„PŘÍLOHA

POKYNY K PROVÁDĚNÍ PRAVIDEL PRO OCHRANU ÚDAJŮ V SYSTÉMU IMI

1. IMI – NÁSTROJ SPRÁVNÍ SPOLUPRÁCE

Systém IMI je softwarová aplikace přístupná prostřednictvím internetu, kterou vytvořila Evropská komise ve spolupráci s členskými státy. Jejím hlavním cílem je pomoci členským státům s praktickým prováděním právních předpisů EU stanovících vzájemnou pomoc a správní spolupráci. Systém IMI nepředstavuje databázi, v níž by se měly dlouhodobě ukládat informace; jde spíše o centralizovaný mechanismus, díky němuž si správní orgány jednotlivých členských států EHP mohou vzájemně vyměňovat informace a v němž se údaje uchovávají po omezenou dobu.

Stránka pro přihlášení do systému IMI

Systém IMI v současné době podporuje výměny informací podle směrnice o odborných kvalifikacích a od konce roku 2009 bude rovněž podporovat výměny informací podle směrnice o službách. Je možné, že v budoucnu bude podporovat výměny informací v dalších oblastech právních předpisů upravujících vnitřní trh. Aktuální seznam těchto oblastí právních předpisů v každém případě najdete v příloze rozhodnutí 2008/49/ES. Příloha bude čas od času pozměňována. Systém IMI nelze použít k výměnám informací v legislativních oblastech, které v této příloze nejsou uvedeny.

Příklad použití stránek příslušnými orgány zabývajícími se odbornými kvalifikacemi

Pro dobré fungování vnitřního trhu je spolupráce mezi správními orgány jednotlivých členských států nesmírně důležitá. Bez účinných praktických opatření při správní spolupráci mohou mít občané EU ze základních práv v oblasti vnitřního trhu, jako jsou svoboda usazování v jiném členské státě nebo svoboda přeshraničního poskytování služeb, prospěch jen sotva.

Několik příkladů

Lékařka, německá státní příslušnice s bydlištěm v Berlíně, si vezme Francouze a rozhodne se začít nový život v Paříži. Chce ve Francii vykonávat svou profesi, a předloží tedy své tituly a diplomy francouzské lékařské komoře. Pracovník odpovědný za její případ má pochybnosti o pravosti jednoho diplomu. Ke kontrole u příslušného orgánu v Berlíně použije systém IMI.

Francouzská úklidová společnost působící ve Francii poskytuje úklidové služby rovněž za hranicemi, v katalánském regionu ve Španělsku. K příslušnému katalánskému orgánu pro životní prostředí podá stížnost španělská nevládní organizace, která uvede, že francouzská společnost nedisponuje specializovanými pracovníky pro manipulaci s některými čisticími prostředky. Příslušný katalánský orgán použije systém IMI a zjistí, zda úklidová společnost působí ve Francii legálně.

Správní spolupráce v EU není snadná. Ztěžuje ji jazyková bariéra (v EU je 23 úředních jazyků), chybějící správní postupy pro přeshraniční spolupráci, rozdíly ve správní struktuře a zvyklostech a to, že v ostatních členských státech nejsou jasně určeni partneři.

Přestože účinné provádění právních předpisů o vnitřním trhu na příslušném území je úkolem členských států, Komise se domnívá, že členské státy potřebují, aby příslušné nástroje fungovaly v součinnosti. Systém IMI byl vytvořen s cílem zjistit orgán v jiném členském státě příslušný pro daný případ (vyhledávací funkce), řídit výměny informací na základě jednoduchých jednotných postupů a obejít jazykovou bariéru za pomoci předem vytvořeného a přeloženého souboru otázek.

Snímky obrazovky s otázkami v jazycích dvou příslušných orgánů, které se účastní výměny informací

2. OBLAST PŮSOBNOSTI A CÍL TĚCHTO POKYNŮ

Uživateli systému IMI jsou odborníci v oblastech své pravomoci, ať už jde o předpisy vztahující se k vykonávání určitého povolání nebo předpisy platné v oblasti poskytování služeb. Nejsou nicméně odborníky v oblasti ochrany údajů a je možné, že nemají dostatečné povědomí o požadavcích na ochranu údajů vyplývajících z vnitrostátních právních předpisů v této oblasti.

Je tudíž žádoucí, aby uživatelé systému IMI měli k dispozici pokyny s vysvětlením, jak tento systém funguje po stránce ochrany údajů, jaké záruky v tomto ohledu již systém obsahuje a jaká rizika mohou být s využíváním systému spojena (1).

Pokyny nepředstavují komplexní přehled všech otázek ochrany údajů souvisejících se systémem IMI, jsou spíše návodem, s nímž by se všem uživatelům systému IMI mělo dobře pracovat a jemuž budou rozumět. Podle potřeby mohou uživatelé IMI vždy získat další poradenství a pomoc od orgánů pro ochranu údajů v jednotlivých členských státech. Seznam orgánů pro ochranu údajů s příslušnými kontakty a internetovými stránkami:

http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/nationalcomm/index_en.htm

3. PROSTŘEDÍ S DOBROU ÚROVNÍ OCHRANY ÚDAJů

Systém IMI byl vytvořen tak, aby vyhovoval požadavkům právních předpisů o ochraně údajů, a již od počátku udržuje dobrou úroveň ochrany údajů.

Uživatelé systému IMI mají jistotu, že po stránce ochrany údajů představuje tento systém spolehlivou softwarovou aplikaci, což může snadno dokreslit několik příkladů:

a) Systém IMI používají pouze příslušné orgány v Evropském hospodářském prostoru (členské státy EU plus Norsko, Island a Lichtenštejnsko) a mimo EHP se osobní údaje nepřenášejí.

b) Evropská komise a koordinátoři systému IMI (2) nemají přístup k osobním údajům pracovníků ani poskytovatelů služeb, které se v rámci systému vyměňují.

c) K osobním údajům poskytovatelů služeb mají přístup pouze příslušné orgány zapojené do vyřizování žádosti o informace (3). Díky této ochraně je v podstatě vyloučeno, aby měl adresát žádosti přístup k osobním informacím o poskytovateli služby, dokud adresát žádost formálně nepřijme. Příklad informací, které jsou dispozici předtím, než adresát žádost přijme

d) Všechny osobní údaje vztahující se k žádostem se ze systému automaticky odstraňují šest měsíců po uzavření žádosti nebo dříve, pokud o to požádají příslušné orgány zapojené do vyřizování žádosti (podrobněji viz kapitola 12 věnující se době uchovávání).

4. KDO JE KDO V RÁMCI SYSTÉMU IMI? OTÁZKA SPOLEČNÉ SPRÁVY

Systém IMI je dobrým příkladem společného zpracování a společné správy údajů. Např. přestože si osobní údaje předávají pouze příslušné orgány v členských státech, za uložení těchto údajů na serverech je odpovědná Evropská komise. I když Evropská komise nemá k těmto osobním údajům přístup, je provozovatelem systému, který prakticky provede odstranění údajů a jejich opravu.

Z rozdělení odpovědnosti mezi Komisi a členské státy jinými slovy vyplývá, že:

a) každý příslušný orgán a každý koordinátor systému IMI vykonává správu údajů v rámci svých činností zpracování údajů;

b) Komise není uživatelem, nýbrž provozovatelem systému, a prvotní odpovědnost má za údržbu a bezpečnost systému (4);

c) zúčastněné strany v systému IMI sdílejí odpovědnost za oznamovací povinnost a udělování práva přístupu, námitky a nápravy.

Ve složitých případech společné správy, jako je tomu u systému IMI, je z hlediska zajištění shody pravděpodobně nejúčinnější včlenit ochranu údajů do systému již od samého počátku (viz oddíl: „Další práce na systému“ v kapitole 13: „Spolupráce s orgány pro ochranu údajů a s EIOÚ“) a vytvořit rámec pro zajištění shody podle těchto pokynů. Za zajištění shody s tímto rámcem jsou odpovědné všechny zúčastněné strany v systému IMI a všichni uživatelé systému IMI.

5. ZÚČASTNĚNÉ STRANY A UŽIVATELÉ SYSTÉMU IMI

Všechny zúčastněné strany, které systém IMI používají, schvalují koordinátoři IMI. Zúčastněné strany v systému IMI a jeho uživatele, jakož i jejich funkce, práva a závazky, podrobně uvádějí články 6 až 12 rozhodnutí 2008/49/ES. Není je tedy třeba v těchto pokynech uvádět znovu.

Je důležité si uvědomit, že systém IMI je velmi flexibilní a že členské státy smějí v jeho rámci udělit povinnosti a funkce příslušným orgánům a koordinátorům mnoha různými způsoby, aby to vyhovovalo jejich specifické správní struktuře a oblastem právních předpisů, kterých se má správní spolupráce týkat.

Rovněž je důležité mít na zřeteli, že uživatelé systému IMI v členských státech jsou odpovědní za mnoho dalších operací zpracování údajů. Dosažení shody s požadavky na ochranu údajů v systému IMI by nemělo být nepřiměřeně komplikované ani by nemělo být spojeno s přílišnou administrativní zátěží. Nemělo by ani spočívat v nějakém paušální řešení.

Ve většině případů je pouze nutné, aby příslušné orgány prováděly operace zpracování údajů v rámci systému IMI podle týchž pravidel a osvědčených postupů, které běžně na základě svých konkrétních potřeb uplatňují jakožto správci údajů a které odpovídají zákonům o ochraně údajů platným v jejich členských státech.

Měly by také využít toho, že systém IMI nabízí dobrou úroveň ochrany údajů. Měly by například požadovat, aby se předávané osobní údaje ze systému IMI odstraňovaly už před skončením šestiměsíční doby uchovávání údajů, pokud již v rámci výměny informací v systému IMI nejsou potřeba.

6. PRÁVNÍ DŮVODY PRO VÝMĚNY OSOBNÍCH INFORMACÍ V SYSTÉMU IMI

Komise přijala rozhodnutí 2008/49/ES, které stanoví funkce, práva a závazky zúčastněných stran a uživatelů v systému IMI, které se týkají provádění tohoto systému, pokud jde o ochranu osobních údajů.

Ne všechny informace, které se v rámci systému IMI vyměňují, jsou osobní údaje. Vyměňované informace se například smějí týkat právnických osob (5) nebo se otázka a odpověď nemusí týkat žádného konkrétního jedince (např. obecná otázka na to, zda daná profese podléhá v daném členském státě regulaci).

V mnoha případech se však výměny informací skutečně fyzických osob týkají, a ke zpracování jejich osobních údajů proto musí existovat právní důvody. Použití systému IMI je často v zájmu subjektu údajů. I když však výměna informací v zájmu subjektu údajů není, lze ji ze strany příslušných orgánů za použití systému IMI uskutečnit pouze tehdy, požaduje-li se taková výměna na konkrétním právním základě.

Právní základ pro zpracování osobních údajů je uveden v článku 7 směrnice 95/46/ES. V článku 7 se výměny údajů v rámci systému IMI nejvíce týká písmeno c) a písmeno e).

I. Splnění právní povinnosti (čl. 7 písm. c))

Obecnou zásadou je, že členské státy EU mají povinnost spolupracovat mezi sebou i s orgány Společenství. Povinnost správní spolupráce je jasně a konkrétně stanovena ve směrnici 2005/36/ES (uznávání odborných kvalifikací) a směrnici 2006/123/ES (směrnice o službách).

Čl. 56 odst. 1 a 2 směrnice o uznávání odborných kvalifikací stanoví:

„1. Příslušné orgány hostitelského a domovského členského státu úzce spolupracují a poskytují si vzájemnou pomoc s cílem usnadnit uplatňování této směrnice. Zajistí důvěrnost údajů, které si vymění. 2. Příslušné orgány hostitelského a domovského členského státu si vyměňují informace o disciplinárních a trestněprávních sankcích nebo jiných závažných zvláštních okolnostech, které by mohly mít důsledky na výkon činností podle této směrnice, přitom je nutno dodržovat ustanovení o ochraně osobních údajů obsažená ve směrnicích Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (…) a 2002/58/ES ze dne 12. července 2002 o zpracování osobních údajů a ochraně soukromí v odvětví elektronických komunikací (směrnice o soukromí a elektronických komunikacích (Úř. věst. L 201, 31.7.2002, s. 37)).“

Čl. 28 odst. 1 a 6 směrnice o službách stanoví:

„1. Za účelem zajištění dohledu nad poskytovateli a službami, které poskytují, si členské státy poskytují vzájemnou pomoc a zavedou opatření pro účinnou vzájemnou spolupráci (…) 6. Členské státy poskytují informace, o něž požádaly jiné členské státy nebo Komise, elektronickou cestou a v co nejkratší možné době.“

Čl. 34 odst. 1 směrnice o službách stanoví:

„1. Komise ve spolupráci s členskými státy zavede elektronický systém pro výměnu informací mezi členskými státy, a to s ohledem na stávající informační systémy.“

II. Vykonání úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce (čl. 7 písm. e))

Zúčastněné strany a uživatelé IMI vykovávají úkoly ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterými byli pověřeni. Před schválením veškerých registrací do systému IMI ověří koordinátor IMI, zda v případě dotyčného příslušného orgánu skutečně jde o orgán vykonávající úkol ve veřejném zájmu (např. lékařské nebo veterinární subjekty zajišťující dodržování etických či hygienických předpisů ze strany svých členů) nebo při výkonu veřejné moci, kterým byl pověřen (např. ministerstvo školství zajišťující, aby středoškolští učitelé měli náležitou kvalifikaci).

Na základě výše uvedených skutečností můžete používat systém IMI k výměně osobních údajů podle směrnice o odborných kvalifikacích a směrnice o službách pro účely uvedené v jejich ustanoveních. Informace vztahující se k jiným právním předpisům z oblasti vnitřního trhu v systému IMI vyměňovat nelze. Pokud bude oblast působnosti systému IMI v určité fázi rozšířena a bude zahrnovat další právní předpisy, bude do přílohy rozhodnutí 2008/49/ES doplněn odpovídající odkaz na příslušné akty Společenství.

7. OTÁZKA ROZHODNÉHO PRÁVA A VHODNÉHO DOHLEDU

Rozhodné právo pro oblast ochrany údajů závisí na tom, o kterou zúčastněnou stranou v systému IMI se jedná nebo o kterého uživatele. Na Evropskou komisi se například vztahuje nařízení (ES) č. 45/2001 o ochraně údajů. V případě vnitrostátního uživatele (např. příslušného orgánu) jsou rozhodným právem jeho vnitrostátní právní předpisy pro oblast ochrany údajů, které musí být v souladu se směrnicí 95/46/ES (směrnice o ochraně údajů).

Spolu s nařízením (ES) č. 45/2001 (6) poskytuje uvedená směrnice Evropské unii pro oblast ochrany údajů pevný právní rámec. Směrnice o ochraně údajů ponechává členským státům určitou flexibilitu. Národním koordinátorům IMI se tudíž doporučuje, aby tyto pokyny projednali s orgány pro ochranu údajů ve svém členském státě, např. pokud jde o podrobnosti týkající se informací, které se mají poskytovat fyzickým osobám (k této věci viz kapitola 9), nebo o povinnost oznamovat některé operace zpracování údajů orgánům pro jejich ochranu.

Směrnice 95/46/ES je směrnice z oblasti vnitřního trhu a její účel je dvojí. Na jedné straně sladit vnitrostátní právní předpisy o ochraně údajů proto, aby se zajistila vysoká úroveň ochrany údajů, a na druhé straně je sladit proto, aby byla dodržována základní práva jednotlivců, a aby se tudíž mohly osobní údaje mezi členskými státy volně pohybovat. Vnitrostátní specifika by proto na používání systému IMI a výměnu informací požadovanou podle jiných aktů Společenství neměla mít praktický či významný dopad.

Jedním z nejvýznamnějších rysů právního rámce EU týkajícího se ochrany údajů je dohled, který nad ní vykonávají nezávislé veřejné orgány pro ochranu údajů. Občané tedy mohou k těmto orgánům podat stížnost a problémy, které vznikly s ochranou jejich údajů, řešit rychle, mimosoudní cestou. Na zpracování osobních údajů na vnitrostátní úrovni dohlížejí vnitrostátní orgány pro ochranu údajů, na zpracování osobních údajů ze strany orgánů EU dohlíží Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ). Evropská komise tedy podléhá dohledu EIOÚ a ostatní uživatelé systému IMI podléhají dohledu zapojených vnitrostátních orgánů pro ochranu údajů. Další informace o tom, jak nakládat se stížnostmi nebo žádostmi subjektů údajů, naleznete v kapitole 10 o právech k přístupu a opravě a v kapitole 13 o otázce spolupráce s orgány pro ochranu údajů a EIOÚ.

8. ZÁSADY OCHRANY ÚDAJŮ PLATNÉ PRO VÝMĚNY INFORMACÍ

Zpracování osobních údajů podle práva ES lze uskutečnit pouze za určitých podmínek (viz kapitola 6: „Právní základ výměn osobních informací v systému IMI“) a v souladu s určitými zásadami nazývanými ve směrnici o ochraně údajů jako „zásady pro kvalitu údajů“ (viz článek 6 směrnice).

Správci údajů by měli osobní údaje shromažďovat pouze k legitimním a konkrétním účelům a nezpracovávat údaje k účelům odlišným od těch, které byly uvedeny v době shromažďování údajů. Klasickým příkladem nekompatibility účelů by byla situace, kdy příslušný orgán prodá soukromým společnostem pro marketingové účely údaje s adresami, které shromažďoval z důvodu vyřizování případu migrujících odborníků podle směrnice o službách.

Navíc je nutné, aby zpracování osobních údajů bylo úměrné (přiměřené, podstatné a nepřesahující míru) účelům, pro které jsou údaje shromažďovány, a správce musí rovněž přijmout veškerá rozumná opatření, aby byly údaje aktualizovány a aby byly anonymizovány, jakmile již není identifikace subjektu údajů nezbytná. Zásady pro kvalitu údajů dobře odpovídají potřebám správy informací; pokud totiž informační systém bez konkrétního důvodu uchovává gigabyty údajů, které brzo ztratí aktuálnost a spolehlivost, pak není dobrým informačním systémem. Dobrý elektronický informační systém by měl shromažďovat pouze údaje, které jsou nutné k předem vymezeným účelům, a tyto údaje by měl aktualizovat tak, aby bylo možné se na ně naprosto spolehnout.

Z uplatnění těchto zásad ochrany údajů na fungování systému IMI vyplývají tato doporučení:

1) Použití systému IMI by se mělo přísně omezit na účely stanovené v příslušných právních předpisech (např. případy oprávněných pochybností a ostatních důvodů stanovených v příslušných právních předpisech). Protože se očekává, že se systém IMI stane běžným způsobem výměny informací mezi příslušnými orgány, musí být naprosto jasné, že by se tento systém neměl soustavně používat k běžnému prověřování migrujících odborníků a poskytovatelů služeb.

2) Žádající příslušný orgán by měl poskytnout pouze ty osobní údaje, které odpovídající příslušný orgán potřebuje k jednoznačné identifikaci dotčené osoby, nebo aby mohl odpovědět na otázky. Např. migrujícího odborníka lze identifikovat podle jména a registračního čísla v profesním rejstříku, nemělo by být nutné také poskytovat osobní identifikační číslo.

3) Uživatelé systému IMI by měli pečlivě volit otázky a neptat se na více, než je naprosto nutné. Nejde zde pouze o dodržování zásad pro kvalitu údajů, ale rovněž o snížení administrativní zátěže. Pro účely transparentnosti jsou soubory předem vytvořených otázek zveřejněny na internetových stránkách IMI (7). Co jsou citlivé údaje (8) ? Jde o údaje o rasovém nebo etnickém původu, politických názorech, náboženském nebo filozofickém přesvědčení, členství v odborech, údaje týkající se zdraví nebo sexuálního života, protiprávního jednání, odsouzení za trestné činy nebo údaje týkající se bezpečnostních opatření. Některé členské státy mohou za citlivé údaje rovněž považovat informace o správních sankcích nebo rozsudcích.

4) Příslušné orgány musejí být obzvláště ostražité, pokud se výměny informací týkají citlivých údajů. Výměny citlivých údajů se umožňují za velmi omezených podmínek. Nejvýznamnějšími požadavky na zpracování citlivých údajů v rámci systému IMI jsou: a) Zpracování citlivých údajů je nutné pro zjištění, výkon nebo obranu právních nároků před soudem (viz čl. 8 odst. 2 písm. e) směrnice o ochraně údajů a odpovídající ustanovení ve vnitrostátních právních předpisech). Může se vztahovat na ty výměny údajů v systému IMI, v jejichž případě migrující odborník nebo poskytovatel služeb uplatňuje své právo na výkon profese nebo na usazení v jiném členském státě. Příslušné orgány musejí v každém případě pečlivě zvážit, zda je použití citlivých údajů ke zjištění nároku vskutku naprosto nutné. S ohledem na některé konkrétní citlivé údaje vyměňované v rámci systému IMI přijaly členské státy ve směrnici o odborných kvalifikacích a směrnici o službách konkrétní ustanovení: 1. V čl. 56 odst. 2 směrnice o odborných kvalifikacích se stanoví, že: „Příslušné orgány hostitelského a domovského členského státu si vyměňují informace o disciplinárních a trestněprávních sankcích nebo jiných závažných zvláštních okolnostech, které by mohly mít důsledky na výkon činností podle této směrnice, přitom je nutno dodržovat ustanovení o ochraně osobních údajů (…)“ 2. Článek 33 směrnice o službách stanoví konkrétní pravidla výměny informací o dobré pověsti migrujících poskytovatelů služeb: „Členské státy na žádost příslušného orgánu v jiném členském státě poskytnou v souladu se svými vnitrostátními právními předpisy informace o disciplinárních nebo správních opatřeních nebo o trestních sankcích a rozhodnutích týkajících se platební neschopnosti nebo konkursu (…)“ b) Subjekt údajů dává svůj výslovný souhlas. Pokud je správní spolupráce v zájmu subjektu údajů, zřejmě nebude obtížné výslovný souhlas subjektu údajů ke zpracování osobních údajů získat.

5) S mimořádnou obezřetností je třeba přistupovat k informacím o výpisech z trestního rejstříku, jejichž přesnost a aktuálnost má prvořadý význam. Kromě souladu s dalšími zásadami směrnice a nařízení o ochraně údajů uvedených v tomto doporučení (9) by u této kategorie informací tedy mělo platit, že si je lze vyžádat, pouze pokud je to povoleno příslušnými akty Společenství a pokud je to nezbytně nutné k rozhodnutí o konkrétním případu, s nímž je žádost přímo spojena. Jinými slovy musí zpracování přímo souviset s výkonem profesní činnosti nebo poskytováním služeb a musí být nutné k účelům ověření souladu s ustanoveními příslušné směrnice. Uživatelé systému IMI by měli mít neustále na paměti, že v mnoha případech se informace nutné k rozhodnutí o případu nemusejí konkrétně vztahovat k trestnímu rejstříku migrujícího odborníka nebo poskytovatele služeb. Ve skutečnosti soubor otázek IMI obsahuje pouze několik otázek, které se týkají trestního rejstříku nebo jiných citlivých údajů (10). Kromě těchto zvláštních případů by mělo k výměně citlivých údajů docházet pouze ve výjimečných případech, kdy v důsledku konkrétních okolností případu souvisejí citlivé údaje přímo s výkonem dané činnosti a tyto údaje jsou nezbytně nutné ke zjištění právních nároků před soudem. Příslušné orgány systém IMI nesmějí použít k běžným prověrkám případné trestné činnosti migrujících odborníků, jelikož by to nebylo v souladu s účelem, pro něž byl systém IMI vytvořen. Veškeré otázky týkající se trestných činů nebo disciplinárních opatření se rovněž musejí vztahovat k dotčené profesi nebo službě, a nikoli tedy k jiným trestným činům nebo disciplinárním opatřením, kterých se mohl dopustit nebo kterým byl podroben migrující odborník v zemi původu. Např. je-li potřeba zjistit, zda je lékař řádně registrován a zda se v lékařské komoře těší dobré pověsti, není nutné, aby se žádající příslušný orgán dozvídal, zda má tento lékař v trestním rejstříku záznam o dopravním přestupku, jelikož tomuto lékaři takový přestupek v jeho zemi nebrání ve výkonu lékařského povolání.

Otázka dalšího zpracování a uložení mimo systém IMI

Využití systému IMI bude často spojeno s poskytnutím vstupu pro další zpracování, které proběhne v členském státě (např. v souvislosti se žádostí o provedení služby nebo povolení dotčené činnosti). Je tedy přirozené, že příslušné orgány údaje získané k těmto účelům dále zpracují. V případě, že jsou údaje získány prostřednictvím systému IMI a dále zpracovávány mimo tento systém, stále platí vnitrostátní právní předpisy o ochraně údajů. Je tedy potřebné splnit tyto podmínky:

— toto další zpracování není neslučitelné s účely shromáždění a výměny údajů, které se uskutečnily v systému IMI,

— toto další zpracování je nezbytné a úměrné (přiměřené, podstatné a nepřesahující míru) původnímu účelu shromáždění údajů v systému IMI,

— jsou přijata rozumná opatření, jejichž prostřednictvím budou údaje průběžně aktualizovány, a jakmile již nebudou potřeba, také odstraněny,

— v případě, že jsou údaje v systému IMI vyhledány za účelem jejich sdělení třetí straně, je v zájmu zaručení jejich řádného zpracování nutné o této okolnosti subjekt údajů informovat, pokud to není nemožné, pokud to nevyžaduje neúměrné úsilí nebo pokud sdělení není výslovně stanoveno zákonem (viz čl. 11 odst. 2 směrnice o ochraně údajů 95/46/ES). Vzhledem k tomu, že je možné, že sdělení je stanoveno zákonem jen jednoho zapojeného členského státu, a jinde proto nemusí být obecně známo, Komise navrhuje, aby bylo vynaloženo úsilí a subjekt údajů byl informován, i pokud sdělení zákonem výslovně stanoveno je.

9. POSKYTOVÁNÍ INFORMACÍ SUBJEKTŮM ÚDAJŮ

Jedním z pilířů každého režimu ochrany údajů je to, že správci údajů poskytují subjektům údajů informace o operacích zpracování, které mají v úmyslu provést s jejich osobními údaji.

Článek 10 směrnice o ochraně údajů stanoví, že v době shromáždění údajů musí být subjektu údajů poskytnuta alespoň informace o totožnosti správce, účelech zpracování, příjemcích nebo kategorii příjemců údajů, o tom, zda jsou odpovědi na otázky povinné, a případných důsledcích neposkytnutí odpovědi a o právu na přístup k údajům a na jejich opravu.

Při shromažďování údajů fyzické osoby musí proto příslušný orgán subjekt údajů informovat o tom, že údaje mohou být vloženy do systému IMI pro účely korespondence s jinou veřejnou správou v jiném členském státě v zájmu vyřízení žádosti, která se jej nebo jí týká, a že má jako subjekt údajů v případě potřeby možnost žádat o přístup k údajům, které se předávají z kteréhokoli příslušného orgánu zapojeného do vyřizování žádosti, či jejich opravu (další podrobnosti k této otázce viz kapitola 10 o právu na přístup a opravu).

Každý příslušný orgán sám rozhodne, jakým způsobem tuto informaci subjektům údajů sdělí. Jelikož většina příslušných orgánů (ne-li všechny) provádí v systému IMI i jiné operace zpracování než výměnu informací, může se způsob sdělení informace fyzickým osobám podle potřeby shodovat se způsobem sdělení obdobných informací v případě ostatních operací zpracování podle vnitrostátního práva (např. oznámením, prostřednictvím korespondence se subjekty údajů a/nebo na internetových stránkách).

Poskytování informací ve směrnici o ochraně údajů

Článek 10 směrnice o ochraně údajů uvádí minimální soubor informací, které musejí být fyzickým osobám poskytnuty, pokud s nimi subjekt údajů již nebyl seznámen:

a) totožnost správce nebo správců (příslušný orgán shromažďující údaje a obdobné orgány v dalších členských státech);

b) účel zpracování (spolupráce s dalšími orgány, které jsou zapojeny do vyřizování žádosti týkající se migrujícího odborníka nebo poskytovatele služby);

c) veškeré doplňující informace v míře, v jaké jsou nezbytné pro zajištění řádného zpracování, nebo pokud je poskytnutí doplňujících informací stanoveno vnitrostátním právním předpisem: 1) příjemci nebo kategorie příjemců údajů; 2) existence práva na přístup k údajům, které se jich týkají, a práva na jejich opravu, způsob výkonu těchto práv v praxi a veškeré výjimky z těchto práv podle vnitrostátních právních předpisů; 3) právo na opravný prostředek (např. přístup k soudům a právo uplatňovat nárok na náhradu škody); 4) doba uložení a uchovávání; 5) bezpečnostní opatření; 6) odkazy na související dokumenty a internetové stránky, včetně stránek Komise k systému IMI.

Směrnice o ochraně údajů stanoví dva případy, v nichž musí být informace subjektům údajů poskytnuta: pokud byly údaje shromážděny přímo od jejich subjektů a pokud byly údaje získány od někoho jiného. Pro druhý případ však článek 11 směrnice obsahuje pravidlo rozumného uvážení, podle něhož by poskytnutí informace nebylo nutné, pokud by vyžadovalo neúměrné úsilí, nebo pokud právní předpisy výslovně upravují zaznamenávání nebo sdělování údajů (což je případ výměn informací v rámci systému IMI), ačkoli směrnice dodává, že v takových případech „členské státy stanoví vhodná ochranná opatření“.

Je proto možné, že příslušné orgány budou potřebovat doladit poskytování informací subjektům údajů na základě příslušných vnitrostátních právních předpisů o ochraně údajů, po případné konzultaci s národními koordinátory IMI a vnitrostátními orgány pro ochranu údajů.

Doporučuje se použít odstupňovaný přístup a základní informace poskytnout při shromažďování (např. v rámci formulářů podávaných příslušným orgánům) a zároveň upozornit, že v případě zájmu mohou subjekty údajů získat komplexnější informace.

V rámci tohoto druhého, podrobnějšího stupně poskytnutí informací lze subjektům údajů účinně poskytnout informace uvedením zásad ochrany soukromí či prohlášení o ochraně osobních údajů na internetových stránkách.

Pokud již taková prohlášení o ochraně osobních údajů příslušné orgány mají k dispozici, měly by je aktualizovat nebo doplnit, aby se konkrétně vztahovala na osobní údaje v systému IMI. Jestliže tomu tak není, měly by příslušné orgány rozhodnout, zda je používání systému IMI a objem shromažďovaných osobních údajů dostatečným důvodem k vytvoření online prohlášení o ochraně osobních údajů.

V případě, že je používání systému IMI velmi sporadické, zřejmě postačí informovat fyzické osoby o systému IMI pouze stručně při shromáždění údajů a podle potřeby rovněž později. V případech, kdy příslušný orgán neposkytuje subjektu údajů konkrétní prohlášení o ochraně osobních údajů v souvislosti se systémem IMI, by měl příslušný orgán jasně označit, kde mohou subjekty údajů získat komplexnější informace, např. uvedením internetových stránek národního koordinátora IMI a internetových stránek Komise k systému IMI.

Oddíl o ochraně údajů na stránkách Komise k systému IMI (11) obsahuje prohlášení Komise o ochraně údajů v systému IMI. Obsahuje rovněž další informace pro subjekty údajů týkající se výkonu jejich práv a získání případné pomoci od vnitrostátních příslušných orgánů nebo orgánů pro ochranu údajů:

„Pokud jste přesvědčeni o tom, že systém IMI obsahuje vaše osobní údaje, a chcete k nim získat přístup s cílem tyto údaje změnit nebo opravit, můžete se obrátit na správní nebo odborný orgán, se kterým jste byli v kontaktu, nebo na kteréhokoli uživatele systému IMI, který se na dané žádosti podílel. Pokud nejste s obdrženou odpovědí spokojeni, můžete se obrátit na jiného uživatele systému IMI, který se na dané žádosti podílel, nebo můžete podat stížnost orgánu pro ochranu údajů v rámci některého z uživatelů systému IMI, který se na vyřizování žádosti podílel, jenž vám bezplatně poskytne pomoc. Seznam orgánů pro ochranu údajů je k dispozici na adrese: http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/nationalcomm/index_en.htm Upozornění: v některých případech mohou vnitrostátní právní předpisy obsahovat určité výjimky týkající se vašich práv na přístup ke svým osobním údajům.“

Významné zúčastněné strany v systému IMI, které pracují s velkými objemy žádostí, by rozhodně měly zveřejnit své zásady ochrany soukromí na svých internetových stránkách. Tyto zásady by měly zahrnovat odkaz na stránku o ochraně údajů z internetových stránek Komise k systému IMI. Ostatní příslušné orgány, které pracují s menšími objemy žádostí, se mohou v první řadě odvolat na odkaz na internetové stránky Komise k systému IMI.

Příslušným orgánům by měli být nápomocni národní koordinátoři IMI. Mohli by např. pomoci s vypracováním vzorových prohlášení o ochraně soukromí, která budou vnitrostátní příslušné orgány moci využít jako šablonu. Lze také vypracovat společné, vnitrostátní prohlášení o ochraně soukromí, které by národní koordinátor zveřejnil na internetu, a veškeré příslušné orgány by prostě při kontaktu se subjekty údajů poskytovaly odkaz na toto prohlášení (např. ve formulářích nebo ostatních dokumentech, které se subjektům údajů poskytují).

Prohlášení Evropské komise o ochraně údajů

Systém pro výměnu informací o vnitřním trhu – IMI

1. Cíle a uživatelé systému IMI

Účelem systému IMI je usnadňovat správní spolupráci a vzájemnou pomoc mezi členskými státy s cílem zajistit řádné fungování vnitřního trhu a volný pohyb osob a služeb. Tuto činnost zajišťuje nástroj na výměnu informací (včetně některých osobních údajů) mezi národními správci členských států EHP.

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů se vztahuje na část systému IMI, za kterou odpovídá Komise, tedy na shromažďování, záznam, uchovávání a odstraňování osobních údajů prvních uživatelů v rámci národních koordinátorů IMI a na uchovávání a odstraňování osobních údajů ostatních uživatelů systému IMI a osob, které jsou předmětem výměny informací, nikoli však na jejich shromažďování, vyhledávání nebo zobrazování. Nevztahuje se tedy na část zpracování údajů, za kterou odpovídají členské státy.

2. Jakými právními předpisy se zpracování údajů řídí?

Veškeré zpracování údajů, za které odpovídá Evropská komise, se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů.

Rovněž se použije rozhodnutí Komise 2008/49/ES ze dne 12. prosince 2007 týkající se provádění systému pro výměnu informací o vnitřním trhu (IMI), pokud jde o ochranu osobních údajů.

3. Jaké údaje zpracovává Komise v systému IMI?

Komise shromažďuje nezbytné kontaktní údaje prvních uživatelů v rámci národních koordinátorů IMI, jako jsou jméno, telefonní číslo do zaměstnání, faxová čísla a e-mailové adresy. Tyto osobní údaje a osobní údaje uživatelů v rámci pověřených koordinátorů IMI a příslušných orgánů jsou uloženy na serveru Komise.

Osobní údaje osob, které jsou předmětem výměny informací, budou z technických důvodů uloženy rovněž na serveru Komise.

4. K jakému účelu se zpracovávají údaje v systému IMI?

Kontaktní údaje národních koordinátorů IMI jsou nezbytné k nastavení a provozu systému IMI. Komise potřebuje mít přístup k těmto údajům, aby mohla účinně spolupracovat s členskými státy na správě systému IMI.

Pokud jde o dočasné uchovávání osobních údajů osob, které jsou předmětem výměny informací mezi orgány jednotlivých států, je účelem zpracování v systému IMI zlepšení a usnadnění spolupráce mezi příslušných orgány členských států na základě právních předpisů EU přijatých k vytvoření vnitřního trhu v případech, kdy jsou zapotřebí informace od jiných členských států v souvislosti s dočasným přeshraničním poskytováním služeb nebo s usazováním poskytovatelů služeb v jiném členském státě.

5. Kdo má k údajům přístup?

V mezích stanovených v čl. 12 odst. 7 rozhodnutí 2008/49/ES mají místní správci údajů v Komisi přístup k osobním údajům místních správců údajů v rámci národních koordinátorů IMI. V žádném případě nemají pracovníci Komise přístup k osobním údajům osoby, která je předmětem výměny informací.

6. Jak dlouho budou vaše údaje uchovávány?

Osobní údaje uživatelů v rámci příslušných orgánů a koordinátorů se uchovávají po dobu, po kterou jsou tyto osoby uživateli systému IMI.

Veškeré osobní údaje, které si vyměňují příslušné orgány a které jsou zpracovávány v systému IMI, Komise automaticky odstraní 6 měsíců od formálního uzavření výměny informací. Ze statistických důvodů bude výměna informací i nadále uchovávána v systému IMI, avšak všechny osobní údaje budou anonymizovány. Příslušný orgán zapojený do určité výměny informací může kdykoli po uzavření výměny informací požádat Komisi o odstranění konkrétních osobních údajů. Komise této žádosti vyhoví do 10 pracovních dní, pokud s tím bude druhý příslušný orgán souhlasit.

7. Jaká bezpečnostní opatření proti neoprávněnému přístupu se používají?

Systém IMI je chráněn řadou technických opatření. Různé úrovně přístupu do databáze jsou zabezpečeny běžným heslem a dalším kódem jako u některých systémů osobního bankovnictví. Přístup k osobním údajům v systému IMI má pouze omezená skupina osob, jak je popsáno v bodu 5 „Kdo má k údajům přístup?“. Systém je rovněž chráněn speciálním zabezpečeným protokolem https.

8. Přístup k vašim osobním údajům

Přístup k vlastním osobním údajům mohou národní koordinátoři IMI získat prostřednictvím kontaktní adresy uvedené v bodu 10.

9. Další informace

Kromě tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů platí i „důležité právní upozornění“ (http://europa.eu/geninfo/legal_notices_en.htm)

Pokud jste přesvědčeni o tom, že systém IMI obsahuje vaše osobní údaje, a chcete k nim získat přístup s cílem tyto údaje změnit nebo opravit, můžete se obrátit na správní nebo odborný orgán, se kterým jste byli v kontaktu, nebo na kteréhokoli uživatele systému IMI, který se na dané žádosti podílel. Pokud nejste s obdrženou odpovědí spokojeni, můžete se obrátit na jiného uživatele systému IMI, který se na dané žádosti podílel, nebo můžete podat stížnost orgánu pro ochranu údajů v rámci některého z uživatelů systému IMI, který se na vyřizování žádosti podílel, jenž vám bezplatně poskytne pomoc. Seznam orgánů pro ochranu údajů je k dispozici na adrese:

http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/nationalcomm/index_en.htm

Upozornění: v některých případech mohou vnitrostátní právní předpisy obsahovat určité výjimky týkající se vašich práv na přístup ke svým osobním údajům.

10. Kontakt

Systém IMI spravuje oddělení E.3 Generálního ředitelství pro vnitřní trh a služby Evropské komise. Odpovědná osoba (správce) je vedoucí oddělení Nicholas Leapman. Kontaktní adresa pro systém IMI:

European Commission Internal Market and Services Directorate General Unit E.3 B-1049 Brussels markt-imi-dataprotection@ec.europa.eu

Chcete-li podat stížnost na zpracování údajů, za které odpovídá Komise, můžete se obrátit na Evropského inspektora ochrany údajů:

European Data Protection Supervisor (EDPS) Rue Wiertz 60 (MO 63) B-1047 Brussels Tel. +32 2 283 19 00 Fax: +32 2 283 19 50 edps@edps.europa.eu

10. PRÁVO NA PŘÍSTUP A OPRAVU

Transparentnost ve vztahu k subjektu údajů má prvořadý význam. Lze jí dosáhnout jak tím, že jsou subjektu údajů nejprve poskytnuty informace, o nichž pojednávala předcházející kapitola, ale poté rovněž tím, že je mu uděleno právo na přístup k jeho osobním údajům a podle potřeby právo na jejich odstranění či opravu nebo blokování, jsou-li údaje nepřesné nebo zpracované v rozporu se zákonem.

Složitost systému IMI, do jehož společných operací zpracování a společné správy je zapojeno mnoho zúčastněných stran a uživatelů, vyžaduje, aby byl vůči subjektu údajů zaujat otevřený přístup. Subjekty údajů nejsou povinny znát technické záležitosti společného zpracovávání údajů nebo fungování IMI.

Je tedy potřeba zaujmout jasný a přímý přístup: obecným pravidlem, které podléhá pouze odůvodněným výjimkám, s nimiž souhlasí subjekt údajů a všechny ostatní dotčené strany, je, že subjekty údajů budou moci uplatnit své právo na přístup, opravu a odstranění tak, že se obrátí na kterýkoli příslušný orgán zapojený do vyřizování žádosti. Žádný příslušný orgán by neměl přístup, opravu či odstranění odmítnout s tím, že údaje do systému nevložil nebo že subjekt údajů se má obrátit na jiný příslušný orgán. Příslušný orgán, jemuž je požadavek vznesen, jej prozkoumá a vyhoví mu nebo jej odmítne podle jeho odůvodněnosti a ustanovení vnitrostátních právních předpisů o ochraně údajů. Je-li to nutné a vhodné, může se příslušný orgán předtím, než o požadavku rozhodne, obrátit na jiný příslušný orgán. V případě, že se příslušné orgány mezi sebou nedohodnou, by se měly obrátit na příslušné orgány pro ochranu údajů a včas a účinně dosáhnout dohody.

Není-li subjekt údajů s přijatým rozhodnutím spokojen, může se obrátit na jiný příslušný orgán zapojený do výměny informací nebo na vnitrostátní orgán pro ochranu údajů, který je příslušný k jednomu ze zapojených příslušných orgánů a který subjektu údajů nejvíc vyhovuje: např. orgán země, kde je usazen, nebo vnitrostátní orgán pro ochranu údajů své země nebo tento orgán v zemi, kde pracuje. Je-li to nutné a vhodné, měly by orgány pro ochranu údajů mezi sebou na vyřízení stížnosti spolupracovat (viz článek 28 směrnice o ochraně údajů).

Je třeba zdůraznit, že subjekty údajů mají v každém případě právo zahájit kdykoli soudní řízení a případně podat opravný prostředek (viz články 22 a 23 směrnice o ochraně údajů a odpovídající ustanovení ve vnitrostátním právu).

V čl. 12 písm. c) směrnice o ochraně údajů se stanoví, že správce třetí osobě, které byly údaje sděleny, oznámí veškeré opravy, výmazy nebo blokování, pokud se to neukáže jako nemožné nebo to nevyžaduje nepřiměřené úsilí. To se rovněž vztahuje na informace dále zpracovávané mimo systém IMI.

V návaznosti na doporučení pracovní skupiny zřízené podle článku 29 a doporučení EIOÚ nyní Komise pracuje na tom, aby byla do systému IMI zavedena funkce (v souladu s již platným postupem časnějšího odstranění údajů, prováděného na žádost příslušných orgánů, viz kapitola 12) umožňující online opravy údajů doprovázené automatickými oznámeními zapojeným příslušným orgánům. Protože jde z technického pohledu o složitější operaci, měl by se v případě nutnosti oprav osobních údajů do doby, než bude funkce zavedena, příslušný orgán obracet s požadavkem na opravu přímo na správce údajů v systému IMI při Evropské komisi (viz předchozí oddíl „Prohlášení Evropské komise o ochraně údajů“).

Směrnice o ochraně údajů a vnitrostátní právní předpisy, které ji provádějí, přiznávají subjektům údajů rovněž právo na námitku vůči zpracování údajů, které se jich týkají, a v případě odůvodněnosti námitky i právo zpracování ukončit. Obrátí-li se na vás subjekt údajů, který má námitky proti zpracování údajů, které se jej týká, obraťte se prosím na vnitrostátní orgán pro ochranu údajů ve vašem státě a informujte se, jak je právo na námitku ošetřeno ve vašem členském státě.

11. BEZPEČNOST ÚDAJŮ

K zajištění bezpečnosti systému IMI se používá řada organizačních a technických opatření obdobných jako opatření používaná v některých systémech osobního bankovnictví. Internetová komunikace se systémem IMI je rovněž chráněna speciálním zabezpečeným protokolem https. Je nutné, aby byla technická opatření na ochranu systému IMI interoperabilní v celé Evropské unii. Technická ochrana systému se bude dále propracovávat s ohledem na současné technické možnosti a náklady na jejich zavedení (viz článek 17 směrnice 95/46/ES a článek 22 nařízení (ES) č. 45/2001).

Podrobnější informace o pravidlech pro bezpečnost informačních systémů užívaných v Evropské komisi lze získat v rozhodnutí Komise K(2006) 3602, jehož znění je uvedeno v oddíle o ochraně údajů na internetových stránkách IMI:

http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/data_protection_en.html

12. OBDOBÍ UCHOVÁVÁNÍ

Pravidla ohledně období uchovávání údajů jsou uvedena v článcích 4 a 5 rozhodnutí 2008/49/ES.

Veškeré osobní údaje zahrnuté do výměn informací se zpravidla automaticky vymazávají šest měsíců po formálním ukončení výměny informací. Komise v současnosti zavádí do systému určité úpravy (připomínání a seznamy naléhavých případů), jejichž cílem je žádosti formálně uzavírat co nejrychleji.

Existuje rovněž možnost, že o odstranění osobních údajů zažádá příslušný orgán před skončením šestiměsíčního období uchovávání. Pokud ostatní příslušné orgány souhlasí, Komise na takový požadavek zareaguje do deseti pracovních dní.

Příslušné orgány by si měly být vědomy toho, že žádat o odstranění osobních údajů lze online, jednoduše vyvoláním příslušné uzavřené žádosti a kliknutím na tlačítko „Požádat o odstranění osobních údajů“.

Snímek obrazovky s požadavkem příslušného orgánu na časnější odstranění osobních údajů

Snímek obrazovky s konzultací s příslušným orgánem týkající se časnějšího odstranění osobních údajů

Komise bude rovněž systém zdokonalovat, např. zavedením automatického připomínání přijetí odpovědí nebo formálního uzavření žádostí v případě, že byla uspokojivě vyřízena.

Rovněž je důležité připomenout, že na ukládání veškerých osobních údajů mimo systém IMI prováděné příslušnými orgány se vztahují vnitrostátní předpisy o ochraně údajů.

13. SPOLUPRÁCE S VNITROSTÁTNÍMI ORGÁNY PRO OCHRANU ÚDAJŮ A EIOÚ

Jednou z největších záruk řádného fungování našeho systému ochrany údajů je síť vnitrostátních orgánů pro ochranu údajů a EIOÚ. Příslušné orgány se na ni mohou spolehnout, pokud by kdykoli potřebovaly poradenství se složitějším případem, který není uveden v těchto pokynech. Vnitrostátní koordinátoři IMI se vyzývají, aby v tomto ohledu zastávali významnou úlohu. Seznam s kontakty v orgánech pro ochranu údajů je k dispozici v oddíle o ochraně údajů na internetových stránkách IMI.

Příslušné orgány si dále musí být vědomy toho, že před zahájením účasti v systému IMI bude zřejmě nutné o ní uvědomit jim příslušné vnitrostátní orgány pro ochranu údajů. Je možné, že v některých členských státech bude potřeba i předchozí povolení. Podle potřeby by při kontaktování orgánů pro ochranu údajů měli aktivní koordinační úlohu sehrát koordinátoři IMI.

Další práce na systému

V připravované verzi systému IMI bude úroveň ochrany údajů během roku 2009 zvýšena takto:

a) Pokud se výměny informací týkají citlivých údajů (např. údajů o zdraví nebo výpisů z trestního rejstříku nebo údajů o disciplinárních řízeních), bude systém připomínat, že vyměňované informace jsou citlivé a že pracovník, který případ vyřizuje, má o tyto informace žádat, pouze pokud je to nezbytně nutné a přímo to souvisí s výkonem profesní činnosti nebo poskytováním dané služby.

b) Bude zaveden online postup (vedle již fungujícího postupu časnějšího odstranění údajů, na žádost příslušného orgánu) opravy, vymazání nebo blokování údajů, které jsou zpracovány v rozporu se zákonem nebo jsou nepřesné.

c) Přijetí odpovědi bude zdokonaleno za pomoci automatického připomínání a seznamů naléhavých případů, aby žádosti nezůstávaly v systému otevřeny déle, než je nezbytné.

d) S novými toky informací v souvislosti se směrnicí o službách se systém vyrovná přijetím odpovídajících opatření – výstražného mechanismu a individuálních výjimek. Tato opatření budou většinou postupovat obdobně jako u obecných výměn informací, např. budou připomínat citlivou povahu uvedených informačních toků, připomínat, že je třeba výstrahu uzavřít co nejdříve, a různým způsobem informovat fyzické osoby o výměně informací a jejich právu na přístup k údajům a případně na jejich blokování, odstranění nebo opravu. Je možné, že budou potřeba další záruky ochrany údajů. V takovém případě budou vytvořeny ve spolupráci s EIOÚ.

14. USTANOVENÍ O PŘEZKUMU

Systém IMI představuje průkopnický informační systém, který se stále vyvíjí. Komise i nadále shromažďuje podněty na zdokonalení systému od koordinátorů a příslušných orgánů, a proto je pravděpodobné, že budou do systému v příštích měsících zavedeny změny. Některé z nich zřejmě nebudou mít žádné důsledky pro ochranu údajů – jiné by mohly mít.

Tyto pokyny tedy nejsou neměnné, bude je potřeba aktualizovat na základě každodenních zkušeností s fungováním systému IMI. Nejpozději jeden rok po přijetí tohoto doporučení vypracuje Komise zprávu, v níž situaci zhodnotí a zahrne rovněž posouzení možnosti přijetí dalšího právního opatření.“