CS Úřední věstník Evropské unie C 45/2

AKT SPOLEČNÉHO KONTROLNÍHO ORGÁNU EUROPOLU č. 29/2009

ze dne 22. června 2009

o přijetí jeho jednacího řádu

(Text s významem pro EHP)

2010/C 45/02

SPOLEČNÝ KONTROLNÍ ORGÁN,

s ohledem na rozhodnutí Rady, kterým se zřizuje Evropský policejní úřad (Europol) (dále jen „rozhodnutí o Europolu“) (1), a zejména na čl. 34 odst. 7 uvedeného rozhodnutí,

vzhledem k tomu, že společný kontrolní orgán má přijmout dvoutřetinovou většinou hlasů svých členů svůj jednací řád,

PŘIJAL TENTO JEDNACÍ ŘÁD:

OBSAH

HLAVA I Úkoly a pravomoci společného kontrolního orgánu

Článek 1 Úkoly

Článek 2 Pravomoci

Článek 3 Výbory

HLAVA II Jednací řád společného kontrolního orgánu

Článek 4 Členství

Článek 5 Předsednictví

Článek 6 Pracovní postupy

Článek 7 Přístup veřejnosti k dokumentům

Článek 8 Kontroly na místě a odborníci

Článek 9 Postup v případě porušení ustanovení

Článek 10 Zápis

Článek 11 Zpráva o činnosti

HLAVA III Jednací řád odvolacího výboru

Článek 12 Úkoly odvolacího výboru

Článek 13 Členství

Článek 14 Nezávislost a nestrannost

Článek 15 Předsednictví

Článek 16 Zastupování

Článek 17 Jazyky

Článek 18 Zahájení řízení

Článek 19 Předběžné posouzení

Článek 20 Další informace

Článek 21 Přístup k jednacímu spisu

Článek 22 Výslech

Článek 23 Výslech svědků a znalců

Článek 24 Závěrečná ustanovení

Článek 25 Zápis

Článek. 26 Rozhodování a důvěrnost

Článek 27 Upozornění

Článek 28 Náklady

Článek 29 Spravedlivé řízení

HLAVA IV Závěrečná ustanovení

Článek 30 Sekretariát

Článek 31 Důvěrnost

Článek 32 Rozpočet a náklady

Článek 33 Změna jednacího řádu

Článek 34 Hodnocení

Článek 35 Vstup jednacího řádu v platnost

HLAVA I

ÚKOLY A PRAVOMOCI SPOLEČNÉHO KONTROLNÍHO ORGÁNU

Článek 1

Úkoly

1. Úkolem společného kontrolního orgánu je v souladu s rozhodnutím o Europolu dohlížet na činnost Europolu a zkoumat ji s cílem zajistit, aby uchováváním, zpracováváním a používáním údajů držených Europolem nebyla porušována práva jednotlivců. Dále dohlíží na oprávněnost předávání údajů pocházejících od Europolu (čl. 34 odst. 1 první a druhá věta rozhodnutí o Europolu).

2. Za tímto účelem má společný kontrolní orgán zejména následující úkoly:

a) přezkoumávání otázek týkajících se: — provádění a výkladu rozhodnutí o Europolu v souvislosti s činností Europolu při zpracování a využití osobních údajů (čl. 34 odst. 3 rozhodnutí o Europolu), — kontrol prováděných nezávisle vnitrostátními kontrolními orgány členských států (čl. 34 odst. 3 rozhodnutí o Europolu), — výkonu práva na přístup k informacím (čl. 34 odst. 3 rozhodnutí o Europolu), — vypracování harmonizovaných návrhů na společné řešení stávajících problémů (čl. 34 odst. 3 rozhodnutí o Europolu);

b) přezkoumání příkazů k vytvoření analytického pracovního souboru (čl. 16 odst. 2 rozhodnutí o Europolu) a rozhodnutí o prodloužení trvání souboru (čl. 16 odst. 3 rozhodnutí o Europolu);

c) přezkoumání ustanovení týkajících se kontrolních mechanismů vyhledávání z jakýchkoli automatizovaných datových souborů Europolu používaných ke zpracování osobních údajů (článek 18 rozhodnutí o Europolu);

d) přezkoumání zákonnosti a správnosti potenciálního shromažďování, uchovávání, zpracovávání a využívání osobních údajů na žádost jednotlivce (čl. 30 odst. 7 rozhodnutí o Europolu);

e) poradenství v oblasti: — zřízení nového systému zpracování osobních údajů (čl. 10 odst. 2 rozhodnutí o Europolu), — opatření nezbytných pro řádné uplatňování článku 25 rozhodnutí o Europolu (čl. 25 odst. 7 rozhodnutí o Europolu), — podmínek pro zpracování údajů za účelem uvedeným v čl. 10 odst. 4 rozhodnutí o Europolu (čl. 10 odst. 4 rozhodnutí o Europolu), — postupů pro navržení indexového systému včetně podmínek pro přístup do tohoto systému uvedených v čl. 15 odst. 4 rozhodnutí o Europolu (čl. 15 odst. 4 rozhodnutí o Europolu), — prováděcích pravidel pro analytické pracovní soubory uvedené v čl. 14 odst. 1 rozhodnutí o Europolu (čl. 14 odst. 1 rozhodnutí o Europolu), — prováděcích pravidel upravujících vztahy Europolu se subjekty uvedenými v čl. 22 odst. 1 a v čl. 23 odst. 1 rozhodnutí o Europolu (čl. 26 odst. 1 rozhodnutí o Europolu), — pravidel upravujících obsah a postup při uzavírání memorand o porozumění uvedených v čl. 25 odst. 3 písm. c) bodě ii) rozhodnutí o Europolu (čl. 26 odst. 2 rozhodnutí o Europolu), — dohod nebo pracovních ujednání s institucemi, orgány, úřady a agenturami Unie nebo Společenství uvedenými v čl. 22 odst. 1 rozhodnutí o Europolu, jedná-li se o výměnu osobních údajů (čl. 22 odst. 2 rozhodnutí o Europolu), — dohod uvedených v čl. 23 odst. 2 rozhodnutí o Europolu, jedná-li se o výměnu osobních údajů (čl. 23 odst. 2) rozhodnutí o Europolu), — memoranda o porozumění uvedeného v čl. 25 odst. 3 písm. c) bodě ii) rozhodnutí o Europolu (čl. 25 odst. 5 písm. c) bod ii) rozhodnutí o Europolu),

f) pravidelného vypracovávání zpráv o činnosti (čl. 34 odst. 6 rozhodnutí o Europolu);

g) případné spolupráce s dalšími kontrolními orgány v zájmu plnění svých úkolů a s cílem přispět ke zlepšení soudržnosti při používání pravidel a postupů zpracování údajů (čl. 34 odst. 5 rozhodnutí o Europolu).

Článek 2

Pravomoci

1. Společný kontrolní orgán má pro plnění svých úkolů pravomoci stanovené v rozhodnutí o Europolu.

2. Společný kontrolní orgán je oprávněn zejména získávat informace od Europolu, mít přístup ke všem dokumentům a spisům a rovněž k údajům uchovávaným Europolem a volný přístup do všech prostor Europolu, a to kdykoli (čl. 34 odst. 2 rozhodnutí o Europolu). To zahrnuje informace o hardwaru a softwaru a přístup k nim, kdykoli to bude nezbytné pro plnění úkolů společného kontrolního orgánu. Podrobnosti mohou být stanoveny v dohodách mezi společným kontrolním orgánem a správní radou Europolu.

Článek 3

Výbory

1. Společný kontrolní orgán zřídí výbor podle čl. 34 odst. 8 rozhodnutí o Europolu.

2. Společný kontrolní orgán může zřídit jeden nebo více vnitřních výborů a určit jejich složení a pravomoci (čl. 34 odst. 9 rozhodnutí o Europolu),

HLAVA II

JEDNACÍ ŘÁD SPOLEČNÉHO KONTROLNÍHO ORGÁNU

Článek 4

Členství

1. Společný kontrolní orgán se skládá nejvýše ze dvou členů nebo zástupců každého nezávislého vnitrostátního kontrolního orgánu, kteří tvoří delegaci. Každý člen může mít náhradníka. Členové společného kontrolního orgánu a jejich náhradníci jsou jmenováni každým členským státem na dobu pěti let (čl. 34 odst. 1 rozhodnutí o Europolu), přičemž toto funkční období lze prodloužit.

2. Členové společného kontrolního orgánu a jejich náhradníci jsou nezávislí, nejsou při výkonu svých povinností vázáni žádnými pokyny a řídí se pouze zákonem. Zejména nesmí být zároveň členy jiného orgánu zřízeného podle rozhodnutí o Europolu ani zaměstnanci Europolu.

Pokud dojde ke střetu zájmů, dotyčná osoba příslušný zájem ohlásí a zdrží se účasti na jednání a rozhodování o dané záležitosti. V případě potřeby mohou tuto osobu vyloučit delegace přítomné na jednání většinou hlasů v tajném hlasování. Dotyčné osobě bude před vyloučením poskytnuta možnost se vyjádřit, avšak nebude se účastnit rozhodování. Pokud určitá osoba odstoupí nebo je vyloučena, je možno ji nahradit náhradníkem.

3. Členy společného kontrolního orgánu mohou být jmenovány pouze osoby, které mají nezbytné schopnosti, nebo jejich náhradníci (čl. 34 odst. 1 rozhodnutí o Europolu). Zvláštní pozornost je věnována požadavkům na odvolací výbor.

4. Člen společného kontrolního orgánu, který se nemůže zúčastnit zasedání, může být zastoupen svým náhradníkem.

5. Členství ve společném kontrolním orgánu končí odstoupením dotyčné osoby. Končí rovněž v případě, že dotyčná osoba přestane působit jako člen nebo zástupce vnitrostátního kontrolního orgánu s výjimkou případu, kdy daný členský stát znovu potvrdí její funkční období. Jmenování členem lze odvolat pouze v souladu s vnitrostátním právem. Toto ustanovení se obdobně vztahuje i na náhradníky.

Článek 5

Předsednictví

1. Společný kontrolní orgán si zvolí předsedu a místopředsedu ze svých členů dvoutřetinovou většinou delegací přítomných na zasedání v tajném hlasování. Místopředseda nesmí být členem téže delegace jako předseda. Pokud žádný z kandidátů nedosáhne v prvním kole předepsané většiny, koná se druhé kolo voleb mezi dvěma kandidáty, kteří dosáhli největšího počtu hlasů. Předseda a místopředseda jsou voleni na funkční období dvou let. Mohou být zvoleni i na druhé funkční období v délce jednoho roku.

2. Předseda zastupuje společný kontrolní orgán a předsedá jeho zasedáním. Jeho úkolem je dohlížet na řádné fungování tohoto orgánu. Svolává zasedání společného kontrolního orgánu a určuje místo konání, datum a čas. Zahajuje a ukončuje zasedání. Připravuje předběžný pořad jednání a zajišťuje výkon rozhodnutí společného kontrolního orgánu.

3. Místopředseda zastupuje předsedu v případech, kdy předseda nemůže být přítomen. V nepřítomnosti místopředsedy vykonává jeho úlohu věkově nejstarší člen. První zasedání společného kontrolního orgánu svolává a do zvolení předsedy řídí věkově nejstarší člen.

4. Za účelem přípravy práce společného kontrolního orgánu týkající se konkrétní otázky může tento orgán na návrh předsedy jmenovat z řad svých členů jednoho nebo více zpravodajů. Pokud se jedná o naléhavou záležitost, provede toto jmenování předseda z titulu své funkce. V takovém případě neprodleně informuje členy společného kontrolního orgánu.

5. Předseda nebo většina delegací si může vyžádat účast ředitele Europolu na jednáních a přizvat k nim zaměstnance Europolu, národní odborníky, styčné důstojníky a další osoby.

Článek 6

Pracovní postupy

1. Společný kontrolní orgán zasedá nejméně čtyřikrát ročně. Dále zasedá na popud předsedy a v případě, že nejméně tři delegace předloží písemný návrh s uvedením důvodů, nebo na předchozím zasedání učiní návrh ústní. Předseda správní rady a ředitel Europolu jsou oprávněni navrhovat záležitosti, které budou zařazeny na pořad jednání, a navrhovat svolání společného kontrolního orgánu.

2. S výjimkou případů, které předseda považuje za naléhavé, se oznámení o svolání zasedání předává včas tak, aby bylo doručeno nejméně dva týdny před zasedáním. Toto oznámení bude zahrnovat předběžný pořad jednání a nezbytné podklady pro zasedání s výjimkou případů, kdy to povaha těchto dokumentů neumožňuje. Konečný pořad jednání je přijat na počátku každého zasedání.

3. Zasedání společného kontrolního orgánu je usnášeníschopné jen tehdy, zúčastní-li se ho nejméně dvě třetiny delegací. Rozhodnutí jsou přijímána prostou většinou přítomných delegací, pokud tento jednací řád nestanoví jinak. Každá delegace má jeden hlas. V případě rovnosti hlasů rozhoduje hlas předsedy.

4. Zasedání společného kontrolního orgánu jsou neveřejná. Dokumenty z něj však jsou přístupné veřejnosti v souladu s článkem 7.

5. Společný kontrolní orgán zasedá na základě dokumentů a návrhů podkladů vypracovaných ve všech úředních jazycích orgánů Evropské unie. Výjimky z tohoto pravidla jsou přípustné pouze v naléhavých případech. Každá delegace je však oprávněna požadovat překlad do svého vlastního jazyka.

6. Rozhodnutí společného kontrolního orgánu mohou být přijímána v písemném řízení za předpokladu, že všechny delegace toto řízení na zasedání již schválily. V naléhavých případech je předseda oprávněn zahájit písemné řízení. V obou případech předá předseda návrh rozhodnutí členům společného kontrolního orgánu. Pokud delegace nevznesou námitky proti návrhu rozhodnutí přeloženému do příslušných úředních jazyků ve lhůtě, kterou určí předseda a která trvá nejméně 14 dní po jeho obdržení, je návrh považován za schválený. Pokud delegace do pěti pracovních dnů po obdržení návrhu rozhodnutí požádá o jeho ústní projednání společným kontrolním orgánem, je písemné řízení přerušeno.

Článek 7

Přístup veřejnosti k dokumentům

1. K dokumentům společného kontrolního orgánu mají přístup všechny fyzické i právnické osoby v souladu se zásadami, podmínkami a omezeními uvedenými v tomto článku.

2. Tento článek se nevztahuje na dokumenty týkající se odvolání k výboru ustavenému v souladu s čl. 34 odst. 8 rozhodnutí o Europolu.

3. Aniž jsou dotčeny odstavce 4 a 5, dokumenty se zpřístupní veřejnosti buď na písemnou žádost, nebo přímo v elektronické podobě.

4. Společný kontrolní orgán odmítne přístup k dokumentu, pokud je takové odmítnutí nutné k:

a) ochraně bezpečnosti a veřejného pořádku v členských státech nebo k prevenci trestných činů;

b) ochraně práv a svobod třetích stran;

c) zajištění řádného plnění úkolů Europolu;

d) zajištění řádného plnění úkolů společného kontrolního orgánu;

a s ohledem na to musí ustoupit zájmy žadatele.

5. Pokud má společný kontrolní orgán k dispozici dokument získaný od třetí strany nebo dokument, ve kterém jsou uvedeny informace o třetí straně, konzultuje tuto třetí stranu s cílem posoudit, zda se uplatní výjimka podle odstavce 4, ledaže je zřejmé, že dokument bude či nebude zpřístupněn. Přístup k dokumentům získaným od Europolu podléhá pravidlům o zachování důvěrnosti uvedeným v čl. 40 odst. 1 rozhodnutí o Europolu.

6. Pokud se výjimky uplatní pouze u částí požadovaného dokumentu, zbytek dokumentu se zpřístupní.

7. Žádosti o přístup k dokumentu se podávají v jakékoli písemné podobě, včetně elektronické, v jednom z úředních jazyků orgánů Evropské unie, a to způsobem dostatečně přesným, aby mohl společný kontrolní orgán dokument přesně určit. Žadatel nemusí žádost odůvodňovat.

8. Pokud žádost není dostatečně přesná, společný kontrolní orgán žadatele požádá, aby žádost vyjasnil, a poskytne přitom žadateli pomoc.

9. Pokud se žádost vztahuje k velmi rozsáhlému dokumentu nebo k velkému počtu dokumentů, společný kontrolní orgán se může s žadatelem neformálně poradit s cílem nalezení přijatelného řešení.

10. Společný kontrolní orgán poskytne občanům informace o tom, jak a kde mohou být podávány žádosti o přístup k dokumentům, a je jim přitom nápomocen.

11. Společný kontrolní orgán neprodleně zaznamená do evidence žádost o přístup k dokumentu a pošle žadateli potvrzení o jejím obdržení. Do 20 pracovních dnů od evidence žádosti předseda společného kontrolního orgánu buď udělí přístup k požadovanému dokumentu a zpřístupní jej v této lhůtě v souladu s odstavcem 14, nebo v písemné odpovědi sdělí žadateli důvody úplného nebo částečného odmítnutí žádosti a informuje jej o právu podat opakovanou žádost podle odstavce 13.

12. Ve výjimečných případech, například pokud se žádost týká velmi rozsáhlého dokumentu nebo velkého počtu dokumentů nebo pokud je třeba konzultovat třetí stranu, může být lhůta uvedená v odstavci 11 prodloužena o 20 pracovních dnů, pokud je o tom žadatel předem vyrozuměn a jsou mu sděleny podrobné důvody.

13. Ve lhůtě 20 pracovních dnů od obdržení úplného nebo částečného odmítnutí ze strany společného kontrolního orgánu může žadatel podat opakovanou žádost, ve které požádá společný kontrolní orgán, aby přehodnotil své stanovisko.

14. Žadateli jsou dokumenty zpřístupněny buď tak, že do nich může nahlédnout přímo na místě, nebo obdrží jejich kopii včetně kopie elektronické, pokud je dostupná, podle toho, čemu dává přednost. Náklady na vyhotovení a zaslání kopií, které mají 20 nebo více stran formátu A4, mohou být žadateli účtovány, avšak požadovaný poplatek nesmí překročit reálné náklady na pořízení a zaslání kopií. Nahlédnutí na místě, pořízení kopie, která nemá více než 20 stran formátu A4, a přímý přístup v elektronické formě jsou bezplatné.

15. Pokud společný kontrolní orgán nebo jiné instituce dokument již zpřístupnily a tento dokument je žadateli snadno přístupný, může společný kontrolní orgán splnit svou povinnost tím, že žadateli sdělí, jak může požadovaný dokument získat.

Článek 8

Kontroly na místě a odborníci

1. V rámci svých pravomocí podle článku 34 rozhodnutí o Europolu je společný kontrolní orgán oprávněn provádět v Europolu kontrolu ochrany údajů.

2. Společný kontrolní orgán je oprávněn pověřit prováděním těchto kontrol jednoho nebo více členů. Těmto členům mohou být podle toho, jak společný kontrolní orgán uzná za vhodné, nápomocni odborníci, a to pouze ti, kteří figurují na seznamu odborníků, který společný kontrolní orgán sestaví předem a bude o něm informovat Europol. Odborníci na tomto seznamu budou členy vnitrostátních kontrolních orgánů nebo státních institucí s výjimkou případů, kdy takoví odborníci nebudou k dispozici. Všichni odborníci musí splňovat bezpečnostní požadavky v souladu s příslušným vnitrostátním právem.

3. V případě, že předseda považuje případ za naléhavý, je oprávněn jmenovat tyto členy a odborníky z titulu své funkce. V takovém případě bude neprodleně informovat členy společného kontrolního orgánu.

4. Členové společného kontrolního orgánu pověření provedením kontroly podají společnému kontrolnímu orgánu zprávu o výsledcích své práce.

Článek 9

Postup v případě porušení ustanovení

Pokud společný kontrolní orgán zjistí porušení ustanovení rozhodnutí o Europolu ohledně uchovávání, zpracovávání nebo využívání osobních údajů, bude v tomto smyslu informovat ředitele Europolu a požádá ho o písemnou odpověď ve stanovené lhůtě. Pokud bude společný kontrolní orgán považovat tuto odpověď za nedostatečnou nebo nepředloženou včas, případně pokud nastanou jakékoli další obtíže, postoupí záležitost písemně správní radě (čl. 34 odst. 4 úmluvy o Europolu). Porušení konečného rozhodnutí odvolacího výboru bude považováno za porušení rozhodnutí o Europolu.

Článek 10

Zápis

Ze všech zasedání společného kontrolní orgánu se sepisuje zápis. Sekretariát pod vedením předsedy vypracuje návrh zápisu a předloží ho ke schválení společnému kontrolnímu orgánu na jeho příštím zasedání. Každý člen má právo na úpravu návrhu zápisu tak, aby zohledňoval připomínky daného člena na daném zasedání.

Článek 11

Zpráva o činnosti

1. Společný kontrolní orgán vypracovává zprávu o činnosti nejméně jednou za dva roky. Správní rada má nejméně měsíc před předložením zprávy o činnosti Evropskému parlamentu a Radě možnost vyjádřit připomínky, které připojuje ke zprávám (čl. 34 odst. 6 rozhodnutí o Europolu).

2. Zpráva o činnosti společného kontrolního orgánu bude současně s odesláním Radě předložena i příslušnému výboru Evropského parlamentu.

3. Společný kontrolní orgán svou zprávu o činnosti zveřejní.

HLAVA III

JEDNACÍ ŘÁD ODVOLACÍHO VÝBORU

Článek 12

Úkoly odvolacího výboru

1. Odvolací výbor (dále jen „výbor“) přezkoumá prostředky odvolání podle článku 32 rozhodnutí o Europolu.

2. Výbor přijímá konečná rozhodnutí o záležitostech uvedených v odstavci 1.

3. Vedle pravomocí uvedených v čl. 2 odst. 2 má výbor pravomoci uvedené v této kapitole.

Článek 13

Členství

1. Výbor se skládá z jednoho kvalifikovaného člena každé delegace společného kontrolního orgánu. Každý člen může mít náhradníka. Členy výboru a jejich náhradníky jmenuje společný kontrolní orgán na návrh příslušné delegace na dobu pěti let; toto období lze prodloužit.

2. Členové výboru a jejich náhradníci mají kvalifikaci potřebnou k přezkoumání opravných prostředků uvedených v čl. 12 odst. 1 a rozhodování o nich, včetně mimo jiné právnických znalostí, zkušeností v oblasti řešení konfliktů a zkušeností v oblasti ochrany údajů.

3. Člen výboru, který není schopen dostavit se na zasedání, může být zastupován svým náhradníkem.

4. Členství ve výboru končí odstoupením dotyčné osoby nebo ukončením jejího členství ve společném kontrolním orgánu. Toto ustanovení se vztahuje i na náhradníky.

Článek 14

Nezávislost a nestrannost

1. Členové výboru jsou nezávislí a nestranní, nejsou při výkonu svých povinností vázáni pokyny společného kontrolního orgánu ani jiného subjektu a řídí se pouze zákonem. V průběhu svého funkčního období nesmějí vykonávat žádnou činnost, která by nebyla slučitelná s jejich nezávislostí a nestranností členů výboru nebo s požadavkem, aby byli k dispozici pro činnost ve výboru. Činnosti prováděné jménem vnitrostátního kontrolního orgánu nebudou považovány za neslučitelné s prací ve výboru. Ustanovení tohoto odstavce se vztahuje i na náhradníky.

2. V případě, že je člen výboru nebo náhradník v případu angažován způsobem, který vede k vážným pochybnostem o jeho nestrannosti, nebo pokud nastane jakákoli jiná okolnost, která by mohla narušit řádné vymezení opravného prostředku, oznámí to a z případu odstoupí.

3. Pokud jeden z účastníků řízení vznese námitky proti členovi nebo náhradníkovi z důvodů vztahujících se k odstavci 1 a 2, vyslechne výbor příslušnou osobu a ostatní účastníky řízení a následně o námitce rozhodne v tajném hlasování bez přítomnosti příslušné osoby.

4. Pokud určitá osoba od daného případu odstoupí nebo je z něj vyloučena podle odstavce 3, bude nahrazena náhradníkem.

Článek 15

Předsednictví

1. Výbor si zvolí předsedu a místopředsedu z řad svých členů dvoutřetinovou většinou hlasů členů přítomných na zasedání v tajném hlasování. Pokud žádný z kandidátů nedosáhne v prvním kole předepsané většiny, bude se konat druhé kolo voleb mezi dvěma kandidáty, kteří dosáhli největšího počtu hlasů. Předseda nebo místopředseda společného kontrolního orgánu nemůže být zvolen předsedou nebo místopředsedou výboru ani být členem téže delegace. Předseda a místopředseda jsou voleni na funkční období dvou let. Mohou být zvoleni i na druhé funkční období v délce jednoho roku.

2. Předseda předsedá zasedáním výboru. Jeho úkolem je dohlížet na bezproblémové a řádné fungování jeho práce. Svolává zasedání výboru a určuje jejich místo konání, datum a čas. Připravuje předběžný pořad jednání.

3. Místopředseda zastupuje předsedu v případech, kdy předseda nemůže být přítomen. V nepřítomnosti místopředsedy jeho úlohu vykonává věkově nejstarší člen. První zasedání výboru orgánu svolává a do zvolení předsedy řídí věkově nejstarší člen.

4. Za účelem přípravy porad může výbor jmenovat z řad svých členů na základě návrhu předsedy jednoho nebo více zpravodajů. V takovém případě platí zásada, že člen jmenovaný zpravodajem pochází ze stejného členského státu jako žadatel, případně pokud je žadatel z třetího státu, pochází zpravodaj z členského státu, s nímž daný případ nejvíce souvisí. Pokud se jedná o naléhavou záležitost, provede toto jmenování předseda z titulu své funkce. V takovém případě bude neprodleně informovat členy výboru. Zpravodaj přezkoumá odvolání a předloží výboru zprávu o jeho přípustnosti a návrh dalšího postupu, zejména s ohledem na nezbytné přípravné činnosti.

Článek 16

Zastupování

Žadateli může být nápomocen nebo ho může zastupovat právník nebo jiný poradce. Výbor může právníka nebo poradce vyloučit z jednání pro závažné porušení povinností. Pokud je právník nebo poradce vyloučen, stanoví předseda danému účastníku řízení lhůtu, ve které mu umožní jmenovat jiného právníka nebo poradce; řízení bude až do uplynutí této lhůty přerušeno. Právník nebo poradce předloží na žádost výboru řádné pověření žadatele.

Článek 17

Jazyky

1. Řízení probíhá v jednom z úředních jazyků orgánů Evropské unie. Žadatel si zvolí úřední jazyk, ve kterém bude řízení probíhat. Jazyk řízení je užíván jak pro ústní stanoviska, tak pro písemnou dokumentaci účastníků řízení a zápisy a rozhodnutí výboru.

2. Dokumenty v jiném jazyce než jazyce řízení budou doplněny překladem do jazyka řízení. U dlouhých dokumentů se mohou předložené překlady omezit na výňatky nebo souhrny. Výbor je oprávněn z titulu své funkce nebo na žádost jednoho z účastníků řízení kdykoli požádat o úplný překlad.

3. V případě nutnosti budou každému členu výboru i účastníkům řízení bezplatně poskytnuty tlumočnické a překladatelské služby. Rozhodnutí výboru budou přeložena do všech úředních jazyků orgánů Evropské unie.

4. V případě, že žadatel neovládá žádný z úředních jazyků Evropské unie, může být stížnost podána i v jiném jazyce. Žadatel je povinen poskytnout souhrnné informace v jednom z úředních jazyků. Předseda nebo zpravodaj zajistí překlad stížnosti do vybraného jazyka.

Článek 18

Zahájení řízení

1. Odvolání je podáno předložením písemné stížnosti sekretariátu společného kontrolního orgánu do tří měsíců ode dne, kdy žadatel obdrží rozhodnutí Europolu. Pokud nebylo rozhodnutí vydáno, je odvolání podáno do tří měsíců po uplynutí příslušných lhůt uvedených v čl. 30 odst. 3 nebo čl. 31 odst. 5 rozhodnutí o Europolu. Jakékoli pochybnosti týkající se dodržení lhůt budou vyřešeny ve prospěch žadatele.

2. Žadatel předloží nástin stížnosti. Musí z něho být zřejmá totožnost stěžovatele, předmět stížnosti a důvody ke stížnosti. Ke stížnosti se přikládají veškeré dostupné podklady. Žadatel je oprávněn odvolání kdykoli stáhnout.

3. Sekretariát do čtyř týdnů potvrdí přijetí stížnosti a poskytne obecné informace o průběhu řízení.

4. Pokud stížnost nesplňuje požadavky uvedené v první a druhé větě odstavce 2 a v druhé větě čl. 17 odst. 4, vyzve sekretariát žadatele k nápravě veškerých opominutí do čtyř týdnů.

5. Odvolání, která nebudou splňovat tyto požadavky, výbor na návrh předsedy nebo zpravodaje odmítne. Odvolání, které nedodrží lhůty uvedené v odstavci 1, může být přijato, pokud lze toto zpoždění odůvodnit zvláštními okolnostmi.

Článek 19

Předběžné posouzení

1. Pokud stížnost splňuje požadavky, výbor ji posoudí na základě následujících ustanovení s přihlédnutím k rozhodnutí o Europolu, zejména k jeho článkům 30, 31 a 32.

2. Kopie stížnosti bude předána Europolu k vyjádření, které bude vydáno do čtyř týdnů, přičemž tuto lhůtu lze prodloužit o další dva týdny.

3. Pokud se odvolání týká rozhodnutí dle článku 30 nebo 31 rozhodnutí o Europolu, konzultuje výbor vnitrostátní kontrolní orgány či příslušný soudní orgán v členském státě, od něhož údaje pocházejí, či v bezprostředně dotčeném členském státě.

4. Výbor může případ od případu rozhodnout, že do odvolacího řízení dodatečně zapojí jednu nebo více národních jednotek. Žadatel a Europol budou o tomto rozhodnutí informováni. Příslušným národním jednotkám bude zaslána kopie vyjádření Europolu a žadatele s cílem umožnit jim předložit do čtyř týdnů vlastní vyjádření; tuto lhůtu je možné prodloužit o další dva týdny.

5. Po obdržení těchto vyjádření nebo po uplynutí uvedených lhůt a po obdržení informací dle článků 20, 22, 23 a 24 se bude výbor stížností zabývat do tří následujících měsíců.

Článek 20

Další informace

1. Výbor může požádat žadatele, Europol, národní jednotky, vnitrostátní kontrolní orgány nebo jakýkoli jiný subjekt o poskytnutí informací, důkazů nebo připomínek. Účastníci řízení jsou oprávněni vznášet vůči výboru návrhy týkající se dokazování nebo požádat o akceptaci důkazů. Výbor tyto návrhy a žádosti o akceptaci přijme v rozsahu nezbytném pro prošetření daného případu.

2. Výbor se může rovněž rozhodnout vyšetřovat v areálu Europolu. V tom případě se obdobně uplatní článek 8.

Článek 21

Přístup k jednacímu spisu

1. Všichni účastníci řízení mají, pokud si to přejí, přístup k jednacímu spisu a mohou si od sekretariátu nebo od společného kontrolního orgánu na vlastní náklady vyžádat pořízení výpisů nebo fotokopií. Tento přístup bude zamítnut, pokud je toto zamítnutí nezbytné za účelem:

— zajištění řádného plnění úkolů Europolu,

— ochrany bezpečnosti a veřejného pořádku v členských státech nebo k prevenci trestných činů,

— záruky, že nebude ohroženo žádné vnitrostátní vyšetřování,

— ochrany práv a svobod třetích stran.

Zájmy dotčené osoby budou zohledněny.

2. Europol, národní jednotky a vnitrostátní kontrolní orgány mohou uvést, do jaké míry si nepřejí zpřístupnění poskytovaných informací žadateli, včetně uvedení důvodu takového omezení. Výbor si může vyžádat další důvody. Předmětné informace nebudou zpřístupněny, pokud výbor shledá uvedené důvody přijatelnými. Výbor může rozhodnout jinak pouze tehdy, pokud nebudou uvedeny přijatelné důvody, a pouze jednomyslně. V takovém případě si výbor může vyžádat, aby byly žadateli zpřístupněny souhrnné informace nebo požadovat, aby byly žadateli poskytnuty pouze určité informace.

Článek 22

Výslech

1. Výbor účastníky řízení na jejich žádost vyslechne. Výbor řádně informuje účastníky řízení o jejich právu být vyslechnuti. Toto právo bude uplatněno písemně. Výbor rozhodne o ústním slyšení na žádost jednoho z účastníků řízení v rozsahu považovaném za nezbytný pro prošetření daného případu. Výbor řádně informuje účastníky řízení o jejich právu vyžádat si ústní slyšení. Všechny strany budou o ústním slyšení informovány v náležitém termínu a mají právo se ho zúčastnit.

2. Ústní slyšení se bude konat veřejně s výjimkou případů, kdy výbor rozhodne z titulu své funkce nebo na žádost jedné ze stran o částečném nebo úplném vyloučení veřejnosti, pokud to vyžaduje zájem veřejné bezpečnosti, zejména z důvodů uvedených v čl. 30 odst. 5 rozhodnutí o Europolu nebo ochrana soukromí jednotlivce, případně v míře, která je podle názoru výboru nezbytně nutná za zvláštních okolností, kdy by zveřejnění mohlo narušit přesné vymezení opravného prostředku. Pokud členský stát, který je účastníkem řízení, nebo Europol požádá o vyloučení veřejnosti z řízení, může výbor rozhodnout jinak pouze tehdy, neobdrží-li důvody uvedené v první větě, a pouze jednomyslně.

3. Výbor může na žádost jednoho z účastníků řízení nebo z vlastní iniciativy rozhodnout o výslechu svědků v nepřítomnosti ostatních účastníků, pokud je to nutné pro zajištění řádného fungování Europolu, zajištění bezpečnosti členského státu nebo ochranu zájmů žadatele nebo třetí strany. Nepřítomní účastníci řízení budou informováni o řízení, která proběhnou v jejich nepřítomnosti.

Článek 23

Výslech svědků a znalců

1. Výbor může na žádost jednoho z účastníků řízení nebo z vlastní iniciativy rozhodnout o výslechu svědků. Všechny příslušné strany a svědkové budou o výslechu v řádném termínu vyrozuměni. Uplatní se rovněž čl. 22 odst. 2 a 3.

2. Svědkové vyrozumění výborem mají nárok na náhradu cestovného a výdajů na ubytování a na náhradu ušlého zisku do míry, kterou bude výbor pokládat za spravedlivou. Mohou jim být poskytnuty nezbytné zálohy. Veškeré platby budou provedeny z rozpočtu společného kontrolního orgánu.

3. Výbor svědky vyslechne. Členové výboru mohou svědkům klást otázky. Účastníci řízení mohou svědkům klást otázky na základě povolení předsedy. Před zahájením výslechu připomene předseda svědkům povinnost mluvit pravdu.

4. Výbor může jmenovat odborníka a definovat jeho mandát. Tento odborník má nárok na odměnu za svou práci. Výbor může rozhodnout o výslechu tohoto odborníka. Na tento výslech se vztahují stejná pravidla jako na výslech svědků.

Článek 24

Závěrečná ustanovení

Před přijetím konečného rozhodnutí vyzve výbor všechny strany, aby předložily konečné připomínky.

Článek 25

Zápis

1. Výbor vypracuje z řízení zápis, který bude odrážet průběh každého výslechu a prohlášení, která budou v jeho průběhu učiněna. Strany mohou požádat o úplné nebo částečné začlenění některých dokumentů nebo prohlášení do tohoto zápisu. Zápis podepisuje předseda, je předán všem účastníkům řízení a založen do složky daného případu. V případech uvedených v čl. 22 odst. 2 nebo v čl. 23 odst. 1 stanoví výbor určitá omezení.

2. Článek 9 se vztahuje rovněž na veškerá zasedání výboru, která se konají bez účasti účastníků řízení.

Článek 26

Rozhodování a důvěrnost

1. Zasedání výboru je platné pouze tehdy, zúčastní-li se ho čtyři pětiny členů nebo jejich náhradníků.

2. Rozhodnutí jsou přijímána prostou většinou přítomných členů nebo náhradníků, pokud tento jednací řád nebo rozhodnutí o Europolu nestanoví jinak. V případě rovnosti hlasů rozhoduje hlas předsedy. Na konečném rozhodování se mohou podílet pouze ty osoby, které se zúčastnily ústního slyšení.

3. Porady výboru zůstávají důvěrné.

4. V konečném rozhodnutí výboru budou uvedena jména účastníků řízení a jejich zástupců, jména členů výboru, kteří se účastní rozhodování, datum oznámení rozhodnutí, výrok rozhodnutí, stručný popis skutkových okolností případu a odůvodnění rozhodnutí. Bude vyhlášeno na veřejném zasedání a oznámeno účastníkům řízení. Kopie tohoto rozhodnutí bude předána společnému kontrolnímu orgánu.

Článek 27

Upozornění

Upozornění a další sdělení účastníkům řízení, svědkům a odborníkům budou vydávána takovým způsobem, který dostatečně zajistí jejich řádnou informovanost a v případě potřeby je bude možné ověřit.

Článek 28

Náklady

1. Výbor ve svém konečném rozhodnutí rozhodne o nákladech řízení. Řízení před výborem je bezplatné. Pokud je zcela nebo z části vyhověno opravnému prostředku, ponese nezbytné náklady žadatele související s podáním a projednáním stížnosti Europol v míře, kterou bude výbor pokládat za spravedlivou.

2. Pokud žadatel není zcela nebo zčásti schopen nést náklady řízení, lze mu kdykoli na základě žádosti poskytnout podporu. Když žadatel podá žádost, přiloží k ní dokumentaci dokládající, že tuto podporu potřebuje. Výbor je oprávněn kdykoli podporu zrušit, pokud se v průběhu řízení změní podmínky, za kterých byla poskytnuta. Pokud je podpora schválena, budou náklady uhrazeny z rozpočtu společného kontrolního orgánu. V případě, že to bude spravedlivé, může konečné rozhodnutí stanovit, že účastník řízení je povinen uhradit do rozpočtu společného kontrolního orgánu vyplacené zálohy. Při podání žádosti vyjádří žadatel souhlas s tím, že uhradí náklady, pokud to stanoví konečné rozhodnutí.

Článek 29

Spravedlivé řízení

V případech, které tento jednací řád neupravuje, bude výbor provádět své postupy v souladu s obecnými zásadami práva Společenství podle čl. 6 odst. 2 Smlouvy o Evropské unii.

HLAVA IV

ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Článek 30

Sekretariát

1. Společný kontrolní orgán má sekretariát, který funguje v jeho sídle a je nápomocen při plnění jeho úkolů. Sekretariát je stálý orgán a jeho členové jsou vybíráni pouze na základě svých schopností. Členové sekretariátu jednají pouze v nejlepším zájmu společného kontrolního orgánu, jsou zcela nezávislí na Europolu a nepřijímají pokyny od žádného jiného orgánu. Přijímání nebo vysílání zaměstnanců sekretariátu bude vycházet z návrhu společného kontrolního orgánu. Zaměstnanci sekretariátu nevykonávají jinou práci bez povolení předsedy společného kontrolního orgánu.

2. Sekretariát je řízen předsedou společného kontrolního orgánu v souladu s pravidly stanovenými společným kontrolním orgánem. Sekretariát poskytuje služby i odvolacímu výboru. Při výkonu těchto funkcí je sekretariát řízen předsedou tohoto výboru. Sekretariát vede rejstřík odvolání i všech dalších dokumentů.

3. Sekretariát zajistí, aby při práci společného kontrolního orgánu byly dodržovány i povinnosti uvedené v článku 41 rozhodnutí o Europolu.

Článek 31

Důvěrnost

1. Členové společného kontrolního orgánu, náhradníci, odborníci a členové sekretariátu jsou povinni zachovávat důvěrnost veškerých informací, se kterými se v souvislosti se svou činností seznámí, s výjimkou případů, kdy si řádné plnění jejich úkolu vyžádá opak. Tato povinnost platí i poté, kdy uvedené osoby přestanou působit v dané funkci.

2. Při jmenování do funkce prohlásí členové společného kontrolního orgánu, náhradníci, odborníci a členové sekretariátu, že tyto povinnosti přijímají.

3. V případě porušení zásady důvěrnosti mohou člena společného kontrolního orgánu nebo jeho náhradníka odvolat delegace, které se zúčastní zasedání společného kontrolního orgánu, a to dvoutřetinovou většinou hlasů v tajném hlasování. Dotyčná osoba bude vyslechnuta, ale nebude se účastnit rozhodování. Toto ustanovení se stejnou měrou vztahuje na odvolací výbor v případě, že porušení zásady důvěrnosti souvisí s prací tohoto výboru. Pokud nastane tento případ, bude o tom společný kontrolní orgán neprodleně informován.

V případě zproštění výkonu funkce zaujme místo člena, který byl zproštěn funkce, jeho náhradník. Zproštění funkce bude sděleno vnitrostátnímu kontrolnímu orgánu odpovědnému za jmenování člena, který byl zproštěn funkce.

Článek 32

Rozpočet a náklady

1. Sekretariát vypracuje návrhy ročního rozpočtu společného kontrolního orgánu, které budou po schválení předány správní radě před konzultací vyžadovanou v čl. 34 odst. 10 rozhodnutí o Europolu.

2. Společný kontrolní orgán rozhodne o využití rozpočtu, který mu bude přidělen a který bude spravován sekretariátem.

3. Náklady společného kontrolního orgánu a odvolacího výboru včetně výdajů členů odvolacího výboru a jejich náhradníků, které jsou nezbytné pro řádný výkon jejich povinností, budou hrazeny z rozpočtu společného kontrolního orgánu v souladu s pravidly, která tento orgán stanoví.

Článek 33

Změna jednacího řádu

Změny tohoto jednacího řádu přijme společný kontrolní orgán dvoutřetinovou většinou svých členů a předloží je Radě ke schválení kvalifikovanou většinou (čl. 34 odst. 7 Rozhodnutí o Europolu).

Článek 34

Hodnocení

Hodnocení tohoto jednacího řádu bude provedeno společným kontrolním orgánem jeden až tři roky po jeho vstupu v platnost.

Článek 35

Vstup jednacího řádu v platnost

Tento jednací řád vstupuje v platnost den po jeho schválení Radou v souladu s čl. 34 odst. 7 rozhodnutí o Europolu.

V Bruselu dne 22. června 2009. Za společný kontrolní orgán předseda David SMITH Členské státy se dohodly na tom, že členství ve společném kontrolním orgánu (pokud jde o člena či náhradníka) zejména nesmí být ukončeno před uplynutím funkčního období z důvodů souvisejících s výkonem funkce v odvolacím výboru.

(1) Úř. věst. L 121, 15.5.2009, s. 37.