[pic] | КОМИСИЯ НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ |

Брюксел, 30.5.2007

COM(2007) 274 окончателен

СЪОБЩЕНИЕ НА КОМИСИЯТА ДО ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ, СЪВЕТА И ЕВРОПЕЙСКАТА СМЕТНА ПАЛАТА

Обобщение на резултатите от управлението на Комисията за 2006 г.

СЪОБЩЕНИЕ НА КОМИСИЯТА ДО ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ, СЪВЕТА И ЕВРОПЕЙСКАТА СМЕТНА ПАЛАТА

Обобщение на резултатите от управлението на Комисията за 2006 г.

1. Въведение

Веднъж годишно всички генерални директори и ръководители на служби представят на колегиума на членовете на Комисията доклад за изпълнението на задълженията им под формата на годишен доклад за дейността.

С приемането на настоящото обобщение Комисията поема своята политическа отговорност за управлението чрез генералните си директори и ръководители на служби на основата на техните гаранции и резерви, посочени в тези доклади, като признава че са необходими още усилия за преодоляване на много слабости. То допълва обобщението на резултатите от политиките за 2006 г., прието от Комисията на 28 февруари 2007 г.[1]

Това съобщение представя доклад за това как Комисията е изпълнила своите отговорности за управлението и за гарантирането, осигурено от вътрешните ѝ системи за контрол, и обобщава заключенията от годишните доклади за дейността. Разглежда в кои случаи генералните директори и ръководителите на служби са изразили резерви и представя първоначален анализ за преодоляване на основните слабости. Накрая, то разглежда гледни точки извън годишните доклади за дейността и засяга много взаимосвързани въпроси, повдигнати от генералния директор на Генерална дирекция „Бюджет“, вътрешния одитор, Европейската сметна палата; органа, който взема решение за освобождаване от отговорност, или установени от Комитета за проследяване на одита.

2. Годишни доклади за дейността и гаранции

След като разгледа годишните доклади за дейността и по-специално декларациите, подписани от всички генерални директори и ръководители на служби, Комисията отбелязва, че всички оправомощени разпоредители с бюджетни кредити са дали достатъчни гаранции относно уместното използване на ресурси (макар и квалифицирани в някои случаи) и относно факта, че прилаганите процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законността и правомерността на свързаните с тях операции. Това са двете основни изисквания, които оправдават техните становища, гарантиращи точността на отчетите.

Същевременно оправомощените разпоредители с бюджетни кредити също обявиха остатъчни слабости и направиха резерви за съответните случаи. Този раздел разглежда повдигнатите главни въпроси относно контрола, включително и резервите чрез метода на изпълнение на бюджета.

При някои случаи съществува разлика между оценката на Европейската сметна палата за гаранциите, дадени от системите за контрол, и гаранциите, дадени от отговорния генерален директор. Това отразява отчасти различните мнения относно видовете грешки и въздействието им при оценката на недостатъците на системата и отчасти различните разбирания за работата на механизмите за финансови корекции, и по-специално факта, че прилаганата от отговорните служби на Комисията многогодишна система, която позволява грешките от една година да се откриват и коригират през следващите години, като взима предвид, че Договорът изисква от Сметната палата предоставяне на годишно становище.

При всички случаи, когато има разлика между становищата на Европейската сметна палата и на генералния директор, последният трябва да даде обяснения в годишния си доклад за дейността.

2.1. Пряко централизирано управление: сложна рамка, която е предизвикателство за отговорността на Комисията

Повечето действия на вътрешната политика се ръководят директно от Комисията в съответствие с основния акт или програмата, за които се отнасят. Въпреки че е постигнат напредък по програмите за управление на законодателството за периода 2007-2013 г., повечето програми се прилагат при сложна правна рамка, която изисква възстановяване на действителните допустими разходи, предявени от бенефициерите, чийто брой е голям при всяка програма. Тези характеристики са предизвикателство за Комисията, която трябва да намери баланс между задоволителна степен на контрол и разходите за този контрол.

Няколко годишни доклада за дейността посочват грешки или несъответствие при бенефициери на помощи на Общността относно изчисляването и начисляването на разходи за персонал, възстановими като преки разходи. Освен това някои генерални дирекции посочват в докладите си, че някои бенефициери на помощи изпитват големи трудности при осигуряването на съответните документи, оправдаващи тези разходи за персонал. Това е повтарящ се проблем, с който Комисията се справя, като прибягва по-често до еднократни и фиксирани суми, доколкото това е възможно съгласно преразгледаните финансови правила.

През 2006 г. генералните директори на ГД „Изследвания“, „Информационно общество и медии“, „Предприятия и промишленост“ и „Енергетика и транспорт” изразиха резерви относно точността на предявените разходи за Петата рамкова програма за научни изследвания и технологично развитие (5-та РП) . Комисията обаче отбелязва, че общото финансово отражение от грешките е ограничено по отношение на определените критерии за приемливост и че плащанията, свързани с тази 5-та РП, са в етап на приключване.

Що се отнася до Шестата рамкова програма за научни изследвания и технологично развитие (6-та РП) , и двамата генерални директори на ГД „Изследвания“ и „Информационно общество“ съобщиха, че няма достатъчно доказателства за последващия контрол през 2006 г. основно поради липсата на рамков договор за подобен контрол по време на първата част от програмния период. Комисията реагира незабавно и енергично на тези две резерви като прие план за действие за:

- Увеличение на персонала, отговорен за последващия контрол и свързаните с него дейности. Годишната политическа стратегия за 2008 г. предвижда преразпределение на 38 длъжности за изследователи през 2007 г. за засилване на функцията за последващ контрол в генералните дирекции за „изследвания“ и евентуално допълване с други 12 нови длъжности през 2008 г.

- Прилагане на обща стратегия за последващ контрол и обща методология в изследователските отдели, включително и на нов уеднаквен подход за представителна извадка, основана на многогодишен период и осигуряваща цялостно покритие на обектите чрез статистически издържана методология за подбор. Тази стратегия ще даде предимство на откриването и поправянето на систематични грешки сред големи бенефициери, като едновременно ще покрива подходяща представителна извадка от групата на одитираните обекти;

- Засилена координация и интеграция на последващите проверки в рамките на групата от служби, работещи в облатта на „изследванията“, включваща съвместни одити;

- Въвеждане на повече последващи проверки и по-добро разпределение между вътрешната и възложената на външни изпълнители работа. Комисията ще извърши 300 последващи проверки за 6-та РП през 2007 г. в сравнение с проведените 45 през 2006 г.;

- Въвеждане от ръководството на по-систематичен надзор и контрол на резултатите от последващите проверки.

Комитетът за проследяване на одита също прикани генералните дирекции за „изследвания“ да продължат опростяването и пълноценно да използват възможностите за употреба на фиксирани и еднократни суми в Седмата рамкова програма за научни изследвания и технологично развитие (7-ма РП) .

Комисията напомня, че грешките в предявените разходи се дължат основно на сложността на правната рамка, по-специално в изискването за бенефициерите да предявят действителните разходи за персонал. Това изискване ще продължи да създава проблеми за плащанията за 6-та РП, въпреки че и засилените последващи проверки постепенно ще позволят прилагане на повече мерки за справяне, по-специално за системни грешки чрез прилагане на одиторски резултати при неодитирани проекти и налагане на обезщетения за загуби и пропуснати ползи, когато дадено одиторско лице не успее адекватно да отстрани подобни системани грешки.

Плащанията за 7-мата РП ще се възползват от споразумението за новите процедури: където е уместно ще се въведат предварителни проверки на методологията за разходите за бенефициерите с многостранно участие и употреба на средни разходи за персонал, винаги в съответствие с принципа за добро финансово управление. Освен това ще се използват „договорени процедури“, сключени от бенефициерите на помощи по 7-та РП с одиторите, за осигуряване на съгласуваност на одиторската работа и предоставяне на основа за преценка на Комисията относно приемливостта на разходите и съответствието с правилата; на лицата, издаващи сертификати вече няма да им бъде искано становище относно приемливостта на разходите, а ще трябва да осигуряват само фактическа информация, въз основа на която Комисията ще взима решение за приемливостта на разходите.

2.2. Споделено или непряко централизирано управление: засилване на ролята на държавите-членки

Различни равнища на управление и контрол участват при споделено управление или непряко централизирано управление . Комисията получава гаранциите си от голям брой източници, включително сертификати от националните органи, годишни доклади за изпълнение и контрол, резултати от одити, направени от държавите-членки или от Европейската сметна палата, и разбира се одити от самата Комисия.

Генералните директори на ГД „Регионална политика“, „Трудова заетост, социални въпроси и равни възможности“ и „Земеделие и развитие на селските райони“ изразиха резерви поради липсата на достатъчни гаранции, свързани с недостатъците на системата за управление и контрол, главно за програмите и мерките в Обединеното кралство, Испания, Швеция, Словакия, Словения, Латвия, Италия и Гърция и програмите в рамките на инициативата INTERREG на Общността. По тези резерви общата рискова сума за трите генерални дирекции е ограничена: проблемът е липсата на гаранции за законността и правомерността на някои свързани с тях операции. Генералните директори решиха да изразят резерви поради системните недостатъци на някои основни елементи от системите за управление и контрол на държавите-членки. Те отбелязват, че засегнатите проблеми съществуват от няколко години, и че отговорните органи не са предприели изискваните от Комисията действия за отстраняване с последващ риск за репутацията на Комисията.

За покриването на финансовия риск за бюджета на ЕС се изготвиха прецизни планове за действие за решаване на проблемите чрез корективни действия, които се изискват от отговорните национални органи. Финансови корекции ще се приложат, където е уместно и по-специално, ако държавите-членки не извършват сами необходимите корекции за ограничаване на риска за плащанията на Общността. Тези корекции могат в някои случаи да се направят на основата на екстраполирани количествени нередности от отделни досиета, които е възможно да възникнат в голям брой сходни случаи или под формата на фиксирани корекции в случай на системни недостатъци. По време на изпълнението на бюджета за 2006 г. за някои случаи беше планирано, започнато или наложено временно прекратяване на плащанията.

Комисията отдава високо значение за решаването на проблема с недостатъчното прилагане на интегрираната система за администриране и контрол (ИСАК) в Гърция, която вече е била обект на предишни резерви от 2002 г. За периода 1999-2006 г. на тази държава-членка бяха наложени финансови корекции за общо 479 млн. EUR[2] за покриване на финансовия риск в резултат на установените недостатъци. Такива корекции ще се прилагат толкова дълго, колкото бъде преценено за необходимо. През март 2007 г. Комисията предложи изменение на регламента[3] за финансиране на общата земеделска политика, за да въведе по-ефективен начин за намаляване или ограничаване на плащанията за държава-членка в случай на сериозни и продължителни недостатъци. Националните органи, които участват в този случай, изготвиха подробен план за действие, чието изпълнение ще бъде внимателно наблюдавано от Комисията.

Комисията продължи усилията си за прилагане на единен одиторски подход в рамките на споделено управление , както се посочва в нейния доклад за напредъка на плана за действие на Комисията към интегрирана рамка за контрол[4] и в годишния доклад за дейността. Например Комисията подобри определението за отговорности за контрол и засили надзора над разплащателните и сертифициращите агенции. За структурните фондове Комисията взе мерки за насърчаване на координирането на одиторските стандарти и за разпространение на най-добрите практики. В следствие на примера от първата национална нидерландска декларация относно изразходването на средства на ЕС от Нидерландия Комисията ще продължи също да поддържа различни национални инициативи относно национални декларации за използването на средствата на Европейския съюз. Във връзка с това преразгледаният финансов регламент предвижда държавите-членки да изготвят годишно обобщение на подходящото национално ниво на наличните одити и декларации. В областта на земеделието това изискване вече бе въведено през 2006 г. в специфичното законодателството, приложимо към сектора[5].

Предвид многогодишния характер на структурните фондове надзорът на Комисията обхваща целия програмен период от планирането до приключването на програмите. Следователно разпоредбите за контрол са в сила за многогодишен период, като недостатъците се установяват и разглеждат по-време на целия програмен период и оценките за достатъчни гаранции за законност и правомерност на разходите се провеждат на тази основа. През 2007 г. по време на плана за действие за интегрирана рамка за вътрешен контрол ще бъде разгледана ефективността на многогодишните системи за корекция.

Генералният директор на ГД „Правосъдие, свобода и сигурност“ откри недостатъци при някои системи за управление и контрол в Италия, а генералният директор на ГД „Образование и култура“ установи слабости при някои национални агенции, участващи в непрякото централизирано управление . Комисията засилва своя контрол. В първия случай плащанията през 2006 г. са изцяло спрени. Във втория случай Комисията използва разпоредбите на програмите „Учене през целия живот“ и „Младежта в действие“ за създаване на нови правила[6] за определяне и отхвърляне на националните агенции, за предварителни и годишни декларации за гаранции на националните органи, и за контрол и одити, основани на „единен одиторски подход“. Освен това националните агенции ще получат подобрени инструкции и специфични обучения. Очаква се мерките за опростяване като по-широкото приложение на фиксирани суми да намалят риска от грешки.

Комисията ще подобри контрола на националните агенции, който се основава на увеличена отговорност на националните органи, управляващи средства на ЕС, чрез непряко централизирано управление и съгласно „единен одиторски подход“ за контрол и одити за справяне с тези недостатъци.

2.3. Съвместно управление с международни организации

За управленските задачи, делегирани на международни организации, структурните споразумения с тези международни организации, и по-специално финансовото и административно рамково споразумение (ФАРС), подписано между Комисията и Секретариата на Обединените нации (ОН) през април 2003 г., към което през следващите години се присъединиха и редица специализирани агенции, осигуряват стабилна референтна рамка за съвместно управление. Тече работа за допълнително изясняване на специфични клаузи.

Тъй като равнището на финансиране на ЕО чрез този механизъм се увеличава, Комисията засили равнището на проверките, извършени от нея относно средствата, управлявани с агенциите на Обединените нации. Това отговаря на изразените от вътрешния одитор на Комисията възгледи относно изпълнението на споразумението.

Преразгледаните финансови правила създадоха по-ясна рамка, позволяваща по-добър контрол и гаранции при изпълнението на задачите, поверени на международни организации в контекста на съвместно управление.

Предишни резерви относно вноската на ЕС за четвъртия икономически стълб на мисията на ООН в Косово (UNMIK Pillar IV) бяха решени чрез възстановявания, направени през 2006 г. и чрез ново договорно споразумение с ООН, уточняващо разпределението на отговорностите.

ФАРС осигури много необходима референтна рамка за сътрудничество между различни по своята същност партньори от двете страни на партньорството между ЕО и ОН. Тъй като е почти нов инструмент, страните по споразумението създадоха съвместни работни групи за решаване на въпросите относно изпълнението, докато инициативите за обучения и общите насоки относно доклади, проверки и публичност се обсъждат в момента от Комисията и ООН.

2.4. Заключение

Комисията отбелязва че 15 генерални директори са изразили общо 20 резерви през 2006 г. (31 през 2005 г.) Според нея това предполага, че установените в миналото значителни недостатъци в контрола са били адекватно разгледани и че през 2006 г. Комисията е продължила да отбелязва напредък в оптимизирането на своето управление.

Оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се ангажираха с изготвянето на подходящи планове за действие за отстраняване на основните недостатъци по всички резерви. Колегиумът ще контролира изпълнението на действията за отстраняването им.

Важно е получаването на съответни гаранции от междинни органи, които управляват бюджетни кредити на ЕС от името на или съвместно с Комисията. Важно е също и систематичното прилагане на правните разпоредби за налагане на мерки за отстраняване като възстановявания, прекратявания на плащанията и финансови корекции, при установяване на значителни недостатъци в законността и правомерността на операциите.

3. Въпроси от общ характер:

3.1. Управление

- Декларация за управлението

Вътрешният одитор счита, че структурата на управлението на Комисията има здрави основи. Той обаче предложи тя да бъде по-прозрачна. Комисията подкрепя това предложение и ще предостави декларация за управлението, имаща за цел да изясни, на заинтересованите лица и гражданите, различните участници, отговорности и механизми за отчетност в Комисията под формата на кратък и достъпен текст, който ще бъде публикуван на интернет страницата Europa.

- Външни изпълнители и агенции

Изпълнителните агенции са разгледани в приложение 3 към настоящото обобщение.

Тридесет агенции за регулиране са създадени след 1970 г. През февруари 2005 г.[7] Комисията представи проект на междуинституционално споразумение за създаване на цялостна рамка за управление за създаването, структурата, работата, оценката и контрола на европейските агенции за регулиране. Напредъкът на преговорите впоследствие се забави, но в Съвета в края на 2006 г. дискусиите по темата бяха подновени.

- Опростяване

В следствие на своя доклад за напредъка на реформата от декември 2005 г.[8] Комисията установи няколко области за опростяване и рационализация, а именно разпределение на човешките ресурси, вътрешна координация, стандарти за вътрешен контрол, финансово управление, инструменти и приоритети на информационните технологии (ИТ). През май Комисията прие съобщение със заглавие „Управление на човешките ресурси: опростяване на процедурите за персонала“ и създаде работна група за консултиране на персонала и за предлагане на мерки за опростяване на административните процедури и за подобряване на услугите, предоставени на персонала. Като пилотен проект някои централни служби започнаха изпълнение на анализи за вътрешно въздействие. Те биха могли да се приложат за всички нови или преразгледани организационни процеси, за да се гарантира, че ще бъдат прости, ефективни и ефикасни и няма да добавят ненужна административна тежест.

В областта на финансовото управление преразгледаните финансови правила (преразглеждане на финансовия регламент и неговите правила за прилагане) въведоха следните опростявания: намалени изисквания за документи за малки средства и договори; улесняване на съфинансирането чрез принос в натура (например чрез безплатно извършена работа от външни партньори на бенефициера); възможност за отмяна на изискването за представяне на финансови гаранции въз основа на оценка на риска за всеки случай поотделно; по-висок праг, над който организациите на бенефициера могат да предоставят сертификат от външен одитор; по-широко приложение на принципа за прозрачност чрез публикуване на всички бенефициери на средства на Общността, без значение кой е организацията или органа, участващ в изпълнението на бюджета.

Направеното опростяване на законодателство обаче не беше толкова голямо колкото се очакваше. Въпреки че следващият програмен период е още далече, службите следва да се подготвят отсега за допълнителни опростявания в бъдеще.

- Инициатива за прозрачност

В следствие на европейската инициатива за прозрачност данните за бенефициерите на средства за споделено управление ще бъдат публикувани. Комисията смята, че прозрачността по финансовите въпроси в важен елемент на отчетността за използваните средства на ЕС.

- Управление на непрекъснатостта на операциите

Работен документ за управлението на непрекъснатостта на операциите в Комисията бе представен през 2006 г.[9] за поддържане на основните функции в случай на прекъсване.

- Етика

Като част от по-широко действие за повишаване на информираността по въпросите на етиката и морала Комисията организира ден на етиката за своя персонал.

- Вътрешен одит

През март 2006 г. вътрешният одитор представи първия обобщаващ доклад за спазването на препоръките за одит, в който се посочва, че въпреки известния напредък, половината от критичните и много важни препоръки не са били приложени до определените крайни дати. Комитетът за проследяване на одита, чиято основна задача е да представя годишен доклад на Колегиума за спазването на препоръките на вътрешния одитор от службите на Комисията, запозна кабинетите с факта, че някои отдели изостават, и ги помоли да контролират спазването от страна на отделите им. Комитетът за проследяване на одита ще засили надзора си през 2007 г.

Като отбелязва, че одитораните страни са приготвили планове за действие за всички приети препоръки в областта на международните счетоводни стандарти, и че е постигнато високо ниво на изпълнението им, Комисията ще се основава на постигнатия през 2006 г. напредък, за да осигури навременното прилагане на всички препоръки за одит. Тя ще насърчи по-задълбочения диалог между одиторската общност и одитираните страни. Това ще спомогне за взаимното разбирателство, ще гарантира на одитора формулиране на конкретни препоръки и ще насърчи службите да се заемат приоритетно с прилагането им в определените срокове.

В годишния си доклад за 2006 г. вътрешният одитор подчерта нуждата от повече съгласуваност при планирането на одити и насърчи текущите усилия да се повиши професионализма на капацитетите за вътрешен одит в отделите на Комисията. Структурата на вътрешния одит в Комисията продължава да укрепва и да допринася за все по-здрави гаранции на институцията.

Заключение

Комисията счита, че структурата ѝ на управление е постигнала задоволително равнище на стабилност и зрялост, и ще определи тази структура в декларация за управление. Същевременно тя се ангажира да продължи усилията си за повече прозрачност, ефективност и опростяване. Изпълнителните агенции, над които Комисията упражнява тесен контрол, са изцяло включени в тази схема на управление. Въпреки това Комисията счита, че създаването на единна рамка за управление на агенциите за регулиране е от важно политическо значение. Комисията подкрепя вътрешния одитор в усилията му да осигури, в края на цикъла на планиране от 2007 до 2009 г., първото обобщено становище относно системите за вътрешен контрол на Комисията и насърчава високо равнище на сътрудничество между капацитетите за вътрешен одит и вътрешния одитор.

3.2. Системите за вътрешен контрол и управление на изпълнението

- Рамка за вътрешен контрол в Комисията

През 2006 г. Комисията продължи да подобрява своята рамка за вътрешен контрол. Текущото преразглеждане на стандартите за вътрешен контрол цели по голяма яснота, простота и адаптивност към условията в различните отдели, както и увеличение на ефективността.

Обобщението на състоянието на вътрешния контрол в генералните дирекции и отдели на Комисията отбелязва, че през 2006 г. е бил постигнат значим напредък в прилагането на структурите и практиките за вътрешен контрол, но и че е необходим допълнителен напредък в областите управление на информацията, опростяване на законодателството, стратегии за контрол или качество на годишните доклади за дейността. Вътрешният одитор препоръча допълнителни подобрения при последващите проверки, при информационните технологии и прилагане на нови счетоводни правила и управление на договорите.

- Управление на рисковете

През 2006 г. Комисията постигна значим напредък в по-нататъшното включване на управлението на риска към стратегическото планиране: годишният план за управление представя резултатите от анализа на риска, а годишните доклади за дейността показват дали тези рискове са се проявили през годината, как са били управлявани, какви остатъчни рискове съществуват и защо. Ще бъдат положени усили за ясно представяне на рисковете и за гарантиране на изготвени планове за управление на рисковете и незабавното им изпълнение. На основата на методологията за управление на риска, развита в съобщението „Към ефективно и съгласувано управление на риска в службите на Комисията“[10] и на пилотното действие, проведено през 2006 г., Комисията създаде процес за партньорска оценка за проверка, оценка и управление на взаимосвързани рискове, които могат да бъдат разрешени по-ефективно в група от няколко служби, отколкото от отделни служби.

- Управление на изпълнението

Дадените на службите насоки за изготвяне на техните годишни планове за управление и годишни доклади за дейността засилиха акцента върху резултатите за бенефициерите и заинтересованите лица и върху общото въздействие върху обществото на ЕС в резултат на действията на Комисията.

За годишните доклади за дейността за 2006 г. бе разработен сбит модел за осигуряване на последователно представяне на структурите за контрол и източниците на гаранции, който обаче все още не се прилага от всички генерални дирекции и отдели. По-нататък обаче се очаква моделът да подобри информираността относно структурите за контрол и източниците на гаранции и да допринесе за установяването на недостатъците и определянето на подобренията.

Докато увеличен брой отдели предоставиха показатели за законността, правомерността и изпълнението на техните годишни доклади за дейността за 2006 г., продължителните усилия за разработване на подобни показатели трябва да продължат заедно с осигуряването на съгласуван подход за групата от отдели

Качеството на годишните доклади за дейността следва допълнително да се подобри: по-специално стратегиите за контрол и резултатите трябва да бъдат ясно и кратко обяснени, а плановете за действие и очакваното им въздействие да бъдат подробно описани.

- План за действие за интегрирана рамка за вътрешен контрол

Резултатите от изпълнението на плана за действие досега са положителни. Въпреки че има изоставяне при някои действия, Комисията счита, че все още ще бъде в състояние да постигне целта: да изгради основите до края на 2007 г. за правилно управление на риска от грешки и да осигури по-силни гаранции, както е планирано в плана за действие. Резултатите от действията ще бъдат постепенно по-видими и по-доказуеми, отначало като по-прозрачен и по-ясен подход спрямо контрола. Това би трябвало да доведе до намаление на процента на грешки чрез подобрено коригиране и предотвратяване.

В светлината на натрупания опит много действия са били усъвършенствани, за да дадат допълнителен устрем към по-високи гаранции чрез насочване към прякото централизирано управление и чрез включване на подробно разглеждане на съотношението между разходи, печалби и риск за провеждане на проверки. Основите ще са поставени до края на 2007 г., за да може интегрираната рамка за вътрешен контрол да започне да оказва планираното въздействие върху гаранциите. Въпреки това докладът за напредъка на плана за действие на Комисията за интегрирана рамка за вътрешен контрол посочва къде са основните предизвикателства.

Взимат се мерки за увеличаване на интензивността на последващите проверки в много области, като плановете за действия посочват мерки за справяне и напредъкът в тази област се наблюдава внимателно. Въпреки това генералния директор на ГД „Комуникация“ изрази резерви, сигнализирайки за липсата на структурирана система за последващ контрол, за чието създаване през 2007 г. Комисията ще направи оценка.

Интензивните проверки трябва да бъдат придружени с по-съгласуван подход във всяка група от служби, както вече това се прави за изследвания и структурните фондове.

По-добрата координация постепенно се въвежда в областта на структурните фондове, като включва и хармонизация на примерните методологии, които държавите-членки ще използват за програмния период 2007-2013 г.

Мрежата за последващ контрол потвърди през 2006 г. полезността си за споделяне на практики между отделни звена за контрол. Основните обсъдени въпроси включваха проектирането на стратегии за извадка за осигуряване на достатъчно гаранции, проследяване на проверки и възможни подходи за налагане на санкции.

Заключение

Комисията счита, че трябва да се установи обща позиция относно дейностите по вътрешен контрол за всички дейности, включвайки различните елементи и равнища на контрол. Необходимо е осигуряване на ефективен баланс по отношение на разходите между различните мерки за контрол, резултатите от проверките трябва да бъдат правилно наблюдавани и да се предприемат съгласувани действия за отстраняване на установените недостатъци.

Тя ще следи отблизо изпълнението на цялостните стратегии и методологии за контрол и ще осигури съгласуван последващ подход по групи от служби, така че: (1) стратегиите за контрол да са формализирани и да съдържат конкретни цели; (2) да има ясно наблюдение и доклад, осигуряващи заедно резултатите от проверките на всички нива; (3) отговорностите на участниците, включително и съгласуваността между службите, да са ясни и да се прилагат.

Комисията ще осигури всички оправомощени разпоредители напълно да отговарят на изискването за използване на модела, като по този начин се създава ясна връзка между контролните системи и гаранциите в годишните им доклади за дейността за 2007 г., и да въведат, както е предвидено, показатели за законността и правомерността на операциите в подкрепа на гаранциите.

Комисията допълнително ще наблюдава системата за структуриран последващ контрол, създадена от генералния директор на ГД „Комуникация“, както и плана за действие за последващ контрол, определен за групата от служби в областта на изследванията.

3.3. Финансово управление

- Счетоводство

Комисията отбелязва със задоволство положителната декларация за гаранции с резерви от Сметната палата за сметките от 2005 г., която е първата по новата система за текущо счетоводство.

Напредъкът продължава чрез прилагането на нови счетоводни правила за изготвяне на годишните отчети за 2006 г. Относно осигуряването на качество на счетоводните данни напредък бе осъществен в подобряването на средата за контрол. За валидирането на локалните системи през 2006 г. счетоводителят отбеляза, че по принцип службите са взели подходящи мерки за отстраняване на проблемите, отбелязани в неговия доклад за предишната година, и подчерта значителния напредък, постигнат от двамата генерални директори, валидирането на системите на които е било спряно през 2005 г.

Въвеждането на текущо счетоводство в делегациите през януари 2007 г. и подобряването на вътрешния контрол направиха възможно отпадането на резервите от предишните години относно административните разходи на делегациите на ЕС.

За първи път счетоводителят ще подпише крайните заключителните отчети за 2006 г., като по този начин удостоверява, че има достатъчно гаранции, че отчетите дават ясна и правдива представа за финансовото състояние на институцията.

- Управление на договори

При проведените одити през 2006 г. вътрешният одитор установи, че някои области имат нужда от подобрение по отношение на управленето на договорите. В областта на изготвянето на договори за доставки в Брюксел вътрешна за службата работна група, създадена през декември 2006 г. предложи нови методология. Преразгледаният финансов регламент също ще опрости процедурните и документни изисквания за нискобюджетните договори.

Заключение

Комисията отбелязва увеличение на прозрачността и отчетността, постигнати чрез въвеждане на системата за текущо счетоводство. Тя посочва няколко конкретни мерки, които ще бъдат предприети за опростяване на правилата, които се отнасят за бенефициерите на помощи и изпълнителите на договори.

3.4. Човешки ресурси

- Интегрирана стратегия за човешките ресурси

Вътрешният одитор набляга, на това че дългосрочната стратегия за управление на човешките ресурси е важна за ефективното разпределение на човешките ресурси.

Комисията ще подобри разпределението на човешките ресурси чрез по-активно установяване едновременно на настоящите и бъдещите нужди от компетенции и нужди на отделите. Комисията започна програма за постоянно професионално развитие за всички членове на общността на човешките ресурси в Комисията, имаща за цел да привлече, развие и задържи компетентните служители.

Събирането и оценката на данни за човешките ресурси е друг важен елемент от стратегическото управление на човешките ресурси, където Комисията развива необходимите системи, за да отговори на външните искания относно използването на човешките ресурси.

Съгласно искането на Парламента от 2006 г. Комисията изготви доклад [SEC(2007) 530], съдържащ анализ за прогнозните нужди от човешки ресурси до 2013 г., заключвайки че всички установени приоритетни нужди извън разширяването ще бъдат покрити от преразпределение в и между службите.

- Назначаване на нови служители от държавите-членки от ЕС-10

Амбициозните цели за назначения за 2004-2006 г. за ЕС-10 бяха постигнати за административния персонал и напълно постигнати за ръководителите на средно управленско равнище (77 % от целта) през 2006 г. Назначаването на мениджъри от висше управленско равнище протече задоволително. Недостиг на назначения беше отбелязан за някои профили или националност, преди всичко поради слабия брой кандидати на конкурсите. Службата за подбор на персонал на ЕО в момента изготвя подобрена стратегия за информация и комуникация. Комисията прилага механизъм за наблюдение с цел да осигури спазването на целите за наемане на служители за ЕС-12 през 2007 г.

Заключение

Комисията се ангажира да постигне своите цели за назначаване на служители от ЕС-12. Тя определи бъдещите нужди и ще продължи усилията си за предвиждане на новите предизвикателства, за да поддържа администрацията ефикасна и модерна.

3.5. ИТ въпроси

Резерви по отношение на риска поради несъответствие на инфраструктурата за изграждане на центрове за данни бяха отбелязани за втори път, засягайки по-скоро непрекъснатостта на операциите, отколкото законността и правомерността на операциите. В допълнение вътрешният одитор също посочи необходимостта от подобрения относно сградите, защитата на данни, възстановяване при бедствия и непрекъснатост на операциите. Друг въпрос възникна при планирането на проекти в областта на информационните технологии, за които е взето решение за оптимизиране на съотношението качество-цена чрез определяне на приоритети за корпоративни проекти.

Комисията е изцяло ангажирана с прилагането на многогодишна стратегия за осигуряване на защитени условия за съхранение на данните и за телекомуникационните центрове на Комисията в Брюксел и Люксембург. Бяха установени мерки за смекчаване, които да бъдат изпълнени през 2007 г.

4. Заключения

Комисията счита, че въведените системи за вътрешен контрол с ограниченията описани в годишните доклади за дейността за 2006 г. осигуряват достатъчни гаранции за законността и правомерността на операциите, за които Комисията поема цялата отговорност съгласно член 274 от Договора за ЕО. Въпреки това тя признава, че са необходими допълнителни усилия за отстраняване на много недостатъци, по-специално на посочените в резервите на оправомощените разпоредители.

Комисията ще се погрижи оправомощените разпоредители да продължат усилията си за осигуряване на това, че дадените достатъчни гаранции в декларациите, придружаващи годишните доклади, са наистина подкрепени с подходящи системи за вътрешен контрол.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

5. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

6. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

7. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

7.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

7.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

8. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2.121.285,63 | 2 |

AIDCO | 6.800.808,94 | 32 |

COMP | 2.450.000,00 | 2 |

EACEA | 100.000,00 | 1 |

ELARG | 1.372.283,00 | 1 |

EMPL | 124.066,40 | 1 |

ENV | 127.146,80 | 1 |

FISH | 713.429,00 | 1 |

INFSO | 6.860.395,32 | 16 |

RTD | 851.067,11 | 4 |

TREN | 1.518.302,24 | 3 |

23.038.784.44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6.549.996,00 | 2 |

[1] COM(2007) 67.

[2] Сумата от 451 млн. EUR, посочена в годишния доклад за дейността за 2006 г. е актуализирана, за да отрази най-вече последните корекции, наложени на Гърция с Решение 2007/243/EО на Комисията от 18 април 2007 г. (OВ L 106, 24.4.2007 г., стр. 55).

[3] Регламент (EO) № 1290/2005 на Съвета.

[4] COM(2007) 86 и SEC(2007) 311.

[5] Регламент № 1290/2005 на Съвета и член 7, параграф 5 от Регламент (EО) № 885/2006 на Комисията.

[6] Решение C(2007) 1807 от 26 април 2007 г.

[7] COM(2005) 59.

[8] COM(2005) 668.

[9] SEC(2006) 899.

[10] SEC(2005) 1327.

[11] Council regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes, OJ L 11, 13.01.2003