[pic] | KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ |

V Bruselu dne 30.5.2007

KOM(2007) 274 v konečném znění

SDĚLENÍ KOMISE EVROPSKÉMU PARLAMENTU, RADĚ A EVROPSKÉMU ÚČETNÍMU DVORU

Shrnutí výsledků práce Komise za rok 2006

SDĚLENÍ KOMISE EVROPSKÉMU PARLAMENTU, RADĚ A EVROPSKÉMU ÚČETNÍMU DVORU

Shrnutí výsledků práce Komise za rok 2006

1. ÚVOD

Všichni generální ředitelé a vedoucí útvarů předkládají každoročně sboru členů Komise výroční zprávu o vykonávání svého úřadu.

Schválením tohoto shrnutí přijímá Komise politickou odpovědnost za řídící činnost svých generálních ředitelů a vedoucích útvarů, jež se zakládá na ujištěních o věrohodnosti a výhradách obsažených ve zprávách těchto osob, a zároveň uznává, že je třeba vyvinout další úsilí k odstranění určitých nedostatků. Doplňuje tak shrnutí výsledků práce Komise za rok 2006 přijaté dne 28. února 2007[1].

V tomto sdělení je popsáno, jak Komise plnila své řídící úkoly a jakou věrohodnost zaručují vnitřní kontrolní systémy; sdělení rovněž shrnuje obsah výročních zpráv o činnosti. Jsou v něm přezkoumány i případy, v nichž generální ředitelé nebo vedoucí útvarů vyjádřili své výhrady, a předkládá předběžnou analýzu možností řešení problémů, jichž se tyto výhrady týkaly. Dále zkoumá otázky, které nesouvisí s výročními zprávami o činnosti, a řadu významných horizontálních témat, která nastolili generální ředitel pro rozpočet, interní auditor, Evropský účetní dvůr, orgán příslušný pro udělení absolutoria, anebo na ně upozornil výbor pro pokrok v oblasti auditu.

2. ZÁRUKA VěROHODNOSTI NA ZÁKLADě VÝROčNÍCH ZPRÁV O čINNOSTI

Po přezkoumání výročních zpráv o činnosti, zejména prohlášení podepsaného všemi generálními řediteli a vedoucími útvarů, Komise konstatuje, že všichni pověření schvalující úředníci vydali ujištění o věrohodnosti (v některých případech podmíněné) ohledně adekvátního využívání zdrojů a potvrzují skutečnost, že kontrolní procedury představují dostatečné zajištění legálnosti a řádnosti transakcí, na nichž se toto využívání zdrojů zakládá. Jedná se o dva nejdůležitější prvky, na nichž se zakládá prohlášení o věrohodnosti.

Pověření schvalující úředníci zároveň poukázali na přetrvávající nedostatky a v příslušných případech sdělili své výhrady. V tomto oddílu jsou hlavní otázky kontroly (včetně výhrad) pojednány s použitím metody plnění rozpočtu.

V některých případech se projevily rozdíly mezi posouzením záruk věrohodnosti (vyplývajících z kontrolních systémů) Evropským účetním dvorem a posouzením příslušných generálních ředitelů. Uvedenou skutečnost lze zčásti vysvětlit rozdíly v názorech na typologii a důsledcích omylů a na vyhodnocování vad systému a zčásti různými názory na fungování finančních korektivů, zejména vzhledem ke skutečnosti, že příslušné útvary uplatňují víceletý systém, v němž mohou být chyby, k nimž došlo v určitém roce, odhaleny a odstraněny v letech následujících, zatímco Smlouva požaduje, aby Účetní dvůr vydával své stanovisko každoročně.

Ve všech případech, kdy se názory Evropského účetního dvora a generálního ředitele vzájemně liší, vysvětlí je generální ředitel ve své výroční zprávě o činnosti předkládané v následujícím roce.

2.1. Centralizované řízení: komplexní rámec, v němž je dána odpovědnost Komise

Většina vnitřních politik je přímo spravována Komisí v souladu se základním právním předpisem nebo požadavky daného programu. Třebaže bylo dosaženo určitého pokroku v oblasti právních předpisů upravujících programy na období let 2007-2013, je většina programů prováděna podle složitého právního rámce, který vyžaduje proplácení skutečných způsobilých nákladů nárokovaných příjemci, přičemž každý program vykazuje velké množství příjemců. Tyto charakteristiky vyžadují náročnou práci Komise, která musí vyvažovat potřebu dostatečné úrovně kontroly na jedné straně a náklady na tuto kontrolu na straně druhé.

Několik výročních zpráv o činnosti poukázalo na chyby nebo nesrovnalosti v dokumentaci příjemců podpor Společenství při započítávání nákladů na zaměstnance hrazených jakožto přímé náklady. Některé zprávy generálních ředitelství navíc uvádějí, že určití příjemci podpor měli značné problémy s předkládáním adekvátního zdůvodnění těchto nákladů na zaměstnance. Jde o opětovně se vyskytující problém, který Komise řeší větším využíváním mechanismu paušálních částek a sazeb v případech, kdy to umožňují novelizovaná finanční pravidla.

V roce 2006 vyslovili generální ředitelé pro výzkum, informační společnost a média, podniky a energetiku, jakož i dopravu výhrady ohledně přesnosti nárokovaných nákladů podle 5. rámcového programu pro výzkum a technologický rozvoj(5. RP) . Komise však poznamenává, že celkový finanční dopad chyb je, co se týče stanovených kriterií spočívajících na zásadě významnosti, omezený a že platby uskutečňované v rámci 5. RP jsou již v ukončovací fázi.

Co se týče 6. rámcového programu pro výzkum a technologický rozvoj (6. RP) , shodují se generální ředitelé pro výzkum a pro informační společnost v tom, že nejsou k dispozici dostatečné důkazní prostředky vyplývající z následných kontrol v roce 2006, a to hlavně z důvodu neexistence rámcové smlouvy o takovýchto kontrolách v první části daného programového období. Komise promptně a rozhodně reagovala na tyto výhrady a přijala akční plán s cílem:

- zvýšení počtu zaměstnanců, kteří se budou zabývat následnými kontrolami nebo vykonávat související funkce. Roční politická strategie na rok 2008 stanovila, že v roce 2007 bude přeskupeno 38 míst v útvarech pro výzkum k posílení funkce následné kontroly v generálních ředitelstvích zabývajících se otázkami výzkumu s možností doplnit dalších 12 míst v roce 2008;

- provádění společné strategie následné kontroly a metodiky v odděleních, v jejichž kompetenci je výzkum, včetně nových harmonizovaných postupů odběru vzorků zajišťující na několikaletém základě celkové zachycení dané populace cestou statisticky spolehlivé metodiky výběru. Tato strategie upřednostní zjištění a opravu systémových chyb u hlavních příjemců a zároveň pokryje vhodný reprezentativní vzorek auditované populace;

- lepší koordinace a integrace následných kontrol ve skupině útvarů „pro výzkum“, včetně společných auditů;

- zavedení většího počtu následných kontrol a vytvoření lepší rovnováhy mezi prací provedenou interně a prací zadávanou vnějším poskytovatelům. Komise v roce 2007 provede v souvislosti s 6. RP celkem 300 následných kontrol (pro srovnání: v roce 2006 bylo provedeno 45 takovýchto kontrol);

- zavedení systematičtějšího dohledu a opatření k dalšímu využití výsledků následných kontrol řídícími složkami.

Výbor pro pokrok auditu vyzval rovněž generální ředitelství zabývající se otázkami výzkumu, aby prováděla zjednodušení a plně využívala možností uplatnění paušálních sazeb a částek v 7. rámcovém programu pro výzkum a technologický rozvoj (7. RP ).

Komise připomíná, že výskyt chyb v nárokovaných nákladech je především důsledkem složitosti právního rámce, zejména požadavku, aby příjemci uplatňovali skutečné náklady na zaměstnance. Tento požadavek bude i nadále vytvářet problémy ohledně plateb v 6. RP, třebaže posílené následné kontroly budou postupně umožňovat uplatnění vícera prostředků nápravy, zejména nápravy systémových chyb uplatněním výsledků auditů na neauditované projekty a ukládání náhrady škody v případech, kdy auditovaný subjekt neprovede přiměřenou opravu takovýchto systémových chyb.

Platby podle 7. RP by měly být zlepšeny díky nově schváleným postupům: v případech, kdy to bude vhodné, budou zavedeny předběžné kontroly metodiky nákladů u příjemců s vícero účastmi a využívání průměrných nákladů na zaměstnance, vždy v souladu se zásadou zdravého finančního řízení. Navíc budou aplikovány „dohodnuté postupy“ s auditory najatými příjemci podpor 7. RP tak, aby byla zajištěna konzistence auditů a aby bylo Komisi poskytnuto měřítko k posuzování způsobilosti nákladů a správného uplatňování pravidel; od subjektů vydávajících certifikáty nebude nadále požadováno, aby se vyjadřovaly ke způsobilosti nákladů, ale budou povinní poskytovat pouze faktické informace, na jejichž základě Komise rozhodne o způsobilosti nákladů .

2.2. Sdílené nebo nepřímo centralizované řízení: posilování úlohy členských států

V případech sdíleného řízení a nepřímo centralizovaného řízení se uplatní různé úrovně řízení a kontroly. Komise obdrží záruky věrohodnosti z různých zdrojů, včetně certifikace udělené vnitrostátními orgány, ročního provádění a kontrolních zpráv, výsledků auditů prováděných členskými státy nebo Evropským účetním dvorem a přirozeně i včetně auditů prováděných samotnou Komisí.

Generální ředitelé pro regionální politiku, zaměstnanost, sociální věci, rovné příležitosti, zemědělství a rozvoj venkova vyjádřili výhrady z důvodů neexistence přiměřených záruk věrohodnosti spojených se systémovými vadami řízení a kontroly, zejména u programů nebo opatření ve Spojeném království, ve Španělsku, ve Švédsku, na Slovensku, ve Slovinsku, v Lotyšsku, v Itálii a v Řecku, jakož i programů v rámci iniciativy Společenství INTERREG. Pro všechna tři generální ředitelství je výše celkové rizikové částky dotčené těmito výhradami omezená: problémem jsou nedostatečné záruky legality a řádnosti určitých transakcí souvisejících s danou problematikou. Generální ředitelé se rozhodli vyjádřit výhrady z důvodu systémových nedostatků v určitých klíčových prvcích řídících a kontrolních systémů členských států. Poznamenávají, že uvedené problémy existují již několik let a že příslušné orgány nezajistily nápravu požadovanou Komisí, což se může ohrozit pověst Komise.

Ke krytí finančního rizika v rozpočtu EU byly vytvořeny precizní akční plány k řešení problémů souvisejících s nápravnými akcemi požadovanými příslušnými vnitrostátními orgány. V případě potřeby, zejména pokud členské státy samy neprovedou opravy potřebné ke snížení rizika pro platby poskytované Společenstvím, budou uplatněny finanční opravy. Tyto opravy mohou být v určitých případech provedeny na základě extrapolace kvantifikovatelných nesprávností z jednotlivých složek, kde existuje pravděpodobnost jejich výskytu ve velkém množství obdobných případů nebo v případech paušálních oprav systémových vad. V určitých případech bylo již zvažováno zastavení plateb zahájených nebo uplatněných v rámci plnění rozpočtu na rok 2006.

Komise přikládá vysokou prioritu řešení problému nedostatečného provádění integrovaného administrativního a kontrolního systému (Integrated Administration and Control System – IACS) v Řecku, jež bylo již dříve, od roku 2002, předmětem výhrad. Na období let 1999–2006 bylo tomuto členskému státu uloženo provedení finančních oprav v celkové výši 479 milionů EUR[2] k pokrytí finančního rizika vyplývajícího ze zjištěných nedostatků. Tyto úpravy budou ukládány po dobu, jež bude považována za potřebnou. Komise v březnu 2007 navrhla novelizaci nařízení[3] o financování společné zemědělské politiky k zavedení způsobu, jímž by Komise mohla účinněji pozastavit platby členskému státu v případě závažných a trvajících nedostatků. Vnitrostátní orgány zaangažované v tomto případě vypracovaly podrobný akční plán, jehož plnění bude Komisí pozorně sledováno.

Komise vyvíjí i nadále úsilí k provedení přístupu jediného auditu v rámci metody sdíleného řízení , jak bylo uvedeno v její zprávě o pokroku při provádění akčního plánu k vytvoření integrovaného rámce[4] a ve výročních zprávách o činnosti. Komise například upřesnila definici kontrolních pravomocí a zlepšila dohled nad platebními agenturami a certifikačními orgány. Ohledně strukturálních fondů přijala Komise opatření na podporu koordinace norem auditů a šíření osvědčených postupů. Na základě příkladu prvního nizozemského vnitrostátního prohlášení o výdajích EU v Nizozemsku bude Komise i nadále podporovat různé vnitrostátní iniciativy prohlášení o využívání finančních prostředků Evropské unie. Revidované finanční nařízení v tomto ohledu stanoví povinnost členských států předkládat souhrnný výroční přehled provedených auditů a prohlášení na příslušné vnitrostátní úrovni. V zemědělství byl tento požadavek zaveden již v roce 2006[5] právními předpisy upravujícími dané odvětví.

Vzhledem k víceleté povaze strukturálních fondů trvá dohled Komise po celé programovací období od plánování až po ukončení programů. Kontroly jsou tudíž prováděny na víceletém základě, přičemž nedostatky jsou zjišťovány a řešeny v průběhu celého programového období a přiměřené záruky legality a řádnosti výdajů jsou posuzovány na tomto základě. Podle akčního plánu na zřízení integrovaného rámce vnitřní kontroly bude v roce 2007 zkoumána účinnost víceletých opravných systémů.

Generální ředitel pro spravedlnost, svobodu a bezpečnost zjistil nedostatky v některých systémech řízení a kontroly v Itálii a generální ředitel pro vzdělávání a kulturu zjistil nedostatky v některých vnitrostátních agenturách, které se podílejí na nepřímo centralizovaném řízení . Komise posiluje svůj dohled. V prvním případě byly platby celkově pozastaveny v roce 2006. Ve druhém případě použila Komise ustanovení programů celoživotního vzdělávání a mládež v akci k vytvoření nových pravidel[6] k určování a odvolávání vnitrostátních agentur, prohlášení o věrohodnosti učiněná vnitrostátními agenturami a audity založené na „přístupu jediného auditu“. Navíc budou vnitrostátním agenturám podány lepší pokyny a poskytnuto zvláštní školení. Zjednodušující opatření, například širší využívání paušálních sazeb by měla podle očekávání snížit riziko omylů.

Komise zlepší dohled nad vnitrostátními agenturami na základě zvýšené odpovědnosti vnitrostátních orgánů spravujících finanční prostředky EU za podmínek nepřímo centralizovaného řízení a „přístupu jediného auditu“ pro kontroly a audity, aby bylo možno účinně řešit tyto nedostatky.

2.3. Společné řízení s mezinárodními organizacemi

Co se týče řídících úkolů svěřených mezinárodním organizacím, strukturální dohody s těmito mezinárodními organizacemi, zejména finanční a administrativní rámcové dohody (FAFA) uzavřené mezi Komisí a sekretariátem Organizace spojených národů (OSN) v dubnu 2003, k níž v následujících letech přistoupila řada specializovaných agentur, vytvářejí stabilní referenční rámec pro společné řízení. Pokračují práce na dalším vyjasnění specifických ustanovení.

Jelikož se objem finančních prostředků poskytovaných Společenstvím prostřednictvím těchto mechanismů zvyšuje, posiluje se úroveň kontrol, které Komise provádí ohledně finančních prostředků spravovaných agenturami OSN. To je v souladu s názory vyslovenými interním auditorem Komise na provádění uvedené dohody.

Revidovaná finanční pravidla zavedla jasnější rámec umožňující lepší dohled a záruky při provádění úkolů svěřených mezinárodním organizacím v kontextu společného řízení.

Dřívější námitka týkající se příspěvku EU na prozatímní správní misi OSN v Kosovu (pilíř IV) se stala bezpředmětnou díky zpětným platbám provedeným v průběhu roku 2006 a novému smluvnímu ujednání s OSN, které vyjasňuje sdílenou příslušnost.

Finanční a administrativní rámcová dohoda poskytla potřebný referenční rámec pro spolupráci mezi nejrůznějšími stranami na obou stranách partnerství ES/OSN. Jelikož se jedná o poměrně nový nástroj, strany dohody vytvořily společné pracovní skupiny, které se zabývají otázkami provádění, přičemž iniciativy vzdělávání a společných pokynů pro vykazování, ověřování a viditelnost jsou v současné době projednávány Komisí a OSN.

2.4. Závěry

Komise bere na vědomí, že 15 generálních ředitelů předložilo v roce 2006 celkem 20 výhrad (v roce 2005 to bylo 31 výhrad). Má za to, že tato skutečnost dokazuje, že významné nedostatky v kontrole zjištěné v minulosti byly odpovídajícím způsobem řešeny a Komise dosahovala v roce 2006 dalšího pokroku v optimalizaci svého řízení.

Co se týče všech výhrad, pověření schvalující úředníci se zavázali provádět příslušné akční plány k řešení těchto nedostatků. Sbor členů Komise bude sledovat provádění nápravných opatření.

Je bezpodmínečně nutné získat příslušné záruky věrohodnosti od prostředníků spravujících prostředky EU jménem Komise nebo společně s Komisí. Je rovněž důležité systematicky uplatňovat ustanovení právních předpisů ukládajících nápravná opatření, například zpětné platby, pozastavení plateb a finanční opravy v případě, že jsou zjištěny závažné nedostatky legality a řádnosti operací.

3. PRůřEZOVÉ OTÁZKY

3.1. Správa a řízení

- Prohlášení o řízení a správě

Interní auditor se domnívá, že architektura řízení a správy Komise spočívá na pevných základech. Zároveň však doporučil, že by měla být transparentnější. Komise toto doporučení podporuje a dá k dispozici prohlášení o řízení a správě, jež zainteresovaným osobám a občanům vyjasní úkoly a příslušnost různých činitelů a mechanismy odpovědnosti v Komisi prostřednictvím stručného přístupného textu na internetových stránkách portálu Evropa.

- Externí zajišťování a agentury

O výkonných agenturách se pojednává v příloze 3 tohoto shrnutí.

Od sedmdesátých let dvacátého století bylo vytvořeno třicet regulačních agentury. V únoru 2005[7] předložila Komise předlohu meziinstitucionální dohody o zřízení komplexní správní sítě ke zřizování, strukturování, provozu, vyhodnocování a kontrole evropských regulačních agentur. Pokrok ve vyjednáváních se později velmi zpomalil, ale diskuse o této materii byly obnoveny v Radě koncem roku 2006.

- Zjednodušení

Po vydání své zprávy o pokroku reformy v prosinci 2005[8]Komise vybrala řadu oblastí vhodných pro zjednodušení a zefektivnění tohoto procesu, zejména alokaci lidských zdrojů, vnitřní koordinaci, interní normy kontroly, finanční řízení a nástroje a priority IT. V květnu Komise přijala sdělení nazvané Řízení lidských zdrojů: zjednodušení postupů pro zaměstnance a vytvořila pracovní skupinu, jež bude provádět konzultace se zaměstnanci a navrhovat opatření ke zjednodušení správních postupů a zlepšení služeb zaměstnancům. Některé centrální služby začaly provádět pilotní projekt analýzy interních dopadů. Tento projekt může být rozšířen na nové nebo revidované korporativní procesy k zajištění jejich jednoduchosti, účinnosti a efektivity a zabránění zbytečné administrativní zátěži.

V oblasti finančního řízení byla revidovanými finančními pravidly (novelizace finančního nařízení a jeho prováděcích pravidel) zavedena určitá zjednodušení, například: zredukování potřebné dokumentace u malých podpor a smluv; usnadnění spolufinancování prostřednictvím věcných příspěvků (například prací, kterou zdarma provedou vnější partneři příjemce); možnost nevyžadovat finanční záruky na základě vyhodnocení rizik prováděného na individuální bázi; zvýšení minimální částka, od níž musí přijímající subjekty předkládat osvědčení externího auditora; rozšíření zásady transparence zveřejněním všech příjemců finančních prostředků Společenství, nezávisle na subjektu nebo orgánu, který se podílí na plnění rozpočtu.

Úroveň zjednodušení právních předpisů však nebyla tak významná, jak se doufalo. Třebaže je další programovací období ještě vzdálené, příslušné útvary by již měly připravovat půdu pro budoucí zjednodušení.

- Iniciativa transparence

Na základě evropské iniciativy transparence budou zveřejněny údaje o příjemcích prostředků v rámci sdíleného řízení. Komise má za to, že transparence ve finančních záležitostech je významným prvkem povinnosti dokládat použití finančních prostředků EU.

- Řízení kontinuity práce

Pracovní dokument o řízení kontinuity práce Komise předložený v roce 2006[9] má napomoci k udržení nezbytných služeb v případě poruch řádného fungování instituce.

- Otázky etiky

V rámci širší akce zaměřené na lepší chápání otázek etiky a integrity uspořádala Komise pro své zaměstnance den etiky.

- Interní audit

V březnu 2006 předložil interní auditor první přehlednou zprávu o následných doporučeních auditu, který naznačuje, že vzdor určitému pokroku nebyla ve stanovených lhůtách provedena polovina kritických a velmi důležitých doporučení. Výbor pro pokrok auditů, jehož nejdůležitějším úkolem je předkládat každoročně zprávy sboru členů Komise o tom, zda a jak se útvary Komise řídí doporučeními interního auditora, upozornil kabinety na skutečnost, že některá oddělení v tomto ohledu pokulhávají, a požádal je, aby monitorovaly výkon doporučení svých oddělení. Výbor pro pokrok auditů posílí v roce 2007 tento dohled.

Komise konstatovala, že byly auditovanými subjekty vypracovány akční plány pro všechna přijatá doporučení IAS a že bylo dosaženo vysokého stupně provádění těchto akčních plánů, a bude stavět na pokroku dosaženém v roce 2006, aby zajistila včasnou následnou kontrolu plnění všech doporučení auditů. Komise zároveň podpoří prohloubení dialogu mezi auditory a auditovanými subjekty. To by mělo zvýšit vzájemné porozumění a zajistit, aby auditoři přesně a srozumitelně formulovali svá doporučení, a útvary podpořit, aby tato doporučení přednostně prováděli podle daného harmonogramu.

Ve své výroční zprávě za rok 2006 interní auditor zdůraznil potřebu lépe koordinovaného plánování auditů a podpořil probíhající snahu o zvýšení profesionálnosti práce interního auditu různých útvarů Komise. Architektura interního auditu Komise je i nadále posilována a v rostoucí míře přispívá k zajišťování důvěryhodnosti této instituce.

Závěr

Komise má za to, že architektura správy a řízení dosáhla uspokojivého stupně stability a zralosti, a vyloží tuto architekturu v prohlášení o řízení a správě. Zároveň je rozhodnuta pokračovat ve své snaze o zvyšování transparence, účinnosti a stupně zjednodušení. Výkonné agentury, nad nimiž Komise vykonává přísný dohled, jsou plně začleněny do tohoto programu správy a řízení. Komise má nicméně za to, že je politicky velmi důležité vytvořit jednotný rámec správy a řízení regulačních agentur. Komise podporuje interního auditora v jeho snaze předložit ke konci plánovacího období 2007-2009 jeho první celkový rozbor interních kontrolních systémů Komise a chce napomoci k dosažení vysoké úrovně spolupráce mezi kapacitami interního auditu a interním auditorem.

3.2. Vnitřní kontrolní systémy a řízení výkonu

- Vnitřní kontrolní rámec Komise

V roce 2006 Komise i nadále zlepšovala svůj vnitřní kontrolní rámec. Probíhající revize vnitřních kontrolních standardů má zajistit větší jasnost, jednoduchost a přizpůsobitelnost podmínkám jednotlivých útvarů za účelem zvýšení efektivnosti.

V přehledu stavu vnitřní kontroly v generálních ředitelstvích a útvarech Komise se konstatuje, že v roce 2006 bylo dosaženo významného pokroku v zavádění vnitřních kontrolních struktur a postupů, ale zároveň bylo zapotřebí dosáhnout dalšího pokroku v oblastech, jako je správa informací, zjednodušování právních předpisů, kontrolní strategie nebo kvalita výročních zpráv o činnosti. Interní auditor doporučil další zlepšení následných kontrol, IT a provádění nových účetních pravidel a smluvního řízení.

- Řízení rizik

Komise dosáhla v roce 2006 významného pokroku v dalším začleňování řízení rizik do strategického plánování: výroční plány řízení představují výsledky analýzy rizik a výroční zprávy o činnosti uvádějí, jak byla tato rizika, k nimž došlo v průběhu roku, řízena a jaká zbytková rizika jsou i nadále přítomna a proč. Bude vyvíjena snaha k dosažení logické, promyšlené prezentace rizik a k tomu, aby byly plány na řízení rizika vypracovávány a prováděny bez jakýchkoli prodlení. Na základě metodiky řízení rizika prezentované útvary Komise, sdělení nazvaného Vytváření účinného a vnitřně provázaného řízení rizik[10] a na základě pilotní aplikace provedené v roce 2006, vytvořila Komise postup pro vzájemnou kontrolu k identifikaci, vyhodnocení a řízení obecných rizik, které mohou být skupinou útvarů prováděny účinněji než jednotlivými útvary.

- Řízení výkonnosti

Pokyny dané útvarům k vypracování ročních plánů řízení a výročních zpráv o činnosti upřesnily zaměření výsledků pro příjemce a zainteresované osoby a na dopad činnosti Komise na široké společenské vrstvy v EU.

Stručné schéma k zajištění konzistentní prezentace kontrolních struktur a zdrojů věrohodnosti bylo vypracováno pro výroční zprávu o činnosti za rok 2006, avšak nebylo dosud přijato všemi generálními ředitelstvími a útvary. Průběhem času by však měl tento formát zlepšit chápání kontrolních struktur a zdrojů věrohodnosti a napomoci k identifikování nedostatků a nalezení způsobů jejich odstraňování a zlepšování systému.

Třebaže rostoucí počet útvarů předložil ve svých výročních zprávách o činnosti (2006) indikátory legality, řádnosti a výkonnosti, je i nadále nutno vyvíjet snahy o vytvoření takovýchto indikátorů, a tím zajistit vnitřně provázaný přístup seskupení útvarů.

Je třeba dále zlepšovat kvalitu výročních zpráv o činnosti: zejména je třeba jasně a prostě vyložit kontrolní strategie a výsledky jejich uplatnění a zaměřit se na akční plány a jejich očekávaný dopad.

- Akční plán na zřízení integrovaného rámce vnitřní kontroly

Dosavadní výsledky provádění akčního plánu jsou v podstatě velmi pozitivní. Třebaže došlo ke zdržením v některých činnostech, Komise má za to, že bude přesto schopna splnit vytčený cíl: vytvořit do roku 2007 základy správného řízení rizika omylu a zajišťování větší věrohodnosti v souladu s požadavky akčního plánu. Výsledky akcí budou stále viditelnější a prokazatelnější, což se zpočátku projeví zejména transparentnějším a jasnějším přístupem ke kontrolám. To by mělo vést ke snížení podílu chyb díky vylepšeným opravám a prevenci.

Ve světle zkušeností byly vylepšeny akce, které jsou s to urychlit cestu k vyšší věrohodnosti soustředěním na přímo centralizované řízení, a zahrnou podrobné zkoumání poměru nákladů, užitku a rizika pro účely kontrol. Tyto základy budou hotovy do konce roku 2007 tak, aby mohl mít integrovaný rámec vnitřní kontroly plánovaný dopad na věrohodnost. Zpráva o pokroku akčního plánu Komise na zřízení integrovaného rámce vnitřní kontroly však říká, co ještě zbývá zlepšit.

Jsou podnikány kroky ke zvýšení intenzity následných kontrol v mnoha oblastech, přičemž akční plány vytyčují nápravná opatření a pokrok v této oblasti je nyní ostře sledován. Generální ředitel pro komunikaci však ve své výhradě upozorňuje, že neexistuje strukturovaný logicky uspořádaný systém následných kontrol, jehož vytvoření bude zvažováno Komisí v roce 2007.

Posílené ověřování by měl doprovázet koordinovanější přístup každé skupiny útvarů, jako již je tomu v oblasti výzkumu a strukturálních fondů.

Větší koordinace je postupně zaváděna v oblasti strukturálních fondů, včetně harmonizace metodik odběru vzorků, které budou užívány členskými státy v programovacím období 2007–2013.

Síť následných kontrol (2006) potvrdila svou užitečnost pro vzájemné sdílení dobrých postupů jednotlivými kontrolními jednotkami. K diskutovaným klíčovým otázkám patří vytvoření strategií odběru vzorků k získání přiměřené věrohodnosti, opatření následující po kontrolách a možné přístupy k uplatňování sankcí.

Závěr

Komise má za to, že pro každou činnost by měl být vytvořen celkový pohled na činnosti vnitřní kontroly, jenž by v sobě zahrnul různé prvky a úrovně kontroly. Je třeba zajistit rovnováhu efektivity a nákladů na různá kontrolní opatření a výsledky kontroly je třeba řádně sledovat a provést koordinovaná opatření k nápravě zjištěných závad.

Komise bude podrobně sledovat uplatňování celkových kontrolních strategií a metodik a zajistí vnitřně sourodé následné přístupy skupin svých útvarů tak, aby: (1) kontrolní strategie byly formalizovány a byly v nich vytčeny přesné cíle; (2) existovalo jasné sledování a systém oznamování, jež soustředí výsledky kontrol na všech stupních; (3) je nutno vyjasnit a vyžadovat odpovědnost zúčastněných subjektů, včetně synergií vyplývajících z účasti různých útvarů na zmíněných činnostech.

Komise zajistí, aby všichni pověření schvalující úředníci splňovali požadavek použití popsaných schémat, jež prokáží užší souvislost mezi kontrolními systémy a věrohodností v jejich výroční zprávách o činnosti v roce 2007 a zavedou plánované indikátory legality a řádnosti transakcí za účelem posílení věrohodnosti.

Komise bude i nadále sledovat systém strukturovaných následných kontrol vytvořených generálním ředitelem pro komunikaci i akční plán vytvořený pro následné kontroly skupiny útvarů, v jejichž kompetenci je výzkum.

3.3. Finanční řízení

- Účetnictví

Komise bere s potěšením na vědomí pozitivní prohlášení o věrohodnosti s výhradami Účetního dvora ohledně účtů za rok 2005, které jsou první, jež byly zpracovávány v novém akruálním účetnictví.

Je dosahováno dalšího pokroku při uplatňování nových pravidel účetnictví pro sestavení roční závěrky za rok 2006. V oblasti zajišťování kvality účetních údajů bylo dosaženo pokroku při zlepšování kontrolního prostředí. Co se týče validace lokálních systémů v roce 2006, konstatoval účetní, že útvary obecně přijímaly vhodná opatření k řešení otázek pojednaných ve zprávě z předchozího roku, a zdůraznil významný pokrok, kterého dosáhla obě generální ředitelství, jejichž validace byla v roce 2005 pozastavena.

Zavedení akruálního účetnictví v delegacích v lednu 2007 a zlepšení vnitřní kontroly umožnilo vzít zpět výhrady předložené v předchozích letech, jež se týkaly administrativních výdajů v delegacích EU.

Účetní vůbec poprvé signuje konečné účty za rok 2006 s tím, že se dostatečně ujistil o tom, že předložené účty poskytují pravdivý a přesný obraz finanční situace této instituce.

- Spravování smluv

V auditech provedených v roce 2006 identifikoval interní auditor některé oblasti, kde bude zapotřebí zlepšit spravování kontraktů. V oblasti smluv o získávání budov v Bruselu navrhla meziútvarová pracovní skupina zřízená v prosinci 2006 novou metodiku. Revidované finanční nařízení rovněž zjednoduší procesní a dokumentační požadavky pro smlouvy o nízké finanční hodnotě.

Závěr

Komise bere na vědomí zvýšenou transparentnost a finanční zodpovědnost, jichž bylo dosaženo zavedením akruálního účetnictví. Poukazuje na řadu konkrétních opatření, jež budou mít za cíl zjednodušení pravidel pro příjemce podpor a smluvní dodavatele.

3.4. Lidské zdroje

- Strategie integrovaných lidských zdrojů

Interní auditor zdůrazňuje význam dlouhodobé strategie řízení lidských zdrojů pro efektivní rozmísťování těchto zdrojů.

Komise zlepší rozmísťování lidských zdrojů proaktivnější identifikací současných i budoucích kompetencí přijímat pracovníky a identifikaci potřeb jednotlivých oddělení. Komise zahájila program průběžného odborného vzdělávání pro členy útvarů lidských zdrojů Komise, jehož cílem je získat, vyškolit a udržet schopné pracovníky.

Sběr a vyhodnocování údajů o lidských zdrojích je dalším významným prvkem strategického řízení lidských zdrojů, kde Komise vyvíjí systémy potřebné k uspokojování vnějších požadavků na použití jejích lidských zdrojů.

V souladu s požadavkem Parlamentu vzneseným v roce 2006 předložila Komise zprávu [SEK(2007) 530] obsahující rozbor předvídatelné potřeby lidských zdrojů do roku 2013, v níž dochází k závěru, že veškeré zjištěné prioritní potřeby, s výjimkou potřeb v souvislosti s rozšiřováním Společenství, budou zajišťovány převodem pracovníků v rámci jednotlivých útvarů i mezi nimi.

- Přijímání nových úředníků z členských států EU-10

Náročné cíle přijímání nových pracovníků v létech 2004–2006 ze zemí EU–10 byly splněny, co se týče administrativních pracovníků, a do značné míry splněny na úrovni středního managementu (77% cílových počtů) v roce 2006. Přijímání vyššího managementu pokračovalo uspokojivě. Bylo konstatováno, že z některých členských států byl přijat nedostatečný počet pracovníků, zejména v důsledku nižšího počtu kandidátů z těchto zemí účastnících se výběrových řízení. Evropský úřad pro výběr pracovníků (European Personnel Selection Office – EPSO) v současné době pracuje na zlepšení informační a komunikační strategie. Komise zavedla monitorovací mechanismus ke splnění cílů výběru pracovníků ze zemí EU-12 v roce 2007.

Závěry

Komise hodlá dosáhnout plánovaného počtu přijatých úředníků ze zemí EU-12. Definovala své budoucí potřeby a bude pokračovat v úsilí o splnění budoucích nároků na účinnou moderní správu.

3.5. Problematika IT

Výhrada týkající se rizika vyplývajícího z nedostatečných kapacit stavební infrastruktury (budov) datových center zazněla již po druhé; spíše než legality nebo řádnosti transakcí se týká negativního vlivu na kontinuitu práce útvarů IT. Vnitřní auditor navíc poukázal na potřebu zlepšení situace týkající se budov, jež jsou k dispozici, bezpečnosti údajů, záchrany údajů při mimořádných situacích a kontinuity práce útvarů IT. Další zmíněný problém se týkal plánování projektů IT, kde bylo přijato rozhodnutí optimalizovat hodnotu získanou při vynaložení určitých finančních prostředků nadefinováním priorit pro společné projekty.

Komise je plně rozhodnuta provést víceletou strategii k zajištění umístění datových a telekomunikačních středisek Komise v Bruselu i v Lucemburku v bezpečných budovách. Byla určena nápravná opatření, jež mají být provedena v roce 2007.

4. ZÁVěRY

Komise má za to, že stávající systémy vnitřní kontroly, jejichž popis je podán ve výroční zprávě o činnosti v roce 2006, garantují přiměřenou věrohodnost v záležitostech legality a řádnosti operací, za něž Komise přebírá celkovou zodpovědnost podle článku 274 Smlouvy o ES. Připouští však, že je zapotřebí dalšího úsilí k vyřešení určitého množství vad, zejména těch, jež jsou vytčeny ve výhradách předložených pověřenými schvalujícími úředníky.

Komise zajistí, aby pověření schvalující úředníci pokračovali ve svém úsilí v tom smyslu, aby přiměřená věrohodnost konstatovaná v prohlášeních, jež tvoří součást výročních zpráv, byla účinně podpořena vhodnými kontrolními systémy.

PŘÍLOHA 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

PŘÍLOHA 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

PŘÍLOHA 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

PŘÍLOHA 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2.121.285,63 | 2 |

AIDCO | 6.800.808,94 | 32 |

COMP | 2.450.000,00 | 2 |

EACEA | 100.000,00 | 1 |

ELARG | 1.372.283,00 | 1 |

EMPL | 124.066,40 | 1 |

ENV | 127.146,80 | 1 |

FISH | 713.429,00 | 1 |

INFSO | 6.860.395,32 | 16 |

RTD | 851.067,11 | 4 |

TREN | 1.518.302,24 | 3 |

23.038.784.44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6.549.996,00 | 2 |

[1] KOM(2007) 67.

[2] Částka 451 milionů EUR určená v AAR 2006 byla pozměněna, zejména proto, aby zahrnula nejnovější opravy uložené Řecku rozhodnutím Komise 2007/243/ES ze dne 18. dubna 2007 (Úř. věst. L 106, 24.4.2007, s. 55).

[3] Nařízení Rady č. 1290/2005.

[4] KOM(2007) 86 a SEK(2007) 311.

[5] Nařízení Rady č. 1290/2005 a čl. 7 odst. 5 nařízení Komise (ES) č. 885/2006.

[6] Rozhodnutí K(2007) 1807 ze dne 26. dubna 2007.

[7] KOM(2005) 59.

[8] KOM(2005) 668.

[9] SEK(2006) 899.

[10] SEK(2005) 1327.

[11] Council regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes, OJ L 11, 13.01.2003