СЪДЪРЖАНИЕ

1. Въведение 3

2. Мисията на СВО: Независимост, обективност и отчетност 4

3. Работна среда и план на одита 3

3.1. Процедурата за вътрешен одит 3

3.2. Изпълнение на координирания план за одит на СВО 4

3.3. Степен на приемане и последващи мерки във връзка с препоръките на СВО 5

3.4. Възприемане на работата на СВО 4

3.5. Консултации с органа за разглеждане на финансови нередности (ОРФН) към Комисията 5

4. Основни констатации и препоръки на СВО 5

4.1. Управление 5

4.2. Въпроси, свързани с информационните технологии 7

4.3. Стратегии за контрол 9

4.4. Одит на спазване на сроковете за плащане (ГД „Бюджет“, ГД „Хуманитарна помощ и гражданска защита“, ГД „Мобилност и транспорт“, ГД „Енергетика“, ГД „Служба за сътрудничество EuropeAid“) 12

5. Заключения 12

5.1. Процедури за контрол 13

5.2. Измами 14

Въведение

С този доклад органът, който взема решение за освобождаване от отговорност, се запознава с работата, свършена от Службата за вътрешен одит (СВО) към Комисията, в съответствие с член 86, параграф 4 от Финансовия регламент (ФР). Той се основава на доклада на СВО в съответствие с член 86, параграф 3 от ФР за главните констатации от одити и по въпросите на значителното излагане на риск, контрола и корпоративното управление.

Настоящият доклад е основан на одитните и консултантските доклади на СВО, извършени през 2010 г.[1] в службите на Комисията и изпълнителните агенции. Той не обхваща резултатите от одитната дейност в други агенции или органи, одитирани от СВО, за които са изготвени отделни годишни доклади.

Комисията вече реагира на някои препоръки на вътрешния одитор в обобщаващия доклад[2], в който Комисията заема позиция по взаимосвързани въпроси, повдигнати от СВО, Европейската сметна палата (ЕСП) и органа, който взема решение за освобождаване от отговорност, както и по въпросите, повдигнати от Комитета за контрол на одити (ККО).

Мисията на СВО: независимост, обективност и отчетност

Мисията на СВО е да допринесе за доброто управление в Европейската комисия посредством одитиране на вътрешните системи за управление и контрол, за да се оцени ефективността им с цел постигане на непрекъснато усъвършенстване.

СВО действа под ръководството на члена на Комисията, който е отговорен за одита, и се отчита пред Комитета за контрол на одити. Независимостта на СВО е гарантирана от устава за мисията ѝ, приет от Комисията.

СВО извършва дейностите си в съответствие с Финансовия регламент и международните стандарти за професионална практика на вътрешните одити, както и с етичния кодекс на Института на вътрешните одитори.

Работна среда и план на одита

Процедурата за вътрешен одит

СВО работи съвместно с ЕСП и със структурите за вътрешен одит при координирането на планирането на одита, редовното изготвяне на одитни доклади, обмена на методология и съвместно обучение.

За първи път СВО предостави на Комисията общо становище, насочено към финансовото управление и основано на вътрешни одити, проведени от СВО и от структурите за вътрешен одит в периода 2008—2010 г.

Изпълнение на координирания план за одит на СВО

Стратегическият план за одит на СВО за периода 2008—2010 г. бе редовно актуализиран, за да се вземат предвид специфични нужди (първото общо становище, резултатите от годишната оценка на риска в областта на управлението и други промени на вътрешната и външната среда).

През 2010 г. СВО приключи 88 % (87 % през 2009 г.) от своята работна програма, което представлява 100 % от поетите задължения C1[3] (100 % през 2009 г.) и 68 % от C2[4] (66 % през 2009 г.). Общо бяха изготвени 85 доклада (30 одита, 49 последващи доклада, 1 консултация, 4 писма до ръководството и 1 доклад относно общото становище).

Степен на приемане и последващи мерки във връзка с препоръките на СВО

През 2010 г. процентът на приемане на критичните и много важните одиторски препоръки от одитираните обекти е 100 % (98,8 % през 2009 г.).

За периода 2006—2010 г. 86 % от всички препоръки са били изпълнени до края на 2010 г.

СВО заключи, че 33 % от препоръките, изготвени през 2010 г., вече са били изпълнени. Всяка критична или много важна препоръка, чието изпълнение е просрочено значително, се проследява от KKO.

Възприемане на работата на СВО

Крайният резултат от проучването за 2010 г. е положителен, като 92,7 % (90 % през 2009 г.) от анкетираните потвърждават, че работата на СВО допринася за качеството на системите за управление и контрол и 94,5 % (90 % през 2009 г.) са съгласни, че работата на СВО е извършена по честен, обективен и справедлив начин. 86,2 % от всички анкетирани са доволни от качеството на докладите на СВО (76,3 % през 2009 г., 61,5 % през 2008 г. и 48,8 % през 2007 г.).

Консултации с органа за разглеждане на финансови нередности (ОРФН) към Комисията

През 2010 г. органът за разглеждане на финансови нередности (ОРФН) не констатира никакви системни проблеми съгласно член 66, параграф 4 от Финансовия регламент.

Основни констатации и препоръки на СВО

Управление

СВО извлече поуки от разделянето и преструктурирането на три основни генерални дирекции, както и възможни полезни взаимодействия и ръководни съвети, които биха могли да се вземат предвид при бъдещи реорганизации. СВО проведе редица свързани с разкриването и предотвратяването на измами одити на управленските структури в Комисията и в изпълнителните агенции.

- Измами

С оглед да доразвие своята одитна дейност, свързана с борбата с измамите, която осъществява от 2007 г. насам, СВО извърши два одита (Европейска служба за борба с измамите (ОЛАФ) и ГД „Правосъдие, свобода и сигурност“ (JLS)), както и последващи действия по разкриване и предотвратяване на измами. Разкриването и предотвратяването на измами също така бе включено в обхвата на четири други одита.

СВО изготви отрицателно становище на основание липса на актуализирана стратегия на Комисията по отношение на борбата с измамите. СВО счита, че стратегията трябва да включва разработване на ИТ инструменти, за да се подпомогне предотвратяването и разкриването на измами, да се стимулира сътрудничеството между ОЛАФ и заинтересованите страни, както и да се предвиди повишаване на осведомеността и обучение.

Комисията прие съобщение относно „Стратегията на Комисията за борба с измамите“[5], в съответствие с препоръките на СВО, насочено към подобряване на стратегиите на службите на Комисията по отношение на борбата с измамите, към укрепване на политиките на ЕС и принос за повишаване на защитата на финансовите интереси на ЕС. Комисията вярва, че мерките, предложени в плана за действие, ще отстранят установените потенциални слабости и ще подобрят ефикасността и ефективността на системите за управление и контрол.

Що се отнася до управлението, СВО също така препоръча ГД „Правосъдие, свобода и сигурност“ и ГД „Вътрешни работи“ да подобрят своята процедура за оценка на риска, като обърнат дължимото внимание на риска от измами и на тази основа да разработят и формулират официална стратегия за борба с измамите.

Що се отнася до предотвратяването на измами, СВО препоръча ГД „Вътрешни работи“ да гарантира, че регулаторната рамка на фондовете за солидарност е в съответствие с разпоредбите на Финансовия регламент и централната база данни за отстраняванията. По отношение на разкриването на измами СВО препоръча ГД „Вътрешни работи“ да създаде, организира и въведе процедури и системи за запис, мониторинг и проследяване на нередности, съобщени от държавите-членки.

Вече са предприети дейности за повишаване на осведомеността заедно с комитета „SOLID“[6]. През 2011 г. ще бъдат разработени специални стратегии за борба с измамите от две генерални дирекции с подкрепата на ОЛАФ. Разпоредбите на регламента на Комисията относно централната база данни за отстраняванията ще бъдат взети под внимание в специалното законодателство, насочено към следващата многогодишна финансова рамка (след 2013 г.).

- Разделяне на генерални дирекции

СВО проучи разделянето на ГД „Енергетика и транспорт“, ГД „Околна среда“ и ГД „Правосъдие, свобода и сигурност“, което бе осъществено през 2010 г. и което доведе до създаването на дирекции със споделени ресурси и споделени структури за вътрешен одит. Организационните промени бяха извършени като част от ангажимента на Комисията да отговори на всички изисквания по отношение на персонала до 2013 г. при същия размер на средствата и да намали дела на административна подкрепа.

В писмо до ръководството[7] бяха отправени редица въпроси за разглеждане, включително засилен и структуриран мониторинг на процеса на реорганизация, и бяха отправени няколко предложения за предварителни насоки, предоставяне на експертен опит и по-добра подготовка от централните служби.

Комисията взе под внимание въпросите, повдигнати в писмото до ръководството, но счита, че е твърде рано да се правят окончателни заключения относно ползите/недостатъците на дирекциите със споделени ресурси. Комисията ще направи преглед по-късно, когато въпросните служби са придобили повече опит с новата организационна структура.

- Изпълнителни агенции

В обобщаващ доклад относно изпълнителните агенции бяха проучени системни проблеми, констатирани при одитните действия, извършени в периода между 2006 и 2009 г. СВО изрази „задоволително становище с изключение на следното“ и препоръча стратегиите за ресурсите да бъдат актуализирани, да се изяснят определени аспекти на ролята и отговорностите на агенциите и отговарящите за тях генерални дирекции, както и да се адаптира политиката за сигурност по отношение на използването на софтуера на Комисията. На централните служби са препоръчани корективни действия, главно под формата на насоки, за да се предотврати повтарянето на системни проблеми.

Както е предвидено в доклада на работната група за информационни технологии (ИТ), ръководната група УД+ИТ ще се концентрира върху въпроса за управлението на ИТ, архитектурата и разработването на системи в изпълнителните агенции. Комисията счита, че някои от промените, необходими в ръководството (например роли и отговорности, конфигурация за осчетоводяване на активите) могат да бъдат осъществени само след като бъде прието преразглеждането на Финансовия регламент, което се извършва на всеки три години. Понастоящем Комисията подготвя нови правила за сигурност и ще се възползва от тази възможност, за да гарантира, че изпълнителните агенции, които желаят да получат достъп до ИТ системите на Комисията, се придържат към политиката за ИТ сигурност на Комисията, разпоредбите относно прилагането ѝ, стандартите и насоките.

Що се отнася до Изпълнителната агенция за научни изследвания (REA) и Изпълнителната агенция на Европейския съвет за научни изследвания (ERCEA), СВО заключи, че техните вътрешни проверки позволяват „разумно уверение“ по отношение на планирането и създаването на обща контролна среда и процедурите за управление на безвъзмездни средства във връзка с управлението на делегираните програми. Въпреки това СВО изтъкна някои изключително важни въпроси, които трябва да бъдат решени, а именно необходимостта от собствени стратегии на агенциите по отношение на борбата с измамите, подобрения в стратегиите и процедурите за провеждане на одит, управление на риска, процесите за постигане на достоверност и подбор на проекти.

Вече са направени някои подобрения на нивото на плана за одит (процес на планиране, оценка на риска, обхват и приложно поле на одита) и прилагането му в рамките на общата стратегия за одит за седемте рамкови програми (насоки, мониторинг и последващи мерки). След приемането на стратегията на Комисията по отношение на борбата с измамите двете агенции ще разработят собствени стратегии за предотвратяване на измами в сътрудничество с отговарящите за тях генерални дирекции и с подкрепата на ОЛАФ. Очаква се планът за действие да бъде напълно осъществен през 2011 г.

Въпроси, свързани с информационните технологии

- Писма до ръководството

В писмо до ръководството относно политиката за ИТ сигурност на Комисията се обобщават основните въпроси във връзка с осъществяване на управлението на ИТ сигурността на Комисията и свързаните политики, както е определено в одитите на ИТ, извършени от СВО през последните четири години.

СВО предложи да се възложи на подходящ орган да отговаря за контрола на стратегията за сигурност на Комисията, като гарантира, че стратегията е в съответствие с целите за управлението на равнище на институцията и извършва мониторинг на нейното изпълнение. Освен това СВО предложи да се създаде комитет на високо равнище, който да наблюдава прилагането на политиките за сигурност и препоръките от дирекция „Сигурност“ (ГД „Човешки ресурси и сигурност“). Такъв комитет също така би могъл да играе ролята на по-висш орган, компетентен да разрешава спорове в ръководните комитети по проекти. Други въпроси за разглеждане, които са изложени в писмото до ръководството, са: разясняване на ролята и отговорностите на основните участници, участието на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ в аспекти, свързани със сигурността при разработването на корпоративни или големи ИТ системи, и укрепване на позициите на служителите по сигурността на локалната компютърна мрежа на равнище генерална дирекция.

Освен това СВО изготви писмо до ръководството относно създаването на ИТ проекти в Комисията с цел да се определят първoпричините за нaй-често срещаните проблеми.

СВО счита, че корпоративните експерти в областта на ИТ трябва да взимат по-голямо участие в началния етап на проекти за разработване на информационни системи и че някои генерални дирекции трябва системно да съобщават своите общи ИТ планове и определения на проектите на равнището на институцията. Освен това СВО счита, че ИТ проектите трябва да спазват набор от минимални изисквания относно методологията и аспекти, отнасящи се до структурата на предприятието.

Комисията вярва, че новата структура за управление на информационните технологии отговаря на нуждите, обявени в двете писма до ръководството. В съответствие с пътната карта, съдържаща се в доклада на работната група за ИТ, това също така ще доведе до общо намаляване на ИТ системите в Комисията.

Политиката за ИТ сигурност попада в компетенцията на комитета на високо равнище по въпросите на информационните технологии, докато оперативните въпроси за ИТ сигурността попадат в компетенцията на Съвета по сигурността към Комисията. Комисията счита, че няма нужда от други допълнителни структури, които да бъдат предназначени единствено за въпроси, свързани с ИТ сигурността.

По отношение на управлението на ИТ проекти бе създаден Съвет за управление на проекти за информационни системи съгласно новата разпоредба за управление на информационните технологии от съобщението на Комисията „Извличане на най-добри резултати от информационните системи в Комисията“[8]. Част от неговия мандат е да гарантира, че проектите са в съответствие със стандартните методологии, да отстрани ненужните повторения и да гарантира полезни взаимодействия между проектите, които изпълняват критериите.

Дейността на Кoмитета на високо равнище по въпросите на информационните технологии е насочена към рационализацията и вече са установени осем бизнес области, в които се извършват дейности по опростяване. Препоръките, отправени за всяка от бизнес областите, са относно ИТ системи, които могат да бъдат преустановени или чийто функции следва да бъдат поети от общ/корпоративен ИТ инструмент.

Комисията счита, че извършените промени в управлението на информационните технологии отразяват наблюденията на СВО и представляват значително подобрение в начина, по който се формулира и прилага стратегията за ИТ.

- Одит на локални информационни технологии в ГД „Образование и култура“

Що се отнася до управлението на ИТ проекти, в одита беше препоръчано ГД „Образование и култура“ да въведе официална рамка за оценяване на риска при ИТ проекти и по-специaлно да бъде въведен регистър на рискове по проектите за всеки важен ИТ проект, който предстои да бъде изпълнен. Освен това СВО заключи, че ГД „Образование и култура“ следва да изготви документ за изгледа за LLPLink[9].

Официалното управление на рисковете при ИТ проекти, регистърът за рискове по проектите и документът за изглед бяха финализирани през 2010 г.

Що се отнася до информационната сигурност , СВО откри евентуални проблеми в сигурността по отношение на една информационна система. Бе приложена нова политика по отношение на паролите, която подобри механизмите за удостоверяване, а пълният план за действие, насочен към отстраняване на всички забележки, се очаква да бъде напълно осъществен през 2011 г.

- Одит на управлението на непрекъснатостта на дейността (УНД) в ГД „Информатика“

Този одитен ангажимент е част от оценката на УНД в Комисията, чието осъществяване започна през 2009 г. СВО изготви препоръки, предназначени да подобрят програмата за управление на непрекъснатостта на дейността, включително пълна интеграция на процедурите за управление на инциденти в рамката за непрекъснатост на дейността и тестване при условия, симулиращи криза. Освен това бе препоръчано създаването на ръководна функция за надзор на изпълнението на УНД в ГД „Информатика“, както и подобрения в цялостното планиране и координационни дейности, включително идентификация и координация на (взаимо)връзки.

СВО ще издаде становище относно одита след осъществяването на последващо действие, веднага щом бъдат изпълнени препоръките, отправени в настоящия доклад.

Стратегии за контрол

- Структурни фондове — ГД „Регионална политика“ и ГД„Трудова заетост, социални въпроси и равни възможности“

СВО проведе два одита на стратегията за контрол в ГД „Регионална политика“ и ГД „Трудова заетост, социални въпроси и равни възможности“. Държавите-членки носят основната отговорност за прилагане на ефективни системи за вътрешен контрол, а Комисията упражнява надзорни функции върху националните системи и поема крайната отговорност за изпълнението на бюджета.

При одита бяха констатирани някои силни страни на двете генерални дирекции (които сега имат добре развити служби за одит), но все още има някои пропуски в процесите на стратегическо планиране, по-специално в баланса между проверките на място и документните проучвания. СВО препоръча удължаване на одитните планове с повече от една година, за да съответстват на одитната стратегия, засилване на процеса за оценка на риска, по-добра координация на дейностите в общи области, по-добро обвързване на обхвата на одита с планираните уверения и развитие на по-всеобхватно гарантиране на качеството. Тези разпоредби следва да изложат ясно одитните стандарти, които трябва да се спазват, плюс периодични вътрешни и външни оценки на качеството.

И двете генерални дирекции представиха планове за действие, които бяха счетени за задоволителни, и започнаха изпълнението на програми за гарантиране на качеството в сътрудничество с одиторските отдели на другите генерални дирекции по структурните фондове (включително пълен набор от ключови показатели за изпълнение и международните одиторски стандарти, които трябва да се следват).

Понастоящем одитната стратегия за структурните фондове е базирана на непрекъсната координация и мониторинг на одитната стратегия чрез координационни срещи на структурните фондове (одитен подход, планиране, оценка на риска, методология и условия за провеждане на одита на представителната извадка) и на многогодишни планове за одит, които позволяват по-добро преразпределяне на ресурсите. Въведен бе нов модел за оценка на риска, включително консолидация на резултати от предишни одити и специфични критерии, свързани с предотвратяването и разкриването на измами. Очаква се всички дейности, включени в плановете за действие, да бъдат изпълнени през 2011 г.

- Одитна стратегия — ГД „Образование и култура“

Одитната стратегия на ГД „Образование и култура“ за централизиран режим на непряко управление бе оценена по време на одита по отношение на контрола и мониторинга на националните агенции, управляващи „Програмата за обучение през целия живот“, включително надзор на първичните и вторичните проверки от националните агенции (НА) и съответно от националните органи (НО). Въпреки че ГД „Образование и култура“ е положила значителни усилия, необходими са допълнителни подобрения в разясняването на предварителното финансиране през последните години и в надзорните механизми на генералните дирекции с оглед възползване от ефективния принос от различните нива на контрол.

Считано от 2011 г., ГД „Образование и култура“ разработва допълнително своята годишна надзорна програма за одити относно правилно документиран анализ на риска във връзка с качеството и ефективността на вторичните проверки на НО и първичните проверки на НА. Тя ще се актуализира въз основа на анализа на годишните и многогодишните планове за одити на НО, за да се гарантира, че стратегията за контрол (единен одит) работи нормално. В допълнение ГД „Образование и култура“ ще разработи списък с показатели, свързани с вторичните проверки, които да гарантират ефективността на уверението от НО. Очаква се всички препоръки да бъдат изпълнени напълно през 2011 г.

- Помощ за развитие — ГД „Служба за сътрудничество EuropeAid“ и ГД „Разширяване“

В одита за оценяване на адекватността и ефективността на стратегията за контрол на ГД „Служба за сътрудничество EuropeAid“ за тематичните бюджетни редове (режим на централизирано управление) беше подчертана нуждата да се получава адекватна информация от ръководителите на делегации, за да се обоснове декларацията за достоверност, която се представя всяка година от оправомощен разпоредител с бюджетни кредити (AOD).

СВО препоръча да се направи анализ на веригата за вторично делегиране и докладване за този инструмент, плюс определяне и прилагане на по-подходящи проверки с показатели за резултати, оценка на числеността на персонала и намаляване на грешките при оценките на местните покани за представяне на предложения.

Процедурите за управление на програмите при режим на частично децентрализирано управление бяха оценени в рамките на одит на финансовото управление на програмните прогнози (ПП), финансирани от Европейския фонд за развитие и бюджета на ЕС. СВО препоръча ГД „Служба за сътрудничество EuropeAid“ да подобри ръководството, да насърчава използването на стандартни контролни списъци и да засили надзора, за да гарантира, че отделните етапи на контрол предоставят на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити достатъчно уверение.

Веригите за вторично делегиране и докладване бяха преразгледани и адаптирани след създаването на Европейската служба за външна дейност и обединяването на ГД „Служба за сътрудничество EuropeAid“ и ГД „Развитие“. Бяха въведени нови изисквания и показатели за докладване с цел демонстриране и количествено изразяване на ефекта и рентабилността на проверките и осигуряване на възможност докладите да бъдат по-достоверен източник. ГД „Развитие и сътрудничество“ въведе нови показатели, насочени към по-добра оценка на адекватността на човешките ресурси. ГД „Развитие и сътрудничество“ също подобрява процесите на управление и прилагане за местните покани за представяне на предложения (опростяване, стандартен формуляр за отпускане на безвъзмездни средства) и очаква пълно изпълнение на плана си за действие до края на настоящата година.

В рамките на одита на възлагането на поръчки по ИПП в ГД „Разширяване“ бяха проучени проверките при режимите на централизирано и децентрализирано управление. СВО препоръча контролните списъци да се изготвят въз основа на набор от минимални изисквания за проверки, които да бъдат допълнени и/или адаптирани от всеки вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити (AOSD), за да се отговори на специфични рискове.

При одита на инструмента за отпускане на предприсъединителни безвъзмездни средства (режими на централизирано и съвместно управление) СВО препоръча разработването на практически процедури за предварителна оценка и гарантирането на последователно вписване и докладване на данни в инструментите за управление. Надзорът на управлението за поканите за представяне на предложения следва да бъде засилен и настоящият процес да бъде оптимизиран чрез подобряване на процедурите за оценка, подобряване на ИТ инструментите и използване на многогодишни покани за изразяване на интерес.

ГД „Разширяване“ състави хармонизирани контролни списъци, за да подпомогне предварителната проверка на процедурите по възлагане на обществени поръчки и засили надзора си за поканите за представяне на предложения за безвъзмездни средства чрез по-добре насочено докладване и по-строга последователност при вписването на данните.

- Обща здравноосигурителна схема (ОЗОС) — Служба за управление и плащане по индивидуални права

Одитът беше насочен към вътрешната организация и вътрешната контролна среда на управлението на Службата за управление и плащане по индивидуални права на ОЗОС и върху стратегията ѝ за контрол. Одитното становище, изготвено от СВО, беше отрицателно.

По мнение на СВО централната служба на ОЗОС следва да играе по-силна и по-проактивна координационна роля при предоставяне на подкрепа на бюрата за администриране в други институции и географски местоположения и следва да разработи цялостна стратегия за предварителен и последващ контрол и да гарантира последователно прилагане и документиране на проверките. Други препоръки бяха насочени към разработване на стратегия за предотвратяване и разкриване на измами.

Комисията прие нова организационна схема и възприе „антената“ на Съвета по отношение на ОЗОС. Понастоящем се провеждат редовни срещи между няколко отдалечени органа и централната служба. Беше изготвена стратегия за контрол, в която се определят процедурите за контрол, етапите на докладване и плана за контрол. Бяха осъществени незабавно и други дейности, за да бъдат отстранени някои критични слабости, установени при одита (редовен мониторинг и представяне на доклади за финансовия дефицит и резерв, декларации за поверителност на медицинска информация, подписани от персонала, и т.н.). Всички критични одитни препоръки ще бъдат изпълнени до края на 2011 г.

Одит на спазване на сроковете за плащане (ГД „Бюджет“, ГД „Хуманитарна помощ и гражданска защита“, ГД „Мобилност и транспорт“, ГД „Енергетика“, ГД „Служба за сътрудничество EuropeAid“)

Одитните действия обхванаха обработката на платежни транзакции при централизирано управление, дейности по мониторинг и докладване в оперативните и хоризонталните генерални дирекции, както и използването на централни и локални ИТ системи. СВО счете, че системата за вътрешен контрол, въведена от Комисията с цел спазване на сроковете за плащане, предоставя разумно уверение по отношение на постигането на бизнес целите, с изключение на няколко много важни въпроса.

Одитираните оперативни генерални дирекции (с изключение на ГД „Хуманитарна помощ и гражданска защита“) не извършват системно наблюдение на спазването на сроковете за плащане и докладите, адресирани до управлението, невинаги съдържат цялата необходима информация за наблюдение на спазването на сроковете за плащане.

СВО препоръча засилване на мониторинга на централно и местно равнище и прилагане на ефективни системи за управленска отчетност. Освен това в рамките на одита бяха констатирани недостатъци в насоките и инструкциите/процедурата, както и области, в които трябва да бъдат въведени подобрения при обработка на плащанията, по-специално по отношение на качеството на въвежданите данни, временното преустановяване и навременното регистриране на фактурите.

През последните години Комисията осъществи подобрения в тази област (както бе установено от резултатите на редовните разследвания на европейския омбудсман) вследствие на подобрения в системата ABAC при валидиране на локални ИТ системи, подобрени насоки и редовен мониторинг.

Беше извършен преглед на съществуващите стандартни доклади, позволяващи на оперативните генерални дирекции да наблюдават платежните транзакции и спазването на сроковете за плащане. Създадена бе работна група, която да проучи съществуващите насоки и да предложи подобрения. На службите бе напомнено за нуждата от точно прехвърляне на данни за забавени плащания към ABAC. Адаптирането на функционалните характеристики на ABAC, които позволяват временно преустановяване на плащанията, ще бъде проучено след приемането на преразглеждането на финансовия регламент, което се извършва на всеки три години. Плановете за действие ще бъдат напълно осъществени до края на 2012 г.

Заключения

Работата на СВО допринася за изграждането на култура на ефикасност и ефективност. Извършваните от нея одитни дейности помагат на Комисията да определи полезните взаимодействия и рисковете и в резултат на това се укрепва управлението на Комисията.

Комисията отбелязва положителното сътрудничество между СВО и одитираните генерални дирекции, както и с техните структури за вътрешен одит. Изпълнението на плановете за действие, съставени през тази и предишните години в отговор на одитните препоръки, допринася за постоянно подобряване на рамката за вътрешен контрол на Комисията.

Процедури за контрол

СВО подчерта нуждата от по-добра информaция от ръководителите на делегациите в процеса на уверение на ГД „Служба за сътрудничество EuropeAid“ и необходимостта ГД „Образование и култура“ да избягва излишното дублиране на проверки, извършвани от нейните служби и от националните агенции. ГД „Разширяване“ следва да допълни своята инициатива, като изиска ръководителите на делагации да предоставят годишна стратегия за уверение чрез разработване на контролни списъци, приложими по отношение на всички делегации. СВО препоръча на ГД „Регионална политика“ и ГД „Трудова заетост, социални въпроси и равни възможности“ подобрения, които се считат за необходими, за да се получат достатъчно уверение за многогодишните програми. На равнището на стратегиите за контрол Комисията прие значителен брой мерки, които позволяват на службите ѝ да създават адекватни системи за одит и контрол. Бяха създадени плановете за действие с цел прилагане в областите с най-висока степен на риск, които осигуряват възможност за по-добро планиране и мониторинг на дейностите по контрол, премахване на административната тежест и припокриването на дейности, както и подобряване на ефективността на системите за вътрешен контрол на Комисията.

Проверките на спазването на законовите срокове за плащане бяха по-неефективни в някои генерални дирекции, където по-кратките крайни срокове, изисквани от Комисията, невинаги се прилагат. Ръководството трябва да подобри своя мониторинг на правилното прилагане на процедурите за контрол при обработката на плащания. Комисията предприе няколко мерки за подобряване както на извършването на плащанията, така и на свързаните с това механизми за контрол, а именно на равнище ИТ система (ABAC), валидиране на локални ИТ системи и насоки, както и чрез редовен и по-ефективен мониторинг.

Работата на СВО доведе до повдигане на няколко въпроса с цел да се подобри ефикасността и ефективността на началните ИТ проекти, така че да се даде възможност на Комисията да постигне целите си по рентабилен, ефикасен и сигурен начин. При следване на препоръките на работната група за ИТ Комисията осъществи реформи в управлението на ИТ: през 2010 г. бе създаден ръководен комитет УД+ИТ, а след него и управителен съвет за управление на проекти за информационни системи и комитет на високо равнище по въпросите на информационните технологии през 2011 г., което показва значително подобряване в начина на проектиране и изпълнение на стратегията за ИТ.

При одитната дейност на СВО относно разделените наскоро генерални дирекции бяха извлечени поуки, които следва да се вземат предвид преди всяко бъдещо разделяне на генерални дирекции, за да се смекчи въздействието от промяната на генералните дирекции, централните и хоризонталните служби и персонала. Комисията счита, че е твърде рано да се правят окончателни заключения относно ползите/недостатъците на дирекциите със споделени ресурси и ще направи преглед по-късно, когато въпросните служби са придобили повече опит с новата организационна структура.

Измами

Усилията на СВО в тази област подчертаха по-специално липсата на яснота в организационната отчетност за предотвратяване и разкриване на измами и нуждата от актуализирана стратегия за борба с измамите на равнището на Комисията.

Комисията прие нова стратегия за борба с измамите, изготвена от ОЛАФ в сътрудничество с централните служби и оперативните генерални дирекции, в която се разглеждат всички въпроси, повдигнати от СВО.

[1] Някои доклади, приключили в началото на 2010 г., бяха включени в доклада за 2009 г. и затова не фигурират отново в доклада за 2010 г. По същия начин някои доклади, изготвени през 2010 г., но приключили до 1 февруари 2011 г., са включени в доклада за 2010 г.

[2] COM(2011)0323, 1 юни 2011 г.

[3] C1 са поети задължения, които следва да бъдат изпълнени в рамките на текущата година.

[4] C2 са поети задължения, които могат да бъдат прехвърлени за следващата година, по-специално когато степента на изпълнение на плановете за действие е недостатъчна за провеждане на последващ одит или когато обектът на одита претърпява закъснение.

[5] COM(2011)0376, 24 юни 2011 г.

[6] Фондовете „SOLID“ са фондове на ЕС, управлявани съгласно рамковата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“.

[7] Писмата до ръководството осигуряват на ръководството съвети, обикновено произтичащи от констатациите на серия одити или от консултантска дейност, и не водят до официални последващи действия от страна на одиторите. Те се различават от докладите относно одитните ангажименти (дейност за уверяване), при които одиторите изразяват становище и изискват план за действие за прилагане на съгласуваните препоръки, които подлежат на официална процедура за последващи действия.

[8] SEC(2010)1182, 7.10.2010 г.

[9] LLPLink е една от главните информационни системи.