62002TJ0029_SV
Parter
Domskäl
Beslut om rättegångskostnader
Domslut
Parter
I mål T-29/02,
Global Electronic Finance Management (GEF) SA,
Bryssel (Belgien), företrätt av advokaterna M.E. Storme och A. Gobien,
sökande,
mot
Europeiska gemenskapernas kommission,
företrädd av R. Lyal och C. Giolito, båda i egenskap av ombud, biträdda av advokaten J. Stuyck, med delgivningsadress i Luxemburg,
svarande,
angående dels en talan med stöd av en sådan skiljedomsklausul som avses i artikel 238 EG att kommissionen skall förpliktas utge 40 693 euro och utfärda en kreditnota på 273 516 euro, dels ett av kommissionen väckt genkäromål i vilket kommissionen yrkar att sökanden skall förpliktas att återbetala 273 516 euro jämte sju procent årlig ränta från och med den 1 september 2001,
meddelar
FÖRSTAINSTANSRÄTTEN (första avdelningen i utökad sammansättning)
sammansatt av ordföranden B. Vesterdorf samt domarna M. Jaeger, P. Mengozzi, M.E. Martins Ribeiro och F. Dehousse,
justitiesekreterare: byrådirektören J. Plingers,
med hänsyn till det skriftliga förfarandet och efter den muntliga förhandlingen den
30 mars 2004,
följande
Dom
Domskäl
Det omtvistade avtalet
1. Europeiska gemenskapen, företrädd av kommissionen, undertecknade den 21 augusti 1997 ett avtal benämnt Esprit Network of Excellence Working Group – 26069 – Financial Issues Working Group Support (FIWG) (nedan kallat avtalet) med sökanden, bolaget Global Electronic Finance Management SA (nedan kallat GEF), företrätt av Goldfinger, verkställande direktör och styrelseledamot i GEF.
2. Avtalet utgör ett led i fullgörandet av rådets beslut 94/802/EG av den 23 november 1994 om ett särskilt program för forskning, teknisk utveckling och demonstration på informationsteknikens område (1994–1998) (EGT L 334, s. 24; svensk specialutgåva, område 13, volym 29, s. 178).
3. I bilaga 3 till beslut 94/802 föreskrivs att programmet skall genomföras med hjälp av indirekta åtgärder, där gemenskapen bidrar till finansieringen av olika typer av verksamheter inom forskning, teknisk utveckling och demonstration (FTD), inklusive demonstration som genomförs av tredje part eller av Gemensamma forskningscentrets (GFC) institut i samarbete med tredje part.
4. I artikel 6 i rådets beslut 94/763/EG av den 21 november 1994 om regler för företags, forskningscentrers och universitets deltagande i Europeiska gemenskapens verksamhet inom forskning, teknisk utveckling och demonstration (EGT L 306, s. 8; svensk specialutgåva, område 13, volym 27, s. 49) föreskrivs att de utvalda förslagen till verksamheter inom FTD skall omfattas av avtal som slutits mellan gemenskapen och de som deltar i den berörda verksamheten. Avtalen skall särskilt närmare ange de administrativa, finansiella och tekniska övervakningsarrangemangen för verksamheten.
5. GEF, som är ett konsultföretag specialiserat på elektronisk handel, skulle enligt avtalet bistå Financial Issues Working Group (arbetsgruppen för finansiella frågor) (nedan kallad FIWG) och administrera dess olika uppgifter och verksamheter. I artikel 1.1 i avtalet anges att det projekt som GEP tilldelats närmare preciseras i avtalets bilaga 1, benämnd ”Technical Annex” (nedan kallad den tekniska bilagan). Av den tekniska bilagan framgår att FIWG bestod av företrädare för olika sektorer och hade till syfte att för en framgångsrik tillväxt av den elektroniska handeln och finansiella transaktioner över Internet i Europeiska unionen främja utveckling och förbättring av betalningssystem och innovativa transaktionssystem.
6. Projektet skulle enligt artikel 2.1 i avtalet pågå i 24 månader räknat från den 4 juli 1997, då projektet påbörjades. Avtalets ekonomiska villkor framgår av artiklarna 3–5 däri och av artiklarna 12–17 i dess bilaga 2, benämnd ”General Conditions” (nedan kallad de allmänna villkoren).
7. Punkt 7 (s. 14 och s. 15) i den tekniska bilagan, i den lydelse som bifogats ansökan, innehåller fem tabeller, varav fyra rubriceras enligt följande: ”Table 1. Human Resources Requirements per Task (in man/days), Table 2. Cost estimates per Task (in ECU), Table 3. Unit Costs Assumptions (in ECU)” och ”Table 4. Total cost estimates per Task (in ECU)”. Den femte rör kostnadsfördelningen per resursslag. Av tabellerna framgår de olika kostnadsuppskattningarna och de resurser som är nödvändiga för projektets genomförande.
8. Punkt 3.7 i den tekniska bilagan, i den lydelse enligt bilaga 3 till GEF:s svar på förstainstansrättens frågor, innehåller fyra tabeller med följande rubriker: ”Table 1. Human Resources Requirements per Task (in man/days), Table 2. Cost estimates per Task (in ECU), Table 4. Total cost estimates per Task (in ECU)” och ”Table 5. Cost estimates per resource category (in ECU)”. Dessa två tekniska bilagor skiljer sig åt, på så sätt att den sistnämnda bilagan innehåller nya sidor (sidorna 1, 3–16 och 25), har en annan rubriknumrering, innehåller en ny tabell 5 i punkt 3.7, saknar tabell 3 och har andra sifferuppgifter i tabellerna 2 och 4.
9. I artikel 3.2 i avtalet föreskrivs att kommissionen skall täcka 100 procent av de stödberättigade kostnaderna för projektet, upp till 440 000 ecu. Detta belopp motsvarar enligt artikel 3.1 i avtalet den beräknade totalkostnaden för projektet.
10. Artikel 4 i avtalet har följande lydelse:
”Kommissionen skall betala sitt bidrag till projektet i ecu enligt följande:
– Ett förskott på 165 000 ecu (etthundrasextiofemtusen ecu) skall betalas inom två månader efter det att samtliga avtalsslutande parter har undertecknat avtalet.
– En delbetalning skall ske inom två månader efter godkännandet av respektive periodisk lägesrapport och tillhörande utgiftsdeklaration, varvid förskottet och delbetalningarna tillsammans inte får överstiga 396 000 ecu av kommissionens maximala bidrag till projektet.
– Återstoden av kommissionens totala bidrag [en restpost på 44 000 ecu (fyrtiofyratusen ecu)] skall betalas inom två månader efter godkännandet av den sista rapporten, handlingen eller annat projektresultat inom ramen för det projekt som avses i [den tekniska] bilagan samt utgiftsdeklarationen för den sista perioden enligt artikel 5.2.”
11. I artikel 5 i avtalet föreskrivs att uppdragstagaren skall inge tre undertecknade utgiftsdeklarationer var sjätte månad från projektets startdatum och att utgiftsdeklarationerna för den sista perioden skall inges inom tre månader efter godkännandet av den sista rapporten, handlingen eller annat projektresultat. Efter det nämnda godkännandet kan inga ytterligare kostnader tas i beaktande.
12. I artikel 6 andra stycket i avtalet föreskrivs att periodiska lägesrapporter skall inges var sjätte månad från projektets startdatum.
13. Artikel 9 i de allmänna villkoren innehåller bland annat formföreskrifter som uppdragstagaren skall iaktta vid upprättande och ingivande av periodiska lägesrapporter och slutrapporten.
14. Enligt artikel 12.1 i de allmänna villkoren är ”[e]rsättningsberättigade kostnader … sådana faktiska kostnader som definieras i artikel 13 i [dessa villkor], som är nödvändiga för projektet, som kan styrkas och som har uppkommit under den period som anges i artikel 2.1 i detta avtal”.
15. Enligt artikel 12.2 i de allmänna villkoren skall ”[d]e beräknade arbetskostnaderna per kategori endast vara vägledande. Medlemmarna får överföra budgetmedel från en kategori till en annan under förutsättning att syftet med projektet inte genomgår någon grundläggande förändring”.
16. Artikel 13 i de allmänna villkoren innehåller särskilda bestämmelser för kostnader hänförliga till följande poster: personal (artikel 13.1), nätverk (artikel 13.2), övriga kostnader (artikel 13.3), övriga väsentliga kostnader (artikel 13.4) och allmänna omkostnader (artikel 13.5).
17. Artikel 13.1 andra stycket i de allmänna villkoren har följande lydelse:
”All debiterad arbetstid skall registreras och styrkas. Detta krav är som lägst uppfyllt om arbetstiden registreras och attesteras minst en gång i månaden av den projektansvarige eller bemyndigad högre tjänsteman i det avtalsslutande bolaget.”
18. I artikel 13.3 i de allmänna villkoren föreskrivs bland annat följande:
”Övriga kostnader – som uppdragstagaren har haft – får debiteras om de har uppkommit i samband med projektets genomförande och utgörs av
– tillkommande kostnader för externa tekniska tjänster och anläggningar (under förutsättning att kommissionen har godkänt dem i förväg),
– …
– publikationer, inklusive nyhetsbrev, som syftar till att sprida information om det arbete som utförts inom ramen för projektet.”
19. Enligt artikel 13.4 i de allmänna villkoren kan ”övriga väsentliga kostnader – som uppdragstagaren har haft – debiteras under förutsättning att kommissionen skriftligen har godkänt dem i förväg (ett sådant godkännande anses föreligga om kostnadsposten finns med i [den tekniska] bilagan till avtalet eller om kommissionen inte gör någon invändning inom två månader räknat från den dag då den skriftliga förfrågan mottogs)”.
20. I artikel 13.5 i de allmänna villkoren föreskrivs följande:
”Ett maximalt bidrag med 20 procent av de ersättningsberättigade personalkostnaderna i artikel 13.1 … får debiteras för allmänna omkostnader som uppkommer i samband med arbeten som utförs inom ramen för projektet, inklusive kostnader för icke yrkesmässig personal inom administration och sekretariat, telefon, värme, belysning, el, postförsändelser, e-post, kontorsvaror m.m. De allmänna omkostnaderna omfattar varken de kostnader som får direktdebiteras med stöd av artikel 13.1–13.4 … eller de kostnader som tredje man har haft.”
21. I artikel 15.1 i de allmänna villkoren anges följande:
”Uppdragstagaren förbinder sig att i enlighet med god redovisningssed i den medlemsstat den är etablerad föra separata räkenskaper samt bevara lämpliga handlingar som styrker och motiverar inrapporterade kostnader och timmar. Handlingarna skall göras tillgängliga för revision.”
22. Artikel 16.2 och 16.3 i de allmänna villkoren har följande lydelse:
”16.2	 Om inte annat följer av artikel 17 i denna bilaga [Revision], skall alla betalningar betraktas som förskott fram till dess att andra projektresultat har godkänts, eller om något sådant inte har fastställts, fram till dess att slutrapporten har godkänts.
16.3 Om det totala bidraget till projektet, med beaktande av resultaten från samtliga revisioner, understiger gjorda utbetalningar för projektet skall uppdragstagaren omedelbart återbetala mellanskillnaden i ecu till kommissionen.”
23. I artikel 17.1 i de allmänna villkoren föreskrivs att ”kommissionen eller av kommissionen bemyndigade personer skall ha rätt att utföra revision upp till två år efter kommissionens sista betalning eller avtalstidens utgång”.
24. I artikel 10 i avtalet föreskrivs att belgisk lagstiftning är tillämplig på avtalet och i artikel 7 i de allmänna villkoren föreskrivs att Europeiska gemenskapernas förstainstansrätt och, vid överklagande, Europeiska gemenskapernas domstol har exklusiv behörighet att avgöra tvister avseende avtalet.
Bakgrund till tvisten
25. Den 12 september 1997 utbetalade kommissionen med tillämpning av artikel 4 i avtalet ett förskott till GEF på 165 000 ecu.
26. GEF ingav därefter fyra lägesrapporter och fyra utgiftsdeklarationer beträffande fyra perioder mellan den 4 juli 1997, som var projektets startdatum, och den 3 juli 1999, då projektet avslutades.
27. Den 18 och den 21 juni 1999, innan den fjärde utgiftsdeklarationen för perioden den 4 januari 1999 till den 3 juli 1999 (nedan kallad den fjärde perioden) hade getts in, genomförde kommissionen revision av de tre tidigare perioderna, som löpte mellan den 4 juli 1997 och den 3 januari 1999.
A – Den första utgiftsdeklarationen för perioden den 4 juli 1997 till den 3 januari 1998
28. Den 3 mars 1998 skickade GEF sin första utgiftsdeklaration, för perioden den 4 juli 1997 till den 3 januari 1998 (nedan kallad den första perioden), till kommissionen. Enligt denna uppgick det sammanlagda beloppet till 111 193 ecu, varav 25 249 ecu motsvarade bolagets allmänna omkostnader.
29. Genom skrivelse av den 19 mars 1998, kallad ”Payment request submission for period 4-Jul-97 to 3-Jan-98” (nedan kallad godkännandet av den första periodens utgifter), beslutade kommissionen att ersätta GEF för en del av de utgifter som bolaget hade debiterat, upp till ett belopp på 101 432 ecu, men nekade med stöd av artikel 13.5 i de allmänna villkoren att ersätta bolaget för den del av de allmänna omkostnaderna som översteg 20 procent av de stödberättigade personalkostnaderna. Av denna utgiftspost betalade kommissionen följaktligen, i stället för begärda 25 249 ecu, 15 488 ecu till GEF.
30. Kommissionen uppgav i skrivelsen att ”debiterade utgifter (eller av oss korrigerade utgifter) [hade] kontrollerats och ansetts överensstämma med den periodiska lägesrapporten och avtalet (se bilaga 2 del D), med förbehåll för en eventuell kontroll, jämkning efter ny beräkning eller revision och godkännande av löneskalor”.
B – Den andra utgiftsdeklarationen för perioden den 4 januari 1998 till den 3 juli 1998
31. Den 6 oktober 1998 ingav GEF sin andra utgiftsdeklaration, för perioden den 4 januari 1998 till den 3 juli 1998 (nedan kallad den andra perioden). För denna period hade GEF debiterat 107 017 ecu, varav 3 818 ecu avsåg bolagets övriga kostnader.
32. Genom skrivelse av den 14 december 1998, kallad ”Payment request submission for period 4‑Jan‑98 to 3‑Jul‑98” (nedan kallad godkännandet av den andra periodens utgifter), beslutade kommissionen att ersätta GEF för en del av de utgifter som bolaget hade debiterat, upp till ett belopp på 103 228 ecu, men nekade att ersätta bolaget för ett belopp på 3 818 ecu avseende övriga kostnader med motiveringen att dessa utgifter redan ingick i posten allmänna omkostnader. Skrivelsen innehöll samma stycke som nämns i punkt 30 ovan.
C – Den tredje utgiftsdeklarationen för perioden den 4 juli 1998 till den 3 januari 1999
33. Den 3 juni 1999 ingav GEF sin tredje utgiftsdeklaration, för perioden den 4 juli 1998 till den 3 januari 1999 (nedan kallad den tredje perioden), till kommissionen. I denna uppgick beloppet till 104 098 euro – omräknat till euro enligt rådets förordning (EG) nr 1103/97 av den 17 juni 1997 om vissa bestämmelser som har samband med införandet av euron (EGT L 162, 1997, s. 1), enligt vilken alla hänvisningar till ecun skall ersättas med hänvisningar till euron till en kurs av en euro för en ecu från och med den 1 januari 1999.
34. Genom skrivelse av den 27 juli 1999 kallad ”Payment request submission for period 4-Jul-98 to 3-Jan-99” (nedan kallad godkännandet av den tredje periodens utgifter) godkände kommissionen de utgifter som GEF hade debiterat upp till 96 214 euro och nekade ersättning för ett belopp på 7 884 euro motsvarande hela posten övriga kostnader med motiveringen att dessa utgifter redan ingick i de allmänna omkostnaderna.
35. För att inte överskrida taket på 396 000 euro i artikel 4 i avtalet – GEF hade fått 165 000 euro i förskott plus 101 432 euro för den första perioden plus 103 228 euro för den andra perioden, totalt 369 660 euro – beslutade kommissionen genom samma skrivelse att verkställa en delbetalning som understeg de utgifter som hade godkänts, nämligen 26 340 euro i stället för 96 214 euro (396 000 euro – 369 660 euro = 26 340 euro). Skrivelsen innehöll även samma stycke som nämns i punkt 30 ovan.
D – Revisionen
36. Den 18 och den 21 juni 1999 utförde kommissionen revision avseende de tre första perioderna.
37. Genom skrivelse av den 9 juli 1999 anmodade kommissionen GEF att inkomma med kompletterande uppgifter angående ersättningen till projektansvarige Goldfinger. Genom skrivelse av den 30 juli 1999 inkom GEF med handlingar och förklaringar avseende Goldfingers ersättning och avseende vissa frågor om skatter och sociala avgifter.
38. Genom skrivelse av den 12 oktober 1999 skickade kommissionen slutrapporten över den tekniska utvärderingen av projektet till GEF. Rapporten var daterad den 21 september 1999.
39. Genom skrivelse av den 21 december 1999 skickade kommissionen ett utkast till revisionsrapport till GEF. Kommissionens slutsats i utkastet var att GEF hade begärt ett överskjutande belopp på totalt 228 713 euro, vilket motsvarade 245 procent av det totala utgiftsbelopp på 93 334 euro som kommissionen hade godkänt.
40. Genom faxmeddelande av den 31 januari 2000 upplyste GEF kommissionen om att det inte höll med om innehållet i utkastet till revisionsrapport, framställde invändningar häremot och bifogade en analys av Pirenne, bolagets rådgivare i skattefrågor och auktoriserade revisor (nedan kallad Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000).
41. Genom skrivelse av den 20 mars 2000 tillbakavisade kommissionen GEF:s invändningar och föreslog en särskild teknisk utvärdering (nedan kallad den andra tekniska utvärderingen) för att fastställa det exakta antal timmar som rimligen kunde debiteras för vart och ett av de arbeten som utförts i enlighet med den tekniska bilagan. Denna andra tekniska utvärdering genomfördes den 24 maj 2000. Den 27 oktober 2000 skickades, som svar på en begäran från GEF av den 18 oktober 2000, en kopia av rapporten över nämnda utvärdering.
42. Genom skrivelse av den 18 juli 2000 skickade kommissionen en slutlig revisionsrapport, daterad den 28 juni 2000, till GEF. Kommissionens slutsats i denna rapport var att GEF, för den period som varit föremål för revision, det vill säga perioden den 4 juli 1997 till den 4 januari 1999, hade begärt ett överskjutande belopp på 253 823 euro, vilket motsvarade 372 procent av det totala utgiftsbelopp på 68 224 euro som kommissionen hade godkänt.
43. Revisorerna grundade sin slutsats i den slutliga revisionsrapporten av den 28 juni 2000 på bland annat följande konstateranden:
”[GEF] har inte registrerat arbetstiden för sin personal, vilket strider mot artikel 13.1.2 [i de allmänna villkoren] i avtalet.
Goldfinger har medgett att GEF faktiskt inte förde några närvaroanteckningar. Under revisionen uppskattade Goldfinger antalet arbetstimmar med stöd av en kontorsalmanacka och anställningskontrakt. Vi har konstaterat att kontorsalmanackan inte innehöll någon sammanställning av arbetstiden. Därför har vi inte kunnat godkänna de timmar som har lagts ned på EG‑projektet. De av Goldfinger förda närvaroanteckningarna var inkorrekta av följande skäl. Projektet startade den 4 juli 1997, och inte den 1 juli 1997. De 202 timmar som redovisats för bolagets dokumentalist i juli 1997 och oktober 1997 stämde inte, eftersom vederbörande började arbeta på GEF först den 3 november 1997.
Av en analys av förhållandet mellan omsättning och personalkostnader i de finansiella räkenskaperna, jämfört med vad som begärts i utgiftsdeklarationerna, framgår följande:
>lt>1
Under taxeringsåret 1996/1997 uppnåddes en omsättning på 6,5 miljoner [belgiska franc] (BEF) till en personalkostnad på 5,5 miljoner BEF (koefficient 1,19). Under taxeringsåret 1997/1998 uppnåddes i stort sett samma omsättning (6,2 miljoner BEF) till en personalkostnad på 2,3 miljoner BEF (koefficient 2,69). Detta tyder på att de personalkostnader som kommissionen har fakturerats är klart överskattade.
Enligt punkt 3.7 i den tekniska bilagan hade antalet arbetsdagar som krävdes för projektet beräknats till 447, vilket motsvarade 3 576 timmar. Detta ger ett genomsnitt på 894 timmar per period. Vi har konstaterat att det totala antalet debiterade timmar för de två första perioderna uppgick till 2 827 respektive 2 878, det vill säga över 300 procent mer än beräknat.
I avsaknad av arbetstidsregistrering har vi inte kunnat uppskatta hur många timmar som har lagts ned på EG-projektet. I utkastet till revisionsrapport grundas det godkända timantalet på det antal timmar som ursprungligen beräknats för projektet, eftersom slutrapporten över den tekniska utvärderingen av den 21 september 1999 inte heller innehöll någon uppgift om timantal …
Enligt överenskommelse med GEF beslutades därför att det krävdes en ny teknisk utvärdering för att fastställa det exakta timantal som rimligen krävdes för var och en av de uppgifter som utförts i överensstämmelse med den tekniska bilagan.
Den andra tekniska utvärderingen genomfördes den 24 maj 2000. Resultatet blev att 303 arbetsdagar eller 2 420 timmar kunde godtas för hela avtalsperioden, det vill säga för perioden den 4 juli 1997 till den 4 juli 1999.
Vi har på grundval av resultatet från denna andra tekniska utvärdering beräknat hur stor del av personalkostnaderna som kunde godtas för den period som var föremål för revision, det vill säga perioden den 4 juli 1997 till den 4 januari 1999. Beräkningsunderlaget utgjordes av det totala timantal som hade godkänts för hela avtalsperioden enligt den andra tekniska utvärderingen (2 420 timmar) delat med fyra, för att erhålla antalet arbetstimmar per period (605 timmar).
Trots att fördelning av det totala antalet godkända arbetsdagar per period inte motsvarar det arbete som faktiskt har utförts under varje period, anser vi att metoden är rimlig. Vid revisionen framkom dessutom att timkostnaden för personalen inte varierar nämnvärt från period till period.
…”
44. Genom skrivelse av den 14 november 2000 överlämnade GEF en kopia av de närvaroanteckningar som Goldfinger hade fört jämte handlingar till styrkande av att GEF, tvärtemot revisorernas konstateranden i slutrapporten, registrerade arbetstiden för sin personal.
45. Genom skrivelse av den 22 november 2000 bekräftade kommissionen att den hade mottagit nämnda handlingar och informerade GEF om att handlingarna i revisionsärendet hade överlämnats till de Graef och att all vidare kontakt skulle tas med henne.
46. Genom skrivelse nr 502667 av den 14 december 2000, avseende den tredje perioden, skickade kommissionen en sammanställning till GEF av godkända utgifter för de tre första perioderna, vilken hade granskats mot bakgrund av den slutliga revisionsrapporten och en samlad utgiftsdeklaration som upprättats med beaktande av nämnda revision. Av dessa handlingar framgick att kommissionen hade betalat ut 208 602 euro för mycket till GEF för dessa perioder.
47. Genom skrivelse av den 21 december 2000, adresserad till de Graef, anhöll GEF om ett möte för att inleda en diskussion med kommissionen angående bland annat innehållet i den andra tekniska utvärderingen och den slutliga revisionsrapporten.
E – Den fjärde utgiftsdeklarationen för perioden den 4 januari 1999 till den 3 juli 1999
48. Den 2 december 1999 ingav GEF sin fjärde utgiftsdeklaration för den fjärde perioden till kommissionen. Beloppet däri uppgick till 149 148,01 euro.
49. Genom skrivelse av den 3 juli 2000 anmodade kommissionen GEF att inkomma med kompletterande uppgifter angående posterna nätverk och övriga kostnader samt lämnade synpunkter angående kostnader som enligt avtalet inte var ersättningsberättigade.
50. Till följd av kommissionens anmärkningar sände GEF, genom skrivelse av den 31 juli 2000, en ändrad version av sin fjärde utgiftsdeklaration med ett belopp på 135 819,48 euro, jämte styrkande handlingar avseende posterna nätverk och övriga kostnader.
51. Genom skrivelse nr 502668 av den 14 december 2000 kallad ”Payment request submission for period 4-Jan-99 to 3-Jul‑99 ” (nedan kallad godkännandet av den fjärde periodens utgifter) godkände kommissionen de utgifter som GEF hade debiterat, upp till 30 212 euro. De av GEF:s utgifter som kommissionen nekade bolaget ersättning för rörde delar av posterna personal, 83 805 euro, nätverk, 3 404 euro, övriga kostnader, 1 608 euro, och allmänna omkostnader, 16 790 euro. Kommissionen har angett att den nekade ersättning för vissa delar av posterna personal och allmänna omkostnader eftersom den, mot bakgrund av revisionsresultatet, hade begränsat antalet arbetstimmar till 605 och använt den löneskala som hade fastställts vid revisionen. Kommissionen har beträffande posterna nätverk och övriga kostnader gjort gällande att den delvis nekade ersättning för vissa kostnader för att de inte hade styrkts med en faktura. Kommissionen tillade att den inte kunde fatta beslut om någon betalning i det här skedet, eftersom det i avtalet föreskrivna taket var nått. Skrivelsen innehöll även samma stycke som anges i punkt 30 i denna dom.
52. Genom denna skrivelse, nr 502668 av den 14 december 2000, delgavs GEF även en samlad utgiftsdeklaration för hela avtalsperioden (den 4 juli 1997 till den 3 juli 1999).
F – Kommissionens krav på återbetalning: debetnotan av den 11 juli 2001
53. Genom skrivelse av den 24 januari 2001 skickade kommissionen en samlad utgiftsdeklaration till GEF. Denna deklaration, som var slutgiltig och avsåg hela avtalsperioden, var identisk med den som bilagts den ovannämnda skrivelsen, nr 502668 av den 14 december 2000. Det framgår av denna handling att kommissionen ansåg att ett överskjutande belopp på 273 516 euro hade betalats till GEF, vilket motsvarade det totala belopp som kommissionen utbetalat till GEF minus de kostnader som kommissionen godkänt (nämligen 396 000 – 122 484).
54. Genom skrivelse av den 2 februari 2001 informerade kommissionen GEF:s styrelse om dels att Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) hade inlett en utredning av FIWG, dels att det vore önskvärt att boka in ett möte med styrelsen för att utreda och diskutera såväl frågor som uppkommit till följd av de slutliga revisionsrapporter som generaldirektoratet för informationssamhället hade upprättat som de punkter som behandlades i skrivelsen av den 21 december 2000, nämnd i punkt 47 ovan, i den mån de var relevanta för kommissionens undersökning.
55. Som svar på kommissionens två skrivelser, av den 24 januari och den 2 februari 2001 ovan, informerade GEF, genom två skrivelser av den 21 februari 2001 till Lefebvre vid GD Informationssamhället respektive Brüner vid OLAF, kommissionen om att de inte höll med om innehållet i den samlade och slutgiltiga utgiftsdeklarationen, i den mån den grundas på resultaten från revisionsrapporterna, vilka GEF redan hade opponerat sig mot. GEF upprepade även sin anhållan av den 21 december 2000 om ett möte med kommissionens företrädare.
56. Genom skrivelse av den 12 mars 2001 informerade kommissionen GEF om att den hade beaktat resultatet av revisionsrapporten, varför alla ytterligare klagomål skulle framföras direkt till revisionstjänsten.
57. Genom skrivelse av den 19 mars 2001 försäkrade GEF de Graef om att hon borde informera revisionstjänsten om att det aktuella avtalet var föremål för diskussion.
58. Den 11 juli 2001 skickade kommissionen en debetnota till GEF och krävde att GEF skulle återbetala 273 516 euro.
59. Genom skrivelse av den 25 juli 2001, adresserad till Lefebvre, inkom GEF med ett formellt bestridande av kommissionens debetnota med motiveringen att någon slutgiltig överenskommelse angående den slutliga revisionsrapporten för projektet ännu inte hade träffats med bolaget. GEF begärde dessutom att kommissionen skulle vilandeförklara återbetalningsförfarandet till dess att diskussioner förts med representanter som kommissionen bemyndigat.
60. Genom skrivelse av den 26 juli 2001, adresserad till de Graef, bekräftade GEF:s ombud sin klients ställningstagande och påpekade dels att det framgick av GEF:s tidigare skrivelser (i synnerhet skrivelserna av den 14 november och den 21 december 2000 till kommissionen) att bolaget uppenbarligen inte höll med om innehållet i revisionsrapporterna, dels att GEF, i motsats till vad kommissionen påstått i dess skrivelse av den 2 februari 2001, inte hade beretts tillfälle att delta i någon diskussion kring vissa punkter som företaget hade fört på tal.
61. Genom skrivelse av den 9 augusti 2001 informerade GEF:s rådgivare kommissionen om att dess klient avsåg att väcka talan vid förstainstansrätten med stöd av avtalets skiljedomsklausul på grund av att kommissionen inte hade hållit sitt löfte att anordna ett möte i syfte att finna en lösning som båda parter kunde godta med avseende på kostnaderna för projektet.
Förfarande
62. GEF väckte förevarande talan genom ansökan som inkom till förstainstansrättens kansli den 13 februari 2002.
63. Kommissionen väckte i sitt svaromål, som inkom till förstainstansrättens kansli den 13 maj 2002, ett genkäromål.
64. Vid överläggningar den 11 november 2003 beslutade förstainstansrätten (första avdelningen) enligt artikel 64.3 a och d i förstainstansrättens rättegångsregler och på grundval av referentens rapport att som processledningsåtgärd ställa vissa skriftliga frågor och anmoda parterna att förete vissa handlingar. Parterna svarade på frågor och företedde begärda handlingar inom de föreskrivna fristerna.
65. Första avdelningen beslutade med stöd av artikel 14.1 och 14.3 och artikel 51.1 i rättegångsreglerna att föreslå rätten i plenum att hänskjuta målet till en avdelning med fem domare.
66. Genom skrivelse av den 4 december 2003 anmodades parterna enligt artikel 51.1 i rättegångsreglerna att inkomma med skriftliga yttranden över detta hänskjutande före den 9 december 2003.
67. Genom skrivelser av den 8 och den 9 december 2003 underrättade kommissionen respektive GEF förstainstansrätten om att de inte hade några synpunkter på förslaget att hänskjuta målet till första avdelningen i utökad sammansättning.
68. Vid plenumsammanträdet den 10 december 2003 beslutade förstainstansrätten på förslag av första avdelningen att hänskjuta målet till första avdelningen i utökad sammansättning.
69. Parterna utvecklade sin talan och svarade på förstainstansrättens frågor vid den muntliga förhandlingen den 30 mars 2004.
Parternas yrkanden
70. Sökanden yrkar att förstainstansrätten skall
– fastställa att talan kan tas upp till sakprövning och bifalla den,
– förplikta kommissionen att utge 40 693 euro till sökanden,
– fastställa att kommissionens återbetalningskrav på 273 516 euro är ogrundat och till följd därav förplikta kommissionen att utfärda en kreditnota på 273 516 euro,
– ogilla kommissionens genkäromål, samt
– förplikta kommissionen att ersätta rättegångskostnaderna.
71. Kommissionen har yrkat att förstainstansrätten skall
– ogilla talan,
– förplikta sökanden att till kommissionen utge 273 516 euro jämte årlig dröjsmålsränta med 7 procent från den 1 september 2001, samt
– förplikta sökanden att ersätta rättegångskostnaderna.
Förstainstansrättens behörighet
72. Förstainstansrätten påpekar att det följer av artikel 113 i rättegångsreglerna att förstainstansrätten när som helst på eget initiativ kan pröva huruvida talan skall avvisas till följd av att det föreligger ett rättegångshinder som inte kan avhjälpas. Om förstainstansrätten skulle sakna behörighet att pröva saken föreligger ett rättegångshinder som inte kan avhjälpas. Behörigheten kan således prövas på förstainstansrättens eget initiativ (förstainstansrättens dom av den 17 juni 1998, T-174/95, Svenska Journalistförbundet mot rådet, REG 1998, s. II‑2289, punkterna 79 och 80).
73. Förstainstansrättens behörighet vid tidpunkten för talans väckande att med stöd av artikel 238 EG och bestämmelserna i artikel 3.1 c i rådets beslut 88/591/EKSG, EEG, Euratom av den 24 oktober 1988 om upprättandet av Europeiska gemenskapernas förstainstansrätt (EGT L 319, s. 1; svensk specialutgåva, område 1, volym 2, s. 89), i dess lydelse enligt rådets beslut 93/350/EKSG, EEG, Euratom av den 8 juni 1993 (EGT L 144, s. 21; svensk specialutgåva, område 1, volym 3, s. 21), pröva en talan som väckts med stöd av en skiljedomsklausul, innebär med nödvändighet att den har behörighet att pröva ett genkäromål som en institution väcker i samma mål till följd av avtalsförhållandet eller en omständighet som huvudkäromålet grundar sig på samt ett genkäromål som har ett direkt samband med de skyldigheter som följer av avtalsförhållandet (se, för ett liknande resonemang, domstolens dom av den 18 december 1986 i mål 426/85, kommissionen mot Zoubek, REG 1986, s. 4057, punkt 11, och av den 10 april 2003 i mål C-167/99, parlamentet mot SERS och Ville de Strasbourg, REG 2003, s. I-3269, punkterna 95–104, domstolens beslut av den 21 november 2003 i mål C-280/03, kommissionen mot Lior m.fl., REG 2003, s. I‑0000, punkterna 8 och 9, och förstainstansrättens dom av den 16 maj 2001 i mål T‑68/99, Toditec mot kommissionen, REG 2001, s. II‑1443).
74. Av detta följer att förstainstansrätten är behörig att pröva kommissionens genkäromål.
Prövning i sak
A – Sökandens yrkande om dels betalning av ett belopp på 40 693 euro, dels utfärdande av en kreditnota på 273 516 euro
75. GEF har gjort gällande att det enligt avtalet har rätt till ersättning med ett belopp på 436 693 euro, vilket motsvarar summan av de belopp som kommissionen har godkänt inom ramen för de första tre utgiftsdeklarationerna, nämligen 101 432 euro i den första, 103 228 euro i den andra, 96 214 euro i den tredje, jämte det belopp på 135 819 euro som redovisades i den sista utgiftsdeklarationen. GEF har anfört att ersättningskravet är begränsat till 40 693 euro, eftersom kommissionen redan har betalat ut 396 000 euro (436 693 euro – 396 000 euro).
76. GEF har till stöd för sin talan anfört fyra grunder. Som första grund har GEF anfört att kommissionen har brutit mot avtalet. Som andra grund åberopas åsidosättande av principen om skydd för berättigade förväntningar. Som tredje grund åberopas åsidosättande av principen om rätten till försvar och som fjärde grund åsidosättande av den avtalsrättsliga lojalitetsprincipen och principen om god förvaltningssed. Sistnämnda grund skall dock, i den del som avser kommissionens påstådda åsidosättande av den avtalsrättsliga lojalitetsprincipen och principen om god förvaltningssed, prövas som nummer två i ordningen.
1. Den första grunden: Huruvida kommissionen har gjort sig skyldig till avtalsbrott
a) Parternas argument
77. GEF har gjort gällande att dess yrkande om betalning med ett belopp på 40 693 euro, som det fortfarande har en fordran på för kostnader som uppkommit vid fullgörandet av avtalet, är välgrundat med hänsyn till att kommissionen har underlåtit att fullgöra sina skyldigheter enligt dels avtalet, dels artikel 1134 första stycket i den belgiska civillagen, enligt vilken ”[l]agligen ingångna avtal har ställning av lag mellan avtalsparterna”. Kommissionen har underlåtit att uppfylla sina skyldigheter enligt avtalet genom att godtyckligt och ensidigt ändra sin inställning i fråga om godkännande av kostnader som GEF har företett och styrkt. GEF har fullgjort avtalet på ett korrekt sätt, vilket bekräftas av den slutliga tekniska utvärderingen, i vilken det uttryckligen anges att projektmedlen har använts på ett bra sätt och att GEF:s arbete har godkänts (slutgiltigt godkännande av resultat).
78. GEF har i sin ansökan vidare hävdat att kommissionen inte har bevisat att det belopp på 273 516 euro, som kommissionen återkräver till följd av sin ändrade inställning, har betalats av misstag i den mening som avses i artikel 1235 första stycket i den belgiska civillagen. Enligt GEF utfördes inga betalningar av misstag. GEF har i sin replik omformulerat detta ställningstagande, som grundas på en dålig översättning av det första stycket i artikel 1235 ovan. I artikeln föreskrivs nämligen att ”[a]ll betalning förutsätter att det föreligger en skuld: betalning som utförts utan grund får återkrävas”. Kommissionen har inte bevisat att det återkrävda beloppet har betalats ”utan grund”. GEF anser att det förelåg grund för betalningen och att det vid tveksamhet ålåg kommissionen att bevisa att betalningen hade utförts av misstag, vilket den inte har gjort i förevarande fall.
79. I motsats till kommissionen anser GEF vidare, såsom det gjorde gällande redan i Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000, att det inte rör sig om ett bidragsavtal. I avtalet görs inga hänvisningar till någon form av stöd inom ramen för ett europeiskt biståndsprogram. Kommissionen har för övrigt medgett detta i sin skrivelse av den 20 mars 2000, i vilken den gick med på att ändra orden ”Subsidies for EC 26 069” och ”Turnover minus subventions” på sidan 3 i utkastet till revisionsrapport till ”Of which EC contract 26 069” respektive ”Turnover minus EC contribution”.
80. GEF har slutligen beträffande frågan huruvida de kostnader som redovisats för kommissionen var motiverade lämnat synpunkter beträffande personalkostnaderna, inklusive ersättningen till Goldfinger, och vissa kostnader hänförliga till posterna resor och traktamente och övriga kostnader.
81. Vad personalkostnaderna beträffar har GEF inledningsvis anfört att detta är den främsta tvistefrågan mellan avtalsparterna, vilket framkom i den slutliga revisionsrapporten, enligt vilken GEF skulle ha debiterat 9 859 arbetstimmar för mycket.
82. GEF har i det avseendet påpekat att både kommissionen och företaget har underskattat ökningen av arbetsvolymen till följd av de snabba förändringarna på området för finansiella elektroniska transaktioner och finansiella transaktioner över Internet, förändringar som krävde ständig anpassning av uppgifterna och som inte kunde förutses när avtalet undertecknades.
83. GEF har därför haft skäl för att debitera fler arbetstimmar och kraftigt justera timpenningen i förhållande till de ursprungliga beräkningarna enligt de detaljerade riktlinjer som kommissionen översände efter avtalets undertecknande. Den nya timpenningen, som låg till grund för utgiftsdeklarationerna för de tre första perioderna, meddelades till kommissionen i mars år 1998 genom en finansiell enkät, som kommissionen har godkänt.
84. GEF anser att kommissionen med sin noggranna uppföljning av utförda arbeten som planerats i syfte att fullgöra de uppgifter som ingick i projektet, och som med varje utgiftsdeklaration fått en detaljerad uppskattning av antalet timmar som GEF:s personal lagt ned på projektet, således kände till att den ursprungliga beräkningen av antalet arbetstimmar hade överskridits, från och med den första utgiftsdeklarationen i mars 1998, och att, från och med den andra utgiftsdeklarationen i oktober 1998, arbetstiden verkligen hade överskridits. Kommissionen uttryckte heller aldrig under den tid som projektet pågick kritik mot den tid som lades ned eller den timpenning som GEF lade till grund för beräkningen av personalkostnaderna. Samtliga berörda tjänstemän vid kommissionen gav i stället positiva omdömen om projektets utveckling och sitt stöd för det sätt på vilket GEF genomförde projektet. Detta tyder på att kommissionen godkände ökningen av antalet timmar som lades ned på projektet och den timpenning som GEF använde och förklarar varför kommissionen betalade GEF i enlighet med dess utgiftsdeklarationer. Påståendet i rapporten över den andra tekniska utvärderingen, enligt vilken kommissionen inte har godkänt den extra tid som GEF har lagt ned på projektet, är således felaktig.
85. Ett överskridande av beräknat antal arbetstimmar kräver för övrigt ingen avtalsändring, eftersom det, till skillnad mot det avtalsenliga taket på 440 000 euro, inte utgör en väsentlig del av avtalet. GEF har understrukit att kommissionens uttalande i den slutliga revisionsrapporten, att antalet arbetsdagar som avsatts för projektet enligt avtalet uppgår till 447 eller 3 576 timmar, bara var en uppskattning och inte ett tak för antalet arbetsdagar och arbetstimmar.
86. GEF har angående uttalandet i rapporten över den andra tekniska utvärderingen, att antalet arbetstimmar som lagts ned på projektet inledningsvis ansågs vara ett tak som inte fick överskridas förrän kommissionen gett sitt skriftliga samtycke, gjort gällande att det vid tidpunkten för avtalets upprättande var omöjligt att på ett objektivt sätt fastställa det exakta antalet arbetstimmar som var nödvändiga för att fullgöra avtalet. Detta förklarar varför parterna kom överens om att fastställa ett tak för ersättningsberättigade kostnader på 440 000 euro som skulle fördelas mellan olika uppgifter och kostnadsslag, utan att i förväg ange hur många arbetstimmar som låg till grund för detta tak. Det finns ingen bestämmelse i avtalet som förbjuder ett överskridande av beräknat antal arbetstimmar eller föreskriver att en sådan lösning kräver en avtalsändring, vilket hade krävts om GEF hade begärt mer än 440 000 euro i finansiellt bidrag. Det här innebär att kriteriet för ersättning av personalkostnaderna inte var den ursprungliga beräkningen. Det krav som ställdes var i stället att det totala utgiftsbeloppet var rimligt och inte överskred 440 000 euro.
87. Vad gäller rapporterna över antalet arbetstimmar som lagts ned på projektet och debiterade kostnader anser GEF vidare att kommissionen, i utkastet till revisionsrapport och i den slutliga revisionsrapporten, felaktigt har ansett att antalet arbetstimmar har överskattats på grund av avsaknaden av arbetstidsregistrering och närvaroanteckningar.
88. GEF påstår sig för det första ha fyllt i alla nödvändiga blanketter och iakttagit alla tillämpliga lagbestämmelser, i synnerhet de av socialförsäkringskontoret Securex uppställda kraven, bestämmelserna i den belgiska lagen om social trygghet och de redovisningsprinciper som avses i artikel 15.1 i de allmänna villkoren, en bestämmelse som enligt utkastet till revisionsrapport har iakttagits fullt ut.
89. GEF fyllde nämligen i och skickade in en finansiell enkät angående budgeterade kostnader till kommissionen och varje utgiftsdeklaration som skickades in till kommissionen innehöll en detaljerad avstämning av personalkostnaderna, inklusive antalet arbetstimmar och timpriset. I slutet av den period som avtalet omfattade upprättade GEF en sammanfattande utgiftsdeklaration för hela denna period och skickade en uppdaterad finansiell enkät till kommissionen. GEF skall dessutom ha sparat handlingar rörande den tid som varje medarbetare lagt ned på projektet. Till det användes och används fortfarande socialförsäkringskontoret Securex blanketter. Förutom nämnda handlingar förde GEF anteckningar över antalet arbetstimmar per dag för varje yrkeskategori som var inblandad i projektet. Kommissionen bekräftade för GEF i sin skrivelse av den 20 mars 2000 att det inte krävdes någon särskild modell för dessa anteckningar.
90. GEF har vidare anfört att såväl arbetstidsblanketterna, ifyllda i enlighet med socialförsäkringskontoret Securex anvisningar, som de ytterligare närvaroanteckningar som Goldfinger hade fört, hade företetts för revisorerna redan i juni 1999, men att dessa underlät att ta med sig dem, vilket var anledningen till att GEF skickade dem till kommissionen den 14 november 2000. Det anförs även att dessa handlingar behandlades i Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000. GEF har påpekat att det kan inge bevisning till förstainstansrätten som styrker alla debiterade kostnader, inklusive kopior av samtliga närvaroanteckningar och inköpsfakturor.
91. GEF har sedan påpekat att artikel 13.1 andra stycket i de allmänna villkoren saknar f öreskrift om att varje anställd skall föra sina egna närvaroanteckningar. GEF har i förevarande fall gjort gällande att handlingarna för arbetstidsregistrering och närvaroanteckningarna hade upprättats av den projektansvarige och att de därför hade attesterats av honom i enlighet med avtalet. Kommissionen har dessutom i skrivelserna om godkännande av GEF:s utgiftsdeklarationer uttryckligen bekräftat att GEF har agerat avtalsenligt. Kommissionen anförde i dessa skrivelser att ”debiterade utgifter (eller av oss korrigerade utgifter) har kontrollerats och ansetts överensstämma med den periodiska lägesrapporten och avtalet (se bilaga 2 del D), med förbehåll för en eventuell kontroll, jämkning efter ny beräkning eller revision och godkännande av löneskalor”. Enligt GEF tyder den uttryckliga hänvisningen till del D i de allmänna villkoren, som innehåller blanketten för personalkostnaderna, på att GEF har iakttagit kommissionens riktlinjer för hur utgifterna skall deklareras.
92. Om förstainstansrätten finner att bestämmelserna i avtalet, i synnerhet artikel 13.1 och artikel 15.1 i de allmänna villkoren inte är tillräckligt klara skall det med stöd av artikel 1162 i den belgiska civillagen, i vilken det föreskrivs att ”avtalet vid tveksamhet skall tolkas till nackdel för den som har upprättat det och till fördel för den som har ingått åtagandet” konstateras att GEF har agerat korrekt och avtalsenligt.
93. GEF har angående ersättningen till Goldfinger hävdat att kommissionen inte har beaktat att denna ersättning ifrågasattes under revisionen trots att GEF med stöd av företagets räkenskaper hade visat att utgiften var acceptabel med hänsyn till förhållandena på den belgiska marknaden.
94. Vidare ifrågasätter GEF både tillvägagångssättet vid och resultatet av den andra tekniska utvärderingen.
95. GEF anser vad gäller tillvägagångssättet vid den andra tekniska utvärderingen av den 24 maj 2000 att revisorerna inte höll sig till de utredningskriterier som hade fastställts i kommissionens skrivelse av den 20 mars 2000, eftersom de varken frågade hur mycket tid GEF hade lagt ned på varje uppgift eller försökte göra en rimlig uppskattning av denna tid. De tog nämligen endast det totala antalet arbetstimmar som hade beräknats vid tidpunkten för avtalets undertecknande och fördelade det på de olika uppgifterna, och gjorde för övrigt inga försök att få sina beräkningar bekräftade av projektgruppen. Detta tillvägagångssätt strider mot avtalet, enligt vilket kommissionens betalningar inte utförs på grundval av den ursprungliga kostnadsberäkningen, utan på grundval av verkliga, styrkta och rimliga kostnader. Mot denna bakgrund anser GEF att innehållet i den slutliga revisionsrapporten är felaktigt, eftersom det grundas på den andra tekniska utvärderingen.
96. När det gäller resultatet från den andra tekniska utvärderingen betonas det orimliga i att det antal arbetstimmar som kommissionen har godkänt för projektet underskrider den ursprungliga beräkningen. GEF har nämligen visat att de medel som anges i utgiftsdeklarationerna har använts, vilket kommissionen har medgett inte bara i den slutliga rapporten över den tekniska utvärderingen, utan även i utkastet till revisionsrapport, i vilken riktigheten av GEF:s räkenskaper bekräftas. Av utkastet framgår att kommissionen, i den slutliga rapporten över den tekniska utvärderingen, som det hänvisas till i utkastet till revisionsrapport, har bekräftat att ”arbetet har färdigställts och medlen utnyttjats” samt slutit sig till att ”medlen som regel har utnyttjats på ett bra sätt”.
97. GEF gör även gällande att kommissionen vid upprättandet av den slutliga revisionsrapporten felaktigt underlät att beakta de synpunkter på utkastet till revisionsrapport som Pirenne gav uttryck för i sin skrivelse av den 31 januari 2000.
98. GEF har därmed bland annat uppmärksammat uttalandet i den slutliga revisionsrapporten, som har samma lydelse som i utkastet, enligt vilket de 202 timmar som redovisats för en dokumentalist i juli 1997 och oktober 1997 inte var motiverade, eftersom vederbörande började arbeta på GEF först den 3 november 1997. Pirenne nämnde i sin skrivelse av den 31 januari 1997 att dokumentalistens uppgift hade utförts av tre olika personer efter varandra. GEF har i det avseendet dessutom anfört att avtalet inte innehåller någon bestämmelse som hindrar det från att låta flera personer utföra en viss uppgift och tillagt att var och en som utfört arbete i egenskap av dokumentalist hade de kvalifikationer som krävdes för arbetsuppgiften.
99. GEF har hänvisat till såväl analysen av företagets omsättning i förhållande till personalkostnaderna som till konstaterandet i utkastet till revisionsrapport, som även återges i den slutliga revisionsrapporten, att de personalkostnader som hade fakturerats var klart överskattade. Pirenne har i det avseendet tydligt angett i sin skrivelse av den 31 januari 2000 att revisorerna inte har återgett de synpunkter och sifferuppgifter som han har lämnat på ett korrekt sätt, bland annat genom att inte beakta det förhållandet att ett projekt som sträcker sig över flera på varandra följande räkenskapsperioder kräver att utgifter och inkomster fördelas över hela projektperioden. GEF:s räkenskapsår löpte från den 1 oktober till den 30 september samtidigt som utgifterna redovisades i enlighet med kommissionens metod, enligt vilken räkenskapsåret börjar i juli. Dessa uppgifter var visserligen inte tillgängliga när GEF företedde sina räkenskaper, men bolaget inkom därefter med förtydliganden i sin skrivelse av den 31 januari 2000, och dessa borde ha beaktats vid upprättandet av den slutliga revisionsrapporten.
100. GEF har slutligen undersökt övriga kostnader som revisorerna avstyrkt. Dessa kostnader var hänförliga till posterna resor och traktamente och övriga kostnader. GEF har gjort gällande att avstyrkandet av kostnader hänförliga till dessa poster i utkastet till revisionsrapport, den slutliga revisionsrapporten och i godkännandet av den fjärde periodens utgifter var felaktigt, eftersom bolaget hade redovisat och styrkt var och en av dessa kostnader. Kommissionen klandras dessutom för att inte ha beaktat Pirennes synpunkter i skrivelsen av den 31 januari 2000. GEF har erbjudit sig att i detta mål återigen inkomma med bevisning som styrker var och en av dessa kostnader.
101. GEF har beträffande det belopp på 3 145,05 euro som betalades för Datamonitor‑studien gjort gällande att den utgiften hade uppkommit i samband med dokumentationen av projektet, som revisorerna felaktigt betraktade som en form av tekniskt bistånd. Utgiften behövde därför inte godkännas i förväg av kommissionen enligt artikel 13.3 i de allmänna villkoren. GEF har dessutom anfört att studien och tillhörande faktura var tillgängliga för revisorerna som trots detta vägrade att korrigera sina misstag.
102. Beträffande posten övriga kostnader och i synnerhet utgiftsdeklarationen på 1 790,31 euro, som har styrkts med fakturor på inköp av mindre bokhandelsartiklar, har GEF gjort gällande att dessa var ersättningsberättigade, och specifika för dokumentationen, upp till 11 056 euro och att denna dokumentation var nödvändig för genomförandet av de uppgifter som ingick i projektet.
103. Kommissionen har bestridit denna grund och gjort gällande att den inte har åsidosatt sina förpliktelser enligt avtalet.
b) Förstainstansrättens bedömning
Inledande synpunkter
104. Förstainstansrätten påpekar inledningsvis att det framgår av avtalet att GEF har åtagit sig att genomföra det projekt som närmare preciseras i den tekniska bilagan. Projektet bestod i att bistå FIWG genom att utföra sex separata uppgifter, och för var och en av dessa fanns en lista med olika resultat som skulle uppnås.
105. Det påpekas även att avtalet i synnerhet närmare anger de administrativa, finansiella och tekniska övervakningsarrangemangen för verksamheten i den mening som avses i artikel 6 i beslut 94/763.
106. GEF var enligt artikel 6 i avtalet och artikel 9 i de allmänna villkoren bland annat ålagd att sända in fyra periodiska lägesrapporter till kommissionen, en var sjätte månad från den dag då avtalet började löpa. Syftet var att möjliggöra för kommissionen att utvärdera de framsteg och det samarbete som uppnåtts inom ramen för projektet, eller andra resultat knutna till projektet. GEF var även ålagd att tillställa kommissionen en slutrapport över arbetet, ändamålen, resultaten och slutsatserna av projektet. GEF var slutligen enligt artiklarna 4 och 5 i avtalet ålagd att var sjätte månad från den dag då avtalet började löpa tillställa kommissionen, sammanlagt fyra, utgiftsdeklarationer avseende samma perioder som de fyra lägesrapporterna, så att kommissionen kunde utföra motsvarande delbetalningar.
107. I avtalet reglerades dessutom villkoren för att få ersättning för de olika typer av omkostnader som bolaget hade haft.
108. Det skall mot bakgrund av såväl dessa omständigheter som GEF:s svar på förstainstansrättens frågor under förhandlingen konstateras att sökanden inte har visat varför ett svar på frågan huruvida avtalet skall anses utgöra ett bidragsavtal skulle ha någon betydelse för lösningen av tvisten. Frågan i vilken mån parterna har fullgjort sina förpliktelser enligt avtalet skall därför enbart prövas mot bakgrund av bestämmelserna i avtalet (se, för ett liknande resonemang, domen i det i punkt 73 nämnda målet Toditec mot kommissionen, punkt 77).
109. Därefter skall avtalets bestämmelser om de olika utgiftsslag som hänför sig till projektet och ersättningsvillkoren för dessa utgifter prövas.
110. I artikel 12.1 i de allmänna villkoren föreskrivs beträffande de utgiftsslag som hänför sig till projektet enligt artikel 13 i de allmänna villkoren,
– det vill säga personalkostnader, kostnader för nätverk, övriga kostnader, övriga väsentliga kostnader och allmänna omkostnader – att ersättningsberättigade kostnader är sådana faktiska kostnader som är nödvändiga för projektet, som kan styrkas och som har uppkommit under projektperioden. I artikel 12.2 föreskrivs dessutom att de beräknade arbetskostnaderna per kategori endast skall vara vägledande och att budgetmedel får överföras från en kategori till en annan under förutsättning att syftet med projektet inte genomgår någon grundläggande förändring.
111. I artikel 13.1 andra stycket i de allmänna villkoren föreskrivs att all debiterad arbetstid skall registreras och styrkas och att detta krav som lägst är uppfyllt om arbetstiden registreras och attesteras minst en gång i månaden av den projektansvarige eller en i bolaget bemyndigad högre tjänsteman. I artikel 15.1 i de allmänna villkoren anges dessutom att uppdragstagaren förbinder sig att i enlighet med god redovisningssed i den medlemsstat den är etablerad föra separata räkenskaper samt bevara lämpliga handlingar som styrker och motiverar inrapporterade kostnader och timmar och att dessa skall göras tillgängliga för revisorerna.
112. Det ankommer följaktligen på GEF att bevisa att de kostnader som anges i de olika utgiftsdeklarationer som bolaget har gett in till kommissionen utgör verkliga och nödvändiga kostnader för projektets genomförande och att de har uppkommit under projektperioden. Det framgår även att GEF, vid företeendet av denna bevisning, skall iaktta de krav som uppställs i artiklarna 13.1 och 15.1 i de allmänna villkoren, registrera och attestera arbetstiden samt föra räkenskaper i enlighet med gällande bestämmelser i Belgien.
113. Den argumentation med stöd av artikel 1235 första stycket i den belgiska civillagen som GEF har utvecklat till stöd för yrkandet om att kommissionen skall förpliktas att utfärda en kreditnota på 273 516 euro kan inte godtas. Denna argumentation leder till att kommissionen åläggs att bevisa att GEF har erhållit det belopp på 273 516 euro, som har återkrävts genom en av kommissionen utfärdad kreditnota av den 11 juli 2001, utan grund.
114. Kommissionens återbetalningskrav grundas emellertid på artikel 16.3 i de allmänna villkoren vari föreskrivs att, om det totala bidraget till projektet, inklusive resultatet av en revision, understiger gjorda utbetalningar för projektet, uppdragstagaren omedelbart skall återbetala mellanskillnaden till kommissionen. Ett konstaterande av att utbetalda belopp överstiger det totala bidraget till projektet grundas på att de utgifter som har uppkommit för projektets genomförande kan bevisas, vilket det enligt avtalet ankommer på uppdragstagaren, och inte kommissionen, att göra.
115. Yrkandet att kommissionen skall förpliktas att utfärda en kreditnota på 273 516 euro, som skall förta verkan av den debetnota som den utfärdade den 11 juli 2001, hör ihop med ersättningsyrkandet på 40 693 euro. Bägge yrkandena grundas nämligen på påståendet att GEF har uppfyllt sina förpliktelser enligt avtalet. Under förutsättning att GEF kan visa att det har uppfyllt sina förpliktelser enligt avtalet, följer med nödvändighet att det har rätt till ersättning med 40 693 euro och att det inte längre finns någon grund för kommissionens kreditnota på 273 516 euro.
116. Mot denna bakgrund skall det prövas om GEF:s talan kan vinna framgång för vart och ett av de utgiftsslag som bolaget kräver ersättning för och som det anser ha styrkt, det vill säga personalkostnaderna, varav ersättningen till Goldfinger, samt vissa utgifter hänförliga till posterna resor och traktamente och övriga kostnader.
Personalkostnaderna
117. GEF:s olika argument rörande personalkostnaderna ger upphov till i huvudsak tre frågor. Den första är huruvida kommissionen godkände dels det förhållandet att det beräknade antalet arbetstimmar överskreds, dels korrigeringen av de ursprungliga löneskalorna för beräkningen av personalkostnaderna. Den andra är huruvida GEF har styrkt den arbetstid som påstås ha lagts ned på projektet i den mening som avses i avtalet. Den tredje är huruvida revisorerna har gjort sig skyldiga till felaktigheter i sina konstateranden angående arbetstid och personalkostnader i rapporten över den andra tekniska utvärderingen och den slutliga revisionsrapporten.
– Huruvida kommissionen godkände ökningen av arbetstiden och korrigeringen av de ursprungliga löneskalorna enligt avtalet
118. Förstainstansrätten skall inledningsvis fastställa huruvida det förhållandet att kommissionen dels godkände de utgiftsdeklarationer som GEF ingav, dels utförde delbetalningar med stöd av dessa utgiftsdeklarationer, innebär att kommissionen godkände att arbetstiden överskreds och att de ursprungliga löneskalorna enligt avtalet korrigerades.
119. Det skall därvid konstateras att det beträffande kommissionens bidrag föreskrivs i artikel 3.1 och 3.2 i avtalet att kommissionen skall täcka 100 procent av de ersättningsberättigade kostnaderna för projektet, upp till 440 000 euro, vilket motsvarar den beräknade totalkostnaden för projektet.
120. Enligt artikel 4 i avtalet, i vilken kommissionens betalningsplan fastställs, skall kommissionen till att börja med utge ett förskott på 165 000 euro, följt av delbetalningar som var och en skall utföras inom två månader från dagen för godkännandet av de olika periodiska lägesrapporterna och tillhörande utgiftsdeklarationer. Återstoden av det totala bidraget utbetalas inom två månader efter godkännandet av den sista rapporten, handlingen eller annat projektresultat inom ramen för det projekt som avses i den tekniska bilagan samt utgiftsdeklarationen för den sista perioden i den mening som avses i artikel 5.2.
121. I artikel 16.2 i de allmänna villkoren föreskrivs att, om inte annat följer av artikel 17 i denna bilaga, som rör revision, skall alla betalningar betraktas som förskott fram till dess att andra projektresultat har godkänts, eller om något sådant inte har fastställts, fram till dess att slutrapporten har godkänts. I artikel 16.3 föreskrivs dessutom att, om det totala bidraget till projektet, inklusive resultatet av en revision, understiger gjorda utbetalningar för projektet, uppdragstagaren omedelbart skall återbetala mellanskillnaden till kommissionen.
122. Det framgår av bestämmelserna ovan att samtliga betalningar från kommissionen i form av antingen förskott eller delbetalningar skall anses vara provisoriska fram till dess att vissa villkor enligt ovan har uppfyllts.
123. Enligt artiklarna 16 och 17 i de allmänna villkoren utför kommissionen nämligen samtliga utbetalningar under förutsättning att kontroller genomförs och de kan således, innan sådana kontroller har genomförts eller innan tidsfristen för sådana kontroller har löpt ut, inte utgöra den slutgiltiga ersättningen för en utgiftsdeklaration. I skrivelserna om godkännande som kommissionen skickade till GEF den 19 mars 1998, den 14 december 1998, den 27 juli 1999 och den 14 december 2000 anges dessutom uttryckligen att ”debiterade utgifter (eller av oss korrigerade utgifter) [hade] kontrollerats och ansetts överensstämma med den periodiska lägesrapporten och avtalet (se bilaga 2 del D), med förbehåll för en eventuell kontroll, jämkning efter ny beräkning eller revision och godkännande av löneskalor”.
124. Även om kommissionen såsom GEF har gjort gällande noggrant följt med i projektets utveckling, haft positiva omdömen om det och inte invänt mot debiterade utgifter och använda löneskalor, skall det förhållandet att kommissionen, efter viss korrigering på grund av avstyrkandet av vissa kostnader, utförde vissa betalningar med stöd av de utgiftsdeklarationer som GEF gav in, inte förstås på så sätt, att kommissionen godkände det förhållandet att arbetstiden ökat väsentligt eller att löneskalorna korrigerats. Den revision som kommissionen genomförde syftade nämligen just till att kontrollera huruvida de debiterade utgifterna var ersättningsberättigade enligt bestämmelserna i avtalet. Utgiftsdeklarationerna kan därför inte anses ha godkänts av kommissionen före revisionen.
125. Förstainstansrätten skall vidare pröva under vilka förhållanden det är möjligt att ändra den ursprungliga beräkningen av arbetstiden enligt avtalet, som enligt GEF blev nödvändig med hänsyn till hur den miljö i vilken projektet skulle genomföras utvecklades.
126. Det skall i det avseendet omedelbart påpekas att GEF under förhandlingen, som svar på förstainstansrättens fråga om de tillämpade löneskalorna, har förklarat att hänvisningen till dessa skalor i förevarande fall följer av den samtidiga anpassningen av antalet timmar och timpenningar och av kombinationen av dessa två faktorer i det totala utgiftsbelopp som uppkom vid genomförandet av projektet. Det framgår emellertid av handlingarna i målet att GEF varken har invänt mot korrigeringarna av de tillämpade löneskalorna eller ifrågasatt de belopp som ko mmissionen fastställde under revisionen.
127. Förstainstansrättens prövning skall således begränsas till antalet nedlagda timmar på projektet.
128. Förstainstansrätten konstaterar därvid att punkt 3.7 i den tekniska bilaga som ingår som bilaga 3 till GEF:s svar på förstainstansrättens frågor innehåller en tabell med rubriken ”Human Resources Requirements per Task (in man/days)” (nedan kallad tabell 1), av vilken det framgår att antalet arbetsdagar som enligt avtalet krävdes för att genomföra de sex olika uppgifter som beskrivs i den tekniska bilagan hade beräknats till 447, vilket motsvarar 3 576 arbetstimmar (447 arbetsdagar multiplicerade med 8 timmar ger 3 576 timmar) och 894 arbetstimmar per period (3 576 arbetstimmar dividerade med 4 perioder ger 894 timmar per period).
129. Tabellen ”Cost estimates per Task (in ECU)” (nedan kallad tabell 2), som återges i nämnda punkt 3.7, innehåller en kostnadsberäkning för var och en av de sex uppgifterna fördelad per kostnadskategori.
130. Tabellen ”Unit Costs Assumptions (in ECU)” (nedan kallad tabell 3), i vilken dagtaxan för de arbetstimmar som bland andra ”Project manager” (1 050), ” Senior Consultant” (1 050), ”Consultant” (650) och ”Information Specialist” (300) har lagt ned anges, finns med i den tekniska bilaga som ingår som bilaga till ansökan men inte i den tekniska bilaga som GEF gett in såsom bilaga 3 till sitt svar på förstainstansrättens frågor. GEF har emellertid till sitt svar bifogat en tabell med dagtaxor som endast obetydligt skiljer sig från dem som angetts ovan var tillämpliga på de arbetstimmar som lagts ned.
131. Samma punkt 3.7 i den tekniska bilaga som GEF gett in tillsammans med sitt svar på förstainstansrättens frågor innehåller dessutom en tabell kallad ”Total cost estimates per Task (in ECU)” (nedan kallad tabell 4), i vilken såväl kostnaden för varje uppgift som den beräknade totalkostnaden för projektet anges. Totalkostnaden uppgår till 440 000 euro.
132. Det framgår av dessa tabeller att maxbeloppet på 440 000 euro i artikel 3.1 och 3.2 i avtalet utgör den avrundade summan av beräknat antal arbetstimmar, mätt i arbetsdagar, som krävs för att fullgöra varje uppgift (enligt tabell 1), multiplicerade med respektive lönebelopp enligt löneskala (enligt tabell 3). Dessa uppgifter bildar underlag för beräkningen av maxbeloppet på 440 000 euro och utgör därför i likhet med detta väsentliga delar av avtalet.
133. Den tekniska utvärderingen av ett sådant projekt som det som avses i den tekniska bilagan skall möjliggöra för parterna att tillsammans uppskatta den totala budgeten för projektet, vilken fastställer ramen för kommissionens bidrag till projektet. I förevarande fall har budgeten beräknats på grundval av ovannämnda uppgifter, eftersom uppskattningen av var och en av dem, varav arbetsvolymen utgör den viktigaste, har godkänts av båda parter. Uppgifterna i fråga utgör därför objektiva kriterier som används för att avgöra huruvida debiterade utgifter har varit nödvändiga för att fullgöra projektet på ett korrekt sätt, huruvida de överensstämmer med avtalet och huruvida de eventuellt behöver korrigeras.
134. Det skall dessutom påpekas att den enda föreskrivna ändringen av de beräknade kostnaderna – vilken regleras i artikel 12.2 i de allmänna villkoren och inte avser en ökning utan enbart en överflyttning av vissa kostnader till en annan kategori än den ursprungligen budgeterade – är tillåten endast under förutsättning att syftet med projektet inte genomgår någon grundläggande förändring.
135. Det framgår av handlingarna i målet, bland annat av den slutliga revisionsrapporten, att GEF för de fyra perioderna har debiterat 2 827, 2 878, 3 005 respektive 3 569 arbetstimmar, i stället för de beräknade 894 timmarna per period som anges i avtalet.
136. Det skall konstateras att en sådan väsentlig ökning av antalet nödvändiga arbetstimmar för projektet, beräknade per uppgift och kostnadskategori, i likhet med omfördelningen av de beräknade kostnaderna enligt artikel 12.2 i de allmänna villkoren, påverkar projektets storlek och art, eftersom den arbetsvolym som läggs ned på projektet avgör dess utformning. För att anpassa avtalet till den kraftiga ökningen av antalet arbetstimmar som medarbetarna lade ned på projektet, hade det krävts en avtalsändring med stöd av artikel 8 i avtalet. En sådan ändring sker genom en skriftlig överenskommelse som undertecknas av de avtalsslutande parternas bemyndigade företrädare.
137. Denna slutsats vederläggs inte av det av GEF åberopade förhållandet att dess krav inte överstiger maxbeloppet på 440 000 euro. Om summan på 440 000 euro utgör ett tak som inte får överskridas, utgör den för den skull varken en lägsta ersättningsnivå för uppkomna utgifter för projektet eller det enda kriterium som gör det möjligt att bedöma huruvida debiterade personalkostnader skall beaktas. I avtalet föreskrivs dessutom att ersättningsberättigade kostnader skall uppfylla vissa villkor, bland annat vad gäller den bevisning som skall företes. Det anförda innebär att den omständigheten att kommissionens bidrag inte skulle överstiga maxbeloppet på 440 000 euro inte i sig kunde utgöra skäl för kommissionen att utföra betalningar enligt avtalet .
138. Det framgår inte av handlingarna i målet att GEF föreslog att kommissionen skulle anpassa avtalet i syfte att korrigera den ursprungliga arbetstid som beräknats för projektet, vilket var nödvändigt med hänsyn till hur den miljö i vilken projektet skulle genomföras hade utvecklats.
139. GEF har därför inte visat att påståendet i den andra tekniska utvärderingen, att revisorerna saknade bevis på att den väsentliga ändringen av den ursprungliga beräkningen av arbetstiden för projektet hade godkänts av kommissionen, var felaktigt.
– Huruvida de arbetstimmar som lagts ned på projektet har styrkts
140. Beträffande frågan huruvida GEF har styrkt de personalkostnader som påstås ha uppkommit vid genomförandet av projektet erinrar förstainstansrätten om att det, såsom anges i punkterna 110–112 ovan, ställs särskilda krav på bevisningen av att utgifterna har varit nödvändiga, att de verkligen uppkommit vid genomförandet av projektet och att de har uppkommit under projekttiden. GEF var således tvungen att se till att arbetstiden registrerades och attesterades minst en gång i månaden av den projektansvarige eller en bemyndigad högre tjänsteman. Bolaget var dessutom ålagt att bevara adekvat dokumentation som skulle hållas tillgänglig för revisorerna för att styrka och motivera de personalkostnader som uppkommit för projektet.
141. Förstainstansrätten skall därför fastställa huruvida de handlingar som GEF höll tillgängliga vid revisionen uppfyller de beviskrav som uppställs i avtalet med avseende på de personalkostnader som har uppkommit för projektet.
142. Det framgår därvid av handlingarna i målet att tre kategorier av handlingar skall prövas. Den första kategorin utgörs av räkenskaperna och de handlingar som GEF skall bevara enligt de tillämpliga bestämmelserna i belgisk rätt som avses i artikel 15.1 i de allmänna villkoren. Den andra kategorin utgörs av handlingar som visar det totala antalet arbetstimmar som varje medarbetare har lagt ned på projektet per månad. Dessa fylls i enligt socialförsäkringskontoret Securex föreskrifter och utgör underlag för löneutbetalningar och inbetalningar av socialförsäkringsavgifter (nedan kallade Securex arbetstidsblanketter). Den tredje kategorin utgörs av de ytterligare närvaroanteckningar som Goldfinger upprättade under revisionen med stöd av anställningskontrakt och en kontorsalmanacka som inte innehöll någon sammanställning av antalet timmar. I dessa anteckningar anges antalet arbetstimmar per dag för var och en av de yrkeskategorier som var inblandade i projektet (nedan kallade de kompletterande närvaroanteckningarna).
143. Kommissionen har beträffande den första kategorin inte betvivlat att GEF har fyllt i och skickat in två finansiella enkäter till kommissionen och fyra utgiftsdeklarationer med en detaljerad avstämning av personalkostnaderna, inklusive uppgifter om antal arbetstimmar och enhetstaxa. Kommissionen har inte heller ifrågasatt det förhållandet att GEF har fört räkenskaper i enlighet med i Belgien tillämpliga bestämmelser och att räkenskaperna har gjorts tillgängliga för revisorerna. Det framgår för övrigt av punkt 3 i utkastet till revisionsrapport och den slutliga revisionsrapporten, under rubriken ”Book keeping analysis”, att revisorerna fastställt att GEF årligen upprättar en finansieringsöversikt och att det hade bokfört de utgifter som angetts i utgiftsdeklarationerna. Det förhållandet att revisorerna kontrollerade om utgiftsdeklarationerna överensstämde med GEF:s räkenskaper på den punkten innebär emellertid inte att GEF förfogade över den dokumentation som var nödvändig för att styrka och motivera debiterade utgifter och antal arbetstimmar som lagts ned på projektet i den mening som avses i avtalet. Därför skall de andra två kategorierna ovan också prövas.
144. Kommissionen har beträffande den andra kategorin medgett att GEF har bevarat Securex arbetstidsblanketter och bekräftat att revisorerna fick ta del av blanketterna under revisionen den 18 och den 21 juni 1999 samt att de ingavs till kommissionen den 20 november 2000. Kommissionen har dock med rätta anfört att dessa blanketter inte kan betraktas som arbetstidsregistrering i den mening som avses i artikel 13.1 andra stycket i de allmänna villkoren annat än om det framgår att de timmar som antecknats verkligen har lagts ned på projektet. GEF har under förhandlingen medgett att blanketterna i fråga inte innehöll några sådana uppgifter.
145. Såsom GEF gjort gällande och kommissionen själv medgett i sin skrivelse av den 20 mars 2000 föreskrivs visserligen inte någon särskild modell för arbetstidsregistrering i avtalet. Det framgår emellertid av artikel 13.1 andra stycket och av artikel 15.1 i de allmänna villkoren att handlingarna skall styrka och motivera de utgifter och det antal timmar som verkligen har lagts ned på projektet. Eftersom kommissionens bidrag villkoras av att de verkliga och nödvändiga kostnader som uppdragstagaren har haft enbart är hänförliga till projektet, innebär kravet på adekvat dokumentation i den mening som avses i ovannämnda bestämmelser att GEF klart måste ange i sin utgiftsdeklaration att de kostnader och arbetstimmar som debiterats verkligen är hänförliga till projektet. Handlingarna skall följaktligen, såsom kommissionen med rätta har angett, innehålla exakta uppgifter om antal arbetstimmar, löntagarens identitet och faktiska lön samt sambandet mellan utgifterna och de uppgifter som kommissionen är med och finansierar.
146. Vad den tredje kategorin beträffar har inte GEF, i sina inlagor, ifrågasatt kommissionens påstående att Goldfinger upprättade kompletterande närvaroanteckningar under revisionen med stöd av anställningskontrakt och en kontorsalmanacka, vilken inte innehöll uppgift om vare sig namnen på medarbetarna eller antalet timmar som hade lagts ned på projektet. GEF har inte heller påstått att anteckningarna i fråga innehåller namnen på de personer som varit inblandade i projektet eller underskrifter. GEF har dessutom medgett att dessa anteckningar avviker från Securex närvaroblanketter. Den totala avvikelsen uppgår till ca 120 timmar (Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000).
147. Det är ostridigt att de kompletterande närvaroanteckningarna, i likhet med Securex närvaroblanketter, inte kan användas som bevisning för den tid som var och en av GEF:s medarbetare har lagt ned på projektet annat än om de uppfyller de villkor som anges i punkt 145 ovan.
148. Enligt artikel 13.1 andra stycket i de allmänna villkoren skall dessutom de handlingar som inges till styrkande av antalet arbetstimmar attesteras minst en gång per månad av den projektansvarige eller bemyndigad högre tjänsteman. Detta krav, som är väsentligt för fullgörandet av skyldigheten att föra ett attesterat arbetstidsregister, innebär att ett sådant register måste föras under hela projektperioden. Arbetstimmarna skall alltså registreras efter hand som uppgifterna verkställs och detta krav kan inte anses vara uppfyllt genom att kompletterande närvaroanteckningar upprättas i efterhand.
149. Av det anförda följer att varken Securex närvaroblanketter − eftersom de saknar detaljerade uppgifter om ovannämnda utgifter och timmar − eller de kompletterande närvaroanteckningar som ingavs under revisionen den 18 och den 21 juni 1999 − av samma skäl och eftersom de inte har attesterats minst en gång i månaden av den projektansvarige eller en bemyndigad högre tjänsteman − kan anses uppfylla de beviskrav som uppställs i avtalet.
150. Det argument som GEF har anfört först under förhandlingen, enligt vilket Goldfinger hade upprättat, uppdaterat och arkiverat de kompletterande närvaroanteckningarna i ett datorprogram, kan inte heller godtas. En sådan omständighet, även om den styrks, visar inte att närvaroanteckningarna uppfyller de krav som anges i punkt 145 ovan. GEF har nämligen under förhandlingen medgett att det inte hade haft en tanke på att förete någon bevisning med avseende på tidpunkten för nämnda handlingars upprättande.
151. GEF underlät dessutom under den andra tekniska utvärderingen att förete andra handlingar till styrkande av de debiterade utgifterna. Slutsatserna i utkastet till revisionsrapport kunde därför med fog upprepas i den slutliga rapporten.
152. Mot denna bakgrund saknas anledning att pröva parternas argumentation kring påståendena i den slutliga revisionsrapporten att Goldfingers närvaroanteckningar är felaktiga vad gäller såväl avtalets startdatum som de 202 timmar som debiterats för dokumentalisten i juli och oktober 1997. Eftersom närvaroanteckningarna inte kan anses uppfylla villkoren i avtalet saknas nämligen anledning att pröva huruvida de innehåller ovannämnda felaktigheter.
153. Det skall således konstateras att GEF inte har registrerat arbetstiden för sin personal i den mening som avses i artikel 13.1 andra stycket i de allmänna villkoren.
154. Förstainstansrätten konstaterar vad gäller ersättningen till Goldfinger att GEF har nöjt sig med att ange att kommissionen inte har beaktat bolagets inställning i Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000 angående utkastet till revisionsrapport. I skrivelsen bekräftade Pirenne på nytt dels att Goldfingers ersättning var korrekt beräknad, dels att den utgjorde en godtagbar utgift med hänsyn till förhållandena på den belgiska marknaden, vilket GEF redan hade angett i sin tidigare skrivelse av den 30 juli 1999.
155. Vidare framgår av utkastet till revisionsrapport av den 21 december 1999 att revisorerna gjorde en ny beräkning av nämnda ersättning, som omfattade tre års bonus, för att i stället endast beakta det totala beloppet för två års bonus.
156. Eftersom GEF inte har anfört någon kritik mot den korrigering som gjordes med avseende på den berörda perioden, har det följaktligen inte visat att revisorerna gjorde fel när de reducerade Goldfingers ersättning med anledning av denna bonus, genom att enbart beakta två års bonus på grund av att projektet hade pågått i två år.
157. Av vad anförts följer att GEF inte har lyckats styrka vare sig de personalkostnader som debiterats för projektets genomförande eller att beräkningen av Goldfingers ersättning under revisionen var inkorrekt.
– Huruvida revisorerna gjort sig skyldiga till felaktigheter vad gäller arbetstimmar och personalkostnader i rapporten över den andra tekniska utvärderingen och i den slutliga revisionsrapporten
158. Förstainstansrätten skall pröva de argument som GEF har anfört angående frågan huruvida revisorerna har gjort sig skyldiga till felaktigheter vad gäller dels tillvägagångssättet under den andra tekniska utvärderingen och dess utfall i fråga om antalet arbetstimmar, dels deras konstateranden avseende personalkostnaderna i den slutliga revisionsrapporten.
159. GEF:s påstående att revisorerna handlade felaktigt under den andra tekniska utvärderingen den 24 maj 2000 kan inte godtas. Enligt GEF hade revisorerna inte använt sig av de utredningskriterier som kommissionen angett i sin skrivelse av den 20 mars 2000, eftersom de varken frågade hur mycket tid GEF hade lagt ned på varje uppgift eller gjorde en rimlig uppskattning av denna tid. Det tillvägagångssätt som valdes, att fördela det totala antalet erforderliga arbetstimmar enligt den ursprungliga beräkningen på de olika uppgifterna, strider mot avtalet, enligt vilket det inte är de beräknade kostnaderna som utgör underlag för betalning, utan de verkliga och nödvändiga kostnaderna.
160. Förstainstansrätten påpekar i det avseendet att kommissionen, i sin skrivelse av den 20 mars 2000, angav att korrigeringarna i utkastet till revisionsrapport grundades på det beräknade totala timantal som utvärderarna av det ursprungliga förslaget hade ansett rimligt för uppgifternas utförande. Det var med anledning av GEF:s häftiga kritik mot dessa korrigeringar som kommissionen i sin skrivelse av den 20 mars 2000 föreslog att en ny teknisk utvärdering skulle göras för att fastställa det exakta antal timmar som rimligen kunde debiteras för var och en av de uppgifter som utförts i enlighet med den tekniska bilagan till avtalet.
161. I bilaga 1 till rapporten över den andra tekniska utvärderingen, i vilken det fastställs att syftet med utvärderingen är att göra en översyn av den tid som rimligen kan anses nödvändig för att genomföra projektet, angavs dessutom att, eftersom det redan hade gjorts en teknisk utvärdering av projektet, betoningen skulle läggas på frågan huruvida den tidigare utvärderingen kunde fastställas eller inte, huruvida uppgifterna hade utförts i enlighet med arbetsprogrammet i den tekniska bilagan, huruvida uppgifterna hade utförts på ett korrekt sätt och slutligen huruvida beräkningen av antalet timmar som rimligen kunde debiteras för varje medarbetare eller varje personalkategori var korrekt.
162. Vidare framgår av den andra tekniska utvärderingen, under vilken Goldfinger beskrev projektets genomförande och besvarade frågor under sammanträden som särskilt avsatts för d enna utvärdering, att revisorerna i första hand hade konstaterat att projektet, vars tekniska beskrivning krävde en preliminär budget avseende 22 månaders arbete, hade krävt tre gånger så mycket resurser. Enligt revisorerna hade denna ändring av antalet timmar som krävdes för att genomföra projektet inte styrkts av någon som helst dokumentation och inte heller godkänts av kommissionen. Revisorerna ansåg dessutom att det var svårt att koppla samman de uppgifter som utförts inom ramen för projektet med tillgängliga handlingar. Goldfinger har enligt rapporten medgett denna svårighet och angett att sagda uppgifter fanns dokumenterade i flera olika handlingar och att de hade anpassats under hand med hänsyn till omgivningens extremt snabba utveckling. Goldfinger har dessutom tillagt att vissa uppgifter inte hade utförts, eftersom parterna inte hade något intresse därav.
163. Vidare hade enligt revisorerna ingen handling företetts till styrkande av dessa förklaringar. De hade för övrigt inte påträffat någon relevant information om hur stora resurser som hade lagts ned på varje uppgiftsdel, eftersom den enda information som företetts rörde det totala utgiftsbeloppet i belgiska franc. Goldfinger, som anmodats att inkomma med uppgifter på denna punkt, har inte inkommit med något som helst förtydligande.
164. GEF har inte ifrågasatt dessa konstateranden, utan nöjt sig med att ange att inga försök gjorts för att få beräkningarna bekräftade av projektgruppen.
165. Det framgår slutligen av punkterna 140–153 ovan att GEF inte förde något arbetstidsregister i den mening som avses i artikel 13.1 andra stycket i de allmänna villkoren.
166. Det skall med hänsyn till det ovan anförda påpekas att det inte finns någon bestämmelse i avtalet som ålägger kommissionen en skyldighet att föreslå att ytterligare en teknisk utvärdering genomförs. Det framgår av handlingarna i målet att GEF aldrig vid något tillfälle, inte ens vid förstainstansrätten, har förnekat att det gick med på att en sådan utvärdering genomfördes.
167. Det framgår av själva syftet med utvärderingen, som enligt punkt 161 ovan var att göra en översyn av den första utvärderingen med avseende på den tid som rimligen kunde anses nödvändig för projektets genomförande, att den utgjorde en sådan avtalsförpliktelse som båda parter hade ingått.
168. Även om utvärderarna inte nådde ett resultat som uppfyllde GEF:s önskemål om att få tillgodoräkna sig den tid det anser sig ha lagt ned på varje uppgift, har bolaget inte bett kommissionen att till följd av detta resultat utföra en sakkunnigutredning. GEF har inte heller vid något tillfälle, såsom framgår av punkt 150 ovan, haft någon tanke på att förete bevisning avseende den tidpunkt vid vilken de kompletterande närvaroanteckningarna databehandlades till styrkande av de arbetstimmar som hade debiterats, i enlighet med de krav som uppställs i de allmänna villkoren.
169. GEF kunde slutligen inte, i sitt svar på förstainstansrättens fråga under förhandlingen, förklara hur utvärderarna skulle kunna göra en skälig uppskattning av det antal timmar som lagts ned på projektet utan någon som helst bevisning i det hänseendet.
170. Revisorerna hade således, vid kontrollen av de utgifter som GEF hade debiterat, fog för att anse att de inte kunde fastställa hur många timmar som skäligen kunde debiteras för projektet. De kunde därmed med fog tillämpa ett förfarande enligt vilket det godtagbara antalet arbetstimmar grundades på den ursprungliga beräkningen. Mot denna bakgrund måste deras tillvägagångssätt, som bestod i att fördela det totala antalet arbetstimmar som ursprungligen hade beräknats på varje uppgift, anses förenligt med avtalet. Denna fördelning var dessutom identisk med den som hade fastställts i den tekniska bilagan.
171. Förstainstansrätten godtar inte heller GEF:s argument att det är oskäligt att det antal arbetstimmar som kommissionen godkände för projektet till följd av den andra tekniska utvärderingen av den 24 maj 2000 understeg den ursprungliga beräkningen på grund av att det framgår av den slutliga rapporten från den tekniska utvärderingen av den 21 september 1999 att kommissionen ansåg att arbetet hade färdigställts och att projektmedlen hade använts på ett bra sätt.
172. Förstainstansrätten påpekar att detta konstaterande skall läsas tillsammans med övriga konstateranden i denna rapport. Utvärderarna har således angett att det inte var klarlagt att det arbete som utförts vid genomförandet av projektet ingick i de ursprungliga planerna. Den projektansvarige hade enligt utvärderarna inte tydligt angett vilka medel som hade använts till vilka uppgifter vilket försvårade varje försök att hänföra de verksamheter som ingick i varje uppgift till de medel som använts. Det var till följd av dessa konstateranden som de kom fram till att medlen som regel utnyttjats på ett bra sätt. Dessutom tillades i rapportens slutsatser och rekommendationer att – även om arbetet hade utförts och medlen utnyttjats – den projektansvarige inte var tillräckligt väl informerad om formföreskrifterna för arbetstidsregistreringen och utnyttjade medel, vilket hade försvårat arbetet, eftersom de ibland blev tvungna att föreställa sig betydelsen av och kostnaden för uppgifter som inte var väl dokumenterade.
173. Insatt i sitt sammanhang är det uppenbart att GEF:s påstående utgör ett allmänt påstående av den projektansvarige som inte styrks av några konkreta uppgifter, och vars bevisvärde försvagas av bristen på detaljer och sammanställningar av utfört arbete och använda medel.
174. Vidare påpekas att kommissionens bedömning i slutrapporten från den tekniska utvärderingen av den 21 september 1999 i förevarande fall inte utgör dess slutgiltiga bedömning av huruvida kostnaderna för projektet var ersättningsberättigade. Denna bedömning gjordes i samband med revisionen.
175. Den slutgiltiga bedömningen av huruvida antalet nedlagda arbetstimmar på projektet var nödvändigt sker på grundval av den bevisning som GEF företer avseende tillhörande utgifter. Med hänsyn till att de av GEF företedda handlingarna inte ansågs uppfylla de beviskrav som uppställs i avtalet, var revisorerna tvungna att använda sig av de ursprungliga värdena enligt avtalet för att bedöma debiterade arbetstimmar och godkänna utgifter hänförliga till projektet. Dessa värden är inga minimivärden, eftersom de värden som godkänns till följd av kommissionens kontroll kan visa sig bli lägre.
176. Det är i förevarande fall ostridigt att revisorerna har upprättat en lista över de verksamheter som ingår i projektets olika uppgifter enligt den tekniska bilagan och ansett att resultaten av verksamheten avseende den andra och den tredje uppgiften antingen hade försvunnit eller var ofullständiga.
177. Till följd av denna granskning reducerades antalet arbetstimmar för dessa två uppgifter i förhållande till den ursprungliga beräkningen i den tekniska beskrivningen av avtalet.
178. Mot denna bakgrund skall det beträffande den andra tekniska utvärderingen konstateras att det, eftersom GEF inte har företett någon bevisning som styrker debiterat antal arbetstimmar, var riktigt av revisorerna att utföra sin granskning utifrån den tekniska beskrivningen av avtalet och reducera antalet debiterade timmar i den mån uppgifterna inte hade utförts.
179. Det var beträffande den slutliga revisionsrapporten av den 28 juni 2000 fel av GEF att ifrågasätta den slutsats som revisorerna drog av analysen av företagets omsättning i förhållande till personalkostnader i utkastet till revisionsrapport, vilken upprepades i den slutliga revisionsrapporten, enligt vilken de personalkostnader som kommissionen fakturerats var klart överskattade.
180. Det framgår nämligen av kommissionens skrivelse av den 20 mars 2000 att revisorerna, som i vissa fall visserligen ansåg att det var nödvändigt att fördela kostnaderna, nöjde sig med att granska de uppgifter som GEF hade lämnat i sina räkenskaper. Det förhållandet att GEF under taxeringsåret 1996/97 uppnådde en omsättning på 6,5 miljoner BEF till en personalkostnad på 5,5 miljoner BEF och att det under taxeringsåret 1997/98 i stort sett uppnådde samma omsättning, nämligen 6,2 miljoner BEF till en personalkostnad på 2,3 miljoner BEF tyder på att de personalkostnader som fakturerats kommissionen var överskattade. Även om företeendet av dessa siffror i enlighet med GEF:s påstående kan ha påverkat den exakta återgivningen av de berörda perioderna, hade GEF vederbörlig kännedom därom vid tidpunkten för upprättandet av räkenskaperna och kunde ha lagt fram dem på ett annat sätt. GEF har för övrigt som svar på en fråga som förstainstansrätten ställde under förhandlingen medgett att det ankom på bolaget att lägga fram ovannämnda siffror med beaktande av nämnda tidsvariabel.
181. Av detta följer att samtliga GEF:s anmärkningar i fråga om personalkostnaderna skall underkännas.
Kostnader för resor och traktamente och övriga kostnader
182. GEF har gjort gällande att det har styrkt och motiverat samtliga utgifter, bland annat utgifterna för Datamonitor-studien och inköpet av mindre bokhandelsartiklar, som GEF har angett som exempel på utgifter som kommissionen felaktigt nekat ersättning för. Förstainstansrätten skall därför pröva om GEF har styrkt var och en av dessa utgiftsposter.
– Posten resor och traktamente i den andra utgiftsdeklarationen
183. Det framgår av utkastet till revisionsrapport och av den slutliga revisionsrapporten, vars innehåll på denna punkt är identiskt med utkastet, att GEF i sin andra utgiftsdeklaration redovisade utgifter för resor och traktamente med ett belopp på 261 869 BEF (6 450 euro) under posten nätverkskostnader.
184. I detta belopp ingick en utgift på 126 871 BEF (3 145,05 euro), som avsåg betalningen för Datamonitor-studien.
185. Kommissionen ansåg dessutom att debiterade reseutgifter till ett belopp på 62 750 BEF skulle flyttas från posten övriga kostnader till posten resor och traktamente.
186. Beloppet 64 121 BEF, för vilket ersättning nekats vid prövningen av den andra utgiftsdeklarationen, motsvarar således den summa som erhålls genom en räkneoperation som består i att minska beloppet 261 869 med resultatet av följande räkneoperation, nämligen 261 869 – 126 871 + 62 750, vilket ger en slutsumma på 64 121.
187. Kommissionen nekade ersättning för det belopp som hade betalats för Datamonitor-studien (126 871 BEF) med motiveringen att denna utgift inte var ersättningsgrundande under denna post. Kommissionen ansåg nämligen att denna utgift skulle redovisas som en utgift för externa tekniska tjänster i posten övriga kostnader. Sådana kostnader skall kommissionen godkänna i förväg enligt artikel 13.3 första strecksatsen i de allmänna villkoren. Det är ostridigt att ett sådant förhandsgodkännande saknas i förevarande fall.
188. Det skall i det avseendet konstateras att det av den till ansökan bilagda fakturan för denna utgift inte framgår i vilken post den skall redovisas.
189. Det skall även konstateras att GEF, som svar på en skriftlig fråga från förstainstansrätten, har ifrågasatt att det var nödvändigt att på förhand inhämta kommissionens godkännande, genom att först och främst göra gällande att Datamonitor‑studien ingick i den tredje uppgiften i projektet och att de utgifter som uppstått till följd av denna studie skulle redovisas i posten dokumentation. Det totala beloppet för denna post har enligt tabellerna 2 och 5 i den tekniska bilagan beräknats till 11 056 euro. Vid förhandlingen har bolaget vidare anfört att de kostnader som uppkommit i samband med denna studie omfattas av artikel 13.4 i de allmänna villkoren, enligt vilken ett godkännande anses föreligga om kommissionen inte gör någon invändning inom två månader räknat från den dag då den skriftliga förfrågan mottogs.
190. Mot bakgrund av dessa konstateranden anser förstainstansrätten att GEF inte har företett bevisning till styrkande av att kommissionens ståndpunkt är felaktig.
191. Datamonitor-studien, som beställdes i februari 1998 för att förbereda en finansiell ”teknikworkshop” den 27 mars 1998, utgör inte en sådan publikation som syftar till att sprida information om det arbete som utförts inom ramen för projektet i den mening som avses i artikel 13.3 tredje strecksatsen i de allmänna villkoren.
192. Även om GEF skulle ha rätt i sitt påstående, som nämndes först under förhandlingen, att Datamonitor-studien skall redovisas i posten övriga väsentliga kostnader enligt artikel 13.4 i de allmänna villkoren och att kommissionen inte har gjort någon invändning inom två månader räknat från den dag då den skriftliga förfrågan mottogs, har det inte styrkt någon sådan begäran till kommissionen.
193. GEF har mot denna bakgrund inte visat att utgiften för Datamonitor-studien inte var en extern teknisk tjänst hänförlig till posten övriga kostnader. Det var därför korrekt av kommissionen att neka betalning för nämnda utgift.
194. Vad sedan gäller resekostnaderna har GEF nöjt sig med att, i Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000, ifrågasätta huruvida underkännandet av de resekostnader som debiterats i den andra utgiftsdeklarationen var välgrundat. Dessa kostnader var enligt GEF styrkta och motiverade och i avtalet föreskrevs inte något förfarande för godkännande så länge resorna ägde rum inom gemenskapen. Kommissionen har i sin svarsskrivelse av den 20 mars 2000 förklarat att ersättning inte nekats för resekostnaderna på 62 750 BEF utan dessa har överförts från posten övriga kostnader till posten resor och traktamente. Här är det inte fråga om att det saknas bevisning för dessa kostnader.
195. GEF har under förhandlingen medgett att det rör sig om kostnader som har flyttats från en post till en annan och som bolaget har fått betalt för. Av detta följer att anmärkningen har mist sitt föremål.
– Posten övriga kostnader i den andra utgiftsdeklarationen
196. Det framgår av såväl utkastet till revisionsrapport som av den slutliga revisionsrapporten att GEF debiterade ett belopp på 155 006 BEF (3 818 euro) under posten övriga kostnader.
197. I detta belopp ingick den utgift för resor på 62 750 BEF som kommissionen hade flyttat över till posten resor och traktamente (se punkterna 194 och 195 ovan) och utgiften på 92 256 BEF, för telefon- och Internetavgifter.
198. Vad gäller underkännandet av sistnämnda belopp har GEF nöjt sig med att, i Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000, ange att ”vad gäller frågan om utgiften för telefon- och Internetavgifter kan denna diskuteras ingående, i den mån det föreskrivs i FIWG‑avtalet att utgifter kopplade till Internet och i synnerhet i samband med hanteringen av FIWG:s webbsida är ersättningsberättigade, men [att det föredrog] att inte gå in på det … på grund av tidsbrist”. GEF har i sina svar på förstainstansrättens frågor uppgett att det framgår av avtalet och riktlinjerna att det har rätt till ersättning för dessa utgifter. Det anges nämligen bland annat i tabell 2, under uppgift 5, i den tekniska bilagan att Internetavgifterna beräknas uppgå till 5 500 euro, då ändamålet med denna uppgift enbart var att utveckla och administrera webbsidan. GEF har under förhandlingen gjort gällande att nämnda utgift inte är hänförlig till posten allmänna omkostnader, eftersom den avser rörliga kostnader, som är specifika och därför finns med i den tekniska bilagan.
199. Kommissionen har i sin svarsskrivelse av den 20 mars 2000 förklarat att den nekade ersättning för dessa utgifter för att de enligt artikel 13.5 i de allmänna villkoren ingick i posten allmänna omkostnader.
200. Med hänsyn till att GEF anser att det i princip var fel att underkänna utgifter hänförliga till posten övriga kostnader i utkastet till revisionsrapport och i den slutliga revisionsrapporten, och trots det varken har anfört något särskilt argument som förklarar på vilket sätt kommissionens ståndpunkt, i synnerhet klassificeringen av dessa utgifter som allmänna omkostnader är felaktig eller, om det vore möjligt att ur det debiterade beloppet faktiskt avskilja Internetavgifterna, varför dessa utgifter enbart var hänförliga till uppgift 5 i projektet, kan GEF:s argument i det avseendet inte godtas.
– Posten övriga kostnader i den tredje utgiftsdeklarationen
201. Det framgår av såväl utkastet till revisionsrapport som av den slutliga revisionsrapporten att GEF i sin tredje utgiftsdeklaration debiterade ett belopp på 318 034 BEF (7 833 euro) under posten övriga kostnader.
202. I detta belopp ingick utgiften på 72 221 BEF (1 790,31 euro) för inköp av mindre bokhandelsartiklar och beloppet på 245 813 BEF (6 093,54 euro) för telefon- och Internetavgifter.
203. Det belopp som var hänförligt till inköp av mindre bokhandelsartiklar (72 221 BEF) underkändes av kommissionen med motiveringen att dessa artiklar inte hade något direkt samband med projektet.
204. GEF har i sina inlagor nöjt sig med att konstatera att det finns en särskild kostnadspost för dokumentationen som uppgår till 11 056 euro och att dessa inköp var nödvändiga för att fullgöra de uppgifter som ingick i projektet. GEF har dessutom i en bilaga till sina svar på förstainstansrättens frågor och i syfte att styrka sambandet mellan dessa utgifter och projektet gett in kvitton från två kontokort, ett kassakvitto, ett kontokortsutdrag, fakturor från två bokhandlare, ett abonnemang och två sidor referensmaterial.
205. Det är i det avseendet tillräckligt att påpeka att dessa handlingar inte innehåller uppgifter som visar att det föreligger ett sådant nödvändigt samband mellan den inköpta boken eller skriften och projektet. GEF har följaktligen inte visat att dessa utgifter var nödvändiga och hade samband med projektet.
206. Vad gäller kostnaderna för telefon- och Internetavgifter (245 813 BEF) överensstämmer såväl kommissionens som GEF:s ståndpunkter med dem som redan har angetts i punkterna 197–200 ovan, som avser samma kostnader. De argument som GEF har anfört kan således av de skäl som anges i punkt 200 ovan inte godtas.
– Underkännandet av utgifter för resor och traktamente i godkännandet av den fjärde periodens utgifter
207. I godkännandet av den fjärde periodens utgifter nekade kommissionen ersättning för ett belopp på 3 404 euro för resor och traktamente under posten nätverk och ett belopp på 1 608 euro under posten övriga kostnader med motiveringen att dessa utgifter inte hade styrkts med fakturor.
208. Det är på den punkten tillräckligt att påpeka att GEF inte har företett någon bevisning till styrkande av dessa kostnader och därför inte har visat att det var fel av kommissionen att neka ersättning för dessa utgifter.
209. Talan kan således inte vinna bifall på denna grund.
2. Den fjärde grunden: Huruvida den avtalsrättsliga lojalitetsprincipen och principen om god förvaltningssed har åsidosatts
a) Parternas argument
210. GEF har inledningsvis gjort gällande att det framgår av kommissionens handlande att den i strid med artikel 1134 tredje stycket i den belgiska civillagen inte har fullgjort sina förpliktelser enligt avtalet på ett lojalt sätt.
211. GEF anser att kommissionen visste dels att det beräknade antalet timmar för projektets genomförande skulle överskridas och att det, vid en viss tidpunkt, verkligen hade överskridits, dels att beräkningsunderlaget för personalkostnaderna hade förändrats mellan tidpunkten för den ursprungliga beräkningen och upprättandet av den finansiella enkäten, men att den aldrig hade kommit med några negativa anmärkningar i det avseendet. Kommissionen hade därför godkänt att GEF lade ned fler timmar på projektet än det ursprungliga antalet, som hade beräknats till en väsentligt lägre timpenning. GEF har dessutom anfört att kommissionen vägrade att beakta GEF:s synpunkter på utkastet till revisionsrapport när den upprättade den slutliga revisionsrapporten. Rapporten från den andra tekniska utvärderingen som skickades till bolagets ombud den 27 oktober 2000 hindrade bolaget från att komma med invändningar mot denna rapport, vilken lades till grund för den slutliga revisionsrapporten av den 28 juni 2000. Kommissionen vägrade slutligen att anordna det möte som hade utlovats till följd av dess ändrade inställning till utgifterna för projektet.
212. GEF anser vidare att kommissionen har åsidosatt den avtalsrättsliga lojalitetsprincipen och principen om god förvaltningssed genom att inte inom rimlig tid meddela bolaget sin ändrade inställning i fråga om godkännande av utgifterna för projektet. Kommissionen informerade nämligen GEF om sin ändrade inställning i december 1999, det vill säga sex månader efter det att projektet hade färdigställts och tre månader efter slutrapporten över den tekniska utvärderingen. Det var, alltsedan den första utgiftsdeklarationen skickades in till kommissionen i mars 1998, uppenbart att antalet arbetstimmar faktiskt hade överskridits. GEF har av detta slutit sig till att kommissionen inte meddelade bolaget sina anmärkningar inom rimlig tid, trots att den hade en välutrustad tjänstestab som noggrant följt projektet sedan starten.
213. GEF har till stöd för denna ståndpunkt åberopat två domar, nämligen en dom av den 18 september 1991 meddelad av Hof van beroep te Brussel (Belgien) (appellationsdomstolen i Bryssel) (R.W., 1991–1992, s. 677) och en dom av den 5 februari 1992 meddelad av Hof van beroep te Antwerpen (Belgien) (appellationsdomstolen i Antwerpen) (T.R., 1992, s. 174), av vilka det framgår att principen om god förvaltningssed och den avtalsrättsliga lojalitetsprincipen innebär, vad gäller informationsskyldigheten, att en skälig tidsfrist skall iakttas.
214. Kommissionen har bestridit denna grund genom att göra gällande att det förhållandet att revision genomförts enligt artikel 17 i de allmänna villkoren inte innebär att kommissionen hade ändrat inställning.
b) Förstainstansrättens bedömning
215. Såsom framgår av punkterna 118–124 ovan innebär det förhållandet att kommissionen tog del av de utgiftsdeklarationer som GEF inkom med, gjorde vissa utbetalningar med stöd därav och uttalade sig positivt om projektets fullgörande inte något slutgiltigt godkännande av de debiterade utgifterna.
216. Det skall i det avseendet påpekas att kommissionens handlande under hela projekttiden har varit förenligt med dess skyldigheter enligt avtalet.
217. Vad sedan gäller GEF:s argument att kommissionen vägrade beakta GEF:s synpunkter på utkastet till revisionsrapport, som det hade anmodats att lämna, och som fanns med i Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000, vid upprättandet av den slutliga revisionsrapporten, påpekar förstainstansrätten att kommissionen har behandlat samtliga frågor som togs upp i nämnda skrivelse. Kommissionen har nämligen i sin skrivelse av den 20 mars 2000 anfört skälen till att den ansåg att Pirennes synpunkter var ogrundade.
218. Kommissionen har sålunda i sin skrivelse av den 20 mars 2000 anfört skälen till att GEF:s synpunkter i Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000 var ogrundade. Dessa synpunkter avsåg följande: För det första att de anklagelser och påståenden som anges i utkastet till revisionsrapporten inte fördes på tal vare sig under revisionen eller i Schellings skrivelse av den 9 juli 1999 som följde på denna revision, och att de strider mot kommissionens administrativa och tydliga gensvar på projektet. För det andra att det datum då avtalet enligt detsamma började löpa endast var provisoriskt. För det tredje att GEF registrerade arbetstiden i den mening som avses i artikel 13.1 andra stycket i de allmänna villkoren. För det fjärde att de skäl som kommissionen åberopade till stöd för att underkänna de kompletterande närvaroanteckningarna, nämligen projektets startdatum och den tid som hade debiterats för dokumentalisten, var grundlösa. För det femte att det var fel av revisorerna att i tabellen på sidan 4 i utkastet till revisionsrapport jämföra omsättningen med personalkostnaderna. För det sjätte att beräkningen av Goldfingers ersättning var felaktig. I sista hand har kommissionen även angett skälen till varför den nekade ersättning för de utgifter som var hänförliga till betalningen av Datamonitor‑studien (126 871 BEF), reseutgifter till ett belopp på 62 750 BEF, utgifter för inköp av bokhandelsartiklar och utgifter för telefon- och Internetavgifter. Kommissionen har vidare vederlagt de av GEF:s slutsatser som syftar till att visa att kommissionen hade godtagit samtliga utgifter som debiterats och godkänt deras användning vid fullgörandet av projektet.
219. Det framgår av kommissionens skrivelse av den 20 mars 2000 att kommissionen faktiskt hade beaktat Pirennes synpunkter. Det förhållandet att kommissionen i huvudsak vidhöll sin ståndpunkt i utkastet till revisionsrapport vid upprättandet av den slutliga revisionsrapporten innebär absolut inte att den inte hade tagit del av dessa synpunkter, utan enbart att den inte hade funnit anledning att efter omprövning ändra sin ursprungliga uppfattning.
220. Vad sedan gäller påståendet att det var omöjligt för GEF att yttra sig över den andra tekniska utvärderingen på grund av att det fick ta del av den först den 27 oktober 2000 påpekas först och främst att denna rapport utgör en redogörelse för mötet som ägde rum mellan revisorerna och Goldfinger den 24 maj 2000, under vilket Goldfinger redogjorde för hur projektet framskred och inbjöds att besvara frågor vid två sammanträden som organiserades i just det syftet.
221. Såsom redan har anförts i punkterna 162 och 163 ovan verkar GEF ha haft möjlighet att under det möte som vigts åt den tekniska utvärderingen ta ställning till de viktiga frågor som var föremål för denna utvärdering. GEF har för övrigt inte förnekat detta.
222. Vidare påpekas att revisorernas konstateranden i utkastet till revisionsrapport, som GEF hade tagit ställning till, i allt väsentligt upprepades i den slutliga revisionsrapporten. Den enda skillnaden mellan de två beräkningarna i dessa två rapporter består i att det antal timmar som beaktades justerades efter den andra tekniska utvärderingen. Justeringen gjordes på grundval av den andra tekniska utvärderingen och följer av att kommissionen reducerade det beräknade timantalet för utförande av den andra och den tredje uppgiften. Även om det skulle fastställas att GEF inte har haft möjlighet ta ställning till denna sista punkt under den andra tekniska utvärderingen, har det inte ingett några uppgifter till förstainstansrätten som styrker att korrigeringen var felaktig.
223. Slutligen skall det även konstateras att GEF:s anmärkningar mot denna utvärdering, såsom framgår av prövningen av tillvägagångssättet för och utfallet av denna tekniska utvärdering i punkterna 159–178 ovan, saknar grund.
224. Kommissionen kan inte heller anklagas för att inte ha ordnat ett möte med GEF innan den slutliga revisionsrapporten färdigställdes.
225. GEF har genom skrivelse av den 21 december 2000 bett kommissionen att ordna ett möte för att diskutera metoden för att fastställa priset på projektet, tillvägagångssättet för och innehållet i rapporten över den andra tekniska utvärderingen, den slutliga revisionsrapporten och den metod som användes vid dess upprättande och slutligen skälen till varför GEF var övertygat om att ha agerat i enlighet med avtalet, med hänsyn även till kommissionens handlande under hela projektperioden.
226. Denna begäran upprepades i GEF:s skrivelser till kommissionen av den 21 februari och den 26 juli 2001.
227. Rätten konstaterar att det inte i någon bestämmelse i avtalet föreskrivs att kommissionen är skyldig att anordna sådana möten.
228. Kommissionen informerade visserligen GEF, genom skrivelse av den 2 februari 2001, om dels att OLAF hade inlett en utredning av FIWG, dels att ett möte skulle hållas med FIWG för att utreda frågor som uppkommit till följd av såväl den slutliga revisionsrapporten som de punkter som behandlas i skrivelsen av den 21 december 2000, i den mån de var relevanta för kommissionens undersökning.
229. Det framgår emellertid av skälen ovan sammantaget att, om kommissionen har rätt i sitt påstående att den förfogade över samtliga uppgifter och synpunkter som GEF hade ingett angående frågorna i ovannämnda skrivelser, som kommissionen redan hade besvarat och att GEF beretts tillfälle att diskutera revisorernas slutsatser, bland annat under den andra tekniska utvärderingen, det saknades anledning att anordna ett möte.
230. GEF har tillagt att kommissionen, genom att informera GEF om sin inställning till antalet arbetstimmar i december 1999, det vill säga sex månader efter det att projektet hade färdigställts och tre månader efter slutrapporten från den tekniska utvärderingen, inte har iakttagit en skälig tidsfrist.
231. Det är i det avseendet tillräckligt att, såsom redan har fastställts, ange att kommissionen har rätt, enligt artikel 17 i de allmänna villkoren, att utföra revision upp till två år efter kommissionens sista betalning eller avtalstidens utgång. Såväl utkastet till revisionsrapport som den slutliga revisionsrapporten, som skickades till GEF den 21 december 1999 respektive den 18 juli 2000, upprättades inom den tvåårsperiod som avses i artikel 17 i de allmänna villkoren.
232. Mot denna bakgrund kan talan inte vinna bifall på den fjärde grunden.
3. Den andra grunden: Huruvida principen om skydd för berättigade förväntningar har åsidosatts
a) Parternas argument
233. GEF anser att kommissionens agerande skapade berättigade förväntningar hos bolaget i fråga om att det sätt på vilket det redovisade sina utgifter och antal arbetstimmar överensstämde med avtalet, att de betalningar som redan hade utförts var motiverade och att det således uppfyllde alla de villkor som krävdes för att få betalt för debiterade utgifter.
234. GEF har i det avseendet hänvisat till tidigare avtal med kommissionen där det angett det totala antalet nedlagda arbetsdagar på projektet, eftersom kommissionen vid upprepade tillfällen hade förklarat att detta var tillräckligt.
235. GEF anser att det i förevarande fall har fyllt i samtliga blanketter på föreskrivet sätt, bland annat genom att i en av dem noggrant ange antalet nedlagda arbetstimmar och timkostnaden.
236. De utgiftsdeklarationer som GEF har inkommit med har dessutom undersökts av flera instanser inom kommissionen, och kommissionen har aldrig anmodat GEF att inkomma med kompletterande uppgifter vad gäller den tid som lagts ned på projektet innan den utförde motsvarande betalningar. Kommissionen utförde dessa betalningar trots att det var uppenbart, när den första respektive den andra utgiftsdeklarationen inkom, att antalet arbetstimmar var på väg att överskridas eller hade överskridits. Projektet har heller aldrig varit föremål för något sådant administrativt förfarande för att stoppa projektet som kommissionen tillämpar på problematiska projekt. GEF har tvärtom vid genomförandet av projektet enbart fått positiva reaktioner på projektet av kommissionen. Det är därför uteslutet att kommissionens uttryckliga godkännande av projektets genomförande kan förbytas i dess motsats.
237. Kommissionen har bestridit GEF:s argument och gjort gällande att den har agerat helt i enlighet med avtalet.
b) Förstainstansrättens bedömning
238. Förstainstansrätten konstaterar att denna grund skall underkännas, eftersom det vid prövningen av den första och den fjärde grunden har konstaterats att kommissionen har agerat i enlighet med avtalet och den avtalsrättsliga lojalitetsprincipen och principen om god förvaltningssed.
239. Slutsatsen vederläggs inte av det förhållandet att kommissionen vid tidigare avtal med GEF inte har kontrollerat antalet arbetstimmar för de berörda projekten. Den eventuella välvilja som kommissionen har visat i fråga om dessa avtal kan aldrig påverka dess rätt att, i förevarande fall, utföra den kontroll den anser nödvändig i enlighet med bestämmelserna i avtalet.
240. Talan kan således inte vinna bifall på denna grund.
4. Den tredje grunden: Huruvida principen om rätten till försvar har åsidosatts
a) Parternas argument
241. GEF anser att kommissionen har åsidosatt sina skyldigheter enligt principen om rätten till försvar.
242. GEF har kritiserat kommissionen för att den översände rapporten från den andra tekniska utvärderingen först den 27 oktober 2000, och därmed hindrade det från att yttra sig över denna rapport i tid och föra en diskussion med kommissionen angående dess slutsatser, som för övrigt stred mot dem i slutrapporten från den tekniska utvärderingen. I den slutliga revisionsrapporten, som till stor del bygger på utkastet till revisionsrapport och rapporten från den andra tekniska utvärderingen, beaktas därför varken de synpunkter som GEF hade på sistnämnda rapport eller dem som Pirenne gav uttryck för i sin skrivelse av den 31 januari 2000 med avseende på utkastet till revisionsrapport. GEF anser därför att, då enskildas intressen stod på spel, berörda personer borde ha beretts tillfälle att lämna sina synpunkter innan revisionsrapporten färdigställdes.
243. Vidare kritiserar GEF kommissionen för att inte ha anordnat ett möte med GEF innan revisionsrapporten färdigställdes, trots att GEF begärde det och trots kommissionens formella och upprepade löfte att anordna ett sådant möte. GEF har under förhandlingen angett att det vid detta möte ville reda ut de problem som uppstått till följd av kommissionens underkännande av de kompletterande närvaroanteckningarna.
244. Kommissionen har bestridit dessa argument.
b) Förstainstansrättens bedömning
245. Förstainstansrätten konstaterar att denna grund skall underkännas, eftersom det vid prövningen av den fjärde grunden fastställdes att kommissionen inte har åsidosatt den avtalsrättsliga lojalitetsprincipen och principen om god förvaltningssed (se punkterna 215–229 ovan).
246. Talan kan således inte vinna bifall på denna grund.
247. Av det anförda följer att sökandens talan skall ogillas.
B – Kommissionens genkäromål
1. Parternas argument
248. Kommissionen har med stöd av artikel 16.3 i de allmänna villkoren krävt återbetalning av 273 516 euro, vilket motsvarar skillnaden mellan den summa på 396 000 euro som har utbetalats till GEF och de utgifter som kommissionen har godkänt. Summan av godkända utgifter uppgår till 122 484 euro.
249. GEF har i sin replik endast angett att kommissionens genkäromål skall ogillas.
2. Förstainstansrättens bedömning
250. Förstainstansrätten konstaterar att det framgår av handlingarna i målet att kommissionen har utbetalat totalt 396 000 euro till GEF och att, såsom framgår av det ovan anförda, det var riktigt av kommissionen att med hänsyn till den revision som utförts godkänna utgifter uppkomna inom ramen för projektet till ett belopp på 122 484 euro. Av detta följer att kommissionen har rätt att enligt artikel 16.3 i de allmänna villkoren återkräva det överskjutande belopp på 273 516 euro som har utbetalats till GEF.
251. Vad ränteyrkandet beträffar anförs att det framgår av den av kommissionen utfärdade debetnotan till GEF att notan förföll till betalning den 31 augusti 2001 och att bolaget efter detta datum skulle betala dröjsmålsränta enligt den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpade på sina återfinansieringstransaktioner i euro i augusti 2001, med tillägg av 1,5 procentenheter.
252. Det skall emellertid konstateras att, även om det föreskrivs i avtalet att den räntesats som Europeiska monetära institutet (artikel 5.3 tredje stycket och artikel 16.1 i de allmänna villkoren) har fastställt skall tillämpas i vissa fall, ingen särskild ränta har överenskommits i förevarande fall.
253. I avsaknad av sådan överenskommelse och med hänsyn till att belgisk lag är tillämplig på avtalet, skall således artikel 1153 i den belgiska civillagen tillämpas. Bestämmelsen har följande lydelse:
”I fråga om skulder som endast avser erläggande av en viss summa, utgår skadestånd till följd av att fullgörelsen försenas endast i form av lagstadgad ränta, såvida annat inte föreskrivs i lag. Denna ränta kan åläggas utan att fordringsägaren behöver styrka någon förlust. Räntan börjar inte löpa förrän anmaning om betalning görs. Detta gäller dock inte i fall när räntan börjar löpa automatiskt enligt lag ...”
254. Eftersom kommissionen har anmodat GEF att betala har den rätt att kräva dröjsmålsränta till den i Belgien lagstadgade räntesatsen, från och med den 1 september 2001.
255. Kommissionens genkäromål skall således bifallas. GEF skall därmed förpliktas att i enlighet med svarandens yrkanden betala 273 516 euro till kommissionen jämte dröjsmålsränta till den årliga räntesats som är tillämplig i Belgien, från och med den 1 september 2001 till dess att hela skulden är betald.
Beslut om rättegångskostnader
Rättegångskostnader
256. Enligt artikel 87.2 i rättegångsreglerna skall tappande part förpliktas att ersätta rättegångskostnaderna, om detta har yrkats. Kommissionen har yrkat att GEF skall förpliktas att ersätta rättegångskostnaderna. Eftersom GEF har tappat målet skall kommissionens yrkande bifallas.
Domslut
På dessa grunder beslutar
FÖRSTAINSTANSRÄTTEN (första avdelningen i utökad sammansättning)
följande dom:
1) Sökandens yrkande, att kommissionen skall förpliktas utge 40 693 euro och utfärda en kreditnota på 273 516 euro, ogillas.
2) Kommissionens genkäromål bifalls och sökanden skall följaktligen utge 273 516 euro till kommissionen jämte dröjsmålsränta till den årliga räntesats som är tillämplig i Belgien, från och med den 1 september 2001 till dess att hela skulden är betald.
Sökanden skall ersätta rättegångskostnaderna.