[pic] | КОМИСИЯ НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ |

Брюксел, 5.8.2009

COM(2009) 419 окончателен

ДОКЛАД НА КОМИСИЯТА ДО ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТА

Годишен отчет до органа, който взема решение за освобождаване от отговорност за вътрешните одити, проведени през 2008 г. (член 86, параграф 4 от Финансовия регламент) {SEC(2009) 1102}

СЪДЪРЖАНИЕ

1. Въведение 3

2. Работна среда и план на одита 3

2.1. Работна среда 3

2.2. Развитие на процедурата за вътрешен одит 4

2.3. Изпълнение на плана за одит на СВО 4

2.4. Приемане на препоръките и възгледите на одитираните обекти и на заинтересованите лица 7

3. Основни констатации и препоръки 8

4. Заключения 13

1. Въведение

Този доклад запознава органа, който взема решение за освобождаване от отговорност, с работата, свършена от Службата за вътрешен одит (СВО) към Комисията, в съответствие с член 86, параграф 4 от Финансовия регламент (ФР). Той се основава на доклада на СВО в съответствие с член 86, параграф 3 от ФР за главните констатации от одита в съответствие с професионалните стандарти по въпроси относно значителното излагане на риск и контрол на риска, както и въпроси на корпоративното управление.

Настоящият доклад е основан на одитните и консултантските доклади на СВО, извършени през 2008 г.[1] Той засяга одиторската и консултантската работа, свързана само с генералните дирекции и службите на Комисията и изпълнителните агенции. Той не обхваща работата на СВО върху други агенции или органи.

Реакциите на Комисията относно констатациите и заключенията на вътрешния одитор са включени в обобщения доклад за годишните доклади за дейността на генералните директори. В този обобщен доклад, приет по същото време, Комисията заема позиция по взаимосвързани въпроси, повдигнати от вътрешния одитор, Европейската сметна палата и органа, който взема решение за освобождаване от отговорност, или повдигнати от комитета за контрол на одити и от генералния директор на ГД „Бюджет“ в неговия обобщаващ доклад.

2. Работна среда и план на одита

2.1. Работна среда

Ревизираните стандарти за вътрешен контрол влязоха в сила в началото на 2008 г. От генералните дирекции бе поискано да подберат стандартите, на които да дадат приоритет с цел постигане на ефективност. По искане на няколко генерални дирекции ГД „Бюджет“ издаде насоки за оценка на ефективността на системите за вътрешен контрол за подпомагане на генералните директори при извършването на тази задача.

ГД „Бюджет“ извърши преглед на настоящото управление на риска от Комисията, който е въведен от три години и два месеца.

Направени бяха изменения (от Генералния секретариат и ГД „Бюджет“) на постоянните указания за изготвяне на годишните доклади за дейността, по-специално по отношение на функционирането и ефективното прилагане на стандартите за вътрешен контрол и по отношение на съобщаването за застрашаващи репутацията събития.

През март 2008 г. Комисията реши да предприеме редица мерки във връзка с етичните въпроси, които включват широка дискусия във всички генерални дирекции относно проекта за декларация за принципите на професионалната етика и назначаването във всяка генерална дирекция на кореспондент по етичните въпроси.

СВО продължи да има пълната подкрепа на колегията и на Комитета за контрол на одитите (ККО), което ѝ позволява да запази независимостта и обективността си при изпълнението на своите задачи.

2.2. Развитие на процедурата за вътрешен одит

Външната оценка на качеството на СВО завърши през юли 2008 г., като удостовери, че дейностите по одит на СВО в рамките на Комисията като цяло са съобразени със стандартите на Института на вътрешните одитори (IIA) и с етичния кодекс. Действията, предприети след това удостоверяване, включваха изготвяне на по-подробно определение на одиторската дейност, количествена оценка на обхвата на одита, интензивно планиране и оценка на риска за единен подход към одита и установяване на потребителска група на одитния отчет, която разработи ревизиран образец на отчитане на вътрешния одит.

Освен това, за да се освободят ресурси за допълнителни одити и увеличаване на обхвата на одита, новата стратегия за контрол акцентира на по-рисково ориентиран подход, насочен към високорискови области и целящ изпълнение на препоръките, определени като „ключови“ или „много важни“.

СВО, Auditnet и ГД „Персонал и администрация“ изготвиха съвместно пълна програма за професионално обучение за вътрешни одитори. Тази програма позволява на всички вътрешни одитори в Комисията да развият исканите умения за период от две или три години в съответствие с рамката за професионалните практики на IIA, така че да бъдат напълно подготвени да издържат изпитите за сертифициране, организирани от IIA.

2.3. Изпълнение на плана за одит на СВО

Стратегическият план за одит на СВО за периода 2007—2009 г., изготвен в тясно сътрудничество със структурите за вътрешен одит, бе актуализиран.

Като цяло 89 % от работната програма за 2008 г. бе изпълнена, което включва 100 % от ангажиментите „C1“ (установени в одитния план, одобрен от ККО, които трябва да бъдат осъществени до края на 2008 г.): 93 доклада (36 доклада за одит, 51 доклада за последваща оценка, 2 прегледа, 1 консултативен доклад и 3 писма до ръководството) бяха завършени през 2008 г.[2] В приложението са посочени резюмета на тези документи заедно с информация за процентите на приемане и, ако има такива данни, на изпълнение на препоръките.

Списък на завършените доклади на СВО |

ГД | Ангажимент | Дата на издаване (2008 г., ако не е посочено друго) |

Административни и други помощни системи |

ESTAT | Оценка на местното управление на ИТ* | 26.2 |

EPSO | Улеснена самооценка на предложената управленска структура | 9.4 |

ECFIN | Изпълнение на определени стандарти за вътрешен контрол в ГД ECFIN* | 11.4 |

OPOCE | Обществени поръчки* | 7.5 |

OIL | Оценка на целевите стандарти за вътрешен контрол | 19.5 |

ECFIN | Последваща оценка на локалното управление на ИТ в ГД ECFIN * | 27.6 |

PMO | Командировки | 11.7 |

BUDG, LS, AIDCO, EAC, INFSO, EACEA | Възстановявания | 7.10 |

DIGIT | Инфраструктура и услуги на мрежата за корпоративни данни | 17.10 |

SCIC | Оценка на финансовото управление и обществените поръчки | 3.12 |

ADMIN | Мониторинг на сигурността, управлявана от ADMIN-DS | 11.12 |

LS | Местни информационни технологии | 11.12 |

ADMIN, OIB, INFSO, RTD, SG, TRADE | Етика в Комисията | 12.12 |

DGT | Последваща оценка на управлението на търсенето | 17.12 |

BUDG | Писмо до ръководството относно въпросите на етиката в Комисията | 19.12 |

SG, BUDG, ADMIN, DIGIT | Писмо до ръководството относно обществените поръчки и ИТ услуги в Комисията | 19.12 |

PMO | Последваща оценка на редовността на финансовото управление и изпълнението на финансовите схеми | 22.12 |

ADMIN, AGRI, AIDCO, BUDG, COMM, COMP, DEV, EAC, ECFIN, ECHO, ELARG, EMPL, ENV, ESTAT, INFSO, JLS, JRC, LS, MARE, MARKT, OLAF, OPOCE, REGIO, RELEX, RTD, SANCO, SG, TAXUD, TRADE | Проследяване на валидирането на СВО, на самооценката на структурата за вътрешен одит | Различни дати |

OLAF | Информационна система за борба с измамите (AFIS) | 21.1.2009 |

OIB | Проследяване след оценка на целевите стандарти за вътрешен контрол | 22.1.2009 |

OIB | Проследяване на управлението на договорите за обществена поръчка | 23.1.2009 |

Вътрешни политики |

PHEA | Изпълнителна агенция по програмата за обществено здравеопазване | 24.1 |

INFSO | Управление на информационните системи за научни изследвания | 31.3 |

SANCO | Проследяване на ефективността на цикъла на СПП/УД | 1.4 |

TREN | Проследяване на ефективността на цикъла на СПП/УД | 11.4 |

EACI | Проследяване на EACI | 18.4 |

RTD | Управление на информационните системи за научни изследвания | 22.4 |

EAC | Втора оценка след задълбочения одит | 25.4 |

RTD, INFSO, TREN, ENTR, DIGIT | Писмо до ръководството относно управлението на ИТ между генералните дирекции по РП7 | 26.5 |

COMP | Оценка на ефективността на цикъла на СПП/УД и управлението по дейности | 29.5 |

MARKT | Оценка на процеса на местното управление на ИТ | 17.6 |

ENV | Управление на НРТО в ГД ENV* | 10.7 |

JLS | Проследяване на управлението на ИТ | 14.7 |

JLS | Безвъзмездни средства при споделено управление на Европейския фонд за бежанците | 4.11 |

COMP | Събиране на глоби | 13.11 |

JLS | Обществени поръчки за ИТ | 17.11 |

INFSO | Проследяване на контрола ex-post (2006 г.) | 8.12 |

EACEA | Управление, предоставяне и сключване на договори за безвъзмездни средства | 11.12 |

RTD | Проследяване на контрола ex-post (2006 г.), финансовите процедури и финансовото управление (2007 г.) | 11.12 |

TREN-TEN-T | Одит на изпълнителна агенция TREN-TEN-T | 16.12 |

SANCO | Оценка на големи системи за ИТ | 21.1.2009 |

SANCO | Управление на безвъзмездните средства в областта на безопасността на храните, здравето и хуманното отношение към животните и към фитосанитарните дейности | 30.1.2009 |

Структурни мерки |

REGIO | Преглед на финансовите корекции и възстановяванията в областта на структурните фондове | 14.11 |

EMPL | Преглед на финансовите корекции и възстановяванията в областта на структурните фондове | 14.11 |

REGIO | Система за вътрешен контрол за управление на новия програмен период за структурните фондове – фаза I | 19.11 |

EMPL | Система за вътрешен контрол за управление на новия програмен период за структурните фондове – фаза I | 19.11 |

REGIO | Оценка на финансовите корекции в Кохезионния фонд (2006 г.) | 12.12 |

Външни политики |

AIDCO | Втора оценка след задълбочения одит | 20.6 |

AIDCO | Процедури за финансово управление на дирекция C, свързани с децентрализираните ѝ делегации** | 30.6 |

AIDCO | Финансово управление на регионалните проекти | 18.7 |

ELARG | Проследяване на дейностите по контрол ex-post | 18.7 |

ELARG | Оценка на готовността/поетапно откриване на делегации на Балканите | 17.12 |

AIDCO | Финансово управление на основните програми в дирекция B | 22.12 |

AIDCO, ECHO | Проследяване на прилагането на FAFA | 22.1.2009 |

RELEX | Проследяване на дейностите по контрол ex-post | 23.1.2009 |

* Съвместен одит/проследяване със структурата за вътрешен одит на съответната генерална дирекция.

** Одит, извършен от структурата за вътрешен одит на ГД AIDCO в сътрудничество със СВО.

2.4. Приемане на препоръките и възгледите на одитираните обекти и на заинтересованите лица

През 2008 г. процентът на приемане на одиторски препоръки от одитираните обекти е 99,4 %.

Одити на Комисията и изпълнителните агенции |

Препоръки | Приети | Отхвърлени | % | Общо |

Ключови | 0 | 0 | 0 | 0 |

Много важни | 150 | 2 | 46 | 152 |

Важни | 160 | 0 | 49 | 160 |

Желателни | 15 | 0 | 5 | 15 |

Оценката на одитираните по отношение на обхвата и провеждането на одита е 1,74 по скала от 1 (най-високо) до 4 (най-ниско) в сравнение с 1,86 за 2007 г. и 1,95 за 2006 г. Според скорошно проучване сред заинтересованите страни в началото на 2009 г. 90,8 % от запитаните смятат, че СВО има ясна стратегия за одит, 83,1 % смятат, че одитите са извършени честно, обективно и справедливо и 61,5 % — че препоръките на СВО са полезни, докато общо 86,2 % са на мнение, че работата на СВО допринася за качеството на системите за управление и контрол в Комисията.

3. Основни констатации и препоръки

Етика

Одитът на етичната рамка на Комисията в две хоризонтални и четири оперативни генерални дирекции доведе до извода, че етичната рамка е достатъчно солидна и цялостна и че одитираните генерални дирекции неотдавна са предприели или в момента предприемат редица допълнителни мерки за запознаване с етичната рамка или за нейното подобряване.

Одитът установи, че е необходимо поясняване на съществуващите правила, включително на правилата за подаръците, гостоприемството и докладването за конфликти на интереси, придружено от насоки от централните генерални дирекции и по-интензивен мониторинг на прилагането.

Постоянно се подобрява запознатостта на всички служители с техните задължения, както по време на работата им в Комисията, така и след това, както и комуникацията с персонала за мерките по прилагане.

Обществени поръчки и управление на безвъзмездните средства

Серията одити за възлагането на поръчки за ИТ и предоставяне на ИТ услуги завърши с одит в една оперативна генерална дирекция и писмо до ръководството относно възлагането на поръчки за ИТ и предоставяне на ИТ услуги.

Подобренията в тази област бяха съсредоточени върху укрепване на централното управление за предоставяне на подкрепа и насоки, по-тясно сътрудничество на ниво Комисия за оптимално определяне на приоритетите, за получаване на най-добра рентабилност и по-активно участие на висшето ръководство на генералната дирекция в разработването и прилагането на мониторинг на стратегии за доставки.

В допълнение на докладите за възлагането на поръчки за ИТ, два последващи одита и три нови одита разглеждат процесите на управление на обществените поръчки и/или безвъзмездните средства. Установените в тези одити проблеми включват съсредоточаване върху ограничен брой изпълнители (както в обществените поръчки за ИТ), което може да се намали чрез официална стратегия за външно изпълнение. Установена бе липсата на консолидиран наръчник за обществени поръчки, всеобхватна информационна система за управление и интегрирана обща стратегия за одит на средствата, както и необходимост от подобряване на техническото задание и техническите спецификации, по-адекватен мониторинг и докладване за договорите и подобряване на управлението на работната натовареност.

Изпълнителни агенции

С постоянното увеличаване на броя на изпълнителните агенции расте и вниманието към свързаните с тях проблеми на контрола и одита.

През 2008 г. бяха извършени четири одита на изпълнителни агенции, свързани със системите за вътрешен контрол, управлението на безвъзмездните средства, възлагането и сключването на договори, административния бюджет или събирането на средства[3]. Общите резултати са доста положителни, но констатациите бяха повлияни главно от факта, че продължилата начална фаза на агенциите доведе до неспазване на финансовия регламент за изпълнителните агенции (напр. „принципа на четирите очи“) или на правното основание (състав на управителния комитет, публикуване на бюджети и изпълнение на международните счетоводни стандарти), непрехвърляне на дълготрайни активи от генералната дирекция „майка“ към изпълнителната агенция или необходимост от рационализиране и хармонизиране на процедурите в генералната дирекция „майка“.

ИТ въпроси

Задълбоченият одит по въпросите на ИТ (различни от обществените поръчки) продължи с едно писмо до ръководството, шест доклада за одит и пет доклада за последваща оценка.

Завършени бяха пет доклада за оценка за местното управление на ИТ. В три случая съответните планове за действие бяха почти напълно осъществени. Въпреки това в един случай почти половината от мерките в плана за действие бяха забавени, а в друг случай една трета от препоръките все още са били в процес на изпълнение.

Два нови доклада обхващат управлението на информационните системи за научни изследвания. Единият от тях стига до заключението, че поради липсата на хармонизирани работни процеси няма разумна гаранция по отношение на одитираните процеси. Общите рискове включват закъснения по проекти, вероятно нефункциониране на системите, несъвместимост на различните ИТ модули и проблеми със сигурността, като недостатъчна защита на информационните активи и липса на контрол за запазване на логическата и физическата сигурност на информационните средства. В резултат на тези два одита съответните генерални дирекции взеха предвид по-системни съображения с цел да разширят ролята на съвместния управителен комитет по ИТ проекти, така че да се наблюдават всички общи и споделени ИТ системи и проекти в областта на научните изследвания, както и да се разработи системна архитектура на ИТ, гарантираща последователност на работните процеси и оперативна съвместимост на ИТ.

Мрежата за корпоративни данни е една от седемте корпоративни ИТ услуги, определени като ключови за цялата Комисия в контекста на плановете за непрекъснатост на работата. Може да се предостави разумна гаранция за функционирането на мрежата за корпоративни данни, но са необходими подобрения в управлението на мрежата (чрез укрепване на управлението при промени в конфигурацията на мрежата и предоставяне на изчерпателен списък с услугите, които се предлагат на потребителите) и условията за логическата сигурност (между другото чрез приемане на централни стандарти и насоки за сигурност за осигуряване на сигурността на системата и непрекъснатост на обслужването). Одитът установи проблеми с управлението в рамката за сигурност на информационните системи, които доведоха до значителни закъснения в изготвянето на правилата за прилагане и в същинското прилагане на някои мерки за сигурност. За преодоляване на този проблем в одита се препоръчва по-конкретно да се пояснят ролите на ADMIN/DS и DIGIT по отношение на сигурността на ИТ, както и да се установи по-тясно и структурирано сътрудничество между ADMIN/DS и DIGIT в разработването на стандарти за сигурност на ИТ, като се основават на наличните експертни познания и опит.

Събирания и финансова корекция

Одитната мисия в две хоризонтални и четири оперативни генерални дирекции бе насочена към управлението на събирането на неправомерно изплатени суми при централизираното управление[4]. Направени бяха препоръки за всеки етап от процеса на събиране: в няколко оперативни генерални дирекции са необходими по-добри инструменти за мониторинг с цел предоставяне на по-подробна и актуална информация за установяване на неправомерно изплатените суми; необходимо е по-систематично публикуване и последващо проследяване на прогнозите за приходите, така че всички нареждания за събиране да бъдат издадени, както да се следи отблизо за сроковете за публикуване на писмата за предварителна информация и на нарежданията за събиране; трябва да се скъсят закъсненията в процесите на събиране чрез по-систематичен мониторинг. Установен бе един специфичен проблем в една от изпълнителните агенции, одитирана в този контекст. Тъй като изпълнителните агенции имат своя собствена правосубектност и следователно свои собствени легални единици, Комисията не е отговорна, когато дадено нареждане за събиране е издадено от агенция или когато дадено подкрепящо го решение бъде оспорвано от изпълнителя на договора. В някои случаи съществува риск от неефективно събиране на неправомерно изплатените средства. При отсъствие на законови ограничения, този риск ще бъде смекчен чрез сключване на споразумение на нивото на службите между изпълнителните агенции и правната служба на Комисията, определящо условията, при които правната служба ще предоставя правна подкрепа на агенциите в процеса на събиране.

Два прегледа са посветени на финансовите корекции и събиранията по структурните фондове. Генералните дирекции по структурните фондове, направиха значителни усилия за изпълнение на действията, предвидени в плана за действие, в определените крайни срокове и СВО потвърди сложността на процесите на финансови корекции както на нивото на Комисията, така и във връзка с докладването на държавите-членки. В докладите бяха включени въпроси относно необходимостта от хармонизиран подход към датата, на която прогнозите за приходите се отчитат, както и относно процедурата за тримесечно отчитане на финансовите корекции пред ГД „Бюджет“. Общият поглед върху всички потенциални финансови корекции в ход и върху навременното включване на одитите в процеса на финансовите корекции ще повиши значително капацитета на Комисията за мониторинг.

Одитът на събирането на глоби не разкри съществени слабости в ефективността на процеса на събиране.

Служба за управление и плащане по индивидуални права (PMO) (финансово управление и финансови потоци)

Последващ одит на финансовите потоци и финансовото управление в PMO стигна до извода, че препоръките не са изпълнени адекватно и ефективно. Това се дължи отчасти на затрудненията, срещнати при въвеждането на новата информационна система за управление на кариерите, правата и заплатите (SYSPER2, IRIS и NAP). Все още има нужда се да гарантира качеството (точност и пълнота) на личните данни, съвместимостта на съответните системи и това, че всички необходими документи, свързани с физическите лица, се съдържат в единна обща информационна система. Други неизпълнени препоръки са свързани с необходимостта от по-строги оперативен и ex-post контрол и управление на личните досиета, както и изготвяне на актуализирана таблица на делегираните отговорности, процедури и списъци с показатели при документиране, както и актуализиране на длъжностните характеристики.

За управлението на плащанията на разходите за командировки, в одита се препоръчва подобряване на системата на контрола ex-ante с оглед на съкращаване на броя грешки, както и засилване на обучението за служителите по плащанията с цел избягване на неправилно или многократно възстановяване на средства. Ръководството на PMO изготви план за действие за разрешаване на тези въпроси.

Сигурност

Одитът на СВО относно мониторинга на сигурността в Комисията, осъществяван под ръководството на дирекцията по сигурност в ГД „Администрация“, направи редица препоръки относно, inter alia , необходимостта от подобряване на регулаторната рамка в двустранните договорености, дефиниране на ролите и отговорностите на местните служители по сигурността, процеса на упълномощаване за достъп, систематичното отчитане за състоянието на сигурността в Комисията като цяло и правилата за сигурност за защита на чувствителна некласифицирана информация. Резултатите от този одит ще бъдат включени в преглед от ръководството на политиката на сигурността в Комисията.

Външни политики

Последващите доклади за оценка на външните политики разкриха, че Комисията трябва да обърне особено внимание на изпълнението на предишни препоръки в тази област[5].

Последващият одит на Финансовото и административно рамково споразумение (FAFA) потвърди, че съществени постижения са позволили приключването на пет препоръки от общо осем. Въпреки това има закъснения в прилагането, по-специално на неизпълнената препоръка да се постигне съгласие за по-нататъшни начини за осигуряване на гаранции от ООН.

Завършени бяха три нови одита[6] на външната политика, два от които бяха съпътствани от частично незадоволително становище. При одита на управлението на регионалните проекти това се дължи на съществени забележки, свързани със секретариата на Южноафриканската общност за развитие (ЮАОР), съчетани със ситуацията на делегацията на ЕС в Ботсуана. Други повдигнати въпроси бяха острият недостиг на персонал, дългият начален етап на проектите, липсата на рационализирани процедури за ЕФР (Европейския фонд за развитие) и за ЮАОР, ограничената интеграция между национални и регионални компоненти и, по-общо, нуждата от укрепване на механизмите за мониторинг при съвместно управление по отношение на регионалните организации на АКТБ. При одита на финансовото управление на програмата за Латинска Америка незадоволителната част от становището — оспорена от одитирания обект — се отнася за недостатъците, установени при децентрализираното управление в делегациите в Латинска Америка: недостатъчна ex-ante оценка на съответствието с Финансовия регламент и други слабости, значително ограничаващи гаранциите, очаквани от ключовите контролни равнища (напр. недостатъчен мониторинг на проекта и портфейла и ниско качество на задължителните одити на проекта).

Последващи оценки

Въпреки новата стратегия за последващи оценки, основана в по-голяма степен на риска, значителна част от одита все още е свързана с последващи оценки. Важна дейност е контролът на външния преглед на качеството през 2007 г. на структурите за вътрешен одит. Като цяло резултатът бе положителен, като по-голямата част от структурите за вътрешен одит (26 от общо 29) следва да завършат или частично приложат не повече от две препоръки.

Останалите последващи одити установиха 11 случая (относно AIDCO, EAC, ECFIN, ELARG, OIB, PMO, RELEX, RTD и SANCO), в които повече от една препоръка все още не е изпълнена. В пет от тези случаи (относно OIB, PMO, AIDCO/ECHO и ELARG) постигнатият напредък в прилагането бе определено недостатъчен, като над половината от препоръките не бяха изпълнени.

Два пъти годишно на ККО се изпраща по-подробен доклад за напредъка. Последният доклад установи, че изпълнението на 29 % от препоръките (две от трите ключови и 41 от 147 много важни препоръки) е закъсняло с над шест месеца (в сравнение с 25 % миналата година — 7 от 14 ключови и 37 от 138 много важни препоръки).

4. Заключения

Въз основа на проведените от Комисията одити и прегледи, финализирани през 2008 г., и другите свързани дейности, могат да се извадят следните заключения:

Заключение 1: Постигнат е допълнителен напредък, но са нужни още подобрения

В хода на своите одити, прегледи и консултации СВО забеляза допълнителни подобрения в системите за вътрешен контрол на Комисията. Шест ключови препоръки са направени през 2007 г., а през 2008 г. не са направени препоръки. Броят на незадоволителните или частично незадоволителните становища в новите одитни доклади спадна от шест през 2007 г. на четири през 2008 г. Въпреки това са необходими по-нататъшни подобрения:

Например няколко аспекта на финансовото управление все още трябва да бъдат подобрени:

- Значителен напредък бе постигнат по отношение на целостта и последователността на статистиката относно възстановяването/финансовите корекции на Комисията. Например ГД REGIO и ГД EMPL в сътрудничество с ГД BUDG започнаха изготвянето на обща таблица с финансовите корекции (вече завършена или в процес на завършване): това ще подобри значително одитните следи на многогодишните проверки при споделеното управление. Въпреки това в областта на централизираното управление се забелязва натрупване на закъснение на нарежданията за събиране. Затова вътрешните процедури за събиране трябва да бъдат опростени и скъсени.

- Необходимо е отново да се оцени дали е подходящо да се прилага границата за същественост от 2 % за грешките както при стандартните финансови трансакции, така и при някои особено сложни или високо чувствителни проекти. Предложената концепция на „поносим риск от грешки“ — ако и когато е подкрепена от Съвета и Парламента — ще бъде по-подходяща и в бъдеще трябва да подобри постижимото равнище на разумна гаранция на финансовото управление в някои области.

- Обърнато бе внимание на необходимостта от солиден мониторинг на процедурите за обществени поръчки, особено ако по-голямата част от външно изпълняваните дейности се възлагат на ограничен брой оференти, което излага Комисията на рискове от пазарна концентрация.

По отношение на сигурността бе постигнат значителен напредък и последващите одити потвърдиха, че вече са преодолени затрудненията, срещнати при осигуряване на необходимото оборудване на делегациите на Комисията за работа с класифицирана информация на ЕС. Констатациите от одитите помогнаха и за общия преглед на политиката на Комисията по сигурността, който бе осъществен през 2008 г.

Етичните норми изискват постоянно внимание — през цялата година бяха стартирани инициативи на равнището на генералните дирекции и на централно равнище за засилване на етичната рамка на Комисията и привличане на вниманието на персонала. СВО още не е предоставила одитно становище относно етичната рамка на Комисията, но ще следва график от дейности до края на 2010 г.

Навременното изпълнение от службите на Комисията на ключовите и много важните препоръки е текущо предизвикателство. Комитетът за контрол на одити, подпомаган от СВО, изисква от генералните дирекции да докладват за изпълнението на своите собствени планове за действие. Той изпраща напомнителни писма до отговорните комисари, което като цяло постига ефект, подобрява проследяването и улеснява повторната оценка на остатъчните рискове.

Заключение 2: Информационни технологии

Обширните одити в областта на информационните технологии показаха, че ефективното ИТ обкръжение е важно за успешното прилагане на политиките на Комисията. Все по-голямо значение придобива полагането на повече усилия за проследяване на предишни препоръки, интегрираният подход към системите с цел придобиване на представа за всички промени в ИТ по всяко време и необходимостта от всеобхватни условия относно сигурността, за да се гарантира, inter alia , непрекъснатост в работата. По-доброто управление на проектите и на доставчиците на услуги също са фактори от ключово значение за успеха.

Заключение 3: Дълбоко залегнала одитна култура

Вторият външен преглед на качеството на СВО показа, че службата напълно спазва международните стандарти за професионална практика на вътрешен одит. СВО е интегриран и приет двигател на положителна промяна в Комисията, който заедно със структурите за вътрешен одит обхваща със стратегическия план за одит за 2007—2009 г. всички установени рискове.

Одитният план на СВО е насочен в по-голяма степен към финансовото управление, но обхваща и области като управлението (напр. етика), ИТ, сигурност и операции (напр. прилагане на правото на ЕО). Както е посочено в настоящия доклад, одитите на СВО помагат за привличане на вниманието към рисковете и областите, където трябва да се подобри контролът на риска: Затова е важно в Комисията да продължи да се обръща внимание на контрола на нефинансовите рискове.

[1] Някои отчети, изготвени през 2008 г., но финализирани в началото на 2009 г., също са включени в настоящия доклад.

[2] Някои доклади, изготвени през 2008 г., но финализирани в началото на 2009 г., също са включени в настоящия доклад.

[3] Вж. раздела за събирането.

[4] Одитът обхващаше и събирането на условно възстановимите заеми (свързани с проектите MEDIA).

[5] При втората последваща оценка на задълбочения одит на ГД AIDCO шест препоръки от 22 показват закъснение с над една година спрямо първоначалната целева дата, а при последващата оценка на ex-post контрола в ГД ELARG 10 препоръки от 15 все още са в процес на изпълнение, като две са преобразувани в нова препоръка.

[6] Един от които извършен от структурата за вътрешен одит на ГД AIDCO в сътрудничество със СВО.