Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne p åtager sig intet ansvar herfor
"B KOMMISSIONENS FORORDNING (EURATOM, EKSF, EF) Nr. 3418/93
af 9. december 1993
om gennemf ørelsesbestemmelser til visse bestemmelser i finansforordningen af 21. december 1977
(EFT L 315 af 16.12.1993, s. 1)
Ændret ved:
Tidende
nr. Side dato
"M1 Kommissionens afg ørelse 97/594/EKSF EF, Euratom af 30. juli 1997 L 239 54 30.8.1997
"M2 Kommissionens afg ørelse 98/539/EF EKSF , Euratom af 7. september
1998 L 252 67 12.9.1998
NB: I denne konsoliderede udgave forekommer henvisninger til den europ æiske regningsenhed og/eller ecuen. Begge skal fra den 1. januar
1999 forst ås som henvisninger til euroen —Rådets forordning (E ØF) nr. 3308/80 (EFT L 345 af 20.12.1980, s. 1) og R ådets forordning
(EF) nr. 1103/97 (EFT L 162 af 19.6.1997, s. 1).1993R3418 —DA—01.01.1998 —002.001 —1
KOMMISSIONENS FORORDNING (EURATOM, EKSF, EF) Nr.
3418/93
af 9. december 1993
om gennemførelsesbestemmelser til visse bestemmelser i finansforord-
ningen af 21. december 1977
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og
Stålfællesskab,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergi-
fællesskab,
under henvisning til Rådets finansforordning af 21. december 1977
vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (1), senest
ændret ved forordning (Euratom, EKSF , EØF) nr. 610/90 (2), særlig artikel
126,
efter høring af Europa-Parlamentet og Rådet,
under henvisning til udtalelse fra Domstolen, Revisionsretten og Det
Økonomiske og Sociale Udvalg, og
ud fra følgende betragtninger:
Ifølge visse bestemmelser i finansforordningens artikel 11, 22, 23, 24, 25, 28,
29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94,97, 123 og 128 er det udtrykkeligt omtalt, at der bør vedtages gennem-
førelsesbestemmelser;
det er nødvendigt at foretage en række tilpasninger i Kommissionens
forordning 86/610/EØF, Euratom, EKSF (
3), bl.a. som følge af revisionen af
finansforordningen;
der bør fastsættes gennemførelsesbestemmelser for at skabe klarhed med
hensyn til behandlingen af visse bidrag fra tredjemand til Fællesskabets
virksomhed;
ud fra ønsket om klarhed og en rationel anvendelse bør de gældende
gennemførelsesbestemmelser samles i en enkelt tekst, og forordning
86/610/EØF, Euratom, EKSF bør ophæves;
udstedelsen af disse bestemmelser er ikke til hinder for, at der senere
fastsættes andre gennemførelsesbestemmelser, som ikke direkte er omtalt i
finansforordningen, men som måtte vise sig hensigtsmæssige —
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
AFSNIT I
ANVENDELSEN AF ECU PÅ INDTÆGTER OG UDGIFTER
(Finansforordningens artikel 11, stk. 4)
Artikel 1
Omregning mellem ecu og de nationale valutaer foretages principielt på
grundlag af den dagskurs på ecu, som er offentliggjort i De Europæiske
Fællesskabers Tidende . I medfør af artikel 11, stk. 4, i finansforordningen
foretages omregningen mellem ecu og nationale valutaer i forbindelse medden i finansforordningens artikel 69 til 72 omhandlede regnskabsføring dog
på grundlag af månedskurserne for ecu efter kurserne den næstsidste
arbejdsdag i måneden forud for den måned, hvor kurserne fastlægges.!B
(1) EFT nr. L 356 af 31. 12. 1977, s. 1.
(2) EFT nr. L 70 af 16. 3. 1990, s. 1.
(3) EFT nr. L 360 af 19. 12. 1986, s. 1.1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 2
Artikel 2
Er forslagene om indgåelse af en forpligtelse og de konstaterede fordringer
udtrykt i national valuta, foretages omregningen til ecu efter artikel 1.
Den tilsvarende betalingsordre og indtægtsordren skal være udfærdiget i
samme valuta.
Restsummen, udtrykt i ecu, af en forpligtelse og af en konstateret fordring,
der er udtrykt i national valuta, justeres ved hver månedlig vedtagelse af
budgetregnskabet. Regnskabsårets sidste justering foretages på grundlag afkursen for december for så vidt angår saldoen af forpligtelserne; saldoen af dekonstaterede fordringer justeres på grundlag af kursen pr. 31. december med
henblik på opstillingen af balancen.
Endvidere kan disse saldi justeres i månedens løb i tilfælde af en
valutakurstilpasning.
Artikel 3
Uanset artikel 1 anvendes for måneden »n«, for hvilken udgifter, der
finansieres over Den Europæiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget(EUGFL), Garantisektionen, er blevet angivet i overensstemmelse med
bestemmelserne i artikel 3, stk. 5, i Kommissionens forordning (EØF) nr.
2776/86 (
1), den kurs, der var gældende den tiende i måneden »n+1« eller på
den sidste dag forud for denne, hvor der forelå en generel notering.
Denne kurs anvendes tillige for de hertil svarende forskud i henhold til artikel
4 og 5 i forordning (EØF) nr. 2776/88.
Forskellene i national valuta mellem de midler, der er stillet til medlems-
staternes rådighed, for måneden »n« og de udgifter, som er opført for samme
måned, omregnes til ecu efter kursen den tiende i måneden »n+2«.
Artikel 4
Decemberkurserne på ecu anvendes til beregning af de forpligtelser, der
endnu ikke er betalt ved regnskabsårets afslutning, og, for så vidt angår deikke-opdelte bevillinger, til fastsættelse af de bevillinger, som skal fremføres.
Betalinger vedrørende et regnskabsår, som foretages mellem den 1. og den 15.
januar i det efterfølgende regnskabsår, bogføres i budgettet efter december-kursen på ecu.
Artikel 5
For så vidt angår ikke-opdelte bevillinger, skal endnu ikke betalte forpligtelser
indfries med de fremførte beløb i national valuta eller ecu; betalingerne
bogføres til kurserne på betalingstidspunktet. Der tages ved beregningen afregnskabsårets saldo hensyn til en eventuel overskridelse af de fremførtebevillinger for hver budgetpost i overensstemmelse med artikel 15 i Rådets
forordning (EØF , Euratom) nr. 1552/89 (
2).
Reguleringer af endnu ikke betalte forpligtelser fra tidligere regnskabsår, der
vedrører opdelte bevillinger og er beregnet ved justeringerne, fastlægges ibudgetregnskabet og opføres i den oversigt i forvaltningsregnskabet, der viserindfrielsen af forpligtelser fra de tidligere regnskabsår.
AFSNIT II
UDDELEGERING AF BEFØJELSER
(Finansforordningens artikel 22)
Artikel 6
I dokumenter, hvorved der uddelegeres beføjelser i medfør af bestemmelserne
i finansforordningens artikel 22, stk. 4, anføres navnene på de ansatte inden
for institutionen, som er bemyndiget til at underskrive i fuldmagtsgiverenssted.!B
(1) EFT nr. L 249 af 8. 9. 1988, s. 9.
(2) EFT nr. L 155 af 7. 6. 1989, s. 1.1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 3
I disse dokumenter henvises der til de bestemmelser i den i finansfor-
ordningens artikel 22, stk. 4, omhandlede forretningsorden, hvori betingel-serne for uddelegering af beføjelser er fastsat.
Artikel 7
De i artikel 6 omhandlede dokumenter tillige med en underskriftsprøve fra
den, der har fået fuldmagt, meddeles:
— den befuldmægtigede— institutionens regnskabsfører, som ikke må foretage nogen betaling, der
er anvist af ikke-befuldmægtigede ansatte
— institutionens finansinspektør, hvem det navnlig påhviler at efterprøve
lovligheden og den formelle rigtighed af indtægter og udgifter
— de anvisningsberettigede, dog kun i de tilfælde, hvor det drejer sig om
fuldmagter, der er givet af finansinspektøren eller regnskabsføreren, ellerom underfuldmagter givet af befuldmægtigede anvisningsberettigedeinden for rammerne af deres beføjelser
— Revisionsretten.
De dokumenter, hvorved de givne fuldmagter ophæves, meddeles på samme
måde.
Artikel 8
Fuldmagtsdokumentet skal i alle tilfælde indeholde nærmere angivelse af,
inden for hvilke grænser de befuldmægtigede er bemyndiget til at udarbejde
forslag til konstatering af fordringer og indtægtsordrer, forslag til indgåelse afudgiftsforpligtelser af betalingsordrer, de artikel- og kontonumre, somfuldmagten omfatter, samt eventuelt fuldmagtens varighed.
Artikel 9
I overensstemmelse med bestemmelser i finansforordningen og i denne
forordning vedtager hver institution de foranstaltninger til forvaltning afbevillingerne, som den finder nødvendige for en tilfredsstillende gennem-
førelse af sin sektion i budgettet.
Hver institution udarbejder et dokument indeholdende alle de interne
bestemmelser, der vedtages med henblik herpå. Dette dokument skalindeholde de vigtigste regler for kompetencefordelingen mellem anvisnings-berettigede og forvaltende tjenestemænd for så vidt angår gennemførelsen af
oversigten over udgifter og oversigten over indtægter for hver enkelt
institutions sektion i budgettet.
De i andet afsnit omhandlede dokumenter tillige med enhver anden intern
instruks af generel karakter, som udstedes vedrørende gennemførelsen af
budgettet og regnskabet, tilstilles alle tjenestegrene, der deltager i budget-
forvaltningen, samt Revisionsretten.
AFSNIT III
FORV ALTNING VED HJÆLP AF INTEGREREDE EDB-SYSTEMER
(Finansforordningens artikel 23)
Artikel 10
1. Ved integrerede forvaltningssystemer, jf. finansforordningens artikel 23,
forstås edb-forvaltnings- og regnskabsprogrammer til brug for den anvis-
ningsberettigede, for finansinspektøren og for regnskabsføreren, og som
indføres efter fælles aftale mellem dem.
2. For anvendelsen af systemerne gælder følgende:a) systemet skal sikre kontrollen med, at der er bevillinger til rådighed til
den foreslåede transaktion, og afvise enhver transaktion, til hvilken der
ikke er bevillinger til rådighed
b) systemet skal sikre, at enhver transaktion udelukkende varetages af
tjenestemænd, der er bemyndiget hertil, i den anvisningsberettigedes,!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 4
finansinspektørens og regnskabsførerens tjenestegrene efter de bestem-
melser, der vedtages af hver institution i henhold til artikel 9
c) systemet skal sikre en effektiv adskillelse mellem funktionen som
anvisningsberettiget, som finansinspektør og som regnskabsfører
d) institutionen påser, at dens interne og eksterne procedurer sikrer dens data
og anvendelsen af systemet
e) institutionen sikrer systemets fysiske sikkerhed
f) hver institution kan, jf. artikel 84, 87 og 89 i finansforordningen, når den
anvisningsberettigede, finansinspektøren og regnskabsføreren i forening
skønner, at systemet frembyder de nødvendige garantier, beslutte at
anvende data-medier i stedet for de tidligere anvendte formularer, dvs.forslag om indgåelse af forpligtelser, betalingsordrer og indtægtsordrer.
AFSNIT IV
REGLER FOR REGNSKABSFØREREN, DE UNDERORDNEDE
REGNSKABSFØRERE OG FORSKUDSBESTYRERNE
(Finansforordningens artikel 25 og 75)
Afdeling I
Generelle bestemmelser
Artikel 11
Hver institution udnævner ved begrundet afgørelse en regnskabsfører, der skal
varetage:
— inkassering af fordringer og indtægter, betaling af udgifter samt
likviditetsstyring
— regnskabsføring samt opstilling af finansielle oversigter i overensstem-
melse med finansforordningens artikel 69 til 72 og 78 til 81.
Artikel 12
Institutionen kan på forslag af regnskabsføreren udnævne en eller flere
underordnede regnskabsførere. Disse er administrativt underordnet regn-
skabsføreren, som fastlægger deres ansvarsområde.
Artikel 13
Regnskabsføreren udnævnes af hver institution blandt tjenestemænd i kategori
A eller B, som er statsborgere i medlemsstaterne.
De underordnede regnskabsførere udnævnes af hver institution blandt
tjenestemænd i kategori A, B eller undtagelsesvis C, som er statsborgere imedlemsstaterne.
Forskudsbestyrerne, der udpeges i henhold til artikel 83, udvælges blandt
tjenestemænd i kategori A, B eller C eller om nødvendigt blandt de »øvrigeansatte« på tilsvarende niveau.
Artikel 14
Regnskabsføreren og de underordnede regnskabsførere udvælges af institu-
tionen på grundlag af deres særlige kvalifikationer, som er bekræftet ved
eksamensbeviser eller dertil svarende faglig erfaring.
Artikel 15
Hvervet som regnskabsfører og underordnet regnskabsfører er uforeneligt
med hvervet som anvisningsberettiget, forskudsbestyrer og finansinspektør.
Hvervet som forskudsbestyrer er uforeneligt med hvervet som finansinspek-
tør.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 5
Artikel 16
Regnskabsføreren udøver sine særlige opgaver i henhold til bestemmelserne i
finansforordningen.
Regnskabsføreren er navnlig garant for objektivitet i regnskabsførelsen og ved
forelæggelsen af de i finansforordningens artikel 69 til 72 og 78 til 81omhandlede finansielle oversigter.
Institutionen stiller det personale og materiel til rådighed for regnskabs-
føreren, der er nødvendigt for, at denne kan udføre sine opgaver påtilfredsstillende måde.
Inden udgifterne afholdes, sørger regnskabsføreren for, at de i finansfor-
ordningen og i denne forordning fastsatte formaliteter er overholdt, og sikrer
sig, at den frigørende kvittering er gyldig, og at der ikke foreligger materiellefejl.
Regnskabsføreren suspenderer betalingen og giver meddelelse om årsagerne
til suspensionen, når det af den foretagne kontrol fremgår, at en af de i stk. 1
til fire anførte bestemmelser ikke er overholdt.
Betalinger, der foretages, uden at finansforordningens artikel 51, stk. 3, er
overholdt, medfører disciplinært og eventuelt økonomisk ansvar for regn-skabsførerne, de underordnede regnskabsførere og forskudsbestyrerne på de
betingelser, der er fastsat i artikel 22 og 86 til 89 i vedtægten for tjenestemænd
i De Europæiske Fællesskaber og i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte iFællesskaberne, i det følgende, benævnt vedtægten.
Artikel 17
Regnskabsføreren skal ved udarbejdelsen af det foreløbige budgetforslag
høres om eventuelle problemer i forbindelse med forelæggelsen af budgettet,der kan få indvirkning på vilkårene for den regnskabsmæssige gennemførelse
af budgettet.
Afdeling II
Regnskabsførelse og opstilling af finansielle oversigter
Artikel 18
1. I henhold til finansforordningens artikel 25, stk. 4, opstiller regnskabs-
føreren de periodiske oversigter, forvaltningsregnskabet og balancen for den
institution, han henhører under. Med henblik herpå fører han regnskab overalle regnskabsårets transaktioner og foretager regnskabsafslutningen.
2. De finansielle oversigter forelægges finansinspektøren efter artikel 79 og
81 i finansforordningen og vedtages derefter endeligt af institutionen.
3. Hvis regnskabsføreren fratræder sit hverv, opstilles der et midlertidigt
regnskab pr. sidste dag i den måned, hvor regnskabsføreren er fratrådt.
Den fratrædende og den nye regnskabsfører godkender det midlertidige
regnskab med deres underskrift.
Artikel 19
De øvrige institutioner sender senest den 1. marts Kommissionen deres
forvaltningsregnskab og balance, samt ethvert dokument og enhver oplysning,
der er relevant for konsolideringen af regnskaberne.
Artikel 20
Kommissionens regnskabsfører centraliserer alle nødvendige oplysninger og
opstiller De Europæiske Fællesskabers konsoliderede forvaltningsregnskab og
balance, således at Kommissionen kan vedtage dem og sende dem til
Europa-Parlamentet, Rådet og Revisionsretten senest den 1. maj.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 6
Artikel 21
Efter at Kommissionens regnskabsfører har hørt de øvrige institutioners
regnskabsførere:
— fastlægger Kommissionen de regnskabsmetoder, der skal gælde for alle
institutionerne
— fastlægger og ajourfører den strukturen i institutionernes regnskabs-
kontoplan
— harmoniserer den opstillingen af balancerne.Kommissionen begrunder og forklarer i noterne til balancen alle ændringer i
regnskabsmetoderne.
Afdeling III
Likviditetsstyring
Artikel 22
I henhold til finansforordningens artikel 25, stk. 1, er regnskabsføreren
ansvarlig for inkassering af indtægter og betaling af udgifter, og han varetager
den dertil hørende likviditetsstyring.
Institutionen åbner de nødvendige konti i pengeinstitutter eller lader dem åbne
efter at have forhandlet om vilkårene for deres funktion i overensstemmelsemed principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning. Funktionsvilkårene
for kontiene undersøges regelmæssigt og genforhandles om nødvendigt;
finansinspektøren fører tilsyn hermed.
Kommissionens regnskabsfører harmoniserer funktionsvilkårene for de konti,
der er åbnet af de forskellige institutioner, efter høring af de øvrigeinstitutioners regnskabsførere.
Artikel 23
Regnskabsføreren varetager likviditetsstyringen i den institution, han hen-
hører under, giver anvisning om overførsler mellem konti åbnet i penge-
institutter og foretager valutavekslinger på en sådan måde, at der ikkeforekommer nogen debetsaldo på disse konti.
Overførsler mellem konti i pengeinstitutter sker inden for rammerne af de
disponible midler.
Artikel 24
Kommissionens regnskabsfører fordeler de i medlemsstaternes statskasser og
centralbanker disponible midler blandt medlemsstaterne i overensstemmelsemed artikel 12 i forordning (EØF , Euratom) nr. 1552/89.
Artikel 25
Regnskabsføreren bringer med regelmæssige mellemrum overensstemmelse
mellem de konti, der er åbnet i pengeinstitutterne, og regnskaberne, samt
kontrollerer, at de forhandlede funktionsvilkår anvendes korrekt.
Artikel 26
Regnskabsføreren overfører midler til forskudsforvaltningerne og sørger for
den finansielle opfølgning af dem.
Artikel 27
Kommissionens regnskabsfører fastsætter efter artikel 1 ecu-kursen i forhold
til hver af de valutaer, som institutionerne anvender ved gennemførelsen afbudgettet.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 7
Afdeling IV
Forsikring
Artikel 28
Regnskabsføreren, de underordnede regnskabsførere og forskudsbestyrerne
forsikrer sig gennem institutionen mod den finansielle risiko, som er en følgeaf deres hverv.
Artikel 29
Forsikringspræmierne betales direkte til forsikringsselskabet af institutionen.
Artikel 30
Uden at dette berører:
— artikel 86 til 89 i vedtægten
— artikel 75 i finansforordningen, og— institutionens rekurs over for tredjemand
påtager institutionen sig i henhold til EF-traktatens artikel 215, stk. 2, de risici
og de underskud, som ikke dækkes af forsikringsselskaberne, i det omfang
indeståendet på den garantikonto, der er oprettet i den ansvarlige tjeneste-mands navn, ikke er tilstrækkeligt til at dække underskuddet.
Afdeling V
Særlig godtgørelse og garantikonto
Artikel 31
Den særlige godtgørelse i henhold til finansforordningens artikel 75, stk. 4,
udgør månedligt:
—
"M21343ECU for regnskabsførere
—"M2893ECU for underordnede regnskabsførere
—"M2453ECU for forskudsbestyrere, der forvalter beløb på mindst
"M13 6003ECU i en periode på mindst 30 fortløbende dage.
Godtgørelsen udtrykkes i ecu, og det tilsvarende beløb krediteres i ecu den
garantikonto, der er omhandlet i artikel 32.
Artikel 32
Der oprettes i institutionens almindelige regnskab en garantikonto i hver af de
pågældende ansattes navn. Efter anmodning fra den enkelte institution kan
denne konto føres centralt i Kommissionens almindelige regnskab. Kontoen
krediteres regelmæssigt med den i artikel 31 omhandlede månedligegodtgørelse samt med en årlig rente svarende til det årlige gennemsnit af
de månedlige satser, som Den Europæiske Fond for Monetært Samarbejde
anvender på sine transaktioner i ecu (
1).
Den debiteres for underskud, som den pågældende erklæres ansvarlig for af
den institution, der har udnævnt ham, i det omfang sådanne underskud ikke er
blevet dækket af forsikringsselskabernes erstatning.
Artikel 33
1. Garantikontoens kreditsaldo udbetales til den pågældende eller til dem,
der indtræder i hans rettigheder, efter ophøret af hans hverv som regnskabs-fører eller underordnet regnskabsfører, efter afgørelse truffet af de ifinansforordningens artikel 22 nævnte myndigheder og meddelelser af den i
finansforordningens artikel 77 omtalte decharge på grundlag af en positiv
udtalelse fra regnskabsføreren, undtagen hvad ham selv angår, og frafinansinspektøren.!B
(1) Satsen offentliggøres hver måned i C-nummeret i De Europæiske Fællesskabers
Tidende .1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 8
2. For forskudsbestyrernes vedkommende udbetales garantikontoens kre-
ditsaldo til de pågældende eller til dem, der indtræder i deres rettigheder, efterophøret af deres hverv, efter regnskabsførens og den kompetente anvisnings-berettigedes godkendelse og kontrol og efter positiv udtalelse fra finans-
inspektøren.
3. Udbetalinger efter stk. 1 og 2 finder udelukkende sted efter skriftlig
instruks fra chefen for det generaldirektorat eller den administrative enhed,regnskabsføreren tilhører.
AFSNIT V
REGLER FOR FINANSINSPEKTØREN OG DE UNDERORDNEDE
FINANSINSPEKTØRER
(Finansforordningens artikel 24)
Artikel 34
Hver institution udnævner ved begrundet afgørelse en finansinspektør, der
skal føre kontrol med indgåelsen af forpligtelser og anvisningen i forbindelsemed alle udgifter samt med alle indtægter, som skal opføres på Fælles-skabernes budget, og for hvilke institutionen er anvisningsberettiget.
Artikel 35
Institutionen kan udnævne en eller flere underordnede finansinspektører.
Disse er tjenstligt underlagt finansinspektøren, som bestemmer, hvilke
beføjelser der skal tillægges dem. Inden for rammerne af disse beføjelser er
de ansvarlige for de påtegninger, som de giver.
Artikel 36
Finansinspektøren og de underordnede finansinspektører skal af institutionen
vælges blandt statsborgere i medlemsstaterne på grundlag af deres særligekvalifikationer.
Artikel 37
Institutionen stiller det nødvendige personale og materiel til rådighed for
finansinspektøren, så han kan udføre sin kontrolfunktion på tilfredstillende
måde.
Artikel 38
Alle beslutninger, hvorved finansinspektøren eller de underordnede finans-
inspektører meddeler fuldmagter og underfuldmagter, skal være i over-
ensstemmelse med artikel 6, 7 og 8.
Artikel 39
Finansinspektøren er fuldstændig uafhængig ved udøvelsen af sine kon-
trolfunktioner og er kun ansvarlig over for institutionen. Han kan hverken
pålægges instrukser eller begrænsninger for så vidt angår udøvelsen af defunktioner, som ved hans udnævnelse overdrages ham i medfør af finansfor-
ordningens bestemmelser.
Disse bestemmelser gælder også for de underordnede finansinspektører inden
for grænserne af den fuldmagt, de har fået meddelt af deres overordnede,finansinspektøren.
Artikel 40
Finansinspektøren kan til enhver tid og om alle spørgsmål, der har finansielle
virkninger, herunder anvendelsen af bestemmelserne i finansforordningens
artikel 2, afgive rapporter til institutionen.
Institutionen fremsender efter anmodning sådanne rapporter til Europa-
Parlamentet og Revisionsretten, undtagen hvis den finder dem fortrolige.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 9
Artikel 41
Finansinspektøren og de underordnede finansinspektører har adgang til alle
bilag samt alle andre dokumenter vedrørende udgifter og indtægter, som skal
kontrolleres. De kan foretage kontrol på stedet.
Artikel 42
Finansinspektøren og de underordnede finansinspektører kan kun stilles
disciplinært og eventuelt økonomisk til ansvar efter finansforordningens
artikel 74 af institutionen selv og efter stk. 2 til 5.
Institutionen træffer begrundet afgørelse om at indlede en undersøgelse.
Denne afgørelse meddeles den pågældende og, hvis denne er en underordnetfinansinspektør, finansinspektøren. Institutionen kan — under sit eget direkte
ansvar — overdrage undersøgelsen til en eller flere tjenestemænd, der er
indplaceret i samme eller i en højere lønklasse end den pågældende, og somikke udøver funktioner som finansinspektør, anvisningsberettiget eller
regnskabsfører. Ved denne undersøgelse skal den pågældende og, hvis det
drejer sig om en underordnet finansinspektør, finansinspektøren høres.
Undersøgelsesrapporten fremsendes til den pågældende og, hvis det drejer sig
om en underordnet finansinspektør, til finansinspektøren. Derefter høres denpågældende af institutionen angående denne rapport.
På grundlag af rapporten og høringen træffer institutionen enten begrundet
afgørelse om frifindelse af den pågældende eller en begrundet afgørelse i
henhold til vedtægtens artikel 22 og 86 til 89. Afgørelser om disciplinæreog/eller økonomiske sanktioner meddeles den pågældende og fremsendes til
orientering til de øvrige institutioner, til Revisionsretten og, hvis det drejer sig
om en underordnet finansinspektør, til finansinspektøren.
Den pågældende kan på de i vedtægten fastsatte betingelser indbringe
ovennævnte afgørelser for Domstolen.
Artikel 43
Uden at klageadgangen i henhold til vedtægten i øvrigt berøres, har
finansinspektøren og de underordnede finansinspektører mulighed for atindbringe enhver akt vedrørende udøvelsen af deres kontrolfunktion forDomstolen. Indbringelsen skal ske senest tre måneder efter datoen for
meddelelsen af den pågældende akt.
Bestemmelserne i stk. 1 anvendes på sager indbragt af institutionen mod
dennes finansinspektør eller underordnede finansinspektører.
Sagen behandles og pådømmes efter vedtægtens artikel 91, stk. 5.
AFSNIT VI
INKASSERING AF FORDRINGER
(Finansforordningens artikel 28 og 29)
Artikel 44
I henhold til bestemmelserne i finansforordningens artikel 28, stk. 1,
udfærdiger den kompetente anvisningsberettigede et fordringsoverslag for
enhver foranstaltning, der kan afføde eller ændre en fordring for Fælles-
skaberne. Selv om det dokument eller den afgørelse, der afføder en fremtidigfordring, endnu ikke gør det muligt at fastlægge fordringens størrelse eller
forfaldsdato, udfærdiges der alligevel et fordringsoverslag, så vidt muligt med
angivelse af anslåede beløb og den forventede forfaldsdato.
Overslaget tilsendes finansinspektøren til påtegning og regnskabsføreren til
promemoriaregistrering af fordringen.
Artikel 45
1. I henhold til bestemmelserne i finansforordningens artikel 28, stk. 2,
udfærdiger den kompetente anvisningsberettigede omgående en indtægtsordrefor enhver konstateret fordring.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 10
Indtægtsordren forelægges finansinspektøren til påtegning og sendes til
regnskabsføreren til registrering. Den skal bl.a. indeholde oplysning omforfaldsdatoen.
2. Med henblik på inkassering opfordrer regnskabsføreren debitor til at
indbetale det skyldige beløb på den fastsatte dato.
3. Ved den faktiske inkassering udfærdiger regnskabsføreren et indtægts-
bilag, som bogføres. Regnskabsføreren underretter den anvisningsberettigede
og finansinspektøren om inkasseringen.
4. Er en fordring ikke inkasseret ved betalingsfristens udløb, tager
regnskabsføreren skridt til at iværksætte inkasseringsproceduren, eventueltad rettens vej.
5. Skal en fordring inkasseres i successive rater enten i et enkelt regnskabsår
eller over flere regnskabsår, registreres hele fordringen, så snart den er
konstateret, på grundlag af en indtægtsordre.
Artikel 46
Foreløbige fastlæggelser i henhold til finansforordningens artikel 28 er strengt
begrænset til løbende indtægter.
Individuelle inkasseringer, der er genstand for foreløbige fastlæggelser, skal
derfor ikke enkeltvis forelægges finansinspektøren til påtegning.
Inden regnskabsårets afslutning skal den anvisningsberettigede forelægge
finansinspektøren ændringerne i de foreløbige fastlæggelser til påtegning,
således at de bringes i overensstemmelse med de faktiske konstatererde
fordringer.
Artikel 47
I overensstemmelse med artikel 45, stk. 3, underrettes den anvisnings-
berettigede og finansinspektøren snareset om enhver inkassering. Hvis denpågældende inkassering ikke sker på grundlag af en indtægtsordre udfærdiget
i overensstemmelse med artikel 45, krediteres det pågældende beløb
omgående en interimskonto i det almindelige regnskab, og den kompetenteanvisningsberettigede anmodes om at tage skridt til at konstatere fordringenog udfærdige den manglende indtægtsordre med henblik på kontering. Hvis
det viser sig, at en sådan interimskonto er blevet krediteret et fejlagtigt
oppebåret beløb, tilbagebetales dette snarest.
Artikel 48
Overslag og indtægtsordrer registreres særskilt i regnskabet og nummereres
kronologisk, således at det for alle institutionens fordringer er muligt at
konstatere:
— hvilke trufne foranstaltninger, der kan afføde en fordring
— størrelsen af de udestående fordringer
— disse fordringers forfaldsdato— hvilke fordringer, der er inkasseret— hvilke fordringer, der endnu skal inkasseres, sammen med de skridt der er
taget i så henseende.
Artikel 49
Regnskabet opstilles på en sådan måde, at finansinspektøren til enhver tid kan
kontrollere, at fordringsoverslagene og indtægtsordrerne er korrekt registreret,
og udføre de opgaver, der påhviler ham i henhold til finansforordningensartikel 29, stk. 3.
Artikel 50
I henhold til finansforordningens artikel 29, stk. 2, skal ethvert forslag fra den
anvisningsberettigede om at opgive at inddrive en konstateret fordring bl.a.
indeholde oplysning om debitor, indtægtens art, anslåede størrelse ogkontering, samt om begrundelsen for det foreslåede bortfald.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 11
Hvis institutionens øverste myndighed ser bort fra, at finansinspektøren har
afslået at påtegne forslaget, sendes afgørelsen herom til den anvisnings-berettigede, som returnerer forslaget om opgivelse af fordringen samtafgørelsen til finansinspektøren. Forslaget og afgørelsen om at se bort fra
afslaget registreres i overensstemmelse med finansforordningens artikel 28,
stk. 2, første afsnit.
AFSNIT VII
FORPLIGTELSE TIL AFHOLDELSE AF UDGIFTER
(Finansforordningens artikel 36)
Artikel 51
Før der træffes en foranstaltning med udgiftsvirkning, skal den kompetente
anvisningsberettigede forelægge finansinspektøren et forslag om indgåelse afen udgiftsforpligtelse. Den anvisningsberettigede skal på forhånd sikre sig, at
foranstaltningen er i overensstemmelse med principperne for forsvarlig
økonomisk forvaltning, herunder navnlig for tilbageholdenhed og omkost-ningseffektivitet, jf. finansforordningens artikel 2. Forslaget udarbejdes i
princippet på grundlag af en formular, som skal vedtages af den anvisnings-
berettigede, regnskabsføreren og finansinspektøren i forening. Forslaget omindgåelse af en udgiftsforpligtelse skal indeholde de i finansforordningensartikel 37 nævnte oplysninger.
Artikel 52
Institutionens udkast til generelle afgørelser, der medfører en udgifts-
forpligtelse over for tredjemand, betragtes som foranstaltninger med udgifts-virkning, uden at en ny afgørelse dog er nødvendig.
Artikel 53
I tilfælde af, at institutionen forud for indgåelse af en udgiftsforpligtelse skal
træffe principbeslutning herom, forelægges udkastet til den pågældendeprincipbeslutning i forvejen finansinspektøren til påtegning, ledsaget af et
tilsvarende forpligtelsesforslag.
Så snart institutionen har godkendt udkastet til beslutning, forelægges det
tilsvarende forpligtelsesforslag finansinspektøren til forudgående påtegning.
Hvis institutionen ikke godkender udkastet til beslutning eller nedsætter de
foreslåede udgiftsbeløb, annulleres forpligtelesforslaget, eller det erstattes i
givet fald af et til nedsættelsen svarende forpligtelsesforslag, der forelæggesfinansinspektøren til forudgående påtegning.
Artikel 54
Foreløbige udgiftsforpligtelser efter finansforordningens artikel 36, stk. 1, er
strengt begrænset til løbende udgifter. Individuelle forpligtelser, som eromfattet af sådanne foreløbige forpligtelser, skal ikke enkeltvis forelæggesfinansinspektøren til påtegning.
Når der er tale om foreløbige forpligtelser, skal den anvisningsberettigede på
eget ansvar kontrollere, at de individuelle forpligtelser ikke overstiger den
foreløbige forpligtelse, som de er dækket af.
I forbindelse med disse foreløbige forpligtelser kan der kun ske automatisk
fremførsel af bevillinger på de i finansforordningens artikel 7 fastsatte vilkår i
det omfang, de ved udgangen af regnskabsåret svarer til finansielleforpligtelser, som faktisk er blevet indgået før de i finansforordningenfastsatte datoer.
Som løbende udgifter betragtes udgifter til administration, der forekommer
flere gange i løbet af et regnskabsår, som f.eks.:
— personaleudgifter (lønninger og forskellige former for godtgørelse,
ansættelsesudgifter mv.)
— udgifter til tjenesterejser
— repræsentationsudgifter
— mødeudgifter!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 12
— free lance-tolke
— udveksling af tjenestemænd— husleje— diverse forsikringer— rengøring og vedligeholdelse— lejeudgifter
— telekommunikation
— vand, gas, elektricitet— regelmæssige udgivelser (tidsskrifter o.l.)— abonnementer.
Artikel 55
Kan udgifterne til visse foranstaltninger med udgiftsvirkning endnu ikke
beregnes nøjagtigt på det tidspunkt, hvor forpligtelsesforslaget vedrørendeden pågældende udgift forelægges finansinspektøren og meddeles regnskabs-føreren, skal den anvisningsberettigede lave et overslag over den forventede
udgift og i sit forpligtelsesforslag anføre de elementer, der ligger til grund for
overslaget.
Artikel 56
Alle forpligtelsesforslag skal forelægges finansinspektøren så betids, at han
kan tage stilling hertil og fremsætte de bemærkninger, han måtte finde
nødvendige, således at der kan tages hensyn hertil.
Artikel 57
Forpligtelsesforslag skal, jf. dog gennemførelsen af finansforordningens
artikel 23, være ledsaget af alle bilag og efter omstændighederne af alle andre
dokumenter og oplysninger, som er nødvendige for at finansinspektøren kan
fastslå de i finansforordningens artikel 38, stk. 1, omhandlede forhold.
AFSNIT VIII
REGISTRERING AF FORSLAGENE OM INDGÅELSE AF UD-
GIFTSFORPLIGTELSER EFTER FINANSINSPEKTØRENS PÅTEG-
NING
(Finansforordningens artikel 37)
Artikel 58
Forpligtelsesforslagene registreres i institutionens regnskab. Registreringen
skal foretages på en sådan måde, at det for hver budgetpost for det enkelte
regnskabsår til enhver tid er muligt at få et overblik over:
1) de disponible forpligtelser2) de indgåede forpligtelser3) foretagne betalinger i forbindelse med sådanne forpligtelser4) restbeløbet for uindfriede forpligtelser.Registreringen skal ligeledes gøre det muligt til enhver tid at få et overblik
over:
1) de oprindelige forpligtelser, eventuelt forøget med supplerende for-
pligtelser
2) betalingerne i forbindelse med disse forpligtelser i tidligere regnskabsår3) restbeløbet for uindfriede forpligtelser ved regnskabsårets begyndelse4) betalingerne i løbet af regnskabsåret5) endnu uindfriede forpligtelser.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 13
På samme måde registreres de samlede foreløbige forpligtelser efter
finansforordningens artikel 99.
Artikel 59
Regnskabet skal opstilles således, at finansinspektøren kan kontrollere, at
udgiftsforpligtelserne og betalingerne er korrekt registreret.
AFSNIT IX
PÅTEGNING AF FORSLAGENE OM INDGÅELSE AF UDGIFTS-
FORPLIGTELSER
(Finansforordningens artikel 38)
Artikel 60
Med forbehold af artikel 10 og 61 sker påtegningen ved, at finansinspektøren,
en underordnet finansinspektør eller en ansat, der har modtaget fuldmagt ellerunderfuldmagt, jf. artikel 38, forsyner forpligtelsesforslaget med sin under-skrift, og dette stemples med angivelse af datoen.
Artikel 61
I nødsfald kan påtegningen gives ved notat, telex eller ethvert andet middel,
som utvetydigt viser, at det pågældende forpligtelsesforslag er blevet
påtegnet.
Artikel 62
Hvis institutionens øverste myndighed efter finansforordningens artikel 39 ser
bort fra, at finansinspektøren har afslået at give sin påtegning, sendes
afgørelsen herom til den anvisningsberettigede, som returnerere forpligtelses-forslaget til finansinspektøren sammen med afgørelsen. Forpligtelsesforslagetog afgørelsen registreres i overensstemmelse med finansforordningens artikel
37.
Artikel 63
Artikel 60, 61 og 62 finder også anvendelse på de samlede foreløbige
forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 99.
Artikel 64
Finder finansinspektøren de i finansforordningens artikel 28, stk. 2, artikel 37,
41 og 45 omtalte bilag, som er nærmere beskrevet i nærværende forordnings
artikel 65 til 73, utilstrækkelige eller ufuldstændige, udsætter han sinpåtegning og returnerer forslaget til den anvisningsberettigede med nøjeangivelse af de ønskede bevisligheder.
AFSNIT X
BILAG
(Finansforordningens artikel 28, stk. 2, artikel 37, 41 og 45)
Afdeling I
Inkassering af fordringer
Artikel 65
Som bilag til støtte for indtægtsordrer betragtes: den afgørelse eller det
dokument, der har affødt fordringen, ledsaget af ethvert dokument, der giver!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 14
mulighed for at kontrollere fordringens art, beregningen af beløbet, forfalds-
datoen samt debitors identitet, f.eks.:
a) for så vidt angår de egne indtægter (1)
— for told, landbrugsafgifter og sukkerafgifter: medlemsstaternes
regnskabsopgørelser i henhold til gennemførelsesforordningerne (2)
— for indtægter fra moms og BNI: budgettet for det regnskabsår
(regnskabsår n), for hvilket beløbet fastlægges, samt for derespektive saldi (regnskabsår n), for hvilket beløbet fastlægges, samt
for de respektive saldi (regnskabsår n+1 og følgende), de forskellige
opgørelser, sammenfattende dokumenter og kontoudtog, der eromhandlet i gennemførelsesforordningerne (
2)
b) for så vidt angår de forskellige andre indtægter: den grundlæggende
retsakt, beslutning, afgørelse, kontrakt eller aftale, hvorved fordringen eropstået, samt de bilag, hvori der redegøres for alle elementer, der indgår i
beregningen.
Afdeling II
Afholdelse af udgifter
Artikel 66
For så vidt angår forslag om indgåelse af udgiftsforpligtelser, betragtes udkast
til akter, der forpligter institutionen, som bilag, f.eks.:
a) i forbindelse med kontraktlig indfrielse af udgifter:
udkast til aftale, kontrakt, ordreseddel eller andre bilag af lignende art,
for indkøbsaftalers vedkommende eventuelt ledsaget af modtagne tilbud,begrundelsen for underhåndsaftalen og i givet fald udtalelsen fra Det
Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler, i det følgende benævnt CCAM
b) i forbindelse med autonom tildeling af støtte:
— for tildeling af finansiel støtte fra de forskellige fonde eller
tilsvarende foranstaltninger: de dokumenter, der i givet fald krævesi de tilhørende grundforordninger samt udkast til beslutninger om
ydelse af støtte
— for tilskud i almindelighed:
— modtagerens anmodning, i givet fald ledsaget af en beretning om
anvendelsen af tidligere bevilgede tilskud
— begrundelsen for det tildelte beløb
— udkastet til den skriftlige aftale eller andre lignende bilag
— budgetoverslaget for den foranstaltning, for hvilken ansøgningen
om tilskud er indgivet, eller et tilsvarende dokument.
Afdeling III
Fastsættelse og betaling af udgifter
Artikel 67
Som bilag for leverancer i almindelighed betragtes navnlig leverandørens
faktura, eventuelt ledsaget af et eksemplar af det dokument, som ligger til
grund for Fællesskabets forpligtelse (f.eks.: ordreseddel eller kontrakt).
I alle tilfælde skal det af leverandøren udfærdigede dokument angive:
— leverancernes art og mængde, i påkommende tilfælde med en beskrivelse
af de dermed forbundne tjenesteydelser
— prisen pr. enhed og den samlede pris— skatte- og afgiftsfritagelser; i givet fald en angivelse af de beløb i skatter,
afgifter og told på leverancen, som er inkluderet i prisen.!B
(1) Rådets afgørelse 88/376/EØF , Euratom (EFT nr. L 185 af 15. 7. 1988, s. 24).
(2) Rådets forordning (EØF , Euratom) nr. 1552/89. — Rådets forordning (EØF , Eur-
atom) nr. 1553/89 (EFT nr. L 155 af 7. 6. 1989, s. 9).1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 15
Dette dokument eller et bilag hertil skal desuden være forsynet med en
påtegning fra den anvisningsberettigede eller den af ham bemyndigede personom:
— at leverancen er behørigt modtaget med angivelse af dato og sted herfor
— at leverancen er opført på fortegnelsen, hvis dette kræves
— at alle elementer på fakturaen er kontrolleret— at der foreligger en udtalelse fra CCAM, hvis en sådan kræves.
Artikel 68
For så vidt angår tjenesteydelser, betragtes navnlig leverandørens faktura
(eller nota) som bilag.
Fakturaen (eller notaen) skal:— indeholde oplysninger om tjenesteydelsens art, eventuel pris pr. enhed,
den samlede pris, skatte- og afgiftsfritagelse eller, så vidt muligt, de beløb
i skatter og afgifter på tjenesteydelsen, som er inkluderet i prisen
— bære påtegningen »bon à payer« (»kan betales«), med den anvisnings-
berettigedes eller den af ham bemyndige persons underskrift, hvorved det
attesteres, at tjenesteydelsen er behørigt leveret, og at alle elementer på
fakturaen (eller notaen) er kontrolleret.
Artikel 69
1. For så vidt angår undersøgelses- og forskningskontrakter, betragtes
følgende som bilag:
a) et eksemplar af kontrakten og eventuelle tillægskontrakter, som skal
vedlægges den første betalingsfuldmagt
b) ethvert dokument, som ifølge kontrakternes finansielle bestemmelser kan
tjene som dokumentation for betalingerne (betalingsanmodninger fra
kontrahenten, fakturaer anvisninger fra forvaltningsudvalg i tilfælde afassocieringskontrakter samt ethvert andet dokument, der dokumentererudgifterne). Den sidste betaling skal være ledsaget af et dokument med
attestationen »tjenesteydelsen leveret« (»service fait«) udfærdiget af den
anvisningsberettigede.
2. For så vidt angår beslutninger om tildeling af finansiel støtte fra de
forskellige fonde eller tilsvarende foranstaltninger, betragtes følgende som
bilag:
a) et eksemplar af beslutningen, der skal vedlægges den første betalings-
fuldmagt
b) ethvert dokument, som ifølge de finansielle bestemmelser i grundfor-
ordningerne og i beslutningerne om tildeling af finansiel støtte kan tjene
som dokumentation for betalingerne (betalingsanmodning, attestation forarbejdets påbegyndelse, situationsrapporter o.l.) Den sidste betaling skalvære ledsaget af et dokument med attestation for programmets eller
projektets fuldførelse samt en opgørelse over de udgifter, der faktisk er
afholdt til det pågældende program eller projekt.
3. For så vidt angår de i artikel 66, litra b), andet led, omhandlede tilskud,
betragtes følgende som bilag:
a) et eksemplar af beslutningen om ydelse af tilskuddet
b) modtagerens skriftlige accept af Fællesskabets kontrol, jf. finansfor-
ordningens artikel 87, og — hvis tilskuddets størrelse gør det berettiget— forelæggelse af en rapport om projektets gennemførelse og anven-
delsen af de modtagne midler.
Artikel 70
For så vidt angår personaleudgifter, betragtes følgende som bilag:
a) for den månedlige løn:
— den fuldstændige liste over personalet med angivelse af alle
elementer af vederlaget. Denne liste vedlægges betalingsordren!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 16
— en formular (skema vedrørende personlige oplysninger), som viser
enhver ændring af ethvert element i vederlaget. Formularenudarbejdes på grundlag af de beslutninger, der træffes i hvert enkelttilfælde
— hvis det drejer sig om ansættelser eller udnævnelser, skal fast-
sættelsen af den første løn ledsages af en bekræftet kopi af
beslutningen om ansættelse eller udnævnelse
b) for øvrige vederlag (time- eller daglønnet personale):
en af den anvisningsberettigede udarbejdet opgørelse, som viser
tilstedeværelsen i dage og timer
c) for overarbejde:
en af den dertil beføjede tjenestemand underskrevet opgørelse, som
attesterer det overarbejde, den ansatte har udført
d) for udgifter i forbindelse med tjenesterejser:
— ordren om tjenesterejse behørigt underskrevet af den kompetente
myndighed
— »afregning for tjenesterejse« (»ordre de mission«) med angivelse af
bl.a. tjenesterejsens mål, dato og tidspunkt for afgang og ankomst tilmålet, befordringsudgifter, opholdsudgifter og øvrige behørigt
godkendte udgifter i henhold til dokumentation; afregningen under-
skrives af den, som har foretaget tjenesterejsen, og den dertilbefuldmægtigede overordnede myndighed
e) for andre personaleudgifter:
de bilag, som refererer til den afgørelse, der danner hjemmel for udgiften,
og som indeholder alle elementer i beregningen.
Artikel 71
For enhver forpligtelse, der indfries ved ratevis betaling, ledsages den første
betalingsordre af en bekræftet kopi af kontrakten eller beslutningen om
tildeling af finansiel støtte. På de øvrige betalingsordrer henvises der til dettedokument og de(n) foregående betaling(er).
Ved udfærdigelsen af den sidste betalingsordre skal den anvisningsberettigede
attestere, at den pågældende foranstaltning er afsluttet, således at de
regnskabsmæssige konsekvenser heraf kan drages, i givet fald med bortfaldaf indgåede, men endnu ikke indfriede forpligtelser til følge.
Når der i henhold til finansforordningens artikel 1, stk. 7, er fastsat en frist,
skal det i regnskabet være muligt at finde frem til og uddrage de forpligtelser,
der ikke er endeligt indfriet en måned inden den pågældende dato. De
anvisningsberettigede skal herefter forberede forslaget til bortfald af den ikkeindfriede forpligtelse, eller, hvis betingelserne i artikel 1, stk. 7, er opfyldt,
fremlægge et forslag om ændring af den oprindelige forpligtelse, ledsaget af
den relevante begrundelse herfor.
Artikel 72
Er flere betalinger baseret på et enkelt bilag, skal der i alle betalingsordrerne
henvises til det oprindelige bilag og til nummeret på den betalingsordre, det
ledsager.
Artikel 73
Undtagen i de i artikel 65 til 72 nævnte tilfælde kan den anvisnings-
berettigede, hvis et originalt bilag ikke kan fremlægges, erstatte dette med en
bekræftet kopi, og han skal i så fald angive årsagen til, at originalen ikke har
kunnet fremlægges, og attestere, at betaling ikke har fundet sted.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 17
AFSNIT XI
YDELSE AF FORSKUD
(Finansforordningens artikel 46)
Artikel 74
Ud over forskud i henhold til vedtægten eller en bestemmelse i en forskrift
kan den anvisningsberettigede udbetale forskud til dækning af udgifter, somen tjenestemand eller anden ansat skal afholde for sin institutions regning.
Disse udgifter, som i almindelighed henhører under personale- og drifts-
udgifter, kan være foranlediget af særlige opgaver, eller der kan være tale omforventede udgifter af endnu ukendt art eller størrelse.
Artikel 75
Ydelsen af sådanne forskud og udpegelsen af den pågældende tjenestemand
eller ansatte sker — på forslag af den anvisningsberettigede og efter
pågtegning af finansinspektøren og positiv udtalelse fra regnskabsføreren —
på grundlag af en af de i finansforordningens artikel 22 omhandledemyndigheder truffet beslutning, som fastsætter forskuddets størrelse ogvarigheden af den periode, hvori det kan anvendes.
Hvis arten af en udgift er fastslået med tilstrækkelig sikkerhed, er enhver
udbetaling af forskud betinget af, at der forinden er udarbejdet et forslag om
indgåelse af udgiftsforpligtelser herfor.
Artikel 76
Den udpegede tjenestemand eller ansatte er ansvarlig for de midler, der stilles
til hans rådighed, og skal træffe de nødvendige foranstaltninger til at sikredisse.
Senest ti dage efter gennemførelsen af den opgave, hvortil forskuddet var
ydet, forelægger den pågældende regnskabsføreren en detaljeret redegørelse
for anvendelsen af forskuddet og tilbagebetaler et eventuelt restbeløb.
Senest seks uger efter samme dato afvikler den anvisningsberettigede
forskuddet med henblik på at kunne afslutte den interimskonto, som blevoprettet ved ydelsen.
AFSNIT XII
BANK- OG POSTGIROKONTI
(Finansforordningens artikel 53)
Artikel 77
For at gennemføre finansielle transaktioner kan institutionen åbne bank-
og/eller postgirokonti i medlemsstaterne og eventuelt i tredjelande.
Artikel 78
Institutionen kan ligeledes være indehaver af konti i hver medlemsstats
seddelbank eller det dér autoriserede pengeinstitut.
Artikel 79
Institutionen meddeler alle pengeinstitutter, hvor den har åbnet konti, navnene
på og underskriftsprøver fra de ansatte, som er udpeget af den og er beføjet tilat åbne konti og disponere over disse, tillige med eventuelle maksimums-
beløb, som hver enkelt befuldmægtiget må hæve.
Artikel 80
For at der kan disponeres over kontiene, kræves det, at to behørigt
befuldmægtigede ansatte underskriver i fællesskab, hvoraf den ene skal væreregnskabsføreren, en underordnet regnskabsfører eller en forskudsbestyrer.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 18
Med henblik på gennemførelse af finansforordningens artikel 53 udpeger
institutionen de ansatte, som er bemyndiget til at underskrive checks samtpostgiro- og bankoverførsler.
Inden de pågældende ansatte skriver under, skal de sikre sig, at der er
overensstemmelse mellem betalingsordrerne og checkene og postgiro- og
bankoverførslerne.
Artikel 81
Som hovedregel skal betaling af:
— tjenestemænds og øvrige ansattes månedlige vederlag— udgifter til leverancer eller tjenesteydelser på mere end
"M1400
3ECU
ske pr. check eller pr. postgiro- eller bankoverførsel.
AFSNIT XIII
FORSKUDSFORV ALTNING
(Finansforordningens artikel 54)
Artikel 82
Der kan oprettes forskudsforvaltninger, når betalingen af visse udgifter som
følge af disses art eller særligt hastende karakter ikke kan foretages på
grundlag af en betalingsordre, der er underskrevet af den anvisnings-
berettigede og påtegnet af finansinspektøren. Uanset finansforordningenartikel 40 og 51 kan forskudsbestyreren foreløbig fastsætte og betale udgifter
under forbehold af senere anvendelse af finansforordningens artikel 40, 41,
44, 45, 47 og 50.
Beslutning om oprettelse af forskudsforvaltninger og om væsentlige
ændringer i vilkårene for disses funktion træffes af de i finansforordningensartikel 22 nævnte myndigheder på behørigt begrundet forslag af den
anvisningsberettigede og efter positiv udtalelse fra regnskabsføreren og
finansinspektøren.
Artikel 83
Beslutning om udnævnelse af en forskudsbestyrer træffes af de i finansfor-
ordningens artikel 22 nævnte myndigheder på forslag af den anvisnings-
berettigede og efter positiv udtalelse fra regnskabsføreren.
I denne beslutning påmindes der om forskudsbestyrerens ansvar.
Artikel 84
De i artikel 82 og 83 omhandlede beslutninger meddeles de anvisnings-
berettigede, finansinspektøren, regnskabsføreren og Revisionsretten.
Artikel 85
1. Beslutningen om oprettelse af en forskudsforvaltning indeholder bl.a.
bestemmelser vedrørende:
a) formålet med og maksimumsbeløbet for de forskud, der kan bevilgesb) eventuel åbning af en bankkonto og/eller en postgirokonto i den
pågældende institutions navn
c) arten af og maksimumsbeløbet for hver udgift, som kan betales uden
forudgående tilladelse
d) hyppigheden af og fremgangsmåden for fremlæggelse af bilag
e) en eventuel genoprettelse af forskuddetf) den frist, inden for hvilken forskudsforvaltningens transaktioner skal
være afviklet.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 19
2. Betalinger må kun foretages på grundlag af og inden for rammerne af
forudgående forpligtelser, der er undertegnet af den anvisningsberettigede ogpåtegnet af finansinspektøren.
Artikel 86
Efter finansforordningens artikel 54, stk. 2, er regnskabsføreren den eneste,
der kan overføre midler til forskudsforvaltningerne.
De pågældende forskudsforvaltninger kan dog direkte opføre forskellige
lokale indtægter hidrørende fra:
— salg af materiel
— publikationer— diverse tilbagebetalinger
— renteafkast mv.
idet de opgøres i henhold til gældende bestemmelser i finansforordningen og
denne forordning.
Regnskabsføreren fratrækker de pågældende beløb ved senere tilførsel af
midler til de samme forskudsforvaltninger.
Artikel 87
Hver forskudsbestyrer er over for den anvisningsberettigede ansvarlig for
fastsættelsen af betalingen af gældsforpligtelser over for tredjemand og over
for regnskabsføreren for, at betalingerne foretages.
Artikel 88
Forskudsbestyreren fører regnskab over de midler, han har til rådighed, over
de afholdte udgifter og over de inkasserede indtægter i overensstemmelse med
regnskabsførerens instrukser.
Artikel 89
Forskudsbestyreren træffer de nødvendige forholdsregler til at sikre de midler,
som er stillet til hans rådighed.
Artikel 90
Uafhængigt af finansinspektørens kontrol skal regnskabsføreren så vidt
muligt jævnligt selv kontrollere eller lade en underordnet regnskabsfører eller
en tjenestemand, der er specielt befuldmægtiget hertil — som regel på stedetog uanmeldt — kontrollere, at de midler, som er betroet forskudsbestyrerne,er til stede, og at regnskabet er ført korrekt.
Artikel 91
Regnskabsføreren og finansinspektøren underretter hinanden om resultatet af
deres kontrol og meddeler den anvisningsberettigede dette.
AFSNIT XIV
BETALING AF RENTE VED TILBAGEFORDRING AF URETMÆS-
SIGT UDBETALTE BELØB
(Finansforordningens artikel 49)
Artikel 92
Bestemmelserne i dette afsnit finder anvendelse i tilfælde af tilbagefordring af
uretmæssigt udbetalte beløb, der tilkommer Fællesskabet, med forbehold af
eventuelle bestemmelser i de grundlæggende retsakter om EF’ s sektorpoli-tikker.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 20
Artikel 93
1. Den i finansforordningens artikel 28, stk. 2, omhandlede indtægtsordre
skal for enhver konstateret fordring i forbindelse med tilbagefordring af et
uretmæssigt udbetalt beløb angive en forfaldsdato.
2. Regnskabsføreren kan sammen med den pågældende anvisningsberetti-
gede kun give henstand med betalingen efter behørigt begrundet skriftlig
anmodning fra debitor, hvis denne forpligter sig til at betale rente efter den iartikel 94 anførte sats i hele henstandsperioden regnet fra den oprindeligeforfaldsdato.
3. Hvis der gives henstand, kan regnskabsføreren for bedre at beskytte
Fællesskabets rettigheder forlange, at debitor stiller sikkerhed for både
hovedstol og rente af gælden.
Artikel 94
1. Enhver fordring, der ikke er indfriet på forfaldsdagen, er rentebærende
efter følgende bestemmelser:
— for fordringer udtrykt i ecu: til den rentesats, som Den Europæiske Fond
for Monetært Samarbejde anvender på sine transaktioner i ecu (
1),
forhøjet med halvandet point
— for fordringer udtrykt i national valuta: til satsen for den tremåneders
interbankrente (ved salg) på det pågældende marked, forhøjet med
halvandet point
2. Der anvendes den rentesats, der gælder i den måned, hvor forfaldsdatoen
falder.
3. Rentebeløbet beregnes fra forfaldsdatoen i indtægtsordren til den dato,
hvor hele gælden er tilbagebetalt.
Artikel 95
Regnskabsføreren kan efter aftale med finansinspektøren afstå fra at opkræve
rente, når den finansielle indvirkning — på grund af beløbets størrelse ellerforsinkelsens varighed — er ubetydelig i forhold til de administrativeomkostninger herved.
Artikel 96
Enhver delvis betaling fratrækkes først morarenterne efter artikel 94 og
dernæst hovedstolen.
AFSNIT XV
FREMGANGSMÅDE VED INDKALDELSE AF BUD
(Bundet udbud og frit udbud)
(Finansforordningens artikel 57)
Artikel 97
De i dette afsnit omhandlede fremgangsmåder finder anvendelse, jf. dog
artikel 126 til 129.
Artikel 98
Indkaldelsen af bud udformes så vidt muligt efter en standardformular eller en
standardtekst.
Artikel 99
Indkaldelsen af bud skal bl. a. indeholde oplysninger om:
a) de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, herunder om der
kræves udfyldt en standardiseret svarformular!B
(1) Disse satser offentliggøres hver måned i C-nummeret i De Europæiske Fælles-
skabers Tidende .1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 21
b) anvendelse af protokollen vedrørende privilegier og immuniteter såvel
som henvisninger til fortegnelsen over de almindelige betingelser, derfinder anvendelse på den pågældende aftale (materiel, arbejder,tjenesteydelser eller publikationer), og i givet fald til det dokument,
som vedrører de særlige vilkår for aftalen
c) en klausul om, at udbudsbetingelserne betragtes som accepteret ved
afgivelse af bud
d) besigtigelsesvilkårene, som skal præciseres nøjagtigt, hvis en besigtigelse
på stedet er påregnet
e) buddenes gyldighedsperiode, inden for hvilken de bydende skal vedstå
alle betingelserne i deres bud
f) den konventionalbod, som er fastsat, hvis kontraktens bestemmelser
tilsidesættes
g) de angivelser, som fakturaerne (eller de tilhørende bilag) skal indeholde i
henhold til artikel 65 til 73
h) forbuddet mod enhver form for kontakt mellem institutionen og den
bydende bortset fra følgende undtagelsestilfælde:
1. inden udløbet af fristen for indgivelse af bud:
— på de bydendes foranledning:
supplerende oplysninger, som kun har til formål at gøre nærmere
rede for udbuddets karakter, må meddeles de bydende
— på institutionernes foranledning:
hvis institutionens tjenestegrene bliver opmærksomme på fejl,
unøjagtigheder, udeladelser eller andre materielle mangler i
udbudsteksten, må de underrette de pågældende herom på
nøjagtig samme måde, som blev fulgt ved indkaldelsen af bud
2. efter åbningen af buddene og på foranledning af institutionens
tjenestegrene:
— hvis et bud nødvendiggør, at der indhentes yderligere oplys-
ninger, eller med henblik på at korrigere åbenlyse, materielle fejli udformningen af buddet, må institutionen tage initiativ til enkontakt med den bydende.
Artikel 100
I de tilfælde, hvor der har fundet kontakter sted under de i artikel 99, litra h),
anførte omstændigheder, udarbejdes der en »notits til sagens akter«, og
kontakten (kontakterne) omtales i den rapport, som senere forelægges CCAM.
Artikel 101
Fortegnelsen over de almindelige betingelser, der finder anvendelse på den
pågældende aftale, vedlægges indkaldelsen af bud. I givet fald vedlægges
tillige et dokument, som indeholder de særlige betingelser vedrørende aftalen.
Artikel 102
Fristen for indgivelse af bud fastsættes afhængigt af aftalens art, under hensyn
til hvor lang tid det tager at forberede svaret på indkaldelsen af bud.
Artikel 103
Fremsendelse af buddene sker efter de bydendes eget valg:
— pr. post
det præciseres i så fald i indkaldelsen af bud, at disse betragtes som
indgivet på afsendelsesdagen, idet poststemplets dato er afgørende.
Postforsendelser skal være anbefalede, eller
— ved indlevering til institutionens tjenestegrene enten direkte eller af den
bydendes stedfortræder, herunder private postbesørgelsesfirmaer
det præciseres i så fald i indkaldelsen af bud, på hvilken dag og på hvilket
klokkeslæt kuverterne skal være afleveret i institutionen, og til hvilkentjenestegren de skal afleveres mod dateret og underskrevet kvittering.
Datoen er den samme i begge tilfælde.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 22
Af fortrolighedshensyn og for at undgå enhver form for problemer skal
følgende passus figurere i indkaldelsen af bud: »Buddet skal fremsendes idobbelt kuvert. Begge kuverter skal være lukkede, og den inderste skalforuden angivelsen af den tjenestegren, den er stilet til som anført i
indkaldelsen, bære påskriften »Udbud — må ikke åbnes af den interne
posttjeneste« (»appel d’offres — à ne pas ouvrir par le service du courrier«).Hvis der benyttes selvklæbende kuverter, skal de lukkes med klæbestrimmel,og afsenderens underskrift påføres tværs hen over denne.«
Artikel 104
Alle bud skal åbnes.
Buddene åbnes af et særligt udvalg. Finansinspektøren skal underrettes om
åbningen af buddene. Finansinspektøren eller dennes repræsentant kan, hvis
han måtte ønske det, deltage som observatør.
Bud, der ikke opfylder de specifikke udbudsbetingelser, udelukkes.Udvalgets medlemmer skal parafere hver side i hvert bud og udarbejde en
rapport om åbningen af de indkomne bud, hvoraf det navnlig skal fremgå,hvilke bud der opfylder betingelserne, samt hvilke der ikke gør det, med
angivelse af årsagen hertil.
Artikel 105
Alle bydende får besked om resultatet af deres bud.
AFSNIT XVI
FASTSÆTTELSE AF DE FORSKELLIGE BELØBSGRÆNSER I
FORBINDELSE MED AFTALER
(Finansforordningens artikel 128)
Artikel 106
Den øvre beløbsgrænse for indgåelse af en underhåndsaftale i medfør af
finansforordningens artikel 58, litra a), fastsættes til
"M113 200 3ECU.
Artikel 107
Den i finansforordningens artikel 60 omhandlede nedre beløbsgrænse for,
hvornår der skal indhentes udtalelse fra CCAM, fastsættes til "M146 000
3ECU.
Artikel 108
Den i finansforordningens artikel 62 omhandlede beløbsgrænse for
obligatorisk sikkerhedsstillelse fastsættes til "M1329 000 3ECU.
Artikel 109
De i finansforordningens artikel 63 omhandlede øvre beløbsgrænser for
aftaler om betaling efter regning eller faktura fastsættes til:
—"M11 0003 ECU for udgifter, der afholdes på institutionens
midlertidige arbejdssteder
—"M12 6003ECU for udgifter, der afholdes udenfor institutionens
midlertidige arbejdssteder.
Artikel 110
I medfør af finansforordningens artikel 97 om indgåelse af aftaler, der
involverer bevillinger til forskning og teknologisk udvikling, fastsættesfølgende beløbsgrænser:
— den øvre beløbsgrænse for indgåelse af underhåndsaftaler fastsættes til
"M198 700 3ECU for videnskabeligt og teknisk udstyr samt for
bygge- og anlægsarbejder!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 23
— de nedre beløbsgrænser for, hvornår der skal indhentes udtalelse fra
CCAM, fastsættes:
a) for videnskabeligt og teknisk udstyr til "M1460 600 3ECU
b) for varer og materiel, som ikke har videnskabelig og teknisk karakter,
til"M198 700 3ECU
c) for varer og materiel, som ikke har videnskabelig og teknisk karakter,
når finansforordningens artikel 58, litra c), d) og e), finderanvendelse, til
"M132 900 3ECU.
AFSNIT XVII
OPGA VERNE FOR DE RÅDGIVENDE UDV ALG FOR INDKØB OG
AFTALER (CCAM)
(Finansforordningens artikel 60 og 97)
Afdeling I
Almindelige bestemmelser
Artikel 111
På de i finansforordningens artikel 60, 61 og 97 fastsatte betingelser anmodes
CCAM som rådgivende organ om at afgive udtalelse om:
a) alle udkast til aftaler om bygge- og anlægsarbejder, indkøb og tjenestey-
delser, herunder undersøgelser, til beløb, som er større end de i denne
forordnings artikel 107 og 110 nævnte, samt om forslag vedrørendeerhvervelse af fast ejendom uanset beløbets størrelse
b) udkast til tillægsaftaler til de under litra a) nævnte aftaler i alle tilfælde af
grundlæggende ændringer, navnlig hvor de pågældende tillægsaftaler kanbevirke, at den oprindelige aftales beløb ændres
c) udkast til tillægsaftaler, som bevirker, at det samlede beløb for en allerede
indgået aftale, som oprindelig lå under de i litra a) omhandlede grænser,overstiger disse grænser
d) formularer og standardtekster vedrørende indkaldelse af bud samt udkast,
som afviger væsentligt fra sådanne standardtekster
e) udkast til indkaldelse af bud af særlig betydning eller karakter
f) spørgsmål i forbindelse med aftalers indgåelse eller gennemførelse
(annullering af bestillinger, anmodninger om eftergivelse af konven-
tionalbod for forsinket opfyldelse, afvigelser fra de særlige og dealmindelige udbudsbetingelser mv.), når spørgsmålet er betydningsfuldtnok til at begrunde anmodningen om udtalelse
g) udkast til aftaler til beløb, som er mindre end det i litra a) fastsatte, på
begæring af den kompetente anvisningsberettigede eller et medlem afCCAM, når en af dem finder, at de pågældende aftaler giver anledning til
principspørgsmål eller er af særlig karakter.
Artikel 112
CCAM afgiver:
a) henstillinger vedrørende den almindelige politik for indkøb i og uden for
Fællesskabet og foretager eller lader eventuelt foretage undersøgelserheraf
b) henstillinger om den nærmere fastsættelse af de almindelige betingelser
for indkøb og aftaler.
Artikel 113
Sager, som forelægges CCAM til udtalelse, skal være ledsaget af en rapport,
som udarbejdes og forelægges af den ansvarlige tjenestemand eller af en
stedfortræder udpeget af den anvisningsberettigede.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 24
Denne rapport skal bl. a. indeholde:
a) en teknisk og økonomisk vurdering af hvert enkelt bud, med en
sammenlignende oversigt over priserne pr. enhed
b) en begrundelse for det anbefalede valg af bydende.
Artikel 114
For hver enkelt sags vedkommende afgives der en udtalelse underskrevet af
formanden for CCAM. Denne udtalelse meddeles de berørte tjenestegrene.
Artikel 115
Hvert CCAM vedtager selv sin forretningsorden. Denne meddeles den
pågældende institution, de øvrige institutioners CCAM samt Revisionsretten.
Hver CCAM sørger for sit vedkommende for en korrekt anvendelse af de
rådsdirektiver, som er omhandlet i artikel 126.
Afdeling II
Særlige bestemmelser vedrørende det fælles forskningscenter
Artikel 116
Kommissionen kan fastsætte passende interne bestemmelser vedrørende
sammensætningen af CCAM og dettes opgaver, når det drejer sig om Det
Fælles Forskningscenters virksomhed, i betragtning af de særlige behov, der
gør sig gældende i den sammenhæng.
De interne bestemmelser udarbejdes efter høring af finansinspektøren og
tilstilles Europa-Parlamentet og Revisionsretten til orientering.
Afdeling III
Institutionernes (1)fælles rådgivende udvalg for indkøb og aftaler
(CCAMI)
Artikel 117
Kollegiet af administrationschefer for Fællesskabets institutioner kan træffe
foranstaltninger til at nedsætte et CCAMI, der i overensstemmelse med kravet
om forsvarlig økonomisk forvaltning skal styrke samarbejdet mellem
institutionerne med henblik på fælles indgåelse af visse aftaler om indkøbsamt af andre aftaler i forbindelse med forvaltningen af bevillinger tilfinansiering af fællesinstitutionelle foranstaltninger.
Artikel 118
CCAMI har bl. a. følgende opgaver:
a) Det afgiver udtalelse, når alle eller flere institutioner beslutter at indgå
fælles aftaler på de i artikel 117 anførte områder på grund af deøkonomiske fordele, som denne fremgangsmåde kan indebære.
Udvalget udtaler sig heri om den fulgte fremgangsmådes formelle
rigtighed, om valget af bydende samt generelt om de betingelser, der er
fastsat for indgåelse af aftalen, under hensyntagen til samtligeinstitutioners interesse.
I dette tilfælde skal de enkelte institutioners CCAM ikke høres
desangående, men de underrettes om udtalelsen.
b) Det kan, navnlig på anmodning af en eller flere administrationschefer
eller et eller flere CCAM, undersøge og rådgive i spørgsmål, der kan væreaf interesse eller få konsekvenser på interinstitutionelt plan, i forbindelsemed indgåelse af de i artikel 117 anførte aftaler.
I den sammenhæng undersøger udvalget spørgsmålet og fremsætter de
forslag, som findes hensigtsmæssige.!B
(1) Jf. finansforordningens artikel 22, stk. 5.1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 25
Artikel 119
CCAMI består af to repræsentanter for hver institution, så vidt muligt udpeget
blandt medlemmerne af institionens CCAM, idet der efter fælles aftale
mellem institutionerne foruden repræsentanterne for de enkelte admini-strationers tjenestegrene skal være:
— en repræsentant for de for juridiske spørgsmål ansvarlige tjenestegrene— en repræsentant for de for finanser ansvarlige tjenestegrene— en repræsentant for finansinspektøren, med observatørstatus.For så vidt angår repræsentanterne for disse tre tjenestegrene vil institutio-
nerne indbyrdes kunne aftale en turnusordning.
Formandskabet for CCAMI varetages af institutionerne på skift for en periode
på to år.
Kommissionen varetager sekretariatet for CCAMI.
Artikel 120
Hvad proceduren angår, finder artikel 113 og 114 anvendelse.
Artikel 121
CCAMI fastsætter selv sin forretningsorden. Det giver hver institution
meddelelse om dens ordlyd.
AFSNIT XVIII
FORUDGÅENDE SIKKERHEDSSTILLELSE FOR AFTALERNES
GENNEMFØRELSE
(Finansforordningens artikel 62)
Artikel 122
Når det som garanti for aftalernes gennemførelse kræves, at leverandører af
varer, entreprenører eller leverandører af tjenesteydelser på forhånd stiller
sikkerhed, skal denne sikkerhed dække ikke blot hele garantiperioden, men enperiode, der er tilstrækkelig lang til, at man kan søge sig fyldestgjort i
sikkerheden. Den skal i princippet stilles i form af en indbetaling til
institutionen i samme valuta som den, der er angivet for betalingen afleverancer eller arbejdsydelser.
Artikel 123
Sikkerheden kan antage form af en selvskyldnerkaution stillet af en af
institutionens regnskabsfører godkendt tredjemand. Denne kaution stilles i
den valuta, som betalingen efter kontrakten eller aftalen skal foretages i, og eromfattet af de samme regler, som den sikkerhed, der er nævnt i artikel 122.
Artikel 124
Til støtte for den første betalingsfuldmagt, som udstedes til gennemførelse af
en aftale, der kræver sikkerhedsstillelse, suppleres de sædvanlige bilag meden af regnskabsføreren bekræftet kopi af den kvittering, som er udstedt vedindbetalingen af sikkerheden, eller af en af regnskabsføreren bekræftet kopi af
den erklæring, som er modtaget fra den virksomhed eller tredjemand, som
stiller sikkerheden.
Artikel 125
Sikkerheden tilbagebetales, eller de i artikel 123 nævnte kautioner, som
erstatter den, frigøres på de betingelser, som er fastsat i bestemmelserne
vedrørende aftaler, undtagen i tilfælde af manglende eller forsinket gennem-førelse, jf. finansforordningens artikel 62, fjerde afsnit.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 26
AFSNIT XIX
BESTEMMELSER VEDRØRENDE FÆLLESSKABSINSTITUTIO-
NERNES ANVENDELSE AF RÅDETS DIREKTIVER OM OFFENT-
LIGE BYGGE- OG ANLÆGSARBEJDER, OM INDKØB OG OM
TJENESTEYDELSER
(Finansforordningens artikel 64)
Artikel 126
Rådets direktiver om offentlige bygge- og anlægsarbejder, om indkøb og om
tjenesteydelser finder anvendelse på institutionernes indgåelse af aftaler, hvisaftalebeløbet er lig med eller overstiger de i disse direktiver fastsattebeløbsgrænser.
Artikel 127
Udtrykkene »bygge- og anlægskontrakt«, »indkøbsaftale« og »tjenestey-
delsesaftale« fortolkes i overensstemmelse med definitionerne i de i artikel
126 omhandlede direktiver.
Artikel 128
Hver institution betragtes — i det omfang aftalerne finansieres over
bevillinger, der er opført under institutionens egen sektion i det almindeligebudget — som »ordregivende myndighed« efter de i artikel 126 omhandlede.
Artikel 129
Institutionerne skal, når de indgår aftaler om bygge- og anlægsarbejder,
indkøb og tjenesteydelser, overholde de i de pågældende direktiver fastsatte
bestemmelser for så vidt angår:
— reglerne om avertering— de fælles regler vedrørende tekniske specifikationer
— de fælles regler for deltagelse
— kriterierne for kvalitativ udvælgelse— kriterierne for tildeling af kontrakter.
AFSNIT XX
FASTSÆTTELSE AF VÆRDIEN AF LØSØRE, SOM SKAL OPFØRES
PÅ MÆNGDE- OG VÆRDIFORTEGNELSEN
(Finansforordningens artikel 65)
Artikel 130
På mængde- og værdifortegnelsen opføres alt løsøre:
— med en anskaffelsesværdi på
"M14003ECU eller derover
— med en brugstid på over et år (to år for løsøre af videnskabelig og teknisk
art (1))
— som ikke har karakter af forbrugsgoder.
Løsøre, der anskaffes, skal registreres i mængde- og værdifortegnelsen, hvori
kvitteringer for modtagelsen indgår som integrerende dele, med en passendebeskrivelse af den pågældende genstand og angivelse af dens placering,anskaffelsesdato og pris pr. enhed.
Kvitteringer for modtagelsen betragtes som passende beskrivelse.!B
(1) Fastsat for Det Fælles Forskningscenter i »Instrukssamling for opgørelse« (dok.
13.131/XV/68-F) og »Materielfortegnelse — generelt« (dok. 2168/IX/1972-F —
med senere opdateringer).1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 27
Artikel 131
Ved institutionernes kontrol af mængde- og værdifortegnelsen skal de forvisse
sig om, at hver enkelt løsøregenstand forefindes og svarer til angivelserne i
mængde- og værdifortegnelsen. Kontrollen gennemføres som led i et treårligt
kontrolprogram.
AFSNIT XXI
A VERTERING VEDRØRENDE SALG AF LØSØRE
(Finansforordningens artikel 66)
Artikel 132
1. Salg af løsøre offentliggøres:
a) ved passende lokal avertering, når købsværdien pr. enhed er på
"M17 7003ECU eller derover. Der skal gå mindst 14 dage mellem
den sidste avertering og salgsaftalens indgåelse
b) i en meddelelse om salg i De Europæiske Fællesskabers Tidende , når
købsværdien pr. enhed er på "M1372 900 3ECU eller derover.
Passende avertering kan desuden finde sted i medlemsstaternes presse.
Der skal gå mindst en måned mellem tidspunktet for offentliggørelsen af
meddelelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende og salgsaftalens
indgåelse.
2. Avertering kan undlades, når en sådan fremgangsmåde på grund af
omkostningerne ved averteringen ikke frembyder særlige fordele.
3. Institutionerne er forpligtet til i hvert enkelt tilfælde at søge at opnå den
bedst mulige pris ved salg af løsøre.
AFSNIT XXII
REGNSKABSKONTOPLANENS UDARBEJDELSE OG FUNKTION
(Finansforordningens artikel 70)
Artikel 133
Udarbejdelse af regnskabskontoplanen
Regnskabskontoplanen udarbejdes i to adskilte men samordnede dele, som
gør det muligt at føre:
— budgetregnskabet
— det almindelige regnskab.
Artikel 134
Budgetregnskabet
1. Budgetregnskabet omfatter for hver underinddeling af budgettet:
a) For så vidt angår udgifter:
— bevillinger godkendt via det oprindelige budget, bevillinger opført på
tillægs- og/eller ændringsbudgetter, bevillinger afsat som følge af
deltagelse af tredjemand, bevillinger som følge af overførsler samtdet samlede beløb for de således disponible bevillinger. Forpligtel-sesbevillinger og betalingsbevillinger registreres og følges særskilt
— regnskabsårets forpligtelser og betalinger.
b) For så vidt angår indtægter:
— overslag opført i det oprindelige budget, overslag opført i tillægs-
og/eller ændringsbudgetter, indtægter hidrørende fra bidrag fratredjemand samt det samlede beløb for de således anslåede indtægter
— regnskabsårets konstaterede fordringer og inkasserede beløb.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 28
c) Uindfriede forpligtelser og udestående fordringer fra tidligere regn-
skabsår.
Endvidere opføres på budgetregnskabet de samlede foreløbige forpligtelser
vedrørende Den Europæiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget(EUGFL), Garantisektionen, og de dertil svarende betalinger i form af
forskud.
Disse forpligtelser opstilles såles, at de kan sammenholdes med de samlede
bevillinger til EUGFL, Garantisektionen.
2. Der oprettes særskilte konti for separat at kunne følge:— udnyttelsen af fremførte bevillinger— udnyttelsen af genopførte bevillinger
— afviklingen af uindfriede forpligtelser.
For så vidt angår indtægterne, oprettes der særskilte konti for separat at kunne
følge udestående fordringer fra tidligere regnskabsår.
3. Kontiene kan specificeres, således at det bliver muligt at fastslå
resultaterne efter formål.
4. Kontiene føres i bøger efter et løsbladssystem eller ved hjælp af edb.
Artikel 135
Det almindelige regnskab
1. Det almindelige regnskab giver mulighed for at opstille en oversigt over
institutionens aktiver og passiver.
2. Regnskabskontoplanen for det almindelige regnskab opstilles efter et
decimalklassifikationssystem.
3. Regnskabssystemet skal omfatte følgende kontoklasser:
— klasse 1 : konti for permanent kapital
— klasse 2 : konti for anlægsaktiver— klasse 3 : lagerkonti
— klasse 4 : debitor- og kreditorkonti
— klasse 5 : kasse- og bankkonti— klasse 6 : udgiftskonti
— klasse 7 : indtægtskonti
— klasse 8 : særlige konti.
4. Hver klasse omfatter tocifrede grupper, som igen er inddelt i trecifrede
undergrupper. Afhængigt af institutionens behov har de konti, der under-
inddeler disse undergrupper, fem eller seks cifre.
5. I klasse 4, debitor- og kreditorkonti, opføres alle transaktioner med
tredjemand og periodeafgrænsningsposteringer.
Den indeholder navnlig de interimskonti, der gør det muligt at opføre
indtægterne fra tilbagebetalingen af acontobeløb som nævnt i finansfor-
ordningens artikel 7, nr. 7, samt de konti, der gør det muligt at følge
genanvendelsen som nævnt i finansforordningens artikel 27, stk. 2.
6. I klasse 5, kasse- og bankkonti, opføres transaktioner vedrørende
værdipapirbeholdninger, kasse-, bank- og postgirotransaktioner samt de
transaktioner, som udføres af underordnede regnskabsførere og forskuds-
bestyrere. Der oprettes en særskilt konto for hver bankkonto, postgirokonto,kasse- og forskudsforvaltning.
7. I klasse 6, udgiftskonti, opføres bruttosummen af de udgifter, som er
opført på budgetregnskabet.
Der oprettes særskilte konti for udgifter vedrørende:— det indeværende regnskabsårs bevillinger— bevillinger fremført i henhold til finansforordningens artikel 7, nr. 1, litra
b)!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 29
— bevillinger fremført i henhold til finansforordningens artikel 7, nr. 1, litra
a)
— bevillinger fremført i henhold til finansforordningens artikel 7, nr. 2— bevillinger vedrørende tredjemands deltagelse i henhold til finansfor-
ordningens artikel 4, stk. 2.
8. I klasse 7, indtægtskonti, opføres summen af de inkasserede beløb på
budgetregnskabet.
Der oprettes særskilte konti for inkasseringer vedrørende:— konstaterede fordringer for det indeværende regnskabsår— udestående fordringer fra tidligere regnskabsår.9. I klasse 8, særlige konti, opføres ved årets udgang transaktioner
vedrørende regnskabsafslutningen.
10. Hver institutions regnskabsfører opstiller en detaljeret regnskabskonto-
plan efter det i stk. 3 nævnte regnskabssystem, jf. dog artikel 21. Han oprettergrupper, undergrupper og konti afhængigt af sin forvaltnings særlige behov og
anfører i hvert enkelt tilfælde formålet med og funktionsvilkårene for
kontiene.
Artikel 136
Det almindelige regnskabs funktion
1. Det almindelige regnskab føres pr. kalenderår som dobbelt bogholderi.
2. Kontiene føres i bøger efter et løsbladssystem eller ved hjælp af edb.3. Regnskabet danner grundlag for opstillingen af en samlet balance, dvs. en
opgørelse over alle institutionens aktiv- og passivkonti, herunder alle opgjorte
konti, med angivelse af hver enkelt kontos:
— nummer— tekst— samlede beløb i debet— samlede beløb i kredit— saldo.4. Kontiene føres på en sådan måde, at der kan foretages en detaljeret
analyse af transaktionerne og saldiene. De finansielle oversigter skal vedhjælp af en passende opdeling give et korrekt billede af institutionens
væsentlige aktiver og passiver. Endnu ikke inkasserede indtægter opføres på
periodeafgrænsningskontoens passivside, og de dertil svarende fordringeropføres på aktivsiden under rubrikken »diverse debitorer« eller andrerelevante rubrikker. De af regnskabsårets udgifter, der endnu ikke er konteret
i forvaltningsregnskabet, opføres på periodeafgrænsningskontoens aktivside
under rubrikken »udgifter, der skal konteres«. Forvaltningsregnskabet skalindeholde alle de elementer, som gør det muligt at sammenholde det medbalancen.
Saldoen på hver konto afstemmes regelmæssigt med bilag eller anden
dokumentation, bl. a. med:
— konti over faste aktiver, som foreskrevet i artikel 130— indeståender på bank- og postgirokonti, ved en almindelig afstemning
med de af pengeinstitutterne fremsendte kontoudtog
— kassebeholdningen, ved afstemning med kassebøgerne— forskudsforvaltninger og andre forskud i henhold til artikel 74, ved at
kontrollere, om reglerne for forskudsforvaltningerne og for udbetaling af
forskud samt bogføringsreglerne er overholdt
— udgifts- og indtægtskontiene i klasse 6 og 7, der hver måned skal
afstemmes med de tilsvarende samlede beløb på budgetregnskabet.
5. Institutionernes mellemregningskonto afstemmes månedligt og udlignes
regelmæssigt.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 30
6. For interimskontiene foretages regelmæssigt kontrol af:
— misligholdte fordringer, ved underretning fra regnskabsføreren til den
anvisningsberettigede om ikke-inkasserede indtægter og om de skridt, der
er taget
— ikke-foretagne betalinger, ved at regnskabsføreren underretter den
anvisningsberettigede om årsagen til, at betalingerne ikke er foretaget,og om beløbenes størrelse
— midler, der skal overføres, på grundlag af de samlede oversigter over
personalets lønninger eller lignende oversigter
— andre interimskonti, gennem en analyse af regnskabssaldiene og
meddelelse til den anvisningsberettigede om enhver transaktion, derikke er afviklet inden for de frister, der fastsættes hvert år.
Interimskontiene afvikles hurtigst muligt og senest inden for den i finans-
forordningens artikel 71 fastsatte frist.
7. Gennemgangskontiene for genanvendelse skal gøre det muligt at følge
genanvendelsen af de i finansforordningens artikel 27, stk. 2, omhandlede
indtægter og at udarbejde den i finansforordningens artikel 78, nr. 1) og 3),
nævnte opstilling.
8. Bank- og postgirokonti føres i nationale valutaer og i ecu.
De i nationale valutaer angivne beløb omregnes til ecu efter de kurser, der er
fastsat i henhold til artikel 1. Saldi i ecu på konti ført i national valuta og i ecu
justeres hver måned.
9. Det Fælles Forskningscenters regnskab optages i Kommissionens
almindelige regnskab.
10. Medmindre andet gælder i henhold til en forordning, opstilles alle
finansielle oversigter efter gældende regnskabsprincipper, herunder de ved
Rådets direktiver fastlagte principper. De nærmere regler for anvendelsen afdisse principper, som ajourføres med jævne mellemrum, vedtages efterforskrifterne i artikel 21.
AFSNIT XXIII
BESTEMMELSER VEDRØRENDE FTU-BEVILLINGER
(Finansforordningens artikel 94 og 96)
Artikel 137
For aktiviteter, der henhører under Det Fælles Forskningscenter, udarbejdes
der til støtte for budgettet en vejledende oversigt, der viser sammenhængenmellem udgifternes formål — forskningsøjemed og andre aktiviteter — og de
midler, der anvendes ved gennemførelsen i form af:
— vedtægtsomfattet og ikke-vedtægtsomfattet personale
— administrativ og teknisk infrastruktur— videnskabelig og teknisk støtte
— direkte aktionsbevillinger.
Det Fælles Forskningscenter fører, i det omfang det er nødvendigt for
forvaltningen af hver enkelt af de aktiviteter, der henhører under dets
kompetence, herunder opgaver i forbindelse med tjenesteydelser for
tredjemand og bistand til Kommissionens tjenestegrene, et regnskab, dergør det muligt at følge de faktiske udgifter på grundlag af elementerne i
oversigten.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 31
Artikel 138
For aktiviteter, der henhører under indirekte aktioner, udarbejdes der til støtte
for budgettet en oversigt, der viser samenhængen mellem udgifternes formål— forskningsøjemed og andre aktiviteter — og deres art, opdelt på følgendemåde:
— interventioner
— ikke-vedtægtsomfattet personale (
1)
— drift
— infrastruktur
— information og publikationer
— vedtægtsomfattet personale (1)
Med hensyn til føringen af regnskabet træffes der passende foranstaltninger
med henblik på at sikre overvågningen af budgettets gennemførelse for deenkelte forskningsmål, på grundlag af elementerne i oversigten.
Artikel 139
1. Kommissionen modtager forskud i forbindelse med aktiviteter, den
udfører for tredjemands regning. Formålet med disse forskud er at finansiere
dels de personaleudgifter, generalomkostninger og gennemførelsesmidler,som disse aktiviteter indebærer, dels de særlige investeringer, som de kræver.Forskuddene medregnes i de tilsvarende budgettildelinger.
2. Ikke-anvendte forskud refunderes ved bortfald af de tilsvarende
bevillinger via forvaltningsregnskabet. Anvendte forskud refunderes med enandel af indtægterne fra tredjemands betaling for ydelserne. Til grund for
refusionen af forskuddene lægges den indtægtsandel, der svarer til Kommis-
sionens personaleudgifter, udgifter ved anvendelsen af dens almindeligetjenester og gennemførelsesmidler samt de særlige investeringer. Kommis-sionen bevarer resten af indtægterne, dvs. de der svarer til løbende udgifter,
der klart kan henføres til kontrakter, ved at opføre yderligere bevillinger under
de poster, hvor disse særlige udgifter kan opføres.
3. Det fastlægges i enhver kontrakt om levering af tjenesteydelser til
tredjemand i overensstemmelse med de interne regler, hvilken indtægtsandel
der refunderes.
Indtægter, der skal bruges til refusion af forskud, og indtægter, der fører til, at
der afsættes yderligere bevillinger, opføres under særskilte poster i Kommis-
sionens oversigt over indtægter.
AFSNIT XXIV
BESTEMMELSER OM FORV ALTNINGEN AF DRIFTSBEVILLIN-
GER UDEN FOR FÆLLESSKABET
(Finansforordningens artikel 121, 122 og 123)
Afdeling I
Forskudsforvaltninger
Artikel 140
I medfør af finansforordningens artikel 54 oprettes der med henblik på
betaling af visse udgiftskategorier en forskudsforvaltning for hver lokal enhed
uden for Fællesskabet.
I beslutningerne om oprettelse af disse forskudsforvaltninger fastsættes regler
for, hvorledes disse skal fungere, i overensstemmelse med hver enkelt lokal
enheds særlige behov.!B
(1) Vedtægtsomfattet personale omfatter tjenestemænd i stillinger, der figurerer i sti-
llingsfortegnelserne, samt ansatte, der er omfattet af ansættelsesvilkårene for de
øvrige ansatte. Ikke-vedtægtsomfattet personale omfatter — jf. Kommissionens
ordning om minibudgetter af 22. maj 1990 — alle andre ansatte (vikarer, udstat-
ionerede tjenestemænd fra medlemsstaterne, leverandører af tjenesteydelser, kon-
trakter med virksomheder mv.).1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 32
Afdeling II
Forpligtelser og betalinger
Artikel 141
For samtlige enheder udarbejdes der forslag til de samlede foreløbige
forpligtelser.
Disse forslag, ledsaget af et udgiftsoverslag for hver lokal enhed, fremsendes
til finansinspektøren til påtegning, og registreres derefter af regnskabs-
kontoret; de samlede forpligtelser kan tages op til revision, hvis behoveneændres.
Artikel 142
1. De i finansforordningens artikel 22 omhandlede myndigheder kan på
forslag af den anvisningsberettigede og efter positiv udtalelse fra regnskabs-
føreren og finansinspektøren give tilladelse til, at der i delegationer, hvor der
kun er et begrænset antal tjenestemænd og ansatte, der kan bemyndiges til atunderskrive checks og postgiro- eller bankoverførsler, kun anvendes én
underskrift.
2. Kommissionen bestemmer, hvorledes de ansatte, som den har bemyndiget
til at disponere over delegationens konti, skal meddele de lokale penge-
institutter deres navne og underskriftsprøver.
Afdeling III
Særlige bestemmelser om forelæggelse for CCAM
Artikel 143
1. I henhold til finansforordningens artikel 60 og artikel 111 i nærværende
forordning kan aftaler om leje af bygninger uden for Fællesskabetundtagelsesvis indgås direkte af den anvisningsberettigede på betingelse af,at CCAM i forvejen — for de pågældende lande og byer — har modtaget en
fyldestgørende meddelelse om aftalen og har godkendt de grundlæggende
kriterier, bl. a. vedrørende:
— arten af den bygning, som skal lejes, under hensyn til det påtænkte formål
(bolig, kontor mv.)
— de parametre — eventuelt med øvre og nedre grænser — som skal
overholdes med hensyn til areal og pris
— kontraktens bestemmelser.2. Hvis den anvisningsberettigede stilles over for omstændigheder, der
afviger fra de vedtagne, som omhandlet i stk. 1, og i forvejen at CCAMgodkendte kriterier, forelægges de(t) konkrete tilfælde på ny udvalget.
3. Den anvisningsberettigede aflægger periodisk rapport til CCAM om
anvendelsen af stk. 1.
Afdeling IV
Fortegnelser
Artikel 144
1. De løbende fortegnelser over løsøre, der udgør Fællesskabernes formue,
føres for delegationernes vedkommende på stedet. De tilsendes med jævne
mellemrum de centrale tjenestegrene efter de regler, der er fastsat af
Kommissionen.
Løsøre, der er under forsendelse til delegationerne, opføres på en foreløbig
liste, indtil det kan opføres på de løbende fortegnelser.
2. Avertering af salg af delegationernes løsøre skal ske i overensstemmelse
med retlige eller sædvanlige forhold det pågældende sted.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 33
AFSNIT XXV
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 145
De i denne forordning anførte faste beløb justeres proportionelt med
forbrugerprisindekset i Fællesskabet og med følgende tidsintervaller:
— hvert tredje år, medmindre der sker en ekstraordinær udvikling i nævnte
indeks for så vidt angår de beløb, der er anført i artikel 31 (det forvaltedebeløb), 81, 130, 132 samt i artikel 106 til 110. Beløbene afrundes
— hvert år for så vidt angår de beløb, der er anført i artikel 31
(godtgørelsen). Disse beløb afrundes opad eller nedad til nærmeste hele
ecu.
Kommissionen, som fastsætter de nye beløb med ovennævnte intervaller og
efter ovennævnte kriterier, giver de øvrige institutioner meddelelse om
beløbene.
Artikel 146
Bestemmelserne i nærværende forordning er ikke til hinder for anvendelsen af
de særlige bestemmelser i finansforordningen, som gælder for bevillingernetil forskning og teknologisk udvikling (finansforordningens afsnit VII), DenEuropæiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget (EUGFL), Garanti-
sektionen (finansforordningens afsnit VIII), bistand til tredjelande (finans-
forordningens afsnit IX), forvaltning af bevillingerne til EF-ansatte, som gørtjeneste i tredjelande, og den dertil knyttede forvaltning (finansforordningens
afsnit X) samt til Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle
Publikationer (finansforordningens afsnit XI).
Artikel 147
Institutionerne meddeler senest seks måneder efter datoen for denne
forordnings ikrafttræden Revisionsretten de bestemmelser, som de harvedtaget med henblik på gennemførelsen af den.
Artikel 148
Forordning 86/610/EØF, Euratom, EKSF ophæves.
Artikel 149
Denne forordning træder i kraft den 1. januar 1994.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver
medlemsstat.!B1993R3418 — DA — 01.01.1998 — 002.001 — 34