20.

Централна и единна Система за мониторинг и контрол върху данните През 2015 г. Управителният съвет на F4E беше информиран за възможното внедряване на информационна система. През последвалите месеци бяха извършени подготвителни дейности за оценяване на „реалното“ състояние на информационните системи на F4E, на качеството на данните и на зрелостта на процесите. В началото на 2016 г., след встъпването в длъжност на новия директор, беше извършено външно оценяване, включващо проверка на въздействието, както и анализ на разходите и ползите от различните варианти. Отправеното към F4E становище беше, че най-рентабилният и нискорисков подход ще бъде поетапното въвеждане на подходящите ИТ инструменти за управление на разходите. С цел да се гарантира постигането на желаните подобрения в планирането и контролирането на разходите, ще се използва общ модел на данните като основа за интегриране на различни ИТ приложения. Това ще даде възможност за интегриране на данните, произтичащи от съществуващите модули в управлението на проекти, контрол върху отклоненията, база данни за оценка при приключване на изпълнението и таблицата за разпределение на средствата за различните проекти на F4E. F4E започна да изпълнява препоръките на външната оценка. Contract Tracker F4E внедри Contract Tracker — портал за обмен на документи с доставчиците. Той позволява на проектните екипи да наблюдават и контролират предвидените резултати от договорите. При съчетаването му с платформата за създаване на графици — Primavera Scheduling, могат да бъдат наблюдавани и основните етапи и цялостният напредък по проекта. Това е вече третото поколение на тази система и тя е приета за всички нови договори. През 2015 г. F4E реши също така да разработи инструмент Deviation and Amendment to Contracts („Отклонения и изменения в договорите“), за да управлява всички промени по тях. Този инструмент беше разработен през 2015 г., беше изпитан през 2016 г. и неговите два основни модула (отклонения на F4E по отношение на доставчика и отклонения на доставчика) започнаха да се разпространяват през юли 2016 г. Инструментът Deviation and Amendment to Contracts обхваща изпълнението на процеса на отчитане на отклоненията, включително правилното записване на финансовите последици, проверката на наличността на бюджета преди поемането на задължения и връзката с Резервния фонд. Той е свързан с платформата Contract Tracker, така че всички отклонения и статусът на даден договор да могат да се визуализират от F4E и от доставчика. EVM По отношение на стойността на текущата работа, F4E използва размера на достигнатия кредит на ITER спрямо прогнозираната кредитна стойност на ITER (вижте отговора на параграф 18) Извършване на вътрешни одити Към юни 2016 г. F4E изпълни всички планове за действие вследствие на вътрешните одити. Това се постигна благодарение на многобройните усилия в тази област на безпокойство, положени от управлението на F4E, което беше отбелязано от Одитния комитет на F4E през юни 2016 г. Доклади на Структурата за вътрешен одит (IAC) Двата одитни ангажимента, свързани със системите за неутрално лъчение и системите за охлаждане, приключиха през юни 2016 г. Одитът на договорите в областта на системите за охлаждане и горивен цикъл представи 7 препоръки, издадени от IAC, 6 от които бяха приети от ръководството на F4E (2 „Много важни“, 2 „Важни“ и 2 „Желателни“). Одитът на договорите в областта на захранването с енергия и източниците на неутрално лъчение и електронен циклотрон доведе до 15 препоръки, 13 от които бяха приети от ръководството на F4E (5 „Много важни“ и 8 „Важни“). Както докладите, така и съответните планове за действие, предложени от ръководството на F4E, бяха обсъдени и оценени положително по време на Одитния комитет през юни 2016 г. Доклади на Службата за вътрешен одит (IAS) IAS е извършила второ проследяване на действията, предприети във връзка с нейния ограничен преглед по отношение на процедурата за състезателен диалог за възлагането на изпълнител за тръжен лот 03, за да направи преглед на двете действия, които са останали неприключени по време на първото проследяване. В окончателния си доклад от 15 юни 2016 г. тя отбеляза, че F4E наскоро е планирало подходящи действия за смекчаване на последиците, посочени в тези две препоръки. Тъй като действията са предприети наскоро, ефективността на мерките по тях не може да бъде оценена по време на посещението на IAS и ще бъде преразгледана през втората половина на 2016 г. с оглед приключване на препоръките. Ангажиментът на IAS по изпълнение на споразуменията за възлагане на обществени поръчки, за което през първата седмица на месец октомври 2015 г. се проведоха проучвания на място, е в процес на финализиране. F4E получи авансов проект на доклад на 7 юни 2016 г., а заключителната среща за приключване на този одит с директора на F4E се проведе на 8 юли. В предварителния проект на доклада не беше посочена нито една критична препоръка. Управление на корпоративния риск Към юни 2016 г., когато последната актуализация беше извършена и беше представена на органите за управление на F4E, съществуват само 3 много големи риска, които се наблюдават внимателно от висшето ръководство на F4E. Тези 3 риска се смекчават с помощта на 7 действия. По време на актуализацията, извършена през юни 2016 г., F4E идентифицира 5 нови действия в допълнение към съществуващите 2, които отнемат повече време за изпълнение от първоначално планираното. F4E подчертава, че управлението на корпоративните рискове е непрекъснат процес и е част от контролната среда на F4E.