CS Úřední věstník Evropské unie C 295/1

Zpráva o činnosti dozorčího výboru OLAF

červen 2007–květen 2008

(2008/C 295/01)

Členové dozorčího výboru OLAFLuis LÓPEZ SANZ-ARÁNGUEZPředsedaStátní zástupce Nejvyššího soudu, ŠpanělskoKálmán GYÖRGYIHlavní poradce ministra spravedlnosti a policejních sil, nejvyšší státní zástupce Maďarské republiky (v důchodu), MaďarskoPeter STRÖMBERGŘeditel dozorčí rady auditorů, ŠvédskoDiemut R. THEATOBývalý poslanec Evropského parlamentu, bývalý předseda výboru pro kontrolu rozpočtu, NěmeckoRosalind WRIGHTOVÁPředsedkyně poradního výboru pro boj proti podvodům, Spojené království

OBSAH

PŘEDMLUVA PŘEDSEDY KE ZPRÁVĚ O ČINNOSTI DOZORČÍHO VÝBORU

ÚVOD

I METODY PRÁCE DOZORČÍHO VÝBORU

I – 1 Schůze

I – 2 Sekretariát

II VYŠETŘOVACÍ FUNKCE OLAF

II – 1 Kontrola vyšetřovací funkce OLAF: posílení nezávislosti OLAF

II – 1.1 Pravidelná kontrola z podnětu dozorčího výboru (čl. 11.1 nařízení (ES) č. 1073/1999)

II – 1.2 Pravidelná kontrola založená na informacích zaslaných dozorčímu výboru generálním ředitelem OLAF (čl. 11.7 nařízení (ES) č. 1073/1999)

II – 1.2.1 Vyšetřování trvající po dobu delší než devět měsíců

II – 1.2.2 Doporučení institucím

II – 1.2.3 Případy vyžadující postoupení informací vnitrostátním soudním orgánům

II – 1.3 Důkazně nepodložená obvinění: informace, podle kterých případ zcela jasně a nezvratně nespadá do kompetence OLAF

II – 1.4 Politika OLAF „de minimis“: menší přestupky, které je možno uspokojivě řešit prostřednictvím ostatních útvarů

II – 1.5 Činnosti OLAF v oblasti prevence proti podvodům

II – 2 Řízení vyšetřovací funkce OLAF

II – 2.1 Pravidla postupu vyšetřování OLAF

II – 2.2 Řízení vyšetřování

II – 2.3 Administrativní uspořádání a lidské zdroje v souvislosti s vyšetřovací funkcí OLAF

III VZTAHY S ÚŘADEM OLAF, ORGÁNY EU A PARTNERY A ZÚČASTNĚNÝMI STRANAMI ÚŘADU OLAF

III – 1 Vztahy s úřadem OLAF

III – 2 Vztahy s orgány Společenství a s partnery a zúčastněnými stranami úřadu OLAF

ZÁVĚRY A DOPORUČENÍ

PŘÍLOHA 1 Plán zasedání dozorčího výboru

PŘÍLOHA 2 Seznam stanovisek, která přijal dozorčí výbor od 1. prosince 2006 do 31. května 2008

PŘÍLOHA 3 Stanovisko č. 1/2008 „Prima facie non-cases“

PŘÍLOHA 4 Stanovisko č. 2/2008 Plán řízení úřadu OLAF na rok 2008

PŘÍLOHA 5 Stanovisko dozorčího výboru č. 3/2008 Předběžný návrh rozpočtu Evropského úřadu pro boj proti podvodům na rok 2009

PŘEDMLUVA PŘEDSEDY KE ZPRÁVĚ O ČINNOSTI DOZORČÍHO VÝBORU

Mám to potěšení předložit druhou Zprávu o činnosti stávajícího současného dozorčího výboru OLAF, která zahrnuje období od června 2007 do května 2008.

Dozorčí výbor se plně zavázal podporovat OLAF v jeho zásadním boji proti podvodům, korupci a nesrovnalostem na úkor finančních zájmů Evropského společenství a při posilování nezávislosti úřadu OLAF prostřednictvím pravidelných kontrol jeho vyšetřování. Nacházíme se nyní v rozhodujícím okamžiku našeho funkčního období, abychom tyto úkoly splnili, jelikož jsme získali dobrou představu a značné znalosti o úřadu OLAF a rozsahu jeho práce.

Díky těmto praktickým zkušenostem jsme zvýšili kontrolu vyšetřování úřadu OLAF prostřednictvím přezkoumání značného počtu případů s cílem ochránit nezávislost úřadu OLAF při provádění vyšetřování a kvalitu jeho práce. V době vypracování zprávy dozorčí výbor připravoval řadu stanovisek: o případech menších přestupků – případech „de minimis“; podrobnou analýzu důvodů vyšetřování, která trvají déle než devět měsíců, a posouzení řady případů, jež zůstávají nevyřešeny čtyři roky po zahájení vyšetřování. Pravidelná kontrola vyšetřování je zásadním prostředkem, který zaručuje dodržení nezávislosti při zahájení a průběhu vyšetřování a přípravě návrhů zpráv z vyšetřování. Jako nezávislý výbor se nacházíme v jedinečné pozici, ze které můžeme tento úkol vykonat, a veškeré své úsilí a odborné znalosti jsme zaměřili a nadále budeme zaměřovat k jeho naplnění.

Zaznamenali jsme, že úřad OLAF pracoval na nové operační příručce. Tu pečlivě přezkoumáme a poskytneme konstruktivní zpětnou vazbu. Jak jsme uvedli v naší předchozí zprávě o činnosti, dozorčí výbor zjistil, že velkou část problémů, jež obklopují vyšetřování úřadu OLAF, by bylo možno vyřešit prostřednictvím jasných procesních pravidel, která všichni úředníci OLAF museli dodržovat. To platí zejména, pokud jde o neúměrně dlouhou dobu, již některá tato vyšetřování trvají. Očekáváme, že nová příručka stanoví jasná procesní pravidla pro činnost úřadu, včetně přiměřených lhůt pro každý krok vyšetřovacího procesu.

Výbor s potěšením shledává, že úřad OLAF tyto iniciativy přijímá s cílem vyšetřování zefektivnit, zatím má však stále značný kus cesty před sebou. Očekáváme, že úřad OLAF přezkoumá své politiky řízení a lidských zdrojů, a doufáme, že zdroje obecně budou přidělovány racionálnějším způsobem, který posílí vyšetřovací funkci úřadu OLAF.

Během dotčeného období jsme byli i nadále v úzkém kontaktu s řízením úřadu OLAF, včetně generálního ředitele, ředitelů a vedoucích oddělení, jakož i se zaměstnanci všech úrovní úřadu OLAF. Naší zkušeností je dobrá spolupráce s úřadem OLAF, a jsme přesvědčeni, že tato spolupráce bude v budoucnosti pokračovat a dojde k jejímu posílení. Dále věříme, že výbor a orgány EU budou i nadále úzce spolupracovat.

Naším konečným cílem jako nezávislého výboru je pomáhat úřadu OLAF zvyšovat jeho efektivitu a posilovat jeho nezávislost a jsme pevně odhodláni i nadále v tomto směru pokračovat.

Rád bych poděkoval zejména sekretariátu dozorčího výboru za jeho neocenitelnou podporu.

ÚVOD

Dozorčí výbor Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF) byl zřízen za účelem posílení a záruky nezávislosti úřadu OLAF prostřednictvím pravidelných kontrol jeho vyšetřovací funkce. Výbor předkládá stanoviska generálnímu řediteli úřadu OLAF a je požadováno, aby každoročně podával orgánům zprávy týkající se jeho činnosti. Toto je druhá zpráva o činnosti současného dozorčího výboru a týká se činnosti provedené od 1. června 2007 do 31. května 2008.

V naší první zprávě o činnosti, přijaté v říjnu 2007 (1), dozorčí výbor zdůraznil potřebu úřadu OLAF týkající se zavedení silného a efektivního vedení, jasné politiky vyšetřování a řízení postupů, vnitřních kontrolních mechanismů, aby se předešlo jakémukoli střetu zájmů v průběhu vyšetřování a silné politiky lidských zdrojů, neboť všechny tyto záležitosti mají přímý dopad na nezávislé provádění vyšetřování a jejich efektivnost. Dozorčí výbor též doporučil změny způsobu, jakým jej OLAF informuje o těch vyšetřováních, která probíhala déle než devět měsíců. Tato zpráva byla projednána s panem Siimem Kallasem, místopředsedou Komise, paní Catherine Dayovou, generální tajemnicí Komise, Výborem pro rozpočtovou kontrolu Evropského parlamentu (COCOBU) a pracovní skupinou Rady zabývající se bojem proti podvodům během slovinského předsednictví. Dozorčí výbor je potěšen pozitivní zpětnou vazbou a podporou, již obdržel. Pan Brüner, generální ředitel úřadu OLAF, uvedl, že tuto zprávu považoval za pozitivní prostředek k dosažení společných cílů.

Paní Wrightová byla předsedkyní dozorčího výboru do prosince 2007, kdy byl na jednoleté období zvolen pan Sanz-Aránguez.

I METODY PRÁCE DOZORČÍHO VÝBORU

I – 1 Schůze

Dozorčí výbor dodržoval harmonogram měsíčních schůzí a uspořádal jedenáct neveřejných plenárních zasedání, jichž se účastnili všichni členové (2). Schůze dozorčího výboru jsou neveřejné a veškeré s nimi související dokumenty jsou důvěrné, přestože zápisy ze zasedání jsou k dispozici úřadu OLAF a generálním sekretariátům Evropského parlamentu, Rady a Komise z důvodu transparentnosti a poskytování pravidelních informací týkajících se činností dozorčího výboru. Členové dozorčího výboru jednomyslně přijali stanoviska dozorčího výboru předložená generálnímu řediteli úřadu OLAF a za účelem zvýšení efektivity přípravy a návazných kontrol zvláštních položek, které jsou v zájmu dozorčího výboru, byli jmenováni zpravodajové (3).

Stejně jako během předcházejícího období, o němž se podává zpráva, dozorčí výbor i nadále zve generálního ředitele OLAF a rovněž další personál OLAF k účasti na jeho schůzích, aby se mohli účastnit diskuse a byli informováni o všech záležitostech, jež jsou podstatné pro práci dozorčího výboru, a aby byl úřad OLAF informován o činnostech dozorčího výboru.

I – 2 Sekretariát

Povinnosti sekretariátu dozorčího výboru jsou uvedeny v Jednacím řádu dozorčího výboru (4), který stanoví, že sekretariát hraje klíčovou úlohu při usnadňování vykonávání všech úkolů dozorčího výboru, přispívá k jejich plnění a zajišťuje, aby dozorčí výbor byl schopen plnit svůj právní mandát naprosto nezávisle.

Poté, co byl dozorčí výbor během prvních dvou let svého funkčního období (5) svědkem obtíží při náboru a jmenování pracovníků sekretariátu, navrhl (6), aby bylo prostřednictvím poznámky pod čarou v plánu pracovních míst úřadu OLAF vyhrazeno osm pracovníků sekretariátu s vhodnou kvalifikací, a zabránilo se tak ochromení budoucí práce dozorčího výboru, a rovněž aby se zajistila kontinuita práce dozorčího výboru a posílila jeho nezávislost.

II VYŠETŘOVACÍ FUNKCE OLAF

II – 1 Kontrola vyšetřovací funkce OLAF: posílení nezávislosti OLAF

Klíčovými povinnostmi úřadu OLAF je nezávislé zahajování a provádění vyšetřování a vypracovávání zpráv z vyšetřování, jež příslušná vyšetřování sledují. Od počátku svého mandátu se současný dozorčí výbor rozhodl maximálně využít těch právních mechanismů, které mu zákonodárce poskytuje, pokud jde o pravidelné kontroly vyšetřovacích funkcí úřadu OLAF.

Od své poslední zprávy dozorčí výbor zintenzivnil svou kontrolní činnost v oblasti vyšetřování, která trvají déle než devět měsíců, a poprvé rovněž i u vyšetřování, jež nejsou po více než čtyřletém období uzavřena, a také těch případů, které jsou postoupeny vnitrostátním soudním orgánům. Dozorčí výbor též prozkoumal měsíční statistiky o operačních činnostech.

II – 1.1 Pravidelná kontrola z podnětu dozorčího výboru (čl. 11.1 nařízení (ES) č. 1073/1999)

Dozorčí výbor znepokojovala nadměrná délka některých vyšetřování úřadu OLAF. OLAF považuje též za prioritu zkracování průběhu starších případů (7).

Vzhledem k vedoucí roli, kterou úřad OLAF hraje v jistých oblastech vyšetřování, kde má rovněž jasné procesní kompetence, se dozorčí výbor rozhodl posoudit všechny případy Ředitelství A úřadu OLAF „Vyšetřování a operace I“, jež zůstávají stále otevřené, i když jsou vyšetřovány již déle než čtyři roky, či které byly zahájeny v roce 2004. Zpravodajové posoudili informace, které se týkaly 26 vyšetřovacích spisů OLAF, zahrnující všechny úseky ředitelství A následujícím způsobem: 13 vnitřních vyšetřování: v orgánech Evropské unie, 5 případů vnitřního/vnějšího vyšetřování: v institucích EU, 6 v oblasti přímých výdajů a vnější pomoci a 2 v oblasti vnější pomoci.

Cílem této analýzy bylo ověřit, zda možná nepřiměřená prodlení nesouvisejí s nějakým důvodem, který by omezil nezávislé vedení vyšetřování či mohl ohrozit jejich výsledky.

Při posuzování těchto případů věnoval dozorčí výbor odpovídající pozornost následujícím prvkům: soulad s pravidly stanovenými v příručce úřadu OLAF, členění případů na trestné činy, disciplinární přestupky a finanční kriminalitu, nepřiměřené prodlevy, období nečinnosti a promlčecí lhůty, střet zájmů v průběhu vyšetřování, dodržování lidských práv a základních svobod, možná rizika nezávislého vedení vyšetřování. Některé tyto případy zařazené do kategorie „vnitřní vyšetřování“ spadaly ve skutečnosti do kategorie „vzájemné pomoci ve věcech trestních“.

Tyto případy a ostatní, které byly správně zařazeny mezi vnitřní vyšetřování, zůstávaly otevřené, přestože v té době neprobíhala žádná vyšetřovací činnost. Některé tyto případy zařazené do kategorie „vnitřního vyšetřování“ spadaly ve skutečnosti do kategorie „vzájemné pomoci ve věcech trestních“. S výjimkou doby trvání hodnocení a posouzení nejsou v příručce OLAF, pokud jde o trvání vyšetřování, stanoveny žádné jasné lhůty.

Tento nedostatek přináší právní nejistotu, potenciální nebezpečí uplynutí promlčecích lhůt a ostatní faktory, jež odporují zájmům spravedlnosti. Dozorčí výbor je znepokojen nedostatkem efektivních mechanismů šetření případů, které by úřadu OLAF napomohly vyhnout se takovým rizikům.

Dozorčí výbor oceňuje a vítá jmenování dvou poradců pro vyšetřovací a operační ředitelství úřadu OLAF. Vzhledem k tomu, že jejich pravomoci nejsou jasně vymezené, dozorčí výbor se obává, že v důsledku nepřítomnosti jasných procesních pravidel jsou stále přítomny faktory, jež škodí úspěšnému výsledku vyšetřování.

V současné době zpravodajové posuzují všechna vyšetřování úřadu OLAF, jež zůstávají otevřena déle než čtyři roky. V nastávajících měsících budou učiněny obecné a podrobné závěry, které budou předmětem stanoviska určeného generálnímu řediteli OLAF.

V průběhu kontroly případů OLAF dozorčím výborem byly posouzeny listinné i elektronické spisy ze systému řízení případů (CMS) úřadu OLAF. Dozorčí výbor zaznamenal celkový nedostatek přísné a systematické organizace jak v indexaci, tak v třídění dokumentů OLAF. Dozorčí výbor má za to, že je nezbytné věnovat značnou pozornost podrobnostem, aby u jednotlivých případů nedocházelo k možným záměnám a potenciální ztrátě návaznosti. Dozorčí výbor dále považuje za nutné, aby v rámci ušetření času vyšetřovatel, který je schopen číst dokumenty v jejich původním jazyce, připravil poznámky ke spisu spolu se shrnutím údajů o případu v jednom z pracovních jazyků Komise.

II – 1.2 Pravidelná kontrola založená na informacích zaslaných dozorčímu výboru generálním ředitelem OLAF (čl. 11.7 nařízení (ES) č. 1073/1999)

II – 1.2.1 Vyšetřování trvající po dobu delší než devět měsíců

Dozorčí výbor pokračoval v posuzování těch zpráv, jež vyšetřovatelé OLAF vypracovali, jejichž vyšetřování trvalo déle něž devět měsíců. Dozorčí výbor posuzoval od ledna do prosince 2007 všech 141 zpráv o vyšetřování tohoto typu (78 % vyšetřování, jež byla v tomto období OLAF zahájena, probíhalo déle než devět měsíců) tak, že procházel případy měsíc po měsíci a úsek po úseku a věnoval zvláštní pozornost zdůvodnění případů, jež nebyly uzavřeny v rámci devítiměsíční lhůty. Dozorčí výbor též zaznamenal, že zdůvodnění, které úřad OLAF uvedl v polovině těchto zpráv, znělo: „i přes přidělení značných zdrojů, je vzhledem k objemu vyšetřovacích prací zapotřebí více času“.

Ve své výroční zprávě o činnosti za období 2005–2007 dozorčí výbor doporučil radikálně změnit informace obsažené ve zprávách OLAF, které měly podrobně vysvětlit zásadní prodlení ve vyšetřování, a zaměřit pozornost na potenciální promlčecí lhůty (8).

Dozorčí výbor konkrétně doporučil generálnímu řediteli OLAF, aby byl „formát shrnutí zpráv podávaných po uplynutí devíti měsíců od zahájení vyšetřování“ změněn tak, aby byly začleněny další prvky, jež by umožnily účinné vyhodnocení průběhu vyšetřování. Mezi ně by měl patřit: právní popis nesrovnalosti, datum nebo období, kdy byly činy, jež jsou předmětem vyšetřování, vykonány, doba trvání „fáze hodnocení“ před rozhodnutím o zahájení vyšetřování, možné sankce nebo právní důsledky šetřených činů a promlčecí lhůty šetřených činů.

Generální ředitel OLAF se tímto doporučením formálně řídil. Zatímco vyšetřovací a operační oddělení Ředitelství B „Vyšetřování a operace II“ upravila své zprávy tak, aby zahrnovaly informace, jež dozorčí výbor požaduje, vyšetřovací a operační oddělení Ředitelství A „Vyšetřování a operace I“ se však tímto doporučením neřídila (9). V důsledku této skutečnosti se dozorčí výbor opět setkal se stejnými problémy jako v předcházejícím období, o němž se podává zpráva. Často bylo jako důvod, proč nebylo vyšetřování uzavřeno, uvedeno „taktické zdržení vyšetřování“. Dozorčí výbor již doporučil vypustit tento důvod, jako důvod neuzavření vyšetřování, jelikož nedává jasný obraz důvodů prodlení. Dále bylo zjištěno, že v jedné třetině případů nebyla uvedena očekávaná doba ukončení vyšetřování.

Dozorčí výbor upozornil generálního ředitele OLAF na rozdíly v přístupech obou ředitelství. Ředitelství A pozměnilo svá shrnutí podle požadavků dozorčího výboru až v lednu 2008. Tyto zprávy dozorčí výbor rovněž posuzuje (54 zpráv od ledna do května 2008) a spolu s výše zmíněnými 141 zprávami jsou předmětem stanoviska, které bude určeno generálnímu řediteli OLAF.

II – 1.2.2 Doporučení institucím

Generální ředitel OLAF je povinen informovat dozorčí výbor o případech, kdy orgán, subjekt nebo agentura nejednaly podle jeho doporučení (10). V období vykazovaném v této zprávě byly dozorčímu výboru oznámeny pouze dva takové případy, které dozorčí výbor podrobil analýze a projednal. Na základě tak malého počtu oznámených případů dozorčí výbor nemůže přijmout obecné závěry či podat doporučení. Tyto případy však vzbuzují obavy, že OLAF neprovedl efektivní následnou kontrolu a nevzal do úvahy promlčecí lhůty, navzdory tomu však vykonal velké množství zbytečné administrativní práce. Skutečnost, že během období, jehož se zpráva týká, se vyskytly pouze dva případy, znepokojuje dozorčí výbor v tom ohledu, že se zdá, že neexistuje žádné systematické podávání zpráv.

Dozorčí výbor doporučuje, aby OLAF stanovil systematický systém podávání zpráv u těch případů, ve kterých orgán, subjekt nebo agentura nepostupovaly v souladu s právní povinností podle jeho doporučení.

II – 1.2.3 Případy vyžadující postoupení informací vnitrostátním soudním orgánům

Cílem dozorčího výboru je posoudit kvalitu a užitečnost zpráv o vyšetřování úřadu OLAF pro vnitrostátní soudní orgány, a zda se závěry vyšetřování zakládají pouze na skutečnostech, které mají důkazní hodnotu v soudních řízeních členského státu, ve kterých je jejich použití nezbytné (11).

Generální ředitel OLAF pravidelně dozorčímu výboru zasílá kopie spisů, které se posílají soudním orgánům členských států. Během období, kterého se týká tato zpráva, dozorčí výbor posoudil 43 případů tohoto typu. Tyto případy byly na schůzích dozorčího výboru představeny těmi soudci Oddělení soudního a právního poradenství, kteří tyto spisy případů postoupili. Na základě předběžné analýzy se pořádají otevřené diskuse o věcných a procesních aspektech vyšetřování mezi dozorčím výborem a zástupci dotčeného oddělení.

Dozorčí výbor věnoval zvláštní pozornost klasifikaci přestupků, jakož i jejich promlčecím lhůtám. Dozorčí výbor rovněž kontroluje, zda je popis skutečností jasný a pro adresáta srozumitelný. V neposlední řadě se členové snaží zajistit, aby tyto zprávy byly přípustným důkazem v soudním řízení dotčeného členského státu. V případě přestupku, jehož skutkové podstaty byly spáchány v několika členských státech, dozorčí výbor také usiluje o určení objektivních důvodů, ze kterých se úřad OLAF rozhodl postoupit případ určitému členskému státu.

Dozorčí výbor zjistil, že v některých případech byly závěrečné zprávy zaslány vnitrostátním soudním orgánům u promlčených případů, u jiných vedl nedostatek závažnosti dotčeného případu tyto orgány k tomu, že u něj již vyšetřování nezahajovaly. Dozorčí výbor rovněž zjistil, že této skutečnosti se dalo předejít prostřednictvím zapojení soudce z Oddělení soudního a právního poradenství do dřívější fáze vyšetřování. Ve všech případech, kdy se zdá, že je jejich poradenství nezbytné, je stupeň zapojení soudců OLAF a jeho načasování nesystematické.

Je třeba zdůraznit, že soudní orgány členských států, které obdrží zprávy úřadu OLAF, nemají povinnost zahájit soudní řízení (12). Je na těchto orgánech, aby přijaly rozhodnutí v souladu s příslušnými právními předpisy platnými na jejich území a případně s prioritami v oblasti boje proti trestné činnosti.

V tomto ohledu, a také aby došlo ke zlepšení jasnosti zasílaných zpráv, by bylo vhodné zajistit, aby všechny dotčené zprávy byly vždy založeny na stejném, předem stanoveném modelu, aby se zajistilo, že nic nebude vynecháno a že zpráva zahrnuje všechny příslušné prvky, pokud jde o právní požadavky dotčeného členského státu a vnitrostátní pravidla hodnocení.

Dozorčí výbor rovněž pravidelně dostává od OLAF informace o případech, ve kterých vnitrostátní orgány, včetně státního zastupitelství, nezahájily soudní řízení po obdržení spisů od úřadu OLAF. To se týká dvou případů zaslaných v roce 2007 a jednoho v roce 2008, kdy se soudní orgány, kterým byly případy postoupeny, rozhodly neučinit žádná další opatření.

II – 1.3 Důkazně nepodložená obvinění: informace, podle kterých případ zcela jasně a nezvratně nespadá do kompetence OLAF

Dozorčí výbor posoudil reprezentativní vzorek 212 případů důkazně nepodložených obvinění (24 % všech případů od roku 2003 do roku 2007), kdy informace, jež OLAF obdržel, nespadaly do jeho kompetence, a nevyžadovaly tedy úplné posouzení ani zahájení formálního vyšetřování (13). Analýza byla zaměřena na ověření toho, zda OLAF správně používá pravidla stanovená v příručce, a na posouzení postupů, které se v současně době používají při řešení těchto typů případů.

Dozorčí výbor došel k závěru, že OLAF používá stávající pravidla vhodným způsobem a že dotčené postupy mu umožňují uzavírat tyto typy případů rychle bez nadměrného použití zdrojů. Dozorčí výbor ve vzorku nezaznamenal žádné případy, ve kterých by byl vhodnější jiný postup nebo provedení úplného vyšetřování dotčených informací. Dozorčí výbor však upozorňuje, že existuje rozdíl mezi stávající praxí, kdy vyšetřovatelé posuzují příchozí informace a příručkou, která udává, že za zpracování příchozích informací zodpovídá vedoucí oddělení. Dozorčí výbor doporučuje, aby úřad OLAF zohlednil tyto skutečnosti při přezkoumávání příručky OLAF – operační postupy.

II – 1.4 Politika OLAF „de minimis“: menší přestupky, které je možno uspokojivě řešit prostřednictvím ostatních útvarů

Dozorčí výbor si je vědom, že hlavním faktorem při rozhodování, zda otevřít případ, není vždy finanční dopad. OLAF je povinen zvážit ostatní faktory, jako politický význam informace a pověst Společenství, jakož i politiku nulové tolerance Společenství vůči podvodu a korupci. To by však nemělo znamenat, že OLAF musí zpracovat všechny typy informací a vést vyšetřování všech případů, bez ohledu na rozsah jejich finančního dopadu.

Dozorčí výbor odhalil několik méně závažných případů (např. podvodné žádosti o proplacení výdajů podaných úředníky, ve kterých se jednalo o malé finanční částky), které mohly být okamžitě postoupeny Úřadu pro vyšetřování a disciplinární opatření Komise (IDOC), který je způsobilý vést vyšetřování tohoto typu vnitřních případů, a rovněž případů profesního pochybení. Zkušenost dozorčího výboru také svědčí o tom, že posílení spolupráce s IDOC by bylo pro OLAF prospěšné. Je tedy důležité, aby OLAF co nejdříve provedl Memorandum o porozumění s IDOC, ujasnil pravidla, pokud jde o případy, které by měly být vyšetřovány OLAF, a případy, které by měly být postoupeny IDOS, a také praktické otázky, jako je například přístup ke spisům.

Dozorčí výbor věří, že rozvoj vnitřní politiky „de minimis“, která by byla v souladu s politikou vyšetřování úřadu OLAF a jeho prioritami, by bylo pro OLAF prospěšné. Dle názoru dozorčího výboru by úřad OLAF měl, kdykoliv to je možné, dbát na to, aby byly zdroje přidělovány na vyšetřování závažnějších případů v souladu se strategií vyšetřování, kterou má úřad OLAF vymezit, a měl by přerozdělit pracovní zatížení a lidské zdroje z případů s malým finančním dopadem.

II – 1.5 Činnosti OLAF v oblasti prevence proti podvodům

Během období, jehož se tato zpráva týká, OLAF dozorčímu výboru pravidelně předkládal informace o nových iniciativách pro prevenci proti podvodům a korupci. Přestože dozorčí výbor v zásadě podporuje snahy OLAF v oblasti prevence proti podvodům a korupci, věří, že práce v této oblasti by měla být úzce spjata s vyšetřovací a operační prací úřadu OLAF. Dozorčí výbor by zejména rád zjistil, jak by OLAF na základě konkrétních výsledků vyšetřování mohl tuto svoji zkušenost a z ní vyplývající odborné znalosti využít při řešení strategických problémů v oblasti boje proti podvodům a korupci, jak je uvedeno v nařízení (ES) č. 1073/1999 (14).

Vzhledem k omezeným zdrojům jak u vyšetřovacích činností, tak činností zaměřených na prevenci, dozorčí výbor doporučuje, aby OLAF urychleně zvážil postavení prevence proti podvodům a korupci na první místo, aby nedocházelo k užití zdrojů jiným způsobem než na vyšetřovací práci. Dozorčí výbor zdůrazňuje nezbytnost výrazného zvýšení toku informací, spolupráce a koordinace mezi ředitelstvími OLAF a odděleními, která odpovídají za prevenci proti podvodům, a těmi ředitelstvími a odděleními, jež odpovídají za vyšetřování, aby zkušenosti získané prostřednictvím vyšetřování byly skutečně využity pro iniciativy OLAF v této oblasti. Toto sbližování je nezbytné, aby mohl úřad OLAF poskytovat útvarům Komise očekávanou součinnost.

II – 2 Řízení vyšetřovací funkce OLAF

II – 2.1 Pravidla postupu vyšetřování OLAF

V dubnu 2007 zaslal OLAF dozorčímu výboru návrh příručky OLAF – operační postupy (krátkou verzi). Dozorčí výbor má za to, že OLAF potřebuje jasné a praktické pokyny pro vyšetřovatele úřadu OLAF, formulované takovým způsobem, aby byly užitečným pracovním nástrojem při vedení vyšetřování: vysvětlovaly postupy, pravidla a lhůty, jež se používají u různých etap vyšetřování. Tento návrh příručky OLAF nesplnil očekávání dozorčího výboru.

V době vypracování zprávy OLAF dokončoval nový návrh příručky OLAF – operační postupy a dozorčí výbor se k němu vyjádří s ohledem na výše zmíněné body.

II – 2.2 Řízení vyšetřování

Od počátku svého mandátu se dozorčí výbor zabýval přímým dopadem, který má řízení, vedení a organizace úřadu OLAF na provádění jeho vyšetřovací funkce (15). Dozorčí výbor je přesvědčen, že zlepšením v těchto oblastech se zvýší výkonnost a účinnost vyšetřovací funkce OLAF, zejména kontrola prodlení a kvalita a účinnost vyšetřování. Dle názoru dozorčího výboru stávající právní rámec (16) dává generálnímu řediteli OLAF, jako vedoucímu útvaru, rozhodovací pravomoci v záležitostech spojených s organizací a řízením činností OLAF.

Dozorčí výbor zjistil, že řízení vyšetřování se již v mnoha případech zlepšilo. Dozorčí výbor vítá jmenování ředitelů Ředitelství B „Vyšetřování a operace II“ a Ředitelství C „Operační a politická podpora“ a také poradců správní rady pro ředitelství A a B.

Na konci období vykazovaného ve zprávě se dozorčí výbor setkal s řediteli ředitelství A a B (17), aby projednal nejnovější vývoj, pokud jde o jejich příslušnou oblast práce a jejich představy do budoucnosti. Dozorčí výbor by rád vytvořil bližší a otevřenější vztah s řízením úřadu OLAF. Ředitelé OLAF mají ve svém úsilí o zlepšení kontroly a dohledu nad vyšetřováním plnou podporu dozorčího výboru a dozorčí výbor je ochoten úřadu OLAF kdykoliv v potřebné míře pomáhat a radit.

Dozorčí výbor doporučuje, aby vedení OLAF lépe vymezilo jasnou politiku a strategické plánování vyšetřování, které by, podle názoru dozorčího výboru, zlepšilo transparentnost a usnadnilo řízení velkého objemu vyšetřování a příslušných dostupných zdrojů tím nejefektivnějším způsobem.

Dozorčí výbor rovněž vybízí vedení OLAF, aby jasněji definovalo, na co se při své práci zaměří, spolu s vizi základní funkce úřadu OLAF. Dozorčí výbor se domnívá, že nedostatek transparentnosti může ohrozit zpracování spisů a vést k prodlení, což na druhé straně může bránit provedení následné kontroly členskými státy v návaznosti na doporučení OLAF. Z předložených případů, které OLAF zaslal vnitrostátním soudním orgánům, vyplývá, že vnitrostátní soudní orgány nezpracovaly některé spisy případů, jelikož předtím, než jim byl případ postoupen, uplynula jeho promlčecí lhůta. Analýza dozorčího výboru týkající se zpráv podávaných po uplynutí devíti měsíců od zahájení vyšetřování (18) dále uvádí, že mnohým prodlení při zpracování případů (z důvodu přidělené nízké priority, nedostatku zdrojů či taktického zdržení) by bylo možné se vyhnout lepším řízením a plánováním.

Dozorčí výbor dále zdůrazňuje význam mechanismů přiměřené kontroly kvality a vyvarování se prodlení a rovněž důležitost fungujícího systému zpětné vazby a hodnocení vyšetřování. Existence kvalitního systému kontroly a měřítek by usnadnila následné kontroly, pokud jde o výkon, ze strany řízení OLAF a rovněž identifikaci problémových oblastí. Na druhé straně by tento systém také na základě získaných zkušeností umožnil podle daných doporučení provést nápravná opatření. Vnitřní transparentnost a komunikace jsou klíčovými nástroji systémů kontroly a zpětné vazby.

Dozorčí výbor vydal stanovisko k ročnímu plánu řízení OLAF za rok 2008 (19), ve kterém dozorčí výbor učinil řadu návrhů týkajících se cílů řízení a ukazatelů výkonnosti (20).

II – 2.3 Administrativní uspořádání a lidské zdroje v souvislosti s vyšetřovací funkcí OLAF

Dozorčí výbor je toho názoru, že generální ředitel OLAF by měl zodpovídat za zavádění efektivní politiky lidských zdrojů v rámci služebního řádu Společenství, jak stanoví rozhodnutí Komise z roku 1999 (21). Generální ředitel OLAF by, jako orgán oprávněný k jmenování, měl dále využít své flexibility a zajistit, aby nábor zaměstnanců, převod zaměstnanců na jinou pozici v rámci organizace či jejich odvolání probíhaly hladce, a zajistit dostupnost pracovních pozic a přidělených prostředků, které jsou nezbytné k efektivnímu fungování OLAF.

Dozorčí výbor posoudil předběžný návrh rozpočtu OLAF na rok 2009 a vydal k němu stanovisko (22), ve kterém zdůraznil zejména důležitost maximálního sbližování politiky lidských zdrojů s potřebami vyšetřovacích oddělení.

Podle názoru dozorčího výboru lze tohoto dosáhnout dalším rozvojem strategie lidských zdrojů, jež umožní efektivní přidělování zaměstnanců na základě skutečných potřeb a dohodnutých priorit, a přidělením nových zdrojů na klíčovou vyšetřovací práci. V současné době existuje nerovnováha mezi přidělenými zdroji na provozní činnosti úřadu a pozicemi mimo oblast provozu, a prioritou OLAF by mělo raději být lépe využívat již získané zdroje v rámci úřadu, než zvyšovat celkový počet zaměstnanců.

Dozorčí výbor zdůrazňuje důležitost specializovaného a průběžného vzdělávacího programu pro vyšetřovatele, aby zlepšili svoje znalosti a dovednosti, zejména pokud jde o finanční provádění předpisů Společenství.

Nezávislost vyšetřovatelů OLAF je naprosto nezbytná. V tomto ohledu má otázka dočasných zaměstnanců OLAF z hlediska stability, kontinuity a nezávislosti rozhodující význam, jelikož vysoký počet vyšetřovatelů je v současnosti zaměstnán na základě pracovních smluv na dobu určitou. Dozorčí výbor vítá pozitivní vývoj v letech 2007 a 2008, pokud jde o prodloužení pracovních smluv na dobu určitou na smlouvy na dobu neurčitou, a zveřejnění otevřených výběrových řízení. Dozorčí výbor dále OLAF vybízí, aby v souladu se služebním řádem a rozhodnutím generálního ředitele z roku 2005 (23) své dočasné pracovníky povýšil, aby zlepšil jejich mobilitu, a současně pečlivě naplánoval politiku jejich náboru po ukončení probíhajících i plánovaných výběrových řízení.

III VZTAHY S ÚŘADEM OLAF, ORGÁNY EU A PARTNERY A ZÚČASTNĚNÝMI STRANAMI ÚŘADU OLAF

III – 1 Vztahy s úřadem OLAF

Od začátku svého funkčního období vydal dozorčí výbor osm stanovisek (24): tři k předběžným návrhům rozpočtů, jedno ke zprávám o vyšetřováních trvajících déle než devět měsíců, jedno k důkazně nepodloženým obviněním, jedno k navrhované reformě úřadu OLAF (včetně jednoho doplňujícího stanoviska) a dvě k otázkám řízení vyšetřovací funkce OLAF. Dozorčí výbor je spokojen, že OLAF ve většině případů souhlasil, že zohlední názory dozorčího výboru a hodlá je v celém jejich rozsahu provést.

Dozorčí výbor vybízí OLAF, aby mu podával podrobnější a pravidelnější informace o tom, jakým způsobem má v úmyslu provádět doporučení dozorčího výboru, aby tak dozorčí výbor mohl posoudit dopad své práce. Celkově je dozorčí výbor přesvědčen, že jeho doporučení pomohou OLAF zlepšit efektivnost činnosti jeho úřadu a zejména některé aspekty, které jsou klíčové pro nezávislý provoz úřadu a řádné řízení vyšetřování.

Během období, jehož se týká tato zpráva, se dozorčí výbor pravidelně setkával s generálním ředitelem OLAF, se všemi jednotlivými řediteli a pravidelně se soudci Oddělení soudního a právního poradenství, jakož i se zaměstnanci ostatních oddělení, kteří s dozorčím výborem diskutovali o své práci. Dozorčí výbor došel k závěru, že nejasnosti, pokud jde o charakter vyšetřování OLAF, jež jsou uvedeny výše v této zprávě, a zejména záležitosti řízení a lidských zdrojů, také řízení úřadu OLAF a jeho zaměstnance znepokojují. OLAF si je vědom naléhavé potřeby zlepšit plánování a strategické řízení jeho vyšetřování a stanovit a provést operační priority, pravidla a postupy pro vyšetřování.

Dozorčí výbor zdůraznil význam kritérií a priorit vyšetřování, která umožní optimální využití stávajících zdrojů. Dozorčí výbor podporuje názory vedoucích pracovníků OLAF, podle nichž zvýšení počtu zaměstnanců v současné době nepředstavuje naléhanou potřebu, spíše by mělo dojít k přerozdělení a řádnému proškolení stávajících zdrojů v rámci úřadu a k novému stanovení cílů. Všechna tato opatření a iniciativy však ze strany řízení úřadu OLAF vyžadují větší úsilí a vedení.

Během období, kterého se týká zpráva, byl předseda dozorčího výboru spolu se zpravodaji přizván úřadem OLAF k účasti na třech konferencích OLAF: konferenci protikorupčních státních zástupců konané v Bruselu, konferenci úřadů Eurojust a OLAF na téma korupce konané v Bruselu a společné konferenci ICSTE/ANU/OLAF o boji proti korupci, jež se konala v Portugalsku (25).

III – 2 Vztahy s orgány Společenství a s partnery a zúčastněnými stranami úřadu OLAF

Dozorčí výbor udržoval blízký vztah s orgány Společenství, partnery a zúčastněnými stranami úřadu OLAF a usiluje o pravidelnou výměnu názorů se subjekty, jež mají společný zájem na boji proti podvodům, korupci a protiprávní činnosti, jež se dotýká finančního zájmu Společenství.

V tomto duchu se dozorčí výbor během období, kterého se týká zpráva, setkal s následujícími osobami: panem Siimem Kallasem, místopředsedou Komise, paní Catherine Dayovou, generální tajemnicí Komise, Výborem pro rozpočtovou kontrolu Evropského parlamentu (COCOBU), panem Herbertem Böschem, jeho předsedou, koordinátory COCOBU a paní Ingeborg Grässlovou, jeho zpravodajkou pro úřad OLAF a dozorčí výbor, panem Gillesem de Kerchovem, ředitelem pro spravedlnost a vnitřní věci sekretariátu Evropské rady, pracovní skupinou Rady zabývající se bojem proti podvodům během slovinského předsednictví, panem Joaquínem Bayo Delgadem, zástupcem evropského inspektora ochrany údajů, a panem Nikiforosem Diamandourosem, evropským veřejným ochráncem práv.

Na základě jednání dozorčí výbor došel k závěru, že útvary Komise úřadu OLAF lépe rozumí a vytvořily si s ním užší pracovní vztah, že existuje společný obecný zájem, pokud jde o dopady prodlení na řešení a uzavírání vnitřních vyšetřování, že oblast spravedlnosti a vnitřních věcí by velmi ocenila provozní kapacitu úřadu OLAF a že by bylo třeba zvážit otázku úřadu OLAF v rámci Lisabonské smlouvy a Úřadu evropského veřejného žalobce. Na pozvání nejvyššího státního zástupce ve Španělsku a ve spolupráci s ním se dozorčí výbor zúčastnil mezinárodního semináře na toto téma, jehož cílem bylo poskytnout orgánům, které pracují v oblasti spravedlnosti, možnost setkání, na kterém by projednaly budoucí rámec boje proti přestupkům, jež mají vliv na finanční zájmy Společenství, a uvažovaly o úloze, jež by úřad OLAF v nové struktuře mohl hrát.

Dozorčí výbor se též setkal s panem Conde-Pumpidem, nejvyšším státním zástupcem Španělska, a panem Delmullem, federálním prokurátorem Belgie, s cílem posoudit kvalitu a užitečnost zpráv o vyšetřování úřadu OLAF, které byly předány vnitrostátním soudním orgánům, a povzbudit dobrý tok informací mezi úřadem OLAF a členskými státy, které společně s vnitrostátními orgány budou aktivně provádět ustanovení týkající se povinnosti informovat OLAF (26). Role dozorčího výboru také spočívá v pomoci úřadu OLAF při zlepšování úrovně spolupráce a součinnosti mezi úřadem OLAF a členskými státy, což je pro úspěšný výsledek vyšetřování OLAF nezbytné. Během diskusí bylo zdůrazněno, že v současné době je mezi státními zastupitelstvími, soudními orgány a OLAF spolupráce a výměna informací na dobré úrovni. Úloha soudců Oddělení soudního a právního poradenství úřadu OLAF je i nadále nezbytná pro pravidelný kontakt a práci s vnitrostátními soudními orgány.

Po výše zmíněném mezinárodním semináři byla v lednu 2008 podepsána dohoda o spolupráci mezi úřadem nejvyššího státního zástupce ve Španělsku a úřadem OLAF. Dozorčí výbor vybízí OLAF, aby dále posiloval své obecné vztahy s vnitrostátními orgány, jelikož hmatatelné výsledky práce OLAF také závisí na tom, do jaké míry se členské státy podílejí na vyšetřování i následných kontrolách.

Při svém jednání s panem Joaquínem Bayo Delgadem, zástupcem evropského inspektora ochrany údajů, dozorčí výbor zdůraznil, že stálý přístup k údajům úřadu OLAF je pro jeho práci podstatný, aby dozorčí výbor mohl splnit svoje pověření kontroly a současně zajistit, aby byla plně uplatňována ustanovení ochrany osobních údajů a důvěrnosti. V červenci 2007 vydal evropský inspektor ochrany údajů stanovisko (27), ve kterém došel k závěru, že „Není žádný důvod věřit, že došlo k porušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (28), jež stanoví, že zohlednění stanoviska je plně bráno v úvahu“. Dozorčí výbor souhlasil s doporučeními ze strany evropského inspektora ochrany údajů a je odhodlán je provést.

ZÁVĚRY A DOPORUČENÍ

I. Klíčovou úlohou dozorčího výboru je provádět pravidelnou kontrolu vyšetřování úřadu OLAF, aby byla zajištěna nezávislost při zahájení a průběhu vyšetřování a při přípravě návrhů zpráv z vyšetřování. Tento mechanismus je nezbytný k posílení nezávislosti vyšetřování úřadu OLAF od samého začátku a dozorčí výbor i nadále usiluje o naplnění tohoto cíle.

II. Dozorčí výbor znepokojuje nadměrná délka některých vyšetřování a posoudil všechna vyšetřování, která se týkají Ředitelství A „Vyšetřování a operace I“, jež zůstala otevřená déle než čtyři roky. Dozorčí výbor prostudoval 26 vyšetřovaných případů, aniž by zasahoval do jejich vedení, a zjistil nevysvětlitelná období nečinnosti a nesprávné zařazení případů do příslušné kategorie. Dozorčí výbor vyzývá úřad OLAF, aby zavedl přísné kontrolní mechanismy, které by zabránily potenciálnímu střetu zájmu v průběhu vyšetřování.

III. Dozorčí výbor provedl analýzu všech dotčených zpráv o vyšetřováních, jež zůstala po devíti měsících otevřená (celkem 195). Důvody prodlení a očekávaná doba dokončení jsou podrobovány kontrole. Dozorčí výbor a úřad OLAF se touto otázku budou i nadále zabývat.

IV. Dozorčí výbor doporučuje zapojit soudce Oddělení soudního a právního poradenství úřadu OLAF již v mnohem dřívější fázi vyšetřování, aby nebyly překročeny promlčecí lhůty a aby bylo zajištěno, že vyšetřování případů, které byly postoupeny vnitrostátním soudním orgánům, mohlo být přípustné ve všech členských státech jako důkazní prostředek.

V. Dozorčí výbor je spokojen se vzorkem 212 případů důkazně nepodložených obvinění, které posoudil, a došel k závěru, že stávající postup pro zpracování informací, které nespadají do působnosti OLAF, umožnil úřadu OLAF dotčené případy uzavřít rychle a efektivně. Dozorčí výbor však doporučuje, aby příslušný odkaz v příručce OLAF byl v souladu se stávající praxí OLAF.

VI. Dozorčí výbor věří, že OLAF není povinen zpracovávat všechny typy informací a všechny případy bez ohledu na jejich finanční dopad, a důrazně doporučuje, aby vytvořil politiku „de minimis“ pro případy menších přestupků s velmi malým finančním dopadem a kriticky posoudil, kdy by tyto případy bylo možné postoupit Úřadu pro vyšetřování a disciplinární opatření Komise (IDOC). Dozorčí výbor dále vyzývá úřad OLAF k provedení Memoranda o porozumění s IDOC, aby vyjasnil rozdělení práce, jež se týká dotčených případů.

VII. Dozorčí výbor obdržel a přezkoumal dva případy předložené úřadem OLAF, ve kterých orgán nepostupoval podle doporučení OLAF. Dozorčí výbor důrazně doporučuje, aby OLAF pravidelně kontroloval všechny takové případy a dozorčímu výboru o nich systematicky podával zprávy, čímž přispěje k efektivitě následné kontroly úřadu OLAF.

VIII. Dozorčí výbor úřadu OLAF doporučuje přezkoumat obsah a formát měsíčních statistických zpráv, jelikož údaje v nich uvedené nejsou v současné době ani interpretovány ani propojeny s žádným měřením kvality, a dozorčí výbor je nemůže ověřit.

IX. Dozorčí výbor zvážil dopad řízení úřadu OLAF na vyšetřovací funkci OLAF a plně podporuje opatření, jež byla učiněna za účelem zlepšení řízení vyšetřování, a zejména jejich plánování, kontroly a dohledu. Dozorčí výbor důrazně doporučuje, aby u provozní činnosti úřadu kladl OLAF větší důraz na systémy řízení, strategického plánování, kontroly a zpětné vazby. Dozorčí výbor především doporučuje, aby OLAF lépe vymezil svou politiku vyšetřování a zřetelněji vymezil, na co se v řízení zaměří, a svou vizi, pokud jde o účel a obecné faktory úspěchu. Intenzivní snaha ze strany vedení OLAF a jeho vedoucích pracovníků je předpokladem harmonického a produktivního pracovního prostředí.

X. Dozorčí výbor doporučuje, aby OLAF vytvořil strategii řízení lidských zdrojů a prioritně přidělil větší počet co nejkvalitnějších lidských zdrojů na provozní činnosti úřadu, které jsou pro úřad OLAF klíčovými činnostmi. Není jasné, zda existuje pevný právní základ, dle kterého se OLAF může zabývat některými vedlejšími činnostmi, např. následná kontrola a řízení výdajových programů Společenství. Dozorčí výbor doporučuje, aby řízení úřadu OLAF podniklo kroky k nápravě současné nerovnováhy mezi přidělenými zdroji na provozní činnosti úřadu a pozicemi mimo oblast provozu, a své vyšetřovatele průběžně vzdělával.

XI. Dozorčí výbor doporučuje, aby OLAF spolupracoval s Komisí a optimalizoval tak provádění své vlastní politiky lidských zdrojů. Dozorčí výbor vítá pozitivní vývoj, pokud jde o situaci dočasných pracovníků úřadu OLAF, a doporučuje mu, aby v souladu se služebním řádem své dočasné pracovníky povýšil.

XII. Dozorčí výbor doporučuje, aby se snahy úřadu OLAF v oblasti prevence podvodů a korupce zaměřily takovým způsobem, aby odborné znalosti a poznatky získané z vyšetřování měly praktické využití ve všech útvarech Komise. Dozorčí výbor doporučuje, aby OLAF zlepšil mezinárodní koordinaci a zajistil pravidelný tok informací mezi svými ředitelstvími v této oblasti.

XIII. Dozorčí výbor se domnívá, že všechna výše uvedená doporučení se musí dostatečně odrážet v nové operační příručce, která bude nezbytným pracovním nástrojem pro vedení vyšetřování. Dozorčí výbor pevně věří, že přijetí příručky s jasnými operačními postupy a lhůtami poskytne soudržný rámec pro vyšetřování úřadu OLAF a posílí jeho nezávislost. Dozorčí výbor je odhodlán se konstruktivně podílet na přípravě jejího návrhu.

XIV. Aby se předešlo potížím při získávání nezbytných zdrojů pro sekretariát dozorčího výboru, dozorčí výbor doporučuje, aby pozice pro sekretariát dozorčího výboru byly vyhrazeny v plánu pracovních míst úřadu OLAF. Jmenování pracovníků sekretariátu dozorčího výboru by mělo být učiněno s výslovným souhlasem dozorčího výboru, čímž se zajistí úplná nezávislost dozorčího výboru při výkonu jeho povinností.

(1) První zpráva o činnosti v období od prosince 2005 do května 2007 (Úř. věst. C 123, 20.5.2008, s. 1).

(2) Viz příloha 1.

(3) Článek 8 Jednacího řádu dozorčího výboru OLAF (Úř. věst. L 33, 7.2.2007, s. 7).

(4) Jednací řád byl dozorčím výborem přijat v srpnu 2006 a uveřejněn v únoru 2007 (Jednací řád dozorčího výboru OLAF (Úř. věst. L 33, 7.2.2007, s. 7)).

(5) V červnu 2006 uveřejnil úřad OLAF interně dvě volná pracovní místa na sekretářské pozice. Jeden člen sekretariátu byl jmenován v lednu 2007 a druhý v červenci 2007.

(6) Viz příloha 5.

(7) Sedmá zpráva o činnosti OLAF 2006.

(8) Doporučení III Výroční zprávy dozorčího výboru za období prosinec 2005–květen 2007 a Stanovisko dozorčího výboru č. 1/2007 (příloha 4).

(9) Ředitelství B (4 oddělení): zemědělství, cla I, cla II, strukturální opatření. Ředitelství A (4 oddělení): vnitřní vyšetřování evropské orgány, vnitřní/vnější vyšetřování: evropské instituce, přímé výdaje a vnější pomoc, vnější pomoc.

(10) Ustanovení čl. 11 odst. 7 nařízení (ES) č. 1073/1999.

(11) Bod odůvodnění 10 a čl. 9 odst. 2 nařízení (ES) č. 1073/1999.

(12) Viz také rozsudek ze dne 4.10.2006 ve věci T–193/04, HMT vs. Komise (bod 69).

(13) Část 3.3.3.1, s. 76 příručky OLAF ze dne 25. února 2005.

(14) Ustanovení čl. 1 odst. 2 nařízení (ES) č. 1073/1999.

(15) Viz závěry První zprávy o činnosti ze dne 17. října 2007 (Úř. věst. C 123,20.5.2008, s. 1) a stanovisko dozorčího výboru č. 1/2007 „Zprávy o vyšetřování úřadu OLAF, jež byly vypracovány o vyšetřováních trvajících déle než devět měsíců“, jež je součástí dotčené zprávy.

(16) Článek 12 nařízení (ES) č. 1073/1999 a článek 5 rozhodnutí Komise 1999/352/ES, ESUO, Euratom.

(17) Ředitelství A (4 oddělení): vnitřní vyšetřování evropské orgány, vnitřní/vnější vyšetřování: evropské instituce, přímé výdaje a vnější pomoc, vnější pomoc. Ředitelství B (4 oddělení): zemědělství, cla I, cla II, strukturální opatření.

(18) Stanovisko dozorčího výboru č. 1/2007 „Zprávy o vyšetřování úřadu OLAF, jež byly vypracovány o vyšetřováních trvajících déle než devět měsíců“.

(19) Viz příloha 4.

(20) Viz příloha 4.

(21) Článek 6 rozhodnutí Komise 1999/352/ES, ESUO, Euratom ze dne 28. dubna 1999 (Úř. věst. L 136, 31.5.1999, s. 20).

(22) Viz příloha 5.

(23) Článek 1 rozhodnutí generálního ředitele OLAF o nové politice přijímání do zaměstnání a použití dočasných pracovníků OLAF stanoví, že „Dočasné pracovníky lze jedenkrát, rozhodnutím generálního ředitele po konzultaci smíšeného výboru, přeřadit do vyšší platové třídy v dotčené kategorii/funkční skupině“.

(24) Viz příloha 2, jež obsahuje seznam stanovisek, která dozorčí výbor přijal v období od 1. prosince 2006 do 31. května 2008.

(25) Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa / Australian National University / OLAF.

(26) Článek 7 nařízení (ES) č. 1073/1999.

(27) Stanovisko Evropského inspektora ochrany údajů k oznámení o předběžné kontrole inspektora ochrany údajů Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF), týkající se pravidelné kontroly provádění jeho vyšetřovací funkce. Případ 2007-0073 ze dne 19. července 2007.

(28) Úř. věst. L 8,12.1.2001, s. 1.

PŘÍLOHA 1 PLÁN ZASEDÁNÍ DOZORČÍHO VÝBORU 2007 Měsíc Datum zasedání ČERVEN úterý 19. 6.–středa 20. 6. ČERVENEC pondělí 9. 7.–úterý 10. 7. ZÁŘÍ úterý 18. 9.–středa 19. 9. ŘÍJEN úterý 16. 10.–středa 17. 10. LISTOPAD pondělí 26. 11.–úterý 27. 11. PROSINEC úterý 11. 12.–středa 12. 12. 2008 Měsíc Datum zasedání LEDEN středa 23. 1. ÚNOR úterý 26. 2.–středa 27. 2. DUBEN úterý 1. 4.–středa 2. 4. pondělí 28. 4.–úterý 29. 4. KVĚTEN úterý 27. 5.–středa 28. 5.

PŘÍLOHA 2 SEZNAM STANOVISEK, KTERÁ PŘIJAL DOZORČÍ VÝBOR OD 1. PROSINCE 2006 DO 31. KVĚTNA 2008 2006 Stanovisko č. 1/2006 Předběžný návrh rozpočtu úřadu OLAF na rok 2007 Stanovisko č. 2/2006 týkající se reformy nařízení (ES) č. 1073/1999 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) Doplňující stanovisko k reformě nařízení (ES) č. 1073/1999 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) Stanovisko č. 3/2006 týkající se ukazatelů plnění dozorčího výboru úřadu OLAF 2007 Stanovisko č. 1/2007 Zprávy o vyšetřování úřadu OLAF, jež byly vypracovány o vyšetřováních trvajících déle než devět měsíců Stanovisko č. 2/2007 Předběžný návrh rozpočtu úřadu OLAF na rok 2008 2008 Stanovisko č. 1/2008 Důkazně nepodložená obvinění Stanovisko č. 2/2008 k ročnímu plánu řízení úřadu OLAF na rok 2008 Stanovisko č. 3/2008 Předběžný návrh rozpočtu úřadu OLAF na rok 2009

PŘÍLOHA 3 V Bruselu, dne 28. března 2008 1. Během svého zasedání konaného ve dnech 18. a 19. září 2007 se dozorčí výbor úřadu OLAF rozhodl provést analýzu toho, jak OLAF zachází s případy očividně nepodložených obvinění (tzv. prima facie non-cases). 2. Aby se úřad OLAF mohl soustředit více na důležitější případy, zavedl v roce 2004 zjednodušené řízení pro případy prima facie non cases (dále „PFNC“) . Toto řízení se týká všech případů, u nichž veškeré dostupné informace poukazují na to, že jednoznačně v žádném případě nespadají do příslušnosti úřadu OLAF (1) (např.: stížnost občana třetího státu, že mu místní finanční úřad špatně vyměřil daň). Toto řízení úřadu OLAF umožní, že nemusí formálně zahájit řízení, zhodnotit případ a za krátkou dobu poté opět řízení zastavit. 3. OLAF se v letech 2003–2007 zabývat 894 případy prima facie non cases. Dozorčí výbor úřadu OLAF si v reprezentativním vzorku případů náhodně vybral 212 případů prima facie non cases, avšak dbal přitom na to, aby se tyto případy týkaly veškerých provozních ředitelství a vyšetřujících oddělení. V této souvislosti je třeba poznamenat, že oblasti cla, cigaret a daně z přidané hodnoty se týkal jen malý počet PFNC. Po objasnění několika otázek ohledně ochrany osobních údajů povolil OLAF dozorčímu výboru neomezený přístup ke všem reprezentativním vzorkům. 4. Výsledky šetření lze shrnout následovně. 4.1 OLAF používá pravidla pro řízení v otázkách PFNC v podstatě správně. Tak je tomu především u následujících typů případů, s nimiž se OLAF často setkává: — anonymní oznámení, — oznámení věčných stěžovatelů, — oznámení, která se týkají právních sporů mezi soukromými osobami, — oznámení, která se týkají národních programů bez jakékoli souvislosti s financemi Evropské unie, — oznámení, která se týkají provádění politiky nebo programu Společenství. K takovýmto případům dochází často v rámci společné zemědělské a strukturální politiky. OLAF je v takových případech nucen daný projekt identifikovat a vyšetřovat skutkový stav dále s pomocí příslušných vnitrostátních orgánů nebo GŘ AGRI či GŘ REGIO. Pokud se nakonec neprokáže dostatečné podezření, jsou i tato řízení uzavřena jako PFNC. OLAF by mohl tyto případy uzavřít i jako případy, u nichž bylo rozhodnuto, že se nepřistoupí k jejich vyšetřování (non-cases). Řízení PFNC má však tu výhodu, že u nich není nutné ani ohodnocení, ani usnesení výkonné rady úřadu OLAF. Při stejném výsledku se (uzavření řízení) tak administrativní postup výrazně zjednoduší, — Úřad Komise pro vyšetřování a disciplinární opatření (IDOC) informuje OLAF o podezření případů porušení služebních povinností a konzultuje s ním, zda se má případem zabývat sám IDOC. Pokud se od případu OLAF distancuje, případ se uzavře jako PFNC. Řízení PFNC tudíž úřadu OLAF dovoluje uzavřít během krátké doby a bez většího administrativního zatížení případy, které nespadají do jeho příslušnosti vyplývající z právních předpisů. 4.2 V některých případech je řízení PFNC užito i v situaci, kterou nedefinuje příručka úřadu OLAF. Jako příklad uvádíme tyto dvě situace: — Anonym zavolá prostřednictvím bezplatné linky úřadu OLAF, informuje ho o údajných nesrovnalostech při používání evropských finančních prostředků a zanechá své telefonní číslo. OLAF se několikrát pokusí získat od volajícího bližší informace. To se ukáže nemožné – telefonní číslo buď neexistuje, nebo je volající nedostupný. V tomto případě nemohou být zjištěny „dostačující závažné prvky podezření“, které jsou podle judikatury Evropského soudního dvora potřeba k zahájení šetření. OLAF proto právem řízení zastaví. — Při určitých řízeních OLAF nejprve vede šetření, a poté ve světle jeho výsledků řízení zastaví jako důkazně nepodložené (PFNC). Zde je nutné ocenit, že OLAF neukončí případy z důvodu jejich neodůvodněnosti předčasně – nejprve se o stavu situace ujistí prostřednictvím šetření, a teprve pak řízení uzavře. — V žádném z šetřených případů OLAF nevyužil řízení PFNC k tomu, aby dané případy, které by si bývaly zasloužily kompletní prošetření, tzv. pohřbil. Shrnutí Analýza reprezentativního vzorku prokázala, že řízení PFNC dává úřadu OLAF možnost, aby případy, které nespadají do jeho příslušnosti vyplývající z právních předpisů, uzavíral rychleji a bez velkých správních nákladů. OLAF tato řízení používá uvážlivě. Dozorčí výbor při své namátkové kontrole nepřišel na žádný případ, v němž by bylo bývalo vhodné vést jiné řízení, především kompletní vyšetřování. (1) OLAF, pracovní příručka, s. 76: „Prima Facie Non-Cases“: Případy, kdy jsou získány informace, které zcela jasně a nepochybně nespadají do kompetence úřadu OLAF, pak odpovědný vedoucí oddělení může navrhnout, aby se k těmto informacím při hodnocení nepřihlíželo. Vedoucí oddělení musí vyplnit formulář prima facie non-case (příloha 2, formulář 19), který musí být spolupodepsán ředitelem B a vrácen do archivu za účelem registrace spolu s prvotní informací. Bude otevřen záznam systému monitorování padělků (CMS), ale v systému CMS se případ bude jevit jako uzavřený.

PŘÍLOHA 4 V Bruselu dne 26. února 2008 Roční plán řízení úřadu OLAF na rok 2008 byl zaslán sekretariátu dozorčího výboru v lednu a projednával se na zasedáních dozorčího výboru v lednu a únoru 2008, přičemž hlavní pozornost byla věnována částem týkajícím se vyšetřovací funkce úřadu. Dozorčí výbor proto vítá přijetí jasných cílů a měřitelných ukazatelů jejich plnění (výsledkové ukazatele a cíle) a doufá, že přispějí k dosažení zvýšené účinnosti, transparentnosti a odpovědnosti všech činností úřadu OLAF. Dozorčí výbor zaznamenal, že oproti roku 2007 došlo ke změně celkového strategického a operativního cíle úřadu OLAF z „nulové tolerance“ na „minimalizaci podvodů“. Jelikož se jedná o významnou strategickou změnu, je třeba dále upřesnit „minimální míru podvodu“, aby byly stanovena měřítka a posoudilo se, zda přijatá opatření přispívají k dosažení obecného cíle. Jelikož jsou však zdroje úřadu OLAF velmi omezené, dozorčí výbor má za to, že obecným cílem řízení by mělo být zaměření se na závažnější podvodná jednání (tj. s větším finančním dopadem), což by zvedlo prestiž úřadu a zároveň zajistilo účinnější nakládání s finančními prostředky Společenství. V ročním plánu řízení se k tomu nic neuvádí. Pokud jde o výsledkové ukazatele a cíle v rámci čtyř konkrétních cílů, dozorčí výbor má pochybnosti, zda počet uzavřených případů obsahujících doporučení, po nichž mají následovat disciplinární řízení, je reálný, jelikož je obtížné předvídat výsledek vyšetřování v raném stadiu. Stejně tak je obtížné předpovídat uplatnění tohoto cíle v stále častějších případech pomoci, kontroly a koordinace, které neprobíhají pod vedením úřadu OLAF. Dozorčí výbor dále zpochybňuje vypovídací hodnotu ukazatele „zvýšení počtu soudních a disciplinárních řízení na základě doporučení úřadu OLAF“, jelikož dosažení tohoto cíle leží mimo působnost úřadu. Kromě toho z pololetního hodnocení ročního plánu řízení na rok 2006 vyplývá, že úřad OLAF v současné době nedostává jednotné a spolehlivé informace od soudních orgánů členských států ohledně soudních řízení následujících po jeho doporučeních. Užitečnějším cílem by podle dozorčího výboru bylo zlepšit výměnu informací mezi úřadem OLAF a příslušnými orgány v členských státech. Dále by dozorčí výbor v této souvislosti velmi uvítal, kdyby byl objasněn právní základ, úkoly a povinnosti různých úřadů v rámci následných fází řízení s tím, že vše bude uvedeno v ročním plánu řízení. Na zasedání se zástupci úřadu OLAF v červnu 2007 dozorčí výbor poukázal mimo jiné na to, že pro následná finanční opatření, prováděná úřadem OLAF jménem Komise, neexistuje právní základ. Pokud jde o finanční dopad, je třeba nejdříve stanovit ucelenou politiku nebo pokyny k odhadování finančních dopadů různých typů případů a teprve poté stanovovat cíl v ročním plánu řízení. Dozorčí výbor se domnívá, že v současné době se v rámci dvou ředitelství pro vyšetřování i v rámci různých oddělení používají při odhadování finančních dopadů rozdílné metody výpočtu. Jakmile budou pokyny stanoveny, měly by se stát součástí strategie provádění politiky „de minimis“ a brát v potaz otázku hospodárného nakládání s danými zdroji. Podle ročního plánu řízení musí být vyšetřování úřadu OLAF dokončena v přiměřeném čase, což je v průměru 24 měsíců (výsledkový ukazatel 2.1). Dozorčí výbor podotýká, že podle dřívějších zpráv o činnosti úřadu OLAF nebylo v posledních třech letech tohoto cíle dosaženo. Mezi rokem 2005 a 2007 činila průměrná délka vyšetřování 24 až 28 měsíců. Tento cíl však i nadále zůstává v současném ročním plánu řízení nezměněn. Podle dozorčího výboru se zde naskýtá otázka, zda je tento cíl opravdu uskutečnitelný a realistický, či zda k jeho dosažení musí vedení přijmout účinnější opatření. Mimoto by se míra dokončenosti (výsledkový ukazatel 2.2) měla blížit k hodnotě jedna, jíž se v minulosti dosáhlo, pokud je vypočítána na základě nových případů otevřených v průběhu kalendářního roku. Dozorčí výbor by však chtěl vědět, jakými opatřeními se vedení úřadu OLAF hodlá vypořádat se stávajícím počtem projednávaných případů (zhruba 400 případů v prosinci 2007), jelikož dosažení tohoto cíle ke snížení této zátěže nepřispěje. Pokud jde o další podpůrné činnosti (cíl 3 a 4), je dozorčí výbor toho názoru, že některé cíle jsou vyjádřeny příliš obecně, a jsou tudíž obtížně měřitelné. Příkladem může být „posílení vztahů a spolupráce s Europolem a Eurojustem“, „síť kontaktů se všemi příslušnými partnery“, „důležitost a potřebnost pomoci a podpory poskytované úřadem OLAF“ a „účinné využití provozních zkušeností úřadu OLAF a účinné využití výsledků vyšetřování úřadu OLAF v prevenci proti podvodům a nesrovnalostem“. Na závěr by dozorčí výbor uvítal, kdyby roční plán řízení obsahoval údaje o provádění jeho doporučení.