Úřední věstník L 345 , 29/12/2001 S. 0094 - 0098



Rozhodnutí Komise ze dne 5. prosince 2001, kterým se mění její jednací řád (oznámeno pod číslem K(2001) 3714) (2001/937/ES, ESUO, EURATOM) KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, a zejména na čl. 218 odst. 2 této smlouvy, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství uhlí a oceli, a zejména na článek 16 této smlouvy, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii, a zejména na článek 131 této smlouvy, s ohledem na Smlouvu o Evropské unii, a zejména na čl. 28 odst. 1 a čl. 41 odst. 1 této smlouvy, ROZHODLA TAKTO: Článek 1 Ustanovení provádějící nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 31. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise [1], jejichž znění je obsaženo v příloze tohoto rozhodnutí, se připojují jako příloha k jednacímu řádu Komise. Článek 2 Zrušuje se rozhodnutí Komise 94/90/ESUO, ES, Euratom [2]. Článek 3 Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dnem zveřejnění v Úředním věstníku Evropských společenství. V Bruselu dne 5. prosince 2001. Za Komisi Romano Prodi předseda [1] Úř. věst. L 145, 31.5.2001, s. 43. [2] Úř. věst. L 46, 18.2.1994, s. 58. -------------------------------------------------- PŘÍLOHA Ustanovení provádějící nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise vzhledem k těmto důvodům: (1) Evropský parlament a Rada přijaly v souladu s čl. 255 odst. 2 Smlouvy o ES nařízení (ES) č. 1049/2001 [1] o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise. (2) Na základě čl. 255 odst. 3 Smlouvy stanoví uvedené nařízení, jež vymezuje obecné zásady a omezení upravující výkon práva na přístup k dokumentům, v článku 18, že každý orgán přizpůsobí svůj jednací řád uvedenému nařízení. Článek 1 Oprávněné osoby Občané Unie a fyzické nebo právnické osoby s bydlištěm nebo sídlem v některém členském státě vykonávají své právo na přístup k dokumentům Komise podle čl. 255 odst. 1 Smlouvy a čl. 2 odst. 1 nařízení (ES) č. 1049/2001 podle postupů stanovených těmito ustanoveními. Právo na přístup se týká dokumentů v držení Komise, tj. dokumentů jí vypracovaných nebo obdržených a nacházejících se u ní. Podle čl. 2 odst. 2 nařízení (ES) č. 1049/2001 mají občané třetích zemí, kteří nemají bydliště v některém členském státě, a právnické osoby, které nemají sídlo v některém členském státě, přístup k dokumentům Komise za stejných podmínek jako oprávněné osoby uvedené v čl. 255 odst. 1 Smlouvy. Tyto osoby však nemají podle čl. 195 odst. 1 Smlouvy možnost podat stížnost evropskému veřejnému ochránci práv. Naproti tomu mohou, pokud jim Komise odepře zcela nebo zčásti přístup k dokumentu po potvrzující žádosti, podat opravný prostředek k Soudu prvního stupně Evropských společenství v souladu s čl. 230 čtvrtým pododstavcem Smlouvy. Článek 2 Žádosti o přístup Veškeré žádosti o přístup k dokumentu se zasílají poštou, faxem nebo elektronickou poštou Generálnímu sekretariátu Komise, příslušnému generálnímu ředitelství nebo útvaru. Adresy, na které mají být žádosti zasílány, se zveřejní v praktické příručce uvedené v článku 8 těchto ustanovení. Komise odpovídá na původní i potvrzující žádosti o přístup do 15 pracovních dnů ode dne zaevidování žádosti. V případě složitých nebo obsáhlých žádostí může být tato lhůta prodloužena o 15 pracovních dní. Každé prodloužení lhůty musí být odůvodněno a předem sděleno žadateli. V případě nepřesné žádosti ve smyslu čl. 6 odst. 2 nařízení (ES) č. 1049/2001 vyzve Komise žadatele, aby jí poskytnul doplňující informace umožňující identifikovat požadované dokumenty; lhůta pro odpověď začíná běžet až v okamžiku, kdy má Komise tyto informace k dispozici. V každém i jen částečně zamítavém rozhodnutí se uvede důvod zamítnutí založený na některé z výjimek stanovených v článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001 a žadatel je informován o možných opravných prostředcích. Článek 3 Vyřizování původních žádostí Aniž je dotčen článek 9 těchto ustanovení, zašle se žadateli při zaevidování žádosti potvrzení o jejím přijetí, kromě případů, kdy lze odpovědět obratem. Potvrzení o přijetí a odpověď se zasílají písemně, případně elektronickými prostředky. Žadatele informuje o vyřízení jeho žádosti buď generální ředitel, nebo vedoucí příslušného útvaru, nebo ředitel určený k tomuto účelu v generálním sekretariátu, nebo ředitel určený v OLAF v případě, že se žádost týká dokumentů vztahujících se k činnosti OLAF uvedených v čl. 2 odst. 1 a 2 rozhodnutí Komise 1999/352/ES, ESUO, Euratom [2] o zřízení OLAF, nebo zaměstnanec, který je tímto pověřen. V každé i jen částečně zamítavé odpovědi je žadatel informován o právu předložit do 15 pracovních dnů od jejího obdržení potvrzující žádost Generálnímu sekretariátu Komise nebo řediteli OLAF, pokud se žádost týká dokumentů vztahujících se k činnosti OLAF uvedených v čl. 2 odst. 1 a 2 rozhodnutí Komise 1999/352/ES, ESUO, Euratom. Článek 4 Vyřizování potvrzujících žádostí V souladu s článkem 14 jednacího řádu Komise je pravomoc rozhodovat o potvrzujících žádostech přenesena na generálního tajemníka. Pokud se však potvrzující žádost týká dokumentů vztahujících se k činnosti OLAF uvedených v čl. 2 odst. 1 a 2 rozhodnutí Komise 1999/352/ES, ESUO, Euratom, je rozhodovací pravomoc přenesena na ředitele OLAF. Generálnímu sekretariátu je při přípravě rozhodnutí nápomocno příslušné generální ředitelství nebo útvar. Generální tajemník nebo ředitel OLAF rozhoduje po obdržení souhlasu právní služby. Rozhodnutí se sděluje žadateli písemně, případně elektronickými prostředky, a informuje jej o jeho právu podat opravný prostředek k Soudu prvního stupně nebo podat stížnost evropskému veřejnému ochránci práv. Článek 5 Konzultace 1. Pokud Komise obdrží žádost o přístup k dokumentu, který má v držení, avšak který pochází od třetí osoby, ověří generální ředitelství nebo útvar, u něhož je dokument uložen, zda se na něj vztahuje některá z výjimek stanovených v článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001. Podléhá-li požadovaný dokument na základě bezpečnostních pravidel Komise utajení, použije se článek 6 těchto ustanovení. 2. Je-li po tomto šetření generální ředitelství nebo útvar, u něhož je dokument uložen, toho názoru, že požadovaný přístup k dokumentu musí být zamítnut na základě některé z výjimek stanovených v článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001, odešle zamítavou odpověď bez konzultace třetí osoby, která je původcem dokumentu. 3. Generální ředitelství nebo útvar, u něhož je dokument uložen, vyhoví žádosti bez konzultace třetí osoby, která je původcem dokumentu, pokud a) byl požadovaný dokument již zpřístupněn původcem nebo na základě nařízení nebo obdobných předpisů, b) částečné nebo plné zpřístupnění jeho obsahu zjevně neohrožuje žádný ze zájmů uvedených v článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001. 4. Ve všech ostatních případech je konzultována třetí osoba, která je původcem dokumentu. Zejména v případě, že se žádost o přístup týká dokumentů pocházejících od členského státu, konzultuje generální ředitelství nebo útvar, u něhož je dokument uložen, orgán, který je původcem dokumentu, pokud a) byl dokument předán Komisi před počátkem použitelnosti nařízení (ES) č. 1049/2001; b) členský stát požádal Komisi, aby dokument nezpřístupňovala bez jeho předchozího souhlasu, v souladu s čl. 4 odst. 5 nařízení (ES) č. 1049/2001. 5. Konzultovaná třetí osoba, která je původcem dokumentu, má na odpověď lhůtu nejméně pět pracovních dnů, jejíž délka však musí Komisi umožnit dodržovat její vlastní lhůty pro odpověď. Neobdrží-li Komise odpověď ve stanovené lhůtě nebo nelze-li třetí osobu nalézt nebo určit, rozhodne Komise v souladu s úpravou výjimek v článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001 s ohledem na oprávněné zájmy třetích osob na základě skutečností, které má k dispozici. 6. Zamýšlí-li Komise zpřístupnit dokument proti výslovnému stanovisku jeho původce, uvědomí jej o svém úmyslu zpřístupnit po uplynutí deseti pracovních dnů dotyčný dokument a upozorní jej na opravné prostředky, kterými může zpřístupnění napadnout. 7. Je-li členský stát požádán o zpřístupnění dokumentu pocházejícího od Komise, může se za účelem konzultace obrátit na generální sekretariát, jehož úkolem je určit v rámci Komise generální ředitelství nebo útvar příslušný pro daný dokument. Generální ředitelství nebo útvar, který je původcem dokumentu, odpoví na tuto žádost po konzultaci generálního sekretariátu. Článek 6 Vyřizování žádostí o přístup k dokumentům podléhajícím utajení Týká-li se žádost o přístup citlivého dokumentu, jak je definován v čl. 9 odst. 1 nařízení (ES) č. 1049/2001, nebo jiného dokumentu podléhajícího utajení podle bezpečnostních pravidel Komise, vyřizují ji úředníci, kteří jsou sami oprávněni k přístupu k dokumentu. Každé rozhodnutí o odepření přístupu k celému dokumentu podléhajícímu utajení nebo k jeho části se odůvodní na základě výjimek stanovených v článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001. Ukáže-li se, že přístup k požadovanému dokumentu nelze odepřít na základě těchto výjimek, zajistí úředník, který vyřizuje žádost, aby byl dokument odtajněn předtím, než jej předá žadateli. Ke zpřístupnění citlivého dokumentu je však třeba souhlasu orgánu, který je jeho původcem. Článek 7 Výkon práva na přístup Dokumenty se zasílají poštou, faxem, a je-li to možné, elektronickou poštou, podle žádosti. Jsou-li dokumenty obsáhlé nebo se s nimi nesnadno zachází, může být žadatel vyzván, aby do nich nahlédl na místě. Nahlédnutí je zdarma. Byl-li dokument zveřejněn, jsou obsahem odpovědi odkazy na publikace nebo místo, kde je dokument dostupný, a případně adresa dokumentu na internetové stránce EUROPA. Překračuje-li objem požadovaných dokumentů 20 stran, může být žadateli uložen poplatek 0,10 eura za stranu zvýšený o náklady za zaslání. O nákladech týkajících se jiných nosičů se rozhoduje v jednotlivých případech, nepřekročí však rozumnou výši. Článek 8 Opatření usnadňující přístup k dokumentům 1. Rozsah rejstříku podle článku 11 nařízení (ES) č. 1049/2001 bude postupně zvětšován. To bude oznamováno na internetové stránce EUROPA. Rejstřík obsahuje název dokumentu (v jazycích, ve kterých je dostupný), pořadové číslo a další vhodné odkazy, údaj o jeho původci a datum jeho vytvoření nebo přijetí. Pomocná stránka (ve všech úředních jazycích) informuje veřejnost o způsobu, jakým lze dokument získat. Byl-li dokument zveřejněn, obsahuje propojení na úplné znění. 2. Komise vypracuje praktickou příručku informující veřejnost o jejích právech podle nařízení (ES) č. 1049/2001. Příručka bude zveřejněna ve všech úředních jazycích na internetové stránce EUROPA a v tištěné brožované podobě. Článek 9 Dokumenty přímo přístupné veřejnosti 1. Tento článek se vztahuje pouze na dokumenty vypracované nebo obdržené po počátku použitelnosti nařízení (ES) č. 1049/2001. 2. Následující dokumenty se poskytují bez dalšího na žádost a zpřístupní se v možném rozsahu elektronicky: a) pořady jednání zasedání Komise; b) běžné zápisy z jednání zasedání Komise po jejich schválení; c) texty přijaté Komisí, jež jsou určeny ke zveřejnění v Úředním věstníku Evropských společenství; d) dokumenty pocházející od třetích osob, které již byly zpřístupněny jejich původcem nebo s jeho souhlasem; e) dokumenty již zpřístupněné v důsledku dřívější žádosti. 3. Je-li zřejmé, že se na ně nevztahuje žádná z výjimek stanovených v článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001, lze zpřístupnit následující dokumenty, pokud možno elektronicky, jestliže neodrážejí individuální názory nebo stanoviska: a) po přijetí návrhu aktu Rady nebo Evropského parlamentu a Rady přípravné dokumenty k těmto aktům předložené sboru během procesu přijímání; b) po přijetí aktu Komise na základě prováděcích pravomocí jí svěřených přípravné dokumenty k těmto aktům předložené sboru během procesu přijímání; c) po přijetí aktu Komise na základě vlastní pravomoci nebo sdělení, zprávy nebo pracovního dokumentu přípravné dokumenty k těmto dokumentům předložené sboru během procesu přijímání. Článek 10 Vnitřní organizace K rozhodování o vyřízení původních žádostí jsou příslušní generální ředitelé a vedoucí útvarů. K tomuto účelu určí úředníka, který posuzuje žádosti o přístup a koordinuje zaujímání postojů jeho generálního ředitelství nebo jeho útvaru. Odpovědi na původní žádosti se pro informaci sdělují generálnímu sekretariátu. Potvrzující žádosti se sdělují pro informaci generálnímu ředitelství nebo útvaru, který odpověděl na původní žádost. Generální sekretariát zajišťuje koordinaci a jednotné uplatňování těchto pravidel generálními ředitelstvími a útvary Komise. K tomuto účelu vydává veškeré potřebné návody a pokyny. [1] Úř. věst. L 145, 31.5.2001, s. 43. [2] Úř. věst. L 136, 31.5.1999, s. 20. --------------------------------------------------