Zvláštní zpráva             Jak Evropská služba pro 
vnější činnost spravuje své 
budovy po celém světěCS 2016  č. 07
EVROPSKÝ
ÚČETNÍ DVŮR

EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR  
12, rue Alcide De Gasperi  
1615 Lucemburk  
LUCEMBURSKO
Tel.: +352 4398-1
Dotazy:  eca.europa.eu/cs/Pages/ContactForm.aspx
Internetová  stránka:  eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditorsECA
Mnoho doplňujících informací o Evropské unii je k dispozici na internetu.  
Můžete se s nimi seznámit na portálu Europa ( http://europa.eu ).
Lucemburk: Úřad pro publikace Evropské unie, 2016
Print ISBN 978-92-872-4523-6 ISSN 1831-0788 doi:10.2865/666382 QJ-AB-16-007-CS-C
PDF ISBN 978-92-872-4561-8 ISSN 1977-5628 doi:10.2865/291250 QJ-AB-16-007-CS-N
EPUB ISBN 978-92-872-4562-5 ISSN 1977-5628 doi:10.2865/614343 QJ-AB-16-007-CS-E
© Evropská unie, 2016
Reprodukce povolena pod podmínkou uvedení zdroje.
Jak Evropská služba pro 
vnější činnost spravuje své 
budovy po celém světě
(podle čl. 287 odst. 4 druhého pododstavce Smlouvy 
o fungování EU)Zvláštní zprávaCS 2016  č. 07
02
 Auditní tým
Účetní dvůr ve svých zvláštních zprávách informuje o výsledcích auditů výkonnosti a auditů souladu s předpisy zaměře -
nými na konkrétní oblasti rozpočtu či témata z oblasti řízení. EÚD vybírá a koncipuje tyto auditní úkoly tak, aby byl jejich 
dopad co nejvyšší, a zohledňuje přitom rizika pro výkonnost a zajištění souladu s předpisy, objem příslušných příjmů či 
výdajů, očekávaný vývoj, politické zájmy a zájem veřejnosti.
Tento audit výkonnosti provedl auditní senát IV, jemuž předsedá člen EÚD Milan Martin Cvikl a který se zaměřuje na audit 
příjmů, výzkumu a vnitřních politik, správy finančních a hospodářských záležitostí a orgánů a institucí Evropské unie. 
Audit vedl člen EÚD Pietro Russo a podporu mu poskytovali tajemník jeho kabinetu François Gautier, ředitel Mark Crisp, 
vyšší manažer Paul Stafford, vedoucí úkolu Mark Marshall a auditorka Pascale Pucheux-Lallemandová.
Zleva doprava:  M. Marshall, P . Russo, F. Gautier, P . Pucheux-Lallemandová, P . Stafford.

03
 Obsah
Body
 Glosář
I – VIII Shrnutí
01 – 04 Úvod
05 – 06 Rozsah a koncepce auditu
05 Rozsah auditu
06 Koncepce auditu
07 – 66 Připomínky
07 – 27 Oddíl I – Budovy obecně vzato vyhovují potřebám delegací, v některých případech však za 
vynaložené peníze nepřinášejí nejlepší hodnotu kvůli nadbytečným prostorám, nevyužívaným 
nemovitostem a nájemnému, které nepokrývá náklady v plné výši
08 – 19 Budovy obecně vzato vyhovují potřebám delegací
20 – 22 Prostory ve většině kancelářských budov a v některých rezidencích přesahují horní meze stanovené v rámci 
politiky v oblasti nemovitostí
23 – 25 ESVČ vlastní budovy, které již nevyužívá
26 – 27 Některé poplatky za sdílení prostor v kancelářských budovách nepokrývají náklady v plné výši
28 – 47 Oddíl II – Existuje strukturovaný postup výběru budov pro delegace, ve všech hlavních fázích 
tohoto postupu se však při jeho uplatňování v praxi objevují některé nedostatky
30 – 31 Postup založený na dokumentaci budov poskytuje strukturovaný základ pro výběr budov pro delegace
32 – 35 Delegace nemají dostatečné zkušenosti na to, aby rozpoznaly vhodné budovy, a nedostává se jim ani 
dostatečné podpory ze strany ústředí
36 – 43 Způsob, jakými delegace předkládají ústředí různé možnosti, vykazuje některé nedostatky
44 – 47 Některá stanoviska výboru pro nemovitosti v ústředí nejsou včasná ani přesvědčivá
04 Obsah 
48 – 66 Oddíl III – Informace o vhodnosti budov nejsou spolehlivé a nevyužívají se k plánování, které je 
příliš krátkodobé a obzvláště nedostatečné v případě vlastněných nemovitostí
49 – 59 Centrální monitorovací systémy neposkytují spolehlivé základní informace o vhodnosti všech budov 
delegací
60 – 62 Plánování dostatečně nevyužívá dostupných informací a je krátkodobé
63 – 66 Systémy plánování pro vlastněné nemovitosti jsou obzvláště nedostatečné
67 – 72 Závěry a doporučení
 Příloha I — Sdílení prostor s členskými státy EU v delegacích EU
 Příloha II — Podrobnosti přezkumu dokumentace 30 budov
 Příloha III  — Důvody, proč budovy delegací nepřinášejí za vynaložené peníze nejlepší hodnotu
 Odpověď ESVČ 
05
 Glosář
Delegace : Po celém světě působí přibližně 140 delegací EU, jejichž úkolem je prosazovat zájmy a hodnoty EU 
a zajišťovat obchodní a rozvojovou spolupráci. Většina delegací odpovídá za vztahy EU s jednou zemí. Jiné se věnují 
udržování vztahů s vícestrannými nebo mezinárodními organizacemi, jako je Africká unie či Organizace spojených 
národů. Jedna třetina zaměstnanců delegací pracuje pro ESVČ, ostatní pak pro Evropskou komisi na generálních 
ředitelstvích, jako je GŘ pro mezinárodní spolupráci a rozvoj, GŘ pro politiku sousedství a jednání o rozšíření a GŘ 
pro obchod.
Dokumentace budovy : Delegace jsou povinny vypracovat dokumentaci budovy před jejím pronajmutím 
(i v případě obnovení nájemní smlouvy), nákupem či renovací nebo před výstavbou kanceláří či rezidence 
vedoucího delegace. Tuto dokumentaci budovy je nutno předložit ústředí (výboru pro nemovitosti) ke schválení, 
pokud celková hodnota prací činí 60 000 EUR nebo více. Delegace nemusejí dokumentace budov předkládat při 
pronájmu prostor pro ubytování pracovníků, jestliže výše nájmu nepřekročí horní mez pro nájmy stanovenou pro 
danou zemi.
Evropská služba pro vnější činnost (ESVČ) : Evropská služba pro vnější činnost (ESVČ) je diplomatickou 
službou Evropské unie. Její úlohou je koordinovat zahraniční a bezpečnostní politiku EU. Vedoucím ESVČ je 
vysoký představitel EU pro zahraniční věci a bezpečnostní politiku, který je současně místopředsedou Evropské 
komise. ESVČ byla vytvořena na základě Lisabonské smlouvy a její činnost byla oficiálně zahájena dne 1. ledna 
2011. Skládá se ze zaměstnanců příslušných oddělení generálního sekretariátu Rady a Evropské komise a rovněž 
z diplomatického personálu vyslaného z členských států EU. Ústředí ESVČ sídlí v Bruselu a odpovídá za provoz asi 
140 delegací EU po celém světě.
Politika v oblasti nemovitostí : Jedná se o pokyny pro delegace stanovené ústředím ESVČ, jejichž účelem je zajistit, 
aby byly budovy spravovány účinně a v rámci stanovených finančních limitů. Cílem politiky v oblasti nemovitostí je 
rovněž napomáhat standardizaci zdrojů, které jsou delegacím k dispozici, a zajišťovat transparentnost.
Společné umístění : Sdílení kancelářských prostor delegací s členskými státy EU nebo jinými orgány či institucemi 
EU (například Evropskou investiční bankou).
Stav kancelářských budov a rezidencí : Ústředí ESVČ monitoruje stav kancelářských budov a rezidencí 
vedoucích delegací prostřednictvím návštěv na místě. Posouzení stavu budovy zahrnuje tři kritéria, hodnocená „0“ 
(nepoužitelný) až „5“ (vynikající): zdraví a bezpečnost, zabezpečení a celkový stav (funkčnost/vzhled/lokalita).
Vedoucí administrativy : Vedoucí administrativy pomáhá vedoucímu delegace s každodenním provozem delegace. 
Koordinuje práci administrativního oddělení a odpovídá za lidské zdroje, řízení bezpečnosti, finanční řízení a plnění 
rozpočtu delegace, za řízení logistiky a nákupů a za správu prostor.
Vedoucí delegace : Vedoucí delegací pomáhají vysokému představiteli a Komisi naplňovat jejich mandát v oblasti 
vnějších vztahů. Vedoucí delegace odpovídá za řízení všech zaměstnanců delegace a finančních zdrojů.
Výbor pro nemovitosti : Výboru pro nemovitosti předsedá vedoucí odboru ústředí ESVČ pro infrastrukturu 
a zahrnuje nejméně čtyři další členy z tohoto odboru a jednoho člena z odboru pro místní bezpečnost. Zkoumá 
dokumentace budov a přijímá k nim stanoviska.
06
 Shrnutí
I
Při svém vytvoření v lednu 2011 převzala Evropská služba pro vnější činnost (ESVČ) od Evropské komise odpověd -
nost za provoz delegací EU po celém světě. Poskytuje kancelářské prostory pro 5 300 zaměstnanců v přibližně 140 
delegacích. ESVČ rovněž odpovídá za rezidence vedoucích delegací a za zajištění ubytování – nebo proplacení 
nákladů na ubytování – 2 400 zaměstnanců. Účinná správa budov delegací EU přispívá k plnění cílů EU v oblasti 
zahraniční politiky, obchodu a rozvojové spolupráce. Výdaje ESVČ na budovy delegací dosáhly v roce 2014 výše 
165 milionů EUR (viz body 1–4).
II
Evropský účetní dvůr zkoumal, zda budovy delegací vyhovují potřebám ESVČ a zda za vynaložené peníze přinášejí 
odpovídající hodnotu. Zjišťoval, zda má ESVČ zavedeny účinné postupy pro výběr vhodných budov, monitorování 
jejich vhodnosti a plánování potřebných změn (viz body 5 a 6).
III
Audit odhalil, že budovy delegací, ať už se jedná o kancelářské budovy, rezidence vedoucích delegací nebo prostory 
pro ubytování zaměstnanců, potřebám delegací obecně vzato vyhovují (viz body 8–19). Budovy nicméně v někte -
rých případech za vynaložené peníze nepřinášejí nejlepší hodnotu, neboť:
a) prostory ve většině kancelářských budov a v některých rezidencích přesahují horní meze stanovené v rámci 
politiky v oblasti nemovitostí (viz body 20–22);
b) ESVČ vlastní budovy, které již nevyužívá (viz body 23–25);
c) tam, kde delegace sdílejí svoje prostory s členskými státy EU nebo orgány či institucemi EU, některé poplatky 
hrazené hostujícími organizacemi nepokrývají náklady v plné výši (viz body 26–27).
IV
Vhodnost budov delegací závisí v první řadě na jejich prvotním výběru a následně na způsobu, jakým ESVČ zajiš -
ťuje, aby nadále vyhovovaly potřebám a přinášely za vynaložené peníze odpovídající hodnotu. Prvotní výběr budov 
k pronájmu či ke koupi probíhá v souladu s postupem založeným na dokumentaci budov. Před pronajmutím (či 
obnovením nájemní smlouvy) nebo nákupem předloží příslušná delegace dokumentaci budovy ústředí k přezkumu 
a schválení. Postup založený na dokumentaci budov poskytuje strukturovaný a zdokumentovaný základ pro rozho -
dování, a je tak příkladem osvědčeného postupu (viz body 30–31). Existuje však riziko, že ESVČ nevybere vhodnou 
budovu, protože ve všech fázích postupu výběru v praxi se objevují některé nedostatky:
a) některé delegace nemají při provádění průzkumu místního trhu dostatečné zkušenosti k tomu, aby rozpoznaly 
vhodné nabídky, a nedostává se jim ani dostatečné podpory ze strany ústředí (viz body 32–35);
b) když delegace předkládají ústředí různé možnosti, navrhované řešení někdy nevychází ze spolehlivé technické 
a finanční analýzy (viz body 36–43);
c) když výbor pro nemovitosti v ústředí přijímá konečné rozhodnutí, někdy je už na podpis smlouvy příliš pozdě 
a ne vždy lze prokázat, že rozhodnutí přinese za vynaložené peníze nejlepší hodnotu (viz body 44–47).
Shrnutí 07
V
Jakmile ESVČ budovy vybere, pravidelně prostřednictvím návštěv na místě posuzuje, zda potřebám delegací nadále 
vyhovují, neodhalí však všechny nedostatky (viz body 49–50). ESVČ při monitorování prostoru na osobu v kance -
lářských budovách nebere v úvahu všechny relevantní faktory (viz body 51 a 52) ani nedohlíží na to, aby nájemné 
v kancelářských budovách a rezidencích nadále odpovídalo tržním sazbám a aby poplatky hrazené organizacemi, 
s nimiž sdílí svoje prostory, pokrývaly náklady v plné výši (viz bod 53). Kromě toho ESVČ důsledně nezaznamenává 
výsledky monitorování do svých informačních systémů (viz body 54–59).
VI
Chybějící spolehlivé základní informace o budovách delegací jsou překážkou pro účinné plánování. Ústředí kromě 
toho účinně nevyužívá informace, které má k dispozici, aby vypracovalo plány nápravných opatření (viz bod 60). 
Plánování se zaměřuje na řešení krátkodobých potřeb (viz body 61 a 62).
VII
Dlouhodobým cílem ESVČ je nakoupit více prostor pro kanceláře delegací. V roce 2015 se ESVČ v souladu s novými 
ustanoveními finančního nařízení dohodla na podmínkách půjčky ve výši až 200 milionů EUR na nákup nemovitostí. 
ESVČ však má jen omezené zkušenosti s vlastnictvím budov a v oblasti správy nemovitostí jí chybějí zkušenosti. 
V důsledku toho nezavedla účinné systémy správy vlastněných nemovitostí, aby mohla například udržovat nemovi -
tosti v dobrém stavu či prodat ty budovy, které již nevyužívá (viz body 63–66).
VIII
Na základě připomínek uvedených v této zprávě Účetní dvůr ESVČ doporučuje, aby:
a) mezi cíle politiky v oblasti nemovitostí pro kancelářské budovy zařadila hledisko životního prostředí, přístupu 
pro osoby se zdravotním postižením a flexibility;
b) zajistila, že poplatky hrazené členskými státy EU nebo jinými orgány či institucemi EU hostujícími v budovách 
delegací budou shodné a budou pokrývat náklady v plné výši;
c) posílila uplatňování postupu založeného na dokumentaci budov při výběru budov;
d) využívala centrální zdroj informací k ověřování tržních sazeb u kancelářských budov a k pravidelnému monitoro -
vání souladu nájemného za kancelářské prostory s tržními sazbami;
e) zdokonalila svůj informační systém pro správu nemovitostí tak, aby poskytoval spolehlivější a relevantnější 
informace, které lze využít v procesu plánování;
f) posílila odborné zkušenosti se správou nemovitostí v ústředí s cílem vypracovat strategičtější přístup, zlepšit 
plánování a zintenzivnit podporu poskytovanou delegacím;
g) stanovovala priority pro pronájmy, nákupy, prodeje, úpravy a údržbu v průběžných střednědobých plánech 
za využití dostupných informací o podlahové ploše a stavu budov s cílem zajistit soulad s politikou v oblasti 
nemovitostí;
h) zavedla systémy pro účinnou správu vlastněných nemovitostí.
08
 Úvod
01 
Evropská služba pro vnější činnost (ESVČ) koordinuje zahraniční a bezpečnostní 
politiku EU. Ústředí ESVČ sídlí v Bruselu a odpovídá za provoz delegací EU po 
celém světě. ESVČ je na Evropské komisi strukturně i finančně nezávislá, avšak 
v mnoha oblastech s ní spolupracuje.
02 
Při svém vytvoření v lednu 2011 převzala ESVČ od Evropské komise odpovědnost 
za všechny delegace EU. To znamená, že o budovách, které delegace v součas -
nosti obývají, v převážné většině případů v minulosti rozhodovala právě Evropská 
komise. ESVČ poskytuje kancelářské prostory pro 5 300 zaměstnanců v přibližně 
140 delegacích. ESVČ rovněž odpovídá za rezidence vedoucích delegací a za za -
jištění ubytování – nebo proplacení nákladů na ubytování – 2 400 zaměstnanců.
03 
Účinná správa budov delegací EU přispívá k plnění cílů EU v oblasti zahraniční 
politiky, obchodu a rozvojové spolupráce. Účelem kanceláří delegací je posky -
tovat stabilní, reprezentativní, funkční a bezpečné pracovní prostředí a místo 
pro setkávání zaměstnanců i návštěvníků. Budovy by měly za vynaložené peníze 
přinášet co nejlepší hodnotu a aktivně se podporuje sdílení prostor s členskými 
státy nebo jinými orgány či institucemi EU.
04 
Přibližně 80 % kancelářských budov delegací a rezidencí vedoucích delegací se 
pronajímá, zbytek ESVČ vlastní. Výdaje ESVČ na budovy delegací dosáhly v roce 
2014 výše 165 milionů EUR (viz obrázek 1 ).
09 Úvod 
Výdaje na budovy delegací za rok 2014 ve výši 165 milionů EUR
Zdroj:  ESVČ.Obrázek 1
Náklady na zabezpečení 26/uni00A0mil. EUR – 16 %
Voda, plyn, elektřina, pojištění – 3 %
Úklid a údržba – 2 %
Rozsáhlé opravy/vybavení – 2 %
Nákup/výstavba budov – 1 %
Kanceláře
53/uni00A0mil. EUR
Rezidence – 11/uni00A0mil. EUR
Ubytování 
zaměstnanců
62/uni00A0mil. EURNájemné /
proplacení
nájemného
126/uni00A0mil. EUR – 76/uni00A0%
10
 Rozsah a koncepce auditu
Rozsah auditu
05 
Hlavním cílem auditu bylo zjistit, zda ESVČ spravuje budovy delegací dobře. Za 
tímto účelem se audit zaměřil na následující dílčí otázky:
a) Vyhovují budovy delegací potřebám ESVČ a přinášejí za vynaložené peníze 
odpovídající hodnotu?
b) Má ESVČ zavedeny účinné postupy pro výběr vhodných budov?
c) Má ESVČ zavedeny účinné systémy pro monitorování trvalé vhodnosti budov 
a plánování potřebných změn?
Koncepce auditu
06 
Připomínky přijaté na základě auditu vycházejí ze čtyř hlavních zdrojů důkazních 
informací (viz obrázek 2 ):
a) Rozeslali jsme dotazník vedoucím administrativy ve 133 delegacích1. Dotazník 
vyplnilo 112 vedoucích administrativy, tedy 84 % respondentů.
b) Přezkoumali jsme vzorek 30 dokumentací budov předložených ústředí 
v letech 2013 a 20142. Rozhodnutí, zda pronajmout, anebo koupit konkrétní 
budovu, nebo zda obnovit nájemní smlouvu, se přijímá na základě dokumen -
tace budovy předložené ústředí příslušnou delegací.
c) Uskutečnili jsme návštěvy u čtyř delegací (v Nepálu, Tanzanii, Turecku 
a v USA – Washingtonu, D.C.) s cílem prozkoumat praxi správy budov v dele -
gacích různé velikosti, z různých kontinentů, s různým prostorem na osobu, 
v různém vlastnictví (tři kancelářské budovy byly pronajaté), v různém stavu, 
s různým složením zaměstnanců a s různými zkušenostmi, pokud jde o sdílení 
prostor. Během návštěv u těchto delegací jsme o praxi správy budov diskuto -
vali rovněž s vedoucími administrativy na velvyslanectvích členských států. 
V průběhu svých návštěv jsme se setkali se zástupci velvyslanectví Belgie, 
Dánska, Finska, Německa, Nizozemska, Švédska a Spojeného království. 
Navštívili jsme také nizozemské ministerstvo zahraničí, abychom získali po -
drobnější informace o jeho inovativních politikách a postupech správy budov 
velvyslanectví.
d) Zkoumali jsme dokumentaci týkající se politik, postupů a nástrojů, vedli 
rozhovory na ústředí a analyzovali kvantitativní informace související s budo -
vami delegací.1 Dotazník byl zaslán všem 
delegacím s výjimkou těch, 
které se nacházejí v EU 
(tj. delegace Evropské unie při 
OECD a při UNESCO v Paříži), 
a delegací závislých na jiné 
delegaci.
2 Vzorek 30 dokumentací budov 
byl vybrán pomocí metody 
pro výběr vzorku podle 
peněžních jednotek ze 148 
dokumentací budov 
předložených od ledna 2013 
do září 2014.
11 Rozsah a koncepce auditu 
Zdroje důkazních informacíObrázek 2
Zdroj:  Evropský účetní dvůr.Přezkum statistik
a postupůPřezkum
dokumentace 
30 budovAuditní návštěvy
u čtyř delegací: 
Nepál, Tanzanie, 
Turecko a USA
Auditní průzkumAuditní 
připomínky
12
 Připomínky
Oddíl I – Budovy obecně vzato vyhovují potřebám 
delegací, v některých případech však za vynaložené 
peníze nepřinášejí nejlepší hodnotu kvůli 
nadbytečným prostorám, nevyužívaným 
nemovitostem a nájemnému, které nepokrývá náklady 
v plné výši
07 
Auditoři zjišťovali, zda budovy delegací vyhovují potřebám ESVČ a přinášejí za 
vynaložené peníze odpovídající hodnotu.
Budovy obecně vzato vyhovují potřebám delegací
Kancelářské budovy
08 
Politika ESVČ v oblasti nemovitostí stanoví pro kanceláře delegací následující cíle: 
stálost, reprezentativnost, funkčnost, bezpečnost a nejlepší hodnotu za vynalože -
né peníze. Auditní průzkum mezi vedoucími administrativy v delegacích potvrdil 
relevantnost všech uvedených cílů, zvýrazněných tučným písmem na obrázku 3 .
Význam cílů pro kanceláře delegací
Zdroj:  auditní průzkum mezi vedoucími administrativy v delegacích EU.Obrázek 3Bezpečnost - 22 %
Funkčnost - 18 %
Stálost - 14 % Reprezentativnost - 12 %Odpovídající hodnota
za vynaloženéprostředky - 12 %Flexibilita - 9 %Dopad na životní
prostředí - 7 %Přístupnost pro osoby se
zdravotním postižením - 6 %
13 Připomínky 
09 
Respondenti přikládali největší váhu bezpečnosti a funkčnosti, uznávali však také 
význam dalších faktorů, které v současnosti nepatří mezi cíle politiky v oblasti 
nemovitostí:
a) Flexibilita: pracovní dokument z roku 2014 týkající se politiky ESVČ v oblasti 
nemovitostí uvádí, že pronájem má výhodu spočívající ve flexibilitě, pokud se 
potřeby změní. Potřeby ohledně budov se mohou změnit například v důsled -
ku zvýšení či snížení počtu zaměstnanců. Kromě toho nemusí počet zaměst -
nanců spadat pod přímou kontrolu ESVČ, neboť ESVČ poskytuje prostory také 
pro pracovníky Evropské komise a další organizace.
b) Dopad na životní prostředí: ačkoli je ESVČ odhodlána vytvářet pracoviště 
šetrná k životnímu prostředí, ať už na ústředí nebo v delegacích3, její politika 
v oblasti nemovitostí tento úmysl neodráží. Doposud se například nezavázala 
k přijetí systému EMAS (systém environmentálního řízení a auditu)4. Aktiv -
ní prosazování systému EMAS by přitom delegacím poskytlo příležitost jít 
příkladem a dokázat, že tento systém může být užitečný i pro malé organiza -
ce5. U delegací ve Washingtonu, D.C. a v Tanzanii lze nicméně najít příklady 
osvědčených postupů (viz rámeček 1 ).
c) Přístupnost pro osoby se zdravotním postižením: někdy je třeba splnit místní 
požadavky. Tak tomu bylo v případě renovace kanceláří v Turecku a ve 
Washingtonu, D.C. Přístupnost pro osoby se zdravotním postižením kromě 
toho kontrolují zdravotní a bezpečnostní inspekce ESVČ (viz bod 49 b)).Rámeček 1Zlepšování dopadu na životní prostředí ve Washingtonu, D.C. a v Tanzanii
V roce 2012 se delegace ve Washingtonu, D.C. připojila k závazku ostatních diplomatických misí ve Washingto -
nu, D.C. usilovat o zlepšení kvality životního prostředí. Delegace stála v čele tohoto úsilí již díky získání zlatého 
certifikátu LEED ( Leadership in Energy and Environmental Design ) pro svoje nové kancelářské prostory pronajaté 
ve Washingtonu, D.C. a vlastník budovy následoval jejího příkladu a v roce 2013 získal zlatý certifikát LEED 
i pro zbytek budovy.
V Tanzanii ESVČ vlastní část kancelářské budovy společně s Německem, Nizozemskem a Spojeným králov -
stvím. Budovu spravuje společný řídící výbor, který vypracovává výroční zprávu o řízení. Výroční zpráva o ří -
zení obsahuje analýzu, která porovnává měsíční spotřebu elektřiny, nafty a vody za předchozí tři roky s cílem 
určit oblasti možných budoucích úspor.3 Udělení absolutoria ESVČ za 
rok 2013 – odpovědi ESVČ na 
otázky k písemnému 
zodpovězení.
4 Zvláštní zpráva Účetního 
dvora č. 14/2014 „Jakým 
způsobem orgány a instituce 
EU vypočítávají, snižují 
a kompenzují své emise 
skleníkových plynů?“ ( http://
eca.europa.eu ).
5 Evropská komise zveřejnila 
„Soubor nástrojů EMAS pro 
malé organizace“ a podporuje 
standardizovanou metodiku 
nazvanou „EMAS easy“.
14 Připomínky 
10 
Odbor ústředí pro infrastrukturu monitoruje stav z hlediska zdraví a bezpečnosti, 
zabezpečení a celkový stav všech kancelářských budov delegací6. Průměrný stav 
kancelářských budov v roce 2014 byl uspokojivý (hodnocení 3,7 z 5), v některých 
delegacích se však vyskytly nedostatky7 (viz obrázek 4 ).
Stav kancelářských budov delegací (5 = vynikající)
Zdroj:  Evropský účetní dvůr, sestaveno na základě údajů ESVČ.Obrázek 4
00,51,01,52,02,53,03,54,04,5Stav kancelářských budovV pronájmu Koupené před rokem 2000 Koupené po roce 2000
Kancelářské budovy delegací5,06 Posuzování stavu 
kancelářských budov zahrnuje 
tři kritéria, hodnocená „0“ 
(nepoužitelný) až „5“ 
(vynikající): zdraví 
a bezpečnost (včetně 
konstrukce, technického 
vybavení atd.), zabezpečení 
a celkový stav (funkčnost/
vzhled/lokalita).
7 Čtyřmi delegacemi, jejichž 
stav v roce 2014 byl hodnocen 
jako nejhorší, byly Indie, Egypt, 
Senegal a Srí Lanka.
15 Připomínky 
11 
Posouzení provedené ústředím potvrdila i zjištění našeho průzkumu. Většina re -
spondentů měla za to, že kanceláře delegací vyhovují jejich potřebám, pokud jde 
o lokalitu, umožnění pracovních kontaktů s partnery, pracovní podmínky, vzhled, 
bezpečnost i prostor (viz obrázek 5 ). Přes 90 % považovalo lokalitu za vhodnou. 
Čtvrtina respondentů se nicméně domnívala, že bezpečnost, vzhled a pracovní 
podmínky nejsou dostačující. Třetina respondentů uvedla, že kanceláře delegací 
neposkytují dostatek prostoru.
Vhodnost kancelářských budov delegací
Zdroj:  auditní průzkum mezi vedoucími administrativy v delegacích EU.Obrázek 5
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Respondenti
Lokalita Vzhled ZabezpečeníNeuspokojivé
Uspokojivé
Dostatek 
prostoruPracovní 
podmínkyUsnadňuje 
vztahy
16 Připomínky 
Rezidence
12 
Rezidence vedoucích delegací zajišťuje ESVČ. Mají dvojí funkci: jsou soukromým 
bydlištěm a zároveň prostorem pro oficiální recepce. Při výměně vedoucích dele -
gací by se rezidence obvykle neměly měnit. Politika v oblasti nemovitostí stanoví, 
že by měly vypadat reprezentativně, neměly by být příliš okázalé a měly by za vy -
naložené peníze přinášet co nejlepší hodnotu. Umístění rezidence a kroky přijaté 
k zajištění její bezpečnosti by měly brát v potaz bezpečnostní situaci v hostitelské 
zemi.
13 
Většina respondentů měla za to, že rezidence vedoucích delegací vyhovují jejich 
potřebám, pokud jde o bezpečnost, vzhled, umožnění pracovních kontaktů 
s partnery, podmínky i prostor (viz obrázek 6 ). Čtvrtina respondentů se nicméně 
domnívala, že rezidence vedoucího delegace neposkytuje dostatek prostoru a že 
stav rezidence není uspokojivý.
Vhodnost rezidencí vedoucích delegací
Zdroj:  auditní průzkum mezi vedoucími administrativy v delegacích EU.Obrázek 6
RespondentiNeuspokojivé
Uspokojivé100 %
90 %
80 %
70 %
60 %
50 %
40 %
30 %
20 %
10 %
0 %
Lokalita Vzhled Zabezpečení Dostatek 
prostoruStav
budovyUsnadňuje 
vztahy
17 Připomínky 
14 
Výměra rezidence by měla činit nejvýše 600 m2 (viz bod 22). Výměra rezidence 
a okolních pozemků by měla přibližně odpovídat výměře rezidencí velvyslanců 
členských států v téže zemi8. Přes 40 % respondentů průzkumu se domnívalo, 
že rezidence vedoucího delegace poskytuje méně prostoru než většina reziden -
cí velvyslanců. Průměrná výměra rezidencí vedoucích delegací EU v roce 2014 
činila 488 m2 (viz obrázek 7 ). Výměra přibližně 40 rezidencí (30 %) byla menší 
než 400 m2.
Výměra rezidencí (v m2)
Zdroj:  Evropský účetní dvůr, sestaveno na základě údajů ESVČ.Obrázek 7
02004006008001 0001 2001 400
Rezidence vedoucích delegacím²
Průměr (488 m²)Doporučované maximum (600 m²)8 Politika ESVČ v oblasti 
nemovitostí: Rezidence – 
politika a výběr.
18 Připomínky 
15 
Stav9 rezidencí vedoucích delegací (viz obrázek 8 ) monitoruje odbor ústředí pro 
infrastrukturu. Stav rezidencí v roce 2014 byl v průměru hodnocen 4,6 z 5. Tato 
známka je vyšší než v případě průměrného stavu kanceláří, které byly hodnoceny 
3,7 z 5 (viz bod 10).
Stav rezidencí (5 = vynikající)
Zdroj:  Evropský účetní dvůr, sestaveno na základě údajů ESVČ.Obrázek 8
0,00,51,01,52,02,53,03,54,55,0V pronájmu Koupené před rokem 2000 Koupené po roce 2000
4,0
Rezidence vedoucích delegacíStav rezidencí9 Posuzování stavu rezidencí 
vedoucích delegací zahrnuje 
tři kritéria, hodnocená „0“ 
(nepoužitelný) až „5“ 
(vynikající): zdraví 
a bezpečnost (včetně 
konstrukce a technického 
vybavení atd.), zabezpečení 
a celkový stav (funkčnost/
vzhled/lokalita). ESVČ nemá 
k dispozici žádné údaje o stavu 
53 rezidencí (viz bod 57 b)).
19 Připomínky 
Ubytování zaměstnanců
16 
ESVČ zajišťuje ubytování přibližně 2 400 zaměstnanců delegací10 prostřednictvím 
dvou metod, které jsou uvedeny ve služebním řádu:
a) Přibližně 1 400 zaměstnancům poskytují delegace EU ubytování zdarma. Až 
na několik výjimek je toto ubytování v pronájmu, nikoli ve vlastnictví. Od 
ledna 2014 smějí delegace EU poskytovat ubytování tímto způsobem hlavně 
ve vysoce rizikových oblastech nebo v zemích, kde podmínky na trhu s pro -
nájmy komplikují nalezení vhodného ubytování11.
b) Přibližně 1 000 zaměstnancům delegace EU náklady na pronajaté ubytování 
proplácejí.
17 
V obou případech je nájemné hrazené či proplácené delegací omezeno horními 
mezemi pro výši nájemného, které jsou stanoveny pro všechna místa zaměstnání 
mimo EU. Tyto meze vycházejí ze složení rodiny zaměstnance a zohledňují situaci 
na místním trhu s pronájmy.
18 
Politika ESVČ v oblasti nemovitostí stanoví, že ubytování zaměstnanců žijících 
v zahraničí by mělo splňovat bezpečnostní normy ESVČ, například by se mělo 
nacházet výhradně v povolených oblastech. Mělo by rovněž vhodně reprezento -
vat EU12.
19 
Respondenti v průzkumu vyjádřili s ubytováním zaměstnanců vysokou míru spo -
kojenosti. Přibližně 90 % respondentů mělo za to, že bezpečnost, prostor, lokalita 
i životní podmínky v zařízeních pro ubytování zaměstnanců jsou dostačující (viz 
obrázek 9 ).10 Jedná se o veškeré 
zaměstnance delegací 
s výjimkou místních 
zaměstnanců.
11 Rozhodnutí vysoké 
představitelky Unie pro 
zahraniční věci a bezpečnostní 
politiku ze dne 17. prosince 
2013 týkající se pravidel pro 
provádění bytové politiky 
v delegacích EU (HR 
DEC(2013) 011).
12 Politika ESVČ v oblasti 
nemovitostí: Politika 
ubytování úředníků 
působících ve třetích zemích.
20 Připomínky 
Vhodnost ubytování zaměstnanců delegací
Zdroj:  auditní průzkum mezi vedoucími administrativy v delegacích EU.Obrázek 9
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Respondenti
Lokalita Životní podmínky Zabezpečení ProstorNeuspokojivé
Uspokojivé
21 Připomínky 
Prostory ve většině kancelářských budov a v některých 
rezidencích přesahují horní meze stanovené v rámci politiky 
v oblasti nemovitostí
Průměrné prostory na osobu v kancelářích delegací často 
přesahují horní meze stanovené v rámci politiky v oblasti 
nemovitostí
20 
Politika ESVČ v oblasti nemovitostí doporučuje, aby kanceláře delegací nepřesa -
hovaly maximální velikost 35 m2 na osobu (maximum podle politiky v oblasti ne -
movitostí před rokem 2013 bylo 42 m2)13. Tento výpočet je založen na veškerých 
prostorách (nejen kancelářích, ale také společných prostorách) děleno celkovým 
počtem stálých pracovních míst s výjimkou pracovních míst, kde není kance -
lář zapotřebí (například řidiči). Politika v oblasti nemovitostí umožňuje vynětí 
určitých oblastí z výpočtu, například umožňuje vyjmout dodatečnou konferenční 
místnost pro potřeby předsednictví v souladu s Lisabonskou smlouvou. Nové 
kancelářské prostory delegací by měly sestávat z kombinace jednotlivých kance -
láří, společných kanceláří pro dvě až čtyři osoby a prostor typu open space. Sa -
mostatné kanceláře by měly být vyhrazeny malému počtu zaměstnanců, jejichž 
funkce to vyžaduje.
21 
V roce 2014 přibližně 85 delegací maximální prostor na osobu 35 m2 překročilo14: 
průměrný prostor na osobu činil 41 m2 (viz obrázek 10 )15. Snížením průměrného 
prostoru na osobu by se ušetřilo na nájemném16 a na provozních nákladech.
Některé rezidence přesahují horní mez stanovenou v rámci 
politiky v oblasti nemovitostí
22 
Politika ESVČ v oblasti nemovitostí stanoví, že maximální celková výměra všech 
místností v rezidenci vedoucího delegace by měla být nejvýše 600 m2. Ačko -
li průměrná výměra rezidencí vedoucích delegací EU v roce 2014 této horní 
meze nedosahovala (viz bod 14), 34 rezidencí (24 %) horní mez překročilo (viz 
obrázek 7 )17.13 Nově pořízené budovy by 
měly být dostatečné velké na 
to, aby umožnily 10% zvýšení 
počtu pracovníků.
14 Delegacemi s největšími 
kancelářskými prostory na 
osobu byly delegace při 
Organizaci spojených národů 
v New Yorku (90 m2 na osobu) 
a delegace při Organizaci 
spojených národů v Ženevě 
(104 m2 na osobu).
15 V této analýze nejsou zahrnuty 
kancelářské prostory 
pronajímané jiným 
organizacím. Nezahrnuje 
delegace s méně než deseti 
zaměstnanci, které mají ve 
všech případech více než 
35 m2 na osobu. Analýza 
vychází z počtu stálých 
pracovních míst. Započtení 
přibližně 200 dočasných 
stážistů a národních 
odborníků by průměrný 
prostor na osobu snížilo na 
40 m2.
16 Celkové roční nájemné za 
kanceláře delegací v roce 2014 
dosáhlo 53 milionů EUR 
(viz  obrázek 1 ), což znamená, 
že každý čtvereční metr 
průměrné výměry na osobu 
představuje náklady ve výši 
1,3 milionu EUR.
17 Jednou z největších rezidencí 
byla rezidence v Indonésii 
s 1 200 m2. Byla uzavřena 
smlouva o pronájmu nové 
rezidence o výměře 580 m2 od 
září 2015.
22 Připomínky 
Výměra kancelářských prostor delegací na osobu
Poznámka:  Nezahrnuje delegace s méně než deseti zaměstnanci.
Zdroj:  Evropský účetní dvůr, sestaveno na základě údajů ESVČ.Obrázek 10
020406080100120
Kancelářské budovy delegacím² na osobu
Doporučované maximum (35 m²)Průměr (41 m²)
23 Připomínky 
ESVČ vlastní budovy, které již nevyužívá
23 
Kancelářské budovy delegací EU zakoupené před rokem 2000 a dosud využívané 
ESVČ patří mezi kancelářské budovy v nejhorším stavu (viz obrázek 4 ). Zaměst -
nanci delegace v Gabonu se přestěhovali do malých dočasných kanceláří, neboť 
kancelářská budova zakoupená v roce 1996 v současnosti trpí vážnými statickými 
problémy.
24 
Rezidence ve vlastnictví ESVČ jsou menší a snáze se udržují. Stav vlastněných 
rezidencí zakoupených před rokem 2000 a dosud využívaných ESVČ je v průměru 
hodnocen 4,6 z 5 (viz obrázek 8 ). To je výrazně lepší hodnocení než průměrný 
stav vlastněných kancelářských budov delegací zakoupených před rokem 2000, 
hodnocený 3,4.
25 
Ačkoli ESVČ již nevyužívá 20 % budov delegací, které vlastní (sedm z 33 kancelář -
ských budov a šest z 30 rezidencí), ponechala si je. Nevyužívané budovy v Čadu, 
Středoafrické republice a Rwandě jsou pronajímány jiným organizacím, jako jsou 
GŘ pro humanitární pomoc a civilní ochranu nebo velvyslanectví členských států. 
Jiné budovy však zůstávají neobsazené. Například:
a) Vlastněné kancelářské budovy v Botswaně a Gambii jsou prázdné od roku 
2004.
b) Rezidence v Jižní Africe a na Kapverdách jsou prázdné od roku 2012.
c) V Tanzanii jsou bývalá rezidence vedoucího delegace (viz obrázek 11 ) a dům 
pro zaměstnance prázdné od roku 2009 s náklady ve výši 25 000 EUR roč -
ně na zabezpečení, služby a zahradnické práce. Nacházejí se mimo oblast 
doporučenou regionálním bezpečnostním úředníkem. Jiný dům ve vlastnictví 
delegace, který se nalézá uvnitř této oblasti, zůstává prázdný od dubna 2014.
24 Připomínky 
Některé poplatky za sdílení prostor v kancelářských 
budovách nepokrývají náklady v plné výši
26 
ESVČ podporuje řešení, jejichž součástí je sdílení kancelářských prostor s členský -
mi státy nebo s jinými orgány a institucemi EU, včetně GŘ pro humanitární pomoc 
a civilní ochranu. Společné umístění má zajistit lepší reprezentaci EU, usnadnit 
spolupráci s členskými státy a rovněž ušetřit náklady18. Své prostory s členskými 
státy EU nebo orgány či institucemi EU v roce 2015 sdílelo 45 delegací. Počet 
delegací, které poskytují své prostory velvyslanectvím členských států nebo na 
těchto velvyslanectvích samy hostují, vzrostl ze 14 v květnu 2014 na 17 v květnu 
201519. Všech 17 delegací, které svoje prostory v roce 2015 sdílely s jedním nebo 
více členskými státy, je uvedeno v  příloze I .Bývalá rezidence v Tanzanii, která je prázdná od roku 2009, avšak ESVČ 
si ji ponechala
Zdroj:  Evropský účetní dvůr.Obrázek 11
18 Politika ESVČ v oblasti 
nemovitostí: Kanceláře 
delegací – politika a výběr.  
Politika ESVČ v oblasti 
nemovitostí: Sdílení 
kancelářských prostor 
delegací nebo společné 
umisťování se třetími stranami.
19 Pracovní dokumenty týkající 
se politiky ESVČ v oblasti 
nemovitostí z let 2014 a 2015.
25 Připomínky 
27 
Členské státy a orgány či instituce EU by se měly v rámci společného umístění 
spravedlivě podílet na nákladech20. V praxi se při výpočtu poplatků hrazených 
společně umístěnými organizacemi používají různé metody, z nichž některé ne -
zajišťují pokrytí nákladů v plné výši. Například:
a) Delegace ve Washingtonu, D.C. má uzavřeny dohody o sdílení prostor s pěti 
různými organizacemi. Pouze dvě nejnovější dohody (s Europolem a Evrop -
skou investiční bankou) však zahrnují příspěvek na administrativní režijní 
výdaje.
b) V Nepálu přispívá GŘ pro humanitární pomoc a civilní ochranu na úklid, 
údržbu, služby a ostrahu. Nijak se však nepodílí na nájemném za kancelářské 
prostory, přičemž tato částka by měla činit dalších 8 000 EUR ročně. Obdobně 
v Tanzanii, kde delegace budovu vlastní, hradí mise EUCAP Nestor21 pouze 
poplatky určené na provozní náklady (údržba, služby, zabezpečení a úklid).
c) Pokyny delegacím z roku 2013 ohledně výpočtu nájemného pro ostatní or -
ganizace vyžadovaly, aby všechny nové dohody, stejně jako dohody stávající 
v případě jejich obnovení, zahrnovaly poplatky za společné prostory. Ná -
jemné stanovené před rokem 2013 bere v potaz pouze čistou výměru kance -
lářských prostor využívaných nájemcem. Výsledkem je, že nájemci využívají 
společné prostory zdarma a hradí méně, než činí jejich spravedlivý podíl na 
nájemném a provozních nákladech.
Oddíl II – Existuje strukturovaný postup výběru budov 
pro delegace, ve všech hlavních fázích tohoto postupu 
se však při jeho uplatňování v praxi objevují některé 
nedostatky
28 
Oddíl I se zabýval vhodností budov delegací: zda vyhovují potřebám ESVČ a při -
nášejí za vynaložené peníze odpovídající hodnotu. To, zda jsou budovy delegací 
vhodné či nikoli, závisí v první řadě na způsobu, jakým jsou vybírány. Audit proto 
zkoumal, zda má ESVČ zavedeny účinné postupy pro výběr vhodných budov.20 Rozhodnutí Evropského 
parlamentu o absolutoriu za 
rok 2012 ze dne 3. dubna 2014.
21 EUCAP Nestor je civilní mise 
EU s účastí několika 
vojenských odborníků. 
Podporuje rozvoj systémů 
námořní bezpečnosti 
v Africkém rohu a státech 
západního Indického oceánu, 
které jim mají umožnit 
účinněji bojovat proti pirátství 
a jiné námořní trestné činnosti.
26 Připomínky 
29 
Postup založený na dokumentaci budov poskytuje strukturovaný základ pro 
výběr budov pro delegace. Uplatňování tohoto postupu v praxi nicméně vykazu -
je některé nedostatky. V důsledku toho existuje riziko, že ESVČ nevybere vhodné 
budovy. Nedostatky se objevují ve všech hlavních fázích postupu založeného na 
dokumentaci budovy:
a) když delegace hledají vhodné budovy;
b) když delegace porovnávají různé možnosti a předkládají je výboru pro nemo -
vitosti v ústředí;
c) když výbor pro nemovitosti přijímá a vysvětluje svá rozhodnutí.
Postup založený na dokumentaci budov poskytuje 
strukturovaný základ pro výběr budov pro delegace
30 
Výběr budov k pronájmu či ke koupi probíhá v souladu s postupem ESVČ založe -
ným na dokumentaci budov:
a) V případě kanceláří i rezidencí jsou delegace povinny před pronajmutím, 
nákupem či výstavbou nové budovy nebo před obnovením nájemní smlouvy 
vypracovat dokumentaci budovy. Tuto dokumentaci budovy musí delegace 
předložit výboru pro nemovitosti v ústředí k prostudování a schválení, pokud 
celková hodnota činí 60 000 EUR nebo více.
b) Delegace jsou rovněž povinny předložit výboru pro nemovitosti dokumentaci 
před jakýmkoli nákupem pozemků.
c) Při pronájmu prostor pro ubytování pracovníků musí delegace předkládat 
dokumentaci budovy tehdy, jestliže výše nájemného překročí horní mez pro 
nájemné stanovenou ESVČ pro danou zemi, a dále pro země, pro něž nebyly 
stanoveny žádné horní meze.
31 
Postup založený na dokumentaci budov poskytuje strukturovaný a zdokumen -
tovaný základ pro rozhodování vycházející z pokynů ústředí, a je tak příkladem 
osvědčeného postupu. Výběrová kritéria v dokumentaci budov vycházejí z cílů 
stanovených politikou ESVČ v oblasti nemovitostí. Dokumentace budovy by měla 
obsahovat užší výběr možností sestavený na základě průzkumu místního trhu 
s nemovitostmi provedeného delegací, argumenty, proč budovu pronajmout či 
koupit, posouzení vhodných alternativ provedené delegací a příslušný návrh ur -
čený výboru pro nemovitosti. Dokumentace budovy pomáhá zajistit, aby vybrané 
budovy vyhovovaly potřebám delegací a současně za vynaložené prostředky 
přinášely odpovídající hodnotu.
27 Připomínky 
Delegace nemají dostatečné zkušenosti na to, aby rozpoznaly 
vhodné budovy, a nedostává se jim ani dostatečné podpory 
ze strany ústředí
32 
Náš auditní přezkum u 30 dokumentací budov (viz příloha II ) odhalil, že u většiny 
z nich (26 z 30) delegace provedla průzkum místního trhu. Pouze 15 z 30 doku -
mentací budov však obsahovalo užší výběr vhodných, realistických možností 
(viz  obrázek 12 ).
Souhrnné výsledky auditního přezkumu 30 dokumentací budov
Zdroj:  Evropský účetní dvůr, sestaveno na základě přezkumu 30 dokumentací budov.Obrázek 12
26
51522 234
25158 7Počet dokumentací budovAnoNe
5. Přesvědčivé 
zdůvodnění 
rozhodnutí výboru 
pro nemovitosti
v ústředí4. Řešení navržené 
delegací vychází ze 
spolehlivé technické 
a ﬁnanční analýzy3. Užší výběr vícero 
vhodných, 
realistických 
možností2. Argumenty, 
proč budovu 
pronajmout či 
koupit1. Průzkum 
místního trhu
28 Připomínky 
33 
V auditním průzkumu téměř polovina vedoucích administrativy uvedla, že jejich 
delegace nemá dostatek zaměstnanců a odborných zkušeností na to, aby spravo -
vala své budovy. Vedoucí administrativy nejsou odborníky na správu budov a ne -
dostávají v této oblasti žádné zvláštní školení. Kvůli řízení stavebních projektů 
(například při stěhování do nové kancelářské budovy nebo provádění stavebních 
prací) proto mohou požadovat souhlas, aby zajistili potřebné odborníky (napří -
klad za účelem analýzy trhu, provedení analýzy, zda bude vhodnější pronájem či 
nákup, vyjednávání s vlastníky budov nebo projektování a sledování stavebních 
prací). Například ve Washingtonu, D.C. si delegace najímá místního makléře, který 
provádí průzkum trhu a vyjednává s vlastníky budov jejím jménem. V zemích, 
kde nelze takovéto odborníky zajistit, mohou delegace vyžadovat větší zapojení 
a podporu ze strany ústředí.
34 
Auditní průzkum ukázal, že 85 % vedoucích administrativy je s podporou, které 
se jim dostává od ústředí při obnovování nájemních smluv, spokojeno. Míra spo -
kojenosti byla nižší v případě podpory poskytované při výběru nových kancelář -
ských prostor (76 %) (viz obrázek 13 ).
Podpora poskytovaná delegacím při správě budov
Zdroj:  auditní průzkum mezi vedoucími administrativy v delegacích EU.Obrázek 13
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %
Nedostačující podpora
ze strany ústředí
Dostačující podporaze strany ústředíRespondenti
Údržba
a renovaceVýběr nových 
kancelářských prostorObnovení nájemní 
smlouvy
29 Připomínky 
35 
Řada odpovědí v rámci auditního průzkumu zdůrazňovala potřebu intenzivnější 
podpory ze strany ústředí, zejména je-li na místním trhu nedostatek vhodných 
budov22. Některé navštívené delegace, například v Nepálu (viz rámeček 2 ), rovněž 
upozorňovaly na nutnost návštěv na místě, zejména při hledání nových prostor. 
V roce 2014 odbor ústředí pro infrastrukturu navštívil za účelem poskytnutí pod -
pory na místě 36 delegací. Jako příklad osvědčeného postupu lze uvést postup, 
jakým německá velvyslanectví hledají nové prostory – vedoucí administrativy 
určí vhodné lokality a na místo následně dorazí pracovníci ústředí, aby zkontrolo -
vali jejich vhodnost a pomohli při vyjednávání. Rámeček 2Potřeba podpory ze strany ústředí při hledání nové kancelářské budovy v Nepálu
V Nepálu pracovala od roku 2007 kvůli nedostatku prostoru v hlavní budově třetina zaměstnanců v přestavě -
ných garážích. Od roku 2009 pak další třetina pracovala v prefabrikovaných domcích z druhé ruky, instalova -
ných v zahradě, což pro delegaci nebyla ta nejlepší vizitka (viz obrázek 14 ). V hodnocení delegace v Nepálu 
z června roku 2011 se doporučovalo, aby bylo po skončení nájemní smlouvy v roce 2014 naplánováno stěhová -
ní do vhodnějších a modernějších kanceláří.
Delegace neměla dostatek času a odborných zkušeností potřebných k vypracování kvalitní dokumentace bu -
dovy. Domnívala se, že návštěva odborníků na správu nemovitostí z ústředí (například vyjednavače, architekta 
a bezpečnostního pracovníka) by jí mohla pomoci nalézt nové prostory, vyjednat co nejlepší podmínky a určit 
a porovnat vhodná řešení. Ústředí však tuto návštěvu nebylo schopno provést, a to ani přes písemné žádosti 
delegace z let 2011 a 2012. Ústředí delegaci písemně vybídlo, aby rozpracovala svůj návrh koupit pozemky od 
francouzského velvyslanectví a vystavět kanceláře a rezidenci, následně však tento návrh kvůli nedostatku 
finančních prostředků zamítlo. Delegaci se nepodařilo nalézt vhodnou alternativu, a proto předložila doku -
mentaci budovy za účelem obnovení stávající nájemní smlouvy do roku 2024, kterou ústředí v listopadu 2013 
schválilo.22 Respondenti v průzkumu to 
označili za jednu z největších 
překážek při hledání nových 
prostor.
30 Připomínky 
Způsob, jakými delegace předkládají ústředí různé možnosti, 
vykazuje některé nedostatky
36 
Politika v oblasti nemovitostí od delegací vyžaduje, aby ústředí prostřednic -
tvím dokumentací budov předkládaly výsledky svého průzkumu místního trhu 
s nemovitostmi. To by mělo zahrnovat argumenty, proč budovu pronajmout či 
koupit, posouzení vhodných možností a návrh určený výboru pro nemovitosti. 
Nicméně:
a) delegace nevypracovávají dokumentace budov pro všechny nové smlouvy;
b) dokumentace budov bývají zbytečně podrobné, i když delegace nemají 
v úmyslu se stěhovat;
c) dokumentace budov se jen málokdy zaobírají možností nákupu a neporovná -
vají ji s náklady na pronájem;
d) v některých dokumentacích budov delegace neprezentují možnosti srovna -
telným způsobem;
e) pokyny týkající se vypracovávání dokumentací budov nezohledňují pronájem 
prostor jiným organizacím ani příjmy vytvářené sdílením prostor.Prefabrikované domky používané jako kanceláře v Nepálu
Zdroj:  Evropský účetní dvůr.Obrázek 14

31 Připomínky 
Delegace nevypracovávají dokumentace budov pro všechny nové 
smlouvy
37 
Delegace někdy podepíšou smlouvu týkající se budovy, aniž by předtím vypra -
covaly a předložily dokumentaci budovy výboru pro nemovitosti, jak je vyžado -
váno. Nebyla například vypracována žádná dokumentace budovy pro smlouvu 
na kanceláře ve Venezuele v hodnotě 230 000 EUR, která byla podepsána v roce 
2013, ani pro smlouvu na rezidenci v Nepálu v hodnotě 240 000 EUR podepsanou 
v roce 2011.
Dokumentace budov bývají zbytečně podrobné, i když delegace 
nemají v úmyslu se stěhovat
38 
Stálost je jedním z cílů politiky v oblasti nemovitostí, existuje proto dobrý dů -
vod, proč raději pokračovat v pronajímání stávajících budov, jestliže vyhovují 
potřebám delegací a přinášejí za vynaložené prostředky odpovídající hodnotu. 
Předejde se tak i nákladům a komplikacím spojeným se stěhováním23. V každém 
případě obsahuje standardní nájemní smlouva doložku, která delegaci umožňuje 
smlouvu kdykoli s tříměsíční výpovědní lhůtou ukončit.
39 
V současnosti se nicméně pokyny ohledně vypracovávání dokumentací budov 
nijak neliší podle toho, zda je cílem setrvat v dosavadním pronájmu nebo vybrat 
nejlepší budovu z několika možností, pokud je nutné se přestěhovat. V prvním 
případě je porovnávání s alternativními možnostmi umělé a větší smysl naopak 
dává prokázat, že budova stále vyhovuje potřebám delegace v souladu s politi -
kou v oblasti nemovitostí a odpovídá tržním sazbám (viz rámeček 3 ). V druhém 
případě mohou delegace požadovat větší podporu ze strany ústředí, aby proved -
ly komplexnější posouzení, včetně porovnání vhodných a realistických možností 
uvedených v užším výběru. Rámeček 3Jestliže delegace plánují zůstat, může být porovnávání možností umělé a mít jen 
omezený přínos
Cílem dokumentace budovy z roku 2013 pro kanceláře ve Rwandě (viz příloha II ) bylo zdůvodnit prodlouže -
ní stávající nájemní smlouvy. To bylo zřejmé ze zprávy z návštěvy připojené k dokumentaci budovy, kterou 
vypracovalo ústředí a v níž dalo delegaci pokyn, aby vyjednala prodloužení nájemní smlouvy pro kancelářské 
budovy brzy poté, co provede průzkum trhu, jak je vyžadováno pro účely zprávy určené výboru pro nemo -
vitosti. Ačkoli tedy dokumentace budovy obsahovala analýzu a užší výběr vhodných, realistických možností, 
mělo to jen omezený přínos, neboť delegace neměla v úmyslu se stěhovat.23 U německých velvyslanectví 
například platí předpoklad, že 
zůstanou tam, kde jsou, pokud 
ke stěhování neexistuje 
obzvláště naléhavý důvod.
32 Připomínky 
Dokumentace budov se jen málokdy zaobírají možností nákupu 
a neporovnávají ji s náklady na pronájem
40 
Z 30 zkoumaných dokumentací budov pouze pět pojednávalo o možnosti náku -
pu (viz obrázek 12 ) a ve všech případech byl nákup zamítnut. Žádná ze zkou -
maných dokumentací budov neuváděla porovnání pronájmu s koupí, které by 
zahrnovalo srovnání odhadovaných budoucích nákladů. V březnu 2015 informo -
valo ústředí vedoucí delegací, že odbor ústředí pro infrastrukturu bude provádět 
výpočty umožňující porovnat nákup s pronájmem24. Použitá metoda však není 
v politice ESVČ v oblasti nemovitostí uvedena. Dřívější politika v oblasti nemovi -
tostí vysvětlovala, jak vypočítat finanční návratnost investice na základě porov -
nání nákupu s pronájmem na navrhované období 20 let25. Diskuse o pronájmu vs. 
koupě v praxi neprokazují, že by navrhované řešení představovalo lepší hodnotu 
za vynaložené prostředky (viz rámeček 4 ).
V některých dokumentacích budov delegace neprezentují 
možnosti srovnatelným způsobem
41 
Osvědčeným postupem, zjištěným v některých dokumentacích budov, bylo 
porovnávání možností v užším výběru s výběrovými kritérii v podobě tabulky. 
Pro názornost lze uvést kombinovanou tabulku (viz obrázek 15 ), která vychází 
z tabulek nalezených v dokumentacích budov pro kanceláře ve Rwandě, Gua -
temale a Laosu. Přidělené body a komentáře slouží pouze pro ilustraci. Tabulka 
tohoto typu umožňuje snadno porovnat různé možnosti a dospět k vyváženému 
celkovému posouzení. Tabulku by bylo možné rozšířit, například tak, aby zahrno -
vala jednorázové náklady spojené se stěhováním do jiné budovy (například práce 
spojené s úpravou a zabezpečením prostor), provozní náklady nebo příjmy ze 
sdílení prostor. Rámeček 4Delegace nedokládají, že nákup přinese lepší hodnotu za vynaložené prostředky 
než pronájem
V letech 2010–2011, kdy delegace v Nepálu navrhovala zakoupit pozemek od francouzského velvyslanectví 
a vybudovat na něm kanceláře a rezidenci, ústředí od delegace nepožadovalo, aby doložila, že nákup a vý -
stavba přinesou za vynaložené prostředky lepší hodnotu než pronájem.
Totéž se stalo ve Washingtonu, D.C., když delegace v roce 2010 dostala příležitost koupit kancelářskou bu -
dovu. Nákup byl vyloučen bez prozkoumání dalších finančních možností a daňových zvýhodnění, přestože 
by vlastnictví budovy mohlo zlepšit obrázek delegace a dodatečné prostory by mohly být využity ke sdílení 
prostor s jiným velvyslanectvím.24 Sdělení výkonného ředitele 
administrativy a financí 
vedoucím delegací ze dne 
30. března 2015.
25 Důležitým faktorem 
v takovémto výpočtu je 
zbytková hodnota koupené 
nemovitosti, kterou je však 
těžké přesně odhadnout. 
Například hodnota rezidence 
ve Washingtonu, D.C. 
zakoupené v roce 1971 za 
částku odpovídající 
2,4 milionů EUR se 
ztrojnásobila, zatímco hodnota 
kancelářské budovy 
v Argentině zakoupené v roce 
1992 za 1,5 milionu EUR se nyní 
odhaduje na 1,6 milionu EUR.
33 Připomínky 
42 
Tento přístup kontrastuje s ostatními dokumentacemi budov, v nichž byly různé 
možnosti prověřovány hůře srovnatelným způsobem, například na základě ná -
hodně uspořádaných konkrétních výhod a nevýhod. Delegace někdy v dokumen -
tacích budov opomíjejí klíčové informace, například náklady na metr čtvereční, 
výměru na osobu v kancelářských budovách nebo překročení horní meze pro vý -
měru. V osmi z 30 zkoumaných dokumentací budov nevycházelo řešení navržené 
výboru pro nemovitosti z důkladné analýzy provedené delegací (viz obrázek 12 ). 
Kromě toho jsou v dokumentacích budov často uváděny náklady navrhovaného 
řešení po vyjednávání, ale ty bývají porovnávány s náklady alternativních mož -
ností před vyjednáváním.Ilustrační příklad osvědčeného postupu: tabulka porovnávající jednotlivé možnosti
BudovaKvalitativní kritéria Cenová kritéria Kritéria velikosti
Bezpečnost 
a zabezpečení  
(max. 50)Funkčnost  
(max. 30)Lokalita a  vzhled  
(max. 20)Celkem bodů 
za kvalitu  
(max. 100)Celkové roční 
nájemné  
(v EUR)Cena za  
m2 
(v EUR)m2 celkemm2 na osobu  
(v případě 
kanceláří)
Možnost 1Určité nedo -
statky  
20Moderní budova  
24Dobrý vzhled  
1660 25 000 16,67 1 500 38
Možnost 2Vynikající  
38Nová budova  
28V diplomatické 
čtvrti  
1884 22 000 15,71 1 400 35
Možnost 3Lze upravit  
25Určité nedostatky  
14Mimo diplomatic -
kou čtvrť  
1049 20 000 12,5 1 600 40
Zdroj:  Evropský účetní dvůr na základě dokumentací budov pro kanceláře ve Rwandě, Guatemale a Laosu.Obrázek 15
34 Připomínky 
Pokyny týkající se vypracovávání dokumentací budov 
nezohledňují pronájem prostor jiným organizacím ani příjmy 
vytvářené sdílením prostor
43 
Zpráva o společném umisťování z roku 201426 vysvětluje, že ESVČ nemá dostatek 
pracovních sil na to, aby vypracovala společné normy a referenční dokumen -
ty týkající se sdílení prostor. V důsledku toho pokyny ohledně vypracovávání 
dokumentací budov (viz bod 31) neuvádějí, jak by měl být prostor pronajímaný 
velvyslanectvím členských států a jiným orgánům či institucím EU zohledňován 
při výpočtu výměry na osobu. Pokyny rovněž neobjasňují, jak při výpočtu nákla -
dů na metr čtvereční zohledňovat související příjem.
Některá stanoviska výboru pro nemovitosti v ústředí nejsou 
včasná ani přesvědčivá
44 
V závěrečné fázi postupu založeného na dokumentaci budov se výbor pro ne -
movitosti v ústředí zabývá návrhem delegace a vydá své stanovisko. Schválení 
výborem pro nemovitosti je nezbytnou podmínkou pro podepsání smlouvy27. 
Nicméně:
a) zdlouhavé postupy brání podpisu některých smluv;
b) některá rozhodnutí přesvědčivě nedokládají, že zvolená možnost odpovídá 
tržním sazbám;
c) některá rozhodnutí náležitě nezohledňují podlahovou plochu.
Zdlouhavé postupy brání podpisu některých smluv
45 
Výbor pro nemovitosti zkoumá dokumentace budov a přijímá k nim stanoviska. 
Z některých komentářů v dokumentacích budov je zřejmé, že vlastníci budov 
budovy raději pronajmou jiným nájemníkům, než aby čekali na dokončení zdlou -
havých postupů ESVČ. Tento názor zazníval i v odpovědích na auditní průzkum. 
Jeden z respondentů uvedl: „Doba od určení vhodné budovy do okamžiku, kdy ji 
ústředí schválí, je příliš dlouhá a vlastníci budovu mezitím raději pronajmou jiným 
organizacím.“ V důsledku toho schválení dokumentace budovy nutně nezna -
mená, že bude podepsána smlouva. Například ačkoli byly dokumentace budov 
pro rezidence v Izraeli a na Srí Lance schváleny, k následnému podpisu smluv už 
nedošlo (viz příloha II ).26 Zpráva o společném 
umisťování z roku 2014, 
11. července 2014, ESVČ.
27 Všechny projekty týkající se 
nemovitostí 
s pravděpodobným 
významným dopadem na 
rozpočet EU (například koupě 
pozemků a koupě budov 
přesahující 3 miliony EUR nebo 
veškeré nové smlouvy týkající 
se nemovitostí s ročními výdaji 
přes 750 000 EUR) musí také 
schválit rozpočtový orgán 
(Rada a Evropský parlament) 
(čl. 203 odst. 7 finančního 
nařízení). Rozpočtový orgán 
musí také předem schválit 
plán koupě budovy 
financovaný na základě půjčky 
(čl. 203 odst. 8 finančního 
nařízení).
35 Připomínky 
Některá rozhodnutí přesvědčivě nedokládají, že zvolená možnost 
odpovídá tržním sazbám
46 
Z 30 zkoumaných dokumentací sedm neuvádělo přesvědčivé zdůvodnění roz -
hodnutí výboru pro nemovitosti (viz obrázek 12 ). Ve čtyřech z těchto případů 
tomu tak bylo proto, že nebylo prokázáno, že zvolené řešení odpovídá tržním 
sazbám. Výbor pro nemovitosti neporovnával náklady na metr čtvereční u řešení 
navrženého delegací s nezávislým zdrojem údajů o tržních sazbách u žádné z 30 
dokumentací budov zkoumaných v průběhu auditu. To znamená, že v případech, 
kdy delegace sama neprokázala, že navržené řešení odpovídá tržním sazbám, 
výbor pro nemovitosti se tímto nedostatkem nezabýval. Stalo se tak v případě 
kanceláří v Togu, rezidencí v Mauritánii a na Srí Lance a ubytování v Keni (viz 
příloha II ).
Některá rozhodnutí náležitě nezohledňují podlahovou plochu
47 
U tří ze sedmi dokumentací budov, které neobsahovaly přesvědčivé zdůvodnění 
rozhodnutí výboru pro nemovitosti, tomu tak bylo proto, že náležitě nezohlednily 
velikost kancelářských prostor na osobu a horní meze doporučované politikou 
v oblasti nemovitostí (viz příloha II ):
a) V roce 2013 schválil výbor pro nemovitosti řešení navržené v dokumentaci 
budovy pro delegaci v Jordánsku, kde se jednalo o pronájem kanceláří o vý -
měře 42 m2 na osobu (tj. o 23 % více než doporučovaná horní mez). Alterna -
tivní řešení bylo odmítnuto, protože bylo považováno za příliš malé, ačkoli 
se jednalo o 35 m2 na osobu, což přesně odpovídá doporučované horní mezi, 
a navíc by toto řešení bylo o 20 % levnější než řešení navrhované (rozdíl by 
činil 110 000 EUR za rok).
b) V roce 2014 výbor pro nemovitosti schválil řešení navržené v dokumentaci 
budovy pro delegaci ve Washingtonu, D.C., kde se jednalo o rozšíření kance -
lářských prostor. Ústředí vypočítalo výměru na osobu jako 40 m2 (tj. o 14 % 
více než horní mez). K tomuto číslu však dospělo přidáním 20 zaměstnanců, 
pro což neexistoval žádný jasný základ. Toto zvýšení do doby auditní ná -
vštěvy v květnu 2015 nenastalo. Do výpočtu navíc nebylo zahrnuto tiskové 
centrum v přízemí, ačkoli politika v oblasti nemovitostí k něčemu takovému 
neposkytuje žádný důvod28. Výměra na osobu ve skutečnosti činila 56 m2, 
tj. o 60 % více než horní mez. Delegace ve Washingtonu, D.C. měla za to, že 
politika ESVČ v oblasti nemovitostí nebere dostatečně v úvahu posílenou 
koordinační úlohu ESVČ v některých zemích, například v USA. Ani delegace, 
ani výbor pro nemovitosti však neuvedly, že by byla z horní hranice zapotřebí 
výjimka.28 Z výpočtu byla rovněž vyňata 
konferenční místnost, což 
politika v oblasti nemovitostí 
umožňuje (viz bod 20).
36 Připomínky 
c) Výběrová kritéria uvedená v dokumentaci budovy z roku 2014 pro novou 
rezidenci na Srí Lance uvádějí budovu o minimální výměře 600 m2. To je v roz -
poru s politikou v oblasti nemovitostí, v níž je 600 m2 uvedeno jako maximál -
ní, nikoli minimální výměra. Řešením, které navrhla delegace a schválil výbor 
pro nemovitosti, byla budova o výměře 930 m2. Ústředí neuvedlo, že se jedná 
o překročení horní meze, tj. 600 m2, o 55 % a že je nutná výjimka.
Oddíl III – Informace o vhodnosti budov nejsou 
spolehlivé a nevyužívají se k plánování, které je příliš 
krátkodobé a obzvláště nedostatečné v případě 
vlastněných nemovitostí
48 
Vhodnost budov delegací závisí nejen na jejich prvotním výběru, ale také na 
způsobu, jakým ESVČ zajišťuje, aby nadále vyhovovaly potřebám a přinášely za 
vynaložené peníze odpovídající hodnotu. Audit tudíž zkoumal, zda ESVČ moni -
toruje vhodnost budov i poté, co byly vybrány, a zda plánuje potřebné úpravy 
a údržbu, aby i nadále vyhovovaly potřebám a přinášely za vynaložené prostřed -
ky odpovídající hodnotu.
Centrální monitorovací systémy neposkytují spolehlivé 
základní informace o vhodnosti všech budov delegací
Při návštěvách na místě se posuzuje, zda budovy vyhovují 
potřebám delegací, neodhalí se však všechny nedostatky
49 
Ústředí posuzuje budovy delegací prostřednictvím následujících mechanismů, 
aby i nadále vyhovovaly potřebám delegací:
a) Útvar podpory a hodnocení delegací provádí hodnocení  delegací v prů -
měru každé čtyři roky a tato hodnocení zahrnují posouzení stavu kanceláří 
a rezidencí.
b) Jménem ESVČ zajišťoval v letech 2010 až 2015 externí poskytovatel zdravotní 
a bezpečnostní inspekce  téměř ve všech kancelářích a rezidencích delegací.
c) Regionální bezpečnostní úředník provádí přinejmenším jednou ročně bez -
pečnostní posouzení  budov delegací.
37 Připomínky 
50 
Na základě těchto posouzení budov se následně doporučují nápravná opatření 
(například zřízení bezpečnostních systémů, provedení stavebních prací nebo 
stěhování do nových prostor), která mají odstranit zjištěné nedostatky. Posouzení 
však neodhalí všechny nedostatky. Například v listopadu 2013 se zpráva regionál -
ního bezpečnostního úředníka v Nepálu nezabývala zásadní otázkou, jak zajistit 
stejnou úroveň zabezpečení v garážích a prefabrikovaných domcích jako v hlavní 
budově (viz rámeček 2 ).
Monitorování výměry na osobu v kancelářských budovách nebere 
v úvahu všechny relevantní faktory
51 
Politika ESVČ v oblasti nemovitostí doporučuje, aby kanceláře delegací nepřesa -
hovaly maximální velikost 35 m2 na osobu (viz bod 20). Politika v oblasti nemovi -
tostí umožňuje, aby byly určité oblasti z výpočtu vyňaty. Ústředí však nedokáže 
přesně určit všechny kancelářské budovy, kde je příliš mnoho nebo příliš málo 
prostoru, protože při monitorování výměry na osobu samostatně nevede násle -
dující plochy:
a) kancelářské prostory pronajímané jiným organizacím;
b) dodatečné konferenční místnosti pro potřeby předsednictví v souladu s Lisa -
bonskou smlouvou;
c) prostory využívané dočasnými stážisty nebo vyslanými národními odborníky, 
pokud delegace takovéto pracovníky zaměstnává pravidelně.
52 
V systému monitorování se nevedou záznamy o budovách, jimž byly uděleny 
výjimky týkající se horních mezí pro výměru. Nesleduje se tudíž, zda jsou tyto 
výjimky i nadále odůvodněné.
38 Připomínky 
ESVČ nedohlíží na to, aby nájemné v kancelářských budovách 
a rezidencích odpovídalo tržním sazbám
53 
Ústředí má nezbytné informace potřebné k výpočtu nákladů na metr čtvereční 
pro každou kancelářskou budovu i rezidenci. Přesto tyto náklady na metr čtve -
reční pravidelně neporovnává s tržními sazbami, aby odhalilo významné rozdíly. 
Takovéto porovnání provedené u prostor pro ubytování zaměstnanců v roce 
2014 ukázalo, že významné rozdíly mezi některými horními mezemi pro nájem -
né a tržními cenami skutečně existují. Stejně tak ústředí nemonitoruje poplatky 
hrazené organizacemi, s nimiž ESVČ sdílí svoje prostory, aby pokrývaly náklady 
v plné výši.
ESVČ důsledně nezaznamenává výsledky monitorování do svých 
informačních systémů
54 
Před zřízením ESVČ vyvinula Evropská komise informační systém pro správu ne -
movitostí delegací s názvem ImmoGest. Tento systém pro správu budov, použí -
vaný od roku 2008, by mohl poskytovat informace, které by bylo možné používat 
při plánování v souladu s osvědčenými postupy. Více než polovina respondentů 
v auditním průzkumu nicméně uvedla, že systém ImmoGest nepovažuje pro sprá -
vu budov za užitečný (viz obrázek 16 ).
Názory na systém ImmoGest
Zdroj:  auditní průzkum mezi vedoucími administrativy v delegacích EU.Obrázek 16
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Respondenti
Snadno
použitelnéÚplné SpolehlivéNesouhlasím
Souhlasím
Užitečné pro správu 
budov
39 Připomínky 
55 
Každá z delegací odpovídá za zadávání informací o svých kancelářských budo -
vách, rezidencích a prostorách pro ubytování zaměstnanců do systému Immo -
Gest. V roce 2014 však nebylo v systému ImmoGest zaznamenáno zhruba 35 % 
kancelářských budov a rezidencí. Více než polovina respondentů v auditním 
průzkumu měla za to, že systém se nesnadno používá, a přes 30 % se domnívalo, 
že údaje nejsou úplné či spolehlivé (viz obrázek 16 ).
56 
Výsledky průzkumu podpořila následující zjištění auditních návštěv v delegacích:
a) Systém ImmoGest není uživatelsky vstřícný. Má chyby, které dosud nebyly 
opraveny, a například v Nepálu funguje pomalu a někdy je nedostupný.
b) Informace nejsou napojeny na obchodní procesy a systém ImmoGest nepo -
skytuje praktické funkce, jako jsou například připomenutí, jestliže je třeba 
uhradit nájemné nebo se blíží konec pronájmu.
c) Ústředí informace zadávané delegacemi nevyužívá účinně. Systém ImmoGest 
tak například obsahuje informace o výši nájemného za budovy, ale ústředí 
tyto informace nevyužívá při sestavování rozpočtu.
d) Většina informací, které popisují ubytování zaměstnanců, u nějž jsou náklady 
propláceny, neslouží žádnému účelu.
e) Jelikož se systém nevyužívá k zajišťování praktických funkcí, delegace údaje 
v systému pravidelně neaktualizují. Údaje kromě toho obsahují četné chyby. 
Některé budovy jsou například v systému ImmoGest uvedeny jako vlastněné, 
ačkoli jsou pronajaté.
40 Připomínky 
57 
Namísto používání systému ImmoGest vede odbor ESVČ pro infrastrukturu cen -
trální excelovou tabulku, která obsahuje informace o veškerých kancelářích a rezi -
dencích delegací, včetně informací získaných při návštěvách na místě. Některé 
informace v této tabulce jsou však také neúplné nebo nepřesné. Například:
a) Není zaznamenáván stav neobývaných budov.
b) Nejsou k dispozici žádné údaje o stavu 53 rezidencí (38 %).
c) Výměra kanceláří je u některých kancelářských budov uvedena nepřesně. 
V tabulce je například u kancelářských prostor v kancelářské budově v Nepálu 
zapsána výměra 1 225 m2, ačkoli delegace potvrdila, že činí 947 m2.
d) Stav některých kancelářských budov a rezidencí neodpovídá posouzení. 
Například zpráva týkající se zdraví a bezpečnosti hodnotila kancelářskou 
budovu v Nepálu známkou 4 z 5, zatímco v tabulce bylo uvedeno 3 z 5. Stav 
rezidence ve Washingtonu, D.C. byl hodnocen známkou 5 z 5, přestože jsou 
zapotřebí rozsáhlé údržbové práce.
58 
Odbor ESVČ pro infrastrukturu vede samostatný seznam vlastněných nemovitos -
tí. Některé informace v tomto seznamu jsou však také nepřesné nebo neúplné. 
Například v roce 2014 byla rezidence v Zimbabwe zapsána jako kanceláře, bývalá 
rezidence v Tanzanii nebyla zahrnuta vůbec a seznam neuváděl, které budovy se 
dosud používají.
59 
Ústředí ESVČ tudíž nemá k dispozici spolehlivé podkladové informace o všech 
kancelářských budovách a rezidencích, přestože jsou tyto informace zásadní pro 
plánování, neboť ukazují, kde jsou zapotřebí změny. Na konci roku 2015 podni -
kala ESVČ kroky s cílem učinit systém ImmoGest lépe použitelným a uživatelsky 
vstřícnějším.
41 Připomínky 
Plánování dostatečně nevyužívá dostupných informací a je 
krátkodobé
Dostupné relevantní informace nejsou využívány k vytváření 
plánů
60 
Absence spolehlivých základních informací o budovách delegací a nedostatky 
centrálních monitorovacích systémů (viz body 50–59) brání ústředí účinně plá -
novat. Ústředí kromě toho účinně nevyužívá informace, které má k dispozici, aby 
vypracovalo plány údržby nebo úprav budov. Například:
a) Ústředí nestanoví priority pro doporučení plynoucí z posouzení na místě, na 
jejichž provedení nemají delegace prostředky, ani je nezahrnuje do rozpočtu 
a do plánů údržby29. Některá doporučení vyplývající z posouzení týkajících 
se jejich budov, která mají za cíl řešit nedostatky, delegace provádějí30, jiná 
však nikoli. Respondenti v auditním průzkumu vysvětlili, že delegace mnohá 
doporučení vyplývající z posouzení neprovádějí proto, že jim k tomu chybějí 
lidské a finanční zdroje a brání jim v tom místní omezení. Například zdravotní 
a bezpečnostní doporučení vycházejí z evropských právních předpisů bez 
ohledu na místní podmínky. Jeden z respondentů shrnul obtíže následovně: 
„Nedostatek lidských zdrojů, nedostatečný rozpočet a obecně místní pod -
mínky a problémy při zadávání zakázek významně komplikují plánované 
provádění.“ Delegace v Nepálu neměla dostatečné prostředky na to, aby 
odstranila určité problémy, které byly opakovaně zdůrazňovány ve zprávách 
regionálního bezpečnostního úředníka.
b) Ačkoli má ústředí informace o budovách ve špatném stavu nebo s příliš 
velkými či malými prostorami, nevyužívá je v plné míře, aby upřednostnilo 
změny, které jsou nejvíce zapotřebí, a naplánovalo příslušné údržbové práce, 
společná umístění či stěhování. To vede například ke zhoršování stavu kance -
lářských budov, zejména těch zakoupených před rokem 2000 (viz obrázek 4  
a bod 23). Auditní průzkum ukázal, že 42 % respondentů si uvědomuje, že 
výměra kancelářských prostor na osobu v jejich případě překračuje dopo -
ručované maximum. Přesto 47 % neprovádělo žádné kroky s cílem výměru 
kancelářských prostor snížit a uvést ji do souladu s horní mezí. V Turecku sice 
výměra kancelářských prostor na osobu překračuje doporučované maximum, 
ale kvůli nepraktickému dispozičnímu plánu se delegace potýká s nedostat -
kem místa (viz rámeček 5 ).29 Ústředí například nestanovilo 
priority pro doporučení 
plynoucí ze zdravotní 
a bezpečnostní inspekce 
v Nepálu v listopadu 2012 ani 
neodhadlo náklady na jejich 
provedení. Ústředí neprovedlo 
žádné kroky v návaznosti na 
doporučení týkající se 
rezidence (která delegace 
nerealizovala).
30 Například hodnocení 
provedené v roce 2012 
v Tanzanii odhalilo, že 
kancelářské prostory jsou příliš 
malé a jejich kapacita je 
naplněna na maximum. 
Delegace si následně od 
dubna 2013 pronajala část 
čtvrtého podlaží od 
nizozemského velvyslanectví.
42 Připomínky 
Plánování se zaměřuje na řešení krátkodobých potřeb
61 
Odbor ESVČ pro infrastrukturu vypracovává plány, které zahrnují prvky osvědče -
ných postupů. Tyto plány se však zaměřují na krátkodobé potřeby (kolem dvou 
let) a na aktuálně připravované či zkoumané stavební projekty. Například:
a) Výroční pracovní dokumenty ESVČ týkající se politiky v oblasti nemovitostí 
z let 2014 a 2015, které popisují připravované a zkoumané projekty, neuvádějí 
žádné plánované změny kancelářských prostor po roce 2015. Udávají, že změ -
ny ve výměrách a umístění se budou řídit politickými rozhodnutími a dostup -
ností zdrojů.c) Ústředí nemá žádné plány, jak naložit s vlastněnými budovami, které již dele -
gace neobývají. Žádné plány neexistují pro většinu z 20 % vlastněných budov, 
které nejsou delegacemi nadále využívány (viz bod 25). Jako příklad osvědče -
ného postupu lze uvést postup německých velvyslanectví, která při stěhová -
ní do nové budovy musí vypracovat plán, jak naložit s bývalou budovou, je-li 
vlastněna, dříve než zakoupí nebo si pronajmou budovu jinou.
d) Ústředí neplánuje přezkumy příspěvků hrazených organizacemi, které s ESVČ 
sdílejí své prostory. V roce 2013 ESVČ delegacím uložila, aby účtovaly poplat -
ky za společné prostory (viz bod 27 c)). ESVČ rovněž uznává, že by se hostu -
jící organizace měly podílet na administrativních nákladech. ESVČ nicméně 
neplánuje, která stávající ujednání bude třeba přezkoumat přednostně.Rámeček 5Správa kancelářských prostor delegace v Turecku
Výměra kanceláří delegace v Turecku činila 5 500 m² pro 150 zaměstnanců, což odpovídá 37 m2 na osobu. 
Ačkoli tato hodnota přesahuje horní mez odpovídající 35 m2, hodnoticí zpráva z října 2008 zjistila, že kvůli 
nepraktickému dispozičnímu plánu budovy nemají zaměstnanci v kancelářích dostatek místa.
Na základě projektu bylo v roce 2015 uspořádání kancelářských prostor v rámci stávající budovy změněno 
a rovněž díky většímu sdílení kanceláří se část prostor uvolnila a výměra na osobu se tak snížila na 34 m2.
43 Připomínky 
b) Sdělení zaslané v roce 2014 vedoucím delegací o rozvoji politiky v oblasti 
nemovitostí na roky 2015 a 2016 uvádí stavební projekty plánované na násle -
dující dva roky a žádá vedoucí delegací, aby sledovali příležitosti k nákupu 
pro případ, že ESVČ skončí rok s rozpočtovým přebytkem, který bude nutné 
urychleně vynaložit.
c) Existuje střednědobý plán, který určuje nákupy, stavební práce a obnovení 
nájemních smluv v období let 2014–2020. Uvádí však pouze ty plánované ná -
kupy budov a stavební projekty, které řeší naléhavé potřeby. ESVČ dostatečně 
neurčuje priority, pokud jde o změny prostor, uzavírání delegací, jejich slu -
čování, otevírání nových delegací nebo změny jejich velikosti do roku 202031. 
Příčinou je zčásti to, že ESVČ dostatečně nevyužívá dostupné informace (viz 
bod 60), ale také to, že Evropská komise poskytla ESVČ svoje návrhy na počty 
zaměstnanců delegací32 pouze pro nadcházející dva roky33.
62 
Jelikož je proces plánování ESVČ reaktivní a soustředí se na projekty, které řeší 
aktuální potřeby, existuje riziko, že větší projekty nebudou do plánů začleněny, 
dokud se nestanou naléhavými. Střednědobý plán (na přibližně sedm let) pro 
budovy delegací by odrážel osvědčené postupy v ostatních členských státech 
a umožnil by odboru ESVČ pro infrastrukturu hrát strategičtější roli. Nepředvída -
né politické události mohou vést ke změně míry přítomnosti EU v určitých zemích 
a vynutit si reaktivní přístup k plánování některých stavebních projektů. Existen -
ce střednědobého plánu by nicméně odboru ESVČ pro infrastrukturu umožnila, 
aby tvůrcům strategických rozhodnutí jasně ukázal dopady těchto nepředvída -
ných změn v podobě úprav tohoto plánu.31 Ve zprávě ESVČ z roku 2014 
o společném umisťování se 
uznává, že střednědobé plány 
by měly tuto informaci 
obsahovat.
32 Od zřízení ESVČ sestávají 
delegace EU ze dvou druhů 
zaměstnanců: 1 900 
zaměstnanců ESVČ a 3 400 
zaměstnanců Evropské 
komise. Aby ESVČ zohlednila 
plány Evropské komise týkající 
se počtu jejích zaměstnanců 
působících v delegacích, 
konzultuje s Komisí rozhodnutí 
ohledně přidělení zdrojů 
delegacím prostřednictvím 
mechanismu EUDEL.
33 „Přístup založený na 
regionalizaci“, který 
v současnosti zvažuje GŘ pro 
mezinárodní spolupráci 
a rozvoj, může ve 
střednědobém výhledu vést 
k nutnosti získat dodatečné 
prostory v delegacích, které 
plní úlohu regionálních center, 
a snížit počty zaměstnanců 
v ostatních delegacích.
44 Připomínky 
Systémy plánování pro vlastněné nemovitosti jsou obzvláště 
nedostatečné
ESVČ má v dlouhodobě v úmyslu zakoupit více kancelářských 
prostor pro delegace a dohodla se na podmínkách půjčky ve výši 
až 200  milionů  EUR…
63 
V současnosti je vlastněno méně než 20 % kancelářských budov a rezidencí 
delegací. Pracovní dokumenty týkající se politiky ESVČ v oblasti nemovitostí z let 
2014 a 2015 nicméně uvádějí, že by často bylo hospodárnější budovy koupit než 
pronajímat. Přes 80 % respondentů auditního průzkumu se domnívalo, že nákup 
budov delegací přináší lepší hodnotu za vynaložené prostředky než pronájem.
64 
Dlouhodobým cílem ESVČ je nakoupit více prostor pro kanceláře delegací. Pře -
kážkou tomuto cíli byl omezený rozpočet, který má ESVČ k dispozici na nákup či 
výstavbu nových budov delegací (kolem 5 milionů EUR ročně)34. Auditní průzkum 
odhalil, že v polovině případů, kdy chtěla delegace kanceláře či rezidenci zakou -
pit, tomu zabránil nedostatek finančních prostředků. V roce 2015 se nicméně 
ESVČ v souladu s novými ustanoveními finančního nařízení35 dohodla na podmín -
kách půjčky ve výši až 200 milionů EUR na dobu čtyř let na nákup nemovitostí.
… nezavedla však systémy pro účinnou správu vlastněných 
nemovitostí
65 
Pokyny a postupy pro nákup nemovitostí ve třetích zemích z roku 2015 stanoví, 
že by měla být dávána přednost nákupu kancelářských budov před nákupem 
rezidencí. Vlastnictví však nabízí menší pružnost než pronájem (viz bod 9 a)). 
Snížená flexibilita vlastnictví není takovým problémem u rezidencí jako u kan -
celářských budov, neboť nemusejí reagovat na změny v počtech zaměstnanců. 
Kromě toho je díky jejich menší velikosti snazší je koupit, udržovat (viz body 15 
a 24) a prodat než kanceláře.34 Pracovní dokument týkající se 
politiky ESVČ v oblasti 
nemovitostí z roku 2014.
35 Revidované znění finančního 
nařízení z roku 2012 (čl. 203 
odst. 8) umožňuje institucím 
půjčovat si peníze na nákup 
budov.
45 Připomínky 
66 
Při pronajímání budov využívá ESVČ externí odborníky na správu nemovitostí. 
Přestože chybějící finanční prostředky pro její dlouhodobý cíl, totiž větší podíl 
vlastněných budov, již nepředstavují problém, ESVČ má s vlastnictvím budov jen 
omezené zkušenosti, chybí jí odborné znalosti v oblasti správy nemovitostí a do -
sud nezavedla účinné systémy nákupu, údržby a prodeje budov. Například:
a) Systém, na němž je založeno rozhodování, zda by byl vhodnější nákup nebo 
pronájem, by se měl zlepšit (viz bod 40).
b) Neexistuje žádná strategie údržby nemovitostí ani účinný systém, jak udržo -
vat vlastněné nemovitosti. To vede ke zhoršování stavu budov (viz bod 23). 
Více než jedna třetina respondentů v auditním průzkumu měla za to, že 
podpora údržby budov ze strany ústředí je nedostačující (viz obrázek 13 ). 
Velvyslanectví členských států (například Dánska, Německa, Nizozemska, 
Švédska a Spojeného království) zdůrazňují důležitost plánování a investic do 
údržby vlastněných budov. Například kancelářská budova delegace v Tanza -
nii, která je ve společném vlastnictví s Německem, Nizozemskem a Spojeným 
královstvím, je udržována v dobrém stavu.
c) Chybějící mechanismus pro řízení výkyvů ve směnných kurzech může de -
legacím bránit v provedení plánovaných projektů staveních prací36. Naproti 
tomu nizozemské velvyslanectví vysvětlilo, že v jejich případě je směnný kurz 
stanoven pevně pro daný rok, takže operace, jako jsou plánované údržbové 
práce, jsou před výkyvy směnného kurzu chráněny. Jakékoli zisky nebo ztráty 
plynoucí ze změny směnného kurzu nese jejich ústředí.
d) Existují odrazující faktory a překážky, které komplikují zbavování se nadby -
tečných nemovitostí, což vede k tomu, že si ESVČ nadále ponechává již nevy -
užívané budovy (viz body 25 a 60 c)). Například finanční prostředky získané 
prodejem vlastněných nemovitostí nejsou odboru ESVČ pro infrastrukturu 
k dispozici na nákup náhradní budovy. Kromě toho ESVČ některé prostory 
nevlastní, pouze jí vnitrostátní orgány udělily právo je využívat.
e) Pokyny ESVČ ohledně poplatků hrazených nájemníky sdílejícími společné 
prostory se na vlastněné nemovitosti nevztahují. V důsledku toho některé 
poplatky nepokrývají náklady v plné výši, protože neodrážejí nájemní hodno -
tu budovy (viz bod 27 b)).36 Sdělení ústředí ESVČ 
vedoucím delegací ze dne 
20. ledna 2015, Rozpočet na 
rok 2015 – dopady klesající 
hodnoty eura na výdaje 
delegací.
46
 Závěry a doporučení
67 
Aby mohly účinně přispívat k plnění cílů EU v oblasti zahraniční politiky, obcho -
du a rozvojové spolupráce, musí budovy poskytnuté ESVČ vyhovovat potřebám 
delegací. Měly by rovněž přinášet odpovídající hodnotu za vynaložené prostřed -
ky. Následující body uvádějí hlavní závěry auditu provedeného Účetním dvorem, 
na něž navazují příslušná doporučení. Provádění uvedených doporučení by mělo 
začít okamžitě a mělo by být dokončeno do konce roku 2017.
68 
Budovy delegací, ať již se jedná o kancelářské budovy, rezidence vedoucích 
delegací nebo prostory pro ubytování zaměstnanců, potřebám delegací obecně 
vzato vyhovují, ačkoli politika v oblasti nemovitostí opomíjí některé cíle pro kan -
celářské budovy (viz body 8–19). Budovy nicméně za vynaložené peníze nepřiná -
šejí nejlepší hodnotu, neboť:
a) prostory ve většině kancelářských budov a v některých rezidencích přesahují 
horní meze stanovené v rámci politiky v oblasti nemovitostí (viz body 20–22);
b) ESVČ nadále vlastní budovy, které již nevyužívá (viz body 23–25);
c) tam, kde delegace sdílejí svoje prostory s členskými státy EU nebo orgány či 
institucemi EU, některé poplatky hrazené hostujícími organizacemi nepokrý -
vají náklady v plné výši (viz body 26–27).
Doporučení 1 – Doplnit cíle pro kancelářské budovy
ESVČ by měla mezi cíle politiky v oblasti nemovitostí pro kancelářské budovy za -
řadit hledisko životního prostředí, přístupu pro osoby se zdravotním postižením 
a flexibility.
Doporučení 2  – Zajistit, aby poplatky hrazené organizacemi, 
s nimiž ESVČ sdílí svoje prostory, pokrývaly náklady v plné 
výši
ESVČ by měla zajistit, aby poplatky hrazené členskými státy EU nebo jinými orgá -
ny či institucemi EU hostujícími v kancelářských budovách delegací byly shodné 
a pokrývaly náklady v plné výši. Všichni nájemníci by měli například hradit po -
platky za využívání společných prostor a administrativní podporu. Jsou-li kan -
celáře vlastněny, měla by ESVČ zavést poplatek, který by odrážel jejich nájemní 
hodnotu.
Metoda výpočtu těchto poplatků by měla být uplatňována rovněž na budovy 
ve vlastnictví ESVČ, které již delegace neobývají a které se pronajímají jiným 
organizacím.
47 Závěry a doporučení 
69 
Vhodnost budov delegací závisí na způsobu, jakým byly vybrány. Závisí také na 
systémech používaných ESVČ k tomu, aby budovy nadále vyhovovaly potřebám 
delegací a aby byla v případě potřeby přijímána nápravná opatření. Nedostatky 
systémů pro výběr budov, monitorování jejich vhodnosti a plánování budoucích 
změn jsou shrnuty v  příloze III .
70 
Před pronajmutím (či obnovením nájemní smlouvy) nebo nákupem předloží 
příslušná delegace dokumentaci budovy ústředí k přezkumu a schválení. To je 
příklad osvědčeného postupu (viz body 30 a 31). Existuje však riziko, že ESVČ 
nevybere vhodnou budovu, protože při uplatňování postupu založeného na 
dokumentaci budov v praxi se objevují určité nedostatky:
a) Delegace nemají dostatečné odborné zkušenosti k tomu, aby rozpoznaly 
vhodná řešení (viz body 32–35).
b) Nedostatky vykazuje také technická a finanční analýza prováděná delegace -
mi za účelem porovnání možností (viz body 36–43).
c) Konečná rozhodnutí výboru pro nemovitosti v ústředí někdy nejsou přijímá -
na včas nebo nejsou přesvědčivá (viz body 44–47).
Doporučení 3 – Posílit uplatňování postupu při výběru budov
ESVČ by měla při výběru budov posílit uplatňování postupu založeného na doku -
mentaci budov:
 ο vypracovávat dokumentace budov pro všechny nové smlouvy,
 ο zavést zjednodušenou dokumentaci budov pro účely obnovení nájemní 
smlouvy. Tato dokumentace budov by se mohla omezovat na prokázání toho, 
že navrhované řešení nadále vyhovuje potřebám v souladu s politikou v ob -
lasti nemovitostí a odpovídá tržním sazbám,
 ο porovnávat možnosti formou tabulky s cílem dospět ke spolehlivému a vy -
váženému technickému a finančnímu posouzení, které prokáže, že vybrané 
řešení odpovídá tržním sazbám a náležitě zohledňuje podlahovou plochu,
 ο vypracovat pokyny týkající se toho, jak zohledňovat prostory pronajímané 
jiným organizacím a příjmy vytvářené sdílením prostor,
 ο přijímat rozhodnutí bez odkladů, aby se minimalizovalo riziko, že budovy již 
nebudou k dispozici.
48 Závěry a doporučení 
71 
Jakmile ESVČ budovy vybere, pravidelně prostřednictvím návštěv na místě 
posuzuje, zda potřebám delegací nadále vyhovují, neodhalí však všechny nedo -
statky (viz body 49–50). ESVČ v kancelářských budovách neporovnává výměru na 
osobu s kritérii stanovenými politikou v oblasti nemovitostí (viz body 51 a 52) ani 
nedohlíží na to, aby nájemné v kancelářských budovách a rezidencích nadále od -
povídalo tržním sazbám a aby poplatky hrazené organizacemi, s nimiž sdílí svoje 
prostory, pokrývaly náklady v plné výši (viz bod 53). Kromě toho ESVČ důsledně 
nezaznamenává výsledky monitorování do svých informačních systémů (viz body 
54–59).
Doporučení 4 – Ověřovat tržní sazby
Ústředí ESVČ by mělo využívat nezávislý zdroj informací k ověřování tržních sazeb 
u kancelářských budov a rezidencí a pravidelně monitorovat soulad nájemného 
s tržními sazbami. Toto monitorování by se mohlo stát podnětem k opětovnému 
vyjednávání o nájmu nebo k hledání nové budovy k pronájmu či koupi.
Doporučení 5  – Zdokonalit informační systém pro správu 
nemovitostí
ESVČ by měla zdokonalit svůj informační systém pro správu nemovitostí tak, 
aby obsahoval spolehlivější a relevantnější informace, které lze využít v procesu 
plánování. Informace by se měly zaměřovat na kancelářské budovy, rezidence 
a prostory pro ubytování zaměstnanců poskytované delegacemi a na vlastněné 
budovy, které již delegace neobývají. Informace o výměře kancelářských prostor 
na osobu by měly být zpřesněny samostatným uváděním kancelářských prostor 
pronajatých jiným organizacím, konferenčních místností potřebných pro účely 
předsednictví a prostor využívaných stážisty a vyslanými národními odborníky.
72 
Chybějící spolehlivé informace o budovách delegací brání ústředí účinně pláno -
vat nutné změny. Kromě toho:
a) Ústředí účinně nevyužívá informace, které má k dispozici, aby vypracovalo 
plány nápravných opatření (viz bod 60).
b) Plánování se zaměřuje na řešení krátkodobých potřeb (viz body 61 a 62).
c) Ačkoli má ESVČ v dlouhodobém výhledu v úmyslu zakoupit více kancelář -
ských prostor pro delegace a dohodla se na podmínkách půjčky ve výši až 
200 milionů EUR, nezavedla systémy pro účinnou správu vlastněných nemo -
vitostí (viz body 63–66).
49 Závěry a doporučení 
Doporučení 6 – Posílit odborné znalosti v oblasti správy 
nemovitostí
ESVČ by měla posílit odborné kapacity ústředí v oblasti správy nemovitostí 
(například prostřednictvím školení nebo náboru zaměstnanců s odpovídajícími 
dovednostmi) s cílem vyvinout strategičtější přístup, zlepšit plánování, posílit 
podporu poskytovanou delegacím a realizovat významné úspory díky zdokona -
lené správě prostor.
Doporučení 7  – Zavést střednědobé plány
ESVČ by měla pro budovy svých delegací zavést průběžné střednědobé plány, 
které by pokrývaly období přibližně sedmi let. Tyto plány by měly obsahovat pri -
ority pro pronájmy, nákupy, prodeje, úpravy a údržbu. Měly by využívat dostupné 
informace o podlahové ploše a stavu budov s cílem naplánovat, jak ve střednědo -
bém výhledu zajistit soulad s kritérii politiky v oblasti nemovitostí. Například by 
měly stanovit, jak výměru kancelářských prostor lépe sladit s počtem zaměstnan -
ců a jak nadbytečné prostory využít ke společnému umístění, je-li to vhodné.
Doporučení 8 – Určit případy, kdy nákup nabízí lepší hodnotu 
za vynaložené prostředky, a účinně spravovat vlastněné 
budovy
ESVČ by měla posílit systémy, jejichž cílem je určit, kdy nákup nabízí lepší hodno -
tu za vynaložené prostředky, a účinně spravovat vlastněné nemovitosti:
 ο používat nástroj (jehož pomocí by se například v dokumentacích budov 
posuzovalo, zda je vhodnější pronájem nebo nákup) a kupovat pouze ty 
budovy, v jejichž případě to přinese lepší hodnotu za vynaložené prostředky 
než pronájem. ESVČ by měla odhadovat náklady a výnosy pro celý životní 
cyklus budovy, včetně financování a nákladů na údržbu. Při tomto porov -
návání pronájmu s nákupem by ESVČ měla brát v potaz rovněž zbytkovou 
hodnotu budovy, diskontní sazbu a rizikové faktory, jako je politická či hos -
podářská nestabilita v zemi nebo nestálý počet zaměstnanců v kancelářských 
budovách,
 ο plánovat větší nákupy a upřednostňovat přitom budovy (ať už kancelář -
ské nebo rezidence), kde nákup přinese za vynaložené prostředky nejlepší 
hodnotu,
 ο vypracovat strategii údržby vlastněných nemovitostí, spojenou s doporučení -
mi na základě zdravotních a bezpečnostních inspekcí,
 ο chránit rozpočet určený na údržbu budov před výkyvy směnných kurzů,
 ο plánovat před nákupem či pronájmem jiné budovy, jak se naloží s nadbyteč -
nými vlastněnými nemovitostmi.
50 Závěry a doporučení 
Tuto zprávu přijal senát IV, jemuž předsedá Milan Martin CVIKL, člen Účetního dvora, 
v Lucemburku na svém zasedání dne 16. února 2016.
 Za Účetní dvůr
 předseda  
 Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

51
 Přílohy
Sdílení prostor s členskými státy EU v delegacích EU
Delegace Členské státy EU
Afghánistán Litva
Ázerbájdžán Španělsko, Chorvatsko
Bělorusko Rakousko
Kolumbie Finsko, Česká republika
Východní Timor Francie
Etiopie Lucembursko
Gruzie Slovensko
Honduras Francie
Irák Spojené království
Mauritánie Spojené království
Myanmar Španělsko
Nigérie Itálie, Nizozemsko, Řecko, Francie, Německo, Rakousko, Slovensko
Jižní SúdánDánsko, Francie, Německo, Itálie, Nizozemsko, Španělsko, 
Spojené  království
Tanzanie Finsko, Německo, Nizozemsko, Spojené království (společné vlastnictví)
Turecko (Gaziantep) Francie, Dánsko, Německo
Vietnam Finsko
Jemen Španělsko
Zdroj:  pracovní dokument týkající se politiky ESVČ v oblasti nemovitostí z roku 2015.Příloha I
52 Přílohy 
Podrobnosti přezkumu dokumentace 30 budov
Odkaz 
na doku -
mentaciDelegace Budova Navrhované 
řešení 
zahrnuje 
změnu 
budovy1. Průzkum 
trhu2. 
Argumenty, 
proč budovu 
pronajmout či 
koupit3. Užší 
výběr vícero 
vhodných, 
realistických 
možností4. Řešení 
navržené 
delegací vychází 
ze spolehlivé 
technické 
a finanční analýzy5. Přesvědčivé 
zdůvodnění 
rozhodnutí 
výboru pro 
nemovitosti 
v ústředí
2013.01 Pákistán Rezidence Ne Ano Ne Ne Ano Ano
2013.11 Angola Kanceláře Ano Ano Ne Ne Ano Ano
2013.18 Indie Rezidence Ano Ano Ne Ano Ne Ano
2013.19 Uganda Kanceláře Ne Ano Ne Ano Ano Ano
2013.20 Rwanda Kanceláře Ne Ano Ne Ano Ano Ano
2013.27 Jordánsko Kanceláře Ne Ano Ne Ano Ne Ne
2013.36 Hongkong Kanceláře Ne Ano Ne Ano Ano Ano
2013.42 Guatemala Kanceláře Ne Ano Ne Ano Ano Ano
2013.46 Mauritánie Rezidence Ne Ano Ne Ne Ne Ne
2013.48 Libye Kanceláře Ano Ano Ne Ano Ano Ano
2013.52 Keňa Kanceláře Ne Ne Ne Ne Ano Ano
2013.56 Keňa Ubytování Ano Ano Ne Ano Ne Ne
2013.70 Myanmar Kanceláře Ano Ano Ne Ano Ano Ano
2013.73 Peru Rezidence Ano Ano Ne Ne Ano Ano
2013.75 Angola Rezidence Ano Ano Ne Ano Ano Ano
2013.90 Čína Kanceláře Ne Ano Ano Ne Ano Ano
2013.93 Gabon Kanceláře Ano Ano Ne Ne Ano Ano
2014.01 Pákistán Kanceláře Ne Ano Ano Ne Ne Ano
2014.07 Laos Kanceláře Ano Ano Ano Ano Ano Ano
2014.10 Pobřeží slonoviny Ubytování Ano Ano Ne Ano Ano Ano
2014.15 Kolumbie Kanceláře Ne Ne Ano Ne Ano Ano
2014.16 Fidži Kanceláře Ano Ano Ano Ne Ano Ano
2014.26 Indie Kanceláře Ano Ano Ne Ne Ano Ano
2014.27 Izrael Rezidence Ano Ano Ne Ano Ano Ano
2014.31 Vietnam Kanceláře Ano Ano Ne Ano Ano Ano
2014.35 USA Kanceláře Ne Ne Ne Ne Ne Ne
2014.45 Togo Kanceláře Ne Ano Ne Ne Ne Ne
2014.48 Srí Lanka Kanceláře Ano Ano Ne Ano Ano Ano
2014.55 Srí Lanka Rezidence Ano Ano Ne Ne Ne Ne
2014.61 Východní Timor Ubytování Ano Ne Ne Ne Ano Ne
Zdroj:  Evropský účetní dvůr, sestaveno na základě 30 dokumentací budov.Příloha II
53 Přílohy 
Důvody, proč budovy delegací nepřinášejí za vynaložené peníze nejlepší hodnotu
Zdroj:  Evropský účetní dvůr.Příloha III
 
 Postup výběru
Neexistuje strategie údržby nemovitostí 
Monitorování  vhodnosti Plánování nezbytných změnPříčiny Důsledek
Monitorování  vhodnostiPostup výběru
Plánování nezbytných změn 
 Na místním trhu chybějí vhodné budovy
Delegace nemají dostatek odborných zkušeností
 Postup výběru
Monitorování  vhodnosti Plánování nezbytných změnDo roku 2013 platila vyšší horní mez pro výměru kancelářských prostor
Dokumentace budov a rozhodnutí dostatečně 
nezohledňují výměru
Výjimky z horních mezí jsou udíleny 
bez výslovného odůvodnění
Neexistují střednědobé plány počtu zaměstnanců v delegacích Výjimky z horních mezí se nekontrolují(Jsou stále odůvodněné?)Některé plochy nejsou z výpočtů vyňaty, jak uvádějí pokynyPři hledání nové budovy není dostatek vhodných možností
Všechny dostupné informace o nadměrné výměřenejsou využívány k plánování nápravných opatření (sdílení prostor, stěhování atd.)Informace o výměře jsou neúplné a nespolehlivé
Kancelářské budovy s příliš velkými nebo příliš malými prostory nejsou přesně určenyVýměra často přesahuje 
stanovenou horní mez
Není monitorován stav neobývaných budov
Není monitorován stav rezidencí20 % vlastněných budov 
ESVČ nevyužívá
Pro většinu vlastněných budov neexistují plány,
jak s nimi naložit, nejsou-li dále využíványNeexistují pobídky/požadavek prodat nevyhovující budovyNeexistují střednědobé plány údržby
Některé budovy byly získány za zvláštních podmínek,což komplikuje další nakládání s nimiSeznam vlastněných nemovitostí je neúplný a nespolehlivý Systém, na jehož základě se rozhoduje, zda je vhodnější nákup 
nebo pronájem, je nedostatečný
Výkyvy směnných kurzů brání plánovaným stavebním 
projektům
Neexistují pokyny, jak vypočítat ﬁnanční příspěvek, je-li budova ve vlastnictví delegace
Dohody se společně umístěnými organizacemi nejsou monitoroványNěkteré organizace hostující
v budovách delegací nehradí
svůj spravedlivý podíl na 
nákladech
Neexistují pokyny, jak vypočítat příspěvek na administrativní nákladyNeexistují pokyny, jak zohledňovat prostor  pronajímaný jiným organizacím a příjmy vytvářené sdílením prostor
Neexistují plány, které stávající dohody je třeba revidovat přednostně
54 Odpověď   
ESVČ 
Shrnutí
I
ESVČ souhlasí, že existují některé nedostatky v tom, jak spravuje infrastrukturu delegací EU, a v řadě oblastí se již 
pracuje na jejich odstranění. Je však potřeba zdůraznit složitost a politickou citlivost správy 180 kancelářských 
budov a 140 oficiálních rezidencí ve 138 zemích po celém světě, z nichž každá má svůj vlastní specifický právní sys -
tém a trh s nemovitostmi.
Vzhledem k akutním dobře známým rozpočtovým omezením a vzhledem k úsilí o snižování počtu zaměstnanců 
spravuje toto obrovské portfolio v rámci ústředí tým pouhých 13 zaměstnanců, kterému se dostává doplňkové 
administrativní podpory na úrovni delegací. Významné rozšíření sítě delegací během několika posledních let bohu -
žel nebylo možné doprovodit úměrným nárůstem počtu zaměstnanců, kteří se tomuto úkolu věnují, což je z hle -
diska správy značný problém.
Také souhlasíme s tím, že stávající nástroj pro počítačovou správu nemovitého inventáře je zastaralý a je zapotřebí 
jej vyměnit. Nový systém bude plně zaveden koncem roku 2016. To ESVČ dovolí vypracovat efektivnější systém pro 
plánování do budoucna a programování výdajů.
III
Pokud jde o velikost budov delegací, je nutno poznamenat, že v roce 2013 byl vydán pokyn, že obecně se maximální 
výměra kancelářských prostor na osobu snižuje ze 42 m² na 35 m², přičemž existuje možnost dalších prostor pro 
specifické potřeby, například konferenční místnosti pro jednání s představiteli členských států. Tyto nové zásady 
platí pro všechny nové akvizice, ale bude trvat nějakou dobu, než průměr klesne směrem k nově stanovené cílové 
hodnotě. V případech, kde delegace mají volnou kapacitu, aktivně hledáme možnosti pro společné umístění s velvy -
slanectvími členských států nebo s jinými institucemi EU.
Je také pravda, že některé rezidence pro vedoucí delegací EU přesahují běžnou horní mez 600 m², ačkoli celková 
průměrná výměra činí 461 m² užitné plochy. V pěti z těchto případů vlastní rezidence EU, ale v ostatních případech 
delegace požádáme, aby po vypršení stávajících smluv o pronájmu prozkoumaly možné alternativy.
Pokud jde o vlastněné budovy, skutečně existuje řada nemovitostí ve vlastnictví ESVČ, které se již nevyužívají, 
a to buď kvůli bezpečnostnímu prostředí nebo jiným místním podmínkám. Příslušné delegace byly požádány, aby 
dotyčné nemovitosti prodaly, což však může být zdlouhavý a politicky citlivý proces, a to z několika důvodů vysvět -
lených v odpovědi ESVČ.
Odpověď  ESVČ  55
Připomínky
09 b) Dopad na životní prostředí
ESVČ podporuje projekty šetrné k životnímu prostředí, především u prostor využívaných vlastníkem. V případě 
pronajatých prostor musí být nezbytná investice amortizována během předpokládané, obvykle krátké doby trvání 
nájemní smlouvy.
Například v roce 2014 ESVČ schválila instalaci solárních panelů na nově nabytou kancelářskou budovu na Kapver -
dách. Podobně i projekt renovace našich kanceláří v Mexiku, který se má realizovat v roce 2016, bude zahrnovat 
prvky šetrné k životnímu prostředí.
Vzhledem k množství práce, které to obnáší, dosud nebyl systém EMAS přijat. Nicméně bude vyvíjeno úsilí ke zvý -
šení povědomí o vlivu budov delegací na životní prostředí.
09 c) Přístupnost pro osoby se zdravotním postižením
ESVČ uznává, že pouze malý počet delegací EU je plně přístupný pro osoby se zdravotním postižením. Podle zdra -
votního a bezpečnostního průzkumu provedeného v září 2014 byly prostory pouze 7 delegací plně vyhovující a pro -
story dalších 16 delegací by se daly zpřístupnit pro osoby se sníženou pohyblivostí pomocí poměrně malých úprav.
Kromě toho, pokud je to technicky a finančně možné a pokud to vyžaduje místní legislativa, jsou úpravy kanceláří 
s cílem zlepšit jejich přístupnost pro osoby se zdravotním postižením systematicky zvažovány. A konečně, přístup -
nost pro osoby se zdravotním postižením se bude systematicky hodnotit u nových budov.
10
Delegace v Indii a v Egyptě se přestěhovaly v roce 2014/15 a delegace na Srí Lance se přestěhovala v lednu 2016. Již 
byly analyzovány možné alternativy pro Senegal, avšak vhodnou alternativu zatím nebylo možné určit.
11
Průzkum poskytuje zajímavý kvalitativní přehled o názorech respondentů na pracovní prostředí v kancelářích dele -
gací. Výsledky však mohou odrážet odlišné okolnosti každého respondenta.
14
Obecné poznámky:
- Příručka pro delegace předpokládá, že v důsledku „místních stavebních tradic“ se může stát, že limit 600 m² 
nebude možné vždy dodržet.
- ESVČ umožňuje u metody výpočtu výměry budov určitou flexibilitu s přihlédnutím k místním zvyklostem.
- Skutečnost, že výměra je menší než v případě rezidencí velvyslanců, je pozitivním bodem. Navíc lze tento rozdíl 
vysvětlit historickými důvody.
Průměrná užitná podlahová plocha rezidencí je nyní 461 m².
Odpověď  ESVČ  56
20
1. ESVČ umožňuje u metody výpočtu výměry budov v pronájmu nebo ve vlastnictví ESVČ určitou flexibilitu s přihléd -
nutím k místním zvyklostem. To může tudíž vést k obtížím při interpretaci souhrnných údajů.
2. Delegace obdržely pokyn, aby věnovaly náležitou pozornost výměře kancelářských prostor na jednoho zaměst -
nance. Jakékoli odchýlení od politiky v oblasti nemovitostí musí být řádně zdůvodněno. Bude trvat nějakou dobu, 
než průměr klesne směrem k nově stanovené hodnotě.
 V případě příliš velké výměry se aktivně usiluje o společné umístění s velvyslanectvími členských států nebo s jinými 
institucemi EU. Nicméně společné umístění nelze vždy realizovat ze dne na den.
3. V případě snížení počtu zaměstnanců není vždy možné nebo rentabilní se okamžitě přestěhovat do menší budo -
vy. Náklady na přestěhování a náklady na zajištění nových budov mohou být vyšší než předpokládané úspory ze 
snížení výměry.
4. V některých případech si nelze pronajmout jen část podlaží.
5. Není rentabilní ukončit stávající nájemní smlouvu kanceláře s příliš velkou výměrou, zatímco nájemné v současných 
tržních cenách za menší kanceláře by bylo stejné nebo vyšší.
6. V některých případech počet nebo velikost konferenčních místností potřebných pro plnění úlohy a úkolů delegací 
EU podle Lisabonské smlouvy podstatně zvyšuje velikost výměry na osobu. To je případ například těchto zemí:
 -  USA (Washington): 5 458 m² užitné podlahové plochy; 89 zaměstnanců; 55 m² na jednoho zaměstnance (po 
odečtení výměry využívané v rámci společného umístění);
 - USA (New York): 4217 m² užitné podlahové plochy; 57 zaměstnanců; 74 m² na jednoho zaměstnance;
 -  Švýcarsko (ženevská delegace při OSN): 2500 m² užitné podlahové plochy; 25 zaměstnanců; 100 m² na jed -
noho zaměstnance;
21
Ačkoli je matematicky správný, údaj o nákladech na nadbytečnou výměru, uvedený v poznámce pod čarou č. 16, se 
může lišit v závislosti na tom, kde k omezení výměry dojde, jelikož se tyto ceny v jednotlivých zemích významně liší.
Kromě toho je nutné od potenciálních výše zmíněných úspor odečíst investice (práce na zabezpečení a infrastruk -
tuře), které byly v kancelářských budovách provedeny.
22
Je pravda, že některé rezidence přesahují stanovenou horní mez 600 m². Na začátku roku 2016 přesahuje tuto horní 
mez 600 m² celkem 26 rezidencí (18 %). V pěti z těchto případů vlastní rezidence EU. Ostatní delegace budou požá -
dány, aby po vypršení stávajících smluv o pronájmu prozkoumaly možné alternativy.
Odpověď  ESVČ  57
25
Skutečně existuje řada nemovitostí ve vlastnictví ESVČ, které se již nevyužívají, a to buď kvůli bezpečnostnímu pro -
středí, nebo jiným místním podmínkám. Příslušné delegace byly požádány, aby dotyčné nemovitosti prodaly, může 
to však být zdlouhavý a politicky citlivý proces.
Konkrétněji k jednotlivým zemím:
- Gambie: EU musela kanceláře na konci roku 2003 po 18 letech využívání opustit kvůli přítomnosti azbestu. Tyto 
kanceláře byly pronajaty na 99 let na základě dlouhodobé smlouvy s vládou Gambie, která obsahovala ustano -
vení, že kanceláře musí být vráceny zrekonstruované. Za takových okolností bylo finančně výhodnější si kance -
láře ponechat. V květnu 2014 bylo rozhodnuto znovu zahájit vyjednávání s místními orgány o předání kanceláří 
v současném stavu před koncem dlouhodobého pronájmu. V tomto vyjednávání se bude pokračovat, jakmile 
dorazí nový vedoucí delegace.
- Botswana: Kanceláře byly získány v roce 1987. V roce 2003 již prostorově nestačily a delegace se musela pře -
stěhovat. V té době však bylo rozhodnuto si tyto nemovitosti ponechat, jelikož dotyčný pozemek se nachází 
v prvotřídní lokalitě, a prozkoumat proveditelnost projektů, jako je výstavba nových kanceláří nebo ubytovacích 
kapacit na tomto pozemku. Žádný z projektů se dosud neuskutečnil, hlavně z rozpočtových důvodů. Nedávno 
byla delegace znovu vyzvána k zahájení studie proveditelnosti výstavby nových kanceláří na tomto pozemku.
- Jižní Afrika: Rezidence byla dána do dražby, ale nabídnutá cena byla příliš nízká. Delegaci bylo doporučeno, aby 
prodej znovu zvážila.
- Tanzánie: Delegace nemá k budovám, mezi nimiž je bývalá rezidence, žádné vlastnické právo. Budovy se nachá -
zejí mimo oblasti doporučené regionálním bezpečnostním úředníkem. Podle pokynů ústředí ESVČ z roku 2013 
delegace zkoumá spolu s místními úřady možnosti, jak tyto budovy vrátit. Tanzanský stavební úřad budovy 
ocenil přibližně na 1,8 milionu EUR. Ministerstvo zahraničních věcí potvrdilo princip kompenzace.
27
Projednává se revize dohod o společném umístění s GŘ pro humanitární pomoc a civilní ochranu a Evropskou inves -
tiční bankou. Záměrem je harmonizovat způsob výpočtu u veškerých případů společného umístění s GŘ pro huma -
nitární pomoc a civilní ochranu a Evropskou investiční bankou. V roce 2016 by měla být podepsána nová rámcová 
memoranda o porozumění.
Starší memoranda o porozumění by se také měla kompletně revidovat a přizpůsobit tak, aby byla v souladu se zása -
dou plného pokrytí nákladů.
32
Tou dobou nebyla diskuze o tom, zda si nemovitosti koupit nebo pronajmout, přínosná, protože nákup byl obtížný, 
jelikož až do roku 2015 byly k dispozici jen omezené rozpočtové prostředky.
Schopnost vypracovat užší výběr možností závisí na místním trhu. Ne vždy lze mít více než jednu realistickou 
možnost.
Odpověď  ESVČ  58
33
ESVČ uznává, že ne všechny delegace mají dostatečné zkušenosti, aby dokázaly řídit projekty týkající se nemovitostí.
ESVČ také souhlasí s tím, že v ideálním případě by měly mít příslušné odbory v rámci ústředí větší kapacity, aby 
mohly delegacím poskytnout v souvislosti s infrastrukturními projekty podporu včetně dalších návštěv na místě.
Vzhledem k akutním dobře známým rozpočtovým omezením a nevyhnutelnosti dalšího snižování počtu zaměst -
nanců spravuje toto obrovské portfolio v rámci ústředí tým pouhých 13 zaměstnanců, kterému se dostává doplň -
kové administrativní podpory na úrovni delegací. Významné rozšíření sítě delegací během několika posledních let 
bohužel nebylo možno doprovodit úměrným nárůstem počtu zaměstnanců, kteří se tomuto úkolu věnují.
Odpovědí na tento problém bude také regionalizace správy delegací, jelikož specializovaný personál v regionálním 
centru bude schopen se zabývat budovami několika delegací současně.
35
V Nepálu byly od té doby vykonány 3 návštěvy; v dubnu 2014, v květnu 2015 a v listopadu 2015. ESVČ se bohužel 
nemůže vyrovnat všem členským státům, pokud jde o zdroje dostupné v ústředí, které by delegacím poskytovaly 
podporu s projekty týkajícími se nemovitostí.
36
Viz podrobné komentáře 39 a 40.
37
Tyto případy jsou dost výjimečné a jsou způsobeny hlavně nesprávným výkladem pravidel, jež má uplatňovat 
vedoucí administrativy nebo vedoucí delegace. Nová příručka pro delegace nyní poskytuje jasnější / uživatelsky 
přívětivější pokyny.
39
Prokázat, že budova stále vyhovuje potřebám delegace v souladu s politikou v oblasti nemovitostí a tržními saz -
bami, lze pouze průzkumem trhu.
Když je k dispozici výsledek průzkumu trhu, mohou mít delegace také dobré argumenty pro vyjednání výhodnější 
smlouvy s vlastníkem budovy, kterou delegace využívá.
Postupy pro veřejné zakázky na nemovitosti upravuje finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Unie.
O jakékoli transakci týkající se nemovitostí, jejíž součástí je obnova stávající smlouvy o pronájmu, by se mělo roz -
hodnout až po prozkoumání trhu s nemovitostmi.
ESVČ je připravena prozkoumat možný prostor k vypracování racionalizované dokumentace budov pro případy 
obnovy pronájmu, ovšem s přihlédnutím k omezením stanoveným ve finančním nařízení.
Odpověď  ESVČ  59
40
Až do velmi nedávné doby bylo využívání prostředků na infrastrukturu delegací významnou překážkou nákupu 
potřebných prostor. Nyní ESVČ souhlasí, že s finančními prostředky ve výši 200 milionů EUR se koupě budov stala 
reálnou alternativou jejich pronajímání. Vzájemné srovnání nákladů a přínosů nákupu a pronájmu bude nyní stan -
dardním prvkem v dokumentaci budov. Za tímto účelem byly delegacím rozeslány příslušné směrnice.
Ústředí vypočítá finanční přínos koupě ve srovnání s pronájmem podle standardních teorií finančního řízení firem -
ních financí (např. podle metodiky výpočtu čisté současné hodnoty). Tento výpočet není uveden v příručce pro 
delegace, jelikož jej bude provádět ústředí.
Řádné finanční zhodnocení se také musí předložit rozpočtovému orgánu v případě nákupu financovaného z úvěru. 
Pro Nepál nebyl v té době k dispozici žádný rozpočet.
V případě Washingtonu byla budova nabízená ke koupi příliš velká pro potřeby delegace. Navíc ji využívali jiní 
nájemci. Kdyby ESVČ byla tuto budovu koupila, delegace by byla musela spravovat smlouvy o pronájmu s ostatními 
uživateli budovy. Doba na zakoupení budovy byla také příliš krátká, než aby bylo možné konzultovat rozpočtový 
orgán. A konečně, společné umístění nutně nebylo použitelnou možností, jelikož všechny členské státy přítomné ve 
Washingtonu již měly své vlastní prostory.
42
Příručka pro delegace byla nedávno aktualizována a obsahuje pokyny, jak prezentovat možnosti srovnatelným způ -
sobem, a to prostřednictvím příkladu osvědčeného postupu.
43
ESVČ uznává potřebu zdokonalit tyto zásady tak, aby obsahovaly podrobnější informace mimo jiné o tom, jak brát 
v úvahu kancelářské prostory pronajímané velvyslanectvím členských států a jiným orgánům a institucím EU při 
výpočtu výměry na osobu a výpočtu nákladů na m².
44
Viz odpověď ESVČ k bodům 45 a 47.
U rozhodnutí ohledně některých dokumentací budov závisí na schválení rozpočtovým orgánem, což může trvat 6 až 
8 týdnů.
Odpověď  ESVČ  60
45
Postupy pro veřejné zakázky na nemovitosti upravuje finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Unie. ESVČ souhlasí, 
že kdykoli je to možné, měla by se používat zrychlená řízení. Prostor je však bohužel dost omezený.
ESVČ nemůže vlastníky nemovitostí nutit, aby čekali na dokončení povinných právních a správních řízení.
Zdlouhavá řízení jsou někdy důsledkem složitosti projektu.
Smlouva na Srí Lance nebyla podepsána nikoli kvůli zdlouhavému řízení, nýbrž proto, že vlastník si to rozmyslel.
46
Porovnání s nezávislým zdrojem je však obtížnější než u ubytování, jelikož hodnota budovy závisí na její kvalitě, 
umístění a také na celkových podmínkách na trhu s nemovitostmi v daném okamžiku.
V případě Mauritánie neexistovalo žádné jiné než navržené řešení.
V případě Toga nebyly k dispozici žádné nabídky, které by mohly konkurovat stávajícím kancelářským prostorám, 
kde byla právě zrealizována investice ve výši 200 tisíc EUR.
47
V roce 2015 byl delegacím vydán pokyn, aby věnovaly náležitou pozornost výměře kancelářských prostor na jed -
noho zaměstnance, a byly upozorněny, že od nynějška jakékoli odchýlení od politiky v oblasti nemovitostí bude 
muset být zdůvodněno, schváleno a zaznamenáno.
Kromě toho se tento prvek také projednává na každém zasedání výboru pro oblast nemovitostí.
Obecně platí, že výjimka z platnosti horní meze výměry se automaticky udělí, pokud výbor pro oblast nemovitostí 
vydá kladné stanovisko (viz též důvody k udělení výjimky vyjmenované v § 20).
Jordánsko: Navrhovaným řešením bylo obnovit stávající smlouvu o pronájmu se sníženým nájemným. Vzhledem 
k investicím, které již byly v budově vynaloženy, dobré poloze, úrovni bezpečnosti a sníženému nájemnému vydal 
výbor pro oblast nemovitostí kladné stanovisko navzdory nadměrné výměře kancelářských prostor. Výbor pro 
oblast nemovitostí však také uvedl, že pokud počet zaměstnanců dále klesne, bude delegace požádána, aby pro -
zkoumala jiné alternativy.
ESVČ uznává, že rezidence na Srí Lance je příliš velká. Avšak nalézt na Srí Lance rezidenci o výměře menší než 600 m² 
je velmi obtížné.
Washington: Hlavním důvodem ke zvýšení výměry byla potřeba vytvořit zabezpečený konferenční prostor pro 
setkání s členskými státy a pro transatlantická jednání v souvislosti s úniky informací ve Snowdenově případu. Sou -
časnou konfereční místnost, která se nachází v přízemí a jejíž okna směřují do ulice, nelze zabezpečit.
Odpověď  ESVČ  61
Kromě toho byly kancelářské prostory pro dalších 20 zaměstnanců zapotřebí kvůli očekávanému zvýšení počtu 
členů delegace a kvůli snížením stanoveným v příručce pro delegace v souvislosti s dočasnými pracovníky (např. 
vyslanými národními odborníky, stážisty apod.).
Počátkem roku 2016 byl celkový počet členů delegace EU zvýšen o 3 stálé zaměstnance a podle nejnovějších infor -
mací se má během let 2016 a 2017 dále zvýšit o dalších 6 nebo 7 stálých zaměstnanců.
Je důležité uvést, že nezbývalo nic jiného, než si pronajmout celé podlaží, jehož výměra přesahuje současnou 
potřebu, aby byly k dispozici další prostory potřebné k pokrytí výše uvedených požadavků.
49
Hodnoticí tým nemá technické schopnosti k posuzování budov. Jakékoli konkrétní problémy vyplývající z kvality 
budov však uvádí ve svých zprávách.
51
Nový IMMOGEST zpřesní výpočet různých druhů výměry (společné umístění, specifické konferenční místnosti atd.), 
aby ESVČ mohla přesněji vypočítávat průměrnou výměru na jednoho zaměstnance delegace a aby se usnadnilo její 
monitorování.
52
Delegacím byl vydán pokyn, aby věnovaly náležitou pozornost výměře kancelářských prostor na jednoho zaměst -
nance, a byly upozorněny, že od nynějška jakékoli odchýlení od politiky v oblasti nemovitostí bude muset být zdů -
vodněno, schváleno a zaznamenáno.
53
ESVČ je připravena zvážit vytvoření metodiky monitorování tržních sazeb u kanceláří a rezidencí. Nicméně až dosud, 
vzhledem k dobře známým omezením v oblasti zdrojů a vzhledem k úsilí o snižování počtu zaměstnanců (další 
podrobnosti viz komentář 31.1), nebyly vývoj a zavedení takové metodiky možné.
Porovnání s nezávislým zdrojem je skutečně obtížnější než u ubytování, jelikož hodnota budovy do značné míry 
závisí na její kvalitě a poloze, jakož i na míře nestability trhu s nemovitostmi v každé zemi.
Postup provedený v roce 2014 neměl být porovnáním s tržními sazbami, nýbrž s údaji shromážděnými soukromou 
společností využívající víceméně stejný systém, jaký používají delegace k výpočtům norem pro ubytovací prostory. 
Údaje shromážděné touto soukromou společností se mohou lišit od norem pro ubytovací prostory hlavně proto, že 
tato společnost využívá údaje z lokalit, které nejsou schválené regionálním bezpečnostním úředníkem.
Odpověď  ESVČ  62
54
Připomínky Účetního dvora ohledně systému Immogest jsou dobře známé a byly začleněny do programu práce 
ESVČ.
ESVČ souhlasí s tím, že stávající nástroj pro počítačovou správu nemovitého inventáře (ImmoGest) je zastaralý a je 
zapotřebí jej vyměnit.
Toto je spolu s omezenými zdroji na rozvoj infrastruktury delegací významnou překážkou efektivního plánování 
v časovém horizontu delším než 2–3 roky.
Vyvíjí se nový systém, který bude plně zaveden do konce roku 2016. Nový IMMOGEST bude především uživatelsky 
přívětivější. Bude také podporovat tvorbu výkazů, analýz a rozpočtů a v širším smyslu také plánování projektů. Nový 
IMMOGEST umožní lepší monitorování/sledování vhodnosti budov jednotlivých delegací.
59
Ústředí ESVČ se domnívá, že má dostatek spolehlivých základních informací o všech kancelářských budovách 
a rezidencích, aby mohlo vypracovat plánovací dokumenty zaměřené na časový rámec 2 až 3 let, což považuje za 
odpovídající.
60
Viz také odpověď ESVČ k bodům 59 a 61.
Ústředí každý rok vypracovává:
- od roku 2015 pětiletý plán, který má identifikovat důležité potenciální projekty týkající se kanceláří a rezidencí, 
například projekty nákupu, výstavby, stěhování a obnovy nájemních smluv;
- program práce týkající se kanceláří a rezidencí na příští dva roky. Tento program se zasílá všem delegacím 
a vypracovává se na základě informací, které jsou k dispozici v centrálních monitorovacích systémech. Uvádí pro 
každou delegaci hlavní opatření, která je nutné přijmout v souladu s prioritami stanovenými ústředím a která se 
také určují na základě různých výkazů a zpráv (např. průvodních zpráv nebo hodnoticích zpráv) a dostupnosti 
rozpočtových prostředků.
Kromě toho ústředí rozesílá každé tři měsíce všem útvarům ESVČ zprávy o citlivých a/nebo vysoce důležitých 
případech.
Pokud jde konkrétněji o realizaci doporučení z hodnocení na místě, je důležité odlišit taková doporučení jako napří -
klad stěhování do nových prostor a plány společného umístění od doporučení, která se týkají méně významných 
zabezpečovacích prací a méně důležitých opatření v oblasti renovací a údržby, jež se mají řešit na místní úrovni a v 
rámci působnosti delegace a jež se nutně nemusí promítnout do dvouletého plánu práce.
ESVČ souhlasí s tím, že v závislosti na dostupnosti zdrojů lze dále zlepšit následné sledování realizace výše uvede -
ných doporučení, jakož i plánování obecně.
Ústředí přijalo opatření nezbytná k nápravě situace v Čadu, Egyptě, Indii a na Srí Lance. Pro Senegal dosud není 
žádné řešení nalezeno.
Odpověď  ESVČ  63
61
Podobně jako v případě zkušeností ministerstev zahraničních věcí členských států je extrémně obtížné vypracovat 
smysluplné dlouhodobé a střednědobé plány ohledně budov delegací.
To má řadu důvodů. Za prvé, rozhodující úlohu často hrají politické faktory. Mezi příklady z poslední doby jsou 
otevření delegací v Libyi, Myanmaru, Íránu a Jižním Súdánu, kde potřeba nebo příležitost otevřít novou delegaci 
představuje reakci na politický vývoj, a tudíž se nedala předpokládat mnoho let předem.
Za druhé, přísná rozpočtová omezení byla rovněž překážkou dlouhodobějšího plánování, jelikož bylo často 
nezbytné věnovat přednostní pozornost krátkodobým, naléhavějším potřebám. Vytvoření investičního nástroje (od 
roku 2015) přinese do financování střednědobých projektů v oblasti nemovitostí prvek stability. Je však důležité 
zdůraznit nepředvídatelné a dynamické politické a bezpečnostní souvislosti.
ESVČ nicméně zkoumá možnosti, jak zlepšit plánování správy nemovitostí a programování výdajů. Vzhledem k nejis -
totám v politické i praktické rovině je s výjimkou výstavby plánovací horizont 2–3 let realističtější než dlouhodobější 
plán na 6–7 let.
EEAS se proto domnívá, že dostupné informace dostatečně využívá. Tato situace se zlepší, až bude Immogest plně 
funkční.
Nejlepším příkladem jsou postupy členských států. Během porad o společném umísťování byly členské státy požá -
dány, aby si navzájem vyměnily své pětileté plány, avšak tyto informace nebyly k dispozici.
Odbor ústředí ESVČ pro infrastrukturu každý rok v září projednává programy práce na další 2 roky. Přitom se projed -
nává také dlouhodobější plánování, které se však nezačleňuje do programu práce předávaného delegacím.
62
ESVČ souhlasí s tím, že existuje prostor pro zlepšení, pokud jde o střednědobé plánování. K tomu dojde, až budou 
Immogest a systém správy vlastněných nemovitostí plně funkční, jelikož bude k dispozici více informací.
Viz také odpověď ESVČ k bodu 61.
63
ESVČ se domnívá, že z dlouhodobého hlediska a v zásadě je vlastnictví obecně lepší než pronájem. V minulosti to 
nebylo kvůli rozpočtovým omezením možné. Nyní, když má ESVČ úvěrové nástroje, bude diskuze o koupi nebo pro -
nájmu snazší, jelikož možnost koupě se stala realitou. Vlastnictví však nemusí být vždy tou nejlepší možností (hlavně 
z finančních důvodů) nebo nemusí být vždy možné z právních důvodů.
Odpověď  ESVČ  64
65
Koupě rezidence se zvažuje jen tehdy, když se naskytne dobrá finanční příležitost a také, což je důležité, jestliže její 
velikost je dostatečná, aby pokryla potřeby ve většině možných případů.
66 a)
Vzájemné srovnání nákladů a přínosů nákupu a pronájmu bude nyní standardním prvkem. V tom smyslu byly dele -
gacím rozeslány příslušné směrnice.
Ve sdělení vedoucím delegací z března 2015 ohledně úvěrového nástroje ve výši 200 milionů EUR se uvádí, že 
MDRA4 bude provádět výpočty za účelem srovnání koupě s pronájmem.
66 b)
ESVČ souhlasí, že je zapotřebí zlepšit strategii údržby nemovitostí. Aby se v této oblasti postoupilo kupředu, budou 
v letech 2015 a 2016 podniknuty následující kroky:
1. Všem delegacím, kde máme nemovitý majetek, byl rozeslán dotazník. Obsahuje otázky ohledně kvality infrastruk -
tury, technického zařízení budov, dosavadních prací, údržby, zpětné vazby a připomínek k celkovému provoznímu 
stavu budovy.
2. „Plán údržby“ stanoví harmonogram nejdůležitějších plánovaných renovací. Půjde o víceletý plán, který se bude 
každý rok aktualizovat. Tento plán bude základem pro rozpočtové plánování.
3. Souběžně s definováním „Plánu údržby“ budou vydány směrnice, které stanoví jasné normy pro údržbu vlastněných 
budov.
Nová rámcová smlouva o zdravotních a hygienických inspekcích umožní využívat externí odborníky při realizaci této 
strategie údržby nemovitostí.
66 c)
ESVČ souhlasí s tím, že výkyvy směnných kurzů jsou významnou překážkou plánování projektů v oblasti infrastruk -
tury. Snahou je mít smlouvy pokud možno v EUR, avšak není to možné vždy. ESVČ je ochotna projednat možná 
řešení v této oblasti (nejen pro výdaje na infrastrukturu) s rozpočtovým orgánem.
Odpověď  ESVČ  65
Doporučení 1 – Dosáhnout cílů v případě kancelářských budov
ESVČ toto doporučení přijímá.
ESVČ ještě více zdůrazní význam flexibility, faktorů týkajících se životního prostředí a otázku přístupnosti pro osoby 
se zdravotním postižením. V důsledku místních omezení to však není vždy možné.
Doporučení 2 – Zajistit, aby se poplatky účtovanými organizacím společně využívajícím 
prostory pokryly náklady v plné výši
ESVČ toto doporučení přijímá.
Doporučení 3 – Posílit uplatňování postupu vývěru budov
ESVČ toto doporučení přijímá s výhradou omezení vyplývajících z finančního nařízení.
ESVČ ve všech těchto otázkách postoupila při své práci kupředu a byla již podniknuta řada kroků k posílení postupu 
založeného na dokumentaci.
Doporučení 4 – Ověřovat tržní sazby
ESVČ toto doporučení přijímá.
ESVČ je připravena analyzovat účinnost a proveditelnost zdokonalené metodiky ověřování a monitorování tržních 
sazeb u kanceláří a rezidencí, pokud to dostupné zdroje dovolí.
Až dosud, vzhledem k dobře známým omezením v oblasti zdrojů a vzhledem k úsilí o snižování počtu zaměstnanců, 
nebyly vývoj a zavedení takové metodiky možné.
Doporučení 5 – Zlepšit informační systém správy nemovitého majetku
ESVČ toto doporučení přijímá.
ESVČ souhlasí s tím, že stávající nástroj pro počítačovou správu nemovitého inventáře (ImmoGest) je zastaralý a je 
zapotřebí jej vyměnit. Nový systém by měl být plně zaveden do konce roku 2016.
Doporučení 6 – Posílit odbornost v oblasti správy nemovitého majetku
ESVČ toto doporučení přijímá.
Politika ESVČ v oblasti lidských zdrojů podporuje mobilitu zaměstnanců s výjimkou pozic vyžadujících specifickou 
odbornost. Bude zváženo vytvoření pružnějších kritérií pro mobilitu u některých odborných pracovních míst. Regio -
nalizace správy delegací také umožní budovat a udržovat tuto odbornost.
Odpověď  ESVČ  66
Doporučení 7 – Vypracovat střednědobé plány
ESVČ toto doporučení částečně přijímá.
ESVČ se domnívá, že plánovací horizont delší než 2–3 roky může být jen indikativní, jelikož informace nezbytné 
k vypracování takových plánů podléhají nejistotám v politické i praktické rovině (jako jsou např. vývoj personálu, 
bezpečnostní situace, plány členských států), jež lze obtížně předvídat na dobu přesahující tento časový rámec. 
Kromě toho, zejména pokud jde o úpravy a údržbu, může být takové výhledové plánování relevantní jen u význam -
ných projektů.
Doporučení 8 – Identifikovat, kdy je koupě výhodnější, a účinně spravovat vlastněné 
budovy
ESVČ toto doporučení přijímá s výhradou dostupnosti prostředků.
Nový počítačový nástroj pro správu nemovitého inventáře, který je v současnosti vyvíjen, také podpoří tvorbu ana -
lýz a rozpočtů a v širším smyslu také plánování projektů.
Nicméně s týmem čítajícím pouhých 13 zaměstnanců má ESVČ jen omezené možnosti efektivně spravovat tak 
obrovské portfolio.
JAK ZÍSKAT PUBLIKACE EU
Bezplatné publikace:
  jeden výtisk:  
prostřednictvím stránek EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu);
  více výtisků, plakáty či pohlednice:  
na zastoupeních Evropské unie (http://ec.europa.eu/represent_cs.htm)  
a na delegacích Evropské unie v zemích mimo EU (http://eeas.europa.eu/delegations/index_cs.htm);  
můžete se také obrátit na síť Europe Direct na adrese http://europa.eu/europedirect/index_cs.htm  
nebo na telefonní lince 00 800 6 7 8 9 10 11 (zdarma v rámci EU) (*).
(*)  Informace jsou poskytovány zdarma, stejně jako většina telefonních hovorů (někteří operátoři, telefonní automaty  
nebo hotely však mohou telefonické spojení zpoplatnit).
Placené publikace:
 prostřednictvím stránek EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).
Evropská služba pro vnější činnost (ESVČ) poskytuje 
kancelářské budovy pro zaměstnance EU v přibližně 140 
delegacích po celém světě a odpovídá také za rezidence 
vedoucích delegací. Účetní dvůr v této zprávě zkoumá, zda 
budovy delegací vyhovují potřebám ESVČ a zda za 
vynaložené peníze přinášejí odpovídající hodnotu. Dospěl 
k závěru, že budovy potřebám delegací obecně vzato 
vyhovují, ale že v některých případech nepřinášejí za 
vynaložené peníze nejlepší hodnotu: kanceláře jsou 
většinou příliš velké, ESVČ vlastní budovy, které již 
nevyužívá, a  poplatky účtované některým organizacím, 
které si pronajímají prostory delegací, v plné výši 
nepokrývají náklady. Auditoři zjišťovali příčiny těchto 
nedostatků a  předkládají doporučení na posílení systémů, 
zejména s ohledem na plány ESVČ investovat do nákupu 
a nikoliv pronájmu nemovitostí.
EVROPSKÝ
ÚČETNÍ DVŮR