ZPRÁVA KOMISE EVROPSKÉMU PARLAMENTU A RADĚ podle článku 213 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 týkající se účetního a interního auditora Evropské služby pro vnější činnost (ESVČ) /* COM/2013/0936 final */





ZPRÁVA KOMISE EVROPSKÉMU PARLAMENTU A RADĚ podle článku 213 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 týkající se účetního a interního auditora Evropské služby pro vnější činnost (ESVČ) A. Úvod Evropská služba pro vnější činnost (ESVČ) byla zřízena v roce 2010 rozhodnutím Rady 2010/427 na základě čl. 27 odst. 3 Smlouvy o Evropské unii. V 15. bodě odůvodnění rozhodnutí 2010/427 se stanoví, že „je třeba zabránit zbytečnému zdvojování úkolů, funkcí a zdrojů s dalšími strukturami“. V této souvislosti účetní a interní auditor Komise jednají jako účetní a interní auditor ESVČ. Právním základem této úpravy jsou čl. 68 odst. 1 a čl. 98 odst. 2 finančního nařízení. V článku 213 finančního nařízení se stanoví, že tyto dva články mají být v roce 2013 přezkoumány „s náležitým ohledem na zvláštní povahu ESVČ, a zejména delegací Unie, a případně s ohledem na náležitou kapacitu ESVČ v oblasti finančního řízení“. Komise posoudila fungování systému, v jehož rámci účetní a interní auditor Komise jednají jako účetní a interní auditor ESVČ. V předkládané zprávě, která byla konzultována s ESVČ, jsou představeny výsledky tohoto posouzení, jež vedou k závěru, že stávající úpravu je třeba zachovat. Přezkum uvedený v článku 213 finančního nařízení je nezávislý na přezkumu rozhodnutí o zřízení ESVČ[1], který je stanoven v čl. 13 odst. 3 rozhodnutí o zřízení ESVČ a týká se organizace a fungování ESVČ. Provádí se v roce 2013 pod vedením vysokého představitele / místopředsedy a v případě potřeby může zahrnovat vhodné návrhy na revizi rozhodnutí o zřízení ESVČ. B. Výsledky přezkumu podle článku 213 finančního nařízení I. Účetní Účetní Komise provádí v souladu s čl. 68 odst. 1 finančního nařízení pro ESVČ řadu účetních služeb. K těmto službám patří: – pokladna (centrální pokladna a zpracování plateb, odsouhlasování účtů centrální banky, správa služeb zálohových účtů, validace „záznamů o třetích stranách“ a bankovních účtů, řízení systému včasného varování), – účetní rámec a systém, – účetnictví a podávání zpráv na základě právních předpisů, – vymáhání dluhů a řízení postupu započtení, – kontrola kvality všech místních účetních systémů. Spolupráce mezi Komisí a ESVČ je velmi dobrá. ESVČ i příslušným útvarům GŘ BUDG stávající režim velmi vyhovuje. V oblasti správy pokladny, účetnictví a podávání zpráv jsou úspory z rozsahu obzvláště významné. Útvary účetního Komise disponují jedinečnými odbornými znalostmi, které pokrývají všechny tyto aspekty, a zejména správu pokladny. Sem patří: · správa zálohových účtů, · komplexní bankovní struktura potřebná pro zpracování platebních operací institucí a související odborné znalosti, které umožňují uspokojit místní bankovní a platební potřeby 140 delegací EU po celém světě, a · optimalizovaná správa hotovosti a řízení rizik a spolehlivé postupy pro zajištění kontinuity provozu. Díky stávajícímu režimu nemusí ESVČ najímat další zaměstnance. V rámci GŘ pro rozpočet Komise jsou v současnosti vyhrazena 3 pracovní místa přímo na plnění nových úkolů v oblasti účetnictví a správy pokladny souvisejících s ESVČ, přičemž opatrný odhad počtu zaměstnanců, jehož by bylo zapotřebí v případě, že by ESVČ zajišťovalo samo účetnictví a správu pokladny, je nejméně 15 osob. Navíc kromě bezprostředních úkolů týkajících se pokladny a účetnictví zajišťují v současnosti útvary Komise na základě dohody o rozsahu služeb podepsané s ESVČ další horizontální podpůrné činnosti v oblasti financí a rozpočtu (jako je vývoj a správa finančních informačních systémů, služby vymáhání pohledávek, centrální finanční služby, atd...), pro něž nebyly při vytvoření ESVČ uvolněny žádné zdroje. Tato doplňková podpora je považována za vysoce kvalitní a umožňuje doplňkové úspory z rozsahu zdrojů v souvislosti s prostředky, které by byly potenciálně nezbytné v případě úplné internalizace v rámci ESVČ. Účetní Komise kromě toho vyhotovuje roční účetní závěrky a jedná s Účetním dvorem ohledně několika dalších institucí. Účetní útvary Komise zavedly účinné postupy a mají dobré pracovní vztahy s Účetním dvorem, z čehož má prospěch i ESVČ. Stručně řečeno zřízení samostatného účetního oddělení ESVČ by zbytečně zvýšilo počet pracovníků zaměstnaných v těchto dvou subjektech, neboť každý z výše uvedených hlavních úkolů by vyžadoval vytvoření mnoha nových pracovních míst, přičemž tyto úkoly již s minimálními dodatečnými zdroji zajišťuje Komise. Podle názoru Komise by tato spolupráce tedy měla pokračovat. Nepovažuje se za nutné jakýmkoli způsobem stávající režim měnit. II. Interní auditor Interní auditor Komise jedná v souladu s čl. 98 odst. 2 finančního nařízení jako interní auditor ESVČ. Pro zachování tohoto režimu hovoří následující argumenty: Delegace EU spravují správní prostředky ESVČ i operační prostředky z rozpočtu Komise. Zaměstnanci ESVČ spravují v zásadě pouze správní prostředky ESVČ, zatímco zaměstnanci Komise pouze operační prostředky. Z této zásady však existují výjimky: vedoucí delegace, který náleží k ESVČ, je pověřenou schvalující osobou ve vztahu k operačním prostředkům z rozpočtu Komise (čl. 65 odst. 6 finančního nařízení). Zaměstnanci Komise podporují ESVČ při správě jejího správního rozpočtu zejména tím, že působí jako navrhovatelé. Důsledkem těchto výjimek je, že dva finanční okruhy, které běžně používají zaměstnanci Komise a ESVČ, spolu úzce souvisí. Vzhledem k této situaci existuje riziko, že by samostatné audity dvou finančních okruhů a interních kontrolních systémů prováděné různými interními auditory mohly vést k překrývání zjištění nebo odlišným doporučením. Druhá možnost by mohla poškodit důvěryhodnost auditorské činnosti a odpovědné schvalující osoby a vedoucí delegací by byli postaveni před problém, jaké ze dvou stanovisek ke stejnému tématu si vybrat, což by snížilo hodnotu auditorské činnosti. Integrace interních auditů by rovněž umožnila hlouběji porozumět problémům, které se vyskytují v obou finančních okruzích. Rovněž by přispěla k předávání poznatků získaných z auditu jednoho okruhu do druhého a ke zkoumání a realizaci synergií mezi nimi. I ve prospěch existence samostatného interního auditora pro ESVČ existují argumenty, například skutečnost, že jedná-li interní auditor za Komisi i ESVČ, může nastat situace, kdy interní auditor nemůže splnit legitimní očekávání jednoho z orgánů jako příjemce služby. Vzhledem k platným pravidlům a zárukám, zejména nezávislosti interního auditora, je však toto riziko přiměřeně omezené. Komise zastává názor, že spolupráce by tudíž měla nadále pokračovat, aniž by se na současném režimu cokoli měnilo. C. Závěr Z této zprávy vyplývá, že systém, v němž účetní a interní auditor Komise jednají jako účetní a interní auditor ESVČ, funguje účinně a zároveň umožňuje významné úspory z rozsahu. Je proto žádoucí, aby byl tento systém zachován i v budoucnu. Komise bude v rámci souhrnné zprávy informovat Evropský parlament a Radu o jakémkoli významném vývoji ve fungování tohoto systému. [1] Rozhodnutí Rady ze dne 26. července 2010 o organizaci a fungování Evropské služby pro vnější činnost.