CS Úřední věstník Evropské unie L 116/64

ROZHODNUTÍ EVROPSKÉ CENTRÁLNÍ BANKY

ze dne 17. dubna 2007,

kterým se přijímají prováděcí pravidla týkající se ochrany údajů v Evropské centrální bance

(ECB/2007/1)

(2007/279/ES)

VÝKONNÁ RADA EVROPSKÉ CENTRÁLNÍ BANKY,

s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, a zejména na článek 286 této smlouvy,

s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (1), a zejména s ohledem na čl. 24 odst. 8 tohoto nařízení,

vzhledem k těmto důvodům:

(1) Nařízení (ES) č. 45/2001 vymezuje zásady a pravidla ochrany údajů, která platí pro všechny orgány a instituce Společenství, a zakotvuje funkci inspektora ochrany údajů, kterého jmenuje každý orgán a instituce Společenství.

(2) Podle čl. 24 odst. 8 nařízení (ES) č. 45/2001 musí každý orgán nebo instituce Společenství přijmout další prováděcí pravidla týkající se inspektora ochrany údajů v souladu s ustanoveními přílohy tohoto nařízení,

ROZHODLA TAKTO:

ODDÍL 1

OBECNÁ USTANOVENÍ

Článek 1

Předmět a oblast působnosti

1. Toto rozhodnutí stanoví obecná pravidla, kterými se provádí nařízení (ES) č. 45/2001, pokud se týká Evropské centrální banky (ECB). Toto rozhodnutí zejména doplňuje ustanovení nařízení (ES) č. 45/2001, která se týkají jmenování a postavení inspektora ochrany údajů, jakož i jeho úkolů, povinností a pravomocí.

2. Toto rozhodnutí rovněž vyjasňuje postavení, úkoly a povinnosti správců a koordinátorů ochrany údajů a provádí pravidla, na jejichž základě mohou subjekty údajů vykonávat svá práva.

Článek 2

Definice

Aniž by byly dotčeny definice uvedené v nařízení (ES) č. 45/2001, se pro účely tohoto rozhodnutí rozumí:

a) „správcem“ vedoucí organizační jednotky, která určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů;

b) „koordinátorem ochrany údajů“ zaměstnanec, který správci napomáhá při plnění jeho povinností v oblasti ochrany údajů. Tato osoba je odborníkem v oblasti správy záznamů.

ODDÍL 2

INSPEKTOR OCHRANY ÚDAJŮ

Článek 3

Jmenování, postavení a organizační záležitosti

1. Výkonná rada:

a) jmenuje inspektorem ochrany údajů zaměstnance ECB, jehož služební postavení je dostatečně vysoké na to, aby splňoval požadavky článku 24 nařízení (ES) č. 45/2001;

b) stanoví délku funkčního období inspektora ochrany údajů v rozmezí od dvou do pěti let a

c) sdělí jméno inspektora ochrany údajů evropskému inspektorovi ochrany údajů.

2. Výkonná rada zajistí, aby inspektor ochrany údajů mohl svou funkci vykonávat nezávisle. Aniž by byla dotčena tato nezávislost:

a) platí pro inspektora ochrany údajů pracovní řád pro zaměstnance ECB;

b) z administrativních důvodů je inspektor ochrany údajů přidělen do určité sekce v rámci ECB a

c) osoby, které hodnotí, jak inspektor ochrany údajů plní své úkoly a povinnosti, před provedením tohoto hodnocení konzultují evropského inspektora ochrany údajů.

3. Příslušný správce zajistí, aby byl inspektor ochrany údajů neprodleně informován:

a) vyskytne-li se záležitost, která souvisí či by mohla souviset s ochranou údajů a

b) o veškeré komunikaci s osobami mimo ECB, která souvisí s používáním nařízení (ES) č. 45/2001, zejména o veškeré komunikaci s evropským inspektorem ochrany údajů.

4. Výkonná rada může jmenovat zástupce inspektora ochrany údajů, pro něhož platí odstavce 1 a 2. Zástupce inspektora ochrany údajů napomáhá inspektorovi ochrany údajů při plnění jeho úkolů a povinností a v případě nepřítomnosti inspektora ochrany údajů zastupuje.

5. Zaměstnanec, který inspektorovi ochrany údajů napomáhá se záležitostí týkající se ochrany údajů, jedná výlučně podle pokynů inspektora ochrany údajů.

Článek 4

Úkoly a povinnosti inspektora ochrany údajů

Při plnění úkolů vymezených v článku 24 nařízení (ES) č. 45/2001 a v příloze tohoto nařízení plní inspektor ochrany údajů následující povinnosti, přičemž je-li to nezbytné, bere v úvahu informace od příslušných sekcí v rámci ECB:

a) poskytuje Výkonné radě, správcům a koordinátorům ochrany údajů stanovisko v otázkách týkajících se uplatňování ustanovení o ochraně údajů v ECB. Výkonná rada, dotčený správce, výbor zaměstnanců či jednotlivec může inspektora ochrany údajů konzultovat o jakékoli otázce týkající se výkladu nebo používání nařízení (ES) č. 45/2001;

b) z vlastní iniciativy či na žádost Výkonné rady, správce, výboru zaměstnanců či jednotlivce prošetřuje záležitosti, které přímo souvisejí s úkoly a povinnostmi inspektora ochrany údajů a které mu byly oznámeny, a podává zprávu o výsledku šetření osobě, která o posouzení požádala. Inspektor ochrany údajů posuzuje otázky a skutečnosti nestranně a s náležitým ohledem na práva subjektu údajů. Považuje-li to inspektor ochrany údajů za vhodné, informuje odpovídajícím způsobem všechny další dotčené osoby. Je-li žadatelem jednotlivec či jedná-li žadatel jménem jednotlivce, inspektor ochrany údajů v nejvyšší možné míře zajistí, aby žádost byla důvěrná, ledaže dotčený subjekt údajů dá jednoznačný souhlas, aby s žádostí bylo nakládáno jinak;

c) spolupracuje s inspektory ochrany údajů jiných orgánů a institucí Společenství zejména formou výměny zkušeností a sdílení know-how a tak, že ECB zastupuje ve všech diskusích – s výjimkou soudních řízení – týkajících se otázek ochrany údajů a

d) předkládá roční pracovní plán a výroční zprávu o činnosti inspektora ochrany údajů Výkonné radě a evropskému inspektorovi ochrany údajů.

Článek 5

Pravomoci inspektora ochrany údajů

Inspektor ochrany údajů může:

a) vyžadovat stanovisko jakékoli sekce ECB k otázce, která souvisí s úkoly a povinnostmi inspektora ochrany údajů;

b) vydat stanovisko k zákonnosti stávajícího či navrhovaného zpracování či k jakékoli otázce týkající se oznámení zpracování;

c) oznámit Výkonné radě porušení ustanovení nařízení (ES) č. 45/2001 ze strany zaměstnance a

d) plnit další úkoly uvedené v příloze nařízení (ES) č. 45/2001.

ODDÍL 3

SPRÁVCI A KOORDINÁTOŘI OCHRANY ÚDAJŮ

Článek 6

Úkoly a povinnosti správců a koordinátorů pro ochranu údajů

1. Správci zajistí, aby veškeré zpracování osobních údajů, k nimž dochází v rámci sekce, za níž jsou odpovědní, probíhalo v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001.

2. Při plnění své povinnosti napomáhat inspektorovi ochrany údajů a evropskému inspektorovi ochrany údajů při plnění jejich povinností poskytnou správci těmto inspektorům úplné informace, zpřístupní osobní údaje a odpoví na otázky ve lhůtě 20 pracovních dnů od přijetí žádosti.

3. Aniž by byly dotčeny povinnosti správců:

a) Koordinátoři ochrany údajů pomáhají správcům při plnění jejich povinností, a to na žádost správců nebo z vlastního podnětu. V rámci této pomoci koordinátoři ochrany údajů postupují v součinnosti se zaměstnanci správce, kteří jim poskytnou nezbytné informace. Podle uvážení příslušného správce může tento postup zahrnovat i zpřístupnění osobních údajů, za jejichž zpracování tento správce nese odpovědnost.

b) Koordinátoři ochrany údajů pomáhají inspektorovi ochrany údajů: i) určovat příslušné správce pro zpracování osobních údajů; ii) zveřejňovat stanoviska inspektora ochrany údajů a podporovat správce pod vedením inspektora ochrany údajů; iii) v dalších záležitostech v rámci pracovního programu inspektora ochrany údajů tak, jak bylo mezi inspektorem ochrany údajů a vedením koordinátorů dohodnuto.

Článek 7

Oznamování

1. Před zavedením nových postupů pro zpracování osobních údajů oznámí příslušný správce tuto skutečnost inspektorovi ochrany údajů pomocí on-line rozhraní, které je přístupné na internetových stránkách inspektora ochrany údajů v rámci intranetu ECB. Veškerá zpracování, která podléhají předběžné kontrole podle čl. 27 odst. 3 nařízení (ES) č. 45/2001, se před tím, než budou zavedena, oznamují s dostatečným předstihem, aby je mohl předběžně zkontrolovat evropský inspektor ochrany údajů.

2. Správci inspektora ochrany údajů neprodleně informují o veškerých změnách, které ovlivňují informace uvedené v oznámení, které již bylo inspektorovi ochrany údajů předloženo.

ODDÍL 4

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Článek 8

Rejstřík

Rejstřík, který inspektor ochrany údajů vede podle článku 26 nařízení (ES) č. 45/2001, slouží jako seznam všech zpracování týkajících se osobních údajů, k nimž v ECB dochází. Subjekty údajů mohou informace uvedené v rejstříku využít k výkonu svých práv podle článků 13 až 19 nařízení (ES) č. 45/2001.

Článek 9

Výkon práv subjektů údajů

1. Kromě práva být dostatečně informováni o zpracování svých osobních údajů se subjekty údajů mohou obrátit na příslušného správce s cílem vykonat svá práva podle článků 13 až 19 nařízení (ES) č. 45/2001, jak je uvedeno níže.

a) Tato práva může vykonávat pouze subjekt údajů nebo jeho oprávněný zástupce. Tyto osoby mohou tato práva vykonávat bezplatně.

b) Žádost o výkon těchto práv se příslušnému správci podává písemně. Správce přijme žádost pouze tehdy, pokud byla náležitě ověřena totožnost žadatele, případně jeho oprávnění zastupovat subjekt údajů. Správce subjektu údajů neprodleně písemně oznámí, zda byla jeho žádost přijata či nikoli. Byla-li žádost odmítnuta, uvede správce důvody tohoto odmítnutí.

c) Kdykoli v průběhu tří kalendářních měsíců od přijetí žádosti umožní správce přístup ve smyslu článku 13 nařízení (ES) č. 45/2001 tak, že v závislosti na tom, jakou formu subjekt údajů upřednostňuje, mu umožní do těchto údajů nahlédnout na místě nebo získat kopie těchto údajů.

d) Nedodrží-li správce lhůtu uvedenou v odstavci b) či c), mohou se subjekty údajů obrátit na inspektora ochrany údajů. V případě zjevného zneužití práv subjektem údajů může správce odkázat subjekt práv na inspektora ochrany údajů. Pokud je případ postoupen inspektorovi ochrany údajů, inspektor ochrany údajů rozhodne ve věci a o vhodném dalším postupu. Pokud se subjekt údajů a správce neshodnou, mají oba právo konzultovat inspektora ochrany údajů.

2. Před podáním stížnosti k evropskému inspektorovi ochrany údajů podle článku 33 nařízení (ES) č. 45/2001 mohou zaměstnanci ECB konzultovat svou záležitost s inspektorem ochrany údajů.

Článek 10

Výjimky a omezení

1. Byl-li inspektor ochrany údajů konzultován předem, může správce omezit práva uvedená v článcích 13 až 17 nařízení (ES) č. 45/2001 z důvodů a za podmínek uvedených v článku 20 nařízení (ES) č. 45/2001.

2. Jakákoli dotčená osoba může evropského inspektora ochrany údajů žádat, aby postupoval podle čl. 47 odst. 1 písm. c) nařízení (ES) č. 45/2001.

Článek 11

Provádění šetření

1. Žádost o provedení šetření podle čl. 4 písm. b) se podává inspektorovi ochrany údajů písemně.

2. Do 20 pracovních dnů od přijetí žádosti zašle inspektor ochrany údajů žadateli potvrzení o přijetí.

3. Inspektor ochrany údajů může záležitost vyšetřit na místě a může vyžadovat písemné vyjádření správce. Správce své vyjádření inspektorovi ochrany údajů poskytne do 20 pracovních dnů od přijetí žádosti inspektora ochrany údajů. Inspektor ochrany údajů může požádat o dodatečné informace či o pomoc jakoukoli sekci ECB. Příslušná sekce dodatečné informace či pomoc poskytne do 20 pracovních dnů poté, co jí inspektor ochrany údajů o tyto informace či pomoc požádal.

4. Inspektor ochrany údajů podá žadateli zprávu o výsledku šetření do tří kalendářních měsíců od přijetí žádosti.

Článek 12

Opravné prostředky

Kromě opravných prostředků uvedených v článku 32 nařízení (ES) č. 45/2001, které mohou využít všechny subjekty údajů, mají subjekty údajů, které jsou zaměstnanci ECB, k dispozici opravné prostředky zakotvené v pracovním řádu pro zaměstnance ECB.

ODDÍL 5

VSTUP V PLATNOST

Článek 13

Závěrečné ustanovení

Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dvacátým dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.

Ve Frankfurtu nad Mohanem dne 17. dubna 2007. Prezident ECB Jean-Claude TRICHET

(1) Úř. věst. L 8, 12.1.2001, s. 1.