PŘÍLOHA

POKYNY EU K VNITROPODNIKOVÉMU PROGRAMU PRO KONTROLU VÝVOZU (ICP) PRO KONTROLY OBCHODU SE ZBOŽÍM DVOJÍHO UŽITÍ

ÚVOD

Účinné kontroly obchodu se zbožím dvojího užití – zbožím, softwarem a technologií – mají zásadní význam pro boj proti rizikům spojeným se šířením zbraní hromadného ničení a destabilizujícím hromaděním konvenčních zbraní. Společnosti obchodující se zbožím dvojího užití jsou povinny dodržovat strategické požadavky na kontrolu obchodu, které ukládají právní předpisy Evropské unie (1) a jejích členských států. Musí se zdržet účasti na transakcích, u nichž existuje obava, že zboží může být použito pro účely šíření zbraní.

S ohledem na rychlý vědecký a technologický pokrok, složitost současných dodavatelských řetězců a stále rostoucí význam nestátních subjektů závisí účinné kontroly obchodu do značné míry na informovanosti „společností“ (2) a jejich aktivním úsilí o dodržování omezení obchodu. Za tímto účelem společnosti obvykle zavádějí soubor vnitřních politik a postupů, známých také jako vnitropodnikový program pro kontrolu vývozu (Internal Compliance Programme, ICP), aby bylo zajištěno dodržování právních předpisů EU a vnitrostátních právních předpisů týkajících se obchodu se zbožím dvojího užití. Rozsah a oblast působnosti těchto politik a postupů jsou obvykle určeny velikostí a obchodními činnostmi konkrétní společnosti.

Tyto pokyny poskytují rámec pro určení a řízení dopadu kontrol obchodu se zbožím dvojího užití a zmírnění souvisejících rizik s cílem podpořit společnosti v jejich důsledném dodržování příslušných unijních a vnitrostátních právních předpisů. Tyto pokyny se zaměřují na sedm základních prvků účinného vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu. Každý základní prvek je dále podrobně charakterizován v oddíle „Co se očekává?“, který popisuje cíl (cíle) každého základního prvku, a v oddíle „Jaké jsou příslušné kroky?“, který dále specifikuje opatření a nastiňuje možná řešení pro vypracování nebo zavádění postupů pro zajištění dodržování předpisů. Na závěr tohoto dokumentu je uveden soubor užitečných otázek týkajících se vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu společnosti a seznam indikátorů rizika zneužití a „varovných signálů“ v souvislosti s podezřelými poptávkami či objednávkami.

Vypracování pokynů EU k ICP pro kontroly obchodu se zbožím dvojího užití zohledňuje stávající přístupy k dodržování předpisů v oblasti kontroly vývozu a vychází z nich. Jedná se zejména o:

— pokyny k osvědčeným postupům pro vnitropodnikové programy pro kontrolu vývozu týkající se zboží a technologií dvojího užití v rámci Wassenaarského ujednání z roku 2011 (3),

— „Příručku osvědčených postupů pro průmysl“ předloženou Skupinou jaderných dodavatelů (NSG) (4),

— prvky ICP v doporučení Komise 2011/24/EU (5),

— výsledky čtvrté Wiesbadenské konference (2015) o „Zapojení soukromého sektoru do strategických obchodních kontrol: doporučení k účinným přístupům k provedení rezoluce Rady bezpečnosti OSN č. 1540 (2004)“,

— internetové stránky Programu kontroly vývozu a souvisejícího programu bezpečnosti hranic Spojených států na rok 2017 v rámci pokynů k ICP (6).

Tyto pokyny obsahují sedm základních prvků, které by neměly být považovány za vyčerpávající seznam, a ani jejich pořadí by nemělo být vnímáno jako pořadí od velmi důležitých k méně důležitým. Jsou stanoveny jako základní pilíře individuálně uzpůsobeného vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu společnosti a měly by společnostem pomoci při zvažování nejvhodnějších prostředků a postupů pro zajištění dodržování unijních a vnitrostátních právních předpisů týkajících se obchodu se zbožím dvojího užití. U dotčených společností se očekává, že již mají v souvislosti s kontrolou vývozu zavedenu řadu politik a postupů. U těchto společností by struktura základních prvků mohla usnadnit referenční srovnávání jejich přístupu k zajištění dodržování předpisů. Lze očekávat, že přístup společnosti k zajištění dodržování předpisů, jehož součástí jsou politiky a vnitřní postupy týkající se přinejmenším všech základních prvků, je v souladu s pokyny EU k ICP pro kontroly obchodu se zbožím dvojího užití. U společností, v nichž probíhá proces vytváření přístupu k zajištění dodržování předpisů pro obchod se zbožím dvojího užití, nabízí struktura základních prvků základní a obecnou kostru pro zajištění dodržování předpisů ze strany společností.

Na obecné úrovni je nejdůležitějším aspektem vypracování vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu zajištění toho, aby si zachoval relevantnost z hlediska organizace a činnosti společnosti a aby byly vnitřní procesy snadno srozumitelné a uskutečnitelné v praxi a postihovaly každodenní provoz a postupy. Individuální požadavky na vnitropodnikový program pro kontrolu vývozu a jeho charakteristiky budou záviset na velikosti, struktuře a rozsahu konkrétní obchodní činnosti společnosti, ale také na strategické povaze jejího zboží a možném konečném užití nebo konečných uživatelích, na zeměpisném zastoupení jejích zákazníků a na složitosti vnitřních vývozních procesů. Proto je důležité zdůraznit, že během vypracovávání těchto pokynů byly systematicky zvažovány případné problémy, které by malé a střední podniky mohly při jejich provádění.

Upozornění

Tyto pokyny mají nezávaznou povahu a neměly by být považovány za právní doporučení. Těmito pokyny nejsou dotčena rozhodnutí o povoleních, která spadají do působnosti příslušných orgánů podle nařízení (ES) č. 428/2009.

Pokud si přejete zaslat zpětnou vazbu ohledně obsahu tohoto dokumentu, obraťte se na příslušný orgán (viz příloha 3).

POKYNY EU K ICP PRO KONTROLY OBCHODU SE ZBOžÍM DVOJÍHO UžITÍ

Pro účinný vnitropodnikový program pro kontrolu vývozu zboží dvojího užití jsou nezbytné tyto základní prvky:

1. Závazek vrcholného vedení zajistit dodržování předpisů

2. Organizační struktura, odpovědnost a zdroje

3. Odborná příprava a zvyšování informovanosti

4. Proces a postupy prověřování transakcí

5. Kontrola výkonnosti, audity, podávání zpráv a nápravná opatření

6. Vedení záznamů a dokumentace

7. Fyzická bezpečnost a bezpečnost informací

U každého základního prvku popisuje oddíl „Co se očekává?“ cíl (cíle) související s vnitropodnikovým programem pro kontrolu vývozu. Oddíl „Jaké jsou příslušné kroky?“ dále specifikuje opatření a nastiňuje možná řešení pro vypracování nebo provádění postupů pro zajištění dodržování předpisů.

S ohledem na výše uvedené by základní prvky měly být chápány jako „stavební kameny“, které společnostem zapojeným do obchodu se zbožím dvojího užití slouží k sestavení vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu. Každá společnost by měla v rámci svého vlastního individuálně uzpůsobeného vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu popsat, jakým způsobem provádí příslušné základní prvky s přihlédnutím ke svým specifickým okolnostem.

Při tom by měly všechny společnosti, které jsou zapojeny do obchodu se zbožím dvojího užití, zvážit zejména opatření uvedená v oddíle „Jaké jsou příslušné kroky?“, ačkoli jsou oprávněny se od těchto opatření odchýlit, pokud k tomu mají konkrétní důvody týkající se dotčené společnosti.

POSOUZENÍ RIZIK

Vnitropodnikový program pro kontrolu vývozu musí být přizpůsoben velikosti, struktuře a rozsahu obchodní činnosti, a zejména konkrétní obchodní činnosti společnosti a souvisejícím rizikům. Pokud tedy společnost hodlá vypracovat nebo přezkoumat svůj program zajištění dodržování předpisů pro kontrolu obchodu se zbožím dvojího užití, doporučuje se začít posouzením rizik s cílem určit konkrétní profil rizika obchodu se zbožím dvojího užití v případě dotčené společnosti. Společnosti to pomůže, aby si uvědomila, jaké části její činnosti by měl vnitropodnikový program pro kontrolu vývozu postihovat, a aby tento program zaměřila na specifické okolnosti společnosti.

V rámci posouzení rizik by se měl pečlivě posoudit sortiment výrobků, zákaznická základna i obchodní činnost, které jsou nebo by mohly být kontrolou obchodu se zbožím dvojího užití dotčeny. Měla by se určit relevantní zranitelná místa a rizika, aby společnost mohla do svého vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu začlenit způsoby, jak tato rizika zmírnit. I když toto posouzení rizik nemůže odhalit všechna zranitelná místa, se kterými se vaše společnost může v budoucnu potýkat, vytvoří pro ni lepší východisko pro vypracování nebo přehodnocení jejího vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu.

Společnosti často již mají zavedeny vnitřní kontrolní postupy, a proto při navrhování vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu nemusejí začínat od nuly. Posouzení rizik slouží společnosti jako vodítko k posouzení jejích stávajících firemních politik a postupů z hlediska rizik souvisejících s kontrolou vývozu a v případě potřeby jí dává možnost přijmout opatření k jejich přizpůsobení. Kromě toho dalším krokem, který je třeba už od samého počátku vzít v úvahu, je podpora synergií mezi stávajícími politikami a požadavky na kontrolu vývozu. Osvědčeným postupem je například vložení křížových odkazů na zásady a požadavky kontroly vývozu uvedené v kodexu chování společnosti, pokud jej společnost má.

Výsledky tohoto posouzení rizik budou mít dopad na nezbytná opatření a vhodná řešení pro vypracování nebo provádění konkrétních postupů společnosti pro zajištění dodržování předpisů.

Společnost se může snažit využívat v co největší míře výhod globálních řešení ICP v rámci celé skupiny, ale musí vždy dodržovat všechny platné právní předpisy EU a členských států.

OPRÁVNĚNÝ HOSPODÁŘSKÝ SUBJEKT (7)

Pokud má společnost platné povolení oprávněného hospodářského subjektu (AEO), mohlo by být za účelem vypracování nebo přezkumu ICP zohledněno posouzení toho, zda společnost dodržuje předpisy týkající se příslušných celních činností.

Vzhledem k tomu, že celní orgány ověřily běžnou celní praxi a postupy vaší společnosti, status oprávněného hospodářského subjektu by mohl být výhodou pro zavedení nebo přezkum postupů týkajících se základních prvků ICP, jako je vedení záznamů a fyzická bezpečnost.

1. Závazek vrcholného vedení zajistit dodržování předpisů

Účinné vnitropodnikové programy pro kontrolu vývozu uplatňují postup shora dolů, v jehož rámci představitelé vrcholného vedení společnosti přikládají náležitý význam závazkům společnosti týkajícím se zajištění dodržování předpisů a kultury dodržování předpisů, považují je za legitimní a vynakládají na ně organizační, lidské a technické zdroje.

Co se očekává?

Cílem závazku vrcholného vedení je jít příkladem při zajišťování dodržování předpisů a budovat firemní kulturu dodržování předpisů v oblasti kontroly obchodu se zbožím dvojího užití.

Vrcholné vedení podporuje informovanost společnosti o cílech kontrol obchodu se zbožím dvojího užití a o dodržování příslušných právních předpisů EU a členských států písemným prohlášením o podpoře vnitřních postupů pro zajištění dodržování předpisů.

Závazek vyjadřuje jasnou, pevnou a trvalou angažovanost a podporu vrcholného vedení. Zajistí dostatečné organizační, lidské a technické zdroje k plnění závazku společnosti zajistit dodržování předpisů. Vedení společnosti jasně a pravidelně informuje zaměstnance o závazcích společnosti za účelem podpory kultury dodržování předpisů.

Jaké jsou příslušné kroky?

Vypracovat prohlášení o závazcích společnosti, v němž bude uvedeno, že společnost splňuje všechny právní předpisy EU a členských států týkající se kontroly obchodu se zbožím dvojího užití.

Definovat konkrétní očekávání vedení, pokud jde o dodržování předpisů, a informovat o významu a hodnotě účinných postupů zajištění dodržování předpisů (8).

Jasně a pravidelně informovat o prohlášení o závazcích společnosti všechny zaměstnance (i ty zaměstnance, kteří nemají při kontrole obchodu se zbožím dvojího užití žádnou funkci) za účelem podpory kultury dodržování předpisů (9).

2. Organizační struktura, odpovědnost a zdroje

Dostatečné organizační, lidské a technické zdroje jsou nezbytné pro účinné vypracování a provádění postupů pro zajištění dodržování předpisů. Bez jasné organizační struktury a přesně definované odpovědnosti by v rámci vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu vznikalo riziko nedostatečného dohledu a nedefinovaných rolí. Stabilní struktura pomáhá organizacím řešit problémy při jejich vzniku a předcházet neoprávněným transakcím.

Co se očekává?

Společnost má vnitřní organizační strukturu, která je stanovena písemně (například v podobě organizačního schématu) a která umožňuje provádění vnitřních kontrol dodržování předpisů. Určí a jmenuje osobu (osoby) s celkovou odpovědností za zajištění závazků společnosti v oblasti dodržování předpisů. Mějte na zřeteli, že v některých členských státech se musí jednat o člena vrcholného vedení.

Všechny funkce, povinnosti a odpovědnost, které se týkají zajištění dodržování předpisů, jsou definovány, zadávány a vzájemně provázány v pořadí, které vedení společnosti zaručuje, že společnost předpisy dodržuje jako celek. Tam, kde je to vhodné nebo dokonce nezbytné, mohou být funkce a/nebo povinnosti týkající se kontrol vývozu (nikoli však celková odpovědnost) v rámci daného subjektu delegovány nebo sdíleny dvěma nebo více firemními subjekty v rámci EU.

Společnost přiměřeným způsobem personálně obsadí všechny oblasti hospodářské činnosti, které se týkají obchodu se zbožím dvojího užití, zaměstnanci, kteří prokazatelně mají požadované dovednosti. Alespoň jedna osoba ve společnosti je (nikoli nutně výhradně) pověřena funkcí kontroly obchodu se zbožím dvojího užití. Tuto funkci mohou podnikové subjekty v rámci EU sdílet, pokud bude zachována přiměřená úroveň kontrol. Veďte však v patrnosti, že v některých členských státech EU to nemusí být možné, jelikož vnitrostátní právní předpisy týkající se kontroly vývozu vyžadují, aby byla osoba pověřená touto funkcí jmenována na místní úrovni.

Zaměstnanci provádějící kontrolu zboží dvojího užití by měli být co nejvíce chráněni před střetem zájmů. Tito zaměstnanci mají právo podávat zprávy přímo osobě (osobám), které mají celkovou odpovědnost za kontroly obchodu se zbožím dvojího užití, a navíc by měli mít i pravomoc transakce zastavit.

Zaměstnanci provádějící kontrolu obchodu se zbožím dvojího užití musí mít přístup k příslušným legislativním textům, včetně nejnovějších seznamů kontrolovaného zboží a seznamů týkajících se míst určení a subjektů, na něž se vztahuje embargo nebo sankce. Vhodné provozní a organizační procesy a postupy, které jsou relevantní pro kontroly obchodu se zbožím dvojího užití, jsou zdokumentovány, shromažďovány a distribuovány všem příslušným zaměstnancům.

Společnost by měla mít soupis zdokumentovaných procesů a postupů (např. v příručce o dodržování předpisů), který bude aktuální. V závislosti na velikosti společnosti a objemu její hospodářské činnosti by společnost měla zvážit, zda je třeba vnitřní postupy pro zajištění dodržování předpisů podpořit prostřednictvím informačních technologií.

Jaké jsou příslušné kroky?

Určit počet zaměstnanců provádějících kontrolu obchodu se zbožím dvojího užití, zohlednit přitom právní a technické aspekty, které je třeba pokrýt. Pověřit ve společnosti alespoň jednu osobu, aby zajišťovala dodržování předpisů týkajících se obchodu se zbožím dvojího užití, a zajistit, aby v případě nepřítomnosti (např. z důvodu nemoci, dovolené atd.) mohl tento úkol převzít stejně kvalifikovaný náhradník. V závislosti na průměrném objemu objednávek může tato osoba plnit úkoly související s kontrolou vývozu zboží dvojího užití pouze na částečný úvazek.

Jasně určit, definovat a přidělit všechny funkce, povinnosti a odpovědnost související se zajištěním dodržování předpisů, případně v podobě organizačního schématu. Kdykoli je to možné, určit záložní funkce.

Zajistit, aby byla vnitřní organizační struktura pro kontrolu obchodu se zbožím dvojího užití známa v celé organizaci a aby byly interní záznamy o těchto úkolech pravidelně aktualizovány a distribuovány zaměstnancům. Informovat v rámci společnosti o kontaktních údajích osoby odpovědné za otázky kontroly obchodu se zbožím dvojího užití. Jsou-li povinnosti v oblasti kontroly obchodu zajišťovány externě, je třeba zorganizovat komunikaci se společností a příslušné kontaktní místo nebo osoby.

Definovat znalosti a dovednosti, které mají mít právní a techničtí zaměstnanci provádějící kontrolu obchodu se zbožím dvojího užití. Doporučují se popisy práce.

Zajistit, aby byli zaměstnanci provádějící kontrolu obchodu se zbožím dvojího užití co nejvíce chráněni před střety zájmů. V závislosti na velikosti společnosti může být odpovědnost za zajištění dodržování předpisů přidělena příslušnému útvaru nebo divizi. Například: osoba (osoby) přijímající konečné rozhodnutí o tom, zda může být zboží odesláno, nepatří do prodejního oddělení, ale do právního oddělení. Umožnit těmto zaměstnancům, aby při rozhodování společnosti působili jako odborní poradci a zajišťovali, aby transakce byly v souladu s předpisy.

Zdokumentovat soubor politik a postupů, které se zabývají kontrolami obchodu se zbožím dvojího užití, a distribuovat jej všem příslušným zaměstnancům.

Sestavit zdokumentované politiky a postupy a zvážit vhodný formát příručky pro zajištění dodržování předpisů.

3. Odborná příprava a zvyšování informovanosti

Odborná příprava a zvyšování informovanosti v oblasti kontroly obchodu se zbožím dvojího užití jsou nezbytné k tomu, aby zaměstnanci řádně plnili své úkoly a brali své povinnosti týkající se zajištění dodržování předpisů vážně.

Co se očekává?

Společnost prostřednictvím odborné přípravy zajišťuje, aby zaměstnanci provádějící kontrolu obchodu se zbožím dvojího užití znali všechny příslušné předpisy týkající se kontroly vývozu, jakož i vnitropodnikový program pro kontrolu vývozu společnosti a všechny jejich změny. Jako příklady forem odborné přípravy lze uvést externí semináře, účast na informačních schůzkách nabízených příslušnými orgány, interní školení atd.

Kromě toho se společnost zasazuje o zvyšování informovanosti zaměstnanců na všech příslušných úrovních.

Jaké jsou příslušné kroky?

Zajistit povinnou pravidelnou odbornou přípravu pro všechny zaměstnance provádějící kontrolu obchodu se zbožím dvojího užití, aby bylo zajištěno, že mají znalosti, které jsou v souladu s předpisy a vnitropodnikovým programem pro kontrolu vývozu.

Prostřednictvím odborné přípravy zajistit, aby si všichni dotčení zaměstnanci byli vědomi všech příslušných zákonů, předpisů, politik a kontrolních seznamů týkajících se kontroly obchodu se zbožím dvojího užití a všech jejich změn, jakmile je příslušné orgány zveřejní. Je-li to možné, zvážit speciálně uzpůsobenou odbornou přípravu.

Rozvíjet všeobecné zvyšování informovanosti všech zaměstnanců a specializované činnosti odborné přípravy např. pro oblast nákupu, inženýrství, řízení projektů, přepravu, péči o zákazníky a fakturaci.

Ve vhodných případech zvážit využití vnitrostátních nebo unijních vzdělávacích iniciativ pro kontrolu obchodu se zbožím dvojího užití.

Do programů vaší odborné přípravy či zvyšování informovanosti o vývozu zapracovat poznatky získané v rámci přezkumů výkonnosti, auditů, podávání zpráv a nápravných opatření, kdykoli to je možné.

4. Proces a postupy prověřování transakcí

Pokud jde o provádění na operační úrovni, nejdůležitějším prvkem vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu je prověřování transakcí. Součástí tohoto prvku jsou vnitřní opatření společnosti k zajištění toho, aby k žádné transakci nedošlo bez požadované licence nebo v rozporu s příslušnými obchodními omezeními či zákazy.

V rámci postupů prověřování transakcí jsou shromažďovány a analyzovány příslušné informace týkající se klasifikace zboží, posouzení transakčních rizik, stanovení požadavků na licence a žádosti o licence a kontrol po udělení licence.

Opatření v oblasti prověřování transakcí společnosti rovněž umožňují vytvořit a udržovat určitou úroveň péče při vyřizování podezřelých poptávek nebo objednávek.

Co se očekává?

Společnost zavede postup pro vyhodnocení, zda transakce týkající se zboží dvojího užití podléhá vnitrostátním nebo unijním kontrolám obchodu se zbožím dvojího užití, a určí použitelné procesy a postupy. V případě opakujících se transakcí je třeba provádět pravidelné prověřování transakcí.

Tento základní prvek je rozdělen na:

— klasifikaci položek pro zboží, software a technologii,

— posouzení transakčních rizik, včetně — kontrol s obchodem souvisejících míst určení, na která se vztahuje embargo, sankce nebo „citlivých míst určení a subjektů“ (10), — prověřování deklarovaného konečného užití a zúčastněných stran, — prověřování rizika zneužití, — „univerzální kontroly“ zboží dvojího užití neuvedeného na seznamu,

— stanovení požadavků na licence a žádosti o licenci, dle potřeby, včetně činností v oblasti zprostředkování, přepravy a tranzitu, a

— kontroly po vydání licence, včetně kontroly odesílání a dodržování podmínek povolení.

V případě pochybností nebo podezření v průběhu procesu prověřování transakcí, zejména pokud jde o výsledky prověřování deklarovaného konečného užití a zúčastněných stran nebo rizika zneužití, kontaktujte příslušný orgán v členském státě EU, ve kterém je vaše společnost usazena.

Prověřování transakcí lze provádět manuálně nebo s pomocí automatizovaných nástrojů v závislosti na potřebách vaší společnosti a dostupných zdrojích.

Jaké jsou příslušné kroky?

Klasifikace zboží

U klasifikace zboží se jedná o určení toho, zda je toto zboží uvedeno na seznamu. To se provádí porovnáním technických vlastností určitého zboží s unijním a vnitrostátním seznamem kontrol zboží dvojího užití. Zjistěte případně, zda se na toto zboží vztahují omezující opatření (včetně sankcí) uložená EU nebo členským státem EU, v němž je vaše společnost usazena.

Je třeba si uvědomit, že zboží dvojího užití, ať už se jedná o fyzický výrobek, software nebo technologii, může z různých důvodů vyžadovat vydání licence.

Věnujte zvláštní pozornost klasifikaci součástí a náhradních dílů zboží dvojího užití a klasifikaci softwaru a technologie dvojího užití, které lze přenášet elektronickou poštou nebo zpřístupnit například prostřednictvím cloudových služeb v zahraničí.

Shromažďujte informace o možném zneužití vašeho zboží dvojího užití např. v rámci šíření konvenčního vojenského materiálu nebo zbraní hromadného ničení. Sdílejte tyto informace v rámci společnosti.

Doporučuje se vyžádat si od vašeho dodavatele (dodavatelů) informace o klasifikaci dvojího užití, pokud jde o materiály, součásti, subsystémy, které vaše společnost zpracovává nebo integruje, včetně strojního zařízení používaného při výrobě. Za kontrolu klasifikace obdržené od dodavatele (dodavatelů) odpovídá i nadále vaše společnost.

Jak požaduje čl. 22 odst. 10 nařízení (ES) č. 428/2009 o zboží dvojího užití, uveďte – s odkazem na příslušné právní předpisy – v obchodních dokumentech týkajících se přepravy zboží dvojího užití uvnitř EU, že transakce zahrnuje položky zboží dvojího užití uvedené na seznamu, které podléhají při vývozu z EU kontrolám.

Posouzení transakčních rizik

Kontroly míst určení, na která se vztahuje embargo, sankce nebo citlivých míst určení a subjektů

Nahlédnutím do aktualizovaných seznamů sankcí (11) se ujistěte, že žádná ze zúčastněných stran (zprostředkovatelé, kupující, příjemce nebo koncový uživatel) nepodléhá omezujícím opatřením (sankcím).

Prověřování deklarovaného konečného užití a zúčastněných stran

Informujte se o svých zákaznících a o jejich konečném užití vašich výrobků.

Nahlédněte do informací poskytnutých vaším příslušným orgánem, pokud jde o pravidla a požadavky EU a vnitrostátní pravidla a požadavky týkající se prohlášení o konečném užití. I bez vnitrostátní povinnosti předložit správně vyplněné a podepsané prohlášení o konečném užití může být prohlášení o konečném užití užitečným prostředkem k prověření spolehlivosti konečného uživatele/příjemce a informace mohou být použity k určení toho, zda je vyžadováno povolení pro zboží dvojího užití neuvedené na seznamu, pokud jsou vyjádřeny obavy ohledně konečného užití v souladu s podmínkami článku 4 nařízení (ES) č. 428/2009 (12).

Buďte ostražití, pokud jde o indikátory rizika zneužití a známky podezřelých poptávek nebo objednávek, např. posuďte, zda je deklarované konečné užití v souladu s činnostmi a/nebo trhy konečného uživatele. V příloze 2 je uveden seznam otázek k prověřování deklarovaného konečného užití a zúčastněných stran.

Prověřování rizika zneužití

Buďte ostražití, pokud jde o indikátory rizika zneužití a známky podezřelých poptávek či objednávek. V příloze 2 je uveden seznam otázek k prověřování rizika zneužití.

Věnujte zvláštní pozornost univerzálním kontrolám zboží dvojího užití, které není uvedeno na seznamu, pokud z prověřování deklarovaného konečného užití a zúčastněných stran nebo prověřování rizika zneužití vyplývají informace vzbuzující obavy v souladu s podmínkami článku 4 nařízení (ES) č. 428/2009.

Univerzální kontroly zboží dvojího užití neuvedeného na seznamu

Zajistěte, aby společnost měla zavedené postupy k určení toho, zda si je „vědoma“ skutečnosti, že existují informace vzbuzující obavy ohledně deklarovaného konečného užití (v souladu s podmínkami článku 4 nařízení (ES) č. 428/2009). Pokud si vývozce této skutečnosti „vědom je“, společnost zajistí, aby k žádnému vývozu nedošlo, aniž by o tom informovala příslušný orgán a aniž by obdržela konečné rozhodnutí příslušného orgánu.

V případech, kdy je vývozce příslušnými orgány „informován“, že existují informace vzbuzující obavy ohledně deklarovaného konečného užití (v souladu s podmínkami článku 4 nařízení (ES) č. 428/2009), musí mít společnost zavedené postupy, které zajistí rychlý tok informací a okamžité zastavení vývozu. Musí být zajištěno, aby k vývozu nedošlo, aniž by k tomu příslušný orgán udělil povolení.

Stanovení požadavků na licence a žádosti o licenci, včetně činností v oblasti zprostředkování, přepravy a tranzitu

Zajistěte, aby vaše společnost měla kontaktní údaje příslušného orgánu pro kontrolu vývozu.

Shromažďujte a šiřte informace o rozsahu druhů licencí (včetně individuálních, globálních a všeobecných licencí) a kontrolovaných činností (včetně vývozu, zprostředkování, přepravy a tranzitu) a o postupech podávání žádostí o licenci vztahujících se k platným kontrolám obchodu se zbožím dvojího užití na úrovni EU a na vnitrostátní úrovni.

Mějte na zřeteli také méně obvyklé kontrolované druhy vývozu (např. vývoz prostřednictvím „cloudu“ nebo prostřednictvím osobních zavazadel osob) a opatření pro kontrolu obchodu se zbožím dvojího užití pro jiné činnosti, než je vývoz, jako je technická pomoc nebo zprostředkování.

Kontroly po vydání licence, včetně kontroly odesílání a dodržování podmínek povolení

Před samotným odesláním by měla být provedena konečná kontrola, zda byly řádně provedeny všechny kroky k zajištění dodržování předpisů. Je to také vhodná doba pro kontrolu, zda je zboží správně klasifikováno, zda byly zaregistrovány varovné signály, zda bylo provedeno účinné prověřování subjektů a pro odeslání existuje platná licence.

V případě, že mezitím dojde ke změně příslušných právních předpisů, například pokud zboží dvojího užití nyní na seznamu uvedené je nebo se na konečného uživatele nyní vztahují sankce, je třeba provést konečné posouzení transakčního rizika.

Zaveďte postup, v jehož rámci lze vývoz zboží zastavit nebo pozastavit, pokud není splněn některý z požadavků, nebo pokud se vyskytnou nějaké „varovné signály“. Zboží by mělo být uvolňováno pouze osobou, která odpovídá za zajištění dodržování předpisů.

Zajistěte, aby byly dodrženy podmínky licence (včetně podávání zpráv).

Je třeba mít na zřeteli, že veškeré změny údajů o vyvážející společnosti (např. název, adresa a právní postavení), údajů o koncovém uživateli a/nebo zprostředkovatelích a údajů o povoleném zboží mohou mít vliv na platnost vaší licence.

5. Kontrola výkonnosti, audity, podávání zpráv a nápravná opatření

Vnitropodnikový program pro kontrolu vývozu nepředstavuje statický soubor opatření, a proto musí být přezkoumán, prověřen a revidován, pokud se prokáže, že je to pro zajištění dodržování předpisů nezbytné.

Přezkumy výkonnosti a audity ověřují, zda je vnitropodnikový program pro kontrolu vývozu prováděn z operačního hlediska uspokojivým způsobem a zda je v souladu s platnými vnitrostátními a unijními požadavky na kontrolu vývozu.

Dobře fungující vnitropodnikový program pro kontrolu vývozu obsahuje jasné postupy podávání zpráv ohledně oznamovacích opatření zaměstnanců a opatření zaměstnanců pro eskalaci, vzniklo-li podezření ve věci nedodržování předpisů nebo bylo porušení předpisů zjištěno. Zaměstnanci musí mít v rámci řádné kultury dodržování předpisů pocit jistoty a důvěry v případě, že v dobré víře vznášejí otázky nebo oznamují obavy ohledně dodržování předpisů.

Přezkumy výkonnosti, audity a postupy podávání zpráv jsou navrženy tak, aby odhalily nesrovnalosti za účelem vyjasnění a úpravy běžné praxe, pokud (vzniká riziko, že) vyústí v nedodržení předpisů.

Co se očekává?

Společnost vypracuje postupy přezkumu výkonnosti s cílem prověřit každodenní činnost v oblasti zajištění dodržování předpisů v rámci společnosti a zkontrolovat, zda jsou operace kontroly vývozu náležitě prováděny podle vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu. Přezkum výkonnosti se provádí interně, umožňuje včasné zjištění případů nedodržování předpisů a vypracování návazných opatření k omezení škod. Přezkum výkonnosti tudíž snižuje rizika pro společnost.

Společnost má zavedeny postupy pro audity, jako jsou systematické, cílené a zdokumentované kontroly s cílem potvrdit, že vnitropodnikový program pro kontrolu vývozu je prováděn správně. Audity lze provádět interně nebo je lze zadat kvalifikovaným externím odborníkům.

Podávání zpráv je soubor postupů pro zaměstnance provádějící kontrolu obchodu se zbožím dvojího užití a další příslušné zaměstnance, pokud jde o oznamovací opatření a opatření pro eskalaci, jež je třeba přijmout v případě podezření na nedodržení předpisů nebo zjištění nedodržení předpisů u zboží dvojího užití. Nevztahuje se na externí povinnosti podávání zpráv, např. v případě, že je vaše společnost registrována pro účely všeobecného vývozního povolení Unie v souladu s podmínkami nařízení (ES) č. 428/2009.

Nápravná opatření jsou souborem opatření, která mají zaručit náležité provádění vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu a odstranění zjištěných zranitelných míst v postupech pro zajišťování dodržování předpisů.

Jaké jsou příslušné kroky?

Stanovit mechanismy namátkových kontrol jako součást každodenních operací za účelem sledování postupu obchodních kontrol v rámci společnosti, aby bylo zajištěno, že jakékoli protiprávní jednání bude zjištěno v rané fázi. Dalším přístupem je uplatnění zásady „čtyř očí“, v jejímž rámci jsou rozhodnutí o kontrole obchodu přezkoumávána a dvakrát kontrolována.

Vypracovat a provádět audity za účelem ověření struktury, přiměřenosti a efektivnosti vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu.

Zajistit, aby byly všechny aspekty vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu začleněny do auditu.

Zajistit, aby zaměstnanci v případě, že v dobré víře vznášejí otázky nebo oznamují obavy ohledně dodržování předpisů, měli pocit jistoty a důvěry.

Zavést postupy pro whistleblowing a eskalaci, které by upravovaly činnost zaměstnanců v případě, že vzniká podezření na nedodržení předpisů při obchodování se zbožím dvojího užití nebo je takové nedodržení předpisů zjištěno. Tato možnost může být poskytnuta i třetím stranám.

Písemně zdokumentovat veškerá podezření na porušení vnitrostátních právních předpisů a právních předpisů EU o kontrole obchodu se zbožím dvojího užití a související nápravná opatření.

Přijmout účinná nápravná opatření k úpravě operací kontroly vývozu nebo vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu na základě zjištění přezkumu výkonnosti, auditu systému vnitropodnikového programu pro kontrolu vývozu nebo podávání zpráv. Tato zjištění, včetně úpravy postupů a nápravných opatření, se doporučuje sdílet se zaměstnanci provádějícími kontrolu obchodu se zbožím dvojího užití a vedením odpovědným za tuto kontrolu. Po provedení nápravných opatření se doporučuje informovat o pozměněných postupech všechny dotčené zaměstnance.

Dialog s vaším příslušným orgánem může přispět k omezení škod a k případným způsobům posílení kontroly vývozu společnosti.

6. Vedení záznamů a dokumentace

Pro úsilí vaší společnosti o zajištění dodržování předpisů je nezbytné přiměřené, přesné a sledovatelné vedení záznamů o činnostech kontroly obchodu se zbožím dvojího užití. Komplexní systém vedení záznamů pomůže vaší společnosti při provádění přezkumů výkonnosti a auditů, při dodržování požadavků EU a/nebo vnitrostátních požadavků na uchovávání dokladů a usnadní spolupráci s příslušnými orgány v případě poptávky po zboží dvojího užití.

Co se očekává?

Vedení záznamů je soubor postupů a pokynů pro uchovávání právních dokladů, pro vedení záznamů a pro sledovatelnost činností souvisejících s kontrolou obchodu se zbožím dvojího užití. Vedení záznamů o některých dokumentech vyžaduje zákon, ale v nejlepším zájmu vaší společnosti může být také vedení záznamů o některých dalších dokumentech (např. interní dokument popisující technické rozhodnutí o klasifikaci určitého zboží). Jsou-li evidovány a správně archivovány všechny požadované záznamy, umožňuje to efektivnější vyhledávání a načtení v rámci každodenních činností kontroly obchodu se zbožím dvojího užití a rovněž během pravidelných auditů.

Jaké jsou příslušné kroky?

Ověřit právní požadavky na vedení záznamů (doba uložení, rozsah dokumentů atd.) v příslušných právních předpisech EU a vnitrostátních právních předpisech členského státu EU, ve kterém je společnost usazena.

Zvážit stanovení požadavků na uchovávání záznamů ve smlouvách se zprostředkovateli, včetně zasílatelů a distributorů, aby byla s jistotou k dispozici veškerá příslušná dokumentace.

Vytvořit odpovídající systém archivace a načítání pro kontrolu obchodu se zbožím dvojího užití. Pro papírové i elektronické systémy má zásadní význam efektivní funkce indexace a vyhledávání.

Zajistit, aby byly dokumenty související s kontrolou vývozu uchovávány konzistentním způsobem a aby mohly být bezodkladně zpřístupněny příslušnému orgánu nebo jiným externím stranám pro účely inspekcí nebo auditů.

Doporučuje se vést záznamy o minulých kontaktech s příslušným orgánem, a to rovněž v souvislosti s kontrolami konečného uživatele (uživatelů) pro zboží dvojího užití, které není uvedeno na seznamu, a v případě poradenství týkajícího se technické klasifikace.

7. Fyzická bezpečnost a bezpečnost informací

K obchodním kontrolám u zboží dvojího užití, včetně softwaru a technologie, dochází z důvodu (mezi) národní bezpečnosti a na základě cílů zahraniční politiky. Zboží dvojího užití by proto mělo být vzhledem ke své citlivé povaze „chráněno“, a zavedení příslušných bezpečnostních opatření tudíž přispívá k omezení rizik neoprávněného odstranění kontrolovaného zboží nebo přístupu k němu. Opatření fyzické bezpečnosti jsou důležitá, ale vzhledem k povaze kontrolovaného softwaru nebo technologie v elektronické podobě jako takové může být zajištění dodržování právních předpisů upravujících obchod se zbožím dvojího užití obzvláště náročné a vyžaduje také opatření v oblasti bezpečnosti informací.

Co se očekává?

Fyzická bezpečnost a bezpečnost informací se týkají souboru vnitřních postupů, které jsou navrženy tak, aby zajišťovaly předcházení neoprávněnému přístupu ke zboží dvojího užití ze strany zaměstnanců, poskytovatelů, dodavatelů nebo návštěvníků či jeho odstranění těmito osobami. Tyto postupy kultivují bezpečnostní kulturu v rámci společnosti a zajišťují, aby v případě zboží dvojího užití, včetně softwaru a technologie, nedošlo ke ztrátám, aby toto zboží nemohlo být snadno odcizeno nebo vyváženo bez platné licence.

Jaké jsou příslušné kroky?

Fyzická bezpečnost

V souladu s posouzením rizik společnosti zajistit, aby bylo kontrolované zboží dvojího užití zabezpečeno proti neoprávněnému odstranění zaměstnanci nebo třetími osobami. Lze uvažovat například o opatření, jako je fyzické zabezpečení zboží, zavedení oblastí s omezeným přístupem a kontrol v místech příchodu a odchodu zaměstnanců.

Bezpečnost informací

Zavést základní ochranná opatření a postupy pro zabezpečené uchovávání kontrolovaného softwaru nebo technologie dvojího užití v elektronické podobě a přístup k nim, včetně antivirových kontrol, šifrování souborů, auditních stop a protokolů, kontroly přístupu uživatele a firewallu. Zvážit ochranná opatření pro nahrávání softwaru nebo technologie do „cloudu“, jejich ukládání do „cloudu“ nebo jejich přenos prostřednictvím „cloudu“, pokud se to vaší společnosti týká.

(1) Nařízení (ES) č. 428/2009 ze dne 5. května 2009.

(2) Pro účely tohoto dokumentu je třeba pojem „společnosti“ chápat v širším smyslu. Zahrnuje výzkumné, akademické a další subjekty, které splňují kritéria „vývozce“ podle nařízení (ES) č. 428/2009. Tyto pokyny neobsahují (v této fázi) konkrétní doporučení pro jednotlivá odvětví a zúčastněné subjekty.

(3) Viz rovněž https://www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf

(4) Viz rovněž http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf

(5) Doporučení Komise 2011/24/EU ze dne 11. ledna 2011 k certifikaci obranných podniků podle článku 9 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2009/43/ES o zjednodušení podmínek transferů produktů pro obranné účely uvnitř Společenství (Úř. věst. L 11, 15.1.2011, s. 62).

(6) Viz rovněž http://icpguidelines.com

(7) Viz rovněž https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en

(8) V prohlášení o závazcích společnosti by například mohlo být uvedeno, že vývoz, zprostředkování, tranzit nebo přepravu nemůže za žádných okolností uskutečnit osoba, která vykonává svou činnost jménem společnosti v rozporu s právními předpisy EU a členských států týkajícími se kontroly obchodu se zbožím dvojího užití. V zájmu lepšího pochopení nezbytnosti kontrol vývozu může prohlášení stručně vysvětlit jejich cíle. Rovněž by mohlo zdůraznit, že je důležité, aby zaměstnanci dodržovali předpisy týkající se kontrol vývozu, aby porozuměli možným scénářům nedodržení předpisů a informovali o rizicích neoprávněných transakcí a možných důsledcích (trestních, finančních, disciplinárních, v oblasti dobré pověsti atd.) pro společnost a dotčené zaměstnance. Doporučuje se zachovat závazek vedení týkající se zajištění dodržování předpisů co nejjednodušší.

(9) Společnosti by rovněž mohly zvážit šíření tohoto prohlášení veřejně prostřednictvím firemních internetových stránek a jiných obchodních kanálů s cílem informovat třetí strany o závazku společnosti zajistit dodržování předpisů týkajících se kontrol vývozu.

(10) Takzvaná „citlivá místa určení a subjekty“ nejsou pouze místa určení, na která se vztahuje embargo nebo sankce, ale také jiná místa určení, do nichž může být odesílání (některého) zboží dvojího užití v konkrétních případech kritické, například z důvodu šíření zbraní hromadného ničení nebo obav týkajících se lidských práv, jak stanoví příslušný orgán. Pokud jde o obavy týkající se lidských práv, vezměte na vědomí, že mohou být použita i jiná nařízení, např. nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/125 (Úř. věst. L 30, 31.1.2019, s. 1), které zavádí kontroly vývozu zboží, které by mohlo být použito pro trest smrti nebo mučení.

(11) Při prověřování sankcí může pomoci Konsolidovaný seznam sankcí EU (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en), jakož i Mapa sankcí EU (https://www.sanctionsmap.eu).

(12) V případě, že váš zákazník není obeznámen s žádostí o prohlášení o konečném užití, zvažte vypracování návrhu průvodního dopisu (v rozsahu jedné strany), v němž budou vysvětleny základy kontrol obchodu se zbožím dvojího užití jako takové a bude v něm také uvedeno, že požadovaný dokument urychluje proces žádosti o licenci nebo může být dokonce nezbytný pro získání licence.