Usnesení Evropského parlamentu ze dne 5. května 2010 obsahujícího připomínky, které jsou nedílnou součástí jeho rozhodnutí o udělení absolutoria za plnění rozpočtu Evropské policejní akademie na rozpočtový rok 2008



Úřední věstník L 252 , 25/09/2010 S. 233 - 239



Usnesení Evropského parlamentu ze dne 5. května 2010 obsahujícího připomínky, které jsou nedílnou součástí jeho rozhodnutí o udělení absolutoria za plnění rozpočtu Evropské policejní akademie na rozpočtový rok 2008 EVROPSKÝ PARLAMENT, s ohledem na konečnou účetní závěrku Evropské policejní akademie za rozpočtový rok 2008, s ohledem na zprávu Účetního dvora o roční účetní závěrce Evropské policejní akademie za rozpočtový rok 2008, spolu s odpověďmi akademie [1], s ohledem na doporučení Rady ze dne 16. února 2010 (5827/2010 – C7-0061/2010), s ohledem na článek 276 Smlouvy o ES a článek 319 Smlouvy o fungování EU, s ohledem na nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství [2], a zejména na článek 185 tohoto nařízení, s ohledem na rozhodnutí Rady 2005/681/SVV ze dne 20. září 2005 o zřízení Evropské policejní akademie (EPA) [3], a zejména na článek 16 tohoto nařízení, s ohledem na nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 ze dne 19. listopadu 2002 o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 185 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 [4], a zejména na článek 94 tohoto nařízení, s ohledem na článek 77 a přílohu VI jednacího řádu, s ohledem na zprávu Výboru pro rozpočtovou kontrolu a stanovisko Výboru pro občanské svobody, spravedlnost a vnitřní věci (A7-0075/2010), A. vzhledem k tomu, že akademie byla zřízena v roce 2001 a ve smyslu článku 185 finančního nařízení byla s účinností od 1. ledna 2006 přeměněna na subjekt Společenství, na který se vztahuje rámcové finanční nařízení pro agentury, B. vzhledem k tomu, že ve své zprávě o ověření účetní závěrky akademie za rozpočtový rok 2006 vznesl Účetní dvůr výhrady vůči legalitě a správnosti uskutečněných operací s odůvodněním, že postupy zadávání veřejných zakázek nebyly v souladu s ustanoveními finančního nařízení, C. vzhledem k tomu, že ve své zprávě o ověření účetní závěrky akademie za rozpočtový rok 2007 vznesl Účetní dvůr výhrady vůči spolehlivosti účetní závěrky, jakož i vůči legalitě a správnosti uskutečněných operací, D. vzhledem k tomu, že Parlament udělil řediteli Evropské policejní akademie dne 23. dubna 2009 absolutorium za plnění rozpočtu akademie na rozpočtový rok 2007 [5] a ve svém usnesení provázejícím rozhodnutí o udělení absolutoria mimo jiné - uvedl, že je velmi znepokojen skutečností, že Účetní dvůr zjistil případy, kdy byly finanční prostředky použity na financování soukromých výdajů zaměstnanců akademie, - vyzval akademii, aby přijala podrobná prováděcí pravidla zajišťující zejména transparentnost postupů pro zadávání veřejných zakázek v souladu s finančním nařízením, - žádal Komisi, aby důkladně kontrolovala plnění rozpočtu ze strany akademie, - konstatoval, že Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) zahájil interní vyšetřování akademie, E. vzhledem k tomu, že ve své zprávě o ověření účetní závěrky akademie za rozpočtový rok 2008 potvrdil Účetní dvůr své stanovisko, aniž by však vznesl výhrady vůči spolehlivosti účetní závěrky a vydal stanovisko s výhradami vůči legalitě a správnosti uskutečněných operací, 1. domnívá se, že odpovědi akademie na připomínky Účetního dvora jsou obecně opět nedostatečné a jeho odhodlání příliš všeobecná a nahodilá, a že tudíž orgán příslušný k udělení absolutoria není schopen vyhodnotit, zda je akademie skutečně schopna se v budoucnu zlepšit; Strukturální problémy akademie 2. domnívá se, že nízký počet zaměstnanců akademie zpochybňuje její schopnost účinně řešit náročné otázky vyplývající z finančního nařízení a služebního řádu; 3. upozorňuje, že umístění sekretariátu akademie v Bramshillu, asi 70 km od Londýna, přináší nevýhody, mimo jiné pokud jde o nábor pracovníků a nedostatečnou veřejnou dopravu; 4. klade si otázku, jakým způsobem bude nový ředitel akademie schopen těmto strukturálním problémům čelit; 5. klade si otázku, zda by nebylo vhodné zvážit připojení akademie k úřadu Europol; Řízení akademie a transparentnost 6. domnívá se, že fixní náklady na řízení akademie nejsou zanedbatelné – její správní rada se skládá z 27 členů, přestože akademie zaměstnává pouze 24 pracovníků (údaje ze začátku rozpočtového roku 2008); 7. konstatuje, že akademie na svých internetových stránkách nezveřejňuje informace o svých řídících orgánech; proto doporučuje, aby v zájmu zvýšení transparentnosti byl na internetových stránkách akademie vyvěšen seznam členů správní rady s kompletními kontaktními údaji u každého z nich; Spolehlivost účetní závěrky 8. je velmi znepokojen skutečností, že úpravy týkající se období, v němž byl používán manuální účetní systém, tedy v mezidobí mezi uzavřením původního účetního systému ( 23. května 2008) a spuštěním systému ABAC ( 14. července 2008), nebyly provedeny včas a že finanční informace týkající se přenosu prostředků z předchozího rozpočtového roku, používání účelově vázaných příjmů, jakož i souvislosti s některými částkami v rozvaze za rozpočtový rok 2007 nejsou dostatečně transparentní; 9. obává se, že z důvodu souběžného používání dvou systémů správy majetku v roce 2008, došlo v některých případech k tomu, že akademie zaznamenala svá aktiva dvakrát a nebyl jim přidělen žádný jedinečný štítek nebo inventární číslo; 10. vyjadřuje politování nad tím, co Účetní dvůr zdůrazňuje ve svém komentáři, totiž že následná kontrola externí společností byla zahájena až v polovině roku 2009 (na základě zjištění Účetního dvora uvedených ve výroční zprávě za rozpočtový rok 2007, která se týkají případů, kdy byly některé rozpočtové prostředky využity na financování soukromých výdajů); žádá akademii, aby přijala veškerá nezbytná opatření s cílem zajistit, aby tato kontrola byla provedena v co nejkratší době a tyto nedostatky se již neobjevily ve zprávě o roční účetní závěrce akademie za rok 2009; Nedostatky týkající se postupů zadávání veřejných zakázek 11. zjistil nedostatky v postupu zadávání veřejné zakázky v případě smlouvy s dodavatelem v hodnotě přibližně 2 % provozních výdajů; zejména konstatuje, že smlouva s dodavatelem byla založena na jiném typu rámcové smlouvy určené výlučně pro vzdělávací služby; dále připomíná, že smluvní ustanovení této smlouvy umožňovala akademii prodloužit smlouvu nebo navýšit její objem bez jakýchkoli omezení; 12. zdůrazňuje – stejně jako v minulých letech – že je nutné, aby akademie důsledně dodržovala finanční nařízení a právní předpisy ES o zadávání veřejných zakázek a aby zdokonalila své finanční řízení; Nedodržování pravidel pro výdaje na pořádání kurzů 13. považuje za znepokojivé, že Účetní dvůr zjistil vysoký počet případů, kdy nebyla dodržena administrativní a finanční pravidla vztahující se na výdaje na pořádání kurzů a seminářů, jež představují významnou část (64 %) provozních výdajů akademie; bere na vědomí, že se jedná zejména o tyto nesrovnalosti: chybějící podkladové dokumenty pro vzniklé výdaje, chybějící potvrzení o účasti, chybějící originály faktur a dokladů potřebných k proplacení ubytování, neprověřené cestovní výdaje odborníků; dále se domnívá, že odpovědi akademie na připomínky Účetního dvora a na otázky příslušného zpravodaje v této věci jsou velmi vágní a nejsou tedy pro orgán příslušný k udělení absolutoria přijatelné; žádá akademii, aby se zasadila o nápravu této situace; Přenos prostředků 14. bere na vědomí informaci Účetního dvora, že muselo být přeneseno více než 2700000 EUR (31 % celkového rozpočtu akademie); je proto znepokojen tím, že tento stav je v rozporu se zásadou ročního rozpočtu a je projevem nedostatků ve způsobu, jakým akademie plánuje svou činnost a sleduje plnění svého rozpočtu; 15. žádá akademii, aby zavedla systém rozlišených prostředků, které by v budoucích rozpočtech byly určeny na granty, aby nebylo nutné prostředky rušit; Další nesrovnalosti 16. bere na vědomí, že Účetní dvůr zjistil - ve třech případech chybějící právní závazek v celkové hodnotě 39500 EUR, - v devíti případech chybějící rozpočtový závazek předcházející právnímu závazku v celkové hodnotě 244200 EUR; žádá tedy akademii, aby se zasadila o nápravu této situace a aby o tom následně informovala orgán příslušný k udělení absolutoria; 17. konstatuje, že v nadcházejících letech by mělo udělování absolutoria akademii za plnění rozpočtu ve větší míře vycházet z jejích výsledků v průběhu celého roku; Probíhající vyšetřování úřadu OLAF 18. připomíná, že úřad OLAF zahájil v roce 2008 interní vyšetřování akademie, poté co Účetní dvůr a útvar interního auditu (IAS) zjistili používání veřejných finančních prostředků k soukromým účelům zaměstnanců akademie; připomíná, že informace poskytnuté akademií na žádost Parlamentu v roce 2009 se týkaly používání mobilních telefonů, dodávek nábytku na ubytování zaměstnanců a bezplatné kyvadlové přepravy zaměstnanců na letiště a vlaková nádraží; připomíná, že podle akademie se jednalo o následující částky a opatření s cílem získat tyto částky zpět byla v těchto fázích: - používání mobilních telefonů ze strany zaměstnanců: 3405 GBP za období duben – prosinec 2007, všechny vynaložené prostředky byly získány zpět, - používání služebních vozidel ze strany zaměstnanců: 1157 GBP za období červenec – prosinec 2007, všechny vynaložené prostředky byly získány zpět a vozidla byla od té doby prodána, - nábytek: 6625 GBP za nábytek pořízený v roce 2007, nábytek byl od té doby prodán, - bezplatná přeprava zaměstnanců na letiště a nádraží: za rok 2007 byly zjištěny vynaložené prostředky ve výši 9508 GBP; jejich vymáhání bylo zahájeno; 19. žádá akademii a Komisi, aby o výsledcích vyšetřování úřadu OLAF neprodleně informovaly orgán příslušný k udělení absolutoria; Lidské zdroje 20. je znepokojen skutečností, že dosud byli za finanční záležitosti odpovědní dočasní zaměstnanci; připomíná, že akademie vydala teprve v roce 2009 oznámení o volném pracovním místě k náboru koordinátora vnitřních kontrolních standardů a že pohovory na tuto pozici mají proběhnout na začátku roku 2010; Interní audit 21. bere na vědomí, že útvar interního auditu Komise (IAS) vydal ve své zprávě o auditu 13 doporučení (dvě z nich jsou označena jako kritická a devět jako velmi důležitá); připomíná, že tato doporučení se týkají zejména: dodržování finančního nařízení při zadávání veřejných zakázek; řádného hospodaření; dlouhodobých aktiv (inventárního systému); řízení delegací (delegace musí být plně zdokumentovány a pravidelně přezkoumávány); rozpočtového řízení; souladu s účetními pravidly a zásadami; kontrolního seznamu, který zajistí důslednost a zdokumentování finančních kontrol; Akční plán, který má přijmout správní rada a do 30. června 2010 jej má ředitel akademie uskutečnit 22. požaduje nejprve, aby správní rada rychle přijala akční plán s cílem splnit cíle stanovené v příloze k tomuto usnesení; dále žádá, aby ředitel akademie ve spolupráci s útvarem IAS a příslušným generálním ředitelstvím (GŘ) připravil konkrétní opatření a harmonogram pro jejich uskutečnění a předložil je správní radě ke schválení; dále žádá, aby útvar IAS a příslušné GŘ byly nápomocny při stanovování ukazatelů, které umožní pravidelné měření pokroku při realizaci opatření přijímaných akademií; dále požaduje, aby akademie do 30. června 2010 informovala orgán příslušný k udělení absolutoria o konkrétních opatřeních a přijatých ukazatelích; 23. vyzývá Účetní dvůr, aby orgánu příslušnému k udělení absolutoria co nejdříve poskytl písemnou formou své stanovisko k vytvoření akčního plánu akademie; 24. pokud jde o další připomínky, které doprovázejí rozhodnutí o udělení absolutoria a mají horizontální povahu, odkazuje na své usnesení ze dne 5. května 2010 [6] o výkonnosti, finančním řízení a kontrole evropských agentur. [1] Úř. věst. C 304, 15.12.2009, s. 124. [2] Úř. věst. L 248, 16.9.2002, s. 1. [3] Úř. věst. L 256, 1.10.2005, s. 63. [4] Úř. věst. L 357, 31.12.2002, s. 72. [5] Úř. věst. L 255, 26.9.2009, s. 157. [6] Přijaté texty, P7_TA(2010)0139 (viz strana 241 v tomto čísle Úředního věstníku). -------------------------------------------------- PŘÍLOHA Akční plán, který má přijmout správní rada a do 30. června 2010 jej má ředitel akademie uskutečnit ROZPOČTOVÉ PLÁNOVÁNÍ 1. Cíl: Zlepšit plánování a monitorování rozpočtu a provozu akademie. Opatření, která je třeba přijmout: Ředitel připraví víceletý plán, který se po dobu trvání jeho mandátu bude vztahovat na následující oblasti: - předpokládaná opatření (výsledky a dopad), - související finanční potřeby a roční rozpočtové výhledy, - požadované lidské zdroje umožňující realizovat plánovaná opatření, - materiální zdroje umožňující realizovat plánovaná opatření. SYSTÉMY VNITŘNÍ KONTROLY 2. Cíl: Zlepšit finanční řízení činností akademie, včetně činností v rámci programů financovaných z účelově vázaných příjmů (AGIS, ECHI a MEDA). Opatření, která je třeba přijmout: Přezkum systému finančního řízení (úprava stávajících finančních okruhů), aby byl více v souladu s různými činnostmi akademie a fungoval efektivněji. Tento přezkum musí také směřovat k tomu, aby řídící pracovníci jednotlivých programů poskytovali kvalitnější finanční informace. 3. Cíl: V souladu s článkem 43 rámcového finančního nařízení formálně potvrdit všechny finanční postupy a nový účetní systém. Opatření, která je třeba přijmout: Schvalující osoba a pověřené schvalující osoby musí formálně zdokumentovat systémy, které zavedly za účelem poskytování nezbytných finančních informací účetnímu. Účetní musí odsouhlasit popisy těchto systémů, aby zajistil kvalitu finančních informací, které mu jsou poskytovány s cílem vypracování roční účetní závěrky. 4. Cíl: Zlepšit prostředí pro kontrolu výdajů (bod 14 výroční zprávy Účetního dvora o rozpočtovém roce 2008). Opatření, která je třeba přijmout: Formálně přijmout a uplatňovat účinné postupy a/nebo kontrolní seznamy, které zajistí, že žádosti o platbu předložené subjekty pořádajícími kurzy jménem akademie, budou v souladu s platnými správními a finančními pravidly. ZAMĚSTNANCI 5. Cíl: Obsadit neobsazená místa s cílem dosáhnout "běžné" úrovně neobsazených míst (například 5 %). Opatření, která je třeba přijmout: - přijmout a uplatňovat roční plány přijímání zaměstnanců na roky, na něž se vztahujevíceletý plán uvedený v bodě 1, - přijmout a uplatňovat pokyny pro přijímání zaměstnanců. 6. Cíl: Posílit personální zajištění. Opatření, která je třeba přijmout: Obsadit během roku všechna pracovní místa, která jsou v současnosti neobsazena (nebo obsazena zaměstnanci agentur) dočasnými zaměstnanci. VEŘEJNÉ ZAKÁZKY 7. Cíl: Zlepšit kontrolní prostředí v oblasti veřejných zakázek. Opatření, která je třeba přijmout: - přijmout a uplatňovat příručku o postupech pro veřejné zakázky a kontrolní seznamy, která umožní zajistit volbu vhodných postupů a jejich správné uplatnění, - přijmout a uplatňovat roční plán pro nákup zboží a služeb. RŮZNÉ 8. Cíl: Definitivně uzavřít otázku finančních prostředků využívaných pro soukromé výdaje. Opatření, která je třeba přijmout: Poskytnout závěrečnou zprávu externího auditora obsahující následující informace: - celkový objem finančních prostředků použitých pro soukromé výdaje, - částky, které byly dosud získány zpět, - v případě dosud vymáhaných částek, pravděpodobnost jejich získání a harmonogram. --------------------------------------------------