1995R1663 — CS — 16.10.2004 — 004.001

Tento dokument je třeba brát jako dokumentační nástroj a instituce nenesou jakoukoli odpovědnost za jeho obsah

Ve znění:









▼B

NAŘÍZENÍ KOMISE (ES) č. 1663/95

ze dne 7. července 1995,

kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (EHS) č. 729/70 týkající se postupu schválení účetní závěrky záruční sekce EZOZF







KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, s ohledem na nařízení Rady (EHS) č. 729/70 ze dne 21. dubna 1970 o financování společné zemědělské politiky ( 1 ), naposledy pozměněné nařízením (ES) č. 1287/95 ( 2 ), a zejména na čl. 4 odst. 6 a čl. 5 odst. 3 uvedeného nařízení, vzhledem k tomu, že reforma postupu schválení účetní závěrky uskutečněná nařízením Rady (ES) č. 1287/95 předpokládá přijetí prováděcích pravidel týkajících se schvalování platebních agentur, osvědčování a schvalování roční účetní závěrky; vzhledem k tomu, že si vývoj počtu a povahy opatření financovaných záruční sekcí EZOZF, spolu se změnami metod záznamu a přenosu informací vyžadují přezkoumání povahy a obsahu údajů předávaných Komisi pro účely schválení účetní závěrky; vzhledem k tomu, že je proto třeba zrušit nařízení Komise (EHS) č. 1723/72 ( 3 ), naposledy pozměněné nařízením (EHS) č. 295/88 ( 4 ); vzhledem k tomu, že Výbor Evropského zemědělského orientačního a záručního fondu nepodal stanovisko ve lhůtě stanovené předsedou, PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:







Článek 1

1. Každý členský stát po konzultaci s Komisí stanoví nejvyšší počet platebních agentur, které schválí na základě čl. 4 odst. 2 nařízení (EHS) č. 729/70. Komise může uplatnit námitky týkající se zejména jakékoli překážky, které může tento počet představovat pro dodržení lhůty stanovené v čl. 5 odst. 2 písm. b) uvedeného nařízení a pro průhlednost kontrol operací fondu. Komise uvědomí výbor fondu o počtu schválených platebních agentur ve všech členských státech.

2. U každé platební agentury uvědomí členský stát Komisi o orgánu nebo orgánech, které vydávají a odnímají schválení a které stanoví lhůtu pro nápravná opatření ve smyslu čl. 4 odst. 4 nařízení (EHS) č. 729/70 (dále jen „příslušný orgán“).

3. Před schválením platební agentury ověří příslušný orgán, že správní i účetní postupy dotyčného orgánu skýtají záruky uvedené v čl. 4 odst. 1 písm. a) nařízení (EHS) č. 729/70. Kritéria pro schválení stanoví členský stát a uplatňuje příslušný orgán, přičemž zohledňují pokyny Komise k těmto kritériím, jak jsou uvedeny v příloze. Není-li splněno kterékoli kritérium významné ve vztahu k operacím uskutečňovaným platební agenturou, použije se čl. 4 odst. 4 uvedeného nařízení.

Rozhodnutí o schválení je přijímáno na základě prověrky správních a účetních podmínek, včetně opatření přijatých na ochranu zájmů Společenství v oblasti vyplácených záloh, obdržených záruk, intervenčních zásob a částek, které mají být vybrány. Prověrka zahrne zejména postupy při provádění plateb, ochranu pokladny, ►M4 bezpečnost informačních systémů ◄ , vedení účetních záznamů, rozdělení úkolů a přiměřenost vnitřních i vnějších kontrol v souvislosti s výdaji financovanými záruční sekcí EZOZF.

4. Přesvědčí-li se příslušný orgán, že prověřovaná platební agentura splňuje všechny důležité požadavky, schválí ji. V opačném případě předá platební agentuře pokyny ke správním a účetním opatřením, které má učinit, a zejména jí sdělí podmínky, které musí platební agentura splnit před schválením. V průběhu provádění nezbytných změn ve správních a účetních postupech lze schválení vydat dočasně na dobu stanovenou s přihlédnutím k závažnosti nedostatku.

5. V případě odnětí schválení určí členský stát jinou platební agenturu v souladu s článkem 4 nařízení (EHS) č. 729/70 a odstavci 3 a 4 tohoto článku a zajistí, aby nedošlo k přerušení plateb jejich příjemcům.

6. Schvalovací listina sestává z písemného potvrzení, že platební agentura splňuje podmínky pro schválení, a případně obsahuje pokyny týkající se úprav a lhůty stanovené pro jejich provedení. Schvalovací listina bude předána Komisi.

7. Sdělení podle čl. 4 odst. 3 nařízení (EHS) č. 729/70 musí být předáno po prvním schválením určité platební agentury a obsahuje ohledně každé platební agentury tyto údaje:

— působnost na ní převedenou,

— interní rozdělení působnosti,

— její vztahy k jiným veřejným či soukromým subjektům, které jsou rovněž částečně příslušné k provádění opatření, pro která uplatňují výdaje z prostředků fondu,

— postupy, podle kterých jsou přijímány, ověřovány a vyhodnocovány žádosti příjemců finančních částek a podle kterých jsou schvalovány, vypláceny a účtovány výdaje,

— předpisy pro vnitřní audit,

▼M4

— předpisy týkající se bezpečnosti informačních systémů.

▼B

Informace, které mají být předávány podle čl. 4 odst. 4 nařízení (EHS) č. 729/70, zahrnují zejména pokyny týkající se správních a účetních opatření, která je třeba učinit a úprav, které musí platební agentura provést, aby jí nebylo odňato schválení, jakož i lhůtu, v níž mají být úpravy provedeny.

Článek 2

1. Koordinační subjekt uvedený v čl. 4 odst. 1 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 je jediným prostředníkem členského státu vůči Komisi ve všech otázkách souvisejících se záruční sekcí EZOZF, pokud se jedná o

— předávání příslušných textů a pokynů Společenství různým platebním agenturám a orgánům příslušným pro jejich provádění,

— podporu jejich jednotného používání,

— sdělování informací Komisi podle tohoto nařízení a nařízení (EHS) č. 729/70.

▼M3 —————

▼B

►M3 ————— ◄ Platební agentura může vykonávat též funkci koordinačního subjektu za předpokladu, že obě působnosti jsou odděleny. Při plnění svých úkolů se může koordinační subjekt v souladu s vnitrostátními postupy obracet na jiné správní orgány či útvary, především na ty, které jsou příslušné v oblasti vedení účetnictví a technických otázek.

2. Členský stát sdělí Komisi údaje o názvu a stanovách koordinačního subjektu, jakož i podmínky správy, účetnictví a vnitřní kontroly, za nichž vykonává svou činnost.

3. ►M2 Forma a obsah účetních údajů uvedených ►M3 v čl. 4 odst. 1 písm. c) ◄ se stanoví postupem podle článku 13 nařízení (EHS) č. 729/70. ◄

Článek 3

1. Osvědčení uvedené v čl. 5 odst. 1 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 vystaví útvar nebo subjekt funkčně nezávislý na platebních agenturách a koordinačních subjektech, který splňuje odborné předpoklady (dále jen „osvědčovatel“).

Osvědčení se zakládá na prověření postupů a vzorku operací. Soulad plateb s předpisy Společenství osvědčuje jen co do schopnosti správní struktury platební agentury zajistit, že tento soulad bude zkontrolován před provedením platby.

Osvědčovatel provádí svá prověřování podle mezinárodně uznávaných norem pro provádění auditu. Kontroly jsou prováděny jak v průběhu, tak i po skončení každého účetního období. Do 31. ledna následujícího účetního období vystaví osvědčovatel osvědčení a zprávu o svých zjištěních, v níž zejména uvede, zda obdržel přiměřené záruky úplnosti, přesnosti a pravdivosti účtů předávaných Komisi a zda jsou dostatečně uplatňovány postupy vnitřní kontroly.

▼M4

Nejpozději od účetního období 2008 osvědčovatel poskytuje před datem uvedeným ve třetím pododstavci prohlášení o bezpečnostních opatřeních, která platební agentura v případě informačních systémů učinila. Prohlášení se zakládá na zvolených mezinárodně uznávaných bezpečnostních normách, ve znění platném pro dané účetní období, které jsou uvedeny v bodě 6 podbodě vi) přílohy tohoto nařízení a které slouží jako základ bezpečnostních opatření, a uvede se v něm, zda byla pro dané účetní období zavedena účinná bezpečnostní opatření.

Pokud jde o účetní období předcházející roku, v němž bylo poprvé vystaveno prohlášení o bezpečnosti informačních systémů platební agentury, zahrne osvědčovatel do své zprávy připomínky a prozatímní závěry týkající se bezpečnostních opatření informačních systémů, které platební agentura zavedla, a to prostřednictvím bodového hodnocení. Zpráva se zakládá na zvolených mezinárodně uznávaných bezpečnostních normách, ve znění platném pro dané účetní období, které jsou uvedeny v bodě 6 podbodě vi) přílohy tohoto nařízení a které slouží jako základ bezpečnostních opatření, a uvede se v ní, v jaké míře byla pro dané účetní období zavedena účinná bezpečnostní opatření.

▼B

2. Je-li schváleno více platebních agentur, může se členský stát spolehnout na osvědčení vydávaná subjekty, které osvědčovaly účty jednotlivých platebních agentur, pokud obdrží záruky, že rozsah provedených auditů a normy při nich použité odpovídají požadavkům uvedeným v odstavci 1.

3. Zpráva podle odstavce 1 uvede

— zda mohou postupy platebních agentur, zejména s ohledem na kritéria schválení, v přiměřené míře zaručit, že jsou operace účtované fondu v souladu s předpisy Společenství, a jaká doporučení byla učiněna pro zdokonalení systémů,

— zda jsou roční vyúčtování uvedená v čl. 4 odst. 1 písm. a) v souladu s účetními doklady a záznamy platebních agentur,

— zda jsou výkazy výdajů a intervenčních operací uvedené v článku 5 věcně správným, úplným a přesným záznamem operací účtovaných fondu,

— zda jsou dostatečně chráněny finanční zájmy Společenství, pokud se jedná o vyplacené zálohy, obdržené záruky, intervenční zásoby a částky, které mají být vybrány,

— zda byla zohledněna doporučení ke zdokonalení systémů určená platebním agenturám.

Ke zprávě jsou připojeny údaje o počtu a kvalifikaci pracovníků provádějících audit, o vykonané práci, o počtu prověřených operací, o stupni dosažené věcnosti a důvěryhodnosti, o zjištěných nedostatcích a o doporučeních učiněných k dosažení zlepšení, jakož i o operacích osvědčovatele a ostatních subjektů provádějících audit, vnějších i vnitřních z hlediska platební agentury, od nichž osvědčovatel obdržel všechny anebo část záruk ohledně záležitostí, které jsou obsahem zprávy.

Článek 4

1. Pro účely schválení účetní závěrky ve smyslu čl. 5 odst. 2 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 zasílají členské státy Komisi

a) roční účetní závěrky výdajů účtovaných záruční sekci fondu a zprávy vypracované každým útvarem nebo subjektem podle čl. 5 odst. 1 uvedeného nařízení;

b) osvědčení a zprávy vypracované osvědčovatelem anebo osvědčovateli;

▼M3

c) úplný záznam všech účetních údajů potřebných ke statistickým a kontrolním účelům ve formě a o obsahu stanovených na základě čl. 2 odst. 3 tohoto nařízení.

▼M4

2. Doklady a účetní údaje uvedené v odstavci 1 se Komisi zasílají do 10. února kalendářního roku následujícího po skončení dotyčného účetního období. Doklady uvedené v odst. 1 písm. a) a b) se zasílají v jednom vyhotovení doplněném elektronickou kopií.

▼B

3. Na žádost Komise nebo z podnětu členského státu mohou být Komisi zaslány další údaje pro schválení dané účetní závěrky ve lhůtě, kterou stanoví Komise s přihlédnutím k množství práce nezbytné k poskytnutí těchto údajů. Neobdrží-li tyto údaje, může Komise schválit účetní závěrku na základě informací, které má k dispozici ke dni uplynutí lhůty.

4. Komise může v odůvodněných případech vyhovět žádosti o prodloužení lhůty pro zaslání údajů, pokud je Komisi zaslána před uplynutím stanovené lhůty.

Článek 5

▼M3

1. Účetní závěrka uvedená v čl. 4 odst. 1 písm. a) obsahuje

a) výdaje rozepsané podle položek a podpoložek rozpočtu Společenství;

b) tabulku rozdílů podle položek a podpoložek mezi výdaji uvedenými v roční a výdaji uvedenými v měsíční účetní závěrce za totéž období v dokladu uvedeném v čl. 3 odst. 5 nařízení (ES) č. 296/96. Musí být doplněna vysvětlením každého rozdílu podle podpoložek;

c) tabulku pro konec účetního období uvedenou v čl. 3 odst. 6a písm. a) nařízení (ES) č. 296/96;

d) přehled intervenčních operací a výkaz množství a umístění zásob na konci účetního období;

e) potvrzení, že každý pohyb intervenčních zásob je zaznamenán v dokladech platebních agentur;

f) tabulky pro konec účetního období uvedené v čl. 3 odst. 6a písm. b) nařízení (ES) č. 296/96.

▼B

2. Zprávy uvedené v čl. 4 odst. 1 tohoto nařízení obsahují tyto údaje o koordinačním subjektu a každé platební agentuře:

— jakékoli mimořádné operace nebo technické obtíže, které se vyskytly v průběhu daného účetního období,

— jakékoli významné změny údajů uvedených v čl. 1 odst. 7, k nimž došlo od předchozí zprávy.

Článek 6

Podpůrné doklady k financovaným výdajům a částkám, které mají být získány zpět záruční sekcí EZOZF, jsou uchovávány k dispozici Komisi po dobu nejméně tří let následujících po kalendářním roce, v němž Komise schválí účetní závěrku za dané účetní období, a je-li rozhodnutí o schválení účetní závěrky předmětem řízení u Soudního dvoru, po dobu jednoho roku od skončení tohoto řízení.

Článek 7

▼M1

1. Rozhodnutí o schválení účetní závěrky uvedené v čl. 5 odst. 2 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 stanoví na základě účetních závěrek podle čl. 5 odst. 1 písm. b) uvedeného nařízení a snížení a pozastavení záloh pro dané účetní období, aniž jsou dotčena následná rozhodnutí přijatá podle odst. 2 písm. c) uvedeného článku, výši výdajů uskutečněných v každém členském státě v průběhu daného účetního období, které jsou uznány za financovatelné EZOZF, včetně snížení uvedených v čl. 4 odst. 3 druhém pododstavci nařízení Komise (ES) č. 296/96 ( 5 ).

Částky, které mají být na základě rozhodnutí o schválení účetní závěrky uvedeného v předchozím pododstavci zpětně získány od členských států nebo jim vyplaceny, se určí odečtením záloh vyplacených v průběhu daného účetního období od výdajů uznaných za financovatelné za stejné účetní období ve smyslu prvního pododstavce. Tyto částky se odečtou od záloh splatných ve druhém měsíci následujícím po měsíci, kdy bylo přijato rozhodnutí o schválení účetní závěrky, anebo se k nim přičtou.

▼B

2. Do 31. března následujícího po skončení účetního období sdělí Komise dotyčnému členskému státu výsledky ověřování předaných údajů spolu se změnami, které navrhuje.

3. Nemůže-li Komise z důvodů přičitatelných dotyčnému členskému státu schválit účetní závěrku tohoto členského státu do 30. dubna následujícího roku, oznámí členskému státu, jaká další šetření navrhuje provést podle článku 9 nařízení (EHS) č. 729/70.

Článek 8

▼M2

1. Dojde-li Komise na základě šetření k závěru, že výdaje nebyly uskutečněny v souladu s předpisy Společenství, sdělí dotyčnému členskému státu výsledky svého šetření a uvede nápravná opatření, které je třeba učinit pro zajištění souladu s těmito předpisy v budoucnosti.

Sdělení obsahuje odkaz na toto nařízení. Členský stát odpoví ve lhůtě dvou měsíců a Komise může následně upravit svůj postoj. V odůvodněných případech může Komise tuto lhůtu prodloužit.

Po uplynutí lhůty stanovené pro odpověď pozve Komise členský stát k dvoustrannému jednání a obě strany se pokusí dosáhnout dohody o opatřeních, která mají být přijata a ohledně posouzení závažnosti protiprávního jednání a finanční ztráty Společenství. Po jednání a po uplynutí lhůty pro dodání dalších informací, kterou stanoví Komise po tomto jednání v dohodě s daným členským státem, nebo pokud členský stát nepřijme pozvání k jednání ve lhůtě stanovené Komisí, sdělí Komise formálně po uplynutí této lhůty své závěry členskému státu, přičemž odkáže na rozhodnutí Komise 94/442/ES ( 6 ). Aniž je dotčen čtvrtý pododstavec tohoto odstavce, obsahuje toto sdělení posouzení veškerých výdajů, které má Komise v úmyslu vyloučit z financování podle čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70.

Členský stát uvědomí Komisi co nejdříve o nápravných opatřeních přijatých k zajištění souladu s předpisy Společenství a o dni jejich skutečného použití. Až do dne skutečného použití nápravných opatření přijme Komise případně jedno nebo více rozhodnutí o vyloučení výdajů, kterých se týká nedodržení předpisů Společenství podle čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70.

▼B

2. Rozhodnutí uvedená v čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70 musí být přijata po prověření případné zprávy vypracované smírčím orgánem podle ustanovení stanovených v rozhodnutí 94/442/ES.

3. Výdaje vyloučené z financování Společenstvím na základě čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70, se odečtou od záloh na výdaje za druhý měsíc následující po dni rozhodnutí přijatého podle uvedeného článku. Komise však může na žádost členského státu, pokud je to odůvodněno významem vyloučených výdajů, a po konzultaci s výborem fondu stanovit i jiný den.

Článek 9

Nařízení (EHS) č. 1723/72 se zrušuje od 16. října 1995.

Nadále se však použije na účetní závěrky EZOZF až do konce účetního období 1995.

Článek 10

Toto nařízení vstupuje v platnost sedmým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropských společenství.

Použije se od rozpočtového roku, který začíná dne 16. října 1995.

Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.









PŘÍLOHA

Pokyny ke kritériím pro schválení platební agentury

Kritéria pro schválení musí zajišťovat, že platební agentura skýtá dostatečné záruky účinného fungování své správní organizace a systému vnitřní kontroly a uchovávání dokladů podle článku 4 nařízení (EHS) č. 729/70. Zjednodušená kritéria lze použít pouze tehdy, uskutečňuje-li platební agentura operace jen v malém rozsahu. Nedodrží-li platební agentura některé důležité kritérium při uskutečňování operací, použije se čl. 4 odst. 4 uvedeného nařízení.

1. Zřízení platební agentury má formu formálního aktu, který vymezuje její pravomoci, povinnosti a působnost, především v souvislosti s výdaji záruční sekce EZOZF, jak jsou vymezeny v článcích 2 a 3 nařízení (EHS) č. 729/70, a kterým se ustavuje její správní organizace.

2. Platební agentura vykonává v souvislosti s výdaji záruční sekce EZOZF tři základní funkce: i) schvalování plateb: účelem této funkce je stanovit částku, která má být vyplacena žadateli v souladu s předpisy Společenství; ii) provádění plateb: účelem této funkce je vydávat příkazy bance platební agentury nebo případně státní pokladně k výplatě schválené částky žadateli (nebo jeho právnímu nástupci); ▼M4 iii) účtování platby: účelem této funkce je zaznamenat platbu do zvláštních účetních knih týkajících se výdajů EZOZF, obvykle v podobě informačního systému, a vypracovávat pravidelné přehledy výdajů, včetně měsíčních a ročních prohlášení předávaných Komisi. Do účetních knih jsou též zaznamenávána aktiva financovaná fondem, především pokud se jedná o intervenční zásoby, nezaúčtované zálohy a dlužníky. ▼B

3. Aniž je dotčen přenos pravomocí podle bodu 4, sestává platební agentura obvykle ze dvou oddělení služeb: i) oddělení služeb vnitřního auditu: účelem tohoto nebo obdobného oddělení je zajistit účinný chod systému vnitřní kontroly platební agentury; oddělení služeb vnitřního auditu je nezávislé na ostatních odděleních platební agentury a je podřízen přímo jejímu nejvyššímu vedení; ii) oddělení technických služeb: účelem tohoto oddělení je ověřovat skutečnosti, na nichž se zakládají platby žadatelům, například skutečnosti o jakosti a zvláštních vlastnostech produktů, hospodářských zvířat, půdy atd., o dni dodání, o zpracování na jiný produkt a jiné kontroly technické povahy. Toto ověřování se uskutečňuje prostřednictvím systému kontrol a inspekcí. Jedním z hlavních úkolů oddělení technických služeb je dohled nad tímto kontrolním systémem.

4. Funkce schvalování plateb ►M4 , oddělení technických služeb a/nebo správy informačních systémů ◄ mohou být zcela nebo zčásti přeneseny na jiné subjekty, pokud jsou splněny tyto podmínky: i) Působnost a závazky těchto dalších subjektů jsou jasně vymezeny, zejména pokud se jedná o kontrolu a ověřování souladu s předpisy Společenství. ii) Subjekty mají k dispozici účinné systémy zajišťující, že budou vykonávat své povinnosti uspokojivým způsobem. iii) Subjekty výslovně platební agentuře potvrdí, že skutečně plní své povinnosti, a popíší použité prostředky. iv) Platební agentura je pravidelně a včas informována o výsledcích prováděných kontrol, aby před vyřízením žádosti mohla vždy posoudit dostatečnost těchto kontrol. Vykonaná činnost je podrobně popsána ve zprávě přiložené ke každé žádosti nebo skupině žádostí nebo případně ve zprávě zahrnující celý hospodářský rok. Ke zprávě je přiloženo potvrzení o přípustnosti schválených žádostí a o povaze, rozsahu a mezích vykonané činnosti. Nebyly-li fyzické nebo správní kontroly provedeny rozsáhle, nýbrž jen na vzorku žádostí, je třeba vybrané žádosti uvést, popsat způsob výběru vzorků a udat výsledky inspekcí na místě a opatření přijatých v případě zjištěných odchylek či nesrovnalostí. Podklady předložené platební agentuře musí dostatečně zaručovat, že byly provedeny všechny nezbytné kontroly přípustnosti schválených žádostí. v) Jsou-li doklady ke schváleným žádostem a provedeným kontrolám uchovávány u jiných subjektů, stanoví tyto subjekty společně s platební agenturou postupy zajišťující, že místo uložení všech těchto dokumentů, které se týkají jednotlivých plateb uskutečněných platební agenturou, bude zaznamenáno a že doklady budou pro účely inspekce v prostorách platební agentury dostupné na žádost osob a jiných subjektů obvykle oprávněných k provádění inspekce, a to — pracovníků platební agentury, kteří vyřizují žádost, — oddělení služeb vnitřního auditu platební agentury, — subjektu osvědčujícího výroční prohlášení platební agentury, — zmocněných pracovníků Evropské unie.

▼M2

4a. S předchozím souhlasem Komise a pouze v případě spolufinancovaných opatření, má-li být proveden velký počet malých plateb, mohou být platbami žadatelům o podporu pověřeny jiné subjekty. Mezi platební agenturou a daným subjektem musí být uzavřena písemná dohoda určující povahu údajů a podkladů, které mají být předloženy platební agentuře, a lhůtu, v níž musí být předloženy; tyto doklady musí platební agentuře umožnit plnění kritérií pro schválení a dodržení lhůt pro předkládání měsíčních a ročních účetních závěrek. Platební agentura zůstává odpovědná za účinnou správu dotyčných peněžních prostředků a za aktualizaci účetních záznamů. Zmocnění zástupci platební agentury, osvědčovatel a Evropská unie mají právo prověřovat doklady v držení uvedeného subjektu a provádět kontroly žadatelů o podporu.

▼B

5. Správní struktura platební agentury zajistí vzájemné oddělení uvedených tří funkcí schvalování, provádění a účtování plateb, z nichž každou musí vykonávat zvláštní správní podútvar, jehož působnost vymezí organizační schéma. Ve vhodných případech může být správní struktura tvořena tak, že funkci oddělení technických služeb vykonává oddělení pověřené schvalováním plateb. Správní oddělení příslušné k provádění plateb, nebo jiné vykonávající nad ním dohled, má k dispozici podklady k odůvodněnosti žádostí o podporu a k předepsaným správním a fyzickým kontrolám. Údaje a podklady mohou být v souhrnné formě, která odpovídá bodu 4 podbodu iv) této přílohy a mohou být poskytnuty prostřednictvím výpočetního systému.

6. Platební agentura stanoví následující postupy anebo postupy, které nabízejí rovnocenné záruky: i) Podrobné postupy přijímání, záznamu a zpracovávání žádostí, včetně popisu všech dokumentů, které mají být použity, v písemné formě. ii) Úkoly musí být rozděleny tak, aby žádný úředník nebyl příslušný pro více než jednu z činností, totiž schvalování, vyplácení nebo účtování částek financovaných EZOZF, a aby žádný úředník nevykonával některý z těchto úkolů, aniž by jeho práce nebyla pod dohledem jiného úředníka. Působnost každého úředníka je vymezena písemně, včetně stanovení finančních mezí jeho pravomocí. Je třeba zajistit přiměřené odborné školení a na relativně významných pracovních místech rotační personální politiku, popřípadě politiku zvýšeného dohledu. ►M2 Musí být přijata vhodná opatření zabraňující střetu zájmů tam, kde odpovědné osoby, pokud jde o ověřování, schvalování a výplatu nároků z fondu vykonávají rovněž další funkce mimo platební agenturu. ◄ iii) Každý úředník pověřený schvalováním plateb musí mít k dispozici podrobný kontrolní seznam uvádějící ověřovací úkony, které musí vykonat a do podkladů pro žádost doplní své osvědčení, že tyto kontroly byly provedeny. Osvědčení lze provést v elektronické podobě za podmínek uvedených v pododstavci vi). Činnosti všech úředníků musí být prokazatelně přezkoumány nadřízenou osobou. iv) Žádost o platbu je schválena až po provedení kontrol dostatečných k ověření, že je v souladu s předpisy Společenství. Tyto kontroly zahrnují kontroly stanovené nařízením upravujícím zvláštní opatření, v jejichž rámci je žádáno o podporu, jakož i kontroly uvedené v článku 8 nařízení (EHS) č. 729/70 s cílem předcházet a odhalovat podvody a nesrovnalosti, se zvláštním ohledem na nebezpečí, které představují. Kontroly, které mají být provedeny, jsou blíže určeny v kontrolním seznamu a jejich vykonání je třeba osvědčit pro každou žádost anebo skupinu žádostí. v) Stanovené postupy by měly zajistit, že platba se uskuteční výhradně ve prospěch žadatele, na jeho bankovní účet anebo jeho právnímu nástupci. Platbu provede banka platební agentury nebo případně státní pokladna, nebo pošta zaslaným šekem ve lhůtě pěti pracovních dnů ode dne zaúčtování EZOZF. Je třeba přijmout postupy, které zajistí, aby všechny platby, které nebyly převedeny, a všechny neproplacené šeky byly zaúčtovány zpět ve prospěch Fondu. Platby nelze uskutečnit v hotovosti. Schvalující úředník nebo jeho nadřízený může schválení vydat v elektronické podobě, je-li zajištěna odpovídající úroveň zabezpečení těchto prostředků a totožnost podpisu je zanesena do elektronických záznamů. ▼M4 vi) Bezpečnostní informační systémy jsou založeny na kritériích stanovených v jedné z následujících mezinárodně uznávaných norem, ve znění platném pro dané účetní období: — norma 1779 Mezinárodní organizace pro standardizaci/britská norma 7799: Soubor postupů pro řízení informační bezpečnosti (BS ISO/IEC 17799), — Bundesamt fuer Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI), — Information Systems Audit and Control Foundation: Control Objectives for Information and related Technology (COBIT). Platební agentura si za základ svého bezpečnostního informačního systému zvolí jednu z mezinárodních norem uvedených v prvním pododstavci. Bezpečnostní opatření by se měla přizpůsobit administrativní struktuře, počtu pracovníků a technologickému prostředí každé jednotlivé platební agentury. Finanční a technologické úsilí by mělo být úměrné skutečným přítomným rizikům. ▼B vii) Postupy platební agentury zaručují, aby každá změna předpisů Společenství, a zejména platné sazby podpory, byly zaznamenány a aby pokyny, databáze a kontrolní seznamy byly pravidelně aktualizovány.

7. Platby záloh se vyznačí v účetních záznamech a musí být přijaty postupy zaručující, že i) záruky jsou přijímány výlučně od finančních institucí, které splňují podmínky nařízení Komise (EHS) č. 2220/85 ( 7 ), a které byly schváleny příslušnými orgány. Záruky musí zůstat platné až do provedení účetní závěrky či uplatnění záruky a být uplatnitelné na jednoduchou žádost platební agentury; ii) zálohy jsou účtovány ve stanovených lhůtách a ty, jež překračují stanovené lhůty jsou neprodleně zjištěny a záruka neprodleně uplatněna; iii) výplaty záloh podléhají stejným kontrolám ze strany schvalujících osob jako vlastní platby.

8. Vedení účetnictví intervenčního skladování musí zajišťovat, že množství a související náklady jsou zaznamenány a zpracovány řádně a bezodkladně podle identifikovatelných šarží a na správném účtu, v každé fázi od přijetí nabídky až po fyzické vyskladnění produktu v souladu s předpisy Společenství. Dále musí zajišťovat, že množství a povaha zásob může být určena v kterémkoli okamžiku na kterémkoli místě. Zásoby pravidelně fyzicky ověřují osoby, orgány nebo útvary nezávislé na skladovatelích.

9. Účetní postupy musí zajišťovat úplnost, přesnost a včasnost měsíčních a ročních prohlášení, jakož i to, že jakékoli chyby či opomenutí budou zjištěny a opraveny, zejména pomocí ověřování a vyrovnání prováděných v intervalech ne delších než tři měsíce.

10. Oddělení služeb vnitřního auditu ověřuje, zda postupy přijaté platební agenturou dostatečně zaručují dodržování nařízení Společenství a zda je účetnictví přesné, úplné a zda je prováděno včas. Ověřování se může omezit na vybraná opatření a na vzorky operací, pokud plán auditu zajišťuje, že v době nejvýše pěti let budou ověřeny všechny významné oblasti, včetně útvarů příslušných pro schvalování. Oddělení auditu vykonává činnost v souladu s mezinárodně uznávanými normami a zaznamenává ji do protokolů o auditu. Jejím výsledkem jsou zprávy a doporučení určené nejvyššímu vedení platební agentury. Plány auditu a zprávy poskytne osvědčovateli a úředníkům Evropské unie pověřeným prováděním finančních auditů, a to výlučně za účelem hodnocení účinnosti fungování vnitřního auditu.

11. Všechny předcházející odstavce se použijí přiměřeně na „záporné výdaje“ (dávky, propadlé záruky, navrácené platby atd.), které má platební agentura vybírat jménem záruční sekce EZOZF. Platební agentura zejména zavede systém pro uznávání všech částek splatných na účet EZOZF a pro záznam všech těchto pohledávek do účetní knihy dlužníků ještě před jejich přijetím. Kniha dlužníků je pravidelně kontrolována, aby mohla být učiněna opatření k vybírání splatných pohledávek. Platební agentura může přenést úkoly spojené s vybíráním některých kategorií záporných výdajů na jiné subjekty, jsou-li dodrženy podmínky stanovené v bodě 4, které je třeba přiměřeně upravit a dodatečné podmínky, že dotyčný subjekt předkládá platební agentuře pravidelně a včas, nejméně jednou měsíčně, zprávu o všech zjištěných příjmech a přijatých částkách.

12. Platební agentura zavede postupy zajištující, že všechny obdržené žádosti budou rychle vyřizovány.