2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 1
Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor
►B KOMMISSIONENS FORRETNINGSORDEN
(K(2000) 3614)
(EFT L 308 af 8.12.2000, s. 26)
Ændret ved:
Tidende
nr. side dato
►M1Kommissionens afgørelse 2001/844/EF, EKSF, Euratom af 29. november
2001L 317 1 3.12.2001
►M2Kommissionens afgørelse 2001/937/EF, EKSF, Euratom af 5. december
2001L 345 94 29.12.2001
►M3Kommissionens afgørelse 2002/47/EF, EKSF, Euratom af 23. januar
2002L 21 23 24.1.2002
▼B
KOMMISSIONENS FORRETNINGSORDEN
(K(2000) 3614)
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og
Stålfællesskab, særlig artikel 16,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fælles-
skab, særlig artikel 218, stk. 2,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atom-
energifællesskab, særlig artikel 131,
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union, særlig artikel
28, stk. 1, og artikel 41, stk. 1 —
VEDTAGET FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:
KAPITEL I
KOMMISSIONEN
Artikel 1
Kommissionen fungerer som kollegium i henhold til bestemmelserne i
denne forretningsorden og under overholdelse af de politiske retnings-linjer, som er fastlagt af formanden.
Artikel 2
Kommissionen fastlægger sine prioriteter og vedtager hvert år sit
arbejdsprogram under overholdelse af de politiske retningslinjer, som
er fastlagt af formanden.
Artikel 3
Formanden kan tildele medlemmerne af Kommissionen særlige
arbejdsområder, inden for hvilke de er specifikt ansvarlige for forbere-delsen af Kommissionens arbejde og gennemførelsen af densafgørelser. Han kan også når som helst ændre disse tildelinger.
Formanden kan nedsætte arbejdsgrupper bestående af kommissions-
medlemmer og udpeger gruppens formand.
Formanden repræsenterer Kommissionen. Han udpeger de medlemmer
af Kommissionen, der skal bistå ham ved udøvelsen af denne funktion.
Artikel 4
Kommissionens afgørelser træffes:
a) på Kommissionens møder
eller
b) ved skriftlig procedure i henhold til artikel 12
eller
c) ved bemyndigelsesprocedure i henhold til artikel 13
eller
d) ved delegationsprocedure i henhold til artikel 14.
Afdeling I
Kommissionens møder
Artikel 5
Kommissionen indkaldes til møde af formanden.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 2
▼B
Kommissionen afholder i reglen møde mindst én gang om ugen.
Derudover afholdes der møde, hver gang det er nødvendigt.
Medlemmerne er forpligtet til at deltage i alle møderne. Formanden
vurderer, om der foreligger en situation, som kan berettige til, at dennepligt ikke overholdes.
Artikel 6
Formanden fastsætter dagsordenen for hvert møde i Kommissionen,
bl.a. under hensyntagen til det arbejdsprogram, der er omhandlet iartikel 2.
Uden at dette i øvrigt berører formandens beføjelse til at fastsætte
dagsordenen, skal ethvert forslag, der vil medføre væsentlige udgifter,fremsættes efter aftale med det medlem, der er ansvarligt for budgettet.
Hvis et medlem foreslår et punkt optaget på dagsordenen, skal
formanden — medmindre ganske særlige forhold gør sig gældende —
have meddelelse herom senest ni dage før mødet.
Dagsordenen og de nødvendige arbejdsdokumenter fremsendes til
medlemmerne inden for de frister og på de arbejdssprog, som Kommis-sionen har fastsat i henhold til artikel 25.
Anmoder et medlem om at få taget et punkt af dagsordenen, udsættes
punktet efter aftale med formanden til det følgende møde.
Kommissionen kan på forslag af formanden behandle et punkt, der ikke
er opført på dagsordenen, eller hvortil de nødvendige arbejdsdoku-menter ikke er tilgået medlemmerne rettidigt. Den kan medflertalsafgørelse vedtage, at et punkt, der er opført på dagsordenen,ikke skal behandles.
Artikel 7
Kommissionen er beslutningsdygtig, når flertallet af det i traktaten fast-
satte antal medlemmer er til stede.
Artikel 8
Kommissionen træffer afgørelse på forslag af et eller flere medlemmer.Kommissionen skrider til afstemning efter anmodning fra et medlem.
Ved afstemningen træffes der afgørelse om det oprindelige forslag eller
om et forslag, som er ændret af det eller de ansvarlige medlemmer eller
af formanden.
Kommissionens afgørelser træffes med et flertal af det i traktaten fast-
satte antal medlemmer. Dette flertal kræves uanset afgørelsens art ogindhold.
Artikel 9
Kommissionens møder er ikke offentlige. Drøftelserne er fortrolige.
Artikel 10
Medmindre Kommissionen træffer anden afgørelse, deltager generalse-
kretæren i møderne. Betingelserne for andre personers deltagelse imøderne fastsættes i gennemførelsesbestemmelserne til denne forret-ningsorden.
Er et medlem fraværende, kan vedkommendes kabinetschef deltage i
mødet og på opfordring af formanden gøre rede for det fraværendemedlems synspunkt.
Kommissionen kan beslutte at høre en hvilken som helst anden person.
Artikel 11
Der udarbejdes et referat for hvert af Kommissionens møder.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 3
▼B
Udkastet til mødereferatet forelægges Kommissionen til godkendelse
på et efterfølgende møde. Godkendte mødereferater underskrives afformanden og af generalsekretæren.
Afdeling II
Andre procedurer
Artikel 12
Medlemmernes tilslutning til et forslag, der er fremsat af et eller flere
af dem, kan indhentes ved skriftlig procedure, når forslaget er godkendtaf de direkte implicerede generaldirektorater, og den juridiske tjenestehar afgivet positiv udtalelse herom.
I så fald fremsendes teksten til forslaget skriftligt på de sprog, som
Kommissionen har fastsat i henhold til artikel 25, til alle medlemmerne
med angivelse af fristen for fremsættelse af eventuelle forbehold ellerændringsforslag.
Under den skriftlige procedure kan ethvert medlem anmode om, at
forslaget drøftes. I så fald sender det pågældende medlem formanden
en begrundet anmodning herom.
Hvis intet medlem har fremsat eller fastholdt forbehold over for
forslaget inden for den frist, der gælder for en skriftlig procedure,betragtes forslaget som vedtaget af Kommissionen. De vedtagne forslaganføres i et dagligt notat, hvorom der optages en bemærkning i refe-ratet af Kommissionens førstkommende møde.
Artikel 13
Kommissionen kan, på betingelse af at princippet om dens kollegiale
ansvar respekteres fuldt ud, bemyndige et eller flere af sine medlemmertil i Kommissionens navn at træffe forvaltningsmæssige og administra-tive foranstaltninger inden for rammer og på betingelser, som denfastsætter.
Kommissionen kan endvidere bemyndige et eller flere af sine
medlemmer til med formandens tilslutning at vedtage den endelige
tekst til en akt eller til et forslag, der skal forelægges de øvrige institu-tioner, og hvis indhold er blevet fastlagt på et af dens møder.
Denne bemyndigelse kan videredelegeres til generaldirektørerne og
cheferne for tjenestegrenene, medmindre andet udtrykkeligt er bestemti beslutningen om bemyndigelsen.
Bestemmelserne i stk. 1, 2 og 3 berører ikke reglerne om delegation på
det finansielle område eller de beføjelser, der gælder for ansættelses-myndigheden og for den myndighed, der har kompetence til at indgåansættelseskontrakter.
Artikel 14
Kommissionen kan, på betingelse af at princippet om dens kollegiale
ansvar respekteres fuldt ud, ved delegation give generaldirektørerne og
cheferne for tjenestegrenene beføjelse til i Kommissionens navn at
træffe forvaltningsmæssige og administrative foranstaltninger inden forrammer og på betingelser, som den fastsætter.
Artikel 15
De afgørelser, der træffes ved bemyndigelses- og delegationsproce-
duren, anføres i et dagligt notat, hvorom der optages en bemærkning ireferatet af Kommissionens førstkommende møde.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 4
▼B
Afdeling III
Forberedelse og gennemførelse af Kommissionens afgørelser
Artikel 16
Medlemmerne kan oprette kabinetter, der bistår dem ved udførelsen af
deres arbejdsopgaver og ved forberedelsen af Kommissionens afgø-
relser.
Det ansvarlige medlem giver med henblikpå udførelsen af de arbejds-
opgaver, han har fået tildelt, sine instrukser til de pågældendetjenestegrene.
Artikel 17
Generalsekretæren bistår formanden ved forberedelsen af Kommission-
ens arbejde og møder. Han bistår ligeledes formændene for de
arbejdsgrupper, der er nedsat i henhold til artikel 3, stk. 2, ved forbere-delsen og afholdelsen af arbejdsgruppernes møder.
Han sørger for, at procedurerne for vedtagelse af afgørelser følges, og
overvåger, at de i artikel 4 omhandlede afgørelser gennemføres.
Han sørger for den nødvendige koordinering af Kommissionens
forskellige tjenestegrene under det forberedende arbejde og overvåger,at bestemmelserne om forelæggelse af dokumenter for Kommissionenoverholdes.
Han træffer de nødvendige foranstaltninger med henblikpå meddelelse
og offentliggørelse af Kommissionens retsakter i De Europæiske
Fællesskabers Tidende samt med henblikpå fremsendelse af Kommis-
sionens og dens tjenestegrenes dokumenter til De EuropæiskeFællesskabers øvrige institutioner.
Han varetager den officielle kontakt med De Europæiske Fællesskabers
øvrige institutioner med forbehold af de beføjelser, Kommissionenbeslutter selv at udøve eller at overdrage til sine medlemmer ellertjenestegrene. Han følger arbejdet i De Europæiske Fællesskabersøvrige institutioner og holder Kommissionen underrettet herom.
Artikel 18
Retsakter, der vedtages på Kommissionens møder, vedlægges på det
eller de autentiske sprog som fast tilknyttet bilag til et sammenfattendenotat, der udarbejdes ved afslutningen af det kommissionsmøde, påhvilket de er vedtaget. Vedtagelsen af sådanne retsakter bekræftes ved
formandens og generalsekretærens underskrift på det sammenfattende
notats sidste side.
Retsakter, der vedtages ved skriftlig procedure, vedlægges på det eller
de autentiske sprog som fast tilknyttet bilag til det i artikel 12 omhand-lede daglige notat. Vedtagelsen af sådanne retsakter bekræftes vedgeneralsekretærens underskrift på det daglige notats sidste side.
Retsakter, der vedtages ved bemyndigelsesprocedure, vedlægges på det
eller de autentiske sprog som fast tilknyttet bilag til det i artikel 15omhandlede daglige notat. Vedtagelsen af sådanne retsakter bekræftes
ved generalsekretærens underskrift på det daglige notats sidste side.
Retsakter, der vedtages ved delegationsprocedure eller ved videredele-
gation, jf. artikel 13, stk. 3, vedlægges på det eller de autentiske sprog
som fast tilknyttet bilag til det i artikel 15 omhandlede daglige notat.Vedtagelsen af sådanne retsakter bekræftes ved en overensstemmelses-erklæring underskrevet af generaldirektøren eller chefen fortjenestegrenen.
I denne forretningsorden forstås ved retsakt de akter, der er omhandlet i
EKSF-traktatens artikel 14, EF-traktatens artikel 249 og Euratom-trak-tatens artikel 161.
I denne forretningsorden forstås ved autentiskudgave, når der er tale
om almengyldige retsakter, udgaverne på Fællesskabernes officielle2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 5
▼B
sprog og for de øvrige retsakters vedkommende udgaverne på adressa-
ternes sprog.
KAPITEL II
KOMMISSIONENS TJENESTEGRENE
Artikel 19
Til forberedelse og udførelse af sine opgaver råder Kommissionen over
en række tjenestegrene, der udgøres af generaldirektorater og dermed
ligestillede tjenestegrene.
Generaldirektoraterne og de dermed ligestillede tjenestegrene er i prin-
cippet opdelt i direktorater og direktoraterne i kontorer.
Artikel 20
Kommissionen kan for at opfylde specifikke behov oprette særlige
enheder til at udføre nærmere bestemte opgaver og fastlægger sådanneenheders beføjelser og funktioner.
Artikel 21
For at sikre at Kommissionens arbejde er effektivt, arbejder tjenestegre-
nene nært sammen og koordinerer deres indsats ved udarbejdelsen eller
iværksættelsen af afgørelserne.
Inden et dokument forelægges Kommissionen, hører den ansvarlige
tjenestegren i tide de tjenestegrene som i kraft af deres sagsområdeeller beføjelser eller på grund af sagens natur har tilknytning til sagen,
og underretter Generalsekretariatet, når der iværksættes en høring, hvis
Generalsekretariatet ikke er en af de tjenestegrene, der høres. Den juri-diske tjeneste høres i forbindelse med alle udkast og forslag tilretsakter samt med alle dokumenter, der kan få retlige konsekvenser.De generaldirektorater, der er ansvarlige for henholdsvis budgetter,personale og administration, høres i forbindelse med alle dokumenter,
der kan få indflydelse på budgettet, finanserne, personalet eller admini-
strationen. Det samme gælder i påkommende tilfælde for detgeneraldirektorat, der er ansvarligt for finanskontrol.
Den ansvarlige tjenestegren bestræber sig på at udarbejde et forslag,
som de konsulterede tjenestegrene kan tilslutte sig. I tilfælde af
uenighed, skal de pågældende tjenestegrenes afvigende udtalelservedlægges det forslag, der fremsættes, jf. dog artikel 12.
KAPITEL III
STEDFORTRÆDERE
Artikel 22
Er formanden forhindret, varetages hans opgaver af en næstformand
eller et kommissionsmedlem i overensstemmelse med den af Kommis-sionen fastsatte rækkefølge.
Artikel 23
Er generalsekretæren forhindret, varetages hans opgaver af vicegeneral-
sekretæren eller, hvis dette ikke er muligt, af en tjenestemand, somKommissionen udpeger.
Artikel 24
Er en generaldirektør forhindret, afløses han af den af sine tilstedevæ-
rende vicegeneraldirektører, der har den højeste anciennitet — og i
tilfælde af at flere har samme anciennitet, den ældste af disse, eller,
hvis en sådan stilling ikke findes, af en tjenestemand, som Kommis-sionen udpeger. Hvis der ikke udpeges en stedfortræder, varetagesopgaverne af den tilstedeværende underordnede, der har den højesteanciennitet i den højeste kategori og lønklasse — og i tilfælde af atflere har samme anciennitet, den ældste af disse.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 6
▼B
Er en kontorchef forhindret, afløses han af vicekontorchefen, hvis en
sådan stilling findes.
Enhver anden overordnet afløses, hvis han er forhindret, af en tjeneste-
mand, som generaldirektøren udpeger efter aftale med det ansvarlige
kommissionsmedlem. Hvis der ikke udpeges en stedfortræder, vare-tages opgaverne af den tilstedeværende underordnede, der har denhøjeste anciennitet i den højeste kategori og lønklasse — og i tilfældeaf at flere har samme anciennitet, den ældste af disse.
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 25
Kommissionen fastlægger i fornødent omfang gennemførelsesbestem-
melser til denne forretningsorden.
Kommissionen kan vedtage yderligere foranstaltninger vedrørende sin
egen og sine tjenestegrenes virksomhed, der knyttes som bilag til denne
forretningsorden.
Artikel 26
Forretningsordenen af 18. september 1999, ændret ved afgørelse 2000/
633/EF, Euratom, EKSF, ophæves.
Artikel 27
Denne forretningsorden træder i kraft den 1. januar 2001.
Artikel 28
Denne forretningsorden offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers
Tidende.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 7
▼B
BILAG
ADMINISTRATIV ADFÆRDSKODEKS FOR EUROPA-KOMMISSIO-
NENS MEDARBEJDERE HVAD ANGÅR DERES FORBINDELSER
MED OFFENTLIGHEDEN
Kvalitetsservice
Kommissionen og dens medarbejdere har pligt til at tjene EU's og derigennem
offentlighedens interesser.
Offentligheden forventer med rette en åben, tilgængelig og velfungerende admi-
nistration, der leverer kvalitetsservice.
Kvalitetsservice indebærer, at Kommissionen og dens medarbejdere optræder
høfligt, objektivt og upartisk.
Formål
For at Kommissionen kan opfylde sine forpligtelser vedrørende god admini-
strativ adfærd, navnlig i sine forbindelser med offentligheden, forpligter den
sig til at overholde de standarder for god administrativ adfærd, der er anført i
denne kodeks, og til at lade sig lede deraf i sit daglige arbejde.
Anvendelsesområde
Kodeksen er bindende for alle medarbejdere, der er omfattet af vedtægten for
tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og ansættelsesvilkårene for de
øvrige ansatte i Fællesskaberne, herefter benævnt »vedtægten«, og de andre
forskrifter vedrørende forholdet mellem Kommissionen og dens medarbejdere,
der gælder for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber.
Kontraktansatte, eksperter udstationeret fra offentlige myndigheder i medlems-
staterne, praktikanter m.fl., som arbejder for Kommissionen, bør også følge
kodeksens bestemmelser i deres daglige arbejde.
Forholdet mellem Kommissionen og dens medarbejdere reguleres udelukkende
gennem vedtægten.
1. GENERELLE PRINCIPPER FOR GOD ADMINISTRATIV ADFÆRD
Kommissionen overholder følgende generelle principper i sine forbindelser
med offentligheden:
Lovlighed
Kommissionen handler i overensstemmelse med gældende ret og anvender de
regler og procedurer, der er fastsat i fællesskabsretten.
Ikke-diskrimination og ligebehandling
Kommissionen overholder princippet om ikke-diskrimination og garanterer
navnlig, at alle, der henvender sig til den, behandles lige uanset nationalitet,
køn, race eller etnisk oprindelse, religion eller overbevisning, handicap, alder
eller seksuel orientering. Hvis lignende sager behandles forskelligt, skal dette
således være specielt begrundet i de særlige forhold, der gør sig gældende i
forbindelse med den foreliggende sag.
Proportionalitet
Kommissionen sikrer, at trufne foranstaltninger står i et rimeligt forhold til de
mål, der forfølges.
Kommissionen vil navnlig sikre, at anvendelsen af denne kodeks aldrig
medfører administrative eller budgetmæssige byrder, der ikke står i et rime-
ligt forhold til de forventede fordele.
Konsekvens
Kommissionen skal være konsekvent i sin administrative adfærd og følge sin
normale praksis. Enhver undtagelse fra dette princip skal begrundes behørigt.
2. RETNINGSLINJER FOR GOD ADMINISTRATIV ADFÆRD
Objektivitet og upartiskhed
Medarbejderne skal altid handle objektivt og upartisk i Fællesskabets og
offentlighedens interesse. De skal handle uafhængigt inden for de politiske
rammer, som Kommissionen har fastlagt, og deres adfærd må aldrig være
styret af personlige eller nationale interesser eller påvirket af politisk pres.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 8
▼B
Information om administrative procedurer
Hvis en person anmoder om oplysninger vedrørende en af Kommissionens
administrative procedurer, skal medarbejderne sikre, at de ønskede oplys-
ninger gives inden for den frist, der er fastsat for den pågældende procedure.
3. INFORMATION OM DE BERØRTE PARTERS RETTIGHEDER
Høring af alle direkte berørte parter
Hvis fællesskabsretten foreskriver, at de berørte parter bør høres, skal medar-
bejderne sikre, at parterne får mulighed for at give udtryk for deres
synspunkter.
Pligt til at begrunde beslutninger
I en kommissionsbeslutning bør de grunde, den er baseret på, klart angives,
og beslutningen bør meddeles de berørte personer og parter.
Som hovedregel bør beslutninger begrundes fuldt ud. I tilfælde, hvor det —
f.eks. på grund af det store antal personer, der berøres af lignende beslut-
ninger — ikke er muligt at meddele en detaljeret begrundelse for
individuelle beslutninger, kan der dog gives standardsvar. Standardsvarene
bør indeholde de vigtigste grunde til den trufne beslutning. Desuden skal
der, hvis en berørt part udtrykkelig anmoder derom, gives en detaljeret
begrundelse.
Pligt til at oplyse om ankemuligheder
Hvis fællesskabsretten foreskriver det, skal det i beslutninger, der meddeles,
klart angives, at beslutningen kan ankes, og hvordan det skal gøres (navn og
adresse på den person eller afdeling, hvortil anken skal sendes, og fristen for
indgivelse af anken).
I de relevante tilfælde bør det i en beslutning nævnes, at der er mulighed for
at indlede retlige procedurer og/eller indgive en klage til den europæiske
ombudsmand i overensstemmelse med artikel 230 eller 195 i traktaten om
oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.
4. BEHANDLING AF FORESPØRGSLER
Kommissionen forpligter sig til at besvare forespørgsler på den mest
hensigtsmæssige måde og hurtigst muligt.
Anmodninger om dokumenter
Hvis et dokument allerede er offentliggjort, bør spørgeren henvises til De
Europæiske Fællesskabers Publikationskontor eller de dokumentations- eller
informationscentre, hvor der er gratis adgang til dokumenter, f.eks. de
såkaldte Info-points og De Europæiske Dokumentationscentre. Mange doku-
menter er også let tilgængelige i elektronisk form.
Reglerne om aktindsigt fastlægges ved særskilt foranstaltning.
Korrespondance
I overensstemmelse med artikel 21 i traktaten om oprettelse af Det Europæ-
iske Fællesskab skal Kommissionen besvare breve på det sprog, de er skrevet
på, forudsat at de er skrevet på et af Fællesskabets officielle sprog.
Breve til Kommissionen skal besvares senest 15 arbejdsdage efter, at den
ansvarlige tjenestegren i Kommissionen har modtaget dem. Det bør fremgå
af svaret, hvem der er ansvarlig for sagen, og hvordan han eller hun kan
kontaktes.
Hvis brevet ikke kan besvares inden for 15 arbejdsdage, og i alle tilfælde,
hvor svaret kræver yderligere arbejde, såsom høring af andre tjenestegrene
eller oversættelse, bør den ansvarlige medarbejder sende et foreløbigt svar,
hvoraf det fremgår, hvornår spørgeren kan forvente at få svar på grundlag
af det yderligere arbejde og under hensyntagen til, hvor meget sagen haster,
og hvor kompliceret den er.
Hvis svaret skal udarbejdes af en anden tjenestegren end den, som den oprin-
delige henvendelse er stilet til, bør spørgeren have oplyst navn og
kontoradresse på den person, som brevet er videregivet til.
Disse regler gælder ikke for henvendelser, der må betragtes som useriøse,
f.eks. fordi der er tale om en gentagelse af tidligere henvendelser, eller fordi
de er krænkende og/eller meningsløse. I så fald forbeholder Kommissionen
sig ret til at afbryde brevvekslingen.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 9
▼B
Telefonisk kommunikation
Når medarbejderne tager telefonen, skal de sige deres navn eller navnet på
deres tjenestegren. Når de skal ringe en person op igen, skal de gøre det
hurtigst muligt.
Medarbejdere, der besvarer forespørgsler, skal give oplysninger om de
områder, de har det direkte ansvar for, og de bør i andre tilfælde henvise
den pågældende til den relevante kilde. Om nødvendigt bør de henvise de
pågældende til deres overordnede eller rådføre sig med ham eller hende,
inden de videregiver oplysningerne.
Når forespørgslerne vedrører områder, som medarbejderne har det direkte
ansvar for, skal de først fastslå, hvem der ringer, og undersøge om oplysnin-
gerne allerede er blevet offentliggjort, før de videregiver dem. Hvis det ikke
er tilfældet, kan medarbejderne vurdere, at det ikke er i Fællesskabets inte-
resse, at oplysningerne videregives. I så fald bør de forklare, hvorfor de
ikke kan videregive oplysningerne, og i givet fald henvise til deres tavs-
hedspligt, således som denne er fastslået i artikel 17 i vedtægten for
tjenestemænd.
I givet fald skal medarbejderne bede om skriftlig bekræftelse af de forespørg-
sler, der fremsættes telefonisk.
E-post
Medarbejderne skal besvare e-post hurtigt i overensstemmelse med de
retningslinjer, der er angivet i afsnittet om telefonisk kommunikation.
I de tilfælde, hvor et e-brev efter sin art kan sidestilles med et brev, skal det
behandles i overensstemmelse med retningslinjerne for behandling af korre-
spondance, og der gælder de samme frister for det.
Anmodninger fra medierne
Presse- og Kommunikationstjenesten har ansvaret for kontakterne med
medierne. Medarbejderne kan dog besvare anmodninger om oplysninger
vedrørende tekniske spørgsmål, der falder inden for deres specifikke ansvars-
områder.
5. BESKYTTELSE AF PERSONOPLYSNINGER OG FORTROLIGE OPLYS-
NINGER
Kommissionen og dens medarbejdere skal navnlig overholde:
— reglerne om beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger
— de forpligtelser, der er fastsat i artikel 287 i traktaten om oprettelse af Det
Europæiske Fællesskab, navnlig dem, der vedrører tjenestehemmeligheder
— reglerne om hemmeligholdelse af oplysninger i forbindelse med straffe-
retlige undersøgelser
— fortrolighedskravene i sager, der falder inden for arbejdsområdet for de
forskellige udvalg og opgaver, der er omhandlet i artikel 9 og i bilag II
og III i vedtægten.
6. KLAGER
Europa-Kommissionen
Klager over en mulig overtrædelse af principperne i denne adfærdskodeks
kan indgives direkte til Europa-Kommissionens Generalsekretariat(1), som
skal videresende dem til den relevante tjenestegren.
Generaldirektøren eller chefen for tjenestegrenen skal besvare klagen skrift-
ligt inden for to måneder. Klageren kan derefter inden for en måned
anmode Europa-Kommissionens generalsekretær om at tage resultatet af
klagen op til fornyet behandling. Generalsekretæren skal besvare anmod-
ningen om fornyet behandling inden for en måned.
Den europæiske ombudsmand
Der kan også indgives klage til den europæiske ombudsmand i overensstem-
melse med artikel 195 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske
Fællesskab og den europæiske ombudsmands statut.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 10
(1) Adresse: Europa-Kommissionens Generalsekretariat, SG/B/2: Åbenhed, aktindsigt,
forbindelser med civilsamfundet, Rue de la Loi/Wetstraat 200, B-1049 Bruxelles/Brussel (fax (32-2) 296 72 42),
e-post: SG-Code-de-bonne-conduite@cec.eu.int.
▼M1
KOMMISSIONENS FORSKRIFTER OM SIKKERHED
ud fra følgende betragtninger:(1) For at udbygge Kommissionens virksomhed på områder, som kræver
beskyttelse af visse oplysninger, er det hensigtsmæssigt at indføre en
overordnet sikkerhedsordning, der omfatter både Kommissionen og de
øvrige institutioner, kontorer og agenturer, der er oprettet med hjemmel
i EF-traktaten eller traktaten om Den Europæiske Union, samt medlems-
staterne og andre modtagere af oplysninger, der er klassificeret af Den
Europæiske Union, i det følgende benævnt »EU-klassificerede oplys-
ninger«.
(2) For at den således fastlagte sikkerhedsordning kan blive effektiv, vil
Kommissionen kun videregive EU-klassificerede oplysninger til eksterne
organer, der tilsikrer, at de har truffet alle de foranstaltninger, der er
nødvendige for at overholde regler, der nøje svarer til disse forskrifter.
(3) Disse forskrifter indskrænker ikke anvendelsen af forordning nr. 3 af 31.
juli 1958 om anvendelse af artikel 24 i traktaten om oprettelse af Det
Europæiske Atomenergifællesskab(
1), Rådets forordning (Euratom,
EØF) nr. 1588/90 af 11. juni 1990 om fremsendelse af fortrolige stati-
stiske oplysninger til De Europæiske Fællesskabers Statistiske Kontor(2)
eller Kommissionens afgørelse K (95) 1510 endelig udg. af 23.
november 1995 om beskyttelse af edb-systemer.
(4) Kommissionens sikkerhedsordning bygger på de principper, der er
opstillet i Rådets afgørelse 2001/264/EF af 19. marts 2001 om vedtagelse
af Rådets sikkerhedsforskrifter(3), så det sikres, at Unionens beslutnings-
proces kan fungere tilfredsstillende.
(5) Kommissionen understreger betydningen af, at de øvrige institutioner i
relevant omfang følger de forskrifter og standarder for sikkerhedsbeskyt-
telse, der er nødvendige for at beskytte Unionens og dens medlemsstaters
interesser.
(6) Kommissionen erkender behovet for, at den fastlægger sit eget sikker-
hedskoncept under hensyntagen til alle sikkerhedsaspekter og til
Kommissionens særlige karakter som institution.
(7) Disse forskrifter indskrænker ikke anvendelsen af traktatens artikel 255
eller af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001
om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens doku-
menter(4)—
Artikel 1
Kommissionens sikkerhedsforskrifter er fastsat i bilaget.
Artikel 2
1. Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål træffer
passende foranstaltninger til at sikre, at de i artikel 1 nævnte forskrifter over-
holdes i Kommissionen, af Kommissionens tjenestemænd og øvrige ansatte, af
personale udstationeret ved Kommissionen, samt inden for alle Kommissionens
bygninger, herunder dens repræsentationer og kontorer i Unionen og dens dele-
gationer i tredjelande, og af Kommissionens eksterne tjenesteleverandører, i
forbindelse med behandling af EU-klassificerede oplysninger.
2. Medlemsstaterne, andre institutioner, organer, kontorer og agenturer, der er
oprettet i henhold til eller på grundlag af traktaterne, kan modtage EU-klassifi-
cerede oplysninger på betingelse af, at de sikrer, at regler, der nøje svarer til de i
artikel 1 nævnte forskrifter, overholdes inden for deres tjenester og deres
bygninger i forbindelse med behandling af EU-klassificerede oplysninger,
navnlig af følgende personer:
a) medlemmer af medlemsstaternes faste repræsentationer ved EU samt
medlemmer af medlemsstaternes delegationer, der deltager i møder i
Kommissionen eller dens organer eller i andre kommissionsaktiviteter
b) andre medarbejdere ved medlemsstaternes myndigheder, uanset om de
pågældende gør tjeneste på medlemsstaternes område eller i tredjelande, når
de behandler EU-klassificerede oplysninger
c) eksterne tjenesteleverandører og udstationerede medarbejdere, når de
behandler EU-klassificerede oplysninger.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 11
(1) EFT nr. 17/58 af 6.10.1958, s. 406/58.
(2) EFT L 151 af 15.6.1990, s. 1.
(3) EFT L 101 af 11.4.2001, s. 1.
(4) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.
▼M1
Artikel 3
Tredjelande, internationale organisationer og andre organer kan modtage EU-
klassificerede oplysninger på betingelse af, at de sikrer, at der ved behandlingen
af sådanne oplysninger iagttages regler, der nøje svarer til de i artikel 1 nævnte
forskrifter.
Artikel 4
I overensstemmelse med de grundlæggende principper og minimumsstandarder
for sikkerhed, der er fastsat i bilagets del I, kan Kommissionens medlem med
ansvar for sikkerhedsspørgsmål træffe foranstaltninger i henhold til bilagets del
II.
Artikel 5
Disse forskrifter træder fra datoen for deres anvendelse i stedet for:
a) Kommissionens afgørelse K (94) 3282 af 30. november 1994 om sikkerheds-
foranstaltninger for klassificerede oplysninger, som udarbejdes eller
udveksles i forbindelse med Den Europæiske Unions virksomhed
b) Kommissionens afgørelse K (99) 423 af 25. februar 1999 om procedurer,
hvorefter tjenestemænd og øvrige ansatte ved Europa-Kommissionen kan
sikkerhedsgodkendes med henblik på at få indsigt i klassificerede oplys-
ninger i Kommissionens besiddelse.
Artikel 6
Fra den dato, fra hvilken disse forskrifter anvendes, skal alle klassificerede
oplysninger, som Kommissionen indtil da er i besiddelse af, dog med undtagelse
af Euratom-klassificerede oplysninger:
a) hvis de er frembragt af Kommissionen, anses for at være omklassificeret til
»EU-RESTRICTED«, medmindre forfatteren beslutter at give dem en anden
klassifikationsgrad inden den 31. januar 2002; i så fald skal forfatteren give
underretning herom til alle dokumentets adressater
b) hvis de er frembragt af personer uden for Kommissionen, beholde deres
oprindelige klassifikationsgrad og således behandles som EU-klassificerede
oplysninger af tilsvarende klassifikationsgrad, medmindre forfatteren giver
samtykke til afklassificering eller nedklassificering af oplysningerne.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 12
▼M1
BILAG
SIKKERHEDSFORSKRIFTER
Indholdsfortegnelse
DEL I: GRUNDLÆGGENDE PRINCIPPER OG MINIMUMSSTAN-
DARDER FOR SIKKERHEID
1. INDLEDNING
2. GENERELLE PRINCIPPER3. GRUNDLAGET FOR SIKKERHEDSBESKYTTELSE
4. PRINCIPPERNE FOR INFORMATIONSSIKKERHED
4.1.Formål
4.2.Definitioner
4.3.Klassificering
4.4.Sikkerhedsforanstaltningernes formål
5. TILRETTELÆGGELSE AF SIKKERHEDSBESKYTTELSEN5.1.Fælles minimumsstandarder
5.2.Tilrettelæggelse
6. MEDARBEJDERNE OG SIKKERHEDSBESKYTTELSEN6.1.Sikkerhedsgodkendelse af medarbejdere
6.2.Liste over sikkerhedsgodkendte personer
6.3.Sikkerhedsinstruks til medarbejderne
6.4.Ledelsens ansvar
6.5.Medarbejdernes sikkerhedsstatus
7. FYSISK SIKKERHED7.1.Behovet for sikkerhedsbeskyttelse
7.2.Kontrol
7.3.Sikkerhedsbeskyttelse af bygninger
7.4.Beredskabsplaner
8. INFORMATIONSSIKKERHED
9. FOREBYGGELSE AF SABOTAGE OG ANDRE FORMER FOR
FORSÆTLIG SKADE
10. VIDEREGIVELSE AF KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJE-
LANDE ELLER INTERNATIONALE ORGANISATIONER
DEL II: TILRETTELÆGGELSEN AF SIKKERHEDSBESKYTTELSEN I
KOMMISSIONEN
11. KOMMISSIONENS MEDLEM MED ANSVAR FOR SIKKERHEDS-
SPØRGSMÅL
12. KOMMISSIONENS RÅDGIVENDE GRUPPE FOR SIKKERHEDSPO-
LITIK
13. KOMMISSIONENS SIKKERHEDSRÅD
14. KOMMISSIONENS SIKKERHEDSKONTOR
15. SIKKERHEDSINSPEKTIONER16. KLASSIFIKATIONSGRADER, SIKKERHEDSANGIVELSER OG
PÅTEGNINGER
16.1.Klassifikationsgrader
16.2.Sikkerhedsangivelser
16.3.Påtegninger
16.4.Anførelse af klassifikationsgrad
16.5.Anførelse af sikkerhedspåtegninger2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 13
▼M1
17. KLASSIFIKATIONSSTYRING
17.1.Generelt
17.2.Anvendelse af klassifikationsgrader
17.3.Nedklassificering af afklassificering
18. FYSISK SIKKERHED
18.1.Generelt
18.2.Sikkerhedskrav
18.3.Fysiske sikkerhedsforanstaltninger
18.3.1.Sikkerhedszoner
18.3.2.Administrativ zone
18.3.3.Adgangskontrol
18.3.4.Vagtpatruljering
18.3.5.Sikre skabe og bokse, bokslokaler m.v .
18.3.6.Låsemekanismer
18.3.7.Kontrol med nøgler og koder
18.3.8.Anordninger til afsløring af uvedkommendes forsøg på at skaffe sig
adgang
18.3.9.Godkendt udstyr
18.3.10.Fysisk beskyttelse af kopi- og telefaxmaskiner
18.4.Beskyttelse mod uvedkommendes blikke og aflytning
18.4.1.Uvedkommendes blikke
18.4.2.Aflytning
18.4.3.Medbringelse af elektronisk udstyr og udstyr til lydoptagelser
18.5.Teknisk sikrede zoner
19. ALMINDELIGE BESTEMMELSER OM »NEED-TO-KNOW«-PRIN-
CIPPET OG PERSONLIGE EU-SIKKERHEDSGODKENDELSER
19.1.Generelt
19.2.Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret
EU TOP SECRET
19.3.Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret
EU SECRET eller EU CONFIDENTIAL
19.4.Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret
EU RESTRICTED
19.5.Overdragelse af materiale
19.6.Særlige instrukser
20. SIKKERHEDSGODKENDELSE AF KOMMISSIONENS TJENESTE-
MÆND OG ØVRIGE ANSTATTE
21. UDARBEJDELSE, FORDELING, VIDEREGIVELSE, KOPIERING,
OVERSÆTTELSE OG UDDRAG AF EU-KLASSIFICEREDE DOKU-
MENTER OG SIKKERHEDSGODKENDELSE AF KURERPERSONALE
21.1.Udarbejdelse
21.2.Fordeling
21.3.Videregivelse af EU-klassificerede dokumenter
21.3.1.Emballering og kvitteringer
21.3.2.Videregivelse inden for en bygning eller gruppe af bygninger
21.3.3.Videregivelse inden for et lands grænser
21.3.4.Videregivelse fra en stat til en anden
21.3.5.Videregivelse af dokumenter klassificeret EU RESTRICTED
21.4.Sikkerhedsgodkendelse af kurerpersonale2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 14
▼M1
21.5.Elektronisk eller anden teknisk videregivelse
21.6.Kopiering, oversættelse og uddrag af EU-klassificerede dokumenter
22. SEKRETARIATER FOR EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER,
KONTROL, ARKIVERING OG DESTRUKTION AF EU-KLASSIFICEREDE
OPLYSNINGER
22.1.Lokale sekretariater for EU-klassificerede oplysninger
22.2.EU TOP SECRET-sekretariatet
22.2.1.Generelt
22.2.2. Det centrale EU TOP SECRET-sekretariat
22.2.3. EU TOP SECRET-undersekretariater
22.3.Opgørelser over og kontrol af EU-klassificerede dokumenter
22.4.Arkivering af EU-klassificerede oplysninger
22.5.Destruktion af EU-klassificerede dokumenter
22.6.Destruktion i krisesituationer
23. SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER FOR SÆRLIGE MØDER
AFHOLDT UDEN FOR KOMMISSIONENS LOKALER OG MED INDDRA-
GELSE AF KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER
23.1.Generelt
23.2.Ansvarsopgaver
23.2.1.Kommissionens Sikkerhedskontor
23.2.2.Sikkerhedsansvarlig for møder
23.3Sikkerhedsforanstaltninger
23.3.1.Sikkerhedszoner
23.3.2.Adgangsbadger
23.3.3.Kontrol af foto- og andet optageudstyr
23.3.4.Undersøgelse af dokumentmapper, bærbare computere og pakker
23.3.5.Teknisk sikkerhed
23.3.6.Dokumenter i delegationernes varetægt
23.3.7.Sikker opbevaring af dokumenter
23.3.8.Kontoreftersyn
23.3.9.Bortskaffelse af EU-klassificeret affald
24. BRUD PÅ SIKKERHEDSBESTEMMELSERNE OG RISIKO FOR
LÆKAGE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER
24.1.Definitioner
24.2.Indberetning af brud på sikkerheden
24.3.Retlige foranstaltninger
25. BESKYTTELSE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER VED BRUG
AF INFORMATIONSTEKNOLOGI OG KOMMUNIKATIONSSYSTEMER
25.1.Indledning
25.1.1.Generelt
25.1.2.Trusler mod systemer og deres sårbarhed
25.1.3.Hovedformålet med sikkerhedsforanstaltninger
25.1.4.Systemspecifikke sikkerhedskrav
25.1.5.Sikkerhedsdriftsformer
25.2.Definitioner2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 15
▼M1
25.3.Sikkerhedsansvar
25.3.1.Generelt
25.3.2.Sikkerhedsgodkendelsesmyndighed (SAA)
25.3.3.INFOSEC-myndigheden (IA)
25.3.4.De tekniske systemers driftsmyndighed (TSO)
25.3.5.Ejeren af oplysninger (IO)
25.3.6.Brugere
25.3.7.INFOSEC-uddannelse
25.4.Ikke-tekniske sikkerhedsforanstaltninger
25.4.1.Sikkerheden og medarbejderne
25.4.2.Fysisk sikkerhed
25.4.3.Kontrol af adgang til et system
25.5.Teksniske sikkerhedsforanstaltninger
25.5.1.Sikkerhedsbeskyttelse af oplysninger
25.5.2.Kontrol med og ansvar for adgang til oplysninger
25.5.3.Behandling af og kontrol med transportable databærere
25.5.4.Afklassificering og destruktion af databærere
25.5.5.Kommunikationssikkerhed
25.5.6.Installation og strålingssikkerhed
25.6.Sikkerhed under behandling
25.6.1.Sikkerhedsdriftsprocedurer
25.6.2.Softwarebeskyttelse/konfigurationsstyring
25.6.3.Kontrol af, om der findes skadelig software/computervirus
25.6.4.Vedligeholdelse
25.7.Anskaffelse af materiel
25.7.1.Generelt
25.7.2.Godkendelse
25.7.3.Evaluering af certificering
25.7.4.Rutinekontrol af sikkerhedsfeatures med henblik på fortsat godkendelse
25.8.Midlertidig eller lejlighedsvis anvendelse
25.8.1.Sikkerhed for mikrocumputere/personlige computere
25.8.2.Brug af privatejet IT-udstyr i forbindelse med officielt kommissionsar-
bejde
25.8.3.Brug af IT-udstyr, der ejes af kontrahent eller er leveret af en medlems-
stat, i forbindelse med officielt kommissionsarbejde
26. VIDEREGIVELSE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL
TREDJELANDE ELLER INTERNATIONALE ORGANISATIONER
26.1.1.Principperne for videregivelse af EU-klassificerede oplysninger
26.1.2.Niveauer
26.1.3.Sikkerhedsaftaler
TILLÆG 1: SAMMENLIGNENDE OVERSIGT OVER DE NATIONALE
KLASSIFIKATIONSGRADER
TILLÆG 2: PRAKTISK KLASSIFIKATIONSVEJLEDNING2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 16
▼M1
TILLÆG 3: RETNINGSLINJER FOR VIDEREGIVELSE AF EU-KLAS-
SIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJELANDE OG INTERNATIO-
NALE ORGANISATIONER: NIVEAU 1-SAMARBEJDE
TILLÆG 4: RETNINGSLINJER FOR VIDEREGIVELSE AF EU-KLAS-
SIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJELANDE OG INTERNATIO-
NALE ORGANISATIONER: NIVEAU 2-SAMARBEJDE
TILLÆG 5: RETNINGSLINJER FOR VIDEREGIVELSE AF EU-KLAS-
SIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TREDJELANDE OG INTERNATIO-
NALE ORGANISATIONER: NIVEAU 3-SAMARBEJDE
TILLÆG 6: FORTEGNELSE OVER FORKORTELSER2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 17
▼M1
DEL I: GRUNDLÆGGENDE PRINCIPPER OG MINIMUMSSTAN-
DARDER FOR SIKKERHED
1. INDLEDNING
I disse forskrifter fastlægges de grundlæggende principper og minimumsstan-
darder for sikkerhedsbeskyttelse og den måde, hvorpå disse skal overholdes
ikke blot af Kommissionen på alle dens tjenestesteder, men også af alle modta-
gere af EU-klassificerede oplysninger, for at værne om sikkerheden og for at
sikre, at der gælder en fælles standard for sikkerhedsbeskyttelse.
2. GENERELLE PRINCIPPER
Kommissionens sikkerhedspolitik indgår som en integrerende del af dens almin-
delige interne forvaltningspolitikog er dermed baseret på de principper, der
gælder for dens almindelige politik:
Disse principper omfatter bl.a. legalitet, åbenhed, ansvarlighed og subsidiaritet
(forholdsmæssighed).
Legalitet betyder, at de gældende rammebestemmelser nøje skal iagttages ved
udøvelsen af sikkerhedsfunktionerne, og at alle de i bestemmelserne fastsatte
krav skal opfyldes. Det betyder også, at ansvarsområderne vedrørende sikkerhed
skal have hjemmel i gældende bestemmelser. Personalevedtægtens bestemmelser
finder fuld anvendelse, navnlig artikel 17 om personalets forpligtelse til ikke at
videregive oplysninger fra Kommissionen og afsnit VI om disciplinærordningen.
Endelig betyder det, at brud på sikkerhedsbestemmelserne inden for Kommis-sionens ansvarsområde skal behandles i overensstemmelse med Kommissionens
politikvedrørende disciplinarforanstaltninger og dens politikfor samarbejde
med medlemsstaterne med hensyn til strafferetlig forfølgning.
Åbenhed betyder, at der skal herske klarhed med hensyn til alle sikkerhedsregler
og -forskrifter, så der opnås en ensartet anvendelse heraf i de forskellige tjene-
stegrene og på de forskellige områder (fysisk sikkerhed sammenholdt med
beskyttelse af oplysninger osv.), og at der skal føres en sammenhængende og
veltilrettelagt bevidstgørelsespolitik med hensyn til sikkerheden. Det indebærer
også, at der er behov for klare skriftlige retningslinjer for gennemførelsen af
sikkerhedsforanstaltninger.
Ansvarlighed betyder, at opgaverne på sikkerhedsområdet skal defineres klart.
Desuden betyder det, at det regelmæssigt skal kontrolleres, om disse opgaver
er blevet udført korrekt.
Subsidiaritet eller forholdsmæssighed betyder, at sikkerheden skal tilrettelægges
på det lavest mulige niveau og så nært som muligt på Kommissionens general-
direktorater og tjenester. Det betyder også, at sikkerhedsaktiviteterne skal
begrænses til de elementer, hvor der virkeligt er et behov. Og endelig betyder
det, at sikkerhedsforanstaltningerne skal stå i forhold til de interesser, der skal
beskyttes, og til den faktiske eller potentielle trussel mod disse interesser, så
der gives mulighed for at træffe de forholdsregler, der medfører de mindst
mulige forstyrrelser.
3. GRUNDLAGET FOR SIKKERHEDSBESKYTTELSE
Grundlaget for en effektiv sikkerhedsbeskyttelse er:
a) at der i hver medlemsstat udpeges en national sikkerhedsorganisation, som er
ansvarlig for:
1) at indsamle og registrere efterretninger om spionage, sabotage, terrorisme
og anden undergravende virksomhed, og
2) at underrette og rådgive regeringerne og derigennem Kommissionen om
karakteren af de bestående sikkerhedsrisici og om modforholdsregler
b) at der både i hver medlemsstat og i Kommissionen udpeges en teknisk
INFOSEC-myndighed, som inden for den pågældende sikkerhedsorganisation
er ansvarlig for at underrette og rådgive om tekniske sikkerhedsrisici og
modforholdsregler
c) at der er et løbende samarbejde mellem ministerier og de relevante tjeneste-
grene i EU-institutionerne med henblikpå alt efter omstændighederne at
fastslå eller anbefale:
1) hvilke personer, oplysninger og ressourcer det er nødvendigt at beskytte,
og
2) fælles standarder for sikkerhedsbeskyttelse
d) at der er et nært samarbejde mellem Kommissionens Sikkerhedskontor og
sikkerhedsorganerne ved de øvrige EU-institutioner samt med NATO's
Office of Security (NOS).2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 18
▼M1
4. PRINCIPPERNE FOR INFORMATIONSSIKKERHED
4.1.Formål
Informationssikkerhedens vigtigste formål er:
a) at beskytte EU-klassificerede oplysninger mod spionage, lækage eller uauto-
riseret videregivelse
b) at beskytte EU-oplysninger, der behandles i kommunikations- og informati-
onssystemer og -netværk, mod risikoen for uautoriseret adgang og ændring
og for, at de ikke er til rådighed, når de skal anvendes
c) at beskytte Kommissionens bygninger, der rummer EU-oplysninger, mod
sabotage, hærværkog anden forsætlig sk ade
d) i tilfælde af brud på sikkerhedsforskrifterne at vurdere den forvoldte skade,
begrænse følgerne og træffe de nødvendige foranstaltninger for at undgå
gentagelse.
4.2.Definitioner
I disse forskrifter forstås ved:
a) »EU-klassificerede oplysninger«: alle oplysninger og ethvert materiale, der i
tilfælde af videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse i forskellig grad
ville kunne skade EU's interesser eller en eller flere af EU's medlemsstater,
uanset om sådanne oplysninger eller sådant materiale er udarbejdet af EU
eller modtaget fra medlemsstater, tredjelande eller internationale organisati-
oner
b) »dokument«: enhver form for skrivelse, note, referat, rapport, memorandum,
signal/meddelelse, skitse, fotografi, diapositiv, film, kort, diagram, plan,
notesbog, stencil, karbonpapir, farvebånd til skrivemaskine eller printer,
bånd, kassette, edb-diskette, cd-rom eller andet fysisk medium, hvori eller
hvorpå oplysninger er registreret
c) »materiale«: et dokument som defineret i litra b) samt alle former for udstyr,
både færdigfremstillet og under fremstilling
d) »need to know«: en bestemt medarbejders behov for at få adgang til EU-
klassificerede oplysninger for at kunne varetage sin funktion eller udføre sin
opgave
e) »godkendelse«: en beslutning truffet af Kommissionens formand om at give
en enkeltperson adgang til EU-klassificerede oplysninger op til et bestemt
niveau, efter at en sikkerhedsundersøgelse foretaget af en national sikker-
hedsmyndighed i henhold til den nationale lovgivning har givet et positivt
resultat
f) »klassificering«: fastsættelse af det relevante sikkerhedsniveau for oplys-
ninger, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse kan være til
en vis skade for Kommissionens eller medlemsstaternes interesser
g) »nedklassificering«: fastsættelse af en lavere klassifikationsgrad end den
hidtil gældende
h) »afklassificering«: ophævelse af enhver form for klassificering
i) »udsteder«: den behørigt bemyndigede forfatter af et klassificeret dokument;
i Kommissionen kan afdelingscheferne give deres personale godkendelse til
at udstede EU-klassificerede oplysninger
j) »Kommissionens afdelinger«: Kommissionens afdelinger og tjenestegrene,
herunder kabinetterne, på alle arbejdssteder, herunder Det Fælles Forsknings-
center, repræsentationer og kontorer i Unionen og delegationer i tredjelande.
4.3.Klassificering
a) Der skal udvises stor omhu og eftertanke ved udvælgelsen af, hvilke oplys-
ninger og hvilket materiale der skal sikkerhedsbeskyttes, og ved vurderingen
af, hvilken grad af sikkerhedsbeskyttelse der er behov for. Det er afgørende,
at klassifikationsgraden stemmer overens med den sikkerhedsrisiko, som den
enkelte oplysning eller det enkelte materiale skal beskyttes mod. For at sikre
en smidig informationsstrøm skal der træffes foranstaltninger for at undgå, at
der anvendes en for høj eller for lav klassifikationsgrad.
b) Klassificeringsordningen er det instrument, hvormed disse principper skal
gennemføres; der anvendes en tilsvarende klassificeringsordning ved plan-
lægning og tilrettelæggelse af beskyttelsen mod spionage, sabotage,
terrorisme og andre trusler, således at de vigtigste bygninger og områder,
der rummer klassificerede oplysninger, og de mest følsomme steder i disse
bygninger og områder sikres bedst.
c) Ansvaret for klassificering af oplysninger påhviler alene udstederen af de
pågældende oplysninger.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 19
▼M1
d) Klassifikationsgraden baseres alene på indholdet af de pågældende oplys-
ninger.
e) Hvis flere dokumenter med oplysninger grupperes, skal klassifikationsgraden
for det samlede materiale mindst være lige så høj som den højeste af de
enkelte klassifikationsgrader. En samling af oplysninger kan dog gives en
højere klassifikationsgrad end de enkelte dele.
f) Oplysninger klassificeres kun i det omfang og kun så længe, det er nødven-
digt.
4.4.Sikkerhedsforanstaltningernes formål
Sikkerhedsforanstaltningerne skal:
a) omfatte alle personer med adgang til klassificerede oplysninger, informati-
onsbærende medier med klassificerede oplysninger, alle bygninger og
områder, der rummer sådanne oplysninger, og vigtige anlæg
b) tage sigte på at identificere personer, som kan udgøre en sikkerhedsmæssig
risiko for klassificerede oplysninger og vigtige anlæg, der rummer klassifice-
rede oplysninger, og enten forhindre, at de får adgang hertil, eller sørge for,
at de flyttes fra det pågældende sted
c) forhindre, at uautoriserede personer får adgang til klassificerede oplysninger
eller til anlæg, der rummer sådanne oplysninger
d) sikre, at klassificerede oplysninger kun videregives til personer på grundlag
af »need-to-know«-princippet, som er af grundlæggende betydning for alle
sikkerhedsaspekter
e) sikre alle oplysningers integritet (dvs. hindre forvanskning eller uautoriseret
ændring eller slettelse) og tilgængelighed (dvs. sikre, at de er til rådighed for
autoriserede brugere, når de skal anvendes), navnlig oplysninger, som lagres,
behandles eller fremsendes elektronisk, uanset om oplysningerne er klassifi-
cerede eller uklassificerede.
5. TILRETTELÆGGELSE AF SIKKERHEDSBESKYTTELSEN
5.1.Fælles minimumsstandarder
Kommissionen sikrer, at alle modtagere af EU-klassificerede oplysninger, det
være sig i institutionen eller under dens kompetenceområde, herunder alle afde-
linger og tjenesteleverandører, overholder fælles minimumsstandarder for
sikkerhed, så EU-klassificerede oplysninger kan videregives i tillid til, at de vil
blive sikret på passende vis. Disse minimumsstandarder skal omfatte kriterier for
sikkerhedsgodkendelse af personale samt procedurer for beskyttelse af EU-klas-
sificerede oplysninger.
Kommissionen giver kun eksterne organer adgang til EU-klassificerede oplys-
ninger på betingelse af, at de sikrer, at der ved behandlingen af EU-
klassificerede oplysninger iagttages bestemmelser, der i det mindste nøje svarer
til disse minimumsstandarder.
5.2.Tilrettelæggelse
Inden for Kommissionen tilrettelægges sikkerhedsbeskyttelsen på to niveauer:
a) På Kommissionens overordnede niveau er det Kommissionens Sikkerheds-
kontor med en sikkerhedsgodkendelsesmyndighed, der også fungerer som
krypteringsmyndighed og som TEMPEST-myndighed, og med en
INFOSEC-myndighed og et eller flere centrale sekretariater for EU-klassifi-
cerede oplysninger, hvert med en eller flere sekretariatsledere.
b) I Kommissionens enkelte afdelinger henhører ansvaret for sikkerheden under
en eller flere lokale sikkerhedsansvarlige, en eller flere centrale edb-sikker-
hedsansvarlige, lokale edb-sikkerhedsansvarlige og lokale sekretariater for
EU-klassificerede oplysninger med en eller flere sekretariatsledere.
c) De centrale sikkerhedsorganer giver vejledning til de lokale sikkerhedsor-
ganer.
6. MEDARBEJDERNE OG SIKKERHEDSBESKYTTELSEN
6.1.Sikkerhedsgodkendelse af medarbejdere
Alle medarbejdere, som skal have indsigt i oplysninger, der er klassificeret EU
CONFIDENTIAL eller højere, skal forinden være officielt sikkerhedsgodkendt.
Tilsvarende skal der foretages forudgående sikkerhedsgodkendelse af personer,
der skal stå for den tekniske drift eller vedligeholdelse af kommunikations- og2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 20
▼M1
informationssystemer, som indeholder klassificerede oplysninger. Meddelelse af
sikkerhedsgodkendelse forudsætter, at de pågældende medarbejdere
a) er ubetinget pålidelige
b) har en sådan karakterstyrke og er så påpasselige, at der ikke kan herske tvivl
om deres ubestikkelighed med hensyn til behandling af klassificerede oplys-
ninger, og
c) ikke er modtagelige for pres fra udenlandsk eller anden side.
Der skal foretages en særlig grundig sikkerhedsundersøgelse af medarbejdere,
der:
d) skal have adgang til oplysninger, der er klassificeret EU TOP SECRET
e) beklæder stillinger, som indebærer, at de regelmæssigt skal have adgang til
betydelige mængder af oplysninger, der er klassificeret EU SECRET
f) har særlig tjenstlig adgang til sikre kommunikations- og informationssy-
stemer og dermed vil have mulighed for at skaffe sig uautoriseret adgang til
store mængder EU-klassificerede oplysninger eller for at forvolde betydelig
skade gennem tekniske sabotagehandlinger.
I de i litra d), e) og f) nævnte tilfælde skal de pågældende medarbejderes
personlige baggrund undersøges i videst muligt omfang.
Når personer (f.eks. kontorbude, sikkerhedsvagter, vedligeholdelses- og rengø-
ringspersonale), der ikke har »need to know«-status, er nødt til at arbejde
under forhold, hvor de kan få adgang til EU-klassificerede oplysninger, skal de
forinden være sikkerhedsgodkendt til den relevante klassifikationsgrad.
6.2.Liste over sikkerhedsgodkendte personer
Alle Kommissionens afdelinger, der behandler EU-klassificerede oplysninger
eller rummer kommunikations- og informationssystemer, skal have en ajourført
liste over deres sikkerhedsgodkendte medarbejdere. Hver enkelt sikkerhedsgod-
kendelse skal tages op til nyvurdering, når omstændighederne kræver det, for at
sikre, at den svarer til den pågældendes aktuelle arbejdsopgaver; en sikkerheds-
godkendelse skal straks tages op til nyvurdering, hvis der fremkommer
oplysninger, hvoraf det fremgår, at fortsat arbejde med klassificerede oplys-
ninger ikke længere er foreneligt med hensynet til sikkerheden. Den lokale
sikkerhedsansvarlige i den pågældende afdeling ved Kommissionen skal have
en liste over de sikkerhedsgodkendte medarbejdere inden for vedkommendes
område.
6.3.Sikkerhedsinstruks til medarbejderne
Alle medarbejdere, der varetager opgaver, hvor de kan få adgang til klassifice-
rede oplysninger, skal, inden de påbegynder arbejdet og derefter regelmæssigt,
modtage en indgående instruks om nødvendigheden af sikkerhedsbeskyttelsen
og procedurerne for gennemførelsen heraf. Sådanne medarbejdere skal skriftligt
attestere, at de har læst og fuldt ud forstået nærværende sikkerhedsbestem-
melser.
6.4.Ledelsens ansvar
Det er ledelsens ansvar at vide, hvilke af deres medarbejdere der behandler klas-
sificerede oplysninger eller har adgang til sikre kommunikations- og
informationssystemer, og at sikre, at alle former for hændelser eller klare svag-
heder, der kan have betydning for sikkerhedsbeskyttelsen, registreres og
indberettes.
6.5.Medarbejdernes sikkerhedsstatus
Der indføres procedurer for at sikre, at der, hvis der fremkommer negative
oplysninger om en medarbejder, bliver taget stilling til, om den pågældende
behandler klassificerede oplysninger eller har adgang til sikre kommunikations-
og informationssystemer, og at Kommissionens Sikkerhedskontor underrettes.
Hvis det bekræftes, at medarbejderen udgør en sikkerhedsrisiko, skal den pågæl-
dende udelukkes fra eller fratages arbejdsopgaver, hvor vedkommende kan være
til fare for sikkerheden.
7. FYSISK SIKKERHED
7.1.Behovet for sikkerhedsbeskyttelse
Graden af de fysiske foranstaltninger, der skal bringes i anvendelse for at sikre
beskyttelsen af EU-klassificerede oplysninger, skal stå i forhold til klassifikati-
onsgraden og til omfanget af og truslen mod de oplysninger og det materiale,
det drejer sig om. Alle, der ligger inde med EU-klassificerede oplysninger, skal2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 21
▼M1
følge en ensartet praksis med hensyn til klassificering af de pågældende oplys-
ninger og opfylde fælles standarder for sikkerhedsbeskyttelse for så vidt angår
opbevaring, fremsendelse og bortskaffelse af oplysninger og materiale, der skal
beskyttes.
7.2.Kontrol
Medarbejdere, der fører opsigt med områder med EU-klassificerede oplysninger,
og som forlader disse, skal sikre sig, at oplysningerne opbevares forsvarligt, og
at alle sikkerhedsanordninger er aktiveret (låse, alarmsystemer osv.). Herudover
foretages der efter arbejdstids ophør kontrol af, om disse krav er opfyldt.
7.3.Sikkerhedsbeskyttelse af bygninger
Bygninger, der rummer EU-klassificerede oplysninger eller sikre kommunika-
tions- og informationssystemer, skal beskyttes mod uautoriseret adgang.
Hvordan EU-klassificerede oplysninger skal beskyttes, det være sig med gitre
for vinduer, låse på døre, vagtposter ved indgange, automatiske adgangskontrol-
systemer, sikkerhedskontrol og patruljering, alarm- og overvågningssystemer,
vagthunde m.v., afhænger af:
a) klassifikationsgraden af de oplysninger og det materiale, der skal beskyttes,
samt deres omfang og placering i bygningen
b) kvaliteten af de sikre skabe eller bokse, hvor oplysningerne eller materialet
opbevares, og
c) bygningens fysiske beskaffenhed og beliggenhed.
Hvordan kommunikations- og informationssystemer skal sikkerhedsbeskyttes,
afhænger tilsvarende af en vurdering af værdien af de pågældende aktiver og
den potentielle skade i tilfælde af brud på sikkerhedsbestemmelserne, af den
fysiske beskaffenhed af den bygning, der rummer systemet, og af dennes belig-
genhed, samt af systemets placering i bygningen.
7.4.Beredskabsplaner
Der skal på forhånd udarbejdes detaljerede planer for, hvordan klassificerede
oplysninger skal beskyttes, hvis der opstår en lokal eller landsomfattende kritisk
situation.
8. INFORMATIONSSIKKERHED
Informationssikkerheden (INFOSEC) omfatter fastlæggelse og iværksættelse af
sikkerhedsforanstaltninger, der kan sikre, at EU-klassificerede oplysninger, der
behandles, lagres eller videregives via kommunikations- eller informationssy-
stemer eller via andre elektroniske systemer, ikke hverken uagtsomt eller
forsætligt kommer ikke-bemyndigede i hænde eller ændres eller bliver utilgæn-
gelige. Der skal træffes fyldestgørende modforanstaltninger for at forhindre, at
uautoriserede brugere får adgang til EU-klassificerede oplysninger, eller at auto-
riserede brugere nægtes adgang til EU-klassificerede oplysninger, samt for at
forebygge, at EU-klassificerede oplysninger forvanskes, eller at de ændres eller
slettes uden bemyndigelse.
9. FOREBYGGELSE AF SABOTAGE OG ANDRE FORMER FOR
FORSÆTLIG SKADE
Fysiske forholdsregler til beskyttelse af vigtige anlæg med klassificerede oplys-
ninger er de bedst egnede sikkerhedsforanstaltninger, der kan træffes mod
sabotage og anden forsætlig skade, og sikkerhedsgodkendelse af personalet er
ikke i sig selv nok. Det relevante nationale sikkerhedsorgan skal anmodes om
at give oplysninger om spionage, sabotage, terrorisme og anden undergravende
virksomhed.
10. VIDEREGIVELSE AF KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL TRED-
JELANDE ELLER INTERNATIONALE ORGANISATIONER
Beslutninger om, at EU-klassificerede oplysninger, der er udstedt af Kommis-
sionen, skal videregives til et tredjeland eller en international organisation,
træffes af Kommissionen som kollegium. Hvis de oplysninger, der ønskes vide-
regivet, ikke er udstedt af Kommissionen, skal Kommissionen først indhente
udstederens samtykke til videregivelsen. Hvis det ikke kan fastslås, hvem
udstederen er, påtager Kommissionen sig dennes ansvar.
Modtager Kommissionen klassificerede oplysninger fra tredjelande, internatio-
nale organisationer eller anden tredjepart, skal de pågældende oplysninger
beskyttes i overensstemmelse med deres klassifikationsgrad og de standarder,
der ifølge nærværende forskrifter gælder for EU-klassificerede oplysninger, eller2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 22
▼M1
eventuelt højere standarder, som den tredjepart, der meddeler oplysningerne,
måtte stille krav om. Der kan åbnes mulighed for gensidig kontrol.
Ovennævnte principper gennemføres i overensstemmelse med de nærmere
bestemmelser i del II, afsnit 26, og tillæg 3, 4 og 5.
DEL II: TILRETTELÆGGELSEN AF SIKKERHEDSBESKYTTELSEN I
KOMMISSIONEN
11. KOMMISSIONENS MEDLEM MED ANSVAR FOR SIKKERHEDS-
SPØRGSMÅL
Det medlem af Kommissionen, der har ansvaret for sikkerhedsspørgsmål, skal:
a) gennemføre Kommissionens sikkerhedspolitik
b) tage stilling til sikkerhedsproblemer, der forelægges ham af Kommissionen
eller dens kompetente organer
c) behandle spørgsmål, der indebærer ændringer i Kommissionens sikkerheds-
politik, i nær kontakt med medlemsstaternes nationale
sikkerhedsmyndigheder (eller andre relevante myndigheder).
Det medlem af Kommissionen, der har ansvaret for sikkerhedsspørgsmål, er
navnlig ansvarlig for:
a) at samordne alle sikkerhedsspørgsmål, der vedrører Kommissionens virk-
somhed
b) at anmode de af medlemsstaterne udpegede myndigheder om, at de nationale
sikkerhedsmyndigheder foretager sikkerhedsgodkendelse af personale, der
arbejder i Kommissionen, jf. afsnit 20
c) at iværksætte en undersøgelse eller foranledige en undersøgelse iværksat i
eventuelle tilfælde af uautoriseret videregivelse af EU-klassificerede oplys-
ninger, der umiddelbart forekommer at være sket i Kommissionen
d) at anmode de relevante sikkerhedsmyndigheder om at iværksætte efterforsk-
ning, hvis uautoriseret videregivelse af EU-klassificerede oplysninger
forekommer at være sket uden for Kommissionen, og at samordne efterforsk-
ningen, hvis mere end én sikkerhedsmyndighed er involveret
e) at der regelmæssigt foretages en gennemgang af sikkerhedsordningerne for
beskyttelse af EU-klassificerede oplysninger
f) at holde løbende kontakt med alle relevante sikkerhedsmyndigheder med
henblik på at opnå en overordnet samordning af sikkerhedsbeskyttelsen
g) løbende at tage Kommissionens sikkerhedspolitik og -procedurer op til
nyvurdering og i givet fald at udarbejde relevante henstillinger. Kommission-
ens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål forelægger i den
forbindelse Kommissionen den årlige inspektionsplan, der udarbejdes af
Kommissionens Sikkerhedskontor.
12. KOMMISSIONENS RÅDGIVENDE GRUPPE FOR SIKKERHEDSPO-
LITIK
Der oprettes ved Kommissionen en rådgivende gruppe for sikkerhedspolitik.
Den omfatter det medlem af Kommissionen, der har ansvaret for sikkerheds-
spørgsmål, eller vedkommendes stedfortræder, som varetager formandsposten,
og repræsentanter for de enkelte medlemsstaters nationale sikkerhedsmyndig-
heder. Repræsentanter for de øvrige EU-institutioner kan også indbydes til at
deltage. Repræsentanter for de relevante decentrale EF- og EU-organer kan
også indbydes til at deltage, når der drøftes spørgsmål, som berører disse.
Kommissionens Rådgivende Gruppe for Sikkerhedspolitik mødes på formandens
initiativ eller efter anmodning fra et af gruppens medlemmer. Gruppen har til
opgave at gennemgå og vurdere alle relevante sikkerhedsspørgsmål og i givet
fald at forelægge Kommissionen henstillinger.
13. KOMMISSIONENS SIKKERHEDSRÅD
Der oprettes ved Kommissionen et sikkerhedsråd. Det omfatter generalsekre-
tæren, som varetager formandsposten, og generaldirektørerne for Den Juridiske
Tjeneste, Personale og Administration, Eksterne Forbindelser, Retlige og Indre
Anliggender og Det Fælles Forskningscenter og cheferne for Den Interne Revi-
sionstjeneste og Kommissionens Sikkerhedskontor. Andre tjenestemænd i
Kommissionen kan indbydes til at deltage. Dets opgave er at vurdere sikker-
hedsforanstaltningerne inden for Kommissionen og at fremsætte henstillinger
på dette område til Kommissionens medlem med ansvar for sikkerheds-
spørgsmål.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 23
▼M1
14. KOMMISSIONENS SIKKERHEDSKONTOR
Med henblikpå udførelsen af de opgaver, der er nævnt i afsnit 11, k an Kommis-
sionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål pålægge Kommissionens
Sikkerhedskontor at samordne, føre tilsyn med og gennemføre sikkerhedsforan-
staltninger.
Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor er den ledende konsulent i sikker-
hedsspørgsmål for det medlem af Kommissionen, der har ansvaret for
sikkerhedsspørgsmål, og fungerer som sekretær for Den Rådgivende Gruppe
for Sikkerhedspolitik. I den forbindelse forestår vedkommende ajourføringen afsikkerhedsforskrifterne og samordner sikkerhedsforanstaltningerne med
medlemsstaternes myndigheder samt i relevant omfang med internationale orga-
nisationer, der har sikkerhedsaftaler med Kommissionen. Med henblik herpå
fungerer vedkommende som kontaktperson.
Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor er ansvarlig for godkendelsen af
IT-systemer og -netværk i Kommissionen. Chefen for Kommissionens Sikker-
hedskontor træffer efter aftale med de relevante nationale
sikkerhedsmyndigheder beslutning om godkendelsen af IT-systemer og -
netværk, der omfatter både Kommissionen og andre modtagere af EU-klassifice-
rede oplysninger.
15. SIKKERHEDSINSPEKTIONER
Kommissionens Sikkerhedskontor gennemfører regelmæssige inspektioner af
sikkerhedsordningerne for beskyttelse af EU-klassificerede oplysninger.
Kommissionens Sikkerhedskontor kan i den forbindelse bistås af sikkerhedstje-
nesterne i andre EU-institutioner, der ligger inde med EU-klassificerede
oplysninger, og af medlemsstaternes nationale sikkerhedsmyndigheder(
1).
På anmodning af en medlemsstat kan dens nationale sikkerhedsmyndighed
sammen med Kommissionens Sikkerhedskontor efter aftale foretage inspektion
af EU-klassificerede oplysninger i Kommissionen.
16. KLASSIFIKATIONSGRADER, SIKKERHEDSANGIVELSER OG
PÅTEGNINGER
16.1.Klassifikationsgrader (2)
Oplysninger klassificeres således (se også tillæg 2):
EU TOP SECRET: Denne klassifikation anvendes kun til oplysninger og mate-
riale, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse ville kunne forvolde
Den Europæiske Unions eller én eller flere af dens medlemsstaters vitale inte-
resser overordentlig alvorlig skade.
EU SECRET: Denne klassifikation anvendes kun til oplysninger og materiale,
hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse ville kunne forvolde Den
Europæiske Unions eller én eller flere af dens medlemsstaters vitale interesser
alvorlig skade.
EU CONFIDENTIAL: Denne klassifikation anvendes til oplysninger og mate-
riale, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse ville kunne
forvolde Den Europæiske Unions eller en eller flere af dens medlemsstaters
vitale interesser skade.
EU RESTRICTED: Denne klassifikation anvendes til oplysninger og materiale,
hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse vil være uhensigtsmæssig
for Den Europæiske Unions eller en eller flere af dens medlemsstaters inte-
resser.
Der må ikke anvendes andre klassifikationsgrader.
16.2.Sikkerhedsangivelser
Til begrænsning af gyldighedsperioden for en klassifikationsgrad (angivelse af
automatisk nedklassificering eller afklassificering af klassificerede oplysninger)
kan der benyttes en godkendt sikkerhedsangivelse. Angivelsen skal være enten
»UNTIL …(tid/dato)« eller »UNTIL …(begivenhed)«.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 24
(1) Med forbehold for Wiener-konventionen af 1961 om diplomatiske forbindelser og
protokollen af 8. april 1965 vedrørende De Europæiske Fællsskabers privilegier ogimmuniteter.
(
2) En sammenlignende oversigt over EU's, NATO's, WEU's og medlemsstaternes klassifi-
kationsgrader findes i tillæg 1.
▼M1
Supplerende sikkerhedsangivelser som f.eks. CRYPTO eller enhver anden EU-
anerkendt sikkerhedsangivelse skal anvendes, hvor der kræves begrænset forde-
ling og særlig behandling ud over det, der er angivet ved klassifikationsgraden.
Sikkerhedsangivelser må kun benyttes i forbindelse med en klassifikationsgrad.
16.3.Påtegninger
Det kan med en særlig påtegning angives, hvilket område dokumentet
omhandler, hvordan det skal fordeles efter »need-to-know«-princippet, ellerhvornår en embargo ophører (for ikke-klassificerede oplysninger).
En påtegning er ikke en klassifikationsgrad og må ikke anvendes i stedet for en
sådan.
Betegnelsen ESDP kan anføres på dokumenter eller kopier deraf, som vedrører
EU's eller en eller flere af dets medlemsstaters sikkerhed eller forsvar, eller som
vedrører militær eller ikke-militær krisestyring.
16.4.Anførelse af klassifikationsgrad
Klassifikationsgraden anføres således:
a) på dokumenter, der er klassificeret EU RESTRICTED: mekanisk eller elek-
tronisk
b) på dokumenter, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL: mekanisk eller i
hånden eller ved fortrykpå registreret papir
c) på dokumenter, der er klassificeret EU SECRET eller EU TOP SECRET:
mekanisk eller i hånden.
16.5.Anførelse af sikkerhedspåtegninger
Sikkerhedspåtegninger anføres direkte under klassifikationsgraden på samme
måde som ved anførelse af klassifikationsgrad.
17. KLASSIFIKATIONSSTYRING
17.1.Generelt
Oplysninger klassificeres kun i nødvendigt omfang. Klassifikationsgraden skal
fremgå klart og korrekt, og den opretholdes kun, så længe der er grund til at
beskytte oplysningerne.
Ansvaret for klassificering af oplysninger og for eventuel senere nedklassifice-
ring eller afklassificering påhviler alene udstederen.
Tjenestemænd og øvrige ansatte ved Kommissionen klassificerer, nedklassifi-
cerer eller afklassificerer oplysninger efter instruks fra eller aftale med deres
afdelingschef.
De detaljerede procedurer for behandling af klassificerede dokumenter udformes
således, at det sikres, at dokumenterne beskyttes i overensstemmelse med de
oplysninger, de indeholder.
Antallet af medarbejdere, der har bemyndigelse til at udstede dokumenter med
klassifikationsgraden EU TOP SECRET, skal holdes på et minimum, og deres
navne skal stå på en liste, der udarbejdes af Kommissionens Sikkerhedskontor.
17.2.Anvendelse af klassifikationsgrader
Klassificeringen af et dokument afhænger af, hvor følsomt dets indhold er, jf.
definitionen i afsnit 16. Det er vigtigt, at oplysninger klassificeres korrekt, og
at der ikke anvendes en for høj klassifikationsgrad. Dette gælder navnlig anven-
delse af klassifikationsgraden EU TOP SECRET.
Når et dokument klassificeres, skal udstederen være opmærksom på ovenstående
bestemmelser og bremse enhver tendens til at anvende for høj eller for lav klas-
sifikationsgrad.
En praktisk klassifikationsvejledning findes i tillæg 2.
De enkelte sider, afsnit og punkter i et dokument samt bilag, tillæg og vedhæftet
materiale kan kræve forskellig klassifikationsgrad, og skal klassificeres i over-
ensstemmelse hermed. Dokumentet som helhed skal dog have samme
klassifikationsgrad som den del, der har den højeste klassifikationsgrad.
En følgeskrivelse klassificeres i overensstemmelse med bilagenes højeste klassi-
fikationsgrad. Dokumentets udsteder bør klart angive, på hvilket niveau
følgeskrivelsen skal klassificeres, hvis den adskilles fra bilaget.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 25
▼M1
Retten til aktindsigt er fortsat reguleret ved forordning (EF) nr. 1049/2001.
17.3.Nedklassificering og afklassificering
EU-klassificerede dokumenter må kun nedklassificeres eller afklassificeres med
udstederens tilladelse og om nødvendigt efter drøftelse med andre berørte parter.
Nedklassificeringen eller afklassificeringen skal bekræftes skriftligt. Udstederen
er ansvarlig for at underrette dokumentets modtagere om ændringen, og disse er
på deres side ansvarlige for at underrette efterfølgende modtagere, til hvem de
har sendt eller kopieret dokumentet, om ændringen.
Så vidt muligt anfører udstederen på de klassificerede dokumenter en dato,
periode eller begivenhed, efter hvilken indholdet kan nedklassificeres eller
afklassificeres. I modsat fald skal vedkommende tage klassificeringen op til
revision mindst hvert femte år for at undersøge, om den oprindelige klassifika-
tionsgrad stadig er nødvendig.
18. FYSISK SIKKERHED
18.1.Generelt
Hovedformålene med fysiske sikkerhedsforanstaltninger er at forhindre uautori-
seret adgang til EU-klassificerede oplysninger og/eller EU-klassificeret
materiale, at forhindre tyveri og beskadigelse af udstyr og anden ejendom, og
at undgå chikane og enhver anden form for forulempelse af personale, øvrige
ansatte og besøgende.
18.2.Sikkerhedskrav
Alle lokaliteter, områder, bygninger, lokaler, kommunikations- og informations-
systemer m.v., hvor der opbevares og/eller behandles EU-klassificerede
oplysninger og EU-klassificeret materiale, skal beskyttes ved hjælp af passende
fysiske sikkerhedsforanstaltninger.
Når det skal afgøres, hvilken grad af fysisk sikkerhedsbeskyttelse der er
nødvendig, skal der tages hensyn til alle relevante faktorer som f.eks.:
a) oplysningernes og/eller materialets klassifikationsgrad
b) oplysningernes mængde og form (f.eks. på papir eller i elektronisk form)
c) vedkommende efterretningstjenesters vurdering af den lokale trussel mod
EU, medlemsstaterne og/eller andre institutioner eller tredjeparter, der ligger
inde med EU-klassificerede oplysninger, navnlig med hensyn til risikoen for
sabotage, terrorisme, undergravende og/eller anden kriminel virksomhed.
De fysiske sikkerhedsforanstaltninger, der bringes i anvendelse, skal tage sigte
på:
a) at forhindre, at uautoriserede personer ubemærket kan få adgang til eller kan
tiltvinge sig adgang til de pågældende oplysninger
b) at forebygge, vanskeliggøre og i givet fald afsløre handlinger fra upålidelige
medarbejderes side
c) at forhindre personer, der ikke har »need to know«-status i at få adgang til
EU-klassificerede oplysninger.
18.3.Fysiske sikkerhedsforanstaltninger
18.3.1.Sikkerhedszoner
Zoner, hvor oplysninger, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL eller højere,
behandles eller opbevares, skal være således struktureret og indrettet, at de
opfylder kravene for en af følgende klasser:
a) Sikkerhedszone af klasse I: zone, hvor oplysninger, der er klassificeret EU
CONFIDENTIAL eller højere, behandles eller opbevares på en sådan måde,
at personer, der har adgang til zonen, uden videre også har adgang til de
klassificerede oplysninger. Zonen skal:
i) være tydeligt afgrænset og sikret, og al ind- og udgang skal kontrolleres
ii) have et adgangskontrolsystem, så der kun er adgang for særligt autorise-
rede medarbejdere med den relevante sikkerhedsgodkendelse
iii) være forsynet med tydelig skiltning, der viser, hvilken klassifikationsgrad
af oplysninger, der normalt opbevares i zonen, dvs. hvilke oplysninger
man får adgang til ved at komme ind i zonen
b) Sikkerhedszone af klasse II: zone, hvor oplysninger, der er klassificeret EU
CONFIDENTIAL eller højere, behandles eller opbevares på en sådan måde,
at medarbejdere, der ikke er berettigede til at få adgang til oplysningerne,2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 26
▼M1
ved hjælp af intern kontrol kan forhindres i at komme ind på områder med
kontorer m.v., hvor oplysninger, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL
eller højere, normalt behandles eller opbevares. Zonen skal:
i) være tydeligt afgrænset og sikret, og al ind- og udgang skal kontrolleres
ii) have et adgangskontrolsystem, så der kun er adgang uden ledsagelse for
særligt autoriserede medarbejdere med den relevante sikkerhedsgodken-
delse; alle andre personer skal ledsages eller på anden måde forhindres i
at få uautoriseret adgang til EU-klassificerede oplysninger eller ukontrol-
leret adgang til zoner, som er omfattet af teknisk sikkerhedsinspektion.
Zoner, hvor der ikke er vagthavende personale døgnet rundt, skal inspiceres
umiddelbart efter normal arbejdstids ophør for at sikre, at EU-klassificerede
oplysninger opbevares efter sikkerhedsforskrifterne.
18.3.2.Administrativ zone
Der kan oprettes en administrativ zone med et lavere sikkerhedsniveau rundt om
eller foran sikkerhedszoner af klasse I eller klasse II. En sådan zone skal være
tydeligt afgrænset, så personer og køretøjer kan kontrolleres. I sådanne zoner må
der ikke behandles eller opbevares oplysninger, der er klassificeret højere end
EU RESTRICTED.
18.3.3.Adgangskontrol
Adgang til sikkerhedszoner af klasse I og II kontrolleres ved hjælp af adgangs-
badge eller et personligt identifikationssystem for alle de medarbejdere, der
normalt arbejder i disse zoner. Der indføres tillige et kontrolsystem for besø-
gende; dette udformes således, at uautoriserede personer ikke kan få adgang til
EU-klassificerede oplysninger. Adgangsbadgeordningen kan suppleres med auto-
matiseret identifikation, der skal betragtes som et supplement til vagternes
visuelle kontrol, men ikke fuldstændigt kan træde i stedet for en sådan kontrol.
En ændret trusselsvurdering kan betyde, at der må indføres skærpet adgangskon-
trol, f.eks. i forbindelse med VIP-besøg.
18.3.4.Vagtpatruljering
I sikkerhedszoner af klasse I og II foretages patruljering uden for normal
arbejdstid for at beskytte EU's aktiver mod lækage, skade eller tab. Patruljering
foretages så ofte, som de stedlige omstændigheder kræver det, og normalt hver
anden time.
18.3.5.Sikre skabe og bokse, bokslokaler m.v.
Der anvendes tre klasser af skabe og bokse til opbevaring af EU-klassificerede
oplysninger:
— Klasse A: skabe og bokse, som er godkendt til opbevaring af oplysninger,
der er klassificeret EU TOP SECRET, i en sikkerhedszone af klasse I eller II
— Klasse B: skabe og bokse, som nationalt er godkendt til opbevaring af oplys-
ninger, der er klassificeret EU SECRET eller EU CONFIDENTIAL, i en
sikkerhedszone af klasse I eller II
— Klasse C: kontormøbler, hvori der ikke må opbevares oplysninger, der er
klassificeret højere end EU RESTRICTED.
I bokslokaler, der er indrettet i en sikkerhedszone af klasse I eller II, og i alle
sikkerhedszoner af klasse I, hvor der på åbne reoler eller plottet ind på kort m.v.
opbevares oplysninger, som er klassificeret EU CONFIDENTIAL eller højere,
skal vægge, gulve og lofter samt dør(e) og låsemekanisme(r) være godkendt af
den nationale sikkerhedsgodkendelsesmyndighed, som attesterer, at lokalerne
yder samme beskyttelse som sikre skabe og bokse af den klasse, der er godkendt
til opbevaring af oplysninger med samme klassifikationsgrad.
18.3.6.Låsemekanismer
De låsemekanismer, der anvendes til sikre skabe og bokse og bokslokaler, hvori
der opbevares EU-klassificerede oplysninger, skal opfylde følgende krav:
— Gruppe A: have national godkendelse til skabe og bokse af klasse A
— Gruppe B: have national godkendelse til skabe og bokse af klasse B
— Gruppe C: må kun anvendes til kontormøbler af klasse C.
18.3.7.Kontrol med nøgler og koder
Nøgler til sikre skabe og bokse må ikke tages med uden for Kommissionens
bygninger. Medarbejdere, der har behov for at kende koden til sikre skabe og
bokse, skal lære denne udenad. Den lokale sikkerhedsansvarlige i den pågæl-
dende afdeling i Kommissionen har ansvaret for at opbevare reservenøgler
samt en skriftlig fortegnelse over alle koderne, som kan anvendes, hvis der2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 27
▼M1
opstår en nødsituation; koderne skal opbevares hver for sig i forseglede uigen-
nemsigtige kuverter. Arbejdsnøgler, reservesikkerhedsnøgler og koder skal
opbevares i særlige sikre skabe eller bokse. Nøgler eller koder skal mindst
være undergivet samme sikkerhedsbeskyttelse som det materiale, de giver
adgang til.
Så få medarbejdere som muligt skal have kendskab til koderne til sikre skabe og
bokse. Koderne ændres:
a) hver gang der modtages et nyt skab eller en ny boks
b) hver gang en medarbejder fratræder, og hver gang en ny medarbejder
tiltræder
c) hvis oplysninger er lækket, eller der er mistanke om, at oplysninger er lækket
d) med regelmæssige mellemrum, helst hver sjette måned og mindst en gang
om året.
18.3.8.Anordninger til afsløring af uvedkommendes forsøg på at skaffe sig
adgang
Anvendes der alarmsystemer, kameraovervågning eller andre elektriske anord-
ninger for at beskytte EU-klassificerede oplysninger, skal der være en nød-
elforsyning, som sikrer systemets fortsatte drift, hvis hoved-elforsyningen
afbrydes. Et andet grundlæggende krav er, at alarmen skal udløses, eller at
vagterne på anden pålidelig måde skal alarmeres, hvis der opstår fejl i systemets
drift, eller hvis der forsøges foretaget ulovlige indgreb i det.
18.3.9.Godkendt udstyr
Kommissionens Sikkerhedskontor sørger for at have ajourførte fortegnelser over
de typer og modeller af sikkerhedsudstyr, det har godkendt til beskyttelse af
klassificerede oplysninger under forskellige nærmere angivne omstændigheder
og vilkår. Kommissionens Sikkerhedskontor fører bl.a. sådanne fortegnelser på
grundlag af oplysninger fra de nationale sikkerhedsmyndigheder.
18.3.10.Fysisk beskyttelse af kopi- og telefaxmaskiner
Kopi- og telefaxmaskiner beskyttes fysisk i det omfang, det er nødvendigt for at
sikre, at kun autoriserede medarbejdere kan anvende dem til frembringelse af
klassificerede oplysninger, og at alt klassificeret materiale er undergivet den
fornødne kontrol.
18.4.Beskyttelse mod uvedkommendes blikke og aflytning
18.4.1.Uvedkommendes blikke
Der træffes alle nødvendige foranstaltninger til at sikre, at uvedkommende ikke
på noget tidspunkt af døgnet kan få lejlighed til at se EU-klassificerede oplys-
ninger, end ikke ved et tilfælde.
18.4.2.Aflytning
Kontorer eller zoner, hvor der regelmæssigt drøftes anliggender, der er klassifi-
ceret EU SECRET eller højere, beskyttes mod aktiv og passiv aflytning, i det
omfang en risikovurdering tilsiger det. Det påhviler Kommissionens Sikkerheds-
kontor at vurdere risikoen for sådan aflytning, om nødvendigt efter at have hørt
nationale sikkerhedsmyndigheder.
18.4.3.Medbringelse af elektronisk udstyr og udstyr til lydoptagelser
Det er ikke tilladt at bringe mobiltelefoner, private computere, båndoptagere,
kameraer eller andre elektroniske apparater eller andet udstyr til lydoptagelser
ind i sikkerhedszoner eller teknisk sikrede zoner uden forudgående tilladelse
fra chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor.
Med henblik på fastsættelse af de beskyttelsesforanstaltninger, der skal træffes i
bygninger, hvor det er vigtigt at undgå dels passiv aflytning (f.eks. isolering af
vægge, døre, gulve og lofter og måling af, hvor meget der kan høres udenfor),
dels aktiv aflytning (f.eks. detektion af skjulte mikrofoner), kan Kommissionens
Sikkerhedskontor anmode om bistand fra de nationale sikkerhedsmyndigheder.
Når omstændighederne tilsiger det, kan sikkerhedsteknikere fra nationale sikker-
hedsmyndigheder på anmodning af chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor
ligeledes inspicere telekommunikationsudstyr og det elektriske eller elektroniske
kontormateriel, der anvendes under møder, hvor drøftelserne er klassificeret EU
SECRET eller højere.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 28
▼M1
18.5.Teknisk sikrede zoner
Visse zoner kan udpeges som teknisk sikrede zoner. Der foretages en særlig
adgangskontrol. Når sådanne zoner ikke bruges, skal de holdes aflåst efter en
godkendt metode, og alle nøgler skal betragtes som sikkerhedsnøgler. Der fore-
tages regelmæssig fysisk inspektion af sådanne zoner, og inspektion foretages
ligeledes, hvis uvedkommende har fået adgang til zonerne, eller hvis der ermistanke om, at uvedkommende har fået adgang.
Der udarbejdes en detaljeret fortegnelse over udstyr og møbler, så der kan føres
kontrol med flytninger heraf. Intet møbel eller udstyr må bringes ind i disse
zoner, uden at det først er blevet nøje inspiceret af særligt uddannet sikkerheds-
personale med henblik på detektion af aflytningsudstyr. Det er generelt ikke
tilladt at installere kommunikationslinjer i teknisk sikrede zoner uden forud-
gående tilladelse fra den relevante myndighed.
19. ALMINDELIGE BESTEMMELSER OM »NEED-TO-KNOW«-PRIN-
CIPPET OG PERSONLIGE EU-SIKKERHEDSGODKENDELSER
19.1.Generelt
Kun personer, for hvem adgang er tjenstlig nødvendig (»need-to-know«), må få
adgang til EU-klassificerede oplysninger. Oplysninger, der er klassificeret EU
TOP SECRET, EU SECRET eller EU CONFIDENTIAL, må kun komme
personer i hænde, der er sikkerhedsgodkendt til den pågældende klassifikations-
grad.
Det påhviler den afdeling, hvor en medarbejder skal tiltræde, at afgøre, hvilke
oplysninger den pågældende har tjenstligt behov for at få kendskab til.
Hver enkelt afdeling er ansvarlig for at anmode om sikkerhedsgodkendelse af
medarbejderne.
Der vil derefter blive udstedt et »personligt EU-sikkerhedscertifikat« med angi-
velse af den højeste klassifikationsgrad, den godkendte har adgang til, samt
udløbsdatoen for godkendelsen.
Et personligt EU-sikkerhedscertifikat til en bestemt klassifikationsgrad gælder
ligeledes for adgang til oplysninger med lavere klassifikationsgrad.
Hvis det er nødvendigt at drøfte EU-klassificerede oplysninger med personer,
som ikke er tjenestemænd eller andre ansatte, men f.eks. eksterne leverandører
af tjenesteydelser, eksperter eller konsulenter, eller det er nødvendigt at vise
dem sådanne oplysninger, skal de pågældende være personligt EU-sikkerheds-
godkendt til EU-klassificerede oplysninger, og de skal orienteres om deres
sikkerhedsmæssige ansvar.
Forordning (EF) nr. 1049/2001 gælder fortsat for aktindsigt.
19.2.Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret
EU TOP SECRET
Enhver, der skal have adgang til oplysninger, som er klassificeret EU TOP
SECRET, skal først være sikkerhedsgodkendt til denne klassifikationsgrad.
Enhver, der skal have adgang til oplysninger, som er klassificeret EU TOP
SECRET, udpeges af Kommissionens medlem med ansvar for sikkerheds-
spørgsmål, og deres navn optages på listen over de medarbejdere, der er
sikkerhedsgodkendt til EU TOP SECRET. Kommissionens Sikkerhedskontor
opretter og ajourfører denne liste.
Enhver, der skal have adgang til oplysninger, som er klassificeret EU TOP
SECRET, skal forinden underskrive en erklæring om at være blevet orienteret
om Kommissionens sikkerhedsprocedurer og fuldt ud at have forstået sit særlige
ansvar for at beskytte oplysninger, der er klassificeret EU TOP SECRET, samt
konsekvenserne i henhold til EU-bestemmelser og medlemsstaternes love eller
administrative bestemmelser, såfremt uvedkommende med forsæt eller uagtsomt
får adgang til klassificerede oplysninger.
Hvis en medarbejder skal deltage i møder og lignende, hvor den pågældende vil
få adgang til oplysninger, der er klassificeret EU TOP SECRET, skal den
sikkerhedsansvarlige i den tjenestegren eller instans, hvor medarbejderen er
ansat, meddele den instans, som afholder mødet, at medarbejderen har den
nødvendige sikkerhedsgodkendelse.
Navnene på samtlige personer, hvis arbejdsopgaver ikke længere kræver adgang
til oplysninger, der er klassificeret EU TOP SECRET, skal fjernes fra EU TOP
SECRET-listen. Derudover skal de pågældende gøres opmærksom på deres
særlige ansvar for beskyttelse af de oplysninger, de er blevet bekendt med, og
som er klassificeret EU TOP SECRET. De skal desuden underskrive en erklæ-2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 29
▼M1
ring om, at de hverken vil bruge eller videregive oplysninger i deres besiddelse,
der er klassificeret EU TOP SECRET.
19.3.Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret
EU SECRET eller EU CONFIDENTIAL
Enhver, der skal have adgang til oplysninger, som er klassificeret EU SECRET
eller EU CONFIDENTIAL, skal først være sikkerhedsgodkendt til den pågæl-
dende klassifikationsgrad.
Enhver, der skal have adgang til oplysninger, som er klassificeret EU SECRET
eller EU CONFIDENTIAL, skal gøres bekendt med de relevante sikkerhedsbe-
stemmelser og skal være klar over konsekvenserne af uagtsomhed.
Hvis en medarbejder skal deltage i møder og lignende, hvor den pågældende vil
få adgang til oplysninger, der er klassificeret EU SECRET eller EU CONFI-
DENTIAL, skal den sikkerhedsansvarlige i den tjenestegren eller instans, hvor
medarbejderen er ansat, meddele den instans, der afholder mødet, at medarbej-
deren har den nødvendige sikkerhedsgodkendelse.
19.4.Særlige bestemmelser om adgang til oplysninger, der er klassificeret
EU RESTRICTED
Enhver, der har adgang til oplysninger, som er klassificeret EU RESTRICTED,
gøres bekendt med sikkerhedsbestemmelserne og konsekvenserne af uagt-
somhed.
19.5.Overdragelse af materiale
Hvis en medarbejder skal forflyttes efter at have behandlet EU-klassificeret
materiale og afløses af en anden, påser vedkommende sekretariat, at det klassi-
ficerede materiale overdrages korrekt fra den fratrædende til den tiltrædende
medarbejder.
Hvis en medarbejder skal forflyttes til et sted, hvor der behandles EU-klassifi-
ceret materiale, orienterer den lokale sikkerhedsansvarlige vedkommende herom.
19.6.Særlige instrukser
Medarbejdere, som skal behandle EU-klassificerede oplysninger, bør ved tilde-
lingen af deres arbejdsopgaver og siden med regelmæssige mellemrum gøres
opmærksom på følgende:
a) sikkerhedsrisikoen ved uoverlagte ytringer
b) de forholdsregler, der skal træffes over for pressen og repræsentanter for
særlige interessegrupper
c) truslen fra efterretningstjenester, der opererer i EU og medlemsstaterne med
henblik på at indsamle oplysninger og følge aktiviteter, der er EU-klassifice-
rede
d) pligten til straks at underrette de relevante sikkerhedsmyndigheder om
enhver henvendelse eller handling, der kan vække mistanke om spionage,
eller enhver usædvanlig sikkerhedsrelevant omstændighed.
Enhver, der normalt er i hyppig kontakt med repræsentanter for lande, hvis
efterretningstjenester opererer i EU og medlemsstaterne med henblikpå at
indsamle oplysninger og følge aktiviteter, der er EU-klassificerede, orienteres
om de teknikker, sådanne efterretningstjenester vides at benytte sig af.
Kommissionen har ingen sikkerhedsbestemmelser vedrørende private rejser, som
foretages af medarbejdere, der er sikkerhedsgodkendt til EU-klassificerede
oplysninger. Kommissionens Sikkerhedskontor gør imidlertid medarbejderne
bekendt med de rejsebestemmelser, de inden for deres ansvarsområde er
omfattet af.
20. SIKKERHEDSGODKENDELSE AF KOMMISSIONENS TJENESTE-
MÆND OG ØVRIGE ANSATTE
a) Kun tjenestemænd og øvrige ansatte i Kommissionen eller personer, der
arbejder i Kommissionen, og som i embeds medfør og af tjenstlige grunde
har brug for at få kendskab til eller behandle klassificerede oplysninger i
Kommissionens besiddelse, har adgang til sådanne oplysninger.
b) For at få adgang til oplysninger, der er klassificeret EU TOP SECRET, EU
SECRET eller EU CONFIDENTIAL, skal de i litra a) omhandlede medar-
bejdere først godkendes til den pågældende klassifikationsgrad efter
proceduren i litra c) og d).2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 30
▼M1
c) Kun personer, der er blevet sikkerhedsundersøgt af medlemsstaternes natio-
nale myndigheder (den nationale sikkerhedsmyndighed) efter proceduren i
litra i) til n), kan godkendes.
d) Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor er ansvarlig for at give de
godkendelser, der er nævnt i litra a), b) og c).
e) Vedkommende meddeler godkendelsen efter at have indhentet udtalelse fra
medlemsstaternes nationale myndigheder på grundlag af den sikkerhedsun-
dersøgelse, der er foretaget i henhold til litra i) til n).
f) Kommissionens Sikkerhedskontor ajourfører løbende en liste over alle
følsomme stillinger, som Kommissionens afdelinger har angivet, og over
alle medarbejdere, der har fået (midlertidig) godkendelse.
g) Godkendelsen, der er gyldig i fem år, må ikke være af længere varighed end
de arbejdsopgaver, der ligger til grund for den. Godkendelsen kan fornys
efter proceduren i litra e).
h) Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor kan inddrage godkendelsen,
hvis vedkommende finder, at der er grund hertil. Inddrages godkendelsen,
underrettes den pågældende person, der kan anmode om at måtte fremsætte
sine bemærkninger over for chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor, og
de nationale myndigheder.
i) Sikkerhedsundersøgelsen foretages med den berørte persons medvirken og
efter anmodning fra chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor. Undersø-
gelsen foretages af myndighederne i den medlemsstat, hvor den person, der
skal sikkerhedsgodkendes, er statsborger. Er den pågældende ikke stats-
borger i en EU-medlemsstat, anmoder chefen for Kommissionens
Sikkerhedskontor den EU-medlemsstat, hvor personen har sin bopæl eller
normalt opholder sig, om at foretage sikkerhedsundersøgelsen.
j) Den pågældende skal som led i sikkerhedsundersøgelsen udfylde et skema
med angivelse af personlige oplysninger.
k) Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor giver i sin anmodning
nærmere oplysninger om arten af og klassifikationsniveauet for de oplys-
ninger, som den pågældende person vil få kendskab til, så de nationale
myndigheder kan foretage sikkerhedsundersøgelsen og afgive udtalelse om,
hvilket niveau den pågældende bør godkendes til.
l) De bestemmelser om sikkerhedsundersøgelse, som er gældende i vedkom-
mende medlemsstat, herunder bestemmelser om eventuel klageadgang,
finder anvendelse i forbindelse med hele sikkerhedsundersøgelsens forløb
og dens resultater.
m) Afgiver medlemsstaternes nationale myndigheder positiv udtalelse, kan
chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor godkende den pågældende
person.
n) Afgiver de nationale myndigheder negativ udtalelse, underrettes den pågæl-
dende person, der kan anmode om at måtte fremsætte sine bemærkninger
over for chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor. Hvis chefen for
Kommissionens Sikkerhedskontor finder det nødvendigt, kan vedkommende
rette henvendelse til de nationale myndigheder og bede om eventuelle yder-
ligere oplysninger. Bekræftes den negative udtalelse, kan der ikke meddeles
godkendelse.
o) Enhver, der godkendes efter litra d) og e), får i forbindelse med godken-
delsen og siden med jævne mellemrum de nødvendige instrukser om
beskyttelse af klassificerede oplysninger og om, hvordan de skal beskyttes.
Den godkendte underskriver en erklæring som bekræftelse på at have
modtaget instrukserne og giver tilsagn om at overholde dem.
p) Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor træffer de nødvendige foran-
staltninger til gennemførelse af dette afsnit, navnlig vedrørende reglerne for
adgang til listen over godkendte personer.
q) Chefen for Kommissionens Sikkerhedskontor kan undtagelsesvis, hvis der er
tjenstlige grunde til det, meddele midlertidig godkendelse for et tidsrum påhøjst seks måneder, mens resultatet af sikkerhedsundersøgelsen som
omhandlet i litra i) afventes, forudsat at de nationale myndigheder på
forhånd er blevet underrettet, og disse ikke har fremsat bemærkninger inden
for en måned.
r) Formålsbestemte og midlertidige godkendelser giver ikke adgang til oplys-
ninger, der er klassificeret EU TOP SECRET; adgang hertil er forbeholdt
tjenestemænd, som har gennemgået en egentlig sikkerhedsundersøgelse
med positivt resultat efter litra i). Indtil resultatet af sikkerhedsundersøgelsen
foreligger, kan tjenestemænd, for hvem der er anmodet om sikkerhedsgod-
kendelse til EU TOP SECRET, meddeles midlertidig og formålsbestemt
godkendelse, så de kan få adgang til oplysninger, der er klassificeret til og
med EU SECRET.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 31
▼M1
21. UDARBEJDELSE, FORDELING, VIDEREGIVELSE, KOPIERING,
OVERSÆTTELSE OG UDDRAG AF EU-KLASSIFICEREDE DOKU-
MENTER OG SIKKERHEDSGODKENDELSE AF KURERPERSONALE
21.1.Udarbejdelse
1. EU-klassifikationsgraderne anvendes som fastsat i afsnit 16 og for EU
CONFIDENTIAL eller højere og anføres centreret foroven og forneden på
hver side, ligesom hver side skal forsynes med nummer. Hvert EU-klassifi-
ceret dokument skal være forsynet med referencenummer og dato. På
dokumenter, der er klassificeret EU TOP SECRET eller EU SECRET,
anføres referencenummeret på hver side. Hvis de skal fordeles i flere eksem-
plarer, skal hvert eksemplar have et nummer, som anføres på første side
tillige med det samlede sideantal. På dokumenter, der er klassificeret EU
CONFIDENTIAL eller højere, skal der på første side være angivet, hvor
mange bilag der er.
2. Dokumenter, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL eller højere, må kun
skrives, oversættes, opbevares, fotokopieres, reproduceres magnetisk eller
mikrofilmes af personer, som er blevet sikkerhedsgodkendt med henblik på
adgang til EU-klassificerede oplysninger på et niveau, der mindst svarer til
det pågældende dokuments klassifikationsgrad.
3. Bestemmelserne om anvendelse af PC m.v. til fremstilling af klassificerede
dokumenter findes i afsnit 25.
21.2.Fordeling
1. EU-klassificerede oplysninger må kun komme de personer i hænde, for hvem
adgang er tjenstlig nødvendig, og som har den relevante sikkerhedsgodken-
delse. Dokumentets udsteder specificerer, hvem der skal modtage det.
2. Dokumenter, der er klassificeret EU TOP SECRET sendes via EU TOP
SECRET-sekretariater (jf. afsnit 22.2). Når det gælder meddelelser, der er
klassificeret EU TOP SECRET, kan det ansvarlige sekretariat give chefen
for kommunikationscentret tilladelse til at fremstille det antal eksemplarer,
som er angivet i modtagerlisten.
3. Dokumenter, der er klassificeret EU SECRET eller lavere, kan videregives af
den første modtager til andre modtagere, for hvem adgang er tjenstlig
nødvendig. Udstederen skal imidlertid tydeligt angive eventuelle nærmere
betingelser. Angives sådanne nærmere betingelser, må modtagerne kun vide-
regive dokumentet med udstederens samtykke.
4. Ethvert dokument, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL eller højere,
skal, når det ankommer til eller forlader et generaldirektorat eller en tjene-
stegren, registreres af det lokale sekretariat for EU-klassificerede
oplysninger. De oplysninger (dokumentreference, dato og evt. eksemplar-
nummer), som er nødvendige for at kunne identificere dokumentet, indføres
i en journal eller i en særligt beskyttet edb-databærer (jf. afsnit 22.1).
21.3.Videregivelse af EU-klassificerede dokumenter
21.3.1.Emballering og kvitteringer
1. Dokumenter, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL eller højere, sendes i
to uigennemsigtige kuverter af svært papir. Den inderste kuvert forsynes med
angivelse af den pågældende EU-klassifikationsgrad og om muligt udførlig
angivelse af modtagerens stilling og kontoradresse.
2. Kun en sikkerhedsansvarlig for et sekretariat (jf. afsnit 22.1)eller dennes sted-
fortræder må åbne den inderste kuvert og kvittere for modtagelsen af
dokumenterne, medmindre kuverten er adresseret til en bestemt person. I så
fald journaliseres kuverten af det pågældende sekretariat (jf. afsnit 22.1), og
kun den person, den er adresseret til, må åbne den inderste kuvert og kvittere
for modtagelsen af de fremsendte dokumenter.
3. Den inderste kuvert skal indeholde en kvitteringsformular. Kvitteringen, som
ikke er klassificeret, skal indeholde oplysning om dokumentreference, dato
og eksemplarnummer, men aldrig om, hvad sagen vedrører.
4. Den inderste kuvert anbringes i en kuvert, som forsynes med et registrerings-
nummer. Klassifikationsgraden må under ingen omstændigheder angives på
den yderste kuvert.
5. Når det drejer sig om dokumenter, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL
eller højere, modtager kureren en kvittering for hvert registreringsnummer.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 32
▼M1
21.3.2.Videregivelse inden for en bygning eller gruppe af bygninger
Inden for en given bygning eller gruppe af bygninger kan klassificerede doku-
menter bæres i en lukket kuvert, som kun er forsynet med modtagerens navn,
når blot den person, der bærer den, er sikkerhedsgodkendt til de pågældende
dokumenters klassifikationsgrad.
21.3.3.Videregivelse inden for et lands grænser
1. Inden for et lands grænser sendes dokumenter, der er klassificeret EU TOP
SECRET, kun med officiel kurertjeneste eller med personer, der er sikker-
hedsgodkendt til EU TOP SECRET.
2. Hvis dokumenter, der er klassificeret EU TOP SECRET, sendes med kurer-
tjeneste uden for en bygning eller gruppe af bygninger, skal bestemmelserne
om emballering og modtagelse i dette afsnit altid overholdes. Kurertjene-
sternes bemanding skal være tilstrækkelig til, at pakker indeholdende
dokumenter, der er klassificeret EU TOP SECRET, til enhver tid er under
direkte opsyn af en ansvarlig medarbejder.
3. Undtagelsesvis kan andre medarbejdere end kurerer medbringe et dokument,
der er klassificeret EU TOP SECRET, til lokalt brug ved møder og drøftelser
uden for en bygning eller gruppe af bygninger, men kun på følgende betin-
gelser:
a) bæreren af dokumentet skal være sikkerhedsgodkendt til EU TOP
SECRET-dokumenter
b) transportmåden skal være i overensstemmelse med reglerne om videregi-
velse af EU TOP SECRET-dokumenter
c) medarbejderen må under ingen omstændigheder efterlade EU TOP
SECRET-dokumentet uden opsyn
d) en liste over dokumenter, der transporteres på denne måde, opbevares i
EU TOP SECRET-sekretariatet, som har ansvaret for dokumenterne, og
indføres i en journal, som dokumenterne sammenholdes med, når de
leveres tilbage.
4. Inden for et givet lands grænser kan dokumenter, der er klassificeret EU
SECRET eller EU CONFIDENTIAL, sendes med posten, hvis dette er tilladt
efter landets egne bestemmelser og er i overensstemmelse med disse bestem-
melser, eller de kan sendes med kurertjeneste eller med personer, der er
sikkerhedsgodkendt til EU-klassificerede oplysninger.
5. Kommissionens Sikkerhedskontor udarbejder på grundlag af disse bestem-
melser instrukser om personlig transport af EU-klassificerede dokumenter.
Bæreren af dokumenterne skal læse og underskrive disse instrukser. Det
skal navnlig fremgå klart af instrukserne, at dokumenterne under ingen
omstændigheder må:
a) overlades til andre, medmindre de deponeres i overensstemmelse med
bestemmelserne i afsnit 18
b) efterlades uden opsyn i offentlige transportmidler eller private køretøjer
eller på steder som restauranter eller hoteller. De må ikke opbevares i
hotelbokse eller efterlades uden opsyn på hotelværelser
c) læses på offentlige steder såsom i fly eller tog.
21.3.4.Videregivelse fra en stat til en anden
1. Materiale, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL eller højere, sendes med
EU-diplomatpost eller militær kurertjeneste.
2. Der kan imidlertid gives tilladelse til personlig transport af materiale, der er
klassificeret EU SECRET eller EU CONFIDENTIAL, hvis materialet trans-
porteres på en sådan måde, at det ikke kan komme uvedkommende i hænde.
3. Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål kan give tilla-
delse til personlig transport, hvis der ikke er mulighed for at anvende
diplomatpost eller militær kurertjeneste, eller hvis anvendelse heraf vil
medføre en forsinkelse, der vil skade EU's operationer, og det haster med at
få materialet frem til modtageren. Kommissionens Sikkerhedskontor udar-
bejder instrukser om anden form for international personlig transport af
materiale med klassifikationsgrad til og med EU SECRET end diplomatpost
og militær kurertjeneste. Instrukserne skal indeholde følgende krav:
a) bæreren af materialet skal være sikkerhedsgodkendt til den pågældende
klassifikationsgrad
b) alt, hvad der transporteres på denne måde, skal registreres af vedkom-
mende afdeling eller sekretariat2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 33
▼M1
c) pakker og bagage, mv., der indeholder EU-klassificeret materiale, skal
plomberes officielt for at undgå toldeftersyn og skal mærkes med identi-
fikation og instrukser til finderen
d) bæreren skal være i besiddelse af et kurercertifikat og/eller en tjenesterej-
seordre, som er anerkendt af alle EU-medlemsstater og giver tilladelse til
at transportere pakken som beskrevet
e) bæreren må ved rejse over land ikke rejse gennem en stat, som ikke er
medlem af EU, eller krydse dens grænse, medmindre den stat, der står
for transporten, er i besiddelse af en særlig garanti fra denne stat
f) bærerens rejseplaner med hensyn til bestemmelsessted, rejseruter og trans-
portmidler skal være i overensstemmelse med EU-bestemmelserne eller
med de nationale bestemmelser herom, hvis disse er strengere end EU's
g) materialet skal hele tiden være i bærerens varetægt, medmindre det depo-
neres i overensstemmelse med bestemmelserne om deponering i afsnit 18
h) materialet må ikke efterlades uden opsyn i offentlige eller private køre-
tøjer eller på steder som restauranter eller hoteller. Det må ikke
opbevares i hotelbokse eller efterlades uden opsyn på hotelværelser
i) hvis det transporterede materiale omfatter dokumenter, må disse ikke
læses på offentlige steder (f.eks. i fly eller tog).
4. Den person, der udpeges til at transportere det klassificerede materiale, skal
læse og underskrive en sikkerhedsorientering, der som et minimum omfatter
ovennævnte instrukser samt de procedurer, der skal følges i en krisesituation
eller i tilfælde af, at pakken med det klassificerede materiale kræves under-
søgt af toldmyndighederne eller sikkerhedspersonalet i en lufthavn.
21.3.5.Videregivelse af dokumenter klassificeret EU RESTRICTED
Der er ikke fastsat særlige bestemmelser for forsendelse af dokumenter, der er
klassificeret EU RESTRICTED, men det skal dog sikres, at uvedkommende
ikke kommer i besiddelse af dem.
21.4.Sikkerhedsgodkendelse af kurerpersonale
Alle kurerer, der ansættes til at transportere dokumenter, der er klassificeret EU
SECRET eller EU CONFIDENTIAL, skal forinden have den relevante sikker-
hedsgodkendelse.
21.5.Elektronisk eller anden teknisk videregivelse
1. Der træffes foranstaltninger med hensyn til kommunikationssikkerhed, så
EU-klassificerede oplysninger kan videregives under sikre forhold. De
nærmere bestemmelser om videregivelse af EU-klassificerede oplysninger er
omhandlet i afsnit 25.
2. Oplysninger, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL eller EU SECRET,
må kun videregives via godkendte kommunikationscentre og -netværk og/
eller godkendte terminaler og systemer.
21.6.Kopiering, oversættelse og uddrag af EU-klassificerede dokumenter
1. Dokumenter, der er klassificeret EU TOP SECRET, må kun kopieres eller
oversættes med udstederens godkendelse.
2. Hvis medarbejdere, der ikke er sikkerhedsgodkendt til EU TOP SECRET, har
brug for oplysninger, som er indeholdt i et EU TOP SECRET-dokument,
men ikke er klassificeret så højt, kan lederen af EU TOP SECRET-sekreta-riatet (jf. afsnit 22.2) bemyndiges til at udlevere de nødvendige uddrag af det
pågældende dokument. Vedkommende tager samtidig de nødvendige skridt
til at sikre, at uddragene klassificeres på et passende niveau.
3. Dokumenter, der er klassificeret EU SECRET eller lavere, kan mangfoldig-
gøres og oversættes af modtageren inden for rammerne af
sikkerhedsbestemmelserne, for så vidt det sker under nøje overholdelse af
»need-to-know«-princippet. De sikkerhedsforanstaltninger, der gælder for
det oprindelige dokument, gælder også for kopier og/eller oversættelser af
det.
22. SEKRETARIATER FOR EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER,
KONTROL, ARKIVERING OG DESTRUKTION AF EU-KLASSIFICE-
REDE OPLYSNINGER
22.1.Lokale sekretariater for EU-klassificerede oplysninger
1. I Kommissionen, eventuelt i hver enkelt afdeling, er et eller flere lokale
sekretariater for EU-klassificerede oplysninger ansvarlige for registrering,2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 34
▼M1
reproduktion, forsendelse, arkivering og destruktion af dokumenter, der er
klassificeret EU SECRET eller EU CONFIDENTIAL.
2. Hvis en afdeling ikke har et lokalt sekretariat for EU-klassificerede oplys-
ninger, varetager Generalsekretariatets lokale sekretariat for EU-
klassificerede oplysninger denne funktion.
3. De lokale sekretariater for EU-klassificerede oplysninger refererer til lederen
af den afdeling, som de modtager deres instrukser fra. Sekretariatslederne er
sikkerhedsansvarlige.
4. De hører ind under den lokale sikkerhedsansvarlige med hensyn til anven-
delse af bestemmelserne om håndtering af EU-klassificerede dokumenter og
overholdelse af de tilsvarende sikkerhedsforanstaltninger.
5. Medarbejdere, der udpeges til de lokale sekretariater for EU-klassificerede
dokumenter, skal være sikkerhedsgodkendt til EU-klassificerede dokumenter,
jf. afsnit 20.
6. De lokale sekretariater for EU-klassificerede dokumenter udfører følgende
opgaver under den relevante afdelingsleders ansvar:
a) administrerer arbejdet med registrering, reproduktion, oversættelse, vide-
regivelse, forsendelse og destruktion af oplysningerne
b) ajourfører listen over data vedrørende klassificerede oplysninger
c) spørger med regelmæssige mellemrum udstederne om, hvorvidt det er
nødvendigt at opretholde klassifikationen af oplysningerne
7. De lokale sekretariater for EU-klassificerede oplysninger fører et register, der
omfatter følgende data:
a) dato for udarbejdelsen af de klassificerede oplysninger
b) klassifikationsgrad
c) den dato, indtil hvilken oplysningerne er klassificeret
d) udstederens navn og afdeling
e) modtageren eller modtagerne med angivelse af løbenummer
f) emne
g) nummer
h) antal videregivne eksemplarer
i) opgørelser over, hvilke klassificerede oplysninger der er leveret til afde-
lingen
j) registrering af afklassificering og nedklassificering af klassificerede oplys-
ninger.
8. De almindelige bestemmelser i afsnit 21 gælder for Kommissionens lokale
sekretariater for EU-klassificerede oplysninger, medmindre de særlige
bestemmelser i dette afsnit afviger herfra.
22.2.EU TOP SECRET-sekretariatet
22.2.1.Generelt
1. Et centralt EU TOP SECRET-sekretariat varetager registreringen, håndte-
ringen og fordelingen af EU TOP SECRET-dokumenter i henhold til disse
sikkerhedsbestemmelser. Lederen af EU TOP SECRET-sekretariatet er
sikkerhedsansvarlig for EU TOP SECRET-sekretariatet.
2. Det centrale EU TOP SECRET-sekretariat fungerer som Kommissionens
øverste modtagelses- og afsendelsesmyndighed over for de andre EU-institu-
tioner, medlemsstaterne, internationale organisationer og tredjelande, med
hvilke Kommissionen har sikkerhedsaftaler om udveksling af klassificerede
oplysninger.
3. Om nødvendigt oprettes der undersekretariater med ansvar for den interne
styring af dokumenter, der er klassificeret EU TOP SECRET; undersekreta-
riaterne registrerer løbende, hvor samtlige dokumenter, som de er ansvarlige
for, befinder sig.
4. Hvis der er et langsigtet behov herfor, oprettes der efter retningslinjerne i
afsnit 22.2.3 EU TOP SECRET-undersekretariater, som tilknyttes et centralt
EU TOP SECRET-sekretariat. Hvis der kun midlertidigt og lejlighedsvis er
behov for at konsultere dokumenter, der er klassificeret EU TOP SECRET,
kan sådanne dokumenter fordeles, uden at der oprettes et EU TOP
SECRET-undersekretariat, hvis der fastsættes regler for at sikre, at det pågæl-
dende EU TOP SECRET-sekretariat bevarer kontrollen med dokumenterne,2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 35
▼M1
og at samtlige fysiske og personalemæssige sikkerhedsforanstaltninger over-
holdes.
5. Undersekretariaterne må ikke sende dokumenter, der er klassificeret EU TOP
SECRET, direkte til andre undersekretariater under samme centrale EU TOP
SECRET-sekretariat uden sidstnævntes udtrykkelige godkendelse.
6. Al udveksling af dokumenter, der er klassificeret EU TOP SECRET, mellem
undersekretariater, som ikke er tilknyttet samme centrale sekretariat, skal
foregå via de centrale EU TOP SECRET-sekretariater.
22.2.2.Det centrale EU TOP SECRET-sekretariat
Som sikkerhedsansvarlig er lederen af det centrale EU TOP SECRET-sekretariat
ansvarlig for:
a) at dokumenter, der er klassificeret EU TOP SECRET, videregives i overens-
stemmelse med bestemmelserne i afsnit 21.3
b) at der løbende ajourføres en liste over samtlige EU TOP SECRET-underse-
kretariater, der er tilknyttet sekretariatet, samt en liste over de udpegede
sikkerhedsansvarliges og deres bemyndigede stedfortræderes navn og under-
skrift
c) at der opbevares arkivkvitteringer for alle EU TOP SECRET-dokumenter,
som fordeles via det centrale sekretariat
d) at der føres et register over opbevarede og fordelte EU TOP SECRET-doku-
menter
e) at der løbende ajourføres en liste over alle de centrale EU TOP SECRET-
sekretariater, som vedkommende jævnligt er i forbindelse med, tillige med
de udpegede sikkerhedsansvarliges og deres bemyndigede stedfortræderes
navn og underskrift
f) at alle sekretariatets dokumenter, der er klassificeret EU TOP SECRET,
opbevares fysisk sikkert i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit 18.
22.2.3.EU TOP SECRET-undersekretariater
Som sikkerhedsansvarlig er lederen af et EU TOP SECRET-undersekretariat
ansvarlig for:
a) at dokumenter, der er klassificeret EU TOP SECRET, videregives i overens-
stemmelse med bestemmelserne i afsnit 21.3
b) at der løbende ajourføres en liste over alle, der har adgang til de EU TOP
SECRET-oplysninger, der er i vedkommendes varetægt
c) at dokumenter, der er klassificeret EU TOP SECRET, fordeles i overens-
stemmelse med udstederens instrukser eller efter »need-to-know«-princippet,
såfremt det kan fastslås, at modtageren har den fornødne sikkerhedsgodken-
delse
d) at der løbende ajourføres et register over alle dokumenter, der er klassificeret
EU TOP SECRET, og som opbevares og fordeles under vedkommendes
kontrol, eller som er overført til andre EU TOP SECRET-sekretariater, og
at samtlige kvitteringer i forbindelse hermed opbevares
e) at der løbende ajourføres en liste over de EU TOP SECRET-sekretariater,
som vedkommende har bemyndigelse til at udveksle EU TOP SECRET-
dokumenter med, tillige med de sikkerhedsansvarliges og deres bemyndigede
stedfortræderes navn og underskrift
f) at alle undersekretariatets dokumenter, der er klassificeret EU TOP SECRET,
opbevares fysisk sikkert i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit 18.
22.3.Opgørelser over og kontrol af EU-klassificerede dokumenter
1. Hvert år udarbejder hvert EU TOP SECRET-sekretariat som nævnt i dette
afsnit en specificeret opgørelse over alle EU TOP SECRET-dokumenter.
Sekretariatet anses for at have redegjort for et dokument, hvis det fysisk er i
besiddelse af dokumentet eller af en kvittering fra det EU TOP SECRET-
sekretariat, hvortil dokumentet er blevet sendt, en destruktionsattest for det
pågældende dokument eller en instruks om at nedklassificere eller afklassifi-
cere det. De sender resultatet af deres årsopgørelse til Kommissionens
medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål senest den 1. april hvert år.
2. EU TOP SECRET-undersekretariaterne sender resultatet af deres årsopgø-
relse til det centrale sekretariat, som de sorterer under, på en dato, som
fastsættes af det centrale sekretariat.
3. EU-klassificerede dokumenter med en klassifikationsgrad, der er lavere end
EU TOP SECRET, underkastes intern kontrol i overensstemmelse med
instrukser fra Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 36
▼M1
4. Alt dette giver mulighed for at danne sig et billede af, hvilke dokumenter der
ifølge ihændehaverne kan:
a) nedklassificeres eller afklassificeres
b) destrueres.
22.4.Arkivering af EU-klassificerede oplysninger
1. EU-klassificerede oplysninger opbevares under forhold, der er i overensstem-
melse med kravene i afsnit 18.
2. For at begrænse opbevaringsproblemerne mest muligt har de sikkerhedsan-
svarlige for alle sekretariater bemyndigelse til at lade dokumenter, der er
klassificeret EU TOP SECRET, EU SECRET eller EU CONFIDENTIAL,
mikrofilme eller på anden måde arkivere i en magnetisk eller optisk udgave
på følgende betingelser:
a) optagelsen på mikrofilm/arkiveringen foretages af personale, der har en
gyldig sikkerhedsgodkendelse svarende til det enkelte dokuments klassifi-
kationsgrad
b) der gælder samme sikkerhedsbestemmelser for det medium, der anvendes
til optagelsen/arkiveringen, som for de originale dokumenter
c) udstederen underrettes om optagelse/arkivering af dokumenter, der er
klassificeret EU TOP SECRET
d) filmruller eller andre former for medier må kun indeholde dokumenter
med samme klassifikationsgrad, dvs. enten EU TOP SECRET, EU
SECRET eller EU CONFIDENTIAL
e) optagelse/arkivering af et dokument, der er klassificeret EU TOP
SECRET eller EU SECRET, angives tydeligt i det register, der anvendes
til årsopgørelsen
f) originale dokumenter, som er blevet mikrofilmet, eller som opbevares på
anden vis, destrueres i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit
22.5.
3. Disse bestemmelser gælder ligeledes for andre former for godkendt opbeva-
ring, såsom elektromagnetiske og optiske medier.
22.5.Destruktion af EU-klassificerede dokumenter
1. For at undgå unødvendig ophobning af EU-klassificerede dokumenter
destrueres dokumenter, som chefen for den instans, hvor de opbevares, anser
for at være forældede eller overskydende, så hurtigt som muligt på følgende
måde:
a) dokumenter, der er klassificeret EU TOP SECRET, må kun destrueres af
det centrale sekretariat, som er ansvarligt for dem. Hvert af de destruerede
dokumenter anføres i en destruktionsattest, som underskrives af den
sikkerhedsansvarlige på EU TOP SECRET-niveau og af den medarbejder,
der overværer destruktionen, og som skal være sikkerhedsgodkendt til EU
TOP SECRET. Der indføres en bemærkning herom i journalen
b) sekretariatet opbevarer destruktionsattester og fortegnelser over fordeling i
ti år. Der sendes kun kopier til udstederen eller det relevante centrale
sekretariat på udtrykkelig anmodning
c) dokumenter, der er klassificeret EU TOP SECRET, herunder alt klassifi-
ceret affald fra udarbejdelsen af sådanne dokumenter, såsom uanvendelige
eksemplarer, arbejdsudkast, maskinskrevne notater og disketter, destrueres
under opsyn af en sikkerhedsansvarlig for et EU TOP SECRET-sekretariat
ved afbrænding, opløsning, makulering eller på anden måde reducering til
et produkt, der hverken kan genkendes eller rekonstrueres.
2. Dokumenter, der er klassificeret EU SECRET, destrueres af det sekretariat,
som er ansvarligt for de pågældende dokumenter, under opsyn af en sikker-
hedsgodkendt medarbejder og ved hjælp af en af processerne i nr. 1, litra c).
Destruerede dokumenter, der var klassificeret EU SECRET, anføres på
underskrevne destruktionsattester, som sekretariatet opbevarer i mindst tre år
tillige med fortegnelser over udbredelse.
3. Dokumenter, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL, destrueres af det
sekretariat, som er ansvarligt for de pågældende dokumenter, under opsyn af
en sikkerhedsgodkendt medarbejder og ved hjælp af en af processerne i nr. 1,
litra c). Destruktionen af dem registreres i overensstemmelse med instrukser
fra Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsspørgsmål.
4. Dokumenter, der er klassificeret EU RESTRICTED, destrueres af det sekre-
tariat, som er ansvarligt for de pågældende dokumenter, eller af brugeren i2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 37
▼M1
overensstemmelse med instrukser fra Kommissionens medlem med ansvar for
sikkerhedsspørgsmål.
22.6.Destruktion i krisesituationer
1. Kommissionens afdelinger udarbejder på grundlag af lokale forhold planer
for sikker opbevaring af EU-klassificeret materiale i krisesituationer, her-
under om nødvendigt planer for destruktion eller flytning. Den bekendtgør
de instrukser, som den finder nødvendige for at undgå, uvedkommende får
EU-klassificerede oplysninger i hænde.
2. Foranstaltningerne til sikker opbevaring og/eller destruktion i krisesituationer
af materiale, der er klassificeret EU SECRET eller EU CONFIDENTIAL, må
under ingen omstændigheder være til skade for opbevaringen eller destrukti-
onen af materiale, der er klassificeret EU TOP SECRET; dette gælder
ligeledes krypteringsudstyr, som skal prioriteres over alt andet.
3. Der udstedes særlige instrukser vedrørende foranstaltninger til sikker opbeva-
ring og destruktion af krypteringsudstyr i en krisesituation.
4. Instrukserne skal opbevares på stedet i en lukket kuvert. Der skal være
midler/værktøj til destruktion til rådighed.
23. SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER FOR SÆRLIGE MØDER
AFHOLDT UDEN FOR KOMMISSIONENS LOKALER OG MED
INDDRAGELSE AF KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER
23.1.Generelt
Hvis møder i Kommissionen eller andre vigtige møder ikke afholdes i Kommis-
sionens lokaler, og hvis særlige sikkerhedshensyn kræver det, fordi der på
sådanne møder skal behandles meget følsomme spørgsmål eller oplysninger,
træffes nedenstående sikkerhedsforanstaltninger. Disse foranstaltninger vedrører
udelukkende beskyttelse af EU-klassificerede oplysninger; det kan være nødven-
digt at træffe yderligere sikkerhedsforanstaltninger.
23.2.Ansvarsopgaver
23.2.1.Kommissionens Sikkerhedskontor
Kommissionens Sikkerhedskontor skal samarbejde med de kompetente myndig-
heder i den medlemsstat, på hvis territorium mødet afholdes (værtslandet), med
henblik på at garantere Kommissionens eller andre vigtige møders sikkerhed og
af hensyn til de delegeredes og deres medarbejderes sikkerhed. Dette krav om
sikkerhedsbeskyttelse indebærer, at:
a) der udarbejdes planer for håndtering af sikkerhedstrusler og sikkerhedsrelate-
rede hændelser, og at de relevante foranstaltninger navnlig tager sigte på at
opbevare EU-klassificerede dokumenter på kontorerne under sikre forhold
b) der træffes foranstaltninger til at give adgang til Kommissionens kommuni-
kationssystem med henblik på modtagelse og videregivelse af EU-
klassificerede oplysninger. Værtslandet anmodes om i nødvendigt omfang at
stille sikrede telefonsystemer til rådighed.
Kommissionens Sikkerhedskontor fungerer som sikkerhedsrådgiver under forbe-
redelsen af møderne; det sender en repræsentant til stedet til at assistere og
rådgive den sikkerhedsansvarlige for mødet og delegationerne.
Hver af delegationerne udpeger en sikkerhedsansvarlig, som har ansvaret for
sikkerhedsspørgsmål i den pågældende delegation og for at opretholde den
fornødne kontakt med den sikkerhedsansvarlige for møderne og med Kommis-
sionens Sikkerhedskontor.
23.2.2.Sikkerhedsansvarlig for møder
Der udpeges en sikkerhedsansvarlig for møder, som har ansvar for det alminde-
lige forberedende arbejde, for at kontrollere de almindelige interne
sikkerhedsforanstaltninger og for at koordinere samarbejdet med andre involve-
rede sikkerhedsmyndigheder. Den sikkerhedsansvarlige sørger navnlig for:
a) beskyttelse af mødelokaliteterne, så det sikres, at mødet kan afholdes uden
hændelser, der kunne indebære en sikkerhedsrisiko for eventuelle EU-klassi-
ficerede oplysninger, som skal behandles på mødet
b) kontrol af de personer, som har adgang til mødelokaliteterne, delegationernes
lokaler og mødelokaler, samt kontrol af alt udstyr
c) løbende samordning med værtsmedlemslandets kompetente myndigheder og
Kommissionens sikkerhedskontor2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 38
▼M1
d) indsættelse af et eksemplar af sikkerhedsinstrukserne i hvert dokument-char-
teque til mødet under hensyn til kravene i disse sikkerhedsforskrifter og alle
andre sikkerhedsinstrukser, som måtte findes relevante.
23.3.Sikkerhedsforanstaltninger
23.3.1.Sikkerhedszoner
Der oprettes følgende sikkerhedszoner:
a) Sikkerhedszone af klasse II, bestående af arbejdsrum, Kommissionens
kontorer og reprografisk udstyr samt delegationskontorer, hvis dette er rele-
vant
b) Sikkerhedszone af klasse I, bestående af mødelokalet med kabiner til tolke
og lydteknikere
c) administrative zoner, bestående af presselokalerne og de dele af mødelokali-
teterne, som anvendes til administrativt arbejde, forplejning og indkvartering
samt det område, der støder op til pressecentret og mødelokaliteterne.
23.3.2.Adgangsbadger
Den sikkerhedsansvarlige for mødet udsteder de adgangsbadger, delegationerne
har bedt om. Om nødvendigt kan der sondres mellem adgang til de enkelte
sikkerhedszoner.
Det bør fremhæves i sikkerhedsinstrukserne, at alle involverede skal bære deres
adgangsbadge hele tiden, så det tydeligt kan ses, så længe de befinder sig i
mødelokaliteterne, og sikkerhedspersonalet kan foretage den nødvendige
kontrol.
Ud over deltagere med adgangsbadge skal så få som muligt have adgang til
mødelokaliteterne. Den sikkerhedsansvarlige for mødet giver kun nationale dele-
gationer tilladelse til at modtage besøgende under mødet efter anmodning.
Besøgende får udleveret et gæstekort. Der skal udfyldes en formular for besø-
gende med angivelse af den besøgendes navn og navnet på den person, som
modtager besøg. Besøgende skal under hele besøget ledsages af en sikkerheds-
vagt eller den person, som modtager besøg. Ovennævnte formular medbringes af
den person, der ledsager den besøgende, og leveres tilbage til sikkerhedsperso-
nalet sammen med gæstebadgen, når den besøgende forlader mødelokaliteterne.
23.3.3.Kontrol af foto- og andet optageudstyr
Der må ikke bringes kameraer eller udstyr til lydoptagelser ind i en sikkerheds-
zone af klasse I; dog er udstyr, som medbringes af fotografer og lydteknikere
med tilladelse fra den sikkerhedsansvarlige for mødet, undtaget herfra.
23.3.4.Undersøgelse af dokumentmapper, bærbare computere og pakker
Personer med adgangsbadge til en sikkerhedszone må normalt medbringe deres
dokumentmapper og bærbare computere (må ikke tilsluttes lysnettet), uden at
disse undersøges. Sendes der pakker til delegationerne, må disse modtage
pakkerne, som enten undersøges af delegationens sikkerhedsansvarlige, gennem-
lyses med særligt udstyr eller åbnes af sikkerhedspersonalet med henblik på
nærmere undersøgelse. Hvis den sikkerhedsansvarlige for mødet finder det
nødvendigt, kan der træffes skærpede kontrolforanstaltninger for undersøgelse
af dokumentmapper og pakker.
23.3.5.Teknisk sikkerhed
Mødelokalet kan sikres teknisk af tekniske sikkerhedseksperter, som også kan
foretage elektronisk overvågning under mødet.
23.3.6.Dokumenter i delegationernes varetægt
Delegationerne er ansvarlige for at transportere EU-klassificerede dokumenter til
og fra møderne. De er ligeledes ansvarlige for kontrol og sikkerhed, når sådanne
dokumenter anvendes i de dertil indrettede lokaler. De kan anmode om assi-
stance fra værtsmedlemslandet til transport af klassificerede dokumenter til og
fra mødelokaliteterne.
23.3.7.Sikker opbevaring af dokumenter
Hvis Kommissionen eller delegationerne ikke er i stand til at opbevare deres
klassificerede dokumenter i overensstemmelse med godkendte normer, kan de
mod kvittering deponere dokumenterne i en forseglet kuvert hos den sikkerheds-
ansvarlige for mødet, som derefter opbevarer dokumenterne i overensstemmelse
med godkendte normer.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 39
▼M1
23.3.8.Kontoreftersyn
Den sikkerhedsansvarlige for mødet drager omsorg for, at Kommissionen og
delegationernes kontorer efterses efter hver arbejdsdag for at sikre, at samtlige
EU-klassificerede dokumenter opbevares på et sikkert sted. Hvis han finder, at
dette ikke er tilfældet, træffer han de fornødne foranstaltninger.
23.3.9.Bortskaffelse af EU-klassificeret affald
Alt affald behandles som EU-klassificeret, og papirkurve og affaldsposer afle-
veres til Kommissionen og delegationerne med henblikpå bortsk affelse. Inden
Kommissionen og delegationerne forlader de lokaler, som de har fået tildelt,
afleverer de deres affald til den sikkerhedsansvarlige for mødet, som sørger
for, at det destrueres efter gældende bestemmelser.
Ved mødets afslutning behandles samtlige dokumenter, som Kommissionen eller
delegationerne er i besiddelse af, men ikke længere har brug for, som affald. Der
foretages en grundig gennemsøgning af de lokaler, som Kommissionen og dele-
gationerne har anvendt, inden sikkerhedsforanstaltningerne for mødet ophæves.
Dokumenter, for hvilke der er kvitteret ved underskrift, destrueres så vidt muligt
som foreskrevet i afsnit 22.5.
24. BRUD PÅ SIKKERHEDSBESTEMMELSERNE OG RISIKO FOR
LÆKAGE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER
24.1.Definitioner
Brud på sikkerhedsbestemmelserne er en handling eller forsømmelse, hvorved
Kommissionens sikkerhedsbestemmelser overtrædes, og EU-klassificerede
oplysninger ikke længere er sikrede og risikerer at lække.
EU-klassificerede oplysninger anses for at være lækket, enten hvis de helt eller
delvist kommer uautoriserede personer i hænde, som hverken har den nødven-
dige sikkerhedsgodkendelse, eller for hvem indsigt ikke er tjenstlig nødvendig,
eller hvis det må anses for sandsynligt, at en sådan hændelse er indtruffet.
EU-klassificerede oplysninger kan lække som følge af skødesløse eller uagt-
somme handlinger eller uoverlagte ytringer, samt hvis EU og dets
medlemsstater, for så vidt angår EU-klassificerede oplysninger eller aktiviteter
gøres til genstand for spionage eller undergravende virksomhed.
24.2.Indberetning af brud på sikkerheden
Enhver, som skal håndtere EU-klassificerede oplysninger, skal grundigt orien-
teres om deres ansvar i den forbindelse. Ved ethvert brud på sikkerheden, som
de får kendskab til, skal de straks indberette dette.
Opdager en lokal sikkerhedsansvarlig eller en sikkerhedsansvarlig for et møde
eller underrettes en sådan sikkerhedsansvarlig om, at der er sket et brud på
sikkerhedsbeskyttelsen af EU-klassificerede oplysninger, eller at EU-klassifi-
ceret materiale er gået tabt eller forsvundet, skal den pågældende træffe de
fornødne foranstaltninger for at
a) sikre bevismateriale
b) redegøre for de faktiske hændelser
c) vurdere og begrænse den forvoldte skade
d) forhindre en gentagelse
e) underrette vedkommende myndigheder om følgerne af det brud, der er sket
på sikkerhedsbeskyttelsen
I den forbindelse skal følgende oplysninger meddeles:
i) en beskrivelse af arten af de pågældende klassificerede oplysninger, her-
under klassifikationsgrad, reference- og eksemplarnummer, dato,
udsteder, emne og sagsområde
ii) en kort beskrivelse af omstændighederne for bruddet på sikkerhedsbe-
stemmelserne, herunder dato, samt angivelse af hvor længe de
pågældende oplysninger ikke har været beskyttede
iii) en erklæring om, hvorvidt udstederen er blevet underrettet.
Sikkerhedsmyndighederne har pligt til, når et brud på sikkerhedsbestemmelserne
er indberettet, straks at give meddelelse herom til Kommissionens Sikkerheds-
kontor.
Vedrører hændelsen oplysninger, der er klassificeret EU RESTRICTED, rappor-
teres kun, hvis der foreligger usædvanlige omstændigheder.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 40
▼M1
Medlemmet af Kommissionen med ansvar for sikkerhedsspørgsmål skal, når han
bliver orienteret om, at der er sket et brud på sikkerheden:
a) underrette den myndighed, der har udstedt de pågældende klassificerede
oplysninger
b) anmode de relevante sikkerhedsmyndigheder om at iværksætte undersøgelser
c) samordne undersøgelser, hvor mere end en sikkerhedsmyndighed er invol-
veret
d) modtage en rapport om omstændighederne for bruddet, datoen samt angi-
velse af, hvor længe de pågældende oplysninger ikke har været beskyttede,
hvordan det blev opdaget, samt de pågældende oplysningers emne og klassi-
fikationsgrad. Den skade, der er forvoldt EU's eller en eller flere af
medlemsstaternes interesser, samt de foranstaltninger, der er truffet for at
forebygge gentagelser, skal ligeledes rapporteres.
Den myndighed, der har udstedt de pågældende oplysninger, orienterer modta-
gerne og meddeler, hvordan de skal forholde sig.
24.3.Retlige foranstaltninger
Enhver, der har ansvaret for lækage af EU-klassificerede oplysninger, pålægges
disciplinære sanktioner i henhold til de relevante regler og bestemmelser,
navnlig afsnit VI i personalevedtægten. Disciplinære sanktioner udelukker ikke,
at der træffes yderligere retlige foranstaltninger.
Om nødvendigt skal Kommissionens medlem med ansvar for sikkerheds-
spørgsmål på grundlag af den i afsnit 24.2, nævnte rapport tage de nødvendige
skridt for at sikre, at de nationale myndigheder kan indlede strafferetlig forfølg-
ning.
25. BESKYTTELSE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER VED
BRUG AF INFORMATIONSTEKNOLOGI OG KOMMUNIKATIONSSY-
STEMER
25.1.Indledning
25.1.1.Generelt
Sikkerhedspolitikken og -kravene gælder for alle kommunikations- og informa-
tionssystemer og net (i det følgende benævnt »systemer«), som behandler
oplysninger, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL eller højere. De skal
anvendes som supplement til Kommissionens afgørelse K(95) 1510 endelig
udg. af 23. november 1995 om beskyttelse af edb-systemer.
Systemer, som behandler oplysninger, der er klassificeret EU RESTRICTED,
kræver ligeledes sikkerhedsforanstaltninger. Alle systemer kræver sikkerhedsfor-
anstaltninger til at beskytte de oplysninger, de indeholder, mod uautoriseret
ændring og sikre, at de er til rådighed, når de skal anvendes.
Kommissionens IT-sikkerhedspolitik omfatter følgende:
— Den indgår som en integreret del af sikkerheden generelt og supplerer i
enhver sammenhæng informationssikkerheden, personsikkerheden og den
fysiske sikkerhed.
— En ansvarsdeling mellem de tekniske systemers driftsmyndigheder, ejere af
de EU-klassificerede oplysninger, der er lagret, eller som behandles i syste-
merne, IT-sikkerhedsspecialister og brugere.
— En beskrivelse af sikkerhedsprincipperne og kravene til hvert enkelt IT-
system.
— Godkendelse af disse principper og krav ved en hertil udpeget myndighed.— Hensyntagen til de særlige trusler og sårbarheden på IT-området.
25.1.2.Trusler mod systemer og deres sårbarhed
En trussel kan defineres som sandsynligheden for uagtsom eller bevidst lækage
af oplysninger. I forbindelse med systemer indebærer lækage, at en eller flere
sikkerhedsfeatures, der skal beskytte klassificerede oplysninger mod uautoriseret
ændring og sikre, at de er til rådighed, når de skal anvendes, går tabt. Sårbarhed
kan defineres som en svaghed eller utilstrækkelig kontrol, som vil lette eller
tillade, at en trussel aktiveres mod et specifikt aktiv eller mål.
Både EU-klassificerede og uklassificerede oplysninger, der behandles i systemer
i komprimeret form med henblik på hurtig søgning, datatransmission og udnyt-
telse, er udsat for mange trusler. Uautoriserede kan få adgang til oplysningerne,
eller autoriserede kan blive nægtet adgang. Der er ligeledes risiko for uautori-
seret offentliggørelse, forvanskning, ændring eller sletning af oplysningerne.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 41
▼M1
Endvidere er det komplekse og undertiden skrøbelige udstyr kostbart og ofte
vanskeligt at reparere eller udskifte hurtigt.
25.1.3.Hovedformålet med sikkerhedsforanstaltninger
Hovedformålet med de sikkerhedsforanstaltninger, der er omhandlet i dette
afsnit, er at beskytte EU-klassificerede oplysninger mod uautoriseret indsigt
(tab af fortrolighed) eller ændring og sikre, at de er til rådighed, når de skal
anvendes. For at opnå en hensigtsmæssig sikkerhedsbeskyttelse af et system,
der behandler EU-klassificerede oplysninger, skal Kommissionens Sikkerheds-
kontor specificere de relevante normer for konventionel sikkerhed tillige medpassende specifikke sikkerhedsprocedurer og -teknikker, der er tilpasset det
enkelte system.
25.1.4.Systemspecifikke sikkerhedskrav
For alle systemer, der behandler oplysninger klassificeret som EU CONFIDEN-
TIAL eller højere, stilles en række systemspecifikke sikkerhedskrav, der skal
formuleres af det tekniske systems driftsmyndighed (jf. afsnit 25.3.4) og ejeren
af oplysningerne (jf. afsnit 25.3.5), med indlæsning og nødvendig assistance fra
projektpersonalet og Kommissionens sikkerhedsansvarlige (Infosec-myndighed
— IA, jf. afsnit 25.3.3 ) og godkendes af sikkerhedsgodkendelsesmyndigheden
(jf. afsnit 25.3.2).
Sådanne systemspecifikke sikkerhedskrav stilles ligeledes, hvis godkendelses-
myndigheden anser uautoriseret indsigt i eller ændring af oplysninger, der er
klassificeret EU RESTRICTED eller er uklassificerede, for at være kritisk.
De systemspecifikke sikkerhedskrav udarbejdes på det tidligste stadium af et
projekts startfase og udvikles og forstærkes, efterhånden som projektet tager
form, så de opfylder forskellige roller på forskellige stadier i projektet og syste-
mets livscyklus.
25.1.5.Sikkerhedsdriftsformer
Alle systemer, som behandler oplysninger, der er klassificeret EU CONFIDEN-
TIAL eller højere, skal godkendes til at fungere i én eller, hvor det i forskellige
tidsperioder er berettiget, mere end én af følgende sikkerhedsdriftsformer eller
deres tilsvarende nationale sikkerhedsdriftsform:
a) dedicated
b) system high
c) multi-level
25.2.Definitioner
Ved »godkendelse« forstås: tilladelse til og godkendelse af et system til at
behandle EU-klassificerede oplysninger i dets operationelle miljø.
Bemærk:
En sådan godkendelse foretages, efter at alle relevante sikkerhedsprocedurer er
blevet gennemført, og en tilstrækkelig grad af beskyttelse af systemressourcerne
er blevet opnået. Godkendelse foretages normalt på grundlag af listen over
systemspecifikke sikkerhedskrav, herunder følgende:
a) En erklæring om formålet med godkendelsen af systemet, specielt klassifika-
tionsgraden for de oplysninger, der behandles, og hvilket system eller
hvilken operationel netsikkerhed der foreslås
b) Fremlæggelse af en risikostyringsundersøgelse til identificering af trusler og
sårbarhed og foranstaltninger til at imødegåelse heraf
c) Sikkerhedsdriftsprocedurer med en detaljeret beskrivelse af de foreslåede
operationer (f.eks. måder, tjenester, der skal ydes) og med en beskrivelse af
systemets sikkerhedsfeatures, som skal udgøre grundlaget for godkendelsen
d) Planen for gennemførelse og vedligeholdelse af sikkerhedsfeatures
e) Planen for den indledende og efterfølgende systemsikkerheds- og netsikker-
hedstest, evaluering og certificering, og
f) Eventuelt certificering sammen med andre elementer af godkendelse.
Ved »central sikkerhedsansvarlig for oplysninger« (CISO) forstås en tjeneste-
mand i en central IT-afdeling, som koordinerer og overvågersikkerhedsforanstaltninger for centralt styrede systemer.
Ved »certificering« forstås: udstedelse af en formel erklæring, der støttes af en
uafhængig gennemgang af gennemførelsen og resultaterne af en evaluering, om i
hvilket omfang et system opfylder sikkerhedskravet eller et computersikkerheds-
produkt opfylder forudfastlagte sikkerhedskrav.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 42
▼M1
Ved »kommunikationssikkerhed« (COMSEC) forstås: anvendelse af sikkerheds-
foranstaltninger på telekommunikation, så uautoriserede personer ikke har
adgang til oplysninger af værdi, der kan indhentes, hvis man er i besiddelse af
eller har studeret telekommunikationsudstyr, eller for at sikre pålideligheden af
telekommunikation.
Bemærk:
Sådanne foranstaltninger omfatter kryptografi-, transmissions- og emissionssik-
kerhed og omfatter ligeledes procedure-, materiel-, personale-, dokument- og
computersikkerhed.
Ved »computersikkerhed« (COMPUSEC) forstås: anvendelse af hardware-,
firmware- og softwaresikkerhedsfeatures på et computersystem for at beskytte
mod eller forebygge uautoriseret offentliggørelse, manipulering, ændring/slet-
ning af oplysninger, eller at systemet ikke er til rådighed, når det skal anvendes.
Ved »computersikkerhedsprodukt« forstås: et generisk computersikkerhedsele-
ment, som inkorporeres i et informationsteknologisystem med henblik på en
forstærket eller indbygget sikkerhed for de behandlede oplysninger imod uauto-
riseret indsigt og uautoriseret ændring samt mod, at systemet ikke er til
rådighed, når det skal anvendes.
Ved »dedicated-sikkerhedsdriftsform« forstås: en driftsform, hvor ALLE
personer med adgang til systemet er godkendt til den højeste klassifikationsgrad
for de oplysninger, der behandles inden for systemet, og med en generel »need-
to-know«-status for SAMTLIGE oplysninger, der behandles inden for systemet.
Bemærk:
(1) Ved generel »need-to-know«-status forstås, at der ikke er noget obligatorisk
krav om computersikkerhedsfeatures, der kan opdele adgangen til oplysnin-
gerne inden for systemet.
(2) Andre sikkerhedsfeatures (vedrørende f.eks. fysisk sikring, personale og
procedurer) skal være i overensstemmelse med kravene til den højeste klas-
sifikationsgrad og alle kategorier af oplysninger, der behandles inden for
systemet.
Ved »evaluering« forstås: vedkommende myndigheds detaljerede tekniske
gennemgang af et system eller af et kryptografisk eller et computersikkerheds-
produkts sikkerhedsaspekter.
Bemærk:
(1) Ved evalueringen undersøges, om den nødvendige sikkerhedsfunktionsdyg-
tighed er til stede, og at der ikke er negative bivirkninger af en sådan
funktionsdygtighed, ligesom en sådan funktionsdygtigheds modstandsevne
over for indgreb vurderes.
(2) Ved evalueringen fastslås det, i hvilket omfang et systems sikkerhedskrav
eller sikkerhedskravene til et computersikkerhedsprodukt er opfyldt, ligesom
sikkerhedsniveauet for systemet eller det kryptografiske eller computersik-
kerhedsproduktets pålidelige funktion fastslås.
Ved »ejer af oplysningerne« (IO) forstås den myndighed (direktør), som har
ansvaret for udarbejdelse, behandling og anvendelse af oplysninger, inkl.
ansvaret for at afgøre, hvem der skal have adgang til oplysningerne.
Ved »informationssikkerhed« (INFOSEC) forstås: anvendelse af sikkerhedsfor-
anstaltninger, for at oplysninger, der er behandlet, lagret eller videresendt i
kommunikations-, informations- og andre elektroniske systemer, kan beskyttes
mod uautoriseret indsigt og uautoriseret ændring ved uagtsomhed eller bevidst
indgreb og sikres, så de er til rådighed, når de skal anvendes, samt for at fore-
bygge uautoriserede ændringer af systemerne og sikre, at de er til rådighed, når
de skal anvendes.
»INFOSEC-foranstaltninger« omfatter foranstaltninger med henblikpå
computer-, transmissions-, emissions- og kryptografisikkerhed samt påvisning,
dokumentation og imødegåelse af trusler mod oplysningerne og systemerne.
Ved »IT-område« forstås: et område, som indeholder en eller flere computere,
deres lokale ydre enheder og lagringsenheder, kontrolenheder og »dedicated«
net og kommunikationsudstyr.
Bemærk:
Omfatter ikke et særligt område, hvor ydre fjernkomponenter eller terminaler/
arbejdsstationer er placeret, uanset om disse komponenter er forbundet til udstyr
i IT-området.
Ved »IT-net« forstås: en geografiskspredt struk tur af indbyrdes forbundne infor-
mationsteknologisystemer til udveksling af oplysninger, herunder2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 43
▼M1
komponenterne i de indbyrdes forbundne informationsteknologisystemer og
deres grænseflade med baggrundsdata- og kommunikationsnet.
Bemærk:
(1) Et IT-net kan udnytte tjenesterne i et eller flere indbyrdes forbundne
kommunikationsnet til udveksling af oplysninger; flere IT-net kan udnytte
tjenesterne i et fælles kommunikationsnet.
(2) Et IT-net kaldes »lokalt«, hvis det forbinder flere computere sammen på
samme lokalitet.
Ved »IT-netfeatures« forstås: informationsteknologisystemets sikkerhedsfeatures
i de enkelte informationsteknologisystemer, herunder nettet sammen med de
yderligere komponenter og features, der er forbundet med nettet som sådan
(f.eks. netkommunikation, sikkerhedsidentificering og mærkningsmekanismer
samt procedurer, adgangskontrol, programmer og elektronisk identifikation af
brugerne), og som er nødvendige for at sikre en acceptabel beskyttelsesgrad for
klassificerede oplysninger.
Ved »IT-system« forstås: en samling af udstyr, metoder og procedurer samt
eventuelt nødvendigt personale med henblikpå at udføre databehandlingsfunk ti-
oner.
Bemærk:
(1) Dette kan betyde en samling af faciliteter, der er opbygget til databehand-
ling inden for systemet.
(2) Sådanne systemer kan være til støtte for søgning, styring, kontrol, kommu-
nikation, videnskabelige eller administrative anvendelser, herunder
tekstbehandling.
(3) Grænserne for et system vil generelt bestemmes som værende de elementer,
der kontrolleres af en enkelt IT-systemdriftsmyndighed.
(4) Et IT-system kan indeholde undersystemer, hvoraf nogle selv er IT-
systemer.
»IT-systemsikkerhedsfeatures« omfatter alle hardware-, firmware- og software-
funktioner, karakteristika og features; drifts- og ansvarsprocedurer samt
adgangskontrol, IT-området, området for fjernterminal/arbejdsstation, og
styringsbegrænsninger, fysisk struktur og komponenter, medarbejder- og
kommunikationskontrol, der er nødvendig for at sikre et acceptabelt beskyttel-
sesniveau for klassificerede oplysninger, der skal behandles i et IT-system.
Ved »lokal edb-sikkerhedsansvarlig« (LISO) forstås en tjenestemand i Kommis-
sionen, som er ansvarlig for koordinering og overvågning af
sikkerhedsforanstaltninger inden for sit område.
Ved »multilevel-sikkerhedsdriftsform« forstås: en driftsform, hvor IKKE ALLE
personer, der har adgang til systemet, er godkendt til den højeste klassifikations-
grad for de oplysninger, der behandles inden for systemet, og hvor ALLE
personer, der har adgang til systemet, IKKE generelt har »need-to-know«-status
med hensyn til de oplysninger, der behandles inden for systemet.
Bemærk:
(1) Denne driftsform gør det for tiden muligt at behandle oplysninger med
forskellig klassifikationsgrad og blandede kategorier af oplysninger.
(2) Det forhold, at ikke alle er godkendt til de højeste klassifikationsgrader og
ikke generelt har »need-to-know«-status, betyder, at der må kræves compu-
tersikkerhedsfeatures, der kan sikre selektiv adgang til og adskillelse af
forskellige oplysninger inden for systemet.
Ved »fjernterminal/arbejdsstationsområdet« forstås: et område med computerud-
styr med tilhørende lokale ydre komponenter eller terminaler/arbejdsstationer og
alt forbundet kommunikationsudstyr, som er adskilt fra et IT-område.
Ved »sikkerhedsdriftsprocedurer« forstås procedurer udarbejdet af de tekniske
systemers driftsmyndighed med en definition af de principper, der skal vedtages
i sikkerhedssammenhæng, de driftsprocedurer, der skal følges, og personalets
ansvar.
Ved »system-high-sikkerhedsdriftsform« forstås: en driftsform, hvor ALLE
personer, der har adgang til systemet, er godkendt til den højeste klassifikations-
grad for de oplysninger, der behandles inden for systemet, men hvor ALLE
personer, der har adgang til systemet, IKKE generelt har »need-to-know«-status
med hensyn til de oplysninger, der behandles inden for systemet.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 44
▼M1
Bemærk:
(1) En ikke-generel »need-to-know«-status forudsætter, at de pågældende
sikkerhedsfeatures sikrer en selektiv adgang til og adskillelse af oplysnin-
gerne inden for systemet.
(2) Andre sikkerhedsfeatures (vedrørende f.eks. fysisk sikring, personale og
procedurer) skal være i overensstemmelse med kravene til den højeste klas-
sifikationsgrad og alle kategoriangivelser for de oplysninger, der behandles
inden for systemet.
(3) Alle oplysninger, der behandles i eller er tilgængelige for et system i
henhold til denne driftsform, skal, så længe der ikke er truffet anden afgø-
relse, sammen med det opnåede resultat beskyttes som værende potentielt af
den oplysningskategori og af den højeste klassifikationsgrad, der behandles,
medmindre man med rimelighed kan forlade sig på den foreliggende funk-
tionsangivelse.
»De systemspecifikke sikkerhedskrav« (SSRS) skal være en fuldstændig og
eksplicit fortegnelse over de sikkerhedsprincipper, der skal overholdes, samt
over de detaljerede sikkerhedskrav, der skal opfyldes. Grundlaget for disse krav
er Kommissionens sikkerhedspolitik og risikovurdering, medmindre de stilles på
grundlag af parametre, der omfatter det operationelle miljø, det laveste sikker-
hedsgodkendelsesniveau for personalet, den højeste klassifikationsgrad af de
oplysninger, der behandles, sikkerhedsdriftsformen eller brugerkrav. De system-
specifikke sikkerhedskrav er en integrerende del af den projektdokumentation,
der skal forelægges for vedkommende myndigheder med henblik på teknisk,
budgetmæssig og sikkerhedsmæssig godkendelse. I den endelige form udgør de
systemspecifikke sikkerhedskrav en fuldstændig specifikation af systemets
sikkerhed.
Ved »det tekniske systems driftsmyndighed« (TSO) forstås den myndighed, der
har ansvaret for oprettelse, vedligeholdelse, drift og nedlukning af et system.
Ved »tempest«-modforanstaltninger forstås: sikkerhedsforanstaltninger, der skal
beskytte udstyr og kommunikationsinfrastrukturer mod lækage af klassificerede
oplysninger som følge af utilsigtede elektromagnetiske emissioner og udstråling.
25.3.Sikkerhedsansvar
25.3.1.Generelt
Kommissionens rådgivende gruppe for sikkerhedspolitik (defineret i afsnit 12 )
har blandt sine ansvarsområder bl.a. INFOSEC-emner. Sikkerhedsgruppen tilret-
telægger sine aktiviteter på en sådan måde, at den kan stille ekspertrådgivning
til rådighed om ovennævnte spørgsmål.
Kommissionens Sikkerhedskontor er ansvarlig for udarbejdelsen af detaljerede
INFOSEC-bestemmelser baseret på bestemmelserne i dette kapital.
Opstår der problemer vedrørende sikkerhedsbeskyttelsen (uheld, brud på sikker-
hedsbestemmelserne m.v.) skal Kommissionens Sikkerhedskontor øjeblikkeligt
gribe ind.
Der skal i Kommissionens Sikkerhedskontor være en INFOSEC-afdeling.
25.3.2.Sikkerhedsgodkendelsesmyndighed (SAA)
Lederen af Kommissionens Sikkerhedskontor er Kommissionens sikkerhedsgod-
kendelsesmyndighed (SAA). Sikkerhedsgodkendelsesmyndigheden har ansvaret
inden for det generelle sikkerhedsområde og inden for specielle områder som
INFOSEC, kommunikationssikkerhed, kryptografisk sikkerhed og Tempest-
sikkerhed.
Sikkerhedsgodkendelsesmyndigheden er ansvarlig for at sikre systemernes over-
ensstemmelse med Kommissionens sikkerhedspolitik. En af dens opgaver er at
godkende systemer, der skal behandle EU-klassificerede oplysninger med en
bestemt klassifikationsgrad i operationelle miljøer.
Jurisdiktionen for Kommissionens sikkerhedsgodkendelsesmyndighed omfatter
alle de systemer, der er i drift inden for Kommissionens bygninger. Kommer
forskellige komponenter i et system ind under både Kommissionens sikkerheds-
godkendelsesmyndigheds og andre sikkerhedsgodkendelsesmyndigheders
jurisdiktion, udpeger parterne en fælles godkendelsesbestyrelse, idet Kommis-
sionens sikkerhedsgodkendelsesmyndighed står for samordningen.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 45
▼M1
25.3.3.INFOSEC-myndigheden (IA)
Lederen af INFOSEC-afdelingen i Kommissionens Sikkerhedskontor er
Kommissionens INFOSEC-myndighed. INFOSEC-myndigheden har ansvaret
for:
— at stille teknisk rådgivning og bistand til rådighed for sikkerhedsgodkendel-
sesmyndigheden
— at medvirke til udviklingen af de systemspecifikke sikkerhedskrav— at revidere de systemspecifikke sikkerhedskrav, så de er i overensstemmelse
med disse sikkerhedsforskrifter og dokumenter om INFOSEC-politikker og -
arkitektur
— at deltage i godkendelsespaneler/bestyrelser, hvis det ønskes, og at sørge for
INFOSEC-anbefaling om godkendelse til sikkerhedsgodkendelsesmyndig-
heden
— at sikre støtte til INFOSEC-uddannelsesaktiviteter— at sikre teknisk rådgivning ved undersøgelsen af uheld m.v., der vedrører
INFOSEC
— at opstille en teknisk politikvejledning for at sikre, at kun godkendt software
anvendes.
25.3.4.De tekniske systemers driftsmyndighed (TSO)
Det er driftsmyndigheden, dvs. det tekniske systems driftsmyndighed (TSO), der
har ansvaret for gennemførelse og drift af kontrol- og særlige sikkerhedsfeatures
i forbindelse med et givet system. I forbindelse med centralt ejede systemer
udnævnes der en central edb-sikkerhedsansvarlig (CISO). Hver afdeling
udnævner, hvis det er relevant, en lokal edb-sikkerhedsansvarlig (LISO). Det
tekniske systems driftsmyndighed er ansvarlig for udarbejdelsen af sikkerheds-
driftsprocedurer, og dette ansvar gælder under hele et systems livscyklus fra et
projekts planlægningsstadium til afslutning.
Det tekniske systems driftsmyndighed specificerer sikkerhedsstandarder og
sikkerhedspraksis, der skal opfyldes af leverandøren af systemet.
Det tekniske systems driftsmyndighed kan eventuelt delegere en del af sit ansvar
til en lokal edb-sikkerhedsansvarlig. De forskellige INFOSEC-funktioner kan
samles hos en enkelt person.
25.3.5.Ejeren af oplysninger (IO)
Ejeren af oplysninger er ansvarlig for EU-klassificerede oplysninger (og andre
oplysninger), som skal indføres, behandles og fremstilles i tekniske systemer.
Han opstiller adgangskravene til disse oplysninger i tekniske systemer. Ansvaret
herfor kan delegeres til en Information Manager eller en Database Manager
inden for den ansvarliges område.
25.3.6.Brugere
Alle brugere er ansvarlige for at sikre, at deres handlinger ikke utilsigtet
påvirker sikkerheden af det system, de anvender.
25.3.7.INFOSEC-uddannelse
Alle ansatte, som har brug for det, skal have adgang til INFOSEC-uddannelse.
25.4.Ikke-tekniske sikkerhedsforanstaltninger
25.4.1.Sikkerheden og medarbejderne
Systemets brugere skal være sikkerhedsgodkendt og have »need-to-know«-status
med hensyn til den klassifikationsgrad og indholdet af de oplysninger, der
behandles inden for systemet. Adgang til visse former for udstyr eller oplys-
ninger, der er specifikke for systemerne, kræver særlig godkendelse udstedt i
henhold til Kommissionens procedurer.
Sikkerhedsgodkendelsesmyndigheden definerer alle følsomme arbejdsopgaver
og specificerer det niveau for godkendelse og kontrol, der kræves for alle
medarbejdere, der beskæftiger sig med disse opgaver.
Systemerne specificeres og udformes på en måde, der letter tildelingen af pligter
og ansvar til medarbejderne, således at en enkelt medarbejder ikke får fuldstæn-
digt kendskab til eller kontrol med sikkerhedssystemets nøglepunkter.
Informationsteknologi- eller fjernterminal/arbejdsstationsområder, hvor syste-
mets sikkerhed kan ændres, må ikke være bemandet af kun én autoriseret
medarbejder.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 46
▼M1
Et systems sikkerhedsfeatures må kun ændres af to ansatte, som har beføjelse
hertil, og som arbejder sammen.
25.4.2.Fysisk sikkerhed
Informationsteknologiområder eller områder med fjernterminal/arbejdsstation
(som defineret i afsnit 25.2), hvor oplysninger, der er klassificeret EU CONFI-
DENTIAL eller højere, behandles ved hjælp af IT-redskaber, eller hvor potentiel
adgang til sådanne oplysninger ikke kan udelukkes, skal erklæres EU Klasse I-
eller Klasse II-sikkerhedsområder.
25.4.3.Kontrol af adgang til et system
Alle data og alt materiel til adgangskontrol for et system skal beskyttes i
henhold til ordninger, der svarer til den højeste klassifikationsgrad og kategori-
betegnelse for de oplysninger, der åbnes adgang til.
Adgangskontroldata og -materiel destrueres som omhandlet i afsnit 25.5.4, hvis
sådanne data eller sådant materiel ikke mere anvendes til dette formål.
25.5.Tekniske sikkerhedsforanstaltninger
25.5.1.Sikkerhedsbeskyttelse af oplysninger
Det påhviler udstederen af oplysninger at identificere og klassificere alle infor-
mationsbærende dokumenter, hvadenten de har form af udskrivning i klarskrift
eller databærer. Hver side af klartsprogsudskrivningen forsynes foroven og
forneden med angivelse af klassifikationsgrad. Udskrivning, hvadenten den har
form af klarskrift eller databærer, skal have samme klassifikationsgrad som den
højeste klassifikationsgrad for de oplysninger, der er anvendt til fremstillingen.
Den måde, et system betjenes på, kan også have indvirkning på klassifikations-
graden for udskrifter fra det.
Det påhviler Kommissionens tjenestegrene og deres informationsihændehavere
at overveje problemerne med samling af forskellige dele af oplysninger og de
slutninger, man kan nå til ved at sammenholde de forskellige dele, og at afgøre,
hvorvidt en højere klassifikationsgrad er relevant for alle oplysningerne.
Det forhold, at oplysningerne kan være indeholdt i en signalkode, transmissions-
kode eller enhver form for binær fremstilling, udgør ikke nogen
sikkerhedsbeskyttelse og bør derfor ikke influere på valget af klassifikations-
grad.
Hvis oplysninger videregives fra et system til et andet, skal de være beskyttet
både under videregivelsen og i det modtagende system på en måde, der svarer
til deres oprindelige klassifikationsgrad og kategori.
Alle databærere skal behandles på en måde, der svarer til den højeste klassifika-
tionsgrad for de lagrede oplysninger eller mediemærket og skal hele tiden være
beskyttet på passende måde.
Genbrugsdatabærere, der anvendes til lagring af EU-klassificerede oplysninger,
skal hele tiden have den højeste klassifikationsgrad, de nogensinde er blevet
anvendt til, indtil oplysningerne er blevet korrekt nedklassificeret eller afklassi-
ficeret og bærerne omklassificeret i overensstemmelse hermed, eller bærerne
afklassificeret eller destrueret efter en af sikkerhedsgodkendelsesmyndigheden
godkendt procedure (jf. 25.5.4).
25.5.2.Kontrol med og ansvar for adgang til oplysninger
Der foretages automatisk (elektronisk) eller manuel registrering af brugere, der
får adgang til oplysninger, som er klassificeret EU SECRET eller højere. Regis-
tret opbevares i overensstemmelse med disse sikkerhedsforskrifter.
EU-klassificerede udskrivninger, der befinder sig inden for informationstekno-
logi-området, kan behandles som et klassificeret element og behøver ikke blive
registreret, når blot materialet identificeres, forsynes med angivelse af klassifika-
tionsgrad og kontrolleres på en passende måde.
Opnås udskrivningerne fra et system, der behandler EU-klassificerede oplys-
ninger, og videregives oplysningerne til et område med
fjernterminalarbejdsstation fra et informationsteknologi-område, fastsættes der
procedurer, der skal være godkendt af sikkerhedsgodkendelsesmyndigheden,
med henblik på kontrol af fjernudskrivningen. For klassifikationsgraden EU
SECRET eller højere skal sådanne procedurer omfatte specifikke instrukser
vedrørende ansvaret for oplysningerne.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 47
▼M1
25.5.3.Behandling af og kontrol med transportable databærere
Alle transportable databærere, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL eller
højere, behandles som materiel, for hvilket der gælder generelle regler. Det er
nødvendigt at tilpasse identifikations- og klassifikationsmærkning til bærernes
specifikke fysiske udseende, således at de klart kan genkendes.
Brugerne har ansvaret for at sikre, at EU-klassificerede oplysninger kun lagres
på bærere med passende klassifikationsmærkning og -beskyttelse. Der fastsættes
procedurer til sikring af, at lagring af EU-oplysninger på alle niveauer på
sådanne databærere foretages i overensstemmelse med disse sikkerhedsforsk-
rifter.
25.5.4.Afklassificering og destruktion af databærere
Databærere, der anvendes til lagring af EU-klassificerede oplysninger, kan
nedklassificeres eller afklassificeres efter en procedure, der er godkendt af
sikkerhedsgodkendelsesmyndigheden.
Databærere, hvorpå der har været lagret EU TOP SECRET-oplysninger eller
oplysninger af særlig kategori, må ikke afklassificeres eller genanvendes.
Hvis databærere ikke må afklassificeres eller genbruges, skal de destrueres efter
den ovenfor nævnte procedure.
25.5.5.Kommunikationssikkerhed
Lederen af Kommissionens Sikkerhedskontor er kryptografisk myndighed.
Hvis EU-klassificerede oplysninger videregives elektromagnetisk, skal der
gennemføres særlige foranstaltninger for at beskytte dem imod uautoriseret
indsigt og uautoriseret ændring og sikre, at de er til rådighed, når de skal
anvendes. Sikkerhedsgodkendelsesmyndigheden fastlægger kravene for beskyt-
telse mod sporing og aflytning. Oplysninger, der fremsendes i et
kommunikationssystem, skal beskyttes på grundlag af kravene om sikring imod
uautoriseret indsigt og uautoriseret ændring og sikkerhed for, at de er til
rådighed, når de skal anvendes.
Kræves der kryptografiske metoder for at opnå beskyttelse imod uautoriseret
indsigt og uautoriseret ændring samt sikkerhed for, at oplysningerne er til
rådighed, når de skal anvendes, skal sådanne metoder og produkter i forbindelse
hermed godkendes specifikt til formålet af sikkerhedsgodkendelsesmyndigheden.
Under videregivelsen skal oplysninger, der er klassificeret EU SECRET eller
højere, beskyttes ved hjælp af kryptografiske metoder eller produkter, der er
godkendt af det medlem af Kommissionen, der har ansvaret for sikkerheds-
spørgsmål, efter høring af Kommissionens rådgivende gruppe for
sikkerhedspolitik. Under videregivelsen skal oplysninger, der er klassificeret
EU CONFIDENTIAL eller EU RESTRICTED, beskyttes ved hjælp af krypto-
grafiske metoder eller produkter, der er godkendt af det medlem af
Kommissionens krypteringsmyndighed efter høring af Kommissionens rådgi-
vende gruppe for sikkerhedspolitik.
Detaljerede regler for videregivelse af EU-klassificerede oplysninger fastlægges
i specifikke sikkerhedsinstruktioner, der godkendes af Kommissionens Sikker-
hedskontor efter høring af Kommissionens rådgivende gruppe for
sikkerhedspolitik.
Under ekstraordinære operative forhold kan oplysninger, der er klassificeret EU
RESTRICTED, EU CONFIDENTIAL eller EU SECRET, videregives i klar
tekst, såfremt der i hvert enkelt tilfælde er givet udtrykkelig bemyndigelse hertil,
og det registreres af oplysningernes ejer. Sådanne ekstraordinære forhold fore-
ligger:
a) under forestående eller faktiske krise-, konflikt- eller krigssituationer, og
b) hvis hurtig levering er af største betydning, og krypteringsmidler ikke er til
rådighed, og det skønnes, at de pågældende oplysninger alligevel ikke kan
misbruges i tide til at påvirke operationer negativt.
Et system skal fuldstændig kunne spærre adgang til EU-klassificerede oplys-
ninger på enhver af eller alle sine fjernarbejdsstationer eller -terminaler, hvis
det er nødvendigt enten ved fysiskadsk illelse eller ved særlige softwarefeatures,
der er godkendt af sikkerhedsgodkendelsesmyndigheden.
25.5.6.Installation og strålingssikkerhed
Den oprindelige installation af systemer og alle større ændringer i disse specifi-
ceres således, at installation udføres af sikkerhedsgodkendte montører under
konstant tilsyn af teknisk kvalificerede medarbejdere, som er godkendt til at
have adgang til EU-klassificerede oplysninger på det niveau, der svarer til den
højeste klassifikationsgrad, som systemet forventes at lagre og behandle.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 48
▼M1
Systemer, der behandler oplysninger, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL
eller højere, skal beskyttes på en sådan måde, at deres sikkerhed ikke kan trues
af lækage ved udstråling; mht. undersøgelse og kontrol henvises til »Tempest«.
Tempest-modforholdsregler skal revideres og godkendes af Tempest-myndig-
heden (jf. 25.3.2).
25.6.Sikkerhed under behandling
25.6.1.Sikkerhedsdriftsprocedurer
Sikkerhedsdriftsprocedurerne definerer de principper, der skal følges i sikker-
hedsspørgsmål, de driftsprocedurer, der skal følges, samt medarbejderansvar.
Sikkerhedsdriftsprocedurerne udarbejdes under ansvar af det tekniske systems
driftsmyndighed.
25.6.2.Softwarebeskyttelse/konfigurationsstyring
Sikkerhedsbeskyttelse af applikationer afgøres på grundlag af en vurdering af
sikkerhedsgodkendelsen af applikationen snarere end klassifikationsgraden for
de oplysninger, den skal behandle. Softwareudgaver, der er i brug, bør kontrol-
leres med jævne mellemrum for at sikre, at de fungerer korrekt, og at der ikke er
foretaget uautoriserede ændringer.
Nye eller ændrede udgaver af software bør ikke anvendes til behandling af EU-
klassificerede oplysninger, før de er blevet kontrolleret af det tekniske systems
driftsmyndighed.
25.6.3.Kontrol af, om der findes skadelig software/computervirus
Kontrol af, om der findes skadelig software/computervirus, foretages regelmæs-
sigt i overensstemmelse med sikkerhedsgodkendelsesmyndighedens krav.
Alle databærere, der ankommer til Kommissionen, skal undersøges for skadelig
software/computervirus, inden de tilkobles et system.
25.6.4.Vedligeholdelse
Kontrakter og procedurer for regelmæssig vedligeholdelse og tilkaldevedligehol-
delse af systemer, for hvilke der er udarbejdet systemspecifikke sikkerhedskrav,
skal specificere krav og arrangementer for vedligeholdelsespersonale og det
anvendte udstyr, der kommer ind på IT-området.
Kravene skal klart fremgå af de systemspecifikke sikkerhedskrav, og procedu-
rerne skal klart fremgå af sikkerhedsdriftsprocedurerne. Kontrakter om
vedligeholdelse, der kræver fjerntilslutningsdiagnose, må kun tillades under
ekstraordinære omstændigheder under streng kontrol og kun med sikkerhedsgod-
kendelsesmyndighedens godkendelse.
25.7.Anskaffelse af materiel
25.7.1.Generelt
Ethvert sikkerhedsprodukt, der skal anvendes sammen med systemet, og som
skal anskaffes, bør enten forudgående have været evalueret og certificeret eller
bør løbende være under evaluering og certificering af et anerkendt evaluerings-
eller certificeringsorgan i en af EU's medlemsstater i henhold til internationale
kriterier (som f.eks. de fælles kriterier for sikkerhedsevaluering af informations-
teknologi, ref. ISO 15408). Der skal følges nogle særlige procedurer for at opnå
ACPC-godkendelse.
Ved beslutningen om, hvorvidt udstyr, specielt databærere, bør leases i stedet
for købes, skal det tages i betragtning, dels at udstyr, der en gang har været
anvendt til behandling af EU-klassificerede oplysninger, ikke må frigives uden
for et passende sikkert miljø uden først at være blevet afklassificeret og
godkendt af sikkerhedsgodkendelsesmyndigheden, dels at en sådan godkendelse
ikke altid er mulig.
25.7.2.Godkendelse
Alle systemer, for hvilke der skal opstilles systemspecifikke sikkerhedskrav
forud for behandling af EU-klassificerede oplysninger, godkendes af sikkerheds-
godkendelsesmyndigheden på grundlag af oplysninger i de systemspecifikke
sikkerhedskrav, sikkerhedsdriftsprocedurer samt enhver anden relevant doku-
mentation. Undersystemer og fjernterminaler/arbejdsstationer godkendes som en
del af alle de systemer, de er forbundet med. I de tilfælde, hvor et system støtter
både Kommissionen og andre organisationer, skal Kommissionen og relevante
sikkerhedsmyndigheder gensidigt være enige om godkendelsen.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 49
▼M1
Godkendelsesprocessen kan udføres i overensstemmelse med en godkendelses-
strategi, der er relevant for det specielle system, og som er defineret af
sikkerhedsgodkendelsesmyndigheden.
25.7.3.Evaluering og certificering
Inden godkendelse skal hardware-, firmware- og softwaresikkerhedsfeatures i et
system evalueres og certificeres som værende i stand til at beskytte oplysninger
af den relevante klassifikationsgrad.
Kravene til evaluering og certificering skal indgå i systemplanlægningen og
klart fremgå af de systemspecifikke sikkerhedskrav.
Evaluerings- og certificeringsprocesserne udføres i overensstemmelse med
godkendte retningslinjer og af teknisk kvalificerede og sikkerhedsgodkendte
medarbejdere, som handler på vegne af det tekniske systems driftsmyndighed.
Holdene kan stilles til rådighed af en udpeget evaluerings- eller certificerin-
gsmyndighed i en medlemsstat eller af dets udpegede repræsentanter, f.eks. en
kompetent og sikkerhedsgodkendt leverandør.
Graden af de involverede evaluerings- og certificeringsprocesser kan lempes
(f.eks. så kun integrationsaspekter involveres), hvis systemerne er baseret på
eksisterende nationalt evaluerede og certificerede computersikkerhedsprodukter.
25.7.4.Rutinekontrol af sikkerhedsfeatures med henblik på fortsat godkendelse
Det tekniske systems driftsmyndighed kan fastlægge rutinekontrolprocedurer,
som skal sikre, at alle sikkerhedsfeatures i systemet fortsat er gyldige.
De typer ændringer, som kræver fornyet godkendelse, eller som kræver forud-
gående godkendelse af sikkerhedsgodkendelsesmyndigheden, skal klart
identificeres i og fremgå af de systemspecifikke sikkerhedskrav. Efter enhver
ændring, reparation eller ethvert svigt, som kan have påvirket systemets sikker-
hedsfeatures, skal det tekniske systems driftsmyndighed sikre, at der foretages
kontrol for at sikre, at de pågældende sikkerhedsfeatures virker korrekt. Fortsat
godkendelse af systemet afhænger normalt af, at kontrollen er blevet gennemført
med tilfredsstillende resultat.
Alle systemer, hvor der er indført sikkerhedsfeatures, efterses eller undersøges
med jævne mellemrum af sikkerhedsgodkendelsesmyndigheden. For så vidt
angår systemer, som behandler EU TOP SECRET-oplysninger, skal disse
eftersyn foretages mindst en gang om året.
25.8.Midlertidig eller lejlighedsvis anvendelse
25.8.1.Sikkerhed for mikrocomputere/personlige computere
Microcomputere/personlige computere (PC'ere) med faste diske (eller andre
former for ikke-flygtig hukommelse), der betjenes enten enkeltstående eller i
netetablerede konfigurationer og bærbare computeranordninger (f.eks. bærbare
PC'ere og elektroniske »notebooks«) med fast harddisk, betragtes som databæ-
rere på samme måde som disketter eller andre transportable databærere.
Sådant udstyr skal med hensyn til adgang, behandling, lagring og transport have
et sikkerhedsbeskyttelsesniveau, der svarer til den højeste klassifikationsgrad for
de oplysninger, der nogensinde lagres eller behandles (indtil udstyret er blevet
nedklassificeret eller afklassificeret i overensstemmelse med godkendte proce-
durer).
25.8.2.Brug af privatejet IT-udstyr i forbindelse med officielt kommissionsar-
bejde
Det er forbudt at anvende privatejede transportable databærere, software og IT-
hardware (f.eks. PC'ere og bærbare computeranordninger) med lagringskapacitet
til behandling af EU-klassificerede oplysninger.
Privatejet hardware, software og databærere må ikke bringes ind på noget
Klasse I- eller Klasse II-område, hvor der behandles EU-klassificerede oplys-
ninger, uden skriftlig tilladelse fra lederen af Kommissionens Sikkerhedskontor.
En sådan tilladelse kan af tekniske årsager kun gives i undtagelsestilfælde.
25.8.3.Brug af IT-udstyr, der ejes af kontrahent eller er leveret af en medlems-
stat, i forbindelse med officielt kommissionsarbejde
I organisationer, der bidrager til Kommissionens officielle arbejde, kan lederen
af Kommissionens Sikkerhedskontor tillade, at der anvendes IT-udstyr og soft-
ware, som ejes af kontrahenter. Det kan også tillades, at der anvendes IT-udstyr
og software, som er leveret af en medlemsstat; i så fald skal IT-udstyret opføres
i Kommissionens relevante fortegnelse over udstyr. Hvis IT-udstyret skal2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 50
▼M1
anvendes til behandling af EU-klassificerede oplysninger, skal den relevante
sikkerhedsgodkendelsesmyndighed høres, således at de elementer af INFOSEC,
der gælder for brugen af det pågældende udstyr, tages korrekt i betragtning og
gennemføres korrekt.
26. VIDEREGIVELSE AF EU-KLASSIFICEREDE OPLYSNINGER TIL
TREDJELANDE ELLER INTERNATIONALE ORGANISATIONER
26.1.1.Principperne for videregivelse af EU-klassificerede oplysninger
Kommissionen beslutter som et kollegium, hvorvidt EU-klassificerede oplys-
ninger kan videregives til tredjelande og internationale organisationer, på
grundlag af:
— arten og indholdet af sådanne oplysninger
— modtagernes behov for oplysningerne— EU's interesse i videregivelsen.
Udstederen af de EU-klassificerede oplysninger, der eventuelt skal videregives,
bliver bedt om at godkende videregivelsen.
Der træffes afgørelse fra sag til sag afhængig af:
— hvor tæt et samarbejde EU ønsker med de pågældende tredjelande eller
internationale organisationer
— den lid, der kan fæstes til modtagerne, hvilket afhænger af den sikkerhedsbe-
skyttelse, de pågældende tredjelande eller organisationer vil anvende i
forbindelse med de videregivne EU-klassificerede oplysninger samt graden
af overensstemmelse mellem modtagernes sikkerhedsregler og de tilsvarende
regler i EU. Kommissionens rådgivende gruppe for sikkerhedspolitik afgiver
teknisk udtalelse til Kommissionen om sådanne spørgsmål.
Modtager tredjelande eller internationale organisationer EU-klassificerede oplys-
ninger, skal de samtidig garantere, at oplysningerne ikke vil blive anvendt til
andre formål end dem, der ligger til grund for videregivelsen eller udvekslingen
af oplysningerne, og at de vil beskytte oplysningerne i overensstemmelse med
Kommissionens anvisninger.
26.1.2.Niveauer
Træffer Kommissionen beslutning om, at klassificerede oplysninger kan videre-
gives til eller udveksles med et tredjeland eller en international organisation,
afgør den samtidig, hvor tæt et samarbejde, der er muligt. Dette afhænger
navnlig af det pågældende tredjelands eller organisationens politikog regler på
sikkerhedsområdet.
Der opereres med tre samarbejdsniveauer:
Niveau 1Samarbejde med tredjelande eller internationale organisationer, der ligger meget
tæt på EU med hensyn til politik og regler på sikkerhedsområdet.
Niveau 2
Samarbejde med tredjelande eller internationale organisationer, der afviger
markant fra EU med hensyn til politik og regler på sikkerhedsområdet.
Niveau 3
Lejlighedsvist samarbejde med tredjelande eller internationale organisationer,
hvis politik og regler på sikkerhedsområdet ikke kan vurderes.
Samarbejdsniveauet er afgørende for, hvilke procedurer og sikkerhedsforskrifter
der gælder, jf. bilag 3, 4 og 5.
26.1.3.Sikkerhedsaftaler
Fastslår Kommissionen, at der er et permanent eller langsigtet behov for udveks-
ling af klassificerede oplysninger mellem Kommissionen og tredjelande eller
internationale organisationer, udarbejder den i samarbejde med de pågældende
udvekslingspartnere »aftaler om sikkerhedsprocedurer for udveksling af klassifi-
cerede oplysninger«, hvori samarbejdets formål og de gensidige regler for
beskyttelse af de udvekslede oplysninger fastsættes.
I forbindelse med lejlighedsvist niveau 3-samarbejde, som pr. definition er
begrænset med hensyn til tid og formål, kan et aftalememorandum med en
beskrivelse af arten af de klassificerede oplysninger, der skal udveksles, og de
gensidige forpligtelser i forbindelse med oplysningerne, træde i stedet for
»aftalen om sikkerhedsprocedurer for udveksling af klassificerede oplysninger«,
hvis oplysningerne ikke er klassificeret højere end EU RESTRICTED.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 51
▼M1
Udkast til aftaler om sikkerhedsprocedurer eller aftalememoranda behandles i
Kommissionens rådgivende gruppe for sikkerhedspolitik, før de forelægges
Kommissionen til afgørelse.
Medlemmet af Kommissionen med ansvar for sikkerhedsspørgsmål anmoder de
nationale sikkerhedsmyndigheder om den nødvendige bistand for at sikre, at de
oplysninger, der videregives, anvendes og beskyttes i overensstemmelse med
bestemmelserne i aftalerne om sikkerhedsprocedurer eller aftalememorandaene.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 52
Tillæg 1
SAMMENLIGNENDE OVERSIGT OVER DE NATIONALE KLASSIFIKATIONSGRADER
Klassifikationsgrad i EU EU TOP SECRET EU SECRET EU CONFIDENTIAL EU RESTRICTED
Klassifikationsgrad i NATO(1)
Klassifikationsgrad i WEU Focal Top Secret WEU SECRET WEU CONFIDENTIAL WEU RESTRICTED
Klassifikationsgrad i Euratom (2) EURA Top Secret EURA Secret EURA Confidential EURA Restricted
Belgien Très Secret
Zeer GeheimSecret
GeheimConfidentiel
VertrouwelijkDiffusion restreinte
Beperkte Verspreiding
DanmarkYderst hemmeligt Hemmeligt Fortroligt Til tjenestebrug
Tyskland STRENG GEHEIM GEHEIM VS(3) — VERTRAULICH VS — NUR FÜR DEN DIENSTGE-
BRAUCH
Grækenland Άκρως Απόρρητο Απόρρητο Εµπιστευτικό Περιορισµένης χρήσης
Spanien Secreto Reservado Confidencial Difusión limitada
Frankrig Très Secret Défense (4) Secret Défense Confidentiel Défense Diffusion restreinte
Irland Top Secret Secret Confidential Restricted
Italien Segretissimo Segreto Riservatissimo Riservato
Luxembourg Très Secret Secret Confidentiel Diffusion restreinte
Nederlandene STG Zeer Geheim Stg. Geheim Stg. ConfidentieelØstrig Streng Geheim Geheim Vertraulich Eingeschränkt
Portugal Muito Secreto Secreto Confidencial Reservado
Finland Erittäin salainen Erittäin salainen Salainen Luottamuksellinen▼M12000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 53
Klassifikationsgrad i EU EU TOP SECRET EU SECRET EU CONFIDENTIAL EU RESTRICTED
Sverige Kvalificerat hemlig Hemlig Hemlig Hemlig
Det Forenede Kongerige Top Secret Secret Confidential Restricted
(1) NATO — Sammenhængen med NATO's klassifikationsgrader vil blive fastlagt i forbindelse med forhandlingen om sikkerhedsaftalen mellem Kommission en og NATO.
(2) Euratom-forordning nr. 3 af 31. juli 1958 om beskyttelse af klassificerede Euratom-oplysninger.
(3) Tyskland: VS = Verschlusssache
(4) Frankrig: klassifikationsgraden »Très Secret Défense« anvendes i forbindelse med statshemmeligheder, ændring kræver bemyndigelse fra premier ministeren.▼M12000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 54
Tillæg 2
PRAKTISK KLASSIFIKATIONSVEJLEDNING
Denne vejledning må ikke opfattes som en ændring af de grundlæggende bestemmelser i afsnit 16, 17, 20 og 21.
Klassifikationsgrad Hvornår Hvem MærkningNedklassificering/afklassificering/destruktion
Hvem Hvornår
EU TOP SECRET
Denne klassifikationsgrad
anvendes kun til oplys-
ninger og materiale, hvis
videregivelse uden be-
myndigelse ville kunne
forvolde Den Europæiske
Unions eller én eller flere
medlemsstaters vitale in-
teresser overordentlig al-
vorlig skade [16.1].Ved lækage af oplysninger, der er
klassificeret EU TOP SECRET, er
der sandsynlighed for:
— at stabiliteten i EU, i én af med-
lemsstaterne eller i venligtsindede
lande direkte bringes i fare
— at forbindelserne med venligtsin-
dede regeringer direkte skades i
overordentlig alvorlig grad
— at et stort antal menneskeliv går
tabt
— at medlemsstaternes eller andre
bidragyderes operative effektivitet
eller overordentlig vigtige sikker-
heds- eller efterretningsoperatio-
ners fortsatte effektivitet skades i
overordentlig alvorlig grad
— at EU's eller medlemsstaternes
økonomi påføres alvorlig langva-
rig skade.Personer med særlig be-
myndigelse (udste-
derne), generaldirektø-
rer, ledere af en tjeneste
[17.1]
Udstederen skal anføre
en dato, en frist eller en
begivenhed, efter hvil-
ken indholdet kan ned-
klassificeres eller af-
klassificeres. [16.2] I
modsat fald skal ved-
kommende tage klassifi-kationsgraden op til re-
vision mindst hvert
femte år for at under-
søge, om den oprinde-
lige klassifikationsgrad
stadig er nødvendig
[17.3].EU TOP SECRET påføres dokumen-
ter med denne klassifikationsgrad,
og, hvor dette er relevant, tilføjes en
sikkerhedsangivelse og/eller forsvars-
påtegningen ESDP mekanisk eller i
hånden [16.4, c), 16.3].
EU-klassifikationsgraden og sikker-
hedsangivelser anføres midt på hver
side foroven og forneden, og hver
side nummereres. Hvert dokument
skal være forsynet med reference-
nummer og dato; referencenummeret
anføres på hver side.
Hvis dokumentet skal fordeles i flere
eksemplarer skal hvert eksemplar
påføres eksemplarnummer, som an-
bringes på første side sammen med
en angivelse af det samlede sideantal.
Evt. bilag anføres på første side
[21.1].Afklassificering og nedklassificering
må kun foretages af udstederen, som
meddeler ændringen til alle senere
modtagere, som har fået tilsendt do-
kumentet eller et eksemplar heraf
[17.3].
Dokumenter, der er klassificeret EUR
TOP SECRET, destrueres af det cen-
trale sekretariat eller et undersekreta-
riat med ansvar herfor. Hvert af de
destruerede dokumenter anføres i en
destruktionsattest, som underskrives
af den kontrolansvarlige på EU TOPSECRET-niveau og af den medarbej-
der, der overværer destruktionen, og
som skal være sikkerhedsgodkendt til
EU TOP SECRET. Sådanne destruk-
tioner journaliseres. Sekretariatet op-
bevarer destruktionsattesterne og for-
delingslisten i 10 år [22.5].Overskydende eksempla-
rer og dokumenter, der
ikke længere er behov
for, destrueres [22.5].
Dokumenter, der er klas-
sificeret EU TOP SEC-
RET, herunder alt klassi-
ficeret affald, der
stammer fra forberedel-
sen af dokumenter, der
er klassificeret EU TOP
SECRET, som f. eks. be-
skadigede eksemplarer,arbejdstekster, noter og
gennemslagspapir de-
strueres under opsyn af
en kontrolansvarlig, der
er sikkerhedsgodkendt på
dette niveau, ved afbræn-
ding, opløsning, makule-
ring eller ved på anden
vis at sikre, at det pågæl-
dende materiale reduceres
til en uigenkendelig og
ikke-restituerbar form
[22.5].▼M12000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 55
Klassifikationsgrad Hvornår Hvem MærkningNedklassificering/afklassificering/destruktion
Hvem Hvornår
EU SECRET
Denne klassifikationsgrad
anvendes kun til oplys-
ninger og materiale, hvis
videregivelse uden be-
myndigelse ville kunne
forvolde Den Europæiske
Unions eller én eller flere
af dens medlemsstaters
vitale interesser alvorlig
skade [16.1].Ved lækage af oplysninger, der er
klassificeret EU SECRET, er der
sandsynlighed for:
— at der vil opstå internationale
spændinger
— at forbindelserne med venligtsin-
dede regeringer vil lide alvorlig
skade
— at det vil true menneskeliv direkte
eller i alvorlig grad anfægte den
offentlige orden eller den enkeltes
sikkerhed eller frihed
— at det vil være til alvorlig skade
for medlemsstaternes eller andre
bidragyderes styrkers operative
effektivitet eller sikkerhed eller
for meget værdifulde sikkerheds-
eller efterretningsoperationers
fortsatte effektivitet
— at det vil forvolde væsentlig mate-
riel skade for EU's eller en af dets
medlemsstaters finansielle, mone-
tære, økonomiske og handelsmæs-
sige interesser.Bemyndigede personer
(udstederne), generaldi-
rektører, ledere af en
tjeneste [17.1]
Udstederen skal anføre
en dato eller frist, efter
hvilken indholdet kan
nedklassificeres eller af-
klassificeres. [16.2] I
modsat fald skal ved-
kommende tage klassifi-
kationsgraden op til re-
vision mindst hvert
femte år for at under-
søge, om den oprinde-
lige klassifikationsgrad
stadig er nødvendig
[17.3].EU SECRET påføres dokumenter
med denne klassifikationsgrad, og,
hvor dette er relevant, tilføjes en sik-
kerhedsangivelse og/eller forsvars-
påtegningen ESDP mekanisk eller i
hånden [16.4, c), 16.3].
EU-klassifikationsgraden og sikker-
hedsangivelser anføres midt på hver
side foroven og forneden, og hver
side nummereres. Hvert dokument
skal være forsynet med reference-
nummer og dato; referencenummeret
anføres på hver side.
Hvis dokumentet skal fordeles i flere
eksemplarer, skal hvert eksemplar
påføres eksemplarnummer, som an-
bringes på første side sammen med
en angivelse af det samlede sideantal.
Evt. bilag anføres på første side
[21.1].Afklassificering og nedklassificering
må kun foretages af udstederen, som
meddeler ændringen til alle senere
modtagere, som har fået tilsendt do-
kumentet eller et eksemplar heraf
[17.3].
Dokumenter, der er klassificeret EU
SECRET, destrueres af det sekretari-
at, der er ansvarligt for disse doku-
menter, under tilsyn af en sikkerheds-
godkendt person. Dokumenter, der er
klassificeret EU SECRET, og som
destrueres, opføres på underskrevne
destruktionsattester, der opbevares af
sekretariatet i mindst tre år tillige
med fordelingslisten [22.5].Overskydende eksempla-
rer og dokumenter, der
ikke længere er behov
for, destrueres [22.5].
Dokumenter, der er klas-
sificeret EU SECRET,
herunder alt klassificeret
affald fra udarbejdelsen
af sådanne dokumenter,
såsom uanvendelige ek-
semplarer, arbejdsudkast,
maskinskrevne notater og
gennemslagspapir, de-
strueres ved afbrænding,
opløsning, makulering el-
ler på anden måde redu-
cering til et produkt, der
hverken kan genkendes
eller rekonstrueres [22.5].▼M12000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 56
Klassifikationsgrad Hvornår Hvem MærkningNedklassificering/afklassificering/destruktion
Hvem Hvornår
EU-CONFIDENTIAL
Denne klassifikationsgrad
anvendes til oplysninger
og materiale, hvis videre-
givelse uden bemyndi-
gelse ville kunne for-
volde Den Europæiske
Unions eller en eller flere
af dens medlemsstaters
vitale interesser skade
[16.1].Ved lækage af oplysninger, der er
klassificeret EU CONFIDENTIAL, er
der sandsynlighed for:
— at de diplomatiske forbindelser vil
lide materiel skade, dvs. at det vil
medføre formelle protester eller
andre sanktioner
— at den individuelle sikkerhed eller
frihed vil tage skade
— at det vil være til skade for med-
lemsstaternes eller andre bidrag-
yderes styrkers operative effekti-
vitet eller sikkerhed eller for
værdifulde sikkerheds- eller efter-
retningsoperationers effektivitet
— at det vil undergrave større orga-
nisationers levedygtighed i væ-
sentlig grad
— at det vil vanskeliggøre efterforsk-
ningen af eller gøre det lettere at
begå alvorlig kriminalitet
— at det i væsentlig grad vil stride
mod EU's eller medlemsstaternes
finansielle, monetære, økonomi-
ske og kommercielle interesser
— at det i væsentligt omfang vil van-
skeliggøre udviklingen eller gen-
nemførelsen af EU-politikker
— at vigtige EU-aktiviteter afsluttes
eller på anden måde forstyrres i
væsentlig grad.Bemyndigede personer
(udstederne), generaldi-
rektører, ledere af en
tjeneste [17.1]
Udstederen skal anføre
en dato eller frist, efter
hvilken indholdet kan
nedklassificeres eller af-
klassificeres. I modsat
fald skal vedkommende
tage klassifikationsgra-
den op til revision
mindst hvert femte år
for at undersøge, om
den oprindelige klassifi-
kationsgrad stadig er
nødvendig [17.3].EU CONFIDENTIAL påføres doku-
menter med denne klassifikationsgrad
og, hvor det er relevant, tilføjes en
sikkerhedsangivelse og/eller forsvars-
påtegningen ESDP mekanisk eller i
hånden eller ved kopiering på fortrykt
registreret papir [16.4, c), 16.3].
EU-klassifikationsgraden anføres midt
på hver side foroven og forneden, og
hver side nummereres. Hvert doku-
ment skal være forsynet med referen-
cenummer og dato.
Evt. bilag anføres på første side
[21.1].Afklassificering og nedklassificering
må kun foretages af udstederen, som
meddeler ændringen til alle senere
modtagere, som har fået tilsendt do-
kumentet eller et eksemplar heraf
[17.3].
Dokumenter, der er klassificeret EU
CONFIDENTIAL, destrueres af det
sekretariat, der er ansvarligt for disse
dokumenter, under tilsyn af en sikker-
hedsgodkendt person. Destruktionen
registreres i overensstemmelse med
nationale bestemmelser eller, hvis det
drejer sig om Kommissionen eller de-
centrale EU-organer, efter instrukser
fra formanden [22.5].Overskydende eksempla-
rer og dokumenter, der
ikke længere er behov
for, destrueres [22.5].
Dokumenter, der er klas-
sificeret EU CONFIDEN-
TIAL, herunder alt klas-
sificeret affald fra
udarbejdelsen af sådanne
dokumenter, såsom uan-
vendelige eksemplarer,
arbejdsudkast, maskinskr-
evne notater og gennem-
slagspapir, destrueres ved
afbrænding, opløsning,
makulering eller på an-
den måde reducering til
et produkt, der hverken
kan genkendes eller re-
konstrueres [22.5].▼M12000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 57
Klassifikationsgrad Hvornår Hvem MærkningNedklassificering/afklassificering/destruktion
Hvem Hvornår
EU RESTRICTED
Denne klassifikationsgrad
anvendes til oplysninger
og materiale, hvis videre-
givelse uden bemyndi-
gelse kunne være uheldig
for Den Europæiske Uni-
ons eller en eller flere af
dens medlemsstaters inte-
resser [16.1].Ved lækage af oplysninger, der er
klassificeret EU RESTRICTED, er
der sandsynlighed for:
— at det vil påvirke de diplomatiske
forbindelser negativt
— at det vil volde enkeltpersoner al-
vorlige problemer
— at det vil gøre det vanskeligere at
opretholde medlemsstaternes eller
andre bidragyderes styrkers opera-
tive effektivitet eller sikkerhed
— at det vil medføre økonomiske tab
for enkeltpersoner eller virksom-
heder eller gøre det lettere for
dem at opnå urimelig vinding el-
ler fordel
— at det vil være et brud på garante-
ret tavshedspligt med hensyn til
oplysninger fra tredjepart
— at det vil være en overtrædelse af
lovgivningen om videregivelse af
oplysninger
— at det vil vanskeliggøre efterforsk-
ningen af eller gøre det lettere at
begå kriminalitet
— at det vil stille EU eller medlems-
staterne ringere i handelsmæssige
eller politiske forhandlinger med
andre parter
— at det vil vanskeliggøre en effek-
tiv udvikling eller gennemførelse
af EU-politikker
— at det vil undergrave den rette le-
delse af EU og dets virksomhed.Bemyndigede personer
(udstederne), generaldi-
rektører, ledere af en
tjeneste [17.1]
Udstederen skal anføre
en dato, en frist eller en
begivenhed, efter hvil-
ken indholdet kan ned-
klassificeres eller af-
klassificeres [16.2]. I
modsat fald skal ved-
kommende tage klassifi-
kationsgraden op til re-
vision mindst hvert
femte år for at under-
søge, om den oprinde-
lige klassifikationsgrad
stadig er nødvendig
[17.3].EU RESTRICTED påføres dokumen-
ter med denne klassifikationsgrad og,
hvor det er relevant, tilføjes en sik-
kerhedsangivelse og/eller forsvars-
påtegningen ESDP mekanisk ellenr.r
elektronisk [16.4, c), 16.3].
EU-klassifikationsgraden og sikker-
hedsangivelser anføres øverst på den
første side, og hver side nummereres.
Hvert dokument skal være forsynet
med referencenummer og dato [21.1].Afklassificering må kun foretages af
udstederen, som meddeler ændringen
til alle senere modtagere, som har
fået tilsendt dokumentet eller et ek-
semplar heraf [17.3].
Dokumenter, der er klassificeret EU
RESTRICTED destrueres af det se-
kretariat, der er ansvarligt for doku-
mentet, i overensstemmelse med for-
mandens instruktioner [22.5].Overskydende eksempla-
rer og dokumenter, der
ikke længere er behov
for, destrueres [22.5].▼M12000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 58
▼M1
Tillæg 3
Retningslinjer for videregivelse af EU-klassificerede oplysninger til tredje-
lande og internationale organisationer: niveau 1-samarbejde
PROCEDURER
1. Kompetencen til at videregive EU-klassificerede oplysninger til lande, der
ikke er medlemmer af Den Europæiske Union, eller til internationale orga-
nisationer, hvis sikkerhedspolitik og -bestemmelser svarer til EU's,
tilkommer Kommissionen som kollegium.
2. Indtil der vedtages en sikkerhedsaftale, er det det medlem af Kommissionen,
der har ansvaret for sikkerhedsspørgsmål, som behandler anmodninger om
videregivelse af EU-klassificerede oplysninger.
3. I forbindelse hermed skal han/hun:
— indhente en udtalelse fra udstederen af de EU-klassificerede oplysninger,
der ønskes videregivet
— tage de nødvendige kontakter til de anmodende staters eller internatio-
nale organisationers sikkerhedsmyndigheder for at undersøge, om deres
sikkerhedspolitik og -bestemmelser sikrer, at de videregivne klassifice-
rede oplysninger vil blive beskyttet i overensstemmelse med disse
sikkerhedsforskrifter
— indhente en udtalelse fra Kommissionens rådgivende gruppe for sikker-
hedspolitikom, hvorvidt der k an fæstes lid til de anmodende stater eller
internationale organisationer.
4. Medlemmet af Kommissionen med ansvar for sikkerhedsspørgsmål frem-
sender anmodningen og udtalelsen fra Kommissionens rådgivende gruppe
for sikkerhedspolitik til Kommissionen til afgørelse.
DE SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER, MODTAGERNE SKAL TRÆFFE
5. Medlemmet af Kommissionen med ansvar for sikkerhedsspørgsmål
meddeler de anmodende stater eller internationale organisationer, hvorvidt
Kommissionen har besluttet at tillade videregivelsen af EU-klassificerede
oplysninger.
6. Afgørelsen om videregivelse træder først i kraft, når modtageren skriftligt
har erklæret, at vedkommende:
— ikke vil anvende oplysningerne til andre formål end dem, der er aftalt
— vil beskytte oplysningerne i overensstemmelse med disse sikkerheds-
forskrifter og navnlig nedenstående særlige bestemmelser.
7. Medarbejdere
a) Adgangen til EU-klassificerede oplysninger skal være strengt begrænset
til de medarbejdere, for hvem indsigt er tjenstlig nødvendig (»need-to-
know«-status).
b) Alle, der er bemyndiget til at have adgang til oplysninger, der er klassi-
ficeret EU CONFIDENTIAL eller højere, skal enten være i besiddelse af
en sikkerhedsattest på det relevante niveau eller den tilsvarende sikker-
hedsgodkendelse, i begge tilfælde udstedt af deres egen stats
myndigheder.
8. Fremsendelse af dokumenter
a) Den praktiske fremsendelse af dokumenter foregår efter aftale. Indtil en
sådan aftale er truffet, anvendes bestemmelserne i afsnit 21. I aftalen
skal bl. a. angives, hvilket sekretariat EU-klassificerede oplysninger
skal fremsendes til.
b) Hvis de klassificerede oplysninger, som Kommissionen har givet bemyn-
digelse til at videregive, omfatter oplysninger, der er klassificeret EU
TOP SECRET, skal den modtagende stat eller internationale organisation
oprette et centralt EU-sekretariat og om nødvendigt EU-undersekreta-
riater. Disse sekretariater skal overholde bestemmelser, der nøje svarer
til bestemmelserne i afsnit 22, i disse sikkerhedsforskrifter.
9. Registrering
Så snart et sekretariat modtager et EU-dokument, der er klassificeret EU
CONFIDENTIAL eller højere, skal det opføre dokumentet i et særligt regi-
ster i organisationen med kolonner for modtagelsesdato, nærmere angivelser
om dokumentet (dato, referencenummer og eksemplarnummer), dets klassi-
fikationsgrad, dokumenttitel, modtagerens navn eller stilling, datoen for2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 59
▼M1
returnering af modtagelsesbeviset og datoen for dokumentets returnering til
EU eller destruktion.
10. Destruktion
a) EU-klassificerede dokumenter destrueres efter anvisningerne i afsnit 22,
i disse sikkerhedsforskrifter. Kopi af destruktionsattesten for doku-menter, der er klassificeret EU SECRET eller EU TOP SECRET,
sendes til det EU-sekretariat, der har fremsendt dokumenterne.
b) EU-klassificerede dokumenter skal indgå i den modtagende organisations
planer for destruktion af egne klassificerede dokumenter i nød- eller
krisesituationer.
11. Beskyttelse af dokumenter
Alle forholdsregler skal træffes for at hindre personer uden bemyndigelse i
at få adgang til EU-klassificerede oplysninger.
12. Kopiering, oversættelse og uddrag
Der må kun tages fotokopier, udfærdiges oversættelser eller tages uddrag af
dokumenter, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL eller EU SECRET
efter bemyndigelse fra chefen for vedkommende sikkerhedsorganisation,
som skal registrere og kontrollere de pågældende kopier, oversættelser elleruddrag og forsyne dem med de nødvendige påskrifter.
Der må kun gives bemyndigelse til kopiering eller oversættelse af et doku-
ment, der er klassificeret EU TOP SECRET, af den myndighed, der har
udstedt dokumentet, og denne skal angive det tilladte antal kopier; hvis det
ikke kan fastslås, hvem der er ophavsmand til dokumentet, henvises anmod-
ningen til Kommissionens Sikkerhedskontor.
13. Brud på sikkerhedsbestemmelserne
Hvis der sker brud på sikkerhedsbestemmelserne i forbindelse med et EU-
klassificeret dokument, eller der er mistanke om, at der er sket et sådant
brud, skal der straks træffes følgende foranstaltninger, medmindre der er
indgået en sikkerhedsaftale:
a) der gennemføres en undersøgelse for at fastslå omstændighederne
omkring bruddet på sikkerhedsbestemmelserne
b) Kommissionens Sikkerhedskontor, den nationale sikkerhedsmyndighed
og den myndighed, der har udstedt dokumentet, underrettes, eller det
angives klart, at sidstnævnte ikke er blevet underrettet, hvis dette ikke
er sket
c) der træffes foranstaltning til at begrænse følgerne af bruddet på sikker-
hedsbestemmelserne til et minimum
d) der udarbejdes og gennemføres foranstaltninger med henblikpå at fore-
bygge gentagelser
e) eventuelle foranstaltninger, der anbefales af Kommissionens Sikkerheds-
kontor med henblik på at forebygge gentagelser, gennemføres.
14. Inspektion
Kommissionens Sikkerhedskontor skal efter aftale med de pågældende stater
eller internationale organisationer have tilladelse til at foretage en vurdering
af, hvor effektive foranstaltningerne til beskyttelse af videregivne EU-klas-
sificerede oplysninger er.
15. Rapportering
Medmindre der er indgået en sikkerhedsaftale, skal en stat eller international
organisation, så længe den er i besiddelse af EU-klassificerede oplysninger,
forelægge en årlig rapport på den dato, der blev fastsat, da bemyndigelsen
til videregivelse af oplysningerne blev givet, hvori det bekræftes, at disse
sikkerhedsforskrifter er blevet overholdt.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 60
▼M1
Tillæg 4
Retningslinjer for videregivelse af EU-klassificerede oplysninger til tredje-
lande og internationale organisationer: niveau 2-samarbejde
PROCEDURER
1. Kompetencen til at videregive EU-klassificerede oplysninger til tredjelande
eller til internationale organisationer, hvis sikkerhedspolitik og -bestem-
melser afviger markant fra EU's, tilkommer den, der har udstedt
oplysningerne. Det er Kommissionen som kollegium, der har beføjelse til
at videregive EU-klassificerede oplysninger udarbejdet i Kommissionen.
2. Denne beføjelse er i princippet begrænset til oplysninger, der højst er klas-
sificeret EU SECRET eller lavere; den omfatter ikke klassificerede
oplysninger, der er beskyttet af særlige sikkerhedsangivelser eller mærker.
3. Indtil der vedtages en sikkerhedsaftale, er det det medlem af Kommissionen,
der har ansvaret for sikkerhedsspørgsmål, som behandler anmodninger om
videregivelse af EU-klassificerede oplysninger.
4. I forbindelse hermed skal han/hun:
— indhente en udtalelse fra udstederen af de EU-klassificerede oplysninger,
der ønskes videregivet
— tage de nødvendige kontakter til de anmodende staters eller internatio-
nale organisationers sikkerhedsmyndigheder for at indhente oplysninger
om deres sikkerhedspolitik og bestemmelser og navnlig for at udarbejde
en sammenlignende oversigt over de klassifikationsgrader, der gælder
henholdsvis i EU og i den pågældende stat eller organisation
— indkalde til møde i Kommissionens rådgivende gruppe for sikkerhedspo-
litik eller, om nødvendigt efter en stiltiende samtykkeprocedure, rette
henvendelse til medlemsstaternes nationale sikkerhedsmyndigheder med
henblikpå at indhente en udtalelse fra Kommissionens rådgivende
gruppe for sikkerhedspolitik
5. Udtalelsen fra Kommissionens rådgivende gruppe for sikkerhedspolitik skal
omfatte følgende:
— en vurdering af den lid, der kan fæstes til de anmodende stater eller
internationale organisationer med henblik på at vurdere sikkerhedsrisi-
koen for EU eller dets medlemsstater
— en vurdering af, om modtageren er i stand til at beskytte klassificerede
oplysninger, der videregives af EU
— forslag til praktiske procedurer for behandling af de EU-klassificerede
oplysninger (f.eks. at udarbejde rensede udgaver af en tekst) og doku-
menter, der fremsendes (f.eks. at bibeholde eller fjerne EU-
klassifikationsangivelsen, en særlig påtegning eller lign.)
— en vurdering af, hvorvidt udstederen bør nedklassificere eller afklassifi-
cere oplysningerne, inden de videregives til de pågældende lande eller
internationale organisationer.
6. Medlemmet af Kommissionen med ansvar for sikkerhedsspørgsmål frem-
sender anmodningen og udtalelsen fra Kommissionens rådgivende gruppe
for sikkerhedspolitik til Kommissionen til afgørelse.
SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER, MODTAGERNE SKAL TRÆFFE
7. Medlemmet af Kommissionen med ansvar for sikkerhedsspørgsmål
meddeler de anmodende stater eller internationale organisationer, hvorvidt
Kommissionen har besluttet at tillade videregivelsen af EU-klassificerede
oplysninger, og om der er nogen restriktioner.
8. Afgørelsen om videregivelse træder først i kraft, når modtageren skriftligt
har erklæret, at vedkommende:
— ikke vil anvende oplysningerne til andre formål end dem, der er aftalt
— vil beskytte oplysningerne i overensstemmelse med de af Kommissionen
fastsatte bestemmelser
9. Nedenstående beskyttelsesregler anvendes, medmindre Kommissionen efter
at have indhentet teknisk udtalelse fra Kommissionens rådgivende gruppe
for sikkerhedspolitik, beslutter at anvende en særlig procedure for behand-
ling af EU-klassificerede dokumenter (fjerne EU-klassifikationsangivelsen,
særlig påtegning eller lign.).2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 61
▼M1
10. Medarbejdere
a) Adgangen til EU-klassificerede oplysninger skal være strengt begrænset
til de medarbejdere, for hvem indsigt er tjenstlig nødvendig (»need-to-
know«-status).
b) Alle, der er bemyndiget til at have adgang til klassificerede oplysninger,
der er videregivet af Kommissionen, skal være i besiddelse af en nati-
onal sikkerhedsgodkendelse eller adgangsbemyndigelse på det relevante
niveau svarende til niveauet i EU, jf. den sammenlignende oversigt.
c) De nationale sikkerhedsgodkendelser eller adgangsbemyndigelser frem-
sendes til orientering til formanden.
11. Fremsendelse af dokumenter
Den praktiske fremsendelse af dokumenter foregår efter aftale. Indtil en
sådan aftale er truffet, anvendes bestemmelserne i afsnit. I aftalen skal
bl.a. angives, hvilket sekretariat EU-klassificerede oplysninger skal sendes
til, den nøjagtige adresse, som dokumenterne skal sendes til, samt de kurer-
eller posttjenester, der skal anvendes til fremsendelse af de EU-klassifice-
rede oplysninger.
12. Registrering ved modtagelse
Den modtagende stats nationale sikkerhedsmyndighed eller tilsvarende
organ i den stat, der på sine myndigheders vegne modtager de klassificerede
oplysninger fremsendt af Kommissionen, eller den modtagende internatio-
nale organisations sikkerhedskontor skal oprette et særligt register til
registrering af EU-klassificerede oplysninger ved modtagelsen. Registre-
ringen skal omfatte modtagelsesdato, nærmere angivelser om dokumentet
(dato, referencenummer og eksemplarnummer), klassifikationsgrad, doku-
menttitel, modtagerens navn eller stilling, datoen for returnering af
modtagelsesbeviset og datoen for dokumentets returnering til EU eller
destruktion.
13. Returnering af dokumenter
Når en modtager returnerer et klassificeret dokument til Kommissionen, skal
det ske som anført i afsnittet om fremsendelse af dokumenter ovenfor.
14. Beskyttelse
a) Når dokumenterne ikke er i brug, skal de opbevares i sikre bokse og
skabe, der er godkendt til opbevaring af nationalt klassificeret materiale
med samme klassifikationsgrad. Skabet må ikke have nogen ydre angi-
velse af indholdet, hvortil der kun skal være adgang for personer, der er
bemyndiget til at behandle EU-klassificerede oplysninger. Hvis der
benyttes kombinationslås, må kombinationen kun kendes af de medarbej-
dere i den pågældende stat eller organisation, der er bemyndiget til at
have adgang til de EU-klassificerede oplysninger, der opbevares i
boksen; kombinationen skal ændres hver sjette måned eller hyppigere
ved til- eller afgang af medarbejdere, inddragelse af sikkerhedsgodken-
delsen for en af de medarbejdere, der kender kombinationen, eller hvis
der er risiko for lækage af oplysningerne.
b) EU-klassificerede dokumenter må kun fjernes fra de sikre bokse og
skabe af de medarbejdere, der er godkendt til at have adgang til de EU-
klassificerede dokumenter, og for hvem indsigt er tjenstlig nødvendig
(»need-to-know«-status). De er ansvarlige for sikker opbevaring af doku-
menterne, så længe de er i deres besiddelse, og navnlig for at sikre, at
ingen uden bemyndigelse får adgang til dokumenterne. De skal ligeledes
sikre, at dokumenterne opbevares i sikre bokse og skabe, når de er
færdige med at bruge dem, samt efter arbejdstids ophør.
c) Der må hverken tages fotokopier af et dokument, der er klassificeret som
EU CONFIDENTIAL eller højere, eller tages uddrag af det uden bemyn-
digelse fra Kommissionens Sikkerhedskontor.
d) Proceduren for hurtig og fuldstændig destruktion af dokumenterne i en
nød- eller krisesituation bør fastlægges og bekræftes i samarbejde med
Kommissionens Sikkerhedskontor.
15. Fysisk sikkerhed
a) Sikre bokse og skabe til opbevaring af EU-klassificerede dokumenter
skal altid være aflåst.
b) Når vedligeholdelses- og rengøringspersonale skal have adgang til eller
arbejde i et rum, hvor sådanne sikre bokse og skabe befinder sig, skal
de hele tiden ledsages af et medlem af den pågældende stats eller orga-
nisations sikkerhedsmyndighed eller af den medarbejder, der mere
specifikt er ansvarlig for at føre tilsyn med rummets sikkerhed.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 62
▼M1
c) Uden for normal arbejdstid (om natten, i weekender og på officielle
fridage) skal sikre bokse og skabe, der indeholder EU-klassificerede
dokumenter, være beskyttet enten af en vagt eller af et automatisk alarm-
system.
16. Brud på sikkerhedsbestemmelserne
Hvis der sker brud på sikkerhedsbestemmelserne i forbindelse med et EU-
klassificeret dokument, eller der er mistanke om, at der er sket et sådant
brud, skal der straks træffes følgende foranstaltninger:
a) der sendes straks en rapport til Kommissionens Sikkerhedskontor eller
den nationale sikkerhedsmyndighed i den medlemsstat, som har taget
initiativ til at fremsende dokumenterne (med kopi til Kommissionens
Sikkerhedskontor)
b) der gennemføres en undersøgelse, hvorefter en fuldstændig rapport
sendes til ovennævnte sikkerhedsorgan (jf. litra a)). Herefter træffes de
fornødne foranstaltninger til afhjælpning af situationen.
17. Inspektion
Kommissionens Sikkerhedskontor skal efter aftale med de pågældende stater
eller internationale organisationer have tilladelse til at foretage en vurdering
af, hvor effektive foranstaltningerne til beskyttelse af videregivne EU-klas-
sificerede oplysninger er.
18. Rapportering
Medmindre der er indgået en sikkerhedsaftale, skal en stat eller international
organisation, så længe den er i besiddelse af EU-klassificerede oplysninger,
forelægge en årlig rapport på den dato, der blev fastsat, da bemyndigelsen
til videregivelse af oplysningerne blev givet, hvori det bekræftes, at disse
sikkerhedsforskrifter er blevet overholdt.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 63
▼M1
Tillæg 5:
retningslinjer for videregivelse af EU-klassificerede oplysninger til tredje-
lande og internationale organisationer: niveau 3-samarbejde
PROCEDURER
1. Under visse særlige omstændigheder kan Kommissionen undertiden ønske
at samarbejde med stater eller organisationer, der ikke kan frembyde den
sikkerhed, der kræves ifølge disse sikkerhedsforskrifter, og som led i dette
samarbejde kan det eventuelt være nødvendigt at videregive EU-klassifice-
rede oplysninger.
2. Kompetencen til at videregive EU-klassificerede oplysninger til tredjelande
eller til internationale organisationer, hvis sikkerhedspolitik og -bestem-
melser afviger markant fra EU's, tilkommer den, der har udstedt
oplysningerne. Det er Kommissionen som kollegium, der har beføjelse til
at videregive EU-klassificerede oplysninger udarbejdet i Kommissionen.
Det er i princippet begrænset til oplysninger, der er klassificeret EU
SECRET eller lavere; klassificerede oplysninger, der er beskyttet af særlige
sikkerhedsangivelser eller mærker, er udelukket.
3. Kommissionen skal tage stilling til, om det er hensigtsmæssigt at videregive
klassificerede oplysninger, vurdere hvorvidt modtageren er tjenstligt beret-
tiget til indsigt (»need-to-know«-status) og afgøre, hvilken type
klassificerede oplysninger der må fremsendes.
4. Hvis Kommissionen er indforstået, skal medlemmet af Kommissionen med
ansvar for sikkerhedsspørgsmål:
— indhente en udtalelse fra udstederen af de EU-klassificerede oplysninger,
der ønskes videregivet
— indkalde til møde i Kommissionens rådgivende gruppe for sikkerhedspo-
litik eller, om nødvendigt efter en stiltiende samtykkeprocedure, rette
henvendelse til medlemsstaternes nationale sikkerhedsmyndigheder med
henblikpå at indhente en udtalelse fra Kommissionens rådgivende
gruppe for sikkerhedspolitik.
5. Udtalelsen fra Kommissionens rådgivende gruppe for sikkerhedspolitik skal
omfatte følgende:
a) en vurdering af sikkerhedsrisikoen for EU eller dens medlemsstater
b) klassifikationsgraden af de oplysninger, der kan videregives
c) nedklassificering eller afklassificering før videregivelsen af oplysnin-
gerne
d) procedurerne for behandling af de pågældende dokumenter (jf. nr. 5
nedenfor)
e) mulige fremsendelsesmetoder (brug af de offentlige posttjenester, offent-
lige eller sikrede telekommunikationssystemer, diplomatpost,
sikkerhedsgodkendte kurertjenester osv.).
6. De dokumenter, der videregives til de i dette tillæg omhandlede stater eller
organisationer, skal i princippet udfærdiges uden henvisning til kilden eller
angivelse af EU-klassifikationsgrad. Kommissionens rådgivende gruppe for
sikkerhedspolitik kan henstille, at der:
— benyttes en særlig påtegning eller kodebetegnelse
— benyttes et særligt klassifikationssystem, der kæder oplysningernes
følsomhed sammen med de kontrolforanstaltninger, der kræves af
modtageren i forbindelse med fremsendelse af dokumenterne.
7. Formanden fremsender udtalelsen fra Kommissionens rådgivende gruppe for
sikkerhedspolitik til Kommissionen til afgørelse.
8. Når Kommissionen har godkendt videregivelsen af EU-klassificerede oplys-
ninger og de praktiske gennemførelsesprocedurer, tager Kommissionens
Sikkerhedskontor de nødvendige kontakter til den pågældende stats eller
organisations sikkerhedsorgan for at lette anvendelsen af de påtænkte
sikkerhedsforanstaltninger.
9. Medlemmet af Kommissionen med ansvar for sikkerhedspørgsmål infor-
merer medlemsstaterne om oplysningernes art og klassifikationsgrad og
om, hvilke organisationer og lande oplysningerne kan videregives til ifølge
Kommissionens beslutning.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 64
▼M1
10. Kommissionens Sikkerhedskontor træffer alle de nødvendige foranstalt-
ninger til at lette en eventuel senere skadesvurdering og gennemgang af
procedurerne.
I fald vilkårene for samarbejdet ændres, tager Kommissionen beslutningen
op til fornyet overvejelse.
DE SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER, MODTAGERNE SKAL TRÆFFE
11. Medlemmet af Kommissionen med ansvar for sikkerhedsspørgsmål
meddeler de anmodende stater eller internationale organisationer, hvorvidt
Kommissionen har besluttet at tillade videregivelsen af EU-klassificerede
oplysninger, og hvilke detaljerede beskyttelsesbestemmelser Kommissionen
har vedtaget efter forslag fra Kommissionens rådgivende gruppe for sikker-
hedspolitik.
12. Afgørelsen om videregivelse træder først i kraft, når modtageren skriftligt
har erklæret, at vedkommende:
— ikke vil anvende oplysningerne til andre formål end det samarbejde,
Kommissionen har vedtaget
— vil beskytte oplysningerne i overensstemmelse med de af Kommissionen
stillede krav.
13. Fremsendelse af dokumenter
a) De praktiske procedurer for fremsendelse af dokumenter fastsættes ved
aftale mellem Kommissionens Sikkerhedskontor og de modtagende
staters eller internationale organisationers sikkerhedsmyndigheder. De
skal navnlig angive den nøjagtige adresse, som dokumenterne skal frem-
sendes til.
b) Dokumenter, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL eller højere, skal
sendes i dobbelt kuvert. Den inderste kuvert skal mærkes med det
særlige stempel eller den særlige kodebetegnelse og med den klassifika-
tionsgrad, der er blevet vedtaget for det pågældende dokument.
Modtagelsesbevis vedlægges for hvert klassificeret dokument. Modtagel-
sesbeviset, der ikke i sig selv er klassificeret, må kun indeholde nærmere
angivelser om dokumentet (dato, referencenummer og eksemplar-
nummer) samt sprog, ikke dokumenttitlen.
c) Den inderste kuvert anbringes derefter i den ydre kuvert, der forsynes
med et forsendelsesnummer med henblik på kvittering. Den ydre kuvert
må ikke mærkes med klassifikationsgrad.
d) Et modtagelsesbevis med angivelse af forsendelsesnummeret skal altid
gives til kurer- eller posttjenesten.
14. Registrering ved modtagelse
Den modtagende stats nationale sikkerhedsmyndighed eller tilsvarende
organ i den stat, der på sine myndigheders vegne modtager de klassificerede
oplysninger fremsendt af Kommissionen, eller den modtagende internatio-
nale organisations sikkerhedskontor skal oprette et særligt register til
registrering af EU-klassificerede oplysninger ved modtagelsen. Registre-
ringen skal omfatte modtagelsesdato, nærmere angivelser om dokumentet
(dato, referencenummer og eksemplarnummer), dets klassifikationsgrad,
dokumenttitel, modtagerens navn eller stilling, datoen for returnering af
modtagelsesbeviset og datoen for dokumentets returnering til EU eller
destruktion.
15. Benyttelse og beskyttelse af de udvekslede klassificerede oplysninger
a) Oplysninger, der er klassificeret EU SECRET, skal behandles af særligt
udpegede medarbejdere, der er bemyndiget til at få adgang til oplys-
ninger med denne klassifikationsgrad. Oplysningerne skal opbevares i
sikre bokse og skabe af god kvalitet, som kun kan åbnes af de personer,
der er bemyndiget til at få adgang til de oplysninger, de indeholder. De
områder, hvor sådanne sikre bokse og skabe befinder sig, skal være
bevogtet permanent, og der skal indføres et kontrolsystem for at sikre,
at kun behørigt bemyndigede personer får adgang til dem. Dokumenter,
der er klassificeret EU SECRET, fremsendes med diplomatpost, sikret
postforsendelse eller sikrede telekommunikationssystemer. De må kun
kopieres med udstederens skriftlige samtykke. Alle eksemplarer skal
registreres og overvåges. Der skal udstedes modtagelsesbevis for alle
transaktioner i forbindelse med sådanne dokumenter.
b) Oplysninger, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL, skal behandles af
særligt udpegede tjenestemænd, der er bemyndiget til at blive informeret
om emnet. Dokumenter skal opbevares i aflåste sikre bokse og skabe i
kontrollerede områder.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 65
▼M1
Oplysninger, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL, fremsendes med
diplomatpost, militær postforsendelse eller sikrede telekommunikations-
systemer. Det modtagende organ må tage kopier, men skal notere antal
og distribution i særlige registre.
c) Oplysninger, der er klassificeret EU RESTRICTED, skal behandles i
lokaler, hvortil der ikke er adgang for personer uden bemyndigelse, og
skal opbevares i aflåste sikre bokse og skabe. Dokumenter kan frem-
sendes med den offentlige posttjeneste som rekommanderet forsendelse
i dobbelt kuvert samt, i nød- eller krisesituationer under igangværende
operationer, via de ubeskyttede offentlige telekommunikationssystemer.
Modtageren må tage kopier.
d) Oplysninger, der ikke er klassificeret, kræver ingen særlige beskyttelses-
foranstaltninger og kan fremsendes med almindelig post og offentlige
telekommunikationssystemer. Modtageren må tage kopier.
16. Destruktion
Dokumenter, der ikke længere er brug for, destrueres. For så vidt angår
dokumenter, der er klassificeret EU RESTRICTED og EU CONFIDEN-
TIAL, skal der gøres notat herom i de særlige registre. For så vidt angår
dokumenter, der er klassificeret EU SECRET, skal der udstedes destrukti-
onsattester, som underskrives af to personer, der overværer, at
dokumenterne destrueres.
17. Brud på sikkerhedsbestemmelserne
Ved lækage af oplysninger, der er klassificeret EU CONFIDENTIAL eller
EU SECRET, eller der er mistanke om en sådan lækage, skal den pågæl-
dende stats nationale sikkerhedsmyndighed eller den pågældende
organisations sikkerhedschef gennemføre en undersøgelse af omstændighe-
derne. Kommissionens sikkerhedskontor skal underrettes om resultatet af
denne undersøgelse. Der skal træffes de nødvendige foranstaltninger til at
afhjælpe mangelfulde procedurer eller opbevaringsmetoder, hvis de erårsagen til lækagen af oplysningerne.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 66
▼M1
Tillæg 6
FORTEGNELSE OVER FORKORTELSER
ACPC Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler
CrA KrypteringsmyndighedCISO Central edb-sikkerhedsansvarlig
COMPUSEC Edb-sikkerhed
COMSEC KommunikationssikkerhedCSO Kommissionens Sikkerhedskontor
ESDP Fælles europæisk sikkerheds- og forsvarspolitik
EUCI EU-klassificerede oplysningerIA INFOSEC-myndighed
INFOSEC Informationssikkerhed
IO Ejer af oplysningerISO Den Internationale Standardiseringsorganisation
IT Informationsteknologi
LISO Lokal edb-sikkerhedsansvarligLSO Lokal sikkerhedsansvarlig
MSO Sikkerhedsansvarlig for møder
NSA National sikkerhedsmyndighedPC Personlig computer
RCO Sekretariatskontrolansvarlig
SAA SikkerhedsgodkendelsesmyndighedSecOPS Sikkerhedsdriftsprocedurer
SSRS Specifikke sikkerhedskrav
TA Tempest-myndighedTSO Tekniske systems driftsmyndighed2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 67
▼M2
BESTEMMELSER VEDRØRENDE GENNEMFØRELSEN AF EUROPA-
PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EF) Nr. 1049/2001 OM
AKTINDSIGT I EUROPA-PARLAMENTETS, RÅDETS OG KOMMIS-
SIONENS DOKUMENTER
Betragtninger:
(1) I henhold til EF-traktatens artikel 255, stk. 2, har Europa-Parlamentet og
Rådet vedtaget forordning (EF) nr. 1049/2001(1) om aktindsigt i Europa-
Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter.
(2) I medfør af traktatens artikel 255, stk. 3, fastsættes det i artikel 18 i nævnte
forordning, der indeholder de generelle principper for og begrænsninger i
udøvelsen af retten til aktindsigt, at hver institution i sin forretningsorden
fastsætter de nødvendige bestemmelser til gennemførelse af denne forord-
ning.
Artikel 1
Personer, der kan få aktindsigt
I henhold til bestemmelserne i traktatens artikel 255, stk. 1, og artikel 2, stk. 1, i
forordning (EF) nr. 1049/2001 udøver unionsborgere og fysiske og juridiske
personer, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, deres ret til aktindsigt
i Kommissionens dokumenter efter de procedurer, der er fastsat i nærværende
bestemmelser. Retten til aktindsigt vedrører de dokumenter, Kommissionen
ligger inde med, dvs. som den har udarbejdet eller modtaget, og som den råder
over.
I medfør af artikel 2, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001 har tredjelandsstats-
borgere, der ikke har deres bopæl i en medlemsstat, samt juridiske personer, der
ikke har deres hjemsted i en medlemsstat, ret til aktindsigt i Kommissionens
dokumenter på samme betingelser, som de personer, der er omhandlet i trakta-
tens artikel 255, stk. 1.
I henhold til traktatens artikel 195, stk. 1, har disse personer imidlertid ikke
mulighed for at indgive en klage til Den Europæiske Ombudsmand. Hvis
Kommissionen nægter dem hel eller delvis adgang til et dokument, efter at de
har genfremsat begæring herom, kan de i overensstemmelse med bestemmel-
serne i traktatens artikel 230, stk. 4, til gengæld forelægge sagen for De
Europæiske Fællesskabers Ret i Første Instans.
Artikel 2
Begæring om aktindsigt
Alle begæringer om aktindsigt i et dokument sendes pr. post, fax eller e-mail til
Kommissionens Generalsekretariat, det pågældende generaldirektorat eller den
relevante tjenestegren. De adresser, hvortil begæringer skal sendes, offentlig-
gøres i den praktiske vejledning, der er omhandlet i artikel 8.
Kommissionen besvarer oprindelige og genfremsatte begæringer senest femten
arbejdsdage efter datoen for registreringen af begæringen. I tilfælde af
komplekse eller omfangsrige begæringer kan denne frist forlænges med femten
arbejdsdage. Enhver forlængelse af fristen skal begrundes og på forhånd
meddeles den person, der har fremsat begæringen.
I tilfælde af upræcise begæringer, jf. artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/
2001, opfordrer Kommissionen den person, der har fremsat begæringen, til at
tilvejebringe supplerende oplysninger, der gør det muligt at identificere de
ønskede dokumenter; svarfristen begynder først at løbe fra det tidspunkt, hvor
Kommissionen råder over disse oplysninger.
Enhver hel eller delvis negativ beslutning skal indeholde en begrundelse for
afslaget, der er baseret på en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i
forordning (EF) nr. 1049/2001, og beslutningen skal oplyse den person, der har
fremsat begæringen, om dennes klagemuligheder.
Artikel 3
Behandling af oprindelige begæringer
Når en begæring registreres, sendes der en bekræftelse for modtagelsen til den
person, der har fremsat begæringen, medmindre svaret kan sendes med det
samme, jf. dog artikel 9.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 68
(1) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.
▼M2
Bekræftelsen for modtagelsen og svaret sendes skriftligt, eventuelt med e-mail.
Den person, der har fremsat begæringen, skal have svar på sin begæring enten
fra generaldirektøren/chefen for den pågældende tjenestegren eller fra en
direktør, der er udpeget hertil i generalsekretariatet/en direktør, der er udpeget i
OLAF, hvis der er tale om en begæring om aktindsigt i dokumenter vedrørende
OLAF's aktiviteter, jf. artikel 2, stk. 1 og 2, i Kommissionens afgørelse 1999/
352/EF, EKSF, Euratom(1) om oprettelse af OLAF, eller fra en tjenestemand,
som disse har udpeget med henblikherpå.
I alle helt eller delvis negative svar skal den person, der har fremsat begæringen,
informeres om sin ret til senest femten arbejdsdage efter modtagelsen af svaretat genfremsætte sin begæring for Kommissionens Generalsekretariat eller direk-
tøren for OLAF, når den genfremsatte begæring vedrører aktindsigt i
dokumenter i tilknytning til OLAF's aktiviteter, jf. artikel 2, stk. 1 og 2, i afgø-
relse 1999/352/EF, EKSF, Euratom.
Artikel 4
Behandling af genfremsatte begæringer
I overensstemmelse med artikel 14 i Kommissionens forretningsorden delegeres
beføjelsen til at træffe beslutning vedrørende genfremsatte begæringer til gene-
ralsekretæren. Når den genfremsatte begæring vedrører aktindsigt i dokumenter i
tilknytning til OLAF's aktiviteter, jf. artikel 2, stk. 1 og 2, i afgørelse 1999/352/
EF, EKSF, Euratom, delegeres beføjelsen til at træffe beslutning dog til direk-
tøren for OLAF.
Generaldirektoratet eller tjenestegrenen bistår generalsekretariatet i forbindelse
med forberedelsen af beslutningen.
Beslutningen træffes af generalsekretæren eller direktøren for OLAF med Juri-
disk Tjenestes samtykke.
Den person, der har fremsat begæringen, underrettes skriftligt, eventuelt med e-
mail, om beslutningen og om sin ret til at klage ved Retten i Første Instans eller
indgive klage til Den Europæiske Ombudsmand.
Artikel 5
Konsultationer
1. Når Kommissionen modtager en begæring om aktindsigt i et dokument,
som den råder over, men som hidrører fra tredjemand, kontrollerer det general-
direktorat eller den tjenestegren, der ligger inde med dokumentet, om en af de
undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, finder
anvendelse. Hvis det dokument, der fremsættes begæring om, er klassificeret i
henhold til Kommissionens sikkerhedsbestemmelser, finder artikel 6 i nærvæ-
rende bestemmelser anvendelse.
2. Hvis det generaldirektorat eller den tjenestegren, der ligger inde med doku-
mentet, efter at have gennemført undersøgelsen vurderer, at det er nødvendigt at
give afslag på aktindsigt i det ønskede dokument i henhold til en af de undta-
gelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, sendes
afslaget til den person, der har fremsat begæringen, uden at ophavsmanden
konsulteres.
3. Det generaldirektorat eller den tjenestegren, der ligger inde med doku-
mentet, efterkommer begæringen om aktindsigt uden at konsultere
ophavsmanden, når:
a) det dokument, der er fremsat begæring om, allerede er blevet offentliggjort
af enten ophavsmanden eller i henhold til forordningen eller tilsvarende
bestemmelser
b) det er klart, at fuldstændig eller delvis offentliggørelse af dokumentets
indhold ikke skader en af de interesser, der er omhandlet i artikel 4 i forord-
ning (EF) nr. 1049/2001.
4. I alle andre tilfælde konsulteres ophavsmanden. Hvis begæringen om
aktindsigt vedrører et dokument, der kommer fra en medlemsstat, konsulterer
det generaldirektorat eller den tjenestegren, der ligger inde med dokumenterne,
den myndighed, fra hvilken dokumentet hidrører, når:
a) dokumentet er blevet sendt til Kommissionen inden datoen for ikrafttræ-
delsen af forordning (EF) nr. 1049/20012000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 69
(1) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 20.
▼M2
b) medlemsstaten i overensstemmelse med artikel 4, stk. 5, i forordning (EF) nr.
1049/2001 har anmodet Kommissionen om ikke at offentliggøre dokumentet
uden dens forudgående samtykke.
5. En ophavsmand, der konsulteres, har en svarfrist, der ikke kan være på
mindre end fem arbejdsdage, men som skal sætte Kommissionen i stand til at
overholde sine egne svarfrister. Hvis ophavsmanden ikke svarer inden udløbet
af den fastsatte frist eller ikke kan findes eller identificeres, træffer Kommis-
sionen afgørelse i overensstemmelse med undtagelsesordningen i artikel 4 i
forordning (EF) nr. 1049/2001, idet den tager hensyn til ophavsmandens beretti-
gede interesser på grundlag af de elementer, den råder over.
6. Hvis Kommissionen agter at give aktindsigt i et dokument mod ophavs-
mandens udtrykkelige ønske, underretter den ophavsmanden om, at den agter
at offentliggøre dokumentet efter ti arbejdsdage og henleder ophavsmandens
opmærksomhed på de klagemuligheder, den pågældende råder over for at
modsætte sig denne offentliggørelse.
7. Når en medlemsstat modtager en begæring om aktindsigt i et dokument fra
Kommissionen, kan den med henblik på konsultation henvende sig til generalse-
kretariatet, der fastslår, hvilket generaldirektorat eller hvilken tjenestegren i
Kommissionen der er ansvarlig for dokumentet. Det generaldirektorat eller den
tjenestegren, hvorfra dokumentet hidrører, besvarer begæringen efter at have
konsulteret generalsekretariatet.
Artikel 6
Behandling af begæringer om aktindsigt i klassificerede dokumenter
Når en begæring om aktindsigt vedrører et følsomt dokument som defineret i
artikel 9, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 eller et andet dokument, der
er klassificeret i henhold til Kommissionens sikkerhedsbestemmelser, behandles
den af tjenestemænd, der har ret til at gøre sig bekendt med dokumentet.
Ethvert fuldstændigt eller delvis afslag på aktindsigt i et klassificeret dokument
begrundes på grundlag af undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/
2001. Hvis det viser sig, at det på grundlag af disse undtagelser ikke er muligt
at give afslag på aktindsigt i et klassificeret dokument, sørger den tjenestemand,
der behandler begæringen, for, at klassifikationen fjernes fra dokumentet, indendet overgives til den person, der har fremsat begæring om det.
Der kan dog kun gives aktindsigt i et følsomt dokument, hvis der er opnået
samtykke fra den myndighed, fra hvilken dokumentet hidrører.
Artikel 7
Udøvelse af retten til aktindsigt
Dokumenterne sendes pr. post, fax eller, hvis de foreligger i elektronisk form, e-
mail afhængigt af begæringen. I tilfælde af omfangsrige dokumenter eller doku-
menter, der er svære at håndtere, kan den person, der har fremsat begæringen,
opfordres til at komme og konsultere dokumenterne på stedet. Denne konsulta-
tion er gratis.
Hvis dokumentet har været offentliggjort, består svaret i publikationshenvis-
ninger og/eller oplysninger om det sted, hvor dokumentet er til rådighed, samt
eventuelt dokumentets internetadresse på Europa-serveren.
Hvis de ønskede dokumenter er på mere end tyve sider, kan der af den person,
der har fremsat begæringen, opkræves et gebyr på 0,10 EUR pr. side plus
forsendelsesomkostninger. Bruges der fax, e-mail eller en anden forsendelses-
form, besluttes det i hvert enkelt tilfælde, hvilke udgifter der har været i den
forbindelse, idet det opkrævede beløb dog skal være rimeligt.
Artikel 8
Foranstaltninger for at lette aktindsigt i dokumenter
1. Indholdet af det register, der er omhandlet i artikel 11 i forordning (EF) nr.
1049/2001, udvides gradvis. Det anføres på Europa-serverens hjemmeside.
Registret skal indeholde dokumentets titel (på de sprog, det foreligger på), serie-
nummer, andre nyttige referencer, en anmærkning vedrørende ophavsmanden og
datoen for dets udarbejdelse eller vedtagelse.
På en hjælpeside (på alle officielle sprog) informeres borgerne om, hvorledes de
kan få fat i dokumentet. Hvis dokumentet er offentliggjort, etableres der et link
til den fuldstændige tekst.
2. Kommissionen udarbejder en praktisk vejledning med henblik på at infor-
mere borgerne om deres rettigheder i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 70
▼M2
Vejledningen stilles til rådighed i elektronisk form på alle officielle sprog på
Europa-serveren samt i papirform som en brochure.
Artikel 9
Dokumenter, offentligheden automatisk har ret til aktindsigt i
1. Bestemmelserne i denne artikel gælder kun for dokumenter, der er udar-
bejdet eller modtaget efter den dato, fra hvilken forordning (EF) nr. 1049/2001
finder anvendelse.
2. Følgende dokumenter udleveres automatisk på begæring herom og stilles
så vidt muligt direkte til rådighed i elektronisk form:
a) dagsordener for Kommissionens møder
b) de almindelige referater af Kommissionens møder, efter at de er blevet
godkendt
c) tekster vedtaget af Kommissionen, som skal offentliggøres i De Europæiske
Fællesskabers Officielle Tidende
d) dokumenter, der hidrører fra tredjemand, og som allerede er blevet offentlig-
gjort af ophavsmanden eller med dennes samtykke
e) dokumenter, der allerede er blevet offentliggjort som følge af en tidligere
begæring.
3. Når det er klart, at ingen af undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr.
1049/2001 finder anvendelse, kan følgende dokumenter videreformidles, så vidt
muligt ad elektronisk vej, for så vidt de ikke afspejler en individuel holdningeller stillingtagen:
a) efter vedtagelsen af et forslag til Rådets eller Europa-Parlamentets og Rådets
retsakt kan forberedende dokumenter hertil, som er blevet forelagt kommis-
særkollegiet under vedtagelsesproceduren, videreformidles
b) efter vedtagelsen af en retsakt, som Kommissionen har vedtaget i henhold til
sine gennemførelsesbeføjelser, kan forberedende dokumenter hertil, som er
blevet forelagt kommissærkollegiet under vedtagelsesproceduren, viderefor-
midles
c) efter vedtagelsen af en retsakt, som Kommissionen har vedtaget i henhold til
sine egne beføjelser, samt efter vedtagelsen af en meddelelse, en rapport eller
et arbejdsdokument, kan forberedende dokumenter hertil, som er blevet fore-
lagt kommissærkollegiet i forbindelse med vedtagelsesproceduren,
videreformidles.
Artikel 10
Intern organisation
Generaldirektørerne og lederne af tjenestegrenene har beføjelse til at træffe
afgørelse om, hvad der videre skal ske med oprindelige begæringer. De udpeger
med henblik herpå en tjenestemand, der skal behandle begæringerne om aktind-
sigt og koordinere sit generaldirektorats eller sin tjenestegrens stillingtagen.
Besvarelserne af oprindelige begæringer sendes til orientering til generalsekreta-
riatet.
Genfremsatte begæringer sendes til orientering til det generaldirektorat eller den
tjenestegren, der besvarede den oprindelige begæring.
Generalsekretariatet sikrer en god koordinering og en ensartet anvendelse af
disse regler i Kommissionens generaldirektorater og tjenestegrene. Det fast-
lægger med henblikherpå de nødvendige retningslinjer.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 71
▼M3
BESTEMMELSER VEDRØRENDE DOKUMENTFORVALTNING
Betragtninger:
(1) Kommissionens virksomhed og beslutninger på det politiske, lovgivnings-
mæssige, tekniske, finansielle og administrative område kommer på et
givet tidspunkt til udtryk gennem udarbejdelse af dokumenter.
(2) Disse dokumenter bør forvaltes efter regler, der finder anvendelse på samt-
lige generaldirektorater og sidestillede tjenester, da de både er den direkte
forbindelse til igangværende virksomhed og afspejler tidligere virksomhed,
som Kommissionen har gennemført i sin dobbelte egenskab af institution
og offentlig europæiskforvaltning.
(3) De ensartede regler skal sikre, at Kommissionen på ethvert tidspunkt kan
redegøre for den virksomhed, den er ansvarlig for. Således bør de doku-
menter og dossierer, der beror i et generaldirektorat eller i en sidestillet
tjeneste, udgøre institutionens hukommelse, lette informationsudvekslingen,
udgøre beviser for foretagne transaktioner og opfylde de retlige krav, tjene-
stegrenene er underlagt.
(4) Gennemførelsen af de nævnte regler nødvendiggør, at der etableres en
passende og solid organisatorisk struktur i de enkelte generaldirektorater og
sidestillede tjenester, mellem tjenestegrenene indbyrdes og i Kommissionen
som helhed.
(5) Udarbejdelse og gennemførelse af et journaliseringssystem, der er baseret på
en fortegnelse, som er fælles for samtlige Kommissionens tjenestegrene, og
som indgår i Kommissionens virksomhedsbaserede forvaltning, vil gøre det
muligt at ordne dossiererne og at forbedre åbenheden og adgangen til doku-
menter.
(6) En effektiv dokumentforvaltning er en nødvendig forudsætning for en
effektiv politik for offentlighedens adgang til Kommissionens dokumenter.
Borgernes udøvelse af denne ret til adgang vil blive lettet gennem etablering
af registre med referencer til de dokumenter, der udarbejdes eller modtages
af Kommissionen.
Artikel 1
Definitioner
I disse bestemmelser forstås ved:
—dokument : ethvert indhold, der er udarbejdet eller modtaget af Kommission-
en, og som vedrører politikker, virksomhed og beslutninger henhørende
under institutionens kompetence som led i dens officielle opgaver og uanset
det anvendte medium (skrevet på papir eller opbevaret elektronisk, lydopta-
gelse, billedoptagelse eller audiovisuel optagelse)
—dossier: en samling af dokumenter, ordnet efter institutionens virksomhed, til
anvendelse som bevis, baggrund eller information og for at sikre arbejdets
effektivitet.
Artikel 2
Formål
Nærværende bestemmelser fastsætter principperne for dokumentforvaltningen.
Dokumentforvaltningen skal sikre:
— at dokumenter oprettes, modtages og opbevares korrekt
— at ethvert dokument identificeres ved hjælp af passende kendetegn, der gør
det let at arkivere, søge og henvise til dokumentet
— at institutionens hukommelse bevares, at der opbevares beviser for de
gennemførte aktiviteter, og at tjenestegrenenes retlige forpligtelser over-
holdes
— at informationsudvekslingen kan ske på en enkel måde
— at institutionens forpligtelser til åbenhed overholdes.
Artikel 3
Ensartede regler
Dokumenterne gøres til genstand for følgende handlinger:
— registrering
— journalisering
— opbevaring
— overførsel af dossierer til de historiske arkiver.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 72
▼M3
Disse handlinger udføres under overholdelse af ensartede regler, som anvendes
af samtlige Kommissionens generaldirektorater og sidestillede tjenester.
Artikel 4
Registrering
Ethvert dokument, der modtages eller formelt udarbejdes i en tjenestegren, skal,
uanset det anvendte medium, analyses med henblikpå at fastslå, hvorledes det
skal behandles og dermed, om det skal registreres eller ej.
Ethvert dokument, der udarbejdes eller modtages af en af Kommissionens tjene-
stegrene, skal registreres, når det indeholder en væsentlig og ikke forbigående
oplysning og/eller hvis det vil kunne medføre en handling eller en opfølgning
fra Kommissionens eller en af dens tjenestegrenes side. Et dokument, der er
udarbejdet, registreres af den tjenestegren, der er ophavsmand til det, i det
system, det henhører under. Et dokument, der er modtaget, registreres af den
modtagende tjenestegren. Ved enhver senere behandling af dokumenter, der er
således registreret, skal der henvises til den oprindelige registrering.
Registreringen skal sikre, at ethvert dokument, der er udarbejdet eller modtaget
af Kommissionen eller af en af dens tjenestegrene, klart og sikkert kan identifi-
ceres, således at dokumentet kan spores igennem hele dets livscyklus.
Der oprettes registre, som indeholder referencer til dokumenterne.
Artikel 5
Journalisering
Generaldirektoraterne og de sidestillede tjenester udarbejder et journaliseringssy-
stem, som er tilpasset deres specifikke behov.
Journaliseringssystemet, som er tilgængeligt ad datamatiskvej, er tilk nyttet en
fælles fortegnelse, som er fastlagt af Generalsekretariatet for samtlige Kommis-
sionens tjenestegrene. Fortegnelsen indgår som led i forvaltningen af
Kommissionens virksomhed.
De registrerede dokumenter samles i dossierer. For hver sag henhørende under
et generaldirektorats kompetence oprettes ét officielt dossier. Hvert officielt
dossier skal være fuldstændigt og svare til tjenestegrenens virksomhed vedrø-
rende den pågældende sag.
Ansvaret for oprettelsen af et dossier og dets placering i journaliseringssystemet
for et generaldirektorat eller en sidestillet tjeneste påhviler den tjenestegren, der
er ansvarlig for det område, dossieret vedrører, i overensstemmelse med de
praktiske fremgangsmåder, der er fastsat af det enkelte generaldirektorat eller
den enkelte sidestillede tjeneste.
Artikel 6
Opbevaring
Hvert generaldirektorat eller hver sidestillet tjeneste sikrer den materielle
beskyttelse af de dokumenter, de er ansvarlige for, og deres tilgængelighed på
kort og mellemlang sigt og skal være i stand til at udarbejde eller gendanne de
dossierer, de hører til.
De administrative regler og de retlige forpligtelser er bestemmende for mini-
mumsperioden for opbevaring af et dokument.
Det enkelte generaldirektorat eller den enkelte sidestillede tjeneste fastlægger sin
interne struktur for opbevaring af dossierer. Minimumsperioden for opbevaring i
tjenestegrenene afhænger af en liste, der er fælles for Kommissionen som
helhed, og som opstilles i overensstemmelse med de i artikel 12 omhandlede
gennemførelsesbestemmelser.
Artikel 7
Udvælgelse og overførsel til de historiske arkiver
Uanset de minimumsperioder for opbevaring, der er omhandlet i artikel 6, fore-
tager det eller de centre for dokumentforvaltning, der er omhandlet i artikel 9,
med regelmæssige mellemrum og i samarbejde med de tjenester, der er ansvar-
lige for dossiererne, en udvælgelse af de dokumenter og dossierer, som senere
kan overføres til Kommissionens historiske arkiver. Efter vurdering af forsla-
gene kan de historiske arkiver afvise overførslen af dokumenter eller dossierer.
Enhver beslutning om afvisning skal begrundes og meddeles den berørte tjene-
stegren.
Dossierer og dokumenter, som tjenestegrenene ikke længere har brug for at
opbevare, overføres senest 15 år efter deres udarbejdelse via centret for doku-2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 73
▼M3
mentforvaltning og under generaldirektørens ansvar til Kommissionens histo-
riske arkiver. Disse dossierer eller dokumenter undergår derefter en sortering,
der foregår efter de regler, der er fastsat i de i artikel 12 omhandlede gennem-
førelsesbestemmelser, og som har til formål at adskille dokumenter, der bør
opbevares, fra dokumenter uden nogen administrativ eller historisk interesse.
De historiske arkiver råder over særlige depoter til opbevaring af de således
overførte dossierer og dokumenter. De stiller efter anmodning dokumenter og
dossierer til rådighed for det generaldirektorat eller den sidestillede tjeneste, de
hidrører fra.
Artikel 8
Klassificerede dokumenter
Klassificerede dokumenter behandles under overholdelse af de gældende sikker-
hedsregler.
Artikel 9
Centre for dokumentforvaltning
Under hensyntagen til det enkelte generaldirektorats og den enkelte sidestillede
tjenestes struktur og arbejdsbetingelser etablerer disse et eller flere centre for
dokumentforvaltning.
De pågældende centre for dokumentforvaltning har til opgave at sikre, at de
dokumenter der udarbejdes eller modtages i deres generaldirektorat eller sidestil-
lede tjeneste, forvaltes i overensstemmelse med de fastsatte regler.
Artikel 10
Ansvarlig for dokumentforvaltning
Den enkelte generaldirektør eller chef for en tjeneste udpeger en ansvarlig for
dokumentforvaltning.
I forbindelse med etableringen af et moderne og effektivt system for forvaltning
af dokumenter og journalisering har den ansvarlige for dokumentforvaltning til
opgave:
— at fastslå, hvilken type dokumenter og dossierer der er specifikke for det
pågældende generaldirektorats eller den pågældende sidestillede tjenestes
virksomhed
— at udarbejde og ajourføre oversigten over de eksisterende specifikke data-
baser og systemer
— at udarbejde klassificeringsplanen for det pågældende generaldirektorat eller
den pågældende sidestillede tjeneste
— at udarbejde de specifikke regler og procedurer for det pågældende general-
direktorat eller den pågældende sidestillede tjeneste, som skal anvendes til
forvaltning af dokumenter og dossierer, og at overvåge deres anvendelse
— inden for det pågældende generaldirektorat eller den pågældende sidestillede
tjeneste at foranstalte uddannelse af det personale, der står for gennem-
førelse, kontrol og opfølgning at de regler for forvaltning, som eromhandlet i disse bestemmelser.
Den ansvarlige for dokumentforvaltning sikrer den horisontale koordinering
mellem centret/centrene for dokumentforvaltning og de øvrige berørte tjeneste-
grene.
Artikel 11
Fællestjenstlig gruppe
Der oprettes en fællestjenstlig gruppe af ansvarlige for dokumentforvaltning,
hvis formandskab varetages af Generalsekretariatet, og som har til opgave:
— at overvåge, at disse bestemmelser anvendes korrekt og på en ensartet måde
i tjenestegrenene
— at løse eventuelle problemer, som anvendelsen af bestemmelserne måtte give
anledning til
— at bidrage til udarbejdelsen af de gennemførelsesbestemmelser, der er
omhandlet i artikel 12
— at videreformidle generaldirektoraternes og de sidestillede tjenesters behov
for uddannelse og bistand.
Møder i den fællestjenstlige gruppe indkaldes af formanden, enten på dennes
eget initiativ eller efter anmodning fra et generaldirektorat eller en sidestillet
tjeneste.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 74
▼M3
Artikel 12
Gennemførelsesbestemmelser
Gennemførelsesbestemmelserne til nærværende bestemmelser vedtages og ajour-
føres regelmæssigt af generalsekretæren i samarbejde med generaldirektøren for
Generaldirektoratet for Personale og Administration, efter forslag fra den fælle-stjenstlige gruppe af ansvarlige for dokumentforvaltning.
Ved ajourføringen skal der bl.a. tages hensyn til:
— udviklingen af ny informations- og kommunikationsteknologi
— udviklingen på dokumentationsområdet og resultaterne af forskningen på
fællesskabsplan og internationalt plan, herunder fremkomsten af normer på
området
— Kommissionens forpligtelser vedrørende åbenhed og offentlighedens adgang
til dokumenter og dokumentregistre
— udviklingen med hensyn til standardisering og udformning af Kommission-
ens og dens tjenestegrenes dokumenter
— de fastsatte regler vedrørende elektroniske dokumenters bevisværdi.
Artikel 13
Iværksættelse i tjenestegrenene
Den enkelte generaldirektør eller chef for en tjeneste etablerer den organisato-
riske, administrative, materielle og personalemæssige struktur, som er
nødvendig for, at tjenestegrenene kan anvende disse bestemmelser og deres
gennemførelsesbestemmelser.
Artikel 14
Oplysning, uddannelse og bistand
Generalsekretariatet og Generaldirektoratet for Personale og Administration
iværksætter de oplysnings- og uddannelsesforanstaltninger og den bistand, der
er nødvendig for gennemførelsen og anvendelsen af disse bestemmelser i gene-
raldirektoraterne og de sidestillede tjenester.
Ved fastlæggelsen af uddannelsesforanstaltningerne tager de behørigt hensyn til
generaldirektoraternes og de sidestillede tjenesters behov for uddannelse og
bistand, sådan som disse behov er videreformidlet af den fællestjenstlige gruppe
af ansvarlige for dokumentforvaltning.
Artikel 15
Gennemførelse af bestemmelserne
Generalsekretariatet pålægges at overvåge gennemførelsen af disse bestem-
melser i koordination med generaldirektørerne og cheferne for tjenesterne.2000Q3614 — DA — 24.01.2002 — 003.001 — 75