PŘÍLOHY

PŘÍLOHA I

VZOR POPISU ŘÍDICÍCH A KONTROLNÍCH SYSTÉMŮ

 prvotní verze

 přepracovaná verze (číslo, datum ve tvaru den/měsíc/rok) po diskusi s Komisí

 verze přepracovaná z jiných důvodů

ČLENSKÝ STÁT:FOND(Y):HLAVNÍ KONTAKTNÍ MÍSTO:POSKYTNUTÉ INFORMACE POPISUJÍ SITUACI KE DNI:

1. IDENTIFIKACE URČENÝCH ORGÁNŮ

1.1 Obecné informace o určených orgánech

1.1.1 Stručný popis možností zvolených při určování různých orgánů

1.1.2 Uvedení, zda se řídicí a kontrolní systémy používají Pokud se nepoužívají, uvedení data, kdy se začnou používat.

1.1.3 Informace o tom, zda Komise pro dané řídicí a kontrolní systémy vydala povolení čerpat jiné finanční nástroje Společenství (připadá-li toto v úvahu)

1.2 Organizační schéma (popř. schémata) celé instituce (popř. institucí), v jejímž rámci určené orgány fungují

1.3 Odpovědný orgán

1.3.1 Datum a způsob formálního určení odpovědného orgánu

1.3.2 Právní forma odpovědného orgánu

1.3.3 Specifikace funkcí vykonávaných odpovědným orgánem přímo a (připadá-li v úvahu či se plánuje) ostatními institucemi spadajícími pod odpovědný orgán (zadávání úkolů externím subjektům s výjimkou úkolů svěřených pověřenému orgánu, popř. pověřeným orgánům podle bodu 1.4)

1.3.4 Organizační schéma a vymezení funkcí jednotlivých oddělení (včetně orientačního počtu přidělených míst)

1.3.5 Informace o tom, zda může odpovědný orgán u projektů spolufinancovaných tímto fondem rovněž jednat jako výkonný orgán

1.3.6 Pokud pod jeden odpovědný orgán spadá více než jeden ze čtyř fondů, popis společných funkcí a systémů

1.4 Pověřený orgán, popř. pověřené orgány

1.4.1 Důvody pro zřízení pověřeného orgánu

1.4.2 Datum a způsob formálního určení pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů

1.4.3 Právní forma pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů

1.4.4 Specifikace funkcí vykonávaných pověřeným orgánem (popř. pověřenými orgány) přímo a (připadá-li v úvahu nebo se plánuje) ostatními institucemi spadajícími pod pověřený orgán (popř. pověřené orgány) (zadávání úkolů externím subjektům)

1.4.5 Organizační schéma a vymezení funkcí jednotlivých oddělení (včetně orientačního počtu přidělených míst)

1.4.6 Informace o tom, zda může pověřený orgán (popř. pověřené orgány) u projektů spolufinancovaných z tohoto fondu rovněž jednat jako výkonný orgán

1.4.7 Pokud pod jeden pověřený orgán (popř. pověřené orgány) spadá více než jeden ze čtyř fondů, popis společných funkcí a systémů

1.5 Certifikační orgán

1.5.1 Datum a způsob formálního určení certifikačního orgánu

1.5.2 Právní forma certifikačního orgánu

1.5.3 Specifikace funkcí vykonávaných certifikačním orgánem přímo a (připadá-li v úvahu nebo se plánuje) ostatními institucemi spadajícími pod certifikační orgán (zadávání úkolů externím subjektům)

1.5.4 Organizační schéma a vymezení funkcí jednotlivých oddělení (včetně orientačního počtu přidělených míst)

1.5.5 Pokud pod jeden certifikační orgán spadá více než jeden ze čtyř fondů, popis společných funkcí a systémů

1.6 Auditní orgán

1.6.1 Datum a způsob formálního určení auditního orgánu

1.6.2 Právní forma auditního orgánu

1.6.3 Specifikace funkcí vykonávaných auditním orgánem přímo a (připadá-li v úvahu nebo se plánuje) ostatními institucemi spadajícími pod auditní orgán (zadávání úkolů externím subjektům)

1.6.4 Organizační schéma a vymezení funkcí jednotlivých oddělení (včetně orientačního počtu přidělených míst)

1.6.5 Kvalifikace zaměstnanců auditního orgánu a (přichází-li v úvahu nebo se plánuje) ostatních institucí, které budou pravděpodobně vykonávat auditní činnost (zadávání úkolů externím subjektům)

1.6.6 Pokud pod jeden auditní orgán spadá více než jeden ze čtyř fondů, popis společných funkcí a systémů

1.6.7 Pokud může odpovědný orgán u projektů spolufinancovaných z daného fondu jednat rovněž jako výkonný orgán, popis opatření zajišťujících nezávislost auditního orgánu podle ustanovení článku 8.

Pokyny pro oddíly 2–4První část každé tabulkyPopis procesů by měl obsahovat úkoly, které by měl vykonávat každý určený orgán (či instituce, za niž nese odpovědnost) a interakci mezi danými orgány. Tento popis by měl být stručný, nicméně by měl srozumitelně vysvětlovat způsob fungování daných procesů v praxi.Druhá část každé tabulkyV kontrolním seznamu by se mělo vyznačit, zda bylo daného cíle dosaženo či ne, a dále by se zde měly uvést jakékoli relevantní informace. Pokud cíle dosaženo nebylo, podejte prosím vysvětlení, případně uveďte datum očekávaného splnění úkolu.V případě formalizované formy postupů je nutné dodat odkaz na příslušný dokument.

2. FUNGOVÁNÍ URČENÝCH ORGÁNŮ

2.1 Stanovení určených orgánů a dohled nad nimi Stručný popis procesu zakládání jednotlivých určených orgánů [Týká se všech orgánů.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Pravidla upravující vztahy mezi členskými státy a určenými orgány stanoví jejich povinnosti. ANO/NE 2 Členské státy poskytly určeným orgánům pokyny k zajištění řádného finančního řízení (v podobě školení či příruček). ANO/NE 3 Každý orgán svým pracovníkům sdělí úkoly dané organizace, jejich pracovní náplň a výsledky, které se od nich očekávají. ANO/NE 4 Byla přijata opatření s cílem zajistit, aby počet zaměstnanců daného orgánu, jejich odborná zkušenost i pracovní zařazení v hierarchii odpovídaly funkcím těchto orgánů. ANO/NE





2.2 Oddělení funkcí Stručný popis opatření pro zajištění správného oddělení funkcí [Týká se všech orgánů.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Byla stanovena pravidla pro podepisování smluv či dohod o grantech, která mají zajistit správné rozdělení funkcí mezi účastníky v rámci odpovědného orgánu. ANO/NE 2 Byla stanovena pravidla pro zahajování finančních transakcí, jejich ověřování a udělování souhlasu s nimi, aby se zajistilo správné rozdělení funkcí mezi účastníky v rámci odpovědného orgánu. ANO/NE 3 Auditní orgán bude funkčně nezávislý na odpovědném i certifikačním orgánu. ANO/NE 4 Certifikační orgán se nebude účastnit výběrového řízení, provádění ani finančních transakcí týkajících se zdrojů Společenství. ANO/NE





2.3 Případná kontrola pověřeného orgánu (pověřených orgánů) Stručný popis procesu [Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Jsou jasně stanoveny úkoly, které budou delegovány. ANO/NE 2 Byly zavedeny postupy týkající se delegovaných úkolů a byl zkontrolován jejich soulad s pravidly definovanými v základním aktu či v prováděcích pravidlech. ANO/NE 3 Budou provedena kontrolní šetření, která mají zajistit, že úkoly jsou vykonávány v souladu se stanovenými postupy. ANO/NE





2.4 Případná kontrola ostatních úkolů nevykonávaných samotnými orgány Stručný popis procesu [Týká se všech orgánů.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 U institucí, za jejichž jednání odpovídá odpovědný orgán, avšak které nejsou považovány za orgán pověřený, probíhá dohled zajišťující řádné finanční řízení. ANO/NE 2 V případě externího dodavatele auditorských služeb a v případě institucí jednajících v rámci odpovědnosti auditního orgánu je prováděn dohled k zajištění jednotné metodiky auditu a konzistence auditních prací. ANO/NE 3 V případě externího dodavatele certifikačních služeb a v případě institucí jednajících v rámci odpovědnosti certifikačního orgánu je prováděn dohled k zajištění jednotného certifikačního přístupu. ANO/NE 4 V případě externích soukromých subjektů bez pověření veřejnou službou jsou stanoveny mechanismy zajišťující, aby úkoly, jež mohou být zadány, nezahrnovaly výkon orgánu veřejné moci ani nevyžadovaly použití pravomocí rozhodnout se dle vlastního uvážení. ANO/NE

3. PROVOZNÍ A FINANČNÍ PROCESY

3.1 Sestavení víceletých programů Stručný popis procesu [Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Plánují se opatření, která mají zajistit provádění zásady partnerství v souladu s platnými vnitrostátními pravidly a postupy. ANO/NE 2 Jsou stanoveny postupy, které mají kontrolovat konzistentnost víceletého programu se strategickými pokyny a jeho soulad s právem Společenství, a to zejména s těmi předpisy Společenství, jejichž záměrem je zabezpečit volný pohyb osob ve spojení s přímo souvisejícími doprovodnými opatřeními, které se týkají kontrol na vnějších hranicích, azylu a přistěhovalectví. ANO/NE 3 Víceletý program bude schválen řádně oprávněnou osobou. ANO/NE





3.2 Sestavení ročních programů Stručný popis procesu [Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Jsou vytvořeny postupy k zajištění: — konzistentnosti ročních programů s víceletým programem — způsobilosti akcí uvedených v ročních programech — návaznosti těchto akcí na jiné vnitrostátní a komunitární nástroje a toho, aby se vzájemně doplňovaly — souladu s pravidly podílu spolufinancování — návaznosti na priority, popř. zvláštní priority uvedené v strategických pokynech ANO/NE 2 Jsou vytvořeny postupy umožňující úpravu ročního programu v případě řádně odůvodněných mimořádných situací uvedených v základním aktu (připadá-li v úvahu). ANO/NE 3 Jsou vytvořeny procesy umožňující předložení úpravy ročního programu v případě, že je to vyžadováno podle čl. 23 odst. 1 tohoto rozhodnutí. ANO/NE 4 Jakákoli úprava finančního rozdělení ročního programu a její důvody jsou doloženy. ANO/NE 5 Jakákoli úprava způsobu provádění ročního programu, jež se nevztahuje k finančnímu rozpisu (např. úprava podoby a data výzvy k předložení návrhů nebo rozsah technické pomoci), a důvod pro ni jsou doloženy. ANO/NE





3.3 Sestavení auditní strategie a ročních auditních plánů Stručný popis procesu (Týká se auditního orgánu.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Jsou stanovena pravidla k zajištění transparentní a řádné komunikace mezi odpovědným orgánem a auditním orgánem ve věci prováděných řídicích procesů a projektů prováděných před programovým obdobím a během něho. ANO/NE 2 Jsou vytvořeny postupy, na jejichž základě se definují roční auditní plány (které budou každoročně přikládány k auditní strategii) a díky nimž je zajištěno včasné zaslání těchto plánů Komisi (připadá-li v úvahu). ANO/NE 3 Auditní strategie a roční auditní plány odsouhlasila řádně pověřená osoba. ANO/NE





3.4 Odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán – připadá-li v úvahu Stručný popis důvodů, na jejichž základě odpovědný orgán provádí projekty přímo, a konkrétních opatření plánovaných k posílení řídicích a kontrolních systémů [Týká se všech orgánů.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Zdůvodnění potřeby provádět projekty ze strany příslušného orgánu bude doloženo a schváleno na příslušné úrovni. ANO/NE 2 Jsou přijata zvláštní opatření, která mají zajistit, aby povaha a cíle daných projektů odpovídaly ustanovením definovaným pro fond. 3 Jsou přijata zvláštní opatření s cílem zabránit střetu zájmů u projektů, které provádí odpovědný orgán. ANO/NE 4 Jsou přijata zvláštní opatření s cílem zajistit, že se při provádění projektů ze strany odpovědného orgánu zachovává ekonomická výhodnost. ANO/NE 5 Jsou stanoveny postupy k zajištění jednoznačnosti a úplnosti smluvních podmínek, jimiž se dané projekty řídí, především podmínek financování, platebních podmínek, pravidel způsobilosti a závazků týkajících se provozního a finančního výkaznictví. ANO/NE 6 Jsou přijata zvláštní opatření s cílem zajistit, že hlavní úkoly odpovědného orgánu stanovené v základním aktu nejsou prováděním projektů ze strany tohoto orgánu dotčeny. ANO/NE 7 Pokud plní odpovědný orgán funkci výkonnou, auditní orgán je umístěn v jiné instituci mimo odpovědný orgán (pokud tomu tak není, uveďte dodatečné záruky, jež byly přijaty k zajištění řádné nezávislosti auditního orgánu). ANO/NE 8 Auditní strategie se bude zabývat konkrétními riziky, jež mohou souviset s prováděním projektů ze strany odpovědného orgánu. ANO/NE





3.5 Výběr a provádění projektů (odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel) Stručný popis procesu [Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 V případě výzvy k podávání návrhů (či nabídek v rámci nabídkového řízení) jsou stanovena pravidla zaručující volnou hospodářskou soutěž a odpovídající publicitu. ANO/NE 2 Kritéria výběru budou splňovat minimální požadavky stanovené v základním aktu. ANO/NE 3 Jsou stanoveny postupy pro přijetí návrhů (nebo nabídek v rámci nabídkového řízení). ANO/NE 4 Jsou stanoveny postupy, jež zajišťují, aby byly návrhy (nebo nabídky v rámci nabídkového řízení) posuzovány transparentním a nediskriminačním způsobem podle předem definovaných pravidel a kritérií. ANO/NE 5 Rozhodnutí o udělení grantu a smlouvy či dohody o grantech budou schváleny řádně pověřenou osobou. ANO/NE 6 Jsou stanoveny postupy zajišťující následné poskytnutí příslušných informací o výsledcích výběrového řízení účastníkům. ANO/NE 7 Jsou stanoveny postupy, pomocí nichž se sleduje, zda je plnění dohod o grantech či smluv v souladu se smluvními podmínkami. ANO/NE





3.6 Kontrola projektů prováděných konečnými příjemci Stručný popis procesu [Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 U každého projektu se určí základní provozní a finanční indikátory, jež budou sledovány a sdělovány příslušnému orgánu. ANO/NE 2 Plánuje se ověřování na místě, které bude provádět odpovědný orgán s cílem umožnit kontrolu daných projektů (z hlediska provozního i finančního). ANO/NE 3 Odpovědný orgán se postará o to, aby koneční příjemci používali vhodný elektronický účetní systém. ANO/NE 4 Odpovědný orgán zajistí, aby koneční příjemci uplatňovali ustanovení týkající se viditelnosti finančního příspěvku EU. ANO/NE





3.7 Finanční řízení projektu Stručný popis procesu [Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Finanční transakce budou schváleny řádně pověřenými osobami. ANO/NE 2 Před poskytnutím finančních prostředků či zpětným získáním částek bude provedena kontrola ověřující zejména: — přesnost a řádnost žádosti o platbu s ohledem na pravidla způsobilosti týkající se daného fondu (daných fondů) — zda výrobky či služby spolufinancované v rámci projektu byly skutečně dodány — přesnost, úplnost a skutečné vyplacení ostatních příspěvků poskytnutých z veřejných či soukromých zdrojů — zda byly zohledněny výsledky auditní činnosti. ANO/NE 3 Budou provedena ověření, jejichž cílem je získat přiměřenou jistotu ohledně legálnosti a správnosti podkladových operací. ANO/NE 4 Během programového období budou prováděna kontrolní šetření s cílem zajistit, aby byly dodržovány stanovené finanční postupy. ANO/NE 5 Bude se ověřovat, jak program doplňuje ostatní finanční programy Společenství, aby se předešlo dvojímu financování. ANO/NE





3.8 Nesrovnalosti, nápravy a navrácení částek Stručný popis procesu [Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů, a certifikačního orgánu.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Jsou definovány nesrovnalosti a dané definice odpovídají požadavkům Společenství. ANO/NE 2 Byly vytvořeny mechanismy, které mají zajistit včasné zjištění nesrovnalostí a bezprostřední přijetí nápravných opatření. ANO/NE 3 Jsou stanoveny postupy k zajištění informovanosti Komise o zjištěných nesrovnalostech, popř. přijatých nápravných opatřeních podle závazků stanovených v tomto rozhodnutí. ANO/NE 4 Byly stanoveny postupy, které mají zajistit řádné sledování vydaných příkazů k navrácení prostředků, popř. úroku z prodlení. ANO/NE 5 Pokud nelze příkaz k navrácení prostředků proplatit, budou zjištěny příčiny této situace s cílem posoudit, zda by měl členský stát dané finanční prostředky proplatit do rozpočtu Společenství či nikoliv. ANO/NE





3.9 Příprava a provádění auditu Stručný popis procesu [Týká se auditního orgánu, dále odpovědného orgánu a pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů, coby potenciálních subjektů auditu a certifikačního orgánu coby příjemce výsledků.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Auditní postupy jsou v souladu s mezinárodně uznávanými standardy. ANO/NE 2 Pro auditory existuje auditní příručka vycházející z požadavků stanovených základním aktem. ANO/NE 3 Audity budou prováděny za účelem ověření účinného fungování řídicích a kontrolních systémů. ANO/NE 4 Kontroly způsobilosti výdajů budou vycházet z vhodného vzorku případů a budou zahrnovat přinejmenším 10 % způsobilých nákladů. ANO/NE 5 Ověření způsobilých výdajů se bude soustředit alespoň na dodržování, účinnost a účelnost následujících prvků: výběrového řízení, cílů projektu, reálnosti dosažení výsledků, způsobilosti výdajů, platnosti dokladů týkajících se výdajů, vnitrostátního spolufinancování, auditní stopy. ANO/NE 6 Pravidelně bude prováděna následná kontrola dřívějších doporučení. ANO/NE 7 Projekty prováděné odpovědným orgánem budou předmětem pečlivého zkoumání. ANO/NE





3.10 Auditní zpráva o ročních programech a související prohlášení Stručný popis procesu [Týká se auditního orgánu.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 U každého ročního programu jsou stanoveny postupy pro konsolidaci závěrů auditu systémů a auditu projektů. ANO/NE 2 Budou provedeny kontroly hodnotící platnost žádostí o platbu. ANO/NE 3 V případě výskytu systémových chyb či chyb překračujících úroveň významnosti bude zahájeno další šetření. ANO/NE 4 Auditní zpráva a související prohlášení budou schváleny řádně oprávněnou osobou. ANO/NE





3.11 Potvrzování výdajů Stručný popis procesu [Týká se především certifikačního orgánu, ale rovněž odpovědného a pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Jsou stanoveny postupy, které zajišťují, aby byly od odpovědného orgánu získány informace potřebné pro potvrzování výdajů. ANO/NE 2 Jsou definovány postupy, jež mají zajistit doručení auditní zprávy o každém ročním programu a souvisejících prohlášeních od auditního orgánu. ANO/NE 3 Jsou stanoveny postupy, které zajišťují, aby se při konečném prohlášení výdajů zohledňovaly zpětně vrácené částky a aby pokračovalo probíhající právní řízení či správní odvolací řízení s odkladným účinkem související s vrácením prostředků. ANO/NE 4 Ověření budou prováděna s cílem zajistit přesnost a úplnost prohlášení o výdajích (zejména o jakýchkoli úrocích získaných z předběžného financování od Komise jakož i o jejich skutečném využití jako vnitrostátního příspěvku). ANO/NE 5 U místní měny odpovídají metody používané pro výpočet v eurech pravidlům určeným Komisí. ANO/NE





3.12 Hodnocení programu Stručný popis procesu [Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Pokyny z Komise týkající se hodnocení jsou šířeny a poskytovány všem případným konečným příjemcům a jiným zainteresovaným stranám. ANO/NE 2 Budou zaznamenávány hlavní provozní a finanční ukazatele dodávané konečnými příjemci, aby bylo možné měřit dosažené výsledky projektu. ANO/NE 3 Odpovědný orgán či pověřené orgány zajistí, aby poskytnuté ukazatele byly vhodné pro posouzení výstupu a výsledků jednotlivých projektů. ANO/NE 4 Existují postupy, které zajišťují, aby bylo v souladu s požadavky základního aktu provedeno potřebné hodnocení. ANO/NE

4. SPRÁVA INFORMACÍ

4.1 Zdokumentování postupů Stručný popis procesu [Týká se všech orgánů.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Dané orgány zajistí, aby byly zavedené postupy uvedené v článku 7 tohoto rozhodnutí v souladu s vnitrostátním právním řádem i právem Společenství (např. veřejné zakázky, účetní pravidla atd.). ANO/NE 2 Tyto postupy jsou schvalovány řádně pověřenou osobou. ANO/NE 3 Stanovené postupy podávají jasné instrukce týkající se hlavních operací a vysvětlují rozhodovací procesy týkající se výkonu funkcí. ANO/NE 4 Jsou zavedena opatření, která zajišťují informovanost všech příslušných pracovníků o stanovených postupech. ANO/NE 5 Tyto postupy mohou případně zahrnovat použití kontrolních seznamů shrnujících zásadní kontroly, které je nutné provést. ANO/NE 6 Jsou zavedena opatření pro ochranu osobních údajů. ANO/NE





4.2 Účtování a vedení účetnictví Stručný popis procesu [Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů, a certifikačního orgánu.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Jsou přijata opatření, která zajišťují úplnost, spolehlivost a správnost účetních záznamů. Účetní systém umožní zejména následující: — kompletní zpětnou dohledatelnost zdrojů Společenství na úrovni konečných příjemců i projektů — identifikaci jakýchkoli úroků vzniklých na základě předběžného financování od Komise — identifikaci vydaných příkazů k navrácení prostředků, popř. zda byly tyto proplaceny. ANO/NE 2 Systém vedení účetnictví i finančního výkaznictví je v souladu s vnitrostátní právní úpravou ochrany údajů. ANO/NE 3 Systém vedení účetnictví i finančního výkaznictví, který bude používán, bude mít elektronickou podobu. ANO/NE 4 Existuje zálohový systém, který v případě potřeby zaručí kontinuitu operací. ANO/NE 5 U místní měny odpovídají metody používané pro výpočet v eurech pravidlům určeným Komisí. ANO/NE





4.3 Podávání zpráv Komisi Stručný popis procesu [Týká se všech orgánů.] Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Byly stanoveny povinnosti podávání zpráv a identifikován jejich dopad na zdroje. ANO/NE 2 Zavedené postupy umožňují určeným orgánům správné, včasné a úplné dodání informací. ANO/NE 3 Tyto zprávy jsou schvalovány řádně pověřenou osobou. ANO/NE





4.4 Auditní stopa (audit trail) Stručný popis procesu [Týká se všech orgánů.] Kde jsou uchovávány následující dokumenty? Odpovědný orgán/oddělení Jak dlouho? Popis řídicích a kontrolních systémů včetně příručky (příruček) týkající se postupů Strategie auditu Vnitrostátní víceletý program a případné úpravy Vnitrostátní roční programy a případné úpravy Rozhodnutí Evropské komise o víceletých a ročních programech Výzvy k podávání návrhů/výzvy k podávání nabídek Podklady týkající se žadatele/podklady týkající se smlouvy Administrativní, technická a finanční analýza obdržených návrhů/nabídek (hodnotící tabulky) a zprávy hodnotícího výboru Rozhodnutí o financování nebo jeho zamítnutí Dohody o financování projektu Rozhodnutí o příslibu finančních prostředků pro jednotlivé projekty Zprávy o pokroku a závěrečné zprávy předložené příjemci finančních prostředků Finanční zprávy a žádosti o platbu k financování projektu Podklady pro výdaje a příjmy financovaného projektu Povolení k úhradě nebo inkasu finančních prostředků (předložen důkaz o ověření) Platební příkazy/příkazy k navrácení prostředků Doklad o vyplacení/navrácení finančních prostředků Dokumentace týkající se metody odběru vzorků pro auditní činnost Zprávy o auditech prováděných v případě projektů Zprávy o auditech řídicích a kontrolních systémů prováděných na vnitrostátní úrovni Auditní zprávy o ročních programech Výroky auditora ohledně řídicích a kontrolních systémů Prohlášení auditora ohledně platnosti žádostí o platbu Žádosti o platbu zaslané Evropské komisi Potvrzení o výdajích zaslané Evropské komisi Zprávy o pokroku v provádění zaslané Evropské komisi Závěrečné zprávy o provádění zaslané Evropské komisi Doklad o platbě obdržený od Evropské komise Hodnotící zprávy zaslané Evropské komisi

5. SCHVÁLENÍ POPISU ŘÍDICÍCH A KONTROLNÍCH SYSTÉMŮ