OBSAH

1. Úvod 3

2. Úkol útvaru IAS: nezávislost, objektivita a odpovědnost 3

3. Pracovní prostředí a plán auditu 3

3.1. Proces interního auditu 3

3.2. Provádění koordinovaného plánu útvaru IAS 4

3.3. Míra přijetí doporučení útvaru IAS a příslušná následná opatření 4

3.4. Vnímání činnosti útvaru IAS 4

3.5. Konzultace s komisí pro řešení finančních nesrovnalostí 4

4. Hlavní zjištění a doporučení útvaru IAS 4

4.1. Správa a řízení 4

4.2. Otázky IT 6

4.3. Kontrolní strategie 8

4.4. Audit dodržování platebních lhůt (GŘ BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO) 10

5. Závěry 11

5.1. Kontrolní postupy 11

5.2. Podvody 12

ÚVOD

Tato zpráva informuje orgán příslušný pro udělení absolutoria o práci, kterou vykonal Útvar interního auditu Komise (dále jen „útvar IAS“) v souladu s čl. 86 odst. 4 finančního nařízení. Vychází ze zprávy, kterou útvar IAS vypracoval podle čl. 86 odst. 3 finančního nařízení a jež se zabývá hlavními zjištěními auditu, významnými vystaveními vůči riziku a otázkami kontroly, správy a řízení společnosti.

Vychází z auditu útvaru IAS a konzultačních zpráv dokončených v roce 2010[1], jež se týkají oddělení Komise a výkonných agentur. Nezabývá se výsledky kontrolní činnosti v ostatních agenturách nebo subjektech, u nichž audit provedl útvar IAS. V těchto případech se vypracovávají samostatné výroční zprávy.

Komise již na některá doporučení interního auditora reagovala v souhrnné zprávě[2]. Vyjadřuje se v ní k průřezovým otázkám, na které upozornil útvar IAS, Evropský účetní dvůr, orgán příslušný pro udělení absolutoria a Výbor pro pokrok v oblasti auditu (APC).

ÚKOL ÚTVARU IAS: NEZÁVISLOST, OBJEKTIVITA A ODPOVěDNOST

Úkolem útvaru IAS je přispívat k řádnému řízení Evropské komise prostřednictvím auditů vnitřních systémů řízení a kontroly, jež mají posoudit jejich účelnost a vést k jejich soustavnému zdokonalování.

Útvar IAS je podřízen členu Komise pro audit a je odpovědný Výboru pro pokrok v oblasti auditu. Nezávislost útvaru IAS je zakotvena v jeho chartě poslání, práv a povinností přijaté Komisí.

Útvar IAS vykonává svou činnost v souladu s finančním nařízením a mezinárodními standardy pro profesionální praxi interního auditu a etickým kodexem Institutu interních auditorů.

PRACOVNÍ PROSTřEDÍ A PLÁN AUDITU

Proces interního auditu

Útvar IAS spolupracoval s Evropským účetním dvorem a s odděleními interního auditu v rámci koordinace plánování auditu, pravidelného předkládání zpráv o auditu, výměny metodik a společných školení.

Poprvé předložil útvar IAS Komisi celkové stanovisko zaměřené na finanční řízení a založené na interních auditech, které provedl útvar IAS a oddělení interního auditu v období 2008–2010.

Provádění koordinovaného plánu útvaru IAS

Strategický plán auditu na období 2008–2010 byl pravidelně aktualizován, aby byly zohledněny konkrétní potřeby (první celkové stanovisko, výsledky každoročního posouzení rizik ze strany vedení a další změny vnějšího i vnitřního prostředí).

V roce 2010 dokončil útvar IAS 88 % svého pracovního programu (oproti 87 % v roce 2009), což představuje 100 % zadání kategorie C1[3] (v roce 2009 rovněž 100 %) a 68 % zadání kategorie C2[4] (oproti 66 % v roce 2009). Bylo vydáno 85 zpráv (30 zpráv o auditu, 49 zpráv o následných opatřeních, jedna konzultační zpráva, čtyři dopisy vedení a jedna zpráva o celkovém stanovisku).

Míra přijetí doporučení útvaru IAS a příslušná následná opatření

V roce 2010 činila míra přijetí zásadních a velmi důležitých doporučení auditu ze strany kontrolovaných subjektů 100 % (oproti 98,8 % v roce 2009).

Za období 2006–2010 bylo do konce roku 2010 provedeno 86 % všech doporučení.

Útvar IAS dospěl k závěru, že již bylo provedeno 33 % doporučení vydaných v roce 2010. Každé zásadní či velmi důležité doporučení, jehož provedení má výrazné zpoždění, dále sleduje Výbor pro pokrok v oblasti auditu.

Vnímání činnosti útvaru IAS

Celkové výsledky průzkumu v roce 2010 jsou příznivé. 92,7 % respondentů je přesvědčeno, že činnost útvaru IAS je pro kvalitu systémů řízení a kontroly přínosná a podle 94,5 % (oproti 90 % v roce 2009) pracuje útvar IAS poctivě, objektivně a spravedlivě. 86,2 % respondentů bylo spokojeno s kvalitou zpráv útvaru IAS (oproti 76,3 % v roce 2009, 61,5 % v roce 2008 a 48,8 % v roce 2007).

Konzultace s komisí pro řešení finančních nesrovnalostí

Komise pro řešení finančních nesrovnalostí podle čl. 66 odst. 4 finančního nařízení nezjistila v roce 2010 žádné systémové problémy.

HLAVNÍ ZJIšTěNÍ A DOPORUčENÍ ÚTVARU IAS

Správa a řízení

Podle útvaru IAS je třeba využít zkušenosti z rozdělení a restrukturalizace tří významných generálních ředitelství i případné synergie a poradenství v oblasti správy a řízení, jež mohou být zohledněny při budoucí reorganizaci. Útvar IAS provedl řadu auditů struktury správy a řízení, jež se týkaly prevence a odhalování podvodů, a to jak v rámci Komise, tak ve výkonných agenturách.

- Podvody

V návaznosti na svou auditní činnost v oblasti boje proti podvodům vykonávanou od roku 2007 provedl útvar IAS dva audity (OLAF a JLS) a přijal následná opatření k odhalování podvodů a předcházení podvodům. Předcházení podvodům a jejich odhalování patřily mezi kontrolované oblasti čtyř dalších auditů.

Útvar IAS vyjádřil ve svém výroku nespokojenost s tím, že v Komisi chybí aktualizovaná strategie proti podvodům. Podle útvaru IAS by strategie měla zahrnovat vývoj nástrojů IT, jež by přispěly k předcházení podvodům a jejich odhalování, stimulovat spolupráci mezi úřadem OLAF a zúčastněnými stranami a počítat se zvyšováním informovanosti a odborným vzděláváním.

Komise přijala v souladu s doporučeními útvaru IAS sdělení o „strategii Komise proti podvodům“[5], jež má zdokonalit strategie útvarů Komise proti podvodům, posílit politická opatření EU a zvýšit ochranu finančních zájmů EU. Komise je přesvědčena, že díky opatřením navrženým v akčním plánu budou případné zjištěné nedostatky odstraněny a účinnost a účelnost systémů řízení a kontroly se zvýší.

Pokud jde o správu a řízení, podle doporučení útvaru IAS by GŘ JUST a GŘ HOME měly zdokonalit proces posuzování rizik tím, že budou rizikům a podvodům věnovat náležitou pozornost a že na tomto základě vypracují a formálně schválí strategii proti podvodům.

Pokud jde o předcházení podvodům, podle doporučení útvaru IAS by mělo GŘ HOME zajistit soulad regulačního rámce fondů solidarity s ustanoveními finančního nařízení a ústřední databáze pro vyloučení. Pokud jde o odhalování podvodů, útvar IAS doporučil GŘ HOME, aby navrhlo, strukturovalo a zavedlo postupy a systémy k zaznamenávání, monitorování a následné kontrole nesrovnalostí hlášených členskými státy.

K opatřením ke zvyšování informovanosti se již přistoupilo v rámci výboru SOLID[6]. Během roku 2011 budou v obou generálních ředitelstvích s podporou úřadu OLAF vypracovány příslušné strategie proti podvodům. Ustanovení nařízení Komise o ústřední databázi pro vyloučení budou vzata v potaz v konkrétních právních předpisech, o něž se bude opírat příští víceletý finanční rámec (po roce 2013).

- Dělení generálních ředitelství

Útvar IAS posoudil rozdělení GŘ TREN, ENV a JLS, k němuž došlo v roce 2010 a jež vedlo ke vzniku ředitelství sdílících zdroje a oddělení interního auditu. Byly provedeny organizační změny, jež tvoří součást závazku Komise řešit veškeré personální potřeby do roku 2013 při zachování stávajících zdrojů a snižovat podíl správní podpory.

Dopis vedení[7] reaguje na řadu důležitých otázek, jako je např. posílené a strukturované monitorování procesu reorganizace, a obsahuje vícero doporučení týkajících se předběžných pokynů, poskytování odborného poradenství a lepší přípravy ze strany ústředních orgánů.

Komise vzala otázky vyjádřené v dopise vedení na vědomí, nicméně se domnívá, že na vyvozování konečných závěrů o přínosech či nevýhodách společných ředitelství je příliš brzy. Komise vyhodnotí situaci později, tzn. až poté, co dotyčné útvary získají více zkušeností s novou organizační strukturou.

- Výkonné agentury

Souhrnná zpráva o výkonných agenturách se zaměřila na systémové problémy zjištěné v auditech provedených v letech 2006 až 2009. Výrok útvaru IAS byl „uspokojivý, až na“. Útvar doporučil aktualizovat strategie agentur v oblasti zdrojů, vyjasnit určité aspekty úloh a povinností agentur a jejich mateřských GŘ a upravit bezpečnostní politiku při využívání softwaru Komise. Ústřední útvary by podle doporučení měla – zejména formou pokynů – přijmout nápravná opatření, aby se systémové problémy neopakovaly.

Jak uvádí zpráva pracovní skupiny pro IT, bude se správou IT, strukturou a vývojem systémů ve výkonných agenturách zabývat řídící skupina ABM + IT. Komise má za to, že některé změny požadované v oblasti vedení (např. úloha a povinnosti, konfigurace účtování aktiv) lze provést až po přijetí tříletého přezkumu finančního nařízení. Komise v současné době připravuje nová bezpečnostní pravidla a využije této příležitosti k zajištění toho, aby výkonné agentury usilující o přístup k IT systémům Komise dodržovaly bezpečnostní politiku, prováděcí pravidla, normy a pokyny Komise v oblasti IT.

Pokud jde o Výkonnou agenturu pro výzkum a Výkonnou agenturu Evropské rady pro výzkum, útvar IAS dospěl k závěru, že jejich interní kontroly poskytují „přiměřenou jistotu“ ohledně struktury a nastavení celkového kontrolního prostředí a řízení grantů při řízení delegovaných programů. Útvar IAS však upozornil na nutnost řešit některé velmi důležité otázky. Zejména je třeba, aby agentury měly vlastní strategie proti podvodům, vylepšily auditní strategie a postupy, řízení rizik, postupy při získávání jistoty a při vybírání projektů.

Ke zlepšení již došlo na úrovni plánu auditu (naplánování, posouzení rizik, rozsah auditu a vymezení kontrolovaných oblastí) a jeho provádění v rámci celkové auditní strategie u sedmého rámcového programu (pokyny, monitorování, následná opatření). Po přijetí strategie Komise proti podvodům vypracují obě agentury vlastní strategie pro předcházení podvodům ve spolupráci ve svými mateřskými GŘ a s podporou úřadu OLAF. Očekává se, že akční plány budou plně provedeny během roku 2011.

Otázky IT

- Dopisy vedení

V dopise vedení o bezpečnostní politice Komise v oblasti IT byly shrnuty hlavní otázky týkající se provádění jak bezpečnostní politiky Komise v oblasti IT, tak i souvisejících politik. Podkladem jsou audity, jež útvar IAS provedl v posledních čtyřech letech.

Podle návrhu útvaru IAS by dohledem nad bezpečnostní strategií Komise měl být pověřen příslušný orgán, jenž by zajišťoval soulad strategie s institucionálními cíli a monitoroval její provádění. Dalším návrhem bylo zřízení výboru na vysoké úrovni, jenž by dohlížel na provádění bezpečnostních politik a doporučení ředitelství pro bezpečnost (GŘ HR.DS). Tento výbor by mohl rovněž plnit funkci subjektu příslušného pro řešení neshod v rámci řídících výborů pro projekty. K dalším bodům dopisu vedení patřilo upřesnění úlohy a povinností hlavních aktérů, účast GŘ HR.DS na bezpečnostních aspektech vývoje institucionálních či rozsáhlých systémů IT a posílení pozice bezpečnostních pracovníků IT na úrovni GŘ.

Útvar IAS rovněž vypracoval dopis vedení o nastavení projektů IT v Komisi , jehož cílem je odhalit hlavní příčiny nejčastějších problémů.

Podle útvaru IAS by odborníci IT na institucionální úrovni měli být více zapojeni do počáteční fáze projektů vývoje informačních systémů a některá GŘ by měla na institucionální úrovni systematicky informovat o svém hlavním plánu IT a vymezeních projektů. Podle útvaru IAS by projekty IT měly splňovat soubor minimálních požadavků, pokud jde o aspekty metodiky a struktury podniku.

Komise je přesvědčena, že nová struktura správy IT řeší potřeby, na něž oba dopisy vedení upozornily. Díky ní rovněž dojde – v souladu s plánem obsaženém ve zprávě pracovní skupiny pro IT – k celkové redukci systémů IT v Komisi.

Bezpečnostní politika v oblasti IT spadá do pravomoci výboru na vysoké úrovni pro IT, zatímco otázky operativní bezpečnosti IT jsou v kompetenci bezpečnostního výboru Komise. Komise má za to, že není zapotřebí žádný další subjekt vyhrazený pouze pro otázky bezpečnosti IT.

Pokud jde o řízení projektů IT, byla zřízena rada pro řízení projektů v oblasti informačních systémů ( Information System Project Management Board ) podle nové koncepce správy IT představené ve sdělení Komise „Optimalizace využití IT v Komisi“ ( Getting the Best from IT in the Commission )[8]. Tato rada má mj. dbát na soulad projektů se standardními metodikami, zamezovat překrývání činností a zajišťovat synergie mezi projekty, které se osvědčily.

Výbor na vysoké úrovni pro IT řídí racionalizaci činností a určil již osm oblastí, u nichž dochází ke zjednodušením. Pro každou oblast byla vydána doporučení ohledně systémů IT, jež mohou být odstaveny nebo jejichž funkce má převzít společný/institucionální nástroj IT.

Komise má za to, že změny provedené v rámci správy IT zohledňují připomínky útvaru IAS a představují výrazné zlepšení způsobu, jakým je strategie IT formulována a prováděna.

- Audit lokálního systému IT na GŘ EAC

Ohledně řízení projektů IT audit doporučil, aby GŘ EAC zavedlo formální rámec pro posuzování rizik a konkrétnější rejstřík projektových rizik pro každý uskutečňovaný projekt IT. Útvar IAS rovněž dospěl k závěru, že GŘ EAC by mělo dokončit koncepční dokument ( Vision document ) k LLPLink[9].

Formální řízení rizik u projektů IT, rejstřík projektových rizik a koncepční dokument byly dokončeny v průběhu roku 2010.

Pokud jde o informační bezpečnost , útvar IAS zjistil možné problémy se zabezpečením jednoho informačního systému. Byla zavedena nová heslová politika, díky níž byly vylepšeny mechanismy ověřování. Plné provedení celkového akčního plánu, v němž jsou zohledněny všechny připomínky, se očekává v průběhu roku 2011.

- Audit řízení kontinuity činnosti v GŘ DIGIT

Tato auditní zakázka tvoří součást posuzování řízení kontinuity činnosti v Komisi, jež bylo zahájeno v roce 2009. Útvar IAS vydal doporučení, jejichž cílem je zlepšit řízení programu kontinuity činnosti, mj. plným začleněním postupů pro krizové řízení do rámce kontinuity činnosti a otestováním postupů v podmínkách simulace krize. Jedno doporučení se týkalo i řídící funkce pro dohled nad prováděním řízení kontinuity činnosti v GŘ DIGIT a zlepšení v celkovém plánování a koordinačních činnostech včetně zjišťování a koordinace (vzájemných) závislostí.

Útvar IAS vydá výrok auditora po uskutečnění následných opatření, jakmile budou provedena doporučení uvedená v této zprávě.

Kontrolní strategie

- Strukturální fondy – GŘ REGIO a GŘ EMPL

Útvar IAS provedl dva audity kontrolní strategie – v GŘ REGIO a GŘ EMPL. Hlavní odpovědnost za zavádění účinných systémů vnitřní kontroly mají členské státy. Komise vykonává dohled nad vnitrostátními systémy a nese konečnou odpovědnost za plnění rozpočtu.

Audit zaznamenal různé silné stránky v obou GŘ (jež nyní disponují zkušenými útvary auditu), stále však existují nedostatky v procesech strategického plánování, zejména pokud jde o vyváženost mezi kontrolami na místě a dokumentárními prověrkami. Útvar IAS doporučil rozšířit auditní plány na období přesahující jeden rok a uvést je do souladu s auditní strategií, zintenzivnit posuzování rizik, lépe koordinovat činnosti v rámci společných oblastí, lépe provázat rozsah auditu s plánovanými prohlášeními o věrohodnosti a vypracovat ucelenější systém prokazování kvality. Tato ustanovení by měla jasně uvádět auditní standardy, jež je třeba dodržovat, a upravovat pravidelná interní i externí posouzení kvality.

Obě GŘ předložily akční plány, jež byly hodnoceny jako uspokojivé, a zahájily provádění programu na prokazování kvality ve spolupráci s odděleními auditu jiných GŘ příslušných pro strukturální fondy (včetně úplného souboru klíčových výkonnostních ukazatelů a mezinárodních auditních standardů, jež mají být uplatňovány).

Auditní strategie pro strukturální fondy je nyní založena jednak na pravidelné koordinaci a monitorování auditní strategie v rámci koordinačních schůzek ke strukturálním fondům (koncepce auditu, plánování, posouzení rizik, metody a podmínky auditu reprezentativního vzorku), jednak na víceletých auditních plánech, jež umožňují lepší přerozdělování prostředků. Byl zaveden nový model posuzování rizik, jenž zahrnuje i konsolidaci dřívějších výsledků auditu a konkrétní kritéria týkající se předcházení podvodům a jejich odhalování. Očekává se, že všechna opatření uvedená v akčních plánech budou provedena v průběhu roku 2011.

- Auditní strategie – GŘ EAC

Auditní strategie GŘ EAC pro nepřímé centralizované řízení byla posouzena v auditu dohledu a monitorování vnitrostátních agentur řídících program celoživotního učení, včetně dohledu nad základními a sekundárními kontrolami prováděnými vnitrostátními agenturami, resp. vnitrostátními orgány. I když již GŘ EAC vynaložilo značné úsilí, je třeba, aby dále zlepšilo jednak zúčtování předběžného financování z minulých let, jednak své mechanismy dohledu, aby byl účinně využit přínos různých úrovní kontroly.

Od roku 2011 GŘ EAC dále rozvíjí svůj roční program auditu v oblasti dohledu na základě řádně zdokumentované analýzy rizik týkající se kvality a účinnosti sekundárních kontrol vnitrostátních orgánů a základních kontrol vnitrostátních agentur. Tento program bude aktualizován na základě analýzy ročního a víceletého akčního plánu vnitrostátních orgánů, čímž bude zajištěno řádné fungování kontrolní strategie (jednotný audit). Kromě toho GŘ EAC vypracuje k sekundárním kontrolám seznam ukazatelů, díky nimž bude možné dokládat účinnost prohlášení o věrohodnosti podávané vnitrostátními orgány. Očekává se, že všechna doporučení budou plně provedena během roku 2011.

- Rozvojová pomoc – GŘ AIDCO a GŘ ELARG

Audit posuzující přiměřenost a účinnost kontrolní strategie GŘ AIDCO pro tematické rozpočtové linie (centralizované řízení) upozornil na potřebu získávat náležité informace od vedoucích delegací, jež by podložily prohlášení o věrohodnosti podávané každoročně dále pověřenou schvalující osobou.

Útvar IAS doporučil provést u tohoto nástroje analýzu přenášení pravomocí a řetězce podávání zpráv, dále definovat a zavést relevantnější kontroly s výsledkovými ukazateli, posoudit početní stav zaměstnanců a snížit chybovost v hodnoceních místních výzev k předkládání návrhů.

Postupy pro správu programů v rámci částečně decentralizovaného řízení posoudil audit finančního řízení odhadů programu financovaný z Evropského rozvojového fondu a rozpočtu EU. Podle doporučení útvaru IAS by GŘ AIDCO mělo poskytovat více pokynů, zasazovat se o používání standardních kontrolních seznamů a posilovat dohled, tak aby kontrolní úrovně poskytovaly dále pověřené osobě dostatečnou jistotu.

Po vytvoření Evropské služby pro vnější činnost a sloučení GŘ AIDCO a GŘ DEV došlo k přezkumu a úpravám přenášení pravomocí a řetězce podávání zpráv. V rámci podávání zpráv byly zavedeny nové požadavky a ukazatele. Cílem je lépe podložit a kvantifikovat účinek a nákladovou efektivnost kontrol a umožnit získání větší jistoty na základě zpráv. GŘ DEVCO zavedlo nové ukazatele s cílem posuzovat lépe přiměřenost lidských zdrojů. GŘ DEVCO rovněž zdokonaluje postupy řízení a uplatňování pro místní výzvy k předkládání návrhů (zjednodušení, standardní žádosti o grant) a očekává plné provedení svého akčního plánu do konce tohoto roku.

V GŘ ELARG zkoumal audit o zadávání zakázek v rámci nástroje předvstupní pomoci kontroly jak při centralizovaném, tak necentralizovaném řízení. Podle doporučení útvaru IAS by měly být kontrolní seznamy založeny na souboru minimálních požadavků na kontrolu, jež by dále pověřené schvalující osoby doplňovaly či upravovaly tak, aby byla zohledněna konkrétní rizika.

V auditu grantů z nástroje předvstupní pomoci (centralizované a společné řízení) útvar IAS doporučil, aby byly vyvinuty praktické postupy pro hodnocení ex ante a aby bylo v nástrojích řízení zajištěno jednotné kódování a vykazování údajů. Dohled vedení nad výzvami k předkládání návrhů by měl být posílen a současný proces optimalizován díky rozšíření hodnotících postupů, vylepšení nástrojů IT a využívání víceletých výzev k vyjádření zájmu.

DG ELARG zavedlo harmonizované kontrolní seznamy, jež přispějí k ověření ex ante při zadávacích řízeních. Posílilo také dohled nad výzvami k předkládání návrhů u grantů – díky lepšímu zacílení při podávání zpráv a větší soudržnosti kódovaných údajů.

- Systém společného nemocenského pojištění – PMO

Audit se zaměřil jednak na vnitřní organizaci a kontrolní prostředí, v jakém PMO systém společného nemocenského pojištění spravuje, jednak na kontrolní strategii PMO. Útvar IAS vydal neuspokojivý výrok auditora.

Podle útvaru IAS by měla hlavní kancelář systému společného nemocenského pojištění hrát silnější a aktivnější koordinační úlohu při poskytování podpory kancelářím pro vyřizování nároků v jiných orgánech a na jiných pracovištích, vypracovat celkovou kontrolní strategii ex ante i ex post a zajistit jednotné uplatňování a dokumentaci kontrol. Další doporučení se zaměřovala na rozvoj strategie pro předcházení podvodům a jejich odhalování.

Komise přijala novou organizační strukturu, do níž byl začleněn útvar nemocenského pojištění Rady. V současné době se konají pravidelné schůzky mezi některými vzdálenými pracovišti a hlavní kanceláří. Byla vypracována kontrolní strategie, jež vymezuje kontrolní postupy, úrovně podávání zpráv a plán kontroly. Okamžitě byla provedena další opatření, jež mají řešit některé zásadní nedostatky zjištěné v auditu (pravidelné sledování a ohlašování finančních schodků a rezerv, prohlášení o lékařském tajemství podepsané personálem atd.). Všechna hlavní doporučení auditu budou provedena do konce roku 2011.

Audit dodržování platebních lhůt (GŘ BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO)

Audit se týkal zpracování platebních transakcí v rámci centralizovaného řízení, činností v oblasti sledování a podávání zpráv jak v operativních, tak horizontálních GŘ a používání centrálních a místních systémů IT. Stávající systém vnitřní kontroly dodržování platebních lhůt v Komisi poskytuje podle útvaru IAS přiměřenou jistotu, pokud jde o dosahování obchodních cílů, s výjimkou několika velmi důležitých bodů.

Operativní GŘ, u nichž audit proběhl, nesledovala (kromě GŘ ECHO) dodržování platebních lhůt systematicky a ne vždy obsahovaly zprávy určené vedení všechny údaje, jež jsou k dohledu nad dodržováním platebních lhůt nezbytné.

Útvar IAS doporučil posílit monitorování na ústřední i místní úrovni a zavést účinné systémy podávání zpráv vedení. Audit rovněž zjistil nedostatky v pokynech či postupech a označil oblasti, v nichž by mělo dojít ke zlepšení při zpracovávání plateb. Konkrétně jde o kvalitu zadávání údajů, pozastavení plateb a včasnou registraci faktur.

Komise učinila v této oblasti v posledních letech značný pokrok (jak ukazují výsledky pravidelných šetření evropského veřejného ochránce práv), a to díky vylepšením systému ABAC při validaci místních systémů IT, lépe formulovaným pokynům a pravidelnému monitorování.

Probíhá přezkum stávajících standardních zpráv, jenž operativním GŘ umožní sledovat platební transakce a dodržování platebních lhůt. Byla ustavena pracovní skupina, jež má přezkoumat stávající pokyny a navrhnout zlepšení. Útvarům je připomínána potřeba přesného předávání údajů o zpožděných platbách do systému ABAC. Úprava funkcí systému ABAC, jež by podporovaly pozastavení plateb, bude zvážena po přijetí tříletého přezkumu finančních nařízení. Tyto akční plány budou plně provedeny do konce roku 2012.

ZÁVěRY

Útvar IAS přispívá svou prací ke kultuře účinnosti a účelnosti. Jeho auditní činnost napomáhá Komisi při nalézání synergií i odhalování rizik a tím posiluje řízení Komise.

Komise vyzdvihuje pozitivní spolupráci útvaru IAS s kontrolovanými GŘ a jejich odděleními interního auditu. Provádění akčních plánů vypracovaných letos i v minulých letech v reakci na doporučení auditu přispívá ke stálému zdokonalování rámce vnitřní kontroly Komise.

Kontrolní postupy

Útvar IAS zdůrazňuje jednak potřebu lepšího informování ze strany vedoucích delegací v rámci přípravy prohlášení o věrohodnosti GŘ AIDCO, jednak nutnost, aby se GŘ EAC vyvarovalo zbytečného překrývání kontrol prováděných jeho útvary s kontrolami prováděnými vnitrostátními agenturami. GŘ ELARG by měla doplnit svou iniciativu, podle níž mají vedoucí delegací předkládat roční strategie zajištění věrohodnosti, tím, že budou vypracovány kontrolní seznamy použitelné pro všechny delegace. Útvar IAS doporučil GŘ REGIO a GŘ EMPL provést vylepšení, jež jsou podle něj nezbytná k získání přiměřené jistoty u víceletých programů. V oblasti kontrolních strategií přijala Komise značný počet opatření, jež jejím útvarům umožní zavést odpovídající auditní a kontrolní systémy. V oblastech s nejvyššími riziky byly vypracovány a provedeny akční plány, jež umožňují lepší plánování a monitorování kontrolních činností, odstraňují administrativní zátěž a zdvojení činností a zlepšují účinnost systémů vnitřní kontroly Komise.

Kontroly dodržování zákonných lhůt plateb byly méně účinné v některých GŘ, v nichž nebyly vždy uplatňovány kratší lhůty požadované Komisí. Vedoucí pracovníci musí zlepšit dohled nad řádným fungováním kontrolních postupů pro zpracování plateb. Komise přijala několik opatření, jež mají zdokonalit jak provádění plateb, tak související kontrolní mechanismy, a to na úrovni systémů IT (ABAC) a validace místních systémů IT i prostřednictvím pokynů a pravidelného a účinnějšího monitorování.

Útvar IAS upozornil na některé otázky ke zvážení s cílem zlepšit účinnost a účelnost projektů IT v počáteční fázi tak, aby Komise mohla i nadále dosahovat svých cílů nákladově efektivním, účinným a bezpečným způsobem. V návaznosti na doporučení pracovní skupiny pro IT Komise reformovala svou správu IT: v roce 2010 byl ustaven řídící výbor ABM + IT, v roce 2011 následovala rada pro řízení projektů v oblasti informačních systémů a výbor na vysoké úrovni pro IT, což představuje hlavní vylepšení způsobu koncepce a provádění strategie IT.

Audity útvaru IAS týkající se nedávno rozdělených GŘ přinesly poznatky, z nichž je třeba vzít si ponaučení pro další případná dělení GŘ, tak aby se zmírnil dopad příslušných změn na dotyčná GŘ, ústřední a horizontální útvary a zaměstnance. Komise má za to, že je příliš brzy na vyvozování konečných závěrů o přínosech či nevýhodách sdílených ředitelství, a vyhodnotí situaci později, tzn. až poté, co dotyčné útvary získají více zkušeností s novou organizační strukturou.

Podvody

V této oblasti útvar IAS upozornil na nedostatečně jasné vymezení organizační odpovědnosti při předcházení podvodům a jejich odhalování a na potřebu aktualizované strategie proti podvodům na úrovni Komise.

Komise přijala novou strategii proti podvodům, kterou připravil úřad OLAF ve spolupráci s ústředními útvary a operativními GŘ a která připomínky vyjádřené úřadem IAS plně zohledňuje.

[1] Některé zprávy dokončené na počátku roku 2010 byly zahrnuty do zprávy za rok 2009, a ve zprávě za rok 2010 proto znovu zahrnuty nejsou. Některé zprávy rozpracované v roce 2010, avšak dokončené do 1. února 2011, jsou pak zahrnuty ve zprávě za rok 2010.

[2] KOM(2011) 323 ze dne 1. června 2011.

[3] Zadání kategorie C1 jsou ta, která je třeba dokončit v rámci daného roku.

[4] Zadání kategorie C2 jsou ta, která mohou být převedena do následujícího roku, zejména je-li provádění akčních plánů nedostatečné pro odůvodnění následného auditu nebo dojde-li u předmětu auditu ke zpožděním.

[5] KOM(2011) 376 ze dne 24. června 2011.

[6] Fondy SOLID jsou fondy spadající pod rámcový program „Solidarita a řízení migračních toků“.

[7] Dopisy vedení poskytují vedoucím pracovníkům doporučení, jež obvykle vycházejí ze zjištění řady auditů nebo z poradenských zakázek a jež nevedou k formálním následným opatřením ze strany auditorů. Liší se od zpráv o auditorských zakázkách (opatření k zajišťování věrohodnosti), v nichž auditoři vyjadřují stanovisko a požadují akční plán k provádění dohodnutých doporučení, na něž se pak vztahuje formální následný postup.

[8] SEK(2010) 1182, 7.10.2010.

[9] LLPLink je jedním z hlavních informačních systémů.