Útvar interního auditu plánuje svou činnost na základě posouzení rizik a analýzy kapacity. To vyžaduje jeho charta a mezinárodní standardy a pomáhá to zajistit efektivní a účinné provádění plánu auditů. Jeho provádění je pravidelně monitorováno a podle potřeby upraveno.

S cílem přispět ke kultuře Komise založené na výkonnosti a většímu zaměření na co nejlepší zhodnocení vynaložených prostředků prováděl Útvar interního auditu v roce 2020 dva typy auditů: audity výkonnosti a sdružené audity týkající se důležitých aspektů výkonnosti. Byly zahrnuty do strategického plánu auditu Útvaru interního auditu na období 2019–2021.

Audit více subjektů týkající se posuzování pilířů odhalil významné nedostatky v systému vnitřní kontroly pro přenesení finančních prostředků v rámci nepřímého řízení na institucionální a místní úrovni v řadě generálních ředitelství pro vnější činnost. Přestože Komise vyvinula značné úsilí o zavedení účinného systému posuzování pilířů a nadále investuje do dalšího rozvoje institucionálního přístupu v zájmu zvýšení soudržného provádění a snížení vysokých inherentních rizik, je třeba systém výrazně posílit. To je nezbytné pro zajištění takové úrovně ochrany rozpočtu EU, která je rovnocenná ochraně rozpočtu plněného přímo. Zjištěné významné nedostatky se týkají 1) dohod podepsaných se sekretariátem Organizace spojených národů a obdobnými subjekty bez předchozího kladného posouzení pilířů a bez přijetí vhodných opatření v oblasti dohledu (tato připomínka vedla k tomu, že Útvar interního auditu vydal auditovaným subjektům zásadní doporučení); 2) nesprávných informací o stavu posuzování pilířů, které vedly generální ředitelství a útvary k podpisu dohod se subjekty bez předchozího kladného posouzení pilířů a bez přijetí vhodných opatření v oblasti dohledu; 3) nedostatečného institucionálního dohledu; 4) nedostatečného monitorování podstatných systémových změn subjektů posuzovaných v rámci pilířů a 5) nedostatečného zapojení generálních ředitelství a útvarů do posuzování pilířů prováděných třetími stranami. Na základě těchto připomínek vydal Útvar interního auditu celkem čtyři zásadní a 15 velmi důležitých doporučení celkem pěti dotčeným generálním ředitelstvím. Podrobnosti o nich jsou uvedeny v příloze této zprávy.

Průřezová otázka, která vyplynula z těchto dvou auditů, se týká předávání osobních údajů do třetích zemí. Zneplatnění štítu EU a USA na ochranu soukromí („rozsudek ve věci Schrems II“) představuje konkrétní výzvy pro útvary, které předávají osobní údaje do třetích zemí nebo využívají cloud. V reakci na příkaz evropského inspektora ochrany údajů Komise revidovala více než 600 záznamů o zpracovávání, které se mohou týkat problematických mezinárodních předání osobních údajů. Zásadní doporučení, které Útvar interního auditu adresoval Generálnímu ředitelství pro vzdělávání, mládež, sport a kulturu, se týkalo předávání osobních údajů do třetích zemí. V návaznosti na opatření přijatá generálním ředitelstvím provedl Útvar interního auditu po uzávěrce této výroční zprávy posouzení některých opatření, která auditovaný subjekt provedl. Útvar interního auditu dospěl k závěru, že Generální ředitelství pro vzdělávání, mládež, sport a kulturu rizika částečně zmírnilo, a v důsledku toho snížilo úroveň rizika u dvou doporučení (ze „zásadního“ na „velmi důležité“ a z „velmi důležitého“ na „důležité“).

Dva audity posuzovaly účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly, které příslušným generálním ředitelstvím Komise umožňují prokázat soulad s nařízením (EU) 2018/1725 o ochraně osobních údajů. Oba audity odhalily významné nedostatky v zavedených systémech vnitřní kontroly. To vystavuje Komisi riziku poškození dobrého jména, což může ohrozit dosažení jejího obecného cíle stát se „moderní, vysoce výkonnou a udržitelnou Evropskou komisí“, a to zejména z důvodu její klíčové úlohy při přijímání nařízení o ochraně údajů v Evropě.

Dalším klíčovým aspektem správy dat je ochrana informací a zachování důvěrnosti spravovaných dat. To je o to důležitější u utajovaných informací, neboť jejich neoprávněné vyzrazení může významně poškodit zájmy EU nebo jednoho či více jejích členských států. Auditoři při auditu řízení grantů programu Horizont 2020 ve Výkonné agentuře pro výzkum zjistili, že ačkoli kontroly ex ante týkající se plateb v rámci programu Horizont 2020 a postupy pro uzavírání projektů programu Horizont 2020 byly účinné, v řízení projektů spojených s informacemi se stupněm utajení EU restricted existovaly nedostatky, což v konečném důsledku vedlo k narušení zabezpečení.

Audit správy dat, informací a znalostí posuzoval účelnost strategie Komise pro správu dat, informací a znalostí. Dospěl k závěru, že Komise by měla vytvořit zvláštní strategii a strukturu s cílem: 1) zlepšit způsob shromažďování, správy, sdílení a uchovávání dat, informací a znalostí a 2) rozvíjet nové příležitosti spolupráce. Útvar interního auditu uznal, že v rámci současného nastavení strategie a řízení byly učiněny důležité kroky ke stanovení priorit, ke koordinaci a řízení činností v oblasti správy dat, informací a znalostí. Jsou však potřeba přiměřená zlepšení v klíčových oblastech, která by Komisi umožnila mít strategii pro správu údajů, informací a znalostí plně v souladu s jejími politickými cíli a prioritami, posílit dohledovou úlohu řídicího orgánu (řídící rady pro správu informací) a zajistit účinnou správu dat, informací a znalostí. Cílem navrhovaných zlepšení je doplnit stávající rámec, aby bylo možné lépe reagovat na výzvy a změny, které zavedení Komise plně využívající data přináší.

Pro organizaci veřejného sektoru jsou data strategickým aktivem. Politiky EU a provádění programů EU jsou stále více založeny na datech. K informovaným rozhodnutím používají tvůrci politik kvantifikované skutečnosti. Data se rovněž používají k prokázání výkonnosti rozpočtu EU a pokroku dosaženého při plnění cílů jeho výdajových programů. Ve všech útvarech Komise by data měla být široce dostupná a případně sdílená, aby se zlepšila nákladová efektivnost. Komise musí zároveň zajistit plný soulad s právními a jinými požadavky na důvěrnost a zaručit vysokou úroveň bezpečnosti citlivých informací. Nutnost zachovat vysoké standardy v oblasti soukromí, bezpečnosti, zabezpečení a etiky, aniž by byl dotčen tok a široké využívání dat, je nedílnou součástí politických pokynů a je zdůrazněna v pracovních metodách Komise Ursuly von der Leyenové.

Stejně jako v předchozích letech je souhrnný výrok za rok 2020 s výhradou, a to vzhledem k výhradám pověřených schvalujících osob uvedeným v prohlášeních o věrohodnosti. K tomuto souhrnnému výroku dospěl Útvar interního auditu tak, že zohlednil kombinovaný dopad: 1) částek, jež byly odhadovány jako rizikové podle údajů vykázaných ve výročních zprávách o činnosti; 2) nápravné kapacity doložené finančními opravami a inkasem prostředků v minulosti a 3) odhadů budoucích oprav a rizikových částek při uzavření. Vzhledem k objemu finančních oprav a inkasa prostředků v minulosti a za předpokladu, že v budoucích letech budou opravy dosahovat podobné úrovně, je rozpočet EU náležitě chráněn, a to jako celek (nikoli nezbytně v jednotlivých oblastech politiky) a dlouhodobě (někdy se zpožděním několika let).

Ačkoli ve Výkonné agentuře pro inovace a sítě bylo zjištěno, že strategie kontroly ex post je celkově vhodně koncipována a účinně prováděna, jeden nedostatek se týkal posouzení změn smluv o veřejných zakázkách během auditů ex post a dokumentace práce provedené auditory na místě.

Společné prováděcí středisko je administrativně součástí Generálního ředitelství pro výzkum a inovace a poskytuje auditní služby různým prováděcím subjektům programu Horizont 2020 prostřednictvím finančních auditů (ex post), které provádí buď jeho vlastní auditoři, nebo externí auditorské společnosti s cílem ověřit způsobilost nákladů vykázaných příjemci. Útvar interního auditu zjistil nedostatky v návrhu strategie auditů ex post pro program Horizont 2020 a vydal dvě velmi důležitá doporučení.

1) audit návrhu a provádění kontrolní strategie ve Výkonné agentuře pro spotřebitele, zdraví, zemědělství a potraviny; 2) audit účinnosti návrhu a provádění strategie kontroly ex post Nástroje pro propojení Evropy ve Výkonné agentuře pro inovace a sítě; 3) audit strategie auditů ex post programu Horizont 2020 v Generálním ředitelství pro výzkum a inovace a 4) audit kontrol ex post ve Výkonné agentuře pro vzdělávání, kulturu a audiovizuální oblast. Audity provedené v roce 2020 podávají celkově pozitivní obraz, ačkoli dva ze čtyř auditů odhalily následující nedostatky.

Generální ředitelství a útvary musí zajistit zákonnost a správnost programů a projektů financovaných z rozpočtu EU a jejich řádné finanční řízení. Pověřené schvalující osoby navrhují strategii kontroly. Tato strategie zahrnuje kontroly ex ante a ex post, které jsou klíčovými prvky podporujícími roční prohlášení o věrohodnosti. V roce 2020 provedl Útvar interního auditu v této oblasti různé audity. Ty zahrnovaly:

1.Plnění rozpočtu EU v souvislosti se současnou krizí týkající se pandemie COVID-19: potřeba nepřetržitého sledování a posouzení (nových/vznikajících) rizik a stanovení a provedení odpovídajících zmírňujících opatření.

Situace ve zdravotní, sociální, ekonomické a finanční oblasti způsobená pandemií COVID-19 obsahuje potenciálně vysoká průřezová rizika pro tuto instituci, pokud jde o plnění rozpočtu EU a realizaci priorit její politiky.

To zahrnuje operace prováděné před krizí (jako součást víceletého finančního rámce na období 2014–2020), pro něž stále ještě musí být provedeny odpovídající kontroly (zejména ex post), a nadcházející operace v rámci víceletého finančního rámce na období 2021–2027 a balíček opatření na podporu oživení v rámci nástroje Next Generation EU, pokud jde o aspekty týkající se věrohodnosti, souladu a výkonnosti.

Spolu s krizí přetrvávající od počátku roku 2020 představuje tato situace výzvy, především pokud jde o:

·plnění rozpočtu v souladu s příslušným právním rámcem na základě měnících se pravidel a dotčených nařízení, naléhavých postupů, použití mimořádných opatření, různých podmínek a/nebo omezené dostupnosti finančních a lidských zdrojů,

·rozsah, v jakém nezbytné kontroly a ověření, ať už na úrovni Komise, členských států, třetích zemí, prováděcích partnerů a/nebo příjemců, lze provést tak, jak bylo zamýšleno, s ohledem na logistická omezení, jako je například úplný a včasný přístup k informacím a dokumentaci, problémy s prováděním misí / kontrolami na místě a schopnost prováděcích partnerů a příjemců pokračovat ve své obvyklé činnosti,

·možný dopad na současnou a budoucí nápravnou kapacitu Komise z důvodu velmi náročné ekonomické situace, které čelí EU a jednotlivé členské státy, včetně možných úpadků konečných příjemců, které by mohly ztížit vymáhání neoprávněně vyplacených částek.

Jistoty poskytnuté ohledně finančního řízení rozpočtu EU mají víceletou povahu a závisí na robustnosti odpovídajících kontrolních strategií na různých úrovních. Jsou založeny na posouzení rizik konkrétních programů a souvisejících rozpočtových operací, kontrol výdajů ex ante a ex post, strategiích dohledu týkajících se třetích stran, které provádějí politiky a programy, spolu s prováděním nápravné kapacity na ochranu rozpočtu EU. Útvar interního auditu uznává, že útvary Komise již před létem 2020 posoudily rizika vyplývající z pandemie COVID-19 a související s plněním rozpočtu EU, a to jak z hlediska souladu s předpisy, tak z hlediska výkonnosti, a přijaly zmírňující opatření.

Aby bylo zajištěno, že rozpočet bude v průběhu času řádně chráněn s ohledem na tyto nebývalé výzvy, útvar interního auditu zdůrazňuje, že generální ředitelství a útvary Komise by měly nadále i) řádně posuzovat rizika způsobená pandemií COVID-19 spojená s finančním řízením v otázkách jistoty, souladu s právním rámcem, nápravné kapacity víceletých systémů a rovněž výkonnosti a ii) definovat a provést přiměřená zmírňující opatření, jako je úprava nebo nové definování jejich strategií kontroly. Generální ředitelství Komise by dále měla navrhnout a provádět vhodné strategie finančního řízení, auditu a kontroly operací na podporu obnovy v rámci nástroje Next Generation EU, zejména pokud jde o Nástroj pro oživení a odolnost.

2.Strategie dohledu týkající se třetích stran, které provádějí politiky a programy.

Ačkoli je Komise i nadále plně odpovědná za zajištění legality a správnosti výdajů a řádného finančního řízení (a rovněž za dosažení cílů politiky), stále více se při provádění svých programů spoléhá na třetí strany. Činí tak převážně tím způsobem, že pověřuje prováděním provozního rozpočtu EU nebo některými úkoly třetí země, mezinárodní organizace či mezinárodní finanční instituce, vnitrostátní orgány a vnitrostátní agentury v členských státech, společné podniky, subjekty mimo EU a decentralizované agentury EU. Navíc v určitých oblastech politiky se stále více používají alternativní mechanismy financování, jako jsou finanční nástroje, a přinášejí Komisi zvláštní výzvy a rizika, jak zdůraznil též Evropský účetní dvůr.

Aby generální ředitelství splnila své celkové povinnosti, musí dohlížet na provádění programů a politik a v případě potřeby poskytovat poradenství a pomoc. Musí proto vymezit a provádět náležité, účinné a efektivní činnosti v oblasti dohledu, monitorování a vykazování s cílem zajistit, aby pověřené subjekty a další partneři účinně prováděli programy, náležitě chránili finanční zájmy EU a v příslušných případech dodržovali pověřovací dohody a aby veškeré případné problémy byly řešeny co nejdříve.

Útvar interního auditu v řadě auditů v roce 2020 nadále doporučoval, že by strategie kontroly a mechanismy dohledu příslušných generálních ředitelství měly jednoznačněji stanovit jejich priority a potřeby, pokud jde o získávání jistoty o řádném finančním řízení v těchto subjektech EU i v subjektech mimo EU. Ačkoli opatření k zmírnění rizik zjištěných auditní činností byla v posledních letech přijata jak na úrovni ústředních útvarů, tak na úrovni příslušných generálních ředitelství, v určitých oblastech, zejména při hodnocení pilířů v nepřímém řízení, jsou stále zapotřebí další zlepšení.

V této souvislosti by měla generální ředitelství Komise pokračovat ve svém úsilí o určení a posouzení rizik spojených s přenesením úkolů na třetí strany a provádět účinné a účelné činnosti v oblasti dohledu prostřednictvím dalšího rozvoje příslušných kontrolních strategií. Zvláštní pozornost by měla být věnována splnění předpokladů pro pověření třetích stran správou finančních prostředků EU. To je důležité nejen s ohledem na činnosti svěřené v rámci víceletého finančního rámce na období 2014–2020, ale ještě více vzhledem k zvýšenému používání kapitálových a záručních nástrojů a nástrojů pro sdílení rizik v příštím víceletém finančním rámci na období 2021–2027.

Útvar interního auditu bude monitorovat vývoj týkající se dopadu krize COVID-19 a spoléhání se na třetí strany při provádění programů, na víceleté finanční rámce na období 2014–2020 a 2021–2027, politické priority a finanční řízení Komise. Toto bude provedeno jako součást aktualizace pravidelného (strategického) posouzení rizik a z něj vyplývajících plánů auditu, kterou provádí Útvar interního auditu.

5.Konzultace s výborem pro řešení finančních nesrovnalostí, jejž zřídila Komise

V roce 2020 neoznámil výbor zřízený podle článku 143 finančního nařízení žádné systémové problémy v oblastech, kde vydává stanovisko uvedené v článku 93 finančního nařízení.

6.Zmírňující opatření pro možný střet zájmů (mezinárodní standardy interního auditu) – šetření evropské veřejné ochránkyně práv

Současný generální ředitel Útvaru interního auditu, interní auditor Komise Manfred Kraff, se ujal úřadu dne 1. března 2017. Manfred Kraff byl předtím zástupcem generálního ředitele a účetním Komise na Generálním ředitelství pro rozpočet.

V souladu s mezinárodními auditorskými standardy vydal Manfred Kraff dne 7. března 2017, po svém jmenování generálním ředitelem a interním auditorem, pokyny k opatřením, jež mají být zavedena za účelem zmírnění jakéhokoli možného nebo vnímaného střetu zájmů, pokud jde o auditní činnosti Útvaru interního auditu ve vztahu k jeho dřívějším povinnostem a/nebo zabránění takovému střetu zájmů. Platnost těchto opatření byla prodloužena v roce 2018 (do 1. března 2019), v roce 2019 (do 1. března 2020), v roce 2020 (do 1. března 2021) a v roce 2021 (do 1. března 2022), a to pokyny pro všechny zaměstnance Útvaru interního auditu, které Manfred Kraff vydal dne 1. března 2018, 1. března 2019, 2. března 2020 a 23. února 2021. Podle těchto opatření nebude Manfred Kraff zapojen do dohledu nad auditními činnostmi týkajícími se operací, za něž byl odpovědný před vstupem do Útvaru interního auditu. Odpovědnost za dohled nad auditními činnostmi v takových případech převzal/převezme nakonec Jeff Mason, bývalý úřadující generální ředitel Útvaru interního auditu (září 2016 až únor 2017) a současný ředitel v Útvaru interního auditu (ředitelství B, Audit v Komisi, výkonných agenturách, agenturách EU a dalších samostatných subjektech II). V opatřeních je rovněž uvedeno, že o těchto pokynech a o jejich uplatňování bude informován Výbor pro pokrok v oblasti auditu a že Jeff Mason se bude na tento výbor obracet v otázce posouzení jakékoli situace, jež by mohla být vykládána tak, že narušuje nezávislost nebo objektivitu Manfreda Kraffa. V takových případech se Manfred Kraff zdrží jakéhokoli dohledu nad danými auditními činnostmi.