Návrh rozhodnutí Rady o postoji ve Výboru velvyslanců AKT-ES, pokud jde o stanovy, jednací řád a finanční nařízení Technického střediska pro spolupráci v oblasti zemědělství a venkova /* KOM/2005/0101 konecném znení */





[pic] | KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ | V Bruselu dne 23.03.2005 KOM(2005) 101 v konečném znění Návrh ROZHODNUTÍ RADY o postoji ve Výboru velvyslanců AKT-ES, pokud jde o stanovy, jednací řád a finanční nařízení Technického střediska pro spolupráci v oblasti zemědělství a venkova (předložená Komisí) ODŮVODNĚNÍ Dohoda z Cotonou z června 2000 stanoví posílení a upevnění úlohy Technického střediska pro spolupráci v oblasti zemědělství a venkova (CTA) za účelem rozvoje institucionálních kapacit zemí AKT, zejména co se týče správy informací, pro rychlejší přístup k technologiím zvyšujícím zemědělskou produktivitu, uvádění na trh, bezpečnost potravin a rozvoj venkova. V příloze III dohody z Cotonou se stanoví, že stanovy a jednací řád střediska a také finanční nařízení a pracovní řád pro zaměstnance budou aktualizovány. Členské státy se vyzývají k tomu, aby přezkoumaly níže uvedený návrh a přijaly rozhodnutí o postoji Společenství ve Výboru velvyslanců AKT-ES, pokud jde o stanovy, jednací řád a finanční nařízení Technického střediska pro spolupráci v oblasti zemědělství a venkova. Návrh ROZHODNUTÍ RADY o postoji ve Výboru velvyslanců AKT-ES, pokud jde o stanovy, jednací řád a finanční nařízení Technického střediska pro spolupráci v oblasti zemědělství a venkova RADA EVROPSKÉ UNIE, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, a zejména na článek 310 této Smlouvy ve spojení s čl. 300 odst. 2 druhým pododstavcem, s ohledem na návrh Komise[1], vzhledem k těmto důvodům: (1) V souladu s dohodou o partnerství mezi africkými, karibskými a tichomořskými státy na jedné straně a Evropským společenstvím a jeho členskými státy na straně druhé, podepsané v Cotonou dne 23. června 2000[2], a zejména s přílohou III této dohody by měly být přijaty stanovy, jednací řád a finanční nařízení Technického střediska pro spolupráci v oblasti zemědělství a venkova (dále jen „středisko“), ROZHODLA TAKTO: Článek 1 Společenství přijímá postoj ve Výboru velvyslanců AKT-ES, pokud jde o stanovy a jednací řád střediska, založený na předloze rozhodnutí Výboru velvyslanců AKT-ES, která je uvedena v příloze I. Článek 2 Společenství přijímá postoj ve Výboru velvyslanců AKT-ES, pokud jde o finanční nařízení střediska, založený na předloze rozhodnutí Výboru velvyslanců AKT-ES, která je uvedena v příloze II. V Bruselu dne. Za Radu předseda/předsedkyně PŘÍLOHA I Předloha ROZHODNUTÍ VÝBORU VELVYSLANCŮ AKT-ES Č. ….. ze dne ……….. o stanovách a jednacím řádu Technického střediska pro spolupráci v oblasti zemědělství a venkova (CTA) VÝBOR VELVYSLANCŮ AKT-ES, s ohledem na dohodu o partnerství mezi africkými, karibskými a tichomořskými státy na jedné straně a Evropským společenstvím a jeho členskými státy na straně druhé, podepsanou v Cotonou dne 23. června 2000[3] (dále jen „dohoda“), a zejména na čl. 3 odst. 4 přílohy III této dohody, s ohledem na vnitřní dohodu ze dne 12. září 2000 mezi zástupci vlád členských států, zasedajících v Radě, o financování a správě podpory Společenství v rámci finančního protokolu přiloženého k dohodě, vzhledem k těmto důvodům: (1) Výbor velvyslanců stanoví podle čl. 3 odst. 4 přílohy III dohody z Cotonou po jejím podpisu stanovy a jednací řád Technického střediska pro spolupráci v oblasti zemědělství a venkova (dále jen „středisko“), zejména jeho orgánů dohledu. (2) Podle čl. 1 druhého pododstavce protokolu 2 o výsadách a imunitách připojeného k dohodě se tento protokol vztahuje i na zaměstnance střediska. (3) Měla by být zřízena správní rada jakožto orgán dohledu ve smyslu čl. 3 odst. 4 písm. a) přílohy III dohody, ROZHODL TAKTO: Článek 1 1. Středisko má právní subjektivitu a ve všech státech, které jsou stranami dohody z Cotonou, požívá nejrozsáhlejší způsobilost k právním úkonům, jaká je přiznávána právnickým osobám stejné povahy. 2. Zaměstnanci střediska mají výsady, imunity a prostředky stanovené v protokolu 2 o výsadách a imunitách a uvedené v prohlášeních VI a VII, která jsou připojena k dohodě. 3. Středisko je neziskovou organizací. 4. Středisko má dočasné sídlo ve Wageningenu (Nizozemsko) a vedlejší pracoviště v Bruselu. Článek 2 Činnosti střediska jsou vymezeny v čl. 3 odst. 1, 2 a 3 přílohy III dohody. Článek 3 1. Výbor velvyslanců AKT-ES (dále jen „výbor“) je orgánem, který v souladu s čl. 3 odst. 4 a 5 přílohy III dohody vykonává dohled nad střediskem. 2. V souladu s článkem 4 se zřizuje správní rada. 3. Činnosti střediska se rozvíjejí v úzké spolupráci s institucemi a orgány uvedenými v dohodě nebo v přiložených prohlášeních; v případě potřeby se využívá spolupráce s regionálními a mezinárodními institucemi, zejména s institucemi, které se nacházejí ve Společenství a ve státech AKT a které se zabývají otázkami rozvoje v oblasti zemědělství a venkova. 4. Z podnětu správní rady jsou činnosti střediska pravidelně hodnoceny. Článek 4 1. Zřizuje se správní rada, která je pověřena zajišťováním podpory, sledování a kontroly všech činností střediska na technické správní a finanční úrovni. 2.1. Správní rada je sestavena paritně a skládá se z 6 členů s velkými zkušenostmi se správou institucí pro rozvoj v oblasti zemědělství a venkova: žádoucí je osobní kvalifikace na technické nebo vědecké úrovni a v oblasti řízení a šíření informací týkajících se zemědělství a venkova. 2.2. Členy správní rady vybírají strany z příslušníků států, které jsou smluvními stranami dohody, na základě požadované kvalifikace. Jmenování potvrzuje Výbor velvyslanců. Výbor jmenuje šest členů na období nejvýše 5 let, přičemž v polovině období se uskuteční přezkum. 2.3. Jako pozorovatelé se práce správní rady účastní zástupce Evropské komise, generálního sekretariátu Rady EU a sekretariátu AKT. 2.4. Členové správní rady volí svého předsedu a místopředsedu na období nejvýše pěti let podle ustanovení jednacího řádu. Místo předsedy náleží straně (AKT nebo ES), která nezastává místo ředitele střediska. Místo místopředsedy náleží straně, která nezastává místo předsedy správní rady. 2.5. Správní rada přijímá rozhodnutí prostou většinou přítomných nebo v souladu s jednacím řádem zastoupených členů. Každý člen správní rady má jeden hlas. V případě rovnosti hlasů je hlas předsedy rozhodující. 2.6. O každém zasedání se vede zápis a tato zasedání jsou důvěrná. 3.1 Správní rada zajišťuje přísný dohled nad činností střediska. Má až čtyři řádná zasedání ročně. Rovněž se může sejít pokaždé, kdy to vyžaduje provádění jejích úkolů, a to buď z podnětu výboru nebo předsedy nebo na žádost ředitele. 3.2. Ředitel střediska se podílí na činnostech správní rady v poradní funkci. Středisko zajišťuje sekretariát správní rady. V případě specifických otázek může správní rada vyzvat ostatní členy vedení a zaměstnance střediska a/nebo externí odborníky k uvedení svého stanoviska. 3.3. Úkolem správní rady je: a) poskytovat řediteli rady a podporu ve věcech týkajících se řízení střediska a zajišťovat řádné plnění pravidel a cílů, vymezených výborem; b) na návrh ředitele střediska: (i) přijímat celkovou strategii střediska, která se předkládá výboru ke schválení; (ii) schvalovat roční a víceleté plány činnosti; (iii) schvalovat organizační strukturu, personální politiku a organizační schéma; (iv) schvalovat nábor nových zaměstnanců a obnovu, prodlužování a vypovídání smluv se stávajícími zaměstnanci; (v) schvalovat roční rozpočet střediska; (vi) přijímat roční účetní závěrky na základě zprávy o auditu sestavené subjektem pověřeným účetním auditem; (vii) schvalovat roční zprávy a předávat je výboru, aby mohl prověřit shodu činností střediska s cíli, které jsou mu uloženy dohodou a schválenou celkovou strategií; c) uvědomit výbor o všech závažných otázkách, které se vyskytnou při plnění jejích úloh. 3.4. Správní rada odpovídá za svou činnost výboru. 4. Na návrh ředitele schvaluje správní rada auditorskou kancelář pro přezkum finančních a účetních výkazů střediska. 5. Správní rada přijme svůj jednací řád. Článek 5 1. Středisko řídí ředitel jmenovaný Výborem velvyslanců na období nejvýše pěti let. Výbor zmocňuje své spolupředsedy k podpisu smlouvy s ředitelem. Tato smlouva je sestavena a řídí se podmínkami stanovenými pracovním řádem zaměstnanců střediska. Výbor velvyslanců je způsobilý přijímat veškerá nezbytná rozhodnutí týkající se ředitele. 2. Ředitel je právním zástupcem střediska a realizuje obecné pokyny stanovené Výborem velvyslanců. Výboru velvyslanců také odpovídá za svou činnost. 3. Ředitel po dohodě se správní radou předkládá výboru ke schválení roční pracovní program a rozpočet střediska sestavené podle úkolů uvedených v článku 2. 4. Ředitel pravidelně informuje správní radu o činnosti střediska. 5. Ředitel každoročně sestavuje obecnou zprávu o činnosti a účetnictví střediska, kterou po dohodě se správní radou předkládá v maximální lhůtě devíti měsíců výboru. 6. Ředitel odpovídá za organizaci a řízení střediska. Informuje správní radu o ustanoveních jednacího řádu, která byla přijata za účelem uplatnění ustanovení týkajících se střediska. Článek 6 Rozpočet střediska je financován v souladu s pravidly stanovenými v příloze 1 finančního protokolu dohody. Rozpočet může využívat i jiné zdroje. Článek 7 Tato pravidla fungování může výbor na doporučení správní rady změnit. Článek 8 Státy AKT, členské státy a Společenství jsou povinny do té míry, do jaké jsou dotčeny, přijmout opatření, která jsou nutná k plnění tohoto rozhodnutí. Článek 8a Tímto rozhodnutím se nahrazuje a zrušuje rozhodnutí Výboru velvyslanců AKT-EHS 1/91 ze dne 19. dubna 1991 o pravidlech fungování Technického střediska pro spolupráci v oblasti zemědělství a venkova (CTA) a rozhodnutí Výboru velvyslanců AKT-EHS 3/91 ze dne 19. dubna 1991 o stanovách a pravidlech fungování poradního výboru Technického střediska pro spolupráci v oblasti zemědělství a venkova (CTA). Článek 9 Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dnem přijetí. V Bruselu dne. Za Výbor velvyslanců AKT-ES předseda / předsedkyně PŘÍLOHA II Předloha ROZHODNUTÍ VÝBORU VELVYSLANCŮ AKT-ES Č.° …. o finančním nařízení Technického střediska pro spolupráci v oblasti zemědělství a venkova (CTA) VÝBOR VELVYSLANCŮ AKT-ES, s ohledem na dohodu o partnerství mezi africkými, karibskými a tichomořskými státy na jedné straně a Evropským společenstvím a jeho členskými státy na straně druhé, podepsanou v Cotonou dne 23. června 2000 (dále jen „dohoda“), a zejména na čl. 3 odst. 4 písm. b) a d) přílohy III[4] této dohody, s ohledem na vnitřní dohodu ze dne 12. září 2000 mezi zástupci vlád členských států, zasedajících v Radě, o financování a správě podpory Společenství v rámci finančního protokolu přiloženého k dohodě, s ohledem na finanční nařízení použitelné pro devátý Evropský rozvojový fond[5], s ohledem na návrh Komise, vypracovaný po dohodě s Technickým střediskem pro spolupráci v oblasti zemědělství a venkova, vzhledem k těmto důvodům: - Výbor velvyslanců musí po podpisu dohody z Cotonou přijmout finanční nařízení Technického střediska pro spolupráci v oblasti zemědělství a venkova (dále jen „středisko“). - Výbor velvyslanců musí vymezit postupy pro přijímání rozpočtu střediska, PŘIJAL FINANČNÍ NAŘÍZENÍ TECHNICKÉHO STŘEDISKA PRO SPOLUPRÁCI V OBLASTI ZEMĚDĚLSTVÍ A VENKOVA: I. OBECNÉ ZÁSADY Z ÁSADY JEDNOTNOSTI, SPRÁVNOSTI A VYROVNANOSTI ROZPOČTU A ZÁSADA ÚČETNÍ JEDNOTKY Článek 1 1. Veškeré příjmy a výdaje střediska musí být předmětem odhadů na základě ročního pracovního programu vyjádřeného v číslech, který se sestavuje pro každý rozpočtový rok, a musí být uvedeny v rozpočtu. 2. Příjmy a výdaje uvedené v rozpočtu musí být vyrovnané. Článek 2 Rozpočet se sestavuje a plní v eurech a účty jsou vedeny v eurech. Avšak pro potřeby správy pokladny je středisko zmocněno k provádění transakcí v národních měnách členských států EU a zemí AKT. Článek 3 1. Příjmy zahrnují příspěvek Evropského rozvojového fondu (dále jen „ERF“), částky vybrané na daních z mezd, odměn a služebních požitků vyplácených střediskem a jiné různé příjmy. 2. Příjmy mohou rovněž zahrnovat příspěvky poskytnuté do rozpočtu střediska jinými dárci. 3. Středisko také může spravovat prostředky třetích stran určené na společné financování činností vymezených v příloze III dohody z Cotonou. Finanční ustanovení použitelná pro správu těchto prostředků jsou uvedena v článku 34 tohoto nařízení. Článek 4 Odhady výdajů zahrnují provozní výdaje a výdaje na činnost. V rozpočtu musí být mezi sebou jasně rozlišeny. Článek 5 1. Rozpočtový rok začíná každý rok 1. ledna a končí 31. prosince. 2. Položky uvedené v rozpočtu jsou povoleny na dobu jednoho rozpočtového roku. a) Avšak položky řádně přislíbené v průběhu rozpočtového roku, které nebyly zaplaceny k 31. prosinci daného roku, se automaticky převádějí do následujícího rozpočtového roku. V účtech běžného roku musí být tyto položky jasně vyznačeny. b) Položky uvolněné na konci rozpočtového roku se převedou zpět do pětiletého finančního rámce stanoveného pro středisko dohodou AKT-ES. 3. Pokud na začátku rozpočtového roku dosud nebyl rozpočet s konečnou platností schválen, může ředitel k zajištění plynulosti provozu střediska povolit měsíční výdaje, které nesmí být vyšší něž jedna dvanáctina příslušných položek každého článku schválených v rozpočtu na předcházející rozpočtový rok. Pokud se jedná o výdaje na čtvrtletní činnosti splatné předem a schválené v rozpočtu na předcházející rok mohou být přislíbené operace v rámci jednotlivých článků plněny za podmínky, že nepřesáhnou čtvrtinu celkové částky položek schválených pro předcházející rok. ZÁSADY ŘÁDNÉHO FINANČNÍHO ŘÍZENÍ Článek 6 1. Prostředky poskytované ERF se využívají v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tedy v souladu se zásadou hospodárnosti, efektivity a účinnosti. 2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby prostředky byly uvolněny ve správné době, v odpovídajícím množství a kvalitě a za nejlepší cenu. Zásada efektivity znamená úsilí o nejlepší poměr mezi použitými prostředky a dosaženými výsledky. Zásada účinnosti znamená úsilí o splnění stanovených specifických cílů a dosažení zamýšlených výsledků. 3. Cíle musí být jasně vymezeny a jejich plnění kontrolováno pomocí měřitelných ukazatelů. Projekty, které by měly být financovány z prostředků Evropského rozvojového fondu, by v případech, kdy je to vhodné, měly být podepřeny hodnocením ex ante. II. SESTAVENÍ ROZPOČTU Článek 7 1. Ředitel v rámci strategického plánu a v mezích obecného rozpočtu vymezeného středisku finančním protokolem vypracuje předlohu ročního pracovního programu a příslušného rozpočtu. Tuto předlohu předá nejpozději 1. července roku, který předchází plnění programu, Výboru velvyslanců (dále jen „výbor“). 2. Kopii předlohy programu a rozpočtu předá středisko Evropské komisi, která zahájí řízení nezbytná k jeho schválení. 3. Rozpočet přijímá Výbor velvyslanců. Článek 8 1. Platební podmínky, jimiž se řídí příspěvky Evropského rozvojového fondu, se stanoví v grantové dohodě podepsané střediskem a Komisí. 2. Středisko vrátí ERF příspěvek za předcházející rozpočtové roky, který odpovídá položkám zrušeným na základě prověřené účetní závěrky. 3. Rozpočet se dále dělí na hlavy (okruhy), kapitoly, články a body podle povahy nebo určení příjmu nebo výdaje. Článek 9 V případě potřeby předloží ředitel předlohu dodatečného nebo opravného rozpočtu, který je přezkoumán a schválen stejným způsobem a podle stejných postupů jako rozpočet s původními odhady. III. PLNĚNÍ ROZPOČTU Článek 10 1. Ředitel plní rozpočet na svou vlastní zodpovědnost a v mezích přidělených prostředků. O svém řízení informuje výbor. 2. Ředitel musí využívat rozpočtové prostředky v souladu se zásadami řádného finančního řízení uvedenými v článku 6. Článek 11 1. Žádný příjem ani žádný výdaj nemůže být proveden, není-li zařazen do odpovídajícího článku rozpočtu. Není možné přislíbit nebo odsouhlasit výdaje nad výši položek rozpočtu schválených na daný rozpočtový rok. 2. Příjmy a výdaje se zapisují do účtů v jejich úplné částce bez vzájemného krácení. Odchylně od tohoto pravidla lze od schválených částek odečítat: a) pokuty uložené smluvním partnerům, b) vyrovnání neoprávněně vyplacených částek, které je možné provést odpočtem při dalším potvrzení výdajů v rámci kapitoly, článku a rozpočtového roku, k nimž se přeplatek vztahuje, c) hodnotu vozidel, vybavení a zařízení, které byly použity jako protihodnota při nákupu nových předmětů stejné povahy; pro účely ocenění inventáře se do účtů jako pořizovací náklady zapisuje čistá nákupní cena. d) srážky a slevy odpočtené z faktur a účtů. Rovněž odchylně od tohoto pravidla lze znovu ve stejné linii jako původní výdaj uplatnit: a) příjmy pocházející z náhrady neoprávněně vyplacených částek; b) přijaté platby pojistného plnění; c) výtěžek z prodeje vozidel, vybavení a zařízení provedeném při jejich nahrazení; d) výtěžek z prodeje publikací a filmů; e) rozdíly ve směnném kurzu, zjištěné v průběhu plnění rozpočtu, které mohou být nahrazeny; konečný hospodářský výsledek, ať již kladný nebo záporný, je obsažen ve finančním výkazu. Článek 12 Převody mezi hlavami podléhají schválení výboru. O převodech mezi kapitolami nebo v rámci kapitol rozhoduje ředitel, který o nich uvědomí výbor. Článek 13 Příjmy střediska se poukazují na jeden nebo více účtů, které jsou otevřeny na jméno střediska. IV. FINANČNÍ KONTROLA Článek 14 1. Podle základních pravidel přijatých střediskem a se zohledněním rizik a povahy financovaných akcí zavede ředitel, jakožto úředník oprávněný ke schvalování plateb, strukturu a také postupy a systémy finančního řízení a finanční kontroly, které jsou nezbytné k plnění jeho úkolů, zejména k případnému provádění kontrol ex post. Před schválením operace musí jiný zaměstnanec než osoba, která operaci zahájila, prověřit finanční a praktická hlediska. Zodpovědnost za provádění operací a za jejich kontrolu musí být jasně odlišena. 2. Každý zaměstnanec podílející se na finančním řízení nebo finanční kontrole operací, který se domnívá, že rozhodnutí, jehož použití či přijetí vyžaduje jeho nadřízený, je protiprávní nebo v rozporu se zásadami řádného finančního řízení nebo s profesními zásadami, o tom musí svého nadřízeného písemně uvědomit. Pokud nadřízený přesto požaduje po zaměstnanci, aby v dané činnosti pokračoval, musí mít tento příkaz písemnou formu. Zaměstnanec následně uvědomí ředitele. Pokud není v přiměřené lhůtě (nejvýše šesti týdnů) přijato žádné opatření, uvědomí zaměstnanec podle naléhavosti a závažnosti otázky Výbor velvyslanců. Stejné pravidlo se použije, pokud se zaměstnanec, který se podílí na finančním řízení nebo finanční kontrole operací, domnívá, že činnost prováděná v této souvislosti je nezákonná, podvodná nebo není řádná. V. SPRÁVA ROZPOČTU Článek 15 1. Rozpočet střediska je spravován v souladu se zásadou oddělení funkcí schvalujícího úředníka a účetního. Správa prostředků náleží schvalujícímu úředníkovi, který jediný má pravomoc dávat přísliby výdajů, stanovovat pohledávky a vydávat příkazy k inkasu a platbě. 2. Inkasní a platební operace zajišťuje účetní. 3. Schvalující úředník nesmí plnit úlohy účetního. Článek 16 1. Všem opatřením, která by mohla vést k výdajům střediska, musí předcházet návrh na příslib výdajů doprovázený originály dokladů, který musí být předán k předchozímu ověření finanční kontrole. 2. Standardní výdaje mohou být předmětem předběžného příslibu. 3. Přísliby a platební příkazy se zaznamenávají do účtu. Článek 17 1. Účelem potvrzování výdajů schvalujícím úředníkem je: a) ověřit existenci nároku věřitele, b) stanovit nebo ověřit existenci a výši pohledávky, c) ověřit podmínky splatnosti pohledávky. 2. Potvrzení výdajů je podmíněno předložením dokladů, které dokazují nárok věřitele, tedy v závislosti na případě poskytnou službu, dodané zboží či provedenou práci, nebo předložením jiných dokladů odůvodňujících platbu. Všechna rozhodnutí o platbách musí schválit příslušný schvalující úředník. Článek 18 1. Schválení výdajů je úkon, kterým schvalující úředník dává vydáním platebního příkazu pokyn účetnímu, aby zaplatil výdaj, který potvrdil. 2. Platební příkaz je doprovázen originály dokladů, které jsou opatřeny nebo doplněny potvrzením o správnosti částek, které mají být zaplaceny, o přijetí dodávek a o poskytnutí služby. 3. Případně mohou být originály nahrazeny kopiemi dokladů, shodnými s originály a ověřenými schvalujícím úředníkem. 4. Platební příkazy se předávají finanční kontrole k předchozímu ověření. 5. Platební příkaz předaný účetnímu je v případě potřeby provázen potvrzením toho, že dotčená aktiva jsou zapsána v inventáři. Článek 19 1. Platba je konečným úkonem, kterým zaniká závazek střediska vůči věřitelům. 2. Platbu výdajů zajišťuje účetní v mezích dostupných prostředků. V případě závažné chyby, zpochybnění platnosti zániku závazku nebo nedodržení formálních podmínek předepsaných finančním nařízením účetní platbu odloží. Neprodleně o tom uvědomí schvalujícího úředníka s udáním důvodů, ze kterých přistoupil k odložení. V případě odložení může ředitel na svou vlastní zodpovědnost písemně požádat o provedení platby. Článek 20 1. Platby se zpravidla provádějí prostřednictvím bankovního nebo poštovního účtu, nejlépe bankovním převodem nebo v opodstatněném případě šekem. Transakce se kromě výjimečných, náležitě zdůvodněných a ze strany střediska schválených případů uskutečňují v eurech. 2. Šeky a příkazy k bankovnímu nebo poštovnímu převodu musí mít dva podpisy, a to podpis účetního a podpis schvalujícího úředníka nebo zástupce. 3. Ředitel může na základě řádného odůvodnění schválit platby v hotovosti. Veškeré platby v hotovosti se provádí proti potvrzení o přijetí. 4. V případě počítačové správy příjmů a výdajů lze připojit podpisy elektronicky. 5. V případě absence skutečných směnných kurzů se jako přepočítací koeficient pro přepočet plateb prováděných nebo příjmů inkasovaných v místních měnách zemí AKT na eura použijí kurzy platné první pracovní den v měsíci, ve kterém nadchází skutečné datum operace, v bance nebo na poštovním úřadě střediska. Článek 21 1. Za účelem platby určitých druhů výdajů vymezených ustanoveními jednacího řádu lze v souladu s podmínkami stanovenými střediskem zřídit zálohové účty. 2. Všechna rozhodnutí, jimiž se schvaluje zřízení zálohových účtů, musí přijmout ředitel na základě návrhu příslušného zaměstnance. Všechny návrhy musí před předáním řediteli schválit účetní. 3. Ve všech rozhodnutích o zřízení zálohových účtů se musí uvádět: a) totožnost správců zálohových účtů, b) odpovědnost stanovených správců, c) povaha a maximální částka každého výdaje a také lhůty, d) maximální částka schválených záloh, e) jak a v jaké lhůtě je třeba předložit doklady. 4. Schvalující úředník a účetní musí přijmout opatření nezbytná k zajištění toho, aby potvrzení k poskytovaným zálohám byla vydávána na přesné částky a v požadovaných lhůtách. Článek 22 1. U položek zapsaných v rozpočtu střediska vykonává funkci schvalujícího úředníka ředitel. 2. Ředitel může pověřit výkonem některých svých pravomocí podřízeného zaměstnance. Ve všech rozhodnutích o pověření výkonem pravomoci musí být udána doba trvání a rozsah pověření. Článek 23 1. Ředitel jmenuje účetního, který odpovídá za: a) řádné provádění plateb a výběr příjmů a pohledávek; b) sestavování a předkládání účtů v souladu s článkem 25; c) vedení účetnictví v souladu s článkem 25; d) uplatnění účetních pravidel a metod a také účetního plánu; e) stanovení a potvrzení platnosti účetních systémů a případně potvrzení platnosti systémů stanovených schvalujícím úředníkem a určených k poskytování nebo zdůvodňování účetních informací; f) správu pokladny. 2. Účetní obdrží veškeré informace nezbytné k sestavení účtů, které poskytují věrný obraz o majetku střediska a rozpočtovém plnění, od schvalujícího úředníka, jenž ručí za jejich spolehlivost. 3. V souladu s odstavcem 1 tohoto článku a s článkem 21 je účetní jako jediný oprávněn ke správě hotovosti a cenných papírů. Je zodpovědný za péči o ně. 4. Při plnění svých povinností může účetní pověřit výkonem některých svých úkolů zaměstnance, kteří mu jsou přímo podřízeni. V pověřovacím aktu jsou uvedeny úkoly těmto osobám svěřené a také jejich práva a povinnosti. Článek 24 1. Při inkasování jakékoliv pohledávky střediska vydává schvalující úředník inkasní příkaz. 2. Účetní přebírá zodpovědnost za inkasní příkazy, které mu schvalující úředník předá . 3. U všech plateb v hotovosti účetnímu nebo správci zálohového účtu musí být vystaveno potvrzení o přijetí. VI. VEDENÍ, SKLÁDÁNÍ A PROVĚŘOVÁNÍ ÚČTŮ, AUDIT, ÚČETNÍ DVŮR, OLAF Článek 25 1. Účetnictví se vede podvojné, za kalendářní rok a v eurech. Vykazuje všechny příjmy a výdaje od 1. ledna do 31. prosince každého rozpočtového roku a opírá se o doklady. Na konci rozpočtového roku se provádí závěrka účtů, aby bylo možné sestavit finanční výkazy střediska. 2. Účetní záznamy jsou vedeny na základě účetní osnovy, jejíž klasifikace jasně rozlišuje mezi účty, které umožňují sestavení rozvahy, a účty, které umožňují sestavení závěrečného účtu. Tyto záznamy lze zapisovat do knih nebo karet, které umožňují sestavení celkového měsíčního salda. Všechny zálohy jsou s výjimkou případu trvalých záloh zaneseny na prozatímní účet a vyrovnány nejpozději do konce následujícího rozpočtového roku. 3. Středisko sestavuje rozvahu a závěrečný účet nejpozději k 30. dubnu každého roku. Rozvaha ukazuje aktiva a pasiva střediska k 31. prosinci uplynulého rozpočtového roku. Závěrečný účet obsahuje: a) tabulku příjmů uvádějící: - očekávané příjmy z Evropského rozvojového fondu, které se zakládají na schválených příslibech za běžný rok a příslibech převedených z předchozích rozpočtových roků; - skutečné příjmy z daní z mezd a příjmy z úroků; - další skutečné příjmy. b) tabulku výdajů uvádějící: - skutečné platby za přísliby roku převedené z předchozích rozpočtových roků; - přísliby nebo skutečné platby k tíži rozpočtu na rok N; - souhrnnou tabulku skutečných plateb za zařízení, vybavení a další inventární položky; - přísliby, u kterých je schváleno převedení na následující rozpočtový rok. c) poznámky k účetní závěrce, které obsahují: - použité účetní zásady; - souhrnné tabulky položek, které byly přislíbeny, zaplaceny, zrušeny nebo převedeny v předcházejících letech nebo v běžném roce; - podrobné poznámky a pomocné výpočty k bodům uvedeným ve finančních výkazech. 4. Každé čtvrtletí se provádí účetní závěrka, která ukazuje stav s ohledem na plnění stávajícího rozpočtu a využívání převedených položek; tato závěrka musí být potvrzena účetním a předána správní radě. Článek 26 Externí auditoři Správní rada střediska stanoví na období nejvýše 3 let auditorskou společnost, vybranou ve veřejné soutěži na základě doporučení ředitele střediska. Úloha auditorů spočívá v prověření účetních knih a pokladny střediska, v ověření toho, zda inventury a rozvahy byly sestaveny správně a v dobré víře, a v dohledu na tím, aby informace týkající se účtů střediska byly správné. Účelem auditu, který se provádí na základě účetních dokladů a v případě potřeby na místě, je ověřit zákonnost a řádnost vybraných příjmů a vynaložených výdajů a také řádnost finančního řízení. Po závěrce každého rozpočtového roku informují auditoři nejpozději 1. října po uplynutí předchozího rozpočtového roku správní radu o výsledcích své činnosti. Na základě této zprávy a účetní závěrky správní rada udělí řediteli absolutorium za plnění rozpočtu. Článek 27 V souladu s finančním nařízením 9. ERF mohou Komise (jménem Společenství), Účetní dvůr a Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) přistoupit k prověření prostředků poskytnutých středisku ze strany ERF. Účetní dvůr může prověřovat zákonnost a řádnost příjmů a výdajů a také dodržování ustanovení dohody z Cotonou a ustanovení finančního nařízení 9. ERF. VII. ODPOVĚDNOST SCHVALUJÍCÍCH ÚŘEDNÍKŮ, ÚČETNÍCH A SPRÁVCŮ ZÁLOHOVÝCH ÚČTŮ Článek 28 Schvalující úředníci nesou disciplinární a případně finanční odpovědnost, pokud stanoví nárok na úhradu pohledávky, vydají inkasní příkaz, přislíbí výdaj nebo podepíší platební příkaz v rozporu s tímto finančním nařízením. Totéž platí, pokud z nedbalosti neučiní úkon zakládající pohledávku nebo pokud zanedbají nebo bezdůvodně zdrží vydání inkasního příkazu. Tuto odpovědnost však schvalující úředníci nesou pouze tehdy, pokud je chyba úmyslná nebo vyplývá z hrubé nedbalosti z jejich strany. Článek 29 1. Účetní nesou disciplinární a případně finanční odpovědnost za platby, které provedou v rozporu s článkem 19. Nesou disciplinární a finanční odpovědnost za jakoukoli ztrátu nebo znehodnocení peněz, majetku a dokladů, za které odpovídají, jestliže ztráta nebo znehodnocení vyplývá z úmyslné chyby nebo hrubé nedbalosti z jejich strany. Za stejných podmínek odpovídají za správné vykonání příkazů, které obdrží a které se týkají použití a správy bankovních účtů, a zejména: a) jestliže platby jimi uskutečněné nebo úhrady jimi přijaté nesouhlasí s částkami na platebních nebo inkasních příkazech; b) jestliže uskuteční platbu ve prospěch strany jiné, než je oprávněný příjemce. 2. Správci zálohových účtů nesou disciplinární a finanční odpovědnost v těchto případech: a) jestliže nemohou ospravedlnit řádnými doklady platby, které provedli; b) jestliže uskuteční platby ve prospěch jiných stran, než jsou oprávnění příjemci. Nesou disciplinární a finanční odpovědnost za jakoukoli ztrátu nebo znehodnocení peněz, majetku a dokladů, za které odpovídají, jestliže ztráta nebo znehodnocení vyplývá z úmyslné chyby nebo hrubé nedbalosti z jejich strany. Článek 30 1. Účetní a správci zálohových účtů se pojistí proti rizikům uvedeným v tomto článku. Středisko hradí vzniklé náklady na pojistné. Upřesní skupiny zaměstnanců vykonávajících funkce účetního a správce zálohových účtů a také podmínky, za nichž hradí náklady na pojistné vzniklé těmto zaměstnancům za účelem ochrany před riziky jejich funkcí. 2. Účetním a správcům zálohových účtů se poskytují zvláštní příplatky. Výše těchto příplatků je stanovena v nařízení, vypracovaném střediskem a schváleném správní radou. Částky odpovídající tomuto příplatku se připisují každý měsíc na účet otevřený orgánem na jméno každého z těchto zaměstnanců za účelem založení záručního fondu pro případ uhrazení jakéhokoli hotovostního nebo bankovního manka, za které může být dotyčná osoba odpovědná, pokud tato manka nejsou kryta plněním od pojišťovacích společností. Aktivní saldo na těchto záručních účtech se vyplácí dotyčným osobám po ukončení výkonu funkce účetního nebo správce zálohových účtů, pokud jim bylo uděleno absolutorium. 3. Ředitel má po předání účetní závěrky Výboru velvyslanců dva roky na to, aby přijal rozhodnutí o konečném absolutoriu, které udělí účetním nebo správcům zálohových účtů na základě zprávy externích auditorů. Článek 31 Finanční a disciplinární odpovědnost schvalujících úředníků, účetních a správců zálohových účtů je stanovena v souladu s pracovním řádem zaměstnanců střediska. Článek 32 Střet zájmů Zaměstnanci nesmějí s ohledem na plnění rozpočtu jednat, jestliže by jejich vlastní zájmy mohly být ve střetu se zájmy střediska. Pokud taková situace nastane, musí se dotčený zaměstnanec zdržet jakéhokoliv jednání a obrátit se na svého nadřízeného. Ke střetu zájmů dochází, pokud zaměstnanec nemůže v rámci plnění rozpočtu zastávat svou funkci zcela nestranně a objektivně z důvodů rodinných nebo osobních vztahů, národní nebo politické spřízněnosti, hospodářských zájmů nebo z jakéhokoliv jiného důvodu, kterým se vytváří vztah mezi jeho zájmy a zájmy příjemce. VI II. OBECNÁ USTANOVENÍ Článek 33 Zadávání zakázek musí být prováděno v souladu s Obecnými pravidly o zakázkách na práce, dodávky a služby, schválenými Radou ministrů AKT-ES, (*) (*) (Rozhodnutí Rady ministrů AKT-ES 2/2002 ze dne 7. října 2002 o provádění článků 28, 29 a 30 přílohy IV dohody z Cotonou- Úř. věst. č. L320/1) Článek 34 Správa prostředků jménem třetích stran 1. V souladu se svým mandátem může středisko rovněž spravovat prostředky jménem třetích stran. Seznam těchto prostředků se uvede v příloze k rozpočtu střediska. 2. Na správu těchto prostředků se vztahuje toto finanční nařízení. 3. Správa těchto prostředků jménem třetích stran se provádí na oddělených účtech. 4. Účetní výkazy všech prostředků spravovaných střediskem jménem třetích stran zahrnují rozvahu a závěrečný účet k 31. prosinci příslušného rozpočtového roku. Potvrzují se v souladu s ustanoveními dohody mezi střediskem a třetí stranou. V případě absence takových ustanovení provedou ověření externí auditoři střediska. 5. Tyto účetní výkazy se připojí jako příloha k účetním výkazům střediska. Článek 35 1. Vede se stálý inventární soupis movitého i nemovitého majetku střediska. Do soupisu se zapisuje pouze movitý majetek, jehož hodnota je nejméně 350 eur. Na každé faktuře musí být před jejím zaplacením zapsáno inventární číslo. 2. Prodej movitého majetku a zařízení, jehož jednotková pořizovací hodnota je vyšší než 350 eur, musí být vhodným způsobem inzerován. 3. Jestliže je inventarizovaný majetek postoupen, vyřazen nebo zanikne v důsledku ztráty, krádeže nebo z jakéhokoliv jiného důvodu, musí být vypracována zpráva, kterou podepíše ředitel a osoba zodpovědná za dané zařízení. 4. Středisko provádí fyzickou a účetní inventuru, které jsou pravidelně srovnávány. Srovnávání musí schválit externí auditoři. Článek 36 Státy AKT, členské státy a Společenství jsou povinny do té míry, do jaké jsou dotčeny, přijmout opatření, která jsou nutná k plnění tohoto rozhodnutí. Článek 36 a Finanční nařízení střediska, které je předmětem rozhodnutí č. 2/91 ze dne 19. dubna 1991, se zrušuje. Článek 37 Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dnem přijetí. V Bruselu dne. Za výbor velvyslanců předseda/předsedkyně [1] Úř. věst. C […], […], s. […]. [2] Úř. věst- č. L 317, 15.12.2000, s. 3 [3] Úř. věst. č. L 317, 15.12.2000, s. 3. Dohoda pozměněná rozhodnutím Rady ministrů AKT-ES č. 1/2003 (Úř. věst. č. L 141, 7.6.2003, s. 25). [4] Úř. věst. č. L 317, 15.12.2000, s. 3. [5] Úř. věst. č. L 83/1, 1.4.2003.