Sdělení Komise o pokynech k provádění ustanovení týkajících se vedení auditů podle článku 6 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2017/625

(2021/C 66/02)

Předmluva

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2017/625 (1) v čl. 6 odst. 1 stanoví, že příslušné orgány provádějí nebo zadávají interní audity a na základě jejich výsledků přijímají vhodná opatření.

Tyto pokyny mají pomoci příslušným vnitrostátním orgánům při uplatňování výše uvedených požadavků. Vypracovala je Komise ve spolupráci s členskými státy a nejsou právně závazné (2). Pro závazný výklad práva Unie je příslušný pouze Soudní dvůr Evropské unie.

Obsah

1. Účel a oblast působnosti 24

2. Právní rámec 24

3. Definice 24

4. Základní zásady 25

5. Provádění procesu auditu 25

5.1. Systematický přístup 25

5.2. Transparentnost 26

5.3. Nezávislost 27

5.4. Nezávislý přezkum 28

5.5. Základní cíle 28

6. Provádění auditu 29

6.1. Plánování a příprava auditu 29

6.2. Vedení auditu 29

6.3. Zprávy o auditu 30

6.4. Opatření přijatá na základě výstupů auditu 31

7. Přezkoumání a šíření výsledků auditu 31

8. Další záležitosti 31

8.1. Zdroje 31

8.2. Odborná způsobilost auditorů 32

1. Účel a oblast působnosti

Pokyny poskytují vodítko k povaze a provádění systémů auditu ze strany příslušných orgánů vymezených v čl. 3 odst. 3 písm. a) a b) nařízení (EU) 2017/625. Účelem systémů auditu je ověřit, zda jsou úřední kontroly a jiné úřední činnosti (3) upravené nařízením (EU) 2017/625 účinně prováděny a zda jsou vhodné k dosažení cílů příslušných právních předpisů, včetně souladu s vnitrostátními plány kontrol.

Účelem těchto pokynů je popsat zásady vyplývající z nařízení (EU) 2017/625, pokud jde o zavádění vnitrostátních systémů auditu a provádění interních auditů, nikoli stanovit podrobné metody s cílem usnadnit uplatňování výše uvedených zásad napříč rozmanitými systémy kontroly a auditu členských států. Metody vybrané pro uplatňování těchto zásad se v jednotlivých členských státech mohou lišit v závislosti na velikosti, povaze, počtu a složitosti příslušných orgánů odpovědných za úřední kontroly.

2. Právní rámec

Účelem těchto pokynů je pomoci členským státům při provádění ustanovení o vedení auditů obsažených v článku 6 nařízení (EU) 2017/625, který zní:

Článek 6 Audity příslušných orgánů 1. V zájmu zajištění dodržování tohoto nařízení příslušnými orgány tyto orgány provádějí nebo zadávají interní audity a na základě jejich výsledků přijímají vhodná opatření. 2. Audity uvedené v odstavci 1 musí být podrobeny nezávislému přezkumu a prováděny transparentním způsobem.

Pro zajištění souladu s nařízením (EU) 2017/625 jsou nezbytné i akty v přenesené pravomoci a prováděcí akty přijaté podle nařízení (EU) 2017/625, ačkoli nejsou v článku 6 výslovně zmíněny. Audity tudíž musí být prováděny i s cílem zajistit dodržování těchto aktů v přenesené pravomoci a prováděcích aktů.

3. Definice

Pro účely těchto pokynů se odkazuje na definice stanovené v článku 3 nařízení (EU) 2017/625 a v článcích 2 a 3 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 178/2002 (4).

„Auditem“ se podle čl. 3 odst. 30 nařízení (EU) 2017/625 rozumí systematické a nezávislé šetření, které má za cíl zjistit, zda jsou činnosti a s nimi spojené výsledky těchto činností v souladu s plánovanými opatřeními a zda jsou tato opatření účinně uplatňována a vhodná pro dosažení stanovených cílů.

Další definice významné pro účely těchto pokynů:

„Auditorským orgánem“ se rozumí orgán, který provádí proces auditu. Může se jednat o interní nebo externí subjekt.

„Souhrnnou oblastí auditu“ se rozumí souhrn jednotlivých oblastí auditu, který sestaví a vede auditorský orgán za účelem identifikace oblastí určených pro audit během procesu plánování auditu.

„Systémem auditu“ se rozumí kombinace jednoho nebo více auditorských orgánů, které provádějí proces auditu v rámci příslušných orgánů nebo jimi napříč.

„Procesem auditu“ se rozumí soubor činností popsaných v oddíle 5.1 (Systematický přístup) a v oddíle 6 (Provádění auditu).

„Programem auditu“ se rozumí soubor jednoho nebo více auditů naplánovaný pro určitý časový rámec a určený ke konkrétnímu účelu.

„Plánem auditu“ se rozumí popis činností a opatření auditu.

„Koncepcí auditu“ se rozumí míra důrazu, který je třeba při auditu klást na auditované činnosti (např. přímý audit dodržování předpisů s počátečním zaměřením na výstupy a výsledky oproti auditu kontrolních systémů s počátečním zaměřením na systémy a kontroly).

Z hlediska zvláštní terminologie v oblasti auditu může být užitečné aktuální znění mezinárodních norem, jako jsou například normy ISO 19011, ISO 9000 a normy Institutu interních auditorů (The Institute of Internal Auditors, IIA) (5).

4. Základní zásady

Systémy auditu by měly zahrnovat všechny úřední kontroly a jiné úřední činnosti ve všech fázích zemědělsko-potravinářského výrobního řetězce Unie, na které se vztahuje nařízení (EU) 2017/625, včetně činností všech příslušných orgánů bez ohledu na jejich způsob organizace nebo správní úroveň a všech zúčastněných agentur nebo kontrolních subjektů. Aby toho bylo dosaženo, měly by audity v případě potřeby přesahovat i správní hranice. Pokud v členském státě existuje více systémů auditu, měl by být zaveden mechanismus, který zajistí, aby systémy auditu společně plně pokrývaly všechny výše uvedené činnosti.

K vybudování a udržení důvěry v integritu systému auditu musí být řízení a provádění procesu auditu transparentní pro všechny příslušné zúčastněné strany. Plně transparentní by měl být zejména vztah mezi auditorským orgánem a auditovaným subjektem (viz tabulka v oddíle 5.2 níže). Zajištění transparentnosti procesu auditu v očích jiných zúčastněných stran podpoří důvěru a napomůže při šíření informací, zejména při sdílení osvědčených postupů v rámci příslušných orgánů a mezi nimi.

Měla by být řešena nezávislost na organizační a funkční úrovni a na úrovni procesu auditu a auditora. Auditorský orgán a auditorský tým by měly být jmenovány vrcholným vedením příslušných orgánů a tomuto vedení by měly předkládat zprávy. Měl by být zajištěn jasný, dokumentovaný mandát poskytující přiměřenou pravomoc k provedení auditů. Tento mandát by měl uvádět alespoň účel, úkoly, pravomoc a odpovědnost auditorského orgánu a jakékoli další aspekty, které jsou považovány za nezbytné pro dosažení uspokojivé úrovně nezávislosti. Auditorský orgán ani auditorský tým by se neměly podílet na řízení kontrolních systémů, které jsou předmětem auditu, ani na dohledu nad nimi.

Pokud jsou kontrolní úkoly přeneseny na jiný subjekt a příslušný orgán se rozhodl u pověřeného subjektu provést spíše audit než kontrolu, měly by smluvní závazky tohoto pověřeného subjektu obsahovat souhlas s požadavky a podmínkami auditu.

Nezávislá kontrola by měla být pravidelným a plánovaným procesem, který nezajišťuje sám auditorský orgán, aby se zajistilo, že systém auditu bude schopen přinést objektivní výsledky a příslušné orgány splní své povinnosti podle čl. 6 odst. 2 nařízení (EU) 2017/625.

Vedle konkrétních pokynů stanovených v tomto dokumentu může jako obecný pokyn sloužit i norma ISO 19011.

5. Provádění procesu auditu

5.1. Systematický přístup

Proces auditu by měl být řízen systematicky. Za tímto účelem by proces auditu měl:

— být výsledkem transparentního procesu plánování, který určí priority založené na hodnocení rizika v souladu s odpovědností příslušného orgánu podle nařízení (EU) 2017/625,

— obsahovat víceleté strategické plánování, které je: — základem stanovení cílů a priorit, — východiskem pro rozhodování o tom, která témata auditu budou vybrána pro audit, a — základem podrobného ročního plánování;

— prostřednictvím strategického plánování určit souhrnnou oblast auditu: sestavením skupin auditovatelných subjektů, určením zdrojů informací, které budou podkladem pro plánovací proces, a stanovením kritérií výběru, která budou použita k výběru témat auditu,

— stanovit program auditu, který zajišťuje odpovídající pokrytí všech příslušných oblastí činnosti a všech příslušných orgánů, na něž se vztahuje nařízení (EU) 2017/625, a to s četností založenou na hodnocení rizika, nejméně však jednou za pět let. Program auditu může zahrnovat informace o typech auditu, zdrojích, harmonogramu, četnosti přezkumu (např. jednou ročně nebo častěji),

— být založen na dokumentovaných postupech a záznamech, aby byla zajištěna jednotnost a bylo prokázáno, že je uplatňován systematický přístup. Tyto postupy by měly zahrnovat: — plánování programu auditu založené na rizicích, — vytváření zjištění auditu včetně určení důkazů o souladu, resp. nesouladu s předpisy, — přípravu, schvalování a distribuci zpráv o auditech, — přezkoumání výsledků auditu, aby bylo možné v rámci celého systému určit silné a slabé stránky kontrolního systému, šířit osvědčené postupy a zajistit monitorování nápravných a preventivních opatření;

— být monitorován a přezkoumáván, aby se zajistilo, že jsou splněny cíle programu auditu a zjištěny možnosti zlepšení.

Jestliže je v rámci členského státu naplánován více než jeden program auditu, mělo by se postupovat tak, aby se zajistilo, že tyto programy jsou účinně koordinovány za účelem zajištění hladkého procesu auditu napříč příslušnými orgány. Program nebo programy auditu by se měly týkat všech relevantních úrovní v hierarchii příslušného orgánu.

5.2. Transparentnost

Aby bylo možné prokázat, že je proces auditu transparentní, měly by dokumentované postupy podporovat jasně definovaný proces plánování auditu, který obsahuje stanovení cílů auditu, kritéria, výběr koncepce auditu a mechanismy schvalování zpráv o auditu a jejich distribuce.

Příslušné orgány by měly přijmout vhodná opatření k zajištění transparentnosti, a to s ohledem na příslušné požadavky vnitrostátních právních předpisů a právních předpisů Unie a případné jiné podmínky. Za tímto účelem by příslušné orgány měly zvážit podporu postupů, které zlepšují transparentnost tohoto procesu. Některé příklady zmíněných postupů jsou uvedeny v tabulce. Při rozhodování o tom, která opatření budou použita, by příslušné orgány měly vyvážit potřebu zajistit transparentnost a riziko oslabení schopnosti systému auditu dosáhnout určených cílů. Aby byl transparentní přístup co nejpřínosnější, měl by být kombinován s podáváním zpráv, které obsahují správný poměr ověřeného dodržování předpisů (pozitivní zjištění) a oblastí, které je třeba zlepšit (negativní zjištění).

Tabulka – Příklady postupů zachovávajících transparentnost procesu auditu

Auditovaný subjekt V rámci příslušného orgánu Napříč příslušnými orgány (v rámci členských států) Veřejnost nebo jiné zúčastněné strany Přístup k dokumentovaným postupům auditorského orgánu ✓ ✓ ✓ Konzultace při plánování programu auditu ✓ ✓ ✓ Zveřejnění programu auditu ✓ ✓ ✓ ✓ Předložení plánu auditu ✓ ✓ Možnost vyjádřit se k návrhu zprávy o auditu ✓ ✓ Distribuce závěrečné zprávy o auditu ✓ ✓ ✓ Zveřejnění připomínek auditovaného subjektu k návrhu zprávy ✓ ✓ ✓ ✓ Zveřejnění závěrečné zprávy o auditu ✓ ✓ ✓ ✓ Zveřejnění shrnutí závěrečných zpráv o auditu a výroční zprávy ✓ ✓ ✓ ✓ Zveřejnění akčního plánu auditovaného subjektu ✓ ✓ ✓ ✓ Zveřejnění výsledků následných opatření ✓ ✓ ✓ ✓ Pozn.: Příslušné orgány by si měly vybrat postupy (první sloupec), které jsou vhodné pro jejich konkrétní situaci, a určit, v jakém rozsahu jsou používány (zbývající sloupce).

5.3. Nezávislost

Auditorské orgány by neměly podléhat žádným obchodním, finančním, hierarchickým, politickým či jiným tlakům, které by mohly ovlivnit jejich rozhodování nebo výsledek procesu auditu. Systém auditu, auditorský orgán a auditoři by měli být nezávislí na činnosti, která je předmětem auditu, být nestranní a nepodléhat střetu zájmů.

V mnoha situacích nelze úplné nezávislosti dosáhnout. Vyžaduje se taková míra nezávislosti, kterou by rozumný externí pozorovatel považoval za dostatečnou k zajištění toho, aby audity byly prováděny spravedlivě, objektivně a nestranně a aby auditorský orgán a jeho auditoři nebyli vystaveni nepřípustnému ovlivňování ani nebyli ve střetu zájmů na úkor procesu auditu nebo jednotlivých auditů.

Auditorský orgán by měl mít dostatečný počet kvalifikovaných a kompetentních pracovníků a financování, infrastrukturu a ostatní zdroje potřebné k provádění programu auditu. Auditorskému orgánu by měl být poskytnut přístup k dalšímu profesnímu rozvoji a příslušným odborným znalostem.

Auditorský orgán by neměl být předmětem nepřípustného ovlivňování na všech úrovních procesu auditu. Zejména by auditovaný subjekt neměl ovlivňovat ani ztěžovat schválení programu auditu a zpráv o auditu. Auditorský orgán by měl mít možnost svobodně stanovit rozsah a cíle auditu a měl by mít přístup do všech prostor a ke všem informacím, které jsou nezbytné k dosažení cílů auditu.

Měla by být provedena kontrola, aby se zajistilo, že u auditorského orgánu ani u auditorského týmu nebo kteréhokoli spolupracujícího technického odborníka neexistuje střet zájmů. Členové auditorského týmu by měli jednat objektivně, nestranně, nezávisle, nezaujatě, spravedlivě, čestně, bezúhonně a v případě potřeby by měli oznámit střet zájmů. Aby toho bylo dosaženo, je možné využít rotace auditorů nebo auditorských týmů.

Pokud jsou určité odborné znalosti potřebné k provádění auditu k dispozici jen v rámci příslušného orgánu, který je předmětem auditu, měla by být přijata opatření s cílem zajistit, aby auditorský tým zůstal nezávislý. Jestliže jsou kontrolní činnosti organizovány na regionálním základě, mohli by se techničtí odborníci vyměnit, aby se zajistila jejich nezávislost. Pokud je nutné získat technické odborníky mimo auditorský orgán, měla by být přijata opatření, která zajistí jejich nezávislost a neexistenci střetu zájmů, který by ohrozil nezávislost auditorského týmu.

5.4. Nezávislý přezkum

Postup nezávislého přezkumu by měla (měly) provádět osoba (osoby), která (které) nepatří k auditorskému orgánu ani k organizaci podléhající interním auditům a vykazuje (vykazují) dostatečnou míru nezávislosti a odbornosti pro účely přezkumu procesu auditu. Pokud byl pro účely nezávislého přezkumu procesu auditu zřízen subjekt nebo výbor, měla by být členem takového subjektu nebo výboru jedna nebo více nezávislých osob.

Nezávislý přezkum by měl pokrývat celý proces auditu včetně programování, plánování a provádění auditů, podávání zpráv (včetně schvalování zpráv) a nápravných a následných opatření. Měl by také zahrnovat jednotlivé hrozby z hlediska nezávislosti a mechanismy jejich řízení. Nezávislý přezkum není auditem, lze jej však také provádět pomocí koncepce auditu. Přezkum se může lišit co do rozsahu, míry podrobnosti a intenzity a měl by zajistit:

— objektivní hodnocení účinnosti a nezávislosti procesu auditu a auditorského orgánu,

— zpětnou vazbu pro průběžné zlepšování,

— důvěru auditorského orgánu, vedení příslušných orgánů a dalších zúčastněných stran, že proces auditu naplňuje cíle článku 6 nařízení (EU) 2017/625.

Tento přezkum by měl být pravidelný, četnost se však může lišit v závislosti na výsledcích předchozího přezkumu a interních kontrol prováděných auditorským orgánem.

Příslušné orgány by měly zajistit (6) zdokumentování procesu nezávislého přezkumu, a to včetně: mandátu, úloh a oblastí odpovědnosti, zachování důvěrnosti, etického kodexu, práv a povinností, požadavků na podávání zpráv a šíření informací.

Auditorský orgán by měl přijmout opatření k nápravě případných nedostatků zjištěných nezávislým přezkumem.

5.5. Základní cíle

Účelem systémů auditu je ověřit, jak příslušné orgány dodržují nařízení (EU) 2017/625 a jak fungují systémy úředních kontrol. Za tímto účelem a za účelem splnění požadavků článku 6 nařízení (EU) 2017/625 by se měl systém auditu týkat následujících tří bodů uvedených v čl. 3 bodě 30 nařízení (EU) 2017/625:

a) Ověření toho, že úřední kontroly jsou prováděny v souladu s plánovanými opatřeními Toto ověření má poskytnout záruky, že příslušné orgány plní své obecné povinnosti (7) a že úřední kontroly jsou prováděny určeným způsobem a všechny instrukce nebo pokyny dané pracovníkům, kteří kontroly provádějí, jsou dodržovány. Ověření tohoto požadavku lze do značné míry provést přezkoumáním dokumentů, mělo by však zahrnovat i ověření na místě. Ke splnění tohoto cíle auditu by měl mít auditorský tým dobré obecné znalosti a dovednosti v oblasti auditu.

b) Ověření toho, že plánovaná opatření jsou účinně uplatňována Účinností se rozumí míra, v níž úřední kontroly přinášejí (zamýšlený) účinek / dosahují cíle. Náležitě fungující systém úředních kontrol by měl prostřednictvím svých plánovaných opatření ověřovat soulad s příslušnými právními požadavky a při zjištění případů nesouladu přijmout opatření ke zmírnění nebo odstranění těchto případů nesouladu v odpovídajícím časovém intervalu. Kromě toho by měl uplatňovat takovou míru kontroly a vymáhání, která může působit jako prvek odrazující od nedodržování předpisů a řídit rizika pro bezpečné potraviny. Ověření tohoto požadavku by mělo zahrnovat posouzení kvality, spolehlivosti a jednotnosti kontrol, jakož i auditorské činnosti na místě. Ke splnění tohoto cíle auditu by měl mít auditorský tým odpovídající odborné znalosti.

c) Ověření toho, že jsou plánovaná opatření vhodná pro dosažení cílů úředních kontrol Pojem vhodnosti se týká „vhodnosti pro daný účel“, pokud jde o návrh a provádění kontrolního systému a dosažení požadovaných výsledků, konkrétně cílů nařízení (EU) 2017/625, víceletých vnitrostátních plánů kontrol členských států nebo cílů vnitrostátní politiky. Tento aspekt je významný zvláště v případě, že existují náznaky, že kontroly prováděné v souladu s plánovanými opatřeními nedosahují svých plánovaných výsledků nebo cílů. Ověření tohoto požadavku by mělo zahrnovat posouzení úředních kontrol, například jejich plánování, jejich četnosti/intenzity a použitých metod, a to s ohledem na strukturu a rizikový profil výrobního řetězce (výrobních řetězců) a na výrobní postupy a objem výroby. Mělo by také zkoumat omezení, která mohla plánování nebo provádění opatření ovlivnit (8). Ke splnění tohoto cíle auditu by auditorský tým měl mít detailní znalosti a vědomosti v oblasti systému auditu a odpovídající technickou podporu.

6. Provádění auditu

6.1. Plánování a příprava auditu

Auditor (nebo auditorský tým) by měl naplánovat audit způsobem, který zajistí jeho efektivní, účinné a včasné provedení.

Plán auditu by měl poskytovat technické a právní informace o tématu auditu a pravděpodobných auditovaných subjektech, určovat cíle a rozsah auditu, stanovit kritéria auditu, identifikovat klíčové/rizikové oblasti, zvolit koncepci auditu a odhadnout zdroje a načasování.

Kritéria auditu by měla zahrnovat cíle vyplývající z víceletého vnitrostátního plánu kontrol, z nařízení (ES) č. 178/2002 a nařízení (EU) 2017/625, jakož i konkrétní požadavky příslušných právních předpisů EU, případně vnitrostátních právních předpisů.

Jakmile budou stanoveny cíle, rozsah a kritéria auditu, je třeba určit koncepci, metodiku a techniky auditu. Účelem stanovení koncepce auditu je zajistit dosažení cílů auditu a shromáždit dostatek vhodných důkazních informací k vyvození platných a spolehlivých závěrů auditu. Auditor (nebo auditorský tým) by měl takovou koncepci vyvinout na základě odborného úsudku.

Auditorský tým by měl ve fázi plánování auditu zvážit, jaké důkazní informace by měly být požadovány. Plánování potřebných důkazů a způsobů jak, kdy a kde je shromáždit je nedílnou součástí procesu plánování auditu. Kvalita shromážděných důkazů má přímý a významný vliv na zjištění a závěry auditu.

6.2. Vedení auditu

Před zahájením auditní činnosti by měl auditorský tým zajistit, aby byl auditovaný subjekt plně informován o účelu, cílech a rozsahu auditu a o jakýchkoli požadavcích na příspěvky nebo pomoc ze strany auditovaného subjektu, například na přístup do prostor, k dokumentům nebo údajům, a to buď před auditem, nebo během něj.

Uspořádání úvodního setkání je dobrou příležitostí k zajištění toho, aby si auditorský tým předal informace s klíčovými zaměstnanci auditovaného subjektu. Toto setkání nabízí fórum k objasnění cílů auditu, k zajištění pochopení plánu auditu, ke stanovení pracovního režimu a k řešení veškerých přetrvávajících problémů.

Při provádění auditu by měl auditorský tým shromažďovat, ověřovat a analyzovat/hodnotit důkazní informace s cílem zajistit, že jsou vhodné a dostatečné k dosažení cílů auditu, zejména pokud jde o dodržování plánovaných opatření, účinnost provádění a vhodnost plánovaných opatření k dosažení stanovených cílů. O těchto činnostech by měl být pořízen záznam.

Důkazní informace je třeba porovnat s kritérii auditu a cíli auditu, aby auditorský tým mohl vypracovat zjištění auditu a předložit přesvědčivé závěry auditu. Pouze důkazní informace, které jsou vhodné a dostatečné, účinně podpoří zjištění, závěry a doporučení auditu (pokud existují), které budou schopny odolat zpochybnění a vyhovět požadavkům interního a externího přezkumu.

Na závěrečné schůzce auditorský tým předloží výsledky auditu a měla by být dána příležitost:

— k projednání předběžných zjištění a závěrů s vedením auditovaného subjektu a získání příslušné zpětné vazby ze strany vedení,

— k tomu, aby auditovaný subjekt uvedl na pravou míru nedorozumění, prodiskutoval předběžná zjištění a závěry a poskytl další informace nebo vysvětlení na podporu svého stanoviska,

— k tomu, aby auditovaný subjekt předložil své názory na vedení auditu.

Auditorský tým může předběžná zjištění a závěry přezkoumat na základě další analýzy shromážděných důkazů nebo dalších důkazů, které budou předloženy.

Při předkládání zpráv o auditu a při provádění budoucích auditů by měla být zaznamenána a zohledněna jakákoli poskytnutá zpětná vazba ze strany auditovaného subjektu.

6.3. Zprávy o auditu

Zpráva o auditu je velmi důležitou součástí auditu, která:

— poskytuje příslušné záruky o fungování auditovaných procesů,

— identifikuje a šíří správnou praxi,

— určuje oblasti nesouladu nebo slabá místa a upozorňuje na ně auditovaný subjekt, který by měl přijmout nápravná a preventivní opatření,

— připravuje základ pro následná opatření v návaznosti na opatření přijatá auditovaným subjektem v reakci na doporučení auditu,

— nabízí příležitost komunikovat se širšími zúčastněnými stranami, je-li to zapotřebí.

Zpráva o auditu by měla být objektivní, přesvědčivá a včasná.

Aby byl objektivní, měl by auditorský tým při podávání zprávy předložit relevantní důkazy, včetně jakýchkoli důkazů, které případně odporují jeho stanovisku či závěru nebo toto stanovisko či závěr nepodporují. Je třeba se vyhnout selektivní prezentaci důkazů a ve zprávě by se neměly odrážet názory auditorského týmu, které nejsou podloženy spolehlivými důkazy. Zprávy by měly být vyvážené a neměly by se zaměřovat výhradně na negativní prvky. Zpráva by měla obsahovat pozitivní výroky, pokud se zjistí, že činnosti auditovaného subjektu jsou dobře organizovány a prováděny.

Přesvědčivý audit odvozuje svou důvěryhodnost na předložení platných zjištění založených na důkazech, logických závěrů a praktických, realistických a relevantních doporučení. Zpráva by měla být logicky strukturovaná a měla by čtenáře vést celým procesem od účelu auditu, cílů a rozsahu auditu přes zjištění a závěry až k doporučením. Mezi důkazy, zjištěními, závěry a doporučeními by měla být jasná soudržnost.

Závěry by se měly podle potřeby týkat souladu s plánovanými opatřeními, účinnosti provádění a vhodnosti plánovaných opatření pro dosažení stanovených cílů (viz oddíl 5.5). Měly by být založeny na objektivních důkazech. Zejména v případech, kdy jsou závěry vypracovány s ohledem na vhodnost plánovaných opatření pro dosažení stanovených cílů, lze získat důkazy pomocí zpracování a analýzy výsledků několika auditů. V takovém případě by závěry měly být rozšířeny za hranice jednotlivých zařízení, oddělení v rámci orgánů a vlastních orgánů.

Doporučení by měla směřovat k odstranění nebo nápravě důvodů, proč auditovaný subjekt nevyhověl kritériím auditu. Doporučení by neměla předepisovat opatření, která má auditovaný subjekt přijmout, ale měla by upřesňovat výsledek, kterého má být dosaženo na základě uplatnění nápravných a/nebo preventivních opatření auditovaným subjektem.

Minimální obsah zprávy by měl zahrnovat:

— identifikaci auditu, data, místa a auditovaný subjekt,

— cíle, rozsah, metodiku a kritéria auditu,

— zjištění auditu (a související důkazy), závěry a případně doporučení.

V závislosti na zásadách auditorského orgánu zpráva může nebo nemusí identifikovat auditorský tým.

6.4. Opatření přijatá na základě výstupů auditu

V případě potřeby by měl auditovaný subjekt vypracovat a předložit akční plán. Plán by měl navrhnout časově omezená nápravná a preventivní opatření (9), která budou reagovat na veškerá doporučení vyplývající z auditu. Auditorský tým (10) by měl posoudit použitelnost akčního plánu a případně se i podílet na ověření jeho následného provedení:

— Akční plán umožní auditorskému týmu posoudit, zda navrhovaná nápravná a preventivní opatření dostatečně odrážejí doporučení obsažená ve zprávě o auditu. Akční plány by měly zahrnovat stanovení priorit na základě posouzení rizik, odpovědnost za provádění a časové rámce dokončení nápravných a preventivních opatření. Za uspokojivé lze považovat celou řadu různých akčních plánů. Je na auditovaném subjektu, aby si vybral z jednotlivých dostupných možností.

— Nápravné a preventivní opatření by se nemělo omezit na určité technické požadavky, ale mělo by případně obsahovat celosystémová opatření (například komunikaci, spolupráci, koordinaci, přezkum a zefektivnění kontrolních procesů). Auditovaný subjekt by měl provést analýzu základní příčiny jakéhokoli nesouladu, aby určil nejvhodnější nápravné a preventivní opatření. Měly by být vyřešeny jakékoli rozdíly v názorech auditovaného subjektu a auditorského týmu.

— Dokončení: Je třeba zřídit mechanismy, které zajistí, aby akční plány byly vhodné a aby nápravná a preventivní opatření byla včas účinně dokončena. Auditovaný subjekt a auditorský tým by se měly dohodnout na postupech, v jejichž rámci se ověří dokončení akčního plánu.

7. Přezkoumání a šíření výsledků auditu

Při plánování budoucích programů auditu a v kontextu přezkumu procesu auditu je třeba zohlednit výsledky auditu a případnou zpětnou vazbu.

Měly by být brány v úvahu důsledky zjištění auditu nebo případů nesouladu s předpisy pro jiná odvětví, regiony nebo jiné příslušné orgány, a to zejména v členských státech, kde kontroly provádí více příslušných orgánů nebo kde jsou kontroly decentralizované.

Interní audity poskytují nezávislé hodnocení účinnosti a vhodnosti úředních kontrol k dosažení cílů. Výsledky auditu by proto měly být dány k dispozici příslušným orgánům členských států, aby jim pomohly při vývoji a zdokonalování jejich kontrolních systémů a při přezkumu jejich víceletých vnitrostátních plánů kontrol.

Výsledky auditu mohou rovněž identifikovat příklady osvědčených postupů, které by měly být šířeny. Tyto příklady může auditovaný subjekt použít v jiných oblastech nebo je mohou ke zlepšení svých procesů využít jiné subjekty zapojené do podobných činností. Za tímto účelem by měly být zprávy na požádání dány k dispozici jiným odvětvím a regionům v rámci členského státu, jakož i Komisi.

8. Další záležitosti

8.1. Zdroje

Členské státy by měly zajistit, aby příslušné orgány měly dostatečné prováděcí pravomoci (právní a správní) a zdroje, s odpovídající pravomocí ke zřízení, provedení a udržování účinného systému auditu.

S ohledem na to, že je třeba provést audit všech příslušných orgánů a jejich kontrolních činností ve smyslu nařízení (EU) 2017/625, měly by být poskytnuty lidské zdroje a s nimi související zdroje nezbytné k řízení, monitorování a přezkoumávání procesu auditu. S cílem získat potřebnou odbornou kvalifikaci ke splnění účelu a rozsahu auditu a programu nebo programů auditu může auditorský tým tvořit jakákoli kombinace auditorů se zaměřením na obecný audit, na zvláštní technický audit a technických odborníků.

Obecné pokyny týkající se zdrojů požadovaných k provádění auditu jsou uvedeny v normě ISO 19011.

8.2. Odborná způsobilost auditorů

Odborná způsobilost auditorů a výběrová kritéria by měly být definovány v rámci následujících bodů:

— obecné znalosti a dovednosti,

— zásady, postupy a techniky provádění auditu, řídící/organizační schopnosti,

— zvláštní odborné znalosti a dovednosti,

— osobní předpoklady (11),

— vzdělání,

— odborná praxe,

— odborná příprava auditora a praktické zkušenosti.

Je velmi důležité zavést mechanismus s cílem zajistit, aby auditoři byli jednotní a udržovali si odbornou způsobilost. Požadovaná odborná způsobilost se může lišit v závislosti na oblasti, ve které je v rámci kontrolních systémů nebo systémů dohledu audit prováděn. Auditoři by měli mít požadované odborné znalosti a dovednosti a měli by být obeznámeni s tématy školení pracovníků provádějících úřední kontroly a jiné úřední činnosti, která stanoví kapitola I přílohy II nařízení (EU) 2017/625.

(1) Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2017/625 ze dne 15. března 2017 o úředních kontrolách a jiných úředních činnostech prováděných s cílem zajistit uplatňování potravinového a krmivového práva a pravidel týkajících se zdraví zvířat a dobrých životních podmínek zvířat, zdraví rostlin a přípravků na ochranu rostlin, o změně nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 999/2001, (ES) č. 396/2005, (ES) č. 1069/2009, (ES) č. 1107/2009, (EU) č. 1151/2012, (EU) č. 652/2014, (EU) 2016/429 a (EU) 2016/2031, nařízení Rady (ES) č. 1/2005 a (ES) č. 1099/2009 a směrnic Rady 98/58/ES, 1999/74/ES, 2007/43/ES, 2008/119/ES a 2008/120/ES a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 854/2004 a (ES) č. 882/2004, směrnic Rady 89/608/EHS, 89/662/EHS, 90/425/EHS, 91/496/EHS, 96/23/ES, 96/93/ES a 97/78/ES a rozhodnutí Rady 92/438/EHS (nařízení o úředních kontrolách) (Úř. věst. L 95, 7.4.2017, s. 1).

(2) Výraz „měl (měla/mělo/měli/měly) by“ v těchto pokynech znamená správnou praxi, nikoli závazný požadavek.

(3) Podle čl. 1 odst. 5 nařízení (EU) 2017/625 se článek 6 uvedeného nařízení použije i na jiné úřední činnosti. Pro účely těchto pokynů se rozumí, že odkaz na „úřední kontroly“ zahrnuje i „jiné úřední činnosti“.

(4) Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 178/2002 ze dne 28. ledna 2002, kterým se stanoví obecné zásady a požadavky potravinového práva, zřizuje se Evropský úřad pro bezpečnost potravin a stanoví postupy týkající se bezpečnosti potravin (Úř. věst. L 31, 1.2.2002, s. 1).

(5) https://na.theiia.org/Pages/IIAHome.aspx.https://na.theiia.org/Pages/IIAHome.aspx

(6) Očekává se určitá míra pružnosti, neboť odpovědnost za nezávislý přezkum se v jednotlivých členských státech liší.

(7) Podle článku 5 nařízení (EU) 2017/625.

(8) Důležitým nástrojem při posuzování vhodnosti může být analýza základních příčin.

(9) V této souvislosti se „nápravným opatřením“ rozumí opatření, které má odstranit příčinu nesouladu a zabránit jeho opakování, zatímco „preventivním opatřením“ se rozumí opatření, které má odstranit příčinu možného nesouladu (s cílem předejít jeho výskytu) nebo jiné nežádoucí situace.

(10) Očekává se určitá míra pružnosti, neboť odpovědnost za následná opatření se mezi příslušnými orgány členských států liší.

(11) Auditoři by měli uvažovat nezávisle, měli by být etičtí, bez předsudků, diplomatičtí, všímaví, vnímaví, všestranní, houževnatí, rozhodní, asertivní, samostatní a přístupní možnostem zdokonalení.