ZPRÁVA KOMISE RADĚ SHRNUTÍ EVROPSKÁ SKUPINA PRO ARCHIVNICTVÍ ARCHIVY V EVROPĚ PŘED VÝZVAMI DIGITÁLNÍHO VĚKU 2. zpráva Radě o pokroku /* COM/2012/0513 final */





ZPRÁVA KOMISE RADĚ SHRNUTÍ EVROPSKÁ SKUPINA PRO ARCHIVNICTVÍ ARCHIVY V EVROPĚ PŘED VÝZVAMI DIGITÁLNÍHO VĚKU 2. zpráva Radě o pokroku Souvislosti V listopadu 2005 Rada ministrů přijala doporučení o posílení archivní spolupráce v Evropě.[1] Doporučení požadovalo vytvoření Evropské skupiny pro archivnictví (dále jen „EAG“) složené z odborníků jmenovaných členskými státy a orgány EU s cílem zajistit spolupráci a koordinaci v obecných otázkách týkajících se archivů. Rada dále doporučila řadu prioritních opatření, kterými by se EAG měla řídit. V roce 2008 předložila EAG Radě zprávu o pokroku v souvislosti s provedením doporučení z roku 2005[2]. Ve zprávě EAG poznamenala, že digitální vedení záznamů mění vztahy mezi archivními službami a tvůrci záznamů, stejně jako roli, kterou archivy a archiváři plní ve veřejné správě a ve společnosti. Ve zprávě EAG dospěla k závěru, že archivní služby by měly přezkoumat svou roli podrobněji a posoudit významnost stávajících archivních konceptů, postupů a procesů. Čtyři roky po své první zprávě o pokroku předkládá EAG navazující zprávu. Zpráva byla přijata Evropskou skupinou pro archivnictví na jejím zasedání v Kodani dne 30. května 2012. Spolupráce v oblasti archivů v Evropě Evropská skupina pro archivnictví (EAG), vytvořená na počátku roku 2006, nadále podporuje a koordinuje spolupráci mezi archivy na evropské úrovni, zejména tam, kde to může způsobit skutečný přínos. EAG se schází dvakrát ročně. Od druhého pololetí roku 2009 jsou její zasedání organizovány společně se zasedáním Evropské rady národních archivářů (EBNA) a jsou pořádány v krajině předsedající EU. EAG nadále poskytuje obecné směry a pokyny k provádění prioritních opatření doporučení, zejména v těchto oblastech: Ochrana a prevence katastrof Evropská interdisciplinární spolupráce v oblasti elektronických dokumentů a archivů Zřízení a vedení internetového portálu pro archivy v Evropě EAG dále přezkoumala výzvy pro archivy v digitálním věku uvedené ve zprávě z roku 2008. Její závěry a doporučení jsou uvedeny v přiložené zprávě a jsou shrnuty níže. Archivy v digitálním věku Rozšířené používání informačních a komunikačních technologií mění roli, kterou archivy plní ve společnosti. Evropská skupina pro archivnictví přezkoumala výzvy, které tyto změny představují pro archivy, zejména v následujících oblastech: · Měnící se role archivů Vnitrostátní archivy se aktivně zaměřují na své současné a budoucí úkoly v digitálním světě. Vnitrostátní archivy se budou snažit o vyvážení svého poslání a úkolů s jinými zájmy. Za tímto účelem budou usilovat o užší spolupráci s jinými orgány a sítěmi pro správu informací, včetně orgánů elektronické veřejné správy. · Přístup do archivů na místě versus přístup do archivů on-line Přístup k archivům v celé Evropě se mění s tím, jak jsou technologie internetu stále rozšířenější a jak archivy dále zpřístupňují stále více materiálu on-line. Otázkou je, jakou prioritu by vnitrostátní archivy měly dávat různým typům přístupu. Archivy musí zjišťovat potřeby svých uživatelů, aby definovaly rovnováhu mezi službami poskytovanými na místě a on-line a pak rozhodly, které služby by měly být rozvinuty. · Archivy a směrnice o opakovaném použití informací veřejného sektoru[3] Podpora veřejného používání informací obsažených v archivech je součástí poslání vnitrostátních archivních institucí. Nicméně opakované využívání archivů[4] soukromým sektorem vyvolává různé otázky ohledně autenticity údajů, práv duševního vlastnictví, ochrany údajů, rovnováhy mezi veřejnými a soukromými službami a jejich zpoplatňováním. · Digitalizace Digitalizace a on-line publikování umožňuje archivům dát více materiálu k dispozici jak pro akademickou obec, tak i pro širší veřejnost. To také usnadňuje opětovné používání informací z archivů. Nicméně, zpřístupňování informací on-line není bezplatná činnost a kapacity vnitrostátních archivů pro digitalizaci jejich sbírek se mohou částečně řídit možnostmi financování. · Náklady a financování Nalezení odpovídajících způsobů financování digitalizace má zásadní význam pro otevření on-line přístupu k archivnímu dědictví Evropy. Archivní instituce se proto domnívají, že je důležité kromě evropského programu digitalizace rozvíjet taky společný evropský program financování. Závěry Role archivů se mění z důvodu jejich účasti v řetězci moderní informační společnosti a digitálních informací. Nejde jen o technickou záležitost, ale otázku spojenou s účastí archivů na elektronické veřejné správě. Zároveň si archivy zachovají mnoho ze svých tradičních povinností jako správců a poskytovatelů informací, či garantů jejich pravosti. U informací z archivů spoléháme na to, že poskytují autentické a důvěryhodné zdroje pro retrospektivní odpovědnost správních orgánů. Aby vnitrostátní archivy mohly plnit své povinnosti, je nutné, aby se také podílely na vytváření pravidel pro digitální správu záznamů v raných fázích životního cyklu dokumentu. Archivy by měly dělat více proto, aby se zapojily do řízení obchodních procesů veřejné správy, a to nejen z technologického hlediska, ale také tím, že vytvoří nové vize o archivních institucích samotných a o jejich napojení na veřejnou správu. Uchovávání digitálních záznamů a poskytování přístupu k již digitálně vytvořenému materiálu patří k základním povinnostem vnitrostátních archivů. Přenos zvyšujícího se množství již digitálně vytvořených záznamů zvyšuje potřebu vytvořit udržitelnou technickou, organizační a intelektuální infrastrukturu, aby byl digitální materiál trvale přístupný a byla zajištěna jeho spolehlivost. To bude vyžadovat značné úsilí archivů, přičemž základ úspěchu tvoří sdílení zkušeností a rozvoj společných strategií. Vnitrostátní archivy si jsou vědomy, že je důležité zajistit, aby občané po celé EU měli on-line přístup k bohatému archivnímu dědictví Evropy. Bruselská deklarace o digitálním přístupu k archivům z roku 2010[5] zdůrazňuje jejich záměr, aby se v co největší možné míře na podporu otevřeného přístupu k evropskému archivnímu bohatství využívalo digitálních technologií. Je však třeba poznamenat, že to klade zvláštní kvalitativní požadavky na popisné informace a schopnost archivů zaručit pravost digitálních záznamů. Archivy v Evropě spolupracují při řešení problémů moderní informační společnosti, i když se snaží i nadále plnit taky své tradiční povinnosti vůči veřejné správě a občanům. Archivy se chlubí již dvě desetiletí dlouhou historií spolupráce v Evropě. Budou se i nadále učit od sebe navzájem, a všude tam, kde je to možné, spolupracovat na vývoji nových norem, postupů a řešení, aby učinily další krok k tomu stát se plnoprávným partnerem v moderní informační společnosti. Vnitrostátní archivy prověří možnosti, jak by mohly blíže spolupracovat, aby dokázaly čelit budoucím výzvám a vytvořit novou koncepci pro další roky spolupráce. Budou koordinovat své úsilí, mezi sebou i s dalšími institucemi EU, prostřednictvím Evropské rady národních archivářů i Evropské skupiny pro archivnictví. Kromě toho se budou vnitrostátní archivy snažit ještě více spolupracovat s dalšími subjekty zapojenými v oblasti správy informací a eGovernmentu. Cílem vnitrostátních archivů je, aby se staly plnoprávným partnerem v rozvoji politiky EU v oblasti veřejně přístupných dat a on-line přístupu k informacím. Rozhodnutí a doporučení Rozhodnutí (1) Vnitrostátní archivy budou spolupracovat na vytvoření společné digitální agendy pro archivy, která spojuje evropské cíle s ambicemi a úsilím jednotlivých států. Budou zkoumat, jak archivy mohou přispět k udržitelnému projektu Nadace pro evropský portál archivnictví (Archiv Portal Europe Foundation) po roce 2015. EAG se bude snažit podporovat společnou politiku pro archivy v rostoucím evropském informačním prostoru a bude zkoumat, jak základní archivní hodnoty mohou najít své uplatnění v rámci nových digitálních poznatků. Zvláštní pozornost bude věnována interoperabilitě, dlouhodobé dostupnosti dat, trvalým identifikátorům, veřejně přístupným datům a hodnocení. (2) Vnitrostátní archivy budou spolupracovat, aby do roku 2015 zpřístupnily on-line: – Hlavní zdroje, které pomáhají občanům lépe pochopit vztahy mezi zeměmi a jejich správami v historii a při budování Evropy, jakož i rozmanitost národních kultur, tradic a identit. – Archivní „exponáty“ každého členského státu. – Sbírky týkající se významných historických událostí a výročí. (3) Vnitrostátní archivy budou těsněji spolupracovat s ostatními orgány s cílem zajistit, aby archivní zájmy, jako je zachování údajů a přístup k nim, byly v rovnováze s jinými zájmy, jako je ochrana údajů. Zavazují se například vypracovat Etický kodex pro archivy v rámci návrhu nařízení EU o ochraně údajů, které budou projednány s ostatními zúčastněnými stranami. Doporučení (4) Vnitrostátní archivy by měly být partnery vlád při stanovování norem pro správu elektronických záznamů. Budou i nadále spolupracovat s ostatními organizacemi veřejného i soukromého sektoru v DLM fóru s cílem podpořit další rozvoj směrnic a norem, jako je Modular Requirement for Records Systems (MoReq2010). (5) Společné normy pro on-line služby by měly být sdíleny. Je třeba přezkoumat rozvíjející se roli sociálních sítí a její potenciální vliv na poskytování archivních služeb. (6) Archivní organizace by měly spolupracovat při překonávání překážek a podporovat rozsáhlejší opětovné používání informací z archivů. Je třeba vytvořit společný model vycházející ze stávajících osvědčených postupů v Evropě, který lze použít jako rámec pro archivy, které dosud nemají politiku pro opětovné použití. Tento model by měl zahrnovat způsob, jak získat licenci na obsah k opětovnému použití a zaručovat autenticitu, stejně jako možnosti pro zpoplatnění nebo volný přístup. Archivy by měly sdílet své zkušenosti s knihovnami a muzei a provádět další výzkum toho, co zákazníci a potenciální zákazníci hledají. EAG by měla podporovat osvědčené postupy v této oblasti, zastávat zájmy odvětví a zároveň zdůrazňovat, že archivy obsahují bohatství dat s potenciálem pro opětovné použití. (7) Vnitrostátní archivy by měly sdílet své znalosti a zkušenosti a vyměňovat si informace o přístupech k digitalizaci archivního materiálu. Rozvoj celoevropské strategie, včetně modelů a společných norem pro digitalizaci, by mohl pomoci jednotlivým archivům usměrnit proces digitalizace programů a přispěl by k větší interoperabilitě mezi zeměmi. Je rovněž nezbytné přezkoumat financování digitalizačních programů. Měly by archivy zavést poplatky za doplňkové služby, jako jsou třeba on-line přístup, a pokud ano, v jakých případech? EAG by měla vydat doporučení týkající se digitalizace pro on-line přístup a podporovat rozvoj vhodných strategií. (8) Přenos a uchování rostoucího množství již digitálně vytvořených záznamů vyžaduje intenzivnější spolupráci a výměnu osvědčených postupů a řešení mezi vnitrostátními archivy. Pokud je to možné, měly by vypracovat společné koncepce a řešení s ohledem na stávající projekty v této oblasti.[6] Je třeba lépe kvantifikovat finanční prostředky potřebné pro již digitálně vytvořený archivní materiál tak, aby archivy měly lepší přehled o nákladech a o tom, jak by měly být omezené rozpočty rozděleny mezi tradiční a digitální média. Náklady na zachování již digitálně vytvořených záznamů by měly být posuzovány s větší přesností, např. prostřednictvím zlepšených nákladových modelů, s cílem poskytnout vnitrostátním archivům lepší nástroje k předvídání potřebného financování v průběhu času. [1] Úř. věst. L 312, 29.11.2005, s. 55. [2] Zpráva Radě o pokroku SEK(2008) 2364; KOM(2008) 500. [3] Úř. věst. L 345, 31.12.2003, s. 90. [4] V prosinci 2011 Evropská komise navrhla revizi směrnice o informacích veřejného sektoru, na základě které archivy, muzea a knihovny budou spadat do oblasti působnosti směrnice, i když jejich povinnosti nejsou tak rozsáhlé jako u jiných orgánů veřejného sektoru. [5] Bruselská deklarace byla přijata Evropským výborem národních archivářů (EBNA) v Bruselu dne 19. listopadu 2010. [6] Například projekty jako PLANETS, PRESTOSPACE a Digital Preservation Europe.