Резолюция на Европейския парламент

от 5 май 2010 година

съдържаща забележките, които са неразделна част от решението относно освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Европейския полицейски колеж за финансовата 2008 година

ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ,

като взе предвид окончателните годишни отчети на Европейския полицейски колеж за финансовата 2008 година,

като взе предвид доклада на Сметната палата относно годишните отчети на Европейския полицейски колеж за финансовата 2008 година, придружен от отговорите на Колежа [1],

като взе предвид препоръката на Съвета от 16 февруари 2010 г. (5827/2010 – C7-0061/2010),

като взе предвид член 276 от Договора за ЕО и член 319 от Договора за функционирането на Европейския съюз,

като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности [2], и по-специално член 185 от него,

като взе предвид Решение 2005/681/ПВР на Съвета от 20 септември 2005 г. за създаване на Европейски полицейски колеж (СЕПОЛ) [3], и по-специално член 16 от него,

като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 на Комисията от 19 ноември 2002 г. относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 [4], и по-специално член 94 от него,

като взе предвид член 77 от своя правилник и приложение VI към него,

като взе предвид доклада на Комисията по бюджетен контрол и становището на Комисията по граждански свободи, правосъдие и вътрешни работи (A7-0075/2010),

А. като има предвид, че Колежът беше създаден през 2001 г. и беше преобразуван в орган на Общността по смисъла на член 185 от Финансовия регламент, както и че рамковият Финансов регламент за агенциите се прилага за Колежа, считано от 1 януари 2006 г.;

Б. като има предвид, че в доклада си за годишните отчети на Колежа за финансовата 2006 г. Сметната палата изрази в декларацията си за достоверност резерви по отношение на законосъобразността и редовността на извършените операции поради несъответствие на процедурите по възлагане на обществени поръчки с разпоредбите на Финансовия регламент;

В. като има предвид, че Сметната палата в доклада си за годишните отчети на Колежа за финансовата 2007 година изрази резерви в своята декларация за достоверност относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции;

Г. като има предвид, че на 23 април 2009 г. Парламентът освободи от отговорност директора на Европейския полицейски колеж във връзка с изпълнението на бюджета на Колежа за финансовата 2007 година [5] и в своята резолюция, придружаваща решението за освобождаване от отговорност, наред с другото:

- изразява дълбока загриженост поради факта, че Сметната палата е констатирала случаи, при които бюджетни кредити са използвани за финансиране на лични разходи на служители на Колежа,

- призовава Колежа да приеме подробни правила за прилагане, включително правила, които гарантират прозрачността на процедурите по възлагане на обществени поръчки, в съответствие с Финансовия регламент,

- отправя искане към Комисията да наблюдава отблизо изпълнението на бюджета на Колежа,

- констатира, че Европейската служба за борба с измамите (OLAF) е започнала вътрешно разследване за Колежа,

Д. като има предвид, че Сметната палата в доклада си за годишните отчети на Колежа за финансовата 2008 година подкрепи декларацията си за достоверност, без да изразява резерви относно надеждността и точността на отчетите, и изрази резерви относно законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции;

1. Счита, че като цяло отговорите на Колежа на забележките на Сметната палата са отново недостатъчни, а предлаганите действия са прекалено общи и несигурни, както и че вследствие на това органът по освобождаване от отговорност не е в състояние да прецени дали Колежът е действително способен да подобри изпълнението си в бъдеще.

Структурни проблеми

2. Счита, че малобройният състав на Колежа поставя под въпрос способността му ефективно да се справя със сложността на финансовите разпоредби и разпоредбите относно персонала на ЕС.

3. Отбелязва, че местоположението на секретариата в Брамсхил, на приблизително 70 км от Лондон, е недостатък, наред с другото по отношение на набирането на персонал и липсата на обществен транспорт.

4. Задава въпроса как новият директор на Колежа ще се справя със структурните проблеми.

5. Поставя въпроса дали не следва да се разгледа евентуалното присъединяване на Колежа към Европол.

Управление на Колежа и прозрачност

6. Счита, че разходите за управлението на Колежа, чийто управителен съвет се състои от 27 членове при персонал от 24 души (по данни от началото на финансовата 2008 година), не са пренебрежими.

7. Отбелязва, че Колежът не публикува информация за управителния си съвет на своята интернет страница; следователно препоръчва като средство за увеличаване на прозрачността на интернет страницата на Колежа да се публикува списък на членовете на управителния съвет, като се предостави пълна информация за връзка с всички членове на управителния съвет.

Надеждност на отчетите

8. Изразява сериозна загриженост поради факта, че не всички корекции, отнасящи се до периода, в който е действала неавтоматизираната система, въведена в периода между прекратяването на използването на предишната счетоводна система ( 23 май 2008 г.) и преминаването към новата система ABAC ( 14 юли 2008 г.), са били нанесени навреме и че финансовата информация относно пренесените бюджетни кредити от предходната година, използването на целевите приходи и връзката с някои суми в счетоводния баланс за 2007 г. не е достатъчно ясна.

9. Изразява безпокойство поради факта, че предвид едновременното съществуване през 2008 г. на две системи за управление на дълготрайните активи Колежът е дублирал понякога записите на активите си, без да се използват етикети или уникални инвентарни номера.

10. Изразява съжаление относно това, че както Сметната палата посочва в своите забележки, последващата проверка от страна на външно дружество не е била започната дори и в средата на 2009 г. (вследствие на констатациите на Сметната палата в доклада ѝ за финансовата 2007 година, че е имало случаи на използване на бюджетни кредити за финансиране на частни разходи); изисква от Колежа да вземе всички необходими мерки за осъществяването на този контрол възможно най-бързо, така че този пропуск да не присъства отново в доклада относно годишните сметки на Колежа за финансовата 2009 година.

Слабости в процедурите за възлагане на обществени поръчки

11. Отбелязва нередности в процедурата по възлагане на обществени поръчки за договор с доставчик, чиято стойност е приблизително 2 % от оперативните разходи; по-точно констатира, че договорът с доставчика е сключен въз основа на друг вид рамков договор, предназначен единствено за обучения; освен това констатира, че договорните разпоредби позволяват на Колежа да удължава срока или да увеличава стойността на договора без ограничения.

12. Подчертава, както в предходните години, необходимостта Колежът стриктно да спазва разпоредбите на Финансовия регламент и на законодателството на ЕС за възлагане на обществени поръчки, както и да подобри финансовото си управление.

Неспазване на правилата, приложими за разходите за организиране на курсове

13. Оценява като тревожен факта, че Сметната палата е констатирала голям брой случаи на нарушения на административните и финансовите правила, приложими за организирането на курсове и семинари, които представляват съществена част (64 %) от оперативните разходи на Колежа; отбелязва, че нарушенията засягат предимно: липса на оправдателни документи за извършени разходи, липса на доказателства за присъствие и на оригинални фактури и документи, необходими за възстановяване на разходи за нощувки, както и непроверени суми за пътни разходи на експертите; счита освен това, че отговорите на Колежа на забележките на Сметната палата и докладчика по този въпрос са прекалено общи и следователно не са задоволителни за органа по освобождаване от отговорност; отправя искане към Колежа да се ангажира с подобряване на положението.

Пренасяне на бюджетни кредити

14. Взема под внимание констатацията на Сметната палата, че над 2700000 EUR (съответстващи на 31 % от общия бюджет на Колежа) е трябвало да бъдат пренесени; във връзка с това изразява загриженост, че тази ситуация е в противоречие с принципа на ежегодност и показва слабости в процедурите на планиране и последващо изпълнение на бюджета на Колежа.

15. Отправя искане към Колежа да въведе многогодишни бюджетни кредити за безвъзмездните средства в бъдещите бюджети с цел да се избегне необходимостта от освобождаване през следващите финансови години.

Други нередности

16. Взема под внимание констатациите на Сметната палата, че:

- в три случая не е поето правно задължение (на обща стойност 39500 EUR),

- в девет случая не е поето бюджетно задължение преди правното задължение на обща стойност 244200 EUR;

във връзка с това отправя искане към Колежа да се ангажира с подобряване на положението, след което да информира органа по освобождаване от отговорност.

17. Отбелязва, че през следващите години освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Колежа следва допълнително да се основава на работата на Колежа през годината.

Текущо разследване на OLAF

18. Отбелязва, че през 2008 г. OLAF започна вътрешно разследване за Колежа в резултат на констатациите на Сметната палата и на службата за вътрешен одит за използването на обществени средства за лични цели от служители на Колежа; отбелязва, че информацията, предоставена през 2009 г. от Колежа по искане на Парламента, се отнася за използването на мобилни телефони, доставката на мебели за оборудване на офиси на служители и безплатни услуги за превоз на служители до летища и жп гари; отбелязва, че според Колежа съответните суми и положението с възстановяването на средствата са, както следва:

- използване на мобилни телефони от служители: 3405 лири стерлинги за периода април—декември 2007 г., като всички разходи са възстановени,

- използване от служители на коли от парка на Колежа: 1157 лири стерлинги за периода юли—декември 2007 г., като всички разходи са възстановени; тези автомобили вече са продадени,

- обзавеждане: 6625 лири стерлинги за обзавеждане, закупено през 2007 г.; това обзавеждане вече е продадено,

- безплатна услуга за превоз на служители до летища и жп гари: констатирани са разходи в размер на 9508 лири стерлинги; започнал е процес на възстановяване на разходите.

19. Отправя искане към Колежа и Комисията да информират органа по освобождаване от отговорност за резултатите от разследването на OLAF.

Човешки ресурси

20. Изразява загриженост поради факта, че до момента за изпълнението на финансови задачи са използвани срочно наети служители; отбелязва, че Колежът започна процедура за назначаване на координатор по вътрешния контрол едва през 2009 г., като събеседванията за тази длъжност бяха планирани за началото на 2010 г.

Вътрешен одит

21. Отчита, че службата за вътрешен одит на Комисията посочва 13 препоръки в своя доклад (2 от тях "критични" и 9 —"много важни"); отбелязва, че те се отнасят предимно за: спазването на финансовите разпоредби за възлагане на обществени поръчки; управлението; дълготрайните активи (система за инвентарен опис); делегирането на правомощия (делегирането на правомощия трябва да бъде изцяло документирано и редовно преразглеждано); управлението на бюджета; спазването на счетоводните правила и принципи и контролните листове за гарантиране на съгласуваност и документиране на финансовия контрол.

План за действие, който да бъде приет от управителния съвет и приведен в изпълнение от директора на Колежа до 30 юни 2010 г.

22. Изисква като първа стъпка управителният съвет да приеме в кратък срок план за действие за изпълнение на целите, посочени в приложението към настоящата резолюция; на второ място, отправя искане към директора на Колежа, в сътрудничество със службата за вътрешен одит и отговарящата генерална дирекция (ГД), да разработи и внесе за приемане от управителния съвет конкретни мерки и график за изпълнението на този план; във връзка с това отправя искане към службата за вътрешен одит и отговарящата ГД да предоставят необходимата помощ за определяне на показатели за периодично измерване на изпълнението на мерките, предприети от Колежа; изисква също така до 30 юни 2010 г. Колежът да уведоми органа по освобождаването от отговорност за приетите конкретни мерки и показатели.

23. Приканва Сметната палата във възможно най-кратък срок да представи на органа по освобождаването от отговорност, под формата на писмо, становището си относно въвеждането на плана за действие на Колежа.

24. По отношение на други забележки, придружаващи решението за освобождаване от отговорност, които имат хоризонтален характер, се позовава на своята резолюция от 5 май 2010 г. [6] относно резултатите от дейността, финансовото управление и контрола на агенциите.

[1] ОВ C 304, 15.12.2009 г., стр. 124.

[2] ОВ L 248, 16.9.2002 г., стр. 1.

[3] ОВ L 256, 1.10.2005 г., стр. 63.

[4] ОВ L 357, 31.12.2002 г., стр. 72.

[5] ОВ L 255, 26.9.2009 г., стр. 157.

[6] Приети текстове, P7_TA(2010)0139 (вж. стр. 241 от настоящия брой на Официален вестник).

--------------------------------------------------

ПРИЛОЖЕНИЕ

План за действие, който да бъде приет от управителния съвет и приведен в изпълнение от директора на Колежа до 30 юни 2010 г.

ПЛАНИРАНЕ НА БЮДЖЕТА

1. Цел:

Подобряване на планирането и контрола на бюджета и оперативната дейност на Колежа.

Необходими действия:

Изготвяне от страна на директора на многогодишен план, който за периода на неговия мандат обхваща следните области:

- предвидени мерки (резултати и въздействие),

- съответните финансови потребности и годишни бюджетни прогнози,

- човешките ресурси, необходими за прилагане на предвидените мерки,

- материалните ресурси, необходими за прилагане на предвидените мерки.

СИСТЕМИ ЗА ВЪТРЕШЕН КОНТРОЛ

2. Цел:

Подобряване на финансовото управление на дейностите на Колежа, включително дейностите по програмите, финансирани от целевите приходи (AGIS, ISEC и MEDA).

Необходими действия:

Преразглеждане на системата за финансово управление (с изменение на действащите финансови механизми) с цел стандартизиране на финансовото управление на различните дейности на Колежа и повишаване на тяхната ефективност. Промените следва да бъдат насочени също така към предоставянето на по-качествена финансова информация от страна на ръководителите на програми.

3. Цел:

Официално утвърждаване на всички финансови процедури и новата счетоводна система в съответствие с член 43 от рамковия Финансов регламент.

Необходими действия:

Разпоредителят с бюджетни кредити и оторизиращите служители трябва да документират официално системите, които са въвели с цел предоставяне на необходимата финансова информация на счетоводителя. Счетоводителят трябва да утвърди описанията на системите, за да гарантира качеството на финансовата информация, която му се предоставя предвид изготвянето на годишните отчети.

4. Цел:

Подобряване на условията за контрол на разходите (точка 14 от специфичния доклад на Сметната палата за финансовата 2008 година).

Необходими действия:

Официално приемане и прилагане на ефективни процедури и/или контролни списъци с цел да се гарантира, че исканията за плащане, представени от организациите, които организират курсове от името на Колежа, съответстват на приложимите административни и финансови правила.

ПЕРСОНАЛ

5. Цел:

Запълване на незаетите длъжности с цел достигане на "нормално" равнище на незаети длъжности (например 5 %).

Необходими действия:

- Приемане и прилагане на годишни планове за набиране на персонал през периода, обхванат от многогодишния план, посочен в точка 1.

- Приемане и прилагане на насоки в областта на набирането на персонал.

6. Цел:

Подобряване на положението с човешките ресурси.

Необходими действия:

Запълване в рамките на годината на всички свободни в момента длъжности (или длъжности, заети от временни служители) със срочно наети служители.

ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ

7. Цел:

Подобряване на условията за контрол в областта на обществените поръчки.

Необходими действия:

- Приемане и прилагане на ръководство с процедури за обществените поръчки и контролни списъци с цел гарантиране на избор на подходящи процедури и правилното им прилагане.

- Приемане и прилагане на годишен план за закупуването на стоки и услуги.

ДРУГИ

8. Цел:

Окончателно приключване на въпроса с кредитите, използвани за финансирането на лични разходи.

Необходими действия:

Представяне на окончателен доклад от външен одитор, който да посочва:

- общия размер на кредитите, използвани за финансирането на лични разходи,

- действително възстановените към момента суми,

- вероятността за възстановяване на все още дължимите суми и график за възстановяването им.

--------------------------------------------------