ZPRÁVA KOMISE EVROPSKÉMU PARLAMENTU A RADĚ Výroční zpráva orgánu příslušnému pro udělení absolutoria o interních auditech provedených v roce 2013 (čl. 99 odst. 5 finančního nařízení) /* COM/2014/0615 final */





1. Úvod. 3 2. Úkol útvaru IAS: Nezávislost, objektivita a odpovědnost Cíle a rozsah zprávy. 3 3. Přehled realizace auditů. 4 3.1. Plnění plánu auditů pro rok 2013. 4 3.2. Statistické údaje týkající se doporučení útvaru IAS. 4 4. Hlavní zjištění a doporučení 5 4.1. Horizontální závazky. 5 4.1.1. Zpráva vedení o svěření nových úkolů výkonným agenturám (více GŘ) 5 4.1.2. Audit výkonnosti týkající se účelnosti řízení lidských zdrojů s cílem podpořit řešení finanční krize v GŘ ECFIN, GŘ COMP a GŘ MARKT (více GŘ) 5 4.2. Zemědělství, přírodní zdroje a zdraví 6 4.2.1. Omezený přezkum výpočtů míry zbytkových chyb (pilíře 1 a 2) (GŘ AGRI) 6 4.2.2. Audit kontrolní strategie – Provádění v rámci GŘ AGRI (GŘ AGRI) 7 4.3. Soudržnost. 7 4.3.1. Audit výkonnosti týkající se systémů GŘ REGIO pro měření výkonnosti (GŘ REGIO) 7 4.3.2. Audit výkonnosti týkající se systémů GŘ EMPL pro měření výkonnosti (GŘ EMPL) 8 4.4. Výzkum, energetika a doprava. 9 4.4.1. Omezený přezkum výpočtů míry zbytkových chyb a jejich metody v rámci GŘ RTD za rok 2012 (GŘ RTD) 9 4.4.2. Společný audit grantového řízení ve Výkonné agentuře pro transevropskou dopravní síť provedený IAS a IAC (výzva k předkládání návrhů – projektové řízení) (TEN-T EA) 10 4.4.3. Audit kontrolní strategie Výkonné agentury pro konkurenceschopnost a inovace (EACI) 10 4.4.4. Provádění sedmého rámcového programu – Systémy kontroly ve Výkonné agentuře pro výzkum (REA) 11 4.5. Vnější pomoc, rozvoj a rozšíření 11 4.5.1. Omezený přezkum výpočtu míry zbytkových chyb a jeho metody (GŘ DEVCO) 11 4.5.2. Stupeň připravenosti GŘ DEVCO na revidovanou metodiku EÚD pro prohlášení o věrohodnosti (DAS) (GŘ DEVCO) (audit výkonnosti) 12 4.5.3. Zadávání zakázek – decentralizované (GŘ DEVCO) 12 4.6. Vzdělávání a občanství 13 4.6.1. Audit výkonnosti národních agentur (EAC) 13 4.7. Hospodářské a finanční záležitosti 13 4.7.1. Audit výkonnosti programu GMES/Copernicus (DG ENTR) 13 4.8. Obecné útvary a lidské zdroje. 14 4.8.1. Připravenost GŘ ESTAT na plnění jeho úlohy v rámci pro správu ekonomických záležitostí (GŘ ESTAT) (Audit výkonnosti) 14 4.9. Audity IT. 15 4.9.1. Audit výkonnosti zaměřený na řízení bezpečnosti systému informační technologie EU pro obchodování s emisemi (EU ETS) (GŘ CLIMA, GŘ DIGIT a GŘ HR ředitelství bezpečnosti) 15 4.9.2. SYGMA – Fáze 1 – Audit výkonnosti procesu rozvoje (GŘ CNECT, GŘ RTD) 15 5. Konzultace s komisí pro řešení finančních nesrovnalostí 16 6. Závěry. 16 1. Úvod Účelem této zprávy je informovat orgán příslušný k udělení absolutoria o činnosti Útvaru interního auditu Komise (IAS) v souladu s čl. 99 odst. 5 finančního nařízení. Vychází ze zprávy vypracované interním auditorem Komise podle čl. 99 odst. 3 uvedeného nařízení ohledně zpráv útvaru IAS o auditu a konzultačních zpráv dokončených v roce 2013[1], jež se týkaly generálních ředitelství Komise (GŘ), útvarů Komise a výkonných agentur[2]. V souladu se svým právním základem obsahuje shrnutí počtu a druhu provedených interních auditů, doporučení a opatření přijatá na základě těchto doporučení[3]. 2. Úkol útvaru IAS: Nezávislost, objektivita a odpovědnost Cíle a rozsah zprávy Úkolem IAS je přispívat k řádnému řízení ze strany Evropské komise prostřednictvím auditů vnitřních systémů řízení a kontroly s cílem posoudit jejich účelnost a dosáhnout trvalého zlepšení. Nezávislost IAS je zakotvena ve finančním nařízení[4] a v chartě vymezující poslání útvaru IAS, kterou přijala Komise. IAS podává zprávy o všech svých auditech Výboru pro pokrok v oblasti auditu (APC)[5]. Útvar IAS vykonává svou činnost v souladu s finančním nařízením, mezinárodními standardy pro profesní praxi interního auditu a etickým kodexem Institutu interních auditorů. Útvar IAS neprovádí audit kontrolních systémů členských států týkajících se prostředků Komise. Audity, které dosahují až na úroveň jednotlivých příjemců, provádějí interní auditoři členských států, vnitrostátní auditní orgány, ostatní generální ředitelství Komise a Evropský účetní dvůr (EÚD). Útvar IAS nicméně provádí audit opatření, která přijaly útvary Komise za účelem dohledu nad subjekty v členských státech a auditu těchto subjektů a rovněž dalších subjektů, které odpovídají za vyplácení finančních prostředků EU, jako je například Organizace spojených národů. Jak je stanoveno ve finančním nařízení, útvar IAS může tyto povinnosti vykonávat na místě, a to i v členských státech. 3. Přehled realizace auditů 3.1. Plnění plánu auditů pro rok 2013 K datu uzávěrky dne 31. ledna 2014 uskutečnil útvar IAS[6] 100 % svých naplánovaných auditů (cílem bylo 100 %). IAS vypracoval 87 zpráv (ve srovnání s 89 v roce 2012 a 77 v roce 2011), které zahrnovaly 23 auditů, 59 následných auditů, 4 omezené přezkumy a jednu zprávu vedení. Srovnávací tabulka s údaji o auditech a zprávách za období 2011–2013 je uvedena v připojeném pracovním dokumentu útvarů Komise. 3.2. Statistické údaje týkající se doporučení útvaru IAS V roce 2013 vydal útvar IAS 134 nových doporučení (z nichž 2 byla závažná, 59 bylo velmi důležitých, 67 důležitých a 6 žádoucích). Akční plány vypracované na základě těchto doporučení byly útvarem IAS vyhodnoceny jako uspokojivé. Auditované subjekty ve svých zprávách uvedly, že 79 % přijatých doporučení vydaných mezi lety 2009 a 2013 bylo provedeno do začátku roku 2014. Ze všech doporučení označených jako „velmi důležitá“ nebo „závažná“ a vydaných v období 2009–2013 došlo k prodlení v provádění delšímu než šest měsíců u 10 velmi důležitých doporučení (2,3 %). Tři další velmi důležitá doporučení, u nichž došlo k prodlení v provádění, byla vydána ještě před rokem 2009[7]. Všechna závažná doporučení byla provedena. Výbor pro pokrok v oblasti auditu byl pravidelně informován, pokud při provádění velmi důležitých nebo závažných doporučení došlo k prodlení delšímu než šest měsíců, a v případě potřeby útvarům jejich povinnost tato doporučení provést připomínal. Celkový počet přijatých doporučení vydaných v průběhu let 2009–2013, u nichž útvar IAS do konce roku 2013 provedl následný audit, dosahuje 686. Navazující činnost útvaru IAS potvrdila, že doporučení jsou prováděna uspokojivým způsobem, což přispívá ke zdokonalování kontrolních systémů v auditovaných útvarech. Útvar IAS uzavřel 96 % doporučení sledovaných během tohoto období. Doprovodný pracovní dokument útvarů Komise obsahuje podrobnější informace o míře přijímání nových doporučení a o provádění doporučení vztahujících se k období 2009–2013. 4. Hlavní zjištění a doporučení 4.1. Horizontální závazky 4.1.1. Zpráva vedení o svěření nových úkolů výkonným agenturám (více GŘ) Tato zpráva vedení se zabývala hlavními otázkami horizontální povahy, které byly předestřeny v přehledové zprávě o výkonných agenturách z roku 2010 a během následných auditů provedených v této oblasti. Jejím smyslem bylo podpořit vedení při svěřování úkolů výkonným agenturám a zmírnit doprovodná rizika. Nekladla si za cíl hodnotit stávající situaci ani poskytnout stanovisko. První věcí, jíž se zabývala, bylo to, že analýza nákladů a přínosů používaná k hodnocení různých možností by měla být založena na jasně definované a ucelené metodice, včetně využívání vhodných nástrojů a metodik na podporu postupu přidělování zaměstnanců. Kromě toho by zvolená možnost měla být v průběhu projektu pravidelně potvrzována. Jelikož počty zaměstnanců výkonných agentur rostou a projekty, které agentury řídí, dosahují kritického množství, je vhodné zvažovat i alternativní scénáře, aby bylo dosaženo dalších úspor nákladů a vyšší účelnosti díky sdružování horizontálních služeb různých agentur, například IT, oddělení lidských zdrojů či služeb v oblasti komunikace. Větší pozornost by měla být věnována také zlepšování jejich fungování, aby dokázaly naplnit rostoucí očekávání zúčastněných stran. Útvar IAS rovněž konstatoval, že vzhledem k rozsahu pověření za řízení programů by měly být podniknuty kroky k tomu, aby se v dlouhodobém výhledu zajistila neustálá dostupnost dostatečného počtu zaměstnanců s požadovanou kvalifikací, a měla by vzniknout politika zajišťující setrvání zaměstnanců v agenturách. Pro další podrobnosti viz oddíl 2.1 přílohy. 4.1.2. Audit výkonnosti týkající se účelnosti řízení lidských zdrojů s cílem podpořit řešení finanční krize v GŘ ECFIN, GŘ COMP a GŘ MARKT (více GŘ) Komise zajistila GŘ ECFIN, GŘ COMP a GŘ MARKT podstatné navýšení lidských zdrojů, aby jim umožnila vypořádat se s novými a náročnými úkoly vyplývajícími z finanční krize. Cílem auditu bylo posoudit, zda řízení lidských zdrojů (dále jen „ŘLZ“) jednotlivých generálních ředitelství účelně reaguje na výzvy v oblasti lidských zdrojů, jež přináší snaha politicky reagovat na finanční krizi. Útvar IAS dospěl k závěru, že všechna tři GŘ vykazují značné odhodlání na tyto výzvy reagovat, což jim umožňuje sledovat své politické a provozní cíle, a to i ty, které vyplývají ze samotné krize. Generální ředitelství však musí v různé míře dále zlepšovat své nástroje pro řízení lidských zdrojů, aby se proces rozhodování zefektivnil. Pokud jde o strategii ŘLZ, generální ředitelství by měla více rozvinout svou víceletou strategii pro tuto oblast. Především musí provést kvalitativní i kvantitativní analýzu potřeb zaměstnanců a zabývat se rozdílem mezi potřebami a stávající situací. Provádění strategie v oblasti lidských zdrojů by se mělo opírat o nástroje umožňující měřit a sledovat její účinnost a podávat o ní zprávy. Co se týče plánování v oblasti lidských zdrojů, ředitelství by měla zavést nástroje pro pravidelné hodnocení pracovní zátěže zaměstnanců a stanovování priority jejich úkolů. Na tomto základě by pak měli být zaměstnanci přidělováni. Generální ředitelství by měla rozšířit své postupy monitorování činností v oblasti ŘLZ a podávání zpráv o těchto činnostech o vypracování komplexní zprávy o lidských zdrojích, která by se zabývala různými aspekty ŘLZ včetně aspektů souvisejících s klíčovými ukazateli výkonnosti. To by GŘ umožnilo měřit jejich výsledky v oblasti lidských zdrojů a usnadnilo související rozhodování na vedoucí úrovni. Všechna tři GŘ vypracovala akční plány, které IAS považoval za vyhovující pro řešení zjištěných problémů. Pro další podrobnosti ohledně zjištění týkajících se dotčených GŘ viz oddíl 2.3 přílohy. 4.2. Zemědělství, přírodní zdroje a zdraví (AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO) 4.2.1. Omezený přezkum výpočtů míry zbytkových chyb (pilíře 1 a 2) (GŘ AGRI) Útvar IAS poprvé provedl omezený přezkum výpočtů míry zbytkových chyb, které vykázalo GŘ AGRI (tento oddíl), GŘ RTD (viz oddíl 4.4.1) a GŘ DEVCO (viz oddíl 4.5) ve svých návrzích výročních zpráv o činnosti za rok 2012. Při výpočtu míry zbytkových chyb GŘ AGRI do velké míry spoléhá na kontrolní statistiky vykazované členskými státy, které Evropský účetní dvůr považuje za nespolehlivé. V důsledku toho vzniká riziko, že míry zbytkových chyb GŘ AGRI budou nesprávné. Ve výročních zprávách o činnosti po roce 2012 by se spolehlivost statistik členských států měla zvýšit[8]. GŘ AGRI by kromě toho mělo zajistit, aby se míry zbytkových chyb vypočítávaly na základě správných a reprezentativních údajů. Mělo by řešit zjištěné nesrovnalosti a zajistit, aby byly ve výpočtech zahrnuty chyby související se vzájemnou podmíněností. Pokud zahrnuty nebudou, mělo by být vysvětleno, jaký to má dopad. GŘ AGRI by dále mělo uvažovat nad uzpůsobením postupu pro vznášení výhrad, jsou-li podloženy spolehlivými kontrolními statistikami členských států. To by více odpovídalo kritériím podstatnosti, která používají ostatní GŘ se sdíleným řízením. GŘ AGRI se všemi zjištěními souhlasilo a všechna je přijalo společně s doporučeními vyplývajícími z omezeného přezkumu. Uznalo naléhavost doporučení a zavázalo se je provést. GŘ AGRI vypracovalo akční plán, který útvar IAS považoval za vyhovující pro řešení zjištěných problémů. Následně se jím zabývala výroční zpráva o činnosti za rok 2013, která odhalila, že už za rok 2012 se podařilo dosáhnout značného pokroku, ale zejména v roce 2013 se situace značně zlepšila. Pro další podrobnosti viz oddíl 3.1 přílohy. 4.2.2. Audit kontrolní strategie – Provádění v rámci GŘ AGRI (GŘ AGRI) Tyto audity přestavovaly pokračování auditů IAS z roku 2012, které se týkaly podoby kontrolní strategie uplatňované ředitelstvím pro audit GŘ AGRI. Cílem bylo posoudit realizaci auditní a kontrolní strategie, zejména účinné provádění auditů, dohled nad nimi a nápravná opatření, která mají řešit nedostatky v systémech řízení a kontroly členských států. Auditoři uznali, že GŘ AGRI neustále usiluje o snížení míry chyb a ochranu rozpočtu prostřednictvím detekčních a nápravných opatření. Existuje však prostor pro zdokonalení auditního procesu, což je nezbytně nutné k tomu, aby postup stanovování jistoty ohledně legality a správnosti podkladových operací získal spolehlivý základ: přípravné dokumenty by měly být opatřovány včas a v případě potřeby překládány a analyzovány, měla by být optimalizována spolupráce s provozními jednotkami, aby bylo možné těžit z jejich znalostí a odbornosti a vhodným způsobem řešit klíčové otázky, na místě by se mělo provádět opětovné ověřování výkonnosti kontrol a měly by být zajištěny náležité dokumentační záznamy klíčových fází. Je rovněž zásadní, aby se GŘ AGRI mohlo spolehnout na systém monitorující skutečná a udržitelná zlepšení kontrolních systémů členských států. GŘ AGRI by mělo dokončit a využívat svůj stávající systém IT, a to včetně ověřování údajů, aby mohlo lépe sledovat doporučení auditů a provádět navazující opatření. Kromě toho by GŘ AGRI mělo tento systém využívat k monitorování vlastního pokroku v oblasti auditu, rozsahu auditů a objektivně dosažených výsledků. GŘ AGRI vypracovalo akční plán pro řešení zjištěných problémů, který IAS označil za vyhovující. Pro další podrobnosti viz oddíl 3.2 přílohy. 4.3. Soudržnost (REGIO, EMPL) 4.3.1. Audit výkonnosti týkající se systémů GŘ REGIO pro měření výkonnosti (GŘ REGIO) Hlavním cílem auditu bylo posoudit, do jaké míry má GŘ REGIO zavedeny odpovídající systémy měření výkonnosti pro monitorování a hodnocení provádění činností a podávání zpráv o těchto činnostech, ať už jde o činnosti provozní a administrativní (interní) nebo dosahování cílů politik (externí). GŘ REGIO by mělo své priority lépe začlenit do plánu řízení a objasnit, jakým způsobem přispívají ke splnění specifických cílů. Kromě toho by cíle měly být jasně definovány a doprovázeny vhodnými relevantními, přijatými, důvěryhodnými, jednoduchými a solidními (RACER) milníky a ukazateli[9]. Za účelem provádění politik v období 2014–2020 by měly být vypracovány ukazatele vycházející z hodnocení celkové výkonnosti každého operačního programu (OP). To by mělo zajistit, aby strategie hodnocení pro období 2014–2020 obsahovala ponaučení z období stávajícího, zejména pokud jde o to, jak si průběžně opatřovat důkazy pro hodnocení a jakým způsobem to může přispět k výroční zprávě o činnosti a zprávě podle článku 318. Kromě toho by GŘ REGIO společně s GŘ EMPL (viz dále) mělo vypracovat strategii toho, jak zlepšit spolehlivost informací o výkonnosti vykazovaných členskými státy, a současně zvážit multidisciplinární přístup. GŘ REGIO by rovněž mělo dále pracovat na zvýšení kvality údajů vykázaných za programové období 2007–2013. Dále by GŘ REGIO mělo posílit úlohu zeměpisných jednotek při monitorování výkonnosti operačních programů a zajistit, aby se výsledky odpovídajícím způsobem odrážely ve stanovisku vedení – pověřené schvalující osoby. Mělo by vyvinout jasný přístup, jak budovat jistotu ohledně provádění politiky soudržnosti a jak této jistoty dosáhnout, mimo jiné prostřednictvím monitorování, hodnocení a auditů. GŘ REGIO vypracovalo akční plán pro řešení zjištěných problémů, který IAS označil za vyhovující. Pro další podrobnosti viz oddíl 4.2 přílohy. 4.3.2. Audit výkonnosti týkající se systémů GŘ EMPL pro měření výkonnosti (GŘ EMPL) Hlavním cílem auditu bylo posoudit, do jaké míry jsou zavedené systémy měření výkonnosti adekvátní. GŘ EMPL by mělo do svého plánu řízení lépe začlenit cíle a plánované výstupy provozních činností GŘ, které přispívají k dosažení specifických cílů Evropského sociálního fondu (ESF) a cílů hlavních horizontálních a administrativních činností. Mělo by dále zlepšit své ukazatele, aby splňovaly kritéria RACER, a zajistit, že jeho cíle budou jasně definovány. K provádění politiky ESF v letech 2014–2020 by měly být vytvořeny ukazatele vycházející z posouzení GŘ EMPL celkové výkonnosti každého operačního programu. GŘ by rovněž mělo zlepšit podávání zpráv o dosažených výsledcích ESF tím, že do nich začlení více kvalitativních analýz a informací o souvislostech. V návaznosti na dosavadní práci by GŘ EMPL mělo dále rozvíjet svůj přístup k hodnocení pracovního vytížení tak, aby zahrnoval celou škálu činností, a to s cílem zlepšit přidělování zdrojů. Mělo by si zajistit, že bude mít k dispozici aktuální informace, které mu umožní odpovídajícím způsobem rozvíjet svůj plán v oblasti lidských zdrojů. GŘ EMPL by také společně s GŘ REGIO mělo vypracovat strategii toho, jak zlepšit spolehlivost informací o výkonnosti. Ačkoli se pozornost soustředí na příští programové období, mělo by GŘ EMPL pokračovat ve zlepšování kvality údajů vykázaných za období 2007–2013. Dále by GŘ EMPL mělo posílit úlohu zeměpisných jednotek při monitorování výkonnosti operačních programů a zajistit, aby se výsledky odpovídajícím způsobem odrážely ve stanovisku vedení – pověřené schvalující osoby. Mělo by vyvinout jasný přístup, jak budovat jistotu ohledně provádění ESF, včetně toho, že audity výkonnosti musí využívat multidisciplinární týmy. GŘ EMPL vypracovalo akční plán pro řešení zjištěných problémů, který útvar IAS označil za vyhovující. Pro další podrobnosti viz oddíl 4.3 přílohy. 4.4. Výzkum, energetika a doprava (EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN-T EA, MOVE, ENER) 4.4.1. Omezený přezkum výpočtů míry zbytkových chyb a jejich metody v rámci GŘ RTD za rok 2012 (GŘ RTD) Cílem bylo přezkoumat výpočty míry zbytkových chyb uvedené ve výroční zprávě o činnosti za rok 2012 a metodu použitou při těchto výpočtech. Na přesnost výpočtu míry zbytkových chyb má vliv neúplnost společného reprezentativního auditního vzorku (84 %). Některé z příčin zpoždění auditů sice GŘ RTD nemůže ovlivnit, přesto by mělo plánování auditů společného reprezentativního auditního vzorku dále zlepšit, aby se zvýšila míra dokončení auditního vzorku k datu podání zprávy. Kromě toho by GŘ RTD mělo zaujmout konzervativnější přístup při extrapolaci výsledků ex post, aby zohlednilo možnost, že některé z extrapolovaných systematických chyb nebudou provedeny. GŘ RTD doporučení přijalo a vyhovělo mu již ve výroční zprávě o činnosti za rok 2013. Pro další podrobnosti viz oddíl 5.1 přílohy. 4.4.2. Společný audit grantového řízení ve Výkonné agentuře pro transevropskou dopravní síť provedený IAS a IAC (výzva k předkládání návrhů – projektové řízení) (TEN-T EA) Cílem auditu bylo posoudit přiměřenost a účinnost uplatňování systému vnitřní kontroly ve vztahu ke grantům přímo řízeným Výkonnou agenturou pro transevropskou dopravní síť (TEN-T EA). Tento společný audit se zaměřil na postup hodnocení grantových návrhů. Nebyla zjištěna žádná významná rizika, která by mohla mít nepříznivý dopad na plnění obchodních cílů přezkoumávaného postupu. Pro další podrobnosti viz oddíl 5.2 přílohy. 4.4.3. Audit kontrolní strategie Výkonné agentury pro konkurenceschopnost a inovace (EACI) Audit se zabýval hlavními stavebními kameny pro nabytí jistoty u spravovaných finančních prostředků, kontrolami ex ante a ex post a zveřejňováním jistoty ve výroční zprávě o činnosti. IAS vydal doporučení, aby agentura EACI uceleně popsala svou kontrolní strategii a opětovně posoudila svůj systém vnitřní kontroly, včetně souvislosti mezi klíčovými kontrolami a jejich výsledky a specifickými cíli v oblasti jistoty, které se týkají legality a správnosti. Agentura by měla aktualizovat své postupy pro podávání zpráv pověřenými schvalujícími osobami tím, že do nich začlení dodatečné klíčové ukazatele výkonnosti související s kontrolou, a měla by zvážit opětovné vyvážení kontrol ex ante a ex post podle toho, jaká má být získána jistota. Agentura EACI by rovněž měla posílit své kontroly ex ante a vyvinout přístup založený na rizicích, který bude vycházet ze spolehlivých a ucelených klíčových ukazatelů výkonnosti, posílit ověřování způsobilosti nákladů a přijímat formální rozhodnutí, která technicky způsobilým zaměstnancům dají pravomoc udělovat schválení „předáno k platbě“. Pokud jde o strategii auditů ex post, agentura EACI by měla lépe definovat a zdůvodnit své celkové i specifické cíle a zdokonalit postup výběru projektů na základě rizik. Oddělení agentury pro kontroly ex post by se mělo reorganizovat. V neposlední řadě by pak agentura EACI měla vypracovat strategii boje proti podvodům a zajistit tak náležité povědomí o podvodech v rámci svojí celkové kontrolní strategie. Agentura EACI vypracovala akční plán pro řešení zjištěných problémů, který IAS označil za vyhovující. Pro další podrobnosti viz oddíl 5.4 přílohy. 4.4.4. Provádění sedmého rámcového programu – Systémy kontroly ve Výkonné agentuře pro výzkum (REA) Audit hodnotil, zda kontrolní strategie Výzkumné agentury pro výzkum (REA) přinesla v souvislosti se sedmým rámcovým programem očekávané výsledky. Audity ex post provedené v období 2010–2012 odhalily, že režimy pro malé a střední podniky, které agentura řídila, byly zatíženy podstatnými chybami. IAS vydal doporučení, aby agentura REA zhodnotila riziko nesrovnalostí a možných podvodů v těchto režimech a podala o něm zprávu ve své výroční zprávě o činnosti za rok 2013, v plném rozsahu provedla předpokládaná nápravná opatření a zahájila zvláštní intenzivní audit. Za účelem rozhodování ve věci výhrad obsažených ve zprávě o činnosti za rok 2012 agentura REA na rozdíl od GŘ zabývajících se výzkumem nepoužila společnou reprezentativní míru chyb ve všech operacích sedmého rámcového programu. Namísto toho si zvolila alternativní přístup. Kromě toho REA nahradila míru chyb související s legalitou a správností ukazatelem finančního dopadu chyb na rozpočet. Měla by tudíž zlepšit zveřejňování měr chyb a jistoty ve svých výročních zprávách o činnosti. Agentura REA by dále měla formálně stanovit zvláštní strategii kontrol ex post, definovat cíle, priority, klíčové ukazatele výkonnosti pro monitorování výkonnosti a zdokonalit přístup k posuzování rizik tak, aby vzrostl počet kontrol založených na riziku. Přístup založený na riziku by měl být vypracován rovněž pro kontroly ex ante. V neposlední řadě by se agentura REA měla zabývat opatřeními uvedenými ve svém dokumentu pojednávajícím o přístupu k boji proti podvodům, iniciovat ve skupině subjektů zabývajících se výzkumem úvahy nad tím, jak provádět náležité posuzování rizika dvojího financování, a spolu s ostatními útvary zabývajícími se výzkumem koordinovat úsilí v boji proti plagiátorství. Agentura REA vypracovala akční plán pro řešení zjištěných problémů, který IAS označil za vyhovující. Pro další podrobnosti viz oddíl 5.5 přílohy. 4.5. Vnější pomoc, rozvoj a rozšíření (DEVCO, ECHO, ELARG, FPI) 4.5.1. Omezený přezkum výpočtu míry zbytkových chyb a jeho metody (GŘ DEVCO) Cílem bylo přezkoumat výpočty míry zbytkových chyb uvedené v návrhu výroční zprávy o činnosti za rok 2012 a metodu použitou při těchto výpočtech. V roce 2011 zahájilo GŘ pro rozvoj a spolupráci studii na téma výpočtů míry zbytkových chyb, což představovalo důležitý posun v rámci procesu budování věrohodnosti. Přezkum IAS však odhalil slabiny v hodnověrnosti výpočtu odhadované části míry chyb, např. neexistenci metody, která by byla systematicky používána pro odhad chyb v situaci, kdy není k dispozici podkladová dokumentace, a v začlenění míry zbytkových chyb a dalších hlavních částí prohlášení o věrohodnosti do návrhu výroční zprávy o činnosti. Kromě toho IAS došel k závěru, že návrh výroční zprávy o činnosti za rok 2012 neobsahuje dostatek informací, které by umožnily posouzení nákladové efektivnosti celkových kontrol, které mají být na místě provedeny (včetně studie míry zbytkových chyb). Takové posouzení může pomoci GŘ DEVCO určit příležitosti pro zvýšení nákladové efektivnosti a/nebo oblasti, kde by kontroly mohly být naplánovány jinak. Útvar IAS doporučil, že by GŘ DEVCO mělo v dalším vykazovaném roce zajistit, aby byly přijaty příslušné kroky zaručující využití databáze transakcí získané ze Společného informačního systému pro oblast vnějších vztahů (CRIS), kde již byly provedeny kontroly soudržnosti. GŘ DEVCO vypracovalo akční plán, který útvar IAS považoval za vyhovující pro řešení zjištěných problémů. Útvar IAS následně konstatoval, že GŘ DEVCO podniklo příslušné kroky, aby se zlepšila popisná část konečné verze výroční zprávy o činnosti za rok 2012 týkající se míry zbytkových chyb. Pro další podrobnosti viz oddíl 6.1 přílohy. 4.5.2. Stupeň připravenosti GŘ DEVCO na revidovanou metodiku EÚD pro prohlášení o věrohodnosti (DAS) (GŘ DEVCO) (audit výkonnosti) Nový přístup Evropského účetního dvora k auditu prohlášení o věrohodnosti pravděpodobně zvýší míru hlášených chyb vzhledem k tomu, že ze vzorku byly vyloučeny transakce předběžného financování, které jsou méně náchylné k chybám, a že byly kvantifikovány závažné nesrovnalosti ve veřejném nabídkovém řízení na úrovni 100 % pro všechny způsoby řízení. S ohledem na to útvar IAS provedl audit stavu připravenosti GŘ DEVCO na revidovanou metodologii EÚD DAS. Audit ukázal, že GŘ DEVCO provedlo dostatečné přípravné kroky, aby se zmírnilo riziko týkající se absolutoria v souvislosti s metodikou EÚD DAS. GŘ DEVCO připravilo komplexní akční plán pro řešení možných problémů souvisejících s revidovanou metodikou DAS a také dalších problémů, které objevili buď externí auditoři, nebo audit oddělení interního auditu GŘ DEVCO, nebo útvar IAS. Další podrobnosti najdete v oddíle 6.2 přílohy. 4.5.3. Zadávání zakázek – decentralizované (GŘ DEVCO) Cílem auditu bylo posoudit dostatečnost a účinné uplatňování systému vnitřní kontroly, řízení rizik a postupů řízení, které se vztahují k zadávání zakázek a postupům jejich přidělování v Evropském rozvojovém fondu (ERF) a k rozpočtu EU, který se provádí decentralizovaným způsobem. Audit zdůraznil dva konkrétní případy vztahující se k určení a provedení etických principů a k prevenci střetu zájmů. Proto útvar auditu doporučil, aby GŘ DEVCO tyto případy vyjasnilo ve své praktické instrukční příručce. GŘ DEVCO vypracovalo akční plán pro řešení zjištěných problémů, který útvar IAS označil za vyhovující. Další podrobnosti najdete v oddíle 6.4 přílohy. 4.6. Vzdělávání a občanství (COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST) 4.6.1. Audit výkonnosti národních agentur (EAC) Národní agentury byly pověřeny vnitrostátními orgány zúčastněných zemí, aby prováděly program celoživotního učení a program Mládež v akci. Externalizace jako forma řízení představuje další riziko při zavádění systému kontroly v GŘ pro dosažení cílů jejich politik. Hlavním cílem auditu je posoudit, zda GŘ EAC zavedlo účinný systém měření výkonnosti, jehož prostřednictvím se sleduje, vykazuje a hodnotí výkonnost národních agentur. Audit ukázal, že ačkoli v GŘ EAC nyní probíhá řada činností týkajících se definování systému měření výkonnosti pro období 2014–2020, mělo by GŘ EAC zvýšit efektivitu své práce, zejména s ohledem na ukazatele, které explicitně měří účinné a nákladově efektivní využití grantů na provozní náklady poskytovaných národním agenturám. Kromě toho by měla být prokázána jednoznačná spojitost mezi cíli národních agentur a cíli Komise. GŘ EAC vypracovalo akční plán pro řešení zjištěných problémů, který útvar IAS označil za vyhovující. Další podrobnosti najdete v oddíle 7.1 přílohy. 4.7. Hospodářské a finanční záležitosti (COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE) 4.7.1. Audit výkonnosti programu GMES/Copernicus (DG ENTR) Cílem auditu Globálního monitoringu životního prostředí a bezpečnosti (GMES) bylo posoudit účelnost řídicího systému, systému řízení rizik a systému vnitřní kontroly na podporu řízení programu GMES. Audit proběhl v přechodném období mezi počátečními provozními činnostmi programu GMES prováděnými v roce 2011–2013 a provozní fází programu přejmenovaného na program Copernicus, kdy se celkový příspěvek z rozpočtu EU zvýší více než třikrát. Útvar IAS doporučuje zlepšení řídicího rámce kosmické složky, posílení systémů a opatření kontroly a provádění důkladné analýzy, aby se účelně podpořil přechod k provozní fázi Copernicus. GŘ ENTR vypracovalo akční plán, který IAS označil za vyhovující pro řešení zjištěných problémů. Pro další podrobnosti viz oddíl 8.1 přílohy. 4.8. Obecné útvary a lidské zdroje (HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG) 4.8.1. Připravenost GŘ ESTAT na plnění jeho úlohy v rámci pro správu ekonomických záležitostí (GŘ ESTAT) (Audit výkonnosti) Hospodářská a finanční krize odhalila základní strukturální slabiny ve správě ekonomických záležitostí hospodářské a měnové unie EU. V odezvě na tuto situaci byly posíleny a rozšířeny povinnosti GŘ ESTAT. Kromě zajištění vysoké kvality údajů o veřejném dluhu a schodku veřejných financí má GŘ ESTAT povinnost vytvořit pravidla a postupy pro vyšetřování manipulací se statistikami. To bylo předmětem auditu, který se zaměřil na připravenost GŘ. Útvar IAS doporučil GŘ ESTAT, aby přijalo bezprostřední opatření, kterými by formálně schválilo své provozní postupy a technické pokyny při začleňování obdržených právních rad. GŘ ESTAT by mělo také zhodnotit své požadavky na lidské zdroje a odbornou způsobilost, aby splnilo své nové úkoly v oblasti vyšetřování. V důsledku toho by mělo GŘ tyto potřeby zohlednit ve svém plánu řízení. Mimo to by mělo GŘ ESTAT zajistit, aby model rizik, který používá k plánování návštěv zaměřených na dialog o zdrojových údajích[10], byl v souladu s uznaným systémem řízení kvality. Navíc by mělo zabezpečit přidanou hodnotu tím, že své závěry včas poskytne Hospodářskému a finančnímu výboru. Útvar IAS dále doporučuje GŘ ESTAT, aby připravilo srozumitelné zdůvodnění každé ad hoc návštěvy[11] a předložilo přehled svých ad hoc návštěv hlavním zúčastněným stranám. GŘ ESTAT vypracovalo akční plán pro řešení zjištěných problémů, který útvar IAS označil za vyhovující. Při nedávném následném auditu útvar IAS zaznamenal, že došlo k pokroku. Další podrobnosti najdete v oddíle 9.1 přílohy. 4.9. Audity IT 4.9.1. Audit výkonnosti zaměřený na řízení bezpečnosti systému informační technologie EU pro obchodování s emisemi (EU ETS) (GŘ CLIMA, GŘ DIGIT a GŘ HR ředitelství bezpečnosti) Komise v rámci své odpovědnosti za řízení IT systému EU pro obchodování s emisemi potřebuje zajistit, aby slabá místa v bezpečnosti systému IT nebyla nezákonně zneužita, což by mohlo vyústit v nefunkčnost a zkreslení trhu s uhlíkem a mít pro ni jako pro instituci nejen finanční důsledky, ale také poškodit její pověst. Obecným cílem auditu bylo posoudit, zda používaný systém řízení zajistil určení dostatečných bezpečnostních opatření a jejich účinné provádění v rámci systému EU ETS. Audit se týkal GŘ CLIMA, GŘ DIGIT a ředitelství bezpečnosti GŘ HR v souladu s jejich úlohami a řídicí odpovědností. Audit útvaru IAS ukázal, že bezpečnostní opatření stanovená GŘ CLIMA odpovídají složitosti a problémům, kterým systém čelí. Přesto následné kontroly bezpečnosti nebyly provedeny v plném rozsahu. To je důsledkem mimo jiné i problémů stávající struktury správy projektu ETS[12] při přijímání závazných rozhodnutí a zajišťování toho, aby tato rozhodnutí byla prováděna, a při řešení sporů a hlavních neshod mezi účastníky tak, aby se usnadnila spolupráce a tok informací mezi hlavními aktéry, což je potřebné k přijímání příslušných rozhodnutí ohledně bezpečnostních opatření, které systém EU ETS vyžaduje. Všechna tři GŘ vypracovala akční plány pro řešení zjištěných problémů, které IAS označil za vyhovující. Další podrobnosti najdete v oddíle 10.3 přílohy. 4.9.2. SYGMA – Fáze 1 – Audit výkonnosti procesu rozvoje (GŘ CNECT, GŘ RTD) GŘ CNECT (jako vlastník sytému) a GŘ RTD (jako dodavatel systému) jsou hlavními účastníky zapojenými do rozvoje systému SYGMA, což je projekt řešený generálními ředitelstvími, který v současné době řídí ředitelství činná v oblasti výzkumu. Projekt si klade za cíl poskytnutí systému IT, který bude podporovat postupy řízení grantů v rámci sedmého rámcového programu pro výzkum a technologický rozvoj (RP7), rámcového programu pro konkurenceschopnost a inovace (CIP), programu Horizont 2020 a dalších grantů nesouvisejících s výzkumem, které řídí ředitelství činná v oblasti výzkumu. SYGMA by se měla stát společným systémem řízení grantů tvořícím základ postupu racionalizace řízení grantů[13]. Smyslem auditu bylo posoudit účelnost a účinnost řízení projektu SYGMA se zvláštní pozorností věnovanou správě projektu IT a řízení a připravenosti provozu IT. Obecně vzato, část projektu SYGMA zaměřená na vývoj IT byla až doposud řízena odpovídajícím způsobem, bez zásadních odchylek od původního plánu. Nicméně vzhledem k tomu, že se čekalo na schválení odvětvového právního základu a definici harmonizovaných pracovních postupů, nebyl rozvoj IT založen na stabilních pracovních postupech a požadavcích, ale spíše na přiměřených předpokladech. Obě GŘ vypracovala akční plány pro zapracování přijatých připomínek, které IAS označil za vyhovující pro řešení zjištěných problémů. Další podrobnosti najdete v oddíle 10.4 přílohy. 5. Konzultace s komisí pro řešení finančních nesrovnalostí V roce 2013 nenahlásila komise pro řešení finančních nesrovnalostí žádné systémové problémy podle čl. 73 odst. 6[14] finančního nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství. 6. Závěry Plnění akčních plánů vypracovaných v reakci na audity útvaru IAS v tomto roce i v letech předcházejících přispívá ke stálému zlepšování vnitřního rámce kontroly Komise. Útvar IAS provede návazné audity zaměřené na plnění akčních plánů, které posoudí výbor pro pokrok v oblasti auditu, který náležitě informuje sbor komisařů. Útvar IAS se i nadále zaměří na audity týkající se finanční oblasti, souladu a audity IT a rovněž vystupňuje svou činnost v oblasti auditů výkonnosti. [1] Ve zprávě jsou zahrnuty zprávy o auditu a konzultační zprávy dokončené do 1. února 2014. [2] Zpráva nezahrnuje decentralizované evropské agentury, Evropskou službu pro vnější činnost a jiné subjekty auditované útvarem IAS, pro něž se výroční zprávy vypracovávají zvlášť. [3] Vyžadováno podle Výkonnostní normy č. 2060 Mezinárodních standardů pro profesní praxi interního auditu (dále jen „standardy“), které vypracoval Institut interních auditorů (IIA). [4] Článek 100 finančního nařízení. [5] Výbor pro pokrok v oblasti auditu poskytuje pomoc sboru komisařů tím, že zajišťuje, aby činnost útvaru IAS, oddělení interního auditu (IAC) a Evropského účetního dvora (EÚD) byla náležitě zohledňována a aby byla přijímána odpovídající navazující opatření. [6] Přehled všech dokončených auditů a navazujících auditních činností je uveden v připojeném pracovním dokumentu útvarů Komise. [7] IAS-2006-DIGIT-001 Datové středisko – operace a bezpečnost, IAS-2007-DIGIT-001 Infrastruktury a služby podnikových datových sítí a IAS.B-2008-ADMIN-004 Audit týkající se bezpečnosti. [8] Předpokládá se, že situaci do budoucna zlepší nové právní předpisy na období 2014–2020 a posílený kontrolní rámec. [9] RACER: relevantní, přijatý, důvěryhodný, jednoduchý a solidní (z anglického Relevant, Accepted, Credible, Easy, Robust) (norma vnitřní kontroly č. 5). [10] Smyslem návštěv zaměřených na dialog o zdrojových údajích je určit rizika a potenciální problémy vycházející z „předcházejících“ zdrojů údajů v souvislosti s postupem při nadměrném schodku. [11] Návštěvy ad hoc se provádějí, pokud ve vztahu k některému členskému státu vyvstane konkrétní důležitá otázka a nelze ji řešit nijak jinak nežli fyzickou návštěvou na místě. Ačkoli tyto návštěvy nejsou v revidovaném nařízení č. 479/2009 výslovně uvedeny, GŘ ESTAT se domnívá, že má stejná práva na přístup jako při metodologických návštěvách. [12] Strukturu správy tvoří řídící výbor projektu ETS na úrovni generálních ředitelů, přípravná skupina projektu na úrovni ředitelů a bezpečnostní pracovní skupina, která reprezentuje odbornou úroveň. [13] Postup racionalizace řízení grantů byl zahájen v březnu 2011 po sdělení místopředsedy Komise Šefčoviče „Getting the Best from IT in the Commission“ (Optimalizace využití IT v Komisi). Cílem je v Komisi dosáhnout účinného využívání zdrojů a investic a zajistit, aby účinné IT nástroje podporovaly skutečné pracovní potřeby. [14] Článek 117 prováděcích pravidel k finančnímu nařízení stanovuje: „Výroční zpráva [tzn. zpráva dle čl. 99 odst. 3 finančního nařízení] uvádí též systémové problémy, jež odhalila specializovaná komise zřízená podle čl. 73 odst. 6 finančního nařízení.“