CS Úřední věstník Evropské unie L 11/62

DOPORUČENÍ KOMISE

ze dne 11. ledna 2011

k certifikaci obranných podniků podle článku 9 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2009/43/ES o zjednodušení podmínek transferů produktů pro obranné účely uvnitř Společenství

(Text s významem pro EHP)

(2011/24/EU)

EVROPSKÁ KOMISE,

s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 292 této smlouvy,

vzhledem k těmto důvodům:

(1) Článek 9 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2009/43/ES ze dne 6. května 2009 o zjednodušení podmínek transferů produktů pro obranné účely uvnitř Společenství (1) stanoví kritéria, podle nichž mají členské státy certifikovat obranné podniky usazené na jejich území jako příjemce produktů pro obranné účely, které byly přepraveny na základě obecných licencí k transferu.

(2) Certifikace podniků je klíčovým prvkem zjednodušeného systému udělování licencí zavedeného směrnicí 2009/43/ES.

(3) Pokud by si členské státy vykládaly kritéria pro certifikaci odlišně, mohlo by to bránit provádění směrnice 2009/43/ES a dosažení cíle zjednodušení.

(4) Konvergentní výklad a uplatňování kritérií pro certifikaci členskými státy jsou důležité pro vzájemné uznávání osvědčení uvedených v čl. 9 odst. 6 směrnice 2009/43/ES a pro rozšířené používání obecných licencí.

(5) Zástupci členských států ve výboru zřízeném článkem 14 směrnice 2009/43/ES navrhli, že by konvergentního výkladu a uplatňování kritérií pro certifikaci mohlo být dosaženo přijetím doporučení Komise.

(6) Zástupci členských států ve výboru zřízeném článkem 14 směrnice 2009/43/ES proto zřídili pracovní skupinu, která připraví obecné pokyny k certifikaci obranných podniků podle článku 9 směrnice 2009/43/ES.

(7) Obecné pokyny stanovené v tomto doporučení vycházejí z osvědčených postupů určitých členských států, které se ukázaly jako účinné a proveditelné,

PŘIJALA TOTO DOPORUČENÍ:

1. KRITÉRIA PRO CERTIFIKACI

1.1 Posouzení kritérií stanovených v čl. 9 odst. 2 písm. a) a b)

Pro certifikaci by měly být způsobilé pouze přijímající podniky, které skutečně vyrábějí produkty pro obranné účely nebo neúplné produkty pro obranné účely, na něž se vztahuje směrnice 2009/43/ES a které sestávají ze součástí a/nebo systémů a subsystémů pořízených od třetích stran a mají být uvedeny na trh pod vlastním názvem nebo obchodní značkou.

Certifikované přijímající podniky by měly používat produkty pro obranné účely přijaté na základě obecných licencí k transferu uvedených v čl. 5 odst. 2 písm. b) směrnice 2009/43/ES pro vlastní výrobu (která zahrnuje začleňování součástí do jiných produktů nebo jejich použití jako rezervních či náhradních dílů) a neměly by je jako takové opětovně převádět nebo vyvážet (vyjma pro účely údržby nebo opravy), jestliže se vyžaduje předchozí povolení členského státu původu.

Příslušné orgány by měly být ve vhodných případech a před vydáním osvědčení schopné požadovat od přijímajícího podniku prohlášení, v němž se tento podnik zaváže k tomu, že:

a) produkty pro obranné účely přijaté na základě obecných licencí k transferu uvedených v čl. 5 odst. 2 písm. b) směrnice 2009/43/ES použije pro vlastní výrobu;

b) se zdrží opětovného transferu nebo vývozu příslušných produktů jako takových, vyjma pro účely údržby nebo opravy.

1.2 Dodávky pro přijímající podniky, které na základě obecných licencí k transferu uvedených v čl. 5 odst. 2 písm. a) směrnice 2009/43/ES provádějí nákupy výlučně využívané ozbrojenými silami členského státu

Přijímající podniky, které jsou kvalifikovány jako veřejní zadavatelé ve smyslu čl. 1 odst. 9 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES (2) a provádějí nákupy výlučně využívané ozbrojenými silami členského státu, by měly mít nárok přijmout produkty pro obranné účely na základě obecných licencí uvedených v čl. 5 odst. 2 písm. a) směrnice 2009/43/ES, aniž by byly certifikovány.

1.3 Posouzení kritérií stanovených v čl. 9 odst. 2 písm. c) a f)

Vedoucí pracovník uvedený v čl. 9 odst. 2 písm. c) směrnice 2009/43/ES by měl být osobně zodpovědný za interní program dodržování právních norem nebo systém řízení transferů a vývozu uplatňované v podniku a za pracovníky pověřené kontrolou vývozu a transferů. Tento vedoucí pracovník by měl být členem řídícího orgánu daného podniku.

Je-li osvědčení požadováno pro jednu či více výrobních jednotek, měl by popis řetězce odpovědnosti ve struktuře přijímajícího podniku požadovaný podle čl. 9 odst. 2 písm. f) směrnice 2009/43/ES jasně stanovit kontrolu vedoucího pracovníka nad pracovníky v uvedených jednotkách pověřenými kontrolou vývozu a transferů.

Dotazy a obecné pokyny k popisu interních programů dodržování právních norem a následným posouzením jsou stanoveny v příloze I. Členské státy mohou doplnit další dotazy. Jestliže členské státy další dotazy doplní, měly by se tyto dotazy přímo týkat procesu posuzování certifikace.

1.4 Organizační struktura, kterou je třeba certifikovat, a posouzení kritérií stanovených v čl. 9 odst. 2 písm. d) a e)

Přístup k certifikaci bude záviset na organizační struktuře přijímajícího podniku a na způsobu, jakým přenáší odpovědnost za kontroly transferů a vývozu. Certifikován může být celý podnik nebo jednotlivé provozní jednotky. Podniky, které mají výrobní jednotky, na které byla přenesena odpovědnost za kontroly transferů a vývozu, a související činnosti na více adresách, by měly určit, na které z těchto jednotek se má osvědčení vztahovat.

2. CERTIFIKACE

2.1 Standardní šablona osvědčení

Doporučuje se používat standardní šablonu osvědčení uvedenou v příloze II.

Osvědčení by mělo být vypracováno v jednom z úředních jazyků členského státu, který osvědčení vydává, a pokud možno v jednom z úředních jazyků jiného členského státu, který určí certifikovaný přijímající podnik. Na osvědčení by mělo být uvedeno datum jeho vstupu v platnost.

Pro účely čl. 9 odst. 4 písm. a) by osvědčení mělo od certifikovaného přijímajícího podniku požadovat, aby příslušnému orgánu oznámil všechny faktory a události, které vyvstaly nebo k nimž došlo po udělení osvědčení a které mohou ovlivnit platnost nebo obsah osvědčení. Certifikovaný přijímající podnik by měl zejména oznámit:

a) všechny důležité změny své průmyslové činnosti týkající se produktů pro obranné účely;

b) jakoukoli změnu adresy, na které může příslušný orgán získat přístup k záznamům o přijatých produktech pro obranné účely.

Je-li to nutné, měl by být pro účely písmena a) význam změny odůvodňující oznámení posouzen s ohledem na informace, které již byly poskytnuty pro účely registrace podniku jako obranného podniku nebo pro účely udělení licence k činnosti v oblasti obrany nebo výrobní licence.

2.2 Výměna informací o přijímajících podnicích, které žádají o certifikaci

Pro účely článku 12 směrnice 2009/43/ES jsou vnitrostátní příslušné orgány podněcovány k tomu, aby si vyměňovaly všechny náležité informace o vydávání osvědčení. Pokud je pro účely posouzení přijímajícího podniku za účelem vydání osvědčení nezbytné získat informace od jiných příslušných orgánů, vydávající vnitrostátní příslušný orgán by měl před vydáním osvědčení navázat styky s ostatními příslušnými vnitrostátními orgány.

3. SLEDOVÁNÍ DODRŽOVÁNÍ PRÁVNÍCH NOREM

3.1 Pravomoci příslušných orgánů provádět návštěvy za účelem ověření dodržování právních norem

Pro účely návštěv k ověření souladu s podmínkami připojenými k osvědčení a s kritérii stanovenými v čl. 9 odst. 2 by inspektoři určení příslušným orgánem měli mít přinejmenším pravomoc:

a) vstoupit do příslušných prostor;

b) prověřit a zkopírovat záznamy, údaje, jednací řád a jakýkoli jiný materiál, který se týká výrobků vyvážených, převáděných nebo přijatých na základě licence k transferu od jiného členského státu.

Takové inspekce by měly být prováděny v souladu s právními předpisy členského státu, v němž mají být provedeny.

3.2 Případy, které odůvodňují opětovné posouzení

Příslušný orgán by měl znovu posoudit soulad s podmínkami připojenými k osvědčení a s kritérii stanovenými v čl. 9 odst. 2 v těchto případech:

a) došlo k významným změnám v certifikovaném přijímajícím podniku, včetně změn interní organizace podniku nebo jeho činností;

b) existují náznaky, že certifikovaný přijímající podnik již neplní příslušné podmínky a kritéria;

c) pokud bylo certifikovanému přijímajícímu podniku nařízeno provést nápravnou akci;

d) pokud má být zrušeno pozastavení osvědčení.

3.3 Důkladnější sledování nově certifikovaných přijímajících podniků

Příslušný orgán by měl věnovat obzvláštní pozornost sledování nově certifikovaných přijímajících podniků. Příslušný orgán by měl sledovat dodržování právních norem pokud možno během prvního roku poté, co bylo osvědčení vydáno poprvé.

4. NÁPRAVNÁ OPATŘENÍ, POZASTAVENÍ A ZRUŠENÍ OSVĚDČENÍ

4.1 Rozhodnutí nařídit nápravnou akci

Pokud již certifikovaný přijímající podnik nesplňuje jedno či více kritérií stanovených v čl. 9 odst. 2 směrnice 2009/43/ES nebo podmínky připojené k osvědčení a pokud příslušný orgán považuje nesoulad za málo významný, měl by příslušný orgán ve lhůtě, která nepřesahuje jeden měsíc od data, kdy příslušný orgán poprvé zjistil nesoulad, přijmout rozhodnutí, kterým bude od přijímajícího podniku požadovat provedení nápravné akce.

Příslušný orgán by měl toto rozhodnutí neprodleně písemně oznámit certifikovanému přijímajícímu podniku. Takovéto rozhodnutí by mělo od certifikovaného přijímajícího podniku požadovat, aby ve lhůtě stanovené v písemném oznámení provedl nařízenou nápravnou akci.

Po uplynutí této lhůty by měl příslušný orgán ověřit, že nápravná akce byla provedena. Ověření by mohlo zahrnovat návštěvu na místě, setkání s vedoucím pracovníkem uvedeným v čl. 9 odst. 2 písm. c) směrnice 2009/43/ES nebo vyšším úředníkem jmenovaným uvedeným vedoucím pracovníkem a/nebo posouzení písemné dokumentace předložené tímto vedoucím pracovníkem.

Ve lhůtě, která nepřesahuje tři měsíce od dokončení ověření, by měl být certifikovaný přijímající podnik písemně uvědomen o posouzení, které příslušný orgán provedl, aby zjistil, do jaké míry byla přijatá nápravná akce vhodná.

4.2 Pozastavení a zrušení osvědčení

Příslušný orgán by měl pozastavit nebo zrušit osvědčení, nastane-li některý z těchto případů:

a) certifikovaný přijímající podnik neprovedl nápravnou akci ve lhůtě stanovené v písemném oznámení příslušného orgánu, v němž příslušný orgán od certifikovaného přijímajícího podniku požaduje, aby provedl nápravnou akci;

b) certifikovaný přijímající podnik již nesplňuje jedno či více kritérií stanovených v čl. 9 odst. 2 směrnice 2009/43/ES nebo podmínky připojené k osvědčení a příslušný orgán považuje nesoulad za závažný.

Příslušný orgán by měl rozhodnutí o pozastavení nebo zrušení osvědčení neprodleně písemně oznámit certifikovanému přijímajícímu podniku a Komisi.

Příslušný orgán by měl pozastavení zachovat, dokud certifikovaný přijímající podnik není schopen prokázat soulad s kritérii stanovenými v čl. 9 odst. 2 směrnice 2009/43/ES a s podmínkami připojenými k osvědčení. Příslušný orgán by měl v písemném oznámení o pozastavení osvědčení nebo v následné písemné korespondenci určit lhůtu, v níž by měl certifikovaný přijímající podnik takovýto soulad prokázat.

4.3 Zrušení pozastavení osvědčení

Po uplynutí lhůty určené v rozhodnutí o pozastavení by měl příslušný orgán ověřit, zda certifikovaný přijímající podnik splňuje kritéria stanovená v čl. 9 odst. 2 směrnice 2009/43/ES a podmínky připojené k osvědčení.

Ověření by mělo zahrnovat návštěvu na místě, setkání s vedoucím pracovníkem uvedeným v čl. 9 odst. 2 písm. c) směrnice 2009/43/ES nebo vyšším úředníkem jmenovaným uvedeným vedoucím pracovníkem a/nebo posouzení písemné dokumentace předložené tímto vedoucím pracovníkem.

Ve lhůtě, která nepřesahuje jeden měsíc od dokončení ověření, by měl příslušný orgán písemně oznámit certifikovanému přijímajícímu podniku nové rozhodnutí, v němž uvede některou z těchto informací:

a) že je pozastavení osvědčení zrušeno a datum, kdy toto zrušení nabývá účinku;

b) pozastavení je zachováno do určitého data, po kterém bude provedeno další ověření;

c) osvědčení je zrušeno.

5. VÝMĚNA INFORMACÍ O CERTIFIKACI

Pokud bylo osvědčení uděleno, pozastaveno či zrušeno, nebo pokud bylo zrušeno pozastavení osvědčení, příslušný orgán by měl neprodleně písemně uvědomit certifikovaný přijímající podnik a Komisi.

6. NÁSLEDNÉ KROKY

Členské státy se vyzývají, aby toto doporučení uvedly v účinnost nejpozději do 30. června 2012.

Členské státy se vybízejí, aby Komisi informovaly o opatřeních, která přijaly za účelem uvedení v účinnost tohoto doporučení.

7. URČENÍ

Toto doporučení je určeno členským státům.

V Bruselu dne 11. ledna 2011. Za Komisi Antonio TAJANI místopředseda

(1) Úř. věst. L 146, 10.6.2009, s. 1.

(2) Úř. věst. L 134, 30.4.2004, s. 114.

PŘÍLOHA I Dotazy a obecné pokyny k popisu interních programů dodržování právních norem a k následným posouzením Hlavní oblasti Klíčové dotazy Doporučené osvědčené postupy Příslušné kritérium pro certifikaci 1. Organizační, lidské a technické zdroje přidělené na řízení transferů a vývozu Jaký procentní podíl obchodní činnosti podniku (ročního obratu) závisí na vývozu a transferech zboží, pro které se požaduje licence? Kolik vývozu a transferů takového zboží se během roku uskuteční? Které funkce (např. nákup, technické činnosti, řízení projektů, doprava) v rámci společnosti se podílejí na procesu vývozu a transferů a jak je rozdělena příslušná odpovědnost? Je v podniku zaveden elektronický systém řízení vývozu a transferů? Jaké jsou jeho hlavní rysy? Účelem těchto dotazů je získat dodatečné informace o interní organizaci podniku, které jsou důležité pro posouzení dopadu činností týkajících se vývozu/transferu na podnik a na související provozní postupy. Kolik lidí je zaměstnáno výlučně za účelem řízení vývozu a transferů nebo má toto řízení na starosti spolu s jinými úkoly? Měli by to být vždy alespoň 2 lidé, pro případ dovolené, nemoci apod. Rozesílá podnik interně svůj písemný závazek dodržovat předpisy v oblasti kontroly vývozu/transferů a všechna příslušná omezení konečného použití a vývozu? Rozesílá podnik interně svůj písemný závazek na žádost poskytnout informace o konečném použití/konečném uživateli? Oba písemné závazky by měly být zahrnuty do příruček pro dodržování souladu, které jsou k dispozici pracovníkům odpovědným za kontrolu vývozu/transferů, a měli by o nich vědět všichni zaměstnanci, jichž se kontrola vývozu/transferů týká (např.: v oddělení prodeje …). čl. 9 odst. 2 písm. d) a čl. 9 odst. 2 písm. e) Dodržoval dosud podnik předpisy v oblasti kontroly vývozu/transferů? Podnik by měl tradičně dosahovat dobrých výsledků, pokud jde o dodržování předpisů v oblasti kontroly vývozu/transferů. čl. 9 odst. 2 písm. a) Mají pracovníci odpovědní za kontrolu vývozu/transferů k dispozici příručky pro dodržování souladu a jsou tyto příručky aktualizovány? Příručky pro dodržování souladu, sloužící jako návod pro pracovníky odpovědné za kontrolu vývozu/transferů, by měly být k dispozici alespoň v elektronické podobě (např. na podnikovém intranetu). Tyto příručky by měly obsahovat provozní a organizační postupy, jimiž se mají pracovníci odpovědní za kontrolu vývozu/transferů řídit. Pracovníci odpovědní za kontrolu vývozu/transferů by měli být neprodleně informováni o změnách příručky, které se týkají jejich úkolů, a o vstupu těchto změn v platnost. čl. 9 odst. 2 písm. f) 2. Řetězec odpovědnosti Popište řetězec odpovědnosti za vývoz a transfery ve vašem podniku. Odpovědnost za dodržování souladu při kontrole vývozu/transferů by měla být stanovena písemně. Písemné podklady popisující řetězec odpovědnosti (např. záznamy nebo organizační schémata) by měly být aktualizovány. Popis by měl obsahovat podrobné údaje o předání odpovědnosti a o přijatých obvyklých postupech v situacích, kdy vedoucí pracovník uvedený v čl. 9 odst. 2 písm. c) směrnice 2009/43/ES není přítomen. čl. 9 odst. 2 písm. f) Má příslušný orgán k tomuto popisu vždy přístup? Příslušný orgán by měl mít vždy snadný přístup k informacím o řetězci odpovědnosti, a to nejen ve fázi podání žádosti, ale také pro účely následného sledování dodržování právních norem a návštěv za účelem ověření dodržování právních norem. čl. 9 odst. 2 písm. f) Ve které části vašeho podniku se nachází řízení vývozu/transferů? Zda je řízení kontroly vývozu/transferů organizováno v každé expediční jednotce, ve správním ústředí nebo jako samostatné oddělení kontroly vývozu záleží na velikosti a struktuře podniku. čl. 9 odst. 2 písm. f) Jaká je působnost pracovníků odpovědných za kontrolu vývozu/transferů ve vztahu k jiným funkcím v rámci podniku? Pracovníci odpovědní za kontrolu vývozu/transferů by měli být co nejvíce chráněni před střetem zájmů. Měli by být zmocněni k zastavení transakce. čl. 9 odst. 2 písm. f) Jak je uspořádán vztah mezi pracovníky odpovědnými za kontrolu vývozu/transferů a vedoucím pracovníkem, jaká je např. možnost výměny informací? Pracovníci odpovědní za kontrolu vývozu by měli mít možnost obrátit se přímo na vedoucího pracovníka, pokud potřebují pravomoc zastavit transakci. čl. 9 odst. 2 písm. f) Uveďte, jaké další povinnosti má vedoucí pracovník, který byl určen jako osoba osobně zodpovědná za transfery a vývoz. Vedoucí pracovník by měl být členem nejvyššího vedení. Jeho postavení by nemělo vést ke střetu zájmů (např.: neměl by být zároveň vedoucím oddělení prodeje …) čl. 9 odst. 2 písm. c) a f) 3. Interní audity a) Namátková inspekce Jak často jsou namátkové inspekce prováděny? Interní program dodržování právních norem a denní provozní postupy by měly být podrobovány (neočekávaným) namátkovým kontrolám. čl. 9 odst. 2 písm. f) b) Interní audity Jak často jsou interní audity prováděny? V ideálním případě jednou za rok a nejméně každé tři roky. čl. 9 odst. 2 písm. f) Jaký procentní podíl vývozu/transferů je podroben kontrolám? V závislosti na četnosti vývozu/transferů, alespoň 1 % a podle očekávání nejvýše 20 %. Poměr se může při jednotlivých auditech lišit. Kdo tyto kontroly provádí? Možnou odpovědí by měla být jedna z těchto možností: — osoba ve vyšší funkci v řetězci odpovědnosti za kontroly vývozu/transferů, — vedoucí jakosti, — finanční ředitel nebo účetní, — kdokoli jiný ze střední úrovně řízení nebo ve vyšší funkci, kdo má alespoň určitý odstup od každodenní práce týmu odpovědného za vývoz/transfery. Jakých otázek se tyto audity týkají? Audity by měly zodpovědět tyto otázky: — Jsou dodržována zavedená vývozní omezení? — Jsou zavedeny a aktualizovány postupy, které zaručují, že jsou dodržovány všechny předpisy týkající se vývozu a transferů? — Je pravidelně prováděna instruktáž? — Je možné rychle získat přístup k záznamům? — Jsou záznamy vyčerpávající? — Vztahují se záznamy na všechny důležité aspekty dovozu, vývozu a transferu a na produkty, které zůstávají v členském státě? — Jsou k dispozici informace o historii příslušných produktů od zdroje po místo určení? c) Plánování a účinnost auditů a kroky navazující na audity Jak zaručujete, že je auditu podroben reprezentativní podíl zásilek? Auditu by měla být podrobena alespoň jedna zásilka na každého zákazníka nebo na každé místo určení nebo alespoň jedna zásilka na každý projekt. čl. 9 odst. 2 písm. f) Stanoví podnik program interního auditu? Měl by být stanoven program interního auditu, který by zaručoval, že je auditu podroben reprezentativní počet zásilek. Jsou případy nesouladu zjištěné při interních auditech systematicky napravovány? Jsou o takovýchto akcích vedeny záznamy? Podnik by měl vést jasné záznamy o všech případech podezření na nesoulad, které zjistil interní audit, o doporučených opatřeních k nápravě těchto případů a o posouzení účinnosti těchto nápravných opatření pro dosažení souladu. 4. Obecné zvyšování povědomí 4.1 Provozní a organizační postupy Jak jsou koncipovány interní postupy podniku, které mají zvyšovat obecné povědomí a co nejvíce snížit rizika spojená s kontrolami vývozu/transferů? Provozní a organizační postupy by měly být stanoveny písemně a měly by obsahovat pokyny a obecné zásady k těmto bodům: — celkovému procesu vývozu/transferů od přijetí objednávky, posouzení použitelnosti předpisů o vývozu/transferech a dodržení příslušných předpisů týkajících se vývozu/transferů až po odeslání nebo převedení (před odesláním nebo převedením musí být provedena závěrečná kontrola souladu), — sledování souladu s podmínkami licence, — interakci s externími subjekty a v některých případech s jinými zúčastněnými odděleními v rámci podniku, např. právním oddělením a oddělením prodeje, — koordinaci všech zaměstnanců, kteří se podílejí na kontrolách vývozu/transferů nebo jichž se tyto kontroly určitým způsobem týkají (např.: prodejci by měli být poučeni, aby pracovníky odpovědné za kontrolu vývozu/transferů informovali o všech pochybnostech, a měli by být informováni, že k vyřízení objednávky může dojít teprve tehdy, byla-li schválena pracovníky odpovědnými za kontrolu vývozu/transferů), — koordinaci a případné výměně informací s příslušnými orgány (např.: případné podávání zpráv o podezřelých příkazech k transakci, případná existence politiky dobrovolného poskytování informací …). čl. 9 odst. 2 písm. f) 4.1.1 Provozní a organizační postupy: fáze před udělením licence (1) a) Embarga Jakým způsobem podnik zohledňuje embarga? Pro případy, kdy má být zásilka podle plánu odeslána do místa určení, na které je uvaleno embargo, by měla být stanovena pravidla, podle nichž by bylo možné ověřit příslušné předpisy týkající se embarga. Takovéto ověření by se mělo vztahovat alespoň na: — zákazy dodávek stanovené předpisem týkajícím se embarga, — klasifikaci produktů, které mají být odeslány, podle seznamu produktů, jichž se embargo týká, — dodatečné požadavky na udělení licence pro určité služby, např. technickou pomoc. čl. 9 odst. 2 písm. f) b) Seznamy sankcí Jakým způsobem podnik zohledňuje seznamy sankcí? Podle příslušných seznamů sankcí by měly být zkontrolovány názvy/jména a totožnosti právnických a fyzických osob, jimž má být dodávka zaslána. čl. 9 odst. 2 písm. f) Jaká míra (nebo procentní podíl) jistoty, že byl nalezen vyhovující protějšek, je při hledání totožnosti na seznamu sankcí požadována, aby bylo možné považovat tento protějšek za odpovídající (za „shodu“)? Jaké postupy se použijí, když byl pro určité jméno nalezen shodný protějšek? Procesní pokyny by měly být stanoveny písemně a měly by podrobně uvádět, jak je třeba zacházet s pravděpodobnými vyhovujícími protějšky a případy „shody“ (pokud byl např. nalezen odpovídající protějšek, musí to být oznámeno příslušnému orgánu). c) Kontrola produktů uvedených na seznamu (produkty, pro které je třeba udělit licenci, protože jsou zařazeny do kontrolního seznamu pro vývoz/transfery) Dotazy k interním postupům, které zaručují, že produkt uvedený na seznamu není vyvezen či převeden bez licence: čl. 9 odst. 2 písm. f) 1) Je zaveden systém pro elektronické zpracování údajů, který zaznamenává klasifikaci produktů, které podnik přijal nebo vyrobil? Klasifikace produktů by měla být zaznamenávána v systému pro elektronické zpracování údajů (pouze pokud tento systém již existuje). Změny kontrolních seznamů by měly být v systému okamžitě hlášeny. 2) Jak jsou všechny produkty, na které se vztahují požadavky na udělení licence, klasifikovány a zaznamenány a kdo je za to odpovědný? Jaké jsou zavedeny postupy, aby bylo zaručeno, že je klasifikace produktů neustále aktuální, a jak je tato aktualizace dokumentována? Pracovníci odpovědní za kontrolu vývozu/transferů by měli nést zodpovědnost za zaznamenávání a klasifikaci produktů, v případě potřeby po poradě s technickými odborníky. 3) Jak je posouzeno konečné použití a věrohodnost příjemce? Pracovníci odpovědní za kontrolu vývozu/transferů by měli nést zodpovědnost za ověření věrohodnosti příjemců a měli by věnovat zvláštní pozornost konečnému použití a riziku odklonění. Pokud jsou pracovníci odpovědní za kontrolu vývozu/transferů informováni, že příjemce porušil předpisy v oblasti kontroly vývozu/transferů, měli by informovat příslušný orgán. Ověření dobré víry příjemce je obzvláště důležité v případech, kdy jde o nového zákazníka nebo kdy je totožnost zákazníka nejasná nebo pokud existují pochybnosti o deklarovaném konečném použití (např.: příjemce objednal neobvyklá množství, požaduje zvláštní a neobvyklé tranzitní trasy …). d) Nehmotný převod technologií Jak podnik zaručuje soulad s požadavky na nehmotný převod technologií (např. prostřednictvím elektronické pošty nebo přístupem k intranetu ze zahraničí)? Podnik by měl vydat jasné a písemné pokyny, pokud jde o nehmotný převod technologií prostřednictvím elektronické pošty, faxu, intranetu nebo internetu. K poskytnutí nebo převodu technologie by mělo dojít teprve po posouzení, zda jde o technologii, pro kterou je požadována licence, a pokud o takovou technologii jde, poté, co byla licence povolující převod udělena. čl. 9 odst. 2 písm. f) e) Technická pomoc Jak podnik zaručuje soulad s požadavky na technickou pomoc? Měl by být zaveden postup pro dodržení souladu s požadavky na technickou pomoc: — pro zahraniční návštěvníky/zaměstnance, — pro zaměstnance (např. technické pracovníky) v zahraničí, — pro konference, semináře se zahraničními účastníky nebo pro případy, kdy jsou konference nebo semináře organizovány v zahraničí. čl. 9 odst. 2 písm. f) 4.1.2 Provozní a organizační postupy: fáze udělení licence Jak podnik zajišťuje, aby žádosti o licence, které podává, byly úplné a vyčerpávající? Podnik by měl být vybaven tak, aby mohl v plném rozsahu dodržovat procesy a postupy podávání žádostí o licence, které platí v členském státě, kde je usazen. čl. 9 odst. 2 písm. f) 4.1.3 Provozní a organizační postupy: fáze po udělení licence Jaké interní postupy zaručují, že jsou dodrženy podmínky licence? Aby bylo zajištěno dodržení podmínek licence, mělo by být před konečným odesláním provedeno závěrečné ověření splnění požadavků na kontrolu vývozu/transferů. čl. 9 odst. 2 písm. f) 4.2 Zvyšování povědomí a odborná příprava pracovníků odpovědných za kontrolu vývozu Jaké informace mají všichni zaměstnanci, jichž se týkají kontroly vývozu/transferů, a všichni pracovníci odpovědní za kontrolu vývozu/transferů k dispozici? Všichni by měli mít přístup k výše uvedeným organizačním a provozním postupům, které se týkají kontrol vývozu/transferů. Tyto provozní a organizační postupy by měly být zaznamenány a aktualizovány v příručkách pro zajištění souladu, které mají pracovníci odpovědní za kontrolu vývozu/transferů k dispozici. Provozní a organizační postupy by měly obsahovat jasný popis procesu dodržování souladu při vývozu/transferu od přijetí objednávky, ověření souladu s příslušnými předpisy týkajícími se vývozu/transferů až po konečné odeslání nebo převedení. čl. 9 odst. 2 písm. f) Jak často se aktualizují znalosti pracovníků odpovědných za kontrolu vývozu? To by se mělo dít při každé změně vnitrostátních a unijních právních předpisů a postupů v oblasti kontroly vývozu, ale přinejmenším jednou za rok. Kromě ročních obecných aktualizací v rámci odborné přípravy se doporučuje, aby byly k dispozici také komentáře k právním předpisům v oblasti kontroly vývozu/transferů a odborné časopisy a tiskoviny, pokud existují. Jakým způsobem se aktualizují znalosti pracovníků odpovědných za kontrolu vývozu/transferů? Odborná příprava prostřednictvím různých nástrojů včetně: — externích seminářů, — účasti na informačních schůzkách pořádaných příslušnými orgány, — školení, externích nebo on-line. 5. Fyzická a technická bezpečnost Je bezpečnost vaší společnosti akreditována příslušným státním orgánem? Uveďte podrobnosti. Je pravděpodobné, že každé národní ministerstvo obrany nebo podobná organizace požaduje určitá bezpečnostní opatření, pokud podnik pracuje jejich jménem. Může postačovat pouhá skutečnost, že je akreditována bezpečnost podniku. čl. 9 odst. 2 písm. f) Pokud není bezpečnost takto úředně akreditována, jaká bezpečnostní opatření jsou zavedena k zajištění bezpečnosti záznamů a postupů týkajících se vývozu/transferů? Prostory by měly být v celém rozsahu oploceny. Měl by být zabezpečen a kontrolován vstup. Prostory by měly být pod stálým dohledem, a to i mimo pracovní dobu. Mohl by být zřízen samostatný vstup pro příjem a výdej, který by se nacházel mimo hlavní výrobní prostor. čl. 9 odst. 2 písm. f) Jaká bezpečnostní opatření jsou zavedena, pokud jde o software a techniku? Systém by měl být chráněn heslem a zabezpečen firewallem. Podniková síť je zabezpečena proti neoprávněnému přístupu. Měla by být kontrolována elektronická zařízení (laptopy, osobní digitální pomůcky atd.), která jsou vynášena mimo podnik nebo do zahraničí, a také e-maily zasílané jako součást projektu i za jiných okolností. čl. 9 odst. 2 písm. f) 6. Vedení záznamů a sledovatelnost vývozu a transferů Jakým způsobem vedete záznamy o vývozních omezeních, která vám byla předána od dodavatele produktu? Podniky by měly vést záznamy jedním nebo několika z těchto způsobů: — v elektronickém souboru nebo složce v elektronické poště, — ve složkách podle projektů, — ve složkách podle dodavatelů, — v samostatných složkách pro omezení, — v systému objednávek. čl. 9 odst. 2 písm. f) Jak přiřazujete vývozní omezení k následnému transferu nebo vývozu? Možné odpovědi by měly obsahovat jednu nebo více z těchto možností: — pomocí elektronického souboru nebo složky v elektronické poště obsahujících informace o dovozu a následném pohybu, — v rámci systému řízení podniku, — pomocí složek pro projekty nebo dodavatele, v nichž jsou všechny informace vedeny společně, — pomocí systému evidence podobného systému složek. čl. 9 odst. 2 písm. f) Jak jsou tyto záznamy zpřístupňovány příslušným orgánům? — Mělo by být možné záznamy zpřístupňovat elektronicky – v některých případech může být nutné provést návštěvu na místě, je-li nutný přístup k zabezpečenému intranetu, ale některé záznamy je možné převádět pro účely kontroly na dálku. — Záznamy mohou být rovněž k dispozici v tištěné podobě a některé z těchto záznamů je možné skenovat, např. pro účely kontroly na dálku. čl. 9 odst. 2 písm. f) (1) Účelem fáze před udělením licence je určit, zda kontroly vývozu/transferů mají dopad na podnik, tj. zda jsou předpisy týkající se kontroly vývozu/transferů relevantní z hlediska činnosti a transakcí podniku, a následně zda je pro tyto transakce zaveden požadavek na udělení licence. Cílem je co nejdříve určit a analyzovat veškerá rizika spojená s kontrolou vývozu/transferů a provést nezbytná patřičná opatření, např. požádat o licenci nebo odpovídajícím způsobem použít obecnou licenci.