2008D0456 — CS — 11.07.2009 — 001.001

Tento dokument je třeba brát jako dokumentační nástroj a instituce nenesou jakoukoli odpovědnost za jeho obsah

Ve znění:

▼B

ROZHODNUTÍ KOMISE

ze dne 5. března 2008,

kterým se stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 574/2007/ES o zřízení Fondu pro vnější hranice na období 2007 až 2013 jako součásti obecného programu Solidarita a řízení migračních toků s ohledem na řídicí a kontrolní systémy členských států, dále pravidla pro správní a finanční řízení a způsobilost výdajů na projekty spolufinancované tímto fondem

(oznámeno pod číslem K(2008) 789)

(Pouze anglické, bulharské, české, estonské, finské, francouzské, italské, litevské, lotyšské, maďarské, maltské, německé, nizozemské, polské, portugalské, rumunské, řecké, slovenské, slovinské, španělské a švédské znění je závazné)

(2008/456/ES)

Aby se zaručilo, že členské státy provádějí fond účinně a v souladu se zásadami řádného finančního řízení, měl by být přijat soubor společných pravidel pro způsobilost výdajů z fondu. Aby se snížila administrativní zátěž konečných příjemců a určených orgánů, měly by být za určitých podmínek způsobilé paušální sazby pro nepřímé náklady.

Aby se zaručilo, že se informace o případných možnostech financování dostanou ke všem zúčastněným stranám, a aby se zajistila transparentnost, měla by být stanovena minimální opatření nutná k tomu, aby byli případní koneční příjemci informováni o možnostech financování, které Společenství spolu s členskými státy prostřednictvím fondu nabízí. Aby bylo využívání fondu transparentnější, měl by být zveřejněn seznam konečných příjemců, názvy projektů a částka z veřejných zdrojů přidělená na tyto projekty.

Je nutné stanovit povinnosti, které by měly mít odpovědné orgány v souvislosti s konečnými příjemci ve fázi vedoucí k výběru a schválení projektů, které budou financovány a v souvislosti s aspekty, které budou zahrnuty do postupů a ověření výdajů vykazovaných konečným příjemcem a/nebo partnery v projektu, včetně správního ověření žádostí o úhradu a ověření jednotlivých projektů na místě.

Je nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly provádět akce Fondu, zejména určit, za jakých okolností mohou projekty provádět přímo odpovědné orgány. Další opatření by měla být stanovena i pro pověřené orgány.

ČÁST I

ÚVOD

KAPITOLA I

Předmět a definice

Článek 1

Předmět

1. Tímto rozhodnutím se stanoví pravidla provádění fondu, pokud jde o

2. Níže uvedená ustanovení se použijí, aniž je dotčeno nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 ze dne 11. listopadu 1996 o kontrolách a inspekcích na místě prováděných Komisí za účelem ochrany finančních zájmů Evropských společenství proti podvodům a jiným nesrovnalostem ( 12 ).

Článek 2

Definice

Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí tyto definice:

— „nesrovnalost“: jakékoli porušení ustanovení právních předpisů Společenství v důsledku jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu Evropských společenství, a to započtením neoprávněného výdaje do souhrnného rozpočtu Společenství,

ČÁST II

USTANOVENÍ, KTERÁ JSOU PRO ČTYŘI FONDY SPOLEČNÁ

KAPITOLA 1

Určené orgány

Článek 3

Společné orgány

Členské státy mohou pro dva či více ze čtyř fondů určit stejný odpovědný orgán, auditní orgán nebo certifikační orgán.

Článek 4

Pověřený orgán

1. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení, která vyžaduje účinnou a účelnou vnitřní kontrolu, musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a zaručena viditelnost financování ze strany Společenství. Při plnění svěřených úkolů nesmí docházet ke střetu zájmů.

2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy provádění svěřených úkolů se úředně písemně zaznamenají.

Pověřovací akt obsahuje alespoň

3. Vedením komunikace s Komisí podle čl. 27 odst. 1 písm. a) základního aktu nelze žádný subjekt pověřit. Pověřený orgán s Komisí komunikuje prostřednictvím odpovědného orgánu.

4. Pokud pověřený orgán není orgán veřejné správy nebo subjekt podléhající soukromému právu členského státu a pověřený veřejnou službou, nesmí mu odpovědný orgán svěřit žádné výkonné pravomoci, se kterými je spojena značná míra uvážení, jež předpokládá politickou volbu.

5. Svěření úkolu pověřeným orgánům nemá vliv na odpovědnost odpovědného orgánu, který i nadále odpovídá za úkoly, které svěřil.

6. Pokud odpovědný orgán svěřil úkoly pověřenému orgánu, veškerá ustanovení tohoto rozhodnutí, která se týkají odpovědného orgánu, se obdobným způsobem vztahují na pověřený orgán.

Článek 5

Zadávání úkolů externím smluvním partnerům

Určené orgány mohou některé ze svých úkolů zadat externím smluvním partnerům, za tyto úkoly však zůstávají odpovědné v souladu s povinnostmi vymezenými v článcích 29, 31 a 32 základního aktu.

KAPITOLA 2

Řídicí a kontrolní systémy

Článek 6

Příručka pro postupy

V souladu s čl. 33 odst. 2 základního aktu a s ohledem na zásadu proporcionality vypracují členské státy příručku, v níž stanoví postupy a praktická opatření pro

Článek 7

Provádění fondu odpovědným orgánem

1. Při provádění fondu může odpovědný orgán jednat jako veřejný zadavatel a/nebo jako výkonný orgán.

2. Odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel zpravidla v případech, kdy projekty provádí na základě ročních otevřených výzev k předkládání návrhů.

Odpovědný orgán ani žádný pověřený orgán nejsou oprávněny podat žádost v reakci na tyto výzvy k předkládání návrhů.

V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých projektů podle čl. 16 odst. 6 základního aktu, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů nebo v mimořádných situacích, lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.

3. Odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán v případech, kdy se rozhodne provést projekty přímo, neboť vzhledem k povaze projektu není možné provést jej jinak, např. v situaci právně daného monopolu nebo z bezpečnostních důvodů. V těchto případech se pravidla týkající se konečného příjemce vztahují obdobným způsobem i na odpovědný orgán.

Článek 8

Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán

1. Určí se důvody, na jejichž základě odpovědný orgán jedná při provádění projektů jako orgán výkonný, a sdělí se Komisi v rámci příslušného ročního programu.

2. Odpovědný orgán při provádění projektů zaručí, že je respektována zásada ekonomické výhodnosti, a zabrání střetu zájmů.

3. Odpovědný orgán může projekty určené v souladu s čl. 7 odst. 3 provádět přímo a/nebo ve sdružení s jakýmkoli vnitrostátním orgánem, který je kompetentní z hlediska odborných znalostí, vysokého stupně specializace nebo správních pravomocí. Hlavní vnitrostátní orgány, které se na provádění projektu podílejí, budou rovněž uvedeny v příslušném ročním programu.

4. Správní rozhodnutí o spolufinancování projektu v rámci fondu obsahuje informace nezbytné k monitorování spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů. Všechna související ustanovení, která jsou pro dohodu o grantu stanovena v čl. 10 odst. 2, jsou upřesněna v právním nástroji rovnocenné formy.

5. Závěrečná zpráva o provádění ročního programu obsahuje informace o použitých postupech a metodách, jež mají zaručit odpovídající oddělení funkcí, účinnou kontrolu a uspokojivou ochranu finančních zájmů Evropských společenství, a rovněž objasňuje, jakým způsobem bylo zabráněno střetu zájmů.

6. Pokud se očekává, že u projektů, které jsou spolufinancovány fondem, odpovědný orgán pravidelně jedná jako orgán výkonný

7. Pokud se od pověřeného orgánu očekává, že bude v případě projektů spolufinancovaných fondem jednat jako orgán výkonný, nesmí být tento pověřený orgán jediným konečným příjemcem prostředků, jejichž správa mu byla svěřena.

Článek 9

Výběrové řízení a řízení při udělení grantu, při nichž odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel

1. Výzvy k předkládání návrhů definované v čl. 7 odst. 2 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena co nejvyšší informovanost případných příjemců. Za stejných podmínek se rovněž zveřejňují jakékoli změny obsahu výzev k předkládání návrhů.

Výzvy k předkládání návrhů upřesňují

2. Pro účely výběru projektů a udělování grantů odpovědný orgán zaručí, že jsou případní příjemci informováni o následujících zvláštních podmínkách týkajících se projektů, které mají být provedeny

Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že konečný příjemce a/nebo partneři v rámci projektu jsou schopni tyto podmínky splnit.

3. Odpovědný orgán zaručí, že projekty, jimž jsou uděleny granty, jsou podrobeny formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů. Důvody pro zamítnutí ostatních projektů se zaznamenají.

4. Členské státy určí, kdo má pravomoc udělovat granty na projekty, a zaručí, že v žádném případě nedojde ke střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou žadateli vnitrostátní subjekty.

5. Rozhodnutí o udělení grantu uvádí alespoň jméno konečného příjemce a/nebo partnerů v rámci projektu, základní podrobnosti o projektu a jeho provozních cílech, maximální částku spolufinancování ze strany fondu a maximální míru spolufinancování celkových způsobilých nákladů.

6. Všem žadatelům jsou písemně sděleny výsledky výběrového řízení s odůvodněním výběrových rozhodnutí. Pokud tak stanoví vnitrostátní právní předpisy, je uvedeno patřičné přezkumné řízení.

Článek 10

Dohody o grantech s konečnými příjemci, kdy odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel

1. Odpovědný orgán stanoví podrobné postupy řízení projektu, které se mimo jiné týkají

2. Dohody o grantech mimo jiné stanoví

3. V případě potřeby koneční příjemci zaručí, že se na všechny partnery v rámci projektu vztahují stejné závazky jako na ně samotné. Partneři přijímají povinnosti prostřednictvím konečného příjemce, který však nese konečnou odpovědnost za to, že on sám i všichni partneři v rámci projektu dodrží smluvní podmínky.

Koneční příjemci uchovávají ověřené kopie účetních dokumentů, které zdůvodňují příjmy a výdaje vzniklé partnerům v souvislosti s příslušným projektem.

4. Dohody o grantech musejí výslovně zmocnit Komisi a Účetní dvůr k provádění kontrol dokladů a kontrol na místě u všech konečných příjemců, partnerů v rámci projektu a subdodavatelů.

Článek 11

Prováděcí smlouvy

Aniž jsou dotčena platná pravidla Společenství a vnitrostátní pravidla pro zadávání veřejných zakázek, dohody o grantech stanoví, že při provádění projektů musejí koneční příjemci a/nebo partneři v rámci projektu zadávat zakázky na základě nabídkového řízení uchazeči, jehož nabídka je ekonomicky nejvýhodnější, a musejí dbát na to, aby nedošlo ke střetu zájmů. Aniž jsou dotčena platná pravidla Společenství a vnitrostátní pravidla pro zadávání veřejných zakázek, lze však smlouvy, jejichž hodnota je nižší než 5 000 EUR, uzavřít bez nabídkového řízení na základě jediné nabídky.

Článek 12

Stanovení konečného příspěvku Společenství

Pro výpočet závěrečné platby konečnému příjemci se použije celkový příspěvek Společenství na každý projekt, jehož částka je z následujících tří možností nejnižší:

Článek 13

Technická pomoc

1. Technická pomoc z podnětu Komise, definovaná v článku 17 základního aktu, může být fondem financována až do 100 %.

2. Technická pomoc z podnětu členských států, definovaná v článku 18 základního aktu, může být fondem financována až do 100 %.

3. Pokud technická pomoc z podnětu Komise nebo členských států splňuje pravidla pro způsobilost vymezená v části III kapitoly 1, může mít formu veřejných zakázek, honorářů odborníků a/nebo správních výdajů.

Článek 14

Výdaje na technickou pomoc, jde-li o společný orgán

1. Jsou-li jeden či více určených orgánů společné pro dva či více ze čtyř fondů, lze položky výdajů na technickou pomoc v rámci jednotlivých ročních programů zčásti nebo zcela sloučit.

2. Výdaje na technickou pomoc se rozdělí mezi příslušné fondy, a to pokud možno na základě jednoduchého a reprezentativního vzorce pro rozdělení. Uplatněním vzorce nesmí být zvýšena maximální částka výdajů na technickou pomoc v rámci příslušných ročních programů.

Článek 15

Ověření prováděná odpovědným orgánem

1. Ověření prováděná podle čl. 29 odst. 1 písm. g) základního aktu odpovědným orgánem nebo na jeho odpovědnost zahrnují podle potřeby správní, finanční, technické a hmotné aspekty projektu.

Ověřením je zaručeno, že jsou vykázané výdaje skutečné a z hlediska projektu odůvodněné, že projekty, jimž byl udělen grant, byly provedeny v souladu s dohodou o grantu, že je příspěvek Společenství v souladu s pravidly, a to zejména pokud jde o strukturu financování definovanou v článku 16 základního aktu, že žádosti konečného příjemce o úhradu jsou správné a že projekty a výdaje jsou v souladu s pravidly Společenství a vnitrostátními pravidly, rovněž je zaručeno, že nedojde ke dvojímu financování výdajů z jiných režimů Společenství nebo vnitrostátních režimů a za jiná programová období.

Ověření kromě toho zahrnuje tyto postupy:

c) ověření jednotlivých projektů na místě, a to alespoň na reprezentativním vzorku, který zahrnuje vhodnou kombinaci typů a velikostí projektů, a s ohledem na všechny určené rizikové faktory, s cílem získat s přihlédnutím k míře rizika stanovené odpovědným orgánem rozumné záruky ohledně zákonnosti souvisejících transakcí a jejich souladu s právními přepisy.

Ověření uvedená v písmenech a) a b) není třeba provádět, pokud je konečnému příjemci uložena povinnost předložit osvědčení o auditu, který byl proveden nezávislým auditorem a vztahuje se na všechny aspekty uvedené v písmenech a) a b).

2. O každém ověření je veden záznam uvádějící provedené činnosti, datum, výsledky a opatření přijatá k odstranění zjištěných chyb. Odpovědný orgán zajistí, aby byly všechny podklady týkající se provedených ověření uchovávány k dispozici Komisi a Účetnímu dvoru po dobu pěti let po ukončení projektu. Běh této lhůty se přeruší buď v případě soudního řízení, nebo na řádně odůvodněnou žádost Komise.

3. Pokud odpovědný orgán jedná v rámci ročního programu jako orgán výkonný, jak je definováno v čl. 7 odst. 3, provádějí se ověření uvedená v odstavci 1 v souladu se zásadou náležitého oddělení funkcí.

Článek 16

Auditní stopa

1. Pro účely čl. 29 odst. 1 písm. k) základního aktu se auditní stopa považuje za náležitou, pokud splňuje tato kritéria:

2. Odpovědný orgán zaručí, že je veden záznam o umístění všech dokumentů týkajících se specifických plateb učiněných v rámci fondu.

Článek 17

Audit systémů a audit projektů

1. Audity uvedené v čl. 32 odst. 1 písm. a) a b) základního aktu se provádějí prostřednictvím řídicích a kontrolních systémů zřízených členskými státy a na vzorku projektů vybraných metodou, která byla schválena auditním orgánem.

Metoda výběru vzorků

Vzorek bude také zahrnovat alespoň poměrné množství projektů prováděných odpovědným orgánem, který jedná jako orgán výkonný.

Metoda použitá pro výběr vzorku bude zdokumentována.

2. Auditu řídicích a kontrolních systémů bude do roku 2013 alespoň jednou podroben každý z následujících procesů: programování, svěřování úkolů, výběr projektů a udělení grantu, monitorování projektů, platby, certifikace výdajů, podávání zpráv Komisi, zjišťování a náprava případných nesrovnalostí a vyhodnocování programů.

3. Audit projektů se provádí na místě na základě dokumentace a záznamů konečného příjemce a/nebo partnerů v rámci projektu. Audity ověří, že

4. Pouze výdaje v rozsahu auditu prováděného podle odstavce 3 se započtou do částky výdajů podrobených auditu pro účely čl. 32 odst. 1 písm. b) základního aktu. Pokud se audit provádí před ukončením projektu, zohlední se pro výpočet míry hrazení pouze výdaje, které byly skutečně podrobeny auditu.

5. Pokud jsou zjištěné problémy zřejmě systémové povahy, a mohou tudíž ohrozit další projekty, auditní orgán zajistí, aby bylo provedeno další šetření včetně dodatečných auditů v případech, kdy je to nezbytné, aby se stanovil rozsah těchto problémů. Příslušné orgány přijmou nezbytná preventivní a nápravná opatření.

6. Auditní orgán vypracuje na základě výsledků auditu výdajů vykázaných Komisi závěry a sdělí je Komisi ve výroční auditní zprávě. U ročních programů, u nichž se četnost chyb nachází nad úrovní významnosti ve výši 2 % příspěvku Společenství, provede auditní orgán analýzu významu této chyby a učiní nezbytná opatření včetně vhodných doporučení, která budou sdělena přinejmenším prostřednictvím výroční auditní zprávy.

Článek 18

Ověření prováděná certifikačním orgánem

1. V případech, kdy auditní orgán vydá kvalifikované stanovisko či nepříznivé stanovisko k fungování řídicího a kontrolního systému, certifikační orgán ověří, zda byly tyto informace zaslány Komisi. Certifikační orgán také zajistí, že odpovědný orgán provede odpovídající akční plán, aby účinně obnovil fungování řídicího a kontrolního systému a posoudil dopad nefunkčnosti na prohlášení o výdajích.

2. Pokud žádost o platbu či prohlášení o splatné úhradě není auditním orgánem pro účely závěrečné zprávy o provádění ročního programu schváleno, certifikační orgán zajistí, aby byly správná žádost o platbu či správné prohlášení o úhradě neprodleně vypracovány.

KAPITOLA 3

Informace, které mají být poskytnuty o využívání fondu

Článek 19

Zásada proporcionality

1. Podle čl. 10 odst. 2 základního aktu může být rozsah, v němž jsou informace, jež mají členské státy o využívání fondu k dispozici, předávány Komisi prostřednictvím dokumentů uvedených v této kapitole, úměrný částce příspěvku Společenství, která byla přidělena příslušnému členskému státu, případně lze tyto informace poskytnout formou shrnutí.

2. Na žádost Komise však členské státy poskytnou podrobnější informace. Komise může o takovéto informace požádat, je-li to nezbytné, aby mohla účinně plnit své závazky podle základního aktu a finančního nařízení.

Článek 20

Popis řídicích a kontrolních systémů

1. Popis řídicích a kontrolních systémů podle čl. 33 odst. 4 a čl. 34 odst. 2 základního aktu se předloží v souladu se vzorem uvedeným v příloze 1.

2. Odpovědný orgán schválí popis systému vypracovaný pověřeným orgánem. Každý určený orgán potvrdí přesnost popisu řídicích a kontrolních systémů, které se na něj vztahují. Kromě toho auditní orgán potvrdí úplnost popisu.

3. Při zkoumání popisu může Komise požádat o vyjasnění a navrhnout opatření, aby byla dodržena ustanovení vymezená v základním aktu. Je-li to nezbytné, mohou úředníci Komise či oprávnění zástupci Komise provádět kontroly na místě.

4. Pokud je odpovědný orgán stejný pro dva či více ze čtyř fondů nebo pokud se společné systémy vztahují na dva či více fondů, mohou být v popisu společných řídicích a kontrolních systémů případně zvýrazněny specifické rysy.

Článek 21

Přepracování popisu řídicích a kontrolních systémů

1. Odpovědný orgán

2. Důležité změny jsou změny, které mohou ovlivnit oddělení funkcí, účinnost výběru, udělování grantů, kontrolní a platební mechanismy a komunikaci s Komisí. Zahrnují zejména změny některého z určených orgánů, změny v účetním systému, v platbě a v certifikaci.

3. Při přepracování řídicích a kontrolních systémů se uplatní tytéž postupy jako postupy stanovené v článku 20.

Článek 22

Programové dokumenty

1. Členské státy předkládají Komisi v souladu se vzorem v příloze 2 víceletý program uvedený v článku 21 základního aktu.

2. Členské státy předkládají Komisi v souladu se vzorem v příloze 3 roční programy uvedené v článku 23 základního aktu.

3. Finanční plány spojené s víceletým programem obsahují rozdělení částek v rozpočtu podle priorit, jak je definováno ve strategických pokynech.

Finanční plány spojené s ročními programy obsahují rozdělení částek v rozpočtu podle kategorie dané akce, jak je definováno v čl. 3 odst. 1 základního aktu, s odkazem na dané priority.

Článek 23

Přepracování finančního rozdělení v rámci ročních programů

▼M1

1. Pro účely přepracování ročního programu schváleného Komisí podle čl. 23 odst. 4 základního aktu předloží příslušné členské státy Komisi návrh přepracovaného ročního programu nejpozději tři měsíce před skončením období způsobilosti. Komise přepracovaný návrh posoudí a co nejdříve schválí postupem podle čl. 23 odst. 4 základního aktu.

▼B

2. Změny finančního rozdělení v případech, kdy nedojde k přepracování ročního programu podle odstavce 1, nepřesáhnou 10 % celkového příspěvku z fondu a budou povoleny pouze za okolností, jejichž vznik nemohl odpovědný orgán ovlivnit. Tyto změny budou odpovídajícím způsobem vysvětleny ve zprávách o pokroku a/nebo v závěrečné zprávě o provádění ročního programu.

Článek 24

Zprávy o pokroku a závěrečné zprávy o provádění ročních programů

1. Členské státy předkládají Komisi zprávy o pokroku při provádění ročního programu a žádosti o platbu, jak stanoví čl. 41 odst. 4 základního aktu v souladu se vzorem uvedeným v příloze 4.

2. Členské státy předkládají Komisi závěrečné zprávy o provádění ročního programu a žádosti o platbu, jak stanoví čl. 42 odst. 1 písm. b) základního aktu v souladu se vzorem uvedeným v příloze 5.

3. Finanční tabulky spojené se zprávami o pokroku a závěrečnými zprávami obsahují rozdělení částek podle priorit, jak je definováno ve strategických pokynech, a u každé kategorie akce podle projektů, jak je definováno v čl. 3 odst. 1 základního aktu.

Článek 25

Dokumenty vypracované auditním orgánem

1. Auditní strategie uvedená v čl. 32 odst. 1 písm. c) základního aktu se vypracuje podle vzoru v příloze 6.

2. Vyjma případů, kdy oběma posledním ročním programům přijatým Komisí odpovídá roční příspěvek Společenství, který je nižší než 1 milion EUR, předkládá auditní orgán výroční auditní plán každoročně před 15. únorem, a to počínaje rokem 2009. Auditní plán bude vypracován jako příloha auditní strategie v souladu se vzorem v příloze 6. Jedná-li se o kombinovanou auditní strategii podle čl. 32 odst. 2 základního aktu, může být předložen kombinovaný auditní plán.

3. Auditní zpráva a stanoviska podle čl. 32 odst. 3 písm. a) a b) základního aktu vycházejí z auditů systémů a auditů projektů prováděných v souladu s auditní strategií a jsou vypracovány podle vzorů v přílohách 7.A a 7.B.

4. Prohlášení o platnosti uvedené v čl. 32 odst. 3 písm. c) základního aktu vychází z veškerých auditních činností provedených auditním orgánem, případně z dodatečných kontrol. Prohlášení o platnosti se vypracuje v souladu se vzorem uvedeným v příloze 7.C.

5. Pokud je rozsah šetření jakkoli omezen nebo neumožňuje-li zjištěná výše neoprávněných výdajů provést stanovisko bez výhrad v rámci výročního stanoviska uvedeného v čl. 32 odst. 3 písm. b) základního aktu nebo v prohlášení uvedeném v písmeni c) téhož článku, uvede auditní orgán důvody a odhadne rozsah problému a jeho finanční dopad.

Článek 26

Dokumenty vypracované certifikačním orgánem

1. Certifikované prohlášení o výdajích týkající se žádosti o druhou předběžnou platbu podle čl. 41 odst. 4 základního aktu se sestaví a předá Komisi ve formátu podle přílohy 8.

2. Certifikované prohlášení o výdajích týkající se žádosti o závěrečnou platbu podle čl. 42 odst. 1 písm. a) základního aktu se sestaví a předá Komisi ve formátu podle přílohy 9.

KAPITOLA 4

Hlášení nesrovnalostí

Článek 27

Počáteční hlášení – odchylky

1. V souladu se vzory v přílohách 4 a 5 nahlásí členské státy prostřednictvím zpráv o pokroku nebo závěrečných zpráv o provádění ročních programů Komisi veškeré nesrovnalosti, které se staly předmětem prvotního správního nebo soudního zjištění.

Zpráva uvede

Není však třeba hlásit následující případy, vyjma tehdy, existuje-li podezření na podvod:

2. Na žádost Komise poskytnou členské státy ke všem případům další podrobné údaje o

h) částkách, které by bývaly byly neoprávněně vyplaceny, pokud by nesrovnalost nebyla zjištěna, v případech, kdy nebyl vyplacen příspěvek z veřejných zdrojů podle písmene g) osobám nebo jiným zjištěným subjektům;

3. Pokud některé z informací uvedených v odstavci 2, zejména ty, které se týkají praktik použitých při vzniku nesrovnalosti a způsobu, jakým byla nesrovnalost odhalena, nejsou dostupné, doplní je členské státy v co největším rozsahu při předložení následujících zpráv o nesrovnalostech Komisi.

Článek 28

Podávání hlášení o následných krocích – případy, kdy se nepodaří získat částky zpět

1. Členské státy informují Komisi o řízeních zahájených v souvislosti se všemi nesrovnalostmi, které již dříve oznámily, a o významných změnách, které z nich vyplývají, přičemž upozorní na všechny předchozí zprávy, které předložily podle článku 27. Tyto informace jsou v souladu se vzory v přílohách 4 a 5 uvedeny ve zprávách o pokroku nebo v závěrečných zprávách o provádění ročních programů.

Zpráva obsahuje částky, které byly získány zpět nebo u kterých se to předpokládá.

2. Na žádost Komise poskytnou členské státy ke všem případům další podrobné údaje o

Členské státy oznámí Komisi veškerá správní nebo soudní rozhodnutí nebo jejich hlavní body týkající se ukončení těchto řízení a uvedou zejména, zda lze na základě zjištěných údajů pojmout podezření na podvod či nikoli.

Článek 29

Kontakty s členskými státy

1. Komise udržuje s dotčenými členskými státy příslušné kontakty za účelem doplnění předložených údajů o nesrovnalostech uvedených v článku 27 a o řízeních uvedených v článku 28 týkajících se možností zpětného získání částek.

2. Nezávisle na kontaktech uvedených v odstavci 1 Komise uvědomí členské státy, vede-li povaha nesrovnalosti k podezření, že by ke stejným nebo podobným praktikám mohlo dojít v ostatních členských státech.

Článek 30

Využití informací

1. Komise může využít všech informací obecné nebo provozní povahy, které členské státy sdělují podle tohoto rozhodnutí, aby provedla analýzy rizik a na základě obdržených informací vypracovala zprávy a systémy včasného varování pro větší efektivitu při zjišťování rizik.

2. Komise pravidelně informuje dotčené členské státy o využití informací podle odstavce 1.

KAPITOLA 5

Informovanost a propagace

Článek 31

Informace pro případné konečné příjemce

1. Odpovědný orgán zajistí, že jsou klíčové údaje o víceletých a ročních programech patřičným způsobem šířeny, že obsahují údaje o příslušných finančních příspěvcích a jsou k dispozici všem zúčastněným stranám.

Odpovědný orgán se však může rozhodnout, že z důvodů veřejné bezpečnosti uchová v důvěrnosti vnitřní řídicí opatření stanovená ve víceletém programu nebo v ročních programech a jakékoli další informace týkající se provádění fondu.

2. Odpovědný orgán poskytne případným konečným příjemcům alespoň tyto informace:

Kromě toho informuje odpovědný orgán případné konečné příjemce o zveřejnění podle čl. 33 odst. 2 písm. b).

Článek 32

Informace pro konečné příjemce

Odpovědný orgán informuje konečné příjemce, že přijetím finančních prostředků rovněž souhlasí se svým zahrnutím do seznamu konečných příjemců, který se zveřejní v souladu s čl. 33 odst. 2 písm. b).

Článek 33

Odpovědnosti odpovědných orgánů týkající se informovanosti široké veřejnosti a propagace

1. Odpovědný orgán zajistí, aby byla informační a propagační opatření prováděna se zaměřením na co možná nejširší zastoupení v médiích a s použitím různých forem a metod komunikace na příslušné územní úrovni.

2. Odpovědný orgán zorganizuje přinejmenším tato informační a propagační opatření:

Článek 34

Odpovědnosti konečných příjemců týkající se informovanosti široké veřejnosti a propagace

1. Konečný příjemce je odpovědný za informování veřejnosti o pomoci získané z fondu prostřednictvím opatření stanovených v odstavcích 2, 3 a 4 tohoto článku.

2. Konečný příjemce trvale vyvěsí nápadnou tabulku výrazných rozměrů, a to nejpozději do tří měsíců po dokončení projektu, pokud splňuje tato kritéria:

Na tabulce bude uveden typ a název projektu. A navíc informace uvedené v článku 35 zaberou nejméně 25 % tabulky.

3. Pokud projekt získal finanční prostředky v rámci ročního programu spolufinancovaného fondem, konečný příjemce zajistí, aby byli účastníci projektu o tomto financování informováni.

4. Jakýkoli doklad, včetně potvrzení o účasti nebo jiného potvrzení, který se týká takového projektu, musí obsahovat prohlášení o tom, že je projekt spolufinancován fondem.

Článek 35

Technické vlastnosti informačních a propagačních opatření týkajících se dané operace

Veškerá informační a propagační opatření zaměřená na konečné příjemce, případné konečné příjemce a veřejnost obsahují tyto údaje:

Pokud jde o malé propagační předměty nebo o propagační předměty, které se týkají dvou či více ze čtyř fondů, body 1 a 3 se nepoužijí.

KAPITOLA 6

Osobní údaje

Článek 36

Ochrana osobních údajů

1. Členské státy a Komise přijmou veškerá nezbytná opatření, aby předešly jakémukoli neoprávněnému zveřejnění informací uvedených v čl. 29 odst. 1 písm. h) základního aktu, informací shromážděných Komisí v průběhu kontrol na místě a informací uvedených v kapitole 4 nebo nezákonnému přístupu k nim.

2. Informace uvedené v kapitole 4 nesmějí být sděleny jiným osobám než těm, které jsou v členských státech nebo v orgánech Společenství oprávněny je znát z titulu své funkce, s výjimkou případů, kdy k tomu členský stát, který informace sdělil, dal výslovný souhlas.

KAPITOLA 7

Elektronická výměna dokumentů

Článek 37

Elektronická výměna dokumentů

Kromě řádně podepsaných dokumentů v tištěné podobě, uvedených v kapitole 3, se informace rovněž zasílají v elektronické podobě, kdykoli je to možné.

Článek 38

Počítačový systém pro výměnu dokumentů

1. Pokud Komise vyvíjí počítačový systém pro bezpečnou výměnu údajů mezi Komisí a jednotlivými členskými státy při provádění fondu, jsou o tom členské státy informovány a na vlastní žádost se mohou do vývoje takového počítačového systému zapojit.

2. V počítačovém systému uvedeném v odstavci 1 zaznamenávají Komise a určené orgány společně se subjekty, jimž byly svěřeny úkoly, dokumenty uvedené v kapitole 3.

3. Kromě toho mohou být členské státy vyzvány, aby dobrovolně prostřednictvím stávajícího specifického systému, který spravuje Komise a jehož účelem je shromažďovat nesrovnalosti zjištěné v rámci strukturálních fondů, poskytly informace uvedené v článcích 27 a 28.

4. Jakékoli náklady na rozhraní mezi běžným počítačovým systémem a celostátními, regionálními a místními počítačovými systémy a jakékoli náklady na přizpůsobení celostátních, regionálních a místních systémů technickým požadavkům společného systému jsou způsobilé podle článku 18 základního aktu.

ČÁST III

USTANOVENÍ SPECIFICKÁ PRO FOND PRO VNĚJŠÍ HRANICE

KAPITOLA 1

Pravidla pro způsobilost

Článek 39

Pravidla pro způsobilost

1. Ke stanovení způsobilosti výdajů na akci financovanou v rámci ročních programů uvedených v čl. 37 odst. 4 základního aktu se použijí pravidla stanovená v příloze 11.

2. Tato pravidla se použijí na konečné příjemce a vztahují se obdobným způsobem na partnery v rámci projektu.

3. Členské státy jsou oprávněny používat přísnější vnitrostátní pravidla pro určení způsobilosti, než jaká jsou stanovena tímto rozhodnutím.

Komise vyhodnotí, zda použitelná vnitrostátní pravidla pro způsobilost tuto podmínku splňují.

KAPITOLA 2

Zvláštní režim průjezdu

Článek 40

Podpora provádění zvláštního režimu průjezdu

1. V rámci víceletého programu Litevské republiky má být zřízena podpora na provádění zvláštního tranzitního režimu, na který se odkazuje v článku 6 základního aktu, a tato podpora bude prováděna na základě ročních plánů Litevské republiky.

Pravidla uvedená v základním aktu a v tomto rozhodnutí, která se týkají provádění ročních programů, se obdobným způsobem vztahují na podporu na provádění zvláštního režimu průjezdu. Z fondu budou hrazeny veškeré dodatečné náklady vzniklé při provádění zvláštního ustanovení acquis týkajícího se takového průjezdu.

2. Částka, která má být na tuto podporu přidělena, se pro každý roční program stanoví v souladu s článkem 6 základního aktu a v mezích rozpočtových položek uvedených v čl. 14 odst. 12 základního aktu.

3. Pokud jde o ušlé poplatky, akce bude probíhat od 1. ledna roku uvedeného ve finančním rozhodnutí, kterým se schvaluje roční program, až do 31. prosince tohoto roku.

Pokud jde o dodatečné náklady, akce bude probíhat od 1. ledna roku uvedeného ve finančním rozhodnutí, kterým se schvaluje roční program:

4. Částka, jež má být přidělena na tuto podporu v rámci každého ročního programu, nesmí být použita na jinou akci.

ČÁST IV

ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Článek 41

Určení

Toto rozhodnutí je určeno Belgickému království, Bulharské republice, České republice, Spolkové republice Německo, Estonské republice, Řecké republice, Španělskému království, Francouzské republice, Italské republice, Kyperské republice, Lotyšské republice, Litevské republice, Lucemburskému velkovévodství, Maďarské republice, Republice Malta, Nizozemskému království, Rakouské republice, Polské republice, Portugalské republice, Rumunsku, Republice Slovinsko, Slovenské republice, Finské republice a Švédskému království.

PŘÍLOHY

PŘÍLOHA I

VZOR POPISU ŘÍDICÍCH A KONTROLNÍCH SYSTÉMŮ

1. IDENTIFIKACE URČENÝCH ORGÁNŮ

Pokyny pro oddíly 2–4

První část každé tabulky

Popis procesů by měl obsahovat úkoly, které by měl vykonávat každý určený orgán (či instituce, za niž nese odpovědnost) a interakci mezi danými orgány. Tento popis by měl být stručný, nicméně by měl srozumitelně vysvětlovat způsob fungování daných procesů v praxi.

Druhá část každé tabulky

V kontrolním seznamu by se mělo vyznačit, zda bylo daného cíle dosaženo či ne, a dále by se zde měly uvést jakékoli relevantní informace. Pokud cíle dosaženo nebylo, podejte prosím vysvětlení, případně uveďte datum očekávaného splnění úkolu.

V případě formalizované formy postupů je nutné dodat odkaz na příslušný dokument.