Příloha 3

POSTUPY POSOUZENÍ

3.1 Dokumentace posouzení a důkazní informace

1) Dokumentace posouzení (pracovní dokumenty)

Auditor by měl v souladu se standardem ISAE 3000 vypracovat dokumentaci, která:

— dostatečným a vhodným způsobem zdokumentuje východiska pro zprávu auditora a

— doloží, že posouzení bylo naplánováno a provedeno v souladu se standardem ISAE 3000 a příslušnými požadavky právních a správních předpisů.

„Dokumentací“ nebo „pracovními dokumenty“ se rozumí záznam provedených postupů posouzení, získaných příslušných podkladů a závěrů, k nimž auditor dospěl. „Souborem posouzení“ se rozumí jedna nebo více složek nebo jiných nosičů dat ve fyzické nebo elektronické podobě, které obsahují záznamy s dokumentací posouzení nebo pracovními dokumenty pro konkrétní zakázku.

2) Důkazní informace

Auditor by měl v souladu s ISAE 3000 zajistit, aby byly shromážděny důkazní informace na podporu závěru auditora a důkazy o tom, že posouzení bylo provedeno v souladu s Mezinárodním rámcem pro ověřovací zakázky a Mezinárodním standardem pro ověřovací zakázky („ISAE“) 3000 pro ověřovací zakázky, které nejsou audity ani prověrkami historických finančních informací, které vydala Mezinárodní federace účetních.

Auditor by měl získat dostatečné a vhodné důkazní informace pro podporu zjištění posouzení a vyvození odůvodněných závěrů, které budou základem závěrů posouzení. Auditor používá odborný úsudek, aby určil, zda jsou důkazní informace dostatečné a vhodné.

3) Uchovávání dokumentace posouzení (pracovních dokumentů) <Tuto část může veřejný zadavatel vypustit nebo upravit dle svého uvážení>

Auditor by měl uchovávat dokumentaci zakázky (včetně důkazů o poplatcích a výdajích, jako jsou faktury za ubytování v hotelu, letenky, vstupenky, časové výkazy atd.), aby do ní mohl veřejný zadavatel nahlédnout, a to po dobu pěti let od data, kdy veřejný zadavatel uhradí konečnou fakturu auditora za danou zakázku. Během tohoto pětiletého období by měl mít veřejný zadavatel přístup k dokumentaci posouzení, a to na požádání a v souladu s právními předpisy země, v níž sídlí kancelář odpovědná za posouzení.

4) Přístup k záznamům a dokumentům subjektu

Auditor by měl mít kdykoli úplný a neomezený přístup ke všem záznamům a dokumentům (včetně účetních záznamů, smluv, zápisů z jednání, bankovních záznamů, faktur atd.), k zaměstnancům a provozovnám subjektu, pokud je to možné a z hlediska posouzení významné. Auditor může subjekt požádat o přístup k jeho bankám (např. za účelem žádosti o bankovní potvrzení), konzultantům a jiným subjektům nebo k podnikům, které subjekt najal.

3.2 Plánování

1) Přípravná schůzka se subjektem

Subjekt obvykle naplánuje přípravnou schůzku s auditorem. Tato schůzka se uskuteční v sídle subjektu nebo na jiném místě v závislosti na tom, co je pro obě strany nejvhodnější a nejsnadnější. Účelem této schůzky je projednat plánování posouzení, práci na místě a podávání zpráv a vyjasnit zbývající otázky. Subjekt a auditor se mohou dohodnout na alternativních metodách přípravy posouzení (např. na konferenčních hovorech). Během přípravné schůzky může auditor požadovat dodatečné informace a dokumenty, které považuje za nezbytné nebo užitečné pro plánování posouzení a práci na místě.

Subjekt by měl o této schůzce informovat Komisi a zástupci Komise se mohou schůzky zúčastnit.

2) Plánování, plán posouzení a pracovní programy posouzení

Auditor by měl posouzení naplánovat tak, aby bylo provedeno účinně a efektivně. Náležité plánování zahrnuje věnování přiměřené pozornosti důležitým oblastem posouzení, zjištění a neprodlené řešení potenciálních problémů a řádnou organizaci a řízení posouzení, aby bylo účinné a efektivní.

Auditor by měl mít plán posouzení (nebo podobný plánovací dokument, například pracovní plán posouzení nebo plánovací memorandum), který stanoví přístup posouzení a hlavní zásady plánování, práce na místě a podávání zpráv. Auditor by měl mít pracovní programy posouzení, které upřesní a zdokumentují testy a postupy použité při posouzení.

3.3 Práce na místě

1) Získání důkazních informací o koncepci systémů, kontrol, postupů a pravidel

Rozsah činnosti by měl zahrnovat posouzení koncepce příslušných systémů, kontrol, postupů a pravidel významných pro příslušný pilíř.

Postupy pro získání důkazních informací o koncepci systémů, kontrol, postupů a pravidel mohou zahrnovat:

— rozhovory se zaměstnanci subjektu, kteří mohou mít relevantní informace,

— hodnocení toho, zda popisy, jsou-li k dispozici, věrně zobrazují systémy, kontroly, postupy a pravidla, které subjekt zkoncipoval a zavedl,

— zkoumání právních a regulačních dokumentů (např. právních a správních předpisů, smluv a dohod), interních příkazů a pokynů (např. provozních předpisů, interních kontrolních příruček atd.) a dalších dokumentů, které auditor bude případně považovat za relevantní,

— sledování operací a zkoumání dokumentů, zpráv, tištěných a elektronických záznamů o transakcích, účetních postupů (např. sesouhlasení s bankami) a jiných klíčových postupů schvalování a vnitřní kontroly (např. pravidelných zpráv o výdajích, srovnání rozpočtovaných a skutečných položek, přezkumu a schvalování výkazů práce atd.), dokumentů týkajících se například: i) regulačního rámce subjektu pro externí audit; ii) postupů poskytování grantů a zadávání veřejných zakázek a iii) finančních nástrojů a transakcí s finančními nástroji a

— opakování kontrol a postupů.

Auditor může dle svého uvážení použít vývojové diagramy nebo dotazníky, které mu pomohou posoudit koncepci kontrol, postupů a pravidel.

2) Testy systémů, kontrol a postupů

Rozsah činnosti by měl zahrnovat posouzení toho, zda příslušné systémy, kontroly, postupy a pravidla fungují účinně.

Systém, kontrola, postup nebo pravidlo funguje účinně, pokud samostatně nebo v kombinaci s jinými systémy, kontrolami, postupy nebo pravidly poskytuje přiměřenou jistotu, že:

— je dosahováno cílů subjektu (např. cílů systému vnitřní kontroly nebo postupu udělování grantů či zadávání veřejných zakázek), a zejména že rizika pro dosažení cílů jsou řádně řízena a kontrolována,

— je předcházeno rizikům chyb, nesrovnalostí a podvodů, tato rizika jsou odhalována a řádně a neprodleně napravována.

Při navrhování a provádění testů kontrol by auditor měl:

— provádět další postupy vedle šetření s cílem získat důkazní informace: — o tom, jak systém fungoval nebo jakým způsobem byla použita určitá kontrola, postup nebo pravidlo, — o tom, jak jednotně systém fungoval nebo byla použita určitá kontrola, postup nebo pravidlo, a — kdo tyto kontroly, postupy nebo pravidla používal nebo jakým způsobem byly použity,

— určit způsoby výběru položek k testování, které jsou účinné při plnění cílů postupu.

Při určování rozsahu testů kontrol, postupů nebo pravidel musí auditor brát v úvahu faktory, jako jsou vlastnosti souboru, který má být testován, povaha kontrol, postupů a pravidel, četnost jejich použití (například měsíční, denní, počet za den) a očekávaná míra odchylky.

Testy kontrol, postupů a pravidel mohou mimo jiné zahrnovat prohlídky (záznamů, dokumentů a majetku), pozorování, provádění pohovorů s vedením a další postupy v rámci subjektu, potvrzování, opakované výpočty a opakování některých postupů.

3) Výběr vzorku a jiné způsoby výběru položek k testování

Při navrhování a provádění testů systémů, kontrol, postupů a pravidel může auditor používat výběr vzorku nebo jiné metody výběru položek k testování. Výběr vzorku znamená uplatnění postupů na méně než 100 % položek, které jsou relevantní pro posouzení (např. výběr transakcí nebo zůstatků na účtu), a to takovým způsobem, aby u každé jednotky vzorku existovala možnost, že bude do vzorku vybrána. Auditor tak získá přiměřený základ pro vyvození závěrů o celkovém souboru.

Výběr vzorku může použít buď statistickou, nebo jinou než statistickou metodu. Auditor může na základě řádného úsudku vybrat konkrétní položky ze souboru (např. položky s vysokou hodnotou nebo klíčové položky, všechny položky přesahující určitou částku, položky za účelem získání informací nebo položky za účelem testu kontrolních činností nebo postupů či pravidel). Výběrové šetření není výběrem vzorku.

Jakkoli bude výběrové šetření konkrétních položek často účinným prostředkem k získání důkazních informací, nepředstavuje výběr vzorku. Výsledky postupů použitých na položky vybrané tímto způsobem nelze formou prognózy nebo extrapolace uplatnit na celý soubor. Výběrové šetření konkrétních položek tudíž neposkytuje důkazní informace pro zbývající část souboru. Výběr vzorku je na druhé straně navržen tak, aby umožnil vyvodit závěry o celém souboru na základě testování vzorku, který z něho byl vybrán.

4) Využití práce interních auditorů

Pokud auditor určí, že funkce interního auditu je pravděpodobně pro posouzení relevantní: a) určí, zda a do jaké míry lze využít konkrétní práci interních auditorů; a b) pokud využije konkrétní práci interních auditorů, zda je tato práce pro účely auditu přiměřená. Auditor by měl dodržet standard ISA 610 „Využití práce interních auditorů“ v rozsahu, v jakém je tento standard ISA pro posouzení relevantní.

5) Písemná prohlášení

V rámci ověřovacích zakázek, které nejsou audity ani prověrkami historických finančních informací (ISAE 3000), by měl auditor od vedení získat písemná prohlášení. Písemné prohlášení je prohlášení vedení poskytnuté auditorovi s cílem potvrdit určité záležitosti nebo podpořit jiné důkazní informace v rámci posouzení.

Auditor si může vyžádat písemné prohlášení podepsané členem (členy) vedení subjektu, který nese (kteří nesou) primární odpovědnost za systémy, kontroly, postupy a pravidla subjektu.

6) Informativní souhrn („aide mémoire“)

Auditor vypracuje informativní souhrn určený k projednání závěrečné schůzce. Tento informativní souhrn by měl uvádět hlavní zjištění posouzení, která vyplynula z práce na místě, a doporučení. Kopie informativního souhrnu by měla být zaslána vedoucímu pro auditní úkol v rámci veřejného zadavatele.

7) Závěrečná schůzka

Auditor by měl uspořádat závěrečnou schůzku se subjektem. Subjekt by měl o této schůzce informovat Komisi a zástupci Komise se mohou schůzky zúčastnit.

Účelem této schůzky je projednat informativní souhrn a získat potvrzení subjektu a jeho první připomínky k zjištěním a doporučením auditora. Auditor a subjekt se mohou dohodnout na chybějících informacích, které musí subjekt předložit, a případně na lhůtě pro jejich předložení. Auditor může subjekt informovat o postupech podávání zpráv. Auditor by měl zdokumentovat veškeré připomínky (ústní i písemné), které předloží subjekt a zástupci Komise, a zohlednit tyto připomínky ve zprávě o posouzení.

3.4 Podávání zpráv

1) Základní požadavky na výkaznictví a jazyk

Auditor by měl podat zprávu o výsledcích posouzení v souladu s Mezinárodním rámcem pro ověřovací zakázky IFAC a standardem ISAE 3000, s postupy své auditorské společnosti a s požadavky těchto zadávacích podmínek.

Zpráva by měla být objektivní, jasná, stručná, včasná a konstruktivní.

Zpráva by měla být předložena v jazyce uvedeném v oddíle 6.4 zadávacích podmínek. Je-li jazykem zprávy jiný jazyk než angličtina nebo francouzština, měl by auditor poskytnout i shrnutí zprávy v angličtině nebo francouzštině.

2) Datum zprávy o posouzení

Datem návrhu zprávy a předběžné zprávy by mělo být datum odeslání těchto zpráv ke konzultaci. Datum na titulní straně závěrečné zprávy o posouzení by mělo být datum podpisu závěrečné zprávy o posouzení.

Je třeba vzít v úvahu skutečnosti a události, o nichž se auditor dozví před podpisem závěrečné zprávy, které mají dopad na zjištění uvedená ve zprávě. Auditor však není povinen dotazovat se vedení subjektu nebo provádět další postupy po závěrečné schůzce a před podpisem závěrečné zprávy.

3) Postup pro konzultaci a předložení návrhu zprávy <Veřejný zadavatel může tuto část upravit, jak bude považovat za vhodné, neboť navrhovaný text vychází z postupů Komise. Upozornění: části, v nichž je konzultována/informována Komise, musí být zachovány>

Auditor by měl návrh zprávy předložit veřejnému zadavateli do <21> kalendářních dnů ode dne závěrečné schůzky (tj. od skončení práce na místě). Návrh zprávy by měl obsahovat připomínky subjektu, pokud již byly získány během posuzování na místě a závěrečné schůzky.

Návrh zprávy by měl být předložen v listinné a elektronické verzi spolu s průvodním dopisem. Na všech verzích by mělo být jasně uvedeno slovo „návrh“.

Subjekt může zaslat exemplář návrhu zprávy o posouzení pilířů Evropské komisi, aby si vyžádal názor Komise na konkrétní prvky návrhu zprávy (1).

Veřejný zadavatel by měl auditorovi předložit své připomínky do 21 kalendářních dnů od obdržení návrhu zprávy.

Do <7> kalendářních dnů od obdržení připomínek by měl auditor veřejnému zadavateli předložit revidovaný návrh zprávy, který zohlední veškeré obdržené připomínky.

Veřejný zadavatel by měl své připomínky auditorovi předložit do <21> kalendářních dnů od obdržení návrhu zprávy.

4) Postup pro konzultaci a předložení závěrečné zprávy <Veřejný zadavatel může tuto část upravit, jak bude považovat za vhodné, neboť navrhovaný text vychází z postupů Komise. Upozornění: části, v nichž je konzultována/informována Komise, musí být zachovány>

Není-li vyžadována žádná další práce na místě, měl by auditor veřejnému zadavateli předložit předběžnou zprávu do <7> kalendářních dnů od obdržení připomínek k návrhu zprávy. Na titulní straně předběžné zprávy by mělo být uvedeno slovo „předběžná“. Veřejný zadavatel by měl auditora písemně vyrozumět, zda předběžnou zprávu přijímá, do <14> kalendářních dnů od obdržení předběžné zprávy.

Závěrečnou zprávu by měl auditor předložit do <7> kalendářních dnů ode dne, kdy obdrží připomínky k předběžné zprávě.

Následně by měl auditor subjektu předložit originální listinnou verzi a jednu elektronickou verzi závěrečné zprávy spolu s průvodním dopisem.

Zprávy by měly být předkládány na originálním hlavičkovém papíře auditora. Na všech verzích by mělo být jasně uvedeno slovo „závěrečná“. Auditor by rovněž měl subjektu zaslat elektronickou verzi závěrečné zprávy (tj. naskenovanou kopii (ve formátu PDF) podepsané a datované závěrečné zprávy s hlavičkou auditora).

Doba mezi závěrečnou schůzkou a předložením závěrečné zprávy veřejnému zadavateli by neměla překročit <105> kalendářních dnů nebo <15> týdnů.

Auditor by měl elektronickou a listinnou kopii závěrečné zprávy o posouzení pilířů zaslat Evropské komisi:

Evropská komise Generální ředitelství […] Útvar auditu a kontroly 1040 Bruxelles/Brussel BELGIQUE/BELGIË

(1) Aniž jsou dotčena opatření v oblasti dohledu, která Komise přijme v souladu s čl. 154 odst. 5 finančního nařízení.