2.2

Agentura Sapard používá níže uvedené postupy nebo postupy, které nabízejí stejné záruky: 2.2.1 agentura Sapard písemně stanoví podrobné postupy pro přijímání, zaznamenávání a zpracovávání žádostí o schválení projektů a žádostí o platby, faktur a podpůrných dokumentů a kontrolních zpráv, včetně popisu všech dokumentů, které se mají používat. Tento postup musí zaručit, že se budou zpracovávat pouze žádosti o platby nebo vybrané projekty, které odpovídají stanoveným kritériím; 2.2.2 rozdělení povinností musí být takové, aby žádný úředník neměl v rámci žádného projektu nikdy více než jednu z odpovědností za schvalování projektů, povolení platby, zaplacení nebo účtování částek a aby žádný z úředníků nevykonával jeden z těchto úkolů, aniž by podléhal dozoru druhého úředníka. Odpovědnosti každého úředníka musí být stanoveny písemně včetně vymezení finančních omezení jeho pravomoci. Musí být zajištěno řádné školení pracovníků a vytvořena koncepce výměny pracovníků v citlivých funkcích anebo zvýšený dozor; 2.2.3 každý úředník odpovědný za schvalování musí mít k dispozici podrobný kontrolní seznam ověřování, která je třeba uskutečnit, a v podpůrných dokumentech žádosti musí uvést potvrzení, že kontroly byly uskutečněny. Toto potvrzení může vydat elektronicky při dodržení podmínek pododstavce 2.2.6. Tato činnost je kontrolována a zaznamenána nadřízeným úředníkem. Analýza, vyhodnocení a schválení projektu musí být zaznamenány písemně. Analýza projektu se musí řídit zásadami řádné účinné správy; 2.2.4 žádost o schválení projektů nebo žádost o platbu může být schválena pouze po dostatečné kontrole, při níž se ověřuje, zda žádost odpovídá pravidlům finanční dohody a obsahu programu Sapard. Kontroluje se dodržení požadavků specifického opatření, na jehož základě se žádost o podporu předkládá, i požadavků potřebných pro zabránění a zjištění podvodu a nesrovnalostí se zvláštním ohledem na existující rizika. V rámci schvalovací funkce je třeba u žádostí kontrolovat, zda odpovídají podmínkám, zda je jejich předložení oprávněné, zda byly předloženy úplné doklady, zda jsou tyto doklady správné, zda odpovídá datum přijetí žádosti atd. Všechny kontroly musí být uvedeny v kontrolním seznamu a jejich uskutečnění musí být potvrzeno u každé žádosti nebo u každé skupiny žádostí. Pokud jde o dodané služby nebo zboží, musí kontrola zahrnovat: — kontrolu dokladů: údaje o množství, jakosti a ceně zboží nebo služeb na faktuře musí odpovídat objednávce, — fyzickou kontrolu: množství a jakost zboží nebo služeb musí odpovídat údajům uvedeným na faktuře nebo na žádosti. Tuto kontrolu je možné uskutečňovat také průběžně během dodávky služeb, tj. při uskutečnění počáteční nebo prozatímní platby; 2.2.5 stanovené postupy musí zajistit vyplacení příslušné částky pouze žadateli, na jeho bankovní účet nebo jeho postupníkovi. Platbu uskuteční banka agentury nebo státní finanční instituce, případně bude odeslán šek ve lhůtě pěti pracovních dnů ode dne zaúčtování na vrub bankovního účtu Sapard. Je třeba stanovit postupy, které zajistí, že všechny platby, u nichž nedojde k převodu, nebo šeky, které nebyly proplaceny, budou připsány ve prospěch účtu Sapard vedeného v eurech. Není možné uskutečňovat platby v hotovosti. Souhlas vnitrostátní schvalující osoby nebo jejího nadřízeného může být vydán elektronicky, pokud je zajištěna dostatečná úroveň zabezpečení elektronických prostředků a totožnost podpisujícího se zaznamenává do elektronických záznamů; 2.2.6 jestliže se žádosti o schválení projektů nebo žádosti o platbu nebo faktury zpracovávají počítačovým systémem, musí být přístup k počítačovému systému chráněn a kontrolován tak, aby: — všechny údaje zadávané do systému byly důkladně ověřeny s cílem zjistit a opravit chyby při zadávání, — všechny zadávané, upravované nebo ověřované informace mohly zadávat, upravovat nebo ověřovat pouze pověřené osoby, kterým byla přiřazena hesla, — v deníku operací byla zaznamenána totožnost každého pracovníka, který zadává nebo upravuje údaje nebo programy. Hesla je třeba pravidelně měnit, aby se zabránilo zneužití. Počítačové systémy musí být chráněny před neoprávněným přístupem pomocí fyzických kontrol a údaje musí být zálohovány kopiemi uloženými na odděleném, zabezpečeném místě. Zadávání údajů je třeba kontrolovat logickou kontrolou zaměřenou na zjištění rozporných nebo mimořádných údajů; 2.2.7 postupy musí zajistit zaznamenávání změn ve výši podpory nebo v podmínkách udělování podpory a pokyny, databáze i kontrolní seznamy musí být v přiměřené době aktualizovány;