CS Úřední věstník Evropské unie C 182/3

AKT SPOLEČNÉHO KONTROLNÍHO ORGÁNU EUROJUSTU

ze dne 23. června 2009,

jímž se stanoví jeho jednací řád

(jednomyslně přijatý na plenárním zasedání společného kontrolního orgánu Eurojustu dne 23. června 2009)

2010/C 182/03

SPOLEČNÝ KONTROLNÍ ORGÁN,

s ohledem na rozhodnutí Rady ze dne 28. února 2002 o zřízení Evropské jednotky pro soudní spolupráci (Eurojust) za účelem posílení boje proti závažné trestné činnosti (dále jen „rozhodnutí o Eurojustu“) (1), naposledy pozměněné dne 16. prosince 2008 (2), a zejména na článek 23 uvedeného rozhodnutí,

vzhledem k tomu, že osoby jmenované členskými státy v souladu s čl. 23 odst. 1 rozhodnutí o Eurojustu přijmou jednací řád společného kontrolního orgánu, jenž

PŘIJAL TENTO JEDNACÍ ŘÁD:

HLAVA I

ÚKOLY A PRAVOMOCI SPOLEČNÉHO KONTROLNÍHO ORGÁNU

Článek 1

Úkoly

Společný kontrolní orgán má úkoly stanovené v čl. 17 odst. 4 písm. b), čl. 19. odst. 8, čl. 23 odst. 1 a 7 rozhodnutí o Eurojustu.

Článek 2

Pravomoci

1. Společný kontrolní orgán má pro plnění svých úkolů pravomoci stanovené v rozhodnutí o Eurojustu.

2. Společný kontrolní orgán je oprávněn zejména získávat informace od Eurojustu, mít neomezený přístup ke všem dokumentům Eurojustu uchovávaným v tištěné nebo elektronické podobě a mít volný přístup do všech prostor Eurojustu, a to kdykoli. To zahrnuje informace o hardwaru a softwaru a přístup k nim, kdykoli to bude nezbytné pro plnění úkolů společného kontrolního orgánu. Podrobnosti mohou být stanoveny v dohodách mezi společným kontrolním orgánem a kolegiem Eurojustu.

HLAVA II

JEDNACÍ ŘÁD SPOLEČNÉHO KONTROLNÍHO ORGÁNU

Článek 3

Složení

1. Společný kontrolní orgán je složen podle čl. 23 odst. 1 až 5 rozhodnutí o Eurojustu.

2. Soudce jmenovaný členským státem se stává stálým členem po zvolení na plenárním zasedání osob jmenovaných členskými státy v souladu s odstavcem 1 a zůstává v této funkci po dobu tří let. Každý rok se volí tajným hlasováním jeden stálý člen společného kontrolního orgánu. Společnému kontrolnímu orgánu předsedá člen, jenž svou funkci zastává třetím rokem od zvolení. Stálí členové mohou být zvoleni opakovaně.

3. Jmenované osoby, jež si přejí být zvoleny, podají svou kandidaturu písemně sekretariátu společného kontrolního orgánu deset dní před zasedáním, na němž se volby mají konat. Nedostává-li se kandidátů do voleb, pokládá se jmenovaná osoba, jež je nejdéle ve funkci, za zvolenou po dobu, než jiný kandidát projeví zájem o její funkci, za předpokladu, že tento zájem je vyjádřen do následujícího plenárního zasedání. V tomto případě se uplatní písemný postup podle čl. 6 odst. 7 tohoto jednacího řádu a nově zvolený člen převezme zbývající období mandátu jmenované osoby, jež je nejdéle ve funkci. Neprojeví-li žádná jmenovaná osoba do následujícího plenárního zasedání zájem, zůstane jmenovaná osoba, jež je nejdéle ve funkci, členem společného kontrolního orgánu až do ukončení mandátu. Jmenované osoby, jež nepodaly svou kandidaturu, se považují za zvolené podle tohoto postupu pouze jedenkrát. V případě, že jmenovaná osoba, jež je nejdéle ve funkci, již jednou byla členem společného kontrolního orgánu a nejsou jiní kandidáti, považuje se za zvolenou osoba, jež je ve funkci druhou nejdelší dobu.

4. Členové společného kontrolního orgánu jsou nezávislí, nejsou při výkonu svých povinností vázáni žádnými pokyny a řídí se pouze zákonem. Zejména nesmí být zároveň členy jiného orgánu zřízeného podle rozhodnutí o Eurojustu ani zaměstnanci Eurojustu.

5. Člen společného kontrolního orgánu, jenž ve výjimečných případech není schopen účastnit se zasedání, může určit náhradníka splňujícího požadavky stanovené v čl. 23 odst. 1 rozhodnutí o Eurojustu. Práva a povinnosti svěřené podle tohoto jednacího řádu členům se v plném rozsahu týkají náhradníků.

6. Pokud dojde ke střetu zájmů, dotyčná osoba příslušný zájem ohlásí a zdrží se účasti na jednání a rozhodování o dané záležitosti. V případě potřeby mohou tuto osobu vyloučit členové přítomní na zasedání, a to na základě jednomyslného výsledku v tajném hlasování. Dotyčné osobě je před vyloučením poskytnuta možnost se vyjádřit, avšak neúčastní se rozhodování. Pokud určitá osoba odstoupí nebo je vyloučena, je možno ji nahradit náhradníkem.

Článek 4

Přechodný režim

1. S cílem zahájit práci v souladu s postupem stanoveným v čl. 23 odst. 3 pozměněného rozhodnutí o Eurojustu se na prvním plenárním zasedání osob jmenovaných členskými státy konaném v souladu s čl. 23 odst. 1 po vstupu tohoto rozhodnutí v platnost uskuteční volby tří členů. Tito tři členové nahradí tři členy trojky jednající k tomuto dni.

2. Jmenované osoby, jež si přejí být zvoleny, podají svou kandidaturu písemně sekretariátu společného kontrolního orgánu deset dní před zasedáním, na němž se volby mají konat. Tři kandidáti s nejvyšším počtem hlasů v průběhu voleb se stanou stálými členy.

3. Osoba, jež získá nejvyšší počet hlasů, je po dobu tří let členem a během třetího roku mandátu předsedou; osoba, jež získá druhý nejvyšší počet hlasů, je po dobu dvou let členem a během druhého roku mandátu předsedou, a třetí osoba je členem po dobu jednoho roku a předsedou během tohoto roku.

4. Po prvním kole voleb se volby konají každoročně souladu s čl. 3 odst. 2 a 3 tohoto jednacího řádu s cílem nahradit každý rok jednoho člena.

Článek 5

Předsednictví

1. Předsednictví společného kontrolního orgánu je upraveno čl. 23 odst. 3 rozhodnutí o Eurojustu.

2. Předseda zastupuje společný kontrolní orgán a předsedá jeho zasedáním. Dohlíží na řádné fungování tohoto orgánu. Svolává zasedání společného kontrolního orgánu a určuje místo konání, datum a čas. Zahajuje a ukončuje zasedání. Připravuje předběžný pořad jednání a zajišťuje výkon rozhodnutí společného kontrolního orgánu.

3. V nepřítomnosti předsedy působí jako předseda člen společného kontrolního orgánu, jenž je členem nejdéle.

4. Za účelem přípravy práce společného kontrolního orgánu týkající se konkrétní otázky může tento orgán na návrh předsedy jmenovat z řad svých členů zpravodaje. Pokud se jedná o naléhavou záležitost, provede toto jmenování předseda z titulu své funkce. V takovém případě neprodleně informuje členy společného kontrolního orgánu.

5. Kolegium Eurojustu, zaměstnanci Eurojustu nebo jiné osoby mohou být přizváni k účasti na zasedáních společného kontrolního orgánu.

Článek 6

Způsob práce

1. Společný kontrolní orgán se schází v souladu s čl. 23 odst. 1 rozhodnutí o Eurojustu. Předseda Eurojustu, kolegium, správní ředitel nebo úředník pro ochranu údajů jsou oprávněni navrhovat body k zařazení na pořad jednání.

2. S výjimkou případů, které předseda považuje za naléhavé, se oznámení o svolání zasedání předává včas tak, aby bylo doručeno nejméně dva týdny před zasedáním. Toto oznámení obsahuje předběžný pořad jednání a podklady nezbytné pro zasedání s výjimkou případů, kdy to povaha těchto dokumentů neumožňuje. Konečný pořad jednání je přijat na počátku každého zasedání.

3. Společný kontrolní orgán je usnášeníschopný jen tehdy, zúčastní-li se jeho zasedání nejméně dva ze stálých členů. Rozhodnutí se přijímají v souladu s čl. 23 odst. 6 rozhodnutí o Eurojustu.

4. V souladu s čl. 23 odst. 11 rozhodnutí o Eurojustu nejsou zasedání společného kontrolního orgánu veřejná.

5. Společný kontrolní orgán zasedá na základě dokumentů a návrhů podkladů vypracovaných v úředních jazycích států jeho členů. Každý člen je však oprávněn požadovat překlad do svého vlastního jazyka.

6. Společný kontrolní orgán bude v případě potřeby ve styku s úředníkem Eurojustu pro ochranu údajů.

7. Rozhodnutí společného kontrolního orgánu mohou být přijímána písemným postupem za předpokladu, že všichni členové tento postup schválili. V naléhavých případech je předseda oprávněn zahájit písemný postup. V obou případech předá předseda návrh rozhodnutí členům společného kontrolního orgánu. Pokud členové nevznesou námitky proti návrhu rozhodnutí ve lhůtě, kterou určí předseda a která trvá nejméně 14 dní po jeho obdržení, je návrh považován za schválený. Pokud člen do pěti pracovních dnů po obdržení návrhu rozhodnutí požádá o jeho ústní projednání společným kontrolním orgánem, je písemný postup přerušen.

Článek 7

Kontroly na místě a odborníci

1. V rámci svých pravomocí podle čl. 23 odst. 1 rozhodnutí o Eurojustu je společný kontrolní orgán oprávněn provádět v Eurojustu kontrolu ochrany údajů.

2. Společný kontrolní orgán je oprávněn pověřit prováděním těchto kontrol jednoho nebo více členů. Těmto členům mohou být nápomocni odborníci, uzná-li to společný kontrolní orgán za vhodné. Odborníci jsou členy vnitrostátních kontrolních orgánů nebo státních institucí s výjimkou případů, kdy takoví odborníci nejsou k dispozici. Všichni odborníci musí splňovat bezpečnostní požadavky v souladu se svým vnitrostátním právem a příslušnými pravidly Eurojustu.

3. Společný kontrolní orgán a jeho sekretariát se může opírat o odborné znalosti sekretariátu zřízeného rozhodnutím Rady 2000/641/SVV (3).

4. V případě, že předseda považuje případ za naléhavý, je oprávněn jmenovat tyto členy a odborníky z titulu své funkce. V takovém případě neprodleně informuje členy společného kontrolního orgánu.

5. Členové společného kontrolního orgánu pověření provedením kontroly podají společnému kontrolnímu orgánu zprávu o výsledcích své práce.

Článek 8

Postup v případě porušení ustanovení

Pokud společný kontrolní orgán zjistí porušení ustanovení rozhodnutí o Eurojustu ohledně uchovávání, zpracovávání nebo využívání osobních údajů, uvědomí o tom Eurojust a požádá o písemnou odpověď ve stanovené lhůtě. Porušení rozhodnutí společného kontrolního orgánu přijatého v souladu s tímto jednacím řádem se považuje za porušení rozhodnutí o Eurojustu. Rozhodnutí společného kontrolního orgánu jsou poté konečná a pro Eurojust závazná.

Článek 9

Zápis

Ze všech zasedání společného kontrolní orgánu se vypracuje zápis. Sekretariát pod vedením předsedy vypracuje návrh zápisu a předloží ho společnému kontrolnímu orgánu ke schválení na jeho příštím zasedání. Každý účastník má právo navrhnout změny do zápisu z jednání.

Článek 10

Zpráva o činnosti

1. Společný kontrolní orgán předloží Radě výroční zprávu o své činnosti podle čl. 23 odst. 12 rozhodnutí o Eurojustu. Tato zpráva o předchozím roce se vypracuje v první polovině každého roku. Nejméně jeden měsíc před předložením zprávy o činnosti Radě má Eurojust možnost vyjádřit stanovisko, které se ke zprávě připojí.

2. Společný kontrolní orgán rozhodne, zda zprávu o činnosti zveřejní, nebo nikoliv, a pokud tak učiní, určí způsob jejího zveřejnění.

HLAVA III

DOPLŇKY JEDNACÍHO ŘÁDU TÝKAJÍCÍ SE ODVOLÁNÍ

Článek 11

Úkoly společného kontrolního orgánu

1. Společný kontrolní orgán přezkoumává odvolání v souladu s čl. 23 odst. 7 rozhodnutí o Eurojustu.

2. Společný kontrolní orgán přijímá rozhodnutí o záležitostech uvedených v odstavci 1.

Článek 12

Členové ad hoc

1. Nezastupuje-li žádný člen společného kontrolního orgánu členský stát, z nějž pocházejí osobní údaje, jež jsou předmětem odvolání, jedná osoba jmenovaná tímto členským státem v souladu s čl. 23 odst. 1 až 3 rozhodnutí o Eurojustu ve společném kontrolním orgánu jako soudce ad hoc po dobu přezkoumávání tohoto odvolání.

2. Práva a povinnosti svěřené podle tohoto jednacího řádu členům se v plném rozsahu týkají členů ad hoc.

Článek 13

Zastupování

Žadateli může být nápomocen nebo ho může zastupovat právník nebo jiný poradce. Společný kontrolní orgán může právníka nebo poradce vyloučit z jednání pro závažné porušení povinností. Pokud je právník nebo poradce vyloučen, stanoví předseda dotyčné straně lhůtu, ve které jí umožní jmenovat jiného právníka nebo poradce; řízení je až do uplynutí této lhůty přerušeno. Právník nebo poradce předloží na žádost společného kontrolního orgánu řádné pověření žadatele.

Článek 14

Jazyky

1. Řízení probíhá v jednom z úředních jazyků orgánů Evropské unie. Žadatel si zvolí úřední jazyk, ve kterém bude řízení probíhat. Jazyk řízení je užíván jak pro ústní stanoviska, tak pro písemnou dokumentaci účastníků řízení a zápisy a rozhodnutí společného kontrolního orgánu.

2. Dokumenty v jiném jazyce než jazyce řízení jsou doplněny překladem do jazyka řízení. U dlouhých dokumentů se mohou předložené překlady omezit na výňatky nebo souhrny. Společný kontrolní orgán je oprávněn z titulu své funkce nebo na žádost jednoho z účastníků řízení kdykoli požádat o úplný překlad.

3. V případě nutnosti jsou každému členu společného kontrolního orgánu i stranám poskytnuty tlumočnické a překladatelské služby. Rozhodnutí společného kontrolního orgánu jsou přeložena do všech úředních jazyků orgánů Evropské unie.

4. V případě, že žadatel neovládá žádný z úředních jazyků Evropské unie, může být stížnost podána i v jiném jazyce. Žadatel je povinen poskytnout souhrnné informace v jednom z úředních jazyků. Předseda nebo zpravodaj zajistí překlad stížnosti do vybraného jazyka.

Článek 15

Zahájení řízení

1. Odvolání je podáno předložením písemné stížnosti sekretariátu společného kontrolního orgánu do třiceti dnů ode dne doručení rozhodnutí Eurojustu.

2. Žadatel předloží nástin stížnosti. Musí z něho být zřejmá totožnost stěžovatele, předmět stížnosti a důvody ke stížnosti. Ke stížnosti se přikládají veškeré dostupné podklady. Žadatel je oprávněn odvolání kdykoli stáhnout.

3. Sekretariát do čtyř týdnů potvrdí přijetí stížnosti a poskytne obecné informace o průběhu řízení.

4. Pokud stížnost nesplňuje tyto požadavky, vyzve sekretariát žadatele k nápravě veškerých opominutí do čtyř týdnů.

5. Odvolání, která nesplňují tyto požadavky, společný kontrolní orgán na návrh předsedy nebo zpravodaje odmítne.

Článek 16

Předběžné posouzení

1. Splňuje-li stížnost dané požadavky, společný kontrolní orgán ji posoudí.

2. Kopie stížnosti je předána Eurojustu k vyjádření, které bude vydáno do čtyř týdnů, přičemž tuto lhůtu lze prodloužit o další dva týdny.

3. Společný kontrolní orgán může požádat kolegium Eurojustu o jmenování zástupce pro řízení o odvolání. Žadatel je o tomto rozhodnutí vyrozuměn. Příslušným národním členům je zaslána kopie vyjádření žadatele s cílem umožnit jim předložit do čtyř týdnů vlastní vyjádření; tuto lhůtu je možné prodloužit o další dva týdny.

4. Po obdržení těchto vyjádření nebo po uplynutí uvedených lhůt se společný kontrolní orgán stížností během tří následujících měsíců zabývá.

Článek 17

Další informace

1. Společný kontrolní orgán může požádat žadatele, Eurojust nebo jiný orgán o poskytnutí informací, důkazů nebo připomínek. Účastníci řízení jsou oprávněni předkládat společnému kontrolnímu orgánu návrhy týkající se dokazování nebo požádat o přihlédnutí k důkazům. Společný kontrolní orgán tyto návrhy posoudí a rozhodne o přihlédnutí k důkazům v rozsahu nezbytném pro prošetření daného případu.

2. Společný kontrolní orgán rovněž může rozhodnout o vyšetřování v prostorách Eurojustu. V takovém případě se obdobně uplatní článek 6. Žadatel nebo jeho poradce je v takovém případě informován o výsledku vyšetřování.

Článek 18

Přístup k jednacímu spisu

1. Všichni účastníci řízení mají, pokud si to přejí, přístup k jednacímu spisu a mohou si od sekretariátu společného kontrolního orgánu na vlastní náklady vyžádat pořízení výpisů nebo fotokopií. Přístup je zamítnut, pokud je dán některý z důvodů uvedených v čl. 19 odst. 4 rozhodnutí o Eurojustu nebo je-li to třeba za účelem ochrany práv a svobod třetích osob.

2. Eurojust může uvést, v jakém rozsahu by informace, které poskytuje, neměly být zpřístupněny žadateli, přičemž uvede důvody tohoto omezení. Společný kontrolní orgán si může vyžádat další důvody. Jestliže společný kontrolní orgán shledá tyto důvody přijatelnými, dotčené informace nebudou zpřístupněny. Společný kontrolní orgán může rozhodnout jinak pouze tehdy, pokud neexistují přijatelné důvody. V takovém případě si společný kontrolní orgán může vyžádat, aby byly žadateli zpřístupněny souhrnné informace, nebo požadovat, aby byly žadateli poskytnuty určité informace.

Článek 19

Slyšení

1. Společný kontrolní orgán účastníky řízení na jejich žádost vyslechne. Společný kontrolní orgán řádně informuje účastníky řízení o jejich právu být vyslechnuti. Toto právo se uplatní písemně. Společný kontrolní orgán může rozhodnout o ústním slyšení na žádost jednoho z účastníků řízení v rozsahu považovaném za nezbytný pro prošetření daného případu. Společný kontrolní orgán řádně informuje účastníky řízení o jejich právu požádat o ústní slyšení. Všichni účastníci řízení jsou o ústním slyšení informováni v náležitém termínu a mají právo se ho zúčastnit.

2. Ústní slyšení je veřejné s výjimkou případů, kdy společný kontrolní orgán rozhodne z titulu své funkce nebo na žádost jednoho z účastníků řízení o částečném nebo úplném vyloučení veřejnosti, pokud to vyžaduje zájem veřejné bezpečnosti, zejména z důvodů uvedených v čl. 19 odst. 4 rozhodnutí o Eurojustu nebo ochrana soukromí jednotlivce, případně v míře, která je podle názoru společného kontrolního orgánu nezbytně nutná za zvláštních okolností, kdy by zveřejnění mohlo narušit řádné posouzení odvolání. Pokud Eurojust požádá o vyloučení veřejnosti z řízení, může společný kontrolní orgán rozhodnout jinak pouze tehdy, nejsou-li dány důvody uvedené v první větě.

3. Společný kontrolní orgán může na žádost jednoho z účastníků řízení nebo z vlastní iniciativy rozhodnout o slyšení některého z účastníků v nepřítomnosti ostatních účastníků, pokud je to nutné pro zajištění řádného fungování Eurojustu, zajištění bezpečnosti členského státu nebo pro ochranu zájmů žadatele nebo třetí strany. Nepřítomní účastníci řízení jsou informováni o řízení, která probíhají v jejich nepřítomnosti.

Článek 20

Výslech svědků a znalců

1. Společný kontrolní orgán může na žádost jednoho z účastníků řízení nebo z vlastní iniciativy rozhodnout o výslechu svědků. Všichni účastníci řízení a příslušní svědkové budou o výslechu v řádném termínu vyrozuměni. Uplatní se rovněž čl. 19 odst. 2 a 3.

2. Svědkové vyrozumění společným kontrolním orgánem mají nárok na náhradu cestovného a výdajů na ubytování v souladu s příslušným pravidlem vztahujícím se na zaměstnance Eurojustu a na náhradu ušlého zisku do výše, kterou bude společný kontrolní orgán pokládat za spravedlivou. Mohou jim být poskytnuty nezbytné zálohy.

3. Členové společného kontrolního orgánu mohou svědkům klást otázky. Účastníci řízení mohou svědkům klást otázky na základě povolení uděleného předsedou. Před zahájením výslechu připomene předseda svědkům povinnost mluvit pravdu. Svědek má právo odmítnout odpovědět na otázky.

4. Společný kontrolní orgán může jmenovat znalce a vymezit jeho mandát a nárok na odměnu. Společný kontrolní orgán může rozhodnout o výslechu tohoto znalce. Na tento výslech se vztahují stejná pravidla jako na výslech svědků.

Článek 21

Závěrečná ustanovení

Před přijetím konečného rozhodnutí vyzve společný kontrolní orgán všechny strany, aby předložily závěrečné připomínky.

Článek 22

Zápis z odvolacího řízení

1. Společný kontrolní orgán vypracuje z odvolacího řízení zápis, který bude odrážet průběh každého výslechu a prohlášení, která budou v jeho průběhu učiněna. Účastníci řízení mohou požádat o úplné nebo částečné začlenění některých dokumentů nebo prohlášení do tohoto zápisu. Zápis podepisuje předseda, je předán všem účastníkům řízení a založen do jednacího spisu daného případu. V případech uvedených v čl. 19 odst. 2 nebo v čl. 20 odst. 1 stanoví společný kontrolní orgán určitá omezení.

2. Článek 9 se vztahuje rovněž na všechna zasedání společného kontrolního orgánu, která se konají bez účasti účastníků řízení.

Článek 23

Rozhodování a důvěrnost

1. Rozhodnutí jsou přijímána prostou většinou přítomných členů, pokud tento jednací řád nestanoví jinak. V případě rovnosti hlasů rozhoduje hlas předsedy. Na konečném rozhodování se mohou podílet pouze ty osoby, které se zúčastnily případného ústního slyšení.

2. Jednání zůstávají důvěrná.

3. V konečném rozhodnutí společného kontrolního orgánu mohou být uvedena jména účastníků řízení a jejich zástupců, jména členů společného kontrolního orgánu, kteří se účastní rozhodování, datum oznámení rozhodnutí, výrok rozhodnutí, stručný popis skutkových okolností případu a odůvodnění rozhodnutí. Rozhodnutí je oznámeno účastníkům řízení a zveřejněno.

Článek 24

Oznámení

Oznámení a další sdělení účastníkům řízení, svědkům a znalcům jsou předávána způsobem, který dostatečně zajistí jejich řádnou informovanost a který lze v případě potřeby ověřit.

Článek 25

Náklady

1. Společný kontrolní orgán ve svém konečném rozhodnutí rozhodne o nákladech řízení. Řízení před společným kontrolním orgánem je bezplatné. Pokud je odvolání zcela nebo z části vyhověno, nese nezbytné náklady žadatele související s podáním a projednáním stížnosti Eurojust, a to do výše, kterou společný kontrolní orgán pokládá za spravedlivou.

2. Pokud žadatel není zcela nebo zčásti schopen nést náklady řízení, lze mu kdykoli na základě žádosti poskytnout podporu. Žadatel k žádosti o podporu připojí dokumentaci dokládající, že tuto podporu potřebuje. Společný kontrolní orgán je oprávněn kdykoli podporu odebrat, pokud se v průběhu řízení změní podmínky, za kterých byla poskytnuta. Pokud je podpora schválena, budou náklady uhrazeny z rozpočtu společného kontrolního orgánu. Je-li to spravedlivé, může konečné rozhodnutí stanovit, že účastník řízení je povinen uhradit do rozpočtu Eurojustu vyplacené zálohy. Při podání žádosti vyjádří žadatel souhlas s tím, že uhradí náklady, pokud to stanoví konečné rozhodnutí.

Článek 26

Spravedlivé řízení

V případech, které tento jednací řád neupravuje, postupuje společný kontrolní orgán v souladu s obecnými zásadami spravedlivého řízení.

HLAVA IV

TŘETÍ ZEMĚ/STRANY

Článek 27

Styční soudci vyslaní Eurojustem do třetích zemí

1. Eurojust pravidelně informuje společný kontrolní orgán o svém úmyslu zahájit se třetí zemí jednání o umístění styčného soudce Eurojustu v této zemi. Pokud to společný kontrolní orgán považuje za žádoucí, zašle Eurojustu veškeré připomínky týkající se tohoto záměru.

2. Za účelem sledování činnosti styčných soudců vyslaných Eurojustem podle čl. 27a odst. 5 pozměněného rozhodnutí o Eurojustu jsou společnému kontrolnímu orgánu zasílány zprávy, které tito soudci předkládají kolegiu Eurojustu, jakož i veškeré další relevantní informace.

3. V dohodách se třetími zeměmi o vyslání styčných soudců do třetí země je stanoveno právo společného kontrolního orgánu na přístup k příslušným údajům a do prostor, ve kterých působí osoba vyslaná Eurojustem do třetí země.

HLAVA V

ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Článek 28

Sekretariát

1. Společný kontrolní orgán má sekretariát, který je umístěn v sídle Eurojustu a je nápomocen při plnění jeho úkolů. Sekretariát je stálý orgán a jeho členové jsou vybíráni pouze na základě svých schopností. Členové sekretariátu jednají pouze v nejlepším zájmu společného kontrolního orgánu, jsou zcela nezávislí na Eurojustu a při plnění povinností společného kontrolního orgánu nepřijímají pokyny od žádného jiného orgánu. Přidělení zaměstnanců do sekretariátu vychází z návrhu společného kontrolního orgánu. Zaměstnanci sekretariátu nevykonávají jinou pracovní činnost bez povolení předsedy společného kontrolního orgánu.

2. Sekretariát je řízen předsedou společného kontrolního orgánu v souladu s pravidly stanovenými společným kontrolním orgánem. Při výkonu těchto funkcí je sekretariát řízen předsedou společného kontrolního orgánu. Sekretariát vede rejstřík odvolání i všech dalších dokumentů.

3. Sekretariát zajistí, aby při práci společného kontrolního orgánu byly dodržovány i povinnosti uvedené v článku 25 rozhodnutí o Eurojustu.

4. Sekretariát společného kontrolního orgánu se může opírat o odborné znalosti sekretariátu zřízeného rozhodnutím Rady 2000/641/SVV.

Článek 29

Důvěrnost údajů

1. Členové společného kontrolního orgánu, odborníci a členové sekretariátu jsou povinni zachovávat důvěrnost veškerých informací, se kterými se v souvislosti se svou činností seznámí, s výjimkou případů, kdy si řádné plnění jejich úkolu vyžádá opak. Tato povinnost platí i poté, kdy uvedené osoby přestanou působit v dané funkci.

2. Při jmenování do funkce prohlásí členové společného kontrolního orgánu, odborníci a členové sekretariátu, že tyto povinnosti přijímají.

3. V případě, že některý člen zásadu důvěrnosti poruší, mohou jej členové přítomní na zasedání společného kontrolního orgánu odvolat, a to na základě jednomyslného výsledku tajného hlasování. Dotyčné osobě je poskytnuta možnost se vyjádřit, ale neúčastní se rozhodování.

Článek 30

Rozpočet a náklady

1. Sekretariát vypracuje návrhy ročního rozpočtu sekretariátu společného kontrolního orgánu, které budou po schválení předány kolegiu.

2. Společný kontrolní orgán rozhodne o využití rozpočtu, který mu bude přidělen a který bude spravován sekretariátem, v souladu s finančním nařízením vztahujícím se na Eurojust.

3. Náklady společného kontrolního orgánu, včetně výdajů členů, které jsou nezbytné pro řádný výkon jejich povinností, budou hrazeny z rozpočtu společného kontrolního orgánu.

Článek 31

Změna jednacího řádu

Změny jednacího řádu jsou přijímány postupem stanoveným v čl. 23 odst. 9 rozhodnutí o Eurojustu.

Článek 32

Přístup veřejnosti k dokumentům

1. Všechny fyzické nebo právnické osoby mají právo na přístup k dokumentům společného kontrolního orgánu při dodržení zásad, podmínek a omezení stanovených tímto článkem.

2. Tento článek se vztahuje na všechny dokumenty, které má společný kontrolní orgán v držení, to znamená na dokumenty, které vytvořil nebo obdržel a jsou v jeho držení.

3. Aniž jsou dotčeny odstavce 4 a 5 tohoto článku, dokumenty se zpřístupní veřejnosti buď na písemnou žádost, nebo přímo v elektronické podobě.

4. Společný kontrolní orgán odepře přístup k dokumentu, pokud by jeho zpřístupnění vedlo k porušení ochrany:

a) veřejného zájmu, pokud jde o: — veřejnou bezpečnost a vyšetřování trestné činnosti, — obranné a vojenské záležitosti, — mezinárodní vztahy, — finanční, měnovou nebo hospodářskou politiku Společenství nebo členského státu, — plnění úkolů Eurojustu při posilování boje proti závažné trestné činnosti, — vnitrostátní vyšetřování, při kterém je Eurojust nápomocen.

b) soukromí a osobnosti jednotlivce, zejména podle právních předpisů o ochraně osobních údajů.

5. Společný kontrolní orgán odepře přístup k dokumentu, pokud by jeho zpřístupnění vedlo k porušení ochrany:

— obchodních zájmů fyzické nebo právnické osoby, včetně duševního vlastnictví,

— soudního řízení a právního poradenství,

— cílů inspekce, vyšetřování a auditu, s výhradou převažujícího veřejného zájmu na zpřístupnění.

6. Přístup k dokumentu, který společný kontrolní orgán vypracoval k vnitřnímu použití nebo který obdržel a který se vztahuje k záležitosti, v níž společný kontrolní orgán ještě nerozhodl, se odepře, pokud by zpřístupnění dokumentu vážně ohrozilo rozhodovací proces, s výhradou převažujícího veřejného zájmu na zpřístupnění.

Přístup k dokumentu, který obsahuje stanoviska pro vnitřní použití v rámci porad a předběžných konzultací uvnitř společného kontrolního orgánu, se odepře i po přijetí rozhodnutí, pokud by zpřístupnění dokumentu vážně ohrozilo rozhodovací proces společného kontrolního orgánu, s výhradou převažujícího veřejného zájmu na zpřístupnění.

7. U dokumentů třetích osob konzultuje společný kontrolní orgán třetí osobu s cílem posoudit, zda má uplatnit výjimku uvedenou v odstavci 4 nebo 5, není-li zřejmé, zda dokument má nebo nemá být zpřístupněn. Členský stát může požádat společný kontrolní orgán, aby nezveřejňoval dokument pocházející z tohoto členského státu bez jeho předchozího souhlasu.

8. Pokud se některá z výjimek vztahuje pouze na části požadovaného dokumentu, zbývající části dokumentu se zpřístupní.

9. Žádosti o přístup k dokumentu se podávají v jakékoli písemné podobě, včetně elektronické, v jednom z úředních jazyků, a to způsobem dostatečně přesným, aby mohl společný kontrolní orgán dokument přesně určit. Žadatel nemusí žádost odůvodňovat.

10. Pokud žádost není dostatečně přesná, společný kontrolní orgán žadatele požádá, aby žádost upřesnil, a je přitom žadateli nápomocen.

11. V případě žádosti, která se vztahuje k velmi rozsáhlému dokumentu nebo k velkému počtu dokumentů, se společný kontrolní orgán může s žadatelem neformálně poradit s cílem nalézt přijatelné řešení.

12. Společný kontrolní orgán poskytne občanům informace o tom, jak a kde mohou být podávány žádosti o přístup k dokumentům, a je jim přitom nápomocen.

13. Žádost o přístup k dokumentu se vyřídí bez prodlení. Žadateli se zašle potvrzení o jejím obdržení. Do 30 pracovních dnů od registrace žádosti předseda společného kontrolního orgánu buď udělí přístup k požadovanému dokumentu a zpřístupní jej v této lhůtě v souladu s odstavcem 15 tohoto článku, nebo v písemné odpovědi sdělí důvody úplného nebo částečného zamítnutí žádosti a informuje žadatele o právu podat potvrzující žádost podle odstavce 14 tohoto článku.

14. V případě úplného nebo částečného zamítnutí žádosti může žadatel do 30 pracovních dnů ode dne, kdy obdržel odpověď společného kontrolního orgánu, podat potvrzující žádost, ve které orgán požádá, aby přezkoumal své stanovisko.

15. Žadateli jsou dokumenty zpřístupněny buď tak, že do nich může nahlédnout přímo na místě, nebo obdrží jejich kopii včetně kopie elektronické, pokud je dostupná, podle toho, čemu dává přednost. Žadateli mohou být vyúčtovány náklady na pořízení a zaslání kopie. Tento poplatek nesmí být vyšší než skutečné náklady na pořízení a zaslání kopie. Nahlédnutí na místě, kopie, která nemá více než 20 stran formátu A4, a přímý přístup v elektronické podobě, jsou bezplatné.

16. Pokud společný kontrolní orgán, Eurojust nebo jiné instituce dokument již zpřístupnily a tento dokument je žadateli snadno přístupný, může společný kontrolní orgán splnit svou povinnost tím, že žadateli sdělí, jak může požadovaný dokument získat.

17. Dokumenty se dodávají v existující verzi a formátu, přičemž se plně zohledňuje, čemu dává žadatel přednost.

Článek 33

Hodnocení

Hodnocení tohoto jednacího řádu bude provedeno společným kontrolním orgánem jeden až tři roky po jeho vstupu v platnost a s ohledem na získané zkušenosti.

Článek 34

Vstup jednacího řádu v platnost

Tento jednací řád vstupuje v platnost dnem následujícím po dni jeho přijetí Radou v souladu s čl. 23 odst. 9 rozhodnutí o Eurojustu.

V Haagu dne 23. června 2009. Za společný kontrolní orgán předseda Josef RAKOVSKÝ

(1) Úř. věst. L 63, 6.3.2002, s. 1.

(2) Úř. věst. L 138, 4.6.2009, s. 14.

(3) Rozhodnutí Rady 2000/641/SVV ze dne 17. října 2000, kterým se zřizuje sekretariát pro společné kontrolní orgány pověřené ochranou údajů vytvořené Úmluvou o zřízení Evropského policejního úřadu (Úmluvou o Europolu), Úmluvou o používání informačních technologií pro celní účely a Úmluvou k provedení Schengenské dohody o postupném odstraňování kontrol na společných hranicích (Schengenskou úmluvou) (Úř. věst. L 271, 24.10.2000, s. 1).