Tabulka 4 – Kontrola opatření přijatých v návaznosti na hlavní připomínky v prohlášeních o věrohodnosti Připomínky Účetního dvora Přijatá opatření Analýza Účetního dvora Odpověď Komise 1. Ve svém akčním plánu na vytvoření integrovaného rámce vnitřní kontroly by Komise měla rozvinout svou celkovou kontrolní strategii. (Výroční zpráva za rozpočtový rok 2005, bod 40) Komise dosud nedosáhla svého deklarovaného cíle, kterým je vypracování celkové kontrolní strategie zajišťující efektivní a účelné provádění různých kontrolních činností. Úřad EuropeAid má v úmyslu tuto kontrolní strategii zformulovat v roce 2007. Kontrolní strategie by se měla vytvořit a začít používat do konce roku 2007. Viz odpověď Komise na bod 30. 2. Je třeba posílit finanční kontrolu prováděnou delegacemi, a předcházet tak chybám a odhalovat je. Kontroly výdajů by se měly zaměřit na existenci dodaného zboží a provedených stavebních prací. To vyžaduje zesílený dohled nad projekty, což znamená, že se během trvání projektů bude provádět více návštěv a kontrol na místě. (Výroční zpráva za rozpočtový rok 2005, bod 41) Úřad EuropeAid nepřijal žádná konkrétní opatření. Počet chyb, které Účetní dvůr odhalil při auditu jednotlivých plateb, potvrzuje platnost připomínky, že je třeba posílit finanční kontrolu prováděnou delegacemi. Při kontrolách, které provádějí delegace před schválením plateb, by se měly lépe zkoumat žádosti o platby a pozornost by se měla intenzivněji zaměřit na existenci, způsobilost a přesnost výdajů. Lépe monitorovat by se měla kvalita práce dohlížitelů. Kontroly na místě jsou prováděny v rámci možností, nemohou však být vzhledem k počtu projektů a omezeným zdrojům systematické. Z tohoto důvodu byla část kontrol přenechána externím subjektům. Komise se snaží pravidelně kontrolovat práci dohlížitelů a je toho názoru, že zavedené systémy kontroly fungují uspokojivým způsobem. 3. Účelnost předkládání zpráv o řízení delegacemi, které je formalizováno v podobě zpráv o řízení vnější pomoci (EAMR), by bylo možné ještě zlepšit, protože zpětná vazba s podporou a pokyny pro delegace není vždy poskytnuta včas. (Výroční zpráva za rozpočtový rok 2005, bod 31) Ústřední útvary úřadu EuropeAid nyní lépe reagují na zprávy EAMR prostřednictvím podrobnější a včasnější zpětné vazby. Byly podniknuty uspokojivé kroky. 4. Provádí se jen omezený počet návštěv delegací, při nichž se zkoumá nastavení a fungování systémů dohledu a kontroly. (Výroční zpráva za rozpočtový rok 2005, body 32 a 42) Návštěvy jsou kvalitně připravovány a jejich výsledkem jsou praktická doporučení pro zlepšení systémů kontroly. Na rok 2006 sice bylo naplánováno více návštěv, ale ve skutečnosti se jich uskutečnilo méně než v roce 2005. Ověřování práce delegací ze strany ústředních útvarů úřadu EuropeAid by se mělo zlepšit zvýšením počtu návštěv. Komise se ujišťuje o řádném fungování delegací a jejich schopnosti řídit projekty přeneseným způsobem. Rok 2006/2007 je považován za přechodné období, ve kterém byly prováděny konkrétní úkoly, jejichž kvalitu Dvůr vyzdvihnul. Nový celkový rámec bude vymezen, jakmile začnou běžně fungovat přenesené pravomoci. 5. Jelikož následné kontroly operací mají co do obsažnosti omezený rozsah, k celkové jistotě ohledně systémů a postupů a ohledně legality a správnosti uskutečněných operací mohou přispět pouze v omezené míře. Kromě toho se provádějí s velkým zpožděním. (Výroční zpráva za rozpočtový rok 2005, body 33 a 42) Úřad EuropeAid dokončil nedokončené kontroly a přezkoumal některé aspekty daného přístupu. Rozsah kontrol se zmenšil co do množství a poněkud rozšířil co do obsažnosti. Následné kontroly operací ovšem stále nezahrnují aspekty týkající se právních závazků ani podrobné podkladové dokumentace k výdajům v rámci pracovních programů. Úřad EuropeAid by měl uvažovat o rozšíření rozsahu následných kontrol operací na aspekty týkající se právních závazků a podrobné podkladové dokumentace k výdajům v rámci pracovních programů. Vlastnosti následných kontrol transakcí vycházejí z posouzení zbytkového rizika a z interakce s ostatními součástmi kontrolního systému. Následné kontroly transakcí poskytují další úroveň jistoty při posuzování prvků, které takové kontrole podléhají (viz též odpověď Komise na bod 45). 6. Centrální monitorování toho, jak se provádějí audity, které iniciují delegace a ústřední útvary úřadu EuropeAid, a opatření přijatých v návaznosti na ně, je nutno zlepšit. (Výroční zpráva za rozpočtový rok 2005, bod 37) Počítačový nástroj CRIS Audit nebyl nijak upraven. Stále neexistují centralizované informace o řízení, které by se týkaly rozsahu a výsledků auditů iniciovaných delegacemi. Centrální monitorování externích auditů organizovaných delegacemi by se mělo zlepšit tak, aby jejich výsledky bylo možné účinně sdělovat všem příslušným stupňům řízení. Tomu by měl napomoci systém řízení poskytující informace o auditním procesu a usnadňující přístup příslušným výsledkům auditů, který bude k dispozici do konce roku 2007. Současný systém plánování a centralizovaného monitorování vnějších auditů poskytuje informace, které úřad EuropeAid nezbytně potřebuje pro analýzu rizik a strategii auditů. Úřad EuropeAid má v úmyslu na základě získaných zkušeností nástroj CRIS Audit, coby nástroj doplňující současný systém, dále zlepšovat. Mezitím Komise pro roční plán auditů pro rok 2007 vypracovala podrobnější formát vykazování.