62002TJ0029_PL
Strony
Motywy wyroku
Sentencja
Strony
W sprawie T‑29/02
Global Electronic Finance Management (GEF) SA, z siedzibą w Brukseli (Belgia), reprezentowana przez adwokatów M. E. Storme’a oraz A. Gobiena,
strona skarżąca,
przeciwko
Komisji Wspólnot Europejskich, reprezentowanej przez R. Lyala oraz C. Giolita, działających w charakterze pełnomocników, wspieranych przez adwokata J. Stuycka, z adresem do doręczeń w Luksemburgu,
strona pozwana,
mającej za przedmiot, z jednej strony, wniosek wniesiony na podstawie klauzuli arbitrażowej w rozumieniu art. 238 WE zawierający żądanie nakazania Komisji zapłaty kwoty 40 693 EUR oraz wydania noty kredytowej opiewającej na kwotę 273 516 EUR, a z drugiej strony, żądanie wzajemne Komisji nakazania skarżącej zwrotu kwoty 273 516 EUR powiększonej o wartość odsetek za zwłokę w wymiarze 7% w skali roku, naliczonych od dnia 1 września 2001 r.,
SĄD PIERWSZEJ INSTANCJI
WSPÓLNOT EUROPEJSKICH (pierwsza izba w składzie powiększonym),
w składzie: B. Vesterdorf, prezes, M. Jaeger, P. Mengozzi, M. E. Martins Ribeiro i F. Dehousse, sędziowie,
sekretarz: J. Plingers, administrator,
uwzględniając procedurę pisemną i po przeprowadzeniu rozprawy w dniu 30 marca 2004 r.,
wydaje następujący
Wyrok
Motywy wyroku
Sporna umowa
1. Dnia 21 sierpnia 1997 r. Wspólnota Europejska, reprezentowana przez Komisję, podpisała ze spółką Global Electronic Finance Management SA – stroną skarżącą (zwaną dalej „GEF”), reprezentowaną przez Ch. Goldfingera, jej dyrektora generalnego i pełnomocnika – umowę zatytułowaną „Esprit Network of Excellence Working Group – 26069 – Financial Issues Working Group Support (FIWG)” (zwaną dalej „umową”).
2. Umowa została zawarta w ramach decyzji Rady 94/802/WE
z dnia 23 listopada 1994 r. przyjmującej szczególny program badawczy w dziedzinie rozwoju technologii i prezentacji w zakresie technologii informacyjnych (1994–1998) (Dz.U. L 334, str. 24).
3. Zgodnie z treścią załącznika III do decyzji 94/802 program miał być realizowany w formie działań pośrednich, poprzez które Wspólnota przyczyniać się będzie finansowo do działań badawczych i rozwoju technologicznego (BRT), włączając w to projekty opierające się na prezentacjach prowadzone przez osoby trzecie lub instytuty Wspólnego Centrum Badawczego (JRC) wraz z osobami trzecimi.
4. Artykuł 6 decyzji Rady 94/763/WE z dnia 21 listopada 1994 r. w sprawie zasad uczestnictwa przedsiębiorstw, centrów badawczych i uniwersytetów w działaniach badawczych, rozwoju technologicznym i prezentacjach Wspólnoty Europejskiej (Dz.U. 1994 L 306, str. 8) stanowi, iż wybrane propozycje działań badawczych w ramach BRT winny być przedmiotem umów zawieranych pomiędzy Wspólnotą a uczestnikami określonych działań badawczych i umowy te winny w szczególności obejmować postanowienia w zakresie nadzoru administracyjnego, finansowego i technicznego odnoszące się do przedmiotowych działań badawczych.
5. Zgodnie z umową, GEF – firma konsultingowa specjalizująca się w bankowości elektronicznej – zobowiązana była do świadczenia pomocy i zarządzania rozmaitymi zadaniami i działaniami w ramach Financial Issues Working Group (grupy roboczej w zakresie zagadnień finansowych, zwanej dalej „FIGW”). Projekt, który jej przydzielono, został zgodnie z art. 1 ust. 1 umowy opisany w załączniku nr I zatytułowanym „Technical Annex” (zwanym dalej „załącznikiem technicznym”). Według załącznika technicznego FIGW składała się z przedstawicieli rozmaitych sektorów i miała na celu promocję rozwoju i wdrażanie innowacyjnych systemów płatniczych i mechanizmów przeprowadzania transakcji celem zapewnienia pomyślnego rozwoju handlu elektronicznego oraz elektronicznych transakcji finansowych w ramach Unii Europejskiej.
6. Zgodnie z treścią art. 2 ust. 1 umowa została zawarta na okres 24 miesięcy, tj. na czas trwania projektu, licząc od dnia 4 lipca 1997 r. – daty jego rozpoczęcia. Postanowienia finansowe umowy zostały sformułowane w art. 3 do 5 oraz w art. 12–17 załącznika zatytułowanego „General Conditions” (zwanego dalej „postanowieniami ogólnymi”).
7. W wersji dołączonej do skargi załącznik techniczny zawiera w pkt 7 (str. 14 i 15) pięć tabel, z których cztery noszą następujące tytuły: „Table 1. Human Resources Requirements per Task (in man/days)”, „Table 2. Cost estimates per Task (in ECU)”, „Table 3. Unit Costs Assumptions (in ECU)”, „Table 4. Total cost estimates per Task (in ECU)”, a piąta odnosi się do podziału kosztów ze względu na różne kategorie środków. Tabele te są szacunkowym określeniem kosztów
i środków niezbędnych do realizacji projektu.
8. W wersji dołączonej jako załącznik 3 do odpowiedzi GEF‑y na pytania Sądu załącznik techniczny zawiera w pkt 3.7 cztery tabele zatytułowane odpowiednio: „Table 1. Human Resources Requirements per Task (in man/days)”, „Table 2. Cost estimates per Task (in ECU)”, „Table 4. Total cost estimates per Task (in ECU)” oraz „Table 5. Cost estimates per resource category (in ECU)”. Te dwa załączniki techniczne różnią się – drugi zawiera nowe strony (str. 1, 3–16 i 25), odmienną numerację tytułów, a w pkt 3.7 ujmuje tabelę nr 5, pomijając tabelę nr 3, zaś w tabelach nr 2 i 4 zawiera inne dane liczbowe.
9. Artykuł 3 ust. 2 umowy stanowi, iż Komisja pokryje 100% podlegających zwrotowi kosztów projektu do wysokości 440 000 ECU. Kwota ta równa się, stosownie do treści art. 3 ust. 1 umowy, całkowitemu szacunkowemu kosztowi projektu.
10. Artykuł 4 umowy stanowi:
„Komisja uiści swój wkład do projektu, wyrażony w ECU, w sposób następujący:
– zaliczką w wysokości 165 000 ECU (sto sześćdziesiąt pięć tysięcy ECU) w okresie dwóch miesięcy od ostatecznego podpisania umowy przez umawiające się strony;
– ratalnie, przy czym każda z rat będzie płatna w okresie dwóch miesięcy od zatwierdzenia poszczególnych okresowych sprawozdań z postępu prac i zestawień odpowiadających im wydatków. Suma zaliczki i płatności ratalnych nie może przekroczyć równowartości 396 000 ECU z maksymalnej wartości wkładu Komisji do projektu;
– pozostałość swego całkowitego wymagalnego udziału [kwota w wysokości 44 000 ECU (czterdzieści cztery tysiące ECU)] przekaże ona w terminie dwóch miesięcy od zatwierdzenia ostatniego sprawozdania, dokumentu lub innego świadczenia wykonanego w ramach projektu przewidzianego załącznikiem [technicznym] i wykazu kosztów za ostatni okres przewidziany w art. 5 ust. 2”.
11. Artykuł 5 umowy przewiduje, iż trzy podpisane zestawienia wydatków winny być przedkładane przez wykonawcę co sześć miesięcy, poczynając od daty rozpoczęcia projektu, a zestawienie wydatków za ostatni okres winno być przedłożone najpóźniej w trzy miesiące po zatwierdzeniu ostatniego sprawozdania, dokumentu lub innego świadczenia wykonanego w ramach projektu, po którym to zatwierdzeniu żaden wydatek nie będzie przedmiotem zapłaty.
12. Artykuł 6 stanowi, że okresowe sprawozdania z postępu prac winny być przedkładane co sześć miesięcy, poczynając od daty rozpoczęcia projektu.
13. Artykuł 9 postanowień ogólnych określa szczegółowe zasady przedstawiania przez kontrahenta okresowych sprawozdań z postępu prac i sprawozdania końcowego.
14. Zgodnie z art. 12 ust. 1 postanowień ogólnych „kosztami podlegającymi zwrotowi są rzeczywiste koszty określone w art. 13 [postanowień ogólnych], które są dla realizacji projektu niezbędne, które mogą zostać udokumentowane oraz zostały faktycznie poniesione w trakcie okresu wskazanego w art. 2 ust. 1 umowy […]”.
15. Stosownie do treści art. 12 ust. 2 postanowień ogólnych „szacunkowe koszty prac należących do poszczególnych kategorii winny być traktowane jako mające charakter wskazówek. Członkowie mogą dokonywać przesunięć budżetowych pomiędzy poszczególnymi kategoriami z zastrzeżeniem, że nie wpłynie to w sposób zasadniczy na zakres i cel projektu”.
16. Artykuł 13 postanowień ogólnych formułuje szczególne dyspozycje w przedmiocie kosztów odnoszących się do pozycji „pracownicy” (art. 13 ust. 3), „koszty sieci” (art. 13 ust. 2), „inne koszty” (art. 13 ust. 3), „istotne koszty szczególne” (art. 13 ust. 4) oraz „koszty ogólne” (art. 13 ust. 5).
17. Zgodnie z treścią art. 13 ust. 1 akapit drugi postanowień ogólnych:
„Całość wykazanych godzin czasu pracy pracowników winna być zarejestrowana i zatwierdzona. Wymóg ten zostaje spełniony, jeżeli rejestr czasu pracy jest zatwierdzany przynajmniej raz w miesiącu przez zarządzającego projektem lub należycie upoważnionego członka kadry kierowniczej przedsiębiorstwa wykonawcy”.
18. Artykuł 13 ust. 3 postanowień ogólnych stanowi w szczególności:
„Inne spośród następujących kosztów, poniesione przez wykonawcę, mogą zostać przedstawione do zwrotu, jeżeli zostały poniesione w związku z realizacją projektu:
– wydatki poniesione na zewnętrzne usługi i wyposażenie techniczne (pod warunkiem uprzedniej zgody Komisji);
– […];
– publikacje, w tym biuletyny informacyjne, mające na celu rozpowszechnienie informacji na temat prac podejmowanych w ramach projektu”.
19. Stosownie do treści art. 13 ust. 4 postanowień ogólnych „istotne koszty szczególne, poniesione przez kontrahenta, mogą zostać przedstawione do zwrotu pod warunkiem uprzedniej zgody Komisji udzielonej na piśmie (zgoda ta zostaje uznana za udzieloną, w przypadku gdy dana pozycja w kosztach została przewidziana w załączniku [technicznym] do umowy lub jeśli Komisja nie podniesie sprzeciwu w terminie dwóch miesięcy od doręczenia pisemnego wniosku)”.
20. Artykuł 13 ust. 5 postanowień ogólnych przewiduje, że:
„Udział w wysokości do 20% wydatków z tytułu podlegających zwrotowi kosztów pracy określonych szczegółowo w art. 13 ust. 1 […] może zostać przedstawiony do zwrotu jako koszty ogólne związane z pracami wykonanymi w ramach projektu, włączając wydatki związane z kosztem pracy personelu pomocniczego administracji i sekretariatu, połączeń telefonicznych, ogrzewania, oświetlenia, elektryczności, usług pocztowych, poczty elektronicznej, przyborów biurowych itp. Koszty ogólne, które mogą zostać bezpośrednio zaliczone na podstawie art. 13 ust. 1–4 […], jak również koszty odzyskane od osób trzecich nie powinny być przedstawiane do zwrotu jako koszty ogólne”.
21. Artykuł 15 ust. 1 postanowień ogólnych stanowi:
„Wykonawca zobowiązany jest prowadzić księgi rachunkowe w sposób rzetelny, bieżący i zgodny z przyjętymi standardami rachunkowości państwa, w którym ma swoją siedzibę oraz wymaganą przepisami prawa dokumentację, celem potwierdzenia i uzasadnienia poniesionych kosztów oraz wykazanych godzin pracy. Rzeczone dokumenty winny być udostępnione celem przeprowadzenia audytu”.
22. Artykuł 16 ust. 2 i 3 postanowień ogólnych stanowi, co następuje:
„Z zastrzeżeniem dyspozycji art. 17 tego załącznika [Audyt], do momentu odbioru innych świadczeń wykonanych w ramach projektu lub, w razie braku takowych, do momentu przyjęcia sprawozdania końcowego – wszelkie płatności będą traktowane jak zaliczki.
W przypadku gdy całkowity wkład finansowy, wymagalny w ramach realizacji projektu, uwzględniając wyniki audytu, będzie niższy od wartości dokonanych w trakcie realizacji projektu płatności, wykonawcy niezwłocznie zwrócą Komisji wartość różnicy wyrażoną w ECU”.
23. Artykuł 17 ust. 1 postanowień ogólnych precyzuje, że „Komisja lub też osoby przez nią upoważnione są uprawnione do przeprowadzenia audytu w okresie dwóch lat od daty ostatniej wymagalnej płatności Komisji lub od dnia wygaśnięcia umowy […]”.
24. Wreszcie, zgodnie z art. 10, umowa została poddana reżimowi prawa belgijskiego, a stosownie do art. 7 postanowień ogólnych wszelkie spory wynikłe na jej tle podlegają wyłącznej kompetencji Sądu Pierwszej Instancji, zaś w przypadku odwołania – Trybunału Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich.
Okoliczności powstania sporu
25. W dniu 12 września 1997 r. Komisja stosownie do postanowień art. 4 umowy uiściła na rzecz GEF‑y zaliczkę w wysokości 165 000 ECU.
26. Następnie GEF przedstawiła Komisji cztery okresowe sprawozdania z postępu prac i cztery zestawienia wydatków odpowiadające czterem okresom umownym pomiędzy dniem 4 lipca 1997 r., tj. datą rozpoczęcia projektu, a dniem 3 lipca 1999 r. – datą jego zakończenia.
27. Przed przedstawieniem czwartego zestawienia wydatków, za czwarty okres umowny trwający od dnia 4 stycznia 1999 r. do dnia 3 lipca 1999 r. (zwanego dalej „czwartym okresem”), Komisja w dniach 18 i 21 czerwca 1999 r. przeprowadziła audyt finansowy dotyczący trzech poprzedzających okresów, od dnia 4 lipca 1997 r. do dnia 3 stycznia 1999 r.
A – Pierwsze zestawienie wydatków, za okres od dnia 4 lipca 1997 r. do dnia 3 stycznia 1998 r.
28. W dniu 3 marca 1998 r. GEF doręczyła Komisji pierwsze zestawienie wydatków za okres umowny od dnia 4 lipca 1997 r. do dnia 3 stycznia 1998 r. (zwany dalej pierwszym okresem) opiewające na kwotę całkowitą w wysokości 111 193 ECU, z których 25 249 ECU należało do kategorii kosztów ogólnych.
29. Pismem z dnia 19 marca 1998 r. zatytułowanym „Payment request submission for period 4‑Jul‑97 to 3‑Jan‑98” (zwanym dalej „pismem zatwierdzającym wydatki za pierwszy okres”) Komisja wyraziła gotowość pokrycia części wykazanych przez GEF wydatków, do wysokości 101 432 ECU, odmawiając tym samym poniesienia odpowiedzialności za część kosztów ogólnych, w zakresie w jakim przekraczają one o 20% podlegający zwrotowi umowny koszt pracy, stosownie do treści art. 13 ust. 5 postanowień ogólnych. Skutkiem tego, w odniesieniu do tej pozycji w kosztach, Komisja dokonała na rzecz GEF‑y płatności kwoty 15 488 ECU w miejsce 25 249 ECU, których zwrotu domagała się GEF.
30. Przedmiotowym pismem Komisja wskazała, że „wykazane koszty (lub w postaci z wprowadzonymi przez nas zmianami) zostały zweryfikowane i uznane za zgodne z okresowym sprawozdaniem z postępu prac oraz umową (zob. załącznik II część D), z zastrzeżeniem możliwości dokonania ich weryfikacji i korekty po dokonaniu ponownej kalkulacji lub audytu oraz akceptacji stawek wynagrodzenia”.
B – Drugie zestawienie wydatków, za okres od dnia 4 stycznia 1998 r. do dnia 3 lipca 1998 r.
31. W dniu 6 października 1998 r. GEF przedłożyła drugie zestawienie wydatków, za okres od dnia 4 stycznia 1998 r. do dnia 3 lipca 1998 r. (zwany dalej „drugim okresem”). Kwota zadeklarowanych przez GEF wydatków za ten okres wynosiła 107 017 ECU, z których 3818 ECU należało do kategorii „inne koszty”.
32. Pismem z dnia 14 grudnia 1998 r. zatytułowanym „Payment request submission for period 4‑Jan‑98 to 3‑Jul‑98” (zwanym dalej „pismem zatwierdzającym wydatki za drugi okres”) Komisja wyraziła gotowość pokrycia części wykazanych przez GEF wydatków do wysokości 103 228 ECU, odmawiając t ym samym poniesienia odpowiedzialności za wydatek rzędu 3818 ECU, należący do kategorii „inne koszty”, ze względu na fakt, iż kwota ta została już uwzględniona w „kosztach ogólnych”. Pismo zawierało również fragment powołany w pkt 30.
C – Trzecie zestawienie wydatków za okres od dnia 4 lipca 1998 r. do dnia 3 stycznia 1999 r.
33. Dnia 3 czerwca 1999 r. GEF przedstawiła Komisji trzecie zestawienie wydatków za okres umowny od dnia 4 lipca 1998 r. do 3 stycznia 1999 r. (zwany dalej „trzecim okresem”), opiewające na kwotę 104 098 EUR – kwota została przeliczona na euro stosownie do rozporządzenia Rady nr 1103/97 z dnia 17 czerwca 1997 r. w sprawie niektórych przepisów dotyczących wprowadzenia euro (Dz.U. 1997 L 162, str. 1), zgodnie z którym ECU zostanie zastąpione przez euro, począwszy od dnia 1 stycznia 1999 r., przyjmując stawkę konwersji jeden do jednego.
34. Pismem z dnia 27 lipca 1999 r. zatytułowanym „Payment request submission for period 4‑Jul‑98 to 3‑Jan‑99” (zwanym dalej „pismem zatwierdzającym wydatki za trzeci okres”) Komisja zaakceptowała koszty wykazane przez GEF‑ę w zakresie odpowiadającym kwocie 96 214 EUR, odmawiając tym samym poniesienia odpowiedzialności za wydatek 7884 EUR, należący w całości do pozycji „inne koszty”, ze względu na fakt, iż wydatki te zostały uprzednio uwzględnione w „kosztach ogólnych”.
35. Tym samym pismem Komisja, kierując się wymogiem przestrzegania górnej granicy wydatków, tj. 396 000 EUR, przewidzianej w art. 4 umowy (GEF otrzymała do tej pory 165 000 EUR zaliczki + 101 432 EUR za pierwszy okres + 103 228 EUR za drugi okres = 369 660 EUR) zdecydowała o dokonaniu częściowej zapłaty, w kwocie niższej od kwoty zaakceptowanych przez nią wydatków, a mianowicie 26 340 EUR w miejsce 96 214 EUR (396 000 EUR – 369 660 EUR = 26 340 EUR). Ponadto pismo to zawierało również fragment powołany uprzednio w pkt 30.
D – Audyt finansowy
36. W dniach 18 i 21 czerwca 1999 r. Komisja przeprowadziła audyt finansowy odnoszący się do trzech pierwszych okresów umownych.
37. Pismem z dnia 9 lipca 1999 r. Komisja zwróciła się do GEF‑y o dostarczenie dodatkowych informacji dotyczących wynagrodzenia zarządzającego projektem Ch. Goldfingera. Pismem datowanym 30 lipca 1999 r. GEF przekazała Komisji dokumenty dotyczące wynagrodzenia Ch. Goldfingera, opatrując je stosownymi wyjaśnieniami i uwzględniając pewne zagadnienia podatkowe oraz z zakresu ubezpieczeń społecznych.
38. W dniu 12 października 1999 r. Komisja przekazała GEF końcowe sprawozdanie z przeglądu technicznego projektu datowane 21 września 1999 r.
39. Pismem z dnia 21 grudnia 1999 r. Komisja przekazała GEF‑ie projekt sprawozdania z audytu finansowego. W projekcie tym Komisja stwierdza, że GEF domagała się zapłaty zawyżonej kwoty 228 713 EUR, stanowiącej 245% całkowitej kwoty zaakceptowanych przez Komisję wydatków, wynoszącej 93 334 EUR.
40. Faksem z dnia 31 stycznia 2000 r. (zwanym dalej „pismem J. Pirenne’a z dnia 31 stycznia 2000 r.”) GEF poinformowała Komisję, iż nie zgadza się z treścią projektu sprawozdania oraz przedstawiła swe zastrzeżenia, dołączając analizę przeprowadzoną przez J. Pirenne’a, swego doradcę podatkowego oraz biegłego rewidenta.
41. Pismem datowanym 20 marca 2000 r., Komisja odrzuciła zastrzeżenia GEF‑y, proponując przeprowadzenie ponownego, szczegółowego przeglądu technicznego (zwanego dalej „drugim przeglądem technicznym”) celem ustalenia dokładnej liczby godzin, które można by rozsądnie przypisać realizacji każdego z wykonanych zadań, stosownie do treści załącznika technicznego. Drugi przegląd techniczny odbył się w dniu 24 maja 2000 r. Kopia sprawozdania z drugiego przeglądu technicznego została przekazana GEF‑ie na jej wniosek z dnia 18 października 2000 r., w dniu 27 października 2000 r.
42. Pismem z dnia 18 lipca 2000 r. Komisja doręczyła GEF‑ie końcowe sprawozdanie z audytu datowane 28 czerwca 2000 r. W sprawozdaniu tym Komisja stwierdziła, iż za okres, którego audyt dotyczył, tj. pomiędzy dniem 4 lipca 1997 r. a dniem 4 stycznia 1999 r., GEF domagała się zawyżonej kwoty 253 823 EUR, stanowiącej 372% całości zaakceptowanych wydatków, wynoszących 68 224 EUR.
43. Wnioski sformułowane przez audytorów w końcowym sprawozdaniu z audytu datowanym 28 czerwca 2000 r. opierały się w szczególności na następujących spostrzeżeniach:
„[GEF] nie dokonuje rejestracji czasu pracy swych pracowników. Praktyka ta jest sprzeczna z art. 13.1.2 [postanowień ogólnych] umowy.
Ch. Goldfinger przyznał, iż rzeczywiście GEF nigdy nie archiwizowała list obecności swoich pracowników. Podczas przeprowadzania audytu Ch. Goldfinger dokonał, na podstawie harmonogramu pracy biura i umów o pracę, szacunkowego obliczenia przepracowanych godzin. Ustaliliśmy, iż ów harmonogram pracy biura nie zawiera żadnego wykazu godzin pracy, skutkiem czego nie mogliśmy zaakceptować godzin przeznaczonych na realizację projektu WE. Ponadto listy obecności przygotowane przez Ch. Goldfingera były niepoprawne z następujących powodów: realizacja projektu rozpoczęła się w dniu 4 lipca 1997 r., a nie 1 lipca 1997 r., a 202 godziny pracy, które jakoby przepracował specjalista ds. informacji w miesiącach lipcu i październiku 1997 r., były przedstawione w sposób nieprawidłowy, biorąc pod uwagę fakt, iż osoba ta rozpoczęła swą pracę w GEF dopiero w dniu 3 listopada 1997 r.
Analiza stosunku obroty do kosztów pracy w bilansie finansowym, porównana z żądaniami wynikającymi z zestawień wydatków wskazuje co następuje (kwoty wyrażone w BEF):
>lt>1
W rzeczywistości w trakcie roku obrotowego 1996/1997 obrót w wysokości 6,5 mln BEF (franków belgijskich) został wytworzony przy koszcie pracy w wysokości 5,5 mln BEF (stosunek 1,19). W trakcie roku obrotowego 1997/1998 został wypracowany niemal identyczny obrót (6,2 mln BEF) przy koszcie pracy w wysokości 2,3 mln BEF (stosunek 2,69). Wskazuje to na fakt, iż zafakturowane koszty pracy, którymi obciążono Komisję, są poważnie zawyżone.
Wymiar roboczodniówek przewidzianych na realizację projektu w ust. 3.7 załącznika technicznego wynosi 447, co daje 3567 roboczogodzin. Daje to średnią 894 roboczogodzin w okresie półrocznym. Ustaliliśmy, że całkowity wymiar wykazanych godzin za dwa pierwsze okresy półroczne wynosił odpowiednio 2827 i 2878 roboczogodzin i przewyższał prognozy o ponad 300%.
Skutkiem braku list obecności nie byliśmy w stanie ocenić wymiaru roboczogodzin, które mogłyby zostać przeznaczone na realizację projektu WE. W projekcie sprawozdania z audytu liczba zaakceptowanych godzin została oparta na liczbie godzin przewidzianych budżetem, biorąc pod uwagę fakt, że końcowe sprawozdanie z przeglądu technicznego datowane 21 września 1999 r. również nie dostarczyło żadnej wskazówki w przedmiocie liczby godzin […].
Zdecydowano zatem po uzgodnieniu z GEF‑ą o przeprowadzeniu ponownego przeglądu technicznego celem ustalenia dokładnej liczby godzin, które można by rozsądnie przypisać realizacji każdego z zadań, zgodnie z treścią załącznika technicznego.
Drugi przegląd techniczny miał miejsce w dniu 24 maja 2000 r. Jego wyniki pokazały, że w stosunku do całego okresu umownego (pomiędzy dniem 4 lipca 1997 r. a 4 lipca 1999 r.) mogą zostać zaakceptowane 303 roboczodniówki lub 2420 roboczogodziny.
Na podstawie przeglądu technicznego obliczyliśmy możliwe do zaakceptowania koszty pracy za okres, którego dotyczył audyt, tj. pomiędzy dniem 4 lipca 1997 r. a dniem 4 stycznia 1999 r. Obliczenia te opierają się na całkowitej liczbie godzin przypadających na całość okresu umownego, zatwierdzonej w wyniku drugiego przeglądu technicznego (2420 godzin) podzielonej przez cztery celem uzyskania liczby roboczogodzin na każde półrocze (605 godzin).
Mimo iż zdajemy sobie sprawę, że podział całkowitej liczby przyjętych roboczodniówek w półroczu może nie odzwierciedlać rzeczywistego nakładu pracy wykonywanego w każdym półroczu, oceniamy, iż przyjęcie takiej metody jest uzasadnione. Ponadto audyt wykazał, iż koszty pracy w przeliczeniu na godzinowe stawki wynagrodzenia nie zmieniały się znacząco z jednego półrocza na drugie.
[…].”
44. Pismem z dnia 14 listopada 2000 r. GEF przekazała Komisji kopię list obecności sporządzonych przez Ch. Goldfingera, jak również dokumentację zmierzającą do wykazania, iż przeciwnie do ustaleń audytorów w końcowym sprawozdaniu z audytu, GEF archiwizowała listy obecności swych pracowników.
45. Pismem z dnia 22 listopada 2000 r. Komisja potwierdziła odbiór rzeczonych dokumentów i poinformowała GEF‑ę o przekazaniu akt dotyczących audytu C. De Graef, do której należy odtąd kierować całą korespondencję dotyczącą sprawy.
46. Pismem datowanym 14 grudnia 2000 r. oznaczonym numerem referencyjnym 502667, dotyczącym trzeciego okresu, Komisja doręczyła GEF‑ie wersję zaakceptowanych kosztów dotyczących trzech pierwszych okresów umownych, skorygowanych stosownie do ustaleń końcowego sprawozdania z audytu, jak również skorygowane koszty zbiorcze, z których wynikało, iż Komisja w trakcie owych trzech okresów umownych wypłaciła GEF‑ie nadwyżkę w wysokości 208 602 EUR.
47. Pismem z dnia 21 grudnia 2000 r. skierowanym do C. De Graef GEF domagała się spotkania z przedstawicielami Komisji celem zainicjowania dyskusji dotyczącej w szczególności treści sprawozdania z drugiego przeglądu technicznego i końcowego sprawozdania z audytu.
E – Czwarte zestawienie wydatków, za okres od dnia 4 stycznia 1999 r. do dnia 3 lipca 1999 r.
48. W dniu 2 grudnia 1999 r. GEF przedstawiła Komisji czwarte zestawienie wydatków za czwarty okres umowny, opiewające na kwotę 148 148,01 EUR.
49. Pismem z dnia 3 lipca 2000 r. Komisja zwróciła się do GEF‑y o dostarczenie jej dodatkowych informacji dotyczących pozycji „koszty sieci” i „inne koszty” oraz przedstawiła swoje uwagi odnośnie do kosztów, które nie podlegały zwrotowi na zasadach określonych umową.
50. Pismem z dnia 31 lipca 2000 r. GEF przedstawiła Komisji, opierając się na jej dotychczasowych uwagach, zmienioną wersję czwartego zestawienia wydatków, opiewającą na kwotę 135 819,48 EUR, jak i dokumentację dotyczącą pozycji „koszty sieci” oraz „inne koszty”.
51. Pismem z dnia 14 grudnia 2000 r. o numerze referencyjnym 502668, zatytułowanym „Payment request submission for period 4‑Jan‑99 to 3‑Jul‑99” (zwanym dalej „pismem zatwierdzającym wydatki za okres od dnia 4 stycznia 1999 r. do dnia 3 lipca 1999 r.”), Komisja zaakceptowała wydatki wykazane przez GEF‑ę do wysokości 30 212 EUR. Koszty, na których pokrycie Komisja nie wyraziła zgody, należały do pozycji „koszty pracy” – 83 805 EUR, pozycji „koszty sieci” – 3404 EUR oraz pozycji „inne koszty” – 16 790 EUR. Komisja wskazała, że odmowa pokrycia części kosztów wyszczególnionych w pozycjach „koszty pracy” i „koszty ogólne” wynika z faktu, iż po przeprowadzeniu audytu Komisja zmniejszyła wymiar godzin pracy do 605 i posłużyła się stawkami wynagrodzenia wynikającymi ze sprawozdania z audytu. Co do pozycji „koszty sieci” i „inne koszty” Komisja podniosła, iż odmowa pokrycia części kosztów wynika z faktu, iż nie były one potwierdzone fakturami. Ponadto Komisja dodała, iż dokonanie jakichkolwiek płatności na tym etapie jest niemożliwe, ponieważ górny pułap wydatków przewidziany umową został osiągnięty. Ponadto pismo to zawierało również ten sam fragment powołany uprzednio w pkt 30.
52. Tym samym pismem z dnia 14 grudnia 2000 r. Komisja przekazała GEF zbiorcze zestawienie wydatków za całość okresu umownego (od dnia 4 lipca 1997 r. do dnia 3 lipca 1999 r.).
F – Żądanie Komisji zwrotu uiszczonych kwot: nota debetowa z dnia 11 lipca 2001 r.
53. Pismem z dnia 24 stycznia 2001 r. Komisja doręczyła GEF‑ie końcowe, zbiorcze zestawienie wydatków odnoszące się do całości okresu umownego, identyczne z wykazem załączonym do powyżej powołanego pisma nr 502668 z dnia 14 grudnia 2000 r. Z treści tego pisma wynika, iż wedle Komisji dokonano na rzecz GEF‑y nadpłaty w wysokości 273 516 EUR, stanowiącej równowartość całości wydatków uiszczonych przez Komisję na rzecz GEF‑y pomniejszonej o koszty zatwierdzone przez Komisję (369 000 – 122 484).
54. Pismem z dnia 2 lutego 2001 r. Komisja poinformowała pełnomocnika GEF‑y, po pierwsze, o wszczętym przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) dochodzeniu w sprawie FIGW, a po drugie o mającym nastąpić spotkaniu z przedstawicielami dyrekcji generalnej (DG) „Społeczeństwo informacyjne” celem zbadania i przedyskutowania kwestii powstałych na tle końcowych sprawozdań z audytu jak również zagadnień poruszonych w piśmie GEF‑y (powołanym powyżej w pkt 47) datowanym 21 grudnia 2000 r. w zakresie, w jakim mają one znaczenie dla prowadzonego przez Komisję dochodzenia.
55. W odpowiedzi na dwa powołane wyżej pisma Komisji, z dnia 24 stycznia i 2 lutego 2001 r., GEF poinformowała Komisję w dwóch pismach z 21 lutego 2001 r. skierowanych odpowiednio do M. Lefebvre’a z DG „Społeczeństwo informacyjne” oraz do F. M. Brünera z OLAF, iż nie zgadza się z końcowym, zbiorczym zestawieniem wydatków w zakresie, w jakim opierało się ono na wynikach sprawozdania z audytu, co do których GEF już uprzednio wyraziła swój sprzeciw. Jednocześnie GEF wycofała swój wniosek o odbycie spotkania z przedstawicielami Komisji.
56. Pismem z dnia 12 marca 2001 r. Komisja poinformowała GEF‑ę, że prześledziła wyniki sprawozdania z audytu i że wszelkie następne wnioski winny być kierowane bezpośrednio do Służb Audytu Wewnętrznego (zwanych dalej „SAW”).
57. Pismem z dnia 19 marca 2001 r. skierowanym do C. De Graef GEF potwierdziła zamiar zawiadomienia SAW, iż dyskusje dotyczące przedmiotowej umowy są wciąż w trakcie.
58. W dniu 11 lipca 2001 r. Komisja przesłała GEF notę debetową, w której domagała się zwrotu kwoty 273 516 EUR.
59. Pismem datowanym 25 lipca 2001 r. skierowanym do M. Lefebvre’a GEF zakwestionowała w sposób formalny notę debetową, powołując się na argument, iż strony nie osiągnęły porozumienia w kwestii końcowego sprawozdania z audytu. Zwróciła się ponadto do Komisji o wstrzymanie się z dochodzeniem swej wierzytelności do czasu odbycia rozmów z jej upoważnionymi przedstawicielami.
60. Pismem z dnia 26 lipca 2001 r. skierowanym do C. De Graef pełnomocnik GEF‑y potwierdził stanowisko zajęte przez jego klientkę i ponowił sprzeciw w odniesieniu do sprawozdań z audytu wyrażony przez nią we wcześniejszej korespondencji (w szczególności w skierowanych do Komisji pismach z dnia 14 listopada i 21 grudnia 2000 r.) jak również wobec faktu, iż wbrew deklaracjom Komisji zawartym w piśmie z dnia 2 lutego 2001 r. GEF nie została zaproszona do udziału rozmowach w przedmiocie pewnych kwestii, które podniosła.
61. Pismem z dnia 9 sierpnia 2001 r. pełnomocnik GEF‑y poinformował Komisję, iż skoro nie dotrzymała ona swej formalnej obietnicy zorganizowania spotkania celem znalezienia rozwiązania zadowalającego obie strony w zakresie wydatków na realizację projektu, zgodnie z treścią klauzuli arbitrażowej zawartej w umowie jego klientka wnosi sprawę do Sądu Pierwszej Instancji.
Przebieg postępowania
62. Pismem, które wpłynęło do sekretariatu Sądu w dniu 13 lutego 2002 r., GEF wniosła niniejszą skargę.
63. W odpowiedzi na skargę, która wpłynęła do sekretariatu Sądu w dnia 13 maja 2002 r., Komisja wniosła żądanie wzajemne.
64. W ramach środków organizacji postępowania przewidzianych w art. 64 § 3 lit. a) i d) regulaminu Sądu i na podstawie sprawozdania sędziego sprawozdawcy Sąd (pierwsza izba) postanowił na posiedzeniu izby w pełnym składzie w dniu 11 listopada 2003 r. zadać stronom pytania na piśmie i wezwać je do przedstawienia określonych dokumentów. Strony udzieliły odpowiedzi na postawione pytania i przedstawiły wymagane dokumenty w wyznaczonym terminie.
65. Zgodnie z art. 14 § 1 i 3 oraz art. 51 § 1 regulaminu, pierwsza izba podjęła decyzję o przedstawieniu Sądowi w pełnym składzie kwestii przekazania niniejszej sprawy izbie w składzie pięciu sędziów.
66. Pismem z dnia 4 grudnia 2003 r., stosownie do przepisu art. 51 § 1 regulaminu Sądu, strony zostały wezwane do przedstawienia w terminie do dnia 9 grudnia 2003 r. uwag w przedmiocie przekazania.
67. Pismami z dnia 8 i 9 grudnia 2003 r. odpowiednio Komisja i GEF zawiadomiły Sąd, iż nie mają w przedmiocie przekazania sprawy do rozpoznania powiększonemu składowi pierwszej izby żadnych uwag.
68. Decyzją podjętą na wniosek pierwszej izby na posiedzeniu Sądu w pełnym składzie w dniu 10 grudnia 2003 r. niniejsza sprawa została przekazana do rozpoznania powiększonemu składowi pierwszej izby.
69. Sąd wysłuchał stanowisk stron oraz ich odpowiedzi na jego pytania w trakcie rozprawy w dniu 30 marca 2004 r.
Żądania stron
70. Skarżąca wnosi do Sądu o:
– uznanie skargi za dopuszczalną i zasadną;
– nakazanie Komisji zapłaty kwoty 40 693 EUR;
– uznanie żądania Komisji o zwrot kwoty 273 516 EUR za bezpodstawne i tym samym nakazanie Komisji wydania noty kredytowej na kwotę 273 516 EUR;
– oddalenie żądania wzajemnego Komisji jako bezzasadnego;
– obciążenie Komisji kosztami postępowania.
71. Komisja wnosi do Sądu o:
– oddalenie skargi jako bezzasadnej;
– nakazanie skarżącej zapłaty kwoty 273 516 EUR wraz z odsetkami za zwłokę w wymiarze 7% w skali roku, licząc od dnia 1 września 2001 r.
– obciążenie skarżącej kosztami postępowania.
W przedmiocie właściwości Sądu
72. Należy przypomnieć w tym miejscu, iż zgodnie z art. 113 regulaminu Sąd może w każdym czasie rozważyć z urzędu, czy nie zachodzi bezwzględna przeszkoda procesowa. Brak właściwości Sądu może stanowić bezwzględną przeszkodę procesową, Sąd może zatem badać swoją właściwość z urzędu (wyrok Sądu z dnia 17 czerwca 1998 r. w sprawie T-174/95 Svenska Journalistförbundet przeciwko Radzie, Rec. str. II‑2289, pkt 79 i 80).
73. Zasadne wydaje się wskazanie w tym zakresie, iż przyjęcie na dzień wniesienia niniejszej skargi właściwości Sądu – stosownie do dyspozycji art. 238 WE oraz art. 3 ust. 1 lit. c) decyzji Rady 88/591/EWWiS, EWG, Euratom z dnia 24 października 1988 r. ustanawiającej Sąd Pierwszej Instancji Wspólnot Europejskich (Dz.U. 1988 L 319, str. 1) zmienionej decyzją Rady 93/350/EWWiS, EWG, Euratom z dnia 8 czerwca 1993 r. (Dz.U. 1993 L 144, str. 21) – do rozpoznania skargi wniesionej na podstawie klauzuli arbitrażowej, oznacza właściwość Sądu w zakresie rozpoznania żądania wzajemnego podniesionego przez instytucję w ramach tego samego sporu, wynikającego ze zobowiązania umownego lub zdarzenia, na którym oparte jest żądanie główne, lub z którym żądanie to pozostaje w bezpośrednim związku (zob. podobnie wyrok Trybunału z dnia 18 grudnia 1986 r. w sprawie 426/85 Komisja przeciwko Zoubek, Rec. str. 4057, pkt 11 oraz wyrok z dnia 10 kwietnia 2003 r. w sprawie C‑167/99 Parlament przeciwko SERS i Ville de Strasbourg, Rec. str. I‑3269, pkt 95–104; postanowienie Trybunału z dnia 21 listopada 2003 r. w sprawie C‑280/03 Komisja przeciwko Lior i in., dotychczas nieopublikowane w Zbiorze, pkt 8 i 9 oraz wyrok Sądu z dnia 16 maja 2001 r. w sprawie T‑68/99 Toditec przeciwko Komisji, Rec. str. II‑1443).
74. Jak wynika z powyższych uwag, rozpoznanie żądania wzajemnego Komisji należy do właściwości Sądu.
Co do istoty sprawy
A – W przedmiocie żądania skarżącej zapłaty kwoty 40 693 EUR oraz żądania wydania noty kredytowej na kwotę 273 516 EUR
75. GEF podnosi, iż zgodnie z postanowieniami umowy ma prawo do zwrotu poniesionych kosztów w wysokości 436 693 EUR, będących zestawieniami wydatków zatwierdzonych przez Komisję za trzy pierwsze okresy umowne (tj. 101 432 EUR za pierwszy, 103 228 EUR za drugi oraz 96 214 EUR za trzeci okres umowny), jak również kwoty 135 819 EUR z czwartego zestawienia wydatków. Precyzuje ona również, iż jej żądanie zwrotu kosztów ogranicza się do kwoty 40 693 EUR wobec faktu, iż Komisja dokonała na jej rzecz zapłaty w wysokości 369 000 EUR (436 693 EUR – 396 000 EUR).
76. Na poparcie swojego żądania GEF podnosi w istocie cztery zarzuty. Po pierwsze, powołuje się na naruszenie przez Komisję postanowień umowy, po drugie, na naruszenie zasady ochrony uzasadnionych oczekiwań, po trzecie, na naruszenie zasady prawa do obrony, po czwarte, na naruszenie zasady dobrej wiary w wykonywaniu zobowiązań umownych oraz zasady dobrej administracji. Należy stwierdzić, iż czwarty zarzut skarżącej, domniemanego naruszenia przez Komisję zasad dobrej wiary w wykonywaniu swych zobowiązań umownych i dobrej administracji, będzie przedmiotem rozpoznania w dalszej kolejności.
1. W przedmiocie zarzutu pierwszego, opartego na naruszeniu umowy
a) Argumenty stron
77. GEF podnosi, iż żądanie zapłaty kwoty 40 693 EUR należnej jej z tytułu wydatków poniesionych w związku z wykonaniem umowy jest oparte, po pierwsze, na naruszeniu przez Komisję jej zobowiązań umownych, a po drugie, na art. 1134 akapit pierwszy belgijskiego kodeksu cywilnego, zgodnie z którym „wszelkie zawarte zgodnie z prawem umowy mają dla umawiających się stron skutki równe ustawie”. Zmieniając jednostronnie i arbitralnie swe stanowisko w kwestii przyjęcia przedstawionych i uzasadnionych przez GEF‑ę wydatków, Komisja, zdaniem GEF‑y, naruszyła swe zobowiązania umowne. Tymczasem GEF należycie wywiązała się ze swych zobowiązań, co zostało potwierdzone końcowym sprawozdaniem z przeglądu technicznego, który jasno wskazuje, iż środki przeznaczone na realizację projektu zostały należycie wykorzystane, przyznając pracom wykonanym przez GEF‑ę „zielone światło” (końcową akceptację wyników projektu).
78. Po drugie, GEF podnosi w skardze, iż Komisja nie zdołała wykazać, stosownie do przepisu art. 1235 akapit pierwszy belgijskiego kodeksu cywilnego, iż kwota w wysokości 273 516 EUR, której zwrotu Komisja domaga się od momentu zmiany swego stanowiska, została uiszczona „w wyniku błędu”. Zdaniem skarżącej żadna z płatności nie była dokonana w wyniku błędu. W replice GEF formułuje w sposób odmienny swoje stanowisko w tej sprawie, które było oparte na błędnym tłumaczeniu powyżej powołanego art. 1235 akapit pierwszy. Zgodnie bowiem z tym przepisem „domniemywa się, iż każde spełnione świadczenie jest wynikiem uprzednio istniejącego długu: każde nienależne świadczenie podlega zwrotowi”. Komisja nie zdołała wykazać, iż świadczenie pieniężne, którego domaga się skarżąca, było świadczeniem „nienależnym”. GEF podtrzymuje, iż świadczenie było wymagalne i należne, i że w razie wątpliwości w tym zakresie ciężar dowodu na okoliczność przeciwną spoczywa po stronie Komisji, co nie nastąpiło w tej sprawie.
79. Następnie, sprzecznie ze stanowiskiem Komisji i jak to zostało podniesione w piśmie J. Pirenne’a z dnia 31 stycznia 2000 r., przedmiotowa umowa nie stanowiła zdaniem GEF‑y umowy subwencyjnej ani też nie zawierała żadnych odwołań do jakiejkolwiek formy subwencji w ramach europejskiego programu pomocowego. Komisja uznała zresztą ów fakt, wyrażając w piśmie z dnia 20 marca 2000 r. zgodę na zastąpienie słów „Subsidies for EC 26 069” i „Turnover minus subventions” użytych na str. 3 projektu sprawozdania z audytu odpowiednio słowami „Of which EC contract 26 069” oraz „Turnover minus EC contribution”.
80. Odnosząc się w szczególności do przedstawionego Komisji uzasadnienia wydatków, GEF przedstawia wreszcie uwagi dotyczące wydatków umieszczonych w pozycji „koszty pracy”, obejmujących m.in. wynagrodzenie Ch. Goldfingera, jak również pewnych wydatków z pozycji „diety i koszty podróży” oraz „inne koszty”.
81. Co do kosztów pracy, GEF zauważa tytułem wstępu, iż jest to główny punkt sporny między stronami umowy, który został uwydatniony w końcowym sprawozdaniu z audytu. Wedle tego sprawozdania GEF zawyżyła godziny pracy o 9859 godzin, za które domagała się zapłaty.
82. GEF podnosi w tej kwestii, iż, po pierwsze, sama Komisja nie doceniła wzrostu nakładu pracy wynikającego z tempa zmian w dziedzinie elektronicznych transakcji finansowych przez internet, zmian które wymagały ciągłego dostosowywania zakresu zadań i które nie były możliwe do przewidzenia w momencie podpisania umowy.
83. W rezultacie GEF słusznie zgłosiła większą liczbę godzin pracy i dokonała istotnej zmiany stawek godzinowych w stosunku do wstępnych szacunków, uwzględniając szczegółowe wytyczne doręczone przez Komisję po podpisaniu umowy. Nowe stawki, które służyły za podstawę opracowania zestawień wydatków za trzy pierwsze okresy umowne, zostały przedstawione Komisji w marcu 1998 r. za pomocą formularza finansowego przez nią zaakceptowanego.
84. Według GEF‑y Komisja, która uważnie śledziła rozwój prac przewidzianych i wykonanych w ramach poszczególnych zadań projektu i która otrzymywała wraz z wykazem wydatków szczegółowe uwagi na temat czasu poświęconego przez pracowników GEF‑y na realizację zadań, miała świadomość faktu, iż poczynając od pierwszego zestawienia wydatków, przedstawionego w marcu 1998 r., szacunkowa liczba godzin pracy zostanie przekroczona oraz że – jak wynika z drugiego zestawienia wydatków, przedłożonego w październiku 1998 r. – liczba godzin została faktycznie przekroczona. Ponadto w trakcie realizacji projektu Komisja nigdy nie wyrażała negatywnych uwag dotyczących czasu przeznaczonego na jego realizację ani stosowanych przez GEF‑ę stawek kosztu pracy. Wręcz przeciwnie, zaangażowani w projekt urzędnicy Komisji wyrażali pozytywne opinie na temat rozwoju projektu, popierając sposób jego realizacji. Wskazuje to na fakt, iż Komisja zaakceptowała zwiększoną liczbę godzin pracy przeznaczonych na realizację projektu i stosowane przez GEF‑ę stawki, oraz tłumaczy, dlaczego Komisja pokryła wykazane koszty. Wniosek sformułowany w sprawozdaniu z drugiego przeglądu technicznego, jakoby Komisja nie zatwierdziła dodatkowego czasu pracy przeznaczonego przez GEF‑ę na realizację projektu, był błędny.
85. Ponadto przekroczenie szacunkowej liczby godzin pracy nie wymagało zmiany umowy, jako że – odmiennie od umownego progu 440 000 EUR – czas pracy nie stanowił istotnego elementu umowy. W związku z powyższym GEF podkreśla, iż teza sformułowana przez Komisję w końcowym sprawozdaniu z audytu, jakoby liczba roboczodniówek przewidzianych umową na realizację projektu wynosiła 447 roboczodniówek lub 3579 roboczogodzin, nie jest niczym innym jak tylko oceną szacunkową, a nie górną granicą dni i godzin pracy.
86. Z drugiej strony, ustosunkowując się do twierdzenia zawartego w drugim sprawozdaniu z przeglądu technicznego, że liczba godzin pracy poświęconych na realizację projektu była od początku traktowana jako górna granica, która może zostać przekroczona wyłącznie wskutek pisemnej zgody Komisji, GEF podnosi, że w momencie zawierania umowy obiektywne i precyzyjne określenie liczby godzin pracy niezbędnych do jej wykonania było niemożliwe. Tłumaczy to fakt ustalenia przez strony umowy kwoty 440 000 EUR do podziału pomiędzy rozmaite zadania i kategorie kosztów jako górnego pułapu dopuszczalnych wydatków, bez jakiegokolwiek odniesienia do określonej wstępnie liczby godzin pracy jako podstawy określenia owej górnej granicy kosztów. Żadne z postanowień umowy nie stanowi, że szacunkowa liczna godzin pracy nie może zostać przekroczona ani że taka ewentualność wymagałaby zmiany umowy, tak jak miałoby to miejsce w przypadku, gdyby GEF domagała się zapłaty kwoty przewyższającej 440 000 EUR. Konkludując, GEF wysuwa zatem wniosek, iż jedynym kryterium zwrotu poniesionych kosztów pracy nie są szacunki wstępne, lecz fakt, iż koszty całkowite są dopuszczalnej wysokości i nie przekraczają kwoty 440 000 EUR.
87. Po drugie, odnosząc się do wykazu godzin przeznaczonych na realizację projektu i poniesionych kosztów, GEF ocenia, iż Komisja niesłusznie uznała w projekcie sprawozdania z audytu i w sprawozdaniu końcowym, że liczba godzin pracy została zawyżona z powodu braku rejestracji czasu pracy i list obecności.
88. GEF twierdzi przede wszystkim, że wypełniła wszystkie wymagane formularze i uczyniła zadość wszystkim mającym zastosowanie przepisom prawnym, w szczególności wszystkim wymogom sekretariatu społecznego Securex, przepisom ustawy belgijskiej w zakresie ubezpieczeń społecznych jak i standardom rachunkowości, stosownie do postanowienia art. 15 ust. 1 postanowień ogólnych, do którego zgodnie z projektem sprawozdania z audytu GEF zastosowała się bez zastrzeżeń.
89. GEF twierdzi, iż wypełniła i doręczyła Komisji formularz finansowy odnoszący się do kosztów objętych budżetem, jak również, że każdy wykaz kosztów przekazany Komisji został zaopatrzony w załącznik będący szczegółową analizą kosztów pracy z uwzględnieniem liczby przepracowanych godzin oraz wymiaru stawki jednostkowej. Z końcem okresu, na który opiewała umowa, GEF przygotowała podsumowujące zestawienie kosztów poniesionych w tym okresie i przekazała Komisji uaktualniony formularz finansowy. Ponadto GEF dokonała archiwizacji dokumentów odzwierciedlających indywidualny czas pracy pracowników zaangażowanych w projekt. W tym celu użyła ona i wciąż używa dokumentów sekretariatu społecznego Securex. Poza rzeczonymi dokumentami GEF przygotowała dodatkowe listy obecności z dziennymi godzinami pracy każdej z kategorii zawodowych pracujących nad projektem, co do których Komisja zapewniła ją w piśmie z dnia 20 marca 2000 r., iż nie obowiązuje tu żaden określony formularz.
90. Ponadto GEF podnosi, iż w czerwcu 1999 r. dokumenty odnoszące się do godzin pracy, sporządzone stosownie do reguł ustalonych przez sekretariat społeczny Securex, jak również dodatkowe listy obecności przygotowane przez Ch. Goldfingera zostały prze dstawione audytorom, którzy jednak odmówili ich przyjęcia, w związku z czym GEF przesłała je Komisji w dniu 14 listopada 2000 r. GEF precyzuje również, że wspomniane dokumenty były przedmiotem pisma J. Pirenne’a z dnia 31 stycznia 2000 r. Podtrzymuje ona, iż jest w stanie dostarczyć Sądowi dowody odnoszące się do wszystkich poniesionych kosztów, w tym kopie wszystkich list obecności i faktury za dokonane zakupy.
91. GEF podnosi również, iż art. 13 ust. 1 akapit drugi postanowień ogólnych nie wymaga, by każdy pracownik prowadził swój własny wykaz obecności. Podnosi ona, że dokumenty odnoszące się do rejestracji czasu pracy oraz listy obecności zostały sformułowane przez zarządzającego projektem i że siłą rzeczy były one również przez niego zatwierdzone, jak tego wymaga umowa. Ponadto w swych pismach zatwierdzających koszty wykazane przez GEF‑ę w zestawieniach wydatków Komisja w sposób wyraźny potwierdziła, że GEF działała zgodnie z umową, stwierdzając, iż „koszty wykazane (lub w postaci z wprowadzonymi przez nas zmianami) zostały zweryfikowane i uznane za zgodne z okresowym sprawozdaniem z postępu prac oraz umową (zob. załącznik II część D), z zastrzeżeniem możliwości dokonania ich weryfikacji i korekty po dokonaniu ponownej kalkulacji lub audytu oraz przyjęcia stawek wynagrodzenia”. Zdaniem GEF‑y bezpośrednie odwołanie do części D postanowień ogólnych, która zawiera wzór formularza dotyczącego kosztów pracy, wskazuje, że GEF realizowała wytyczne Komisji jeśli chodzi o sposób wykazywania kosztów.
92. Ostatecznie, gdyby Sąd uznał, iż przepisy umowy, w szczególności art. 13 ust. 1 i art. 15 ust. 1 postanowień ogólnych nie zostały sformułowane w dostatecznie jasny sposób, odwołując się do art. 1162 belgijskiego kodeksu cywilnego, który stanowi, iż „w razie wątpliwości, wykładni postanowień umownych należy dokonywać na korzyść strony do umowy przystępującej, a nie jej autora”, należałoby przyjąć, że GEF działała właściwie i zgodnie z postanowieniami umowy.
93. Odnosząc się w szczególności do wynagrodzenia Ch. Goldfingera, GEF zapewnia, iż Komisja nie uwzględniła faktu, że wynagrodzenie to było przedmiotem audytu, jak również faktu, iż jak GEF wykazała na podstawie kont spółki, biorąc pod uwagę realia rynku belgijskiego, wydatek ten należy uznać za dopuszczalny.
94. Po trzecie, GEF kwestionuje procedurę przeprowadzania drugiego przeglądu technicznego jak i jego wyniki.
95. Co do procedury, zgodnie z którą przeprowadzony został drugi przegląd techniczny z dnia 24 maja 2000 r., GEF twierdzi, iż audytorzy nie dochowali ustanowionych pismem Komisji z dnia 20 marca 2000 r. warunków określających sposób przeprowadzania badania, gdyż nie zainteresowali się wymiarem czasu przeznaczonym przez GEF na realizację każdego z zadań ani też nie sporządzili znajdującej uzasadnienie kalkulacji tego czasu. Dokonali oni jedynie podziału na poszczególne zadania całkowitej szacunkowej liczby godzin przyjętej w czasie podpisania umowy nie czyniąc najmniejszego wysiłku, by potwierdzić swe obliczenia z osobami zaangażowanymi w projekt. Podejście takie pozostaje w sprzeczności z postanowieniami umowy, zgodnie z którymi podstawą płatności ze strony Komisji nie są wstępne koszty szacunkowe, ale faktycznie poniesione i udokumentowane koszty mieszczące się w określonych granicach. W tych okolicznościach, ponieważ sprawozdanie z audytu opiera się na sprawozdaniu z drugiego przeglądu technicznego, GEF uznaje jego treść za błędną.
96. Co do wyników drugiego przeglądu technicznego, GEF podkreśla, iż nie jest uzasadnione zaakceptowanie przez Komisję liczby godzin pracy przeznaczonych na realizację projektu niższej od wstępnych szacunków. GEF twierdzi, iż wykazała, że rzeczywiście zużyła środki przedstawione w zestawieniach wydatków, które Komisja zatwierdziła nie tylko w końcowym sprawozdawaniu z przeglądu technicznego, ale również w projekcie sprawozdania z audytu – sprawozdaniach, które potwierdzały prawidłowość rachunków GEF‑y. W ostatnim z powołanych tu dokumentów, cytowanym w projekcie sprawozdania z audytu, Komisja stwierdziła, iż „praca została wykonana a środki zużyte”, wobec czego stwierdziła „zasadniczo prawidłowe wykorzystanie środków”.
97. Po czwarte, GEF podtrzymuje, iż Komisja niesłusznie nie uwzględniła w trakcie opracowywania końcowego sprawozdania z audytu uwag uczynionych na temat jego projektu przez J. Pirenne’a w piśmie datowanym 31 stycznia 2000 r.
98. GEF odnosi się w szczególności do tezy zawartej w końcowym sprawozdaniu z audytu, będącym powtórzeniem treści analogicznej z jego projektu, jakoby wykazane 202 godziny pracy specjalisty ds. informacji w lipcu i październiku 1997 r., nie zostały należycie udokumentowane, ponieważ osoba ta rozpoczęła pracę w GEF‑ie dopiero w dniu 3 listopada 1997 r. Stało się tak mimo faktu, iż J. Pirenne wspominał w swym piśmie z dnia 31 stycznia 2000 r., iż w lipcu, październiku i listopadzie 1997 r. funkcje specjalisty ds. informacji sprawowały kolejno trzy osoby. W tym zakresie GEF podnosi, iż umowa nie wyklucza posłużenia się wieloma osobami do realizacji jednego konkretnego zadania, dodając, że w tym przypadku wszystkie osoby pracujące jako specjaliści ds. informacji miały po temu niezbędne kwalifikacje.
99. Z drugiej strony GEF odnosi się również do analizy stosunku pomiędzy odnotowanym przez siebie obrotem a kosztami pracy, jak również do sformułowanego w projekcie końcowego sprawozdania z audytu, jak i w sprawozdaniu końcowym, stwierdzenia, jakoby zafakturowana wartość kosztów pracy została znacznie zawyżone. W tym zakresie J. Pirenne wyraźnie stwierdził w swym piśmie datowanym 31 stycznia 2000 r., iż audytorzy nie przedstawili w sposób poprawny uwag i danych liczbowych dostarczonych przez GEF‑ę, w szczególności pomijając całkowicie fakt, iż projekt obejmujący następujące po sobie okresy rozliczeniowe wymaga stopniowania wydatków i przychodów w odniesieniu do całego okresu jego realizacji. Rok obrotowy GEF trwa od dnia 1 października do dnia 30 września, podczas gdy wydatki były rejestrowane zgodnie z  przyjętą przez Komisję metodą, wedle której rok obrachunkowy rozpoczyna się w lipcu. Mimo że informacja ta mogła nie być zrozumiała w momencie przedstawienia przez GEF‑ę rachunków, dostarczyła ona następnie stosownych wyjaśnień w piśmie z dnia 31 stycznia 2000 r., które powinny były zostać wzięte pod uwagę w trakcie redakcji końcowego sprawozdania z audytu.
100. Na koniec GEF dokonuje analizy innych wydatków odrzuconych przez audytorów a odnoszących się do pozycji „diety i koszty podróży” oraz „inne koszty”. GEF podnosi, iż odrzucenie kosztów odnoszących się do powołanych dwóch pozycji w projekcie sprawozdania z audytu i w samym raporcie końcowym, jak i w piśmie zatwierdzającym wydatki za czwarty okres umowny nie jest zasadne, ponieważ koszty te zostały udokumentowane i uzasadnione. Ponadto zarzuca ona Komisji nieuwzględnienie uwag J. Pirenne’a sformułowanych w piśmie datowanym 31 stycznia 2000 r. GEF deklaruje gotowość przedstawienia na nowo wszystkich dowodów poniesionych kosztów w niniejszym postępowaniu.
101. Odnosząc się w szczególności do kwoty 3145,05 EUR poniesionych tytułem zapłaty za badanie przeprowadzone przez Datamonitor, GEF podnosi, iż koszt ten został poniesiony w związku z prowadzeniem dokumentacji projektu, a który audytorzy błędnie zakwalifikowali jako koszt pomocy technicznej. Wydatkowanie tej kwoty nie musiało zatem, zgodnie z dyspozycją art. 13 ust. 3 postanowień ogólnych, być poprzedzone zgodą Komisji. Ponadto GEF potwierdza, iż oddała ona wyniki przedmiotowego badania jak i powiązane z nim faktury do dyspozycji audytorów, którzy jednak odmówili sprostowania swego błędu.
102. Co do pozycji „inne koszty”, a w szczególności co do wyciągu z kosztów dotyczącego kwoty 1790,31 EUR udokumentowanych fakturami, a odnoszących się do drobnych zakupów w księgarniach, GEF podnosi, iż wydatek ten wpisuje się w koszty podlegające zwrotowi, odnoszące konkretnie się do wydatków na dokumentację do wysokości 11 056 EUR, oraz że sporządzenie rzeczonej dokumentacji było konieczne celem wykonania zadań przewidzianych projektem.
103. Komisja kwestionuje zasadność podniesionych zarzutów, utrzymując, iż nie naruszyła swych zobowiązań wynikających z umowy.
b) Ocena Sądu
Uwagi wstępne
104. Należy przypomnieć na wstępie, iż zgodnie z postanowieniami umowy, GEF zobowiązała się do wykonania projektu określonego w załączniku technicznym. Projekt ten polegał na świadczeniu pomocy FIGW, przekładającej się na wykonanie sześciu różnych zadań, z których na każde składała się lista świadczeń do spełnienia.
105. Należy również przypomnieć, że zgodnie z brzmieniem art. 6 decyzji 94/763, umowa zawiera w szczególności postanowienia dotyczące nadzoru administracyjnego, finansowego i technicznego w zakresie projektu.
106. GEF była więc w szczególności zobowiązana do przedłożenia Komisji, stosownie do art. 6 umowy i art. 9 postanowień ogólnych, czterech sprawozdań z okresowego postępu prac, przedstawianych co sześć miesięcy, począwszy od dnia zawarcia umowy. W założeniach miało to pozwolić Komisji na dokonanie oceny postępu prac i współpracy odbywającej się w ramach projektu czy też poszczególnych zadań. GEF miała również przedstawić końcowe sprawozdanie dotyczące prac, celów, wyników i wniosków z projektu. Według art. 4 i 5 umowy GEF zobowiązana była do przedłożenia Komisji w odstępach sześciu miesięcy, poczynając od daty zawarcia umowy, czterech zestawień wydatków odpowiadających czterem okresom ujętych w wyżej powołanych sprawozdaniach celem umożliwienia Komisji dokonywania częściowych płatności odpowiadających ponoszonym sukcesywnie kosztom.
107. Ponadto umowa określała warunki dokonywania zwrotu poszczególnych kategorii kosztów poniesionych przez GEF‑ę.
108. W świetle powyższych uwag, jak również na podstawie odpowiedzi na pytania Sądu w tym zakresie udzielonych przez GEF‑ę na rozprawie, należy stwierdzić, iż skarżąca nie zdołała wykazać, w jaki sposób fakt uznania wiążącej strony umowy za umowę subwencyjną mógłby wpłynąć na wynik sporu. W konsekwencji ocena, czy strony spełniły swe zobowiązania umowne, będzie musiała zostać dokonana wyłącznie w oparciu o postanowienia umowy (zob. podobnie wyrok w sprawie Toditec przeciwko Komisji, wymieniony powyżej w pkt 73, pkt 77).
109. Następnie należy przeanalizować postanowienia umowy odnoszące się do poszczególnych kategorii wydatków, które w toku realizacji projektu są dopuszczalne, oraz warunki ich zwrotu.
110. Co do kategorii wydatków dopuszczalnych w trakcie realizacji projektu, przewidzianych w art. 13 postanowień ogólnych (tj. kosztów pracy, kosztów sieci, innych kosztów, istotnych kosztów szczególnych i kosztów ogólnych) – art. 12 ust. 1 postanowień ogólnych stanowi, iż kosztami podlegającymi zwrotowi są koszty rzeczywiste, których poniesienie jest niezbędne dla realizacji projektu, które mogą zostać udokumentowane i które zostały poniesione w jego trakcie. Ustęp drugi tego samego artykułu stanowi ponadto, że szacunkowe koszty projektu dla każdej kategorii wydatków mają wyłącznie charakter wskazówek i że dokonywanie w ramach przewidzianego budżetu przesunięć pomiędzy kategoriami kosztów jest możliwe pod warunkiem, że nie wpłynie to w sposób istotny na zakres i cel projektu.
111. Artykuł 13 ust. 1 akapit drugi postanowień ogólnych stanowi, iż całość wykazanych godzin czasu pracy pracowników winna być zarejestrowana i zatwierdzona. Wymóg ten zostaje spełniony, jeżeli rejestr czasu pracy jest zatwierdzany przynajmniej raz w miesiącu przez zarządzającego projektem lub należycie upoważnionego członka kadry kierowniczej przedsiębiorstwa wykonawcy. Artykuł 15 ust. 1 postanowień ogólnych stanowi ponadto, iż wykonawca zobowiązany jest prowadzić księgi rachunkowe w sposób rzetelny, bieżący i zgodny z przyjętymi standardami rachunkowości państwa, w którym ma swoją siedzibę oraz wymaganą przepisami prawa dokumentację celem potwierdzenia i uzasadnienia poniesionych kosztów oraz wykazanych godzin pracy. Rzeczone dokumenty winny być udostępnione celem przeprowadzenia audytu.
112. Jak z tego wynika, ciężar dowodu, że koszty wykazane w poszczególnych zestawieniach wydatków przedkładanych Komisji są kosztami rzeczywistymi, których poniesienie było niezbędne i które zostały rzeczywiście poniesione w toku realizacji projektu, obciąża GEF‑ę. Wynika stąd również, że dostarczając tych dowodów, GEF winna zastosować się do wymogów określonych w art. 13 ust. 1 i w art. 15 ust. 1 postanowień ogólnych i być w posiadaniu zatwierdzonego rejestru godzin pracy jak i ksiąg rachunkowych prowadzonych w zgodności z obowiązującymi w Belgii przepisami w dziedzinie rachunkowości.
113. Mając na względzie powyższe uwagi, argument skarżącej oparty na art. 1235 akapit pierwszy belgijskiego kodeksu cywilnego, powołany przez skarżącą na poparcie żądania zobowiązania Komisji do zapłaty kwoty w wysokości 273 516 EUR, nie znajduje uznania Sądu. Argument ten umieszcza po stronie Komisji ciężar dowodu na okoliczność, że dokonana na rzecz GEF‑y płatność w wysokości 273 516 EUR, której zwrotu Komisja domaga się w nocie debetowej z dnia 11 lipca 2001 r., była świadczeniem nienależnym.
114. Niemniej jednak to ostatnie żądanie Komisji – zwrotu nienależnego świadczenia – jest oparte na art. 16 ust. 3 postanowień ogólnych, który stanowi, że w przypadku, gdy całkowity wkład finansowy wymagalny w ramach realizacji projektu, uwzględniając wyniki audytu, jest niższy od wartości płatności dokonanych w trakcie realizacji projektu, wykonawcy niezwłocznie zwrócą Komisji wartość różnicy wyrażoną w ECU. Stwierdzenie zaś, że suma dokonanych płatności przekraczała wartość całkowitego udziału finansowego należnego z tytułu realizacji projektu, opiera się na dowodzie kosztów rzeczywiście poniesionych w toku jego realizacji, co stosownie do warunków umowy obciąża skarżącą, a nie Komisję.
115. Jak wynika z powyższych uwag, żądanie skarżącej nakazania Komisji wydania noty kredytowej na kwotę 273 516 EUR, anulującej wystosowaną przez nią w dniu 11 lipca 2001 r. notę debetową, pozostaje w związku z jej żądaniem zwrotu kwoty 40 693 EUR w tym sensie, iż oba żądania opierają się na założeniu należytego spełnienia przez GEF‑ę jej zobowiązań umownych. Jeżeli tylko GEF zdoła wykazać, iż postępowała zgodnie ze swymi zobowiązaniami umownymi, znaczyć to będzie, że słusznie domaga się świadczenia w wysokości 40 693 EUR oraz że wystosowana przez Komisję nota debetowa opiewająca na 273 516 EUR jest bezpodstawna.
116. W tych okolicznościach należy zbadać zasadność roszczeń GEF‑y co do każdej kategorii wydatków, których zwrotu się domaga i na które, jak twierdzi, przedstawiła dowody, w szczególności w odniesieniu do wynagrodzenia Ch. Goldfingera oraz pewnych wydatków należących do pozycji „diety i koszty podróży” oraz „inne koszty”.
W przedmiocie „kosztów pracy”
117. Powołane przez GEF‑ę argumenty w odniesieniu do poniesionych przez nią kosztów pracy rodzą zasadniczo trzy pytania: po pierwsze, czy Komisja zaakceptowała przekroczenie szacunkowego wymiaru godzin pracy, a także korektę stawki wynagrodzenia, przy której zastosowaniu dokonywano obliczeń kosztów pracy wstępnie określonych w umowie, po drugie, czy GEF dostarczyła, stosownie do postanowień umowy, dowodów na liczbę godzin pracy, które, jak twierdzi, poświęciła na realizację projektu, a po trzecie, czy wyniki badań audytorów dotyczące liczby godzin i kosztów pracy zawarte w sprawozdaniu z drugiego przeglądu technicznego oraz w końcowym sprawozdaniu z audytu są błędne.
– W przedmiocie zatwierdzenia przez Komisję zwiększenia liczby godzin pracy i korekty stawki wynagrodzenia wstępnie określonych umową
118. Po pierwsze, należy określić, czy przyjęcie przez Komisję zestawień wydatków przedłożonych przez GEF‑ę i dokonanie z tego tytułu częściowych płatności oznacza akceptację przekroczenia liczby godzin pracy i korekty stawki wynagrodzenia określonych wstępnie w umowie.
119. Należy w tym zakresie wskazać, iż co do udziału Komisji art. 3 ust. 1 i 2 umowy przewiduje, iż Komisja pokryje 100% podlegających zwrotowi kosztów projektu do wysokości 440 000 EUR, sumy stanowiącej szacunkowy koszt całkowity realizacji projektu.
120. Zgodnie z dyspozycją art. 4 umowy ustanawiającego harmonogram płatności, równowartość całkowitego udziału Komisji w projekcie miała zostać uiszczona, najpierw w postaci zaliczki w wysokości 165 000 EUR, a następnie w drodze częściowych płatności dokonanych w okresie dwóch miesięcy od przyjęcia poszczególnych sprawozdań z okresowego postępu prac i odpowiadających im zestawień wydatków. Ostatecznie całość wymagalnego udziału Komisji w projekcie, miała zostać przekazana w terminie dwóch miesięcy od zatwierdzenia ostatniego sprawozdania, dokumentów i innych świadczeń wykonanych w ramach projektu, przewidzianych w załączniku technicznym i zestawieniach wydatków za ostatni okres umowny, zgodnie z treścią art. 5 ust. 2 umowy.
121. Artykuł 16 ust. 2 postanowień ogólnych stanowi, iż z zastrzeżeniem postanowień art. 17 tego załącznika [Audyt], do momentu odbioru innych świadczeń wykonanych w ramach projektu lub w razie braku takowych, do momentu przyjęcia sprawozdania końcowego – wszelkie płatności będą traktowane jako zaliczki. Ustęp trzeci tego artykułu stanowi ponadto, iż w przypadku gdy całkowity wkład finansowy wymagalny w ramach realizacji projektu, uwzględniając wyniki audytu, jest niższy od wartości płatności dokonanych w trakcie realizacji projektu, wykonawcy niezwłocznie zwrócą Komisji równowartość różnicy wyrażoną w ECU.
122. Jak wynika z całości powołanych postanowień umownych, wszelkie płatności dokonane przez Komisję, czy to w drodze zaliczek czy częściowych płatności, winny być, do momentu spełnienia powołanych wyżej warunków, postrzegane jako tymczasowe.
123. Zgodnie z dyspozycją art. 16 i 17 postanowień ogólnych wszystkie powołane płatności są wykonywane przez Komisję pod warunkiem ich weryfikacji i nie mogą tym samym, do momentu jej przeprowadzenia lub bezskutecznego upływu terminu do jej przeprowadzenia, stanowić ostatecznego rozliczenia poniesionych kosztów. Pisma zatwierdzające zestawienia wydatków wystosowane przez Komisję do GEF‑y datowane 19 marca 1998 r., 14 grudnia 1998 r., 27 lipca 1999 r. i 14 grudnia 2000 r. wyraźnie stwierdzają, że „wykazane koszty (lub w postaci z wprowadzonymi przez nas zmianami) zostały zweryfikowane i uznane za zgodne z okresowym sprawozdaniem z postępu prac oraz umową (zob. załącznik II część D), z zastrzeżeniem możliwości dokonania ich weryfikacji i korekty po dokonaniu ponownej kalkulacji lub audytu oraz przyjęcia stawek wynagrodzenia”.
124. W konsekwencji nawet jeśli, jak zapewnia GEF, Komisja uważnie i szczegółowo śledziła postęp prac, wyraziła pozytywne oceny projektu i nie uczyniła żadnych uwag negatywnych w stosunku do wykazanych kosztów i zastosowanych stawek wynagrodzenia, fakt, iż przyjęła ona do wiadomości zestawienia wydatków przedłożone przez GEF‑ę i po wprowadzen iu kilku koniecznych korekt skutkiem odrzuceniu pewnych wydatków dokonała z tego tytułu pewnych płatności – nie oznacza akceptacji zwiększonego wymiaru godzin pracy ani korekty mających zastosowanie stawek wynagrodzenia. Audyt przeprowadzony z inicjatywy Komisji miał bowiem na celu właśnie ustalenie, w jakim zakresie stosownie do postanowień umowy wykazane koszty podlegają zwrotowi. Stąd też zestawienia wydatków mogą być traktowane jako zatwierdzone przez Komisję dopiero po przeprowadzeniu audytu.
125. Po drugie, należy zbadać, w jakich okolicznościach została dokonana zmiana szacunkowego wymiaru czasu pracy określonego w umowie. Zmianę tę – powołując opinię GEF‑y – spowodował rozwój w środowisku, w które wpisana była realizacja projektu.
126. Należy wskazać na wstępie, iż w zakresie, w jakim chodzi o mające zastosowanie stawki wynagrodzenia, GEF wyjaśniła na rozprawie, odpowiadając na pytanie Sądu, iż odwołanie do przedmiotowych stawek na gruncie niniejszego postępowania wynika z jednoczesnego dostosowania liczby godzin i stawek godzinowych oraz połączenia tych dwóch czynników w kwocie kosztów całkowitych poniesionych w trakcie realizacji projektu. Jednocześnie, jak wynika z akt sprawy, GEF nie podniosła żadnego zarzutu w stosunku do korekty stawek wynagrodzenia mających zastosowanie ani też nie zakwestionowała wymiaru stawek przyjętych przez Komisję na potrzeby audytu.
127. Badanie Sądu będzie się zatem ograniczać do kwestii liczby godzin pracy poświęconych na realizację projektu.
128. W związku z powyższym należy stwierdzić, iż w wersji dołączonej do odpowiedzi udzielonych przez GEF‑ę na pytania Sądu, w postaci załącznika nr 3 – załącznik techniczny do umowy zawiera w pkt. 3.7 tabelę zatytułowaną „Human Resources Requirements per Task (in man/days)” (zwaną dalej „tabelą nr 1”), z której wynika, iż liczba roboczodniówek przewidzianych w umowie na wykonanie sześciu zadań opisanych w załączniku technicznym wynosi 447, co równa się 3576 roboczogodzinom (447 roboczodniówek x 8 godzin = 3576 godzin pracy) oraz 894 godzinom w półroczu (3576 godzin pracy : 4 okresy półroczne = 894 godziny w wymiarze półrocza).
129. Tabela zatytułowana „Cost estimates per Task (in ECU)” (zwana dalej „tabelą nr 2”) zawiera szacunkową ocenę kosztów każdego z sześciu zadań z podziałem na każdą kategorię kosztów.
130. Tabela zatytułowana „Unit Costs Assumptions (in ECU)” (zwana dalej „tabelą nr 3”), która określa stawkę dzienną stosowaną do godzin pracy świadczonej w szczególności przez pracowników na stanowiskach: „Project manager” (1050),
„Senior Consultant” (1050), „Consultant” (650) oraz „Information Specialist” (300) i której zawartość została powielona w wersji załącznika technicznego dołączonej do skargi, nie pojawia się więcej w wersji załącznika technicznego dołączonej w postaci załącznika nr 3 do odpowiedzi GEF‑y na pytania Sądu. GEF dołącza jednakże, w postaci załącznika do swych odpowiedzi, tabelę zawierającą stawki dzienne odmienne jedynie w nieznacznym zakresie od przedstawionych powyżej, stosowanych do przeliczania przepracowanych godzin pracy.
131. Dodatkowo ten sam pkt 3.7 w wersji załącznika technicznego dołączonego do odpowiedzi GEF‑y na pytania Sądu zawiera tabelę zatytułowaną „Total cost estimates per Task (in ECU)” (zwaną dalej „tabelą nr 4”), przewidującą kwotę kosztów na realizację każdego z zadań jak i całkowity koszt szacunkowy projektu, który jest wyższy od kwoty 440 000 EUR.
132. Jak wynika z wymienionych tabel, górna kwota 440 000 EUR określona w art. 3 ust. 1 i 2 umowy stanowi opartą na szacunkach przybliżoną liczbę godzin pracy wyrażonej w roboczodniówkach, wymaganej do wykonania każdego z zadań (przewidzianych tabelą nr 1), przemnożoną przez stawkę wynagrodzenia (przewidzianą w tabeli nr 3). Wszystkie te dane stanowią podstawę obliczenia górnej kwoty wydatków w wysokości 440 000 EUR i stanowią z tego względu istotne elementy umowy.
133. Przegląd techniczny projektu, takiego jak będący przedmiotem niniejszej sprawy, przewidziany w załączniku technicznym ma na celu umożliwienie stronom umowy uzgodnienia całkowitej szacunkowej wartości budżetu projektu, który stanowi ramy, w jakich Komisja podejmuje się udziału finansowego. W niniejszym przypadku budżet został ustalony na podstawie danych powołanych powyżej, których szacunkowy wymiar, ze szczególnym uwzględnieniem rozmiaru prac, uzyskał zgodę obu stron. Z powyższego wynika zatem, iż dane te stanowią obiektywne kryteria oceny niezbędności poniesienia zdeklarowanych wydatków dla prawidłowej realizacji projektu, ich zgodności z umową, jak również wszelkich korekt, których mogą one być przedmiotem.
134. Ponadto wydaje się zasadne podkreślenie, iż jedynym przypadkiem zmiany szacunkowych kosztów, przewidzianym w art. 12 ust. 2 postanowień ogólnych, który nie polega przy tym na zwiększeniu wydatków, jest dokonywanie przesunięć budżetowych pomiędzy poszczególnymi kategoriami z zastrzeżeniem, że nie wpłynie to w sposób zasadniczy na zakres i cel projektu
135. W niniejszej sprawie, jak wynika z jej akt, zwłaszcza z końcowego sprawozdania z audytu, GEF domagała się zapłaty, odpowiednio w odniesieniu do czterech okresów umownych, za 2827, 2878, 3005 i 3569 godzin pracy, w miejsce szacowanych 894 godzin w wymiarze półrocza określonych umową.
136. Można zaś uznać, iż tak znaczne zwiększenie liczby godzin pracy wymaganych do realizacji projektu, oszacowanych dla każdego z zadań i każdej z kategorii kosztów, zamiast przeniesienia kosztów do innej kategorii przewidzianego w art. 12 ust. 2 postanowień ogólnych, może mieć wpływ na wymiar i znaczenie projektu, ponieważ wymiar prac wykonanych w ramach projektu determinuje jego charakter. Dostosowanie warunków umownych do istotnego zwiększenia wymiaru prac wykonywanych przez pracowników przypisanych do realizacji projektu wymaga zmiany umowy, stosownie do postanowień art. 8, poprzez zawarcie przez upoważnionych przedstawicieli obu stron porozumienia na piśmie.
137. Powołany przez GEF‑ę argument, jakoby spełnienie jej żądań nie wymagało zwiększenia wkładu Komisji ponad górną granicę wydatków w wysokości 440 000 EUR, nie podważa wniosku wynikającego z powyższych rozważań. Skoro powołana kwota stanowi górną granicę, która nie powinna ulec przekroczeniu, nie może być ona traktowana jako kwota minimalna, do której wysokości dokonuje się zwrotu wydatków poniesionych w ramach projektu, ani też jedyne kryterium oceny zasadności wykazanych kosztów pracy. Ponadto umowa poddaje kwestie podlegających zwrotowi wydatków pewnym warunkom szczególnym, w tym wymogowi udokumentowania, w tym celu, by Komisja nie dokonywała płatności wynikających z umowy na tej tylko podstawie, iż jej wkład nie przekroczył dotychczas górnej granicy 440 000 EUR.
138. Z dokumentów zgromadzonych w aktach sprawy nie wynika, by GEF zaproponowała Komisji dokonanie zmiany treści umowy w zakresie szacunkowego wymiaru czasu pracy przewidzianego w ramach projektu, wymaganej skutkiem rozwoju środowiska, w które wpisana była jego realizacja.
139. GEF nie zdołała zatem wykazać, iż błędne było stwierdzenie zawarte w drugim sprawozdaniu z przeglądu technicznego, iż GEF nie przedstawiła audytorom żadnego dowodu na okoliczność, iż istotna zmiana szacunkowego wymiaru czasu pracy przeznaczonego na realizację projektu została zatwierdzona przez Komisję.
– Dowód na okoliczność wykazanych godzin pracy przeznaczonych na realizację projektu
140. Odnosząc się do kwestii, czy GEF należycie udokumentowała koszty pracy rzekomo przez nią poniesione w trakcie realizacji projektu, należy przypomnieć, jak zostało to wskazane powyżej w pkt 110–112, że wykazanie faktycznego poniesienia rzeczywistych kosztów, zadeklarowanych w toku realizacji projektu, w trakcie całości okresu umownego, poddane jest reżimowi szczególnemu. GEF była zatem zobowiązana prowadzić rejestr godzin pracy zatwierdzany przynajmniej raz w miesiącu przez zarządzającego projektem lub należycie upoważnionego członka kadry kierowniczej. GEF winna również archiwizować księgi rachunkowe i wszelkie dokumenty stanowiące podstawę dokonanych w nich zapisów, które winny pozostawać do dyspozycji audytorów oraz celem poparcia i uzasadnienia wykazanych kosztów i godzin pracy.
141. Należy zatem ustalić, czy dokumenty przedstawione przez GEF na potrzeby audytu spełniają wymogi określone w umowie, aby wykazane w nich koszty pracy poniesione w toku realizacji projektu zostały uznane za należycie udokumentowane.
142. Jak wynika z dowodów zgromadzonych w aktach sprawy, badaniu należy poddać trzy kategorie dokumentów. Pierwszą kategorię stanowią księgi rachunkowe i dokumenty będące podstawą dokonywanych w tych księgach zapisów, które zgodnie z brzmieniem art. 15 ust. 1 postanowień ogólnych winny być prowadzone zgodnie z przepisami z zakresu rachunkowości obowiązującymi w Belgii. Do drugiej kategorii należą dokumenty wskazujące całkowitą liczbę godzin pracy w miesiącu w odniesieniu do każdego z pracowników, sporządzone zgodnie z regułami sekretariatu społecznego Securex, które służą jako podstawa wypłaty wynagrodzeń i uiszczenia składek na ubezpieczenie społeczne (zwane dalej „listami obecności Securex”). Trzecią kategorię dokumentów stanowią dodatkowe listy obecności sporządzone przez Ch. Goldfingera w trakcie przeprowadzania audytu na podstawie umów o pracę i harmonogramu pracy biura, który nie zawierał godzin pracy. Powołane listy obecności (zwane dalej „dodatkowymi listami obecności”) określały liczbę godzin pracy dziennie dla każdej kategorii pracowników pracujących nad projektem.
143. Co do pierwszej kategorii dokumentów, Komisja nie podważa faktu, iż GEF sporządziła i przekazała jej dwa formularze finansowe i cztery zestawienia wydatków zawierające szczegółową analizę kosztów pracy, w tym liczbę godzin pracy i jednolitą stawkę wynagrodzenia. Nie kwestionuje ona również faktu, że GEF prowadziła księgi rachunkowe w zgodzie ze stosownymi przepisami belgijskimi i że zostały one oddane do dyspozycji audytorów. Jak to jasno wynika z pkt 3 tytułu „Book keeping analysis” zarówno projektu sprawozdania z audytu, jak i sprawozdania końcowego audytorzy ustalili, że GEF sporządziła roczne sprawozdanie finansowe i że koszty użyte celem przedstawienia zestawień wydatków miały swe odzwierciedlenie w księgach rachunkowych GEF‑y. Fakt, iż audytorzy potwierdzili w tym względzie zgodność zestawień wydatków z rachunkami GEF‑y nie oznacza jednak, iż GEF prowadziła dokumentację niezbędną, by potwierdzić i uzasadnić, stosownie do postanowień umowy, iż wykazane koszty i godziny pracy odnoszą się do projektu. Należy zatem dokonać analizy dwóch pozostałych, powołanych wyżej kategorii dokumentów.
144. Ustosunkowując się do drugiej kategorii dokumentów, Komisja przyznaje, iż GEF archiwizowała listy obecności Securex i potwierdza, że zostały one oddane do dyspozycji audytorów w trakcie przeprowadzanego w dniach 18 i 21 lipca 1999 r. audytu oraz zostały doręczone Komisji w dniu 20 listopada 2000 r. Niemniej jednak, jak słusznie podnosi Komisja, powołane listy obecności mogą być traktowane jako rejestr godzin pracy, w rozumieniu art. 13 ust. 1 akapit drugi postanowień ogólnych, jedynie pod warunkiem, że precyzują, iż wykazane w nich godziny pracy były rzeczywiście poświęcone na realizację projektu. Tymczasem GEF przyznała na rozprawie, iż powołane listy nie zawierają tego rodzaju informacji.
145. Wprawdzie zgodnie z argumentem GEF‑y, jak i potwierdzającym ten fakt pismem Komisji datowanym 20 marca 2000 r. umowa nie wymaga żadnej formy szczególnej prowadzenia rejestru godzin pracy. Tym niemniej stosownie do dyspozycji art. 15 ust. 1 postanowień ogólnych dokumentacja winna być prowadzona w taki sposób, by umożliwić potwierdzenie i udokumentowanie kosztów i godzin pracy poświęconych na realizację projektu. Skoro wkład finansowy Komisji jest uwarunkowany w ten sposób, że koszty rzeczywiste, których poniesienie było konieczne dla realizacji projektu, poniesione przez wykonawcę odnosić się mają wyłącznie do projektu, właściwy charakter dokumentów wymagany powołanym powyżej przepisem oznacza, że GEF powinna była jasno wskazać w swym rejestrze wydatków, że wykazane koszty i godziny pracy rzeczywiście odnoszą się do realizacji projektu. Skutkiem tego, jak to słusznie podniosła Komisja, dokumenty te powinny wskazać w sposób precyzyjny liczbę godzin pracy, tożsamość pracownika, jego wynagrodzenie brutto i związek pomiędzy wydatkami a zadaniami, do których odnosi się finansowy wkład Komisji.
146. Co do trzeciej kategorii dokumentów, GEF nie podważa w swych pismach procesowych twierdzenia Komisji, iż Ch. Goldfinger sporządził dodatkowe listy obecności w trakcie przeprowadzania audytu na podstawie umów o pracę i harmonogramu pracy biura, który nie zawierał ani nazwisk pracowników, ani godzin pracy poświęconych na realizację projektu. Nie twierdzi ona również, by listy te wskazywały nazwiska osób pracujących w ramach projektu czy zawierały ich podpisy. GEF przyznaje ponadto, iż listy te zawierają rozbieżności w stosunku do list obecności Securex, a mianowicie różnicę całkowitą około 120 godzin (list J. Pirenne’a datowany 31 stycznia 2000 r.).
147. Nie jest sporne pomiędzy stronami, iż tak jak listy obecności Securex, dodatkowe listy obecności mogłyby być powołane jako dowód potwierdzający wymiar czasu pracy poświęconego na realizację projektu przez każdego z pracowników GEF‑y, o ile zostałoby wykazane, iż spełniają one wymogi określone w pkt 145.
148. Ponadto, stosownie do dyspozycji art. 13 ust. 1 akapit drugi postanowień ogólnych, dokumenty potwierdzające rejestr wykazanych godzin pracy są zatwierdzane przynajmniej raz w miesiącu przez zarządzającego projektem lub należycie upoważnionego członka kadry kierowniczej. Wymóg ten, który ma podstawowe znaczenie z punktu widzenia spełnienia zobowiązania do archiwizacji zatwierdzonych rejestrów godzin pracy, wymaga prowadzenia takiego rejestru w toku trwania całości projektu, tzn. godziny przepracowane winny być rejestrowane progresywnie w miarę postępu w wykonywaniu zadań. Nie będzie on zatem spełniony przez późniejsze sporządzenie dodatkowych list obecności.
149. W świetle wcześniejszych uwag ani listy obecności Securex – ze względu na uprzednio powołany brak wyszczególnienia kosztów i godzin – ani dodatkowe listy obecności, przedstawione w trakcie przeprowadzanego w dniach 18 i 21 lipca 1999 r. audytu – z tego samego powodu oraz ze względu na fakt, iż nie zostały one zatwierdzone przynajmniej raz w miesiącu przez zarządzającego projektem lub należycie upoważnionego członka kadry kierowniczej – nie mogą być uznane za spełniające wymogi dowodu sformułowane umową.
150. Ponadto argument GEF‑y, podniesiony po raz pierwszy na rozprawie, jakoby dodatkowe listy obecności zostały sporządzone, były uaktualniane i archiwizowane na nośniku elektronicznym przez Ch. Goldfingera, nie może być uwzględniony. Tego rodzaju okoliczność, nawet udowodniona, nie pozwala na ustalenie, czy listy te spełniają wymogi określone w powołanym powyżej pkt 145, skoro GEF przyznała na rozprawie, iż nie zamierzała powoływać dowodów na okoliczność momentu sporządzenia owych dokumentów.
151. Ponadto w trakcie drugiego przeglądu technicznego GEF nie przedstawiła żadnych innych dokumentów na poparcie wykazanych kosztów, z tym skutkiem, że wnioski projektu sprawozdania z audytu zostały powtórzone w raporcie końcowym.
152. W tych okolicznościach nie podlega rozpoznaniu Sądu argumentacja stron odnosząca się do tez sformułowanych w końcowym sprawozdaniu z audytu dotyczących list obecności sporządzonych przez Ch. Goldfingera, ponieważ są one niezgodne z rzeczywistością w zakresie, w jakim odnoszą się do daty rozpoczęcia wykonania umowy, jak i wykazanych 202 godzin pracy specjalisty ds. informacji w lipcu i październiku 1997 r. W rezultacie powołane listy nie mogą być traktowane jako spełniające określone umową wymogi dowodu, wobec czego ocena wyżej powołanych błędów byłaby bezprzedmiotowa.
153. W konsekwencji pozostaje stwierdzić, iż GEF nie prowadziła list obecności swoich pracowników w rozumieniu art. 13 ust. 1 akapit drugi postanowień ogólnych.
154. Odnosząc się w szczególności do wynagrodzenia Ch. Goldfingera, należy stwierdzić na wstępie, iż argumentacja skarżącej ogranicza się do twierdzenia, iż Komisja nie uwzględniła stanowiska, które GEF zajęła w piśmie J. Pirenne’a z dnia 31 stycznia 2000 r., dotyczącego projektu sprawozdania z audytu. W piśmie tym J. Pirenne potwierdził prawidłowość obliczenia wynagrodzenia Ch. Goldfingera, jak również fakt, iż uwzględniając realia rynku belgijskiego, stanowiło ono dopuszczalny wydatek, co zostało uprzednio wykazane przez GEF‑ę w piśmie z dnia 30 lipca 1999 r.
155. Poza tym, jak wynika z projektu sprawozdania z audytu datowanego 21 grudnia 1999 r., audytorzy przystąpili na nowo do obliczenia wymiaru rzeczonego wynagrodzenia z tego powodu, że zawierało ono premię za okres trzech lat, uwzględniając jednak całkowitą ich wartość za okres lat dwóch.
156. Wobec tego, w zakresie, w jakim skarżąca nie podnosi żadnej krytyki pod adresem sprostowania okresu będącego podstawą naliczenia premii, nie wykazała ona, iż decyzja audytorów o zmniejszeniu wymiaru kwot otrzymanych przez Ch. Goldfingera z tytułu premii, oparta na uwzględnieniu jedynie premii za okres dwóch lat, tj. okresu obowiązywania umowy, była błędna.
157. Jak wynika z poprzedzających uwag, GEF nie zdołała przeprowadzić dowodu ani na okoliczność zasadności wykazanych kosztów pracy poniesionych w ramach realizacji projektu, ani na okoliczność, że dokonane w toku audytu obliczenie wynagrodzenia Ch. Goldfingera było obarczone błędami.
– W przedmiocie nieścisłości rzekomo popełnionych przez audytorów, co do godzin i kosztów pracy określonych w sprawozdaniu z drugiego przeglądu technicznego i końcowym sprawozdaniu z audytu
158. Należy rozważyć argumenty GEF, po pierwsze co tego, czy audytorzy naruszyli proceduralne wymogi przeprowadzenia drugiego przeglądu technicznego, po drugie natomiast co do tego, czy wnioski audytorów z przeprowadzenia analizy godzin pracy sformułowane w końcowym sprawozdaniu z audytu zawierały nieścisłości.
159. Odnosząc się do drugiego przeglądu technicznego z dnia 24 maja 2000 r., należy po pierwsze odrzucić argument skarżącej, iż procedura przeprowadzenia przeglądu przez audytorów była nieprawidłowa. W opinii GEF‑y audytorzy nie przestrzegali zasad przeprowadzenia analizy określonych w piśmie Komisji z dnia 20 marca 2000 r., ponieważ nie zwrócili się do skarżącej z żadnymi pytaniami dotyczącymi czasu poświęconego na realiza cję poszczególnych zadań, ani też nie dokonali znajdującej uzasadnienie oceny czasu poświęconego na realizację całości projektu. Przyjęte podejście, polegające na rozdzieleniu będącej wynikiem wstępnych szacunków całościowej liczby godzin pracy pomiędzy różne zadania, jest niezgodne z umową, która jako podstawę dokonania wszelkich płatności przewiduje nie koszty szacunkowe, ale rzeczywiście poniesione i udokumentowane.
160. W związku z powyższym, należy po pierwsze zważyć na fakt, iż w piśmie datowanym 20 marca 2000 r. Komisja potwierdziła, że korekty zawarte w projekcie sprawozdania z audytu zostały oparte na szacunkach co do całkowitej liczby godzin, które oceniający wstępną propozycję uznali za wystarczające na realizację zadań. Ze względu na silny sprzeciw GEF‑y w odniesieniu do powołanych korekt, Komisja w piśmie z dnia 20 marca 2000 r. wystąpiła z propozycją przeprowadzenia kolejnego audytu technicznego celem ustalenia dokładnej liczby godzin, których przypisanie do każdego z zadań wykonanych zgodnie z załącznikiem technicznym miałoby uzasadnienie.
161. Po drugie, załącznik I do sprawozdania z drugiego przeglądu technicznego, zgodnie z którym celem przeglądu jest ponowna analiza czasu pracy koniecznego w granicach rozsądku na realizację projektu, wskazuje, że ponieważ projekt był już przedmiotem przeglądu technicznego, nacisk powinien być położony na, po pierwsze – potwierdzeniu lub nie wyników przeglądów poprzednich, po drugie – ocenę zgodności wykonanych zadań z harmonogramem prac przewidzianym w załączniku technicznym, po trzecie – ocenę prawidłowości wykonania zadań, oraz po czwarte – ocenę liczby godzin, które w granicach rozsądku można przyjąć dla każdego pracownika indywidualnie czy dla poszczególnych kategorii pracowników.
162. Ponadto w sprawozdania z drugiego przeglądu technicznego, w  którego trakcie Ch. Goldfinger dokonał prezentacji prac wykonanych w ramach projektu, a następnie w dwóch poświęconych temu sesjach odpowiadał na wynikające stąd pytania, audytorzy stwierdzili, po pierwsze, iż projekt, którego opis techniczny wymagał wstępnego budżetu na 22 miesiące robocze, pochłonął trzy razy więcej środków. Ich zdaniem taka zmiana wymiaru godzin koniecznych do wykonania projektu nie została ani w żaden sposób udokumentowana, ani zatwierdzona przez Komisję. Po drugie, audytorzy ocenili, iż powiązanie świadczeń wykonanych w ramach projektu i będących w ich posiadaniu dokumentów nastręcza pewnych trudności. Wedle sprawozdania trudności te zostały potwierdzone przez Ch. Goldfingera, który wyjaśnił, że często do jednego świadczenia odnosi się kilka dokumentów i że świadczenia te były dostosowywane z biegiem czasu do zmieniającego się bardzo szybko środowiska, w które wpisany był projekt. Ch. Goldfinger dodał ponadto, iż pewne świadczenia nie miały miejsca ze względu na brak zainteresowania stron w tym zakresie.
163. Po trzecie, audytorzy ustalili, iż wyjaśnienia te nie znajdują potwierdzenia w żadnym dostępnym dokumencie. Ponadto nie znaleźli oni żadnej istotnej informacji co do zakresu środków użytych przy realizacji każdego zespołu zadań. Jedyna dostarczona informacja dotyczy całkowitych wydatków wyrażonych we frankach belgijskich. Poproszony o dostarczenie informacji co do tego punktu, Ch. Golfinger nie przedstawił żadnych wyjaśnień.
164. GEF nie podważa powołanych tez, lecz ogranicza się do stwierdzenia, iż nie dokonano żadnego wysiłku w kierunku potwierdzenia rzeczonych obliczeń we współpracy z zespołem zaangażowanym w projekt.
165. Na koniec należy wskazać, jak to wynika z wniosków sformułowanych w punktach 140–153, iż GEF nie prowadziła rejestru godzin pracy w sposób zgodny z art. 13 ust. 1 akapit drugi postanowień ogólnych.
166. W świetle ogółu uwag przytoczonych powyżej należy stwierdzić, po pierwsze, iż żaden z przepisów umowy nie nakładał na Komisję obowiązku przeprowadzenia dodatkowego audytu technicznego. Jak wynika z akt sprawy, GEF nigdy nie zaprzeczała, również w postępowaniu przed Sądem, iż wyraziła zgodę na przeprowadzenie rzeczonego audytu.
167. Należy stwierdzić, iż jak to jasno wynika z obowiązujących audytorów warunków przeprowadzenia audytu (powołanych powyżej w pkt 161), którego celem było dokonanie przeglądu wyników pierwszego audytu dotyczących czasu pracy w rozsądnych granicach koniecznego na realizację projektu, rzeczony audyt wpisywał się w zakres zobowiązań uzgodnionych przez obie strony.
168. O ile rzeczywiście audytorzy nie byli w stanie, wykonując swe zadanie, dojść do takiego wniosku, który odpowiadałby życzeniom GEF‑y – uznania czasu, który, jak twierdzi, przeznaczyła na realizację każdego ze składających się na projekt zadań – to jednak nie wystąpiła ona w związku z tym do Komisji o powołanie niezależnego eksperta. Nie było również jej zamiarem, na żadnym z etapów sprawy (jak zostało to powołane powyżej w pkt 151) dostarczenie dowodu na okoliczność daty dokonania zapisu dodatkowych list obecności na nośniku elektronicznym, w zamyśle mających udokumentować godziny pracy, za które skarżąca domaga się zapłaty, zgodnie z wymogami postanowień ogólnych.
169. Odpowiadając na pytanie postawione przez Sąd na rozprawie, GEF nie była w stanie wyjaśnić, w jaki sposób audytorzy mogli dokonać sensownej oceny godzin pracy poświęconych na realizację projektu w braku jakichkolwiek dowodów w tym zakresie.
170. Słusznie zatem celem kontroli wydatków, których zwrotu domaga się GEF, audytorzy zdecydowali – ponieważ nie byli w stanie określić liczby godzin, które w granicach rozsądku mogły być przeznaczone na realizację projektu – przyjąć procedurę polegającą na ustaleniu liczby zatwierdzonych godzin pracy na podstawie wstępnych szacunkowych ocen co do ich wymiaru. W tych okolicznościach przyjęte podejście, polegające na rozdzieleniu całkowitej liczby godzin pracy według wstępnych szacunków pomiędzy poszczególne zadania w sposób identyczny z określonym w załączniku technicznym, pozostaje z pewnością w zgodzie z umową.
171. Po drugie, pozostaje oddalić argument powołany przez GEF‑ę, iż skoro w końcowym sprawozdaniu z przeglądu technicznego datowanym 21 września 1999 r. Komisja stwierdziła wykonanie pracy i należyte wykorzystanie środków, GEF nie znajduje uzasadnienia dla faktu, iż liczba godzin pracy poświęcona na realizację projektu przyjęta po drugim przeglądzie technicznym z dnia 24 maja 2000 r. była niższa od wstępnych szacunków.
172. Należy przede wszystkim stwierdzić, iż twierdzenie to winno być interpretowane w związku z innymi tezami sformułowanymi w sprawozdaniu. Kontrolerzy potwierdzili, iż nie było jasne, czy praca wykonana w celu realizacji projektu pozostawała w zgodności z planami pierwotnymi. Zdaniem audytorów, zarządzający projektem nie odniósł w sposób przejrzysty wykorzystanych środków do poszczególnych zadań, czyniąc w ten sposób trudnymi wszelkie próby powiązania działań podejmowanych w ramach każdego z zadań z odpowiadającymi im środkami. Właśnie na podstawie rzeczonych twierdzeń kontrolerzy ustalili, iż ogólnie rzecz biorąc, środki przeznaczone na realizację projektu zostały należycie wykorzystane. Ponadto we wnioskach i zaleceniach zawartych w sprawozdaniu dodali oni, iż mimo że prace zostały wykonane a środki należycie wykorzystane, zarządzający projektem nie dopatrzył swego obowiązku kontroli prawidłowości przebiegu formalnych procedur w zakresie wykonywania prac i wykorzystanych środków, co utrudniało pracę kontrolerów, ponieważ byli zmuszeni w pewnych przypadkach czynić założenia co do skutków i kosztu zadań, które nie zostały należycie udokumentowane.
173. Rozpatrywana w tym kontekście teza GEF‑y jawi się jasno jako twierdzenie o charakterze ogólnym, niepoparte dowodami. Jego znaczenie jest ograniczone ze względu na brak dostatecznej liczby szczegółowych informacji oraz zapisów dotyczących prac wykonanych i środków wykorzystanych, za których prowadzenie odpowiedzialny był zarządzający projektem.
174. Ponadto ocena dokonana przez Komisję w końcowym sprawozdaniu z przeglądu technicznego datowanym 21 września 1999 r. nie stanowi w tej sprawie ostatecznej oceny Komisji co do prawidłowości wydatków poniesionych w trakcie wykonania projektu. Ocena ta została dokonana w ramach audytu.
175. Ostateczna ocena godzin pracy niezbędnych i rzeczywiście wykonanych celem realizacji projektu uzależniona jest od przedstawienia przez GEF‑ę dowodu co do wydatków poniesionych w tym zakresie. Uwzględniając fakt, iż dokumenty przedstawione przez GEF‑ę zostały uznane za niewystarczające, by stanowić wymagany umową dowód w tym zakresie, audytorzy odwołali się do wstępnych wartości szacowanych w umowie celem oceny wykazanych godzin pracy i zatwierdzenia wydatków poniesionych na realizację projektu. Wartości te nie stanowią dolnej szacunkowej granicy w tym sensie, że wartości zatwierdzone przez Komisję w następstwie kontroli mogą okazać się niższe.
176. Nie ma między stronami w niniejszej sprawie sporu co do tego, iż audytorzy ustalili listę świadczeń wykonanych w ramach każdego z zadań projektu zgodnie z treścią załącznika technicznego oraz uznali, że wyniki dotyczące drugiego i trzeciego zadania zniknęły lub były fragmentaryczne.
177. W następstwie przeprowadzenia badania liczba godzin pracy wstępnie oszacowanych w opisie technicznym umowy została w odniesieniu do tych dwóch zadań zredukowana.
178. W tych okolicznościach pozostaje podsumować, ustosunkowując się do przeglądu technicznego, iż skoro GEF nie przedstawiła żadnego dowodu na poparcie wykazanych przez nią godzin pracy, audytorzy słusznie przeprowadzili kontrolę w oparciu o opis techniczny umowy i dokonali zmniejszenia wymiaru godzin wykazanych w odniesieniu do zadań niewykonanych.
179. W odniesieniu do końcowego sprawozdanie z audytu z dnia 28 czerwca 2000 r. GEF niesłusznie kwestionuje wnioski audytorów z analizy kosztów pracy w stosunku do obrotu, sformułowane w projekcie sprawozdania z audytu i powtórzone w końcowym sprawozdaniu z audytu, zgodnie z którym zafakturowane koszty pracy zostały w sposób istotny zawyżone.
180. Jak wynika z pisma Komisji datowanego na 20 marca 2000 r., audytorzy, oceniając, iż w poszczególnych przypadkach konieczne było stopniowanie wydatków, ograniczyli się jednak do weryfikacji danych przedstawionych przez GEF‑ę na podstawie jej własnych ksiąg rachunkowych. Fakt, iż w trakcie roku obrotowego 1996/1997 obrót wypracowany przez GEF‑ę przy kosztach pracy w wysokości 5,5 mln BEF był rzędu 6,5 mln BEF, podczas gdy w roku 1997/1998 niemalże identyczny obrót – mianowicie 6,2 mln BEF – został wypracowany przy koszcie pracy w wysokości 2,3 mln BEF, stanowi wskazówkę, iż zafakturowane koszty pracy przekazane Komisji zostały zawyżone. Nawet jeśli dokona się założenia, jak to czyni GEF, że przedstawienie danych liczbowych mogło mieć wpływ na odzwierciedlenie danych okresów w księgach rachunkowych, GEF wiedziała o tym od momentu ustalenia stanu rachunków rozliczeniowych, wobec czego miała możliwość przedstawienia ich w inny sposób. Ponadto w odpowiedzi na pytanie Sądu udzielone na rozprawie GEF przyznała, iż przedstawienie powyższych danych liczbowych z uwzględnieniem powołanej zmiennej czasowej wynikało z jej zobowiązań umownych.
181. W świetle powyższych rozważań całość zarzutów dotyczących kosztów pracy podlega oddaleniu.
W przedmiocie wydatków ujętych w pozycjach „delegacje i koszty podróży” oraz „inne koszty”
182. GEF podnosi, iż udokumentowała ona i uzasadniła całość wydatków ujętych w powołanych pozycjach. Jest tak jej zdaniem w przypadku wydatków poniesionych w związku z badaniem przeprowadzonym przez Datamonitor oraz drobnymi zakupami w księgarniach, które GEF przedstawia jako przykłady swego sprzeciwu wobec negatywnej decyzji Komisji. Należy zatem zbadać dla każdej z tych pozycji w kosztach, czy GEF przedstawiła dowody na poparcie swych twierdzeń.
– „Delegacje i koszty podróży” przedstawione w drugim zestawianiu wydatków
183. Stosownie do projektu sprawozdania z audytu, jak i samego sprawozdania końcowego, które w tym punkcie jest identyczne z projektem, w drugim zestawieniu wydatków GEF wykazała kwotę 261 869 BEF (6450 EUR) wydatków poniesionych z tytułu „delegacji i kosztów podróży” zaliczonych do pozycji „koszty sieci”.
184. W kwocie tej zawierał się koszt badania Datamonitor w wysokości 126 871 BEF (3145,05 EUR).
185. Poza tym Komisja dokonała przeniesienia kwoty 62 750 BEF, przedstawionej do zwrotu jako koszty podróży, z pozycji „inne koszty” do pozycji „delegacje i koszty podróży”.
186. Kwota 64 121 BEF, odrzucona w ramach drugiego zestawienia wydatków, jest zatem wynikiem potrącenia od sumy 261 869 wyniku następującego działania: 261 869 - 126 871 + 62 750 – co daje końcowy wynik w wysokości 64 121.
187. Odnosząc się zatem w pierwszej kolejności do zapłaty za badanie Datamonitor (126 871 BEF), Komisja uzasadniła odrzucenie tego wydatku, powołując się na fakt, iż nie może on podlegać zwrotowi jako część pozycji w kosztach, do której został zaliczony. Uznała ona, iż de facto wydatek ten winien był być zakwalifikowany jako koszt usług zewnętrznej pomocy technicznej i zaliczony do pozycji „inne koszty”, w związku z czym jego poniesienie wymagało, stosownie do treści art. 13 ust. 3 tiret pierwsze postanowień ogólnych, uzyskania uprzedniej zgody Komisji. Nie budzi sporu między stronami fakt, iż wydanie takiej wstępnej zgody nie miało w tej sprawie miejsca.
188. Należy w związku z powyższym zwrócić uwagę, iż załączona do skargi faktura wystawiona w związku z tym wydatkiem nie pozwala ustalić, do której pozycji w kosztach go zaliczyć.
189. Należy jednocześnie stwierdzić, iż celem ustalenia konieczności uzyskania uprzedniej zgody Komisji, GEF podnosiła na wstępie w odpowiedzi na pisemne pytanie Sądu, iż badanie Datamonitor wpisuje się w realizację trzeciego zadania projektu i że wydatek w związku z tym poniesiony winien być zaliczony do pozycji „dokumentacja”, na której pokrycie tabele nr 2 i 5 załącznika technicznego przewidują kwotę całkowitą w wysokości 11 056 EUR. Następnie na rozprawie GEF przyznała, iż koszty poniesione w związku z rzeczonym badaniem objęte są art. 13 ust. 4 postanowień ogólnych, zgodnie z którymi uznała ona zgodę Komisji za udzieloną, skoro nie zgłosiła ona sprzeciwu w terminie dwóch miesięcy od otrzymania zapytania na piśmie.
190. Uwzględniając powyższe uwagi, Sąd stwierdza, iż GEF nie przedstawiła dowodu na okoliczność, że stanowisko Komisji w tej sprawie jest błędne.
191. Po pierwsze, badanie Datamonitor, które zostało zamówione w lutym 1998 r. celem przygotowania warsztatów technologii finansowej w dniu 27 marca 1998 r., nie stanowi publikacji zmierzającej do rozpropagowania informacji dotyczących prac przeprowadzanych w ramach projektu w rozumieniu art. 13 ust. 3 tiret trzecie postanowień ogólnych.
192. Po drugie, zakładając nawet, że jak to po raz pierwszy podniosła GEF na rozprawie, badanie Datamonitor zalicza się do pozycji „istotne koszty szczególne” przewidziane w art. 13 ust. 4 postanowień ogólnych i że Komisja nie zgłosiła sprzeciwu w okresie dwóch miesięcy po doręczeniu zapytania na piśmie, GEF nie zdołała wykazać, iż tego rodzaju pytanie zostało faktycznie Komisji przedstawione.
193. W tych okolicznościach GEF nie zdołała wykazać, iż przeprowadzenie badania Datamonitor nie było usługą zewnętrznej pomocy technicznej, a jego koszt należy do pozycji „inne koszty”. W konsekwencji Komisja słusznie odmówiła dokonania zapłaty kwoty odpowiadającej niniejszemu wydatkowi.
194. Ustosunkowując się w drugiej kolejności do kosztów podróży, GEF ogranicza się, w piśmie J. Pirenne’a datowanym 31 stycznia 2000 r., do podważenia zasadności odrzucenia wykazanych w drugim zestawieniu wydatków kosztów podróży, które zdaniem GEF zostały udokumentowane i uzasadnione i co do których umowa nie formułowała obowiązku uzyskania zgody Komisji, jeśli podróż odbywała się w granicach terytorium EWG. W piśmie z dnia 20 marca 2000 r. Komisja w odpowiedzi wyjaśnia, iż koszty podróży opiewające na kwotę 62 750 BEF nie zostały odrzucone, a jedynie przeniesione z pozycji „inne koszty” do pozycji „delegacje i koszty podroży”. Pismo nie powołuje braku odpowiadających wydatkom dowodów.
195. Na rozprawie GEF przyznała, iż koszty te rzeczywiście zostały przeniesione do innej pozycji w kosztach i że zostały one zwrócone. Wobec tego niniejszy zarzut stał się bezprzedmiotowy.
– „Inne koszty” wykazane w drugim zestawieniu wydatków
196. Jak wynika z projektu sprawozdania z audytu, jak i końcowego sprawozdania z audytu, GEF domagała się zwrotu kwoty 115 006 BEF (3818 EUR) ujętej w pozycji „inne koszty”.
197. W kwocie tej zawierał się wydatek 62 750 BEF stanowiący koszty podróży, przeniesiony przez Komisję do pozycji „delegacje i koszty podróży” (zob. pkt 194 i 195 powyżej) oraz wydatek 92 256 BEF poniesiony na połączenia telefoniczne i internet.
198. Odnosząc się do odmowy zapłaty ostatniej z kwot, GEF ogranicza się w piśmie J. Pirenne’a datowa nym 31 stycznia 2000 r. do stwierdzenia, że „co do kosztów połączeń telefonicznych i internetu kwestia ta powinna była stać się przedmiotem szczegółowej dyskusji w zakresie, w jakim umowa FIGW przewiduje zwrot kosztów internetu, a w szczególności funkcjonowania strony internetowej FIGW, której [GEF wolała] nie podnosić […] skutkiem braku czasu”. W odpowiedziach na pytania Sądu GEF uznała, że zarówno umowa, jak i wytyczne uprawniają ją do domagania się zwrotu tych wydatków, zwłaszcza w zakresie, w jakim załącznik techniczny przewiduje w tabeli nr 2 w stosunku do piątego zadania, polegającego wyłącznie na stworzeniu i utrzymaniu strony internetowej, kwotę 5500 EUR na wydatki związane z internetem.
199. Komisja w piśmie datowanym 20 marca 2000 r. w odpowiedzi wyjaśnia, iż wydatki te zostały odrzucone, ponieważ stosownie do dyspozycji art. 13 ust. 5 postanowień ogólnych zostały one ujęte w pozycji „koszty ogólne”.
200. Biorąc pod uwagę, z jednej strony, iż GEF kwestionuje zasadność odmowy zwrotu wydatków odnoszących się do pozycji „inne koszty” zawartej w projekcie sprawozdania z audytu i podjętej przez sprawozdanie końcowe, a z drugiej strony nie wysuwa żadnego argumentu szczególnego zmierzającego do wykazania, iż stanowisko Komisji, w szczególności co do zaliczenia rzeczonych kosztów do pozycji „koszty ogólne”, jest błędne, i że zakładając nawet, iż byłoby możliwe prawidłowe wyszczególnienie z kwoty, której GEF dochodzi, kosztów internetu, wydatki te odnosiły się wyłącznie do piątego zadania projektu, należy zatem argumenty podniesione przez GEF w tym zakresie oddalić.
– „Inne koszty” wykazane w trzecim zestawieniu wydatków
201. Jak wynika z projektu sprawozdania z audytu, jak i sprawozdania końcowego, w trzecim zestawieniu wydatków GEF domagała się zwrotu kwoty 318 034 BEF (7833 EUR) wykazanej w pozycji „inne koszty”.
202. W kwocie tej mieści się wydatek 72 221 BEF (1 790,31 EUR) odpowiadający drobnym zakupom biurowym w księgarniach oraz wydatek rzędu 245 813 BEF (6093,54 EUR) odnoszący się do kosztów połączeń telefonicznych oraz internetu.
203. Odnosząc się do kwoty przeznaczonej na drobne zakupy biurowe w księgarniach (72 221 BEF), Komisja uzasadniła swą odmowę faktem, iż zakupione przedmioty nie miały żadnego szczególnego związku z projektem.
204. W swych pismach procesowych GEF ograniczyła się do uznania, że istnieje pułap kosztów szczególnych podlegających zwrotowi w pozycji „dokumentacja” do kwoty w wysokości 11 056 EUR i że dokonane zakupy były konieczne dla wykonania zadań przewidzianych w ramach projektu. Ponadto, w załączniku do odpowiedzi na pytania Sądu i celem wykazania związku pomiędzy tymi wydatkami a projektem, GEF przedstawiła dowody wypłat odnoszące się do dwóch kart kredytowych, rachunek kasowy, wyciąg z konta odnoszący się do jednej z kart kredytowych, faktury z dwóch księgarń, prenumeratę i dwie strony referencji bibliograficznych.
205. Co do przedstawionych dokumentów wystarczy stwierdzić, iż nie zawierają one żadnych informacji pozwalających ustalić związek pomiędzy nabytą książką lub publikacją a projektem. Jak wynika z powyższego, GEF nie zdołała wykazać koniecznego charakteru swych wydatków i ich związku z projektem.
206. Co do kwoty odnoszącej się do kosztu połączeń telefonicznych i internetu (245 813 BEF) stanowiska Komisji i GEF są identyczne jak przedstawione wcześniej w pkt 197–200, poświęconych tym samym wydatkom. Stąd też pozostaje oddalić argument podniesiony przez GEF‑ę z powodów przedstawionych w pkt 200.
– „Delegacje i koszty podróży” odrzucone pismem zatwierdzającym wydatki za czwarty okres
207. Odnosząc się do wydatków, których pokrycia Komisja odmówiła w piśmie zatwierdzającym wydatki za czwarty okres, a mianowicie kwoty 3404 EUR odnoszącej się do „delegacji i kosztów podróży” oraz kwoty 1608 EUR odnoszącej się do pozycji „koszty sieci”, uzasadnia ona swą decyzję faktem, iż wydatki te nie były poświadczone fakturami.
208. Wystarczy zatem stwierdzić, odnosząc się do tego punktu, że GEF nie przedstawiła żadnego dowodu w odniesieniu do tych kosztów, w związku z czym nie zdołała wykazać, iż odmowa zwrotu rzeczonych kosztów przez Komisję była nieuzasadniona.
209. Stąd też zarzut ten podlega oddaleniu.
2. W przedmiocie zarzutu czwartego, opartego na naruszeniu zasady dobrej wiary i zobowiązań umownych oraz zasady dobrej administracji
a) Argumenty stron
210. GEF podnosi, po pierwsze, iż z postępowania Komisji wynika, że naruszyła ona swe zobowiązanie wykonania umowy w dobrej wierze, naruszając w ten sposób art. 1134 akapit trzeci belgijskiego kodeksu cywilnego.
211. GEF wskazuje, iż Komisja wiedziała, po pierwsze, że liczba godzin szacowanych na wykonanie projektu zostanie przekroczona i że w pewnym momencie została ona faktycznie przekroczona, a po drugie, że podstawa obliczeń kosztów pracy została zmieniona w okresie pomiędzy dokonaniem wstępnych szacunków a sporządzeniem formularza finansowego, a mimo to nigdy nie sformułowała żadnych uwag krytycznych w tym zakresie. Komisja przyjęła zatem, iż GEF przeznacza na projekt większą liczbę godzin pracy niż to zostało wstępnie oszacowane w oparciu o znacznie niższe stawki godzinowe. GEF podnosi ponadto, iż Komisja odmówiła uwzględnienia jej uwag w zakresie projektu sprawozdania z audytu jak również redakcji sprawozdania końcowego. Przekazanie treści sprawozdania opracowanego w następstwie drugiego przeglądu technicznego w dniu 27 października 2000 r. jej pełnomocnikowi uniemożliwiło przedstawianie uwag do sprawozdania, które posłużyło jako podstawa dla końcowego sprawozdania z audytu datowanego na 28 czerwca 2000 r. Ostatecznie, w następstwie zmiany swego stanowiska w zakresie kosztów projektu, Komisja odmówiła odbycia uprzednio przyrzeczonego spotkania.
212. Następnie GEF podnosi, że Komisja naruszyła zasadę dobrej wiary w wykonywaniu swych zobowiązań umownych oraz zasadę dobrej administracji, nie zawiadamiając jej w stosownym terminie o zmianie swego stanowiska w przedmiocie zatwierdzenia kosztów projektu. De facto Komisja poinformowała GEF‑ę o zmianie swego stanowiska w grudniu 1999 r., tj. w sześć miesięcy po zakończeniu projektu i trzy miesiące po sporządzeniu końcowego sprawozdania z przeglądu technicznego. W momencie przedstawienia Komisji pierwszego stanu wydatków w marcu 1998 r. widoczne było, że szacunkowa liczba godzin pracy zostanie przekroczona. W trakcie przedstawiania drugiego zestawienia wydatków w październiku 1998 r. było jasne, że liczba ta została de facto przekroczona. GEF wywodzi stąd wniosek, iż Komisja nie przedstawiła jej swych zastrzeżeń w stosownym terminie, mimo faktu że dysponuje ona świetnie wyposażonymi służbami, które ściśle śledziły rozwój projektu od samego początku.
213. GEF powołuje na poparcie swej tezy dwa wyroki – pierwszy wydany przez hof van beroep te Brussel (Belgia) (sąd apelacyjny w Brukseli) w dniu 18 września 1991 r. (R.W., 1991–1992, str. 677), drugi przez hof van beroep te Antwerpen (Belgia) (sąd apelacyjny w Antwerpii) w dniu 5 lutego 1992 r. (T.R., 1992, str. 174) – z których to wynika, iż z zasady dobrej wiary i dobrej administracji przy wykonywaniu zobowiązań umownych wynika w zakresie obowiązku informacji obowiązek przestrzegania stosownych terminów.
214. Komisja kwestionuje zasadność tego zarzutu, podnosząc, iż fakt przystąpienia do audytu zgodnie z art. 17 postanowień ogólnych nie może być postrzegany jako zmiana przyjętego przez nią na wstępie stanowiska.
b) Ocena Sądu
215. Po pierwsze, jak to wynika z uwag przytoczonych w punktach 118–124, fakt, że Komisja przyjęła formalnie do wiadomości zestawienia wydatków przedłożone przez GEF‑ę, że dokonała pewnych płatności z tego tytułu oraz że przedstawiła pozytywne uwagi na temat realizacji projektu, nie oznacza w żaden sposób, że zaakceptowała ona w sposób ostateczny przedstawione wydatki.
216. Należy w tym miejscu wskazać, iż postawa Komisji przez cały okres realizacji projektu pozostawała w zgodzie z jej zobowiązaniami umownymi.
217. Po drugie, odnosząc się do argumentacji GEF‑y opartej na fakcie, iż Komisja nie uwzględniła w końcowym sprawozdaniu z audytu uwag, o których przedstawienie wnosiła, a które GEF sformułowała w piśmie J. Pirenne’a datowanym 31 stycznia 2000 r., należy stwierdzić, że Komisja ustosunkowała się do wszystkich kwestii poruszonych w tym piśmie. W istocie pismem z dnia 20 marca 2000 r. przedstawiła ona powody, dla których uznała uwagi J. Pirenne’a za bezpodstawne.
218. Rzeczonym pismem Komisja uwypukliła powody, dla których GEF nie była w stanie poprzeć tez sformułowanych pismem J. Pirenne’a z dnia 31 stycznia 2000 r.: po pierwsze, że zarzuty i twierdzenia zawarte w projekcie sprawozdania z audytu nie były uwydatnione ani w trakcie audytu, ani w następującym po nim piśmie M. Schellinga z dnia 9 lipca 1999 r. oraz pozostawały w sprzeczności z pomocą administracyjną i merytoryczną oferowaną przez Komisję w toku realizacji projektu; po drugie, że data rozpoczęcia projektu sformułowana w projekcie była jedynie datą przykładową; po trzecie, że GEF utrzymuje, iż sporządzała i archiwizowała listy obecności w rozumieniu art. 13 ust. 1 akapit drugi postanowień ogólnych; po czwarte, jakoby powołany przez Komisję powód odrzucenia dodatkowych list obecności, głównie ze względu na datę rozpoczęcia projektu i zarejestrowany czas pracy specjalisty ds. informacji, nie zostały uzasadnione; po piąte, że przeprowadzone przez audytorów porównanie zawartości tabeli ze strony 4 projektu sprawozdania z audytu z obrotem i kosztami pracy było błędne; po szóste, że wynagrodzenie Ch. Goldfingera zostało błędnie obliczone. Komisja wyjaśniła również, po pierwsze, powody, dla których odrzuciła koszty związane z badaniem Datamonitor (126 871 BEF), koszty podróży (62 750 BEF), koszty zakupów w księgarniach oraz koszty połączeń telefonicznych i internetu. Po drugie, Komisja odrzuciła wnioski wysuwane przez GEF‑ę, wykazując, iż zaakceptowała ona wszelkie wykazane koszty i zatwierdziła wydatki poniesione przy realizacji projektu.
219. Jak to wynika jasno z pisma Komisji datowanego 20 marca 2000 r., rzeczywiście rozważyła ona uwagi J. Pirenne’a. Natomiast fakt, iż co do zasady utrzymała ona swoje stanowisko sformułowane w projekcie sprawozdania z audytu oraz sprawozdaniu końcowym, nie oznacza w żaden sposób, że zignorowała ona powołane uwagi, a tylko że uznała, iż wymaga to zmiany jej pierwotnego stanowiska.
220. Odnosząc się, po trzecie, do faktu, że GEF nie miała możliwości przedstawienia swych uwag w zakresie projektu sprawozdania z drugiego przeglądu technicznego, z racji tego, iż został on jej przedstawiony dopiero w dniu 27 października 2000 r., należy stwierdzić, iż owo sprawozdanie stanowi sprawozdanie ze spotkania, jakie odbyło się pomiędzy audytorami a Ch. Goldfingerem. Na spotkaniu dokonał on prezentacji wyników projektu i został poproszony o udzielenie odpowiedzi na liczne pytania w trakcie dwóch zorganizowanych w tym celu sesji.
221. Zgodnie z tym, co zostało ustalone powyżej w pkt 162 i 163, wydaje się, iż podczas wspomnianego zebrania, w którego trakcie omawiano wyniki przeglądu technicznego, GEF miała okazję zająć stanowisko w istotnych sprawach będących jego przedmiotem.
222. Następnie należy stwierdzić, iż sprawozdanie z audytu w większości jedynie powtórzyło uwagi zawarte przez audytorów w projekcie sprawozdania, co do którego GEF przedstawiła swoje stanowisko. Jedyna różnica pomiędzy kalkulacjami zawartymi w obu sprawozdaniach sprowadza się do faktu, iż po drugim przeglądzie technicznym liczba uwzględnionych godzin została skorygowana. Korekta ta była następstwem drugiego przeglądu technicznego i wynikała z faktu, iż Komisja zmniejszyła szacunkowy wymiar godzin pracy na wykonanie drugiego i trzeciego zadnia. Przyjmując nawet, iż GEF nie miała sposobności w trakcie drugiego przeglądu technicznego przedstawienia swej opinii w zakresie ostatniego punktu, w trakcie postępowania przed Sądem nie podniosła ona żadnego dowodu na okoliczność, iż wspomniana korekta była obarczona błędem.
223. Wydaje się zasadne stwierdzić, iż jak to wynika z oceny Sądu odnoszącej się do procedury przeprowadzenia i wyników przeglądu technicznego sformułowanej powyżej w pkt 159–178, zarzuty podniesione w tym zakresie przez GEF‑ę są bezpodstawne.
224. Na koniec należy wskazać, iż nie powinien być przedmiotem krytyki fakt, że Komisja nie zorganizowała spotkania z GEF‑ą przed zamknięciem prac nad końcowym sprawozdaniem z audytu.
225. GEF pismem z dnia 21 grudnia 2000 r. zwróciła się do Komisji o zorganizowanie spotkania celem przedyskutowania, po pierwsze, sposobu określenia oceny projektu, po drugie, procedury przeprowadzenia drugiego przeglądu technicznego i treści sprawozdania, a po trzecie, końcowego sprawozdania z audytu i sposobu jego opracowania oraz, na koniec, powodów, dla których GEF była przekonana o swoim zgodnym z umową postępowaniu, biorąc jednocześnie pod uwagę postawę Komisji w całym okresie realizacji projektu.
226. Prośba ta została ponowiona pismami skierowanymi przez GEF‑ę do Komisji, datowanymi 21 lutego oraz 26 lipca 2001 r.
227. Pozostaje w tym miejscu stwierdzić, iż, po pierwsze, żadne z postanowień umowy nie nakłada na Komisję obowiązku odbycia tego rodzaju spotkania.
228. Po drugie, co prawda Komisja pismem z dnia 2 lutego 2001 r., poinformowała GEF‑ę, z jednej strony, o otwarciu przez OLAF dochodzenia w przedmiocie FIGW, z drugiej zaś strony, o spotkaniu, które miało się odbyć celem przeprowadzenia analizy i dyskusji nad kwestiami wynikającymi z końcowego sprawozdania z audytu, jak również punktów powołanych w piśmie GEF‑y wystosowanym dnia 21 grudnia 2000 r. w zakresie, w jakim miało to zasadnicze znaczenia dla dochodzenia prowadzonego przez Komisję.
229. Niemniej jednak, jak to wynika z ogółu poprzedzających uwag oraz jak wskazuje na to Komisja, skoro była ona w posiadaniu ogółu informacji i uwag dotyczących wątpliwości GEF‑y przedstawionych w powołanych pismach, na które Komisja odpowiedziała, oraz że GEF miała możliwość przedyskutowania wniosków audytorów – zwłaszcza w trakcie drugiego przeglądu technicznego – odbycie jakiegokolwiek spotkania nie wydawało się konieczne.
230. GEF dodaje ponadto, iż Komisja nie dopełniła wymogu przestrzegania stosownego terminu, informując GEF‑ę o swym stanowisku w przedmiocie godzin pracy dopiero w grudniu 1999 r., tj. sześć miesięcy po ukończeniu projektu i trzy miesiące po sporządzeniu końcowego sprawozdania z przeglądu technicznego.
231. Pozostaje stwierdzić w tym względzie, jak to zostało wskazane powyżej, że Komisja zgodnie z art. 17 postanowień ogólnych ma prawo przeprowadzenia audytu w okresie dwóch lat od dokonania przez Komisję ostatniej wymagalnej płatności lub zakończenia umowy. Projekt sprawozdania z audytu jak i końcowe sprawozdanie z audytu, które zostały przekazane GEF‑ie odpowiednio 21 grudnia i 18 lipca 2000 r., mieszczą się ściśle w przepisanym art. 17 postanowień ogólnych dwuletnim terminie.
232. W tych okolicznościach czwarty z powołanych zarzutów podlega oddaleniu.
3. W przedmiocie zarzutu drugiego, opartego na naruszeniu zasady ochrony uzasadnionych interesów
a) Argumenty stron
233. GEF podnosi argument, iż zachowanie Komisji zrodziło po stronie GEF‑y uzasadnione oczekiwania, co do tego, iż przyjęty przez nią sposób przedstawienia kosztów i godzin pracy był zgodny z umową, że dokonane płatności były uzasadnione i że w związku z tym wypełniła ona wszystkie wymogi, by uzyskać całość płatności, których się domagała.
234. Odwołuje się ona w tym względzie do poprzednich, wiążących ją z Komisją umów, w których ramach przedstawiała całościową liczbę godzin pracy poświęconych na realizację projektu, co uznawane było wielokrotnie przez Komisję za wystarczające.
235. GEF twierdzi, iż w niniejszej sprawie sporządziła wszystkie wymagane formularze w sposób przepisany, wskazując, w jednym z nich zgodnie z wymogami, szczegółowo liczbę godzin i koszt pracy w przeliczeniu na godzinę.
236. Ponadto wszystkie przedkładane przez GEF‑ę zestawienia wydatków były analizowane przez różne służby Komisji i nigdy przed przystąpieniem do dokonywania wymaganych płatności nie domagała się ona przedstawienia dodatkowych wyjaśnień w odniesieniu do czasu poświęconego na realizację projektu. Nawet jeśli było jasne dla Komisji, iż liczba godzin pracy zostanie lub została przekroczona, to po przedstawieniu pierwszego i drugiego zestawienia wydatków, Komisja dokonywała wynikających stąd płatności. Żaden z projektów nie był przedmiotem procedury administracyjnej „czerwonego światła”, znajdującej zastosowanie do problematycznych projektów. Wręcz przeciwnie, w trakcie realizacji projektu pod adresem GEF‑y zgłaszane były jedynie pozytywne uwagi ze strony Komisji. Stąd też nie można było przewidzieć, i ż wyraźnie przychylna postawa Komisji przyjęta w trakcie realizacji projektu mogłaby ulec całkowitej zmianie.
237. Komisja kwestionuje niniejszą ocenę GEF‑y i podtrzymuje, iż działała całkowicie w zgodności z warunkami umowy.
b) Ocena Sądu
238. Należy stwierdzić w tym zakresie, iż powołany zarzut jest bezpodstawny, skoro zostało stwierdzone w ramach badania zasadności pierwszego i czwartego zarzutu, iż Komisja działała zgodnie z warunkami umowy oraz zasadą dobrej wiary w wykonywaniu zobowiązań umownych oraz dobrej administracji.
239. Znaczenie tego wniosku nie może być umniejszone faktem, iż w ramach umów uprzednio wiążących GEF‑ę z Komisją nie przystąpiła ona do kontroli w zakresie liczby godzin pracy poświęconych na realizację podejmowanych projektów. Stosownie do postanowień umowy ewentualna przychylność okazana przez Komisję w ramach wykonywania wspomnianych umów nie może w żadnym razie stanowić przeszkody w wykonywaniu jej prawa do kontroli, której przeprowadzenie w danym przypadku uznaje ona za konieczne.
240. Jak wynika z powyższych uwag, powołany zarzut należy oddalić.
4. W przedmiocie zarzutu trzeciego, opartego na naruszeniu prawa do obrony
a) Argumenty stron
241. GEF ocenia, iż Komisja naruszyła jej prawo do obrony.
242. Po pierwsze, zarzuca ona Komisji, iż nie doręczyła jej sprawozdania z drugiego przeglądu technicznego z dnia 27 października 2000 r. i że stało się to dla niej przeszkodą w przedstawieniu w stosownym czasie uwag na temat sprawozdania i przedyskutowania z Komisją sformułowanych w nim wniosków, które nota bene różniły się od wniosków zamieszczonych w końcowym sprawozdaniu z przeglądu technicznego. Końcowe sprawozdanie z audytu, które w znacznej mierze opiera się na projekcie sprawozdania z audytu i sprawozdania z drugiego przeglądu technicznego, nie mogło uwzględnić uwag GEF‑y co do ostatniego ze sprawozdań ani uwag przedstawionych przez GEF‑ę i J. Pirenne’a w piśmie z dnia 31 stycznia 2000 r. dotyczącym projektu raportu z audytu. W piśmie tym podnosi ona, iż ze względu na fakt zaangażowania interesów osobistych zainteresowane osoby winny mieć możliwość przedstawienia swoich opinii, zanim sprawozdaniu z audytu zostanie nadany ostateczny kształt.
243. Po drugie, GEF zarzuca Komisji, iż nie zorganizowała ona spotkania, które odbyłoby się jeszcze przed zakończeniem prac nad sprawozdaniem z audytu. Spotkanie nie odbyło się mimo próśb GEF‑y oraz formalnego zobowiązania Komisji, które ta wielokrotnie powtórzyła. Podczas rozprawy GEF sprecyzowała, że zamierzała podczas owego spotkania wyjaśnić trudności wynikające z odrzucenia przez Komisję dodatkowych list obecności.
244. Komisja podważa zasadność powołanych argumentów GEF‑y.
b) Ocena Sądu
245. W tym miejscu wystarczy stwierdzić, iż powołany zarzut jest bezpodstawny, ponieważ zostało ustalone w ramach badania zasadności czwartego zarzutu, iż Komisja nie naruszyła zasady dobrej wiary w wykonywaniu zobowiązań umownych i zasady dobrej administracji (zob. pkt 215–229).
246. Zarzut niniejszy zostaje w związku z powyższym oddalony.
247. W świetle ogółu poprzedzających uwag skargę GEF‑y należy oddalić.
B – W przedmiocie wzajemnego żądania Komisji
1. Argumenty stron
248. Komisja domaga się na podstawie art. 16 ust. 3 postanowień ogólnych zwrotu kwoty 273 516 EUR stanowiącej różnicę pomiędzy kwotą faktycznie wypłaconą GEF‑ie, tj. 396 000 EUR, a sumą zatwierdzonych wydatków w wysokości 122 484 EUR.
249. GEF ogranicza się do stwierdzenia w swojej odpowiedzi na skargę, iż żądanie wzajemne Komisji jest bezpodstawne.
2. Ocena Sądu
250. Pozostaje stwierdzić w tym zakresie, iż jak wynika z akt sprawy, Komisja uiściła na rzecz GEF‑y kwotę całkowitą w wysokości 396 000 EUR i jak wynika z ogółu poprzedzających uwag Komisja słusznie w następstwie przeprowadzenia audytu zatwierdziła kwotę 122 484 EUR tytułem wydatków przeznaczonych na realizację projektu. Stąd żądanie Komisji zwrotu zgodnie z art. 16 ust. 3 postanowień ogólnych nadpłaty w wysokości 273 516 EUR jest uzasadnione.
251. Odnosząc się do żądania zapłaty odsetek, należy stwierdzić, iż Komisja w wystosowanej wobec GEF‑y nocie debetowej wyszczególniła, iż winna ona być zapłacona do dnia 31 sierpnia 2002 r. W razie bezskutecznego upływu tego terminu, od wierzytelności głównej będą naliczane odsetki za zwłokę według stawki przyjętej w sierpniu 2001 r. dla operacji rozliczeniowych dokonywanych w euro przez Europejski Bank Centralny, zwiększone o 1,5 punktu.
252. Należy tym niemniej zwrócić uwagę, iż o ile umowa przewiduje dla określonych przypadków zastosowanie stopy odsetek ustalonej przez Europejski Fundusz Monetarny (art. 5 ust. 3, akapit drugi oraz art. 16 ust. 1 postanowień ogólnych), stawka odsetek za zwłokę nie była przedmiotem uregulowań umownych w niniejszej sprawie.
253. Wobec braku ustalenia w umowie wartości odsetek za zwłokę i uwzględniając, iż umowa była poddana reżimowi prawa belgijskiego, w niniejszym przypadku znajduje zatem zastosowanie art. 1153 belgijskiego kodeksu cywilnego, na mocy którego:
„W odniesieniu do zobowiązań pieniężnych z tytułu odszkodowania za nieterminowe wykonanie umowy i odsetek za zwłokę, z wyjątkiem przypadków określonych w ustawie, należą się odsetki ustawowe. Odszkodowanie i odsetki za zwłokę są należne bez obowiązku wykazania szkody po stronie wierzyciela. Są one wymagalne od dnia wezwania do zapłaty, z wyjątkiem przypadków wymagalności z mocy prawa […]”.
254. Wypełniając formalny obowiązek wezwania do zapłaty, Komisja jest uprawniona do dochodzenia od GEF‑y ustawowych odsetek za zwłokę według prawa belgijskiego, naliczonych od dnia 1 września 2001 r.
255. Tym samym roszczenie wzajemne Komisji należy uwzględnić. W konsekwencji GEF zostaje zobowiązana zgodnie z roszczeniem strony pozwanej do zapłaty Komisji kwoty w wysokości 273 516 EUR powiększonej o odsetki za zwłokę według stawki obowiązującej w Belgii, naliczone począwszy od dnia 1 września 2001 r. do dnia całkowitej spłaty długu.
W przedmiocie kosztów
256. Zgodnie z art. 87 ust. 2 regulaminu Sądu kosztami zostaje obciążona, na żądanie strony przeciwnej, strona przegrywająca sprawę. Ponieważ skarżąca przegrała sprawę, należy zgodnie z żądaniem Komisji obciążyć ją kosztami postępowania w całości.
Sentencja
Z powyższych względów
SĄD (pierwsza izba w składzie powiększonym)
orzeka, co następuje:
1) Żądanie skarżącej zmierzające do uzyskania, po pierwsze, zapłaty kwoty 40 693 EUR, a po drugie, noty kredytowej opiewającej na kwotę 273 516 EUR, zostaje oddalone.
2) Żądanie wzajemne Komisji zostaje uwzględnione, skutkiem czego skarżąca zostaje zobowiązana do zapłaty na rzecz Komisji kwoty 273 516 EUR powiększonej o wartość odsetek za zwłokę obliczonych według obowiązującej w Belgii stawki odsetek ustawowych w stosunku rocznym, należnych za okres od dnia 1 września 2001 r. do momentu całkowitej spłaty długu.
3) Skarżąca zostaje obciążona kosztami postępowania.