20.

Ústřední a jednotný systém pro sledování a kontrolu dat V roce 2015 byla správní rada společného podniku F4E informována o možném zavedení informačního systému. Během následujících měsíců proběhly přípravné aktivity, v jejichž rámci byl posuzován stav informačních systémů společného podniku F4E „tak, jak je“, kvalita dat a vyspělost procesů. Po nástupu nového ředitele do funkce na začátku roku 2016 bylo provedeno externí posouzení, které zahrnovalo studii dopadů a také analýzu nákladů a přínosů pro různé varianty. Společnému podniku F4E bylo doporučeno postupně zavést vhodné IT nástroje pro řízení nákladů, což se jevilo jako nákladově nejefektivnější a nejméně riziková varianta. Aby bylo dosaženo žádoucích zlepšení v oblasti plánování a kontroly nákladů, bude jako základ pro integraci různých IT aplikací použit ucelený datový model. Ten umožní integraci dat plynoucích ze stávajících modulů v oblasti řízení projektů, kontroly odchylek, databáze pro odhad při dokončení a tabulky přidělování prostředků na různé projekty společného podniku F4E. Společný podnik F4E zahájil provádění těchto doporučení vyplývajících z externího hodnocení. Nástroj Contract Tracker Společný podnik F4E zavedl systém Contract Tracker, který je portálem pro výměnu dokumentů s dodavateli. Umožňuje projektovým týmům sledovat a kontrolovat plnění smluv. Je-li doplněn platformou Primavera Scheduling, lze rovněž sledovat milníky a celkový postup projektu. Jedná se již o třetí generaci tohoto systému přizpůsobenou pro všechny nové smlouvy. V roce 2015 se společný podnik F4E rovněž rozhodl vyvinout nástroj pro odchylky od smluv a dodatky ke smlouvám (Deviation and Amendment to Contracts), který má řešit veškeré změny ve smlouvách. Tento nástroj byl vyvinut v průběhu roku 2015, v roce 2016 byl testován a v červenci 2016 bylo zahájeno rozmísťování jeho dvou hlavních modulů (zaměřených na odchylky společného podniku F4E vůči dodavateli a na odchylky dodavatele). Nástroj pro odchylky od smluv a dodatky ke smlouvám zahrnuje proces realizace odchylek, včetně správného záznamu finančních dopadů, ověření dostupnosti rozpočtu před vytvořením závazku a propojení s rezervním fondem. Je propojen s platformou Contract Tracker, takže lze u dané smlouvy zobrazit veškeré odchylky a jejich stav, a to ze strany společného podniku F4E i dodavatele. EVM Pro stanovení hodnoty probíhající práce využívá společný podnik F4E částku získaných bodů pro ITER v porovnání s hodnotou bodů pro ITER z prognózy (viz odpověď na odstavec 18). Zavedení interních auditů Společný podnik F4E zavedl od června 2016 všechny akční plány interního auditu. Stalo se tak díky intenzivnímu úsilí, které vedení společného podniku F4E věnovalo této konkrétní oblasti zájmu, na což v červnu 2016 poukázal i výbor pro audit společného podniku F4E. Zprávy oddělení interního auditu (IAC) V červnu 2016 byly dokončeny dvě zakázky v oblasti systémů neutrálních částic a systémů kryozařízení. Výsledkem auditu smluv v oblasti kryozařízení a jaderného palivového cyklu bylo 7 doporučení vydaných oddělením IAC, přičemž 6 z nich vedení společného podniku F4E přijalo (dvě velmi významné, dvě významné a dvě žádoucí). Výsledkem auditu smluv v oblasti neutrálních částic a dodávek a zdrojů elektronové cyklotronové energie bylo 15 doporučení, z nichž 13 vedení společného podniku F4E přijalo (pět velmi významných a osm významných). Obě zprávy a příslušné akční plány navržené vedením společného podniku F4E byly projednány a kladně ohodnoceny na zasedání výboru pro audit konaném v červnu 2016. Zprávy útvaru interního auditu (IAS) IAS provedl druhou kontrolu v rámci svého omezeného přezkumu postupu konkurenčního dialogu při zadávání zakázek označeného jako část 03, aby přezkoumal dvě činnosti, které nebyly během první kontroly dořešeny. Ve své závěrečné zprávě ze dne 15. června 2016 uvádí, že pro tato dvě doporučení již společný podnik F4E nedávno navrhl vhodná zmírňující opatření. Vzhledem k tomu, že tato opatření byla provedena v nedávné době, jejich účinnost nemohla být během návštěvy IAS posouzena a toto opětovné posouzení bude provedeno ve druhé části roku 2016 s ohledem na uzavření doporučení. Je finalizován závazek IAS ohledně provádění ujednání o zadávání zakázek, u kterých proběhly práce v terénu během prvního týdne měsíce října 2015. Společný podnik F4E obdržel dne 7. června 2016 předběžný návrh zprávy a dne 8. července proběhla závěrečná schůzka, která tento audit ukončila. V předběžném návrhu nebyla uvedena žádná zásadní doporučení. Řízení podnikových rizik K červnu 2016, kdy byla provedena poslední aktualizace, která byla předložena správním orgánům společného podniku F4E, existovala pouze tři velmi vysoká rizika, která pozorně monitorují členové nejvyššího vedení společného podniku F4E. Tato 3 rizika jsou zmírňována pomocí 7 opatření. Během aktualizace v červnu 2016 určil společný podnik F4E kromě dvou stávajících opatření dalších pět nových, jejichž zavedení bude trvat déle, než se původně plánovalo. Společný podnik F4E zdůrazňuje, že řízení podnikových rizik je trvalým procesem a součástí kontrolního prostředí společného podniku F4E.