OCHRONA SYGNALISTÓW

Informacja dla sygnalisty w przypadku zgłoszenia zewnętrznego



Dane kontaktowe

Na adres do korespondencji: Starostwo Powiatowe w Jaśle, ul. Rynek 18, 38-200 Jasło z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia prawa”

Poprzez naszą elektroniczną skrzynkę podawczą lub adres do doręczeń elektronicznych

Dajemy Ci możliwość skorzystania z formularza, który znajduje się na stronie urzędu Starostwa Powiatowego w Jaśle: https://powiat.jaslo.pl

Telefonicznie na nr telefonu 13 4486412 lub 13 4486494 ( rozmowy są nagrywane).

Osobiście w pok. 211 lub pok. 207 (II piętro).

Ochrona Sygnalisty

Zgłoszenia może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą.

Jako Sygnalista, podlegasz ochronie określonej w przepisach ustawy o ochronie sygnalistów w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość) oraz w zakresie działań odwetowych, od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem że miałeś/aś uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Jako Sygnalista podlegasz ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

Zapewniamy ochronę Sygnalistów poprzez:



ochronę Twojej tożsamości, chyba że otrzymamy wyraźną zgodę na ujawnienie danych,

jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, zapewnimy także ochronę poufności ich tożsamości,

udział w procesie rozpatrywania bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy,

zapewnienie, że dostęp do Pana/i danych oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów,

ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym próbami lub groźbami zastosowania takich działań, w związku z dokonanym zgłoszeniem.

W przypadku podjęcia wobec Ciebie działań odwetowych, masz prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub prawo do zadośćuczynienia.





Sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami

Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności:

dane osobowe sygnalisty niezbędne do identyfikacji, w tym adres do kontaktu;

datę i miejsce sporządzenia;

dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

opis nieprawidłowości zauważonych w związku z wykonywaniem pracy.

Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, przetwarzania danych osobowych oraz podejmowania działań następczych są upoważnieni imiennie pracownicy Starostwa.

W ramach postępowania, możemy zbierać dodatkowe informacje.

Możemy zwrócić się do Ciebie, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w Twoim posiadaniu lub udokumentowane zgłoszenia zebranymi dowodami i wykazem świadków.– podanie ich jest dobrowolne.

W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego możemy przekazać zgłoszenie:

jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym,

innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu naszego działania, przekażemy je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

Możemy nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem Twojego wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Poinformujemy Ciebie o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia - pozostawimy je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.

Wszystkie zgłoszenia odnotowujemy w naszym wewnętrznym rejestrze. Dostęp do rejestru mają jedynie osoby upoważnione.

Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia.







Informacja zwrotna

Potwierdzimy przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje przekażemy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba, że wyraźnie wystąpiłeś/aś z odmiennym wnioskiem w tym zakresie.



W przypadku zgłoszeń anonimowych, informacje zwrotne nie będą przekazywane.

Informacji o przyjęciu zgłoszenia nie przekażemy, jeżeli będziemy mieli uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności Twojej tożsamości.

Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, poinformujemy Ciebie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia.

Poinformujemy Ciebie, także o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że jest on właściwy do rozpatrzenia zgłoszenia.

Przekażemy informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Przekażemy Ci informację, jeżeli odstąpimy od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.

Poinformujemy Ciebie, także o ostatecznym wyniku naszych działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

Na Twoje żądanie wydamy w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że podlegasz ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów



Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych



Upoważniony pracownik po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub ewentualnego podjęcia działań następczych.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a te, które zostały zebrane przypadkowego są usuwane niezwłocznie. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.





Zasady przetwarzania danych osobowych



KLAUZULA INFORMACYJNA



Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 (dalej zwane RODO), informujemy Panią/Pana o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, a także o przysługujących Pani/Panu prawach, wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Powiatu w Jaśle z siedzibą w Jaśle ul. Rynek 18

Z administratorem danych można się skontaktować w następujący sposób:

za pośrednictwem poczty elektronicznej: e-mail: starosta@powiat.jaslo.pl

listownie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej;

lub telefonicznie pod numerem: 13 4486400.



Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować w następujący sposób:

za pośrednictwem poczty elektronicznej: e-mail: iod@powiat.jaslo.pl;

listownie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej;

Z Inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa, przekazywania informacji zwrotnych oraz podejmowania działań następczych lub przekazania do organu właściwego do rozpatrzenia.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w myśl postanowień art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zw. z przepisami rozdziału 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Jeżeli zgłoszenie będzie zawierało dane szczególnej kategorii będziemy je przetwarzali w związku z niezbędnością ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa, w oparciu o postanowienia art. 9 ust. 2 lit. g RODO.

Jeśli nie zdecyduje się Pani/Pan na zachowanie anonimowości informacje dot. Pani/Pana tożsamości będą również przetwarzane w oparciu o dobrowolnie wyrażoną zgodę na postawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę na ujawnienie swojej tożsamości można wycofać w dowolnym momencie, niemniej jednak nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem, co oznacza, że udostępnione dane osobowe mogą zostać ujawnione jedynie podmiotom i organom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa. Jeśli w zgłoszeniu zostanie podany tradycyjny adres do korespondencji odbiorcą będą podmioty uprawnione do obsługi doręczeń takie jak Poczta Polska. W przypadku podania w zgłoszeniu adresu mailowego do korespondencji odbiorcami mogą być również podmioty wspierające Administratora w realizacji zadań, w tym zapewniające asystę i wsparcie techniczne dla użytkowanych w Urzędzie/Starostwie systemów informatycznych, przy czym zakres przekazania danych ograniczony jest wyłącznie do możliwości przechowywania tych danych (serwisujący i/lub utrzymujący system poczty elektronicznej ).

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane od momentu przyjęcia zgłoszenia do zakończenia działań następczych, a następnie będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Dane osobowe, które nie będą mieć znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia zostaną usunięte w terminie 14 dni od chwili ustalenia, iż są zbędne.

Na zasadach określonych przepisami RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:

żądania od Administratora dostępu do treści swoich danych osobowych (prześlemy wtedy kopię danych, jakie posiadamy),

sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych (jeżeli uważa Pani/Pan, że dane są niepełne lub nieprawdziwe, prosimy o kontakt celem ich uzupełnienia lub sprostowania).

Zawsze może Pani/Pan wycofać zgodę na ujawnienie Pani/Pana tożsamości, a na czas rozpatrywania żądania, poprosić o ograniczenie przetwarzania danych.

Jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzając dane osobowe naruszyliśmy przepisy o ochronie danych osobowych, może Pani/Pan wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych przez sygnalistę:

w przypadku danych identyfikujących, jest niezbędne do realizacji obowiązków prawnych wynikających z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. Brak podania informacji dot. tożsamości uniemożliwia objęcie Pani/Pana ochroną wynikającą z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów,

w przypadku danych korespondencyjnych, jest konieczne do realizacji obowiązków ustawowych w zakresie udzielania informacji sygnaliście. Brak podania danych kontaktowych uniemożliwia realizację przez Administratora obowiązków dotyczących przekazywania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia oraz informacji zwrotnej na temat zgłoszenia.



Działania następcze podejmowane w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Czynności podjęte na skutek zgłoszenia Sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu naszego działania, podejmiemy dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności możemy podjąć jedno lub kilka z poniższych działań:



postępowanie wyjaśniające,



wprowadzenie zmian w naszych procedurach,

zawiadomienie odpowiednich organów o możliwości popełnienia przestępstwa,

nałożenia sankcji na osoby odpowiedzialne,

działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych,

wdrożenie nowych systemów kontroli.

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz pomoc prawna

Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed zastosowaniem wobec nich działań odwetowych przewidziana w przepisach ustawy o ochronie sygnalistów. Środkami ochrony prawnej są mi.in. możliwości złożenia zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa- zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych do organów ścigania lub wystąpienia z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.

Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia praw przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Szczegółowe informacje dostępne pod linkiem: https://samorzad.gov.pl/web/powiat-jasielski/nieodplatna-pomoc-prawna.

Warunki ochrony przed ponoszeniem odpowiedzialności

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Informacja o możliwości korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych

Ilekroć naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Starostwa Powiatowego w Jaśle, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, najwłaściwszą formą dokonania zgłoszenia jest zgłoszenie wewnętrzne do Pełnomocnika ds. naruszeń prawa w Starostwie Powiatowym w Jaśle. Szczegółowe regulacje w tym zakresie zawiera Zarządzenie Nr 72/2024 Starosty Jasielskiego z dnia 17 września 2024 r. w sprawie ustalenia procedury dokonywania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Starostwie Powiatowym w Jaśle



Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

Zgłoszenia można też dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich:

Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,

Adres korespondencyjny: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa