CS Úřední věstník Evropské unie L 52/51

DOPORUČENÍ KOMISE

ze dne 15. února 2005

o úloze nevýkonných členů správní rady nebo členů dozorčí rady a o výborech správní nebo dozorčí rady společností kótovaných na burze

(Text s významem pro EHP)

(2005/162/ES)

KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,

s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, a zejména na druhou odrážku článku 211 této smlouvy,

vzhledem k těmto důvodům:

(1) Ve sdělení přijatém dne 21. května 2003, představila Komise svůj akční plán „Modernizace práva obchodních společností a zlepšení řízení a správy podniků v Evropské unii – Plán pro postup vpřed“ (1). Hlavní cíle akčního plánu zahrnují posílení práv akcionářů a ochrany zaměstnanců, věřitelů a dalších osob, s nimiž společnosti přicházejí do styku, a to vhodnou úpravou společenstevního práva a pravidel řízení a správy podniků tak, aby vyhovovaly různým kategoriím společností, a posílení efektivnosti a konkurenceschopnosti podniků, se zvláštním důrazem na některé specifické problémy s přeshraničním prvkem.

(2) Evropský parlament ve své rezoluci ze dne 21. dubna 2004 tento plán přivítal a vyjádřil silnou podporu pro většinu oznámených podnětů. Evropský parlament vyzval Komisi, aby navrhla pravidla na odstranění a předcházení střetů zájmů a zejména zdůraznil, že je nutno, aby společnosti kótované na burze měly výbor pro audit, mezi jehož funkce by patřila i kontrola nezávislosti, objektivnosti a výkonnosti externích auditorů.

(3) Nevýkonní členové správní rady nebo členové dozorčí rady jsou společnostmi přijímáni za různými účely. Velmi důležitá je zejména jejich úloha dohlížet nad výkonnými členy správní rady nebo členy představenstva a podílet se na řešení situací, při nichž dochází ke střetům zájmů. Pro obnovení důvěry ve finanční trhy je zásadní posílit tuto úlohu. Členské státy by proto měly být vyzvány, aby přijaly příslušná opatření pro společnosti kótované na burze definované jako společnosti, jejichž cenné papíry jsou přijaty pro obchodování na regulovaném trhu ve Společenství. Při provádění tohoto doporučení by členské státy měly vzít v úvahu specifika subjektů kolektivního investování korporačního typu a předcházet zbytečnému nerovnému zacházení s rozličnými typy subjektů kolektivního investování. Pokud jde o subjekty kolektivního investování, které jsou definovány ve směrnici Rady 85/611/EHS z 20. prosince 1985 o koordinaci právních a správních předpisů týkajících se subjektů kolektivního investování do převoditelných cenných papírů (SKIPCP) (2), stanovuje již uvedená směrnice soubor specifických mechanismů pro řízení a správu podniku. Aby však předešlo zbytečnému nerovnému zacházení s těmi subjekty kolektivního investování korporačního typu, které nepodléhají harmonizaci na úrovni Společenství, měly by vzít členské státy v úvahu, zda a do jaké míry jsou v těchto neharmonizovaných subjektech kolektivního investování uplatňovány stejné mechanismy řízení a správy podniku.

(4) Vzhledem ke složitosti mnoha záležitostí, které je nutno řešit, není přijetí podrobných závazných pravidel nezbytně tou nejlepší a nejúčinnější cestou k dosažení vytčených cílů. Mnoho kodexů pravidel řízení a správy podniků přijatých v členských státech spoléhá na zpřístupnění informací jako prostředku k dodržování předpisů založeném na metodě „dodržujte nebo vysvětlujte“: společnosti jsou vyzývány, aby zpřístupnily údaje, zda dodržují příslušný kodex, a aby vysvětlovaly veškeré závažnější odchylky od něj. Tato metoda umožňuje společnostem reagovat na specifické požadavky daného odvětví a podniku a trhům zase hodnotit předkládaná vysvětlení a zdůvodnění. Pro posílení úlohy nevýkonných členů správní rady nebo členů dozorčí rady je proto žádoucí, aby všechny členské státy byly vyzvány k podniknutí kroků nezbytných pro zavedení souboru pravidel založených na zásadách obsažených v tomto doporučení, kterými se budou na vnitrostátní úrovni řídit společnosti kótované na burze, a to buď pomocí metody „dodržujte nebo vysvětlujte“ nebo na základě právních předpisů.

(5) Pokud se členské státy rozhodnou uplatnit metodu „dodržujte nebo vysvětlujte“ (což znamená, že se od společností požaduje, aby vysvětlovaly různé aspekty své činnosti odkazem na stanovený soubor doporučení pro osvědčené postupy), měly by mít možnost učinit tak na základě příslušných doporučení vytvořených účastníky trhu.

(6) Cílem opatření přijatých členskými státy v souladu s tímto doporučením by mělo být především zlepšování řízení a správy společností kótovaných na burze. Jelikož je tento cíl důležitý pro ochranu jak současných, tak i budoucích investorů ve všech společnostech, které jsou kótované na burze ve Společenství, a to bez ohledu na to, zda jsou takové společnosti zapsané v jednom z členských států nebo nikoli, měla by se tato opatření vztahovat také na společnosti zapsané ve třetích zemích, ale kótované na burze ve Společenství.

(7) Přítomnost nezávislých zástupců ve správní nebo dozorčí radě a/nebo v představenstvu, kteří jsou schopni napadnout rozhodnutí vedení, je obecně považována za prostředek ochrany zájmů akcionářů a dalších zúčastněných subjektů. Ve společnostech s rozptýleným vlastnictvím je prvotním zájmem zajištění odpovědnosti vedení vůči slabým akcionářům. Ve společnostech s majoritními akcionáři se více klade důraz na to, jak zajistit, aby společnost byla vedena způsobem dostatečně zohledňujícím zájmy menšinových akcionářů. Zajištění dostatečné ochrany třetích stran je důležité v obou případech. Činnost vedení, ať je formální struktura orgánů společnosti jakákoli, by proto měla podléhat účinnému a dostatečně nezávislému dozoru. Nezávislost by měla být chápána jako absence jakéhokoli závažného střetu zájmů; v této souvislost by měla být řádná pozornost věnována zejména nebezpečím, která mohou vyplynout ze skutečnosti, že člen orgánu společnosti má těsné vazby s konkurenční společností.

(8) Pro zajištění toho, že činnost vedení společnosti bude podléhat účinnému a dostatečně nezávislému dozoru, by měl ve správní nebo dozorčí radě zasedat dostatečný počet nevýkonných členů správní rady nebo členů dozorčí rady, kteří se nepodílejí na řízení společnosti ani její skupiny a jsou nezávislí v tom, že u nich nedochází ke střetu zájmů. Vzhledem k rozdílnosti právních režimů v různých členských státech, by podíl nezávislých členů správní nebo dozorčí rady neměl být na úrovni Společenství přesně definován.

(9) Dohlížecí úloha nevýkonných členů správní rady nebo členů dozorčí rady je obecně vnímána jako zásadní ve třech oblastech, kde je možnost střetu zájmů zvláště vysoká, zejména když vedení není v takových záležitostech přímo odpovědné akcionářům: jmenování členů správního orgánu, odměňování členů správního orgánu a audit. Je proto vhodné posilovat úlohu nevýkonných členů správní rady a členů dozorčí rady v těchto oblastech a v rámci dozorčích rad a správních rad podporovat vytváření výborů odpovědných jednotlivě za jmenování, odměňování a audit.

(10) V zásadě, a aniž by byly dotčeny pravomoci valné hromady, pouze správní nebo dozorčí rada jako celek má výhradní statutární pravomoc činit rozhodnutí a jakožto sborový orgán je společně odpovědná za plnění svých povinností. Správní nebo dozorčí rada má pravomoc rozhodovat o počtu a složení výborů, jejichž vytvoření považuje za žádoucí pro zjednodušení své vlastní práce, ale tyto výbory v zásadě nenahrazují správní nebo dozorčí radu jako takovou. Výbory pro jmenování, odměňování či audit by proto obecně měly předkládat doporučení zaměřená na přípravu rozhodnutí, která má správní nebo dozorčí rada přijmout. Avšak správní nebo dozorčí radě by nemělo být předem bráněno přenést část svých rozhodovacích pravomocí na výbory, pokud to považuje za vhodné a pokud je to v souladu s vnitrostátními právními předpisy, ačkoli správní nebo dozorčí rada zůstává plně odpovědná za rozhodnutí přijatá v oblasti její působnosti.

(11) Protože určování kandidátů, kteří mají být přijati na volná místa ve správních orgánech společností jak v monistických tak dualistických systémech vyvolává otázky související s výběrem nevýkonných členů správní rady nebo členů dozorčí rady, kteří mají dohlížet na vedení společnosti, nebo se setrváním členů vedení ve funkcích, měl by být výbor pro jmenování složen zejména z nezávislých nevýkonných členů správní rady nebo členů dozorčí rady. Tak by zůstala ve výboru pro jmenování místa pro nevýkonné členy správní rady nebo členy dozorčí rady, kteří nesplňují kritéria pro nezávislost. Tak by byla rovněž zachována místa pro výkonné členy správní rady či členy představenstva (ve společnostech, v nichž je výbor pro jmenování vytvořen v rámci správního orgánu v monistickém systému a pokud výkonní členové správní rady či členové představenstva netvoří v tomto výboru většinu).

(12) Vzhledem k tomu, že jednotlivé členské státy přistupují k otázce orgánů odpovědných za jmenování a odvolávání členů správního orgánu různě, měla by prvotní úloha výboru pro jmenování vytvořeného v rámci správní nebo dozorčí rady spočívat především v zajištění toho, aby v případech, kdy se správní nebo dozorčí rada podílí na procesu jmenování a odvolávání (na základě pravomoci předkládat návrhy nebo přijímat rozhodnutí vymezené vnitrostátními právními předpisy), byla tato funkce vykonávána co nejobjektivněji a nejprofesionálněji. Výbor pro jmenování by měl tedy správní nebo dozorčí radě především předkládat doporučení týkající se jmenování nebo odvolání členů správního orgánu orgánem příslušným k tomu podle vnitrostátního společenstevního práva.

(13) V oblasti odměňování se kodexy pravidel řízení a správy podniků přijaté v členských státech zaměřují především na odměňování výkonných členů správní rady nebo členů představenstva, protože možnost zneužití a střetu zájmů je v zásadě soustředěna zde. Mnoho kodexů také připouští, že na úrovni správních orgánů společnosti by měla být věnována určitá pozornost politice odměňování vrcholového vedení společnosti. V neposlední řadě je zvláštní pozornost věnována záležitosti akciových opcí. Vzhledem k tomu, že jednotlivé členské státy přistupují k otázce orgánů odpovědných za stanovení výše odměn pro členy správního orgánu různě, měla by úloha výboru pro odměňování vytvořeného v rámci správní nebo dozorčí rady spočívat především v zajištění toho, aby v případech, kdy se správní nebo dozorčí rada podílí na procesu stanovování výše odměn (na základě pravomoci předkládat návrhy nebo přijímat rozhodnutí vymezené vnitrostátními právními předpisy), byla tato funkce vykonávána co nejobjektivněji a nejprofesionálněji. Výbor pro odměňování by měl tedy správní nebo dozorčí radě především předkládat doporučení týkající se těch otázek odměňování, o kterých bude rozhodnuto orgánem příslušným k tomu podle vnitrostátního společenstevního práva.

(14) Za dva nejdůležitější úkoly správní nebo dozorčí rady se považuje zajištění, aby zprávy týkající se finančních záležitostí společnosti a další související informace šířené společností přinášely přesný a úplný obraz o stavu společnosti, a kontrola postupů stanovených pro hodnocení a řízení rizik. V této souvislosti přisuzuje většina kodexů pravidel řízení a správy podniků hlavní úlohu výboru pro audit, který je nápomocen dozorčí radě nebo správní radě při plnění jejích funkcí. V některých členských státech jsou tyto povinnosti uloženy, zcela nebo částečně, orgánům společnosti mimo správní nebo dozorčí radu. Je proto vhodné stanovit, aby výbor pro audit vytvořený v rámci správní nebo dozorčí rady obecně předkládal správní nebo dozorčí radě doporučení týkající se dotyčných záležitostí a aby takové činnosti mohly být stejně účinně prováděny v rámci jiných struktur mimo správní nebo dozorčí radu.

(15) Aby nevýkonní členové správní rady nebo členové dozorčí rady mohli účinně plnit své úkoly, měli by mít odpovídající zázemí a dostatek času na svou práci. Kromě toho by dostatečný počet z nich měl splňovat příslušná kritéria nezávislosti. Před jmenováním nevýkonných členů správní rady nebo členů dozorčí rady by měly být poskytnuty, k této záležitosti odpovídající informace a tyto informace by měly být s dostatečnou pravidelností aktualizovány.

(16) Co se týká odborné způsobilosti členů správního orgánu, trvá většina kodexů pravidel řízení a správy podniků na potřebě mít ve správních orgánech odborně způsobilé osoby, ale na druhé straně uznává, že definice dostatečné odborné způsobilosti by měla být ponechána na samotných společnostech, protože určení takové odborné způsobilosti bude mimo jiné záviset na jejích činnostech, velikosti a prostředí, protože by kritéria odborné způsobilosti měl splňovat daný správní orgán jako celek. Nicméně existuje jedna záležitost, která většinou vzbuzuje zvláštní pozornost, a to potřeba zvláštní způsobilosti členů výboru pro audit, u nichž se určité znalosti považují za nepostradatelné. Proto by si správní nebo dozorčí rada měla sama stanovit potřebné složení výboru pro audit a pravidelně je posuzovat, přičemž by měla věnovat zvláštní pozornost zkušenostem nezbytným pro činnost tohoto výboru.

(17) V souvislosti s povinnostmi členů správního orgánu, se většina kodexů pravidel řízení a správy podniků snaží zajistit, aby členové správního orgánu věnovali výkonu svých povinností dostatek času. Některé z těchto kodexů omezují počet členství ve správních orgánech jiných společností: funkce předsedy nebo výkonného člena správní rady či člena představenstva jsou obvykle považovány za náročnější než funkce nevýkonných členů správní rady nebo členů dozorčí rady, ale přesné počty povolených členství ve správních orgánech společností se značně liší. Avšak angažovanost vyžadovaná od člena správního orgánu se může značně lišit v závislosti na společnosti a jejím prostředí; v takové situaci by se každý člen správního orgánu měl sám usilovat o vyváženost svých různých závazků.

(18) Kodexy pravidel řízení a správy podniků přijaté v členských státech obecně uznávají potřebu významného podílu nezávislých nevýkonných členů správní rady nebo členů dozorčí rady, tedy takových, u nichž nedochází k závažnému střetu zájmů. Nezávislost se často chápe jako absence blízkých vazeb s vedením, majoritními akcionáři a společností samotnou. Protože neexistuje společné chápání toho, co výraz nezávislost přesně znamená, je vhodné poskytnout obecné prohlášení popisující, co je obecným cílem. Měl by být rovněž upraven (nevyčerpávající) výčet situací zahrnujících vztahy nebo okolnosti, které jsou obvykle považovány za situace, které by mohly vyústit v závažný střet zájmů, ke kterým pak musí členské státy přihlížet při stanovení kritérií, které má správní nebo dozorčí rada používat, na vnitrostátní úrovni. Vymezení toho, co znamená nezávislost, by mělo být v zásadě ponecháno správní nebo dozorčí radě samotné. Když správní nebo dozorčí rada uplatňuje kritéria nezávislosti, měla by zaměřovat spíše na podstatu než na formu.

(19) Vzhledem k důležitosti úlohy připisované nevýkonným členů m správní rady nebo členů dozorčí rady v souvislosti s obnovováním důvěry a obecněji s rozvojem řádných postupů řízení a správy podniků by měly být kroky přijaté v členských státech k provádění tohoto doporučení důkladně sledovány,

DOPORUČUJE:

ODDÍL I

PŮSOBNOST A DEFINICE

1. Působnost

1.1. Členské státy jsou vyzývány k podniknutí kroků nezbytných pro přijetí souboru ustanovení na vnitrostátní úrovni týkajících se úlohy nevýkonných členů správní rady nebo členů dozorčí rady a výborů správní nebo dozorčí rady, které mají být zřízeny společnostmi kótovanými na burze, buď formou metody „dodržujte nebo vysvětlujte“ nebo prostřednictvím právních předpisů, a to pomocí nástrojů, které nejlépe vyhovují jejich právnímu prostředí.

Měly by však řádně zvážit specifika subjektů kolektivního investování korporačního typu ve smyslu směrnice Rady 85/611/EHS. Členské státy by také měly vzít v úvahu specifika subjektů kolektivního investování korporačního typu, jejichž činnost uvedenými směrnicemi není upravena a jejichž jediným účelem je investování peněz získaných od investorů do široké škály aktiv a které neusilují o převzetí právní nebo řídící kontroly nad žádným z emitentů jejich základních investic.

1.2. Pokud se členské státy rozhodnout uplatnit metodu „dodržujte nebo vysvětlujte“, která od společností požaduje, aby vysvětlovaly různé aspekty své činnosti odkazem na soubor uznaných doporučení pro osvědčené postupy, měly by od společností vyžadovat, aby každý rok konkrétně uvedly ta doporučení, která nesplnily (a v případě doporučení, jehož pravidla jsou trvalé povahy, pro jakou část účetního období k takovému neplnění došlo) a důkladně a konkrétně vysvětlit rozsah – a důvody – veškerých závažných neplnění daných doporučení.

1.3. Při zvažování zásad stanovených v tomto doporučení by členské státy měly vzít v úvahu zejména následující skutečnosti:

1.3.1. Funkce a charakteristické rysy přidělené členskými státy některému z výborů vytvořených v rámci správní nebo dozorčí rady a navrhovaných v tomto doporučení by měly řádně zohledňovat práva a povinnosti příslušných orgánů společnosti, jak jsou definovány ve vnitrostátní právní úpravě.

1.3.2. Členským státům by mělo být umožněno, zcela nebo částečně, se rozhodnout mezi vytvořením jakéhokoli výboru v rámci správní nebo dozorčí rady s charakteristickými rysy navrhovanými v tomto doporučení a využitím jiných struktur – stojících mimo správní nebo dozorčí radu – či postupů. Takové struktury nebo postupy, které by byly pro společnosti povinné buď podle vnitrostátního práva, nebo na základě osvědčených postupů doporučených na vnitrostátní úrovni prostřednictvím metody „dodržujte nebo vysvětlujte“, by měly být funkčně rovnocenné a stejně účinné.

1.4. Co se týká společností kótovaných na burze, které jsou zapsány v jednom z členských států, měl by se soubor předpisů, které mají členské státy zavést, týkat přinejmenším těch společností kótovaných na burze, které jsou zapsané na jejich území.

Co se týká společností kótovaných na burze, které nejsou zapsané v jednom z členských států, měl by se soubor předpisů, které mají členské státy zavést, týkat přinejmenším společností kótovaných na burze s primární kotací na regulovaném trhu na jejich území.

2. Definice pro účely tohoto doporučení

2.1. „společnostmi kótovanými na burze“ se rozumí společnosti, jejichž cenné papíry jsou přijaty k obchodování na regulovaném trhu ve smyslu směrnice 2004/39/ES v jednom nebo více členských státech;

2.2. „členem správního orgánu“ se rozumí jakýkoli člen správního, řídícího nebo dozorčího orgánu společnosti;

2.3. „výkonným členem správní rady“ se rozumí jakýkoli člen správního orgánu společnosti (v monistickém systému) podílející se na každodenním řízení společnosti;

2.4. „nevýkonným členem správní rady“ se rozumí jakýkoli člen správního orgánu společnosti (v monistickém systému) kromě výkonného člena správní rady;

2.5. „členem představenstva“ se rozumí jakýkoli člen řídícího orgánu společnosti (v dualistickém systému);

2.6. „členem dozorčí rady“ se rozumí jakýkoli člen dozorčího orgánu společnosti (v dualistickém systému).

ODDÍL II

PŘÍTOMNOST A ÚLOHA NEVÝKONNÝCH ČLENŮ SPRÁVNÍ RADY A ČLENŮ DOZORČÍ RADY

3. Přítomnost nevýkonných členů správní rady a členů dozorčí rady:

3.1. Ve správních, řídících a dozorčích orgánech by měl zasedat tak vhodně vyvážený počet výkonných členů správní rady či členů představenstva a nevýkonných členů správní rady či členů dozorčí rady, aby ani jednotlivec ani malá skupinka jednotlivců nemohli ovládnout rozhodování těchto orgánů.

3.2. Současné nebo minulé výkonné povinnosti předsedy správní nebo dozorčí rady by mu neměly překážet v jeho schopnosti provádět objektivní dozor. V orgánu v monistickém systému je jednou z možností, jak toto zajistit, oddělení funkce předsedy a generálního ředitele; v orgánech monistického i dualistického systému je jednou z možností to, že se generální ředitel nestane okamžitě předsedou správní nebo dozorčí rady. V případech, kdy se společnost rozhodne spojit funkci předsedy a generálního ředitele nebo okamžitě jmenovat bývalého generálního ředitele předsedou správní nebo dozorčí rady, měla by toto své rozhodnutí doplnit informacemi o jakýchkoli zárukách přijatých v tomto směru.

4. Počet nezávislých členů správního orgánu

Do správní nebo dozorčí rady společnosti by měl být zvolen dostatečný počet nezávislých nevýkonných členů správní rady nebo členů dozorčí rady, který zajistí, že jakékoli zásadní střety zájmů týkající se členů správních orgánů budou řádně vyřešeny.

5. Organizace ve výborech správních orgánů

Správní orgány by měly být organizovány tak, aby dostatečný počet nezávislých nevýkonných členů správní rady nebo členů dozorčí rady zastával účinnou roli v těch klíčových oblastech, kde je možnost střetu zájmů obzvláště vysoká. V této souvislosti, pokud není v bodě 7 stanoveno jinak, by měly být s přihlédnutím k příloze I vytvářeny výbory pro jmenování, odměňování a audit v rámci té správní nebo dozorčí rady, která se podle vnitrostátního práva podílí na jmenování, odměňování a auditu.

6. Postavení výborů vůči správní nebo dozorčí radě

6.1. Výbory pro jmenování, odměňování a audit by měly předkládat doporučení zaměřená na přípravu rozhodnutí, která má přijmout sama správní nebo dozorčí rada. Prvotním účelem výborů by mělo být zvýšení efektivnosti správní nebo dozorčí rady zajištěním toho, že rozhodnutí budou přijímána po řádném zvážení, a pomoc při organizaci její práce při zajišťování toho, aby při přijímání rozhodnutí nedošlo k závažnému střetu zájmů. Účelem vytvoření výborů není vyjmutí zmíněné záležitosti z působnosti správní nebo dozorčí rady samotné a tato stále zůstává plně odpovědná za rozhodnutí přijatá v oblasti její působnosti.

6.2. Podmínky výkonu pravomocí jakéhokoli vytvořeného výboru by měly být stanoveny správní nebo dozorčí radou. Pokud je to podle vnitrostátního práva přípustné, muselo by být každé přenesení rozhodovacích pravomocí výslovně uvedeno, řádně popsáno a zcela transparentním způsobem zveřejněno.

7. Pružnost při vytváření výborů

7.1. Společnosti by měly zajistit, aby funkce přidělené výboru pro jmenování, odměňování a audit byly vykonávány. Avšak společnosti mohou dle svého uvážení funkce seskupovat a vytvářet méně než tři výbory. V takových situacích by měly společnosti jasně vysvětlit důvody, proč si vybraly alternativní přístup, a jak při vybraném přístupu plní cíle stanovené pro uvedené tři samostatné výbory.

7.2. Ve společnostech, kde je správní nebo dozorčí rada malá, mohou být funkce přidělené uvedeným třem výborům vykonávány správní nebo dozorčí radou jako celkem za předpokladu, že splňuje požadavky na složení výborů a že je v tomto ohledu poskytován dostatek informací. V takových situacích by se na správní nebo dozorčí radu jako celek měly vztahovat vnitrostátní předpisy týkající se výborů správních orgánů (zejména co se týká jejich úlohy, činnosti a transparentnosti).

8. Hodnocení správní nebo dozorčí rady

Každý rok by měla správní nebo dozorčí rada provádět hodnocení své činnosti. Toto by mělo zahrnovat hodnocení jejího složení, organizace a činnosti jako skupiny, dále hodnocení způsobilosti a výkonnosti každého jejího člena a každého člena jejích výborů a posouzení, do jaké míry plnila cíle své činnosti, které byly stanoveny.

9. Transparentnost a komunikace

9.1. Správní nebo dozorčí rada by měla nejméně jednou ročně zveřejnit (jako součást informací každoročně zveřejňovaných společností ohledně jejího systému pravidel řízení a správy podniků) příslušné informace o její vnitřní organizaci a pravidlech pro její činnosti včetně určení rozsahu zásadních změn uskutečněných na základě jí provedeného sebehodnocení.

9.2. Správní nebo dozorčí rada by měla zajistit, aby akcionáři byli řádně informováni o různých záležitostech společnosti, jejím strategickém přístupu a zvládání rizik a střetů zájmů. Úloha členů správního orgánu v souvislosti s komunikací a jednáním s akcionáři by měla být jasně vymezena.

ODDÍL III

PROFIL NEVÝKONNÝCH ČLENŮ SPRÁVNÍ RADY A ČLENŮ DOZORČÍ RADY

10. Jmenování a odvolání

Nevýkonní členové správní rady nebo členové dozorčí rady by měli být jmenováni pro konkrétní období s možností individuálního znovuzvolení, přičemž maximální intervaly budou stanoveny na vnitrostátní úrovni tak, aby umožnily jak nezbytný rozvoj zkušeností, tak i dostatečně časté opětovné potvrzování v jejich funkcích. Mělo by být také možné odvolat je, ale jejich odvolání by nemělo být jednodušší než odvolání výkonných členů správní rady nebo členů představenstva.

11. Odborná způsobilost

11.1. Pro udržení vyváženosti odborné způsobilosti svých členů by správní nebo dozorčí rada měla stanovit své požadované složení v souvislosti se strukturou a činností společnosti a pravidelně ho hodnotit. Správní nebo dozorčí rada by měla zajistit, aby byla složena z členů, kteří jako celek, mají požadovanou různost znalostí, schopnosti úsudků a zkušeností pro řádné plnění svých úkolů.

11.2. Členové výboru pro audit by měli společně mít příslušné aktuální znalosti a zkušenosti v oblasti finančních záležitostí a účetnictvím společností kótovaných na burze odpovídající činnostem dané společnosti.

11.3. Všem novým členům správní nebo dozorčí rady by měl být nabídnut individuální školicí program, který se v potřebné míře bude týkat povinností souvisejících s výkonem jejich funkce a organizace a činností společnosti. Správní nebo dozorčí rada by měla provádět pravidelný přezkum, aby určila oblasti, kde si členové správního orgánu musí zvýšit své dovednosti a znalosti.

11.4. Když je navrženo jmenování člena, měly by být zveřejněny jeho konkrétní schopnosti, které jsou důležité pro jeho práci ve správní nebo dozorčí radě. Aby měly trhy a veřejnost možnost zhodnotit, zda je tato odborná způsobilost odpovídající i po určité době, měla by správní nebo dozorčí rada každý rok zveřejňovat profil svého složení a informace o konkrétní způsobilosti jednotlivých členů správního orgánu, které se týkají jejich působení ve správní nebo dozorčí radě.

12. Povinnosti

12.1. Každý člen správního orgánu by měl věnovat svým povinnostem nezbytný čas a pozornost a měl by se zavázat omezit počet svých dalších pracovních závazků (zejména členství se správních orgánech jiných společností) do takové míry, aby bylo zajištěno řádné plnění jeho povinností.

12.2. Když je navrženo jmenování člena správního orgánu, měly by být zveřejněny jeho další důležité pracovní závazky. Správní nebo dozorčí rada nebo představenstvo by měly být informovány o následných změnách. Každý rok by měl správní orgán sbírat údaje o takových závazcích a takové informace pak zveřejňovat ve svých výročních zprávách.

13. Nezávislost

13.1. Člen správního orgánu by měl být považován za nezávislého pouze tehdy, nemá-li žádné obchodní, rodinné či jiné vztahy se společností, jejím většinovým akcionářem nebo vedením, které vytvářejí střet zájmů zhoršující jeho úsudek.

13.2. Celá řada kritérií pro hodnocení nezávislosti členů správních orgánů by měla být přijata na vnitrostátní úrovni s přihlédnutím k pokynům v příloze II, kde je vymezena řada situací zahrnující vztahy a okolnosti, u nichž se obecně má za to, že mohou vyústit v závažný střet zájmů. Určení toho, co nezávislost znamená, je především záležitostí správní nebo dozorčí rady samotné. Správní nebo dozorčí rada může dokonce zvážit, že ačkoli některý člen správního orgánu splňuje všechny podmínky pro nezávislost stanovené na vnitrostátní úrovni, nemůže být považován za nezávislého z důvodu konkrétních okolností týkajících se jeho osoby nebo společnosti, přičemž platí i opak.

13.3. Měly by být zpřístupněny dostatečné informace o závěrech, k nimž správní nebo dozorčí rada došla při rozhodování, zda by konkrétní člen správního orgánu měl být považován za nezávislého.

13.3.1. Když je navrženo jmenování nevýkonného člena správní rady nebo člena dozorčí rady, měla by společnost uveřejnit, zda ho považuje za nezávislého; pokud není splněno jedno nebo více z kritérií stanovených na vnitrostátní úrovni pro hodnocení nezávislosti členů správního orgánu, společnost by měla sdělit své důvody, proč tohoto člena správního orgánu přesto považuje za nezávislého. Společnosti by také měly každý rok zpřístupňovat údaje o tom, které členy správního orgánu považují za nezávislé.

13.3.2. Pokud jedno nebo několik kritérií stanovených na vnitrostátní úrovni pro hodnocení nezávislosti členů správního orgánu není splněno v průběhu roku, měla by společnost sdělit důvody, proč daného člena správního orgánu přesto považuje za nezávislého. Pro zajištění přesnosti informací poskytovaných ohledně nezávislosti členů správního orgánu by společnost měla požadovat, aby nezávislí členové správního orgánu pravidelně potvrzovali svou nezávislost.

ODDÍL IV

ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

14. Další kroky

Členské státy se vyzývají, aby do 30. června 2006 přijaly nezbytná opatření pro podporu uplatňování zásad stanovených v tomto doporučení a aby sdělily Komisi opatření přijatá na základě tohoto doporučení, čímž umožní Komisi důkladně sledovat situaci a na základě sledování zhodnotit potřebu dalších opatření.

15. Určení

Toto doporučení je určeno členským státům.

V Bruselu dne 15. února 2005. Za Komisi Charlie McCREEVY člen Komise

(1) KOM(2003) 284 v konečném znění.

(2) Úř. věst. L 375, 31.12.1985 s. 3. Směrnice naposledy pozměněná směrnicí Evropského parlamentu a Rady 2004/39/ES (Úř. věst. L 145, 30.4.2004, s. 1).

Následující přílohy obsahují další pokyny pro výklad zásad stanovených v tomto doporučení.

PŘÍLOHA I Výbory správní nebo dozorčí rady 1. SPOLEČNÉ VLASTNOSTI 1.1. Velikost Pokud jsou výbory vytvářeny v rámci správní nebo dozorčí rady, měly by být obvykle složeny nejméně ze tří členů. Ve společnostech s malými správními nebo dozorčími radami mohou být výjimečně složeny i ze dvou členů. 1.2. Složení O předsednictví a členství ve výborech by mělo být rozhodováno s řádným přihlédnutím k potřebě zajistit, aby složení výborů byla obnovována a aby nedošlo k nepatřičné závislosti na některých osobách. 1.3. Podmínky výkonu pravomocí Přesná funkce každého vytvořeného výboru by měla být popsána v podmínkách výkonu pravomocí stanovených správní nebo dozorčí radou. 1.4. Dostupné zdroje Společnosti by měly zajistit, aby výborům byly poskytovány dostatečné zdroje pro výkon jejich povinností, což zahrnuje i právo na získání – zejména od zaměstnanců společnosti a osob jednajících jménem společnosti – všech nezbytných informací nebo na vyhledání nezávislého odborného poradenství týkajícího se záležitostí spadajících do jejich působnosti. 1.5. Účast na schůzích výboru S cílem zajistit nezávislost a objektivnost výborů, by členové správních orgánů, kteří nejsou členy výborů, měli být obvykle oprávněni navštěvovat schůze výborů pouze na pozvání příslušného výboru. Výbor může pozvat určité odpovědné osoby nebo odborníky k účasti na schůzi výboru nebo může jejich přítomnost vyžadovat. 1.6. Transparentnost 1. Výbory by měly plnit své povinnosti v rámci stanovených podmínek výkonu pravomocí a zajistit pravidelné podávání zpráv správní nebo dozorčí radě o svých činnostech a výsledcích. 2. Podmínky výkonu pravomocí stanovené pro jakýkoli vytvořený výbor vysvětlující jeho úlohu a, pokud je to možné podle vnitrostátního práva, pravomoc přenesenou na výbor správní nebo dozorčí radou, by měly být zveřejňovány nejméně jednou ročně (jako součást informací každoročně zpřístupňovaných společností o struktuře a metodách řízení a správy podniku). Společnosti by také měly každý rok zveřejňovat prohlášení stávajících výborů o jejich členech, počtu jejich jednání a účasti během daného roku a o jejich hlavních činnostech. Zejména pak výbor pro audit by měl potvrdit, že je spokojen s nezávislostí auditu a stručně popsat kroky, které pro dosažení tohoto závěru podnikl. 3. Předseda každého výboru by měl být schopen komunikovat přímo s akcionáři. Okolnosti, za kterých by měla tato komunikace probíhat, by měly být podrobně vysvětleny v podmínkách výkonu pravomocí výboru. 2. VÝBOR PRO JMENOVÁNÍ 2.1. Vytvoření a složení 1. Pokud podle vnitrostátního práva zastává správní nebo dozorčí rada úlohu v procesu jmenování a/nebo odvolávání členů správních orgánů buď tak, že činí rozhodnutí sama, nebo že předkládá návrhy ke zvážení jinému orgánu společnosti, měl by být v rámci správní nebo dozorčí rady vytvořen výbor pro jmenování. 2. Výbor pro jmenování by měl být přinejmenším z větší části složen z nezávislých nevýkonných členů správní rady nebo členů dozorčí rady. Pokud společnost považuje za vhodné, aby byli ve výboru v menšině zastoupeni i členové nesplňující kritéria nezávislosti, může být členem výboru generální ředitel. 2.2. Úloha 1. Výbor pro jmenování by měl přinejmenším: — určovat a doporučovat ke schválení správní nebo dozorčí radě kandidáty na uvolněná místa v radě, když taková vzniknou. Při plnění tohoto úkolu by měl výbor pro jmenování posoudit rovnováhu dovedností, znalostí a zkušeností ve správním orgánu, připravovat popis činností a schopností požadovaných pro konkrétní funkci a odhadovat předpokládaný časový rozsah závazku, — pravidelně hodnotit strukturu, velikost, složení a činnost orgánu v monistickém nebo dualistickém systému a předkládat správní nebo dozorčí radě doporučení ohledně jakýchkoli změn, — pravidelně hodnotit dovednosti, znalosti a zkušenosti jednotlivých členů správního orgánu a podávat o tomto hodnocení zprávy správní nebo dozorčí radě, — řádně zvažovat otázky týkající se plánování následnictví. 2. Kromě toho by měl výbor pro jmenování přezkoumávat politiku správní rady nebo představenstva v otázkách výběru a jmenování vrcholového vedení. 2.3. Činnost 1. Výbor pro jmenování by měl zvažovat návrhy předkládané příslušnými stranami včetně vedení a akcionářů (1). Zejména s generálním ředitelem by měly proběhnout odpovídající konzultace a tento by také měl mít právo předkládat návrhy výboru pro jmenování, zejména pokud se jedná o výkonné členy správní rady či členy představenstva nebo vrcholové vedení. 2. Při plnění svých povinností by měl mít výbor pro jmenování možnost používat veškeré druhy zdrojů, které považuje za vhodné, včetně externího poradenství nebo inzerce, a měl by na svou činnost dostávat od společnosti dostatečné finanční prostředky. 3. VÝBOR PRO ODMĚŇOVÁNÍ 3.1. Vytvoření a složení 1. Pokud se podle vnitrostátního práva správní nebo dozorčí rada podílí na procesu stanovování odměn členům správního orgánu buď tak, že rozhoduje sama, nebo že předkládá návrhy ke zvážení jinému orgánu společnosti, měl by být v rámci správní nebo dozorčí rady vytvořen výbor pro odměňování. 2. Výbor pro odměňování by se měl skládat výhradně z nevýkonných členů správní rady nebo členů dozorčí rady. Přinejmenším většina jeho členů by měla být nezávislá. 3.2. Úloha 1. Ve vztahu vůči výkonným členům správní rady nebo členům představenstva, by měl výbor přinejmenším: — Předkládat správní nebo dozorčí radě ke schválení návrhy týkající se politiky odměňování výkonných členů správní rady a členů představenstva. Tato politika by se měla týkat všech forem odměňování včetně zejména pevné vyplácené částky, programů odměňování podle výkonu, penzijních systémů a odstupného. Návrhy týkající se programů odměňování v závislosti na výkonu by měly být doplněny doporučeními ohledně souvisejících cílů a kritérií hodnocení s cílem řádně sladit platy výkonných členů správní rady nebo členů představenstva s dlouhodobými zájmy akcionářů a cíli, které pro společnost stanovila správní nebo dozorčí rada. — Předkládat správní nebo dozorčí radě návrhy ohledně individuálního odměňování výkonných členů správní rady a členů představenstva při zajištění souladu s politikou odměňování přijatou společností a hodnocením práce dotčených členů správní rady. Při této činnosti by měl být výbor řádně informován o celkové výši odměn, které ředitelé obdrželi od jiných společností přidružených k dané skupině. — Předkládat správní nebo dozorčí radě návrhy ohledně vhodných forem smluv pro výkonné členy správní rady nebo členy představenstva. — Napomáhat správní nebo dozorčí radě při dohledu nad postupem, kterým společnost plní stávající ustanovení týkající se zpřístupňování informací o odměňování (zejména uplatňované politiky odměňování a platů jednotlivých členů správního orgánu). 2. V souvislosti s vrcholovým vedením (jak je definováno správní nebo dozorčí radou) by výbor měl přinejmenším: — předkládat obecná doporučení výkonným členům správní rady nebo členům představenstva ohledně úrovně a struktury odměňování vrcholového vedení, — sledovat úroveň a strukturu odměňování vrcholového vedení na základě odpovídajících informací poskytovaných výkonnými členy správní rady nebo členy představenstva. 3. V souvislosti s akciovými opcemi a jinými podobnými pobídkami, které mohou být nabídnuty členům správního orgánu, řídícím pracovníkům a jiným zaměstnancům, by měl výbor alespoň: — Projednávat obecnou politiku týkající se zavádění takových programů, zejména akciových opcí, a předkládat správní nebo dozorčí radě veškeré související návrhy. — Přezkoumávat informace týkající se tohoto tématu uvedené ve výroční zprávě a předkládané na shromáždění akcionářů, pokud je takové pořádáno. — Předkládat správní nebo dozorčí radě návrhy týkající se výběru mezi možností úpisu akcií nebo možností nákupu akcií s vysvětlením důvodu své volby a jejích důsledků. 3.3. Činnost 1. Výbor pro odměňování by měl své názory týkající se odměňování výkonných členů správní rady nebo členů představenstva projednávat minimálně s předsedou a/nebo generálním ředitelem. 2. Výbor pro odměňování by měl být schopen využívat služeb poradců s cílem získat nezbytné informace o tržních standardech týkajících se systémů odměňování. Výbor by měl být odpovědný za stanovení kritérií pro výběr, za výběr, jmenování a stanovování pravomocí poradců pro odměňování, kteří výboru radí, a na tyto činnosti by měl od společnosti dostávat odpovídající finanční prostředky. 4. VÝBOR PRO AUDIT 4.1. Složení Členy výboru pro audit by měli být výhradně nevýkonní členové správní rady nebo členové dozorčí rady. Přinejmenším většina jeho členů by měla být nezávislá. 4.2. Úloha 1. V souvislosti s vnitřní politikou a vnitřními postupy přijatými společností, by měl výbor pro audit napomáhat správní nebo dozorčí radě přinejmenším: — Při sledování úplnosti a správnosti finančních informací, které společnost poskytuje, zejména tak, že přezkoumává vhodnost a důslednost účetních metod, které používá společnost a celá skupina (včetně kritérií pro konsolidaci účetní závěrky společností ve skupině). — Přinejmenším jednou za rok při přezkoumávání systémů vnitřní kontroly a řízení rizika s cílem zajistit, aby byla řádně identifikována, řízena a zveřejňována hlavní rizika (včetně těch, která souvisejí s plněním stávajících právních a správních předpisů). — Při zajišťování výkonnosti interního auditu, zejména prostřednictvím doporučení ohledně výběru, jmenování, opětovného jmenování a odvolávání vedoucího oddělení interního auditu a ohledně rozpočtu takového oddělení a sledování reakce vedení společnosti na zjištění a doporučení tohoto oddělení. Pokud se ve společnosti vnitřní audit nepoužívá, mělo by být nejméně jednou ročně přezkoumáváno, zda ho není třeba. 2. V souvislosti s externím auditorem, kterého si společnost najímá, by měl výbor pro kontrolu přinejmenším: — Vydávat doporučení pro správní nebo dozorčí radu v souvislosti s výběrem, jmenováním, opětovným jmenováním a odvoláváním externího auditora orgánem, který je k tomu oprávněn podle vnitrostátního práva, a doporučení týkající se podmínek jeho najmutí. — Sledovat nezávislost a nestrannost externího auditora, zejména přezkoumávat, zda příslušná auditorská společnost postupuje v souladu s platnými pokyny týkajícími se změny partnerů auditorské společnosti, výši poplatků, které společnost platí, a další související předepsané požadavky. — S cílem zamezit vzniku jakýchkoli zásadních střetů zájmů, kontrolovat povahu a rozsah neauditorských služeb například tak, že externí auditor uveřejní veškeré poplatky, které společnost a její skupina zaplatily auditorské společnosti a její síti. Výbor by měl stanovit a používat formální postup, kterým určí podle zásad a pokynů uvedených v doporučení Komise 2002/590/ES (2), typy neauditorských služeb a) zakázaných, b) povolených po schválení výborem a c) povolených bez oznámení výboru. — Přezkoumávat účinnost externího auditu a reakce vedení na doporučení uvedená ve zprávě externího auditora. — Prošetřovat záležitosti, které vedly k případnému odstoupení externího auditora a předkládat doporučení týkající se nutných kroků. 4.3. Činnost 1. Společnost by měla vytvořit školicí program uvedení do funkce pro nové členy výboru pro audit a průběžně a včas i jejich další vhodné následné vzdělávání. Všichni členové výboru by měli mít k dispozici zejména úplné informace týkající se účetních, finančních a provozních zvláštností společnosti. 2. Vedení by mělo informovat výbor pro audit o metodách používaných pro zúčtování významných a neobvyklých transakcí v případech, kde může být účetní zpracování provedeno několika způsoby. V této souvislosti by měla být zvláštní pozornost věnována jak existenci, tak i zdůvodnění jakékoli činnosti prováděné společností na offshore územích a/nebo prostřednictvím zvláštních nástrojů. 3. Výbor pro audit rozhodne zda, a pokud ano, kdy by generální ředitel nebo předseda představenstva, finanční ředitel (nebo členové vrcholového vedení odpovědní za finance, účetnictví a správu finančních zdrojů), interní auditor a externí auditor měli navštívit jeho schůze. Výbor by měl mít právo setkat se na své přání s jakoukoli osobou bez přítomnosti výkonných členů správní rady nebo členů představenstva. 4. Interním a externím auditorům by měl být kromě udržování efektivního pracovního vztahu s vedením zaručen volný přístup ke správní nebo dozorčí radě. V této souvislosti by měl výbor pro audit jednat jako hlavní styčný bod pro interní a externí auditory. 5. Výbor pro audit by měl být informován o pracovním programu interního auditora a měl by dostávat zprávy nebo pravidelná shrnutí z interních auditů. 6. Výbor pro audit by měl být informován o pracovním programu externího auditora a měl by obdržet zprávu od externího auditora s popisem veškerých vztahů mezi nezávislým auditorem a společností a její skupinou. Výbor by měl být včas informován o veškerých záležitostech vyplývajících z auditu. 7. Výbor pro audit by měl mít možnost získávat rady a pomoc od právních, účetních a jiných poradců mimo společnost, pokud to považuje za nezbytné pro výkon svých povinností, a měl by na tuto činnost dostávat od společnosti dostatečné finanční prostředky. 8. Výbor pro audit by měl přezkoumávat postup, kterým společnost plní stávající předpisy týkající se možnosti zaměstnanců informovat o domnělých nesrovnalostech zásadní povahy ve společnosti prostřednictvím podávání stížností nebo anonymních oznámení obvykle nezávislému členu správního orgánu, a měl by zajistit, aby byly stanoveny postupy pro odpovídající a nezávislé prošetření takových záležitostí a podniknutí následných kroků. 9. Výbor pro audit by měl nejméně každých šest měsíců podávat správní nebo dozorčí radě zprávy o své činnosti, a to v době, kdy se schvalují roční a půlroční výkazy. (1) Pokud akcionáři předloží výboru pro jmenování návrhy a výbor pro jmenování se rozhodne nedoporučit správní nebo dozorčí radě takto navrhované kandidáty ke schválení, nebrání to akcionářům navrhnout tytéž kandidáty přímo valné hromadě, pokud mají v této souvislosti podle vnitrostátního práva právo předkládat návrhy usnesení. (2) Úř. věst. L 191, 19.7.2002, s. 22.