2000Q3614 — CS — 05.08.2006 — 008.001

Tento dokument je třeba brát jako dokumentační nástroj a instituce nenesou jakoukoli odpovědnost za jeho obsah

►B KOMISE JEDNACÍ ŘÁD KOMISE (K(2000) 3614) (Úř. věst. L 308, 8.12.2000, p.26)

Ve znění:









▼B

KOMISE JEDNACÍ ŘÁD KOMISE

(K(2000) 3614)







KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství uhlí a oceli, a zejména na článek 16 této smlouvy, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, a zejména na čl. 218 odst. 2 této smlouvy, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii, a zejména na článek 131 této smlouvy, s ohledem na Smlouvu o Evropské unii, a zejména na čl. 28 odst. 1 a čl. 41 odst. 1 této smlouvy, PŘIJALA TENTO JEDNACÍ ŘÁD:







▼M8







KAPITOLA I

KOMISE







ODDÍL 1

Obecná ustanovení

Článek 1

Zásada jednání ve sboru

Komise jedná ve sboru v souladu s tímto jednacím řádem a pod politickým vedením svého předsedy.

Článek 2

Priority a pracovní program

Pod politickým vedením svého předsedy stanoví Komise své víceleté strategické priority a svoji roční politickou strategii, na jejichž základě každoročně přijímá pracovní program a předběžný návrh rozpočtu na následující rok.

Článek 3

Předseda

1. Předseda může členům Komise přidělovat zvláštní oblasti působnosti, v jejichž rámci jsou výslovně odpovědni za přípravu práce Komise a provádění jejích rozhodnutí.

Tato přidělení může kdykoli změnit.

2. Předseda může ze členů Komise sestavit stálé skupiny či skupiny ad hoc; jmenuje předsedu těchto skupin a určí jejich složení. Stanoví mandát těchto skupin a schválí podmínky jejich činnosti.

3. Předseda zastupuje Komisi navenek. Jmenuje členy Komise, kteří mu jsou při tom nápomocni.

Článek 4

Rozhodovací postupy

Rozhodnutí Komise se přijímají:

a) na základě ústního postupu při zasedání Komise; nebo

b) na základě písemného postupu podle článku 12; nebo

c) na základě zmocnění podle článku 13; nebo

d) na základě přenesení pravomoci podle článku 14.







ODDÍL 2

Zasedání Komise

Článek 5

Svolávání zasedání

1. Zasedání Komise svolává předseda.

2. Komise se zpravidla schází alespoň jednou týdně. Sejde se rovněž pokaždé, kdy je to nutné.

3. Členové Komise jsou povinni účastnit se všech zasedání Komise. Předseda posuzuje, zda členové mohou být za určitých okolností uvolněni.

Článek 6

Pořad jednání zasedání Komise

1. Předseda stanoví pořad jednání každého zasedání Komise.

2. Aniž je dotčena pravomoc předsedy stanovit pořad jednání, jakýkoliv návrh, který je spojen s významnými výdaji, musí být předložen se souhlasem člena Komise odpovědného za rozpočet.

3. Každý bod navrhovaný členem Komise k zařazení na pořad jednání musí být sdělen předsedovi za podmínek stanovených Komisí v souladu s prováděcími pravidly uvedenými v článku 28 (dále jen „prováděcí pravidla“).

4. Pořad jednání a nezbytné pracovní dokumenty jsou členům Komise poskytnuty za podmínek stanovených Komisí v souladu s prováděcími pravidly.

5. Jakýkoli bod navrhovaný členem Komise ke stažení z pořadu jednání se se souhlasem předsedy přesouvá na následující zasedání.

6. Komise může na základě návrhu předsedy projednat jakýkoli bod, který není zařazen na pořad jednání nebo k němuž byly nezbytné pracovní podklady dodány se zpožděním. Komise může rozhodnout o tom, že bod zařazený na pořad jednání neprojedná.

Článek 7

Usnášeníschopnost

Počet přítomných členů nezbytný k tomu, aby se Komise mohla právoplatně usnášet, se rovná většině členů, jejichž počet je stanoven ve Smlouvě.

Článek 8

Přijímání rozhodnutí

1. Komise přijímá rozhodnutí na základě návrhu jednoho nebo více svých členů.

2. Komise hlasuje na žádost kteréhokoli člena. Hlasování se může uskutečnit na základě původního návrhu nebo návrhu pozměněného odpovědným členem či členy nebo předsedou.

3. Rozhodnutí Komise se přijímají většinou hlasů počtu členů uvedeného ve Smlouvě.

4. Předseda shrne výsledek jednání, jenž se uvede v zápisu ze zasedání podle článku 11.

Článek 9

Důvěrnost

Zasedání Komise nejsou veřejná. Jednání jsou důvěrná.

Článek 10

Účast úředníků a jiných osob

1. Pokud Komise nerozhodne jinak, zasedání se účastní generální tajemník a vedoucí kabinetu předsedy. Prováděcí pravidla k tomuto jednacímu řádu stanoví podmínky, za nichž jsou jiné osoby oprávněny účastnit se zasedání.

2. V případě nepřítomnosti člena Komise se může zasedání zúčastnit vedoucí jeho kabinetu a na vyzvání předsedy přednést stanovisko nepřítomného člena.

3. Komise může rozhodnout o tom, zda vyslechne jiné osoby.

Článek 11

Zápisy ze zasedání

1. Z každého zasedání Komise se pořizuje zápis.

2. Návrh zápisu se předkládá Komisi ke schválení na následujícím zasedání. Schválený zápis je ověřen podpisy předsedy a generálního tajemníka.







ODDÍL 3

Jiné rozhodovací postupy

Článek 12

Rozhodnutí přijímaná písemným postupem

1. Souhlas členů Komise s návrhem jednoho či více členů může být získán písemným postupem, pokud takový návrh předběžně obdržel příznivé stanovisko od právní služby a souhlas útvarů, jež musí být v souladu s podmínkami stanovenými v článku 23 konzultovány.

Toto příznivé stanovisko a/nebo souhlas útvarů lze v rámci písemného postupu „finalizace“ stanoveným prováděcími pravidly nahradit dohodou mezi vedoucími kabinetu.

2. Znění návrhu se rozešle v písemné podobě všem členům Komise za podmínek stanovených Komisí podle prováděcích pravidel s uvedením lhůty pro sdělení výhrad a změn, k nimž by tento návrh mohl být podnětem.

3. Každý člen Komise může v průběhu písemného postupu požádat o projednání zmíněného návrhu. V tomto smyslu zašle předsedovi odůvodněnou žádost.

4. Návrh, ke kterému žádný člen Komise před uplynutím lhůty stanovené pro písemný postup nepodal žádost o odklad nebo na ní netrval, je považován za Komisí přijatý.

Článek 13

Rozhodnutí na základě zmocnění

1. Za podmínky dodržení zásady sborové odpovědnosti může Komise zmocnit jednoho nebo více svých členů, aby přijali řídící nebo správní opatření jejím jménem a v mezích a za podmínek, jež stanoví.

2. Komise rovněž může pověřit se souhlasem předsedy jednoho nebo více svých členů, aby přijali konečné znění aktu nebo návrhu předkládaného jiným orgánům, jehož obsah byl již vymezen během jejího jednání.

3. Pravomoci přidělené tímto způsobem lze dále přenášet na generální ředitele a vedoucí útvarů, pokud to není ve zmocňovacím rozhodnutí výslovně zakázáno.

4. Ustanoveními odstavců 1, 2 a 3 nejsou dotčena pravidla týkající se přenesení pravomocí ve finančních záležitostech nebo pravomocí přiznaných jmenovacímu orgánu nebo orgánu zmocněnému uzavírat pracovní smlouvy.

Článek 14

Rozhodnutí na základě přenesené pravomoci

Za podmínky dodržení zásady sborové odpovědnosti může Komise přenést na generální ředitele nebo vedoucí útvarů pravomoc přijmout řídící nebo správní opatření jejím jménem a v mezích a za podmínek, jež stanoví.

Článek 15

Další pověření pro individuální rozhodnutí o poskytnutí dotací a zadávání veřejných zakázek

Generální ředitel nebo vedoucí útvaru, na něhož byly na základě dalšího přenesení nebo přenesení podle článků 13 a 14 přeneseny pravomoci pro přijímání rozhodnutí o financování, může rozhodnout, že přijímáním některých individuálních rozhodnutí o poskytnutí dotací a zadávání veřejných zakázek dále pověří příslušného ředitele nebo, po dohodě s odpovědným členem Komise, příslušného vedoucího oddělení, a to v mezích a za podmínek stanovených prováděcími pravidly.

Článek 16

Informace o přijatých rozhodnutích

Rozhodnutí přijatá písemným postupem, na základě zmocnění a na základě přenesení pravomoci jsou zaznamenána v denním zápisu, který je uveden v zápisu z jednání nejbližšího následujícího zasedání Komise.







ODDÍL 4

Společná ustanovení pro rozhodovací postupy

Článek 17

Ověřování aktů přijatých Komisí

1. Akty přijaté Komisí v průběhu zasedání se připojují neoddělitelným způsobem k souhrnnému zápisu vypracovanému na konci zasedání, na němž byly přijaty, v závazném jazyce nebo jazycích. Tyto akty jsou ověřeny podpisem předsedy a generálního tajemníka umístěnými na poslední straně souhrnného zápisu.

2. Akty přijaté na základě písemného postupu a na základě zmocnění podle článku 12 a čl. 13 odst. 1 a 2 se připojují neoddělitelným způsobem k dennímu zápisu uvedenému v článku 16 v závazném jazyce nebo jazycích. Tyto akty jsou ověřeny podpisem generálního tajemníka umístěným na poslední straně denního zápisu.

3. Akty přijaté na základě postupu přenesení pravomoci nebo na základě dalšího přenesení pravomoci se připojují neoddělitelným způsobem k dennímu zápisu uvedenému v článku 16 v závazném jazyce nebo jazycích. Jsou ověřeny sebeověřovacím prohlášením podepsaným pověřeným nebo dále pověřeným úředníkem v souladu s čl. 13 odst. 3 a články 14 a 15.

4. Pro účely tohoto jednacího řádu se výrazem „akty“ rozumějí akty stanovené v článku 249 Smlouvy o ES a v článku 161 Smlouvy o Euratomu.

5. Pro účely tohoto jednacího řádu se výrazem „závazné jazyky“ v případě aktů s obecnou působností rozumějí úřední jazyky Společenství, aniž je dotčeno používání nařízení Rady (ES) č. 930/2004 ( 1 ), a v ostatních případech jazyk nebo jazyky těch subjektů, jimž jsou akty určeny.







ODDÍL 5

Příprava a provádění rozhodnutí Komise

Článek 18

Skupiny členů Komise

V rámci strategických priorit stanovených Komisí a podle mandátu a politického směřování stanovených předsedou přispívají skupiny členů Komise ke koordinaci a k přípravě práce Komise.

Článek 19

Kabinety a vztahy s útvary

1. Členové Komise mají k dispozici kabinet, který je jim nápomocen při plnění jejich úkolů a při přípravě rozhodnutí Komise. Předseda stanovuje pravidla týkající se složení kabinetů.

2. Člen Komise schvaluje způsoby práce s útvary, za které je odpovědný. Tímto způsobem upřesňuje zejména způsob, jakým člen Komise dává pokyny dotyčným útvarům, od nichž pravidelně dostává veškeré informace týkající se jeho oblasti činnosti, které jsou pro výkon jeho působnosti nezbytné.

Článek 20

Generální tajemník

1. Generální tajemník je nápomocen předsedovi při přípravě práce a při zasedáních Komise. Je nápomocen rovněž předsedům skupin členů, jež byly vytvořeny podle čl. 3 odst. 2, při přípravě a konání jejich zasedání.

2. Zajišťuje provádění rozhodovacích postupů a dohlíží na výkon rozhodnutí uvedených v článku 4.

3. Během přípravných prací přispívá v souladu s ustanoveními článku 23 k zajištění nezbytné koordinace mezi útvary a dohlíží na obsahovou kvalitu a dodržování pravidel týkající se formy dokumentů předkládaných Komisi.

4. Kromě zvláštních případů příjímá nezbytná opatření k zajištění oznámení a zveřejnění aktů Komise v Úředním věstníku Evropské unie a k zasílání dokumentů Komise a jejích útvarů ostatním orgánům Evropských společenství.

5. Zajišťuje úřední vztahy s ostatními orgány Evropských společenství, s výhradou pravomocí, které se Komise rozhodne vykonávat sama nebo je přidělit svým členům či útvarům. Sleduje práci ostatních orgánů Evropských společenství a informuje o ní Komisi.







KAPITOLA II

ÚTVARY KOMISE

Článek 21

Členění útvarů

Komisi je při přípravě a plnění jejích úkolů nápomocna řada útvarů členěných na generální ředitelství a jim na roveň postavené služby.

Generální ředitelství a jim na roveň postavené služby se obvykle dále dělí na ředitelství, ředitelství na oddělení.

Článek 22

Vytvoření specifických funkcí a struktur

V případě zvláštní potřeby může Komise vytvořit specifické funkce a struktury pověřené přesně vymezenými záležitostmi, a stanoví jejich pravomoci a pravidla činnosti.

Článek 23

Spolupráce a koordinace činností mezi útvary

1. Aby byla zajištěna efektivnost činnosti Komise, útvary od počátku vypracovávání nebo provádění rozhodnutí úzce a koordinovaně spolupracují.

2. Útvar odpovědný za přípravu návrhu od začátku přípravných prací dbá o to, aby byla zajištěna účinná koordinace mezi všemi útvary majícími na daném návrhu oprávněný zájem z důvodu jejich pravomocí, odpovědnosti nebo povahy záležitosti.

3. Dříve než předloží dokument Komisi, konzultuje jej odpovědný útvar v souladu s prováděcími pravidly včas s ostatními útvary, které jsou s ním spjaty nebo kterých se z důvodu jejich pravomocí, odpovědnosti nebo povahy záležitosti týká.

4. S právní službou se povinně konzultují všechny předlohy aktů nebo návrhy právních aktů a všechny dokumenty, které by mohly mít právní následky.

Pro účely zahájení rozhodovacích postupů podle článků 12, 13 a 14 se s právní službou konzultuje vždy, kromě případů rozhodnutí týkajících se standardních aktů, ke kterým předtím vyjádřila svůj souhlas (opakované akty). Konzultace s právní službou se nevyžaduje v případě rozhodnutí uvedených v článku 15.

5. Konzultace generálního sekretariátu je nezbytná u všech návrhů:

a) které mají politický význam; nebo

b) které jsou uvedeny v ročním pracovním programu Komise a v platném nástroji plánování; nebo

c) které se týkají institucionálních aspektů; nebo

d) které podléhají analýze dopadu nebo konzultaci s veřejností.

6. S výjimkou rozhodnutí uvedených v článku 15 se s generálními ředitelstvími odpovědnými za rozpočet, zaměstnance a vnitřní správu povinně konzultují všechny dokumenty, které by mohly mít podle případu dopad na rozpočet, finance, zaměstnance nebo vnitřní správu. Podle potřeby se obdobně konzultují záležitosti s útvarem pověřeným bojem proti podvodům.

7. Odpovědný útvar usiluje o vytvoření návrhu, se kterým útvary, s nimiž jej konzultoval, mohou souhlasit. Aniž je dotčen článek 12, připojí ke svému návrhu v případě nesouhlasu odlišná stanoviska dotčených útvarů.







KAPITOLA III

ZASTUPOVÁNÍ

Článek 24

Zabezpečení plynulosti chodu

Členové Komise a útvary dbají na to, aby přijali veškerá užitečná opatření k zajištění plynulosti chodu, přičemž zohlední opatření vydaná za tímto účelem Komisí nebo jejím předsedou.

Článek 25

Zastupování předsedy

V případě překážky výkonu funkce na straně předsedy vykonává jeho úkoly jeden z místopředsedů nebo členů ustanovených podle pořadí stanoveného předsedou.

Článek 26

Zastupování generálního tajemníka

V případě překážky výkonu funkce na straně generálního tajemníka vykonává jeho úkoly nejdéle sloužící přítomný zástupce generálního tajemníka a v případě, že existuje více osob se stejnou délkou služby, nejstarší z nich nebo úředník určený Komisí.

Pokud není přítomen žádný zástupce generálního tajemníka nebo pokud Komise neurčila žádného úředníka, vykonává jeho úkoly přítomný podřízený nejdéle sloužící v dané nejvyšší kategorii a třídě a v případě, že existuje více osob se stejnou délkou služby, nejstarší z nich.

Článek 27

Zastupování vedoucích pracovníků

1. V případě překážky výkonu funkce na straně generálního ředitele vykonává jeho úkoly nejdéle sloužící přítomný zástupce generálního ředitele a v případě, že existuje více osob se stejnou délkou služby, nejstarší z nich nebo úředník určený Komisí.

Pokud není přítomen vykonává jeho úkoly přítomný podřízený nejdéle sloužící v dané nejvyšší kategorii a třídě a v případě, že existuje více osob se stejnou délkou služby, nejstarší z nich.

2. V případě překážky výkonu funkce vedoucího oddělení vykonává jeho úkoly zástupce vedoucího oddělení nebo úředník určený generálním ředitelem.

Pokud není přítomen zástupce vedoucího oddělení nebo pokud generální ředitel neurčil žádného úředníka, vykonává jeho úkoly přítomný podřízený nejdéle sloužící v dané nejvyšší kategorii a třídě a v případě, že existuje více osob se stejnou délkou služby, nejstarší z nich.

3. V případě překážky výkonu funkce jiného vedoucího pracovníka vykonává jeho úkoly úředník určený generálním ředitelem po dohodě s odpovědným členem Komise. Není-li nikdo takový určen, vykonává jeho úkoly nejbližší přítomný podřízený nejdéle sloužící v dané nejvyšší kategorii a třídě a v případě, že existuje více osob se stejnou délkou služby, nejstarší z nich.







KAPITOLA IV

ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Článek 28

Prováděcí pravidla a doplňující opatření

Komise v nezbytné míře stanoví prováděcí pravidla k tomuto jednacímu řádu.

Komise může přijmout doplňující opatření týkající se činnosti Komise a jejích útvarů s přihlédnutím k technologickému vývoji a informačním technologiím

Článek 29

Vstup v platnost

Tento jednací řád vstupuje v platnost dnem 1. ledna 2006.

▼B









PŘÍLOHA

KODEX ŘÁDNÉHO ÚŘEDNÍHO CHOVÁNÍ ZAMĚSTNANCŮ EVROPSKÉ KOMISE VŮČI VEŘEJNOSTI

Kvalitní služby

Komise a její zaměstnanci mají povinnost sloužit zájmům Společenství a tím veřejnému zájmu.

Veřejnost oprávněně očekává kvalitní služby a otevřené úřední jednání, dostupné a náležitě prováděné.

Kvalitní služby vyžadují, aby Komise a její zaměstnanci byli zdvořilí, objektivní a nestranní.

Účel

Aby Komise mohla plnit své povinnosti řádného úředního postupu, a to zejména ve svém styku s veřejností, zavazuje se dodržovat zásady řádného úředního chování stanovené těmito pravidly a řídit se jimi v každodenní práci.

Oblast působnosti

Pravidla platí pro všechny zaměstnance, na které se vztahuje služební řád úředníků a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropských společenství (dále jen „služební řád“) a ostatní předpisy o vztazích mezi Komisí a jejími zaměstnanci, které se vztahují na úředníky a ostatní zaměstnance Evropských společenství. V každodenní práci by se jimi však měli řídit i osoby zaměstnané na základě soukromoprávních smluv, odborníci vyslaní vnitrostátními orgány a stážisté a jiné osoby pracující pro Komisi.

Vztahy mezi Komisí a jejími zaměstnanci upravuje výlučně služební řád.

1. OBECNÉ ZÁSADY

Komise dodržuje ve vztahu k veřejnosti následující obecné zásady:

Legalita Komise jedná v souladu s právem a uplatňuje pravidla a postupy uvedené v právních předpisech Společenství.

Zákaz diskriminace a rovné zacházení Komise dodržuje zásady nediskriminace, a zejména zaručuje občanům rovné zacházení bez ohledu na jejich národnost, pohlaví, rasový nebo etnický původ, náboženství nebo přesvědčení, zdravotní postižení, věk nebo sexuální zaměření. Z tohoto důvodu je nutné, aby byl rozdílný přístup v obdobných případech zjevně opodstatněn zvláštní povahou každého případu.

Přiměřenost Komise dbá na to, aby přijatá opatření byla přiměřená k vytčenému cíli. Komise zejména dbá na to, aby si uplatňování těchto pravidel nikdy nevynucovalo správní nebo rozpočtové zatížení, které by bylo nepřiměřené k předpokládanému užitku.

Soustavnost Komise je ve svém úředním postupu soustavná a dodržuje svou běžnou praxi. Jakékoliv výjimky z této zásady musí být řádně odůvodněny.

2. OBECNÉ ZÁSADY ŘÁDNÉHO ÚŘEDNÍHO CHOVÁNÍ

Objektivita a nestrannost

Zaměstnanci vždy jednají objektivně a nestranně, v zájmu Společenství a pro blaho veřejnosti. Jejich činnost probíhá nezávisle v rámci politiky vymezené Komisí a jejich chování není nikdy vedeno osobními nebo národními zájmy nebo politickým nátlakem.

Informace o správních postupech

Při předložení žádosti o informace týkající se správního postupu Komise, zaměstnanci zajistí, aby byly žadateli tyto informace poskytnuty ve lhůtě stanovené pro příslušný postup.

3. INFORMACE O PRÁVECH ZÚČASTNĚNÝCH STRAN

Vyslechnutí všech přímo zúčastněných stran

V případě, že právní předpisy Společenství stanoví, že zúčastněné strany mají být vyslechnuty, zaměstnanci zajistí, aby jim bylo umožněno přednést svá stanoviska.

Povinnost odůvodnit rozhodnutí

Rozhodnutí Komise musí jasně stanovit důvody, na nichž se zakládá, a musí být dáno na vědomí dotčeným osobám a stranám.

Rozhodnutí musí být zpravidla plně odůvodněna. Lze však použít vzorových odpovědí, pokud není možné podrobně vylíčit důvody jednotlivých rozhodnutí, například kvůli velkému počtu osob, kterých se týkají obdobná rozhodnutí. Vzorové odpovědi by měly obsahovat zásadní skutečnosti odůvodňující přijetí rozhodnutí. Podrobné odůvodnění však musí být poskytnuto každé zúčastněné straně, která o to výslovně požádá.

Povinnost uvést opravné prostředky

Pokud tak stanoví právo Společenství, oznámená rozhodnutí jasně uvedou možnost podat opravné prostředky a způsoby jejich podání (jméno a úřední adresu osoby nebo útvaru, ke kterému se podávají a lhůtu k jejich podání).

Rozhodnutí musí případně uvést možnost soudního opravného prostředku a/nebo podání stížnosti u evropského veřejného ochránce práv v souladu s článkem 230 nebo článkem 195 Smlouvy o založení Evropského společenství.

4. VYŘIZOVÁNÍ ŽÁDOSTÍ

Komise se zavazuje odpovědět na žádosti co nejvhodnějším způsobem a v co nejkratší lhůtě.

Žádosti o dokumenty

Pokud byl požadovaný dokument již zveřejněn, žadatel je odkázán na prodejní místa Úřadu pro úřední tisky Evropských společenství nebo na dokumentační či informační střediska, která poskytují bezplatný přístup k dokumentům, jako jsou info-centra, Evropská dokumentační střediska atd. Mnoho dokumentů je rovněž snadno přístupných v elektronické podobě.

Pravidla přístupu k dokumentům upravuje zvláštní předpis.

Písemný styk

V souladu s článkem 21 Smlouvy o založení Evropského společenství odpovídá Komise na dopisy v jazyce původního dopisu, pokud byl napsán v jednom z úředních jazyků Společenství.

Odpověď na dopis adresovaný Společenství se zasílá do 15 pracovních dnů ode dne obdržení dopisu odpovědným útvarem Komise. V odpovědi se uvede jméno osoby odpovědné za danou záležitost a způsob, jakým se s ní lze spojit.

Není-li možné zaslat odpověď do 15 pracovních dnů a ve všech případech, kdy odpověď vyžaduje další zpracování, jako je konzultace s jinými útvary nebo překlad, odpovědný zaměstnanec zašle prozatímní odpověď s udáním dne, do něhož adresát může očekávat odpověď vzhledem k tomuto dodatečném zpracování a vzhledem k odpovídající naléhavosti a složitosti záležitosti.

Pokud má odpověď vypracovat jiný útvar, než ten, kterému byl určen původní dopis, musí být žadateli sděleno jméno a úřední adresa osoby, které byl dopis předán.

Tato pravidla se nevztahují na písemnosti, které lze oprávněně považovat za zneužití, například protože se opakují, jsou urážlivé nebo bezpředmětné. V tomto případě si Komise vyhrazuje právo přerušit veškerou takovou výměnu dopisů.

Telefonní styk

Při navázání telefonního hovoru se zaměstnanci představí jménem nebo uvedou útvar, kde působí. Telefonní hovory vyřizují co nejrychleji.

Zaměstnanci odpovídající na dotazy poskytnou informace o záležitostech, za něž jsou přímo odpovědni, a v ostatních případech přesměrují volajícího na příslušný zvláštní zdroj. V případě nutnosti odkáží volající na svého nadřízeného nebo s ním odpověď předem konzultují.

Jestliže se dotazy týkají oblasti, za kterou je zaměstnanec přímo odpovědný, zjistí totožnost volajícího a dříve než příslušnou informaci zpřístupní, ověří si, zda již byla zveřejněna. Není-li tomu tak, může zaměstnanec předpokládat, že není v zájmu Společenství tuto informaci zpřístupnit. V takovém případě musí vysvětlit, proč není s to informaci podat a odvolat se v příslušných případech na povinnost mlčenlivosti stanovenou v článku 17 služebního řádu.

V případě potřeby mohou zaměstnanci požádat o písemné potvrzení dotazů položených prostřednictvím telefonu.

Elektronická pošta

Zaměstnanci odpovídají na zprávy elektronické pošty neodkladně, v souladu s obecnými zásadami popsanými v oddíle týkajícím se telefonního styku.

V případě, že však lze zprávu elektronické pošty vzhledem k její povaze považovat za dopis, vyřizuje se podle obecných zásad pro písemný styk a ve stejných lhůtách.

Žádosti sdělovacích prostředků

Za styk se sdělovacími prostředky je odpovědná tisková a komunikační služba. Oslovený zaměstnanec však může na dotaz odpovědět, jestliže se žádost o informace týká technických záležitostí spadajících do jeho zvláštní odpovědnosti.

5. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ A DŮVĚRNÝCH INFORMACÍ

Komise a její zaměstnanci dbají zejména na dodržování:

— pravidel pro ochranu soukromí a osobních údajů,

— povinností stanovených v článku 287 Smlouvy o založení Evropského společenství, a zejména těch, které se týkají profesního tajemství,

— pravidel týkajících se mlčenlivosti při vyšetřování trestných činů,

— důvěrného charakteru záležitostí spadajících do rámce různých výborů uvedených v článku 9 a v přílohách II a III služebního řádu.

6. STÍŽNOSTI

Evropská komise

Stížnosti týkající se porušení zásad stanovených v těchto pravidlech lze podávat přímo Generálnímu sekretariátu ( 2 ) Evropské komise, který je zašle příslušnému útvaru.

Generální ředitel nebo vedoucí útvaru odpoví na stížnost písemně do dvou měsíců. Stěžovatel má následně právo požádat do jednoho měsíce generálního tajemníka Evropské komise o přezkum výsledku stížnosti. Generální tajemník odpoví na žádost o přezkum do jednoho měsíce.

Evropský veřejný ochránce práv

Stížnosti lze rovněž v souladu s článkem 195 Smlouvy o založení Evropského společenství a statutem evropského veřejného ochránce práv podat u evropského veřejného ochránce práv.

▼M1

BEZPEČNOSTNÍ PŘEDPISY KOMISE

Vzhledem k těmto důvodům:

(1) Pro rozvoj činností Komise v oblastech, které vyžadují určitý stupeň utajení, je důležité vytvořit souborný bezpečnostní systém pro Komisi, další orgány, instituce, úřady a agentury zřízené Smlouvou o založení ES či Smlouvou o Evropské unii nebo na základě těchto smluv, pro členské státy, jakož i pro všechny ostatní příjemce informací Evropské unie, které podléhají utajení (dále jen „utajované skutečnosti EU“).

(2) K zajištění účinnosti takto vytvořeného bezpečnostního systému zpřístupní Komise utajované skutečnosti EU pouze těm vnějším subjektům, které skýtají záruky, že přijaly veškerá nezbytná opatření pro uplatnění pravidel zcela odpovídajících těmto předpisům.

(3) Přijetím těchto předpisů nejsou dotčena nařízení č. 3 ze dne 31. července 1958, kterým se provádí článek 24 Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii ( 3 ), nařízení Rady (ES) č. 1588/90 ze dne 11. června 1990 o předávání údajů, na které se vztahuje statistická důvěrnost, Statistickému úřadu Evropských společenství ( 4 ) a rozhodnutí Komise K (95) 1510 v konečném znění ze dne 23. listopadu 1995 o ochraně informačních systémů.

(4) Aby byl zajištěn řádný chod rozhodovacích postupů v Unii, je bezpečnostní systém Komise založen na zásadách stanovených v rozhodnutí Rady 2001/264/ES ze dne 19. března 2001, kterým se přijímají bezpečnostní předpisy Rady ( 5 ).

(5) Komise upozorňuje, jak je důležité, aby se i ostatní orgány případně připojily k plnění předpisů a norem pro zachování důvěrnosti, které jsou nezbytné pro ochranu zájmů Unie a jejích členských států.

(6) Komise uznává nezbytnost vytvoření své vlastní koncepce bezpečnosti, přičemž bere v úvahu všechny prvky bezpečnosti a zvláštní povahu Komise jakožto orgánu.

(7) Těmito předpisy nejsou dotčeny článek 255 Smlouvy a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise ( 6 ).







Článek 1

Bezpečnostní předpisy Komise jsou uvedeny v příloze.

Článek 2

1. Člen Komise odpovědný za bezpečnostní otázky přijme vhodná opatření, aby zajistil, že při nakládání s utajovanými skutečnostmi EU budou v Komisi úředníci Komise a ostatní zaměstnanci i personál přidělený ke Komisi dodržovat pravidla uvedená v článku 1, a rovněž aby zajistil jejich dodržování na všech pracovištích Komise, včetně jejích zastoupení a kanceláří v Unii a jejích delegací ve třetích zemích, a aby je dodržovali externí smluvní partneři Komise.

▼

Pokud se smlouva nebo grantová dohoda uzavřená mezi Komisí a externím smluvním partnerem nebo příjemcem týká zpracování utajovaných skutečností EU v prostorách smluvního partnera nebo příjemce, musí být opatření, která má tento smluvní partner nebo příjemce přijmout, aby při nakládání s utajovanými skutečnostmi EU zajistil dodržování pravidel uvedených v článku 1, nedílnou součástí smlouvy nebo grantové dohody.

▼M1

2. Členské státy, ostatní orgány jakož i instituce, úřady a agentury zřízené Smlouvami nebo na jejich základě mohou získat utajované skutečnosti EU pod podmínkou, že zajistí, aby se v rámci jejich úřadoven a prostor při práci s utajovanými skutečnostmi dodržovala pravidla zcela odpovídající pravidlům uvedeným v článku 1, což se zejména týká:

a) členů stálých zastoupení členských států při Evropské unii, dále členů národních delegací, kteří se účastní zasedání Komise nebo jejích složek nebo se účastní jiných činností Komise;

b) ostatních členů správních orgánů členských států, kteří nakládají s utajovanými skutečnostmi EU, bez ohledu na to, zda působí na území členských států nebo v cizině;

c) externích smluvních partnerů a přiděleného personálu, kteří nakládají s utajovanými skutečnostmi EU.

Článek 3

Třetím státům, mezinárodním organizacím a dalším orgánům je povoleno získat utajované skutečnosti EU pod podmínkou, že při práci s těmito skutečnostmi zajistí dodržování pravidel zcela odpovídajících pravidlům uvedeným v článku 1.

Článek 4

Při dodržování základních zásad a minimálních bezpečnostních norem uvedených v části I přílohy může člen Komise odpovědný za bezpečnostní otázky přijmout opatření v souladu s částí II přílohy.

Článek 5

Tyto předpisy nahrazují ode dne svého použití:

a) rozhodnutí Komise K (94) 3282 ze dne 30. listopadu 1994 o bezpečnostních opatřeních, která se vztahují na utajované skutečnosti vzniklé nebo předávané v souvislosti s činnostmi Evropské unie;

b) rozhodnutí Komise K (99) 423 ze dne 25. února 1999 o postupech, podle nichž může být úředníkům a ostatním zaměstnancům Evropské komise povolen přístup k utajovaným skutečnostem v držení Komise.

Článek 6

Od dne použití těchto ustanovení platí pro všechny utajované skutečnosti, které jsou k tomuto datu v držení Komise, s výjimkou utajovaných skutečností Euratom, tato pravidla:

a) pokud je vytvořila Komise, považují se za automaticky přeřazené na stupeň utajení ► RESTREINT UE ◄ , ledaže autor do 31. ledna 2002 rozhodne o jejich jiném stupni utajení. V takovém případě autor informuje všechny subjekty, jimž je dotčený dokument určen;

b) pokud je vytvořily osoby mimo Komisi, zachová se jejich původní stupeň utajení, a proto se považují za utajované skutečnosti EU odpovídajícího stupně, ledaže autor souhlasí s odtajněním skutečnosti nebo se snížením stupně jejího utajení.









PŘÍLOHA

BEZPEČNOSTNÍ PRAVIDLA

Obsah ČÁST I: ZÁKLADNÍ ZÁSADY A MINIMÁLNÍ BEZPEČNOSTNÍ NORMY 1. ÚVOD 2. OBECNÉ ZÁSADY 3. ZÁKLADY BEZPEČNOSTI 4. ZÁSADY ZABEZPEČENÍ INFORMACÍ 4.1 Cíle 4.2 Definice 4.3 Utajování 4.4 Cíle bezpečnostních opatření 5. ORGANIZACE BEZPEČENOSTI 5.1 Minimální společné normy 5.2 Organizace 6. BEZPEČNOSTNÍ OPATŘENÍ TÝKAJÍCÍ SE PERSONÁLU 6.1 Bezpečnostní prověrky 6.2 Záznamy o prověrkách personálu 6.3 Bezpečnostní školení personálu 6.4 Odpovědnost vedoucích pracovníků 6.5 Bezpečnostní status personálu 7. FYZICKÁ BEZPEČNOST 7.1. Potřeba ochrany 7.2 Kontrola 7.3 Bezpečnost budov 7.4 Nouzové plány 8. BEZPEČNOST INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ 9. OCHRANA PROTI SABOTÁŽI A KONTROLA JINÝCH FOREM ÚMYSLNÉHO POŠKOZENÍ 10. PŘEDÁVÁNÍ UTAJOVANÝCH SKUTEČNOSTÍ TŘETÍM STÁTŮM NEBO MEZINÁRODNÍM ORGANIZACÍM ČÁST II: ORGANIZACE BEZPEČNOSTI V KOMISI 11. ČLEN KOMISE ODPOVĚDNÝ ZA BEZPEČNOSTNÍ OTÁZKY 12. PORADNÍ SKUPINA PRO BEZPEČNOSTNÍ POLITIKU KOMISE 13. BEZPEČNOSTNÍ VÝBOR KOMISE 14. BEZPEČNOSTNÍ KANCELÁŘ KOMISE 15. BEZPEČNOSTNÍ KONTROLY 16. STUPNĚ UTAJENÍ, BEZPEČNOSTNÍ SPECIFIKACE A OZNAČENÍ 16.1 Stupně utajení 16.2 Bezpečnostní specifikace 16.3 Značky 16.4 Vyznačení stupně utajení 16.5 Vyznačení bezpečnostní specifikace 17. PRAVIDLA UTAJOVÁNÍ 17.1 Obecně 17.2 Stanovení stupně utajení 17.3 Snížení stupně utajení a odtajnění 18. FYZICKÁ BEZPEČNOST 18.1 Obecně 18.2 Bezpečnostní požadavky 18.3 Fyzická bezpečnostní opatření 18.3.1 Bezpečnostní oblasti 18.3.2 Administrativní oblast 18.3.3 Kontroly vstupů a výstupů 18.3.4 Pochůzky 18.3.5 Bezpečnostní schránky a trezory 18.3.6 Zámky 18.3.7 Kontrola klíčů a kombinací 18.3.8 Zařízení pro odhalování vniknutí 18.3.9 Schválené vybavení 18.3.10 Fyzická ochrana kopírovacích zařízení a faxů 18.4. Opatření proti nahlédnutí a odposlechu 18.4.1 Nahlédnutí 18.4.2 Odposlech 18.4.3 Vnášení elektronického a záznamového zařízení 18.5 Technicky chráněné oblasti 19. OBECNÁ PRAVIDLA TÝKAJÍCÍ SE ZÁSADY „POTŘEBA VĚDĚT“ A BEZPEČNOSTNÍCH PROVĚREK PERSONÁLU EU 19.1 Obecně 19.2 Zvláštní pravidla pro přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 19.3 Zvláštní pravidla pro přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ A ► CONFIDENTIEL UE ◄ 19.4 Zvláštní pravidla pro přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► RESTREINT UE ◄ 19.5. Převedení na jiné místo 19.6 Zvláštní pokyny 20. BEZPEČNOSTNÍ PROVĚRKY ÚŘEDNÍKŮ A OSTATNÍCH ZAMĚSTNANCŮ KOMISE 21. PŘÍPRAVA, ŠÍŘENÍ, PŘENOS, BEZPEČNOST PERSONÁLU ZÁSILKOVÝCH SLUŽEB A DOPLŇKOVÉ VÝTISKY NEBO PŘEKLADY A VÝPISY Z UTAJOVANÝCH DOKUMENTŮ EU 21.1 Příprava 21.2 Šíření 21.3 Přenos utajovaných dokumentů EU 21.3.1 Balení zásilek, potvrzení příjmu 21.3.2 Přenos uvnitř budovy nebo skupiny budov 21.3.3 Přenos uvnitř země 21.3.4 Přenos z jednoho státu do druhého 21.3.5 Přenos dokumentů se stupněm utajení ► RESTREINT UE ◄ 21.4 Bezpečnost personálu zásilkových služeb 21.5 Přenos elektronickými a jinými technickými prostředky 21.6 Doplňkové výtisky a překlady a výpisy z utajovaných dokumentů EU 22. SPISOVNY UTAJOVANÝCH SKUTEČNOSTÍ EU, INVENTURY A KONTROLY, ARCHIVACE A NIČENÍ TĚCHTO SKUTEČNOSTÍ 22.1 Místní spisovny utajovaných skutečností 22.2 Spisovna ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.1 Obecně 22.2.2 Ústřední spisovna ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.3 Spisovny ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ nižší úrovně 22.3 Inventury a kontroly utajovaných dokumentů EU 22.4 Archivace utajovaných skutečností EU 22.5 Ničení utajovaných dokumentů EU 22.6 Zničení v nouzových situacích 23. BEZPEČNOSTNÍ OPATŘENÍ PRO ZVLÁŠTNÍ ZASEDÁNÍ, KTERÁ SE KONAJÍ MIMO PROSTORY KOMISE A KTERÉ SE TÝKAJÍ UTAJOVANÝCH SKUTEČNOSTÍ EU 23.1 Obecně 23.2 Odpovědnost 23.2.1 Bezpečnostní kancelář Komise 23.2.2 Bezpečnostní úředník zasedání 23.3 Bezpečnostní opatření 23.3.1 Bezpečnostní oblasti 23.3.2 Propustky 23.3.3 Kontrola fotografických a záznamových zařízení 23.3.4 Kontrola aktovek, přenosných počítačů a zásilek 23.3.5 Technická bezpečnost 23.3.6 Dokumenty delegací 23.3.7 Bezpečné uložení dokumentů 23.3.8 Kontrola kanceláří 23.3.9 Odstranění utajovaného odpadu EU 24. NARUŠENÍ BEZPEČNOSTI A VYZRAZENÍ UTAJOVANÝCH SKUTEČNOSTÍ EU 24.1 Definice 24.2 Hlášení narušení bezpečnosti 24.3 Právní kroky 25. OCHRANA UTAJOVANÝCH SKUTEČNOSTÍ EU ZPRACOVÁVANÝCH V INFORMAČNÍCH A KOMUNIKAČNÍCH SYSTÉMECH 25.1 Úvod 25.1.1 Obecně 25.1.2 Ohrožení a slabá místa systémů 25.1.3 Hlavní cíl bezpečnostních opatření 25.1.4 Bezpečnostní požadavky vlastní danému systému 25.1.5 Bezpečnostní režimy provozu 25.2 Definice 25.3 Odpovědnost v oblasti bezpečnosti 25.3.1 Obecně 25.3.2 Orgán pro schvalování z hlediska bezpečnosti (SAA) 25.3.3 Orgán pro bezpečnost informačních systémů 25.3.4 Vlastník technického systému (TSO) 25.3.5 Vlastník informací (IO) 25.3.6 Uživatelé 25.3.7 Školení INFOSEC 25.4 Netechnická bezpečnostní opatření 25.4.1 Bezpečnostní opatření týkající se personálu 25.4.2 Fyzická bezpečnost 25.4.3 Kontrola přístupu k systému 25.5 Technická bezpečnostní opatření 25.5.1 Bezpečnost skutečností 25.5.2 Kontrola a odpovědnost za skutečnosti 25.5.3 Nakládání s odnímatelnými nosiči dat a jejich kontrola 25.5.4 Odtajnění a zničení nosičů dat 25.5.5 Bezpečnost komunikací 25.5.6 Bezpečnost instalací a vyzařování 25.6 Bezpečnost během zpracování 25.6.1 Provozní postupy týkající se bezpečnosti (SecOP) 25.6.2 Ochrana softwaru a správa konfigurace 25.6.3 Zjišťování přítomnosti softwaru působícího škodu a počítačových virů 25.6.4 Údržba 25.7 Nabývání 25.7.1 Obecně 25.7.2 Schvalování 25.7.3 Hodnocení a udělení osvědčení 25.7.4 Systematické kontroly bezpečnostních vlastností při prodlužování schválení 25.8 Dočasné nebo příležitostné použití 25.8.1 Bezpečnost mikropočítačů a osobních počítačů 25.8.2 Používání soukromého počítačového vybavení IT k oficiální práci Komise 25.8.3 Používání počítačového vybavení IT smluvního partnera nebo vybavení dodaného vnitrostátním dodavatelem k oficiální práci Komise 26. PŘEDÁVÁNÍ UTAJOVANÝCH SKUTEČNOSTÍ EU TŘETÍM STÁTŮM NEBO MEZINÁRODNÍM ORGANIZACÍM 26.1.1 Zásady, kterými se řídí předávání utajovaných skutečností EU 26.1.2 Stupně 26.1.3 Dohody DODATEK 1: Srovnávací tabulka vnitrostátních bezpečnostních stupňů DODATEK 2: Praktický průvodce stupni utajení DODATEK 3: Obecné zásady pro předávání utajovaných skutečností EU třetím státům nebo mezinárodním organizacím: spolupráce na úrovni 1 DODATEK 4: Obecné zásady pro předávání utajovaných skutečností EU třetím státům nebo mezinárodním organizacím: spolupráce na úrovni 2 DODATEK 5: Obecné zásady pro předávání utajovaných skutečností EU třetím státům nebo mezinárodním organizacím: spolupráce na úrovni 3 DODATEK 6: Seznam zkratek

ČÁST 1: ZÁKLADNÍ ZÁSADY A MINIMÁLNÍ BEZPEČNOSTNÍ NORMY

1. ÚVOD

Tato pravidla vymezují základní zásady a minimální bezpečnostní normy, které musí Komise odpovídajícím způsobem dodržovat na všech svých pracovištích a které jsou povinni dodržovat rovněž všichni příjemci utajovaných skutečností EU tak, aby byla zajištěna bezpečnost a aby měl každý jistotu, že byly vytvořeny společné normy ochrany.

2. OBECNÉ ZÁSADY

Bezpečnostní politika Komise tvoří nedílnou součást její obecné vnitřní řídící strategie, a proto vychází ze zásad, kterými se řídí její obecná politika.

Mezi tyto zásady patří legalita, transparentnost, odpovědnost a subsidiarita (proporcionalita).

Legalita znamená nezbytnost přísného dodržování právního rámce při výkonu bezpečnostních funkcí a nutnost dodržovat požadavky právních norem. V plném rozsahu se použijí ustanovení služebního řádu, zejména jeho článek 17 týkající se povinnosti úředníků zachovávat mlčenlivost o informacích Komise a jeho hlava VI, týkající se disciplinárních opatření. Tento koncept rovněž znamená, že úkoly v oblasti bezpečnosti se musejí opírat o příslušné právní předpisy. Konečně to znamená, že porušení bezpečnosti v rámci odpovědnosti Komise se musí posuzovat způsobem, který odpovídá koncepci disciplinárních postupů Komise a její politice spolupráce s členskými státy v oblasti trestního soudnictví.

Transparentnost znamená jednoduchost všech bezpečnostních pravidel a předpisů, nezbytnost vyváženosti mezi různými službami a různými oblastmi (fyzická bezpečnost versus ochrana informací atd.) a nezbytnost důsledné a strukturované bezpečnostní politiky. Zároveň představuje nezbytnost srozumitelných písemných pokynů pro plnění bezpečnostních opatření.

Odpovědnost znamená nejen, že se úkoly ve sféře bezpečnosti konkrétně vymezí, ale rovně nutnost pravidelného prověřování, zda se tyto úkoly plní správným způsobem.

Subsidiarita či proporcionalita znamená, že se bezpečnost zaručuje na nejnižší možné úrovni a co nejblíže generálním ředitelstvím a službám Komise. Zároveň to znamená, že se bezpečnostní činnosti omezí pouze na ty skutečnosti, které je skutečně potřebují. A konečně, že bezpečnostní opatření jsou přiměřená zájmům, které mají chránit, a skutečnému nebo potenciálnímu ohrožení těchto zájmů, přičemž umožňují obranu, která způsobuje co nejmenší rušivé vlivy.

3. ZÁKLADY BEZPEČNOSTI

Základem pro zajištění spolehlivého systému bezpečnosti je:

a) vnitrostátní bezpečnostní organizace v každém členském státu zajišťující: 1. shromažďování a záznam informací o špionáži, sabotáži, terorismu a jiných podvratných činnostech a 2. poskytování informací vládám a jejich prostřednictvím Komisi o povaze ohrožení bezpečnosti a poskytování rad o prostředcích pro ochranu před ním;

b) v rámci každého členského státu a v rámci Komise technický orgán INFOSEC, který je pověřen spoluprací s příslušným bezpečnostním orgánem při poskytování informací o technickém ohrožení bezpečnosti a při poskytování rad o prostředcích pro ochranu před ním;

c) pravidelná spolupráce mezi útvary vlád a příslušnými útvary Komise s cílem v závislosti na případu určit nebo doporučit: 1. osoby, informace a zdroje, které mají být chráněny a 2. společné normy ochrany;

d) úzká spolupráce mezi bezpečnostní kanceláří Komise a bezpečnostními útvary ostatních orgánů Společenství a Bezpečnostním úřadem NATO (NOS).

4. ZÁSADY BEZPEČNOSTI ÚDAJŮ

4.1 Cíle

Zajištění bezpečnosti údajů má tyto základní cíle:

a) ochrana utajovaných skutečností EU před špionáží, zneužitím nebo neoprávněným zveřejněním;

b) ochrana informací EU, které jsou používány v komunikačních a informačních systémech a sítích, před ohrožením jejich utajení, celistvosti a dostupnosti;

c) ochrana prostor Komise, v nichž jsou informace EU uloženy, před pokusy o sabotáž a úmyslnými snahami o poškození;

d) v případě selhání zhodnocení způsobené škody, omezení jejích důsledků a přijmutí nezbytných nápravných opatření.

4.2 Definice

Pro účely těchto předpisů se výrazem:

a) „utajované skutečnosti EU“ rozumějí všechny informace a materiály, jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo v různých stupních ohrozit zájmy EU nebo jednoho či více členských států, a to bez ohledu na to, zda taková informace pochází z EU nebo byla získána z členských států, třetích států nebo mezinárodních organizací;

b) „dokument“ rozumí jakýkoli dopis, poznámka, zápis, zpráva, memorandum, signál nebo vzkaz, náčrtek, fotografie, diapozitiv, film, mapa, graf, plán, zápisník, rozmnožovací blána, uhlový papír, páska do psacího stroje nebo do tiskárny, magnetická páska, kazeta, počítačová disketa, CD-ROM nebo jiný fyzický nosič, na kterém jsou informace zaznamenány;

c) „materiál“ rozumí dokumenty vymezené v písmenu b) a všechny již vyrobené nebo vyráběné součásti vybavení;

d) „potřeba vědět“ rozumí potřeba jednotlivého pracovníka mít přístup k utajovaným skutečnostem EU, aby byl schopen vykonávat funkci nebo provést úkol;

e) „oprávnění“ rozumí rozhodnutí předsedy Komise poskytnout individuální přístup k utajované skutečnosti EU, a to až po určitý stupeň utajení, na základě kladného výsledku bezpečnostní prověrky, kterou provádí vnitrostátní bezpečnostní orgán podle vnitrostátních právních předpisů;

f) „utajování“ rozumí přiznání určitého stupně ochrany skutečnosti, jejíž neoprávněné zveřejnění by mohlo v určitém rozsahu poškodit zájmy Komise nebo členského státu;

g) „snížení stupně utajení“ rozumí zařazení na nižší stupeň utajení;

h) „odtajnění“ rozumí odstranění jakéhokoliv utajení;

i) „původce“ rozumí řádně pověřený autor utajovaného dokumentu; v rámci Komise mohou pověřit své zaměstnance vytvářením utajovaných skutečností EU vedoucí útvarů;

j) „útvary Komise“ rozumějí oddělení a útvary Komise, včetně kabinetů, na všech pracovištích, včetně Společného výzkumného střediska, zastoupení a kanceláří Komise v Evropské unii a delegací ve třetích zemích.

4.3 Utajování

a) V oblasti důvěrných informací jsou pro výběr skutečností a materiálů, které mají být chráněny, a pro stanovení potřebného stupně ochrany nezbytné opatrnost a zkušenost. Stupeň ochrany – a jedná se o základní hledisko – musí odpovídat bezpečnostnímu významu informací a materiálů, které mají být chráněny. S cílem zajistit řádný tok informací musí být přijata opatření, aby nedošlo k zařazení na příliš vysoký nebo příliš nízký stupeň utajení.

b) Systém utajování představuje nástroj, který umožňuje uplatňovat tyto zásady; obdobný systém by měl být přijat pro plánování a organizaci boje proti špionáži, sabotáži, terorismu a jiným hrozbám tak, aby byla chráněna nejdůležitější zařízení, v nichž se nacházejí utajované skutečnosti, a nejcitlivější části těchto zařízení.

c) Za utajení skutečnosti odpovídá výlučně její původce.

d) Stanovení stupně utajení vychází výlučně z obsahu těchto skutečností.

e) V případech spojení několika skutečností do jednoho celku musí stupeň utajení, který se vztahuje na tento celek, odpovídat skutečnosti s nejvyšším stupněm utajení. Soubor skutečností může být ale zařazen na vyšší stupeň utajení, než mají jeho dílčí části.

f) Zařazení do stupně utajení se provádí pouze v nezbytných případech a po dobu nezbytně nutnou.

4.4 Cíle bezpečnostních opatření

Bezpečnostní opatření:

a) se musí vztahovat na všechny osoby, které mají přístup k utajovaným skutečnostem, k prostředkům přenosu utajovaných skutečností, do všech prostor obsahujících takové skutečnosti a ke všem významným zařízením;

b) musí být vytvořena tak, aby určila osoby, jejichž postavení by mohlo ohrozit bezpečnost utajovaných skutečností a významných zařízení obsahujících takové skutečnosti, a zamezit jejich přístupu nebo změnit jejich místo;

c) musí bránit přístupu všech neoprávněných osob k utajovaným skutečnostem nebo zařízením, která je obsahují;

d) musí zajistit, aby utajované skutečnosti byly šířeny výlučně v souladu se zásadou „potřeba vědět“, která je základní pro všechna hlediska bezpečnosti;

e) musí zajistit celistvost (tj. zabránit poškození nebo neoprávněné změně nebo neoprávněnému zničení) a dostupnost (tj. přístup nesmí být odmítnut osobám, které se potřebují se skutečnostmi seznámit a jsou k tomu oprávněny) všech skutečností, utajovaných či nikoli a zejména skutečností uložených, zpracovávaných nebo přenášených v elektromagnetické formě.

5. ORGANIZACE BEZPEČNOSTI

5.1 Minimální společné normy

Komise dbá na to, aby všichni příjemci utajovaných skutečností EU, a to jak vnitřní, tak i ti, kteří spadají do její odpovědnosti, jako např. útvary a externí smluvní partneři Komise, dodržovali společné minimální normy bezpečnosti, a aby tak utajované skutečnosti EU mohly být předávány s důvěrou, že zmíněné všichni s nimi budou nakládat stejně obezřetně. Tyto minimální normy musí obsahovat kritéria pro prověřování personálu a opatření, která mají být přijata pro ochranu utajovaných skutečností EU.

Přístup vnějších subjektů k utajovaným skutečnostem EU povolí Komise pouze pod podmínkou, že tyto subjekty zaručí, že při nakládání s těmito skutečnostmi dodrží pravidla přinejmenším odpovídající těmto minimálním normám.

▼

Tyto minimální normy se rovněž uplatní v případě, kdy Komise smlouvou nebo grantovou dohodou přenáší úkoly, jež se týkají, představují a/nebo obsahují utajované skutečnosti EU týkající se průmyslových nebo jiných subjektů: tyto společné minimální normy jsou uvedeny v oddílu 27 části II.

▼M1

5.2 Organizace

Bezpečnost je v rámci Komise zajišťována na dvou úrovních:

a) Na úrovni Komise jako celku existuje bezpečnostní kancelář Komise s orgánem pro schvalování z hlediska bezpečnosti, který zároveň působí jako orgán pro šifrování (CrA) a jako orgán pro normu TEMPEST, a s orgánem INFOSEC (IA) a jeden nebo více ústředních spisoven utajovaných skutečností EU, z nichž v každé pracuje jeden nebo více kontrolorů spisovny (RCO).

b) Na úrovni útvarů Komise odpovídá za bezpečnost jeden nebo více bezpečnostních pracovníků daného útvaru (LSO), jeden nebo více úředníků pro bezpečnost počítačových systémů na úrovni ústředí (CISO), úředníků pro bezpečnost počítačových systémů na místní úrovni (LISO) a místní spisovny utajovaných informací EU, kde pracuje jeden nebo více kontrolorů spisovny.

c) Ústřední bezpečnostní orgány udílí provozní pokyny bezpečnostním orgánům na úrovni útvarů.

6. BEZPEČNOSTNÍ OPATŘENÍ TÝKAJÍCÍ SE PERSONÁLU

6.1 Bezpečnostní prověrky

Všechny osoby, které mají mít přístup k utajovaným skutečnostem se stupněm utajení ► CONFIDENTIEL UE ◄ nebo vyšším, musí nejprve projít řádnou bezpečností prověrkou. Obdobné prověrky se požadují pro osoby, jejichž funkce spočívají v zajišťování technického provozu nebo údržby komunikačních a informačních systémů obsahujících utajované skutečnosti. Při prověrce se musí zjistit, zda:

a) dotčená osoba je nezpochybnitelně loajální;

b) její osobnost a spolehlivost je taková, že není možné nijak zpochybnit její bezúhonnost při nakládání s utajovanými skutečnostmi nebo

c) by mohla ustoupit tlakům ze zahraničních nebo jiných zdrojů.

Zvláštní pozornost musí být věnována provádění prověrek osob, které:

d) mají mít přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ;

e) zastávají funkce, které vyžadují pravidelný přístup k velkému počtu skutečností se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ ;

f) mají z důvodu své funkce zvláštní přístup k zabezpečeným komunikačním a informačním systémům a mohou tak získat neoprávněný přístup k velkému počtu utajovaných skutečností EU nebo vážně ohrozit splnění úkolu prostřednictvím technické sabotáže.

V případech uvedených v písmenech d), e) a f) je třeba co nejvíce využívat metody prošetřování minulosti osob.

Pokud má být zaměstnána do funkce, ve které může získat přístup k utajovaným skutečnostem EU (např. kurýři, bezpečnostní zaměstnanci, personál údržby nebo úklidu apod.) osoba, která nemá „potřebu vědět“, musí nejprve projít řádnou bezpečnostní prověrkou.

6.2 Záznamy o prověrkách personálu

Všechny útvary Komise, kde se nakládá s utajovanými skutečnostmi EU nebo kde jsou instalovány zabezpečené komunikační nebo informační systémy, musí vést záznamy o prověrkách svého personálu. Každá prověrka musí být ověřena, s ohledem na okolnosti, s cílem zjistit, zda odpovídá stupni utajení skutečností a materiálů, se kterými prověřovaná osoba nakládá; nové prověření je nezbytné, kdykoli některá nová informace naznačuje, že ponechání dotčené osoby na místě, které umožňuje přístup k utajovaným skutečnostem, nadále neodpovídá zájmům bezpečnosti. V rámci své působnosti vede záznamy o prověrkách místní bezpečnostní pracovník daného útvaru Komise.

6.3 Bezpečnostní školení personálu

Všechny osoby v postavení, ve kterém mohou mít přístup k utajovaným skutečnostem, musí před nástupem do funkce a poté v pravidelných intervalech získat podrobný výklad o nezbytných bezpečnostních opatřeních a souvisejících platných postupech. Tyto osoby písemně potvrdí, že si přečetly a plně porozuměly příslušným bezpečnostním předpisů.

6.4 Odpovědnost vedoucích pracovníků

Vedoucí pracovníci musí vědět, kteří z jejich pracovníků nakládají s utajovanými skutečnostmi a kteří mají přístup k zabezpečeným komunikačním a informačním systémům, a musí evidovat a hlásit všechny události nebo zřejmá ohrožení, která by mohla ovlivnit bezpečnost.

6.5 Bezpečnostní status personálu

Měly by být stanoveny postupy umožňující určit, jsou-li zjištěny nepříznivé informace o určité osobě, zda tato osoba vykonává funkci vyžadující přístup k utajovaným skutečnostem nebo zda má přístup k zabezpečeným komunikačním nebo informačním systémům, a uvědomit bezpečnostní kancelář Komise. Zjistí-li se, že tato osoba představuje bezpečnostní riziko, bude odvolána nebo vyřazena z plnění úkolů, při kterém by mohla ohrožovat bezpečnost.

7. FYZICKÁ BEZPEČNOST

7.1 Potřeba ochrany

Stupeň fyzické ochrany, který má být použit pro zajištění ochrany utajovaných skutečností EU, musí odpovídat stupni utajení držených informací a materiálu, jejich objemu a ohrožení, kterému jsou vystaveny. Všichni držitelé utajovaných skutečností EU se řídí jednotnými pravidly utajování a dodržují společné normy ochrany týkající se uchovávání, přenosu a ničení informací a materiálů vyžadujících ochranu.

7.2 Kontrola

Osoby, které odcházejí z prostorů, v nichž se nacházejí jim svěřené utajované skutečnosti EU, se musí ujistit, že jsou bezpečně uloženy a že jsou zapojena všechna bezpečnostní zařízení (zámky, poplašná zařízení atd.). Po pracovní době se provádějí další doplňující kontroly.

7.3 Bezpečnost budov

Budovy, v nichž se nacházejí utajované skutečnosti EU nebo zabezpečené komunikační a informační systémy, musí být chráněny před neoprávněným vstupem. Povaha této ochrany (např. mříže na oknech, zámky na dveřích, stráže u vchodů, automatické systémy kontroly přístupu, bezpečnostní inspekce a hlídky, poplašné systémy, systémy odhalující neoprávněné vniknutí a hlídací psi) závisí na:

a) stupni utajení, objemu a umístění chráněných informací a materiálů v budově;

b) jakosti bezpečnostních schránek obsahujících informace a materiály a

c) technických vlastnostech a umístění budovy.

Povaha ochrany poskytované komunikačním a informačním systémům podobně závisí na určení hodnoty ohrožených informací a materiálů a na případné škodě v případě ohrožení bezpečnosti, na technických vlastnostech a na umístění budovy, v níž se systém nachází, a na umístění systému v budově.

7.4 Nouzové plány

Je třeba předem připravit podrobné plány na ochranu utajovaných skutečností v nouzových případech souvisejících s místní nebo vnitrostátní nouzovou situací.

8. BEZPEČNOST INFORMACÍ

Bezpečnost informací (INFOSEC) souvisí s určením a použitím bezpečnostních opatření na ochranu utajovaných skutečností EU zpracovávaných, uchovávaných nebo přenášených komunikačními, informačními a jinými elektronickými systémy před náhodným i úmyslným ohrožením jejich důvěrnosti, celistvosti nebo dostupnosti. Je třeba přijmout vhodná preventivní opatření, aby se zabránilo přístupu neoprávněných uživatelů k utajovaným skutečnostem EU, odmítnutí přístupu k utajovaným skutečnostem EU oprávněným uživatelům a poškození, neoprávněné změně nebo zničení utajovaných skutečností EU.

9. OCHRANA PROTI SABOTÁŽI A KONTROLA JINÝCH FOREM ÚMYSLNÉHO POŠKOZENÍ

Fyzická opatření jsou nejúčinnější prostředky pro zajištění bezpečnosti a ochrany důležitých zařízení obsahujících utajované skutečnosti proti sabotáži nebo jinému úmyslnému poškození; samotné bezpečnostní prověrky personálu je nemohou účinně nahradit. Vnitrostátní orgán odpovědný za bezpečnost shromažďuje poznatky o špionážních, sabotážních, teroristických a jiných podvratných činnostech.

10. PŘEDÁVÁNÍ UTAJOVANÝCH SKUTEČNOSTÍ TŘETÍM STÁTŮM NEBO MEZINÁRODNÍM ORGANIZACÍM

K předání utajovaných skutečností EU pocházejících od Komise některému třetímu státu nebo mezinárodní organizaci uděluje oprávnění sbor členů Komise. Není-li Komise původcem skutečností, které mají být předány, musí Komise předem získat souhlas původce. Nelze-li původce zjistit, převezme Komise jeho odpovědnost.

Získá-li Komise utajované skutečnosti od třetích států, mezinárodních organizací nebo jiných třetích osob, bude jim poskytnuta ochrana v souladu s jejich stupněm utajení, který bude odpovídat normám stanoveným pro utajované skutečnosti EU v tomto předpise, nebo přísnějším normám, které mohou vyžadovat třetí osoby předávající tyto skutečnosti. Je možno zorganizovat vzájemné kontroly.

Výše zmíněné zásady se uplatňují v souladu s podrobnými ustanoveními uvedenými v části II oddíle 26 a v dodatcích 3, 4 a 5.

ČÁST II: ORGANIZACE BEZPEČNOSTI V KOMISI

11. ČLEN KOMISE ODPOVĚDNÝ ZA BEZPEČNOSTNÍ OTÁZKY

Člen Komise odpovědný za bezpečnostní otázky:

a) provádí bezpečnostní politiku Komise;

b) posuzuje bezpečnostní obtíže, které mu předkládá Komise nebo její příslušné útvary;

c) posuzuje v úzkém spojení s vnitrostátními bezpečnostními orgány (nebo jinými příslušnými orgány) členských států otázky týkající se změn bezpečnostní politiky Komise.

Člen Komise odpovědný za bezpečnostní otázky je pověřen zejména:

a) koordinovat všechny bezpečnostní otázky související s činností Komise;

b) požadovat od vnitrostátních bezpečnostních orgánů členských států, aby zajišťovaly bezpečnostní pověrky personálu zaměstnaného v Komisi v souladu s oddílem 20;

c) vyšetřovat nebo nechat vyšetřit úniky utajovaných skutečností EU, pokud se zdá, že k nim došlo v Komisi;

d) požadovat od příslušných bezpečnostních orgánů, aby zahájily šetření, jestliže se zdá, že k úniku utajovaných skutečností EU došlo vně Komise, a koordinovat vyšetřování, je-li v něm zapojeno více bezpečnostních orgánů;

e) pravidelně posuzovat bezpečnostní opatření přijatá pro ochranu utajovaných skutečností EU;

f) udržovat úzké vztahy se všemi dotčenými bezpečnostními orgány, aby bylo dosaženo celkové koordinace bezpečnosti;

g) trvale posuzovat bezpečnostní politiku a bezpečnostní postupy Komise a případně připravovat vhodná doporučení. V této souvislosti předkládá Komisi její člen odpovědný za bezpečnostní politiku roční plán inspekcí zpracovaný bezpečnostní kanceláří Komise.

12. PORADNÍ SKUPINA PRO BEZPEČNOSTNÍ POLITIKU KOMISE

Zřizuje se poradní skupina pro bezpečnostní politiku Komise. Tvoří ji člen Komise odpovědný za bezpečnostní otázky nebo jeho zástupce, který skupině předsedá, a ze zástupců vnitrostátních bezpečnostních orgánů jednotlivých členských států. Je možno přizvat i zástupce dalších evropských orgánů. Zástupci decentralizovaných institucí ES a EU mohou být rovněž vyzváni, aby se účastnili zasedání, jestliže se jich týkají projednávané otázky.

Poradní skupina pro bezpečnostní politiku Komise se schází na žádost jejího předsedy nebo kteréhokoli z jejích členů. Úkolem skupiny je podle potřeby posuzovat a hodnotit všechny závažné bezpečnostní otázky a předkládat Komisi případná doporučení.

13. BEZPEČNOSTNÍ VÝBOR KOMISE

Zřizuje se bezpečnostní výbor Komise. Skládá se z generálního tajemníka, který výboru předsedá, a z generálních ředitelů právní služby a generálních ředitelství pro personál a administrativu, pro vnější vztahy, pro spravedlnost a vnitřní věci generálního ředitele Společného výzkumného střediska, a dále z vedoucího útvaru interního auditu a z vedoucího bezpečnostní kanceláře Komise. Je možné přizvat další úředníky Komise. Jeho úkolem je hodnocení bezpečnostních opatření v rámci Komise a předkládání doporučení v této oblasti členovi Komise odpovědnému za bezpečnostní otázky.

14. BEZPEČNOSTNÍ KANCELÁŘ KOMISE

Pro plnění úkolů uvedených v oddíle 11 má člen Komise odpovědný za bezpečnostní otázky k dispozici bezpečnostní kancelář Komise, která koordinuje bezpečnostní opatření, dohlíží na ně a provádí je.

Vedoucí bezpečnostní kanceláře Komise je hlavním poradcem člena Komise odpovědného za bezpečnostní otázky a zajišťuje funkci sekretariátu poradní skupiny pro bezpečnostní politiku Komise. V této souvislosti řídí aktualizaci bezpečnostních předpisů a koordinuje bezpečnostní opatření s příslušnými orgány členských států a případně s mezinárodními organizacemi spojenými s Komisí prostřednictvím bezpečnostních dohod. Vykonává při tom úlohu styčné osoby.

Vedoucí bezpečnostní kanceláře Komise odpovídá za schvalování systémů a sítí IT v rámci Komise. Vedoucí bezpečnostní kanceláře Komise po dohodě s dotčenými vnitrostátními bezpečnostními orgány rozhoduje o schválení systémů a sítí IT, v nichž je zapojena Komise na jedné straně a na druhé straně kterýkoli jiný příjemce utajovaných skutečností EU.

15. BEZPEČNOSTNÍ KONTROLY

Bezpečnostní kancelář Komise uskutečňuje pravidelné kontroly předpisů přijatých pro ochranu utajovaných skutečností EU.

Bezpečnostní kanceláři Komise mohou s tímto úkolem pomáhat bezpečnostní služby dalších evropských orgánů EU, které mají v držení utajované informace EU, nebo vnitrostátní bezpečnostní orgány členských států. ( 7 )

Na žádost členského státu provede jeho vnitrostátní bezpečnostní orgán v rámci Komise kontrolu utajovaných skutečností, a to společně s bezpečnostní službou Komise a na základě vzájemné dohody.

16. STUPNĚ UTAJENÍ, BEZPEČNOSTNÍ SPECIFIKACE A OZNAČENÍ

16.1 Stupně utajení ( 8 )

Skutečnosti jsou zařazovány do těchto stupňů utajení (srov. dodatek 2):

► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : tento stupeň se použije výlučně pro informace a materiály, jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo výjimečně závažně poškodit zásadní zájmy Evropské unie nebo jednoho či více jejích členských států.

► SECRET UE ◄ : tento stupeň se použije výlučně pro informace a materiály, jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo vážně poškodit základní zájmy Evropské unie nebo jednoho či více členských států.

► CONFIDENTIEL UE ◄ : tento stupeň se použije pro informace a materiály, jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo poškodit základní zájmy Evropské unie nebo jednoho či více jejích členských států.

► RESTREINT UE ◄ : tento stupeň se použije pro informace a materiály, jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo být nevýhodné pro zájmy Evropské unie nebo jednoho či více jejích členských států.

Žádné jiné stupně utajení nejsou přípustné.

16.2 Bezpečnostní specifikace

Za účelem stanovení mezí platnosti utajení (což pro utajované skutečnosti udává automatické snížení stupně utajení nebo přímo odtajnění) se může použít smluvená bezpečnostní specifikace. Jedná se buď o slova „AŽ DO.… (čas/datum)“ nebo „AŽ DO.… (určitá událost)“.

Další bezpečnostní specifikace, jako jsou například „KRYPTO“ (šifrováno) nebo jakékoli jiné bezpečnostní specifikace uznávané EU, se použijí v případech, kdy kromě způsobu nakládání s danou skutečností, který je určen jejím stupněm utajení, existuje navíc potřeba omezeného šíření a zvláštního nakládání.

Bezpečnostní specifikace se mohou použít pouze v kombinací se stupněm utajení.

16.3 Značky

K upřesnění oblasti, které se týká daný dokument, nebo k označení zvláštního rozšiřování na základě „potřeby vědět“ nebo (u informací nepodléhajících utajení) k označení konce embarga lze použít značky.

Značka se nepovažuje za stupeň utajení a nesmí se používat místo něho.

Značka EBOP se použije na dokumenty a jejich kopie, které se týkají bezpečnosti a obrany Unie nebo jednoho či více členských států nebo které se týkají vojenského nebo nevojenského řešení krizí.

16.4 Vyznačení stupně utajení

Stupeň utajení se vyznačuje následujícími způsoby:

a) na dokumentech se stupněm utajení ► RESTREINT UE ◄ mechanickými nebo elektronickými prostředky;

b) na dokumentech se stupněm utajení ► CONFIDENTIEL UE ◄ mechanickými prostředky nebo ručně nebo vytištěním na předem orazítkovaný a evidovaný list;

c) na dokumentech se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ a ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ mechanickými prostředky nebo ručně.

16.5 Vyznačení bezpečnostní specifikace

Bezpečnostní specifikace se vyznačují přímo pod stupeň utajení stejnými způsoby, které se používají pro vyznačení stupně utajení.

17. PRAVIDLA UTAJOVÁNÍ

17.1 Obecně

Skutečnost se utajuje pouze, je-li to nezbytné. Utajení je jasně a řádně vyznačeno a trvá pouze po dobu, po kterou skutečnost vyžaduje ochranu.

Odpovědnost za utajení skutečností a za jakékoli následné snížení stupně utajení nebo za odtajnění má výlučně původce dokumentu.

Úředníci a ostatní zaměstnanci Komise utajují skutečnosti, snižují stupeň jejich utajení nebo je odtajňují na pokyn svého vedoucího útvaru nebo s jeho souhlasem.

Podrobné postupy upravující nakládání s utajovanými dokumenty byly vypracovány tak, aby zajišťovaly těmto dokumentům ochranu odpovídající informacím, které obsahují.

Počet osob oprávněných vypracovat dokumenty ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ musí být omezen na přísné minimum. Jména těchto osob musí být uvedena na seznamu vytvořeném bezpečnostní kanceláří Komise.

17.2 Stanovení stupně utajení

Stupeň utajení dokumentu se stanoví podle úrovně citlivosti jeho obsahu v souladu s definicemi v oddílu 16. Stupně utajení je nutno používat správně a střídmě. To se týká zvláště stupně ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

Původce dokumentu, pro který má být stanoven stupeň utajení, musí přihlížet k výše zmíněným pravidlům a potlačit jakoukoli snahu o stanovení příliš vysokého stupně utajení nebo příliš nízkého stupně utajení.

Praktický návod pro stanovení stupně utajení je obsažen v příloze 2.

Stránky, odstavce, oddíly, přílohy, dodatky a připojené části dokumentu mohou vyžadovat různé stupně utajení a musí být podle toho označeny. Stupeň utajení dokumentu jako celku je stanoven podle části s nejvyšším stupněm utajení.

Stupeň utajení průvodního dopisu nebo sdělení k připojeným částem musí být stejně vysoký jako nejvyšší stupeň utajení těchto částí. Původce jasně uvede jejich stupeň utajení, pokud budou odděleny od připojených částí.

Přístup veřejnosti se i nadále řídí nařízením (ES) č. 1049/2001.

17.3 Snížení stupně utajení a odtajnění

Stupeň utajení utajovaného dokumentu EU může být snížen a dokument lze odtajnit pouze se souhlasem jeho původce a, je-li to nezbytné, po konzultaci ostatních zúčastněných stran. Snížení stupně utajení nebo odtajnění musí být potvrzeno písemně. Původce musí uvědomit své příjemce o změně utajení a příjemci jsou povinni na to upozornit další příjemce, kterým předali originál dokumentu nebo jeho kopii.

Je-li to možné, uvede původce na utajovaný dokument datum nebo lhůtu, od kdy lze snížit stupeň utajení skutečnosti, které obsahuje, nebo ji odtajnit. Jinak posuzuje tuto otázku nejpozději každých pět let, aby zjistil, zda je původní stupeň utajení nadále nezbytný.

18. FYZICKÁ BEZPEČENOST

18.1 Obecně

Hlavním cílem fyzických bezpečnostních opatření je zabránit neoprávněným osobám získat přístup k utajovaným informacím nebo materiálům EU, zabránit odcizení a znehodnocení zařízení a dalšího majetku a zabránit obtěžování nebo jinému druhu útoku zaměřeného proti zaměstnancům, ostatním pracovníkům a návštěvníkům.

18.2 Bezpečnostní požadavky

Všechny objekty, oblasti, budovy, kanceláře, místnosti, komunikační a informační systémy atd., ve kterých jsou uloženy utajované informace a materiály EU nebo ve kterých se s takovými informacemi a materiály nakládá, je třeba chránit pomocí vhodných fyzických bezpečnostních opatření.

Při určování stupně fyzické ochrany, který má být zajištěn, je třeba přihlížet ke všem příslušným faktorům, a zejména:

a) ke stupni utajení informací nebo materiálu;

b) k objemu a formě (např. papír, počítačové nosiče dat) uchovávaných skutečností;

c) k místnímu hodnocení ohrožení ze strany zpravodajských služeb, které se zaměřují na EU, členské státy a/nebo jiné orgány nebo třetí osoby, které disponují utajovanými skutečnostmi EU, zejména sabotáže, terorismu a jiné podvratné a/nebo trestné činnosti.

Cílem použitých fyzických bezpečnostních opatření je:

a) zabránit lstivému nebo násilnému vniknutí;

b) odstrašovat neloajální personál (vnitřní špióny) od podvratných činů, bránit jim a odhalovat je;

c) bránit těm, kteří nemají „potřebu vědět“, v přístupu k utajovaným skutečnostem EU.

18.3 Fyzická bezpečnostní opatření

18.3.1 Bezpečnostní oblasti

Oblasti, kde jsou zpracovávány a uchovávány skutečnosti se stupněm utajení ► CONFIDENTIEL UE ◄ nebo vyšším, musí být organizovány a strukturovány způsobem, který odpovídá jedné z níže uvedených kategorií:

a) bezpečnostní oblast kategorie I: oblast, kde jsou zpracovávány a uchovávány skutečnosti se stupněm utajení ► CONFIDENTIEL UE ◄ nebo vyšším takovým způsobem, že vstup do takové oblasti představuje ve skutečnosti přístup k těmto skutečnostem. Tato oblast vyžaduje: i) jasně vymezit chráněný prostor, jehož vstupy a výstupy jsou kontrolovány; ii) zavést systém kontroly vstupů, který umožní vstup pouze řádně prověřeným a zvláště oprávněným osobám; iii) upřesnit stupeň utajení skutečností, které jsou zde obvykle drženy, tj. skutečností, k nimž se vstupem získá přístup.

b) bezpečnostní oblast kategorie II: oblast, kde jsou zpracovávány a uchovávány skutečnosti se stupněm utajení ► CONFIDENTIEL UE ◄ nebo vyšším takovým způsobem, že je možné chránit je před přístupem neoprávněných osob prostředky vnitřní kontroly, např. prostory, v nichž jsou umístěny kanceláře, kde jsou pravidelně zpracovávány a uchovávány skutečnosti se stupněm utajení ► CONFIDENTIEL UE ◄ nebo vyšším. Tato oblast vyžaduje: i) jasně vymezit chráněný prostor, jehož vstupy a výstupy jsou kontrolovány; ii) zavést systém kontroly vstupů, který umožní vstup bez doprovodu pouze řádně prověřeným a zvláště oprávněným osobám. Pro všechny ostatní osoby je nutné zajistit doprovod nebo podobné kontrolní opatření, aby se zabránilo přístupu k utajovaným skutečnostem EU a vstupu do oblastí, které jsou kontrolovány technickým zabezpečením. Není-li v těchto oblastech personál ve službě 24 hodin denně, provede se ihned po skončení obvyklé pracovní doby kontrola, jejímž cílem je zjistit, zda jsou utajované skutečnosti EU řádně zabezpečeny.

18.3.2 Administrativní oblast

Kolem bezpečnostních oblastí kategorie I a II nebo před nimi lze zřídit administrativní oblast s nižší ochranou. Ta musí obsahovat viditelně vyznačený prostor umožňující kontrolu osob a vozidel. V administrativních oblastech je možné zpracovávat a ukládat pouze skutečnosti se stupněm utajení ► RESTREINT UE ◄ a informace nepodléhající utajení.

18.3.3 Kontroly vstupů a výstupů

Vstup do bezpečnostních oblastí kategorií I a II a výstup z nich jsou kontrolovány systémem propustek nebo osobní identifikace pro veškerý personál v těchto oblastech běžně pracující. Je třeba rovněž vytvořit systém kontroly návštěvníků, aby se zabránilo všem neoprávněným přístupům k utajovaným skutečnostem EU. K systému propustek lze připojit systém automatické identifikace, který je třeba považovat za doplněk strážní služby, nikoli však za její úplnou náhradu. Změna hodnocení ohrožení, například v době návštěvy významných osob, může mít za následek zesílení kontrolních opatření při vstupu a výstupu.

18.3.4 Pochůzky

Mimo obvyklou pracovní dobu je třeba provádět v bezpečnostních oblastech kategorie I a II bezpečnostní pochůzky pro ochranu informací a materiálů EU před vyzrazením, poškozením nebo ztrátou. Frekvence pochůzek je určena v závislosti na místních podmínkách, musí však probíhat přibližně každé 2 hodiny.

18.3.5 Bezpečnostní schránky a trezory

Pro uchovávání utajovaných informací EU se používají tři kategorie schránek:

— kategorie A: schránky schválené vnitrostátními normami pro uchovávání skutečností se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ v bezpečnostní oblasti kategorie I nebo kategorie II;

— kategorie B: schránky schválené vnitrostátními normami pro uchovávání skutečností se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ a ► CONFIDENTIEL UE ◄ v bezpečnostní oblasti kategorie I nebo II;

— kategorie C: kancelářský nábytek schválený pro uchovávání skutečností se stupněm utajení ► RESTREINT UE ◄ .

Pro trezory instalované v bezpečnostních oblastech kategorie I nebo II a pro všechny bezpečnostní oblasti kategorie I, kde jsou skutečnosti se stupněm utajení ► CONFIDENTIEL UE ◄ a vyšším uloženy na otevřených policích nebo jsou uvedeny na plánech, mapách atd., musí být stěny, podlahy, stropy, dveře a zámky schváleny orgánem pro bezpečnostní akreditaci, že poskytují odpovídající ochranu jako bezpečnostní schránka kategorie schválená pro skladování skutečností se stejným stupněm utajení.

18.3.6 Zámky

Zámky na bezpečnostních schránkách a trezorech, ve kterých jsou uloženy utajované skutečnosti EU, musí odpovídat těmto normám:

— skupina A: schválené podle vnitrostátních norem pro schránky kategorie A;

— skupina B: schválené podle vnitrostátních norem pro schránky kategorie B;

— skupina C: vhodné pouze pro kancelářský nábytek kategorie C.

18.3.7 Kontrola klíčů a kombinací

Klíče od bezpečnostních schránek nesmějí být vynášeny mimo budovu. Kombinace se naučí zpaměti pouze osoby, které je potřebují znát. Místní bezpečnostní pracovník má pro případ nouze k dispozici náhradní klíče a záznam jednotlivých kombinací uložené jednotlivě v zapečetěné neprůhledné obálce. Klíče, jejich náhrady a obálky s kombinacemi jsou uchovávány v oddělených bezpečnostních schránkách. Tyto klíče a kombinace musí být chráněny stejně pečlivě jako materiál, ke kterému zajišťují přístup.

Počet osob, které znají kombinace k bezpečnostním schránkám, musí být co nejvíce omezen. Kombinace jsou měněny:

a) při přijetí nové schránky;

b) při jakékoli změně personálu;

c) v případě skutečného vyzrazení nebo vznikne-li podezření z vyzrazení;

d) nejlépe každých šest měsíců a nejméně každých dvanáct měsíců.

18.3.8 Zařízení pro odhalování vniknutí

Používají-li se pro ochranu utajovaných skutečností EU poplašné systémy, uzavřené televizní okruhy a jiná elektrická zařízení, musí být k dispozici nouzové zdroje elektřiny, aby byl zajištěn nepřetržitý provoz systému v případě přerušení dodávky elektrické energie. Dalším základním požadavkem je, aby jakýkoli nedostatek funkce systému nebo jakýkoli pokus o odstavení zmíněných systémů vedly ke spuštění poplachu nebo jiného spolehlivého upozornění pro dohlížející personál.

18.3.9 Schválené vybavení

Bezpečnostní kancelář Komise aktualizuje seznamy, vedené podle typu a modelu, bezpečnostního vybavení, které schválila k přímé nebo nepřímé ochraně utajovaných skutečností za různých okolností a podmínek, které budou upřesněny. Bezpečnostní kancelář Komise vypracuje tyto seznamy mimo jiné na základě informací poskytnutých vnitrostátními bezpečnostními orgány.

18.3.10 Fyzická ochrana kopírovacích zařízení a faxů

Kopírovací zařízení a faxy musí být předmětem opatření fyzické ochrany, která dostatečně zajistí, že je budou moci ke zpracování používat pouze oprávněné osoby a že všechny utajované tisky budou řádně kontrolovány.

18.4 Opatření proti nahlédnutí a odposlechu

18.4.1 Nahlédnutí

Je třeba přijmout všechna nezbytná opatření, která ve dne i v noci zajistí, aby žádná neoprávněná osoba neměla možnost vidět, ani náhodně, utajované skutečnosti EU.

18.4.2 Odposlech

Kanceláře nebo oblasti, ve kterých se pravidelně projednávají utajované skutečnosti se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ nebo vyšším, musí být, odůvodňuje-li to riziko, chráněny před pokusy o pasivní a aktivní odposlech. Hodnocení rizika odposlechů provádí bezpečnostní kancelář Komise případně po konzultaci vnitrostátního bezpečnostního orgánu.

18.4.3 Vnášení elektronického a záznamového zařízení

Do bezpečnostních oblastí nebo technicky zabezpečených prostor není povoleno vnášet mobilní telefony, soukromé počítače, nahrávací zařízení, kamery nebo jiné elektronické či záznamové zařízení bez předchozího povolení vedoucího bezpečnostní kanceláře Komise.

Pro stanovení ochranných opatření, která mají být přijata v citlivých prostorách proti pasivnímu odposlechu (např. izolace stěn, dveří, podlah a stropů, měření vycházejícího hluku) a aktivnímu odposlechu (např. pátrání po mikrofonech), může bezpečnostní kancelář Komise požádat o podporu odborníky z vnitrostátního bezpečnostního orgánu.

Podobně mohou odborníci na bezpečnostní techniku vnitrostátních bezpečnostních orgánů na žádost vedoucího bezpečnostní kanceláře Komise ověřovat telekomunikační zařízení a elektrická nebo elektronická kancelářská zařízení jakéhokoli druhu používaná při zasedáních se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ a vyšším, vyžadují-li to okolnosti.

18.5 Technicky chráněné oblasti

Některé oblasti mohou být určeny jako technicky chráněné oblasti. U vstupu se zde provádějí speciální kontroly. Tyto oblasti musí být uzamčeny, nejsou-li obsazeny, schválenou metodou a se všemi klíči se musí zacházet jako s bezpečnostními klíči. Tyto oblasti musí být pravidelně fyzicky kontrolovány a kontrola musí být provedena také po jakémkoli neoprávněném vstupu nebo při podezření z takového vstupu.

Musí se vést podrobná evidence vybavení a nábytku, aby se zjistil jejich jakýkoli pohyb. Do této oblasti lze vnést jakýkoli nábytek nebo zařízení pouze po pečlivé kontrole speciálně školeným bezpečnostním personálem zaměřené na odhalení jakýchkoli odposlechových zařízení. Obecně není dovoleno instalovat komunikační linky do technicky chráněných oblastí bez předem uděleného souhlasu příslušného orgánu.

19. OBECNÁ PRAVIDLA TÝKAJÍCÍ SE ZÁSADY „POTŘEBA VĚDĚT“ A BEZPEČNOSTNÍCH PROVĚREK PERSONÁLU EU

19.1 Obecně

Přístup k utajovaným skutečnostem EU je povolen pouze osobám, které mají pro výkon svých funkcí nebo splnění svého úkolu „potřebu vědět“. Přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ► SECRET UE ◄ a ► CONFIDENTIEL UE ◄ je povolen pouze osobám, které prošly příslušnou bezpečnostní prověrkou.

„Potřebu vědět“ určuje útvar, ve kterém osoba vykonává své funkce.

Za žádosti o prověrku pracovníků odpovídá jednotlivý útvar.

Po provedení prověrky je vydáno „bezpečnostní osvědčení“, které upřesňuje stupeň utajovaných skutečností, k nimž může mít prověřovaná osoba přístup, a datum skončení platnosti.

Bezpečnostní osvědčení pracovníka EU vydané pro určitý stupeň může držiteli umožnit přístup ke skutečnostem nižšího stupně.

Jiné osoby než úředníci nebo ostatní zaměstnanci, například externí smluvní partneři, odborníci nebo konzultanti, s nimiž může být nezbytné posuzovat nebo konzultovat utajované skutečnosti EU, musí mít bezpečnostní prověrku pracovníka EU a musí být poučeni o své odpovědnosti v oblasti bezpečnosti.

Přístup veřejnosti se i nadále řídí nařízením (ES) č. 1049/2001.

19.2 Zvláštní pravidla pro přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

Všechny osoby, které mají mít přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , musí nejprve projít bezpečnostní prověrkou umožňující přístup k těmto skutečnostem.

Všechny osoby, které potřebují získat přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , musí být jmenovitě určeny členem Komise odpovědným za bezpečnostní otázky a jejich jména jsou vedena v příslušné spisovně skutečností ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Tuto spisovnu vytvoří a spravuje bezpečnostní kancelář Komise.

Všechny osoby oprávněné k přístupu ke skutečnostem se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ musí nejprve podepsat potvrzení, že byly poučeny o bezpečnostních postupech Komise a že plně chápou svou zvláštní odpovědnost za ochranu skutečností ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , jakož i důsledky stanovené v předpisech EU a vnitrostátních právních a správních předpisech pro případ, že se utajované skutečnosti dostanou do neoprávněných rukou, ať už úmyslně, nebo z nedbalosti.

U osob, které mají přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ v průběhu zasedání atd., musí příslušný kontrolní úředník útvaru nebo subjektu, kde jsou zaměstnány, upozornit útvar, který zasedání pořádá, že jsou oprávněny k přístupu ke skutečnostem se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

Jména všech osob, které již nejsou zaměstnány ve funkcích vyžadujících přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , musí být vyškrtnuta z příslušného seznamu. Kromě toho musí být všechny tyto osoby znovu upozorněny na svou zvláštní odpovědnost za ochranu skutečností se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Musí rovněž podepsat prohlášení, ve kterém se zavazují, že nepoužijí ani nevyzradí skutečnosti se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , které jsou jim známy.

19.3 Zvláštní pravidla pro přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ A ► CONFIDENTIEL UE ◄

Všechny osoby, které mají mít přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ nebo ► CONFIDENTIEL UE ◄ , musí nejprve projít bezpečnostní prověrkou odpovídajícího stupně.

Všechny osoby, které mají mít přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ a ► CONFIDENTIEL UE ◄ , musí být seznámeny s příslušnými bezpečnostními předpisy a s následky případné nedbalosti.

V případě osob, které mají přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ nebo ► CONFIDENTIEL UE ◄ v průběhu zasedání atd., musí příslušný bezpečnostní pracovník útvaru nebo subjektu, kde jsou zaměstnány, upozornit útvar, který zasedání pořádá, že jsou oprávněny k přístupu k těmto skutečnostem.

19.4 Zvláštní pravidla pro přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► RESTREINT UE ◄

Všechny osoby s přístupem ke skutečnostem se stupněm utajení ► RESTREINT UE ◄ musí být upozorněny na tyto bezpečnostní předpisy a na následky případné nedbalosti.

19.5 Převedení na jiné místo

Při převedení personálu z funkce, která vyžaduje nakládání s utajovanými skutečnostmi EU, musí spisovna dohlédnout na řádné předání materiálu mezi odcházejícím a nastupujícím úředníkem.

Pokud je někdo z personálu převeden na jiné pracovní místo, kde přijde do styku s utajovanými materiály EU, místní bezpečnostní pracovník jej odpovídajícím způsobem poučí.

19.6 Zvláštní pokyny

Osoby, které mají mít přístup k utajovaným skutečnostem EU, jsou při nástupu do funkce a potom pravidelně upozorňovány na:

a) ohrožení bezpečnosti neuváženými rozhovory;

b) opatření přijatá pro vztah k tisku a k zástupcům zvláštních zájmových skupin;

c) ohrožení činnostmi zpravodajských služeb, které se zaměřují na EU a členské státy a které se zajímají o utajované skutečnosti a činnosti EU;

d) povinnost okamžitě oznámit příslušným bezpečnostním orgánům všechny pokusy o přiblížení nebo jednání, které vzbuzují podezření, že jde o špionážní činnost, nebo jakékoli neobvyklé okolnosti související s bezpečností.

Všechny osoby, které obvykle přicházejí často do styku se zástupci zemí, jejichž zpravodajské služby se zaměřují na EU a členské státy a zajímají se o utajované skutečnosti a činnosti EU, jsou poučeny o známých technikách různých špionážních služeb.

Neexistují bezpečnostní předpisy Komise pro soukromé cesty, a to nezávisle na jejich cíli, personálu zmocněného pro přístupu k utajovaným skutečnostem EU. Bezpečnostní kancelář Komise však seznámí úředníky a jiné zaměstnance spadající do její působnosti s předpisy platnými pro cestování, které by se jich mohly týkat.

20. BEZPEČNOSTNÍ PROVĚRKY ÚŘEDNÍKŮ A OSTATNÍCH ZAMĚSTNANCŮ KOMISE

a) Přístup k utajovaným skutečnostem EU mají pouze úředníci a ostatní zaměstnanci Komise nebo osoby pracující v rámci Komise, kteří mají z důvodu svých funkcí a pro splnění požadavků daného útvaru znát utajované skutečnosti v držení Komise nebo s nimi nakládat.

b) Pro přístup k utajovaným skutečnostem se stupněm utajení „ ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ “, „ ► SECRET UE ◄ “ a „ ► CONFIDENTIEL UE ◄ “ musí všechny osoby uvedené v odstavci a) nejprve získat oprávnění pro tento účel postupem podle odstavců c) a d).

c) Oprávnění se uděluje pouze osobám, které prošly bezpečnostní prověrkou příslušných vnitrostátních orgánů členských států postupem podle odstavců i) až n).

d) Vedoucí bezpečnostní kanceláře Komise odpovídá za udělování oprávnění podle odstavců a) až c).

e) Vedoucí bezpečnostní kanceláře Komise udělí oprávnění po převzetí stanoviska příslušných vnitrostátních orgánů členských států na základě bezpečnostní prověrky provedené v souladu s odstavci i) až n).

f) Bezpečnostní kancelář Komise vede a aktualizuje seznam všech citlivých pracovních míst, která jí nahlásily příslušné útvary Komise, a všech osob, kterým bylo uděleno (dočasné) oprávnění.

g) Oprávnění, které má dobu platnosti pět let, nesmí být uděleno na dobu delší než je doba výkonu funkcí odůvodňujících jeho udělení. Platnost oprávnění může být prodloužena postupem podle odstavce e).

h) Vedoucí bezpečnostní kanceláře Komise odejme oprávnění, má-li za to, že jsou k tomu oprávněné důvody. Jakékoli rozhodnutí o odnětí oprávnění je sděleno dotčené osobě, která může žádat o vyslechnutí vedoucím bezpečnostní kanceláře Komise, a rovněž příslušnému vnitrostátnímu orgánu.

i) Bezpečnostní šetření se provádí s pomocí dotčené osoby a na žádost vedoucího bezpečnostní kanceláře Komise. Za příslušný vnitrostátní orgán, který je oprávněn provádět šetření, se považuje orgán toho členského státu, jehož je osoba, na kterou se vztahuje oprávnění, státním příslušníkem. V případech, kdy dotčená osoba není státním příslušníkem členského státu EU, si vedoucí bezpečnostní kanceláře Komise vyžádá bezpečnostní šetření od členského státu EU, ve kterém má tato osoba bydliště nebo kde se obvykle zdržuje.

j) V rámci šetření je dotčená osoba povinna vyplnit osobní prohlášení.

k) Vedoucí bezpečnostní kanceláře Komise ve své žádosti upřesní typ a stupeň utajení utajovaných skutečností, které má dotčená osoba znát, aby příslušné vnitrostátní orgány mohly provést šetření a vydat své stanovisko k úrovni oprávnění, které má být uděleno dotčené osobě.

l) Pro celý průběh a výsledky bezpečnostního šetření se uplatňují pravidla a předpisy platné v této oblasti v dotčeném členském státu včetně pravidel a předpisů pro případné opravné prostředky.

m) Vydají-li příslušné vnitrostátní orgány členského státu kladné stanovisko, může vedoucí bezpečnostní kanceláře Komise udělit dotčené osobě oprávnění.

n) Vydají-li příslušné vnitrostátní orgány záporné stanovisko, oznámí se smysl tohoto stanoviska dotčené osobě, která může požádat vedoucího bezpečnostní kanceláře Komise o vyslechnutí. Považuje-li to vedoucí bezpečnostní kanceláře Komise za nezbytné, může požádat příslušné vnitrostátní orgány o doplňující vysvětlení, která tyto orgány mohou poskytnout. Je-li záporné stanovisko potvrzeno, nelze oprávnění udělit.

o) Všechny osoby oprávněné ve smyslu odstavců d) a e) dostanou v okamžiku udělení oprávnění a poté v pravidelných intervalech pokyny nezbytné k ochraně utajovaných skutečností a ke způsobu zajištění této ochrany. Tyto osoby podepíší prohlášení potvrzující, že přijaly pokyny a že se zavazují je dodržovat.

p) Vedoucí bezpečnostní kanceláře Komise přijme všechna nezbytná opatření k provedení tohoto oddílu, zejména opatření týkající se úpravy přístupu k seznamu oprávněných osob.

q) Výjimečně a vyžaduje-li to útvar, může vedoucí bezpečnostní kanceláře Komise poté, co předběžně uvědomí vnitrostátní příslušné orgány, a pokud od nich nezíská ve lhůtě jednoho měsíce žádnou reakci, udělit dočasné oprávnění na dobu nepřesahující šest měsíců, dokud nebude znám výsledek šetření uvedeného v odstavci i).

r) Takto udělená prozatímní a dočasná oprávnění neumožňují přístup ke skutečnostem se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; přístup k nim je vyhrazen úředníkům, u nichž bylo účinně s kladnými výsledky provedeno šetření v souladu s odstavcem i). Do vydání výsledků šetření mohou úředníci, u kterých se požaduje prověrka pro stupeň ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , dostat dočasné a prozatímní oprávnění pro přístup k utajovaným skutečnostem se stupněm utajení nejvýše ► SECRET UE ◄ včetně.

21. PŘÍPRAVA, ŠÍŘENÍ, PŘENOS, BEZPEČNOST PERSONÁLU ZÁSILKOVÝCH SLUŽEB A DOPLŇKOVÉ VÝTISKY NEBO PŘEKLADY A VÝPISY Z UTAJOVANÝCH DOKUMENTŮ EU

21.1 Příprava

1. Jak je stanoveno v oddílu 16 a pro stupeň ► CONFIDENTIEL UE ◄ a vyšší se uvádějí stupně a označení uprostřed nahoře a dole každé stránky a každá stránka musí být očíslována. Na každém utajovaném dokumentu EU musí být uvedeno spisové číslo a datum. U dokumentů se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ a ► SECRET UE ◄ je spisové číslo uvedeno na každé stránce. Mají-li být utajované dokumenty šířeny ve více výtiscích, musí být každý z nich označen na první stránce číslem výtisku a celkovým počtem stránek. Na první stránce dokumentu se stupněm utajení ► CONFIDENTIEL UE ◄ nebo vyšším musí být uveden seznam všech příloh a připojených částí.

2. Dokumenty se stupněm utajení ► CONFIDENTIEL UE ◄ a vyšším mohou psát na stroji, překládat, archivovat, kopírovat, ukládat na magnetické nosiče nebo na mikrofilmy pouze osoby prověřené pro přístup k utajovaným skutečnostem EU nejméně až do bezpečnostní kategorie odpovídající dotčenému dokumentu.

3. Ustanovení pro zpracování utajovaných dokumentů s využitím výpočetní techniky jsou uvedena v oddíle 25.

21.2 Šíření

1. Utajované skutečnosti EU lze šířit pouze mezi osoby, které mají „potřebu vědět“ a prošly příslušnou bezpečnostní prověrkou. Počáteční šíření upřesní původce dokumentu.

2. Dokumenty se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ se rozšiřují prostřednictvím spisoven ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ (viz oddíl 22.2). V případě sdělení se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ může příslušná spisovna pověřit vedoucího střediska komunikace, aby připravil počet kopií odpovídající seznamu příjemců.

3. Dokumenty se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ a nižším může původní příjemce dále šířit dalším příjemcům na základě „potřeby vědět“. Původci dokumentů však musí jasně uvést všechna omezení, která zamýšlejí uložit. Jakmile jsou tato omezení uložena, mohou příjemci dokumenty dále šířit pouze s povolením jejich původce.

4. Všechny dokumenty se stupněm utajení ► CONFIDENTIEL UE ◄ a vyšším se evidují při příchodu na generální ředitelství nebo službu a při odchodu z nich. Tento úkol přísluší místní spisovně utajovaných skutečností EU v daném útvaru. Do knihy nebo na speciálně chráněné nosiče dat se zaznamenávají údaje (spisové číslo, datum a případně číslo výtisku), které umožňují dokumenty identifikovat (viz oddíl 22.1).

21.3 Přenos utajovaných dokumentů EU

21.3.1 Balení zásilek, potvrzení příjmu

1. Dokumenty se stupněm utajení ► CONFIDENTIEL UE ◄ a vyšším jsou přenášeny v trvanlivých neprůhledných dvojitých obálkách. Vnitřní obálka je orazítkována a označena příslušným stupněm utajení EU a pokud možno všemi údaji o funkci a adrese příjemce.

2. Otevřít vnitřní obálku a potvrdit příjem vložených dokumentů smí pouze kontrolor spisovny (viz oddíl 22.1) nebo jeho zástupce, nemá-li obálka určitého příjemce. V tom případě eviduje příslušná spisovna (viz oddíl 22.1) přijetí obálky a otevřít vnitřní obálku a potvrdit přijetí dokumentů, které obsahuje, smí pouze osoba, které je obálka určena.

3. Do vnitřní obálky se vkládá potvrzení o příjmu. Potvrzení, které není utajovaným dokumentem, obsahuje spisové číslo, datum a číslo výtisku dokumentu, nikdy však předmět.

4. Vnitřní obálka je uzavřena do vnější obálky označené číslem zásilky pro účely převzetí. Za žádných okolností se na vnější obálce nesmí objevit stupeň utajení.

5. K dokumentům se stupněm utajení ► CONFIDENTIEL UE ◄ a vyšším stupněm dostanou kurýři a poslíčci potvrzení o příjmu s uvedením čísla zásilky.

21.3.2 Přenos uvnitř budovy nebo skupiny budov

Uvnitř budovy nebo skupiny budov se utajované dokumenty mohou přenášet v jediné uzavřené obálce označené pouze jménem příjemce, pokud je přenáší osoba prověřená pro daný stupeň utajení dokumentů.

21.3.3 Přenos uvnitř země

1. Uvnitř jedné země jsou dokumenty se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ přenášeny výlučně prostřednictvím úřední zásilkové služby nebo osobami oprávněnými k přístupu ke skutečnostem se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

2. Kdykoli se pro přenos dokumentu se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ mimo rámec budovy nebo skupiny budov použije zásilková služba, je vhodné použít ustanovení o balení a potvrzování příjmu uvedená v této kapitole. Zásilkové služby mají takový personál, aby bylo zajištěno, že balíčky obsahující dokumenty ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ zůstanou pod přímým a stálým dohledem odpovědné osoby.

3. Výjimečně mohou dokumenty se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ přenášet mimo rámec budovy nebo skupiny budov pro místní použití na zasedáních a jednáních jiní úředníci než kurýři, pokud: a) je osoba, která je přenáší, oprávněna k přístupu k těmto dokumentům ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; b) způsob dopravy vyhovuje pravidlům, kterými se řídí přenos dokumentů se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; c) osoba, která je přenáší, nenechává za žádných okolností přenášené dokumenty ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ bez dozoru; d) jsou přijata ustanovení, aby byl seznam takto přenášených dokumentů uložen ve spisovně ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ a zaznamenán do rejstříku a umožnil tak kontrolu těchto dokumentů při návratu.

4. Uvnitř jedné země lze dokumenty se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ a ► CONFIDENTIEL UE ◄ přenášet jak poštou, je-li tento způsob přenosu povolen podle vnitrostátních právních předpisů a v souladu s nimi, tak zásilkovou službou, nebo osobami oprávněnými pro přístup k utajovaným skutečnostem EU.

5. Bezpečnostní kancelář Komise vypracuje na základě těchto pravidel pokyny pro osobní přenos utajovaných dokumentů EU. Osoba, která dokumenty přenáší, si tyto pokyny přečte a podepíše je. Pokyny zejména jasně stanoví, že dokumenty: a) musí za všech okolností zůstat v rukou osoby, která je přenáší, ledaže jsou pod dozorem podle ustanovení oddílu 18; b) nesmějí být ponechány bez dozoru v prostředcích hromadné dopravy ani v soukromých vozidlech ani na veřejných místech, jako jsou restaurace a hotely. Nesmějí být uloženy v hotelových sejfech ani ponechány bez dozoru v hotelových pokojích; c) nesmějí se číst na veřejných místech, například v letadle nebo ve vlaku.

21.3.4 Přenos z jednoho státu do druhého

1. Materiál se stupněm utajení ► CONFIDENTIEL UE ◄ a vyšším je přenášen z jednoho členského státu do jiného diplomatickou nebo vojenskou zásilkovou službou.

2. Přenos materiálu se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ a ► CONFIDENTIEL UE ◄ osobami však lze však povolit, poskytují-li opatření přijatá pro přenos záruky, že dokumenty se nemohou dostat do rukou neoprávněné osoby.

3. Člen Komise odpovědný za bezpečnostní otázky může povolit přenos zajišťovaný osobou, pokud nelze využít diplomatické ani vojenské kurýry nebo pokud by jejich využití znamenalo zpoždění schopné poškodit operace EU a pokud příjemce požaduje materiál naléhavě. Bezpečnostní kancelář Komise vypracuje pokyny pro mezinárodní přepravu materiálu se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ včetně jinými osobami, než jsou diplomatičtí a vojenští kurýři. Tyto pokyny vyžadují, aby: a) osoba, která je přenáší, prošla příslušnou bezpečnostní prověrkou; b) všechny takto přenášené materiály byly evidovány v příslušném útvaru nebo spisovně; c) balíky nebo tašky obsahující materiál EU měly oficiální pečeť zamezující nebo předcházející celní kontrole a identifikační nálepky s pokyny pro nálezce; d) osoba, která je přenáší, byla držitelem osvědčení kurýra nebo pověření k úkolu uznávaného všemi členskými státy EU a opravňujícího k přenosu řádně označeného balíčku; e) osoba, která je přenáší, nepřekročila při přepravě pozemní cestou hranice ani území třetího státu, ledaže tento stát poskytne odesílajícímu státu zvláštní záruku; f) pokud jde o místo určení, trasa a dopravní prostředky, odpovídají předpisy týkající se cesty předpisům EU nebo vnitrostátním předpisům, jsou-li přísnější; g) osoba, která je přenáší, má materiál stále u sebe, ledaže je zajištěn dozor nad ním v souladu s bezpečnostními ustanoveními uvedenými v oddíle 18; h) materiály nejsou ponechány bez dozoru v prostředcích hromadné dopravy nebo v soukromých vozidlech ani na veřejných místech, jako jsou restaurace nebo hotely. Nesmí se ukládat do hotelových sejfů ani nechávat bez dozoru v hotelových pokojích; i) pokud přenášený materiál obsahuje dokumenty, nesmějí se číst na veřejných místech (například v letadle, ve vlaku atd.).

4. Osoba pověřená přenosem utajovaného materiálu si musí přečíst a podepsat bezpečnostní pokyny, které obsahují alespoň výše uvedené pokyny a uvádějí postupy pro případy nouze nebo pro případ, že balíček obsahující utajovaný materiál budou kontrolovat celní orgány nebo bezpečnostní orgány na letišti.

21.3.5 Přenos dokumentů se stupněm utajení ► RESTREINT UE ◄

Pro přenos dokumentů se stupněm utajení ► RESTREINT UE ◄ nejsou stanovena žádná zvláštní pravidla; pouze musí probíhat tak, aby se nedostaly do rukou neoprávněné osoby.

21.4 Bezpečnost personálu zásilkových služeb

Všichni kurýři a poslíčci používaní pro přenos dokumentů se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ a ► CONFIDENTIEL UE ◄ musí projít příslušnou bezpečnostní prověrkou.

21.5 Přenos elektronickými a jiné jinými způsoby technického technickými prostředky

1. Bezpečnostní opatření v oblasti telekomunikací mají zajistit bezpečný přenos utajovaných skutečností EU. Podrobná pravidla, která je třeba dodržovat při přenosu utajovaných skutečností EU, jsou uvedena v oddílu 25.

2. Skutečnosti se stupněm utajení ► CONFIDENTIEL UE ◄ a ► SECRET UE ◄ mohou přenášet pouze schválená přenosová centra a sítě nebo terminály a systémy.

21.6 Doplňkové výtisky a překlady a výpisy z utajovaných dokumentů EU

1. Kopírování nebo překlady dokumentů se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ může povolit pouze původce dokumentu.

2. Jestliže osoby, které neprošly bezpečnostní prověrkou pro stupeň utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , potřebují informace obsažené v dokumentu se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , které však samy o sobě takto zařazeny nejsou, může být vedoucí spisovny ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ (viz oddíl 22.2) pověřen vytvořit potřebný počet výpisů z daného dokumentu. Vedoucí zároveň přijme potřebná opatření, aby těmto výpisům byl přidělen odpovídající stupeň utajení.

3. Dokumenty se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ a nižším může rozmnožovat a překládat příjemce v souladu s těmito bezpečnostními opatřeními a za podmínky, že přísně dodržuje zásadu „potřeba vědět“. Bezpečnostní opatření vztahující se na původní dokument se rovněž použijí na rozmnoženiny nebo překlady dokumentu.

22. SPISOVNY UTAJOVANÝCH INFORMACÍ SKUTEČNOSTÍ EU, INVENTURY A KONTROLY, ARCHIVACE A NIČENÍ TĚCHTO SKUTEČNOSTÍ

22.1 Místní spisovny utajovaných skutečností

1. V rámci Komise, v případě potřeby v rámci každého útvaru, se vytvoří jedna nebo více místních spisoven pro správu utajovaných skutečností EU. Odpovídají za evidování, rozmnožování, rozesílání, archivaci a ničení dokumentů se stupněm utajení ► SECRET UE ◄ a ► CONFIDENTIEL UE ◄ .

2. Jestliže útvar nemá místní spisovnu utajovaných skutečností EU, tuto činnost vykonává místní spisovna generálního sekretariátu.

3. Místní spisovny utajovaných skutečností EU podávají zprávy vedoucímu útvaru, od kterého dostávají pokyny. Vedoucím těchto spisoven je kontrolor spisovny (RCO).

4. Pokud jde o používání předpisů týkajících se nakládání s dokumenty obsahujícími utajované skutečnosti a o dodržování odpovídajících bezpečnostních opatření, jsou podřízeny bezpečnostnímu pracovníkovi daného útvaru.

5. Úředníci pracující v místních spisovnách utajovaných skutečností EU musí mít oprávnění k přístupu k utajovaným skutečnostem EU v souladu s oddílem 20.

6. Za odpovědnosti příslušného vedoucího útvaru místní spisovny utajovaných skutečností EU: a) řídí operace, které se týkají evidence, rozmnožování, překladů, přenosu, odesílání a ničení takových skutečností; b) aktualizují rejstřík utajovaných skutečností; c) pravidelně prověřují potřebu nadále zachovávat utajení skutečností.

7. Místní spisovny utajovaných informací EU vedou rejstříky obsahující tyto údaje: a) datum vyhotovení utajované skutečnosti; b) stupeň utajení; c) datum skončení utajení; d) jméno a útvar původce skutečnosti; e) příjemce nebo příjemci s uvedením pořadového čísla; f) předmět; g) číslo; h) počet rozšiřovaných výtisků; i) informace o vypracování evidence utajovaných skutečností předložených útvaru; j) rejstřík, kde jsou zaznamenány operace odtajnění a snížení stupně utajení.

8. Na spisovny utajovaných informací EU se vztahují obecná pravidla uvedená v oddíle 21, aniž jsou tím dotčeny změny vyplývající ze zvláštních pravidel stanovených v tomto oddíle.

22.2 Spisovna ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

22.2.1 Obecně

1. Ústřední spisovna ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ zajišťuje evidenci dokumentů se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , nakládání s nimi a jejich šíření v souladu s těmito bezpečnostními předpisy. Vedoucím spisovny ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ je kontrolor spisovny ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

2. Ústřední spisovna ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ působí jako hlavní orgán pro příjem a šíření pro Komisi, ostatní instituce EU, členské státy, mezinárodní organizace a pro třetí státy, s nimiž Komise uzavřela dohody o bezpečnostních postupech při výměně utajovaných skutečností.

3. Podle potřeby se zřizují spisovny nižší úrovně, které zajišťují vnitřní nakládání s dokumenty se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; aktualizují záznamy o každém dokumentu, který mají na starosti.

4. Spisovny ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ nižší úrovně se zřizují, jak je uvedeno v oddílu 22.2.3, aby se vyhovělo dlouhodobé potřebě, a jsou napojeny na ústřední spisovnu ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Je-li potřeba nahlížet do dokumentů se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ pouze dočasná a příležitostná, lze tyto dokumenty poskytnout, aniž je zřízena spisovna ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ nižší úrovně, pokud stanovená pravidla zajišťují, že tyto dokumenty zůstanou pod kontrolou příslušné spisovny ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , a pokud budou dodržována všechna fyzická bezpečnostní opatření a bezpečnostní opatření týkající se personálu.

5. Spisovny nižší úrovně nesmějí bez výslovného souhlasu ústřední spisovny ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ předávat dokumenty se stupněm utajení ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ přímo jiným spisovnám nižší úrov