2000Q3614 — DA — 01.01.2006 — 007.001

Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor

Ændret ved:









▼B

KOMMISSIONENS FORRETNINGSORDEN

(K(2000) 3614)







KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR — under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab, særlig artikel 16, under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 218, stk. 2, under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 131, under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union, særlig artikel 28, stk. 1, og artikel 41, stk. 1 — VEDTAGET FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:







▼M7







KAPITEL I

KOMMISSIONEN







AFDELING 1

Almindelige bestemmelser

Artikel 1

Kollegialitetsprincippet

Kommissionen fungerer som kollegium i henhold til bestemmelserne i denne forretningsorden og under overholdelse af de politiske retningslinjer, formanden har fastlagt.

Artikel 2

Prioriteter og arbejdsprogram

Under overholdelse af de politiske retningslinjer, formanden har fastlagt, fastlægger Kommissionen sine flerårige strategiske mål og sin årlige politikstrategi, på grundlag af hvilke den vedtager sit arbejdsprogram og det foreløbige budgetforslag for det følgende år.

Artikel 3

Formanden

1. Formanden kan tildele medlemmerne af Kommissionen nærmere angivne arbejdsområder, inden for hvilke de særligt har ansvaret for forberedelsen af Kommissionens arbejde og gennemførelsen af dens afgørelser.

Formanden kan når som helst ændre tildelingen heraf.

2. Formanden kan nedsætte faste eller ad hoc-arbejdsgrupper bestående af kommissionsmedlemmer, idet han da udpeger formanden og fastsætter gruppens sammensætning. Han fastsætter disse gruppers mandat og godkender deres funktionsmåde.

3. Formanden repræsenterer Kommissionen. Han udpeger de medlemmer af Kommissionen, der skal bistå ham i denne funktion.

Artikel 4

Beslutningsprocedurer

Kommissionen træffer afgørelse:

a) på Kommissionens møder ved mundtlig procedure, eller

b) ved skriftlig procedure i henhold til artikel 12, eller

c) ved bemyndigelsesprocedure i henhold til artikel 13, eller

d) ved delegationsprocedure i henhold til artikel 14.







AFDELING 2

Kommissionens møder

Artikel 5

Mødeindkaldelse

1. Kommissionen indkaldes til møde af formanden.

2. Kommissionen holder som hovedregel møde mindst én gang om ugen. Derudover holdes der møde, når det er nødvendigt.

3. Medlemmerne har pligt til at deltage i alle møderne. Formanden vurderer, om der foreligger en situation, som kan berettige til, at denne pligt ikke overholdes.

Artikel 6

Dagsorden for Kommissionens møder

1. Formanden fastsætter dagsordenen for hvert møde i Kommissionen.

2. Uanset formandens beføjelse til at fastsætte dagsordenen skal ethvert forslag, der indebærer betydelige udgifter, fremsættes i enighed med det medlem af Kommissionen, som er ansvarligt for budgettet.

3. Ethvert punkt, som et medlem af Kommissionen foreslår optaget på dagsordenen, skal meddeles formanden på de betingelser, Kommissionen har fastsat i overensstemmelse med de i artikel 28 nævnte gennemførelsesbestemmelser, herefter benævnt »gennemførelsesbestemmelserne«.

4. Dagsordenen og de nødvendige dokumenter fremsendes til medlemmerne på de betingelser, Kommissionen har fastsat i henhold til gennemførelsesbestemmelserne.

5. Anmoder et medlem af Kommissionen om at få taget et punkt af dagsordenen, udsættes punktet til det følgende møde, hvis formanden samtykker heri.

6. Kommissionen kan på forslag af formanden behandle et punkt, der ikke er opført på dagsordenen, eller hvortil de nødvendige arbejdsdokumenter ikke er tilgået medlemmerne rettidigt. Den kan beslutte ikke at behandle et punkt, der er opført på dagsordenen.

Artikel 7

Beslutningsdygtighed

Kommissionen er beslutningsdygtig, når flertallet af det i traktaten fastsatte antal medlemmer er til stede.

Artikel 8

Beslutningstagning

1. Kommissionen træffer afgørelse på forslag af et eller flere af dens medlemmer.

2. Kommissionen skrider til afstemning efter anmodning fra et af medlemmerne. Der stemmes om det oprindelige udkast eller om et udkast, som er ændret af det eller de medlemmer, der er ansvarlige for initiativet, eller af formanden.

3. Kommissionens afgørelser træffes med et flertal af det i traktaten fastsatte antal medlemmer.

4. Formanden konstaterer resultatet af afstemningerne, der gengives i mødereferatet som fastsat i artikel 11.

Artikel 9

Fortrolighed

Kommissionens møder er ikke offentlige. Drøftelserne er fortrolige.

Artikel 10

Deltagelse af tjenestemænd og andre personer i møder

1. Medmindre Kommissionen træffer anden afgørelse, deltager generalsekretæren og formandens kabinetschef i møderne. Betingelserne for andre personers deltagelse i møderne fastsættes i gennemførelsesbestemmelserne.

2. Er et medlem fraværende, kan vedkommendes kabinetschef deltage i mødet og på opfordring af formanden gøre rede for det fraværende medlems synspunkt.

3. Kommissionen kan beslutte at høre andre personer.

Artikel 11

Mødereferater

1. Der udarbejdes et referat af hvert af Kommissionens møder.

2. Udkastet til mødereferatet forelægges Kommissionen til godkendelse på et efterfølgende møde. Godkendte mødereferater underskrives af formanden og af generalsekretæren.







AFDELING 3

Andre beslutningsprocedurer

Artikel 12

Beslutninger truffet ved skriftlig procedure

1. Medlemmernes tilslutning til et udkast, der er fremlagt af et eller flere af dem, kan indhentes ved skriftlig procedure, forudsat at Juridisk Tjeneste forinden har afgivet positiv udtalelse om udkastet, og udkastet er godkendt af de tjenestegrene, der er blevet behørigt hørt efter betingelserne i artikel 23.

Enighed mellem kabinetscheferne kan træde i stedet for den positive udtalelse og/eller godkendelsen i forbindelse med den skriftlige »afslutningsprocedure« som fastsat i gennemførelsesbestemmelserne.

2. Teksten til udkastet skriftligt til alle medlemmerne af Kommissionen på de betingelser, som Kommissionen har fastsat i henhold til gennemførelsesbestemmelserne, med angivelse af fristen for fremsættelse af eventuelle forbehold eller ændringsforslag til udkastet.

3. Under den skriftlige procedure kan ethvert medlem af Kommissionen anmode om, at udkastet drøftes. Det pågældende medlem sender formanden en begrundet anmodning herom.

4. Hvis intet medlem af Kommissionen har fremsat eller fastholdt en anmodning om udsættelse inden for den frist, der gælder for en skriftlig procedure, betragtes udkastet som vedtaget af Kommissionen.

Artikel 13

Beslutninger truffet ved bemyndigelsesproceduren

1. Kommissionen kan, på betingelse af at princippet om dens kollegiale ansvar overholdes fuldt ud, bemyndige et eller flere af sine medlemmer til på Kommissionens vegne at træffe forvaltningsmæssige og administrative foranstaltninger inden for de rammer og på de betingelser, som den fastsætter.

2. Kommissionen kan endvidere med formandens samtykke bemyndige et eller flere af sine medlemmer til at vedtage den endelige tekst til en retsakt eller til et forslag, der skal fremlægges for de øvrige institutioner, og hvis indhold er blevet fastlagt på et af dens møder.

3. Beføjelser, der således er tillagt, kan videredelegeres til generaldirektører og chefer for tjenestegrene, medmindre andet udtrykkeligt er bestemt i beslutningen om bemyndigelsen.

4. Bestemmelserne i stk. 1, 2 og 3 berører ikke reglerne om delegation på det finansielle område og om de beføjelser, der er overdraget ansættelsesmyndigheden og den myndighed, der har kompetence til at indgå ansættelseskontrakter.

Artikel 14

Beslutninger truffet efter delegationsproceduren

Kommissionen kan, på betingelse af at princippet om dens kollegiale ansvar overholdes fuldt ud, delegere beføjelsen til på Kommissionens vegne at træffe forvaltningsmæssige og administrative foranstaltninger inden for de rammer og på de betingelser, den fastsætter, til generaldirektørerne og cheferne for tjenestegrenene.

Artikel 15

Videredelegation af beslutninger om bevilling af støtte og tildeling af kontrakter

Generaldirektører og chefer for tjenestegrene, der ved videredelegation eller delegation i henhold til artikel 13 og 14 er blevet tillagt beføjelse til at træffe beslutninger om finansiering, kan beslutte at videredelegere beføjelsen til at træffe visse individuelle beslutninger om bevilling af støtte og tildeling af kontrakter til den kompetente direktør eller efter aftale med det ansvarlige medlem af Kommissionen til den kompetente kontorchef inden for de rammer og på de betingelser, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne.

Artikel 16

Oplysning om de trufne beslutninger

De afgørelser, der er blevet truffet efter skriftlig procedure eller efter bemyndigelses- eller delegationsprocedure, anføres i et dagligt notat, hvorom der optages en bemærkning i referatet af Kommissionens førstkommende møde.







AFDELING 4

Fælles bestemmelser for beslutningsprocedurerne

Artikel 17

Attestering af retsakter vedtaget af Kommissionen

1. Retsakter, der er blevet vedtaget på Kommissionens møder, vedlægges på det eller de autentiske sprog som fast tilknyttet bilag til et sammenfattende notat, der udarbejdes ved slutningen af det kommissionsmøde, hvor de blev vedtaget. Vedtagelsen af disse retsakter attesteres ved formandens og generalsekretærens underskrift på den sidste side af det sammenfattende notat.

2. Retsakter, der vedtages efter den skriftlige procedure eller efter bemyndigelsesproceduren i henhold til artikel 12 og artikel 13, stk. 1 og 2, vedlægges på det eller de autentiske sprog som fast tilknyttet bilag til det i artikel 16 omhandlede daglige notat. Vedtagelsen af disse retsakter attesteres ved generalsekretærens underskrift på det daglige notats sidste side.

3. Retsakter, der er vedtaget efter delegation eller videredelegation, vedlægges på det eller de autentiske sprog som fast tilknyttet bilag til det i artikel 16 omhandlede daglige notat. Vedtagelsen af sådanne retsakter attesteres ved, at den tjenestemand, til hvem der er delegeret eller videredelegeret beføjelser i medfør af artikel 13, stk. 3, og artikel 14 og 15, selv underskriver en påtegning.

4. I denne forretningsorden forstås ved retsakt de retsakter, der er omhandlet i EF-traktatens artikel 249 og Euratom-traktatens artikel 161.

5. I denne forretningsorden forstås ved autentiske sprog alle Fællesskabernes officielle sprog, jf. dog Rådets forordning (EF) nr. 930/2004 ( 1 ), når der er tale om almengyldige retsakter, og adressaternes sprog, når der er tale om andre retsakter.







AFDELING 5

Forberedelse og gennemførelse af Kommissionens afgørelser

Artikel 18

Grupper af kommissionsmedlemmer

Grupperne af kommissionsmedlemmer bidrager til koordineringen og forberedelsen af Kommissionens arbejde inden for rammerne af de strategiske mål og prioriteter, Kommissionen har fastsat, og inden for det mandat og de politiske retningslinjer, formanden har fastlagt.

Artikel 19

Kabinetterne og forholdet til tjenestegrenene

1. Medlemmerne af Kommissionen råder over et kabinet til at bistå dem i udførelsen af deres arbejdsopgaver og i forberedelsen af Kommissionens afgørelser. Reglerne for kabinetternes sammensætning fastsættes af formanden.

2. Hvert medlem af Kommissionen godkender retningslinjerne for arbejdet med de tjenestegrene, medlemmet er ansvarligt for. I disse retningslinjer fastlægges det bl.a. nærmere, hvordan medlemmet giver instrukser til de pågældende tjenestegrene, idet medlemmet regelmæssigt skal modtage alle oplysninger vedrørende sit ansvarsområde, som er nødvendige for udøvelsen af hans beføjelser.

Artikel 20

Generalsekretæren

1. Generalsekretæren bistår formanden i forberedelsen af Kommissionens arbejde og afholdelsen af dens møder. Han bistår ligeledes formændene for de arbejdsgrupper, der er nedsat i henhold til artikel 3, stk. 2, i forberedelsen og afholdelsen af gruppernes møder.

2. Han sørger for, at beslutningsprocedurerne følges, og overvåger, at de i artikel 4 omhandlede afgørelser gennemføres.

3. Han bidrager til at sikre den nødvendige koordinering mellem tjenestegrene i forbindelse med det forberedende arbejde, jf. artikel 23, og sikrer, at de dokumenter, der forelægges Kommissionen, indholdsmæssigt er af god kvalitet og overholder formkravene.

4. Med undtagelse af særlige sager træffer han de nødvendige foranstaltninger med henblik på at sikre, at Kommissionens retsakter meddeles og offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, og at Kommissionens og dens tjenestegrenes dokumenter fremsendes til De Europæiske Fællesskabers øvrige institutioner.

5. Han varetager den officielle kontakt med De Europæiske Fællesskabers øvrige institutioner med forbehold af de beføjelser, Kommissionen beslutter selv at udøve eller at overdrage til sine medlemmer eller tjenestegrene. Han følger arbejdet i De Europæiske Fællesskabers øvrige institutioner og holder Kommissionen underrettet herom.







KAPITEL II

KOMMISSIONENS TJENESTEGRENE

Artikel 21

Tjenestegrenenes opbygning

Til forberedelse og udførelse af sine opgaver råder Kommissionen over en række tjenestegrene, der udgøres af generaldirektorater og dermed ligestillede tjenestegrene.

Generaldirektoraterne og de dermed ligestillede tjenestegrene er i princippet opdelt i direktorater og direktoraterne i kontorer.

Artikel 22

Oprettelse af specifikke funktioner og enheder

Kommissionen kan for at opfylde særlige behov oprette særlige funktioner og enheder til at udføre nærmere bestemte opgaver og fastlægger da disses beføjelser og funktionsmåde.

Artikel 23

Samarbejde og koordinering mellem tjenestegrene

1. For at sikre at Kommissionens arbejde er effektivt, arbejder tjenestegrenene nært sammen og koordinerer lige fra begyndelsen deres indsats ved udarbejdelsen eller iværksættelsen af afgørelserne.

2. Den tjenestegren, der er ansvarlig for udarbejdelsen af et forslag, sikrer fra starten af det forberedende arbejde en effektiv koordinering mellem alle de tjenestegrene, der har en begrundet interesse i forslaget som følge af deres ansvarsområder og beføjelser eller emnets art.

3. Inden et dokument forelægges for Kommissionen, foretager den ansvarlige tjeneste i overensstemmelse med gennemførelsesbestemmelserne i tide en høring af de tjenestegrene, der har en begrundet interesse i udkastet.

4. Juridisk Tjeneste skal høres i forbindelse med alle udkast og forslag til retsakter samt alle dokumenter, der kan få retlige konsekvenser.

Juridisk Tjeneste skal altid høres inden nogen af de beslutningsprocedurer, der er omhandlet i artikel 12, 13 og 14, indledes, undtagen i forbindelse med beslutninger om standardretsakter, som den allerede har godkendt (retsakter af repetitiv art). Juridisk Tjeneste høres ikke i forbindelse med de beslutninger, der er omhandlet i artikel 15.

5. Generalsekretariatet skal høres i forbindelse med alle forslag:

a) der har politisk betydning, eller

b) som er omfattet af Kommissionens årlige arbejdsprogram og det gældende programmeringsinstrument, eller

c) som vedrører institutionelle spørgsmål, eller

d) som er genstand for en konsekvensanalyse eller en offentlig høring.

6. Undtagen i forbindelse med de beslutninger, der er omhandlet i artikel 15, høres de generaldirektorater, der er ansvarlige for budget, personale og administration, om alle dokumenter, der kan få indflydelse på henholdsvis budgettet, finanserne, personalet eller administrationen. Det samme gælder i påkommende tilfælde for den tjenestegren, der er ansvarlig for bekæmpelse af svig.

7. Den ansvarlige tjenestegren bestræber sig på at udarbejde et forslag, som de tjenestegrene, der er blevet hørt, kan tilslutte sig. I tilfælde af uenighed skal de pågældende tjenestegrenes afvigende udtalelser vedlægges det forslag, der fremsættes, jf. dog artikel 12.







KAPITEL III

STEDFORTRÆDERE

Artikel 24

Kontinuitet i tjenesten

Kommissionens medlemmer og tjenestegrene træffer alle nødvendige dispositioner for at sikre kontinuitet i tjenesten og overholder de bestemmelser, Kommissionen eller dens formand træffer herom.

Artikel 25

Stedfortræder for formanden

Er formanden forhindret, varetages hans opgaver af en næstformand eller et kommissionsmedlem i den af formanden fastsatte rækkefølge.

Artikel 26

Stedfortræder for generalsekretæren

Er generalsekretæren forhindret, varetages hans opgaver af den tilstedeværende vicegeneralsekretær, som har den højeste anciennitet, og i tilfælde af at flere har samme anciennitet, den ældste af disse, eller af en tjenestemand, som Kommissionen udpeger.

Hvis der ikke er en vicegeneralsekretær til stede, og Kommissionen ikke har udpeget en tjenestemand, varetages opgaverne af den tilstedeværende underordnede, der har den højeste anciennitet i den højeste kategori og lønklasse — og i tilfælde af at flere har samme anciennitet, af den ældste af disse.

Artikel 27

Stedfortrædere for højtstående tjenestemænd

1. Er en generaldirektør forhindret, afløses han af den af sine tilstedeværende vicegeneraldirektører, der har den højeste anciennitet, og i tilfælde af at flere har samme anciennitet, den ældste af disse, eller af en tjenestemand, som Kommissionen udpeger.

Hvis der ikke er en vicegeneraldirektør til stede, og Kommissionen ikke har udpeget en tjenestemand, varetages opgaverne af den tilstedeværende underordnede tjenestemand, der har den højeste anciennitet i den højeste kategori og lønklasse, og i tilfælde af, at flere har samme anciennitet, af den ældste af disse.

2. Er en kontorchef forhindret, afløses han af vicekontorchefen eller en tjenestemand udpeget af generaldirektøren.

Hvis der ikke er en vicekontorchef til stede, og generaldirektøren ikke har udpeget en tjenestemand, varetages opgaverne af den tilstedeværende underordnede, der har den højeste anciennitet i den højeste kategori og lønklasse, og i tilfælde af, at flere har samme anciennitet, af den ældste af disse.

3. Er andre overordnede forhindret, afløses den pågældende af en tjenestemand, som generaldirektøren udpeger efter aftale med det ansvarlige kommissionsmedlem. Hvis der ikke udpeges en stedfortræder, varetages opgaverne af den tilstedeværende underordnede, der har den højeste anciennitet i den højeste kategori og lønklasse — og i tilfælde af at flere har samme anciennitet, af den ældste af disse.







KAPITEL IV

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 28

Gennemførelsesbestemmelser og supplerende foranstaltninger

Kommissionen fastlægger i fornødent omfang gennemførelsesbestemmelser til denne forretningsorden.

Kommissionen kan vedtage supplerende foranstaltninger vedrørende Kommissionens og dens tjenestegrenes funktion under hensyn til udviklingen inden for teknologi og informatik.

Artikel 29

Ikrafttrædelse

Denne forretningsorden træder i kraft den 1. januar 2006.

▼B









BILAG

ADMINISTRATIV ADFÆRDSKODEKS FOR EUROPA-KOMMISSIONENS MEDARBEJDERE HVAD ANGÅR DERES FORBINDELSER MED OFFENTLIGHEDEN

Kvalitetsservice

Kommissionen og dens medarbejdere har pligt til at tjene EU's og derigennem offentlighedens interesser.

Offentligheden forventer med rette en åben, tilgængelig og velfungerende administration, der leverer kvalitetsservice.

Kvalitetsservice indebærer, at Kommissionen og dens medarbejdere optræder høfligt, objektivt og upartisk.

Formål

For at Kommissionen kan opfylde sine forpligtelser vedrørende god administrativ adfærd, navnlig i sine forbindelser med offentligheden, forpligter den sig til at overholde de standarder for god administrativ adfærd, der er anført i denne kodeks, og til at lade sig lede deraf i sit daglige arbejde.

Anvendelsesområde

Kodeksen er bindende for alle medarbejdere, der er omfattet af vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne, herefter benævnt »vedtægten«, og de andre forskrifter vedrørende forholdet mellem Kommissionen og dens medarbejdere, der gælder for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber. Kontraktansatte, eksperter udstationeret fra offentlige myndigheder i medlemsstaterne, praktikanter m.fl., som arbejder for Kommissionen, bør også følge kodeksens bestemmelser i deres daglige arbejde.

Forholdet mellem Kommissionen og dens medarbejdere reguleres udelukkende gennem vedtægten.

1. GENERELLE PRINCIPPER FOR GOD ADMINISTRATIV ADFÆRD

Kommissionen overholder følgende generelle principper i sine forbindelser med offentligheden:

Lovlighed Kommissionen handler i overensstemmelse med gældende ret og anvender de regler og procedurer, der er fastsat i fællesskabsretten.

Ikke-diskrimination og ligebehandling Kommissionen overholder princippet om ikke-diskrimination og garanterer navnlig, at alle, der henvender sig til den, behandles lige uanset nationalitet, køn, race eller etnisk oprindelse, religion eller overbevisning, handicap, alder eller seksuel orientering. Hvis lignende sager behandles forskelligt, skal dette således være specielt begrundet i de særlige forhold, der gør sig gældende i forbindelse med den foreliggende sag.

Proportionalitet Kommissionen sikrer, at trufne foranstaltninger står i et rimeligt forhold til de mål, der forfølges. Kommissionen vil navnlig sikre, at anvendelsen af denne kodeks aldrig medfører administrative eller budgetmæssige byrder, der ikke står i et rimeligt forhold til de forventede fordele.

Konsekvens Kommissionen skal være konsekvent i sin administrative adfærd og følge sin normale praksis. Enhver undtagelse fra dette princip skal begrundes behørigt.

2. RETNINGSLINJER FOR GOD ADMINISTRATIV ADFÆRD

Objektivitet og upartiskhed

Medarbejderne skal altid handle objektivt og upartisk i Fællesskabets og offentlighedens interesse. De skal handle uafhængigt inden for de politiske rammer, som Kommissionen har fastlagt, og deres adfærd må aldrig være styret af personlige eller nationale interesser eller påvirket af politisk pres.

Information om administrative procedurer

Hvis en person anmoder om oplysninger vedrørende en af Kommissionens administrative procedurer, skal medarbejderne sikre, at de ønskede oplysninger gives inden for den frist, der er fastsat for den pågældende procedure.

3. INFORMATION OM DE BERØRTE PARTERS RETTIGHEDER

Høring af alle direkte berørte parter

Hvis fællesskabsretten foreskriver, at de berørte parter bør høres, skal medarbejderne sikre, at parterne får mulighed for at give udtryk for deres synspunkter.

Pligt til at begrunde beslutninger

I en kommissionsbeslutning bør de grunde, den er baseret på, klart angives, og beslutningen bør meddeles de berørte personer og parter.

Som hovedregel bør beslutninger begrundes fuldt ud. I tilfælde, hvor det — f.eks. på grund af det store antal personer, der berøres af lignende beslutninger — ikke er muligt at meddele en detaljeret begrundelse for individuelle beslutninger, kan der dog gives standardsvar. Standardsvarene bør indeholde de vigtigste grunde til den trufne beslutning. Desuden skal der, hvis en berørt part udtrykkelig anmoder derom, gives en detaljeret begrundelse.

Pligt til at oplyse om ankemuligheder

Hvis fællesskabsretten foreskriver det, skal det i beslutninger, der meddeles, klart angives, at beslutningen kan ankes, og hvordan det skal gøres (navn og adresse på den person eller afdeling, hvortil anken skal sendes, og fristen for indgivelse af anken).

I de relevante tilfælde bør det i en beslutning nævnes, at der er mulighed for at indlede retlige procedurer og/eller indgive en klage til den europæiske ombudsmand i overensstemmelse med artikel 230 eller 195 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

4. BEHANDLING AF FORESPØRGSLER

Kommissionen forpligter sig til at besvare forespørgsler på den mest hensigtsmæssige måde og hurtigst muligt.

Anmodninger om dokumenter

Hvis et dokument allerede er offentliggjort, bør spørgeren henvises til De Europæiske Fællesskabers Publikationskontor eller de dokumentations- eller informationscentre, hvor der er gratis adgang til dokumenter, f.eks. de såkaldte Info-points og De Europæiske Dokumentationscentre. Mange dokumenter er også let tilgængelige i elektronisk form.

Reglerne om aktindsigt fastlægges ved særskilt foranstaltning.

Korrespondance

I overensstemmelse med artikel 21 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab skal Kommissionen besvare breve på det sprog, de er skrevet på, forudsat at de er skrevet på et af Fællesskabets officielle sprog.

Breve til Kommissionen skal besvares senest 15 arbejdsdage efter, at den ansvarlige tjenestegren i Kommissionen har modtaget dem. Det bør fremgå af svaret, hvem der er ansvarlig for sagen, og hvordan han eller hun kan kontaktes.

Hvis brevet ikke kan besvares inden for 15 arbejdsdage, og i alle tilfælde, hvor svaret kræver yderligere arbejde, såsom høring af andre tjenestegrene eller oversættelse, bør den ansvarlige medarbejder sende et foreløbigt svar, hvoraf det fremgår, hvornår spørgeren kan forvente at få svar på grundlag af det yderligere arbejde og under hensyntagen til, hvor meget sagen haster, og hvor kompliceret den er.

Hvis svaret skal udarbejdes af en anden tjenestegren end den, som den oprindelige henvendelse er stilet til, bør spørgeren have oplyst navn og kontoradresse på den person, som brevet er videregivet til.

Disse regler gælder ikke for henvendelser, der må betragtes som useriøse, f.eks. fordi der er tale om en gentagelse af tidligere henvendelser, eller fordi de er krænkende og/eller meningsløse. I så fald forbeholder Kommissionen sig ret til at afbryde brevvekslingen.

Telefonisk kommunikation

Når medarbejderne tager telefonen, skal de sige deres navn eller navnet på deres tjenestegren. Når de skal ringe en person op igen, skal de gøre det hurtigst muligt.

Medarbejdere, der besvarer forespørgsler, skal give oplysninger om de områder, de har det direkte ansvar for, og de bør i andre tilfælde henvise den pågældende til den relevante kilde. Om nødvendigt bør de henvise de pågældende til deres overordnede eller rådføre sig med ham eller hende, inden de videregiver oplysningerne.

Når forespørgslerne vedrører områder, som medarbejderne har det direkte ansvar for, skal de først fastslå, hvem der ringer, og undersøge om oplysningerne allerede er blevet offentliggjort, før de videregiver dem. Hvis det ikke er tilfældet, kan medarbejderne vurdere, at det ikke er i Fællesskabets interesse, at oplysningerne videregives. I så fald bør de forklare, hvorfor de ikke kan videregive oplysningerne, og i givet fald henvise til deres tavshedspligt, således som denne er fastslået i artikel 17 i vedtægten for tjenestemænd.

I givet fald skal medarbejderne bede om skriftlig bekræftelse af de forespørgsler, der fremsættes telefonisk.

E-post

Medarbejderne skal besvare e-post hurtigt i overensstemmelse med de retningslinjer, der er angivet i afsnittet om telefonisk kommunikation.

I de tilfælde, hvor et e-brev efter sin art kan sidestilles med et brev, skal det behandles i overensstemmelse med retningslinjerne for behandling af korrespondance, og der gælder de samme frister for det.

Anmodninger fra medierne

Presse- og Kommunikationstjenesten har ansvaret for kontakterne med medierne. Medarbejderne kan dog besvare anmodninger om oplysninger vedrørende tekniske spørgsmål, der falder inden for deres specifikke ansvarsområder.

5. BESKYTTELSE AF PERSONOPLYSNINGER OG FORTROLIGE OPLYSNINGER

Kommissionen og dens medarbejdere skal navnlig overholde:

— reglerne om beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger

— de forpligtelser, der er fastsat i artikel 287 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, navnlig dem, der vedrører tjenestehemmeligheder

— reglerne om hemmeligholdelse af oplysninger i forbindelse med strafferetlige undersøgelser

— fortrolighedskravene i sager, der falder inden for arbejdsområdet for de forskellige udvalg og opgaver, der er omhandlet i artikel 9 og i bilag II og III i vedtægten.

6. KLAGER

Europa-Kommissionen

Klager over en mulig overtrædelse af principperne i denne adfærdskodeks kan indgives direkte til Europa-Kommissionens Generalsekretariat ( 2 ), som skal videresende dem til den relevante tjenestegren.

Generaldirektøren eller chefen for tjenestegrenen skal besvare klagen skriftligt inden for to måneder. Klageren kan derefter inden for en måned anmode Europa-Kommissionens generalsekretær om at tage resultatet af klagen op til fornyet behandling. Generalsekretæren skal besvare anmodningen om fornyet behandling inden for en måned.

Den europæiske ombudsmand

Der kan også indgives klage til den europæiske ombudsmand i overensstemmelse med artikel 195 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab og den europæiske ombudsmands statut.

▼M1

KOMMISSIONENS FORSKRIFTER OM SIKKERHED

ud fra følgende betragtninger:

(1) For at udbygge Kommissionens virksomhed på områder, som kræver beskyttelse af visse oplysninger, er det hensigtsmæssigt at indføre en overordnet sikkerhedsordning, der omfatter både Kommissionen og de øvrige institutioner, kontorer og agenturer, der er oprettet med hjemmel i EF-traktaten eller traktaten om Den Europæiske Union, samt medlemsstaterne og andre modtagere af oplysninger, der er klassificeret af Den Europæiske Union, i det følgende benævnt »EU-klassificerede oplysninger«.

(2) For at den således fastlagte sikkerhedsordning kan blive effektiv, vil Kommissionen kun videregive EU-klassificerede oplysninger til eksterne organer, der tilsikrer, at de har truffet alle de foranstaltninger, der er nødvendige for at overholde regler, der nøje svarer til disse forskrifter.

(3) Disse forskrifter indskrænker ikke anvendelsen af forordning nr. 3 af 31. juli 1958 om anvendelse af artikel 24 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab ( 3 ), Rådets forordning (Euratom, EØF) nr. 1588/90 af 11. juni 1990 om fremsendelse af fortrolige statistiske oplysninger til De Europæiske Fællesskabers Statistiske Kontor ( 4 ) eller Kommissionens afgørelse K (95) 1510 endelig udg. af 23. november 1995 om beskyttelse af edb-systemer.

(4) Kommissionens sikkerhedsordning bygger på de principper, der er opstillet i Rådets afgørelse 2001/264/EF af 19. marts 2001 om vedtagelse af Rådets sikkerhedsforskrifter ( 5 ), så det sikres, at Unionens beslutningsproces kan fungere tilfredsstillende.

(5) Kommissionen understreger betydningen af, at de øvrige institutioner i relevant omfang følger de forskrifter og standarder for sikkerhedsbeskyttelse, der er nødvendige for at beskytte Unionens og dens medlemsstaters interesser.

(6) Kommissionen erkender behovet for, at den fastlægger sit eget sikkerhedskoncept under hensyntagen til alle sikkerhedsaspekter og til Kommissionens særlige karakter som institution.

(7) Disse forskrifter indskrænker ikke anvendelsen af traktatens artikel 255 eller af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter ( 6 ) —







Artikel 1

Kommissionens sikkerhedsforskrifter er fastsat i bilaget.

Artikel 2

1. Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål træffer passende foranstaltninger til at sikre, at de i artikel 1 nævnte forskrifter overholdes i Kommissionen, af Kommissionens tjenestemænd og øvrige ansatte, af personale udstationeret ved Kommissionen, samt inden for alle Kommissionens bygninger, herunder dens repræsentationer og kontorer i Unionen og dens delegationer i tredjelande, og af Kommissionens eksterne tjenesteleverandører, i forbindelse med behandling af EU-klassificerede oplysninger.

2. Medlemsstaterne, andre institutioner, organer, kontorer og agenturer, der er oprettet i henhold til eller på grundlag af traktaterne, kan modtage EU-klassificerede oplysninger på betingelse af, at de sikrer, at regler, der nøje svarer til de i artikel 1 nævnte forskrifter, overholdes inden for deres tjenester og deres bygninger i forbindelse med behandling af EU-klassificerede oplysninger, navnlig af følgende personer:

a) medlemmer af medlemsstaternes faste repræsentationer ved EU samt medlemmer af medlemsstaternes delegationer, der deltager i møder i Kommissionen eller dens organer eller i andre kommissionsaktiviteter

b) andre medarbejdere ved medlemsstaternes myndigheder, uanset om de pågældende gør tjeneste på medlemsstaternes område eller i tredjelande, når de behandler EU-klassificerede oplysninger

c) eksterne tjenesteleverandører og udstationerede medarbejdere, når de behandler EU-klassificerede oplysninger.

Artikel 3

Tredjelande, internationale organisationer og andre organer kan modtage EU-klassificerede oplysninger på betingelse af, at de sikrer, at der ved behandlingen af sådanne oplysninger iagttages regler, der nøje svarer til de i artikel 1 nævnte forskrifter.

Artikel 4

I overensstemmelse med de grundlæggende principper og minimumsstandarder for sikkerhed, der er fastsat i bilagets del I, kan Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål træffe foranstaltninger i henhold til bilagets del II.

Artikel 5

Disse forskrifter træder fra datoen for deres anvendelse i stedet for:

a) Kommissionens afgørelse K (94) 3282 af 30. november 1994 om sikkerhedsforanstaltninger for klassificerede oplysninger, som udarbejdes eller udveksles i forbindelse med Den Europæiske Unions virksomhed

b) Kommissionens afgørelse K (99) 423 af 25. februar 1999 om procedurer, hvorefter tjenestemænd og øvrige ansatte ved Europa-Kommissionen kan sikkerhedsgodkendes med henblik på at få indsigt i klassificerede oplysninger i Kommissionens besiddelse.

Artikel 6

Fra den dato, fra hvilken disse forskrifter anvendes, skal alle klassificerede oplysninger, som Kommissionen indtil da er i besiddelse af, dog med undtagelse af Euratom-klassificerede oplysninger:

a) hvis de er frembragt af Kommissionen, anses for at være omklassificeret til » ► RESTREINT UE ◄ «, medmindre forfatteren beslutter at give dem en anden klassifikationsgrad inden den 31. januar 2002; i så fald skal forfatteren give underretning herom til alle dokumentets adressater

b) hvis de er frembragt af personer uden for Kommissionen, beholde deres oprindelige klassifikationsgrad og således behandles som EU-klassificerede oplysninger af tilsvarende klassifikationsgrad, medmindre forfatteren giver samtykke til afklassificering eller nedklassificering af oplysningerne.









BILAG

SIKKERHEDSFORSKRIFTER

Indholdsfortegnelse DEL I: GRUNDLÆGGENDE PRINCIPPER OG MINIMUMSSTANDARDER FOR SIKKERHEID 1. INDLEDNING 2. GENERELLE PRINCIPPER 3. GRUNDLAGET FOR SIKKERHEDSBESKYTTELSE 4. PRINCIPPERNE FOR INFORMATIONSSIKKERHED 4.1. Formål 4.2. Definitioner 4.3. Klassificering 4.4. Sikkerhedsforanstaltningernes formål 5. TILRETTELÆGGELSE AF SIKKERHEDSBESKYTTELSEN 5.1. Fælles minimumsstandarder 5.2. Tilrettelæggelse 6. MEDARBEJDERNE OG SIKKERHEDSBESKYTTELSEN 6.1. Sikkerhedsgodkendelse af medarbejdere 6.2. Liste over sikkerhedsgodkendte personer 6.3. Sikkerhedsinstruks til medarbejderne 6.4. Ledelsens ansvar 6.5. Medarbejdernes sikkerhedsstatus 7. FYSISK SIKKERHED 7.1. Behovet for sikkerhedsbeskyttelse 7.2. Kontrol 7.3. Sikkerhedsbeskyttelse af bygninger 7.4. Beredskabsplaner 8. INFORMATIONSSIKKERHED 9. FOREBYGGELSE AF SABOTAGE OG ANDRE FORMER FOR FORSÆTLIG SKADE 10. VIDEREGIVELSE AF KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJELANDE ELLER INTERNATIONALE ORGANISATIONER DEL II: TILRETTELÆGGELSEN AF SIKKERHEDSBESKYTTELSEN I KOMMISSIONEN 11. KOMMISSIONENS MEDLEM MED ANSVAR FOR SIKKERHEDSSPØRGSMÅL 12. KOMMISSIONENS RÅDGIVENDE GRUPPE FOR SIKKERHEDSPOLITIK 13. KOMMISSIONENS SIKKERHEDSRÅD 14. KOMMISSIONENS SIKKERHEDSKONTOR 15. SIKKERHEDSINSPEKTIONER 16. KLASSIFIKATIONSGRADER, SIKKERHEDSANGIVELSER OG PÅTEGNINGER 16.1. Klassifikationsgrader 16.2. Sikkerhedsangivelser 16.3. Påtegninger 16.4. Anførelse af klassifikationsgrad 16.5. Anførelse af sikkerhedspåtegninger 17. KLASSIFIKATIONSSTYRING 17.1. Generelt 17.2. Anvendelse af klassifikationsgrader 17.3. Nedklassificering af afklassificering 18. FYSISK SIKKERHED 18.1. Generelt 18.2. Sikkerhedskrav 18.3. Fysiske sikkerhedsforanstaltninger 18.3.1. Sikkerhedszoner 18.3.2. Administrativ zone 18.3.3. Adgangskontrol 18.3.4. Vagtpatruljering 18.3.5. Sikre skabe og bokse, bokslokaler m.v. 18.3.6. Låsemekanismer 18.3.7. Kontrol med nøgler og koder 18.3.8. Anordninger til afsløring af uvedkommendes forsøg på at skaffe sig adgang 18.3.9. Godkendt udstyr 18.3.10. Fysisk beskyttelse af kopi- og telefaxmaskiner 18.4. Beskyttelse mod uvedkommendes blikke og aflytning 18.4.1. Uvedkommendes blikke 18.4.2. Aflytning 18.4.3. Medbringelse af elektronisk udstyr og udstyr til lydoptagelser 18.5. Teknisk sikrede zoner 19. ALMINDELIGE BESTEMMELSER OM »NEED-TO-KNOW«-PRINCIPPET OG PERSONLIGE EU-SIKKERHEDSGODKENDELSER 19.1. Generelt 19.2. Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 19.3. Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret ► SECRET UE ◄ eller ► CONFIDENTIEL UE ◄ 19.4. Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret ► RESTREINT UE ◄ 19.5. Overdragelse af materiale 19.6. Særlige instrukser 20. SIKKERHEDSGODKENDELSE AF KOMMISSIONENS TJENESTEMÆND OG ØVRIGE ANSTATTE 21. UDARBEJDELSE, FORDELING, VIDEREGIVELSE, KOPIERING, OVERSÆTTELSE OG UDDRAG AF EU-KLASSIFICEREDE DOKUMENTER OG SIKKERHEDSGODKENDELSE AF KURERPERSONALE 21.1. Udarbejdelse 21.2. Fordeling 21.3. Videregivelse af EU-klassificerede dokumenter 21.3.1. Emballering og kvitteringer 21.3.2. Videregivelse inden for en bygning eller gruppe af bygninger 21.3.3. Videregivelse inden for et lands grænser 21.3.4. Videregivelse fra en stat til en anden 21.3.5. Videregivelse af dokumenter klassificeret ► RESTREINT UE ◄ 21.4. Sikkerhedsgodkendelse af kurerpersonale 21.5. Elektronisk eller anden teknisk videregivelse 21.6. Kopiering, oversættelse og uddrag af EU-klassificerede dokumenter 22. SEKRETARIATER FOR EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER, KONTROL, ARKIVERING OG DESTRUKTION AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER 22.1. Lokale sekretariater for EU-klassificerede oplysninger 22.2. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariatet 22.2.1. Generelt 22.2.2. Det centrale ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariat 22.2.3. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -undersekretariater 22.3. Opgørelser over og kontrol af EU-klassificerede dokumenter 22.4. Arkivering af EU-klassificerede oplysninger 22.5. Destruktion af EU-klassificerede dokumenter 22.6. Destruktion i krisesituationer 23. SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER FOR SÆRLIGE MØDER AFHOLDT UDEN FOR KOMMISSIONENS LOKALER OG MED INDDRAGELSE AF KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER 23.1. Generelt 23.2. Ansvarsopgaver 23.2.1. Kommissionens Sikkerhedskontor 23.2.2. Sikkerhedsansvarlig for møder 23.3 Sikkerhedsforanstaltninger 23.3.1. Sikkerhedszoner 23.3.2. Adgangsbadger 23.3.3. Kontrol af foto- og andet optageudstyr 23.3.4. Undersøgelse af dokumentmapper, bærbare computere og pakker 23.3.5. Teknisk sikkerhed 23.3.6. Dokumenter i delegationernes varetægt 23.3.7. Sikker opbevaring af dokumenter 23.3.8. Kontoreftersyn 23.3.9. Bortskaffelse af EU-klassificeret affald 24. BRUD PÅ SIKKERHEDSBESTEMMELSERNE OG RISIKO FOR LÆKAGE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER 24.1. Definitioner 24.2. Indberetning af brud på sikkerheden 24.3. Retlige foranstaltninger 25. BESKYTTELSE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER VED BRUG AF INFORMATIONSTEKNOLOGI OG KOMMUNIKATIONSSYSTEMER 25.1. Indledning 25.1.1. Generelt 25.1.2. Trusler mod systemer og deres sårbarhed 25.1.3. Hovedformålet med sikkerhedsforanstaltninger 25.1.4. Systemspecifikke sikkerhedskrav 25.1.5. Sikkerhedsdriftsformer 25.2. Definitioner 25.3. Sikkerhedsansvar 25.3.1. Generelt 25.3.2. Sikkerhedsgodkendelsesmyndighed (SAA) 25.3.3. INFOSEC-myndigheden (IA) 25.3.4. De tekniske systemers driftsmyndighed (TSO) 25.3.5. Ejeren af oplysninger (IO) 25.3.6. Brugere 25.3.7. INFOSEC-uddannelse 25.4. Ikke-tekniske sikkerhedsforanstaltninger 25.4.1. Sikkerheden og medarbejderne 25.4.2. Fysisk sikkerhed 25.4.3. Kontrol af adgang til et system 25.5. Teksniske sikkerhedsforanstaltninger 25.5.1. Sikkerhedsbeskyttelse af oplysninger 25.5.2. Kontrol med og ansvar for adgang til oplysninger 25.5.3. Behandling af og kontrol med transportable databærere 25.5.4. Afklassificering og destruktion af databærere 25.5.5. Kommunikationssikkerhed 25.5.6. Installation og strålingssikkerhed 25.6. Sikkerhed under behandling 25.6.1. Sikkerhedsdriftsprocedurer 25.6.2. Softwarebeskyttelse/konfigurationsstyring 25.6.3. Kontrol af, om der findes skadelig software/computervirus 25.6.4. Vedligeholdelse 25.7. Anskaffelse af materiel 25.7.1. Generelt 25.7.2. Godkendelse 25.7.3. Evaluering af certificering 25.7.4. Rutinekontrol af sikkerhedsfeatures med henblik på fortsat godkendelse 25.8. Midlertidig eller lejlighedsvis anvendelse 25.8.1. Sikkerhed for mikrocumputere/personlige computere 25.8.2. Brug af privatejet IT-udstyr i forbindelse med officielt kommissionsarbejde 25.8.3. Brug af IT-udstyr, der ejes af kontrahent eller er leveret af en medlemsstat, i forbindelse med officielt kommissionsarbejde 26. VIDEREGIVELSE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJELANDE ELLER INTERNATIONALE ORGANISATIONER 26.1.1. Principperne for videregivelse af EU-klassificerede oplysninger 26.1.2. Niveauer 26.1.3. Sikkerhedsaftaler TILLÆG 1: SAMMENLIGNENDE OVERSIGT OVER DE NATIONALE KLASSIFIKATIONSGRADER TILLÆG 2: PRAKTISK KLASSIFIKATIONSVEJLEDNING TILLÆG 3: RETNINGSLINJER FOR VIDEREGIVELSE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJELANDE OG INTERNATIONALE ORGANISATIONER: NIVEAU 1-SAMARBEJDE TILLÆG 4: RETNINGSLINJER FOR VIDEREGIVELSE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJELANDE OG INTERNATIONALE ORGANISATIONER: NIVEAU 2-SAMARBEJDE TILLÆG 5: RETNINGSLINJER FOR VIDEREGIVELSE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJELANDE OG INTERNATIONALE ORGANISATIONER: NIVEAU 3-SAMARBEJDE TILLÆG 6: FORTEGNELSE OVER FORKORTELSER

DEL I: GRUNDLÆGGENDE PRINCIPPER OG MINIMUMSSTANDARDER FOR SIKKERHED

1. INDLEDNING

I disse forskrifter fastlægges de grundlæggende principper og minimumsstandarder for sikkerhedsbeskyttelse og den måde, hvorpå disse skal overholdes ikke blot af Kommissionen på alle dens tjenestesteder, men også af alle modtagere af EU-klassificerede oplysninger, for at værne om sikkerheden og for at sikre, at der gælder en fælles standard for sikkerhedsbeskyttelse.

2. GENERELLE PRINCIPPER

Kommissionens sikkerhedspolitik indgår som en integrerende del af dens almindelige interne forvaltningspolitik og er dermed baseret på de principper, der gælder for dens almindelige politik:

Disse principper omfatter bl.a. legalitet, åbenhed, ansvarlighed og subsidiaritet (forholdsmæssighed).

Legalitet betyder, at de gældende rammebestemmelser nøje skal iagttages ved udøvelsen af sikkerhedsfunktionerne, og at alle de i bestemmelserne fastsatte krav skal opfyldes. Det betyder også, at ansvarsområderne vedrørende sikkerhed skal have hjemmel i gældende bestemmelser. Personalevedtægtens bestemmelser finder fuld anvendelse, navnlig artikel 17 om personalets forpligtelse til ikke at videregive oplysninger fra Kommissionen og afsnit VI om disciplinærordningen. Endelig betyder det, at brud på sikkerhedsbestemmelserne inden for Kommissionens ansvarsområde skal behandles i overensstemmelse med Kommissionens politik vedrørende disciplinarforanstaltninger og dens politik for samarbejde med medlemsstaterne med hensyn til strafferetlig forfølgning.

Åbenhed betyder, at der skal herske klarhed med hensyn til alle sikkerhedsregler og -forskrifter, så der opnås en ensartet anvendelse heraf i de forskellige tjenestegrene og på de forskellige områder (fysisk sikkerhed sammenholdt med beskyttelse af oplysninger osv.), og at der skal føres en sammenhængende og veltilrettelagt bevidstgørelsespolitik med hensyn til sikkerheden. Det indebærer også, at der er behov for klare skriftlige retningslinjer for gennemførelsen af sikkerhedsforanstaltninger.

Ansvarlighed betyder, at opgaverne på sikkerhedsområdet skal defineres klart. Desuden betyder det, at det regelmæssigt skal kontrolleres, om disse opgaver er blevet udført korrekt.

Subsidiaritet eller forholdsmæssighed betyder, at sikkerheden skal tilrettelægges på det lavest mulige niveau og så nært som muligt på Kommissionens generaldirektorater og tjenester. Det betyder også, at sikkerhedsaktiviteterne skal begrænses til de elementer, hvor der virkeligt er et behov. Og endelig betyder det, at sikkerhedsforanstaltningerne skal stå i forhold til de interesser, der skal beskyttes, og til den faktiske eller potentielle trussel mod disse interesser, så der gives mulighed for at træffe de forholdsregler, der medfører de mindst mulige forstyrrelser.

3. GRUNDLAGET FOR SIKKERHEDSBESKYTTELSE

Grundlaget for en effektiv sikkerhedsbeskyttelse er:

a) at der i hver medlemsstat udpeges en national sikkerhedsorganisation, som er ansvarlig for: 1) at indsamle og registrere efterretninger om spionage, sabotage, terrorisme og anden undergravende virksomhed, og 2) at underrette og rådgive regeringerne og derigennem Kommissionen om karakteren af de bestående sikkerhedsrisici og om modforholdsregler

b) at der både i hver medlemsstat og i Kommissionen udpeges en teknisk INFOSEC-myndighed, som inden for den pågældende sikkerhedsorganisation er ansvarlig for at underrette og rådgive om tekniske sikkerhedsrisici og modforholdsregler

c) at der er et løbende samarbejde mellem ministerier og de relevante tjenestegrene i EU-institutionerne med henblik på alt efter omstændighederne at fastslå eller anbefale: 1) hvilke personer, oplysninger og ressourcer det er nødvendigt at beskytte, og 2) fælles standarder for sikkerhedsbeskyttelse

d) at der er et nært samarbejde mellem Kommissionens Sikkerhedskontor og sikkerhedsorganerne ved de øvrige EU-institutioner samt med NATO's Office of Security (NOS).

4. PRINCIPPERNE FOR INFORMATIONSSIKKERHED

4.1. Formål

Informationssikkerhedens vigtigste formål er:

a) at beskytte EU-klassificerede oplysninger mod spionage, lækage eller uautoriseret videregivelse

b) at beskytte EU-oplysninger, der behandles i kommunikations- og informationssystemer og -netværk, mod risikoen for uautoriseret adgang og ændring og for, at de ikke er til rådighed, når de skal anvendes

c) at beskytte Kommissionens bygninger, der rummer EU-oplysninger, mod sabotage, hærværk og anden forsætlig skade

d) i tilfælde af brud på sikkerhedsforskrifterne at vurdere den forvoldte skade, begrænse følgerne og træffe de nødvendige foranstaltninger for at undgå gentagelse.

4.2. Definitioner

I disse forskrifter forstås ved:

a) »EU-klassificerede oplysninger«: alle oplysninger og ethvert materiale, der i tilfælde af videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse i forskellig grad ville kunne skade EU's interesser eller en eller flere af EU's medlemsstater, uanset om sådanne oplysninger eller sådant materiale er udarbejdet af EU eller modtaget fra medlemsstater, tredjelande eller internationale organisationer

b) »dokument«: enhver form for skrivelse, note, referat, rapport, memorandum, signal/meddelelse, skitse, fotografi, diapositiv, film, kort, diagram, plan, notesbog, stencil, karbonpapir, farvebånd til skrivemaskine eller printer, bånd, kassette, edb-diskette, cd-rom eller andet fysisk medium, hvori eller hvorpå oplysninger er registreret

c) »materiale«: et dokument som defineret i litra b) samt alle former for udstyr, både færdigfremstillet og under fremstilling

d) »need to know«: en bestemt medarbejders behov for at få adgang til EU-klassificerede oplysninger for at kunne varetage sin funktion eller udføre sin opgave

e) »godkendelse«: en beslutning truffet af Kommissionens formand om at give en enkeltperson adgang til EU-klassificerede oplysninger op til et bestemt niveau, efter at en sikkerhedsundersøgelse foretaget af en national sikkerhedsmyndighed i henhold til den nationale lovgivning har givet et positivt resultat

f) »klassificering«: fastsættelse af det relevante sikkerhedsniveau for oplysninger, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse kan være til en vis skade for Kommissionens eller medlemsstaternes interesser

g) »nedklassificering«: fastsættelse af en lavere klassifikationsgrad end den hidtil gældende

h) »afklassificering«: ophævelse af enhver form for klassificering

i) »udsteder«: den behørigt bemyndigede forfatter af et klassificeret dokument; i Kommissionen kan afdelingscheferne give deres personale godkendelse til at udstede EU-klassificerede oplysninger

j) »Kommissionens afdelinger«: Kommissionens afdelinger og tjenestegrene, herunder kabinetterne, på alle arbejdssteder, herunder Det Fælles Forskningscenter, repræsentationer og kontorer i Unionen og delegationer i tredjelande.

4.3. Klassificering

a) Der skal udvises stor omhu og eftertanke ved udvælgelsen af, hvilke oplysninger og hvilket materiale der skal sikkerhedsbeskyttes, og ved vurderingen af, hvilken grad af sikkerhedsbeskyttelse der er behov for. Det er afgørende, at klassifikationsgraden stemmer overens med den sikkerhedsrisiko, som den enkelte oplysning eller det enkelte materiale skal beskyttes mod. For at sikre en smidig informationsstrøm skal der træffes foranstaltninger for at undgå, at der anvendes en for høj eller for lav klassifikationsgrad.

b) Klassificeringsordningen er det instrument, hvormed disse principper skal gennemføres; der anvendes en tilsvarende klassificeringsordning ved planlægning og tilrettelæggelse af beskyttelsen mod spionage, sabotage, terrorisme og andre trusler, således at de vigtigste bygninger og områder, der rummer klassificerede oplysninger, og de mest følsomme steder i disse bygninger og områder sikres bedst.

c) Ansvaret for klassificering af oplysninger påhviler alene udstederen af de pågældende oplysninger.

d) Klassifikationsgraden baseres alene på indholdet af de pågældende oplysninger.

e) Hvis flere dokumenter med oplysninger grupperes, skal klassifikationsgraden for det samlede materiale mindst være lige så høj som den højeste af de enkelte klassifikationsgrader. En samling af oplysninger kan dog gives en højere klassifikationsgrad end de enkelte dele.

f) Oplysninger klassificeres kun i det omfang og kun så længe, det er nødvendigt.

4.4. Sikkerhedsforanstaltningernes formål

Sikkerhedsforanstaltningerne skal:

a) omfatte alle personer med adgang til klassificerede oplysninger, informationsbærende medier med klassificerede oplysninger, alle bygninger og områder, der rummer sådanne oplysninger, og vigtige anlæg

b) tage sigte på at identificere personer, som kan udgøre en sikkerhedsmæssig risiko for klassificerede oplysninger og vigtige anlæg, der rummer klassificerede oplysninger, og enten forhindre, at de får adgang hertil, eller sørge for, at de flyttes fra det pågældende sted

c) forhindre, at uautoriserede personer får adgang til klassificerede oplysninger eller til anlæg, der rummer sådanne oplysninger

d) sikre, at klassificerede oplysninger kun videregives til personer på grundlag af »need-to-know«-princippet, som er af grundlæggende betydning for alle sikkerhedsaspekter

e) sikre alle oplysningers integritet (dvs. hindre forvanskning eller uautoriseret ændring eller slettelse) og tilgængelighed (dvs. sikre, at de er til rådighed for autoriserede brugere, når de skal anvendes), navnlig oplysninger, som lagres, behandles eller fremsendes elektronisk, uanset om oplysningerne er klassificerede eller uklassificerede.

5. TILRETTELÆGGELSE AF SIKKERHEDSBESKYTTELSEN

5.1. Fælles minimumsstandarder

Kommissionen sikrer, at alle modtagere af EU-klassificerede oplysninger, det være sig i institutionen eller under dens kompetenceområde, herunder alle afdelinger og tjenesteleverandører, overholder fælles minimumsstandarder for sikkerhed, så EU-klassificerede oplysninger kan videregives i tillid til, at de vil blive sikret på passende vis. Disse minimumsstandarder skal omfatte kriterier for sikkerhedsgodkendelse af personale samt procedurer for beskyttelse af EU-klassificerede oplysninger.

Kommissionen giver kun eksterne organer adgang til EU-klassificerede oplysninger på betingelse af, at de sikrer, at der ved behandlingen af EU-klassificerede oplysninger iagttages bestemmelser, der i det mindste nøje svarer til disse minimumsstandarder.

5.2. Tilrettelæggelse

Inden for Kommissionen tilrettelægges sikkerhedsbeskyttelsen på to niveauer:

a) På Kommissionens overordnede niveau er det Kommissionens Sikkerhedskontor med en sikkerhedsgodkendelsesmyndighed, der også fungerer som krypteringsmyndighed og som TEMPEST-myndighed, og med en INFOSEC-myndighed og et eller flere centrale sekretariater for EU-klassificerede oplysninger, hvert med en eller flere sekretariatsledere.

b) I Kommissionens enkelte afdelinger henhører ansvaret for sikkerheden under en eller flere lokale sikkerhedsansvarlige, en eller flere centrale edb-sikkerhedsansvarlige, lokale edb-sikkerhedsansvarlige og lokale sekretariater for EU-klassificerede oplysninger med en eller flere sekretariatsledere.

c) De centrale sikkerhedsorganer giver vejledning til de lokale sikkerhedsorganer.

6. MEDARBEJDERNE OG SIKKERHEDSBESKYTTELSEN

6.1. Sikkerhedsgodkendelse af medarbejdere

Alle medarbejdere, som skal have indsigt i oplysninger, der er klassificeret ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, skal forinden være officielt sikkerhedsgodkendt. Tilsvarende skal der foretages forudgående sikkerhedsgodkendelse af personer, der skal stå for den tekniske drift eller vedligeholdelse af kommunikations- og informationssystemer, som indeholder klassificerede oplysninger. Meddelelse af sikkerhedsgodkendelse forudsætter, at de pågældende medarbejdere

a) er ubetinget pålidelige

b) har en sådan karakterstyrke og er så påpasselige, at der ikke kan herske tvivl om deres ubestikkelighed med hensyn til behandling af klassificerede oplysninger, og

c) ikke er modtagelige for pres fra udenlandsk eller anden side.

Der skal foretages en særlig grundig sikkerhedsundersøgelse af medarbejdere, der:

d) skal have adgang til oplysninger, der er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

e) beklæder stillinger, som indebærer, at de regelmæssigt skal have adgang til betydelige mængder af oplysninger, der er klassificeret ► SECRET UE ◄

f) har særlig tjenstlig adgang til sikre kommunikations- og informationssystemer og dermed vil have mulighed for at skaffe sig uautoriseret adgang til store mængder EU-klassificerede oplysninger eller for at forvolde betydelig skade gennem tekniske sabotagehandlinger.

I de i litra d), e) og f) nævnte tilfælde skal de pågældende medarbejderes personlige baggrund undersøges i videst muligt omfang.

Når personer (f.eks. kontorbude, sikkerhedsvagter, vedligeholdelses- og rengøringspersonale), der ikke har »need to know«-status, er nødt til at arbejde under forhold, hvor de kan få adgang til EU-klassificerede oplysninger, skal de forinden være sikkerhedsgodkendt til den relevante klassifikationsgrad.

6.2. Liste over sikkerhedsgodkendte personer

Alle Kommissionens afdelinger, der behandler EU-klassificerede oplysninger eller rummer kommunikations- og informationssystemer, skal have en ajourført liste over deres sikkerhedsgodkendte medarbejdere. Hver enkelt sikkerhedsgodkendelse skal tages op til nyvurdering, når omstændighederne kræver det, for at sikre, at den svarer til den pågældendes aktuelle arbejdsopgaver; en sikkerhedsgodkendelse skal straks tages op til nyvurdering, hvis der fremkommer oplysninger, hvoraf det fremgår, at fortsat arbejde med klassificerede oplysninger ikke længere er foreneligt med hensynet til sikkerheden. Den lokale sikkerhedsansvarlige i den pågældende afdeling ved Kommissionen skal have en liste over de sikkerhedsgodkendte medarbejdere inden for vedkommendes område.

6.3. Sikkerhedsinstruks til medarbejderne

Alle medarbejdere, der varetager opgaver, hvor de kan få adgang til klassificerede oplysninger, skal, inden de påbegynder arbejdet og derefter regelmæssigt, modtage en indgående instruks om nødvendigheden af sikkerhedsbeskyttelsen og procedurerne for gennemførelsen heraf. Sådanne medarbejdere skal skriftligt attestere, at de har læst og fuldt ud forstået nærværende sikkerhedsbestemmelser.

6.4. Ledelsens ansvar

Det er ledelsens ansvar at vide, hvilke af deres medarbejdere der behandler klassificerede oplysninger eller har adgang til sikre kommunikations- og informationssystemer, og at sikre, at alle former for hændelser eller klare svagheder, der kan have betydning for sikkerhedsbeskyttelsen, registreres og indberettes.

6.5. Medarbejdernes sikkerhedsstatus

Der indføres procedurer for at sikre, at der, hvis der fremkommer negative oplysninger om en medarbejder, bliver taget stilling til, om den pågældende behandler klassificerede oplysninger eller har adgang til sikre kommunikations- og informationssystemer, og at Kommissionens Sikkerhedskontor underrettes. Hvis det bekræftes, at medarbejderen udgør en sikkerhedsrisiko, skal den pågældende udelukkes fra eller fratages arbejdsopgaver, hvor vedkommende kan være til fare for sikkerheden.

7. FYSISK SIKKERHED

7.1. Behovet for sikkerhedsbeskyttelse

Graden af de fysiske foranstaltninger, der skal bringes i anvendelse for at sikre beskyttelsen af EU-klassificerede oplysninger, skal stå i forhold til klassifikationsgraden og til omfanget af og truslen mod de oplysninger og det materiale, det drejer sig om. Alle, der ligger inde med EU-klassificerede oplysninger, skal følge en ensartet praksis med hensyn til klassificering af de pågældende oplysninger og opfylde fælles standarder for sikkerhedsbeskyttelse for så vidt angår opbevaring, fremsendelse og bortskaffelse af oplysninger og materiale, der skal beskyttes.

7.2. Kontrol

Medarbejdere, der fører opsigt med områder med EU-klassificerede oplysninger, og som forlader disse, skal sikre sig, at oplysningerne opbevares forsvarligt, og at alle sikkerhedsanordninger er aktiveret (låse, alarmsystemer osv.). Herudover foretages der efter arbejdstids ophør kontrol af, om disse krav er opfyldt.

7.3. Sikkerhedsbeskyttelse af bygninger

Bygninger, der rummer EU-klassificerede oplysninger eller sikre kommunikations- og informationssystemer, skal beskyttes mod uautoriseret adgang. Hvordan EU-klassificerede oplysninger skal beskyttes, det være sig med gitre for vinduer, låse på døre, vagtposter ved indgange, automatiske adgangskontrolsystemer, sikkerhedskontrol og patruljering, alarm- og overvågningssystemer, vagthunde m.v., afhænger af:

a) klassifikationsgraden af de oplysninger og det materiale, der skal beskyttes, samt deres omfang og placering i bygningen

b) kvaliteten af de sikre skabe eller bokse, hvor oplysningerne eller materialet opbevares, og

c) bygningens fysiske beskaffenhed og beliggenhed.

Hvordan kommunikations- og informationssystemer skal sikkerhedsbeskyttes, afhænger tilsvarende af en vurdering af værdien af de pågældende aktiver og den potentielle skade i tilfælde af brud på sikkerhedsbestemmelserne, af den fysiske beskaffenhed af den bygning, der rummer systemet, og af dennes beliggenhed, samt af systemets placering i bygningen.

7.4. Beredskabsplaner

Der skal på forhånd udarbejdes detaljerede planer for, hvordan klassificerede oplysninger skal beskyttes, hvis der opstår en lokal eller landsomfattende kritisk situation.

8. INFORMATIONSSIKKERHED

Informationssikkerheden (INFOSEC) omfatter fastlæggelse og iværksættelse af sikkerhedsforanstaltninger, der kan sikre, at EU-klassificerede oplysninger, der behandles, lagres eller videregives via kommunikations- eller informationssystemer eller via andre elektroniske systemer, ikke hverken uagtsomt eller forsætligt kommer ikke-bemyndigede i hænde eller ændres eller bliver utilgængelige. Der skal træffes fyldestgørende modforanstaltninger for at forhindre, at uautoriserede brugere får adgang til EU-klassificerede oplysninger, eller at autoriserede brugere nægtes adgang til EU-klassificerede oplysninger, samt for at forebygge, at EU-klassificerede oplysninger forvanskes, eller at de ændres eller slettes uden bemyndigelse.

9. FOREBYGGELSE AF SABOTAGE OG ANDRE FORMER FOR FORSÆTLIG SKADE

Fysiske forholdsregler til beskyttelse af vigtige anlæg med klassificerede oplysninger er de bedst egnede sikkerhedsforanstaltninger, der kan træffes mod sabotage og anden forsætlig skade, og sikkerhedsgodkendelse af personalet er ikke i sig selv nok. Det relevante nationale sikkerhedsorgan skal anmodes om at give oplysninger om spionage, sabotage, terrorisme og anden undergravende virksomhed.

10. VIDEREGIVELSE AF KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJELANDE ELLER INTERNATIONALE ORGANISATIONER

Beslutninger om, at EU-klassificerede oplysninger, der er udstedt af Kommissionen, skal videregives til et tredjeland eller en international organisation, træffes af Kommissionen som kollegium. Hvis de oplysninger, der ønskes videregivet, ikke er udstedt af Kommissionen, skal Kommissionen først indhente udstederens samtykke til videregivelsen. Hvis det ikke kan fastslås, hvem udstederen er, påtager Kommissionen sig dennes ansvar.

Modtager Kommissionen klassificerede oplysninger fra tredjelande, internationale organisationer eller anden tredjepart, skal de pågældende oplysninger beskyttes i overensstemmelse med deres klassifikationsgrad og de standarder, der ifølge nærværende forskrifter gælder for EU-klassificerede oplysninger, eller eventuelt højere standarder, som den tredjepart, der meddeler oplysningerne, måtte stille krav om. Der kan åbnes mulighed for gensidig kontrol.

Ovennævnte principper gennemføres i overensstemmelse med de nærmere bestemmelser i del II, afsnit 26, og tillæg 3, 4 og 5.

DEL II: TILRETTELÆGGELSEN AF SIKKERHEDSBESKYTTELSEN I KOMMISSIONEN

11. KOMMISSIONENS MEDLEM MED ANSVAR FOR SIKKERHEDSSPØRGSMÅL

Det medlem af Kommissionen, der har ansvaret for sikkerhedsspørgsmål, skal:

a) gennemføre Kommissionens sikkerhedspolitik

b) tage stilling til sikkerhedsproblemer, der forelægges ham af Kommissionen eller dens kompetente organer

c) behandle spørgsmål, der indebærer ændringer i Kommissionens sikkerhedspolitik, i nær kontakt med medlemsstaternes nationale sikkerhedsmyndigheder (eller andre relevante myndigheder).

Det medlem af Kommissionen, der har ansvaret for sikkerhedsspørgsmål, er navnlig ansvarlig for:

a) at samordne alle sikkerhedsspørgsmål, der vedrører Kommissionens virksomhed

b) at anmode de af medlemsstaterne udpegede myndigheder om, at de nationale sikkerhedsmyndigheder foretager sikkerhedsgodkendelse af personale, der arbejder i Kommissionen, jf. afsnit 20

c) at iværksætte en undersøgelse eller foranledige en undersøgelse iværksat i eventuelle tilfælde af uautoriseret videregivelse af EU-klassificerede oplysninger, der umiddelbart forekommer at være sket i Kommissionen

d) at anmode de relevante sikkerhedsmyndigheder om at iværksætte efterforskning, hvis uautoriseret videregivelse af EU-klassificerede oplysninger forekommer at være sket uden for Kommissionen, og at samordne efterforskningen, hvis mere end én sikkerhedsmyndighed er involveret

e) at der regelmæssigt foretages en gennemgang af sikkerhedsordningerne for beskyttelse af EU-klassificerede oplysninger

f) at holde løbende kontakt med alle relevante sikkerhedsmyndigheder med henblik på at opnå en overordnet samordning af sikkerhedsbeskyttelsen

g) løbende at tage Kommissionens sikkerhedspolitik og -procedurer op til nyvurdering og i givet fald at udarbejde relevante henstillinger. Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål forelægger i den forbindelse Kommissionen den årlige inspektionsplan, der udarbejdes af Kommissionens Sikkerhedskontor.

12. KOMMISSIONENS RÅDGIVENDE GRUPPE FOR SIKKERHEDSPOLITIK

Der oprettes ved Kommissionen en rådgivende gruppe for sikkerhedspolitik. Den omfatter det medlem af Kommissionen, der har ansvaret for sikkerhedsspørgsmål, eller vedkommendes stedfortræder, som varetager formandsposten, og repræsentanter for de enkelte medlemsstaters nationale sikkerhedsmyndigheder. Repræsentanter for de øvrige EU-institutioner kan også indbydes til at deltage. Repræsentanter for de relevante decentrale EF- og EU-organer kan også indbydes til at deltage, når der drøftes spørgsmål, som berører disse.

Kommissionens Rådgivende Gruppe for Sikkerhedspolitik mødes på formandens initiativ eller efter anmodning fra et af gruppens medlemmer. Gruppen har til opgave at gennemgå og vurdere alle relevante sikkerhedsspørgsmål og i givet fald at forelægge Kommissionen henstillinger.

13. KOMMISSIONENS SIKKERHEDSRÅD

Der oprettes ved Kommissionen et sikkerhedsråd. Det omfatter generalsekretæren, som varetager formandsposten, og generaldirektørerne for Den Juridiske Tjeneste, Personale og Administration, Eksterne Forbindelser, Retlige og Indre Anliggender og Det Fælles Forskningscenter og cheferne for Den Interne Revisionstjeneste og Kommissionens Sikkerhedskontor. Andre tjenestemænd i Kommissionen kan indbydes til at deltage. Dets opgave er at vurdere sikkerhedsforanstaltningerne inden for Kommissionen og at fremsætte henstillinger på dette område til Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål.

14. KOMMISSIONENS SIKKERHEDSKONTOR

Med henblik på udførelsen af de opgaver, der er nævnt i afsnit 11, kan Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål pålægge Kommissionens Sikkerhedskontor at samordne, føre tilsyn med og gennemføre sikkerhedsforanstaltninger.

Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor er den ledende konsulent i sikkerhedsspørgsmål for det medlem af Kommissionen, der har ansvaret for sikkerhedsspørgsmål, og fungerer som sekretær for Den Rådgivende Gruppe for Sikkerhedspolitik. I den forbindelse forestår vedkommende ajourføringen af sikkerhedsforskrifterne og samordner sikkerhedsforanstaltningerne med medlemsstaternes myndigheder samt i relevant omfang med internationale organisationer, der har sikkerhedsaftaler med Kommissionen. Med henblik herpå fungerer vedkommende som kontaktperson.

Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor er ansvarlig for godkendelsen af IT-systemer og -netværk i Kommissionen. Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor træffer efter aftale med de relevante nationale sikkerhedsmyndigheder beslutning om godkendelsen af IT-systemer og -netværk, der omfatter både Kommissionen og andre modtagere af EU-klassificerede oplysninger.

15. SIKKERHEDSINSPEKTIONER

Kommissionens Sikkerhedskontor gennemfører regelmæssige inspektioner af sikkerhedsordningerne for beskyttelse af EU-klassificerede oplysninger.

Kommissionens Sikkerhedskontor kan i den forbindelse bistås af sikkerhedstjenesterne i andre EU-institutioner, der ligger inde med EU-klassificerede oplysninger, og af medlemsstaternes nationale sikkerhedsmyndigheder ( 7 ).

På anmodning af en medlemsstat kan dens nationale sikkerhedsmyndighed sammen med Kommissionens Sikkerhedskontor efter aftale foretage inspektion af EU-klassificerede oplysninger i Kommissionen.

16. KLASSIFIKATIONSGRADER, SIKKERHEDSANGIVELSER OG PÅTEGNINGER

16.1. Klassifikationsgrader ( 8 )

Oplysninger klassificeres således (se også tillæg 2):

► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : Denne klassifikation anvendes kun til oplysninger og materiale, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse ville kunne forvolde Den Europæiske Unions eller én eller flere af dens medlemsstaters vitale interesser overordentlig alvorlig skade.

► SECRET UE ◄ : Denne klassifikation anvendes kun til oplysninger og materiale, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse ville kunne forvolde Den Europæiske Unions eller én eller flere af dens medlemsstaters vitale interesser alvorlig skade.

► CONFIDENTIEL UE ◄ : Denne klassifikation anvendes til oplysninger og materiale, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse ville kunne forvolde Den Europæiske Unions eller en eller flere af dens medlemsstaters vitale interesser skade.

► RESTREINT UE ◄ : Denne klassifikation anvendes til oplysninger og materiale, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse vil være uhensigtsmæssig for Den Europæiske Unions eller en eller flere af dens medlemsstaters interesser.

Der må ikke anvendes andre klassifikationsgrader.

16.2. Sikkerhedsangivelser

Til begrænsning af gyldighedsperioden for en klassifikationsgrad (angivelse af automatisk nedklassificering eller afklassificering af klassificerede oplysninger) kan der benyttes en godkendt sikkerhedsangivelse. Angivelsen skal være enten »UNTIL …(tid/dato)« eller »UNTIL …(begivenhed)«.

Supplerende sikkerhedsangivelser som f.eks. CRYPTO eller enhver anden EU-anerkendt sikkerhedsangivelse skal anvendes, hvor der kræves begrænset fordeling og særlig behandling ud over det, der er angivet ved klassifikationsgraden.

Sikkerhedsangivelser må kun benyttes i forbindelse med en klassifikationsgrad.

16.3. Påtegninger

Det kan med en særlig påtegning angives, hvilket område dokumentet omhandler, hvordan det skal fordeles efter »need-to-know«-princippet, eller hvornår en embargo ophører (for ikke-klassificerede oplysninger).

En påtegning er ikke en klassifikationsgrad og må ikke anvendes i stedet for en sådan.

Betegnelsen ESDP kan anføres på dokumenter eller kopier deraf, som vedrører EU's eller en eller flere af dets medlemsstaters sikkerhed eller forsvar, eller som vedrører militær eller ikke-militær krisestyring.

16.4. Anførelse af klassifikationsgrad

Klassifikationsgraden anføres således:

a) på dokumenter, der er klassificeret ► RESTREINT UE ◄ : mekanisk eller elektronisk

b) på dokumenter, der er klassificeret ► CONFIDENTIEL UE ◄ : mekanisk eller i hånden eller ved fortryk på registreret papir

c) på dokumenter, der er klassificeret ► SECRET UE ◄ eller ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : mekanisk eller i hånden.

16.5. Anførelse af sikkerhedspåtegninger

Sikkerhedspåtegninger anføres direkte under klassifikationsgraden på samme måde som ved anførelse af klassifikationsgrad.

17. KLASSIFIKATIONSSTYRING

17.1. Generelt

Oplysninger klassificeres kun i nødvendigt omfang. Klassifikationsgraden skal fremgå klart og korrekt, og den opretholdes kun, så længe der er grund til at beskytte oplysningerne.

Ansvaret for klassificering af oplysninger og for eventuel senere nedklassificering eller afklassificering påhviler alene udstederen.

Tjenestemænd og øvrige ansatte ved Kommissionen klassificerer, nedklassificerer eller afklassificerer oplysninger efter instruks fra eller aftale med deres afdelingschef.

De detaljerede procedurer for behandling af klassificerede dokumenter udformes således, at det sikres, at dokumenterne beskyttes i overensstemmelse med de oplysninger, de indeholder.

Antallet af medarbejdere, der har bemyndigelse til at udstede dokumenter med klassifikationsgraden ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , skal holdes på et minimum, og deres navne skal stå på en liste, der udarbejdes af Kommissionens Sikkerhedskontor.

17.2. Anvendelse af klassifikationsgrader

Klassificeringen af et dokument afhænger af, hvor følsomt dets indhold er, jf. definitionen i afsnit 16. Det er vigtigt, at oplysninger klassificeres korrekt, og at der ikke anvendes en for høj klassifikationsgrad. Dette gælder navnlig anvendelse af klassifikationsgraden ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

Når et dokument klassificeres, skal udstederen være opmærksom på ovenstående bestemmelser og bremse enhver tendens til at anvende for høj eller for lav klassifikationsgrad.

En praktisk klassifikationsvejledning findes i tillæg 2.

De enkelte sider, afsnit og punkter i et dokument samt bilag, tillæg og vedhæftet materiale kan kræve forskellig klassifikationsgrad, og skal klassificeres i overensstemmelse hermed. Dokumentet som helhed skal dog have samme klassifikationsgrad som den del, der har den højeste klassifikationsgrad.

En følgeskrivelse klassificeres i overensstemmelse med bilagenes højeste klassifikationsgrad. Dokumentets udsteder bør klart angive, på hvilket niveau følgeskrivelsen skal klassificeres, hvis den adskilles fra bilaget.

Retten til aktindsigt er fortsat reguleret ved forordning (EF) nr. 1049/2001.

17.3. Nedklassificering og afklassificering

EU-klassificerede dokumenter må kun nedklassificeres eller afklassificeres med udstederens tilladelse og om nødvendigt efter drøftelse med andre berørte parter. Nedklassificeringen eller afklassificeringen skal bekræftes skriftligt. Udstederen er ansvarlig for at underrette dokumentets modtagere om ændringen, og disse er på deres side ansvarlige for at underrette efterfølgende modtagere, til hvem de har sendt eller kopieret dokumentet, om ændringen.

Så vidt muligt anfører udstederen på de klassificerede dokumenter en dato, periode eller begivenhed, efter hvilken indholdet kan nedklassificeres eller afklassificeres. I modsat fald skal vedkommende tage klassificeringen op til revision mindst hvert femte år for at undersøge, om den oprindelige klassifikationsgrad stadig er nødvendig.

18. FYSISK SIKKERHED

18.1. Generelt

Hovedformålene med fysiske sikkerhedsforanstaltninger er at forhindre uautoriseret adgang til EU-klassificerede oplysninger og/eller EU-klassificeret materiale, at forhindre tyveri og beskadigelse af udstyr og anden ejendom, og at undgå chikane og enhver anden form for forulempelse af personale, øvrige ansatte og besøgende.

18.2. Sikkerhedskrav

Alle lokaliteter, områder, bygninger, lokaler, kommunikations- og informationssystemer m.v., hvor der opbevares og/eller behandles EU-klassificerede oplysninger og EU-klassificeret materiale, skal beskyttes ved hjælp af passende fysiske sikkerhedsforanstaltninger.

Når det skal afgøres, hvilken grad af fysisk sikkerhedsbeskyttelse der er nødvendig, skal der tages hensyn til alle relevante faktorer som f.eks.:

a) oplysningernes og/eller materialets klassifikationsgrad

b) oplysningernes mængde og form (f.eks. på papir eller i elektronisk form)

c) vedkommende efterretningstjenesters vurdering af den lokale trussel mod EU, medlemsstaterne og/eller andre institutioner eller tredjeparter, der ligger inde med EU-klassificerede oplysninger, navnlig med hensyn til risikoen for sabotage, terrorisme, undergravende og/eller anden kriminel virksomhed.

De fysiske sikkerhedsforanstaltninger, der bringes i anvendelse, skal tage sigte på:

a) at forhindre, at uautoriserede personer ubemærket kan få adgang til eller kan tiltvinge sig adgang til de pågældende oplysninger

b) at forebygge, vanskeliggøre og i givet fald afsløre handlinger fra upålidelige medarbejderes side

c) at forhindre personer, der ikke har »need to know«-status i at få adgang til EU-klassificerede oplysninger.

18.3. Fysiske sikkerhedsforanstaltninger

18.3.1. Sikkerhedszoner

Zoner, hvor oplysninger, der er klassificeret ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, behandles eller opbevares, skal være således struktureret og indrettet, at de opfylder kravene for en af følgende klasser:

a) Sikkerhedszone af klasse I: zone, hvor oplysninger, der er klassificeret ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, behandles eller opbevares på en sådan måde, at personer, der har adgang til zonen, uden videre også har adgang til de klassificerede oplysninger. Zonen skal: i) være tydeligt afgrænset og sikret, og al ind- og udgang skal kontrolleres ii) have et adgangskontrolsystem, så der kun er adgang for særligt autoriserede medarbejdere med den relevante sikkerhedsgodkendelse iii) være forsynet med tydelig skiltning, der viser, hvilken klassifikationsgrad af oplysninger, der normalt opbevares i zonen, dvs. hvilke oplysninger man får adgang til ved at komme ind i zonen

b) Sikkerhedszone af klasse II: zone, hvor oplysninger, der er klassificeret ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, behandles eller opbevares på en sådan måde, at medarbejdere, der ikke er berettigede til at få adgang til oplysningerne, ved hjælp af intern kontrol kan forhindres i at komme ind på områder med kontorer m.v., hvor oplysninger, der er klassificeret ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, normalt behandles eller opbevares. Zonen skal: i) være tydeligt afgrænset og sikret, og al ind- og udgang skal kontrolleres ii) have et adgangskontrolsystem, så der kun er adgang uden ledsagelse for særligt autoriserede medarbejdere med den relevante sikkerhedsgodkendelse; alle andre personer skal ledsages eller på anden måde forhindres i at få uautoriseret adgang til EU-klassificerede oplysninger eller ukontrolleret adgang til zoner, som er omfattet af teknisk sikkerhedsinspektion. Zoner, hvor der ikke er vagthavende personale døgnet rundt, skal inspiceres umiddelbart efter normal arbejdstids ophør for at sikre, at EU-klassificerede oplysninger opbevares efter sikkerhedsforskrifterne.

18.3.2. Administrativ zone

Der kan oprettes en administrativ zone med et lavere sikkerhedsniveau rundt om eller foran sikkerhedszoner af klasse I eller klasse II. En sådan zone skal være tydeligt afgrænset, så personer og køretøjer kan kontrolleres. I sådanne zoner må der ikke behandles eller opbevares oplysninger, der er klassificeret højere end ► RESTREINT UE ◄ .

18.3.3. Adgangskontrol

Adgang til sikkerhedszoner af klasse I og II kontrolleres ved hjælp af adgangsbadge eller et personligt identifikationssystem for alle de medarbejdere, der normalt arbejder i disse zoner. Der indføres tillige et kontrolsystem for besøgende; dette udformes således, at uautoriserede personer ikke kan få adgang til EU-klassificerede oplysninger. Adgangsbadgeordningen kan suppleres med automatiseret identifikation, der skal betragtes som et supplement til vagternes visuelle kontrol, men ikke fuldstændigt kan træde i stedet for en sådan kontrol. En ændret trusselsvurdering kan betyde, at der må indføres skærpet adgangskontrol, f.eks. i forbindelse med VIP-besøg.

18.3.4. Vagtpatruljering

I sikkerhedszoner af klasse I og II foretages patruljering uden for normal arbejdstid for at beskytte EU's aktiver mod lækage, skade eller tab. Patruljering foretages så ofte, som de stedlige omstændigheder kræver det, og normalt hver anden time.

18.3.5. Sikre skabe og bokse, bokslokaler m.v.

Der anvendes tre klasser af skabe og bokse til opbevaring af EU-klassificerede oplysninger:

— Klasse A: skabe og bokse, som er godkendt til opbevaring af oplysninger, der er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , i en sikkerhedszone af klasse I eller II

— Klasse B: skabe og bokse, som nationalt er godkendt til opbevaring af oplysninger, der er klassificeret ► SECRET UE ◄ eller ► CONFIDENTIEL UE ◄ , i en sikkerhedszone af klasse I eller II

— Klasse C: kontormøbler, hvori der ikke må opbevares oplysninger, der er klassificeret højere end ► RESTREINT UE ◄ .

I bokslokaler, der er indrettet i en sikkerhedszone af klasse I eller II, og i alle sikkerhedszoner af klasse I, hvor der på åbne reoler eller plottet ind på kort m.v. opbevares oplysninger, som er klassificeret ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, skal vægge, gulve og lofter samt dør(e) og låsemekanisme(r) være godkendt af den nationale sikkerhedsgodkendelsesmyndighed, som attesterer, at lokalerne yder samme beskyttelse som sikre skabe og bokse af den klasse, der er godkendt til opbevaring af oplysninger med samme klassifikationsgrad.

18.3.6. Låsemekanismer

De låsemekanismer, der anvendes til sikre skabe og bokse og bokslokaler, hvori der opbevares EU-klassificerede oplysninger, skal opfylde følgende krav:

— Gruppe A: have national godkendelse til skabe og bokse af klasse A

— Gruppe B: have national godkendelse til skabe og bokse af klasse B

— Gruppe C: må kun anvendes til kontormøbler af klasse C.

18.3.7. Kontrol med nøgler og koder

Nøgler til sikre skabe og bokse må ikke tages med uden for Kommissionens bygninger. Medarbejdere, der har behov for at kende koden til sikre skabe og bokse, skal lære denne udenad. Den lokale sikkerhedsansvarlige i den pågældende afdeling i Kommissionen har ansvaret for at opbevare reservenøgler samt en skriftlig fortegnelse over alle koderne, som kan anvendes, hvis der opstår en nødsituation; koderne skal opbevares hver for sig i forseglede uigennemsigtige kuverter. Arbejdsnøgler, reservesikkerhedsnøgler og koder skal opbevares i særlige sikre skabe eller bokse. Nøgler eller koder skal mindst være undergivet samme sikkerhedsbeskyttelse som det materiale, de giver adgang til.

Så få medarbejdere som muligt skal have kendskab til koderne til sikre skabe og bokse. Koderne ændres:

a) hver gang der modtages et nyt skab eller en ny boks

b) hver gang en medarbejder fratræder, og hver gang en ny medarbejder tiltræder

c) hvis oplysninger er lækket, eller der er mistanke om, at oplysninger er lækket

d) med regelmæssige mellemrum, helst hver sjette måned og mindst en gang om året.

18.3.8. Anordninger til afsløring af uvedkommendes forsøg på at skaffe sig adgang

Anvendes der alarmsystemer, kameraovervågning eller andre elektriske anordninger for at beskytte EU-klassificerede oplysninger, skal der være en nød-elforsyning, som sikrer systemets fortsatte drift, hvis hoved-elforsyningen afbrydes. Et andet grundlæggende krav er, at alarmen skal udløses, eller at vagterne på anden pålidelig måde skal alarmeres, hvis der opstår fejl i systemets drift, eller hvis der forsøges foretaget ulovlige indgreb i det.

18.3.9. Godkendt udstyr

Kommissionens Sikkerhedskontor sørger for at have ajourførte fortegnelser over de typer og modeller af sikkerhedsudstyr, det har godkendt til beskyttelse af klassificerede oplysninger under forskellige nærmere angivne omstændigheder og vilkår. Kommissionens Sikkerhedskontor fører bl.a. sådanne fortegnelser på grundlag af oplysninger fra de nationale sikkerhedsmyndigheder.

18.3.10. Fysisk beskyttelse af kopi- og telefaxmaskiner

Kopi- og telefaxmaskiner beskyttes fysisk i det omfang, det er nødvendigt for at sikre, at kun autoriserede medarbejdere kan anvende dem til frembringelse af klassificerede oplysninger, og at alt klassificeret materiale er undergivet den fornødne kontrol.

18.4. Beskyttelse mod uvedkommendes blikke og aflytning

18.4.1. Uvedkommendes blikke

Der træffes alle nødvendige foranstaltninger til at sikre, at uvedkommende ikke på noget tidspunkt af døgnet kan få lejlighed til at se EU-klassificerede oplysninger, end ikke ved et tilfælde.

18.4.2. Aflytning

Kontorer eller zoner, hvor der regelmæssigt drøftes anliggender, der er klassificeret ► SECRET UE ◄ eller højere, beskyttes mod aktiv og passiv aflytning, i det omfang en risikovurdering tilsiger det. Det påhviler Kommissionens Sikkerhedskontor at vurdere risikoen for sådan aflytning, om nødvendigt efter at have hørt nationale sikkerhedsmyndigheder.

18.4.3. Medbringelse af elektronisk udstyr og udstyr til lydoptagelser

Det er ikke tilladt at bringe mobiltelefoner, private computere, båndoptagere, kameraer eller andre elektroniske apparater eller andet udstyr til lydoptagelser ind i sikkerhedszoner eller teknisk sikrede zoner uden forudgående tilladelse fra chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor.

Med henblik på fastsættelse af de beskyttelsesforanstaltninger, der skal træffes i bygninger, hvor det er vigtigt at undgå dels passiv aflytning (f.eks. isolering af vægge, døre, gulve og lofter og måling af, hvor meget der kan høres udenfor), dels aktiv aflytning (f.eks. detektion af skjulte mikrofoner), kan Kommissionens Sikkerhedskontor anmode om bistand fra de nationale sikkerhedsmyndigheder.

Når omstændighederne tilsiger det, kan sikkerhedsteknikere fra nationale sikkerhedsmyndigheder på anmodning af chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor ligeledes inspicere telekommunikationsudstyr og det elektriske eller elektroniske kontormateriel, der anvendes under møder, hvor drøftelserne er klassificeret ► SECRET UE ◄ eller højere.

18.5. Teknisk sikrede zoner

Visse zoner kan udpeges som teknisk sikrede zoner. Der foretages en særlig adgangskontrol. Når sådanne zoner ikke bruges, skal de holdes aflåst efter en godkendt metode, og alle nøgler skal betragtes som sikkerhedsnøgler. Der foretages regelmæssig fysisk inspektion af sådanne zoner, og inspektion foretages ligeledes, hvis uvedkommende har fået adgang til zonerne, eller hvis der er mistanke om, at uvedkommende har fået adgang.

Der udarbejdes en detaljeret fortegnelse over udstyr og møbler, så der kan føres kontrol med flytninger heraf. Intet møbel eller udstyr må bringes ind i disse zoner, uden at det først er blevet nøje inspiceret af særligt uddannet sikkerhedspersonale med henblik på detektion af aflytningsudstyr. Det er generelt ikke tilladt at installere kommunikationslinjer i teknisk sikrede zoner uden forudgående tilladelse fra den relevante myndighed.

19. ALMINDELIGE BESTEMMELSER OM »NEED-TO-KNOW«-PRINCIPPET OG PERSONLIGE EU-SIKKERHEDSGODKENDELSER

19.1. Generelt

Kun personer, for hvem adgang er tjenstlig nødvendig (»need-to-know«), må få adgang til EU-klassificerede oplysninger. Oplysninger, der er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ► SECRET UE ◄ eller ► CONFIDENTIEL UE ◄ , må kun komme personer i hænde, der er sikkerhedsgodkendt til den pågældende klassifikationsgrad.

Det påhviler den afdeling, hvor en medarbejder skal tiltræde, at afgøre, hvilke oplysninger den pågældende har tjenstligt behov for at få kendskab til.

Hver enkelt afdeling er ansvarlig for at anmode om sikkerhedsgodkendelse af medarbejderne.

Der vil derefter blive udstedt et »personligt EU-sikkerhedscertifikat« med angivelse af den højeste klassifikationsgrad, den godkendte har adgang til, samt udløbsdatoen for godkendelsen.

Et personligt EU-sikkerhedscertifikat til en bestemt klassifikationsgrad gælder ligeledes for adgang til oplysninger med lavere klassifikationsgrad.

Hvis det er nødvendigt at drøfte EU-klassificerede oplysninger med personer, som ikke er tjenestemænd eller andre ansatte, men f.eks. eksterne leverandører af tjenesteydelser, eksperter eller konsulenter, eller det er nødvendigt at vise dem sådanne oplysninger, skal de pågældende være personligt EU-sikkerhedsgodkendt til EU-klassificerede oplysninger, og de skal orienteres om deres sikkerhedsmæssige ansvar.

Forordning (EF) nr. 1049/2001 gælder fortsat for aktindsigt.

19.2. Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

Enhver, der skal have adgang til oplysninger, som er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , skal først være sikkerhedsgodkendt til denne klassifikationsgrad.

Enhver, der skal have adgang til oplysninger, som er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , udpeges af Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål, og deres navn optages på listen over de medarbejdere, der er sikkerhedsgodkendt til ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Kommissionens Sikkerhedskontor opretter og ajourfører denne liste.

Enhver, der skal have adgang til oplysninger, som er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , skal forinden underskrive en erklæring om at være blevet orienteret om Kommissionens sikkerhedsprocedurer og fuldt ud at have forstået sit særlige ansvar for at beskytte oplysninger, der er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , samt konsekvenserne i henhold til EU-bestemmelser og medlemsstaternes love eller administrative bestemmelser, såfremt uvedkommende med forsæt eller uagtsomt får adgang til klassificerede oplysninger.

Hvis en medarbejder skal deltage i møder og lignende, hvor den pågældende vil få adgang til oplysninger, der er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , skal den sikkerhedsansvarlige i den tjenestegren eller instans, hvor medarbejderen er ansat, meddele den instans, som afholder mødet, at medarbejderen har den nødvendige sikkerhedsgodkendelse.

Navnene på samtlige personer, hvis arbejdsopgaver ikke længere kræver adgang til oplysninger, der er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , skal fjernes fra ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -listen. Derudover skal de pågældende gøres opmærksom på deres særlige ansvar for beskyttelse af de oplysninger, de er blevet bekendt med, og som er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . De skal desuden underskrive en erklæring om, at de hverken vil bruge eller videregive oplysninger i deres besiddelse, der er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

19.3. Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret ► SECRET UE ◄ eller ► CONFIDENTIEL UE ◄

Enhver, der skal have adgang til oplysninger, som er klassificeret ► SECRET UE ◄ eller ► CONFIDENTIEL UE ◄ , skal først være sikkerhedsgodkendt til den pågældende klassifikationsgrad.

Enhver, der skal have adgang til oplysninger, som er klassificeret ► SECRET UE ◄ eller ► CONFIDENTIEL UE ◄ , skal gøres bekendt med de relevante sikkerhedsbestemmelser og skal være klar over konsekvenserne af uagtsomhed.

Hvis en medarbejder skal deltage i møder og lignende, hvor den pågældende vil få adgang til oplysninger, der er klassificeret ► SECRET UE ◄ eller ► CONFIDENTIEL UE ◄ , skal den sikkerhedsansvarlige i den tjenestegren eller instans, hvor medarbejderen er ansat, meddele den instans, der afholder mødet, at medarbejderen har den nødvendige sikkerhedsgodkendelse.

19.4. Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret ► RESTREINT UE ◄

Enhver, der har adgang til oplysninger, som er klassificeret ► RESTREINT UE ◄ , gøres bekendt med sikkerhedsbestemmelserne og konsekvenserne af uagtsomhed.

19.5. Overdragelse af materiale

Hvis en medarbejder skal forflyttes efter at have behandlet EU-klassificeret materiale og afløses af en anden, påser vedkommende sekretariat, at det klassificerede materiale overdrages korrekt fra den fratrædende til den tiltrædende medarbejder.

Hvis en medarbejder skal forflyttes til et sted, hvor der behandles EU-klassificeret materiale, orienterer den lokale sikkerhedsansvarlige vedkommende herom.

19.6. Særlige instrukser

Medarbejdere, som skal behandle EU-klassificerede oplysninger, bør ved tildelingen af deres arbejdsopgaver og siden med regelmæssige mellemrum gøres opmærksom på følgende:

a) sikkerhedsrisikoen ved uoverlagte ytringer

b) de forholdsregler, der skal træffes over for pressen og repræsentanter for særlige interessegrupper

c) truslen fra efterretningstjenester, der opererer i EU og medlemsstaterne med henblik på at indsamle oplysninger og følge aktiviteter, der er EU-klassificerede

d) pligten til straks at underrette de relevante sikkerhedsmyndigheder om enhver henvendelse eller handling, der kan vække mistanke om spionage, eller enhver usædvanlig sikkerhedsrelevant omstændighed.

Enhver, der normalt er i hyppig kontakt med repræsentanter for lande, hvis efterretningstjenester opererer i EU og medlemsstaterne med henblik på at indsamle oplysninger og følge aktiviteter, der er EU-klassificerede, orienteres om de teknikker, sådanne efterretningstjenester vides at benytte sig af.

Kommissionen har ingen sikkerhedsbestemmelser vedrørende private rejser, som foretages af medarbejdere, der er sikkerhedsgodkendt til EU-klassificerede oplysninger. Kommissionens Sikkerhedskontor gør imidlertid medarbejderne bekendt med de rejsebestemmelser, de inden for deres ansvarsområde er omfattet af.

20. SIKKERHEDSGODKENDELSE AF KOMMISSIONENS TJENESTEMÆND OG ØVRIGE ANSATTE

a) Kun tjenestemænd og øvrige ansatte i Kommissionen eller personer, der arbejder i Kommissionen, og som i embeds medfør og af tjenstlige grunde har brug for at få kendskab til eller behandle klassificerede oplysninger i Kommissionens besiddelse, har adgang til sådanne oplysninger.

b) For at få adgang til oplysninger, der er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ► SECRET UE ◄ eller ► CONFIDENTIEL UE ◄ , skal de i litra a) omhandlede medarbejdere først godkendes til den pågældende klassifikationsgrad efter proceduren i litra c) og d).

c) Kun personer, der er blevet sikkerhedsundersøgt af medlemsstaternes nationale myndigheder (den nationale sikkerhedsmyndighed) efter proceduren i litra i) til n), kan godkendes.

d) Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor er ansvarlig for at give de godkendelser, der er nævnt i litra a), b) og c).

e) Vedkommende meddeler godkendelsen efter at have indhentet udtalelse fra medlemsstaternes nationale myndigheder på grundlag af den sikkerhedsundersøgelse, der er foretaget i henhold til litra i) til n).

f) Kommissionens Sikkerhedskontor ajourfører løbende en liste over alle følsomme stillinger, som Kommissionens afdelinger har angivet, og over alle medarbejdere, der har fået (midlertidig) godkendelse.

g) Godkendelsen, der er gyldig i fem år, må ikke være af længere varighed end de arbejdsopgaver, der ligger til grund for den. Godkendelsen kan fornys efter proceduren i litra e).

h) Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor kan inddrage godkendelsen, hvis vedkommende finder, at der er grund hertil. Inddrages godkendelsen, underrettes den pågældende person, der kan anmode om at måtte fremsætte sine bemærkninger over for chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor, og de nationale myndigheder.

i) Sikkerhedsundersøgelsen foretages med den berørte persons medvirken og efter anmodning fra chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor. Undersøgelsen foretages af myndighederne i den medlemsstat, hvor den person, der skal sikkerhedsgodkendes, er statsborger. Er den pågældende ikke statsborger i en EU-medlemsstat, anmoder chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor den EU-medlemsstat, hvor personen har sin bopæl eller normalt opholder sig, om at foretage sikkerhedsundersøgelsen.

j) Den pågældende skal som led i sikkerhedsundersøgelsen udfylde et skema med angivelse af personlige oplysninger.

k) Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor giver i sin anmodning nærmere oplysninger om arten af og klassifikationsniveauet for de oplysninger, som den pågældende person vil få kendskab til, så de nationale myndigheder kan foretage sikkerhedsundersøgelsen og afgive udtalelse om, hvilket niveau den pågældende bør godkendes til.

l) De bestemmelser om sikkerhedsundersøgelse, som er gældende i vedkommende medlemsstat, herunder bestemmelser om eventuel klageadgang, finder anvendelse i forbindelse med hele sikkerhedsundersøgelsens forløb og dens resultater.

m) Afgiver medlemsstaternes nationale myndigheder positiv udtalelse, kan chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor godkende den pågældende person.

n) Afgiver de nationale myndigheder negativ udtalelse, underrettes den pågældende person, der kan anmode om at måtte fremsætte sine bemærkninger over for chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor. Hvis chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor finder det nødvendigt, kan vedkommende rette henvendelse til de nationale myndigheder og bede om eventuelle yderligere oplysninger. Bekræftes den negative udtalelse, kan der ikke meddeles godkendelse.

o) Enhver, der godkendes efter litra d) og e), får i forbindelse med godkendelsen og siden med jævne mellemrum de nødvendige instrukser om beskyttelse af klassificerede oplysninger og om, hvordan de skal beskyttes. Den godkendte underskriver en erklæring som bekræftelse på at have modtaget instrukserne og giver tilsagn om at overholde dem.

p) Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor træffer de nødvendige foranstaltninger til gennemførelse af dette afsnit, navnlig vedrørende reglerne for adgang til listen over godkendte personer.

q) Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor kan undtagelsesvis, hvis der er tjenstlige grunde til det, meddele midlertidig godkendelse for et tidsrum på højst seks måneder, mens resultatet af sikkerhedsundersøgelsen som omhandlet i litra i) afventes, forudsat at de nationale myndigheder på forhånd er blevet underrettet, og disse ikke har fremsat bemærkninger inden for en måned.

r) Formålsbestemte og midlertidige godkendelser giver ikke adgang til oplysninger, der er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; adgang hertil er forbeholdt tjenestemænd, som har gennemgået en egentlig sikkerhedsundersøgelse med positivt resultat efter litra i). Indtil resultatet af sikkerhedsundersøgelsen foreligger, kan tjenestemænd, for hvem der er anmodet om sikkerhedsgodkendelse til ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , meddeles midlertidig og formålsbestemt godkendelse, så de kan få adgang til oplysninger, der er klassificeret til og med ► SECRET UE ◄ .

21. UDARBEJDELSE, FORDELING, VIDEREGIVELSE, KOPIERING, OVERSÆTTELSE OG UDDRAG AF EU-KLASSIFICEREDE DOKUMENTER OG SIKKERHEDSGODKENDELSE AF KURERPERSONALE

21.1. Udarbejdelse

1. EU-klassifikationsgraderne anvendes som fastsat i afsnit 16 og for ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere og anføres centreret foroven og forneden på hver side, ligesom hver side skal forsynes med nummer. Hvert EU-klassificeret dokument skal være forsynet med referencenummer og dato. På dokumenter, der er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ eller ► SECRET UE ◄ , anføres referencenummeret på hver side. Hvis de skal fordeles i flere eksemplarer, skal hvert eksemplar have et nummer, som anføres på første side tillige med det samlede sideantal. På dokumenter, der er klassificeret ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, skal der på første side være angivet, hvor mange bilag der er.

2. Dokumenter, der er klassificeret ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, må kun skrives, oversættes, opbevares, fotokopieres, reproduceres magnetisk eller mikrofilmes af personer, som er blevet sikkerhedsgodkendt med henblik på adgang til EU-klassificerede oplysninger på et niveau, der mindst svarer til det pågældende dokuments klassifikationsgrad.

3. Bestemmelserne om anvendelse af PC m.v. til fremstilling af klassificerede dokumenter findes i afsnit 25.

21.2. Fordeling

1. EU-klassificerede oplysninger må kun komme de personer i hænde, for hvem adgang er tjenstlig nødvendig, og som har den relevante sikkerhedsgodkendelse. Dokumentets udsteder specificerer, hvem der skal modtage det.

2. Dokumenter, der er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sendes via ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -sekretariater (jf. afsnit 22.2). Når det gælder meddelelser, der er klassificeret ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , kan det ansvarlige sekretariat give chefen for kommunikationscentret tilladelse til at fremstille det antal eksemplarer, som er angivet i modtagerlisten.

3. Dokumenter, der er klassificeret ► SECRET UE ◄ eller lavere, kan videregives af den første modtager til andre modtagere, for hvem adgang er tjenstlig nødvendig. Udstederen skal imidlertid tydeligt angive eventuelle nærmere betingelser. Angives sådanne nærmere betingelser, må modtagerne kun videregive dokumentet med udstederens samtykke.

4. Ethvert dokument, der er klassificeret ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, skal, når det ankommer til eller forlader et generaldirektorat eller en tjenestegren, registreres af det lokale sekretariat for EU-klassificerede oplysninger. De oplysninger (dokumentreference, dato og evt. eksemplarnummer), som er nødvendige for at kunne identificere dokumentet, indføres i en journal eller i en særligt beskyttet edb-databærer (jf. afsnit 22.1).

21.3. Videregivelse af EU-klassificerede dokumenter

21.3.1. Emballering og kvitteringer

1. Dokumenter, der er klassificeret ► CONFIDENTIEL UE ◄ eller højere, sendes i to uigennemsigtige kuverter af svært papir. Den inderste kuvert forsynes med angivelse af den pågældende EU-klassifikationsgrad og om muligt udførlig angivelse af modtagerens stilling og kontoradresse.

2. Kun en sikkerhedsansvarlig for et sekretariat (jf. afsnit 22.1)eller dennes stedfortræder må åbne den inderste kuvert og kvittere for modtagelsen af dokumenterne, medmindre kuverten er adresseret til en bestemt person. I så fald journaliseres kuverten af det pågældende sekretariat (jf. afsnit 22.1), og kun den person, den er adresseret til, må åbne den inderste kuvert og kvittere for modtagelsen af de fremsendte dokumenter.

3. Den inderste kuvert skal indeholde en kvitteringsformular. Kvitteringen, som ikke er klassificeret, skal indeholde oplysning om dokumentreference, dato og eksemplarnummer, men aldrig om, hvad sagen vedrører.

4. Den inderste kuvert anbringes i en kuvert, som forsynes med et registreringsnummer. Klassifikationsgraden må under ingen omstændigheder angives på den yderste kuvert.

5. Når det drejer sig om dokumenter, der er klassificeret