DOCUMENT DE TRAVAIL
ARRÊT DU TRIBUNAL (quatrième chambre)
28 mars 2012 (*)
« Concours versé dans le cadre du programme INTI – Détermination du montant à verser au bénéficiaire – Erreurs d’appréciation »
Dans l’affaire T‑296/08,
Berliner Institut für Vergleichende Sozialforschung eV, établi à Berlin (Allemagne), représenté initialement par Me U. Claus, puis par Mes S. Reichmann et L.-J. Schmidt, avocats,
partie requérante,
contre
Commission européenne, représentée initialement par M. B. Simon, puis par Mme S. Grünheid, en qualité d’agents, assistés de Me R. Van der Hout, avocat,
partie défenderesse,
ayant pour objet une demande d’annulation de la décision de la Commission du 23 mai 2008 relative à la non-reconnaissance partielle des coûts supportés par le requérant dans le cadre de la convention de subvention JLS/2004/INTI/077,
LE TRIBUNAL (quatrième chambre),
composé de M. O. Czúcz (rapporteur), président, Mme I. Labucka et M. K. O’Higgins, juges,
greffier : Mme K. Andová, administrateur,
vu la procédure écrite et à la suite de l’audience du 13 octobre 2009,
rend le présent
Arrêt
Cadre juridique et faits à l’origine du litige
1        Le requérant, Berliner Institut für Vergleichende Sozialforschung eV, est une association de droit allemand.
2        Dans le cadre du programme INTI de l’Union européenne, destiné à financer des actions préparatoires visant à promouvoir l’intégration dans les États membres de l’Union de personnes qui ne sont pas citoyens européens, un projet du requérant et de ses organismes partenaires, intitulé « Integration Indicators and Generational Change – IntGen » (Indicateurs d’intégration et changement de génération, ci-après le « Projet »), a été présenté et sélectionné à l’occasion d’un appel à propositions de 2004.
3        Le 30 mai 2005, le requérant a conclu avec la Commission des Communautés européennes une convention de subvention portant la référence JLS/2004/INTI/077, qui a pour objet le financement du Projet (ci-après la « convention de subvention »). L’article I.1.1 de la convention de subvention précise les modalités selon lesquelles la Commission a décidé d’accorder une subvention au requérant, dont ce dernier a déclaré prendre acte et qu’il accepte.
4        L’article I.2.2 de la convention de subvention prévoit que le Projet est mené pendant une période de douze mois à partir du 9 mai 2005, cette durée initiale ayant toutefois été étendue à quinze mois par avenant du 4 avril 2006.
5        Un document intitulé « Guide des actions préparatoires INTI 2004 », publié sur le site Internet de la direction générale « Justice, liberté et sécurité » de la Commission, contient des informations sur la gestion administrative et financière d’un projet INTI.
6        Le budget du Projet est annexé à la convention de subvention (ci-après le « budget prévisionnel »). Il ressort de l’article I.3.1 de la convention de subvention que les coûts de l’action devant être subventionnée doivent être indiqués en détail dans le budget prévisionnel. En l’espèce, le montant total des coûts éligibles a été estimé à 162 254 euros. Le montant maximal de la subvention de l’Union s’élève à 80 % de l’ensemble des coûts éligibles estimés, c’est-à-dire à 129 803,20 euros, selon l’article I.3.3 de la convention de subvention.
7        En vertu également de l’article I.3.3 de la convention de subvention, la subvention finale est déterminée conformément à la procédure prévue à son article II.17. Cet article indique que le montant de ladite subvention est déterminé sur la base des documents approuvés auxquels il est fait référence à l’article II.15.4, lequel stipule que le paiement du solde se fonde, en particulier, sur un rapport final approuvé concernant la mise en œuvre de l’action et des relevés des coûts éligibles. La Commission peut rejeter le rapport final soumis par le bénéficiaire ou lui demander des pièces justificatives ou des informations additionnelles si cela lui semble nécessaire pour parvenir à l’approbation dudit rapport final. La détermination de la subvention finale est toutefois sans préjudice de l’obligation incombant au bénéficiaire, prévue à l’article II.19 de la convention de subvention, de permettre, pendant un délai de cinq ans à compter du versement du solde, des contrôles et des audits par des agents de la Commission ou par des organismes externes mandatés par cette dernière. Sur la base des résultats de ces audits, la Commission peut ordonner, par une décision de recouvrement, que les fonds perçus à tort par le bénéficiaire soient restitués. La détermination du montant définitif de la subvention, conformément à l’article II.17 de la convention de subvention, intervient toujours sous réserve d’une révision faisant suite à la réalisation d’un audit.
8        Selon l’article I.3.4 de la convention de subvention, qui déroge à son article II.13 relatif aux conventions supplémentaires (voir point 11 ci-après), le bénéficiaire peut, dans la mise en œuvre du Projet, ajuster le budget prévisionnel par le biais de transferts entre postes de coûts éligibles, pourvu que l’ajustement des dépenses n’affecte pas la mise en œuvre du Projet et que le transfert entre postes n’excède pas 10 % du montant de chaque poste de coûts éligibles prévu dans le budget prévisionnel, et sans excéder le total des coûts éligibles. Le bénéficiaire doit informer la Commission par écrit de tels ajustements.
9        L’article I.8 de la convention de subvention indique que « [l]a subvention est régie par les dispositions de la [convention de subvention], par les dispositions communautaires d’application, et de façon subsidiaire par le droit belge applicable aux subventions ». Il prévoit également que « [l]es décisions de la Commission concernant l’application des dispositions de la [convention de subvention] ainsi que [ses] modalités de […] mise en œuvre […] peuvent faire l’objet d’un recours du bénéficiaire auprès du [Tribunal] et, en cas de pourvoi, de la [Cour] ».
10      L’article II.1.1 de la convention de subvention indique que le bénéficiaire est seul responsable du respect de toutes les obligations légales qui lui incombent.
11      Selon l’article II.13.1 de la convention de subvention, « [t]oute modification des conditions de la subvention doit faire l’objet d’un avenant écrit ». Il indique également qu’« [a]ucun accord oral ne peut lier les parties à cet égard. »
12      En ce qui concerne les critères déterminant l’éligibilité des coûts, l’article II.14.1 de la convention de subvention indique ce qui suit :
« Afin de pouvoir être considérés comme des coûts éligibles de l’action, les coûts doivent répondre aux critères généraux suivants :
–        être en relation avec l’objet de la [convention de subvention] et être prévus dans le budget prévisionnel qui lui est annexé ;
–        être nécessaires pour la réalisation de l’action faisant l’objet de la [convention de subvention] ;
–        être raisonnables et justifiés et répondre aux principes de bonne gestion financière, notamment en termes d’économie et de rapport coût/efficacité ;
–        être générés pendant la durée de l’action telle que définie à l’article I.2.2 de la [convention de subvention] ;
–        être effectivement encourus par le bénéficiaire, être enregistrés dans sa comptabilité conformément aux principes comptables qui lui sont applicables et avoir fait l’objet des déclarations prescrites par les lois fiscales et sociales applicables ;
–        être identifiables et contrôlables.
Les procédures de comptabilité et de contrôle interne du bénéficiaire doivent permettre une correspondance directe entre, d’une part, les coûts et les recettes déclarés au titre de l’action et, d’autre part, les états comptables et les pièces justificatives qui y sont afférentes. »
13      L’article II.14.2 de la convention de subvention prévoit ce qui suit :
« Les coûts directs éligibles de l’action sont les coûts qui, dans le respect des conditions d’éligibilité définies à l’article II.14.1, peuvent être identifiés comme étant des coûts spécifiques de l’action directement liés à sa réalisation et pouvant faire l’objet d’une imputation directe. Sont notamment éligibles les coûts directs suivants, pour autant qu’ils répondent aux critères définis au paragraphe précédent :
–        les coûts du personnel affecté à l’action, correspondant aux salaires réels augmentés des charges sociales et des autres coûts légaux rentrant dans la rémunération, pour autant qu’ils n’excèdent pas les taux moyens correspondant à la politique habituelle du bénéficiaire en matière de rémunérations ;
–        les frais de voyage et de séjour du personnel participant à l’action, pour autant qu’ils correspondent aux pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de frais de déplacement, ou n’excèdent pas les barèmes approuvés annuellement par la Commission ;
–        […] »
14      L’article II.16.5 de la convention de subvention prévoit une procédure de contestation par le bénéficiaire portant sur la détermination du montant final de la subvention par la Commission. Il précise que cette procédure est sans préjudice de la possibilité pour ledit bénéficiaire de former un recours contre la décision de la Commission en application de l’article I.8. de la convention de subvention, en ajoutant que, conformément aux dispositions de la législation communautaire à cet égard, de tels recours doivent être formés dans un délai de deux mois à compter de la notification de la décision au bénéficiaire ou, à défaut, du jour où celui-ci en a eu connaissance.
15      L’article II.8 de la convention de subvention concerne la force majeure. Il ressort de l’article II.8.1 que la force majeure désigne toute situation exceptionnelle imprévisible ou tout événement hors du contrôle des parties qui les empêche de remplir une de leurs obligations dans le cadre de la convention de subvention, sans être attribuable à une erreur ou à une négligence de leur part, et qui se révèle insurmontable en dépit de toute la diligence requise.
16      Conformément à l’article I.4.1 de la convention de subvention, la Commission a versé un acompte de 25 960,64 euros au requérant après que ce dernier a présenté la caution bancaire convenue.
17      Par lettre du 24 mars 2006, le requérant a demandé le paiement d’un deuxième acompte. Dans ce même courrier, il a informé la Commission de certains changements en ce qui concernait le personnel du Projet et des frais de personnel en résultant.
18      Par télécopie du 16 juin 2006, la Commission a demandé au requérant de lui transmettre une liste actualisée du personnel du Projet et un détail des coûts de celui-ci. Par lettre du 3 juillet 2006, le requérant a déféré à cette demande.
19      Par lettre du 7 août 2006, la Commission a refusé d’approuver les changements de personnel et les coûts révisés correspondants. Elle a motivé le refus en raison du fait que des changements de personnel, des recrutements et des modifications de tarifs journaliers étaient intervenus sans information préalable ni accord de sa part, que du nouveau personnel avait déjà travaillé sans qu’il y ait eu une demande écrite motivée pour une convention supplémentaire, que les augmentations de salaire pour certaines personnes déjà employées étaient trop élevées et qu’il n’y avait pas d’information sur la question de savoir comment les changements en cause allaient améliorer l’efficacité de la mise en œuvre du Projet.
20      Par courrier électronique du 14 août 2006, le requérant a expliqué une nouvelle fois sa position relative aux changements de personnel en cause. La Commission a confirmé son refus d’approuver lesdits changements par courrier électronique du même jour.
21      Le 20 novembre 2006, le requérant a transmis son rapport final ainsi que le décompte de ses frais à la Commission et a demandé qu’il soit procédé à un paiement final d’un montant de 103 681,40 euros.
22      Par lettre du 17 janvier 2007, la Commission a fixé au requérant un délai de 30 jours, soit jusqu’au 19 février 2007, pour présenter les justificatifs encore manquants en vue du décompte. Par lettre du 14 février 2007, le requérant a demandé à la Commission de prolonger ce délai. La Commission n’a pas répondu à cette demande. Par lettre du 11 avril 2007, le requérant a transmis les documents en cause à la Commission.
23      Le 24 août 2007, la Commission a transmis au requérant une lettre de préinformation concernant le décompte final qui fait état des raisons pour lesquelles certains coûts ont été refusés, en lui offrant la possibilité de fournir des explications supplémentaires concernant un poste de frais en particulier. Elle y fait référence à un paiement final d’un montant de 3 744,89 euros.
24      Par lettres du 24 septembre et du 25 octobre 2007, le requérant a transmis des informations et des justificatifs complémentaires.
25      Par lettre du 23 mai 2008, la Commission a informé le requérant du paiement final (ci-après la « décision attaquée »). La décision attaquée fait état d’un paiement de la Commission au requérant d’un montant de 41 176,19 euros. Il ressort du relevé financier annexé à la décision attaquée que ce montant représente le solde restant dû sur le montant de 67 136,83 euros, représentant le montant total des frais considérés par la Commission comme étant remboursables, après déduction de l’acompte de 25 960,64 euros. En outre, la décision attaquée explique le traitement de certains postes de frais. En particulier, la Commission motive le refus de divers postes de frais par les changements de personnel effectués unilatéralement, de même que par la présence de postes non prévus dans le budget prévisionnel. Un décompte sous forme de tableau révisé et commenté par poste de frais est également joint en annexe à la décision attaquée (ci-après le « décompte annexé à la décision attaquée »).
Procédure et conclusions des parties
26      Par requête déposée au greffe du Tribunal le 28 juillet 2008, le requérant a introduit le présent recours.
27      Le requérant conclut, en substance, à ce qu’il plaise au Tribunal :
–        annuler la décision attaquée ;
–        condamner la Commission aux dépens.
28      La Commission conclut à ce qu’il plaise au Tribunal :
–        rejeter le recours ;
–        condamner le requérant aux dépens.
29      Sur rapport du juge rapporteur, le Tribunal (quatrième chambre) a décidé d’ouvrir la procédure orale et, dans le cadre des mesures d’organisation de la procédure prévues à l’article 64 du règlement de procédure du Tribunal, a posé par écrit des questions aux parties et leur a demandé de déposer certains documents. Les parties ont déféré à cette demande dans le délai imparti.
30      Les parties ont été entendues en leurs plaidoiries lors de l’audience du 13 octobre 2009.
31      Par ordonnance du 29 novembre 2010, le Tribunal a décidé de rouvrir la procédure orale, afin d’inviter les parties, dans le cadre des mesures d’organisation de la procédure, à répondre à des questions, conformément aux articles 62 et 64 de son règlement de procédure. Les parties ont déféré à cette demande dans le délai imparti. La procédure orale a ensuite été close le 8 juin 2011.
En droit
32      Le requérant avance un moyen unique tiré, en substance, d’une appréciation erronée des faits en ce que la Commission a exclu à tort certains frais eu égard aux dispositions de la convention de subvention. Il s’agit d’erreurs affectant l’exclusion, premièrement, de frais de personnel (postes A), deuxièmement, de frais de voyage et de séjour (postes B) et, troisièmement, de certains autres frais directs (postes G), qui, selon le requérant, auraient dû être considérés comme éligibles.
33      Il y a lieu de relever, à titre liminaire, que certains frais de personnel ainsi que certains frais de voyage et de séjour ont été exclus par la Commission sur la base du même argument. Ainsi, une partie des frais de personnel a été exclue parce qu’il s’agissait de frais relatifs à des personnes qui n’étaient pas prévues dans le budget prévisionnel. Les frais de voyage et de séjour exposés par ces personnes ont été exclus pour le même motif. Ces postes de frais seront examinés ensemble. De même, certains frais exclus concernent des changements unilatéraux opérés par le requérant concernant la rémunération de certaines personnes ou leur contribution à l’exécution du Projet et seront également examinés ensemble. Le Tribunal relèvera toutefois d’abord pour quels postes de frais contestés la Commission a accepté de revenir sur la décision d’exclusion en cours d’instance.
Sur les postes pour lesquels la Commission a accepté en cours d’instance de revenir sur la décision d’exclusion
34      En cours d’instance, la Commission a admis concernant plusieurs postes que les frais correspondants avaient été exclus à tort. Il s’agit notamment des frais de voyage et de séjour relatifs aux postes B 9, B 10 et B 38 et des autres frais directs relatifs au poste G 5. Dans ces circonstances, il y a lieu d’accueillir les griefs du requérant avancés par rapport à ces postes spécifiques, sans qu’il soit besoin de procéder à un examen détaillé à leur égard.
Sur les postes pour lesquels le refus se base sur un changement de personnel par rapport au budget prévisionnel
35      Certains postes de frais de personnel ont été exclus par la Commission, car ils concernaient des personnes non prévues dans le budget prévisionnel, ce que le requérant ne conteste pas. Il s’agit notamment des postes relatifs aux rémunérations de Mme J. A. (postes A 3 à A 7, A 27, A 30, A 32, A 33 et A 42 à A 47), M. D. A. (poste A 13), Mme C. B. (postes A 35 et A 54 à A 57), Mme N. D. (postes A 14 à A 16), M. J. Z. (postes A 17, A 18, A 58 et A 59), Mme E. G. (poste A 19), Mme O. S. (poste A 20), Mme M. A. (poste A 22), Mme A. N. (poste A 24), Mme I. P. et M. E. P. (postes A 40 et A 41), Mme C. A. (postes A 25 et A 38), Mmes J. P. et K.W. (postes A 37 et A 39) et Mme S. P. (poste A 31).
36      À cet égard, il doit être rappelé que le budget prévisionnel contient sous la rubrique A relative aux frais de personnel une liste de sept personnes. Il s’agit, notamment, d’un coordinateur de projet, M. J. B., de quatre chercheurs, Mme T. P., Mme G. C., Mme D. J. et M. G. M., d’une comptable, Mme H. A., et d’un éditeur, M. W. H.
37      Concernant Mme J. A. (postes A 3 à A 7, A 27, A 30, A 32, A 33 et A 42 à A 47), M. D. A. (poste A 13) et Mme C. B. (postes A 35 et A 54 à A 57), ainsi que le requérant l’a précisé dans ses lettres du 24 mars et du 3 juillet 2006, ces personnes se sont réparties, ensemble avec une quatrième personne, les tâches de Mme T. P., qui a quitté le Projet avant le début de son exécution. La Commission a refusé d’approuver ces changements dans la lettre du 7 août 2006.
38      Mme N. D. (postes A 14 à A 16) a, avec une autre personne, remplacé la comptable pour le Projet, celle-ci étant partie en congé de maternité. Le requérant a informé la Commission de ce changement par lettre du 3 juillet 2006 en précisant que le tarif journalier de Mme N. D. était inférieur à celui prévu pour la comptable nommée dans le budget prévisionnel. La Commission a également refusé d’approuver ce changement dans la lettre du 7 août 2006.
39      Quant au cas de M. J. Z. (postes A 17, A 18, A 58 et A 59), le requérant explique qu’il était en charge de la rédaction et de l’édition de prospectus et de différents rapports de conférences et de projets, l’éditeur prévu initialement étant parti avant le début du Projet. M. J. Z. aurait travaillé à un tarif journalier inférieur à ce qui était prévu dans le budget prévisionnel, mais la charge de travail aurait été plus importante que celle initialement prévue, raison pour laquelle le budget prévisionnel aurait été dépassé. Le requérant a informé la Commission de ce changement dans la lettre du 3 juillet 2006, mais celle-ci a refusé de l’approuver et a exclu les frais afférents à ces postes dans leur totalité dans le décompte annexé à la décision attaquée comme étant non prévus dans le budget prévisionnel. Le requérant estime que la Commission aurait au moins dû accorder le montant correspondant aux 40 jours de travail initialement budgétés.
40      Mme E. G. (poste A 19), Mme O. S. (poste A 20), Mme M. A. (poste A 22), Mme A. N. (poste A 24), Mme I. P. et M. E. P. (postes A 40 et A 41) sont des personnes appartenant à l’équipe de Mme G. C., une des quatre personnes mentionnées comme chercheur dans le budget prévisionnel. Le requérant explique que celle-ci avait décidé, après le début du Projet, de travailler avec une équipe d’assistants de recherche soumis à son contrôle et sous sa direction. Il a notamment indiqué à cet égard, dans la lettre du 3 juillet 2006, que Mme G. C. allait rédiger le rapport final, mais qu’une équipe de six personnes allait exécuter le reste de ses tâches sous son contrôle. Le nombre de jours de travail de Mme G. C. a été réduit et son tarif a été augmenté. Quant aux six personnes de son équipe, le requérant fait valoir que leur taux journalier était soit égal, soit inférieur à celui budgété pour Mme G. C.
41      Quant à la rémunération de Mme C. A. (postes A 25 et A 38) et de Mmes J. P. et K. W. (postes A 37 et A 39), le requérant explique que ces personnes appartenaient à l’équipe de Mme D. J., une des quatre personnes mentionnées comme chercheur dans le cadre du Projet. Le requérant a informé la Commission de leur implication dans le Projet dans la lettre du 3 juillet 2006, dans laquelle il a expliqué que Mme D. J. allait travailler un nombre de jours inférieur, mais à un tarif plus élevé, et superviser les travaux de Mme K. W., qui serait le chercheur principal pour l’organisme partenaire en cause et qui allait être assistée par Mme C. A. Le taux journalier pour Mme K. W. (270 euros) était supérieur à celui budgété pour Mme D. J. (160 euros). La Commission a refusé d’approuver ce changement dans la lettre du 7 août 2006.
42      Concernant la rémunération de Mme S. P. (poste A 31), le requérant a informé la Commission de l’implication de cette personne dans le cadre du Projet dans la lettre du 3 juillet 2006. Elle aurait été engagée brièvement comme collaboratrice de M. J. Z., personne ayant elle-même remplacé l’éditeur mentionné dans le budget prévisionnel après son départ prématuré, aux fins de la rédaction et de l’édition dans sa langue maternelle des prospectus du Projet et de différents rapports de conférence. La Commission a refusé d’approuver ce changement de personnel dans la lettre du 7 août 2006.
43      Le requérant fait valoir, en substance, que tous ces changements de personnel étaient nécessaires et que, selon la convention de subvention, il n’existait pas d’obligation de soumettre de tels changements à l’accord de la Commission, ni de rédiger un avenant à ladite convention. La Commission soutient, en particulier, que le requérant n’avait pas le droit d’embaucher ou de redéployer à son gré du personnel dans le cadre de la mise en œuvre du Projet.
44      À cet égard, il doit être rappelé que l’article II.13.1 de la convention de subvention prévoit que toute modification des conditions d’octroi de la subvention doit faire l’objet d’un avenant écrit et qu’un accord oral à cet égard ne lie pas les parties. Par ailleurs, il ressort de la partie introductive de la convention de subvention que les annexes, dont le budget prévisionnel et, donc, la liste de sept personnes impliquées dans le Projet, en sont une partie intégrante. Il y a également lieu de souligner que l’article II.14.1, premier alinéa, premier tiret, de la convention de subvention indique que seuls sont éligibles les coûts prévus dans le budget prévisionnel annexé à la convention de subvention.
45      Contrairement à ce que fait valoir le requérant, il peut être déduit de ces dispositions de la convention de subvention qu’un changement des personnes mentionnées sous la rubrique A du budget prévisionnel doit faire l’objet d’un accord écrit de la part de la Commission, et ce même s’il s’agit de l’ajout du nom d’une personne à la liste existante. En effet, l’argument du requérant selon lequel il n’existe aucune obligation contractuelle de maintenir en état la liste nominative des participants va à l’encontre de la portée de l’article II.13.1 de la convention de subvention et du contenu du budget prévisionnel. Celui-ci spécifiant sept personnes pour l’exécution du Projet, il est difficilement soutenable qu’un changement à l’égard desdites personnes ne constitue pas une modification des conditions de subvention soumise à un accord écrit préalable.
46      Le requérant fait toutefois valoir que la Commission a été informée des changements de personnel en cause et que le Projet n’aurait pas pu être terminé sans ces changements, étant donné que certains des collaborateurs prévus au début du Projet n’étaient plus disponibles par la suite. Il ajoute, par ailleurs, que la Commission n’a contesté les prestations et les capacités du personnel en cause ni à l’époque ni dans le cadre de l’examen du rapport final, mais que, bien au contraire, les prestations professionnelles dudit personnel et les résultats du Projet auraient été reconnus et approuvés par elle. Il soutient également que, tant que les exigences de compétence des collaborateurs et la finalisation du Projet dans les délais étaient assurées, aucune modification de l’arrangement financier contenu dans la convention de subvention n’aurait été exigée, même lorsque l’intervention d’autres participants devenait nécessaire par rapport à ce qui était prévu initialement. En outre, le requérant soutient qu’aucun frais supplémentaire n’a été exposé, car les montants prévus dans le budget prévisionnel n’ont pas été dépassés.
47      Aucun de ces arguments ne saurait toutefois remettre en cause la conclusion que les changements de personnel effectués en l’espèce requerraient l’accord écrit préalable de la Commission.
48      En ce qui concerne l’argument selon lequel, d’une part, ces changements étaient nécessaires à la bonne exécution du Projet et, d’autre part, la Commission n’a pas remis en cause le résultat du Projet, il doit être rappelé que la Commission est liée, en vertu de l’article 274 CE, par l’obligation de bonne et saine gestion financière des ressources de l’Union et que, dans le système d’octroi des concours financiers, le bénéficiaire d’un concours financier dont la demande a été approuvée par la Commission n’acquiert, de ce fait, aucun droit définitif au paiement intégral du concours s’il ne respecte pas les conditions auxquelles le soutien était subordonné (voir, en ce sens et par analogie, arrêt du Tribunal du 22 mai 2007, Commission/IIC, T‑500/04, Rec. p. II‑1443, point 93, et la jurisprudence citée).
49      Par ailleurs, la Cour a jugé que, selon un principe fondamental régissant les concours financiers, l’Union ne peut subventionner que des dépenses effectivement engagées. Dès lors, afin que la Commission puisse exercer un rôle de contrôle, les bénéficiaires de tels concours doivent démontrer la réalité des coûts imputés aux projets subventionnés, la fourniture par ces bénéficiaires d’informations fiables étant indispensable au bon fonctionnement du système de contrôle et de preuve mis en place pour vérifier si les conditions d’octroi des concours sont remplies. Il ne suffit donc pas de démontrer qu’un projet a été réalisé pour justifier l’attribution d’une subvention spécifique. Le bénéficiaire de l’aide doit, de surcroît, apporter la preuve qu’il a exposé les frais déclarés conformément aux conditions fixées pour l’octroi du concours concerné, seuls des frais dûment justifiés pouvant être considérés comme éligibles. Son obligation de respecter les conditions financières fixées constitue même l’un de ses engagements essentiels et, de ce fait, conditionne l’attribution du concours financier (voir, en ce sens et par analogie, arrêt de la Cour du 19 janvier 2006, Comunità montana della Valnerina/Commission, C‑240/03 P, Rec. p. I‑731, points 69, 76, 78, 86 et 97).
50      Il résulte de cette jurisprudence que ni le caractère prétendument nécessaire des changements opérés pour la réalisation du Projet ni le résultat de celui-ci ne sauraient remettre en cause les conditions de l’octroi de la subvention telles que précisées dans la convention de subvention.
51      De même, le non-dépassement du budget initialement prévu n’est pas déterminant. En effet, même des irrégularités de nature purement technique, qui n’ont pas d’impact financier précis, peuvent sérieusement affecter les intérêts financiers de l’Union ainsi que le respect du droit de l’Union et justifier, dès lors, l’application de corrections financières par la Commission (voir, en ce sens et par analogie, arrêt de la Cour du 15 septembre 2005, Irlande/Commission, C‑199/03, Rec. p. I‑8027, points 27, 29 et 31).
52      Par ailleurs, le fait que la Commission n’ait pas demandé plus de précisions sur les capacités des personnes en cause au moment où elle a été informée de leur implication ne saurait remettre en cause sa décision d’exclure les frais en cause. En effet, il doit être rappelé que la mise en œuvre du Projet pour une durée initiale d’un an, prolongée par la suite à quinze mois, a commencé au mois de mai 2005 et que les changements en cause ont été communiqués à la Commission dans des lettres de fin mars et de juillet 2006, la deuxième d’ailleurs à la suite d’une demande d’informations de la Commission, de juin 2006, sur l’état actuel du personnel. Force est de constater que, à ce stade de l’exécution du Projet, une grande partie du travail avait été exécutée et les frais correspondants avaient été exposés, de sorte que la Commission a été mise devant le fait accompli concernant le profil des personnes employées par le requérant dans le cadre du Projet. Le fait que la Commission n’ait pas, à ce stade avancé, demandé plus d’informations pour juger du caractère adéquat des profils des personnes concernées ne saurait remettre en cause la méconnaissance de la part du requérant de son obligation de demander l’accord explicite de la Commission par rapport à de telles modifications des conditions fixées à l’octroi de la subvention.
53      Quant à l’argument du requérant selon lequel la Commission n’aurait pas contesté, dans d’autres cas, qu’il puisse procéder lui-même à des modifications dans la composition du personnel, le requérant a produit un courrier électronique d’un fonctionnaire de la Commission adressé à un membre de son personnel, du 22 novembre 2005. Or, ledit courrier électronique concerne l’interprétation d’une disposition d’un arrangement financier concernant un autre projet du requérant, dont le contenu semble comparable à celui de l’article I.3.4 de la convention de subvention (voir point 8 ci-dessus).
54      À cet égard, il doit être rappelé que l’article II.13.1 de la convention de subvention (voir point 11 ci-dessus), qui prévoit un avenant écrit entre les parties concernant les modifications des conditions de la subvention, a une portée générale, l’exception étant l’article I.3.4. Même s’il est indiqué, dans la partie introductive de la convention de subvention, que les conditions spéciales, dont fait partie l’article I.3.4, priment sur les autres parties de ladite convention, dont l’article II.13.1 qui est inclus dans les conditions générales, l’article I.3.4, en tant qu’exception, doit être interprété strictement.
55      Force est de constater que l’article 1.3.4 de la convention de subvention concerne, comme la Commission l’a défendu à l’audience, une clause de souplesse permettant de procéder à des modifications marginales dans le cadre de l’exécution du Projet dans les conditions qu’elle énonce. Il serait toutefois contraire à la logique générale de la convention de subvention et au rôle joué par le budget prévisionnel, qui en fait partie intégrante, de justifier des modifications concernant les sept personnes impliquées dans l’exécution du Projet, voire l’ajout de personnes supplémentaires à cette liste de sept personnes, sur la base de ladite disposition. L’argument tiré d’une prétendue pratique dans le passé en ce qui concerne l’application de l’article I.3.4 doit donc être rejeté comme étant non fondé pour ce qui concerne de tels changements.
56      En outre, le requérant déduit de la date de signature de la convention de subvention par la Commission, le 30 mai 2005, soit postérieurement au début du Projet et à sa signature, le 9 mai 2005, que la lenteur des procédures d’approbation des changements par la Commission est inconciliable avec ses besoins immédiats, notamment de personnel, pour l’exécution du Projet. Cet argument ne saurait prospérer. Même si l’obtention d’un accord écrit préalable de la part de la Commission avait pu prendre du temps, cela n’empêchait pas le requérant de s’adresser à la Commission bien avant le 24 mars 2006, date de la première lettre dans laquelle il est fait état de changements de personnel, c’est-à-dire plus de dix mois après le début de l’exécution du Projet, surtout si on tient compte du fait que certaines personnes avaient déjà quitté le requérant avant le commencement du Projet.
57      Par ailleurs, il n’existe aucune circonstance particulière relative aux postes en cause qui permette de ne pas leur appliquer la règle générale de l’exigence d’un accord préalable de la Commission.
58      S’agissant des postes relatifs aux cas de Mme J. A. (postes A 3 à A 7, A 27, A 30, A 32, A 33 et A 42 à A 47), M. D. A. (poste A 13) et Mme C. B. (postes A 35 et A 54 à A 57), la circonstance que leur implication dans le Projet fasse suite au départ avant le début de ce dernier d’une chercheuse prévue dans le budget prévisionnel ne remet pas en cause l’obligation du requérant d’obtenir l’accord écrit préalable de la Commission à leur égard. Étant donné qu’il s’agissait d’un des quatre chercheurs affectés au Projet, dont les tâches étaient réparties entre quatre personnes différentes, il ne saurait être nié qu’il s’agissait d’un changement important.
59      Concernant Mme N. D. (postes A 14 à A 16), le fait qu’elle ait remplacé la personne en charge de la comptabilité du Projet pour raison de congé de maternité de cette dernière et qu’elle ait travaillé à un tarif journalier inférieur à celui prévu pour la comptable désignée dans le budget prévisionnel ne remet pas en cause l’obligation du requérant de demander l’accord préalable de la Commission par rapport à cet engagement. Même si on peut considérer que, au vu des circonstances particulières du congé de maternité de la personne remplacée, le refus de la Commission d’accepter les frais relatifs aux rémunérations de la personne ayant effectué le travail est sévère, le requérant ne saurait soutenir qu’un congé de maternité n’est pas une circonstance connue et planifiée suffisamment longtemps à l’avance pour avoir pu obtenir l’accord de la Commission sur l’engagement de la personne en cause.
60      Quant au cas de M. J. Z. (postes A 17, A 18, A 58 et A 59), qui a remplacé l’éditeur nommé dans le budget prévisionnel pour cause de départ de ce dernier avant le début du Projet, une telle circonstance ne déliait pas le requérant de son obligation d’obtenir l’accord préalable de la Commission par rapport à ce changement de personne. Le Tribunal estime donc que la Commission n’a pas commis d’erreur en refusant tous les frais afférents à cette personne et en refusant d’accorder le montant correspondant aux 40 jours de travail initialement budgétés.
61      Quant à Mme E. G. (poste A 19), Mme O. S. (poste A 20), Mme M. A. (poste A 22), Mme A. N. (poste A 24), Mme I. P. et M. E. P. (postes A 40 et A 41), ces personnes font partie de l’équipe de la chercheuse Mme G. C. et allaient exécuter une partie de ses tâches sous son contrôle. Conformément à l’interprétation des obligations du requérant établie ci-dessus, le Tribunal considère que l’ajout de cette équipe de six personnes devait être soumis à l’accord préalable de la Commission. Par ailleurs, le fait que le nombre de jours de travail de Mme G. C. ait été réduit et son tarif journalier augmenté rend l’ampleur des changements effectués encore plus marquante. En comparaison dudit changement, la circonstance que ces six personnes ont travaillé à un taux journalier égal ou inférieur à celui budgété pour Mme G. C. reste sans pertinence.
62      En ce qui concerne l’exclusion par la Commission de la rémunération de Mme C. A. (postes A 25 et A 38) et de Mmes J. P. et K. W. (postes A 37 et A 39), ces personnes ayant été ajoutées au Projet pour former une équipe au service de la chercheuse Mme D. J., dont, par ailleurs, le nombre de jours de travail sur le Projet a été diminué et le tarif journalier augmenté par rapport au budget prévisionnel, elle doit être confirmée pour les mêmes raisons que celles mentionnées au point précédent. À titre surabondant, il peut être noté que la lettre du 3 juillet 2006, par laquelle ces changements ont été communiqués à la Commission, ne fait pas référence à Mme J. P. Le requérant a indiqué lors de l’audience que ce changement avait alors dû être communiqué par téléphone. Le dossier ne contenant toutefois aucune preuve d’une telle communication et une telle forme de communication n’étant d’ailleurs pas suffisante eu égard à l’obligation de communiquer de tels changements importants par écrit, il est évident que la Commission était en droit de refuser le remboursement des frais relatifs à la rémunération de cette personne.
63      Concernant la rémunération de Mme S. P. (poste A 31), dont le requérant explique qu’elle a été engagée brièvement comme collaboratrice de M. J. Z., qui a lui-même remplacé l’éditeur mentionné dans le budget prévisionnel après son départ prématuré, le Tribunal ayant considéré au point 60 ci-dessus que la Commission était en droit d’exclure les frais relatifs à la rémunération de ce dernier, il ne saurait en être autrement pour Mme S. P. Il ne ressort d’ailleurs pas du dossier que le requérant ait notifié à la Commission l’implication de Mme S. P. avant la soumission du décompte de frais de novembre 2006.
64      Enfin, la Commission a exclu les frais de voyage et de séjour exposés pour les personnes qui n’étaient pas prévues dans le budget prévisionnel et pour lesquelles elle n’avait pas donné son accord, au motif qu’il s’agissait de frais exposés par des personnes non prévues dans ledit budget. Il s’agit, notamment, des frais afférents aux postes B 1, B 3, B 4, B 11, B 12, B 26, B 27, B 29, B 30, B 31, B 32, B 33 et B 34, exposés par Mme J. A., aux postes B 16 et B 21 à B 23, exposés par Mme K. W., aux postes B 24 et B 25, exposés par Mme C. A., au poste B 35, concernant le refus de frais d’hôtel pour autant qu’ils concernent Mme J. A., Mme K. W. et Mme C. A., aux postes B 39 à B 46, exposés par Mme J. P., et au poste B 90, exposés par Mme A. N.
65      Il résulte de l’analyse qui précède que la Commission a pu, sans commettre d’erreur, exclure les frais afférents aux rémunérations de ces personnes. Elle était aussi en droit d’exclure leurs frais de voyage et de séjour sans qu’il y ait lieu d’examiner les arguments avancés à l’encontre du traitement de ces postes de manière détaillée.
Sur les postes pour lesquels le refus se base sur un changement de la rémunération et du degré d’implication de la personne concernée par rapport au budget prévisionnel
66      Il s’agit d’abord des postes A 1, A 2, A 28, A 34 et A 48 à A 53 relatifs à la rémunération de M. J. B., coordinateur du Projet. Il est mentionné dans le décompte annexé à la décision attaquée que les frais correspondants ont été admis conformément au taux journalier du budget prévisionnel, mais que la partie réclamée qui dépassait ce montant a été exclue.
67      Le requérant explique qu’une augmentation de salaire avait été accordée à M. J. B., indépendamment du Projet, mais que cela avait conduit à une augmentation des frais de personnel, notamment à une augmentation du taux appliqué à M. J. B. dans le cadre du Projet, de 180 euros par jour à 218 euros. L’augmentation des frais qui en résulte aurait été compensée par une réduction du nombre de jours de sa collaboration au Projet, de 120 jours à 101 jours.
68      Ce changement avait été notifié à la Commission dans la lettre du 3 juillet 2006. La Commission a refusé de l’approuver dans la lettre du 7 août 2006. Elle indique dans la décision attaquée que seules les heures fournies sont remboursées au taux journalier prévu dans le budget prévisionnel.
69      Il y a lieu de relever que ce changement concerne une augmentation de salaire d’environ 20 % et une réduction de la participation au Projet de M. J. B., son gestionnaire principal, de 15 %. Force est de constater qu’il s’agit donc d’un changement important. La Commission a ainsi pu considérer à juste titre que son accord préalable aurait dû être obtenu, conformément à l’article II.13 de la convention de subvention, et qu’un tel changement ne pouvait être couvert par la dérogation prévue à l’article I.3.4 de la convention de subvention. Par ailleurs, la Commission pose à juste titre la question de savoir si un tel changement du nombre d’heures fournies par la personne responsable du Projet n’affectera pas sa mise en œuvre, ce qui constitue une des conditions d’application de la dérogation. Le requérant répond, à cet égard, qu’il s’agit d’une affirmation pour laquelle la Commission n’apporte aucune preuve. Toutefois, au vu des obligations du requérant en tant que bénéficiaire d’une subvention, telles que précisées dans la convention de subvention, il appartenait plutôt à ce dernier d’apporter la preuve de l’absence d’effet sur la mise en œuvre du Projet dans le cadre d’une demande d’autorisation préalable de ce changement à la Commission.
70      L’argument du requérant selon lequel le surplus des frais devrait également être approuvé parce que la somme totale des frais de personnel n’a pas dépassé ce qui était prévu dans le budget prévisionnel ne saurait être retenu. En effet, ainsi que rappelé au point 51 ci-dessus, le non-dépassement du budget initialement prévu n’est pas déterminant, car même des irrégularités de nature purement technique, sans impact financier précis, peuvent sérieusement affecter les intérêts financiers de l’Union ainsi que le respect du droit de l’Union et justifier, dès lors, l’application de corrections financières par la Commission.
71      Il en résulte que la Commission n’a pas commis d’erreur en excluant la partie de la rémunération de M. J. B. dépassant le taux prévu dans le budget prévisionnel, appliqué au nombre de jours effectivement travaillés.
72      L’exclusion des postes A 26 et A 36 relève, ensuite, du même type d’arguments. Il s’agit de la rémunération de Mme D. J., chercheuse, pour laquelle le budget prévisionnel indiquait un taux journalier de 160 euros qui a été porté par la suite à 450 euros, le nombre de ses jours de travail au titre du Projet ayant été ramené, en guise de compensation, de 96 à 12,2 jours. Pour les mêmes raisons que pour M. J. B., la Commission n’a pas commis d’erreur en n’admettant que les heures fournies au taux journalier initialement convenu. Étant donné l’ampleur et la nature du changement en cause, à savoir, notamment, une réduction très considérable de l’implication d’un des quatre chercheurs alloués au Projet dans le budget prévisionnel, le requérant devait, conformément à l’article II.13.1 de la convention de subvention, obtenir l’accord préalable de la Commission. Celle-ci était donc en droit de refuser ce changement lorsqu’elle en a été informée par la lettre du 3 juillet 2006.
73      Quant à l’argument du requérant selon lequel l’augmentation de salaire était décidée par l’université de W., organisme partenaire pour l’exécution du Projet qui lui aurait initialement transmis des informations incorrectes quant au tarif journalier, force est de constater qu’il exerce le rôle de coordinateur du Projet et qu’il résulte de l’article II.1.1 de la convention de subvention (voir point 10 ci-dessus) qu’il est seul responsable du respect de ses obligations légales. À titre surabondant, il y a lieu de relever que le requérant n’a pas fait valoir qu’il s’agissait d’un cas de force majeure au sens de l’article II.8.1 de la convention de subvention, qui ne s’appliquait, par ailleurs, qu’aux erreurs insurmontables en dépit du déploiement de toute la diligence requise par le bénéficiaire (voir point 15 ci-dessus).
74      Il s’ensuit que la Commission n’a pas commis d’erreur en excluant la partie de la rémunération de Mme D. J. dépassant le taux prévu dans le budget prévisionnel, appliqué au nombre de jours effectivement travaillés.
Sur les autres postes concernant les frais de voyage et de séjour
75      Les postes relatifs à des frais de voyage et de séjour contestés, autres que ceux mentionnés aux points 34 et 64 ci-dessus, sont les postes B 6, B 7, B 15, B 37, B 85, B 86, B 88, B 89 et B 91 à B 96.
Poste B 6
76      Ce poste concerne des frais de vol de M. G. M., chercheur prévu dans le budget prévisionnel, pour participer à la réunion des partenaires du Projet à Florence en mai 2005. Ces frais ont été exclus dans le décompte annexé à la décision attaquée au motif que la carte d’embarquement de M. G. M. n’avait pas été fournie.
77      Le requérant soutient avoir déposé les justificatifs nécessaires dont il ressort que les frais de vol ont effectivement été exposés. Or, la carte d’embarquement n’aurait pas pu être produite parce que M. G. M. l’aurait perdue. Il aurait toutefois établi une déclaration de perte, laquelle aurait été soumise à la Commission. Par ailleurs, le requérant fait valoir que le procès-verbal de la réunion de Florence du 26 mai 2005 atteste que M. G. M. y a participé et donc qu’il a effectué ce vol.
78      Il ressort de l’article II.14.1, premier alinéa, deuxième tiret, de la convention de subvention, que les frais réclamés doivent être nécessaires à la réalisation de l’action. De plus, il résulte du cinquième tiret de ce même article que seuls sont éligibles les frais qui ont été effectivement exposés par le bénéficiaire et enregistrés dans sa comptabilité conformément aux principes comptables applicables. Par ailleurs, le sixième tiret de ce même article indique que les frais réclamés doivent être identifiables et vérifiables (voir point 12 ci-dessus).
79      Il doit être relevé, en outre, que le Guide des actions préparatoires INTI 2004, dont le requérant ne conteste pas l’applicabilité, mentionne, parmi les documents à présenter relatifs aux frais de voyage, soit une copie de la facture des billets d’avion ou de train, soit une copie des billets d’avion ou de train, dont les cartes d’embarquement.
80      En ce qui concerne ce poste, force est de constater que le requérant a soumis, à titre de justificatifs, une demande de remboursement de la part de M. G. M., une copie d’un billet d’avion et une déclaration de M. G. M. quant à la perte de sa carte d’embarquement. Eu égard aux conditions mentionnées aux points 78 et 79 ci-dessus, ces documents ne sauraient suffire à justifier le remboursement des frais en cause.
81      Les arguments du requérant selon lesquels, d’une part, la participation de M. G. M. à la réunion de Florence et, donc, sa présence sur les vols en question résultent à suffisance de droit du procès-verbal de la réunion mentionnant sa participation et, d’autre part, la Commission lui demande une preuve impossible, ne sauraient prospérer. Il y a lieu de confirmer l’argument de la Commission selon lequel, tenant compte du grand nombre de subventions dont elle surveille les conditions de versement, elle est en droit d’appliquer des critères uniformes et rigoureux afin de prévenir toute utilisation abusive de l’argent des contribuables européens. Dès lors, si le bénéficiaire d’une subvention perd des documents justificatifs de son fait, comme en l’espèce, il doit en supporter le risque financier, car il n’incombe pas à la Commission d’examiner les faits, mais au requérant de présenter les pièces justificatives correspondantes, attestant que les frais réclamés ont été exposés. La copie de la carte d’embarquement permet notamment à la Commission de confirmer le caractère effectif de la dépense en cause.
82      La Commission n’a donc pas commis d’erreur en excluant les frais relatifs au poste B 6.
Poste B 7
83      Ce poste concerne des frais de voyage en train et en bus de M. G. M., d’un montant de 84,65 euros, pour une réunion de partenaires du Projet à Florence du 25 au 27 mai 2005. Ils ont été exclus dans le décompte annexé à la décision attaquée, au motif qu’ils dépassaient le maximum autorisé à titre d’indemnité journalière.
84      Le requérant soutient avoir transmis les justificatifs appropriés, qui n’auraient pas été contestés par la Commission. Il reconnaît que le tarif maximal pour l’indemnité journalière a été dépassé, mais indique que ces frais doivent être remboursés, parce que le budget global des frais de voyage n’a pas été utilisé dans son intégralité. Il ajoute que la limite de 10 % prévue à l’article I.3.4 de la convention de subvention (voir point 8 ci-dessus), dont il réclame l’application, n’a pas non plus été dépassée.
85      Il y a lieu de rappeler que l’article II.14.1, premier alinéa, premier tiret, de la convention de subvention dispose que, pour être éligibles, les frais doivent être prévus dans le budget prévisionnel.
86      La Commission soutient à juste titre que cela n’est pas le cas pour la partie des frais qui dépasse le montant prévu dans le budget prévisionnel.
87      Il ressort du budget prévisionnel qu’une indemnité d’un montant de 130 euros par jour, pour deux jours, était prévue pour quatre participants à la réunion entre partenaires du Projet à Florence. Il ressort du décompte annexé à la décision attaquée qu’une indemnité journalière d’un montant de 260 euros a été allouée à M. G. M. dans le cadre du poste B 5. Dès lors, les frais de séjour d’un montant de 84,65 euros réclamés dans le cadre du poste B 7 dépassaient ce montant.
88      Le requérant demande toutefois le remboursement dudit montant, car le budget global pour les postes B n’a pas été dépassé, et il invoque, à cet égard, l’application de l’article I.3.4 de la convention de subvention (voir point 8 ci-dessus). Comme il a été indiqué au point 55 ci-dessus, cette disposition contient une clause de souplesse permettant d’effectuer certaines modifications marginales par rapport au budget prévisionnel. Les parties s’opposent sur la portée réelle de cette clause qui déroge à l’obligation générale d’obtenir l’accord écrit préalable de la Commission pour des changements dans les conditions d’application de la convention de subvention.
89      Selon la Commission, cette clause ne saurait s’appliquer qu’à des transferts entre postes individuels à l’intérieur d’une catégorie de postes de frais (A, B, C, etc.), alors que le requérant soutient qu’elle permet des ajustements entre catégories de frais si les autres conditions d’application de la disposition ont été respectées.
90      L’article I.3.4 de la convention de subvention utilise le terme anglais « item » (poste) et fait référence à la possibilité de transfert entre « items ». Or, une lecture attentive du budget prévisionnel permet de constater que le terme « item » renvoie à une catégorie de postes. L’interprétation de cette clause par le requérant, à savoir qu’elle concerne des transferts entre catégories de postes et pas seulement entre postes individuels à l’intérieur de l’une ou l’autre catégorie, est donc corroborée par cette lecture du budget prévisionnel. Par ailleurs, le contenu du courrier électronique du 22 novembre 2005 évoqué au point 53 ci-dessus, concernant l’interprétation d’une clause apparemment analogue dans le cadre d’un autre projet du requérant, va également dans ce sens.
91      Dès lors, même si l’argument de la Commission, selon lequel une telle lecture de l’article I.3.4 de la convention de subvention va à l’encontre de l’exigence d’un budget prévisionnel détaillé, est compréhensible, il ne saurait être nié que la lecture combinée de la convention de subvention et du budget prévisionnel a pu laisser croire au requérant qu’il pouvait procéder à des ajustements en marge du budget prévisionnel au sein d’une même catégorie de postes, voire entre catégories de postes. L’argument de la Commission, en vertu duquel l’article I.3.4 de la convention de subvention ne peut s’appliquer qu’aux cas où les montants budgétés pour des postes individuels à l’intérieur d’une même catégorie de frais, tels que les montants prévus pour une indemnité journalière à l’intérieur de la catégorie des postes B relatifs aux frais de voyage et de séjour, n’ont pas été dépassés de plus de 10 %, ne peut donc pas nécessairement être retenu.
92      Toutefois, l’application de cette clause dérogatoire doit répondre à certaines conditions, ce qui n’est pas contesté par le requérant. Ainsi, comme il ressort du point 8 ci-dessus, l’application de l’article I.3.4 de la convention de subvention s’accompagne du devoir d’informer la Commission par écrit. Même si cette condition est moins contraignante que celle de l’obtention d’un accord écrit préalable, elle doit être respectée dans la mesure où la Commission doit pouvoir évaluer si les autres conditions d’application de la dérogation sont remplies, à savoir que la mise en œuvre de l’action n’est pas affectée, que le transfert entre postes ne dépasse pas 10 % du montant de chaque poste de dépenses éligibles figurant dans le budget prévisionnel et que le budget total est respecté.
93      Or, en l’espèce, le requérant se prévaut de cette clause sans établir qu’il a invoqué l’application de cette exception dans les formes requises auprès de la Commission pendant la procédure administrative. En effet, même dans sa lettre du 25 octobre 2007 contenant des informations et des justificatifs complémentaires à la suite de la lettre de préinformation de la Commission, le requérant se limite à faire référence, pour le poste B 7, à l’absence de dépassement du budget total pour les frais de voyage et de séjour.
94      Il ressort toutefois du courrier électronique du 22 novembre 2005 évoqué au point 53 ci-dessus que, dans le cadre de la convention de subvention à laquelle il se rapporte, le requérant a informé la Commission au cours de l’exécution du projet en cause de son intention d’opérer des ajustements entre différentes catégories de frais en marge du budget prévisionnel. La façon d’agir du requérant dans le cadre de cet autre projet s’oppose donc à celle adoptée en l’espèce, dans la mesure où il invoque sa marge de manœuvre au sens de l’article I.3.4 de la convention de subvention a posteriori pour justifier le dépassement du montant budgété pour certains postes individuels de frais.
95      De ce fait, le Tribunal estime que, même si la position de la Commission est sévère, elle pouvait, sans commettre d’erreur, exclure les frais afférents à ce poste pour cause de dépassement du budget prévisionnel, le requérant n’ayant pas respecté la procédure décrite dans la disposition de la convention de subvention dont il se prévaut.
Poste B 15
96      Ce poste concerne des frais d’hôtel pour la participation de M. J. B. à la rencontre de partenaires du Projet à Florence en septembre 2005, à concurrence de 270 euros. Ces frais ont été exclus dans le décompte annexé à la décision attaquée au motif qu’il n’y avait pas de facture, ni de preuve du paiement.
97      Le requérant soutient avoir transmis à la Commission les justificatifs de paiement nécessaires. Ceux-ci auraient notamment été présentés en relation avec le poste B 8.
98      Il ressort des justificatifs en cause qu’ils concernent, outre le poste B 15, également le poste B 8, cette référence étant indiquée à la main.
99      Ainsi que le relève la Commission, le requérant n’a donc pas présenté clairement les justificatifs de paiement en cause. Or, comme il a été rappelé au point 49 ci-dessus, la fourniture par les bénéficiaires de subventions européennes d’informations fiables est indispensable au bon fonctionnement du système de contrôle et de preuve de la Commission. Par ailleurs, il ressort de l’article II.14.1, premier alinéa, sixième tiret, de la convention de subvention que, pour être éligibles à la subvention, les frais doivent être identifiables et vérifiables. Eu égard à ces principes, la position sévère de la Commission est justifiée. En effet, il incombe au requérant de présenter les justificatifs afférents aux multiples postes de frais de manière claire. La Commission n’est pas obligée de rechercher parmi les justificatifs soumis pour un poste de frais si ceux-ci s’appliquent aussi à d’autres postes, pour lesquels des justificatifs n’ont pas été présentés de manière individuelle et spécifique.
100    La Commission a donc pu, sans commettre d’erreur, exclure les frais afférents au poste B 15.
Poste B 37
101    Ce poste concerne des frais de restauration à concurrence de 228,32 euros pour M. J. B., Mme G. C., M. G. M. et Mme K. W. relatifs à une réunion de partenaires du Projet à Paris en janvier 2006. Les frais correspondants ont été exclus partiellement. Seul un montant de 32,35 euros a été admis pour ce poste dans le décompte annexé à la décision attaquée, au motif que le tarif de l’indemnité journalière prévu dans le budget prévisionnel avait été dépassé.
102    Le requérant conteste que le tarif de l’indemnité journalière ait été dépassé. Le budget prévisionnel prévoirait comme tarif journalier maximal pour la restauration un montant de 127 euros par personne, qui n’aurait pas été atteint en l’espèce. Le requérant rejette l’argument de la Commission selon lequel la réunion ne se déroulait que sur un jour, le 23 janvier 2006, et que des frais de séjour ne pouvaient donc être acceptés que pour ce seul jour.
103    En réponse à une question du Tribunal, la Commission a expliqué que la réunion des partenaires du Projet à Paris avait remplacé celle budgétée et devant se tenir à Berlin, sans être contredite sur ce point par le requérant.
104    Par ailleurs, il a déjà été déterminé (voir points 64 et 65 ci-dessus) que les frais de voyage et de séjour exposés par Mme K. W. pouvaient valablement être exclus.
105    Pour le surplus, la Commission présente un calcul sur la base duquel, selon elle, un montant de 190,20 euros est éligible pour ce poste et non le montant de 32,35 euros accordé dans la décision attaquée.
106    À cet égard, même si la Commission fait valoir à juste titre que des frais de séjour relatifs à cette réunion ont été soumis sous différents postes de frais pour M. J. B. et M. G. M., ce que le requérant ne conteste pas, le montant des frais remboursables sous le poste B 37 que la Commission est désormais prête à accepter a été calculé en tenant compte de la circonstance que l’indemnité journalière ne pouvait être accordée que pour une journée, le 23 janvier 2006.
107    Cependant, contrairement à ce que fait valoir la Commission, il ne saurait être déduit du budget prévisionnel que ladite réunion ne devait durer qu’une journée et que les indemnités journalières n’avaient été budgétées que pour une journée. En effet, même si le budget prévisionnel mentionne de manière explicite, sur la page relative aux frais de voyage et de séjour, une durée de deux jours uniquement pour la réunion des partenaires du Projet à Florence, le calcul des indemnités journalières présenté dans ledit budget prévisionnel fait mention de la prise en compte de six indemnités journalières unitaires au taux de 127 euros chacune et, donc, d’un montant total de 762 euros. Il ressort du récapitulatif des frais de voyage sur la même page qu’il était prévu que trois chercheurs assistent à la réunion de Berlin. Dès lors, il y a lieu de considérer que l’indemnité journalière pouvait s’appliquer, selon le budget prévisionnel, à deux jours pour les trois personnes budgétées. La circonstance que, comme le fait valoir la Commission, M. G. M. était arrivé à Paris seulement le 22 janvier au soir et reparti le 23 janvier au soir, ce qui démontre, selon elle, que la réunion n’a duré qu’un jour, ne saurait constituer une preuve suffisante pour remettre en cause cette conclusion. En effet, la Commission a accepté, par exemple, dans le cadre des postes B 85 et B 86, pour Mme G. C., également présente à ladite réunion, des frais de séjour relatifs à plusieurs jours (voir également le point 112 ci-après).
108    Il résulte de ce qui précède que l’exclusion sous le poste B 37 des frais au-delà d’un montant de 32,35 euros est erronée et qu’il y a donc lieu d’accueillir partiellement les griefs du requérant par rapport à ce poste.
Postes B 85 et B 86
109    Ces postes concernent les frais de voyage et de restauration relatifs à la participation de Mme G. C. à la réunion de Paris du 23 janvier 2006 à concurrence de, respectivement, 519,18 euros et 409,83 euros. Dans le décompte annexé à la décision attaquée, ces frais ont été acceptés partiellement pour un montant de, respectivement, 448,48 euros et 172,92 euros et exclus pour le surplus, au motif que les coûts ont été acceptés sur la base des documents soumis.
110    Le requérant soulève le fait que la décision attaquée ne fournit aucune explication quant à l’exclusion de ces frais. Il conteste qu’aucun justificatif suffisant n’ait été présenté et soumet une copie des documents qu’il a transmis à la Commission.
111    En réponse à une question écrite du Tribunal, la Commission a expliqué comment les montants approuvés correspondaient aux justificatifs soumis par le requérant.
112    Il ressort des explications de la Commission que les justificatifs acceptés par elle concernent des frais de restaurant correspondant à plusieurs dates entre le 21 et le 24 janvier 2006, de sorte que son argument, selon lequel le fait que des justificatifs se rapportent à d’autres jours justifie l’exclusion des frais en cause, ne saurait être accepté.
113    Toutefois, force est de constater que les justificatifs que le requérant a soumis au titre de ces postes manquent de clarté, notamment en n’indiquant pas quel justificatif correspond à quel poste. Le requérant n’a donc pas respecté son obligation de soumettre des justificatifs identifiables et vérifiables, telle que spécifiée à l’article II.14.1, premier alinéa, sixième tiret, de la convention de subvention (voir point 12 ci-dessus). Par ailleurs, il n’a apporté aucun argument permettant de remettre en cause les explications fournies par la Commission quant au lien entre les montants approuvés et les justificatifs soumis.
114    Dans ces circonstances, il n’est pas établi que la Commission a commis une erreur en excluant une partie des frais réclamés sous les postes B 85 et B 86 selon les proportions indiquées dans le décompte annexé à la décision attaquée.
Postes B 88, B 89 et B 91 à B 96
115    Ces postes concernent des frais de voyage et de restauration exposés par Mme G. C. lors de déplacements en Italie pour y faire des interviews, dont la dernière a eu lieu en mai 2006. Dans le décompte annexé à la décision attaquée, la Commission a exclu les frais relatifs à ces postes en intégralité, au motif qu’ils concernaient les troisième, quatrième ou cinquième voyages aux fins des interviews, alors que seulement deux voyages aux fins des interviews avaient été budgétés.
116    Le requérant soutient avoir expliqué à la Commission, dans la lettre du 24 septembre 2007, qu’un troisième et un quatrième voyages aux fins des interviews étaient nécessaires, parce que le plan initial de rendez-vous prévu lors l’élaboration du budget prévisionnel ne pouvait être mis en œuvre en raison de la fixation des agendas avec les interlocuteurs. Selon lui, ce n’était qu’après la conclusion de la convention de subvention que les lieux de chacune des interviews et la date de celles-ci auraient été fixés de manière définitive. Il serait alors apparu que les troisième et quatrième voyages aux fins des interviews étaient nécessaires.
117    Le requérant ajoute que le nombre précis et le lieu des interviews dépendent d’un grand nombre de facteurs. Ainsi, d’une part, des conclusions intermédiaires ambiguës pourraient rendre nécessaires de nouvelles recherches et interviews, le cas échéant également avec d’autres personnes, et, d’autre part, Mme G. C. et ses collaborateurs dépendraient de la bonne volonté et de la disponibilité des personnes à interviewer. Selon lui, la nécessité de ces voyages aux fins des interviews se reflète dans les publications des résultats du Projet et notamment du rapport d’activité. L’exigence formulée a posteriori que tout changement concernant les voyages aux fins des interviews aurait dû faire l’objet d’une autorisation au moyen d’un avenant rendrait impossible la réalisation de projets de manière efficace.
118    Le requérant fait remarquer, enfin, que les frais totaux liés aux voyages aux fins des interviews ne dépassent pas le montant qui avait été prévu dans le budget prévisionnel.
119    Il y a lieu de relever qu’il ressort du budget prévisionnel que deux voyages aux fins des interviews étaient prévus pour Mme G. C. La Commission invoque à juste titre que l’ajout de voyages supplémentaires aurait dû être soumis à son accord préalable. Contrairement à ce que fait valoir le requérant, une lettre informative qui fait état de voyages supplémentaires plus d’un an après que le dernier de ceux-ci a eu lieu et après la fin du Projet ne saurait être considérée comme étant un motif suffisant pour justifier le remboursement des frais exposés lors de ces voyages non communiqués et non approuvés, même si la nécessité de ces voyages s’est avérée en cours d’exécution du Projet. Le fait que lesdites interviews supplémentaires aient pu avoir un impact positif sur le résultat du Projet et que le montant budgété n’a pas été dépassé ne remet pas en cause une telle conclusion, ainsi qu’il a déjà été rappelé aux points 48 à 51 ci-dessus.
120    Il en résulte que la Commission n’a pas commis d’erreur en excluant les frais relatifs aux postes B 88, B 89 et B 91 à B 96.
Sur les postes concernant les autres frais directs
121    Les autres frais directs exclus (postes G 6 à G 8) concernent la gestion du site Internet du Projet. Pour cette activité, le budget prévisionnel prévoyait un travail de mise en place et d’entretien pour la période initiale du Projet de 12 mois au tarif mensuel de 300 euros, soit un coût total de 3 600 euros.
122    Les postes G 6 et G 7 concernent des frais relatifs à l’élaboration et la gestion du site Internet par Mme S. B. et M. S. A., respectivement à concurrence de 1 100 et 400 euros. La Commission n’a admis que des montants partiels, à savoir respectivement 900 euros et 300 euros, au motif que les montants réclamés dépassaient les taux mensuels du budget prévisionnel.
123    Le poste G 8 concerne les frais de travaux effectués sur le site Internet en juillet 2005, à concurrence de 400 euros. La Commission a exclu ces frais parce que ces travaux auraient déjà été effectués par Mme S. B., pour qui des frais étaient réclamés sous le poste G 6 au titre de la même période.
124    Le requérant considère que tous ces frais sont intégralement remboursables, parce que l’estimation des frais pour l’élaboration et la gestion du site Internet constitue un montant moyen qui a été réparti sur les différents mois que compte la durée du Projet. En effet, le temps consacré à ces tâches au cours de ces mois aurait été variable selon la charge de travail concrète, raison pour laquelle certaines factures dépasseraient la somme mensuelle moyenne de 300 euros. Il précise que le montant faisant l’objet du décompte ne dépasse pas la somme totale de 3 600 euros prévue dans le budget prévisionnel et il réclame son remboursement intégral en se référant, notamment, à l’article I.3.4 de la convention de subvention.
125    Quant au poste G 8, le requérant précise avoir présenté à la Commission les justificatifs nécessaires et conteste qu’il s’agisse de travaux déjà effectués par Mme S. B. Selon lui, au cours de la période en cause, deux stagiaires ont effectué les travaux nécessaires au site Internet et ces frais seraient, dès lors, remboursables.
126    Il a déjà été rappelé que l’article II.14.1, premier alinéa, premier tiret, de la convention de subvention indiquait que, pour être éligibles, les frais réclamés devaient figurer au budget prévisionnel.
127    La Commission soutient à juste titre que le budget prévisionnel prévoit clairement un montant mensuel de 300 euros sur douze mois. Il s’ensuit que les montants de rémunération mensuelle réclamés n’ont, dans la mesure où, d’un point de vue strict, ils dépassent le montant de 300 euros par mois budgété, pas été prévus dans le budget prévisionnel, même si le montant global pour les postes G n’a pas été dépassé.
128    À la différence de la situation des postes A relatifs aux frais de personnel, le budget prévisionnel ne contient pas d’indication du nombre et de l’identité des personnes devant effectuer les travaux pour les postes G, de sorte que l’exécution du travail par plusieurs personnes en même temps, dans la limite budgétaire, n’est pas nécessairement contraire à la convention de subvention et au budget prévisionnel.
129    En l’espèce, la Commission justifie l’exclusion des montants dépassant 300 euros mensuels dans le cadre des postes G 6 à G 8 en invoquant également l’argument selon lequel les justificatifs fournis pour les postes G sont difficiles à apprécier et en partie contradictoires. Force est toutefois de constater que ces motifs d’exclusion ne ressortent pas du décompte annexé à la décision attaquée, qui se limite aux arguments énoncés aux points 122 et 123 ci-dessus, de sorte que lesdits motifs sont tardifs et ne sauraient être pris en compte par le Tribunal, car la motivation doit, en principe, être communiquée à l’intéressé en même temps que la décision lui faisant grief (voir, en ce sens et par analogie, arrêt de la Cour du 26 novembre 1981, Michel/Parlement, 195/80, Rec. p. 2861, point 22).
130    Il y a donc lieu d’examiner si le seul motif d’exclusion du dépassement des montants mensuels de rémunération prévus dans le budget prévisionnel (postes G 6 et G 7) est justifié eu égard à l’argument du requérant tiré de l’application de l’article I.3.4 de la convention de subvention. En effet, l’exclusion des frais au titre du poste G 8 répond, en substance, à la même logique que celle qui s’applique au dépassement des montants de rémunération mensuelle prévus dans le budget prévisionnel. Un montant de 300 euros ayant déjà été admis pour le mois de juillet 2006 au titre du poste G 6, la Commission a refusé d’admettre les frais supplémentaires de rémunération pour une deuxième personne pendant la même période au titre du poste G 8.
131    Selon le requérant, l’article I.3.4 de la convention de subvention permettait d’effectuer un transfert allant jusqu’à 10 % des frais remboursables entre les différentes catégories de postes du budget prévisionnel. Il soutient, par ailleurs, qu’il ne s’agit pas d’une telle situation en l’espèce, car il aurait fait le décompte des frais relevant des postes G, sans que le montant global prévu au titre desdits postes n’ait été dépassé.
132    Il ressort des points 90 et 91 ci-dessus que le requérant a pu considérer à juste titre que l’article I.3.4 de la convention de subvention autorisait une certaine souplesse dans la gestion du budget alloué aux postes individuels figurant dans le budget prévisionnel sous une même catégorie.
133    Il résulte toutefois de l’analyse au point 92 ci-dessus que le requérant était obligé d’informer la Commission au cours de l’exécution du Projet de tels changements par rapport à ce qui était prévu dans le budget prévisionnel. Cela ne saurait être différent pour l’utilisation du budget relatif aux postes G.
134    Même si le montant global budgété pour lesdits postes n’a pas été dépassé, il n’en reste pas moins que, ainsi que mentionné au point 127 ci-dessus, le budget prévisionnel se réfère clairement à des montants de rémunération mensuelle de 300 euros à répartir sur la durée initiale du Projet de 12 mois. Or, ainsi que le relève à juste titre la Commission, les frais contestés des postes G 6 à G 8 concernent la moitié du montant de 3 600 euros de frais mensuels, mais se réfèrent à la période de la fin du Projet et ont même été exposés après sa durée initiale d’un an, ce qui ne manque pas de surprendre compte tenu du fait que le budget prévisionnel repose sur le principe d’une activité continue de mise en place et d’entretien du site Internet tout au long de la durée initiale du Projet.
135    Dans ces circonstances, le requérant ne saurait se limiter à soulever le non-dépassement du budget total des postes G au stade de la demande de versement de la subvention. Il aurait dû, conformément à l’article I.3.4 de la convention de subvention, informer la Commission au cours de l’exécution du Projet de ces changements, afin de lui permettre d’évaluer si les conditions d’application de ladite disposition étaient remplies.
136    Dès lors, même si la position adoptée par la Commission est sévère, cette dernière n’a pas commis d’erreur en excluant les frais relatifs aux postes G 6 à G 8, pour autant que les montants prévus dans le budget prévisionnel étaient dépassés.
137    Il résulte de tout ce qui précède que le moyen unique doit être partiellement accueilli et que la décision attaquée doit être annulée dans la mesure où elle a exclu les dépenses afférentes aux postes B 9, B 10, B 37, B 38 et G 5.
Sur les dépens
138    Aux termes de l’article 87, paragraphe 3, premier alinéa, du règlement de procédure, le Tribunal peut répartir les dépens ou décider que chaque partie supporte ses propres dépens si les parties succombent respectivement sur un ou plusieurs chefs, ou pour des motifs exceptionnels.
139    Dans les circonstances de l’espèce, compte tenu du fait que la majorité des griefs du requérant a été rejetée, il sera fait une juste appréciation de la cause en le condamnant à supporter deux tiers des dépens relatifs à la présente affaire. La décision attaquée ayant été partiellement annulée, la Commission est condamnée à supporter un tiers des dépens.
Par ces motifs,
LE TRIBUNAL (quatrième chambre)
déclare et arrête :
1)      La décision de la Commission du 23 mai 2008 relative à la non-reconnaissance partielle des coûts supportés par Berliner Institut für Vergleichende Sozialforschung eV dans le cadre de la convention de subvention JLS/2004/INTI/077 est annulée en ce qui concerne les dépenses relatives aux postes B 9, B 10, B 37, B 38 et G 5.
2)      Berliner Institut für Vergleichende Sozialforschung supportera deux tiers de ses propres dépens et deux tiers des dépens exposés par la Commission européenne. La Commission supportera un tiers de ses propres dépens et un tiers des dépens exposés par Berliner Institut für Vergleichende Sozialforschung.
Czúcz
Labucka
O’Higgins
Ainsi prononcé en audience publique à Luxembourg, le 28 mars 2012.
Signatures
* Langue de procédure : l’allemand.