[pic] | KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ |

V Bruselu dne 16.3.2005

KOM(2005) 90 v konečném znění

SDĚLENÍ KOMISE

Zpráva o pokroku dosaženém při modernizaci účetního systému Evropské komise k 31. lednu 2005

OBSAH

1. Úvod 3

2. Shrnutí realizace do ledna 2005 3

3. Účetní problematika 4

3.1. Účetní pravidla 4

3.2. Účetní postupy 4

3.3. Kontrolní prostředí a ověřování platnosti místních systémů 4

4. Vývoj v informačních technologiích 5

5. Zavádění modernizovaných účtů do útvarů Komise 6

5.1. Příprava počátečních zůstatků na finanční rok 2005 6

5.2. Vývoj místních informačních systémů a jejich propojení s programem ABAC 6

5.3. Školení 7

6. Zavádění akruálního účetnictví jinými orgány a agenturami 7

7. Budoucí vývoj 7

7.1. Souhrnný rozpočet 7

7.2. Úvěry a půjčky 7

7.3. Evropský rozvojový fond 8

8. Závěr 8

PřÍLOHA č. 1: STAV PROGRAMU ABAC K 31. LEDNU 2005 9

PřÍLOHA č. 2: INTEGROVANÝ PLÁN PROGRAMU, 31. LEDNA 2005 16

PřÍLOHA č. 3: ÚčETNÍ RÁMEC: ÚčETNÍ PRAVIDLA 21

PřÍLOHA č. 4: HLAVNÍ ÚKOLY, KTERÉ MAJÍ BÝT PLNěNY OD LEDNA 2005 24

1. Úvod

Dne 17. prosince 2002 Komise přijala sdělení o modernizaci účetního systému Evropských společenství[1]. Jak Rada tak Evropský parlament byly o tomto sdělení informovány.

Projekt zahrnoval tři hlavní oblasti:

- soulad s mezinárodně uznávanými účetními zásadami pro veřejný sektor, zejména s ohledem na akruální účetnictví (záznam účetních událostí v okamžiku, kdy k nim dojde, a nikoli až když je obdržena nebo provedena platba nebo pouze ke konci roku);

- integrace finančních a účetních systémů vedených na různých platformách informačních technologií;

- v mezidobí zlepšení výkonnosti systému SINCOM2, zejména co se týče bezpečnosti a konzistence údajů z různých zdrojů.

Od roku 2002 Komise předkládala pololetně zprávy o pokroku[2]. GŘ pro rozpočet zavedlo informační poznámky o pokroku, jehož bylo dosaženo v příslušných čtvrtletích. Tato zpráva popisuje pokrok do 31. ledna 2005, ne do 31. prosince 2004 tak, aby informovala o přechodu na nový systém. Stejně jako předcházející zprávy bude sdělena příslušným výborům schvalujících orgánů a Účetnímu dvoru. Dne 1. února 2005 byla stručně ústně představena Výboru pro rozpočtovou kontrolu.

2. Shrnutí realizace do ledna 2005

Podle nového finančního nařízení, které vstoupilo v platnost dne 1. ledna 2003[3], muselo být do roku 2005 zavedeno pro souhrnný rozpočet akruální účetnictví. Očekávalo se, že úplná integrace všech účetních systémů bude trvat déle. Poté co byl účetní systém modernizován, plánovalo se postupně rozšířit jeho úlohu v podpoře finančního řízení operací Komise.

Právní požadavek byl splněn dne 10. ledna 2005, kdy byl nový účetní systém zprovozněn na úplném akruálním základě. Komise splnila svůj závazek, který v tomto ohledu měla vůči schvalovacímu orgánu. Bylo toho dosaženo v plánovaném termínu a v rámci plánovaných nákladů 20 milionů EUR pro GŘ pro rozpočet a DIGIT. Jiným útvarům bylo navíc přiděleno 5 milionů EUR na dočasnou personální podporu.

V současné době, kdy Komise představila svou administrativní reformu a úspěšně modernizovala účetní systém, byly splněny podmínky nutné k obnovení důvěry evropského daňového poplatníka v to, že jeho prostředky jsou spravovány Komisí v souladu s přísnými kontrolními pravidly. Od tohoto okamžiku budou finanční výkazy Společenství splňovat nejvyšší účetní standardy, což v této oblasti posune Komisi do čela evropské veřejné správy.

Leden 2005 však nepředstavuje konec účetní reformy. Stále je prostor pro vylepšení informačních systémů na ústřední i místní úrovni, integraci systémů a manažerského výkaznictví. Nějakou dobu ještě potrvá, než budou nové účetní systémy plně zvládnuty.

Projekt byl převážně zaváděn v souladu s časovým harmonogramem, který byl stanoven v části III.3 sdělení ze dne 17. prosince 2002, a v souladu s podrobnějším plánem projektu na roky 2003 a 2004, jenž byl navržen dne 8. července 2003. V příloze č. 1 je uvedeno podrobné srovnání mezi časovým harmonogramem ze dne 17. prosince 2002 a skutečností. Příloha č. 2 uvádí aktualizaci rámcového plánu přijatého v červnu 2003.

3. Účetní otázky

3.1. Účetní pravidla

Dne 28. prosince 2004 přijal účetní patnáct souborů účetních pravidel použitelných na účty Společenství a harmonizovanou účtovou osnovu a informoval o nich účetní ostatních orgánů a agentur. Souhrn je uveden v příloze č. 3.

Účetní manuál Komise, který je založen na účetních pravidlech a účtové osnově, byl z velké části dokončen do konce prosince 2004 poté, co v něm byly zohledněny připomínky různých oddělení. Tato verze bude postupně upravována s ohledem na zkušenosti a další vývoj v informačních technologiích. Zbývá zavést praktické prostředky hodnocení některých rezerv ke konci roku, jako jsou například rezervy na dosud neobdržené nároky.

3.2. Účetní postupy

Ještě je třeba stanovit účetní postupy uzavírání účtů a přípravy finančních výkazů za rok 2005. Přijetí manuálu konsolidace a závěrečných postupů je plánováno na rok 2005 spolu s představením počítačových nástrojů určených ke konsolidaci účtů orgánů a agentur.

3.3. Kontrolní prostředí a ověřování platnosti místních systémů

Modernizovaný účetní systém bude záviset na přesných a úplných údajích zadávaných uživateli centrálního počítačového systému (přibližně 7000). Nabídky, které se pro uživatele vyvíjejí, poskytnou podrobnou pomoc, jejímž cílem bude minimalizovat riziko chyb, ale kvalita vstupních údajů bude rovněž záviset na kontrolním prostředí, které bude zavedeno každým pověřeným schvalujícím úředníkem. Návodem bude dokument „Účetní cíle a kontrolní rámec“ (z prosince 2003), který stanoví rizika, která souvisí s jednotlivými kategoriemi transakcí, a kontroly, jež jsou navrženy k prevenci těchto rizik. GŘ pro rozpočet bude nadále rozvíjet poradenství v účetní problematice a podporovat útvary v její zavádění.

Kritéria pro ověřování platnosti finančních postupů schvalujících úředníků a informačních systémů byla vydána dne 2. července 2004. Dne 1. září byl rozeslán podrobný dotazník, jenž umožní zhodnocení připravenosti každého útvaru z hlediska těchto kritérií. Všechny útvary odpověděly v termínu stanoveném na 30. září 2004.

I přes problémy s náborem pracovníků s vhodnými zkušenostmi, GŘ pro rozpočet dokončilo dne 17. prosince 2004 rámcové zhodnocení finančních postupů a souvisejících informačních systémů (na základě dotazníku a půldenního rozhovoru s každým útvarem). Výsledná zpráva byla finalizována dne 31. ledna 2005. Příslušné útvary budou požádány, aby se zabývaly riziky, které zpráva označuje.

Pracovní skupina z GŘ pro rozpočet, jež se bude skládat z osmi lidí, bude plně obsazena do 16. března 2005. Bude provádět program hloubkových kontrol, jak systémy ve skutečnosti fungují v každém útvaru. Nejprve se zaměří na systémy, které byly hodnoceny jako nejvíce rizikové. Tato činnost podpoří ověřování platnosti systémů stanovených schvalujícími úředníky na podporu a zdůvodnění účetních údajů, jak požaduje čl. 61 odst. 1 písm. e) finančního nařízení.

4. Vývoj v informačních technologiích

Nejnáročnější částí projektu je integrovat stávající finanční řízení a účetní systémy, vyvinout systémy tak, aby bylo zajištěno akruální účetnictví a poskytnout uživatelům snadno pochopitelné nabídky, jež napomohou tomu, že údaje zanesené do systému budou mít vysokou úroveň. Níže je uvedeno shrnutí stávající situace.

Byly vyvinuty počítačové funkce k podpoře účetního postupu. Nový systém, označený jako „ABAC“, zahrnuje centrální účetní systém, který funguje na softwaru SAP-Enterprise, a pracovní nástroje vyvinuté Komisí pro platební nároky (faktury ABAC), pro smlouvy a související závazky (smlouvy ABAC) a pro dlouhodobá hmotná aktiva (aktiva ABAC). Pracovní nástroj pro platby Si2 byl přepracován tak, aby splňoval požadavky akruálního účetnictví. Mnoho jiných útvarů nadále poskytuje účetní údaje prostřednictvím rozhraní, která je propojují s jejich místními informačními systémy.

Hlavní pracovní činnosti, které byly od 30. června 2004 dokončeny, jsou:

- vývoj, testování a uvolnění smluv ABAC (4. října) a faktur ABAC (25. října) tak, aby mohli být pracovníci vyškoleni a seznámeni s těmito pracovními nástroji do ledna 2005;

- vývoj, testování a odeslání aktiv ABAC (14. ledna 2005);

- testování činnosti systému jako celku multidisciplinárními pracovními skupinami tak, aby se do ledna 2005 nalezly a napravily problémy;

- zálohování starého systému dne 31. prosince a přechod na nový systém, který byl spuštěn dne 10. ledna a byl plně funkční na počátku února v okamžiku, kdy se zpřístupnily závazky přenesené z finančního roku 2004;

- zavedení počátečních zůstatků pro předfinancování (30 000), nároků, které mají být zaplaceny, (7 400) a dlouhodobých hmotných aktiv (74 000).

Dne 10. ledna 2005 byl centrální účetní systém zpřístupněn uživatelům, aby umožnil účtování na souhrnných účtech na akruálním základě, včetně většiny počátečních zůstatků, které jsou nezbytné pro každodenní činnost útvarů, a od této doby fungoval velmi spolehlivě. Do 31. ledna 2005 bylo úspěšně zpracováno více než 32 000 plateb, 10 000 nároků a 1 300 závazků.

Jediná výjimka se týká zálohových účtů a kancelářského vybavení zahraničních zastoupení a tiskových kanceláří mimo ústředí Komise, na něž byla převedena finanční odpovědnost. Od roku 2005 budou postupně zahrnuty do centrálního systému.

5. Zavádění modernizovaných účtů v útvarech Komise

5.1. Příprava počátečních rozvah na finanční rok 2005

Všechny útvary byly požádány o pomoc s vypracováním inventury předfinancování, záruk, dlouhodobých hmotných aktiv a právnických osob, které využívají granty nebo smlouvy. Zahrnuje to prověření souborů, které se týkají přibližně 45 000 otevřených závazků a 74 500 odkazů na bankovní účty do konce prosince 2004. Útvary podaly zprávy o pokroku, jehož bylo dosaženo k 30. červnu, 30. září, 31. říjnu a 30. listopadu 2004.

Na základě informací vyplývajících z těchto zpráv a z dvoustranných smluv je zřejmé, že okolo 95 % úkolů bylo splněno v termínu a že zbývající úkoly se týkaly případů, kdy příjemce nepředložil dokumentaci, jež je nutná k zápisu právnické osoby, čímž nedoplnil podklady pro přibližné předfinancování a záruky. Třem útvarům byla prodloužena lhůta k tomu, aby se s těmito zbývajícími případy vypořádaly.

V podstatě všechny útvary předložily v termínu velmi kvalitní soubory, které mají být uloženy do účetního systému. Méně než 1 % záznamů bylo vráceno k opravě. Pouze v případě tří útvarů byly úplné soubory obdrženy pozdě nebo musely být vráceny. Před 31. lednem 2005 bylo zpracováno 76 000 souborů právnických osob, které se týkaly externích smluvních stran nebo expertů, 56 000 týkajících se zaměstnanců a bylo zavedeno 30 000 zůstatků předfinancování. Termín pro dokončení úkolu týkajícího se 22 000 záruk byl stanoven na 31. března 2005. Všechny dotčené útvary přešly pro účely správy inventáře na aktiva ABAC, s výjimkou zastoupení a tiskových kanceláří, kde k tomu má dojít v průběhu roku 2005. Všechna dlouhodobá hmotná aktiva byla zavedena do centrálního účetního systému s výjimkou aktiv, která se týkají dvou společných výzkumných středisek, GŘ TREN a budov a budou zavedena v březnu.

GŘ pro rozpočet požádá každý útvar o potvrzení správnosti a bezchybného účetnictví číselných údajů uvedených v počátečních zůstatcích tak, aby čísla byla úplná a před 31. březnem 2005 byly provedeny opravy. Do 30. června 2005 bude počáteční rozvaha každého útvaru zaslána generálnímu řediteli nebo vedoucímu příslušného útvaru k formálnímu schválení.

Vedle výše uvedených úkolů byly útvary požádány, aby všechny uzavřené závazky zaznamenané od 1. ledna 1999 uvedly do souvislosti s právními závazky tak, aby bylo možné od tohoto data určit finanční vztah Komise ke každému subjektu. Tento úkol by měl být omezen na závazky vyšší než 50 000 EUR, což představuje prověření přibližně 35 000 dalších souborů (pokud by byl limit snížen na 13 800 EUR, bylo by nutné prověřit dalších 25 000 souborů). Spolu s prací na 30 000 závazcích, které stále musí být uvedeny do souvislosti s právnickou osobou, tento úkol dokončí realizaci akce 74 administrativní reformy, jež se týká vývoje centrální databáze smluv a zajistí, aby Komise splnila svůj závazek, který dala Parlamentu v návaznosti na aféru Eurostat.

5.2. Vývoj místních informačních informačních a jejich propojení s programem ABAC

Všechny útvary až na jeden před koncem roku 2004 upravily velkou část svých informačních systémů s ohledem na požadavky akruálního účetnictví. Nebyl-li vývoj dokončen včas, příslušné útvary využily centrální systém tak, aby předešly zpožděním při zpracování závazků a platebních nároků.

5.3. Školení

Program k přípravě budoucích uživatelů systému ABAC podporovaného externími odborníky, byl představen dne 5. října 2004. Do 31. ledna 2005 bylo poskytnuto 3 300 účastnických dní školení, jejichž kladné hodnocení postupně rostlo z 60 % na 86 %. Všem hlavním uživatelům byla nabídnuta praktická školení, ostatním bylo poskytnuto teoretické seznamovací školení, které probíhalo ve větších skupinách. Školení uživatelů jsou navržena tak, aby na jejich podkladě vznikly uživatelské příručky a vytvořily základ pro průběžné vzdělávací programy pro budoucí uživatele. Od každého útvaru, který disponuje místním systémem, se očekávalo, že vytvoří vlastní výukový program pro uživatele takového systému. Výukový program určený pro zaměstnance zastoupení Komise v třetích zemích bude představen v průběhu roku 2005.

6. Zavádění akruálního účetnictví ostatními orgány a agenturami

Komise vyzvala všechny orgány a agentury, aby provedly „hodnocení připravenosti“ na používání nových účetních pravidel a účtů na akruálním základě. Z analýzy odpovědí a informací, které byly v průběhu jednání získány, vyplývá, že všechny orgány a agentury podnikají nezbytné kroky. Informační schůzky účetních všech orgánů a agentur proběhly v červnu a listopadu 2004.

Několik agentur a menších institucí používá pro své rozpočtové účty verzi systému Komise Si2. Komise dopisem generálního tajemníka ze dne 22. června 2004 souhlasila s tím, že během roku 2005 nadále zpřístupní Si2 a že všechny moduly ABAC budou dostupné pro ty subjekty, které je chtějí používat, a to včetně technických specifikací, které jsou nezbytné k propojení s jejich vlastními systémy.

Komise rovněž navrhla, aby agentury vyvinuly sdílenou platformu informačních technologií, na níž budou spuštěny kopie ABAC. V souladu s doporučením Parlamentu by toto řešení bylo hospodárné a současně by chránilo nezávislost každé agentury.

7. Budoucí vývoj

7.1. Souhrnný rozpočet

Zavádí se nový rámcový plán pro další vývoj v IT (viz příloha č. 4). Týká se především snazšího používání pro uživatele, poskytování finančních zpráv a přípravy prvních ročních konsolidovaných účtů. V průběhu roku 2005 je nutné sjednotit různé pracovní nástroje do jediné webové aplikace (pracovní nástroj ABAC). Rovněž budou vyvinuty určité nové funkce (například postup splácení dluhů). Plánují se mnohá další vylepšení tak, aby bylo dosaženo dlouhodobějšího cíle užší integrace místních systémů a byly poskytnuty další nástroje uživatelské podpory a finanční správy.

7.2. Úvěry a půjčky

Co se týče operací mimo rozpočet Komise, připravuje se projekt, jenž by do července 2005 a prostřednictvím bankovního modulu SAP - CFM, integroval činnosti v oblasti úvěrů a půjček, jež jsou v současné době uvedeny v systému Globus, který vlastní GŘ ECFIN, do centrálních účtů.

7.3. Evropský rozvojový fond

V rámci odděleného úkolu musí být modernizovány účty Evropského rozvojového fondu (ERF), které jsou v současné době odděleny od účtů souhrnného rozpočtu.

Ve spolupráci s Evropským úřadem pro pomoc a spolupráci (AIDCO) bude převeden pracovní nástroj pro řízení projektů ERF ze stávajícího účetního systému ERF (OLAS) na místní systém AIDCO (CRIS) a účty ERF budou vedeny na akruálním základě v systému ABAC. Toto řešení je výhodné tím, že připravuje veškerou integraci ERF do souhrnného rozpočtu a umožňuje, aby byly platby ERF prováděny prostřednictvím funkcí vyvinutých pro účely souhrnného rozpočtu.

Informační technologie, které jsou nutné pro plné používání akruálního účetnictví, budou zavedeny od roku 2006, po dokončení souběžného vývoje ABAC a CRIS. Účty ERF na rok 2005 budou připraveny na základě informací uvedených v systému OLAS, neboť byl upraven k tomu, aby poskytoval základ pro akruální účty. Cílem je, aby byl od roku 2006 nový systém plně v souladu s požadavky akruálního účetnictví.

V mezidobí budou platby z ERF prováděny prostřednictvím účetního systému souhrnného rozpočtu, a to od února 2005.

8. Závěr

Projekt modernizace byl dokončen v termínu, stanoveném finančním nařízením pro zavedení účetního systému souhrnného rozpočtu, což je základem toho, aby Komise splňovala požadavky mezinárodně uznávaných účetních standardů. Komise tohoto cíle dosáhla v průběhu dvou let, což je podstatně kratší doba, než potřebovaly jiné evropské veřejné správy, a dodržela tak termín, jenž externí poradci a auditoři považovali za velmi ambiciózní. Tohoto úspěchu by nepochybně nemohlo být dosaženo bez odhodlání a konstruktivní spolupráce všech útvarů.

Činnosti GŘ ECFIN, které jsou nad rámec rozpočtu, budou do června 2005 zahrnuty do centrálního účetního systému Komise. V průběhu prvních šesti měsíců roku 2005 bude účetnictví činností, které jsou nad rámec rozpočtu, stejně jako v minulosti na akruálním základě. Evropský rozvojový fond bude používat ABAC pro zpracování svých plateb v roce 2005 a pro své účetní postupy v roce 2006.

Cílem projektu je, aby vedení všech útvarů měla k dispozici spolehlivější a úplnější informace ohledně aktiv a pasiv, za něž jsou tyto útvary odpovědné, a ohledně jejich finančních vztahů se všemi dodavateli (dlouhodobější hledisko) a střednědobě ohledně finančního provádění několikaletých projektů a závazků.

ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005

(Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final)

1st to 4th quarter: 2003

5th to 8th quarter: 2004

Measure | Deadline | Result | Comment |

Accounting framework |

Definition of an accounting framework |

Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission’s decision | 1st quarter | completed 2nd quarter | Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues. |

Setting up an accounting standard committee Establishment of accounting standards for European Communities - Draft - Final priority standards - Final others standards | 1st quarter 2nd quarter 4th quarter 6th quarter | Completed | The Accounting Standard committee was set up in March 2003, with monthly meetings, to give its advice and judgement on accounting rules. The final meeting (July 2003) examined the comments on the proposed rules. |

Adapting Chart of account Draft : Final : | 2nd quarter 4th quarter | Completed |

Defining the event giving rise - draft - final | 2nd quarter 4th quarter | Completed | The inventory of financial processes was carried out and events giving rise were described in flows and validated by services |

Extending the scope of consolidation | 9th quarter | Started, still in progress | The scope of consolidation is to be extended for 2005 accounts, the IPSAS compliant accounting rule was adopted Future steps: consolidation manual, consolidation pack, development and implementation of the chosen tool |

Financial statements | 9th quarter | Started, still in progress | They are defined as part of the accounting rules and the Chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to financial statements have been prepared |

Integration of accounting data |

Fixing the opening balances - Provisional - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | Opening balance have been collected for prefinancing, guarantees and invoices received and not yet paid. Other opening balances will be the result of 2004 accounts closure. The amounts of provisions for cost claims not received by 31/12/2004 will be estimated in mid-2005. |

Defining the object code, - Plan - link between budget and general accounts | 4th quarter 7th quarter | Completed Completed | Following the inventory of financial processes and Chart of accounts, object codes were defined and linked to budget and general accounts |

Integrating contingent assets and liabilities (off balance-sheet items) - inventories - guarantees - integration | 4th quarter 5th quarter 9th quarter | On schedule | The complete opening balance will be established when the 2004 accounts are closed |

Management, entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments | 5th quarter | Still in progress | Prefinancings for most open commitments and balances have been recorded in the accounts. The remainder should be recorded by 31.3.2005 |

Creating link between CIR and the accounts - use of CIR mandatory - link to general accounting | 4th quarter 7th quarter | One quarter delay | During the 5th quarter, CIR was deployed in most services lacking an equivalent IT tool. It was upgraded to become ABAC invoice on 25/10/2004, when its use was made obligatory where appropriate. |

Receivables and files of clients / suppliers | 5th quarter | The legal entity file was set up in March 2004. By 31/1/2005, 121 213 legal entities had been validated. The exercise will continue in 2005 in order to link all commitments since 1999 and over 50000 € with a legal entity. |

Organisation of internal control of accounting data |

Expanding internal control in DGs to include accounting aspects - draft - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | The control framework has been developed, validation criteria were communicated to all services on 02/07/04 and a questionnaire on 01/09/04 |

Supporting evidence for balance sheet balances through inventories | 7th quarter | Completed | A part of inventories of fixed assets were consolidated in ABAC assets end 2004 and loaded in SAP in January 2005; a second loading will take place in March 2005. |

Certification of local system | 9th quarter | Each high level assessment of services was completed by 17/12/2004 and the report established on 31.1.2005. A programme of in depth checks will be launched in March 2005 |

Training and awareness |

Training | 3rd to 6th quarter | Rescheduled according to services | Information sessions from the 4th quarter, accounting training in 2004, training for users from 10/2004 following releases of ABAC invoices and ABAC Contracts |

Recruitment | 3rd quarter | Completed | 17 additional resources |

Network accounting correspondents | 1st quarter | Completed | Identification of correspondents, meetings and regular information session organised |

Improvement of current system architecture |

Reconciliation SI2 / R3 (2002 data) | 2nd quarter | Completed | Reconciliation SI2/R3 completed and validated in early 2003, continued weekly thereafter |

Written security policy | 2nd quarter | Completed | Security policy for SI2 written during the second quarter of 2003 and adopted July 2003 |

Comparison of security management principles | 3rd quarter | Completed | Current security policy compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. |

Fixing of rules governing incorporation of security elements | 3rd quarter | Completed | Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the 3rd quarter |

Developments of computerised tools to facilitate management and audit of access rights | 3rd quarter | Partially completed | Access rights have been audited and a computerised tool was implemented in 2004 to facilitate the management of access rights. This temporary tool will be replaced by a more powerful tool integrated fully within the ABAC “Web” environment during 2005. |

Development, implementation of web based version of SI2 | 4th quarter | Not completed | The development full web-based of SI2 was postponed and planned to be implemented in 2005, the other ABAC workflows are web-based. |

Elimination of redundant data | 4th quarter | Partially completed | Data management activities are included in the IT developments and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data…) An archiving policy will be developed in 2005. |

Development of the new system architecture |

Feasibility study of new architecture – integration of sectorial systems | 2nd quarter | Completed | A feasibility study was completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems (certain will be abandoned- DG Entr, JRC). The cost benefit of retaining the remaining systems will be examined progressively over 2005 and 2006. |

Detailed road map for implementation of the next IT system | 2nd quarter | Completed | A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and maintained on a daily basis. This roadmap has been developed into an implementation plan |

Analysis of users’ management needs | 3rd quarter | Completed | Users’ management needs have been recorded through workshops, analysed, categorised and mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment on the system future functionalities. Final report was issued on 30/9/03 |

Design of proposed solutions - progressive functional and technical definition of the system | 4th quarter | Completed | The design was performed in two phases: first the production and validation of functional blueprint and second the technical blueprint; the functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model, they were finalised in December 2003, the technical blueprint translated in technical terms to actual system functionalities, they were ready in March 2004. |

Migration towards SAP Enterprise | 7th quarter | Completed 3rd quarter | Problems were resolved in collaboration with SAP |

User workshops and feedback | 4th quarter | Completed | Workshops have been conducted in 2003, the users’ requirements has been analysed, categorised and incorporated in the functional blueprints. Users’ feedback is collected during the implementation and testing phases. |

Progressive implementation of new functionality | 6th quarter | Completed 7th quarter | The system implementation has been phases to allow a progressive implementation of functionalities as they became available. |

New functionalities following tests | 7th quarter | Completed 8th quarter | All new modules and functionalities were tested before release to ensure meeting accounting principles and users’ requirements. Testing of the integrated system was completed end of 2004. |

Training for key users | 8th quarter | Completed | All key users were proposed hands on training by 31.12.2004 |

Release of new system | 8th quarter | Completed | ABAC invoice, ABAC contracts, ABAC Assets have been released and are operational. The ABAC system was released on 10 January 2005 |

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005

List of milestones

2 | Accounting Standards defined | Accounting | February | 31/08/03 | February | 31/08/03 | Done |

3 | Business events analysed | Accounting | May | 31/01//04 | May | 31/01//04 | Done |

4 | Accounting objectives and control framework updated and issued | Accounting | 01/09/03 | 31/10/03 | 01/09/03 | 31/10/03 | Done |

5 | Draft architecture strategy is defined | IT | February | 15/07/03 | February | 15/07/03 | Done |

6 | Draft user requirements documented | User Req. | March | 30/06/03 | March | 30/06/03 | Done |

7 | Chart of accounts updated and object code mapping done, functionalities defined | Accounting | 15/07/03 | 31/01/04 | 15/07/03 | 31/01/04 | Done |

8 | Functional Blueprint, Data/ process model prepared and validated | IT/Accounting | 15/07/03 | 15/01/04 | 15/07/03 | 15/01/04 | Done |

9a | Functional architecture proof of concept built and tested | IT | 01/07/03 | 15/10/03 | 01/07/03 | 15/10/03 | Done |

9b | Prototypes completed | IT | 16//10/03 | 31/01/04 | 16//10/03 | 31/01/04 | Done |

10 | Local systems and SI2 adaptation capacity analysed | IT/DG | 15/09/03 | 15/12/03 | 15/09/03 | 15/12/03 | Done |

11 | Consolidated entities identified and informed | Accounting | 01/10/03 | 31/10/03 | 01/10/03 | 31/10/03 | Done |

12 | High-level DG Budget processes defined | Accounting | 01/10/03 | 14/11/03 | 01/10/03 | 14/11/03 | Done |

13 | Data / process gap addressed | IT/Accounting | 15/09/03 | 31/01/04 | 15/09/03 | 31/01/04 | Done |

14 | User requirements finalised | User Req. | 09/07/03 | 30/09/03 | 09/07/03 | 30/09/03 | Done |

15 | Priority gaps are addressed, obsolete systems identified | DG’s | 15/07/03 | 15/01/04 | 15/07/03 | 15/01/04 | Done |

16 | Accounting Standards, chart of accounts and manual final draft issued | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 31/07/04 | Done |

16a | Accounting Rules | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 30/06/04 | Done |

16b | CoA | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 30/06/04 | Done |

16c | Accounting Manual | Accounting | 15/11/03 | 30/06/04 | 15/11/03 | 30/06/04 | Done |

17 | Final 2005 IT architecture defined | IT | 20/11/03 | 15/01/04 | 20/11/03 | 15/01/04 | Done |

18 | Implementation plan prepared | IT | 15/07/03 | 02/01/04 | 15/07/03 | 02/01/04 | Done |

19 | Detail DG plans prepared | DG’s | 15/10/03 | 28/02/04 | 15/10/03 | 28/02/04 | Done |

19a | HL DG impact assessment and plans prepared | DG's | 15/10/03 | 15/01/04 | 15/10/03 | 15/01/04 | Done |

19b | Detailed DG plans prepared | DG's | 15/01/04 | 28/02/04 | 15/01/04 | 28/02/04 | Done |

20 | Technical blueprint completed and prototype validated | IT | 03/11/03 | 15/02/04 | 03/11/03 | 15/02/04 | Done |

21 | Integrated Central system validated | IT | 01/02/04 | 31/05/04 | 01/02/04 | 31/12/04 | Done |

22 | Sectorial systems improved, interfaces completed and tested | DG’s | 15/01/04 | 31/12/04 | 15/01/04 | 31/12/04 | Mostly done |

22a | DG's Functional requirements finalised | Accounting/User Req. | 15/01/04 | 15/02/04 | 15/01/04 | 15/02/04 | Done |

22b | Interfaces technical requirements ready | IT | 01/03/04 | 31/05/04 | 01/03/04 | 31/05/04 | Done |

22c1 | Local systems improved and tested | DG's | 01/02/04 | 30/10/04 | 01/02/04 | 31/12/04 | Mostly done |

22c2 | Interfaces developed and tested | DG's | 01/04/04 | 31/12/04 | 01/04/04 | 31/12/04 | Mostly done |

23 | Manual processes are defined and tested | DG’s | 15/01/04 | 29/09/04 | 15/01/04 | 29/09/04 | Done |

24 | DG Budget processes validated | Accounting | 04/02/04 | 30/06/04 | 04/02/04 | 30/06/04 | Done |

25 | Consolidation | Accounting | 06/01/04 | 27/08/04 | 06/01/04 | 31/12/05 | 60% |

26 | Integration tests performed | IT | 01/06/04 | 31/07/04 | 01/06/04 | 31/12/04 | Done |

27 | User acceptance tests made | IT | 01/09/04 | 30/09/04 | 01/09/04 | 31/12/04 | Done |

28 | Data migration prepared | IT | 05/04/04 | 10/11/04 | 05/04/04 | 31/12/04 | Done |

29 | IT Systems realised | IT | 01/02/04 | 31/08/04 | 01/02/04 | 25/10/04 | Done |

30 | User trainings completed | IT | 01/10/04 | 30/11/04 | 01/10/04 | 31/12/04 | Key users done |

31 | Accounting Standards, chart of accounts and manual finalised | Accounting | 01/12/03 | 05/11/04 | 01/12/03 | 31/12/05 | Done |

32 | Trainings completed | Project man. | 05/11/03 | 30/11/04 | 05/11/03 | 28.02.05 | In progress |

33 | Closing instructions sent | Accounting | 08/11/04 | 01/12/04 | 08/11/04 | 14/12/04 | Done |

34 | DG’s processes and systems signed off | Accounting | 01/07/04 | 31/12/04 | 01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level |

34a | Local systems signed-off | Accounting | 01/07/04 | 30/11/04 | 01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level |

34b | Interfaces signed-off | Accounting | 30/09/04 | 31/12/04 | 30/09/04 | 31/12/04 | Done at high level |

35 | Final preparation completed | IT | 01/10/04 | 31/12/04 | 01/10/04 | 31/12/04 | Done |

36 | First part of the programme closed | Project Man. | 28/12/04 | 07/01/05 | 28/12/04 | 07/02/05 | Done |

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES

Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components:

(a) Balance Sheet

(b) Economic outturn

(c) Statement of changes in Capital

(d) Cash Flow Table

(e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and

(f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements).

Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners.

Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date.

Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets.

The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction.

Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities.

In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc …). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by.

Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets.

Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded.

Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks.

Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between “exchange transactions” and “non-exchange transactions”. “Exchange transactions” include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. “Non-exchange transactions” are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc…

The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities’ receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised.

Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments.

As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts.

Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period.

Moreover, the analysis of the European Communities’ business events shows that some events need very specific treatment as they are “non-exchange transactions” (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc…). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events.

Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix.

Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS.

Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts.

Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers.

Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event.

Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority.

Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements.

ANNEX 4 MAIN TASKS TO BE EXECUTED FROM JANUARY 2005

Accounts and accounting procedures

- Complete the 2005 opening balances, verify their coherence and obtain the validation by each responsible AOD

- Accounting manual to be reviewed in the light of experience

- Consolidation manual, cut-off procedures, estimation of provisions for outstanding claims

- Detailed users manuals to be derived from training material prepared in 2004

- Training (2nd phase)

- Integration of external offices and delegations into the central system

- Adopt accounting rules and a procedure manual for the EDF

Validation of local systems

- Review of the operation of the systems in practice: DGs will be visited in order to validate the local systems.

- Establish service level agreements with each AOD

IT Systems

- ABAC will progressively be improved for user-friendliness and interoperability, a single web-based workflow will be introduced, and the IT architecture will be concentrated on two platforms only (SAP and JAVA).

- ABAC Contracts: further management functionality will be developed and implemented, it will be integrated with e-procurement, and non-latin scripts will be provided for

- The Early Warning System will be adapted to the new environment

- ABAC Dunning to manage recoveries and establishment of accrued interest should be implemented.

- Local budget lines will be rationalised and reduced in number.

- MUS-DICE, a sample selection tool, will be integrated with ABAC

- Security will be reviewed

- Performance will be monitored and data-handling capacity increased

- Prepare and test a new disaster recovery plan

- Archiving criteria will be developed and applied

- Implementation of the planning and monitoring of multi-annual programmes and projects. The module SAP Project system will be implemented at least for JRC and the structural funds in 2005.

- Migration by July 2005 of the financial activities managed by ECFIN in GLOBUS (current accounting system in ECFIN) to the SAP CFM (Corporate Finance Management) and FI modules. (These activities are already accrual-based and the 2005 accounts of loans and borrowings will be compliant with IAS (International accounting standards), including opening balances).

- SAP ECCS (Enterprise Controlling Consolidation System): employed by end-2005 for the consolidation of the accounts of all institutions and agencies

- Data warehouse: a single data warehouse will be developed to ensure that all Commission services access the same reporting tool. The aim is to develop a prototype for the end of 2005 and to put the single data warehouse in place during 2006.

- Implementation from January 2006 of the EDF accounting in Aidco Local system (CRIS) and in the ABAC SAP FI (financial) module (the 2005 accounts will be based on information in the present Aidco accounting system, OLAS).

- Migrate to the next generation of SAP's budget module (BCS)

Data preparation

The legal entities file will be completed to include all those benefiting from all significant contracts committed since 1999.

Financial reporting

Based on the user needs, reporting tools will be developed to support senior management needs and the needs of day-to-day users. The data dictionary will be completed, and business intelligence tools deployed. The system should present all information linked to an individual file, and provide costing and forecasting tools.

[1] KOM(2002) 755.

[2] Za období do 30. června 2003 – SEK(2003) 790, za období do 31. prosince 2003 – SEK(2004) 118 a za období do 30. června 2004 – KOM(2004) 565, 18.8.2004.

[3] Články 133, 134 a čl. 181 odst. 2, poslední pododstavec nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002.