[pic] | КОМИСИЯ НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ |

Брюксел, 1.8.2008

COM(2008) 500 окончателен

СЪОБЩЕНИЕ НА КОМИСИЯТА

Обобщение на Доклад за напредъка до Съвета за прилагането на Препоръка 2005/835/ЕО на Съвета от 14 ноември 2005 година относно приоритетни действия за засилване на сътрудничеството в сферата на архивното дело в Европа Представено от Европейската група по архивите {SEC(2008) 2364}

1. Контекст

В своята резолюция от 6 май 2003 г. относно архивите в държавите-членки[1], Съветът призна предизвикателствата, пред които са изправени архивите в навечерието на разширяването на ЕС с десет нови държави-членки. Съветът призова за оценка на ситуацията с обществените архиви в ЕС, особено като се вземе под внимание разширяването на ЕС, и поиска от Комисията да представи доклад, който да разглежда възможностите за засилена координация и сътрудничество.

В отговор на резолюцията на Съвета, през февруари 2005 г. Комисията предаде на Съвета „Доклад за архивите в разширения Европейски съюз“ , изготвен от група експерти от държавите-членки[2]. Докладът съдържа както анализ на ситуацията на архивите в ЕС, така и редица предложения за действия и бъдещи насоки за по-интензивно сътрудничество между архивите на европейско равнище.

Докладът за архивите доведе до Препоръка 2005/835/ЕО на Съвета относно приоритетни действия за засилване на сътрудничеството в сферата на архивното дело в Европа от 14 ноември 2005 г.[3] В точка А от препоръката на Съвета се призовава за създаването на Европейска група по архивите, съставена от експерти, посочени от държавите-членки и от институциите на Съюза, която да гарантира сътрудничество и координация по общи въпроси, свързани с архивите и която по-специално да изпълни пет приоритетни мерки, посочени в точка Б от препоръката. В точка В държавите-членки и институциите на Съюза са призовани да насърчават изпълнението на тези приоритетни мерки. Отбелязва се, че Европейският съюз ще полага усилия в рамките на съществуващите програми да подкрепя проекти, които целят изпълнението на тези мерки. В точка Г от препоръката на Съвета се изисква, най-късно три години след датата на публикуване на препоръката, Европейската група по архивите да представи доклад за напредъка по изпълнението на приоритетните мерки.

Този доклад, изискан от Съвета, бе приет от Европейската група по архивите на заседанието ѝ от 6 юни 2008 г. Този доклад се предава на Съвета като приложение към настоящото съобщение.

Европейската група по архивите счете, че докладът следва да включва не само постиженията в изпълнението на препоръката на Съвета, но и следва да изтъкне някои от новите предизвикателства, пред които са изправени архивите. Докладът за напредъка е структуриран в съответствие с това.

2. Резултати

2.1. По-интензивно сътрудничество в областта на архивите в Европа

Европейската група по архивите бе създадена в началото на 2006 г. и се състои от експерти от всичките 27 държави-членки на Европейския съюз[4], както и от петте Европейски институции, посочени в член 7, параграф 1 от Договора за ЕО. След първото си заседание през април 2006 г. Европейската група по архивите провежда по едно заседание на полугодие, за да обсъжда постигнатия напредък в изпълнението на препоръката на Съвета и за да предоставя насоки и общи ориентири за работата, предприета по петте приоритетни действия.

Групата потърси сътрудничество със съответните мрежи и сектори. За изпълнението на редица приоритетни мрежи Групата положи усилия за сътрудничество с такива съществуващи органи като Форума за управление на жизнения цикъл на документите (DLM Forum)[5] и Европейския клон на Международния съвет по архивно дело (EURBICA). Секторът на архивите е активен участник и във Фондацията за европейска дигитална библиотека и е представен в Експертната група на високо равнище за дигитални библиотеки и в Работната група за съвместимост на Европейската дигитална библиотека.

По отношение на приоритетната мярка „приемане на мерки за предотвратяване на кражбата на архивни документи“, Европейската група по архивите потърси сътрудничество с музеи и библиотеки за решаването на проблем, който е общ и за трите сектора. Сътрудничеството между различните сектори се счита за основен фактор за успешното откриване на откраднати вещи. За тази цел през октомври 2008 г. в Roubaix френското председателство на ЕС ще организира конференция, на която да се обсъди проблемът.

В съответствие с точка В от препоръката на Съвета, Комисията положи усилия, където бе възможно, да подкрепя проекти, целящи изпълнението на препоръката на Съвета. В рамките на програма IDABC[6] бе поискано и получено финансиране на актуализирането и разширяването на Образеца с изисквания за управление на електронни документи (MoReq2)[7] и за Правната база данни за архивите в Европа[8]. Очаква се предложение на работната група на Европейската група по архивите за създаване на интернет портал за архивите[9] да бъде финансирано по програма eContent plus [10].

2.2. Петте приоритетни мерки от препоръката на Съвета

Постигнат е успех по всичките пет приоритетни мерки, посочени в точка Б от препоръката на Съвета от ноември 2005 г.

2.2.1. Опазване и предотвратяване на бедствия

В препоръката си Съветът призовава за изработването на план за действие за насърчаване на мерки за предотвратяване на увреждането на документи и архиви вследствие на природни бедствия и други неблагоприятни обстоятелства, за насърчаването на действия в цялата Общност за опазване и реставрация на увредени документи и архиви, както и за установяването и популяризирането на стандарти и технически изисквания при изграждането на нови сгради, построени за съхранение на архиви.

След публикуване на препоръката бе създадена работна група по опазване и предотвратяване на увреждания на архиви, съставена от представители на три държави-членки и председателствана от немския Bundesarchiv. Работната група съсредоточи работата си върху най-спешния от проблемите, посочени в препоръката на Съвета, т.е. предотвратяването на бедствия. Групата постигна напредък в регионалното сътрудничество между Чешката република, Полша и Германия, и по-специално в своето намерение да създаде през 2008 г. информационна услуга в интернет, която да се използва в случай на бедствие. Тя следва да съдържа подробна информация относно предотвратяване и управление на бедствия, както и информация за това къде да бъдат намерени подходящите средства и капацитет.

Целта е базата данни да се разшири и превърне в средство на европейско равнище за структуриране и улесняване на създаването на мрежи между европейските архиви. Това ще позволи на службите за архиви в целия ЕС да се подготвят правилно за всички възможни случаи на бедствие.

2.2.2. Европейско интердисциплинарно сътрудничество относно електронните документи и архиви

В препоръката на Съвета от 14 ноември 2005 г. се настоява за по-нататъшното развитие на европейското интердисциплинарно сътрудничество относно електронните документи и архиви. По-специално с препоръката се приканва към актуализирането и разширяването на настоящите изисквания за създаване на системи за управление на електронни документи и архиви, като например MoReq. В препоръката на Съвета също така се настоява за по-нататъшното провеждане на конференции за електронни документи и архиви на Форума DLM.

В сътрудничество с Комисията, Форумът DLM разработи актуализиран и разширен вариант на Образеца с изисквания за управление на електронни документи (MoReq2). Форумът DLM ще гарантира ръководството на MoReq2 и ще насърчава провеждането на тестове за съвместимост за софтуер, съвместим с MoReq2.

В съответствие с препоръката на Съвета Форумът DLM ще продължи да организира мащабни конференции относно електронните документи и архиви. Петата конференция на Форума DLM ще се проведе в Тулуза (Франция) между 10 и 12 декември 2008 г. и ще бъде посветена на резултатите и новите насоки в управлението на информация и документи в Европа.

2.2.3. Създаване и поддържане на интернет портал за документи и архивни фондове в Европа

Предложението за създаване на интернет портал за архивите на Европа цели да улесни достъпа до разнообразните архивни материали в Европа, съхранявани от частни или публични институции за културно наследство, както и да улесни ползването им за работа, удоволствие и/или обучение. За първи път ще бъде възможен достъпът до архивна информация в Европа, независимо от национални, институционални или секторни граници. Това ще представлява важен принос за осъществяването на идеята за общ многоезичен достъп до разпространеното дигитално културно и научно наследство на Европа.

Този проект няма да създава или открива нови стандарти, а ще осъществи в Европа обща мрежа, която включва съществуващи световни стандарти в областта на архивното дело. Проектът ще подкрепя и окуражава приемането на транснационални стандарти, за да се гарантира съвместимостта в различни портали за архиви, създадени на национално или институционално равнище.

Групата, която работи по проекта, ръководена от генералната поддирекция на Испанските национални архиви, създаде силна мрежа от архивни институции и интензивни контакти с други институции за културно наследство (като библиотеки и музеи). Порталът, посветен на архивите, ще бъде свързан с EUROPEANA и се очаква да бъде подписан договор с Комисията за финансиране на проект от програма eContent plus.

2.2.4. Популяризиране на най-добри практики, свързани с национално и европейско законодателство в сферата на архивите

В препоръката на Съвета от 14 ноември 2005 г. се приканва към популяризиране на най-добрите практики, свързани с национално и европейско право в сферата на управлението на архиви и документи, и на осигуряването на достъп до тях. За постигане на това, препоръката предлага създаването на база данни, която ще свързва данните за законодателство в областта на архивите и други свързани закони на национално и общностно равнище и ще улеснява тяхното консултиране. Базата данни ще предоставя обобщена информация за съществуващото законодателство и ще позволява идентифицирането и разпространението на най-добрите практики.

Работната група, която има за задача разработването на правна база данни относно архивите в Европа, е ръководена от Дирекцията по архивите във Франция, в сътрудничество с Европейския клон на Международния съвет по архивно дело (EURBICA). Базата данни съдържа законодателство в областта на архивите и други свързани с това области, както и тълкуване и информация за контекста в ЕС и в държавите-членки на ЕС. Разработването на правната база данни се подпомага от Европейската комисия и е финансирано от програмата IDABC на Европейския съюз.

Правната база данни бе представена на Комисията през юни. Съдържанието ѝ ще бъде предоставено от държавите-членки и от европейските институции през втората половина на 2008 г. Базата данни ще се поддържа от държавите-членки и неин домакин ще бъде Международният съвет по архивно дело.

2.2.5. Мерки за предотвратяване на кражба на архивни документи

Работната група за мерките за предотвратяване на кражба на архиви, ръководена от шведския Riksarkivet, концентрира усилията си върху два въпроса, които бяха счетени за най-важни: първо - какви мерки могат да бъдат взети срещу кражбата на архиви и последващата търговия с културни артефакти и второ - необходимостта от предприемането на изследване, което да покаже мащаба на проблемите, свързани с кражби, в рамките на архивните институции в държавите-членки.

Работната група изпълни своята задача. През юни 2007 г. тя представи доклад до Европейската група по архивите относно кражбите на архиви, въз основа на допитване до над 200 архивни служби в цяла Европа. Допитването дава представа за характера и мащаба на кражбите на архиви. Въз основа на този доклад работната група даде съвети и направи някои препоръки. Групата разработи няколко „принципа и практически насоки“ за предотвратяването на кражби на архиви, които да служат като общ инструмент за архивните институции. Тези „Принципи и практически насоки“ бяха представени на Европейската група по архивите през юни 2008 г.

В допълнение работната група подготви проект на декларация относно предотвратяването на кражби на архиви и относно борбата с нелегалната търговия, която да бъде приета от ръководителите на националните архивни служби на 27-те държави-членки. Тази декларация ще бъде представена на семинар по въпросите на кражбите на архиви, който ще се проведе в Roubaix по време на френското председателство на ЕС през ноември 2008 г.

3. Бъдещи предизвикателства

Европейската група по архивите предлага на архивните служби да обмислят тяхната роля в бързо променящата се обстановка и да разгледат възможностите за това как по-добре да служат на обществото като цяло и на публичната администрация в частност. Групата определя пет предизвикателства, пред които са изправени архивите в бъдеще.

3.1.1. Европейска директива за повторно използване на информация от публичния сектор

Европейската група по архивите предлага по-задълбочено обмисляне на възможностите за по-добро използване и разпространение на съдържанието на архивите. По-специално групата отбелязва, че Директива 2003/98/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 17 ноември 2003 г. за повторното използване на информация от публичния сектор[11] дава възможности за повторно използване на богатото съдържание на архивите на Европа. В нея се препоръчва архивните служби на държавите-членки да обмислят предимствата и недостатъците от разширяване на обхвата на директивата да включи и архивите, както и да разгледат различните модели за използване на съдържанието на архивите и за осигуряване на по-широк достъп до тях на гражданите във и извън Европа.

3.1.2. Връзката между достъпа до архивите на място и в интернет

Според Европейската група по архивите равновесието между достъп до архивите на място и онлайн се променя. В доклада за напредъка се отбелязва, че би имало полза от едно по-широко проучване на практиката и опита в страните на ЕС и че освен обмен на информация, би било полезно да се разработят известни насоки за най-добри практики. Ето защо в доклада се препоръчва Европейската група по архивите да предприеме по-нататъшно проучване на този въпрос и по-специално да отдели внимание на последствията за европейките архивни служби от променящото се равновесие между достъпа до архиви онлайн и достъпа на място. Предлага се обмен на информация относно съвременните подходи към дигитализацията на архивните материали и се предлага Европейската група по архивите да насърчава архивните служби в ЕС да разработват подходящи стратегии за бъдещето.

3.1.3. Съхраняване на дигитални документи - последици за администрацията и обществото и променящата се роля на архивите

Нарастващото използване на нови технологии оказа значително въздействие върху публичната администрация и начина, по който тя управлява информацията, както и върху начина на създаване, съхраняване и даване на достъп до документи. През последните десетилетия въвеждането на информационните и комуникационните технологии в администрацията бе придружено от развитието и прилагането на по-голяма ефективност и качество на обслужването, както и от все по-голямо внимание към прозрачност и отчетност на управлението. Доброто управление и електронното управление са основни понятия в публичната администрация на 21-ви век. Няма съмнение, че електронното управление и електронното съхранение на документи напълно ще променят традиционните принципи и практики на архивните служби.

Дигитализацията на обществото ще окаже влияние не само върху традиционните принципи и практики в архивното дело, но ще промени и отношенията между архивните служби и тези, които създават документите, и в крайна сметка ролята, която архивните служби и архивистите изпълняват в публичната администрация и в обществото. Един анализ на развитието в различните държави-членки на ЕС, заедно с контекста на различните им законодателни и административно традиции, би дал особено ценен поглед върху стойността на различните стандарти и практики.

Европейската група по архивите стигна до заключението, че обменът на информация относно настоящата ситуация в държавите-членки на ЕС би бил от полза за начина, по който тези въпроси се третират в различните страни. Националните архиви работят активно върху своята настояща и бъдеща роля в електронното управление. Групата предлага по-засилена дискусия по този въпрос, за да използва целият потенциал на архивите в полза на обществото като цяло и на публичната администрация в частност; групата ще докладва в повече подробности по този въпрос през 2010 г.

3.1.4. Създаване на Европейската мрежа за експертен опит

Според доклада за напредъка сътрудничеството между професионалистите в архивното дело в държавите-членки на ЕС следва да е смята като един от основните инструменти за насърчаване на сътрудничеството между самите служби на архивите. В доклада се предлага създаването на европейска мрежа за експертен опит, която да предоставя на институциите и професионалистите в архивното дело в Европа:

- най-напред, подкрепа в изпълнението, на съответното ниво, на различни проекти, разработени като част от настоящите приоритети или приоритетите, които ще бъдат определени в бъдеще,

- на второ място, подкрепа и информация относно другите сфери на експертен опит, посочени в доклада.

За постигането на тези цели Европейската група по архивите предлага сътрудничество както с архивните служби в държавите-членки, които участват в различни проекти, така и с професионални сдружения на архивистите. При липсата на европейско сдружение на архивистите, те биха могли да бъдат представлявани от Европейският клон на Международния съвет по архивно дело (EURBICA), в който членуват много от тези сдружения.

3.1.5. План за създаването на център за високи постижения в областта на архивното дело в Европа

През последните няколко години броят на промените в обществен и професионален аспект подчерта необходимостта от създаването на висококвалифицирани професионалисти в областта на управлението на документи и архиви, които да постигнат успешна кариера и да заемат стратегически постове. Целта е да се създаде в ЕС едно ново поколение от управители на архиви, които не само да имат стабилни познания по основните въпроси и предизвикателства пред професията, но и да бъдат в състояние да определят стратегии за управление и да има способност да общуват на най-високо равнище. Това предложение би могло да приеме формата на Европейски център за високи постижения, който да обединява архивистите на бъдещето и така да доразвива европейския експертен опит в тази област.

Този център ще позволи обучението на професионалисти, които могат да се развиват както в национален, така и в международен контекст. Той ще създаде и конкретна мрежа за обмен и дискусии въз основа на подход, който включва не само национални особености и експертен опит, но и чисто европейския контекст, като така насърчава по-нататъшното разгръщане на европейското сътрудничество на високо равнище в тази област.

Центърът ще бъде децентрализиран, с олекотена структура и няма да бъде постоянно прикрепен към друга организация или институция. Всички държави-членки на ЕС следва да участват.

4. Заключение

Сътрудничеството между архивните служби на държавите-членки отбеляза напредък от приемането на препоръката на Съвета в края на 2005 г. досега. Както и в миналото, това е постепенен процес, основан на споделени интереси и стремежи, както и на признанието, че сътрудничеството може и трябва да бъде от взаимна полза. На тази основа сътрудничеството между архивите в Европа през последните две десетилетия бе изненадващо успешно. За да бъде продължен този успех, Европейската група по архивите представя редица предложения за по-нататъшна съвместна работа през идните години:

- Европейската група по архивите ще продължи да наблюдава и предоставя насоки за изпълнението на приоритетните действия, посочени в препоръката на Съвета от 14 ноември 2005 г., както и на новите мерки, които са резултат от тези действия и които могат да последват в резултат от настоящия доклад. Групата ще координира отблизо работата си с Европейското бюро на националните архивисти;

- Групата все повече ще работи с други сектори и мрежи с цел постигане на най-големи взаимни ползи и икономии от мащаба в ефективното управление, съхранение, опазване и достъп до информация от публичния сектор, както и по-ефективен и лесен достъп за европейските граждани до съдържанието на архивите и свързаните с това услуги.

- Европейската комисия ще продължи да подкрепя работата на Европейската група по архивите.

[1] ОВ С 113, 13.5.2003 г., стр. 2.

[2] COM(2005) 52 окончателен.

[3] OВ L 312, 29.11.2005 г., стр. 55.

[4] България и Румъния участваха през 2006 г. като наблюдатели, а след присъединяването си към ЕС в началото на 20074 г. са пълноправни членове на Европейската група по архивите.

[5] DLM – „document lifecycle management“. Форумът DLM е организация на заинтересованите страни, която обединява много от националните архиви на 27-те държави-членки на ЕС, както и други публични и частни организации с интерес в управлението на електронни досиета и архиви.

[6] Решение 2004/387/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 21 април 2004 г. относно взаимно предоставяне на паневропейски електронноправителствени услуги за публичните администрации, стопанските предприятия и гражданите (IDABC); Вж: OВ L 181, 18.5.2004 г., стр. 25.

[7] Вж. 2.2.2 по-долу.

[8] Вж. 2.2.4 по-долу.

[9] Вж. раздел 2.2.3 по-долу.

[10] Решение № 456/2005/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 9 март 2005 г. за създаване на многогодишна общностна програма за по-голяма достъпност, използваемост и експлоатация на цифрово съдържание в Европа (ОВ L 79, 24.3.2005 г., стр. 1).

[11] OВ L 345, 31.12.2003 г., стр. 90─96.