Úřední věstník L 063 , 03/03/2001 S. 0021 - 0043



Nařízení Komise (ES) č. 438/2001 ze dne 2. března 2001, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1260/1999, pokud jde o řídicí a kontrolní systémy pro pomoc poskytovanou ze strukturálních fondů KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 1260/1999 ze dne 21. června 1999 o obecných ustanoveních o strukturálních fondech [1], a zejména na čl. 53 odst. 2 uvedeného nařízení, po konzultaci s výborem zřízeným podle článku 147 Smlouvy, po konzultaci s Výborem pro zemědělské struktury a rozvoj venkova, po konzultaci s Výborem pro struktury rybolovu a akvakulturu, vzhledem k těmto důvodům: (1) Článek 38 nařízení (ES) č. 1260/1999 požaduje, aby členské státy přijaly řadu opatření, která zajistí, že prostředky Společenství jsou využívány účinně a správně a podle zásad řádného finančního řízení. (2) Za tímto účelem musí členské státy vydat náležité pokyny pro organizaci odpovídajících činností řídících a platebních orgánů v souladu s články 32 a 34 nařízení (ES) č. 1260/1999. (3) Článek 38 nařízení (ES) č. 1260/1999 požaduje, aby členské státy spolupracovaly s Komisí při zajištění řádného fungování svých řídicích a kontrolních systémů a poskytovaly jí veškerou pomoc nutnou pro provádění kontrol, včetně kontrol výběrových souborů. (4) K zajištění jednotné úrovně potvrzování výdajů, u nichž se žádá o platby z fondů podle čl. 32 odst. 3 a 4 nařízení (ES) č. 1260/1999, by měl být stanoven obsah těchto potvrzení a blíže vymezena povaha a kvalita informací, ze kterých vycházejí. (5) Aby mohla Komise provádět kontroly uvedené v čl. 38 odst. 2 nařízení (ES) č. 1260/1999, měly by jí členské státy na požádání poskytovat údaje, které jsou řídící orgány povinny uchovávat pro plnění řídicích, monitorovacích a hodnotících požadavků uvedeného nařízení. Měl by být stanoven obsah těchto údajů a formát a způsob přenosu počítačových souborů v případech, kdy se údaje předávají v elektronické podobě, v souladu s čl. 18 odst. 3 písm. e) uvedeného nařízení. Komise by měla zajistit důvěrné a bezpečné uchovávání počítačově zpracovaných a jiných údajů. (6) Nařízení Komise (ES) č. 2064/97 ze dne 15. října 1997, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 4253/88, pokud jde o finanční kontrolu prováděnou členskými státy u akcí spolufinancovaných strukturálními fondy [2], ve znění nařízení (ES) č. 2406/98 [3], by mělo být nahrazeno. Nařízení (ES) č. 2064/97 by se však mělo i nadále uplatňovat na pomoc poskytnutou v programovém období 1994 až 1999 v souladu s nařízením Rady (EHS) č. 2052/88 [4], naposledy pozměněným nařízením (ES) č. 3193/94 [5]. (7) Tímto nařízením by neměl být dotčen článek 22 nařízení Rady (ES) č. 659/1999 ze dne 22. března 1999, kterým se stanoví prováděcí pravidla k článku 93 Smlouvy o ES [6], o kontrolách na místě v oblasti státní podpory. (8) Tímto nařízením by nemělo být dotčeno nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 ze dne 11. listopadu 1996 o kontrolách a inspekcích na místě prováděných Komisí za účelem ochrany finančních zájmů Evropských společenství proti podvodům a jiným porušením předpisů [7]. (9) Nařízení Komise (ES) č. 1681/94 ze dne 11. července 1994 o nesrovnalostech a navrácení neoprávněně vyplacených částek v souvislosti s financováním strukturálních politik a organizaci informačního systému v této oblasti [8] se vztahuje na pomoc poskytovanou podle nařízení (ES) č. 1260/1999 na základě čl. 54 druhého pododstavce a čl. 38 odst. 1 písm. e) uvedeného nařízení. (10) Toto nařízení by se mělo uplatňovat v souladu se zásadou subsidiarity zmíněnou v čl. 8 odst. 3 nařízení (ES) č. 1260/1999 a aniž jsou dotčeny institucionální, právní a finanční systémy dotyčného členského státu, jak to stanoví čl. 34 odst. 1 poslední pododstavec uvedeného nařízení. (11) Opatření tohoto nařízení jsou v souladu se stanoviskem Výboru pro rozvoj a přeměnu regionů, PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ: KAPITOLA I Oblast působnosti Článek 1 Toto nařízení stanoví prováděcí pravidla k nařízení (ES) č. 1260/1999, pokud jde o řídicí a kontrolní systémy pro pomoc poskytovanou ze strukturálních fondů, kterou spravují členské státy. KAPITOLA II Řídicí a kontrolní systémy Článek 2 1. Každý členský stát zajistí, že řídící a platební orgány a zprostředkující subjekty obdrží náležité pokyny pro řídicí a kontrolní systémy nezbytné k zajištění řádného finančního řízení strukturálních fondů v souladu s obecně uznávanými zásadami a normami, a zejména k poskytnutí dostatečné záruky správnosti, řádnosti a způsobilosti žádostí o pomoc Společenství. 2. Pro účely tohoto nařízení se "zprostředkujícími subjekty" rozumějí veškeré veřejné nebo soukromé subjekty či služby, za jejichž jednání odpovídají řídící nebo platební orgány nebo které vykonávají jejich jménem úkoly týkající se konečných příjemců nebo subjektů či podniků, které uskutečňují akce. Článek 3 Řídicí a kontrolní systémy řídících a platebních orgánů a zprostředkujících subjektů stanoví při dodržení zásady proporcionality vzhledem k objemu spravované pomoci a) jednoznačnou definici, jasné rozdělení úkolů a oddělení funkcí v dotyčné organizaci, které je dostatečné pro zajištění řádného finančního řízení; b) účinné systémy, které zajistí, že jsou úkoly vykonávány uspokojivě; c) v případě zprostředkujících subjektů podávání zpráv příslušnému orgánu o plnění úkolů a použitých prostředcích. Článek 4 Řídicí a kontrolní systémy zahrnují postupy pro ověření, že spolufinancované výrobky a služby byly dodány a že uplatňované výdaje byly skutečně vynaloženy, a pro zajištění souladu s podmínkami odpovídajícího rozhodnutí Komise podle článku 28 nařízení (ES) č. 1260/1999 a se souvisejícími vnitrostátními pravidly a pravidly Společenství, zejména pokud jde o způsobilost výdajů pro podporu ze strukturálních fondů v rámci dotyčné pomoci, o zadávání veřejných zakázek, o státní podporu (včetně pravidel o kombinaci podpor), o ochranu životního prostředí a o rovnost příležitostí. Tyto postupy vyžadují, aby se zaznamenávala ověření jednotlivých akcí na místě. Záznamy musí uvádět provedenou práci, výsledky ověření a opatření přijatá v souvislosti se zjištěnými nedostatky. Není-li fyzické nebo správní ověření vyčerpávající, nýbrž se provádí pouze na základě výběrového souboru akcí, označí záznamy vybrané akce a popíší výběrovou metodu. Článek 5 1. Členské státy informují Komisi u každé pomoci do tří měsíců od jejího schválení nebo od vstupu tohoto nařízení v platnost, podle toho, co nastane později, o organizaci řídících a platebních orgánů a zprostředkujících subjektů, o řídicích a kontrolních systémech zavedených v těchto orgánech a subjektech a jejich zlepšeních plánovaných podle pokynů uvedených v čl. 2 odst. 1. 2. Sdělení obsahuje pro každý řídící a platební orgán a zprostředkující subjekt a) pravomoci, které jim jsou svěřeny; b) rozdělení funkcí v rámci jednotlivých útvarů nebo mezi nimi, včetně rozdělení mezi řídící a platební orgán v případech, kdy náleží k témuž subjektu; c) postupy pro přijímání, ověřování a potvrzování žádostí o úhradu výdajů a pro schvalování, provádění a účtování plateb příjemcům; d) ustanovení pro audit řídicích a kontrolních systémů. 3. Pokud se pro více pomocí používá společný systém, může být sdělen popis tohoto společného systému. Článek 6 Komise se ve spolupráci s členským státem ujistí, že řídicí a kontrolní systémy předložené podle článku 5 splňují normy požadované nařízením (ES) č. 1260/1999 a tímto nařízením, a oznámí případné překážky, které tyto systémy představují pro průhlednost kontrol činnosti fondů a pro plnění povinností Komise podle článku 274 Smlouvy. Pravidelně se provádí přezkum činnosti těchto systémů. Článek 7 1. Řídicí a kontrolní systémy členských států musí poskytovat dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky. 2. Pomůcka pro audit se zaměřením na finanční toky se považuje za dostatečnou, jestliže umožňuje a) uvedení potvrzení souhrnných částek oznámených Komisi do souladu s jednotlivými prohlášeními o výdajích a podklady uchovávanými na různých správních úrovních a u konečných příjemců, včetně subjektů nebo podniků, které se účastní uskutečňování akcí, pokud nejsou konečnými příjemci finančních prostředků, a b) ověření rozdělení a převodu prostředků poskytnutých Společenstvím a členským státem. Orientační popis požadavků na údaje pro dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky je uveden v příloze I. 3. Řídící orgán se ujistí, že a) existují postupy, které zajistí, že doklady vztahující se ke konkrétním výdajům a platbám provedeným v rámci dané pomoci a vyžadované pro dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky jsou uchovávány v souladu s požadavky čl. 38 odst. 6 nařízení (ES) č. 1260/1999 a přílohy I tohoto nařízení; b) je zaznamenán subjekt, který tyto doklady uchovává, a jeho umístění; c) tyto doklady jsou dostupné pro inspekci prováděnou osobami nebo subjekty, které jsou obvykle pověřeny inspekcí takových dokladů. Osobami a subjekty jsou i) zaměstnanci řídícího a platebního orgánu a zprostředkujících subjektů, kteří vyřizují žádosti o platby; ii) organizace provádějící audit řídicích a kontrolních systémů; iii) osoba nebo útvar platebního orgánu příslušný pro potvrzování žádostí o průběžnou a konečnou platbu podle čl. 32 odst. 3 a 4 nařízení (ES) č. 1260/1999 a osoba nebo útvar, které vydávají prohlášení podle čl. 38 odst. 1 písm. f); iv) pověření úředníci vnitrostátních kontrolních orgánů a Společenství. Tyto osoby mohou požadovat, aby jim byly poskytnuty výpisy nebo kopie dokladů nebo účetních záznamů uvedených v tomto odstavci. Článek 8 Řídící nebo platební orgán vede účet částek, které mají být získány zpět z již uskutečněných plateb příspěvku Společenství, a zajistí, aby byly tyto částky získány zpět bez zbytečného prodlení. Po jejich získání zpět vrátí platební orgán tyto neoprávněné platby spolu s úrokem z prodlení tak, že odečte tyto částky od svého příštího prohlášení o výdajích a žádosti o platbu zasílané Komisi nebo, pokud to není dostatečné, provede platbu ve prospěch Společenství. Platební orgán zasílá Komisi jednou za rok v příloze ke své zprávě za čtvrté čtvrtletí o zpět získaných částkách předkládané podle nařízení (ES) č. 1681/94 přehled částek, které jsou získány zpět k danému dni, rozdělených podle roku zahájení řízení k jejich zpětnému získání. KAPITOLA III Potvrzování výdajů Článek 9 1. Potvrzení prohlášení o průběžných a konečných výdajích uvedená v čl. 32 odst. 3 a 4 nařízení (ES) č. 1260/1999 vyhotovuje v podobě stanovené v příloze II tohoto nařízení osoba nebo útvar platebního orgánu, jejichž funkce je nezávislá na jakýchkoli složkách, které nařizují platby. 2. Platební orgán se před potvrzením prohlášení o výdajích ujistí, že jsou splněny tyto podmínky: a) řídící orgán a zprostředkující subjekty splnily požadavky nařízení (ES) č. 1260/1999, a zejména čl. 38 odst. 1 písm. c) a e) a čl. 32 odst. 3 a 4, a dodržely podmínky rozhodnutí Komise podle článku 28 uvedeného nařízení; b) prohlášení o výdajích obsahuje pouze výdaje, i) které byly skutečně vynaloženy během období způsobilosti stanoveného v rozhodnutí, mají podobu výdajů konečných příjemců ve smyslu odstavců 1.2, 1.3 a 2 pravidla č. 1 přílohy nařízení Komise (ES) č. 1685/2000 [9], a lze je doložit potvrzenými fakturami nebo jinými účetními doklady stejné důkazní hodnoty; ii) které vznikly při akcích, jež byly vybrány pro financování v rámci konkrétního programu pomoci v souladu s jeho kritérii výběru a postupy a které po celou dobu, kdy výdaje vznikaly, podléhaly pravidlům Společenství, a iii) vynaložené na opatření, pro která byla veškerá případná státní podpora formálně schválena Komisí. 3. Aby bylo vždy možné před předložením prohlášení o výdajích Komisi posoudit dostatečnost kontrolních systémů a pomůcky pro audit se zaměřením na finanční toky, zajistí řídící orgán, že platební orgán je informován o postupech prováděných řídícím orgánem a zprostředkujícími subjekty s cílem a) ověřit, že spolufinancované výrobky a služby byly dodány a že požadované výdaje byly skutečně vynaloženy; b) zajistit soulad s odpovídajícími pravidly a c) zachovat pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky. 4. V případech, kdy řídící a platební orgán náleží k témuž subjektu, musí tento subjekt zajistit, že jsou uplatňovány postupy, které poskytují rovnocennou úroveň kontroly jako postupy, které jsou stanoveny v odstavcích 2 a 3. KAPITOLA IV Kontroly výběrového souboru akcí Článek 10 1. Členské státy pořádají kontroly akcí na základě vhodného výběrového souboru, pomocí nichž se má zejména a) ověřit účinnost zavedených řídicích a kontrolních systémů; b) výběrovým způsobem na základě analýzy rizik ověřit prohlášení o výdajích připravená na různých úrovních. 2. Kontroly prováděné před ukončením každé pomoci se týkají alespoň 5 % celkových způsobilých výdajů a musí být založeny na reprezentativním výběrovém souboru schválených akcí, přičemž musí brát v úvahu požadavky odstavce 3. Členské státy usilují o rovnoměrné rozložení kontrol na celé dotyčné období. Zajistí přiměřené oddělení úkolů takové kontroly a postupů pro provádění nebo platby akcí. 3. Při výběru výběrového souboru kontrolovaných akcí se berou v úvahu a) potřeba kontrolovat vhodnou kombinaci druhů a velikostí akcí; b) případné rizikové faktory zjištěné vnitrostátními kontrolami nebo kontrolami Společenství; c) soustředění akcí u některých zprostředkujících subjektů nebo konečných příjemců, tak aby u hlavních zprostředkujících subjektů a konečných příjemců byla provedena alespoň jedna kontrola před ukončením každé pomoci. Článek 11 Členské státy kontrolami ověřují a) praktické uplatňování a účinnost řídicích a kontrolních systémů; b) u dostatečného množství účetních záznamů soulad těchto záznamů s podklady uchovávanými u zprostředkujících subjektů, u konečných příjemců a u dalších subjektů nebo podniků, které akce provádějí; c) existenci dostatečné pomůcky pro audit se zaměřením na finanční toky; d) u dostatečného počtu výdajových položek, že povaha a čas dotyčného výdaje vyhovují požadavkům Společenství a vztahují se ke schváleným nákladům akce a ke skutečně provedeným pracím; e) že využití nebo zamýšlené využití akce je v souladu s popisem využití uvedeným v žádosti o spolufinancování Společenství; f) že finanční příspěvky Společenství nepřekračují meze stanovené článkem 29 nařízení (ES) č. 1260/1999 nebo jakýmikoli dalšími použitelnými předpisy Společenství a proplácejí se konečným příjemcům bez jakýchkoli srážek nebo neodůvodněných zpoždění; g) že bylo skutečně poskytnuto vhodné vnitrostátní spolufinancování a h) že spolufinancované akce jsou uskutečňovány v souladu s pravidly a politikami Společenství podle článku 12 nařízení (ES) č. 1260/1999. Článek 12 Kontroly musí stanovit, zdali jsou zjištěné obtíže systémové povahy, a představují tak riziko pro další akce prováděné stejným konečným příjemcem nebo spravované stejným zprostředkujícím subjektem. Musí rovněž označit příčiny těchto situací, případnou potřebu dalšího přezkoumání a nezbytná nápravná a preventivní opatření. Článek 13 Členské státy zpraví Komisi do 30. června každého roku a poprvé do 30. června 2001 o uplatňování článků 10 až 12 v předchozím kalendářním roce, a dále případně poskytnou nezbytná doplnění nebo aktualizaci popisu svých řídicích a kontrolních systémů, o nichž informují podle článku 5. Článek 14 Tato kapitola se použije obdobně na částky, jež mají být navráceny, uvedené v článku 8. KAPITOLA V Prohlášení při ukončení pomoci Článek 15 Osoba nebo útvar pověřený vydáváním prohlášení při ukončení pomoci ve smyslu čl. 38 odst. 1 písm. f) nařízení (ES) č. 1260/1999 musí být funkčně nezávislé a) na určeném řídícím orgánu; b) na osobě nebo útvaru platebního orgánu příslušném k vystavování potvrzení podle čl. 9 odst. 1; c) na zprostředkujícím subjektu. Svá šetření provádí v souladu s mezinárodně uznávanými normami pro provádění auditu. Řídící a platební orgány a zprostředkující subjekty jim poskytnou veškeré požadované informace a umožní jim přístup k záznamům a podkladům nezbytným pro vystavení prohlášení. Článek 16 Prohlášení vycházejí z posouzení řídicích a kontrolních systémů, z výsledků již provedených kontrol a případně též z další kontroly výběrového souboru transakcí. Osoba nebo útvar vystavující prohlášení provedou veškerá nezbytná šetření, aby získaly přiměřenou záruku, že potvrzené prohlášení o výdajích je správné a že související transakce jsou zákonné a řádné. Prohlášení se vystavuje podle ukázkového vzoru uvedeného v příloze III a musí být doplněno zprávou, která obsahuje všechny relevantní údaje, ze kterých prohlášení vychází, včetně shrnutí zjištění všech kontrol provedených vnitrostátními subjekty a subjekty Společenství, ke kterým měla osoba nebo útvar vystavující prohlášení přístup. Článek 17 Není-li s ohledem na značné nedostatky řídicího či kontrolního systému nebo vysokou četnost zjištěných nesrovnalostí možné vyjádřit celkově kladné ujištění o platnosti žádosti o vyplacení konečného zůstatku a konečného potvrzení výdajů, odkáže prohlášení na tyto okolnosti a odhadne rozsah obtíže a její finanční dopad. Komise může v takovém případě požádat o provedení další kontroly s cílem zjištění a nápravy nesrovnalostí ve stanovené lhůtě. KAPITOLA VI Forma a obsah účetních údajů, které musí být uchovávány a na vyžádání zpřístupněny Komisi Článek 18 1. Účetní záznamy k akcím uvedené v příloze I se pokud možno uchovávají v elektronické podobě. Tyto záznamy se poskytují Komisi na základě její zvláštní žádosti pro účely provádění kontrol dokumentace a kontrol na místě, aniž je dotčena povinnost sdělovat aktualizace finančních plánů podle čl. 18 odst. 3 písm. c) nařízení (ES) č. 1260/1999 a finanční údaje podle článku 32 uvedeného nařízení. 2. Komise se s každým členským státem dohodne na obsahu elektronických záznamů, které jí mají být poskytnuty podle odstavce 1, způsobu, jakým jí budou předány, a délce období požadovaného k vytvoření nezbytných počítačových systémů, přičemž bere v úvahu dohodu zmíněnou v čl. 18 odst. 3 písm. e) nařízení (ES) č. 1260/1999. Rozsah údajů, které mohou být požadovány, a upřednostňované technické specifikace přenosu elektronických souborů Komisi jsou uvedeny v přílohách IV a V. 3. Členské státy poskytnou Komisi na její písemnou žádost záznamy uvedené v odstavci 1 do deseti pracovních dnů ode dne obdržení žádosti. Komise a členský stát se mohou dohodnout na jiné lhůtě, zejména v případě, kdy tyto záznamy nejsou k dispozici v elektronické podobě. 4. Komise zajistí, aby údaje předané členským státem nebo získané v průběhu kontrol na místě byly uchovávány důvěrně a bezpečně v souladu s článkem 287 Smlouvy a s pravidly Společenství pro využívání informací a přístup k nim. 5. Úředníci Komise mají v mezích platných vnitrostátních právních předpisů přístup ke všem dokladům připraveným buď pro kontroly prováděné podle tohoto nařízení, nebo po těchto kontrolách, a k uchovávaným údajům, včetně údajů uložených v elektronických systémech. KAPITOLA VII Obecná a závěrečná ustanovení Článek 19 V případě pomoci, jejíž příjemci jsou usazeni ve více než jednom členském státě, se dotyčné členské státy navzájem dohodnou na nutných společných opatřeních pro zajištění řádného finančního řízení, přičemž berou v úvahu vnitrostátní právní předpisy, a informují Komisi o dohodnutých opatřeních. Komise a dotyčné členské státy si navzájem poskytují veškerou nutnou správní pomoc. Článek 20 Tímto nařízením není dotčena povinnost členských států vyplývající z nařízení (ES) č. 1260/1999 poskytovat Komisi dostatečné informace pro hodnocení plánů, včetně informací o opatření přijatých pro provádění čl. 34 odst. 1 uvedeného nařízení, ani právo Komise požadovat před přijetím rozhodnutí podle článku 28 uvedeného nařízení další informace. Článek 21 Nic v tomto nařízení nebrání členským státům uplatňovat vnitrostátní pravidla, která jsou přísnější než pravidla uvedená v tomto nařízení. Článek 22 Zrušuje se nařízení (ES) č. 2064/97. Uvedené nařízení se však nadále uplatňuje na pomoc poskytnutou v programovém období 1994–1999 na základě nařízení (EHS) č. 2052/88. Článek 23 Toto nařízení vstupuje v platnost sedmým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropských společenství. Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech. V Bruselu dne 2. března 2001. Za Komisi Michel Barnier člen Komise [1] Úř. věst. L 161, 26.6.1999, s. 1. [2] Úř. věst. L 290, 23.10.1997, s. 1. [3] Úř. věst. L 298, 7.11.1998, s. 15. [4] Úř. věst. L 185, 15.7.1988, s. 9. [5] Úř. věst. L 337, 24.12.1994, s. 11. [6] Úř. věst. L 83, 27.3.1999, s. 1. [7] Úř. věst. L 292, 15.11.1996, s. 2. [8] Úř. věst. L 178, 12.7.1994, s. 43. [9] Úř. věst. L 193, 29.7.2000, s. 39. -------------------------------------------------- PŘÍLOHA I ORIENTAČNÍ POPIS POŽADAVKŮ NA DOSTATEČNOU POMŮCKU PRO AUDIT SE ZAMĚŘENÍM NA FINANČNÍ TOKY (článek 7) Pomůcka pro audit se zaměřením na finanční toky, jak je uvedena v čl. 7 odst. 2, je dostatečná, jestliže pro danou formu pomoci: 1. účetní záznamy uchovávané na vhodné úrovni řízení poskytují pro každou spolufinancovanou akci podrobné informace o výdajích skutečně zaplacených konečnými příjemci, včetně subjektů a podniků provádějících tuto akci, pokud tyto nejsou konečnými příjemci prostředků. Účetní záznamy obsahují datum vytvoření, částku každé výdajové položky, povahu podkladů a datum a způsob platby. Nezbytné doklady (např. faktury) jsou připojeny; 2. v případě výdajových položek, které se spolufinancované akce týkají pouze částečně, je prokázána správnost rozdělení výdaje mezi spolufinancovanou akci a jiné akce. Totéž platí pro druhy výdajů, které se považují za způsobilé pouze v určitých mezích nebo v poměru k jiným nákladům; 3. technické specifikace a finanční plán akce, zprávy o pokroku, doklady týkající se schválení příspěvku, nabídkových řízení, uzavírání smluv atd. a inspekční zprávy k výrobkům a službám spolufinancovaným danou akcí se rovněž uchovávají na vhodné úrovni řízení; 4. v prohlášeních o výdajích skutečně vynaložených v rámci spolufinancovaných akcí zasílaných zprostředkujícím subjektům, které se nacházejí mezi konečným příjemcem nebo subjektem či podnikem provádějícím danou akci a platebním orgánem, jsou informace zmíněné v odstavci 1 shromažďovány do podrobného prohlášení o výdajích pro každou akci, který zahrnuje všechny jednotlivé výdajové položky za účelem výpočtu celkové potvrzené částky. Tato podrobná prohlášení o výdajích představují podklady k účetním záznamům zprostředkujících subjektů; 5. zprostředkující subjekty uchovávají účetní záznamy o každé akci a o celkových částkách výdajů potvrzených konečnými příjemci. Zprostředkující subjekty podléhající přímo řídícím orgánům určeným podle čl. 9 písm. o) nařízení (ES) č. 1260/1999 jim předkládají seznam schválených akcí pro každou formu pomoci, každou akci podrobně popisují a uvádějí konečného příjemce, datum schválení příspěvku, částky závazků a plateb, lhůtu pro výdaje a celkové výdaje rozdělené podle opatření a podprogramu nebo priority. Tyto informace představují podklady k účetním záznamům platebních orgánů a jsou základem pro vystavení prohlášení o výdajích, která se předkládají Komisi; 6. pokud koneční příjemci podléhají přímo platebnímu orgánu, představují podrobná prohlášení o výdajích uvedená v odstavci 4 podklady k účetním záznamům platebního orgánu, který zpracovává seznam spolufinancovaných akcí uvedený v odstavci 5; 7. pokud mezi konečným příjemcem nebo subjektem či podnikem provádějícím danou akci a platebním orgánem existuje více než jeden zprostředkující subjekt, vyžaduje každý zprostředkující subjekt v oblasti své příslušnosti od podřízeného subjektu podrobná prohlášení o výdajích, která mu slouží jako podklady k vlastním účetním záznamům a z nichž předkládá alespoň souhrn výdajů z každé jednotlivé akce svému nadřízenému subjektu; 8. v případě elektronického přenosu účetních údajů obdrží všechny dotčené orgány a subjekty nezbytné údaje z nižší úrovně k odůvodnění svých účetních záznamů a částek oznamovaných nadřízeným subjektům, a zajistily tak dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky všech celkových částek oznámených Komisi k jednotlivým výdajovým položkám a podkladům na úrovni konečného příjemce a subjektů a podniků, které provádějí akce. -------------------------------------------------- PŘÍLOHA II +++++ TIFF +++++ +++++ TIFF +++++ +++++ TIFF +++++ +++++ TIFF +++++ +++++ TIFF +++++ +++++ TIFF +++++ -------------------------------------------------- PŘÍLOHA III +++++ TIFF +++++ +++++ TIFF +++++ -------------------------------------------------- PŘÍLOHA IV 1. ROZSAH INFORMACÍ O AKCÍCH, KTERÉ MAJÍ BÝT NA VYŽÁDÁNÍ POSKYTNUTY KOMISI PRO ÚČELY KONTROL DOKLADŮ A KONTROL NA MÍSTĚ Požadované údaje mohou zahrnovat následující položky, přičemž přesný obsah bude předmětem dohody s členským státem pro dotyčný fond (regionální, sociální, orientační sekce EZOZF, rybolov). Čísla polí představují strukturu záznamu žádoucí pro počítačové soubory, které mají být předávány Komisi [1]. A. ÚDAJE O AKCI (podle rozhodnutí o přidělení příspěvku) Pole 1 Kód CCI akčního programu/jednotného programového dokumentu (viz "Code commun d'identification") Pole 2 Název akčního programu/jednotného programového dokumentu Pole 3 Kód priority (nebo technické pomoci) Pole 4 Jméno priority (nebo technické pomoci) Pole 5 Kód části programu (opatření, podružné opatření, akce atd.) Pole 6 Název části programu (opatření, podružné opatření, akce atd.) Pole 7 Strukturální fond Pole 8 Platební orgán Pole 9 Řídící orgán Pole 10 Zprostředkující subjekt nebo subjekty (jiný než řídící orgán), jemuž podává konečný příjemce prohlášení o výdajích Pole 11 Kód akce [2] Pole 12 Název akce Pole 13 Název regionu nebo oblasti, kde je akce umístěna/kde se provádí Pole 14 Kód regionu nebo oblasti Pole 15 Krátký popis akce Pole 16 Počátek období způsobilosti výdajů Pole 17 Konec období způsobilosti výdajů Pole 18 Subjekt schvalující příspěvek [3] Pole 19 Datum schválení Pole 20 Referenční číslo konečného příjemce [4] Pole 21 Referenční číslo subjektu nebo podniku, který odpovídá konečnému příjemci za provedení akce (není-li konečným příjemcem) Pole 22 Měna (jiná než euro) Pole 23 Celkové náklady akce [5] Pole 24 Celkové způsobilé náklady akce [6] Pole 25 Výdaje určené pro spolufinancování [7] Pole 26 Příspěvek Společenství Pole 27 Příspěvek Společenství v % (je-li zaznamenáván dodatečně k poli 26) Pole 28 Vnitrostátní veřejné financování Pole 29 Vnitrostátní veřejné financování na úrovni ústřední vlády Pole 30 Vnitrostátní veřejné financování na regionální úrovni Pole 31 Vnitrostátní veřejné financování na místní úrovni Pole 32 Ostatní vnitrostátní veřejné financování Pole 33 Soukromé financování Pole 34 Financování EIB Pole 35 Ostatní financování Pole 36 Oblast pomoci podle kategorií a vedlejších kategorií v souladu s oddílem 3 této přílohy Pole 37 Umístění v městské/venkovské oblasti [8] Pole 38 Dopad na životní prostředí [9] Pole 39 Vliv na rovnost příležitostí [10] Pole 40 Ukazatel [11] Pole 41 Měrná jednotka ukazatele Pole 42 Cílová hodnota ukazatele pro akci B. OZNAMOVANÉ VÝDAJE AKCÍ Požadované údaje se mohou omezit na záznamy o výdajích, které oznamuje konečný příjemce (oddíl 1). Po dohodě s členským státem se mohou požadované údaje týkat záznamů o jednotlivých platbách konečného příjemce nebo subjektu či podniku provádějícího akci, není-li konečným příjemcem (oddíl 2). 1. Výdaje, které oznamuje konečný příjemce a které mají být zahrnuty do prohlášení o výdajích pro Komisi Pole 43 Kód akce (= pole 11) Pole 44 Název akce (= pole 12) Pole 45 Referenční číslo žádosti Pole 46 Výdaje oznamované jako způsobilé pro spolufinancování Pole 47 Příspěvek Společenství Pole 48 Příspěvek Společenství v % (je-li zaznamenáván navíc k poli 47) Pole 49 Vnitrostátní veřejné financování Pole 50 Vnitrostátní financování ústřední vlády Pole 51 Vnitrostátní veřejné regionální financování Pole 52 Vnitrostátní veřejné místní financování Pole 53 Jiné vnitrostátní veřejné financování Pole 54 Soukromé financování Pole 55 Financování EIB Pole 56 Jiné financování Pole 57 Jméno subjektu, který výdaje oznamuje (není-li konečným příjemcem) [12] Pole 58 Datum zúčtování (datum vytvoření záznamu) [13] Pole 59 Místo, kde jsou uchovávány podrobné podklady k žádosti konečného příjemce [14] Pole 60 Počátek období, ve kterém se výdaje uskutečnily Pole 61 Konec období, ve kterém se výdaje uskutečnily Pole 62 Případné výnosy odečtené od oznamovaných výdajů Pole 63 Případné finanční opravy odečtené od žádosti Pole 64 Výdaje oznámené a potvrzené platebním orgánem (v eurech) Pole 65 Datum vyhotovení prohlášení o výdajích platebním orgánem Pole 66 Použitý kurs nebo kursy eura [15] Pole 67 Datum případného ověření na místě Pole 68 Subjekt provádějící ověření na místě Pole 69 Ukazatel [16] Pole 70 Měrná jednotka ukazatele (= 41) Pole 71 Míra dosažení cílové hodnoty pro akci ke dni prohlášení Pole 72. Míra dosažení cílové hodnoty pro akci ke dni prohlášení ve srovnání s plánovaným pokrokem podle původního plánu (v %) 2. Údaje k jednotlivým platbám provedeným konečným příjemcem nebo subjektem či podnikem provádějícím akci (dle dohody) Pole 73 Výše platby Pole 74 Referenční číslo platby Pole 75 Datum platby [17] Pole 76 Datum zúčtování [18] Pole 77 Umístění podrobných podkladů pro platbu konečného příjemce [19] Pole 78 Příjemce (dodavatel zboží a služeb; zhotovitel): název Pole 79 Příjemce: referenční číslo 2. TŘÍDĚNÍ OBLASTÍ POMOCI A. Oblasti pomoci Dále uvedený seznam oblastí pomoci strukturálních fondů vychází z článku 36 nařízení (ES) č. 1260/1999 a byl vytvořen za tím účelem, aby napomáhal službám Komise při podávání zpráv o činnosti strukturálních fondů. Kromě využití ve výročních zprávách o strukturálních fondech a významu pro jasnou komunikaci o různých politikách Společenství jsou tyto kategorizované informace nutné k tomu, aby mohla Komise reagovat na žádosti orgánů ES, členských států a veřejnosti o poskytování informací. Toto rozdělení podle kategorií je součástí řídicí a informační činnosti související s programy a nemá nahrazovat rozdělení, na němž jsou založeny priority programů nebo specifické dopady určené a změřené při hodnocení. Při navrhování opatření v rámci programů strukturálních fondů si členské státy ponechávají možnost využít kategorizaci, která nejlépe odpovídá jejich celostátní a regionální situaci, a mohou přitom využít kategorizaci Komise. Je však důležité, aby Komise mohla zpracovávat souhrny činností fondů podle různých oblastí pomoci. Komplement programu proto musí ukazovat propojení mezi jednotlivými opatřeními a odpovídající kategorií ze seznamu Komise. Toto propojení lze například znázornit tak, že se pro každé opatření použije odpovídající kód, nebo vysvětlením vazby mezi vnitrostátními kódy a kategoriemi Komise. Toto propojení by mělo být zřejmé také ve výročních zprávách o provádění programů. Tento seznam není zcela nový, ale je založen na 14 základních kategoriích používaných v programech cíle 1 při prověřování adicionality během předchozího programového období. B. Dodatečné informace V souvislosti s finančním řízením akcí určila Komise druh informací, které musí členské státy poskytovat, konkrétně zda 1. je projekt umístěn v a) městském, b) venkovském nebo c) zeměpisně neurčeném prostředí; 2. je projekt a) soustředěn především na životní prostředí, b) je šetrný k životnímu prostředí nebo c) je z hlediska životního prostředí neutrální; 3. je projekt a) soustředěn především na rovnost pohlaví, b) má příznivý dopad z hlediska rovnosti mezi muži a ženami nebo c) je z tohoto hlediska neutrální. Poskytování těchto informací v souvislosti s finančním řízením a požadavek používat následující kategorizaci umožní Komisi naplňovat potřeby občanů Evropy. 3. KATEGORIZACE 1. Výrobní oblasti 11 Zemědělství 111 Investice do zemědělských podniků 112 Pomoc mladým začínajícím zemědělcům 113 Odborné vzdělávání zaměřené na zemědělství 114 Zlepšení zpracování zemědělských produktů a jejich uvádění na trh 12 Lesnictví 121 Investice do lesnických podniků 122 Zlepšení sklizně a zpracování lesnických produktů a jejich uvádění na trh 123 Podpora nových příležitostí pro využití a odbyt lesnických produktů 124 Zakládání sdružení majitelů lesů 125 Obnova potenciálu lesnické produkce poškozeného přírodními katastrofami a zavádění preventivních nástrojů 126 Výsadba na nezemědělské půdě 127 Zlepšení a udržení ekologické stability chráněných zalesněných ploch 128 Odborné vzdělávání zaměřené na lesnictví 13 Podpora přizpůsobení a rozvoje venkovských oblastí 1301 Zlepšení půdy 1302 Nové rozdělení pozemků 1303 Zřízení úlev a manažerských služeb pro farmy 1304 Uvádění kvalitních zemědělských produktů na trh 1305 Základní služby pro venkovskou ekonomiku a obyvatelstvo 1306 Obnova a rozvoj vesnic a ochrana venkovského dědictví 1307 Diverzifikace zemědělských a zemědělství blízkých činností za účelem vytvoření vícenásobných aktivit nebo alternativních příjmů 1308 Zemědělská správa vodních zdrojů 1309 Rozvoj a zlepšení infrastruktury související s rozvojem zemědělství 1310 Povzbuzování turistických aktivit 1311 Povzbuzování řemesel souvisejících s farmami 1312 Ochrana životního prostředí v souvislosti s ochranou půdy, lesů a krajiny a se spokojenou existencí zvířat 1313 Obnova potenciálu zemědělské produkce poškozeného přírodními katastrofami a zavádění vhodných preventivních nástrojů 1314 Finanční řízení 14 Rybářství 141 Přizpůsobení intenzity rybolovu 142 Obnova a modernizace rybářského loďstva 143 Zpracování, uvádění na trh a podpora rybářských produktů 144 Akvakultura 145 Vybavení rybářských přístavů a ochrana a rozvoj vodních zdrojů 146 Sociálně-ekonomická opatření a příspěvky na dočasné zastavení činnosti a jiné finanční vyrovnávací částky 147 Akce příslušníků rybářského řemesla, malý pobřežní rybolov a vnitrozemské rybářství 148 Opatření financovaná jinými strukturálními fondy (EFRR, ESF) 15 Pomoc velkým podnikům 151 Investice do fixního kapitálu (továrny a zařízení, spolufinancování státní podpory) 152 Ekologicky šetrné technologie, čisté a energeticky úsporné technologie 153 Poradenské služby v oblasti podnikání (včetně internacionalizace, exportu, ekologického řízení, nákupu technologií) 154 Služby pro různé skupiny se společnými zájmy (bezpečnost a zdraví, péče o závislé osoby) 155 Finanční řízení 16 Pomoc malým a středním podnikům a odvětví řemesel 161 Investice do fixního kapitálu (továrny a zařízení, spolufinancování státní pomoci) 162 Ekologicky šetrné technologie, čisté a energeticky úsporné technologie 163 Poradenské služby v oblasti podnikání (informace, podnikatelské plánování, konzultační služby, uvádění zboží na trh, řízení, návrhářství, internacionalizace, vývoz, ekologické řízení, nákup technologií) 164 Sdílené podnikatelské služby (pozemky, podnikatelské inkubátory, stimulace, propagační služby, propojování, konference, oborové veletrhy) 165 Finanční řízení 166 Služby v dobrovolném/třetím sektoru (poskytování péče závislým osobám, bezpečnost a zdraví, kulturní činnost) 167 Odborné vzdělávání zaměřené na malé a střední podniky a řemesla 17 Cestovní ruch 171 Fyzické investice (informační centra, turistické ubytování, stravování, zařízení) 172 Nehmotné investice (rozvoj a poskytování turistických služeb, sportovní, kulturní a rekreační činnost, dědictví) 173 Sdílené služby pro odvětví cestovního ruchu (včetně propagačních aktivit, propojování, konferencí a oborových veletrhů) 174 Odborné vzdělávání zaměřené na cestovní ruch 18 Výzkum, rozvoj technologií a inovace 181 Výzkumné projekty na vysokých školách a ve výzkumných ústavech 182 Inovace a převod technologií, zakládání sítí a partnerství mezi podniky nebo výzkumnými ústavy 183 Infrastruktura výzkumu, rozvoje technologií a inovací 184 Vzdělávání pro výzkumné pracovníky 2. Lidské zdroje 21 Politika trhu práce 22 Sociální začlenění 23 Rozvoj vzdělávání a odborné přípravy, která není zaměřená na konkrétní oblast (osoby, podniky) 24 Přizpůsobivost pracovní síly, podnikatelská aktivita, inovace, informační a komunikační technologie (osoby, podniky) 25 Akce na trhu práce ve prospěch žen 3. Základní infrastruktura 31 Dopravní infrastruktura 311 Železnice 312 Silnice 3121 Státní silnice 3122 Regionální/místní silnice 3123 Cyklistické stezky 313 Dálnice 314 Letiště 315 Přístavy 316 Vodní cesty 317 Městská hromadná doprava 318 Multimodální doprava 319 Inteligentní dopravní systémy 32 Telekomunikační infrastruktura a informační společnost 321 Základní infrastruktura 322 Informační a komunikační technologie (včetně bezpečnostních opatření a opatření pro bezpečný přenos) 323 Služby a užití pro občany (zdravotnictví, správa, vzdělávání) 324 Služby a užití pro malé a střední podniky (elektronický obchod a transakce, vzdělávání, propojování) 33 Infrastruktura energetiky (výroba, dodávky) 331 Elektřina, plyn, ropné produkty, pevná paliva 332 Obnovitelné zdroje energie (solární, větrná a vodní energie, biomasa) 333 Úspory energie, kogenerace, energetická regulace 34 Ekologická infrastruktura (včetně vod) 341 Ovzduší 342 Hluk 343 Komunální a průmyslové odpady (včetně odpadu z nemocnic a nebezpečného odpadu) 344 Pitná voda (získávání, uskladňování, úprava a rozvod) 345 Kanalizace a čištění vod 35 Prostorové plánování a obnova 351 Renovace a obnova průmyslových a vojenských oblastí 352 Obnova městských oblastí 353 Ochrana, zlepšení a obnova přírodního prostředí 354 Udržování a obnova kulturního dědictví 36 Sociální a veřejná zdravotní infrastruktura 4. Různé 41 Technická pomoc a inovační akce (EFRR, ESF, EZOZF, FNOR) 411 Příprava, provádění, monitorování, propagace 412 Hodnocení 413 Studie 414 Inovační akce 415 Informování veřejnosti [1] Viz pokyny pro sestavování elektronických souborů, bod 2 přílohy V. [2] "Akcí" se rozumí projekt nebo činnost prováděná "konečným příjemcem" nebo subjektem nebo podnikem, za jehož jednání je konečný příjemce odpovědný, není-li konečným příjemcem finančních prostředků, jež se týká podobných činností a zpravidla bývá předmětem jediného rozhodnutí o schválení příspěvku. Vyžadují se údaje o jednotlivých akcích, nikoli celkové údaje zahrnující všechny činnosti "konečných příjemců", kteří sami akce neprovádějí (viz též příloha I tohoto nařízení a odstavce 1.2, 1.3 a 2 pravidla č. 1 přílohy nařízení (ES) č. 1685/2000 o způsobilosti výdajů. Avšak v případě programů s mnoha malými příjemci může být dohodnuto předkládání souhrných údajů. [3] Viz odstavec 3 přílohy I. [4] Určené podle čl. 32 odst. 1 třetího pododstavce nařízení (ES) č. 1260/1999 za účelem oznámení výdajů. [5] Včetně nezpůsobilých nákladů, které byly vyloučeny ze základu pro výpočet veřejného financování. [6] Náklady zahrnuté do základu pro výpočet veřejného financování. [7] Čl. 29 odst. 2 nařízení (ES) č. 1260/1999. [8] Akce je umístěna v a) městském, b) venkovském nebo c) zeměpisně neurčeném prostředí. [9] Akce a) se soustřeďuje především na životní prostředí, b) je šetrná k životnímu prostředí nebo c) je z hlediska životního prostředí neutrální. [10] Akce a) se soustřeďuje především na rovnost pohlaví, b) má příznivý dopad z hlediska rovnosti mezi muži a ženami nebo c) je z tohoto hlediska neutrální. [11] Hlavní ukazatele pro monitorování (budou určeny po dohodě s členským státem). [12] Jestliže konečný příjemce podává prohlášení o výdajích zprostředkujícímu subjektu nebo řídicímu orgánu, který předává žádost platebnímu orgánu, může Komise požadovat podrobnosti prohlášení o výdajích na každém stupni za účelem sledování pomůcky pro audit se zaměřením na finanční toky (viz odstavec 5 přílohy I). [13] Odstavec 1 přílohy I. [14] Pomůcka pro audit se zaměřením na finanční toky: odstavec 8 přílohy 1. [15] Jestliže bylo podáno více prohlášení, uveďte kurs použitý pro každou částku oznámenou konečným příjemcem. [16] Hlavní ukazatele pro monitorování (budou určeny po dohodě s členským státem). [17] Odstavec 1 přílohy I. [18] Odstavec 1 přílohy I. [19] Odstavec 8 přílohy I. -------------------------------------------------- PŘÍLOHA V UPŘEDNOSTŇOVANÉ TECHNICKÉ SPECIFIKACE PŘENOSU ELEKTRONICKÝCH SOUBORŮ KOMISI 1. Způsoby přenosu Většinu dnes používaných způsobů lze použít po předchozí dohodě s Komisí. Níže uvedený seznam obsahuje nikoliv vyčerpávající výčet upřednostňovaných způsobů. 1. Magnetické médium - disketa 3,5 palce 1,4 MB (DOS/Windows) volitelně komprese do formátu ZIP - kazeta DAT 4 mm DDS-1 (90 m) - CD-ROM (WORM) 2. Elektronický přenos dat - přímý přenos e-mailem pro soubory do 5 MB volitelně komprese do formátu ZIP - přenos pomocí protokolu FTP volitelně komprese do formátu ZIP 2. Upřednostňovaný standard pro sestavování výpisů z elektronických souborů členských států Upřednostňovaný standardní soubor má tyto vlastnosti: 1. Každý záznam začíná trojmístným kódem, který označuje údaje v záznamu obsažené. Existují dva druhy záznamů: a) záznamy o akci označené kódem "PRJ", které obsahují všeobecné informace o akci. Vlastnosti záznamu (pole 1 až 42) jsou popsány v bodu 1. A přílohy IV; b) záznamy o platbách označované kódem "PAY", které obsahují podrobné údaje o platbách oznámených pro danou akci. Vlastnosti záznamu (pole 43 až 79) jsou popsány v bodu 1. B přílohy IV. 2. Za záznamy "PRJ", které obsahují údaje o akci následuje bezprostředně několik záznamů "PAY", které obsahují údaje o výdajích na tuto akci, nebo mohou být záznamy typu PRJ a PAY předány ve zvláštních souborech. 3. Pole jsou oddělena středníkem. Dva po sobě následující středníky označují, že v daném poli není žádný údaj ("prázdné pole"). 4. Záznamy mají různou délku. Každý záznam končí kódem "CR LF" (konec řádky, hexadecimálně "0D 0A"). 5. Soubor je v kódu ASCII. 6. Číselná pole pro vyjádření částek: a) desetinný oddělovač: "," b) symbol ("+" nebo "–") se vkládá zcela vlevo, číslice následují bez mezery; c) pevně stanovený počet desetinných míst; d) nedělají se mezery mezi číslicemi ani mezi tisíci. 7. Datové pole: "DDMMRRRR" (den dvěma číslicemi, měsíc dvěma číslicemi, rok čtyřmi číslicemi). 8. Data v textovém formátu se nesmějí dávat do uvozovek. Je samozřejmé, že středník se nesmí u dat v textovém formátu vyskytovat. 9. Všechna pole: žádné mezery na začátku nebo na konci pole 10. Soubory splňující tato pravidla budou vypadat takto (příklad): PRJ;1999FI161D0002;Cíl 1 východní Finsko;2;Rozvoj podnikání;1;Podpora investic; … PAY;1234;Joensuu Business Park;2315;103300;51650;50 % … 11. V případě souborů z Řecka by se měl použít buď kód ELOT-928 nebo ISO 8859-7. 3. Dokumentace Každý soubor musí mít kontrolní součty pro tyto položky: 1. počet záznamů, 2. celková částka, 3. celková částka dílčích součtů pro každý program. Pro každé pole vyjádřené kódem musí být k souboru připojen význam použitých kódů. Součet záznamů v počítačovém souboru rozdělený podle programů a podprogramů (priorit) musí odpovídat prohlášením o platbách, která byla předložena Komisi za období uvedené v žádosti o informace. Jakékoli nesrovnalosti musí být zdůvodněny v poznámce připojené k souboru. --------------------------------------------------