Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor
"B RÅDETS AFGØRELSE
af 27. marts 2000
om en finansforordning vedrørende budgetaspekterne af Rådets vicegeneralsekretærs forvaltning af de
kontrakter, som han indgår som repræsentant for visse medlemsstater om oprettelse og drift af
kommunikationsinfrastrukturen i Schengen-sammenhæng (»Sisnet«)
(2000/265/EF)
(EFT L 85 af 6.4.2000, s. 12)
Ændret ved:
Tidende
nr. Side dato
"M1 Rådets afgørelse 2000/664/EF af 23. oktober 2000 L 278 24 31.10.20002000D0265 — DA — 23.10.2000 — 001.001 — 1
RÅDETS AFGØRELSE
af 27. marts 2000
om en finansforordning vedrørende budgetaspekterne af Rådets vicege-
neralsekretærs forvaltning af de kontrakter, som han indgår somrepræsentant for visse medlemsstater om oprettelse og drift af
kommunikationsinfrastrukturen i Schengen-sammenhæng (»Sisnet«)
(2000/265/EF)
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —
under henvisning til artikel 2, stk. 1, andet afsnit, første punktum, i
protokollen knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og
traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab om integration afSchengen-reglerne i Den Europæiske Union (i det følgende benævnt
»Schengen-protokollen«), og
ud fra følgende betragtninger:(1) Rådets vicegeneralsekretær har ved afgørelse 1999/870/EF (
1) fået
bemyndigelse til i forbindelse med integrationen af Schengen-reglerne
i Den Europæiske Union at handle som repræsentant for vissemedlemsstater med henblik på at indgå kontrakter om oprettelse ogdrift af kommunikationsinfrastrukturen i Schengen-sammenhæng (i
det følgende benævnt »Sisnet«), samt til at forvalte sådanne kontrakter.
(2) De finansielle forpligtelser i henhold til disse kontrakter påhviler ikke
Den Europæiske Unions almindelige budget, og bestemmelserne i
finansforordningen af 21. december 1977 vedrørende De Europæiske
Fællesskabers almindelige budget (
2) finder derfor ikke anvendelse.
(3) Det er derfor nødvendigt at fastsætte specifikke regler for opstilling og
gennemførelse af det budget, der er nødvendigt for at dække udgifter,
der opstår i forbindelse med indgåelsen af kontrakterne, opfyldelse af
forpligtelserne i henhold til disse kontrakter efter indgåelsen,inddrivelse af bidragene fra de berørte medlemsstater samt regnskabs-
aflæggelse og revision af regnskaberne.
(4) Det er ligeledes nødvendigt at fastsætte reglerne for indgåelsen af
kontrakterne.
(5) Denne afgørelse er en udbygning af Schengen-reglerne i Schengen-
protokollens forstand —
TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:
KAPITEL I
Almindelige principper
Artikel 1
I denne finansforordning forstås ved budgettet den retsakt, der danner
grundlag for den årlige forudgående fastlæggelse og godkendelse af de
nødvendige indtægter og udgifter til opfyldelse af forpligtelserne i henhold tilde kontrakter, som er nævnt i afgørelse 1999/870/EF.
Artikel 2
Denne finansforordning indeholder bestemmelserne for indgåelsen af
kontrakter vedrørende Sisnet og om opstilling og gennemførelse af det
budget, der er nødvendigt i forbindelse med sådanne kontrakter.!B
(1) EFT L 337 af 30.12.1999, s. 41.
(2) EFT L 356 af 31.12.1977, s. 1. Forordningen er senest ændret ved forordning (EF)
nr. 2673/1999 (EFT L 326 af 18.12.1999, s. 1).2000D0265 — DA — 23.10.2000 — 001.001 — 2
Artikel 3
1. Budgettet opdeles i afsnit vedrørende budgettet for den forberedelse, der
fører til indgåelsen af de pågældende kontrakter, herunder udgifter iforbindelse med forberedelsen af indkaldelsen af bud vedrørende Sisnet,
budgettet for oprettelse og drift af Sisnet. Om nødvendigt underopdeles
afsnittene i kapitler og artikler.
2. Bevillingerne under de enkelte afsnit må ikke anvendes til andre
udgiftsafsnit.
Artikel 4
Budgetbevillingerne anvendes i overensstemmelse med principperne for
forsvarlig økonomisk forvaltning, herunder navnlig for tilbageholdenhed ogomkostningseffektivitet.
Artikel 5
Der må ikke oppebæres indtægter eller afholdes udgifter, uden at de konteres
en artikel i budgettet.
Der må ikke indgås nogen udgiftsforpligtelser eller anvises nogen udgift, hvis
beløbet overstiger de godkendte bevillinger, jf. dog artikel 17.
Artikel 6
1. Alle indtægter og udgifter opføres med deres fulde beløb på budgettet og
i regnskaberne uden modregning, jf. dog artikel 17. Samtlige indtægteranvendes til finansiering af samtlige udgifter.
2. Regnskabsåret løber fra den 1. januar til den 31. december.
3. De bidrag til budgettet, som de stater, der er nævnt i artikel 25, indbetaler
inden begyndelsen af det regnskabsår, som de vedrører, krediteres dogbudgettet for det pågældende regnskabsår.
4. Udgifterne i et regnskabsår opføres på regnskabet for dette regnskabsår
på grundlag af de udgifter, for hvilke finansinspektøren har modtagetanvisning senest den 31. december, og som er blevet betalt af regnskabs-
føreren senest næstfølgende 15. januar.
5. De tildelte bevillinger må udelukkende anvendes til dækning af de
udgifter, som de reelt er afsat til, og som er betalt i det regnskabsår, for hvilket
de er bevilliget, medmindre andet er bestemt i artikel 7, og til dækning af
betalingsforpligtelser fra foregående regnskabsår, hvortil der ikke er fremførtbevillinger.
Artikel 7
1. Udnyttelsen af bevillingerne sker efter følgende regler:
a) som hovedregel bortfalder de bevillinger, der ikke er disponeret over ved
udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført
b) bevillinger afsat til betalinger, der er forfaldne pr. 31. december i henhold
til forpligtelser indgået mellem den 1. januar og den 15. december,fremføres automatisk, dog kun til det følgende regnskabsår.
2. Uanset stk. 1 kan vicegeneralsekretæren inden den 31. januar forelægge
Gruppen vedrørende Schengen-informationssystemet, i det følgende benævnt
SIS-Gruppen, behørigt begrundede anmodninger om fremførsel til det
følgende regnskabsår af bevillinger, som der ikke er disponeret over pr. 15.december, hvis bevillingerne til de pågældende budgetposter for det følgenderegnskabsår ikke dækker behovene.
Forslag om fremførsel af sådanne bevillinger kan kun fremsættes af ganske
særlige grunde.
Vicegeneralsekretæren skal under hensyn til forvaltningskravene ved
udøvelsen af sine beføjelser til at gennemføre budgettet bestræbe sig på førstat anvende de anviste bevillinger for det igangværende regnskabsår og ikkeanvende de fremførte bevillinger, før de førstnævnte er opbrugt.
SIS-Gruppen skal tage stilling til anmodninger om fremførsel senest den 1.
marts.!B
!M1
!B2000D0265 — DA — 23.10.2000 — 001.001 — 3
3. Bevillinger, der er fremført fra et regnskabsår til et andet, bortfalder, hvis
der stadig ikke er disponeret over dem ved udgangen af det regnskabsår, tilhvilket de blev fremført.
4. En liste over de bevillinger, der skal fremføres automatisk i henhold til
stk. 1, litra b), forelægges SIS-Gruppen til orientering inden den 1. marts.
5. Ved gennemførelsen af budgettet opføres anvendelsen af fremførte
bevillinger særskilt for hver budgetpost på regnskabet for det igangværenderegnskabsår.
KAPITEL II
Budgettets opstilling
Artikel 8
1. Budgettet opstilles i euro.
2. Vicegeneralsekretæren forelægger inden den 30. september SIS-Gruppen
det foreløbige budgetforslag med en begrundelse.
3. SIS-Gruppen afgiver udtalelse om det foreløbige forslag.4. Vicegeneralsekretæren opstiller budgetforslaget og sender det senest den
31. oktober til de stater, der er nævnt i artikel 25.
5. De medlemsstater, der er nævnt i artikel 25, forsamles i Rådet og
vedtager budgettet inden årets udgang.
6. Når budgettet er vedtaget, og vicegeneralsekretæren behørigt har
underrettet de stater, der er nævnt i artikel 25, om denne afgørelse, forfalderdisse staters bidrag til betaling.
Artikel 9
1. Er budgettet ikke endeligt vedtaget ved regnskabsårets begyndelse,
a) kan der hver måned udbetales indtil en tolvtedel af de samlede
bevillinger, der er godkendt for hvert budgetafsnit for det foregåenderegnskabsår
b) kan der hver måned fra de stater, der er nævnt i artikel 25, indkaldes indtil
en tolvtedel af de bidrag, som de har indbetalt til det seneste behørigt
vedtagne budget.
2. Afgørelsen om at anvende hver enkelt tolvtedel af udgifterne og
indtægterne, dog højst tre tolvtedele af de beløb, der er opført på det seneste
behørigt vedtagne budget, træffes af vicegeneralsekretæren, der skriftligtunderretter de stater, der er nævnt i artikel 25.
3. De stater, der er nævnt i artikel 25, træder sammen i Rådet og træffer
afgørelse om bemyndigelse til betalinger og indkaldelse af bidrag ud over tretolvtedele af de beløb, der er opført på det seneste behørigt vedtagne budget.
4. Den endelige vedtagelse af budgettet ophæver straks de bestemmelser,
der eventuelt er truffet i henhold til stk. 1-3.
Artikel 10
1. Eventuelle forslag til tillægs- eller ændringsbudget fremlægges, behand-
les og vedtages i samme form og efter samme procedure som det budget, som
de ændrer.
2. Ændringsbudget fremlægges hvert år inden en måned efter regnskabs-
afslutningen i henhold til artikel 46, stk. 1, med det formål at opførebudgetsaldoen for det foregående regnskabsår som indtægter, hvis den erpositiv, og som udgifter, hvis den er negativ.
Artikel 11
Budgettet er offentligt tilgængeligt.!B2000D0265 — DA — 23.10.2000 — 001.001 — 4
KAPITEL III
Budgettets gennemførelse og regnskab
Artikel 12
Budgettet gennemføres efter princippet om adskillelse mellem den anvis-
ningsberettigede og regnskabsføreren. Hvervene som anvisningsberettiget,
regnskabsfører og finansinspektør er indbyrdes uforenelige.
Artikel 13
1. Hvervet som anvisningsberettiget for indtægter og udgifter varetages af
en generaldirektør i Rådets Generalsekretariat. Den anvisningsberettigede
gennemfører budgettet på vicegeneralsekretærens vegne og inden forrammerne af de givne bevillinger. Den anvisningsberettigede kan uddelegeresine beføjelser til en direktør.
2. Den anvisningsberettigede kan beslutte, at der skal overføres bevillinger
fra artikel til artikel inden for hvert kapitel, og kan med SIS-Gruppenssamtykke beslutte, at der skal overføres bevillinger fra kapitel til kapitel inden
for samme afsnit. SIS-Gruppen giver sit samtykke på samme måde, som den
vedtager sin udtalelse om budgettet.
Artikel 14
Hvervet som finansinspektør udøves af Rådets finansinspektør efter de regler,
der gælder for denne.
Artikel 15
Inkassering af indtægter og betaling af udgifter foretages af en regnskabs-
fører, der er ansat i generaldirektorat A i Rådets Generalsekretariat.
Artikel 16
1. Med henblik på inddrivning af fordringer i henhold til artikel 25 eller af
gæld stiftet af tredjepart over for de berørte stater i forbindelse med indgåelse
af kontrakter, oprettelse og drift af Sisnet udfærdiger den anvisnings-
berettigede en indtægtsordre. Indtægtsordrer tilsendes regnskabsføreren, somforelægger dem for finansinspektøren til påtegning.
2. Påtegningen fastslår:
a) konteringens rigtighed
b) indtægtsordrens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende
bestemmelser
c) bilagenes formelle rigtighedd) rigtigheden af angivelsen vedrørende debitor eller den kompetente
myndighed i debitorlandet
e) forfaldsdatoen
f) at principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning er blevet anvendt, jf.
artikel 4
g) inkasseringens rigtighed med hensyn til det udestående beløb og
valutaen.
3. Regnskabsføreren har ansvaret for de behørigt udstedte indtægtsordrer.
Artikel 17
Uanset artikel 5 og 6
1) kan der fra regninger, fakturaer eller opgørelser, som i så fald anvises
med nettobeløbet, trækkes:
a) beløb, der som sanktion pålægges en kontrahent efter udbud
b) fejlagtigt udbetalte beløb, der udlignes ved forlods fradrag i en ny
fastsættelse af samme art, der falder ind under det afsnit, det kapitel,
den artikel og det regnskabsår, hvor det for meget betalte er erlagt.!B2000D0265 — DA — 23.10.2000 — 001.001 — 5
Prisnedslag, bonus og rabatter fratrukket fakturaer og regninger indtægts-
føres ikke særskilt
2) kan følgende indtægter genanvendes under den post, hvor den oprindelige
udgift blev afholdt:
— indtægter ved tilbagebetaling af beløb, der fejlagtigt er betalt over de
på budgettet opførte bevillinger.
Genanvendelsen af indtægter skal ske inden udgangen af det regnskabsår,
der følger efter det regnskabsår, i hvilket beløbene er blevet inkasseret.
Artikel 18
1. Forud for enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for budgettet
udarbejder den anvisningsberettigede et forslag til regnskabsføreren om
indgåelse af udgiftsforpligtelse med angivelse af udgiftens formål, beløbet,konteringen samt kreditor. Regnskabsføreren forelægger det for finansinspek-
tøren til påtegning.
2. Påtegningen fastslår:
a) at forslaget om indgåelse af udgiftsforpligtelsen er fremsat i over-
ensstemmelse med stk. 1
b) konteringens rigtighedc) bevillingernes tilstedeværelse
d) at principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning er blevet anvendt, jf.
artikel 4
e) udgiftens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende
bestemmelser.
Artikel 19
1. Den anvisningsberettigedes fastsættelse af en udgift har til formål:
a) at kontrollere kreditors kravb) at fastslå eller kontrollere fordringens tilstedeværelse og størrelse
c) at kontrollere betingelserne for fordringens inddrivelse
d) at kontrollere, at ydelser er præsteret eller køb foretaget som bestilt.2. Den anvisningsberettigede kan lade kontrollen foretage under sit ansvar.
Artikel 20
1. Den anvisningsberettigede giver regnskabsføreren instruks (»betalings-
ordre«) om at betale en udgift, som han har fastsat.
2. Betalingsordren angiver:
a) det regnskabsår, under hvilket udgiften opføresb) budgetafsnit, -kapitel og -artikelc) det beløb, der skal betales, anført i tal og med bogstaver og med angivelse
af valuta
d) kreditors navn og adresse
e) formålet med udgiften
f) betalingsformeng) numre og datoer for de tilsvarende påtegninger om indgåelse af
udgiftsforpligtelserne.
3. Betalingsordren dateres og underskrives af den anvisningsberettigede.
4. Regnskabsføreren forelægger betalingsordren med de originale bilag for
finansinspektøren til påtegning.
5. Påtegningen fastslår:
a) betalingsordrens korrekte udstedelse!B2000D0265 — DA — 23.10.2000 — 001.001 — 6
b) betalingsordrens overensstemmelse med indgåelsen af udgiftsforpligtel-
sen og beløbets nøjagtighed under hensyn til principperne for forsvarligøkonomisk forvaltning, jf. artikel 4
c) konteringens rigtighedd) bevillingernes tilstedeværelse under budgetafsnittet eller -artiklene) bilagenes formelle rigtighedf) kreditorbeskrivelsens rigtighed.6. Alle udgifter skal på forhånd være dækket af bidragene fra de stater, der
er nævnt i artikel 25, eller af en bankkredit. Udgifterne til præfinansiering fra
en bank, hvis der ikke er indbetalt bidrag, fordeles mellem de stater, der ikkehar betalt, i forhold til hvor stort et beløb de mangler at indbetale, og hvor
forsinket betalingen er.
Artikel 21
"M1 Betalingerne foretages over den bankkonto, der oprettes specielt med
henblik herpå i Rådets generalsekretærs navn. 3Ordrer om bankoverførsler,
der udstedes i henhold til denne finansforordning, kræver underskrift af to
tjenestemænd, som vicegeneralsekretæren udpeger, hvoraf den ene skal være
regnskabsføreren.
Artikel 22
Hvis finansinspektøren nægter at foretage de påtegninger, der er nævnt i
artikel 16, 18 eller 20, og hvis den anvisningsberettigede fastholder sit forslag,
forelægges sagen for vicegeneralsekretæren. Bortset fra tilfælde, hvor der ertvivl om bevillingernes tilstedeværelse, kan denne ved en behørigt begrundetafgørelse tilsidesætte afslaget på påtegning og bekræfte indtægtsordren,
udgiftsforpligtelsen eller betalingsordren. Vicegeneralsekretæren underretter
inden en måned Revisionsretten om denne afgørelse. Afgørelsen har virkningfra datoen for afslaget på påtegning.
Artikel 23
Den anvisningsberettigede, finansinspektøren og regnskabsføreren kan i
tilfælde af manglende overholdelse af denne finansforordnings bestemmelserdrages disciplinært til ansvar efter de bestemmelser, som er fastsat i vedtægtenfor tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber.
Artikel 24
Regnskabet føres pr. kalenderår som dobbelt bogholderi. Samtlige regnskabs-
årets indtægter og udgifter skal medtages.
KAPITEL IV
Staternes bidrag
Artikel 25
1. Budgetindtægterne består af finansielle bidrag fra følgende medlems-
stater: Belgien, Danmark, Tyskland, Grækenland, Spanien, Frankrig, Italien,
Luxembourg, Nederlandene, Østrig, Portugal, Finland og Sverige, samt fra
Island og Norge.
2. Disse staters finansielle bidrag anføres i budgettet og udtrykkes i euro.
Artikel 26
De stater, der er nævnt i artikel 25, stiller deres finansielle bidrag til rådighed
for vicegeneralsekretæren efter følgende fordelingsnøgle:
Fordelingen af bidragene mellem dels de medlemsstater, der er nævnt i artikel
25, dels Island og Norge afgøres hvert år på grundlag af de pågældendemedlemsstaters og Islands og Norges andel af de samlede bruttonational-
produkter (BNP) for det foregående år i alle de stater, der er nævnt i artikel
25. Fordelingen af bidragene mellem de pågældende medlemsstater afgøreshvert år under hensyn til Islands og Norges bidrag og på grundlag af den!B2000D0265 — DA — 23.10.2000 — 001.001 — 7
andel, som hver af disse medlemsstaters momsindtægt udgør af De
Europæiske Fællesskabers samlede momsindtægter ifølge den sidste ændringaf EU-budgettet i det foregående regnskabsår.
Artikel 27
1. Vicegeneralsekretæren sender via de nationale myndigheder, som han har
modtaget oplysninger om, skriftlige anmodninger om bidrag til hver af de
stater, der er nævnt i artikel 25.
2. Den skriftlige anmodning indeholder oplysning om:a) afgørelsen om budgettets vedtagelse eller, hvis artikel 9 anvendes,
afgørelsen om at anvende foreløbige tolvtedele
b) det beløb, som den enkelte stat skal betale, beregnet i euro efter
fordelingsnøglen i artikel 26
c) de nødvendige oplysninger med henblik på bidragets indbetaling.3. Bidragene indbetales på den bankkonto, der er nævnt i artikel 21.4. Bidragene indbetales i euro.
Artikel 28
1. De stater, der er nævnt i artikel 25, indbetaler 25 % af deres bidrag senest
henholdsvis pr. 15. februar, 1. april, 1. juli og 1. oktober.
2. Hvis en stat ikke opfylder sine finansielle forpligtelser, finder de
gældende EF-regler om morarenter for forsinket betaling til EU-budgettet
anvendelse analogt, uanset hvilke udgifter den pågældende stat skal afholde i
medfør af artikel 20, stk. 6.
KAPITEL V
Indgåelse af kontrakter
Artikel 29
1. Kontrakter om køb eller leje af materiel eller levering af tjenesteydelser
skal indgås skriftligt.
2. Kontrakter, hvis anslåede værdi er lig med eller større end den tærskel,
der er fastsat i Rådets direktiv 93/36/EØF af 14. juni 1993 om samordning af
fremgangsmåderne ved offentlige indkøb (
1) eller Rådets direktiv 92/50/EØF
af 18. juni 1992 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse afoffentlige tjenesteydelsesaftaler (
2), indgås efter indkaldelse af bud i over-
ensstemmelse med bestemmelserne i ovennævnte direktiver, herunder even-
tuelle senere ændringer (i det følgende benævnt »Rådets direktiver om
fremgangsmåderne ved offentlige indkøb«).
3. Når den anslåede værdi af en given kontrakt ikke overstiger den tærskel,
der er fastsat i Rådets direktiver om fremgangsmåderne ved offentlige indkøb,
kan der indgås underhåndsaftaler. I så fald skal de i artikel 25 omhandlede
stater dog så vidt muligt og med alle egnede midler give mulighed forkonkurrence mellem de leverandører, der vil kunne præstere den ydelse, somkontrakten vedrører.
4. Indkaldelsen af bud offentliggøres som hovedregel af Generalsekretaria-
tet på de i artikel 25 omhandlede medlemsstaters vegne.
5. Udbudsprocedurerne og udvælgelses- og tildelingskriterierne reguleres af
bestemmelserne i Rådets direktiver om fremgangsmåderne ved offentligeindkøb samt bestemmelserne i denne finansordning.
6. Indkaldelserne af bud forberedes af Generalsekretariatet på de i artikel 25
omhandlede medlemsstaters vegne og skal bl.a. indeholde oplysninger om:
a) de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, herunder om der
kræves udfyldt en standardiseret svarformular!B
(1) EFT L 199 af 9.8.1993, s. 1.
(2) EFT L 209 af 24.7.1992, s. 1. Direktivet er senest ændret ved Europa-Parlamentets
og Rådets direktiv 97/52/EF (EFT L 328 af 28.11.1997, s. 1).2000D0265 — DA — 23.10.2000 — 001.001 — 8
b) henvisninger til fortegnelsen over de almindelige betingelser, der finder
anvendelse på den pågældende kontrakt (materiel eller tjenesteydelser),og i givet fald til det dokument, som vedrører de særlige vilkår forkontrakten
c) en klausul om, at udbudsbetingelserne betragtes som accepteret ved
afgivelse af bud
d) besigtigelsesvilkårene, som skal præciseres nøjagtigt, i givet fald, hvis en
besigtigelse på stedet er påregnet
e) buddenes gyldighedsperiode, inden for hvilken de bydende skal vedstå
alle betingelserne i deres bud
f) den konventionalbod, som er fastsat, hvis kontraktens bestemmelser
tilsidesættes
g) de angivelser, som fakturaerne (eller de tilhørende bilag) skal indeholdeh) forbuddet mod enhver form for kontakt mellem vicegeneralsekretæren og
dennes personale, repræsentanterne for de i artikel 25 omhandlede
medlemsstaters regeringer, repræsentanterne for den islandske og dennorske regering og den bydende om spørgsmål, der vedrører indkaldelsenaf bud, bortset fra følgende undtagelsestilfælde:
inden udløbet af fristen for indgivelse af bud:
i) på de bydendes foranledning:
supplerende oplysninger, som kun har til formål at gøre nærmere
rede for udbuddets karakter, må meddeles alle bydende
ii) på vicegeneralsekretærens foranledning:
hvis de i artikel 25 omhandlede medlemsstater, Island eller Norge
eller Generalsekretariatet for Rådet bliver opmærksomme på fejl,
unøjagtigheder, udeladelser eller andre materielle mangler i udbud-steksten, må Generalsekretariatet underrette de pågældende herompå nøjagtig samme måde, som blev fulgt ved indkaldelsen af bud
iii) efter åbningen af buddene og på foranledning af de i artikel 25
omhandlede medlemsstater, Island eller Norge eller Generalsekreta-
riatet for Rådet, hvis et bud nødvendiggør, at der indhentesyderligere oplysninger, eller med henblik på at korrigere åbenlyse,
materielle fejl i udformningen af buddet, må Generalsekretariatet
tage initiativ til en kontakt med den bydende.
Artikel 30
I de tilfælde, hvor der har fundet kontakter sted under de i artikel 29, stk. 6,
litra h), anførte omstændigheder, udarbejdes der en »notits til sagens akter«,
og kontakten (kontakterne) omtales i den rapport, som senere forelægges detrådgivende udvalg, der er omhandlet i artikel 36.
Artikel 31
Medlemsstaternes, Islands og Norges statsborgere må ikke forskelsbehandles
som følge af deres nationalitet for så vidt angår de kontrakter, somvicegeneralsekretæren indgår på de i artikel 25 omhandlede medlemsstatersvegne.
Artikel 32
Fortegnelsen over de almindelige betingelser skal, når den finder anvendelse
på den pågældende kontrakt, vedlægges indkaldelsen af bud. I givet faldvedlægges tillige et dokument, som indeholder de særlige betingelser
vedrørende kontrakten.
Artikel 33
Fremsendelse af buddene sker efter de bydendes eget valg:
a) pr. post
Det præciseres i så fald i indkaldelsen af bud, at disse betragtes som
indgivet på afsendelsesdagen, idet poststemplets dato er afgørende.Postforsendelser skal være anbefalede, eller!B2000D0265 — DA — 23.10.2000 — 001.001 — 9
b) ved indlevering til Generalsekretariatet for Rådet enten direkte eller af
den bydendes stedfortræder, herunder private postbesørgelsesfirmaer
Det præciseres i så fald i indkaldelsen af bud, på hvilken dag kuverterne
skal være afleveret i Generalsekretariatet for Rådet, og til hvilken
tjenestegren de skal afleveres mod dateret og underskrevet kvittering.
Datoen er den samme i begge tilfælde.Af fortrolighedshensyn og for at undgå enhver form for problemer skal
følgende passus figurere i indkaldelsen af bud:
»Buddet skal fremsendes i dobbelt kuvert. Begge kuverter skal være
lukkede, og den inderste skal foruden angivelsen af den tjenestegren, somden er stilet til som anført i indkaldelsen, bære påskriften »Udbud — må
ikke åbnes af den interne posttjeneste« (»appel d’offres — à ne pas ouvrir
par le service du courrier«). Hvis der benyttes selvklæbende kuverter,skal de lukkes med klæbestrimmel, og afsenderens underskrift påførestværs hen over denne.«
Artikel 34
Alle bud skal åbnes.
Buddene åbnes samtidig af et udvalg, som vicegeneralsekretæren har udpeget
med henblik herpå. Det skal være sammensat af tre højtstående embedsmænd
fra forskellige direktorater i Rådets Generalsekretariat. Finansinspektøren skalunderrettes om åbningen af buddene. Finansinspektøren eller hans repræsen-tant skal være til stede som observatør.
Udvalget udarbejder en rapport om åbningen af buddene, der skal undertegnes
af samtlige medlemmer.
Hver side i hvert bud paraferes af mindst ét af udvalgets medlemmer.
Udvalget opstiller en fortegnelse over de modtagne bud, som navnlig omfatteralle de dokumenter, der er modtaget fra hver enkelt bydende i forbindelse med
det pågældende bud.
Artikel 35
Alle bud skal vurderes af de i artikel 25 omhandlede medlemsstater, samt af
Island og Norge. En rapport, som godkendes enstemmigt af disse stater,
forelægges det i artikel 36 omhandlede rådgivende udvalg af den ansvarligetjenestemand i Rådets Generalsekretariat udpeget af den anvisningsberettige-de eller dennes stedfortræder, som også er udpeget af den anvisnings-
berettigede.
Denne rapport skal bl.a. indeholde:a) en begrundelse for udelukkelsen af bydendeb) en teknisk og økonomisk vurdering af hvert enkelt bud, med en
sammenlignende oversigt over priserne pr. enhed
c) en begrundelse for det anbefalede valg af bydende.
Artikel 36
Kontrakter, som efter indkaldelse af bud skal indgås af vicegeneralsekretæren
på vegne af de i artikel 25 omhandlede medlemsstater og af relevante
repræsentanter for Island og Norge, forelægges først et rådgivende udvalg forindkøb og aftaler med henblik på udtalelse.
Artikel 37
Det i artikel 36 omhandlede rådgivende udvalg består af en repræsentant fra
hver af de i artikel 25 omhandlede medlemsstater, samt en repræsentant frahenholdsvis Norge og Island. De i artikel 25 omhandlede medlemsstater samt
Island og Norge sikrer, at de udvalgte repræsentanter har den nødvendige
ekspertise på edb-området og/eller det økonomiske og/eller juridiske område.Repræsentanterne må ikke have deltaget i vurderingen af de dossierer, derforelægges det rådgivende udvalg. En repræsentant for finansinspektøren skal
være til stede som observatør.
Det rådgivende udvalg vælger en formand og en næstformand blandt sine
medlemmer med simpelt flertal.!B2000D0265 — DA — 23.10.2000 — 001.001 — 10
Det rådgivende udvalg afgiver udtalelse om, hvorvidt fremgangsmåden for
valget af bydende er korrekt fulgt og i al almindelighed om de foreslåedekontraktvilkår.
Eventuelle problemer vedrørende spørgsmål, der er omhandlet i dette kapitel,
kan forelægges for det pågældende rådgivende udvalg med henblik på
udtalelse.
Det rådgivende udvalg vedtager så vidt muligt sine udtalelser med konsensus.
Er en sådan konsensus ikke mulig, vedtager det rådgivende udvalg sine
udtalelser med simpelt flertal. Der kræves et quorum på 11, for at
afstemningen kan erklæres gyldig. I tilfælde af stemmelighed er formandensstemme afgørende.
Rådets Generalsekretariat yder det rådgivende udvalg den nødvendige
sekretariatsbistand.
Artikel 38
Det rådgivende udvalg vedtager selv sin forretningsorden i analogi med
forretningsordenen for Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler under
Rådet for Den Europæiske Union.
Artikel 39
Det rådgivende udvalg skal som et rent rådgivende organ afgive udtalelse om:
a) alle udkast til kontrakter om materiel eller tjenesteydelser, herunder
undersøgelser, for hvilke den anslåede værdi er lig med eller større endtærsklen i Rådets direktiver om fremgangsmåderne ved offentlige indkøb
b) udkast til tillægsaftaler til de under litra a) nævnte kontrakter i alle
tilfælde af grundlæggende ændringer, navnlig hvor de pågældendetillægsaftaler kan bevirke, at den oprindelige kontrakts beløb ændres
c) udkast til tillægsaftaler, som bevirker, at det samlede beløb for en allerede
indgået kontrakt, som oprindeligt lå under de i litra a) omhandlede
tærskler, overstiger disse tærskler
d) spørgsmål i forbindelse med kontrakters indgåelse eller gennemførelse
(f.eks. annullering af bestillinger, anmodninger om eftergivelse af
konventionalbod for forsinket opfyldelse, afvigelser fra de særlige og
de almindelige udbudsbetingelser), når spørgsmålet er betydningsfuldtnok til at begrunde anmodningen om udtalelse
e) udkast til kontrakter til beløb, som ligger under den i litra a) nævnte
tærskel, på begæring af en af de i artikel 25 omhandlede medlemsstater,
Island eller Norge, et medlem af det rådgivende udvalg ellervicegeneralsekretæren, når de finder, at de pågældende kontrakter giveranledning til principspørgsmål eller er af særlig karakter.
Artikel 40
Sager, som forelægges det rådgivende udvalg til udtalelse i medfør af artikel
39, litra b)-e), skal desuden ledsages af en rapport, som godkendes
enstemmigt af såvel de i artikel 25 omhandlede medlemsstater som af Island
og Norge.
Artikel 41
Det rådgivende udvalgs udtalelser underskrives af formanden. For at undgå
forsinkelser som følge af det rådgivende udvalgs indgriben kan de i artikel 25omhandlede medlemsstater samt Island og Norge, hvis de skønner detnødvendigt, fastsætte en rimelig frist for, hvornår der skal foreligge en
udtalelse. Udtalelserne meddeles vicegeneralsekretæren og de i artikel 25
omhandlede medlemsstater samt Island og Norge. Når der er taget behørigtstilling til udtalelsen, træffer de i artikel 25 omhandlede medlemsstater samt
Island og Norge med enstemmighed endelig afgørelse i sagen. Når afgørelsen
er truffet, indgås den eller de kontrakter, som de enkelte sager vedrører, afvicegeneralsekretæren på vegne af de i artikel 25 omhandlede medlemsstaterog af de relevante repræsentanter for Island og Norge.
Artikel 42
Generalsekretariatet giver alle bydende besked om resultatet af deres bud.!B2000D0265 — DA — 23.10.2000 — 001.001 — 11
Artikel 43
1. Der kan indgås aftale om betaling efter faktura eller regning, hvis den
formodede værdi af indkøb og tjenesteydelser ikke overstiger 2 000 EUR.
2. Som garanti for kontrakternes gennemførelse kan det i en garantiklausul
kræves, at leverandører af materiel, entreprenører eller leverandører af
tjenesteydelser på forhånd stiller sikkerhed. Denne sikkerhed skal ikke blotdække hele garantiperioden, men en periode, der er tilstrækkelig lang til, atman kan søge sig fyldestgjort i sikkerheden. Den skal i princippet stilles i
form af en indbetaling i euro til en bankkonto, der er åbnet til formålet i
Generalsekretariatet for Rådets navn. Sikkerheden kan kun indbetales til etførsteklasses kreditinstitut på en eurokonto for anfordringsindlån eller
kortfristede indlån.
3. Sikkerhedsbeløbet fastlægges i henhold til de sædvanlige forretnings-
betingelser.
4. Sikkerhedsstillelsen er obligatorisk, når værdien af den pågældende
kontrakt er lig med eller større end de tærskler, der er fastsat i Rådetsdirektiver om fremgangsmåderne ved offentlige indkøb.
5. Sikkerheden kan antage form af en selvskyldnerkaution stillet af en af
regnskabsføreren godkendt tredjemand. Kautionens stilles i princippet i euroog er omfattet af de samme regler, som den sikkerhed, der er nævnt i stk. 2.
6. Hvis kontrakten ikke gennemføres, eller hvis gennemførelsen forsinkes,
sørger vicegeneralsekretæren for, at de i artikel 25 omhandlede medlemsstatersamt Island og Norge får passende skadeserstatning for tab, renteudgifter ogomkostninger ved modregning i sikkerhedsstillelsen, uanset om denne er
indbetalt direkte af leverandøren eller entreprenøren eller af tredjemand.
Artikel 44
Til støtte for den første betalingsfuldmagt, som udstedes til gennemførelse af
en kontrakt, der kræver sikkerhedsstillelse, suppleres de sædvanlige bilag meden af regnskabsføreren bekræftet kopi af den kvittering, som er udstedt ved
indbetalingen af sikkerheden, eller af en af regnskabsføreren bekræftet kopi af
den erklæring, som er modtaget fra den virksomhed eller tredjemand, somstiller sikkerheden.
Artikel 45
Sikkerheden tilbagebetales, eller de i artikel 43 nævnte kautioner, som
erstatter dem, frigøres af vicegeneralsekretæren på de betingelser, som gælder
for de pågældende kontrakter eller kautioner, undtagen i tilfælde af
manglende eller forsinket gennemførelse, jf. artikel 43, stk. 6.
KAPITEL VI
Regnskabsaflæggelse og revision af regnskaberne
Artikel 46
1. Vicegeneralsekretæren udarbejder inden to måneder efter udløbet af
budgettets gennemførelsesperiode et forvaltningsregnskab og en balance og
sender forvaltningsregnskabet og balancen til SIS-Gruppen.
2. Forvaltningsregnskabet omfatter samtlige indtægts- og udgiftstrans-
aktioner vedrørende det forløbne regnskabsår. Det opstilles i samme form
og opdeles på samme måde som budgettet.
3. Regnskabet ledsages af:
a) en oversigt over situationen for hver af de stater, der er nævnt i artikel 25,
med hensyn til det finansielle bidrag, og
b) et oversigt over bevillingsoverførsler.
4. Balancen viser budgettets aktiver og passiver pr. 31. december i det
foregående regnskabsår.
Artikel 47
1. Revisionsretten reviderer regnskaberne.!B2000D0265 — DA — 23.10.2000 — 001.001 — 12
2. Vicegeneralsekretæren sender forvaltningsregnskabet og balancen til
Revisionsretten senest 15 dage efter den frist, der er fastsat i artikel 46, stk. 1.
3. Revisionsrettens revision har til formål at fastslå, om indtægterne og
udgifterne er lovlige og formelt rigtige i forhold til de kontrakter, der skalforvaltes, til budgettet og til denne finansforordning.
4. Vicegeneralsekretæren yder Revisionsretten al den bistand, som retten har
behov for til at udføre sine opgaver.
Artikel 48
Forvaltningsregnskabet, balancen og Revisionsrettens rapport, som eventuelt
ledsages af bemærkninger fra vicegeneralsekretæren, forelægges for de stater,
der er nævnt i artikel 25, inden den 1. juli. De medlemsstater, der er nævnt iartikel 25, træder sammen i Rådet og giver vicegeneralsekretæren dechargefor budgettets gennemførelse.
KAPITEL VII
Afsluttende bestemmelse
Artikel 49
Anvendes Schengen-reglerne vedrørende Schengen-informationssystemet på
en anden stat end dem, der er nævnt i artikel 25, indebærer dette:
a) en omfordeling af andelene fra de stater, der er nævnt i artikel 25, efter
bestemmelserne i artikel 26
b) en tilpasning af bidragene fra de stater, der er nævnt i artikel 25, for at
fastsætte et bidrag fra den pågældende anden stat til driften af Sisnet, forhele indeværende regnskabsår
c) en tilpasning af bidragene fra de stater, der er nævnt i artikel 25, for at
pålægge vedkommende anden stat en del af de tidligere afholdte udgifter
til installering af Sisnet. Denne del beregnes på grundlag af den andel,
som den anden stats momsindtægt udgør af De Europæiske Fællesskaberssamlede momsindtægter for de tidligere regnskabsår, hvor udgifterne til
installering af Sisnet er opstået. Der udstedes en »tilgodeseddel« til de
andre stater, der er nævnt i artikel 25, på dette bidrag i forhold til deresandel beregnet efter artikel 26. De kan vælge at lade beløbet gå ind ideres andel af budgettet eller bede om tilbagebetaling.
Artikel 50
1. Denne finansforordning finder anvendelse på vedtagelsen af budgettet for
så vidt angår de indtægter og udgifter, som er nødvendige for at opfylde de
forpligtelser, der følger af gennemførelsen af de foranstaltninger, der eromhandlet i artikel 1 i afgørelse 1999/870/EF, for det regnskabsår, hvor dentræder i kraft.
2. Uanset artikel 8 og med henblik på det i stk. 1 nævnte budget forelægger
vicegeneralsekretæren for Rådet hurtigst muligt efter vedtagelsen af denne
finansforordning SIS-Gruppen det foreløbige budgetforslag. Når SIS-Grup-
pen har afgivet udtalelse, og budgetforslaget er opstillet, træder demedlemsstater, der er nævnt i artikel 25, sammen i Rådet og vedtager straks
budgettet.
3. Uanset artikel 28 og med henblik på det i stk. 1 nævnte budget indbetaler
de medlemsstater, der er nævnt i artikel 25, deres bidrag i overensstemmelse
med den tidsplan, der fastsættes af de medlemsstater, der er nævnt i artikel 25,i forbindelse med vedtagelsen af budgettet.
Artikel 51
1. Denne afgørelse har virkning fra dagen for vedtagelsen.
2. Den offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende .!B2000D0265 — DA — 23.10.2000 — 001.001 — 13