CS Úřední věstník Evropské unie C 285/3

ROZHODNUTÍ O KODEXU ŘÁDNÉ SPRÁVNÍ PRAXE

2011/C 285/03

Úvod

Dne 6. září 2001 přijal Evropský parlament usnesení o schválení kodexu řádné správní praxe, který by orgány a instituce Evropské unie, jejich správní orgány a úředníci měli dodržovat při styku s veřejností.

Kodex bere v úvahu zásady evropského správního práva obsažené v judikatuře Soudního dvora a čerpá inspiraci rovněž z právních řádů členských států.

Status kodexu

Listina základních práv Evropské unie byla vyhlášena na vrcholné schůzce v Nice v prosinci 2000 a nyní se stala částí II Smlouvy o Ústavě pro Evropu.

Listina mezi základními právy občanů Unie obsahuje právo na řádnou správu (článek 41) a právo obracet se na evropského veřejného ochránce práv v případě nesprávného postupu orgánů a institucí Unie (článek 43).

Kodex má blíže vysvětlit, co by právo na řádnou správu uvedené v listině mělo znamenat v praxi.

Kodex řádné správní praxe pro zaměstnance střediska Cedefop

a) Kvalita služeb

Středisko Cedefop a jeho zaměstnanci mají povinnost sloužit zájmu Společenství a přitom i zájmu veřejnému.

Veřejnost oprávněně očekává kvalitu služeb a správu, která je otevřená, přístupná a řádně vedená.

Kvalita služeb vyžaduje, aby byli zaměstnanci střediska zdvořilí, objektivní a nestranní.

b) Účel

Aby středisko mohlo plnit své povinnosti v oblasti řádné správní praxe, a to zejména ve svých vztazích s veřejností, zavazuje se dodržovat standardy řádné správní praxe stanovené v tomto kodexu a řídit se jimi při své každodenní práci s cílem zlepšovat služby poskytované evropským občanům.

c) Oblast působnosti

Kodex je závazný pro všechny zaměstnance, pro které platí služební řád a pracovní řád ostatních zaměstnanců. Při své každodenní práci se jím však řídí i osoby zaměstnané na základě soukromoprávních smluv, přidělení odborníci národních správ, stážisté atd., kteří pracují pro středisko Cedefop.

Vztahy mezi střediskem Cedefop a jeho zaměstnanci upravuje výhradně služební řád a pravidla platná pro ostatní zaměstnance.

Článek 1

Obecná ustanovení

Zaměstnanci střediska Cedefop dodržují ve styku s veřejností zásady stanovené v tomto rozhodnutí, které tvoří Kodex řádné správní praxe, dále jen „kodex“.

Článek 2

Osobní rozsah působnosti

1. Kodex se týká všech úředníků a ostatních zaměstnanců, pro které platí služební řád a pracovní řád ostatních zaměstnanců, pokud jde o jejich vztahy k veřejnosti. Dále se termín úředník vztahuje na úředníky i ostatní zaměstnance.

2. Středisko Cedefop přijme nezbytná opatření, aby zajistilo, že se ustanovení uvedená v tomto kodexu budou týkat také ostatních osob pracujících pro něj, například osob zaměstnaných na základě soukromoprávních smluv, přidělených odborníků národních státních správ a stážistů.

3. Za veřejnost se považují fyzické a právnické osoby, ať už bydlí nebo mají sídlo v členském státě či nikoliv.

Článek 3

Věcný rozsah působnosti

1. Tento kodex obsahuje všeobecné zásady řádné správní praxe, které se týkají všech vztahů úředníků s veřejností, pokud se neřídí zvláštními ustanoveními.

2. Zásady vytyčené v tomto kodexu neplatí pro vztahy mezi institucemi a jejich úředníky. Tyto vztahy se řídí služebním řádem a pracovním řádem ostatních zaměstnanců Evropských společenství.

Článek 4

Zákonnost

Úředník jedná podle práva a uplatňuje pravidla a postupy stanovené v právních předpisech Společenství. Úředník zejména dbá, aby rozhodnutí, která se týkají práv nebo zájmů jednotlivců, byla založena na právních předpisech a aby jejich obsah odpovídal právním předpisům.

Článek 5

Nediskriminace

1. Při vyřizování žádostí veřejnosti a při přijímání rozhodnutí zajistí úředník dodržování zásady rovnosti zacházení. S příslušníky veřejnosti, kteří jsou ve stejné situaci, se jedná podobným způsobem.

2. Uplatňuje-li se jakýkoli rozdíl v zacházení, zajistí úředník, aby tento rozdíl byl odůvodněn objektivními relevantními rysy daného případu.

3. Úředník se zejména vyvaruje jakékoliv neodůvodněné diskriminace jednotlivých příslušníků veřejnosti na základě národnosti, pohlaví, rasového či etnického původu, náboženství nebo víry, zdravotního postižení, věku či sexuální orientace.

Článek 6

Přiměřenost

1. Při rozhodování úředník zajistí, že přijatá opatření budou přiměřená sledovanému cíli.

Úředník se musí zejména vyvarovat omezení práv občanů nebo stanovení poplatků z nich, pokud tato omezení či poplatky nejsou v přijatelném vztahu k účelu uskutečněné činnosti.

2. Při přijímání rozhodnutí zajišťuje úředník spravedlivou rovnováhu mezi zájmy soukromých osob a obecným veřejným zájmem.

Článek 7

Zákaz zneužití pravomoci

Pravomoci se uplatňují výhradně k účelům, ke kterým byly uděleny příslušnými ustanoveními. Úředník se zejména vyvaruje využívání těchto pravomocí pro účely, které nejsou založeny na právních předpisech nebo nejsou motivovány žádným veřejným zájmem.

Článek 8

Nestrannost a nezávislost

1. Úředník je nestranný a nezávislý. Úředník upustí od jakéhokoliv svévolného činu, který by nepříznivě ovlivnil příslušníky veřejnosti i od jakéhokoliv přednostního zacházení z jakýchkoliv důvodů.

2. Úředník není veden žádnými vnějšími vlivy jakéhokoli druhu, včetně vlivů politických, či osobními zájmy.

3. Úředník se zdrží účasti na přijímání rozhodnutí ve věci, která se dotýká jeho vlastních zájmů či zájmů jeho rodiny, příbuzných, přátel a známých.

Článek 9

Objektivita

Při přijímání rozhodnutí bere úředník v úvahu důležité faktory a každému z nich přikládá při rozhodování jeho správnou váhu a současně vyloučí z rozhodování jakýkoli nepodstatný prvek.

Článek 10

Oprávněná očekávání a důslednost

1. Úředník je důsledný ve svém správním chování i ve vztahu k administrativní činnosti střediska Cedefop. Úředník jedná podle obvyklých úředních postupů střediska Cedefop, pokud v určitém jednotlivém případě neexistují oprávněné důvody pro odchýlení se od těchto postupů.

2. Úředník musí plnit oprávněná a přiměřená očekávání, která má veřejnost s ohledem na jednání střediska Cedefop v minulosti.

Článek 11

Spravedlnost

Úředník jedná spravedlivě a rozumně.

Článek 12

Zdvořilost

1. Úředník si uvědomuje své úkoly, ve styku s veřejností je korektní, zdvořilý a přístupný. Ve svých odpovědích na dopisy, telefonické hovory a elektronickou poštu se úředník snaží být co nejvíce nápomocen a odpovídat na položené otázky v souladu s profesními povinnostmi zaměstnance.

2. Jestliže úředník za danou záležitost neodpovídá, odkáže občana na příslušného úředníka.

3. Dojde-li k omylu, který nepříznivě ovlivní práva nebo zájmy některého příslušníka veřejnosti, úředník se za něj omluví.

Článek 13

Odpovědi na dopisy v jazyce občana

Úředník dbá na to, aby každý občan Unie nebo jakýkoli příslušník veřejnosti, který dané instituci napíše v jednom z jazyků Smlouvy, obdržel odpověď ve stejném jazyce.

Článek 14

Potvrzení přijetí a označení odpovědného úředníka

1. Na každý dopis či stížnost zaslanou středisku pisatel obdrží během 15 pracovních dnů potvrzení o přijetí, pokud v této lhůtě nemůže být zaslána úplná odpověď.

2. Odpověď nebo potvrzení o přijetí obsahuje jméno a telefonní číslo úředníka, který se záležitostí zabývá, a příslušné oddělení, ke kterému daný úředník patří.

3. Potvrzení o přijetí ani odpověď není třeba zasílat v případech, kdy jsou dopisy nebo stížnosti nemístné pro svůj nadměrný počet nebo pro opakovanost či bezpředmětnost.

Článek 15

Povinnost postoupit záležitost příslušnému oddělení instituce

1. Pokud je dopis či stížnost zaslaná středisku adresována nebo předána odboru či útvaru, který není oprávněn se jí zabývat, jeho oddělení zajistí, aby byla tato záležitost bezodkladně postoupena příslušnému oddělení střediska Cedefop.

2. Oddělení, které původně dopis či stížnost obdrželo, uvědomí pisatele o tomto postoupení a uvede jméno a telefonní číslo úředníka, jemuž byla záležitost předána k vyřízení.

Článek 16

Právo být vyslechnut a činit prohlášení

1. V případech, kde se jedná o práva nebo zájmy jednotlivců, úředník zajistí, aby v každém stupni rozhodování bylo dodrženo právo na obhajobu.

2. Každý příslušník veřejnosti má právo v případech, kdy má být přijato rozhodnutí dotýkající se jeho práv nebo zájmů, předložit ještě před rozhodnutím písemné připomínky a v případě potřeby ústně přednést své poznatky.

Článek 17

Přiměřená lhůta pro rozhodování

1. Úředník zajistí, aby rozhodnutí o každé žádosti nebo stížnosti předložené středisku Cedefop bylo přijato v přiměřené lhůtě, bez prodlení a v každém případě nejpozději do dvou měsíců od data přijetí. Stejné pravidlo platí pro odpovědi na dopisy příslušníků veřejnosti.

2. Pokud žádost nebo stížnost zaslaná středisku nemůže být kvůli složitosti záležitosti, které se týká, rozhodnuta ve výše uvedené lhůtě, úředník o tom co nejdříve uvědomí pisatele. V takovém případě by mělo konečné rozhodnutí pisateli být sděleno v co nejkratší době.

Článek 18

Povinnost sdělit důvody rozhodnutí

1. Každé rozhodnutí střediska, které může nepříznivě ovlivnit práva či zájmy soukromé osoby, musí uvádět důvody, na nichž se zakládá a jasně označit důležitá fakta a právní základ rozhodnutí.

2. Úředník se vyvaruje přijímání takových rozhodnutí, která jsou založena na méně dostatečných nejasných základech nebo neobsahují individuální odůvodnění.

3. Není-li možné kvůli velkému počtu osob dotčených podobnými rozhodnutími sdělit podrobně důvody rozhodnutí a vyhotovují-li se proto standardní odpovědi, zajistí úředník dodatečné poskytnutí individuálního odůvodnění občanovi, který o to výslovně požádá.

Článek 19

Uvedení možností

1. Rozhodnutí střediska Cedefop, které může nepříznivě ovlivnit práva či zájmy soukromé osoby, musí obsahovat označení způsobů odvolání, které jsou k dispozici pro účely přezkoumání rozhodnutí. Musí zejména uvádět povahu opravných prostředků, orgány, u nichž je možno tyto prostředky uplatnit a taktéž lhůty pro jejich uplatnění.

2. Rozhodnutí musí zejména odkazovat na možnost projednání věci soudem a podání stížnosti k veřejnému ochránci práv za podmínek stanovených v článcích 263 a 228 Smlouvy o fungování Evropské unie.

Článek 20

Oznámení rozhodnutí

1. Úředník zajistí, aby rozhodnutí, která mají vliv na práva či zájmy jednotlivých osob, byla po jejich přijetí neprodleně písemně oznámena dotčené osobě nebo osobám.

2. Dokud není informována dotčená osoba nebo osoby, úředník se zdrží sdělování rozhodnutí jiným zdrojům.

Článek 21

Ochrana osobních údajů

1. Úředník, který pracuje s osobními údaji občana, ctí zásady stanovené v nařízení (ES) č. 45/2001 Evropského parlamentu a Rady (1) o ochraně jednotlivců s ohledem na zpracovávání osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu takových údajů.

2. Úředník zejména nesmí zpracovávat osobní údaje k nezákonným účelům nebo předávat takové údaje k tomu neoprávněným osobám.

Článek 22

Žádosti o informace

1. Pokud je úředník zodpovědný za danou záležitost, poskytne příslušníkům veřejnosti informace, o které žádají. Úředník dbá o to, aby sdělovaná informace byla jasná a srozumitelná.

2. Je-li ústní žádost o poskytnutí informace příliš složitá nebo příliš obsáhlá, doporučí úředník dotčené osobě, aby svůj požadavek formulovala písemně.

3. Nemůže-li úředník informaci vzhledem k její důvěrnosti zveřejnit, sdělí v souladu s článkem 18 tohoto kodexu dotčené osobě důvody, proč nemůže informaci podat.

4. V případě žádostí o informace v záležitostech, za které není daný úředník zodpovědný, odkáže úředník žadatele na kompetentní osobu a uvede její jméno a telefonní číslo. V případě žádostí o informace týkající se jiného orgánu či instituce Společenství odkáže úředník žadatele na tento orgán či instituci.

5. V závislosti na předmětu požadavku odkáže úředník v případě potřeby osobu požadující informaci na oddělení střediska Cedefop odpovědné za poskytování informací veřejnosti.

Článek 23

Žádosti o veřejný přístup k dokumentům

1. V případě žádostí o přístup k dokumentům umožní úředník přístup k těmto dokumentům v souladu s obecnými zásadami a omezeními stanovenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 (2).

2. Jestliže úředník nemůže vyhovět ústní žádosti o přístup k dokumentům, doporučí občanu, aby žádost formuloval písemně.

Článek 24

Vedení dostatečných záznamů

Pracoviště střediska Cedefop si vedou přiměřené záznamy o příchozí a odchozí poště, o přijatých dokumentech a o přijímaných opatřeních.

Článek 25

Přístup veřejnosti ke kodexu

1. Středisko Cedefop přijme nezbytná opatření s cílem zajistit, aby se tomuto kodexu dostalo co nejširší možné propagace mezi občany. Zvláště zajistí šíření odpovídajícího letáku, který bude tento kodex představovat a v příloze bude zahrnovat jeho úplné znění.

2. Středisko Cedefop poskytne kopii tohoto kodexu každému občanovi, který o ni požádá.

Článek 26

Právo podat stížnost evropskému veřejnému ochránci práv

Jakékoliv nedodržení zásad stanovených v tomto kodexu ze strany úředníka může být předmětem stížnosti evropskému veřejnému ochránci práv v souladu s článkem 228 Smlouvy o fungování Evropské unie a se statutem evropského veřejného ochránce práv (3).

Článek 27

Vstup v platnost

Τoto rozhodnutí vstupuje v platnost dne 1. července 2011 a nahrazuje předchozí rozhodnutí a kodex řádné správní praxe ve znění zveřejněném v roce 2005. Rozhodnutí bude zveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie.

Soluň 22. června 2011. Za středisko Cedefop Christian F. LETTMAYR úřadující ředitel Tarja RIIHIMÄKI předsedkyně řídící rady

(1) Úř. věst. L 8, 12.1.2001, s. 1.

(2) Úř. věst. L 145, 31.5.2001, s. 43.

(3) Rozhodnutí Evropského parlamentu (94/262/ESUO, ES, Euratom) o pravidlech a obecných podmínkách pro výkon funkce veřejného ochránce práv (Úř. věst. L 113, 4.5.1994, s. 15).