2008D0022 — CS — 10.07.2009 — 001.001

Tento dokument je třeba brát jako dokumentační nástroj a instituce nenesou jakoukoli odpovědnost za jeho obsah

►B ROZHODNUTÍ KOMISE ze dne 19. prosince 2007, kterým se stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 573/2007/ES o zřízení Evropského uprchlického fondu na období 2008 až 2013 jako součásti obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“, pokud jde o řídicí a kontrolní systémy, pravidla správního a finančního řízení a způsobilost výdajů v rámci projektů spolufinancovaných fondem (oznámeno pod číslem K(2007) 6396) (Pouze anglické, bulharské, české, estonské, finské, francouzské, italské, litevské, lotyšské, maďarské, maltské, německé, nizozemské, polské, portugalské, rumunské, řecké, slovenské, slovinské, španělské a švédské znění je závazné) (2008/22/ES) (Úř. věst. L 007, 10.1.2008, p.1)

Ve znění:









▼B

ROZHODNUTÍ KOMISE

ze dne 19. prosince 2007,

kterým se stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 573/2007/ES o zřízení Evropského uprchlického fondu na období 2008 až 2013 jako součásti obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“, pokud jde o řídicí a kontrolní systémy, pravidla správního a finančního řízení a způsobilost výdajů v rámci projektů spolufinancovaných fondem

(oznámeno pod číslem K(2007) 6396)

(Pouze anglické, bulharské, české, estonské, finské, francouzské, italské, litevské, lotyšské, maďarské, maltské, německé, nizozemské, polské, portugalské, rumunské, řecké, slovenské, slovinské, španělské a švédské znění je závazné)

(2008/22/ES)







KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, s ohledem na rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 573/2007/ES ze dne 23. května 2007 o zřízení Evropského uprchlického fondu na období 2008 až 2013 jako součásti obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ a o zrušení rozhodnutí Rady 2004/904/ES ( 1 ), a zejména na článek 23, čl. 31 odst. 5, čl. 33 odst. 6 a čl. 35 odst. 4 uvedeného rozhodnutí, vzhledem k těmto důvodům: (1) Je nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci fondu jednat, a především vymezit okolnosti, za nichž může odpovědný orgán přímo realizovat jednotlivé projekty. Rovněž by měla být stanovena další ustanovení pro pověřené orgány. (2) Je třeba vytvořit seznam postupů a/nebo praktických opatření, které by různé určené orgány měly stanovit a jimiž by se měly při provádění fondu řídit. (3) Je třeba stanovit povinnosti, které by měly odpovědné orgány mít vůči konečným příjemcům ve fázi před výběrem a schválením projektů, jež mají být financovány, a v souvislosti s aspekty, které by měly být zkontrolovány při ověřování výdajů vykázaných konečným příjemcem a/nebo partnery v rámci projektu, a to včetně správních ověření žádostí o úhradu a ověření jednotlivých projektů na místě. (4) V zájmu zajištění řádné kontroly výdajů v rámci ročních programů je nezbytné stanovit kritéria, jimž by měl audit se zaměřením na finanční toky odpovídat, aby bylo možné jej pokládat za dostatečný. (5) Za audit projektů a systémů odpovídá auditní orgán. Aby se zaručilo, že audity mají odpovídající rozsah a účinnost a že jsou ve všech členských státech prováděny podle stejných norem, je nezbytné stanovit podmínky, které by měly audity splňovat, včetně základu pro výběr vzorků. (6) Členské státy musejí Komisi spolu s víceletým programem předkládat také popis řídicích a kontrolních systémů. Vzhledem k tomu, že tento doklad patří mezi klíčové prvky, na něž se Komise v souvislosti se sdíleným řízením rozpočtu Společenství spoléhá a ujišťuje se tak, že členské státy využívají dotčenou finanční pomoc v souladu s platnými pravidly a zásadami nezbytnými k ochraně finančních zájmů Společenství, je nezbytné podrobně stanovit, jaké informace by takovýto doklad měl obsahovat. (7) Aby bylo možné harmonizovat normy pro programování, sledování provádění fondu, provádění auditů a ověřování výdajů, je nutné jasně stanovit obsah víceletého programu, ročního programu, zprávy o pokroku, závěrečné zprávy, žádostí o platbu a také auditní strategie, výroční auditní zprávy, prohlášení o platnosti a ověření výdajů. (8) Vzhledem k tomu, že se od členských států vyžaduje, aby podávaly zprávy, sledovaly nesrovnalosti a získávaly zpět částky neoprávněně vyplacené v souvislosti s financováním z fondu, je nezbytné definovat požadavky na údaje, které mají být Komisi zasílány. (9) Ze zkušeností vyplývá, že občané Evropské unie nemají dostatečné povědomí o úloze Společenství v programech financování. Je proto vhodné podrobně vymezit informační a propagační opatření nutná k překlenutí této mezery v komunikaci a informovanosti. (10) Aby se zaručilo, že se informace o případných možnostech financování dostanou ke všem zúčastněným stranám, a aby se zajistila transparentnost, měla by být stanovena minimální opatření nutná k tomu, aby byli případní koneční příjemci informováni o možnostech financování, které Společenství spolu s členskými státy prostřednictvím fondu nabízí. Aby bylo využívání fondu transparentnější, měl by být zveřejněn seznam konečných příjemců, názvy projektů a částka z veřejných zdrojů přidělená na tyto projekty. (11) Na základě směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů ( 2 ) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů ( 3 ) je nezbytné zajistit, aby v souvislosti s informačními a propagačními opatřeními a s audity podle tohoto rozhodnutí Komise a členské státy předcházely jakémukoli neoprávněnému zveřejnění osobních údajů nebo možnosti přístupu k nim, a určit, k jakému účelu Komise a členské státy mohou tyto údaje zpracovávat. (12) Používání elektronických prostředků k výměně informací a finančních údajů mezi členskými státy a Komisí vede ke zjednodušení, vyšší účinnosti, transparentnosti a k časovým úsporám. Aby byly tyto výhody plně využity a současně se zachovala bezpečnost výměn, může Komise vytvořit společný počítačový systém. (13) Aby se zaručilo, že členské státy provádějí fond účinně a v souladu se zásadami řádného finančního řízení, měla by být přijata řada společných pravidel pro způsobilost výdajů z fondu. Aby se snížila administrativní zátěž konečných příjemců a určených orgánů, měly by být za určitých podmínek způsobilé paušální sazby pro nepřímé náklady. (14) V souladu s článkem 3 Protokolu o postavení Spojeného království a Irska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o založení Evropského společenství, je Spojené království vázáno základním aktem, a v důsledku toho i tímto rozhodnutím. (15) V souladu s článkem 3 Protokolu o postavení Spojeného království a Irska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o založení Evropského společenství, je Irsko vázáno základním aktem, a v důsledku toho i tímto rozhodnutím. (16) V souladu s článkem 2 Protokolu o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o založení Evropského společenství, není Dánsko tímto rozhodnutím vázáno a používání tohoto rozhodnutí se na ně nevztahuje. (17) Opatření stanovená tímto rozhodnutím jsou v souladu se stanoviskem řídícího výboru fondu, vzhledem k těmto důvodům: PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:







OBSAH Část I Úvod Kapitola 1 Předmět a definice Článek 1 Předmět Článek 2 Definice Část II Ustanovení, která jsou pro čtyři fondy společná Kapitola 1 Určené orgány Článek 3 Společné orgány Článek 4 Pověřený orgán Článek 5 Zadávání úkolů externím smluvním partnerům Kapitola 2 Řídicí a kontrolní systémy Článek 6 Příručka pro postupy Článek 7 Provádění fondu odpovědným orgánem Článek 8 Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán Článek 9 Výběrové řízení a řízení při udělení grantu, při nichž odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel Článek 10 Dohody o grantech s konečnými příjemci v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel Článek 11 Prováděcí smlouvy Článek 12 Stanovení konečného příspěvku Společenství Článek 13 Technická pomoc Článek 14 Výdaje na technickou pomoc, jde-li o společný orgán Článek 15 Ověření prováděná odpovědným orgánem Článek 16 Audit se zaměřením na finanční toky Článek 17 Audit systémů a audit projektů Článek 18 Ověření prováděná certifikačním orgánem Kapitola 3 Informace, které mají být poskytnuty o využívání fondu Článek 19 Zásada proporcionality Článek 20 Popis řídicích a kontrolních systémů Článek 21 Přepracování popisu řídicích a kontrolních systémů Článek 22 Programové dokumenty Článek 23 Přepracování finančního rozdělení v rámci ročních programů Článek 24 Zprávy o pokroku a závěrečné zprávy o provádění ročních programů Článek 25 Dokumenty vypracované auditním orgánem Článek 26 Dokumenty vypracované certifikačním orgánem Kapitola 4 Hlášení nesrovnalostí Článek 27 Počáteční hlášení – odchylky Článek 28 Hlášení o následných krocích – případy, kdy se nepodaří získat částky zpět Článek 29 Kontakty s členskými státy Článek 30 Využití informací Kapitola 5 Informovanost a propagace Článek 31 Informace pro případné konečné příjemce Článek 32 Informace pro konečné příjemce Článek 33 Povinnosti odpovědného orgánu týkající se informovanosti široké veřejnosti a propagace Článek 34 Povinnosti konečných příjemců týkající se informovanosti široké veřejnosti a propagace Článek 35 Technické vlastnosti informačních a propagačních opatření týkajících se dané operace Kapitola 6 Osobní údaje Článek 36 Ochrana osobních údajů Kapitola 7 Elektronická výměna dokumentů Článek 37 Elektronická výměna dokumentů Článek 38 Počítačový systém pro výměnu dokumentů Část III Ustanovení specifická pro Evropský uprchlický fond Kapitola 1 Pravidla pro způsobilost Článek 39 Pravidla pro způsobilost Kapitola 2 Řídicí a kontrolní systémy Článek 40 Mimořádná opatření Článek 41 Pevná částka pro znovuusídlené osoby Článek 42 Provádění ročních programů Část IV Závěrečná ustanovení Článek 43 Určení PŘÍLOHY







ČÁST I

ÚVOD







KAPITOLA 1

Předmět a definice

Článek 1

Předmět

1. Tímto rozhodnutím se stanoví pravidla provádění fondu, pokud jde o:

a) určené orgány;

b) řídicí a kontrolní systémy;

c) informace o využívání fondu, které mají členské státy poskytovat Komisi;

d) hlášení nesrovnalostí;

e) informovanost a propagaci;

f) osobní údaje;

g) elektronickou výměnu dokumentů.

2. Níže uvedená ustanovení se použijí, aniž je dotčeno nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 ze dne 11. listopadu 1996 o kontrolách a inspekcích na místě prováděných Komisí za účelem ochrany finančních zájmů Evropských společenství proti podvodům a jiným nesrovnalostem ( 4 ).

Článek 2

Definice

Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí tyto definice:

— „základní akt“: rozhodnutí č. 573/2007/ES,

— „fond“: Evropský uprchlický fond zřízený základním aktem,

— „čtyři fondy“: Evropský uprchlický fond, Fond pro vnější hranice, Evropský návratový fond a Evropský fond pro integraci státních příslušníků třetích zemí zřízené rozhodnutím č. 573/2007/ES, rozhodnutím Evropského parlamentu a Rady č. 574/2007/ES ( 5 ), rozhodnutím Evropského parlamentu a Rady č. 575/2007/ES ( 6 ) a rozhodnutím Rady 2007/435/ES ( 7 ) jako součásti obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“,

— „odpovědný orgán“: orgán určený členským státem podle čl. 25 odst. 1 písm. a) základního aktu,

— „certifikační orgán“: orgán určený členským státem podle čl. 25 odst. 1 písm. b) základního aktu,

— „auditní orgán“: orgán určený členským státem podle čl. 25 odst. 1 písm. c) základního aktu,

— „pověřený orgán“: orgán určený členským státem podle čl. 25 odst. 1 písm. d) základního aktu,

— „určené orgány“: všechny orgány určené členským státem podle článku 25 základního aktu,

— „akce“: akce v rámci fondu, definovaná v článcích 3 a 5 základního aktu,

— „projekt“: konkrétní praktický prostředek použitý konečnými příjemci grantů k provedení části akce nebo celé akce,

— „konečný příjemce“: právnická osoba odpovědná za realizaci projektů, např. nevládní organizace, federální, vnitrostátní, regionální či místní orgány, jiné neziskové organizace, soukromé či veřejnoprávní společnosti nebo mezinárodní organizace,

— „partner v rámci projektu“: jakákoli právnická osoba, která s konečným příjemcem spolupracuje na projektu, a to tím, že na projekt poskytuje zdroje a prostřednictvím konečného příjemce získává část příspěvku Společenství,

— „strategické pokyny“: rámec pro zásah ze strany fondu, přijatý rozhodnutím Komise 2007/815/ES ( 8 ),

— „priorita“: soubor akcí, které jsou ve strategických pokynech definovány jako prioritní,

— „konkrétní priorita“: soubor akcí, které jsou ve strategických pokynech definovány jako konkrétní priority a které umožňují spolufinancování ve vyšším poměru v souladu s čl. 14 odst. 4 základního aktu,

— „prvotní správní nebo soudní zjištění“: první písemné posouzení, v němž příslušný správní nebo soudní orgán dospěl na základě konkrétních skutečností k závěru, že došlo k nesrovnalosti, přičemž není dotčena možnost, aby byl tento závěr následně přepracován či stažen v důsledku vývoje správního či soudního řízení,

— „nesrovnalost“: jakékoli porušení ustanovení právních předpisů Společenství v důsledku jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu Evropských společenství, a to započtením neoprávněného výdaje do rozpočtu Společenství,

— „podezření na podvod“: nesrovnalost, která zavdává podnět k zahájení správního nebo soudního řízení na vnitrostátní úrovni s cílem určit, zda došlo k úmyslnému jednání a zejména zda došlo k podvodu podle čl. 1 odst. 1 písm. a) Úmluvy, vypracované na základě článku K.3 Smlouvy o Evropské unii, o ochraně finančních zájmů Evropských společenství ( 9 ),

— „úpadek“: úpadkové řízení ve smyslu čl. 2 písm. a) nařízení Rady (ES) č. 1346/2000 ( 10 ),

— „dohoda o grantu“: dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě členské státy poskytují konečnému příjemci granty na realizaci projektu v rámci fondu.







ČÁST II

USTANOVENÍ, KTERÁ JSOU PRO ČTYŘI FONDY SPOLEČNÁ







KAPITOLA 1

Určené orgány

Článek 3

Společné orgány

Členské státy mohou pro dva či více ze čtyř fondů určit stejný odpovědný orgán, auditní orgán nebo certifikační orgán.

Článek 4

Pověřený orgán

1. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení, která vyžaduje účinnou a účelnou vnitřní kontrolu, musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a zaručena viditelnost financování ze strany Společenství. Při plnění svěřených úkolů nesmí docházet ke střetu zájmů.

2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy provádění svěřených úkolů se úředně písemně zaznamenají.

Pověřovací akt obsahuje alespoň:

a) odkazy na související právní předpisy Společenství;

b) úkol svěřený pověřenému orgánu;

c) práva a povinnosti pověřeného orgánu a závazky, které přijímá;

d) závazek pověřeného orgánu, že vytvoří a bude udržovat organizační strukturu a řídicí a kontrolní systém uzpůsobený plnění daných povinností;

e) záruku, která má být poskytnuta, pokud jde o řádné finanční řízení a o skutečnost, zda jsou svěřené úkoly zákonné a v souladu s právními předpisy.

3. Vedením komunikace s Komisí podle čl. 25 odst. 1 písm. a) základního aktu nelze žádný subjekt pověřit. Pověřený orgán s Komisí komunikuje prostřednictvím odpovědného orgánu.

4. Pokud pověřený orgán není orgán veřejné správy nebo subjekt podléhající soukromému právu členského státu a pověřený veřejnou službou, nesmí mu odpovědný orgán svěřit žádné výkonné pravomoci, se kterými je spojena značná míra uvážení, jež předpokládá politickou volbu.

5. Svěření úkolu pověřeným orgánům nemá vliv na odpovědnost odpovědného orgánu, který i nadále odpovídá za úkoly, které svěřil.

6. Pokud odpovědný orgán svěřil úkoly pověřenému orgánu, veškerá ustanovení tohoto rozhodnutí, která se týkají odpovědného orgánu, se obdobným způsobem vztahují na pověřený orgán.

Článek 5

Zadávání úkolů externím smluvním partnerům

Určené orgány mohou některé ze svých úkolů zadat externím smluvním partnerům, za tyto úkoly však zůstávají odpovědné v souladu s povinnostmi vymezenými v článcích 27, 29 a 30 základního aktu.







KAPITOLA 2

Řídicí a kontrolní systémy

Článek 6

Příručka pro postupy

V souladu s čl. 31 odst. 2 základního aktu a s ohledem na zásadu proporcionality vypracují členské státy příručku, v níž stanoví postupy a praktická opatření pro:

a) fungování určených orgánů;

b) opatření, která zaručují patřičné oddělení jednotlivých funkcí;

c) případné monitorování pověřených orgánů a dalších úkolů zadaných externím smluvním partnerům;

d) vypracování víceletých a ročních programů;

e) vypracování auditní strategie a ročních auditních plánů;

f) výběr projektů, udělování grantů a monitorování a finanční řízení projektů;

g) řízení v případě nesrovnalostí, finančních oprav a zpětného získávání prostředků;

h) přípravu a provádění auditů;

i) přípravu auditních zpráv a prohlášení;

j) certifikaci výdajů;

k) hodnocení programu;

l) podávání zpráv Komisi;

m) audit se zaměřením na finanční toky.

Článek 7

Provádění fondu odpovědným orgánem

1. Při provádění fondu může odpovědný orgán jednat jako veřejný zadavatel a/nebo jako výkonný orgán.

2. Odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel zpravidla v případech, kdy projekty provádí na základě ročních otevřených výzev k předkládání návrhů.

Odpovědný orgán ani žádný pověřený orgán nejsou oprávněny podat žádost v reakci na tyto výzvy k předkládání návrhů.

V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých projektů podle čl. 14 odst. 6 základního aktu, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů nebo v mimořádných situacích, lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.

3. Odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán v případech, kdy se rozhodne provést projekty přímo, neboť vzhledem k povaze projektu není možné provést jej jinak, např. v situaci právního monopolu nebo z bezpečnostních důvodů. V těchto případech se pravidla týkající se konečného příjemce vztahují obdobným způsobem i na odpovědný orgán.

Článek 8

Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán

1. Určí se důvody, na jejichž základě odpovědný orgán jedná při provádění projektů jako orgán výkonný, a sdělí se Komisi v rámci příslušného ročního programu.

2. Odpovědný orgán při provádění projektů zaručí, že je respektována zásada ekonomické přiměřenosti, a zabrání střetu zájmů.

3. Odpovědný orgán může projekty určené v souladu s čl. 7 odst. 3 provádět přímo a/nebo ve sdružení s jakýmkoli vnitrostátním orgánem, který je kompetentní z hlediska odborných znalostí, vysokého stupně specializace nebo správních pravomocí. Hlavní vnitrostátní orgány, které se na provádění projektu podílejí, budou rovněž uvedeny v příslušném ročním programu.

4. Správní rozhodnutí o spolufinancování projektu v rámci fondu obsahuje informace nezbytné k monitorování spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů. Všechna související ustanovení, která jsou pro dohodu o grantu stanovena v čl. 10. odst. 2, jsou upřesněna v právním nástroji rovnocenné formy.

5. Závěrečná zpráva o provádění ročního programu obsahuje informace o použitých postupech a metodách, jež mají zaručit odpovídající oddělení funkcí, účinnou kontrolu a uspokojivou ochranu finančních zájmů Evropských společenství, a rovněž objasňuje, jakým způsobem bylo zabráněno střetu zájmů.

6. Pokud se očekává, že u projektů, které jsou spolufinancovány fondem, odpovědný orgán pravidelně jedná jako orgán výkonný:

a) auditní orgán není součástí stejného subjektu jako odpovědný orgán, vyjma případů, kdy je zaručena jeho auditní nezávislost a kdy rovněž podává zprávy jinému subjektu mimo rámec subjektu, jehož je spolu s odpovědným orgánem součástí;

b) úkoly odpovědného orgánu definované v článku 27 základního aktu tím nejsou ovlivněny v případě, že odpovědný orgán rovněž provádí projekty přímo.

7. Pokud se od pověřeného orgánu očekává, že bude v případě projektů spolufinancovaných fondem jednat jako orgán výkonný, nesmí být tento pověřený orgán jediným konečným příjemcem položek, jejichž správa mu byla svěřena.

Článek 9

Výběrové řízení a řízení při udělení grantu, při nichž odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel

1. Výzvy k předkládání návrhů definované v čl. 7 odst. 2 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena co nejvyšší informovanost případných příjemců. Za stejných podmínek se rovněž zveřejňují jakékoli změny obsahu výzev k předkládání návrhů.

Výzvy k předkládání návrhů upřesňují:

a) cíle;

b) výběrová kritéria, která odpovídají čl. 14 odst. 5 základního aktu, a náležité související doklady;

c) režimy financování ze strany Společenství, případně financování na vnitrostátní úrovni;

d) opatření a konečné datum pro předkládání návrhů.

2. Pro účely výběru projektů a udělování grantů odpovědný orgán zaručí, že jsou případní příjemci informováni o následujících zvláštních podmínkách týkajících se projektů, které mají být provedeny:

a) o pravidlech pro způsobilost výdajů;

b) o lhůtě pro provedení projektu a

c) o finančních a jiných informacích, které mají být uchovávány a sdělovány.

Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že konečný příjemce a/nebo partneři v rámci projektu jsou schopni tyto podmínky splnit.

3. Odpovědný orgán zaručí, že projekty, jimž jsou uděleny granty, jsou podrobeny formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů. Důvody pro zamítnutí ostatních projektů se zaznamenají.

4. Členské státy určí, kdo má pravomoc udělovat granty na projekty, a zaručí, že v žádném případě nedojde ke střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou žadateli vnitrostátní subjekty.

5. Rozhodnutí o udělení grantu uvádí alespoň jméno konečného příjemce a/nebo partnerů v rámci projektu, základní podrobnosti o projektu a jeho provozních cílech, maximální částku spolufinancování ze strany fondu a maximální míru spolufinancování celkových způsobilých nákladů.

6. Všem žadatelům jsou písemně sděleny výsledky výběrového řízení s odůvodněním výběrových rozhodnutí. Pokud tak stanoví vnitrostátní právní předpisy, je uvedeno patřičné přezkumné řízení.

Článek 10

Dohody o grantech s konečnými příjemci v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel

1. Odpovědný orgán stanoví podrobné postupy řízení projektu, které se mimo jiné týkají:

a) podpisu dohody o grantu vybranými konečnými příjemci;

b) kroků navazujících na dohodu a jakýchkoli změn dohody, a to zřízením systému správního monitorování projektů (výměna korespondence, provádění a monitorování změn a upomínek, přijímání a zpracování zpráv atd.).

2. Dohody o grantech mimo jiné stanoví:

a) maximální částku grantu;

b) maximální procentní podíl příspěvku Společenství v souladu s čl. 14 odst. 4 nebo čl. 21 odst. 3 základního aktu;

c) podrobný popis a harmonogram podporovaného projektu;

d) případně část úkolů a souvisejících nákladů, které konečný příjemce hodlá zadat třetím stranám;

e) dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu včetně pevně stanoveného procentního podílu nepřímých nákladů definovaných v příloze 11, pokud jde o pravidla pro způsobilost výdajů;

f) harmonogram a prováděcí ustanovení k dohodě (povinnosti týkající se podávání zpráv, změn a ukončení);

g) provozní cíle projektu a ukazatele, které mají být použity;

h) definici způsobilých nákladů;

i) podmínky týkající se platby grantu a požadavky na vedení účetnictví;

j) podmínky týkající se auditu se zaměřením na finanční toky;

k) patřičná ustanovení pro ochranu údajů;

l) patřičná ustanovení pro propagaci.

3. V případě potřeby koneční příjemci zaručí, že se na všechny partnery v rámci projektu vztahují stejné závazky jako na ně samotné. Partneři přijímají povinnosti prostřednictvím konečného příjemce, který však nese konečnou odpovědnost za to, že on sám i všichni partneři v rámci projektu dodrží smluvní podmínky.

Koneční příjemci uchovávají ověřené kopie účetních dokumentů, které zdůvodňují příjmy a výdaje vzniklé partnerům v souvislosti s příslušným projektem.

4. Dohody o grantech musejí výslovně zmocnit Komisi a Účetní dvůr k provádění kontrol dokladů a kontrol na místě u všech konečných příjemců, partnerů v rámci projektu a subdodavatelů.

Článek 11

Prováděcí smlouvy

Aniž jsou dotčena platná pravidla Společenství a vnitrostátní pravidla pro zadávání veřejných zakázek, dohody o grantech stanoví, že při provádění projektů musejí koneční příjemci a/nebo partneři v rámci projektu zadávat zakázky na základě nabídkového řízení uchazeči, jehož nabídka je ekonomicky nejvýhodnější, a musejí dbát na to, aby nedošlo ke střetu zájmů. Aniž jsou dotčena platná pravidla Společenství a vnitrostátní pravidla pro zadávání veřejných zakázek, lze však smlouvy, jejich hodnota je nižší než 5 000 EUR, uzavřít bez nabídkového řízení na základě jediné nabídky.

Článek 12

Stanovení konečného příspěvku Společenství

Pro výpočet závěrečné platby konečnému příjemci se použije celkový příspěvek Společenství na každý projekt, jehož částka je z následujících tří možností nejnižší:

a) maximální částka uvedená v dohodě o grantu;

b) maximální spolufinancování vyplývající z vynásobení celkových způsobilých nákladů na příslušný projekt procentním podílem stanoveným v čl. 14 odst. 4 a čl. 21 odst. 3 základního aktu (tj. 50 %, 75 % či 80 %) a

c) částka vyplývající z uplatnění zásady neziskových organizací definované v bodě I.3.3 přílohy 11.

Článek 13

Technická pomoc

1. Technická pomoc z podnětu Komise, definovaná v článku 15 základního aktu, může být fondem financována až do 100 %.

2. Technická pomoc z podnětu Komise, definovaná v článku 15 základního aktu, může být fondem financována až do 100 %.

3. Pokud technická pomoc z podnětu Komise nebo členských států splňuje pravidla pro způsobilost vymezená v části III kapitoly 1, může mít formu veřejných zakázek, honorářů odborníků a/nebo správních výdajů.

Článek 14

Výdaje na technickou pomoc, jde-li o společný orgán

1. Jsou-li jeden či více určených orgánů společné pro dva či více ze čtyř fondů, lze položky výdajů na technickou pomoc v rámci jednotlivých ročních programů zčásti nebo zcela sloučit.

2. Výdaje na technickou pomoc se rozdělí mezi příslušné fondy, a to pokud možno na základě jednoduchého a reprezentativního vzorce pro rozdělení. Uplatněním vzorce nesmí být zvýšena maximální částka výdajů na technickou pomoc v rámci příslušných ročních programů.

Článek 15

Ověření prováděná odpovědným orgánem

1. Ověření prováděná podle čl. 27 odst. 1 písm. g) základního aktu odpovědným orgánem nebo na jeho odpovědnost zahrnují podle potřeby správní, finanční, technické a hmotné aspekty projektu.

Ověřením je zaručeno, že jsou vykázané výdaje skutečné a z hlediska projektu odůvodněné, že projekty, jimž byl udělen grant, byly provedeny v souladu s dohodou o grantu, že je příspěvek Společenství v souladu s pravidly, a to zejména pokud jde o strukturu financování definovanou v článku 14 základního aktu, že žádosti konečného příjemce o úhradu jsou správné a že projekty a výdaje jsou v souladu s pravidly Společenství a vnitrostátními pravidly, rovněž je zaručeno, že nedojde ke dvojímu financování výdajů z jiných režimů Společenství nebo vnitrostátních režimů a za jiná programová období.

Ověření kromě toho zahrnuje tyto postupy:

a) správní a finanční ověření každé žádosti o úhradu, kterou podal konečný příjemce;

b) ověření alespoň reprezentativního vzorku podkladů týkajících se všech okruhů rozpočtu přiloženého k dohodě o grantu, dále vhodnosti, přesnosti a způsobilosti výdajů, příjmů a nákladů účelově vázaných příjmů, které koneční příjemci vykázali;

c) ověření jednotlivých projektů na místě, a to alespoň na reprezentativním vzorku, který zahrnuje vhodnou kombinaci typů a velikostí projektů, a s ohledem na všechny určené rizikové faktory, s cílem získat s přihlédnutím k míře rizika stanovené odpovědným orgánem rozumné záruky ohledně zákonnosti souvisejících transakcí a jejich souladu správními přepisy.

Ověření uvedená v písmenech a) a b) není třeba provádět, pokud je konečnému příjemci uložena povinnost předložit osvědčení o auditu, který byl proveden nezávislým auditorem a vztahuje se na všechny aspekty uvedené v písmenech a) a b).

2. O každém ověření je veden záznam uvádějící provedené činnosti, datum, výsledky a opatření přijatá k odstranění zjištěných chyb. Odpovědný orgán zajistí, aby byly všechny podklady týkající se provedených ověření uchovávány k dispozici Komisi a Účetnímu dvoru po dobu pěti let po ukončení projektu. Běh této lhůty se staví buď v případě soudního řízení, nebo na řádně odůvodněnou žádost Komise.

3. Pokud odpovědný orgán jedná v rámci ročního programu jako orgán výkonný, jak je definováno v čl. 7 odst. 3, provádějí se ověření uvedená v odstavci 1 v souladu se zásadou náležitého oddělení funkcí.

Článek 16

Audit se zaměřením na finanční toky

1. Pro účely čl. 27 odst. 1 písm. k) základního aktu se audit se zaměřením na finanční toky považuje za náležitý, pokud splňuje tato kritéria:

a) umožňuje, aby souhrnné částky certifikované Komisi souhlasily s podrobnými účetními záznamy a s podklady certifikačního orgánu, odpovědného orgánu, pověřených orgánů a konečných příjemců, pokud jde o projekty spolufinancováné fondem;

b) umožňuje ověřit vyplacení příspěvku z veřejných zdrojů konečnému příjemci, přidělení a převod finančních prostředků Společenství poskytnutých v rámci fondu a zdroje spolufinancování projektu;

c) umožňuje ověřit uplatňování výběrových kritérií vypracovaných pro roční program;

d) pro každý projekt podle potřeby obsahuje technické specifikace a plán financování, dokumenty týkající se schválení grantu, dokumenty vztahující se k postupům zadávání veřejných zakázek a zprávy o provedených ověřeních a auditech.

2. Odpovědný orgán zaručí, že je veden záznam o umístění všech dokumentů týkajících se specifických plateb učiněných v rámci fondu.

Článek 17

Audit systémů a audit projektů

1. Audity uvedené v čl. 30 odst. 1 písm. a) a b) základního aktu se provádějí prostřednictvím řídicích a kontrolních systémů zřízených členskými státy a na vzorku projektů vybraných metodou, která byla schválena auditním orgánem.

Metoda výběru vzorků:

a) zahrnuje vhodnou kombinaci typů a velikostí projektů;

b) zohledňuje všechny rizikové faktory, které byly během vnitrostátních kontrol nebo kontrol Společenství určeny, a rovněž aspekty hospodárnosti zvažované při ověřování.

Vzorek bude také zahrnovat alespoň poměrné množství projektů prováděných odpovědným orgánem, který jedná jako orgán výkonný.

Bude zdokumentována metoda použitá pro výběr vzorku.

2. Auditu řídicích a kontrolních systémů bude do roku 2013 alespoň jednou podroben každý z následujících procesů: programování, svěřování úkolů, výběr projektů a udělení grantu, monitorování projektů, platby, certifikace výdajů, podávání zpráv Komisi, zjišťování a náprava případných nesrovnalostí a vyhodnocování programů.

3. Audit projektů se provádí na místě na základě dokumentace a záznamů konečného příjemce a/nebo partnerů v rámci projektu. Audity ověří, že:

a) projekt splňuje výběrová kritéria ročního programu, byl proveden v souladu s dohodou o grantu a splňuje všechny platné podmínky týkající se funkčnosti či využití nebo cílů, jichž má být dosaženo;

b) vykázené výdaje odpovídají účetním záznamům a podkladům konečného příjemce a/nebo partnerů v rámci projektu, a že tyto záznamy odpovídají podkladům odpovědného orgánu či jakéhokoli pověřeného orgánu;

c) výdaje odpovídají požadavkům na způsobilost stanoveným v příloze 11, požadavkům upřesněným v průběhu vnitrostátního výběrového řízení, podmínkám dohody o grantu, dále skutečně provedeným pracím a případně dalším pravidlům Společenství či vnitrostátním pravidlům;

d) využití nebo zamýšlené využití projektu je v souladu s cíli, akcí či opatřeními stanovenými v článcích 3, 5 a 16 základního aktu a případně se týká cílové populace;

e) veřejné či soukromé příspěvky byly konečnému příjemci vyplaceny v souladu s čl. 14 odst. 2 základního aktu;

f) je prováděn náležitý audit se zaměřením na finanční toky;

g) nedochází k žádnému střetu zájmů a bylo dosaženo ekonomické přiměřenosti, a to zejména v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán projektu.

4. Pouze výdaje v rozsahu auditu prováděného podle odstavce 3 se započtou do částky výdajů podrobených auditu pro účely čl. 30 odst. 1 písm b) základního aktu. Pokud se audit provádí před ukončením projektu, zohlední se při výpočtu míry hrazení pouze výdaje, které byly skutečně podrobeny auditu.

5. Pokud jsou zjištěné problémy systémové povahy, a mohou tudíž ohrozit další projekty, auditní orgán zaručí, že je provedeno další šetření včetně dodatečných auditů v případech, kdy je to nezbytné, aby se stanovil rozsah těchto problémů. Příslušné orgány přijmou nezbytná preventivní a nápravná opatření.

6. Auditní orgán vypracuje na základě výsledků auditu výdajů vykázaných Komisi závěry a sdělí je Komisi ve výroční auditní zprávě. U ročních programů, u nichž se četnost chyb nachází nad tolerančním prahem ve výši 2 % příspěvku Společenství, provede auditní orgán analýzu významu této chyby a učiní nezbytná opatření včetně vhodných doporučení, která budou sdělena přinejmenším prostřednictvím výroční auditní zprávy.

Článek 18

Ověření prováděná certifikačním orgánem

1. V případech, kdy auditní orgán vydá kvalifikované stanovisko či nepříznivé stanovisko k fungování řídicího a kontrolního systému, certifikační orgán ověří, zda byly tyto informace zaslány Komisi. Certifikační orgán také zajistí, že odpovědný orgán provede odpovídající akční plán, aby účinně obnovil fungování řídicího a kontrolního systému a posoudil dopad nefukčnosti na prohlášení o výdajích.

2. Pokud žádost o platbu či prohlášení o splatné úhradě není auditním orgánem pro účely závěrečné zprávy o provádění ročního programu schváleno, certifikační orgán zajistí, aby byly správná žádost o platbu či správné prohlášení o úhradě neprodleně vypracovány.







KAPITOLA 3

Informace, které mají být poskytnuty o využívání fondu

Článek 19

Zásada proporcionality

1. Podle čl. 9 odst. 2 základního aktu je rozsah, v němž jsou informace, jež mají členské státy o využívání fondu k dispozici, předávány Komisi prostřednictvím dokumentů uvedených v této kapitole, úměrný částce příspěvku Společenství, která byla přidělena příslušnému členskému státu, případně lze tyto informace poskytnout formou shrnutí.

2. Na žádost Komise však členské státy poskytnou podrobnější informace. Komise může o takovéto informace požádat, je-li to nezbytné, aby mohla účinně plnit své závazky podle základního aktu a finančního nařízení.

Článek 20

Popis řídicích a kontrolních systémů

1. Popis řídicích a kontrolních systémů podle čl. 31 odst. 4 a čl. 32 odst. 2 základního aktu se předloží v souladu se vzorem uvedeným v příloze 1.

2. Odpovědný orgán schválí popis systému vypracovaný pověřeným orgánem. Každý určený orgán potvrdí přesnost popisu řídicích a kontrolních systémů, které se na něj vztahují. Kromě toho auditní orgán potvrdí úplnost popisu.

3. Při zkoumání popisu může Komise požádat o vyjasnění a navrhnout opatření, aby byla dodržena ustanovení vymezená v základním aktu. Je-li to nezbytné, mohou úředníci Komise či oprávnění zástupci Komise provádět kontroly na místě.

4. Pokud je odpovědný orgán stejný pro dva či více ze čtyř fondů nebo pokud se společné systémy vztahují na dva či více fondů, mohou být v popisu společných řídicích a kontrolních systémů případně zvýrazněny specifické rysy.

Článek 21

Přepracování popisu řídicích a kontrolních systémů

1. Odpovědný orgán

a) při předkládání návrhu ročního programu nahlásí, zda byly v řídicích a kontrolních systémech provedeny změny;

b) oznámí Komisi všechny důležité změny, a to nejpozději k okamžiku, kdy nabudou účinku;

c) na žádost Komise předloží přepracovaný popis, dojde-li k více důležitým změnám.

2. Důležité změny jsou změny, které mohou ovlivnit oddělení funkcí, účinnost výběru, udělování grantů, kontrolní a platební mechanismy a komunikaci s Komisí. Zahrnují zejména změny některého z určených orgánů, změny v účetním systému, v platbě a v certifikaci.

3. Při přepracování řídicích a kontrolních systémů se uplatní tytéž postupy jako postupy stanovené v článku 20.

Článek 22

Programové dokumenty

1. Členské státy předkládají Komisi v souladu se vzorem v příloze 2 víceletý program uvedený v článku 18 základního aktu.

2. Členské státy předkládají Komisi v souladu se vzorem v příloze 3 roční programy uvedené v článku 20 základního aktu.

3. Finanční plány spojené s víceletým programem obsahují rozdělení částek v rozpočtu podle priorit, jak je definováno ve strategických pokynech.

Finanční plány spojené s ročními programy obsahují rozdělení částek v rozpočtu podle kategorie dané akce, jak je definováno v čl. 3 odst. 1 základního aktu, s odkazem na dané priority.

Článek 23

Přepracování finančního rozdělení v rámci ročních programů

▼M1

1. Pro účely přepracování ročního programu schváleného Komisí podle čl. 20 odst. 5 základního aktu předloží příslušné členské státy Komisi návrh přepracovaného ročního programu nejpozději tři měsíce před koncem období způsobilosti. Komise přepracovaný návrh posoudí a co nejdříve schválí postupem podle čl. 20 odst. 5 základního aktu.

▼B

2. Změny finančního rozdělení v případech, kdy nedojde k přepracování ročního programu podle odstavce 1, nepřesáhnou 10 % celkového příspěvku z fondu a budou povoleny pouze za okolností, jejichž vznik nemohl odpovědný orgán ovlivnit. Tyto změny budou odpovídajícím způsobem vysvětleny ve zprávách o pokroku a/nebo v závěrečné zprávě o provádění ročního programu.

Článek 24

Zprávy o pokroku a závěrečné zprávy o provádění ročních programů

1. Členské státy předkládají Komisi zprávy o pokroku při provádění ročního programu a žádosti o platbu, jak stanoví čl. 39 odst. 4 základního aktu v souladu se vzorem uvedeným v příloze 4.

2. Členské státy předkládají Komisi závěrečné zprávy o provádění ročního programu a žádosti o platbu, jak stanoví čl. 40 odst. 1 písm. b) základního aktu v souladu se vzorem uvedeným v příloze 5.

3. Finanční tabulky spojené se zprávami o pokroku a závěrečnými zprávami obsahují rozdělení částek podle priorit, jak je definováno ve strategických pokynech, a u každé kategorie akce podle projektů, jak je definováno v čl. 3 odst. 1 základního aktu.

Článek 25

Dokumenty vypracované auditním orgánem

1. Auditní strategie uvedená v čl. 30 odst. 1 písm. c) základního aktu se vypracuje podle vzoru v příloze 6.

2. Vyjma případů, kdy oběma posledním ročním programům přijatým Komisí odpovídá roční příspěvek Společenství, který je nižší než 1 milion EUR, předkládá auditní orgán výroční auditní plán každoročně do 15. února, a to počínaje rokem 2009. Auditní plán bude vypracován jako příloha auditní strategie v souladu se vzorem v příloze 6. Jedná-li se o kombinovanou auditní strategii podle čl. 30 odst. 2 základního aktu, může být předložen kombinovaný auditní plán.

3. Auditní zpráva a stanoviska podle čl. 30 odst. 3 písm. a) a b) základního aktu vycházejí z auditů systémů a auditů projektů prováděných v souladu s auditní strategií a jsou vypracovány podle vzorů v přílohách 7.A a 7.B.

4. Prohlášení o platnosti uvedené v čl. 30 odst. 3 písm. c) základního aktu vychází z veškerých auditních činností provedených auditním orgánem, případně z dodatečných kontrol. Prohlášení o platnosti se vypracuje v souladu se vzorem uvedeným v příloze 7.C.

5. Pokud je rozsah šetření jakkoli omezen nebo neumožňuje-li zjištěná výše neoprávněných výdajů provést stanovisko bez výhrad v rámci výročního stanoviska uvedeného v čl. 30 odst. 3 písm. b) základního aktu nebo v prohlášení uvedeném v písmeni c) téhož článku, uvede auditní orgán důvody a odhadne rozsah problému a jeho finanční dopad.

Článek 26

Dokumenty vypracované certifikačním orgánem

1. Certifikované prohlášení o výdajích týkající se žádosti o druhou předběžnou platbu podle čl. 39 odst. 4 základního aktu se sestaví a předá Komisi ve formátu podle přílohy 8.

2. Certifikované prohlášení o výdajích týkající se žádosti o závěrečnou platbu podle čl. 40 odst. 1 písm. a) základního aktu se sestaví a předá Komisi ve formátu podle přílohy 9.







KAPITOLA 4

Hlášení nesrovnalostí

Článek 27

Počáteční hlášení – odchylky

1. V souladu se vzory v přílohách 4 a 5 nahlásí členské státy prostřednictvím zpráv o pokroku nebo závěrečných zpráv o provádění ročních programů Komisi veškeré nesrovnalosti, které se staly předmětem prvotního odhalení ve správním nebo soudním řízení.

Zpráva uvádí:

a) fond, roční program a příslušný projekt;

b) ustanovení, které bylo porušeno;

c) datum a zdroj první informace, která vedla k podezření, že došlo k nesrovnalosti;

d) praktiky použité při vzniku nesrovnalosti;

e) případně zda tato praktika vzbuzuje podezření na podvod;

f) způsob, jakým byla nesrovnalost odhalena;

g) příslušnou částku příspěvku Společenství.

Není však třeba hlásit následující případy, vyjma tehdy, existuje-li podezření na podvod:

a) případy, kdy se nesrovnalosti týkají částek menších než 10 000 EUR ze souhrnného rozpočtu Evropských společenství;

b) případy, kdy k nesrovnalosti došlo pouze kvůli selhání při provádění celé nebo části projektu, který je součástí ročního programu, a to z důvodu úpadku konečného příjemce;

c) případy, na něž konečný příjemce dobrovolně upozornil odpovědný orgán dříve, než je tento orgán sám zaznamenal, ať již před nebo po vyplacení příspěvku z veřejných zdrojů;

d) případy zjištěné a opravené odpovědným orgánem před vyplacením příspěvku z veřejných zdrojů konečnému příjemci a před zahrnutím daných výdajů do výkazu výdajů předloženého Komisi.

2. Na žádost Komise poskytnou členské státy ke všem případům další údaje o:

a) členských státech a třetích zemích, jichž se záležitost případně týká;

b) období, během něhož k nesrovnalosti došlo, nebo čase, kdy k nesrovnalosti došlo;

c) vnitrostátních orgánech nebo subjektech, které vypracovaly úřední zprávu o nesrovnalosti, a o orgánech, které se nesrovnalostí zabývají ze správního nebo soudního hlediska;

d) datu prvotního odhalení nesrovnalosti ve správním nebo soudním řízení;

e) totožnosti fyzických a právnických osob nebo jiných zúčastněných subjektů, kromě případů, kdy tato informace není vzhledem k povaze dané nesrovnalosti pro účely potírání nesrovnalostí důležitá;

f) celkovém rozpočtu a příspěvku z veřejných zdrojů schváleném pro projekt a o rozdělení jeho spolufinancování mezi příspěvek Společenství a příspěvek členských států;

g) částce příspěvku z veřejných zdrojů, které se nesrovnalost týká, a výši příslušného ohroženého příspěvku Společenství;

h) částkách, které by bývaly byly neoprávněně vyplaceny, pokud by nesrovnalost nebyla zjištěna, v případech, kdy nebyl vyplacen příspěvek z veřejných zdrojů podle písmena g) osobám nebo jiným zjištěným subjektům;

i) případném pozastavení plateb a možnostech, jak získat příspěvek zpět;

j) povaze neoprávněného výdaje.

3. Pokud některé z informací uvedených v odstavci 2, zejména ty, které se týkají praktik použitých při vzniku nesrovnalosti a způsobu, jakým byla nesrovnalost odhalena, nejsou dostupné, doplní je členské státy v co největším rozsahu při předložení následujících zpráv o nesrovnalostech Komisi.

Článek 28

Hlášení o následných krocích – případy, kdy se nepodaří získat částky zpět

1. Členské státy informují Komisi o řízeních zahájených v souvislosti se všemi nesrovnalostmi, které již dříve oznámily, a o významných změnách, které z nich vyplývají, přičemž upozorní na všechny předchozí zprávy, které předložily podle článku 27. Tyto informace jsou v souladu se vzory v přílohách 4 a 5 uvedeny ve zprávách o pokroku nebo v závěrečných zprávách o provádění ročních programů.

Zpráva obsahuje částky, které byly získány zpět nebo u kterých se to předpokládá.

2. Na žádost Komise poskytnou členské státy ke všem případům další podrobné údaje o:

a) předběžných opatřeních přijatých členskými státy k zajištění zpětného získání neoprávněně vyplacených částek;

b) jakýchkoli soudních a správních řízeních zahájených za účelem získání neoprávněně vyplacených částek zpět a uložení sankcí;

c) důvodech pro upuštění od řízení o zpětném získání částky;

d) důvodech pro upuštění od trestního stíhání.

Členské státy oznámí Komisi veškerá správní nebo soudní rozhodnutí nebo jejich hlavní body týkající se ukončení těchto řízení a uvedou zejména, zda lze na základě zjištěných údajů pojmout podezření na podvod či nikoli.

Článek 29

Kontakty s členskými státy

1. Komise udržuje s dotčenými členskými státy příslušné kontakty za účelem doplnění předložených údajů o nesrovnalostech uvedených v článku 27 a o řízeních uvedených v článku 28 týkajících se možností zpětného získání částek.

2. Nezávisle na kontaktech uvedených v odstavci 1 Komise uvědomí členské státy, vede-li povaha nesrovnalosti k podezření, že by ke stejným nebo podobným praktikám mohlo dojít v ostatních členských státech.

Článek 30

Využití informací

1. Komise může využít všech informací obecné nebo provozní povahy, které členské státy sdělují podle tohoto rozhodnutí, aby provedla analýzy rizik a na základě obdržených informací vypracovala zprávy a systémy včasného varování pro větší efektivitu při zjišťování rizik.

2. Komise pravidelně informuje dotčené členské státy o využití informací podle odstavce 1.







KAPITOLA 5

Informovanost a propagace

Článek 31

Informace pro případné konečné příjemce

1. Odpovědný orgán zaručí, že jsou klíčové údaje o víceletých a ročních programech patřičným způsobem šířeny, že obsahují údaje o příslušných finančních příspěvcích a jsou k dispozici všem zúčastněným stranám.

Odpovědný orgán se však může rozhodnout, že z důvodů veřejné bezpečnosti uchová v důvěrnosti vnitřní řídicí opatření stanovená ve víceletém programu nebo v ročních programech a jakékoli další informace týkající se provádění fondu.

2. Odpovědný orgán poskytne případným konečným příjemcům alespoň tyto informace:

a) podmínky způsobilosti, které je třeba splnit pro získání finančních prostředků v rámci ročního programu;

b) popis postupů posuzování žádostí o financování a související lhůty;

c) kritéria výběru projektů, které mají být financovány;

d) kontaktní údaje osob, které mohou poskytnout údaje o ročních programech.

Kromě toho informuje odpovědný orgán případné konečné příjemce o zveřejnění podle čl. 33 odst. 2 písm. b).

Článek 32

Informace pro konečné příjemce

Odpovědný orgán informuje konečné příjemce, že přijetím finančních prostředků rovněž souhlasí se svým zahrnutím do seznamu konečných příjemců, který se zveřejní v souladu s čl. 33 odst. 2 písm. b).

Článek 33

Povinnosti odpovědného orgánu týkající se informovanosti široké veřejnosti a propagace

1. Odpovědný orgán zaručí, že jsou informační a propagační opatření prováděna se zaměřením na co možná nejširší zastoupení médií a s použitím různých forem a metod komunikace na příslušné územní úrovni.

2. Odpovědný orgán zorganizuje přinejmenším tato informační a propagační opatření:

a) alespoň jednu hlavní informační činnost za rok počínaje rokem 2008, která propaguje zahájení víceletého programu a představuje úspěchy ročního programu, případně ročních programů;

b) každoroční zveřejnění, alespoň na internetových stránkách, seznamu konečných příjemců, názvů projektů a částky finančních prostředků z veřejných zdrojů a finančních prostředků Společenství, které byly na tyto projekty poskytnuty. Jména osob, které patří do cílových skupin vymezených v článku 6 základního aktu, se nezveřejňují. Adresa internetových stránek se sdělí Komisi.

Článek 34

Povinnosti konečných příjemců týkající se informovanosti široké veřejnosti a propagace

1. Konečný příjemce je odpovědný za informování veřejnosti o pomoci získané z fondu prostřednictvím opatření stanovených v odstavcích 2, 3 a 4 tohoto článku.

2. Konečný příjemce trvale vyvěsí nápadnou tabulku výrazných rozměrů, a to nejpozději do tří měsíců po dokončení projektu, který splňuje tato kritéria:

a) celkový příspěvek Společenství na daný projekt přesahuje 100 000 EUR a

b) daná operace sestává z nákupu hmotného předmětu nebo z financování infrastruktury nebo konstrukčních projektů.

Na tabulce bude uveden typ a název projektu. Kromě toho zabírají informace uvedené v článku 35 nejméně 25 % tabulky.

3. Pokud projekt získal finanční prostředky v rámci ročního programu spolufinancovaného fondem, konečný příjemce zajistí, aby byli účastníci projektu o těchto finančních prostředcích informováni.

4. Jakýkoli doklad, včetně potvrzení o účasti nebo jiného potvrzení, který se týká takového projektu, musí obsahovat prohlášení o tom, že je projekt spolufinancován fondem.

Článek 35

Technické vlastnosti informačních a propagačních opatření týkajících se dané operace

Veškerá informační a propagační opatření zaměřená na konečné příjemce, případné konečné příjemce a veřejnost obsahují tyto údaje:

1. symbol Evropské unie v souladu s grafickými normami stanovenými v příloze 10 a odkaz na Evropskou unii;

2. odkaz na fond;

3. prohlášení, které vybere odpovědný orgán a které zdůrazňuje přidanou hodnotu příspěvku Společenství.

Pokud jde o malé propagační předměty nebo o propagační předměty, které se týkají dvou či více ze čtyř fondů, odstavce 1 a 3 se nepoužijí.







KAPITOLA 6

Osobní údaje

Článek 36

Ochrana osobních údajů

1. Členské státy a Komise přijmou veškerá nezbytná opatření, aby předešly jakémukoli neoprávněnému zveřejnění informací uvedených v čl. 27 odst. 1 písm. h) základního aktu, informací shromážděných Komisí v průběhu kontrol na místě a informací uvedených v kapitole 4 nebo nezákonnému přístupu k nim.

2. Informace uvedené v kapitole 4 nesmějí být sděleny jiným osobám než těm, které jsou v členských státech nebo v orgánech Společenství oprávněny je znát z titulu své funkce, s výjimkou případů, kdy k tomu členský stát, který informace sdělil, dal výslovný souhlas.







KAPITOLA 7

Elektronická výměna dokumentů

Článek 37

Elektronická výměna dokumentů

Kromě řádně podepsaných dokumentů v tištěné podobě, uvedených v kapitole 3, se informace zasílají v elektronické podobě, kdykoli je to možné.

Článek 38

Počítačový systém pro výměnu dokumentů

1. Pokud Komise vyvíjí počítačový systém pro bezpečnou výměnu údajů mezi Komisí a členskými státy při provádění fondu, jsou o tom členské státy informovány a na vlastní žádost se mohou do vývoje takového počítačového systému zapojit.

2. V počítačovém systému uvedeném v odstavci 1 zaznamenávají Komise a určené orgány společně se subjekty, jimž byly svěřeny úkoly, dokumenty uvedené v kapitole 3.

3. Kromě toho mohou být členské státy vyzvány, aby dobrovolně prostřednictvím stávajícího specifického systému, který spravuje Komise a jehož účelem je shromažďovat nesrovnalosti zjištěné v rámci strukturálních fondů, poskytly informace uvedené v článcích 27 a 28.

4. Jakékoli náklady na rozhraní mezi běžným počítačovým systémem a celostátními, regionálními a místními počítačovými systémy a jakékoli náklady na přizpůsobení celostátních, regionálních a místních systémů technickým požadavkům společného systému jsou způsobilé podle článku 16 základního aktu.







ČÁST III

USTANOVENÍ SPECIFICKÁ PRO EVROPSKÝ UPRCHLICKÝ FOND







KAPITOLA 1

Pravidla pro způsobilost

Článek 39

Pravidla pro způsobilost

1. Ke stanovení způsobilosti výdajů na akci financovanou v rámci ročních programů uvedených v čl. 35 odst. 4 základního aktu se použijí pravidla stanovená v příloze 11.

2. Pravidla se použijí na výdaje vzniklé konečným příjemcům a obdobným způsobem se použijí na výdaje vzniklé partnerům v rámci projektu.

3. Členské státy mohou použít vnitrostátní pravidla pro způsobilost, pokud jsou přísnější než pravidla stanovená tímto rozhodnutím.

Komise vyhodnotí, zda použitelná vnitrostátní pravidla pro způsobilost tuto podmínku splňují.







KAPITOLA 2

Řídicí a kontrolní systémy

Článek 40

Mimořádná opatření

1. Žádosti o mimořádná opatření předkládají odpovědné orgány v souladu se vzorem uvedeným v příloze 12.

2. Přijme-li Komise mimořádná opatření, musí být změněno rozhodnutí o financování, kterým se schvaluje roční program příslušného členského státu. Změna uvádí částku přidělenou příslušnému členskému státu, období, během něhož jsou výdaje způsobilé, a případně odchylku od pravidel pro způsobilost definovanou v příloze 11, pokud jde o akci uvedenou v článku 5 základního aktu.

3. Zpráva o provádění těchto opatření se zahrne do zprávy o pokroku a závěrečné zprávy o provádění příslušného ročního programu.

4. První předběžné financování, které odpovídá 80 % částky přidělené na mimořádná opatření, bude členskému státu poskytnuto do šedesáti dnů od přijetí rozhodnutí uvedeného v odstavci 2. Zbytek bude vyplacen v průběhu okamžiku, kdy je hrazena stejná platba v rámci příslušného ročního programu.

Článek 41

Pevná částka pro znovuusídlené osoby

1. Pokud jde o pevné částky pro znovuusídlené osoby, jak stanoví čl. 13 odst. 3 základního aktu, odpovědný orgán v období podle článku 43 základního aktu:

a) uchová informace nezbytné k řádné identifikaci znovuusídlených osob a k určení data jejich opětovného usídlení;

b) uchová nezbytné důkazy o tom, že tyto osoby patří do jedné ze čtyř kategorií vymezených v čl. 13 odst. 3 základního aktu.

2. Tyto osoby jsou v průběhu kalendářního roku znovu usídleny podle ročního programu.

3. Ve zprávách o pokroku a závěrečných zprávách o provádění ročních programů se uvede počet znovuusídlených osob podle čtyř kategorií vymezených v čl. 13 odst. 3 základního aktu.

Článek 42

Provádění ročních programů

1. Při provádění ročního programu se odchylně od článku 23:

a) příspěvek Společenství poskytnutý znovuusídlené osobě, jak je definována v čl. 13 odst. 3 základního aktu, nepoužije na žádné jiné opatření;

b) příspěvek Společenství na mimořádná opatření, jak jsou definována v článku 21 základního aktu, nepoužije na žádné jiné opatření.

2. Celkové roční zdroje uvedené v čl. 14 odst. 7 základního aktu se při zohlednění 15 % prahu na akce prováděné podle čl. 3 odst. 4 uvedeného rozhodnutí vypočtou s odkazem na částku stanovenou v rozhodnutí Komise, kterým se přijímá roční program, aniž by byly zohledněny jakékoli dodatečné zdroje přidělené na mimořádná opatření.







ČÁST IV

ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Článek 43

Určení

Toto rozhodnutí je určeno Belgickému království, Bulharské republice, České republice, Spolkové republice Německo, Estonské republice, Irsku, Řecké republice, Španělskému království, Francouzské republice, Italské republice, Kyperské republice, Lotyšské republice, Litevské republice, Lucemburskému velkovévodství, Maďarské republice, Republice Malta, Nizozemskému království, Rakouské republice, Polské republice, Portugalské republice, Rumunsku, Republice Slovinsko, Slovenské republice, Finské republice, Švédskému království a Spojenému království Velké Británie a Severního Irska.









PŘÍLOHY

PŘÍLOHA 1 Vzor popisu řídicích a kontrolních systémů PŘÍLOHA 2 Vzor víceletého programu PŘÍLOHA 3 Vzor ročního programu PŘÍLOHA 4 Vzor zprávy o pokroku v realizaci ročního programu A. Technická zpráva B. Žádost o druhou předběžnou platbu PŘÍLOHA 5 Vzor závěrečné zprávy o realizaci ročního programu A. Technická zpráva B. Žádost o vyplacení zbylé části příspěvku/prohlášení o splatné úhradě PŘÍLOHA 6 Vzor auditní strategie Příloha/přílohy k auditní strategii: roční plány PŘÍLOHA 7 Vzor zprávy auditního orgánu A. Roční auditorská zpráva B. Stanovisko k fungování systémů řízení a kontroly C. Ověření platnosti žádosti o platbu PŘÍLOHA 8 Vzorové prohlášení o výdajích pro druhou předběžnou platbu PŘÍLOHA 9 Vzorové prohlášení o výdajích za platbu zbývající částky PŘÍLOHA 10 Pokyny k používání znaku a definice standardních barev PŘÍLOHA 11 Pravidla pro způsobilost výdajů – evropský uprchlický fond PŘÍLOHA 12 Žádost o mimořádná opatření









PŘÍLOHA 1

VZOR POPISU ŘÍDÍCÍCH A KONTROLNÍCH SYSTÉMŮ

 prvotní verze

 přepracovaná verze (číslo, datum ve tvaru den/měsíc/rok) po diskusi s Komisí

 verze přepracovaná z jiných důvodů

ČLENSKÝ STÁT:

FOND/Y:

HLAVNÍ KONTAKTNÍ MÍSTO:

POSKYTNUTÉ INFORMACE POPISUJÍ SITUACI TÝKAJÍCÍ SE: …

1. IDENTIFIKACE URČENÝCH ORGÁNŮ

1.1 Obecné informace o určených orgánech

1.1.1 Stručný popis možností zvolených při určování různých orgánů

1.1.2 Uvedení údajů o funkčnosti těchto řídících a kontrolních systémů Nejsou-li tyto systémy v provozu, uvedení data, kdy budou v činnosti

1.1.3 Informace o tom, zda Komise pro dané řídící a kontrolní systémy vydala povolení čerpat jiné finanční nástroje Společenství (připadá-li toto v úvahu)

1.2 Organizační schéma (popř. schémata) celé instituce (popř. institucí), v jejímž rámci určené orgány fungují

1.3 Odpovědný orgán 1.3.1 Datum a způsob formálního určení odpovědného orgánu 1.3.2 Právní forma odpovědného orgánu 1.3.3 Specifikace funkcí vykonávaných odpovědným orgánem přímo a (připadá-li v úvahu či se plánuje) ostatními institucemi spadajícími pod odpovědný orgán (zadávání úkolů externím subjektům s výjimkou úkolů svěřených pověřenému orgánu, popř. pověřeným orgánům podle bodu 1.4) 1.3.4 Organizační schéma a vymezení funkcí jednotlivých oddělení (včetně orientačního počtu přidělených míst) 1.3.5 Informace o tom, zda může odpovědný orgán u projektů spolufinancovaných tímto fondem rovněž jednat jako výkonná instituce 1.3.6 Pokud pod jeden odpovědný orgán spadá více než jeden ze čtyř fondů, popis společných funkcí a systémů

1.4 Pověřený orgán, popř. pověřené orgány 1.4.1 Důvody pro zřízení pověřeného orgánu 1.4.2 Datum a způsob formálního určení pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů 1.4.3 Právní forma pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů 1.4.4 Vymezení funkcí vykonávaných pověřeným orgánem (popř. pověřenými orgány) přímo a (připadá-li v úvahu nebo se plánuje) ostatními institucemi spadajícími pod pověřený orgán (popř. pověřené orgány) (zadávání úkolů externím subjektům) 1.4.5 Organizační schéma a vymezení funkcí jednotlivých oddělení (včetně orientačního počtu přidělených míst) 1.4.6 Informace o tom, zda může pověřený orgán (popř. pověřené orgány) u projektů spolufinancovaných z tohoto fondu rovněž jednat jako výkonná instituce 1.4.7 Pokud pod jeden pověřený orgán (popř. pověřené orgány) spadá více než jeden ze čtyř fondů, popis společných funkcí a systémů

1.5 Certifikační orgán 1.5.1 Datum a způsob formálního určení certifikačního orgánu 1.5.2 Právní forma certifikačního orgánu 1.5.3 Specifikace funkcí vykonávaných certifikačním orgánem přímo a (připadá-li v úvahu nebo se plánuje) ostatními institucemi spadajícími pod certifikační orgán (zadávání úkolů externím subjektům) 1.5.4 Organizační schéma a vymezení funkcí jednotlivých oddělení (včetně orientačního počtu přidělených míst) 1.5.5 Pokud pod jeden certifikační orgán spadá více než jeden ze čtyř fondů, popis společných funkcí a systémů

1.6 Auditní orgán 1.6.1 Datum a způsob formálního určení auditního orgánu 1.6.2 Právní forma auditního orgánu 1.6.3 Specifikace funkcí vykonávaných auditním orgánem přímo a (připadá-li v úvahu nebo se plánuje) ostatními institucemi spadajícími pod auditní orgán (zadávání úkolů externím subjektům) 1.6.4 Organizační schéma a vymezení funkcí jednotlivých oddělení (včetně orientačního počtu přidělených míst) 1.6.5 Kvalifikace zaměstnanců auditního orgánu a (přichází-li v úvahu nebo se plánuje) ostatních institucí, které budou pravděpodobně vykonávat auditní činnost (zadávání úkolů externím subjektům) 1.6.6 Pokud pod jeden auditní orgán spadá více než jeden ze čtyř fondů, popis společných funkcí a systémů 1.6.7 Pokud může odpovědný orgán u projektů spolufinancovaných z daného fondu jednat rovněž jako výkonná instituce, popis opatření zajišťujících nezávislost auditního orgánu podle ustanovení článku 8

Pokyny pro oddíly 2–4

První část každé tabulky

Popis procesů by měl obsahovat úkoly, které by měl vykonávat každý určený orgán či instituce, za níž nese odpovědnost, a interakce mezi danými orgány. Tento popis by měl být stručný, nicméně by měl srozumitelně vysvětlovat způsob fungování daných procesů v praxi.

Druhá část každé tabulky

V kontrolním seznamu by se mělo vyznačit, zda bylo daného cíle dosaženo či ne, a dále uvést jakékoli relevantní informace. Pokud cíle dosaženo nebylo, zdůvodněte prosím, případně uveďte datum očekávaného splnění úkolu.

V případě závazné formy postupů je nutné dodat odkaz na příslušný dokument.

2. FUNGOVÁNÍ URČENÝCH ORGÁNŮ







2.1 Stanovení určených orgánů a dohled nad nimi Stručný popis procesu zakládání jednotlivých určených orgánů (Týká se všech orgánů.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Pravidla upravující vztahy mezi členskými státy a určenými orgány stanoví jejich povinnosti. ANO/NE 2 Členské státy poskytly určeným orgánům instrukce k zajištění správného finančního řízení (v podobě školení či příruček). ANO/NE 3 Každý orgán svým pracovníkům sdělí úkoly dané organizace, jejich pracovní náplň a výsledky, které se od nich očekávají. ANO/NE 4 Byla přijata opatření s cílem zajistit, aby počet zaměstnanců daného orgánu, jejich odborná zkušenost i pracovní zařazení v hierarchii odpovídaly jejich kompetencím. ANO/NE







2.2 Oddělení kompetencí Stručný popis opatření pro zajištění správného oddělení kompetencí (Týká se všech orgánů.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Byla stanovena pravidla pro podepisování smluv či dohod o grantech, která mají zajistit správné rozdělení kompetencí mezi účastníky v rámci odpovědného orgánu. ANO/NE 2 Byla stanovena pravidla pro zahajování finančních transakcí, jejich ověřování a udělování souhlasu s nimi, aby se zajistilo správné rozdělení kompetencí mezi účastníky v rámci odpovědného orgánu. ANO/NE 3 Auditní orgán bude funkčně nezávislý na odpovědném i certifikačním orgánu. ANO/NE 4 Certifikační úřad se nebude účastnit výběrového řízení, provádění ani finančních transakcí týkajících se zdrojů Společenství. ANO/NE







2.3 Případná kontrola pověřeného orgánu / pověřených orgánů Stručný popis procesu (Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Jsou jasně stanoveny úkoly, které budou delegovány. ANO/NE 2 Byly zavedeny postupy týkající se delegovaných úkolů a byl zkontrolován jejich soulad s pravidly definovanými v základním právním aktu či v prováděcích pravidlech. ANO/NE 3 Budou provedena kontrolní šetření, která mají zajistit, že úkoly jsou vykonávány v souladu se stanovenými postupy. ANO/NE







2.4 Případná kontrola ostatních úkolů nevykonávaných samotnými orgány Stručný popis procesu (Týká se všech orgánů.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 U institucí, za jejichž jednání odpovídá odpovědný orgán, avšak které nejsou považovány za orgán pověřený, probíhá dohled zajišťující řádné finanční řízení. ANO/NE 2 V případě externího dodavatele auditorských služeb a v případě institucí jednajících v rámci odpovědnosti auditního orgánu je prováděn dohled k zajištění jednotné auditní metodologie a konzistence auditních prací. ANO/NE 3 V případě externího dodavatele certifikačních služeb a v případě institucí jednajících v rámci odpovědnosti certifikačního orgánu je prováděn dohled k zajištění jednotného certifikačního přístupu. ANO/NE 4 V případě externích soukromých subjektů bez pověření veřejnou službou jsou stanoveny mechanismy zajišťující, aby úkoly, jež mohou být zadány, nezahrnovaly výkon orgánu veřejné moci ani nevyžadovaly použití pravomocí rozhodnout se dle vlastního uvážení. ANO/NE

3. PROVOZNÍ A FINANČNÍ PROCESY







3.1 Sestavení víceletých programů Stručný popis procesu (Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Plánují se opatření, která mají zajistit provádění zásady partnerství v souladu s platnými vnitrostátními pravidly a postupy. ANO/NE 2 Jsou stanoveny procesy, které mají kontrolovat konzistenci víceletého programu se strategickými pokyny a jeho soulad s právem Společenství, a to zejména s těmi předpisy Společenství, jejichž záměrem je zabezpečit volný pohyb osob ve spojení s přímo souvisejícími doprovodnými opatřeními, které se týkají kontrol na vnějších hranicích, azylu a přistěhovalectví. ANO/NE 3 Víceletý program bude schválen řádně oprávněnou osobou. ANO/NE







3.2 Sestavení ročních programů Stručný popis procesu (Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Jsou vytvořeny postupy k zajištění: — konzistence ročních programů s víceletým programem — způsobilosti opatření uvedených v ročních programech — návaznosti těchto opatření na jiné vnitrostátní nástroje a nástroje Společenství a jejich vzájemné doplňkovosti — souladu s pravidly podílu spolufinancování — návaznosti na priority, popř. specifické priority uvedené v strategických pokynech. ANO/NE 2 Jsou vytvořeny postupy umožňující revizi ročního programu v případě řádně odůvodněných mimořádných situací uvedených v základním právním aktu (připadá-li v úvahu). ANO/NE 3 Jsou vytvořeny procesy umožňující předložení úpravy ročního programu v případě, že je to vyžadováno podle čl. 23 odst. 1 tohoto rozhodnutí. ANO/NE 4 Jakákoli úprava finančního rozpisu ročního programu a její důvody jsou doloženy. ANO/NE 5 Jakákoli úprava způsobu provádění ročního programu, jež se nevztahuje k finančnímu rozpisu (např. úprava podstaty a data výzvy k předložení návrhů nebo rozsah technické pomoci), a důvod pro ni jsou doloženy. ANO/NE







3.3 Sestavení auditní strategie a ročních auditních plánů Stručný popis procesu (Týká se auditního orgánu.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Jsou stanovena pravidla k zajištění transparentní a řádné komunikace mezi odpovědným orgánem a auditním orgánem ve věci prováděných řídících procesů a projektů realizovaných před programovým obdobím a během něho. ANO/NE 2 Jsou vytvořeny postupy, na jejichž základě se definují roční auditní plány (které budou každoročně přikládány k auditní strategii) a díky nimž je zajištěno včasné zaslání těchto plánů Komisi (připadá-li v úvahu). ANO/NE 3 Auditní strategie a roční auditní plány odsouhlasila řádně pověřená osoba. ANO/NE







3.4 Odpovědný orgán plnící výkonnou funkci – připadá-li v úvahu Stručný popis důvodů, na jejichž základě odpovědný orgán realizuje projekty přímo, a konkrétních opatření plánovaných k posílení řídících a kontrolních systémů (Týká se všech orgánů.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Zdůvodnění potřeby provádět projekty ze strany příslušného orgánu bude doloženo a schváleno na příslušné úrovni. ANO/NE 2 Jsou přijata zvláštní opatření, která mají zajistit, aby povaha a cíle daných projektů odpovídaly ustanovením definovaným pro fond. ANO/NE 3 Jsou přijata zvláštní opatření s cílem zabránit střetu zájmů u projektů, které provádí odpovědný orgán. ANO/NE 4 Jsou přijata zvláštní opatření s cílem zajistit, že se při realizaci projektů ze strany odpovědného orgánu zachovává zásada rentability. ANO/NE 5 Jsou stanoveny postupy k zajištění jasnosti a úplnosti smluvních podmínek, jimiž se dané projekty řídí, především podmínek financování, platebních podmínek, pravidel způsobilosti a závazků týkajících se provozního a finančního výkaznictví. ANO/NE 6 Jsou přijata zvláštní opatření s cílem zajistit, že hlavní úkoly odpovědného orgánu stanovené v základním právním aktu nejsou realizací projektů ze strany tohoto orgánu dotčeny. ANO/NE 7 Pokud plní odpovědný orgán funkci výkonnou, auditní orgán je umístěn v jiné instituci mimo odpovědný orgán (pokud tomu tak není, uveďte dodatečné záruky, jež byly přijaty k zajištění řádné nezávislosti auditního orgánu). ANO/NE 8 Auditní strategie bude pokrývat konkrétní rizika, jež se mohou vztahovat k realizaci projektů ze strany odpovědného orgánu. ANO/NE







3.5 Výběr a realizace projektů (odpovědný orgán plní funkci subjektu udělujícího grant) Stručný popis procesu (Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 V případě výzvy k podávání návrhů (či nabídek v rámci zadávacího řízení) jsou stanovena pravidla zaručující volnou hospodářskou soutěž a odpovídající publicitu. ANO/NE 2 Kritéria výběru budou splňovat minimální požadavky stanovené v základním právním aktu. ANO/NE 3 Jsou stanoveny postupy pro přijetí návrhů (nebo nabídek v rámci zadávacího řízení). ANO/NE 4 Jsou stanoveny postupy, jež zajišťují, aby byly návrhy (nebo nabídky v rámci zadávacího řízení) posuzovány transparentním a nediskriminačním způsobem podle předem definovaných pravidel a kritérií. ANO/NE 5 Rozhodnutí o přidělení grantu a smluv či grantových dohod budou odsouhlasena řádně pověřenou osobou. ANO/NE 6 Jsou stanoveny postupy zajišťující poskytnutí příslušných informací o výsledcích výběrového řízení účastníkům. ANO/NE 7 Jsou stanoveny postupy, které mají za úkol sledovat, zda je provádění grantových dohod či smluv v souladu se smluvními podmínkami. ANO/NE







3.6 Kontrola projektů realizovaných konečnými příjemci Stručný popis procesu (Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 U každého projektu se určí základní provozní a finanční indikátory, jež budou sledovány a sdělovány příslušnému orgánu. ANO/NE 2 Plánuje se ověřování na místě, které bude provádět odpovědný orgán s cílem umožnit kontrolu daných projektů (z hlediska provozního i finančního). ANO/NE 3 Odpovědný orgán se postará o to, aby koneční příjemci využívali odpovídající elektronický účetní systém. ANO/NE 4 Odpovědný orgán zajistí, aby koneční příjemci uplatňovali ustanovení týkající se zviditelnění finančního příspěvku EU. ANO/NE







3.7 Finanční řízení projektu Stručný popis procesu (Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Finanční transakce budou schváleny řádně pověřenými osobami. ANO/NE 2 Před poskytnutím finančních prostředků či zpětným vyplácením částek bude provedeno ověření kontrolující zejména: — přesnost a řádnost žádosti o platbu s ohledem na pravidla způsobilosti týkající se daného fondu / daných fondů — zda výrobky či služby spolufinancované v rámci projektu byly skutečně dodány — přesnost, úplnost a skutečné vyplacení ostatních příspěvků poskytnutých z veřejných či soukromých zdrojů — zda byly zohledněny výsledky auditní činnosti. ANO/NE 3 Budou provedena ověření, jejichž cílem je získat přiměřenou jistotu ohledně zákonnosti a řádnosti podkladových operací. ANO/NE 4 Během programového období budou prováděna kontrolní šetření s cílem zajistit, aby byly dodržovány stanovené finanční postupy. ANO/NE 5 Ověřovat se bude doplňkovost programu s ostatními finančními programy Společenství, aby se předešlo dvojímu financování. ANO/NE







3.8 Nesrovnalosti, nápravy a navrácení částek Stručný popis procesu (Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů, a certifikačního orgánu.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Jsou definovány nesrovnalosti a dané definice odpovídají požadavkům Společenství. ANO/NE 2 Byly vytvořeny mechanismy, které mají zajistit včasné zjištění nesrovnalostí a bezprostřední přijetí opravných opatření. ANO/NE 3 Jsou stanoveny postupy k zajištění informovanosti Komise o zjištěných nesrovnalostech, popř. přijatých opravných opatřeních podle závazků stanovených v tomto rozhodnutí. ANO/NE 4 Byly stanoveny postupy, které mají zajistit řádné sledování vydaných inkasních příkazů, popř. úroku z prodlení. ANO/NE 5 Pokud nelze inkasní příkaz proplatit, budou zjištěny příčiny této situace s cílem posoudit, zda by členský stát dané finanční prostředky z rozpočtu Společenství měl vrátit či nikoliv. ANO/NE







3.9 Příprava a provádění auditu Stručný popis procesu (Týká se auditního orgánu, dále odpovědného orgánu a pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů, coby potenciálních subjektů auditu a certifikačního orgánu coby příjemce výsledků.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Auditní postupy jsou v souladu s mezinárodně uznávanými standardy. ANO/NE 2 Pro auditory existuje auditní příručka vycházející z požadavků stanovených základním právním aktem. ANO/NE 3 Audity budou prováděny za účelem ověření účinného fungování řídících a kontrolních systémů. ANO/NE 4 Kontroly způsobilosti výdajů budou vycházet z náležitého vzorku případů a budou zahrnovat přinejmenším 10 % způsobilých nákladů. ANO/NE 5 Ověření způsobilých výdajů se bude soustředit alespoň na dodržování, účinnost a účelnost následujících prvků: výběrového řízení, cílů projektu, reálnosti dosažení výsledků, způsobilosti výdajů, platnosti dokladů týkajících se výdajů, vnitrostátního spolufinancování, revizních záznamů. ANO/NE 6 Pravidelně bude prováděna následná kontrola dřívějších doporučení. ANO/NE 7 Projekty implementované příslušným orgánem budou předmětem podrobného přezkoumání. ANO/NE







3.10 Auditorská zpráva o ročních programech a související prohlášení Stručný popis procesu (Týká se auditního orgánu.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 U každého ročního programu jsou stanoveny postupy pro konsolidaci závěrů auditu systémů a auditu projektů. ANO/NE 2 Budou provedeny kontroly hodnotící platnost žádostí o platbu. ANO/NE 3 V případě výskytu systémových chyb či chyb překračujících práh významnosti bude zahájeno další šetření. ANO/NE 4 Auditorská zpráva a související prohlášení budou schváleny řádně oprávněnou osobou. ANO/NE







3.11 Potvrzování výdajů Stručný popis procesu (Týká se především certifikačního orgánu, ale rovněž odpovědného a pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Jsou stanoveny postupy, které zajišťují, aby byly od odpovědného orgánu poskytnuty informace potřebné pro potvrzování výdajů. ANO/NE 2 Jsou definovány postupy, jež mají zajistit doručení auditorské zprávy o každém ročním programu a souvisejících prohlášeních od auditního orgánu. ANO/NE 3 Jsou stanoveny postupy, které zajišťují, aby se při konečném prohlášení výdajů zohledňovaly zpětně vrácené částky a aby pokračovalo probíhající právní řízení či správní odvolací řízení s odkladným účinkem související s vrácením prostředků. ANO/NE 4 Ověření budou prováděna s cílem zajistit přesnost a úplnost prohlášení o výdajích (zejména o jakýchkoli úrocích získaných z předběžného financování od Komise, jakož i o jeho skutečném využití jako vnitrostátního příspěvku). ANO/NE 5 U místní měny odpovídají metody používané pro výpočet v eurech pravidlům určeným Komisí. ANO/NE







3.12 Hodnocení programu Stručný popis procesu (Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Pokyny z Komise týkající se hodnocení jsou intenzivně šířeny a poskytovány všem konečným příjemcům a jiným zainteresovaným stranám. ANO/NE 2 Budou zaznamenávány hlavní provozní a finanční ukazatele dodávané konečnými příjemci, aby bylo možné měřit dosažené výsledky projektu. ANO/NE 3 Odpovědný orgán či pověřené orgány zajistí, aby poskytnuté ukazatele byly vhodné pro posouzení výstupu a výsledků jednotlivých projektů. ANO/NE 4 Existují postupy, které zajišťují, aby bylo v souladu s požadavky základního právního aktu provedeno potřebné hodnocení. ANO/NE

4. SPRÁVA INFORMACÍ







4.1 Zdokumentování postupů Stručný popis procesu (Týká se všech orgánů.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Dané orgány zajistí, aby byly zavedené postupy uvedené v článku 7 tohoto rozhodnutí v souladu s vnitrostátním právním řádem i právem Společenství (např. veřejné zakázky, účetní pravidla atd.). ANO/NE 2 Tyto postupy jsou schvalovány řádně pověřenou osobou. ANO/NE 3 Stanovené postupy podávají jasné instrukce týkající se hlavních operací a vysvětlují rozhodovací procesy týkající se výkonu kompetencí. ANO/NE 4 Jsou zavedena opatření, která zajišťují informovanost všech příslušných pracovníků o stanovených postupech. ANO/NE 5 Tyto postupy mohou případně zahrnovat použití kontrolních seznamů shrnujících zásadní kontroly, které je nutné provést. ANO/NE 6 Jsou zavedena opatření pro ochranu osobních údajů. ANO/NE







4.2 Účtování a vedení účetnictví Stručný popis procesu (Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů, a certifikačního orgánu.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Jsou přijata opatření, která zajišťují úplnost, spolehlivost a správnost účetních záznamů. Účetní systém umožní zejména následující: — kompletní zpětnou zjistitelnost zdrojů Společenství na úrovni konečných příjemců i projektů — zjistitelnost jakýchkoli úroků vzniklých na základě předběžného financování od Komise — identifikace vydaných inkasních příkazů, popř. zda byly tyto proplaceny. ANO/NE 2 Systém vedení účetnictví i finančního výkaznictví je v souladu s vnitrostátní právní úpravou ochrany údajů. ANO/NE 3 Systém vedení účetnictví i finančního výkaznictví, který bude používán, bude mít elektronickou podobu. ANO/NE 4 Existuje zálohový systém, který v případě potřeby zaručí kontinuitu operací. ANO/NE 5 U místní měny odpovídají metody používané pro výpočet v eurech pravidlům určeným Komisí. ANO/NE







4.3 Podávání zpráv Komisi Stručný popis procesu (Týká se všech orgánů.) Hlavní cíle Bylo cíle dosaženo? Poznámky 1 Byly stanoveny povinnosti podávání zpráv a identifikován jejich dopad na zdroje. ANO/NE 2 Zavedené postupy umožňují určeným orgánům správné, včasné a úplné dodání informací. ANO/NE 3 Tyto zprávy jsou schvalovány řádně pověřenou osobou. ANO/NE







4.4 Pomůcka pro audit Stručný popis procesu (Týká se všech orgánů.) Kde jsou uchovávány následující dokumenty? Odpovědný orgán/oddělení Jak dlouho? Popis systémů řízení a kontroly včetně příručky/příruček týkající se postupů Strategie auditu Vnitrostátní víceletý program a případné úpravy Vnitrostátní roční programy a případné úpravy Rozhodnutí Evropské komise o víceletých a ročních programech Výzvy k podávání návrhů / výzvy k podávání nabídek Podklady týkající se žadatele / podklady týkající se smlouvy Administrativní, technická a finanční analýza obdržených návrhů/nabídek (hodnotící tabulky) a zprávy hodnotícího výboru Rozhodnutí o financování nebo jeho zamítnutí Dohody o financování projektu Rozhodnutí o příslibu finančních prostředků pro jednotlivé projekty Zprávy o pokroku a závěrečné zprávy předložené příjemci finančních prostředků Finanční zprávy a žádosti o platbu předložené ze strany financovaného projektu Podklady pro výdaje a příjmy financovaného projektu Povolení k úhradě nebo inkasu finančních prostředků (předložen důkaz o ověření) Platební příkazy / příkazy k inkasu pro finanční prostředky Doklad o vyplacení/inkasu finančních prostředků Dokumentace týkající se metody odběru vzorků pro auditní činnost Zprávy o auditech prováděných v případě projektů Zprávy o auditech řídících a kontrolních systémů prováděných na vnitrostátní úrovni Auditorské zprávy o ročních programech Výroky auditora ohledně systémů řízení a kontroly Prohlášení auditora ohledně platnosti žádostí o platbu Žádosti o platbu zaslané Evropské komisi Potvrzení o výdajích zaslané Evropské komisi Zprávy o pokroku v provádění zaslané Evropské komisi Závěrečné zprávy o provádění zaslané Evropské komisi Doklad o platbě obdržený od Evropské komise Hodnotící zprávy zaslané Evropské komisi

5. ODSOUHLASENÍ POPISU SYSTÉMŮ ŘÍZENÍ A KONTROLY







Orgán Prohlášení Datum a podpis Odpovědný orgán Potvrzuji přesnost a úplnost informací týkajících se totožnosti a interních kontrolních systémů tohoto odpovědného orgánu. Jméno: Funkce: Datum: podpis Certifikační orgán Potvrzuji přesnost a úplnost informací týkajících se totožnosti a interních kontrolních systémů tohoto certifikačního orgánu. Jméno: Funkce: Datum: podpis Auditní orgán Potvrzuji přesnost a úplnost informací týkajících se totožnosti a interních kontrolních systémů tohoto auditního orgánu a současně mohu potvrdit, že uvedené popisy poskytují spolehlivé informace o veškerých systémech řízení a kontroly. Jméno: Funkce: Datum: podpis









PŘÍLOHA 2

VZOR VÍCELETÉHO PROGRAMU

 prvotní verze

 přepracovaná verze (číslo, datum ve tvaru den/měsíc/rok) po diskusi s Komisí

 verze přepracovaná na základě hodnocení či problémů souvisejících s realizací

 verze přepracovaná po úpravě strategických pokynů

ČLENSKÝ STÁT:

FOND/Y:

ODPOVĚDNÝ ORGÁN:

PŘEDMĚTNÉ OBDOBÍ:

1. SITUACE VE ČLENSKÉM STÁTĚ

Popis výchozí situace členského státu ohledně politiky, která spadá do cílů fondu

1.1 Vnitrostátní situace a vliv migrace

1.2 Příslušná opatření, která členský stát doposud přijal

1.3 Celkový objem přidělených národních zdrojů

2. ANALÝZA POŽADAVKŮ VE ČLENSKÉM STÁTĚ

2.1 Požadavky členského státu v souvislosti s výchozí situací

2.2 Provozní cíle členského státu navržené s cílem splnit dané požadavky

3. STRATEGIE ZAMĚŘENÁ NA DOSAŽENÍ CÍLŮ

Popis způsobu, kterým fond přispívá k plnění daných požadavků, dále jaké byly stanoveny priority a z jakého důvodu

3.1 Priorita 1

3.2 Priorita 2

3.3 atd.

Rozpis použitý při prezentaci informací o stanovených prioritách

a) Cíle strategie a příklady hlavních opatření

b) Popis daných cílů a užitých ukazatelů

c) Uvedení případných hlavních opatření, která lze považovat za opatření, jimiž se realizují konkrétní priority v rámci stanovené priority

4. SLUČITELNOST S JINÝMI NÁSTROJI

Uvedení způsobu, jakým je tato strategie slučitelná s jinými regionálními, vnitrostátními a komunitárními nástroji

4.1 Priorita 1

4.2 Priorita 2

4.3 atd.

5. RÁMEC PRO UPLATŇOVÁNÍ STRATEGIE

5.1 Zveřejnění programu

5.2 Zvolený přístup k uplatňování zásady partnerství

6. ORIENTAČNÍ FINANČNÍ PLÁN

6.1 Příspěvek Společenství 6.1.1 Tabulka



Víceletý program – návrh finančního plánu Tabulka č. 1 Příspěvek Společenství (v tis. EUR – platné ceny) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Celkem Priorita 1: (…) 0 Priorita 2: (…) 0 Priorita 3: (…) 0 Priorita … (…) 0 Technická pomoc 0 Celkem 0 0 0 0 0 0 0 0 6.1.2 Poznámky k číselným údajům/trendům

6.2 Celkový finanční plán 6.2.1 Tabulka



Víceletý program – návrh finančního plánu Tabulka č. 2 Celkový finanční plán (v tis. EUR – platné ceny) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Celkem Příspěvek Společenství Veřejné spolufinancování Soukromé spolufinancování Celkem 0 0 0 0 0 0 0 0 Příspěvek Společenství v % % % % % % % % % 6.2.2 Poznámky k číselným údajům/trendům (podpis odpovědné osoby)









PŘÍLOHA 3

VZOR ROČNÍHO PROGRAMU

 prvotní verze

 přepracovaná verze (číslo, datum ve tvaru den/měsíc/rok) po diskusi s Komisí

 verze přepracovaná z jiných důvodů

ČLENSKÝ STÁT:

FOND/Y:

ODPOVĚDNÝ ORGÁN:

PŘEDMĚTNÝ ROK:

1. OBECNÁ PRAVIDLA PRO VÝBĚR PROJEKTŮ, KTERÉ MAJÍ BÝT FINANCOVÁNY Z PROGRAMU

2. ZMĚNY ŘÍDICÍCH A KONTROLNÍCH SYSTÉMŮ (přichází-li v úvahu)

3. OPATŘENÍ, KTERÁ PROGRAM NA ZÁKLADĚ STANOVENÝCH PRIORIT PODPORUJE 3.1. Opatření k realizaci priority 1 3.2. Opatření k realizaci priority 2 3.3. atd. Při prezentování opatření uvedených v bodech 3.1 až atd. případně uveďte rozpis podle popisu kategorií opatření uvedených v základním právním aktu. Aspekty opatření představených při popisu jednotlivých opatření uvedených v bodech 3.1 až atd. 1. Účel a rozsah opatření 2. Předpokládaní příjemci finanční podpory 3. Případné uvedení důvodů v případě realizace projektu/ů přímo ze strany odpovědného orgánu, který má funkci výkonného orgánu 4. Předpokládané kvantifikované výsledky a ukazatele, které budou použity 5. Viditelnost financování ES 6. Případná doplňkovost prostřednictvím podobných akcí financovaných z ostatních nástrojů ES 7. Finanční údaj

4. TECHNICKÁ POMOC 4.1. Účel technické pomoci 4.2. Očekávané kvantifikované výsledky 4.3. Viditelnost financování ES

5. NÁVRH FINANČNÍHO PLÁNU



Roční program – návrh finančního plánu Tabulka č. 1 Přehled (veškeré číselné údaje uvedeny v EUR) Ref. priorita Konkrétní priorita (1) Příspěvek Společenství (a) Přidělené veřejné prostředky (b) Přidělené soukromé prostředky (c) Celkem (d=a+b+c) % ES (e=a/d) Podíl na celku (d:celkové d) Opatření 1: (…) 0 Opatření 2: (…) 0 Opatření 3: (…) 0 Opatření 4: (…) 0 Action 5: […] 0 Opatření…: (…) 0 Opatření N: (…) 0 Technická transakce 0 Ostatní transakce (2) 0 Celkem 0 0 0 0 % 100 % (1) Pokud je relevantní. (2) Případná konkrétní opatření definovaná v základním právním aktu jako opatření mimořádná. (podpis odpovědné osoby)









PŘÍLOHA 4

VZOR ZPRÁVY O POKROKU V REALIZACI ROČNÍHO PROGRAMU

ČLENSKÝ STÁT:

FOND/Y:

ODPOVĚDNÝ ORGÁN:

PŘEDMĚTNÝ ROK:

A. Technická zpráva

1. OPERATIVNÍ PROVÁDĚNÍ

1.1 Časový harmonogram realizace programu

1.2 Popis organizace výběru projektů a nabídkových řízení a jejich výsledků

1.3 Pokrok v realizaci jednotlivých opatření programu podle stanovených priorit 1.3.1 Opatření realizující prioritu 1 1.3.2 Opatření realizující prioritu 2 1.3.3 atd.

1.4 Využití technické pomoci

1.5 Zjištěné problémy a jejich přijatá opatření

2. FINANČNÍ PROVÁDĚNÍ







Zpráva o pokroku v realizaci ročního programu Tabulka č. 1 Finanční zpráva (veškeré hodnoty jsou uvedeny v EUR) Ref. priorita Ref. specifická priorita (1) Plánované prostředky členského státu Závazky členského státu Příspěvek ES vyplacený členským státem konečným příjemcům Způsobilé náklady celkem doposud vynaložené konečnými příjemci Plánované náklady celkem (a) Příspěvek ES (b) Příspěvek ES v % (c = b/a) Způsobilé náklady celkem (d) Příspěvek ES (e) Příspěvek ES v % (f = e/d) Opatření 1: […] Opatření 2: […] Opatření 3: […] Opatření 4: […] Opatření 5: […] Opatření N: […] Technická pomoc Ostatní operace (2) CELKEM 0 0 0 0 0 0 0 0 (1) Pokud připadá v úvahu. (2) Případná specifická opatření vymezená v základním právním aktu jako např. mimořádná opatření či znovuusídlené osoby.







↓ ↓ Bylo obdrženo > 60 % předběžné finanční platby/předběžných finančních plateb? Ano/Ne Ano/Ne

3. OHLAŠOVÁNÍ NESROVNALOSTÍ







Došlo k oznámení nových nesrovnalostí (1)? Ne Ano (Pokud ano, vyplňte tabulku č. 2.) (1) Od chvíle, kdy došlo k zaslání poslední zprávy o pokroku či závěrečné zprávy Komisi.







Zpráva o pokroku v realizaci ročního programu Tabulka č. 2 Prvotní oznámení nesrovnalostí Členský stát: (…) Situace k: (den/měsíc/rok) Fond: (…) Reference Roční program Projekt Porušené ustanovení Druh nesrovnalosti Datum/zdroj prvotních informací Způsob zjištění Možnost podvodu (ANO/NE) Příslušná částka v EUR (příspěvek Společenství)







Byly učiněny kroky v návaznosti na předchozí nesrovnalosti? Ne Ano (Pokud ano, vyplňte tabulku č. 3.)







Zpráva o pokroku v realizaci ročního programu Tabulka č. 3 Hlášení následných kroků ve vztahu k nesrovnalostem Členský stát: (…) Situace k: (den/měsíc/rok) Fond: (…) Reference Roční program Projekt Porušené ustanovení Příslušná částka (příspěvek ES) v EUR Následné kroky Příkaz k navrácení prostředků (částky uvedeny v EUR) Zrušení příspěvku ES Vydaný Vyplacený Úroky z prodlení Zamítnutý

B. Žádost o druhou předběžnou platbu

Já, níže podepsaný/á (jméno odpovědné osoby velkými tiskacími písmeny),

zástupce odpovědného orgánu pro řízení a provádění (název fondu), žádám o vyplacení následující částky coby druhé předběžné platby.







EUR (1) (1) Celková částka požadovaná k doplnění první předběžné platby. (přesný údaj zaokrouhlený na dvě desetinná místa)

Tato žádost o platbu je přípustná, protože:

a) byla Komisi předložena zpráva o pokroku v realizaci ročního programu nebo je k tomuto dokumentu přiložena;

b) bylo sepsáno a předloženo certifikované prohlášení o výdajích pokrývajících minimálně 60 % první předběžné platby, popř. je k tomuto dokumentu přiloženo;

c) roční program byl realizován v souladu se zásadou řádného finančního řízení a existuje přiměřená jistota, že dané transakce jsou legální a správné;

d) Komise nevydala žádné odůvodněné stanovisko s ohledem na porušení podle článku 226 Smlouvy, pokud jde o operace, na něž byly výdaje vykázány v žádosti o platbu.

Komise by měla platby poskytnout následujícímu subjektu:







Orgán odpovídající za obdržení plateb Banka Bankovní účet č. Držitel účtu (nejedná-li se o orgán odpovídající za obdržení plateb)

Dne

Jméno (velkými tiskacími písmeny), razítko, funkce a podpis příslušného orgánu









PŘÍLOHA 5

VZOR ZÁVĚREČNÉ ZPRÁVY O REALIZACI ROČNÍHO PROGRAMU

ČLENSKÝ STÁT:

FOND/Y:

ODPOVĚDNÝ ORGÁN:

PŘEDMĚTNÝ ROK:

A. Technická zpráva

1. OPERATIVNÍ PROVÁDĚNÍ

1.1 Časový harmonogram realizace programu

1.2 Aktualizované informace ze zprávy o pokroku týkající se popisu organizace výběru projektů a nabídkových řízení a jejich výsledků (pokud je relevantní)

1.3 Dosažené výsledky v realizaci jednotlivých opatření programu podle stanovených priorit 1.3.1 Opatření realizující prioritu 1 1.3.2 Opatření realizující prioritu 2 1.3.3 atd. Charakteristika konkrétního opatření při popisu jednotlivých opatření v bodech 1.3 až atd. 1. Účel a oblast použití daného opatření 2. Případné změny v programu schváleném Komisí 3. Sledování činností prováděných během realizace a po ní 4. Konkrétní výsledky 5. Hodnocení konkrétních výsledků a jejich srovnání s cíli a ukazateli stanovenými v programu

1.4 Výsledky technické pomoci

1.5 Problémy s realizací programu a přijatá opatření

1.6 Postupy používané v případě, že odpovědný orgán realizuje projekt/projekty přímo v rámci své funkce výkonného orgánu (připadá-li v úvahu)

1.7 Návaznost na ostatní nástroje a jejich vzájemná doplňkovost

2. HODNOCENÍ POKROKU V REALIZACI VÍCELETÉHO PROGRAMU

3. OPATŘENÍ PŘIJATÁ S CÍLEM POSKYTNOUT INFORMACE O PROGRAMU 3.1 Opatření přijatá s cílem zveřejnit víceletý ( 11 ) a roční program 3.2 Prosazování zásady viditelnosti

4. FINANČNÍ PROVÁDĚNÍ



Závěrečná zpráva o realizaci ročního programu Tabulka č. 1 Podrobná finanční zpráva (veškeré hodnoty jsou uvedeny v EUR) Plánované prostředky členského státu Závazky členského státu Údaje o skutečných částkách přijatých odpovědným orgánem (náklady vynaložené příjemci a konečný příspěvek ES) Opatření Projekty Ref. priorita Ref. specifická priorita (1) Plánované náklady celkem (a) Příspěvek ES (b) Příspěvek ES v % (c = b/a) Způsobilé náklady celkem (d) Příspěvek ES (e) Příspěvek ES v % (f = e/d) Způsobilé náklady celkem (g) Splatný příspěvek ES (h) Příspěvek ES v % (i = h/g) Vyplacený příspěvek v % (j) Prostředky ES, které ještě nebyly odpovědným orgánem vyplaceny/inkasovány (k = h–j) Opatření 1: (…) Projekt 1: (…) Projekt N: (…) Opatření 1 celkem Opatření …: (…) Projekt 1: (…) Projekt N: (…) Opatření … celkem: (…) Opatření N: (…) Projekt 1: (…) Projekt N: (…) Opatření N celkem Technická pomoc Jiné operace (2) CELKEM 0 0 0 % 0 0 0 % 0 0 0 % 0 0 (1) Pokud se použije. (2) Případná specifická opatření vymezená v základním právním aktu jako např. mimořádná opatření či znovuusídlené osoby. 4.1 ►M1 Seznam veškerých částek, které nebyly vráceny zpět šest měsíců po lhůtě pro způsobilost výdajů ◄



Závěrečná zpráva o realizaci ročního programu Tabulka č. 2 Seznam nevyřízených příkazů k navrácení prostředků Členský stát: (…) Fond: (…) Situace k: (den/měsíc/rok) Reference Roční program Projekt Celková částka, která má být vrácena Příspěvek ES, který má být vrácen Odvozeno z příslušné finanční zprávy (ANO/NE) Důvody k navrácení prostředků 4.2 Seznam příkazů k navrácení prostředků, který není obsažen ve finančních zprávách minulých ročních programů (pokud je relevantní)



Závěrečná zpráva o realizaci ročního programu Tabulka č. 3 Seznam příkazů k navrácení prostředků, které ještě nebyly odečteny od předešlých prohlášení o výdajích Členský stát: (…) Fond: (…) Situace k: (den/měsíc/rok) Reference Roční program Projekt Celková částka, která má být vrácena Příspěvek ES, který má být vrácen Datum vrácení částky Důvody k navrácení prostředků

5. OHLAŠOVÁNÍ NESROVNALOSTÍ



Došlo k oznámení nových nesrovnalostí (1)? Ne Ano (Pokud ano, vyplňte tabulku č. 4.) (1) Od chvíle, kdy došlo k zaslání poslední zprávy o pokroku či závěrečné zprávy Komisi.



Závěrečná zpráva o realizaci ročního programu Tabulka č. 4 Prvotní oznámení nesrovnalosti Členský stát: (…) Situace k: (den/měsíc/rok) Fond: (…) Reference Roční program Projekt Porušené ustanovení Druh nesrovnalosti Datum/zdroj prvotních informací Způsob zjištění Možnost podvodu (ANO/NE) Příslušná částka v EUR (příspěvek Společenství)



Byly učiněny kroky v návaznosti na předchozí nesrovnalosti? Ne Ano (Pokud ano, vyplňte tabulku č. 5.)



Závěrečná zpráva o realizaci ročního programu Tabulka č. 5 Hlášení následných kroků ve vztahu k nesrovnalostem Členský stát: (…) Situace k: (den/měsíc/rok) Fond: (…) Reference Roční program Projekt Porušené ustanovení Příslušná částka (příspěvek ES) v EUR Následné kroky Příkaz k navrácení prostředků (částky uvedeny v EUR) Zrušení příspěvku ES Vydaný Vyplacený Úroky z prodlení Zamítnutý

6. PŘÍLOHY Souhrnný popis jednotlivých projektů (každý projekt na stránku), který obsahuje cíle, dosažené výsledky, relevantní ukazatele a finanční tabulku.

B. Žádost o vyplacení zbylé části příspěvku/prohlášení o splatné úhradě

Já, níže podepsaný/á (jméno odpovědné osoby velkými tiskacími písmeny), jako zástupce orgánu odpovědného za (název fondu),

— požaduji vyplacení následující částky: —



EUR (1) + (1) Celková částka požadovaná jako doplněk předběžné platby, popř. předběžných plateb. (přesný údaj zaokrouhlený na dvě desetinná místa) — nebo

— nárokuji navrácení následující částky: —



EUR (1) – (1) Celková částka k inkasu po vyrovnání předběžné platby, popř. předběžných plateb. (přesný údaj zaokrouhlený na dvě desetinná místa)

Tato částka je výsledkem rozdílu mezi celkovou částkou předběžné platby (popř. předběžných plateb), která byla pro tento roční program obdržena, a skutečně vykázanými náklady.

Tato žádost o platbu je přípustná, protože:

a) byla Komisi předložena závěrečná zpráva o realizaci ročního programu nebo je k tomuto dokumentu přiložena;

b) bylo předloženo certifikované prohlášení o výdajích nebo je k tomuto dokumentu přiloženo;

c) byla předložena výroční auditorská zpráva, stanovisko auditora o fungování systému řízení a kontroly a prohlášení o platnosti žádosti o platbu sestavené auditním orgánem, či jsou k tomuto dokumentu přiloženy;

d) v ročním programu byly zahrnuty veškeré úroky z předběžných plateb, jelikož se považují za vnitrostátní příspěvek, a byly rovněž zohledněny v prohlášení o výdajích;

e) roční program byl realizován v souladu se zásadou řádného finančního řízení a existuje přiměřená jistota, že dané transakce jsou legální a správné;

f) Komise nevydala žádné odůvodněné stanovisko s ohledem na porušení podle článku 226 Smlouvy, pokud jde o operace, na něž byly výdaje vykázány v žádosti o platbu.

Komise by měla platby poskytnout následujícímu subjektu:







Orgán odpovídající za obdržení plateb Banka Bankovní účet č. Držitel účtu (nejedná-li se o orgán odpovídající za obdržení plateb)

Dne

Jméno (velkými tiskacími písmeny), razítko, funkce a podpis příslušného orgánu









PŘÍLOHA 6

VZOR AUDITNÍ STRATEGIE

ČLENSKÝ STÁT:

FOND/Y:

ODPOVĚDNÝ ORGÁN:

1. REVIDOVANÉ OBLASTI

1.1 Rozsah strategie (zahrnuté fondy)

1.2 Doba trvání dané strategie

1.3 Použité auditorské standardy

2. POSOUZENÍ RIZIK

2.1 Zjištění a posouzení rizik

2.2 Řešení rizik a zbylá rizika

3. CÍLE A PRIORITY

3.1 Cíle auditů

3.2 Priority auditů

4. AUDITNÍ PŘÍSTUP

4.1 Audity systémů 4.1.1 Orgán/y odpovídající za kontrolní práce 4.1.2 Orgány, které budou předmětem auditu 4.1.3 Horizontální záležitosti, kterými se budou audity systémů zabývat 4.1.4 Orientační víceletý plán pro audity systémů (v případě možnosti)

4.2 Audity projektů 4.2.1 Orgán/y odpovídající za kontrolní práce 4.2.2 Popis metody odběru vzorků

5. PLÁNY AUDITŮ PRO KALENDÁŘNÍ ROK 2007 A 2008

5.1 Rok 2007 ( 12 )

Rok 2007







Audity systémů Fondy Příslušné orgány Auditované postupy Rozsah auditu Člověkodny Plánování







Audity projektů Fondy Rok programu Priorita Projekt Konečný příjemce Celkové způsobilé náklady projektu Auditované náklady Člověkodny Plánování

5.2 Rok 2008

Zde vložte údaje na základě vzorové tabulky pro rok 2007.

Příloha/přílohy k auditní strategii ( 13 ): roční plány

ČLENSKÝ STÁT:

FOND/Y:

ODPOVĚDNÝ ORGÁN:

PŘEDMĚTNÝ KALENDÁŘNÍ ROK:

1. PŘÍPADNÉ ZMĚNY AUDITNÍ STRATEGIE

2. HLAVNÍ VÝSLEDKY AUDITŮ Z MINULÉHO ROKU

3. PLÁN AUDITU PRO ROK 20XX Zde vložte údaje na základě vzorové tabulky pro rok 2007.









PŘÍLOHA 7

VZOR ZPRÁVY AUDITNÍHO ORGÁNU

ČLENSKÝ STÁT:

FOND/Y:

ODPOVĚDNÝ ORGÁN:

ROČNÍ PROGRAM ZAHRNUTÝ V TÉTO ZPRÁVĚ: …

A. Roční auditorská zpráva

1. OBECNÉ INFORMACE

1.1 Orgány, které se podílely na přípravě této zprávy

1.2 Zjištění a odůvodnění hlavních změn v provádění plánů auditu, které se vztahují na daný roční program

1.3 Tabulka s přehledem výsledků auditů Auditorská zpráva Členský stát: (…) Předmětný roční program: (…) Situace k: (den/měsíc/rok)



Audity systémů ukončené od předložení poslední zprávy Fond/y Příslušné orgány Příslušné postupy Rozsah auditu Vynaložené člověkodny Datum vydání závěrečné zprávy



Audity projektů vztahujících se k ročnímu programu 20xx Fond/y Projekt Konečný příjemce Celkové způsobilé náklady (a) Auditované způsobilé náklady (b) Finanční oprava (c) Míra chybovosti (d = c/b) Celkem 0 0 0 % Roční program celkem (e) (f) Míra krytí: (= f/e)

2. AUDITY SYSTÉMŮ

2.1 Orgány, které auditní práce provedly

2.2 Souhrnný seznam provedených auditů

2.3 Zásadní zjištění, doporučení a závěry vyplývající z auditů systémů řízení a kontroly

2.4 Finanční dopad auditních zjištění

2.5 Případné dodatečné práce

2.6 Údaje o tom, zda byly některé ze zjištěných problémů označeny za systémové, a popis přijatých opatření, včetně vyčíslení případných finančních oprav

2.7 Informace o následných krocích učiněných na základě doporučení auditora

3. AUDITY PROJEKTŮ

3.1 Orgány, které auditní práce provedly

3.2 Souhrnný seznam provedených auditů a procento revidovaných výdajů ve vztahu k celkovým způsobilým výdajům oznámeným Komisi

3.3 Zásadní zjištění, doporučení a závěry auditů týkající se realizovaných projektů

3.4 Závěry ohledně účinnosti systému řízení a kontroly, které vyplývají z výsledků auditů

3.5 Finanční dopad auditních zjištění

3.6 Případné dodatečné práce

3.7 Informace o následných krocích učiněných na základě doporučení auditora

3.8 Údaje o tom, zda byly některé ze zjištěných problémů označeny za systémové, a popis přijatých opatření, včetně vyčíslení případných finančních oprav

4. PŘÍPADNÉ KROKY UČINĚNÉ V NÁVAZNOSTI NA AUDITNÍ ČINNOSTI, JEŽ BYLY PŘEDMĚTEM PŘEDCHOZÍCH ZPRÁV

4.1 Informace o následných krocích učiněných v návaznosti na doporučení vyplývající z předchozího auditu systému

4.2 Informace o výsledcích auditů opatření systémové povahy z předchozích ročních programů

(podpis odpovědné osoby)

B. Stanovisko k fungování systémů řízení a kontroly

Evropské komisi,

1. ÚVOD

Já, níže podepsaný zástupce (název auditního orgánu určeného členským státem), jsem přezkoumal fungování systémů řízení a kontroly v rámci (název fondu) s ohledem na opatření realizovaná v rámci ročního programu na rok (20XX), abych vydal stanovisko, zda dané systémy fungovaly účinně, a poskytují tak přiměřenou jistotu, že prohlášení o výdajích předložená Komisi jsou správná, a tudíž přiměřenou jistotu, že související transakce jsou legální a správné.

2. ROZSAH PŘEZKOUMÁNÍ

Přezkoumání proběhlo v souladu s auditní strategií týkající se tohoto fondu, a to v období od (den/měsíc/rok) do (den/měsíc/rok), a jeho výsledky jsou obsaženy v části A výroční auditorské zprávy.

Buď

Nedošlo k omezení rozsahu přezkoumání.

Nebo

Rozsah přezkoumání byl omezen těmito faktory:

a) (…)

b) (…)

c) atd.

(Uveďte jakékoli omezení rozsahu přezkoumání, např. všechny systémové