ARRÊT DU TRIBUNAL (première chambre élargie)
15 mars 2005(*)
« Clause compromissoire – Inexécution d'un contrat – Demande reconventionnelle »
Dans l'affaire T-29/02,
Global Electronic Finance Management (GEF) SA, établie à Bruxelles (Belgique), représentée par Mes M. E. Storme et A. Gobien, avocats,
partie requérante,
contre
Commission des Communautés européennes, représentée par MM. R. Lyal et C. Giolito, en qualité d'agents, assistés de Me J. Stuyck, avocat, ayant élu domicile à Luxembourg,
partie défenderesse,
ayant pour objet, d'une part, une demande, en vertu d'une clause compromissoire au sens de l'article 238 CE, visant à la condamnation de la Commission au paiement d'une somme de 40 693 euros et à l'émission d'une note de crédit d'un montant de 273 516 euros et, d'autre part, une demande reconventionnelle de la Commission visant à la condamnation de la requérante à lui rembourser la somme de 273 516 euros, majorée des intérêts de retard au taux de 7 % l'an à compter du 1er septembre 2001,
LE TRIBUNAL DE PREMIÈRE INSTANCE DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES (première chambre élargie),
composé de MM. B. Vesterdorf, président, M. Jaeger, P. Mengozzi, Mme M. E. Martins Ribeiro et M. F. Dehousse, juges,
greffier : M. J. Plingers, administrateur,
vu la procédure écrite et à la suite de l'audience du 30 mars 2004,
rend le présent
Arrêt
Contrat litigieux
1       Le 21 août 1997, la Communauté européenne, représentée par la Commission, a signé avec la société Global Electronic Finance Management SA, partie requérante (ci-après « GEF »), représentée par M. Goldfinger, son directeur général et administrateur délégué, un contrat intitulé « Esprit Network of Excellence Working Group – 26069 – Financial Issues Working Group Support (FIWG) » (ci-après le « contrat »).
2       Le contrat s’inscrit dans le cadre de la décision 94/802/CE du Conseil, du 23 novembre 1994, arrêtant un programme spécifique de recherche, de développement technologique et de démonstration dans le domaine des technologies de l’information (1994-1998) (JO L 334, p. 24).
3       L’annexe III de la décision 94/802 dispose que le programme sera réalisé sous forme d’actions indirectes, dans lesquelles la Communauté apporte son concours financier à des actions de recherche et de développement technologique (RDT), y compris les actions de démonstration, menées par des tiers ou par des instituts du Centre commun de recherche (CCR) en association avec des tiers.
4       La décision 94/763/CE du Conseil, du 21 novembre 1994, relative aux règles de participation des entreprises, des centres de recherche et des universités aux actions de recherche, de développement technologique et de démonstration de la Communauté européenne (JO L 306, p. 8), dispose, en son article 6, que les propositions d’action de RDT sélectionnées font l’objet de contrats conclus entre la Communauté et les participants à l’activité concernée qui précisent notamment les dispositions de surveillance administrative, financière et technique relatives à l’action.
5       En vertu du contrat, GEF, société de consultance spécialisée en finance électronique, devait fournir une assistance et gérer les diverses tâches et activités du Financial Issues Working Group (le groupe de travail sur les questions financières, ci-après le « FIWG »). Le projet qui lui était assigné était, selon l’article 1er, paragraphe 1, du contrat, défini dans l’annexe I de celui-ci intitulée « Technical Annex » (ci-après l’« annexe technique »). Selon l’annexe technique, le FIWG était composé de représentants de différents secteurs et avait pour but de promouvoir le développement et la mise au point de systèmes de paiement et de mécanismes de transactions innovateurs pour assurer avec succès la croissance du commerce électronique et des transactions financières électroniques au sein de l’Union européenne.
6       Selon l’article 2, paragraphe 1, du contrat, la durée du projet a été fixée à 24 mois à compter du 4 juillet 1997, date du début de celui-ci. Les dispositions financières du contrat figurent aux articles 3 à 5 de celui-ci et aux articles 12 à 17 de son annexe II intitulée « General Conditions » (ci-après les « conditions générales »).
7       Dans sa version annexée à la requête, l’annexe technique contient, en son point 7 (p. 14 et 15), cinq tableaux, dont quatre sont intitulés « Table 1. Human Resources Requirements per Task (in man/days) », « Table 2. Cost estimates per Task (in ECU) », « Table 3. Unit Costs Assumptions (in ECU) », « Table 4. Total cost estimates per Task (in ECU) », et un cinquième est relatif à la répartition des coûts par catégorie de ressources. Ces tableaux contiennent les différentes estimations de coûts et les exigences de ressources nécessaires à l’exécution du projet.
8       Dans sa version figurant en annexe 3 aux réponses de GEF aux questions du Tribunal, l’annexe technique contient, au point 3.7, quatre tableaux intitulés « Table 1. Human Resources Requirements per Task (in man/days) », « Table 2. Cost estimates per Task (in ECU) », « Table 4. Total cost estimates per Task (in ECU) » et « Table 5. Cost estimates per resource category (in ECU) ». Ces deux annexes techniques diffèrent en ce que la seconde contient de nouvelles pages (p. 1, 3 à 16 et 25), une numérotation des titres différente et, au point 3.7, l’inclusion du tableau 5, la suppression du tableau 3 et des chiffres différents dans les tableaux 2 et 4.
9       L’article 3, paragraphe 2, du contrat dispose que la Commission contribuera à 100 % aux coûts remboursables du projet, jusqu’à concurrence de 440 000 écus. Cette somme représente, conformément à l’article 3, paragraphe 1, du contrat, le coût total estimé de ce projet.
10     Aux termes de l’article 4 du contrat :
« La Commission versera sa contribution au projet en écus selon les modalités suivantes :
–       une avance de 165 000 écus (cent soixante cinq mille écus) dans les deux mois suivant la dernière signature des parties contractantes ;
–       des versements partiels qui seront chacun effectués dans les deux mois suivant l’approbation des différents rapports d’avancement périodiques des travaux et des états de dépenses correspondants. L’avance et les versements partiels cumulés n’excéderont pas 396 000 écus de la contribution maximale de la Commission au projet ;
–       le solde de sa contribution totale due [une retenue de 44 000 écus (quarante quatre mille écus)] dans les deux mois suivant l’approbation du dernier rapport, document ou autre prestation entrant dans le cadre du projet visé à l’annexe [technique] et de l’état de dépenses pour la dernière période, visé à l’article 5, paragraphe 2. »
11     L’article 5 du contrat prévoit que trois états de dépenses signés doivent être soumis par le contractant tous les six mois à compter de la date du début du projet et que l’état des dépenses pour la dernière période doit être soumis au plus tard trois mois après l’approbation du dernier rapport, document ou autre prestation entrant dans le cadre du projet, aucune dépense ne pouvant donner lieu à paiement après ladite approbation.
12     L’article 6, second alinéa, du contrat dispose que des rapports d’avancement périodiques devront être soumis tous les six mois à partir de la date du début du projet.
13     L’article 9 des conditions générales prévoit notamment les modalités de présentation par le contractant des rapports d’avancement périodiques et du rapport final.
14     En vertu de l’article 12, paragraphe 1, des conditions générales, « [l]es coûts remboursables sont les coûts réels définis à l’article 13 de [celles-ci] qui sont nécessaires pour le projet, qui peuvent être prouvés et ont été encourus durant la période stipulée à l’article 2, paragraphe 1, du contrat […] ».
15     Aux termes de l’article 12, paragraphe 2, des conditions générales, « [l]es coûts estimés du travail par catégories sont établis à titre indicatif. Les membres peuvent transférer le budget estimé d’une catégorie à une autre pourvu que la finalité du projet ne soit pas fondamentalement modifiée ».
16     L’article 13 des conditions générales contient des dispositions spécifiques concernant les coûts relatifs aux postes « personnel » (article 13, paragraphe 1), « coûts de réseau » (article 13, paragraphe 2), « autres coûts » (article 13, paragraphe 3), « coûts spécifiques significatifs » (article 13, paragraphe 4) et « frais généraux » (article 13, paragraphe 5).
17     Aux termes de l’article 13, paragraphe 1, deuxième alinéa, des conditions générales :
« La totalité des heures de travail du personnel déclarées doit être enregistrée et certifiée. Cette exigence sera satisfaite, au minimum, par l’enregistrement des temps de travail certifié au moins une fois par mois par le chef du projet ou par un cadre supérieur de l’entreprise contractante dûment autorisé. »
18     L’article 13, paragraphe 3, des conditions générales dispose notamment :
« Les autres coûts suivants – supportés par le contractant – pourront être déclarés, pour autant qu’ils aient trait à l’exécution du projet :
–       coûts afférents à des services et installations techniques externes (à condition que la Commission ait préalablement donné son accord) ;
–       […]
–       publications, en ce compris des newsletters, visant à divulguer de l’information sur le travail effectué dans le cadre du projet. »
19     En vertu de l’article 13, paragraphe 4, des conditions générales, « [l]es coûts spécifiques significatifs – supportés par le contractant – peuvent être déclarés à condition que la Commission ait préalablement donné son accord par écrit (cet accord est considéré comme acquis si une ligne de dépenses a été prévue à l’annexe [technique] du contrat ou si la Commission ne soulève aucune objection dans les deux mois suivant la réception de la demande écrite) ».
20     L’article 13, paragraphe 5, des conditions générales prévoit :
« Une contribution maximale de 20 % des dépenses de personnel remboursables spécifiées à l’article 13.1 […] peut être déclarée, pour frais généraux en rapport avec le travail effectué dans le cadre du projet, en ce compris des coûts afférents à du personnel administratif et de secrétariat non professionnel, au téléphone, au chauffage, à l’éclairage, à l’électricité, aux services postaux, au courrier électronique, à la papeterie, etc. Les frais généraux susceptibles d’être imputés directement, en application des articles 13.1 à 13.4 […], ainsi que les coûts récupérés auprès des tiers ne peuvent pas être déclarés en tant que frais généraux. »
21     L’article 15, paragraphe 1, des conditions générales précise :
« Le contractant rédigera, sur une base régulière et conformément à la comptabilité conventionnelle de l’État dans lequel il est établi, une comptabilité propre et la documentation appropriée pour corroborer et justifier les coûts et les heures qui ont été consignés. Ces documents seront disponibles lors des audits. »
22     L’article 16, paragraphes 2 et 3, des conditions générales est ainsi libellé :
« 16.2  Sous réserve de l’article 17 de cette annexe [Audit], tous les paiements seront considérés comme des avances jusqu’à l’acceptation des autres prestations entrant dans le cadre du projet ou, à défaut, jusqu’à l’acceptation du rapport final.
16.3 Lorsque la contribution financière totale due au titre du projet, y compris le résultat de tout audit, est inférieure aux versements effectués au titre du projet, les contractants rembourseront immédiatement la différence en écus à la Commission. »
23     L’article 17, paragraphe 1, des conditions générales dispose que « [l]a Commission ou des personnes autorisées par elle pourront procéder à des audits au cours de la période de deux ans suivant la date du dernier paiement dû par la Commission ou la fin du contrat […] ».
24     Enfin, conformément à son article 10, le contrat est soumis au droit belge et, en vertu de l’article 7 de ses conditions générales, les litiges qui y sont relatifs relèvent de la compétence exclusive du Tribunal de première instance des Communautés européennes et, en cas de pourvoi, de la Cour de justice des Communautés européennes.
Faits à l’origine du litige
25     Le 12 septembre 1997, la Commission a, en application de l’article 4 du contrat, versé à GEF une avance de 165 000 écus.
26     GEF a, par la suite, présenté à la Commission quatre rapports d’avancement périodiques et quatre états de dépenses correspondant à quatre périodes comprises entre le 4 juillet 1997, date du début du projet, et le 3 juillet 1999, date de fin de celui-ci.
27     Avant la présentation du quatrième état de dépenses relatif à la quatrième période du contrat allant du 4 janvier 1999 au 3 juillet 1999 (ci-après la « quatrième période »), la Commission a, les 18 et 21 juin 1999, effectué un audit financier pour les trois périodes antérieures, comprises entre le 4 juillet 1997 et le 3 janvier 1999.
A –  Premier état de dépenses pour la période allant du 4 juillet 1997 au 3 janvier 1998
28     Le 3 mars 1998, GEF a envoyé à la Commission son premier état de dépenses pour la période du contrat allant du 4 juillet 1997 au 3 janvier 1998 (ci-après la « première période »), d’un montant total de 111 193 écus, dont 25 249 écus correspondaient à ses frais généraux.
29     Par lettre du 19 mars 1998, intitulée « Payment request submission for period 4-Jul-97 to 3-Jan-98 » (ci-après la « lettre d’acceptation des dépenses pour la première période »), la Commission a décidé d’effectuer un versement partiel des dépenses déclarées par GEF dans la limite de 101 432 écus, refusant la prise en charge de la partie des frais généraux excédant 20 % des dépenses de personnel remboursables, conformément à l’article 13, paragraphe 5, des conditions générales. Par conséquent, au titre de ce poste, elle a versé à GEF la somme de 15 488 écus au lieu des 25 249 écus réclamés.
30     Dans cette lettre, la Commission a indiqué que « [l]es dépenses déclarées (ou telles qu’elles ont été amendées par nous) [avaient] été vérifiées et estimées conformes avec le rapport d’avancement périodique et avec le contrat (voir annexe II partie D), sous réserve de vérification, d’ajustement après un nouveau calcul ou d’audit et d’acceptation des tarifs salariaux ».
B –  Deuxième état de dépenses pour la période allant du 4 janvier 1998 au 3 juillet 1998
31     Le 6 octobre 1998, GEF a soumis son deuxième état de dépenses pour la période du contrat comprise entre le 4 janvier 1998 et le 3 juillet 1998 (ci-après la « deuxième période »). Le montant des dépenses déclarées par GEF pour cette période s’élevait à 107 017 écus, dont 3 818 écus correspondaient au poste « autres coûts ».
32     Par lettre du 14 décembre 1998, intitulée « Payment request submission for period 4‑Jan‑98 to 3‑Jul‑98 » (ci-après la « lettre d’acceptation des dépenses pour la deuxième période »), la Commission a décidé d’effectuer un versement partiel des dépenses déclarées par GEF dans la limite de 103 228 écus, refusant la prise en charge de la somme de 3 818 écus, correspondant au poste « autres coûts », au motif que ces dépenses avaient déjà été incluses dans les « frais généraux ». Cette lettre comportait le même passage que celui mentionné au point 30 ci-dessus.
C –  Troisième état de dépenses pour la période allant du 4 juillet 1998 au 3 janvier 1999
33     Le 3 juin 1999, GEF a présenté à la Commission son troisième état de dépenses pour la période du contrat allant du 4 juillet 1998 au 3 janvier 1999 (ci-après la « troisième période »), d’un montant de 104 098 euros – le montant des dépenses est traduit en euros en application du règlement (CE) n° 1103/97 du Conseil, du 17 juin 1997, fixant certaines dispositions relatives à l’introduction de l’euro (JO L 162, p. 1), qui établit que l’écu est remplacé par l’euro à compter du 1er janvier 1999 au taux d’un euro pour un écu.
34     Par lettre du 27 juillet 1999, intitulée « Payment request submission for period 4-Jul-98 to 3-Jan-99 » (ci-après la « lettre d’acceptation des dépenses pour la troisième période »), la Commission a accepté les dépenses déclarées par GEF dans la limite de 96 214 euros, refusant la prise en charge de la somme de 7 884 euros correspondant à la totalité du poste « autres coûts », au motif que ces dépenses avaient déjà été incluses dans les « frais généraux ».
35     Par cette même lettre, la Commission a, afin de respecter le plafond de 396 000 euros prévu à l’article 4 du contrat – GEF avait reçu 165 000 euros d’avance + 101 432 euros pour la première période + 103 228 euros pour la deuxième période = 369 660 euros –, décidé d’effectuer un versement partiel d’un montant inférieur à celui des dépenses qu’elle a acceptées, à savoir 26 340 euros au lieu de 96 214 euros (396 000 euros - 369 660 euros = 26 340 euros). Par ailleurs, cette lettre comportait le même passage que celui mentionné au point 30 ci-dessus.
D –  Audit financier
36     Les 18 et 21 juin 1999, la Commission a procédé à un audit financier relatif aux trois premières périodes du contrat.
37     Par lettre du 9 juillet 1999, la Commission a demandé à GEF de lui fournir des informations complémentaires au sujet de la rémunération du chef du projet, M. Goldfinger. Par lettre du 30 juillet 1999, GEF a envoyé à la Commission des documents et des explications concernant la rémunération de M. Goldfinger ainsi que certains aspects fiscaux et de sécurité sociale.
38     Par lettre du 12 octobre 1999, la Commission a envoyé à GEF le rapport final d’évaluation technique du projet, daté du 21 septembre 1999.
39     Par lettre du 21 décembre 1999, la Commission a envoyé à GEF un projet de rapport concernant l’audit financier. Dans ce projet de rapport, la Commission parvenait à la conclusion que GEF avait réclamé un montant excédentaire total de 228 713 euros, représentant 245 % du montant total des dépenses acceptées, lequel s’élevait à 93 334 euros.
40     Par télécopie du 31 janvier 2000, GEF a informé la Commission de son désaccord quant au contenu du projet de rapport d’audit, a exposé ses objections et a joint l’analyse effectuée par M. Pirenne, son conseiller fiscal et expert-comptable (ci-après la « lettre de M. Pirenne du 31 janvier 2000 »).
41     Par lettre du 20 mars 2000, la Commission a rejeté les objections de GEF et a proposé une évaluation technique spécifique (ci-après la « deuxième évaluation technique ») afin d’établir le nombre exact d’heures pouvant être raisonnablement imputées à chacune des tâches exécutées conformément à l’annexe technique. Cette deuxième évaluation technique a eu lieu le 24 mai 2000. Une copie du rapport de cette évaluation a été communiquée à GEF le 27 octobre 2000 en réponse à sa demande du 18 octobre 2000.
42     Par lettre du 18 juillet 2000, la Commission a envoyé à GEF le rapport d’audit final, daté du 28 juin 2000. Dans ce rapport, la Commission concluait que, pour la période soumise à l’audit, comprise entre le 4 juillet 1997 et le 4 janvier 1999, GEF avait réclamé un montant excédentaire de 253 823 euros, correspondant à 372 % du montant total des dépenses acceptées, lequel s’élevait à 68 224 euros.
43     La conclusion formulée par les auditeurs dans le rapport d’audit final du 28 juin 2000 était fondée, notamment, sur les constatations suivantes :
« [GEF] ne procède pas à l’enregistrement des temps de travail des membres de son personnel. Cette pratique est contraire à l’article 13.1.2 [des conditions générales] du contrat.
M. Goldfinger a admis qu’en fait GEF ne tenait aucune fiche de présence. Lors de l’audit, M. Goldfinger a fait une estimation des heures de travail sur la base d’un agenda de bureau et des contrats d’emploi. Nous avons constaté que cet agenda de bureau ne contenait aucun relevé des heures de travail. Par conséquent, nous n’avons pas pu accepter les heures imputées au projet CE. En outre, les fiches de présence préparées par M. Goldfinger étaient incorrectes pour les raisons suivantes : le projet a débuté le 4/7/97 et non pas le 1/7/97 et les 202 heures déclarées pour le spécialiste d’information en juillet 1997 et en octobre 1997 étaient incorrectes, étant donné que cette personne n’a commencé à travailler pour GEF que le 3 novembre 1997.
L’analyse du rapport chiffre d’affaires/coûts de personnel dans les bilans financiers, comparée à ce qui a été réclamé dans les états de dépenses, montre ce qui suit (montants en BEF) :
1996/1997
1997/1998
Salaire M. Goldfinger
2 791 211
4 119 153
Salaires employés
2 711 775
4 599 788
Total des frais de personnel dans les bilans financiers
5 502 986
8 718 941
Frais de personnel réclamés dans le cadre du projet CEE (deux premières périodes)
0
6 428 877
Frais de personnel pour les projets non-CE
5 502 986
2 290 064
Chiffre d’affaires dans les bilans financiers
13 208 003
15 556 779
Par déduction : projet CE (d’après les comptes du client)
6 656 100
9 397 877
Chiffre d’affaires des projets non-CE
6 551 903
6 158 902
Apparemment, au cours de l’exercice fiscal 1996/1997, un chiffre d’affaires de 6,5 millions de [francs belges] (BEF) a été généré avec un coût de personnel de 5,5 millions de BEF (ratio 1,19). Au cours de l’exercice fiscal 1997/1998, un chiffre d’affaires pratiquement identique a été généré (6,2 millions de BEF) avec un coût de personnel de 2,3 millions de BEF (ratio 2,69). Ceci indique que les dépenses de personnel facturées à la Commission sont sérieusement surestimées.
Le nombre de journées/homme prévu pour le projet dans le paragraphe 3.7 de l’annexe technique est de 447 ou 3 576 heures. Ceci indiquerait une moyenne de 894 heures par semestre. Nous avons constaté que le nombre total d’heures réclamées pour les deux premiers semestres était respectivement de 2 827 et de 2 878 heures, soit plus de 300 % de ce qui était prévu.
Faute de fiches de présence, nous n’avons pas pu évaluer le nombre d’heures pouvant être imputé au projet CE. Dans le projet de rapport d’audit, le nombre d’heures accepté était fondé sur le nombre d’heures prévu, étant donné que le rapport final d’évaluation technique du 21 septembre 1999 ne fournissait pas non plus d’indications au sujet du nombre d’heures […]
Il a donc été décidé et convenu avec GEF qu’il devait y avoir une nouvelle évaluation technique, afin d’établir le nombre exact d’heures pouvant être raisonnablement imputé à chacune des tâches exécutées conformément à l’annexe technique du contrat.
La 2e évaluation technique a eu lieu le 24 mai 2000. Son résultat a été que, pour l’ensemble de la durée du contrat, c’est-à-dire pour la période comprise entre le 4/7/1997 et le 4/7/1999, 303 journées/homme ou 2 420 heures pouvaient être acceptées.
Sur la base du résultat de cette 2e évaluation technique, nous avons calculé les dépenses de personnel pouvant être acceptées pour la période faisant l’objet de l’audit, c’est-à-dire du 4/7/1997 au 4/1/1999. Ces calculs sont fondés sur le nombre total d’heures pour l’ensemble de la durée du contrat accepté par la 2e évaluation technique (2 420 heures) et divisé par 4 afin d’obtenir le nombre d’heures/homme par semestre (605 heures).
Bien que nous reconnaissions que la répartition par semestre du nombre total de journées/homme admis peut ne pas correspondre au travail réellement exécuté au cours de chaque semestre, nous estimons que cette méthode est raisonnable. En outre, l’audit a révélé que les dépenses horaires de personnel ne varient pas sensiblement d’un semestre à l’autre.
[…] »
44     Par lettre du 14 novembre 2000, GEF a transmis à la Commission une copie des fiches de présence établies par M. Goldfinger ainsi que des documents tendant à prouver que, contrairement aux constatations des auditeurs dans le rapport d’audit final, GEF tenait des fiches de présence pour les membres de son personnel.
45     Par lettre du 22 novembre 2000, la Commission a confirmé avoir reçu lesdits documents et a informé GEF de la transmission du dossier concernant l’audit à Mme De Graef à qui toute correspondance future devrait être adressée.
46     Par lettre du 14 décembre 2000, portant le n° 502667, relative à la troisième période, la Commission a communiqué à GEF la version des dépenses acceptées pour les trois premières périodes du contrat révisée à la lumière du rapport d’audit final ainsi qu’un état de dépenses consolidé tenant compte de ladite révision, desquels il résultait que la Commission avait payé, relativement à ces périodes, 208 602 euros en trop à GEF.
47     Par lettre du 21 décembre 2000, adressée à Mme De Graef, GEF a demandé qu’une réunion ait lieu afin d’entamer une discussion avec la Commission portant notamment sur le contenu du rapport de la deuxième évaluation technique et sur le rapport d’audit final.
E –  Quatrième état de dépenses pour la période allant du 4 janvier 1999 au 3 juillet 1999
48     Le 2 décembre 1999, GEF a présenté à la Commission son quatrième état de dépenses pour la quatrième période, d’un montant de 148 148,01 euros.
49     Par lettre du 3 juillet 2000, la Commission a demandé à GEF des informations supplémentaires concernant les postes « coûts de réseau » et « autres coûts » et a présenté des observations concernant des dépenses non susceptibles de remboursement aux termes du contrat.
50     Par lettre du 31 juillet 2000, GEF a présenté à la Commission, compte tenu des remarques déjà faites par celle-ci, une version modifiée de son quatrième état de dépenses d’un montant de 135 819,48 euros ainsi que la documentation afférente aux postes « coûts de réseau » et « autres coûts ».
51     Par lettre du 14 décembre 2000 portant le n° 502668 et intitulée « Payment request submission for period 4-Jan-99 to 3-Jul-99 » (ci-après la « lettre d’acceptation des dépenses pour la quatrième période »), la Commission a accepté les dépenses déclarées par GEF dans la limite de 30 212 euros. Les frais de GEF rejetés par la Commission concernaient une partie du poste « personnel », soit 83 805 euros, une partie du poste « coûts de réseau », soit 3 404 euros, une partie du poste « autres coûts », soit 1 608 euros, et une partie du poste « frais généraux », soit 16 790 euros. La Commission a indiqué que le refus d’une partie des postes « personnel » et « frais généraux » était dû au fait que, d’après les résultats de l’audit, elle avait limité les heures de travail à 605 heures et avait utilisé les tarifs de travail résultant de l’audit. S’agissant des postes « coûts de réseau » et « autres coûts », la Commission a fait valoir que le refus partiel de certains coûts était dû au fait qu’ils n’étaient pas corroborés par une facture. La Commission a ajouté qu’aucun paiement ne pouvait être ordonné à ce stade étant donné que le plafond de retenue contractuel avait été atteint. Par ailleurs, cette lettre comportait le même passage que celui mentionné au point 30 du présent arrêt.
52     Par cette même lettre du 14 décembre 2000, portant le n° 502668, la Commission a également communiqué à GEF un état de dépenses consolidé pour toute la période couverte par le contrat (du 4 juillet 1997 au 3 juillet 1999).
F –  Demande de remboursement de la Commission : la note de débit du 11 juillet 2001
53     Par lettre du 24 janvier 2001, la Commission a envoyé à GEF un état de dépenses consolidé final pour la durée totale du contrat, identique à celui annexé à sa lettre du 14 décembre 2000, portant le nº 502668, susmentionnée. Il ressort de ce document que, selon la Commission, un montant de 273 516 euros avait été surpayé à GEF, correspondant au montant total des dépenses payées par la Commission à GEF retranché du montant des dépenses acceptées par la Commission (soit 396 000 - 122 484).
54     Par lettre du 2 février 2001, la Commission a informé le conseil de GEF, d’une part, de l’ouverture par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) d’une enquête concernant le FIWG et, d’autre part, du fait qu’une réunion serait convenue avec celle-ci afin d’examiner et de discuter les questions découlant des rapports d’audit finaux réalisés par la direction générale (DG)  « Société de l’information » ainsi que les points soulevés dans sa lettre du 21 décembre 2000, citée au point 47 ci-dessus, dans la mesure où ils seraient pertinents pour l’enquête de la Commission.
55     En réponse aux deux lettres de la Commission des 24 janvier et 2 février 2001, susmentionnées, GEF a, par deux lettres datées du 21 février 2001, adressées respectivement à M. Lefebvre de la DG « Société de l’information » et à M. Brüner de l’OLAF, informé la Commission de son désaccord quant à l’état de dépenses consolidé final, dans la mesure où il était fondé sur les résultats des rapports d’audit, déjà contestés auparavant. GEF a également réitéré sa demande, du 21 décembre 2000, tendant à obtenir une réunion avec les représentants de la Commission.
56     Par lettre du 12 mars 2001, la Commission a informé GEF qu’elle avait suivi les résultats du rapport d’audit, en sorte que tout autre recours devrait être adressé directement au service d’audit.
57     Par lettre du 19 mars 2001, GEF a confirmé à Mme De Graef qu’elle devrait informer le service d’audit qu’une discussion était en cours en ce qui concerne le contrat en cause.
58     Le 11 juillet 2001, la Commission a adressé à GEF une note de débit par laquelle elle exigeait le remboursement de la somme de 273 516 euros.
59     Par lettre du 25 juillet 2001, adressée à M. Lefebvre, GEF a formellement contesté cette note de débit de la Commission, du fait qu’un accord final n’avait pas été trouvé avec celle-ci en ce qui concerne le rapport d’audit final du projet. Elle a, en outre, demandé à la Commission de suspendre la procédure de remboursement jusqu’à la tenue des discussions avec les représentants autorisés de cette dernière.
60     Par lettre du 26 juillet 2001, adressée à Mme De Graef, le conseil de GEF a confirmé la position prise par sa cliente et rappelé le désaccord manifesté par celle-ci à l’égard des rapports d’audit dans sa correspondance antérieure (notamment dans les lettres adressées à la Commission les 14 novembre et 21 décembre 2000) ainsi que le fait que, contrairement à ce que la Commission avait affirmé dans sa lettre du 2 février 2001, GEF n’avait reçu aucune invitation pour participer à une discussion de certains points qu’elle avait soulevés.
61     Par lettre du 9 août 2001, le conseil de GEF a informé la Commission que, puisque celle-ci n’avait pas honoré sa promesse formelle d’organiser une réunion afin de trouver une solution mutuellement satisfaisante concernant les comptes du projet, sa cliente introduirait un recours devant le Tribunal en vertu de la clause compromissoire prévue au contrat.
Procédure
62     Par requête déposée au greffe du Tribunal le 13 février 2002, GEF a introduit le présent recours.
63     Dans son mémoire en défense, déposé au greffe du Tribunal le 13 mai 2002, la Commission a formé une demande reconventionnelle.
64     Dans le cadre des mesures d’organisation de la procédure prévues à l’article 64, paragraphe 3, sous a) et d), du règlement de procédure du Tribunal et sur rapport du juge rapporteur, le Tribunal (première chambre) a décidé, lors de sa conférence de chambre du 11 novembre 2003, de poser certaines questions par écrit et de demander la production de certains documents aux parties. Celles-ci ont répondu aux questions et produit les documents demandés dans les délais impartis.
65     Conformément à l’article 14, paragraphes 1 et 3, et à l’article 51, paragraphe 1, du règlement de procédure, la première chambre a décidé de soumettre à la conférence plénière le renvoi de la présente affaire à une chambre composée de cinq juges.
66     Par lettre du 4 décembre 2003, les parties, conformément à l’article 51, paragraphe 1, du règlement de procédure, ont été invitées à déposer leurs observations concernant ledit renvoi jusqu’au 9 décembre 2003.
67     Par lettres des 8 et 9 décembre 2003, la Commission et GEF ont respectivement fait connaître au Tribunal qu’elles n’avaient pas d’observations à formuler concernant le renvoi de la présente affaire à la première chambre élargie.
68     Par décision de la conférence plénière du 10 décembre 2003, sur proposition de la première chambre, la présente affaire a été renvoyée devant la première chambre élargie.
69     Les parties ont été entendues en leurs plaidoiries et en leurs réponses aux questions du Tribunal lors de l’audience du 30 mars 2004.
Conclusions des parties
70     La requérante conclut à ce qu’il plaise au Tribunal :
–       déclarer le recours recevable et fondé ;
–       condamner la Commission à lui payer un montant de 40 693 euros ;
–       déclarer que la demande de la Commission tendant à obtenir le remboursement d’une somme de 273 516 euros est non fondée et, par conséquent, condamner la Commission à émettre une note de crédit d’un montant de 273 516 euros ;
–       rejeter la demande reconventionnelle de la Commission comme non fondée ;
–       condamner la Commission aux dépens.
71     La Commission conclut à ce qu’il plaise au Tribunal :
–       rejeter le recours comme non fondé ;
–       condamner la requérante à lui payer la somme de 273 516 euros, majorée des intérêts de retard au taux de 7 % l’an à compter du 1er septembre 2001 ;
–       condamner la requérante aux dépens.
Sur la compétence du Tribunal
72     Il convient de rappeler que, en vertu de l’article 113 du règlement de procédure, le Tribunal peut examiner d’office toute fin de non-recevoir d’ordre public. La compétence du Tribunal étant une question d’ordre public, elle peut donc être examinée d’office par lui (arrêt du Tribunal du 17 juin 1998, Svenska Journalistförbundet/Conseil, T‑174/95, Rec. p. II‑2289, points 79 et 80).
73     À cet égard, il convient de constater que la compétence du Tribunal, au jour de l’introduction du présent recours, en vertu de l’article 238 CE et des dispositions de l’article 3, paragraphe 1, sous c), de la décision 88/591/CECA, CEE, Euratom du Conseil, du 24 octobre 1988, instituant un Tribunal de première instance des Communautés européennes (JO L 319, p. 1), telle que modifiée par la décision 93/350/CECA, CEE, Euratom du Conseil, du 8 juin 1993 (JO L 144, p. 21), pour connaître d’un recours introduit sur la base d’une clause compromissoire implique nécessairement celle de connaître d’une demande reconventionnelle formulée par une institution dans le cadre de ce même recours qui dérive du lien contractuel ou du fait sur lequel est fondée la demande principale ou a un rapport direct avec les obligations qui en découlent (voir, en ce sens, arrêts de la Cour du 18 décembre 1986, Commission/Zoubek, 426/85, Rec. p. 4057, point 11, et du 10 avril 2003, Parlement/SERS et Ville de Strasbourg, C‑167/99, Rec. p. I‑3269, points 95 à 104 ; ordonnance de la Cour du 21 novembre 2003, Commission/Lior e.a., C‑280/03, non publiée au Recueil, points 8 et 9, et arrêt du Tribunal du 16 mai 2001, Toditec/Commission, T‑68/99, Rec. p. II‑1443).
74     Il s’ensuit que le Tribunal est compétent pour statuer sur la demande reconventionnelle de la Commission.
Sur le fond
A –  Sur la demande de la requérante visant à obtenir, d’une part, le paiement d’une somme de 40 693 euros et, d’autre part, l’émission d’une note de crédit d’un montant de 273 516 euros
75     GEF fait valoir que, aux termes du contrat, elle a droit au remboursement d’un montant de 436 693 euros, correspondant à la somme des montants acceptés par la Commission dans le cadre de ses trois premiers états de dépenses, à savoir 101 432 euros pour le premier, 103 228 euros pour le deuxième et 96 214 euros pour le troisième, ainsi que du montant de 135 819 euros déclaré dans son quatrième état de dépenses. Elle précise que, dans la mesure où la Commission lui a déjà versé 396 000 euros, sa demande de remboursement se limite à 40 693 euros (436 693 euros - 396 000 euros).
76     À l’appui de sa demande, GEF soulève, en substance, quatre moyens tirés, en premier lieu, de la violation du contrat par la Commission, en deuxième lieu, de la violation du principe de protection de la confiance légitime, en troisième lieu, de la violation du principe du respect des droits de la défense et, en quatrième lieu, de la violation du principe d’exécution de bonne foi des obligations contractuelles et du principe de bonne administration. À cet égard, il y a lieu de constater que ce dernier moyen, en ce qu’il porte sur une prétendue violation par la Commission de l’exécution du contrat de bonne foi et du principe de bonne administration, devra être examiné en deuxième lieu.
1.     Sur le premier moyen, tiré de la violation du contrat
a)     Arguments des parties
77     GEF soutient d’abord que sa demande de paiement de la somme de 40 693 euros, qui lui est encore due au titre des dépenses engagées dans le cadre du contrat, est fondée, d’une part, sur la violation par la Commission des obligations découlant pour elle du contrat et de l’article 1134, premier alinéa, du code civil belge aux termes duquel « [l]es conventions légalement formées tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faites ». En effet, en ayant modifié arbitrairement et unilatéralement sa position en ce qui concerne l’acceptation des dépenses présentées et prouvées par GEF, la Commission aurait manqué à ses obligations contractuelles. Or, GEF aurait correctement exécuté le contrat, ce qui serait confirmé par le rapport final d’évaluation technique qui mentionne clairement que les ressources du projet ont été bien utilisées et accorde un « drapeau vert » (approbation finale des résultats) au travail effectué par GEF.
78     D’autre part, dans sa requête, GEF soutient que la Commission n’a pas réussi à prouver, conformément à l’article 1235, premier alinéa, du code civil belge, que la somme de 273 516 euros, dont elle a demandé le recouvrement à la suite de la modification de sa position, avait été payée « par erreur ». Or, selon GEF, aucun paiement n’avait été effectué par erreur. Dans sa réplique, GEF reformule cette position fondée sur une mauvaise traduction de l’article 1235, premier alinéa, susmentionné. En effet, aux termes de cet article, « [t]out paiement suppose une dette : ce qui a été payé sans être dû est sujet à répétition ». La Commission n’aurait pas réussi à prouver que la somme demandée avait été payée « sans être due ». GEF estime que le paiement était dû et que, en cas de doute, il appartenait à la Commission de prouver qu’elle l’a effectué par erreur, ce qui n’est pas le cas en l’espèce.
79     Ensuite, contrairement à la position de la Commission, et ainsi que GEF l’avait déjà fait valoir dans la lettre de M. Pirenne du 31 janvier 2000, le contrat ne serait pas un contrat de subvention et ne ferait aucunement mention d’une quelconque forme de subvention dans le cadre d’un programme d’assistance européen. La Commission l’aurait d’ailleurs reconnu dans sa lettre du 20 mars 2000, dans laquelle elle a marqué son accord pour remplacer les mots « Subsidies for EC 26 069 » et « Turnover minus subventions » utilisés à la page 3 du projet de rapport d’audit, respectivement par les termes « Of which EC contract 26 069 » et par « Turnover minus EC contribution ».
80     Enfin, s’agissant en particulier de la justification des dépenses présentées à la Commission, GEF expose des observations concernant les dépenses de « personnel », dont la rémunération de M. Goldfinger, ainsi que certaines dépenses relatives aux postes « frais de voyage et de subsistance » et « autres coûts ».
81     En ce qui concerne les dépenses de personnel, GEF fait observer, à titre liminaire, qu’il s’agit du principal point de désaccord entre les parties au contrat, qui a été mis en lumière par le rapport d’audit final, selon lequel 9 859 heures de travail excédentaires auraient été réclamées.
82     À cet égard, GEF fait valoir, en premier lieu, que la Commission et elle-même ont sous-estimé l’augmentation du volume de travail engendrée par la rapidité des changements intervenus dans le domaine des transactions financières électroniques et des transactions financières par Internet, changements qui ont nécessité des adaptations constantes de l’ampleur des tâches et qui n’étaient pas prévisibles à l’époque de la signature du contrat.
83     Ainsi, GEF aurait, de ce fait, déclaré légitimement un nombre plus important d’heures de travail et ajusté de manière substantielle les tarifs horaires par rapport aux estimations initiales, conformément aux lignes directrices détaillées fournies par la Commission après la signature du contrat. Ces nouveaux tarifs, qui auraient servi de base aux états de dépenses établis pour les trois premières périodes du contrat, auraient été communiqués à la Commission en mars 1998 par le biais d’un questionnaire financier accepté par celle-ci.
84     Selon GEF, la Commission, qui avait suivi attentivement les travaux accomplis et prévus pour les tâches à entreprendre dans le cadre du projet et qui avait été informée dans chaque état de dépenses d’un aperçu détaillé du temps consacré par le personnel de GEF au projet, avait donc connaissance du fait que, à compter du premier état de dépenses, présenté en mars 1998, le nombre d’heures de travail initialement estimé serait dépassé et que, à compter du deuxième état de dépenses, présenté en octobre 1998, ce nombre d’heures avait effectivement été dépassé. En outre, tout au long de la durée du projet, la Commission n’aurait jamais formulé de remarques négatives sur le temps y consacré et les tarifs pratiqués par GEF pour le calcul des coûts du personnel. Au contraire, tous les fonctionnaires de la Commission concernés auraient formulé des jugements positifs sur le développement du projet et appuyé la manière dont GEF le réalisait. Cela démontrerait l’acceptation par la Commission du nombre plus important d’heures de travail consacrées au projet et des tarifs appliqués par GEF et expliquerait pourquoi la Commission lui avait payé ses états de dépenses. L’affirmation contenue dans le rapport de la deuxième évaluation technique, selon laquelle la Commission n’a pas approuvé le temps supplémentaire consacré par GEF au projet, serait donc erronée.
85     Par ailleurs, le dépassement du nombre estimé d’heures de travail n’impliquerait pas une modification du contrat, dans la mesure où, contrairement au plafond contractuel de 440 000 euros, il ne constituerait pas un élément essentiel du contrat. En ce sens, GEF souligne, d’une part, que l’affirmation faite par la Commission dans le rapport d’audit final, selon laquelle le nombre de journées/homme prévu par le contrat pour le projet est de 447 ou 3 576 heures, ne constitue qu’une estimation et non pas une limite maximale de jours et d’heures de travail.
86     D’autre part, s’agissant de l’affirmation contenue dans le rapport de la deuxième évaluation technique, selon laquelle le nombre d’heures de travail consacrées au projet était initialement considéré comme un maximum qui ne pouvait être dépassé qu’après approbation écrite de la Commission, GEF fait valoir que, à l’époque où le contrat a été établi, il avait été impossible de définir de manière objective et précise le nombre d’heures de travail qui serait nécessaire pour l’exécution du contrat. Cela expliquerait le fait que les parties soient convenues de fixer un montant de 440 000 euros à répartir entre diverses tâches et catégories de coûts comme étant le maximum des coûts autorisés, sans aucune mention d’un nombre prédéterminé d’heures de travail comme fondement de ce montant maximal. Aucune disposition du contrat ne prévoirait que le montant estimé d’heures de travail ne pouvait être dépassé ni qu’une telle éventualité exigeait une modification du contrat comme ce serait le cas si GEF avait réclamé une contribution supérieure à 440 000 euros. Elle en conclut que le seul critère de prise en charge des dépenses de personnel n’était pas l’estimation initiale, mais le fait que les dépenses totales soient acceptables et ne dépassent pas la somme de 440 000 euros.
87     En deuxième lieu, quant aux déclarations des heures de travail consacrées au projet et des dépenses exposées, GEF estime que c’est à tort que la Commission a considéré, dans le projet de rapport d’audit et dans le rapport d’audit final, que le nombre d’heures de travail a été surestimé en raison de l’inexistence d’enregistrements de temps de travail et de fiches de présence.
88     GEF affirme d’abord avoir rempli tous les formulaires requis et respecté toutes les dispositions légales applicables, en particulier toutes les exigences du secrétariat social Securex, les dispositions de la loi belge sur la sécurité sociale ainsi que les principes comptables, en application de l’article 15, paragraphe 1, des conditions générales, disposition qui, selon le projet de rapport d’audit, aurait été pleinement respectée.
89     En effet, GEF aurait rempli et envoyé à la Commission le questionnaire financier relatif aux coûts budgétés et chaque état de dépenses envoyé à la Commission contiendrait dans une annexe un décompte détaillé des dépenses de personnel, y compris le nombre d’heures de travail et le tarif unitaire. À la fin de la période couverte par le contrat, GEF aurait préparé un résumé de l’état de dépenses pour toute cette période et aurait adressé à la Commission un questionnaire financier actualisé. En outre, GEF aurait conservé des documents relatifs au temps consacré au projet par chacun des membres de son personnel. À cet effet, elle aurait utilisé et utiliserait encore les documents du secrétariat social Securex. Outre ces documents, GEF aurait également rédigé des fiches de présence supplémentaires avec les heures de travail par jour pour chaque catégorie professionnelle ayant travaillé sur le projet, pour lesquelles la Commission lui a confirmé, dans sa lettre du 20 mars 2000, qu’aucun modèle spécifique n’avait été imposé.
90     Par ailleurs, elle relève que, en juin 1999, les documents relatifs aux heures de travail, remplis conformément aux règles établies par le secrétariat social Securex, ainsi que les fiches de présence supplémentaires rédigées par M. Goldfinger avaient déjà été présentés aux auditeurs, mais que ceux-ci avaient refusé de les emporter, raison pour laquelle GEF a procédé à leur communication à la Commission le 14 novembre 2000. Elle précise également que ces documents ont fait l’objet de la lettre de M. Pirenne du 31 janvier 2000. GEF indique qu’elle est en mesure de fournir au Tribunal des preuves de tous les coûts exposés, y compris les copies de toutes les fiches de présence et des factures d’achat.
91     Ensuite, elle indique que l’article 13, paragraphe 1, deuxième alinéa, des conditions générales ne stipule pas que chaque salarié doit établir ses propres fiches de présence. En l’espèce, GEF soutient que les documents relatifs à l’enregistrement des temps de travail et les fiches de présence ont été rédigés par le chef du projet, et que, de ce fait, ils ont également été certifiés par lui comme l’exige le contrat. De surcroît, la Commission aurait explicitement confirmé que GEF a agi conformément au contrat, dans ses lettres d’acceptation des dépenses relatives aux états de dépenses présentés par GEF, dans lesquelles elle a affirmé que les « dépenses déclarées (ou telles qu’elles ont été amendées par nous) ont été vérifiées et estimées conformes au rapport d’avancement périodique et au contrat (voir annexe II partie D) sous réserve de vérification, d’ajustement après un nouveau calcul ou d’audit et d’acceptation des tarifs salariaux ». Selon GEF, la référence explicite à la partie D des conditions générales, qui présente le formulaire à remplir pour les dépenses de personnel, indique que GEF a respecté les instructions de la Commission quant à la manière de déclarer les dépenses.
92     Enfin, dans l’hypothèse où le Tribunal estimerait que les dispositions du contrat, en particulier l’article 13, paragraphe 1, et l’article 15, paragraphe 1, des conditions générales, ne sont pas suffisamment claires, il y aurait lieu de conclure que GEF a agi correctement et conformément au contrat, en application de l’article 1162 du code civil belge, qui dispose que, « [d]ans le doute, la convention s’interprète contre celui qui a stipulé, et en faveur de celui qui a contracté l’obligation ».
93     En ce qui concerne, en particulier, la rémunération de M. Goldfinger, GEF affirme que la Commission n’a pas tenu compte du fait que cette rémunération a été mise en cause lors de l’audit alors que GEF avait démontré, sur la base des comptes de la société, qu’il s’agissait d’une dépense acceptable compte tenu de la situation du marché belge.
94     En troisième lieu, GEF conteste la procédure suivie par la deuxième évaluation technique ainsi que le résultat auquel celle-ci a abouti.
95     S’agissant de la procédure suivie dans le cadre de la deuxième évaluation technique du 24 mai 2000, GEF estime que les auditeurs n’ont pas respecté les termes de référence de l’examen stipulés dans la lettre de la Commission du 20 mars 2000, étant donné qu’ils n’ont pas demandé combien de temps GEF avait consacré à chaque tâche ni procédé à une estimation raisonnable de ce temps. En effet, ils auraient simplement réparti le nombre total d’heures de travail estimé à l’époque de la signature du contrat par les différentes tâches et n’auraient, au demeurant, fait aucun effort pour valider ces calculs avec l’équipe du projet. Or, cette approche ne serait pas conforme au contrat, selon lequel la base pour le paiement de la Commission n’est pas les coûts initialement estimés, mais ceux effectivement exposés, justifiés et raisonnables. Dans ces conditions, GEF considère que, dans la mesure où le rapport d’audit final a été fondé sur le rapport de la deuxième évaluation technique, son contenu n’est pas correct.
96     S’agissant du résultat de la deuxième évaluation technique, GEF souligne qu’il n’est pas raisonnable que le nombre d’heures de travail consacrées au projet admis par la Commission ait été inférieur à l’estimation initiale. GEF aurait, en effet, démontré qu’elle avait dépensé les ressources déclarées dans ses états de dépenses et la Commission l’aurait admis non seulement dans le rapport final d’évaluation technique, mais également dans le projet de rapport d’audit, rapports qui confirmaient l’exactitude des comptes de GEF. Cette dernière relève à cet égard que, dans le rapport final d’évaluation technique, cité dans le projet de rapport d’audit, la Commission a affirmé que « le travail a été accompli et les ressources ont été utilisées » et qu’elle a conclu à « une bonne utilisation des ressources en général ».
97     En quatrième lieu, GEF soutient que c’est à tort que la Commission n’a pas tenu compte, lors de l’élaboration du rapport d’audit final, des remarques formulées par M. Pirenne dans sa lettre du 31 janvier 2000 au sujet du projet de rapport d’audit.
98     Ainsi, d’une part, GEF relève notamment l’affirmation contenue dans le rapport d’audit final reprenant celle du projet de ce rapport selon laquelle les 202 heures déclarées pour un spécialiste de l’information en juillet et en octobre 1997 n’étaient pas justifiées, puisque cette personne n’avait commencé à travailler pour GEF que le 3 novembre 1997. Or, M. Pirenne aurait mentionné dans sa lettre du 31 janvier 2000 que, en juillet, en octobre et en novembre 1997, les fonctions de spécialiste de l’information avaient été exercées successivement par trois personnes. À cet égard, GEF relève, par ailleurs, que le contrat ne contient aucune disposition l’empêchant d’utiliser plusieurs personnes pour accomplir une tâche particulière et ajoute que, en l’espèce, toutes les personnes ayant travaillé en tant que spécialiste de l’information étaient qualifiées pour l’exercice de ces fonctions.
99     D’autre part, GEF se réfère à l’analyse du rapport entre son chiffre d’affaires et ses dépenses de personnel ainsi qu’à la constatation selon laquelle les dépenses de personnel qui avaient été facturées étaient sérieusement surévaluées, contenues dans le projet de rapport d’audit et reprises dans le rapport d’audit final. À cet égard, M. Pirenne aurait clairement indiqué, dans sa lettre du 31 janvier 2000, que les auditeurs n’avaient pas correctement présenté les remarques et les chiffres fournis par celle-ci, notamment en ne tenant pas compte du fait qu’un projet couvrant des périodes comptables successives implique un échelonnement des dépenses et des recettes sur toute la durée du projet. Ainsi, l’exercice financier de GEF irait du 1er octobre au 30 septembre alors que les dépenses étaient enregistrées selon la méthode de la Commission qui situe le début de l’exercice financier en juillet. Quand bien même cette information n’aurait pas été claire au moment où GEF a présenté ses comptes, celle-ci a ensuite apporté des précisions dans sa lettre du 31 janvier 2000 et il lui aurait fallu en tenir compte lorsque le rapport d’audit final a été rédigé.
100   En dernier lieu, GEF examine les autres dépenses refusées par les auditeurs, relatives aux postes « frais de voyage et de subsistance » et « autres coûts ». GEF fait valoir que le rejet de dépenses relatives à ces deux postes dans le projet de rapport d’audit, dans le rapport d’audit final ainsi que dans la lettre d’acceptation des dépenses pour la quatrième période n’est pas correct, car elle a documenté et justifié tous ces coûts. En outre, elle reproche à la Commission de ne pas avoir tenu compte des observations de M. Pirenne contenues dans sa lettre du 31 janvier 2000. GEF se propose de fournir à nouveau la preuve de tous ces coûts dans le cadre de la présente procédure.
101   S’agissant en particulier du montant de 3 145,05 euros payé pour l’étude Datamonitor, GEF fait valoir qu’il s’agit d’une dépense exposée dans le cadre de la documentation du projet que les auditeurs ont incorrectement qualifié d’élément d’assistance technique. L’engagement de cette dépense n’aurait donc pas dû faire l’objet d’une approbation préalable de la Commission en vertu de l’article 13, paragraphe 3, des conditions générales. En outre, GEF affirme qu’elle a mis l’étude et la facture afférente à la disposition des auditeurs, lesquels ont néanmoins refusé de rectifier leur erreur.
102   Quant au poste « autres coûts » et, en particulier, à la déclaration de dépenses d’un montant de 1 790,31 euros, attestée par des factures et relative à l’achat de petits objets dans des librairies, GEF fait valoir qu’elle s’inscrivait dans une ligne de coûts remboursables, spécifique pour la documentation, à concurrence d’un montant de 11 056 euros, et que cette documentation était nécessaire pour exécuter les tâches prévues dans le cadre du projet.
103   La Commission conteste le bien-fondé de ce moyen, en faisant valoir qu’elle n’a pas violé les obligations qui lui incombent en vertu du contrat.
b)     Appréciation du Tribunal
Observations liminaires
104   Il convient de rappeler d’abord que, aux termes du contrat, GEF s’est engagée à accomplir le projet défini à l’annexe technique. Ce projet consistait à fournir de l’assistance au FIWG, laquelle se traduisait par l’exécution de six tâches différentes, chacune définissant une liste de diverses prestations à réaliser.
105   Il convient de rappeler également que, conformément à l’article 6 de la décision 94/763, le contrat précise, notamment, les dispositions de surveillance administrative, financière et technique relatives au projet.
106   Ainsi, GEF était notamment tenue de soumettre à la Commission, conformément à l’article 6 du contrat et à l’article 9 des conditions générales, quatre rapports d’avancement périodiques des travaux, et ce tous les six mois à partir de la date du début du contrat. Cela devait permettre à la Commission d’évaluer les progrès et la coopération obtenus dans le cadre du projet ou de toute tâche relative à celui-ci. GEF devait également fournir un rapport final relatif au travail, aux objectifs, aux résultats et aux conclusions du projet. Selon les articles 4 et 5 du contrat, GEF devait enfin soumettre à la Commission, tous les six mois à partir de la date du début du contrat, quatre états de dépenses correspondant aux mêmes périodes couvertes par les quatre rapports susmentionnés, afin de permettre à la Commission d’effectuer les versements partiels y afférents.
107   En outre, le contrat prévoyait les conditions dans lesquelles le remboursement des différentes catégories de frais supportés par GEF devait avoir lieu.
108   Au vu de ces éléments, ainsi que de la réponse apportée par GEF aux questions posées sur ce point par le Tribunal à l’audience, il convient de constater que la requérante n’a pas démontré l’incidence que pourrait avoir sur la solution du litige la question de savoir si le contrat doit être considéré comme un contrat de subvention. Par conséquent, la question de savoir dans quelle mesure les parties ont rempli leurs obligations contractuelles doit être examinée à la lumière des seules dispositions du contrat (voir, en ce sens, arrêt Toditec/Commission, point 73 supra, point 77).
109   Ensuite, il y a lieu d’analyser les dispositions du contrat relatives aux différentes catégories de dépenses qui peuvent être engagées au titre de l’exécution du projet ainsi qu’aux conditions de remboursement de ces dépenses.
110   S’agissant des catégories de dépenses qui peuvent être engagées pour exécuter le projet prévues à l’article 13 des conditions générales, à savoir les dépenses de personnel, les coûts de réseau, les autres coûts, les coûts spécifiques significatifs et les frais généraux, l’article 12 des conditions générales prévoit, en son paragraphe 1, que les coûts remboursables sont les coûts réels qui sont nécessaires au projet, qui peuvent être prouvés et qui ont été encourus pendant la durée du projet. En son paragraphe 2, cette même disposition prévoit, en outre, que les coûts estimés pour le travail par catégories sont uniquement indicatifs et qu’un transfert du budget estimé entre catégories est possible, à condition que la finalité du projet ne soit pas fondamentalement affectée.
111   L’article 13, paragraphe 1, deuxième alinéa, des conditions générales dispose que l’exigence selon laquelle la totalité des heures de travail du personnel déclarées doit être enregistrée et certifiée sera satisfaite, au minimum, par l’enregistrement des temps de travail, certifié au moins une fois par mois par le chef du projet ou par un cadre supérieur de l’entreprise dûment autorisé. L’article 15, paragraphe 1, des conditions générales précise, en outre, que le contractant doit maintenir, de manière régulière et en conformité avec les dispositions de l’État dans lequel il est établi, une comptabilité propre et une documentation appropriée pour justifier les coûts et les heures enregistrées, lesquels doivent être mis à la disposition des auditeurs.
112   Il en découle qu’il incombe à GEF d’apporter la preuve de ce que les coûts déclarés dans les différents états de dépenses qu’elle a soumis à la Commission sont des frais réels qui ont effectivement été nécessaires et encourus pour l’exécution du projet pendant la durée de celui-ci. Il en découle également que, dans la production de cette preuve, GEF doit se conformer aux exigences mentionnées à l’article 13, paragraphe 1, et à l’article 15, paragraphe 1, des conditions générales et tenir un registre certifié des heures de travail ainsi qu’une comptabilité en conformité avec les dispositions en vigueur en Belgique.
113   Au vu de ces considérations, l’argumentation, fondée sur l’article 1235, premier alinéa, du code civil belge, développée par GEF à l’appui de sa demande visant à faire condamner la Commission à émettre une note de crédit d’un montant de 273 516 euros, ne saurait être accueillie. En effet, cette argumentation fait reposer sur la Commission la charge de la preuve de ce que le paiement de la somme de 273 516 euros à GEF, dont le remboursement a été réclamé par note de débit émise par la Commission le 11 juillet 2001, a été effectué sans être dû.
114   Toutefois, cette dernière demande de remboursement de la Commission est fondée sur l’article 16, paragraphe 3, des conditions générales qui dispose que, lorsque la contribution totale due pour le projet, y compris celle résultant d’un audit, est inférieure aux paiements effectués au titre du projet, le contractant doit immédiatement rembourser la différence à la Commission. Or, la constatation que la somme des paiements effectués est supérieure à la contribution financière totale due pour le projet repose sur la preuve des dépenses encourues dans l’exécution de ce dernier, laquelle, aux termes du contrat, incombe à GEF et non pas à la Commission.
115   Il s’ensuit que la demande tendant à faire condamner la Commission à émettre une note de crédit d’un montant de 273 516 euros, qui vise à annuler le montant de la note de débit émise par cette dernière le 11 juillet 2001, est liée à celle visant à obtenir le remboursement d’une somme de 40 693 euros, en ce sens qu’elles se fondent toutes les deux sur le prétendu respect par GEF de ses obligations contractuelles. Dès lors que GEF aurait apporté la preuve du respect de ses obligations contractuelles, il en résulterait nécessairement que GEF aurait droit au paiement de la somme de 40 693 euros et que la note de débit de la Commission d’un montant de 273 516 euros n’aurait plus aucun fondement.
116   Dans ces conditions, il convient d’examiner le bien-fondé de la demande de GEF pour chacune des catégories de dépenses dont elle réclame le remboursement et affirme avoir apporté la preuve, à savoir les dépenses de « personnel », dont la rémunération de M. Goldfinger, et certaines dépenses relatives aux postes « frais de voyage et de subsistance » et « autres coûts ».
Sur les dépenses de « personnel »
117   Les différents arguments avancés par GEF concernant les dépenses du personnel posent essentiellement trois questions : en premier lieu, celle de savoir si la Commission a accepté le dépassement du nombre estimé d’heures de travail ainsi que les ajustements du tarif salarial utilisé pour le calcul des coûts de personnel, initialement prévus dans le contrat, en deuxième lieu, celle de savoir si GEF a apporté la preuve, conformément aux dispositions du contrat, des heures de travail qu’elle affirme avoir effectuées pour l’exécution du projet et, en troisième lieu, la question de savoir si les auditeurs ont commis des inexactitudes lors de leurs constatations concernant les heures de travail et les dépenses de personnel contenues dans le rapport de la deuxième évaluation technique et dans le rapport d’audit final.
–       Sur l’acceptation par la Commission de l’augmentation des heures de travail et de l’ajustement du tarif salarial, initialement prévus dans le contrat
118   En premier lieu, il convient de déterminer si l’acceptation par la Commission des états de dépenses soumis par GEF et le paiement de versements partiels à ce titre impliquent une acceptation du dépassement des heures de travail et de l’ajustement des tarifs salariaux initialement estimés dans le contrat.
119   À cet égard, il y a lieu de constater que, en ce qui concerne la contribution de la Commission, le contrat prévoit, en son article 3, paragraphes 1 et 2, que la Commission contribuera à hauteur de 100 % aux coûts remboursables du projet jusqu’à concurrence de 440 000 euros, somme qui constitue le coût total estimé dudit projet.
120   Selon l’article 4 du contrat, qui établit le calendrier des paiements de la Commission, la contribution de la Commission sera versée, d’abord, par une avance de 165 000 euros et, ensuite, par des versements partiels effectués dans les deux mois suivant l’approbation des différents rapports d’avancement périodiques des travaux et des états de dépenses correspondants. Enfin, le solde de la contribution totale due sera versé dans les deux mois suivant l’approbation du dernier rapport, document ou autre prestation entrant dans le cadre du projet visé à l’annexe technique et de l’état de dépenses pour la dernière période, visé à l’article 5, paragraphe 2, du contrat.
121   L’article 16, paragraphe 2, des conditions générales dispose que, sous réserve de l’article 17 relatif à l’audit, tous les paiements seront considérés comme des avances jusqu’à l’acceptation des autres prestations entrant dans le cadre du projet ou, à défaut, jusqu’à l’acceptation du rapport final. Le paragraphe 3 du même article dispose par ailleurs que, lorsque la contribution financière totale due pour le projet, y compris celle résultant d’un audit, est inférieure aux paiements effectués, le contractant doit immédiatement rembourser la différence à la Commission.
122   Il résulte de l’ensemble de ces dispositions que tous les paiements effectués par la Commission, au titre d’avances ou de versements partiels, doivent, jusqu’à ce que certaines conditions, susmentionnées, soient réunies, être considérés comme des paiements provisoires.
123   En effet, conformément aux articles 16 et 17 des conditions générales, tous ces paiements sont effectués par la Commission sous réserve de vérification et ne peuvent donc, avant qu’une telle vérification n’ait lieu ou que le délai prévu à cet effet n’ait expiré, constituer le règlement définitif d’un état de dépenses. Les lettres d’acceptation des états de dépenses, adressées par la Commission à GEF les 19 mars 1998, 14 décembre 1998, 27 juillet 1999 et 14 décembre 2000, mentionnent d’ailleurs expressément que « [l]es dépenses déclarées (ou telles qu’elles ont été amendées par nous) [avaient] été vérifiées et estimées conformes avec le rapport d’avancement périodique et avec le contrat (voir annexe II partie D), sous réserve de vérification, d’ajustements après un nouveau calcul ou d’audit et d’acceptation des tarifs salariaux ».
124   Par conséquent, même si, comme GEF le prétend, la Commission a suivi attentivement et en détail le développement du projet, a formulé des jugements positifs sur celui-ci et n’a pas émis d’observation négative à l’égard des dépenses déclarées et des tarifs salariaux appliqués, le fait que la Commission a pris acte des états de dépenses que GEF lui a soumis, après quelques ajustements dus au rejet de certaines dépenses, et lui a payé certaines sommes à ce titre n’implique pas acceptation du nombre plus important d’heures de travail ou modification des tarifs salariaux appliqués. En effet, l’audit poursuivi par la Commission visait précisément à établir l’éligibilité des coûts réclamés conformément aux dispositions du contrat. Dès lors, les états de dépenses ne pouvaient être considérés comme ayant été acceptés par la Commission qu’après l’audit financier.
125   En second lieu, il convient d’examiner dans quelles conditions la modification des heures de travail estimées initialement dans le contrat et qui, selon GEF, aurait été rendue nécessaire par l’évolution de l’environnement dans lequel s’insérait le projet pouvait avoir lieu.
126   À cet égard, il y lieu de relever d’emblée que, s’agissant des tarifs salariaux appliqués, GEF a expliqué à l’audience, en réponse à une question du Tribunal, que la référence faite à ces tarifs dans le cadre du présent litige découle de l’adaptation simultanée du nombre d’heures et des tarifs horaires et de la combinaison des deux éléments dans le montant total des coûts exposés dans l’exécution du projet. Toutefois, il ressort du dossier que GEF n’a fait valoir aucun grief à l’encontre des ajustements desdits tarifs salariaux appliqués ni contesté le montant de ceux retenus par la Commission dans le cadre de l’audit.
127   L’analyse du Tribunal portera donc uniquement sur le nombre d’heures de travail consacrées au projet.
128   Sur ce point, il y a lieu de constater que, dans sa version figurant en annexe 3 aux réponses de GEF aux questions du Tribunal, l’annexe technique contient, en son point 3.7, un tableau intitulé « Human Resources Requirements per Task (in man/days) » (ci-après le « Tableau 1 »), duquel il ressort que le nombre de journées/homme prévu par le contrat pour l’exécution des six tâches décrites à l’annexe technique est de 447, ce qui équivaut à 3 576 heures de travail (447 journées/homme x 8 heures = 3 576 heures) et à 894 heures de travail par semestre (3 576 heures de travail : 4 semestres = 894 heures par semestre).
129   Le tableau intitulé « Cost estimates per Task (in ECU) » (ci-après le « Tableau 2 »), figurant au même point 3.7, contient une estimation des coûts pour chacune des six tâches et par catégorie de coûts.
130   Un tableau intitulé « Unit Costs Assumptions (in ECU) » (ci-après le « Tableau 3 »), qui prévoit le tarif journalier applicable aux heures de travail effectuées notamment par le « Project manager » (1 050), par le « Senior Consultant » (1 050), par le « Consultant » (650) et par l’« Information Specialist » (300), et qui était repris dans la version de l’annexe technique annexée à la requête, ne figure plus dans l’annexe technique figurant en annexe 3 aux réponses de GEF aux questions posées par le Tribunal. GEF a néanmoins joint en annexe à ces réponses un tableau contenant des tarifs journaliers très légèrement différents de ceux exposés ci-dessus applicables aux heures de travail effectuées.
131   En outre, le même point 3.7 de la version de l’annexe technique jointe en annexe aux réponses de GEF aux questions du Tribunal contient un tableau intitulé « Total cost estimates per Task (in ECU) » (ci-après le « Tableau 4 »), qui prévoit le montant des coûts pour chaque tâche ainsi que le coût total estimé du projet, qui s’élève à 440 000 euros.
132   Il ressort de ces tableaux que la somme maximale de 440 000 euros, prévue à l’article 3, paragraphes 1 et 2, du contrat, représente la somme arrondie des estimations des nombres d’heures, calculés en journées/homme, requis pour exécuter chaque tâche (prévues par le Tableau 1), multipliée par le tarif (prévu au Tableau 3). Toutes ces données fondent le calcul de la somme maximale de 440 000 euros et constituent, de ce fait, à l’instar de celle-ci, des éléments essentiels du contrat.
133   En effet, l’évaluation technique d’un projet, telle que celle du projet en cause, contenue à l’annexe technique, a pour but de permettre aux parties de convenir d’une estimation du budget total du projet, qui détermine le cadre dans lequel la Commission assumera une participation financière. En l’espèce, l’estimation de ce budget a été faite à partir des données susmentionnées, l’estimation de chacune d’entre elles, dont le volume de travail constitue la principale, ayant recueilli l’accord des deux parties. De ce fait, ces données constituent des critères objectifs en vue d’apprécier le caractère nécessaire des dépenses déclarées pour l’exécution correcte du projet, leur conformité au contrat ainsi que de tout ajustement dont elles pourraient faire l’objet.
134   Par ailleurs, il convient de souligner que le seul cas de modification des coûts estimés, prévu à l’article 12, paragraphe 2, des conditions générales, qui consiste non pas à procéder à leur augmentation, mais uniquement à affecter certains coûts à une catégorie différente de celle à laquelle ils étaient initialement affectés, n’est admis que si la finalité du projet n’est pas fondamentalement affectée.
135   En l’espèce, il ressort du dossier, notamment du rapport d’audit final, que GEF a respectivement réclamé pour les quatre périodes 2 827, 2 878, 3 005 et 3 569 heures de travail au lieu des 894 heures estimées par semestre par le contrat.
136   Or, il y a lieu de considérer qu’une augmentation aussi importante des heures de travail nécessaires à l’exécution du projet, estimées pour chaque tâche et pour chaque catégorie de coûts, à l’instar de la réaffectation des coûts prévue à l’article 12, paragraphe 2, des conditions générales, est de nature à affecter la dimension et l’impact de celui-ci, dans la mesure où le volume de travail consacré au projet détermine les caractéristiques de celui-ci. L’adaptation du contrat requise par une augmentation substantielle du volume du travail du personnel consacré au projet aurait exigé une modification du contrat, en application de son article 8, par le biais d’un accord écrit conclu entre les représentants autorisés des deux parties.
137   Cette conclusion ne saurait être infirmée par le fait, invoqué par GEF, que sa demande n’impliquerait pas une contribution supérieure à la somme maximale de 440 000 euros. Si cette somme de 440 000 euros constitue une limite maximale à ne pas dépasser, elle n’est pour autant ni une limite minimale de remboursement des dépenses consacrées au projet ni le seul critère permettant d’apprécier la prise en considération des dépenses de personnel déclarées. Le contrat soumet, par ailleurs, les dépenses remboursables à certaines conditions précises, dont celles relatives à la preuve à rapporter, en sorte que la Commission ne pouvait effectuer aucun paiement au titre du contrat au seul motif que sa contribution ne dépassait pas la somme maximale de 440 000 euros.
138   Enfin, il ne ressort pas des pièces du dossier que GEF a proposé à la Commission de procéder à une adaptation du contrat, visant à modifier le temps de travail initialement estimé pour le projet, requise par l’évolution de l’environnement dans lequel s’insérait le projet.
139   GEF est donc restée en défaut de démontrer l’inexactitude de l’affirmation contenue dans le deuxième rapport d’évaluation technique selon laquelle aucune preuve n’a été apportée aux auditeurs de ce que le changement substantiel du temps de travail initialement estimé pour le projet avait été approuvé par la Commission.
–       Sur la preuve des heures de travail consacrées au projet
140   S’agissant de la question de savoir si GEF a apporté la preuve des dépenses de personnel qu’elle affirme avoir engagées pour la réalisation du projet, il convient de rappeler que, comme indiqué aux points 110 à 112 ci-dessus, la preuve de la nécessité et de l’utilisation effective des dépenses réelles déclarées dans l’exécution du projet, pendant la durée de celui-ci, obéit à des conditions précises. Ainsi, GEF devait tenir un registre des heures de travail certifié au moins une fois par mois par le chef du projet ou un cadre supérieur dûment autorisé. Elle devait, en outre, conserver une comptabilité ainsi qu’une documentation appropriée, qui doivent être rendues disponibles pour les audits, et ce afin d’étayer et de justifier les coûts et les heures rapportées.
141   Il convient donc de déterminer si les documents que GEF a produits aux fins de l’audit remplissent les conditions exigées par le contrat pour constituer la preuve requise des dépenses de personnel consacrées au projet.
142   À cet égard, il ressort des pièces du dossier que trois catégories de documents doivent être examinées. La première catégorie concerne la comptabilité et la documentation que GEF doit détenir en conformité avec les dispositions applicables en Belgique, visée par l’article 15, paragraphe 1, des conditions générales. La deuxième catégorie a trait aux documents indiquant le nombre total d’heures de travail par mois de chacun des membres du personnel remplis conformément aux règles établies par le secrétariat social Securex, qui servent de base au paiement des salaires et des cotisations de sécurité sociale (ci-après les « fiches de présence Securex »). La troisième catégorie est constituée par les fiches de présence supplémentaires rédigées par M. Goldfinger lors de l’audit sur la base des contrats d’emploi et d’un agenda de bureau qui ne contenait pas de relevé d’heures, fiches dans lesquelles étaient mentionnées les heures de travail consacrées par jour pour chaque catégorie professionnelle ayant travaillé sur le projet (ci-après les « fiches de présence supplémentaires »).
143   En ce qui concerne la première catégorie de documents, la Commission ne conteste pas que GEF a rempli et envoyé à la Commission deux questionnaires financiers et quatre états de dépenses contenant un décompte détaillé des dépenses de personnel, y compris le nombre d’heures de travail et le tarif unitaire. Elle ne conteste pas non plus le fait que GEF tenait une comptabilité en conformité avec les dispositions applicables en Belgique, qui a été mise à la disposition des auditeurs. Il ressort d’ailleurs du point 3 tant du projet de rapport d’audit que du rapport d’audit final, sous la rubrique « Book keeping analysis », que les auditeurs ont constaté que GEF établit annuellement un état financier et que les coûts utilisés pour la présentation des états de dépenses étaient mentionnés dans la comptabilité de GEF. Le fait que les auditeurs ont vérifié que les états de dépenses étaient, sur ce point, conformes aux comptes de GEF ne signifie toutefois pas que GEF tenait la documentation nécessaire pour corroborer et justifier, en conformité avec le contrat, les coûts et les heures rapportés comme étant relatifs au projet. Il convient en effet d’analyser les deux autres catégories de documents susmentionnées.
144   Ainsi, en ce qui concerne la deuxième catégorie de documents, la Commission admet que GEF a conservé les fiches de présence Securex et affirme que celles-ci ont été présentées aux auditeurs, lors de l’audit qui a eu lieu les 18 et 21 juin 1999, et fournies à la Commission le 20 novembre 2000. Toutefois, ainsi que la Commission le relève à juste titre, ces fiches de présence ne peuvent être considérées comme un registre des heures de travail, au sens de l’article 13, paragraphe 1, deuxième alinéa, des conditions générales, que si elles spécifient que les heures y mentionnées ont effectivement été consacrées au projet. Or, GEF a admis, lors de l’audience, que ces fiches ne contiennent pas de telles informations.
145   Certes, ainsi que GEF le fait valoir et la Commission elle-même l’admet dans sa lettre du 20 mars 2000, le contrat n’impose aucun modèle spécifique pour le registre des heures de travail. Toutefois, il ressort de l’article 13, paragraphe 1, deuxième alinéa, et de l’article 15, paragraphe 1, des conditions générales que la documentation doit être appropriée pour étayer et justifier les coûts et les heures qui ont effectivement été encourus pour le projet. En effet, puisque la contribution financière de la Commission est subordonnée à la condition que les coûts réels et nécessaires encourus par le contractant se rapportent uniquement au projet, le caractère approprié des documents requis par les dispositions susmentionnées implique que GEF établisse clairement dans son registre des dépenses que les coûts et les heures déclarées sont effectivement afférents à l’exécution du projet. Par conséquent, ainsi que la Commission l’a relevé à juste titre, ces documents doivent indiquer de manière précise le nombre d’heures de travail, l’identité du salarié, son salaire réel et le lien entre les dépenses et les tâches faisant l’objet de la participation financière de la Commission.
146   En ce qui concerne la troisième catégorie de documents, GEF ne conteste pas, dans ses mémoires, l’allégation de la Commission selon laquelle M. Goldfinger a rédigé les fiches de présence supplémentaires au cours de l’audit sur la base des contrats d’emploi et d’un agenda de bureau qui ne contenait ni les noms des membres du personnel ni de relevé d’heures consacrées au projet. Elle ne prétend pas non plus que ces fiches indiquent les noms des personnes qui avaient travaillé au projet et comportent des signatures. GEF admet, en outre, que ces fiches présentaient des divergences par rapport aux fiches de présence Securex, à savoir une différence totale d’environ 120 heures (lettre de M. Pirenne du 31 janvier 2000).
147   Il est constant que, à l’instar des fiches de présence Securex, les fiches de présence supplémentaires ne pourraient être admises comme preuve du temps consacré au projet par chacun des membres du personnel de GEF que s’il pouvait être établi qu’elles respectent les conditions énoncées au point 145 ci-dessus.
148   En outre, selon l’article 13, paragraphe 1, deuxième alinéa, des conditions générales, les documents attestant le registre des heures de travail rapportées sont certifiés, au moins une fois par mois, par le chef du projet ou un cadre supérieur dûment autorisé. Cette exigence, qui est essentielle au respect de l’obligation de tenir un registre certifié des heures de travail déclarées, implique l’établissement de ce registre tout au long de la durée du projet, c’est-à-dire que les heures de travail soient consignées au fur et à mesure que les tâches sont exécutées, et ne saurait donc se concilier avec l’établissement a posteriori des fiches de présence supplémentaires.
149   Au vu des considérations qui précèdent, ni les fiches de présence Securex − en raison de l’absence de la spécification des coûts et des heures susmentionnée − ni les fiches de présence supplémentaires présentées lors de l’audit des 18 et 21 juin 1999 − en vertu des mêmes raisons et parce qu’elles n’ont pas été certifiées, au moins une fois par mois, par le chef du projet ou par un cadre supérieur dûment autorisé − ne sauraient être considérées comme conformes aux exigences de preuve requises par le contrat.
150   En outre, l’argument soulevé pour la première fois par GEF à l’audience selon lequel les fiches de présence supplémentaires ont été établies, mises à jour et archivées sur un support informatique par M. Goldfinger ne saurait prospérer. Une telle circonstance, même prouvée, ne saurait permettre d’établir que ces fiches respectent les conditions énoncées au point 145 ci-dessus, dès lors que GEF a admis à l’audience qu’elle n’a jamais songé à présenter la preuve afférente à la date de l’établissement desdits documents.
151   Par ailleurs, GEF n’a pas présenté, au cours de la deuxième évaluation technique, d’autres documents permettant d’étayer les dépenses déclarées, en sorte que les conclusions du projet de rapport d’audit ont pu être reprises dans le rapport d’audit final.
152   Dans ces conditions, il n’y a pas lieu d’examiner l’argumentation des parties relative aux affirmations contenues dans le rapport d’audit final sur les fiches rédigées par M. Goldfinger en ce sens qu’elles seraient inexactes en ce qui concerne tant la date du début du contrat que les 202 heures déclarées pour un spécialiste de l’information en juillet et en octobre 1997. En effet, ces fiches ne pouvant pas être considérées comme conformes aux exigences de preuve requises par le contrat, l’appréciation des erreurs susmentionnées devient sans objet.
153   Par conséquent, il y a lieu de constater que GEF ne tenait pas de fiches de présence pour les membres de son personnel, au sens de l’article 13, paragraphe 1, deuxième alinéa, des conditions générales.
154   S’agissant, en particulier, de la rémunération de M. Goldfinger, il y a lieu de constater, d’abord, que GEF se limite à affirmer que la Commission n’a pas tenu compte de la position qu’elle avait soutenue dans la lettre de M. Pirenne du 31 janvier 2000 concernant le projet de rapport d’audit. Dans cette lettre, M. Pirenne réaffirmait l’exactitude du calcul de la rémunération de M. Goldfinger ainsi que le fait qu’elle constituait une dépense acceptable compte tenu de la situation du marché belge, ce que GEF avait déjà exposé dans sa lettre antérieure du 30 juillet 1999.
155   Ensuite, il ressort du projet de rapport d’audit du 21 décembre 1999 que les auditeurs ont procédé à un nouveau calcul de ladite rémunération, au motif qu’elle incluait des bonus relatifs à trois ans, afin de ne tenir compte que d’un montant total de bonus pour deux ans.
156   Dès lors, dans la mesure où GEF ne soulève aucune critique à l’égard de la rectification de la période pertinente, elle reste en défaut de démontrer que c’est à tort que les auditeurs ont procédé à une réduction du montant perçu par M. Goldfinger au titre de ces bonus, de manière à ne tenir compte que de ceux relatifs à la période de deux ans qui est celle de la durée du projet.
157   Il résulte de l’ensemble de ce qui précède que GEF n’a apporté la preuve ni des dépenses de personnel déclarées pour l’exécution du projet ni de l’inexactitude du calcul de la rémunération de M. Goldfinger effectuée lors de l’audit.
–       Sur les prétendues inexactitudes commises par les auditeurs concernant les heures de travail et les dépenses de personnel indiquées dans le rapport de la deuxième évaluation technique et dans le rapport d’audit final
158   Il y a lieu d’examiner les arguments de GEF concernant la question de savoir si les auditeurs ont commis des inexactitudes concernant, d’une part, la procédure suivie lors de la deuxième évaluation technique et le résultat relatif aux heures de travail auquel celle-ci a abouti et, d’autre part, leurs constatations sur les dépenses de personnel contenues dans le rapport d’audit final.
159   En ce qui concerne la deuxième évaluation technique, du 24 mai 2000, il y a lieu de rejeter, premièrement, l’argument de GEF tiré de l’irrégularité de la procédure suivie par les auditeurs. Selon GEF, ceux-ci n’ont pas respecté les termes de référence de l’examen mentionnés dans la lettre de la Commission du 20 mars 2000, dans la mesure où les auditeurs ne l’ont pas interrogée sur le temps qu’elle avait consacré à chaque tâche ni procédé à une estimation raisonnable du temps consacré au projet. L’approche suivie, consistant à répartir le nombre total d’heures de travail estimé initialement pour les différentes tâches, ne serait pas conforme au contrat qui ne prévoit pas comme base de paiement les coûts estimés, mais ceux effectivement exposés et justifiés.
160   À cet égard, il y a lieu de rappeler, d’une part, que, dans sa lettre du 20 mars 2000, la Commission a affirmé que les ajustements contenus dans le projet de rapport d’audit étaient fondés sur le nombre d’heures total estimé que les évaluateurs de la proposition initiale avaient considéré raisonnable pour la réalisation des tâches. C’est en raison de la forte opposition de GEF concernant ces ajustements que, dans sa lettre du 20 mars 2000, la Commission a proposé qu’un autre audit technique ait lieu afin d’établir le nombre exact d’heures pouvant être raisonnablement réclamé pour chacune des tâches exécutées conformément à l’annexe technique du contrat.
161   D’autre part, l’annexe I du rapport de la deuxième évaluation technique, qui établit que l’objet de celle-ci est de revoir le temps raisonnablement nécessaire pour la réalisation du projet, précise que, étant donné que le projet avait déjà fait l’objet d’une évaluation technique, l’accent devrait être mis sur, premièrement, la confirmation ou non de l’évaluation précédente, deuxièmement, l’évaluation de la conformité des tâches exécutées avec le programme de travail contenu dans l’annexe technique, troisièmement, l’évaluation de la correcte exécution des tâches et, quatrièmement, l’évaluation du nombre d’heures qui pouvaient être raisonnablement réclamées pour chaque membre du personnel ou catégorie de personnel.
162   En outre, il ressort du rapport de la deuxième évaluation technique, au cours de laquelle M. Goldfinger a fait une présentation des réalisations du projet et a répondu aux questions posées au cours des deux sessions y consacrées, que les auditeurs ont, en premier lieu, constaté que le projet, dont la description technique exigeait un budget initial de 22 mois de travail/homme, avait requis trois fois plus de moyens. Selon eux, cette modification des heures nécessaires à la réalisation du projet n’avait été ni justifiée par une quelconque documentation ni approuvée par la Commission. En deuxième lieu, les auditeurs ont estimé qu’il était difficile de faire correspondre les prestations entrant dans le cadre du projet avec les documents disponibles. Selon ce rapport, cette difficulté a été admise par M. Goldfinger qui a affirmé que lesdites prestations étaient réparties entre plusieurs documents et qu’elles ont été ajustées au fil du temps pour tenir compte d’un environnement en évolution très rapide. M. Goldfinger a en outre ajouté que certaines prestations n’avaient pas été fournies en raison du manque d’intérêt des parties.
163   En troisième lieu, les auditeurs ont constaté qu’aucun document n’avait été produit à l’appui de ces explications. Par ailleurs, ils n’ont trouvé aucune information pertinente sur le niveau des ressources consacrées à chaque lot de travaux, la seule information fournie portant sur les dépenses totales en francs belges. Invité à fournir des informations sur ce point, M. Goldfinger n’aurait apporté aucun éclaircissement.
164   GEF ne conteste pas ces constatations, mais se limite à affirmer qu’aucun effort n’a été fait pour valider les calculs avec l’équipe du projet.
165   En dernier lieu, il résulte des constatations opérées aux points 140 à 153 ci-dessus que GEF ne tenait pas un registre des heures de travail en conformité avec l’article 13, paragraphe 1, deuxième alinéa, des conditions générales.
166   Au vu de l’ensemble des éléments qui précèdent, il y a lieu de relever, d’abord, qu’aucune disposition du contrat n’imposait à la Commission l’obligation de proposer la réalisation d’un audit technique supplémentaire. À cet égard, il ressort du dossier que, à aucun moment, pas même devant le Tribunal, GEF n’a mis en cause son accord quant à la réalisation dudit audit.
167   Ensuite, il convient de considérer que, ainsi qu’il résulte des termes mêmes dans lesquels les évaluateurs devaient procéder à cet audit, mentionnés au point 161 ci-dessus, selon lesquels celui-ci consistait en une révision du premier audit en ce qui concerne le temps raisonnablement nécessaire pour la réalisation du projet, ledit audit s’insérait dans le cadre des obligations contractuelles souscrites par les deux parties.
168   S’il est certes exact que les évaluateurs n’ont pas pu aboutir dans l’exécution de leur mission à un résultat répondant aux souhaits exprimés par GEF de se voir reconnaître le temps qu’elle prétend avoir consacré à chaque tâche du projet, il n’en demeure pas moins que, à la suite de ce résultat, GEF n’a pas demandé à la Commission de procéder à une expertise. GEF n’a pas non plus, à aucun moment, ainsi qu’il a été relevé au point 150 ci-dessus, songé à fournir la preuve afférente à la date de l’établissement sur support informatique des fiches de présence supplémentaires tendant à prouver les heures de travail réclamées, conformément aux exigences prévues par les conditions générales.
169   Enfin, en réponse à une question posée par le Tribunal à l’audience, GEF n’a pas pu expliquer la manière dont les évaluateurs auraient dû procéder à une estimation raisonnable des heures de travail consacrées au projet en l’absence de toute preuve en ce sens.
170   C’est donc à juste titre que, aux fins de contrôler les dépenses réclamées par GEF, les auditeurs ont considéré qu’ils ne pouvaient pas déterminer le nombre d’heures pouvant raisonnablement être imputé au projet et qu’ils ont adopté une procédure consistant à fonder le nombre d’heures de travail accepté sur le nombre d’heures estimé initialement. Dans ces conditions, l’approche suivie, consistant à répartir le nombre total d’heures de travail estimé initialement par les différentes tâches, répartition par ailleurs identique à celle effectuée dans l’annexe technique, s’avère compatible avec le contrat.
171   Deuxièmement, il y a lieu de rejeter l’argument, invoqué par GEF, selon lequel, dans la mesure où, dans le rapport final d’évaluation technique du 21 septembre 1999, la Commission a affirmé que le travail avait été accompli et que les ressources avaient été bien utilisées, il n’est pas raisonnable que le nombre d’heures de travail consacrées au projet admis par la Commission à la suite de la deuxième évaluation technique du 24 mai 2000 ait été inférieur à l’estimation initiale.
172   Il convient, tout d’abord, de relever que cette affirmation doit être lue conjointement avec les autres affirmations contenues dans le même rapport. Ainsi, les évaluateurs ont affirmé qu’il n’était pas clair que l’effort accompli dans l’exécution du projet était conforme aux plans originaux. Selon les évaluateurs, le chef du projet n’avait pas fait correspondre clairement les ressources utilisées à des tâches particulières, rendant de ce fait difficile toute tentative de faire correspondre les activités comprises dans chaque tâche aux ressources correspondantes. C’est à la suite de ces affirmations qu’ils ont estimé que, en général, les ressources avaient été bien utilisées. En outre, dans les conclusions et recommandations du rapport, ils ont ajouté que, même si le travail a été effectué et les ressources utilisées, le chef du projet ne se tenait pas suffisamment informé des procédures formelles de suivi du travail accompli et des ressources utilisées, ce qui avait rendu leur travail plus difficile dans la mesure où ils avaient dû, à certaines reprises, supposer l’impact et le coût des tâches qui n’étaient pas bien documentées.
173   Ainsi replacée dans son contexte, l’affirmation relevée par GEF apparaît clairement comme étant une affirmation d’ordre général qui n’est pas étayée par des éléments concrets et dont la portée est limitée par la constatation de l’insuffisance de détails et de relevés concernant le travail accompli et les ressources utilisées, attribuée au chef du projet.
174   Ensuite, l’appréciation portée par la Commission dans le rapport final d’évaluation technique, daté du 21 septembre 1999, ne constitue pas, en l’espèce, l’appréciation finale de la Commission sur la régularité des dépenses encourues dans l’exécution du projet. Cette appréciation a eu lieu dans le cadre de l’audit.
175   Enfin, l’appréciation définitive des heures de travail nécessaires et encourues pour la réalisation du projet dépend de la preuve apportée par GEF concernant les dépenses y afférentes. Or, étant donné que les documents présentés par GEF n’ont pas été considérés comme étant appropriés pour constituer la preuve requise à cet égard par le contrat, les auditeurs ont eu recours aux valeurs estimées initialement par le contrat afin d’apprécier les heures de travail déclarées et d’accepter les dépenses consacrées au projet. Ces valeurs ne constituent pas des estimations minimales, en sorte que les valeurs acceptées à la suite du contrôle effectué par la Commission peuvent s’avérer inférieures.
176   En l’espèce, il est constant que les auditeurs ont établi la liste des prestations entrant dans le cadre de chaque tâche du projet conformément à l’annexe technique et ont estimé que les résultats concernant les deuxième et troisième tâches avaient disparu ou étaient fragmentés.
177   À la suite de cet examen, le nombre d’heures de travail initialement estimé dans la description technique du contrat a fait l’objet d’une réduction pour ces deux tâches.
178   Dans ces circonstances, s’agissant de la deuxième évaluation technique, il convient de conclure que, comme GEF n’a apporté aucune preuve susceptible d’étayer les heures de travail déclarées, les auditeurs ont, à juste titre, effectué leur contrôle en se fondant sur la description technique du contrat et procédé à la réduction du nombre d’heures déclarées en fonction des tâches non exécutées.
179   En ce qui concerne le rapport d’audit final, du 28 juin 2000, c’est à tort que GEF conteste la constatation des auditeurs tirée de l’analyse du rapport entre le chiffre d’affaires et les dépenses de personnel, contenue dans le projet de rapport d’audit et reprise dans le rapport d’audit final, selon laquelle les dépenses de personnel qui avaient été facturées étaient sérieusement surévaluées.
180   En effet, il ressort de la lettre de la Commission du 20 mars 2000 que les auditeurs, tout en estimant dans certains cas qu’un échelonnement des dépenses était nécessaire, se sont limités à vérifier les données fournies par GEF selon sa propre comptabilité. Le fait que, au cours de l’année fiscale 1996/1997, un chiffre d’affaires de 6,5 millions de BEF a été généré avec un coût de personnel de 5,5 millions de BEF et que, au cours de l’année fiscale 1997/1998, presque le même chiffre d’affaires, à savoir 6,2 millions de BEF, a été généré avec un coût de personnel de 2,3 millions de BEF constitue une indication que les coûts de personnel facturés à la Commission étaient surévalués. À supposer même que, comme le prétend GEF, la présentation des chiffres ait pu avoir une influence dans la représentation exacte des périodes concernées, GEF le savait pertinemment au moment où les comptes financiers ont été établis et aurait pu les présenter d’une autre manière. Par ailleurs, en réponse à une question posée par le Tribunal sur ce point, GEF a admis à l’audience qu’il lui incombait de présenter les chiffres susmentionnés en tenant compte de la variable temporelle invoquée.
181   Il s’ensuit que l’ensemble des griefs concernant les dépenses de personnel doivent être rejetés.
Sur les dépenses relatives aux postes « frais de voyage et de subsistance » et « autres coûts »
182   GEF fait valoir qu’elle a documenté et justifié toutes ces dépenses. Tel serait le cas des dépenses relatives à l’étude Datamonitor et à l’achat de petits objets dans des librairies, que GEF présente comme exemples de son désaccord avec le refus de la Commission. Il y a donc lieu d’examiner pour chacun des postes de dépenses en cause si GEF a apporté la preuve correspondante.
–       « Frais de voyage et de subsistance » déclarés dans le deuxième état de dépenses
183   Il ressort du projet de rapport d’audit ainsi que du rapport d’audit final qui le reprend fidèlement sur ce point que, dans son deuxième état de dépenses, GEF avait déclaré un montant de 261 869 BEF (6 450 euros) au titre des « frais de voyage et de subsistance » qui relèvent du poste « coûts de réseau ».
184   Dans ce montant était incluse la dépense de 126 871 BEF (3 145,05 euros), relative au paiement d’une étude fournie par Datamonitor.
185   La Commission a, par ailleurs, requalifié le montant de 62 750 BEF, déclaré au titre de coûts de voyage, et a transféré cette somme du poste « autres coûts » au poste « frais de voyage et de subsistance ».
186   Le montant de 64 121 BEF, rejeté dans le cadre du deuxième état de dépenses, correspond donc au résultat de l’opération consistant à soustraire à la somme de 261 869 le résultat de l’opération suivante, à savoir 261 869 - 126 871 + 62 750, ce qui donne comme résultat final la somme  de 64 121.
187   S’agissant, en premier lieu, du montant afférent au paiement de l’étude Datamonitor (126 871 BEF), la Commission a motivé son refus en se fondant sur le fait que cette dépense ne pouvait pas faire l’objet d’un remboursement au titre de ce poste. Elle a, en effet, considéré que cette dépense devait être qualifiée de service d’assistance technique externe et classifiée au titre du poste « autres coûts », et qu’elle devait, dès lors, être approuvée préalablement par la Commission conformément à l’article 13, paragraphe 3, premier tiret, des conditions générales. Or, il est constant qu’une telle approbation préalable fait défaut en l’espèce.
188   À cet égard, il convient de constater que la facture afférente à cette dépense jointe en annexe à la requête ne permet pas de déterminer de quel poste relève cette dépense.
189   Il convient de constater également que, aux fins de contester la nécessité d’une autorisation préalable de la Commission, GEF a d’abord soutenu, en réponse à une question écrite du Tribunal, que l’étude Datamonitor rentre dans le cadre de la tâche 3 du projet et que la dépense y afférente doit être classée sous le poste « documentation » pour lequel les tableaux 2 et 5 de l’annexe technique prévoient un montant total de 11 056 euros. Elle a ensuite affirmé à l’audience que les coûts afférents à cette étude relèveraient de l’article 13, paragraphe 4, des conditions générales aux termes duquel l’accord de la Commission est considéré comme acquis si la Commission ne soulève aucune objection dans les deux mois suivant la réception de la demande écrite.
190   Eu égard à ces constatations, le Tribunal considère que GEF n’a pas apporté la preuve visant à démontrer que la position de la Commission est erronée.
191   En effet, d’une part, l’étude Datamonitor, qui a été commandée en février 1998 en préparation de l’atelier de technologie financière du 27 mars 1998, ne constitue pas une publication visant à divulguer de l’information sur le travail effectué dans le cadre du projet, au sens de l’article 13, paragraphe 3, troisième tiret, des conditions générales.
192   D’autre part, à supposer même que, comme GEF l’a soutenu pour la première fois à l’audience, l’étude Datamonitor relèverait du poste « coûts spécifiques significatifs » prévu par l’article 13, paragraphe 4, des conditions générales et que la Commission n’aurait pas soulevé d’objections dans les deux mois suivant la réception de la demande écrite, GEF est restée en défaut de démontrer qu’une telle demande a été présentée à la Commission.
193   Dans ces conditions, GEF n’a pas démontré que la dépense consacrée à l’étude Datamonitor n’était pas un service d’assistance technique externe relevant du poste « autres coûts ». Par conséquent, la Commission a refusé à juste titre le paiement du montant afférent à ladite dépense.
194   S’agissant, en second lieu, des coûts de voyage, GEF se limite, dans la lettre de M. Pirenne du 31 janvier 2000, à s’interroger sur le bien-fondé du rejet des coûts relatifs aux voyages déclarés dans le deuxième état de dépenses, coûts qui, selon GEF, étaient documentés et justifiés et pour lesquels le contrat ne prévoyait pas de procédures d’autorisation tant que le déplacement se faisait dans la CEE. Dans sa lettre de réponse du 20 mars 2000, la Commission explique que les coûts de voyage d’un montant de 62 750 BEF n’ont pas été rejetés, mais transférés du poste « autres coûts » au poste « frais de voyage et de subsistance ». Il n’y est nullement question d’absence de preuve de ces coûts.
195   À l’audience, GEF a admis qu’il s’agit des coûts transférés à un autre poste et qui lui ont été payés. Il s’ensuit que le grief est devenu sans objet.
–       « Autres coûts » déclarés dans le deuxième état de dépenses
196   Il ressort du projet de rapport d’audit ainsi que du rapport d’audit final que GEF avait déclaré un montant de 155 006 BEF (3 818 euros) au titre du poste « autres coûts ».
197   Dans ce montant étaient incluses la dépense de 62 750 BEF, relative à des coûts de voyage, transférée par la Commission sous le poste « frais de voyage et de subsistance » (voir points 194 et 195 ci-dessus), et la dépense de 92 256 BEF, relative à des frais de téléphone et d’Internet.
198   S’agissant du refus de ce dernier montant, GEF se limite, dans la lettre de M. Pirenne du 31 janvier 2000, à affirmer que, « en ce qui concerne les frais de téléphone et d’Internet, ce sujet pourrait faire l’objet d’une discussion détaillée, dans la mesure où le contrat FIWG prévoit le remboursement des dépenses liées à Internet et notamment à l’opération du site Internet FIWG, mais [qu’elle ne préférait] pas l’aborder […], faute de temps ». Dans ses réponses aux questions posées par le Tribunal, GEF considère que le contrat et les lignes directrices l’autorisent à réclamer ces dépenses dans la mesure où, notamment, l’annexe technique prévoit, dans le tableau 2, sous la tâche 5, un montant de 5 500 euros pour les dépenses Internet, cette tâche ayant pour objet exclusif la conception et la maintenance du site Internet. À l’audience, GEF a fait valoir que cette dépense ne relève pas du poste « frais généraux », puisqu’elle concerne des coûts variables, qui sont spécifiques par nature et figurent de ce fait à l’annexe technique.
199   La Commission a, dans sa lettre de réponse du 20 mars 2000, expliqué que ces dépenses étaient rejetées parce que, conformément à l’article 13, paragraphe 5, des conditions générales, elles étaient couvertes par le poste « frais généraux ».
200   Étant donné que, d’une part, GEF considère incorrect le rejet, en général, des dépenses relatives au poste « autres coûts », contenu dans le projet de rapport d’audit et repris dans le rapport d’audit final, mais que, d’autre part, elle n’avance aucun argument spécifique tendant à démontrer ni en quoi la position de la Commission, en particulier le classement de ces dépenses sous le poste « frais généraux », serait erronée ni que, à supposer même qu’il aurait été possible de distinguer concrètement dans le montant réclamé les frais d’Internet, ces dépenses auraient trait uniquement à la tâche 5 du projet, il convient de rejeter les arguments soulevés par GEF à cet égard.
–       « Autres coûts » déclarés dans le troisième état de dépenses
201   Il ressort du projet de rapport d’audit ainsi que du rapport d’audit final que, dans son troisième état de dépenses, GEF avait déclaré un montant de 318 034 BEF (7 833 euros) au titre du poste « autres coûts ».
202   Dans ce montant étaient incluses la dépense de 72 221 BEF (1 790,31 euros), relative à l’achat de petits objets dans des librairies, et celle de 245 813 BEF (6 093,54 euros), relative à des coûts de téléphone et d’Internet.
203   S’agissant du montant afférent à l’achat de petits objets dans des librairies (72 221 BEF), la Commission a motivé son refus en invoquant le fait que ces objets n’avaient aucune relation spécifique avec le projet.
204   Dans ses mémoires, GEF s’est limitée à considérer qu’il existe une ligne de coûts remboursables spécifique pour la « documentation » à concurrence d’un montant de 11 056 euros et que lesdits achats étaient nécessaires pour exécuter les tâches prévues dans le cadre du projet. Par ailleurs, en annexe à ses réponses aux questions du Tribunal et afin de démontrer le lien entre ces dépenses et le projet, GEF a produit des tickets de paiements relatifs à deux cartes de crédit, un ticket de caisse, des relevés de compte d’une carte de crédit, des factures de deux librairies, un abonnement et deux pages de références bibliographiques.
205   À cet égard, il suffit de relever que ces documents ne contiennent pas d’informations permettant d’établir le lien nécessaire entre le livre ou la publication achetés et le projet. Il s’ensuit que GEF est restée en défaut de démontrer le caractère nécessaire de ces dépenses et leur lien avec le projet.
206   S’agissant du montant relatif aux frais de téléphone et d’Internet (245 813 BEF), la position de la Commission ainsi que celle de GEF sont identiques à celles déjà exposées aux points 197 à 200 ci-dessus, concernant des dépenses identiques. Dès lors, il convient de rejeter les arguments soulevés par GEF pour les motifs exposés au point 200 ci-dessus.
–       « Frais de voyage et de subsistance » refusés dans la lettre d’acceptation des dépenses pour la quatrième période
207   En ce qui concerne les dépenses refusées dans la lettre d’acceptation des dépenses pour la quatrième période, à savoir la somme de 3 404 euros relative aux « frais de voyage et de subsistance » du poste « coûts de réseau » et celle de 1 608 euros relative au poste « autres coûts », la Commission a motivé son refus en invoquant le fait que ces dépenses n’étaient pas étayées par des factures.
208   Il suffit de relever sur ce point que GEF n’a produit aucun élément de preuve relatif à ces coûts, en sorte qu’elle n’a pas démontré le caractère erroné du rejet par la Commission de ces dépenses.
209   Ce moyen doit dès lors être rejeté.
2.     Sur le quatrième moyen, tiré de la violation du principe d’exécution de bonne foi des obligations contractuelles et du principe de bonne administration
a)     Arguments des parties
210   GEF soutient d’abord qu’il résulte du comportement adopté par la Commission que celle-ci a manqué à son obligation d’exécuter le contrat de bonne foi, en méconnaissance de l’article 1134, troisième alinéa, du code civil belge.
211   Ainsi, GEF relève que la Commission savait, d’une part, que le nombre d’heures estimé pour l’exécution du projet serait dépassé et que, à un certain moment, il a effectivement été dépassé et, d’autre part, que la base de calcul des dépenses de personnel avait été modifiée entre l’estimation initiale et l’établissement du questionnaire financier, mais qu’elle n’a jamais formulé de remarque négative à cet égard. La Commission aurait donc accepté que GEF consacre davantage d’heures au projet que ce qui avait été estimé à l’origine à des tarifs horaires significativement inférieurs. GEF relève, en outre, que la Commission a refusé de prendre en compte ses observations sur le projet de rapport d’audit lors de la rédaction du rapport d’audit final. La communication du rapport élaboré à la suite de la deuxième évaluation technique à son conseil le 27 octobre 2000 l’aurait empêchée de formuler des remarques sur ce rapport, lequel aurait été à la base du rapport d’audit final du 28 juin 2000. Enfin, la Commission aurait refusé d’organiser la réunion promise à la suite de son changement d’attitude en ce qui concerne les dépenses du projet.
212   GEF estime ensuite que la Commission a violé le principe d’exécution de bonne foi des obligations contractuelles et le principe de bonne administration en ne lui ayant pas communiqué son changement de position au sujet de l’acceptation des dépenses relatives au projet dans un délai raisonnable. En effet, la Commission aurait informé GEF de son changement de position en décembre 1999, c’est-à-dire six mois après l’achèvement du projet et trois mois après le rapport final d’évaluation technique. Or, dès la présentation du premier état de dépenses à la Commission, en mars 1998, il aurait été manifeste que le nombre d’heures de travail estimé serait dépassé et, lors de la présentation du deuxième état de dépenses en octobre 1998, il aurait été clair que le nombre d’heures de travail était effectivement dépassé. Elle en conclut que la Commission ne lui a pas communiqué ses objections dans un délai raisonnable, sachant qu’elle dispose de services bien équipés qui ont suivi le projet de très près depuis le début.
213   GEF invoque, à l’appui de cette thèse, deux arrêts, l’un du hof van beroep te Brussel (Belgique) (cour d’appel de Bruxelles) du 18 septembre 1991 (R.W., 1991-1992, p. 677) et l’autre du hof van beroep te Antwerpen (Belgique) (cour d’appel d’Anvers) du 5 février 1992 (T.R., 1992, p. 174), desquels il résulterait que les principes de bonne administration et de bonne foi dans l’exécution des obligations contractuelles impliquent, en ce qui concerne les obligations d’information, le respect d’un délai raisonnable.
214   La Commission conteste le bien-fondé de ce moyen faisant valoir que le fait d’avoir procédé à un audit, conformément à l’article 17 des conditions générales, ne saurait être considéré comme un changement de sa position initiale.
b)     Appréciation du Tribunal
215   En premier lieu, ainsi qu’il résulte des points 118 à 124 ci-dessus, le fait que la Commission a pris acte des états de dépenses soumis par GEF, effectué certains paiements à ce titre et émis des observations positives concernant l’exécution du projet ne signifie nullement que la Commission avait accepté définitivement les dépenses déclarées.
216   À cet égard, il convient de relever que le comportement de la Commission, tout au long de l’exécution du projet, a été adopté dans le respect des obligations qui découlent pour elle du contrat.
217   S’agissant, en second lieu, de l’argument de GEF tiré du fait que la Commission n’aurait pas tenu compte, dans le rapport d’audit final, des observations demandées à GEF sur le projet de rapport d’audit et contenues dans la lettre de M. Pirenne du 31 janvier 2000, il y a lieu de relever que tous les points soulevés dans ladite lettre ont fait l’objet d’une réponse de la part de la Commission. En effet, celle-ci a, par lettre du 20 mars 2000, exposé les motifs pour lesquels elle estimait que les observations de M. Pirenne n’étaient pas fondées.
218   Ainsi, dans sa lettre du 20 mars 2000, la Commission a exposé les raisons pour lesquelles GEF ne pouvait pas soutenir les affirmations suivantes, faites dans la lettre de M. Pirenne du 31 janvier 2000 : en premier lieu, que les accusations et allégations contenues dans le projet de rapport d’audit n’avaient été mises en lumière ni lors de l’audit ni dans la lettre consécutive à cet audit de M. Schelling du 9 juillet 1999 et étaient en contradiction avec l’accompagnement administratif et substantiel que la Commission aurait donné au projet ; en deuxième lieu, que la date de début du contrat prévue dans celui-ci était une simple date de référence ; en troisième lieu, que GEF tenait des fiches de présence au sens de l’article 13, paragraphe 1, deuxième alinéa, des conditions générales ; en quatrième lieu, que les raisons invoquées par la Commission pour rejeter les fiches de présence supplémentaires, à savoir la date de démarrage du projet et le temps enregistré pour le spécialiste de l’information, n’étaient pas justifiées ; en cinquième lieu, que la comparaison faite par les auditeurs au tableau de la page 4 du projet de rapport d’audit entre le chiffre d’affaires et les dépenses de personnel était erronée ; en sixième lieu, que le calcul de la rémunération de M. Goldfinger était erroné. En dernier lieu, la Commission a également expliqué, d’une part, les raisons pour lesquelles elle avait rejeté les dépenses relatives au paiement de l’étude Datamonitor (126 871 BEF), à des coûts de voyage d’un montant de 62 750 BEF, à des coûts afférents à des achats dans des librairies et à des coûts afférents à des dépenses de téléphone et d’Internet. D’autre part, la Commission a réfuté les conclusions formulées par GEF tendant à démontrer que la Commission avait accepté l’ensemble des dépenses déclarées et approuvé leur utilisation dans l’exécution du projet.
219   Ainsi qu’il résulte de sa lettre du 20 mars 2000, la Commission a effectivement pris en considération les observations de M. Pirenne. Le fait que la Commission ait, pour l’essentiel, maintenu la position qu’elle a adoptée dans le projet de rapport d’audit lors de l’élaboration du rapport d’audit final ne signifie donc nullement qu’elle a ignoré ces observations, mais uniquement qu’elle n’a pas estimé nécessaire de modifier sa position initiale après réexamen.
220   S’agissant, en troisième lieu, de la prétendue impossibilité pour GEF de présenter ses observations sur le rapport de la deuxième évaluation technique, au motif que celui-ci ne lui a été communiqué que le 27 octobre 2000, il convient de constater d’abord que ce rapport constitue un compte rendu de la réunion tenue entre les auditeurs et M. Goldfinger le 24 mai 2000, réunion au cours de laquelle ce dernier a fait une présentation des réalisations du projet et a été invité à répondre à des questions au cours des deux sessions organisées à cette fin.
221   Ainsi qu’il a été relevé aux points 162 et 163 ci-dessus, il apparaît que, au cours de la réunion pendant laquelle ladite évaluation technique a eu lieu, GEF a pu prendre position sur les questions essentielles qui ont fait l’objet de cette évaluation. GEF ne prétend d’ailleurs pas que tel n’a pas été le cas.
222   Ensuite, il convient de relever que le rapport d’audit final a repris, pour la plupart, les constatations déjà effectuées par les auditeurs dans le projet de rapport d’audit et sur lesquelles GEF a pris position. La seule différence entre les calculs effectués dans ces deux rapports consiste dans le fait que, après la deuxième évaluation technique, le nombre d’heures pris en considération a fait l’objet d’un ajustement. Ce dernier a eu lieu en vertu de la deuxième évaluation technique et résulte du fait que la Commission a réduit le nombre d’heures estimées pour l’exécution des deuxième et troisième tâches. À supposer que GEF n’ait pas pu prendre position sur ce dernier point au cours de la deuxième évaluation technique, elle n’a présenté devant le Tribunal aucun élément de nature à démontrer une erreur dans l’ajustement.
223   Enfin, il convient de constater, au demeurant, que, ainsi qu’il résulte de l’appréciation portée sur la procédure et le résultat de cette évaluation technique, aux points 159 à 178 ci-dessus, les griefs soulevés par GEF concernant cette évaluation ne sont pas fondés.
224   En dernier lieu, il ne saurait être reproché à la Commission de ne pas avoir organisé une réunion avec GEF avant la finalisation du rapport d’audit final.
225   GEF a, par lettre du 21 décembre 2000, demandé à la Commission d’organiser une réunion afin de discuter, en premier lieu, du mode de détermination du prix du projet, en deuxième lieu, de la procédure et du contenu du rapport de la deuxième évaluation technique, en troisième lieu, du rapport d’audit final et de sa méthode d’établissement et, en dernier lieu, des raisons pour lesquelles GEF était convaincue d’avoir agi conformément au contrat en prenant également en considération le comportement de la Commission tout au long de l’exécution du projet.
226   Cette demande a été réitérée par lettres des 21 février et 26 juillet 2001 adressées par GEF à la Commission.
227   Il convient de constater, d’une part, qu’aucune disposition contractuelle n’impose à la Commission de tenir de telles réunions.
228   D’autre part, certes, la Commission a, par lettre du 2 février 2001, informé GEF, d’une part, de ce que l’OLAF avait ouvert une enquête concernant le FIWG et, d’autre part, du fait qu’une réunion serait convenue avec celle-ci afin d’examiner et de discuter les questions découlant du rapport d’audit final ainsi que les points mentionnés dans la lettre de GEF du 21 décembre 2000 dans la mesure où ils seraient pertinents pour l’enquête de la Commission.
229   Il découle toutefois de l’ensemble des raisons exposées ci-dessus que, si, comme la Commission le relève, elle disposait de tous les éléments et observations communiqués par GEF au sujet des questions soulevées dans les lettres susmentionnées et auxquelles la Commission avait déjà répondu et que GEF avait pu discuter les constatations des auditeurs, notamment au cours de la deuxième évaluation technique, aucune réunion ne s’avérait nécessaire.
230   GEF ajoute que, en ayant informé GEF de sa position concernant les heures de travail en décembre 1999, c’est-à-dire six mois après l’achèvement du projet et trois mois après le rapport final d’évaluation technique, la Commission n’aurait pas respecté un délai raisonnable.
231   À cet égard, il suffit de relever que, ainsi qu’il a déjà été constaté ci-dessus, la Commission a le droit, conformément à l’article 17 des conditions générales, de procéder à des audits au cours de la période de deux ans suivant la date du dernier paiement dû par la Commission ou la fin du contrat. Or, le projet de rapport d’audit ainsi que le rapport d’audit final, qui ont été respectivement envoyés à GEF les 21 décembre 1999 et 18 juillet 2000, s’insèrent précisément dans la période de deux ans prévue à l’article 17 des conditions générales.
232   Dans ces conditions, le quatrième moyen ne saurait être accueilli.
3.     Sur le deuxième moyen, tiré d’une violation du principe de protection de la confiance légitime
a)     Arguments des parties
233   GEF considère que le comportement de la Commission l’a incitée à nourrir une confiance légitime dans le fait que son mode de déclaration des dépenses et des heures de travail était conforme au contrat, que les paiements déjà effectués étaient justifiés et, donc, qu’elle remplissait toutes les conditions requises pour recevoir le solde du paiement réclamé.
234   Elle se réfère à cet égard à de précédents contrats conclus avec la Commission dans le cadre desquels elle aurait mentionné globalement le nombre de jours de travail utilisés pour le projet, la Commission ayant confirmé, à plusieurs reprises, qu’une telle procédure était suffisante.
235   En l’espèce, GEF aurait rempli tous les formulaires de la manière requise, en indiquant notamment sur l’un d’entre eux, de manière détaillée, le nombre d’heures de travail et le coût horaire.
236   En outre, tous les états de dépenses soumis par GEF auraient été examinés par plusieurs services de la Commission et celle-ci n’aurait jamais demandé à GEF de produire des renseignements complémentaires concernant le temps consacré au projet avant de procéder au paiement dû à celle-ci. Même lorsqu’il était évident pour la Commission que le nombre d’heures de travail serait ou était dépassé, respectivement lors de la présentation des premier et deuxième états de dépenses, la Commission aurait néanmoins effectué le paiement y afférent. Enfin, le projet n’aurait jamais fait l’objet d’une procédure administrative de « feu rouge », applicable par la Commission à des projets problématiques. Au contraire, pendant l’exécution du projet, GEF n’aurait reçu que des observations positives concernant celui-ci de la part de la Commission. Il ne saurait donc être question que la position explicite d’acceptation que la Commission a adoptée quant à l’exécution du projet fasse l’objet d’un renversement total.
237   La Commission conteste les arguments de GEF et soutient qu’elle a agi en totale conformité avec les termes du contrat.
b)     Appréciation du Tribunal
238   À cet égard, il convient de constater que ce moyen est non fondé, dès lors qu’il a été constaté dans le cadre de l’examen des premier et quatrième moyens que la Commission avait agi conformément aux termes du contrat et aux principes d’exécution de bonne foi des obligations contractuelles et de bonne administration.
239   Cette conclusion ne saurait être infirmée par le fait que la Commission n’aurait pas procédé, dans le cadre de précédents contrats conclus avec GEF, à des contrôles concernant le nombre d’heures de travail consacrées aux projets visés. L’éventuelle bienveillance démontrée par la Commission dans le cadre de ces contrats ne saurait, en aucun cas, porter atteinte à son droit de procéder, en l’espèce, à la vérification qu’elle estimait nécessaire, conformément aux dispositions du contrat.
240   Il s’ensuit que ce moyen ne saurait être accueilli.
4.     Sur le troisième moyen, tiré de la violation du principe du respect des droits de la défense
a)     Arguments des parties
241   GEFestime que la Commission ne s’est pas conformée au principe du respect des droits de la défense.
242   En premier lieu, elle reproche à la Commission de n’avoir communiqué le rapport de la deuxième évaluation technique que le 27 octobre 2000, ce qui l’aurait empêchée de présenter, en temps utile, ses observations sur ce rapport et de discuter avec la Commission les conclusions de celui-ci, par ailleurs contradictoires avec celles du rapport final d’évaluation technique. Le rapport d’audit final, qui se fonde largement sur le projet de rapport d’audit et sur le rapport de la deuxième évaluation technique, ne tiendrait donc pas compte des observations de GEF concernant ce dernier rapport ni de celles de GEF et de M. Pirenne, contenues dans la lettre du 31 janvier 2000, concernant le projet de rapport d’audit. Elle en conclut que, du fait que des intérêts personnels étaient en jeu, les personnes concernées auraient dû avoir la possibilité de faire connaître leur point de vue avant que le rapport d’audit ne soit définitivement établi.
243   En second lieu, GEF reproche à la Commission de ne pas avoir organisé une réunion avec elle avant la finalisation du rapport d’audit, et ce malgré ses demandes à cet égard et la promesse formelle de la Commission d’organiser une telle réunion, réitérée à plusieurs reprises. À l’audience, GEF a précisé qu’elle souhaitait régler dans ladite réunion le problème créé par le rejet des fiches de présence supplémentaires par la Commission.
244   La Commission conteste le bien-fondé des arguments de GEF.
b)     Appréciation du Tribunal
245   À cet égard, il suffit de constater que ce moyen est non fondé, dès lors qu’il a été constaté dans le cadre de l’examen du quatrième moyen que la Commission n’avait pas violé le principe d’exécution de bonne foi des obligations contractuelles et le principe de bonne administration (voir points 215 à 229 ci-dessus).
246   Ce moyen ne saurait dès lors être accueilli.
247   Il résulte de l’ensemble des considérations qui précèdent que la demande de la requérante doit être rejetée.
B –  Sur la demande reconventionnelle de la Commission
1.     Arguments des parties
248   La Commission réclame, en vertu de l’article 16, paragraphe 3, des conditions générales, le remboursement de la somme de 273 516 euros, représentant la différence entre les sommes effectivement versées à GEF, d’un montant de 396 000 euros, et les dépenses acceptées par elle, lesquelles s’élèvent à 122 484 euros.
249   GEF se limite à conclure, dans son mémoire en réplique, que la demande reconventionnelle présentée par la Commission n’est pas fondée.
2.     Appréciation du Tribunal
250   À cet égard, il suffit de constater qu’il ressort du dossier que la Commission a versé à GEF la somme totale de 396 000 euros et que, ainsi qu’il résulte de ce qui précède, c’est à juste titre que la Commission a accepté la somme de 122 484 euros au titre des dépenses consacrées au projet à la suite de l’audit financier. Il s’ensuit que la Commission est fondée, en application de l’article 16, paragraphe 3, des conditions générales, à réclamer à GEF le remboursement d’un trop-perçu de 273 516 euros.
251   S’agissant de la demande de paiement d’intérêts, il y a lieu de relever que, dans la note de débit émise à l’encontre de GEF, la Commission a précisé que celle-ci était payable à l’échéance du 31 août 2001 et que, après cette date, des intérêts de retard seraient dus au taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations de refinancement en euros en août 2001, majoré de 1,5 point.
252   Il convient toutefois de constater que, si le contrat stipule, pour certains cas de figure, l’application du taux fixé par l’Institut monétaire européen (article 5, paragraphe 3, troisième alinéa, et article 16, paragraphe 1, des conditions générales), aucun taux conventionnel n’est prévu dans le cas d’espèce.
253   En l’absence d’intérêts conventionnels et étant donné que le contrat est régi par la loi belge, il y a donc lieu d’appliquer l’article 1153 du code civil belge, aux termes duquel :
« Dans les obligations qui se bornent au payement d’une certaine somme, les dommages et intérêts résultant du retard dans l’exécution ne consistent jamais que dans les intérêts légaux, sauf les exceptions établies par la loi. Ces dommages et intérêts sont dus sans que le créancier soit tenu de justifier d’aucune perte. Ils sont dus à partir du jour de la sommation de payer, excepté dans le cas où la loi les fait courir de plein droit [...] »
254   Ayant mis en demeure GEF, la Commission est fondée à réclamer des intérêts moratoires, au taux légal belge, à compter du 1er septembre 2001.
255   Il convient dès lors de faire droit à la demande reconventionnelle de la Commission. En conséquence, GEF doit, conformément aux conclusions de la défenderesse, être condamnée à payer à la Commission la somme de 273 516 euros, majorée des intérêts de retard au taux légal annuel applicable en Belgique, à compter du 1er septembre 2001 et jusqu’à complet paiement de la dette.
Sur les dépens
256   En vertu de l’article 87, paragraphe 2, du règlement de procédure, toute partie qui succombe est condamnée aux dépens, s’il est conclu en ce sens. GEF ayant succombé en ses conclusions, il y a lieu de la condamner aux dépens, conformément aux conclusions de la Commission.
Par ces motifs,
LE TRIBUNAL (première chambre élargie)
déclare et arrête :
1)      La demande de la requérante visant à obtenir, d’une part, le remboursement de la somme de 40 693 euros et, d’autre part, l’émission d’une note de crédit d’un montant de 273 516 euros est rejetée.
2)      La demande reconventionnelle de la Commission est accueillie et, par conséquent, la requérante est condamnée à verser à la Commission la somme de 273 516 euros, majorée des intérêts de retard au taux légal annuel applicable en Belgique, à compter du 1er septembre 2001 et jusqu’à complet paiement de la dette.
3)      La requérante est condamnée aux dépens.
Vesterdorf
Jaeger
Mengozzi
Martins Ribeiro
Dehousse
Ainsi prononcé en audience publique à Luxembourg, le
Le greffier
Le président
H. Jung
B. Vesterdorf
Table des matières
Contrat litigieux
Faits à l’origine du litige
A –  Premier état de dépenses pour la période allant du 4 juillet 1997 au 3 janvier 1998
B –  Deuxième état de dépenses pour la période allant du 4 janvier 1998 au 3 juillet 1998
C –  Troisième état de dépenses pour la période allant du 4 juillet 1998 au 3 janvier 1999
D –  Audit financier
E –  Quatrième état de dépenses pour la période allant du 4 janvier 1999 au 3 juillet 1999
F –  Demande de remboursement de la Commission : la note de débit du 11 juillet 2001
Procédure
Conclusions des parties
Sur la compétence du Tribunal
Sur le fond
A –  Sur la demande de la requérante visant à obtenir, d’une part, le paiement d’une somme de 40 693 euros et, d’autre part, l’émission d’une note de crédit d’un montant de 273 516 euros
1.  Sur le premier moyen, tiré de la violation du contrat
a)  Arguments des parties
b)  Appréciation du Tribunal
Observations liminaires
Sur les dépenses de « personnel »
–  Sur l’acceptation par la Commission de l’augmentation des heures de travail et de l’ajustement du tarif salarial, initialement prévus dans le contrat
–  Sur la preuve des heures de travail consacrées au projet
–  Sur les prétendues inexactitudes commises par les auditeurs concernant les heures de travail et les dépenses de personnel indiquées dans le rapport de la deuxième évaluation technique et dans le rapport d’audit final
Sur les dépenses relatives aux postes « frais de voyage et de subsistance » et « autres coûts »
–  « Frais de voyage et de subsistance » déclarés dans le deuxième état de dépenses
–  « Autres coûts » déclarés dans le deuxième état de dépenses
–  « Autres coûts » déclarés dans le troisième état de dépenses
–  « Frais de voyage et de subsistance » refusés dans la lettre d’acceptation des dépenses pour la quatrième période
2.  Sur le quatrième moyen, tiré de la violation du principe d’exécution de bonne foi des obligations contractuelles et du principe de bonne administration
a)  Arguments des parties
b)  Appréciation du Tribunal
3.  Sur le deuxième moyen, tiré d’une violation du principe de protection de la confiance légitime
a)  Arguments des parties
b)  Appréciation du Tribunal
4.  Sur le troisième moyen, tiré de la violation du principe du respect des droits de la défense
a)  Arguments des parties
b)  Appréciation du Tribunal
B –  Sur la demande reconventionnelle de la Commission
1.  Arguments des parties
2.  Appréciation du Tribunal
Sur les dépens
* Langue de procédure : l'anglais.