Zgłoszenia zewnętrzne

INFORMACJA

dla sygnalistów umieszczana na stronach BIP (na podstawie art. 48 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów)



Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

Koordynatorem ds. obsługi zgłoszeń jest Pani Iwona Mróz-Sekuła.

Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.

Zgłoszenie zewnętrzne ustne może być dokonane na wniosek osoby uprawnionej do dokonania zgłoszenia podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania tego wniosku. Wniosek można złożyć w formie pisemnej poprzez przesłanie go Koordynatorowi ds. obsługi zgłoszeń – na adres: Urząd Gminy Mokobody, Pl. Chreptowicza 25, 08-124 Mokobody z dopiskiem na kopercie„ Koordynator ds. obsługi zgłoszeń” lub telefonicznie pod numerem 25 641 13 15 wew. 33.

Zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej, tj. za pomocą:



dedykowanej skrzynki mailowej: zgloszenia@mokobody.pl;

wypełnienia formularza zgłoszenia naruszenia (wzór umieszczony w zakładce „ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE”) i przesłanie go Koordynatorowi ds. obsługi zgłoszeń – na adres: Urząd Gminy Mokobody, Pl. Chreptowicza 25, 08-124 Mokobody z dopiskiem na kopercie„ Koordynator ds. obsługi zgłoszeń”.





Warunki objęcia Sygnalisty ochroną:

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Od momentu dokonania zgłoszenia sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość) oraz w zakresie działań odwetowych.

Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

Ochrona sygnalisty jest zapewniona poprzez:

ochronę tożsamości, chyba że wyrazi on zgodę na ujawnienie swoich danych osobowych;

ochronę poufności tożsamości innych osób, jeżeli zgłoszenie ich dotyczy;

udziału w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;

zapewnienie, że dostęp do danych oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów.

Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).



Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

W przypadku wpłynięcia zgłoszenia o naruszeniu prawa Koordynator ds. obsługi zgłoszeń dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego i jeśli ustali, że:

zgłoszenie naruszenia nie jest w obszarze/dziedzinie należącym do zakresu działania Wójta, przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje sygnalistę;

zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa odstąpi od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia;

zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie dotyczy naruszeń z zakresu działania Wójta – rozpatruje zgłoszenie.

W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz naruszeń z zakresu działania Wójta, Koordynator ds. obsługi zgłoszeń:



podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;

przekazuje sygnaliście, jeśli ten podał adres do kontaktu:

potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że sygnalista wyraźnie wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Wójt ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty,

informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty, 6 miesięcy - od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego;

informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego,

zaświadczenie (nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania wydania zaświadczenia), w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie,

prośbę o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu – ich podanie jest dobrowolne; jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

W przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, nie przedstawiono istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym Koordynator ds. obsługi zgłoszeń może nie podjąć działań następczych.

W przypadku odstąpienia od podjęcia działań następczych sygnaliście zostaje przekazana informacja z podaniem uzasadnienia o przyczynach odstąpienia. W razie kolejnego zgłoszenia – pozostawiana jest bez rozpatrzenia; o tym fakcie nie informuje się sygnalisty.

W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego podmiot publiczny może przekazać zgłoszenie zewnętrzne:

jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;

innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.



Informacja zwrotna dla sygnalisty

Organ przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.



Zasady poufności

Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;

2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.



Ochrona poufności, o której mowa w pkt 2 powyżej, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO” lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.



Zasady przetwarzania danych osobowych

Koordynator ds. obsługi zgłoszeń po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, podlegają ujawnieniu, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem ujawnienia sygnalista zostaje powiadomiony o powodzie ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

W przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych, lub sądowo-administracyjnych nie podlegają zniszczeniu na zasadach określonych powyżej.



Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Administrator przekazuje sygnaliście na podstawie art. 13 RODO informację o zasadach przetwarzania jego danych osobowych o następującej treści:

W związku z realizacją postanowień Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, informujemy że:

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z dokonanym zgłoszeniem jest Wójt Gminy Mokobody, dane kontaktowe: Pl. Chreptowicza 25, 08-124 Mokobody, tel. 25 641 13 15, e-mail: gmina@mokobody.pl

Na mocy art. 37 ust. 1 lit. a) RODO Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), który w jego imieniu nadzoruje sferę przetwarzania danych osobowych. Z IOD można kontaktować się pod adresem e-mail: inspektor.rodo@naticom.pl

Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w celu przyjmowania, weryfikowania oraz wyjaśniania zgłoszeń naruszeń prawa. Jeżeli zgłoszenie będzie zawierało dane szczególnej kategorii dane osobowe będą przetwarzane w związku z niezbędnością ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa, w oparciu o postanowienia art. 9 ust. 2 lit. g RODO. Jeśli nie zdecyduje się Pani/Pan na zachowanie anonimowości informacje dot. Pani/Pana tożsamości będą również przetwarzane w oparciu o dobrowolnie wyrażoną zgodę na postawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę na ujawnienie swojej tożsamości można wycofać w dowolnym momencie, niemniej jednak nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

Administrator może powierzyć Pani/Pana dane osobowe administratorom systemów informatycznych i sieci komputerowych, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych.

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu: prawo dostępu do danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania.

Na niezgodne z prawem przetwarzanie przez administratora danych Pani/Pana danych osobowych przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Przetwarzanie danych osobowych u Administratora Danych oraz podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, niezbędnym do przekazania skargi zgodnie z właściwością.

Decyzje w Pani/Pana sprawie nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania, a także nie będą przekazywane do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych.



Charakter działań następczych

Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.



Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady prawnej

W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej. W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia

Zakaz działań odwetowych dotyczy również:

a) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;

b) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej



Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego może skorzystać z poufnej porady prawnej w organie. W tym celu należy skontaktować się z Koordynatorem ds. zgłoszeń pod numerem telefonu 25 641 13 15 wew. 33. Poufna porada prawna dostępna jest w terminie i godzinach ustalonych po wcześniejszym kontakcie telefonicznym.



Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu

zabronionego.



Zachęta

Zachęca się przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury wewnętrznych zgłoszeń, jeśli takie zostały opracowane i wdrożone.



Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

1. Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.

2. Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,

3. Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa