2002R2342 — DA — 05.08.2005 — 001.002

Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor

Ændret ved:





Berigtiget ved:









▼B

KOMMISSIONENS FORORDNING (EF, EURATOM) Nr. 2342/2002

af 23. december 2002

om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget







INDHOLDSFORTEGNELSE FØRSTE DEL FÆLLES BESTEMMELSER AFSNIT I GENSTAND AFSNIT II BUDGETPRINCIPPER Kapitel 1 Principperne om budgettets enhed og korrekthed Kapitel 2 Princippet om etårighed Kapitel 3 (Finansforordningens kapitel 4) Princippet om én regningsenhed Kapitel 4 (Finansforordningens kapitel 5) Princippet om bruttoopgørelse Kapitel 5 (Finansforordningen kapitel 6) Princippet om specificering Kapitel 6 (Finansfordningens kapitel 7) Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning Kapitel 7 (Finansforordningens kapitel 8) Princippet om klarhed og åbenhed AFSNIT III BUDGETTETS OPSTILLING OG STRUKTUR Kapitel 1 Budgettets opstilling Kapitel 2 Budgettets struktur og udforming AFSNIT IV GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET Kapitel 1 Almindelige bestemmelser Kapitel 2 Gennemførelsesmåder Afdeling 1 Generelle bestemelser Afdeling 2 Særlige bestemmelser Kapitel 3 Finansielle aktører Afdeling 1 De finansielle aktørers rettigheder og pligter Afdeling 2 Den anvisningsberettigede Afdeling 3 Regnskabsføreren Afdeling 4 Forskudsbestyreren Kapitel 4 De finansielle aktørers ansvar Afdeling 1 Almindelige bestemmelser Afdeling 2 Bestemmelser for de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede Kapitel 5 Forvaltning af indtægter Afdeling 1 Egne Indtægter Afdeling 2 Overslag over fordringer Afdeling 3 Fastlæggelse af fordringer Afdeling 4 Anvisning af indtægter Afdeling 5 Inddrivelse Kapitel 6 Forvaltning af udgifter Afdeling 1 Indgåelse af udgiftsforpligtelser Afdeling 2 Fastsættelse af udgifter Afdeling 3 Anvisning af udgifter Afdeling 4 Betaling af udgifter Afdeling 5 Tidsfrister i forbindelse med forvaltning af udgifter Kapitel 7 Edb-systemer Kapitel 8 Den interne revisor AFSNIT V INDGÅELSE AF OFFENTLIGE INDKØBSAFTALER Kapitel 1 Generelle bestemmelser Afdeling 1 Anvendelsesområde og tildelingsprincipper Afdeling 2 Offentliggørelse Afdeling 3 Procedurer for indgåelse af aftalerne Afdeling 4 Garartier og kontrol Kapitel 2 Bestemmelser vedrørende indkøbsaftaler indgået af fællesskabsinstitutionerne for egen regning AFSNIT VI TILSKUD Kapitel 1 Anvendelsesområde Kapitel 2 Principper for ydelse af tilskud Kapitel 3 Procedure for ydelse af tilskud Kapitel 4 Betaling og kontrol Kapitel 5 Gennemførelse AFSNIT VII REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING Kapitel 1 Regnskabsaflæggelse Kapitel 2 (Finansforordningens kapitel 3) Regnskabsføring Afdeling 1 Organisation på regnskabsområdet Afdeling 2 Regnskabsbøger Afdeling 3 Kontoplan Afdeling 4 Registering Afdeling 5 Afstemning og kontrol Afdeling 6 Bevillingsregnskabet Kapitel 3 (Finansforordningens kapitel 4) Formuefortegnelse ANDEN DEL SÆRLIGE BESTEMMELSER AFSNIT I (FINANSFORORDNINGENS AFSNIT II) STRUKTURFONDENE AFSNIT II (FINANSFORORDNINGENS AFSNIT III) FORSKNING AFSNIT III (FINANSFORORDNINGENS AFSNIT IV) FORANSTALTNINGER UDADTIL Kapitel 1 Generelle bestemmelser Kapitel 2 Gennemførelse af foranstltningerne Kapitel 3 Indgåelse af indkøbsaftaler Kapitel 4 Ydelse af tilskud Kapitel 5 Forskudskonti og fortegnelser AFSNIT IV (FINANSFORORDNINGENS AFSNIT V) EUROPÆISKE KONTORER AFSNIT V (FINANSFORORDNINGENS AFSNIT VI) ADMINISTRATIONSBEVILLINGER TREDJE DEL OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER AFSNIT I OVERGANGSBESTEMMELSER AFSNIT II AFSLUTTENDE BESTEMMELSER KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR — under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, under henvisning til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget ( 1 ), særlig artikel 183, efter høring af Europa-Parlamentet, Rådet, De Europæiske Fællesskabers Domstol, Revisionsretten, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg, Regionsudvalget, ombudsmanden og den europæiske tilsynsførende for datasikkerhed, og ud fra følgende betragtninger: (1) Bestemmelserne i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (i det følgende benævnt »finansforordningen«) er blevet forenklet, så de kun omfatter de væsentligste principper og definitioner vedrørende opstilling, gennemførelse og kontrol af De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (i det følgende benævnt »budgettet«). (2) Nærværende gennemførelsesbestemmelser skal derfor ikke blot supplere de bestemmelser i finansforordningen, hvori der udtrykkeligt henvises til gennemførelsesbestemmelser, men også de bestemmelser, hvis anvendelse kræver forudgående gennemførelsesbestemmelser. Forordning (Euratom, EKSF, EF) nr. 3419/93 om gennemførelsesbestemmelser til visse bestemmelser i finansforordningen af 21. december 1977 ( 2 ), senest ændret ved forordning (EF) nr. 1687/2001 ( 3 ) bør af klarhedshensyn erstattes. (3) For at sikre at de sektorspecifikke bestemmelser er i overensstemmelse med de budgetprincipper, der er fastlagt i finansforordningen, bør der udarbejdes en fortegnelse over alle retsakter, der vedrører gennemførelsen af budgettet, og fortegnelsen bør opstilles af Kommissionen og sendes til budgetmyndigheden. (4) Hvad angår budgetprincipperne og særligt princippet om enhed, gør forpligtelsen til — i forbindelse med forfinansieringer, der skal tilbagebetales til budgettet — at identificere renteafkastet det nødvendigt at identificere de forfinansieringer, der forbliver Fællesskabernes ejendom. Disse forfinansieringer forbliver institutionens ejendom, medmindre andet følger af basisretsakten som omhandlet i finansforordningen, eller der er tale om forfinansieringer, der udbetales med henblik på gennemførelsen af en kontrakt, udbetales til personalet, medlemmerne af institutionen eller til medlemsstaterne. Denne regel bør præciseres under hensyn til de forskellige forvaltningstyper (direkte, indirekte eller delt central forvaltning). Den anvendes ikke på fælles forvaltning, fordi der i dette tilfælde ikke skelnes mellem Fællesskabets og den internationale organisations midler. Når forfinansieringer, der forbliver Fællesskabernes ejendom, medfører renteafkast, skal renterne opføres på budgettet som diverse indtægter. (5) Med hensyn til princippet om etårighed, bør der ske en afklaring af, hvad der forstås ved udtrykket regnskabsårets bevillinger og ved udtrykket forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen. Hvis de forberedende etaper er afsluttet pr. 31. december, kan dette nemlig danne grundlag for fremførsel af forpligtelsesbevillinger, der skal anvendes inden den 31. marts i det følgende regnskabsår. (6) Med hensyn til princippet om én regningsenhed bør der ske en præcisering af de satser og kurser, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og de andre valutaer i forbindelse med likviditetsstyring og regnskabsføring. (7) Med hensyn til undtagelser fra princippet om bruttoopgørelse bør der ske en præcisering, dels af den budgetmæssige behandling af de formålsbestemte indtægter, og især af medlemsstaters eller tredjelandes bidrag til visse fællesskabsprogrammer, dels af de grænser, der gælder for modregning mellem udgifter og indtægter. (8) Hvad angår princippet om specificering bør det nøje angives, hvorledes man beregner de procentdele af bevillingerne, som institutionerne er bemyndiget til selv at overføre, og det bør sikres, at budgetmyndigheden informeres fuldt ud gennem en detaljeret begrundelse for de overførselsanmodninger, som skal forelægges den. (9) Med hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning bør det fastsættes, hvilke mål der er for forudgående og efterfølgende kontrol samt midtvejskontrol af programmer og foranstaltninger, og hvilke minimumskrav der er med hensyn til hyppigheden af disse former for kontrol, samt hvilke oplysninger der bør findes i finansieringsoversigten i forbindelse med lovgivningsforslag. (10) Hvad angår opstilling og udformning af budgettet bør indholdet af den generelle indledning til budgettet, af de arbejdsdokumenter, der skal forelægges til støtte for budgettet, og af budgetanmærkningerne præciseres for at sikre fuld information af budgetmyndigheden. Som led i den nye aktivitetsbaserede opstilling af budgettet (ABB) præciseres i øvrigt definitionen og klassifikationen af administrationsbevillingerne. (11) Med hensyn til gennemførelsen af budgettet bør der for det første ske en afklaring af, hvilke former en basisretsakt kan antage på fællesskabsområdet og på de områder, der henhører under Den Europæiske Union. Desuden bør der fastsættes maksimumsbeløb for de bevillinger, der kan gennemføres uden en forudgående basisretsakt, når der er tale om forberedende aktioner og pilotprojekter, samt en liste over de bestemmelser i traktaterne, der direkte tildeler Kommissionen særlige beføjelser. (12) Desuden bør de handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, og den procedure, der i givet fald skal følges, defineres. (13) Med hensyn til de forskellige metoder til gennemførelse af budgettet, bør det præciseres, at Kommissionen, når den ikke gennemfører budgettet direkte i sine tjenestegrene, på forhånd skal sikre sig, at de enheder, som den påtænker at overdrage gennemførelsesopgaver, råder over forvaltningsprocedurer og kontrol- og regnskabssystemer, som er egnede og relevante set i forhold til kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning. (14) Hvad angår den indirekte centrale forvaltning, hvorved Kommissionen uddelegerer forvaltningen enten til gennemførelsesorganer eller fællesskabsretlige organer eller til nationale organer, der enten er offentligretlige eller har fået overdraget en offentlig forvaltningsopgave, bør der desuden, i fuldmagtsdokumentet eller aftalen, ske en præcisering af rammerne for uddelegeringen og de nærmere regler for udøvelsen af de uddelegerede beføjelser. Gennemførelsesorganerne, som Kommissionen bevarer kontrollen over, bør — for så vidt angår fællesskabsbudgettet — tildeles status som den pågældende institutions ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede. De nationale organer bør, i det omfang de skal udføre handlinger som led i budgetgennemførelsen, frembyde tilstrækkelige finansielle garantier og udvælges på en gennemsigtig måde og på grundlag af en costbenefitanalyse, hvis resultat gør det berettiget at vælge at uddelegere beføjelser til et sådant organ. Kommissionen anmoder om en udtalelse fra det udvalg, der — i henhold til basisretsakten — har kompetence til at gennemføre de pågældende bevillinger, inden den uddelegerer beføjelser til nationale organer. Private enheder, der udfører forberedelses- eller støttearbejde for Kommissionens regning, udvælges efter procedurerne for indgåelse af offentlige aftaler. (15) Hvad angår delt forvaltning med medlemsstater eller decentral forvaltning med tredjelande, bør målene for og de forskellige etaper i proceduren for regnskabsafslutning præciseres, uden at dette dog berører de særlige bestemmelser i de relevante sektorspecifikke forordninger. (16) Hvad endelig angår den fælles forvaltning, bør det præciseres, at de enkelte donorers bidrag til hver udgiftstype ikke identificeres, når denne forvaltningsform anvendes, og at de støttede foranstaltninger ikke desto mindre bør kontrolleres i deres helhed. De internationale organisationer, hvor denne forvaltningsform kan anvendes, bør identificeres. (17) Med hensyn til aktørernes rolle medfører reformen af den finansielle forvaltning, der indebærer ophævelse af den forudgående centrale kontrol, at der pålægges de anvisningsberettigede et større ansvar for alle indtægts- og udgiftstransaktioner, herunder systemerne vedrørende intern revision. Budgetmyndigheden vil fremover blive underrettet om foranstaltninger vedrørende udnævnelse og fratræden af de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede. De anvisningsberettigedes opgaver, ansvar og de proceduremæssige principper, som de skal overholde, bør desuden defineres. Internaliseringen af den forudgående kontrol forudsætter specielt, at der sondres klart mellem igangsætning og kontrol, når det drejer sig om budgetgennemførelsestransaktioner. Desuden bør hver institution vedtage en kodeks af faglige standarder, der skal gælde for ansatte med ansvar for den forudgående og efterfølgende kontrol. Dernæst bør der kunne redegøres for varetagelsen af de tildelte opgaver i en årlig rapport til institutionen, som navnlig skal redegøre for resultaterne af den efterfølgende kontrol. Endvidere bør opbevaringen af bilag vedrørende de gennemførte transaktioner organiseres. Endelig bør der, under hensyn til, at sådanne procedurer har karakter af undtagelse, udarbejdes en særlig rapport til institutionen om alle de typer procedurer med forhandling, der er gennemført i forbindelse med indgåelsen af offentlige aftaler, og rapporten bør forelægges institutionen og fremsendes til budgetmyndigheden. (18) For at afklare ansvarsområderne er det endvidere nødvendigt nøjagtigt at fastlægge regnskabsførerens opgaver og ansvar for så vidt angår regnskabssystemer, likviditetsstyring og bankkonti samt databasen vedrørende tredjemand. Også reglerne for regnskabsførerens fratræden bør præciseres. (19) Betingelserne for anvendelse af forskudskonti, en forvaltningsform, der afviger fra de almindelige procedurer, bør fastlægges, og forskudsbestyrernes opgaver og ansvar samt de anvisningsberettigedes og regnskabsføreres ansvar for kontrol med kontiene bør præciseres. Budgetmyndigheden bør underrettes om enhver foranstaltning vedrørende udnævnelse og fratræden. (20) Selv om hver enkelt aktørs opgaver og ansvar således er defineret, kan disse imidlertid kun drages til ansvar på de betingelser, der er fastsat i vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i disse Fællesskaber. Der bør dog oprettes en ny særlig instans, på betingelser tilpasset den enkelte institution, som skal vurdere, om der i et givet tilfælde er tale om en økonomisk uregelmæssighed. Desuden bør bestemmelserne om, at en anvisningsberettiget kan anmode om bekræftelse af en instruks og således fritages for ansvar præciseres. (21) For indtægternes vedkommende bør der, bortset fra særtilfældet egne indtægter, som henhører under Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000 af 22. maj 2000 om gennemførelse af afgørelse 94/728/EF, Euratom om ordningen for Fællesskabernes egne indtægter ( 4 ), ske en præcisering af de kontrolopgaver og andre opgaver, der påhviler de anvisningsberettigede i de forskellige faser af proceduren: udarbejdelse af fordringsoverslaget og den tilhørende indtægtsordre samt fremsendelse af debetnotaen, hvori debitor informeres om, at der er fastlagt en fordring, beregning af eventuelle morarenter og endelig beslutning om, eventuelt at give afkald på en fordring på grundlag af kriterier, der sikrer en forsvarlig økonomisk forvaltning. Endvidere bør regnskabsførerens rolle i forbindelse med inkassering af indtægter og eventuel indrømmelse af betalingshenstand præciseres. (22) For udgifternes vedkommende bør sammenhængen mellem begreberne finansieringsafgørelse, samlet forpligtelse og enkeltforpligtelse for det første defineres, og der bør gives en karakteristik af de forskellige etaper. Sondringen mellem samlet forpligtelse og enkeltforpligtelse går på, i hvilket omfang de involverede modtagere og beløb er bestemt. Foreløbige forpligtelser er forbeholdt løbende administrationsudgifter og EUGFL-udgifter. For at begrænse mængden af hvilende forpligtelser bør bevillinger svarende til forpligtelser, der ikke har givet anledning til betalinger i en treårsperiode, frigøres. (23) Derefter bør der ske en afklaring af sammenhængen mellem transaktionernes fastsættelse, anvisning og betaling og den kontrol, som den anvisningsberettigede skal udføre i forbindelse med fastsættelsen af udgifter, og som, hvis resultatet af kontrollen er positiv, afsluttes med påtegningen »kan betales«, og kontrollen i forbindelse med anvisning til betaling, ved efterprøvelse af den frigørende kvittering, som denne aktør nu har eneansvaret for. Nævnes bør også de bilag, der skal foreligge til støtte for betalinger, og reglerne for afvikling af forfinansiering og mellemliggende betalinger. Endelig bør fristerne for fastsættelse og betaling præciseres under hensyntagen til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2000/35/EF af 29. juni 2000 om bekæmpelse af forsinket betaling i handelstransaktioner ( 5 ). (24) Hvad angår intern revision bør der fastsættes regler for udnævnelse af den interne revisor, og dennes uafhængighed bør sikres inden for den institution, der har udnævnt ham, og over for hvilken han skal redegøre for sit arbejde. Budgetmyndigheden underrettes om enhver foranstaltning vedrørende udnævnelse og fratræden. (25) Hvad angår offentlige aftaler er det besluttet i nærværende forordning at indsætte bestemmelserne fra Rådets direktiv 92/50/EØF ( 6 ), 93/36/EØF ( 7 ) og 93/37/EØF ( 8 ) senest ændret ved Kommissionen direktiv 2001/78/EF ( 9 ) om fremgangsmåderne med hensyn til indgåelse af henholdsvis offentlige tjenesteydelsesaftaler, aftaler om offentlige indkøb og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Dette indebærer for det første en beskrivelse af de forskellige aftaletyper, af de regler om offentliggørelse, der gælder for de forskellige typer, af klagemuligheder og af de vigtigste karakteristika ved de eksisterende procedurer, en nærmere beskrivelse af udvælgelseskriterierne og af mulige tildelingsmåder, af regler for adgangen til udbudsdokumenter og for kommunikationen med bydende og ansøgere, og desuden, i de tilfælde, hvor Kommissionen indgår aftaler for egen regning, af de forskellige beløbsgrænser, der gælder, og af reglerne for værdiansættelse af de aftaler, der skal indgås. (26) Procedurerne for indgåelse af kontrakter har til formål under de bedste betingelser at opfylde institutionernes behov under overholdelse af principperne om lige adgang til offentlige kontrakter og om gennemsigtighed og forbud mod forskelsbehandling. For at skabe større åbenhed og klarhed og sikre ligebehandling af ansøgerne, men også for at understrege, at de anvisningsberettigede har det fulde ansvar for det endelige valg, bør der dernæst foretages en beskrivelse af procedurerne for åbning og vurdering af ansøgninger om deltagelse og af bud, lige fra udpegelsen af et udvalg til beslutningen om tildeling, der bør være begrundet og dokumenteret, og som i sidste instans træffes af den ordregivende myndighed. Endvidere bør de finansielle garantier, som der stilles krav om af hensyn til beskyttelsen af Fællesskabets finansielle interesser, beskrives. (27) Endelig bør de ordregivende myndigheders beføjelser til at pålægge administrative sanktioner afgrænses, så det sikres, at sanktionen bliver forholdsmæssig og virker afskrækkende, og at behandlingen bliver ens i de forskellige institutioner og tjenester. (28) Desuden bør anvendelsesområdet for afsnittet om tilskud præciseres, navnlig set i forhold til de forskellige metoder til gennemførelse af budgettet, men også til de forskellige foranstaltninger og almennyttige europæiske organer, der kan opnå tilskud. Dekarakteristika, der kendetegner det årlige arbejdsprogram og indkaldelser af forslag bør præciseres. Desuden bør der ske en præcisering af mulighederne for at gøre undtagelser på dette punkt samt undtagelser fra reglerne om tilbagevirkende kraft, især i forbindelse med humanitær bistand og styring af krisesituationer, på grund af de helt specielle forhold, der gør sig gældende på disse områder. (29) Stadig af hensyn til klarheden og åbenheden i processen, til ligebehandlingen af ansøgere og til ansvarliggørelsen af de anvisningsberettigede beskrives tildelings-proceduren, fra indgivelsen af ansøgning om tilskud over vurderingen af den, foretaget af et udvalg efter på forhånd opstillede udvælgelses- og tildelingskriterier, og indtil den anvisningsberettigede træffer den endelige afgørelse, der skal være behørigt dokumenteret. (30) Kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning gør det nødvendigt for Kommissionen at opnå passende garantier, idet der først på ansøgningsstadiet i forbindelse med de største tilskud bør foretages en finansiel revision. Ved udbetalingen af forfinansiering bør der på forhånd kræves finansielle garantier, og endelig bør der — i forbindelse med de mest omfattende og de mest risikable ansøgninger — ved den endelige betaling kræves foretaget en finansiel revision. Hensynet til principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, non-profit og samfinansiering gør det endvidere nødvendigt at fastsætte regler for anvendelsen af faste tilskudsbeløb. Endelig gør princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning af fællesskabsmidlerne det nødvendigt, at tilskudsmodtagerne selv overholder principperne om åbenhed og klarhed og om ligebehandling af potentielle kontrahenter, og at de, hvis de giver en del af foranstaltningen i underentreprise, tildeler kontrakten til den, der fremsætter det økonomisk mest fordelagtige bud. (31) Endelig bør sanktionsbeføjelserne på dette område bringes i overensstemmelse med de regler, der gælder på området for offentlige aftaler. (32) Med hensyn til regnskabsføring og aflæggelse af regnskab bør hvert af de almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, som danner grundlag for opstillingen af årsregnskabet, defineres. Endvidere bør der ske en præcisering af de betingelser, der skal være opfyldt, for at en transaktion bogføres, og reglerne for værdiansættelse af aktiver og passiver og for henlæggelser. (33) Det bør præciseres, at institutionernes årsregnskaber skal ledsages af en beretning om den budgetmæssige og finansielle forvaltning, og indholdet og udformningen af de elementer, der indgår i henholdsvis årsregnskabet (balancen, resultatopgørelsen, pengestrømsanalysen og bilaget), og beretningerne om budgetgennemførelsen (opgørelsen over resultatet af budgetgennemførelsen og bilaget hertil), bør defineres. (34) Hvad regnskaberne angår bør det præciseres, at regnskabsføreren for hver institution skal fremlægge dokumentation for organisationen på regnskabsområdet og regnskabsprocedurerne i den pågældende institution, og der bør opstilles betingelser for edb-systemer til regnskabsføring, specielt når det gælder adgangssikkerhed og revisionsspor i forbindelse med ændringer af systemet. (35) Hvad angår regnskabsføringen bør principperne for føring af regnskabsbøger, for den generelle kontooversigt, for regelmæssig afstemning af saldiene i denne oversigt og for formuefortegnelsen præciseres, ligesom de elementer, der indgår i den kontoplan, der vedtages af Kommissionens regnskabsfører, bør defineres. Der bør ske en præcisering af de regler, der gælder for registrering af transaktioner, navnlig dobbelt bogholderimetoden, reglerne for omregning af transaktioner, der ikke er udtrykt i euro, og reglerne for bilag til regnskabsposteringer. Desuden bør indholdet af posteringer i bevillingsregnskabet præciseres. (36) Endelig bør reglerne for fortegnelsen over anlægsaktiver defineres, ligesom regnskabsførernes og de anvisningsberettigedes opgaver på dette område bør afklares, og det samme gælder reglerne for salg af aktiver opført i fortegnelsen. (37) Hvad angår strukturfondene bør det præciseres, at tilbagebetalingen af forskud udbetalt i forbindelse med en foranstaltning ikke medfører reduktion af fondenes bidrag til den pågældende foranstaltning. (38) Det bør præciseres, hvilke typer af aktioner — direkte såvel som indirekte — der kan finansieres på forskningsområdet. (39) Hvad angår foranstaltninger udadtil tager gennemførelsesbestemmelserne ligesom finansforordningen sigte på at indføre undtagelsesbestemmelser, der tager hensyn til de særlige konkrete forhold, der gør sig gældende for foranstaltninger udadtil, navnlig for så vidt angår indgåelse af aftaler og ydelse af tilskud. (40) Med hensyn til indgåelse af aftaler gentager disse gennemførelsesbestemmelser indholdet af bestemmelserne i Kommissionens afgørelse af 10. november 1999 om forenkling af forvaltningen af aftaler, der indgås som led i samarbejdet med tredjelande, og som iværksættes af generaldirektoraterne for forbindelserne udadtil ( 10 ), med det resultat, at der på dette område fastsættes regler om indgåelse af aftaler, der afviger fra de almindelige bestemmelser, idet der bl.a. gælder andre beløbsgrænser, og de nærmere om regler om forvaltning er tilpasset foranstaltningerne udadtil. (41) Hvad angår tilskud bør de typer af foranstaltninger, hvor der kan afviges fra den forpligtelse til samfinansiering, der er omhandlet i finansforordningens artikel 109 opregnes. Det drejer sig først og fremmest om humanitær bistand og bistand i krisesituationer samt foranstaltninger til beskyttelse af befolkningers sundhed eller grundlæggende rettigheder. (42) For at sikre en forsvarlig forvaltning af Fællesskabets bevillinger bør det endvidere præciseres, hvilke forhåndsbetingelser der skal være opfyldt, og hvilke aftalemæssige rammer der skal etableres i tilfælde af, at forvaltningen af bevillinger decentraliseres, eller at der anvendes forskudskonti. (43) Finansforordningens bestemmelser om europæiske kontorer bør præciseres ved fastsættelse af særlige regler vedrørende Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer og bestemmelser, der giver Kommissionens regnskabsfører bemyndigelse til at uddelegere visse af sine opgaver til ansatte i disse kontorer. Desuden bør funktionsvilkårene for de bankkonti, som europæiske kontorer kan bemyndiges til at åbne i Kommissionens navn præciseres. (44) Hvad angår administrationsbevillinger bør hver institution informere budgetmyndigheden om større igangværende transaktioner vedrørende fast ejendom, dvs. transaktioner, der indebærer en forøgelse af bestanden af fast ejendom. (45) De organer, der kan modtage tilskud over budgettet, og for hvilke der skal fastsættes regler på de betingelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 185, bør identificeres. (46) De forskellige beløbsgrænser og beløb, der er omhandlet i denne forordning, bør regelmæssigt ajourføres ved at indeksregulere dem efter den inflation, der er konstateret i Fællesskabet, undtagen for så vidt angår de beløbsgrænser, der gælder for offentlige aftaler — ud fra følgende betragtninger: UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:







FØRSTE DEL

FÆLLES BESTEMMELSER







AFSNIT I

GENSTAND

Artikel 1

Genstand

(Finansforordningens artikel 1)

I denne forordning fastsættes gennemførelsesbestemmelserne til forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (i det følgende benævnt »finansforordningen«).

De institutioner som er omfattet af nærværende forordning er de institutioner som er omhandlet i finansforordningen.

Artikel 2

Fortegnelse over retsforskrifter vedrørende gennemførelsen af budgettet

(Finansforordningens artikel 2)

Kommissionen fører en fortegnelse over de retsakter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 2. Den ajourfører fortegnelsen hvert år og underretter budgetmyndigheden herom.







AFSNIT II

BUDGETPRINCIPPER







KAPITEL 1

Principperne om budgettets enhed og korrekthed

Artikel 3

Anvendelsesområdet for forfinansieringer, der forbliver Fællesskabernes ejendom

(Finansforordningens artikel 5, stk. 4)

1. Forfinansieringer i henhold til artikel 105 forbliver Fællesskabernes ejendom, medmindre andet følger af basisretsakten som omhandlet i finansforordningens artikel 49, stk. 1. Forfinansieringer, der udbetales til gennemførelse af en indkøbsaftale som defineret i finansforordningens artikel 88, som udbetales til medlemsstaterne eller førtiltrædelsesstøtte, samt de forskud, der er omhandlet i artikel 265, er ikke omfattet af nærværende bestemmelse. Denne finder ikke anvendelse på fælles forvaltning i henhold til finansforordningens artikel 53.

2. Når der er tale om direkte central forvaltning i henhold til finansforordningens artikel 53, og der er flere partnere, finder reglen i stk. 1 i nærværende artikel kun anvendelse på hovedkontrahenten.

3. Når der er tale om decentral forvaltning eller indirekte central forvaltning i henhold til finansforordningens artikel 53, finder reglen i stk. 1 i nærværende artikel kun anvendelse på den enhed, der direkte modtager den af Kommissionen udbetalte forfinansiering.

4. Reglen i stk. 1 finder anvendelse på forfinansieringer, der er udbetalt i henhold til kontrakter eller aftaler indgået efter ikrafttrædelsen af denne forordning.

5. Bestemmelserne i stk. 1-4 berører ikke den bogføring af forfinansieringer som aktiv i årsregnskabet, som fastlægges ved de regnskabsregler, der er omhandlet i finansforordningens artikel 133.

De anvisningsberettigede giver regnskabsføreren de oplysninger, der er nødvendige for, at han kan identificere de forfinansieringer, der forbliver Fællesskabernes ejendom.

Artikel 4

Opførelse på budgettet af renter af fællesskabsmidler

(Finansforordningens artikel 5, stk. 4)

1. Hvis de forfinansieringer, der forbliver Fællesskabernes ejendom efter artikel 3, giver et renteafkast eller tilsvarende fordele, indbetales disse til De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (i det følgende benævnt »budgettet«) som diverse indtægter.

De anvisningsberettigede sørger for, at de aftaler, som indgås med modtagere og formidlere, indeholder bestemmelser om:

a) at disse forfinansieringer skal indbetales på bankkonti eller underkonti, der muliggør identificering af midlerne og de tilhørende renter; hvis dette ikke er muligt, skal modtagernes eller formidlernes regnskabspraksis gøre det muligt at identificere de midler, som Fællesskabet har indbetalt, og de renter eller andre fordele, som disse midler har givet anledning til

◄

b) at modtagerne skal meddele den kompetente anvisningsberettigede størrelsen af de renter eller tilsvarende fordele, disse midler eventuelt har givet anledning til, mindst en gang om året, hvis renterne repræsenterer et betydeligt beløb, og under alle omstændigheder, når de anmoder om en mellemliggende betaling eller saldobetaling, hvori forfinansieringen modregnes.

3. I overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit IV, kapitel 5, udarbejder den anvisningsberettigede, allerede ved udbetalingen af forfinansieringen, et fordringsoverslag vedrørende de renter eller tilsvarende fordele, som forfinansieringen eventuelt har givet anledning til.

Den kompetente anvisningsberettigede fastlægger en rækkefølge for opkrævning af de rentebeløb, der omhandles i stk. 1, i overensstemmelse med de frister, der omhandles i stk. 2, litra b).

4. Er der tale om forfinansieringer, der udbetales til gennemførelse af samme budgetpost, i henhold til samme basisretsakt og til modtagere, der omfattes af samme tildelingsprocedure, kan den anvisningsberettigede opstille et fælles fordringsoverslag for flere debitorer.







KAPITEL 2

Princippet om etårighed

Artikel 5

Regnskabsårets bevillinger

(Finansforordningens artikel 8, stk. 3)

De forpligtelses- og betalingsbevillinger, der er opført på regnskabsårets budget, og som skal anvendes i løbet af regnskabsåret, består af de bevillinger, der er godkendt for regnskabsåret. For regnskabsåret godkendes:

a) de bevillinger, der er opført på budgettet, herunder bevillinger fastsat gennem et ændringsbudget

b) fremførte bevillinger

c) genopførte bevillinger efter finansforordningens artikel 157 og artikel 181, stk. 5

d) bevillinger hidrørende fra tilbagebetalinger af forskud i overensstemmelse med artikel 228

e) bevillinger, der er opført som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter i løbet af regnskabsåret eller i tidligere regnskabsår, og som ikke er anvendt.

Artikel 6

Fremførte bevillinger

(Finansforordningens artikel 9, stk. 2)

1. De forpligtelsesbevillinger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 9, stk. 2, litra a), kan kun fremføres, hvis der ikke har kunnet indgås forpligtelser inden den 31. december i regnskabsåret af årsager, som ikke kan tilskrives den anvisningsberettigede, og hvis de forberedende etaper er så fremskredne, at det med rimelighed kan formodes, at forpligtelsen vil kunne indgås senest den 31. marts i det følgende år.

2. De forberedende etaper, der er omhandlet i finansforordningens artikel 9, stk. 2, litra a), og som bør være afsluttet pr. 31. december i regnskabsåret med henblik på en fremførsel til det følgende regnskabsår, omfatter bl.a.:

a) for så vidt angår samlede forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 76, vedtagelse af en finansieringsafgørelse eller afslutning inden denne dato af høringen af de berørte tjenester i hver institution med henblik på vedtagelse af afgørelsen

b) for så vidt angår enkeltforpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 76, at forberedelsen af kontrakter eller aftaler er på et fremskredent stadium. Ved et sådant fremskredent stadium af udarbejdelsen af kontrakter eller aftaler forstås, at udvælgelsen af potentielle kontrahenter eller modtagere er afsluttet.

3. Bevillinger, der er fremført i overensstemmelse med finansforordningens artikel 9, stk. 2, litra a), og for hvilke der ikke er indgået forpligtelser pr. 31. marts i det følgende regnskabsår, annulleres automatisk.

Kommissionen underretter inden den 15. april budgetmyndigheden om de således annullerede bevillinger.

4. Bevillinger, der er fremført i overensstemmelse med finansforordningens artikel 9, stk. 2, litra b), kan udnyttes indtil den 31. december i det følgende regnskabsår.

5. Regnskabsføringen skal gøre det muligt at sondre mellem de således fremførte bevillinger.

6. Bevillingerne vedrørende de personaleudgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 9, stk. 6, anvendes til vederlag og godtgørelser til institutionernes medlemmer og personale.







KAPITEL 3

(Finansforordningens kapitel 4)

Princippet om én regningsenhed

Artikel 7

Vekselkursen mellem euroen og en anden valuta

(Finansforordningens artikel 16)

1. Omvekslinger mellem euroen og en anden valuta foretages efter den dagskurs på euro, som offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende, serie C, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorbestemmelserne.

2. Hvis der ikke for den pågældende valutas vedkommende er offentliggjort en dagskurs for euro i De Europæiske Fællesskabers Tidende, anvender Kommissionen den regnskabskurs, der er omhandlet i stk. 3.

3. Med henblik på den regnskabsføring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 132-137, og med forbehold af bestemmelserne i artikel 213, foretages omregningen mellem euro og en anden valuta ved anvendelse af den månedlige regnskabskurs for euroen. Denne regnskabskurs fastsættes af Kommissionen under anvendelse af de informationskilder, den anser for troværdige, på grundlag af kursen den næstsidste hverdag i den måned, der går forud for den måned, for hvilken kursen fastsættes.

Artikel 8

Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer

(Finansforordningens artikel 16)

1. Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og en anden valuta, er den kurs, der er gældende den dag, hvor betalingsordren eller indtægtsordren udfærdiges af den anvisningsberettigede tjeneste, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorbestemmelserne.

2. I forbindelse med forskudskonti i euro, er datoen for bankens betaling afgørende for, hvilken kurs der skal anvendes.

3. I forbindelse med forskudskonti i nationale valutaer som omhandlet i finansforordningens artikel 16, anvendes kursen for den måned, hvor udgiften afholdes over forskudskontoen.

4. I forbindelse med udgifter finansieret af Den Europæiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget, Garantisektionen (EUGFL), er den kurs, der skal anvendes for måned »n«, som er den måned, for hvilken der er givet meddelelse om de pågældende udgifter i overensstemmelse med artikel 3 i Kommissionens forordning (EF) nr. 296/96 ( 11 ), kursen for den tiende dag i måned »n+1« eller kursen for den første forudgående dag, for hvilken man råder over en generel kursnotering.

Denne kurs anvendes ligeledes i forbindelse med de tilsvarende forskud, som omhandlet i artikel 4 og 5 i forordning (EF) nr. 296/96.

Artikel 9

Oplysninger om overførsler af likvide midler foretaget af Kommissionen mellem de forskellige valutaer

(Finansforordningens artikel 16)

Hvert kvartal sender Kommissionen medlemsstaterne en oversigt over de overførsler, der er foretaget mellem de forskellige valutaer.







KAPITEL 4

(Finansforordningens kapitel 5)

Princippet om bruttoopgørelse

Artikel 10

Opførelse på budgettet af formålsbestemte indtægter og af de tilsvarende bevillinger

(Finansforordningens artikel 18)

1. Uden at dette berører artikel 12 og 13, omfatter budgetstrukturen for de formålsbestemte indtægter følgende:

a) i oversigten over indtægter for hver sektion en budgetpost, hvor indtægtsbeløbet opføres.

b) i oversigten over indtægter anføres det i anmærkningerne, under hvilke poster bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter vil kunne opføres.

Hvis indtægtsbeløbet i det i første afsnit, litra a), omhandlede tilfælde kan forudses, opføres det under posten. Hvis det ikke kan forudses, anføres der et »p.m« under posten, og de anslåede indtægter anføres til orientering i anmærkningerne.

2. Bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter kan opføres, for både forpligtelsesbevillingers og betalingsbevillingers vedkommende, når indtægten er opkrævet af institutionen, undtagen i det tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 161, stk. 2. Bevillingerne opføres automatisk, undtagen når der er tale om tilbagebetaling af acontobeløb som omhandlet i finans-forordningens artikel 156 og om finansielle korrektioner på strukturfondsområdet.

Artikel 11

Medlemsstaternes bidrag til forskningsprogrammer

(Finansforordningens artikel 18, stk. 1, litra a))

1. Med hensyn til Medlemsstaternes bidrag til finansiering af visse supplerende forskningsprogrammer, som er omhandlet i artikel 5 i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000, betales:

a) syv tolvtedele af det beløb, der er opført på budgettet, senest den 31. januar i det løbende regnskabsår

b) de resterende fem tolvtedele senest den 15. juli i det løbende regnskabsår.

2. Hvis budgettet ikke er endeligt vedtaget inden regnskabsårets begyndelse, betales de bidrag, der er omhandlet i stk. 1, på grundlag af det beløb, der er opført på budgettet for det foregående regnskabsår.

3. Ethvert bidrag eller enhver supplerende betaling fra medlemsstaterne til budgettet skal opføres på Kommissionens konto eller konti inden for tredive kalenderdage efter anmodningen om indbetaling.

4. De foretagne betalinger opføres på den konto, der er omhandlet i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000, og er undergivet de betingelser, der er fastsat i den nævnte forordning.

Artikel 12

Formålsbestemte indtægter, der skyldes EFTA-landenes deltagelse i visse fællesskabsprogrammer

(Finansforordningens artikel 18, stk. 1, litra d))

1. EFTA-staternes bidrag til visse fællesskabsprogrammer opføres således på budgettet:

a) i oversigten over indtægter oprettes der en p.m. post, på hvilken EFTA-staternes samlede bidrag i det pågældende regnskabsår opføres. Det forudsete beløb angives i budgetanmærkningerne

b) i oversigten over udgifter: i) angives i anmærkningen til den enkelte post for fællesskabsaktiviteter, som EFTA-staterne deltager i, det fastsatte bidrags størrelse »til orientering« ii) indgår et bilag, der udgør en integrerende del af budgettet, med samtlige poster for de fællesskabsaktiviteter, som EFTA-staterne deltager i.

I det bilag der er angivet i første afsnit, litra b), nr. ii) opføres de bevillinger, der svarer til bidragene — som fastsat i stk. 2 — samt afholdelsen af udgifterne.

2. I henhold til artikel 82 i aftalen om Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde skal samtlige de beløb, der svarer til EFTA-staternes årlige bidrag — således som de er bekræftet over for Kommissionen af Det Blandede EØS-udvalg i henhold til artikel 1, stk. 5, i protokol 32, der er knyttet som bilag til ovennævnte aftale — fra regnskabsårets begyndelse opføres som henholdsvis bevillinger til forpligtelser og bevillinger til betalinger.

3. Hvis der i løbet af regnskabsåret sker en forøgelse af bevillingerne til budgetposter, som EFTA-staterne bidrager til, og EFTA-staterne ikke i løbet af regnskabsåret kan tilpasse deres bidrag tilsvarende for at respektere den »proportionalitetsfaktor«, der er omhandlet i artikel 82 i aftalen om Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, kan Kommissionen af sine likvide midler midlertidigt og ekstraordinært finansiere EFTA-staternes andel. Når en sådan forøgelse har fundet sted, indkalder Kommissionen snarest de relevante beløb fra EFTA-staterne. Kommissionen underretter hvert år budgetmyndigheden om de således trufne afgørelser.

Forfinansieringen afregnes hurtigst muligt i forbindelse med opstillingen af budgettet for det følgende regnskabsår.

4. I henhold til artikel 18, stk. 1, litra d), i finansforordningen er EFTA-staternes finansielle bidrag formålsbestemte indtægter. Regnskabsføreren træffer passende foranstaltninger til at sikre, at anvendelsen af både indtægterne fra disse bidrag og de tilsvarende bevillinger kan følges separat.

I den i finansforordningens artikel 131, stk. 2, omhandlede beretning redegør Kommissionen særskilt for gennemførelsen af de bevillinger, der svarer til EFTA-landenes deltagelse, for såvel indtægters som udgifters vedkommende.

Artikel 13

Provenu af sanktioner over for medlemsstater, der har uforholdsmæssigt store underskud

(Finansforordningens artikel 18, stk. 1, litra b))

Provenuet af de sanktioner, der er omhandlet i afsnit 4 i Rådets forordning (EF) nr. 1467/97 ( 12 ), opføres således på budgettet:

a) i oversigten over indtægter oprettes en p.m. post for opførelse af renter vedrørende disse beløb

b) opførelsen af disse beløb i oversigten over indtægter giver anledning til, at der samtidig, i oversigten over udgifter, opføres forpligtelses- og betalingsbevillinger, jf. dog finansforordningens artikel 74. Disse bevillinger gennemføres i overens-stemmelse med finansforordningens artikel 17.

Artikel 14

Anvisning af nettobeløb

(Finansforordningens artikel 20, stk. 1)

I henhold til finansforordningens artikel 20, stk. 1, kan der af betalingsanmodninger, fakturaer eller opgørelser, som i så fald anvises med nettobeløbet fratrækkes:

a) beløb, der pålægges kontrahenterne som sanktion

b) fejlagtigt udbetalte beløb ved modregning i forbindelse med fastsættelsen af en ny betaling af samme art til fordel for samme modtager, der vedrører samme kapitel, artikel og regnskabsår, hvorunder den fejlagtige udbetaling er konteret, idet en sådan betaling enten kan være en mellemliggende betaling eller en saldobetaling.

Prisnedslag, bonus og rabatter fratrukket fakturaer og betalingsanmodninger opføres ikke som Fællesskabets indtægter.

Artikel 15

Konti for »afgifter, der skal refunderes«

(Finansforordningens artikel 20, stk. 2)

Afgifter, som Fællesskaberne eventuelt har afholdt i henhold til finansforordningens artikel 20, stk. 2, opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af de berørte medlemsstater.







KAPITEL 5

(Finansforordningens kapitel 6)

Princippet om specificering

Artikel 16

Overførselsprocedurer

(Finansforordningens artikel 22, stk. 1)

1. Hver institution kan inden for sin budgetsektion foreslå budgetmyndigheden, at der foretages overførsler fra et afsnit til et andet ud over 10 % af regnskabsårets bevillinger under den post, hvorfra overførslen foretages. De øvrige institutioner underretter Kommissionen herom.

Disse overførsler foretages efter den procedure, der er omhandlet i finansforordningens artikel 24.

2. Hver institution kan inden for sin budgetsektion foretage overførsler inden for artiklerne.

Artikel 17

Regler for beregning af grænser for overførsler

(Finansforordningens artikel 23)

1. Beregningen af de procenter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 22, stk. 1, og artikel 23, stk. 1, første afsnit, litra b) og c), foretages på tidspunktet for anmodningen om overførsel.

2. For så vidt angår den grænse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 22, stk. 1, og artikel 23, stk. 1, første afsnit, litra b) og c), er det summen af de overførsler, der skal foretages fra den budgetpost, hvorfra overførslen sker, og korrigeret med de tidligere overførsler, der skal tages i betragtning.

Artikel 18

Administrationsudgifter

(Finansforordningens artikel 23)

De udgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 23, stk. 1, første afsnit, litra b), dækker for hvert politikområde de kategorier, der er omhandlet i artikel 27.

Artikel 19

Begrundelser for anmodninger om bevillingsoverførsler

(Finansforordningens artikel 22 og 23)

Overførselsforslag og alle oplysninger bestemt for budgetmyndigheden vedrørende overførsler, foretaget i overensstemmelse med finansforordningens artikel 22 og 23, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, der viser bevillingsanvendelsen og de anslåede behov indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne overføres.

Artikel 20

Begrundelser for anmodninger om overførsler fra nødhjælpsreserven

(Finansforordningens artikel 26)

Forslag om overførsler, der skal gøre det muligt at anvende den i finansforordningens artikel 26, stk. 2, første afsnit, omhandlede reserve til nødhjælp, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, som viser:

a) for så vidt angår den post, hvortil overførslen skal foretages, de senest foreliggende oplysninger om bevillingsanvendelsen samt overslag over behovene indtil regnskabsårets udløb

b) for så vidt angår samtlige poster vedrørende foranstaltninger udadtil, bevillingsanvendelsen indtil udgangen af den måned, der går forud for anmodningen om overførsel, samt overslag over behovene indtil regnskabsårets udløb, ledsaget af en sammenligning med de oprindelige overslag

c) mulighederne for ændret anvendelse af bevillingerne.







KAPITEL 6

(Finansforordningens kapitel 7)

Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning

Artikel 21

Evaluering

(Finansforordningens artikel 27)

1. Forud for fremsættelsen af forslag til programmer eller aktiviteter, som medfører udgifter eller nedsatte indtægter for budgettet, foretages der en forudgående evaluering. Denne skal omfatte:

a) de behov, der skal dækkes på kort eller lang sigt

b) de mål, der skal nås

c) de forventede resultater og de indikatorer, der er nødvendige til vurdering heraf

d) fællesskabsinterventionens merværdi

e) de med forslagene forbundne risici, herunder risikoen for svig, og mulige alternative løsninger

f) erfaringer fra allerede gennemførte lignende foranstaltninger

g) omfanget af bevillinger, menneskelige ressourcer og øvrige administrative ressourcer, der skal tildeles under hensyn til princippet om omkostnings-effektivitet

h) det kontrolsystem, der skal oprettes.

2. Alle programmer eller aktiviteter gøres endvidere til genstand for en midtvejsevaluering og/eller efterfølgende evaluering af de anvendte menneskelige og finansielle ressourcer og af de opnåede resultater for at kontrollere, at disse er i overensstemmelse med de fastsatte målsætninger, efter følgende betingelser:

a) der foretages en periodisk evaluering af de resultater, der opnås under et flerårigt programs gennemførelse, efter en tidsplan, der gør det muligt at tage hensyn til konklusionerne af denne evaluering i forbindelse med enhver beslutning om videreførelse, ændring eller afbrydelse af det pågældende program

b) for så vidt angår aktiviteter, der finansieres på årsbasis, evalueres resultaterne mindst én gang hvert sjette år.

Den i første afsnit, litra b) nævnte forpligtelse gælder ikke for de enkelte projekter eller aktioner, der gennemføres som led i disse aktiviteter, og hvor forpligtelsen kan opfyldes gennem de afsluttende rapporter, som fremsendes af de organer, der har udført aktionen.

Artikel 22

Finansieringsoversigt

(Finansforordningens artikel 28)

1. Ethvert forslag til retsakt, der forelægges lovgiver, og som kan få budgetmæssige følger, herunder for antallet af stillinger, skal ledsages af en finansieringsoversigt.

Finansieringsoversigten indeholder finansielle og økonomiske oplysninger, således at lovgiver kan vurdere, om en handling fra Fællesskabets side er nødvendig. Finansieringsoversigten skal indeholde relevante oplysninger om den eventuelle sammenhæng og synergi med andre finansielle instrumenter.

Er der tale om flerårige aktioner, skal finansieringsoversigten indeholde den forventede tidsplan for de årlige bevillings- og personalebehov og en evaluering af deres finansielle følger på mellemlang sigt.

2. For at forebygge risikoen for svig og uregelmæssigheder, der vil kunne skade Fællesskabernes finansielle interesser, skal finansieringsoversigten indeholde oplysninger om eksisterende eller påtænkte forebyggelses- og beskyttelses-foranstaltninger.







KAPITEL 7

(Finansforordningens kapitel 8)

Princippet om klarhed og åbenhed

Artikel 23

Foreløbig offentliggørelse af budgetoversigten

(Finansforordningens artikel 29)

Snarest muligt og senest fire uger efter den endelige vedtagelse af budgettet offentliggøres på Kommissionens initiativ en oversigt over budgettallene på institutionernes hjemmeside på Internettet under afventning af den endelige offentliggørelse i De Europæiske Fællesskabers Tidende.







AFSNIT III

BUDGETTETS OPSTILLING OG STRUKTUR







KAPITEL 1

Budgettets opstilling

Artikel 24

Generel indledning til det foreløbige budgetforslag

(Finansforordningens artikel 33)

Kommissionen udarbejder en generel indledning til det foreløbige budgetforslag.

Hver af det foreløbige budgetforslags sektioner er forsynet med en indledning udarbejdet af den pågældende institution.

Den generelle indledning omfatter:

a) finansielle opstillinger for hele budgettet

b) for så vidt angår afsnittene under Kommissionens sektion: i) en beskrivelse af de politikker, der ligger til grund for bevillingsansøgningerne, under hensyn til de principper og krav, der er nævnt i finansforordningens artikel 27 og artikel 33, stk. 2, litra d) ii) en begrundelse for forskelle i bevillingerne fra det ene regnskabsår til det andet.

Artikel 25

Arbejdsdokumenter til støtte for det foreløbige budgetforslag

(Finansforordningens artikel 30 og 33)

Til støtte for det foreløbige budgetforslag fremlægges følgende arbejdsdokumenter:

a) for så vidt angår institutionernes personale: i) en redegørelse for personalepolitikken vedrørende såvel fastansat som midlertidigt personale ii) en fortegnelse for hver personalekategori over stillingerne på budgettet og det faktiske antal ansatte på datoen for forelæggelsen af det foreløbige budgetforslag med angivelse af deres fordeling på lønklasser og administrative enheder iii) en begrundelse for eventuelle forskelle i antallet af ansatte iv) en oversigt over personalets fordeling på politikområder

b) en detaljeret oversigt over lånoptagelses- og långivningspolitikken

c) for så vidt angår tilskud til de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 32, en oversigt over indtægter og udgifter ledsaget af en begrundelse, udarbejdet af de pågældende organer, og for så vidt angår Europaskolerne, en oversigt over indtægter og udgifter ledsaget af en begrundelse.

Artikel 26

Foreløbige forslag til ændringsbudgetter

(Finansforordningens artikel 37, stk. 1)

Foreløbige forslag til ændringsbudgetter ledsages af begrundelser og af de på opstillingstidspunktet foreliggende oplysninger om budgetgennemførelsen i det foregående og løbende regnskabsår.







KAPITEL 2

Budgettets struktur og udformning

Artikel 27

Administrationsbevillinger

(Finansforordningens artikel 41)

Når oversigten over udgifterne for en budgetsektion opstilles efter en kontoplan opdelt efter formål, opføres administrationsbevillingerne under separate poster, efter afsnit, på grundlag af følgende klassifikation:

a) udgifter vedrørende personale der er godkendt ved stillingsfortegnelsen: der anføres et bevillingsbeløb og et antal stillinger

b) udgifter vedrørende eksternt personale (herunder hjælpeansatte og midlertidigt ansatte) og andre administrationsudgifter (herunder repræsentations- og mødeudgifter)

c) udgifter vedrørende bygninger og hertil knyttede udgifter, herunder rengøring og vedligeholdelse, lejeudgifter, telekommunikation, vand, gas og elektricitet

d) støtteudgifter.

Kommissionens administrationsudgifter, hvis art er fælles for alle afsnit, opføres ligeledes i en separat oversigt, klassificeret efter art.

Artikel 28

Faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår

(Finansforordningens artikel 46, stk. 1, nr. 1), litra e))

Ved opstillingen af budgettet fastsættes de faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår på følgende måde:

a) med hensyn til forpligtelser: forpligtelser bogført i løbet af regnskabsåret på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i artikel 5

b) med hensyn til betalinger: betalinger foretaget i løbet af regnskabsåret — dvs. betalinger, hvor der er sendt betalingsinstruks til banken — på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i samme artikel.

Artikel 29

Budgetanmærkninger

(Finansforordningens artikel 46, stk. 1, nr. 1), litra g))

Budgetanmærkningerne skal navnlig omfatte:

a) henvisninger til basisretsakten, når en sådan foreligger

b) de nødvendige forklaringer vedrørende bevillingernes art og formål.

Artikel 30

Stillingsfortegnelse

(Finansforordningens artikel 46, stk. 1, nr. 3, litra a))

Personalet ved Forsyningsagenturet opføres separat i Kommissionens stillingsfortegnelse.







AFSNIT IV

GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET







KAPITEL 1

Almindelige bestemmelser

Artikel 31

Basisretsakters former

(Finansforordningens artikel 49, stk. 1))

1. På fællesskabsområdet kan en basisretsakt have form af en forordning, et direktiv, en beslutning efter betydningen i EF-traktatens artikel 249 eller en afgørelse.

▼M1

2. Inden for den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik kan en basisretsakt have en af de former, der er omhandlet i artikel 13, stk. 2, artikel 14, artikel 23, stk. 2, og artikel 24 i traktaten om Den Europæiske Union.

I de krisesituationer, der er omhandlet i denne forordnings artikel 168, stk. 2, kan en basisretsakt i forbindelse med aktioner af begrænset varighed også have den form, der er omhandlet i artikel 13, stk. 3, og i artikel 23, stk. 1, i traktaten om Den Europæiske Union.

▼B

3. Inden for det politimæssige og retlige samarbejde på det strafferetlige område kan en basisretsakt have en af de former, der er omhandlet i artikel 34, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Union.

Artikel 32

Maksimumbeløb til pilotprojekter og forberedende foranstaltninger

(Finansforordningens artikel 49, stk. 2, litra a) og b)

1. De samlede bevillinger til de pilotprojekter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 49, stk. 2, litra a), kan ikke overstige 32 mio. EUR pr. regnskabsår.

2. De samlede bevillinger til de nye forberedende foranstaltninger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 49, stk. 2, litra b), kan ikke overstige 30 mio. EUR pr. regnskabsår, og de samlede bevillinger, som der faktisk er indgået forpligtelser for til forberedende foranstaltninger, kan ikke overstige 75 mio. EUR.

Artikel 33

Kommissionens særlige beføjelser i henhold til traktaterne

(Finansforordningens artikel 49, stk. 2, litra c))

1. Følgende artikler i EF-traktaten tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:

a) artikel 138 (den sociale dialog)

b) artikel 140 (undersøgelser, udtalelser, samråd på det sociale område)

c) artikel 143 og 145 (særberetninger på det sociale område)

d) artikel 152, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for sundhedsbeskyttelse)

e) artikel 155, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen for så vidt angår transeuropæiske net)

f) artikel 157, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen på industriområdet)

g) artikel 159, stk. 2 (rapport om fremskridtene i forbindelse med virkeliggørelsen af den økonomiske og sociale samhørighed)

h) artikel 165, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for forskning og teknologisk udvikling)

i) artikel 173 (rapport om forskning og teknologisk udvikling)

j) artikel 180, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen af politikkerne vedrørende udviklingssamarbejde).

2. Følgende artikler i Euratom-traktaten tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:

a) artikel 70 (finansiel medvirken, inden for rammerne af budgettet, i prospekteringsvirksomhed på medlemsstaternes områder)

b) artikel 77 ff. (sikkerhedskontrol).

3. I forbindelse med opstillingen af det foreløbige budgetforslag vil de i stk. 1 og 2 angivne lister eventuelt kunne suppleres med angivelse af de pågældende artikler og beløb.

Artikel 34

Interessekonflikt

(Finansforordningens artikel 52, stk. 2)

1. Handlinger, der kan medføre interessekonflikter i den betydning, hvori udtrykket anvendes i finansforordningens artikel 52, kan blandt andet bestå i:

a) at tildele sig selv eller andre uberettigede direkte eller indirekte fordele

b) at nægte at indrømme en modtager de rettigheder eller fordele, den pågældende har krav på

c) at udføre handlinger, der er uberettigede eller udtryk for misbrug, eller at undlade at udføre nødvendige handlinger.

2. Den i finansforordningens artikel 52, stk. 1, omhandlede kompetente myndighed er den pågældende ansattes nærmeste foresatte. Han bekræfter skriftligt, om der foreligger interessekonflikt eller ej. I bekræftende fald træffer han selv enhver relevant afgørelse.







KAPITEL 2

Gennemførelsesmåder







Afdeling 1

GENERELLE BESTEMMELSER

Artikel 35

Kommissionens forudgående kontrol

(Finansforordningens artikel 53 og 56)

1. Når Kommissionen gennemfører budgettet ved delt, decentral eller indirekte central forvaltning, undersøger den forud ved dokumentkontrol og kontrol på stedet, om der i forvaltningsenhederne, i overensstemmelse med reglerne for forsvarlig økonomisk forvaltning, og ved decentral forvaltning afhængigt af decentraliseringsgraden, findes relevante og velfungerende:

a) gennemførelsesprocedurer

b) kontrolsystemer

c) bogføringssystemer

d) procedurer for indgåelse af aftaler og for ydelse af tilskud

2. Kommissionen foretager de nødvendige nye undersøgelser ved enhver væsentlig ændring af procedurer eller systemer for at sikre sig, at de i stk. 1 omhandlede betingelser fortsat er opfyldt.

3. De i stk. 1 omhandlede enheder forsyner, inden for en bestemt frist, Kommissionen med alle oplysninger, denne måtte anmode om og underretter den omgående om enhver ændring af deres procedurer og systemer. Kommissionen fastslår disse forpligtelser i henholdsvis uddelegeringsinstrumenterne eller de aftaler, der er indgået med de pågældende enheder.

4. Når Kommissionen gennemfører budgettet ved fælles forvaltning, finder de kontrolaftaler, der er indgået med de internationale organisationer, anvendelse.







Afdeling 2

SÆRLIGE BESTEMMELSER

Artikel 36

Direkte central forvaltning

(Finansforordningens artikel 53)

Når Kommissionen gennemfører budgettet centralt direkte i sine tjenestegrene, udføres gennemførelsesopgaverne af de finansielle aktører som er omhandlet i finansforordningens artikel 58-68 og på de i nærværende forordning fastsatte betingelser.

Artikel 37

Uddelegering til gennemførelsesorganer

(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra a), og artikel 55, stk. 2)

1. Beslutningerne om uddelegering til gennemførelsesorganer bemyndiger disse til i deres egenskab af anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation at gennemføre bevillinger vedrørende det fællesskabsprogram, hvis forvaltning de er blevet pålagt.

2. De beføjelser, der uddelegeres til gennemførelsesorganet, udøves af organets direktør efter finansforordningens artikel 55, stk. 2.

3. Dokumentet vedrørende Kommissionens uddelegering af beføjelser omfatter de samme bestemmelser som dem, der er indeholdt i artikel 41, stk. 2. Direktøren accepterer, ved en formel skriftlig godkendelse, dokumentet på vegne af det pågældende gennemførelsesorgan.

Artikel 38

Forudsætninger og betingelser for uddelegering til nationale offentligretlige organer eller privatretlige enheder, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver

(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra c))

1. Kommissionen kan kun uddelegere offentligretlige opgaver til nationale, offentligretlige organer eller til privatretlige enheder med en offentligretlig opgave, hvis de er undergivet lovgivningen i medlemsstaterne, i staterne i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS) eller i lande, der har ansøgt om tiltrædelse af Den Europæiske Union, medmindre andet følger af basisretsakten.

2. Kommissionen sikrer sig, at de i stk. 1 omhandlede organer eller enheder kan stille den nødvendige finansielle sikkerhed, fortrinsvis i form af en offentlig garanti, bl.a. med henblik på fuldstændig inddrivelse af beløb, som Kommissionen har krav på.

3. Når Kommissionen ønsker at overdrage offentligretlige opgaver, bl.a. opgaver i forbindelse med budgetgennemførelse, til et organ som omhandlet i finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra c), undersøger den, om dette vil være i overensstemmelse om princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Hvis undersøgelsen viser, at uddelegering vil være mest i overensstemmelse med behovet for forsvarlig økonomisk forvaltning, indhenter den, inden den foretager uddelegeringen, udtalelse fra det kompetente udvalg, der er omhandlet i basisretsakten, idet dette også kan udtale sig om de udvælgelseskriterier, der forudses anvendt.

Artikel 39

Udpegelse af nationale, offentligretlige organer eller privatretlige enheder, der har fået overdraget en offentlig tjenesteydelsesopgave

(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra c))

1. De nationale, offentligretlige organer eller privatretlige enheder, der overdrages en offentlig tjenesteydelsesopgave, henhører under lovgivningen i den medlemsstat eller det land, i hvilket de er oprettet.

2. Valget af organer eller enheder skal ske på en objektiv og gennemsigtig måde på grundlag af en costbenefitanalyse og opfylde de gennemførelseskrav, Kommissionen har fastsat. Valget må ikke føre til forskelsbehandling mellem de berørte medlemsstater eller lande.

3. Hvis der er tale om netværksforvaltning, der indebærer, at den pågældende medlemsstat eller det pågældende land udpeger mindst ét organ eller én enhed, skal medlemsstaten eller landet foretage udpegelsen efter bestemmelserne i basisretsakterne.

I de øvrige tilfælde udpeger Kommissionen disse organer eller enheder i forståelse med de berørte medlemsstater eller lande og efter bestemmelserne i basisretsakterne.

Artikel 40

Overholdelse af reglerne for indgåelse af offentlige aftaler

(Finansforordningens artikel 57)

Når Kommissionen overdrager opgaver til privatretlige organer efter finansforordningens artikel 57, stk. 2, indgår den en aftale i overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningens første del, afsnit V.

Artikel 41

Regler for gennemførelsen ved indirekte central forvaltning

(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra b) og c))

1. Når Kommissionen overdrager gennemførelsesopgaver til agenturer, organer eller enheder efter bestemmelserne i finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra b) og c), indgår den en aftale med disse.

2. Den i stk. 1 omhandlede aftale omfatter bl.a. følgende bestemmelser:

a) fastsættelse af de tildelte opgaver

b) de nærmere betingelser for opgavernes gennemførelse, inklusive de relevante bestemmelser med henblik på definition af ansvar og fastlæggelse af kontrolordninger

c) reglerne for, hvorledes der over for Kommissionen gøres rede for denne gennemførelse

d) betingelserne for gennemførelsens ophør

e) de nærmere bestemmelser for Kommissionens kontrol

f) betingelserne for anvendelse af separate bankkonti, modtageren af renteafkastet og anvendelsen heraf

g) bestemmelser, der sikrer fællesskabshandlingens synlighed, bl.a. i forhold til organets andre aktiviteter

h) en forpligtelse til at afholde sig fra enhver handling, der kan medføre en interessekonflikt som omhandlet i finansforordningens artikel 52, stk. 2.

3. De agenturer, organer eller enheder, der er omhandlet i stk. 1, har ikke status som anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation.

Artikel 42

Procedurer for regnskabsafslutning ved delt eller decentral forvaltning

(Finansforordningens artikel 53, stk. 5)

1. Den i finansforordningens artikel 53, stk. 5, omhandlede procedure for regnskabsafslutning har til formål at sikre, at udgifter, der er afholdt af medlemsstaterne som led i delt forvaltning, eller af tredjelande som led i decentral forvaltning, og som forventes afholdt over budgettet, er afholdt korrekt og i overensstemmelse med gældende fællesskabsbestemmelser.

2. Uden at dette berører de særlige bestemmelser i de sektorbestemte forordninger, omfatter proceduren for regnskabsafslutning:

a) en erklæring fra medlemsstaternes eller tredjelandenes side om de afholdte udgifter i form af regnskaber bekræftet af en tjeneste eller et organ, der har den nødvendige tekniske kompetence, og som er uden tilknytning til de organer, der har afholdt udgifterne

b) Kommissionens kontrol af regnskaberne og af de underliggende transaktioner ved dokumentkontrol og eventuelt kontrol på stedet, uden begrænsninger eller restriktioner, herunder kontrol hos modtagerne

c) Kommissionens fastlæggelse, inden for rammerne af kontradiktoriske procedurer og med underretning af medlemsstaterne eller tredjelandene, af det udgiftsbeløb, der godkendes til at kunne afholdes over budgettet

d) beregning af den finansielle korrektion, der skyldes forskellen mellem de angivne udgifter og de udgifter, der godkendes til at kunne afholdes over budgettet

e) opkrævning eller tilbagebetaling af den saldo, der fremkommer som forskellen mellem de godkendte udgifter og de beløb, der allerede er udbetalt til medlemsstaterne eller tredjelandene; opkrævningen sker ved modregning på de betingelser, der er omhandlet i artikel 83.

3. I forbindelse med den decentrale forvaltning anvendes den procedure for regnskabsafslutning, der er omhandlet i stk. 1 og 2, i overensstemmelse med den aftalte decentraliseringsgrad.

Artikel 43

Fælles forvaltning

(Finansforordningens artikel 53 og 165)

1. Bevillinger, der gennemføres ved fælles forvaltning med internationale organisationer som omhandlet i finansforordningens artikel 53 og 165, finansierer foranstaltninger, hvor der kræves en sammenlægning af ressourcerne fra flere donorer, idet det ikke vil være praktisk muligt eller hensigtsmæssigt at angive fordelingen af den enkelte donors bidrag på de forskellige udgiftstyper.

Kommissionen sikrer sig, at der findes relevante kontrol- og revisionsmekanismer for foranstaltningen som helhed.

2. Det drejer sig i stk. 1 om følgende internationale organisationer:

a) internationale offentligretlige organisationer, der er oprettet ved mellemstatslige aftaler, og særagenturer, som disse har oprettet

b) Den Internationale Røde Kors Komité (ICRC)

c) Den Internationale Sammenslutning af Røde Kors og Røde Halvmåne Selskaber.







KAPITEL 3

Finansielle aktører







Afdeling 1

DE FINANSIELLE AKTØRERS RETTIGHEDER OG PLIGTER

Artikel 44

De finansielle aktørers rettigheder og pligter

(Finansforordningens artikel 58)

Hver institution stiller til rådighed for hver finansiel aktør de ressourcer, der er nødvendige for udførelsen af hans opgave, samt en detaljeret beskrivelse af hans opgaver, rettigheder og pligter.







Afdeling 2

DEN ANVISNINGSBERETTIGEDE

Artikel 45

Bistand til de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede

(Finansforordningens artikel 59)

1. Den kompetente anvisningsberettigede kan bistås af tjenestemænd eller øvrige ansatte (i det følgende benævnt »ansatte«), der under hans ansvar pålægges at gennemføre visse transaktioner, som er nødvendige for budgettets gennemførelse og for udarbejdelsen af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger. For at forebygge enhver interessekonflikt er de ansatte, der bistår de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede, undergivet de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 52.

2. Hver institution underretter budgetmyndigheden, når en tjenestemand i lønklasse A1 tiltræder en funktion som anvisningsberettiget bemyndiget ved delegation, når han skifter funktion, og når han fratræder.

Artikel 46

Interne regler vedrørende uddelegering

(Finansforordningens artikel 59)

I overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen og i denne forordning fastsætter hver institution i sine interne regler, hvilke foranstaltninger til forvaltning af bevillingerne den finder nødvendige med henblik på en korrekt gennemførelse af den pågældende institutions sektion i budgettet.

Artikel 47

Adskillelse af indledning og kontrol af en transaktion

(Finansforordningens artikel 60, stk. 4)

1. Ved indledning af en transaktion forstås samtlige handlinger, der udføres af de i artikel 45 omhandlede ansatte, og som går forud for de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigedes iværksættelse af foranstaltninger til gennemførelse af budgettet.

2. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås den samlede forudgående kontrol, som foretages af den kompetente anvisningsberettigede med henblik på at kontrollere transaktionens operationelle og finansielle aspekter.

3. Hver transaktion er genstand for mindst én forudgående kontrol. Formålet med denne kontrol er bl.a. at fastslå:

a) at udgifter og indtægter er forskriftsmæssige og i overensstemmelse med gældende bestemmelser, navnlig i budgettet og i de relevante ordninger, men også i alle retsakter vedtaget til gennemførelse af traktater og forordninger, og — i givet fald — i overensstemmelse med kontraktmæssige bestemmelser

b) at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, som er omhandlet i finansforordningens afsnit II, kapitel 7, er overholdt.

4. Den efterfølgende kontrol på grundlag af dokumenter og om nødvendigt på stedet har til formål at sikre, at de transaktioner, der finansieres over budgettet, er korrekt gennemført, og at bl.a. de kriterier, der er omhandlet i stk. 3, er overholdt. Denne kontrol kan fortages stikprøvevis på grundlag af en risikoanalyse.

5. De tjenestemænd og øvrige ansatte, der er ansvarlige for den i stk. 2 og 4 omhandlede kontrol, er forskellige fra dem, der udfører de i stk. 1 omhandlede iværksættelsesopgaver og er ikke sidstnævntes underordnede.

Artikel 48

Procedurer for forvaltning og intern kontrol

(Finansforordningens artikel 60, stk. 4)

De interne forvaltnings- og kontrolsystemer og -procedurer tager sigte på:

a) gennemførelse af målsætningerne for institutionens politikker, programmer og foranstaltninger i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning

b) overholdelse af de fællesskabsretlige regler og af de minimumskontrolstandarder, som institutionen har fastsat

c) beskyttelse af institutionens aktiver og data

d) forebyggelse og afsløring af uregelmæssigheder, fejl og svig

e) identificering og forebyggelse af risici i forbindelse med forvaltningen

f) fremlæggelse af troværdige finansielle og administrative oplysninger

g) opbevaring af bilag knyttet til og affødt af budgetgennemførelsen og bilag vedrørende transaktioner til gennemførelse af budgettet

h) opbevaring af dokumenter vedrørende de krævede forhåndsgarantier til fordel for institutionen og udarbejdelse af en tidsplan, der muliggør et passende tilsyn med de nævnte garantier.

Artikel 49

De anvisningsberettigedes opbevaring af bilag

(Finansforordningens artikel 60, stk. 4)

Forvaltningssystemerne og -procedurerne for opbevaring af originale bilag omfatter:

a) nummerering af bilagene

b) datering af bilagene

c) føring af registre, eventuelt ved hjælp af edb, der muliggør præcis lokalisering af bilagene

d) opbevaring af disse bilag i en periode af mindst fem år regnet fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det regnskabsår, som bilagene vedrører.

Bilag vedrørende foranstaltninger, som ikke er endeligt afsluttet, opbevares ud over den periode, der er nævnt i stk. 1, litra d), og indtil udgangen af året efter, at de er afsluttet.

Artikel 50

Kodeks af faglige standarder

(Finansforordningens artikel 60, stk. 5)

1. De ansatte, der af den kompetente anvisningsberettigede udpeges til at kontrollere de finansielle transaktioner, udvælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kompetence, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller en passende faglig erfaring, eller efter et relevant uddannelsesprogram.

2. Hver institution vedtager en kodeks af faglige standarder, som hvad angår intern kontrol fastslår:

a) hvilket niveau af teknisk og finansiel kompetence der kræves af de i stk. 1 omhandlede ansatte

b) disse ansattes forpligtelse til videreuddannelse

c) hvilke funktioner og opgaver disse ansatte skal udføre

d) hvilke adfærdsregler, særlig med hensyn til faglig etik og integritet, de ansatte skal overholde, og hvilke rettigheder de har.

3. Hver institution etablerer de strukturer, der er nødvendige med henblik på formidling til de anvisningsberettigede tjenestegrene og regelmæssig ajourføring af relevante oplysninger vedrørende de kontrolnormer og de metoder og teknikker, der findes på området.

Artikel 51

Manglende handling fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede

(Finansforordningens artikel 60, stk. 6)

Ved manglende handling fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, som omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 6, forstås, at der inden for en efter omstændighederne rimelig frist, som ikke må overstige en måned, ikke er afgivet noget svar.

Artikel 52

Efterfølgende kontrol og årsberetning

(Finansforordningens artikel 60, stk. 7)

I den årsberetning, som den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede forelægger sin institution, redegøres der bl.a. for resultatet af den efterfølgende kontrol.

Artikel 53

Overdragelse til regnskabsføreren af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger

(Finansforordningens artikel 60)

Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede overdrager til regnskabsføreren, under overholdelse af de regler, som regnskabsføreren har vedtaget, regnskabsføreren de finansielle og administrative oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af dennes funktioner.

Artikel 54

Rapport om procedurer med forhandling

(Finansforordningens artikel 60)

De ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede opregner for hvert regnskabsår de aftaler, der har været genstand for procedurer med forhandling som omhandlet i artikel 126, 127, 242, 244, 246 og 247. Hvis andelen af procedurer med forhandling set i forhold til antallet af kontrakter indgået af samme ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede er steget væsentligt i forhold til tidligere regnskabsår, eller hvis denne andel er betydelig større end det gennemsnit, der er registreret i institutionen, aflægger den kompetente anvisningsberettigede rapport til den pågældende institution og redegør for, hvilke foranstaltninger der i givet fald er truffet for at ændre på denne tendens. Hver institution fremsender en rapport vedrørende proceduren med forhandling til budgetmyndigheden. For Kommissionens vedkommende vedlægges denne rapport den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 7.







Afdeling 3

REGNSKABSFØREREN

Artikel 55

Udnævnelse af regnskabsføreren

(Finansforordningens artikel 61)

Regnskabsføreren udnævnes af hver institution blandt tjenestemænd omfattet af vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber.

Regnskabsføreren udvælges af institutionen på grundlag af sine særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller tilsvarende faglig erfaring.

Artikel 56

Regnskabsførerens fratræden

(Finansforordningens artikel 61)

1. Hvis regnskabsføreren fratræder sit hverv, opstilles der snarest muligt et midlertidigt regnskab.

Dette midlertidige regnskab består af de regnskaber, der omhandles i finansforordningens første del, afsnit VII, fastlagt pr. sidste dag i den måned, hvor regnskabsføreren er fratrådt.

2. Der skal ikke opstilles noget midlertidigt regnskab, hvis regnskabsførerens fratræden falder sammen med regnskabsårets udgang.

3. Det midlertidige regnskab eller, i det i stk. 3 omhandlede tilfælde, det foreløbige årsregnskab, der er omhandlet i finansforordningen artikel 128, sendes af den fratrædende regnskabsfører eller, hvis dette ikke er muligt, af en tjenestemand i hans tjenestegrene, til den nye regnskabsfører, der inden for en frist af højst en måned regnet fra fremsendelsen, med sin underskrift skal godkende det og kan fremsætte eventuelle forbehold.

4. Hver institution underretter budgetmyndigheden, når dens regnskabsfører udnævnes eller fratræder.

Artikel 57

Udtalelse om regnskabssystemer og fortegnelsessystemer

(Finansforordningens artikel 61)

Når finansielle forvaltningssystemer, som er udformet af den anvisningsberettigede, overfører data til institutionens regnskaber eller når de anvendes til at begrunde data i disse regnskaber, skal regnskabsføreren godkende installationen eller ændringen af sådanne systemer.

Regnskabsføreren skal ligeledes høres om de kompetente anvisningsberettigedes installation og ændring af fortegnelsessystemer og systemer vedrørende værdiansættelse af aktiver og passiver.

Artikel 58

Likviditetsstyring

(Finansforordningens artikel 61)

1. Regnskabsføreren skal sikre, at hans institution råder over tilstrækkelige midler til at dække de likviditetsbehov, der følger af gennemførelsen af budgettet.

2. Med henblik på at opfylde formålet i stk. 1 etablerer regnskabsføreren systemer til likviditetsstyring, som gør det muligt for denne at udarbejde overslag over likviditetsbehovet.

3. Kommissionens regnskabsfører fordeler de disponible midler i overensstemmelse med bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000.

Artikel 59

Forvaltning af bankkonti

(Finansforordningens artikel 61)

1. Regnskabsføreren kan, til brug for likviditetsstyringen, i institutionens navn åbne konti eller lade konti åbne i nationale pengeinstitutter eller centralbanker. Han kan i behørigt begrundede tilfælde åbne konti i andre valutaer end euro.

2. Regnskabsføreren forhandler om funktionsvilkårene for de konti, der er åbnet i pengeinstitutter, i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, effektivitet og indkaldelse af bud.

3. Mindst hvert femte år iværksætter regnskabsføreren en ny indkaldelse af bud blandt de pengeinstitutter, hvor der føres konti.

4. Regnskabsføreren sikrer, at funktionsvilkårene for de konti, der er åbnet i pengeinstitutterne, nøje overholdes.

5. Kommissionens regnskabsfører harmoniserer funktionsvilkårene for de konti, der er åbnet af de forskellige institutioner, efter høring af de øvrige institutioners regnskabsførere.

Artikel 60

Underskrifter i forbindelse med konti

(Finansforordningens artikel 61)

I vilkårene for åbning, funktion og anvendelse af konti fastsættes det, af hensyn til behovene i forbindelse med den interne kontrol, at checks, bankoverførsler og alle andre banktransaktioner skal underskrives af én eller flere behørigt bemyndigede ansatte.

Til dette formål fremsender hver institution til alle de pengeinstitutter, hvori den har åbnet konti, navnene på og underskriftsprøver for de bemyndigede.

Artikel 61

Kontoforvaltning

(Finansforordningens artikel 61)

1. Regnskabsføreren skal sikre, at saldoen på de bankkonti, der er omhandlet i artikel 59, ikke afviger væsentligt fra de likviditetsoverslag, der er omhandlet i artikel 58, stk. 2, og under alle omstændigheder:

a) at der ikke forekommer nogen debetsaldo på disse konti

b) at saldoen for konti, der føres i udenlandsk valuta, regelmæssigt konverteres til euro.

2. Regnskabsføreren må ikke opretholde saldi på konti i udenlandsk valuta, som kan påføre institutionen uforholdsmæssigt store tab, der skyldes udsving i omvekslingskursen.

Artikel 62

Overførsler og omvekslinger

(Finansforordningens artikel 61)

Regnskabsføreren foretager overførsler mellem konti, der er oprettet i institutionens navn i pengeinstitutter, og foretager valutaomvekslinger, jf. dog artikel 69.

Artikel 63

Betalingsregler

(Finansforordningens artikel 61)

Betalinger foretages ved overførsel eller pr. check.

Artikel 64

Databaser vedrørende tredjemand

(Finansforordningens artikel 61)

1. Betalinger ved bankoverførsel kan kun foretages af regnskabsføreren, hvis bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren forud er registreret i en database, der er fælles for den enkelte institution.

Registrering i denne database af bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren eller ændring af disse oplysninger sker på grundlag af et papirbaseret eller elektronisk dokument, som bekræftes af betalingsmodtagerens bank.

2. I forbindelse med en betaling ved bankoverførsel kan de anvisningsberettigede kun forpligte deres institution over for tredjemand, hvis denne har overdraget dem den dokumentation, der er nødvendig for, at han kan registreres i databasen.

De anvisningsberettigede kontrollerer, ved udfærdigelsen af hver betalingsordre, at de bankoplysninger, betalingsmodtageren har meddelt dem, fortsat er gældende på udfærdigelsestidspunktet.

Enkeltforpligtelser vedrørende førtiltrædelsesstøtte kan indgås med de offentlige myndigheder i de lande, der ansøger om optagelse i Den Europæiske Union, uden forudgående registrering i databaser vedrørende tredjemand. I dette tilfælde sørger den anvisningsberettigede for, at registreringen sker hurtigst muligt. Ifølge kontrakten er meddelelsen af bankoplysninger vedrørende betalingsmodtageren til Kommissionen en forudsætning for første udbetaling.

Artikel 65

Regnskabsførerens opbevaring af bilag

(Finansforordningens artikel 61)

Bilag vedrørende bogføringen og vedrørende opstillingen af det årsregnskab, der er omhandlet i finansforordningens artikel 121, opbevares i fem år fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det regnskabsår, som bilagene vedrører.

Dog opbevares bilag vedrørende foranstaltninger, som ikke er endeligt afsluttet, yderligere indtil udgangen af året efter, at de er afsluttet.

Hver institution fastsætter, i hvilken tjeneste bilagene skal opbevares.







Afdeling 4

FORSKUDSBESTYREREN

Artikel 66

Betingelser for anvendelse af forskudskonti

(Finansforordningens artikel 63)

1. Hvis det er fysisk umuligt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, eller hvis dette ikke er rationelt, bl.a. fordi der er tale om mindre beløb, kan der oprettes forskudskonti til betaling af sådanne udgifter.

2. Forskudsbestyreren er efter instruktion fra den kompetente anvisningsberettigede bemyndiget til foreløbigt at fastsætte og betale udgifterne.

3. Oprettelsen af en forskudskonto og udpegelsen af en forskudsbestyrer sker ved afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra en kompetent anvisningsberettiget. I afgørelsen gentages forskudsbestyrerens og den anvisningsberettigedes ansvar og forpligtelser.

Ændringer i anvendelsesvilkårene for en forskudskonto sker ligeledes ved afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den kompetente anvisningsberettigede.

Artikel 67

Betingelser for oprettelse og for betaling

(Finansforordningens artikel 63)

1. Afgørelsen om oprettelse af en forskudskonto og om udpegelse af en forskudsbestyrer samt afgørelsen om ændring af anvendelsesvilkårene for en forskudskonto fastslår bl.a.:

a) det oprindeligt tildelte forskuds maksimale størrelse

b) om der eventuelt skal åbnes en bankkonto eller en postgirokonto i institutionens navn

c) arten af og maksimumsbeløbet for hver udgift, der af forskudsbestyreren kan udbetales til eller opkræves fra tredjemand

d) hyppigheden af og reglerne for udfærdigelse af bilag samt fremsendelsen af disse bilag til den anvisningsberettigede med henblik på regulering

e) proceduren for en eventuel genoprettelse af forskuddet

f) af transaktionerne over forskudskontoen reguleres af den anvisningsberettigede senest ved udgangen af den følgende måned for at sikre afstemningen mellem den regnskabsmæssige saldo og banksaldoen

g) gyldighedsperioden for den bemyndigelse, som regnskabsføreren giver forskudsbestyreren

h) den udpegede forskudsbestyrers identitet.

2. I forslag til beslutninger om oprettelse af forskudskonti skal den anvisningsberettigede drage omsorg for:

a) i første række at anvende budgettet, hvis der er adgang til det centrale edb- regnskabssystem

b) kun at anvende forskudskonti i tilfælde, hvor det er berettiget.

Med undtagelse af de specifikke forskudskonti, der oprettes vedrørende humanitær bistand og kriseforvaltning som omhandlet i artikel 168, stk. 2, kan det maksimumsbeløb, der er omhandlet i første afsnit, litra c), ikke overstige 30 000 EUR for hver udgift.

3. Betalinger til tredjemand foretages af forskudsbestyreren på grundlag af og inden for rammerne af:

a) forudgående budgetmæssige og retlige forpligtelser, der er underskrevet af den kompetente anvisningsberettigede

b) den positive restsaldo på forskudskontoen, som kontantbeløb eller som bankindestående.

4. Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler.

5. Efter betalingerne følger formelle afgørelser om endelig afslutning og/eller betalingsordrer, underskrevet af den kompetente anvisningsberettigede.

Artikel 68

Valg af forskudsbestyrere

(Finansforordningens artikel 63)

Forskudsbestyrerne udpeges blandt tjenestemænd i kategori A, B eller C. Om nødvendigt kan forskudsbestyrerne udpeges blandt ansatte, der er omfattet af vilkårene for de øvrige ansatte, og som er på et niveau svarende til de nævnte kategorier. Forskudsbestyrerne udvælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller relevant faglig erfaring, eller efter et passende uddannelsesprogram.

Artikel 69

Tilførsel af midler til forskudskonti

(Finansforordningens artikel 63)

1. Regnskabsføreren foretager indbetalinger på forskudskontiene og sikrer det finansielle tilsyn hermed, hvad angår såvel åbning af bankkonti og uddelegering af underskriftbeføjelser som kontrol på stedet og i det centrale regnskab. Regnskabsføreren overfører midler til forskudskontiene. Forskuddene indbetales på den bankkonto, der er åbnet i forskudskontoens navn.

Forskudskontiene kan direkte tilføres midler i form af forskellige lokale indtægter hidrørende fra bl.a.:

a) salg af materiel

b) publikationer

c) diverse tilbagebetalinger

d) renteafkast.

Reguleringen af beløbene, både udgifter og indtægter (diverse eller formålsbestemte), sker i henhold til den afgørelse om oprettelse af forskudskonti, der er omhandlet i artikel 67, og i henhold til finansforordningens bestemmelser. Den anvisningsberettigede fratrækker de pågældende beløb ved senere tilførsel af midler til de samme forskudskonti.

2. For at undgå kurstab kan forskudsbestyreren foretage overførsler mellem de forskellige bankkonti, der henhører under samme forskudskonto.

Artikel 70

Den anvisningsberettigedes og regnskabsførerens kontrol

(Finansforordningens artikel 63)

1. Forskudsbestyreren fører regnskab over de midler, han har til rådighed som kontantbeholdning eller som bankindestående, og over de betalte udgifter og inkasserede indtægter, i overensstemmelse med regnskabsførerens instrukser. Den kompetente anvisningsberettigede kan når som helst få adgang til opgørelserne i dette regnskab, og en månedlig oversigt over de gennemførte transaktioner med tilhørende bilag skal i den følgende måned af forskudsbestyreren sendes til den anvisningsberettigede med henblik på regulering af de transaktioner, der er foretaget over forskudskontoen.

2. Regnskabsføreren kontrollerer selv eller lader en tjenestemand eller anden ansat fra hans egne tjenestegrene eller fra de anvisningsberettigede tjenestegrene, der er specielt befuldmægtiget hertil, kontrollere — som regel på stedet og uanmeldt — at de midler, som er betroet forskudsbestyrerne, er til stede, at regnskabet er ført korrekt, og at reguleringen af transaktionerne over forskudskontoen er sket inden for de fastsatte frister. Regnskabsføreren meddeler den kompetente anvisningsberettigede resultaterne af denne kontrol.

Artikel 71

Procedure for indgåelse af aftaler

(Finansforordningens artikel 63)

Betalinger over forskudskonti kan, inden for de grænser, der er fastsat i artikel 129, stk. 4, bestå i, at udgifter blot betales i henhold til faktura, uden forudgående godtagelse af tilbud.







KAPITEL 4

De finansielle aktørers ansvar







Afdeling 1

ALMINDELIGE BESTEMMELSER

Artikel 72

Kompetente instanser i forbindelse med svig

(Finansforordningens artikel 60, stk. 6 og artikel 65, stk. 2)

Ved de myndigheder og instanser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 6, og artikel 65, stk. 2, forstås de instanser, der er udpeget i vedtægten for tjenestemænd og i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne (i det følgende benævnt »vedtægten«), og i fællesskabsinstitutionernes afgørelser om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med bekæmpelse af svig, bestikkelse og alle andre ulovlige aktiviteter til skade for Fællesskabernes interesser.







Afdeling 2

BESTEMMELSER FOR DE VED DELEGATION ELLER SUBDELEGATION BEMYNDIGEDE ANVISNINGSBERETTIGEDE

Artikel 73

Bekræftelse af instrukser

(Finansforordningens artikel 66, stk. 2)

1. Hvis en anvisningsberettiget finder, at en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, er forbundet med uregelmæssigheder eller er i strid med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, fordi gennemførelsen af den er uforenelig med de tildelte ressourcer, skal han give den myndighed, af hvilken han er bemyndiget ved delegation eller subdelegation, skriftlig meddelelse herom. Hvis instruksen bekræftes skriftligt, og hvis bekræftelsen sker rettidigt og er tilstrækkelig præcis, således at den udtrykkelig henviser til de punkter, som den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede har anfægtet, er denne fritaget for ansvar; den anvisningsberettigede skal følge instruksen, medmindre den strider mod de strafferetlige regler eller sikkerhedsforskrifter, der finder anvendelse.

2. Bestemmelserne i stk. 1 finder ligeledes anvendelse, når en anvisningsberettiget under gennemførelsen af en instruks, som han er pålagt, konstaterer, at omstændigheder ved sagen kan forårsage en uregelmæssig situation.

3. Enhver instruks, der bekræftes under de omstændigheder, der er beskrevet i finansforordningens artikel 66, stk. 2, skal registreres af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og anføres i hans årsberetning.

Artikel 74

Økonomiske uregelmæssigheder

(Finansforordningens artikel 60, stk. 6, og artikel 66, stk. 4)

Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder er kompetent vedrørende enhver overtrædelse af en bestemmelse i finansforordningen eller af enhver anden bestemmelse vedrørende den finansielle forvaltning eller kontrollen hermed, der skyldes en tjenestemands eller øvrig ansats handling eller undladelse, uden at dette dog berører de beføjelser, der tilkommer Kontoret for Bekæmpelse af Svig (OLAF).

Artikel 75

Særlig instans for økonomiske uregelmæssigheder

(Finansforordningens artikel 60, stk. 6, og artikel 66, stk. 4)

1. Ansættelsesmyndigheden eller efter omstændighederne den myndighed, der er bemyndiget til at indgå ansættelseskontrakter, kan i tilfælde af økonomiske uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 74, forelægge sagen for den i finansforordningens artikel 66, stk. 4, omhandlede instans med henblik på udtalelse.

Når denne instans forelægges en sag af ansættelsesmyndigheden eller efter omstændighederne af den myndighed, der er bemyndiget til at indgå ansættelseskontrakter, afgiver den en udtalelse, hvori den vurderer, om der er tale om uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 74, hvor grove uregelmæssighederne er, og hvilke konsekvenser de eventuelt bør få. Hvis instansen på grundlag af sin analyse finder, at den forelagte sag henhører under OLAF's kompetence, tilbagesender den straks sagen til ansættelsesmyndigheden eller den myndighed, der er bemyndiget til at indgå ansættelseskontrakter og underretter øjeblikkelig OLAF herom.

Når den i første afsnit omhandlede instans underrettes direkte af en ansat i overensstemmelse med finansforordningens artikel 60, stk. 6, videresender den sagen til ansættelsesmyndigheden eller efter omstændighederne til den myndighed, der er bemyndiget til at indgå ansættelseskontrakter, og underretter den pågældende ansatte herom.

2. Hver institution fastsætter, under hensyn til dens interne organisation, reglerne for arbejdet i den særlige instans, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 4, og dens sammensætning, som omfatter en ekstern person, der har de nødvendige kvalifikationer og den nødvendige ekspertise.







KAPITEL 5

Forvaltning af indtægter







Afdeling 1

EGNE INDTÆGTER

Artikel 76

Ordning for egne indtægter

(Finansforordningens artikel 69)

Den anvisningsberettigede opstiller en tidsplan for, hvornår de egne indtægter, der er omhandlet i afgørelsen om ordningen for De Europæiske Fællesskabers egne indtægter, forventes overdraget til Kommissionen.

Fastlæggelsen og opkrævningen af egne indtægter sker i henhold til de ordninger, der er fastlagt i henhold til den i stk. 1 omhandlede afgørelse.







Afdeling 2

OVERSLAG OVER FORDRINGER

Artikel 77

Overslag over fordringer

(Finansforordningens artikel 70)

1. Overslaget over fordringen angiver indtægtens art og kontering samt, så vidt muligt, debitor og det anslåede beløbet.

Ved udarbejdelsen af overslaget over fordringen kontrollerer den kompetente anvisningsberettigede især:

a) at konteringen er korrekt

b) overslagets formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser og med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

2. Overslaget over fordringen bevirker ikke, at der opstår forpligtelsesbevillinger, jf. dog finansforordningens artikel 161, stk. 2. I de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 18, kan bevillingerne først opstå, efter at Fællesskaberne rent faktisk har inkasseret de skyldige beløb.







Afdeling 3

FASTLÆGGELSE AF FORDRINGER

Artikel 78

Procedure

(Finansforordningens artikel 71)

1. Fastlæggelsen af en fordring udgør den anvisningsberettigedes anerkendelse af Fællesskabernes rettigheder over for en debitor samt af grundlaget for at kræve, at den pågældende debitor betaler sin gæld.

2. Indtægtsordren er den transaktion, hvorved den kompetente anvisningsberettigede giver regnskabsføreren instruks om at inddrive den fastlagte fordring.

3. Debetnotaen er en underretning af debitor om, at:

a) Fællesskaberne har fastlagt den pågældende fordring

b) hans gæld til Fællesskaberne forfalder til betaling på en bestemt dato (i det følgende benævnt »forfaldsdato«)

c) hvis betaling ikke har fundet sted senest på forfaldsdatoen, er gælden rentebærende med den rentesats, der er omhandlet i artikel 86, jf. dog de gældende særbestemmelser

d) i alle tilfælde, hvor det er muligt, foretager institutionen inddrivelsen ved modregning efter at have underrettet debitor herom

e) hvis betaling ikke har fundet sted senest på forfaldsdatoen, foretager institutionen inddrivelsen ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet

f) hvis det, efter ovenstående etaper, ikke har været muligt at inddrive det fulde beløb, foretager institutionen inddrivelsen ved tvangsfuldbyrdelse af den afgørelse, der er opnået enten i overensstemmelse med finansforordningens artikel 72, stk. 2, eller gennem domstolene.

Debetnotaen sendes af den anvisningsberettigede til debitor med kopi til regnskabsføreren.

Artikel 79

Fastlæggelse af fordringer

(Finansforordningens artikel 71)

Ved fastlæggelsen af en fordring sikrer den anvisningsberettigede sig:

a) at fordringen er sikker og ikke undergivet nogen betingelse

b) at fordringen er opgjort og beløbet nøjagtigt fastsat

c) at fordringen er forfalden og ikke undergivet nogen frist

d) at debitor er korrekt udpeget

e) at konteringen af de beløb, der skal inddrives, er korrekt

f) at bilagene er korrekte, og

g) at der er overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig på grundlag af kriterierne i artikel 87, stk. 1, litra a).

Artikel 80

Bilag til støtte for fastlæggelsen af fordringer

(Finansforordningens artikel 71)

1. Enhver fastlæggelse af en fordring er baseret på bilag, der bekræfter Fællesskabernes rettigheder.

2. Inden fastlæggelsen af en fordring kontrollerer den kompetente anvisnings-berettigede selv disse bilag eller overvåger på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget.

3. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 48 og 49.







Afdeling 4

ANVISNING AF INDTÆGTER

Artikel 81

Udstedelse af indtægtsordren

(Finansforordningens artikel 72)

1. I indtægtsorden anføres:

a) det regnskabsår, under hvilket betalingen konteres

b) henvisninger til den retsakt eller den retlige forpligtelse, som har udløst fordringen og danner grundlag for opkrævningen

c) den pågældende artikel i budgettet og eventuelt enhver anden nødvendig underinddeling, herunder i givet fald henvisning til den tilsvarende budgetforpligtelse

d) det beløb, der skal betales, udtrykt i euro

e) debitors navn og adresse

f) forfaldsdatoen

g) mulighederne for inddrivelse, herunder specielt inddrivelse ved modregning eller ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet.

2. Indtægtsordren dateres og underskrives af den kompetente anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren.







Afdeling 5

INDDRIVELSE

Artikel 82

Formaliteter ved inddrivelse

(Finansforordningens artikel 73)

1. Inddrivelse af fordringer bogføres af regnskabsføreren i regnskaberne, og den kompetente anvisningsberettigede underrettes herom.

2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsførerens eller forskudsbestyrerens kasse skal der udstedes en kvittering.

Artikel 83

Inddrivelse ved modregning

(Finansforordningens artikel 73)

På et hvilket som helst tidspunkt under proceduren foretager regnskabsføreren — efter at have underrettet den kompetente anvisningsberettigede og debitoren herom — inddrivelsen ved modregning af den fastlagte fordring i tilfælde af, at debitor samtidig har en fordring på Fællesskaberne, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling og som genstand har et beløb, der er fastlagt ved en betalingsordre.

Artikel 84

Inddrivelsesprocedure ved manglende frivillig indbetaling

(Finansforordningens artikel 72 og 73)

1. Hvis det fulde beløb ikke har kunnet inddrives ved udløbet af den frist, der er anført i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den kompetente anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af alle til rådighed stående retsmidler, herunder ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet, jf. dog artikel 83.

2. Hvis der ikke er mulighed for at foretage inddrivelsen på den måde, der er omhandlet i stk. 1, og hvis debitor ikke har foretaget indbetalingen ved udløbet af den frist, der er nævnt i det af regnskabsføreren fremsendte påkrav om betaling, iværksætter denne tvangsfuldbyrdelse af kravet i overensstemmelse med finansforordningens artikel 72, stk. 2, eller på grundlag af et fuldbyrdelsesdokument opnået gennem d