BG Официален вестник на Европейския съюз C 148/1

СПЕЦИАЛЕН ДОКЛАД № 2/2007

относно разходите на институциите за сгради, придружен от отговорите на институциите

(представен в съответствие с член 248, параграф 4, втора алинея от Договора за ЕО)

(2007/С 148/01)

СЪДЪРЖАНИЕ

СЪКРАЩЕНИЯ

РЕЧНИК НА ТЕРМИНИТЕ

I—X РЕЗЮМЕ

1—3 ВЪВЕДЕНИЕ

1 Приложно поле на одита

2—3 Обхват и цели на одита

4—49 КОНСТАТАЦИИ И ОЦЕНКИ

4—19 Планиране

9—12 Политика за сградите

13—15 Подбор и местоположение на сградите

16—19 Управленска информация

20—38 Финансиране и разходи

21—23 Тръжни процедури

24—31 Определяне на договорни условия, покупни цени и наеми

32—38 Средства за финансиране на проекти за сгради

39—49 Междуинституционално сътрудничество

50—58 ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ПРЕПОРЪКИ

51—55 Планиране

56—57 Финансиране и разходи

58 Междуинституционално сътрудничество

Приложение I: Бюджетно изпълнение 2003—2005 г.

Приложение II: Списък на сградите, разгледани в този доклад

Отговори на Европейския парламент

Отговори на Съвета

Отговори на Комисията

Отговори на Съда на Европейските общности

Отговори на Европейския икономически и социален комитет

СЪКРАЩЕНИЯ

АД Акционерно дружество ГД Генерална дирекция ДДС Данък добавена стойност ЕИБ Европейска инвестиционна банка ЕС Европейски съюз CPQBF Междуинституционален комитет по бюджетните и финансовите въпроси (Comité de préparation pour les questions budgétaires et financières) DG ADMIN Генерална дирекция „Персонал и администрация“ DG EAC Генерална дирекция „Образование и култура“ DG ECFIN Генерална дирекция „Икономически и финансови въпроси“ DG RTD Генерална дирекция „Изследвания“ EURIBOR Осреднен паричен пазарен курс на ЕURO ИТ Информационни технологии

РЕЧНИК (1)

Вещни права (rights in rem): Право (договор за продажба, узуфрукт, емфитевсис) над недвижимост (сграда или земя). Отбележете, че договорът за наем не се счита за вещно право, а за услуга. Много данъци за недвижимо имущество (данък върху собствеността, местни данъци) се събират от притежателя на вещното право вместо от наемателя.

Възможност за закупуване: Право, предоставено от собственик на Комисията срещу установена цена. Когато бива упражнено, Комисията става пълен собственик. Някои възможности за закупуване могат да бъдат упражнени по всяко време, други само след 27 години.

Данък собственост: Данък, събиран от регион Брюксел върху недвижимата собственост. Той се събира от собственика на вещното право (т.е. пълноправния собственик).

Допълнително оборудване: Работи по иначе завършена сграда, с цел да бъде приведена в съответствие с нормите и нуждите на институциите.

Емфитевсис: Право да се ползва земя или сграда в замяна на наем и за фиксиран период от време (според белгийския закон, не по-малко от 27 години и максимум 99 години). Притежателят реално няма задължение да ремонтира или поддържа сградата. Това право може да бъде допълнено с опция за закупуване, която след използването ѝ дава пълноправна собственост.

Институции: Институциите, които се разглеждат в този доклад, са институциите по смисъла на член 1 от Финансовия регламент. Въпросните институции са: Комисията, Парламентът, Съветът, Съдът, Европейският икономически и социален комитет и Комитетът на регионите.

ППИ: Протокол за привилегиите и имунитетите на Европейската общност, подписан през 1965 г., като приложение към Договора за ЕО, подписан от всички държави-членки. Той предоставя известни привилегии, между които статут за освобождаване от данъци.

СИЛБ: Служба за инфраструктура и логистика в Брюксел.

СИЛЛ: Служба за инфраструктура и логистика в Люксембург.

Административно подразделение на Комисията, отговарящо за сградния фонд, снабдяването и други социални дейности. Тези служби, създадени през 2003 г. и прикрепени към ГД „Персонал и администрация“, са оперативни и имат отделни правила.

Скрит дефект: Дефект (обикновено значителен), който се проявява след окончателното приемане на сградата. Ако се прояви в рамките на 10 години от приемането, ремонтът се покрива от специална гаранция (уместно наречена 10-годишна гаранция).

Споразумения за седалище: Споразумения, които определят съответните роли и задължения на институциите и на държавите-членки домакини.

Такса за регистрация: Такса, събирана от федералното правителство при регистрирането на нотариално заверени договори, след като вече са вписани в регистъра по собствеността. Тя се събира от собственика на вещното право (т.е. пълноправния собственик).

Узуфрукт (плодоползване): Право да се използва сграда (във въпросния случай) без да се променя същността ѝ и да се ползват нейните „плодове“ (т.е. да се наема). Ползвателят (usufruiter) има повече права отколкото един наемател и едновременно повече задължения, когато се стигне до ремонтни работи.

JMO2, Cube, CCAB, SDME, MO75, VM-2, Beaulieu ax, Genève y, Covent Garden, Colonel Bourg, SPA2, Infopoint, Dailly: вътрешни кодови имена на сградите на Комисията.

РЕЗЮМЕ

I. Разходите по закупуване и наемане на сгради са едно от основните пера в административните разходи на институциите на Европейския съюз. През 2005 г. общата площ, заемана от институциите в Брюксел, Люксембург и Страсбург, възлизаше на около 2 милиона м2. Годишните разходи за заемането на тази площ бяха оценени на 345 милиона еуро.

II. Целта на проверката беше да се даде отговор на три въпроса: — Води ли планирането до осигуряване на подходящи помещения за ползване? — Икономично ли се управляват финансирането и разходите? — Използват ли институциите възможно най-добре междуинституционалното сътрудничество, включително съвместно оценяване на своята политика за сградите?

III. Одитът показа, че предвид политическите и бюджетните ограничения, пред които са изправени, институциите на ЕС са успели да осигурят помещения с подходящи условия за своя персонал и през последните няколко години са подобрили управлението на разходите за сгради. Въпреки това, в управлението на институциите все още има редица слабости в областите, които са разгледани.

IV. Сметната палата отбелязва факта, че поради политически и практически ограничения институциите са срещали трудности в определянето на дългосрочна политика и планиране. Трудностите, свързани с дългосрочното планиране, обясняват защо окончателното предоставяне на необходимите помещения се извършва късно и често изисква посредническа намеса и неизгодни краткосрочни решения. Сметната палата констатира, че дългосрочното планиране може да бъде подобрено.

V. Институциите са възприели като приоритет закупуването, а не наемането на сгради, но те не са координирали своите планове или не са били последователни в изпълнението им. Въпреки предишни препоръки на Сметната палата те са наемали сгради дългосрочно, без да е предвидена възможност за закупуването им, което оскъпява едно последващо придобиване на собственост.

VI. Институциите са продължили да концентрират почти всички свои сгради в Европейския квартал в Брюксел. Концентрацията създава възможност за икономии поради мащабността (например обслужване, комуникации, поддръжка), но тя е довела и до увеличаване на цените заради по-голямото търсене на сгради и намалялото предлагане на свободни помещения в района.

VII. Оценката на Сметната палата за управлението от институциите на тяхното финансиране и разходи показва, че по-честото използване от тяхна страна на процедурата на договаряне — вместо конкурентната тръжна процедура — не е давало възможност за постигане на най-изгодни цени.

VIII. Поради ограничения в законодателната рамка, която не позволява вземането на заеми, институциите са използвали няколко алтернативни метода за финансиране на покупките на имоти. Те са били по-скъпи и по-малко прозрачни от директното заемане на средства.

IX. С изключение на няколко специфични случая, междуинституционалното сътрудничество е било слабоефективно. Потенциалните възможности, предлагани чрез създаването на службите за инфраструктура и логистика в Брюксел и Люксембург, са били използвани ограничено. Имало е малък брой „Споразумения на ниво служби“ с други институции, а опитът и най-добрите практики рядко са се споделяли между СИЛБ и СИЛЛ или с другите институции. Институциите не са оценили своите политики за сградите нито съвместно, нито индивидуално.

X. На базата на този одит Сметната палата отправя няколко препоръки за политиките на институциите спрямо сградите: установяване на обща политика за сградите, по-добро междуинституционално сътрудничество, включително повишена координация в планирането, нова оценка на концентрацията на офиси в определени райони, възможно най-широко използване на търгове и подобряване на дейността на СИЛБ и СИЛЛ.

ВЪВЕДЕНИЕ

Приложно поле на одита

1. Разходите от бюджета за покупка или наемане на сгради представляват около 8 % от административните разходи на институциите на ЕС. В периода 2003—2005 г. тези разходи са се увеличили от 397 на 532 милиона еуро на година (виж приложение I). От 1978 г. до 2005 г. общата площ на сградите, заемани от институциите в Брюксел, Люксембург и Страсбург, е нараснала с 260 % до около 2 милиона м2. Пространството, използвано от институциите, може да се категоризира в два основни вида: специализирано пространство (например за срещи), включително помещения за официални дискусии (които поради това трябва да са построени специално за целта и имат неустановена пазарна стойност) и стандартни офис помещения за административен персонал (които могат да се наемат или закупят на свободния пазар). Между 1978 г. и 2005 г. броят на длъжностните лица и другите служители е нараснал с 240 % до общо 36 131 души. През 2005 г. институциите оценяват средния годишен разход за ползваното от тях пространство на 173 еуро на м2, а годишния разход за офис пространство на 6 040 еуро на човек. Годишният разход за общата площ, заета от институциите, бе оценен на 345 милиона еуро, а офис пространството — на 1 535 000 м2 (т.е. при изключване на пространството, което не се използва за офиси, като конферентните зали) (2). Към 31.12.2005 г. нетната стойност на сградите, притежавани от институциите, е 3 886 милиона еуро, т.е. има увеличение от 791 милиона за период от 5 години (3).

Обхват и цели на одита

2. Целта на проверката беше да се установи до каква степен институциите на Европейския съюз са действали ползотворно и ефективно при управлението на разходите за сгради. Тя се постигна чрез оценка по три направления: — Води ли планирането до осигуряване на подходящи помещения за ползване? — Икономично ли се управляват финансирането и разходите? — Използват ли институциите възможно най-добре междуинституционалното сътрудничество, включително съвместното оценяване на своята политика за сградите?

3. Одитът беше насочен към разходите на институциите за сгради в техните основни местоположения (Брюксел, Люксембург и Страсбург) в периода 2003—2005 г. Поради това разходите за делегации, офиси и изследователски центрове извън тези места не бяха проверявани по време на одита. Проверяваните институции бяха Комисията, Парламентът, Съветът, Съдът, Европейският икономически и социален комитет и Комитетът на регионите. Одитът не обхвана Сметната палата, Омбудсмана и Европейския надзорник за защита на данни поради малкия обем на техните разходи за сгради в периода на одита.

КОНСТАТАЦИИ

Планиране

4. Планирането трябва да позволи да се гарантира сградите да са разположени на подходящото място, в подходящото време, на минимална цена, като напълно се съобразява с политическите и бюджетните ограничения. Сметната палата оцени планирането на институциите чрез проверка по три направления: — Планирането основавало ли се е на одобрена политика за сградите и имало ли е последователен подход за закупуване или наемане на сгради? — Изборът и местоположението на сградите довели ли са до оптимално осигуряване на офис пространство? — Имало ли е достатъчно и подходяща управленска информация за правилна преценка на потребностите?

5. Планирането изисква спазването на три условия. Първо, одобрена политика за сгради, съдържаща основни идеи и стандарти, както и добре дефиниран подход за придобиване на собственост върху сгради. Второ, критерии за избор и за местоположение на сгради. И трето, надеждна и подходяща информация за текущи и бъдещи потребности. Планирането за сградите на институциите на ЕС трябва да отчита политическите и бюджетните дадености. По-конкретно, голямото увеличение на персонала (и следователно на нуждата от сгради) се свързва с разширяването. Поради политическия характер на разширяването такива решения не могат да се планират официално, докато не е одобрено присъединяването, и често остава съвсем кратко време преди действителното разширяване. Според бюджетните разпоредби институциите нямат право да вземат заеми и сградите се финансират от годишните бюджети. Планирането трябва да се справя по адекватен начин с тези ограничения.

6. Изборът и строителството на сгради, които изцяло да отговарят на нуждите на една институция от помещения, изискват правилно и координирано изпълнение на дългосрочните планове (4). Но дългосрочно планиране и бюджетни прогнози се правят доста трудно, тъй като решенията за бюджетните кредити и за отговорния персонал продължават да се вземат по време на бюджетната процедура за годината, а ключовите политически решения, влияещи съществено върху нуждите от офис пространство, например бъдещо разширяване, не могат да бъдат точно предвидени.

7. Това отчасти обяснява защо до септември 2006 г. институциите не са могли да удовлетворят окончателните нужди, породени от разширяването от 2004 г. Междувременно институциите сключиха краткосрочни договори за наем, за да покрият нуждите си от помещения до завършването на техните главни проекти. През март 2003 г. и октомври 2004 г. Съветът и Парламентът подписаха договори за нови сгради за помещения в Брюксел. Тези сгради (Lex за Съвета и D4—D5 за Парламента) се очаква да бъдат завършени през декември 2006 г. и януари 2008 г. Сградите, предадени през 2004 г. — комплексът Belliard 99—101 (Комитетите) и Berlaymont (Комисията) — покриха нуждите от периода преди разширяването.

8. Освен това проектите за сгради, особено процедурите за строителство и за вземане на решения, изискват значително време за реализация. Институциите са положили известни усилия по отношение на тези въпроси: — въпреки че институциите изготвиха поотделно своите планове за необходимите пространства по повод разширяването от 2004 г., те направиха координирани прогнозни оценки за административните разходи и увеличаването на числеността на персонала; — от 2003 г. насам Комисията изготвя „Многогодишни рамки за политиките“ с цел да се прогнозират потребностите от сгради за Брюксел за период от 10 години; те биха могли да се използват като основа за координирано дългосрочно съставяне на програми.

Политика за сградите

9. Въпреки положените усилия институциите не са изработили съвместна общностна политика за сградите и всяка от тях е определила независимо от другите своя собствена политика (5). Все пак има два принципа, които са общи за всички институции: предпочитание към закупуване на сгради в дългосрочен план и стремеж към обединяване на услугите за сходни дейности.

10. От 1996 г. насам всички институции отдават предимство на закупуването на сгради пред дългосрочното наемане. Проучванията, направени от институциите на базата на техния опит, показват, че закупуването на офис пространство е от 40 до 50 % по-евтино от наемането (6). Освен това придобиването на собственост върху сгради дава възможност на институциите да се възползват максимално от освобождаването от данъци, предвидено в Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейските общности (ППИ) от 8 април 1965 г. Към 1 януари 2005 г. институциите са ползвали под наем 38 % от общата заемана от тях площ (7).

11. Прилагането на политиката за приоритетно закупуване на сгради от страна на институциите наскоро доведе до закупуването на някои сгради, които дълги години са били наемани. Въпреки препоръките на Сметната палата от 1979 г (8). институциите са подписали договори за наем, които не предвиждат намаляване на наема с амортизирането на имота или не включват възможност за закупуване на цена, в която се отчитат плащаните наеми. Затова институциите не са имали основание за преговори за покупна цена, по-ниска от пазарната стойност. Все пак, благодарение на политическо споразумение със собственика (правителството на Люксембург), Парламентът успя да намали до известна степен цената на сградата KAD.

Каре 1През септември 2006 г. Парламентът взе решение за закупуване на сградите, които заема в Страсбург (IPE 1, 2 и 3) за 143,125 милиона еуро. При определяне на покупната цена не бяха взети предвид наемите, плащани преди това.

12. Политиката на Комисията е да купува големи сгради или комплекси и да ограничи наемането на по-малки и по-маловажни в стратегическо отношение сгради (9). Въпреки това за някои по-големи сгради (виж примера в каре 2) собствениците не се съгласиха на дългосрочни договори за наем, които да включват възможност за закупуване.

Каре 2През май 2004 г. Комисията подписа договор „узуфрукт“ за ползване на сградата Mondrian за 15 години, с възможност за подновяване за максимум 30 години. Договорът не съдържаше възможност за закупуване и определи заплащане на годишни вноски от 4,8 милиона еуро с индексация. Пазарната стойност на Mondrian беше оценена от експертите на Комисията на около 61,7 милиона еуро. Ако Комисията беше в позиция да договаря закупуване на подобна сграда с такава стойност посредством например формулата за придобиване на собственост чрез емфитевсис (вид дългосрочен договор за наем с възможност за закупуване, широко използван от институциите), годишните вноски биха могли да бъдат фиксирани на по-малко от 3,25 милиона еуро (10).

Избор и местоположение на сградите

13. Всички институции предпочитат да разполагат свързаните с тях служби възможно най-близо, предимно в големи сгради, за да се реализират икономии чрез мащабността (например обслужване, комуникации, поддръжка), докато някои от тях биха могли да се разполагат на други места. Затова повечето проекти се осъществяват във или близо до мястото на основните сгради на институциите. Този подход имаше практически предимства, но и недостатъци от финансова гледна точка: институциите имаха малко алтернативи за избор, пазарът можеше лесно да предвиди решенията на институциите и свободните места ставаха по-скъпи поради голямото търсене на сгради в района. В резултат на това в Брюксел почти всички офиси на институциите са разположени в квартала, който е станал известен като „Европейския квартал“, където те заемат около 50 % от общото офис пространство (11).

14. През 1996 г. Комисията установи, че концентрацията в Европейския квартал в Брюксел стимулира покачването на пазарните цени и реши, че трябва да се търсят по-евтини места. През 2003 г. Комисията направи анализ за необходимостта нейните генерални дирекции и служби да останат в този квартал. Заключението беше, че не е наложително някои генерални дирекции и служби на Комисията — наемащи около 40 % от персонала — да се намират в Европейския квартал. Въпреки това Комисията, както и другите институции, продължи да разпределя повечето си офиси в този квартал. И все пак, през 2006 г. Комисията е намалила процента на офис пространството си там от 90 % на 82 %.

15. Тясното сътрудничество с националните власти беше също цел на политиката за сградите на институциите. Ситуациите в Брюксел и Люксембург са различни. В Брюксел за повечето от договорите, сключени наскоро, са водени преговори от институциите поотделно с частни предприемачи. В Люксембург, с изключение на Комисията, всички институции получиха подкрепа от националните власти, например чрез предоставяне на безплатна земя за техните основни сгради в Kirchberg. Комисията в Люксембург все още не е определила своята политика за сградите и не е изяснила къде и кога ще се определи окончателно място за нейната главна сграда. В момента преговорите с властите в Люксембург продължават.

Управленска информация

16. Пълната и подробна информация за персонала, за който трябва да се осигурят помещения, както и за необходимите площи, е съществена основа за планиране.

17. За да се прогнозират бюджетните нужди и да се планира осигуряването на помещения, институциите трябва да знаят за колко души са осигурени помещения в момента и съответно колко е наличното офис пространство. При липсата на други официални документи за сградите Комисията използва регистъра на e-mail адресите и телефоните, за да прецени действителната заетост на сградите, тъй като тази база данни се счита за най-надежден източник. Да се преценят нуждите от помещения в краткосрочен план също е трудна задача и може да се стигне до надценяване или подценяване на положението. Например процедурите за подбор на нови служители в рамките на разширяването от 2004 г. са отнели повече време от първоначалните предвиждания. От една страна, Комисията в Люксембург надцени потребностите си, което доведе до преждевременното наемане на сградата HITEC (която остана празна около година при наем 1,14 милиона еуро). От друга страна, поради комбинираното въздействие на известно подценяване на нуждите си през 2001 г. и появилите се през следващите години нови изисквания, Парламентът трябваше спешно да наеме около 30 000 кв. м (12). през 2004 г. и 2005 г.

18. Ефективното икономическо планиране изисква съпоставянето на алтернативни решения. Сравнение между разходите за сгради, направени от институциите, показва, че институциите използват различни критерии за изчисляване на офис пространството и разходите, което затруднява използването на общи показатели за сравнителни анализи и за вътрешна употреба (13). Тъй като данните за площите и разходите не са хомогенни, е трудно да се сравнят разходите за наем на квадратен метър при различните институции или с пазарните стойности.

19. Най-често използваният от институциите стандарт за преценяване на нуждите от офис пространство и за разпределението на пространството е ориентир от 35 м2 на човек, като не се отчитат характеристиките на сградите (действително налично офис пространство, размери на офисите или общите пространства). Отчитайки тези слабости в управленската информация, институциите са предприели някои инициативи: — Комисията приключва изготвянето на „Ръководство за приложимите изисквания за сградите и помещенията“, с което да се определят по-рационални критерии за разпределение на помещенията между нейните генерални дирекции и служби, и през 2006 г. е завършила описа на помещенията в сградите, с които те разполагат. — През март 2006 г. институциите в Брюксел решиха да сформират работна група, чиято първа задача да бъде одобряването на общ подход и определянето на различните видове помещения и разходи.

Финансиране и разходи

20. Сградите трябва да се наемат и закупуват в зависимост от нуждите, като се гарантира това да става с минимална тежест за данъкоплатците на ЕС. Сметната палата разгледа три въпроса: — Правилно ли са били прилагани тръжните процедури и били ли са те ефективни? — Надлежно ли са били определени договорните условия, включително покупната цена за сградите? — Бил ли е икономически обоснован възприетият подход за финансиране на сградите с оглед на бюджетните ограничения?

Тръжни процедури

21. Съгласно член 89, параграф 2 от Финансовия регламент „всяка процедура за възлагане на обществени поръчки се провежда при осигуряване на конкуренция на възможно най-широка основа, освен когато се използва процедурата на договаряне“. Процедурата на договаряне може да се използва след проучване на местния пазар за закупуване или наемане на съществуващи сгради („договори за сгради“) (14). По отношение на проверените проекти процедурата на договаряне е използвана и за договори за построяване и обновяване на сгради или за сериозни ремонтни работи и това са „договори за строителни работи“, непопадащи в гореспоменатото изключение за „договорите за сгради“. Откритите и конкурентни методи за възлагане помагат на публичната администрация да привлича по-широк кръг от потенциални кандидати за търга и да получава оферти с по-добра стойност (15).

22. Само в много редки случаи институциите са обявили своите проекти за сгради в Официален вестник, което дава възможност на най-голям брой потенциални кандидати да заявят своя интерес (16). Единственият проект, за който строителните работи са обявени чрез открит търг, е разширяването на Съда на ЕО, извършено по споразумение с правителството на Люксембург, което е договарящият орган и спазва националните си закони.

23. Институциите редовно са използвали процедурата на договаряне (без публикуване), а не тръжната процедура на състезателен принцип, която обикновено се визира във Финансовия регламент и директивите за обществени поръчки. Резултатът е, че цените, които те плащат за строителство на сгради или за строителни работи по сгради, които заемат, не са били определени при условията на широка конкуренция.

Определяне на договорни условия, покупни цени и наеми

24. При отсъствието на тръжни процедури в условия на конкуренция, главен фактор за определяне на покупните цени и наемите е договарянето с предприемачите. За сгради, построени така, че да отговарят на специфичните потребности на институциите, цените или дългосрочните наеми не трябва да надвишават стойността на разходите за строителство (включващи разумна печалба за частните предприемачи) (17).

25. Съдът, Парламентът и Съветът са преговаряли по своите основни договори (разширяване на Palais, D4—D5 и Lex) на база себестойност на строителството.

26. За разширяването на главната сграда на Съда, в момента в строеж, покупната цена на сградата ще бъде действителната себестойност на строежа. Съгласно рамковия договор независим експерт ще извърши одит на сметките и разходите, за да определи цената на сградата. Повече от две години след започването на строителните работи все още не е определен експерт. Това увеличава риска от пропуски в установяването на ранни проблеми и от превишени разходи. Този риск нараства поради факта, че в първоначалния рамков договор са определени само общите принципи, без да са установени точните процедури по контрола, крайните срокове, глобите и бюджетните ограничения (18).

27. Комисията и Комитетите не са преговаряли за покупни цени и дългосрочни наеми на база разходи за строителство, а на база пазарни условия, тъй като институциите е трябвало да се конкурират с други кандидати за покупка. Стандартната практика в бранша е сградите да се оценяват на базата на капитализация на действителната или очакваната наемна стойност. Това оценяване следва да се адаптира, за да вземат предвид всички благоприятстващи факти, произтичащи от освобождаването на институциите от данъци (19) съгласно протокола ППИ. Карета 3 и 4 съдържат конкретни примери за това как бе установена стойността на някои сгради.

Каре 3Пазарната стойност на сградата SPA3, коригирана с отчитането на някои данъчни облекчения, беше оценена от консултант. Въпреки това изчисляването не включи приспадането на ДДС, от който Комисията е освободена. Освен това калкулацията се базираше на заложена бърза възвръщаемост чрез отдаването под наем и това повиши цената в сравнение с нормалната практика, предполагаща първоначален период, в който сградата е свободна.За да се ползват данъчните облекчения, предоставени чрез Протокола за привилегиите и имунитетите, сградата Mondrian беше наета с договор „узуфрукт“ (плодоползване). Наемът за правото на плодоползване беше фиксиран на стойност, съответстваща на наемите на пазара, което означава, че ползата от освобождаването от ДДС не беше отразена в цената на наема, а Комисията трябва да поема допълнителните разходи за поддръжка и малки ремонти (обикновено отговорност на собственика). Освен това с този договор би трябвало да се постигне по-ниска цена на наема поради дългия срок (15 години) и платежоспособността на Комисията.Тези два факта имаха за резултат заплащане на по-висока цена от необходимото от страна на Комисията.

28. За 18 дългосрочни (за период от 27 години) договора за наем с възможност за закупуване, съставени под формата на договори за придобиване на собственост чрез емфитевсис от Комисията в Брюксел в периода 1997—2001 г., покупната цена не беше отбелязана в договорите. Същите само фиксираха сумата на първата вноска и включваха клаузи за автоматична индексация, подобни на тези, използвани в договорите за наем. Комисията преустанови тази практика за бъдещи договори и се съобрази със заключението на своята служба за вътрешен одит, че тази практика не е подходяща. Но това заключение не беше споделено от други институции и Комитетите продължиха да купуват на база индексирани наеми, а не на база стойност на сградите (20).

Каре 4В случая със сградата Belliard 99—101 подписаният през декември 2000 г. договор (договор за придобиване на собственост чрез емфитевсис за повече от 27 години) не посочваше покупна цена. Договорът единствено определяше първата годишна вноска на 8,28 милиона еуро, която бе дължима от годината на предоставяне на сградата. Тази сума бе изчислена въз основа на наемите на пазара и подлежи на индексация според инфлацията. Този метод на фиксиране на цена не е най-подходящият при дългосрочни договори за наем. Ако бъде изчислена съгласно използвания от консултантите на Комисията метод (виж каре 3), пазарната стойност на сградата би била приблизително 127 милиона еуро. При тази сума първата годишна вноска би била 6,83 милиона еуро.

29. В някои случаи цените бяха резултат на политически споразумения. В Меморандум за споразумение, подписан на 8 юли 1997 г. от Европейската комисия, държавата Белгия и Berlaymont 2000 АД, Комисията изрази своето намерение отново да заеме сградата Berlaymont. Въпреки това в споразумението не са определени цената, срокът или задълженията по обновяването на Berlaymont. След ново споразумение от юли 2001 г. Комисията прие през октомври 2002 г. офертата на белгийските власти, въпреки че тя беше на по-висока стойност от вероятната пазарна цена (21).

30. От изпълнителите трябва да се изискват подходящи гаранции, за да се осигури пълното изпълнение на договорите до окончателното приемане, както и плащането на неустойки, ако сроковете не се спазят (22). Но институциите не са формулирали ясна политика в това отношение и равнището на обезпеченията невинаги е било достатъчно. Не са се прилагали последователно добрите практики (23), като изискване на сертификати за качеството на строителните работи, издавани от одобрени фирми за технически контрол, и задължителни застрахователни полици, покриващи законовите задължения на строителната фирма.

Каре 5При Euroforum Комисията се намираше в трудна позиция, тъй като съгласно договора 95 % от гаранцията за изпълнение (2 500 000 еуро) беше освободена веднага след заемането на сградата и бяха оставени едва 125 000 еуро за покриване на евентуални дефекти в сграда, оценена на над 100 милиона еуро. За D4—D5 Парламентът възприе друг подход, който изглежда по-рационален. Договорът постановява, че ще бъдат предоставени достатъчни гаранции за изпълнение, отчитащи установените дефекти при заемането на сградата.Първоначалният договор за сградата на Съвета LEX от 26 март 2003 г. не предвиждаше никакви банкови гаранции за осигуряване на пълното ѝ завършване. Подписаният на 20 декември 2006 г окончателен договор съдържаше подходяща банкова гаранция.

31. Договорите предвиждат периоди (например 15 дни за SPA3, 25 за Euroforum и 30 за Berlaymont), в които институциите, преди нанасяне в сградите, могат да осъществяват контрол, за да установят дали извършените строителни работи отговарят на договорените условия и дали съоръженията функционират добре. Но тези периоди са твърде кратки, за да се извършат по подходящ начин всички проверки и тествания, необходими при комплексни проекти.

Средства за финансиране на проекти за сгради

32. Член 282 от Договора позволява на Европейската общност да придобива или да се освобождава от движимо и недвижимо имущество. За тази цел Общността се представлява от Комисията. Но действащата законова рамка (24) не позволява на Общността да взема заеми. Затова на институциите се е налагало да използват няколко алтернативни метода за финансиране на закупуването на имоти. Задълженията, произтичащи от финансовите лизинги за придобиване на собственост върху земи и сгради от страна на Общността, са достигнали 1 803 милиона еуро към 31 декември 2005 г. (25).

33. Директното договаряне на строителството на една сграда от институцията е най-евтиният вариант, но също и сложна, дълга и технически трудна задача. Освен това не е лесно да се предприеме реализирането на строителни проекти предвид ограниченията на законовата и бюджетната рамка. Изправени пред тези ограничения, за построяването на своите сгради институциите се обръщат към частни предприемачи, а в някои случаи към местните власти.

34. Методите, използвани от институциите, са били по-скъпи и по-малко прозрачни от прекия заем на средства. Последните големи проекти като цяло се отнасят за дългосрочни покупки с непряк заем на средства. Договорната цена пряко или непряко включва финансовите разходи. Лихвата, плащана от предприемачите за финансиране на строежа на сгради, се начислява на институциите и винаги е по-висока (26) от процентите, които институциите биха постигнали пряко при тръжни процедури или чрез посредничеството на страната домакин или Европейската инвестиционна банка (ЕИБ).

35. За да финансира проекта си за разширяване, Съдът на ЕО използва сложен механизъм с участието на правителството на Люксембург, частна банка, компания, оперираща с финансови инструменти, и ЕИБ. Финансовата компания получи изгодни финансови условия (Euribor +0,01) за 49 % от проекта от ЕИБ. Въпреки това този механизъм също съдържа риск, тъй като Съдът не взе участие в търга и в разширените преговори по договора — чиито клаузи и възможности той не беше одобрил предварително — и не е подписал договорите за финансиране, въпреки че ще трябва да поема финансовите разходи (например лихви, такси за мениджмънт). Отделите на Съда провериха процедурата, използвана от правителството за възлагане на договора за финансиране на проекта, и установиха, че не е имало достатъчна конкуренция. Въпреки че ЕИБ предоставя добри финансови условия, никоя друга институция или нейни строителни партньори не са се обърнали към нея за финансиране на проекти за сгради.

36. През 2002 г. Комисията инициира практика, целяща намаляването на разходите за финансиране. За някои сделки в договорите беше заложено, че преди сключването на сделката, лихвеният процент ще бъде определен чрез тръжна процедура на финансовите пазари. Тази практика беше използвана от Съвета при договора за Lex, но не и от Комисията в следния случай.

Каре 6Непрекият лихвен процент, договорен от Комисията през януари 2003 г. за финансиране на закупуването на сградата Euroforum за 30 години, беше 5,65 %. За финансиране на SPA3 Комисията обяви търг и през февруари 2003 г. получи лихвен процент 5,01 %. Ако за Euroforum беше обявен подобен търг, от лихви биха могли да бъдат спестени приблизително 7,7 милиона еуро.

37. Когато институциите имат останали неусвоени бюджетни кредити в края на годината — поради намалени разходи в други административни области — кредитите често се използват за непланирани плащания по проекти за сгради (виж приложение I). Така окончателните разходи се оказват доста по-големи от първоначално заложените в бюджета. Например през 2005 г. и Парламентът, и Съветът са използвали по 89 милиона еуро допълнителни бюджетни кредити, получени от трансфери.

38. През последните две десетилетия Сметната палата е обърнала внимание на няколко случая, когато един чисто годишен подход към разходите за сгради на практика затруднява определянето и прилагането на правилна инвестиционна политика. През декември 2005 г. Сметната палата отново напомни своята препоръка, според която при сделки по закупуване или строителство на сгради (27) би трябвало да се използват диференцирани (многогодишни) бюджетни кредити, което би позволило по-голяма гъвкавост.

Междуинституционално сътрудничество

39. Нуждата от осигуряване и управление на сгради е сходна за всички институции на ЕС. Ефективното сътрудничество трябва да подобри резултатите и може да намали разходите чрез обединяване на компетенции и покупателна способност. Сметната палата направи оценка дали институциите са установили подходящи области за сътрудничество, включително съвместни оценки на техните политики за сградите, и дали това сътрудничество е било ефективно.

40. В отговор на редовните препоръки на Сметната палата за засилено междуинституционално сътрудничество генералните секретари на институциите сформираха работна група по политиката за сградите и през юни 2001 г. одобриха предложенията на групата за подобряване на междуинституционалното сътрудничество (28). Конкретните предложения включваха засилен обмен на информация, разработване на обща стратегия за връзки с официалните власти на приемните държави-членки, включително сключването на „споразумения за седалище“, които определят съответните роли и задължения на институциите и приемните държави-членки, предоставяне на взаимна помощ и оценяване на влиянието на сградите върху околната среда, което трябва да доведе до междуинституционални инициативи по отношение на оборудването и управлението на сградите.

41. Сформирани са междуинституционални работни групи по въпроси за сградите и те се събират редовно в Брюксел и Люксембург, но това не е довело до значими общи инициативи или съществени икономии (29). Все пак в някои конкретни случаи офис пространство е преотдавано от една институция на друга. Сътрудничеството между Комисията и Парламента във връзка с общите им представителни офиси в държавите-членки и между Комисията и Съвета относно Бюрото за информация (Infopoint) и наетите офиси в Женева и Ню Йорк, се е оказало ползотворно. Двата комитета са създали общи служби, които работят в области от взаимен интерес. Междуинституционалното сътрудничество е дало възможност за съвместно изготвяне на програми по политиката за сградите и за общо оценяване на потребностите на Комитетите. Въпреки всичко, междуинституционално сътрудничество не е осъществено в други области от общ интерес. Одитът на Сметната палата показа, че оценяването на политиките на институциите за сградите не е извършено нито съвместно, нито индивидуално.

Каре 7Част от разширението на основната сграда на Съда в Люксембург — с планирано завършване през 2008 г. — се строи на земя, която преди това се заемаше от сградата на Комисията Cube. В сградата Cube се помещаваше компютърният център на Комисията. При все че още през 1999 г. Комисията бе информирана за необходимостта да освободи сградата Cube, тя не можеше да намери алтернативен вариант до 2004 г. и това доведе до забавяне на проекта на Съда.Въпреки че комплексът Belliard 99—101 беше освободен през 1998 г., до 2004 г. институциите плащаха годишен наем от около 6 милиона еуро за празна сграда (първо Парламентът, по-късно Комитетите, които бяха задължени от Парламента да поемат изпълнението на неговия договор (30).

42. Палатата счита, че институциите и особено Комисията трябва да сключат „споразумения за седалище“ с властите на страните домакини. Въпреки това подобни споразумения не са били сключвани за никое от основните местоположения на институциите. Някои институции продължиха да преговарят по свои проекти за сгради със страните домакини поотделно и постигнаха различни условия.

43. Институциите не извършиха междуинституционална оценка на сградите във връзка с тяхното влияние върху околната среда, въпреки че това е било препоръчано от генералните секретари. Все пак Комисията реализира някои инициативи в рамките на схемата на Общността по управление на околната среда и одита (31), които другите институции сега започват да следват, и извърши одити на някои от своите сгради във връзка с опазването на околната среда. Потреблението на енергия и енергийната ефективност са били аспекти, на които институциите са обърнали внимание, когато са планирали своите сгради. Въпреки това одитираните проекти за сгради не са били включени в проучванията за прилагане на технически, екологични и икономически аспекти на алтернативните системи и техники за подобряване на енергийната ефективност на сградите, както се изисква в директивата за енергийна ефективност на сгради (32). Те не са били включени и в анализ на рентабилността на различните начини за отопление, вентилация и климатизация, с отчитане на прогнозните дългосрочни разходи за поддръжка и за потребление на енергия. Все пак Комисията включи в своите процедури през 2004 г. необходимостта от извършване на такива анализи за рационализиране на разходите и сега започва да разработва методология за оценяване на общите разходи за времето на целия живот на една сграда („цена на жизнения цикъл“). Това е въпрос, за който следва да се приложи междуинституционален подход.

44. Осъществяването на политиките за сградите обхваща области, в които институциите се нуждаят от сходна помощ (техническа помощ в архитектурата; инженеринг; здравословни условия, безопасност и ергономичност; управление и безопасност на околната среда; планиране и норми за сградите; законодателство за недвижимото имущество; финансово програмиране). Повечето от институциите назначават персонал или наемат експерти специално за някои или за всички тези сфери. Затова оперативното сътрудничество би позволило съвместното и по-добро използване на експертните данни, както и постигане на икономии от мащабността при купуване на услуги. Въпреки това до момента такова сътрудничество не е установено.

45. Както е препоръчвала Сметната палата и преди, институциите трябва да имат пълен административен, технически и финансов контрол над техните проекти за сгради. Те трябва да използват или висококвалифицирани консултанти, или да разработят подходящи експертни програми в рамките на междуинституционалното сътрудничество (33). То би могло да подпомогне усъвършенстването на области, като надзора по строителните работи и контрола на тяхното качество. Биха могли да се извлекат поуки от видовете забележки, включени в докладите за приемане на сградите, установените от институциите дефекти след нанасянето в сградите и резултатите от различните подходи, прилагани от институциите. Единият от подходите е базиран на строг надзор по изпълнение на проектите от собствените служби на институциите или от външни консултанти. Комбинираното използване на вътрешни и външни експерти от Парламента и Съда се оказа добра практика. Друг подход, възприет предимно от Комисията, се концентрира върху контрола на крайните резултати спрямо договорените стандарти и спецификации.

46. Юридическите служби и консултанти на институциите са изготвили няколко подробни доклада за конкретни договори и сгради, като са изследвали предимствата и недостатъците на различни формули за закупуване на сгради и са идентифицирали различни рискови ситуации, които би трябвало да бъдат дискутирани съвместно от всички институции. Стандартното съдържание на най-използваните договори не е било обсъждано съвместно от всички институции. Тъй като всички институции изготвят индивидуално своите договори, те не са обменяли помежду си предишния опит и юридическата база. Парламентът отчете слабостите, открити в предишни проекти, и изготви подробни условия за надзора на строителните работи и за гаранциите, които биха могли да бъдат полезни и за другите институции.

47. Създадените през 2002 г. от Комисията две Служби за инфраструктура и логистика в Брюксел и Люксембург (съответно СИЛБ и СИЛЛ), имащи за цел да осигурят подкрепа на отделите на Комисията и евентуално на други институции на Общността, не постигнаха очакваните резултати, що се отнася до подобряването на междуинституционалното сътрудничество. Единствено Службата за инфраструктура и логистика в Люксембург е подписала „споразумения на равнище служби“ (Сметна палата и Център за преводи).

48. Освен това Сметната палата установи, че експертният опит и най-добрите практики на СИЛБ/СИЛЛ (например в областта на процедурите, софтуера за управление на офис пространства или анализа на рисковете, свързани с дългосрочния договор за наем), са се обменяли единствено помежду им или в някои специфични случаи и с други институции.

49. Всяка от институциите понякога наема сгради, за да обезпечи временни нужди от помещения до завършването на нейните основни проекти. В същото време други институции често държат „резервно“ офис пространство, за да се справят с непредвидени ситуации, премествания и периодични обновявания на сградите, което означава, че те временно имат офис пространство, надвишаващо техните потребности. Няколко междуинституционални инициативи за общо ползване на офис пространство се провалиха наскоро, тъй като сгради, които бяха приемливи за една институция, не отговаряха на стандартите на друга (34).

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ПРЕПОРЪКИ

50. Въпреки че институциите са изправени пред редица политически и бюджетни ограничения, те са успели да осигурят помещения с подходящи условия за своя персонал. През последните няколко години институциите са подобрили управлението на своите политики за сградите, но то все още страда от редица слабости по отношение на планирането, финансирането и разходите и междуинституционалното сътрудничество.

Планиране

51. Институциите не са изработили съвместна общностна политика за сградите, а са определяли своята собствена политика независимо една от друга. Планирането е трябвало да се съобрази с много различни ограничения, като публичния характер на ЕС, разпределението на персонала между Брюксел, Люксембург и Страсбург, размера на отделите и институциите, липсата на диференцирани (многогодишни) бюджетни кредити, различните видове сгради и необходимостта от делови отношения с трети страни собственици и строителни инвеститори. Институциите е трябвало да се справят и с това, че не е било възможно да предвидят окончателните решения по разширяването (виж параграфи от 4 до 6 и 9).

Препоръка: Трябва да се определи многогодишна рамка на политиката за сградите. Бюджетните органи трябва да бъдат информирани адекватно и редовно за глобалните бюджетни аспекти на политиката за сградите за всяка институция.

52. Ограниченията, споменати по-горе, обясняват защо окончателното уреждане на обезпечаването с помещения се забавя и често налага намесата на посредници и вземането на скъпи краткосрочни решения. Сметната палата констатира, че дългосрочното планиране може да бъде подобрено (виж параграфи 7 и 8).

53. Институциите са отдавали предимство на закупуването пред наемането на сгради. Те не са прилагали тази политика последователно и са наемали сгради дългосрочно без вариант за закупуването им, въпреки предишните препоръки на Сметната палата. Тези процедури оскъпяват по-късното закупуване (виж параграфи от 9 до 12).

Препоръка: Институциите трябва да продължават да координират своите графици и средствата за оценяване на потребностите, за да се избягва максимално краткосрочното наемане на сгради. Институциите на ЕС трябва винаги да се стремят към дългосрочни договори за наем с включена възможност за закупуване.

54. Институциите са продължили да концентрират почти всички свои сгради в Европейския квартал в Брюксел, макар че Комисията имаше политика за търсене на помещения в други части на града. Концентрирането създава икономии от мащабността, но е довело и до увеличаване на цените поради нарасналото търсене на сгради и намаляването на свободните помещения в този район (виж параграфи от 13 до 15).

Препоръка: Трябва да продължи прилагането на последните инициативи, целящи осигуряването на офис пространства на различни места в Брюксел.

55. Наличната информация за вземане на решения и управление на офис пространства (например информация за площта на офисите и разходите за сградите и персонал, за който трябва да се осигурят офиси) е неточна, което затруднява оценяването на потребностите и планирането за бъдещи периоди (виж параграфи от 16 до 19).

Препоръка: Институциите трябва да разработят подходящи методи за оценяване на техните настоящи и краткосрочни нужди. Управленската информация трябва да се подобри чрез определяне на общи и ясни показатели. Инициативите, които вече са предприети от институциите поотделно и от междуинституционалните работни групи, трябва да се подкрепят, утвърждават и разширяват.

Финансиране и разходи

56. Цените, които институциите заплащат за строителство и строителни работи по техните сгради, невинаги са били определяни при условия на открита конкуренция. За почти всички проверени проекти споразуменията са били сключени чрез пряко договаряне. Недостатъчното използване на тръжни процедури означава, че не е било гарантирано постигането на минимални цени за сградите (виж параграфи от 21 до 23). Сметната палата откри случаи, в които процедурите на договаряне не са довели до постигане на най-добра цена (виж параграфи от 24 до 29).

Препоръка: Всички договори за построяването на сгради и ремонтни дейности трябва да се възлагат в максимална степен чрез търг. Ако по изключение се използва процедурата на договаряне, цените трябва да се определят от разходите за строителство, като включват допустима печалба за икономическите оператори. За наемането и закупуването на съществуващи сгради пазарът трябва да бъде проучен по възможно най-задълбочен начин. Институциите трябва да направят всичко възможно, за да се възползват пълноценно от предимствата по ППИ за освобождаване от данъци.

57. Според действащата законова рамка институциите нямат право да вземат заеми. Изправени пред това ограничение, те са използвали няколко комплексни метода за финансиране на покупки на имоти, които водят до допълнителни разходи в сравнение с прякото заемане на средства и са по-малко прозрачни (виж параграфи от 32 до 38).

Препоръка: Подобреното бюджетно планиране и по-голямата гъвкавост чрез използването на диференцирани (многогодишни) бюджетни кредити биха улеснили по-рационалното използване на бюджетните кредити и по-доброто управление на дълговете и дългосрочните ангажименти на институциите.

Междуинституционално сътрудничество

58. Създаването на СИЛБ и СИЛЛ не даде очакваните резултати в областта на междуинституционалното сътрудничество. Имало е малък брой споразумения на равнище служби, а опитът и най-добрите практики рядко са се споделяли между институциите. Въпреки това Палатата констатира някои конкретни случаи на междуинституционално сътрудничество и скорошни добри инициативи за неговото подобряване. Цялостни „споразумения за седалище“ с приемните държави-членки все още не са сключвани, поради което институциите преговарят ad hoc (за всеки отделен случай) при различни условия и наеми. В миналото институциите са обръщали недостатъчно внимание на въпросите за опазване на околната среда, но последните инициативи показват, че вече се отдава по-голямо значение на тази тема. Институциите не са оценили своите политики за сградите нито съвместно, нито поотделно (виж параграфи от 39 до 49).

Препоръка: Добрите практики и инициативи, предприемани индивидуално от една или друга институция, трябва да се пренасят във всички институции, особено по технически въпроси като договори или надзор по проекти, и в сфери като опазването на околната среда. Резултатите от политиките за сградите на институциите трябва да се оценяват съвместно, както и да се проучват нови начини за подобряване на междуинституционалното сътрудничество. Институциите трябва да продължат да сформират работни групи по теми, заслужаващи вниманието на всички институции, например разработването на методологията „цена на жизнения цикъл“. Тясното сътрудничество с властите на страните домакини трябва да бъде основна цел в стратегията на институциите за сградите.

Настоящият доклад бе приет от Сметната палата в Люксембург на заседанието на Палатата от 21 март 2007 г. За Сметната палата Hubert WEBER Председател

(1) Поясненията се отнасят за ситуацията в Белгия, а определенията са в опростен вид спрямо правните дефиниции.

(2) Годишните разходи се базираха на годишните плащания за емфитевсис и наеми и прилагането на процент за амортизации от 4 % върху стойността на притежаваните сгради. Това офис пространство беше на разположение на 44 006 души (персонал и други, като експерти или външни служители, нуждаещи се от помещения). Източник: „Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier“. Междуинституционален комитет по бюджетни и финансови въпроси (CPQBF), юни 2005 г.

(3) Окончателни годишни отчети на Европейските общности. Том I. По-подробна информация за разходите за сгради и тяхната стойност се представя ежегодно в приложение към общия бюджет на Европейския съюз. (Таблица Д „Сгради на Европейския съюз“).

(4) Сметната палата вече е разгледала този въпрос в нейния Специален доклад относно политиките за сгради на институциите на Европейските общности, точка 7.2.2 (ОВ C 221, 3.9.1979 г.).

(5) Виж например: Политика на Комисията за сградите 1996—2005 г., SEC(96) 1095 окончателен от 18 юни 1996 г., актуализирана за Брюксел през декември 2003 г., COM(2003) 755 окончателен от 10 декември 2003 г.

(6) Доклад на техническата междуинституционална група „Programmes immobiliers et conditions de financement“, февруари 1996 г.

(7) Източник:„Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier“, CPQBF, юни 2005 г.

(8) Специален доклад относно политиките за сгради на институциите на Европейските общности, точка 7.5. Годишен доклад за финансовата година 1987, точка 10.51 (ОВ C 316, 12.12.1988 г.).

(9) Политика на Комисията за сградите 1996—2005 г. SEC(96) 1095 окончателен от 18 юни 1996 г., стр. 10.

(10) Симулация на придобиване чрез емфитевсис за 27 години (с 2 % годишно увеличение и лихва от 5 %).

(11) Източници: Семинар „Познаване на пазара на офиси в Брюксел“, февруари 2005 г., и „Programmes pluriannuels de politique immobilière de la Commission à Bruxelles“, СИЛБ.

(12) Сградите Remard (8 256 м2), Wiertz 50 (2 837 м2), Montoyer 63 (9 681 м2) и Montoyer 75 (9 935 м2).

(13) Източник:„Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier“, CPQBF юни 2005 г.

(14) Член 116, параграф 1 и член 126.1, буква з) от правилата за прилагане.

(15) Разяснително съобщение на Комисията по правото на Общността за възлагане на поръчки, които не подлежат или частично подлежат на разпоредбите на директивите за обществени поръчки (ОВ C 179, 1.8.2006 г., стр. 2).

(16) Предишни информационни съобщения бяха публикувани по време на проучването на пазара само за четири проекта (три на Съвета и един на Парламента).

(17) Годишен доклад за 1987 финансова година, точки 10.51—55; Специален доклад за политиките за сгради на институциите на Европейските общности, точка 7.5.

(18) Член 4, параграф 3 от рамковия договор определя, че държавата трябва да получи одобрението на Съда на всеки етап от изпълнението на проекта, но не уточнява как и въз основа на какви документи Съдът ще даде своето одобрение или още по-важно — какво следва, ако няма одобрение. Виж и Специален доклад № 5/2000 за разходите на Съда за сгради, по-конкретно параграф 16 (ОВ C 109, 14.4.2000 г.).

(19) В Брюксел ДДС за строителството е 21 %; данък сгради е около 10—15 %; регистрационната такса при закупуване е 12,5 %.

(20) Сградите Trèves 74, Belliard 93, Belliard 68.

(21) Доклад за оценка, извършена от консултант на базата на пазарните условия, показа, че брутната открита пазарна стойност на Berlaymont би трябвало да бъде около 451 милиона еуро. Като се отчете освобождаването на Комисията от данъци, стойността би била около 379 милиона еуро. Цената беше фиксирана на 553 милиона еуро с включване на услуги по оборудване (конферентен център, пресцентър, зали за комисарите, мултимедийно оборудване) за 35 милиона еуро.

(22) Член 102 от Финансовия регламент.

(23) Издаването на задължителни застрахователни полици, покриващи законовите задължения на строителната фирма, както е заложено в националното законодателство, е важно за десетгодишния период („garantie décennale“), в който строителят носи отговорност. Институциите често са приемали в договора да поемат от предприемача правата, произтичащи от десетгодишната гаранция, за да улеснят предприемача в прехвърлянето към банките на правата му върху плащанията, дължими от институциите. Въпреки това, в няколко случая не са изискани застрахователни полици от предприемачите (например Комисията я изиска само за Euroforum, Комитетите не са я изискали за никоя от техните сгради). Институциите ще разполагат с ограничени средства за разрешаване на евентуални проблеми. В такива случаи рекламациите трябва да се адресират до подизпълнителите. Задължението за предоставяне на сертификати за качеството на извършената работа, издавани от одобрени фирми за технически контрол, беше заложено в повечето договори. Тази добра практика дава възможност за допълнителна гаранция за коректно изпълнение на строителните работи.

(24) Съгласно член 14 от Финансовия регламент Общностите и техните органи нямат право да вземат заеми.

(25) Окончателни отчети на Европейските общности, финансова година 2005. Таблица: Финансов лизинг и подобни права, стр. 35.

(26) Например за сградата Lex окончателната стойност на инвестицията ще бъде определена според лихвения процент Euribor +1,125. За D4—D5 договореният лихвен процент беше Euribor +0,650 (по-късно намален на Euribor +0,375). За финансирането на специфични дейности по допълнителното оборудване на сгради, наети от Съвета (Rolin и Woluwe-Heights), представляващи краткосрочни финансирания с възможност за преждевременно изплащане, с предприемача бяха договорени високи лихвени проценти (7 % – 6 %).

(27) Становище № 10/2005 по проекта за регламент на Съвета за изменение на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности, точка 21 (ОВ C 13, 18.1.2006 г., стр. 1). Виж също: Годишен доклад за 1987 финансова година, точка 10.77; Специален доклад № 5/2000 за разходите на Съда на Европейските общности за сгради; Становище № 4/97 по предложението за Регламент на Съвета (Евратом, EОВС, ЕО) за изменение на Финансовия регламент от 21 декември 1977 г., приложим за общия бюджет на Европейските общности, точка 2.13 (ОВ C 57, 23.2.1998 г.).

(28) Виж отговорите на Комисията по точка 7.66 от годишния доклад за 2000 финансова година (ОВ C 359, 15.12.2001 г.).

(29) Виж „Report to the budgetary authority on benefits from interinstitutional cooperation“ от октомври 2005 г.

(30) Виж годишния доклад за 2000 финансова година, точка 7.68.

(31) Регламент (EО) № 761/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 19 март 2001 г. (ОВ L 114, 24.4.2001 г., стр. 1) и Препоръка на Комисията от 10 юли 2003 г. (ОВ L 184, 23.7.2003 г., стр. 19) относно схемата на Общността по управление на околната среда и одита.

(32) Директива 2002/91/EО на Европейския парламент и на Съвета от 16 декември 2002 г. за енергийната характеристика на сградите (ОВ L 1, 4.1.2003 г., стр. 65).

(33) Годишен доклад за 1999 финансова година, точка 6.30 (ОВ C 342, 1.12.2000 г.).

(34) Например сградите Goldbell и J. Monnet в Люксембург.

ПРИЛОЖЕНИЕ I БЮДЖЕТНО ИЗПЪЛНЕНИЕ 2003 — 2005 Г. Описание 2003 г. 2004 г. 2005 г. Бюджетни кредити Трансфери Окончателни бюджетни кредити Изпълнение Бюджетни кредити Трансфери Окончателни бюджетни кредити Изпълнение Бюджетни кредити Трансфери Окончателни бюджетни кредити Изпълнение КОМИСИЯ Наеми 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 Придобиване на недвижима собственост 0 0 0 0 n.a n.a 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 ЕВРОПЕЙCКИ ПАРЛАМЕHТ Наеми 56 219 900 –13 142 943 43 076 957 43 076 839 67 391 000 142 734 931 210 125 931 209 987 082 34 761 956 45 979 590 80 741 546 80 734 779 Придобиване на недвижима собственост 5 600 000 134 686 103 140 286 103 140 286 103 2 327 500 –23 000 2 304 500 2 304 085 0 98 059 966 98 059 966 97 876 424 Временни бюджетни кредити, предназначени за инвестиции на институцията в недвижими имоти 58 152 272 –58 152 272 0 44 942 471 –44 942 471 0 54 793 389 –54 793 389 0 119 972 172 63 390 888 183 363 060 183 362 942 114 660 971 97 769 460 212 430 431 212 291 167 89 555 345 89 246 167 178 801 512 178 611 203 СЪВЕТ Наеми 9 100 000 – 495 000 8 605 000 8 594 092 14 634 000 –1 554 000 13 080 000 13 073 791 17 200 000 –1 238 000 15 962 000 15 958 948 Придобиване на недвижима собственост 0 15 909 000 15 909 000 15 909 000 13 500 000 44 949 000 58 449 000 58 449 000 14 420 000 89 950 000 104 370 000 104 370 000 9 100 000 15 414 000 24 514 000 24 503 092 28 134 000 43 395 000 71 529 000 71 522 791 31 620 000 88 712 000 120 332 000 120 328 948 СЪД НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ Наеми 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 Придобиване на недвижима собственост 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 ЕВРОПЕЙСКИ ИКОНОМИЧЕСКИ И СОЦИАЛЕН КОМИТЕТ Наеми 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 Придобиване на недвижима собственост 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 КОМИТЕТ НА РЕГИОНИТЕ Наеми 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 Придобиване на недвижима собственост 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 СМЕТНА ПАЛАТА Наеми 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 427 000 – 290 000 2 137 000 1 920 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 Придобиване на недвижима собственост 0 0 0 0 500 000 150 000 650 000 650 000 0 0 0 0 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 927 000 – 140 000 2 787 000 2 570 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 ОБЩО 311 555 576 85 863 134 397 418 710 397 319 778 362 780 311 166 021 353 508 981 744 507 715 105 354 965 544 194 445 897 532 995 675 532 345 840

ПРИЛОЖЕНИЕ II СПИСЪК НА СГРАДИТЕ, РАЗГЛЕДАНИ В ТОЗИ ДОКЛАД Комисия Брюксел Berlaymont SPA3 Mondrian Комисия Люксембург Euroforum Hitec Парламент Брюксел D4—D5 Atrium II Remard Wiertz 50 Montoyer 63 Парламент Люксембург Кули A и Б Goldbell KAD Парламент Страсбург IPE 1, 2 и 3 Комитети Брюксел Belliard 99 — 101 Trèves 74 Belliard 93 Belliard 68 Съвет Брюксел Lex Woluwe-Heights Rolin Съд на Европейските общности Люксембург Разширяване на Palais Geos Tbis Allegro

ОТГОВОРИ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ 11. Каре 1. Заплатената от Европейския парламент цена за придобиване на собствеността върху сградите IPE 0, 1, 2 и 3 е резултат от сложни преговори с участието на няколко субекта, сред които ръководството на община Страсбург и френската държава в качеството ѝ на приемаща страна за седалището на институцията. При определяне на цената са взети предвид всички елементи по сделката: правните задължения, произтичащи от избрания начин на финансиране на строежа на сградите, цената на земята, участието на частни инвеститори в преговорите в качеството им на собственици на сградите, определяне на стойността на сградите, бюджетните ограничения за община Страсбург и участието на френската държава. Въпреки че подписаните през 1979 г. договори не са включвали уговорка за отчитане на платените от институцията наеми при евентуална покупка на сградите — покупка, която към онзи момент не се е предвиждала — платените наеми бяха един от параметрите на преговорите за определяне на окончателна цена за покупка на сградите. 17. Необходимостта от нови сгради е била проучена през 2001 г. след анализ на наличните данни и е била включена в дългосрочното планиране. Проучването и планирането непрекъснато се актуализираха в периода 2001 — 2005 г. по такъв начин, че да бъдат отчетени промените в нуждите от офис пространство, дължащи се на редица причини: а) решенията за откриване на длъжности са годишни, а не многогодишни; б) специфичните нужди, произтичащи от увеличаване на броя на официалните езици, държавите-членки и служителите (цифрите са изчислени с по-голяма точност вследствие на подробна оценка); в) увеличаване на правомощията на Парламента по силата на Договора от Ница. Генералният секретариат претърпя съществена реорганизация с оглед засилване на помощта към членовете на ЕП („политика на вдигане на летвата“). Независимо от нарасналата производителност общият брой на служителите се увеличи и се промени разпределението на персонала между Страсбург и Люксембург; Впрочем, в плана за 2001 г. се предвиждаше сградите D4-D5 да бъдат пуснати в експлоатация през 2004/2005 г. Впоследствие планът беше преразгледан по ред причини: необходимостта от пълно прилагане на европейското законодателство в областта на обществените поръчки; затрудненията, свързани с воденето на преговори по един толкова сложен договор; времето, необходимо да се осигури интегрирането на един огромен строителен комплекс в заобикалящата среда по такъв начин, че да бъдат отчетени проблемите на намиращата се в съседство инфраструктура. 43. Липсата на проучване, насочено към подобряване на изпълнението на енергийния план на сградите се дължи на проектите, анализирани от Сметната палата (приложение II от констатациите): констатациите се отнасят до наетите от Парламента сгради (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, Кули A и B, Goldbell) или първоначално наетите сгради и едва впоследствие закупени от Парламента (KAD, IPE 0, 1, 2 и 3) или сградите, които са резултат от обществено допитване и са предмет на договори за покупко-продажба или договор за дългосрочно ползване (емфитевсис) (D4-D5 и Atrium). Парламентът не е участвал в предварителното проектиране на сградата Atrium, но е допринесъл за реализиране на системи за използване на слънчевата енергия в сградите D4-D5. Други проекти са възложени за подробно екологично проучване. Най-скорошният е разширението на сградата KAD в Люксембург, като още през 1992 г. Парламентът поиска да се проучат възможностите за използване на екологосъобразно климатично оборудване в сградата LOW. 51 и 58. Сметната палата препоръча засилване на междуинституционалното сътрудничество, и по-специално в областта на дългосрочното планиране, за задоволяване на нуждите на институциите, за определяне на обща политика за недвижимите имоти и в най-общ план за обмен на информация относно практиките на всяка институция във връзка със сградите. Европейският парламент споделя тези опасения. В тази връзка следва да се припомни, че в резолюцията си от 26 септември 2006 г. относно освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за 2004 г. Парламентът възложи на администрацията си „да състави доклад, съгласуван с другите институции на Съюза, в който да се разгледат възможностите за създаване на европейски орган по въпросите на недвижимите имоти, който да отговаря за строежа и поддръжката на сградите на институциите и органите на Съюза“. Докладът трябва да бъде представен на парламентарния комитет по бюджетен контрол най-късно до 1 октомври 2007 г. 58. Виж по-горе отговора по точка 51.

ОТГОВОР НА СЪВЕТА Бележка под линия 25. Лихвените проценти за оборудването на Rolin и Woluwe Heights следва да бъдат сравнени с краткосрочно финансиране с възможност за предварително изплащане. И в двата случая Съветът използва тази възможност и общата стойност на оборудването за тези сгради беше възстановена в годината на предаване на строителните работи или през следващата година. С оглед на тези факти фактурираните лихвени проценти не следва да се считат за високи. 43. Генералният секретариат на Съвета посочва, че Сметната палата, като описва оценките на въздействието върху околната среда на сградите, взема под внимание действията, предприети от генералния секретариат на Съвета в тази област. Дейностите включват предимно: а) Сградата Justus Lipsius беше предмет на задълбочен одит на потреблението на енергия, осъществен през 2006 г. под ръководството на Института за управление на околната среда — Брюксел. Като пример следва да се отбележи, че понастоящем тази сграда разполага с най-големия генератор за производство на фотоелектрическа енергия в брюкселския регион. б) Сградата Lex беше предмет на задълбочено проучване с цел подобряване на нейното устойчиво развитие. Няколко характеристики доведоха до мащабно намаление на производството на CO2, генерирано от тази сграда (комбинирано производство, топлинни помпи, автоматично изключване на осветлението и др.).

ОТГОВОРИ НА КОМИСИЯТА РЕЗЮМЕ НА ОЦЕНКАТА ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ I—III. Комисията е в процес на адаптиране на своята строителна политика в Брюксел и Люксембург, като новото ѝ съобщение по този въпрос ще бъде прието преди лятната ваканция на 2007 година. Според Комисията в бъдеще са необходими някои структурни промени с оглед съществено подобряване на резултатността и ефикасността на нейната политика за сградния фонд и качеството на живот на нейния персонал и на местните жители. В своята преразгледана строителна политика, която ще съдържа стратегия за настаняване на персонала в по-малко на брой, но по-големи сгради, Комисията ще вземе предвид различни аспекти: паричната стойност; движението на средната пазарна цена на кв. м. за административни сгради; процентът на незаетост при административните сгради, развитието по отношение на заеманата площ, на място и по начин, обусловени от бъдещите нужди. Комисията ще анализира резултатите от засилването на политиката си за придобиване на собственост и налагащите се от тях изводи: сега Комисията се нуждае от определяне на политика за поддръжка и обновяване на сградите, за да запази равнището на своите активи и в случаите, когато собствеността се амортизира необратимо, стратегия за разрушаването и повторното построяване на сградите. Освен това през изминалите години съществуваше засилено внимание към сигурността и безопасността, което увеличи желанието на Комисията за развитие на смесената употреба на нейния сграден фонд. В заключение, Комисията ще направи оценка на сътрудничеството си с местните власти. IV. Комисията определи такава дългосрочна рамка за строителната си политика — Рамкова програма за дългосрочна политика (MAPF), представляваща актуализиран срочен план, обсъждан ежегодно в светлината на 5 – 10 годишна перспектива. Комисията е готова да прецени до каква степен тази рамкова програма може да послужи за основа на междуинституционална рамка в допълнение на участието ѝ в двете междуинституционални работни групи в Брюксел и Люксембург (1). V. Комисията дава безспорен приоритет на закупуването или дългосрочното наемане на сграден фонд и прибягва до сключване на краткосрочни договори само при извънредни случаи. Политиката на сключване на дългосрочни договори с оглед придобиване трябва да бъде включена в ясна политика относно ориентацията на градските зони, където предстои да се развива присъствието на Комисията. В Брюксел дългосрочните договори се сключват с цел сградата да бъде придобита по схемата за разсрочени плащания. По-краткосрочните договори за около 15 години се подписват с цел узуфрукт на сградния фонд, което е една икономически изгодна формула. В Люксембург краткосрочните договори понастоящем се използват единствено в очакване на строежа на JMO2. Иначе се използват дългосрочни договори с възможност за покупка. VI. Комисията благоприятства трайното прилагане и по-нататъшно развитие на своята политика за разнообразяване, от гледна точка на рамкова програма за многогодишна стратегия, като се отчитат фактори като бъдещи нужди, мобилност и принос на приемащата държава. VII. Службите на Комисията понастоящем подготвят съобщение за политиката на строителство, която ще съдържа нова процедура за набелязване на подходящ сграден фонд за наемане или покупка, включително пълно проучване на пазара. При все това Комисията е в състояние да води и приключва преговори при спазване на средните и дори на по-ниски от тях пазарни цени, като определено се справя добре и не губи от сравнението с другите присъстващи на място частни и международни играчи. VIII. Освен стабилността, произтичаща от политиката ѝ на придобиване, Комисията е установила и нов начин за финансиране на придобивките. Закупуването чрез разсрочено плащане е по-просто за прилагане както от законова, така и от финансова гледна точка в сравнение с предишното придобиване на собственост чрез договори за наем (емфитевсис). IX. Комисията е изцяло ангажирана за междуинституционално сътрудничество във всички области (въпроси на околната среда и енергийни въпроси, планиране, методика за оценка на нуждите, най-добри практики и т.н.). X. Както е отбелязано в параграфите от 50 до 58, Комисията възнамерява да последва препоръките на Сметната палата в новата строителна политика, която ще бъде приета от Колегията по-късно тази година. ЗАБЕЛЕЖКИ 6. Комисията публикува две съобщения (2) за нуждите на персонала, произтичащи от разширяванията ЕС-10 и ЕС-2. Тези съобщения послужиха за обосновка на годишните искания, а оттам и за предвижданията за административно работно пространство. 8. Първо тире — Виж отговора на параграф 6. 8. Второ тире — ГД „Персонал и администрация“, в тясно сътрудничество със службите за инфраструктура и логистика, понастоящем подготвя дългосрочна стратегия за задоволяване на нуждите си от строителство (до 2025 г.) в Брюксел и Люксембург, включително обмисляне на алтернативни местоположения или допълващи решения за съществуващите центрове на Комисията в Брюксел. 9. Комисията ще продължи да се стреми институциите да определят и прилагат заедно политиката си по сградния фонд или поне да я съгласуват помежду си. Това сътрудничество обаче невинаги е възможно, доколкото всяка институция има своите собствени специфични нужди и приоритети. При все това бе отбелязан известен напредък. В Брюксел всички институции участват в работна група, наречена „Междуинституционална работна група по инфраструктурата, логистиката и вътрешните служби“ (ILISWG), в чиито правомощия влиза и обменът на информация за движението на пазара на недвижими имоти и нуждите на институциите. В Люксембург всички институции си сътрудничат посредством комисия на административните ръководители и междуинституционална работна група за сградния фонд. 10. Политиката на закупуване на сградите вместо наемане е сравнително нова и около 38 % от заетите площи все още са вземани под наем поради сключени в миналото дългосрочни задължения. В същото време покупката на сграда невинаги е най-доброто решение (напр. сградата, поместваща инфраструктурата на информационните и комуникационни технологии, тъй като подобни сгради остаряват бързо в технологичен аспект) и взимането под наем в този случай може да бъде по-добро решение. В изключителни случаи закупуването може дори да е невъзможно (виж отговора на параграф 27, каре 3). И накрая, ППИ (Протоколът за привилегиите и имунитетите) предлага изключения и при други случаи, освен пълното придобиване на собственост, например когато сградата се взима при условия на узуфрукт. 11. Комисията закупи една сграда (конферентния ѝ център в CCAB), която преди това бе взимана под наем. При наемане, дори и сградата да се взима на по-ниска цена, собственикът има юридическото задължение да я поддържа в добра изправност за своя сметка и то през целия наемен период. Поради това възможността за договаряне на намаление на наема по време на срока на договора е много ограничена. Освен това при сключването на дългосрочни договори, равнището на наема вече включва отстъпка спрямо краткосрочните наемания. Накрая, нивата на наемите се диктуват от пазарните условия и следователно, дори когато договорът предвижда ревизия на наема, неговият размер трябва да бъде преценен спрямо текущите нива на наемите, а не само въз основа на амортизацията. При все това Комисията договаря наново наемите, когато се предостави възможност. Например през 2005 г. договорът за SC15 бе ревизиран и удължен преди изтичането му. Чрез това последващо договаряне наемът бе намален с около 40 %. 12. Каре 2 — Собственик на сградата Mondrian е германски фонд, чийто основен интерес е осигуряването на стабилен и дългосрочен паричен приток. Поради тази причина, въпреки опитите на Комисията, фондът не прояви интерес към продажба на сградата. Въпреки всичко Комисията взе сградата при условия на узуфрукт, тъй като по това време това бе единствената сграда в района, отговаряща на нуждите на Комисията като мащаб, качество и местоположение, намирайки се в непосредствена близост до SDME, където бяха настанени други подразделения на същата генерална дирекция. При все това е трудно да се направи точен сравнителен анализ между условията на узуфрукт и емфитевсис. 13—14. Комисията многократно и официално е заявявала, че благоприятства съчетанието между централно и периферно присъствие на своите служби. Целта на тази политика е да се намали натискът върху квартала на европейските институции. По силата на съществуващата политика Комисията внесе разнообразие в сградния си фонд. В Брюксел, където е разположено 82,5 % от административното ѝ пространство, 82 % от него е в европейския квартал и 18 % другаде, като сградата Madou е определена за намираща се извън квартала на европейските институции поради местоположението ѝ в най-външната му периферия. В Люксембург, където тя е разположила 17,5 % от административното си работно пространство, 72 % от него е в Kirchberg и 28 % другаде. Дори въпреки факта, че стратегията по отношение на сградния фонд на Комисията в квартала на европейските институции е доста предсказуема, често тя е в благоприятна преговорна позиция за площи, за които има малобройни кандидати. Освен че Комисията продължи развитието на зоните Beaulieu и Genève в Брюксел, тя разглежда и други възможности в светлината на определянето на новата политика. След като определи политика за местоположението на агенциите, Комисията нае сграда за изпълнителната агенция на ГД „Образование и култура“. Тази сграда се намира в Evere, доста извън квартала на европейските институции. Освен това Комисията наскоро нае сграда в близост до жп гара „Север“, (Covent Garden с площ 14 000 м2) за дейността по оценката на Седмата рамкова програма за научни изследвания. 15. Комисията продължава да спазва ангажиментите си към засилено сътрудничество със страната домакин. През 2003 г. в Белгия директорът на Службата за инфраструктура и логистика (СИЛ) бе назначен за представител на Комисията в дискусията за развитието на квартала на европейските институции със съответните власти, той участва и в срещите на „Fonds Quartier européen“. От 2005 г. специална междуинституционална оперативна група ЕС — Белгия се среща на всеки два месеца с представители на федералната, регионалната и местната власт, за да обсъди въпроси от областта на политиката за сградния фонд. В Люксембург Комисията към този момент (февруари 2007 г.) е в процес на договаряне на споразумение с люксембургската държава относно основната си сграда. Чрез това споразумение ще бъде осигурен безплатен парцел за построяването на JMO2. След подписването на споразумението, когато това стане, Комисията ще определи своята политика по отношение на сградния фонд за Люксембург. 17. Един от принципите на новата строителна политика е дирекциите и службите на Комисията да бъдат настанявани в по-малък брой по-големи сгради, което ще облекчи резултатите от годишните отделни увеличавания на квотите на служителите в генералните дирекции и от вътрешните реорганизации. Включените административни звена на Комисията (ГД „Администрация и персонал“, Службата за инфраструктура и логистика в Брюксел (СИЛБ) и Службата за инфраструктура и логистика в Люксембург (СИЛЛ) са в процес на определяне на процедура на основата на COMREF (база данни, свързана с кадрите), за да преценят броя на хората за настаняване в сградите ѝ. Фактът, че HITEC (5 000 м2) остана необитавана почти година, бе по-скоро последица от забавянето в процеса на подбор на преводачи за разширяването, отколкото от надценяването на собствените нужди от страна на Комисията. 18. Възлагането на задачата на междуинституционалните работни групи в Брюксел и Люксембург покрива дефиницията за общи индикатори и критерии, като представителите на Комисията имат активен принос в това усилие. 19. Нормата от 35 м2 е използвана за целите на цялостното планиране на сградния фонд. Първо тире — Частта от „Наръчника по настанителните условия“ (Housing Conditions Manual) относно критериите за разполагане на генералните дирекции бе одобрена от Управителния съвет на СИЛБ на 16 януари 2007 година. След като стане налично становището на люксембургския Комитет по безопасност и хигиена на работното място (очаквано през пролетта на 2007 г.), управителният съвет на СИЛЛ също ще одобри този документ. От този момент документът ще се прилага и в двете служби по инфраструктура и логистика — в Брюксел и в Люксембург (СИЛБ и СИЛЛ). Второ тире — Подобен подход ще бъде следван и в Люксембург. 21–23. Комисията счита, че работите по допълнителните съоръжения са част от договорената процедура, използвана за определянето на подходяща сграда, което е напълно съвместимо с „Наръчника за приложимите норми при типова сграда“ (Manuel des normes applicables à l'immeuble type). Ако работите по съоръжаването се осъществяваха от друг предприемач под контрола на Комисията, това би могло да доведе до плащане на наем от Комисията за несъответстваща на изискванията сграда по време на целия обновителен период. Освен това, ако доставчикът не успее да изпълни въпросните работи точно и навреме, това би навредило повече на финансовите интереси на ЕС. В случай на пълно построяване на сграда на собствен терен или при обновяване на притежавана сграда — и двете могат да се случат сравнително скоро, в Люксембург за JMO2 и в Брюксел за Cornet-Leman — Комисията ще обяви търг за възлагане на поръчките. За някои строителни проекти с чисто техническо предназначение (централни кухни, архивно пространство, център за бази данни, сграда за конференции, стопанска сграда) бе осъществено открито проучване на пазара. Новата политика за сградния фонд ще предвижда разширена консултация на пазара за недвижими имоти, стимулираща конкуренцията и съобразена с критерия за прозрачност. 24. Наемането на сграда се определя от пазарните условия, свързани с търсенето и предлагането, и по-специално по отношение на местоположението и съответстващата стойност, изразена в цената на земята. Както Сметната палата правилно отбелязва, определението за „разумна печалба за строителните предприемачи“ се отнася единствено за случая на построена за специфични нужди сграда. При случай на сграда, построена на притежаван от някоя от институциите терен, заплащаната цена трябва наистина точно да съответства на направените от строителя разходи (включително и разумната печалба). Цената трябва да бъде резултат от различни тръжни процедури за строителните работи, доставките и услугите, необходими за построяването на сградата. 27. През 2003 г. Комисията предпочете подхода на закупуване или наемане пред нарочното строителство. В резултат Комисията избра да плаща според пазарните условия, вместо да покрива цени за строителство. Реалната цена в крайна сметка зависи от обективни фактори (местоположение, големина, качество, пазарни условия), а също и от субективни фактори, като приоритети на продавача и купувача и финансови ограничения, на които и двете страни са подложени. При отделни случаи Комисията може да се възползва от своята преговорна позиция, напр. за големи сгради като Madou — тогава, когато Комисията е един от малкото участници, които са в състояние да наемат или купят цялата сграда. Каре 3 — Що се отнася до SPA3, оценката от консултанта е само един указателен елемент от преговорното досие. Крайната цена ще бъде това, което по принцип представлява: резултат от преговорите. Дори и да имаше известни грешки при експертната оценка, те ѝ повлияха двупосочно и разликата между нея и заплатената цена бе 4 %, за което се счита, че е в допустимите граници. Както бе споменато в отговора на параграф 12, каре 2, преговорната позиция на Комисията бе ограничена, тъй като Mondrian бе единствената приемлива сграда, която би могла да отговори на нуждите на ГД „Изследвания“ да бъде разпределена в две големи сгради. Всъщност преди това тази генерална дирекция бе разпръсната в пет сгради. Още повече, от мащаба на тази сграда (около 20 000 м2) произтичат икономии на средства (по поддръжката, сигурността) и предвид качеството ѝ, Комисията прецени, че е сключила добра сделка. Тази сграда даде възможност на Комисията да достигне целите, заявени в съобщението ѝ от 2003 г. по строителната политика (COM(2003) 755): службите да бъдат групирани в по-малко на брой по-големи сгради и да се предостави висококачествена работна среда на персонала. 29. Меморандумът за разбирателство между Белгия и Комисията определи главните принципи за обновяването на Berlaymont. Втори, по-детайлизиран документ бе подписан от Комисията, Белгия и S.A. Berlaymont 2000 на 17 юли 2001 г. с цел точно определяне на цената, сроковете и стандартите за качество. Ако цената бе договаряна въз основа на цените на построяването и подновяването, тя би била много по-висока. Според S.A. Berlaymont 2000 общата цена на сградата е около 670 млн. еуро, без да се включват 125 млн. еуро за премахването на азбеста. Вноските за емфитевсиса, обаче, бяха определени на базисна стойност от 553 млн. еуро. 30. Комисията изисква набор от задължителни сертификати и застрахователни полици в началото на проучването на дадена сграда. От 2004 г. системно се предвижда 10-годишна застрахователна полица за сградите, закупени от Комисията (Berlaymont, Madou и Beaulieu 25). Наличието на основни дефекти блокира временното приемане на сградата и съответните плащания. По-малките дефекти, отстранявани в периода между временното и окончателното приемане, се покриват от процент от финансовата гаранция, предоставяна от фирмата изпълнител (по принцип около 5 % от гаранцията за изпълнението). Когато се появи основен дефект вече след окончателното приемане, влиза в сила установената със закон 10-годишна гаранция или съответната гаранция за съоръженията. Каре 5 — Относно Euroforum бяха следвани процедурите, използвани на място в Люксембург за приемане на работите и за гаранциите за освобождаване. Първата гаранция, свързана с навременната доставка (в случая 500 000 еуро) бе освободена 3 месеца след заемането на сградата и едва след като Euroforum SA заплати глоба от 93 000 еуро за закъснение при пусковия срок на сградата. 95 % от втора гаранция, a именно гаранция за изпълнението на работите и инсталациите (в случая 2 500 000 еуро) бяха освободени 17 месеца след приемането (3) и заемането на сградата, след като Euroforum SA отстрани всички основни дефекти. Накрая, гаранция за оставащите 5 % (125 000 еуро) бе задържана за поправка на някои по-малки дефекти. Доколкото тази сума бе счетена за достатъчна и оттам самият подход за приемлив, Комисията възнамерява да възприеме добрата практика на Парламента. Като допълнение към горните гаранции, задължителна застрахователна полица бе наложена по договора за сградата на Euroforum, покриваща отговорността на строителя за двегодишния и десетгодишния период след доставката. 31. Продължителността на този период е компромис между необходимия срок за крайните проверки и желанието на институцията да заеме сградата и зависи от сложността на проектите и наличните ресурси. Комисията счита, че период от няколко седмици е достатъчен за идентифициране на основните дефекти, като останалите по-малки дефекти се покриват от финансовата гаранция, а основните скрити дефекти се покриват от 10-годишната гаранция. Без изключение, всички жизненоважни контролни замервания по отношение на сигурността, здравето и безопасността се изпълняват и проверяват от упълномощени фирми преди заемането на дадена сграда. 33. Досега Комисията не се е занимавала със собствено строителство именно поради причините, упоменати от Сметната палата и, разбира се, поради липсата на наличен терен. За двата предстоящи проекта (JMO2 в Люксембург и детските ясли Cornet-Leman в Брюксел), съзнавайки финансовото преимущество, Комисията ще си сътрудничи с националните власти за съответното построяване или обновяване. 34. Комисията е на мнение, че дори и новата финансова конструкция да е коствала някои основни пунктове, получените маржове остават много конкурентни, в сравнение с други строежи. 36. Поради преразгледаната практика (схема на разсрочено плащане) през 2006 г. финансовият коефициент за сградата Madou бе определен с негативен марж от –0,01 %. Този марж е установен с цел индексация спрямо фиксирания обменен курс. За придобиването на сградата Beaulieu 25 индексацията бе +0,008 % през 2006 г. Каре 6 — Анализът на този случай трябва да бъде направен в контекста на предисторията му. Бе постигнато общо споразумение след проточилите се преговори през 2001/2002 г. и то бе представено пред консултативния комитет по процедурата за възлагане на обществени поръчки (ACPC) (4) на 28 август 2002 г. ACPC даде благоприятно становище на 4 декември 2002 г. Тези условия бяха наистина благоприятни за Комисията от икономическа и функционална гледна точка (предвиждащи значително прегрупиране на отделните звена). Възобновяването на преговорите след 6 месеца щеше да е затруднително за Комисията, тъй като тя бе под натиска да напусне сградата CUBE (за справка нашия отговор на параграф 41, каре 7), след като срокът за работите по екипирането бе изчислен да надхвърли значително 12 месеца. Всъщност оттогава, в случай че строителният проект го позволява, Комисията преговаря за техническите и функционалните аспекти отделно от финансирането. Относно финансирането Комисията консултира финансовите пазари с оглед постигане на възможно най-добрите резултати. 37. Когато такива суми са налични, Комисията в действителност ги използва за срочни и извънредни плащания. Извънредните плащания дават възможност на Комисията за ново договаряне на договорите при условия на емфитевсис или за ускоряване на плащанията по договорите за изпълнение — и то едва след внимателен анализ на баланса между спестените средства и глобите; или за придобиване на сграда, като се осъществяват бъдещи спестявания за бюджета на ЕС. 38. Комисията прилага разпоредбите на Финансовия регламент. 41. Вече е установена известна степен на координация, по-специално за справяне с краткосрочните нужди. В Брюксел Комисията постигна специални договорености с Комитета на регионите (VM-2), с Европейския парламент (MO75) и със Съвета (Infopoint и детски ясли Dailly). В Люксембург подобни договорености бяха направени между Комисията и другите институции. Новата политика по сградния фонд ще бъде резултат от внимателно обмисляне и, когато е възможно, ще взема предвид забележките на Сметната палата, на текущия одит по Международните счетоводни стандарти (МСС) и проучванията, свързани с персонала. Каре 7 — Комисията счита, че сградата CUBE е случай, при който интересите на двете засегнати институции не съвпадат. Положителна нотка обаче е фактът, че в резултат на този опит институциите на ЕС в Люксембург засилиха сътрудничеството си с оглед на по-добра съгласуваност на политиката им за сградния фонд. 42. Темата за общо споразумение на място е сложна и деликатна, тъй като кръгът от въпроси за обсъждане е много обширен и Комисията признава, че споразумения от този род не са подписани с белгийските или с люксембургските власти. При такова отсъствие ППИ запълва празнините в повечето области и бяха установени споразумения за сътрудничество в специфични полета, напр. при сигурността, очевидно свързана със сградите. 43. СИЛБ започна да прилага методика за ценова оценка на жизнения цикъл на сградите, с цел да се направи изчисление на общата стойност, натрупана по време на използването на сградата, включително енергийните разходи и аспектите на околната среда. Този подход има за основна цел оценката, контролирането и управлението на всички разходи, свързани с ползването на една сграда. По план тази методика трябва да бъде определена през 2007 г., като бе представена в предварителен вид на другите институции (Европейски парламент, Съвет и Комитети) през септември 2006 г. От 2006 година насам Комисията изисква от собственика да предостави справка за енергийната ефективност на сградата (такава справка е предоставена за Beaulieu 25 и SPA2). 44. Когато Комисията възнамерява да обяви покана за представяне на оферти, свързана със строителните услуги (напр. застраховане, поддръжка, курсове за обучение по строителни техники, почистване), тя се консултира с другите институции с цел те да имат възможността да се присъединят. В Люксембург бе установено много тясно сътрудничество между Комисията, Центъра за преводи на органите на Европейския съюз и Сметната палата. Но Комисията е съгласна, че има допълнително поле за засилено сътрудничество. 45. От втората половина на 2006 г. Комисията винаги прибягва до цялостно предварително проучване, възлагано на външна правна фирма, отнасящо се до сградите, за които преговаря. Това проучване включва всички правни аспекти, договори с архитекти и застрахователни компании, официалните параметри на сградата, разрешителни за околната среда и градоустройствения план, данъчни въпроси. Относно оценката на сградите Комисията има договор със специалист в областта, а за техническите аспекти — с инженерна компания. На тази основа Комисията счита, че нейният собствен квалифициран вътрешен персонал, заедно с гореизброените външни договори, покриват всички необходими аспекти (правен, финансов и технически), за да получи тя добър поглед върху своите проекти, свързани със сградния фонд. 46. През октомври 2006 г. Комисията направи представяне пред другите институции (Европейския парламент, Съвета, двата комитета) по отношение на правните аспекти на своите договори по строителство, и по-специално идеята да се напише наръчник, насочен към участниците в пазара на недвижими имоти. Този наръчник ще дава описание на главните условия за сключване на договор с Комисията. В случай че Комисията стартира строителни проекти от сходен вид с тези на Съвета, Съда на Европейските общности или Сметната палата, тя със сигурност ще вземе предвид техния опит. 47. Включването на междуинституционалното сътрудничество в съответни структури е възможно единствено при наличие на твърда убеденост от страна на всички институции. В добавка към елементите, представени в отговорите на параграфи от 41 до 46, Комисията направи специални споразумения с Комитета на регионите (VM2), с Европейския парламент (MO75) и със Съвета (Infopoint и дневни ясли Dailly) в Брюксел. Значителни стъпки бяха предприети от страна на СИЛЛ и бе създадена благоприятна почва за повече действия и по-висока резултатност. 48. Двете служби на Комисията работят в тясно сътрудничество и споделят опита си по многобройни въпроси: технически стандарти за центровете за бази данни, наръчник за условията по настаняването, бюджетна процедура, подход за „сградно настаняване“ на информационните и комуникационните технологии, обучение, специфични обяви за търгове и др. Както бе споменато и на друго място, те планират стандартизиране на софтуера за управление на работното пространство. Обменът с другите институции съществува, но той е по-скоро на неофициално равнище и се нуждае от структуриране. ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ПРЕПОРЪКИ 50. Комисията има бележки и ангажименти, съответстващи на всяка отделна препоръка, и те са изложени по-долу, но в общия встъпителен коментар на отговора на Комисията (виж точки от I до X) бяха изложени основните ограничения, на които Комисията е подложена в четирите области, упоменати от Сметната палата. 51. Комисията е съгласна с препоръката. Определянето на съгласувана многогодишна рамка минава през определяне на такава рамка във всяка отделна институция. Комисията определи тази рамка, Рамкова програма за дългосрочна политика (MAPF), представляваща актуализиран срочен план, обсъждан ежегодно в управителните съвети на СИЛБ и СИЛЛ. Комисията също е готова да разгледа до каква степен тази работна програма може да послужи за основа на междуинституционална рамка. Предварителният проектобюджет дава информация за нови сгради (като площ), очаквани за следващата година и оценка на общото бюджетно въздействие на строителната политика е включено в годишния доклад в раздел V. Накрая, подобни дългосрочни рамки трябва да останат свързани с общата политика за сградния фонд, която се преразглежда. 52–53. Комисията приема и двете части на препоръката. Относно междуинституционалното сътрудничество, то вече се осъществява както в Брюксел, така и в Люксембург (5). Комисията отдава приоритетно значение на закупуването или дългосрочното наемане на сграден фонд и прибягва до сключване на краткосрочни договори само при извънредни случаи (6). От само себе си се подразбира, че политиката на сключване на дългосрочни договори с цел придобиване е по-ефективна, когато е вписана от своя страна в ясна политика, основана на определен брой елементи, обхващащи дългосрочното планиране, анализ на нуждите и индикации за актуалното местоположение на въпросните няколко мащабни сгради, например спрямо градските оси, където предстои да се развива присъствието на Комисията. 54. В съзвучие с отговора на препоръката по параграф 53 Комисията желае да отбележи следните точки: — разнообразяването трябва да се разглежда в рамките на нова дългосрочна стратегия, която се съобразява с фактори като перспективните нужди, мобилността и приноса на страната домакин; — Комисията, приемайки анализа на Сметната палата, започна проучване на алтернативни и допълнителни местоположения в Брюксел, с оглед на определянето на току-що споменатата стратегия; — Комисията все пак е на мнение, че разнообразяването, от една страна, се налага по икономически съображения, но то също така е и ограничено от даден брой параметри, два важни от които са свързани със средата (трафик от дома до офиса и от една сграда до друга) и с оперативността (необходимо време за придвижване до срещите); — и накрая, с развитието на зоните Beaulieu и Genève и със скорошното придобиване на Madou и наемането на сградите на Covent Garden и Colonel Bourg, Комисията продължава резултатно да разнообразява административното работно пространство в Брюксел. 55. Комисията напълно подкрепя тази препоръка и ще продължи да действа подобаващо в междуинституционалната работна група по инфраструктурата, логистиката и вътрешните служби (ILISWG) за Брюксел и GIITL за Люксембург, като оценката на нуждите и индикаторите систематично ще бъде включвана в техния дневен ред. Признавайки важността на достоверната управленска информация, СИЛБ и СИЛЛ решиха да използват еднакъв софтуер за стопанско управление на сградите, сградната площ и работните пространства, след като бъде завършен „Наръчника по настаняване“, като има вероятност това да стане скоро. Този въпрос ще бъде системно обсъждан от междуинституционалните работни групи. Известна степен на координация, по-специално на подхода към краткосрочните нужди, вече е постигната, както бе указано в забележка 47 и в нашия отговор към нея. 56. С оглед спазването на процедурите по проучването на пазара, Комисията иска да изясни своя подход. За бъдещи строителни или обновителни проекти (JMO2 в Люксембург и Cornet-Leman в Брюксел), тръжните процедури ще бъдат използвани съобразно директивата. За наемане или закупуване на съществуващи сгради, при което самата директива постановява, че не се прилага, Комисията ще консултира пазара по възможно най-изчерпателния начин чрез нова процедура, специално създадена за целта. Комисията ще се отклонява от този принцип само при изключителни обстоятелства. За работи по допълнителното оборудване в съществуващите сгради положението е много различно, както бе доказано в отговора на забележка 21. При взимането на дадена сграда, изцяло оборудвана по нашите спецификации на отговорност на собственика (и следователно неподлежаща на процедурите за възлагане на обществени поръчки), Комисията избягва изразходването на средства за наем по време на о