V Bruselu dne 28.12.2004

KOM(2004) 835 v konecném znení

2004/0287 (COD)

Návrh

NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY

o vízovém informačním systému (VIS) a výměně údajů o krátkodobých vízech mezi členskými státy

{SEK(2004) 1628}

(předložená Komisí)

ODŮVODNĚNÍ

1. OBECNÝ ZÁMĚR

Při postupném vytváření prostoru svobody, bezpečnosti a spravedlnosti Evropská unie zaručuje volný pohyb osob a vysokou úroveň bezpečnosti. V této souvislosti byl za absolutní prioritu označen vývoj a zřízení vízového informačního systému (VIS) jako systému pro výměnu vízových údajů mezi členskými státy. Jedná se o jednu z klíčových politických iniciativ EU zaměřených na podporu stability a bezpečnosti.

Na základě závěrů zasedání Evropské rady v Laekenu, Seville a Soluni přijala Rada JVV dne 19. února 2004 závěry o rozvoji vízového informačního systému[1]. Tyto závěry Rady, znovu potvrzené Evropskou radou v Bruselu ve dnech 25.–26. března 2004[2], udávají směr rozvoje VIS, který je třeba „brát v úvahu při přípravě technického zavedení VIS a návrhu právního nástroje zřizujícího VIS, přičemž je nutno plně dodržovat právní předpisy Společenství o ochraně osobních údajů”[3].

Již před tímto návrhem přijala Rada dne 8. června 2004 rozhodnutí Rady 2004/512/ES o zřízení vízového informačního systému (VIS)[4], které tvoří právní základ nutný pro vyčlenění prostředků na rozvoj VIS v rozpočtu Evropských Společenství a pro provádění této části rozpočtu. Rozhodnutí definuje strukturu VIS, dává Komisi mandát, aby s pomocí výboru SIS II[5] rozvíjela systém po technické stránce, a stanoví, že členské státy přijmou a/ nebo vyvinou vnitrostátní systémy.

Pro další rozvoj a zavádění VIS je nutné vypracovat komplexní právní rámec. Cílem tohoto návrhu nařízení Evropského parlamentu a Rady je vymezit účel a funkce VIS, určit odpovědnost za VIS, dát Komisi mandát k vytvoření a údržbě systému VIS a stanovit postupy a podmínky pro výměnu údajů mezi členskými státy při žádostech o krátkodobá víza k usnadnění posouzení takových žádostí a příslušných rozhodnutí.

Systém VIS zlepší správu společné vízové politiky, konzulární spolupráci a konzultaci mezi ústředními konzulárními úřady, čímž sníží ohrožení vnitřní bezpečnosti, zabrání jednotlivcům podávat najednou několik žádostí o víza do různých členských států, podpoří boj proti podvodům, usnadnit kontroly na vnějších hraničních přechodech a na území členských států, pomůže při identifikaci a navracení nelegálních přistěhovalců a podpoří uplatňování nařízení Rady č. 343/2003 („druhé dublinské nařízení“)[6]. Zlepšené posuzování při udělování víz, včetně konzultace mezi ústředními konzulárními úřady, a ověření identifikace žadatele na konzulátech a na hraničních přechodech přispěje k vnitřní bezpečnosti členskýchstátů a k boji proti terorismu[7], což je obecným cílem a jednotným kritériem společné vízové politiky, právě tak jako k boji proti nelegálnímu přistěhovalectví[8]. VIS zároveň přinese prospěch cestujícím přijíždějícím v dobré víře, neboť zlepší postupy pro vydávání víz a kontroly.

Oblast působnosti tohoto nařízení souvisí s výměnou údajů o schengenských krátkodobých vízech, což je hlavní účel VIS, a o národních dlouhodobých vízech, která současně platí jako krátkodobá víza. Výměna údajů o ostatních národních dlouhodobých vízech schengenských států, která je rovněž zahrnuta do závěrů Rady ze dne 19. února 2004[9], vyžaduje zvláštní právní nástroj: na rozdíl od krátkodobých víz neexistuje společné acquis o postupech pro vydávání dlouhodobých víz členskými státy a v oblasti, která se řídí čl. 63 odst. 3 písm. a) Smlouvy se nepoužije postup spolurozhodování, není-li přijato rozhodnutí podle čl. 67 odst. 2 Smlouvy.

Toto nařízení vytvoří základní nástroj právního rámce pro VIS. K dokončení tohoto právního rámce jsou ovšem nutné další právní nástroje, zejména:

a) úprava Společné konzulární instrukce[10] týkající se norem a postupů pro získávání biometrických údajů, včetně povinnosti tyto údaje zaznamenat a včetně platných výjimek;

b) rozvoj mechanismu pro výměnu údajů s Irskem a Spojeným královstvím s cílem usnadnit uplatňování nařízení (ES) č. 343/2003 („druhé dublinské nařízení“)[11] a napomoci při identifikaci a správním řízení pro navracení nelegálních přistěhovalců v míře, v níž se Irsko a Spojené království podílejí na politice přistěhovalectví a navracení nelegálních přistěhovalců;

c) výměna údajů o dlouhodobých vízech, která nejsou současně platná jako krátkodobá víza, pomocí systému VIS; s ohledem na chybějící společné acquis pro taková víza by bylo třeba vymezit nové politické směry.

2. VLIVY VÍZOVÉHO INFORMAČNÍHO SYSTÉMU (VIS)

Rozšířené posouzení vlivů[12] přiložené k tomuto návrhu ukazuje potřebu VIS a srovnává jeho vlivy s vlivy jiných politických možností. Vysvětluje, proč má ukládání a používání biometrických údajů ve VIS zásadní význam pro dosažení cílů systému a jakou podobu by měly mít záruky ochrany a bezpečnosti údajů. S ohledem na související citlivé otázky ochrany osobních údajů se mimo jiné požaduje konzultace pracovní skupiny zřízené článkem 29[13].

3. PRÁVNÍ ZÁKLAD

Toto nařízení je založeno na čl. 62 odst. 2 písm. b) bodu ii) a na článku 66 Smlouvy o ES. Článek 66 poskytuje právní základ pro uvedení do provozu a údržbu VIS a pro postupy pro výměnu vízových údajů mezi členskými státy, zajišťující spolupráci mezi příslušnými úřady členských států a rovněž mezi těmito úřady a Komisí v oblastech, na které se vztahuje hlava IV Smlouvy. Tyto oblasti zahrnují provádění společné vízové politiky, ale i kontroly na vnějších hranicích a opatření týkající se azylu a nelegálního přistěhovalectví.

Kromě mechanismů a postupů pro zadávání, výměnu a konzultace vízových údajů ve VIS nařízení stanoví postupy, které jsou nutnými podmínkami pro posuzování a vydávání krátkodobých víz členskými státy na základě schengenského acquis pro společnou vízovou politiku. Zadání informací do VIS v okamžiku přijetí žádosti o vízum a ověřování předchozích žádostí ve VIS, což jsou povinné kroky při posuzování žádosti, představují samy o sobě postupy a podmínky pro vydávání víz ve smyslu čl. 62 odst. 2 písm. b) bodu ii).

Podle čl. 67 odst. 4 Smlouvy o ES se opatření, na která odkazuje čl. 62 odst. 2 písm. b) bod ii) Smlouvy o ES, přijmou postupem spolurozhodování podle článku 251. Vzhledem k tomu, že článek 66 nyní podléhá kvalifikované většině, a ne jednomyslnosti jako dříve[14], jsou oba právní základy slučitelné a lze je kombinovat. Postup spolurozhodování se tedy použije pro přijetí nařízení jako celku.

4. ÚčAST NA VIS

Vzhledem k tomu, že nařízení se týká výměny údajů o krátkodobých vízech mezi členskými státy „které zrušily kontroly na svých vnitřních hranicích“[15], rozvíjí schengenské acquis o společné vízové politice. Důsledky účasti na VIS jsou tyto:

Island a Norsko:

Jsou použitelné postupy stanovené v dohodě o přidružení[16] uzavřené Radou a Islandskou republikou a Norským královstvím o přidružení těchto dvou států k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis, protože předložený návrh je založen na schengenském acquis uvedeném v příloze A výše uvedené dohody.

Dánsko :

Podle Protokolu o postavení Dánska připojeného ke Smlouvě o EU a ke Smlouvě o ES se Dánsko nepodílí na přijetí nařízení, a není jím proto vázáno, ani se na něj nevztahuje. Vzhledem k tomu, že nařízení je založeno na schengenském acquis podle ustanovení hlavy IV Smlouvy o ES, použije se článek 5 výše uvedeného protokolu.

Spojené království a Irsko :

Podle článků 4 a 5 Protokolu o začlenění schengenského acquis do rámce Evropské unie, rozhodnutí Rady 2000/365/ES ze dne 29. května 2000 o žádosti Spojeného království Velké Británie a Severního Irska[17] a rozhodnutí Rady 2002/192/ES ze dne 28. února 2002 o žádosti Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis[18], se Spojené království a Severní Irsko neúčastní přijímání tohoto nařízení, a proto pro ně není závazné ani použitelné.

Nové členské státy :

Protože toto nařízení představuje akt, který je založen na schengenském acquis nebo s ním jinak souvisí ve smyslu čl. 3 odst. 2 aktu o přistoupení, použije se v novém členském státě pouze podle rozhodnutí Rady přijatého v souladu s tímto ustanovením.

Švýcarsko :

Toto nařízení rozvíjí schengenské acquis ve smyslu dohody podepsané Evropskou unií, Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o přidružení tohoto státu k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis [19] v oblasti uvedené v čl. 4 odst. 1 rozhodnutí Rady o podpisu a prozatímním provádění některých ustanovení této dohody jménem Evropského společenství[20].

5. SUBSIDIARITA A PROPORCIONALITA

V čl. 62 odst. 2 písm. b) bodu ii) je stanovena odpovědnost Společenství za postupy a podmínky pro udělování krátkodobých víz členskými státy. Článek 66 stanoví odpovědnost Společenství za opatření k zajištění spolupráce mezi úřady členských států, jakož i mezi nimi a Komisí. Tato odpovědnost však musí být vykonávána v souladu s článkem 5 Smlouvy o založení Evropského společenství. Předložený návrh vyhovuje podmínce tohoto ustanovení.

Cílů nařízení, tedy vytvořit společný systém a obecný postup pro výměnu vízových údajů mezi členskými státy, nelze v dostatečné míře dosáhnout na úrovni členských států a z důvodu rozsahu a dopadu akce jich lze lépe dosáhnout na úrovni Společenství.

Komise se zabývá pouze vytvořením a údržbou ústředního vízového informačního systému, národních uživatelských rozhraní a komunikační infrastruktury mezi ústředním VIS a těmito rozhraními, zatímco odpovědnost za vnitrostátní systém nese každý členský stát. Forma nařízení byla vybrána proto, že je nutné přijmout akt, který platí obecně, je závazný v celém rozsahu a přímo použitelný v členských státech.

Tento návrh nepřekračuje rámec toho, co je nezbytné pro dosažení cíle: údaje, které mají být zaneseny do VIS, jsou údaje potřebné k posouzení žádostí o víza a pro následná rozhodnutí. Údaje o žadateli vyjádřené čísly a písmeny se získají z běžného formuláře žádosti. K zajištění ověření a identifikace žadatele o vízum je nutné ve VIS zpracovat biometrické údaje. To umožní provádět ověření a identifikaci nezávisle na existenci, formě nebo selhání jiného paměťového média, např. čipů. Na rozdíl od závěrů Rady[21] návrh neobsahuje ustanovení o uchovávání naskenovaných dokumentů, protože se nepovažuje za přiměřené s ohledem na to, že takové dokumenty jsou třeba pouze ve zvláštních případech; v takových případech může kopie těchto dokumentů na požádání předat členský stát, který vydal vízum[22].

Prohlížení údajů je vyhrazeno pouze řádně pověřeným zaměstnancům příslušných orgánů každého členského státu, je přesně vymezeno pro každý účel definovaný v tomto nařízení a je omezeno na rozsah potřebný ke splnění úkolů, které jsou v souladu s těmito účely.

6. STRUKTURA A OBSAH NÁVRHU

Tento návrh druhého nástroje pro právní rámec systému VIS obsahuje sedm kapitol: první kapitola stanovuje předmět nařízení a účel VIS, obsahuje definice, kategorie údajů a obecná pravidla o přístupu k systému VIS.

Druhá kapitola se podrobně zabývá povinnostmi a postupy při vkládání a používání údajů vízovými orgány. Stanoví, jaké údaje se vkládají při registraci žádosti a jaké se doplňují, jestliže se rozhodne o vydání, odmítnutí, zrušení platnosti, zrušení nebo prodloužení víza, nebo se posouzení žádosti o vízum odmítne. Kromě toho tato kapitola ukládá vízovým orgánům povinnost použít VIS při posuzování žádostí o víza a stanoví postupy pro použití systému ke konzultaci mezi ústředními orgány a podávání žádostí o dokumenty, čímž začleňuje technické funkce současné sítě VISION do systému VIS. Je zde také ustanovení o použití údajů vízovými orgány pro účely hlášení a statistiky.

Třetí kapitola se zabývá podmínkami a postupy, které umožňují dalším orgánům používat údaje uvedené ve VIS pro specifické účely: pro kontroly víz, pro identifikaci a vracení nelegálních přistěhovalců, pro určení odpovědnosti za žádosti o azyl a za posouzení žádostí o azyl. Orgány, které by měly mít přístup k nahlížení do systému VIS, jsou vymezeny těmito specifickými účely.

Čtvrtá kapitola stanovuje pravidla pro uchovávání a změny údajů zapsaných v systému VIS. Pátá kapitola vymezuje odpovědnosti související s VIS, včetně správy jeho provozu, používání údajů a jejich zabezpečení a pravidel o odpovědnosti, záznamech a sankcích.

Šestá kapitola se týká práv a dohledu nad ochranou údajů. Vzhledem k tomu, že směrnice 95/46/ES a nařízení (ES) č. 45/2001 se plně vztahuje na toto nařízení[23], ustanovení této kapitoly objasňují některé body, které se týkají ochrany práv subjektu údajů a úlohy vnitrostátních kontrolních orgánů a nezávislého kontrolního orgánu.

Závěrečná, sedmá kapitola se týká uvedení do provozu, zahájení činnosti a předávání údajů, výborů, kontrol a hodnocení, vstupu tohoto nařízení v platnost a jeho použitelnosti.

Komentář k jednotlivým článkům je přiložen k tomuto návrhu.

2004/0287 (COD)

Návrh

NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY

o vízovém informačním systému (VIS) a výměně údajů o krátkodobých vízech mezi členskými státy

EVROPSKÝ PARLAMENT A RADA EVROPSKÉ UNIE,

s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, a zejména na čl. 62 odst. 2 písm. b) bod ii) a na článek 66 této smlouvy,

s ohledem na návrh Komise[24],

v souladu s postupem stanoveným v článku 251 Smlouvy[25],

vzhledem k tomu, že:

(1) S ohledem na závěry Rady ze dne 20. září 2001 a závěry zasedání Evropské rady v Laekenu ve dnech 14. a 15. prosince 2001, v Seville ve dnech 21. a 22. června 2002, v Soluni ve dnech 19. a 20. června 2003 a v Bruselu ve dnech 25. a 26. března 2004 představuje vytvoření vízového informačního systému významnou iniciativu politik Evropské unie zaměřených na podporu stability a bezpečnosti.

(2) Rozhodnutí Rady 2004/512/ES ze dne 8. června 2004 o zřízení vízového informačního systému (VIS)[26] zřídilo VIS jako systém výměny vízových údajů mezi členskými státy.

(3) Nyní je nutné poskytnout Komisi mandát ke zřízení a údržbě VIS, vymezit účel a funkce VIS, určit související odpovědnosti, stanovit podmínky a postupy pro výměnu údajů mezi členskými státy s cílem usnadnit posuzování žádostí o víza a přijímání příslušných rozhodnutí a přihlížet přitom ke směrům, které ohledně zavedení VIS vymezila Rada dne 19. února 2004.

(4) Vízový informační systém by měl zlepšit správu společné vízové politiky, konzulární spolupráci a konzultaci mezi ústředními konzulárními úřady usnadněním výměny údajů o žádostech a souvisejících rozhodnutích mezi členskými státy, aby se předcházelo ohrožení vnitřní bezpečnosti kteréhokoli z členských států, aby již nebylo možné podat najednou několik žádostí o víza do různých členských států a usnadnil se boj proti podvodům a kontroly na vnějších hranicích a na území členských států. VIS také usnadní identifikaci a vracení nelegálních přistěhovalců a používání nařízení Rady (ES) č. 343/2003 ze dne 18. února 2003, kterým se stanoví kritéria a postupy pro určení členského státu příslušného k posuzování žádosti o azyl podané státním příslušníkem třetí země v některém z členských států[27].

(5) Vízový informační systém by měl být napojen na vnitrostátní systémy členských států, aby tak umožnil příslušným orgánům členských států zpracovávat údaje o žádostech o víza a o vydaných vízech, o vízech, jejichž platnost byla zrušena, a zrušených nebo prodloužených vízech.

(6) Podmínky a postupy pro zadávání, úpravu, vymazávání a prohlížení údajů v systému VIS musí brát v úvahu postupy stanovené ve Společné konzulární instrukci o vízech pro diplomatické mise a konzulární úřady (dále jen „Společná konzulární instrukce“)[28].

(7) Do VIS by měly být začleněny technické funkce sítě pro konzultace s ústředními vnitrostátními orgány podle čl. 17 odst. 2 prováděcí úmluvy k dohodě ze dne 14. června 1985 o postupném zrušení kontrol na společných hranicích[29].

(8) Údaje zpracovávané ve VIS by měly být definovány s ohledem na údaje uvedené ve společném formuláři žádosti o vízum podle rozhodnutí Rady 2002/354/ES ze dne 25. dubna 2002 o přizpůsobení části III a vytvoření přílohy 16 Společné konzulární instrukce[30] a na informace uvedené na vízovém štítku podle nařízení Rady (ES) č. 1683/95 ze dne 29. května 1995, kterým se stanoví jednotný vzor víz[31].

(9) Aby se zajistilo přesné ověření a identifikace žadatelů o víza, je nutné ve VIS zpracovávat biometrické údaje.

(10) Je nutné vymezit příslušné orgány členského státu, jehož řádně zmocnění pracovníci mají přístup k vkládání, úpravám, vymazávání nebo prohlížení údajů pro vymezené účely VIS v rozsahu potřebném ke splnění jejich úkolů.

(11) Osobní údaje zaznamenané ve VIS by se měly uchovávat pro účely VIS pouze na nezbytně nutnou dobu. Je vhodné uchovávat údaje po dobu pěti roků, aby byly k dispozici údaje o předchozích žádostech a mohlo se k nim přihlížet při posuzování žádostí o víza, včetně posouzení dobré víry žadatele o vízum, a při získávání informací o nelegálních přistěhovalcích, kteří možná v uvedené době požádali o vízum. Kratší období by pro tyto účely nebylo dostatečné. Údaje by se měly po pěti letech vymazat, pokud důvody pro jejich vymazání nenastanou dříve.

(12) Měla by být stanovena přesná pravidla, pokud jde o odpovědnost Komise za vytvoření a provozování VIS na straně jedné a členských států za vnitrostátní systémy a použití údajů vnitrostátními orgány na straně druhé.

(13) Měla by být stanovena pravidla o právní odpovědnosti členských států v případě újmy, která vznikne z jakéhokoli porušení tohoto nařízení. Odpovědnost Komise vzhledem k takové újmě se řídí čl. 288 odst. 2 Smlouvy.

(14) Směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů[32] se použije na zpracování osobních údajů členskými státy podle tohoto nařízení. Je však třeba objasnit určité body, které se týkají odpovědnosti za využívání údajů, ochrany práv subjektů údajů a dohledu nad ochranou údajů.

(15) Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů[33] se použije na činnosti Komise související s ochranou osobních údajů. Je však třeba objasnit určité body, které se týkají odpovědnosti za využívání údajů a dohledu nad ochranou údajů.

(16) Vnitrostátní orgány dozoru, ustavené v souladu s článkem 28 směrnice 95/46/ES, by měly sledovat zákonnost zpracování osobních údajů členskými státy, zatímco Evropský inspektor ochrany údajů, ustavený nařízením (ES) č. 45/2001, by měl sledovat činnosti Komise související s ochranou těchto údajů.

(17) Účinné sledování uplatnění tohoto nařízení vyžaduje provádět v pravidelných intervalech vyhodnocování.

(18) Členské státy by měly stanovit pravidla sankcí použitelných v případě porušení tohoto nařízení a zajistit jejich uplatňování.

(19) Opatření potřebná pro provádění tohoto nařízení je třeba přijmout v souladu s rozhodnutím Rady 1999/468/ES ze dne 28. června 1999 o postupech pro výkon prováděcích pravomocí svěřených Komisi[34].

(20) Toto nařízení dodržuje základní práva a zachovává zásady uvedené zejména v Listině základních práv Evropské unie.

(21) Zřízení společného vízového informačního systému a vytvoření společných závazků, podmínek a postupů pro výměnu vízových údajů mezi členskými státy nemůže být uspokojivě dosaženo na úrovni členských států, a proto, z důvodu jeho rozsahu a účinků, jej může být lépe dosaženo na úrovni Společenství, Společenství proto může přijmout opatření v souladu se zásadou subsidiarity ve smyslu článku 5 Smlouvy. V souladu se zásadou proporcionality podle uvedeného článku toto nařízení nepřekračuje rámec toho, co je nezbytné pro dosažení cíle.

(22) V souladu s články 1 a 2 Protokolu o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o založení Evropského společenství, se Dánsko nepodílí na přijímání tohoto nařízení, a proto pro ně není závazné ani použitelné. Vzhledem k tomu, že toto nařízení je založeno na schengenském acquis podle ustanovení hlavy IV části 3 Smlouvy o založení Evropského společenství, rozhodne se Dánsko v souladu s článkem 5 uvedeného protokolu do šesti měsíců po přijetí tohoto aktu, zda jej provede ve svém vnitrostátním právu.

(23) Pokud jde o Island a Norsko, rozvíjí toto rozhodnutí ustanovení schengenského acquis ve smyslu dohody uzavřené Radou Evropské unie a Islandskou republikou a Norským královstvím o přidružení těchto států k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis [35], která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodu B rozhodnutí Rady 1999/437/ES ze dne 17. května 1999 o některých opatřeních pro uplatňování dohody uzavřené mezi Radou Evropské unie a Islandskou republikou a Norským královstvím o přidružení těchto dvou států k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis[36] .

(24) Je třeba přijmout opatření umožňující zástupcům Islandu a Norska zapojení do práce výborů, jež jsou nápomocny Komisi při výkonu jejích prováděcích pravomocí. Takové opatření je stanoveno ve výměně dopisů mezi Společenstvím a Islandem a Norskem připojené k uvedené dohodě o přidružení[37].

(25) Toto nařízení rozvíjí ustanovení schengenského acquis, kterých se neúčastní Spojené království v souladu s rozhodnutím Rady 2000/365/ES ze dne 29. května 2000 o žádosti Spojeného království Velké Británie a Severního Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis[38]; Spojené království se tudíž nepodílí na přijímání tohoto rozhodnutí, a proto pro ně není závazné ani použitelné.

(26) Toto nařízení rozvíjí ustanovení schengenského acquis, kterých se neúčastní Irsko v souladu s rozhodnutím Rady 2002/192/ES ze dne 28. února 2002 o žádosti Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis[39]; Irsko se tudíž nepodílí na přijímání tohoto rozhodnutí, a proto pro ně není závazné ani použitelné.

(27) Toto nařízení je aktem založeným na schengenském acquis nebo s ním jinak souvisejícím ve smyslu čl. 3 odst. 2 aktu o přistoupení.

(28) Pokud jde o Švýcarsko, rozvíjí toto rozhodnutí ta ustanovení schengenského acquis ve smyslu dohody podepsané Evropskou unií, Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o přidružení tohoto státu k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis , která spadají do oblasti uvedené v čl. 4 odst. 1 rozhodnutí Rady o podpisu jménem Evropského společenství a o prozatímním uplatňování některých ustanovení této dohody,

PŘIJALY TOTO NAŘÍZENÍ:

KAPITOLA I

Obecná ustanovení

Článek 1 Předmět a oblast působnosti

1. Toto nařízení vymezuje účel a funkce vízového informačního systému (VIS) podle článku 1 rozhodnutí 2004/512/ES a s ním související odpovědnosti. Stanoví podmínky a postupy pro výměnu údajů mezi členskými státy o žádostech o udělení krátkodobých víz a o následných rozhodnutích, včetně rozhodnutí o zrušení platnosti, zrušení, nebo prodloužení víza, k usnadnění posouzení takových žádostí a příslušných rozhodnutí.

2. VIS zlepší správu společné vízové politiky, konzulární spolupráci a konzultaci mezi ústředními konzulárními úřady tím, že usnadní výměnu údajů mezi členskými státy o žádostech a o rozhodnutích o těchto žádostech, čímž:

(a) předchází ohrožení vnitřní bezpečnosti členských států;

(b) zabrání obcházení kritérií pro určení členského státu příslušného pro posouzení žádosti;

(c) usnadní boj proti podvodům;

(d) usnadní kontroly na vnějších hranicích a na území členských států;

(e) pomůže při identifikaci a vracení nelegálních přistěhovalců;

(f) usnadní uplatňování nařízení (ES) č. 343/2003.

Článek 2 Definice

Pro účely tohoto nařízení se rozumí:

(1) „vízem“:

a) „krátkodobé vízum“ vymezené v čl. 11 odst. 1 písm. a) prováděcí úmluvy k dohodě o postupném zrušení kontrol na společných hranicích ze dne 14. června 1985[40] (dále jen „schengenská úmluva”),

b) „průjezdní vízum“ vymezené v čl. 11 odst. 1 písm. b) schengenské úmluvy,

c) „letištní průjezdní vízum“ vymezené v části I bodu 2.1.1 Společné konzulární instrukce o vízech pro diplomatické mise a konzulární úřady (dále jen „Společné konzulární instrukce”),

d) „vízum s omezenou územní platností“ podle čl. 11 odst. 2 schengenské úmluvy,

e) „národní dlouhodobé vízum platné současně jako krátkodobé vízum“ podle článku 18 schengenské úmluvy,

(2) „vízovým štítkem“ jednotný vzor víz podle nařízení (ES) č. 1683/95;

(3) „vízovými úřady“ úřady každého jednotlivého členského státu, které jsou odpovědné za posouzení žádostí a za rozhodnutí, která o nich učiní, nebo za rozhodnutí, zda zrušit platnost víz, víza zrušit, nebo prodloužit;

(4) „formulářem žádosti“ jednotný formulář žádosti o víza uvedený v příloze 16 Společné konzulární instrukce;

(5) „žadatelem“ státní příslušník třetí země, který podal žádost o vízum;

(6) „státním příslušníkem třetí země“ občan, který není občanem Evropské unie ve smyslu čl. 17 odst. 1 Smlouvy o ES;

(7) „členy skupiny“ ostatní žadatelé, se kterými žadatel cestuje společně, včetně manžela (manželky) a dětí doprovázejících žadatele;

(8) „cestovním dokladem“ pas nebo jiný rovnocenný doklad, který držitele opravňuje přecházet vnější hranice a do něhož lze vložit vízum;

(9) „příslušným členským státem“ členský stát, který vložil údaje do systému VIS;

(10) „ověřením“ proces porovnání souboru údajů, jehož účelem je zjistit, zda je oznámená totožnost správná (kontrola porovnáním dvou údajů);

(11) „identifikací“ proces určení totožnosti osoby pomocí prohledávání databáze podle vícenásobných souborů údajů (kontrola srovnáním několika údajů).

Článek 3 Kategorie údajů

1. Do VIS lze zaznamenávat pouze tyto kategorie údajů:

a) abecedně-číselné údaje o žadateli a o žádostech o víza, o vízech vydaných, odmítnutých, jejichž platnost byla zrušena, zrušených nebo prodloužených;

b) fotografie;

c) daktyloskopické údaje;

d) odkazy na jiné žádosti.

2. Zprávy přenášené infrastrukturou VIS podle článku 14, čl. 21 odst. 2 a čl. 22 odst. 2 se nezaznamenávají do VIS, aniž by tím bylo dotčeno ustanovení o zaznamenávání operací o zpracování údajů podle článku 28.

Článek 4 Přístup pro zápis, úpravu, vymazávání a prohlížení údajů

1. Přístup do VIS pro zápis, úpravu nebo vymazávání údajů podle čl. 3 odst. 1 v souladu s tímto nařízením je vyhrazen výhradně řádně pověřeným pracovníkům vízových orgánů.

2. Přístup do VIS k prohlížení údajů je vyhrazen výhradně řádně pověřeným pracovníkům orgánů členského státu, kteří jsou k tomu oprávněni pro účely stanovené v článcích 13 až 19, v rozsahu potřebném ke splnění svých úkolů v souladu s těmito účely.

3. Každý členský stát určí příslušné orgány, jehož pracovníci mají přístup k vkládání, úpravám, vymazávání nebo prohlížení údajů ve VIS. Každý členský stát sdělí Komisi seznam těchto orgánů.

Komise zveřejní tyto seznamy v Úředním věstníku Evropské unie .

KAPITOLA II

Vkládání a použití údajů vízovými orgány

Článek 5 Postupy pro vkládání údajů při žádosti

1. Při přijetí žádosti vízový orgán neprodleně vytvoří ve VIS soubor žádosti vložením údajů podle článků 6 a 7.

2. Při vytváření souboru žádosti zkontroluje vízový orgán ve VIS, zda byl žadatel jako fyzická osoba již dříve registrován ve VIS kterýmkoli členským státem.

3. Pokud je zjištěna registrace předchozí žádosti, vízový orgán propojí každý soubor vytvořený pro novou žádost s předcházejícím souborem vytvořeným o žádosti téhož žadatele.

4. Pokud žadatel cestuje ve skupině s dalšími žadateli, vízový orgán vytvoří soubor žádosti pro každého žadatele a propojí soubory všech členů skupiny.

Článek 6 Údaje zadávané při podání žádosti

Vízový orgán vloží do souboru žádosti tyto údaje:

(1) číslo žádosti;

(2) informace o statusu víza, v níž uvede, že bylo požádáno o vízum;

(3) u kterého orgánu byla žádost podána a zda byla podána jménem jiného členského státu;

(4) z formuláře žádosti se zjistí tyto údaje:

a) příjmení, rodné příjmení, dřívější příjmení a jména; pohlaví; datum, místo a země narození;

b) současné státní občanství a státní občanství při narození;

c) druh a číslo cestovního dokladu, orgán, který jej vydal, datum vydání a poslední den platnosti;

d) místo a datum žádosti;

e) druh požadovaného víza;

f) podrobnosti o osobě, která poslala pozvání nebo je povinna platit náklady na životní potřeby během pobytu,

i) v případě fyzické osoby příjmení, jméno a adresa osoby;

ii) v případě společnosti název společnosti a příjmení a jméno kontaktní osoby v této společnosti;

(5) fotografie žadatele, v souladu s nařízením (ES) č. 1683/95;

(6) otisky prstů žadatele, v souladu s příslušnými ustanoveními Společné konzulární instrukce.

Článek 7 Doplňkové údaje v případě konzultace mezi ústředními orgány

Pokud členský stát požaduje konzultaci s ústředními orgány podle čl. 17 odst. 2 schengenské úmluvy, vízový orgán vloží doplňkové údaje, které převezme z formuláře žádosti:

(1) hlavní cíl cesty a délku zamýšleného pobytu;

(2) účel cesty;

(3) datum příjezdu a odjezdu;

(4) na které hranici dojde k prvnímu vstupu, případně trasu průjezdu;

(5) bydliště;

(6) současné zaměstnání a zaměstnavatele; pro studenty název školy;

(7) příjmení a křestní jméno (více příjmení a křestních jmen) otce a matky žadatele.

Článek 8 Údaje, které se doplňují v případě vydání víza

1. Pokud se rozhodne o vydání víza, příslušný vízový orgán doplní do souboru žádosti tyto údaje:

a) status víza, v němž uvede, že vízum bylo vydáno, čímž nahradí informaci o tom, že o vízum bylo požádáno,

b) který orgán vízum vydal a zda tento orgán vydal vízum jménem jiného členského státu,

c) datum a místo vydání víza,

d) druh víza,

e) číslo vízového štítku,

f) státní území, na kterém může držitel víza cestovat, v souladu s příslušnými ustanoveními Společné konzulární instrukce,

g) doba platnosti víza,

h) vízem povolený počet vstupů na území, pro které je vízum platné,

i) vízem povolená doba pobytu.

2. Pokud je žádost o vízum vzata zpět dříve, než je rozhodnuto o jeho vydání, vízový orgán, jemuž byla žádost o vízum podána, nahradí ve statusu víza informaci o tom, že bylo požádáno o vízum, informací o stažení žádosti a uvede, kdy byla žádost o vízum stažena.

Článek 9 Údaje, které se doplňují v případě odmítnutí posouzení žádosti

V případě odmítnutí posuzovat žádost vízový orgán, kterému byla žádost podána, doplní do souboru žádosti tyto údaje:

(1) status víza, v němž uvede, že posouzení žádosti bylo odmítnuto, čímž nahradí informaci o tom, že bylo požádáno o vízum;

(2) který orgán odmítl žádost o vízum posoudit a zda bylo toto rozhodnutí učiněno jménem jiného členského státu;

(3) místo a datum rozhodnutí;

(4) členský stát příslušný k posouzení žádosti.

Článek 10 Údaje, které se přidávají v případě neudělení víza

1. Pokud bylo rozhodnuto o neudělení víza, příslušný vízový orgán doplní do souboru žádosti tyto údaje:

a) informace o statusu víza, v níž uvede, že bylo odmítnuto udělit vízum, tato informace nahrazuje informaci o tom, že bylo o vízum požádáno;

b) který orgán odmítl vydat vízum a zda bylo toto rozhodnutí učiněno jménem jiného členského státu;

c) místo a datum rozhodnutí.

2. Soubor žádosti také obsahuje údaj o důvodu (důvodech) pro odmítnutí víza. Jsou jimi:

a) nepředložení platného cestovního dokladu,

b) nepředložení dokladů prokazujících účel a podmínky zamýšleného pobytu, neprokázání vlastnictví dostatečných finančních prostředků na pobyt, neprokázání, že je žadatel schopen si takové prostředky zákonným způsobem opatřit,

c) upozornění na žadatele za účelem zákazu vstupu,

d) žadatel představuje hrozbu pro veřejný pořádek, vnitřní bezpečnost, veřejné zdraví nebo mezinárodní vztahy kteréhokoli z členských států.

Článek 11 Údaje, které se doplňují v případě, že je vízum zrušeno nebo je zrušena jeho platnost

1. Pokud bylo přijato rozhodnutí o zrušení platnosti víza nebo o jeho zrušení, příslušný vízový orgán doplní do souboru žádosti tyto údaje:

a) informaci o statusu, v níž uvede, že byla zrušena platnost víza nebo bylo vízum zrušeno, čímž nahradí informaci o vydání víza,

b) který orgán zrušil platnost víza nebo vízum zrušil a zda toto rozhodnutí bylo učiněno jménem jiného členského státu,

c) místo a datum rozhodnutí,

d) v případě potřeby omezenou dobu platnosti víza.

2. Soubor žádosti také obsahuje údaj o důvodu (důvodech) pro zrušení platnosti víza nebo zrušení víza, což může být:

a) v případě zrušení platnosti víza nebo zrušení víza jeden nebo více důvodů uvedených v čl. 10 odst. 2,

b) v případě rozhodnutí zkrátit dobu platnosti víza jeden z následujících důvodů nebo oba tyto důvody:

(i) z důvodů vyhoštění žadatele;

(ii) nedostatek přiměřených prostředků na pobyt pro původně zamýšlenou dobu pobytu.

Článek 12 Údaje, které se doplňují při prodloužení víza

1. Pokud bylo přijato rozhodnutí o prodloužení víza, příslušný vízový orgán doplní do souboru žádosti tyto údaje:

a) informace o statusu víza, v němž uvede, že vízum bylo prodlouženo, což nahradí informaci o vydání víza;

b) který orgán vízum prodloužil a zda bylo toto rozhodnutí učiněno jménem jiného členského státu;

c) místo a datum rozhodnutí;

d) číslo vízového štítku, pokud se prodloužení víza provede pomocí nového vízového štítku;

e) doba prodloužení platnosti;

f) doba prodloužení povolené doby pobytu.

2. Soubor žádosti také obsahuje údaj o důvodu (důvodech) pro prodloužení víza, může to být jeden nebo více z těchto důvodů:

a) vyšší moc;

b) humanitární důvody;

c) vážné důvody týkající se zaměstnání;

d) vážné osobní důvody.

Článek 13 Použití VIS pro posuzování žádostí

1. Příslušný vízový orgán konzultuje systém VIS za účelem posouzení žádostí a přijetí souvisejících rozhodnutí v souladu s příslušnými ustanoveními Společné konzulární instrukce.

2. Pro účely uvedené v odstavci 1, má příslušný vízový orgán přístup k vyhledávání jednoho nebo více z dále uvedených údajů:

a) číslo žádosti,

b) údaje uvedené v čl. 6 odst. 4 písm. a),

c) údaje na cestovním dokladu podle čl. 6 odst. 4 písm. c),

d) jméno osoby nebo název společnosti podle čl. 6 odst. 4 písm. f),

e) fotografie,

f) otisky prstů,

g) čísla vízových štítků dříve vydaných víz.

3. Pokud se při vyhledávání jednoho nebo více údajů uvedených v odstavci 2 ukáže, že údaj o žadateli je zaznamenán ve VIS, vízovému orgánu je umožněn přístup do souboru žádosti a do propojeného souboru (propojených souborů) pouze z důvodů uvedených v odstavci 1.

Článek 14 Použití VIS pro účely konzultací a žádostí o dokumenty

1. Pro účely konzultace žádostí s ústředními vnitrostátními orgány podle čl. 17 odst. 2 schengenské úmluvy se požadavek na konzultaci a odpověď na tento požadavek předávají v souladu s odstavcem 2.

2. Členský stát příslušný pro posouzení žádosti zadá žádost o konzultaci spolu s číslem žádosti do VIS a uvede přitom, který členský stát nebo které členské státy chce konzultovat.

VIS předá žádost uvedenému členskému státu nebo členským státům.

Konzultovaný členský stát nebo členské státy zadají odpověď do VIS, který tuto odpověď elektronicky předá členskému státu, který požadavek vznesl.

3. Postup uvedený v odstavci 2 lze také použít pro přenos informací o vydání víz s omezenou územní platností a ostatních zpráv týkajících se konzulární spolupráce i pro přenos žádostí příslušnému vízovému orgánu k předání kopií cestovních dokladů a ostatních dokumentů sloužících jako doklady k žádosti.

4. Osobní údaje přenášené podle tohoto článku se používají výhradně pro účely konzultace ústředních vnitrostátních orgánů a konzulární spolupráce.

Článek 15 Použití údajů pro hlášení a pro statistické účely

Příslušné vízové orgány jsou oprávněny konzultovat následující údaje pouze pro účely hlášení a statistiky:

(1) status víza,

(2) příslušné orgány,

(3) současná státní příslušnost žadatele,

(4) hraniční přechod prvního vstupu,

(5) datum a místo žádosti nebo rozhodnutí o vízu,

(6) druh požadovaného nebo vydaného víza,

(7) druh cestovního dokladu,

(8) důvody uvedené pro jakékoli rozhodnutí ohledně víza nebo žádosti o vízum,

(9) příslušný úřad, který odmítl předchozí žádost o vízum, a datum takového rozhodnutí.

KAPITOLA III

Použití údajů jinými orgány

Článek 16 Použití údajů k ověření víz

1. Příslušné orgány pověřené kontrolami na vnějších hranicích a na území členského státu mají přístup k vyhledávání následujících údajů, a to výhradně za účelem ověření totožnosti osob a/ nebo pravosti víza:

a) údaje podle čl. 6 odst. 4 písm. a);

b) údaje na cestovním dokladu podle čl. 6 odst. 4 písm. c);

c) fotografie;

d) otisky prstů;

e) číslo vízového štítku.

2. Pokud vyhledávání jakýchkoli údajů uvedených v odstavci 1 ukáže, že údaje o žadateli jsou zapsány ve VIS, příslušný orgán obdrží přístup k prohlížení údajů uvedených v souboru žádosti a v propojených souborech členů skupiny, a to pouze za účelem uvedeným v odstavci 1:

a) informace o statusu víza a údaje převzaté z formuláře žádosti podle čl. 6 odst. 2 a 4 a článku 7,

b) fotografie,

c) otisky prstů,

d) údaje zadané v souvislosti s předchozími vízy, ať už vydanými, se zrušenou platností, zrušenými nebo prodlouženými.

Článek 17 Použití údajů pro identifikaci a vracení nelegálních přistěhovalců

1. Příslušné imigrační orgány mají přístup k vyhledávání následujících údajů, a to pouze za účelem identifikace a vracení nelegálních přistěhovalců:

a) údaje uvedené v čl. 6 odst. 4 písm. a),

b) fotografie,

c) otisky prstů.

2. Pokud vyhledávání jakýchkoli údajů uvedených v odstavci 1 ukáže, že údaje o žadateli jsou zapsány ve VIS, příslušný orgán má přístup k prohlížení údajů uvedených v souboru žádosti a v propojených souborech pouze za účelem uvedeným v odstavci 1:

a) informace o statusu a o orgánu, u něhož byla žádost podána;

b) údaje převzaté z formuláře žádosti podle čl. 6 odst. 4 a článku 7;

c) fotografie;

d) údaje zadané v souvislosti s předchozími vízy, ať už vydanými, se zrušenou platností, zrušenými nebo prodlouženými.

Článek 18 Použití údajů pro určení příslušnosti pro posuzování žádosti o azyl

1. Příslušné azylové orgány mají přístup k vyhledávání údajů pouze za účelem určení členského státu příslušného pro posuzování žádosti o azyl podle článku 9 nařízení (ES) č. 343/2003:

a) údaje uvedené v čl. 6 odst. 4 písm. a);

b) fotografie;

c) otisky prstů.

2. Pokud se při prohledávání jednoho nebo více údajů uvedených v odstavci 1 ukáže, že ve VIS je zaznamenáno vydané vízum s dobou platnosti, která uplynula nejvýše šest měsíců před žádostí o azyl, a/ nebo vízum, jehož platnost byla prodloužena na dobu platnosti, která uplynula nejvýše šest měsíců před datem žádosti o azyl, příslušný orgán obdrží přístup k prohlížení následujících údajů o tomto vízu, avšak pouze za účelem uvedeným v odstavci 1:

a) který orgán vydal nebo prodloužil vízum;

b) druh víza;

c) doba platnosti víza;

d) doba pobytu

e) fotografie.

Článek 19 Použití údajů pro posouzení žádosti o azyl

1. Příslušné azylové orgány mají podle nařízení (ES) č. 343/2003 přístup k vyhledávání následujících údajů, a to pouze za účelem posouzení žádosti o azyl:

a) údaje uvedené v čl. 6 odst. 4 písm. a),

b) fotografie,

c) otisky prstů.

2. Pokud prohledávání jednoho nebo více údajů uvedených v odstavci 1 ukáže, že údaje o žadateli jsou zaznamenány ve VIS, příslušný orgán má přístup k prohlížení údajů uvedených v souboru žádosti a propojených souborech pouze za účelem uvedeným v odstavci 1:

a) informace o statusu a o orgánu, u něhož byla žádost podána,

b) údaje převzaté z formuláře žádosti podle čl. 6 odst. 4 a článku 7,

c) fotografie,

d) údaje zadané v souvislosti s předchozími vízy, ať už vydanými, se zrušenou platností, zrušenými nebo prodlouženými, nebo v souvislosti s odmítnutím posoudit žádost o vízum.

KAPITOLA IV

Uchování a změna údajů

Článek 20 Doba uchování uložených údajů

1. Každý soubor žádosti je uložen ve VIS po dobu pěti let, aniž by tím bylo dotčeno ustanovení o vymazání podle článků 21 a 22 a o uchovávání záznamů podle článku 28.

Tato lhůta začíná běžet:

a) uplynutím platnosti víza, pokud bylo vízum vydáno,

b) uplynutím nové doby platnosti víza, pokud byla platnost víza zrušena, vízum bylo zrušeno nebo prodlouženo,

c) v době vytvoření souboru žádosti ve VIS, pokud bylo vízum odmítnuto nebo bylo odmítnuto posouzení žádosti o vízum, nebo byla žádost o vízum vzata zpět.

2. Po uplynutí doby uvedené v odstavci 1 VIS automaticky vymaže soubor žádosti a odkazy na tento soubor.

Článek 21 Změna údajů

1. Údaje, které byly zadány do VIS, má právo měnit pouze příslušný členský stát, a to aktualizací, doplněním či úpravami takových údajů nebo jejich vymazáním podle odstavce 3 tohoto článku nebo podle článku 22.

2. Pokud má členský stát důkaz o tom, že údaje uvedené ve VIS jsou nepřesné nebo že jejich zpracování ve VIS je v rozporu s tímto nařízením, neprodleně tuto skutečnost oznámí příslušnému členskému státu. Takové hlášení lze předat pomocí infrastruktury VIS.

3. Příslušný členský stát takové údaje zkontroluje a v příslušném případě je neprodleně upraví nebo vymaže.

Článek 22 Předčasné vymazání údajů

1. Soubory žádostí a odkazy na žadatele, který získal státní občanství jakéhokoli členského státu před vypršením lhůty stanovené v čl. 20 odst. 1 se z VIS neprodleně vymažou, jakmile je příslušný členský stát informován o tom, že žadatel toto občanství získal.

2. Každý členský stát neprodleně informuje příslušný členský stát, že žadatel získal jeho občanství. Taková zpráva může být předána pomocí infrastruktury VIS.

KAPITOLA V

Provoz a odpovědnost

Článek 23 Provozní správa

1. Komise je odpovědná za vytvoření a provoz ústředního vízového informačního systému a komunikační infrastruktury mezi ústředním vízovým informačním systémem a národním uživatelským rozhraním.

2. Údaje se ve VIS zpracovávají jménem členských států.

3. V souvislosti se zpracováním osobních údajů ve VIS určí každý členský stát orgán vykonávající funkci správce v souladu s čl. 2 písm. d) směrnice 95/46/ES. Každý členský stát sdělí název tohoto orgánu Komisi.

Článek 2 4 Vztah k národním systémům

1. VIS je napojen na národní systém každého členského státu přes národní uživatelské rozhraní v dotčeném členském státě.

2. Každý členský stát určí vnitrostátní orgán, který poskytuje přístup k VIS příslušným orgánům podle čl. 4 odst. 1 a 2, a napojí tento vnitrostátní orgán na národní uživatelské rozhraní.

3. Každý členský stát používá automatizované postupy pro zpracování údajů.

4. Každý členský stát je odpovědný za:

a) rozvoj národního systému a/nebo jeho přizpůsobování VIS v souladu s čl. 2 odst. 2 rozhodnutí 2004/512/ES,

b) organizaci, správu, provoz a údržbu svého národního systému,

c) správu a za podmínky přístupu pro řádně pověřené pracovníky příslušných vnitrostátních orgánů do VIS v souladu s tímto nařízením,

d) finanční pokrytí vzniklých nákladů na národní systémy a náklady na jejich napojení na národní uživatelské rozhraní, včetně investic a provozních nákladů pro komunikační infrastrukturu mezi národním uživatelským rozhraním a národním systémem.

Článek 25 Odpovědnost za užívání údajů

1. Každý členský stát zajistí, že jsou údaje zpracovávány podle zákona. Příslušný členský stát zajistí zejména, že:

a) údaje jsou shromažďovány zákonným způsobem,

b) údaje jsou zadávány do VIS zákonným způsobem,

c) údaje jsou v době zadání do VIS přesné a aktuální.

2. Komise zajistí, že VIS je provozován v souladu s tímto nařízením a jeho prováděcích pravidel. Komise zejména:

a) podnikne nezbytná opatření k zajištění bezpečnosti ústředního vízového informačního systému a komunikační infrastruktury mezi ústředním vízovým informačním systémem a národními uživatelskými rozhraními, aniž by tím byla dotčena odpovědnost každého členského státu;

b) zajistí, že přístup k údajům zpracovávaným ve VIS mají pouze řádně pověření pracovníci za účelem provádění úkolů Komise v souladu s tímto nařízením.

3. Komise informuje Evropský parlament a Radu o opatřeních přijatých podle odstavce 2.

Článek 26 Bezpečnost údajů

1. Příslušný členský stát zajistí bezpečnost údajů před a během jejich zadávání do národního uživatelského rozhraní. Každý členský stát zajistí bezpečnost údajů, které získává z VIS.

2. Každý členský stát přijme nezbytná opatření k tomu, aby:

a) zabránil jakékoli neoprávněné osobě v přístupu k národním zařízením, v nichž členský stát vykonává operace v souladu s účely VIS (kontroly při vstupu do zařízení),

b) zabránil prohlížení, kopírování, úpravám nebo vymazání údajů neoprávněnými osobami (kontrola datových médií),

c) zajistil možnost kontrolovat a zjišťovat, které údaje byly ve VIS zpracovávány, kdy a kým (kontrola záznamu údajů),

d) zabránil neoprávněné manipulaci s údaji ve VIS a jakékoli neoprávněné úpravě nebo vymazání údajů zpracovávaných ve VIS (kontrola vstupních údajů),

e) zajistil, že při užívání VIS mají oprávněné osoby přístup pouze k údajům, ke kterým mají oprávnění (kontrola přístupu),

f) zajistil, že je možné kontrolovat a určovat, kterým orgánům je možné předávat údaje zaznamenané ve VIS pomocí zařízení pro přenos údajů (kontrola přenosu),

g) zabránil neoprávněnému prohlížení, kopírování, úpravě nebo vymazání údajů během zadávání a získávání údajů VIS (kontrola dopravy).

3. Komise přijme ohledně provozu VIS opatření rovnocenná opatřením uvedeným v odstavci 2.

Článek 27 Právní odpovědnost

1. Každá osoba nebo členský stát, který utrpěl újmu důsledkem protizákonného zpracování nebo jiné činnosti neslučitelné s tímto nařízením, má právo na náhradu škod z této újmy od členského státu odpovědného za vzniklou újmu. Takový stát je částečně nebo úplně zbaven odpovědnosti, pokud se prokáže, že není odpovědný za událost, která vedla k této újmě.

2. Pokud se prokáže pochybení členského státu při plnění jeho povinností podle tohoto nařízení a toto pochybení způsobí újmu VIS, pak tento členský stát bude uznán odpovědným za tuto újmu, pokud Komisi nepřijala přiměřená opatření, kterými zabránila vzniku újmy nebo újmu omezila na minimum.

3. Nároky na odškodnění vůči členskému státu za újmu uvedenou v odstavcích 1 a 2 se řídí ustanoveními vnitrostátního práva obviněného členského státu.

Článek 28 Vedení záznamů

1. Každý členský stát a Komise vedou záznamy o všech operacích zpracovávání údajů ve VIS. Tyto záznamy ukazují důvod přístupu, jak je uvedeno v čl. 4 odst. 1 a v článcích 13 až 19, datum a čas, přenesené údaje, údaje použité pro dotaz a jméno orgánu, který vkládá nebo vyhledává údaje. Každý členský stát navíc vede záznamy o osobách odpovědných za ukládání nebo získávání údajů.

2. Takové záznamy mohou být použity pouze pro kontrolu přípustnosti zpracovávání údajů z hlediska ochrany údajů a pro zajištění bezpečnosti údajů. Záznamy jsou chráněny vhodnými opatřeními proti neoprávněnému přístupu a vymažou se rok poté, co uplynula doba uchovávání uvedená v čl. 20 odst. 1, pokud nejsou potřeba pro již zahájené kontrolní řízení.

Článek 29 Sankce

Členské státy stanoví pravidla pro sankce, které se použijí při porušení tohoto nařízení v oblasti ochrany údajů, a přijmou všechna opatření nutná k zajištění používání takových sankcí. Stanovené sankce musí být účinné, úměrné a odrazující. Členské státy oznámí tato ustanovení Komisi, nejpozději do data oznámení stanoveného v čl. 37 odst. 1 a neprodleně oznámí jakoukoliv pozdější změnu, která by tato ustanovení ovlivnila.

KAPITOLA VI

Práva a dozor při ochraně údajů

Článek 30 Právo na informace

1. Žadatelé a osoby uvedené v čl. 6 odst. 4 písm. f) jsou informováni příslušným členským státem o:

a) totožnosti správce uvedeného v čl. 23 odst. 3 a o jeho zástupci, pokud jej má,

b) důvodech zpracování údajů ve VIS,

c) příjemcích údajů,

d) povinném použití údajů za účelem posouzení žádosti,

e) existenci práva přístupu a práva na úpravu chybných údajů týkajících se dotčené osoby.

2. Informace uvedené v odstavci 1 se žadateli poskytnou v případě, že jsou z formuláře žádosti převzaty fotografie a údaje o otiscích prstů podle čl. 6 odst. 4, 5, 6 a článku 7.

3. Informace uvedené v odstavci 1 se poskytnou osobám uvedeným v čl. 6 odst. 4 písm. f) na formulářích, které tyto osoby podepisují při poskytnutí záruk za pozvání, za náklady na pobyt a ubytování.

Článek 31 Práva na přístup, opravy a vymazání

1. Aniž by byla dotčena povinnost poskytovat v souladu s čl.12 písm. a) směrnice 95/46/ES další informace, má každá osoba právo získat zprávu o údajích, které jsou o ní zaznamenány ve VIS, a informaci o členském státu, který takové údaje do VIS zadal. Takový přístup k údajům může poskytnout pouze členský stát.

2. Každá osoba může požádat, aby byly opraveny nepřesné údaje, které se jí týkají, nebo aby byly vymazány údaje, které byly zaznamenány v rozporu se zákonem. Opravu a vymazání neprodleně provede příslušný členský stát v souladu se svými zákony, nařízeními a postupy.

3. Pokud je podána žádost jinému než příslušnému členskému státu, orgány členského státu, kterému byl požadavek doručen, kontaktují orgány příslušného členského státu. Příslušný členský stát zkontroluje přesnost údajů a zákonnost jejich zpracování ve VIS.

4. Pokud se ukáže, že údaje zaznamenané ve VIS jsou nepřesné nebo byly zaznamenány v rozporu se zákonem, pak příslušný členský stát tyto údaje v souladu s čl. 21 odst. 3 opraví nebo vymaže. Příslušný členský stát dotčené osobě neprodleně a písemně oznámí, že údaje, které se jí týkají, byly opraveny nebo vymazány.

5. Pokud se příslušný členský stát domnívá, že zaznamenané údaje nejsou nepřesné nebo zaznamenané v rozporu se zákonem, neprodleně a písemně oznámí dotčené osobě, proč není ochoten opravit nebo vymazat údaje, které se jí týkají.

6. Příslušný členský stát také dotčené osobě vysvětlí, jaké kroky může učinit, jestliže nesouhlasí s poskytnutým odůvodněním. Toto vysvětlení by mělo zahrnovat i informaci o tom, jakým způsobem se odvolat nebo podat stížnost příslušným orgánům nebo soudům daného členského státu a jaká finanční nebo jiná pomoc je k dispozici v souladu se zákony, nařízeními a postupy daného členského státu.

Článek 32 Spolupráce k zajištění práva na ochranu údajů

1. Příslušné orgány členských států aktivně spolupracují při prosazování práv stanovených v čl. 31 odst. 2, 3 a 4.

2. V každém členském státě vnitrostátní kontrolní orgán pomáhá dotčené osobě a na požádání jí poskytuje poradenství ve věci uplatnění jejího práva na opravu nebo vymazání údajů, které se jí týkají, v souladu s čl. 28 odst. 4 směrnice 95/46/ES.

3. Vnitrostátní kontrolní orgán příslušného členského státu, který zadal údaje, pomáhá, a pokud je o to požádán, poskytne radu dotčené osobě ve věci uplatňování jejího práva na opravu nebo vymazání údajů, které se jí týkají. Oba vnitrostátní kontrolní orgány za tímto účelem vzájemně spolupracují. Dotčená osoba může také požádat o pomoc nebo radu nezávislý kontrolní orgán uvedený v článku 35.

Článek 33 Přezkumy

1. V každém členském státu má každá osoba právo podat odvolání nebo žalobu příslušným soudům tohoto členského státu, pokud členský stát této osobě zamítl právo na přístup nebo právo opravy nebo vymazání údajů, které se jí týkají, jak je stanoveno v čl. 31 odst. 1 a 2.

2. Povinnosti vnitrostátních kontrolních orgánů pomoci a na požádání poskytnout poradenství dotčené osobě trvají během celého řízení v souladu s čl. 32 odst. 3.

Článek 34 Vnitrostátní kontrolní orgán

Každý členský stát dbá na to, aby jeho vnitrostátní kontrolní orgány určené v souladu s čl. 28 odst. 1 směrnice 95/46/ES nezávisle a v souladu s jeho vnitrostátním právem kontrolovaly zákonnost zpracování osobních údajů, včetně jejich přenášení do a z VIS, dotčeným členským státem.

Článek 35 Nezávislý kontrolní orgán

1. Evropský inspektor ochrany údajů, ustavený podle čl. 41 odst. 1 nařízení ES č. 45/2001, kontroluje práci Komise, aby bylo zajištěno, že zpracováváním údajů ve VIS nejsou porušována práva osob, kterých se týká toto nařízení. Kontroluje mimo jiné to, zda jsou osobní údaje přenášeny mezi národními uživatelskými rozhraními a ústředním vízovým informačním systémem zákonným způsobem.

2. V případě potřeby je Evropský inspektor ochrany údajů při plnění svých úkolů aktivně podporován vnitrostátními kontrolními orgány.

3. Komise poskytuje Evropskému inspektorovi ochrany údajů informace, o které požádá, poskytuje mu přístup ke všem dokumentům a ke svým záznamům pořízeným podle čl. 28 odst. 1 a po celou dobu mu umožňuje přístup do všech svých objektů.

KAPITOLA VII

Závěrečná ustanovení

Článek 36 Uvedení do provozu

1. Ústřední vízový informační systém, národní uživatelské rozhraní v každém členském státě a komunikační infrastruktura mezi nimi se uvedou do provozu ve dvou fázích.

Během první fáze, nejpozději do 31. prosince 2006, se uvedou do provozu funkce pro zpracovávání abecedně-číselných údajů a fotografií podle čl. 3 odst. 1 písm. a) a b).

Během druhé fáze, nejpozději do 31. prosince 2007, se uvedou do provozu funkce pro zpracovávání biometrických údajů podle čl. 3 odst. 1 písm. c).

2. Opatření nezbytná pro technické uvedení do provozu funkcí uvedených v odstavci 1 se přijmou v souladu s postupem uvedeným v čl. 39 odst. 2.

Článek 37 Zahájení přenosu

1. Každý členský stát oznámí Komisi, že v souladu s článkem 36 učinil nezbytné technické a právní úpravy k přenosu údajů do ústředního vízového informačního systému přes národní uživatelské rozhraní.

2. Členské státy uvedené v článku 38 začnou shromažďovat a vkládat údaje od data stanoveného v tomto článku.

3. Členský stát, který oznámí, že učinil nezbytné úpravy po datu uvedeném v článku 38, začne shromažďovat a vkládat údaje od data, které oznámil Komisi.

4. Žádný členský stát nenahlíží do údajů přenesených do VIS jiným členským státem do té doby, než začne sám vkládat údaje v souladu s odstavci 2 a 3.

Článek 38 Zahájení provozu

Jakmile se přijmou opatření uvedená v čl. 36 odst. 2 ohledně první fáze zavádění systému a alespoň pět členských států oznámí Komisi, že podle čl. 37 odst. 1 učinily nezbytné technické a právní úpravy k přenášení údajů do VIS, Komise určí termín zahájení provozu VIS.

Toto datum zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie .

Článek 39 Výbor

1. Komisi je nápomocen výbor zřízený podle čl. 5 odst. 1 nařízení (ES) č. 2424/2001.

2. Při odkazu na tento odstavec se použijí články 4 a 7 rozhodnutí 1999/468/ES.

Lhůta stanovená v čl. 4 odst. 3 rozhodnutí 1999/468/ES činí dva měsíce.

3. Výbor přijme svůj jednací řád.

Článek 40 Kontrola a hodnocení

1. Komise zajistí zavedení systémů, které budou kontrolovat fungování VIS a porovnají jeho výsledky, efektivnost nákladů a kvalitu služeb se stanovenými cíly.

2. Dva roky po zahájení provozu VIS a poté vždy po dvou letech předloží Komise Evropskému parlamentu a Radě zprávu o technickém fungování systému VIS. Tato zpráva bude obsahovat informace o výkonnosti VIS vůči množstevním ukazatelům, které Komise předem stanovila.

3. Čtyři roky po zahájení provozu VIS a pak vždy jednou za čtyři roky Komise předloží celkové hodnocení VIS, v němž vyhodnotí dosažené výsledky ve vztahu ke stanoveným cílů, ověří platnost výchozího principu a uvede důsledky dalšího fungování. Komise předkládá zprávy o celkovém hodnocení Evropskému parlamentu a Radě.

Článek 41 Vstup v platnost a použitelnost

1. Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie .

2. Použije se od data uvedeného v čl. 38 odst. 1.

Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvou o založení Evropského společenství.

V Bruselu dne .

za Evropský parlament za Radu

předseda předseda

PŘÍLOHA

COMMENTARY ON THE ARTICLES

1. Chapter I: General Provisions

Article 1 defines in paragraph 1 the object of the Regulation and gives the Commission the mandate for setting up and maintaining the VIS. Article 1 of Council Decision 2004/512/EC, which is referred to by paragraph 1, established the VIS as a system for the exchange of visa data between Member States, which shall enable authorised national authorities to enter and update visa data and to consult these data electronically and shall be based on a centralised architecture and consist of the Central Visa Information System, a National Interface in each Member State and the communication infrastructure between the Central Visa Information System and the National Interfaces.

Paragraph 2 sets out the objectives of the VIS in line with the Council conclusions of 19 February 2004[41]. These objectives are translated in Chapters II and III into the specific purposes for the use of the data, creating obligations for the visa authorities and giving other competent authorities access to the relevant visa data.

The definitions in Article 2 refer to the Treaty or the Schengen acquis on visa policy, except for the terms ‘visa authority’, ‘applicant’, ‘group members’, ‘Member State responsible’, ‘verification’ and ‘identification’, which are defined specifically for the purposes of this Regulation.

Article 3 sets out the categories of data to be recorded in the VIS: alphanumeric data, photographs and fingerprint data, which are detailed in the referred provisions of Chapter II. However, as outlined in the Extended Impact Assessment, for reasons of proportionality the processing of scanned documents as foreseen by the Council conclusions[42] is not included[43].

Paragraph 2 provides that messages transmitted for the purposes of the consultation between central authorities, as well as messages between the competent authorities shall not be recorded, except for the purposes of data protection monitoring and data security pursuant to Article 28 of this Regulation.

Article 4 provides the basic rules for the access to the data: Access for entering, amending or deleting the data shall be reserved only to duly authorised staff of the visa authorities. Access for consulting data and the right to search and to use data shall be reserved exclusively to duly authorised staff of the authorities competent for the purposes as specified in Chapters II and III, limited to the extent as needed for the performance of these tasks. The competent authorities shall be designated and communicated by each Member State to the Commission, which shall publish these lists in the Official Journal of the European Union.

2. Chapter II: Entry and use of data by visa authorities

Article 5 determines the procedures for entering data, when a visa application has been lodged: The competent visa authority shall create an application file by entering the data referred to in Article 6 and 7 into the VIS and link previous applications of the same applicant to this application file as well as the application files of the applicants travelling in a group with other applicants, e.g. in the framework of an ADS agreement[44], or together with family members. As laid down in paragraph 4, the visa authority shall create an application file in the VIS for each of the group members, i.e. also in case of family members using one single travel document.

Articlse 6 and 7 detail the data to be entered when creating the application file: The unique application number, the status information and the authority to which the application has been lodged are needed to identify the set of data on the application and the competent visa authority. The source for the alphanumeric data listed under point 4 of Article 6 and under Article 7 is the uniform application form (Annex 16 of the CCI). These data are required for the assessment of the application and for checks on the visa and the applicant. In view of proportionality, the storage of two sets of alphanumeric personal data is foreseen: The data under point 4 of Article 6 shall be entered for each applicant. The inclusion of data on persons and companies issuing invitations will help to identify those persons and companies which make fraudulent invitations. This constitutes important information in the fight against visa fraud, illegal immigration, human trafficking and the related criminal organisations which often operate in an international scale[45].

The data listed in Article 7 shall be entered only in the specific cases[46] for which the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention and part V, point 2.3, of the CCI is required by any of the Member States. The use of the VIS for this consultation in line with the Council conclusions[47] is laid down in Article 14 of this proposal. The categories for which such consultation is needed are specified in Annex 5B to the CCI. In the cases where the applicants come under these categories, these data are also relevant for checks at external borders and within the territories of the Member States as well as for identification and return purposes and for examining asylum applications. Thus these data shall be also available for these purposes, cf. Articles 16(2)(a), 17(2)(b) and 19(2)(b) of this proposal.

The photograph listed under point 6 of Article 8) has been introduced by Regulation (EC) No 334/2002 amending Regulation (EC) No 334/2002 for the visa sticker. The storage of photographs in the VIS is needed for the visual identity of the applicant. Further development at a later stage might enable the use of photographs for facial recognition. The fingerprint data (point 7 of Article 8) are essential to ensure exact verification and identification of visa applicants. In a large database it is not possible to identify persons with alphanumeric data alone. Even for bona-fide travellers the spelling of the same name can be different from one country to another, many instances of the same name exist and in some countries dates of births are not completely known. Identifying undocumented persons or persons is virtually impossible without biometrics. The standards, conditions and procedures for taking the biometric data shall be laid down in an amendment of the CCI.

Article 8 creates the obligation for the visa authorities to add to the application file the data which shall be introduced in the visa sticker, when the decision has been taken to issue a visa. The ‘territory’ listed under point (f) shall indicate according to part VI, point 1.1 of the CCI either the Schengen area or individual Schengen State(s). Paragraph 2 covers the case that the application is withdrawn before a decision has been taken.

Article 9 provides which data should be added in case of a refusal of the visa authority to examine the application according to cf. part V, point 2.4, of the CCI.

Article 10 concerns the data to be added when a visa has been refused. The grounds for refusing the visa are based upon the conditions for issuing a visa as laid down in Article 15 in conjunction with Article 5(1)(a), (c), (d) and (e) of the Schengen Convention, and, as far as “public health” is referred to in subparagraph 2(a), in the proposal on a Community Code for the movement of persons across borders[48]. These grounds are introduced for the purposes of this Regulation, i.e. without constituting or affecting any obligation to motivate the related decision towards the applicant.

Article 11 covers the data to be added when the decision has been taken to annul or to revoke a visa. In line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)24[49], paragraph 2 concerns the grounds, in case that checks reveal that the applicant does not fulfil or no longer fulfils one or several of these conditions, and paragraph 3 to grounds for shortening the length of the validity of the visa.

Article 12 provides the data to be added for a visa extended, defining grounds in line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)21[50].

Article 13 covers the obligations of the visa authorities to use the VIS for examining visa applications and for the examination whether to annul, revoke or extend visas. Since for these purposes all information stored in the VIS may be relevant, the competent visa authority shall have access to the complete application file and the linked application files of previous applications of the applicant and of group members travelling together with the applicant. Even if the applicant uses not the same identity to re-apply for the Schengen visa after visa refusal, the consular authorities in another Member State would have the possibility to establish the identity of the visa applicant by the use of biometrics and the personal data about the visa applicant from his previous application. The access shall be given in two steps: If the search with data listed in paragraph 2 indicates that data on the applicant are recorded in the VIS, in a second step access shall be given to the relevant application file(s), Fingerprints shall be used to identify the person. The photograph might be used to increase accuracy if facial recognition would be implemented if the photo quality improves and facial recognition techniques become more mature.

Article 14 integrates the technical functionalities of the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention (VISION network) into the VIS, in line with the Council Conclusions[51], and provides the possibility to use the VIS for other messages in the framework of consular cooperation and for requests for documents. The mechanism introduced in paragraph 1 is building upon the procedure as laid down in part V, point 2.3, of the CCI, replacing the current transmission procedure by the transmission of requests and the responses thereto via the VIS. The transmission of the application number enables duly authorised staff to consult the relevant application file(s), including the linked application files on previous applications or on the applications of persons travelling in a group. The Member States to be consulted shall be indicated by the central authority asking for consultation pursuant to Annex 5B of the CCI. As part of the procedures for the examination of visa applications, the central authorities consulted shall have access to the relevant application files.

The integration of the technical functionalities of the current VISION network in the VIS will not only avoid redundancy of the data flow but improve the current consultation and the related background checks in national databases according to the relevant national law. In particular the use of the fingerprint data would significantly improve the possibility to detect persons who constitute a threat to internal security. In particular these functionalities of the VIS would strengthen the horizontal task of visa authorities to prevent such threats for any of the Member States. Paragraph 4 stresses that the personal data transmitted pursuant to this article may be solely used for the consultation of central authorities and consular cooperation.

Article 15 specifies the use of data for reporting and statistics by the visa authorities. The nature of the data referred to in this provision do not allow identifying individual applicants.

3. Chapter III: Use of data by other authorities

Article 16 covers the use of data for checks at external borders and within the territory of the Member States: Paragraph 1 defines this purpose as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Article 17 concerns the use for identification and return purposes: Paragraph 1 defines these purposes, as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Articles 18 and 19 cover the use for the application of the Dublin Regulation (EC) No 343/2003, defining the specific purposes, the data to be searched with and the data to which access shall be given. The access to the VIS for the purposes to determine the Member State responsible for examining an asylum application is limited by Article 18(2) to the visa data needed for the application of Article 9 of the Dublin Regulation, which connects the responsibility for examining an asylum application to the previous issuing or extending of a visa to the asylum seeker. Article 19(2) specifies to which data access shall be given for the purposes to examine the asylum application, in accordance with the Dublin Regulation[52].

4. Chapter IV: Retention and amendment of data

Article 20 sets out a retention period of five years for each application file. For the determination of this retention period has been taken into account that for reasons of data protection, personal data should be kept no longer than it is necessary for the purposes of the VIS (cf. Article 6(1)(e) of Directive 95/46/EC). This retention period is necessary to meet the objectives of the VIS, e.g. the assessment of the applicant’s good faith or detect continued practices of fraud or visa shopping over years. If personal data would be retained only for the period of the visa's validity, the contribution to these purposes would be very limited. This retention period would not allow any speeding up of subsequent applications for regular travellers, as their record would only be stored for the time period the visa is valid. In addition, it would be unlikely that such a period of validity would assist in the documentation of illegal migrants, who, at some stage had applied for a visa. Moreover, in exceptional cases a short term visa can be valid up to five years (cf. CCI, part V, point 2.1). The five-year period is also indicated in part VII, point 2, of the CCI which foresees the filing of visa applications for “at least five years where the visa has been refused”.

Paragraph 2 specifies that the period shall start for a visa issued, annulled, revoked or extended with the expiry date, and in other cases with the creation of the application file. Paragraph 3 creates the obligation to carry out automatically the deletion of the application and the link(s) to this application file as referred to in Article 5(3) and (4).

Article 21 provides that only the Member State responsible shall have the right to amend the data. Paragraph 2 creates the obligation for each Member State to advise this Member State if there is evidence that data are inaccurate or were processed contrary to this Regulation.

Article 22 ensures the deletion of data of applicants who have required the nationality of a Member State before expiry of the retention period. However, if a third country national becomes member of the family of a EU citizen without requiring the nationality of a Member State, this will not affect the storage of his data in the VIS. In such case, a third country national can still be subject to a visa obligation. Since the data on previous applications are needed for the assessment of subsequent applications it is necessary that in such cases the data remain in the VIS till the retention period ends.

5. Chapter V: Operation and responsibilities

Article 23 clarifies that the Commission shall be responsible for establishing and operating the VIS and that the Member States are the controllers of the data processed in the VIS.

Article 24 creates in paragraphs 1 to 3 the obligation for each Member State to connect the VIS to each National System via the National Interface, to designate a national authority to provide the access for the competent authorities and to observe automated procedures for processing the data. According to Article 1 of Decision 1(2) of Decision 2004/512/EC, the National Interface shall provide the connection to the relevant central national authority of the respective Member State to enable national authorities to access the VIS. Paragraph 4 clarifies the competences of each Member State for its National System and the burden for the related costs, including the competence for the development of the National System and/or its adaptation to the VIS, as laid down in Article 2(2) of Council Decision 2004/512/EC.

Article 25 sets out in paragraph 1 the responsibilities of the Member States for the use of the data, acting as a controller at the moment of collection, transmission and reception of personal data. Paragraph 2 creates obligations for the Commission as processor with regard to confidentiality and security, pursuant to Articles 16 and 17 of Directive 95/46/EC and Articles 21 and 22 of Regulation (EC) No 45/2001.

Article 26 determines according to Article 17 of Directive 95/46/EC which measures have to be implemented to ensure the security of processing. Paragraph 2 creates the obligation for the Commission to take equivalent measures; in particular the Commission provisions on security have to be respected[53].

Article 27 sets out the applicable rules on liability of Member States for damages. The liability of the Commission is governed by Article 288(2) of the Treaty.

Article 28 creates the obligation for the Member States and the Commission to keep complete records of data processing operations for one year after expiry of the retention period, which may solely be usedfor the purposes of data protection monitoring and data security.

Article 29 creates the obligation of each Member State to ensure the proper processing and use of data by appropriate penalties, as an essential complement to the data protection and security arrangements.

6. Chapter VI: Rights and supervision on data protection

For the protection of personal data, the relevant Community’s legislation, Directive 95/46/EC and Regulation (EC) 45/2001, fully apply for this ‘first pillar’ instrument (cf. recitals 14 and 15). The provisions in this chapter clarify certain points in respect of safeguarding the rights of the persons concerned and of the supervision on data protection.

Article 30 covers the right of information of the applicants, but also persons issuing invitations or liable to pay the costs of living during the stay, whose data shall be stored in the VIS pursuant to Article 8(4)(f). Paragraph 1 contains in conformity with Article 10 of Directive 95/46/EC a list of items the person concerned has to be informed about. Paragraph 3 refers to the harmonised forms, specimens of which are published in Annex 15 of the CCI.

As far as the applicant’s employer and parents are concerned according Article 7(6) and (7) of this Regulation, the provision of such provision would involve a disproportionate effort in the meaning of Article 11(2) of Directive 95/46/EC, if the visa authority would be required to send a specific information to these persons named in the application form. However, these data shall only be stored in the VIS if a consultation between central authorities is required and the safeguards clarified in Articles 31 to 35 of this chapter apply also for these persons.

Article 31 provides in paragraphs 1 and 2 any person the right of access, correction and deletion of data relating to him which are inaccurate or recorded unlawfully, and clarifies in paragraph 3 that the related request may be lodged to each Member State. Paragraphs 4 to 6 specify the requirements according to Article 12 of Directive 95/46/EC.

Article 32 lays down an obligation for the competent authorities to ensure the proper operation of the mechanism laid down in Article 31 and the assistance and advice by the national supervisory authority, specifying the obligations laid down in Article 28(4) and (6) of Directive 95/46/EC.

Article 33 clarifies pursuant to Article 22 of Directive 95/46/EC the right of any person on remedies before the courts of each Member State if the rights of access to or of correction or deletion of data relating to him is refused.

Article 34 clarifies the competence of the national supervisory authorities to review the lawfulness of all the processing operations carried out by the Member States.

Article 35 provides that the European Data Protection Supervisor as established by Article 41(1) of Regulation (EC) No 45/2001 shall monitor the activities of the Commission related to the rights of persons covered by this Regulation. Paragraphs 2 and 3 create obligations to support this monitoring.

7. Chapter VII: Final Provisions

Article 36 covers the implementation approach to start with alphanumeric data and the photographs and adding in a second phase the functionalities for processing biometric data, in line with the step-wise approach as set out by the Council conclusions[54]. Paragraph 2 provides that the measures necessary for the technical implementation of these functionalities shall be adopted in accordance with the management procedure.

Article 37 connects the start of transmission of data to the notification of each Member State to the Commission that it has made the necessary technical and legal arrangements for the transmission of data to the VIS. Paragraph 2 lays down that the Member States which have notified as a condition for the applicability of this Regulation, shall start to collect and enter the data by the date laid down in Article 38. Paragraph 3 provides that the Member States which have notified at a later date shall start to collect and enter the data by the date of their respective notification. Paragraph 4 ensures the entering of data by the individual Member State as a precondition for consulting the data transmitted by other Member States.

Article 38 concerns the start of operations, the date of which shall be published by the Commission when the conditions laid down in this provision have been met.

Article 39 extends the mandate of the SIS II committee, further to the measures for the development of the VIS as specified in Articles 3 and 4 of Council Decision 2004/512/EC, to measures for implementing this Regulation by the management procedure. These measures are, as specified in Article 37(2) the technical measures for implementing the functionalities of the VIS.

Article 40 creates the obligation of the Commission to monitor and evaluate the operation of the VIS and produce monitoring and evaluation reports, to be submitted to the European Parliament and the Council.

Article 41 concerns the entry into force and applicability. Due to the technical requirements involved in establishing the VIS, it is not possible to provide for simultaneous entry into force and applicability of the Regulation.

FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): JHA Activit(y/ies): (visa, asylum, immigration and other policies related to the free circulation of persons) |

TITLE OF ACTION: SECOND PHASE OF THE VIS, BIOMETRIC PROCESSING |

1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

18.08.03 Visa Information System

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B):

97 million € for commitment until 2013.

2.2. Period of application:

Undetermined duration. Foreseen for 2007-2013:

- Investment costs for biometric processing: 64 Mio €

- Exploitation costs for biometric processing: 33 Mio €

The amounts foreseen for the period 2007-2013 are subject to the adoption of the new financial perspectives.

2.3. Overall multi-annual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention)

€ million

2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 and subsequent years |

Commitments | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

Payments | 19.000 | 23.000 | 18.000 | 13.000 | 12.000 | 5.000 |

As explained in 5.2.2 all investments will be done at the beginning of each year, so annual payments are estimated at around 80% of the commitments.

(b) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

Commitments/ payments | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 |

TOTAL a+b |

Commitments | 24.216 | 23.216 | 17.216 | 12.216 | 11.216 | 5.216 |

Payments | 19.216 | 23.216 | 18.216 | 13.216 | 12.216 | 5.216 |

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspectives

[] Proposal is compatible with existing financial programming.

2.5. Financial impact on revenue:

[X] Proposal has financial impact – the effect on revenue is as follows:

The present proposal builds upon the Schengen acquis, as defined in Annex A of the Agreement signed on 18 May 1999 between the Council and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the association of both these States with the implementation, application and development of the Schengen acquis [55]. Article 12(1) last paragraph lays down:

“In cases where operational costs are attributed to the general budget of the European Community, Iceland and Norway shall share in these costs by contributing to the said budget an annual sum in accordance with the percentage of the gross national product of their countries in relation with the gross national product of all participating States”

Contribution from Iceland/Norway: 2.128% (2002 figures)

(€ million to one decimal place)

Prior to action | Situation following action |

Non Comp | Diff | YES | NO | NO | No [3] |

4. LEGAL BASIS

This statement accompanies a legislative proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council concerning the Visa Information System (VIS) and the exchange of data between Member States on short-stay visas, based on Article 62 point (2)(b)(ii) TEC and Article 66 TEC.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community intervention

5.1.1. Objectives pursued

The present financial statement is designed to allow for the second phase of the VIS to take place by means of Community financing as of 2007 and in accordance with the relevant provisions of the Treaty.

The implementation of the Visa Information System is done in phases as follows:

- Phase 1: the functionalities for processing of alphanumeric data and photographs.

- Phase 2: the functionalities for processing biometrics.

The Commission has followed a two-step approach for the legal framework of the VIS:

A first legal instrument, Council Decision 2004/512/EC establishing the Visa Information System (VIS) [56] , which constitutes the required legal base to allow for the inclusion in the budget of the European Union of the necessary appropriations for the development of VIS and the execution of that part of the budget, defines the architecture of the VIS and gives the Commission the mandate to develop the Visa Information System at the technical level, assisted by the SIS II committee[57], whereas the national systems shall be adapted and/or developed by the Member States. The financial statement made in the financial statement of this Decision relates to the procurement of technical expertise, management expertise, hardware and software, etc. for the first phase of the setting-up of the VIS system containing alphanumeric data and photographs.

The present proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council, the second “fully fledged” legal instrument, gives the Commission the mandate to set up, maintain and operate the VIS and defines the purpose, functionalities and responsibilities for the Visa Information System and the procedures and conditions for the exchange of visa data between Member States. This second legal instrument has been elaborated on the basis of the political orientation given by the Council conclusions of 19 February 2004. The financial statement for this legal instrument relates, in particular, to the costs for processing biometrics, phase 2 of the VIS.

Community intervention is needed, since the establishment of a common Visa Information System and the creation of common obligations, conditions and procedures for the exchange of visa data between Member States cannot be sufficiently achieved by the Member States and can, therefore, by reason of the scale and impact of the action, be better achieved at Community level.

Article 1(2) of the proposal states the purpose of the VIS:

“The VIS shall improve the administration of the common visa policy, consular cooperation and consultation between central consular authorities, by facilitating the exchange of data between Member States on applications and on the decisions thereto, in order:

(a) to prevent threats to the internal security of any of the Member States;

(b) to prevent the bypassing of the criteria for the determination of the Member State responsible for examining the application;

(c) to facilitate the fight against fraud;

(d) to facilitate checks at external border checkpoints and within the territory of the Member States;

(e) to assist in the identification and return of illegal immigrants;

(f) to facilitate the application of Regulation (EC) No 343/2003.”

In order to achieve these objectives, the VIS shall be connected to a National System in each Member State, to enable duly authorised staff of the competent authorities of each Member State to enter, amend, transmit or consult the data by means of an automated procedure in accordance with this Regulation.

5.1.2. Measures taken in connection with ex ante evaluation

A feasibility study on technical and financial aspects of the VIS was launched by the Commission on 16 September 2002 and submitted to the Council in May 2003. The study provides an analysis of the technical and financial aspects of the VIS.

The importance of biometrics for the overall efficiency of the system must be underlined. The study assessed three options, which can for the time being be envisaged as biometric identifiers: iris scanning, facial recognition and fingerprints and recommends the latter as main biometric identifier for identification purposes. Fingerprint technology would provide the required accuracy to identify individuals and fingerprint databases would still be used for many years, even if the biometric technology changes. The use of biometrics on such an unprecedented scale will have a significant impact on the system, both in technical and financial terms.

On the budgetary aspects, the figures are based on estimates provided by the feasibility study on technical and financial aspects of a system for the exchange of visa data between Member States, but take into account the rapid drop in prices for fingerprint matching systems. The estimates set out in the feasibility study cover the fixed costs of the central system, the CS-VIS, and for 27 NI-VIS, including their communication infrastructure, as well as the annual costs for operations, networks and human resources. These estimates for the development and operation of the “biometrics” module were extremely high. Currently, however, prices for biometric systems are dropping rapidly. Therefore, the original estimates of the feasibility study have been adapted to match these lower price trends.

In accordance to the Commission’s Work Programme 2004, an Extended Impact Assessment was launched. One of its main conclusions is that the further development of the VIS, with the processing of biometric data, is needed to ensure exact verification and identification of visa applicants. Only with the inclusion of biometric data processing in the VIS can the objectives be sufficiently reached. The Extended Impact report is annexed to the legal instrument that this financial statement accompanies.

5.1.3. Measures taken following ex post evaluation

Not applicable

5.2. Action envisaged and budget intervention arrangements

This proposal envisages the further development of the Visa Information System, in particular biometric processing.

5.2.1 Operational costs for alphanumeric and photo

The legal and financial base for the first phase has been established in Council Decision 512/2004/EC establishing the VIS, whereby an annual amount of seven million euros is foreseen for operational costs, as of 2007.

5.2.2 Investment costs for biometric processing

For the second phase, (biometric data for verification and identification purposes, including background checks) in 2003 the feasibility study estimated that an extra investment of 144 million euros would be needed. However, prices for finger print matching systems have come down dramatically. In fact, current experience shows that prices for fingerprint matching systems follow Moore’s law: every 18 months the capacity doubles for the same price. In the calculation this amounts to an annual estimated drop in price of 37%.

The price estimations in this financial statement are based on a gradual increase of capacity, with annual investments of the capacity needed for the next year, and taking into account the constant drop in prices. Thus, in the beginning of 2007 the capacity to handle the matching needed until 2008 only is budgeted. In early 2008, the extra capacity is bought for the needs until mid-2009, estimated at a price lowered by 37%.

As for the capacity of the databases, the calculations are based on the start in mid-2007 with an empty database, with gradual connection of all consular posts over a period of one year. It is estimated that mid-2008 all consular posts of all Member States will be connected. The feasibility study estimates 20 million visa requests per year, of which 30% are repeated travellers whose fingerprints are already in the VIS. The total storage capacity needed for a five year storage period will be 70 million sets of fingerprints.

Matching capacity needs will rise linearly with the number of fingerprints in the database.

The details:

year | connected posts (% of total applications) | database capacity needed (million applicants) | matching capacity needed (million matches per second) | total investment costs for biometric processing (Mio €) |

mid 2007 | 0% | 10 | 42 | 21 |

mid 2008 | 100% | 24 | 100 | 18 |

mid 2009 | 100% | 38 | 158 | 12 |

mid 2010 | 100% | 52 | 217 | 7 |

mid 2011 | 100% | 70 | 292 | 6 |

mid 2012 | 100% | 70 | 292 | 0 |

mid 2013 | 100% | 70 | 292 | 0 |

Total | 64 |

It is estimated that the payments for the equipment will be done in the year of commitment, with an exception of a guarantee sum (around 10% of the price). The figures calculated might vary according to the final technical solution chosen.

5.2.3 Exploitation costs for biometric processing

In addition to the operational costs for alphanumeric and photo functionalities, extra operational costs for biometrics are foreseen.

The costs consist of extra human resources for the system management (estimated in the feasibility study at 100 000 € per year), extra network costs (700 000 €) and annual maintenance and licences. These maintenance and licence costs will depend very much on the technical solution chosen. The annual maintenance costs are estimated at 4.2 Mio € per year. As operations will start in mid-2007, the costs for 2007 will be lower.

The details:

year | maintenance and licence costs (Mio €) | human resources (Mio €) | network costs (Mio €) | total exploitation costs for biometric processing (Mio €) |

2007 | 2.5 | 0.1 | 0.4 | 3 |

2008 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2009 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2010 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2011 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2012 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2013 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

Total | 27.7 | 0.7 | 4.6 | 33 |

Most of the payments will be done in the same year as the commitments.

5.2.5 National infrastructure costs

According to Article 2 (2) of Decision 2004/512 EC establishing the VIS, the national infrastructures beyond the national interfaces in the Member States shall be adapted and/or developed by the Member States. This includes the financial burden for the development of these infrastructures and the adaptation of existing national systems to the VIS, the world-wide connections to their consular posts and their equipment, shipping and training.

Cost estimates and cost-benefit analyses concerning the impacts of VIS on national infrastructures and national budgets are the responsibility of each Member State. To provide cost estimates would require a detailed analysis of every national environment and national organisation. This can only be done by Member States themselves.

5.3. Methods of implementation

Development will be carried out under direct management of the Commission using its own staff assisted by external contractors. The development of the alphanumeric functionalities of the system has been tendered. Additional technical support has also been tendered to assist Commission services in the follow up of the implementation.

A third call for tender will be launched for the biometric equipment needed.

The system shall be set up and maintained by the Commission. The Commission shall be responsible for operating the Central Visa Information System and the communication infrastructure between the Central Visa Information System and the National Interfaces. The data shall be processed by the VIS on behalf of the Member States.

Member States are closely involved in the work via the SIS II committee, in accordance with Article 5 of Decision 2004/512/EC establishing the VIS, and Article 39 of the present proposal.

In relation to the objectives of the Freedom programme, the Council has reached an agreement on the proposed external borders agency. The scope for entrusting tasks related to the management of large-scale IT systems (Eurodac, SIS II, VIS) to this agency at a later stage will be explored.

6. FINANCIAL IMPACT

6.1. Total financial impact on Part B - (over the entire programming period)

Figures in brackets are for operational costs for alphanumeric and photo functionalities and costs for external assistance for project management, audit and evaluation already covered by the financial statement annexed to Decision 2004/512/EC establishing the VIS.

The indicative global costs for the VIS for the period 2007-2013 amount to 153 Mio€, of which 97 Mio€ are covered by the present proposal and 56 Mio€ by Decision 2004/512/EC.

Commitments (in € million to three decimal places)

Breakdown | 2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | annual amounts in 2012 and subsequent years |

Operational cost for alphanumeric and photo | (7.000)[58] | (7.000) | (7.000) | (7.000) | (7.000) | (7.000) |

Investment costs for biometric processing | 21.000 | 18.000 | 12.000 | 7.000 | 6.000 |

Exploitation costs for biometric processing | 3.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 |

SUBTOTAL[59] | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

External assistance for project management, audit and evaluation | (1.000)[60] | (1.000) | (1.000) | (1.000) | (1.000) | (1.000) |

TOTAL | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE

7.1. Impact on human resources

Figures in bracket are for human and administrative resources already covered by the financial statement annexed to Decision 2004/512/EC establishing the VIS.

Types of post | Staff to be assigned to management of the action using existing resources | Total | Description of tasks deriving from the action |

Number of permanent posts | Number of temporary posts |

Officials or temporary staff | A B C | (3 + ) 1 (2 + ) (1 + ) 1 | 1 1 |

Other human resources | (2) | 2 National Experts |

Total | (8 + ) 2 | 2 |

The needs for human and administrative resources shall be covered within the allocation granted to the managing DG in the framework of the annual allocation procedure.

7.2. Overall financial impact of human resources

Type of human resources | Amount (€) | Method of calculation * |

Officials 18010101 | 216 000 | 2 officials * 108 000 |

Other human resources 1801020103 |

Total | 216 000 |

The amounts are total expenditure for twelve months.

7.3. Other administrative expenditure deriving from the action

Figures below are resources already covered by the financial statement annexed to the Decision establishing the VIS and repeated for information only.

Budget line (number and heading) | Amount € | Method of calculation |

Overall allocation (Title A7) 1801021101 – Missions 1801021102 – Meetings 1801021103 – Compulsory committees 1801021102 – Conferences 1801021104 – Studies and consultations Other expenditure (specify) | (66 000) (300 000) (15 000) (500 000) | 30*1000+12*3000 10*30 000 2*7500 2-3 studies per year |

Information systems (A-5001/A-4300) |

Other expenditure - Part A (specify) |

Total | (881 000) |

I. Annual total (7.2) II. Duration of action III. Total cost of action (I x II) | 216 000 € At least 7 years 1 512 000€ |

8. FOLLOW-UP AND EVALUATION

8.1. Follow-up arrangements

Deliverables are foreseen for the development envisaged in point 5.2 . Each deliverable produced will be submitted to an acceptance procedure, which will vary depending on the type of deliverable.

8.2. Arrangements and schedule for the planned evaluation

Council Decision 512/2004/EC establishing the VIS foresees that the Commission presents to the Council and the European Parliament a yearly progress report concerning the development of the VIS.

The current proposal provides the following arrangements for monitoring and evaluation:

The Commission shall ensure that systems are in place to monitor the functioning of the VIS against objectives in terms of outputs, cost-effectiveness and quality of service.

Two years after the VIS starts operations and every two years thereafter, the Commission shall submit to the European Parliament and the Council a report on the technical functioning of the VIS. This report shall include information on the performance of the VIS against quantitative indicators predefined by the Commission.

Four years after the VIS starts operations and every four years thereafter, the Commission shall produce an overall evaluation of the VIS, including examining results achieved against objectives and assessing the continuing validity of the underlying rationale and any implications for future operations. The Commission shall submit the reports on the evaluations to the European Parliament and the Council.

9. ANTI-FRAUD MEASURES

The Commission procedures for the award of contracts will be applied, ensuring compliance with Community law on public contracts.

[1] Dokument Rady 6535/04 VISA 33 COMIX 111.

[2] Srovnejte bod 5 písm. c) Prohlášení o boji s terorismem, dokument Rady č. 7764/04 JAI 94.

[3] Viz bod 3 závěrů Rady.

[4] Úř. věst. L 213, 15.6.2004, s. 5.

[5] Podle čl. 5 odst. 1 nařízení Rady (ES) č. 2424/2001 (Úř. věst. L 328, 13.12.2001, s. 4).

[6] Úř. věst. L 50, 25.2.2003, s. 1.

[7] Srovnejte závěry Rady ze dne 19.2.2004, bod 1 písm. g) přílohy těchto závěrů.

[8] Srovnejte čl. 5 odst. 1 písm. e) a článek 15 Schengenské úmluvy a Společné konzulární instrukce, úvod k části V.

[9] Srovnejte závěry Rady ze dne 19.2.2004, body 2 a 3 písm. a) přílohy těchto závěrů, též včetně „národních víz (…) členských států, které zrušily kontroly na svých vnitřních hranicích“.

[10] Úř. věst. C 310, 19.12.2003, s. 1.

[11] Úř. věst. L 50, 25.2.2003, s. 1.

[12] Podle pracovního programu Komise 2004, KOM(2003) 645 v konečném znění.

[13] Pracovní skupina pro ochranu fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů podle článku 29 směrnice č. 95/46/ES ze dne 24.10.1995, Úř. věst. č. L 281 ze dne 23.11.1995, s. 31.

[14] Příloha Smlouvy z Nice, protokol k článku 67.

[15] Bod 2 přílohy závěrů Rady ze dne 19.2.2004.

[16] Úř. věst. L 176, 10.7.1999, s. 36.

[17] Úř. věst. L 131, 1.6.2000, s. 43.

[18] Úř. věst. L 64, 7.3.2002, s. 20.

[19] Dokument Rady č. 13054/04.

[20] Dokument Rady č. 13466/04.

[21] Srovnejte přílohu závěrů Rady ze dne 19.2.2004, body 2 a 4, uvádějící, že „jako další krok by bylo možné skenovat a zpracovávat podpůrné doklady“.

[22] Srovnejte rozšířené posouzení vlivů, bod 6.2.

[23] Srovnejte body odůvodnění 14 a 15 tohoto návrhu.

[24] Úř. věst. C , , s. .

[25] Úř. věst. C , , s. .

[26] Úř. věst. L 213, 15.6.2004, s. 5.

[27] Úř. věst. L 50, 25.2.2003, s. 1.

[28] Úř. věst. C 310, 19.12.2003, s. 1.

[29] Úř. věst. L 239, 22.9.2000, s. 19.

[30] Úř. věst. L 123, 9.5.2002, s. 50.

[31] Úř. věst. L 164, 14.7.1995, s. 1, pozměněný nařízením Rady (ES) č. 334/2002,Úř. věst. L 53, 23.2.2002, s. 7.

[32] Úř. věst. L 281, 23.11.1995, s. 31.

[33] Úř. věst. L 8,