1983R0354 — CS — 26.03.2015 — 002.001

Tento dokument je třeba brát jako dokumentační nástroj a instituce nenesou jakoukoli odpovědnost za jeho obsah

Ve znění:









▼B

NAŘÍZENÍ RADY (EHS, Euratom) č. 354/83

ze dne 1. února 1983

o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti







RADA EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského hospodářského společenství, a zejména na článek 235 této smlouvy, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii a zejména článek 203 této smlouvy, s ohledem na návrh Komise ( 1 ), s ohledem na stanovisko Evropského parlamentu ( 2 ), vzhledem k tomu, že při provádění svých úkolů shromáždily orgány Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii velkou sbírku archivů; že tyto archivy tvoří vlastnictví těchto Společenství, z nichž každé má svou právní subjektivitu; vzhledem k tomu, že je běžnou praxí v členských státech i v mezinárodních organizacích po několika letech zpřístupňovat archivy veřejnosti; že by měla být stanovena společná pravidla o otevření historických archivů Evropských společenství veřejnosti; vzhledem k tomu, že některé z dokumentů a záznamů orgánů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii se fyzicky nacházejí v archivech členských států; že členské státy používají rozdílná pravidla, kdy a za jakých podmínek mohou být jejich archivy zpřístupněny veřejnosti; že by mělo být zabráněno tomu, aby dokumenty a záznamy orgánů Společenství klasifikované jako utajené byly zveřejněny prostřednictvím vnitrostátních archivů za méně přísných podmínek, než jsou ty, které stanoví toto nařízení; vzhledem k tomu, že zpracování a kritická analýza archivů Společenství nemá smysl pouze pro historické zkoumání obecně, ale může současně usnadnit činnost subjektů zapojených do záležitostí Společenství a tím přispět k lepšímu dosažení všech cílů Společenství; vzhledem k tomu, že Smlouvy nestanovily pro přijetí společných pravidel upravujících tuto otázku žádné konkrétní pravomoci; vzhledem k tomu, že je třeba stanovit pouze některé základní zásady, přičemž přijetí potřebných pravidel pro provádění těchto zásad na vnitřní úrovni je věcí jednotlivých orgánů Společenství, PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:







▼M1

Článek 1

1. Účelem tohoto nařízení je zajistit, aby dokumenty historické nebo správní hodnoty byly uchovány a podle možností zpřístupněny veřejnosti.

Za tímto účelem zřídí každý orgán Evropského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii, jakož i Evropský hospodářský a sociální výbor, Výbor regionů, agentury a podobné subjekty vytvořené legislativními orgány Společenství (dále jen „instituce“) své historické archivy a otevřou je pro veřejnost za podmínek stanovených tímto nařízením po uplynutí lhůty 30 let ode dne vytvoření dokumentu.

2. Pro účely tohoto nařízení se rozumí:

a) „archivy institucí Evropských společenství“ všechny dokumenty jakéhokoli typu a formy, na jakémkoli nosiči, které vytvořil nebo obdržel některá instituce nebo její zástupci nebo zaměstnanci při výkonu svých povinností a které se týkají činnosti Evropského společenství nebo Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen „Evropská společenství“);

b) „historickými archivy institucí Evropských společenství“ ta část archivů institucí Evropských společenství, která byla vybrána za podmínek stanovených v článku 7 k trvalému uchování.

3. Všechny dokumenty zpřístupněné veřejnosti před uplynutím lhůty stanovené v odstavci 1 zůstávají přístupné bez omezení.

▼B

4. Po uplynutí lhůty 30 let stanovené v odstavci 1 bude přístup k historickým archivům umožněn kterékoliv osobě, která o to požádá a bude souhlasit s dodržováním vnitřních pravidel stanovených pro tyto účely každým orgánem.

5. Historické archivy budou přístupné ve formě kopií. Orgány však mohou zpřístupnit originály dokumentů nebo záznamů, pokud o to projeví uživatel zvláštní a řádně odůvodněný zájem.

▼M1

Článek 2

1. V případě dokumentů, na které se vztahuje výjimka týkající se soukromí a osobnosti jednotlivce podle čl. 4 odst. 1 písm. b) nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise ( 3 ) a výjimka týkající se obchodních zájmů fyzické nebo právnické osoby, včetně duševního vlastnictví, podle čl. 4 odst. 2 první odrážky nařízení č. 1049/2001, lze i po uplynutí lhůty 30 let tyto výjimky nadále uplatňovat pro celý dokument nebo jeho část, jestliže jsou splněny odpovídající podmínky pro jejich uplatňování.

2. Dokumenty, na které se vztahuje výjimka týkající se soukromí a osobnosti jednotlivce podle čl. 4 odst. 1 písm. b) nařízení (ES) č. 1049/2001, včetně osobních složek zaměstnanců Evropských společenství, mohou být zveřejněny v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů ( 4 ), a zejména s články 4 a 5 uvedeného nařízení.

3. Než se instituce rozhodne veřejnosti zpřístupnit dokumenty, jejichž zpřístupnění by mohlo poškodit obchodní zájmy fyzické nebo právnické osoby, včetně duševního vlastnictví, podle čl. 4 odst. 2 první odrážky nařízení (ES) č. 1049/2001, vyrozumí dotyčnou osobu v souladu s pravidly, která musí každá instituce přijmout, o svém záměru zpřístupnit zmíněné dokumenty veřejnosti. Tato dokumenty nebudou zpřístupněny, pokud se instituce se zřetelem k připomínkám dotyčné osoby domnívá, že by jejich zpřístupnění tyto obchodní zájmy poškodilo, ledaže existuje převažující veřejný zájem na zpřístupnění.

4. Citlivé dokumenty ve smyslu článku 9 nařízení (ES) č. 1049/2001 jsou přístupné v rámci omezení stanovených v uvedeném článku.

Článek 3

Veřejnost nemá přístup k dokumentům, které byly klasifikovány podle článku 10 nařízení Rady č. 3 ze dne 31. července 1958, kterým se provádí článek 24 Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii ( 5 ), a nebyly odtajněny.

▼M1 —————

▼M1

Článek 5

V zájmu zachování lhůty 30 let stanovené v čl. 1 odst. 1 přezkoumá každá instituce v přiměřené době a nejpozději 25. rok po dni vytvoření dokumentu všechny dokumenty klasifikované podle předpisů dotyčného orgánu, aby rozhodla, zda je odtajnit či nikoliv. Dokumenty neodtajněné při tomto prvním přezkoumání se pravidelně znovu zkoumají, a to alespoň každých pět let.

Článek 6

Má-li členský stát po uplynutí lhůty 30 let stanovené v čl. 1 odst. 1 v úmyslu zpřístupnit veřejnosti dokumenty, které vytvořily instituce a na které se vztahuje článek 2 nebo článek 3, konzultuje dotyčnou instituci, aby svým rozhodnutím neohrozil dosažení cílů tohoto nařízení.

Článek 7

Každá instituce převede do historických archivů všechny dokumenty obsažené v současnosti v jejích archivech nejpozději 15 let ode dne jejich vytvoření. Podle kritérií stanovených každou institucí podle článku 9 musí existovat počáteční proces roztřídění, jehož účelem je oddělit dokumenty, které mají být uchovávány, od těch, které nemají správní nebo historickou hodnotu.

▼B

Článek 8

▼M2

1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.

Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.

▼B

2. Každý orgán předá na žádost členským státům a jiným orgánům celkovou sadu kopií historických archivů na mikrosnímcích, pokud jsou veřejně přístupné podle tohoto nařízení, pokud dotyčný členský stát není státem, ve kterém má sídlo orgán nebo dotyčné orgány nemají sídlo v tomtéž členském státě.

▼M2

3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.

4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.

5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.

6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.

7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.

8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.

9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.

10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie ( 6 ). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.

Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.

11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.

12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.

▼M1

Článek 9

▼M2

1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).

▼M1

2. Každá instituce zveřejňuje každoročně informace o své činnosti týkající se historických archivů.

▼M2

3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.

▼B

Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.

▼M2









PŘÍLOHA

UKLÁDÁNÍ HISTORICKÝCH ARCHIVŮ INSTITUCÍ V EVROPSKÉM UNIVERZITNÍM INSTITUTU VE FLORENCII

1. V případě nedigitálních archivů se originály dokumentů uloží v EUI pro trvalé uchovávání spolu s mikrofilmem nebo digitální kopií těchto dokumentů. V případě digitálních archivů má EUI trvalý přístup k dokumentům tak, aby mohl plnit svou povinnost zpřístupňovat historické archivy veřejnosti na jediném místě a podporovat jejich prohlížení. Ukládající instituce nadále odpovídají za trvalé zachování svých digitálních archivů.

2. Ukládání se koná jednou ročně v co největším rozsahu podle běžných archivačních postupů institucí.

3. EUI nemění archivační třídění ukládající instituce a neodstraňuje ani nemění dokumenty či složky.

4. EUI vrátí ukládajícím institucím na jejich žádost originály jakýchkoli uložených dokumentů či složek. Ukládající instituce vrátí originály EUI, jakmile je nebudou potřebovat.

5. EUI neprodleně informuje ukládající instituce o všech okolnostech, které by mohly ohrozit nedotknutelnost jimi uložených archivů.