Podle pravidla 61 odst. 2 nařízení č. 2868/95, kterým se provádí nařízení č. 40/94 o ochranné známce Společenství, ve znění pozdějších předpisů, lze doručování Úřadu pro harmonizaci na vnitřním trhu (ochranné známky a vzory) provádět faxem. Doručení faxem je možné u každého rozhodnutí Úřadu a tedy i rozhodnutí odvolacích senátů.

Pravidlo 65 odst. 1 nařízení č. 2868/95 nadepsané „Doručení faxem a jinými technickými komunikačními prostředky“ stanoví, že „[d]oručení faxem se považuje za provedené dne, kdy zpráva byla přijata faxovým přístrojem adresáta“. Pravidlo 70 odst. 2 uvedeného nařízení upravující „Počítání lhůt“ rovněž uvádí, že „[j]e-li touto skutečností doručení, považuje se za rozhodnou skutečnost přijetí doručovaného dokumentu, není-li stanoveno jinak“.

Judikatura totiž rozlišuje mezi předáním aktu jeho adresátovi, které je vyžadováno pro účely řádného doručení, na jedné straně, a skutečným seznámením se s uvedeným aktem, jež není nezbytné k tomu, aby bylo doručení považováno za řádné, na straně druhé. Podle uvedené judikatury není platné doručení adresátovi vázáno na podmínku, že s ním byla osoba, která je podle interních pravidel v rámci struktury adresáta příslušná pro danou oblast, obeznámena, jelikož rozhodnutí bylo řádně doručeno, pokud bylo jeho adresátovi předáno a tento byl s to se o něm dozvědět. Pro účely posouzení, zda došlo k řádnému doručení, se tedy přihlíží pouze k vnějšímu aspektu, tedy řádnému předání jeho adresátovi, a nikoli k aspektu vnitřnímu, který souvisí s interním fungováním v rámci adresátovy struktury.

Z toho vyplývá, že při určování data, ke kterému došlo k přijetí doručení, musí být vzat v úvahu pouze vnější aspekt tohoto doručení, tedy formální a řádné přijetí v rámci subjektu, který je adresátem, bez ohledu na skutečné přijetí a obeznámení se s ním v tomto rámci. Tento závěr není zpochybněn požadavkem judikatury, podle něhož doručení znamená, že adresát musí být s to se o doručeném aktu dozvědět. Je tím totiž zamýšlena povinnost doručující osoby vytvořit podmínky, aby se adresát mohl o doručení dozvědět, tedy povinnost týkající se prostředku (odpovídající vnějšímu aspektu doručení), a nikoli povinnost zasahovat do vnitřního fungování tohoto adresáta za účelem zaručit toto obeznámení se s daným dokumentem, tedy povinnost dosáhnout určitého výsledku (odpovídající vnitřnímu aspektu doručení).

Tribunál tedy judikoval, že předložení zpráv o přenosu faxu ze strany Úřadu, které obsahují informace průkazné povahy, postačuje k prokázání toho, že uvedený fax jeho adresát přijal. Faxy jsou totiž pojímány tak, že každý problém související s přenosem, ale také s přijetím je signalizován upozorněním o chybě, jež uvede právě u odesílatele důvod nepřijetí, který je mu sdělen faxem adresáta, a že v případě nesdělení takového problému je generována zpráva o uskutečněném přenosu. Chybí-li tedy zpráva o chybě a byla-li předložena zpráva o přenosu obsahující poznámku „ok“, lze mít za to, že odeslaný fax jeho adresát přijal.

Kdyby navíc až obeznámení se se sporným faxem umožňovalo konstatovat jeho přijetí zástupcem žalobkyně, bylo by pro Úřad nemožné prokázat skutečné doručení rozhodnutí a den, k němuž jej jeho adresát přijal, a to i za předpokladu, že by bylo uvedené rozhodnutí náležitě doručeno jeho adresátovi. Výchozí bod pro běh lhůty pro podání žaloby proti rozhodnutím senátů Úřadu by závisel na nahodilých okolnostech, které jsou nezávislé na náležité péči, s níž Úřad rozhodnutí doručil, přestože lhůty pro podání žaloby byly zavedeny právě proto, aby zajistily právní jistotu.

(viz body 14, 15, 19 až 22)