PŘIPOMÍNKY ÚČETNÍHO DVORA

ADMINISTRATIVNÍ VÝDAJE ORGÁNŮ A INSTITUCÍ SPOLEČENSTVÍ

Úvod

10.1 Tato kapitola se zabývá administrativními výdaji orgánů a jiných institucí. Prostředky odpovídající těmto výdajům spravuje každý orgán nebo instituce přímo. Používají se na výplatu mezd, peněžních příspěvků a penzí osob pracujících pro orgány Společenství a také nájemného, nákupů a různých výdajů. V roce 2005 činily administrativní výdaje orgánů a institucí Evropské unie 6 191 miliónů EUR, jak je dále uvedeno v tabulce 10.1 .

Tabulka 10.1 – Platby podle orgánů a institucí (v mil. EUR) 2004 2005 Evropský parlament 1 166 1 235 Rada 507 533 Komise 3 721 3 952 Soudní dvůr 216 211 Účetní dvůr 84 92 Evropský hospodářský a sociální výbor 92 96 Výbor regionů 63 64 Evropský veřejný ochránce práv 5 6 Evropský inspektor ochrany údajů 1 2 Celkem 5 856 6 191

Zvláštní posouzení v rámci prohlášení o věrohodnosti

Rozsah auditu

10.2 Audit posuzoval legalitu a správnost příslušných uskutečněných operací, zachycených na účtech administrativních výdajů, aby bylo možné poskytnout zvláštní posouzení spolehlivosti konsolidované účetní závěrky v rámci prohlášení o věrohodnosti. Účetní dvůr provedl testy věcné správnosti reprezentativního vzorku operací a zhodnotil systémy dohledu a kontroly zavedené schvalujícími osobami orgánů a institucí. 10.2 ODPOVĚĎ EVROPSKÉHO PARLAMENTU Vlastní hodnocení minimálních norem řízení a vnitřní kontroly stanovených pro rok 2005 pověřenými schvalujícími osobami, jež proběhla v Evropském parlamentu, ukazují, že systémy kontroly a dohledu zavedené schvalujícími osobami stále získávají na kvalitě a spolehlivosti, v závislosti na uplatňování akčních plánů a doporučení interního auditora.

10.3 Předchozí audity provedené Účetním dvorem ukázaly, že zjištěné chyby neměly ani závažný charakter, ani nebyly způsobeny významnými nedostatky v kontrolních systémech. Výsledky kontroly opatření přijatých v návaznosti na připomínky z předchozích výročních zpráv jsou uvedeny v tabulce 10.2 . 10.3 ODPOVĚĎ EVROPSKÉHO PARLAMENTU Viz odpověď v posledním sloupci tabulky 10.2. 10.3 ODPOVĚĎ RADY Účetní dvůr v tabulce 10.2 uvádí opatření přijatá v návaznosti na předchozí připomínky, konkrétně proplácení dodatečné dovolené za kalendářní rok. Na jedné straně soudí, že generální sekretariát Rady přijal vhodná opatření s cílem postupně odstranit nahromaděné náhradní volno, ale na druhé straně uvádí, že vyplácení dodatečné dovolené za kalendářní rok, jež je nedílnou částí přijatých opatření, by mělo být zastaveno.

Generální sekretariát si je plně vědom toho, že některá vnitřní pravidla týkající se náhrady za práci mimo standardní pracovní dobu přesáhla rámec služebního řádu a jsou tedy „praeter legem“. Tato pravidla byla navržena v zájmu zohlednění dopadu zvláště náročné pracovní doby (především zasedání trvající dlouho do noci nebo zasedání během svátků) vynucené politickými závazky spojenými se zvláštní úlohou, kterou Rada hraje v legislativním procesu, na zdraví úředníků. Na základě několika zásadních změn pracovních metod Rady však generální sekretariát Rady přijal celou řadu opatření zaměřených na nápravu odchylek, které v průběhu let vznikly. Cílem těchto zvláštních opatření je co nejrychlejší sladění pravidel a postupů generálního sekretariátu Rady se služebním řádem. Zároveň nemají mít tato opatření nepříznivé následky, které by mělo řešení založené výhradně na čerpání dovolené na provoz generálního sekretariátu Rady. Kromě toho zohledňují tato opatření oprávněná očekávání, která mají dotčení úředníci na základě dlouhodobě uplatňovaných předešlých pravidel generálního sekretariátu Rady a která ztěžují ospravedlnění náhlého zrušení uvedených postupů. Opatření přijatá s cílem odstranit nahromaděnou dodatečnou dovolenou získanou před 31. prosincem 1997 která Účetní dvůr považuje za náležitá, lze shrnout takto: — Výzva úředníkům, aby dobrovolně čerpali nahromaděné náhradní volno (sdělení pro zaměstnance č. 80/05 ze dne 17. května 2005), již vedla ke snížení počtu dní nahromaděného náhradního volna přibližně o jednu třetinu. — Zvláštní opatření za účelem odstranění zbývajícího nevyčerpaného volna byla oznámena ve sdělení pro zaměstnance č. 25/06 ze dne 10. února 2006 a potvrzena ve sdělení pro zaměstnance č. 115/06 ze dne 30. června 2006: — povinné odstranění veškerého nahromaděného volna nad 25 dní, — odstranění během období maximálně 4 let (2006–2009) v poměru nejméně 25 % za rok, — odstranění se provede buď prostřednictvím čerpání dovolené, nebo proplacením, přičemž na konci roku bude automaticky proplacena část povinných 25 %, která nebyla vyčerpána formou „volného času“, — zbývající nevyčerpané volno v době odchodu z generálního sekretariátu Rady bude proplaceno. Nakonec, jak bylo uvedeno výše, generální sekretariát Rady sdílí názor Účetního dvora, že stávající nahromaděné volno by mělo být odstraněno co nejdříve.

Tabulka 10.2 – Opatření přijatá v návaznosti na připomínky z předchozích výročních zpráv Připomínky Podniknuté kroky Potřeba dalších kroků? Odpověď Parlamentu Platba za nevybranou řádnou dovolenou Výroční zpráva za rozpočtový rok 2004, bod 9.18: Dodatečná každoroční dovolená udělená před 31. prosincem 1997 jako náhrada za přesčasy je proplacena při odchodu do důchodu, pokud úředník tuto dodatečnou dovolenou nevyčerpal. Protože zaměstnanci zařazení do kategorie A a B nemají nárok na náhradu přesčasů, tyto platby nejsou v souladu s článkem 56 služebního řádu. Generální sekretariát podniknul patřičné kroky s cílem postupně odstranit nahromaděné náhradní volno zaměstnanců kategorií A a B do 31. prosince 1997. Od proplácení nevybrané dodatečné každoroční dovolené by se mělo upustit. Dodatečný penzijní program pro poslance Evropského parlamentu Právní základ příspěvku Parlamentu do Penzijního fondu poslanců Evropského parlamentu, a.s.b.l. (neziskové organizace): Výroční zpráva za rozpočtový rok 2002, body 9.17 až 9.20: Má-li pokračovat dodatečný penzijní program poslance Evropského parlamentu, musí se co nejdříve vytvořit adekvátní legislativní základ. V rámci programu by měla být stanovena jasná pravidla definující závazky a odpovědnosti Evropského parlamentu a poslanců Parlamentu, kteří jsou účastníky programu, v případě schodku. Dodatečný penzijní programu je zmíněn v článku 27 statutu poslanců Evropského parlamentu přijatého Parlamentem dne 28. září 2005. Statut vstoupí v platnost prvním dnem funkčního období začínajícího v roce 2009. Nebyla stanovena jasná pravidla definující závazky a odpovědnosti Evropského parlamentu a poslanců, kteří jsou účastníky programu, v případě schodku. Až do prvního dne funkčního období Evropského parlamentu začínajícího v roce 2009 není statut právně účinný a nemůže být právním základem pro příspěvek Parlamentu do penzijního fondu ASBL. Měla by se přijmout vhodná pravidla definující závazky a odpovědnosti Evropského parlamentu a poslanců, kteří jsou účastníky tohoto programu, v případě schodku. Článek 27 statutu poslanců stanoví, že Penzijní fond„pokračuje ve své činnosti po nabytí účinnosti tohoto statutu, a to pro poslance nebo bývalé poslance, kteří již v tomto fondu nabyli práv“. Tím, že používá výraz „pokračuje“, uznává statut implicitně právní základ k Penzijnímu fondu rovněž pro období, které předchází vstupu statutu v platnost. Přechodné období od přijetí statutu rozhodnutím Evropského parlamentu dne 28. září 2005 až po vstup tohoto statutu v platnost v roce 2009 lze tedy považovat za pokryté článkem 27 statutu. Pokud jde o platný právní základ pro období předcházející přijetí statutu, je stanoven v odpovědi Parlamentu na bod 9.18 výroční zprávy Účetního dvora za rozpočtový rok 2002. Pravidla definující závazky a odpovědnost Evropského parlamentu a poslanců Parlamentu, kteří jsou účastníky systému, v případě schodku: Na své schůzi dne 30. listopadu 2005 prozkoumalo předsednictvo situaci dobrovolného penzijního fondu pro účely přijetí statutu poslanců. Při této příležitosti se zavázalo stanovit pravidla řídící příslušné vztahy a odpovědnost tohoto fondu a Parlamentu, a to na základě aktualizované nezávislé studie, po které boudou v rámci rozhodnutí týkajících se zavedení statutu poslanců, k jejichž přijetí bude předsednictvo vyzváno podle článku 24 tohoto statutu, přijata opatření nezbytná k zajištění vyplácení doplňkových důchodů po vstupu nového statutu v platnost v roce 2009. V blízké době bude vypsáno otevřené výběrové řízení na aktualizovanou nezávislou studii. Svou činnost také zahájila pracovní skupina odpovědná za zavedení prováděcích opatření ke statutu poslanců.

Legalita a správnost uskutečněných operací

10.4 Audit Účetního dvora neodhalil žádné závažné chyby.

Systémy dohledu a kontroly

10.5 V roce 2005 měly všechny orgány a instituce systémy dohledu a kontroly splňující požadavky nového finančního nařízení. Některé orgány však plně nezavedly všechny standardy vnitřní kontroly (SVK) (1). 10.5 ODPOVĚĎ SOUDNÍHO DVORA V průběhu prvního pololetí roku 2006 správní orgán provedl hodnocení situace minimálních norem vnitřní kontroly. Toto hodnocení doprovázely návrhy na zlepšení stávajících systémů a byl vypracován akční plán, aby tato zlepšení byla v přiměřené lhůtě uskutečněna.

10.6 V roce 2005 používaly všechny orgány pro výpočet odměn zaměstnanců počítačovou aplikaci NAP (Nouvelle Application Paie) vytvořenou v roce 2003 a řízenou úřadem pokladníka Komise (Paymaster Office – PMO). V roce 2005 byly odstraněny technické nedostatky zaznamenané v roce 2004, což minimalizovalo riziko chybného výpočtu různých složek odměn zaměstnanců. Orgány však systematicky nevyužívaly možností vykazování aplikace NAP k tomu, aby před provedením konečné platby ověřily všechny údaje týkající se konkrétní situace jednotlivých zaměstnanců (např. vyrovnávací příspěvky, úředníci přemísťovaní mezi orgány, povyšování a obecně údaje, které byly v NAP upravovány manuálně). S výjimkou Komise, v případě odměn vyplácených v Lucemburku, a Evropského hospodářského a sociálního výboru se pravidelné následné kontroly (kontroly ex post) neprováděly. Přestože finanční nařízení nestanoví následné kontroly jako povinné, zvýšily by spolehlivost správních postupů při řízení odměňování zaměstnanců a pomohly by odhalit možné nedostatky a chyby v systému. 10.6 ODPOVĚĎ EVROPSKÉHO PARLAMENTU Ve srovnání s předchůdci nabízí výplatní aplikace NAP skutečně větší možnosti, co se týče vykazování a extrakce údajů pro statistické a kontrolní účely. Avšak v roce 2005 nebylo možné rozvinout odborné znalosti nezbytné k tomu, aby je bylo možné plně využít. Z tohoto důvodu GŘ pro personál provádělo v roce 2005, stejně jako v předchozích letech, systematické kontroly zůstatků v účtárně a všechna rozhodnutí orgánů odpovědných ke jmenování (která mají na výplaty zásadní dopad) byla jednotlivě až do prosince 2005, dříve než byla vložena na výplatní listinu, podrobena kontrole. Kontroly zůstatků, které se provádějí u každé výplatní kategorie („centre de paie“), jsou zvláště efektivní při identifikaci anomálií vzniklých např. při převodech mezi institucemi. Konečně, údaje vložené do systému ručně jsou na účtárně podrobeny dvojí kontrole. Navíc je pochybné, zda se možnosti, které NAP nabízí, dají náležitě využít k realizaci základního programu ověřování a kontroly před provedením konečné platby. To je jedním z důvodů, proč GŘ pro personál dospělo k názoru, že kontroly výplat by bylo možné zefektivnit, kdyby se prováděly ex post. V roce 2005 omezené zdroje a problémy spojené s zaváděním nového služebního řádu širokému využívání kontrol ex post zabránily, avšak od března 2006 již je systematický program těchto kontrol v činnosti. 10.6 ODPOVĚĎ RADY Generální sekretariát Rady by rád upozornil, že omezené využívání řídicích nástrojů nové aplikace pro výpočet odměn zaměstnanců (NAP) bylo způsobeno podmínkami souvisejícími s NAP – aplikace NAP měla pouze několik nástrojů a k těm chyběla dokumentace a často špatně fungovaly. Generální sekretariát Rady považuje stávající nástroje (které Úřad pro správu a výplatu individuálních pohledávek sdělil uživatelům ve srozumitelné podobě teprve v květnu roku 2006) za velmi užitečné, jelikož představují způsob, jak kontrolovat výsledky, a odpovědný útvar je i přes nedostatek podkladové dokumentace využívá v co nejvyšší míře. 10.6 ODPOVĚĎ KOMISE Každý pověřený schvalující úředník zavádí kontrolní postupy přizpůsobené konkrétní situaci jeho orgánu. Nikdy se nepočítalo s tím, že každý orgán bude systematicky používat všechny nabízené nástroje pro podávání zpráv. Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků (PMO) zpřístupnil zprávy na požádání každému schvalujícímu úředníkovi.

Co se týče předběžných (ex ante) kontrol, PMO sestavil tabulky, jež se měly kontrolovat v roce 2002, kdy byl NAP uveden do praxe pro první skupinu zaměstnanců Komise, zdokumentoval to v roce 2003, kdy se NAP začal používat pro další skupiny a od té doby uplatňoval následné kontroly. Také tyto dokumenty byly zpřístupněny dalším orgánům a všichni uživatelé NAP dostali nedávno aktualizovaný dokument s popisem minimálních kontrol, které navrhl PMO. Na základě nabytých zkušeností, zejména pokud jde o odměny vyplácené v Lucembursku, považuje PMO své současné kontroly za dostatečné a v této fázi nepředpokládá posílení svých následných (ex post) kontrol. Následné kontroly zaneprázdnily většinu nejzkušenějších pracovníků, které PMO plánuje využít v roce 2006 a 2007 k tomu, aby v novém IT systému na správu individuálních nároků (IRIS) pomohli vytvořit velký počet automatických předběžných (ex ante) kontrol. Hned po zprovoznění tohoto systému PMO přezkoumá svou strategii kontroly.

10.7 Změněný služební řád, jenž vstoupil v platnost dne 1. května 2004, uvádí, že výdaje na ubytování vzniklé během služební cesty budou proplaceny po předložení průkazních dokladů až do maxima stanoveného pro každou zemi (článek 13 přílohy VII služebního řádu). V rozporu s tímto pravidlem stanovily všechny orgány a instituce s výjimkou Soudního dvora, Účetního dvora a veřejného ochránce práv ve svých interních pravidlech úhradu paušální částkou ve výši od 30 do 60 % maximální úhrady i zaměstnancům, kteří o nákladech vynaložených na ubytování nepředloží žádné doklady. Po zveřejnění výroční zprávy Evropského účetního dvora za rozpočtový rok 2004 Evropský hospodářský a sociální výbor svá interní pravidla v prosinci 2005 změnil, aby zajistil jejich soulad se služebním řádem. 10.7 ODPOVĚĎ EVROPSKÉHO PARLAMENTU Parlament čelí specifickým problémům v souvislosti se služebními cestami, a to vzhledem k povaze svých činností a jejich rozptýlení po třech pracovních místech. Uplatňování paušálního systému zohledňuje právní poradenství, které v této věci získalo předsednictvo Parlamentu formou výběrového řízení, a má za cíl nastolit přiměřenou rovnováhu mezi požadavky regulačního rámce a požadavky specifického pracovního prostředí tohoto orgánu. Zavedená zjednodušená ustanovení mimo jiné umožňují snížit správní náklady vzniklé řízením zvláště vysokého počtu služebních cest. 10.7 ODPOVĚĎ RADY Generální sekretariát Rady vznesl tuto otázku na zasedání personálních ředitelů dne 26. ledna 2006. Z průběhu jednání jasně vyplynulo, že některé další orgány nejsou přesvědčeny, že je nutné, aby změnily své postupy. Generální sekretariát Rady předpokládá, že jednání v této otázce budou pokračovat s cílem dosáhnout řešení, které bude sladěno mezi jednotlivými orgány. 10.7 ODPOVĚĎ KOMISE Příručka ke služebním cestám, tj. interní předpis Komise, který upravuje služební cesty jejích zaměstnanců, se v současnosti přepracovává tak, aby se v ní náležitě promítla připomínka Účetního dvora. Přijetí nového předpisu se plánuje na počátek roku 2007. 10.7 ODPOVĚĎ VÝBORU REGIONŮ Pokud jde o náklady vzniklé na služebních cestách, Výbor regionů zohlednil komentář Účetního dvora, a tudíž v roce 2005 zaměstnancům, kteří nepředložili doklad o vzniklých výdajích na ubytování, neproplatil žádné paušální částky. Interní předpisy Výboru regionů týkající se služebních cest budou v roce 2006 pozměněny a toto pravidlo bude formálně uvedeno v pokynech pro služební cesty.

Specifické připomínky

10.8 Následující oddíl se zabývá specifickými připomínkami týkajícími se jednotlivých orgánů a institucí.

Parlament

10.9 Podobně jako v minulosti (viz bod 9.16 výroční zprávy za rozpočtový rok 2004) byly zjištěny nedostatky v systémech dohledu a kontroly týkajících se výplaty příspěvků poslancům Evropského parlamentu. 10.9 ODPOVĚĎ EVROPSKÉHO PARLAMENTU Na základě poznámek Účetního dvora týkajících se roku 2004 bude informační aplikace určená k vyplácení příspěvků při ukončení mandátu, která je v současné době vyvíjena, v budoucnu obsahovat údaj pro příjemce o podmínkách zachování nároku na příspěvek. Tato otázka bude rovněž prozkoumána v rámci prací týkajících se uplatňování statutu poslanců.

Co se týče výdajů na asistenční příspěvky, viz odpověď na bod 10.10.

10.10 Předsednictvo (orgán sestávající z předsedy Parlamentu a 14 místopředsedů) změnilo v roce 2004 pravidla upravující výplatu asistenčních příspěvků. Byla zavedena nová ustanovení o předkládání průkazních dokladů poslanci EP. Povinnosti plynoucí z nových ustanovení poslancům objasnilo a vysvětlilo sdělení kvestorů z července 2005, které od poslanců požaduje, aby do 1. listopadu 2005 předložili písemné doklady o využití svých příspěvků. Do konce listopadu bylo předloženo méně než 20 % požadovaných dokladů. V lednu 2006 posunuli kvestoři termín na 17. března 2006. Pozměněná pravidla nebyla tedy v roce 2005 odpovídajícím způsobem zavedena a platby poskytovatelům služeb nebo platby asistentům prostřednictvím osob pověřených prováděním plateb (2) se i nadále nezakládaly na vhodných průkazních dokladech, jako jsou faktury placené poslancem EP a podrobná zdůvodnění výdajů osoby pověřené prováděním plateb. 10.10 ODPOVĚĎ EVROPSKÉHO PARLAMENTU Sdělení kvestorů bylo možné zaslat poslancům až koncem června 2005. Po rozšíření EU-10 a parlamentních volbách v roce 2004 se všemi jejich důsledky není překvapením, že se lhůta 1. listopadu 2005 ukázala příliš krátkou. Úkol správy poskytovat informace se rovněž ukázal obtížným, a to z důvodu složitosti pravidel, vnitrostátních povinností, které se v každém z 25 členských států liší, a velkého množství jazyků, se kterými je třeba pracovat. Kvestoři proto prodloužili lhůtu pro předkládání průkazních dokumentů poprvé v lednu 2006 a podruhé v dubnu 2006. Uplatňování pozměněných pravidel nicméně začalo v roce 2005. Části pravidel byly plně uplatňovány od počátku roku 2005, např. povinnost poslanců předkládat doklady o jejich registraci v systému sociálního zabezpečení a úrazového pojištění během tří měsíců od nabytí platnosti pracovní smlouvy. V polovině roku 2006 bylo předáno přibližně 54 % faktur od poskytovatelů služeb za období od července 2004 do června 2005. Požadované dokumenty předložilo za toto období okolo 29 % osob pověřených prováděním plateb.

Rada

10.11 Rada reformovala svůj systém proplácení cestovních výdajů zástupců členů Rady rozhodnutím 190/2003 s účinností od 1. ledna 2004. Náhrada se proplácí v rámci limitu pevně stanoveného přídělu pro každý členský stát. Platba všem členským státům probíhá ve dvou splátkách ročně: jedna v lednu, druhá v červenci. Před koncem února poskytne každý členský stát generálnímu sekretariátu přehled, v němž uvede, jak využil celkové prostředky, které mu byly přiděleny během uplynulého roku. Nevyužité sumy a částky, k nimž nebyly předloženy žádné průkazní doklady, se odečtou od částek, které mají být zaplaceny v příští splátce. Účetní dvůr zjistil, že tento nový systém výrazně snižuje administrativní zátěž Rady spojenou s proplácením výdajů zástupců, ale že kontroly platnosti přehledů členských států před platbou červencové splátky roku 2005 nebyly dostatečné. 10.11 ODPOVĚĎ RADY Na základě zprávy útvaru vnitřní kontroly generálního sekretariátu Rady o fungování nového systému cestovních výdajů delegátů členů Rady jeden rok po jeho zavedení v roce 2004 nyní generální sekretariát Rady systém přezkoumává.

10.12 Při platbách různých druhů rodinných přídavků se vychází z informací předkládaných zaměstnanci. Od zaměstnanců, kteří pobírají příspěvek na domácnost a nemají žádné nezaopatřené děti, se obvykle nevyžaduje, aby tyto informace aktualizovali. Ve skutečnosti neexistuje žádný důkaz, že by 676 z 1 605 dotčených zaměstnanců Komise sídlících v Bruselu bylo někdy požádáno o potvrzení či aktualizaci svých původních prohlášení. Byly prováděny nedostatečné kontroly případů, kdy zaměstnanci mohli dostávat přídavky na nezaopatřené dítě od členského státu. Pokud tomu tak bylo, měly se tyto přídavky odečíst od přídavků vyplácených podle služebního řádu. 10.12 ODPOVĚĎ KOMISE U každého druhu rodinných přídavků se používá zvláštní strategie kontroly. Co se týče příspěvku na domácnost, výsledky kontroly se systematicky zaznamenávají až od roku 2002. Co se týče pracovníků v Bruselu, až dosud prováděla Komise kontroly vzorků na základě hodnocení rizik. Všechny zde uvedené případy budou ovšem v příštích dvou letech prověřeny v rámci řádné prověrky všech zaměstnanců. Obecně platí, že složky je třeba ověřovat nejméně každé čtyři roky, aby se dodržela pětiletá lhůta pro vymáhání, kterou stanoví článek 83 služebního řádu. Pokud jde o dětské přídavky vyplácené na úrovni členských států, předpokládá se využití téhož kontrolního mechanismu, jaký byl popsán výše v souvislosti s příspěvky na domácnost.

Soudní dvůr

10.13 V bodě 9.21 výroční zprávy za rozpočtový rok 2004 Účetní dvůr upozornil, že vedoucí servisu interního auditu je zodpovědný za předběžné (ex ante) ověřování operací schvalujících osob. Tatáž situace byla zaznamenána v rozpočtovém roce 2005. Účast vedoucího servisu interního auditu na provádění finančních operací není slučitelná se zásadou úplné nezávislosti, v souladu s níž by měl interní auditor podle článku 86 finančního nařízení plnit své auditní povinnosti. 10.13 ODPOVĚĎ SOUDNÍHO DVORA Jak již bylo uvedeno v odpovědi poskytnuté k bodu 9.21 výroční zprávy pro rok 2004, činnosti kontroly ex ante, jakož i vnitřního auditu jsou zajišťovány různými osobami v rámci správního útvaru, kontrolovanými jediným úředníkem, který je rovněž nazýván vnitřním auditorem. Tato správní struktura byla původně přijata s ohledem na velikost Soudního dvora a z důvodu nedostatku zaměstnanců specializovaných na úkoly kontroly a finanční správy. Mimoto se vycházelo z toho, že správní odpovědnost svěřená vnitřnímu auditorovi spočívající v řízení malé skupiny kontrolních zaměstnanců v ničem nenarušuje jeho nezávislost při vedení jeho poslání auditu. Nicméně, s přihlédnutím k poznámkám formulovaným v tomto ohledu kontrolním orgánem a orgánem pro absolutorium správa Soudního dvora v rámci předběžného odhadu příjmů a výdajů pro období roku 2007 navrhla změnit tuto organizaci vytvořením správního útvaru výlučně příslušného pro kontrolu, pro který by byla za tímto účelem vytvořena dvě nová pracovní místa (rada pro zajištění jeho správy a asistent pro podporu skupiny pověřené kontrolami). Tato nová správní struktura by tak mohla být zavedena v příštích měsících.

10.14 Ve druhé polovině roku 2005 provedl interní auditor některé konkrétní audity a zabýval se doporučeními pro příslušné útvary. V době auditu Účetního dvora však nebyly žádné zprávy interního auditora k dispozici. 10.14 ODPOVĚĎ SOUDNÍHO DVORA Při setkání auditora Účetního dvora v dubnu 2006 s vnitřním auditem Soudního dvora bylo dohodnuto, že kopie zpráv o auditech uskutečněných v roce 2005 mu bude moci být oficiálně předána po jejich předání předsedovi Soudního dvora. K tomuto předání došlo v květnu 2006 a příslušné službě Účetního dvora byla zaslána kopie zpráv.

Účetní dvůr

10.15 Účetní dvůr kontroluje nezávislá externí auditorská firma, která vydala „osvědčení o správnosti a spolehlivosti účetní závěrky za rozpočtový rok 2005“ doplněné „zprávou o administrativních a účetních postupech, řádnosti finančního řízení a systému vnitřní kontroly“. Ve zprávě se uvádí, že podle názoru auditora zajišťují stávající pravidla vnitřní kontroly uspokojivé dosažení provozních cílů, spolehlivé sestavení účetní závěrky a plnění legislativního rámce. Osvědčení a zpráva budou zveřejněny v Úředním věstníku.

Evropský hospodářský a sociální výbor

10.16 Vytvoření oddělení zodpovědného za koordinaci finančních a smluvních činností pro společné útvary Evropského hospodářského a sociálního výboru a Výboru regionů v průběhu roku 2005 zlepšilo roční plánování zadávání zakázek a poskytlo provozním oddělením pokyny k veřejným soutěžím. Přesto se však nadále vyskytovaly některé nedostatky týkající se provozního řízení jistých postupů zadávání zakázek (např. příliš málo času na ověření návrhů složitých smluv) a koordinační postupy mezi novým oddělením a provozními odděleními nebyly jasně definovány. 10.16 ODPOVĚĎ EVROPSKÉHO HOSPODÁŘSKÉHO A SOCIÁLNÍHO VÝBORU A VÝBORU REGIONŮ Výbory vítají, že Dvůr uznává, že se roční plánování nákupu zlepšilo a že provozní služby těžily z jasného vedení v souvislosti s výběrovými řízeními. V roce 2005 provozní služby a nové oddělení zabývající se financemi a smlouvami ve společných službách EHSV/VR schválily koordinační postupy a zveřejnily je na intranetu. Na základě získaných zkušeností mohou být v druhé polovině roku vydány podrobnější pokyny. Kromě toho byli v roce 2006 kontroloři systematicky zapojováni do počátečních fází zadávání veřejných zakázek a 28 modelových dokumentů pro zadávání veřejných zakázek bylo schváleno právními službami a zveřejněno na intranetu.

Výbor regionů

10.17 Poznámky v bodu 10.16 se týkají také Výboru regionů.

10.18 V návaznosti na audit Účetního dvora k prohlášení o věrohodnosti (DAS) za rok 2004 a na dva interní audity požádala správa Výboru regionů některé příjemce platových převodů s opravným koeficientem, aby předložili dodatečné průkazní doklady. Několik převodů, které se před květnem 2004 neprováděly pravidelně a/nebo k nimž příjemci nepředložili dostačující průkazní doklady, bylo pozastaveno. Správa v roce 2005 nevymohla žádné přeplatky, ačkoli podle článku 85 služebního řádu „musí být všechny přeplatky vráceny, jestliže příjemce věděl, že k vyplacení nebyl žádný řádný důvod, nebo jestliže skutečnost vzniku přeplatku byla natolik zjevná, že si jí musel být vědom“. 10.18 ODPOVĚĎ VÝBORU REGIONŮ Interní audit platových převodů, o nějž požádal generální tajemník, byl dokončen teprve v únoru 2006 a kopie jeho závěrů byla zaslána Účetnímu dvoru. Správní oddělení nyní pracuje na zpětném získání přeplatků, které se týká omezeného počtu úředníků. Většina doporučení vyplývajících z auditu již byla realizována.

Evropský veřejný ochránce práv a evropský inspektor ochrany údajů

10.19 Z auditu nevzešly žádné závažné připomínky.

Celkové závěry

10.20 Všechny orgány a instituce provedly zlepšení, jejichž cílem bylo upravit systémy dohledu a kontroly tak, aby vyhovovaly požadavkům nového finančního nařízení. Audit Účetního dvora zjistil, že systémy dohledu a kontroly jsou nehledě na nedostatky uvedené v předcházejících bodech vhodné pro řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací zachycených na účtech administrativních výdajů orgánů a institucí. Audit Účetního dvora neodhalil závažné chyby, které by nepříznivě ovlivnily legalitu a správnost administrativních výdajů.

Zvláštní zprávy vydané od zveřejnění poslední výroční zprávy

10.21 Zvláštní zpráva č. 9/2006 k výdajům na překlady v Komisi, Parlamentu a Radě.

AGENTURY EVROPSKÉ UNIE

10.22 Audit agentur Evropské unie (dále jen „agentur“) je předmětem specifických výročních zpráv. Za rozpočtový rok 2005 provedl Účetní dvůr audit 18 agentur. Rozpočet agentur činil v roce 2005 celkově 926,8 milionu EUR, zatímco v roce 2004 to bylo 885,3 milionu EUR. Počet schválených pracovních míst všech agentur vzrostl z 2 233 v roce 2004 na 2 644 v roce 2005. Hlavní údaje o agenturách jsou uvedeny v tabulce 10.3 . 10.22 ODPOVĚĎ KOMISE Agentury jsou nezávislé a jejich správní výdaje podléhají zvláštnímu postupu udělení absolutoria. Připomínky Účetního dvora jsou tedy věcí samotných agentur. Pokud o to požádají, Komise jim poskytuje pomoc a podporu, například jim pomáhá pochopit a vykládat pravidla a zavádět vnitřní kontrolní mechanismy.

Tabulka 10.3 – Agentury Evropské unie – základní údaje Agentury Evropské unie Sídlo Rok zřízení Rozpočet (4) (v mil. EUR) Počet schválených pracovních míst 2004 2005 2004 2005 Evropské středisko pro rozvoj odborného vzdělávání Soluň 1975 16,6 16,6 88 91 Evropská nadace pro zlepšení životních a pracovních podmínek Dublin 1975 18,1 18,8 91 94 Evropská agentura pro životní prostředí Kodaň 1990 33,6 32,1 115 115 Evropská nadace odborného vzdělávání Turín 1990 18,4 26,7 104 104 Evropské monitorovací centrum pro drogy a drogovou závislost Lisabon 1993 12,2 13 77 77 Evropská agentura pro léčivé přípravky Londýn 1993 99,1 110,1 314 379 Překladatelské středisko pro instituce Evropské unie Lucemburk 1994 29,8 28,4 181 181 Odrůdový úřad Společenství Angers 1994 11,3 10,5 38 38 Úřad pro harmonizaci ve vnitřním trhu Alicante 1994 190 218,4 675 675 Evropská agentura pro bezpečnost a ochranu zdraví při práci Bilbao 1995 10,7 13,4 38 40 Evropské středisko pro sledování rasismu a xenofobie Vídeň 1997 7,9 8,2 34 37 Evropská agentura pro obnovu Soluň 2000 374,6 276,5 114 114 Eurojust Haag 2002 9,3 13 76 87 Evropská agentura pro letectví bezpečnost Kolín 2002 11,3 57,5 95 200 Evropská agentura pro námořní bezpečnost Lisabon (5) 2002 13,3 35,3 55 95 Evropský úřad pro bezpečnost potravin Parma 2002 29,1 36,7 138 194 Evropská agentura pro bezpečnost sítí a informací Heraklion (6) 2003 — 6,8 — 38 Evropská agentura pro železnice (7) Valenciennes 2003 — — — — Evropské středisko pro prevenci a kontrolu nemocí Stockholm 2005 — 4,8 — 85 Celkem 885,3 926,8 2 233 2 644

10.23 Plnění rozpočtu mnoha agentur se vyznačuje omezeným využíváním prostředků. Tento jev je zejména důsledkem programování, které nebere v úvahu organizační kapacitu agentur. Omezené využití rozpočtových prostředků kontrastuje s velkými pokladními rezervami, kterými některé z agentur disponují. Účetní dvůr konstatoval, že Komise při vyplácení prostředků agenturám ne vždy respektuje pravidlo požadující, aby převody prostředků vycházely z pravidelných a zdůvodněných odhadů potřeby hotovosti jednotlivých agentur. 10.23 ODPOVĚĎ KOMISE Na nedostatky v plnění rozpočtu v agenturách systematicky upozorňovaly audity prováděné útvarem interního auditu (IAS), který plní úlohu interního revizora účtů agentur. Podle článku 50 rámcového finančního nařízení (ES) č. 2343/2002 každý subjekt „podává Komisi žádosti o vyplacení celé subvence Společenství nebo její části společně s pokladní prognózou za podmínek a v odstupech dohodnutých s Komisí“. Obecně platí, že Komise provádí výplatu v tranších. Jakmile Komise obdrží od agentur roční vyúčtování schválené jejich správní radou, musí vymáhat částky, které nebyly vynaloženy. Komise však pozorně prozkoumá případy, na které upozornil Účetní dvůr, a v případě potřeby připomene pověřeným schvalujícím osobám, které jsou oprávněné schvalovat žádosti agentur, jak mají postupovat.

10.24 Několik agentur nevyhodnocovalo provozní rizika. Pokud jde o postupy přijímání zaměstnanců a udílení zakázek, Účetní dvůr opět zjistil několik nedostatků spočívajících v nerespektování zásady transparentnosti rozhodování. Účetní dvůr má za to, že interní auditor Komise, jenž je současně interním auditorem všech agentur financovaných z prostředků Společenství, by měl i nadále vyvíjet úsilí zaměřené na posílení systémů vnitřní kontroly agentur. 10.24 ODPOVĚĎ KOMISE Zavedení interní kontroly, hodnocení provozních rizik a dodržování postupů pro výběr a zadávání zakázek spadají do výlučné odpovědnosti agentury. Auditní zprávy útvaru vnitřního auditu (IAS) o agenturách předkládané od roku 2004 však obsahují velmi přesná doporučení týkající se interní kontroly. Co se týče zadávání zakázek, Komise zveřejňuje pokyny, poskytuje agenturám přístup k jejím knihovnám finančních informací a pracovišti helpdesk a nabízí školení na téma „Meziagenturní právní síť“ (Inter Agency Legal Network – IALN). Dne 16. prosince 2005 Komise schválila pokyny pro personální politiku v regulativních agenturách, v nichž se doporučuje standardizovat výběr pracovníků pro agentury cestou většího zapojení agentury EPSO do tohoto procesu.

10.25 Účetní dvůr zjistil, že řízení na základě činností nebylo zavedeno ve všech agenturách, i když rámcové finanční nařízení, které se na ně vztahuje, tuto formu řízení doporučuje, přičemž se řídí příkladem souhrnného rozpočtu. Finanční nařízení také ukládá zavést akruální účetnictví od rozpočtového roku 2005. Vzhledem k tomu, že účetní závěrky agentur se konsolidují s účetními závěrkami orgánů a institucí Společenství, měla by Komise poskytovat agenturám více přímé podpory, aby jim pomohla zajistit soulad s pravidly stanovenými účetním Komise. 10.25 ODPOVĚĎ KOMISE Agentury jsou vázány podmínkami jejich vlastního finančního nařízení připraveného na základě rámcového finančního nařízení (ES) č. 2343/2002, které v souvislosti s výdaji (článek 30) vyžaduje: „sestavení nomenklatury obsahující rozčlenění podle účelu“. Komise se domnívá, že agentury by měly postupně přejít na řízení rozpočtu podle činností, zvláště po auditech útvaru interního auditu (IAS), který takový postup systematicky prosazuje. Komise očekává, že agentury budou používat nová pravidla akruálního účetnictví a že se to plně promítne jak do informací podávaných pro účely konsolidace, tak do jednotlivých účtů agentur. Komise poskytla agenturám širokou pomoc ve formě porad a příruček týkajících se správného uplatňování pravidel.

10.26 Při auditu agentur Účetní dvůr zjistil, že Komise navzdory vzrůstající složitosti správních předpisů Společenství a nárůstu své odpovědnosti vůči agenturám poskytuje těmto agenturám jen omezenou podporu na místě (8). Nezávislost agentur neznamená, že by se Komise měla vyhýbat globálním iniciativám zaměřeným na zajišťování technické podpory, kterou agentury vzhledem ke své menší velikosti potřebují. 10.26 ODPOVĚĎ KOMISE Komise poskytuje podporu agenturám například v otázkách účetnictví, zadávání zakázek, personální politiky a auditu (vit odpovědi na body 10.23, 10.24 a 10.25), avšak řada dotčených agentur se tomu u sebe brání.

10.27 Několik agentur vytvořilo společný útvar, jehož úkolem je pomáhat uživatelům v agenturách přizpůsobovat informační systémy finančního řízení tak, aby byly kompatibilní se systémy, jež používá Komise. Tento útvar, nazvaný útvar společné podpory (Common Support Service – CSS), jehož roční rozpočet se blíží 400 000 EUR, nemá vlastní právní subjektivitu (9). Od rozpočtového roku 2000 byly tyto prostředky spravovány útvarem CSS (zhruba 1,8 milionu EUR) vně rozpočtových systémů agentur. Má-li myšlenka spolupráce mezi agenturami získat podporu, nesmí její konkrétní podoba ignorovat rozpočtové zásady jednotnosti a průhlednosti. S podporou Komise by mělo dojít k nápravě této situace, a to především v podobě správy příspěvků agentur na útvar CSS jako účelově vázaných příjmů. 10.27 ODPOVĚĎ KOMISE Příkladem dobré spolupráce mezi agenturami v oblasti sdílení nákladů a znalostí je útvar společné podpory (Common Support Service – CSS). Zálohy vyplacené útvaru společné podpory (Common Support Service – CSS) se účtují jako rozpočtové výdaje agentur, které tento systém využívají. Zůstatek na bankovním účtu CSS se vykazuje v prozatímních účetních závěrkách Evropské agentury pro léčivné přípravky (EMEA) za účetní období 2005 (EMEA předsedala CSS v roce 2005). Jak ovšem konstatoval Účetní dvůr, prezentace této spolupráce v účetních závěrkách agentur by měla ctít rozpočtové zásady jednoty a průhlednosti. Agentury jsou na Komisi úplně nezávislé a Komise nemá žádnou pravomoc kontrolovat finanční operace agentur. Komise nicméně upozorní agentury na to, co Účetní dvůr zjistil. Většina současných uživatelů systému finančního řízení, který podporuje CSS, navíc požádala o přímé napojení na ABAC a o podporu ze strany Komise. Vyhovění této žádosti se plánuje od roku 2007.

EVROPSKÉ ŠKOLY

10.28 Audit evropských škol prováděný Účetním dvorem je předmětem specifické výroční zprávy (nezveřejňované v Úředním věstníku) určené radě guvernérů a ředitelům evropských škol. Rozpočet škol, který v roce 2005 činil 227 milionů EUR, byl financován hlavně z grantu Komise (127 milionů EUR) a z příspěvků členských států (50 milionů EUR). Základní údaje o evropských školách jsou uvedeny v tabulce 10.4 .

10.29 Zpráva Účetního dvora za rozpočtový rok 2005 týkající se škol ještě nebyla přijata.