ROZHODNUTÍ KOMISE

ze dne 22. září 2006,

kterým se mění příručka Sirene

(oznámeno pod číslem K(2006) 4094)

(Pouze české, estonské, finské, francouzské, italské, maďarské, maltské, německé, nizozemské, litevské, lotyšské, polské, portugalské, řecké, slovenské, slovinské, španělské a švédské znění je závazné)

(2006/757/ES)

KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,

s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,

s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 378/2004 ze dne 19. února 2004 o postupech pro změnu příručky Sirene (1), a zejména na článek 2 uvedeného nařízení,

vzhledem k těmto důvodům:

Nařízením Rady (ES) č. 871/2004 ze dne 29. dubna 2004 o zavedení některých nových funkcí do Schengenského informačního systému včetně boje proti terorismu (4) byly zavedeny některé nové funkce do stávající verze Schengenského informačního systému („SIS“), zejména pokud jde o poskytování přístupu k některým druhům údajů zanesených do SIS a pokud jde o záznamy a předávání osobních údajů. Je tedy třeba upravit pracovní postupy, jimiž se řídí interní činnost kanceláří Sirene a jejich vzájemná spolupráce.

Technický vývoj systému Sirpit (Sirene Picture Transfer) vyžaduje zvláštní pracovní postupy v rámci příslušných kanceláří Sirene a mezi nimi, aby si mohly elektronickou cestou vyměňovat fotografie a otisky prstů s cílem rychle a přesně identifikovat osoby. Tyto postupy by měly být začleněny do revidovaného znění příručky Sirene.

Toto rozhodnutí představuje nezbytný právní základ pro přijetí změn v příručce Sirene v oblastech spadajících do působnosti Smlouvy o založení Evropského společenství (dále jen „Smlouva o ES“). Rozhodnutí Komise 2006/758/ES ze dne 22. září 2006, kterým se mění příručka Sirene (6) , představuje nezbytný právní základ pro přijetí změn v příručce Sirene v oblastech spadajících do působnosti Smlouvy o Evropské unii (dále jen „Smlouva o EU“). Skutečnost, že právní rámec nezbytný pro přijetí revidované příručky Sirene spočívá ve dvou samostatných nástrojích, nezpochybňuje zásadu, že se jedná o jednu příručku. V zájmu jasnosti je však třeba ji uvést v přílohách obou rozhodnutí.

Dánsko se v souladu s články 1 a 2 Protokolu o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o založení Evropského společenství, neúčastní přijímání tohoto rozhodnutí, a proto pro ně není závazné ani použitelné. Vzhledem k tomu, že toto rozhodnutí navazuje na schengenské acquis podle hlavy IV části třetí Smlouvy, rozhodne se Dánsko v souladu s článkem 5 uvedeného protokolu do šesti měsíců poté, co bylo přijato toto rozhodnutí, zda je provede ve svém vnitrostátním právu.

PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:

Článek 1

1. Pro účely záležitostí spadajících do oblasti působnosti Smlouvy o ES se příručka Sirene nahrazuje zněním uvedeným v příloze 1 tohoto rozhodnutí.

2. Odkazy na nahrazovanou příručku Sirene se považují za odkazy na znění příručky Sirene uvedené v příloze 1 tohoto rozhodnutí v souladu se srovnávací tabulkou v příloze 2 tohoto rozhodnutí.

Článek 2

Toto rozhodnutí je v souladu se Smlouvou o založení Evropského společenství určeno těmto členským státům: Belgickému království, České republice, Spolkové republice Německo, Estonské republice, Řecké republice, Španělskému království, Francouzské republice, Italské republice, Kyperské republice, Lotyšské republice, Litevské republice, Lucemburskému velkovévodství, Maďarské republice, Republice Malta, Nizozemskému království, Rakouské republice, Polské republice, Portugalské republice, Slovinské republice, Slovenské republice, Finské republice a Švédskému království.

(1) Úř. věst. L 64, 2.3.2004, s. 5.

(2) Úř. věst. C 38, 17.2.2003, s. 1.

(3) Úř. věst. L 239, 22.9.2000, s. 19.

(4) Úř. věst. L 162, 30.4.2004, s. 29. Nařízení ve znění rozhodnutí 2005/728/SVV (Úř. věst. L 273, 19.10.2005, s. 26).

(5) Úř. věst. L 8, 14.1.2003, s. 34.

(6) Viz strana 41 v tomto čísle Úředního věstníku.

(7) Úř. věst. L 131, 1.6.2000, s. 43.

(8) Úř. věst. L 64, 7.3.2002, s. 20.

(9) Úř. věst. L 176, 10.7.1999, s. 31.

(10) Úř. věst. L 370, 17.12.2004, s. 78.

PŘÍLOHA 1

REVIDOVANÁ PŘÍRUČKA SIRENE (1)

OBSAH

Úvod

1. SCHENGENSKÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM (SIS) A VNITROSTÁTNÍ SIRENE

1.1 Právní základ (čl. 92 odst. 4 Schengenské úmluvy)

1.2 Kancelář Sirene

1.3 Příručka Sirene

1.4 Normy

1.4.1 Dostupnost

1.4.2 Kontinuita

1.4.3 Bezpečnost

1.4.4 Přístupnost

1.4.5 Sdělování

1.4.6 Pravidla přepisu

1.4.7 Kvalita údajů

1.4.8 Struktury

1.4.9 Archivace

1.5 Zaměstnanci

1.5.1 Znalosti

1.5.2 Odborné vzdělávání

1.5.3 Výměna zaměstnanců

1.6 Technická infrastruktura

1.6.1 Automatické vkládání údajů

1.6.2 Automatický výmaz údajů

1.6.3 Výměna údajů mezi kancelářemi Sirene

1.6.4 Kvalita údajů SIS

2. OBECNÉ POSTUPY

2.1 Několikanásobné záznamy (článek 107)

2.1.1 Výměna informací u několikanásobných záznamů

2.1.2 Ověřování několikanásobných záznamů o osobě

2.1.3 Dohoda o vložení nového záznamu, jestliže je neslučitelný se stávajícím záznamem (formulář E)

2.2 Výměna informací po nalezení záznamu

2.2.1 Sdělování dalších informací

2.3 Případy, kdy nelze dodržet postupy po nalezení záznamu (čl. 104 odst. 3)

2.4 Případy, kdy je změněn původní účel záznamu (čl. 102 odst. 3)

2.4.1 Postupy pro změnu původního účelu

2.5 Právně nebo fakticky chybné údaje (článek 106)

2.5.1 Opravné postupy

2.6 Právo přistupovat k údajům a opravovat je (články 109 a 110)

2.6.1 Výměna informací v souvislosti s právem na přístup k údajům nebo na jejich opravu

2.6.2 Informace o žádostech o přístup k záznamům pořízeným jinými členskými státy

2.6.3 Informace o postupech pro přístup a opravu

2.7 Výmaz, přestanou-li existovat podmínky pro uchování záznamu

2.8 Zneužití totožnosti

2.9 Sirpit (obrazový přenos Sirene – Sirene Picture Transfer)

2.9.1 Vývoj a pozadí postupu Sirpit (obrazový přenos Sirene)

2.9.2 Další využití vyměněných údajů, včetně archivace

2.9.3 Technické požadavky

2.9.4 Vnitrostátní identifikační útvar

2.9.5 Používání formuláře L Sirene

2.9.6 Postup Sirpit

2.9.6.1 Kancelář Sirene, která nalezla osobu, porovnává

2.9.6.2 Poskytující kancelář Sirene porovnává

2.9.6.3 Vstupní obrazovka

2.10 Policejní spolupráce (články 39–46)

2.10.1 Zvláštní pravomoci v policejních a bezpečnostních záležitostech. Hlava III (články 39 a 46)

2.11 Překrývající se úlohy Sirene a Interpolu

2.11.1 Přednost záznamů SIS před záznamy Interpolu

2.11.2 Volba komunikačního kanálu

2.11.3 Využití a rozšíření Interpolu ve státech Schengenu

2.11.4 Zasílání informací třetím státům

2.11.5 Nalezení a výmaz záznamu

2.11.6 Zlepšení spolupráce mezi kancelářemi Sirene a vnitrostátními ústřednami Interpolu

2.12 Spolupráce s Europolem a Eurojustem

2.13 Zvláštní typy vyhledávání

2.13.1 Zeměpisně zaměřené vyhledávání

2.13.2 Vyhledávání za účasti zvláštních policejních jednotek, které provádějí cílené vyhledávání

2.14 Přidání poznámky

2.14.1 Výměna informací při přidání poznámky

2.14.2 Konzultace s členskými státy v souvislosti s přidáním poznámky

2.14.3 Žádost o přidání poznámky

2.14.4 Systematická žádost o přidávání poznámky ke státním příslušníkům daného členského státu

3. ZÁZNAMY PODLE ČLÁNKU 95

3.1 Kontroly členského státu před pořízením záznamu

3.2 Ověření, zda vnitrostátní právo členského státu opravňuje k zatčení v souvislosti s předáním nebo vydáním

3.3 Několikanásobné záznamy

3.3.1 Ověřování několikanásobných záznamů (článek 107)

3.3.2 Výměna informací

3.3.3 Vložení přezdívky

3.4 Doplňující informace, které mají být zaslány členským státům

3.4.1 Doplňující informace, které mají být zaslány v souvislosti s EZR

3.4.2 Doplňující informace, které mají být zaslány v souvislosti s předběžnou vazbou

3.4.3 Další informace pro zjištění totožnosti osoby

3.4.4 Zasílání formulářů A a M

3.5 Na žádost jiného členského státu o přidání poznámky

3.5.1 Výměna informací při přidání poznámky

3.5.2 Konzultace s členskými státy v souvislosti s přidáním poznámky

3.5.3 Žádost o přidání poznámky

3.5.4 Systematická žádost o přidávání poznámky ke státním příslušníkům daného členského státu

3.6 Kroky kanceláří Sirene po obdržení záznamu podle článku 95

3.7 Výměna informací po nalezení záznamu

3.7.1 Informování členského státu, jestliže záznam odpovídá

3.7.2 Sdělování dalších informací

3.7.3 Po nalezení záznamu

3.8 Výmaz záznamu

3.8.1 Výmaz, přestanou-li existovat podmínky pro uchování záznamu

3.9 Zneužití totožnosti

3.9.1 Shromažďování a sdělování informací o osobě, jejíž totožnost byla zneužita

3.9.2 Sdělování informací o osobě, jejíž totožnost byla zneužita

4. ZÁZNAMY PODLE ČLÁNKU 96

4.1 Úvod

4.2 Záznamy podle článku

4.3 Vložení přezdívky

4.4 Zneužití totožnosti

4.4.1 Shromažďování a sdělování informací o osobě, jejíž totožnost byla zneužita

4.5 Vydávání povolení k pobytu nebo víz

4.6 Odepření vstupu nebo vyhoštění z schengenského území

4.7 Výměna informací o státních příslušnících třetích zemí, kterým nemá být povolen vstup

4.8 Informování členských států Schengenu, jestliže záznam odpovídá

5. ZÁZNAMY PODLE ČLÁNKU 97

5.1 Záznamy podle článku 97

5.2 Přidání poznámky

5.2.1 Výměna informací při přidání poznámky

5.2.2 Konzultace s členskými státy v souvislosti s přidáním poznámky

5.2.3 Žádost o přidání poznámky

5.3 Po nalezení záznamu

5.3.1 Sdělování dalších informací

6. ZÁZNAMY PODLE ČLÁNKU 98

6.1 Záznamy podle článku 98

6.2 Po nalezení záznamu

6.2.1 Sdělování dalších informací

7. ZÁZNAMY PODLE ČLÁNKU 99

7.1 Záznamy podle čl. 99 odst. 2

7.2 Vložení přezdívky

7.3 Konzultace s členskými státy před pořízením záznamů z důvodů bezpečnosti státu

7.4 Přidání poznámky

7.4.1 Výměna informací při přidání poznámky

7.4.2 Konzultace s členskými státy v souvislosti s přidáním poznámky

7.4.3 Žádost o přidání poznámky

7.5 Sdělení dalších informací po nalezení záznamu

8. ZÁZNAMY PODLE ČLÁNKU 100

8.1 Záznamy o vozidlech podle článku 100

8.1.1 Ověřování několikanásobných záznamů o vozidle

8.1.2 Zvláštní případy záznamů o vozidlech

8.2 Sdělení dalších informací po nalezení záznamu

9. STATISTIKA

ÚVOD

Dne 14. června 1985 podepsalo pět zemí (Belgické království, Spolková republika Německo, Francouzská republika, Lucemburské velkovévodství a Nizozemské království) v Schengenu, malém městě v Lucembursku, dohodu s cílem umožnit „… všem státním příslušníkům členských států volně překračovat vnitřní hranice…“ a umožnit „volný pohyb zboží a služeb“.

Jednou z podmínek používání této dohody bylo, že zrušení vnitřních hranic nesmí ohrozit bezpečnost státu. To znamená, že všechna území členských států musí být chráněna.

Bylo zmocněno několik specializovaných skupin k prostudování praktických opatření, aby se zabránilo bezpečnostním nedostatkům, až bude dohoda uvedena v platnost.

Praktický výsledek této práce lze nalézt ve dvou dokumentech, v jednom technickém (studie proveditelnosti) a v druhém právním (úmluva).

Studie proveditelnosti, předložená ministrům zahraničí pěti signatářských zemí dohody v listopadu 1988, stanoví široké technické zásady pro vytvoření Schengenského informačního systému (SIS).

Studie nejen stanoví strukturu informačního systému, ale uvádí také základní specifikace, které je třeba zajistit, aby řádně fungoval. Tato struktura byla pojmenována „Sirene“, což je akronym definice této struktury v angličtině: S upplementary I nformation RE quest at the National Entries (žádost o doplňující informace u vnitrostátních záznamů).

Toto je souhrnný popis postupu pro předávání doplňujících informací požadovaných koncovým uživatelem pro další kroky, jestliže byl využit SIS a nalezen záznam.

Pět zakládajících zemí podepsalo dne 19. června 1990 Úmluvu k provedení Schengenské dohody (2) a později se k nim dne 27. listopadu 1990 připojila Itálie, dne 25. června 1991 Španělsko a Portugalsko, dne 6. listopadu 1992 Řecko, dne 28. dubna 1995 Rakousko a dne 19. prosince 1996 Dánsko, Švédsko a Finsko. Úmluva stanoví všechny právní předpisy, které jsou závazné pro všechny členské státy. Norsko a Island dne 19. prosince 1996 také uzavřely s členskými státy dohodu o spolupráci.

Schengenské acquis – úmluva – bylo do právního rámce Evropské unie včleněno prostřednictvím protokolů připojených k Amsterodamské smlouvě v roce 1999. Dne 12. května 1999 bylo přijato rozhodnutí Rady, které ve shodě s příslušnými ustanoveními Smlouvy o založení Evropského společenství a Smlouvy o Evropské unii určuje právní základ pro každé ustanovení nebo rozhodnutí, jež tvoří schengenské acquis.

Podrobně jsou rozepsány také společné postupy a pravidla spolupráce mezi partnery. Hlava IV se výhradně zaměřuje na Schengenský informační systém.

Schengenský informační systém (SIS) by měl stanovit orgány odpovědné za:

a) kontroly hranic;

b) provádění jiných policejních a celních kontrol ve vnitrozemí, jakož i jejich koordinaci;

c) udělování víz, vydávání povolení k pobytu a řízení s cizinci,

přístup k záznamům o osobách, vozidlech a předmětech pomocí automatizovaného vyhledávacího postupu.

SIS se skládá ze dvou samostatných složek: jednou je ústřední systém, druhou tvoří vnitrostátní systémy (pro každou zemi jeden). SIS funguje na principu, že vnitrostátní systémy si nemohou vyměňovat počítačová data přímo mezi sebou, ale místo toho pouze přes ústřední systém (C.SIS).

Přesto by mělo být možné, aby si členské státy vyměňovaly doplňující informace nutné k provádění některých ustanovení předpokládaných podle úmluvy a aby SIS řádně fungoval, buď na dvoustranném, nebo mnohostranném základě.

Má-li každý vnitrostátní Schengenský informační systém (N.SIS) splnit provozní požadavky stanovené ve studii proveditelnosti a v úmluvě, musí tedy využívat tyto doplňující informace, které jsou nezbytné k používání počítačového systému Sirene.

Bude se využívat technicko-provozní útvar, který bude odpovědný za předávání všech žádostí o doplňující informace k vnitrostátním záznamům.

Členské státy přijaly tuto zásadu:

Každý členský stát zřídí „vnitrostátní kancelář Sirene“, která bude sloužit jako jediné kontaktní místo pro ostatní partnery a bude nepřetržitě k dispozici.

Všechny členské státy společně vymezily právní základy, případy, kdy by se mělo zasáhnout, postupy, které je potřeba dodržovat, a obecné zásady pro uspořádání kanceláří Sirene, aby existovala společná pravidla. Tato ujednání jsou zaznamenána v této příručce Sirene.

1. SCHENGENSKÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM (SIS) A VNITROSTÁTNÍ SIRENE

SIS, vytvořený v souladu s hlavou IV Úmluvy z roku 1990 k provedení Schengenské dohody ze dne 14. června 1985 o postupném odstraňování kontrol na společných hranicích (Schengenská úmluva) (3), představuje základní nástroj pro uplatňování ustanovení schengenského acquis, jak bylo začleněno do rámce Evropské unie.

1.1 Právní základ (čl. 92 odst. 4 Schengenské úmluvy) (4)

Členské státy si prostřednictvím orgánů určených za tím účelem (známých jako Sirene) vyměňují všechny nezbytné informace týkající se provedení záznamu a umožňující přijmout vhodná opatření v případech, kdy osoby nebo předměty, o kterých byly do tohoto systému vloženy údaje, byly nalezeny na základě vyhledávání v tomto systému.

1.2 Kancelář Sirene

SIS funguje na zásadě, že vnitrostátní systémy si nemohou vyměňovat počítačová data přímo mezi sebou, ale pouze přes ústřední systém (C.SIS).

Je však nutné, aby si členské státy Schengenu mohly vyměňovat doplňující informace potřebné k provádění některých ustanovení stanovených v úmluvě a aby SIS řádně fungoval, buď na dvoustranném, nebo mnohostranném základě.

Pro splnění provozních požadavků stanovených v úmluvě musí každý členský stát Schengenu zřídit ústřední orgán jako jediné kontaktní místo pro výměnu doplňujících informací, které se týkají údajů SIS. Toto kontaktní místo, na které se odkazuje jako na kancelář Sirene, musí být plně funkční 24 hodin denně 7 dní v týdnu.

1.3 Příručka Sirene

Příručka Sirene obsahuje pokyny pro kanceláře Sirene s podrobným popisem pravidel a postupů pro dvoustrannou nebo mnohostrannou výměnu doplňujících informací, na které odkazuje odstavec 1.2.

1.4 Normy

Základní normy, které jsou základem spolupráce přes Sirene, jsou tyto:

1.4.1 Dostupnost

Každý členský stát zřídí vnitrostátní kancelář Sirene, která bude sloužit jako jediné kontaktní místo pro členské státy uplatňující Schengenskou úmluvu. Je plně funkční 24 hodin denně. Dostupnost pro technickou analýzu, podporu a řešení je také zajištěna 24 hodin denně.

1.4.2 Kontinuita

Každá kancelář Sirene vybuduje vnitřní infrastrukturu, která zaručí kontinuitu řídicí, personální a technické infrastruktury.

Vedoucí každé kanceláře Sirene se sejdou alespoň dvakrát ročně, aby posoudili kvalitu spolupráce mezi svými útvary, přijali potřebná technická nebo organizační opatření v případě jakýchkoliv potíží a v případě potřeby upravili postupy.

1.4.3 Bezpečnost

Bezpečnost v objektu

Pro ochranu objektu kanceláře Sirene jsou zapotřebí fyzické a organizační bezpečnostní prvky. Konkrétní opatření budou určena podle výsledků hodnocení hrozeb, která bude provádět každý stát Schengenu, a budou na těchto výsledcích závislá. Doporučení a osvědčené postupy stanovené v 2. svazku Schengenského katalogu EU: Schengenský informační systém, Sirene, by se měl projevit v praxi, stejně jako rozhodnutí Rady 2001/264/ES (5).

Konkrétní prvky se mohou lišit, jelikož budou muset reagovat na hrozby v bezprostředním okolí a v přesném místě kanceláře Sirene. Může k nim patřit:

— vnější okna osazená bezpečnostním sklem,

— zabezpečené a zavřené dveře,

— cihlové/betonové zdi kanceláře Sirene,

— poplašné systémy proti neoprávněnému vniknutí, zahrnující záznam vstupů, východy a jakékoliv neobvyklé události,

— bezpečnostní hlídky na místě nebo rychle dostupné,

— protipožární systém nebo přímé spojení s hasiči,

— vyhrazené prostory, jež zabrání tomu, aby zaměstnanci, kteří se nepodílejí na opatřeních mezinárodní policejní spolupráce nebo kteří nemají nutně přístup k dokumentům, museli vstupovat do místností kanceláře Sirene nebo jimi procházet, nebo

— dostatečný záložní zdroj elektřiny.

Bezpečnost systému

Základní zásady bezpečnosti systému jsou stanoveny v článku 118 Schengenské úmluvy.

V ideálním případě by systém kanceláře Sirene měl mít záložní počítačový a databázový systém na jiném místě pro případ vážné nouzové situace v kanceláři Sirene.

1.4.4 Přístupnost

Za účelem splnění požadavku poskytovat doplňující informace mají zaměstnanci Sirene přímý nebo nepřímý přístup ke všem příslušným vnitrostátním informačním a odborným poradenským zdrojům.

1.4.5 Sdělování

Provozní

Členské státy Schengenu společně rozhodnou o konkrétním kanálu, který se bude používat pro sdělování v rámci Sirene. Pouze pokud tento kanál nebude k dispozici, je případ od případu určen jiný a vzhledem k okolnostem ten nejvhodnější komunikační prostředek podle technických možností a bezpečnostních a kvalitativních požadavků, které musí sdělování splňovat.

Písemné zprávy se dělí na dvě kategorie: volný text a standardní formuláře. Ty musí dodržovat pokyny stanovené v příloze 5. Formuláře B (6), C (7) a D (8) se již nepoužívají a jsou z přílohy 5 odstraněny.

Za účelem dosažení maximální účinnosti v dvoustranné komunikaci mezi zaměstnanci Sirene se používá jazyk, se kterým jsou obeznámeny obě strany.

Kancelář Sirene odpoví na všechny žádosti o informace podané jinými členskými státy přes kanceláře Sirene co nejdříve. V každém případě je odpověď poskytnuta do 12 hodin.

Priority v každodenní práci vycházejí z typu záznamu a významu případu.

Neprovozní

Kancelář Sirene by k výměně neprovozních informací měla používat vyhrazenou adresu elektronické pošty SIS-NET.

1.4.6 Pravidla přepisu

Musí se dodržovat pravidla přepisu, která lze nalézt v příloze 2.

1.4.7 Kvalita údajů

Povinností každé kanceláře Sirene je vykonávat úlohu koordinátora zajištění kvality údajů u informací, které jsou vkládány do SIS. Za tímto účelem mají kanceláře Sirene nezbytné vnitrostátní pravomoci k plnění této úlohy, za kterou jsou odpovědné podle čl. 92 odst. 4 a článku 108. Proto je nutné mít určitou formu vnitrostátního auditu kvality údajů, včetně přezkoumání poměru záznamů/nalezených záznamů a obsahu údajů.

Měly by být vytvořeny vnitrostátní normy pro odborné vzdělávání koncových uživatelů v oblasti zásad kvality údajů a jejich používání v praxi.

1.4.8 Struktury

Všechny vnitrostátní agentury, včetně kanceláří Sirene, odpovědné za mezinárodní policejní spolupráci musí mít strukturované uspořádání, aby se předešlo střetu pravomocí s jinými vnitrostátními orgány, které vykonávají podobné funkce, a zdvojování práce.

1.4.9 Archivace

a) Každý členský stát určí ustanovení pro uchovávání informací.

b) Kancelář Sirene členského státu, který pořídil záznam, je povinna mít všechny informace o svých vlastních záznamech k dispozici pro ostatní členské státy.

c) Archivy každé kanceláře Sirene by měly umožňovat rychlý přístup k příslušným informacím, aby splňovaly velmi krátké lhůty pro předávání informací.

d) Soubory a jiné zprávy zaslané jinými členskými státy se uchovávají podle vnitrostátních právních předpisů o ochraně údajů a soukromí v přijímajícím členském státě. Použijí se také ustanovení hlavy VI Schengenské úmluvy a směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (9). Pokud je to možné, nebudou kanceláře Sirene tyto dodatečné informace uchovávat, bude-li odpovídající záznam vymazán.

e) Zneužití totožnosti: Informace o zneužití totožnosti by měly být vymazány po výmazu příslušného záznamu.

1.5 Zaměstnanci

1.5.1 Znalosti

Zaměstnanci kanceláře Sirene mají jazykové znalosti, které zahrnují co nejširší řadu jazyků, a zaměstnanci konající službu jsou schopni komunikovat se všemi kancelářemi Sirene.

Mají nezbytné znalosti o:

— vnitrostátních a mezinárodních právních aspektech,

— svých vnitrostátních donucovacích a

— vnitrostátních a evropských soudních a imigračních správních systémech.

Musí mít pravomoc samostatně vyřizovat veškeré příchozí případy.

V případě zvláštních žádostí nebo odborného (právního) poradenství by měli mít možnost vyžádat si pomoc svých nadřízených nebo odborníků.

Operátoři konající službu mimo úřední hodiny mají totožné pravomoci a znalosti a mají možnost obrátit se na odborníky dostupné na telefonu.

Jsou zapotřebí odborné právnické znalosti, které budou zahrnovat běžné i výjimečné případy. V závislosti na případech je mohou poskytovat všichni zaměstnanci s potřebným právnickým vzděláním nebo odborníci ze soudních orgánů.

Odpovědné vnitrostátní náborové orgány musí vzít všechny výše uvedené dovednosti a znalosti v úvahu při náboru nových zaměstnanců a následně musí pořádat odborné vzdělávací kurzy nebo školení při zaměstnání na vnitrostátní i mezinárodní úrovni.

Zkušenosti zaměstnanců na vysoké úrovni vedou k tomu, že jsou schopni jednat z vlastního podnětu, a tedy účinně vyřizovat případy. Proto je vhodná nízká fluktuace zaměstnanců, což vyžaduje jednoznačnou podporu vedení, které umožní tuto přenesenou odpovědnost.

1.5.2 Odborné vzdělávání

Vnitrostátní úroveň

Na vnitrostátní úrovni dostatečné odborné vzdělávání zaručí, že zaměstnanci splní požadované normy stanovené v této příručce.

Doporučuje se, aby se na odborném vzdělávání všech orgánů, které vkládají záznamy, podílely kanceláře Sirene s důrazem na kvalitu údajů a maximální využívání SIS.

Mezinárodní úroveň

Alespoň jednou ročně se pořádají společné odborné vzdělávací kurzy, aby se zlepšila spolupráce mezi kancelářemi Sirene, jestliže se zaměstnancům umožní setkávat se s kolegy z jiných kanceláří Sirene, sdílet informace o vnitrostátních pracovních metodách a vytvářet jednotnou a rovnocennou úroveň znalostí. Zaměstnanci si navíc uvědomí význam své práce a nutnost vzájemné solidarity s ohledem na společnou bezpečnost členských států.

1.5.3 Výměna zaměstnanců

Kanceláře Sirene mohou také zvážit možnost zřízení výměn zaměstnanců s jinými kancelářemi Sirene. Tyto výměny mají pomoci zlepšit znalosti zaměstnanců o pracovních metodách, ukázat, jak jsou uspořádány jiné kanceláře Sirene, a navázat osobní styky s kolegy v jiných členských státech.

1.6 Technická infrastruktura

Technickými zdroji obecně jsou zavedené metody, jejichž prostřednictvím se mezi kancelářemi Sirene sdělují informace.

Každá kancelář Sirene má počítačový řídicí systém, který umožňuje vysokou automatizaci řízení každodenních pracovních procesů.

1.6.1 Automatické vkládání údajů

Upřednostňovaným způsobem vkládání záznamů do SIS je automatický převod vnitrostátních záznamů do N.SIS, které splňují kritéria pro vkládání do SIS. Tento automatický převod, včetně kontrol kvality údajů, by měl být také průhledný a neměl by vyžadovat od orgánu, který záznam vkládá, další úkon.

1.6.2 Automatický výmaz údajů

Tam, kde vnitrostátní systém umožňuje automatický převod vnitrostátních záznamů do SIS, jak je stanoveno v předchozím odstavci, by automatický výmaz záznamu souvisejícího se SIS ve vnitrostátní databázi měl také vést k automatickému výmazu jeho ekvivalentu v SIS.

Jelikož nejsou povoleny několikanásobné záznamy, doporučuje se, aby bude-li to možné a nutné, byly na vnitrostátní úrovni k dispozici druhé a následné záznamy o téže osobě, aby mohly být vloženy, když první záznam o této osobě pozbude platnosti.

1.6.3 Výměna údajů mezi kancelářemi Sirene

Dodržují se pokyny stanovené pro výměnu údajů mezi kancelářemi Sirene (10).

1.6.4 Kvalita údajů SIS

Aby každá kancelář Sirene mohla vykonávat svou úlohu koordinátora zajištění kvality údajů (viz odstavec 1.5 výše), měla by být k dispozici potřebná podpora informačních technologií.

2. OBECNÉ POSTUPY

Postupy popsané níže jsou použitelné téměř na všechny články 95–100 a konkrétní postupy pro každý článek lze nalézt v popisu tohoto článku:

2.1 Několikanásobné záznamy (článek 107)

Někdy může dojít k tomu, že různé země pořídí několik záznamů pro totožné subjekty. Je nezbytné, aby to nepůsobilo zmatek u koncových uživatelů a aby byly jednoznačné podle opatření, která se musí přijmout při vkládání záznamu. Proto jsou stanoveny různé postupy pro odhalování několikanásobných záznamů a je také vytvořen prioritní mechanismus pro jejich vkládání do SIS.

To vyžaduje:

— kontroly před pořízením záznamu, aby se určilo, zda subjekt již není v SIS,

— konzultaci s ostatními členskými státy, když vložení záznamu vyvolá několikanásobné záznamy, které jsou neslučitelné.

2.1.1 Výměna informací u několikanásobných záznamů

Pro každou fyzickou osobu lze do SIS vložit pouze jeden záznam na členský stát.

Několik členských států může vložit záznam o téže osobě, jestliže jsou záznamy slučitelné nebo mohou existovat vedle sebe.

Záznamy podle článku 95 jsou slučitelné se záznamy podle článků 97 a 98. Mohou také existovat vedle záznamů podle článku 96, ačkoliv v těchto případech mají postupy podle článku 95 přednost před postupy stanovenými pro článek 96.

a) Záznamy podle článků 96 a 99 nejsou slučitelné vzájemně ani se záznamy podle článků 95, 97 nebo 98, aniž by byla dotčena skutečnost, že záznamy podle článků 95 a 96 existují vedle sebe. V rámci článku 99 jsou záznamy pořízené za účelem „utajeného sledování“ neslučitelné se záznamy za účelem „zvláštních kontrol“.

b) Přednostní pořadí záznamů je následující: — zatčení v souvislosti s předáním nebo vydáním (článek 95), — odepření vstupu do států Schengenu (článek 96), — umístění na bezpečném místě (článek 97), — utajené sledování (článek 99), — zvláštní kontroly (článek 99) a — sdělení místa pobytu (články 97 a 98). Od tohoto přednostního pořadí se lze odchýlit po konzultaci mezi členskými státy, jestliže jsou ohroženy zásadní vnitrostátní zájmy.

Tabulka záznamů

Pořadí důležitosti Článek 95 Článek 96 Ochrana podle článku 97 Osoba podle článku 99 (US) Osoba podle článku 99 (ZK) Místo pobytu podle článku 97 Článek 98 Vozidlo podle článku 99 (US) Vozidlo podle článku 99 (ZK) Článek 100 Článek 95 ano mohou existovat vedle sebe ano ne ne ano ano X X X Článek 96 mohou existovat vedle sebe ano ne ne ne ne ne X X X Ochrana podle článku 97 ano ne ano ne ne ano ano X X X Osoba podle článku 99 (US) ne ne ne ano ne ne ne X X X Osoba podle článku 99 (ZK) ne ne ne ne ano ne ne X X X Místo pobytu podle článku 97 ano ne ano ne ne ano ano X X X Článek 98 ano ne ano ne ne ano ano X X X Vozidlo podle článku 99 (US) X X X X X X X Ano ne ne Vozidlo podle článku 99 (ZK) X X X X X X X Ne ano ne Článek 100 X X X ne ne X X Ne ne ano (X znamená „nepoužije se“)

2.1.2 Ověřování několikanásobných záznamů o osobě

Aby se předešlo vkládání neslučitelných několikanásobných záznamů, musí se pečlivě a přesně rozlišovat mezi fyzickými osobami, které mají podobnou charakteristiku. Proto je nezbytná konzultace a spolupráce mezi kancelářemi Sirene a každý členský stát stanoví příslušné technické postupy pro odhalování těchto případů před vložením záznamu.

Prvky používané ke zjištění toho, zda mohou být dvě totožnosti identické, jsou podrobně rozepsány v příloze 6 této příručky.

Byl přijat tento postup:

a) jestliže se při zpracování žádosti o vložení nového záznamu zjistí, že v SIS již existuje osoba s totožnými povinnými prvky popisu totožnosti (příjmení, jméno, datum narození), musí před schválením nového záznamu proběhnout kontrola;

b) kancelář Sirene se spojí s vnitrostátní kanceláří Sirene, která záznam pořídila, aby objasnila, zda se záznam týká téže osoby (formulář L), a

c) jestliže kontrola odhalí, že údaje jsou totožné a mohly by se týkat téže osoby, použije kancelář Sirene postup pro vkládání několikanásobných záznamů. Jestliže výsledek kontroly zní, že se údaje týkají dvou různých osob, kancelář Sirene schválí žádost o vložení nového záznamu.

2.1.3 Dohoda o vložení nového záznamu, jestliže je neslučitelný se stávajícím záznamem ( formulář E )

Jestliže se žádost o záznam střetne se záznamem pořízeným totožným členským státem, vnitrostátní kancelář Sirene zajistí, aby v SIS existoval pouze jeden záznam. Každý členský stát si může vybrat postup, který použije.

Je-li požadovaný záznam neslučitelný se záznamem, který již pořídil jeden nebo několik členských států, je zapotřebí jejich dohoda.

Byl přijat tento postup:

a) jsou-li záznamy slučitelné, nemusí kanceláře Sirene konzultovat; jsou-li záznamy na sobě nezávislé, členský stát, který chce pořídit nový záznam, se rozhodne, zda bude konzultovat;

b) jestliže záznamy nejsou slučitelné nebo jestliže existují jakékoliv pochybnosti v souvislosti s jejich slučitelností, kanceláře Sirene spolu vzájemně konzultují, aby byl v konečném důsledku vložen pouze jeden záznam;

c) jestliže je v důsledku konzultace dána přednost záznamu, který je neslučitelný se stávajícími záznamy, členské státy, které vložily ostatní záznamy, je stáhnou, jakmile je vložen nový záznam; jakékoliv spory se urovnají dohodou mezi kancelářemi Sirene. Nelze-li dosáhnout dohody na základě stanoveného seznamu priorit, je v SIS ponechán nejstarší záznam;

d) je-li záznam vymazán, jsou členské státy, které nemohly záznam vložit, informovány systémem C.SIS. Kancelář Sirene by pak měla být automaticky uvědomena zprávou od systému N.SIS, že lze vložit odložený záznam. Kancelář Sirene použije celý postup pro vkládání záznamu v příslušné kategorii záznamů.

2.2 Výměna informací po nalezení záznamu

Jestliže koncový uživatel provede prohledávání systému SIS a zjistí, že existuje záznam, který odpovídá zadaným údajům, jde o „nalezení záznamu“.

Koncový uživatel může požádat kancelář Sirene o poskytnutí doplňujících informací, aby mohl účinně provést postupy stanovené v tabulkách SIS 4, 10 nebo 16, jak je uvedeno v příloze 4.

Není-li uvedeno jinak, členský stát, který záznam pořídil, musí být informován o nalezení záznamu a o jeho výsledku.

Byl přijat tento postup:

a) „nalezený záznam“ o fyzické osobě nebo předmětu, o kterých byl záznam pořízen, by měl být obvykle sdělen kanceláři Sirene členského státu, který záznam pořídil. V případě nutnosti zašle pak kancelář Sirene členského státu, který záznam pořídil, veškeré příslušné zvláštní informace a kancelář Sirene členského státu, který záznam nalezl, by měla přijmout konkrétní opatření. V oznámení straně, která pořídila nalezený záznam, by měl být v kolonce 090 formuláře G uveden článek Schengenské úmluvy, který se na nalezený záznam použije. Jestliže se nalezený záznam týká osoby, která je subjektem záznamu podle článku 95, měla by kancelář Sirene členského státu, který záznam nalezl, po zaslání formuláře G telefonicky informovat kancelář Sirene členského státu, který nalezený záznam pořídil;

b) kanceláře Sirene členských států, které pořídily záznamy podle článku 96, nejsou nutně informovány o veškerých nalezených záznamech, ale mohou být informovány za výjimečných okolností. Formulář G lze například zaslat, jestliže jsou požadovány doplňující informace;

c) C.SIS automaticky sdělí výmaz záznamu všem členským státům.

2.2.1 Sdělování dalších informací

Byl přijat tento postup:

a) kanceláře Sirene mohou předávat další informace o záznamech podle článků 95 až 100 a přitom mohou jednat jménem soudních orgánů, jestliže tyto informace spadají do oblasti vzájemné soudní pomoci;

b) pokud je to možné, sdělí kanceláře Sirene zdravotní informace o fyzických osobách, o kterých byl pořízen záznam podle článku 97, mají-li být přijata opatření na jejich ochranu. Předané informace se uchovávají pouze tak dlouho, jak je striktně nezbytné, a využívají se pouze k účelům lékařského ošetření poskytnutého dotčené osobě;

c) jestliže to po nalezení záznamu operace vyžadují (např. jestliže je odhalen trestný čin nebo jestliže je ohroženo právo a pořádek, mají-li být předmět, vozidlo nebo fyzická osoba zřetelněji identifikovány atd.), jsou ve smyslu článků 39 a 46 Schengenské úmluvy předány informace předané jako doplněk informací stanovených podle hlavy IV výše uvedené úmluvy, zejména s ohledem na články 99 a 100. Každý členský stát musí přijmout příslušná opatření, aby zaručil efektivní a účinnou výměnu doplňujících informací ve smyslu článků 39 a 46;

d) kanceláře Sirene zašlou „Další informace“ co nejrychleji na formuláři P v reakci na formulář G, je-li nalezen záznam pořízený o vozidle podle článku 100.

2.3 Případy, kdy nelze dodržet postupy po nalezení záznamu (čl. 104 odst. 3)

Podle čl. 104 odst. 3 členský stát, který není schopný dodržet postup požadovaný podle záznamu, o tom okamžitě uvědomí členský stát, který záznam pořídil, prostřednictvím formuláře H.

Jestliže po nalezení záznamu nelze provést běžné postupy, mělo by k výměně údajů dojít podle těchto pravidel:

a) členský stát, který záznam nalezl, okamžitě informuje členský stát, který záznam pořídil, přes svou kancelář Sirene, že není schopen dodržet postupy, a uvede důvody na formuláři H;

b) dotčené členské státy se pak mohou dohodnout, jaký postup použijí, v souladu s jejich vlastními vnitrostátními právními předpisy a s ustanoveními úmluvy.

2.4 Případy, kdy je změněn původní účel záznamu (čl. 102 odst. 3)

Podle čl. 102 odst. 3 mohou být údaje využívány k jiným účelům, než pro které byl záznam vložen, ale pouze po nalezení záznamu, aby se předešlo bezprostřednímu vážnému ohrožení veřejného pořádku a veřejné bezpečnosti z vážných důvodů bezpečnosti státu nebo s cílem předejít závažnému trestnému činu.

Účel záznamu lze změnit, pouze jestliže je předem získáno povolení členského státu, který záznam pořídil.

Je-li změněn účel záznamu, mělo by k výměně informací dojít podle těchto pravidel:

a) prostřednictvím své kanceláře Sirene členský stát, který nalezl záznam, vysvětlí členskému státu, který záznam pořídil, důvody, proč jej žádá o změnu původního účelu (formulář I);

b) členský stát, který záznam pořídil, co nejdříve prostuduje, zda lze toto přání splnit, a uvědomí o svém rozhodnutí prostřednictvím své kanceláře Sirene členský stát, který záznam nalezl;

c) členský stát, který pořídil záznam, může popřípadě udělit povolení v závislosti na některých podmínkách toho, jak mají být údaje používány.

2.4.1 Postupy pro změnu původního účelu

Byl přijat tento postup:

jakmile členský stát, který pořídil záznam, souhlasil, použije členský stát, který nalezl záznam, údaje za účelem, pro který povolení požadoval a získal. Vezme ohled na veškeré stanovené podmínky.

2.5 Právně nebo fakticky chybné údaje (článek 106)

Čl. 106 odst. 2 a 3 stanoví opravu právních nebo faktických chyb.

Je-li zjištěno, že údaje jsou právně nebo fakticky nesprávné nebo nepřípustné, pak výměna informací probíhá podle tohoto pravidla:

Členský stát, který zjistí, že údaje obsahují chybu, o tom uvědomí členský stát, který záznam pořídil, přes svou kancelář Sirene pomocí formuláře J.

2.5.1 Opravné postupy

Byl přijat tento postup:

a) souhlasí-li členské státy, řídí se členský stát, který pořídil záznam, svými vnitrostátními postupy pro opravu chyby;

b) nedojde-li k dohodě, uvědomí kancelář Sirene členského státu, který chybu zjistil, odpovědný orgán ve své zemi, aby záležitost postoupil společnému kontrolnímu orgánu.

2.6 Právo přistupovat k údajům a opravovat je (články 109 a 110)

Každý má nárok na přístup k údajům o sobě a nárok požadovat opravu jakýchkoliv chyb. Tento přístup je v souladu s vnitrostátním právem země, ve které je žádost podána.

Členský stát nesmí povolit přístup k záznamu pořízenému jiným členským státem, aniž by nejdříve konzultoval členský stát, který záznam pořídil.

2.6.1 Výměna informací v souvislosti s právem na přístup k údajům nebo na jejich opravu

Mají-li být vnitrostátní orgány informovány o žádosti o přístup nebo ověření údajů, pak k výměně informací dojde podle těchto pravidel:

Byl přijat tento postup:

a) každá kancelář Sirene musí použít své vnitrostátní právní předpisy o právu na přístup k těmto údajům. Podle okolností případu kanceláře Sirene postoupí odpovědným vnitrostátním orgánům každou žádost o přístup k údajům nebo o jejich opravu, kterou obdrží, nebo o těchto žádostech rozhodnou v rámci své působnosti;

b) jestliže o to odpovědné vnitrostátní orgány požádají, zašlou kanceláře Sirene dotčených členských států informace o výkonu tohoto práva na přístup.

2.6.2 Informace o žádostech o přístup k záznamům pořízeným jinými členskými státy

Pokud je to možné, informace o záznamech vložených do SIS jiným členským státem se vyměňují přes vnitrostátní kanceláře Sirene.

Byl přijat tento postup:

a) žádost o přístup je co nejdříve zaslána členskému státu, který pořídil záznam, aby mohl k otázce zaujmout stanovisko;

b) členský stát, který pořídil záznam, informuje členský stát, který obdržel žádost, o svém stanovisku;

c) vezme v úvahu veškeré zákonné lhůty stanovené pro zpracování žádosti.

Jestliže členský stát, který pořídil záznam, zašle své stanovisko kanceláři Sirene členského státu, který obdržel žádost o přístup, kancelář Sirene zajistí, aby bylo stanovisko zasláno orgánu odpovědnému za rozhodnutí o žádosti co nejdříve.

2.6.3 Informace o postupech pro přístup a opravu

Byl přijat tento postup:

kanceláře Sirene se vzájemně informují o všech přijatých vnitrostátních právních předpisech o postupech pro přístup k osobním údajům a pro jejich opravu i o jakýchkoliv změnách, které byly poté učiněny. V této souvislosti by se měly používat formuláře K.

2.7 Výmaz, přestanou-li existovat podmínky pro uchování záznamu

Informujte členské státy, které nemohly vložit svůj záznam, že byl záznam nalezen a vymazán.

S výjimkou případů po nalezení záznamu může být záznam vymazán přímo systémem C.SIS (jestliže uplyne datum platnosti) nebo nepřímo útvarem, který záznam do SIS vložil (jestliže se již nepoužijí podmínky pro uchovávání záznamu).

V obou případech by N.SIS měl automaticky zpracovat zprávu C.SIS o výmazu.

2.8 Zneužití totožnosti

Ke zneužití totožnosti (jména, křestního jména, data narození) dochází, jestliže pachatel použije totožnost skutečné osoby. K tomu může dojít, je-li použit doklad na úkor skutečného vlastníka.

Členský stát, který v kolonce „kategorie totožnosti“ uvede kód 3, zašle současně s vložením/úpravou záznamu v SIS formulář Q.

Je-li v kolonce „kategorie totožnosti“ nalezen kód 3 při konzultaci SIS, měl by se pracovník, který provádí kontrolu, spojit s vnitrostátní kanceláří Sirene a získat další informace, aby se objasnilo, zda je kontrolovaná osoba osobou hledanou nebo osobou, jejíž totožnost byla zneužita.

Jakmile je jasné, že došlo ke zneužití totožnosti jakékoliv osoby, je do záznamu uveden kód „3“. Dotyčná osoba by podle vnitrostátních postupů měla poskytnout vnitrostátní kanceláři Sirene členského státu, který pořídil záznam, potřebné informace, jako pravé údaje, údaje o dokladech totožnosti nebo by měla vyplnit formulář Q.

V závislosti na podmínkách uvedených níže by v záznamech kanceláře Sirene členského státu, který pořídil záznam, měly být také fotografie a otisky prstů osoby, jejíž totožnost byla zneužita.

Ve formuláři Q na údaje o osobě hledané podle záznamu SIS odkazuje pouze schengenské číslo. Informace v kolonce 052 (Datum vystavení dokladu) jsou povinné. V kolonce 083 (Konkrétní informace týkající se záznamu) by měl být vždy uveden kontaktní útvar, který má o záznamu další informace.

Tyto informace lze zpracovat pouze se svobodným a výslovným svolením osoby, jejíž totožnost byla zneužita.

Dále, je-li stát, který pořídil záznam, uvědomen o tom, že osoba, o níž existuje záznam v SIS, zneužívá totožnost někoho jiného, zkontroluje, zda je nutné uchovávat v záznamu SIS zneužitou totožnost (za účelem nalezení hledané osoby).

Údaje o osobě, jejíž totožnost byla zneužita, jsou dostupné pouze za účelem zjištění totožnosti kontrolované osoby a v žádném případě nejsou použity k žádnému jinému účelu. Informace o zneužití totožnosti by měly být vymazány po výmazu záznamu.

2.9 Sirpit (obrazový přenos Sirene – Sirene Picture Transfer)

2.9.1 Vývoj a pozadí postupu Sirpit (obrazový přenos Sirene)

Kanceláře Sirene by měly být schopné vyměňovat si otisky prstů a fotografie pro identifikační účely.

Postup Sirpit umožňuje, existují-li pochybnosti o totožnosti nalezené osoby, rychle elektronickou cestou vyměňovat mezi kancelářemi Sirene fotografie a otisky prstů, aby bylo možné porovnat otisky prstů a fotografie nalezené osoby s otisky prstů a fotografiemi osoby, o níž byl pořízen záznam.

V rámci policejní spolupráce lze výměnu fotografií a otisků prstů také provádět v případech stanovených v článcích 39 a 46 Úmluvy k provedení Schengenské dohody pod podmínkou, že se kanceláře Sirene těmito případy také zabývají.

2.9.2 Další využití vyměněných údajů, včetně archivace

Jakékoliv další používání fotografií a otisků prstů vyměněných prostřednictvím postupu Sirpit, včetně archivace, musí splňovat ustanovení hlavy VI Schengenské úmluvy, konkrétně článků 126 a 129 této úmluvy (a popřípadě ustanovení směrnice 95/46/ES) a právní předpisy platné v uvedené oblasti v dotčeném státě.

2.9.3 Technické požadavky

Každá kancelář Sirene by měla splňovat technické požadavky Sirpit.

Kancelář Sirene musí být schopná na jedné straně vyměňovat si elektronicky žádosti o porovnání nebo ověření a výsledky a na druhé straně elektronicky posílat své žádosti – beze změn – svému vnitrostátnímu identifikačnímu útvaru a přijímat od něj výsledky.

Otisky prstů a fotografie se posílají v příloze na vstupní obrazovce určené speciálně pro Sirpit.

2.9.4 Vnitrostátní identifikační útvar

Vnitrostátní identifikační útvar přijímá žádosti pouze od své vnitrostátní kanceláře Sirene a posílá jí výsledky.

2.9.5 Používání formuláře L Sirene

Přenos (žádost o srovnání a výsledky srovnání) přes Sirpit se oznamuje zasláním formuláře L obvyklým kanálem používaným pro všechny formuláře Sirene. Formuláře L se zasílají zároveň s otisky prstů nebo fotografiemi.

V případech podle článků 39 a 46 Schengenské úmluvy je formulář L nahrazen dohodnutou podobou oznámení.

2.9.6 Postup Sirpit

Kancelář Sirene země, ve které byla osoba nalezena, se dále nazývá „kancelář Sirene, která nalezla osobu“.

Kancelář Sirene země, která vložila záznam do SIS, se dále nazývá „poskytující kancelář Sirene“.

Postup umožňuje dvě možnosti:

2.9.6.1 Kancelář Sirene, která nalezla osobu, porovnává:

a) kancelář Sirene, která nalezla osobu, zašle obvyklou elektronickou cestou formulář G a v kolonce 089 požádá poskytující kancelář Sirene o co nejrychlejší zaslání formuláře L i otisků prstů a fotografií, jsou-li k dispozici;

b) poskytující kancelář Sirene odpoví pomocí formuláře L. Jsou-li k dispozici otisky prstů a fotografie, uvede poskytující kancelář Sirene v kolonce 083, že posílá otisky prstů nebo fotografie za účelem porovnání;

c) kancelář Sirene, která nalezla osobu, zašle otisky prstů a fotografie k porovnání svému vnitrostátnímu identifikačnímu útvaru a stejnou cestou požádá o výsledky;

d) kancelář Sirene, která nalezla osobu, poskytne výsledek poskytující kanceláři Sirene na formuláři L (v kolonce 083).

2.9.6.2 Poskytující kancelář Sirene porovnává:

a) kancelář Sirene, která nalezla osobu, zašle obvyklou elektronickou cestou formulář G a formulář L a v kolonce 083 formuláře L uvede, že zasílá otisky prstů a fotografie pro srovnání;

b) poskytující kancelář Sirene zašle otisky prstů a fotografie, které obdržela, k porovnání svému vnitrostátnímu identifikačnímu útvaru a stejnou cestou požádá o výsledky;

c) poskytující kancelář Sirene poskytne výsledek kanceláři Sirene, která nalezla osobu, na formuláři L (v kolonce 083).

Po srovnání mohou být otisky prstů a fotografie dotyčné osoby uchovány kanceláři Sirene, která nalezla osobu, ve spise v případě, že jsou zapotřebí další srovnání.

Otisky prstů a fotografie osoby, které neodpovídají údajům o dotyčné osobě, jež byly vyměněny prostřednictvím postupu Sirpit, musí být zpracovány v souladu s ustanoveními hlavy VI Schengenské úmluvy, konkrétně s články 126 a 129 této úmluvy (a popřípadě s ustanoveními směrnice 95/46/ES) a s právními předpisy platnými v uvedené oblasti v dotčeném státě. Obvykle by to mělo vést k výmazu dotyčných otisků prstů a fotografií.

2.9.6.3 Vstupní obrazovka

Vstupní maska bude vyvinuta s odkazem na stávající vstupní masku Interpolu (norma ANSI/NIST).

Maska bude mít tyto údaje:

1. schengenské identifikační číslo (články 95–100) (11) (12);

2. referenční číslo (článek 39 nebo 46) (11) (12);

3. datum pořízení otisků prstů;

4. datum pořízení fotografie;

5. důvod pořízení otisků prstů (11) (13);

8. rodné příjmení;

9. totožnost určena?;

11. místo narození;

12. národnost;

14. další informace;

15. poznámky.

2.10 Policejní spolupráce (články 39–46)

Policejní spolupráce mezi členskými státy není omezena pouze na využívání informací v systému SIS.

Doporučuje se:

a) aby si kanceláře Sirene členských států vyměňovaly veškeré užitečné informace a zároveň dodržovaly veškerá vnitrostátní opatření přijatá pro provádění článků 39–46 prostřednictvím elektronické pošty SIS-NET;

b) aby se kanceláře Sirene vzájemně informovaly o opatřeních přijatých na vnitrostátní úrovni a o následných změnách těchto opatření.

Nalezení záznamu může vést k odhalení trestného činu nebo vážného ohrožení veřejné bezpečnosti. Přesná identifikace subjektu může být zásadní a zvlášť významným faktorem je výměna informací, např. fotografií nebo otisků prstů. Články 39 a 46 stanoví oprávnění k těmto výměnám, ke kterým dochází v souladu s ustanoveními hlavy VI úmluvy.

2.10.1 Zvláštní pravomoci v policejních a bezpečnostních záležitostech. Hlava III (články 39 a 46)

Hlava III Schengenské úmluvy obsahuje řadu dalších ustanovení o policejní a soudní spolupráci.

Doporučuje se:

a) aby každý členský stát udělil své kanceláři Sirene zvláštní policejní a bezpečnostní pravomoci v souladu s hlavou III úmluvy a

b) aby se členské státy vzájemně informovaly o opatřeních přijatých na vnitrostátní úrovni pro příslušné kanceláře Sirene a o jakýchkoliv následných změnách těchto opatření.

2.11 Překrývající se úlohy Sirene a Interpolu

Úlohou SIS není nahradit ani kopírovat úlohu Interpolu. Ačkoliv se jejich úkoly mohou překrývat, zásady činnosti a spolupráce mezi členskými státy v rámci Schengenu se podstatně liší od zásad Interpolu. Proto je nezbytné stanovit pravidla spolupráce mezi kancelářemi Sirene a vnitrostátními ústřednami na vnitrostátní úrovni.

Byly dohodnuty tyto zásady:

2.11.1 Přednost záznamů SIS před záznamy Interpolu

Záznamy SIS a výměna všech informací o těchto záznamech mají vždy přednost před záznamy a informacemi vyměňovanými přes Interpol. To je zvlášť důležité, jsou-li záznamy ve střetu.

2.11.2 Volba komunikačního kanálu

Dodržuje se zásada, že schengenské záznamy mají přednost před záznamy Interpolu, a zajistí se, aby ji dodržovaly i vnitrostátní ústředny členských států. Jakmile je vytvořen schengenský záznam, zajišťují veškerou komunikaci, která se týká záznamu a účelu jeho vytvoření, kanceláře Sirene. Jestliže chce členský stát změnit komunikační kanály, musí být ostatní strany předem konzultovány. Tato změna kanálu je možná pouze ve zvláštních případech.

2.11.3 Využití a rozšíření Interpolu ve státech Schengenu

Vzhledem k přednosti SIS před záznamy Interpolu jsou záznamy Interpolu omezeny na výjimečné případy (tj. jestliže neexistuje ustanovení, buď v úmluvě, nebo z technického hlediska, jak vložit záznam do SIS nebo jestliže nejsou k dispozici všechny potřebné informace k vytvoření záznamu SIS). Paralelní záznamy v SIS a přes Interpol v schengenském prostoru jsou nepřípustné. Záznamy, které jsou rozšiřovány přes kanály Interpolu a které se také týkají schengenského prostoru nebo jeho částí (zóna rozšíření Interpolu 2), by měly být označeny takto: „Zóna 2 s výjimkou států Schengenu“.

2.11.4 Zasílání informací třetím státům

Kancelář Sirene členského státu, který pořídil záznam, rozhodne, zda předá informace třetím státům (oprávnění, prostředky šíření a kanál). Při tom kancelář Sirene dodrží ustanovení o ochraně osobních údajů stanovená v Schengenské úmluvě a ve směrnici 95/46/ES. Využití kanálu Interpolu bude záviset na vnitrostátních ustanoveních nebo postupech.

2.11.5 Nalezení a výmaz záznamu

Státy Schengenu zajistí na vnitrostátní úrovni, aby se kanceláře Sirene a vnitrostátní ústředny informovaly o nalezení záznamu.

Výmaz záznamu provede pouze orgán, který záznam pořídil.

2.11.6 Zlepšení spolupráce mezi kancelářemi Sirene a vnitrostátními ústřednami Interpolu

Každý členský stát přijme veškerá příslušná opatření, aby zajistil účinnou výměnu informací na vnitrostátní úrovni mezi kanceláří Sirene a vnitrostátními ústřednami.

2.12 Spolupráce s Europolem a Eurojustem

Za účelem zefektivnění spolupráce mezi kancelářemi Sirene musí být stanoveny příslušné vnitrostátní postupy.

2.13 Zvláštní typy vyhledávání

2.13.1 Zeměpisně zaměřené vyhledávání

Zeměpisně zaměřené vyhledávání je vyhledávání prováděné v situaci, kdy má dožadující země přesvědčivé důkazy o místě pobytu hledané osoby nebo předmětu ve vymezené zeměpisné oblasti. Za těchto okolností může být žádost soudního orgánu vyřízena okamžitě po přijetí.

K zeměpisně zaměřenému vyhledávání v schengenském prostoru dochází na základě záznamu v SIS. Příslušný formulář M, který musí být zaslán zároveň s vytvořením záznamu nebo se získáním informací o místě pobytu, obsahuje informace o místě pobytu hledané osoby nebo předmětu. Záznam o hledané osobě je vložen do SIS, aby se zajistilo, že je žádost o předběžnou vazbu okamžitě vynutitelná (článek 64 úmluvy, čl. 9 odst. 3 rámcového rozhodnutí o EZR).

Tento záznam zvyšuje šance na úspěch, pokud by se osoba nebo předmět neočekávaně pohybovaly z jednoho místa v schengenském prostoru na druhé, takže nevložení hledané osoby nebo předmětu do SIS je možné pouze za zvláštních okolností (např. neexistuje dostatek informací k vytvoření záznamu atd.).

2.13.2 Vyhledávání za účasti zvláštních policejních jednotek, které provádějí cílené vyhledávání

Kanceláře Sirene v dožádaných členských státech by také měly ve vhodných případech využívat služby poskytované zvláštními jednotkami, které provádějí cílené vyhledávání. Proto musí být s těmito jednotkami navázána dobrá spolupráce a zajištěna výměna informací. Záznam v SIS nemůže být nahrazen mezinárodní spoluprací výše uvedených policejních jednotek. Tato spolupráce nekoliduje s úlohou kanceláře Sirene jakožto kontaktního místa pro vyhledávání pomocí SIS.

2.14 Přidání poznámky

Na žádost jiného členského státu lze přidat poznámku.

Čl. 94 odst. 4, čl. 95 odst. 3, článek 97 a čl. 99 odst. 6 umožňují dožádanému členskému státu odmítnout provést předepsaný postup na svém území požádáním o přidání poznámky k uvedenému záznamu podle článků 95, 97 nebo 99. Současně jsou uvedeny důvody žádosti.

2.14.1 Výměna informací při přidání poznámky

Kanceláře Sirene si vymění informace, aby členské státy mohly posoudit nutnost poznámky.

Poznámku lze přidat (nebo zrušit) kdykoliv podle podmínek záznamů podle čl. 94 odst. 4 ohledně záznamů podle článků 95, 97 a 99. Je-li poznámka přidána k záznamům podle článků 97 a 99, záznam se neobjeví na obrazovce, když koncový uživatel bude prohledávat systém. Pro záznamy podle článku 95 existuje alternativní postup. Každý členský stát odhalí záznamy, které pravděpodobně vyžadují poznámku, co nejrychleji.

2.14.2 Konzultace s členskými státy v souvislosti s přidáním poznámky

Byl přijat tento postup:

a) jestliže členský stát vyžaduje přidání poznámky, měl by o to požádat členský stát, který pořídil záznam, a uvést důvody;

b) po výměně informací může být třeba záznam změnit, vymazat nebo může být žádost stažena.

2.14.3 Žádost o přidání poznámky

Byl přijat tento postup:

a) dožádaný členský stát požádá členský stát, který pořídil záznam podle článků 95, 97 nebo 99, o přidání poznámky. Tato žádost se podává na formuláři F;

b) členský stát, který pořídil záznam, je povinen poznámku okamžitě přidat.

2.14.4 Systematická žádost o přidávání poznámky ke státním příslušníkům daného členského státu

Byl přijat tento postup:

a) členský stát může požádat kancelář Sirene jiného členského státu, aby k záznamům podle článku 95 o jeho státních příslušnících automaticky přidávala poznámku;

b) každý členský stát, který tak chce učinit, zašle písemnou žádost členskému státu, od kterého by chtěl, aby spolupracoval;

c) každý členský stát, kterému je žádost určena, přidá poznámku pro dotyčný členský stát okamžitě po pořízení záznamu;

d) tento postup je neustále závazný, dokud není vydán písemný pokyn k jeho zrušení.

Jestliže okolnosti uvedené v čl. 94 odst. 4 již neexistují, musí členský stát, který požadoval poznámku, co nejdříve požádat o zrušení poznámky.

3. ZÁZNAMY PODLE ČLÁNKU 95 (15)

Musí se postupovat podle těchto kroků:

— kontroly členského státu před pořízením záznamu,

— několikanásobné záznamy,

— doplňující informace, které mají být zaslány členským státům,

— na žádost jiného členského státu o přidání poznámky,

— kroky kanceláře Sirene po obdržení záznamu podle článku 95,

— výměna informací po nalezení záznamu,

— výmaz záznamu,

— zneužití totožnosti.

3.1 Kontroly členského státu před pořízením záznamu

K většině nově pořízených záznamů podle článku 95 bude přiložen Evropský zatýkací rozkaz (EZR). V rámci záznamu podle článku 95 je však také možná předběžná vazba před získáním mezinárodního zatýkacího rozkazu (MZR). Kontroly nutné před každým z těchto případů jsou takovéto:

EZR/MZR musí být vydán soudním orgánem oprávněným vykonávat tuto funkci v členském státě, který pořídil záznam.

EZR/MZR a formulář A by měly obsahovat dostatečně podrobné informace (zejména písmeno e) EZR: „popis okolností, za kterých byl trestný čin spáchán, včetně doby a místa činu“ a formulář A, kolonka 044: „popis činu“), aby záznam mohly ověřit jiné kanceláře Sirene.

3.2 Ověření, zda vnitrostátní právo členského státu opravňuje k zatčení v souvislosti s předáním nebo vydáním

Členský stát, který pořídil záznam, ověří, zda k zatčení, které hodlá požadovat, opravňuje vnitrostátní právo ostatních členských států.

Byl přijat tento postup:

a) ověřte, že na základě záznamu mohou konat všechny členské státy;

b) v případě jakýchkoliv pochybností konzultujte dotčenou kancelář Sirene a předejte nebo si vyměňte informace nutné k ověření.

Každý členský stát přijme příslušná technická nebo organizační opatření, aby zajistil, že záznamy podle čl. 95 odst. 2 druhé věty jsou do SIS vloženy až poté, co byla informována kancelář Sirene dotyčného členského státu.

3.3 Několikanásobné záznamy

3.3.1 Ověřování několikanásobných záznamů (článek 107)

Každý členský stát může do systému vložit pouze jeden záznam pro jednu hledanou osobu. Proto je zapotřebí kontrola za účelem identifikace několikanásobných žádostí o záznam z jednoho členského státu. V případě několikanásobných žádostí jednoho členského státu je zapotřebí vnitrostátní postup, aby se dohodlo, který EZR se bude u záznamu podle článku 95 objevovat. Nebo by mohl být vydán jeden EZR, který by se týkal všech trestných činů.

Někdy může dojít k tomu, že různé země pořídí několik záznamů pro totožné subjekty. To tedy vyžaduje:

a) kontroly před pořízením záznamu, aby se určilo, zda subjekt již není v SIS;

b) konzultaci s ostatními členskými státy, když pořízení záznamu podle článku 95 vyvolá několikanásobné záznamy, které jsou neslučitelné (například jestliže pro uvedenou osobu již existuje záznam podle článku 99 a měl by být vložen záznam podle článku 95).

Záznamy podle článku 95 jsou slučitelné se záznamy podle článků 97 a 98. Mohou také existovat vedle záznamů podle článku 96, ačkoliv v těchto případech mají postupy podle článku 95 přednost před postupy stanovenými pro článek 96. Záznamy podle článku 99 nejsou slučitelné se záznamy podle článku 95.

Přednostní pořadí záznamů je takovéto:

— zatčení v souvislosti s předáním nebo vydáním (článek 95),

— odepření vstupu do států Schengenu (článek 96),

— umístění na bezpečném místě (článek 97),

— utajené sledování (článek 99),

— zvláštní kontroly (článek 99),

— sdělení místa pobytu (články 97 a 98).

Od tohoto přednostního pořadí se lze odchýlit po konzultaci mezi členskými státy, jestliže jsou ohroženy zásadní vnitrostátní zájmy.

Kancelář Sirene členského státu, který pořídil záznam, uchovává záznam veškerých žádostí o vložení dalšího záznamu, které byly po konzultaci zamítnuty ve smyslu výše uvedených ustanovení, dokud není záznam vymazán.

Jakmile dojde v členském státě k nalezení záznamu, může kancelář Sirene členského státu, který pořídil záznam, zaslat tolik EZR, kolik jich vydaly jeho příslušné soudní orgány.

Několik členských států může pořídit záznam pro EZR o téže osobě. Jestliže EZR na tutéž osobu vydají dva nebo více členských států, přijme rozhodnutí o tom, který rozkaz je proveden v případě zatčení, výkonný soudní orgán v členském státě, v němž dojde k zatčení.

3.3.2 Výměna informací

Aby se předešlo vkládání neslučitelných několikanásobných záznamů, musí se pečlivě a přesně rozlišovat mezi fyzickými osobami, které mají podobnou charakteristiku.

Proto je nezbytná konzultace a spolupráce mezi kancelářemi Sirene a každý členský stát stanoví příslušné technické postupy pro odhalování těchto případů před vložením záznamu.

Prvky používané ke zjištění toho, zda mohou být dvě totožnosti identické, jsou podrobně rozepsány v příloze 6 této příručky.

Byl přijat tento postup:

a) jestliže se při zpracování žádosti o vložení nového záznamu zjistí, že v SIS již existuje osoba s totožnými povinnými prvky popisu totožnosti (příjmení, jméno, datum narození), musí před schválením nového záznamu proběhnout kontrola;

b) kancelář Sirene se spojí s vnitrostátním dožadujícím odborem, aby objasnila, zda se záznam týká téže osoby;

c) jestliže kontrola odhalí, že údaje jsou totožné a mohly by se týkat téže osoby, použije kancelář Sirene postup pro vkládání několikanásobných záznamů. Jestliže je výsledkem kontroly, že se údaje týkají dvou různých osob, kancelář Sirene žádost o vložení nového záznamu schválí.

3.3.3 Vložení přezdívky

a) Aby se předešlo neslučitelným záznamům jakékoliv kategorie v důsledku přezdívky, která má být vložena, měly by se dotčené členské státy vzájemně informovat o této přezdívce a předat si veškeré příslušné informace o skutečné totožnosti hledaného subjektu. Za přidání jakýchkoliv přezdívek je odpovědná strana, která vložila původní záznam. Jestliže přezdívku objeví třetí země, měla by záležitost předat straně, která záznam původně vložila, pokud záznam o přezdívce nepořídila sama třetí strana.

b) Informujte ostatní členské státy o přezdívkách, které souvisejí se záznamem pořízeným podle článku 95.

c) Vložte záznam do SIS.

3.4 Doplňující informace, které mají být zaslány členským státům

3.4.1 Doplňující informace, které mají být zaslány v souvislosti s EZR

Měly by se používat formuláře A a M, které jsou jednotné pro všechny členské státy, a informace obsažené v těchto formulářích by měly být totožné s informacemi v EZR.

Ve formuláři A:

— 006–013: měly by být uvedeny příslušné informace vložené do SIS, které odpovídají písmenu a) EZR,

— 030: měla by být uvedena informace, že tento formulář A se konkrétně týká EZR, spolu s údaji o soudci nebo soudu, který zatýkací rozkaz vydal, převzaté z písmena i) EZR,

— 031: měly by být uvedeny příslušné informace obsažené v písmenu b) EZR o rozhodnutí, z něhož rozkaz vychází,

— 032: mělo by být uvedeno datum vydání zatýkacího rozkazu,

— 033: měla by být uvedena způsobilost soudního orgánu, který rozkaz vydal, převzatá z písmena i) EZR,

— 034: příslušné informace z písm. c) bodu 1 EZR plus popřípadě: — trestný čin (trestné činy), na jejichž základě byl rozkaz vydán, lze potrestat doživotním trestem odnětí svobody nebo doživotním ochranným opatřením spojeným s odnětím svobody, — právní systém vystavujícího členského státu umožňuje přezkoumat uložený trest nebo nařízené opatření na žádost nebo nejpozději po 20 letech za účelem upuštění od výkonu tohoto trestu nebo opatření nebo — právní systém vystavujícího členského státu umožňuje udělit milost, o kterou může osoba požádat na základě práva nebo praxe vystavujícího členského státu, za účelem upuštění od výkonu tohoto trestu nebo opatření,

— 035–037: měly by být uvedeny příslušné informace z písmena b) EZR,

— 038: příslušné informace z písm. c) bodu 2 EZR plus popřípadě: — trestný čin (trestné činy), na jejichž základě byl rozkaz vydán, lze potrestat doživotním trestem odnětí svobody nebo doživotním ochranným opatřením spojeným s odnětím svobody, — právní systém vystavujícího členského státu umožňuje přezkoumat uložený trest nebo nařízené opatření na žádost nebo nejpozději po 20 letech za účelem upuštění od výkonu tohoto trestu nebo opatření nebo — právní systém vystavujícího členského státu umožňuje udělit milost, o kterou může osoba požádat na základě práva nebo praxe vystavujícího členského státu, za účelem upuštění od výkonu tohoto trestu nebo opatření,

— 039: měly by být uvedeny příslušné informace z písm. c) bodu 2 EZR,

— 040: informace z písmene e) EZR o příslušném statutárním ustanovení/zákoníku,

— 041: informace z písmene e) EZR o povaze a právní klasifikaci trestného činu (trestných činů),

— 042: informace z písmene e) EZR o době činu (činů),

— 043: informace z písmene e) EZR o místě činu (činů),

— 044: informace z písmene e) EZR o okolnostech trestného činu (trestných činů),

— 045: informace z písmene e) EZR o stupni účasti dotyčné osoby na trestném činu,

— 058: informace z písmene a) EZR o rozpoznávacích znacích/popisu osoby.

Ve formuláři M:

— 083: tam, kde je uveden text „Informace o rozhodnutí vyneseném v nepřítomnosti podle písmene d) EZR“ je popřípadě zapotřebí: a) odpovědět, zda bylo rozhodnutí vyneseno v nepřítomnosti; b) jestliže ano, uvést, zda byla dotyčná osoba předvolána osobně nebo jinak informována o dni a místu jednání, které vedlo k rozhodnutí vynesenému v nepřítomnosti. Není-li tomu tak, uveďte právní opatření.

Tam, kde je uveden text „Trestný čin (trestné činy) podle písm. e) bodů I a II EZR“, musí být popřípadě vyplněn jeden nebo více trestných činů, které lze ve vystavujícím členském státě potrestat trestem odnětí svobody nebo ochranným opatřením spojeným s odnětím svobody s horní hranicí sazby v délce nejméně 3 roky a které jsou vymezeny právem tohoto členského státu podle čl. 2 odst. 2 rámcového rozhodnutí (nebo písm. e) bodu I EZR).

Jestliže trestný čin (trestné činy) nespadají do seznamu uvedeného v čl. 2 odst. 2 rámcového rozhodnutí o EZR, musí být trestný čin (trestné činy) uvedeny ve formuláři M v plném znění podle znění použitého v seznamu.

Jestliže trestné činy nespadají do výše uvedeného seznamu, jsou zapotřebí tyto informace:

a) buď že byl rozkaz vydán na základě trestných činů, které lze ve vystavujícím členském státě potrestat trestem odnětí svobody nebo ochranným opatřením spojeným s odnětím svobody s horní hranicí sazby v délce nejméně dvanácti měsíců;

b) nebo pokud byl vynesen rozsudek či bylo uloženo ochranné opatření spojené s odnětím svobody, že rozsudek zní alespoň na čtyři měsíce.

V případě, že informace, které mají být uvedeny v kolonce 083 formulářů M, překročí 1 024 znaků, musí být zaslán jeden nebo více formulářů M navíc.

3.4.2 Doplňující informace, které mají být zaslány v souvislosti s předběžnou vazbou

Před pořízením záznamu je připravena složka, který se týká osob, o jejichž zatčení za účelem vydání se žádá. Měla by být provedena kontrola, aby se zajistilo, že informace jsou úplné a správné. Je nutné poskytnout tyto informace: údaje za účelem trestního řízení nebo výkonu soudních rozhodnutí ve věcech trestních se v zásadě poskytují jako alternativa:

— 006 příjmení: do kolonky 006 se uvede příjmení používané u hlavních údajů v záznamu SIS,

— 007 jméno,

— 009 datum narození,

— 010 místo narození,

— 011 přezdívka: je rozepsána první přezdívka v úplném znění a je uveden celkový počet zjištěných přezdívek. Pro zaslání úplného seznamu přezdívek lze použít formulář M,

— 012 pohlaví,

— 013 národnost: Kolonka 013 „Národnost“ musí být vyplněna co nejúplněji na základě dostupných informací. Existují-li ohledně informací jakékoliv pochybnosti, měl by se ke slovu „národnost“ přidat kód „1W“ a slovo „předpokládaná“,

— 030 orgán, který vydal zatýkací rozkaz nebo rozhodnutí (jméno a funkce soudce či státního zástupce nebo název soudu),

— 031 referenční č. zatýkacího rozkazu nebo rozhodnutí (037). Viz též poznámky níže,

— 032 datum vydání zatýkacího rozkazu nebo rozhodnutí (036). Žádosti o trestní řízení nebo výkon soudních rozhodnutí ve věcech trestních lze shrnout v doprovodném dokumentu,

— 033 název dožadujícího orgánu,

— 034 nejvyšší trestní sazba/nejvyšší předpokládaný trest,

— 035 soudce nebo soud, který vydal rozhodnutí,

— 036 datum vydání rozhodnutí,

— 037 ref. č. rozhodnutí,

— 038 vynesený rozsudek,

— 039 část trestu, kterou zbývá vykonat,

— 040 použitelná zákonná znění,

— 041 právní popis činu,

— 042 datum/období spáchání trestného činu,

— 044 popis skutkové podstaty činu (včetně jeho následků),

— 045 stupeň účasti (hlavní pachatel – spolupachatel – osoba napomáhající při spáchání trestného činu – podněcovatel)

Každá země může pro popis stupně účasti použít vlastní právnickou terminologii.

Uvedené informace musí být dostatečně podrobné, aby ostatní kanceláře Sirene mohly záznam prověřit, ale ne tak podrobné, aby zahltily systém zpráv.

Jestliže kanceláře Sirene nemohou přijmout zprávu, protože nepostačuje počet znaků stanovený z technických důvodů pro příslušný formulář, lze zaslat formulář M s doplňujícími informacemi. Konec přenosu je označen výrazem „Konec sdělení“ v posledním formuláři (kolonka 044 formuláře A nebo kolonka 083 formuláře M).

3.4.3 Další informace pro zjištění totožnosti osoby

Kancelář Sirene členského státu, který pořídil záznam, může také v případě potřeby poskytnout další informace, po konzultaci nebo na žádost jiného členského státu, které pomohou určit totožnost osoby. Tyto informace se zejména týkají:

— původu cestovního dokladu nebo dokladu totožnosti, který vlastní hledaná osoba,

— referenčního čísla, data a místa vydání, orgánu, který cestovní doklad nebo doklad totožnosti vydal, a data platnosti,

— popisu hledané osoby,

— příjmení a jména matky a otce hledané osoby,

— toho, zda existují záznamy o fotografii nebo otiscích prstů osoby,

— poslední známé adresy.

Pokud je to možné, jsou tyto informace spolu s fotografiemi a otisky prstů k dispozici v kancelářích Sirene nebo bezprostředně a trvale přístupné pro rychlý přenos.

Společným cílem je minimalizovat riziko nesprávného zadržení osoby, jejíž údaje se podobají údajům o totožnosti osoby, o které byl pořízen záznam.

3.4.4 Zasílání formulářů A a M

Informace uvedené v odstavcích 3.3.1 a 3.3.2 by měly být zaslány co nejrychleji. Členský stát, který pořídil záznam, zašle formuláře A a M současně s vložením záznamu podle čl. 95 odst. 2 do SIS. Jakékoliv další informace potřebné k identifikačním účelům jsou zaslány po konzultaci nebo na žádost jiného členského státu. V případě nutnosti lze zaslat několik formulářů A a M, které popisují různé EZR/MZR.

3.5 Na žádost jiného členského státu o přidání poznámky

Čl. 95 odst. 3 umožňuje dožádanému členskému státu odmítnout provést předepsaný postup na svém území požádáním o přidání poznámky k záznamu podle článku 95. Současně jsou uvedeny důvody žádosti.

3.5.1 Výměna informací při přidání poznámky

Kanceláře Sirene si vymění informace, aby členské státy mohly posoudit nutnost poznámky.

Poznámku lze přidat (nebo zrušit) kdykoliv podle podmínek čl. 94 odst. 4. Každý členský stát odhalí záznamy, které pravděpodobně vyžadují poznámku, co nejrychleji.

3.5.2 Konzultace s členskými státy v souvislosti s přidáním poznámky

Byl přijat tento postup:

a) jestliže členský stát vyžaduje přidání poznámky, měl by o to požádat členský stát, který pořídil záznam, a uvést důvody;

b) po výměně informací může být zapotřebí záznam změnit, vymazat nebo může být žádost stažena.

3.5.3 Žádost o přidání poznámky

Byl přijat tento postup:

a) dožádaný členský stát požádá členský stát, který pořídil záznam podle článku 95, o přidání poznámky. Tato žádost se podává na formuláři F;

b) členský stát, který pořídil záznam, je povinen okamžitě přidat poznámku.

3.5.4 Systematická žádost o přidávání poznámky ke státním příslušníkům daného členského státu

Byl přijat tento postup:

a) členský stát může požádat kanceláře Sirene jiných členských států, aby k záznamům podle článku 95 o jeho státních příslušnících přidávaly poznámku, je-li to povoleno;

b) každý členský stát, který tak chce učinit, zašle písemnou žádost členským státům, od kterých by chtěl, aby spolupracovaly;

c) každý členský stát, kterému je žádost určena, přidá poznámku pro dotyčný členský stát okamžitě po pořízení záznamu;

d) tento postup je neustále závazný, dokud není vydán písemný pokyn k jeho zrušení.

Jestliže okolnosti uvedené v čl. 94 odst. 4 již neexistují, musí členský stát, který požadoval poznámku, co nejdříve požádat o zrušení poznámky.

3.6 Kroky kanceláří Sirene po obdržení záznamu podle článku 95

Jestliže kancelář Sirene obdrží formuláře A a M, měla by kancelář nebo přidružená jednotka co nejdříve prohledat všechny dostupné zdroje, aby se pokusila subjekt nalézt. Jestliže informace poskytnuté dožadujícím členským státem nepostačují k tomu, aby byly přijímajícím členským státem přijaty, nemělo by to bránit vyhledávání.

Je-li potvrzen záznam podle článku 95 a subjekt je nalezen nebo zatčen v členském státě, pak by měl být orgánu členského státu, který vykonává EZR, zaslán EZR nebo formuláře A a M. Je-li požadován prvopis EZR, měl by být zaslán vystavujícím soudním orgánem přímo vykonávajícímu soudnímu orgánu (není-li uvedeno jinak).

3.7 Výměna informací po nalezení záznamu

3.7.1 Informování členského státu, jestliže záznam odpovídá

Byl přijat tento postup:

a) „nalezený záznam“ o fyzické osobě, pro kterou byl záznam podle článku 95 pořízen, by měl být vždy sdělen kanceláři Sirene členského státu, který záznam pořídil. V případě nutnosti zašle pak kancelář Sirene členského státu, který záznam pořídil, veškeré příslušné zvláštní informace a kancelář Sirene členského státu, který záznam nalezl, by měla přijmout konkrétní opatření. V oznámení straně, která pořídila nalezený záznam, by měl být v kolonce 090 formuláře G uveden článek Schengenské úmluvy, který se na nalezený záznam použije. Jestliže se nalezený záznam týká osoby, která je subjektem záznamu podle článku 95, měla by kancelář Sirene členského státu, který záznam nalezl, po zaslání formuláře G telefonicky informovat kancelář Sirene členského státu, který nalezený záznam pořídil;

b) členský stát, který dříve naznačil přání pořídit záznam o osobě nebo předmětu, která je již subjektem záznamu, by měl být informován o všech nalezeních původního záznamu členským státem, který uvedený záznam skutečně pořídil;

c) C.SIS automaticky sdělí výmaz záznamu všem členským státům. Proto je možné, aby členský stát zvážil vložení záznamu, který byl dříve považován za neslučitelný se záznamem, jenž byl nyní vymazán.

3.7.2 Sdělování dalších informací

Byl přijat tento postup:

a) kanceláře Sirene mohou předávat další informace o záznamech podle článků 95 až 100 a při tom mohou jednat jménem soudních orgánů, jestliže tyto informace spadají do rozsahu vzájemné soudní pomoci;

b) jestliže to operace po nalezení záznamu vyžadují (např. jestliže je odhalen trestný čin nebo jestliže je ohroženo právo a pořádek, mají-li být předmět, vozidlo nebo fyzická osoba zřetelněji identifikovány atd.), jsou ve smyslu článků 39 a 46 Schengenské úmluvy předány informace jako doplněk informací stanovených podle hlavy IV výše uvedené úmluvy, zejména s ohledem na články 99 a 100. Každý členský stát musí přijmout příslušná opatření, aby zaručil efektivní a účinnou výměnu doplňujících informací ve smyslu článků 39 a 46.

3.7.3 Po nalezení záznamu

Koncový uživatel může požádat kancelář Sirene o poskytnutí doplňujících informací, aby mohl účinně provést postupy stanovené v tabulkách SIS 4, 10 nebo 16, jak je uvedeno v příloze 4.

Není-li uvedeno jinak, členský stát, který pořídil záznam, musí být informován o nalezení záznamu a o jeho výsledku.

Tento postup má technické důsledky, jelikož záznam pak musí být zpracován. Může být zapotřebí vymazat jej, což může znamenat, že nyní lze vložit jiný záznam, který byl dříve ze systému vyloučen.

3.8 Výmaz záznamu

Informujte členské státy, které nemohly vložit svůj záznam, že byl záznam nalezen a vymazán.

3.8.1 Výmaz, přestanou-li existovat podmínky pro uchování záznamu

S výjimkou případů po nalezení záznamu může být záznam vymazán přímo systémem C.SIS (jestliže uplyne datum platnosti) nebo nepřímo útvarem, který záznam do SIS vložil (jestliže se již nepoužijí podmínky pro uchovávání záznamu).

V obou případech by N.SIS měl automaticky zpracovat zprávu C.SIS o výmazu, aby na místo vymazaného záznamu mohl být vložen záznam čekající na zpracování.

Kancelář Sirene je pak automaticky uvědomena zprávou od svého systému N.SIS, že lze vložit odložený záznam.

Kancelář Sirene použije celý postup pro vložení záznamu v příslušné kategorii záznamů.

3.9 Zneužití totožnosti

Viz odstavec 2.8 Zneužití totožnosti.

3.9.1 Shromažďování a sdělování informací o osobě, jejíž totožnost byla zneužita

Jakmile je jasné, že došlo ke zneužití totožnosti jakékoliv osoby, je do záznamu uveden kód „3“. Dotyčná osoba by měla poskytnout své vnitrostátní kanceláři Sirene potřebné informace, jako pravé údaje, údaje o dokladech totožnosti, nebo by měla vyplnit formulář Q.

V závislosti na podmínkách uvedených níže by v záznamech kanceláře Sirene měly být také fotografie a otisky prstů osoby, jejíž totožnost byla zneužita.

Ve formuláři Q na údaje o osobě hledané podle záznamu SIS odkazuje pouze schengenské číslo. Informace v kolonce 052 (Datum vystavení dokladu) jsou povinné. V kolonce 083 (Konkrétní informace týkající se záznamu) by měl být vždy uveden kontaktní útvar, který má další informace o záznamu.

Tyto informace lze zpracovat pouze se svobodným a výslovným svolením osoby, jejíž totožnost byla zneužita.

Dále, je-li stát, který pořídil záznam, uvědomen o tom, že osoba, o níž existuje záznam v SIS, zneužívá totožnost někoho jiného, zkontroluje, zda je nutné uchovávat v záznamu SIS zneužitou totožnost (za účelem nalezení hledané osoby).

3.9.2 Sdělování informací o osobě, jejíž totožnost byla zneužita:

Údaje o osobě, jejíž totožnost byla zneužita, jsou dostupné pouze za účelem zjištění totožnosti kontrolované osoby a v žádném případě nejsou použity k žádnému jinému účelu.

4. ZÁZNAMY PODLE ČLÁNKU 96 (16)

Musí se postupovat podle těchto kroků:

— úvod,

— kontrola několikanásobných záznamů, viz odstavec 2.1 v kapitole Obecné postupy,

— výměna informací po nalezení záznamu,

— zneužití totožnosti, viz odstavec 2.8 v kapitole Obecné postupy,

— postup Sirpit, viz odstavec 2.9 v kapitole Obecné postupy.

4.1 Úvod

Výměna informací o státních příslušnících třetích zemí, o kterých byl pořízen záznam podle článku 96, umožňuje členským státům rozhodovat v případě vstupu nebo žádosti o vízum. Jestliže je subjekt již na území členského státu, je možné přijmout příslušná opatření za účelem vydání povolení k pobytu nebo vyhoštění:

Členský stát, který ohlásí nalezení záznamu, může požadovat podkladové informace o záznamu a může požádat členský stát, který pořídil záznam, o poskytnutí těchto informací:

— typ a důvod rozhodnutí,

— orgán, který rozhodnutí vydal,

— datum rozhodnutí,

— datum doručení,

— datum výkonu,

— datum ukončení platnosti rozhodnutí nebo délka platnosti.

Oznamovací postupy stanovené podle čl. 5 odst. 2 a konzultační postupy stanovené podle článku 25 spadají do soudní pravomoci orgánů odpovědných za vydávání povolení k pobytu nebo víz. Kanceláře Sirene se na těchto postupech nepodílejí, s výjimkou předání doplňujících informací, které se přímo týkají záznamů (např. oznámení o nalezení záznamu, objasnění totožnosti) nebo výmazu záznamu.

Kanceláře Sirene se však mohou podílet na předání informací potřebných k vyhoštění nebo odepření vstupu státnímu příslušníku třetí země nebo na předání informací vyplývajících z těchto kroků.

Kanceláře Sirene se také využívají jako ústřední orgány pro předávání a přijímání dalších informací v rámci konzultačního postupu stanoveného v čl. 25 odst. 1 a 2 a vyměňují si formuláře N (čl. 25 odst. 1) a formuláře O (čl. 25 odst. 2) na žádost orgánů odpovědných za vydávání povolení k pobytu nebo víz s cílem záznam ponechat, nebo vymazat.

Jestliže členský stát, který udělí povolení k pobytu, zjistí, že držitel povolení je subjektem záznamu podle článku 96, jejž pořídil jiný členský stát, informuje jejich kancelář Sirene (faxem, formulářem M atd.). Tyto kanceláře Sirene pak zahájí konzultační postup stanovený v čl. 25 odst. 2 s využitím formulářů stanovených k tomuto účelu.

Jestliže se třetí členský stát, tj. ani ten, který udělil povolení k pobytu, ani ten, který pořídil záznam, domnívá, že existují důvody ke konzultaci, uvědomí oba členské státy, tj. ten, který udělil povolení, a členský stát, který pořídil záznam.

4.2 Záznamy podle článku 96

Vložte záznam do SIS.

4.3 Vložení přezdívky

Aby se předešlo neslučitelným záznamům jakékoliv kategorie v důsledku přezdívky, která má být vložena, měly by se dotčené členské státy vzájemně informovat o této přezdívce a předat si veškeré příslušné informace o skutečné totožnosti hledaného subjektu.

Za přidání jakýchkoliv přezdívek je odpovědná strana, která vložila původní záznam. Jestliže přezdívku objeví třetí země, měla by záležitost předat straně, která záznam původně vložila, pokud záznam o přezdívce nepořídila sama třetí strana.

4.4 Zneužití totožnosti

Je-li v kolonce „kategorie totožnosti“ nalezen kód 3 při konzultaci SIS, měl by se úředník, který provádí kontrolu, spojit s vnitrostátní kanceláří Sirene a získat další informace, aby se objasnilo, zda je kontrolovaná osoba osobou hledanou nebo osobou, jejíž totožnost byla zneužita.

4.4.1 Shromažďování a sdělování informací o osobě, jejíž totožnost byla zneužita

Viz odstavec 2.8 Zneužití totožnosti.

4.5 Vydávání povolení k pobytu nebo víz

Byl přijat tento postup:

a) dožádaný členský stát může informovat členský stát, který pořídil záznam podle článku 96, o jeho nalezení. Členský stát, který pořídil záznam, pak může informovat ostatní členské státy, jestliže to považuje za vhodné;

b) pokud je to nezbytné a při dodržení vnitrostátních právních předpisů mohou kanceláře Sirene dotčených členských států pomáhat při předávání potřebných informací specializovaným útvarům odpovědným za vydávání povolení k pobytu a víz;

c) jestliže postup uvedený v článku 25 úmluvy obsahuje výmaz záznamu pořízeného podle článku 96, kanceláře Sirene při dodržení svých vnitrostátních právních předpisů nabídnou svou podporu, je-li požadována.

4.6 Odepření vstupu nebo vyhoštění z schengenského území

Byl přijat tento postup:

a) členský stát může požádat, aby byl informován o jakýchkoliv záznamech pořízených podle článku 96, které byly nalezeny. Jakýkoliv členský stát, který chce tuto možnost využít, písemně požádá ostatní členské státy;

b) dožádaný členský stát může převzít iniciativu a informovat členský stát, který pořídil záznam podle článku 96, že byl záznam nalezen a že státnímu příslušníkovi třetí země byl odepřen vstup nebo že byl ze schengenského území vyhoštěn;

c) jestliže členský stát na svém území podchytí osobu, o které byl pořízen záznam, může členský stát, který pořídil záznam, předat informace potřebné k vyhoštění (vrácení/vyhoštění) státního příslušníka třetí země. Podle potřeb členského státu, který učinil nález, a má-li dožádaný členský stát tyto informace k dispozici, měly by obsahovat: — typ a důvod rozhodnutí, — orgán, který rozhodnutí vydal, — datum rozhodnutí, — datum doručení, — datum výkonu, — datum ukončení platnosti rozhodnutí nebo délku platnosti.

Je-li osoba, o které byl pořízen záznam, zadržena na hranici, musí se dodržet postupy stanovené členským státem, který pořídil záznam.

U výjimek stanovených v článcích 5 nebo 25 úmluvy musí mezi dotčenými členskými státy dojít k nezbytné konzultaci prostřednictvím kanceláří Sirene.

Může také existovat naléhavá potřeba, aby byly ve zvláštních případech prostřednictvím kanceláří Sirene vyměněny doplňující informace za účelem jisté identifikace fyzické osoby.

4.7 Výměna informací o státních příslušnících třetích zemí, kterým nemá být povolen vstup

Jestliže o povolení k pobytu nebo vízum požádá státní příslušník třetí země, který spadá do scénáře uvedeného v článcích 5 nebo 25 úmluvy, musí orgán, který doklad vydává, použít zvláštní pravidla.

Za výjimečných okolností by mohlo být zapotřebí informovat členské státy o skutečnosti, že byl nalezen záznam. Jelikož adresátů záznamů pořízených podle článku 96 je na konzulárních úřadech a velvyslanectvích mnoho a vzhledem ke vzdálenostem mezi nimi, nemusí být jejich informování samozřejmostí.

4.8 Informování členských států Schengenu, jestliže záznam odpovídá

Kanceláře Sirene členských států, které pořídily záznamy podle článku 96, nejsou nutně automaticky informovány o veškerých nalezených záznamech, ale mohou být informovány za výjimečných okolností.

Kanceláře Sirene by však měly poskytovat statistiky o nalezených záznamech.

Každý nalezený záznam by měl být přesně zaregistrován, včetně záznamů podle článku 96. Mělo by se rozlišovat mezi nalezením záznamů pořízených jiným členským státem a nalezením záznamů pořízených členským státem samotným. Nalezené záznamy by měly být rozděleny do kategorií podle článků.

5. ZÁZNAMY PODLE ČLÁNKU 97 (17)

Musí být dodrženy/zváženy tyto kroky:

— kontrola několikanásobných záznamů, viz odstavec 2.1 v kapitole Obecné postupy,

— na žádost jiného členského státu o přidání poznámky,

— výměna informací po nalezení záznamu,

— zneužití totožnosti, viz odstavec 2.8 v kapitole Obecné postupy,

— postup Sirpit, viz odstavec 2.9 v kapitole Obecné postupy.

5.1 Záznamy podle článku 97

a) Vložte záznam do SIS.

b) Na žádost jiného členského státu o přidání poznámky

5.2 Přidání poznámky

Čl. 94 odst. 4 umožňuje dožádanému členskému státu odmítnout provést předepsaný postup na svém území požádáním o přidání poznámky k dotyčnému záznamu. To lze použít na záznamy pořízené ve smyslu článku 97. Současně jsou uvedeny důvody žádosti.

5.2.1 Výměna informací při přidání poznámky

Kanceláře Sirene si vymění informace, aby členské státy mohly posoudit nutnost poznámky.

Poznámku lze přidat (nebo zrušit) kdykoliv podle podmínek záznamů podle čl. 94 odst. 4 ohledně záznamů podle článků 95, 97 a 99. Je-li poznámka přidána k záznamům podle článků 97 a 99, záznam se neobjeví na obrazovce, když koncový uživatel bude prohledávat systém. Pro záznamy podle článku 95 existuje alternativní postup. Každý členský stát odhalí záznamy, které pravděpodobně vyžadují poznámku, co nejrychleji.

5.2.2 Konzultace s členskými státy v souvislosti s přidáním poznámky

Byl přijat tento postup:

a) jestliže členský stát vyžaduje přidání poznámky, měl by o to požádat členský stát, který pořídil záznam, a uvést důvody;

b) po výměně informací může být zapotřebí záznam změnit, vymazat nebo může být žádost stažena.

5.2.3 Žádost o přidání poznámky

Byl přijat tento postup:

a) dožádaný členský stát požádá členský stát, který pořídil záznam podle článků 95, 97 nebo 99, o přidání poznámky. Tato žádost se podává na formuláři F;

b) členský stát, který pořídil záznam, je povinen okamžitě přidat poznámku.

5.3 Po nalezení záznamu

Koncový uživatel může požádat kancelář Sirene o poskytnutí doplňujících informací, aby mohl účinně provést postupy stanovené v tabulkách SIS 4, 10 nebo 16, jak je uvedeno v příloze 4.

Není-li uvedeno jinak, členský stát, který záznam pořídil, musí být informován o nalezení záznamu a o jeho výsledku.

Tento postup má technické důsledky, jelikož záznam pak musí být zpracován. Může být zapotřebí vymazat jej, což může znamenat, že nyní lze vložit jiný záznam, který byl dříve ze systému vyloučen.

5.3.1 Sdělování dalších informací

Byl přijat tento postup:

a) kanceláře Sirene mohou předávat další informace o záznamech podle článků 95 až 100 a při tom mohou jednat jménem soudních orgánů, jestliže tyto informace spadají do rozsahu vzájemné soudní pomoci;

b) pokud je to možné, sdělí kanceláře Sirene zdravotní údaje o fyzických osobách, o kterých byl pořízen záznam podle článku 97, mají-li být přijata opatření na jejich ochranu. Předané informace se uchovávají pouze tak dlouho, jak je nezbytné, a využívají se pouze k účelům lékařského ošetření poskytnutého dotčené osobě;

c) jestliže to operace po nalezení záznamu vyžadují (např. jestliže je odhalen trestný čin nebo jestliže je ohroženo právo a pořádek, mají-li být předmět, vozidlo nebo fyzická osoba zřetelněji identifikovány atd.), jsou ve smyslu článků 39 a 46 Schengenské úmluvy předány informace jako doplněk informací stanovených podle hlavy IV výše uvedené úmluvy, zejména s ohledem na články 99 a 100. Každý členský stát musí přijmout příslušná opatření, aby zaručil efektivní a účinnou výměnu doplňujících informací ve smyslu článků 39 a 46.

6. ZÁZNAMY PODLE ČLÁNKU 98 (18)

6.1 Záznamy podle článku 98

Musí být dodrženy/zváženy tyto kroky:

— kontrola několikanásobných záznamů, viz odstavec 2.1 v kapitole Obecné postupy,

— výměna informací po nalezení záznamu,

— zneužití totožnosti, viz odstavec 2.8 v kapitole Obecné postupy,

— postup Sirpit, viz odstavec 2.9 v kapitole Obecné postupy,

— vložte záznam do SIS.

6.2 Po nalezení záznamu

Koncový uživatel může požádat kancelář Sirene o poskytnutí doplňujících informací, aby mohl účinně provést postupy stanovené v tabulkách SIS 4, 10 nebo 16, jak je uvedeno v příloze 4.

Není-li uvedeno jinak, členský stát, který záznam pořídil, musí být informován o nalezení záznamu a o jeho výsledku.

Tento postup má technické důsledky, jelikož záznam pak musí být zpracován. Může být zapotřebí vymazat jej, což může znamenat, že nyní lze vložit jiný záznam, který byl dříve ze systému vyloučen.

6.2.1 Sdělování dalších informací

Byl přijat tento postup:

a) kanceláře Sirene mohou předávat další informace o záznamech podle článků 95 až 100 a při tom mohou jednat jménem soudních orgánů, jestliže tyto informace spadají do rozsahu vzájemné soudní pomoci;

b) jestliže to operace po nalezení záznamu vyžadují (např. jestliže je odhalen trestný čin nebo jestliže je ohroženo právo a pořádek, mají-li být předmět, vozidlo nebo fyzická osoba zřetelněji identifikovány atd.), jsou ve smyslu článků 39 a 46 Schengenské úmluvy předány informace jako doplněk informací stanovených podle hlavy IV výše uvedené úmluvy, zejména s ohledem na články 99 a 100. Každý členský stát musí přijmout příslušná opatření, aby zaručil efektivní a účinnou výměnu doplňujících informací ve smyslu článků 39 a 46.

7. ZÁZNAMY PODLE ČLÁNKU 99 (19)

Musí být dodrženy/zváženy tyto kroky:

— předběžná kontrola, aby byl zaručen konzultační proces,

— kontrola několikanásobných záznamů, viz odstavec 2.1 v kapitole Obecné postupy,

— na žádost jiného členského státu o přidání poznámky,

— výměna informací po nalezení záznamu,

— postup Sirpit, viz odstavec 2.9 v kapitole Obecné postupy.

7.1 Záznamy podle čl. 99 odst. 2

a) Vložte záznam do SIS.

b) Na žádost jiného členského státu o přidání poznámky.

7.2 Vložení přezdívky

a) Aby se předešlo neslučitelným záznamům jakékoliv kategorie v důsledku přezdívky, která má být vložena, měly by se dotčené členské státy vzájemně informovat o této přezdívce a předat si veškeré příslušné informace o skutečné totožnosti hledaného subjektu. Za přidání jakýchkoliv přezdívek je odpovědná strana, která vložila původní záznam. Jestliže přezdívku objeví třetí země, měla by záležitost předat straně, která záznam původně vložila, pokud záznam o přezdívce nepořídila sama třetí strana.

b) Informujte ostatní členské státy o přezdívkách, které souvisejí se záznamem pořízeným podle článku 99. Kdykoliv je to zapotřebí, předají kanceláře Sirene tyto informace svým vnitrostátním orgánům odpovědným za každou kategorii záznamů.

c) Vložte záznam do SIS.

7.3 Konzultace s členskými státy před pořízením záznamů z důvodů bezpečnosti státu

Členský stát, který plánuje pořídit záznam za účelem utajeného sledování nebo zvláštní kontroly z důvodů bezpečnosti státu, to předtím zkonzultuje s ostatními členskými státy.

Je zapotřebí zvláštní postup, který zajistí důvěrnost některých informací, a proto by jakýkoliv kontakt mezi útvary odpovědnými za bezpečnost státu měl být zcela oddělen od kontaktu mezi kancelářemi Sirene.

V každém případě kancelář Sirene zajistí, aby konzultační proces hladce fungoval, a zaznamená výsledky. Samotné informace jsou vyměňovány přímo mezi dotčenými specializovanými útvary.

Byl přijat tento postup:

a) před vložením záznamu se bezpečnostní odbor spojí přímo se svým schengenským protějškem. Účelem je hlavně zjistit, zda existují nějaké námitky proti plánovanému záznamu;

b) po výměně informací bezpečnostní odbor, který chce vložit záznam, zašle výsledky výměny informací své vnitrostátní kanceláři Sirene;

c) kancelář Sirene informuje ostatní kanceláře Sirene, čímž umožní ostatním kancelářím Sirene konzultace s jejich příslušnými bezpečnostními odbory (formulář M);

d) jakmile kancelář Sirene členského státu, který pořídil záznam, zjistí, že konzultační proces byl řádně ukončen, schválí vložení záznamu;

e) jestliže se členský stát setká s potížemi při zjišťování záznamu, informuje jeho kancelář Sirene členský stát, který pořídil záznam;

f) jestliže členský stát, který záznam pořídil, jej chce uchovat, může dožádaný členský stát požádat o vložení poznámky. Ta je odstraněna, jestliže je po celkovém zvážení shledána zbytečnou. Jinak je ponechána, což pozastaví postup, který by se měl u záznamu obvykle dodržet.

7.4 Přidání poznámky

Článek 99 umožňuje dožádanému členskému státu odmítnout provést předepsaný postup na svém území požádáním o přidání poznámky k dotyčnému záznamu. To lze použít na záznamy pořízené ve smyslu článku 99. Současně jsou uvedeny důvody žádosti.

7.4.1 Výměna informací při přidání poznámky

Kanceláře Sirene si vymění informace, aby členské státy mohly posoudit nutnost poznámky.

Poznámku lze přidat (nebo zrušit) kdykoliv podle podmínek záznamů podle čl. 94 odst. 4 ohledně záznamů podle článků 95, 97 a 99. Je-li poznámka přidána k záznamům podle článků 97 a 99, záznam se neobjeví na obrazovce, když koncový uživatel bude prohledávat systém. Pro záznamy podle článku 95 existuje alternativní postup. Každý členský stát odhalí záznamy, které pravděpodobně vyžadují poznámku, co nejrychleji.

7.4.2 Konzultace s členskými státy v souvislosti s přidáním poznámky

Byl přijat tento postup:

a) jestliže členský stát vyžaduje přidání poznámky, měl by o to požádat členský stát, který pořídil záznam, a uvést důvody;

b) po výměně informací může být zapotřebí záznam změnit, vymazat nebo může být žádost stažena.

7.4.3 Žádost o přidání poznámky

Byl přijat tento postup:

a) dožádaný členský stát požádá členský stát, který pořídil záznam podle článků 95, 97 nebo 99, o přidání poznámky. Tato žádost se podává na formuláři F;

b) členský stát, který pořídil záznam, je povinen okamžitě přidat poznámku.

7.5 Sdělení dalších informací po nalezení záznamu

Byl přijat tento postup:

a) kanceláře Sirene mohou předávat další informace o záznamech podle článků 95 až 100 a při tom mohou jednat jménem soudních orgánů, jestliže tyto informace spadají do rozsahu vzájemné soudní pomoci;

b) jestliže to operace po nalezení záznamu vyžadují (např. jestliže je odhalen trestný čin nebo jestliže je ohroženo právo a pořádek, mají-li být předmět, vozidlo nebo fyzická osoba zřetelněji identifikovány atd.), jsou ve smyslu článků 39 a 46 Schengenské úmluvy předány informace jako doplněk informací stanovených podle hlavy IV výše uvedené úmluvy, zejména s ohledem na články 99 a 100. Každý členský stát musí přijmout příslušná opatření, aby zaručil efektivní a účinnou výměnu doplňujících informací ve smyslu článků 39 a 46;

c) dojde-li k nalezení záznamu podle čl. 99 odst. 3, kancelář Sirene, která nalezla subjekt, informuje o výsledcích (utajené sledování nebo zvláštní kontrola) svůj protějšek (dožadující kancelář Sirene) na formuláři G. Zároveň kancelář Sirene, která nalezla subjekt, informuje svůj vlastní příslušný útvar odpovědný za bezpečnost státu. Jestliže se útvar pro bezpečnost státu v členském státě, který nalezl subjekt, rozhodne, že záznam vyžaduje poznámku o platnosti, měl by se spojit se svou vnitrostátní kanceláří Sirene, aby požádala o přidání poznámky dožadující kancelář Sirene (na formuláři F). Nemusí vysvětlovat důvody pro přidání poznámky, ale žádost by měla být podána kanály Sirene. Je zapotřebí zvláštní postup, který zajistí důvěrnost některých informací. Proto by jakýkoliv kontakt mezi útvary odpovědnými za bezpečnost státu měl být zcela oddělen od kontaktu mezi kancelářemi Sirene. Důvody žádosti o přidání poznámky by tedy měly projednat přímo útvary pro bezpečnost státu, nikoliv kanceláře Sirene.

8. ZÁZNAMY PODLE ČLÁNKU 100 (20)

Musí být dodrženy/zváženy tyto kroky:

— kontrola několikanásobných záznamů,

— výměna informací po nalezení záznamu,

— postup Sirpit, viz odstavec 2.9 v kapitole Obecné postupy.

8.1 Záznamy o vozidlech podle článku 100

8.1.1 Ověřování několikanásobných záznamů o vozidle

Povinnými prvky popisu totožnosti u záznamů o vozidlech jsou:

— státní poznávací značka nebo

— sériové číslo.

V SIS se mohou vyskytovat obě čísla.

Kontrola několikanásobných záznamů se provádí porovnáním čísel. Jestliže se při vkládání nového záznamu zjistí, že v SIS již existuje totožné sériové číslo nebo státní poznávací značka, předpokládá se, že nový záznam povede k několikanásobným záznamům o tomtéž vozidle. Tato ověřovací metoda je však účinná pouze tehdy, jsou-li použité prvky popisu totožné, a proto srovnání není vždy možné.

Kancelář Sirene upozorní vnitrostátní uživatele na problémy, ke kterým může docházet, bude-li srovnáváno pouze jedno číslo, takže kladná odpověď automaticky neznamená, že byl nalezen záznam, a záporná odpověď neznamená, že o vozidle neexistuje žádný záznam.

Prvky popisu totožnosti používané ke zjištění toho, zda jsou dva záznamy o vozidle totožné, jsou podrobně rozepsány v příloze 6 této příručky.

Konzultační postupy, které mají kanceláře Sirene přijmout pro vozidla, jsou stejné jako pro osoby.

8.1.2 Zvláštní případy záznamů o vozidlech

Byla přijata tato obecná doporučení:

a) pro každé vozidlo lze do SIS vložit pouze jeden záznam na členský stát;

b) několik členských států může pořídit záznam o tomtéž vozidle, jestliže jsou záznamy slučitelné nebo mohou existovat vedle sebe;

c) v rámci článku 99 jsou záznamy o vozidlech pořízené za účelem „utajeného sledování“ neslučitelné se záznamy za účelem „zvláštních kontrol“ (formulář E);

d) záznamy podle článku 99 jsou neslučitelné se záznamy podle článku 100;

e) kancelář Sirene členského státu, který pořídil záznam, uchovává záznam veškerých žádostí o vložení dalšího záznamu, které byly po konzultaci zamítnuty ve smyslu výše uvedených ustanovení, dokud není záznam vymazán.

Tabulka slučitelných záznamů

Přednost v sestupném pořadí důležitosti Důvody slučitelnosti záznamu Článek 99 Utajené sledování Článek 99 Utajené sledování Článek 99 Zvláštní kontrola Článek 99 Zvláštní kontrola Článek 100 Článek 100

8.2 Sdělení dalších informací po nalezení záznamu

Byl přijat tento postup:

a) kanceláře Sirene mohou předávat další informace o záznamech podle článků 95 až 100 a při tom mohou jednat jménem soudních orgánů, jestliže tyto informace spadají do rozsahu vzájemné soudní pomoci;

b) jestliže to operace po nalezení záznamu vyžadují (např. jestliže je odhalen trestný čin nebo jestliže je ohroženo právo a pořádek, mají-li být předmět, vozidlo nebo fyzická osoba zřetelněji identifikovány atd.), jsou ve smyslu článků 39 a 46 Schengenské úmluvy předány informace jako doplněk informací stanovených podle hlavy IV výše uvedené úmluvy, zejména s ohledem na články 99 a 100. Každý členský stát musí přijmout příslušná opatření, aby zaručil efektivní a účinnou výměnu doplňujících informací ve smyslu článků 39 a 46.

Kanceláře Sirene zašlou „Další informace“ co nejrychleji na formuláři P v reakci na formulář G, je-li nalezen záznam pořízený o vozidle podle článku 100 Schengenské úmluvy.

(Poznámka: Vzhledem k tomu, že žádost je naléhavá, a proto nebude možné shromáždit všechny informace okamžitě, je dohodnuto, že některé kolonky nebudou povinné, ale volitelné, a že bude vynaloženo úsilí za účelem shromáždění informací, které se týkají hlavních kolonek, např.: 041, 042, 043, 162, 164, 165, 166 a 167.)

9. STATISTIKA

Jednou ročně poskytnou kanceláře Sirene statistiku o nalezených záznamech. Statistika bude obsahovat všechny články a typy záznamů. Statistická zpráva musí být zaslána elektronicky generálnímu sekretariátu Rady.

(1) Toto znění je totožné se zněním uvedeným v příloze rozhodnutí 2006/758/ES (viz strana 41 v tomto čísle Úředního věstníku).

(2) Úř. věst. L 239, 22.9.2000, s. 19.

(3) Viz poznámka pod čarou 2.

(4) Není-li uvedeno jinak, jsou všemi články, na které se odkazuje, myšleny články Úmluvy z roku 1990 k provedení Schengenské dohody ze dne 14. června 1985 o postupném odstraňování kontrol na společných hranicích (Schengenská úmluva).

Čl. 92 odst. 4 nabyl účinnosti podle čl. 1 odst. 1 rozhodnutí Rady 2005/451/SVV (Úř. věst. L 158, 21.6.2005, s. 26) a čl. 2 odst. 1 rozhodnutí Rady 2005/211/SVV (Úř. věst. L 68, 15.3.2005, s. 44).

(5) Úř. věst. L 101, 11.4.2001, s. 1.

(6) Další informace k záznamu, který se týká bezpečnosti státu.

(7) Ověření, zda neexistuje dvojí záznam o téže osobě.

(8) Ověření, zda neexistuje dvojí záznam o tomtéž vozidle.

(9) Úř. věst. L 281, 23.11.1995, s. 31.

(10) Dokument SN 1503/1/00, verze č. 5.1

(11) Povinné.

(12) Údaj musí být uveden buď v kolonce 1, nebo v kolonce 2.

(13) Údaj musí být uveden pouze v souladu s článkem 39 nebo 46 (kolonka 2).

(14) Lze uvést možnost „neznámé“.

(15) „Osoby, o jejichž zatčení za účelem vydání se žádá“.

(16) Státní příslušníci třetích zemí, kteří jsou vedeni v seznamech osob, kterým má být odepřen vstup (články 2, 25 a 96).

(17) Pohřešované osoby nebo osoby, které v zájmu své v