[pic] | KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ | V Bruselu dne 18.02.2005 KOM(2005) 52 v konečném znění ZPRÁVA KOMISE Shrnutí:Zpráva o archivech v rozšířené Evropské uniiPříležitosti pro budoucí opatření: priority A. SOUVISLOSTI V reakci na žádost Rady ministrů Evropské unie učiněnou prostřednictvím usnesení ze dne 6. května 2003 ( 2003/C 113/02) o archivech v členských státech, a zejména bodů 8 písm. a), b), c), d), e) a 9, se toto shrnutí zabývá situací veřejných archivů v členských státech, a zejména bere v úvahu rozšíření Evropské unie a možný budoucí vývoj správy dokumentů a archivů a archivních služeb. Navrhuje způsoby zlepšení správy dokumentů a archivů a veřejných služeb pro občany Evropské unie se zřetelem na nové technologie. Na základě údajů uvedených v kapitolách této zprávy, kterou připravila skupina národních odborníků, jsou navrhována následující prioritní opatření spolu s množstvím jiných navržených opatření, které musí být rovněž vzaty v úvahu, a spolu s činnostmi členských států a orgánů EU během následujících tří let. Navrhovaná prioritní opatření jsou uvedena na začátku každé kapitoly a jsou uspořádána v tabulce v příloze 3 této zprávy. Navrhovaná prioritní opatření jsou zde uvedena formou shrnutí. Obsahují opatření směřující k přecházení, omezení nebo nápravě poškozování dokumentů nebo ztrátám archivů při přírodních a jiných katastrofách, ke zkvalitnění uchovávání dokumentů a archivů, včetně archivních budov, k posílení spolupráce v oblasti pravosti, dlouhodobého uchovávání a přístupu k elektronickým dokumentům a archivům. Shrnutí rovněž navrhuje opatření, která mají být přijata proti krádežím, a opatření, která mají být zavedena za účelem zpětného získání ukradených dokumentů. Zdůrazňuje význam toho, jak archivy přispívají k demokratickému fungování našich společností prostřednictvím příslušných právních předpisů a norem. Dále navrhuje vytvoření portálu EU, který zajistí přístup k archivnímu dědictví nově rozšířené Unie. Všechny tyto činnosti mají být zavedeny prostřednictvím posílené koordinace, sdílení informací a výměny správných postupů na evropské úrovni a s členskými státy prostřednictvím oficiální koordinační skupiny. V úvahu byla vzata potřeba další integrace těchto navrhovaných opatření s jinými akčními plány na evropské úrovni. B. SHRNUTÍ NAVRHOVANÝCH HLAVNÍCH OPATŘENÍ Navrhované prioritní opatření č. 1 Uchovávání archivů v Evropě a předcházení jejich poškozování (usnesení Rady ze dne 6. 5. 2003, bod 8c odst. 1) 1.1 Opatření k předcházení poškozování archivů při přírodních a jiných katastrofách: - Vytvořit vzorový akční plán k předcházení katastrofám a k nápravám po nich; - Prozkoumat možnost založení specializovaných ústředních laboratoří pro přeshraniční pohotovosti; - Založit Skupiny rychlé reakce pro zjištění škod. 1.2 Uchovávání a obnova dokumentů a archivů: - posílit koordinační opatření a výměnu poznatků za účelem vytvoření programu EU na obnovu poškozených dokumentů a archivů v Evropě - Budovy určené pro archivy; normy a technické specifikace na vnitrostátní a evropské úrovni musí být aktualizovány a používány v rámci obnovy budov pro archivy a depozitáře ve vládních budovách nebo v nových budovách, a to ze strany interdisciplinární pracovní skupiny složené ze zástupců členských států EU a orgánů EU. Navrhované prioritní opatření č. 2 Posílení evropsé interdisciplinární spolupráce v oblasti elektronických dokumentů a archivů (usnesení Rady ze dne 6. 5. 2003, bod 8c odst. 2) 2.1. Zavést celoevropskou spolupráci při zajišťování pravosti, dlouhodobého uchovávání a dostupnosti elektronických dokumentů a archivů. 2.2. Aktualizovat, zrevidovat a rozšířit současné požadavky pro vytváření systémů elektronických dokumentů (záznamů), jakým je MoReq, za účelem lepší správy ve veřejném sektoru tak, aby se dokument stal úřední normou/a nebo technickou specifikací v Evropské unii. To je zvláštním zájmem všech členských států, zejména nových. 2.3. Posílení sítě a fóra DLM/ Evropská ekonomická zájmová skupina (EEIG). Financování je potřebné jak pro další rozvoj, překlady a organizaci fóra DLM v Budapešti v roce 2005. Navrhované prioritní opatření č. 3 Vytvoření a správa internetového portálu s přístupem k dokumentům a archivům v Evropě (usnesení Rady ze dne 6. 5. 2003, body 8b a 8e) 3.1. Poskytnout občanům EU internetový/webový portál s přístupem k dokumentům a archivům. Portál by měl být navržen a vytvořen s ohledem na rozvoj internetu a webu a s ohledem na úspěch některých členských států (viz část 6 zprávy) v poskytování těchto informací milionům občanů, mladých lidí a dětí. Bylo by to v souladu se souvisejícím vývojem v evropském informačním světě. Spolu s vylepšením čítáren by to poskytlo lepší přístup k těmto zdrojům za účelem stipendia, vzdělávání a informací. Navrhované prioritní opatření č. 4 Právní předpisy EU a vnitrostátní právní předpisy týkající se správy dokumentů a archivů a přístupu k nim (usnesení Rady ze dne 6. 5. 2003, body 8a a 8d) 4.1. Jelikož jak návrhy vnitrostátních právních předpisů, tak předpisů EU mají často nepředvídaný dosah pro správu dokumentů a archivů, je pro občany členských států nezbytné, aby byly všechny důsledky známy již v raném stádiu za účelem zjednodušení uchovávání dokumentů a archivů a přístupu k nim. Návrhy právních předpisů o dokumentech a archivech a související právní předpisy na evropské a vnitrostátní úrovni by tudíž měly být sledovány tak, aby představitelé evropského archivářství měli možnost poskytnout v případě potřeby odborný posudek. 4.2. K podpoře výše uvedeného je nutné vypracovat hloubkovou studii právních předpisů o archivech a předpisů souvisejících jak na úrovni EU, tak na vnitrostátní úrovni; vytvořit databázi právních předpisů o archivech a předpisů souvisejících v rámci EU; přeložit vnitrostátní právní předpisy o archivech a předpisy související do angličtiny, francouzštiny a němčiny a v případě potřeby i do dalšího úředního jazyka EU prostřednictvím příslušných vnitrostátních archivů za účelem prosazení lepšího vzájemného porozumění těmto právním předpisům. Tento návrh zohledňuje jiné práce, které probíhají v Radě Evropy a v evropské pobočce Mezinárodní rady pro archivy (EURBICA), a usiluje o jejich systematické uspořádání. Navrhované prioritní opatření č. 5 Krádež archivních dokumentů 5.1. Opatření proti krádeži archivních dokumentů a opětovné získání ukradených archivů v EU by měla být prověřena a zlepšena. Vytvořit akční plán na základě dotazníku se zaměřením na navrhovaná zlepšení. C. VYTVOŘENÍ OFICIÁLNÍHO VÝBORU ARCHIVÁŘŮ (usnesení Rady ze dne 6. 5. 2003, body 8d, 8e a 9) 6.1. Vytvoření oficiální skupiny archivářů z členský států EU a orgánů EU. Tento výbor by měl zajišťovat výměnu informací a správných postupů a na základě shody, v souladu se zásadou subsidiarity, zajišťovat posílenou koordinaci archivářských prací v Evropě, jak bylo popsáno výše. Měl by se scházet dvakrát ročně nebo podle potřeby. 6.2. Vytvořit program na první tři roky, který se zaměří na otázky vznesené usnesením Rady ministrů (ze dne 6. května 2003), a vzít v úvahu jeho vývoj a pro potřeby členských států a orgánů Evropské unie šířit výsledky a zdokonalení správných postupů. 6.3. Na konci tříletého období bude provedeno vyhodnocení zohledňující zprávy o výsledcích poskytované ministrům Rady EU a budou zvážena navazující opatření.