Резолюция на Европейския парламент

от 10 май 2011 година

съдържаща забележките, които са неразделна част от решението относно освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Европейската агенция по лекарствата за финансовата 2009 година

ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ,

като взе предвид окончателните годишни отчети на Европейската агенция по лекарствата за финансовата 2009 година,

като взе предвид доклада на Сметната палата относно окончателните годишни отчети на Европейската агенция по лекарствата за финансовата 2009 година, придружен от отговорите на Агенцията [1],

като взе предвид препоръката на Съвета от 15 февруари 2011 г. (05892/2011 — C7-0052/2011),

като взе предвид член 276 от Договора за ЕО и член 319 от Договора за функционирането на Европейския съюз,

като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности [2], и по-специално член 185 от него,

като взе предвид Регламент (ЕО) № 726/2004 на Европейския парламент и на Съвета [3] за създаване на Европейска агенция по лекарствата, и по-специално член 68 от него,

като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 на Комисията от 19 ноември 2002 г. относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности [4], и по-специално член 94 от него,

като взе предвид годишния доклад на службата за вътрешен одит за вътрешния одит на Европейската агенция по лекарствата за 2009 г.,

като взе предвид член 77 от своя правилник и приложение VI към него,

като взе предвид доклада на комисията по бюджетен контрол и становището на комисията по околна среда, обществено здраве и безопасност на храните (A7-0153/2011),

А. като има предвид, че в своя доклад за годишните отчети на Европейската агенция по лекарствата за финансовата 2009 година Сметната палата изрази резерви в декларацията си за достоверност по отношение на законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции;

Б. като има предвид, че на 5 май 2010 г. Парламентът освободи изпълнителния директор на Европейската агенция по лекарствата от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Агенцията за финансовата 2008 година [5] и в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност, наред с другото:

- изрази загриженост във връзка с констатацията на Сметната палата, че 36000000 EUR от бюджетните кредити (19,7 % от бюджета) са пренесени, а 9700000 EUR (или 5,3 % от бюджета) са освободени,

- изиска от Агенцията да подобри качеството на своите процедури за възлагане на обществени поръчки, за да преодолее слабостите, установени от Сметната палата (като например във връзка с прилагането на методи за оценка по отношение на ценовите критерии и необходимостта от обосноваване на избраните процедури);

В. като има предвид, че бюджетът на Агенцията за 2009 г. възлизаше на 194000000 EUR, което представлява увеличение от 6,28 % в сравнение с финансовата 2008 година;

Г. като има предвид, че бюджетът на Агенцията се финансира едновременно от бюджета на Съюза, който представлява 18,52 % от общите приходи за 2009 г., и в по-голяма степен от таксите, които плащат предприятията от фармацевтичната промишленост, и че съответно общият принос на Съюза намаля с 9,2 % между 2008 и 2009 г.,

Общи забележки

1. Изразява сериозна загриженост относно отговорите на Агенцията по важни въпроси, повдигнати от Сметната палата и службата за вътрешен одит (СВО), като:

i) управлението на процедурите за възлагане на обществени поръчки;

ii) неспазването на процедурите за изпълнение по отношение на идентифицирането и управлението на конфликти на интереси на нейните служители и експерти;

iii) критериите, използвани за набирането на персонал.

2. Счита по-специално, че горепосочените аспекти биха могли да доведат до възможността за:

i) често възникващи грешки в управлението на процедурите за възлагане на обществени поръчки, подобни на установените през 2009 г., които съответстват на значителна част от общия бюджет на Агенцията, което би могло да подкопае законосъобразността и редовността на операциите, свързани с отчетите на Агенцията;

ii) потенциални рискове за независимостта на експертите/служителите, участващи в оценката на лекарствените продукти;

iii) потенциални слабости в набирането на служители/експерти, което не само би могло да доведе до дисквалифицирането на компетентни кандидати и/или назначаването на по-нискоквалифицирани кандидати, но и да има отрицателни последици за качеството на работата на Агенцията, свързана с научна оценка.

Бюджетно и финансово управление

Процедури за възлагане на обществени поръчки

3. Изразява загриженост относно констатираните от Сметната палата грешки в процедурите за възлагане на обществени поръчки, които съответстват на значителна част от общия бюджет на Агенцията за финансовата 2009 година; подчертава, че през 2008 г. Сметната палата вече установи слабости в тази област, и по-конкретно в прилагането на методи за оценка по отношение на ценовите критерии и в обосноваването на избраните процедури.

4. Признава по-специално, че при известен брой обществени поръчки за възлагането на големи рамкови договори в областта на информационните технологии с прогнозна стойност в размер на 30000000 EUR Агенцията е допуснала няколко грешки през 2009 г. в момента на започване на процедурата, като например:

i) грешки при изчислението на оценката на критериите за възлагане на поръчката;

ii) неправилно документиране на оценката от страна на член на комисията за оценка;

iii) липса на доказателства, че методът за оценка на критериите за подбор е бил използван систематично и следователно е възможно те да са били тълкувани по различни начини;

iv) липса на проверки, за да се намали рискът от грешки при стартирането на процедура на договаряне, което на свой ред не е позволило гарантиране на икономически най-изгодното използване на средствата поради наличието на грешки при прилагането на критериите за възлагане на поръчки.

5. Признава също, че при две други процедури на договаряне на стойност 5300000 EUR и 4000000 EUR с един-единствен доставчик отново са допуснати няколко грешки в момента на започване на процедурата, като например:

i) не е имало официална покана за подаване на оферти;

ii) не са били предварително изготвени подробни технически спецификации;

iii) техническите спецификации не са определили ясно всички продукти за закупуване преди започване на договарянето;

iv) не е назначена комисия за оценка;

v) не е изготвен доклад за оценка.

6. Следователно отбелязва, че Агенцията не е изпълнила различните изисквания на съответните разпоредби относно възлагането на обществени поръчки.

7. Не е готов да приеме, че Агенцията не е могла да изгради система за контрол, за да предотвратява и установява своевременно често възникващи грешки, които възпрепятстват законосъобразността и редовността на операциите, свързани с нейните отчети; съответно настоятелно призовава Агенцията да подобри качеството на своите процедури за възлагане на обществени поръчки, за да преодолее слабостите, установени от Сметната палата.

8. Призовава Агенцията да изготви многогодишен план за обществени поръчки, който да осигури по-строги технически и процедурни проверки, и да докладва на органа по освобождаване от отговорност по този въпрос до 30 юни 2011 г.

9. Призовава Агенцията да се увери, че резултатите от процедурите за възлагане на обществени поръчки са проверени, преди да се възложат договори; предвид констатациите на Сметната палата, очаква винаги да се изготвят подробни технически спецификации.

Пренос на бюджетни кредити

10. Изразява загриженост, че Сметната палата констатира пренос на 19500000 EUR (38 % от бюджетните кредити за поети задължения на Агенцията) и че приблизително 14800000 EUR от пренесените бюджетни кредити са съответствали на дейности, които все още не са извършени (или в някои случаи стоките не са получени) в края на годината; подчертава, че тази ситуация показва забавяния в изпълнението на дейностите, финансирани по дял II (Сгради, оборудване и различни оперативни разходи) от бюджета на Агенцията, и че Агенцията не спазва принципа на ежегодност на бюджета; извърши оценка на отговора на Агенцията относно забележките и приветства полаганите от нея усилия за намаляване на преносите; насърчава Агенцията да продължи този процес с цел пълно прилагане на принципа на ежегодност.

11. Посочва, че Сметната палата вече докладва за висок процент преноси в предходните финансови години, и изразява загриженост, че тази ситуация е в противоречие с принципа на ежегодност на бюджета; отбелязва по-специално, че 36000000 EUR от бюджетните кредити за 2008 г. (19,7 % от бюджета за 2008 г.) са пренесени, а 9700000 EUR (или 5,3 % от бюджета за 2008 г.) са освободени.

Приходи от такси

12. Призовава Агенцията да гарантира по-добро съгласуване между нейния финансов и научен отдел, за да се отстрани неприемливото голямо закъснение при нарежданията за събиране на вземания; всъщност отбелязва, че Сметната палата съобщи за това, че две от десетте проверени нареждания за събиране на вземания (за 226200 EUR и за 110200 EUR) са били издадени с твърде голямо закъснение (съответно с 21 и с 5 месеца), в разрез с вътрешните правила на Агенцията.

13. Подчертава, че бюджетът на Агенцията се финансира от бюджета на Съюза и от таксите, които плащат предприятията от фармацевтичната промишленост, подали заявления за получаване или запазване на разрешение за търговия в Съюза; отбелязва обаче, че вноската от бюджета на ЕС представлява едва 18,7 % от общия бюджет и че тя е намаляла през годините, като например през 2005 г. представляваше 22,7 %; подчертава, че общият бюджет на разположение на Агенцията беше в размер на 194389000 EUR.

Договори за обмен на валута

14. Очаква от Агенцията да управлява предпазливо своята отдавнашна политика за сключване на форуърдни договори за обмен на валута с цел хеджиране на част от административния бюджет срещу отрицателни курсови разлики по отношение на лирата стерлинг; очаква от Агенцията да управлява предпазливо подобни операции, за да се избегнат загуби от разлики в обменния курс, като тези през 2009 г. на стойност 900000 EUR; посочва, че това е често отправяна забележка от Сметната палата; отправя искане към Агенцията да уведоми незабавно компетентната комисия на Парламента за своята преразгледана политика по отношение на касовите средства; ще следи преразгледаната политика по отношение на касовите средства.

15. Отбелязва отговора на Агенцията, че политиката по отношение на касовите средства е преразгледана, приета и официално одобрена от нейния Одитен консултативен комитет; призовава Агенцията да предостави на Парламента преглед на прилагането на преразгледаната политика по отношение на касовите средства до 30 юни 2011 г.

Изпълнение

16. Счита, че оценката на целесъобразността и ефективността на съществуващите системи за подпомагане на предоставянето на научни консултации за лекарствата за хуманна употреба в Агенцията е важен инструмент за измерване на резултатите от дейността на Агенцията; отчита, че службата за вътрешен одит е извършила одити и е установила критични слабости в това отношение.

Управление на конфликти на интереси

17. Счита за неприемливо, че Агенцията не прилага съответните правила ефективно, в резултат на което няма никаква гаранция, че оценката на лекарствата за хуманна употреба се извършва от независими експерти; посочва, че през 2009 г. все още не са изпълнени дванадесет "много важни" и една "критична" препоръка от няколко предишни годишни доклада за одит на Агенцията от службата за вътрешен одит, повечето от които касаят независимостта на експертите, като най-старата препоръка е от 2005 г.

18. Отбелязва назначението на бившия изпълнителен директор на Агенцията в консултантско дружество, което предоставя консултации, наред с другото, на фармацевтични дружества относно разработването на нови лекарства и намаляването на периода за въвеждането им на пазара; подчертава, че тази стъпка хвърля известни съмнения върху действителната независимост на Агенцията; отбелязва, че член 16 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз [6] предоставя на управителния съвет широки дискреционни правомощия да разреши или да забрани този вид назначения; отбелязва, че след като даде съгласието си за бъдещото назначение на бившия изпълнителен директор на Агенцията, управителният съвет в крайна сметка реши да въведе ограничения по отношение на неговите нови и бъдещи професионални дейности; въпреки това отправя искане към Агенцията до 30 юни 2011 г. да предостави на органа по освобождаване от отговорност доклад, съдържащ всички сходни случаи, възникнали след създаването на Агенцията, и обясняващ подробно решението на управителния съвет за всеки от тях.

19. Счита за неприемливо, че Агенцията не спазва действително своя етичен кодекс, като определя принципите и насоките за независимост и поверителност, приложими по отношение на членовете на управителния съвет и комитетите, експертите и служителите на Агенцията; очаква от Агенцията да прецени задълбочено, преди да разпредели ръководителите на екипи по проекти за продукти, дали декларираните от служителите интереси биха могли да повлияят на тяхната безпристрастност и независимост; освен това настоятелно призовава Агенцията да документира и оценява контрола, който осъществява, и да архивира съответните решения за разпределяне, които трябва да бъдат публикувани на нейния уебсайт.

20. Подчертава, че доброто име на Агенцията би могло да бъде засегнато в случаите, когато оценките могат да бъдат оспорени поради евентуални конфликти на интереси.

21. Настоятелно призовава Агенцията да информира органа по освобождаване от отговорност за предприетите мерки за гарантиране на независимостта на експертите от създаването ѝ досега.

22. Изразява учудване защо от 2006 г. насам в докладите на Сметната палата относно годишните отчети на Агенцията не се споменават никакви слабости по отношение на оценката на независимостта на експертите.

23. Изисква да бъде информиран дали и как е проучена независимостта на експертите и служителите, занимаващи се с всяко от лекарствата от групата бенфлуорекс, и как е извършена проверка на техните декларирани интереси.

Процедури за подпомагане на предоставянето на научна оценка за лекарствата за хуманна употреба

24. Счита за неприемливо, че Агенцията позволява информацията в нейните досиета за лекарства за хуманна употреба да бъде непълна; в тази връзка настоятелно призовава Агенцията да гарантира, че ключовата информация е лесно откриваема и че се прилагат всички съответни насоки за системата за архивиране.

25. Освен това отправя искане към Агенцията да завърши и да актуализира редовно базата данни с европейски експерти, както се изисква съгласно Регламент (ЕО) № 726/2004, и да информира органа по освобождаване от отговорност в тази връзка; също така призовава настоятелно Агенцията да предостави базите данни SIAMED и Product Overview с цел ефективно извличане на информация.

Роля на Агенцията и компетентните национални органи

26. Настоятелно призовава Агенцията да информира органа по освобождаване от отговорност за условията на споразумението си с държавите-членки относно ролята и прехвърлянето на задачи на националните компетентни органи, когато са засегнати въпроси като независимостта на комитетите, експертите и процеса на оценяване, от неговото създаване, и за степента на изпълнението му, както и подробен отчет за неговото развитие през годините; счита, че Агенцията отговаря за прилагането на вече съществуващите процедури за откриване и управление на конфликтите на интереси на своите експерти, докато това споразумение с държавите-членки бъде приложено изцяло.

Научни консултации

27. Приветства усилията на Агенцията да предоставя в по-голяма степен научни консултации на ранните етапи от разработването на нови лекарствени средства, както и въвеждането на мерки за ускоряване на оценката на лекарствени средства, които са от ключово значение за общественото здраве, и за ускоряване на разработването и прилагането на телематични програми.

Управление на човешките ресурси

28. Призовава Агенцията да гарантира, че на срочно наетите служители не се възлагат задачи, свързани с чувствителни данни; отчита на практика, че Агенцията наема срочно наети служители (32 през 2009 г.), при условие че кандидатите са издържали тестовете за договорно наети лица, и някои от срочно наетите служители изпълняват задачи, свързани с чувствителни данни или с достъп до чувствителна информация; подчертава рисковете от потенциални нарушения на сигурността, свързани с достъпа на срочно наетите служители до чувствителна информация или незапознатостта на тези служители с процедурата, която трябва да се следва.

29. Призовава Агенцията да подобри процедурата за набиране на персонал и да гарантира, че нейната документация се управлява правилно; признава на практика, че службата за вътрешен одит е открила слабости в това отношение; подчертава също, че недостатъчната документация при процедурите за набиране на персонал намалява възможността на Агенцията да отговори на твърденията за неравно третиране на кандидатите и/или за вземане на произволни решения относно назначаването на персонал; освен това счита, че доколкото конкуренцията е ограничена, назначенията в резултат на подбора може да не са в резултат на най-добрия възможен избор, както и че е възможно човешките и финансовите ресурси да се използват неефективно.

Вътрешен одит

30. Счита за неприемливо, че декларацията за достоверност на изпълнителния директор от 13 май 2010 г. не изразява никакви резерви и следователно не е в съответствие с ангажимента, поет в Кодекса за поведение, приет от Агенцията в контекста на декларациите за достоверност на службата за вътрешен одит и Сметната палата.

31. Посочва, че изпълнителният директор е длъжен да включи в своя доклад обобщение на съдържанието на докладите на службата за вътрешен одит до органа по освобождаване от отговорност, по-конкретно:

i) броя и вида на вътрешните одити, изпълнени от службата за вътрешен одит;

ii) всички препоръки (включително тези, които биха могли евентуално да бъдат отхвърлени от Агенцията); и

iii) всички мерки, предприети вследствие на препоръките;

задава си въпроса дали тези изисквания са били изпълнени през предходните финансови години и отправя искане към Агенцията да предаде до 30 юни 2011 г. на органа по освобождаване от отговорност докладите на службата за вътрешен одит от 2007 г. досега.

32. Отбелязва инициативата на Агенцията да предостави на органа по освобождаване от отговорност годишния доклад за вътрешния одит на Агенцията, изготвен от службата за вътрешен одит; счита, че това следва да бъде обичайната практика на прозрачност, и очаква всички други агенции да последват тази практика.

33. Отчита, че от 32-те препоръки на службата за вътрешен одит една е "критична" и касае процедурите за изпълнение с участието на експерти, а дванадесет са "много важни" и касаят най-вече управлението на човешките ресурси, управлението на конфликти на интереси на персонала и други процедури, които подпомагат предоставянето на научна оценка за лекарствата за хуманна употреба в Агенцията; следователно призовава Агенцията да информира незабавно органа по освобождаване от отговорност за точното съдържание на тези препоръки; настоятелно призовава Агенцията да изпълни без отлагане препоръките на службата за вътрешен одит и до 30 юни 2011 г. да предостави на органа по освобождаване от отговорност пълен преглед на предприетите и приложени мерки с цел подобаващо изпълнение на препоръките; освен това отправя искане към Сметната палата да извършва мониторинг и да информира органа по освобождаване от отговорност за ефективността на предприетите мерки.

Действия, които Агенцията трябва да предприеме до 30 юни 2011 г.

34. Настоятелно призовава изпълнителния директор на Агенцията да извърши, в сътрудничество със службата за вътрешен одит, цялостна проверка на ефективното използване на процедурите за откриване и управление на конфликти на интереси на нейните служители и експерти и да информира органа по освобождаване от отговорност за резултатите до 30 юни 2011 г.

35. Очаква от управителния съвет да приеме в кратък срок план за действие с цел да се отстранят слабостите в процедурите за възлагане на обществени поръчки; по-конкретно отправя искане към изпълнителния директор на Агенцията, в сътрудничество със службата за вътрешен одит и отговарящата генерална дирекция (ГД), да разработи този план за действие, който трябва да включва конкретни мерки и график за изпълнение; очаква от Агенцията да уведоми до 30 юни 2011 г. органа по освобождаване от отговорност за тези конкретни мерки.

36. Следователно призовава Агенцията да информира до 30 юни 2011 г. органа по освобождаване от отговорност за предприетите мерки и направените подобрения по отношение на всички тези проблемни области.

37. По отношение на други забележки, придружаващи решението за освобождаване от отговорност, които имат хоризонтален характер, се позовава на своята резолюция от 10 май 2011 г. [7] относно резултатите от дейността, финансовото управление и контрола на агенциите.

[1] ОВ C 338, 14.12.2010 г., стр. 28.

[2] ОВ L 248, 16.9.2002 г., стр. 1.

[3] ОВ L 136, 30.4.2004 г., стр. 1.

[4] ОВ L 357, 31.12.2002 г., стр. 72.

[5] ОВ L 252, 25.9.2010 г., стр. 164.

[6] ОВ L 56, 4.3.1968 г., стр. 1.

[7] Приети текстове, P7_TA(2011)0163 (вж. страница 269 от настоящия брой на Официален вестник).

--------------------------------------------------