2000D0265 — DA — 01.01.2003 — 002.001 — 1
Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor
►B RÅDETS AFGØRELSE
af 27. marts 2000
om en finansforordning vedrørende budgetaspekterne af Rådets vicegeneralsekretærs forvaltning
af de kontrakter, som han indgår som repræsentant for visse medlemsstater om oprettelse og drift
af kommunikationsinfrastrukturen i Schengen-sammenhæng (»Sisnet«)
(2000/265/EF)
(EFT L 85 af 6.4.2000, s. 12)
Ændret ved:
Tidende
nr. side dato
►M1Rådets afgørelse 2000/664/EFaf 23. oktober 2000 L278 24 31.10.2000
►M2Rådets afgørelse 2003/171/EFaf 27. februar 2003 L69 25 13.3.2003
▼B
RÅDETS AFGØRELSE
af 27. marts 2000
om en finansforordning vedrørende budgetaspekterne af Rådets
vicegeneralsekretærs forvaltning af de kontrakter, som han indgårsom repræsentant for visse medlemsstater om oprettelse og drift afkommunikationsinfrastrukturen i Schengen-sammenhæng
(»Sisnet«)
(2000/265/EF)
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —
under henvisning til artikel 2, stk. 1, andet afsnit, første punktum, i
protokollen knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Unionog traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab om integra-
tion af Schengen-reglerne i Den Europæiske Union (i det følgende
benævnt »Schengen-protokollen«), og
ud fra følgende betragtninger:
(1)Rådets vicegeneralsekretær har ved afgørelse 1999/870/EF(1)
fået bemyndigelse til i forbindelse med integrationen afSchengen-reglerne i Den Europæiske Union at handle somrepræsentant for visse medlemsstater med henblik på at indgå
kontrakter om oprettelse og drift af kommunikationsinfrastruk-
turen i Schengen-sammenhæng (i det følgende benævnt»Sisnet«), samt til at forvalte sådanne kontrakter.
(2)De finansielle forpligtelser i henhold til disse kontrakter påhvilerikke Den Europæiske Unions almindelige budget, og bestemmel-serne i finansforordningen af 21. december 1977 vedrørende DeEuropæiske Fællesskabers almindelige budget(
2) finder derfor
ikke anvendelse.
(3)Det er derfor nødvendigt at fastsætte specifikke regler for opstil-ling og gennemførelse af det budget, der er nødvendigt for at
dække udgifter, der opstår i forbindelse med indgåelsen afkontrakterne, opfyldelse af forpligtelserne i henhold til dissekontrakter efter indgåelsen, inddrivelse af bidragene fra deberørte medlemsstater samt regnskabsaflæggelse og revision afregnskaberne.
(4)Det er ligeledes nødvendigt at fastsætte reglerne for indgåelsenaf kontrakterne.
(5)Denne afgørelse er en udbygning af Schengen-reglerne iSchengen-protokollens forstand —
TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:
KAPITEL I
Almindelige principper
Artikel 1
I denne finansforordning forstås ved budgettet den retsakt, der danner
grundlag for den årlige forudgående fastlæggelse og godkendelse af denødvendige indtægter og udgifter til opfyldelse af forpligtelserne i
henhold til de kontrakter, som er nævnt i afgørelse 1999/870/EF.
Artikel 2
Denne finansforordning indeholder bestemmelserne for indgåelsen af
kontrakter vedrørende Sisnet og om opstilling og gennemførelse af detbudget, der er nødvendigt i forbindelse med sådanne kontrakter.2000D0265 — DA — 01.01.2003 — 002.001 — 2
(1) EFT L 337 af 30.12.1999, s. 41.
(2) EFT L 356 af 31.12.1977, s. 1. Forordningen er senest ændret ved forord-
ning (EF) nr. 2673/1999 (EFT L 326 af 18.12.1999, s. 1).
▼B
Artikel 3
1. Budgettet opdeles i afsnit vedrørende budgettet for den forbered-
else, der fører til indgåelsen af de pågældende kontrakter, herunderudgifter i forbindelse med forberedelsen af indkaldelsen af bud vedrø-rende Sisnet, budgettet for oprettelse og drift af Sisnet. Om nødvendigt
underopdeles afsnittene i kapitler og artikler.
2. Bevillingerne under de enkelte afsnit må ikke anvendes til andre
udgiftsafsnit.
Artikel 4
Budgetbevillingerne anvendes i overensstemmelse med principperne
for forsvarlig økonomisk forvaltning, herunder navnlig for tilbagehol-denhed og omkostningseffektivitet.
Artikel 5
Der må ikke oppebæres indtægter eller afholdes udgifter, uden at de
konteres en artikel i budgettet.
Der må ikke indgås nogen udgiftsforpligtelser eller anvises nogen
udgift, hvis beløbet overstiger de godkendte bevillinger, jf. dog artikel
17.
Artikel 6
1. Alle indtægter og udgifter opføres med deres fulde beløb på
budgettet og i regnskaberne uden modregning, jf. dog artikel 17. Samt-lige indtægter anvendes til finansiering af samtlige udgifter.
2. Regnskabsåret løber fra den 1. januar til den 31. december.3. De bidrag til budgettet, som de stater, der er nævnt i artikel 25,
indbetaler inden begyndelsen af det regnskabsår, som de vedrører,krediteres dog budgettet for det pågældende regnskabsår.
4. Udgifterne i et regnskabsår opføres på regnskabet for dette regn-
skabsår på grundlag af de udgifter, for hvilke finansinspektøren harmodtaget anvisning senest den 31. december, og som er blevet betaltaf regnskabsføreren senest næstfølgende 15. januar.
5. De tildelte bevillinger må udelukkende anvendes til dækning af
de udgifter, som de reelt er afsat til, og som er betalt i det regnskabsår,for hvilket de er bevilliget, medmindre andet er bestemt i artikel 7, ogtil dækning af betalingsforpligtelser fra foregående regnskabsår, hvortil
der ikke er fremført bevillinger.
Artikel 7
1. Udnyttelsen af bevillingerne sker efter følgende regler:
a) som hovedregel bortfalder de bevillinger, der ikke er disponeret
over ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført
b) bevillinger afsat til betalinger, der er forfaldne pr. 31. december i
henhold til forpligtelser indgået mellem den 1. januar og den 15.december, fremføres automatisk, dog kun til det følgende regn-skabsår.
2. Uanset stk. 1 kan vicegeneralsekretæren inden den 31. januar
forelægge Gruppen vedrørende Schengen-informationssystemet, i detfølgende benævnt SIS-Gruppen, behørigt begrundede anmodninger omfremførsel til det følgende regnskabsår af bevillinger, som der ikke er
disponeret over pr. 15. december, hvis bevillingerne til de pågældende
budgetposter for det følgende regnskabsår ikke dækker behovene.
Forslag om fremførsel af sådanne bevillinger kan kun fremsættes af
ganske særlige grunde.2000D0265 — DA — 01.01.2003 — 002.001 — 3
▼M1
▼B
▼B
Vicegeneralsekretæren skal under hensyn til forvaltningskravene ved
udøvelsen af sine beføjelser til at gennemføre budgettet bestræbe sigpå først at anvende de anviste bevillinger for det igangværende regn-
skabsår og ikke anvende de fremførte bevillinger, før de førstnævnte
er opbrugt.
SIS-Gruppen skal tage stilling til anmodninger om fremførsel senest
den 1. marts.
3. Bevillinger, der er fremført fra et regnskabsår til et andet, bort-
falder, hvis der stadig ikke er disponeret over dem ved udgangen af
det regnskabsår, til hvilket de blev fremført.
4. En liste over de bevillinger, der skal fremføres automatisk i
henhold til stk. 1, litra b), forelægges SIS-Gruppen til orientering indenden 1. marts.
5. Ved gennemførelsen af budgettet opføres anvendelsen af frem-
førte bevillinger særskilt for hver budgetpost på regnskabet for detigangværende regnskabsår.
KAPITEL II
Budgettets opstilling
Artikel 8
1. Budgettet opstilles i euro.2. Vicegeneralsekretæren forelægger inden den 30. september SIS-
Gruppen det foreløbige budgetforslag med en begrundelse.
3. SIS-Gruppen afgiver udtalelse om det foreløbige forslag.
4. Vicegeneralsekretæren opstiller budgetforslaget og sender det
senest den 31. oktober til de stater, der er nævnt i artikel 25.
5. De medlemsstater, der er nævnt i artikel 25, forsamles i Rådet og
vedtager budgettet inden årets udgang.
6. Når budgettet er vedtaget, og vicegeneralsekretæren behørigt har
underrettet de stater, der er nævnt i artikel 25, om denne afgørelse,forfalder disse staters bidrag til betaling.
Artikel 9
1. Er budgettet ikke endeligt vedtaget ved regnskabsårets begyn-
delse,
a) kan der hver måned udbetales indtil en tolvtedel af de samlede
bevillinger, der er godkendt for hvert budgetafsnit for det fore-gående regnskabsår
b) kan der hver måned fra de stater, der er nævnt i artikel 25, indkaldes
indtil en tolvtedel af de bidrag, som de har indbetalt til det senestebehørigt vedtagne budget.
2. Afgørelsen om at anvende hver enkelt tolvtedel af udgifterne og
indtægterne, dog højst tre tolvtedele af de beløb, der er opført på detseneste behørigt vedtagne budget, træffes af vicegeneralsekretæren,
der skriftligt underretter de stater, der er nævnt i artikel 25.
3. De stater, der er nævnt i artikel 25, træder sammen i Rådet og
træffer afgørelse om bemyndigelse til betalinger og indkaldelse af
bidrag ud over tre tolvtedele af de beløb, der er opført på det senestebehørigt vedtagne budget.
4. Den endelige vedtagelse af budgettet ophæver straks de bestem-
melser, der eventuelt er truffet i henhold til stk. 1-3.
Artikel 10
1. Eventuelle forslag til tillægs- eller ændringsbudget fremlægges,
behandles og vedtages i samme form og efter samme procedure somdet budget, som de ændrer.2000D0265 — DA — 01.01.2003 — 002.001 — 4
▼B
2. Ændringsbudget fremlægges hvert år inden en måned efter regn-
skabsafslutningen i henhold til artikel 46, stk. 1, med det formål atopføre budgetsaldoen for det foregående regnskabsår som indtægter,
hvis den er positiv, og som udgifter, hvis den er negativ.
Artikel 11
Budgettet er offentligt tilgængeligt.
KAPITEL III
Budgettets gennemførelse og regnskab
Artikel 12
Budgettet gennemføres efter princippet om adskillelse mellem den
anvisningsberettigede og regnskabsføreren. Hvervene som anvisnings-berettiget, regnskabsfører og finansinspektør er indbyrdes uforenelige.
Artikel 13
1. Hvervet som anvisningsberettiget for indtægter og udgifter vare-
tages af en generaldirektør i Rådets Generalsekretariat. Denanvisningsberettigede gennemfører budgettet på vicegeneralsekretærens
vegne og inden for rammerne af de givne bevillinger. Den anvisnings-
berettigede kan uddelegere sine beføjelser til en direktør.
2. Den anvisningsberettigede kan beslutte, at der skal overføres
bevillinger fra artikel til artikel inden for hvert kapitel, og kan medSIS-Gruppens samtykke beslutte, at der skal overføres bevillinger frakapitel til kapitel inden for samme afsnit. SIS-Gruppen giver sitsamtykke på samme måde, som den vedtager sin udtalelse om
budgettet.
Artikel 14
Hvervet som finansinspektør udøves af en tjenestemand eller ansat i
Generalsekretariatet for Rådet, der er udpeget hertil efter afgørelse fra
vicegeneralsekretæren, som også fastlægger reglerne for denne inspek-
tion.
Artikel 15
Inkassering af indtægter og betaling af udgifter foretages af en regn-
skabsfører, der er ansat i generaldirektorat A i RådetsGeneralsekretariat.
Artikel 16
1. Med henblik på inddrivning af fordringer i henhold til artikel 25
eller af gæld stiftet af tredjepart over for de berørte stater i forbindelsemed indgåelse af kontrakter, oprettelse og drift af Sisnet udfærdigerden anvisningsberettigede en indtægtsordre. Indtægtsordrer tilsendesregnskabsføreren, som forelægger dem for finansinspektøren til påteg-
ning.
2. Påtegningen fastslår:
a) konteringens rigtighed
b) indtægtsordrens formelle rigtighed og overensstemmelse med
gældende bestemmelser
c) bilagenes formelle rigtighed
d) rigtigheden af angivelsen vedrørende debitor eller den kompetente
myndighed i debitorlandet
e) forfaldsdatoen
f) at principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning er blevet
anvendt, jf. artikel 42000D0265 — DA — 01.01.2003 — 002.001 — 5
▼M2
▼B
▼B
g) inkasseringens rigtighed med hensyn til det udestående beløb og
valutaen.
3. Regnskabsføreren har ansvaret for de behørigt udstedte indtægts-
ordrer.
Artikel 17
Uanset artikel 5 og 6
1) kan der fra regninger, fakturaer eller opgørelser, som i så fald
anvises med nettobeløbet, trækkes:
a) beløb, der som sanktion pålægges en kontrahent efter udbud
b) fejlagtigt udbetalte beløb, der udlignes ved forlods fradrag i en
ny fastsættelse af samme art, der falder ind under det afsnit, det
kapitel, den artikel og det regnskabsår, hvor det for meget betalteer erlagt.
Prisnedslag, bonus og rabatter fratrukket fakturaer og regninger
indtægtsføres ikke særskilt
2) kan følgende indtægter genanvendes under den post, hvor den oprin-
delige udgift blev afholdt:
— indtægter ved tilbagebetaling af beløb, der fejlagtigt er betalt
over de på budgettet opførte bevillinger.
Genanvendelsen af indtægter skal ske inden udgangen af det regn-
skabsår, der følger efter det regnskabsår, i hvilket beløbene er
blevet inkasseret.
Artikel 18
1. Forud for enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for budgettet
udarbejder den anvisningsberettigede et forslag til regnskabsføreren omindgåelse af udgiftsforpligtelse med angivelse af udgiftens formål,beløbet, konteringen samt kreditor. Regnskabsføreren forelægger detfor finansinspektøren til påtegning.
2. Påtegningen fastslår:
a) at forslaget om indgåelse af udgiftsforpligtelsen er fremsat i over-
ensstemmelse med stk. 1
b) konteringens rigtighed
c) bevillingernes tilstedeværelse
d) at principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning er blevet
anvendt, jf. artikel 4
e) udgiftens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende
bestemmelser.
Artikel 19
1. Den anvisningsberettigedes fastsættelse af en udgift har til formål:
a) at kontrollere kreditors krav
b) at fastslå eller kontrollere fordringens tilstedeværelse og størrelse
c) at kontrollere betingelserne for fordringens inddrivelse
d) at kontrollere, at ydelser er præsteret eller køb foretaget som bestilt.
2. Den anvisningsberettigede kan lade kontrollen foretage under sit
ansvar.
Artikel 20
1. Den anvisningsberettigede giver regnskabsføreren instruks (»beta-
lingsordre«) om at betale en udgift, som han har fastsat.
2. Betalingsordren angiver:
a) det regnskabsår, under hvilket udgiften opføres
b) budgetafsnit, -kapitel og -artikel2000D0265 — DA — 01.01.2003 — 002.001 — 6
▼B
c) det beløb, der skal betales, anført i tal og med bogstaver og med
angivelse af valuta
d) kreditors navn og adresse
e) formålet med udgiften
f) betalingsformen
g) numre og datoer for de tilsvarende påtegninger om indgåelse af
udgiftsforpligtelserne.
3. Betalingsordren dateres og underskrives af den anvisningsberetti-
gede.
4. Regnskabsføreren forelægger betalingsordren med de originale
bilag for finansinspektøren til påtegning.
5. Påtegningen fastslår:
a) betalingsordrens korrekte udstedelse
b) betalingsordrens overensstemmelse med indgåelsen af udgiftsfor-
pligtelsen og beløbets nøjagtighed under hensyn til principperne forforsvarlig økonomisk forvaltning, jf. artikel 4
c) konteringens rigtighed
d) bevillingernes tilstedeværelse under budgetafsnittet eller -artiklen
e) bilagenes formelle rigtighed
f) kreditorbeskrivelsens rigtighed.
6. Alle udgifter skal på forhånd være dækket af bidragene fra de
stater, der er nævnt i artikel 25, eller af en bankkredit. Udgifterne tilpræfinansiering fra en bank, hvis der ikke er indbetalt bidrag, fordeles
mellem de stater, der ikke har betalt, i forhold til hvor stort et beløb de
mangler at indbetale, og hvor forsinket betalingen er.
Artikel 21
►
M1Betalingerne foretages over den bankkonto, der oprettes specielt
med henblik herpå i Rådets generalsekretærs navn. ◄Ordrer om
bankoverførsler, der udstedes i henhold til denne finansforordning,
kræver underskrift af to tjenestemænd, som vicegeneralsekretærenudpeger, hvoraf den ene skal være regnskabsføreren.
Artikel 22
Hvis finansinspektøren nægter at foretage de påtegninger, der er nævnt
i artikel 16, 18 eller 20, og hvis den anvisningsberettigede fastholder sit
forslag, forelægges sagen for vicegeneralsekretæren. Bortset fratilfælde, hvor der er tvivl om bevillingernes tilstedeværelse, kan denneved en behørigt begrundet afgørelse tilsidesætte afslaget på påtegningog bekræfte indtægtsordren, udgiftsforpligtelsen eller betalingsordren.Vicegeneralsekretæren underretter inden en måned Revisionsretten om
denne afgørelse. Afgørelsen har virkning fra datoen for afslaget på
påtegning.
Artikel 23
Den anvisningsberettigede, finansinspektøren og regnskabsføreren kan i
tilfælde af manglende overholdelse af denne finansforordnings bestem-
melser drages disciplinært til ansvar efter de bestemmelser, som er
fastsat i vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber.
Artikel 24
Regnskabet føres pr. kalenderår som dobbelt bogholderi. Samtlige
regnskabsårets indtægter og udgifter skal medtages.2000D0265 — DA — 01.01.2003 — 002.001 — 7
▼B
KAPITEL IV
Staternes bidrag
Artikel 25
1. Budgetindtægterne består af finansielle bidrag fra følgende
medlemsstater: Belgien, Danmark, Tyskland, Grækenland, Spanien,
Frankrig, Italien, Luxembourg, Nederlandene, Østrig, Portugal, Finland
og Sverige, samt fra Island og Norge.
2. Disse staters finansielle bidrag anføres i budgettet og udtrykkes i
euro.
Artikel 26
De stater, der er nævnt i artikel 25, stiller deres finansielle bidrag til
rådighed for vicegeneralsekretæren efter følgende fordelingsnøgle:
Fordelingen af bidragene mellem dels de medlemsstater, der er nævnt i
artikel 25, dels Island og Norge afgøres hvert år på grundlag af depågældende medlemsstaters og Islands og Norges andel af de samledebruttonationalprodukter (BNP) for det foregående år i alle de stater, der
er nævnt i artikel 25. Fordelingen af bidragene mellem de pågældende
medlemsstater afgøres hvert år under hensyn til Islands og Norgesbidrag og på grundlag af den andel, som hver af disse medlemsstatersmomsindtægt udgør af De Europæiske Fællesskabers samledemomsindtægter ifølge den sidste ændring af EU-budgettet i det fore-gående regnskabsår.
Artikel 27
1. Vicegeneralsekretæren sender via de nationale myndigheder, som
han har modtaget oplysninger om, skriftlige anmodninger om bidrag tilhver af de stater, der er nævnt i artikel 25.
2. Den skriftlige anmodning indeholder oplysning om:
a) afgørelsen om budgettets vedtagelse eller, hvis artikel 9 anvendes,
afgørelsen om at anvende foreløbige tolvtedele
b) det beløb, som den enkelte stat skal betale, beregnet i euro efter
fordelingsnøglen i artikel 26
c) de nødvendige oplysninger med henblik på bidragets indbetaling.
3. Bidragene indbetales på den bankkonto, der er nævnt i artikel 21.4. Bidragene indbetales i euro.
Artikel 28
1. De stater, der er nævnt i artikel 25, indbetaler 25 % af deres
bidrag senest henholdsvis pr. 15. februar, 1. april, 1. juli og 1. oktober.
2. Hvis en stat ikke opfylder sine finansielle forpligtelser, finder de
gældende EF-regler om morarenter for forsinket betaling til EU-budgettet anvendelse analogt, uanset hvilke udgifter den pågældendestat skal afholde i medfør af artikel 20, stk. 6.
KAPITEL V
Indgåelse af kontrakter
Artikel 29
1. Kontrakter om køb eller leje af materiel eller levering af tjeneste-
ydelser skal indgås skriftligt.
2. Kontrakter, hvis anslåede værdi er lig med eller større end den
tærskel, der er fastsat i Rådets direktiv 93/36/EØFaf 14. juni 1993om samordning af fremgangsmåderne ved offentlige indkøb(
1) eller2000D0265 — DA — 01.01.2003 — 002.001 — 8
(1) EFT L 199 af 9.8.1993, s. 1.
▼B
Rådets direktiv 92/50/EØFaf 18. juni 1992 om samordning af frem-
gangsmåderne ved indgåelse af offentlige tjenesteydelsesaftaler (1),
indgås efter indkaldelse af bud i overensstemmelse med bestemmel-
serne i ovennævnte direktiver, herunder eventuelle senere ændringer (i
det følgende benævnt »Rådets direktiver om fremgangsmåderne vedoffentlige indkøb«).
3. Når den anslåede værdi af en given kontrakt ikke overstiger den
tærskel, der er fastsat i Rådets direktiver om fremgangsmåderne ved
offentlige indkøb, kan der indgås underhåndsaftaler. I så fald skal de iartikel 25 omhandlede stater dog så vidt muligt og med alle egnedemidler give mulighed for konkurrence mellem de leverandører, der vilkunne præstere den ydelse, som kontrakten vedrører.
4. Indkaldelsen af bud offentliggøres som hovedregel af Generalse-
kretariatet på de i artikel 25 omhandlede medlemsstaters vegne.
5. Udbudsprocedurerne og udvælgelses- og tildelingskriterierne
reguleres af bestemmelserne i Rådets direktiver om fremgangsmåderneved offentlige indkøb samt bestemmelserne i denne finansordning.
6. Indkaldelserne af bud forberedes af Generalsekretariatet på de i
artikel 25 omhandlede medlemsstaters vegne og skal bl.a. indeholdeoplysninger om:
a) de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, herunder om
der kræves udfyldt en standardiseret svarformular
b) henvisninger til fortegnelsen over de almindelige betingelser, der
finder anvendelse på den pågældende kontrakt (materiel eller tjene-
steydelser), og i givet fald til det dokument, som vedrører de særligevilkår for kontrakten
c) en klausul om, at udbudsbetingelserne betragtes som accepteret ved
afgivelse af bud
d) besigtigelsesvilkårene, som skal præciseres nøjagtigt, i givet fald,
hvis en besigtigelse på stedet er påregnet
e) buddenes gyldighedsperiode, inden for hvilken de bydende skal
vedstå alle betingelserne i deres bud
f) den konventionalbod, som er fastsat, hvis kontraktens bestemmelser
tilsidesættes
g) de angivelser, som fakturaerne (eller de tilhørende bilag) skal inde-
holde
h) forbuddet mod enhver form for kontakt mellem vicegeneralsekre-
tæren og dennes personale, repræsentanterne for de i artikel 25omhandlede medlemsstaters regeringer, repræsentanterne for den
islandske og den norske regering og den bydende om spørgsmål,
der vedrører indkaldelsen af bud, bortset fra følgende undtagelsestil-fælde:
inden udløbet af fristen for indgivelse af bud:
i) på de bydendes foranledning:
supplerende oplysninger, som kun har til formål at gøre
nærmere rede for udbuddets karakter, må meddeles alle bydende
ii) på vicegeneralsekretærens foranledning:
hvis de i artikel 25 omhandlede medlemsstater, Island eller
Norge eller Generalsekretariatet for Rådet bliver opmærksomme
på fejl, unøjagtigheder, udeladelser eller andre materiellemangler i udbudsteksten, må Generalsekretariatet underrette depågældende herom på nøjagtig samme måde, som blev fulgtved indkaldelsen af bud
iii) efter åbningen af buddene og på foranledning af de i artikel 25
omhandlede medlemsstater, Island eller Norge eller Generalse-
kretariatet for Rådet, hvis et bud nødvendiggør, at derindhentes yderligere oplysninger, eller med henblik på at korri-2000D0265 — DA — 01.01.2003 — 002.001 — 9
(1) EFT L 209 af 24.7.1992, s. 1. Direktivet er senest ændret ved Europa-Parla-
mentets og Rådets direktiv 97/52/EF(EF T L 328 af 28.11.1997, s. 1).
▼B
gere åbenlyse, materielle fejl i udformningen af buddet, må
Generalsekretariatet tage initiativ til en kontakt med denbydende.
Artikel 30
I de tilfælde, hvor der har fundet kontakter sted under de i artikel 29,
stk. 6, litra h), anførte omstændigheder, udarbejdes der en »notits til
sagens akter«, og kontakten (kontakterne) omtales i den rapport, som
senere forelægges det rådgivende udvalg, der er omhandlet i artikel 36.
Artikel 31
Medlemsstaternes, Islands og Norges statsborgere må ikke forskelsbe-
handles som følge af deres nationalitet for så vidt angår de kontrakter,som vicegeneralsekretæren indgår på de i artikel 25 omhandledemedlemsstaters vegne.
Artikel 32
Fortegnelsen over de almindelige betingelser skal, når den finder
anvendelse på den pågældende kontrakt, vedlægges indkaldelsen afbud. I givet fald vedlægges tillige et dokument, som indeholder desærlige betingelser vedrørende kontrakten.
Artikel 33
Fremsendelse af buddene sker efter de bydendes eget valg:
a) pr. post
Det præciseres i så fald i indkaldelsen af bud, at disse betragtes som
indgivet på afsendelsesdagen, idet poststemplets dato er afgørende.
Postforsendelser skal være anbefalede, eller
b) ved indlevering til Generalsekretariatet for Rådet enten direkte eller
af den bydendes stedfortræder, herunder private postbesørgelsesfir-
maer
Det præciseres i så fald i indkaldelsen af bud, på hvilken dag kuver-
terne skal være afleveret i Generalsekretariatet for Rådet, og tilhvilken tjenestegren de skal afleveres mod dateret og underskrevetkvittering.
Datoen er den samme i begge tilfælde.Af fortrolighedshensyn og for at undgå enhver form for problemer skal
følgende passus figurere i indkaldelsen af bud:
»Buddet skal fremsendes i dobbelt kuvert. Begge kuverter skal
være lukkede, og den inderste skal foruden angivelsen af den tjene-
stegren, som den er stilet til som anført i indkaldelsen, bærepåskriften »Udbud — må ikke åbnes af den interne posttjeneste«(»appel d'offres — à ne pas ouvrir par le service du courrier«).Hvis der benyttes selvklæbende kuverter, skal de lukkes med
klæbestrimmel, og afsenderens underskrift påføres tværs hen over
denne.«
Artikel 34
Alle bud skal åbnes.
Buddene åbnes samtidig af et udvalg, som vicegeneralsekretæren har
udpeget med henblik herpå. Det skal være sammensat af tre højtstående
embedsmænd fra forskellige direktorater i Rådets Generalsekretariat.Finansinspektøren skal underrettes om åbningen af buddene. Finansin-spektøren eller hans repræsentant skal være til stede som observatør.
Udvalget udarbejder en rapport om åbningen af buddene, der skal
undertegnes af samtlige medlemmer.
Hver side i hvert bud paraferes af mindst ét af udvalgets medlemmer.
Udvalget opstiller en fortegnelse over de modtagne bud, som navnlig2000D0265 — DA — 01.01.2003 — 002.001 — 10
▼B
omfatter alle de dokumenter, der er modtaget fra hver enkelt bydende i
forbindelse med det pågældende bud.
Artikel 35
Alle bud skal vurderes af de i artikel 25 omhandlede medlemsstater,
samt af Island og Norge. En rapport, som godkendes enstemmigt af
disse stater, forelægges det i artikel 36 omhandlede rådgivende udvalg
af den ansvarlige tjenestemand i Rådets Generalsekretariat udpeget afden anvisningsberettigede eller dennes stedfortræder, som også erudpeget af den anvisningsberettigede.
Denne rapport skal bl.a. indeholde:
a) en begrundelse for udelukkelsen af bydende
b) en teknisk og økonomisk vurdering af hvert enkelt bud, med en
sammenlignende oversigt over priserne pr. enhed
c) en begrundelse for det anbefalede valg af bydende.
Artikel 36
Kontrakter, som efter indkaldelse af bud skal indgås af vicegeneralse-
kretæren på vegne af de i artikel 25 omhandlede medlemsstater og af
relevante repræsentanter for Island og Norge, forelægges først et rådgi-vende udvalg for indkøb og aftaler med henblik på udtalelse.
Artikel 37
Det i artikel 36 omhandlede rådgivende udvalg består af en repræsen-
tant fra hver af de i artikel 25 omhandlede medlemsstater, samt enrepræsentant fra henholdsvis Norge og Island. De i artikel 25 omhand-
lede medlemsstater samt Island og Norge sikrer, at de udvalgte
repræsentanter har den nødvendige ekspertise på edb-området og/ellerdet økonomiske og/eller juridiske område. Repræsentanterne må ikkehave deltaget i vurderingen af de dossierer, der forelægges det rådgi-vende udvalg. En repræsentant for finansinspektøren skal være tilstede som observatør.
Det rådgivende udvalg vælger en formand og en næstformand blandt
sine medlemmer med simpelt flertal.
Det rådgivende udvalg afgiver udtalelse om, hvorvidt fremgangsmåden
for valget af bydende er korrekt fulgt og i al almindelighed om de fore-slåede kontraktvilkår.
Eventuelle problemer vedrørende spørgsmål, der er omhandlet i dette
kapitel, kan forelægges for det pågældende rådgivende udvalg med
henblik på udtalelse.
Det rådgivende udvalg vedtager så vidt muligt sine udtalelser med
konsensus. Er en sådan konsensus ikke mulig, vedtager det rådgivendeudvalg sine udtalelser med simpelt flertal. Der kræves et quorum på 11,for at afstemningen kan erklæres gyldig. I tilfælde af stemmelighed erformandens stemme afgørende.
Rådets Generalsekretariat yder det rådgivende udvalg den nødvendige
sekretariatsbistand.
Artikel 38
Det rådgivende udvalg vedtager selv sin forretningsorden i analogi med
forretningsordenen for Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftalerunder Rådet for Den Europæiske Union.
Artikel 39
Det rådgivende udvalg skal som et rent rådgivende organ afgive udta-
lelse om:
a) alle udkast til kontrakter om materiel eller tjenesteydelser, herunder
undersøgelser, for hvilke den anslåede værdi er lig med eller større2000D0265 — DA — 01.01.2003 — 002.001 — 11
▼B
end tærsklen i Rådets direktiver om fremgangsmåderne ved offent-
lige indkøb
b) udkast til tillægsaftaler til de under litra a) nævnte kontrakter i alle
tilfælde af grundlæggende ændringer, navnlig hvor de pågældende
tillægsaftaler kan bevirke, at den oprindelige kontrakts beløb ændres
c) udkast til tillægsaftaler, som bevirker, at det samlede beløb for en
allerede indgået kontrakt, som oprindeligt lå under de i litra a)omhandlede tærskler, overstiger disse tærskler
d) spørgsmål i forbindelse med kontrakters indgåelse eller gennem-
førelse (f.eks. annullering af bestillinger, anmodninger omeftergivelse af konventionalbod for forsinket opfyldelse, afvigelserfra de særlige og de almindelige udbudsbetingelser), når
spørgsmålet er betydningsfuldt nok til at begrunde anmodningen
om udtalelse
e) udkast til kontrakter til beløb, som ligger under den i litra a) nævnte
tærskel, på begæring af en af de i artikel 25 omhandlede medlems-stater, Island eller Norge, et medlem af det rådgivende udvalg ellervicegeneralsekretæren, når de finder, at de pågældende kontraktergiver anledning til principspørgsmål eller er af særlig karakter.
Artikel 40
Sager, som forelægges det rådgivende udvalg til udtalelse i medfør af
artikel 39, litra b)-e), skal desuden ledsages af en rapport, som
godkendes enstemmigt af såvel de i artikel 25 omhandlede medlems-
stater som af Island og Norge.
Artikel 41
Det rådgivende udvalgs udtalelser underskrives af formanden. For at
undgå forsinkelser som følge af det rådgivende udvalgs indgriben kande i artikel 25 omhandlede medlemsstater samt Island og Norge, hvisde skønner det nødvendigt, fastsætte en rimelig frist for, hvornår derskal foreligge en udtalelse. Udtalelserne meddeles vicegeneralsekre-
tæren og de i artikel 25 omhandlede medlemsstater samt Island og
Norge. Når der er taget behørigt stilling til udtalelsen, træffer de iartikel 25 omhandlede medlemsstater samt Island og Norge medenstemmighed endelig afgørelse i sagen. Når afgørelsen er truffet,indgås den eller de kontrakter, som de enkelte sager vedrører, af vice-generalsekretæren på vegne af de i artikel 25 omhandlede
medlemsstater og af de relevante repræsentanter for Island og Norge.
Artikel 42
Generalsekretariatet giver alle bydende besked om resultatet af deres
bud.
Artikel 43
1. Der kan indgås aftale om betaling efter faktura eller regning, hvis
den formodede værdi af indkøb og tjenesteydelser ikke overstiger2000 EUR.
2. Som garanti for kontrakternes gennemførelse kan det i en garan-
tiklausul kræves, at leverandører af materiel, entreprenører eller
leverandører af tjenesteydelser på forhånd stiller sikkerhed. Dennesikkerhed skal ikke blot dække hele garantiperioden, men en periode,der er tilstrækkelig lang til, at man kan søge sig fyldestgjort i sikker-heden. Den skal i princippet stilles i form af en indbetaling i euro til
en bankkonto, der er åbnet til formålet i Generalsekretariatet for Rådets
navn. Sikkerheden kan kun indbetales til et førsteklasses kreditinstitutpå en eurokonto for anfordringsindlån eller kortfristede indlån.
3. Sikkerhedsbeløbet fastlægges i henhold til de sædvanlige forret-
ningsbetingelser.
4. Sikkerhedsstillelsen er obligatorisk, når værdien af den pågæl-
dende kontrakt er lig med eller større end de tærskler, der er fastsat iRådets direktiver om fremgangsmåderne ved offentlige indkøb.2000D0265 — DA — 01.01.2003 — 002.001 — 12
▼B
5. Sikkerheden kan antage form af en selvskyldnerkaution stillet af
en af regnskabsføreren godkendt tredjemand. Kautionens stilles i prin-cippet i euro og er omfattet af de samme regler, som den sikkerhed, der
er nævnt i stk. 2.
6. Hvis kontrakten ikke gennemføres, eller hvis gennemførelsen
forsinkes, sørger vicegeneralsekretæren for, at de i artikel 25 omhand-
lede medlemsstater samt Island og Norge får passende skadeserstatningfor tab, renteudgifter og omkostninger ved modregning i sikkerhedsstil-lelsen, uanset om denne er indbetalt direkte af leverandøren ellerentreprenøren eller af tredjemand.
Artikel 44
Til støtte for den første betalingsfuldmagt, som udstedes til gennem-
førelse af en kontrakt, der kræver sikkerhedsstillelse, suppleres desædvanlige bilag med en af regnskabsføreren bekræftet kopi af denkvittering, som er udstedt ved indbetalingen af sikkerheden, eller af enaf regnskabsføreren bekræftet kopi af den erklæring, som er modtaget
fra den virksomhed eller tredjemand, som stiller sikkerheden.
Artikel 45
Sikkerheden tilbagebetales, eller de i artikel 43 nævnte kautioner, som
erstatter dem, frigøres af vicegeneralsekretæren på de betingelser, somgælder for de pågældende kontrakter eller kautioner, undtagen i tilfældeaf manglende eller forsinket gennemførelse, jf. artikel 43, stk. 6.
KAPITEL VI
Regnskabsaflæggelse og revision af regnskaberne
Artikel 46
1. Vicegeneralsekretæren udarbejder inden to måneder efter udløbet
af budgettets gennemførelsesperiode et forvaltningsregnskab og enbalance og sender forvaltningsregnskabet og balancen til SIS-Gruppen.
2. Forvaltningsregnskabet omfatter samtlige indtægts- og udgifts-
transaktioner vedrørende det forløbne regnskabsår. Det opstilles isamme form og opdeles på samme måde som budgettet.
3. Regnskabet ledsages af:
a) en oversigt over situationen for hver af de stater, der er nævnt i
artikel 25, med hensyn til det finansielle bidrag, og
b) et oversigt over bevillingsoverførsler.
4. Balancen viser budgettets aktiver og passiver pr. 31. december i
det foregående regnskabsår.
Artikel 47
1. Revisionsretten reviderer regnskaberne.2. Vicegeneralsekretæren sender forvaltningsregnskabet og balancen
til Revisionsretten senest 15 dage efter den frist, der er fastsat i artikel46, stk. 1.
3. Revisionsrettens revision har til formål at fastslå, om indtægterne
og udgifterne er lovlige og formelt rigtige i forhold til de kontrakter,der skal forvaltes, til budgettet og til denne finansforordning.
4. Vicegeneralsekretæren yder Revisionsretten al den bistand, som
retten har behov for til at udføre sine opgaver.
Artikel 48
Forvaltningsregnskabet, balancen og Revisionsrettens rapport, som
eventuelt ledsages af bemærkninger fra vicegeneralsekretæren, fore-lægges for de stater, der er nævnt i artikel 25, inden den 1. juli. Demedlemsstater, der er nævnt i artikel 25, træder sammen i Rådet oggiver vicegeneralsekretæren decharge for budgettets gennemførelse.2000D0265 — DA — 01.01.2003 — 002.001 — 13
▼B
KAPITEL VII
Afsluttende bestemmelse
Artikel 49
Anvendes Schengen-reglerne vedrørende Schengen-informationssy-
stemet på en anden stat end dem, der er nævnt i artikel 25, indebærerdette:
a) en omfordeling af andelene fra de stater, der er nævnt i artikel 25,
efter bestemmelserne i artikel 26
b) en tilpasning af bidragene fra de stater, der er nævnt i artikel 25, for
at fastsætte et bidrag fra den pågældende anden stat til driften afSisnet, for hele indeværende regnskabsår
c) en tilpasning af bidragene fra de stater, der er nævnt i artikel 25, for
at pålægge vedkommende anden stat en del af de tidligere afholdteudgifter til installering af Sisnet. Denne del beregnes på grundlag afden andel, som den anden stats momsindtægt udgør af De Europæ-
iske Fællesskabers samlede momsindtægter for de tidligere
regnskabsår, hvor udgifterne til installering af Sisnet er opstået.Der udstedes en »tilgodeseddel« til de andre stater, der er nævnt iartikel 25, på dette bidrag i forhold til deres andel beregnet efterartikel 26. De kan vælge at lade beløbet gå ind i deres andel afbudgettet eller bede om tilbagebetaling.
Artikel 50
1. Denne finansforordning finder anvendelse på vedtagelsen af
budgettet for så vidt angår de indtægter og udgifter, som er nødvendige
for at opfylde de forpligtelser, der følger af gennemførelsen af de
foranstaltninger, der er omhandlet i artikel 1 i afgørelse 1999/870/EF,for det regnskabsår, hvor den træder i kraft.
2. Uanset artikel 8 og med henblik på det i stk. 1 nævnte budget
forelægger vicegeneralsekretæren for Rådet hurtigst muligt efter vedta-gelsen af denne finansforordning SIS-Gruppen det foreløbige
budgetforslag. Når SIS-Gruppen har afgivet udtalelse, og budgetfor-
slaget er opstillet, træder de medlemsstater, der er nævnt i artikel 25,sammen i Rådet og vedtager straks budgettet.
3. Uanset artikel 28 og med henblik på det i stk. 1 nævnte budget
indbetaler de medlemsstater, der er nævnt i artikel 25, deres bidrag ioverensstemmelse med den tidsplan, der fastsættes af de medlemsstater,der er nævnt i artikel 25, i forbindelse med vedtagelsen af budgettet.
Artikel 51
1. Denne afgørelse har virkning fra dagen for vedtagelsen.2. Den offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende .2000D0265 — DA — 01.01.2003 — 002.001 — 14