[pic] | КОМИСИЯ НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ |

Брюксел, 8.6.2009

COM(2009) 256 окончателен

СЪОБЩЕНИЕ НА КОМИСИЯТА ДО ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ, СЪВЕТА И СМЕТНАТА ПАЛАТА

Обобщение на резултатите от управлението на Комисията през 2008 г.

СЪОБЩЕНИЕ НА КОМИСИЯТА ДО ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ, СЪВЕТА И СМЕТНАТА ПАЛАТА

Обобщение на резултатите от управлението на Комисията през 2008 г.

1. Въведение

В съответствие с член 274 от Договора за ЕО Комисията поема цялата отговорност за изпълнението на бюджета на ЕС. Това е една от най-важните задачи, възложени на Европейската комисия, тъй като бюджетът на ЕС е ключово средство за осъществяване на политиките на Съюза и ефективността на разходите на ЕС може да има сериозно влияние върху способността на ЕС да отговори на очакванията на гражданите си.

Колегията е делегирала оперативното изпълнение на бюджета на генералните директори, които в качеството си на „оправомощени разпоредители с бюджетни кредити“ отговарят за доброто и ефикасно управление на средствата и за установяването на целесъобразни и ефективни системи за контрол в своите служби.

Генералните директори се отчитат за изпълнението на своите задължения в годишния отчет за дейността [1], съдържащ подписана декларация за достоверността и точността на отчетите, която се съсредоточава върху отговорностите им като оправомощени разпоредители с бюджетни кредити и обхваща законосъобразността и редовността на финансовите операции. Това е основният начин, по който те документират отчетността си пред колегията . Съдържанието на тези отчети се обсъжда със съответния(ите) член(ове) на Комисията, преди генералният директор да положи подписа си.

Чрез приемането на настоящия обобщаващ доклад Комисията поема своята политическа отговорност за управлението, извършено от нейните генерални директори и ръководители на служби , въз основа на изразените от тях уверения и резерви в годишните отчети за дейността. Тя отбелязва също важни въпроси, свързани с управлението, които са посочени в годишните отчети за дейността и на които трябва да се обърне приоритетно внимание (дори ако при тях не са изразени резерви), и определя насоките на действие за отстраняване на установените недостатъци.

Това е последният обобщаващ доклад, който се приема през мандата на настоящата Комисия. Целта да бъде получена декларация без резерви за достоверността и точността на отчетите от Европейската сметна палата мобилизира усилията и съсредоточи вниманието върху основни въпроси като опростяване на законодателството, използване на интегрирана рамка за вътрешен контрол, укрепване на надзорната роля на Комисията при споделеното управление на средствата от ЕС и постигане на съгласие за общ подход към допустимия риск.

Макар че все още има възможности за подобрение, Комисията е удовлетворена, че през последните пет години бе постигнат значителен напредък при управлението на средства във важни области, за които ЕС предоставя средства, по-специално политиката на сближаване, научните изследвания и селското стопанство. Този напредък бе възможен благодарение на това, че бяха извършени мащабни промени в системите за управление и контрол, методите на работа и културата.

2. Укрепване на основите за уверение за достоверността и точността на отчетите

2.1. Засилване на механизмите за контрол с цел постигане на законосъобразност и редовност на операциите в Комисията

През 2008 г. Комисията работи по ангажиментите, поети в обобщаващия доклад за 2007 г. във връзка с мерките за укрепване на механизмите за контрол с цел постигане на законосъобразност и редовност. Тя е на мнение, че се правят трайни подобрения в ефективното управление на риска. През октомври 2007 г. Комисията прие Съобщение за преразглеждане на стандартите за вътрешен контрол и съответна рамка[2], в което първоначалните 24 стандарта бяха заменени с 16 стандарта за вътрешен контрол с цел ефективно управление . Новата система влезе в сила на 1 януари 2008 г. За първи път от службите на Комисията бе изрично поискано да изготвят заключение относно ефективността на системите си за вътрешен контрол в годишните отчети за дейността. Почти всички служби включиха специално заключение относно цялостната ефективност на системата си за вътрешен контрол и, по целесъобразност, посочиха действия за отстраняване на слабостите.

Тези действия засягат както службите на Комисията, така и партньорите по изпълнението (а именно държавите-членки), като през февруари 2008 г. приемането на „Плана за действие за засилване на надзорните функции на Комисията при поделено управление на структурни действия“ [3] даде силен тласък в тази област. Последният доклад за изпълнението на този план бе оповестен в началото на 2009 г.[4] Основното заключение в него беше, че е постигнат значителен напредък. В доклада се подчертава, че Комисията:

- осъществява адекватен надзор върху процедурата относно годишните справки, като е изготвила ясни насоки и е разгледала случаите на несъответствие (оценка, която Европейската сметна палата също направи в годишния си доклад);

- реагира по-твърдо при откриване на недостатъци в системите, като прие 10 официални решения за временно преустановяване на междинните плащания (в сравнение с едно през 2007 г.);

- доказа способността си да съобщава точни и своевременни данни за корекциите в резултат на одитната и контролната си дейност, като изпращаше тримесечни доклади във връзка с финансовите корекции;

- значително увеличи обема на финансовите корекции във връзка с програмите и проектите от периода 2000—2006 г., които бяха приложени през 2008 г. за Европейския фонд за регионално развитие (ЕФРР), Европейския социален фонд (ЕСФ) и Кохезионния фонд (КФ) — от 288 млн. EUR през 2007 г. на над 1,5 млрд. EUR през 2008 г.;

- извърши планираните действия, предназначени за увеличаване ефективността на проверките на управлението на първо ниво, включително целевите одити, изготвянето на насоки и организирането на обучения и семинари.

През 2008 г. Комисията извърши също така анализ на отражението на „Плана за действие за интегрирана рамка за вътрешен контрол“ [5], приет в началото на 2006 г. като част от стратегията на Комисията за получаване на декларация без резерви за достоверността и точността на отчетите. Окончателният доклад бе публикуван през февруари 2009 г.[6] В съобщението се отбелязва, че през мандата на тази Комисия е постигнат значителен напредък относно подобряването на системите за вътрешен контрол.

Основен елемент от даването на разумно уверение е ролята на вътрешния одит . През 2008 г. бе завършена външна оценка на качеството на Службата на Комисията за вътрешен одит, която удостовери, че като цяло одиторската дейност на службата в рамките на Комисията спазва стандартите и етичния кодекс на Института на вътрешните одитори. Вследствие на това удостоверяване бяха предприети действия за подобряване на ефективността на Службата за вътрешен одит, като по-подробно определяне на сферата на одита, количествена оценка на обхвата на одита, интензивно планиране и оценка на риска в подкрепа на подхода за „единен одит“ и създаване на група на ползвателите на одиторски доклади, която изготви преразгледан модел на докладване от вътрешен одит, както и всеобхватна програма за обучение на вътрешни одитори.

Що се отнася до културата на контрол, през 2008 г. Комитетът за контрол на одити към Комисията установи, че службите на Комисията продължават да отчитат добър напредък при прилагането на строги системи за вътрешен контрол. През 2008 г. звеното за вътрешен одит (ЗВО) не направи никакви критични препоръки (за разлика от шестте такива препоръки, направени през 2007 г.). Освен това препоръките на ЗВО през 2008 г. бяха приети почти на 100 %. Въпреки че положителната тенденция в изпълнението на препоръките е очевидна, своевременното изпълнение на препоръките, определени като „критични“ и „много важни“, продължава да бъде сериозно предизвикателство.

Комитетът за контрол на одити редовно разглеждаше действията, предприети за изпълнение на препоръките, и насочваше вниманието на съответните комисари, а при необходимост, и на цялата колегия, към ненормални закъснения и други рискове, по отношение на които не са взети подходящи мерки.

Комисията ще продължи да разглежда като основен приоритет оценяването на начина, по който се осъществява вътрешният контрол, и своевременното отстраняване на установените слабости.

Комисията е дала насоки на всички свои служби да осигурят незабавното и ефективно изпълнение на всички приети препоръки по отношение на одита, като трябва да се обърне специално внимание на препоръките, смятани за „критични“ и „много важни“.

2.2. По-голяма яснота и съгласуваност на годишните отчети за дейността

В резултат на заключенията на обобщаващия доклад за 2007 г. Генералният секретариат и Генерална дирекция „Бюджет“ предприеха допълнителни мерки за годишните отчети за дейността за 2008 г., за да може отчетите и декларациите да съдържат съгласувана оценка на системите за управление и контрол, като ясно се обясняват причините и контролните процеси, водещи до отсъствието, съществуването или оттеглянето на резерви.

В началото на 2009 г. като подготовка за официалната партньорска оценка централните служби проведоха двустранни срещи с генералните дирекции, които в миналото са имали резерви и/или е възможно да имат резерви през 2008 г., за да се насърчат единните подходи при представяне на фактите, обосноваващи решение за оттегляне или за изразяване на резерви.

При извършването на партньорската оценка бяха установени редица неща, които могат да се отразят на качеството на фактите, предоставяни в годишните отчети за дейността, по-специално представянето на резултатите от предварителния и последващия контрол като уверение за точността и верността.

Въпреки че положените досега усилия за постигане на съгласувано равнище на качество на годишните отчети за дейността дават резултати, целесъобразно е да се направи анализ на всички фактори, от които зависи качеството на годишните отчети за дейността, за да се насочат по-добре подкрепата, която централните служби могат да окажат, и мерките, които следва да бъдат предприети от отделните генерални дирекции и служби.

Комисията е дала насоки на Генералния секретариат и Генерална дирекция „Бюджет“ да извършат оценка на факторите, засягащи качеството на годишните отчети за дейността, и да насърчат вземането на мерки за своевременно подобряване на качеството на отчетите за дейностите през 2009 г.

3. Гаранции, дадени от годишните отчети за дейността, и резерви, изразени от генералните директори

След като разгледа годишните отчети за дейността, и по-специално декларациите, подписани от всеки генерален директор, Комисията отбелязва, че всички декларации са дали достатъчни уверения относно уместното използване на ресурси и относно факта, че прилаганите процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на свързаните с тях финансови операции. Някои генерални директори установиха остатъчни слабости и изразиха резерви в своите годишни отчети за дейността, без обаче да поставят под въпрос даденото цялостно равнище на гаранция .

Към момента на приключване на периода на докладване бяха изразени 15 резерви в цялата Комисия. Това представлява намаление в сравнение със същия период на миналата година и потвърждава тенденцията на постоянен спад на броя на отбелязаните резерви (17 за годишния отчет за дейността за 2007 г. и 20 за годишния отчет за дейността за 2006 г.). Известно свиване бе отчетено при обхвата на резервите, изразени по отношение на споделеното управление (резервите засягат по-малко програми и по-малко държави-членки).

Общо 12 генерални директори са изразили резерви за 2008 г. (13 за 2007 г.), като трима от тях са изразили по две резерви. Четири резерви, изразени през 2007 г., могат да бъдат оттеглени. Както и през 2007 г., повечето резерви, вписани през 2008 г., касаят качеството на системите за контрол на държавите-членки или грешки, които са били открити на равнище бенефициери. Седем резерви са изразени въз основа на въпроси, които имат отражение върху репутацията на службата или Комисията.

В този раздел се разглеждат резултатите от анализа на годишните отчети за дейността, както и резервите и уверенията, получени от генералните директори. Ако е уместно, резултатите са съпоставени с оценката на Европейската сметна палата за 2007 г.[7]

3.1. Сближаване, селско стопанство и природни ресурси

3.1.1. Сближаване

Политиката на сближаване е една от основните политики на ЕС и тя се осъществява заедно с държавите-членки съгласно принципа на „споделеното управление“. През 2008 г. в своето „Съобщение относно план за действие за засилване на контролната роля на Комисията по споделеното управление на структурни фондове“ (вж. раздел 2.1. по-горе) Комисията пое ангажимента да осъществи текущи и нови действия

Освен това в резултат на действията, предприети от Комисията през последните години, Европейската сметна палата в годишния си доклад за 2007 г. заяви, че са извършени известни подобрения в системите за контрол в областта на политиката на сближаване. Въпреки че в доклада си за 2006 г. Сметната палата даде оценка „червено“ и на системите, и на финансовите трансакции за разходи по структурни действия, през 2007 г. тя даде оценка „жълто“ на системите за контрол[8].

Въпреки това заради равнището на грешки в разходите, обявени от държавите-членки и възстановени от Комисията по програмите, включени в глава „Сближаване“, Сметната палата даде оценка „червено“ на финансовите операции в тази област – единствената област с оценка „червено“ в доклада ѝ за 2007 г.

Коригиращите мерки, взети от Комисията през 2008 г., доведоха до увеличаване на финансовите корекции :

- Що се отнася до Европейския фонд за регионално развитие (ЕФРР) и Кохезионния фонд, финансовите корекции през 2008 г. бяха в размер на 1 041 млн. EUR (368 млн. EUR за периода 1994—1999 г. и 673 млн. EUR за периода 2000—2006 г.) В края на 2008 г. бяха в ход 103 процедури (обхващащи приблизително 145 програми) за периода на програмиране 2000—2006 г., за които очакваният размер на финансовите корекции е приблизително 950 млн. EUR, и 55 процедури (обхващащи приблизително 58 програми) за периода на програмиране 1994-1999 г., за които очакваният размер на финансовите корекции е приблизително 1,2 млрд. EUR.

- Финансовите корекции за Европейския социален фонд (ЕСФ) през 2008 г. възлизаха на 521,7 млн. EUR (25,7 млн. EUR за периода 1994—1999 г. и 496 млн. EUR за периода 2000—2006 г.). Освен това в края на 2008 г. бяха в ход още 14 процедури за финансови корекции (очакваният размер на допълнителната корекция е 387 млн. EUR) и бяха стартирани 13 допълнителни процедури за периода 2000—2006 г. (очакваният размер на допълнителната корекция е 257 млн. EUR въз основа на писма, предхождащи преустановяването на плащанията, изпратени на държавите-членки до края на 2008 г.). Вследствие на предпазните мерки, взети през 2008 г., преустановените плащания бяха в размер на 1,3 млрд. EUR за всички оперативни програми в резерв. Прекъсването на някои плащания доведе до много ниска същественост на риска.

Когато бъдат установени значителни недостатъци, генералните директори, които отговарят за структурните фондове, системно изразяват резерви, освен ако бъде дадено надеждно одиторско доказателство, че националните органи ефективно изпълняват план за действие за отстраняване на слабостите и първите резултати вече са налице.

В доклада си относно изпълнението на плана за действие Комисията призна, че този план разглежда както причините за високия процент на грешки, установени от Европейската сметна палата при разходите по структурните действия, така и отражението на тези грешки, но че е необходимо повече време, за да бъде измерено отражението на действията посредством намаляване на процента на грешка на равнището на междинните възстановявания.

По-долу е представено кратко обобщение на резервите, изразени от генералните директори в област на политиката „Сближаване“:

- Що се отнася до Европейския фонд за регионално развитие (ЕФРР) генералният директор, който отговаря за регионалната политика , е изразил резерви по отношение на четири държави-членки (Белгия, Германия, Италия и Испания) и по отношение на 21 програми за междурегионално сътрудничество (INTERREG). Той е изразил резерви и относно управлението на Кохезионния фонд в областта на пътния транспорт в България поради причини, свързани с репутацията (вж. раздел 4.2 по-долу).

- Що се отнася до Европейския социален фонд (ЕСФ) генералният директор, който отговаря за трудовата заетост, социалните въпроси и равните възможности , изрази резерви по отношение на седем държави-членки (Испания, Обединеното кралство, Франция, Италия, Полша, Белгия и Люксембург), с една по-малко отколкото през 2007 г.

3.1.2. Селско стопанство и природни ресурси

Що се отнася до глава „Селско стопанство и природни ресурси“ докладът на ЕСП за 2007 г. даде оценка „жълто“ както за системите, така и за финансовите трансакции. При все това Палатата даде оценка „зелено“ за разходите в рамките на Европейския фонд за гарантиране на земеделието (ЕФГЗ), които представляват 85 % от общите селскостопански разходи[9].

Тук, също както в областта на сближаването, засиленият контрол на Комисията доведе до конкретни резултати: през 2008 г. корекциите от страна на Комисията и държавите-членки в областта на селското стопанство възлизат на 1,3 млрд. EUR.

Комисията предприе последващи мерки по въпроса за опазването на риболовните ресурси, което бе посочено като тревожен елемент в обобщаващия доклад за 2007 г. По-конкретно тя постигна приемането от Съвета на иновационни и строги нови правила за предотвратяване, затрудняване и премахване на незаконния, необявения и нерегулирания риболов и на нови мерки за опазване и постави началото на безпрецедентна и успешна кампания за контрол с цел защита на чувствителните запаси от синьоперест тон.

Предвид сериозните недостатъци на Общата политика в областта на рибарството (ОПОР), подчертани от Сметната палата през 2007 г., Комисията започна пълен преглед на политиката, за да подготви условията за обширна реформа. През пролетта на 2009 г. бе публикувана Зелена книга, с която бе поставено началото на обществено допитване относно реформата на ОПОР.

По-долу е представено кратко обобщение на резервите, изразени от генералните директори в областта на селското стопанство и природните ресурси:

- За първи път след изразяването на резерви през 2002 г. генералният директор, който отговаря за селското стопанство и развитието на селските райони , имаше възможност да оттегли резервите си, свързани с прилагането на интегрираната система за администриране и контрол (ИСАК) в Гърция, тъй като одитите, извършени от Комисията, потвърдиха, че Гърция е изпълнила плана си за действие и е създала нова оперативна система за идентификация на земните парцели В годишния си отчет за дейността за 2007 г. той изрази резерви относно разходите в областта на развитието на селските райони като цяло, тъй като не е разполагал с достатъчно гаранции, че свързаните с контрола статистически данни и процентите на грешка, съобщени от държавите-членки, са надеждни. За 2008 г. той изрази резерви, ограничени до разходите по направление 2 на развитието на селските райони („подобряване на околната среда и селските райони“), тъй като свързаните с контрола статистически данни, съобщени от държавите-членки и проверени и валидирани от сертификационните органи, показват процент на грешка (3,8 %) значително над прага на същественост, използван понастоящем от ЕСП. Той изрази резерви и във връзка със системите за управление и контрол за САПАРД в България и Румъния (вж. 4.2 по-долу).

- Генералният директор, който отговаря за морското дело и рибарството , изрази резерви по отношение на допустимостта на разходите при прякото централизирано управление, възстановени на държавите-членки за разходи в сферата на контрола и прилагането на Общата политика в областта на рибарството. Установената слабост е свързана с обществена поръчка, извършена от държава-членка.

- Генералният директор, който отговаря за околната среда , имаше възможност да оттегли изразените си в годишния отчет за дейността за 2007 г. резерви във връзка с допустимостта на декларациите за разходи от бенефициерите на безвъзмездни средства в резултат на изпълнението на плана за действие, увеличаването на броя на одиторските доклади и на одитираните плащания и рязкото намаляване на откритите грешки.

Комисията се е ангажирала постоянно да подобрява споделеното управление под свой контрол и да подпомага компетентните органи в държавите-членки, като осигурява по-конкретно насоки, обучение и консултации.

Комисията показа силната си политическа ангажираност за намаляване на остатъчните грешки и, при необходимост, за прекъсване на плащанията и извършване на финансови корекции, за да покаже, че бюджетът на ЕС се управлява много строго. Тя ще се стреми към съгласуван подход за управлението на установените слабости в различните програми, попадащи в тази функция, включително към приключване на по-старите програми и към подобряване на пълнотата и надеждността на докладването на възстановените средства, по-конкретно по отношение на данните, предоставени от държавите-членки.

3.2. Научни изследвания, енергетика и транспорт

- За 6-та рамкова програма (6РП) , по която са най-многобройните окончателни плащания, извършени според декларации за разходи през 2008 г., съответните генерални дирекции („Предприятия и индустрия“, „Енергетика и транспорт“, „Информационно общество и медии“ и „Научни изследвания“) са определили обща стратегия за одит за периода 2007—2010 г. Целта е да се оценят законосъобразността и редовността на операциите посредством откриването и поправянето на систематични грешки при най-големите бенефициери, съчетано с основана на риска извадка на случаен принцип от останалите бенефициери.

До края на 2008 г. процесите на управление, необходими за прилагането на стратегията за многогодишен контрол, бяха до голяма степен въведени. Активността на одитните дейности се запази в съответствие с предвидените първоначални цели. Например ГД „Изследвания“ най-вероятно ще надхвърли целта си да извърши 750 одита по 6РП през четиригодишния период на изпълнение; настоящите планове предвиждат извършването на 896 одита.

Резерви са изразени от всяка от четирите служби от областта на научните изследвания поради процента на остатъчните грешки, засягащи декларациите за разходи по 6-та рамкова програма . Съвместната стратегия за одит е част от системата за вътрешен контрол, която има за цел постигането на 2 % остатъчен риск през периода на програмиране; при все това по средата на изпълнението на стратегията службите съобщиха за кумулативни проценти на грешките от над 2 %.

Ключов компонент на тази стратегия бе това, че откритите грешки в системата се коригират в неодитираните договори за същия бенефициер. При все това службите докладваха за значителен брой договори, за които тези грешки трябва да се определят количествено, да се поправят и сумите да се възстановят. Ето защо те изразиха резерви по отношение на точността на декларациите за разходи.

Приключен бе междинен преглед на стратегията за одит, който потвърди, че принципите на стратегията за одит на 6РП са правилни и че изпълнението ѝ напредва добре. При все това тя се нуждае от подсилване в редица области като процеса, водещ до коригиране на систематичните грешки, и ще бъдат положени допълнителни усилия за опростяване на правилата за допустимост, за да се намали рискът от грешки.

Комисията положи значителни усилия, за да подобри своето управление на политиката в областта на научните изследвания в рамките на приложимата правна и финансова рамка. При докладването за дейността за 2008 г. съответните генерални директори отново изразиха резерви по отношение на 6-та рамкова програма.

Комисията ще работи за постигането на ниво на остатъчните грешки, водещо до декларация без резерви за достоверността и точността на отчетите в областта на научните изследвания. Независимо от това, въпреки приетия хармонизиран подход и първите резултати от междинния преглед, съществуват признаци, че общата многогодишна стратегия за одит може да не е достатъчна за постигане на целите за намаляване на общото ниво на грешките под приетия понастоящем праг на същественост (2 %).

Ето защо Комисията отново призовава за общо разбиране на концепцията за допустим риск от грешки и ще направи съответните предложения въз основа на съобщението си от 16 декември 2008 г.

Генералният директор, който отговаря за предприятията и индустрията , бе в състояние да оттегли резерви, изразени през 2007 г. по отношение на бенефициерите на безвъзмездни средства във връзка с европейската стандартизация.

3.3. Външна помощ, развитие и разширяване

Резервите, изразени от генералния директор по разширяването по отношение на управлението на предприсъединителната помощ в България, са единствените, които засягат разходите по глава „Външна помощ, развитие и разширяване“ (вж. също 4.2).

По отношение на другите дейности по тази глава Комисията ще продължи да следи и подобрява прилагането на рамковите споразумения относно финансовите и договорните процедури, подписани, inter alia, с редица агенции на ООН[10] и със Световната банка[11]. Тя ще продължи да полага усилия за по-голяма прозрачност на крайните бенефициери, при условие че се спазват правилата за личните данни и за сигурността. Ще продължат усилията за по-добро използване и обмен на резултатите от одитите в рамките на групата на службите, свързани с RELEX.

3.4. Образование и гражданско участие

През 2007 г. генералният директор, който отговаря за комуникациите , изрази резерви по отношение на недостатъците в системата за вътрешен контрол на генералната дирекция при липсата на последващи проверки. След създаването на централизирано звено за последващ контрол в тази генерална дирекция бе открит голям брой грешки (главно формални) в операциите, в резултат на което генералният директор изрази нови резерви за 2008 г. В плана за действие в годишния отчет за дейността са описани подробно редица мерки и изглежда разумно да се очаква, че проблемът ще бъде разрешен до края на 2009 г.

Другите резерви, изразени от генералния директор в областта на комуникациите, са описани в раздел 4.4.

Генералният директор в областта на правосъдието, свободата и сигурността изрази резерви по отношение на забавянията с внедряването на Шенгенската информационна система II (ШИС II) — ИТ инструмент за обмен на информация между правоприлагащите органи на държавите-членки. Резервите са изразени поради причини, свързани с репутацията, тъй като проблемите реално са установени на ниво изпълнител. Комисията следи въпроса отблизо и ще продължи да докладва редовно на Европейския парламент и Съвета.

Генералният директор в областта на правосъдието, свободата и сигурността оттегли двете резерви, изразени през 2007 г. по отношение на привеждането в действие в рамките на споделеното управление на Европейския бежански фонд, тъй като прецени, че проверките и прилагането на системите в държавите-членки са достатъчно напреднали. За периода 2008—2013 г. нов основен акт, обхващащ Европейския бежански фонд III, разглежда проблемите, установени при предишния фонд.

В резултат на значителни недостатъци при записването на активите, свързани с материалната инфраструктура и ИТ проектите, счетоводителят не бе в състояние да валидира местната счетоводна система на ГД „Правосъдие, свобода и сигурност“ през 2008 г., но през месец януари 2009 г. бе изготвен план за действие за коригиране на този недостатък.

В областта на образованието и културата, що се отнася до централизираното непряко управление чрез национални агенции, въпреки че като цяло уверението във връзка със системата за контрол е задоволително, анализът на последващите декларации за 2007 г. заедно с резултатите от посещенията за мониторинг през 2008 г. показаха, че при изпълнението на програмата „Младежта в действие“ в ограничен брой случаи съществуват недостатъчни или неефективни първични или вторични проверки. Тези случаи се следят отблизо и при необходимост се предприемат последващи мерки.

Комисията е запозната със слабостите, установени в областите по функция 3 от финансовата рамка. По-конкретно тя ще продължи да следи отблизо развитието на нещата във връзка с резервите относно ШИС II, а в по-общ план — с резервите относно разработката на широкомащабни ИТ системи.

3.5. Икономически и финансови въпроси

В годишния отчет за дейността за 2006 и за 2007 г. генералният директор в областта на икономическите и финансовите въпроси изрази резерви поради факта, че при последваща проверка бе установен потенциален проблем с изпълнението на изискванията за „допълняемост“ в програмата по инициативата за растеж и заетост (1998—2002 г.), провеждана от външен изпълнител. Предварителните констатации насочиха вниманието към слабости в системата за контрол на този външен орган, които бяха счетени за достатъчно сериозни, за да обосноват изразяването на резерви. Вследствие на резултатите от доклада за последващата проверка системите за вътрешен контрол както на външния изпълнител, така и на отговорната служба на Комисията бяха преразгледани задълбочено. Подробни насоки за „допълняемост“ бяха изготвени и предоставени на изпълнителя, който писмено потвърди тяхното прилагане, считано от 2008 г. Освен това с външния орган бе сключено споразумение, в което подробно се описват мониторингът и проверките, които следва да се извършват от него във връзка с прилагането на механизма.

Въпреки че рамката за контрол, която е в сила понастоящем, се счита за подходяща за осигуряването на доброто управление на бюджетните кредити, нейната ефективност при осъществяването на новите общностни програми във връзка с определянето на изискванията за допълняемост все още не е изпитана.

Поради тази причина генералният директор по икономическите и финансовите въпроси изрази резерви в отчета си за 2008 г. по отношение на възможността новите смекчаващи проверки, въведени вследствие на резултатите от доклада за последващата проверка, да не са напълно ефективни за новата програма. Това ще бъде потвърдено през 2009 г.

Комисията подкрепя решението на генералния директор по икономическите и финансовите въпроси да съсредоточи ресурсите върху подобряването на структурата за контрол, въведена за управлението на новата финансова програма за същата финансова дейност с цел преодоляване на слабостите, установени за предходната финансова програма. През 2009 г. уверение ще се търси посредством специфичен вътрешен одит и текущ мониторинг от страна на оперативните служби.

4. Междусекторни въпроси

4.1. Информационни системи

Комитетът за контрол на одити насочи вниманието на колегията към необходимостта да се прегледа съблюдаването на съобщението на Комисията относно управлението[12] и оперативната съвместимост[13] на информационните технологии. Комитетът за контрол на одити работи и въз основа на няколко свързани с информационните технологии одита, обсъдени през 2008 г., и насочи вниманието към прилагането на решението на Комисията относно сигурността на информационните системи[14].

Разработването на ефикасни, рентабилни и лесни за ползване ИТ инструменти, приспособени към специфични нужди, като същевременно се гарантират тяхната оперативна съвместимост и сигурност в Комисията, остава важен приоритет. За да успее в това начинание, Комисията отделя особено внимание на подходящото обучение за персонала си и на стабилното управление на информационнотехнологичните разработки. Следва да се полагат усилия и за подобряване на управлението на проектите и доставчиците на услуги, за да се гарантира, че информационните системи подпомагат ефективно и оптимално осъществяването на политиките на ЕС.

4.2. Изпълнение на програми в България и Румъния

Строгите проверки на Комисията доведоха до установяването на някои нередности в управлението на предприсъединителните фондове – в България след 2007 г., а в Румъния след 2008 г.

Поради това генералният директор по разширяването запази вече изразените през 2007 г. резерви по отношение на критичните слабости на системите в управлението на фондовете по ФАР от страна на две разплащателни агенции в България. Други двама генерални директори са изразили резерви, свързани с проблеми във връзка с управлението на предприсъединителните фондове през 2008 г.: генералният директор по регионалната политика , що се отнася до системите за управление и контрол за Кохезионния фонд в областта на пътния транспорт в България, и генералният директор по земеделието и развитието на селските райони , що се отнася до системите за управление и контрол за САПАРД в България и Румъния.

Генералният директор по земеделието и развитието на селските райони докладва за наличието на съществени недостатъци в интегрираната система за администриране и контрол в Румъния и България, водещи до голям брой грешки. От властите на тези държави-членки бе поискано да изготвят план за действие за преодоляване на тези недостатъци.

Генералните дирекции за регионална политика , заетост , социални въпроси и равни възможности , за правосъдие, свобода и сигурност и за морско дело и рибарство съобщиха в своите годишни отчети за дейността за въпроси, свързани с управлението и контрола в България за периода на програмиране 2007—2013 г.; при все това нито един от посочените проблеми не беше основание за изразяване на резерви в отчетите за 2008 г.

Съответните генерални дирекции ще продължат да координират в тясно сътрудничество своите действия във връзка с управлението на средства на ЕС в Бългрия и Румъния.

В сътрудничество с националните власти Комисията ще продължи да подкрепя усилията за реформа, които се полагат в България и Румъния, за да се гарантира, че всички основни проблеми се разрешават и че управлението на всички средства на ЕС се извършва при строго спазване на всички приложими правила и процедури.

4.3. Годишни обобщения и национални декларации

Комисията продължи да анализира годишните обобщения, получавани от държавите-членки (2008 г. бе втората година, за която националните власти трябваше да предоставят годишни обобщения за разходите съгласно „споделеното управление“), и да информира Европейския парламент, като работи за постигане на максимална добавена стойност от гледна точка на предоставяне на по-големи гаранции за системите за управление и контрол в държавите-членки.

Междинна оценка показва, че както за областта на сближаването, така и за областта на селското стопанство и природните ресурси повечето държави-членки, изглежда, са спазили или са спазили основно минималните изисквания на законодателството в насоките на Комисията. Тези обобщения биха могли да предоставят истинска добавена стойност за управлението и контрола на разходите на ЕС, ако са с подходящ обхват, подход, предоставят се в точния момент и се извършват в съответствие с международните стандарти[15].

Освен това някои държави-членки (Нидерландия, Дания, Швеция и Обединеното кралство) предоставят национални декларации, като по този начин увеличават отчетността си за използването на средствата на ЕС, въпреки че Комисията посочва разликите между тях, които ограничават възможността за съпоставка и гаранциите, които могат да се получат.

Комисията счита, че предоставянето от страна на държавите-членки на годишни обобщения засилва тяхната отчетност за използването на средства на ЕС и допринася за собственото ѝ уверение. Тя ще се опира на извлечените до момента поуки, за да адаптира при необходимост насоките за следващия кръг обобщения, ще продължи да предлага подкрепа на държавите-членки и ги призовава да предоставят цялостна декларация за достоверност съгласно препоръките на Комисията.

Комисията насърчава всички държави-членки да следват примера на онези, които вече са предоставили годишни национални декларации .

4.4. Съблюдаване на приложимото законодателство в областта на правата на интелектуална собственост

Генералният директор в областта на комуникациите изрази резерви по причини, свързани с репутацията, с оглед на евентуалното нарушение на авторските права за дейности на службите на Комисията, с оглед на риска, че за някои продукти в сферата на комуникациите може да не са придобити авторските права и свързаните с тях права.

Предвид всеобхватното наличие на електронни комуникационни медии тези дейности могат да окажат въздействие във всички държави-членки, при които все още съществуват разлики в националните законодателства за авторското право. Тъй като няма съвместно управление на авторските права на европейско равнище, титулярите на права трябва да се установят във всяка държава-членка, често на различно ниво (организации за колективно управление на права, издатели или разпространители, автори или други лица с право върху съдържанието).

Комисията редовно ще оценява дали предприетите мерки са достатъчни за смекчаване на рисковете в сложна и бързо изменяща се технологична и правна среда. Преди края на 2009 г. ще бъде изготвен план за действие , който ще включва всички необходими мерки — от повишаване на информираността и обучение до изготвянето на общи насоки.

5. Заключения

- Усилията, положени за постигане на декларация без резерви за достоверността и точността на отчетите, оказаха до голяма степен положителен ефект върху институцията: те съсредоточиха мисълта и насочиха енергията, което доведе до сериозна промяна в системите за управление и контрол, работните методи и културата в Комисията.

- Комисията ще продължи да следи отблизо изпълнението на всички планове за действие, които съпътстват резервите, и ще обръща специално внимание на повтарящите се резерви.

- Комисията ще продължи работата си по ефективната външна комуникация относно свързаните с контрола въпроси както с крайните бенефициери, така и с националните власти. Необходима е по-добра информация, за да се намалят грешките и недоразуменията.

- Комисията ще продължи да доказва ефективността на собствените си проверки, включително да докладва изцяло за коригирането на грешки, а също и за коригирането на грешките, свързани с плащания от предходни години.

- Комисията повтаря намерението си да продължи да изисква възстановяването на недължимо платени суми. Тя отбелязва, че от 2007 до 2008 г. възстановените суми са се удвоили, достигайки общо 3 млрд. EUR. Тя ще предприеме мерки, за да се гарантира, че държавите-членки изпълняват своите задължения относно качеството на докладването за възстановените суми и финансовите корекции.

- Комисията ще насърчава държавите-членки да включват цялостна декларация за достоверност в своите годишни обобщения за усвоените фондове при споделено управление. Комисията ще оценява как може да се получи допълнителна гаранция от националните декларации за управлението.

- Комисията вярва, че прилагането на подход, при който има допустим риск, представлява добро и ефикасно управление на фондовете на ЕС. Тя представи съобщение по този въпрос през месец декември 2008 г., като за пояснителен пример използва структурните фондове и развитието на селските райони. Примерите ще бъдат доразвити и разширени в конкретни предложения за нивата на допустимия риск във възможно най-кратки срокове. Предложения за научните изследвания, транспорта, енергетиката, външната помощ, развитието и разширяването и за администрацията ще бъдат внесени за разглеждане от бюджетния орган през 2010 г.

* * *

Това е последният обобщаващ доклад, приет от тази Комисия. Един от основните ѝ приоритети бе модернизирането на нейните системи, за да се гарантират най-високи стандарти на управление на фондовете на ЕС, включително законосъобразността и редовността на операциите. Между 2004 и 2009 г. Европейската комисия консолидира започнатата през 2000 г. реформа — постижение, което ще има трайни последствия.

Свършената през последните пет години работа доведе до значителни подобрения на управлението на бюджета на ЕС и тази работа ще продължи, по-конкретно при решаването на проблемите, посочени в резервите на оправомощените разпоредители с бюджетни кредити.

Комисията счита, че въведените системи за вътрешен контрол с ограниченията, описани в годишните отчети за дейността за 2008 г., осигуряват достатъчни гаранции, че ресурсите, разпределени за нейните дейности, са били използвани целесъобразно и в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Тя счита също, че въведените процедури за контрол дават необходимите гаранции относно законосъобразността и редовността на операциите, за които Комисията поема цялата отговорност съгласно член 274 от Договора за ЕО.

Приложение 1: Other cross-cutting management issues

1. HUMAN RESOURCES

In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overhead. It was welcomed by the Parliament and an update was presented in April 2008. A follow-up report was prepared in early 2009.

In 2008, the Commission made a particular effort to meet the challenges presented by the financial and economic crisis by re-deploying staff to the departments charged with the management and follow-up of the crisis, and the implementation of the European Economic Recovery Plan (in particular the Directorates-General for Competition, Internal Market, Economic and Financial Affairs). The Commission is satisfied that its flexibility and the commitment of its staff made it possible to respond to the crisis in a swift and effective way.

During 2008, the Commission undertook two further screening exercises to find ways of rationalizing human resources between Headquarters and Delegations, in the external relations field, and also in terms of its external communication activities. The downward trend in the number of people working in administrative and support functions is confirmed, despite slight increases for certain specific functions (financial management and inter-institutional cooperation). The various aspects of this review are currently being assessed by the services concerned.

As regards recruitment, following selection procedures carried out by the European Personnel Selection Office (EPSO), in 2008 Institutions were able to draw on reserve lists amounting to 78% of the published target number of laureates (70% in 2007). Notwithstanding this improvement, a programme for fundamental reform, the EPSO Development Programme (EDP), was formally agreed by all Institutions in 2008. The Programme contains 22 recommendations for action which focus on speeding up and streamlining selection and introducing greater predictability for laureates and Institutions on the availability and management of reserve lists. Implementation will be achieved progressively over the period 2008 to 2010.

Regarding the recruitment of staff from the EUR-12 countries, the targets for the period to end-2008 were exceeded for both administrator and assistant grades. A significant proportion of staff were however recruited as temporary agents (22% for EUR-10 and 41% for EUR-2). At 1 January 2009, recruitment of EUR-15 was blocked for 18 services at AD level and 12 at AST grade pending fulfilment of their quotas. Taking account of the competitions underway, the service responsible judged that the number of EUR-12 nationals passing competitions should be sufficient to meet recruitment needs.

2. ETHICS

In 2008, a Communication from Vice-President Kallas to the Commission[16] outlined a series of actions to enhance the environment for professional ethics in the Commission; these covered the clarification of rules and their application, as well as awareness raising and the issuance of a Statement of Principles of Professional Ethics to apply Commission-wide.

Also in 2008, Internal Audit Service (IAS) concluded its audit of ethics in the Commission. The objective of the audit was to assess the adequacy of the overall design of the ethics framework of the Commission; and whether the Commission's ethics framework has been implemented effectively in the services selected for this audit: ADMIN, SG, OIB, RTD, INFSO, and TRADE.

The scope of the audit covered the framework, rules implementation and monitoring of ethics focussing on risks concerning conflict of interest, procurement, grant management in research, and non financial risks such as misuse of insider information The scope did not cover the Code of Conduct of the Commissioners , the Lobby Register, or the ethical content of EU policies.

The IAS recognized that the process of implementing and adapting the ethics framework is evolutionary and the Commission has acted proactively on ethics and awareness raising in recent years The overall conclusion of the audit was that the basic elements of a proper ethics culture are covered by the existing Commission ethics framework, which is based on an appropriate balance between, on the one hand, trust in the integrity and sense of responsibility of staff and, on the other hand, instruments facilitating ethics management, so that, in general, there is limited need for additional rules.

3. SECURITY

Since the start of the present Commission a series of initiatives have been taken to improve the quality of service in internal security, in view of the challenges posed by the global security situation, the developing policy competences of the Commission and the increased size and complexity of the institution.

An information note from Vice-President Kallas and the President, addressed to the College under the title, "Review of security policy, implementation and control within the Commission", which covered physical security as well as security of information, was adopted in 2008.

Приложение 2: Overview of reservations 2004 – 2008

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework[17], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | All DGs | Continuous action In 2008, the Commission conducted an analysis of the impact of the "Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework"[18], adopted in early 2006 as part of the Commission's strategy to obtain an unqualified DAS. The final report was published in February 2009. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during this Commission's mandate. Services reported on the effectiveness of the implementation of the prioritised standards for the first time in the 2008 Annual Activity Reports. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions) | BUDG and SG By September 2009 | New action |

To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services | All DGs By April 2010 | New action |

Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | BUDG, with all DGs | Continuous action Three years after its adoption, DG Budget undertook a limited review of the operation of the Commission's risk management framework. This indicated that the framework is well established and is understood and applied by management and was taken as a starting point by services for developing their own more specific guidelines and tools tailored for their needs. The review revealed no reasons for major change but pointed to the need to define more clearly the handling of cross-cutting risks, an interest in sharing information across services on risk management generally and on critical risks in particular, and a requirement for specialist risk management training linked to individual services' activities. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | DG BUDG together with concerned services | Completed In December 2008 the Commission adopted its Communication "Towards a common understanding of the concept of tolerable risk of error", with which the Commission took forward a concept first introduced by the Court of Auditors in its Opinion 2/2004 (the "single audit opinion"). This tolerable risk approach is intended to ensure an appropriate balance between the risk of not detecting errors and the costs of control to ensure that control systems are cost effective. The illustrative case studies presented covered Cohesion Policy and Rural Development. They indicated that the Court's standard 2% materiality threshold may not be appropriate for these policies, for which risk is high, and that a cost-effective tolerable risk level may lie around 5% for both policies. |

The Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. | DG BUDG together with concerned services By end 2010 | New action The Communication mentioned above launched an inter-institutional debate on the tolerable risk of error and the Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | New: Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All DGs concerned | New action |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All DGs concerned with the assistance of SG and DG BUDG. End 2009 | Continuous action In a Communication of March 2008[19], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous action DGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for the AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2009 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the peer review of the 2008 AARs is the that the conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) needs to be convincingly argued and the building blocks for assurance should be presented in a complete and logical manner, particularly as regards error rates detected by controls. Also, services calculating error rates on the basis of controls performed on high-risk areas of their activities need to present results of controls in lower-risk fields to justify the conclusion that the global exposure was lower than materiality |

namely: | Close coordination of actions concerning management and control weaknesses identified for the EU funds implemented by Bulgarian and Rumanian authorities, in order to ensure that underlying problems are solved and the management of EU funds is conducted in strict respect of all applicable rules and procedures. | ELARG, MARE, JLS, EMPL, AGRI, REGIO | New action |

Set-up of an inter service group on copyright issues, to be led by DG COMM, to regularly assess whether the measures taken are sufficient to mitigate the risk in a complex and rapidly changing technological and legal environment. Preparation of an action plan before end of 2009, including all necessary measures, from awareness raising and training to the drafting of common guidelines. | COMM, OPOCE, JRC, SG | New action |

Focus the resources available on improving the control structure in place for the management of the financial programs. In 2009, assurance will be sought via a specific internal audit assignment and ongoing monitoring by the operational services. | ECFIN, SG | New action |

New: Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II. | JLS, SG | New action |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Completed: In its latest report on the Plan[20], the Commission reported that as at end-December 2008 the implementation of 13 actions was completed and that the three remaining actions could not be implemented or were being taken forward in other ways. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during the mandate of the present Commission. A part of this positive impact was attributed to actions launched before 2005, but there was evidence that progress was significantly accelerated with the launch of the Action Plan in early 2006. |

New: Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States. | REGIO, AGRI, JLS | New action |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving the efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls, and by further harmonization and better focus of ex-post controls. | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, ongoing | Completed Extensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities[21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results[22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission issued guidance to its services on sampling strategies in October 2008. |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action The European Court of Auditors expressed in 2008 for the first time an unqualified opinion on the 2007 accounting data of the Commission. The Accountant's report on the validation of local systems for 2008 confirmed that these in general are steadily improving. All systems which were subject to an in-depth evaluation during 2008, except one, were validated. Data from the accounting system indicate that late payments are tending to stabilise in number and value. In the face of the current acute economic crisis, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract and a 30-day time limit where 45 days currently apply for other payments. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | Based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, DG ADMIN prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing | DG ADMIN, ongoing | Completed A report to Commission (SEC(2008)2309/3) stated that 48 actions have been fully or partially implemented and 3 have been abandoned (out of 85 identified actions) by July 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures were carried out in 2008. | DG ADMIN, ongoing | Continuous action HR scorecard per month HR report with HR metrics Start of a follow-up evaluation to review HR processes |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Continuous action DG ADMIN carried out a comparative study on remuneration in which an assessment is also made of the competitiveness of the Commission for certain job profiles. |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007. | Continuous action The e-CV project continued. In 2007, there were 3.250 e-CVs; by end 2008, here were 5.697. The matching tool to link job, vacancies and the electronic CVs was delivered for internal testing in December 2008. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Continuous action A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007. A second room in Luxembourg only became available in late 2007 and needed preparation, so that actual moves into them only began in the last quarter of 2008. Procedures to secure a supplementary room in Luxembourg were ongoing at the end of 2008. |

Приложение 4: Executive and Regulatory Agencies

(Council Regulation 58/2003 (Art 9.7)

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base[23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

- the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme ( EACI – former IEEA)

- the Executive Agency for Health and Consumers ( EAHC – former PHEA)

- the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency ( EACEA )

- the Trans-European Transport Network Executive Agency ( TEN-TEA )

- the European Research Council Executive Agency ( ERC)

- the Research Executive Agency ( REA ).

- Four of these executive agencies were operational in 2008[24] . Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG[25], did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

EACI | 22 | 47 | 69 |

PHEA | 8 | 20 | 28 |

EACEA | 85 | 277 | 362 |

TEN-TEA | 32 | 67 | 7 | 106 |

Total | 131 | 366 | 17 | 514 |

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency[26]. If new needs appear, the starting point of the Commission will be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward"[27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies.

It also proposed to undertake a horizontal evaluation of regulatory agencies which should be available by the end of 2009, as well as to set up an inter-institutional working group to agree ground rules to apply to all (this Group met for the first time on 10 March 2009).

To support the agencies, in June 2008 DG Budget published a Practical Guide on Community Bodies to document the basic budgetary and financial management processes and rules for the creation and regular operation of Community bodies and providing references to relevant key documents. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for sharing documents of common interest.

The 'traditional' agencies are granted discharge by the Discharge Authority. All Agencies were granted discharge for 2007. CEPOL's accounts for 2007 have received a qualified opinion of the Court of Auditors and audits by the Court and the IAS identified serious financial management problems. The service responsible for the grant contribution to the College's running costs (JLS) reported that following the Court's and IAS findings, an OLAF investigation was launched and an action plan was developed to remedy the weaknesses identified. Faced with significant under-execution of the budget, the service reported it would make available only the funds strictly necessary to cover the College's fixed costs in the first part of 2009.

Приложение 5: Negotiated procedures

1. LEGAL BASIS

Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

2. METHODOLOGY

A distinction has been made between the 40 directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (legal basis is different: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three directorates-general have special characteristics as regards data collection (deconcentration of the services,…), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these directorates-general.

3. OVERALL RESULTS OF NEGOTIATED PROCEDURES RECORDED

3.1. The 40 directorates-general, services, offices, or executive agencies excluding the three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 105 negotiated procedures with a total value of € 91.107.841 were processed out of a total of 1230 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60 000€ with a total value of € 1.799.341.729.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 8,54 % in number, which represents some 5,06 % of all procedures in value and seems quite reasonable.

An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2008 was fixed at 12,80% (20,46% in 2007) .

Some 13 directorates-general or services out of the 40 exceeded the reference threshold in 2008. Among those, it should be noted that 5 directorates-general concluded only one or two negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 15 out of 40 directorates-general haven't used any negotiated procedure, including 4 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, in terms of value 14 have recorded a substantially lower percentage of negotiated procedures than the Commission average.

Moreover, the assessment of negotiated procedures compared with the previous years (2006, 2007) shows an important decrease in the order of one third in number and 40% in terms of value.

3.2. The three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 168 negotiated procedures for a total value of contracts €117.778.412 were processed out of a total of 2362 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 10 000€ with a total value of € 2.357.367.571.

For the three "external relations" directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 7,11% in number, which represents some 5% of all procedures in value terms. Only one directorate-general slightly exceeds the reference threshold of 10,67% (average + 50%).

If compared with previous years, these directorates-general have registered a clear decrease in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

4. ANALYSIS OF THE JUSTIFICATIONS AND CORRECTIVE MEASURES

Three categories of justifications have been presented by those directorates-general who exceeded the thresholds:

- Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

- Objective situations of the economic activity sector , where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, …). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

- Additional services/works , where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the directorates-general concerned:

- Establishment of standard model documents and guidance documents .

- Improvement in training provided and an improved inter-service communication . In this context, the Central Financial Service organised in 2008 a series of workshops aimed at improving expertise in public procurement procedures and at providing a forum for exchange of experience and best practices between directorates-general and services. In addition, the architecture of the standard procurement training was reviewed in order to reinforce the practical training in procurement procedures preparation.

- Improvement of the system of evaluation of needs of directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

- permanent exchange of information;

- ad-hoc surveys prior to the initiation of market procedures;

- reinforcement of the product management policy especially in the IT sector.

- Phase-out from situations of technical captivity. The Commission started to study a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases and provide tools to reduce future dependency.

- Reinforcement of internal structures and the application of control standards . Procurement procedures will continue to be integrated in the regular reviews of the efficiency of internal control, including the analysis of possible dependence on certain contractors. In any case, control procedures need to be correctly documented in order to ensure a transparent audit trail.

Приложение 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2008

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2008.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 1.497.065,33 | 6 |

COMP | 11.713.735,70 | 3 |

EAC | 123.199,00 | 1 |

EACEA | 497.001,12 | 2 |

ELARG | 607.626,00 | 1 |

ENTR | 111.650,00 | 1 |

ENV | 231.383,16 | 1 |

MARE | 249.800,61 | 1 |

INFSO | 1.713.872,65 | 4 |

RTD | 1.227.715,95 | 5 |

TREN | 407.313,70 | 2 |

18.380.363,22 | 27 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 0 | 0 |

Приложение 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation[28] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved[29]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months[30].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports[31]. Overall, the Commission improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average time to pay has not significantly decreased. In 2008, late payments have stabilised in number and value, the average time to pay has been shortened by a half day.

The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

2005 | 2007 | 2008 |

Late payments in number | 42,74% | 22,57% | 22,67% |

Late payments in value | 17,48% | 11,52% | 13,95% |

Average time to pay[32] | 49,13 days | 47,98 days | 47,45 days |

The cause of delays includes inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission dealt with limited requests in the period 2005-2007. However, the amount rose significantly in 2008, probably due to the fact that as from 1 January 2008 payment of interest for late payments has been automatic and, in principle[33], no longer conditional upon the presentation of a request for payment.

2005 | 2007 | 2008 |

Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € | 576 027,10 € |

*Calculation: 153 requests for interest / 90657 late payments = 0.168%

The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments. In the face of the current acute economic crisis, the Commission has recently adopted further measures, given the crucial importance of the need for increased fluidity of funds for all beneficiaries, and especially for SMEs and NGOs[34]. Amongst other actions, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision compared with the statutory time-limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts). For all other payments the Commission will apply, from the same date, a 30-day time limit where 45 days currently apply. A third measure is to further promote the payments of flat-rates (a scale-of-unit cost) and lump-sums (fixed amount) to accelerate the payment of grants. |

[1] Член 60 от Финансовия регламент.

[2] Съобщение до Комисията: SEC (2007) 1341.

[3] COM(2008) 97, 18.2.2008 г.

[4] COM(2009) 42, 3.2.2009 г.

[5] COM(2006) 9 и SEC(2006) 49.

[6] COM(2009) 43, 4.2.2009 г.

[7] Настоящият обобщаващ доклад следва новата структура на годишния доклад на Европейската сметна палата за 2007 г.

[8] Оценка „зелено“ означава, че процентът на грешка за областта на разходите като цяло е под прага на същественост (2 %) и че Сметната палата смята съществуващите системи за управление и контрол за ефективни; оценка „жълто“ означава, че процентът на грешка е между 2 % и 5 % и системите за управление и контрол се смятат за частично ефективно; оценка „червено“ означава, че процентът на грешка е над 5 % и Сметната палата смята системите за управление и контрол за неефективни. Източник: „Информационна бележка: Годишен доклад относно бюджета на ЕС за 2007 г.“, Европейска сметна палата, стр. 6.

[9] Палатата даде оценка „зелено“ и за приходите, икономическите и финансовите въпроси и административните разходи. Това означава, че Палатата е дала оценка „зелено“ за около 45 % от общите разходи на Общността.

[10] Финансово и административно рамково споразумение/ FAFA.

[11] Доверителен фонд и Рамково споразумение за съфинансиране.

[12] SEC(2004) 1267.

[13] SEC(2004) 1265.

[14] C(2006) 3602.

[15] Становище № 6/2007 на Европейската сметна палата. За политиката на сближаване само 7 държави-членки са включили цялостна декларация за достоверност за 2008 г.

[16] SEC(2008) 301, 5.3.2008.

[17] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness, SEC(2007) 1341.

[18] COM(2006) 9 and SEC(2006) 49.

[19] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[20] Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework - COM(2009) 43.

[21] Para 40 & 49 Opinion 02/2004.

[22] Para 37 Opinion 02/2004.

[23] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[24] No AAR was prepared by the Research Executive Agency and the European Research Council Executive Agency (DG RTD and other research DGs) as these are expected to become completely self-supporting during 2009. During the transition, activities are shared between the agencies and the different directorates general responsible for the implementation of FP7.

[25] Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (DG TREN, ENTR, ENV); Executive Agency for the Health and Consumers (DG SANCO); Education, Audio-visual and Culture Executive Agency (DGs EAC, INFSO, AIDCO); Trans-European Transport Network Executive Agency (DG TREN).

[26] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008)135

[28] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[29] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:(a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;(b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;(c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[30] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[31] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[32] Net delays.

[33] With the exception of small amounts (200 euro in total or less).

[34] Communication from Mrs Grybauskaite in agreement with the President to the Commission: Streamlining financial rules an accelerating budget implementation to help economic recovery - SEC(2009) 477.