GŘ DEVCO vytvořilo řadu nástrojů pro řízení výkonnosti, které mu umožňují řídit provozní výkonnost jak v ústředí, tak i v delegacích EU. Systém řízení výkonnosti GŘ DEVCO sloužící k plánování, monitorování a vykazování informací o dosahování cílů je však třeba výrazně posílit, aby byl účinnější. Neprobíhá systematické sledování pokroku při dosahování cílů stanovených v plánu řízení a většina delegací EU zařazených do vzorku nemonitoruje dosahování cílů stanovených v jejich plánech řízení. Kromě toho neexistují ústřední pokyny pro sledování cílů stanovených v akčních dokumentech a výsledky projektů patřících do téhož akčního dokumentu nejsou konsolidovány, aby se získaly informace o dosahování celkových cílů. Pokud jde o vykazování, druh informací o výkonnosti GŘ DEVCO obsažených v různých zprávách o strategickém plánování a zprávách týkajících se programů je omezený a nepřináší konkrétní posouzení toho, zda bylo cílů dosaženo, či nikoliv. Na úrovni programů nejsou podávány výroční zprávy o pokroku dosaženém v plnění cílů stanovených v programových dokumentech, které by konsolidovaly výsledky zjištěné na úrovni projektů. Interní auditor uznává úsilí, které GŘ DEVCO vynaložilo, aby dále doplnilo své nástroje pro řízení výkonnosti iniciativami zaměřenými na vykazování výsledků.

Generální ředitelství a útvary čelí rostoucímu tlaku na finanční i lidské zdroje, přičemž musí zároveň prokazovat, že jsou schopny plnit své cíle a co nejlépe zhodnotit vynaložené prostředky. V situaci, kdy se politika silně zaměřuje na výkonnost, je pro generální ředitelství velmi důležité, aby odpovídajícím způsobem definovala, řídila, monitorovala a vykazovala konkrétní cíle, které jsou pod jejich kontrolou a jichž lze dosáhnout prostřednictvím jejich výstupů a opatření. Na řízení a měření výkonnosti se zaměřilo několik auditů Útvaru interního auditu, z nichž vyplynulo, že je stále třeba dosáhnout významných zlepšení, aby se mechanismy generálních ředitelství pro řízení a měření výkonnosti zdokonalily. Potvrzuje se tím závěr z minulého roku, jenž zdůrazňoval potřebu přijmout další kroky na institucionální úrovni i na úrovni jednotlivých generálních ředitelství tak, aby se zlepšila kvalita cílů a ukazatelů. V roce 2016 poukázal na nedostatky v řízení a měření výkonnosti rovněž Evropský účetní dvůr ve své výroční zprávě i ve zvláštních zprávách. Útvar interního auditu vydává doporučení v této oblasti již mnoho let. V průběhu doby bylo dosaženo významného pokroku, například v podobě řady nových iniciativ na institucionální úrovni. Útvar interního auditu však nadále zjišťuje významné nedostatky a vysoká rizika, což svědčí o tom, že i přes vynaložené úsilí je pro rozvinutí skutečné kultury výkonnosti a odpovídajícího způsobu myšlení, jakož i pro zavedení efektivního a účinného řízení výkonnosti v rámci celé organizace zapotřebí jistý čas.

V souladu se svou metodikou a osvědčenými postupy přistupuje Útvar interního auditu k výkonnosti nepřímo, tj. posouzením, zda a jak vedení zavedlo kontrolní systémy, které mají hodnotit výkonnost (efektivnost a účinnost) jeho činností a poskytovat v tomto ohledu jistotu. Prostřednictvím tohoto přístupu se Útvar interního auditu snaží v prvé řadě zajistit, aby generální ředitelství a útvary zřídily odpovídající výkonnostní rámce a nástroje pro měření výkonnosti, klíčové ukazatele a monitorovací systémy. To je částečně výsledkem skutečnosti, že řada právních základů stanovuje cíle, které přesahují rámec toho, co může Komise dosáhnout sama o sobě. To znamená, že nejprve je třeba stanovit cíle a měřítka SMART na úrovni Komise, aby bylo možné co nejvíce odlišit konkrétní příspěvek Komise od příspěvků dalších významných klíčových aktérů, kteří se na provádění a dosahování cílů fondů EU podílejí (členské státy, regiony, třetí země, mezinárodní organizace atd.).

4.1.1.2. Řízení rizik

Řízení rizik představuje nepřetržitou činnost. Obecně platí, že vedení každoročně provádí posouzení rizik v rámci strategického plánování a programování. Audit řízení rizik v GŘ NEAR zjistil v koncepci a provádění tohoto procesu významné nedostatky, které ovlivňují jeho celkovou účinnost. V reakci na tato zjištění zavedlo GŘ NEAR akční plán s cílem tyto závažné nedostatky napravit.

4.1.1.3. Řízení lidských zdrojů

V oblasti lidských zdrojů posuzoval Útvar interního auditu u několika generálních ředitelství a výkonných agentur, zda vypracovaly a zavedly účinné strategie v oblasti lidských zdrojů, které by řešily výzvy vyplývající z nových priorit, změn počtu zaměstnanců a reorganizací. Obecně tyto audity dospěly k závěru, že generální ředitelství a výkonné agentury přijaly vhodná opatření k řešení problémů v oblasti lidských zdrojů, jimž čelí. Nicméně v GŘ ENV je prostor pro jistá zlepšení, neboť to není v současné době schopno účinně sledovat a porovnávat pracovní zátěž v rámci generálního ředitelství. Ve Výkonné agentuře pro výzkum (REA) audit odhalil významné nedostatky v procesu výběru smluvních zaměstnanců, konkrétně u kontrol splnění podmínek účasti a uplatňování výběrových kritérií, jakož i úplnosti složek uchazečů a v pokynech pro členy výběrové komise a pozorovatele.

4.1.1.4. Řízení IT

V oblasti informačních technologií několik auditů IT potvrdilo, že existuje prostor pro zlepšení efektivnosti různých aspektů činnosti v této oblasti.

GŘ GROW musí vyřešit významné nedostatky související s řízením IT a správou portfolií IT v tomto generálním ředitelství, aby zajistilo, že bude schopno úspěšně provést organizační transformaci a že jeho činnosti a IT budou plně harmonizovány. Nedostatky byly zaznamenány ve strategii IT a v propojení cílů a klíčových ukazatelů výkonnosti, v řízení rizik IT, v informování o zásadním vývoji v oblasti IT, v posuzování nákladů a přínosů IT a v oblasti řízení portfolií a programů IT obecně.

V GŘ JRC Útvar interního auditu i přes některé stávající osvědčené postupy odhalil závažné nedostatky v oblasti bezpečnosti IT, které jej vedly k závěru, že zavedené kontroly neskýtají dostatečnou jistotu, že bezpečnostní riziko IT je náležitě ošetřeno. Vedení na bezpečnost IT dostatečně nedohlíží, JRC nedefinuje bezpečnostní požadavky v koncepci systémů IT, neprovádí se přezkumy bezpečnosti IT u všech systémů a inventář systémů IT s ohledem na bezpečnost je neúplný.

V GŘ BUDG byly zaznamenány významné nedostatky v účinnosti opatření přijatých pro řešení manuálních zásahů do systému ABAC. Útvar interního auditu zaznamenal široké využívání manuálních zásahů do produkčního prostředí v kombinaci s poměrně vysokým počtem privilegovaných uživatelů z řad interních zaměstnanců i externích konzultantů, kteří měli neomezený přístup a práva provádět změny v produkčním prostředí, jakož i nedostatky v kontrolách účtů privilegovaných uživatelů a v preventivních kontrolách, které nejsou dostatečně kompenzovány odpovídajícími detekčními kontrolami.

Hlavní činnosti Úřadu pro publikace jsou na IT velmi závislé, a tento úřad tudíž zavedl řadu kontrol, aby zajistil zachování kontinuity činností v této oblasti. Útvar interního auditu nicméně odhalil nedostatky ve fyzické bezpečnosti záložního datového centra, nedodržení cílové doby obnovy u klíčových procesů a skutečnost, že analýza dopadu na činnost podává neúplný obrázek a zavádějící výsledky.

Audit projektu elektronické výměny informací o sociálním zabezpečení v GŘ EMPL upozornil na řadu rizik souvisejících s účinným prováděním projektu v oblasti IT. Útvar interního auditu dospěl k závěru, že zavedené kontroly neskýtají dostatečnou jistotu, že zbývající vysoká rizika spojená s takovýmto citlivým a komplexním projektem byla plně ošetřena. Zejména první hlavní výstup (verze pro produkční prostředí) vyžadoval naléhavé a přísnější kontroly projektových cílů, milníků a odpovědnosti za úkoly. K vyřešení nedostatků zjištěných během rané fáze životního cyklu systému je zapotřebí jasný přehled úkolů a odpovědnosti za ně. GŘ EMPL již zahájilo akční plány s cílem řešit některé ze zjištěných nedostatků, ale Útvar interního auditu zdůraznil jejich naléhavost a nutnost zajistit, aby tato opatření byla provedena co nejdříve.

4.1.1.5. Ostatní

Další audity Útvaru interního auditu v oblasti činností týkajících se boje proti podvodům u tradičních vlastních zdrojů, správy a sdílení údajů o agroenvironmentálně-klimatických otázkách, zdokonalení tvorby právních předpisů a následných auditů společného auditního útvaru ukázaly, že je třeba přijmout další kroky ke zvýšení celkové výkonnosti těchto procesů.

Útvar interního auditu odhalil závažné nedostatky týkající se plánování, řízení a koordinace činností zaměřených na prevenci a odhalování podvodů v oblasti tradičních vlastních zdrojů, které mohou vést k neúčinné prevenci a odhalování podvodů.

Správa údajů je základní součástí tvorby politiky založené na důkazech. Jednou z klíčových oblastí, které vyžadují efektivní sdílení údajů, jsou agroenvironmentálně-klimatické otázky, neboť ty se týkají řady generálních ředitelství a oblastí politiky. Útvar interního auditu dospěl k závěru, že ačkoli byla zavedena řada pravidel a postupů pro správu údajů, existují v oblasti zajištění účinného a efektivního procesu správy a sdílení agroenvironmentálně-klimatických údajů významné nedostatky. Důvodem je absence celokomisního rámce pro řízení a sdílení údajů a nedostatky ve způsobu, jakým se agroenvironmentálně-klimatické údaje v současnosti mezi generálními ředitelstvími sdílejí a spravují.

Pokud jde o zdokonalování tvorby právních předpisů, Útvar interního auditu zjistil, že Komise podnikla významné kroky k provádění nového programu zlepšování právní úpravy. Navzdory těmto úspěchům je však stále nutné vyvinout značné úsilí, především na institucionální úrovni, aby byl program zlepšování právní úpravy zcela rozvinutý.

Společný auditní útvar ve společném centru podpory musí vyvinout významné úsilí, aby zvýšil kvalitu svých interních postupů, a zajistil tak, že splní cíle strategie pro audity ex post v rámci 7. RP a že bude připraven na výzvy, které přináší strategie pro audity ex post v rámci programu Horizont 2020. Zejména by měl společný auditní útvar snížit průměrnou dobu potřebnou k uzavírání auditů a zlepšit interní postupy pro plánování a monitorování auditů ex post a podávání zpráv o nich. Měl by také stanovit cíle SMART a vypracovat přístup a pokyny k odhalování podvodů.

Určité nedostatky byly zjištěny v dohledu GŘ MOVE nad leteckou a námořní bezpečností. Jedná se o oblast, kde mohou mít bezpečnostní události v konečném důsledku vážný dopad na pověst orgánu EU. Útvar interního auditu dospěl k závěru, že ve stávajícím monitorovacím systému GŘ MOVE existují významné nedostatky, neboť neexistuje formalizovaná komplexní strategie monitorování, která by stanovila jednak míru jistoty, již by GŘ MOVE mělo prostřednictvím svých mechanismů monitorování nabýt ohledně toho, jak členské státy dodržují právní předpisy EU v oblasti letecké a námořní bezpečnosti, a jednak oblast působnosti a rozsah pokrytí pro jeho inspekční činnost.

4.1.2.Výkonnost v oblasti vynakládání provozních a správních rozpočtových prostředků

4.1.2.1. Přímé řízení