Съгласно разпоредбите на член 287, параграфи 1 и 4 от Договора за функционирането на Европейския съюз и членове 129 и 143 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности, последно изменен с Регламент (ЕО) № 1525/2007 на Съвета от 17 декември 2007 г., и членове 139 и 156 от Регламент (ЕО) № 215/2008 на Съвета от 18 февруари 2008 г. относно Финансовия регламент, приложим за 10-ия Европейски фонд за развитие,

Сметната палата на Европейския съюз, на заседанието си от 9 септември 2010 г. прие своите

ГОДИШНИ ДОКЛАДИ

за финансовата 2009 година.

Докладите, придружени от отговорите на институциите по констатациите и оценките на Палатата, бяха предоставени на органите по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, и на другите институции.

Членовете на Сметната палата са:

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA (председател), Hubert WEBER, Maarten B. ENGWIRDA, David BOSTOCK, Morten Louis LEVYSOHN, Ioannis SARMAS, Igors LUDBORŽS, Jan KINŠT, Kersti KALJULAID, Kikis KAZAMIAS, Massimo VARI, Juan RAMALLO, Olavi ALA-NISSILÄ, Lars HEIKENSTEN, Karel PINXTEN, Ovidiu ISPIR, Nadejda SANDOLOVA, Michel CRETIN, Harald NOACK, Henri GRETHEN, Eoin O'SHEA, Szabolcs FAZAKAS, Louis GALEA, Ladislav BALKO, Augustyn KUBIK, Milan Martin CVIKL, Rasa BUDBERGYTĖ.

ГОДИШЕН ДОКЛАД ОТНОСНО ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА

2010/C 303/01

СЪДЪРЖАНИЕ

Общо въведение

ГЛАВА 6

Външна помощ, развитие и разширяване

СЪДЪРЖАНИЕ

Въведение

Специфични характеристики на групата политики

Служба за сътрудничество EuropeAid

ГД „ВЪНШНИ ОТНОШЕНИЯ“

ГД „РАЗШИРЯВАНЕ“

ГД „ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ“

Обхват и подход на одита

Редовност на операциите

Ефективност на системите

Служба за сътрудничество EuropeAid

ГД „ВЪНШНИ ОТНОШЕНИЯ“

ГД „РАЗШИРЯВАНЕ“

ГД „ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ“

Надеждност на изявленията на ръководството в Комисията

Заключения и препоръки

Проследяване на действията във връзка със Специален доклад № 3/2006 относно хуманитарната помощ, предоставена от Комисията вследствие на цунами

Въведение

Проследяване на действията, предприети във връзка с препоръките

Заключения

Проследяване на действията във връзка със Специален доклад № 6/2006 относно екологичните аспекти на сътрудничеството за развитие на Комисията

Въведение

Проследяване на действията, предприети във връзка с препоръките

Заключения

КОНСТАТАЦИИ И ОЦЕНКИ НА ПАЛАТАТА ОТГОВОРИ НА КОМИСИЯТА ВЪВЕДЕНИЕ 6.1. В настоящата глава е представена специфичната оценка на Палатата по отношение на групата политики в сферата на външната помощ, развитието и разширяването, които обхващат следните области на политика: 19 — „Външни отношения“, 21 — „Развитие и отношения с държавите от Африка, Карибите и Тихоокеанския басейн (АКТБ)“ (1), 22 — „Разширяване“, и 23 — „Хуманитарна помощ“. В таблица 6.1 се съдържа основна информация относно обхванатите дейности и изразходването на средствата през годината. Таблица 6.1 — Основна информация относно групата политики „Външна помощ, развитие и разширяване“ (млн. евро) Дял от бюджета Област на политика Описание Плащания за 2009 г. Принцип на управление 19 Външни отношения Административни разходи 415 Централизирано пряко Многостранни отношения, сътрудничество с трети страни в областта на миграцията и убежището и общи въпроси относно външните отношения 60 Централизирано пряко Обща външна политика и политика на сигурност 316 Централизирано непряко (16) или съвместно Европейски инструмент за демокрация и човешки права (ЕИДЧП) 123 Централизирано пряко Отношения и сътрудничество с индустриализирани държави, които не са членки на ЕС 16 Централизирано пряко Управление на кризи и глобални заплахи за сигурността 215 Централизирано пряко Европейска политика за съседство и отношения с Русия 1 469 Централизирано пряко или децентрализирано Отношения с Латинска Америка 308 Централизирано пряко или децентрализирано Отношения с Азия, Централна Азия и страните от Близкия изток 727 Централизирано пряко, децентрализирано или съвместно Стратегия относно политиките и координация 24 Централизирано пряко 3 673 21 Развитие и отношения с държавите от АКТБ Административни разходи 349 Централизирано пряко Продоволствено осигуряване 673 Централизирано пряко Недържавни участници в развитието 181 Централизирано пряко Околна среда и устойчиво управление на природните ресурси, включително на енергията 81 Централизирано пряко Човешко и социално развитие 113 Централизирано пряко или съвместно Географско сътрудничество с държавите от Африка, Карибския и Тихоокеанския басейн (АКТБ) 256 Централизирано пряко, децентрализирано или съвместно Дейности за сътрудничество за развитие и ad hoc програми 30 Централизирано пряко Стратегия относно политиките и координация 15 Централизирано пряко 1 698 22 Разширяване Административни разходи 91 Централизирано пряко Процес и стратегия за разширяване 1 165 Централизирано пряко, непряко или децентрализирано Следприсъединителна финансова подкрепа 43 Централизирано пряко или децентрализирано Информационна и комуникационна стратегия 9 Централизирано пряко 1 308 23 Хуманитарна помощ Административни разходи 28 Централизирано пряко Хуманитарна помощ 772 Централизирано пряко или съвместно 800 Общо административни разходи (17) 883 Общо оперативни разходи (в т.ч.) 6 596 — авансови плащания 4 079 — междинни/окончателни плащания 2 517 Общо плащания за годината 7 479 Общо поети задължения за годината 8 463 Източник: Годишни отчети за 2009 г., том II, приложение В. Специфични характеристики на групата политики 6.2. Разходите в областта на външните отношения и развитието се реализират от Европейската служба за сътрудничество EuropeAid, както и от Генерална дирекция „Външни отношения“. Разходите за разширяване се реализират от Генерална дирекция „Разширяване“, а разходите за хуманитарна помощ, включително хранителната помощ — от Генерална дирекция „Хуманитарна помощ“. Служба за сътрудничество EuropeAid 6.3. Управляваните от EuropeAid разходи включват: а) финансово и техническо подпомагане и икономическо сътрудничество със страни от Азия и Латинска Америка; б) Европейска политика за съседство, в това число и стратегическото партньорство с Русия; в) тематични програми за продоволствено осигуряване, недържавни участници и местни органи, околна среда, здраве и образование, демокрация и човешки права. 6.4. По-голямата част от разходите са обект на пряко централизирано управление от службите на Комисията в нейната централа или в делегациите на Комисията (2) в съответните трети страни. Предоставянето на помощ чрез международни организации подлежи на съвместно управление. 6.5. Голяма част от плащанията са авансови или междинни, а окончателните плащания представляват не повече от 20 % от разходите за годината. 6.6. Окончателните плащания по принцип са изложени на по-голям риск за редовността отколкото авансовите или междинните плащания. Последните обикновено трябва да спазват ограничен брой условия, докато окончателните плащания зависят от предаването и заверяването на всички реално извършени разходи за целия проект. 6.7. Проектите за равитие се осъществяват в над 150 страни, а организациите изпълнители се различават много както по размер, така и по опит. За да бъдат одобрени за подпомагане от ЕС, проектите следва да се подчиняват на сложни правила, включително по отношение на тръжните процедури и процедурите за възлагане на договори. ГД „ВЪНШНИ ОТНОШЕНИЯ“ 6.8. ГД „Външни отношения“ управлява разходите, свързани предимно с дейности в рамките на общата външна политика и политика на сигурност, инструмента за стабилност и инструмента за индустриализираните страни. Главните цели са свързани с опазване на мира, предотвратяване на конфликти, укрепване на международната сигурност и популяризиране сред основните партньори от индустриализираните страни и страните с висок доход на интересите на ЕС относно външната политика, икономическата интеграция и глобалните въпроси. 6.8. Повечето от действията съгласно инструмента за стабилност (ИС) включват отговор при ситуации на криза, излизане от криза, както и предкризисно и следкризисно изграждане на капацитет. 6.9. Прилагат се следните приципи на управление: а) непряко централизирано управление или съвместно управление с международни организации, за дейности в областта на общата външна политика и политика на сигурност; б) пряко централизирано управление за въпросите, свързани с отношения и сътрудничество с индустриализирани държави, които не са членки на ЕС (инструмент за индустриализираните страни), и в) пряко централизирано управление и съвместно управление за управление на кризи и глобални заплахи за сигурността (инструмент за стабилност). Проектите се изпълняват от централата на Комисията или от нейните делегации. 6.10. В областта на общата външна политика и политика на сигурност разходите са свързани предимно с функционирането на общата политика за сигурност и отбрана посредством граждански мисии в различни държави и територии, които обикновено се намират в ситуация на голям политически риск и нестабилност. Подобни са рисковете и при инструмента за стабилност. 6.10. В случаите когато нестабилната политическа среда създава повишено ниво на риск, се въвеждат смекчаващи мерки, като например мисии за последващи проверки, които да се провеждат от централата или делегациите като допълнение към задължителните външни одити, организирани от бенефициентите в рамките на техните договорни изисквания. 6.11. Както и при EuropeAid, повечето от разходите, управлявани от ГД „Външни отношения“, се извършват въз основа на авансови или междинни плащания. Последните обикновено зависят от предаването на доказателства, че въз основа на направените разходи е завършен определен етап от изпълнението на проекта, а окончателните плащания зависят от предаването и заверката на всички направени разходи за целия проект. ГД „РАЗШИРЯВАНЕ“ 6.12. ГД „Разширяване“ управлява разходите, свързани с процеса и стратегията на разширяване, основно в рамките на инструмента за предприсъединителна помощ, програма ФАР, включително следприсъединителна финансова подкрепа, КАРДС (3) и предприсъединителна финансова помощ за Турция. 6.13. Значителна част от разходите се извършват въз основа на плащания директно към националните органи в страните бенефициенти. Обикновено първият трансфер на средства става при подписването на съответните национални програми. Освобождаването на следващите траншове зависи от одобрението на декларация, посочваща, че определена част от вече изплатените средства е била инвестирана и че възникналите разходи са допустими за финансиране от ЕС. 6.14. Обикновено плащанията се извършват според принципа на пряко централизирано или децентрализирано управление. При децентрализираното управление предварителните проверки на решенията за възлагане на обществени поръчки се реализират от съответната делегация на Комисията, а при някои специфични условия такива проверки не се извършват. ГД „ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ“ 6.15. ГД „Хуманитарна помощ“ отговаря за прилагането на разходите на ЕС, свързани с хуманитарната помощ, в съответствие с Регламент (ЕО) № 1257/96 на Съвета (4), като ги управлява на централно ниво. Около половината от бюджетните кредити, за които са поети задължения, се предоставят на неправителствени организации (пряко централизирано управление), а останалата половина — на ООН или на други международни организации (съвместно управление). 6.16. Авансовите и междинните плащания представляват значителна част от общите разходи. Поради естеството си те носят по-малък риск за редовността, отколкото окончателните плащания. Те обикновено трябва да отговарят на ограничен брой условия, докато окончателните плащания зависят от предаването и заверяването на всички разходи за целия проект. Обхват и подход на одита 6.17. Общият одитен подход и методология на Палатата са описани в част 2 от приложение 1.1 . Във връзка с одита на външна помощ, развитие и разширяване следва да се отбележат следните специфични елементи: 6.17. а) беше проверена извадка от 180 плащания, включваща 83 авансови, 48 междинни и 49 окончателни плащания; б) беше извършена оценка на системите за управление и контрол на Комисията в нейната централа и делегациите, които включват: i) предварителни проверки ii) мониторинг и надзор, iii) външни одити (5), iv) вътрешен одит. а) Комисията отбелязва, че в извадката за 2009 г. са включени значително повече окончателни плащания, отколкото за предишни години. РЕДОВНОСТ НА ОПЕРАЦИИТЕ 6.18. От операциите, засегнати от грешки, 26 % (шест от 23) съдържат количествено измерими грешки, а останалите 74 % са количествено неизмерими (17 от 23). Според преценката на Палатата вероятният процент грешки за одитираната област е между 2 % и 5 % ( приложение 6.1) . 6.18. Комисията приветства повишаването на „редовността“ на операциите, които Палатата постановява за напълно „редовни“ (на 87 %) в сравнение с цифрите за 2008 и 2007 г. 6.19. Най-съществените грешки са: а) количествено измерими грешки в допустимостта (например неспазване на основни изисквания, разходи, направени извън периода на допустимост, включване на недопустими разходи в декларациите за възстановяване на разходи по проектите и нередности в тръжните процедури и процедурите за възлагане на обществени поръчки, осъществявани от организацията изпълнител); и б) количествено неизмерими грешки (например нередности в процедурите за възлагане на обществени поръчки, неспазване на критериите зa възлагане нa поръчкатa, изложени във финансовите решения, за които се отнасят, липса на адекватна одитна следа). 6.20. Като цяло повечето от грешките са неизмерими количествено и са открити на ниво делегации на ЕС. 6.20. Делегациите на ЕС са отговорни за голяма част от плащанията от портфейла от външни помощи на Комисията. За EuropeAid 79 % от текущия портфейл на бюджета на ЕС (неизплатени задължения) е управляван от делегации през 2009 г. 6.21. Някои от откритите грешки са при междинните плащания и следователно подлежат на последващи проверки в рамките на процеса на вътрешен контрол. Палатата откри обаче грешки при някои окончателни плащания, които не са били открити от контролите на Комисията. 6.21. Комисията счита, че проучвателните и корективните мерки преди окончателните плащания (например представяне на доклади, външни одити, проверка на разходите и проверка на операциите от персонала на Комисията) са ефективни. Освен това потенциалните нередности все пак могат да бъдат коригирани впоследствие чрез започване на последващи одити и подходящи възстановявания. Въпреки това не е реалистично да се очаква мерките за контрол да сведат риска от финансови грешки до нула. ЕФЕКТИВНОСТ НА СИСТЕМИТЕ 6.22. Резултатите от проверката на системите са обобщени в приложение 6.2 . Цялостната оценка на системите за управление и контрол е, че те са частично ефективни. 6.22. Комисията счита, че системите за многогодишен надзор и контрол за групата политики в сферата на външната помощ, развитието и разширяването са ефективни и значително са се подобрявали с всяка следваща година, както е отразено в повишаването на дела на напълно редовните плащания, установен от Палатата в тази извадка. Служба за сътрудничество EuropeAid 6.23. Както е посочено в годишния доклад на Палатата относно Осмия, Деветия и Десетия европейски фонд за развитие, оценката на системите за управление и контрол на EuropeAid е, че те са частично ефективни. 6.23. Комисията приветства констатацията на Палатата, че „EuropeAid е изградила цялостна стратегия за контрол“, и че „през 2009 г. е продължила да извършва значителни подобрения във връзка с разработването и въвеждането на системите за управление и контрол“ (вж. параграф 54 от Годишния доклад за финансовата 2009 г. на Европейския фонд за развитие (ЕФР). ГД „ВЪНШНИ ОТНОШЕНИЯ“ 6.24. Като цяло системите за управление и контрол на ГД „Външни отношения“ се оценяват като частично ефективни. 6.24. Комисията приветства признанието на Палатата за наскоро въведените подобрения. 6.25. Оценката на системите за управление и контрол на ГД „Външни отношения“ включи проследяване на оценките на системите от предходни години, както и проверка на резултатите от вътрешния одит. Предварителни проверки 6.26. Процедурите на предварителни проверки на ГД „Външни отношения“ бяха подобрени през 2009 г. чрез въвеждането на нови процедури и контролни листове, въпреки че оценката на ефективността на промените ще стане възможна едва след няколко години. Въпреки това Палатата отбелязва, че все още не са коригирани някои слабости, установени при предишни одити (например липсата на предварителна оценка на мисии, свързани с общата външна политика и политика на сигурност, съгласно изискванията на член 56 от Финансовия регламент). 6.26. Новото предложение за преразглеждането на Финансовия регламент включва признанието, че оценките от член 56 могат да бъдат предприети единствено постепенно поради специфичното естество на тези мисии, които са направени ad hoc и ex nihilo . Що се отнася до контролните листове за обществени поръчки на общата външна политика и политика на сигурност (ОВППС), те са финализирани и вече са в употреба. Мониторинг и надзор 6.27. Палатата откри дълготрайни слабости при мониторинга и надзора като част от системата за вътрешен контрол, въпреки че са отбелязани подобрения по отношение на приключването на стари договори, където дейностите вече са били финализирани (Механизъм за бързо реагиране). Към края на годината не са били приключени 16 досиета на Механизма за бързо реагиране и не е бил получен окончателен доклад за 20 договора, свързани с общата външна политика и политика на сигурност, за които крайният срок за изпълнение вече е бил изтекъл (за повечето през 2008 г.). 6.27. В действителност през 2009 г. Комисията вече е предприела мерки, свързани с приключването на стари дела (както за Механизма за бързо реагиране, така и за ОВППС). Тези усилия ще продължат и през 2010 г. Последващи проверки 6.28. По отношение на последващите проверки, въз основа на установени от Палатата и от вътрешния одит слабости през 2008 г. генералният директор включи в своята декларация за достоверност значими резерви по отношение на тяхната ефективност при оперативните бюджети на общата външна политика и политика на сигурност и на инструмента за стабилност (вж. също точка 6.49). 6.28. Генералният директор на ГД „Външни отношения“ изготви план за действие за проследяване на резервати, публикувана, в годишния отчет за дейността за 2009 г. и за подобряване на качеството на достоверността за 2010 г. 6.29. Независимо от това Палатата признава, че са били постигнати подобрения във функционирането на системата за последващи проверки в сравнение с 2008 г. Разработена е и е въведена стратегия за последващи проверки и се извършват по-голям брой такива проверки. Резултатът от промените ще може да се оцени едва след няколко години. 6.29. Комисията приветства признанието на Палатата за въведените подобрения, които продължават и през 2010 г. Мерките, предприети тази година, включват подобрена методология за проверки на място, осигуряване на обучение, както и подобрени насоки за документирането на резултатите от последващи проверки. Вътрешен одит 6.30. Като цяло вътрешният одит се оценява като ефективен. През 2009 г. структурите за вътрешен одит са действали с пълен капацитет и са извършвали одити по актуални и полезни теми. ГД „РАЗШИРЯВАНЕ“ Предварителни проверки 6.31. Предварителните проверки се оценяват като частично ефективни. Освен това същественият брой грешки, установени от Палатата при тръжните процедури, управлявани от националните разплащателни агенции (вж. точка 6.19, буква а) не са били предотвратени или открити и коригирани от предварителните проверки, извършени от делегациите на ЕС. 6.31. Комисията счита, че предварителните проверки както в централата, така и в делегациите на ЕС, са ефективни. Както е признато от Палатата, Комисията допълнително е подобрила своите вътрешни системи и е завършила набора от инструкции. В Годишния доклад за финансовата 2008 година предварителните проверки бяха оценени като ефективни. 6.32. Палатата откри редица слабости при изграждането и функционирането на децентрализираната система за изпълнение (ДСИ) за Хърватия и Турция. Те включват: 6.32. През 2009 г. ГД „Разширяване“ продължи да гарантира съответствие от националните органи в Хърватия и Турция при условия на (частично) предоставяне на управленски правомощия. Тя поддържаше предварителните проверки от страна на делегацията, за да смекчи рисковете. Освен това съществената проверка от страна на Палатата на операциите не разкри никакви значителни недостатъци, освен липса на одитна следа, които да обосновават напълно решенията, взети от делегациите. а) необходимост от по-конкретни указания за процедурата на „предоставяне на управленски правомощия“ (6), за да се дефинират по-ясно отговорностите в този процес на различните участници от Комисията; и a) Тъй като все повече държави се подготвят да подадат заявление за предоставяне на управленски правомощия, ГД „Разширяване“ актуализира своята вътрешна ръководна бележка от 2008 г., за да вземе предвид уроците, научени от извършени предоставяния на управленски правомощия през 2008 г., и предостави допълнителни указания през 2009 г. за всички участващи в процеса страни. Понастоящем се изготвя цялостен документ с навременни „Насоки за предоставяне на управленски правомощия“ за заявленията, които ще бъдат получени през следващите две години. б) недостатъчен доказателствен материал за проверките, извършени от делегацията и представени на ръководителя на делегацията за оперативно одобряване на заявки за средства. б) Ролята на ръководителя на делегацията за одобряване на искането на средства е точно определена във вътрешните инструкционни бележки, издадени от ГД „Разширяване“. Проверките, които трябва да бъдат извършени в съответствие с неговите инструкции, предоставят необходимата основа за одобряване на специфично искане на средства. 6.33. Открити са също така слабости при централизираното управление от страна на Комисията, включително случаи на недостатъчна документация и на неспазване на правилата. 6.33. Въпросите, повдигнати от Палатата, са свързани по същество с възможните подобрения на одитната следа, но не със съществени грешки при прилагането на правилата. Повечето от тях бяха разрешени в началото на 2010 г. чрез вътрешни инструкции и пояснителни бележки. 6.34. До края на 2009 г. не са били изпълнени всички указания за приключване на програмите ФАР и КАРДС и уравняване на разходите (включително използването на корекции с фиксиран процент). Междувременно ГД „Разширяване“ е намалила, но не е премахнала изцяло закъсненията при окончателните декларации в рамките на ФАР и преходния финансов инструмент в новите държави членки, поради което все още съществуват закъснения (до пет години). 6.34. Тъй като Финансовият регламент и правилата за прилагане бяха променени през 2003 г., ГД „Разширяване“ винаги е прилагала процедура за уравняване на сметки, както се изисква от този изменен Финансов регламент. Тази процедура е актуализирана редовно и сега е заменена от по-значителна консолидирана „Политика за уравняване на сметки при децентрализирано управление — програма ФАР и преходен финансов инструмент“, приета през юни 2010 г., която разработва в много повече подробности начина, по който корекциите с фиксиран процент за слабости в системата биха могли да бъдат прилагани, когато е необходимо (като програми за уравняване на сметки под разширено децентрализирано управление). Само през 2009 г. ГД „Разширяване“ приключи 375 окончателни декларации, т.е. много по-голям брой от започнатите нови програми. Остават някои случаи, за които състезателната процедура отнема време и приключването може да отнеме няколко години. Мониторинг и надзор 6.35. Мониторингът и надзорът се оценяват като ефективни. Въпреки това Палатата установи, че все още не са коригирани изцяло слабостите, установени при предишни одити. 6.36. Тези слабости включват недостатъчни проверки на качеството на данните, въвеждани в управленските информационни системи (CRIS, i-Perseus), което се доказва от грешките при кодирането, открити по време на извършените от Палатата тестове на операциите. 6.37. Освен това Палатата отбеляза, че при децентрализирания принцип на управление резултатите от посещенията на делегациите на ЕС за наблюдение на бенефициентите невинаги са записвани по начин, който да позволява ефективен анализ и проследяване. Последващи проверки 6.38. Като цяло последващите проверки се оценяват като ефективни. 6.38. Комисията счита, че последващите проверки за децентрализирано управление са напълно ефективни. Тя приема, че функцията по осъществяване на последващи проверки за централизирано управление все още не е напълно внедрена. Тези допълнителни последващи одити, извършени от отделна хоризонтална единица и разгледани в този раздел, са предвидени само за предоставяне на допълнителна достоверност на нивото на и над изискванията на Финансовия регламент за разпоредителя с бюджетни кредити по делегация. 6.39. През 2009 г. ГД „Разширяване“ разработи специфична стратегия за въвеждане на последващи одити на проекти под централизирано управление. Новата стратегия ще бъде въведена от 2010 г. нататък. 6.39. С тази нова стратегия се добавя допълнителна степен, за да се предостави допълнителна достоверност, без това да се изисква от Финансовия регламент. Вътрешен одит 6.40. Като цяло вътрешният одит се оценява като ефективен. През 2009 г. структурите за вътрешен одит са действали с пълен капацитет и са извършили одити по актуални и полезни теми. ГД „Хуманитарна помощ“ Предварителни проверки 6.41. Като цяло предварителните проверки сe оценяват като ефективни. 6.42. Според становището на Палатата действащите финансови вериги са достатъчно добре разработени, за да откриват и коригират грешки, направени от партньорите. Въпреки това Палатата отбеляза, че слабостите, открити при редовните одити на системите на партньорите, невинаги се поправят от тях навреме, нито се вземат винаги предвид при годишното подновяване на акредитацията им. Това намалява увереността, която Комисията може да има, че системите за вътрешен контрол на партньорите са достатъчно ефективни да предотвратят грешки и нередности. 6.42. Резултатите от одита са достъпни за и използвани в оценките на партньорите. При акредитирането на партньорите се взема предвид и приносът на предприетия мониторинг на проекти и се отчитат inter alia финансовите, правните и оперативните аспекти на партньора. Често има препоръки партньорите да подобрят своите системи за вътрешен контрол, които са резултат от оценката и одита. Следователно много одитни доклади са довели пряко до промени в статута, отреден на системата за управление и контрол на партньорите. На базата на настоящата система за одит и оценки на партньорите, въведена от ГД „Хуманитарна помощ“, е развита система за управление и контрол, която дава балансиран и ефективен поглед върху вътрешните системи за управление и контрол на партньорите, способстващ за предотвратяването на грешки и нередности. 6.43. Освен това еднотипните цели, включени в решенията за финансиране, свързани с договорите, затрудняват извършването на компетентна оценка на представените предложения. Освен това документацията на извършените оценки не позволява цялостно сравнение на направените предложения. 6.43. Въпреки че са напълно достатъчни за изготвяне на решение за финансиране, целите, изложени в решенията за финансиране за хуманитарна помощ, трябва да се разглеждат заедно с подробната информация за установените нужди, предложената стратегия за и необходимите компоненти на един убедителен отговор, които се съдържат в подкрепящия решението документ. По отношение на сложността на кризисните ситуации, множеството нужди и наличието на други донори, подробните нужди трябва да се разглеждат заедно с предвидения отговор, изложен в предложенията, представени от партньорите на ГД „Хуманитарна помощ“ в съответствие с решението за финансиране на Комисията. Комисията счита, че процедурите за подбор на проекти, въведени от ГД „Хуманитарна помощ“, отразяват особеностите на хуманитарната помощ и предоставят гаранции на високо ниво по отношение на качеството на помощта, предоставена от партньорите на ГД „Хуманитарна помощ“. Все пак Комисията приема, че документацията от оценката на предложението може да бъде допълнително подобрена, оптимизирана и стандартизирана. Мониторинг и надзор 6.44. Като цяло системите за мониторинг и надзор са ефективни. Палатата обаче отбелязва, че Комисията не следи доколко партньорите по рамковите споразумения за партньорство използват центрове за хуманитарни доставки (7), въпреки че тези центрове са от изключително значение за намаляване на риска от грешки при процедурите за възлагане на обществени поръчки. 6.44. Комисията приветства цялостното заключение на Палатата. По отношение на центровете за хуманитарни доставки (HPC) Комисията приветства признаването на тяхната полезност като цяло. Външни одити 6.45. Последващите одити се оценяват като ефективни. Палатата потвърждава, че постигнатият през 2008 г. напредък продължава, въпреки че е необходимо подобрение при консолидирането на мерките, предприети в отговор на одитните констатации, по-специално тези, които водят до възстановяване на извършени недопустими разходи. 6.45. Комисията приветства оценката на Палатата и потвърждава поетото от нея задължение за продължаване на подобренията при нейната последваща процедура. Вътрешни одити 6.46. Като цяло вътрешният одит се оценява като ефективен. През 2009 г. структурите за вътрешен одит са действали с пълен капацитет и са извършвали одити по актуални и полезни теми. НАДЕЖДНОСТ НА ИЗЯВЛЕНИЯТА НА РЪКОВОДСТВОТО В КОМИСИЯТА 6.47. Резултатите от прегледа на изявленията на ръководството в Комисията са обобщени в приложение 6.3 . 6.48. Палатата признава, че във всички генерални дирекции с отговорности за групата политики са постигнати подобрения в качеството на информацията, представена в техните годишни отчети за дейността. 6.48. Комисията проведе изследване, за да установи факторите за успех, които се отразяват на качеството на годишните отчети за дейността. В отговор на установените фактори бяха приложени редица мерки, за да се подобри качеството на доказателствата, представени в подкрепа на достоверността и четимостта на докладите. Следователно Комисията приветства положителната оценка на Палатата на годишните отчети за дейността и ще продължи да работи за тяхното подобрение като източник на доказателства за декларацията за достоверност (DAS). 6.49. Палатата е съгласна с оценките, направени от генералните директори на ГД „Външни отношения“ (един случай на изразени резерви относно последващите проверки на оперативния бюджет за общата външна политика и политика на сигурност и инструмента за стабилност) и ГД „Разширяване“ и ГД „Хуманитарна помощ“ (без резерви). 6.50. Резултатите от прегледа на изявленията на генералния директор на EuropeAid са включени в доклада относно ЕФР. Палатата счита, че декларацията на генералния директор и годишният отчет за дейността дават частично вярна оценка на финансовото управление по отношение на редовността. 6.50. Комисията приветства констатацията на Палатата, че годишният отчет за дейността на EuropeAid е „ясен и информативен, по-специално чрез употребата на показатели за качество“ (вж. доклада за ЕФР, параграф 50). Комисията счита, че качествените и количествените показатели, изложени в четирите градивни елемента за „достоверност“ в годишния отчет за дейността на EuropeAid, наистина предоставят необходимите доказателства в подкрепа на изявлението на генералния директор за разумна достоверност и дават точна оценка на финансовото управление в EuropeAid във връзка с редовността. ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ПРЕПОРЪКИ 6.51. Въз основа на извършения одит Палатата заключава, че плащанията за годината, приключила на 31 декември 2009 г., за групата политики в сферата на външната помощ, развитието и разширяването са засегнати от съществени грешки. 6.52. Въз основа на извършения одит Палатата заключава, че системите за управление и контрол за групата политики в сферата на външната помощ, развитието и разширяването са частично ефективни при осигуряване на редовността на операциите. 6.52. Комисията е разработила своите средства за контрол така, че да покриват целия период на продължителност на нейните многогодишни проекти. Тя счита, че тези системи за надзор и контрол за групата политики в сферата на външната помощ, развитието и разширяването са ефективни и значително са се подобрявали с всяка следваща година, както е отразено в повишаването на дела на напълно редовните плащания, установен от Палатата в тази извадка. Препоръките, направени от Палатата през последните години, са приложени и много от тези подобрения са признати от Палатата, в резултат на което значими елементи от ключовите системи за управление и контрол са оценени като „ефективни“. 6.53. Следните препоръки следва да бъдат взети предвид: 6.53. а) ГД „Външни отношения“ следва да консолидира методологията си за последващи проверки и в най-кратки срокове да изпълни препоръките на вътрешния одитор по този въпрос; а) Комисията приема препоръката на Палатата и би искала да уточни, че вече предприема мерки в отговор на всички препоръки, получени по отношение на последващи проверки в ГД „Външни отношения“. б) ГД „Външни отношения“ следва да отдели достатъчно ресурси за анализа и приключването на договорите по стария Механизъм за бързо реагиране и на договорите по общата външна политика и политика на сигурност с изтекли сроковете за изпълнение; б) Комисията е съгласна с Палатата и би искала да подчертае, че вече са предприети значителни усилия за изчистване на натрупаните стари проекти, които трябва да бъдат приключени. Всъщност 75 % от всички договори по Механизма за бързо реагиране, налични в началото на 2009 г., са били приключени до края на годината. Усилията ще продължат и през 2010 г. в) ГД „Разширяване“ следва да осигури по-конкретни указания за изпълнение на процедурата за „предоставяне на управленски правомощия“, за да се дефинират по-ясно отговорностите в този процес на различните участници от Комисията; в) Тъй като все повече държави се подготвят да подадат заявление за „предоставяне на управленски правомощия“, ГД „Разширяване“ актуализира своята вътрешна ръководна бележка от 2008 г., вземайки предвид уроците, научени от извършени предоставяния на управленски правомощия през 2008 г., и предостави допълнителни съвети през 2009 г. на всички участващи в процеса страни. г) ГД „Разширяване“ следва да преразгледа контролните си листове за вътрешен контрол с цел да документира всички проведени проверки; г) Комисията вече е предприела необходимите мерки за гарантиране, че проверките, извършени от персонала в оперативните и финансовите и договорните раздели, се документират по-подробно. д) ГД „Разширяване“ следва да предприеме мерки с цел да подобри качеството на данните, въвеждани в нейните управленски информационни системи (например редовен анализ и верификация на качеството на данните); д) Извършват се редовни проверки за качеството на данните в CRIS, по-специално преди извличането на съответната информация от годишния отчет за дейността. ИТ инструментът за управление, в който се въвеждат данните, съдържа и вградени средства за контрол на качеството на данните. Също така Комисията придава особено значение на обучението на потребителите на CRIS. е) ГД „Разширяване“ следва да разработи и да въведе механизми за улесняване на анализа и проследяването на резултатите от проведените мониторингови посещения; е) Приключванията са приоритет на ГД „Разширяване“ от 2007 г. Само през 2009 г. ГД „Разширяване“ приключи 375 окончателни декларации. ж) ГД „Разширяване“ следва да продължи да отделя достатъчно ресурси за анализа на неразгледаните окончателни декларации, подадени по програма ФАР и преходния финансов инструмент в новите държави членки; ж) Комисията вече работи по допълнителното подобряване и хармонизиране на централизираното документиране на своите оценки на предложенията. Въвеждането на стандартизиран оценъчен доклад е един от разглежданите варианти. з) ГД „Хуманитарна помощ“ следва да подобри документирането на оценките на предложенията за хуманитарна помощ (например въвеждането на стандартизирани доклади за оценка); з) Въпреки че предложението на Палатата е полезно, текущите приоритети и ограничените ресурси не позволяват тази препоръка да бъде изпълнена в близко бъдеще. и) ГД „Хуманитарна помощ“ следва да определи и въведе механизъм за събиране и анализ на данни относно използването на центрове за хуманитарни доставки от своите партньори. 6.54. Препоръките, засягащи EuropeAid, са включени в доклада относно ЕФР. 6.54. В отговор на препоръките на Палатата EuropeAid ще: — разгледа възможните методологии за показател на прогнозирано финансово въздействие на остатъчната грешка; — оцени рентабилността на своите средства за контрол в контекста на преразглеждането на допустимия риск от грешки; — финализира и разпространи пакет от инструменти за финансово управление за изпълняващите организации; — продължи своите усилия за осигуряване на точно и навременно записване на одитна информация; — се стреми да подобри системите за информационни технологии, подкрепящи нейната одитна работа; — подобри разработването и подбора на критериите за плащания за бюджетна подкрепа чрез преразгледани указания и процеси за партньорска проверка (група за поддържане на качеството); — приложи преразгледана рамка за мониторинг на управлението на обществените финанси за плащания за бюджетна подкрепа. 6.55. В приложение 6.4 са обобщени действията, предприети във връзка с предишни констатации и оценки. ПРОСЛЕДЯВАНЕ НА ДЕЙСТВИЯТА ВЪВ ВРЪЗКА СЪС СПЕЦИАЛЕН ДОКЛАД № 3/2006 ОТНОСНО ХУМАНИТАРНАТА ПОМОЩ, ПРЕДОСТАВЕНА ОТ КОМИСИЯТА ВСЛЕДСТВИЕ НА ЦУНАМИ Въведение 6.56. През 2006 г. Сметната палата публикува Специален доклад № 3/2006 относно хуманитарната помощ, предоставена от Комисията в отговор на цунами, последвало земетресението от 26 декември 2004 г. по западното крайбрежие на Северна Суматра. Одитът обхвана спешните мерки и краткосрочната дейност за възстановяване от страна на ГД „Хуманитарна помощ“ (8). 6.57. В Специален доклад № 3/2006 Палатата отправи редица препоръки, които са изцяло приети от Съвета и Парламента. Палатата отправи следните препоръки към Комисията: а) да обмисли ролята, която би могла да има в подпомагането на засегнатите правителства по-ефективно да управляват координирането на донорската помощ с цел да се гарантира удовлетворяването на нуждите; б) да изясни ролята на ГД „Хуманитарна помощ“ и на ГД „Околна среда“ (Механизъм за гражданска защита), за да осигури последователен подход; в) да разгледа възможността за удължаване на сроковете за спешни операции (например девет месеца вместо шест), за да осигури достатъчно време за изпълнение; г) да подобри системата за мониторинг като включи следните елементи — писмен отговор до партньорите след мониторинговите посещения, изготвяне на информация за сравнение на цените, по-ясно обяснение на правилата за прилагане и информация относно обема и мястото на свършената работа; д) да вземе под внимание затруднения достъп до документацията на проектите, изпълнявани от агенциите на Организацията на обединените нации (ООН) в контекста на Рамковото финансово и административно споразумение. 6.58. В своите отговори на доклада на Палатата Съветът призова Комисията да подкрепи координаторската роля на Службата на ООН за координиране на хуманитарните дейности (OCHA), а Парламентът подчерта важността на съчетаването на краткосрочната хуманитарна помощ с дългосрочното възстановяване и реконструкция. Проследяване на действията, предприети във връзка с препоръките 6.59. През 2007 г. по предложението на Европейската комисия за „Европейски консенсус относно хуманитарната помощ“ беше издадено съвместно становище (9) с цел да се подобри координацията и да се насърчат добрите практики между държавите членки и Комисията. През 2008 г. Комисията изготви план за действие, който беше приложен към документа. 6.60. Комисията подкрепя водещата роля на OCHA при координирането на хуманитарната помощ. ГД „Хуманитарна помощ“ е член на Групата за донорска подкрепа на OCHA (ODSG) и в периода 2007—2009 г. Комисията е подписала 43 договора в областта на сътрудничеството с OCHA на обща стойност приблизително 30 милиона евро. 6.61. Комисията се стреми да координира условията за предоставяне на помощ на ЕС с тези на държавите членки посредством работната група на Съвета „Хуманитарна и продоволствена помощ“ (COHAFA) и посредством Комисията за хуманитарна помощ (HAC). Комисията също така е подобрила използването на „14-точковата система“ за проследяване на финансирането за хуманитарна помощ от ЕС, а през 2009 г. ГД „Хуманитарна помощ“ възлага обзорно проучване на системата за координиране на донорите на хуманитарна помощ на място (10). 6.62. Също така през 2008 г. и 2009 г. ГД „Хуманитарна помощ“ предоставя на държавите членки на ЕС и Европейския парламент приблизително 250 доклада за ситуацията, които се изготвят от персонала на делегациите и представят хуманитарната обстановка на място в момента на криза в определена държава или регион. 6.63. В отговор на препоръките на Палатата през 2009 г. Комисията обявява прехвърлянето на Центъра за наблюдение и информация в областта на гражданската защита (MIC) от ГД „Околна среда“ към ГД „Хуманитарна помощ“, в сила от февруари 2010 г. 6.64. Комисията акцентира върху връзката между помощ, възстановяване и развитие (LRRD), а не върху удължаването на срока на спешните операции. Тя смята, че подобно удължаване би наложило значителна промяна в разработването и законодателната рамка на политиката на ЕС за външни дейности като цяло. В този контекст регулаторната рамка е била подобрена, а Комисията е взела мерки за подобряване на сътрудничеството между хуманитарните служби, службите за развитие и други участници в подпомагането, по-специално на местно ниво и в кризисни ситуации и ситуации на държавна нестабилност. 6.65. Комисията има за цел да се справи със слабостите, установени в системата за мониторинг, главно чрез по-строго прилагане на процедурите за вътрешен контрол, както и чрез преразглеждане на насоките за мониторинг. При разработването на информационна система за сравнение на цените е възприет по-конкретен подход. ГД „Хуманитарна помощ“ работи върху създаването на глобална система от сравними единични цени, която се очаква да включва достатъчно действителни данни за единичните цени. Независимо от това „Наблюдение на цената на резултатите“ (Cost Observed for Results — COR), както е известна системата, се очаква да бъде използвана в платформата за информационни технологии Hope/e-tool от 2012 г. нататък. 6.65. Разработването на модела за „Наблюдение на цената на резултатите“ (COR) ще започне през 2011 г., след като бъде вграден в платформата за информационни технологии (Hope/e-tool). След тестването и въвеждането на данни се очаква началото на използването на модела да може да бъде планирано за 2012 г. 6.66. Палатата изследва проблема с достъпа до документацията на проектите, изпълнявани от агенциите на Организацията на обединените нации, в Специален доклад № 15/2009 (11). 6.66. Комисията подкрепя напълно исканията на Палатата за придобиване на необходимите подкрепящи доказателства от организациите на ООН и този принцип е ясно постановен в Рамковото финансово и административно споразумение (FAFA). Когато Комисията е информирана за затруднения по този въпрос, тя може да се обърне към своите партньори в ООН, за да намери разрешение и да гарантира, че Палатата получава изискваната информация. Заключения 6.67. Комисията е взела предвид препоръките на Палатата и на органите за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, въпреки че някои конкретни подобрения на системата за мониторинг все още се финализират. По-специално: 6.67. а) Комисията се опитва да осигури по-ефективна координация на донорите посредством „Европейския консенсус относно хуманитарната помощ“ и плана за действие, както и чрез своята подкрепа за Службата на ООН за координиране на хуманитарните дейности и чрез постоянно сътрудничество с държавите членки. Средносрочният преглед на плана за действие, приложен към този документ, планиран за 2010 г., следва да направи систематичен преглед на начина, по който Комисията използва оптимално петте сравнителни предимства, изброени в документа за консенсус, свързани с координирането и допълването на хуманитарните донори; а) Средносрочният преглед на Комисията относно плана за действие, за който има консенсус, е текущ и окончателните резултати следва да са достъпни до края на 2010 г. б) очаква се прехвърлянето на Центъра за наблюдение и информация в областта на гражданската защита към ГД „Хуманитарна помощ“ да разреши въпроса за съгласуваността на подхода между двете служби на Комисията; б) Интегрирането на Центъра за наблюдение и информация в областта на гражданската защита (MIC) вече създава взаимодействия, като наличността на информация в реално време в началото на природни и други бедствия и по-тясно сътрудничество между полевите технически експерти на ГД „Хуманитарна помощ“ и експертите от държавите членки, изпратени във връзка с дейности за гражданска защита. в) новите инструменти за финансиране, въведени през 2007 г. — инструментът за сътрудничество за развитие и инструментът за стабилност — са средствата, с които Комисията отговаря на предизвикателството на връзката между помощ, възстановяване и развитие, като прилага комбинация от политики в страните, излизащи от криза; в) Комисията приветства признаването от Палатата на приноса на новите инструменти за преходния процес. За да подсили тези усилия, Комисията е създала междуведомствена група по прехода, която да насърчава общ поглед, съгласувани подходи и общи позиции за политиките за „преходни ситуации“, в които присъстват хуманитарни инструменти, инструменти за развитие и стабилизиране. Целта е да се подобри както политиката, така и прилагането на програмите на място и да се допринесе за международния дебат за политиката за преходни ситуации. г) въпреки че разработването на системата COR е трудна и перспективна дейност, нейното функциониране и резултати могат да бъдат оценени едва след като системата бъде въведена напълно. г) Комисията е съгласна с това изявление на Палатата и възнамерява да бъде в готовност за предоставяне на първите резултати до края на 2011 г. ПРОСЛЕДЯВАНЕ НА ДЕЙСТВИЯТА ВЪВ ВРЪЗКА СЪС СПЕЦИАЛЕН ДОКЛАД № 6/2006 ОТНОСНО ЕКОЛОГИЧНИТЕ АСПЕКТИ НА СЪТРУДНИЧЕСТВОТО ЗА РАЗВИТИЕ НА КОМИСИЯТА Въведение 6.68. През 2006 г. Палатата публикува специален доклад № 6/2006 относно екологичните аспекти на сътрудничеството за развитие на Комисията (12). Одитът провери и двете екологични програми, финансирани от Комисията, и начина, по който Комисията интегрира проблемите на околната среда в своята политика за сътрудничество за развитие. 6.69. Петнадесетте препоръки на Палатата до Комисията, одобрени от Съвета и Парламента, обхващат три основни области — изготвяне на цялостна стратегия за околната среда и проследяване на нейното изпълнение, подобряване на ефективността на интегрирането на проблемите на околната среда и подобряване на ефективността на проектите за околната среда. 6.70. Освен това Парламентът препоръчва на Комисията да използва по-интензивно признатия експертен опит на националните администрации на държавите членки в областта на управлението на проекти за сътрудничество за развитие на национално равнище и частни предприятия с доказан опит в партньорството с националната администрация в областта на управлението на екологични проекти (13). Проследяване на действията, предприети във връзка с препоръките 6.71. След специалния доклад на Палатата приоритет за службите на Комисията става съставянето на нова цялостна стратегия за околната среда и до края на 2006 г. те изготвят нейния проект за стратегия. Промени в приоритетите на Комисията обаче забавят по-нататъшната работа по стратегията, така че едва през април 2009 г. в работен документ на службите на Комисията са представени елементи за разработване на нова стратегия (14). Съветът приветства този документ и през юни 2009 г. приканва Комисията да изготви документ за цялостна стратегия на ЕС за 2011 г. През март 2010 г. Комисията и държавите членки бяха в начален етап на разработване на работната програма за изготвяне на новата стратегия. 6.71. Забавянето при изготвянето на стратегията се дължи на промяна в приоритетите, като стратегията за околната среда вече не се издава като самостоятелно съобщение, а като приложение за по-широка комуникация относно интегриране на всички въпроси от значение за повече от един сектор (не само екологични), чието приемане е предвидено до края на 2008 г. Този подход беше предложен с оглед намаляване броя на съобщенията от Комисията. Все пак този нов подход беше оттеглен поради затруднения при едновременното поставяне на различни теми за интегриране в един документ, както и поради признаване на необходимостта от по-целенасочен подход към околната среда. През септември 2009 г. беше проведена среща за съвместно започване на подготовката на новата стратегия. 6.72. През септември 2006 г. Комисията създаде оперативна рамка за изготвянето на новата си стратегия за околната среда като сформира междуведомствена група под ръководството на ГД „Развитие“, включваща представители на съответните генерални дирекции. Комисията изиска техническа помощ, за да определи възможните показатели за интегрирането на проблемите на околната среда, които да се използват в новата стратегия за околната среда през 2006 г. През 2009 г. техническата помощ оцени за пръв път според разработените показатели и методология доколко Комисията е успяла да постигне интегриране на проблемите на околната среда. 6.72. Ключовите количествени показатели, свързани със съществуващата стратегия за интегриране на проблемите на околната среда, са поставени по искане на Палатата и подлежат на мониторинг от 2006 г. насам. Тези показатели са свързани с прилагането на инструменти като екологични профили при подготвянето на държавни и регионални стратегии и оценки на околната среда във връзка с програми и проекти, количеството на предложеното обучение и броя на обучения персонал. Колкото до качествените показатели за оценка на интегрирането на проблемите на околната среда при формулирането на проекти, те са определени и приложени в първата пилотна и в последващата оценка, извършена през 2009 г. 6.73. Комисията не е извършила специфични проверки за оценка на вътрешния си капацитет за изпълнение на стратегията за околната среда. Подходът на Комисията за увеличаване на капацитета включва предимно задълбочена програма за обучение и по-подробни указания за служителите. Освен това броят на персонала в ключовите отдели в централните служби на Комисията е нараствал слабо, предимно във връзка с работата по климатичните промени в контекста на сътрудничеството за развитие. 6.73. В контекста на кадровата политика на Комисията за „нулев растеж“ и както е признато от Палатата, EuropeAid е наблегнала на подсилването на неспециализираните умения на персонала, а не на провеждането на специфично преразглеждане на своя собствен капацитет. Тя прилага този подход последователно по време на референтния период. 6.74. Указанията за служителите относно интегрирането на проблемите на околната среда в помощта за развитие са изготвени в края на 2006 г. а през 2009 г. са актуализирани, за да вземат предвид по-задълбочено климатичните промени. Въпреки това извършена от консултанти на EuropeAid проверка през 2009 г. установява, че интегрирането на проблемите на околната среда може да се подобри още на етапа на формулиране на проекта при приблизително 50 % от проверените проекти. 6.74. Последващото преразглеждане — което не е пилотна операция — е част от стремежа за постоянно подобрение по време на етапа на формулиране на проекта. 6.75. Значителен брой от служителите на Комисията са преминали обучение за екологичните аспекти на сътрудничеството за развитие, а Комисията е инвестирала значителни средства за тази цел. От 2009 г. насам такъв тип обучение е задължително за всички оперативни служители на EuropeAid, но не и за ГД „Развитие“ и за ГД „Външни отношения“. 6.75. Понастоящем обучението за интегриране на проблемите на околната среда е задължително за целия оперативен персонал от централите на EuropeAid, заминаващ за делегации. Това беше един от курсовете за обучение с най-висока посещаемост през 2009 г., с повече от 400 участници. От 2005 г. нататък се реализира широкообхватна програма от учебни семинари, включително около 50 регионални семинара, проведени в държави партньори, и по-голям брой, представени в централата. 6.76. Комисията все още не е извършила цялостна оценка на своята помощ във връзка с околната среда, включваща двете програми и интеграцията на екологичните въпроси. Все още предстои да се изгради централна база данни за всички отделни оценени екологични проекти. Въпреки че екологичните аспекти на системата на Комисията за мониторинг на проекти са разширени, не е направена оценка на тези мониторингови доклади от екологична гледна точка. 6.76. За 2011 г. е планирана оценка на интегрирането на проблемите на околната среда в сътрудничеството за развитие. Понастоящем се разработва централна база данни от оценки на индивидуални проекти, която ще започне да функционира през 2011 г. Докладите за оценка от ориентирания към резултатите мониторинг (ROM), насочени към проектите за околната среда, бяха изготвени за Латинска Америка през 2005 и 2009 г. Националните оценки на сътрудничеството на ЕК имат за предмет екологичните аспекти като част от въпросите от значение за повече от един сектор. 6.77. Комисията е предприела стъпки за подобряване на определянето на проекти, свързани с околната среда, но все още не може да оцени точно стойността на разходите, свързани с околната среда. Относно проектите, свързани с въпросите на климата, тя е въвела система за приблизително оценяване на разходите, но не е направила това за други области, по-точно биологичното разнообразие и опустиняването. 6.77. EuropeAid е подобрила своя капацитет за установяване и проследяване на разходите по проекти за околната среда, но задачата за изчисляването на точните суми, разпределени за екологични цели в рамките на действия, които са насочени основно към други политически цели, продължава да бъде много сложна задача. Дискусиите с Организацията за икономическо сътрудничество и развитие/Комитета за подпомагане на развитието (ОИСР/КПР), целящи да се установи как качествените данни, базирани на пазарите на Рио де Жанейро, най-добре могат да бъдат преобразувани във финансови данни, продължават. 6.78. За почти всички документи за национални стратегии са изготвени и приложени национални екологични профили, а в самата национална стратегия е включен специален раздел за околната среда. Въпреки това качеството на националните екологични профили варира, а влиянието им върху документите за национална стратегия като цяло все още е ограничено. Указанията за средносрочен преглед на документите за национална стратегия, който се извършваше по времето на настоящото проследяване, целят да засилят вниманието към околната среда в националните стратегии и извеждат като важен приоритет включването на въпросите на климатичните промени в преработените национални стратегии. 6.78. Качеството на екологичните профили на държавите (CEP) и тяхното влияние върху стратегическите документи по държави (CSP) в действителност все още варира, но някои CEP се актуализират въз основа на насоките за интегриране на проблемите на околната среда и с цел по-добре да се разгледат въпросите, свързани с климатичните промени, докато указанията за средносрочното преразглеждане са довели и до отделяне на по-голямо внимание на въпросите, свързани с околната среда и климатичните промени, особено в държавите, обхванати от инструмента за сътрудничество за развитие. 6.79. Комисията е създала насоки за интегриране на проблемите на околната среда в операциите за бюджетна подкрепа. На практика обаче условията и показателите за екологични резултати все още рядко се включват в програмите за бюджетна подкрепа и само в няколко случая са извършени стратегически оценки на околната среда. 6.79. Новите насоки за бюджетна подкрепа ще бъдат издадени през 2011 г. и ще включват нови указания относно въпроси от значение за повече от един сектор. Все пак, без да се засяга включването на специфични екологични показатели, политическият диалог по екологичните въпроси се състои в много държави в рамките за съвместни донори, които последват операциите за обща бюджетна подкрепа. Стратегическите екологични оценки, за да бъдат ефективни, изискват отдаване на внимание на местно равнище и включване на държави партньори и следователно не могат да бъдат наложени. 6.80. Въпреки че насоките на Комисията са установили определени процедури за екологичен преглед на всички проекти, EuropeAid е оставила делегациите на Комисията да решават дали да определят екологични фокусни точки за проверка на тези процедури. Поради ограничения брой на служителите екологичните специалисти на EuropeAid нямат възможност да проверят екологичния преглед на всички предложения за проекти. 6.81. Комисията също така определи насоки за извършването на оценки на въздействието върху околната среда (ОВОС) по време на етапа на формулиране на проектите, както и за проследяването на препоръките от тези оценки. Според споменатата в точка 6.74 проверка на EuropeAid от 2009 г. обаче, все още изискванията за ОВОС не се спазват винаги. 6.81. EuropeAid е разработила информационни бележки и ръководни документи, в които се правят препратки към подкрепата за управлението на местни природни ресурси и други аспекти. С редица програми на ЕК са се насърчавали инициативи за управление на природни ресурси на местно ниво. В тематичната програма за околната среда и устойчивото управление на природните ресурси, включително енергетиката, се прави специфична препратка към работата с местни общности и това беше възприето в покани за представяне на концептуални бележки, в които бяха взети предвид „гарантирането на владеене и правата на местните общности, включително на местното население“ в контекста на управлението на горите. 6.82. По отношение на Тематичната програма за околната среда (15) делегациите на Комисията имат по-голяма роля в оценяването на предложенията за проекти. По отношение на проектите за документи за национална стратегия, Наръчникът за интегриране на проблемите на околната среда съдържа указания, целящи да гарантират, че местните условия се вземат предвид при разработването на проекта. 6.83. Като част от процеса на опростяване на финансовото управление на Комисията са въведени промени във Финансовия регламент и в Практическото ръководство, които целят да се улесни и ускори прилагането на процедурите за възлагане на обществени поръчки. 6.84. В екологичните насоки на EuropeAid се споменава необходимостта да се обърне внимание на подпомагането на местните общности да открият устойчиви начини за използване на местните природни ресурси, но няма точни указания как да стане това. 6.84. EuropeAid разработи няколко информационни бележки за насърчаване на устойчивото развитие, като наблегна на местните подходи. Освен това в Тематичната програма за околната среда се прави специфична препратка към работата с местни общности и това беше сред други точки, предмет на покани за представяне на концептуални бележки, в които бяха взети предвид „гарантирането на владеене и правата на местните общности, включително на местното население“ в контекста на управлението на горите. 6.85. Комисията не е направила цялостна оценка на ефективността на различните инструменти за предоставяне на помощ в областта на подпомагането на околната среда. EuropeAid обаче завършва проучване относно разработването на секторни подходи и разглежда възможността за създаване на доверителни фондове на ЕС, които могат да бъдат използвани за подпомагане на околната среда. 6.85. Изучаването от страна на ЕК на подходите в целия сектор, свързани с околната среда и природните ресурси, вече е завършено в тясно сътрудничество с няколко агенции за развитие на ЕС и понастоящем са в ход няколко програми на ЕС за подкрепа на секторната политика. Това определено е ново развитие в сравнение с миналото. Създаването на доверителни фондове на ЕС понастоящем може и да не бъде възможно съгласно предложението за преразглеждане на Финансовия регламент, а споразуменията за трансфер са задействани, за да се позволи финансовото участие на държавите-членки от ЕС в Световния алианс за борба с изменението на климата (GCCA), управляван от ЕС. Иновационните механизми за финансиране за околната среда включват и създаването на партньорства между публичния и частния сектор и съчетаването на заеми и безвъзмездни средства. 6.86. Комисията продължава да използва експертния опит на държавите членки и на частните предприятия, за да изпълнява своите екологични програми, и увеличава възможностите частният сектор да участва в Тематичната програма за околната среда и устойчивото управление на природните ресурси, включително на енергията. 6.86. Комисията продължава да използва експертния опит на държавите-членки и частните предприятия в прилагането на стратегията за околната среда. Заключения 6.87. Комисията е постигнала значителен напредък в изпълнението на различните препоръки на Палатата. Това важи най-вече за изграждането на вътрешен капацитет чрез обучение и предоставяне на указания на служителите. Въпреки това проверка на EuropeAid от 2009 г. посочва слабости в прилагането на някои нови процедури за интегриране на проблемите на околната среда. 6.87. Комисията приветства признаването на значителния напредък, осъществен при интегрирането на проблемите на околната среда в нейния портфейл от външни помощи. Последващото преразглеждане — което беше пилотна операция — беше част от стремежа за постоянно подобрение. Този процес включва преразглеждането на процедурите за партньорската проверка (група за поддържане на качеството), въвеждащи по-ясни показатели за разглеждане на екологични аспекти при подготовката на предложения за проекти. 6.88. Съществуват няколко области, в които следва да се положат повече усилия, за да се изпълнят изцяло препоръките. Все още се разработва нова цялостна стратегия за околната среда, която обаче трябва да бъде завършена до 2011 г., за да бъде използвана в следващия програмен период. Тази стратегия следва да бъде подкрепена от по-нататъшна работа по показателите за екологични резултати и по цялостната оценка на ефективността на интеграцията на екологичните въпроси и програми, включително и ролята на различните инструменти. Също така следва да се обърне по-голямо внимание на интегрирането на проблемите на околната среда в програмите за бюджетна подкрепа . 6.88. Комисията и държавите-членки от ЕС работят съвместно за изготвянето на първоначален проект на стратегия за околната среда в началото на 2011 г. и за нейното приемане през втората половина на 2011 г. Комисията възнамерява да извърши допълнителна работа относно показателите за мониторинг на ефективността на новата стратегия за околната среда и за оценка на интегрирането на проблемите на околната среда в своите операции. Цялостна оценка на интегрирането на проблемите на околната среда в сътрудничеството за развитие е планирана за 2011 г. Ако резултатите от оценката са своевременно на разположение, те ще бъдат включени в проекта за новата стратегия на ЕС. Новите насоки за бюджетна подкрепа също са планирани за 2011 г. и ще включват нови указания относно въпросите от значение за повече от един сектор. При осъществяването на това Комисията ще продължи да се стреми към тясна координация и хармонизиране с държавите-членки на ЕС в подкрепа на дневния ред за ефективност на помощта.

(1) За помощите, предоставяни чрез европейските фондове за развитие, се съставя отделен доклад, тъй като те не се финансират от общия бюджет.

(2) След влизането в сила на Договора за ЕС, изменен с Договора от Лисабон, делегациите на Комисията стават делегации на Европейския съюз.

(3) Програма ФАР е основният финансов инструмент на предприсъединителната стратегия в страните от Централна и Източна Европа. Чрез програма КАРДС Общността предоставя помощ за възстановяване, развитие и стабилизиране на Балканите.

(4) ОВ L 163, 2.7.1996 г., стр. 1.

(5) Последващи контроли за ГД „Външни отношения“.

(6) Делегиране на управленски правомощия от страна на Комисията в контекста на процеса на децентрализация.

(7) Организации с нестопанска цел, специализирани в техническото и търговското управление на стоки и услуги, необходими за извършването на хуманитарни дейности.

(8) Дългосрочните действия на Комисията в тази област са разгледани от Сметната палата в Специален доклад № 6/2008 относно помощта за възстановяване, предоставена от Европейската комисия след цунамито и урагана Мич.

(9) Европейски съвет, Съвместна декларация — „Европейски консенсус относно хуманитарната помощ“ (ОВ C 25, 30.1.2008 г.).

(10) Spaak, M. and Otto, R., Study on the mapping of donor coordination (Humanitarian Aid) at the field level, Channel research, юли 2009 г.

(11) Специален доклад № 15/2009 „Помощ от ЕС, осъществявана чрез организации на ООН: вземане на решения и мониторинг“.

(12) ОВ C 235, 29.9.2006 г., стр. 1.

(13) Точка 233 от Резолюцията на Европейския парламент относно освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на общия бюджет (ОВ L 187, 15.7.2008 г., стр. 50).

(14) „Подобряване на интегрирането на проблемите на околната среда в сътрудничеството за развитие“ SEC(2009) 555, 21.4.2009 г.

(15) Тематична програма за околната среда и устойчивото управление на природните ресурси, включително на енергията (ENRTP).

(16) Съгласно член 53 от Финансовия регламент принципът на пряко централизирано управление се прилага, когато задачите по изпълнението се осъществяват пряко от службите на Комисията, а принципът на непряко централизирано управление се прилага, когато Комисията делегира задачите по изпълнението на бюджета в съответствие с разпоредбите на членове 54—57 от Финансовия регламент.

(17) Одитът на административните разходи е представен в глава 9.

Източник: Годишни отчети за 2009 г., том II, приложение В.

ПРИЛОЖЕНИЕ 6.1 2009 г. 2008 г. 2007 г. EuropeAid ГД „Външни отношения“ ГД „Разширяване“ ГД „Хуманитарна помощ“ Общо РАЗМЕР И СТРУКТУРА НА ИЗВАДКАТА Общ брой операции (в т.ч.): 117 11 38 14 180 180 145 Авансови плащания 57 2 13 11 83 71 46 Междинни/окончателни плащания 60 9 25 3 97 109 99 РЕЗУЛТАТИ ОТ ТЕСТОВЕТЕ (в проценти и като брой операции) Операции, незасегнати от грешки 90 % {105} 91 % {10} 79 % {30} 86 % {12} 87 % {157} 73 % 74 % Операции, засегнати от грешки 10 % {12} 9 % {1} 21 % {8} 14 % {2} 13 % {23} 27 % 26 % АНАЛИЗ НА ОПЕРАЦИИТЕ, ЗАСЕГНАТИ ОТ ГРЕШКИ (в проценти и като брой операции) Анализ по видове разходи Авансови плащания 33 % {4} 0 % {0} 0 % {0} 0 % {0} 17 % {4} 19 % 19 % Междинни/окончателни плащания 67 % {8} 100 % {1} 100 % {8} 100 % {2} 83 % {19} 81 % 81 % Анализ по видове грешки Количествено неизмерими грешки 67 % {8} 100 % {1} 88 % {7} 50 % {1} 74 % {17} 60 % 73 % Количествено измерими грешки 33 % {4} 0 % {0} 12 % {1} 50 % {1} 26 % {6} 40 % 27 % в т.ч.: Допустимост 100 % {4} n.a. {0} 100 % {1} 100 % {1} 100 % {6} 79 % 100 % Действителност 0 % {0} n.a. {0} 0 % {0} 0 % {0} 0 % {0} 21 % 0 % Точност 0 % {0} n.a. {0} 0 % {0} 0 % {0} 0 % {0} 0 % 0 % ОЧАКВАНО ВЪЗДЕЙСТВИЕ НА КОЛИЧЕСТВЕНО ИЗМЕРИМИТЕ ГРЕШКИ Вероятен процент грешки: < 2 % от 2 % до 5 % X X X > 5 %

ПРИЛОЖЕНИЕ 6.2 РЕЗУЛТАТИ ОТ ПРОВЕРКАТА НА СИСТЕМИТЕ, СВЪРЗАНИ С ВЪНШНА ПОМОЩ, РАЗВИТИЕ И РАЗШИРЯВАНЕ Оценка на системите за управление и контрол Проверена система Ключови вътрешни контроли (Комисия) Обща оценка предварителни проверки мониторинг и надзор външни одити вътрешен одит EuropeAid (1) делегации делегации N/A ГД „Външни отношения“ (2) ГД „Разширяване“ (2) ГД „Хуманитарна помощ“

Обща оценка на системите за управление и контрол Обща оценка 2009 г. 2008 г. 2007 г.

Легенда: Ефективни Частично ефективни Неефективни N/A Няма данни — не се прилага или няма оценка (1) Тази оценка съответства на оценката, публикувана в доклада относно ЕФР. (2) Последващи проверки.

ПРИЛОЖЕНИЕ 6.3 РЕЗУЛТАТИ ОТ ПРЕГЛЕДА НА ИЗЯВЛЕНИЯТА НА РЪКОВОДСТВОТО В КОМИСИЯТА ЗА ГРУПАТА ПОЛИТИКИ „ВЪНШНА ПОМОЩ, РАЗВИТИЕ И РАЗШИРЯВАНЕ“ Основни участващи генерални дирекции Декларация от генералния директор (1) Изразени резерви Констатации и оценки на Палатата Обща оценка на надеждността Служба за сътрудничество EuropeAid без резерви N/A EuropeAid е изградила цялостна стратегия за контрол и е продължила да извършва значителни подобрения във връзка с разработването и въвеждането на системите за управление и контрол. Одитът на Палатата обаче установи, че продължават да съществуват слабости в определени контроли, а плащанията са засегнати от съществени грешки. Б ГД „Външни отношения“ резерви Значителни слабости във връзка с недостатъчни проверки за намаляване на риска за осигуряване на увереност по отношение на разходите, управлявани от мисии на ОВППС, и значителни слабости във връзка със способността на последващите проверки да осигурят допълнителна увереност и да допълнят другите елементи от системата за контрол. Все още трябва да се коригират значителни недостатъци, открити във връзка с компонента на последващи проверки на системите на ГД „Външни отношения“ за управление и контрол, които следва да гарантират редовността на операциите. А ГД „Разширяване“ без резерви N/A А ГД „Хуманитарна помощ“ без резерви N/A А A: Декларацията и годишният отчет за дейността, представени от генералния директор, дават вярна оценка на финансовото управление по отношение на редовността. Б: Декларацията и годишният отчет за дейността, представени от генералния директор, дават частично вярна оценка на финансовото управление по отношение на редовността. В: Декларацията и годишният отчет за дейността, представени от генералния директор, не дават вярна оценка на финансовото управление по отношение на редовността. (1) В своята декларация за достоверност генералният директор изразява достатъчна увереност, че действащите контролни процедури дават необходимите гаранции за редовността на операциите. A: Декларацията и годишният отчет за дейността, представени от генералния директор, дават вярна оценка на финансовото управление по отношение на редовността. Б: Декларацията и годишният отчет за дейността, представени от генералния директор, дават частично вярна оценка на финансовото управление по отношение на редовността. В: Декларацията и годишният отчет за дейността, представени от генералния директор, не дават вярна оценка на финансовото управление по отношение на редовността.