BG

|| КОМИСИЯ НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ

Брюксел,

COM(2008) 338/3

СЪОБЩЕНИЕ НА КОМИСИЯТА ДО ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ, ДО СЪВЕТА И ДО ЕВРОПЕЙСКАТА СМЕТНА ПАЛАТА

Обобщение на резултатите от управлението на Комисията за 2007 г.

СЪОБЩЕНИЕ НА КОМИСИЯТА ДО ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ, ДО СЪВЕТА И ДО ЕВРОПЕЙСКАТА СМЕТНА ПАЛАТА

Обобщение на резултатите от управлението на Комисията за 2007 г.

1. Въведение

Бюджетът на ЕС е ключов инструмент при осъществяването на политиките на ЕС и ефективността на разходването на средствата следователно може да има съществено влияние върху това, доколко ЕС отговаря на очакванията на своите граждани. Комисията трябва да е в състояние да демонстрира, че публичните средства са правилно насочвани и управлявани, и че има прозрачност относно случаи, при които не могат да бъдат гарантирани високи стандарти. В съответствие с член 274 от Договора за ЕО, Комисията поема общата отговорност за изпълнението на бюджета на ЕС.

· Оперативното изпълнение на бюджета е делегирано на генералните директори, които са отговорни за стабилното финансово управление на ресурсите и за прилагането на ефективни и ефикасни контролни системи. Като „оправомощени разпоредители с бюджетни кредити“ (ОРБ), те докладват относно изпълнението на техните задължения чрез годишен отчет за дейността[1] (ГОД), който е основния инструмент, чрез който те изразяват тяхната отговорност пред колегията. Декларацията за уверение, подписана от генералния директор, включена в техния ГОД, е съсредоточена върху законността и редовността на финансовите транзакции. ГОД касае не само въпроси от финансов характер, а включва преглед на резултатите от политиките, също както и изчерпателна оценка на системите за вътрешен контрол.

· Генералните директори са отговорни за уведомяването на членовете на Комисията, които отговарят за съответните генерални дирекции, относно трудности, с които са се сблъскали при изпълнението на своите задачи през годината, и това задължение отива по-далеч от чисто финансовите аспекти. Съдържанието на ГОД се дискутира с члена(овете) на Комисията преди да бъде подписано от генералния директор.

· Чрез приемането на настоящото обобщение Комисията поема своята политическа отговорност за управление чрез своите генерални директори и ръководителите на служби, на основата на гаранциите и резервите, посочени в техните ГОД. Тя задейства мерки за изправяне на констатирани слабости. Комисията се ангажира за постигането на допълнителен напредък към положителна „декларация за достоверността и точността на отчетите“ от Сметната палата и инструктира нейните служби да прилагат в пълна степен мерките, набелязани в настоящия документ.

2. изготване на годишен отчет за дейността с добро качество 2.1. За една по-ясна презентация

След въвеждането им през 2002 г., в качеството и обхвата на ГОД е постигнат напредък. На базата на опита от предишните години и след насърчаването от страна на Европейската сметна палата и от одита на застрахователния процес, извършен от Службата за вътрешен одит през 2007 г., бяха направени допълнителни усилия с цел да:

· се извършат последващи действия относно изразени в миналото резерви. Генералният секретариат и ГД „Бюджет“ са наблюдавали всички планове за действие, съставени с цел да поправят всички изразени в миналото резерви.

· се адаптират стратегиите за контрол към специфичните среди на контрол. Стратегиите за контрол трябва да бъдат адаптирани към специфичната среда на контрол на всяка дейност, тъй като те са основата на декларацията за уверение и на резервите. С цел представяне на стратегиите за контрол по един хармонизиран начин в ГОД са разработени схеми за вътрешен контрол, които се използват от почти всички служби.

· се подобри съгласуваността и яснотата на отчетите. На службите бяха предоставени по-прецизни насоки и тяхното прилагане бе в значителна степен наблюдавано, с цел да се гарантира по-последователен подход в рамките на Комисията и групите генерални дирекции, като с това бяха извършени значителни последващи действия относно ангажиментите, поети в обобщителния доклад за 2006 г. По-специално, стана задължително за ГОД да разкриват показателите, използвани за гарантиране законността и редовността на транзакциите. ОРБ, които не предлагат резерви относно недостатъци, посочени от Сметната палата в нейния годишен доклад, бяха помолени да обяснят причините в техните доклади. С цел да се направят вътрешните доклади по-пълни и с по-голяма вътрешна последователност, ОРБ бяха поканени да опишат „крайъгълните камъни“, на които те базират техните гаранции.

2.2. За един по-добър процес на преглед

Въпреки че в крайна сметка генералният директор остава еднолично отговорен за ГОД и за изразената(ите) резерва(и), процеса, съгласно който Генералният секретариат и ГД „Бюджет“ разглеждат проектодокладите и резервите, също е бил засилен:

· Като и през предходните години, бяха проведени срещи с цел „партньорска оценка“, организирани от групите генерални дирекции.

· Процесът за партньорска оценка бе разширен, с цел да се обхванат изразени в миналото резерви, които генералните дирекции са имали намерение да отменят, за да се гарантира, че всички такива решения са добре обосновани и изчерпателно обяснени.

· За пръв път партньорската оценка също направи преглед на всички бюджетни области, които са преценени от Сметната палата като незадоволителни в нейните годишни доклади за 2005 и 2006 г., за да се гарантира един последователен отговор.

· Беше проверено общото съответствие на докладите с констатациите на Сметната палата и вътрешните одити, особено относно случаите, при които е настъпило забавяне прилагането на препоръките.

2.3. Заключения

· Комисията отбелязва, че е постигнат напредък в презентацията на ГОД, която като цяло е достигнала едно задоволително ниво, но също така отбелязва, че могат да бъдат направени допълнителни подобрения в специфични области.

· Генералните директори изразяват управленско мнение на базата на информацията, която включва собствената одитна дейност на Комисията, доклади и забележки на Сметната палата и, където е уместно, резултатите от контролните проверки, извършени от държавите-членки. Докато Сметната палата изразява годишно одитно становище за отчетите и законността и редовността на извършените транзакции, становището на генералния директор е съсредоточено върху това дали средствата са използвани за целта, за която са били предназначени, като се взема предвид многогодишния характер на контрола.

· Като се признава полезността на партньорската оценка, се отчита че трябва да се направи повече за подобряване на процеса на изготвяне на ГОД в определени области, по-специално да се гарантира съгласуваността между службите. Практиката на Сметната палата да дава оценка на докладите по степента им на достоверност като одиторско доказателство е дала тласък към подобрение.

· За да се насърчи по-нататъшно подобрение, по-специално по отношение на последователността и яснотата на докладите, генералният секретариат и ГД „Бюджет“ ще установят отрано контакти със службите всяка година, с цел да се дискутира актуалното състояние относно резерви, изразен в предходни ГОД. В допълнение към това, процесът за партньорска оценка, във вида си, в който е организиран понастоящем, ще бъде обогатен с двустранни срещи с определени служби на базата на позиции, изложени в проектите на ГОД.

· Генералният секретариат и ГД „Бюджет“ също ще осигурят допълнителни насоки, с цел да насърчат последователността в третирането на рискове за репутацията, както и да разгледат с по-голяма яснота връзката между нивата на погрешност, съществеността и резервите.

3. Гаранции относно законността и редовността на транзакциите и резервите, изразени от генералните директори

След преглед на ГОД, по-специално на декларациите, подписани от всеки генерален директор, Комисията отбелязва, че всички генерални директори са докладвали, че имат основателни гаранции относно това, че ресурсите, предназначени за тяхната дейност, са били използвани за техните набелязани цели и в съответствие с принципите на доброто финансово управление, и че приложените процедури за контрол дават необходимите гаранции относно законността и редовността на извършените транзакции. При все това, известен брой декларации бяха придружени с резерви. Генералните директори, които този въпрос касае, са показали, че са се ангажирали да се справят с тези слабости чрез ясно дефинирани планове за действие. Въпреки тези слабости, никоя от службите не е стигнала до заключението, че тези слабости не са им дали възможност да осигурят обща „разумна гаранция“.

Броят на резервите за 2007 г. е бил малко по-нисък от този за 2006 г. (17 в сравнение с 20), като това продължава низходящата тенденция от предходните години. Като цяло, 13 генерални дирекции са изразили резерви за 2007 г. (15 за 2006 г.), като четири от тях са изразили по две резерви. Обхватът на индивидуалните резерви е бил в някои случаи разширен, като обхваща по-голям брой държави-членки или програми. Девет резерви, изразени през 2006 г., са били отменени, но единадесет от тях са били повтарящи се. Мнозинството от резервите, включени през 2007 г. касаят или качеството на системите за контрол на държавите-членки или грешки, които са били открити на ниво бенефициери. Прегледът на резервите, изложени през 2007 г., е налице в Приложение 2.

3.1. Структурни фондове

Структурните мерки представляват една от най-важните политики на Съюза, те се прилагат с държавите-членки съгласно „споделеното управление“. В ГОД бе представена подробна оценка на системите за контрол на държавите-членки, която бе представена в ГОД, и която изрично упоменава надеждността на всяка от тях. През 2007 г. генералните директори, отговарящи за структурните фондове, се съгласиха, че в случаите, при които има открити значителни недостатъци в програмите или държавите-членки, те систематично ще го вземат предвид когато изчисляват дали размера на „рисковите суми“ достига критерия за приемливост, освен в случаите когато има достоверно одиторско доказателство, че се националните органи прилагат план за действие с цел решаване на проблема и вече са постигнати резултати. Този подход, който е следствие на доклада на Сметната палата за 2006 г., укрепва основата за гаранции на тези генерални директори. Тя също доведе до увеличаване на броя на програми или държави-членки, които са обект на изразени резерви през 2007 г. в сравнение с 2006 г.

· Що се отнася до Европейски фонд за регионално развитие, генералният директор, който отговаря за регионалната политика, е изразил резерви относно десет държави-членки (Чешката република, Финландия, Германия, Гърция, Ирландия, Италия, Люксембург, Полша, Словакия, Испания) и относно 51 програми за междурегионално сътрудничество (INTERREG). Той също изрази резерви относно управлението на Кохезионния фонд в пет държави-членки (България, Чешката република, Словакия, Унгария и Полша).

· Що се отнася до Европейския социален фонд, генералният директор, който отговаря за трудовата заетост, социалните въпроси и равните възможности, е изразил резерви относно осем държави-членки (Испания, обединеното кралство, Франция, Италия, Словакия, Португалия, Белгия и Люксембург).

През 2007 г. и началото на 2008 г. бяха предприети няколко мерки, които изясняват и засилват съответните отговорности на държавите-членки и на Комисията по споделеното управление.

· Комисията издаде насоки към държавите-членки относно правилното ниво на корекциите, които трябва да се прилагат в случай на нередности, свързани с обществените поръчки при съфинансираните проекти, също както и, за периода 20072013 г., разширени насоки относно процедурата по оценка на спазването, относно осигуряването на национална стратегия за одит и относно изготвяне на одитна извадка, с цел да се насърчи съгласуваността на проверките, които се извършват от органите за одит на държавите-членки.

· Комисията възприе политика за незабавно откриване на официална процедура за прекратяване на плащания и за финансови корекции в случаите, при които при одита са открити сериозни системни недостатъци. Например, плащанията по 12 програми в Англия бяха прекратени през април 2007 г. Понастоящем са в ход официални процедури за 54 програми и 60 проекта на Кохезионния фонд за прекратяване на плащания и финансови корекции. През октомври 2007 г. Комисията за пръв път осигури сумарни цифри за финансовите корекции, предприето на национално ниво чрез изтегляния и възстановявания от държавите-членки[2].

· За пръв път годишните справки на наличните одити и декларации в областта на споделеното управление трябваше да бъдат осигурени от държавите-членки, както се изисква от ревизирания финансов регламент. Към края на април 2008 г. за областта на политиката структурни действия всички държави-членки с изключение на една (Германия) бяха представили годишни справки, които отговаряха или отговаряха в голяма степен на минималните изисквания на регламента. При все това, отсъствието на общ анализ в много от случаите означаваше, че добавената стойност е била в ограничен размер, вследствие поне частично на факта, че това е едно ново изискването. Комисията внимателно наблюдава процеса на изготвяне на годишните справки, с цел да се гарантира, че всички държави-членки предават справка и че всички справки отговарят на минималните изисквания. В случаите на непредаване и неспазване се изпращат писма и Комисията е започнала съдебно производство срещу Германия.

Комисията е съгласна, че констатациите на Сметната палата относно структурните фондове показват неприемливо високо ниво на погрешност. Нейният ангажимент относно текущи и нови действия бе официално оформен с приемането на „Съобщение относно план за действие за засилване на контролната роля на Комисията по споделеното управление на структурни фондове[3]. Комисията ще предава на Европейския парламент доклади на всяко тримесечие относно прилагането на плана за действие, включително информация относно корекциите и възстановяванията, наложени от Комисията. В допълнение към това, Комисията ще осигури доклад за напредъка по отношение на плана за действие през октомври 2008 г., и окончателен доклад през януари 2009 г.

Комисията показа своя силен политически ангажимент за намаляване на нивото на погрешност и за прилагане на прекратяването на плащания и на финансови корекции, с цел да покаже, че бюджетна за структурни действия се управлява енергично.

Комисията е убедена, че изискването за годишни справки ще направи държавите-членки по-отговорни спрямо използването на структурните фондове, при условие, че те спазят препоръките за подобряване на качеството. Този процес ще подпомогне собствените гаранции на Комисията.

3.2. Земеделие

Подкрепата за земеделие и развитие на селските райони се прилага като споделено управление с държавите-членки чрез всеобхватна, с четири нива на управление и контрол, система. Тя формира основата на разумната гаранция на генералния директор на ГД „Земеделие и развитие на селските райони“ относно законността и редовността на извършените транзакции. Материалните правила, които управляват предоставянето на помощта на земеделието съгласно Европейският фонд за гарантиране на земеделието (ЕФГЗ) и Европейският земеделски фонд за развитие на селските райони (EЗФРСР), бяха консолидирани и опростени. Директните плащания понастоящем възлизат на около 8,5 % от общите разходи по ЕФГЗ и са управлявани и контролирани от интегрираната система за администриране и контрол (ИСАК). Както бе признато от Сметната палата, това е ефективна система за ограничаване на риска от грешки или неправомерни разходи, при условие, че се прилага правилно. Статистическата информация, получена от държавите-членки през 2007 г., която обхваща почти 90 % от разходите по ЕФГЗ и ЕЗФРСР, показва общо ниво на погрешност за разходите за земеделие под приемливото.

В допълнение към това, през 2007 г. известен брой нови инструменти бяха напълно приложими за пръв път. По-специално, това включва декларацията за уверение, която се предава от разплащателните агенции на държавите-членки, годишната справка (обобщителния доклад), който се предоставя от националните координационни органи, и задължението на органите за сертифициране да проверяват и утвърждават инспекционните статистики и проверките след извършване на плащанията. Държавите-членки като цяло са спазили техните нови правни задължения.

Резервите относно ИСАК в Гърция са в сила от 2002 г. Гръцкият план за действие е дал известни резултати, но въвеждането на изцяло функционираща система за идентификация на земните парцели (СИЗП), което се очаква до края на 2008 г., все още предстои. Рисковата сума не е от съществено значение, но като цяло въпросът остава важен поради риска, свързан с репутацията, за Комисията.

Втората резерва, изразена от генералния директор на ГД „Земеделие и развитие на селските райони“ е относно развитието на селските райони. Предварителната информация от държавите-членки показва, че нивото на погрешност относно развитието на селскостопанските райони (в частност при агроекологичните мерки) е по-високо отколкото при други части на разходите за земеделие. Това по-високо ниво на погрешност изглежда се дължи повече на сложността на тези мерки, отколкото на слабостите в системите за контрол. Поради тези причини, Комисията счита, че допустимия риск от грешки може да бъде установен на ниво над 2 %. Поради предварителния характер на тези данни обаче не е възможно да се установи точно ниво на погрешност. Следователно не е възможно да се заключи дали нивото на погрешност относно развитието на селските райони е под приемливото или не, поради което генералният директор изрази резерви по този въпрос.

Комисията ще продължи внимателно да наблюдава дали гръцките власти вземат всички необходими мерки за изпълнение на плана за действие относно ИСАК (интегрираната система за администриране и контрол). Комисията вече е предприела смекчаващи действия с цел намаляване нивото на погрешност относно развитието на селскостопанските райони за програмния период 2007-2013 г. Комисията също така ще направи преглед на разходите и ползите в тази област, по-специално относно агроекологичните мерки, с цел да бъде решен проблема с остатъчния риск. .

3.3. Външни дейности

Докладът на Сметната палата за 2006 г. отбеляза, че организациите за прилагане на проектите не са действали задоволително и счита, че са необходими допълнителни усилия относно ефективното прилагане на системите и относно надзора.

Генералният директор на Службата за сътрудничество EuropeAid, отговарящ за външната помощ, предприе набор от мерки с цел засилване стратегията за контрол. Броят на одитите бе значително увеличен, в частност проверката на помощта, изразходвана от международни организации, чийто дял нарасна от 7 през 2006 г. на 50 през 2007 г. Общо 650 одита са започнати до края на годината. Издадени са нови мандати относно проверката на разходите за договорите за отпускане на безвъзмездна помощ, също както и относно финансови и системни одити, започнати от Комисията. Те допълнително подсилват и систематизират контрола на основните рискови области, посочени от Сметната палата. Генералният директор бе сигурен, че системата за контрол адекватно е смекчила рисковете, и не изрази резерви.

С цел да се увеличи проследяемостта и видимостта на средствата на ЕС, които се насочват чрез фондове на ООН и чрез други многостранни дарителски доверителни фондове, Комисията предприе набор от мерки през последните години, които мерки включват подобрени насоки относно видимостта, повече мисии за проверка, по-подробни изисквания относно докладите и подобрен анализ на спазването на стандартите за контрол на ООН.

Комисията ще продължи да засилва своята стратегия за контрол в областта на външната помощ и да задълбочава както своя анализ на разходите за контрол, така и своя диалог със Сметната палата.

Тя също така ще продължи своите усилия към по-голяма прозрачност относно крайните бенефициери, при условие, че се спазват правилата за личните данни и сигурността.

Ще продължат усилията за по-добро използване и обмен на резултатите от одитите в рамките на групата на генералните дирекции, свързани с RELEX.

Комисията ще продължи с мониторинга и с подобряване прилагането на рамковите споразумения относно финансови и договорни процедури, подписани, inter alia, с известен брой агенции на ООН[4] и Световната банка[5].

3.4. Предприсъединяване

ФАР

Съгласно разширената децентрализирана система за изпълнение (РДСИ) Комисията предоставя управленски правомощия на изпълнителните агенции на страната-бенефициер. Мониторингът показва, че може би са сключени нередовни договори и извършени нередовни плащания от две агенции, изпълнителки по програма ФАР в България. Плащанията бяха прекратени и по този въпрос бяха изразени резерви, като това представлява риск за стабилното финансово управление и оказва влияние на репутацията на Комисията.

Комисията е посочила 25 корективни действия, които българските власти трябва да извършат, за да се справят със слабостите в контролните системи. През 2008 г. ще бъдат извършени целенасочени проверки на място. Ще бъдат предприети енергични действия, с цел да се предотвратят подобни недостатъци в други страни в бъдеще.

САПАРД

Сметната палата стигна до заключението, че през 2006 г. ситуацията относно САПАРД е била незадоволителна. Генералната дирекция, отговаряща за земеделието, която носи отговорност и за САПАРД, внимателно анализира констатациите на Сметната палата. При все това тя застъпва становището, че съществените критерии за изразяване на резерви през 2007 г. не са били изпълнени.

3.5. Вътрешни политики

Изследвания

· Генералните дирекции, отговарящи за изследванията, изразиха през 2006 г. резерва относно Рамкова програма 5, вследствие на грешки в отчетите за разходите на бенефициерите. При все това, през 2007 г. не бяха изразени резерви, тъй като тази програма постепенно замира и относителната тежест на направените плащания е от по-малко значение. По-нататък, в съответствие с плана за действие по Рамкова програма 5, бяха енергично извършени последващи действия относно резултатите от одитните проверки чрез нареждания за възстановяване.

· Що се отнася до Рамкова програма 6, генералните дирекции дефинираха обща стратегия за одит за периода 2007-2010 г. Тя има за цел оценка на законността и редовността на транзакциите с представителни резултати от одитите (чрез случайна извадка) и намаляване нивото на погрешност чрез идентифициране и корекция на грешките в декларациите за разходите на най-големите бенефициери, допълнено с извадка, базирана на рисковете. Стратегията бе стартирана напълно през 2007 г., като бяха извършени 377 ex-post одита. 2007 г. бе първата година от прилагането на многогодишната стратегия и на въвеждането на процеса на екстраполация на резултатите от одита към договори със същия бенефициер, на които не е извършен одит. На този фон и в с оглед на нивото на погрешност в размер над 2 %, службите решиха да квалифицират декларацията за уверение от тази година с резерви относно точността на исканията за изплащане на разходи по Рамкова програма 6.

· Що се отнася до Рамкова програма 7, бе отправена покана за предложения и засега са направени само плащания по предварително финансиране. Бяха стартирани важни действия, с цел да се намали риска от грешки: разработени бяха „договорени процедури“, които изискват от заверяващите одитори да изпълняват задължителен набор от процедури и представят доклад в задължителен формат. Контролът ex-ante е бил засилен чрез въвеждането на възможността за ex-ante одит сертификация на счетоводните методи на бенефициера. Не бяха изразени резерви.

Комисията положи значителни усилия, за да подобри управлението на средствата за изследвания в рамките на прилаганата правна и финансова рамка. Въпреки че генералните директори изразиха резерви относно Рамкова програма 6, една от главните цели на общата многогодишна стратегия за одит е намаляване на общото ниво на риска до степен под приемливото.

В допълнение към това, службите ще продължат изпълнението на Рамкова програма 7, с цел да се възползват в пълна степен от опростяването в новата правна рамка.

Правосъдие, свобода и сигурност

През 2007 г. бяха изразени две резерви относно използването чрез споделено управление на Европейския бежански фонд. Едната е продължение на резерва, изразена през 2006 г., която касае слабост в контролните системи за управление на този фонд в Италия. Отговорността за разрешаването на този проблем е задължение основно на италианските власти и това се следи внимателно от Генералната дирекция. Трябва да се отбележи, че въпреки че рисковата сума касае значителна част от бюджета за Италия, нейното въздействие е ограничено в условията на общия бюджет на ГД „Правосъдие, свобода и сигурност“ за 2007 г.

В допълнение към това, генералният директор докладва, че неговото секторно законодателство за Европейски бежански фонд II осигурява само ограничена основа за мониторинг и надзорна дейност, и че мониторинга в голяма степен зависи от собствената стратегия за контрол на Комисията (мисии за мониторинг и оценка на контролните системи). Тъй като не бяха проведени контролни проверки на място в 14 държави-членки през 2007 г., генералният директор реши да изрази резерви поради ограничената гаранция, която той има относно Европейски бежански фонд II в тези държави-членки.

Комисията ще предприеме действия с цел засилване своите гаранции относно управлението на Европейски бежански фонд II от държавите-членки през 2008 г. Анализът на риска, който служи като основа за допълнителни посещения и насоки за държавите-членки, ще бъде засилен. За периода 2008-2013 г. нов основен акт ще регламентира Европейски бежански фонд III, като ще разгледа въпроси, възникнали при предишния фонд.

Други области на политиката

ГД „Околна среда“ срещна трудности, свързани с исканията за изплащане на разходи, и изрази резерва поради увеличения процент на грешки, открити чрез последващ контрол.

Две допълнителни резерви, вече изразени през 2006 г., бяха запазени през 2007 г.

· Генералният директор на Генерална дирекция „Предприятия и промишленост“ изрази резерви, тъй като два бенефициера на безвъзмездна помощ, свързани с европейските стандарти, не притежават подходящи системи за отчитане на разходите.

· Генералният директор на ГД „Икономически и финансови въпроси“ изрази резерви поради възможния пропуск във вътрешната система за контрол на външен орган, на когото е поверено непрякото централизирано управление.

Във всяка от тези области през 2007 г. бяха предприети мерки. През 2008 г. ще бъдат предприети енергични действия, включително по-добра информираност за бенефициерите, опростяване на правилата в новите правни рамки или договори, и по-силен контрол от страна на Комисията.

Комисията е инструктирала своите служби да предприемат всички необходими мерки за отмяна на тези резерви след решаването на лежащите в основата им проблеми.

Комуникации

Генерална дирекция „Комуникации“ изрази резерва в годишния доклад за дейността си за 2006 г. поради недостатъци във вътрешната система за контрол. За справяне с проблема бе създадена централизирана система за последващ контрол. При все това, тъй като отделът започна да действа през последните два месеца на 2007 г., генералният директор реши да запази резервата през 2007 г.

Образование и култура

Генералният директор на ГД „Образование и култура“ отмени изразената преди резерва относно национални агенции, очаквайки резултатите от действието на една ревизирана система за контрол, приложена през 2007 г. като следствие на новото законодателство. Системата се базира на последващи декларации за уверение от страна на националните власти. През тази година генералната дирекция е докладвала ниво на погрешност над 3 % за проекти, за които е извършен одит, но посочи, че това не може да бъде екстраполирано, тъй като одитната извадка бе в значителна степен базирана на риск: следователно въпросът бе счетен за несъществен. Генералната дирекция също продължи своите усилия за постигане на утвърждаване от счетоводителя на нейната местна счетоводна система.

Комисията инструктира ГД „Образование и култура“ да осигури ефективно прилагане на стратегията за контрол и да преодолее всички налични пречки пред утвърждаването на нейната местна счетоводна система.

Статистика

Резервата, изразена от Евростат през 2006 г. вследствие на липсата на гаранции относно редовността на плащанията, извършени към някои национални статистически институти, бе отменена, тъй като корективни действия, като например засилени последващи проверки, бяха предприети през 2007 г., които действия дават основателни гаранции на генералния директор относно редовността на плащанията, извършени през годината. Службите на тази дирекция работят върху проблеми, свързани с предишни години.

3.6. Администрация

Подходящи надеждни системи информационни технологии са от ключово значение за правилното провеждане на практически всички дейности на Комисията. При все това, въпреки отдаването под наем на някои нови помещения на центрове за данни, генералният директор на DIGIT счете за необходимо да запази изразената преди резерва относно сградната инфраструктура, поради неадекватността на част от инфраструктурите, в които понастоящем се помещават едновременно основния център и резервния център в Люксембург. Въпреки че бяха направени някои подобрения на сградата през 2007 г., и въпреки че този риск бе ефективно управляван през 2007 г., Комисията счита за необходимо да намали още риска за непрекъснатостта на дейностите и целостта на данните.

Комисията ще продължи да прилага своята многогодишна ИТ стратегия през 2008/2009 г., като осигури сигурни и функционално подходящи сградни инфраструктури за центровете за данни и телекомуникационните центрове на Комисията.

3.7. Заключения

· Комисията инструктира своите служби да предприемат енергични действия за справяне с причините за изразените резерви в ГОД за 2007 г., и ще следи внимателно напредъка, като обръща специално внимание на повтарящи се изразени резерви.

· Редовният диалог между членовете на Комисията и генералните директори по въпросите на управлението е важен елемент от веригата на отговорността. Той е особено важен в случаите, при които има повтарящи се резерви и те са в области, за които Сметната палата е посочила наличието на слабости. Комисията инструктира генералните директори в тези ситуации да информират техните членове на Комисията относно последните развития или постигнат напредък.

· Изпълнението на плана за действие с цел засилване на надзорната роля на Комисията при споделеното управление на структурните действия, представено през февруари 2008 г., се явява висш приоритет на Комисията и трябва да бъде осъществено навреме.

· Комисията окуражава държавите-членки да осигурят доброволно годишни национални декларации, които могат да представляват допълнителен „крайъгълен камък“ в осигуряването на гаранции от генералните директори.

· Решаването на проблема с причините за грешките е от жизнено значение и службите на Комисията ще издадат необходимите насоки и ще предприемат други необходими действия за намаляване на риска от грешки.

· Комисията също така ще положи всички необходими усилия, за да демонстрира ефективността на нейните контролни проверки. Нейната счетоводна система се преработва с цел от 2008 г. нататък да е възможно пълно докладване на корекциите на грешките от Комисията, включително на грешките, свързани с плащания през предходните години.

· Най-накрая, Комисията ще продължи своята работа относно съотношението между разходите и ползите на контрола и относно остатъчния риск. По този въпрос ще бъде издадено съобщение през есента 2008 г., и то трябва да осигури солидна основа за придвижване напред на концепцията за допустимия риск като инструмент за оценка доколко ефективно се управлява риска в програмите на Общността.

4. Други въпроси, посочени в годишните доклади 4.1. Прилагане на законодателството на ЕС

Законите не изпълняват напълно предназначението си, ако не бъдат правилно прилагани и привеждани в действие. През 2007 г. Комисията представи амбициозно съобщение, имащо за цел да минимизира тези рискове и съдържащо мерки за подобряване на прилагането на законодателството на Общността[6]. Това ще включва повече сътрудничество между държавите-членки и Комисията в предотвратяване възникването на проблеми, по-ефективно справяне с проблеми и по-бързото разрешаване на нарушенията. Това ще включва и по-добра интеграция на прилагането и привеждането в действие на законите от създаването им и през процеса на приемането им до оценката на резултатите. От важно значение е да се изяснят предизвикателствата, свързани с прилагането на законите, за да се подобри законодателството и да се постигнат целите на „по-доброто регулиране“, като опростяване и намаляване на административната тежест, в интерес на гражданите и фирмите.

4.2. Съхранение на риболовните ресурси

Сметната палата твърди в специален доклад[7], че настоящия контрол, системите за инспекции и санкции, свързани с правилата за съхранение на рибните ресурси на Общността, трябва да бъдат значително засилени, с цел да се постигне целта за устойчиво използване на рибните ресурси. Комисията споделя анализа на Сметната палата. На първо място, тя окуражава държавите-членки да прилагат междинни мерки, които са били предложени на доброволни начала. Паралелно с това, тя ще работи по амбициозни предложения, имащи за цел реформирането на европейската политика за контрол: състоянието на рибните ресурси понастоящем показва колко важно е да бъде засилена и хармонизирана ефективността на контрола, системите за инспекции и санкции.

Комисията е решена да осигури устойчивостта на рибните ресурси, което може да бъде гарантирано чрез действие на европейско равнище. Тя ще предложи през октомври 2008 г. регламент на Съвета за преработка и модернизиране на контролната система на общата политика в областта на рибарството. За да постигне целите си, Комисията има нужда от цялостното ангажиране от страна на държавите-членки.

4.3. Сигурност

Одита на делегациите на ЕО разкри слабости относно сигурността на информацията и в системите за нейното предаване, също както и относно физическата сигурност. Изпълнението на тези планове за действие напредва.

В допълнение към рутинните мерки за сигурност, които са съсредоточени върху хората, сградите и информационните технологии в нейните основни центрове, Комисията ще отдели повишено внимание на нейните делегации.

5. Общо заключение

Комисията счита, че действащите системи за вътрешен контрол с ограниченията, описани в ГОД за 2007 г., осигуряват достатъчни гаранции, че ресурсите, разпределени по нейните дейности, са били използвани за определените цели и в съответствие с принципите на стабилното финансово управление. Тя също счита, че действащите процедури за контрол дават необходимите гаранции относно законността и редовността на извършените транзакции, за които Комисията поема общата отговорност съгласно член 274 от Договора за ЕО.

При все това, тя признава, че са необходими по-нататъшни усилия за справянето с редица слабости, по-специално с тези, подчертани в изразените от оправомощени разпоредители с бюджетни кредити резерви, както и тези, отнасящи се до области на бюджета, които не са преценени като задоволителни от Сметната палата.

Annexes:

Annex 1: Human Resources management and other management issues

Annex 2: Reservations 2003-2007

Annex 3: 2007 Synthesis multi-annual objectives

Annex 4: Executive and regulatory agencies

Annex 5: Report on negotiated procedures

Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007

Annex 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

ПРИЛОЖЕНИЕ 1: Human Resources Management and other management issues

1. Human Resources Management

· Ethics

In a global context where ethical behaviour and ethics in general are becoming increasingly important, the need for a clearer and simpler framework of standards and guidelines arose. These issues have now been addressed in a communication on 'Enhancing the Environment for Professional Ethics in the Commission' dated 5 March 2008[8]. The main goal of this initiative is to refresh awareness and provide better guidance on professional ethics in the Commission.

Furthermore, as part of the European Transparency Initiative, a study on ethics for public office-holders[9] was commissioned to compare ethical rules for Commissioners and for leaders of other EU institutions and their counterparts in all the Member States, the USA and Canada. The results of this study show that the Commission standards compare favourably.

The Commission is conscious that continued effort is nonetheless needed in the years to come to foster the ethics culture that it has developed and ensure that the rules are applied on the ground. In order to benefit from external views, the Commission intends to broaden the mandate of its ad hoc Ethical Committee and request it to give an opinion on the advisability of revising the Code of Conduct of Commissioners.

· Screening of Human Resources of April 2007

In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overheads. It was welcomed by the Parliament, and an update was provided by end April 2008.

The Commission's willingness to explore all rationalisation scenarios that could improve performance and trigger efficiency gains was expressed in the report, especially in the field of communication, crisis management and external relations. These areas have been subject to a more in-depth analysis.

– In the area of external relations, it has been decided to reallocate internally 100 posts of officials to the new priority countries and policy fields.

– As regards crisis management, the Commission presented at the beginning of 2008 a communication entitled "Reinforcing the Union's Disaster Response Capacity"[10]. It puts forward specific measures to be implemented by the end of 2008 to meet the growing challenges posed by natural and man-made disasters.

– In the area of communication, the Commission is considering freeing up a fraction of the posts currently devoted to communication activities and to redeploy them to the Representation Offices, to corporate communication activities and to the general Commission redeployment pool. To deliver on this objective, the Commission intends to take several measures which could be based on the following: link communication strategy more closely to political priorities; reduce the number of general communication priorities to make them more focused; develop partnerships with the Member States; organise secondment of staff to Representations; develop communication skills of staff and align human resources in communication activities to real needs.

· Integrated human resources strategy

The Commission continued its efforts to put in place a strategically aligned human resource management aimed at a shift from focusing on rights, obligations, rules and compliance to a more strategic approach with a focus on results, added-value and benefits for the Commission. This will enable the human resources function to gradually become a key player in the Commission, actively contributing to formulating organisational strategy and ensuring its implementation.

· IT tools

The administration has worked on the development of new integrated IT tools for more efficient management of human resources and of the related individual financial entitlements.

· Recruiting and retaining permanent staff

The administration has instituted various measures to improve staff management and recruitment, in particular by devising a professionalisation programme and by increased cooperation with EPSO.

· Recruitment of citizens from enlargement countries

Several services pointed to difficulties in recruiting certain EUR10 profiles as permanent staff, notably IT and financial staff and translators for certain languages. Certain competitions completed by EPSO in 2007 indeed failed to yield the expected number of successful candidates. Priority also had to be given to more generalist competitions, in order to achieve optimum use of EPSO recruitment capacity. Although the list of successful candidates covered 70 % of the Commission's recruitment needs, there were major variations between competitions, nationalities and profiles (ranging from 7 to 100%). As in 2006, the Commission attained the overall recruitment targets for nationals from EU-10 and EU-2 Member States in 2007. From 2004 to 2007 well above 3 000 posts have been filled by nationals from the enlargement countries. The monitoring mechanism which the Commission had put in place during 2006 for EU-10 recruitment was maintained and improved in 2007 and contributed largely to this achievement. The Commission is on a very good path to meet the various recruitment targets set in the context of EU-10 and EU-2 enlargements.

6. Other management issues

· The internal control framework in the Commission

An effective and efficient internal control system requires management to address the question of risk and to focus control resources on areas where risk is greatest, while ensuring adequate control of all activities. The Commission adopted in October 2007 a communication on the revision of the Internal Control Standards and Underlying Framework[11], which set out 16 revised internal control standards for effective management to replace the set of 24 standards put in place in 2000. The aim of the revised standards is to strengthen the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General by analysing how effective the control system is in practice.

The Commission also reported on its Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework[12] and concluded that most of the "gaps" have been filled. Work will be completed in 2008 and the first impact report will be issued in early 2009.

· Financial management

In 2007, DG Budget complemented and consolidated its accounting modernisation. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two services' systems were not validated, although the risk to the accuracy of the Commission's accounts as a whole is not considered material.

The modernisation of the European Development Fund (EDF) accounts, which are separate from the accounts of the General Budget, aims to transfer the management functionality for EDF projects to DG AIDCO's local system while keeping the EDF accounts on an accrual basis in ABAC. While the developments of the central ABAC component were largely completed and tested according to plans in 2007 the project has experienced a succession of postponements, due in particular to the need for DG AIDCO to complete the developments necessary for CRIS to comply with the accrual accounting rules for the General Budget. The accounting officer validated the local system in early 2008. The implementation of the new system is now planned for January 2009.

Although measurable improvements were made in 2007 as regards payments times, the overall situation remained unsatisfactory. In the light of the implementing rules (Article 106.5), by which creditors are automatically entitled to interest if payments are made late, services need to take action, and closely monitor payment time compliance in the future. Suspensions in the procedure (for example, because additional information is required from the beneficiary) must be recorded in ABAC so that payment times are calculated correctly.

A new, dynamic approach to fraud proofing was introduced[13]. Based on the lessons learned from OLAF’s operational experience, the new arrangements are intended to allow services to react swiftly to new fraud patterns and to share information for prevention purposes.

· Internal audit

The number of critical recommendations issued by the Internal Audit Service has decreased significantly (12 in 2006, 6 in 2007), and there has been a reduction in the number of audits generating adverse opinions. The acceptance rate of recommendations has increased from 89% for audits on Commission services finalised in 2006, to 99% for audits finalised in 2007.

While the number of critical and very important recommendations overdue by more than six months at the end of 2007 remained almost the same as at the end of 2006 (7 critical and 37 very important recommendations), the total number of outstanding critical and very important recommendations grew from 78 to 175 due to the increased number of audit reports issued. Significant differences were noted between the Internal Auditor's view on the state of progress on recommendations and that of the auditee. The Commission needs the reasons for the increase in outstanding recommendations to be examined and addressed including the extent to which differences of view between the auditor and auditees have led to this situation.

A number of developments were observed with regard to the internal audit architecture:

– Coordination between the Internal Audit Service and the Internal Audit Capabilities was deepened in 2007, leading to coordinated strategic and annual audit plans aimed at providing better audit coverage of the key risks. These efforts towards a greater consolidation of the audit universe are essential having regard to the objective of the IAS, supported by the Commission in last year's Synthesis report, of providing an annual overall opinion on internal controls in the Commission starting with 2009, the final year of the current audit planning.

– The Commission updated the mission charter of the Internal Audit Service[14] and introduced a model charter for the Internal Audit Capabilities of the Directorates-General, in order to reflect these evolutions and to make more efficient and effective use of the internal audit resources.

– Commission participation in the Audit Progress Committee was extended by the appointment in July 2007 of two additional Members among the Commissioners, so that it is now composed of seven Commissioners and two external members.

· Transparency initiative

Subsequent to a public consultation, the Commission adopted a Communication, "Follow-up to the Green Paper 'European Transparency Initiative'"[15], which announced measures to enhance transparency in different respects. Regarding the relations between interest representatives (lobbyists) and the Commission, it was decided to create and launch, in spring 2008, a voluntary register of interest representatives, linked to a code of conduct. Discussions with stakeholders and an open, public consultation[16] were organised on the text of the code of conduct.

In order to enhance financial transparency[17], the Financial Regulation requires the publication of beneficiaries of EU funds across all management modes. Work on the practical arrangements started in 2007. The first full publication exercise is scheduled for 2008, with the exception of the first pillar of the Common Agricultural Policy (the European Agricultural Guarantee Fund - EAGF), for which publication must take place in 2009.

The Commission adopted a Green Paper[18] on the revision of Regulation (EC) No 1049/2001 on access to documents, thereby launching an open consultation.

· Business continuity management

All Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007, which tested corporate business continuity communication flow and operational arrangements for crisis management teams. The outcome of both tests was positive and a further exercise is planned in 2008.

· Building policy

In a Communication on the accommodation of Commission services in Brussels and Luxemburg[19], adopted in 2007, the Commission further clarified its policy in this field and launched a revision of the buildings procurement methodology – aimed at ensuring both maximum value for money and transparency towards the market.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2: Reservations 2003-2007

DG || || Reservations 2007 || || Reservations 2006 || || Reservations 2005 || || Reservations 2004 || || Reservations 2003

AGRI || 2 || 1. Insufficient implementation of IACS in Greece 2. Expenditure under rural development || 1 || 1. Insufficient implementation of IACS in Greece || 2 || 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece || 3 || 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef || 5 || 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef

REGIO || 2 || 1. Management and control systems for identified ERDF programmes (period 2000-2006) in: 1. the CZECH REPUBLIC – 4 programmes 2. FINLAND – 4 programmes (Operational Programmes East, North, South and West) 3. GERMANY – 4 programmes (for OP Saarland (objective 2), OP Mecklenburg-Vorpommern (objective 1), OP Hamburg (objective 2) and URBAN II Neubrandenburg in Mecklenburg-Vorpommern) 4. GREECE – 15 programmes (13 regional OPs, OP Competitivity and OP Information Society) 5. IRELAND – 4 programmes 6. ITALY – 17 programmes (Puglia, Lazio, Sardinia, Bolzano, Liguria, Piemonte, Friuli Venezia Giulia, Calabria, Campania, Molise, Sicilia, Transport, Research, Technical Assistance, and Urban II- Taranto, Mola di Bari, and Pescara) 7. LUXEMBOURG – 1 programme 8. POLAND – 3 programmes (Regional Operational Programme (IROP), SOP Improvement of Competitiveness of Enterprises and SOP Transport) 9. SLOVAKIA – 2 programmes (OP Basic Infrastructure and OP Industry and Services) 10. SPAIN (14 Intermediate Bodies (with an impact on 20 OPs), OP "Sociedad de la Informacion" and the 10 URBAN programmes) 11. INTERREG - 51 programmes 2. Management and control systems for identified COHESION FUND systems (period 2000-2006) in: - Bulgaria (National Roads Infrastructure Fund), - the Czech Republic, - Slovakia, - Hungary (environmental sector) and - Poland. || 2 || 1. Management and control systems for identified ERDF programmes in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland) 2. Management and control systems for ERDF programmes in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) || 3 || 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain || 3 || 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country || 5 || 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA

EMPL || 1 || Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in Spain, United Kingdom, France, Italy, Slovakia, Portugal, Belgium and Luxembourg. || 1 || 1. Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT) || 1 || 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK) || 1 || 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes || 1 || 1. European Social Fund - Member states' management and control systems

FISH || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0 || 1 || 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State || 1 || 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States

JRC || 0 || || 0 || 0 || 1 || 1. Status and correctness of the closing balance || 1 || 1. Cash flow - competitive activities || 1 || 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities

RTD || 1 || Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). || 2 || 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. || 1 || 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD || 1 || 1. Frequency of errors in shared cost contracts || 1 || 1. Frequency of errors in shared cost contracts

INFSO || 1 || Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. || 3 || 1. Allocation of research personnel 2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5 3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts || 2 || 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of research contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel || 2 || 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks || 2 || 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks

ENTR || 2 || 1.Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation 2. Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). || 2 || 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation || 2 || 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations || 2 || 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations || 2 || 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme

TREN || 1 || Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Framework Programme (FP6) contracts. || 1 || 1. Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD || 2 || 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire || 4 || 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites || 6 || 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty

EAC || 0 || || 1 || 1. Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales || 2 || 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique || 0 || 0 || 3 || 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules

ENV || 1 || Eligibility of expenditures declared by beneficiaries of action grants || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 2 || 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs

SANCO || 0 || || 1 || 1. Insufficient assurance of business continuity of a critical activity || 1 || 1. Health crisis management || 0 || 0 || 0 || 0

JLS || 2 || 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour les périodes de programmation 2000-2004, et 2005-2007 2. Garantie limitée sur les opérations mises en oeuvre par 14 EM dans le cadre du FER II (2005-2007) || 1 || 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004 || 2 || 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 || 2 || 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place || 0 || 0

ESTAT || 0 || || 1 || 1. Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006 || 0 || 0 || 2 || 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 || 3 || 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003

ECFIN || 1 || Possibility that additionality requirements were insufficiently achieved. || 1 || 1. Possibility that additionality requirements are not sufficiently met || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0

TRADE || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0

AIDCO || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 1 || 1. Partnership with an NGOs association

ELARG || 1 || Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by the following Bulgarian Implementing Agencies: - Central Finance and Contract Unit (CFCU) - Ministry for Regional Development and Public Works (MRDPW). || 0 || 0 || 1 || 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo || 1 || 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids || 3 || 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries

ECHO || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0 || 1 || 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO || 0 || 0

DEV || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0

RELEX || 0 || || 0 || 0 || 2 || 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers || 2 || 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations || 2 || 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations

TAXUD || 0 || || 0 || 0 || 1 || 1. Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity || 0 || 0 || 1 || 1. Monitoring of the application of the preferential treatments

MARKT || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0

COMP || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0

COMM || 1 || Supervision || 1 || 1. Ex-post control system || 1 || 1. Supervision (ex-post controls on grants) || 2 || 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 || 3 || 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts

ADMIN || 0 || || 0 || 0 || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0

DIGIT || 1 || Inadequacy of the Data Centre building infrastructure in Luxembourg. || 1 || 1.Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. || 1 || 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure || 0 || 0 || || -

PMO || 0 || || 0 || 0 || 1 || 1. Council's antenna for sickness insurance || 1 || 1. Council's antenna for sickness insurance || 2 || 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation

OIB || 0 || || 0 || || 1 || 1. Deficiency in OIB's contracts & procurement management || 0 || 0 || 1 || 1. Lack of long term planning of the buildings policy.

OIL || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0

EPSO || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0

OPOCE || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0

BUDG || 0 || || 0 || 0 || 2 || 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems || 2 || 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control || 3 || 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund

SG || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0

BEPA || 0 || || 0 || 0 || 1 || 1. Weak general internal control environment || 0 || 0 || 0 || 0.

SJ || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0

SCIC || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0

DGT || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0

IAS || 0 || || 1 || 1. Audit of community bodies (regulatory agencies) || 1 || 1. Audit of community bodies (traditional agencies) || 1 || 1. Audit of Community agencies || 1 || 1. Audit of Community agencies

OLAF || 0 || || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0 || 0

TOTAL || 17 || || 20 || || 31 || || 32 || || 49 ||

ПРИЛОЖЕНИЕ 3: Synthesis 2007 multi-annual objectives

This Annex reports on the progress realised in 2007 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 and 2006 Synthesis reports containing the Commission’s multiannual objectives and related actions to address the major crosscutting management issues.

New actions introduced as a follow up to the 2007 Synthesis report are indicated in bold italics.

Internal control systems and performance management

Subject || Objective || Initiative(s) to meet the objective || Responsible service(s) and timetable || Progress made in 2007

Internal control || 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. || The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. || All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. || Completed It is now a well established practice that services review at least once a year the effectiveness of internal control. This requirement is now enshrined in the Internal Control Standards for Effective Management adopted in October 2007- SEC(2007) 1341. Furthermore, services inform their Commissioner at least twice yearly on management and control issues. Members of staff are involved in self-assessment exercises on the effectiveness of the internal control system.

Revision of internal control standards to enhance effectiveness || DG BUDG by the end of 2007 || Completed An internal communication revising the internal control standards for effective management was adopted in October 2007- SEC (2007) 1341.

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. || All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. || Completed Working groups have been set up to develop indicators for legality and regularity of transactions by families of DGs. The guidelines for the Annual Activity Report for the year 2007 refer to different sets of indicators for: - the Research family - direct centralised management (grants and procurement) - joint management - shared management. For the Structural Funds family, legality and regularity indicators were developed and provided as from the AAR 2006. For the AAR 2007, particular attention has been paid to improving the content and clarity of the report by implementing the recommendations of the Court of Auditors and the IAS.

Annual activity reports and Synthesis || 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. || Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. || All services in the 2007 annual reporting exercise. || Completed The guidelines for Annual Activity Reports for the year 2007 emphasize the need to include more streamlined, precise and coherent explanations of DGs' internal control systems. - the use of an internal control template ensures that control systems of the different DGs are presented in a more coherent way within the Commission and, more specifically, within families of DGs. - Precise guidance was also given to DGs to explain how the various components of the assurance process link together ("building blocks"). - More precise guidance was given on when and how to make a reservation. - Assurance had to be supported by legality and regularity indicators. The DGs have generally followed the guidelines and an improvement can be observed in their AARs.

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. || || Completed Under the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework, "internal control templates" were developed to promote consistency between services in the presentation of control strategies. In 2007 such templates were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It furthermore helps pinpoint weaknesses and define improvements.

The central services will provide further guidance to promote consistency in the treatment of reputational risks and the link between error rates, materiality and reservations. || BUDG and SG By end 2008 || New action

Risk manage-ment || 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. || The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. || All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. || Completed The revised Internal Control Standards, decided by the Commission in October 2007, specifically provide a Standard for risk management processes (standard 6). Risk management was formally integrated into the 2006 programming and planning exercise and services’ critical risks are since then disclosed in the Annual Management Plans.

Residual risk || 4. Taking further the concept of residual risk || Commission will continue its work on the cost-benefit of control and on residual risk per policy area. A Communication on this subject will be issued in autumn 2008. || DG BUDG together with concerned services By October 2008 || New action

Governance

Subject || Objective || Initiative(s) to meet the objective || Responsible service(s) and timetable || Progress made in 2007

Internal audit recommenda-tions || 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations || Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. || All services || Completed Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system) and regularly reviewed by senior management. Further efforts were made to ensure a timely implementation of the audit recommendations: - The Audit Progress Committee alerted the Cabinets responsible for departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. - New provisions were introduced to the standing instructions to the Annual Activity Reports and to the "peer review" process to ensure that Directors-General concerned explain in their reports the reasons why recommendations had not been implemented in time.

Regulatory agencies || 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. || The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. || All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. || Ongoing In a Communication of March 2008[20], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies.

Inter-service arrangements || 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. || The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. || Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. || Continuous action Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices), DG REGIO and the IAS. Furthermore, DG EAC signed a "protocole d'accord" to take over its IT-support. The Service Level Agreement (SLA) which was established in 2006 between BEPA and SG for management of human and financial resources, logistics and strategic planning was renewed in 2007. The SLA signed in 2006 between DG ADMIN and the IAS for management of the latter's human and financial resources was renewed in 2007. OIB cooperates with other Services on the basis of clearly defined arrangements & Service Level Agreements. In 2007, the following SLAs regarding buildings were signed: - with EAC executive agency (on the supplementary office space) - with ERC and RTD Commission Agency (signature for Covent Garden building is ongoing) - with CoR/EESC (VM-2 building) - with CFCA Executive Agency

Reservations || 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2008. || Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. || DGs concerned || Continuous action DGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for 2007 AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2008 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible . The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans.

Financial management

Subject || Objective || Initiative(s) to meet the objective || Responsible service(s) and timetable || Progress made in 2007

Integrated internal control framework || 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. || Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. || All services || Ongoing Commission adopted on 27/2/2008 a report on the action plan towards an integrated internal control framework (COM(2008) 110 final). Most actions have been implemented and the remaining ones will be completed during 2008. The Commission can show that it has made concrete progress. The impact of the actions will form the basis of the evaluation of the progressive success of the action plan through decreasing error rates and improved ratings of systems by the Court. Early in 2009 the Commission will prepare a further impact assessment as at 31 December 2008.

Ex-ante and ex-post controls || 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex-post controls || Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex-ante and ex-post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. || All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. || Completed In 2007, "internal control templates" were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. These templates are built on a common format which leaves some flexibility for adaptation to the needs of the DGs. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It helps pinpoint weaknesses and define improvements.

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. || Services concerned with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. || Ongoing Extensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities[21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results[22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission will issue guidance to its services on sampling strategies by July 2008.

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. || DG COMM by the end of 2007 || Completed A centralised ex-post control unit was set up in this Directorate-General on 1 November 2007.

Accounts || 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. || The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. || All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer || Continuous action In 2007, DG Budget complemented and consolidated the accounting modernisation. The single datawarehouse was also made available to all services and is expected to lead to an improvement in financial management information. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two systems were not validated.

Financial simplification || 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. || Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules || All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. || Completed During 2007 the Commission clarified the rules through guidelines, notably the guidelines on FP7, on the implementing rules for Structural Funds 2007-13, for Education Policy 2007-13, and will continue to provide support and further guidance where necessary. The Commission will also ensure that future legislative proposals include clear and straightforward rules.

Human resources

Subject || Objective || Initiative(s) to meet the objective || Responsible service(s) and timetable || Progress made in 2007

Simplification || 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction.[DQC1] || The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. || DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) || Completed DG ADMIN, based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing.

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. || DG ADMIN by the end of 2007 || Completed New rules have been presented in March 2008 after an intense consultation process with Commission services and staff representatives throughout 2007 and the first quarter of 2008. The new rules should be implemented in 2009 and should allow for a better differentiation of career speeds according to merit. The assessment and promotion exercises will also be significantly shortened.

Staff skills || 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT.[DQC2] [DQC3] [DQC4] || Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. || DG ADMIN by the end of 2007 || Ongoing Among the measures already started: - the development of the HR Community; - the dissemination of best practices; - the HR Professionalisation Programme; - the development of HR Metrics; - the HR scorecard prototype; - the specification of the HR reporting facility in Sysper2.

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. || DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. || Ongoing On 13.11.2007, Vice-President Kallas submitted to the College a Communication (SEC(2007) 1412) describing how EPSO had served the Commission's needs in the last few years and spelling out ways of improving the situation.

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. || DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 || Ongoing The e-CV project was delayed because of rearranged priorities. There are now approximately 3 000 CVs in the system, but full deployment and use will only take place in 2008, once the matching tool is tested and validated.

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. || DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). || Completed The revision of the Commission's Internal Control Standards, was concluded in October 2007 and guidelines on sensitive functions (January 2008) were subsequently adopted. It should result in a more harmonised approach of the Commission's services in regards to the definition of sensitivity and an improved monitoring of the most critical sensitive posts, thus significantly reducing the issues related to compulsory mobility.

Continuity of operations

Subject || Objective || Initiative(s) to meet the objective || Responsible service(s) and timetable || Progress made in 2007

Business continuity || 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities || The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. || All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. || Completed All Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007 with satisfactory results.

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. || DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. || Ongoing A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007. OIL planned a second room in Luxembourg which should have been available by July 2007 and initiated the required procedures. These premises are however currently still not available.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4: Executive and regulatory agencies

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base[23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

· the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (EACI – former Intelligent Energy Executive Agency)

· the Public Health Executive Agency (PHEA)

· the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA)

· the Trans-European Transport Network Executive Agency (TEN-TEA)

· the European Research Council Executive Agency (ERC)

· the Research Executive Agency (REA).

Three of these were operational in 2007. Their annual activity reports did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

|| Seconded officials and temporary agents || Contractual agents || Other external agents || Total

EACI || 22 || 47 || || 69

PHEA || 8 || 20 || || 28

EACEA || 69 || 232 || 10 || 311

Total || 99 || 299 || 10 || 408

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency[24]. If new needs appear, the Commission's starting point will be to explore the option of extending the scope of an existing agency to cover a new programme. Under the current circumstances, it is unlikely that new executive agencies will be needed during the period of the current financial framework to 2013.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward"[25] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies[26] and a review of its internal systems governing agencies. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for documents of shared interest.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5: Rapport sur les procédures négociées

1. Base légale

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

2. Méthodologie

Une distinction a été faite entre les 40 directions générales, services, offices et agences exécutives qui, en principe, n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 directions générales (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: chapitre 3 du titre IV de la deuxième partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'Union européenne.

En effet, ces 3 directions générales présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services…), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour le recensement des procédures négociées (10 000 €), ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces Directions générales nécessitent une approche statistique distincte.

3. Résultats globaux du recensement final

3.1. Les 40 directions générales, services ou offices sans les 3 directions générales "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 148 marchés négociés pour une valeur totale de 156 513 441 € ont été attribués sur un ensemble de 1 085 marchés, toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 383 010 782 €.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 13,64 %. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 11,32 %.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 20,46 %.

Ainsi, 9 directions générales ou services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2007. Toutefois, il faut signaler qu'une des directions générales n'a passé qu'une procédure négociée mais son faible nombre de marchés au total fait que sa moyenne est élevée. Par ailleurs, pour deux des directions générales, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l'Institution en valeur totale des marchés passés.

Par ailleurs, l'évolution par rapport à 2006 pour l'ensemble des directions générales a été limitée: augmentation de 1,33 % en nombre de procédures et de 4,01 % en valeur. Ainsi 5 directions générales présentent une augmentation interannuelle qui peut être considérée comme sensible par rapport aux années précédentes (supérieure à 10 %).

3.2. Les trois directions générales "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 196 marchés négociés pour une valeur totale de 116 182 314 € ont été attribués sur un ensemble de 1 696 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 324 647 489 €.

La proportion moyenne pour les 3 directions générales "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,56 % et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 8,77 %. Le seuil de référence (moyenne plus 50 %) étant donc de 17,33 %, aucune des ces 3 directions générales ne dépasse ce seuil.

La comparaison interannuelle pour ces directions générales, par rapport à l'année 2006, montre une certaine stabilité: pas de changement dans le pourcentage du nombre des procédures négociées et diminution significative de 3,85 % de leur valeur.

4. Analyse des justifications et mesures correctives

Trois catégories de justifications sont évoquées par les directions générales ayant dépassé les seuils:

· Des déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation de contrats cadres. Ceci, en intégrant dans un seul contrat «cadre» un nombre élevé de contrats «spécifiques», réduit le nombre total de marchés passés par les Directions générales concernées et donc la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues).

· Des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole (pour des raisons de propriété intellectuelle, expertise spécifique…). Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

· Des marchés complémentaires, lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires, conformes au projet de base.

Plusieurs mesures correctives ont déjà été proposées ou mises en place par les directions générales:

· L'établissement de documents types et documents d'orientation. La publication en avril 2008 du nouveau Vade-mecum des marchés de la Commission, substantiellement amélioré, s'intègre dans cette ligne d'action.

· L'amélioration de la formation et une meilleure communication interservices. À ce titre, le Service financier central a mis en place pour 2008 une série d'ateliers qui ont pour objectif, d'une part, d'améliorer le niveau des procédures des marchés et, d'autre part, d'offrir un forum d'échange d'expériences entre différents DG/services, afin de promouvoir les meilleurs pratiques.

· L'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services et une bonne programmation.

· Le renforcement de la structure interne et l'application des standards de contrôle. Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

ПРИЛОЖЕНИЕ 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2007.

EC budget:

Directorate-General/Service || Amount of waivers in € || Number of waivers

AIDCO || 1.565.692,31 || 9

EAC || 651.065,59 || 5

EACEA || 466.000,00 || 2

ECHO || 507.960,89 || 1

ENTR || 627.441,60 || 4

INFSO || 1.089.676,12 || 7

RTD || 1.312.047,13 || 5

TREN || 1.283.040,18 || 5

|| 7.502.923,82 || 38

European Development Fund:

Directorate-General/Service || Amount of waivers in € || Number of waivers

AIDCO || 465.540,96 || 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 7 Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation[27] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved[28]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months[29].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports[30]. Overall, the Commission has improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average delay has not significantly decreased. The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

|| 2005 || 2007

Late payments in number || 42,74% || 22,57%

Late payments in value || 17,48% || 11,52%

Delays on average[31] || 49,13 days || 47,98 days

The cause of delays include inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

The Commission has taken many steps to avoid late payments. Internal monitoring systems, with regular reporting on late payments and/or requested payments have been put in place. Simplification initiatives have been taken to speed up the process of examining requests for payments, such as wider use of audit certificates, better definition of deliverables or types of costs to facilitate the checks to be carried out. Awareness actions and exchanges of best practices also take place on a regular basis. These measures have already impacted positively, as the above statistics indicate. Moreover, in order to meet the new requirements of the revised IR, further developments had also to be made to ABAC in 2008.

As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission has had to deal with limited requests over 2005-2007.

|| 2005 || 2007

Requests for interest for late payments in number || 149, i.e. 0,11% || 136, i.e. 0,16%

Amounts of interest paid for late payments || 230.736,58 € || 378.211,57 €

The rules for the payment of interest for late payments are clearly stipulated in the standard contracts and grant agreements used by the Commission authorising officers. The very limited number of requests for payment of interest might be due to the fact that beneficiaries have not paid sufficient attention to the clauses entitling them to claim interest or that they deliberately do not claim it, in particular if the amount is not significant or if they have submitted the supporting documents late[32]. As from 1 January 2008 payment of interest for late payments is automatic and, in principle[33], no longer conditional upon the presentation of a request for payment.

The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments.

[1] Член 60 от Финансовия регламент.

[2] Приложение към годишния доклад за структурните фондове - SEC(2007)1456,

http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/doc