V zájmu účinnosti a za účelem dalších v současnosti zveřejňovaných statistik, které jsou vyžadovány stávajícím právním rámcem, by měla být zvážena rozšířená odpovědnost agentury eu-LISA při vytváření/zveřejňování statistik pro každý systém. Ze stejného důvodu by mohlo být vhodné prozkoumat možnost pověřit agenturu eu-LISA vytvářením zpráv o kvalitě údajů a o analýze údajů (tj. zprávy o analýzách údajů obsažených v systémech členskými státy a vyžadování přístupu k údajům v systémech).

Obtíže spojené se stávajícím rozdělením odpovědností mezi agenturu eu-LISA a Komisi ohledně komunikační infrastruktury by mohly být řešeny tím, že by agentura nesla plnou odpovědnost za řízení komunikační infrastruktury, a převedením souvisejícího rozpočtu a úkolů, které v současné době řídí Komise. Současné rozdělení úkolů již není smluvně ani jinak nutné a převedení by zjednodušilo vztah mezi dodavatelem a agenturou při současné minimalizaci řídící a správní režie a souvisejících nákladů.

Tato zpráva se týká závěrů hodnocení vymezených v přiloženém pracovním dokumentu útvarů Komise o hodnocení agentury eu-LISA a zprávy o externím hodnocení (oddíl 2). Tato zpráva dává hodnocení a roli agentury do širší perspektivy a přihlíží k dalšímu faktickému, právnímu a politickému vývoji (viz oddíl 3).

Tato zpráva vychází ze závěrů externího posouzení činnosti agentury, které zahrnovalo období od prosince 2012 do září 2015. Zřizující nařízení (čl. 31 odst. 2) stanoví, že na základě hodnocení vydává Komise po konzultaci se správní radou doporučení o změnách nařízení a předkládá je společně se stanoviskem správní rady a příslušnými návrhy Evropskému parlamentu, Radě a evropskému inspektorovi ochrany údajů. Tato zpráva se zaměřuje na doporučení, která se týkají změn zřizujícího nařízení. Správní rada agentury eu-LISA přijala dne 21. března 2017 akční plán, který by měl navazovat na závěry hodnocení, jež nevyžadují změny zřizovacího nařízení.

Činnosti v oblasti odborné přípravy jsou v zásadě v souladu s potřebami vnitrostátních orgánů. Mohlo by však být nezbytné další sladění odborné přípravy s technickými potřebami.

Agentura eu-LISA účinně reaguje na nové úkoly, zejména DubliNet, VISION a provádění pilotního projektu Inteligentní hranice.

Tento pilotní projekt, který byl jinak dobře prováděn, upozornil na potřebu, aby agentura posílila svou kapacitu v oblasti finančního řízení, pokud jde o řízení grantů EU. Hodnocení potvrdilo, že pokud by byl agentuře eu-LISA svěřen vývoj rozsáhlých informačních systémů, nemohla by jej se svými současnými zdroji, nedostatečným projektovým řízením a kapacitou vývoje zvládnout. V oblasti partnerství a vztahů s ostatními agenturami EU vypracovala agentura eu-LISA ujednání o spolupráci a účinné pracovní dohody s nejrelevantnějšími agenturami v oblasti spravedlnosti a vnitřních věcí. Mělo by však být zajištěno plnění tohoto mandátu a také bylo zjištěno riziko ztráty zaměření na priority hlavní činnosti, např. prostřednictvím úsilí agentury eu-LISA o poskytování služeb jiným agenturám.

Dalším velmi významným bodem je lepší využívání potenciálu poradních skupin na základě zajištění, aby s nimi byly s dostatečným předstihem konzultovány programové dokumenty a aby tyto skupiny poskytovaly podklady. Agentura by měla dále posílit svou podporu ochrany údajů ve Štrasburku, a to buď převedením pověřence pro ochranu osobních údajů z Tallinu do Štrasburku, nebo jmenováním zástupce tohoto pověřence s cílem posílit komunikaci s technickým personálem ve Štrasburku a poskytovat pomoc tomuto personálu v záležitostech ochrany údajů.

2.2.2 Efektivita

Při provádění úkolů v rámci svého mandátu sladila agentura eu-LISA efektivně své funkce, činnosti a vnitřní procesy s řízením rámce IT. Měla by však posoudit rozvržení zdrojů na dané úkoly, aby bylo zajištěno, že jsou k dispozici dostatečné personální zdroje pro řízení projektu na základě projektových potřeb. Agentura eu-LISA postupně vyvíjí strategii v oblasti zadávání zakázek a smluvních ujednání. Agentura také učinila určitý pokrok v oblasti důslednosti a vyjasnění klíčových programových dokumentů a předkládaných zpráv, které jsou hlavním zdrojem celkového posuzování výkonnosti. Je zde však i nadále prostor pro zlepšení programových mechanismů a mechanismů předkládání zpráv a jejich transparentnosti. V oblasti organizačních řešení, lidských zdrojů a procesů agentura jednala v souladu s rozpočtovým procesem, ale kromě řádného zapojení všech dotčených stran včetně technického personálu agentury, který by mohl potenciálně poskytnout větší vstupy do rozpočtového procesu, kdyby se jeho úloha posílila, by se také mohla více podílet na poradních skupinách tím, že by jim poskytovala všechny příslušné informace o projektech, které musejí posuzovat za účelem poskytnutí odpovídajícího doporučení správní radě.

Hodnocení bylo zaměřeno zejména na uspořádání s více pracovišti. Srovnávací analýza všech možných scénářů, které jsou podrobně popsány ve zprávě o externím hodnocení, poskytla potřebné ujištění, že bezpečnostní úvahy pro zřízení hlavního místa systémů ve Francii a záložního místa systémů , resp. v Rakousku jsou i nadále platné. To samé platí i pro politické úvahy vedoucí ke zřízení sídla agentury v Estonsku. Za odůvodněné a přiměřené jsou proto považovány i další přímé a nepřímé náklady spojené s uspořádáním agentury na bázi více pracovišť.

V oblasti plánování zavedla agentura eu-LISA odpovídající postupy pro přípravu ročního pracovního programu a rozpočtu. Dále zavedla odpovídající a vhodné účetní postupy a systémy, které jsou v souladu s obecnými postupy v EU. To lze dále zlepšit inkluzivnějším zapojením zúčastněných stran a poradních skupin, zejména:

·prováděním systematických hodnocení ex ante a ex post programů a činností, které jsou spojeny se značnými výdaji, jak vyžaduje čl. 29 odst. 5 nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1271/2013 a finanční nařízení agentury, a

·propojením rozpočtového výkaznictví s prováděním ročního pracovního programu, a to způsobem, který je více synchronizovaný a transparentní. Zavedení systému řízení podle činností a podrobnějších odhadů víceletého rozpočtu by dále agentuře eu-LISA umožnilo získat lepší finanční přehled o jejích činnostech a současně by to usnadnilo její plánování.

Nové úkoly plní obecně agentura eu-LISA efektivně. Mohla by však lépe řídit využívání externích zdrojů, a to prostřednictvím posílení interních kapacit, a stát se méně závislou na externích poskytovatelích. Agentura eu-LISA také zavedla odpovídající politiky, procesy a postupy pro řízení, strukturování a organizování činností. Agentura by však měla přijmout opatření k jejich pravidelné aktualizaci. Správa fungovala v souladu s ustanoveními o správě ve zřizujícím nařízení a v jednacím řádu. Mělo by však být zlepšeno zapojení poradenských skupin, a to prostřednictvím zvýšení jejich aktivního a včasného zapojení do přípravy dokumentů pro správní radu (zejména ročních pracovních programů a zpráv o činnosti) i do posuzování projektů plánovaných agenturou eu-LISA a do stanovování jejich priorit. Mělo by být přehodnoceno využívání písemného postupu tak, aby nebyla v tichosti přijímána důležitá rozhodnutí, která mají zásadní finanční dopad a je nutné je prodiskutovat na správní radě.

2.2.3 Soudržnost

S výjimkou příležitostných zásahů, které byly v rozporu s politickým směřováním Komise nebo které nesprávně vykládaly její mandát, jednala agentura eu-LISA celkově v souladu s hlavními zúčastněnými osobami, bez ohledu na to, zda se jednalo o Komisi a jiné orgány nebo o členské státy a přidružené země.

Agentura vyvíjela dlouhodobé úsilí o zavedení strategie řádné spolupráce, aby přijetím strategie řízení zúčastněných subjektů strukturovaně zapojila různé zúčastněné subjekty.

V oblasti účinné spolupráce s Komisí existuje silný rámec ve zřizujícím nařízení a v memorandu o porozumění mezi Komisí a agenturou. Mohlo by však dojít ke zlepšení přípravy i obsahu programových dokumentů agentury eu-LISA a k jejich důslednému sladění s jejím mandátem a se stanovisky Komise. Jak je zdůrazněno v posouzení účinnosti agentury, hodnocení došlo k závěru, že lze doporučit převod odpovědností Komise na agenturu, pokud jde o komunikační infrastrukturu, aby došlo ke zlepšení soudržnosti ohledně řízení příslušných úkolů. Agentura má technickou způsobilost a kapacitu k tomu, aby tyto úkoly řešila, a jejich převod by rovněž mohl vést ke zlepšení účinnosti.

2.2.4 Relevance a přidaná hodnota

Hodnocení obecně poskytlo potřebné ujištění, že vytvoření agentury eu-LISA přineslo přidanou hodnotu, zejména díky spojení tří systémů pod „jednu střechu“, sdružení odborných znalostí, využití součinností a umožnění flexibilnějšího rámce, než jak to bylo možné dříve. Hlavním úspěchem agentury eu-LISA od jejího založení je její schopnost zajišťovat jednotné a stabilní prostředí pro provoz a údržbu systémů na centrální úrovni. To přispělo ke koordinovanému, efektivnímu a soudržnému prostředí IT pro řízení informačních systémů, které podporují zavádění politik v oblasti spravedlnosti a vnitřních věcí. Zřízení jediného řídícího orgánu pro účely převzetí provozního řízení tří informačních systémů vede k vytváření přidané hodnoty na vysoké úrovni, pokud agentura vykonává své úkoly účinně a efektivně.

Na základě hodnocení však dosud není možné říci, zda vedlo vytvoření agentury eu-LISA ke zvýšení efektivity prostřednictvím úspor z rozsahu. Z důvodu rozdílnosti ve způsobu zaznamenávání nákladů před převedením systémů pod agenturu a po něm a vzhledem k neexistenci interního postupu zaznamenávání pro měření veškerých nákladů spojených s každým systémem nelze provést celkové srovnávací hodnocení.

Porovnání provozních nákladů odhalilo potřebu agentury zajistit, aby byly náklady pro každý systém jasně zaznamenány (řízení podle činností) a bylo tak možné stanovit, zda byly splněny cíle v oblasti účinnosti. Ačkoli byly na administrativní a organizační úrovni jednoznačně vytvořeny součinnosti, architektura orientovaná na služby pro informační systémy se stále vyvíjí.

3. Vývoj po období hodnocení