CS Úřední věstník Evropské unie C 289/6

PŘEDPISY O PŘÍSTUPU VEŘEJNOSTI K DOKUMENTŮM EVROPSKÉHO PARLAMENTU

Rozhodnutí předsednictva ze dne 28. listopadu 2001 (1) (2) (3)

(2005/C 289/06)

PŘEDSEDNICTVO,

s ohledem na čl. 255 odst. 2 a 3 Smlouvy o ES;

s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise, a zejména na články 11, 12 a 18 tohoto nařízení;

s ohledem na čl. 22 odst. 2 a 11, čl. 96 odst. 1, článek 97 a přílohu VII jednacího řádu;

vzhledem k tomu, že obecné zásady přístupu k dokumentům byly v souladu s čl. 255 odst. 2 Smlouvy o ES stanoveny nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001;

vzhledem k tomu, že Evropský parlament rozhodnutím ze dne 13. listopadu 2001 přizpůsobil svůj jednací řád podle čl. 255 odst. 3 Smlouvy o ES a čl. 18 odst. 1 nařízení (ES) č. 1049/2001;

vzhledem k tomu, že čl. 97 odst. 2, 3 a 4 jednacího řádu pověřuje předsednictvo stanovením pravidel pro vytvoření rejstříku referenčních údajů dokumentů, stanovením způsobů přístupu a jmenováním orgánů odpovědných za zacházení s těmito dokumenty;

vzhledem k tomu, že rozhodnutí předsednictva ze dne 10. července 1997 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu a ze dne 17. dubna 1998 o systému poplatků za zpřístupnění dokumentů byla zrušena rozhodnutím Evropského parlamentu ze dne 13. listopadu 2001;

vzhledem k tomu, že opatření týkající se systému poplatků za zpřístupnění dokumentů se musí přizpůsobit ustanovením článku 10 nařízení (ES) č. 1049/2001, aby byly upřesněny dodatečné náklady, které má hradit žadatel, žádá-li o poskytnutí rozsáhlých dokumentů;

vzhledem k tomu, že by opatření týkající se fungování rejstříku dokumentů Evropského parlamentu měla být v zájmu zvýšení průhlednosti sloučena do jednoho rozhodnutí;

ROZHODLO

HLAVA I

REJSTŘÍK REFERENČNÍCH ÚDAJŮ

Článek 1

Vytvoření

1. Rejstřík referenčních údajů je vytvořen v rámci orgánu na základě čl. 11 odst. 2 nařízení (ES) č. 1049/2001 a čl. 97 odst. 3 jednacího řádu.

2. Takto vytvořený rejstřík referenčních údajů obsahuje dokumenty vypracované nebo obdržené orgánem počínaje dnem nabytí účinnosti nařízení (ES) č. 1049/2001 (4).

3. Referenční údaj je „průkazem totožnosti dokumentu“, který obsahuje nejen údaje požadované v čl. 11 odst. 2 nařízení (ES) č. 1049/2001, ale rovněž a v mezích možností údaje umožňující určení orgánu, který je původcem dokumentu, jazyky, v nichž je dokument přístupný, status dokumentu, typ dokumentu a místo, kde je dokument uložen.

Článek 2

Cíle

Rejstřík referenčních údajů je vytvořen tak, aby umožnil:

— používání jednotného systému referenčních údajů,

— přímý přístup k dokumentům, zejména legislativním, v elektronické formě,

— určení dokumentů, které nejsou přístupné v elektronické formě,

— vyhledávání dokumentů nedostatečně popsaných žadatelem,

— určení dokumentů, které jsou přístupné veřejnosti v rámci omezení stanovených v článcích 4 a 9 nařízení (ES) č. 1049/2001,

— registraci důvěrných dokumentů za dodržení omezení uvedených v článku 9 výše uvedeného nařízení.

Článek 3

Fungování

Oddělení pověřené správou rejstříku referenčních údajů je odpovědné za:

— kontrolu registrace dokumentů vypracovaných nebo obdržených Evropským parlamentem,

— příjem žádostí o přístup v písemné nebo elektronické formě a za vedení lhůtní knihy v zájmu dodržování lhůty na odpověď, která je 15 pracovních dnů,

— předání potvrzení o obdržení,

— pomoc žadateli vedoucí k upřesnění obsahu jeho žádosti,

— usnadnění přístupu žadatele k již zveřejněným dokumentům,

— předání žádosti příslušnému oddělení nebo odpovědné osobě, pokud se žádost týká dokumentu, který není zapsán v rejstříku, nebo pokud se žádost týká dokumentu podléhajícího omezením uvedeným v článcích 4 a 9 nařízení (ES) č. 1049/2001,

— domluvu s žadatelem v případě, že jsou požadované dokumenty příliš rozsáhlé nebo složité.

Článek 4

Registrace dokumentů

1. Každý dokument vypracovaný orgánem je v nejkratší možné době zapsán do rejstříku referenčních údajů. Generální tajemník přijme vnitřní prováděcí opatření nezbytná k zajištění toho, že budou registrovány všechny dokumenty vypracované Evropským parlamentem.

2. V tomto ohledu jsou dokumenty Evropského parlamentu tak, jak jsou popsány v čl. 97 odst. 2 jednacího řádu, zapsány do rejstříku referenčních údajů na odpovědnost orgánu nebo oddělení, které je původcem dokumentu.

3. Dokumenty vytvořené v rámci legislativního procesu nebo parlamentní činnosti jsou zapsány do rejstříku ihned po jejich předložení nebo zveřejnění.

4. Ostatní dokumenty spadající do působnosti administrativních oddělení generálního sekretariátu Evropského parlamentu jsou do rejstříku referenčních údajů zapsány pokud možno ihned po schválení oddělením, které je jejich původcem.

5. Jakýkoli dokument, který orgán obdržel od třetí osoby ve smyslu článku 3 nařízení (ES) č. 1049/2001, je předán poštovní službou zaměstnancům rejstříku referenčních údajů, kteří jej zaregistrují, nejedná-li se o citlivý dokument ve smyslu článku 9 výše uvedeného nařízení, na který se vztahují omezení stanovená ve výše uvedeném článku.

Článek 5

Přímo přístupné dokumenty

1. Všechny dokumenty vypracované nebo obdržené Evropským parlamentem v rámci legislativního procesu musí být občanům přístupné v elektronické formě s výhradou omezení stanovených v článcích 4 a 9 nařízení (ES) č. 1049/2001.

2. V tomto ohledu Evropský parlament zpřístupní v rejstříku všechny legislativní dokumenty, což občanům umožní přístup k plným zněním dokumentů.

3. Evropský parlament tento rejstřík zpřístupní elektronickou cestou na internetových stránkách Europarl a zajistí „on-line“ pomoc občanům, pokud jde o postup podání žádosti o přístup k dokumentům.

4. Ostatní dokumenty, zejména dokumenty týkající se vytváření politik nebo strategií, jsou pokud možno zpřístupněny přímo.

5. Typy přímo přístupných dokumentů jsou vyjmenovány v seznamu schváleném Evropským parlamentem, který je připojen k jeho jednacímu řádu. Dokumenty, které nejsou na tomto seznamu, budou zpřístupněny na písemnou žádost.

Článek 6

Dokumenty přístupné na žádost

1. Dokumenty vypracované nebo obdržené Evropským parlamentem mimo legislativní proces jsou pokud možno přímo přístupné občanům s výhradou omezení uvedených v článcích 4 a 9 nařízení (ES) č. 1049/2001.

2. Pokud zapsání dokumentu do rejstříku referenčních údajů nedovoluje přímý přístup k plnému znění buď proto, že dokument není přístupný v elektronické formě, nebo v důsledku uplatnění výjimek uvedených v článcích 4 a 9 nařízení (ES) č. 1049/2001, žadatel může požádat o přístup k dokumentu písemně nebo prostřednictvím elektronického formuláře, který je k dispozici na internetových stránkách Europarl. Evropský parlament může poskytnout přístup k dokumentu nebo může písemně sdělit důvody úplného nebo částečného zamítnutí žádosti.

3. Dokumenty vypracované nebo obdržené Evropským parlamentem před vstupem nařízení (ES) č. 1049/2001 v platnost a které tudíž nejsou k dispozici v rejstříku referenčních údajů, jsou přístupné na písemnou žádost s výhradou omezení uvedených v článcích 4 a 9 výše uvedeného nařízení.

Článek 7

Uložení dokumentů

1. Každý dokument je uložen v archívech databáze rejstříku referenčních údajů. Tato databáze obsahuje všechny dokumenty vypracované Evropským parlamentem. Jedna kopie údajů a dokumentů se předává historickým archívům Evropského parlamentu (ARCDOC).

2. Pokud není databáze pověřená archivováním dokumentů, které mají být zapsány do rejstříku, funkční, oddělení pověřené vedením rejstříku použije systémy a databáze, které již v Evropském parlamentu existují, a omezí se na to, aby s těmito systému a databázemi navázala spojení za účelem získání nezbytných údajů a zpřístupnění plných znění dokumentů.

HLAVA II

PŮVODNÍ ŽÁDOST

Článek 8

Podání původní žádosti

1. Žádost o přístup k dokumentu Evropského parlamentu může být podána písemně nebo v elektronické formě v jednom z jazyků uvedených v článku 314 Smlouvy o ES.

2. Žádost musí být dostatečně přesně formulována a musí obsahovat zejména údaje, které umožní určit požadovaný dokument nebo požadované dokumenty, a jméno a adresu žadatele.

3. Pokud není žádost dostatečné přesná, orgán žadatele požádá, aby žádost upřesnil, a žadateli při tom pomůže.

4. Žadatel nemusí uvádět důvody žádosti.

Článek 9

Vyřizování písemné žádosti

1. Jakákoli žádost o přístup k dokumentu v držení Parlamentu je v den své registrace předána prostřednictvím poštovní služby oddělení, které je pověřeno správou rejstříku referenčních údajů a které musí potvrdit její přijetí, napsat odpověď a poskytnout dokument ve stanovené lhůtě.

2. Týká-li se žádost dokumentu vypracovaného Evropským parlamentem, na který se vztahuje jedna z výjimek uvedených v článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001, obrátí se oddělení pověřené správou rejstříku referenčních údajů na oddělení nebo orgán, který je původcem dokumentu a který navrhne řešení do pěti pracovních dnů.

3. Vyskytnou-li se pochybnosti ohledně zveřejnění dokumentů vypracovaných třetími osobami, konzultuje Evropský parlament s těmito osobami a dá jim lhůtu pěti pracovních dnů na to, aby se vyjádřily, aby bylo možno určit, zda se na dokument vztahuje jedna z výjimek stanovených v článcích 4 a 9 nařízení (ES) č. 1049/2001.

4. Týká-li se žádost zaslaná Evropskému parlamentu dokumentu, který ještě orgán, jenž je jeho původcem, nezveřejnil, Parlament dá orgánu odpovědnému za dokument lhůtu pěti pracovních dní na to, aby vyjádřil své případné výhrady ke zveřejnění dokumentu.

5. Neobdrží-li Evropský parlament odpověď ve lhůtě pěti pracovních dnů, pokračuje dále v zahájeném postupu.

Článek 10

Vyřizování žádosti v elektronické formě

1. Jakákoli žádost v elektronické formě je zaslána na adresu uvedenou na internetových stránkách Evropského parlamentu za použití, pokud možno s použitím příslušného elektronického formuláře a systému „on-line“ pomoci, který byl vytvořen s cílem usnadnit podání takové žádosti.

2. Žádost v elektronické formě zaslaná na internetové stránky Europarl Evropského parlamentu je automaticky předána oddělení pověřenému správou rejstříku referenčních údajů, aby mohla být registrována a vyřízena.

3. Žádost obdržená v elektronické formě a obsahující všechny nezbytné údaje uvedené v článku 8 tohoto rozhodnutí vede automaticky k vydání potvrzení o obdržení pro žadatele.

4. Postupy stanovené v čl. 9 odst. 2 a následujících tohoto rozhodnutí, které se týkají vyřizování původní žádosti podané písemně, se rovněž vztahují na žádosti podané v elektronické formě.

Článek 11

Lhůta na odpověď

1. Do 15 pracovních dnů od registrace žádosti poskytne oddělení pověřené správou rejstříku referenčních údajů přístup k požadovanému dokumentu a zpřístupní jej v této lhůtě.

2. Nemůže-li Evropský parlament požadovaný dokument zpřístupnit, sdělí žadateli písemně důvody svého úplného nebo částečného zamítnutí žádosti a informuje jej o jeho právu podat potvrzující žádost.

3. V takovém případě má žadatel lhůtu patnácti pracovních dní ode dne, kdy obdrží odpověď, na to, aby podal potvrzující žádost.

4. Ve výjimečných případech, když se žádost týká velmi rozsáhlého dokumentu nebo velkého počtu dokumentů, může být lhůta uvedená v odstavci 1 tohoto článku prodloužena o patnáct pracovních dnů, pokud je o tom žadatel předem informován a je podrobně seznámen s důvody.

5. Pokud orgán neodpoví v předepsané lhůtě, je žadatel oprávněn podat potvrzující žádost.

6. Lhůta patnácti pracovních dnů uvedená v článku 7 nařízení (ES) č. 1049/2001 začíná běžet od dne, kdy byla zaregistrována původní žádost.

Článek 12

Oprávněný orgán

1. Původní žádosti zaslané Evropskému parlamentu vyřizuje generální tajemník z pověření předsedy nebo místopředsedy odpovědného za dohled nad vyřizováním žádostí o přístup k dokumentů, jak je uvedeno v čl. 97 odst. 6 jednacího řádu.

2. Kladné odpovědi na původní žádosti žadateli zasílá buď generálním tajemníkem nebo jím pověřená osoba.

3. O řádně odůvodněném zamítnutí původní žádosti rozhoduje generální tajemník na návrh oddělení pro rejstřík a po konzultaci s autorem dokumentu. Každé rozhodnutí o zamítnutí je pro informaci předáno místopředsedovi příslušnému pro otázky průhlednosti.

4. Generální tajemník nebo jeho zástupce může věc kdykoli postoupit právní službě a/nebo nebo osobě pověřené záležitostmi ochrany osobních údajů.

HLAVA III

POTVRZUJÍCÍ ŽÁDOST

Článek 13

Podání

1. Potvrzující žádost může být zaslána Evropskému parlamentu písemně nebo v elektronické formě do 15 pracovních dnů buď od obdržení odpovědi s úplným nebo částečným zamítnutím přístupu k požadovanému dokumentu, nebo nebyla-li původní žádost vůbec zodpovězena.

2. Potvrzující žádost musí splňovat formální požadavky stanovené v článku 8 tohoto rozhodnutí.

Článek 14

Vyřizování

1. Potvrzující žádosti jsou zaregistrovány postupem uvedeným v čl. 9 odst. 1 a čl. 10 odst. 2 tohoto rozhodnutí pro žádosti podané písemně nebo v elektronické formě.

2. Rejstřík referenčních údajů zašle žadateli potvrzení o obdržení žádosti a zahájí postup podle článků 9 a 10 tohoto rozhodnutí s cílem vypracovat odpověď orgánu.

3. Do 15 pracovních dnů od registrace žádosti Evropský parlament buď zajistí přístup k dokumentu, nebo písemně sdělí důvody úplného nebo částečného zamítnutí žádosti.

4. Ve výjimečných případech, když se žádost týká velmi rozsáhlého dokumentu nebo velkého počtu dokumentů, může být lhůta stanovená v předchozím odstavci prodloužena o patnáct pracovních dnů, pokud je o tom žadatel předem informován a je podrobně seznámen s důvody.

Článek 15

Oprávněný orgán

1. Odpověď na jakoukoli potvrzující žádost přísluší předsednictvu Evropského parlamentu. O potvrzujících žádostech rozhoduje jménem předsednictva a pod jeho dohledem místopředseda příslušný pro otázky průhlednosti.

2. Místopředseda informuje předsednictvo o svém rozhodnutí na první schůzi předsednictva konané po přijetí rozhodnutí a po té, co informoval žadatele. Považuje-li to místopředseda za nutné, může ve stanovené lhůtě požádat předsednictvo o návrh rozhodnutí, a to zejména v případě, pokud by odpověď mohla vyvolat zásadní otázky týkající se politiky průhlednosti Evropského parlamentu. Odpověď místopředsedy žadateli závisí na rozhodnutí předsednictva.

3. Místopředseda a předsednictvo rozhodují z pověření generálního tajemníka a na základě návrhu vypracovaného oddělením pro rejstřík. oddělení pro rejstřík je oprávněné požádat o stanovisko právní službu a/nebo osobu pověřenou záležitostmi ochrany osobních údajů, kteří musí zaujmout stanovisko do tří pracovních dnů.

Článek 16

Opravné prostředky

1. Zamítne-li Evropský parlament zcela nebo částečně požadovaný přístup, informuje orgán žadatele o opravných prostředcích, které má k dispozici, tj.: o soudním odvolání proti rozhodnutí orgánu a/nebo o možnosti podat stížnost veřejnému ochránci práv za podmínek stanovených v článcích 230 a 195 Smlouvy o ES.

2. Pokud orgán neodpoví v předepsané lhůtě, považuje se tento akt za zamítavou odpověď a žadatel je oprávněn zahájit soudní řízení nebo podat stížnost podle ustanovení předchozího odstavce.

HLAVA IV

REGISTRACE CITLIVÝCH DOKUMENTŮ A PŘÍSTUP K NIM

Článek 17

Registrace citlivých dokumentů

1. Registrace citlivých dokumentů ve smyslu článku 9 nařízení (ES) č. 1049/2001, které jsou dokumenty orgánů, subjektů, členských států, třetích zemí nebo mezinárodních organizací, podléhá předběžnému souhlasu původce.

2. Za tímto účelem předá původce citlivého dokumentu tento dokument přímo předsedovi Evropského parlamentu nejvhodnějším způsobem, aby byla zaručena důvěrnost obsahu tohoto dokumentu.

3. Předání citlivého dokumentu vždy doprovází stanovisko původce týkající se svolení k registraci tohoto dokumentu.

4. Jestliže původce souhlasí se zapsáním dokumentu do rejstříku referenčních údajů Evropského parlamentu, posoudí předseda Parlamentu, které referenční údaje mohou být v rejstříku referenčních údajů uvedeny. Předseda se radí s místopředsedou odpovědným za dohled nad vyřizováním žádostí o přístup k dokumentům, s generálním tajemníkem a popřípadě s předsedou příslušného výboru.

5. Jakýkoli dokument vypracovaný Evropským parlamentem, který odkazuje na citlivý dokument ve smyslu článku 9 nařízení (ES) č. 1049/2001, je registrován a zpřístupněn pouze se svolením předsedy Parlamentu. Tomuto dokumentu jsou přiděleny referenční údaje za stejných podmínek jako v předchozím odstavci.

6. Vyjádří-li jeden z orgánů pochybnosti, pokud jde o důvěrnou povahu dokumentů obdržených Evropským parlamentem, je tato věc postoupena interinstitucionálnímu výboru zřízenému podle čl. 15 odst. 2 nařízení (ES) č. 1049/2001.

Článek 18

Vyřizování žádosti o přístup

1. Žádosti o přístup k citlivým dokumentům ve smyslu článku 9 nařízení (ES) č. 1049/2001 podané písemně nebo v elektronické formě jsou registrovány postupem stanoveným v čl. 9 odst. 1 nebo čl. 10 odst. 2 tohoto rozhodnutí.

2. Generální tajemník předá žádost o přístup k citlivému dokumentu předsedovi. Odpověď na žádost, jedná-li se o původní žádost nebo o potvrzující žádost, přísluší předsednictvu, které může v souladu s čl. 22 odst. 10 jednacího řádu Evropského parlamentu odpovědí pověřit předsedu Parlamentu. Předseda se radí s místopředsedou odpovědným za dohled nad vyřizováním žádostí o přístup k dokumentům, s generálním tajemníkem nebo popřípadě s předsedou příslušného výboru.

3. Lhůta patnácti pracovních dnů stanovená v článcích 7 a 8 nařízení (ES) č. 1049/2001 začíná běžet od dne, kdy byla zaregistrována původní nebo potvrzující žádost.

Článek 19

Oprávněné osoby

Osobami, které mají oprávnění seznamovat se s citlivými dokumenty, jsou: předseda Evropského parlamentu, místopředseda odpovědný za vyřizování žádostí o přístup k dokumentům, předseda výboru, jehož se věc přímo týká, a generální tajemník, pokud dohody uzavřené s ostatními orgány nestanoví zvláštní oprávnění.

Článek 20

Ochrana citlivých dokumentů

1. Citlivé dokumenty ve smyslu článku 9 nařízení (ES) č. 1049/2001 podléhají přísným bezpečnostním pravidlům, aby bylo zaručeno důvěrné zacházení s nimi v rámci orgánu.

2. V tomto ohledu předloží generální tajemník návrh předpisů předsednictvu, které vezme v potaz kontakty a dohody s Komisí a Radou.

3. Návrh přijatý předsednictvem bude předložen ke schválení plénu a takto schválený text bude připojen k jednacímu řádu Evropského parlamentu.

HLAVA V

ZPŘÍSTUPNĚNÍ DOKUMENTŮ

Článek 21

Zpřístupnění

1. Dokumenty se poskytují buď ve formě kopie, nebo v elektronické formě podle toho, čemu dává žadatel přednost.

2. Pokud Evropský parlament nebo jiný orgán dokument již zveřejnil a tento dokument je snadno přístupný, může Evropský parlament zpřístupnit požadovaný dokument tím, že žadateli sdělí, jak jej může získat.

Článek 22

Náklady na odpověď

1. Žadateli mohou být vyúčtovány náklady na pořízení a zaslání kopie. Tento poplatek nesmí být vyšší než skutečné náklady na pořízení a zaslání kopie.

2. Nahlédnutí na místě a/nebo kopie, která nemá více než 20 stránek formátu A4, a přímý přístup v elektronické formě nebo prostřednictvím rejstříku jsou zdarma.

Článek 23

Žádost týkající se rozsáhlých dokumentů

1. Za zpřístupnění dokumentů, které mají více než 20 stránek formátu A4, se účtuje poplatek 10 eur plus 0,03 eura za stránku.

2. Výše tohoto poplatku může být upravena rozhodnutím předsednictva Evropského parlamentu na základě návrhu generálního tajemníka.

3. O nákladech spojených s jiným způsobem předání bude rozhodnuto generálním tajemníkem, nesmějí však převýšit skutečné náklady na předání.

4. V případě opakovaných a po sobě následujících žádostí, které se týkají rozsáhlých dokumentů nebo velkého počtu dokumentů, se dotyčný orgán může se žadatelem neformálně domluvit s cílem nalézt přijatelné řešení.

5. Toto rozhodnutí se netýká zveřejněných dokumentů, které mají vlastní cenový systém.

Článek 24

Dodatečné náklady na překlad

V případě, že žadatel žádá o překlad do jazyka jiného, než jsou jazyky, ve kterých je dokument k dispozici, použije se pro překlad platný ceník, který se v rámci orgánu používá pro překlady vyhotovené „externími dodavateli“.

HLAVA VI

POUŽITÍ

Článek 25

Použití

Toto rozhodnutí je použitelné s ohledem na ustanovení nařízení (ES) č. 1049/2001 a jednacího řádu Evropského parlamentu a aniž jsou tato ustanovení dotčena.

Článek 26

Revize

Toto rozhodnutí bude znovu přezkoumáno dva roky po vstupu v platnost. Za tímto účelem předloží generální tajemník Evropského parlamentu zprávu o uplatňování tohoto rozhodnutí.

Článek 27

Vstup v platnost

Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dnem zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie (5). Rejstřík referenčních údajů vytvořený na základě tohoto rozhodnutí začne fungovat s účinkem od 3. června 2002.

(1) Úř. věst. C 374, 29.12.2001, s. 1 – 6.

(2) V úplném znění vytvořeném předsednictvem dne 3. května 2004.

(3) Pozměněné předsednictvem dne 26. září 2005.

(4) Tj. dnem 3. prosince 2001.

(5) Tj. dnem 29. prosince 2001.