Специален доклад Управление на 
Европейската служба 
за външна дейност на 
нейните сгради по светаBG 2016  № 07
ЕВРОПЕЙСК А
СМЕТНА
ПАЛАТА

ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА  
12, rue Alcide De Gasperi  
1615 Luxembourg  
LUXEMBOURG
Тел. +352 4398-1
За запитвания:  eca.europa.eu/bg/Pages/ContactForm.aspx
Уебсайт:  eca.europa.eu
Туитър: @EUAuditorsECA
Допълнителна информация за Европейския съюз можете да намерите в  интернет ( http://europa.eu ).
Люксембург: Служба за публикации на Европейския съюз, 2016 г.
Print ISBN 978-92-872-4527-4 ISSN 1831-0974 doi:10.2865/53926 QJ-AB-16-007-BG-C
PDF ISBN 978-92-872-4507-6 ISSN 1977-5814 doi:10.2865/515581 QJ-AB-16-007-BG-N
EPUB ISBN 978-92-872-4511-3 ISSN 1977-5814 doi:10.2865/08712 QJ-AB-16-007-BG-E
© Европейски съюз, 2016 г.
Възпроизвеждането е  разрешено при посочване на източника.
Управление на 
Европейската служба 
за външна дейност на 
нейните сгради по света
(съгласно член 287, параграф 4, втора алинея от ДФЕС)Специален докладBG 2016  № 07
02
 Одитен екип
Специалните доклади на ЕСП представят резултатите от извършени от нея одити на изпълнението или на съответствието по 
конкретни бюджетни области или теми на управлението. ЕСП подбира и разработва одитните си задачи така, че те да окажат 
максимално въздействие, като отчита рисковете за изпълнението или съответствието, проверявания обем приходи или разхо -
ди, предстоящите промени, както и политическия и обществения интерес.
Настоящият одит на изпълнението беше извършен от Одитен състав IV с ръководител Milan Martin Cvikl, член на ЕСП. Този 
състав е специализиран в областта на одита на приходите, изследванията и вътрешните политики, финансовото и икономи -
ческото управление на институциите и органите на Европейския съюз. Одитът беше ръководен от члена на ЕСП Pietro Russo, 
със съдействието на François Gautier — аташе в неговия кабинет; Mark Crisp, директор; Paul Stafford, главен ръководител; Mark 
Marshall, ръководител на одитна задача и Pascale Pucheux-Lallemand, одитор.
От ляво надясно:  M. Marshall, P . Russo, F. Gautier, P . Pucheux-Lallemand, P . Stafford.

03
 Съдържание
Точки
 Речник на термините
I—VIII  Кратко изложение
01—04  Въведение
05—06  Обхват и подход на одита
05 Обхват на одита
06 Подход на одита
07—66  Констатации и оценки
07—27  Раздел I – Сградите като цяло отговарят на нуждите на делегациите, но в някои случаи 
не осигуряват икономически най-изгодния вариант поради излишното пространство, 
неизползваните имоти и таксите за наемателите, които не покриват пълните разходи
08—19  Сградите като цяло отговарят на нуждите на делегациите
20—22  Пространството в повечето офис сгради, както и в някои резиденции, превишава горните граници, 
определени от политиката в областта на сградния фонд
23—25  ЕСВД притежава сгради, които вече не използва
26—27  Някои такси за съвместно ползване на помещения в офис сгради не покриват пълните разходи
28—47  Раздел II — Налице е структурирана процедура за подбор на сгради на делегациите, но 
когато тя се прилага на практика съществуват някои слабости на всеки от основните етапи
30—31  Процедурата за изготвяне на сградно досие осигурява структурирана основа за подбор на сгради на 
делегациите
32—35  Делегациите нямат достатъчно експертен опит в определянето на подходящите сгради и не 
получават достатъчна подкрепа от централното управление
36—43  Съществуват някои слабости в начина, по който делегациите представят вариантите на централното 
управление
44—47  Някои становища на Комитета по сградния фонд на централното управление не са навременни или 
убедителни
04 Съдържание 
48—66 Раздел III — Информацията относно пригодността на сградите не е надеждна и не се 
използва за планиране, което е твърде краткосрочно и особено незадоволително за 
притежаваните имоти
49—59  Централните системи за мониторинг не осигуряват надеждна основна информация относно 
пригодността на всички сгради на делегациите
60—62  При планирането не се използва в достатъчна степен наличната информация и освен това то 
е краткосрочно
63—66  Системите за планиране за притежаваните собствени имоти са особено слаби
67—72  Заключения и препоръки
 Приложение I —  Съвместно ползване на помещения с държавите членки на ЕС 
в делегациите на ЕС
 Приложение II — Подробна информация за прегледа на 30 сградни досиета
 Приложение III —  Причини, поради които сградите на делегациите не са икономически 
най-изгодният вариант
 Отговор на ЕСВД
05
 Речник на термините
Административен ръководител : Административният ръководител оказва съдействие на ръководителя на делегация 
по отношение на всекидневното управление на делегацията. Административният ръководител координира работата на 
административния отдел и отговаря за човешките ресурси и управлението на безопасността; финансовото управление 
и изпълнението на бюджета на делегацията; управлението, свързано с логистиката, с извършването на закупувания 
и с помещенията на делегацията.
Делегация : Около 140 делегации на ЕС работят в световен мащаб за насърчаване на интересите и ценностите на ЕС и за 
постигане на сътрудничеството в областта на търговията и развитието. Повечето делегации отговарят за отношенията на 
ЕС с една определена държава. Други са посветени на поддържането на отношенията с многостранни или международни 
организации като Африканския съюз и ООН. Една трета от служителите на делегациите работят за ЕСВД, останалите 
работят за Европейската комисия — в генерални дирекции като ГД „Международно сътрудничество и развитие“, ГД 
„Политика за съседство и преговори за разширяване“ и ГД „Търговия“.
Европейска служба за външна дейност (ЕСВД) : Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) е дипломатическата 
служба на Европейския съюз. Нейната роля е да координира външната политика и политиката за сигурност на ЕС. 
Ръководителят на ЕСВД е върховният представител на ЕС по въпросите на външните работи и политиката на сигурност. 
Той е и заместник-председател на Европейската комисия. ЕСВД е създадена с Договора от Лисабон и официално започва 
своята дейност на 1 януари 2011 г.,. Тя обединява служители от компетентните служби на Генералния секретариат 
на Съвета и на Европейската комисия, както и дипломатически служители от държавите членки на ЕС. Централното 
управление на ЕСВД е в Брюксел и отговаря за управлението на около 140 делегации на ЕС по света.
Комитет по сградния фонд : Комитетът по сградния фонд се председателства от ръководителя на отдела за 
инфраструктура на централното управление на ЕСВД и включва поне четирима други членове от този отдел и един член 
от отдела за полева сигурност. Той приема становища относно сградните досиета, които разглежда.
Политика в областта на сградния фонд : Насоки, определени от Централното управление на ЕСВД за делегациите, за да 
се гарантира, че управлението на сградите е ефективно и в рамките на поставените финансови ограничения. Политиката 
в областта на сградния фонд също така има за цел да спомогне за стандартизирането на предоставяните на делегациите 
ресурси и осигуряването на прозрачност.
Ръководител на делегация : Ръководителите на делегации оказват съдействие на върховния представител и Комисията 
при изпълнението на техните мандати в областта на външните отношения. Ръководителят на делегацията отговаря за 
управлението на всички служители и финансови ресурси на делегацията.
Сградно досие : От делегациите се изисква да изготвят сградно досие преди наемане (включително при подновяване 
на договор за наем), закупуване, ремонт или строителство на офиси или резиденции за ръководителите на делегации. 
Тези сградни досиета трябва да се изпратят на централното управление (Комитета по сградния фонд) за одобрение, ако 
общата им стойност е 60 000 евро или повече. Делегациите не трябва да представят сградни досиета при наемането на 
места за настаняване на служители, освен ако наемът превишава горната граница за наемите, определена за съответната 
държава.
Съвместно ползване на помещения : Споделянето на офис пространството на делегациите с държавите членки на ЕС 
или с други институции и органи на ЕС (напр. Европейската инвестиционна банка).
Състояние на офис сградите и резиденциите : Централното управление на ЕСВД извършва мониторинг на състоянието 
на офис сградите и резиденциите на ръководителите на делегации чрез посещения на място. Оценката на състоянието 
на сградите комбинира три критерия със значение от 0 (неизползваема) до 5 (отлично състояние): здраве и безопасност, 
сигурност и общо състояние (функционалност/репутация/местоположение).
06
 Кратко изложение
I
При създаването си през януари 2011 г., Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) пое от Европейската комисия 
отговорността за управлението на делегациите на ЕС по света. Тя осигурява офис пространство за 5300 служители 
в около 140 делегации. ЕСВД също така отговаря за резиденциите на ръководителите на делегации и за осигуряването 
на настаняване или възстановяването на разходите за настаняване на 2400 служители. Ефективното управление на 
сградите на делегациите на ЕС допринася за постигането на целите на ЕС в областта на външната политика, търговията 
и сътрудничеството за развитие. Разходите на ЕСВД за сградите на делегациите през 2014 г. възлизат на 165 млн. евро 
(вж. точки 1—4).
II
Европейската сметна палата провери дали сградите на делегациите отговарят на нуждите на ЕСВД и дали осигуряват икономи -
чески изгоден вариант. Тя провери дали ЕСВД разполага с ефективни процедури за подбор на правилните сгради, мониторинг 
на пригодността на сградите и планиране на необходимите промени (вж. точки 5 и 6).
III
При одита беше установено, че сградите на делегациите, независимо дали са офис сгради, резиденции на ръко -
водителите на делегации или места за настаняване на служители, като цяло отговарят на нуждите на делегациите 
(вж. точки 8—19). В някои случаи обаче сградите не са икономически най-изгодният вариант, защото:
а) пространството в повечето офис сгради, както и в някои резиденции, превишава горните граници, определени в по -
литиката в областта на сградния фонд (вж. точки 20—22);
б) ЕСВД притежава сгради, които вече не използва (вж. точки 23—25);
в) когато делегациите споделят свои офис помещения с държави членки на ЕС, или с институции и органи на ЕС, някои 
такси за помещаваните организации не покриват пълните разходи (вж. точки 26 и 27).
IV
Пригодността на сградите на делегациите зависи на първо място от техния първоначален подбор и след това от начина, 
по който ЕСВД гарантира, че те продължават да отговарят на нуждите и са икономически изгоден вариант. Първоначал -
ният подбор на сгради за наемане или закупуване се основава на процедурата за изготвяне на сградно досие. Преди 
наемането (или подновяването на договор за наем) или закупуването съответната делегация представя на централното 
управление сградно досие за преглед и одобрение. По отношение на осигуряването на структурирана и документирана 
основа за вземане на решения, процедурата за изготвяне на сградно досие е пример за добра практика (вж. точки 30 
и 31). Има риск обаче ЕСВД да не избере правилните сгради, защото съществуват някои слабости в прилагането на прак -
тика на всеки от основните етапи на процедурата за подбор:
а) Когато някои делегации търсят сгради на местния пазар, те нямат достатъчно експертен опит, за да открият подходя -
щите възможности, и не получават достатъчна подкрепа от централното управление (вж. точки 32—35).
б) Когато делегациите представят варианти на централното управление, предложеното решение понякога не се осно -
вава на солиден технически и финансов анализ (вж. точки 36—43).
в) Когато Комитетът по сградния фонд на централното управление взема окончателното си решение, понякога е твърде 
късно да се подпише договор, а и той невинаги доказва, че решението представлява икономически най-изгодният 
вариант (вж. точки 44—47).
Кратко изложение 07
V
След като ЕСВД избере сградите, тя редовно оценява дали те продължават да отговарят на нуждите на делегациите чрез 
посещения на място, но не открива всички недостатъци (вж. точки 49 и 50). ЕСВД не отчита всички съществени фактори, 
когато проверява пространството на човек в офис сградите (вж. точки 51 и 52); нито проверява дали наемите на офис 
сградите и резиденциите отговарят на пазарните цени и дали таксите за организациите, съвместно ползващи помеще -
нията, покриват пълните разходи (вж. точка 53). Освен това ЕСВД не отразява надеждно резултатите от своя мониторинг 
в информационните си системи (вж. точки 54—59).
VI
Липсата на надеждна основна информация за сградите на делегациите е пречка за ефективното планиране. Освен 
това централното управление не използва ефективно наличната информация при изготвянето на планове за предпри -
емане на корективни действия (вж. точка 60). Планирането е съсредоточено върху справянето с краткосрочните нужди 
(вж. точки 61 и 62).
VII
Дългосрочната цел на ЕСВД е да закупи повече офис помещения за делегациите. През 2015 г. съгласно новите разпо -
редби на Финансовия регламент ЕСВД договори условия за вземане на заеми до 200 млн. евро за закупуване на недви -
жими имоти. ЕСВД обаче има ограничен опит в притежаването на сгради и  ѝ липсва експертен опит в управлението на 
недвижими имоти. В следствие на това ЕСВД не е установила ефективна система за управление на притежаваните имоти, 
например с цел поддържането им в добро състояние или за продажбата на сградите, които вече не използва (вж. точки 
63—66).
VIII
Въз основа на констатациите и оценките в настоящия доклад Сметната палата препоръчва на ЕСВД:
а) да включи фактори, свързани с околната среда, достъпа за хора с увреждания и гъвкавостта като цели в политиката 
в областта на сградния фонд, що се отнася до офис сградите;
б) да гарантира, че таксите, плащани от държавите членки на ЕС, или от други институции и органи на ЕС, които се по -
мещават в сгради на делегациите, са съгласувани и покриват пълните разходи;
в) да засили прилагането на процедурата за изготвяне на сградно досие при подбора на сгради;
г) да използва централизиран източник на информация, за да проверява пазарните цени за офис сгради, и редовно да 
следи съответствието на наемите на офиси с пазарните цени;
д) да подобри своята информационна система за управление на недвижими имоти, така че тя да може да осигурява 
по-надеждна и подходяща информация, която да се използва в процеса на планиране;
е) да повиши експертния опит в управлението на недвижими имоти в централното управление, за да се разработи 
по-стратегически подход, да се подобри планирането и да се засили подкрепата за делегациите;
ж) да установи приоритети по отношение на наемите, покупките, продажбите, промените и поддръжката в текущите 
средносрочни планове, като използва наличната информация относно застроената площ и състоянието на сградите, 
за да бъдат те в съответствие с политиката в областта на сградния фонд;
з) да въведе системи за ефективно управление на притежаваните сгради.
08
 Въведение
01 
Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) координира външната политика 
и политиката за сигурност на ЕС. Централното управление на ЕСВД е в Брюксел и от -
говаря за управлението на делегациите на ЕС по света. ЕСВД е структурно и финансо -
во независима от Европейската комисия, но си сътрудничи с нея по много въпроси.
02 
При създаването си през януари 2011 г., ЕСВД пое от Европейската комисия отговор -
ността за управлението на всички делегации на ЕС. Следователно сградите на деле -
гациите, които в момента са заети, в голяма степен са резултат от минали решения 
на Европейската комисия. ЕСВД осигурява офис пространство за 5300 служители 
в около 140 делегации. ЕСВД също така отговаря за резиденциите на ръководителите 
на делегации и за предоставянето на настаняване или възстановяването на разходи -
те за настаняване на 2400 служители.
03 
Ефективното управление на сградите на делегациите на ЕС допринася за постигането 
на целите на ЕС в областта на външната политика, търговията и сътрудничеството за 
развитие. Целта на офисите на делегациите е да предоставят стабилна, видима, функ -
ционална и сигурна работна среда и среда за провеждане на срещи за служителите 
и посетителите. Сградите следва да са икономически изгоден вариант, като активно 
се насърчава споделянето на офис помещения с държавите членки или с други ин -
ституции и органи на ЕС.
04 
Около 80 % от офис сградите на делегациите и резиденциите на ръководителите на 
делегации са наети, а останалата част са собственост на ЕСВД. Разходите на ЕСВД за 
сградите на делегациите през 2014 г. възлизат на 165 млн. евро (вж.  фигура 1 ).
09 Въведение 
Разходи на ЕСВД за сгради на делегациите през 2014 г. (165 млн. евро)
Източник:  ЕСВД.Фигура 1
Разходи за охрана 26 млн. евро - 16 %
Вода, газ, електричество, застраховки - 3 %
Почистване и поддръжка  - 2 %
Основен ремонт/Оборудване - 2 %
Покупка/Строителство на сгради - 1 %
Офиси
53 млн. евро
Резиденции 11 млн. евро
Настаняване на 
служители 62 млн. евроНаеми или 
възстановяване на 
разходи за наеми
126 млн. евро  - 76 %
10
 Обхват и подход на одита
Обхват на одита
05 
Общата цел на одита беше да се провери дали ЕСВД управлява добре сградите на 
делегациите, като при одита бяха разгледани следните подвъпроси:
а) Отговарят ли сградите на делегациите на нуждите на ЕСВД и представляват ли 
икономически изгоден вариант?
б) Разполага ли ЕСВД с ефективни процедури за подбор на правилните сгради?
в) Разполага ли ЕСВД с ефективни системи за мониторинг на постоянната пригод -
ност на сградите и за планиране на необходимите промени?
Подход на одита
06 
Констатациите и оценките на Сметната палата, направени от нея по време на одита, 
се основават четири главни източника на одитни доказателства (вж.  фигура 2 ):
а) Сметната палата изпрати проучване до административните ръководители на 133 
делегации1. 112 административни ръководители попълниха проучването, което 
представлява 84 % отговорили участници.
б) Сметната палата направи преглед на извадка от 30 сградни досиета, изпратени 
на централното управление през 2013 и 2014 г.2 Решението дали да се наеме 
или купи дадена сграда или дали да се поднови договор за наем се взема въз 
основа на сградно досие, което съответната делегация изпраща на централното 
управление.
в) Сметната палата направи посещения на четири делегации (Непал, Танзания, 
Турция и САЩ – Вашингтон, окръг Колумбия), за да провери практиките на управ -
ление на сградите в делегациите в различен континент и с различен размер, 
площ на човек, форма на собственост (три офис сгради бяха наети под наем), 
състояние на сградите, състав на персонала и опит в съвместното ползване на 
помещения. По време на посещенията в тези делегации също така бяха обсъде -
ни практиките на управление на сградите с административните ръководители 
на посолствата на държавите членки. В рамките на посещенията одиторите на 
Сметната палата се срещнаха с длъжностни лица от посолствата на Белгия, Да -
ния, Финландия, Германия, Нидерландия, Швеция и Обединеното кралство. Беше 
посетено също така министерството на външните работи в Нидерландия, за да 
се получи допълнителна информация относно неговите иновативни политики 
и процедури за управление на сгради на посолства.
г) Сметната палата прегледа документацията, свързана с политиките, процедурите 
и инструментите, проведе интервюта в централното управление и анализира 
количествена информация, отнасяща се до сградите на делегациите.1 Проучването беше 
изпратено на всички 
делегации с изключение на 
тези, които са разположени 
в рамките на ЕС (напр. 
делегацията на Европейския 
съюз към ОИСР и ЮНЕСКО 
в Париж), и тези, които са 
зависими от друга 
делегация.
2 Извадката от 30 сградни 
досиета беше подбрана чрез 
използване на метода на 
формиране на извадки по 
парични единици измежду 
148 строителни досиета, 
изпратени в периода между 
януари 2013 г. и септември 
2014 г.
11 Обхват и подход на одита 
Източници на одитни доказателстваФигура 2
Източник:  Европейска сметна палата.Преглед на 
статистическите 
данни
и процедуритеПреглед на
30 сградни досиетаОдитни 
посещения
в 4 делегации: 
Непал, Т анзания, 
Турция и САЩ
Одитно проучванеКонстатации
и оценки от одита
12
 Констатации и оценки
Раздел I – Сградите като цяло отговарят на нуждите 
на делегациите, но в някои случаи не осигуряват 
икономически най-изгодния вариант поради 
излишното пространство, неизползваните имоти 
и таксите за наемателите, които не покриват 
пълните разходи
07 
При одита беше проверено дали сградите отговарят на нуждите на делегациите 
и дали са икономически изгоден вариант.
Сградите като цяло отговарят на нуждите на делегациите
Офис сгради
08 
Политиката на ЕСВД в областта на сградния фонд има следните цели за офисите на 
делегациите: устойчивост, видимост, функционалност, сигурност и икономическа 
ефективност. Одитното проучване сред административните ръководители в делега -
циите потвърди значението на всички тези цели, както е показано с получер шрифт 
на фигура 3 .
Значение на целите относно офисите на делегациите
Източник:  Одитно проучване сред административните ръководители в делегациите на ЕС.Фигура 3Сигурност - 22 %
Функционалност - 18 %
Устойчивост - 14 % Видимост - 12 %Икономически изгоден
вариант- 12 %Гъвкавост - 9 %Въздействие върху
околната среда - 7 %Достъпност за хора с увреждания - 6 %
13 Констатации и оценки 
09 
Анкетираните са дали най-висока тежест на сигурността и функционалността, но са 
признали значението и на други фактори, които в момента не са цели на политиката 
в областта на сградния фонд:
а) Гъвкавост: в работния документ от 2014 г. относно политиката на ЕСВД в областта 
на сградния фонд е посочено, че наемането има предимството, че е свързано 
с гъвкавост в случай на необходими промени. Нуждите от сгради могат да се 
променят, например в резултат на увеличаване или намаляване на броя на слу -
жителите. Освен това броят на служителите може да бъде извън прекия контрол 
на ЕСВД, тъй като тя осигурява офис пространство за служители на Европейската 
комисия и други организации.
б) Въздействие върху околната среда: въпреки че ЕСВД е решена да въведе еколо -
госъобразни работни места, както в централното управление, така и в делега -
циите3, нейната политика в областта на сградния фонд не отразява тази загри -
женост. Например, тя все още не е поела ангажимент за приемане на Схемата за 
управление по околна среда и одит (EMAS)4. Активното насърчаване на EMAS би 
могло да предостави възможност за делегациите да дадат пример и да докажат, 
че тя също така може да бъде полезна и за малките организации5. Въпреки това 
делегациите във Вашингтон, окръг Колумбия, и в Танзания предоставиха приме -
ри за добри практики (вж.  каре 1 ).
в) Достъпност на хора с увреждания: понякога местните изисквания следва да 
бъдат изпълнени. Такъв е случая с реновирането на офиси в Турция и Вашингтон. 
Освен това при проверките от ЕСВД във връзка със здравето и безопасност -
та (вж. точка 49, буква б) се проверява достъпността на помещенията за хора 
с увреждания.Каре 1Подобряване на въздействието върху околната среда във Вашингтон, окръг 
Колумбия, и в Танзания
През 2012 г. делегацията във Вашингтон, окръг Колумбия, се присъедини към други дипломатически мисии във 
Вашингтон с обещание да следва политиките, насочени към подобряването на качеството на околната среда. 
Делегацията вече е поела по този път, получавайки златна награда за Лидерство в енергийния и екологичен дизайн 
(LEED) за своите нови офис помещения, наети във Вашингтон, окръг Колумбия – пример, последван от наемодателя 
на сградата, който впоследствие е получил златен сертификат за LEED за останалата част от сградата през 2013 г.
В Танзания ЕСВД притежава част от офис сграда заедно с Германия, Нидерландия и Обединеното кралство. Сгра -
дата се управлява от Съвместен комитет по въпросите на управлението, който изготвя годишен доклад относно 
управлението. Годишният доклад относно управлението съдържа сравнителен анализ между месечното потреб -
ление на електроенергия, дизелово гориво и вода за предходните три години, с цел да се определят области за 
възможни бъдещи икономии.3 Освобождаване от 
отговорност на ЕСВД във 
връзка с изпълнението на 
общия бюджет на 
Европейския съюз за 
финансовата 2013 година — 
отговори от ЕСВД на 
въпроси с искане за писмен 
отговор.
4 Специален доклад № 14/2014 
на Сметната палата, 
озаглавен „Как институциите 
и органите на ЕС изчисляват, 
намаляват и компенсират 
своите емисии на парникови 
газове?“ ( http://eca.europa.
eu).
5 Европейската комисия 
публикува 
„Инструментариум по EMAS 
за малки организации“ 
и насърчава 
стандартизирана 
методология, наречена „С 
EMAS е лесно“.
14 Констатации и оценки 
10 
Отделът за инфраструктура на централното управление извършва мониторинг на 
здравето и безопасността, сигурността и общото състояние на дадена офис сграда 
на всяка делегация6. Общото състояние на офис сградите през 2014 г. е било задо -
волително (оценка „3,7“ от „5“), но при някои делегации са установени недостатъци7 
(вж. фигура 4 ).
Състояние на офис сградите на делегациите (5 = отлично)
Източник:  Европейска сметна палата, въз основа на данни от ЕСВД.Фигура 4
00,51,01,52,02,53,03,54,04,5Състояние на офис сградитеНаети Закупени преди 2000 г. Закупени след 2000 г.
Офис сгради на делегациите5,06 Оценката на състоянието на 
офис сградите комбинира 
три критерия със значение 
от 0 (неизползваема) до 5 
(отлично състояние): здраве 
и безопасност (в т.ч. 
структура, техническо 
оборудване и т.н.), сигурност 
и общо състояние 
(функционалност/
репутация/
местоположение).
7 Четирите делегации, които 
през 2014 г. са оценени като 
намиращи се в най-лошо 
състояние, са Индия, Египет, 
Сенегал и Шри Ланка.
15 Констатации и оценки 
11 
Оценката от централното управление е подкрепена с констатациите от извършеното 
от Сметната палата проучване. Повечето анкетирани считат, че офисите на делега -
цията отговарят на техните нужди по отношение на местоположение, улесняване на 
работните отношения с партньори, условия на труд, представителност, сигурност 
и пространство (вж.  фигура 5 ). Над 90 % считат, че местоположението е подходящо. 
Една четвърт от анкетираните считат, че сигурността, представителността и усло -
вията на труд не са подходящи. Една трета от анкетираните считат, че офисите на 
делегациите не предоставят достатъчно пространство.
Пригодност на офис сградите на делегациите
Източник:  Одитно проучване сред административните ръководители в делегациите на ЕС.Фигура 5
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Респонденти
СигурностНезадоволително
Задоволително
Достатъчно 
пространствоУсловия на 
трудУлеснява 
отношениятаМестопо-
ложение Представи-
телност
16 Констатации и оценки 
Резиденции
12 
Резиденцията на ръководителя на делегацията се предоставя от ЕСВД. Тя има двойна 
функция: частен дом на ръководителя, както и място за официални приеми. Обик -
новено резиденцията не се сменя, когато се сменя ръководителят на делегацията. 
В политиката в областта на сградния фонд се посочва, че тя следва да има пред -
ставителен облик, но не прекалено показен, и следва да представлява икономиче -
ски най-изгодният вариант. При избиране на местоположението на резиденцията 
и стъпките за гарантиране на нейната безопасност следва да се взема под внимание 
положението по отношение на сигурността в приемащата държава.
13 
Повечето анкетирани в нашето проучване считат, че резиденциите на ръководи -
телите на делегациите отговарят на нуждите по отношение на сигурност, местопо -
ложение, представителност, улесняване на отношенията с партньори, състояние 
и пространство (вж.  фигура 6 ). Една четвърт от анкетираните обаче считат, че рези -
денцията на ръководителя на делегацията не предоставя достатъчно пространство 
и че състоянието на резиденцията не е задоволително.
Пригодност на резиденциите на ръководителите на делегациите
Източник:  Одитно проучване сред административните ръководители в делегациите на ЕС.Фигура 6100 %
90 %
80 %
70 %
60 %
50 %
40 %
30 %
20 %
10 %
0 %
Сигурност Достатъчно 
пространствоСъстояние 
на сградатаУлеснява 
отношениятаНезадоволително
ЗадоволителноРеспонденти
Представи-
телностМестополо-
жение
17 Констатации и оценки 
14 
Площта на резиденцията следва да бъде максимум 600 м2 (вж. точка 22). Площта на 
резиденцията и прилежащият терен следва да бъдат от порядъка на размера на ре -
зиденциите на посланиците на държавите членки в същата държава8. Над 40 % от ан -
кетираните в проучването считат, че резиденцията на ръководителя на делегацията 
предоставя по-малко пространство от повечето резиденции на посолства. Средната 
площ на резиденциите на делегациите на ЕС през 2014 г. е била 488 м2 (вж. фигура 7 ). 
Имало е около 40 резиденции (30 %) под 400 м2.
Площ (м2) на резиденциите
Източник:  Европейска сметна палата, въз основа на данни от ЕСВД.Фигура 7
02004006008001 0001 2001 400
Резиденции на делегациитем²
Среден размер (488 м²)Препоръчителна максимална площ (600 м²)8 Политика на ЕСВД в областта 
на сградния фонд: 
Резиденции — политика 
и подбор.
18 Констатации и оценки 
15 
Отделът за инфраструктура на централното управление следи състоянието9 на ре -
зиденциите на делегациите (вж.  фигура 8 ). Общото състояние на резиденциите през 
2014 г. е било „4,6“ от „5“. Това е по-висока оценка от тази на общото състояние на 
офисите, които са оценени с оценка „3,7“ от „5“ (вж. точка 10).
Състояние на резиденциите (5 = отлично)
Източник:  Европейска сметна палата, въз основа на данни от ЕСВД.Фигура 8
0,00,51,01,52,02,53,03,54,55,0Наети Закупени преди 2000 г. Закупени след 2000 г.
4,0
Резиденции на делегациитеСъстояние на резиденциите9 Оценката на състоянието на 
резиденциите на 
ръководителите на 
делегациите комбинира три 
критерия със значение от 0 
(неизползваема) до 5 
(отлично състояние): здраве 
и безопасност (в т.ч. 
структура, техническо 
оборудване и т.н.), сигурност 
и общо състояние 
(функционалност/
репутация/
местоположение). ЕСВД не 
разполага с данни за 
състоянието на 53 
резиденции (вж. точка 57, 
буква б).
19 Констатации и оценки 
Настаняване на служителите
16 
ЕСВД управлява настаняването на около 2 400 служители в делегациите10 чрез два 
метода, предвидени в Правилника за длъжностните лица:
а) Делегациите на ЕС предоставят безплатно настаняване за около 1400 служители. 
С няколко изключения, настаняването е под наем, а не в собствени, притежавани 
от делегациите места. От януари 2014 г. делегациите на ЕС могат да предоставят 
настаняване на това основание най-вече във високорискови държави или в дър -
жави, в които условията на пазара на наеми затрудняват намирането на подходя -
що настаняване11.
б) Делегациите на ЕС възстановяват разходите за настаняване под наем на около 
1000 служители.
17 
И в двата случая наемът, който се плаща или се възстановява от делегацията, е огра -
ничен с горна граница за наемите, определена за всяко място на работа извън ЕС. 
Тази горна граница се изчислява в зависимост от състава на семейството на дадения 
служител и взема под внимание местния пазар на наеми.
18 
Политиката на ЕСВД в областта на сградния фонд постановява, че настаняването на 
работещи в чужбина служители следва да отговаря на стандартите на ЕСВД за си -
гурност, например то следва да се извършва само в разрешени зони. То следва също 
така да отразява подходящ представителен имидж на ЕС12.
19 
Анкетираните в нашето проучване изразяват високо ниво на удовлетвореност от 
настаняването на служителите. Около 90 % от анкетираните считат, че условията за 
настаняване на служителите във връзка със сигурността, пространството, местопо -
ложението и начина на живот са подходящи (вж.  фигура 9 ).10 Всички служители 
в делегациите с изключение 
на местните служители.
11 Решение на върховния 
представител на Съюза по 
въпросите на външните 
работи и политиката на 
сигурност от 
17 декември 2013 г. относно 
правилата за изпълнението 
на жилищната политика 
в делегациите на ЕС (HR 
DEC(2013) 011).
12 Политика на ЕСВД в областта 
на сградния фонд: политика 
в областта на предлагането 
на жилищно настаняване за 
длъжностни лица, които 
служат в трети държави.
20 Констатации и оценки 
Пригодност на местата за настаняване на служители от делегациите
Източник:  Одитно проучване сред административните ръководители в делегациите на ЕС.Фигура 9
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %
Местоположение Условия на живот Сигурност ПространствоНезадоволително
ЗадоволителноРеспонденти
21 Констатации и оценки 
Пространството в повечето офис сгради, както и в някои 
резиденции, превишава горните граници, определени от 
политиката в областта на сградния фонд
Средното пространство на човек в офисите на делегациите 
превишава горната граница, определена от политиката 
в областта на сградния фонд
20 
Съгласно политиката на ЕСВД в областта на сградния фонд офисите на делегациите 
следва да бъдат с максимална площ от 35 м2 на човек (максималният размер пре -
ди 2013 г. е 42 м2)13. Изчислението се изготвя въз основа на всички площи (не само 
офисите, но и общите зони), разделени на всички постоянни длъжности, с изключе -
ние на длъжностите, за които не е необходим офис (напр. шофьори). В политиката 
в областта на сградния фонд се предвижда изключването на някои площи от изчис -
лението, като например допълнителна конферентна зала за посрещане на нуждите, 
свързани с функцията по осигуряване на председателството съгласно Договора от 
Лисабон. Офисите на новите делегации следва да се състоят от комбинация от инди -
видуални офиси, споделени офиси за 2—4 човека и отворени пространства. Инди -
видуалните офиси следва да са запазени за малък брой служители, чиято функция 
изисква такъв.
21 
През 2014 г. 85 делегации са надвишили максималната площ от 35 м2 на човек14: сред -
ната площ на човек е била 41 м2 (вж.  фигура 10 )15. Намаляването на средната площ на 
човек би водело до икономии от наема16 и текущите разходи.
Някои резиденции превишават горната граница, определена 
от политиката в областта на сградния фонд
22 
В политиката на ЕСВД в областта на сградния фонд се посочва, че максималната 
обща площ на всички помещения на резиденцията на ръководителя на делегацията 
следва да бъде 600 м2. Въпреки че средната площ на резиденциите на делегациите на 
ЕС през 2014 г. е била под тази горна граница (вж. точка 14), 34 резиденции (24 %) са 
превишавали горната граница (вж.  фигура 7 )17.13 Новопридобитите сгради 
следва да бъдат достатъчно 
големи за настаняване на 
служители при 10 % 
увеличение на персонала.
14 Делегациите с най-много 
офис пространство на човек 
са делегацията на 
Обединените нации в Ню 
Йорк (90 м2 на човек) 
и делегацията на 
Обединените нации 
в Женева (104 м2 на човек).
15 При този анализ е извадено 
офис пространството, 
отдадено под наем на други 
организации. В него са 
изключени делегациите 
с по-малко от 10 служители, 
всички от които имат повече 
от 35 м2 на човек. Анализът 
се основава на постоянните 
длъжности. Включването на 
около 200 временни 
стажанти и национални 
експерти би намалило 
средното пространство на 
човек на 40 м2.
16 Общият годишен наем за 
офисите на делегациите 
през 2014 г. е 53 млн. евро 
(вж. фигура 1 ), което 
означава, че всеки м2 от 
средното пространство на 
човек струва 1,3 млн. евро.
17 Резиденцията в Индонезия 
(1200 м2) е била една от 
най-големите резиденции. 
Подписан е договор за 
наемане на нова резиденция 
от 580 м2 от септември 2015 г.
22 Констатации и оценки 
Офис пространство на човек в делегациите
Бележка:  Изключени са делегациите с по-малко от 10 служителя.
Източник:  Европейска сметна палата, въз основа на данни от ЕСВД.Фигура 10
020406080100120
Офис сгради на делегациитем² на човек
Препоръчителна максимална площ (35 м²)Среден размер (41 м²)
23 Констатации и оценки 
ЕСВД притежава сгради, които вече не използва
23 
Офис сградите на делегациите на ЕС, които са закупени преди 2000 г. и все още се 
използват от ЕСВД, са сред офис сградите в най-лошо състояние (вж.  фигура 4 ). Слу -
жителите от делегацията в Габон са преместени в малки временни офиси, тъй като 
офис сградата, закупена през 1996 г., в момента има сериозни структурни проблеми.
24 
Притежаваните резиденции са по-малки и по-лесни за поддържане. Общото със -
тояние на притежаваните резиденции, които са закупени преди 2000 г. и все още се 
използват от ЕСВД, е „4,6“ от „5“ (вж.  фигура 8 ). Това е значително по-добре от общото 
състояние, оценено на „3,4“, на притежаваните собствени офиси на делегациите, 
закупени преди 2000 г.
25 
Въпреки че ЕСВД вече не използва 20 % от притежаваните от нея сгради на деле -
гации (7 от 33 офис сгради и 6 от 30 резиденции), тя ги е запазила. Неизползваните 
офис сгради в Чад, Централноафриканската република и Руанда са отдадени под 
наем на други организации, като например на ГД „Хуманитарна помощ и гражданска 
защита“ или на посолства на държави членки. Други сгради обаче продължават да са 
неизползвани. Например:
а) Притежаваните офис сгради в Ботсуана и Гамбия са незаети от 2004 г. насам.
б) Резиденциите в Южна Африка и Кабо Верде са незаети от 2012 г.
в) В Танзания бившата резиденция на ръководителя на делегацията (вж.  фигура 11 ) 
и къща за служители са незаети от 2009 г., с разходи от 25 000 евро на година за 
охрана, комунални услуги и озеленяване. Те са разположени извън зоната, пре -
поръчвана от Регионалния служител по сигурността. Друга къща, притежавана 
от делегацията, която се намира в рамките на препоръчителната зона за сигур -
ност, е незаета от април 2014 г.
24 Констатации и оценки 
Някои такси за съвместно ползване на помещения в офис 
сгради не покриват пълните разходи
26 
ЕСВД насърчава решенията, които включват споделянето на офис помещения 
с държавите членки или с други институции и органи на ЕС, включително с ГД „Ху -
манитарна помощ и гражданска защита“. Съвместното ползване на помещения има 
за цел осигуряване на по-добра видимост на ЕС, улесняване на сътрудничеството 
с държавите членки, а също и намаляване на разходите18. През 2015 г. 45 делегации 
са споделяли своите офис помещения или с държави членки на ЕС, или с институции 
и органи на ЕС. Броят на делегациите, които помещават или се помещават в посол -
ства на държави членки, е нараснал от 14 на 17 в периода май 2014 г.—май 2015 г.19 
В приложение I  са показани 17 делегации, при които е имало съвместно ползване на 
помещения с една или повече държави членки през 2015 г.Бившата резиденция в Танзания е незаета от 2009 г., но продължава да 
бъде притежавана от ЕСВД
Източник:  Европейска сметна палата.Фигура 11
18 Политика на ЕСВД в областта 
на сградния фонд: Офиси на 
делегациите — политика 
и подбор.  
Политика на ЕСВД в областта 
на сградния фонд: 
Споделяне на офисите на 
делегациите или съвместно 
ползване на помещения 
с трети страни.
19 Работни документи относно 
политиката на ЕСВД 
в областта на сградния фонд 
за 2014 г. и 2015 г.
25 Констатации и оценки 
27 
Държавите членки и европейските институции и органи следва да плащат своя спра -
ведлив дял от разходите, свързани със съвместното ползване на помещения20. На 
практика съществуват различни методи за изчисляване на таксите за организациите, 
ползващи съвместно помещенията, някои от които не покриват пълните разходи. 
Например:
а) Във Вашингтон, окръг Колумбия, делегацията има споразумения за съвместно 
ползване на помещения с пет различни организации. Само двете най-скорошни 
споразумения (с Европол и Европейската инвестиционна банка) обаче включват 
плащането на вноска за административни разходи.
б) В Непал ГД „Хуманитарна помощ и гражданска защита“ има финансов принос за 
почистването, поддръжката, комуналните услуги и охранителите. Тя обаче не 
плаща вноска за наема на офиса, което би възлизало на още 8000 евро годишно. 
По подобен начин, в Танзания, където делегацията притежава сградата, делега -
цията начислява такси на мисията на Европейския съюз за изграждане на регио -
нален морски капацитет в региона на Африканския рог (EUCAP Nestor21) само за 
текущите разходи (поддръжка, комунални услуги, сигурност и почистване).
в) В насоките от 2013 г. за делегациите относно изчисляването на наема, който се 
начислява на други организации, се изисква за всички нови споразумения и при 
подновяването на съществуващи споразумения да се начисляват такси за общи -
те зони. При таксите, определени преди 2013 г., се взема предвид само нетната 
офис площ на наемателя. В резултат на това, наемателят използва общите зони 
безплатно и плаща по-малко, отколкото е неговият справедлив дял от наема 
и текущите разходи.
Раздел II — Налице е структурирана процедура за 
подбор на сгради на делегациите, но когато тя се 
прилага на практика съществуват някои слабости 
на всеки от основните етапи
28 
В раздел I се проверява дали сградите на делегациите отговарят на нуждите им 
и дали са икономически изгоден вариант. Пригодността на сградите на делегациите 
зависи най-вече от начина, по който са били избрани. Поради това при одита беше 
проверено дали ЕСВД разполага с ефективни процедури за подбор на правилните 
сгради.20 Решение на Европейския 
парламент от 3 април 2014 г. 
относно освобождаването 
от отговорност във връзка 
с изпълнението на общия 
бюджет на Европейския 
съюз за финансовата 2012 
година.
21 EUCAP Nestor е гражданска 
мисия на ЕС, с известен 
военен експертен опит. Тя 
подкрепя разработването на 
системи за морска сигурност 
в държавите в региона на 
Африканския рог 
и западната част на 
Индийския океан, за да им 
позволи да се борят 
по-ефективно срещу 
пиратството и други морски 
престъпления.
26 Констатации и оценки 
29 
Процедурата за изготвяне на сградно досие осигурява структурирана основа за под -
бор на сгради на делегациите. Съществуват обаче някои слабости в прилагането на 
практика на процедурата за изготвяне на сградно досие. В резултат на това същест -
вува риск ЕСВД да не избере правилните сгради. Слабости съществуват на всеки от 
основните етапи от процедурата за изготвяне на сградно досие:
а) когато делегацията търси подходящи сгради;
б) когато делегацията сравнява варианти и ги представя на Комитета по сградния 
фонд на централното управление;
в) когато Комитетът по сградния фонд взема и обосновава решението си.
Процедурата за изготвяне на сградно досие осигурява 
структурирана основа за подбор на сгради на 
делегациите
30 
Подборът на сгради за наемане или закупуване се основава на процедурата на ЕСВД 
за изготвяне на сградно досие:
а) За офисите и резиденциите от делегациите се изисква да изготвят сградно досие 
преди наемане, закупуване или строителство на нова сграда или при подновя -
ване на договор за наем. От делегациите се изисква да представят тези сградни 
досиета пред Комитета по сградния фонд на централното управление за преглед 
и одобрение, ако общата им стойност е 60 000 евро или повече.
б) Делегациите трябва да представят сградно досие пред Комитета по сградния 
фонд също и преди закупуването на земя.
в) При наемане на жилище за настаняване на служители делегациите следва да 
представят сградно досие, в случай че наемът надвишава тавана, фиксиран от 
ЕСВД за съответната страна, както и за страните, за които няма фиксиран таван.
31 
Що се отнася до осигуряването на структурирана и документирана база за вземане 
на решения въз основа на насоките от централното управление, процедурата за 
изготвяне на сградно досие е пример за добра практика. В сградните досиета като 
основа на критериите за подбор се използват целите, определени от политиката на 
ЕСВД в областта на сградния фонд. Сградното досие следва да съдържа списък на 
подбраните подходящи варианти, които са резултат от извършеното от делегацията 
проучване на местния пазар на недвижими имоти, обсъждане дали да се предпочете 
наемане или закупуване, оценка от делегацията на подходящите варианти и нейното 
предложение до Комитета по сградния фонд. Процедурата за изготвяне на сградно 
досие спомага да се гарантира, че избраните сгради отговарят на нуждите на делега -
циите, като в същото време са и икономически изгоден вариант.
27 Констатации и оценки 
Делегациите нямат достатъчно експертен опит 
в определянето на подходящите сгради и не получават 
достатъчна подкрепа от централното управление
32 
При извършения от Сметната палата одит на 30 сградни досиета (вж.  приложение II ) 
беше установено, че в повечето от тях (26 от 30) делегацията е проучила местния 
пазар. Само 15 от 30-те сградни досиета обаче включваха списък на подбрани подхо -
дящи и реалистични варианти (вж.  фигура 12 ).
Обобщени резултати от одитния преглед на 30 сградни досиета
Източник:  Европейска сметна палата, въз основа на преглед на 30 сградни досиета.Фигура 12
26
51522 234
25158 7Брой сградни досиетаДаНе
5. Убедителна причина 
за решението на 
Комитета по сградния 
фонд на централното 
управление (ЦУ)4. Предложено от 
делегацията 
решение, основано 
на солиден 
технически и 
финансов анализ3. Съставяне на 
списък с повече от 
един подходящ и 
реалистичен 
вариант2. Обсъждане 
дали да се купи 
или наеме 
сграда1. Проучване на 
местния пазар
28 Констатации и оценки 
33 
В одитното проучване почти половината от административните ръководители счи -
тат, че тяхната делегация не разполага с достатъчно служители и експертен опит, за 
да управлява своите сгради. Административните ръководители не са специалисти 
по управление на сгради и не получават специализирано обучение в тази област. 
Следователно с цел управление на проектите, свързани със сгради (напр. премества -
не в нова офис сграда или извършване на строителни дейности), те могат да поис -
кат одобрение да потърсят лица с необходимия експертен опит (напр. за анализ на 
пазара, за извършване на сравнителен анализ между наемането и закупуването, за 
водене на преговори с наемодателите или за мониторинг на строителните дейности). 
Например, във Вашингтон, окръг Колумбия, делегацията наема брокер на местно 
равнище за проучване на пазара и за водене на преговори с наемодателите от нейно 
име. В държави, в които такъв експертен опит не може да бъде набавен, делегациите 
се нуждаят от по-голямо участие и подкрепа от централното управление.
34 
Одитното проучване показа, че 85 % от административните ръководители са удов -
летворени от подкрепата, която получават от централното управление при подновя -
ване на договорите за наем на офиси. Нивото на удовлетвореност беше по-ниско за 
подкрепата, получена при подбора на нови офиси (76 %) (вж.  фигура 13 ).
Подкрепа за делегациите за дейности по управление на сградите
Източник:  Одитно проучване сред административните ръководители в делегациите на ЕС.Фигура 13
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %
Недостатъчна
подкрепа от ЦУ
Достатъчнаподкрепа от ЦУРеспонденти
Поддръжка
и ремонтИзбиране на 
нови офисиПодновяване на 
договора за наем на 
офисите
29 Констатации и оценки 
35 
В редица отговори на одитното проучване беше подчертана необходимостта от 
по-интензивна подкрепа от централното управление, особено там, където липсват 
подходящи сгради на местния пазар22. Някои посетени делегации, например в Непал 
(вж. каре 2 ), също подчертават необходимостта от посещения на място, особено 
когато се търсят нови помещения. През 2014 г. отделът за инфраструктура на цен -
тралното управление на ЕСВД е посетило 36 делегации, за да предостави подкрепа 
на място. Пример за добра практика е процедурата на германските посолства, при 
които при търсене на нови помещения и след като административният ръководител 
вече е набелязал възможни места, служители от централното управление отиват на 
място, за да проверят тяхната пригодност и да помогнат с преговорите. Каре 2Нужда от подкрепа от централното управление при намирането на офис 
сграда в Непал
В Непал, поради липса на пространство в основната сграда, от 2007 г. една трета от служителите работят в пре -
устроени гаражи. От 2009 г. друга една трета работи в монтирани в градината сглобяеми бунгала втора употреба, 
а това създава лош имидж на делегацията (вж.  фигура 14 ). В извършената през юни 2011 г. оценка на делегаци -
ята в Непал е препоръчано до изтичането на договора за наем в края на 2014 г. да бъде планирано преместване 
в по-подходящи и съвременни офиси.
Делегацията не е разполагала с времето и експертния опит, които са необходими за изготвянето висококачествено 
сградно досие. Тя е счела, че посещението на екип от експерти в областта на управлението на имоти от централното 
управление (напр. преговарящо лице, архитект и служител по сигурността) би могло да помогне при търсенето на 
нови помещения, договарянето на най-добрите условия и набелязването и сравняването на подходящи решения. 
Централното управление обаче не е било в състояние да осъществи такова посещение въпреки отправените от 
делегацията писмени искания през 2011 г. и 2012 г. Централното управление е писало на делегацията, за да я на -
сърчи да доразвие своето предложение за закупуване на земя от посолството на Франция и за построяване на 
офиси и резиденция, но след това е отхвърлило предложението поради липсата на средства. Делегацията не е била 
в състояние да определи подходящ алтернативен вариант и затова е представила сградно досие за подновяване на 
съществуващия договор за наем до 2024 г., което е одобрено от централното управление през ноември 2013 г.22 Това беше определено от 
анкетираните в проучването 
като една от основните 
пречки, що се отнася до 
намирането на по-добри 
помещения.
30 Констатации и оценки 
Съществуват някои слабости в начина, по който 
делегациите представят вариантите на централното 
управление
36 
В политиката в областта на сградния фонд от делегациите се изисква да представят 
на централното управление, чрез сградни досиета, резултатите от своето проучване 
на местния пазар на недвижими имоти. Това следва да включва обсъждане дали да 
се предпочете наемане или закупуване, тяхната оценка на подходящите варианти 
и предложението им до Комитета по сградния фонд. При все това:
а) делегациите не изготвят сградни досиета за всички нови договори;
б) сградните досиета са ненужно подробни, когато делегациите нямат намерение 
да се преместват;
в) в сградните досиета рядко се разглежда възможността за закупуване и тя не се 
сравнява с разходите за наемане;
г) в някои сградни досиета делегациите не представят вариантите по сравним 
начин;
д) в насоките относно изготвянето на сградните досиета не се взема предвид прос -
транството, отдадено под наем на други организации, и доходите, генерирани от 
съвместното ползване на помещения.Сглобяеми бунгала, използвани като офиси в Непал
Източник:  Европейска сметна палата.Фигура 14

31 Констатации и оценки 
Делегациите не изготвят сградни досиета за всички нови 
договори
37 
Делегациите понякога подписват договор за дадена сграда, без да изготвят и пред -
ставят сградно досие пред Комитета по сградния фонд, както се изисква. Например, 
не е имало сградно досие за договор на стойност 230 000 евро за офисите във Вене -
цуела, подписан през 2013 г., или за договор на стойност 240 000 евро за резиденция -
та в Непал, подписан през 2011 г.
Сградните досиета са ненужно подробни, когато делегациите 
нямат намерение да се преместват
38 
Стабилността е цел на политиката в областта на сградния фонд, така че има добро 
основание да се предпочете да се продължи с договора за наем за съществуваща 
сграда, ако тя отговаря на нуждите на делегацията и представлява икономически 
най-изгодният вариант. С това също така се избягват разходите и прекъсванията 
в работния процес в резултат на преместването23. Във всички случаи, стандартният 
договор за наем съдържа клауза, която позволява на делегацията да прекрати дого -
вора с тримесечно предизвестие по всяко време.
39 
Понастоящем няма разлика между насоките за изготвяне на сградни досиета, кои -
то са насочени към продължаване на съществуващ договор за наем, и насоките за 
изготвяне на сградни досиета, които са насочени към подбор – когато е необходимо 
преместване – на най-добрата сграда измежду редица варианти. В първия случай 
сравняването с алтернативни варианти е изкуствено и по-безсмислено, отколкото 
доказването, че сградата все още отговаря на нуждите на делегацията съгласно по -
литиката в областта на сградния фонд и в съответствие с пазарните цени (вж.  каре 3 ). 
Във втория случай делегациите могат да поискат повече подкрепа от централното 
управление за извършване на по-широкообхватна оценка, включително сравняване 
на подбраните подходящи и реалистични варианти. Каре 3В случай че делегациите възнамеряват да останат на същото място, 
проучването на алтернативни варианти може да бъде изкуствено 
и с ограничена стойност
Целта на сградното досие от 2013 г. за офисите в Руанда (вж.  приложение II ) е да се обоснове удължаването на 
съществуващия договор за наем. Това е ясно от доклад за мисията от централното управление, приложен към 
сградното досие, в който се дават указания на делегацията да договори удължаване на договора за наем за 
офис сградите във възможно най-кратък срок след проучване на пазара, както се изисква за целите на докла -
да до Комитета по сградния фонд. Следователно, въпреки че в сградното досие е включен анализ на списък 
с подбрани подходящи и реалистични варианти, той е бил с ограничена стойност, тъй като не е съществувало 
намерение за преместване.23 За посолствата на Германия 
например се приема, че 
посолствата ще останат там, 
където се намират, освен ако 
не е налице особено 
основателна причина за 
преместване.
32 Констатации и оценки 
В сградните досиета рядко се разглежда възможността за 
закупуване и тя не се сравнява с разходите за наемане
40 
От разгледаните 30 сградни досиета, само в 5 е обсъдена възможността за закупува -
не (вж.  фигура 12 ) и във всички случаи закупуването е било отхвърлено. В никое от 
разгледаните сградни досиета не е представено сравнение на наемането със закупува -
нето, което да включва сравняване на изчислените бъдещи разходи. През март 2015 г. 
централното управление информира ръководителите на делегациите, че в бъдеще 
отделът за инфраструктура на централното управление ще извършва изчисленията за 
сравняване на закупуването с наемането24. Този метод обаче не е оповестен в полити -
ката на ЕСВД в областта на сградния фонд. В предишната политика в областта на сград -
ния фонд беше обяснено как да се изчислява финансовата възвращаемост на дадена 
инвестиция като основа за сравняване на закупуването с наемането за предложен 
период от 20 години25. На практика, обсъжданията относно закупуването или наема -
нето не доказват, че предложеното решение представлява икономически по-изгоден 
вариант (вж.  каре 4 ).
В някои сградни досиета делегациите не представят 
вариантите по сравним начин
41 
Добра практика, установена в някои сградни досиета, е сравняването на подбраните 
варианти спрямо критериите за подбор под формата на таблица. Като илюстрация 
на това във фигура 15  е представена съставна таблица, изготвена въз основа на 
намерените в сградните досиета таблици за офисите в Руанда, Гватемала и Лаос. 
Присъждането на точки и коментарите са само с илюстративна цел. Таблица като 
тази улеснява сравняването на различните варианти, за да се достигне до баланси -
рана цялостна оценка. Таблицата може също така да бъде разширена, за да включ -
ва еднократните разходи, свързани с преместването в сгради (напр. дейности по 
оборудване и сигурност), текущите разходи или доходите от съвместното ползване 
на помещения. Каре 4Делегациите не доказват, че закупуването е икономически по-изгоден 
вариант, отколкото наемането
В периода 2010—2011 г., когато делегацията в Непал е предложила да се закупи парцел земя от посолството на 
Франция и да се построят офиси и резиденция, от централното управление не се е изисквало доказване, че закупу -
ването и построяването представляват икономически по-изгоден вариант, отколкото наемането.
Същото се е случило във Вашингтон, окръг Колумбия, когато делегацията е имала възможността да закупи офис 
сградата през 2010 г. Закупуването е изключено, без да се проучат финансовите възможности и данъчните предим -
ства, въпреки че притежаването на сградата би могло да подобри присъствието на делегацията и допълнителното 
пространство би могло да се използва за съвместно ползване на помещения с друго посолство.24 Бележка от изпълнителния 
директор по 
администрацията 
и финансите до 
ръководителите на 
делегациите от 
30 март 2015 г.
25 Остатъчната стойност на 
закупения имот е важен 
фактор при това изчисление, 
който е трудно да бъде 
точно оценен. Например, 
стойността на резиденцията 
във Вашингтон, окръг 
Колумбия, закупена през 
1971 г. на цена, която се 
равнява на 2,4 млн. евро, се 
е утроила, докато 
стойността на офис сградата 
в Аржентина, закупена през 
1992 г. на цена, която се 
равнява на 1,5 млн. евро, се 
оценява понастоящем на 
1,6 млн. евро.
33 Констатации и оценки 
42 
Този подход се различава от други сградни досиета, в които вариантите са разгле -
дани по не толкова лесен за сравнение начин, например чрез произволно пред -
ставяне на конкретни предимства и недостатъци. Делегациите понякога пропускат 
в сградните досиета ключова информация, като например разходите за м2 или 
пространството на човек за офис сградите, или несъответствието с горната граница, 
определена за пространството. В 8 от 30-те разгледани сградни досиета решението, 
предложено на Комитета по сградния фонд, не е основано на задълбочен анализ от 
страна на делегацията (вж.  фигура 12 ). Освен това, въпреки че в сградните досиета 
често се посочват разходите за предложеното решение след преговорите, в тях това 
се сравнява с разходите за алтернативни сгради преди преговорите.Пример за добра практика: таблица за сравнение на вариантите
СградаКритерии за качество Критерии за цена Критерии за размер
Безопасност 
и сигурност  
(максимум 50)Функционал -
ност  
(максимум 30)Местоположе -
ние и  представи -
телност  
(максимум 20)Общ брой 
точки за 
качество  
(максимум  100)Общ годишен 
наем  
в евроЦена на 
м2 
в еврообщо м2 м2 на човек 
(за офиси)
Вариант 1Известни 
опасения  
20Модерна сграда  
24Добра представи -
телност  
1660 25 000 16,67 1 500 38
Вариант 2Отлична  
38Нова сграда  
28В дипломатическа 
зона  
1884 22 000 15,71 1 400 35
Вариант 3Може да бъде 
пригодена  
25Известни опа -
сения  
14Извън дипломати -
ческа зона  
1049 20 000 12,5 1 600 40
Източник:  Европейска сметна палата, въз основа на сградните досиета за офисите в Руанда, Гватемала и Лаос.Фигура 15
34 Констатации и оценки 
В насоките относно изготвянето на сградните досиета не 
се взема предвид пространството, отдадено под наем на 
други организации, и доходите, генерирани от съвместното 
ползване на помещения
43 
В доклада от 2014 г. относно съвместното ползване на помещения26 се обяснява, че 
ЕСВД не разполага с необходимия персонал за разработването на общи стандарти 
и подготвянето на референтни документи за съвместното ползване на помещения. 
Поради това в насоките относно изготвянето на сградните досиета (вж. точка 31) не 
се обяснява как офис пространството, отдадено под наем на посолства на държа -
ви членки и на други институции и органи на ЕС, следва да се взема предвид при 
изчисляването на пространството на човек. В насоките също така е пропуснато да 
се обясни по какъв начин свързаните с това доходи следва да се вземат предвид при 
изчисляването на разходите на м2.
Някои становища на Комитета по сградния фонд 
на централното управление не са навременни или 
убедителни
44 
На последния етап от процедурата за изготвяне на сградно досие Комитетът по 
сградния фонд на централното управление разглежда предложението на делега -
цията и дава становището си. Преди да се подпише договор е необходимо да бъде 
получено одобрението на Комитета по сградния фонд27. И въпреки това:
а) продължителните процедури възпрепятстват подписването на някои договори;
б) някои решения не доказват по убедителен начин, че избраният вариант е в съот -
ветствие с пазарните цени;
в) в някои решения не се взема предвид в достатъчна степен застроената площ.
Дългите процедури възпрепятстват подписването на някои 
договори
45 
Комитетът по сградния фонд приема становища относно сградните досиета, които 
разглежда. В някои коментари в сградните досиета се посочва, че вместо да чакат 
продължителните процедури на ЕСВД, наемодателите отдават сградите под наем на 
други наематели. Тази гледна точка беше повторена и в коментарите в одитното про -
учване. Един от участниците в проучването е посочил: „Периодът от набелязването 
на дадена сграда до получаването на одобрение от централното управление е прека -
лено дълъг и междувременно наемодателите отдават имота на други организации“. 
Вследствие на това, одобрението на дадено сградно досие не означава непременно, 
че ще се стигне до подписването на договор. Например, въпреки че сградните до -
сиета на резиденциите в Израел и Шри Ланка са били одобрени, впоследствие не са 
подписани договори (вж.  приложение II ).26 Доклад относно 
съвместното ползване на 
помещения, 2014 г., 
11 юли 2014 г., ЕСВД.
27 По отношение на всички 
проекти, свързани със 
сгради, които могат да имат 
значително финансово 
отражение върху бюджета 
на ЕС (напр. придобиването 
на земя и придобиването на 
сгради на стойност над 
3 млн. евро или всеки 
договор за нова сграда 
с годишни такси над 
750 000 евро) също 
е необходимо одобрение 
(Финансов регламент, член 
203, параграф 7) от 
бюджетния орган (Съветът 
и Европейският парламент). 
Проектите за придобиване 
на сгради, които се 
финансират чрез заеми, 
също трябва да получат 
предварително одобрение 
от бюджетния орган 
(Финансов регламент, член 
203, параграф 8).
35 Констатации и оценки 
Някои решения не доказват по убедителен начин, че 
избраният вариант е в съответствие с пазарните цени
46 
От 30-те разгледани сградни досиета, 7 не съдържаха убедителна причина за реше -
нието на Комитета по сградния фонд (вж.  фигура 12 ). В четири от тези случая това 
е защото те не са доказали, че избраното решение е в съответствие с пазарните 
цени. В никое от 30-те сградни досиета, разгледани по време на одита, Комитетът по 
сградния фонд не е сравнил разходите на м2, посочени в предложеното от делегаци -
ята решение, с независим източник на пазарни цени. Това означава, че в случаите, 
когато делегацията не е доказала, че предложеното от нея решение е в съответствие 
с пазарните цени, Комитетът по сградния фонд не е обърнал внимание на тази сла -
бост. Такъв беше случаят с офисите в Того, резиденциите в Мавритания и Шри Ланка 
и местата за настаняване в Кения (вж.  приложение II ).
В някои решения не се взема предвид в достатъчна степен 
застроената площ
47 
В 3 от 7-те сградни досиета, които не съдържаха убедителна причина за решението 
на Комитета по сградния фонд, това е защото в тях не са взети предвид в достатъчна 
степен площта на офис пространството на човек и препоръчителните горни граници, 
определени от политиката в областта на сградния фонд (вж.  приложение II ):
а) През 2013 г. Комитетът по сградния фонд е одобрил предложеното решение 
в сградното досие на делегацията в Йордания за наемане на офиси с площ 43 м2 
на човек (23 % по-голяма от препоръчителната горна граница). Отхвърлено 
е алтернативно решение, тъй като площта е счетена за твърде малка, въпреки 
че е била 35 м2 на човек — точно съответстваща на горната граница, и с над 20 % 
по-евтина (разлика от 110 000 евро годишно) от предложеното решение.
б) През 2014 г. Комитетът по сградния фонд е одобрил предложеното решение 
в сградното досие на делегацията във Вашингтон, окръг Колумбия, за разширя -
ване на офис пространството. Централното управление е изчислило, че прос -
транството на човек е 40 м2 (14 % по-голямо от горната граница). То обаче е стиг -
нало до тази цифра чрез добавянето на 20 служители, за което не е имало ясно 
основание. Това увеличение все още не е било извършено по време на одитното 
посещение през май 2015 г. То също така е изключило от изчислението залата 
за пресконференции на приземния етаж, въпреки че в политиката в областта 
на сградния фонд няма основание за това28. Пространството на човек в дейст -
вителност е било 56 м2, т.е. 60 % по-голямо от горната граница. Делегацията във 
Вашингтон, окръг Колумбия, счита, че политиката в областта на сградния фонд 
не отдава достатъчно признание на засилената координираща роля на ЕСВД 
в някои държави, като например в САЩ. Въпреки това, нито делегацията, нито 
Комитетът по сградния фонд са посочили, че е необходимо допускане на изклю -
чения от тази горна граница.28 От изчислението 
е изключена също така 
допълнителна конферентна 
зала в съответствие 
с политиката в областта на 
сградния фонд (вж. точка 0).
36 Констатации и оценки 
в) В критериите за подбор, посочени в сградното досие от 2014 г. за нова резиден -
ция в Шри Ланка, е указано, че сградата трябва да има минимална площ от 600 м2. 
Това е в нарушение на политиката в областта на сградния фонд, съгласно която 
600 м2 е максималната, а не минималната площ. Предложеното от делегацията 
и одобрено от Комитета по сградния фонд решение е сграда с площ от 930 м2. 
Централното управление не е посочило, че тази площ превишава горната гра -
ница от 600 м2 с 55 % и че е необходимо допускане на изключение от тази горна 
граница.
Раздел III — Информацията относно пригодността 
на сградите не е надеждна и не се използва за 
планиране, което е твърде краткосрочно и особено 
незадоволително за притежаваните имоти
48 
Пригодността на сградите на делегациите зависи не само от техния първоначален 
подбор, но и от начина, по който ЕСВД гарантира, че те продължават да отговарят на 
нуждите и да бъдат икономически изгоден вариант. Ето защо при одита беше прове -
рено дали ЕСВД извършва мониторинг на пригодността на сградите,след като те вече 
са избрани, и дали планира необходимите промени и поддръжка, за да гарантира, че 
те продължават да отговарят на нуждите и да бъдат икономически изгоден вариант.
Централните системи за мониторинг не осигуряват 
надеждна основна информация относно пригодността на 
всички сгради на делегациите
При посещенията на място се оценява дали сградите 
отговарят на нуждите на делегациите, но не се откриват 
всички недостатъци
49 
Централното управление оценява сградите на делегациите чрез следните меха -
низми, за да гарантира, че те продължават да отговорят на нуждите на делегациите:
а) Службата за подкрепа и оценка на делегациите извършва оценки на деле -
гациите средно на всеки четири години, които включват оценка на офисите 
и резиденциите.
б) От името на ЕСВД между 2010 и 2015 г. външен изпълнител е извършил провер -
ки във връзка със здравето и безопасността  на офисите и резиденциите на 
делегациите.
в) Регионалният служител по сигурността извършва  оценки на сигурността  на 
сградите на делегациите най-малко веднъж годишно.
37 Констатации и оценки 
50 
В тези оценки на сградите се препоръчват корективни действия (например, създа -
ване на системи за сигурност, извършване на строителни работи или преместване 
на помещенията) за отстраняване на установените недостатъци. При тези оценки 
обаче не се откриват всички недостатъци. Например, в доклада от ноември 2013 г. на 
регионалния служител по сигурността в Непал не е разгледан основният въпрос как 
да се осигури същото ниво на сигурност за гаражите и сглобяемите бунгала, както за 
основната сграда (виж каре 2 ).
При мониторинга на площта на човек в офис сградите не се 
вземат под внимание всички съответни фактори
51 
В политиката на ЕСВД в областта на сградния фонд се препоръчва офисите на деле -
гациите да бъдат с максимална площ от 35 м2 на човек (вж. точка 20). Политиката на 
ЕСВД в областта на сградния фонд предвижда определени площи да бъдат изклю -
чени от изчислението. Централното управление обаче не може да установи точно 
всички офис сгради, в които има твърде много или твърде малко пространство, тъй 
като когато извършва мониторинг на площта на човек, то не определя поотделно 
следните площи:
а) офис пространство, отдадено под наем на друга организация;
б) допълнителна конферентна зала, когато е необходима, за да се отговори на 
нуждите, свързани с функцията по осигуряване на председателството съгласно 
Договора от Лисабон;
в) пространство, използвано от временни стажанти и командировани национални 
експерти, когато делегацията редовно наема такива служители.
52 
Системата за мониторинг не следи сградите, за които са били допуснати изключения 
относно горните граници за площ. Поради това тя не следи дали такива изключения 
все още са основателни.
38 Констатации и оценки 
ЕСВД не извършва мониторинг на това дали наемите на 
офис сградите и резиденциите продължават да бъдат 
в съответствие с пазарните цени
53 
Централното управление разполага с необходимата информация, за да изчисли це -
ната на квадратен метър (м2) за всяка офис сграда и резиденция. Въпреки това то не 
извършва редовно съпоставяне на тези разходи на м2 с пазарните цени с цел устано -
вяване на значителни различия. Подобно съпоставяне е извършено за настаняването 
на служители през 2014 г.: установени са били значителни разлики между таваните за 
наеми и пазарните цени. По същия начин, централното управление не следи таксите 
за организациите, съвместно ползващи помещенията, за да гарантира, че покриват 
пълните разходи.
ЕСВД не отразява надеждно резултатите от своя мониторинг 
в информационните си системи
54 
Преди създаването на ЕСВД Европейската комисия беше разработила информа -
ционна система за управление на недвижимите имоти на делегациите: ImmoGest. 
Тази информационна система за сградите, прилагана от 2008 г., има потенциала да 
предоставя информация, която да се използва в процеса на планиране в съответ -
ствие с най-добрите практики. Повече от половината от анкетираните в одитното 
проучване обаче считат, че ImmoGest не е полезна за управлението на сгради 
(вж. фигура 16 ).
Мнения относно ImmoGest
Източник:  Одитно проучване сред административните ръководители в делегациите на ЕС.Фигура 16
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Респонденти
Лесна
за ползванеПълна НадежднаНесъгласен
Съгласен
Полезна за 
управлението на 
сгради
39 Констатации и оценки 
55 
Всяка делегация отговаря за въвеждането в ImmoGest на информация относно ней -
ните офис сгради, резиденции и места за настаняване на служители. Въпреки това, 
около 35 % от офис сградите и резиденциите не са били записани в ImmoGest през 
2014 г. Повече от половината от анкетираните в одитното проучване считат, че систе -
мата не е лесна за ползване, а повече от 30 % от анкетираните смятат, че данните не 
са пълни или надеждни (вж.  фигура 16 ).
56 
Следните констатации от одитните посещения на делегациите подкрепиха резулта -
тите от проучването:
а) Системата ImmoGest не е лесна за ползване. Тя съдържа програмни грешки, кои -
то не са отстранени, а в Непал например работи бавно и понякога е недостъпна.
б) Информацията не е свързана с бизнес процесите и системата ImmoGest не пре -
доставя например практически напомняния, когато трябва да се плати наемът 
или когато наближава крайният срок на наемане.
в) Централното управление не използва ефективно информацията, въведена от 
делегациите. Например, въпреки че ImmoGest съдържа информация относно 
наемите за сградите, централното управление не използва тази информация при 
съставянето на бюджета.
г) По-голяма част от информацията за настаняването на служители в случаите, 
когато разходите подлежат на възстановяване, е безпредметна.
д) Тъй като системата не се използва за изпълнението на практически функции, 
делегациите не актуализират редовно данните в нея. Освен това в данните има 
редица грешки. Например някои сгради са записани в ImmoGest като притежава -
ни, а всъщност са наети.
40 Констатации и оценки 
57 
Вместо да използва ImmoGest, отделът за инфраструктура на централното управле -
ние на ЕСВД поддържа централна електронна таблица в Excel формат, която съдържа 
информация за всички офиси и резиденции на делегациите, включително и инфор -
мация, получена чрез посещения на място. Някои от данните в електронната таблица 
обаче са непълни или неточни. Например:
а) Състоянието на незаетите сгради не се записва.
б) Няма данни за състоянието на 53 резиденции (38 %).
в) Данните за офис пространството на някои офис сгради са неточни. Например 
офис пространство в офис сграда в Непал е записано в електронната таблица 
като 1 225 м2, но делегацията потвърди, че площта му е 947 m2.
г) Състоянието на някои офис сгради и резиденции не съответства на оценката. 
Например в доклада за здравето и безопасността офис сграда в Непал е оценена 
с оценка „4“ от „5“, а в електронната таблица е записана с оценка „3“ от „5“. Със -
тоянието на резиденцията във Вашингтон, окръг Колумбия, е оценено като „5“ от 
„5“, въпреки че са необходими значителни работи по поддръжката.
58 
Отделът за инфраструктура на централното управление на ЕСВД поддържа отделен 
инвентарен опис на притежаваните имоти. Някои от данните в този инвентарен опис 
също са непълни или неточни. Например през 2014 г. притежаваната собствена рези -
денция в Зимбабве е записана като офиси, бившата резиденция в Танзания не е вклю -
чена в инвентарния опис и в него не е посочено кои сгради все още се използват.
59 
Следователно централното управление на ЕСВД не разполага с надеждна основна 
информация за всички офис сгради и резиденции, въпреки че тази информация 
е от съществено значение, за да бъде използвана в процеса на планиране, като се 
установи къде са необходими промени. В края на 2015 г. ЕСВД беше в процес на пред -
приемане на стъпки, за да направи системата ImmoGest по-целесъобразна и лесна за 
използване.
41 Констатации и оценки 
При планирането не се използва в достатъчна степен 
наличната информация и освен това то е краткосрочно
Наличната подходяща информация не се използва за 
съставянето на планове
60 
Липсата на надеждна основна информация относно сградите на делегациите и сла -
бостите в централните системи за мониторинг (вж. точки 50—59) са пречки за 
ефективно планиране от страна на централното управление. Освен това централно -
то управление не използва ефективно наличната информация при изготвянето на 
планове за поддръжка или промяна на сградите. Например:
а) Централното управление не отдава приоритет, не предвижда бюджет и не 
включва в плановете за поддръжка препоръките от оценките на място, за чието 
изпълнение делегациите не разполагат с необходимите ресурси29. Делегации -
те прилагат някои от препоръките от оценките относно техните сгради, за да 
отстранят недостатъците30, а други не. Анкетираните в одитното проучване обяс -
ниха, че делегациите не изпълняват много от препоръките от оценките поради 
липсата на човешки и финансови ресурси, както и поради местни ограничения. 
Препоръките за здраве и безопасност например се основават на европейското 
законодателство, без оглед на местните условия. Един от участниците в проуч -
ването обобщава трудностите по следния начин: „Липсата на човешки ресурси, 
липсата на бюджет, местните условия като цяло и проблеми с придобиването 
значително затрудняват планираното изпълнение“. Делегацията в Непал не 
е разполагала с необходимите ресурси, за да отстрани някои проблеми, много -
кратно подчертавани в докладите на регионалния служител по сигурността.
б) Въпреки че централното управление разполага с информация за сгради в лошо 
състояние или с твърде много или твърде малко пространство, то не използва 
напълно тази информация, за да подреди по приоритет местата, където про -
мените са най-необходими, и да планира съответните дейности по поддръжка, 
съвместното ползване на помещения или преместването. Това води например 
до влошаване на състоянието на офис сградите, особено на тези, придобити 
преди 2000 г. (вж.  фигура 4  и точка 23). Одитното проучване показа, че 42 % от 
анкетираните са осъзнавали, че тяхното офис пространство на човек превишава 
препоръчителната максимална площ. Въпреки това 47 % от тях не са предпри -
емали действия за намаляване на офис пространството и за привеждането му 
в съответствие с горната граница. В Турция, въпреки че офис пространство на 
човек превишава препоръчителната максимална площ, няма достатъчно място 
поради непрактичното етажно разположение (вж.  каре 5 ).29 Например централното 
управление не е отдало 
приоритет на препоръките 
и не е направило оценка на 
разходите за тяхното 
изпълнение след 
инспекцията на здравето 
и безопасността в Непал 
през ноември 2012 г. 
Централното управление не 
е предприело никакви 
последващи действия във 
връзка с препоръките 
относно резиденцията 
(които делегацията не 
е изпълнила).
30 Например при оценката от 
2012 г. на делегацията 
в Танзания е установено, че 
офис помещенията са 
твърде малки и са 
достигнали своя капацитет. 
Впоследствие от април 
2013 г. делегацията наема 
част от четвъртия етаж от 
посолството на 
Нидерландия.
42 Констатации и оценки 
Планирането е съсредоточено върху справянето 
с краткосрочните нужди
61 
Отделът за инфраструктура на ЕСВД подготвя документите за планиране, които 
включват елементи от добрите практики. Акцентът в тези документи за планиране 
обаче се поставя върху краткосрочните нужди (около две години) и строителните 
проекти, които понастоящем се подготвят или проучват. Например:
а) В годишните работни документи от 2014 г. и 2015 г. относно политиката на ЕСВД 
в областта на сградния фонд, където се описват проектите, които са в процес на 
подготвяне и проучване, не се посочват планирани промени в офис простран -
ството след 2015 г. В тях се посочва, че промените в площите и местоположение -
то ще следват политическите решения и наличността на ресурси.в) Централното управление не планира как да се освободи от притежаваните 
сгради, които вече не се заемат от делегации. Няма планове за повече от 20 % от 
притежаваните сгради, които не се използват от делегации (вж. точка 25). Като 
пример за добра практика може да вземе случая на посолствата на Германия, 
които преди да закупят или наемат нова сграда са длъжни да планират как да се 
освободят от предишната сграда, ако тя е притежавана от тях.
г) Централното управление не планира преразглеждането на вноските, които се 
плащат от организациите, които ползват съвместно помещенията. През 2013 г. 
ЕСВД е поискала от делегациите да начисляват такси за общите зони (вж. точ -
ка 27, буква в)). ЕСВД е признала също така, че организациите, на които се 
преотстъпват помещения, следва да допринасят за административната тежест. 
Въпреки това ЕСВД все още не е планирала кои съществуващи споразумения да 
преразгледа като приоритет.Каре 5Управление на офис пространството на делегацията в Турция
Площта на офисите на делегацията в Турция е 5500 м² за 150 служители, което се равнява на 37 м2 на човек. Въпре -
ки че това превишава горната граница от 35 м2 на човек, в доклада за оценка от 2008 г. се констатира, че непрак -
тичното етажно разположение на сградата е довела до недостатъчно офис пространство за служителите.
През 2015 г. с проекта за преустройство на офис пространството в настоящата сграда и за увеличаване на споделя -
нето на офиси се е освободило известно пространство и пространството на човек е намалено на 34 м2.
43 Констатации и оценки 
б) В бележка от 2014 г. до ръководителите на делегациите относно развитието на 
политиката в областта на сградния фонд за 2015 г. и 2016 г. се определят стро -
ителните проекти, които са планирани за следващите две години, и се прикан -
ват ръководителите на делегациите да следят за възможности за закупуване, 
в случай че ЕСВД приключи годината с бюджетен излишък, който трябва бързо да 
бъде усвоен.
в) Съществува средносрочен план, в който се посочват закупуванията, строител -
ните работи и подновяванията на договорите за наем за периода 2014—2020 г. 
В него обаче се посочват само планираните закупувания на сгради и строителни -
те проекти, които са в отговор на належащи нужди. ЕСВД не установява в дос -
татъчна степен приоритетите за смяна на помещения, закриване на делегации, 
сливане на делегации, откриване на нови делегации или промяна на размера на 
делегации до 2020 г.31 Това отчасти се дължи на факта, че ЕСВД не използва в дос -
татъчна степен наличната информация (вж. точка 60), но също така и на факта, 
че Европейската комисия е предоставила на ЕСВД кадровите предложения за 
нейните делегации32 само за следващите две години33.
62 
Тъй като процесът на планиране на ЕСВД е реактивен и акцентът в него се поставя 
върху проекти, в които се решават настоящи нужди, съществува риск основни про -
екти да не бъдат включени в плановете, докато не станат неотложни. Един средно -
срочен план (около седем години) за сградите на делегациите би отразявал най-доб -
рата практика в други държави членки и би позволил на отдела за инфраструктура 
на ЕСВД да играе по-стратегическа роля. Непредвидените политически кризи могат 
да доведат до промяна в степента на присъствие на ЕС в някои държави и налагат 
необходимостта от реактивен процес на планиране на някои строителни проекти. 
Въпреки това наличието на средносрочен план би позволило на отдела за инфра -
структура на ЕСВД ясно да покаже на стратегическите създатели на политики въз -
действието на тези непредвидени промени по отношение на корекциите на плана.31 В доклада на ЕСВД от 2014 г. 
относно съвместното 
ползване на помещения се 
признава, че 
средносрочните планове 
следва да включват тази 
информация.
32 От създаването на ЕСВД 
делегациите на ЕС се състоят 
от два вида служители: 
1900 служители на ЕСВД 
и 3400 служители на 
Европейската комисия. За да 
се вземат предвид 
плановете на Европейската 
комисия относно броя на 
нейните служители, които 
работят в делегациите, ЕСВД 
провежда консултации 
с Комисията относно 
решенията във връзка 
с разпределението на 
ресурсите в делегациите 
чрез „механизма на 
Управителния комитет за 
делегациите (EUDEL)“.
33 „Подходът на 
регионализация“, който 
понастоящем се разглежда 
в ГД „Международно 
сътрудничество и развитие“, 
може да доведе 
в средносрочен план до 
необходимостта от 
получаване на 
допълнително пространство 
за делегациите, които играят 
ролята на регионални 
центрове, и от намаляване 
на числеността на персонала 
в други делегации.
44 Констатации и оценки 
Системите за планиране за притежаваните собствени 
имоти са особено слаби
ЕСВД има дългосрочна цел да закупи повече офис помещения 
за делегациите и е договорила условия за вземане на заеми до 
200 млн. евро, …
63 
Понастоящем по-малко от 20 % от офис сградите и резиденциите на делегациите 
са притежавани собствени сгради. В работните документи относно политиката на 
ЕСВД в областта на сградния фонд от 2014 г. и 2015 г. обаче е посочено, че често пъти 
закупуването е по-икономичен вариант от наемането на сгради. Над 80 % от анке -
тираните в одитното проучване считат, че закупуването на сгради за делегациите 
представлява икономически по-изгоден вариант, отколкото наемането.
64 
Дългосрочната цел на ЕСВД е да закупи повече офис помещения за делегациите. 
Пречка за постигането тази цел е ограниченият бюджет на разположение на ЕСВД за 
покупка или строителство на нови сгради за делегациите (от порядъка на 5 млн. евро 
на година34). Одитното проучване установи, че в половината от случаите, когато деле -
гацията е искала да купи офиси или резиденция, това не е било осъществено поради 
липса на средства. Все пак през 2015 г. съгласно новите разпоредби на Финансовия 
регламент35 ЕСВД е договорила условия за вземане на заеми до 200 млн. евро за 
четири години за закупуване на недвижими имоти.
… но тя не е установила системи за ефективно управление на 
притежаваните имоти
65 
В Насоките и процедурите относно закупуването на недвижими имоти в трети 
държави от 2015 г. се посочва, че приоритет следва да се отдаде на закупуването на 
офис сгради, а не на резиденции. Притежаването на собствени сгради обаче пред -
лага по-малко гъвкавост, отколкото наемането (вж. точка 9, буква а). Намалената 
гъвкавост във връзка с притежаването на собствени сгради е по-малък проблем при 
резиденциите, отколкото при офисите, тъй като те не трябва да отговарят на проме -
ните в числеността на персонала. Освен това поради техния по-малък размер те са 
по-лесни за покупка, поддръжка (вж. точки 15 и 24) и продажба, отколкото офисите.34 Работен документ относно 
политиката на ЕСВД 
в областта на сградния фонд 
от 2014 г.
35 С преразглеждането на 
Финансовия регламент от 
2012 г.(член 203, параграф 8) 
на институциите се дава 
възможност да вземат заеми 
в парични средства за 
закупуването на сгради.
45 Констатации и оценки 
66 
Когато наема сгради, ЕСВД ползва външен експертен опит в управлението на имоти. 
Макар липсата на средства вече да не е пречка за нейната дългосрочна цел да прите -
жава повече собствени имоти, ЕСВД има ограничен опит в притежаването на сгради, 
липсва ѝ експертен опит в управлението на имоти и няма установени ефективни 
системи за покупка, поддръжка и продажба на сгради. Например:
а) Следва да бъде подобрена системата, чрез която се решава дали да бъде закупе -
на или наета сграда (вж. точка 40).
б) Няма стратегия за поддръжка на имоти, нито ефективни системи за поддръжка -
та на притежавани имоти. Това води до влошаване на състоянието на сградите 
(вж. точка 23). Над една трета от анкетираните в одитното проучване считат, че 
подкрепата от страна на централното управление за поддръжката на сградите 
е недостатъчна (вж.  фигура 13 ). Посолствата на държавите членки (например 
Дания, Германия, Нидерландия, Швеция и Обединеното кралство) подчертават 
значението на планирането и инвестирането в поддръжката на притежаваните 
сгради. Например офис сградата на делегацията в Танзания, която се притежава 
съвместно с Германия, Нидерландия и Обединеното кралство, е поддържана 
в добро състояние.
в) Липсата на механизъм за управление на колебанията в обменните курсове може 
да възпрепятства делегациите да осъществят планирани проекти за строител -
ни работи36. За сравнение, посолството на Нидерландия обясни как неговият 
обменен курс за годината е фиксиран на централно равнище, за да се защитят 
определени дейности, като например планирани работи по поддръжката, от 
колебанията в обменните курсове. Всяка печалба или загуба от колебанията 
в обменния курс се поема от неговото централно управление.
г) Съществуват демотивиращи фактори и пречки пред освобождаването от 
излишен собствен имот, което води до задържането на сгради, които вече не 
се използват (вж. точка 25 и точка 60, буква в). Например средствата, получени 
от продажбата на притежавани имоти, не са предоставят на разположение на 
отдела за инфраструктура на ЕСВД, за да закупи друга сграда, заместваща про -
дадената. Освен това ЕСВД не притежава някои помещения, а само е получила от 
националните органи правото да ги ползва.
д) Насоките на ЕСВД относно таксите за наемателите в случаите на съвместно полз -
ване на помещения не обхващат притежаваните собствени имоти. Вследствие на 
това някои такси не покриват пълните разходи, тъй като те не отразяват наемна -
та стойност на сградата (вж. точка 27, буква б).36 Бележка от централното 
управление на ЕСВД до 
ръководителите на 
делегации, 
20 януари 2015 г. — 
Отражение от ниския курс 
на еврото за разходите 
в делегациите
46
 Заключения и препоръки
67 
За да допринесат за постигането на целите на ЕС в областта на външната политика, 
търговията и сътрудничеството за развитие, осигурените от ЕСВД сгради трябва да 
отговарят на нуждите на делегациите. Те също така следва да представляват иконо -
мически изгоден вариант. В точките по-долу са изложени основните заключения от 
одита на Сметната палата, последвани от съответните препоръки. Изпълняването на 
препоръките следва да започне незабавно и да завърши до края на 2017 г.
68 
Сградите на делегациите, независимо дали са офис сгради, резиденции на ръково -
дителите на делегации или места за настаняване на служители, като цяло отговарят 
на нуждите на делегациите, въпреки че в политиката в областта на сградния фонд 
са пропуснати някои цели за офис сградите (вж. точки 8—19). Сградите обаче не са 
икономически най-изгодният вариант, защото:
а) пространството в повечето офис сгради, както и в някои резиденции, преви -
шава горните граници, определени в политиката в областта на сградния фонд 
(вж. точки 20—22);
б) ЕСВД притежава собствени сгради, които вече не използва (вж. точки 23—25);
в) когато делегациите споделят свои офис помещения с държави членки на ЕС, 
или с институции и органи на ЕС, някои такси за помещаваните организации не 
покриват пълните разходи (вж. точки 26 и 27).
Препоръка 1 — Да се изготви пълен набор от цели за 
офис сградите
ЕСВД следва да включи факторите, свързани с околната среда, достъпа за хора с ув -
реждания и гъвкавостта като цели в политиката в областта на сградния фонд, що се 
отнася до офис сградите.
Препоръка 2 — Да се гарантира, че таксите за 
организациите, съвместно ползващи помещенията, 
покриват пълните разходи
ЕСВД следва да гарантира, че таксите, плащани от държавите членки на ЕС, или от 
други институции и органи на ЕС, които се помещават в офис сгради на делегациите, 
са съгласувани и покриват пълните разходи. Например тя следва да налага такси на 
всички наематели за ползване на общите зони и за административна поддръжка. 
Когато офисите са притежавани от нея, тя трябва да включи такса, която да отразява 
наемната стойност на сградата.
Методът за изчисляване на тези такси следва да се прилага и за сгради, притежа -
вани от ЕСВД, които вече не са заети от делегация и са отдадени под наем на други 
организации.
47 Заключения и препоръки 
69 
Пригодността на сградите на делегациите зависи от начина, по който те са били 
избрани. Тя също така зависи от системите, използвани от ЕСВД, за да гарантира, 
че сградите продължават да отговарят на нуждите, и за да предприема корективни 
действия при необходимост. В  приложение III  се обобщават слабостите в системи -
те за подбор на сгради, мониторинг на тяхната пригодност и планиране на бъдещи 
промени.
70 
Преди наемането (или подновяването на договор за наем) или закупуването съот -
ветната делегация представя на централното управление сградно досие за преглед 
и одобрение. Това е пример за добра практика (вж. точки 30 и 31). Има риск обаче 
ЕСВД да не избере правилните сгради, защото съществуват слабости в прилагането 
на практика на процедурата за изготвяне на сградно досие:
а) Делегациите нямат достатъчно експертен опит в определянето на подходящите 
сгради (вж. точки 32—35).
б) Има слабости в техническия и финансовия анализ, извършван от делегациите за 
сравняване на вариантите (вж. точки 36—43).
в) Окончателните решения на Комитета по сградния фонд на централното управле -
ние понякога не са навременни или убедителни (вж. точки 44—47).
Препоръка 3 — Да се засили прилагането на процедурата 
за подбор на сгради
ЕСВД следва да засили прилагането на процедурата за изготвяне на сградно досие 
при подбора на сгради:
 ο да изготвя сградно досие за всички нови договори;
 ο да въведе опростено сградно досие за подновяване на наемите. Тези сградни 
досиета могат да се ограничават до това да доказват, че предложеното решение 
продължава да отговаря на нуждите съгласно политиката в областта на сградния 
фонд и продължава да бъде в съответствие с пазарните цени;
 ο да сравнява вариантите под формата на електронна таблица, за да достигне до 
надеждна и балансирана цялостна техническа и финансова оценка, доказваща, 
че избраното решение е в съответствие с пазарните цени и че в него се взема 
в достатъчна степен предвид застроената площ;
 ο да дава насоки за това как да се отчита пространството, отдадено под наем 
на други организации, и доходите, генерирани от съвместното ползване на 
помещения;
 ο да взема решения своевременно, за да сведе до минимум риска сградите вече да 
не са на разположение.
48 Заключения и препоръки 
71 
След като ЕСВД е избрала сградите, тя редовно оценява дали те продължават да от -
говарят на нуждите на делегациите чрез посещения на място, но не открива всички 
недостатъци (вж. точки 49 и 50). ЕСВД не проверява пространството на човек в офис 
сградите спрямо критериите на политиката в областта на сградния фонд (вж. точки 
51 и 52); нито проверява дали наемите на офис сградите и резиденциите отговарят на 
пазарните цени или дали таксите за организациите, съвместно ползващи помещени -
ята, покриват пълните разходи (вж. точка 53). Освен това ЕСВД не отразява надеждно 
резултатите от своя мониторинг в информационните си системи (вж. точки 54—59).
Препоръка 4 — Да се проверяват пазарните цени
Централното управление на ЕСВД следва да използва независим източник на инфор -
мация, за да проверява пазарните цени за офис сгради и резиденции, и редовно да 
следи съответствието на наемите с пазарните цени. Един такъв мониторинг би могъл 
да доведе до предоговаряне на договор за наем или до търсенето на нова сграда под 
наем или за закупуване.
Препоръка 5 — Да се подобри информационната система 
за управление на недвижими имоти
ЕСВД следва да подобри своята информационна система за управление на недвижими 
имоти, за да е възможно тя да осигурява по-надеждна и подходяща информация, която 
да се използва в процеса на планиране. Тази информация следва да е съсредоточена 
върху осигурените от делегацията офис сгради, резиденции и места за настаняване на 
служители и върху притежаваните собствени сгради, които вече не са заети от делега -
ции. Информацията за офис пространството на човек следва да бъде уточнена, за да 
посочва поотделно офис пространството, отдадено под наем на други организации, 
конферентните зали, които са необходими, за да се отговори на нуждите, свързани 
с функцията по осигуряване на председателството, и пространството, използвано от 
стажанти и командировани национални експерти.
72 
Липсата на надеждна основна информация за сградите на делегациите е пречка за 
ефективното планиране на необходимите промени от страна на централното управ -
ление. Освен това:
а) Централното управление не използва ефективно наличната информация при 
изготвянето на планове за предприемане на корективни действия (вж. точка 60).
б) Планирането е съсредоточено върху справянето с краткосрочните нужди 
(вж. точки 61 и 62).
в) Въпреки че дългосрочната цел на ЕСВД е да закупи повече офис помещения за 
делегациите, като е договорила условия за вземане на заеми до 200 млн. евро, 
тя не е установила системи за ефективно управление на притежаваните от нея 
имоти (вж. точки 63—66).
49 Заключения и препоръки 
Препоръка 6 — Да се повиши експертният опит 
в управлението на недвижими имоти
ЕСВД следва да повиши експертния опит в управлението на недвижими имоти в цен -
тралното управление (напр. чрез обучение или наемане на служители с подходящите 
умения), за да се разработи по-стратегически подход, да се подобри планирането, 
да се засили подкрепата за делегациите и да се реализират значителни икономии 
в резултат на по-доброто управление на пространството.
Препоръка 7 — Да се изготвят средносрочни планове
ЕСВД следва да изготви текущи средносрочни планове за сградите на своите деле -
гации, които да обхващат период от около седем години. Тези планове следва да 
съдържат приоритети по отношение на наемите, покупките, продажбите, промените 
и поддръжката. В тях следва да се използва наличната информация относно застро -
ената площ и състоянието на сградите, за да се планира в средносрочен план как 
да се отговори на критериите, посочени в политиката в областта на сградния фонд. 
Например в тях следва да се планира офис пространството да се приведе в по-голя -
мо съответствие с броя на служителите, а излишното пространство да се използва за 
съвместно ползване на помещения, когато това е целесъобразно.
Препоръка 8 — Да се установи в кои случаи закупуването 
представлява икономически по-изгоден вариант от 
наемането и ефективно да се управляват притежаваните 
собствени сгради
ЕСВД следва да подобри системите, за да се установи в кои случаи закупуването 
представлява икономически по-изгоден вариант и за ефективно управление на при -
тежаваните собствени сгради:
 ο да разработи инструмент (напр. който да се използва в сградните досиета при 
оценките дали да се закупи или наеме дадена сграда) и да закупува сгради само 
когато това представлява икономически по-изгодният вариант от наемането. 
ЕСВД следва да изчислява разходите и приходите за целия жизнен цикъл на сгра -
дата, включително и разходите за финансиране и поддръжка. При това сравне -
ние на наемането спрямо купуването ЕСВД следва да взема под внимание също 
и остатъчната стойност на сградата, дисконтовия процент и рисковите фактори, 
като например политическата или икономическата нестабилност на държавата 
и промените в числеността на персонала при офис сградите;
 ο да планира големите покупки, като дава приоритет на сгради (независимо дали 
са офиси или резиденции), при които купуването представлява икономически 
най-изгодният вариант;
 ο да разработи стратегия за поддръжка на притежаваните имоти, която да е свър -
зана с препоръките на инспекциите за здраве и безопасност;
 ο да защитава бюджета за поддръжка на сградите от колебанията в обменните курсове
 ο да планира как да се освободи от излишните притежавани имоти преди да заку -
пи или наеме нещо друго.
50 Заключения и препоръки 
Настоящият доклад беше приет от Одитен състав IV с ръководител Milan Martin CVIKL — 
член на Сметната палата, в Люксембург на заседанието му от 16 февруари 2016 г.
 За Сметната палата
 Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
 Председател

51
 Приложения
Съвместно ползване на помещения с държавите членки на ЕС в делегациите на ЕС
Делегация Държави членки на ЕС
Афганистан Литва
Азербайджан Испания, Хърватия
Беларус Австрия
Колумбия Финландия, Чешка република
Източен Тимор Франция
Етиопия Люксембург
Гру зия Словакия
Хондурас Франция
Ирак Обединено кралство
Мавритания Обединено кралство
Мианмар Испания
Турция Италия, Нидерландия, Гърция, Франция, Германия, Австрия, Словакия
Южен СуданДания, Франция, Германия, Италия, Нидерландия, Испания, Обедине -
но кралство
ТанзанияФинландия, Германия, Нидерландия, Обединено кралство (съвместно 
притежание)
Турция (Газиантеп) Франция, Дания, Германия
Виетнам Финландия
Йемен Испания
Източник:  Работен документ от 2015 г. относно политиката на ЕСВД в областта на сградния фонд.Приложение I
52 Приложения 
Подробна информация за прегледа на 30 сградни досиета
Реф. 
досиеДелегация Сграда Предло -
женото 
решение 
е свър -
зано със 
смяна на 
сградата1. Проуч -
ване на 
пазара2. Обсъждане 
дали да се 
купи или нае -
ме сграда3. Съставяне 
на списък с по -
вече от един 
подходящ 
и реалистичен 
вариант4. Предложено 
от делегаци -
ята решение, 
основано на со -
лиден техниче -
ски и финансов 
анализ5. Убедителна 
причина за 
решението на 
Комитета по 
сградния фонд 
на централното 
управление (ЦУ)
2013.01 Пакистан Резиденция Не Да Не Не Да Да
2013.11 Ангола Офиси Да Да Не Не Да Да
2013.18 Индия Резиденция Да Да Не Да Не Да
2013.19 Уганда Офиси Не Да Не Да Да Да
2013.20 Руанда Офиси Не Да Не Да Да Да
2013.27 Йордания Офиси Не Да Не Да Не Не
2013.36 Хонконг Офиси Не Да Не Да Да Да
2013.42 Гватемала Офиси Не Да Не Да Да Да
2013.46 Мавритания Резиденция Не Да Не Не Не Не
2013.48 Либия Офиси Да Да Не Да Да Да
2013.52 Кения Офиси Не Не Не Не Да Да
2013.56 Кения Настаняване Да Да Не Да Не Не
2013.70 Мианмар Офиси Да Да Не Да Да Да
2013.73 Перу Резиденция Да Да Не Не Да Да
2013.75 Ангола Резиденция Да Да Не Да Да Да
2013.90 Китай Офиси Не Да Да Не Да Да
2013.93 Габ он Офиси Да Да Не Не Да Да
2014.01 Пакистан Офиси Не Да Да Не Не Да
2014.07 Лаос Офиси Да Да Да Да Да Да
2014.10 Кот д’Ивоар Настаняване Да Да Не Да Да Да
2014.15 Колумбия Офиси Не Не Да Не Да Да
2014.16 Фиджи Офиси Да Да Да Не Да Да
2014.26 Индия Офиси Да Да Не Не Да Да
2014.27 Израел Резиденция Да Да Не Да Да Да
2014.31 Виетнам Офиси Да Да Не Да Да Да
2014.35 САЩ Офиси Не Не Не Не Не Не
2014.45 Того Офиси Не Да Не Не Не Не
2014.48 Шри Ланка Офиси Да Да Не Да Да Да
2014.55 Шри Ланка Резиденция Да Да Не Не Не Не
2014.61Източен 
ТиморНастаняване Да Не Не Не Да Не
Източник:  Европейска сметна палата, въз основа на преглед на 30 сградни досиета.Приложение II
53 Приложения 
Причини, поради които сградите на делегациите не са икономически 
най-изгодният вариант
Източник:  Европейска сметна палата.Приложение III
 
 Процедура на подбор
Няма стратегия за поддръжка на имотите
Мониторинг на пригодността Планиране на необходимите промениПричини Последици
Мониторинг на пригодносттаПроцедура на подбор
Планиране на необходимите промени Липса на подходящи сгради на местния пазар
Липса на експертен опит в делегациите 
 Процедура на подбор
Мониторинг на пригодността Планиране на необходимите промениДо 2013 г. – по-висока горна граница за офис пространството
В сградните досиета и решенията не се взема предвид в достатъчна степен 
застроената площ
Допускат се изключения от горните граници
без те да са достатъчно обосновани
Няма средносрочни кадрови планове за делегациитеНяма проверки на изключенията от горните 
граници (Те все още ли са обосновани?)Някои площи не се изключватот изчислението, както е предвиденоЛипса на подходящи варианти, когато
се търсят нови сгради
Цялата налична информация относно прекомерната застроена площ не се използва за планиране на корективни действия (съвместно ползване на помещения, преместване …)Информацията за застроената  площ е непълна и ненадеждна
Неточно определяне на офис сградите, в които има твърде много или твърде малко пространствоЗастроената площ често 
превишава  горната граница
Състоянието на незаетите 
сгради не се следи
Липса на мониторинг 
на състоянието на 
резиденциите20 % от притежаваните 
собствени сгради не се 
използват от ЕСВД
Няма планове за освобождаване от повечето от притежаваните собствени сгради, които вече не се използватНяма стимул/изискване да се продават неподходящите сградиЛипса на средносрочни планове за поддръжка
Някои сгради са придобити при специални условия, 
които затрудняват освобождаването от тяхИнвентарният опис на притежаваните собствени имоти е непълен и ненадежденСистемата за определяне дали е по-добре да се купи 
или наеме сграда е слаба
Колебанията в обменните курсове възпрепятстват планирани проекти за строителни работи
Няма насоки за това как да се изчислява  финансовата вноска, ако делегацията притежава сградата
Липса на мониторинг на споразуменията с организациите, съвместно ползващи помещениятаНякои организации, които се 
помещават в сгради на 
делегациите, не плащат своя 
справедлив дял от разходите.
Няма насоки за това как да се изчислява финансовата вноска за административни  разходиНяма насоки за това как да се отчита пространството, отдадено под наем на други организации, и доходите, генерирани от съвместното ползване на помещения
Няма планове за това кои съществуващи споразумения трябва да бъдат преразгледани като приоритет
54 Отговор  
на ЕСВД
Кратко изложение
I
ЕСВД е съгласна, че са налице някои слабости при управлението ѝ на инфраструктурата в делегациите на ЕС. Тя работи 
в посока по отстраняване на слабостите в редица области. Все пак трябва да се отчете сложният характер и политиче -
ската чувствителност на това да се управляват 180 офис сгради и 140 официални резиденции в 138 държави по света, 
всяка от които е със собствената си особена законодателна система и пазар на недвижими имоти.
Като се вземат предвид известните на всички силни бюджетни ограничения и ангажиментът за намаляване на персонала, 
този огромен сграден фонд се управлява от екип само от 13 души, които се намират в централата, подкрепени от местен 
помощен административен персонал в делегациите. За съжаление не беше възможно значителното разширяване на 
мрежата от делегации през последните години да бъде придружено от съразмерно увеличение на броя на служителите, 
които се занимават с тази дейност, което отчитаме като предизвикателство при управлението.
Също сме съгласни, че съществуващата система за управление на инвентара на недвижимите имоти се нуждае от 
подмяна. Нова система ще бъде изцяло въведена в края на 2016 г. Това ще позволи на ЕСВД да разработи по-ефективна 
система за предварително планиране и програмиране на разходите.
III
По отношение на пространството в сградите на делегациите следва да се отбележи, че през 2013 г. според насоките мак -
сималното офис пространство, което се пада на всеки човек, като общо правило беше намалено от 42 кв. м до 35 кв. м с 
възможност за допълнително пространство за специални нужди, като например заседателни зали за провеждане на 
срещи с държавите членки. Тези нови насоки се прилагат за всички новопридобити сгради, но ще е необходимо известно 
време, за да може средното офис пространство да достигне до равнището, заложено в новите цели. В случаите, в които 
делегациите имат незапълнено пространство, активно търсим възможности за съвместно ползване на сгради с посол -
ствата на държавите членки или други органи на ЕС.
Вярно е също, че някои резиденции на ръководители на делегации на ЕС надхвърлят установената ни горна граница 
от 600 кв. м, дори и общият среден размер на използваемата площ да е 461 кв. м. В пет от тези случаи резиденциите са 
собственост на ЕС, но в останалите случаи ще поискаме от делегациите да проучат други варианти, когато настоящите 
договори за лизинг изтекат.
По отношение на собствените сгради наистина има имоти, собственост на ЕСВД, които вече не се ползват поради свърза -
ната със сигурността обстановка или поради други местни причини. Съответните делегации бяха помолени да продадат 
тези имоти, но това може да бъде продължителен и политически чувствителен процес поради няколко причини, обяс -
нени в отговора на ЕСВД.
Отговор на ЕСВД 55
Наблюдения
09 б) въздействие върху околната среда
ЕСВД насърчава и подкрепя проекти, съобразени с изискванията на околната среда, най-вече за обитаваните сгради, на 
които е собственик. В случаите на наемани сгради необходимите инвестиции трябва да се амортизират за целия период 
на очакваната продължителност на договора за лизинг (най-често краткосрочна).
Например през 2014 г. ЕСВД одобри инсталирането на слънчеви панели върху наскоро придобитата офис сграда в Кабо 
Верде. По същия начин проектът за обновяване на нашите офиси в Мексико през 2016 г. ще включва характеристики, 
съобразени с изискванията на околната среда.
С оглед на количеството работа, която изисква, системата EMAS все още не е въведена. Въпреки това ще бъдат положени 
усилия, за да се повиши осведомеността какво е въздействието върху околната среда на сградите на делегациите.
09 в) достъпност за хора с увреждания
ЕСВД отчита факта, че много малък брой делегации на ЕС са напълно достъпни за хора с увреждания. Според проучва -
нето относно здравето и безопасността, проведено през септември 2014 г., сградите на само 7 делегации са напълно 
достъпни за хора с увреждания и сградите на още 16 делегации биха могли със сравнително малки изменения да бъдат 
направени достъпни за лица с намалена подвижност.
Редовно също така се разглеждат възможности за адаптиране на офис пространствата, така че да бъдат достъпни за хора 
с увреждания в случаите, когато това е технически и финансово осъществимо и се изисква от местното законодателство. 
Новите сгради са редовно оценявани дали осигуряват достъп за хора с увреждания.
10
Делегациите в Индия и Египет се преместиха през 2014—2015 г., а делегацията в Шри Ланка се премести през януари 
2016 г. Анализирани са варианти за Сенегал, но все още не е възможно да се определи най-подходящият.
11
Чрез проучването се достига до интересни резултати, получени чрез качествени методи, за мненията на респондентите 
относно работните условия в офисите на делегациите. Въпреки това е възможно резултатите да са повлияни от различ -
ната ситуация на всеки респондент.
14
Като общи бележки:
— Във ръководството за делегациите се предвижда, че традицията на „местното строителство“ може да означава, че 
това ограничение от 600 кв. м невинаги може да бъде спазено;
— ЕСВД предоставя известна гъвкавост по отношение на метода на изчисляване на площта на сградите, като се взема 
предвид местната практика;
— Положителна характеристика е фактът, че ЕСВД има по-малко пространство, отколкото повечето резиденции към 
посолствата. Освен това тази разлика може да бъде обяснена с исторически причини.
Средната разгърната застроена площ на резиденциите вече е 461 кв. м.
Отговор на ЕСВД 56
20
1. Като изхожда от местната практика, ЕСВД си е позволила известна гъвкавост относно начина на изчисляване на площта 
на собствените или наетите сгради от ЕСВД. Това може да доведе до трудности при тълкуването на общите данни.
2. На делегациите им бяха дадени инструкции да вземат предвид големината на офис пространството, което се пада на 
всеки служител от персонала. Всяко отклонение от политиката по отношение на сградите трябва да се обоснове. Ще 
бъде нужно известно време, за да може средната стойност да се адаптира до новите намалени изисквания.
 В случай че пространството е по-голямо от заложените изисквания активно се търсят варианти за съвместно ползване 
на сградите с посолствата на държавите членки или други органи на ЕС. Съвместното ползване на сгради обаче невинаги 
може да се прилага в най-кратки срокове.
3. В случай на намаляване на персонала невинаги е възможно или икономически ефективно да се премине към незабавно 
ползване на по-малка сграда. Разходите за преместване и за обезопасяване на новите сгради могат да се окажат по-ви -
соки, отколкото очакваните спестявания от намаляването на офис пространството.
4. В някои случаи не е възможно да се наеме частично етаж.
5. Не е икономически ефективно да се прекрати действащ договор за лизинг на офис пространство, което е по-голямо от 
заложените изисквания, когато наемът на текущите пазарни цени за по-малко офис пространство би бил същият или 
по-висок.
6. В някои случаи броят или размерът на заседателните и/или конферентните зали, необходими за изпълнение на ролята 
и отговорностите на делегациите на ЕС съгласно Договора от Лисабон, увеличават значително съотношението между 
наличното офис пространство и броя на персонала. Такъв е случаят например в:
 —  САЩ (Вашингтон): 5458 кв. м разгърната застроена площ, 89 служители, 55 кв. м на човек (приспаднато е прос -
транството, което не се използва поради съвместното ползване на сградата);
 —  САЩ (Ню Йорк): 4217 кв. м разгърната застроена площ, 57 служители, 74 кв. м на човек;
 —  Швейцария (Женева — делегацията в ООН): 2500 кв. м разгърната застроена площ, 25 служители, 100 кв. м на 
човек.
21
Въпреки че е правилно изчислена, стойността на цената за излишните квадратни метри в бележка под линия номер 16 
може да варира в зависимост от това къде се намалява офис пространството, тъй като тези цени се различават значи -
телно в отделните държави.
В допълнение вложените инвестиции ( в сигурност и инфраструктура) в офис сградите трябва да бъдат компенсирани 
с възможните икономии, описани по-горе.
22
Вярно е, че площта на някои резиденции надхвърля тавана ни от 600 кв. м. В началото на 2016 г. площта на 26 резиденции 
(18 % от всички) надхвърля тавана от 600 кв. м. В пет от тези случаи резиденциите са собственост на ЕС. Останалите деле -
гации ще бъдат помолени да проучат различни варианти, когато изтече срокът на договора им за лизинг.
Отговор на ЕСВД 57
25
Наистина има имоти, собственост на ЕСВД, които вече не се ползват поради свързаната със сигурността обстановка или 
поради други местни причини. Съответните делегации бяха помолени да продадат тези имоти, но това може да бъде 
продължителен и политически чувствителен процес.
По-специално по отношение на:
— Гамбия: ЕС трябваше да напусне офисите в края на 2003 г. след 18-годишно ползване на сградата там поради нали -
чието на азбест. Тези офиси са предмет на дългосрочен договор за лизинг за 99 години с правителството на Гамбия, 
включващ разпоредба, според която офисите трябва да бъдат върнати след ремонт. При тези обстоятелства беше 
финансово по-изгодно да запазим офисите. През май 2014 г. беше решено да се възобновят преговорите с местните 
власти за връщането на офисите в настоящото им състояние, преди да е изтекъл дългосрочният договор за лизинг. 
Тези преговори ще бъдат възобновени с назначаването на нов ръководител на делегацията.
— Ботсуана: офисите са придобити през 1987 г. През 2003 г. тези офиси станаха твърде малки и се наложи делегацията 
да се премести. В онзи момент обаче се реши да се запази сградата, тъй като земята е с централно местоположение, 
както и да се проучат доколко са осъществими проекти като строителството на нови офиси или квартири на това 
място. Нито един от проектите не се осъществи досега най-вече поради бюджетни съображения. Наскоро делега -
цията беше отново приканена да започне проучване за осъществимост относно изграждането на нови офиси върху 
парцела земя.
— Южна Африка: резиденцията беше предложена на търг, но предложената цена беше твърде ниска. На делегацията 
ѝ бяха дадени инструкции да преразгледа продажбата.
— Танзания: делегацията не разполага с никакъв документ за собственост върху сградите, сред които е предишната 
резиденция. Те са разположени извън обхвата на зоните, препоръчани от регионалния служител в областта на си -
гурността. Като следва указанията на централата на ЕСВД от 2013 г., делегацията проучва варианти с местните органи 
тези сгради да бъдат върнати. Те са оценени приблизително на 1,8 млн. евро от Агенцията по строителство на Танза -
ния. Министерството на външните работи потвърди принципа на компенсация.
27
В момента се обсъждат споразуменията за съвместно ползване на сгради с ГД „Хуманитарна помощ и гражданска защита“ 
и ЕИБ. Целта е да се уеднакви начинът, по който се изчислява сумата за съвместно ползване на сгради както с ГД „Хума -
нитарна помощ и гражданска защита“, така и с ЕИБ. Нов рамков меморандум за разбирателство следва да бъде подписан 
през 2016 г.
Старите меморандуми за разбирателство следва също да бъдат изцяло преразгледани и адаптирани към политиката за 
пълно възстановяване на разходи.
32
Нямаше смисъл в онзи момент да се обсъжда възможността дали да се вземе под наем или да се купи, тъй като процесът 
на закупуване беше сложен поради ограничените бюджетни кредити до 2015 г.
От местния пазар зависи дали може да се изготви списък с одобрените имоти. Невинаги е възможно да има повече от 
един реалистичен вариант.
Отговор на ЕСВД 58
33
ЕСВД отчита, че не всички делегации разполагат с достатъчно познания, за да управляват проекти в областта на недви -
жимите имоти.
ЕСВД е съгласна също, че в идеалния случай съответният отдел в централата следва да има по-голям капацитет за оказ -
ване на помощ на делегациите относно инфраструктурни проекти, включително допълнителни посещения на място.
Като се вземат предвид известните на всички силни бюджетни ограничения и бъдещото неминуемо намаляване на пер -
сонала, този огромен сграден фонд се управлява от екип само от 13 души, които се намират в централата, подкрепени от 
местен помощен административен персонал в делегациите. За съжаление не беше възможно значителното разширяване 
на мрежата от делегации през последните години да бъде придружено от съразмерно увеличение на броя на служите -
лите, които се занимават с тази дейност.
Регионализацията на администрацията на делегациите също е възможен отговор на този проблем, тъй като специали -
зиран персонал в регионалния център ще може едновременно да работи по въпроси, свързани със сградите на няколко 
делегации.
35
Оттогава Непал е посещаван три пъти: през април 2014 г., през май 2015 г. и през ноември 2015 г. За съжаление ЕСВД не 
може да се сравнява с възможностите на всички държави членки по отношение на наличните ресурси в централата, 
които подпомагат делегациите с проекти в областта на недвижимите имоти.
36
Виж подробни коментари с номера 39 и 40.
37
Тези случаи са изключение и се дължат главно на погрешно тълкуване на правилата, които трябва да се спазват от ръко -
водителя на администрацията или от ръководителя на делегацията. Новото ръководство за делегациите вече предоставя 
по-ясни и/или по-лесни за ползване насоки.
39
Единствено чрез проучване на пазара може да се докаже, че сградата продължава да отговаря на нуждите на делегаци -
ята в съответствие с политиката по отношение на сградите и в съответствие с пазарните цени.
От резултатите от проучването на пазара делегациите могат също да получат добри аргументи за договаряне на по-доб -
 ра сделка със собственика на сградата, в която се помещава делегацията.
Процедурите относно договори за поръчки за недвижими имоти са регламентирани във Финансовия регламент, прило -
жим за общия бюджет на Съюза.
Решението за сделка с недвижими имоти, която включва подновяването на съществуващ договор за лизинг, следва да 
бъде взето след проучване на пазара на недвижими имоти.
ЕСВД е готова да проучи възможности за оптимизиране на досието с договорите за наем, които ще бъдат подновени, 
в рамките на ограниченията, заложени от Финансовия регламент.
Отговор на ЕСВД 59
40
До съвсем скоро наличието на ограничени ресурси за инфраструктурата на делегациите беше значителна пречка за 
закупуването на сгради. Понастоящем ЕСВД е съгласна, че в рамките на механизма на стойност 200 млн. евро закупува -
нето на сгради е по-практичен вариант в сравнение с наемането им. Изчисляването на съотношението разходи—ползи 
от закупуването или наемането ще се превърне в стандартен елемент в досиетата с недвижимите имоти. За тази цел са 
изпратени насоки до делегациите.
Централата ще изчислява финансовите ползи от закупуването в сравнение с наемането съгласно стандартните теории 
за финансово управление или корпоративните финанси (напр. методологията за нетната настояща стойност). Това не 
е включено в ръководството за делегациите, тъй като изчислението ще бъде направено в централата.
В случай на покупка, финансирана със заем, трябва да се представят съответните финансови обосновки на бюджетния 
орган.
По отношение на Непал: в онзи момент нямаше наличен бюджет.
По отношение на Вашингтон: сградата, която можеше да се закупи, беше твърде голяма за нуждите на делегацията. Освен 
това тя се обитаваше и от други наематели. Ако ЕСВД беше закупила тази сграда, това щеше да означава, че делегацията 
трябваше да управлява договори за лизинг с други обитатели на сградата. Срокът за закупуване на сградата беше твърде 
кратък, за да може ЕСВД да се консултира с бюджетния орган. На последно място, съвместно ползване на сградата не 
беше възможно, тъй като всички държави членки с представителство във Вашингтон вече имаха собствени сгради.
42
Ръководството за делегациите беше актуализирано през 2015 г. и включва инструкции как да се представят различните 
варианти по съпоставим начин въз основа на пример за добра практика.
43
ЕСВД отчита необходимостта да се подобрят тези насоки, така че да включват по-подробна информация наред с другото 
относно това как офис пространствa, отдадени под наем на посолствата на държавите членки и на други институции 
и органи на ЕС, следва да бъдат вземани под внимание при изчисляването на пространството, което се пада на всеки 
човек, и при изчисляването на цената на кв. метър.
44
Виж отговорите на ЕСВД по точки 45 и 47.
Що се отнася до решения относно досиетата с недвижимите имоти, които зависят от одобрението на бюджетния орган, 
това може да отнеме между 6 и 8 седмици.
Отговор на ЕСВД 60
45
Процедурите относно договори за поръчки за недвижими имоти са уредени във Финансовия регламент, приложим за 
общия бюджет на Съюза. ЕСВД е съгласна, че следва да се използват ускорени процедури винаги, когато това е възможно. 
За съжаление обхватът им е твърде ограничен.
ЕСВД не може да принуди собствениците да изчакат, докато се приключат задължителните, правни и административни 
процедури.
Продължителните процедури понякога се дължат на сложността на проекта.
Договорът за сградата в Шри Ланка не беше подписан не заради продължителна процедура, а защото наемодателят про -
мени решението си.
46
Сравнение с независим източник обаче е по-трудно, отколкото сравнението за квартири, тъй като стойността на сградата 
зависи от нейното качество, местоположение, както и от общите условия на пазара на недвижими имоти в определения 
период от време.
По отношение на Мавритания: не беше налице друго решение освен предложеното.
По отношение на Того: никоя оферта не можеше да се сравни с варианта на настоящите офиси, в които бяха току-що 
направени инвестиции в размер на 200 000 евро.
47
През 2015 г. на делегациите им бяха дадени инструкции да вземат предвид големината на офис пространството, което 
се пада на всеки служител от персонала, и че от този момент нататък всяко отклонение от политиката по отношение на 
сградите ще трябва да бъде обосновано, одобренo и регистрирано.
Освен това този елемент също така се обсъжда по време на всяка среща на Комитета по сградите.
Като цяло се дава автоматично разрешение за освобождаване от изискването за максимална възможна квадратура, ако 
Комитетът по сградите даде положително становище (виж също основанията за освобождаване, посочени в § 20).
Йордания: предложеното решение беше да се поднови съществуващият договор за лизинг с по-нисък размер на наема. 
Като се имат предвид вече направените инвестиции в сградата, доброто местоположение, стандартите за сигурност 
и по-ниският наем, Комитетът по сградите даде положително становище въпреки превишеното офис пространство. Все 
пак Комитетът по сградите също така посочи, че ако броят на служителите се намали допълнително, делегацията ще бъде 
помолена да проучи други варианти.
ЕСВД отчита факта, че резиденцията в Шри Ланка е твърде голяма. Намирането на резиденция по-малка от 600 кв. м в 
Шри Ланка обаче е много трудно.
Вашингтон: Основната причина за разширяване на пространството беше необходимостта да се създаде сигурно място 
за срещи с държавите членки и за трансатлантическите преговори в контекста на изтичането на информация във връзка 
с аферата „Сноудън“. Невъзможно е настоящата заседателна зала, разположена на приземния етаж, с прозорци, които 
гледат към улицата, да бъде обезопасена.
Отговор на ЕСВД 61
Освен това беше поискано офис пространство за 20 допълнителни служители въз основа на очаквано увеличаване на 
персонала на делегацията и въз основа на дерогациите, предвидени в ръководството за делегации за срочно наетите 
служители (напр. командировани национални експерти, стажанти и др.).
В началото на 2016 г., общият брой на персонала на делегацията на ЕС беше увеличен с трима постоянни служители и спо -
ред последната информация персоналът може да се увеличи допълнително през 2016 г. и 2017 г. с още шест или седем 
постоянни служители.
От значение е фактът, че не съществуваше друг избор освен да наемем цял етаж, по-голям от настоящите потребности, за 
да създадем допълнителното пространство, необходимо за тези нужди.
49
Екипът, който извършва оценките, не разполага с техническия капацитет да оцени сградите. Той обаче включва специ -
фични въпроси, свързани с качеството на сградите, в докладите си.
51
Новата система IMMOGEST ще усъвършенства изчисляването на различните видове площ (съвместно ползване на сгради, 
заседателни зали със специални изисквания и т.н.), за да се даде възможност на ЕСВД да изчисли по-точно средното прос -
транство, което се пада на всеки служител от персонала в делегациите, както и да улесни наблюдението му.
52
На делегациите им бяха дадени инструкции да вземат предвид големината на офис пространството, което се пада на 
всеки служител от персонала, и че от този момент нататък всяко отклонение от политиката по отношение на сградите ще 
трябва да бъде обосновано, одобренo и регистрирано.
53
ЕСВД е готова да обмисли създаването на методология за наблюдение на пазарните цени за офиси и резиденции. До този 
момент обаче с известните на всички ограничения на ресурсите и ангажимента за намаляване на персонала (виж комен -
тар 31.1 за повече информация) разработването и прилагането на подобна методология не е възможно.
Сравнение с независим източник е наистина по-трудно, отколкото сравнението за квартири, тъй като стойността на 
сградата зависи от нейното качество, местоположение, както и от гъвкавостта на пазара на недвижими имоти във всяка 
държава.
Подобно упражнение, проведено през 2014 г., сравни данните, събрани от частна компания, която използва почти същата 
система като системата, използвана от делегациите, за да изчисли нормите за жилищно настаняване. Данните, събрани от 
частната компания, могат да се различават от жилищните норми главно поради използването на данни от райони, които 
не са разрешени от регионалния служител в областта на сигурността.
Отговор на ЕСВД 62
54
ЕСВД е запозната със заключенията на Сметната палата относно Immogest и те са интегрирани в работната ѝ програма.
ЕСВД е съгласна, че съществуващата компютърна система за управление на инвентара на недвижимите имоти (ImmoGest) 
е остаряла и се нуждае от подмяна.
Този факт заедно с ограничените ресурси за развитие на инфраструктурата на делегациите е значителна пречка за осъ -
ществяване на ефективно планиране отвъд времевия период от 2—3 години.
Разработва се нова система, която ще бъде изцяло въведена до края на 2016 г. На първо място, новата система IMMOGEST 
ще бъде по-лесна за ползване. Чрез нея също ще се окаже подкрепа за процеса на докладване, анализ, изготвяне на 
бюджет и в по-широк смисъл за планирането на проектите. Новата система IMMOGEST ще позволи по-добро наблюдение 
и/или проследяване на пригодността на сградите на делегациите.
59
Централата на ЕСВД счита, че притежава надеждна информация в достатъчен обем относно основните параметри на 
всички административни сгради и резиденции, за да може да изготви документи за планиране с акцент върху времевия 
период от 2—3 години, което действие смята за подходящо.
60
Виж също отговорите на ЕСВД по точки 59 и 61.
Централата разработва на годишна база:
— от 2015 г. петгодишен план, който си поставя амбицията да идентифицира основни потенциални проекти за офиси 
и резиденции, като например закупуване, строителство, преместване и подновяване на договорите за наем;
— работна програма за офиси и резиденции за следващите две години. Тази програма се изпраща до всички делегации 
и се разработва въз основа на наличната информация в централните системи за наблюдение. За всяка делегация 
в програмата се представят основните действия, които трябва да бъдат предприети в съответствие с приоритетите, 
определени от централата, както и действията, които следва да се предприемат въз основа на различни доклади 
(напр. доклади на мисиите, доклади за оценка), и наличните бюджетни средства.
Освен това на всеки три месеца екип от централата докладва на йерархията на ЕСВД относно чувствителни досиета и/или 
такива с висок приоритет.
По-специално по отношение на изпълнението на препоръките от оценките на място: важно е да се направи разлика 
между препоръки, като например относно преместване в нови сгради и планове за съвместно ползване на сгради, и пре -
поръки, свързани с дребни ремонтни дейности в областта на сигурността, дребни дейности по реновиране и поддръжка, 
които трябва да се направят на местно ниво и са отговорност на делегацията. Вторият тип препоръки не са непременно 
отразени в двугодишната работна програма.
ЕСВД е съгласна, че при наличие на достатъчно ресурси последващите действия във връзка с посочените по-горе препо -
ръки и планирането като цяло могат да бъдат допълнително подобрени.
Централата предприе необходимите действия, за да подобри положението на сградите в Чад, Египет, Шри Ланка и Индия. 
Все още не е намерено решение по отношение на Сенегал.
Отговор на ЕСВД 63
61
По подобие на опита на министерствата на външните работи на държавите членки ЕСВД счита, че разработването на 
смислени дългосрочни или средносрочни планове относно сградите на делегациите е изключително трудно.
Причините за това са няколко. На първо място, съображения от политически характер често играят решаваща роля. 
Изпращането на делегации в Либия, Мианмар, Иран и Южен Судан са скорошни примери, в които необходимостта/въз -
можността за нова делегация е резултат от политическото развитие и следователно не е възможно да е била предвидена 
много години преди това.
На второ място, строгите бюджетни ограничения са също пречка за дългосрочно планиране, тъй като краткосрочни 
и по-належащи нужди са често с приоритет. Създаването на инвестиционен механизъм (считано от 2015 г.) ще въведе еле -
мент на стабилност при финансирането на проекти за сгради в средносрочен план. Въпреки това е важно да отбележим, 
че политическата среда и свързаната със сигурността обстановка са непредвидими и бързо променящи се.
Независимо от това ЕСВД проучва възможностите за подобряване на прогнозното планиране на управлението на сгра -
дите и програмирането на разходите. С оглед на несигурността от политически и практически характер хоризонт на 
планиране от 2—3 години е по-реалистичен от по-дългосрочно планиране от 6—7 години освен в случаите, включващи 
строителство.
Поради това ЕСВД счита, че използва в задоволителна степен наличната информация. Тази ситуация ще се подобри, 
когато системата Immogest започне да функционира пълноценно.
Най-добрият пример е практическият опит на държавите членки. По време на срещи, посветени на въпросите на съв -
местното ползване на сгради, държавите членки бяха помолени да обменят информация относно процеса си на плани -
ране, което се осъществява за пет години, но така и не получихме подобна информация.
Отделът по въпросите на инфраструктурата към ЕСВД се среща всяка година през септември, за да обсъди работните 
програми за следващите две години. По време на това обсъждане се обсъжда и по-дългосрочно планиране, което обаче 
не се включва в работната програма, която се предава на делегацията.
62
ЕСВД е съгласна, че има възможности за подобрение по въпроса за средносрочното планиране. Това ще се случи, когато 
Immogest и системата за управление на притежаваните имоти започнат да функционират пълноценно, тъй като ще бъде 
налице повече информация.
Виж също отговора на ЕСВД по точка 61.
63
ЕСВД смята, че в дългосрочен план и по принцип притежаването на сгради като цяло е по-добро решение от тяхното 
наемане. В миналото това не беше възможно поради бюджетните ограничения. Сега, след като е налице механизъм за 
предоставяне на заеми за ЕСВД, дискусията относно закупуването на сгради или тяхното наемане ще бъде по-лесна, тъй 
като вече действително съществува възможност за закупуване на сгради. Закупуването на имоти обаче невинаги може да 
е най-доброто решение (главно поради финансови причини) или невинаги е възможно поради причини от юридически 
характер.
Отговор на ЕСВД 64
65
Закупуването на резиденции се обмисля само когато е налице добра финансова възможност и най-вече, ако големината 
им е достатъчна, за да покрие нуждите при по-голямата част от възможните сценарии.
66 а)
Изчисляването на съотношението разходи—ползи от закупуването или наемането ще се превърне в стандартен елемент 
в досиетата с недвижимите имоти. За тази цел са изпратени насоки до делегациите.
В бележка от март 2015 г. до ръководителите на делегации относно кредитната линия на стойност 200 милиона евро се 
казва, че отдел MDRA4 ще направи изчисленията, за да се сравнят закупуването на сгради с тяхното наемане.
66 б)
ЕСВД е съгласна, че трябва да се подобри стратегията за поддръжка на имотите. За да се постигне напредък в тази 
посока, се предприемат следните действия през 2015 г. и 2016 г.:
1. До всички делегации, където ЕСВД има недвижими имоти, беше изпратен въпросник. Той включва въпроси относно 
качеството на инфраструктурата, техническите инсталации, ремонтните дейности в миналото, поддръжката, както и об -
ратна информация и коментари относно общото оперативно състояние на сградата.
2. Документ, наречен „план за поддръжка“ , ще определи графика на най-важните планирани ремонти. Това ще бъде мно -
гогодишен план, който подлежи на годишно актуализиране. Планът ще бъде основата за бюджетно планиране.
3. Едновременно с това да се даде определение за това какво представлява „план за поддръжка“ ще бъдат изготвени насоки 
за ясно формулирани стандарти за поддържане на сгради — собственост на ЕСВД.
Новият рамков договор относно здравните и санитарните инспекции ще позволи използването на външни експертни 
познания в процеса на прилагане на тази стратегия за поддръжка на имотите.
66 в)
ЕСВД е съгласна, че колебанията на валутните курсове са основна пречка за планирането на инфраструктурни про -
екти. Доколкото е възможно, се опитваме договорите да бъдат в евро, но това невинаги е възможно. ЕСВД е готова да 
обсъди възможни решения с бюджетния орган в тази област (не само по отношение на изразходването на средства за 
инфраструктура);
Отговор на ЕСВД 65
Препоръка 1 — завършени цели за офис сградите
ЕСВД приема препоръката.
В политиката по отношение на сградите ЕСВД ще постави на преден план значението на гъвкавостта, факторите, свър -
зани с околната среда, и достъпа на хора с увреждания. Това обаче невинаги е възможно поради местни ограничения.
Препоръка 2 — да се гарантира, че таксите, плащани от организации, с които се 
ползват съвместно сгради, покриват пълните разходи
ЕСВД приема препоръката.
Препоръка 3 — стандартизирано прилагане на процедурата за избор на сгради
ЕСВД приема препоръката, като се вземат предвид ограниченията на Финансовия регламент.
ЕСВД постигна напредък по всички тези въпроси и редица мерки вече са предприети с цел стандартизираното прилагане 
на процедурата за досиетата с недвижимите имоти.
Препоръка 4 — проверка на пазарните цени
ЕСВД приема препоръката.
ЕСВД е готова да анализира ефикасността и осъществимостта на подобрена методология за проверка и наблюдение на 
пазарните цени за офиси и резиденции, ако ресурсите го позволяват.
До този момент с известните на всички ограничения на ресурсите и ангажимента за намаляване на персонала разработ -
ването и прилагането на подобна методология не е възможно.
Препоръка 5 — подобряване на информационната система за управление на 
недвижимите имоти
ЕСВД приема препоръката.
ЕСВД е съгласна, че съществуващата компютърна система за управление на инвентара на недвижимите имоти (ImmoGest) 
е остаряла и се нуждае от подмяна. Нова система следва да бъде изцяло въведена до края на 2016 г.
Препоръка 6 — затвърждаване на експертните познания в областта на 
управлението на недвижими имоти
ЕСВД приема препоръката.
Политиката на ЕСВД в областта на човешките ресурси насърчава мобилността на служителите с изключение на позиции, 
които изискват специфични експертни познания. Ще се обърне особено внимание на установяването на по-гъвкави 
критерии за мобилност за някои експертни длъжности. Регионализацията на управлението на делегациите също ще даде 
възможност да се изградят и поддържат експертни познания.
Отговор на ЕСВД 66
Препоръка 7 — установяване на средносрочни планове
ЕСВД частично приема препоръката.
ЕСВД счита, че хоризонт на планиране с продължителност повече от 2—3 години може да има само приблизителен харак -
тер, тъй като информацията, необходима за разработването на такива планове, е податлива на влияния, свързани с неси -
гурност от политически и практически характер (напр. промени в персонала, свързаната със сигурността обстановка, 
плановете на държавите членки), които са трудно предвидими отвъд този времеви период. Освен това по-конкретно 
по отношение на въпроси, свързани с промени и поддръжка, подобно планиране, ориентирано към бъдещето, може да 
бъде приложимо само за големи проекти.
Препоръка 8 — да се идентифицира къде покупката е икономически по-изгодна 
и да управляват ефективно притежаваните сгради
ЕСВД приема препоръката, като се вземат предвид ограниченията на наличните ресурси.
Чрез новата компютърна система за управление на инвентара на недвижими имоти, която е в процес на разработка, ще 
се окаже подкрепа за процеса на анализ, изготвяне на бюджета и в по-широк смисъл за планирането на проектите.
С екип от 13 човека обаче възможностите на ЕСВД да управлява ефективно толкова голямо портфолио са ограничени.
КАК ДА СЕ СДОБИЕМ С ПУБЛИКАЦИИТЕ НА ЕC?
Безплатни публикации:
  /uni0435/uni0434/uni0438/uni043D /uni0435/uni043A/uni0437/uni0435/uni043C/uni043F/uni043B/uni044F/uni0440:  
/uni0447/uni0440/uni0435/uni0437 EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu);
  /uni043F/uni043E/uni0432/uni0435/uni0447/uni0435 /uni043E/uni0442 /uni0435/uni0434/uni0438/uni043D /uni0435/uni043A/uni0437/uni0435/uni043C/uni043F/uni043B/uni044F/uni0440 /uni0438/uni043B/uni0438 /uni043F/uni043E/uni0441/uni0442/uni0435/uni0440/uni0438//uni043A/uni0430/uni0440/uni0442/uni0438:  
/uni043E/uni0442 /uni043F/uni0440/uni0435/uni0434/uni0441/uni0442/uni0430/uni0432/uni0438/uni0442/uni0435/uni043B/uni0441/uni0442/uni0432/uni0430/uni0442/uni0430 /uni043D/uni0430 /uni0415/uni0432/uni0440/uni043E/uni043F/uni0435/uni0439/uni0441/uni043A/uni0438/uni044F /uni0441/uni044A/uni044E/uni0437 (http://ec.europa.eu/represent_bg.htm),  
/uni043E/uni0442 /uni0434/uni0435/uni043B/uni0435/uni0433/uni0430/uni0446/uni0438/uni0438/uni0442/uni0435 /uni0432 /uni0441/uni0442/uni0440/uni0430/uni043D/uni0438 /uni0438/uni0437/uni0432/uni044A/uni043D /uni0415/uni0432/uni0440/uni043E/uni043F/uni0435/uni0439/uni0441/uni043A/uni0438/uni044F /uni0441/uni044A/uni044E/uni0437 (http://eeas.europa.eu/delegations/index_bg.htm),  
/uni043A/uni0430/uni0442/uni043E /uni0441/uni0435 /uni0441/uni0432/uni044A/uni0440/uni0436/uni0435/uni0442/uni0435 /uni0441 /uni0443/uni0441/uni043B/uni0443/uni0433/uni0430/uni0442/uni0430 Europe Direct (http://europa.eu/europedirect/index_bg.htm)   
/uni0438/uni043B/uni0438 /uni043A/uni0430/uni0442/uni043E /uni0441/uni0435 /uni043E/uni0431/uni0430/uni0434/uni0438/uni0442/uni0435 /uni043D/uni0430 00 800 6 7 8 9 10 11 (/uni0431/uni0435/uni0437/uni043F/uni043B/uni0430/uni0442/uni0435/uni043D /uni043D/uni043E/uni043C/uni0435/uni0440 /uni0432 /uni0415/uni0421) (*).
(*)  /uni0418/uni043D/uni0444/uni043E/uni0440/uni043C/uni0430/uni0446/uni0438/uni044F/uni0442/uni0430, /uni043A/uni0430/uni043A/uni0442/uni043E /uni0438 /uni043F/uni043E/uni0432/uni0435/uni0447/uni0435/uni0442/uni043E /uni043E/uni0431/uni0430/uni0436/uni0434/uni0430/uni043D/uni0438/uni044F /uni0441/uni0430 /uni0431/uni0435/uni0437/uni043F/uni043B/uni0430/uni0442/uni043D/uni0438 (/uni0432/uni044A/uni0437/uni043C/uni043E/uni0436/uni043D/uni043E /uni0435 /uni043E/uni0431/uni0430/uni0436/uni0434/uni0430/uni043D/uni0438/uni044F/uni0442/uni0430 /uni043E/uni0442 /uni043C/uni0440/uni0435/uni0436/uni0430/uni0442/uni0430 /uni043D/uni0430 /uni043D/uni044F/uni043A/uni043E/uni0438   
/uni043E/uni043F/uni0435/uni0440/uni0430/uni0442/uni043E/uni0440/uni0438, /uni043E/uni0442 /uni043E/uni0431/uni0449/uni0435/uni0441/uni0442/uni0432/uni0435/uni043D/uni0438 /uni0442/uni0435/uni043B/uni0435/uni0444/uni043E/uni043D/uni0438 /uni0438/uni043B/uni0438 /uni043E/uni0442 /uni0445/uni043E/uni0442/uni0435/uni043B/uni0438 /uni0434/uni0430 /uni0431/uni044A/uni0434/uni0430/uni0442 /uni0442/uni0430/uni043A/uni0441/uni0443/uni0432/uni0430/uni043D/uni0438).
Платени публикации: /uni0447/uni0440/uni0435/uni0437 EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).
Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) 
осигурява офис сгради за служители на ЕС 
и резиденции за ръководителите на делегации в около 
140 делегации на ЕС по света. В настоящия доклад 
Сметната палата провери дали сградите на 
делегациите отговарят на нуждите на ЕСВД и дали 
осигуряват добро съотношение на разходите 
и ползите. Сметната палата достигна до заключението, 
че сградите като цяло отговарят на нуждите на ЕСВД, 
но в някои случаи не представляват икономически 
най-изгодния вариант поради излишното 
пространство в повечето офиси, притежаваните, но 
неизползвани имоти и таксите за организациите, 
съвместно ползващи помещенията в делегациите, 
които не покриват пълните разходи. По време на одита 
бяха анализирани причините за тези слабости и бяха 
отправени препоръки за подобряване на системите, 
по-специално с оглед на това ЕСВД да инвестира 
по-скоро в закупуването, а не в наемането на сгради.
ЕВРОПЕЙСК А
СМЕТНА
ПАЛАТА