System EZD RP uruchomiony produkcyjnie w Powiecie Oleskim – cyfryzacja zarządzania dokumentacją w praktyce

Zdobywanie kompetencji i aktywny udział pracowników

W Starostwie Powiatowym w Oleśnie za koordynację wdrożenia systemu EZD RP odpowiadał specjalnie powołany zespół wdrożeniowy, na czele którego stanęła Beata Garncarek jako Przewodnicząca Zespołu. Za przygotowanie, instalację i utrzymanie infrastruktury niezbędnej do funkcjonowania systemu EZD RP oraz przeprowadzenie testów szkoleniowych odpowiedzialni byli pracownicy Biura Ochrony Danych i Informatyzacji Starostwa: Adam Łąka (pełniący jednocześnie funkcję koordynatora wdrożenia), Adam Jama oraz Roland Huć. Za merytoryczną część wdrożenia, w tym organizację oraz prowadzenie szkoleń dla pracowników, odpowiadały Magdalena Krzyżanowska, Anna Olczyk oraz Marietta Rodewald. Członkowie zespołu od samego początku uczestniczyli w testach technicznych i merytorycznych, co pozwoliło im zdobyć gruntowną wiedzę o działaniu systemu.

Pracownicy Starostwa Powiatowego, jednostek pilotażowych (Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Oleśnie, Powiatowy Zarząd Dróg w Oleśnie, Zespół Szkół w Oleśnie) oraz jednostek kaskadowych (Zespół Szkół w Dobrodzieniu, Zespół Szkół w Gorzowie Śląskim, Przychodnia Terapii Uzależnienia od Alkoholu i Współuzależnienia w Oleśnie, Zespół Szkół Ekonomicznych i Ogólnokształcących w Oleśnie, I Liceum Ogólnokształcące w Praszce, Zespół Szkół Ponadpodstawowych w Praszce, Zespół Placówek Edukacyjnych w Dobrodzieniu, Publiczna Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Oleśnie, Środowiskowy Dom Samopomocy w Sowczycach, Dom Dziecka w Sowczycach, Dom Pomocy Społecznej w Radawiu, Zespół Szkół Zawodowych w Oleśnie) uczestniczyli w szkoleniach oraz warsztatach, przygotowując się do korzystania z systemu w praktyce.

Kaskadowe wdrożenie i uruchomienie systemu

Wdrożenie EZD RP przebiegało kaskadowo, rozpoczynając od spotkania inicjującego z kierownictwem wszystkich jednostek. Przedstawiono wtedy szczegółowy plan wdrożenia oraz określono oczekiwania wobec poszczególnych podmiotów.

W listopadzie 2024 roku uruchomiono testową wersję systemu, służącą jako platforma szkoleniowa. Koordynatorzy merytoryczni, posiadający szczegółową wiedzę o procedurach urzędowych, przeszkoleni przez ekspertów NASK, przeprowadzili szkolenia dla pozostałych pracowników. Z dniem 1 stycznia 2025 roku powstał obowiązek stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych (eDoręczenia) przez jednostki samorządu terytorialnego. Dzięki pełnej integracji systemu EZD RP z platformami ePUAP oraz eDoręczenia możliwe było sprawne uruchomienie kancelarii elektronicznej, konfiguracja niezbędnych skrzynek oraz płynne przejście na produkcyjną wersję systemu.

Ostateczne wdrożenie produkcyjne nastąpiło dla Starostwa Powiatowego w Oleśnie w styczniu 2025 roku. 1 marca system został uruchomiony w jednostkach pilotażowych, a 1 kwietnia w pozostałych jednostkach kaskadowych, co zakończyło etap wdrożeniowy i rozpoczęło fazę dalszego utrzymania oraz rozwoju systemu.

Wsparcie kierownictwa kluczowe dla sukcesu wdrożenia

Sukces całego projektu był możliwy dzięki determinacji kierownictwa Starostwa Powiatowego w Oleśnie, które nie tylko ułatwiło, ale wręcz zachęcało pracowników do zaangażowania w działania wdrożeniowe. Taka postawa znacząco przyczyniła się do skuteczności oraz sprawności całego procesu. Dlaczego własna infrastruktura?

Decyzja o instalacji EZD RP w dedykowanej infrastrukturze Starostwa Powiatowego wynikała przede wszystkim z aspektów ekonomicznych oraz technicznych. EZD RP jest systemem wymagającym znacznych zasobów sprzętowych i nowoczesnych technologii informatycznych. Samodzielne utrzymanie systemu przez poszczególne jednostki byłoby nieefektywne oraz trudne ze względu na ograniczenia techniczne i kadrowe.

Dzięki stworzeniu wspólnego, jednolitego środowiska informatycznego, Starostwo Powiatowe odciążyło jednostki podległe, zapewniając im stabilny dostęp do systemu oraz profesjonalne wsparcie techniczne. Centralizacja infrastruktury znacząco uprościła zarządzanie oraz obniżyła koszty związane z utrzymaniem całego systemu EZD RP w skali Powiatu.

System EZD RP jest kolejnym krokiem w realizacji strategii rozwoju Powiatu Oleskiego, mającej na celu poprawę jakości obsługi mieszkańców oraz zwiększenie efektywności administracji publicznej.

Dobre praktyki i rekomendacje

Doświadczenia zdobyte podczas wdrożenia systemu EZD RP wskazują, że kluczowe jest zaangażowanie i świadomość całego zespołu. Ważne jest również metodyczne podejście, starannie dobrany zespół wdrożeniowy, odpowiednio przygotowana dokumentacja oraz skuteczność przeprowadzonych szkoleń. Praktyka pokazała, że mimo różnic organizacyjnych między jednostkami, podstawowe zasady zarządzania dokumentacją elektroniczną pozostają uniwersalne.

Dostępne zasoby techniczne pozwalają na dalsze rozszerzenie wdrożenia systemu na kolejne jednostki zainteresowane cyfryzacją, co potwierdza słuszność przyjętej strategii i wysoką efektywność pracy z systemem EZD RP.