Procedura dla sygnalisty

Procedura przyjmowania i obsługi zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa kierowanych do Wójta Gminy Dłutów

ROZDZIAŁ I SPOSÓB PRZEKAZANIA ZGŁOSZENIA

§ 1. 1. Wójt Gminy Dłutów jest organem jednostki samorządu terytorialnego właściwym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa w kontekście związanym z pracą sygnalisty na rzecz podmiotu prawnego, w dziedzinach należących do zakresu działania organu. 2. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w formie pisemnej w dwóch kopertach, z których koperta zewnętrzna jest zaadresowana do Wójta Gminy Dłutów, ul. Pabianicka 25, 95-081 Dłutów, a na kopercie wewnętrznej widnieje dopisek „Sygnalista”, „Naruszenie prawa”, „Zgłoszenie zewnętrzne” albo o podobnej jednoznacznej treści. 3. Zgłoszenie, o którym mowa w pkt 2, można również przekazać osobiście do pracownika ds. kancelaryjno-organizacyjnych w Urzędzie Gminy w Dłutowie, ul. Pabianicka 25, pokój nr 12. 4. Zgłoszenie nie może być anonimowe. Zgłoszenie anonimowe pozostanie nierozpatrzone i będzie niezwłocznie niszczone.

ROZDZIAŁ II TREŚĆ ZGŁOSZENIA

§ 2. 1. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje: a) szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, b) wskazanie osoby, która dokonała lub zamierza dokonać naruszenia prawa, c) dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne), d) dane identyfikacyjne zgłaszającego (imię i nazwisko, podpis pod zgłoszeniem), e) dane umożliwiające kontakt z sygnalistą (adres do kontaktu), aby można było go poinformować o wynikach działań następczych.

ROZDZIAŁ III OCHRONA SYGNALISTY

§ 3. 1. Zgłoszenia zewnętrznego może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała wiarygodną informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym ze swoją pracą w podmiocie prawnym i która działa w uzasadnionym przekonaniu, że informacja ta jest prawdziwa w momencie zgłoszenia oraz że stanowi informację o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów. 2. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia. 3. Sygnaliście zapewniona jest ochrona poprzez: a) ochronę tożsamości, chyba że ze strony sygnalisty będzie wyraźna zgoda na jej ujawnienie, b) jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób - ochronę poufności ich tożsamości, c) udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia przez bezstronne osoby, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy, d) zapewnienie, że dostęp do danych sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko pisemnie upoważnione osoby, e) ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem. 4. Na żądanie sygnalisty wydane zostanie w terminie miesiąca od otrzymania jego zgłoszenia, zaświadczenie potwierdzające, że podlega on ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianymi w ustawie o ochronie sygnalistów. 5. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych ma on prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku) lub prawo do zadośćuczynienia.

ROZDZIAŁ IV SPOSÓB POSTĘPOWANIA ZE ZGŁOSZENIEM

§ 4. 1. Można przekazywać informacje o naruszeniu prawa wyłącznie w następujących dziedzinach: a) korupcji, b) zamówień publicznych, c) usług, produktów i rynków finansowych, d) przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, f) bezpieczeństwa transportu, g) ochrony środowiska, h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, i) bezpieczeństwa żywności i pasz, j) zdrowia i dobrostanu zwierząt, k) zdrowia publicznego, l) ochrony konsumentów, m) ochrony prywatności i danych osobowych, n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, o) interesów finansowych Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, r) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela. 2. Zgłoszenie nie może dotyczyć naruszeń w dziedzinie prawa pracy. 3. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym. 4. Składanie fałszywych zgłoszeń jest zabronione i podlega sankcjom karnym.

§ 5. 1. Przyjęcie zgłoszenia zostanie potwierdzone na podany adres kontaktowy, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile nie ma wyraźnego sprzeciwu ze strony sygnalisty na wysłanie takiego potwierdzenia. 2. Informacja o przyjęciu zgłoszenia nie zostanie przekazana sygnaliście, jeżeli będzie uzasadniona podstawa sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności jego tożsamości. 3. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa wskazanego w § 4 ust. 1 niniejszej procedury, sygnalista zostanie poinformowany o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. 4. Sygnaliście zostanie przekazana informacja zwrotna o działaniach następczych podjętych przez Wójta Gminy Dłutów w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. 5. Sygnaliście zostanie również przekazana informacja dotycząca odstąpienia od podjęcia działań następczych wraz z podaniem jego uzasadnienia.

§ 6. 1. Zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane przez upoważnionych pracowników organu w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz odpowiedzialności organu za rozpatrzenie zgłoszenia i przeprowadzanie działań następczych. 2. W ramach postępowania organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. 3. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Wójta Gminy Dłutów, podejmie on dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. 4. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie: a) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym, b) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia. 5. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Wójta Gminy Dłutów, przekazane jest ono w terminie 14 dni od dnia jego dokonania, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych oraz informuje się o tym sygnalistę. 6. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu od sygnalisty, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ poinformuje sygnalistę o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia zostanie ono pozostawione bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej. 7. Wszystkie prawidłowo złożone zgłoszenia odnotowywane są w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych. Rejestr zawiera informacje o przedmiocie zgłoszenia, dacie jego złożenia, podjętych działaniach oraz wynikach jego rozpatrzenia. Dostęp do rejestru mają jedynie osoby upoważnione.

ROZDZIAŁ V PRZEPISY KOŃCOWE

§ 7. 1. Wszelkie czynności związane z przyjmowaniem i obsługą zgłoszeń prowadzone są zgodnie zobowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. 2. Zgłoszenia nie spełniające wymogów niniejszej procedury nie będą podlegały rozpatrzeniu i będą niezwłocznie niszczone. 3. Każde zgłoszenie zewnętrzne można również kierować do Rzecznika Praw Obywatelskich. Zgłoszenia są wstępnie weryfikowane i przekazywane organom publicznym właściwym do podjęcia działań następczych. Rzecznik samodzielnie rozpoznaje zgłoszenia dotyczące konstytucyjnych praw i wolności, jeżeli żaden inny organ nie jest właściwy w danej sprawie.