtydet om, at de andre organer har fulgt procedurer, som opfylder de
kriterier, der er fastsat i dette bilag.
2.3.6. Kriterier for vurdering af ansøgninger og deres prioritering bør være klart
defineret og dokumenteret.
2.3.7. Hvis dokumenter, der vedrører godkendte betalingsanmodninger,
forpligtede udgifter og udført kontrol, opbevares af de andre organer,
fastlægger disse organer og kontoret procedurer for at sikre, at placeringen
af alle sådanne dokumenter, der vedrører de af kontoret gennemførte
betalinger, registreres, og at disse dokumenter er tilgængelige i kontorets
lokaler efter anmodning fra de personer og organer, der normalt har ret til
at kontrollere dem, herunder:
— det personale i kontoret, der beskæftiger sig med betalingsanmodninger
— kontorets interne revisionstjeneste
— det attesterende organ, der attesterer kontorets årsregnskab
— befuldmægtigede EU-embedsmænd.
2.3.8. Skriftlige aftaler skal indgås mellem Sapard-kontoret under hensyn til
bestemmelserne, og de organer, hvortil Sapard-kontorets funktioner er
blevet uddelegeret. I sådanne aftaler bør det klart beskrives, hvilke
funktioner der skal udføres af det pågældende organ, og hvilke dokumenter
og rapporter der skal sendes til Sapard-organet inden for bestemte frister.
Det samlede system, herunder de uddelegerede funktioner, der udføres af
andre organer, skal beskrives i en organisationsplan.
Aftalen bør give embedsmænd fra Kommissionen og Revisionsretten
adgang til de oplysninger, som de pågældende organer ligger inde med, og
give disse embedsmænd mulighed for at undersøge ansøgninger og
kontrollere projekter og støttemodtagere.
2.4. Regnskabsprocedurerne bør sikre, at anmeldelser af udgifter til Kommis-
sionen er fuldstændige, nøjagtige (korrekt projekt eller kontobetegnelse)
og rettidige, og at eventuelle fejl og udeladelser opdages og korrigeres,
især gennem kontrol og afstemning, der udføres mindst hver tredje måned.
Sapard-kontorets regnskabsprocedurer bør sikre, at regnskabssystemet for
hvert regionalt kontor, hvert projekt, hver kontrakt eller hver foranstalt-
ning/delforanstaltning kan udarbejde de samlede omkostninger, de
forpligtede udgifter, udbetalte forskud og restbetalinger i euro og national
valuta. Der sættes frister for annullering af forpligtelser, hvis arbejdet ikke
udføres inden fristens udløb. Annulleringer registreres på passende vis i
regnskabssystemet.
2.5. Sapard-kontoret råder over en intern revisionstjeneste. Formålet med
denne tjeneste eller tilsvarende procedurer er at sikre, at kontorets system
for intern kontrol fungerer effektivt. Den interne revisionstjeneste skal
være uafhængig af kontorets andre afdelinger og rapportere direkte til
kontorets øverste ledelse. Den interne revisionstjeneste kontrollerer, at de
af kontoret indførte procedurer på tilfredsstillende vis sikrer, at der føres
kontrol med overholdelsen af programmer og finansieringsaftale, og at
regnskaberne er nøjagtige, fuldstændige og rettidige. Kontrollen kan
begrænses til udvalgte foranstaltninger/delforanstaltninger og stikprøver af
transaktioner, hvis det ved en revisionsplan sikres, at alle væsentlige
områder, herunder de afdelinger/organer, der er ansvarlige for godken-
delsen, og de afdelinger, hvortil funktioner er uddelegeret, dækkes i en
periode på højst tre år. Arbejdet i tjenesten udføres efter internationalt
anerkendte revisionsnormer, registreres i arbejdsdokumenter og munder ud
i rapporter og henstillinger til kontorets øverste ledelse. Revisionsplanerne
og -rapporterne stilles til rådighed for det attesterende organ og EU-
embedsmænd, der er bemyndiget til at udføre finansrevision, og
udelukkende med det formål at vurdere den interne revisions effektivitet.
2.6. Reglerne for offentlige organers indkøb af ydelser, arbejder og leverancer i
ansøgerlandet skal svare til reglerne i Kommissionens vejledning om
kontrakter om ydelser, leverancer og arbejder, der indgås i forbindelse med
Fællesskabets samarbejde med tredjelande(1), bortset fra kravet om
Kommissionens forhåndsgodkendelse.2000R2222 — DA — 24.11.2001 — 001.001 — 13
(1) SEC (1999) 1801 final »Service, supply and work contracts concluded within the
framework of community cooperation for the third countries.«
▼B
2.7. Ydelser, arbejder, maskiner og leverancer, som private virksomheder
indkøber, skal stamme fra Fællesskabet eller de lande, der er omhandlet i
artikel 1, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1268/1999. Det samme gælder for
leverancer og materiel, som indkøbes af en kontrahent for arbejds- eller
ydelseskontrakter, hvis leverancerne og materiellet skal overgå til
projektets ejendom, når kontrakterne er fuldført.
2.8. For så vidt angår inddragne sikkerheder, tilbagebetalte osv., indfører
kontoret et system for fastlæggelse af alle beløb, der skal betales til
Sapard-eurokontoen, og for registrering i debitorregnskaber af alle sådanne
fordringer, inden de betales. Debitorregnskaberne kontrolleres med
regelmæssige mellemrum med henblik på at inddrive forfaldne beløb.
2.9. Sapard-kontoret offentliggør, at der vil kunne ydes støtte til alle potentielle
projektledere eller -forvaltere, så at den bredest mulige udvælgelse heraf
kan opnås. Inden ordningen iværksættes, udfærdiges der standardansøg-
ningsblanketter med klare retningslinjer for udfyldelse og betingelserne for
at blive taget i betragtning.
2.10. Ansøgninger fra modtagere behandles rettidigt.
2.11. Sapard-kontoret indfører et passende system for at rapportere om forløbet
af hvert projekt og hver foranstaltning i forhold til fastlagte indikatorer.
Disse indikatorer kan i givet fald ændres, hvis det godkendes af
overvågningsudvalget.
Hvis frister for fastlagte mål ikke overholdes, træffes der foranstaltninger.
Alle foranstaltninger, der træffes, registreres på passende måde.
Der anvendes et passende ledelsesinformationssystem, der sikrer en hurtig
udarbejdelse af passende rapporter om projekter og foranstaltninger.
Rapporterne stilles efter anmodning til rådighed for forvaltningsmyndig-
heden, overvågningudvalget og Kommissionen.2000R2222 — DA — 24.11.2001 — 001.001 — 14