6. Pozorovatelé se mohou zapojit do diskuse a mohou se vyjádřit na základě povolení nebo výzvy předsednictví. 7. Zástupci jiných států, mezinárodních organizací nebo jiných orgánů pozvaní v souladu s oddílem II odst. 3 se mohou zapojit do diskuse na základě povolení nebo výzvy předsednictví, avšak neúčastní se přijímání opatření řídícím výborem.

10. Tyto závěry musí být podepsány předsednictvím a zaslány členům a pozorovatelům. Pokud není možné připravit návrh závěrů do konce příslušného zasedání, předsednictví zajistí jejich přípravu a rozeslání do sedmi kalendářních dnů po zasedání. Kterýkoli člen může do sedmi kalendářních dnů po obdržení návrhu závěrů požádat o opravu. Předsednictví zajistí zaslání konečné verze do sedmi dnů po uplynutí lhůty pro předložení připomínek.

11. Závěry ze zasedání nesmí žádným způsobem omezovat oblast působnosti ani účinky právních aktů nebo smlouvy. Nebudou přijata žádná prohlášení či závěry, které jsou v rozporu s právně závaznými ustanoveními. Závěry zasedání nejsou součástí právních aktů a nemají ani žádný normativní účinek.

VI. ZPŮSOBY ČINNOSTI A POSTUPY, KTERÉ ŘÍDÍCÍ VÝBOR DODRŽUJE

Obecná ustanovení

1. Řídící výbor přijímá v závislosti na daném případu doporučení a rozhodnutí (společně dále jen „opatření“).

Přijetí pravidel k zajištění fungování řídícího výboru se považuje za přijetí rozhodnutí.

2. Po přijetí či změně opatření je předsednictví co nejrychleji podepíše a sekretariát je rozešle všem smluvním stranám.

3. Není-li stanoveno jinak, vstupují opatření v platnost dnem jejich přijetí.

4. Není-li v tomto jednacím řádu uvedeno jinak, podléhá přijetí nebo změna opatření stejnému postupu.

5. Každá žádost člena nebo sekretariátu o přijetí nebo změnu opatření se podává písemně nejpozději 30 kalendářních dnů před zasedáním řídícího výboru, na němž se bude projednávat.

6. Žádost musí být zaslána předsednictví s kopií pro všechny členy a sekretariát. K žádosti musí být přiloženy příslušné vysvětlivky.

7. V řádně odůvodněných případech mohou být opatření přijata nebo pozměněna bez ohledu na způsoby a postupy stanovené v odstavcích 4 až 6 tohoto oddílu.

Korespondenční přijetí opatření

8. Řídící výbor může v obdobích mezi zasedáními korespondenčně přijmout nebo změnit opatření. Předsednictví na žádost člena nebo sekretariátu o korespondenční přijetí opatření nebo z vlastního podnětu po konzultaci a dohodě s místopředsednictvím rozhodne, zda daná záležitost vyžaduje korespondenční postup.

9. Pokud předsednictví rozhodne, že se má použít korespondenční postup, pověří sekretariát rozesláním žádosti členům spolu s takovými informacemi, které předsednictví po konzultaci a dohodě s místopředsednictvím považuje za nezbytné. Předsednictví po konzultaci a dohodě s místopředsednictvím také upřesní, zda, a pokud ano, za jakých podmínek mohou členové provádět změny žádosti.

10. Předsednictví po konzultaci a dohodě s místopředsednictvím stanoví datum a čas, do kdy musí být doručeny odpovědi, což však v žádném případě nesmí být dříve než 10 kalendářních dnů ode dne odeslání informací uvedených v odstavci 9 tohoto oddílu. Za výjimečných okolností, na žádost nebo na základě vlastního uvážení, může předsednictví po konzultaci a dohodě s místopředsednictvím lhůtu pro doručení odpovědí prodloužit. Má se za to, že člen, který ve stanovené lhůtě neodpoví písemně, včetně e-mailu, se zdržuje hlasování.

11. Řídící výbor rozhoduje jednomyslně. Rozhodnutí se považuje za jednomyslné, pokud s ním souhlasí alespoň čtyři jihovýchodoevropské smluvní strany a Evropská unie a žádná ze stran není proti.

VII. ZVEŘEJNĚNÍ INFORMACÍ

1. Není-li rozhodnuto jinak, finalizované dokumenty ze zasedání (pořad zasedání, závěry atd.) se zveřejní na internetových stránkách sekretariátu.

2. Právo na přístup k dokumentům řídícího výboru se stanoví v souladu s čl. 38 odst. 2 a 3 smlouvy.