CS EN Úřední věstník Evropské unie C 318/1

Zpráva o činnosti dozorčího výboru úřadu OLAF

Únor 2013 – leden 2014

(2014/C 318/01)

Členové dozorčího výboru úřadu OLAF Johan DENOLF (předseda) Hlavní komisař, ředitel ředitelství pro hospodářskou a finanční trestnou činnost při federální policii a člen finanční zpravodajské jednotky, Belgie Herbert BÖSCH Bývalý poslanec Evropského parlamentu Bývalý předseda výboru pro rozpočtovou kontrolu Evropského parlamentu, Rakousko Catherine PIGNON Vrchní státní zástupkyně u odvolacího soudu v Angers, Francie Jens MADSEN Státní zástupce pro závažnou hospodářskou a mezinárodní trestnou činnost, Dánsko Tuomas PÖYSTI Generální auditor Finska, předseda Národního kontrolního úřadu, Finsko

OBSAH

MANDÁT 3

PŘEDMLUVA PŘEDSEDY 4

PŘEHLED 5

1. DOHLED NAD VYŠETŘOVÁNÍM ÚŘADU OLAF 5

Pokyny zaměstnancům týkající se vyšetřovacích postupů 6

Priority politiky v oblasti vyšetřování 6

Výběr případů v úřadu OLAF 7

Délka vyšetřování 7

Případy předané vnitrostátním soudním orgánům 8

Rozhodnutí odložit předání informací orgánu, instituci nebo jinému subjektu 9

Doporučení vydaná generálním ředitelem úřadu OLAF 9

Postupy úřadu OLAF při vyřizování stížností 10

Stížnosti a žádosti adresované dozorčímu výboru 10

2. DOHLED NAD ŘÍZENÍM VYŠETŘOVACÍ FUNKCE ÚŘADU OLAF 11

Předběžný návrh rozpočtu na rok 2014 11

Reorganizace úřadu OLAF a průzkumy spokojenosti mezi zaměstnanci 12

3. SPOLUPRÁCE S ÚŘADEM OLAF 12

Opatření vyvozená úřadem OLAF z doporučení výboru 12

Pracovní ujednání s úřadem OLAF 12

4. SPOLUPRÁCE SE ZÚČASTNĚNÝMI STRANAMI 13

Schůzky s orgány EU 13

Výměna názorů s orgány EU 13

Veřejné slyšení v Evropském parlamentu o procesních zárukách 13

Občanská společnost 13

5. ŘÍZENÍ DOZORČÍHO VÝBORU 14

Úloha dozorčího výboru podle nařízení č. (EU, Euratom) 883/2013 14

Priority a cíle 14

Kodex chování 14

Metody práce 14

6. SEKRETARIÁT DOZORČÍHO VÝBORU 15

PŘÍLOHY 16

MANDÁT

Ustanovení čl. 15 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013: Dozorčí výbor pravidelně dohlíží na to, jak úřad plní svou vyšetřovací funkci, přičemž jeho cílem je posilovat nezávislost úřadu při řádném výkonu pravomocí, které mu jsou svěřeny tímto nařízením. Dozorčí výbor zejména dohlíží na vývoj v oblasti uplatňování procesních záruk a délky vyšetřování na základě informací, které mu podává generální ředitel v souladu s čl. 7 odst. 8.

Podle nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 (1) je posláním dozorčího výboru úřadu OLAF (dále též „úřad“) posilovat nezávislost tohoto úřadu při řádném výkonu svěřených pravomocí (2). K tomu, aby dozorčí výbor mohl toto poslání plnit, pověřil jej unijní normotvůrce touto trojí úlohou:

— Dozorčí výbor je dozorčím orgánem úřadu OLAF a strážcem jeho nezávislosti; dohlíží pravidelně na výkon vyšetřovací funkce úřadu OLAF, a zejména na vývoj v oblasti uplatňování procesních záruk a délky vyšetřování.

— Dozorčí výbor plní poradní úlohu vůči generálnímu řediteli úřadu OLAF a je mu nápomocen při výkonu jeho funkce; za tímto účelem výbor — sděluje generálnímu řediteli výsledky dohledu nad tím, jak OLAF plní svou vyšetřovací funkci, jak jsou uplatňovány procesní záruky a jak dlouho trvá vyšetřování; dozorčí výbor též případně vydává vhodná doporučení; — podává generálnímu řediteli doporučení, mj. pokud jde o zdroje potřebné k výkonu vyšetřovací funkce úřadu, o vyšetřovací priority a o délku vyšetřování; — podává vyjádření (případně spolu s doporučeními) k obecným zásadám vyšetřovacích postupů, jež generální ředitel přijímá v souladu s čl. 17 odst. 8 nařízení, a k případným změnám těchto zásad.

— Dozorčí výbor je partnerem v dialogu s orgány EU, jimž podává zprávy o své činnosti a s nimiž si vyměňuje názory na politické úrovni. Na jejich žádost může též vydávat stanoviska. Díky svým poznatkům z činnosti dohledu tak těmto orgánům poskytuje jedinečné vhledy do problematiky.

PŘEDMLUVA PŘEDSEDY

Jakožto předseda dozorčího výboru Evropského úřadu pro boj proti podvodům mám tu čest předložit v souladu s čl. 15 odst. 9 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 tuto výroční zprávu o činnosti našeho výboru.

Jedná se již o druhou zprávu o činnosti, kterou dozorčí výbor předkládá ve svém stávajícím složení. Jejím předmětem jsou hlavní aktivity výboru ve sledovaném období od 1. února 2013 do 31. ledna 2014.

Kapitoly 1 a 2 podávají rozsáhlý přehled o činnosti v oblasti dohledu, kterou dozorčí výbor vykonává. Hlavní pozornost věnují dohledu nad tím, jak úřad OLAF plní svou vyšetřovací funkci a jak její výkon řídí. Kapitoly 3 a 4 pojednávají o vztazích dozorčího výboru s úřadem OLAF, orgány EU a dalšími zúčastněnými stranami. Kapitoly 5 a 6 jsou věnovány pracovním metodám výboru, jeho politickým dokumentům a krátkému pojednání o sekretariátu výboru.

Koncem sledovaného období opustil výbor jeden z jeho členů, Jens Madsen, aby se ujal nové významné funkce ve veřejné správě své země. Rád bych využil této příležitosti, abych mu poděkoval za jeho cenný příspěvek k činnosti výboru a abych za nového člena přivítal pana Dimitriose Zimianitise, který se své funkce ujal 1. února 2014.

V neposlední řadě bych rád vyjádřil zvláštní poděkování pracovníkům našeho sekretariátu za jejich neocenitelnou pomoc a vynikající práci, která velkou měrou přispěla k efektivnosti dohledu nad vyšetřovací funkcí úřadu OLAF.

V Bruselu dne 12. března 2014. Johan DENOLF

PŘEHLED

Činnost v oblasti dohledu

Analýza a posouzení:

— 56 případů vyžadujících předání informací vnitrostátním soudním orgánům,

— 186 zpráv o vyšetřování trvajícím déle než devět měsíců,

— 293 stanovisek k výběru případů,

— 14 stížností a žádostí jednotlivců,

— 1 stížnosti z orgánu EU,

— 2 žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům dozorčího výboru,

— 1 žádosti o spolupráci podané vnitrostátním soudním orgánem.

Stanoviska a zprávy

— 4 stanoviska k výkonu a řízení vyšetřovací funkce úřadu OLAF: — stanovisko č. 1/2013: předběžný návrh rozpočtu úřadu OLAF na rok 2014, — stanovisko č. 2/2013: zavedení interního postupu úřadu OLAF k vyřizování stížností, — stanovisko č. 1/2014: priority politiky úřadu OLAF v oblasti vyšetřování, — stanovisko č. 2/2014: výběr případů v úřadu OLAF,

— výroční zpráva o činnosti za rok 2012.

Vyjádření a politické dokumenty

— Vyjádření k posilování procesních záruk v úřadu OLAF,

— vyjádření k vyšetřovacím postupům úřadu OLAF,

— dokument o poslání a působnosti dozorčího výboru na základě nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 a střednědobá strategie,

— obecné zásady dohledu (ve stavu rozpracování),

— změna jednacího řádu (ve stavu rozpracování).

Spolupráce

— Nové pracovní ujednání s úřadem OLAF.

1. DOHLED NAD VYŠETŘOVÁNÍM ÚŘADU OLAF

1. Dozorčí výbor úřadu OLAF (dále jen „výbor“) dohlíží nad různými aspekty vyšetřovací činnosti úřadu. Tento dohled vykonává na základě informací, které je mu povinen poskytovat generální ředitel úřadu (dále jen „generální ředitel“), případně na základě informací vyžádaných z vlastního podnětu.

Ustanovení čl. 15 odst. 1 třetího pododstavce nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013: Dozorčí výbor podává generálnímu řediteli stanoviska a ve vhodných případech i doporučení, pokud jde mimo jiné o zdroje potřebné k výkonu vyšetřovací funkce úřadu, vyšetřovací priority úřadu a délku trvání vyšetřování. Tato stanoviska může vydávat z vlastního podnětu, na žádost generálního ředitele nebo na žádost orgánu, instituce nebo jiného subjektu, avšak do právě probíhajících vyšetřování nezasahuje.

Pokyny zaměstnancům týkající se vyšetřovacích postupů

2. Generální ředitel předložil výboru dne 7. února 2013 pozměněné znění pokynů k vyšetřovacím postupům, které jsou určeny zaměstnancům úřadu („pokyny k vyšetřovacím postupům“). Dne 5. července předložil výboru jejich druhé pozměněné znění, jehož smyslem je sladit vyšetřovací postupy úřadu s novou právní úpravou v (předloze) nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013. Generální ředitel informoval výbor o svém záměru přijmout pozměněné pokyny k vyšetřovacím postupům dne 31. července 2013.

3. Výbor zdůraznil, že v tak krátké lhůtě není s to pozměněné pokyny k vyšetřovacím postupům do hloubky zanalyzovat, a dne 30. července 2013 k nim předložil vyjádření a několik otázek (3). Výbor zejména zkoumal ta ustanovení, jež se týkají postupu výběru případů, vedení vyšetřování a koordinovaných šetření.

4. Výbor dospěl k závěru, že by pozměněné pokyny k vyšetřovacím postupům měly mj.: — výslovně zmínit, že předpokladem zahájení vyšetřování je „dostatečně závažné podezření“ ve smyslu nařízení, — v souvislosti s oddělením, jež se zabývá výběrem a přezkumem vyšetřování, jednoznačně upravit oddělenost funkcí pracovníků, kteří provádějí výběr, a pracovníků, kteří provádějí přezkum, — zachovat jednoznačné rozlišení mezi vnitřním a vnějším vyšetřováním z důvodu odlišnosti souvisejících vyšetřovacích pravomocí úřadu, — obsahovat ustanovení o organizaci širší vnitřní kontroly, jíž by byl podrobován soulad s právem a jež by se zaměřovala nejen na vyšetřovací činnosti, o nichž hovoří pokyny k postupům vyšetřování, nýbrž i na činnosti, jež tyto pokyny sice výslovně neupravují, avšak mohly by potenciálně vést k zásahu do práv dotčených osob.

5. Na žádost výboru předložil generální ředitel dne 5. září 2013 k nadneseným otázkám své připomínky a doplňující informace. Vyrozuměl výbor též o tom, že při finalizaci změn pokynů k vyšetřovacím postupům byly zohledněny některé připomínky výboru, a přeposlal výboru konečný návrh nových obecných zásad vyšetřovacích postupů určených zaměstnancům úřadu, jimiž mají být uvedené pokyny k vyšetřovacím postupům nahrazeny.

Priority politiky v oblasti vyšetřování

6. Stanovisko č. 1/2014 posoudilo priority politiky úřadu OLAF v oblasti vyšetřování („vyšetřovací priority“), které každoročně stanoví generální ředitel a které jsou zveřejňovány v ročním plánu řízení (4).

7. Výbor porovnal vyšetřovací priority na roky 2012 a 2013 s návrhem priorit na rok 2014. Uvítal, že jsou tyto nejnovější vyšetřovací priority vymezeny lépe. Zásluhu na tom mají připomínky, jež výbor prezentoval při technických schůzkách s generálním ředitelem a podle nichž by tyto priority neměly obsahovat obecné zásady, nýbrž pouze specifické oblasti či druhy podvodů, jimiž by se měl OLAF zabývat přednostně. (Obecné zásady by měly být zohledňovány vždy při rozhodování, zda zahájit vyšetřování).

8. Výbor shledal, že finanční ukazatele, jež byly v předchozích letech nadsazené, byly z návrhu vyšetřovacích priorit na rok 2014 zcela vypuštěny. Zdůraznil, že těmto ukazatelům by měl být přikládán význam při posouzení, o jak závažné riziko podvodu se jedná, a že by mohly být užitečné jako měřítko a interní vodítko k uplatňování zásady přiměřenosti. Výbor dále poukázal na potřebu přehodnotit zásady subsidiarity a přidané hodnoty a používat jich opatrně. Uvedl dále, že je vyšetřovací priority nutno pravidelně vyhodnocovat.

9. Výbor poukázal na to, že je vyšetřovací priority nutno zpřesnit, a doporučil, aby generální ředitel vydal obecné zásady k uplatňování výběrových kritérií podle nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013. Podle názoru výboru je dále zapotřebí navázat na téma vymezení a plnění vyšetřovacích priorit konstruktivní dialog se zúčastněnými stranami, zejména pokud jde o finanční ukazatele a případná opatření vyvozená ze zamítnutých případů, jejichž vyhodnocení vede k závěru, že je dáno dostatečně závažné podezření z podvodu. V této fázi je pro výbor nadále obtížné, aby zhodnotil výkon úřadu OLAF v oblastech vyšetřovacích priorit, neboť OLAF sám nezpracoval k těmto prioritám žádné posouzení dopadů. Výbor tedy generálního ředitele požádal, aby předložil posouzení výsledků, jichž bylo při plnění vyšetřovacích priorit za roky 2012 a 2013 v jednotlivých prioritních oblastech dosaženo, a aby k tomuto posouzení přiložil souhrn o zpětné vazbě od zúčastněných stran.

Výběr případů v úřadu OLAF

10. Stanovisko č. 2/2014 k výběru případů v úřadu OLAF (5) se zabývalo otázkou, nakolik efektivně, kvalitně a transparentně OLAF postupuje při výběru případů, jimiž se bude zabývat. Výbor při tomto posouzení vycházel mj. z analýzy vzorku 293 stanovisek, jež v rámci úřadu vydalo oddělení pro výběr a přezkum vyšetřování („ISRU“) a která doporučují případ buď zamítnout, nebo zahájit vyšetřování či koordinované šetření.

11. Výbor nejprve posoudil efektivnost, s níž jsou případy vybírány. Za tímto účelem přezkoumal zdroje, jež byly oddělení ISRU k výkonu jeho činnosti dány k dispozici, a dále se zaměřil na konkrétní výsledky dosažené v letech 2012 a 2013. Výbor shledal, že v některých případech chyběly či nebyly v dostatečném rozsahu k dispozici odborné, investigativní či jazykové znalosti, že nebyl dostatečně podložen právní rozbor, že čas vyčleněný na výběr (povinná 2měsíční lhůta) nebyl v některých případech adekvátní a že zapotřebí je i přesného postupu, jímž by se řídil přístup k oznamovatelům.

12. Výbor následně stanoviska vyhodnotil z hlediska kvality. Posuzoval přitom jejich soulad s výběrovými kritérii, která stanovil generální ředitel. Výbor shledal, že instrukce k uplatňování výběrových kritérií nebyly dodržovány důsledně: i) při posuzování, zda je OLAF kompetentní učinit určité kroky, totiž byly jen málo zohledňovány relevantní právní nástroje, ii) pracovníci, kteří výběr prováděli, neměli k dispozici přesné ukazatele k vyhodnocení dostatečnosti informací, iii) a pokud tyto ukazatele k dispozici byly, nebyly trvale a důsledně používány, iv) a nezřídka byla vydávána nepodložená vyjádření.

13. V neposlední řadě se výbor zaměřil na transparentnost postupu výběru. Za tímto účelem posoudil tok informací během výběrového postupu, zejména z hlediska spolupráce mezi ISRU a vyšetřovacími odděleními.

14. Výbor adresoval generálnímu řediteli několik doporučení, jež by měla výběr prováděný oddělením ISRU zkvalitnit. Celkovým závěrem z provedeného posouzení bylo konečné doporučení výboru, aby OLAF interně vyhodnotil činnosti oddělení ISRU a zjistil mj. potřebný objem zdrojů, přednosti a slabiny tohoto oddělení a „míru chyb“ u hodnocených případů. Výbor dále generálního ředitele požádal, aby jej do jednoho roku od přijetí tohoto stanoviska informoval o opatřeních, jež byla vyvozena z doporučení ve stanovisku obsažených.

Délka vyšetřování

Ustanovení čl. 11 odst. 7 nařízení (ES) č. 1073/1999: Pokud vyšetřování trvá déle než devět měsíců, informuje ředitel dozorčí výbor o důvodech, které brání uzavřít vyšetřování, a o odhadované době potřebné k jeho dokončení. Ustanovení čl. 7 odst. 8 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013: Nelze-li vyšetřování skončit do 12 měsíců od zahájení, podává generální ředitel po uplynutí této lhůty 12 měsíců a poté každých šest měsíců dozorčímu výboru zprávu obsahující důvody a nápravná opatření navrhována s cílem vyšetřování urychlit.

15. Výbor zkontroloval, jak dlouho trvala vyšetřování vedená úřadem OLAF. Jako zdroj informací použil zprávy o vyšetřování trvajícím déle než devět měsíců (6) a zprávy vypracované v případech, jež OLAF předal vnitrostátním soudním orgánům podle bývalého nařízení (ES) č. 1073/1999. V případech, kdy byl výboru poskytnut přístup k systému úřadu OLAF pro správu případů (dále jen „systém CMS“), výbor též prostudoval další případovou dokumentaci.

16. Výbor zahájil analýzu důvodů, jimiž OLAF vysvětloval, proč některé případy trvají déle než devět měsíců. K těmto důvodům patří složitost vyšetřované záležitosti, nedostatek zdrojů, nízká priorita případu a nedostatečná spolupráce. Výbor si povšiml, že mezi ředitelstvími, jež se zabývají vyšetřováním, a jejich odděleními panují z hlediska přesnosti podávaných vysvětlení rozdíly. Touto analýzou se výbor nadále zabývá.

17. Nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 zavedlo dvě významné změny, jež mají výboru pomoci zkvalitnit dohled nad délkou vyšetřování. První změnou jsou zprávy podávané po dvanácti měsících vyšetřování, jimiž byly nahrazeny zprávy podávané po devíti měsících (a jež lépe odpovídají realitě, neboť většina vyšetřování úřadu trvá přes dvanáct měsíců). Druhou novinkou je povinnost úřadu podávat zprávu pravidelně každých dalších šest měsíců, díky níž je výbor schopen sledovat celý vyšetřovací cyklus.

18. Výbor dne 31. ledna 2014 poprvé obdržel 83 zpráv o vyšetřování trvajícím déle než dvanáct měsíců, přičemž případů vyšetřovaných takto dlouho bylo celkem 243. Výbor se znepokojením konstatoval, že šablonu těchto zpráv OLAF v souladu s požadavky nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 sice přepracoval, avšak nové zprávy předkládané výboru neobsahují dostatek informací, především ke skutečnostem, jež by výboru umožnily zkontrolovat, zda ve vyšetřování potenciálně nedochází ke zbytečným prodlevám. Jako příklad lze uvést, že 33 z 83 zpráv o případech vyšetřování trvajícím déle než dvanáct měsíců sice popisuje důvody a navrhovaná nápravná opatření, jež mají vyšetřování urychlit. Neuvádí však žádné skutkové okolnosti, podle nichž by byl výbor s to vyhodnotit trvání určitého vyšetřování komplexním způsobem. (K takovým okolnostem patří např. vylíčení skutkového stavu, druh a posloupnost vyšetřovacích úkonů, jež OLAF dosud provedl, potenciální doba nečinnosti, druh podvodu, finanční dopad, aspekty týkající se promlčení atd.). Nařízení č. 883/2013 posílilo úlohu výboru při kontrole vyšetřování z hlediska jejich trvání. Úřad však z vlastního podnětu nedodává výboru dostatek informací k tomu, aby mohl výbor toto své poslání plnit. Tuto otázku výbor předestřel na schůzce s generálním ředitelem a nyní očekává, že zprávy, jež mu budou předkládány v budoucnu, budou obsažnější.

19. Při jedné z technických schůzek byl výbor úřadem informován o nástrojích, jež úřad používá ke kontrole délky vyšetřování. Jedná se především o soustavu hlášení, jimiž jsou v systému CMS označovány blížící se termíny odevzdání zprávy o vyšetřování trvajícím déle než dvanáct, resp. šest měsíců. OLAF dále ve vyšetřovacích odděleních ustavil strukturu vedoucích na nižších pozicích řízení, kteří odpovídají mj. právě za kontrolu délky vyšetřování. Výbor vítá úsilí úřadu OLAF i jeho ochotu zvýšit informovanost o lhůtách mezi vyšetřovateli. Současně však zdůrazňuje, že zprávy o vyšetřování trvajícím déle než dvanáct, resp. šest měsíců, které od úřadu dostává, by pro samotný úřad mohly být užitečným nástrojem řízení při kontrole délky vyšetřování. Vzhledem k nedostatečné obsažnosti většiny zpráv se nicméně úřad o takovou možnost připravuje. Uvedené má význam zejména v případech, kdy může delší doba vyšetřování nepříznivě ovlivnit pověst a pracovní život dotčených osob nebo kdy by mohla vést k promlčení následných právních postupů v členských státech.

Případy předané vnitrostátním soudním orgánům

Ustanovení čl. 11 odst. 7 nařízení (ES) č. 1073/1999: Ředitel informuje výbor o případech vyžadujících předání informací soudním orgánům členského státu. Ustanovení čl. 17 odst. 5 třetího pododstavce nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013: Generální ředitel pravidelně informuje dozorčí výbor: (…) b) o případech, kdy byly předány informace soudním orgánům členských států (…).

20. Nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 zavedlo významnou změnu u případů, jež OLAF zamýšlí předat vnitrostátním soudním orgánům: oproti úpravě v bývalém nařízení (ES) č. 1073/1999 již OLAF nemusí o těchto případech informovat výbor před jejich předáním, nýbrž musí tyto informace podávat pouze pravidelně, po předání.

21. V období od 1. února 2013 do 30. září 2013 (než vstoupilo v platnost nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013) obdržel výbor informace o 56 případech (7), jež vyžadovaly předání informací vnitrostátním soudním orgánům. K osmnácti případům byl výboru na jeho žádost poskytnut neomezený přístup k případové dokumentaci v systému CMS.

22. Výbor však nebyl s to tyto případy důkladně posoudit před jejich předáním do členských států, neboť by přístup ke spisové dokumentaci v systému CSM získal až po uplynutí 5denní lhůty, kterou stanoví předchozí dohody s úřadem. Při posouzení, jak OLAF uplatňuje procesní záruky, se výbor opíral především o údaje ze stanovisek k závěrečným či průběžným zprávám a z doporučení, jež vydalo oddělení ISRU (8). Získal-li přístup k případové dokumentaci, vycházel též z dokumentace v systému CMS. Výbor konstatoval, že podle všech stanovisek oddělení ISRU byly veškeré vyšetřovací úkony provedeny v souladu s použitelnou právní úpravou. Na základě těchto stanovisek a dalších prostudovaných dokumentů zjistil výbor pouze ojedinělé problémy s tím, jak OLAF dodržoval procesní záruky (např. v jednom případě nebyla dotčená osoba informována o tom, že bylo vyšetřování ukončeno, a v jiném případě byl výslech dotčené osoby proveden bez písemného pověření (9)).

23. V jednom případě se dotčená osoba obrátila na výbor ve věci závažného porušení povinnosti zachovávat důvěrnost, jehož se OLAF údajně dopustil. Jelikož však výbor neměl náležité nástroje k přešetření této záležitosti (tento incident nebyl zaznamenán ve spisové dokumentaci úřadu), mohl tuto stížnost pouze postoupit generálnímu řediteli, jenž existenci takového porušení povinnosti popřel.

24. Dne 31. ledna 2014 obdržel výbor informace o 17 dalších případech, v nichž byly od 1. října 2013 (kdy vstoupilo v platnost nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013) předány informace soudním orgánům členských států. Jelikož byly tyto informace doručeny v poslední den období, které je předmětem této zprávy o činnosti, vyžádá si výbor doplňující údaje a tyto případy prostuduje v následujících měsících roku 2014.

Rozhodnutí odložit předání informací orgánu, instituci nebo jinému subjektu

Ustanovení čl. 4 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013: Pokud se při vnitřním vyšetřování zjistí, že by dotčenou osobou mohl být některý z úředníků, jiných zaměstnanců, členů orgánů nebo institucí, vedoucích jiných subjektů nebo pracovníků, je o tom informován orgán, instituce nebo jiný subjekt, ke kterému tato osoba patří. (…) Ve výjimečných případech lze na základě odůvodněného rozhodnutí generálního ředitele, které bude po uzavření vyšetřování předáno dozorčímu výboru, poskytnutí těchto informací pozdržet.

25. Nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 zavedlo novou povinnost generálního ředitele, aby výboru po uzavření vyšetřování předal odůvodněné rozhodnutí pozdržet poskytnutí informací orgánu, instituci nebo jinému subjektu, k němuž patří osoba dotčená vnitřním vyšetřováním. Dne 31. ledna 2014 byl výbor úřadem vyrozuměn, že k takovému pozdržení od vstupu nařízení v platnost nedošlo ani v jednom případě.

Doporučení vydaná generálním ředitelem úřadu OLAF

Ustanovení čl. 11 odst. 7 nařízení (ES) č. 1073/1999: Ředitel informuje výbor o případech, ve kterých orgán, subjekt, úřad nebo agentura nepostupovaly v souladu s jeho doporučeními. Ustanovení čl. 17 odst. 5 třetího pododstavce nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013: Generální ředitel pravidelně informuje dozorčí výbor: a) o případech, kdy jeho doporučení nebyla respektována (...);

26. Ve sledovaném období a v podstatě za celé své funkční období obdržel výbor jen velmi kusé informace o případech, kdy nebyla respektována doporučení generálního ředitele. Vlastní šetření vede výbor k závěru, že stejně jako v předchozích letech byla těchto doporučení nedodržena celá řada. Výbor ve svých předchozích zprávách o činnosti zdůraznil, že sám OLAF podle všeho neměl v minulosti k dispozici náležité monitorovací nástroje, jež by mu umožňovaly sledovat, jak vnitrostátní a unijní orgány jeho doporučení provádějí.

27. Po reorganizaci úřadu v roce 2012 byly úkolem monitorovat, jak jsou doporučení prováděna, pověřena v rámci decentralizace vyšetřovací oddělení. OLAF se v současnosti zabývá vývojem a zaváděním nových monitorovacích nástrojů, s jejichž pomocí bude výsledky a dopad svých doporučení s to lépe sledovat. Výbor konstatoval, že OLAF již vyvinul významné úsilí o to, aby mohl provádění svých doporučení, zejména v oblasti soudní a finanční, kvantifikovat. OLAF nyní např. reviduje přes 600 uzavřených případů, v nichž byla doporučena soudní opatření. Výbor vzal se zájmem na vědomí hodnotící tabulku, kterou OLAF pro tento přezkum používá a podle které byla kontrola, jak jsou doporučení vnitrostátními soudními orgány dodržována, provedena na základě hlavních fází vnitrostátních soudních řízení (zahájení trestního vyšetřování, rozhodnutí o obvinění nebo zamítnutí obvinění, rozhodnutí o zproštění obžaloby nebo odsouzení atd.). Pokud jde o vyvozování finančních důsledků, snaží se OLAF zkvalitnit své postupy, tak aby byl schopen zjistit částky skutečně získané zpětdo rozpočtu EU.

28. Výbor uznává složitost tohoto probíhajícího procesu a vítá ochotu úřadu zkvalitnit své monitorovací nástroje. V této fázi je však i vzhledem k neexistenci relevantních informací předčasné, aby výbor hodnotil dopad, jaký změny vyvolané reorganizací přinesly z hlediska účelnosti a efektivnosti monitorovací činnosti úřadu. Výbor do budoucna očekává, že až budou zavedeny náležité monitorovací nástroje, bude od úřadu dostávat kvalitnější informace.

Postupy úřadu OLAF při vyřizování stížností

29. Ve svém stanovisku č. 2/2013 (Zavedení interního postupu úřadu OLAF k vyřizování stížností) přijatém v prosinci 2013 (10) posoudil výbor možnosti, jak se osoby zapojené do vyšetřování úřadu OLAF mohou domáhat nápravy ve věci možného porušení svých práv a procesních záruk. Výbor dospěl k závěru, že tyto osoby nemají k nápravě možného porušení svých práv k dispozici dostatečné a okamžité prostředky, a to ani v podobě vnějšího mechanismu (soudu EU či soudu vnitrostátního, evropského veřejného ochránce práv či evropského inspektora ochrany údajů), ani mechanismu vnitřního (samotného úřadu OLAF).

30. Výbor zdůraznil, že nové nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 o vyšetřování prováděném úřadem OLAF tento problém neřeší, neboť nezavádí mechanismus k vyřizování individuálních stížností. Výbor vyjádřil názor, že tuto mezeru v právní úpravě by bylo možno překlenout tím, že by byl u úřadu zaveden formalizovaný postup pro řešení stížností, zejména v případech údajného porušení základních práv a procesních záruk během vyšetřování úřadu.

31. Výbor tedy doporučil, aby generální ředitel příslušný interní postup zavedl a zveřejnil poté, co s výborem prokonzultuje podrobnosti. Vyjádřil současně přání, aby mu generální ředitel pravidelně dokladoval o stížnostech, jež OLAF obdrží, a o krocích, jež byly na základě stížností přijaty.

32. V lednu 2014 zveřejnil OLAF na své internetové stránce popis kroků, jež přijímá při vyřizování stížností. Na žádost výboru o postoupení písemného rozhodnutí zavést příslušný postup generální ředitel dopisem ze dne 17. února 2014 potvrdil, že toto zveřejnění na internetu pokládá za formalizaci stávajících postupů, jež z jeho strany nevyžadují formálního písemného rozhodnutí.

33. Výbor tedy musí konstatovat, že jeho doporučení nebylo provedeno. Je znepokojen nebezpečím, že občané, kteří budou chtít podat u úřadu OLAF stížnost, budou uvedeni v omyl. Mohou se totiž domnívat, že text prezentovaný na internetové stránce úřadu OLAF představuje právní rámec pro podání stížnosti, zatímco relevantní postup (pro řešení stížností ve věcech procesních záruk) z formálního hlediska neexistuje, neboť nebyl přijat právní akt, který by takovému postupu dával právní základ.

Stížnosti a žádosti adresované dozorčímu výboru

34. Výbor obdržel ve sledovaném období od jednotlivců 14 stížností a žádostí, tedy o 100 % více než v předcházejícím roce. Předmětem stížností je mj. údajné nedodržení základních práv a procesních záruk, porušení povinnosti zachovat důvěrnost vyšetřování, neúměrná délka trvání vyšetřování a údajně neoprávněné uzavření případů bez vydání doporučení. Autory těchto stížností byly zejména osoby dotčené vyšetřováním úřadu, ale také oznamovatelé nespokojení s rozhodnutím, jež úřad přijal poté, co údajný podvod oznámili.

35. Ve svých odpovědích stěžovatelům výbor zdůraznil, že v rámci stávajícího nařízení není úlohou výboru zabývat se stížnostmi. Výbor však k těmto stížnostem přihlédl v rámci svého systematického dohledu nad výkonem vyšetřovací funkce úřadu. V případech, jež pokládal za vhodné, si od úřadu vyžádal další informace a vysvětlení nebo neomezený přístup ke spisové dokumentaci v systému CMS.

36. V lednu 2014 výbor obdržel formální oznámení, v němž jeden z orgánů EU vyjádřil znepokojení nad údajně neodůvodněným zásahem úřadu OLAF do práva na ochranu osobních údajů úředníků tohoto orgánu. Výbor ve své odpovědi zdůraznil, že se toto tvrzení týká probíhajícího vyšetřování, do něhož není oprávněn zasahovat. Uvedl dále, že orgánem odpovědným k řešení této stížnosti evropský inspektor ochrany údajů a že výbor sám by musel vyčkat, než by inspektor rozhodl.

37. Výbor obdržel dvě žádosti o přístup ke svému stanovisku č. 2/2012. Dospěl k názoru, že se na tento dokument vztahují výjimky podle článku 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 (11), zejména podle druhé a třetí odrážky čl. 4 odst. 2 a podle čl. 4 odst. 1 písm. b), a že v daném okamžiku nelze dokument zpřístupnit. Vyjádřil však ochotu jej na žádost poskytnout v rámci probíhajících soudních řízení.

38. V neposlední řadě požádal jeden vnitrostátní soudní orgán pro účely řízení v členském státě, aby byla zrušena neporušitelnost archivů výboru, pokud jde o stanovisko č. 2/2012, a aby byla zrušena povinnost členů výboru nevyzrazovat informace získané při výkonu pracovních povinností. Výbor této žádosti vyhověl.

39. Služební řád úředníků i pracovní řád ostatních zaměstnanců EU stanoví, že každý úředník či ostatní zaměstnanec, který se setká se skutečnostmi vyvolávajícími domněnku existence případné protiprávní činnosti nebo s chováním souvisejícím s plněním služebních povinností, které může představovat závažné porušení služebních povinností úředníků Unie, neprodleně informuje svého přímého nadřízeného nebo generálního ředitele, nebo, považuje-li to za důležité, generálního tajemníka nebo úřad OLAF (12). Tato pravidla se v témže rozsahu použijí i na zaměstnance úřadu OLAF, kteří jsou tedy povinni některému z nadřízených v rámci úřadu, nebo, považují-li to za vhodné, přímo generálnímu tajemníkovi Komise ohlásit skutkové okolnosti a důkazy o případné protiprávní činnosti nebo závažném profesním pochybení, o nichž v rámci úřadu OLAF došlo a o nichž se dozvěděli. S cílem zohlednit zvláštní postavení, v němž se nacházejí zaměstnanci úřadu OLAF, chtějí-li ohlásit případné protiprávní jednání v rámci úřadu, bylo s výborem dohodnuto (13), že tyto záležitosti lze hlásit předsedovi výboru.

40. Výboru nebyla nikdy podobná záležitost ohlášena. Je možné, že tento postup nebyl zaměstnancům úřadu náležitě komunikován. Ještě významnější je však fakt, že výboru nebyly poskytnuty nástroje k tomu, aby mohl z takovýchto případných stížností vyvozovat kroky a zajišťovat účinné prošetření a nápravu.

2. DOHLED NAD ŘÍZENÍM VYŠETŘOVACÍ FUNKCE ÚŘADU OLAF

Ustanovení čl. 6 odst. 2 rozhodnutí Komise o zřízení úřadu OLAF ve znění rozhodnutí Komise 2013/478/EU (14) : Po konzultaci s kontrolním výborem generální ředitel zašle generálnímu řediteli pro rozpočet předběžný návrh rozpočtu, který má být zapsán do přílohy k oddílu Komise v souhrnném rozpočtu Evropské unie týkající se úřadu. Ustanovení čl. 15 odst. 1 třetího pododstavce nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013: Dozorčí výbor podává generálnímu řediteli stanoviska a ve vhodných případech i doporučení, pokud jde mimo jiné o zdroje potřebné k výkonu vyšetřovací funkce úřadu (…).

Předběžný návrh rozpočtu na rok 2014

41. S cílem poskytnout ujištění, že rozpočet úřadu OLAF náležitě zohledňuje nezávislost vyšetřovací funkce tohoto úřadu a že úřad disponuje zdroji na to, aby fungoval účelně a efektivně jakožto interinstitucionální služba, která zintenzivňuje boj proti podvodu, přijal výbor stanovisko č. 1/2013 o předběžném návrhu rozpočtu úřadu OLAF na rok 2014 (15).

42. Výbor posoudil, jak jsou přiděleny zdroje na prioritní činnosti a jaká je strategie v oblasti lidských zdrojů. Vydal doporučení, která se soustředila na kroky vyvozované z vyšetřování a na rozpracování ukazatelů efektivnosti a kvality vyšetřovací funkce, která je v souladu s politikou EU v boji proti podvodům a se strategií Komise na tomto poli. Výbor dále doporučil, aby OLAF věnoval více pozornosti odbornému vzdělávání, rozvoji kariéry, plánování následnictví a náležité rovnováze mezi podpůrnými útvary a vyšetřovateli.

43. Výbor zdůraznil význam, jaký má konzultace mezi ním a generálním ředitelem formou skutečné a obsáhlé výměny názorů, která by měla probíhat předtím, než je předběžný návrh rozpočtu v libovolné podobě odeslán generálnímu řediteli pro rozpočet.

44. V neposlední řadě výbor doporučil, aby byla v rozpočtu úřadu OLAF vytvořena samostatná položka vyčleněná na výbor a jeho sekretariát. Tímto způsobem by byly ozřejmeny náklady na fungování výboru a transparentním způsobem by byl prezentován interinstitucionální charakter výboru a jeho sekretariátu. Jak výbor zdůraznil, je důležité, aby generální ředitel přiděloval sekretariátu výboru dostatečné zdroje a aby zajistil nezávislost jeho činnosti.

45. Předběžný návrh rozpočtu na rok 2014 podpořil výbor s výhradou, že budou zohledněna doporučení uvedená v jeho stanovisku.

Reorganizace úřadu OLAF a průzkumy spokojenosti mezi zaměstnanci

46. V roce 2013 proběhl v Komisi průzkum spokojenosti zaměstnanců, po němž následoval interní průzkum při úřadu OLAF. Z těchto šetření vyplynulo, že zaměstnanci jsou s kvalitou svého pracovního prostředí spokojeni jen v malé míře. Výbor je znepokojen zejména třemi skutečnostmi vzhledem k jejich potenciálnímu vlivu na efektivnost vyšetřovací funkce úřadu: — masivní reorganizace úřadu podle zaměstnanců úřadu ani nesnížila administrativní zátěž, které jsou vystaveni vyšetřovatelé, ani nezprůhlednila interní postupy; — zaměstnanci úřadu se nedomnívají, že by vyšší vedení úřadu s nimi dostatečně komunikovalo a věnovalo potřebnou pozornost jejich zpětné vazbě; — v návaznosti na reorganizaci úřadu, jež proběhla v roce 2012, byli všichni vyšší manažeři a přes 75 % manažerů střední úrovně nově jmenováni do funkcí ve svých stávajících odděleních/ředitelstvích, mnoho zaměstnanců z úřadu odešlo a více než čtvrtina zaměstnanců, kteří zůstali, o odchodu uvažovala, což posouzeno vcelku vyvolává vážné obavy o zachování know-how úřadu.

47. Výbor z těchto důvodů požádal, aby jej generální ředitel pravidelně informoval o opatřeních, která jsou plánována či přijata k řešení těchto problémů.

3. SPOLUPRÁCE S ÚŘADEM OLAF

Opatření vyvozená úřadem OLAF z doporučení výboru

48. Výbor v roce 2012 adresoval generálnímu řediteli několik doporučení, zejména k ochraně základních práv a procesních záruk (16). Jak vyplynulo z prvotní analýzy, kterou výbor zpracoval, není většina jeho doporučení z roku 2012 plněna uspokojivým způsobem. Odpovědi generálního ředitele buď nepodávají dostatečné zdůvodnění skutečnosti, že doporučení plněna nejsou, nebo k údajnému plnění doporučení neuvádějí dostatečně podrobné údaje. Výbor tedy tento problém podrobí analýze v samostatném stanovisku, jež vydá v roce 2014.

Pracovní ujednání s úřadem OLAF

49. Za sledované období vedl výbor s generálním ředitelem rozsáhlé a dlouhé diskuse o svém přístupu k informacím o případech. Výstup z těchto diskusí je zachycen v pracovním ujednání (17), jež generální ředitel a předseda výboru podepsali dne 14. ledna 2014. Toto ujednání stanoví i) rozsah informací o vyšetřovacích činnostech úřadu, jež mají být výboru podávány, ii) metodiku předkládání informací a iii) lhůty. Záměrem ujednání je vhodně vyvážit povinnost úřadu chránit důvěrnost informací z vyšetřování na straně jedné a povinnost výboru dohlížet na činnost úřadu na straně druhé.

50. Pokud jde o případy předávané vnitrostátním soudním orgánům, vyjádřil výbor přání, aby mu byla v kopii předkládána stanoviska, jež oddělení ISRU adresuje generálnímu ředitel k závěrečné zprávě a doporučením. Smyslem je dát výboru možnost sledovat vývoj při uplatňování procesních záruk. Jelikož tyto dokumenty mohou obsahovat osobní údaje, dohodl se výbor s úřadem na tom, že si nejprve k této záležitosti vyžádá stanovisko evropského inspektora ochrany údajů. Na toto stanovisko se v současnosti čeká.

51. Informace, které je generální ředitel podle nového pracovního ujednání povinen předkládat výboru pravidelně, byly poprvé podány dne 31. ledna 2014, tedy v poslední den sledovaného období. Způsob, jakým je nové ujednání uplatňováno, tedy bude podrobněji posouzen až v následující zprávě.

52. Nové pracovní ujednání představuje podle názoru výboru znatelný pokrok. Výbor však trvá na tom, že musí být lépe uplatňováno, zejména pokud jde o obsah informací, jež výboru generální ředitel předkládá. V opačném případě nebude výbor s to plnit svou funkci dohledu účelně.

4. SPOLUPRÁCE SE ZÚČASTNĚNÝMI STRANAMI

Schůzky s orgány EU

53. Výbor byl vyzván, aby v období od května do července 2013 odprezentoval závěry své zprávy o činnosti za rok 2012 Evropskému parlamentu (Výboru pro rozpočtovou kontrolu), Radě (pracovní skupině pro boj proti podvodům) a Evropskému účetnímu dvoru.

54. Na několika dalších schůzkách s Výborem pro rozpočtovou kontrolu a s komisařem Šemetou podal výbor zprávu o výsledcích vyšetřování, jež vedl úřad OLAF, a o dodržování základních práv. Prezentoval též své závěry o účelnosti dohledu nad úřadem, o novelizaci nařízení o úřadu a o nové struktuře dohledu nad úřadem, kterou navrhlo sdělení Komise pod názvem Zlepšení řízení OLAFu a posílení procesních záruk v rámci vyšetřování (18).

55. V listopadu 2013 zorganizoval výbor neformální výměnu názorů na problémy, s nimiž se OLAF a jeho dozorčí výbor potýkají poté, co v platnost vstoupilo nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013.

Výměna názorů s orgány EU

56. V srpnu 2013 inicioval výbor přípravy na formalizovanou výměnu názorů o politice v oblasti činností úřadu OLAF, která má být podle článku 16 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 vedena s Komisí, Evropským parlamentem, Radou a Účetním dvorem. Výbor navrhl soustředit se v prvé řadě na rámec dohledu nad reformovaným úřadem. Je s politováním, že administrativa Komise zorganizovala přípravné schůzky se všemi ostatními účastníky, nikoli však s výborem. Zda tedy první výměna názorů splní cíle stanovené v nařízení, ukáže čas.

Veřejné slyšení v Evropském parlamentu o procesních zárukách

57. V říjnu 2013 vydal výbor na základě svých zkušeností z výkonu dohledu vyjádření k posílení procesních záruk v rámci úřadu OLAF (19). Stanovisko výboru k případné nové legislativní změně v nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013, kterou ve svém sdělení navrhla Komise, bylo prezentováno při veřejném slyšení v Evropském parlamentu (20).

58. Výbor uvítal návrh Komise, poukázal však na to, že některá strukturální řešení by měla být přehodnocena se zvláštním zřetelem k nezávislosti úřadu a výboru. Zejména by měly být eliminovány případné střety kompetencí a zdvojování práce mezi stávající a plánovanou strukturou dohledu. Výbor navrhl alternativní řešení, která by zachovala užitečné nástroje navržené Komisí, avšak současně by je začlenila do komplexního dohledového mechanismu.

Občanská společnost

59. Kancelář Transparency International EU (TI-EU) se rozhodla posoudit systém integrity EU (21). V lednu 2014 se se zástupci TI-EU setkali předseda výboru a členové sekretariátu výboru. Předmětem diskuse byly např. vztah mezi výborem a úřadem, odpovědnost a nezávislost úřadu a pravidla integrity, jimiž se řídí sám výbor.

5. ŘÍZENÍ DOZORČÍHO VÝBORU

Úloha dozorčího výboru podle nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013

60. Nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 zavedlo do úlohy výboru a jeho dohledových nástrojů několik změn. Významná část schůzí výboru byla tedy věnována diskusím o tom, jak se tyto změny v činnosti výboru projeví.

61. Změny ve svém poslání, úloze, hlavních úkolech, nástrojích dohledu a podávání zpráv podrobil výbor důkladné analýze. Tyto změny, jakož i nástroje dohledu, jež má výbor k dispozici, a úlohu jeho sekretariátu, jehož nezávislé fungování je zárukou nezávislosti výboru, jsou ozřejmeny ve vyjádření, jež výbor, vycházeje z nového nařízení o úřadu OLAF, vydal ke svému poslání, působnosti a cílům (22).

Priority a cíle

62. Výbor vymezil své strategické cíle a priority pro nadcházející funkční období, které se zaměřují na posílení účelnosti a dopadu jeho hlavních činností, a tedy na posílení podpory vyšetřovací funkce úřadu OLAF a jeho nezávislosti. Za své strategické cíle výbor určil: i) vyvinout účelné a pragmatické nástroje dohledu, ii) zlepšit spolupráci s úřadem OLAF a jeho generálním ředitelem, iii) zaujímat postavení zúčastněné strany v politice boje proti podvodům, iv) zvýšit svou viditelnost mezi orgány EU a členskými státy, v) rozvíjet své pracovní metody, vi) získat záruku nezávislého fungování výboru a jeho sekretariátu, vii) přispět k legislativnímu návrhu na posílení dohledu nad úřadem OLAF. Výbor určil několik priorit, s jejichž pomocí mají být tyto cíle splněny. Tyto priority jsou prezentovány i ve vyjádření k poslání, působnosti a cílům výboru, který současně představuje jeho střednědobou strategii.

Kodex chování

63. Výbor dne 9. října 2013 přijal Kodex chování, a to společně s důvodovou zprávou o zárukách nestrannosti a rizicích střetu zájmu při výkonu funkcí dohledu (23). Výbor zdůraznil, že jeho členové zpravidla zastávají velmi významné funkce v soudním systému či administrativě svého členského státu, takže mohou v libovolné fázi případu, jímž se OLAF zabývá, vystupovat na vnitrostátní úrovni vůči tomuto úřadu jako protějšek či partner. Současně však vykonávají nad případy úřadu OLAF pravidelný dohled, což se týká zejména případů, při nichž je nutno předávat informace vnitrostátním soudním orgánům. Mohou tedy vyvstat situace, kdy se tyto osoby mohou s týmž případem, jímž se OLAF zabývá, setkat jak při výkonu své funkce v členském státě, tak jako členové výboru. Je tedy mimořádně důležité zajistit, aby řešení případu v této dvojí funkci nevyvolávalo skutečný ani potenciální střet zájmů, který by ohrožoval důvěru veřejnosti v nestrannost a objektivitu jejich práce. Výbor zmapoval specifické činnosti svých členů, které by případně mohly střet zájmů vyvolávat, a sestavil soupis konkrétních situací, kdy je střet zájmů skutečně možný. Přesný postup, jímž jsou střety zájmů řešeny, pak upravil v kodexu chování.

64. Výbor hodlá tuto koncepci a kodex chování převést do jednoznačné řeči práva a za tímto účelem pokládá za vhodné změnit svůj jednací řád. Na této změně se v současnosti pracuje.

Metody práce

65. V březnu 2013 přivítal výbor ve svých řadách nového člena, pana Tuomase PÖYSTIHO. Na své schůzi v říjnu 2013 pak zvolil svým předsedou na další rok pana Johana DENOLFA.

66. Od února 2013 do ledna 2014 včetně uspořádal výbor v Bruselu a Lucemburku jedenáct plenárních zasedání. Předseda, zpravodajové a členové sekretariátu se pravidelně scházeli též s cílem věnovat se zvláštním otázkám a přípravě plenárních zasedání a na ně navazujících opatření.

67. Pro každou významnou posuzovanou záležitost jmenoval dozorčí výbor zpravodaje. Stalo se tak zejména v případě rozpočtu úřadu OLAF, analýzy postupů tohoto úřadu při řešení stížností, dále v případě pokynů generálního ředitele k postupům vyšetřování, které jsou určeny zaměstnancům, jakož i priorit politiky úřadu v oblasti vyšetřování a rozboru postupu úřadu při výběru případů. Na přípravě návrhů stanovisek či dokumentů, jež měly být projednávány na plenárních zasedáních, spolupracovali zpravodajové se sekretariátem výboru.

68. Na plenárním zasedání v únoru 2013 prezentoval sekretariát výboru vyššímu vedení úřadu OLAF metody práce výboru, zejména pokud jde o případy, které je OLAF povinen předávat vnitrostátním soudním orgánům. Bylo též podáno vysvětlení, jaký druh informací výbor potřebuje, aby svou funkci mohl plnit řádně. Od této prezentace se dále odvinul soubor obecných zásad dohledu, jejž výbor vypracoval. Po vstupu nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 v platnost pracuje výbor na novém znění těchto zásad.

6. SEKRETARIÁT DOZORČÍHO VÝBORU

69. Sekretariát výboru tvoří právníci, vyšetřovatelé a asistenti, kteří zajišťují každodenní dohled nad vyšetřovací činností úřadu OLAF a pomáhají členům výboru při výkonu jejich funkce. Sekretariát dostává všechny informace, jež výboru docházejí, a provádí jejich prvotní posouzení. Odpovídá též za přípravu právních rad pro členy výboru.

70. Výbor by rád zdůraznil, že jeho sekretariát mu musí být schopen asistovat při výkonu dohledových funkcí loajálním a efektivním způsobem, aniž by byl vystaven riziku potenciálního střetu zájmů plynoucího ze skutečnosti, že jsou členové sekretariátu zaměstnanci úřadu OLAF, kteří jsou podřízeni generálnímu řediteli tohoto úřadu. V uplynulých několika letech výbor opakovaně zdůrazňoval význam, jaký má jeho nezávislé a účelné fungování, jehož předpokladem je nezávislý a personálně náležitě vybavený sekretariát, který působí sice v rámci struktury úřadu OLAF, avšak nezávisle a podléhá výslovným pokynům výboru. Výbor vyjadřuje spokojenost s tím, že je nezávislé fungování jeho sekretariátu nyní zaručeno nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013 (24).

71. Výbor určil čtyři základní podmínky, které nezávislé fungování jeho sekretariátu zaručují: i) provádění náboru, hodnocení a povyšování vedoucího sekretariátu na základě rozhodnutí výboru, ii) zařazení funkce vedoucího sekretariátu do kategorie vyššího managementu, iii) zařazení náboru, hodnocení a povyšování zaměstnanců sekretariátu do kompetencí vedoucího sekretariátu, iv) další pověření vedoucího sekretariátu plněním rozpočtu sekretariátu. Výbor zahájil jednání s generálním ředitelem úřadu o splnění tohoto nového regulatorního požadavku. Tato jednání dosud nebyla ukončena.

72. Výbor dále vyjadřuje spokojenost s tím, že generální ředitel opětovně ustavil počet pracovních míst vyčleněných pro sekretariát na osm, jak tomu bylo před reorganizací úřadu v roce 2012.

Jak lze kontaktovat dozorčí výbor

Prostřednictvím jeho sekretariátu:

Poštou J30 13/62 – Rue Joseph II, 30 – B-1049 Brusel Telefonicky + 32 22984022 E-mailem OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu Faxem + 32 22959776 Internetová stránka http://ec.europa.eu/anti_fraud/about-us/supervisory-committee/index_en.htm

(1) Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 a nařízení Rady (Euratom) č. 1074/1999 (Úř. věst. L 248, 18.9.2013, s. 1).

(2) Článek 15.

(3) Viz příloha 5.

(4) Viz příloha 3.

(5) Viz příloha 4. Přestože toto stanovisko bylo vydáno v březnu 2014, rozhodl výbor připojit je k této zprávě o činnosti, neboť bylo z větší části zpracováváno během sledovaného období.

(6) V roce 2013 bylo výboru předloženo 186 zpráv o vyšetřování trvajícím déle než devět měsíců.

(7) Dvacet jedna případů, jež vyžadují předání informací vnitrostátním soudním orgánům a o nichž byl výbor vyrozuměn úřadem v lednu 2013, uvedl výbor ve své výroční zprávě o činnosti za rok 2012. V roce 2013 bylo takových případů nahlášeno celkem 77.

(8) OLAF postoupil výboru stanoviska ke konečným/průběžným zprávám a doporučení v 72 ze 77 případů, jež byly v roce 2013 vnitrostátním soudním orgánům postoupeny.

(9) V posledním uvedeném případu probíhal výslech dotčené osoby podle pravidel dřívější příručky OLAF.

(10) Viz příloha 2.

(11) Úř. věst. L 145, 31.5.2001, s. 43.

(12) Ustanovení článku 22a služebního řádu a článku 11 pracovního řádu ostatních zaměstnanců EU.

(13) Po konzultaci s právní službou Komise – viz sdělení generálního ředitele OLAF zaměstnancům tohoto úřadu ze dne 10. listopadu 2008.

(14) Úř. věst. L 257, 28.9.2013, s. 19.

(15) Viz příloha 1.

(16) Viz souhrn v příloze 7.

(17) Viz příloha 10.

(18) COM(2013) 533 final ze dne 17. července 2013.

(19) Viz příloha 6.

(20) Veřejné slyšení konané dne 3. října 2013 pod názvem „OLAF a práva dotčených osob“.

(21) Viz http://www.transparencyinternational.eu/european-union-integrity-system-study/.

(22) Viz příloha 8.

(23) Viz příloha 9.

(24) 40. bod odůvodnění.

PŘÍLOHY 1. Stanovisko č. 1/2013: předběžný návrh rozpočtu úřadu OLAF na rok 2014 2. Stanovisko č. 2/2013: zavedení interního postupu úřadu OLAF k vyřizování stížností 3. Stanovisko č. 1/2014: priority politiky úřadu OLAF v oblasti vyšetřování 4. Stanovisko č. 2/2014: výběr případů v úřadu OLAF 5. Vyjádření výboru k vyšetřovacím postupům úřadu OLAF 6. Vyjádření k posilování procesních záruk v úřadu OLAF 7. Doporučení výboru z roku 2012 8. Poslání, působnost a cíle výboru: střednědobá strategie 9. Kodex chování členů výboru a důvodová zpráva o zárukách nestrannosti a rizicích střetu zájmů při výkonu funkcí dohledu 10. Pracovní ujednání s úřadem OLAF

PŘÍLOHA 1 OPINION No 1/2013 OLAF's preliminary draft budget for 2014 Brussels, 16 July 2013 INTRODUCTION At the meetings of 27 February and 16 July, 2013, OLAF's Supervisory Committee examined OLAF's preliminary budget for 2014 and adopted the following opinion. In accordance with the Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (1) and Article 3 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom (2), the European Anti-Fraud Office (hereinafter OLAF) shall have full independence to exercise its investigative function in all institutions, bodies, offices and agencies established by or on the basis of the Treaty on the European Union, Treaty on the Functioning of the European Union and the Euratom Treaty. To do this and to ensure that OLAF is able to function in an efficient and effective manner and contribute in the best possible way to the Union's objectives of the fight against fraud defined in Article 325 of the Treaty on the Functioning of the European Union, a specific budget line within the Commission budget (European Commission section of the general budget of the European Union) is created for OLAF. (3) In accordance with Article 11 of the Regulation (EC) No 1073/1999 the mission of the OLAF Supervisory Committee (SC) is to reinforce the independence of OLAF in the exercise of OLAF's investigative function. In the reform of Regulation (EC) No 1073/1999 adopted by the European Parliament and the Council in 2013, the role of the SC has been strengthened as guardian of the independence of OLAF in its investigative function and in the supervision of the respect of fundamental rights and freedoms. In this context, and with a view to the powers conferred by the Commission on the SC (4), the SC has considered OLAF's preliminary draft budget (PDB) and the Commission draft budget for 2014 concerning OLAF and delivers the following Opinion. The objective of the procedure in which the SC adopts an Opinion on OLAF's preliminary draft budget and draft budget is to give assurance that the draft budget duly takes into account the independence of the investigative function of OLAF and that OLAF is resourced to function effectively and efficiently as an inter-institutional service in stepping up the fight against fraud as foreseen by the Union legislator in Regulation (EC) No 1073/1999. The SC Opinion on the preliminary draft budget also creates a documented forum of the SC advice to the Director-General of OLAF and to the Budgetary Authority of the Union and other Institutions of the Union on the prerequisites for efficient allocation and use of resources to and within OLAF. In this way the SC Opinion contributes to the attainment of value for money, legal certainty and efficient anti-fraud policy in the European Union. The Opinion of the SC is not therefore limited only to commenting on the budget line on the SC of the OLAF. I. RESOURCES In the draft budget presented by the Commission on 26 June 2013, the OLAF budget will be increased by approximately 1,5 % with a total expenditure of EUR 58 523 000. The increase comes principally from the transfer of an additional 6 posts from headquarters budget line ‘Expenditure related to officials and temporary staff working with the institution to OLAF’. If the impact of the EU enlargement to include Croatia is taken into account, the increase in the OLAF expenditure is 0,7 %. In the draft budget presented by the Commission the general increase in the Commission's administrative expenditure is 0,1 % and 0,8 % when taking into account the expenditure resulting from the enlargement to Croatia. The OLAF Budget has not been subject to the same strict savings measures as those within the Commission services in general. The SC notes this with satisfaction and considers that this line on resources provides the conditions necessary to continue the fight against fraud as one of the important priorities of the European Union. The budget line concerning buildings and IT has been kept on zero growth in accordance with the general orientation of the Commission. The SC observes that a well-organised and up-to-date ICT support and infrastructure are necessary conditions for a cost-effective fraud investigation function. The SC has no objection to the general orientation in the Commission draft budget but SC would stress the need to keep both OLAF's Case Management, ICT analytics and other information systems up to date in order to enable OLAF to function efficiently. Allocation of resources to priority activities The SC has regularly recommended to OLAF in its previous opinions on the budget to allocate more staff to OLAF's core business — investigations — by shifting them from the support units. In addition, the SC has proposed clarification of the distinction between investigative and operational activities of OLAF. The SC notes the reorganisation of OLAF put in place on 1 February 2012 in which resources at the organisational level were increasingly concentrated on investigations. As a result of this, in the OLAF Report of 2012, the distribution of staff in the units dealing with the fight against fraud, OLAF policy strategy and coordination and administrative support is reported separately. This goes in the direction of clarification of the distinction between investigative and other operational activities of OLAF in line with the SC's earlier recommendations. However, the SC considers that clarification between investigation and investigation support functions, anti-fraud policy functions and other operational activities of OLAF should go still further. Opening and follow up of the investigations The SC would mention that consistent application over the years of the investigative policy priorities in line with Union's anti-fraud policy and the Commission's anti-fraud strategy is a core issue in the resources management of OLAF and in the performance of its investigative function. The SC notes that in the OLAF Management Plan the alignment with the investigative policy priorities is defined as one of the performance indicators for OLAF. (5) The SC underlines the importance of transparent and reliable follow-up of the investigative policy priorities. The SC would refer to its earlier observations and statistics as presented by the European Court of Auditors in the Special Report No 2/2011 (6) on the low number of OLAF investigations leading to convictions by Member States judicial authorities. (7) The SC considers that the rate of OLAF reports leading to convictions is one of the key indicators of the effectiveness of OLAF's investigative function requiring close and open attention. The SC recognises that the reasons why OLAF reports do not lead to conviction may, in some instances lie outside OLAF's control, however, the impact of such external factors should be carefully analysed and transparently reported. The SC therefore encourages OLAF to continue to develop indicators and report on them in a transparent and reliable manner in order to show an example of value for money and to demonstrate the positive impact that contribution of additional resources to OLAF has in the fight against fraud in the European Union, appropriate follow-up thus ensuring that the ultimate results of investigations are achieved. Without this OLAF risks carrying out good, hard work which may ultimately not produce the required results. HR strategy The reorganisation of the Office resulted in significant shifts of staff and modifications in their job description or even a completely new allocation of tasks. In such circumstances the SC reiterates its earlier position that it is essential to have an appropriate human resources strategy built on the identified and real needs of the organisation and its priorities, with the aim of giving direction and maximising the use of existing resources. The SC draws particular attention to OLAF's ability to recruit and maintain high quality professionals in its investigative functions as a focal point of cost-effective anti-fraud service at the Union level. A crucial element of the human resources strategy should continue to be the continuous training related to internal mobility and overall restructuring. It should address the optimum balance between administrators and staff members with administrative professional background performing core investigative tasks and assistants providing support services. Recommendations: — Effective follow-up of investigations must be ensured and results of the investigations reported with timely and reliable indicators — OLAF shall continue to develop indicators describing the efficiency and quality of its investigative function and on the alignment with the anti-fraud policy of the European Union and anti-fraud strategy of the European Commission — A human resources strategy based on a needs assessment of OLAF's current activities should be developed and focus given to training, career development, succession planning and appropriate balance between assistants providing support services and administrators performing core investigative tasks. II. BUDGETARY PROCEDURE The Commission Decision establishing OLAF is clear that the SC must be consulted on the PDB of OLAF before it is sent to the Director-General for Budgets (8). Up to now the Director-General of OLAF has transmitted the PDB to the Committee after ‘technical’ meetings/arrangements with DG Budget. In 2013 the SC was presented with the preliminary draft budget in February and informed in June with regard to the Commission Decision on the draft budget for 2014. The SC believes that to provide an effective opinion on the PDB is one of its core tasks and would remind the Director-General of OLAF to undertake a substantive consultation with the SC prior to budget negotiations with DG Budget. Furthermore, the SC would encourage the Director-General to consult the SC on the OLAF Annual Management plan in order to have independent support and feed-back based on the follow-up of the investigative function by the SC. Conclusion: — The Director-General of OLAF shall ensure that the SC be effectively consulted regarding the next PDB by means of a real and substantive exchange of opinions between the Director-General and the Committee before the PDB is sent to the Director-General for Budget in any form. III. THE SC AND THE SECRETARIAT OF THE SC The SC expenditure The SC notes that the budget line of the expenditure related to the SC is not changed in 2014 draft budget. The SC draws attention to the fact that with the extended responsibilities attributed to the SC by the Union legislator, the performance of the duties of the SC requires the devotion of a considerable amount of time by its Members who, by definition, do so on a part time bases. The Resources of the Secretariat of the SC In accordance with Regulation (EC) No 1073/1999 the SC has a crucial role to play in the monitoring of OLAF's investigative function. Moreover, the SC has a specific inter-institutional character. In the discharge of its duties assigned by the legislator, the SC is dependent on its Secretariat. The SC would like to point out that the role of the Secretariat is primarily not to assist in the organisation and documentation of the meeting of the SC. In practice, the SC Secretariat performs an overall, regular monitoring of the investigative function of OLAF. This results from the fact that it is the SC Secretariat which has access, in accordance with the established access arrangements, to the OLAF Case Management System. The data protection rules de facto require that access to case information by the SC is implemented via the SC secretariat. An adequately staffed Secretariat with high quality personnel is thus a vital condition for the SC in the discharge of its duties as stipulated by the legislator. The SC considers that the 2014 draft budget creates conditions for appropriate resourcing of the SC Secretariat. The SC would point out the general principle of sincere cooperation between Institutions and bodies of the European Union, which is a general principle of the Union law, specifically that Regulation (EC) No 1073/1999 sets out further requirements on the sincere cooperation between the Director-General of OLAF and the SC. The Director-General of OLAF shall, in the spirit of sincere cooperation, consult the SC on all issues which relate to the staffing, promotion of personnel and resources of the SC Secretariat. To be fully informative and representative of the total cost of supervision, the budget entry for the SC should incorporate the total cost of operations stemming from the duties stipulated in Regulation (EC) No 1073/1999, that is, all the SC Members' expenditure as well as that of its Secretariat which includes their salaries, training, travel etc. OLAF has the privilege of transferring its funds freely from one line item to another. By joining up the total cost of the SC's function in a separate budget entry it is ensured that funds targeted for use by the SC are actually used for the supervisory function. However, funds remaining unused could be redeployed to other headings within the OLAF budget. Such redeployment should only be possible with prior notification to the SC and its approval. The Head of the SC Secretariat should be sub-delegated as the authorising officer to manage the total fund allocation for the SC's operations under the control of the Committee. Having one budget line which incorporates all expenditure will facilitate the management and efficiencies of the supervisory framework whilst, at the same time, any unused funds are passed on to other OLAF budget lines by the Director-General upon the approval of the SC. A separate budget line has the benefit of transparency and reflects also the independence of the SC in line with the Regulation. At the same time, this separate budget line will inform the three institutions appointing the SC regarding the resources specifically allocated to the supervisory function. Secretariat Staff The SC maintains its position, as expressed in its previous opinions on the OLAF budget, on the minimum requirement of eight Secretariat staff, which is equivalent to the current needs of the SC. This represents about 2 % of OLAF staff (9) which the SC deems the minimum number required for it to carry out its monitoring function efficiently. (10) The SC would point out that the legal duties of the SC require a small, but high quality staff in Secretariat. The SC has noted with satisfaction the intention of the OLAF Director-General to allocate additional posts to the Secretariat. The SC expects a fluid and rapid implementation of the announced intention. Furthermore, the SC is of the opinion that, with regard to the appointment of the Head of the Secretariat and other staff for its Secretariat, including internal transfers, there should be close consultation with the Committee, as indicated in its Rules of Procedure (11) reflecting the principle of cooperation stipulated in the Regulation. The SC acknowledges that the Commission staff rules and the appraisal and promotion system do not currently permit the SC Members to evaluate the performance of the staff of the Secretariat directly. The SC also notes that nothing in the Commission staff rules and appraisal and promotion system excludes the consultation of the SC and that some Institutions have developed consultation systems for situations in which a member of staff is effectively working for another directorate or body than the one which is legally responsible for the appraisal and promotion. Therefore the SC considers that even though the appraisal of the Head of Secretariat and his promotion are ultimately decided by the Director-General of OLAF, he should make these decisions on the basis of the opinions of the Committee under whose direct authority the Secretariat works, as it is foreseen in the SC's Rules of Procedure (12). This will ensure the continuous independence of the Secretariat in their day to day functions. Recommendations: — Separate budget line for both the SC and Secretariat should be considered to clearly indicate the costs of the SC function and to highlight in a transparent manner the inter-institutional character of the SC and its Secretariat. — The Director-General of OLAF shall, in sincere and close cooperation with the SC, ensure that appropriate resources and staff members are allocated to the SC Secretariat in line with the intention expressed by the Director-General. — Regular monitoring of the investigative function of OLAF and SC access to information depend on a small but high quality Secretariat. The Secretariat should have eight members of staff. — Appointments, appraisal and promotion of the SC Secretariat staff should only be made following the approval of the SC, thus ensuring full independence of the SC Secretariat in the performance of its duties. — Appraisal of the Head of Secretariat and his promotion should be decided by the Director-General on the basis of the SC's opinion. IV. CONCLUSION The SC supports OLAF's draft budget for 2014 with the provision that the above recommendations be taken into consideration. In accordance with Article 6(2) of the Commission Decision of 28 April 1999, the Opinion should be transmitted to the Budgetary Authority by OLAF. Furthermore, the SC invites the Director-General of OLAF to update the SC regularly on measures taken by OLAF towards implementation of the recommendations in this Opinion. Adopted in Brussels, on 16 July 2013 For the Supervisory Committee, Johan DENOLF Chairman (1) Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 1). (2) Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom of 28 April 1999 establishing the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 20). (3) See Art. 13 of Regulation (EC) No 1073/1999 (Art. 18 of the Regulation amended as of 1 October 2013). (4) Article 6 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom. (5) See OLAF Annual Activity Report 2012 final, Ares (2013) 509786 — 26.3.2013: chapter 1.3, Specific objectives for ‘fight against fraud’: investigative and coordination activities, p. 5. (6) Special Report No 2/2011, ‘Follow-up of Special Report No 1/2005 concerning the management of the European Anti-Fraud Office’. (7) See the SC Opinion 1/2012 of the 2013 OLAF draft budget, reproduced as Annex 2 of the SC Annual Report of 2012. (8) Article 6(2) of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom cited above provides: ‘After consulting the Surveillance Committee, the Director shall send the Director-General for Budgets a preliminary draft budget to be entered in the special heading for the Office in the annual general budget’. (9) According to the OLAF report for 2011, there are 437 staff in the Office. (10) For the detailed analysis of the SC workload and consequently of the necessary SC Secretariat resources, see the note of the Head of the SC Secretariat of 21 March 2013. In view of the incoming amendments to Regulation (EC) No 1073/1999 entrusting additional tasks to the SC, the resources of the SC Secretariat may require reinforcement in the year 2014. (11) Article 11(3) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘In any case, the Head of the Secretariat shall inform the SC about the candidates for membership of the Secretariat. Once the applications are known, the Committee shall discuss in the plenary session whether they meet the Committee's working needs with a view to submitting a proposal for their appointment to OLAF's Director-General’ (OJ L 308, 24.11.2011, p. 114). (12) Article 11(5) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘The Supervisory Committee shall periodically evaluate the work of the Head of the Secretariat and of the Secretariat members’.

PŘÍLOHA 2 OPINION No 2/2013 on establishing an internal OLAF procedure for complaints The Supervisory Committee of the European Anti-Fraud Office (OLAF) examined the options for redress open to persons involved in OLAF's investigations regarding potential violations of their rights and procedural guarantees. The Committee found that such persons do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations either through an external (an EU or national court, the European Ombudsman or the European Data Protection Supervisor) or internal mechanism (OLAF itself). The Committee believes that the new Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 concerning investigations conducted by OLAF has not resolved the problem, since it does not introduce a mechanism for dealing with individual complaints. The Committee expressed the opinion that the current legislative gap could be closed by putting in place a transparent and efficient complaints procedure within OLAF, to deal with complaints alleging potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees in the course of an OLAF investigation. The Committee therefore recommended that the Director-General of OLAF institute such an internal procedure and put forward concrete suggestions with regard to its implementation. INTRODUCTION 1. OLAF has been given far-reaching powers of investigation in order to efficiently carry out its mission to protect the financial interests of the EU. The exercise of these powers is very likely to touch upon the fundamental rights of persons concerned by investigations (1), and therefore their respect by OLAF is essential. It contributes — as the SC has already emphasised (2) — not only to ensuring the effectiveness and efficiency of OLAF's investigative activities, but also to consolidating its reputation, credibility and ultimately its independence. 2. OLAF is obliged to ensure the protection of fundamental rights by safeguarding the procedural guarantees as listed by the EU Charter of Fundamental Rights (3). In addition, the EU legislator decided to enhance OLAF's accountability for its investigative activities by reforming its legal framework (4) which resulted in the adoption of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 (5) (hereinafter, the Regulation). 3. The SC welcomes the changes brought by the Regulation but would like, nevertheless, to point out that the mechanisms put in place to enforce the procedural guarantees need further improvement. The Regulation provides for a legality check (6) and a monitoring mechanism (7), but does not establish a mechanism for dealing with individual complaints which would be, in the SC's view, indispensable for ensuring effective protection of fundamental rights. 4. In the SC's opinion, persons involved in OLAF investigations do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations of their rights and the recent reform of the legal framework has not solved that problem. Therefore, the SC takes the view that the Director-General of OLAF ((hereinafter, the DG) should swiftly establish a transparent and stable internal procedure for dealing with individual complaints. I. INSUFFICIENCY OF THE EXISTING REDRESS MECHANISMS 5. Persons considering that, in the course of an investigation, OLAF breached their fundamental rights and wishing to complain, have at their disposal various means of judicial and non-judicial review which, however, may be insufficient, for the reasons stated below. 6. Firstly, they may seek the direct judicial review by an EU Court (action for annulment, action for damages and request for interim relief) or indirectjudicial review by EU and national courts (preliminary ruling procedure). (8) However, it should be noted that these actions are governed by rather strict rules on admissibility (9) and must fulfil a number of conditions to trigger a right to reparation (10). Even when an action is successful, ‘Judicial protection is obtained long after the contested investigative act and the act as such is not affected by the EU court's ruling; only compensation for the prejudice created by that act is obtained’ (11). 7. Secondly, persons wishing to complain may address themselves to the European Data Protection Supervisor (EDPS), who is specifically entrusted (12) with the competence of hearing and investigating complaints lodged by persons whose personal data are processed by OLAF. However, the material scope of his review is limited to the protection of personal data and privacy. 8. Thirdly, the European Ombudsman (EO) is competent to investigate complaints regarding maladministration (13) against OLAF, namely failure to act in accordance with the law, to respect the principles of good administration, or breaches of fundamental rights. Nevertheless, it is the EO's view — which the SC fully shares — that an institution ‘in frequent contact with people who may have reason to complain should provide for a first line complaints mechanism allowing for their problems to be addressed and solved rapidly, before, in the event that resolution is not successful, having to turn to other redress mechanisms, such as Ombudsmen and courts’ (14). The SC considers that this statement also applies to OLAF. 9. Fourthly, the SC itself — as the OLAF's supervisory body — is quite often the addressee of individual complaints which it takes into consideration as a valuable source of information concerning OLAF's investigations and thus triggering the SC's monitoring activity. The SC's role, as emphasised by a ruling of the EU General Court (15) and confirmed by Regulation (EU, Euratom) No 883/2013, is to monitor developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations (16) which cannot be carried out without examination of individual cases. However, the SC was not established as a complaints body and its supervision takes place only ex post, since the SC cannot intervene in ongoing investigations. Furthermore, the SC regrets the lack of appropriate monitoring tools at its disposal and the absence of a specific reporting obligation for the DG to inform the SC of complaints addressed to him and, in particular, on the way they were dealt with. 10. In addition to the external mechanisms, the SC notes that an internal mechanism for dealing with individual complaints is not completely absent from the legal framework governing OLAF's investigations. Any official or other servant of the EU who is the subject of an internal investigation has the right to submit to the DG a complaint against an act adversely affecting him in connection with investigations by OLAF (17). However, according to the existing EU case-law, OLAF's investigative acts do not constitute acts adversely affecting the persons concerned within the meaning of Article 90a of the Staff Regulations and therefore are not challengeable acts (18). 11. Moreover, the SC would point out that OLAF staff who are aware of possible illegal activities or serious violations of professional duties that might trigger potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees within an investigation have the additional possibility to report wrongdoing within OLAF to the President of the SC, on the basis of Article 22a of the Staff Regulations and of the agreement between the DG and the SC (19). II. LACK OF A COMPLAINT PROCEDURE IN REGULATION (EU, Euratom) No 883/2013 12. The SC notes that the intention of the EU legislator was to strengthen the protection of procedural guarantees applicable in OLAF's investigations (a) by inserting in the Regulation detailed provisions concerning the procedural guarantees and (b) by enforcing them by means of an enhanced review. As a result, Article 9 of the Regulation contains now explicit procedural guarantees and thus defines and clarifies the contents of those foreseen in the Charter. On the other hand, although the EU institutions involved in the legislative process all agreed on the need for a review of potential violation of fundamental rights and put forward various proposals aimed at establishing both an ex ante legality check (relating, inter alia, to the respect of procedural guarantees of persons under investigation, during all stages of the investigation) and an ex post review procedure for handling individual complaints (20), it seems that no consensus was finally reached, since the Regulation does not explicitly put in place any such procedure. 13. The SC would point out that in the past, via its internal rules, OLAF put in place a review procedure open to all persons concerned in internal and external investigations in which procedural guarantees were allegedly not respected in a manner possibly having an impact on the conclusions of the investigation (21). This procedure evolved under the influence of interinstitutional discussions on reforming the OLAF legal framework. Since the Commission's proposal of 17 March 2011 contained provisions on a review procedure (22), the Instructions to Staff on Investigation Procedures (ISIP) (23) adopted by the OLAF DG as of 1 February 2012 anticipated the forthcoming legislative changes with the setting up of a procedure for dealing with complaints concerning an alleged failure to respect procedural guarantees (24). However, that Commission's proposal, which was subject to negotiations during the legislative process, was ultimately not maintained. Therefore, when the ISIP were replaced by the new Guidelines on Investigation Procedures (GIP), which entered into force on the same day as the new OLAF Regulation (1 October 2013), this internal procedure disappeared. 14. As a result, neither the Regulation nor OLAF's internal rules foresee any formal procedure for dealing with individual complaints. Therefore, the objective of improving the mechanisms for redressing potential breaches by OLAF of procedural guarantees of persons under investigation has not been achieved. The SC would point out that the recent Communication from the Commission on Improving OLAF's governance and reinforcing procedural safeguards in investigations (25) supports the SC's view and its repeated recommendations (26) concerning the introduction of transparent and stable procedures for an internal legality check and for an independent review of complaints. This Communication also confirms the need for further improvements to the Regulation, by establishing of the office of a ‘Controller of procedural safeguards’. 15. With its longstanding experience in monitoring OLAF's investigative function and thereby compliance by OLAF with fundamental rights and procedural guarantees, the SC is therefore concerned by the lack of a transparent procedure for dealing with individual complaints and takes the view that, at least during the transitional period, until further amendments to the Regulation are adopted, the current gap should be closed by the DG re-establishing an internal procedure for complaint in OLAF. III. THE WAY FORWARD: AN INTERNAL PROCEDURE FOR COMPLAINTS 16. In OLAF's view, the notion of ‘complaints’ covers (i) complaints concerning procedural guarantees in the context of investigative actions, (ii) complaints against a reply by OLAF to a request for access to personal data and (iii) complaints from whistle-blowers (concerning either OLAF's obligation to inform them on the action taken following their fraud reporting or the protection of their identity) (27). According to information provided by OLAF, in the last three years there were 25 complaints concerning OLAF's investigation activity, of which 13 were addressed to the EO (28), 8 were addressed to the EDPS (29) and 4 were requests for review addressed to OLAF (30). OLAF is also aware of other complaints, addressed to other bodies (e.g. to the SC), but it does not have any systemic overview, register or statistics related to them. 17. Taking into account the number of cases opened by OLAF (718 in 2012 (31)) and the fact that complaints against OLAF are addressed, in particular, to the EDPS, the EO and the SC (32), the small number of complaints addressed to OLAF itself may lead to the conclusion that the absence of a transparent and independent procedure for handling complaints in OLAF effectively deters potential complainants from exercising their rights. 18. The SC notes, from its monitoring experience, that in the previous years the handling of complaints appeared to be carried out on a case-by-case basis rather than through a stable and consistent procedure. The SC shares the EO's view that a case-by-case approach is not ‘the best way to ensure the efficient and transparent handling of complaints’ (33) and that without a proper complaint procedure ‘compliance [with fundamental rights] cannot ultimately be effective’ (34). Such a procedure is a key element of OLAF's accountability and legitimacy, because protecting fundamental rights ‘is not only to the benefit of persons under investigation but also of OLAF, whose legitimacy can only increase when fundamental rights are (seen to be) effectively protected’ (35). 19. The SC considers that, from the OLAF perspective, a complaint procedure would help (i) the detection by OLAF of any breach of its own legal obligations, thus allowing for a prompt reaction, (ii) monitoring by OLAF of compliance with fundamental rights and procedural guarantees by its own staff, (iii) avoiding the risk of discriminatory treatment of persons concerned, (iv) settling possible disputes before they aggravate (36). 20. In the SC's opinion, Article 41 of the Charter of Fundamental Rights (37) (right to good administration) would offer a sufficient legal basis for establishing an internal procedure for dealing with individual complaints. Complainants are entitled to expect from OLAF that their ‘affairs’ are ‘handled’ — according to the principles defined by the Charter. 21. The SC therefore believes that the DG should put in place a transparent and efficient internal procedure for dealing with all the types of complaints related to OLAF investigative activities, including not only complaints alleging potential breaches of fundamental rights in the course of an OLAF investigation, but also those concerning duration of investigations, legality of OLAF's acts, breaches of confidentiality, refusals to provide information. The following practical recommendations are without prejudice to the forthcoming legislative proposals (38) or to the SC's position as expressed in its paper on Reinforcing procedural safeguards in OLAF — in view of the monitoring experience of the Supervisory Committee (39) — they should be regarded as transitional measures until the current legal framework is improved. 22. The SC would firstly point out that it is for the DG to establish and define the exact scope and content of rules on handling of complaints in OLAF. In so doing, the DG should take into consideration a number of requirements triggered by the right to good administration. Recommendations by the EO and the Code of Good Administrative Behaviour should be also taken into account. Without establishing an exhaustive list, the SC would point to the following requirements: — fairness and impartiality, including, inter alia, the requirement that a complaint should be treated by a person not related to the investigation or not in the direct line of hierarchy of the person(s) related to the investigation (40) and the necessity to set out a minimum level of guarantees ensuring the functional independence of the person handling a given complaint, — the requirement to state reasons for the decisions taken following a complaint (41); — a reasonable time-limit for handling a complaint (42), — the right of access to one's file (subject to limitations explicitly foreseen in the Charter (43), — the right to address OLAF in one of the EU official languages and to have an answer in the same language (44), — the requirement to inform the complainant of any possible alternative forms of redress (45). 23. Secondly, with regard to the person entrusted with the handling of complaints, he should have the appropriate competencies, qualifications and experience. Such person should have well defined tasks and benefit from access to appropriate resources. He should have access to all relevant case-related information and OLAF staff should fully cooperate with him. 24. Regarding particularly the requirement of independence, the SC would stress that any effective internal complaint procedure, which would necessarily imply the handling of a complaint by an OLAF (senior) official, requires that this person act, when carrying out his review duties, in full independence of the DG. This is a key element in ensuring external credibility and public trust. The SC acknowledges the difficulty of implementing such a requirement, since this person should report to the DG on his findings while the latter remains the appointing authority deciding on the career progress of all OLAF officials (46). 25. The SC would indicate three possible solutions to that problem. (i) Firstly, the SC Secretariat being the only part of OLAF with regulatory guarantees of independent functioning with regard to the DG (47), the most logical solution would be to place the (senior) official entrusted with handling complaints under the Head of the SC Secretariat, but without involving him in any regular work of the SC. (ii) Secondly, the official could be nominated as a ‘complaint’ advisor to the DG, but his functional independence should be safeguarded by the right to inform the SC whenever he considers that a measure taken by the Director-General puts his independence into question (48) and by the obligation to report on all his findings related to the complaints not only to the Director-General, but also to the SC (49). (iii) Thirdly, the task could be entrusted to the OLAF Legal Advice Unit, but then its Head should have equal safeguards as a ‘complaint advisor’ — in his capacity of the handler of complaints. 26. Finally, the SC considers that information on how to address complaints to OLAF, together with a description of the procedure for handling them, should be published on OLAF's website, for the sake of transparency and legal certainty. Moreover, the SC should be regularly informed of the complaints received by OLAF and the way they have been handled, this allowing it to properly perform its role of monitoring developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations. SUPERVISORY COMMITTEE'S RECOMMENDATIONS In the light of the above considerations, the Supervisory Committee: (1) Recommends that the Director-General set up an internal procedure for dealing with individual complaints concerning OLAF investigations; (2) Invites the Director-General to consult the details of the procedure with the SC, before its adoption; (3) Recommends that the Director-General publish the procedure on OLAF's website after its adoption; (4) Expects the Director-General to report regularly to the SC on complaints received by OLAF and the way they have been handled. Adopted in Brussels, December 2013 For the Supervisory Committee Johan DENOLF Chairman (1) Although little consideration was given to this aspect when OLAF was created, the few procedural guarantees defined in the former Regulation (EC) No 1073/1999 were developed by the case-law of the EU General Court. (2) See the SC's Opinion No 5/2010 on Respect for fundamental rights and procedural guarantees in investigations by the European Anti-Fraud Office, point 3. (3) See in particular Article 41 of the Charter. (4) One of the objectives of the reform was to reinforce the protection of fundamental rights and procedural guarantees within OLAF's investigations. (5) Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (OJ L 248, 18.9.2013, p. 1). (6) The legality check relates, inter alia, to the respect of procedural guarantees and fundamental rights of persons concerned (Article 17(7)). (7) Article 15(1). (8) For a thorough overview of the different kinds of judicial review of OLAF's investigative acts, see J.F.H. Inghelram, Legal and Institutional Aspects of the European Anti-fraud Office (OLAF) — An Analysis with a Look Forward to a European Public Prosecutor's Office, Europa Law Publishing, 2011, p. 203. See also X. Groussot, Z. Popov, What's wrong with OLAF? Accountability, due process and criminal justice in European anti-fraud policy, Common Market Law Review 47, 2010, p. 605-643. (9) For example, the actions for annulment introduced against OLAF investigative acts have constantly been declared inadmissible on the grounds that none of such acts has to date been deemed to bring about a distinct change in the applicant's legal position. (10) In actions for damages, there are three conditions to be met in order to trigger a right to reparation: the infringement of a rule of law intended to confer rights on persons; a sufficiently serious breach of this rule; the existence of a direct causal link between the breach of the rule of law and the damage allegedly suffered by the complainant. (11) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, Common Market Law Review 49, 2012, p. 601-628. (12) Regulation (EC) No 45/2001 of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (OJ L 8, 12.1.2001, p. 1). (13) According to the definition given by the EO, ‘Maladministration occurs when a public body fails to act in accordance with a rule or principle which is binding upon it’ (see the EO's Annual Report 1997, p. 23). (14) See the Special Report of the EO in own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning FRONTEX, 12 November 2013, point 43. (15) Franchet and Byk v Commission (No 2),8 July 2008, Case T-48/05. (16) Article 15(1) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (17) See Article 14 of the former Regulation (EC) No 1073/1999. Its content has been included in Article 90a of the Staff Regulations and as a consequence has been deleted from Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (18) See Commission v Antonello Violetti and Others and Nadine Schmit, 20 May 2010, Case T-261/09. (19) See the note of the Director-General to OLAF staff (I/011472 of 10 November 2008) and the note JUR(2008)45321 of 1 April 2008 of the Commission's Legal Service. (20) During the legislative process, the EU institutions put forward various proposals: an independent Review Adviser with the participation of the SC, a Review Panel consisting of senior officials of OLAF and of the Commission's Legal Service, two separate procedures (legality check by legal experts of OLAF and complaints to the Review Adviser via the SC), a review procedure to be set up by the DG within the Office. (21) See the former OLAF Manual — Operational Procedures, version July 2011, point 5.1.6. (22) Article 7b: this procedure aimed at dealing with requests from persons concerned by an investigation, to have an independent opinion regarding the respect of the procedural guarantees provided for in the Regulation. (23) Replacing the former OLAF Manual — Operational Procedures. (24) Article 23 of the ISIP — ‘23.1 Where a natural person concerned by an investigation has requested a review of the handling of his procedural guarantees, the Director-General appoints a member of OLAF staff not connected with the investigation, to conduct such a review. 23.2 The person entrusted with the review must act independently in his review of the complaint and report his findings to the Director-General. 23.3 The Director-General may take appropriate action in respect of any failure to respect procedural guarantees and will inform the complainant’. (25) COM(2013) 533 final, 17.7.2013. (26) See the SC's Annual Activity Report 2012, specifically Section 2 of Annex III. (27) OLAF does not count as ‘complaint’ the applications for access to documents (including ‘confirmatory applications’), the requests for access to personal data, staff complaints (Art. 90 of Staff Regulations), motions to courts, complaints addressed to the Commission which do not concern directly OLAF, letters from informants/whistle-blowers unhappy with OLAF's decision to dismiss a case. (28) 7 complaints in 2013, 3 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (29) 5 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (30) 1 request in 2013, 2 requests in 2012 and 1 request in 2011. (31) See the OLAF 2012 Activity Report. (32) See the Annual Activity Reports of the EDPS and the EO. The SC itself received 7 complaints in 2012 and 14 complaints in 2013, concerning, inter alia, alleged failure to respect fundamental rights and procedural guarantees, breach of confidentiality of investigations, duration of investigations. (33) See the EO's Decision closing his inquiry into complaint 3072/2009/MHZ against the Commission, 5 April 2011, point 27. (34) See the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning the European Agency for the Management of Operational Cooperation at the External Borders of the Member States of the European Union (FRONTEX), 9 April 2013, point 79. (35) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, quoted above, p. 627. (36) See the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ quoted above, point 47. (37) Article 41(1) of the Charter: ‘Every person has the right to have his or her affairs handled impartially, fairly and within a reasonable time by the institutions and bodies of the Union’. (38) See the Commission's proposal quoted above. (39) This paper was adopted at the SC's plenary meeting on 8 October 2013 and transmitted to the three appointing Institutions on 24 October 2013. (40) See the Decision of 26 June 2008 of the EO on complaint 1354/2007/VIK against the European Economic and Social Committee, point 2.3: ‘it is good administrative practice that complaints against a Community official should normally not be answered by this very same official, but by the superior of this official or by another appropriate official/body’. (41) See Article 18 of the European Code of Good Administrative Behaviour. See also the Draft recommendation of the EO in the inquiry into complaint 1183/2012/MMN against OLAF, 15 November 2013. (42) See Article 17(1) of the European Code of Good Administrative Behaviour, which elucidates the ‘reasonable time’ requirement of the Charter by establishing a two months period from the date of receipt of a request or complaint. Article 17(2) allows for an extension of this period if it is justified by the ‘complexity of the matters which it raises’. The SC notes with interest the EO's statement that extension of the time limit within which an EU institution may deal with a complaint can be justified by the complexity of the issues raised, but not by an alleged lack of sufficient human resources or internal obstacles within its own services, since ‘in accordance with the principles of good administration, the EU institutions have the duty to ensure that they provide their various services with sufficient resources to fulfil the tasks which have been entrusted to them’ and to ‘structure their various services in a such a way as not to hinder the performance of the institution's duties, including in particular, the need to treat complaints by citizens within a reasonable time’ (see EO's Decision closing his inquiry into complaint 2288/2011/MMN against the European Investment Bank, 25 September 2013, pt. 28, 30). (43) This right may be limited by the need to respect the legitimate interests of confidentiality and of professional and business secrecy. (44) See also Article 13 of the European Code of Good Administrative Behaviour. (45) See, in this respect, the Decision of the EO on complaint 1512/2007/JMA against the European Commission, 5 June 2008. Article 19 of the European Code of Good Administrative Behaviour may also be relevant in this respect. (46) See the concerns expressed by civil society representatives with regard to the compatibility of the principle of independence with the fact that a person works in the interest of a specific entity (see the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ quoted above, point 78). (47) Recital 40 of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (48) As it was suggested by the Commission in its proposal of 17 March 2011, Article 7b.2. (49) Idem. See also Article 14 a) of the European Parliament legislative resolution of 20 November 2008 on the proposal for a regulation of the European Parliament and of the Council amending Regulation (EC) No 1073/1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (COM(2006) 244 — C6-0228/2006 — 2006/0084(COD)) (OJ C 16E, 22.1.2010, p. 201).

PŘÍLOHA 3 OPINION No 1/2014 OLAF Investigation Policy Priorities The Supervisory Committee of the European Anti-Fraud Office (OLAF) examined the Investigation Policy Priorities (IPPs) established, on a yearly basis, by the Director-General of OLAF. The Committee compared the IPPs for 2012 and 2013 with the draft IPPs for 2014. The Committee welcomed the improved definition of the IPPs for 2014. The Committee considered however that the policy on financial indicators and the implementation of the proportionality principle needs further clarification. The Committee also drew attention to the need to reconsider the subsidiarity/added value policy and to apply it with caution, as well as to the need of a regular assessment of the IPPs. TABLE OF CONTENTS INTRODUCTION 29 I. THE IPPS ESTABLISHED BY THE DIRECTOR-GENERAL 29 I.1. IPPs for 2012 29 I.2. IPPs for 2013 29 I.3. Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 30 I.4. Draft IPPs for 2014 30 I.5. Feedback from other Directorates-General of the European Commission 30 II. SUPERVISORY COMMITTEE'S ASSESSMENT OF THE IPPS 31 II.1. Improved definition of the IPPs 31 II.2. Need to clarify the policy on financial indicators 31 II.3. Need to reconsider the subsidiarity/added value policy 32 II.4. Need to regularly assess the IPPs 32 III. SUPERVISORY COMMITTEE'S RECOMMENDATIONS 33 INTRODUCTION 1. The Investigation Policy Priorities (IPPs) were established by the European AntiFraud Office (OLAF) for the first time within the framework of the Management Plan 2012 as an element of the reorganisation of the Office, aiming at improving the selection procedure. ‘The IPPs [were] used by OLAF to decide on the opening of investigations. These priorities [came] into play after the competence of OLAF and the necessary level of suspicions [had] been established’ (1). 2. On 1 October 2013, Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 (2) entered into force. It obliges the Director-Gene