PŘILOHA

FINANČNÍCH PRAVIDEL A REVIZNÍCH POSTUPŮ VZTAHUJÍCÍCH SE NA DOPRAVNÍ SPOLEČENSTVÍ

1. PREAMBULE

Tato příloha se vztahuje na stálý sekretariát Dopravního společenství (dále jen „sekretariát“) při pořizování zboží, stavebních prací nebo služeb na vlastní účet v hodnotě nižší, než je finanční limit stanovený ve směrnici 2014/24/EU. Nevztahuje se na takové operace, jako je přijímání pracovníků, pro něž platí odlišná pravidla.

2. ODDÍL 1

2.1. Oblast působnosti a zásady vztahující se na veřejné zakázky

Veškerá zadávací řízení uzavřená sekretariátem na vlastní účet musí být v souladu s rozpočtovými zásadami transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a nediskriminace, jakož i se zásadou řádného finančního řízení. Tím se zajistí spravedlivá hospodářská soutěž mezi hospodářskými subjekty.

Veřejné zakázky se plánují na základě jasně vymezených cílů, které podporují plnění cílů Smlouvy o Dopravním společenství (dále jen „smlouva“) a subjektů zřízených podle smlouvy a umožňují sekretariátu plnit jeho mandát podle článku 28 smlouvy.

Odhadovaná hodnota veřejné zakázky nesmí být určena s cílem obejít platná pravidla ani nesmí být za tímto účelem veřejná zakázka rozdělena.

Sekretariát rozdělí veřejnou zakázku na jednotlivé části, kdykoli to bude vhodné s ohledem na co nejširší hospodářskou soutěž.

Sekretariát nesmí rámcové smlouvy zneužívat ani je používat tak, aby jejich účelem nebo důsledkem bylo zabránění hospodářské soutěži anebo její omezení či narušení.

Obecně platí, že zadávacího řízení se může účastnit každá fyzická osoba, která je státním příslušníkem členského státu Evropské unie, členského státu Evropského hospodářského prostoru, nebo některé jihovýchodoevropské strany, která podepsala smlouvu, a každá právnická osoba, která je v těchto státech skutečně usazena. Fyzické osoby, které jsou státními příslušníky třetí země, která s Unií uzavřela zvláštní dohodu v oblasti zadávání veřejných zakázek, a všechny právnické osoby usazené v takové třetí zemi se zadávacího řízení mohou účastnit za podmínek stanovených v takové dohodě. Možnost účastnit se mají i mezinárodní organizace.

Aby byla zajištěna transparentnost a auditovatelnost, musí být všechny fáze každého zadávacího řízení v případě každé zadávací dokumentace řádně zdokumentovány a musí být o nich podána písemná zpráva.

Sekretariát není vůči hospodářskému subjektu do podpisu smlouvy právně vázán. To musí být při všech kontaktech s hospodářskými subjekty jasně uvedeno. Až do okamžiku podpisu může sekretariát řízení zrušit, aniž by uchazeči měli nárok na jakékoli odškodnění. Rozhodnutí musí být odůvodněno a uchazeči musí být písemně informováni do 15 dnů ode dne, kdy bylo rozhodnutí přijato.

Úkoly svěřené zhotovitelům, dodavatelům a poskytovatelům nesmějí zahrnovat výkon pravomocí veřejné moci nebo úkolů souvisejících s plněním rozpočtu.

Zadávací řízení v hodnotě nižší, než je finanční limit stanovený ve směrnici 2014/24/EU, lze použít na tyto druhy nákupů:

— „služby“, které zahrnují jakékoli služby intelektuální či neintelektuální povahy, jež nejsou předmětem veřejných zakázek na dodávky, stavební práce ani nemovitosti;

— „dodávky“, které zahrnují koupi, leasing, nájem či koupi zboží na splátky, s možností následné koupě nebo bez ní (mohou rovněž zahrnovat umístění stavby, instalaci a údržbu);

— „stavební práce“, které zahrnují buď stavbu, nebo projekt a stavbu v rámci stavebních prací odpovídajících požadavkům stanoveným sekretariátem. „Stavbou“ se rozumí výsledek souboru pozemních nebo inženýrských stavebních prací, který je sám o sobě dostatečný k plnění hospodářské nebo technické funkce.

3. ODDÍL 2

3.1. Rámcové smlouvy a uveřejňování informací

3.1.1. Rámcové smlouvy a zvláštní smlouvy

Mezi veřejným zadavatelem a jedním nebo více hospodářskými subjekty je uzavřena rámcová smlouva, která stanoví základní podmínky pro řadu zvláštních smluv, které mají být uzavřeny během daného období, zejména dobu trvání, předmět, cenu, podmínky plnění a předpokládaná množství. Podepsání rámcové smlouvy nezavazuje schvalující osobu k nákupu.

3.1.2. Vyhlašování řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů uvedených v článku 49 finančních pravidel smlouvy o založení Dopravního společenství, a formy vyhlašování

Veřejné zakázky, jejichž hodnota přesahuje 20 000 EUR a je nižší než finanční limit stanovený ve směrnici 2014/24/EU, se považují za veřejné zakázky střední hodnoty. Sekretariát použije zjednodušené nabídkové řízení a musí být pozváno nejméně pět zájemců/uchazečů. Žádost o vyjádření zájmu se zveřejní na internetových stránkách sekretariátu nejméně jeden měsíc před zahájením předpokládaného zadávacího řízení.

Veřejná zakázka v hodnotě 20 000 EUR nebo nižší se považuje za veřejnou zakázku nízké hodnoty. Použije se zjednodušené nabídkové řízení a sekretariát musí pozvat nejméně tři zájemce/uchazeče podle jeho výběru. Zveřejnění předchozího oznámení uvedené v bodě 3.1.2 není povinné.

Platby výdajových položek do výše 2 500 EUR lze provést proplacením faktur bez předchozího přijetí nabídky.

Do 31. března každého roku zveřejní sekretariát na svých internetových stránkách plán zadávání zakázek obsahující seznam plánovaných zadávacích řízení na běžný rok, jejichž hodnota přesahuje 20 000 EUR, obsahující: předmět zakázky, odhadovanou hodnotu a předpokládanou dobu zahájení.

4. ODDÍL 3

4.1. Zadávací řízení střední a nízké hodnoty

4.1.1. Předběžná tržní konzultace

Veřejný zadavatel může za účelem přípravy zadávacího řízení provést předběžnou analýzu trhu.

4.1.2. Zadávací dokumentace

Zadávací dokumentace musí obsahovat alespoň:

a) v příslušných případech zveřejnění předchozího oznámení;

b) výzvu k podání nabídky;

c) specifikace pro nabídky, včetně technické specifikace a příslušných kritérií;

d) návrh smlouvy na zakázku.

V zadávací dokumentaci určí sekretariát předmět zadávacího řízení prostřednictvím popisu svých potřeb a vlastností stavebních prací, dodávek nebo služeb, které mají být pořízeny. Tato dokumentace musí obsahovat všechna ustanovení a informace, které zájemci potřebují k podání nabídky: postup, který je třeba dodržet, dokumenty, které je třeba předložit, kritéria pro vyloučení, výběr a zadání veřejné zakázky, jakož i dobu trvání a odhadovanou hodnotu veřejné zakázky. Sekretariát rovněž uvede, které prvky představují minimální požadavky, jež musí splňovat všechny nabídky. Mezi minimální požadavky musí patřit dodržování příslušných povinností v oblasti práva životního prostředí a sociálního a pracovního práva stanovených právem Unie, vnitrostátním právem, kolektivními smlouvami nebo platnými mezinárodními sociálními úmluvami a úmluvami o životním prostředí uvedenými v příloze X směrnice 2014/24/EU.

Tři výše uvedené dokumenty (b) až d)) mohou být zaslány potenciálním zájemcům/uchazečům e-mailem.

4.1.3. Výzva k podávání nabídek

Výzva k podávání nabídek musí:

a) určit pravidla pro podávání nabídek, včetně zejména podmínek zachování jejich důvěrnosti až do otevření nabídek, datum a čas, kdy končí lhůta k doručení nabídek, a adresy, na kterou mají být nabídky zaslány nebo doručeny, v případě elektronického podávání internetové adresy;

b) uvést, že podání nabídky znamená přijetí podmínek uvedených v zadávací dokumentaci a že je zhotovitel, dodavatel či poskytovatel, jemuž bude veřejná zakázka zadána, během jejího plnění svou nabídkou vázán;

c) určit dobu, po kterou nabídka zůstává v platnosti a nesmí být v žádném ohledu měněna;

d) stanovit zákaz jakýchkoli kontaktů mezi veřejným zadavatelem a uchazečem během celého řízení, kromě výjimečných případů za podmínek stanovených v zadávací dokumentaci; je-li stanovena kontrola na místě, musí výzva určit pravidla takové kontroly;

e) určit způsoby, jimiž je dokládáno dodržení lhůty k doručení nabídek;

f) uvést, že podání nabídky znamená souhlas s doručením oznámení o výsledku řízení elektronickými prostředky.

4.1.4. Specifikace pro nabídky

Specifikace pro nabídky musí obsahovat:

a) kritéria pro vyloučení a výběr;

b) kritéria pro zadání veřejné zakázky a jejich poměrnou váhu, nebo, nelze-li váhu z objektivních důvodů stanovit, sestupné pořadí důležitosti těchto kritérií, což platí rovněž pro varianty, jsou-li oznámením o zahájení zadávacího řízení povoleny;

c) technické specifikace podle bodu 4.1.6;

d) požadavek, aby uchazeči uvedli zemi, v níž jsou usazeni, a tento údaj prokázali doklady, jež jsou podle práva této země běžně přijímány.

4.1.5. Návrh smlouvy na veřejnou zakázku

Návrh smlouvy na veřejnou zakázku musí obsahovat alespoň:

a) údaje o smluvních stranách,

b) předmětu zadávacího řízení,

c) době trvání,

d) platebních podmínkách,

e) požadavcích na záruky (v příslušných případech),

f) ochraně údajů,

g) právech duševního vlastnictví,

h) právu rozhodném pro danou smlouvu a soudu příslušném pro řešení sporů.

4.1.6. Technické specifikace

Technické specifikace musí být vyčerpávající, jasné a přesné a nesmějí pro soutěž o veřejné zakázky vytvářet neodůvodněné překážky. Musí stanovit (případně po jednotlivých částech) požadované vlastnosti dodávek, služeb nebo stavebních prací s přihlédnutím k účelu, jejž sekretariát zamýšlí. Musí být přiměřené cíli a/nebo rozpočtu na požadované služby, dodávky a stavební práce.

Technické specifikace nesmějí odkazovat na produkt určité značky nebo určitého původu nebo jej popisovat a nesmějí pro soutěž o veřejné zakázky vytvářet neodůvodněné překážky.

Technické specifikace musí obsahovat alespoň:

a) kritéria pro vyloučení a výběr;

b) kritéria pro zadání veřejné zakázky;

c) doklady o přístupu k zadávání veřejných zakázek;

d) předmět zadávacího řízení;

e) základní informace;

f) druh úkolů; rozsah práce;

g) dobu trvání a očekávané výsledky;

h) předpoklady a rizika;

i) logistiku a načasování;

j) požadavky;

k) zprávy a

l) monitorování smlouvy.

Technické specifikace slouží jako mandát zhotovitele, dodavatele či poskytovatele během plnění smlouvy. Jsou připojeny jako příloha k výsledné smlouvě.

4.1.7. Kritéria pro vyloučení

Tato kritéria jsou použitelná ve všech zadávacích řízeních a musí být oznámena. V průběhu řízení nelze tato kritéria měnit.

Účelem kritérií pro vyloučení je určit, zda se subjekt může účastnit zadávacího řízení nebo zda mu může být zakázka zadána. Potenciální uchazeči jsou povinni prostřednictvím podepsaného a datovaného čestného prohlášení prohlásit, že se nenacházejí v žádné ze situací zakládajících vyloučení. Za tímto účelem musí sekretariát poskytnout vzor čestného prohlášení.

Použijí se čl. 136 odst. 1 a čl. 137 odst. 1 až 4 nařízení (EU, Euratom) 2018/1046 týkající se kritérií pro vyloučení a rozhodnutí o vyloučení a prohlášení a doklady o neexistenci situace zakládající vyloučení.

Kritéria pro vyloučení jsou ověřována na základě vyhovění/nevyhovění s ohledem na příslušné požadované doklady.

4.1.8. Kritéria pro výběr

4.1.8.1. Účelem kritérií pro výběr je určit, zda má uchazeč nezbytnou způsobilost k provedení zakázky. Za tímto účelem musí být kritéria pro výběr jasná, nediskriminační, vhodná a přiměřená předmětu a hodnotě zakázky. Sekretariát rovněž zajistí, aby bylo možné jím uložená kritéria snadno ověřit.

4.1.8.2. Veřejný zadavatel v zadávací dokumentaci uvede kritéria pro výběr, minimální požadavky na způsobilost a doklady požadované k prokázání této způsobilosti. Veškeré požadavky musí souviset s předmětem veřejné zakázky a být vzhledem k předmětu veřejné zakázky přiměřené.

4.1.8.3. Veřejný zadavatel v zadávací dokumentaci určí způsob, jakým mají kritéria pro výběr splnit skupiny hospodářských subjektů.

4.1.8.4. Je-li veřejná zakázka rozdělena na jednotlivé části, může veřejný zadavatel stanovit minimální požadavky na způsobilost pro každou tuto jednotlivou část. Může stanovit doplňující minimální požadavky na způsobilost, je-li témuž zhotoviteli, dodavateli či poskytovateli zadáno více částí.

4.1.8.5. Pokud jde o způsobilost k výkonu odborné činnosti, může veřejný zadavatel vyžadovat, aby hospodářský subjekt splňoval nejméně jednu z těchto podmínek: a) je zapsán v příslušném profesním nebo obchodním rejstříku, není-li hospodářský subjekt mezinárodní organizací; b) jedná-li se o veřejné zakázky na služby, buď mít určité oprávnění prokazující, že je hospodářský subjekt oprávněn k plnění veřejné zakázky v zemi, v níž je usazen, anebo být členem určité profesní organizace.

4.1.8.6. Při doručování žádostí o účast či nabídek přijímá veřejný zadavatel čestné prohlášení, v němž zájemce či uchazeč uvede, že splňuje kritéria pro výběr.

4.1.8.7. Veřejný zadavatel může uchazeče a zájemce kdykoli v průběhu řízení požádat, aby předložili aktualizované prohlášení nebo všechny další podklady nebo jejich část, pokud je to nezbytné k zajištění řádného vedení řízení.

4.1.8.8. Veřejný zadavatel si od zájemců či od úspěšných uchazečů vyžádá aktuální podklady, pokud tyto podklady již neobdržel pro účely jiného řízení a za předpokladu, že jsou nadále aktuální, nebo pokud k nim nemá bezplatný přístup ve vnitrostátní databázi.

4.1.8.9. V řízeních o zadání veřejných zakázek, jejichž hodnota nepřesahuje finanční limity uvedené v bodě 3.1.2, se může veřejný zadavatel na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po hospodářských subjektech nebude vyžadovat, aby dokládaly svou právní, regulační, finanční, hospodářskou, technickou a odbornou způsobilost.

4.1.8.10. Rozhodne-li se veřejný zadavatel, že nebude po hospodářských subjektech požadovat doložení právní, regulační, finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti, není vypláceno předběžné financování, s výjimkou řádně odůvodněných případů.

4.1.8.11. Hospodářský subjekt může, je-li to vhodné a pro určitou veřejnou zakázku, využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu vztahů mezi ním a těmito subjekty. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné ke splnění veřejné zakázky, tím, že mu předloží závazek těchto subjektů učiněný za tímto účelem.

4.1.8.12. Pokud jde o technická a odborná kritéria, může hospodářský subjekt využít způsobilosti jiných subjektů pouze tehdy, budou-li tyto jiné subjekty vykonávat stavební práce či poskytovat služby, pro něž je tato způsobilost vyžadována.

4.1.8.13. Pokud hospodářský subjekt využívá způsobilosti jiných subjektů v souvislosti s kritérii, která se týkají hospodářské a finanční způsobilosti, může veřejný zadavatel požadovat, aby hospodářský subjekt a uvedené subjekty nesly za plnění veřejné zakázky společnou odpovědnost.

4.1.8.14. Veřejný zadavatel může po uchazeči požadovat informace o té části veřejné zakázky, kterou má uchazeč v úmyslu zadat subdodavatelům, a o totožnosti těchto subdodavatelů.

4.1.8.15. V případě stavebních prací či služeb, které mají být provedeny v zařízení pod přímým dohledem veřejného zadavatele, požádá veřejný zadavatel zhotovitele či poskytovatele, aby mu sdělil jména či názvy, kontaktní údaje a oprávněné zástupce všech subdodavatelů zapojených do plnění této veřejné zakázky, včetně jakýchkoli změn subdodavatelů.

4.1.8.16. Veřejný zadavatel ověří, zda subjekty, jejichž způsobilosti hodlá hospodářský subjekt využít, a – v případech, kdy subdodávky tvoří významnou součást veřejné zakázky – předpokládaní subdodavatelé splňují příslušná kritéria pro výběr. Veřejný zadavatel požaduje, aby hospodářský subjekt nahradil subjekt či subdodavatele, jenž nesplňuje určité příslušné kritérium pro výběr.

4.1.8.17. V případě veřejných zakázek na stavební práce, služby a umisťovací či instalační práce v rámci veřejné zakázky na dodávky může veřejný zadavatel požadovat, aby určité stěžejní úkoly byly vykonávány přímo uchazečem samotným, nebo pokud je nabídka předkládána skupinou hospodářských subjektů, účastníkem dané skupiny.

4.1.8.18. Veřejný zadavatel nesmí požadovat, aby skupina hospodářských subjektů měla určitou právní formu proto, aby mohla podat nabídku nebo žádost o účast, avšak může od vybrané skupiny vyžadovat nabytí konkrétní právní formy, pokud jí byla zadána veřejná zakázka a pokud je tato změna nezbytná pro řádné plnění této veřejné zakázky.

4.1.8.19. Kritéria pro výběr jsou ověřována na základě vyhovění/nevyhovění.

4.1.8.20. Kritéria pro výběr zůstávají použitelná po celou dobu plnění veřejné zakázky, tj. zhotovitel, dodavatel či poskytovatel musí tato kritéria vždy splňovat.

4.1.9. Hospodářská a finanční způsobilost

V zájmu zajištění, aby hospodářské subjekty disponovaly potřebnou hospodářskou a finanční způsobilostí k plnění veřejné zakázky, je veřejný zadavatel oprávněn zejména požadovat, aby

a) hospodářské subjekty dosahovaly určitého minimálního ročního obratu, včetně určitého minimálního obratu v oblasti, které se veřejná zakázka týká;

b) hospodářské subjekty poskytly informace o svých ročních účetních závěrkách, z nichž bude patrný poměr mezi aktivy a pasivy a

c) hospodářské subjekty předložily doklad o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu povolání v odpovídajícím objemu.

Pro účely prvního pododstavce bodu a) nesmí minimální roční obrat překročit dvojnásobek odhadované hodnoty veřejné zakázky za rok, s výjimkou řádně odůvodněných případů, jež souvisejí s povahou nákupu a jež musí veřejný zadavatel vysvětlit v zadávací dokumentaci.

Pro účely prvního pododstavce bodu b) vysvětlí veřejný zadavatel v zadávací dokumentaci metody a kritéria výpočtu takovýchto poměrových ukazatelů.

Veřejný zadavatel v zadávací dokumentaci vymezí doklady, jež musí hospodářský subjekt předložit k prokázání své hospodářské a finanční způsobilosti. Může si zejména vyžádat jeden či více z těchto dokladů:

a) vhodné výpisy z bank nebo případně doklad o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu povolání;

b) finanční výkazy nebo výtahy z nich za nejvýše poslední tři účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví;

c) výkaz celkového obratu hospodářského subjektu a případně jeho obratu v oblasti, které se veřejná zakázka týká, za nejvýše poslední tři účetní období, za něž lze takový výkaz získat.

Jestliže z jakéhokoli oprávněného důvodu není hospodářský subjekt schopen doklady požadované veřejným zadavatele m předložit, může svou hospodářskou a finanční způsobilost prokázat jakýmkoli jiným dokumentem, který veřejný zadavatel považuje za vhodný.

4.1.10. Technická a odborná způsobilost

Veřejný zadavatel v souladu s následujícími odstavci ověří, že zájemci či uchazeči splňují minimální kritéria pro výběr, která se týkají technické a odborné způsobilosti.

Veřejný zadavatel v zadávací dokumentaci vymezí doklady, jež musí hospodářský subjekt předložit k prokázání své technické a odborné způsobilosti. Může si vyžádat jeden či více z těchto dokladů:

a) v případě stavebních prací: i) doklady o dodávkách vyžadujících provedení umisťovacích nebo instalačních prací či o služby, informace o vzdělání a odborné kvalifikaci, dovednostech, zkušenostech a odbornosti osob odpovědných za plnění veřejné zakázky, seznam: 1. hlavních služeb a dodávek, jež byly poskytnuty a provedeny za poslední tři roky, s uvedením částek, termínů a veřejných nebo soukromých odběratelů, k nimž je na žádost nutno připojit potvrzení od těchto odběratelů, 2. stavebních prací provedených za posledních pět let, společně s osvědčeními o uspokojivém provedení nejvýznamnějších prací; 3. přehled o technických zařízeních, nástrojích či provozních zařízeních, jež má hospodářský subjekt k dispozici pro plnění veřejné zakázky na služby nebo stavební práce; 4. popis technického zařízení a prostředků, jež má hospodářský subjekt k dispozici za účelem zajištění kvality, jakož i popis dostupných zařízení pro studium a výzkum; 5. údaj o technicích nebo technických útvarech, jež má hospodářský subjekt k dispozici, bez ohledu na to, zda patří přímo jemu, či nikoli, a zvláště údaj o těch z nich, kteří/které odpovídají za kontrolu kvality;

b) v případě dodávek: i) vzorky, popisy nebo autentické fotografie nebo osvědčení vydaná úředními subjekty pro kontrolu kvality nebo uznanými agenturami potvrzujícími shodu výrobků, která je jasně určena odkazy na technické specifikace nebo normy;

c) v případě stavebních prací nebo služeb: i) výkaz průměrného ročního počtu zaměstnanců a počtu řídících pracovníků hospodářského subjektu za poslední tři roky; ii) přehled o řízení dodavatelského řetězce a systémech sledování, které hospodářský subjekt bude moci uplatnit při plnění veřejné zakázky; iii) přehled o opatřeních v oblasti environmentálního řízení, která hospodářský subjekt bude moci uplatnit při plnění veřejné zakázky.

Pro účely písmen a) a b) může veřejný zadavatel určit, že budou zohledněny doklady o relevantních dodávkách provedených nebo službách poskytnutých za dobu delší než poslední tři roky, pokud je to nezbytné pro zajištění přiměřené úrovně hospodářské soutěže.

Pro účely písmene c) může veřejný zadavatel určit, že budou zohledněny doklady o relevantních stavebních pracích provedených za dobu delší než posledních pět let, pokud je to nezbytné pro zajištění přiměřené úrovně hospodářské soutěže.

Veřejný zadavatel může dospět k závěru, že hospodářský subjekt nemá požadovanou odbornou způsobilost k plnění veřejné zakázky v souladu s náležitou normou kvality, jestliže zjistí, že hospodářský subjekt má vzájemně neslučitelné zájmy, jež mohou negativně ovlivnit plnění veřejné zakázky.

4.1.11. Kritéria pro zadání veřejné zakázky

Účelem kritérií pro zadání veřejné zakázky je vyhodnotit technickou a finanční nabídku s cílem vybrat ekonomicky nejvýhodnější nabídku, která spočívá v nejnižší ceně nebo nejlepším poměru mezi cenou a kvalitou, a to po ověření, že nabídka splňuje minimální požadavky zadávací dokumentace.

Sekretariát v zadávací dokumentaci uvede, jak budou všechna kritéria posouzena, relativní význam každého z kvalitativních kritérií pro zadání veřejné zakázky a ceny (je-li použit vzorec s vážením mezi kvalitou a cenou).

Kritéria kvality se mohou týkat například technické úrovně, estetických a funkčních vlastností, přístupnosti, řešení pro všechny uživatele, sociálních, environmentálních a inovačních vlastností, procesu výroby, poskytování nebo obchodování anebo jiného konkrétního procesu v kterékoli fázi životního cyklu daných stavebních prací, dodávek nebo služeb, organizace pracovníků pověřených realizací veřejné zakázky, poprodejních služeb, technické pomoci či podmínek dodání, jako je datum dodání, postup dodání a doba dodání nebo dokončení.

Veřejný zadavatel upřesní v zadávací dokumentaci poměrnou váhu, kterou přikládá každému z kritérií zvolených pro stanovení ekonomicky nejvýhodnější nabídky, s výjimkou případů, kdy je použita metoda nejnižší ceny. Tuto váhu lze vyjádřit pomocí intervalu s vhodným maximálním rozpětím.

Váha použitá na cenu či náklady nesmí vést ke ztrátě významu ceny či nákladů ve vztahu k ostatním kritériím.

Nelze-li váhu z objektivních důvodů stanovit, uvede veřejný zadavatel kritéria sestupně podle významu.

Veřejný zadavatel může stanovit minimální úroveň kvality. Nabídky, jež této úrovně nedosahují, se zamítnou.

4.1.12. Lhůty

Lhůty pro doručení nabídek

Lhůta pro doručení nabídek v případě veřejné zakázky nízké hodnoty činí nejméně 10 kalendářních dnů ode dne následujícího po odeslání výzvy k podávání nabídek potenciálním uchazečům.

Lhůta pro doručení nabídek v případě veřejné zakázky střední hodnoty činí nejméně 15 kalendářních dnů ode dne následujícího po odeslání výzvy k podávání nabídek potenciálním uchazečům.

Lhůty v naléhavých případech

V naléhavých případech, je-li to řádně odůvodněno a zdokumentováno, lze minimální lhůtu zkrátit.

4.1.13. Otevírání nabídek

Schvalující osoba rozhodne o organizaci vhodné k otevírání nabídek hodnotícím výborem. Osoba nebo osoby odpovědné za otevírání nabídek ověří, zda byly nabídky obdrženy ve stanovené lhůtě.

Jestliže ne všichni vyzvaní zájemci podají nabídku, řízení je stále platné, pokud alespoň jedna nabídka splňuje všechna kritéria.

Ve výjimečných případech, kdy po dokončení počátečního řízení nebyly podány žádné nabídky nebo žádné vhodné nabídky, a za předpokladu, že nedojde k podstatné změně původní zadávací dokumentace, může být řízení opakováno s jedním pozvaným zájemcem.

4.1.14. Hodnocení nabídek

Nabídky otevírá a vyhodnocuje hodnotící výbor, který formálně a neprodleně jmenuje schvalující osoba.

V případě veřejné zakázky střední hodnoty musí být jmenován hodnotící výbor. V případě veřejné zakázky nízké hodnoty může být zřízen hodnotící výbor, je-li obdržena více než jedna nabídka. Hodnotící výbor musí tvořit nejméně tři hodnotitelé.

Obsah hodnocení se zaznamená do hodnotící zprávy, kterou podepíší všichni jeho členové a která by měla být ve vztahu k rozhodnutí o zadání veřejné zakázky samostatným dokumentem (je základem pro zpětnou vazbu uchazečům). Hodnotící zpráva by měla obsahovat závěr o zadání veřejné zakázky.

Nabídky musí být zhodnoceny včas, aby mohlo být řízení ukončeno během doby platnosti nabídek. Po dokončení hodnocení může schvalující osoba přijmout rozhodnutí o zadání veřejné zakázky.

4.1.15. Kontakt s uchazeči

Poskytne se funkční e-mailová schránka, kde mohou hospodářské subjekty projevit zájem nebo požádat o informace o zadávacích řízeních, jež byla zahájena.

Kontakty mezi sekretariátem a potenciálními uchazeči jsou v průběhu celého řízení zakázány kromě výjimečných okolností, tj. během fáze podávání nabídek.

Ve fázi podávání nabídek jsou kontakty s uchazeči výjimečně povoleny za těchto okolností: na žádost hospodářských subjektů může sekretariát poskytnout doplňující informace výlučně za účelem vyjasnění zadávací dokumentace; sekretariát může z vlastního podnětu informovat zúčastněné strany, jestliže v zadávací dokumentaci zjistí jakoukoli chybu, nepřesnost, opomenutí nebo jinou administrativní chybu. Musí-li sekretariát opravit zadávací dokumentaci s významnou změnou, prodlouží lhůtu pro doručení nabídek nebo žádostí o účast tak, aby uchazeči mohli tyto změny zohlednit.

Kontakty se vždy uskutečňují písemně (pokud možno elektronickými prostředky, aby byla zaručena rychlá reakce a aby se zabránilo riziku zpoždění v důsledku problémů s poštovními službami).

Veškeré doplňující informace poskytnuté na žádost uchazeče a veškeré informace poskytnuté sekretariátem z jeho vlastního podnětu musí být současně přístupné všem uchazečům stejným způsobem jako v případě zadávací dokumentace.

Uchazeči mohou požádat o doplňující informace nejpozději čtyři kalendářní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Sekretariát poskytne požadované informace co nejdříve a nejpozději tři kalendářní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek.

Pokud jsou informace poskytnuty méně než tři kalendářní dny před uplynutím uvedené lhůty, sekretariát lhůtu pro doručení nabídek prodlouží.

Sekretariát není povinen odpovídat na žádosti o doplňující informace, jež byly podány méně než čtyři kalendářní dny před uplynutím lhůty pro doručení nabídek, avšak může tak učinit, je-li to proveditelné. V případě, že lhůta pro doručení žádostí o doplňující informace připadá na státní svátek, neděli nebo sobotu, končí lhůta uplynutím poslední hodiny následujícího pracovního dne.

V souladu s řádnou správou je povinné kontaktovat uchazeče a požádat o chybějící informace nebo dokumenty týkající se kritérií pro vyloučení nebo výběr nebo o chybějící podpisy. Absence kontaktu v těchto případech musí být řádně odůvodněna a doložena poznámkou v zadávací dokumentaci. Žádost o vyjasnění však nesmí vést ke změně obsahu nebo ceny již podané nabídky.

4.1.16. Výsledky hodnocení a rozhodnutí o zadání veřejné zakázky

V návaznosti na hodnocení rozhodne schvalující osoba v souladu s kritérii pro výběr a zadání veřejné zakázky uvedenými v zadávací dokumentaci, komu bude veřejná zakázka zadána, a podepíše rozhodnutí o zadání veřejné zakázky.

Sekretariát informuje úspěšného uchazeče i neúspěšné uchazeče o důvodech, na jejichž základě bylo rozhodnutí přijato, a o délce odkladných lhůt uvedených v bodě 4.1.18 těchto pravidel. Poté může schvalující osoba podepsat smlouvu s úspěšným uchazečem. Úspěšný uchazeč podepíše smlouvu jako první.

4.1.17. Informování zájemců a uchazečů

Veřejné zakázky mezi 20 001 EUR a finančním limitem podle směrnice 2014/24/EU zadané v jednom rozpočtovém roce musí být zveřejněny na internetových stránkách stálého sekretariátu Dopravního společenství do 30. června následujícího roku.

4.1.18. Odkladná lhůta před podpisem smlouvy

Na řízení s více než jedním uchazečem se použije odkladná lhůta v délce nejméně sedmi kalendářních dnů. Odkladná lhůta začíná běžet ode dne následujícího po dni, kdy bylo všem uchazečům (úspěšným i neúspěšným) elektronickými prostředky současně zasláno oznámení o výsledku výběrového řízení. Schvalující osoba nepodepíše smlouvu před uplynutím odkladné lhůty.

Sekretariát může případně podepsání smlouvy pozastavit za účelem dodatečného přezkoumání, pokud to odůvodňují žádosti nebo připomínky neúspěšných uchazečů během odkladné lhůty nebo jakékoli jiné relevantní informace obdržené během této lhůty.

4.1.19. Zrušení zadávacích řízení

Sekretariát může před podpisem smlouvy řízení zrušit, aniž by zájemci nebo uchazeči měli nárok na jakékoli odškodnění.

O zrušení se rozhodne v případě, že veřejná zakázka není zadána (např. protože žádná nabídka nebyla přijatelná, žádná nabídka nebyla v souladu s kritérii pro výběr nebo s technickými specifikacemi, žádná nabídka nedosáhla minimálních prahových hodnot pro kvalitu atd.), v případě že potřeby, které vedly k zahájení zadávacího řízení, již nejsou aktuální (např. v důsledku změny priorit politik) nebo v případě, že není zajištěno financování očekávané zakázky.

Rozhodnutí o zrušení podepíše schvalující osoba.

Nejpozději 15 dnů od podpisu rozhodnutí o zrušení oznámí sekretariát písemně (e-mailem nebo poštou) všem uchazečům důvody zrušení.