Úřední věstník L 021 , 24/01/2002 S. 0023 - 0027



Rozhodnutí Komise ze dne 23. ledna 2002 o doplnění jejího jednacího řádu (oznámeno pod číslem K(2002) 99) (2002/47/ES, ESUO, Euratom) KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, a zejména na čl. 218 odst. 2 této smlouvy, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství uhlí a oceli, a zejména na článek 16 této smlouvy, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii, a zejména na článek 131 této smlouvy, s ohledem na Smlouvu o Evropské unii, a zejména na čl. 28 odst. 1 a čl. 41 odst. 1 této smlouvy, ROZHODLA TAKTO: Článek 1 Ustanovení o správě dokumentů, jejichž znění je obsaženo v příloze tohoto rozhodnutí, se připojují jako příloha jednacího řádu Komise [1]. Článek 2 Zrušuje se rozhodnutí Komise ze dne 18. března 1986 o správě dokumentů [2]. Článek 3 Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dnem vyhlášení v Úředním věstníku Evropského společenství. V Bruselu dne 23. ledna 2002. Za Komisi Romano Prodi předseda [1] Úř. věst. L 308, 8.12.2000, s. 26. [2] SEK(86) 388. -------------------------------------------------- PŘÍLOHA USTANOVENÍ O SPRÁVĚ DOKUMENTŮ Vzhledem k těmto důvodům: (1) Všechny činnosti a rozhodnutí Komise v politické, legislativní, technické, finanční a správní oblasti jsou spojeny s tvorbou dokumentů. (2) Tyto dokumenty musí být spravovány na základě pravidel vztahujících se na všechna generální ředitelství a služby, které jsou jim postaveny na roveň, protože všechny představují přímé spojovací články s probíhajícími činnostmi a také odrážejí minulou činnost Komise v její dvojí funkci orgánu Evropské unie a evropské veřejné správy. (3) Tato jednotná pravidla musí zajistit, aby se Komise mohla kdykoli zodpovídat z toho, za co nese odpovědnost. Dokumenty a spisy uchovávané generálním ředitelstvím nebo jemu na roveň postavenou službou, proto musí zachovávat paměť této instituce, usnadňovat výměnu informací, sloužit jako doklady o provedených transakcích a plnit právní závazky útvarů. (4) Uplatňování výše uvedených pravidel vyžaduje vytvoření odpovídající a spolehlivé organizační struktury na každém generálním ředitelství nebo jemu na roveň postavené službě na úrovni vztahů mezi útvary a na úrovni Komise. (5) Vypracování a provádění třídícího plánu spojeného se názvoslovím společným pro všechny útvary Komise, který bude součástí řízení tohoto orgánu podle činností, umožní organizovat spisy a usnadní přístup k dokumentům a transparentnost. (6) Účinná správa dokumentů je základním předpokladem účinné politiky přístupu veřejnosti k dokumentům Komise. Zřízení rejstříků obsahujících odkazy na dokumenty vytvořené nebo obdržené Komisí usnadní občanům uplatňování jejich práva na přístup k dokumentům. Článek 1 Definice Pro účely těchto ustanovení se: - dokumentem rozumí jakýkoli obsah vytvořený nebo přijatý Komisí a týkající se záležitosti souvisící s politikami, činnostmi či rozhodnutími, které spadají do pravomoci tohoto orgánu v rámci jeho oficiálních úkolů, na jakémkoli nosiči údajů (na papíře, v elektronické podobě nebo v podobě zvukového, obrazového či audiovizuálního záznamu), - spisem rozumí jádro, kolem kterého jsou organizovány dokumenty spojené s činností orgánu za účelem prokazování, zdůvodnění nebo informování a k zajištění efektivity práce. Článek 2 Předmět Tato ustanovení vymezují zásady správy dokumentů. Správa dokumentů musí zajišťovat: - řádné vytváření, přijímání a uchovávání dokumentů, - identifikaci všech dokumentů pomocí vhodných označení, které umožňují jejich třídění, vyhledávání a snadné odkazování na ně, - zachovávání paměti orgánu, uchovávání dokladů o vykonaných činnostech a plnění právních závazků útvaru, - snadnou výměnu informací, - dodržování závazků orgánu k transparentnosti. Článek 3 Jednotná pravidla Dokumenty podléhají těmto úkonům: - evidenci, - třídění, - uchovávání, - převodu spisů do historického archivu. Tyto úkony se provádějí podle souboru jednotných pravidel, které se vztahují na všechna generální ředitelství Komise a její služby, které jsou jim postaveny na roveň. Článek 4 Evidence Jakmile je dokument obdržen nebo formálně vytvořen v daném útvaru na jakémkoli nosiči údajů, analyzuje se za účelem určení způsobu, jakým s ním bude nakládáno, a v důsledku toho i případné povinnosti jeho evidence. Dokument vytvořený nebo obdržený útvarem Komise musí být evidován, jestliže obsahuje důležitou informaci dlouhodobé povahy a/nebo může vést k zahájení činnosti nebo přijetí následných opatření Komisí nebo některým jejím útvarem. Je-li dokument vytvořen v rámci Komise, eviduje jej útvar, který jej vytvořil, ve svém systému. Jde-li o dokument, který Komise obdržela, eviduje jej přijímající útvar. Při každém dalším zpracování takto evidovaných dokumentů je učiněn odkaz na jejich původní evidenci. Evidence musí umožňovat jasnou a nepochybnou identifikaci dokumentů vytvořených nebo obdržených Komisí anebo některým z jejích útvarů, aby mohly být sledovány po celou dobu jejich existence. Je nutné vést rejstříky, které uvádějí odkazy na dokumenty. Článek 5 Třídění Generální ředitelství a jim na roveň postavené služby vypracují svůj třídící plán přizpůsobený jejich zvláštním potřebám. Tento třídící plán, který je přístupný prostřednictvím počítače, je spojený se společným názvoslovím vymezeným generálním sekretariátem pro všechny útvary Komise. Toto názvosloví tvoří součást správy Komise podle činností. Evidované dokumenty jsou uspořádány do spisů. Pro každou záležitost, která spadá do působnosti generálního ředitelství nebo jemu na roveň postavené služby, se zakládá jeden úřední spis. Každý úřední spis musí být úplný a musí odpovídat činnosti daného útvaru v dotyčné záležitosti. Za založení spisu a jeho zařazení do třídícího plánu generálního ředitelství nebo jemu na roveň postavené služby odpovídá útvar odpovědný za činnost, jíž se spis týká, v souladu s praktickými pravidly, které mají být stanoveny v rámci každého generálního ředitelství nebo jemu na roveň postavené služby. Článek 6 Uchovávání Každé generální ředitelství nebo jemu na roveň postavená služba zajišťuje fyzickou ochranu a krátkodobou a střednědobou přístupnost dokumentů, za které odpovídá, a musí být schopny předložit nebo obnovit spisy, do kterých tyto dokumenty patří. Správní pravidla a právní závazky určují minimální dobu, po kterou musí být dokument uchováván. Každé generální ředitelství nebo jemu na roveň postavená služba si určuje svou vnitřní organizační strukturu ukládání svých spisů. Minimální doba uložení spisu v jejich útvarech přihlíží ke společnému seznamu vytvořenému v souladu s prováděcími pravidly uvedenými v článku 12 pro celou Komisi. Článek 7 Předběžný výběr a převod do historického archivu Aniž je dotčena minimální doba uložení uvedená v článku 6, střediska správy dokumentů uvedená v článku 9 provádějí ve spolupráci s útvary odpovědnými za spisy v pravidelných intervalech předběžný výběr dokumentů a spisů, které by mohly být později převedeny do Historického archivu Komise. Po posouzení těchto návrhů může historický archiv převod dokumentů nebo spisů zamítnout. Každé rozhodnutí o zamítnutí musí být odůvodněno a sděleno příslušnému útvaru. Spisy a dokumenty, jejichž uchovávání již není v útvarech považováno za účelné, se nejpozději 15 let po jejich vytvoření převedou prostřednictvím střediska správy dokumentů a pod odpovědností generálního ředitele do Historického archivu Komise. Tyto spisy a dokumenty se pak posoudí podle pravidel stanovených v prováděcích pravidlech uvedených v článku 12 s cílem oddělit ty, které musí být uchovány, od těch, které nemají ze správního ani historického hlediska žádnou hodnotu. Historický archiv má k dispozici zvláštní úložné prostory pro uchovávání takto převedených spisů a dokumentů. Na požádání poskytne tyto dokumenty a spisy generálnímu ředitelství nebo jemu na roveň postavené službě, které je převedly. Článek 8 Dokumenty podléhající utajení S dokumenty podléhajícími utajení se nakládá podle platných bezpečnostních pravidel. Článek 9 Střediska správy dokumentů Každé generální ředitelství nebo jemu na roveň postavená služba zřídí nebo udržuje, s přihlédnutím ke své struktuře a svým omezením, jedno nebo více středisek správy dokumentů. Úkolem středisek správy dokumentů je zajišťovat, aby dokumenty vytvořené nebo obdržené generálním ředitelstvím nebo jemu na roveň postavenou službou byly spravovány podle stanovených pravidel. Článek 10 Správci dokumentů Každý generální ředitel nebo vedoucí útvaru jmenuje správce dokumentů. V rámci zavedení moderního systému správy dokumentů a archivace je úkolem správce dokumentů dbát na: - identifikaci typů dokumentů a spisů, které jsou specifické pro oblast působnosti daného generálního ředitelství nebo jemu na roveň postavené služby, - vytvoření a aktualizaci seznamu stávajících specifických databází a systémů, - vypracování třídícího plánu generálního ředitelství nebo jemu na roveň postavené služby, - vypracování pravidel a postupů specifických pro generální ředitelství nebo jemu na roveň postavenou službu, které budou používány ke správě dokumentů a spisů, a na jejich provádění, - organizaci školení pracovníků pověřených prováděním, kontrolou a sledováním správních pravidel stanovených těmito ustanoveními v rámci daného generálního ředitelství nebo jemu na roveň postavené služby. Správce dokumentů zajišťuje horizontální koordinaci mezi střediskem či středisky správy dokumentů a ostatními dotčenými útvary. Článek 11 Meziútvarová skupina Zřizuje se meziútvarová skupina správců dokumentů, jejíž předsednictví zajišťuje generální sekretariát a jejímž úkolem je: - dohlížet na správné a jednotné používání těchto ustanovení v útvarech, - zabývat se otázkami, které mohou z jejich používání vyplynout, - přispívat k přípravě prováděcích pravidel uvedených v článku 12, - předávat požadavky generálních ředitelství nebo jim na roveň postavených služeb na školení a podpůrná opatření. Meziútvarovou skupinu svolává její předseda, a to buď z vlastního podnětu nebo na žádost generálního ředitelství či jemu na roveň postavené služby. Článek 12 Prováděcí pravidla Generální tajemník na návrh meziútvarové skupiny správců dokumentů po dohodě s generálním ředitelem pro personál a administrativu stanoví a pravidelně aktualizuje prováděcí pravidla k těmto ustanovením. Při aktualizaci se přihlíží zejména k těmto skutečnostem: - rozvoj nových informačních a komunikačních technologií, - rozvoj nových poznatků v oblasti dokumentace a výsledky výzkumu ve Společenství a mezinárodního výzkumu včetně vzniku nových norem v této oblasti, - povinnosti Komise týkající se transparentnosti a přístupu veřejnosti k dokumentům a rejstříkům dokumentů, - vývoj normalizace a úpravy dokumentů Komise a jejích útvarů, - úprava pravidel týkajících se průkaznosti elektronických dokumentů. Článek 13 Provádění v útvarech Každý generální ředitel nebo vedoucí útvaru zavede nezbytnou organizační, správní a fyzickou strukturu a zajistí potřebné pracovníky pro provádění těchto ustanovení a prováděcích pravidel jeho útvary. Článek 14 Informace, školení a podpora Generální sekretariát a generální ředitelství pro personál a administrativu zavede nezbytná informační, školící a podpůrná opatření k zajištění provádění a používání těchto ustanovení na generálních ředitelstvích a v jim na roveň postavených službách. Při rozhodování o školících opatřeních náležitě přihlédnou k požadavkům generálních ředitelství a jim na roveň postavených služeb na školení a podporu předaných meziútvarovou skupinou správců dokumentů. Článek 15 Dodržování ustanovení Za dohled nad dodržováním těchto ustanovení odpovídá generální sekretariát v součinnosti s generálními řediteli a vedoucími útvarů. --------------------------------------------------