ISSN 1831-0974
ЕВРОПЕЙСКА
СМЕТНА ПАЛАТА
2012
BG
Специален доклад № 5
ОБЩА ИНФОРМАЦИОННА  
СИСТЕМА В ОБЛАСТТА НА  
ВЪНШНИТЕ ОТНОШЕНИЯ (CRIS)

ОБЩА ИНФОРМАЦИОННА 
СИСТЕМА В ОБЛАСТТА НА 
ВЪНШНИТЕ ОТНОШЕНИЯ (CRIS)Специален доклад № 5  2012
(съгласно член 287, параграф 4, втора алинея, ДФЕС)
ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG
Тел.: +352  4398-1
Факс: +352  4398-46410
Ел. поща: eca-info@eca.europa.eu
Интернет страница: http://eca.europa.eu
Специален доклад  № 5  2012
Допълнителна информация за Европейския съюз можете да намерите в интернет
(http://europa.eu).
В края на изданието ще намерите библиографско каре.
Люксембург: Служба за публикации на Европейския съюз, 2012 г.
ISBN 978-92 -9237 -598-0
doi:10.2865/94210
© Европейски съюз, 2012 г.
Възпроизвеждането е разрешено при посочване на източника.
Printed in Luxembourg
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)3
СЪДЪРЖАНИЕ
Точки
	 СЪКРАЩЕНИЯ 	И РЕЧНИК 	НА	ТЕРМИНИТЕ
I–IX	 КРАТКО 	ИЗЛОЖЕНИЕ
1–16	 ВЪВЕДЕНИЕ
1–6	 ОБЛАСТ 	НА	ОДИТА
7–13 	 ОПИСАНИЕ 	НА	CRIS
14–16 	 РЕГУЛАТОРНА 	РАМКА
17–23	 ОБХВАТ 	И ПОДХОД 	НА	ОДИТА
24–74 	 КОНСТАТАЦИИ 	И ОЦЕНКИ
24–44 	 	ВЪПРЕКИ 	НЯКОИ 	СЛАБОСТИ,	 ПОНАСТОЯЩЕМ 	CRIS	СЕ	РАЗВИВА 	ТАКА,	 ЧЕ	ДА	ОТГОВАРЯ 	НА	
ПОТРЕБНОСТИТЕ 	НА	КОМИСИЯТА
24–29	 	ПРОЕКТИТЕ 	ЗА	РАЗВИТИЕ 	НА	СИСТЕМАТА 	ПОНАСТОЯЩЕМ 	ОТГОВАРЯТ 	НА	ДОБРЕ 		
ИДЕНТИФИЦИРАНИ 	ПОТРЕБНОСТИ
30–35	 НЕОБХОДИМОСТ 	ОТ	АКТУАЛНО 	ОПРЕДЕЛЕНИЕ 	НА	РОЛЯТА 	НА	CRIS
36–41	 СЛАБОСТИ 	В КОДИРАНЕТО 	НА	ДАННИТЕ
42–44	 НЕРАЗРЕШЕНИ 	ПРОБЛЕМИ 	С ПОЛЗВАЕМОСТТА 	НА	СИСТЕМАТА 	ОТ	ПОТРЕБИТЕЛИТЕ
45–57	 	УПРАВЛЕНИЕТО 	НА	CRIS	ВСЕ	ОЩЕ 	НЕ	Е ДОСТАТЪЧНО 	ЕФЕКТИВНО 	ЩО	СЕ	ОТНАСЯ 	ДО	ОСИГУРЯВАНЕТО 	
НА	ЦЯЛОСТ 	НА	ДАННИТЕ
49–52 	 	ЛИПСВАЩИ 	ЗАПИСИ 	НА	ДАННИ
53–56	 	НЕВАЛИДНИ 	ЗАПИСИ 	НА	ДАННИ
57	 	ЗАБАВЕНИ 	ЗАПИСИ
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)4
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)58–74	 НЕЗАДОВОЛИТЕЛНА 	СИГУРНОСТ 	НА	СИСТЕМАТА 	И ДАННИТЕ 	В НЕЯ
58–62	 НЕЯСНИ 	ОТГОВОРНОСТИ 	ПО	ОТНОШЕНИЕ 	НА	СИГУРНОСТТА 	НА	ДАННИТЕ
63–67	 	СЛАБОСТИ,	 ОКАЗВАЩИ 	ОТРИЦАТЕЛЕН 	ЕФЕКТ 	ВЪРХУ 	СПОСОБНОСТТА 	НА	СИСТЕМАТА 	ДА	ПОДДЪРЖА 	
ПОВЕРИТЕЛНОСТ 	И ЦЯЛОСТ 	НА	ДАННИТЕ
68–72	 НЕПЪЛНА 	СИСТЕМНА 	ДОКУМЕНТАЦИЯ
73–74	 НЕЗАДОВОЛИТЕЛЕН 	МОНИТОРИНГ 	НА	ОБРАБОТКАТА 	НА	ЛИЧНИ 	ДАННИ
75–81 	 ЗАКЛЮЧЕНИЯ 	И ПРЕПОРЪКИ
ОТГОВОРИ 	НА	КОМИСИЯТА
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)5
ГД: Генерална дирекция
ЕФР : Европейски фондове за развитие
Информационна 	система : Набор от оборудване, методи и  процедури и  (когато е  необходимо) лица и  служители, 
организирани за изпълнението на функции по обработка на информация.
ИТ: Информационни технологии
Кодове 	(на	данни) : Стойности на данните, които се използват в  база данни, за да се категоризират други данни.
Контролиращ 	орган 	(на	лични 	данни) : Институция или орган, генерална дирекция, отдел или всяка друга орга -
низационна единица на Общността, която сама или съвместно с  други определя целите и  средствата за обработка 
на лични данни.
Лични 	данни : Всяка информация, свързана с  физическо лице с  установена или подлежаща на установяване само -
личност; лице с  подлежаща на установяване самоличност е  лице, чиято самоличност може пряко или косвено да се 
установи, по-специално по идентификационен номер или по един или повече специфични признаци, отнасящи се 
до неговата физическа, физиологична, умствена, икономическа, културна или социална.
Наличие 	(на	данни) : Капацитетът на една информационна система да изпълни дадена задача при определени 
изисквания за график, срок и  изпълнение.
Обработка 	на	лични 	данни : Всяка операция или съвкупност от операции, извършвани с  или без използването на 
автоматични средства по отношение на лични данни, като събиране, запис, организиране, съхранение, адаптиране 
или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друга форма 
на предоставяне на данните, подреждане или комбиниране, блокиране, изтриване или унищожаване. 
ОИСР : Организация за икономическо сътрудничество и  развитие
Поверителност 	(на	данни) : Поверителният характер на информация или на цялата или част от информационна 
система (например алгоритми, програми и  документация), достъпът до която е  ограничен само до упълномощени 
лица, органи и  процедури.
Сигурност 	(на	данните) : Сигурността на данните се отнася до способността на информационната система да под -
държа поверителност, цялост и  достъпност на данните.
Управление 	на	информационните 	технологии : Управленски и  организационни структури и  процеси, които 
гарантират, че информационните технологии на организацията поддържат и  разширяват стратегиите и  целите на 
организацията.
Хранилище 	за	данни 	на	ABAC : Информационна система на Комисията, предоставяща консолидирани финансови 
и счетоводни данни.
Цялост 	(на	данните) : Гаранция, че информационната система и  обработената информация могат да бъдат проме -
няни само чрез умишлени и  правомерни действия, както и  че системата ще даде точно и  пълно очаквания резултат.СЪКРАЩЕНИЯ И РЕЧНИК НА ТЕРМИНИТЕ
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)6
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)ABAC : Счетоводна система на Комисията на базата на текущо начисляване, която замени Sincom2 – пре -
дишната счетоводна система на касова основа.
CRIS : Обща информационна система в  областта на външните отношения
EuropeAid : Генерална дирекция „Развитие и  сътрудничество“ — EuropeAid на Европейската комисия 
(преди това Служба за сътрудничество EuropeAid и  генерална дирекция „Развитие“)
ICS: Стандарт за вътрешен контрол
OLAS : Онлайн счетоводна система. Информационна система, използвана от Комисията до 2008  г. за под -
държане на операциите по ЕФР.
RELEX : Съкращение на френски език за „relations extérieures“ или външни отношения.
ROM : Мониторинг, ориентиран към резултатите.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)7
КРАТКО ИЗЛОЖЕНИЕ
I.
CRIS е  информационната система, въведена от Коми -
сията за поддръжка на управлението на външните 
дейности. Функциите на системата се разширяват 
постоянно след нейното въвеждане в  експлоата -
ция през 2002  г. Понастоящем тя е  основната рефе -
рентна информационна система за управление, док -
ладване и  документиране на външните дейности, 
финансирани както от общия бюджет на ЕС, така и  от 
Европейските фондове за развитие (ЕФР).
II.
CRIS позволява на всички служители на Комисията 
в централното управление и  в делегациите на ЕС, 
които участват в  управлението на външни дейности, 
да работят с  обща база данни. Тя осигурява данни 
относно различните етапи на управление — от про -
грамирането до подготовката и  мониторинга, като 
обхваща както оперативни, така и  финансови аспе -
кти на съответните дейности. Тя също така подава 
финансови данни към счетоводната система ABAC 
на Комисията.
III.
Основният въпрос по време на одита беше дали CRIS 
отговаря ефективно на информационните нужди на 
Комисията. По-специално Сметната палата направи 
оценка дали CRIS е  изработена така, че да отговаря 
ефективно на нуждите на Комисията и  дали пре -
доставената от нея информация е  надеждна. Одитът 
включи преглед на документацията на Комисията за 
системата, както и  извършване на тестове по съще -
ство на данните в  CRIS.
IV.
Заключението на Сметната палата е, че CRIS в  пове -
чето случаи е  ефективна в  изпълнението на инфор -
мационните потребности на Комисията в  областта 
на външните дейности. След десет години разра -
ботване обаче, тя продължава да показва недоста -
тъци. Те се отнасят по-специално до определянето 
на ролята на CRIS по отношение на счетоводната 
система на Комисията, слабости в  кодирането на 
данни, незадоволителна ефективност при осигуря -
ването на целостта на данните и  като цяло недоста -
тъчна сигурност на системата и  данните в  нея. Някои 
от констатациите потвърждават други констатации, 
направени в  предишни доклади на Сметната палата.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)8
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)V.
Развитието на CRIS понастоящем отговаря на добре 
идентифицирани и  документирани информационни 
потребности. Въпреки скорошните подобрения 
в нейното управление обаче, продължава да липсва 
актуално определение на ролята на CRIS. По-спе -
циално, не е  ясно защо CRIS е  трябвало да дублира 
функции на счетоводната система на Комисията.
VI.
След няколко години на недостатъчно офици -
ализирано развитие — между 2005 и  2008  г., CRIS 
остава с  недобре дефинирани кодове на данните. 
По тази причина консолидирането на данни в  CRIS 
е особено сложно и  предразположено към грешки. 
По-специално, CRIS не е  в състояние надеждно да 
предоставя агрегирани данни за външната помощ 
по страни получателки, финансови инструменти или 
политики.
VII.
По отношение на целостта на данните в  CRIS Смет -
ната палата установи записи с  липсващи, невалидни 
или неактуални данни. Това има отрицателен ефект 
върху ефикасността и  ефективността на системата 
като инструмент за управление.
VIII.
Комисията все още не е  осигурила задоволителна 
сигурност на системата и  данните в  нея. Въпреки 
наличието на процедури за управление на пра -
вата за достъп на потребителите, отговорностите 
за сигурността на данните в  CRIS не са ясно опре -
делени. Освен това някои системни слабости под -
копават нейната ефикасност и  ефективност в  под-
държането на поверителност и  цялост на данните. 
Сметната палата също така установи, че върху обра -
ботката на личните данни не се упражнява достатъ -
чен мониторинг.IX.
Въз основа на своите констатации Сметната палата 
отправя следните препоръки с  оглед подобряване 
на ефективността на CRIS при изпълнението на 
информационните потребности на Комисията:
а) Следва да бъде установена планираната роля 
на CRIS като информационна система, най-вече 
по отношение на счетоводната система ABAC на 
Комисията. По-специално, Комисията следва да 
се стреми да намали дублирането на функциите 
на ABAC в  CRIS.
б) Списъците на кодове на данни в  CRIS следва да 
бъдат рационализирани, така че да бъдат уни -
кални и  стойностите на данните взаимно да се 
изключват. Освен това, настоящите механизми за 
контрол на качество на данните (проверки, про -
цеси) следва да бъдат преразгледани и  засилени 
с оглед установяване на ефективни предпазни 
мерки, гарантиращи надеждност на данните. 
Тези мерки следва да имат за цел по-специално 
гарантиране на ефективността и  ефикасността 
на CRIS в  предоставянето на агрегирана инфор -
мация по държави бенефициенти, области на 
политиката и  финансови инструменти.
в) Предвид големия брой и  разнообразието от по -
требители на CRIS, в  бъдещите разработки на 
CRIS следва да се отдели адекватно внимание на 
повишаването на ползваемостта на системата от 
нейните потребители.
г) Следва да бъдат установени отговорностите за 
управлението на сигурността на данните в  CRIS. 
Следва да се извърши обща оценка на риска за 
ИТ и  да се обърне надлежно внимание на защи -
тата на личните и  финансовите данни.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)9
ВЪВЕДЕНИЕ
ОБЛАСТ 	НА	ОДИТА
1.	 Външните дейности представляват интервенции на Комисията в  стра -
ни извън Европейския съюз, включително разширяване на Европей -
ския съюз, развитие на държавите от Африка, Карибите и  Тихоокеан -
ския басейн и  външнотърговска политика. Управлението на външните 
дейности се осъществява от централата на Комисията в  Брюксел, 
както и  от делегациите на ЕС в  много страни по света. През 2010  г. 
общият размер на поетите задължения на Комисията за външни дей -
ности е  11,107  милиарда евро1.
2.	 През последното десетилетие Комисията полага усилия да хармони -
зира и  опрости своите процедури за управление на външните дей -
ности. По-специално Комисията предприе стъпки за съгласуване 
на дирекциите, които отговарят за тяхното изпълнение. Паралелно 
с това тя имаше за цел да въведе хармонизирана информационна 
система  – Общата информационна система в  областта на външните 
отношения (CRIS) чрез интегриране на предишните разнородни ин -
формационни системи. Тази система трябва да може „да предоставя 
незабавна финансова информация за проектите и  програмите“ за 
външните дейности.
3.	 Информационната система е  набор от оборудване, методи и  проце -
дури и  (когато е  необходимо) лица и  служители, организирани за 
изпълнението на функции по обработка на информацията2. В орга -
низациите информационните системи обикновено се въвеждат, за да 
предоставят информация на персонала и  ръководството, така че те да 
могат да изпълняват своите отговорности, свързани с  планирането, 
мониторинга, контрола и  докладването.
4.	 При въвеждането на CRIS в  експлоатация през 2002  г. нейните функ -
ции бяха свързани с  финансовото изпълнение на проектите. Оттога -
ва тя е  разширявана постоянно, за да поддържа все по-голям кръг 
от финансови и  оперативни аспекти на управлението на външни 
дейности. Понастоящем CRIS обхваща различните етапи на съответ -
ните дейности — от етапа на програмиране до тяхната подготовка 
и мониторинг.1 8 445 милиарда евро 
от общия бюджет на ЕС 
и 2,662 милиарда евро от 
ЕФР . Източник:  Работен 
документ на службите 
на Комисията „Годишен 
доклад от 2011 г. относно 
политиките на Европейския 
съюз за развитие и външно 
подпомагане и тяхното 
изпълнение през 2010 г.“, 
SEC(2011) 880 окончателен, 
придружаващ документа 
„Годишен доклад от 2011 г. 
относно политиките 
на Европейския съюз 
за развитие и външно 
подпомагане и тяхното 
изпълнение през 2010 г.“, 
COM(2011) 414 окончателен.
2 Решение C(2006) 3602 
на Комисията от 
16 август 2006 г. 
за сигурността на 
информационните системи, 
използвани от Европейската 
комисия.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)10
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)3 На 1 януари 2011 г. 
службите на бившата ГД 
„Сътрудничество“ и на 
бившата ГД „Развитие“ бяха 
обединени в нова Генерална 
дирекция „Развитие 
и сътрудничество“ — 
EuropeAid; наименованието, 
под което бившата 
ГД „Сътрудничество“ беше 
по-известна — EuropeAid, 
понастоящем се използва 
от новата ГД „Развитие 
и сътрудничество“ — 
EuropeAid.
4 На 1 януари 2011 г. 
бившата ГД „Външни 
отношения“ престана да 
съществува и повечето 
от нейните дейности бяха 
поети от Европейската 
служба за външна дейност 
(ЕСВД). Финансовите 
ѝ дейности бяха поети от 
Службата за инструментите 
в областта на външната 
политика.5.	 CRIS се използва най-вече от Генерална дирекция (ГД) „Развитие и  съ-
трудничество“ (EuropeAid3), ГД „Разширяване“ и  Службата за инстру -
ментите в  областта на външната политика4 на Комисията. По-специ -
ално тези дирекции използват CRIS като презентационен интерфейс 
за въвеждане на финансови данни относно външните дейности в  сче-
товодната система на Комисията (ABAC). Финансовите операции се 
инициират в  CRIS, където данните се въвеждат и  проверяват преди 
да бъдат прехвърлени автоматично в  ABAC, така че да не трябва да 
се въвеждат два пъти. Освен това, оперативните данни за програмите 
и проектите в  областта на външните дейности, например резултатите 
от дейности по одит и  мониторинг, също се въвеждат, обработват 
и съхраняват в  CRIS. Тези данни са потенциално полезни за упра -
влението и  вземането на решения, както и  за общия мониторинг на 
изпълнението на външните дейности.
6.	 Поради своята роля в  записването и  докладването на резултатите от 
вътрешния контрол, понастоящем CRIS е  ключов компонент на систе -
мата за вътрешен контрол на Комисията за управлението на външни 
дейности.
ОПИСАНИЕ 	НА	CRIS
7.	 CRIS е  компютърно базирана информационна система: тя разчита ос -
новно на компютърно и  телекомуникационно оборудване (хардуер) 
и електронни процедури (софтуер). Софтуерната ѝ част се състои 
основно от база данни, интернет-базиран потребителски интерфейс 
за въвеждане и  преглеждане на данни и  интерфейс или връзка със 
счетоводната система ABAC на Комисията. Като използва една цен -
трална база данни тя позволява на всички потребители от Комисията 
и делегациите на ЕС да работят с  едни и  същи данни.
8.	 Потребителският интерфейс е  организиран в  различни модули, по -
вечето от които съответстват на различни етапи от проектните и  го-
дишните управленски цикли, както е  показано във фигура 1 . Други 
модули се използват за управление на системата.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)11
ФИГУРА 	1
ЦИКЛИ 	НА	ПРОЕКТИТЕ 	И ГОДИШНОТО 	УПРАВЛЕНИЕ, 	ОБХВАНАТИ 	ОТ	МОДУЛИТЕ 	НА	CRIS
Етап от цикъла на проекта/управлението Основни модули на CRIS
Установяване на политиката 
и стратегията за съответната 
страна
Подготовка на дейността
Изпълнение и докладване/uni041F/uni0440/uni043E/uni0433/uni0440/uni0430/uni043C/uni0438/uni0440/uni0430/uni043D/uni0435
/uni0424/uni0438/uni043D/uni0430/uni043D/uni0441/uni043E/uni0432/uni0438 /uni043F/uni0440/uni043E/uni0433/uni043D/uni043E/uni0437/uni0438
/uni0420/uni0435/uni0448/uni0435/uni043D/uni0438/uni044F
/uni0412/uni044A/uni0437/uni043B/uni0430/uni0433/uni0430/uni043D/uni0435 /uni043D/uni0430 /uni043E/uni0431/uni0449/uni0435/uni0441/uni0442/uni0432/uni0435/uni043D/uni0438 /uni043F/uni043E/uni0440/uni044A/uni0447/uni043A/uni0438/
/uni043F/uni043E/uni043A/uni0430/uni043D/uni0438 /uni0437/uni0430 /uni043F/uni043E/uni0434/uni0430/uni0432/uni0430/uni043D/uni0435 /uni043D/uni0430 /uni043F/uni0440/uni0435/uni0434/uni043B/uni043E/uni0436/uni0435/uni043D/uni0438/uni044F
/uni041E/uni043D/uni043B/uni0430/uni0439/uni043D /uni0440/uni0435/uni0433/uni0438/uni0441/uni0442/uni0440/uni0430/uni0446/uni0438/uni044F /uni043D/uni0430 /uni0431/uni0430/uni0437/uni0430/uni0442/uni0430 /uni0434/uni0430/uni043D/uni043D/uni0438 
/uni043D/uni0430 /uni043F/uni043E/uni0442/uni0435/uni043D/uni0446/uni0438/uni0430/uni043B/uni043D/uni0438/uni0442/uni0435 /uni043A/uni0430/uni043D/uni0434/uni0438/uni0434/uni0430/uni0442/uni0438 (PADOR )
/uni0414/uni043E/uni0441/uni0438/uni0435/uni0442/uni0430 /uni043D/uni0430 /uni044E/uni0440/uni0438/uni0434/uni0438/uni0447/uni0435/uni0441/uni043A/uni0438 /uni043B/uni0438/uni0446/uni0430//uni0434/uni043E/uni0441/uni0438/uni0435/uni0442/uni0430 
/uni043D/uni0430 /uni0431/uni0430/uni043D/uni043A/uni043E/uni0432/uni0438 /uni0441/uni043C/uni0435/uni0442/uni043A/uni0438
/uni0420/uni0430/uni043C/uni043A/uni043E/uni0432/uni0438 /uni0434/uni043E/uni0433/uni043E/uni0432/uni043E/uni0440/uni0438
/uni041F/uni0440/uni043E/uni0435/uni043A/uni0442/uni0438
/uni0414/uni043E/uni0433/uni043E/uni0432/uni043E/uni0440/uni0438
/uni0424/uni0438/uni043D/uni0430/uni043D/uni0441/uni043E/uni0432/uni0438 /uni0433/uni0430/uni0440/uni0430/uni043D/uni0446/uni0438/uni0438
/uni0424/uni0430/uni043A/uni0442/uni0443/uni0440/uni0438//uni043F/uni043B/uni0430/uni0449/uni0430/uni043D/uni0438/uni044F
/uni041F/uni0440/uni043E/uni0433/uni043D/uni043E/uni0437/uni0438 /uni0437/uni0430 /uni043F/uni0440/uni0438/uni0445/uni043E/uni0434/uni0438/uni0442/uni0435
/uni041D/uni0430/uni0440/uni0435/uni0436/uni0434/uni0430/uni043D/uni0438/uni044F /uni0437/uni0430 /uni0441/uni044A/uni0431/uni0438/uni0440/uni0430/uni043D/uni0435 /uni043D/uni0430 /uni0432/uni0437/uni0435/uni043C/uni0430/uni043D/uni0438/uni044F
/uni041E/uni0434/uni0438/uni0442
/uni041C/uni043E/uni043D/uni0438/uni0442/uni043E/uni0440/uni0438/uni043D/uni0433, /uni043E/uni0440/uni0438/uni0435/uni043D/uni0442/uni0438/uni0440/uni0430/uni043D
/uni043A/uni044A/uni043C /uni0440/uni0435/uni0437/uni0443/uni043B/uni0442/uni0430/uni0442/uni0438/uni0442/uni0435 (ROM)
/uni041E/uni0446/uni0435/uni043D/uni043A/uni0438
Източник : Европейска сметна палата.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)12
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)9.	 Наред с  другите функции, един типичен модул на CRIS позволява на 
потребителите:
 οда създават, изменят и  валидират записите;
 οда търсят информация в  записите;
 οда преглеждат записите и  съответните им данни, някои от които 
се изчисляват автоматично от системата;
 οда прилагат документи към записите;
 οда създават връзка между записи от различни модули.
10.  Модулът „Договори“ например позволява на потребителя да извърш -
ва търсене във всички записи за договорите, възложени на даден 
бенефициент. Наред с  другите данни, всеки открит по този начин 
запис за договор обикновено съдържа номера на договора, кратко 
описание на договора, етапа на изпълнение и  вида на договора, име 
на отговорната дирекция и  лица, съответната географска зона, дата -
та на подписване и  срока на договора, както и  сумата по договора 
и съответните бюджетни редове. Към него са приложени и  сканирано 
копие от самия договор и  придружаващите го приложения. Освен 
това записът за договора вероятно е  свързан например с  няколко 
записа в  модула за фактурите, съответстващи на фактурите, получени 
от бенефициента. Така от този запис потребителят може да достиг -
не и  да прегледа всички записи, свързани със съответната дейност, 
както и  да разгледа директно електронен вариант на съответните 
документи.
11.  Потребителският интерфейс на CRIS е  допълнен с  още два 
инструмента:
 οсистема за докладване — хранилището за данни на CRIS, която 
позволява на потребителите да агрегират данни от CRIS, и
 οсистема за документиране — база знания на CRIS, която позво -
лява на потребителите да имат достъп до цялата потребителска 
документация на CRIS.
12.  През годините броят на потребителите на CRIS нараства. През 2010  г. 
CRIS е  използвана от 5  000 отделни потребители, над 3  000 от които 
в делегациите на ЕС, както е  показано в  таблицата . Средният брой 
на потребителски сесии през обикновен работен ден е  около 3  000.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)13
13.  Разработването и  поддържането на CRIS се финансират от бюджетни 
кредити от общия бюджет на ЕС и  от ЕФР. Размерът на общия бюджет, 
заявен за разработването, техническото обслужване и  поддръжката 
на CRIS, се увеличава през годините и  през 2011  г. достигна 13  мили -
она евро. Този бюджет се администрира от EuropeAid, която ръководи 
разработването и  техническото обслужване на CRIS в  сътрудничест -
во с  другите генерални дирекции, които използват или поддържат 
системата.
Разпределение на  
потребителитеПотребители на CRIS през  
2010 г.Брой сесии през  
2010 г.
Делегации на ЕС 3 095 62 % 562 861 70,5 %
EuropeAid 1 319 26 % 178 993 22,5 %
Бивша ГД  „Външни отношения“ 164 3 % 7 404 1 %
ГД  „Разширяване“ 277 6 % 44 373 5,5 %
ГД  „Хуманитарна помощ  
и гражданска защита“45 1 % 1 222 0 %
Други ГД или дирекции 105 2 % 3 683 0,5 %
ОБЩО 5 005 100 % 798 536 100 %ТАБЛИЦА
БРОЙ 	ПОТРЕБИТЕЛИ 	НА	CRIS 	ПРЕЗ 	2010 Г.
Източник : Стойностите са изчислени от Сметната палата въз основа на данни от CRIS.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)14
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)5 Регламент (ЕО, Евратом) 
№ 1605/2002 на Съвета 
от 25 юни 2002 г. относно 
Финансовия регламент, 
приложим за общия бюджет 
на Европейските общности 
(OВ L 248, 16.9.2002 г., стр. 1).
6 Регламент (ЕО, Евратом) 
№ 2342/2002 на Комисията 
от 23 декември 2002 г. 
относно определянето 
на подробни правила за 
прилагането на Регламент 
(ЕО, Евратом) № 1605/2002 
на Съвета относно 
Финансовия регламент, 
приложим към общия 
бюджет на Европейските 
общности (OВ L 357, 
31.12.2002 г., стр. 1).  
По-специално член 48 гласи, 
че системите и процедурите 
за управление и вътрешен 
контрол са разработени 
и с цел гарантиране на 
надеждно представяне 
на финансовата 
и управленската 
информация.
7 Регламент (ЕО) № 45/2001 
на Европейския парламент 
и на Съвета от 18 декември 
2000 г. относно защитата 
на лицата по отношение на 
обработката на лични данни 
от институции и органи на 
Общността и за свободното 
движение на такива данни 
(OВ L 8, 12.1.2001 г., стр. 1).
8 Вж. бележка под линия 2.РЕГУЛАТОРНА 	РАМКА
14.  Финансовият регламент на Европейския съюз5, заедно с  правилата 
за неговото прилагане6, очертава основните принципи за изпълне -
нието на бюджета. По-специално в  него се посочва, че разпореди -
телите с  бюджетни кредити трябва да създадат адекватни организа -
ционни структури и  процедури за контрол и  да докладват на своите 
институции за изпълнението на своите задължения. Той съдържа 
също така и  конкретни разпоредби относно системите за финансова 
информация.
15.  Регламент (EО) № 45/20017 предвижда правила относно защитата на 
лицата по отношение на обработката на лични данни от институции 
и органи на Европейския съюз.
16.  Решение C(2006) 36028 на Комисията предвижда мерки за сигурност 
по отношение на защитата на информационните системи на Комиси -
ята и  обработваната в  тях информация от заплахи за тяхната достъп -
ност, цялост и  поверителност.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)15
ОБХВАТ И ПОДХОД НА ОДИТА
17.  Основният въпрос по време на одита беше дали CRIS удовлетворява 
ефективно информационните потребности на Комисията в  областта 
на външните дейности.
18.  Този основен въпрос е  разгледан в  три части:
a) Проектирана ли е  CRIS по такъв начин, че да отговаря ефективно 
на нуждите на Комисията? (вж. точки 24—44)
б) Н а де ж д н а  л и  е  и н ф о р м а ц и я та ,  п р е до с та в я н а  о т  C R I S ? 
(вж. точки  45—57)
в) Комисията осигурила ли е  достатъчна сигурност на CRIS и  да-
нните в  нея? (вж. точки 58—74)
19.  Работата, свързана с  одитните подвъпроси а) и  в), се обляга най-вече 
на анализ на съответната документация заедно с  обясненията на слу -
жителите на Комисията по време на одитните интервюта. Тази работа 
по същество засяга развитието на CRIS от 2005  г. насам. Въпреки това 
събитията в  периода 2000—2005  г. също са взети под внимание дотол -
кова, доколкото за тях е  налице съответната документация. Тази част от 
одита беше съсредоточена върху EuropeAid, която е  основният участник 
в развитието на CRIS. През май 2011  г. Сметната палата проведе и  елек -
тронно проучване сред потребителите на CRIS в  делегациите на ЕС.
20.  Втората част от одита  – подвъпрос б), включи проверки на надежд -
ността на информацията, предоставяна от CRIS. Те бяха направени чрез 
тестове по същество на групи данни от CRIS. Тези тестове бяха извър -
шени по отношение на данни, пряко импортирани от базата данни на 
CRIS в  края на март 2011  г. Те имаха за цел да проверят дали записите 
на данни в  CRIS са пълни, валидни, последователни и  актуални.
21.  Одитът обхвана информацията, свързана с  всички бюджетни кредити от 
общия бюджет на ЕС и  от ЕФР, чието управление се поддържа от CRIS.
22.  От съображения за ефективност одитните дейности бяха съсредото -
чени върху осем от общо 21  модула на CRIS, избрани така, че да пред -
ставляват както финансови, така и  оперативни модули9. Това позволи 
на Сметната палата да извърши по-подробни тестове на избраните мо -
дули и  същевременно да придобие общ поглед върху цялата система.
23.  Одитът нямаше за цел да оцени по-техническите аспекти на CRIS, 
както би било при един одит на информационните технологии. Той 
също така нямаше за цел да оцени икономическата целесъобразност 
на техническото обслужване и  развитието на CRIS.9 Избраните за одита 
модули са „Решения“, 
„Договори“, „Досиета на 
юридически лица“, „Фактури“, 
„Финансово прогнозиране“, 
„Одит“, „Оценки“ и „ROM“.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)16
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)ВЪПРЕКИ 	НЯКОИ 	СЛАБОСТИ, 	ПОНАСТОЯЩЕМ 	
CRIS 	СЕ	РАЗВИВА 	ТАКА, 	ЧЕ	ДА	ОТГОВАРЯ 	НА	
ПОТРЕБНОСТИТЕ 	НА	КОМИСИЯТА
ПРОЕКТИТЕ 	ЗА	РАЗВИТИЕ 	НА	СИСТЕМАТА 	ПОНАСТОЯЩЕМ 	
ОТГОВАРЯТ 	НА	ДОБРЕ 	ИДЕНТИФИЦИРАНИ 	ПОТРЕБНОСТИ
24.  Управлението на информационните технологии се отнася до упра -
вленските и  организационни структури и  процеси, които гарантират, 
че информационните технологии на организацията поддържат и  раз-
ширяват стратегиите и  целите на организацията10.
25.  Според стандартите за вътрешен контрол на Комисията трябва да се 
установят адекватни структури за управление на ИТ11. По-специално:
 οвсяка генерална дирекция трябва да определи подходящата ор -
ганизация за управление на информационните системи, които тя 
притежава;
 οследва да бъде изготвен общ план в  областта на ИТ („schéma 
directeur“), който да обхваща всички разработки на информаци -
онни системи;
 οвсяка информационна система, притежавана от генерална дирек -
ция, трябва да има ясно определен „собственик“, да представлява 
интересите на потребителите и  да се контролира от ръководен 
комитет;
 οвсички нови проекти за информационни системи трябва да бъдат 
одобрени въз основа на документ за визията, в  който се описва 
проектът;
 οвсички нови информационни системи следва да се разработват 
като се използват стандартните методи за управление и  развитие 
на проекти на Комисията.
26.  Тези мерки имат за цел да гарантират най-вече, че проектите за разра -
ботване на информационни системи отговарят на нуждите на органи -
зацията и  са предназначени да удовлетворят ефективно тези нужди12.10 Определение на IT 
Governance Institute®, 
цитирано в SEC(2004) 1267 
от 20 октомври 2004 г. 
„Съобщение до Комисията 
относно подобряването 
на управлението на 
информационните 
технологии в Комисията“.
11 ICS № 7. Вж. също 
SEC(2004) 1267. 
12 SEC(2004) 1267 
предвижда, че всички 
проекти за разработване 
на информационни 
системи следва да 
включват „проучване 
на възвръщаемостта/ 
осъществимостта“, 
обосноваващо защо се 
изгражда системата, какви 
са предложените ѝ цели, 
какво е въздействието 
ѝ върху организацията 
и каква е цената ѝ.КОНСТАТАЦИИ И ОЦЕНКИ
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)17
27.  Сметната палата установи, че между 2005  и 2008  г. идентифициране -
то и приоритизирането на информационните нужди не е  било нито 
систематизиран, нито ясно документиран процес. Това е  довело до 
разработки на системата, които не отговарят адекватно на нуждите 
на Комисията, или, в  отделни случаи, дори до излишни разработки 
(вж. каре 1 ). Също така, управлението на повечето ИТ проекти е  било 
сравнително неформално, с  изключение на големия проект за прех -
върлянето на OLAS — информационната система, която преди това 
е използвана за поддръжка на операциите по ЕФР.
28.  След 2008  г. Комисията въвежда по-детайлна структура за управле -
ние на ИТ по отношение на CRIS. По-специално, информационните 
потребности вече се идентифицират и  анализират систематично. 
Всички нови проекти за разработване на информационни системи 
на EuropeAid вече трябва да бъдат одобрявани въз основа на доку -
мент за визията, в  който се описват целите на проекта, рисковете 
и средствата. Въз основа на това EuropeAid изготвя годишен общ план 
в областта на ИТ („schéma directeur“), в  който се посочват всички 
планирани проекти за разработване на информационни системи. 
За всеки проект се определя „собственик“, който да представлява 
интересите на потребителите; големите проекти се контролират от 
ръководен комитет.
29.  Освен това, понастоящем в  EuropeAid се използва методология за 
управление на проекти и  новите проекти за разработване на инфор -
мационни системи се документират.
КАРЕ 	1
МОДУЛЪТ 	„ОЦЕНКИ“ 	НИКОГА 	НЕ	Е БИЛ 	ИЗПОЛЗВАН
В работен документ на Комисията от 2004  г. се изказва предположението, че целта на модула „Оцен -
ки“ на CRIS е  била да осигури пълен преглед на средносрочните и  окончателни оценки, управлявани 
от делегациите и  оперативните звена. Този модул обаче остава неизползван и  не съдържа никакви 
записи. Комисията не разполага с  никаква документация, която да обясни това положение.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)18
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)13 Вж. бележка под линия 12.
14 След своето създаване 
CRIS постепенно поема 
функциите и данните от 
следните информационни 
системи: Griot (системата 
на бившата ГД DGIA, през 
2002 г.), Désirée (системата 
на бившата ГД DGIB, 
през 2002—2003 г.), MIS 
(информационната система 
на бившата ГДVIII, през 
2003—2004 г.) и OLAS 
(информационната 
система на бившата ГД DEV, 
през 2008 г.).НЕОБХОДИМОСТ 	ОТ	АКТУАЛНО 	ОПРЕДЕЛЕНИЕ 	НА	РОЛЯТА 	НА	CRIS
30.  Добрата практика изисква при всички проекти за разработване на ин -
формационни системи да се изготвят документи, обосноваващи защо 
се изгражда системата, какви са предложените ѝ цели и  как планира 
да ги постигне13. Сметната палата провери дали такива документи 
съществуват за разработването на CRIS като цяло.
31.  Сметната палата откри документи, показващи, че когато през 2000  г. 
Комисията решава да разработи CRIS, нейната цел е  тя да може да 
„предоставя незабавна финансова информация за проекти и  програми“ 
в областта на външните дейности и  „по-специално да предоставя акту -
ална картина на разпределението на поетите задължения и  плащанията 
по страни и  сектори в  различните географски региони“. CRIS трябва да 
допълва счетоводната система на Комисията, като предоставя функции 
и информация, които са по-специфични за външните дейности.
32.  Така от 2002  до 2004  г. първите модули на CRIS са съсредоточени най-
вече върху някои аспекти на финансовото управление на външните 
дейности като например решения, договори и  фактури. Оттогава на -
сам обаче функциите на системата се разширяват постоянно, най-вече 
като включват все повече оперативни аспекти на външните дейности. 
Постепенно се добавят нови модули, а  вече съществуващите се адап -
тират (вж. фигура 2 ). Поемат се и  функциите на други информационни 
системи, като по този начин се разширява обхвата на CRIS в  областта 
на външните дейности14. През 2005  г. са извършени сериозни промени 
с въвеждането на функции за текущо начисляване в  CRIS. Друга важна 
промяна (през 2008  г.) е поемането на OLAS (вж.  точка 27).
33.  От 2002  г. насам са въведени важни промени и  в счетоводната система 
на Комисията. По-специално, след въвеждането на принципа на те -
кущо начисляване през 2005  г. и замяната на предишната счетоводна 
система Sincom2  с ABAC, тя предоставя много нови функции, като 
например регистрация на договори.
34.  Въпреки тези важни промени в  CRIS и  в ABAC, Сметната палата не 
откри никакви документи, съдържащи актуално описание на плани -
раната роля на CRIS в  общата информационна система на Комисията, 
нейните цели или точния обхват на операциите, които тя поддържа.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)19
ФИГУРА 	2
ИСТОРИЯ 	НА	РАЗВИТИЕТО 	НА	CRIS
НОВИ МОДУЛИ НА CRISРАЗВИТИЕ НА ИНТЕРФЕЙСА
МЕЖДУ CRIS И ABAC
/uni0424/uni0418/uni041D/uni0410/uni041D/uni0421/uni041E/uni0412/uni041E /uni041F/uni0420/uni041E/uni0413/uni041D/uni041E/uni0417/uni0418/uni0420/uni0410/uni041D/uni0415/uni0420/uni0410/uni041C/uni041A/uni041E/uni0412/uni0418 /uni0414/uni041E/uni0413/uni041E/uni0412/uni041E/uni0420/uni0418
ROM/uni0424/uni0410/uni041A/uni0422/uni0423/uni0420/uni0418
(/uni0421/uni0435/uni0440/uni0438/uni043E/uni0437/uni043D/uni0438 /uni043F/uni0440/uni043E/uni043C/uni0435/uni043D/uni0438)/uni0421/uni042A/uni0411/uni0418/uni0420/uni0410/uni041D/uni0415 /uni041D/uni0410 /uni0412/uni0417/uni0415/uni041C/uni0410/uni041D/uni0418/uni042F/uni041F/uni0420/uni041E/uni0413/uni041D/uni041E/uni0417/uni0418 /uni0417/uni0410 /uni041F/uni0420/uni0418/uni0425/uni041E/uni0414/uni0418/uni0422/uni0415/uni0424/uni0418/uni041D/uni0410/uni041D/uni0421/uni041E/uni0412/uni0418 /uni0413/uni0410/uni0420/uni0410/uni041D/uni0426/uni0418/uni0418/uni041E/uni0414/uni0418/uni0422/uni0424/uni0418/uni041D/uni0410/uni041D/uni0421/uni041E/uni0412/uni041E /uni041F/uni0420/uni041E/uni0413/uni041D/uni041E/uni0417/uni0418/uni0420/uni0410/uni041D/uni0415 
(1-/uni0432/uni0430 /uni0432/uni0435/uni0440/uni0441/uni0438/uni044F)/uni0414/uni041E/uni0413/uni041E/uni0412/uni041E/uni0420/uni0418
/uni0424/uni0410/uni041A/uni0422/uni0423/uni0420/uni0418
/uni0424/uni041E/uni0420/uni041C/uni0423/uni041B/uni042F/uni0420/uni0418 /uni041D/uni0410 DAC
/uni041F/uni041E/uni041A/uni0410/uni041D/uni0418 /uni0417/uni0410 /uni041F/uni041E/uni0414/uni0410/uni0412/uni0410/uni041D/uni0415 /uni041D/uni0410 
/uni041E/uni0424/uni0415/uni0420/uni0422/uni0418/ /uni041F/uni0420/uni0415/uni0414/uni041B/uni041E/uni0416/uni0415/uni041D/uni0418/uni042F
/uni041F/uni0420/uni041E/uni0413/uni0420/uni0410/uni041C/uni0418/uni0420/uni0410/uni041D/uni0415/uni0420/uni0415/uni0428/uni0415/uni041D/uni0418/uni042F
ПОЕТИ ЗАДЪЛЖЕНИЯ
ПЛАЩАНИЯ
ДОГОВОРИ
ФАКТУРИ
СЪБИРАНЕ НА ВЗЕМАНИЯ
ГАРАНЦИИ
1999-2002
2002
2003
2004ГОДИНА
2006
2009
20082007
2005
2010CRIS
Източник : Европейска сметна палата.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)20
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)35.  Ролята на CRIS не е  адекватно определена най-вече по отношение 
на ABAC, много от функциите на която са дублирани в  CRIS. Не е  ясна 
допълнителната полза от продължаващото въвеждане на финан -
сови операции в  CRIS, вместо тяхното директно въвеждане в  ABAC 
(вж. каре 2 ). Въпреки това, поради тази взаимозависимост между CRIS 
и ABAC, почти една трета от човешките ресурси в  областта на ИТ на 
EuropeAid се използват за актуализиране на CRIS спрямо развитието 
на ABAC, като се отклоняват от поддържането на операции на външ -
ните дейности.
СЛАБОСТИ 	В КОДИРАНЕТО 	НА	ДАННИТЕ
36.  Използването на кодове на данните в  информационните системи дава 
възможност за лесно извличане на записите на данни с  автоматични 
инструменти за търсене, както и  за тяхното консолидиране за отчетни 
цели. По този начин ефективността и  ефикасността на дадена система 
по отношение на осигуряването на възможност за лесно извличане 
и консолидиране на записите на данни са силно зависими от качест -
вото и  последователността на кодовете на данните.
37.  Целите, поставени за CRIS през 2000  г., са тя да може да предоставя 
незабавна и  консолидирана финансова информация за проектите 
и програмите по външните дейности (вж. точка 31). Сметната палата 
провери дали кодовете на данните в  CRIS са определени така, че да 
допринасят ефективно за постигането на тази цел.
КАРЕ 	2
НЕЕФЕКТИВНО 	ПРЕХВЪРЛЯНЕ 	НА	ДАННИ 	МЕЖДУ 	CRIS 	И ABAC
Интерфейсът между CRIS и  ABAC не улеснява обмена на данни. В  действителност ABAC автоматично 
проверява пълнотата и  последователността на данните за финансовите операции, преди да ги за -
пише. Тъй като проверките, извършвани от ABAC, не винаги са еднакви с  тези, извършвани от CRIS, 
данните за финансовите операции понякога се блокират при прехвърлянето им от CRIS в  ABAC, 
т.е. на късен етап в  процедурата по валидиране. След това данните трябва да бъдат коригирани 
и отново валидирани в  CRIS и  да бъдат прехвърлени за втори път в  ABAC.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)21
38.  Сметната палата установи, че поради последователните разработки 
на системата, които не са били официализирани в  достатъчна степен 
(вж. точка 27), няколко от над стоте списъка на кодове са дублирани. 
В дублираните списъци на кодове на данните могат с  течение на вре -
мето да възникнат разлики. Те също така усложняват консолидиране -
то и сравняването на данните и  правят тези процеси по-времеемки 
и предразположени към грешки. Преди няколко години е  стартиран 
проект за рационализиране на организацията на кодовете на данните 
в CRIS чрез тяхното съхранение в  обща таблица. Проектът обаче не 
е завършен и  системата е  оставена в  междинно състояние, като някои 
списъци на кодове на данни продължават да се съхраняват в  отделни 
или дублирани таблици.
39.  Сметната палата също така установи, че няколко списъци на кодове съ -
държат стойности, които не се изключват взаимно, което възпрепятства 
ефективното консолидиране на данните. Например модулът за факту -
рите, подобно на много други модули на CRIS, се позовава на списък на 
кодове, представляващи географски райони. В  рамките на този списък 
някои кодове обозначават държави, докато други обозначават групи 
държави. По тази причина в  някои записи за плащания, направени 
в дадена държава, се посочва кодът на тази държава, докато в  други 
се посочва кодът на по-широк географски регион около държавата. 
В резултат от това CRIS не може лесно да се използва за определяне 
на списъка или на общия размер на плащанията, извършени към бе -
нефициентите в  дадена държава. Пример за това е  даден в  каре 3 .
40.  Освен това CRIS не може да бъде използвана за лесно изчисляване 
на общия размер на средствата, изразходени за дадена политика или 
финансирана от даден финансов инструмент. В  действителност, за 
да свържат записите от много модули на CRIS с  дадена област, по -
требителите разполагат със списък на областите, в  който се срещат 
географски зони (например Азия), финансови инструменти (например 
TACIS15) и тематични политики (например продоволствена сигурност). 15 Техническа помощ 
за Общността на 
независимите държави.
КАРЕ 	3
НЕЯСНИ 	КОДОВЕ 	НА	ГЕОГРАФСКИТЕ 	РАЙОНИ 	В ЗАПИСИТЕ 	ЗА	ПЛАЩАНИЯТА
Запис за плащане в  CRIS може да се отнася до Танзания, докато друг може да се отнася до гео -
графски район, наречен „Южна Сахара“. Списъкът на плащанията, отнасящи се до Танзания, ще 
включва първия запис, но не и  втория, въпреки че и  част от второто плащане може да е  била 
насочена към Танзания.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)22
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)16 В своя годишен доклад 
относно ЕФР за финансо -
вата 2005 година Сметната 
палата отбелязва: „слабо -
стите в компютризираната 
информационна система за 
управление (CRIS) и най-вече 
в нейната система за кодиране 
не позволяват упражняване на 
ефективен общ контрол върху 
програмите за микропроекти 
от страна на централните 
служби на Комисията. Напри -
мер, все още е трудно да се 
изготви надежден списък на 
програмите за микропроекти, 
които са изпълнени или са 
в процес на изпълнение. Този 
проблем е по-общ и не засяга 
само програмите за микропро -
екти (...)“.  
В своя годишен доклад за 
финансовата 2006 година 
Сметната палата също така 
отбелязва: „Общата информа -
ционна система на Комиси -
ята в областта на външните 
отношения (CRIS) предоставя 
данни за текущото управле -
ние на проектите. До голяма 
степен поради ограниченията 
в дефинирането на данните, 
някои необходими анализи 
на финансова информация 
отсъстват от системата.“  
В своя специален доклад 
№ 4/2009 „Управлението на 
Комисията по отношение на 
включването на недържавни 
участници в сътрудничест -
вото на ЕО за развитие“ 
Сметната палата отбелязва: 
„Понастоящем не съществува 
готов източник на данни на 
разположение в EuropeAid 
относно финансирането на 
НДУ (...). Данните в общата 
информационна система 
на Комисията в областта на 
външните отношения (CRIS) са 
непълни, а идентифицирането 
на оператори не е надеждно.“
17 Вж. бележка под линия 12.
18 В своя годишен доклад 
за финансовата 2008 година 
Сметната палата отбелязва 
„наличието на технически 
ограничения, които често 
затрудняват потребителите 
на системата и които могат да 
засегнат редовността на из -
вършваните операции (често 
поради нефункционирането 
на системата се констатират 
случаи на плащания, направе -
ни след крайните срокове)“.41.  В резултат на това консолидирането на данни за отчетни цели — най-
вече на финансови данни, съдържащи се в  CRIS, се явява особено 
сложно. Тази ситуация влияе отрицателно върху ефикасността и  ефек -
тивността на CRIS като инструмент за докладване и  управление16.
НЕРАЗРЕШЕНИ 	ПРОБЛЕМИ 	С ПОЛЗВАЕМОСТТА 	НА	СИСТЕМАТА 	
ОТ ПОТРЕБИТЕЛИТЕ
42.  Съгласно Съобщението до Комисията относно подобряването на уп -
равлението на информационните технологии в  Комисията17 информа -
ционните системи трябва да са ориентирани към потребителите и  да 
удовлетворяват техните потребности. По този начин потребителите 
са в състояние да предоставят информация за ефективността на съот -
ветната информационна система по отношение на удовлетворяването 
на техните потребности.
43.  През май 2011  г. Сметната палата извърши проучване сред потреби -
телите на CRIS в  делегациите на ЕС с  цел да оцени степента, в  която 
този кръг от потребители са засегнати от определени проблеми. От -
говориха 44  от 92-те делегации, до които бяха изпратени въпросници. 
Основните изводи, които могат да бъдат направени от анализа на тези 
отговори, са следните:
 οпотребителите на CRIS се сблъскват с  честа и  продължителна 
недостъпност на системата (14  от 44-те делегации съобщават 
за нефункциониране на системата за период, по-дълъг от една 
седмица);
 οпрез 2010  г. почти всички изпратили отговор делегации (41  от 44-те) 
са се сблъскали със забавяния при въвеждането или валидирането 
на операции поради недостатъци в  проектирането на CRIS18;
 ο21 от 44-те участници са на мнение, че поради съществуващите 
трудности при тяхното тълкуване или преобразуване, някои ко -
дове на данни понякога се въвеждат с  налучкване;
 οшест от 44-те делегации посочват, че забавянията, причинени от 
CRIS, създават разходи за Комисията; две от тези делегации оце -
няват съответните санкции или загуби на 300  евро в  един случай 
и на 3 000 евро в  друг случай.
44.  Изводите от проучването на Сметната палата се подкрепят от резулта -
тите от две проучвания, проведени от Комисията през 2008  и 2010  г., 
в които участват потребители на CRIS както от централата на Комиси -
ята, така и  от делегациите на ЕС. Тези проучвания сочат, че оценките 
на потребителите за системата са се подобрили, но продължават да 
бъдат разнообразни, както е  показано във фигура 3 .
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)23
УПРАВЛЕНИЕТО 	НА	CRIS 	ВСЕ	ОЩЕ 	НЕ	
Е ДОСТАТЪЧНО 	ЕФЕКТИВНО 	ЩО	СЕ	ОТНАСЯ 	ДО	
ОСИГУРЯВАНЕТО 	НА	ЦЯЛОСТ 	НА	ДАННИТЕ
45.  За да бъде една информационна система ефективна, не е  достатъчно 
тя да предоставя данни; тя трябва да гарантира също така и  цялост 
на данните. Целостта на данните се отнася до капацитета на една ин -
формационна система да осигури точно и  пълно очаквания резултат, 
така че на нея да може да се разчита19.
46.  По отношение на сигурността Комисията счита CRIS за критична сис -
тема, или с  други думи за система, при която загубата на цялост или 
достъпност може да изложи на риск позицията на Комисията спрямо 
други институции, държавите членки или други страни20.19 Решение C(2006) 3602 на 
Комисията.
20 Решение C(2006) 3602 на 
Комисията предвижда, че 
критични информационни 
системи са системите, при 
които загубата на цялост 
или достъпност може да 
изложи на риск позицията 
на Комисията спрямо други 
институции, държавите член -
ки или други страни; такива 
случаи водят до навреждане 
на доброто име на Комиси -
ята или другите институции 
пред държавите членки или 
обществеността, изключител -
но сериозни предубеждения 
спрямо юридически или фи -
зически лица, надхвърляне 
на бюджета или значителна 
финансова загуба с много 
сериозни неблагоприятни 
последици за финансите на 
Комисията.
ФИГУРА 	3
РАЗВИТИЕ 	НА	МНЕНИЕТО 	НА	ПОТРЕБИТЕЛИТЕ 	НА	CRIS 	ЗА	НЯКОИ 	АСПЕКТИ 	НА	
СИСТЕМАТА 	МЕЖДУ 	2008 И 2010 Г. 	ПО	СКАЛАТА 	ОТ	1 (ЛОШО) 	ДО	5 (ОТЛИЧНО)
1 2 3 4 5/uni041E/uni0431/uni0449/uni0430 /uni043E/uni0446/uni0435/uni043D/uni043A/uni0430/uni0418/uni043D/uni0444/uni043E/uni0440/uni043C/uni0430/uni0446/uni0438/uni044F 
/uni0432 /uni0440/uni044A/uni043A/uni043E/uni0432/uni043E/uni0434/uni0441/uni0442/uni0432/uni0430/uni0442/uni0430/uni0414/uni043E/uni0441/uni0442/uni044A/uni043F /uni0434/uni043E 
/uni0440/uni044A/uni043A/uni043E/uni0432/uni043E/uni0434/uni0441/uni0442/uni0432/uni0430/uni0421/uni0438/uni0433/uni0443/uni0440/uni043D/uni043E/uni0441/uni0442/uni0420/uni0435/uni0430/uni043A/uni0446/uni0438/uni044F/uni0414/uni043E/uni0441/uni0442/uni044A/uni043F/uni043D/uni043E/uni0441/uni0442/uni041F/uni043E/uni043B/uni0437/uni0432/uni0430/uni0435/uni043C/uni043E/uni0441/uni0442/uni0424/uni0443/uni043D/uni043A/uni0446/uni0438/uni043E/uni043D/uni0430/uni043B/uni043D/uni043E/uni0441/uni0442/uni0438/uni041D/uni0430/uni0434/uni0435/uni0436/uni0434/uni043D/uni043E/uni0441/uni0442/uni0422/uni044A/uni0440/uni0441/uni0435/uni043D/uni0435
2010/uni00A0/uni0433. 2008/uni00A0/uni0433.
Източник : Работен документ на Комисията: резултати от проведеното през 2010 г. проучване 
„Системата CRIS — вашето мнение“, февруари 2011 г.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)24
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)47.  Комисията е  въвела няколко предпазни мерки за подобряване на 
целостта на данните в  CRIS:
 οв софтуера на CRIS са вградени автоматични проверки;
 οвсяка финансова операция, въведена в  CRIS, трябва да бъде утвър -
дена от няколко различни служителя;
 οв рамките на EuropeAid малка група служители (екипът по качество 
на данните) извършва проверки на качеството на данните и  коор -
динира коригирането на голям брой неточни или липсващи данни21;
 οв докладите от вътрешния и  външния одит редовно се посочват 
системни проблеми с  качеството на данните и  се представят пре -
поръки; и
 οпоследващият контрол на извадки от финансовите операции също 
разкрива проблеми с  качеството на данните.
48.  Сметната палата извърши тестове по същество на групи от записи на 
данни в  CRIS, за да провери дали информационната система ефектив -
но осигурява цялост на данните. По-специално Сметната палата про -
вери дали съответните записи на данни са пълни, валидни и  актуални.
ПълнотаВсички операции са записани и всички съответни полета с данни 
са попълнени
ВалидностДанните са последователни в цялата информационна система  
(записите не си противоречат), а записите на данните отразяват  
текущото положение така, както то би могло да се наблюдава  
на място
Актуалност Информацията се записва своевременно
ЛИПСВАЩИ 	ЗАПИСИ 	НА	ДАННИ
49.  Сметната палата откри записи за фактури, които са кодирани директ -
но в  ABAC, а  не в  CRIS. По тази причина в  CRIS понякога се създават 
записи за плащане на еднократни суми, за да се балансират общите 
суми в  CRIS и  ABAC. Сметната палата установи 118  такива записа за 
уравняване (31  записа през 2009  г. на обща стойност 65  милиона евро 
и 87 записа през 2010  г. на обща стойност 175  милиона евро). Тези 
записи за плащане на еднократни суми не компенсират липсата на 
подробна информация за записите в  CRIS. По-специално, те не са от -
несени към конкретен географски район (вж. точка 39). Директното 
въвеждане на записите за фактурите в  ABAC има отрицателен ефект 
върху капацитета на CRIS да предоставя консолидирана информация.21 Според документи 
на Комисията в областта 
на управлението, 
през 2010 г. екипът по 
качество на данните 
е установил  80 000 аномалии 
в данните и е координирал 
коригирането на 
над 70 000 от тях.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)25
50.  Възможностите за прилагане на документи към записите на данни 
все още не се използват систематично. Например при една трета 
от приключените или текущите записи за решения, актуализирани 
през 2010  г., липсват приложени документи. Също така, 14 % от при -
ключените или текущите записи за договори с  дата на подписване 
през 2009  или 2010  г. са без приложени документи. Това ограничава 
ефикасността и  ефективността на системата по отношение на упра -
влението на проекти и  достъпа до документи.
51.  Освен това Сметната палата установи случаи, в  които не е  използвана 
предлаганата от CRIS възможност за свързване на записи от различ -
ни модули, отнасящи се до един и  същи проект, което позволява 
на потребителите да преглеждат всички записи, свързани с  дадена 
дейност (вж. точка 10). Например 9  000 от 105 000  записа за договори 
(9 %) не са свързани с  никакво решение за финансиране. Също така, 
над 300  от 3 000 приключени или текущи записа за одити22 (10 %) не 
са свързани с  никакви записи за договори или решения23. Това има 
отрицателно влияние върху ефикасността на CRIS като инструмент 
за управление на проекти.
52.  Като член на Комитета за подпомагане на развитието (DAC) на ОИСР 
Комисията редовно докладва на ОИСР за своите дейности в  облас -
тта на външната помощ. Това включва класифициране на съответни -
те дейности съгласно стандартна категоризация (секторни кодове 
на DAC). В  CRIS записите за договори и  проекти могат да бъдат свър -
зани със секторни кодове на DAC. Въпреки че почти всички записи 
за договори са свързани с  такива кодове, същото важи едва за 30  % 
от записите за проекти. При това положение е  невъзможно да се из -
ползват данните от CRIS за съставянето на надеждна статистическа 
информация според кодовете на Комитета за подпомагане на разви -
тието на ОИСР (вж. каре 4 ).22 Тези записи се отнасят до 
одити на външни дейности, 
които обикновено се 
извършват от външни 
одиторски фирми, с които 
Комисията е сключила 
договор.
23 В своя годишен доклад 
за финансовата 2004 година 
Сметната палата отбелязва, 
че информацията, 
свързана с всички одити, 
включително възложените 
от организациите-
изпълнители, следва да бъде 
записана в CRIS и свързана 
със съответстващата 
информация за управление 
на проекта“. Подобна 
препоръка е отправена 
и в годишния доклад на 
Сметната палата относно 
финансовата 2005 година.
КАРЕ 	4
ПРОЕКТИТЕ 	НЕ	МОГАТ 	ДА	БЪДАТ 	СОРТИРАНИ 	ПО	СЕКТОРНИ 	КОДОВЕ 	НА	
КОМИТЕТА 	ЗА	ПОДПОМАГАНЕ 	НА	РАЗВИТИЕТО
Тъй като едва 30 % от записите за проекти в  CRIS се отнасят до секторни кодове на Комитета за 
подпомагане на развитието, търсенето на всички записи за проекти, свързани например със „за -
щита на водните ресурси“ ще има за резултат списък на съответните проекти, който най-вероятно 
няма да бъде пълен и  на който няма да може да се разчита.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)26
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)24 В своя годишен доклад 
за финансовата 2008 година 
Сметната палата посочва, че 
по време на проверките на 
операциите е отбелязано, 
че съхраняваната в CRIS 
информация невинаги 
е напълно точна. Открити 
са грешки при въвеждането 
на данни за плащанията 
и за поетите задължения 
(например за проекти и/
или договори, при които 
кодът CRIS на страната 
е въведен погрешно). 
Други грешки могат да 
засегнат надеждността на 
финансовите отчети на 
Комисията (например по 
отношение на крайните 
срокове на банкови 
гаранции и режимите на 
управление на проект/
договор).НЕВАЛИДНИ 	ЗАПИСИ 	НА	ДАННИ
53.  Сметната палата не откри в  CRIS никакви случаи на дублирани фи -
нансови записи, т.е. на операции, които да са записани повече от 
веднъж.
54.  Палатата откри обаче записи, които не са подкрепени с  реална фи -
нансова операция или оперативен факт. Тези записи, които полз -
вателите на CRIS наричат разговорно „фиктивни“, в  някои случаи са 
създадени с  цел преодоляване на техническите ограничения на сис -
темата. По-специално, 100  от 15 000  записа за договори, приключени 
в CRIS през 2009  и 2010  г., се оказаха „фиктивни“ записи за договори. 
Наличието на такива записи може да доведе до необективност на 
консолидираните данни и  има вероятност да обърка потребителите 
и да причини грешки и  неефективност.
55.  Сметната палата установи записи в  CRIS, които съдържат непоследо -
вателни стойности на данните. Например:
 ο2 % от 6  000 записа за одити са със статут на предварителни, 
въпреки че в  тях е  посочена вече отминала дата на приемане на 
окончателния доклад;
 ο7 % от 2  300 приключени записа за договори с  дата на подписване 
през 2009  или 2010  г. имат дата на подписване, по-късна от датата 
на започване на изпълнението;
 ο1 % от 5  000 записа за решения са със статут на текущи, въпреки 
че в тях се посочва вече отминала дата на приключване.
 Тези противоречия често свидетелстват за наличие на неточни записи 
на данни или административни грешки24.
56.  Сметната палата установи записи, които показват различия между 
CRIS и  хранилището за данни на ABAC — централна система на Ко -
мисията, използвана за предоставяне на консолидирана финансова 
и счетоводна информация на ръководството.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)27
25 Вж. бележка под линия 2.
26 Член 61 Финансовият 
регламент предвижда 
следното: „Всяка 
институция назначава 
счетоводител, който във 
всяка институция отговаря 
за: (...) определянето 
и утвърждаването на 
системите за счетоводна 
отчетност, а когато 
е необходимо — 
утвърждаването на 
системите за предоставяне 
или обосноваване на 
счетоводната информация, 
определени от 
разпоредителя с бюджетни 
кредити(...).“
27 В член 57 от правилата 
за прилагане на 
Финансовия регламент 
се посочва следното: 
„Когато създадените 
от разпоредителя 
с бюджетни кредити 
системи за финансово 
управление предоставят 
счетоводна информация 
на институцията или се 
използват за обосновка 
на данните по нея, 
счетоводителят е длъжен 
да даде съгласието си 
за въвеждането или 
изменението на тези 
системи“.ЗАБАВЕНИ 	ЗАПИСИ
57.  По отношение на своевременността на регистрирането на данните 
в CRIS Сметната палата откри записи, при които има закъснение между 
стопанското събитие и  неговото регистриране в  системата. Стандарт -
ната процедура на Комисията е  да регистрира фактурите в  рамките 
на пет дни от тяхното получаване. Въпреки това през 2010  г. едва 
половината от фактурите са записани в  CRIS в  рамките на този срок, 
а 13 % от фактурите не са били записани още цял месец след тяхното 
получаване. Подобно на това през 2010  г. са били необходими сред -
но шест седмици между приемането на одитен доклад от Комисията 
и неговото прилагане към съответния запис за одит в  CRIS.
НЕЗАДОВОЛИТЕЛНА 	СИГУРНОСТ 	НА	СИСТЕМАТА 	
И ДАННИТЕ 	В НЕЯ
НЕЯСНИ 	ОТГОВОРНОСТИ 	ПО	ОТНОШЕНИЕ 	НА	СИГУРНОСТТА 	
НА ДАННИТЕ
58.  В Решение C(2006) 3602  на Комисията относно сигурността на ней -
ните информационни системи25 се посочва, че всеки генерален ди -
ректор трябва да назначи поне един местен служител по сигурността 
на информацията със задачата да гарантира, че доставчиците на ИТ 
услуги и  системните доставчици въвеждат подходящи мерки за си -
гурност. В  него също така се посочва, че генералните дирекции могат 
да делегират изцяло или отчасти изпълнението и  управлението на 
техните планове за сигурност на хоризонтални дирекции като ге -
нерална дирекция „Информатика“. В  тези случаи обаче генералните 
дирекции трябва да гарантират, че съответната дирекция прилага 
необходимите мерки за сигурност. За да бъдат записани условията 
на делегиране, между страните трябва да бъде изготвено споразу -
мение за определено ниво на обслужване, в  което да се определят 
по-специално мерките за наблюдение на изпълнението.
59.  Освен това, във Финансовия регламент се посочва, че счетоводителят 
на съответната институция отговаря за валидирането на информаци -
онните системи, които предоставят или обосновават счетоводната 
информация26. В правилата за прилагане на Финансовия регламент се 
посочва, че за изменението на тези системи е  необходимо съгласието 
на счетоводителя27.
60.  Сметната палата установи, че процедурите и  отговорностите за от -
пускане, техническо обслужване и  анулиране на права за достъп на 
потребителите до CRIS са документирани. Въпреки това, на по-общо 
ниво отговорностите за управлението на CRIS не са ясно определе -
ни. По-специално, CRIS остава извън обхвата на отговорностите на 
местния служител по сигурността на информацията на EuropeAid.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)28
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)28 Към момента на одита на 
Сметната палата CRIS все 
още не беше валидирана по 
отношение на счетоводната 
информация, свързана 
с операциите, финансирани 
от ЕФР .
29 ICS № 12.
30 Вж. бележка под линия 2.61.  Между EuropeAid, собственик на системата CRIS, и  генерална дирек -
ция „Информатика“, на която EuropeAid е  делегирала отговорности, 
няма подписано споразумение за определено ниво на обслужване, 
по-специално за осигуряване на сигурността на сървърите, на които 
се поддържат софтуера и  данните на CRIS. Без такъв документ съот -
ветните отговорности на генералните директори не са ясни.
62.  През юли 2008  г. счетоводителят на Комисията е  валидирал CRIS като 
местна система за предоставяне и  обосноваване на счетоводна ин -
формация във връзка с  операциите, финансирани от общия бюджет 
на ЕС28. Все пак, въпреки че през 2010  г. CRIS е  значително изменена, 
системата не е  включена в  списъка на промените, съобщени на сче -
товодителя на Комисията за същата година, обратно на предвиденото 
в правилата за прилагане на Финансовия регламент (вж. точка 59).
СЛАБОСТИ, 	ОКАЗВАЩИ 	ОТРИЦАТЕЛЕН 	ЕФЕКТ 	ВЪРХУ 	
СПОСОБНОСТТА 	НА	СИСТЕМАТА 	ДА	ПОДДЪРЖА 	ПОВЕРИТЕЛНОСТ 	
И ЦЯЛОСТ 	НА	ДАННИТЕ
63.  Стандартите за вътрешен контрол на Комисията изискват ИТ систе -
мите, използвани от генералните дирекции, да бъдат защитени от 
рискове за тяхната поверителност и  цялост29.
64.  Сметната палата установи два проблема, които пораждат опасения 
относно способността на CRIS да поддържа поверителност (вж.  точ-
ка 65) и  цялост (вж. точка 67) на данните.
65.  Поверителността на данните се отнася по-специално до поверител -
ния характер на данните, достъп до които имат само упълномощени 
лица30. В случая на CRIS достъп до системата се дава автоматично на 
щатните и  външните ползватели от Комисията в  ГД „Развитие и  съ-
трудничество“ — EuropeAid, ГД „Разширяване“, ГД „Хуманитарна помощ 
и гражданска защита“, Службата за инструментите в  областта на външ -
ната политика, както и  на служителите на Комисията в  делегациите 
на ЕС. Достъп се предоставя при поискване и  на временните външни 
ползватели от посочените по-горе дирекции, както и  на персонала 
на други дирекции и  на Европейската сметна палата. В  някои случаи 
външни за институциите ползватели също могат да получат достъп 
до системата.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)29
66.  Въпреки това, CRIS не включва стандартен механизъм за ограничаване 
на правата за достъп на потребителите до определени категории дан -
ни. В  два конкретни случая се е  наложило да бъдат разработени спе -
циални технически механизми, така че поверителни документи да не 
бъдат достъпни за всички потребители31. Освен тези две изключения 
всички потребители на CRIS автоматично получават достъп до всички 
данни в  CRIS. Това положение поставя под въпрос поверителността 
на данните в  CRIS, особено по отношение на външните потребители 
на системата.
67.  За да се осигури цялост на данните, трябва да се предприемат мер -
ки, за гарантиране, че информационната система и  обработваната 
информация могат да бъдат променяни само чрез умишлени и  пра-
вомерни действия32. Наред с  другите функции CRIS включва и  меха -
низми, които позволяват на финансовите служители да валидират 
операции в  системата33. Сметната палата установи записи за финан -
сово валидиране, направено от упълномощен потребител, които са 
били променени от друго лице. 
НЕПЪЛНА 	СИСТЕМНА 	ДОКУМЕНТАЦИЯ
68.  Системната документация е  важен инструмент за разработчиците на 
ИТ, както и  за потребителите на системата с  оглед на осигуряването 
на сигурност и  най-вече на цялост на данните. Тя дава възможност да 
се разбере как системата обработва данни и  как данните и  кодовете 
следва да се тълкуват. По-специално, тя позволява на разработчиците 
да поддържат последователността на системата при нейното адап -
тиране, а  на потребителите да въвеждат правилните данни на пра -
вилното място. В  правилата за прилагане на Финансовия регламент 
се посочва, че когато за обработка на операциите по изпълнението 
на бюджета се използват компютърни системи, трябва да е  налично 
изчерпателно и  актуализирано тяхно описание34. Всяко такова описа -
ние трябва да определя съдържанието на всички полета с  данни и  да 
описва как системата обработва всяка отделна операция. То трябва 
също така да отразява подробно начина, по който системата гаран -
тира наличието на пълна одитна следа за всяка операция.
69.  Сметната палата установи, че за два от осемте модула на CRIS, из -
брани за одита, липсва документация за съдържанието на полетата 
с данни — „речник“ на данните (вж. точка 22). За другите шест модула 
речникът на данните е  пълен и  актуален.31 Специални ограничения 
на достъпа на потребители 
са разработени за модула 
„Покани за подаване на 
оферти“ и за записите за 
договори, отбелязани като 
поверителни.
32 Вж. бележка под линия 2.
33 В член 84 от Финансовия 
регламент се посочва, 
че „когато приходните 
и разходните операции 
се управляват чрез 
компютърни системи, 
документите могат да се 
подписват посредством 
компютризирана или 
електронна процедура“.
34 Член 107 от Регламент 
(ЕО, Евратом) № 2342/2002.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)30
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)70.  За всички модули, избрани за одита, съществува документация за функ -
ционален анализ, описваща как системата обработва отделните опе -
рации. На по-общо ниво обаче техническата архитектура на системата 
е лошо документирана. Не са документирани например отношенията 
на обвързаност (цялост) между различните таблици с  данни в  CRIS35.
71.  Освен за модула „Оценки“, който не се използва (вж. каре 1 ), Сметна -
та палата установи, че за всеки одитиран модул има ръководство за 
потребителите. В  три от седем случая обаче ръководството за потре -
бителите е  частично остаряло или непълно.
72.  CRIS включва система за одитни следи, която по принцип позволява 
възстановяване на историята на промените в  данните, т.е. кои дейст -
вия по даден запис са извършени от кой потребител и  кога. Данните 
от одитната следа обаче не са на разположение на потребителите чрез 
потребителския интерфейс на CRIS. До тях има достъп само ИТ персо -
налът и  тяхното тълкуване изисква висока степен на запознатост с  ИТ 
архитектурата на системата. Това ограничава потенциалната полза от 
одитната следа до изключителни случаи при специално искане.
НЕЗАДОВОЛИТЕЛЕН 	МОНИТОРИНГ 	НА	ОБРАБОТКАТА 	НА		
ЛИЧНИ 	ДАННИ
73.  Регламент (ЕО) № 45/2001  установява правила за обработката на лич -
ни данни. По-специално той предвижда, че контролиращият орган 
трябва да уведоми предварително длъжностното лице за защита на 
данните на Комисията36.
74.  Контролиращите органи са изпратили четири нотификации до длъж -
ностното лице за защита на данните на Комисията във връзка с  об-
работката на лични данни в  CRIS. Едната се отнася до CRIS като цяло, 
а другите три засягат конкретни модули. Сметната палата обаче откри 
документи, които съдържат лични данни и  които са приложени към 
записи в  CRIS, без да бъдат включени в  някоя от тези нотификации. 
Сред тях са повече от 2  000 автобиографии, приложени към записи 
в няколко модули на CRIS, до които по този начин имат достъп всички 
потребители на CRIS (вж. точки 65  и 66).35 Отношения на 
обвързаност (цялост) 
означава например, че 
даден запис в модул 
„Договори“ не може да 
бъде изтрит от системата 
докато на него се позовава 
запис в модул „Плащания“. 
Тази конкретна връзка 
гарантира, че дадено 
плащане винаги може да 
бъде свързано с договор, 
т.е. че няма никакви 
самостоятелни плащания.
36 В член 25 от Регламент 
(ЕО) № 45/2001 се посочва, 
че: „контролиращият 
орган предварително 
нотифицира длъжностното 
лице за защита на данните 
за всяка операция по 
обработка или съвкупност 
от такива операции, които 
са предназначени да 
обслужват една единствена 
или няколко свързани цели“.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)31
ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ПРЕПОРЪКИ
75.  Заключението на Сметната палата е, че CRIS като цяло е  ефективна 
при изпълнението на информационните потребности на Комисията 
в областта на външните дейности. Въпреки това, след десет години 
разработване тя продължава да страда от недостатъци. Те се отнасят 
по-специално до определянето на ролята на CRIS по отношение на 
счетоводната система на Комисията, слабостите в  кодирането на дан -
ни, незадоволителната ефективност при осигуряването на целостта 
на данните и  като цяло недостатъчната сигурност на системата и  да-
нните в  нея. Някои от констатациите потвърждават други констатации, 
изказани в  предишни доклади на Сметната палата.
76.  При въвеждането на CRIS в  експлоатация през 2002  г. целта на Комиси -
ята е  тя да може да предоставя незабавна и  консолидирана финансова 
информация за проектите и  програмите в  областта на външните дей -
ности. Оттогава насам CRIS постоянно се адаптира, за да отговори на 
новите специфични информационни нужди, и  тези разработки значи -
телно са изменили системата. По-специално, освен финансовите аспе -
кти на външните дейности, CRIS понастоящем обхваща много от техните 
оперативни аспекти. Междувременно счетоводната информационна 
система на Комисията също се развива и  понастоящем предоставя 
много нови функции. Въпреки тези промени обаче, не е  формулирано 
ново определение на ролята и  целите на CRIS. По-специално, ролята 
на CRIS вече не е  адекватно определена по отношение на счетоводната 
система на Комисията, много от функциите на която тя дублира.
Следва да бъде установена планираната роля на CRIS като инфор -
мационна система, най-вече по отношение на счетоводната система 
ABAC на Комисията. По-специално, Комисията следва да се стреми 
да намали дублирането на функциите на ABAC в CRIS.ПРЕПОРЪКА 	1
77.  От 2008  г. насам Комисията предприема мерки, за да гарантира, че 
разработките на CRIS изпълняват добре идентифицирани информа -
ционни потребности. Всички проекти за развитие на CRIS вече се 
одобряват въз основа на документ за визията, в  който се описват 
целите на проекта, рисковете и  средствата. Освен това, понастоящем 
се използва методология за управление на проекти.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)32
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)78.  Последователните и  недостатъчно официализирани разработки на 
CRIS между 2005  и 2008  г. оставят системата с  лошо дефинирани ко -
дове на данните. Сметната палата установи, че няколко списъци на 
кодове са дублирани, докато други съдържат кодове, които не се 
изключват взаимно. В  резултат на това консолидирането на данни 
е особено сложно и  предразположено към грешки. По-специално, 
CRIS не може да се използва лесно за предоставяне на агрегирани 
данни за външните дейности по страни получателки, финансови ин -
струменти или политики.
79.  По отношение на целостта на данните в  CRIS Сметната палата откри 
записи с  липсваща, невалидна или неактуална информация. Това има 
отрицателен ефект върху надеждността на системата и  нейната ефи -
касност и  ефективност като инструмент за управление.
Списъците на кодове на данни в CRIS следва да бъдат усъвършенст -
вани така, че да бъдат уникални и стойности на данните в тях взаим -
но да се изключват. Освен това, настоящите контролни механизми за 
качество на данните (проверки, процедури) следва да бъдат прераз -
гледани и укрепени, за да осигурят ефективни предпазни мерки, га -
рантиращи надеждност на данните. Тези мерки следва да се насочат 
по-специално към гарантиране на ефективността и ефикасността на 
CRIS в предоставянето на агрегирана информация по страни полу -
чателки, области на политиката и финансови инструменти.ПРЕПОРЪКА 	2
80.  Извършено от Сметната палата проучване сред потребителите на CRIS 
в делегациите на ЕС показва, че те изпитват трудности със системата. 
По-специално те съобщават за случаи на продължително и  често не -
функциониране на системата, забавяния в  записването на операции 
поради недостатъци в  проектирането на системата и  трудности при 
тълкуването на кодовете на данни.
Предвид големия брой и разнообразието от потребители на CRIS, 
в бъдещите разработки на CRIS следва да се отдели адекватно вни -
мание на подобряването на ползваемостта на системата от нейните 
потребители.ПРЕПОРЪКА 	3
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)33
81.  Сметната палата установи, че Комисията все още не е  осигурила за -
доволителна сигурност на системата и  нейните данни. Въпреки съ -
ществуването на процедури за управлението на правата за достъп 
на потребителите, отговорностите по отношение на сигурността на 
данните в  CRIS не са ясно определени. Освен това някои системни 
слабости подкопават нейната ефикасност и  ефективност в  поддър -
жането на поверителност и  цялост на данните. Сметната палата също 
така установи, че върху обработката на личните данни не се упраж -
нява задоволителен мониторинг.
Следва да бъдат установени отговорностите за управлението на 
сигурността на данните в CRIS. Следва да бъде извършена обща 
оценка на ИТ риска. Следва да се обърне надлежно внимание най-
вече на защитата на личните и финансовите данни.ПРЕПОРЪКА 	4
Настоящият доклад беше приет от Одитен състав III с  ръководител 
Karel PINX TEN — член на Сметната палата, в  Люксембург на 
заседанието му от 6  март 2012  г.
За Сметната палата
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Председател

Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)34
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)ОТГОВОРИ НА 
КОМИСИЯТА
РЕЗЮМЕ
IV.
Вж. отговора на Комисията по точка 75.
V.
По отношение на ролята на CRIS, вж. също отговорите на 
Комисията по точки 76 и  препоръка 1.
По отношение на дублираните функции, вж. отговори на 
Комисията по точки 35, 76 и  препоръка 1.
VI.
Вж. отговора на Комисията по точка 78.
VII.
Вж. отговора на Комисията по точка 79.
VIII.
Вж. отговора на Комисията по точка 81.
IX.	а)
CRIS е  управленската информационна система на гене -
ралната дирекция за външни отношения1 на Комисията. 
Това е  интегрирана система, която включва пряк интер -
фейс със счетоводната система на Комисията (ABAC), 
като по този начин се рационализира броят на инстру -
ментите, които служителите във външното сътрудни -
чество използват в  ежедневната си работа. Целите на 
системата бяха определени в  документа „Стратегия за 
информационните системи на ГД EuropeAid до 2016  г.“ от 
декември 2011  г.
В процеса на рационализация на своята информационна 
среда Комисията работи понастоящем върху по-доброто 
интегриране на всичките си системи. Целта да се намали 
дублирането на функциите на ABAC ще бъде постигната 
чрез пряко използване на функциите на ABAC от CRIS чрез 
уеб-функциите на ABAC. EuropeAid е  част от пилотния про -
ект, започнат в  тази връзка в  рамките на Комисията.
1 Само частично по отношение на ECHO
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)35
ОТГОВОРИ НА  
КОМИСИЯТА
ВЪВЕДЕНИЕ
2.
Моля, вж. определението на Комисията на CRIS в  пара -
граф IX a).
Още от началото през 2002  г. CRIS беше предназначена 
за оперативни управленски цели, както и  за финансово 
управление. По това време оперативните управленски 
аспекти (основни бизнес процеси) бяха обработвани 
чрез модули за действие/проект и  програмни модули.
КОНСТАТАЦИИ	И ОЦЕНКИ
27.
Ситуацията, описана от Палатата, е  съществувала преди 
2009  г., когато бе създадено ново управление и  отделът 
за ИТ беше реорганизиран. Понастоящем всяка про -
мяна в  системите е  предшествана от пълен документи -
ран процес (идентификация, одобрение, определяне на 
приоритети, анализ, разработване, изпитвания). Коми -
сията също така извърши моделиране на своите бизнес 
процеси с  цел по-добро адаптиране на функционалните 
спецификации на системата спрямо тях.
Каре 	1 
Ограниченият модул за оценка, който съществува в  CRIS, 
беше създаден с  цел да служи като много проста база 
данни за оценките за целите на докладването. След това, 
когато стана ясно, че потребностите в  действителност са 
се променили и  са по-сложни, отколкото беше предви -
дено първоначално, накрая бе решено да се разработи 
по-амбициозен проект, озаглавен „оценка на управлени -
ето на проектния цикъл (УПЦ)“, който да подкрепя целия 
процес на оценка в  напълно нова техническа архитек -
тура. Планира се този проект да заработи през 2013  г. 
и несъмнено ще осигури повече добавена стойност за 
целия процес на оценка.
31.
Една от основните цели при създаването и  разработва -
нето на CRIS беше също така необходимостта от раци -
онализиране на трите системи на бившите DG1A, DG1B 
и DG8 след сливането на тези три служби. Комисията не 
искаше да поддържа три различни системи с  различни 
интерфейси с  ABAC.IX.	б)
Комисията ще продължи сегашните си усилия за подо -
бряване на наблюдението на данните и  подобряване 
на процесите на валидиране на данните в  CRIS. Вече 
са взети различни мерки в  тази област, като например 
определяне на собственици на данните от началото 
на 2009  г. с оглед управление на кодовете на данните 
и определяне на стандарти, които да бъдат въведени.
IX.	в)
Сложността на бизнес средата и  разнообразието на 
потребителските роли и  отговорности доведе неиз -
бежно до известна сложност в  тази интегрирана сис -
тема. Въпреки това, Комисията приема тази препо -
ръка. Подобряването на удобството за потребителите 
е основна цел, inter alia, в  следните проекти:
 -проекта за множество задължения в  модулите за до -
говор и  решение;
 -проекта за рационализиране на фактурите; и
 -препроектирането на одитния модул.
IX.	г)
През 2012  г. ще започне цялостна оценка на риска при 
ИТ системите и  Комисията ще посочи местен отговорник 
по сигурността на информацията за CRIS.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)ОТГОВОРИ НА  
КОМИСИЯТА36
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)34.
По отношение на определянето на ролята на CRIS, моля 
вж. отговора по точка IX a).
Целите на системата бяха определени в  документа „Стра -
тегия за информационните системи на ГД EuropeAid до 
2016  г.“ от декември 2011  г.
35.
CRIS дава на потребителите възможност да управляват 
оперативни и  финансови данни, свързани с  техните про -
екти, чрез един интегриран инструмент.
Що се отнася до дублирането на функциите, по времето, 
когато бе създадена CRIS, беше неизбежно известно 
дублиране на функциите, тъй като се оказа трудно да 
се използва централната система директно (SINCOM 
II тогава не беше интернет приложение) в  различните 
делегации на ЕС, новоназначени в  хода на процеса 
на децентрализация. След въвеждането на нова сче -
товодна система (ABAC „Работен процес“) през 2005  г. 
и след определянето на основните приоритети за след -
ващите години (интеграция на ЕФР, нови модули), Коми -
сията започна да работи за подобряване на настоящата 
ситуация в  съответствие с  рационализацията на сво -
ята информационна среда. Този процес, започнал през 
2010  г., ще изясни, ако е  необходимо, ролята на всяко 
приложение на Комисията и  ще доведе до поглъщане 
или до интегриране на системи, така че дублирането на 
функциите ще бъде значително намалено.
Дублирането на функциите не води до никакво дубли -
ране в  процеса на въвеждане на данни.
По отношение на взаимозависимостта на CRIS и  ABAC, 
въздействието върху ресурсите беше преразгледано 
през декември 2011  г. и доведе до нова оценка за една 
шеста от информационните ресурси.
Каре 	2 
Новата структура на ABAC ще предостави на разположе -
ние на всички локални системи своите услуги по вали -
диране. В  съответствие с  това, преди изпращането на 
операция към ABAC за записване, CRIS ще използва тези 
услуги по валидиране или за информиране на крайните 
ползватели за грешки във въвеждането, така че те да 
могат да извършат необходимите поправки, или, когато 
данните са верни, за автоматично извикване на функци -
ите за записване в  ABAC. В  сегашната архитектура ABAC 
не изпълнява функции за оценка на операции, без преди 
това да ги е  запазила в  базата данни. Следователно CRIS 
задейства разработени на местно ниво проверки, преди 
да ги изпрати в  ABAC чрез интерфейс. Това обяснява защо 
за момента валидацията трябва да се извършва в  CRIS.38.
В момента има два проекта за управление на кодовете 
с цел справяне с  дублирането на списъците на кодове 
на данни. Първият проект е  насочен към централизи -
ране и  консолидиране на референтни данни и  предлага 
услуги за репликация на информационните системи. 
Вторият е  продължение на първия и  има за цел да реор -
ганизира начина, по който списъците от кодове се съх -
раняват в  CRIS.
Двата проекта започнаха през 2010  г. и ще бъдат разра -
ботени постепенно до 2014  г. Те ще доведат до значи -
телни подобрения в  това отношение.
39.
В случая, посочен от Палатата, географските зони могат 
да не се изключват взаимно: дадена страна е  винаги 
част от един или повече географски район. Това може 
да доведе до неизбежно припокриване.
Сложността на консолидацията, както е  описана от Пала -
тата, произтича по-скоро от наличието на голямо разно -
образие от програми и  процедури, с  които се занимава 
Комисията в  рамките на външните дейности. Следова -
телно, това не е  непременно се дължи на CRIS.
Каре 	3 
Ситуацията, която Палатата посочва, е  неизбежна пред -
вид разнообразието от програми, управлявани в  дадена 
страна. Действително външната помощ може да бъде 
предоставена на регион бенефициер, който се простира 
в няколко държави. В  много случаи обаче това може 
лесно да бъде преодоляно благодарение на стабилен 
оперативен контрол и  чрез съчетаване на различните 
действащи кодове на CRIS. 
40.
Могат да се използват други критерии, които са на раз -
положение в  CRIS, за подобряване на консолидацията на 
общата сума, изразходвана за даден финансов инстру -
мент. Например свързаните бюджетни редове могат да 
се използват за установяване на сумата, изразходвана по 
даден финансов инструмент. По подобен начин полето 
„зона, ползваща се от дейността“ може да се използва за 
установяване на сумата, изразходвана в  дадена страна.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)37
ОТГОВОРИ НА  
КОМИСИЯТА
41.
Сложността при консолидирането на финансови данни 
е пряко свързана с  естеството на действията на Комиси -
ята в  рамките на външните действия, а  не с наличието на 
недостатъци в  CRIS. 
43.	Първо 	тире
През януари 2011  г. CRIS спря да функционира за период, 
по-дълъг от една седмица, поради сливането на ГД 
EuropeAid и  ГД „Развитие“ и  създаването на Европейската 
служба за външна дейност (ЕСВД) и  Службата за инстру -
ментите в  областта на външната политика (FPI).
Това обаче бяха извънредни обстоятелства. Като цяло 
периодите на нефункциониране се следят отблизо от 
Комисията. През 2011  г. освен описаната по-горе ситу -
ация CRIS е  била изправна и  действаща през повече от 
99 % от времето.
Тъй като това е  уеб приложение, достъпността на систе -
мата в  делегациите също зависи от достъпността на други 
технически параметри (мрежи, местни сървъри и  т.н.).
43.	Второ 	тире
Бяха положени значителни усилия за решаване на тези 
недостатъци на проектирането в  началото на 2011  г. 
и усилията ще продължат. Реорганизацията на задачите 
по поддръжка също повиши качеството на услугата. 
Вследствие на това броят на инцидентите, регистрирани 
през 2011  г., структурно е  намалял в  сравнение с  2010  г.
43.	Трето 	тире
Сложността на кодификацията отразява сложността и  раз-
нообразието на самите бизнес процедури и  наредби.
Поради тази сложна бизнес среда CRIS добавя специ -
фични кодове към класификационните кодове, нало -
жени от централната финансова система. Когато се 
планира преразглеждане на бизнес функционалността 
(напр. нов Финансов регламент/Правила за прилагане), 
ще бъде отделено специално внимание на осигурява -
нето на хармонизиран хоризонтален преглед на тези 
„основни данни“. Освен това, наличните информационни 
потоци значително се подобриха в  последните години 
(база от знания, систематични бележки за версиите, про -
фил в  Twitter на службата за поддръжка на CRIS, мрежи 
от мениджъри на потребителски услуги и  др.).49.
Целта на уравняващите фактури е  да се актуализира 
потреблението в  модулите в  CRIS „Решения“ (ниво 1  поети 
задължения) и  „Договори“ (ниво 2  поети задължения), 
когато някои операции не могат да бъдат обработени 
посредством CRIS поради функционални ограничения 
или поради това, че изпълнението се извършва от служби, 
които не могат да използват CRIS. Поради това техническо 
ограничение тези операции трябва да бъдат обработвани 
в системата ABAC пряко или чрез използване на друга 
локална система. Затова впоследствие е  необходим про -
цес на уравняване.
Уравняването няма за цел да възпроизведе цялата ста -
тистическа информация, която може да бъде получена 
и другаде, а  просто да изравни сумите в  CRIS и  в ABAC, 
които са били изразходени по съответните поети задъл -
жения в  рамките на определен период от време (обик -
новено цялата бюджетна година).
В сравнение с  общия брой операции, управлявани чрез 
CRIS, броят на случаите, когато е  необходимо уравня -
ване, е  много ограничен. Дори в  тези случаи всички 
статистически данни, свързани с  решенията или дого -
ворите, са винаги налични по код на страната. Въпреки 
това, за тези случаи статистическите данни за факту -
рите/плащанията по държава бенефициер трябва да 
бъдат получени директно от ABAC „Склад за данни“.
50.
Прилагането на документи към записите на данни за 
договори и  решения е  задължително съгласно инструк -
ция от 8  октомври 2009  г. Тази инструкция беше допъл -
нена по-късно от няколко специфични промени в  CRIS, 
които разшириха възможността за блокиране на валиди -
рането на операциите, в  случай че необходимите доку -
менти не са надлежно приложени към тях.
Те з и  н о в и  х а р а к те р и с ти к и  б я х а  въ в е д е н и  п р е з 
ноември  2010  г.
51.
От септември 2011  г. записите в  модула „Договори“, уста -
новени от Палатата, са свързани автоматично със запи -
сите за решенията за финансиране. Що е  отнася до одит -
ните записи, повечето случаи (96  %) са от преди 2009  г., 
когато все още бе възможно всеки потребител да закрива 
одитен запис в  CRIS, без да го свързва с  одитиран договор. 
Оттогава, освен в  много специфични случаи, това вече не 
е позволено в  системата. Тези много специфични слу -
чаи (останалите 4  % от случаите, съобщени от Палатата) 
включват одити на фонда STABEX (Стабилизиране на при -
ходите от износ) или оценки на съответствието на между -
народни организации, които по правило не са свързани 
с никакви одитирани договори.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)ОТГОВОРИ НА  
КОМИСИЯТА38
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)52.
До 2009  г. CRIS бе използвана като един от източни -
ците на информация за докладване по КПР, въпреки че 
данните трябваше да се преработват и  да се извърш -
ват ръчни проверки, преди да се докладва пред ОИСР 
поради причини, свързани с  качеството на данните.
Оттогава насам бяха положени значителни усилия за 
подобряване на процеса за въвеждане във формулярите 
КПР и  сега в  резултат на това всички формуляри КПР са 
надлежно приложени към всички нови записи на проекта. 
Предварителна проверка на кодовете в  КПР се извършва 
централно относно всички проекти (виза RESPCAD).
Според последната налична статистика от CRIS, най-
малко 84  % от проектите и  95 % от договорите от 2009  г. 
нататък имат формуляр КПР, свързан с  всеки от тях, 
като се има предвид, че не всички генерални дирекции, 
използващи CRIS, използват формуляра КПР. 
Освен това, процедурата, целяща да осъвремени исто -
рическите данни за извършените операции, датиращи 
от 2003  г. и по-късно (и неприключените проекти преди 
2003  г.), бе стартирана през 2010  г. и ще бъде завършена 
през 2012  г. 
Каре 	4 
Вж. отговора на Комисията по точка 52.
54.
Официалната терминология на Комисията за „фиктивни“ 
записи е  записи за „технически задължения“. С  цел спра -
вяне с  този проблем през 2010  г. започна проект, оза -
главен „проект за множество задължения“. Той позво -
лява свързването на един-единствен запис за договор 
с няколко бюджетни задължения от различни видове. 
Веднага след като този проект бъде изцяло изпълнен, 
вече няма да бъдат създавани записи за „технически 
задължения“.
55.	Първо 	тире
Комисията признава факта, че одитните записи, докла -
двани от Палатата, е  трябвало вече да бъдат затворени по 
времето на одита на Палатата. Това отчасти се дължи на 
някои „бизнес правила“, които не позволяват на крайния 
потребител да даде своята окончателна виза, и  следова -
телно да закрие записа. Оттогава насам повече от поло -
вината от тези случаи бяха приключени. В  следващата 
версия на модула за одит в  CRIS процедурите за закри -
ване на одитни записи ще бъдат опростени и  адаптирани, 
така че да позволяват незабавно закриване на записите.55.	Второ 	тире
Около една трета от случаите, установени от Пала -
тата, се отнасят до една нормална ситуация (договори 
за отпускане на безвъзмездни средства, сключени 
с начална дата на дейността преди датата на подписва -
нето, или намеси за бюджетна подкрепа или други тех -
нически задължения (регистрации pro forma)), за които 
датата на подписване може да бъде въведена, но не е  от 
значение или задължителна.
55.	Трето 	тире
Тази ситуация е  следствие от пропуск през фазата на 
развитие, който беше коригиран преди много време 
(последното решение в  извадката датира от 2005  г.). По 
това време, при ново откриване на решение датата на 
закриване не се заличаваше автоматично.
Възможността за допускане на такава грешка или вече 
не съществува поради непрекъснатите подобрения на 
CRIS през последните години, или е  в процес на кориги -
ране в  текущите проекти за развитие.
56.
Несъответствията между данните в  ABAC „Склад за данни“ 
(изходни данни: ABAC „Работен процес“) и  данните в  CRIS 
понякога могат да се получат вследствие на неизправ -
ности или извънредни операции, осъществявани пряко 
в ABAC, но те се наблюдават и  контролират чрез процеси 
на коригиране или уравняване. Начинът, по който финан -
совите данни се обработват в  CRIS, редовно се валидира 
от счетоводителя на Комисията.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)39
ОТГОВОРИ НА  
КОМИСИЯТА
57.
Що се отнася до записването на фактурите, през 2012  г. 
ще започне ИТ проект за проучване на всички възмож -
ности за опростяване на процеса на въвеждане, по-спе -
циално въвеждането на брутната сума, което изисква 
извършване на сложно изчисление от агента по въвеж -
дане на данните.
Що се отнася до приложенията към одитните записи, 
Комисията наскоро значително намали средния срок от 
получаването на окончателния одитен доклад до него -
вото прилагане към одитен запис в  CRIS. Въпреки това 
скоростта, с  която одитните записи се въвеждат в  CRIS, 
е без счетоводно отражение и  с много слабо отражение 
върху управлението, при условие че записите се правят 
навреме за необходимите цели на докладването.
60.
Въпросът за недостатъчно дефинираните отговорно -
сти за управлението на сигурността на CRIS в  глобален 
аспект ще бъде разгледан с  назначаването на Местен 
отговорник по сигурността на информацията, специално 
предназначен за CRIS.
61.
Генерална дирекция „Информатика“ (ГД DIGIT ) подписа 
меморандум за разбирателство за всяка информационна 
система на EuropeAid. Един от тях е  свързан с  CRIS. CRIS 
също е  дефиниран като „критичен“ и  по тази причина ГД 
„Информатика“ въведе подсигуряваща система. 
62.
CRIS редовно се заверява от счетоводителя на Коми -
сията като локална система, и  последната заверка се 
състоя през декември 2011  г. В бъдеще ще бъдат усъ -
вършенствани вътрешните процедури относно навре -
менното съобщаване за важни промени в  CRIS на счето -
водителя на Комисията.
65.
В процедурата за достъп до CRIS се използва системата 
за идентификация ECAS и  системата за идентификация, 
основана на членство в  групата „Commission Enterprise 
Directory“.
Всички други разрешения за достъп се дават след 
ясно определени процедури за разрешение за достъп, 
съгласно които са необходими съответни одобрения 
и визи.66.
Комисията ще обърне внимание на забележката в  своя 
многогодишен процес на преразглеждане на CRIS и  ще 
преразгледа правилата за сигурност 2014  г., по-спе -
циално чрез проекта за управление на сигурността за 
външните и  вътрешните потребители.
67.
За да се гарантира качеството на данните, трябва да се 
въведе процедура за коригиране на данни, когато има 
официален сигнал за сгрешени данни. Такива промени 
се срещат само в  случаи, когато необходимите корекции 
на данни се правят от отдела по ИТ след неизправност 
в CRIS или последваща обработка. Те се прилагат от еки -
пите по поддръжка, по разработване или по качество на 
данните. Въведени бяха процедури, за да се гарантира, 
че тези действия се извършват чрез формуляр за запит -
ване и  се заверяват от бизнес мениджъра на съответния 
модул. Измененията първо се извършват в  предпроиз -
водствена среда, после се валидират от бизнес мени -
джъра и  накрая се пускат в  производство.
69.
Двата модула, установени от Палатата, и  които липсват 
в речника:
 -модула за оценка ще бъде заменен от модула за оцен -
ка РСМ (вж. също отговора на каре 1),
 -модул ROM (мониторинг, ориентиран към резултати -
те) ще бъде постепенно премахнат през 2012  г.
70.
Комисията ще подобри документирането в  контекста на 
своя текущ многогодишен процес на преразглеждане на 
CRIS.
71.
От трите случая, в  които ръководството е  било оста -
ряло, междувременно има подобрение:
 -ръководството за одит беше актуализирано през сеп -
тември 2011  г.;
 -ръководството за финансовите прогнози беше акту -
ализирано през декември 2011  г.; и
 -ръководството „Досие на правния субект“ ще бъде 
актуализирано през 2012  г.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)ОТГОВОРИ НА  
КОМИСИЯТА40
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)72.
Възстановяването на историята на промените в  данните 
е възможно в  системата на две различни нива:
 οна техническо ниво действително има система за 
одитни пътеки, която е  достъпна само за ИТ персо -
нала, запознат със сложните операции по поддръжка;
 οна функционално ниво всички потребители могат да:
 -се информират как данните са били изменени, като 
се запознаят с  информацията, предоставена в  допъл -
ненията към съответните записи, както и
 -да направят справка с  евентуалните корекции, об -
работени от ИТ службата, на съответните операции, 
както е  обяснено в  първото тире. Това от своя стра -
на им позволява да получат достъп до съответна -
та документация по тези корекции (т.е. доклада за 
почистване).
74.
Автобиографията и  други лични данни, които фигурират 
в документите, приложени към CRIS, са приложения към 
договори и  като такива са вградени имплицитно в  уве-
домлението DPO-752 за CRIS („CRIS има също така въз -
можности за съхранение на оправдателни документи. 
Документите, съхранявани в  CRIS, са предимно договори 
и фактури.“). Въпреки това, наличието на лични данни 
в посочените документи не се посочва изрично в  уве-
домлението. Следва да се подчертае, че оправдателните 
документи са предмет на „пасивно“ съхранение без по-
нататъшна обработка от програмата. Като следствие на 
това, те не съдържат данни с  възможности за търсене 
в тях, т.е. не е  възможно да се извършва търсене в  CRIS 
по име на лице, фигуриращо в  приложение.ЗАКЛЮЧЕНИЯ	И ПРЕПОРЪКИ
75.
CRIS е  една от многото местни системи, съществуващи 
в рамките на Комисията, и  като такава е  в подкрепа на 
конкретни бизнес нужди на генералните дирекции, които 
ги използват. Освен това, тъй като тя също така подкрепя 
финансови функции, е  свързана с  централната счето -
водна система на Комисията. 
От въвеждането на CRIS през 2002  г. Комисията значи -
телно подобри системата. Като пример за кодирането 
на данните, Комисията създаде общи класификации на 
глобално ниво. Те все още не са напълно уеднаквени, 
като се има предвид сложността на интеграцията, дъл -
жаща се на по-ранното съществуване на базата данни 
CRIS „Договор“. Значителни усилия в  тази област обаче 
вече са били положени в  предходните години, например 
чрез създаването на междуведомствена работна група 
по CRIS/ABAC „Договори“. 
Относно целостта на данните бяха въведени проце -
дури за мониторинг, следвани от последваща обработка 
и въвеждане/подобрение на бизнес правилата в  систе -
мата. Освен това в  CRIS бяха определени отговорности 
за кодовете на данните и  се извършват технически подо -
брения посредством многогодишния проект, който ще 
бъде завършен до края на 2014  г.
76.
Комисията започна процес на рационализиране на 
информационната ИТ среда, където основната цел е  да 
се предотврати възможността различни системи да 
обхващат идентични или подобни процеси и  да се вклю -
чат специфичните за всяка ГД потребности в  рамките на 
корпоративни решения.
По отношение на финансовите и  счетоводни аспекти, 
този процес на рационализация ще доведе до прякото 
използване на функциите на ABAC от CRIS чрез уеб-функ -
циите на ABAC.
Препоръка 	1
CRIS е  управленската информационна система на гене -
ралната дирекция за външни отношения на Комисията. 
Това е  интегрирана система, която включва пряк интер -
фейс със счетоводната система на Комисията (ABAC), 
като по този начин се рационализира броят на инстру -
ментите, които служителите във външното сътрудни -
чество използват в  ежедневната си работа. Целите на 
системата бяха определени в  документа „Стратегия за 
информационните системи на ГД EuropeAid до 2016  г.“ от 
декември 2011  г.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)41
ОТГОВОРИ НА  
КОМИСИЯТА
В процеса на рационализация на своята информаци -
онна среда Комисията работи понастоящем върху по-
доброто интегриране на всичките си системи. Целта 
за намаляване на дублирането функциите на ABAC ще 
бъде постигната чрез пряко използване на функциите 
на ABAC от CRIS чрез уеб-функциите в  ABAC. EuropeAid 
е част от пилотния проект, започнат в  тази връзка в  рам-
ките на Комисията.
78.
Сложността на консолидацията се дължи на голямото 
разнообразие от програми и  процедури, която провежда 
Комисията в  рамките на външните дейности, и  не може 
да бъде автоматично приписана на CRIS. Действително, 
във връзка с  примера, предоставен от Палатата, външ -
ната помощ може да бъде вменявана глобално на регион 
бенефициер, който се простира в  няколко държави.
С изключение тези случаи обаче Комисията е  в състо -
яние да предостави, чрез CRIS, надеждни обобщени 
данни по страни, по финансови инструменти и  по обла -
сти на политиката.
79.
Има известни закъснения при вписването на някои 
данни, освен това липсват някои документи, които 
следва да бъдат прикрепени в  CRIS, но никаква финан -
сова и/или друга критична информация не липсва 
в CRIS. Полагат се усилия за намаляване на периода от 
време, през който да се съобщава информацията CRIS. 
Освен това, що се отнася до въпроси, свързани с  качест -
вото на данните, като цяло бе постигнат значителен 
напредък за последните три години:
 -Собствениците на данни бяха определени да носят 
отговорност по отношение на свързаните данни.
 -Създаден бе екип по качеството на данните, който 
извършва дейности по наблюдение и  прилага кори -
гиращи действия.
 -Въведено бе управление на качеството на данните.
Препоръка 	2
Комисията ще продължи сегашните си усилия за подо -
бряване на наблюдението на данните и  подобряване 
на процесите на валидиране на данните в  CRIS. Вече 
са взети различни мерки в  тази област, като например 
определяне на собственици на данните от началото 
на 2009  г. с оглед управление на кодовете на данните 
и определяне на стандарти, които да бъдат въведени.80.
Тъй като това е  уеб приложение, достъпността на сис -
темата в  делегациите зависи главно от достъпността 
на други технически параметри (мрежи, местни сър -
въри и  т.н.). Някои от тях не попадат под отговорността 
на Комисията, като например мрежата, управлявана от 
институцията ЕСВД. По отношение на приложението 
и сървърите с  бази данни, Комисията отбеляза високо 
ниво на достъпност на системата. Например през 2011  г., 
с изключение на спирането на CRIS за повече от една сед -
мица в  резултат на сливането на бившите ГД EuropeAid 
и ГД „Развитие“ и  създаването на ЕСВД и  FPI, CRIS е  функ -
ционирала през повече от 99  % от времето.
Свеждане до минимум на недостатъците на системата 
на общо ниво (система) и  локално ниво (операция) 
е постоянна грижа на Комисията. Вече е  въведено все -
обхватно управление, което води до ранно откриване 
и коригиране на блокиращите недостатъци. Предпри -
ети бяха и  някои мерки за подобряване качеството на 
продуктите, сред които преразглеждане на кода, тех -
нически и  функционален анализ преди изпълнението 
и изпитвания.
Комуникацията между кодовете за данни бе рациона -
лизирана чрез използването на CRIS „База от знания“ 
и беше подобрена посредством, inter alia, систем -
ната подготовка на седмичните бележки за версиите 
и редовни актуализации на наръчниците.
Препоръка 	3
Сложността на бизнес средата и  разнообразието на 
потребителските роли и  отговорности доведе неиз -
бежно до известна сложност в  такава интегрирана 
система. Въпреки това, Комисията приема тази препо -
ръка. Подобряването на удобството за потребителите 
е основна цел, inter alia, в  следните проекти: 
 -проекта за множество задължения в  модулите за до -
говор и  решение;
 -проекта за рационализиране на фактурите; и
 -препроектирането на одитния модул.
Специален доклад № 5/2012 – Обща информационна система в областта на външните отношения (CRIS)ОТГОВОРИ НА  
КОМИСИЯТА42
81.
Въпросът за недостатъчно защитената система ще бъде 
преодолян чрез назначаването на Местен отговорник по 
сигурността на информацията за CRIS. За да осигури пове -
рителност, Комисията ясно определи процедури за раз -
решения за достъп. Освен това достъпът до информация 
в CRIS, която е  класифицирана като поверителна, е  огра -
ничен. Подобряването на управлението на правата на 
външните потребители ще бъде направено в  следващите 
години чрез специален проект, който ще бъде завършен 
до 2014  г. По отношение на личните данни в  CRIS, Коми -
сията прилага правилата, определени в  Регламент (ЕО) 
№ 45/2001, и  процедурите, нотифицирани и  одобрени от 
служителя по защита на данните на Комисията.
Препоръка 	4
През 2012  г. ще започне цялостна оценка на риска при 
ИТ системите и  Комисията ще посочи Местен отговор -
ник по сигурността на информацията за CRIS.
Европейска Сметна Палата
Специален	доклад	№ 5/2012
Обща	информационна	система	в областта	на	външните	отношения	(CRIS)
Люксембург: Служба за публикации на Европейския съюз
2012 — 42 стр. — 21 × 29,7 cm
ISBN 978-92 -9237 -598-0
doi:10.2865/94210

КАК	ДА	СЕ	СДОБИЕМ 	С ПУБЛИКАЦИИТЕ 	НА	ЕC?
Безплатни	 публикации:
• чрез EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu);
•  от представителствата или делегациите на Европейския съюз.  
Можете да получите координатите им, като посетите следния адрес:  
http://ec.europa.eu или като изпратите факс на следния номер: +352 2929-42758.
Платени	 публикации:
• чрез EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).
Платени	 абонаменти	 (например	 годишните	 издания	 на	сериите	 на	Официален вестник на
Европейския съюз ,	Сборника	 съдебна	 практика	 на	Съда	 на	Европейския	 съюз):
•  чрез някой от търговските представители на Службата за публикации на  
Европейския съюз (http://publications.europa.eu/others/agents/index_bg.htm).
QJ-AB-12-004-BG-C
ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА
CRIS Е ИНФОРМАЦИОННАТА СИСТЕМА, ВЪВЕДЕНА ОТ КОМИСИЯТА ЗА ПОД -
ДРЪЖКА НА УПРАВЛЕНИЕТО НА ВЪНШНИТЕ ДЕЙНОСТИ. CRIS ПОЗВОЛЯВА 
НА ВСИЧКИ СЛУЖИТЕЛИ НА КОМИСИЯТА В ЦЕНТРАЛНОТО УПРАВЛЕНИЕ 
И В ДЕЛЕГАЦИИТЕ НА ЕС, КОИТО УЧАСТВАТ В УПРАВЛЕНИЕТО НА ВЪНШ -
НИ ДЕЙНОСТИ, ДА РАБОТЯТ С ОБЩА БАЗА ДАННИ. ТЯ ОСИГУРЯВА ДАННИ 
ОТНОСНО РАЗЛИЧНИТЕ ЕТАПИ НА УПРАВЛЕНИЕ И ПОДАВА ФИНАНСОВИ 
ДАННИ КЪМ СЧЕТОВОДНАТА СИСТЕМА ABAC НА КОМИСИЯТА. ЗАКЛЮЧЕНИ -
ЕТО НА СМЕТНАТА ПАЛАТА Е, ЧЕ CRIS В ПОВЕЧЕТО СЛУЧАИ Е ЕФЕКТИВНА 
В ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ИНФОРМАЦИОННИТЕ ПОТРЕБНОСТИ НА КОМИСИЯТА 
В ОБЛАСТТА НА ВЪНШНИТЕ ДЕЙНОСТИ. СЛЕД ДЕСЕТ ГОДИНИ РАЗРАБОТВА -
НЕ ОБАЧЕ, ТЯ ПРОДЪЛЖАВА ДА ПОКАЗВА НЕДОСТАТЪЦИ. ТЕ СЕ ОТНАСЯТ 
ПО-СПЕЦИАЛНО ДО ОПРЕДЕЛЯНЕТО НА РОЛЯТА НА CRIS ПО ОТНОШЕНИЕ 
НА СЧЕТОВОДНАТА СИСТЕМА НА КОМИСИЯТА, СЛАБОСТИ В КОДИРАНЕТО 
НА ДАННИ, НЕЗАДОВОЛИТЕЛНА ЕФЕКТИВНОСТ ПРИ ОСИГУРЯВАНЕТО НА 
ЦЕЛОСТТА НА ДАННИТЕ И КАТО ЦЯЛО НЕДОСТАТЪЧНА СИГУРНОСТ НА 
СИСТЕМАТА И ДАННИТЕ В НЕЯ.