URTEIL DES GERICHTS (Vierte Kammer)
21. September 2011(*)
„Finanzielle Beteiligung im Rahmen des Programms Daphne II – Festsetzung des an den Empfänger zu zahlenden Betrags – Beurteilungsfehler“
In der Rechtssache T‑34/08
Berliner Institut für Vergleichende Sozialforschung e.V. mit Sitz in Berlin (Deutschland), Prozessbevollmächtigte: zunächst Rechtsanwältin B. Henning, dann Rechtsanwalt U. Claus und schließlich Rechtsanwälte S. Reichmann und L.‑J. Schmidt,
Kläger,
gegen
Europäische Kommission, zunächst vertreten durch S. Grünheid und B. Simon, dann S. Grünheid und F. Dintilhac als Bevollmächtigte,
Beklagte,
wegen einer Klage auf Nichtigerklärung der Entscheidung der Kommission vom 16. November 2007 über die teilweise Nichtanerkennung von Kosten des Klägers im Rahmen der Finanzhilfevereinbarung Daphne JAI/DAP/2004-2/052/W
erlässt
DAS GERICHT (Vierte Kammer)
unter Mitwirkung des Präsidenten O. Czúcz (Berichterstatter), der Richterin I. Labucka sowie des Richters K. O’Higgins,
Kanzler: K. Andová, Verwaltungsrätin,
aufgrund des schriftlichen Verfahrens und auf die mündliche Verhandlung vom 23. September 2009
folgendes
Urteil
Rechtlicher Rahmen und Vorgeschichte des Rechtsstreits
1        Der Kläger, das Berliner Institut für vergleichende Sozialforschung e.V., ist ein Verein nach deutschem Recht.
2        Mit dem Beschluss Nr. 803/2004/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 21. April 2004 (ABl. L 143, S. 1) wurde ein Aktionsprogramm (2004–2008) der Gemeinschaft zur Verhütung und Bekämpfung von Gewalt gegen Kinder, Jugendliche und Frauen sowie zum Schutz von Opfern und gefährdeten Gruppen (Programm Daphne II) aufgestellt.
3        Im Rahmen einer im Jahr 2004 veröffentlichten Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für das Projekt Daphne II wurde ein Projekt des Klägers und seiner Partnerorganisationen mit dem Titel „Female Marriage Migrants – Awareness Raising and Violence Prevention (HeiRat III)“ (Heiratsmigrantinnen – Sensibilisierung und Gewaltprävention) (im Folgenden: Projekt) eingereicht und ausgewählt.
4        Am 31. Mai 2005 schloss der Kläger mit der Kommission der Europäischen Gemeinschaften unter dem Aktenzeichen JAI/DAP/2004‑2/052/W eine Vereinbarung zur Finanzierung des Projekts (im Folgenden: Finanzhilfevereinbarung). Nach Art. I.1.1 der Finanzhilfevereinbarung enthält diese die Bedingungen der dem Kläger von der Kommission gewährten Finanzhilfe, die dieser zur Kenntnis nimmt und akzeptiert.
5        Informationen über das administrative und finanzielle Management eines Daphne-Projekts enthält der auf der Website des Daphne-Programms veröffentlichte „Guide to the Daphne programme“ (Leitfaden für das Programm Daphne, im Folgenden: Leitfaden). In Punkt IV.1 des Leitfadens über das operative Management wird unter einer Rubrik „Allgemeine Bemerkungen“ darauf hingewiesen, dass die für die Durchführung verantwortliche Organisation, die beteiligten Partner, das Führungspersonal in Schlüsselpositionen, die Begünstigten sowie Budget, Dauer und Zeitplan des Projekts usw. nur aus besonderen Gründen und nach schriftlicher Genehmigung der Kommission geändert werden dürften. Nach derselben Bestimmung kann die Kommission bei nicht genehmigten Änderungen eines dieser Aspekte die Finanzhilfe stornieren und die Rückzahlung der bereits geleisteten Zahlungen fordern. Unter einer Rubrik „Erwartete Ergebnisse und Auswirkungen“ wird darauf hingewiesen, dass das Erzielen der erwarteten Ergebnisse im Vordergrund stehe und dass das Erreichen der Ziele wichtiger sei als die reine Durchführung der Maßnahmen, die nur Mittel zur Erzielung von Ergebnissen seien.
6        Das Projektbudget ist der Finanzhilfevereinbarung als Anlage beigefügt (im Folgenden: Kostenvoranschlag). Nach Art. I.3.1 der Finanzhilfevereinbarung müssen die Kosten einer Maßnahme vor ihrer Förderung im Kostenvoranschlag im Einzelnen aufgeführt werden. Im vorliegenden Fall wurde der Gesamtbetrag der förderfähigen Kosten mit 120 710 Euro veranschlagt. Die maximale Höhe der Finanzhilfe der Union beträgt nach Art. I.3.3 der Finanzhilfevereinbarung 80 % der veranschlagten förderfähigen Gesamtkosten, d. h. 96 568 Euro.
7        Nach Art. I.3.3 der Finanzhilfevereinbarung wird die endgültige Finanzhilfe nach dem Verfahren gemäß Art. II.17 bestimmt. Nach diesem Artikel wird die Höhe der Finanzhilfe auf der Grundlage der von der Kommission genehmigten Dokumente festgesetzt, die in Art. II.15.4 aufgeführt sind. Dort ist auch vorgesehen, dass die Zahlung des Restbetrags auf einem genehmigten Abschlussbericht über die Durchführung der Maßnahme sowie auf der Offenlegung der förderfähigen Kosten beruht. Die Kommission kann den vom Zuwendungsempfänger vorgelegten Abschlussbericht ablehnen oder zusätzliche Unterlagen und Informationen anfordern, wenn sie dies für die Genehmigung des Abschlussberichts als erforderlich erachtet. Die endgültige Finanzhilfe wird unbeschadet der in Art. II.19 der Finanzhilfevereinbarung vorgesehenen Verpflichtung des Empfängers bestimmt, während eines Zeitraums von fünf Jahren ab Zahlung des Restbetrags Kontrollen und Prüfungen durch Bedienstete der Kommission oder durch von dieser beauftragte externe Einrichtungen zu ermöglichen. Auf der Grundlage der Ergebnisse dieser Prüfungen kann die Kommission im Wege einer Einziehungsentscheidung anordnen, dass vom Empfänger zu Unrecht empfangene Mittel zurückzuzahlen sind. Die endgültige Höhe der Finanzhilfe wird gemäß Art. II.17 der Finanzhilfevereinbarung immer vorbehaltlich einer Revision nach durchgeführtem Audit bestimmt.
8        Art. I.8 der Finanzhilfevereinbarung sieht vor, dass „[d]ie Finanzhilfe … den Bestimmungen der [Finanzhilfevereinbarung], der anwendbaren Gemeinschaftsregelung und hilfsweise dem geltenden Recht des Königreichs Belgien über Finanzhilfen [unterliegt]“. Außerdem können danach „Entscheidungen der Kommission über die Anwendung der Bestimmungen der [Finanzhilfevereinbarung] sowie die Einzelheiten [ihrer] Durchführung ... Gegenstand einer Klage des Zuwendungsempfängers vor dem [Gericht] und im Fall eines Rechtsmittels dem [Gerichtshof] sein“.
9        Nach Art. II.13.1 der Finanzhilfevereinbarung „[bedürfen] Änderungen der Bedingungen für die Finanzhilfe … einer schriftlichen Zusatzvereinbarung zwischen den Parteien. Mündliche Absprachen sind für die Parteien nicht bindend.“
10      Zur Förderfähigkeit der Kosten heißt es in Art. II.14.1 der Finanzhilfevereinbarung:
„Als förderfähige Kosten der Maßnahme gelten Kosten, die folgende allgemeine Kriterien erfüllen:
–        Sie stehen im Zusammenhang mit dem Gegenstand der [Finanzhilfevereinbarung] und sind in dem der [Finanzhilfevereinbarung] beigefügten Voranschlag ausgewiesen;
–        sie sind notwendig für die Durchführung der Maßnahme, die Gegenstand der [Finanzhilfevereinbarung] ist;
–        sie sind angemessen und gerechtfertigt und entsprechen dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, insbesondere der Sparsamkeit sowie dem Grundsatz eines angemessenen Kosten-Nutzen-Verhältnisses;
–        sie fallen während der in Art. I.2.2 der [Finanzhilfevereinbarung] festgelegten Laufzeit der Maßnahme an;
–        sie werden tatsächlich vom Empfänger verauslagt, in der Buchhaltung entsprechend den allgemein anerkannten Buchführungsgrundsätzen erfasst und in den nach den geltenden steuer- und sozialrechtlichen Gesetzen vorgeschriebenen Erklärungen angegeben;
–        sie sind identifizierbar sowie kontrollierbar.
Die vom Empfänger vorgesehenen Buchführungsmethoden und Verfahren der internen Kontrolle müssen es ermöglichen, die im Zusammenhang mit der Maßnahme angegebenen Kosten und Einnahmen unmittelbar den entsprechenden Buchführungsunterlagen und Belegen zuzuordnen.“
11      Art. II.14.2 der Finanzhilfevereinbarung sieht Folgendes vor:
„Als förderfähige direkte Kosten der Maßnahme gelten die Kosten, die entsprechend den Bedingungen für die Förderfähigkeit nach Art. II.14.1 als spezifische, unmittelbar mit der Durchführung der Maßnahme zusammenhängende und direkt verbuchbare Kosten identifiziert werden können. Förderfähig sind insbesondere folgende direkte Kosten, soweit sie die im vorstehenden Absatz genannten Kriterien erfüllen:
–        die Aufwendungen für das an der Maßnahme beteiligte Personal; maßgeblich sind die tatsächlichen Arbeitsentgelte zuzüglich der Sozialabgaben und weiterer, in die Vergütung eingehender gesetzlicher Abgaben, sofern diese nicht die Durchschnittswerte nach der üblichen Gehalts- bzw. Lohnpolitik des Empfängers überschreiten;
–        die Reise‑ und Aufenthaltskosten für das an der Maßnahme beteiligte Personal, sofern diese der üblichen Praxis des Empfängers entsprechen bzw. die jährlich von der Kommission festgelegten Tarife nicht überschreiten;
–        …“
12      Art. II.16.5 der Finanzhilfevereinbarung sieht ein Verfahren für Einwände des Empfängers gegen die Festsetzung des endgültigen Förderbetrags durch die Kommission vor. Er weist darauf hin, dass dieses Verfahren unbeschadet der Möglichkeit des Empfängers gelte, gegen die Entscheidung der Kommission nach Art. I.8 der Vereinbarung Klage zu erheben, und dass nach den einschlägigen Gemeinschaftsvorschriften solche Klagen innerhalb einer Frist von zwei Monaten nach der Zustellung der Entscheidung an den Empfänger oder mangels einer solchen Zustellung nach dem Zeitpunkt, zu dem er von ihr Kenntnis erlangt habe, erhoben werden müssten.
13      Der Kläger führte das Projekt in der Zeit vom 24. Mai 2005 bis zum 23. Mai 2006 durch. Im September 2006 legte er der Kommission den Entwurf einer Abrechnung über die Aufwendungen vor. Mit Schreiben vom 14. August 2007 erkannte die Kommission diese Kosten in Höhe von 62 623,11 Euro als förderfähig an und lehnte sie in Höhe von 44 343,11 Euro ab. Eine detaillierte Aufstellung der anerkannten und abgelehnten Kosten fügte sie ihrem Schreiben bei (im Folgenden: dem Schreiben vom 14. August 2007 beigefügte Aufstellung). Die Kommission gab dem Kläger Gelegenheit zur Stellungnahme innerhalb eines Monats.
14      Mit Schreiben vom 13. September 2007 widersprach der Kläger der teilweisen Ablehnung der Kosten und legte der Kommission einige Unterlagen vor. Mit Schreiben vom 26. September 2007 reichte er weitere Dokumente zum Nachweis der seines Erachtens tatsächlich angefallenen Kosten nach.
15      Nach einer zweiten Prüfung der vom Kläger vorgelegten Dokumente erkannte die Kommission mit Schreiben vom 16. November 2007 einen weiteren Teil der Kosten als förderfähig an. Sie erkannte nunmehr Kosten in Höhe von 73 083,94 Euro als erstattungsfähig an und lehnte weitere Kosten in Höhe von 33 883,13 Euro ab (im Folgenden: angefochtene Entscheidung). Der angefochtenen Entscheidung ist eine detaillierte Aufstellung der anerkannten und abgelehnten Kosten beigefügt (im Folgenden: der angefochtenen Entscheidung beigefügte Aufstellung).
16      Mit Schreiben vom 22. November 2007 widersprach der Kläger der erneuten teilweisen Ablehnung von Kosten.
17      Die Kommission teilte dem Kläger mit Bescheid vom 14. Dezember 2007 mit, dass sie die vorgelegten Unterlagen nicht noch einmal prüfen werde und die Akte als geschlossen betrachte.
Verfahren und Anträge der Parteien
18      Mit Klageschrift, die am 21. Januar 2008 bei der Kanzlei des Gerichts eingegangen ist, hat der Kläger die vorliegende Klage erhoben.
19      Der Kläger beantragt,
–        die angefochtene Entscheidung aufzuheben;
–        der Kommission die Kosten aufzuerlegen.
20      Die Kommission beantragt,
–        die Klage abzuweisen;
–        dem Kläger die Kosten aufzuerlegen.
21      Das Gericht (Vierte Kammer) hat auf Bericht des Berichterstatters beschlossen, das mündliche Verfahren zu eröffnen. Im Rahmen prozessleitender Maßnahmen hat das Gericht den Kläger und die Kommission aufgefordert, schriftliche Fragen zu beantworten, was diese fristgerecht getan haben.
22      Die Parteien haben in der Sitzung vom 23. September 2009 mündlich verhandelt.
23      Mit Beschluss vom 29. November 2010 hat das Gericht gemäß Art. 62 seiner Verfahrensordnung beschlossen, die mündliche Verhandlung wiederzueröffnen, um im Rahmen prozessleitender Maßnahmen den Parteien einige Fragen zu stellen. Die Parteien haben diese Fragen beantwortet. Anschließend ist die mündliche Verhandlung am 8. Juni 2011 geschlossen worden.
Rechtliche Würdigung
24      Der Kläger macht als einzigen Klagegrund eine fehlerhafte Beurteilung des Sachverhalts geltend. Im Rahmen dieses Klagegrundes vertritt er die Auffassung, dass die Kommission bestimmte Kosten fehlerhaft abgelehnt habe. Es handelt sich dabei um Personalkosten, um Reise- und Aufenthaltskosten sowie um die Kosten von Seminaren und Konferenzen, die nach Ansicht des Klägers als förderfähig hätten angesehen werden müssen.
Zur Zulässigkeit bestimmter Rügen
25      Nach Art. 44 § 1 Buchst. c der Verfahrensordnung muss die Klageschrift den Streitgegenstand und eine kurze Darstellung der Klagegründe enthalten.
26      Nach ständiger Rechtsprechung müssen diese Angaben so klar und genau sein, dass dem Beklagten die Vorbereitung seiner Verteidigung und dem Gericht die Entscheidung über die Klage, gegebenenfalls auch ohne weitere Informationen, ermöglicht wird. Um Rechtssicherheit und eine ordnungsgemäße Rechtspflege zu gewährleisten, ist es für die Zulässigkeit einer Klage erforderlich, dass sich die wesentlichen tatsächlichen und rechtlichen Umstände, auf denen sie beruht, zusammenhängend und verständlich aus dem Wortlaut der Klageschrift selbst ergeben. Zwar kann ihr Text zu speziellen Punkten durch Bezugnahmen auf bestimmte Abschnitte beigefügter Schriftstücke untermauert und ergänzt werden, doch kann eine pauschale Bezugnahme auf andere Schriftstücke, auch wenn sie der Klageschrift als Anlagen beigefügt sind, nicht das Fehlen der wesentlichen Bestandteile in der Klageschrift ausgleichen. Es ist nicht Sache des Gerichts, die Klagegründe und Argumente, auf die sich die Klage möglicherweise stützen lässt, in den Anlagen zu suchen und zu identifizieren, denn die Anlagen haben eine bloße Beweis- und Hilfsfunktion (vgl. Urteile vom 20. April 1999, Limburgse Vinyl Maatschappij u. a./Kommission, T‑305/94 bis T‑307/94, T‑313/94 bis T‑316/94, T‑318/94, T‑325/94, T‑328/94, T‑329/94 und T‑335/94, Slg. 1999, II‑931, Randnr. 39 und die dort angeführte Rechtsprechung, und vom 14. Dezember 2005, Honeywell/Kommission, T‑209/01, Slg. 2005, II‑5527, Randnrn. 55 bis 57 und die dort angeführte Rechtsprechung).
27      Es ist festzustellen, dass das Gericht auf der Grundlage der Angaben in der Klageschrift in Bezug auf die Kosten der Positionen A 19, A 38, B 1 bis B 10, B 12, B 22, B 26, B 28, B 32, E 5, E 6, E 9 bis E 11, E 19, E 31, E 32, E 36, E 38, E 50, E 52, E 54, E 57 und E 63 offensichtlich nicht beurteilen kann, ob die Kommission Beurteilungsfehler begangen hat.
28      Was zunächst die Position A 19 Personalkosten, die Positionen B 8, B 9, B 10 und B 12 Reise‑ und Aufenthaltskosten sowie die Positionen E 11, E 31, E 36 und E 38 Konferenz- und Seminarkosten betrifft, beschränkt sich der Kläger in der Klageschrift im Wesentlichen auf die Behauptung, dass der Kommission weitere Nachweise übermittelt worden seien und diese Kosten daher hätten anerkannt werden müssen. Aufgrund solcher abstrakter Ausführungen ohne tatsächliche oder rechtliche Erläuterung kann das Gericht jedoch nicht nachvollziehen, welcher Fehler vorliegen soll, es sei denn, es nimmt die Arbeit auf sich, nach der fraglichen Rüge in den Anlagen zur Klageschrift zu suchen und diese zu identifizieren, was jedoch, wie oben in Randnr. 26 ausgeführt, nicht seine Aufgabe ist. Das Gleiche gilt auch in Bezug auf die Position A 38, zu der der Kläger in der Klageschrift nur vorbringt, die fraglichen Kosten seien anzuerkennen, „da die Leistung nachweislich im Rahmen des Projektes erbracht wurde“. Allen diesen Rügen fehlt somit so, wie sie in der Klageschrift vorgebracht werden, das nach Art. 44 § 1 Buchst. c der Verfahrensordnung erforderliche Mindestmaß an Klarheit und Genauigkeit. Sie sind daher als unzulässig zurückzuweisen.
29      Hinsichtlich der Positionen B 1 bis B 7, B 22, B 26, B 28 und B 32 Reise- und Aufenthaltskosten beschränkt sich der Kläger sodann auf den Hinweis, dass in Bezug auf die Position B 1 die Ablehnung der Kostenerstattung „den eigenen Bestimmungen [der Kommission widerspricht], wonach zu den Aufenthaltskosten alle Reisekosten vor Ort zählen, abgesehen von den Transportkosten ab und bis zu den Flughäfen“, und „[i]n der Vergangenheit ... solche Kosten auch stets als separate Reisekosten anerkannt worden [sind]“. Außerdem weist der Kläger in Bezug auf die anderen oben angeführten Positionen nur darauf hin, dass den fraglichen Positionen „derselbe Sachverhalt wie [der Position] ‚B 1‘ zugrunde [liegt]“. Insbesondere in Ermangelung jeglicher Ausführungen zu den angeblichen eigenen „Bestimmungen“ der Kommission und angesichts des abstrakten Charakters der Behauptung, dass solche Kosten in der Vergangenheit stets anerkannt worden seien, ist es unmöglich, die Tragweite dieser Rügen nachzuvollziehen. Daher weisen auch sie nicht das erforderliche Mindestmaß an Klarheit und Genauigkeit auf, so dass sie unzulässig sind. Aus denselben Gründen sind nach Art. 44 § 1 Buchst. c der Verfahrensordnung die Rügen in Bezug auf die Positionen E 5, E 6, E 9, E 10, E 19, E 32, E 50, E 52, E 54, E 57 und E 63 Konferenz‑ und Seminarkosten als unzulässig zurückzuweisen, zu denen der Kläger sich auf das Vorbringen beschränkt, dass ihnen „derselbe Sachverhalt wie [der Position] ‚B 1‘ zugrunde [liegt], so dass diese Kosten hätten anerkannt werden müssen“.
Zu den Personalkosten
30      Die vom Gericht als zulässig angesehenen Rügen betreffen die streitigen Ausgaben der Positionen A 6, A 17, A 18, A 20, A 21, A 26, A 27, A 33, A 34, A 36, A 39, A 40, A 41, A 43 und A 44. Das Gericht wird zunächst die gesamten Vorwürfe zu den Positionen A 18, A 20, A 26, A 27, A 34 und A 36 prüfen.
Positionen A 18, A 20, A 26, A 27, A 34 und A 36
31      Diese Budgetpositionen betreffen die Lohn‑ und Gehaltskosten für Personen, die der Kläger als Assistenten oder Praktikanten zur Unterstützung im Kostenvoranschlag namentlich genannter Personen eingestellt hat. In den dem Schreiben vom 14. August 2007 und der angefochtenen Entscheidung beigefügten Aufstellungen wird die Ablehnung damit begründet, dass es sich um Kosten handele, die im Kostenvoranschlag nicht aufgeführt gewesen seien. In der angefochtenen Entscheidung wird außerdem ausgeführt, dass Assistenten und Praktikanten im Kostenvoranschlag nicht vorgesehen gewesen seien.
–       Vorbringen der Parteien
32      Der Kläger macht im Wesentlichen geltend, dass die in Rede stehenden Personen Aufgaben unter der Verantwortung der im Kostenvoranschlag genannten Personen übernommen hätten. Die für diese jeweils vorgesehenen Ausgaben seien nicht überschritten worden. In der Vergangenheit seien solche Kosten immer als förderfähig anerkannt worden. Außerdem sei es unerheblich, dass die in Rede stehenden Personen im Kostenvoranschlag nicht genannt worden seien.
33      Der Kläger widerspricht dem Vorbringen der Kommission, der Empfänger einer Finanzhilfe sei nicht befugt, das im Kostenvoranschlag namentlich genannte Personal eigenmächtig zu verändern oder auszutauschen. Art. II.14.1 der Finanzhilfevereinbarung, wonach die förderfähigen Kosten im Kostenvoranschlag vorgesehen sein müssten, betreffe nur die Kosten. Man könne daraus nicht schließen, dass diese Kosten personenbezogen festgelegt seien. Im Leitfaden, der aber nicht verbindlich sei, heiße es unter der Rubrik „Allgemeine Bemerkungen“ in Nr. IV.1, dass das Führungspersonal in Schlüsselpositionen nur in besonderen, hinreichend begründeten Fällen und nach Genehmigung durch die Kommission ausgewechselt werden könne. Selbst nach dem Leitfaden sei daher ein einseitiges Auswechseln nur bei dem in Schlüsselpositionen tätigen Personal ausgeschlossen. Dem Leitfaden sei zudem zu entnehmen, dass das Erreichen der vorgesehenen Ergebnisse im Vordergrund stehe. Auch aus diesem Grund sei der Kläger berechtigt gewesen, andere Mitarbeiter als ursprünglich vorgesehen einzusetzen, wenn dies zur Erreichung der Projektziele geboten gewesen sei.
34      Hinsichtlich der Positionen A 18, A 20 und A 34 habe außerdem die Projektverantwortliche bei der Kommission von der Einstellung des in Rede stehenden Assistenten gewusst. In der Erwiderung weist der Kläger darauf hin, dass die Mitwirkung dieser Person am Projekt zwischen Frau S., der Projektkoordinatorin, und der Projektreferentin bei der Kommission mündlich abgestimmt worden sei. Der Kläger beantragt, hierzu Frau S. als Zeugin zu vernehmen, und gibt ihre Anschrift bekannt. Schließlich trägt er vor, die Partnerverträge mit der Partneruniversität, bei der die in Rede stehende Person beschäftigt gewesen sei, sähen ebenfalls ausdrücklich ihre Mitwirkung an dem Projekt vor. Er fügt der Erwiderung eine Kopie dieser Partnerverträge bei.
35      Hinsichtlich der Positionen A 26 und A 27 sei die Mitwirkung der in Rede stehenden Person am Projekt mit der Projektreferentin bei der Kommission abgestimmt worden. Der Kläger fügt der Erwiderung eine Kopie des Praktikumsvertrags mit dem fraglichen Mitarbeiter sowie Zahlungsnachweise bei, die der Kommission bereits übermittelt worden seien.
36      Die Kommission tritt dem Vorbringen des Klägers entgegen.
–       Würdigung durch das Gericht
37      Der Kläger bestreitet nicht, dass die Beschäftigung der in Rede stehenden Personen als Assistenten oder Praktikanten im Kostenvoranschlag nicht vorgesehen war. Für ihre Mitwirkung am Projekt ist jedoch nach seiner Ansicht eine schriftliche Genehmigung der Kommission nicht erforderlich gewesen.
38      Nach dem einleitenden Teil der Finanzhilfevereinbarung sind ihre Anhänge, darunter der Kostenvoranschlag, Bestandteil dieser Vereinbarung. Der Kostenvoranschlag enthält unter der Rubrik A betreffend die Personalkosten eine acht Personen umfassende Liste.
39      Nach Art. II.13.1 der Finanzhilfevereinbarung bedarf jede Änderung der Bedingungen für die Finanzhilfe einer schriftlichen Zusatzvereinbarung. Mündliche Absprachen sind danach für die Parteien nicht bindend.
40      Ferner sind nach Art. II.14.1 der Finanzhilfevereinbarung nur die Kosten förderfähig, die in dem der Finanzhilfevereinbarung beigefügten Kostenvoranschlag ausgewiesen sind.
41      Aus den vorangehenden Randnummern folgt, dass eine Auswechslung der unter der Rubrik A des Kostenvoranschlags genannten Personen der schriftlichen Genehmigung der Kommission bedarf, selbst dann, wenn der bestehenden Liste eine weitere Person hinzugefügt werden soll.
42      Es ist festzustellen, dass der Kläger kein stichhaltiges Argument vorgebracht hat, das das Ergebnis in Frage stellen könnte, dass die fraglichen Änderungen einer schriftlichen Genehmigung im Sinne von Art. II.13.1 der Finanzhilfevereinbarung bedürfen.
43      Aus Nr. IV.1 des Leitfadens ist nicht abzuleiten, dass die Mitarbeit von Assistenten und Praktikanten am Projekt ohne schriftliche Genehmigung der Kommission erfolgen könnte. Danach ist nämlich eine Veränderung des Führungspersonals in Schlüsselpositionen nur in besonderen, hinreichend begründeten Fällen nach vorheriger schriftlicher Genehmigung durch die Kommission möglich. Ferner kann nach dieser Bestimmung die Kommission bei einer nicht genehmigten Änderung maßgeblicher Elemente der Finanzhilfevereinbarung, wie des Führungspersonals in Schlüsselpositionen, die Finanzhilfe stornieren und die Rückzahlung der bereits geleisteten Mittel verlangen.
44      Bei einem Projekt, bei dem nach dem Kostenvoranschlag die Mitwirkung von nur acht Personen vorgesehen ist, kann nämlich die Ausführung eines Teils der Arbeit durch eine Person, die nicht zu diesen acht Mitarbeitern gehört, als Auswechslung eines Mitglieds des nicht näher definierten „Führungspersonals in Schlüsselpositionen“ angesehen werden. Jedenfalls folgt aus Nr. IV.1 des Leitfadens nicht zwangsläufig, dass die Auswechslung eines Mitarbeiters, der nicht zum Führungspersonal in Schlüsselpositionen zählt, ohne schriftliche Genehmigung möglich wäre. Nach dieser Bestimmung des Leitfadens in Verbindung mit Art. II.13.1 der Finanzhilfevereinbarung müssen solche Veränderungen nämlich schriftlich genehmigt werden, während die Veränderung des Führungspersonals in Schlüsselpositionen zusätzlich durch außergewöhnliche Gründe gerechtfertigt werden muss und das Fehlen einer schriftlichen Genehmigung einer solchen Veränderung zur Stornierung der Finanzhilfe führen kann. Schließlich darf der Leitfaden nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den klaren Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung ihre Wirksamkeit nimmt.
45      Das Vorbringen des Klägers, der Leitfaden messe dem Erreichen der Projektergebnisse grundlegende Bedeutung bei, was die Hinzunahme von Praktikanten oder Assistenten, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten, rechtfertige, kann nicht durchgreifen. Nach einem Grundprinzip der Finanzhilfen kann die Europäische Union nämlich nur zu tatsächlich getätigten Ausgaben einen Zuschuss gewähren. Damit die Kommission Kontrollen vornehmen kann, müssen die Empfänger solcher Finanzhilfen nachweisen, dass die Kosten, die im Rahmen der geförderten Vorhaben abgerechnet worden sind, tatsächlich entstanden sind, da es für das ordnungsgemäße Funktionieren des Kontroll- und Beweissystems, das zur Überprüfung des Vorliegens der Voraussetzungen für die Gewährung der Finanzhilfen eingeführt worden ist, unerlässlich ist, dass die Angaben der Empfänger verlässlich sind. Der Nachweis, dass ein Vorhaben durchgeführt worden ist, genügt daher nicht, um die Gewährung einer spezifischen Finanzhilfe zu rechtfertigen. Der Beihilfeempfänger hat überdies nachzuweisen, dass er die Kosten, die er nach den für die Gewährung des betreffenden Zuschusses festgelegten Bedingungen angegeben hat, verauslagt hat, wobei nur ordnungsgemäß belegte Kosten förderfähig sind. Seine Verpflichtung, die festgelegten finanziellen Bedingungen einzuhalten, stellt sogar eine seiner Hauptpflichten und damit eine Bedingung für die Gewährung der finanziellen Beteiligung dar (vgl. Urteil vom 22. Mai 2007, Kommission/IIC, T‑500/04, Slg. 2007, II‑1443, Randnr. 94 und die dort angeführte Rechtsprechung).
46      Das Vorbringen, die Kommission habe solche Praktiken in der Vergangenheit akzeptiert, kann wegen seines allgemeinen Charakters sowie der Tatsache, dass es durch keinen konkreten Beweis untermauert ist, die fragliche Rüge nicht stützen.
47      Der in der Erwiderung angebotene Beweis durch Vernehmung von Frau S. als Zeugin für das Bestehen einer mündlichen Vereinbarung über die Beschäftigung der von den Positionen A 18, A 20 und A 34 betroffenen Person ist verspätet und daher unzulässig. Nach Art. 44 § 1 Buchst. e und Art. 48 § 1 der Verfahrensordnung sind nämlich die Beweismittel in der Klageschrift zu bezeichnen. Der Gegenbeweis und die Erweiterung der Beweisangebote im Anschluss an einen Gegenbeweis der Gegenpartei in der Klagebeantwortung sind zwar von der Präklusionsvorschrift des Art. 48 § 1 der Verfahrensordnung nicht erfasst (vgl. in diesem Sinne Urteil Kommission/IIC, oben in Randnr. 45 angeführt, Randnr. 189). Da jedoch der Kläger dieses Beweisangebot im vorliegenden Fall unstreitig in seine Klageschrift hätte aufnehmen können, fällt es unter diese Präklusionsvorschrift.
48      Das Vorbringen, es lägen mündliche Genehmigungen durch die Projektreferenten der Kommission vor, was im Übrigen von der Kommission bestritten wird, greift jedenfalls nicht durch, da nach den bisherigen Ausführungen vor der Beschäftigung von Praktikanten und Assistenten zwingend eine schriftliche Genehmigung der Kommission einzuholen gewesen wäre.
49      Die Kopien der Verträge zu den in Rede stehenden Positionen und die Zahlungsbestätigungen, die als Antwort auf das Vorbringen der Kommission, dass solche Unterlagen hätten übermittelt werden müssen, mit der Erwiderung vorgelegt worden sind, brauchen nicht geprüft zu werden, da feststeht, dass im vorliegenden Fall die für die fraglichen Ausgaben unerlässliche schriftliche Genehmigung der Kommission fehlt.
50      Der Kläger hat daher nichts vorgebracht, was beweisen könnte, dass die Kommission einen Fehler begangen hat, als sie die fraglichen Kosten ablehnte, weil sie im Kostenvoranschlag nicht vorgesehen waren. Die Rügen zu den Positionen A 18, A 20, A 26, A 27, A 34 und A 36 sind daher zurückzuweisen.
Position A 6
51      Bei dieser Position wurden Ausgaben in Höhe von 487,53 Euro für das Gehalt von Frau G.‑G. nicht anerkannt. Nach den dem Schreiben vom 14. August 2007 und der angefochtenen Entscheidung beigefügten Aufstellungen lehnte die Kommission den fraglichen Betrag ab, weil diese Ausgaben einen nicht förderfähigen Zeitraum (August 2004) betroffen hätten. Der Kläger übermittelte mit dem Schreiben vom 26. September 2007 die Kopie einer Gehaltsbescheinigung von Frau G.‑G. für den innerhalb des förderfähigen Zeitraums gelegenen Monat August 2005, was weder in der angefochtenen Entscheidung noch in der ihr beigefügten Aufstellung erwähnt wird. In der angefochtenen Entscheidung wird die Ablehnung der Ausgaben unter der fraglichen Position damit begründet, dass „die zusätzlich übermittelten Unterlagen nicht mit den ursprünglichen übereinstimmen“.
–       Vorbringen der Parteien
52      Der Kläger ist der Auffassung, dass die Kommission diese Ausgaben zu Unrecht mit der Begründung abgelehnt habe, dass sie nicht während der Laufzeit des Projekts angefallen seien. Diese Ausgaben seien im August 2005 getätigt worden. Er habe zwar zunächst einen falschen Beleg über einen früheren Zeitraum als die Projektlaufzeit vorgelegt, habe den Fehler in der Folge jedoch korrigiert.
53      Außerdem halte die Kommission dem Kläger fortlaufend neue Argumente entgegen. In der angefochtenen Entscheidung habe sie lediglich ausgeführt, dass die ergänzenden Unterlagen zu den fraglichen Positionen nicht mit den ursprünglichen übereinstimmten. Die von ihm im Verwaltungsverfahren übermittelte Kopie sei jedoch eine ordnungsgemäße Kopie des Originals der Gehaltsabrechnung für Frau G.-G. für den Monat August 2005. Die Vorlage beglaubigter Kopien sei nicht erforderlich. Vorsorglich hat er mit der Erwiderung eine derartige beglaubigte Kopie vorgelegt.
54      Außerdem sei das Argument der Kommission neu, dass ein neuer Arbeitsvertrag vorgelegt werden müsse. Die Kommission hätte diesen Arbeitsvertrag nach Art. II.15.4 der Finanzhilfevereinbarung anfordern müssen, wonach sie nach Erhalt des Zahlungsantrags und der beigefügten Belege entweder den Bericht billigen oder zurückweisen, oder zusätzliche Informationen vom Zuwendungsempfänger verlangen könne.
55      Schließlich sei Frau G.-G. nicht als ständige Mitarbeiterin, sondern aufgrund befristeter Verträge beschäftigt gewesen. Während der in Rede stehenden Zeiten sei sie nur mit dem Projekt betraut worden, und es seien ihr weder Verwaltungsarbeiten noch andere allgemeine Tätigkeiten übertragen worden. Diese Kosten könnten daher nicht nach den für ständige Mitarbeiter geltenden Sonderbestimmungen des Leitfadens, der im vorliegenden Fall ohnehin nicht anwendbar sei, abgelehnt werden.
56      Die Kommission bringt vor, dass der Kläger nicht bestreite, zunächst Belege eingereicht zu haben, die sich auf einen anderen Zeitraum als die Projektlaufzeit bezogen hätten. Aus dem Leitfaden ergebe sich, dass die Vorlage beglaubigter Kopien der eingereichten Unterlagen erforderlich gewesen wäre, der Kläger den Arbeitsvertrag mit Frau G.‑G. hätte vorlegen müssen und es für die Einbindung ständiger Mitarbeiter des Klägers in das Projekt einer besonderen Rechtfertigung bedurft hätte.
57      In ihrer Gegenerwiderung trägt die Kommission vor, dem Kläger sei das Erfordernis eines Beglaubigungsvermerks bei nicht im Original eingereichten Unterlagen durch den Leitfaden bekannt gewesen. Der Kläger habe beglaubigte Kopien für den Monat August 2004 und zum Nachweis anderer Kosten vorgelegt. Darüber hinaus seien die der Erwiderung beigefügten beglaubigten Kopien der Gehaltsbescheinigung und des Arbeitsvertrags unbeachtlich, da ihre Vorlage verspätet sei. Schließlich gehe aus dem der Erwiderung beigefügten befristeten Arbeitsvertrag für den Zeitraum vom 1. Januar 2005 bis Dezember 2005 weder hervor, dass Frau G.‑G., die schon im August 2004 beim Kläger beschäftigt gewesen sei, speziell für das Projekt, das sich über den Zeitraum von Mai 2005 bis Mai 2006 erstreckt habe, eingestellt worden sei, noch, dass sie für das Projekt abgestellt worden sei.
–       Würdigung durch das Gericht
58      Die Kommission macht geltend, die fraglichen Kosten seien abgelehnt worden, weil die Gehaltsbescheinigung für August 2005 ohne Beglaubigungsvermerk vorgelegt worden sei und die betreffende Person zudem eine ständige Mitarbeiterin des Klägers gewesen sei, was nur bei Nachweis besonderer Umstände zulässig sei. Vom Gericht in der Sitzung dazu befragt, wie der Ablehnungsgrund zu verstehen sei, dass „die zusätzlich übermittelten Unterlagen nicht mit den ursprünglichen übereinstimmen“, hat die Kommission zwar eingeräumt, dass dieser Grund wenig erhellend sei, jedoch geltend gemacht, dass er die Ablehnung der fraglichen Kosten dennoch rechtfertige, da die vorgelegten zusätzlichen Unterlagen mangels Beglaubigung nicht mit den zunächst eingereichten Unterlagen übereingestimmt hätten. In der Sitzung brachte die Kommission weiter vor, dass sich die Tragweite eines Verwaltungsaktes aus seinem Kontext ergebe. Auf dem Gebiet der Zuschüsse seien keine hohen Begründungsanforderungen an die Verneinung der Förderfähigkeit von Ausgaben zu stellen, zumal es sich bei der Vergabe von Förderungen um keinen schweren oder einschneidenden Eingriff handle.
59      Im vorliegenden Fall ist unklar, worauf der Grund für die Ablehnung abzielt. In Anbetracht der Tatsache, dass, wie die Kommission bestätigt, der Zweck der Phase der Stellungnahmen im Verfahren zur Festsetzung des endgültigen Förderbetrags darin besteht, dem Kläger die Möglichkeit zu geben, zusätzliche Nachweise vorzulegen, geht der in der angefochtenen Entscheidung angeführte Ablehnungsgrund, dass „die zusätzlich übermittelten Unterlagen nicht mit den ursprünglichen übereinstimmen“, ins Leere. Das Argument der Kommission, die Begründungspflicht sei weniger streng, wenn es um die Zuschussfähigkeit von Kosten im Rahmen einer Förderung gehe, betrifft außerdem ihre Begründungspflicht in formeller Hinsicht und kann die festgestellte Mangelhaftigkeit des in der Sache geltend gemachten Ablehnungsgrundes nicht ausgleichen. Schließlich können die von der Kommission vor dem Gericht vorgetragenen Ablehnungsgründe, für die die angefochtene Entscheidung keine Grundlage bietet, wie die Nichteinreichung beglaubigter Kopien, die Nichtvorlage eines Arbeitsvertrags und der Status der in Rede stehenden Mitarbeiterin, nicht berücksichtigt werden, da dem Betroffenen die Begründung grundsätzlich gleichzeitig mit der ihn beschwerenden Entscheidung mitgeteilt werden muss (vgl. in diesem Sinne Urteil vom 26. November 1981, Michel/Parlament, 195/80, Slg. 1981, 2861, Randnr. 22).
60      Unter diesen Umständen ist der Rüge betreffend die Ablehnung der Ausgaben unter der Position A 6 stattzugeben.
Positionen A 17, A 21 und A 33
61      Bei diesen Positionen wurden Kosten in Höhe von 2 750 Euro, 4 290 Euro und 3 300 Euro für das Gehalt von Frau G. für die Monate Juni 2005, Oktober 2005 und Februar 2006 nicht anerkannt. Das Schreiben vom 14. August 2007 enthielt die Anmerkung, dass Ausgaben, für die keine Rechnungskopien vorgelegt worden seien, nicht förderfähig seien, internen Zahlungsanforderungen eine Belegkopie beigefügt werden müsse und in den Rechnungen bestimmte Angaben, wie die Art der erbrachten Leistung, der Leistungsempfänger, der Zeitpunkt der Leistungserbringung sowie ihr Preis, ausgewiesen werden müssten. In den dem Schreiben vom 14. August 2007 sowie der angefochtenen Entscheidung beigefügten Aufstellungen ist als Grund für die Ablehnung „kein förderfähiges Dokument. Kein Zahlungsnachweis“ („ineligible document. No payment slip“) angeführt.
–       Vorbringen der Parteien
62      Der Kläger bringt vor, er habe im Verwaltungsverfahren zur Position A 17 Belege über 3 850 Euro vorgelegt, die von einer Partneruniversität des Projekts stammten, bei der Frau G. beschäftigt gewesen sei, darunter Gehaltsbescheinigungen von Frau G. und eine Erklärung zu ihrem Gehalt. Den den Positionen A 21 und A 33 entsprechenden Ausgaben liege derselbe Sachverhalt zugrunde, so dass sie ebenfalls förderfähig seien.
63      Ferner bestätige ein der Kommission vorgelegtes Schreiben der Universität vom 5. Juni 2006, dass Frau G. bei dieser beschäftigt und von ihr bezahlt worden sei. Entgegen der Behauptung der Kommission sei es nicht erforderlich, einen Anstellungsvertrag oder andere Unterlagen zu den vertraglichen Beziehungen zwischen Frau G. und der Universität vorzulegen. Nur diese sei für die Gehaltsauszahlungen an Frau G. zuständig.
64      Der Partnervertrag mit der Universität für das Projekt habe außerdem vorgesehen, dass die vom Kläger zu tragenden Projektkosten in drei Raten zu zahlen seien. Die erste und zweite Rate seien bezahlt worden, aber die dritte sei erst zu leisten, nachdem die Kommission die entsprechenden Kosten genehmigt und den Betrag ausgezahlt habe. Kopien des Partnervertrags und der Belege seien der Erwiderung beigefügt worden. Zudem entspreche diese Regelung einer langen Verwaltungspraxis der Kommission, auf die der Kläger sich habe stützen können. Ferner sei es nach der Finanzhilfevereinbarung nicht erforderlich, dass die fraglichen Beträge an die in Rede stehende Universität gezahlt worden seien, da in der Vereinbarung die Worte „actually incurred“ verwendet würden, was im Deutschen bedeute, dass es sich bei den fraglichen Kosten um tatsächlich geschuldete handeln müsse, aber nicht unbedingt, dass sie der Empfänger tatsächlich gezahlt haben müsse, da es sonst in der Bestimmung hätte heißen müssen, dass die Kosten tatsächlich „gezahlt“ („paid“) worden sein müssten. Aus dem oben erwähnten Partnervertrag ergebe sich, dass der Kläger die fraglichen Beträge noch an die Universität zahlen müsse. Er habe diese Verbindlichkeit in seiner Buchhaltung ordnungsgemäß erfasst.
65      Die Kommission tritt dem Vorbringen des Klägers entgegen.
–       Würdigung durch das Gericht
66      Im Anschluss an das Schreiben vom 14. August 2007 legte der Kläger mit seinen Schreiben vom September 2007 einige weitere Unterlagen vor. So fügte er seinem Schreiben vom 13. September 2007 ein Schreiben der Universität bei, in dem bestätigt wurde, dass Frau G. von dieser Universität bezahlt worden sei, eine entsprechende Gehaltsabrechnung für den Zeitraum 31. Mai bis 30. September 2005 über einen Betrag von 3 850 Euro sowie eine Stundenabrechnung für diesen Zeitraum. Außerdem fügte er dem Schreiben vom 26. September 2007 eine Erklärung der Universität bei, wonach diese das Gehalt von Frau G. mit einem Betrag von 11 440 Euro kofinanziert habe. Die fraglichen Kosten wurden jedoch von der Kommission in der der angefochtenen Entscheidung beigefügten Aufstellung mit demselben Hinweis wie in der dem Schreiben vom 14. August 2007 beigefügten Aufstellung erneut abgelehnt: „kein förderfähiges Dokument. Kein Zahlungsnachweis“ („ineligible document. No payment slip“).
67      Nach Art. II.14.1 der Finanzhilfevereinbarung müssen Kosten, um förderfähig zu sein, insbesondere vom Empfänger tatsächlich verauslagt worden sowie identifizierbar und kontrollierbar sein. Entgegen dem Vorbringen des Klägers ist das Kriterium der tatsächlichen Verauslagung von Kosten unzweideutig und kann sich nicht auf geschuldete, aber nicht tatsächlich gezahlte Beträge beziehen. Wie nämlich bereits oben ausgeführt, kann die Union nur zu tatsächlich getätigten Ausgaben Zuschüsse gewähren (Urteil Kommission/IIC, oben in Randnr. 45 angeführt, Randnr. 94). Keines der vom Kläger vorgelegten Schriftstücke enthält jedoch einen Beleg dafür, dass er die fraglichen Beträge gezahlt hat. Unter diesen Umständen hat die Kommission Ausgaben, für die der Kläger im Verwaltungsverfahren keine Zahlungsnachweise vorgelegt hat, zu Recht abgelehnt.
68      Schließlich können die der Erwiderung beigefügten Unterlagen, insbesondere eine Kopie des Vertrags zwischen dem Kläger und der Universität mit Ausführungen zu den dieser gegenüber bestehenden finanziellen Verpflichtungen des Klägers sowie Zahlungsnachweise, nicht berücksichtigt werden. Im Rahmen einer Nichtigkeitsklage ist nämlich die Rechtmäßigkeit eines Aktes anhand der Sach- und Rechtslage zum Zeitpunkt des Erlasses dieses Aktes zu beurteilen (vgl. in diesem Sinne Urteil des Gerichtshofs vom 7. Februar 1979, Frankreich/Kommission, 15/76 und 16/76, Slg. 1979, 321, Randnr. 7). Unterlagen, die der Kläger erstmals vor dem Gericht eingereicht hat und die er während des Verwaltungsverfahrens im Anschluss an das Schreiben vom 14. August 2007 hätte vorlegen können, können bei der Beurteilung der Rechtmäßigkeit der angefochtenen Entscheidung nicht berücksichtigt werden. Ebenso können nach der oben in Randnr. 59 angeführten Rechtsprechung Ablehnungsgründe, die die Kommission vor dem Gericht geltend macht und für die die angefochtene Entscheidung keine Grundlage bietet, wie die Nichtvorlage eines Arbeitsvertrags bzw. von Unterlagen zu den vertraglichen Beziehungen zwischen Frau G. und der Universität R. im Verwaltungsverfahren, nicht berücksichtigt werden.
69      Unter diesen Umständen sind die Rügen zurückzuweisen.
Positionen A 39, A 40, A 41 und A 43
70      Bei diesen Positionen wurden Ausgaben von 207,92 Euro, 271,20 Euro, 271,20 Euro und 100 Euro nicht anerkannt, wobei die ersten drei Beträge Teilen des Gehalts von Frau L. und der vierte Betrag einem Teil des Gehalts von Frau P. entsprechen. Die streitigen Ausgaben wurden in den dem Schreiben vom 14. August 2007 und der angefochtenen Entscheidung beigefügten Aufstellungen mit der Begründung abgelehnt, dass nur über den anerkannten Betrag eine Rechnung vorliege. In der angefochtenen Entscheidung wird zu diesen Positionen außerdem darauf hingewiesen, dass die vorgelegten zusätzlichen Unterlagen nicht mit den ursprünglich vorgelegten übereinstimmten. Die mit dem Schreiben vom 13. September 2007 vorgelegten weiteren Unterlagen betreffen Gehaltsbescheinigungen für die in Rede stehenden Personen.
–       Vorbringen der Parteien
71      Der Kläger macht geltend, die Kommission habe nur das Nettogehalt und nicht das Bruttogehalt dieser Personen anerkannt. Es müsse jedoch das Bruttogehalt anerkannt werden, da dieses den tatsächlich angefallenen Kosten entspreche. Soweit die Kommission die Nichtanerkennung dieser Kosten in der angefochtenen Entscheidung damit begründe, dass die eingereichten Dokumente nicht mit den ursprünglich vorgelegten Dokumenten übereinstimmten, handele es sich bei den nachgereichten Dokumenten um Lohnjournale, die die Arbeitgeberbeiträge einschlössen.
72      In seiner Erwiderung führt er aus, dass sich die Argumente der Kommission in der Klagebeantwortung der angefochtenen Entscheidung nicht entnehmen ließen. Hätte die Kommission das Fehlen von Nachweisen eher beanstandet, wären ihr diese vorgelegt worden. Beglaubigte Kopien der Zahlungsnachweise für die fraglichen Beträge seien der Erwiderung beigefügt.
73      Der Kläger könne die Beanstandung der Kommission, dass für Frau P. nur der Bruttobetrag von 1 600 Euro abgerechnet worden sei, nicht nachvollziehen. Er hätte richtigerweise die Gesamtgehaltskosten in Höhe von 1 839,30 Euro abrechnen können. Es sei unverständlich, warum der Ansatz eines geringeren Betrags in der Abrechnung Anlass zu einer Beanstandung sei.
74      Die Kommission macht geltend, dass nach dem Leitfaden die Aufwendungen für das mit der Durchführung der Maßnahme betraute Personal das tatsächliche Gehalt zuzüglich der Sozialversicherungsbeiträge und sonstigen gesetzlichen Abgaben umfassten, die einen Teil der Vergütung darstellten. Es sei jedoch erforderlich, dass der Empfänger diese Kosten tatsächlich verauslage und einen entsprechenden Zahlungsnachweis vorlege, was er im vorliegenden Fall nicht getan habe. Der Kläger habe zunächst nur Belege über den jeweiligen Bruttoverdienst der Angestellten vorgelegt, die alle als förderfähig anerkannt worden seien. Später habe er sogenannte Lohnjournale vorgelegt, in denen zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge zulasten des Arbeitgebers ausgewiesen seien, für die er jedoch keine Zahlungsnachweise vorgelegt habe. Außerdem liege der im Fall von Frau P. abgerechnete Betrag von 1 600 Euro unter dem Gesamtbetrag laut dem Lohnjournal, nämlich 1 839,30 Euro. Diese Abweichung zeige, dass auf die Vorlage von Zahlungsnachweisen nicht verzichtet werden könne. In der Gegenerwiderung bringt sie vor, dass die der Erwiderung beigefügten Belege die Rechtmäßigkeit der angefochtenen Entscheidung nicht in Frage stellten könnten.
–       Würdigung durch das Gericht
75      Wie oben zur Position A 6 ausgeführt, geht der in der angefochtenen Entscheidung enthaltene Hinweis, dass die zusätzlichen Unterlagen nicht mit den ursprünglich vorgelegten übereinstimmten, ins Leere, da das Ziel der zweiten Phase im Verfahren zur Festsetzung des endgültigen Förderbetrags, wie die Kommission einräumt, gerade darin besteht, dass vom Empfänger dieser Förderung weitere Unterlagen vorgelegt werden können.
76      Ferner rechtfertigt auch die zusätzliche Begründung in der der angefochtenen Entscheidung beigefügten Aufstellung, wonach nur zu den anerkannten Beträgen, die niedriger als die abgerechneten Beträge sind, eine Rechnung vorgelegt worden sei, die Ablehnung der Kosten nicht. Zumindest hinsichtlich der Positionen A 39, A 40 und A 41 entsprechen die in den Lohnjournalen genannten Beträge den vom Kläger im Abrechnungsentwurf vom September 2006 eingesetzten (vgl. oben Randnr. 13).
77      Vor dem Gericht macht die Kommission geltend, dass für die abgerechneten Beträge keine Zahlungsnachweise vorgelegt worden seien. Es ist jedoch festzustellen, dass dieser Grund nicht dem in der angefochtenen Entscheidung angeführten entspricht, da sich dieser allenfalls auf das Fehlen von Rechnungen für die fraglichen Beträge bezieht. Wie jedoch oben in Randnr. 59 ausgeführt, kann die Kommission Mängel der Begründung der angefochtenen Entscheidung nicht durch erstmals vor dem Gericht geltend gemachte Gründe ausgleichen.
78      Unter diesen Umständen ist der Rüge in Bezug auf die Positionen A 39, A 40, A 41 und A 43 stattzugeben.
Position A 44
79      Bei dieser Position wurden Ausgaben in Höhe von 1 500 Euro für das Gehalt von Frau S. für Mai 2006 nicht anerkannt. Sie wurden in den dem Schreiben vom 14. August 2007 und der angefochtenen Entscheidung beigefügten Aufstellungen mit dem Vermerk „zurückgewiesen“ und „[d]ie Rechnung ist dieselbe wie im Projekt ...“ abgelehnt. Im Schreiben vom 14. August 2007 wird ferner darauf hingewiesen, dass über das vorliegende Projekt und zugleich über ein anderes Projekt abgerechnete Kosten automatisch für beide Projekte abgelehnt würden. Laut der angefochtenen Entscheidung stimmen zudem die zusätzlichen Unterlagen mit den ursprünglich vorgelegten nicht überein.
–       Vorbringen der Parteien
80      Der Kläger bestreitet, dass ein und derselbe Betrag im Rahmen von zwei verschiedenen Projekten doppelt abgerechnet worden sei. Der fragliche Betrag stelle nur einen Teil des Monatsgehalts von Frau S. in Höhe von insgesamt 3 060,75 Euro dar, von dem nur 1 500 Euro über das Projekt abgerechnet worden seien. Die verbleibenden 1 494 Euro seien über das Projekt JAI/DAP/2004-1/080 abgerechnet worden.
81      In der Erwiderung weist der Kläger darauf hin, dass die Beanstandungen der Kommission in der Klagebeantwortung neu und in der angefochtenen Entscheidung nicht enthalten seien. Soweit die Kommission beanstande, es seien für die Ausgaben in Höhe von 3 060,75 Euro keine Zahlungsnachweise vorgelegt worden, macht der Kläger geltend, es handele sich um eine Gesamtsumme, die den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungsbeiträge umfasse. Im Fall von Frau S. gelange man zu einem Betrag von 1 278,38 Euro, den er an die Krankenkasse abgeführt habe und dessen Zahlung durch beglaubigte Nachweise, die der Erwiderung beigefügt seien, belegt sei. Die Beanstandung der Kommission, dass im Kostenvoranschlag nicht ausgewiesen sei, dass Frau S. im Mai 2006 für zwei unterschiedliche Projekte tätig sein würde, sei außerdem unerheblich, da dazu keine Verpflichtung bestanden habe. Schließlich bestünden die von der Kommission ausgemachten Überschneidungen nicht, da nicht von vornherein ausgeschlossen sei, dass Frau S. an einem Tag 16 Stunden gearbeitet habe. Über die „normale“ Arbeitszeit von 8 Stunden pro Tag hinausgehende Arbeitstage seien in der freien Wirtschaft, insbesondere in Spitzenzeiten, nichts Außergewöhnliches.
82      Die Kommission tritt dem Vorbringen des Klägers entgegen.
–       Würdigung durch das Gericht
83      Es ist wie zu den Positionen A 6, A 39, A 40, A 41 und A 43 festzustellen, dass der Ablehnungsgrund, die zusätzlichen Unterlagen stimmten nicht mit den ursprünglich vorgelegten überein, ins Leere geht.
84      Es ist somit zu prüfen, ob die Ablehnung der angegebenen Ausgaben aus dem anderen Ablehnungsgrund, dem Verdacht einer Doppelabrechnung, gerechtfertigt ist.
85      Es ist festzustellen, dass die ursprüngliche Ablehnung der fraglichen Ausgaben gerechtfertigt war, da nach Art. II.14.4 der Finanzhilfevereinbarung Kosten, die bei zwei verschiedenen Programmen abgerechnet werden, nicht förderfähig sind. Wie aus den von der Kommission vorgelegten Unterlagen hervorgeht, hatte der Kläger dieselbe Gehaltsbescheinigung über einen Betrag von 1 515,15 Euro im Rahmen von zwei verschiedenen Projekten eingereicht.
86      Es ist somit zu prüfen, ob die vom Kläger in der vorprozessualen Phase vorgelegten Unterlagen jeden Zweifel einer Doppelabrechnung ausräumen konnten.
87      Der Kläger hat insoweit eine Gehaltsbescheinigung über einen Gesamtbetrag von 3 060,75 Euro vorgelegt, auf der handschriftlich vermerkt ist, dass 1 500 Euro dem Projekt zugerechnet würden. Im Schreiben vom 13. September 2007 wird dies bestätigt und darauf hingewiesen, dass ein Betrag von 1 494 Euro dem anderen vom Verdacht der Doppelabrechnung betroffenen Projekt zugeordnet worden sei. Einmal abgesehen von den zu Recht gerügten Unklarheiten bezüglich dieser Beträge, wenn man die ursprünglich bei beiden Projekten abgerechneten 1 515 Euro berücksichtigt, ist jedoch festzustellen, dass die Kommission annehmen durfte, dass ein handschriftlicher Vermerk, ein Betrag von 1 500 Euro sei diesem oder jenem Projekt zugeordnet worden, nicht jeden Verdacht einer Doppelabrechnung ausräumt.
88      Nach Art. II.14.1 der Finanzhilfevereinbarung müssen nämlich Kosten, um förderfähig zu sein, identifizierbar und kontrollierbar sein. Außerdem kann, wie oben in Randnr. 45 festgestellt, das System der Kontrollen und Nachweise, mit dem die Einhaltung der Voraussetzungen für die Gewährung von Finanzhilfen überprüft werden soll, nur dann funktionieren, wenn die Angaben des Empfängers verlässlich sind.
89      Demnach ist diese Rüge zurückzuweisen. Selbst wenn nämlich zum einen der Kläger hinsichtlich der der Kommission vorgelegten Stundenberichte zu den beiden Projekten zu Recht darauf hinweist, dass es nicht auszuschließen sei, dass eine Person 16 Stunden täglich an zwei parallelen Projekten arbeiten könne, und zum anderen die Argumente der Kommission, dass im Kostenvoranschlag hätte angeführt werden müssen, dass die in Rede stehende Person im Mai 2006 bei zwei Projekten mitarbeiten werde, und Zahlungsnachweise hätten vorgelegt werden müssen, zurückzuweisen sind, da sie im vorprozessualen Verfahren nicht geltend gemacht wurden, hat die Kommission angesichts der unklaren Beweismittel und in Ermangelung klarer Angaben des Klägers im Verwaltungsverfahren keinen Fehler begangen, als sie die Ausgaben unter der Position A 44 wegen des Verdachts der Doppelabrechnung nicht anerkannte.
Zu den Reise- und Aufenthaltskosten
Die vom Gericht als zulässig angesehenen Rügen betreffen die Ausgaben der Positionen B 11, B 15 und B 30.
Position B 11
90      Bei dieser Position wurde ein Betrag von 279,10 Euro an Ausgaben für Hotel und Verpflegung von Frau S. im Zusammenhang mit einem Treffen in Florenz (Italien) in den dem Schreiben vom 14. August 2007 und der angefochtenen Entscheidung beigefügten Aufstellungen mit der Begründung nicht anerkannt, dass es sich um im Kostenvoranschlag nicht vorgesehene Kosten handele.
–       Vorbringen der Parteien
91      Der Kläger macht geltend, es handele sich um Auslagen von Frau S. als Koordinatorin des Projekts, die im Kostenvoranschlag vorgesehen seien. Danach habe für den Projektkoordinator die Möglichkeit bestanden, an den drei vorgesehenen Treffen mit den Projektpartnern teilzunehmen. Diese Ausgaben hätten daher anerkannt werden müssen. In seiner Erwiderung führt der Kläger aus, Frau S. habe an dem ersten Projekttreffen in Florenz am 23. und 24. Mai 2005 teilgenommen. Unmittelbar anschließend habe sie dann an einem Treffen zu einem anderen Projekt teilgenommen. Die Kosten für die beiden Projekte seien getrennt und jeweils gesondert abgerechnet worden. Das Überweisungsformular an das Hotel M. über einen Betrag von 741,10 Euro beziehe sich auf zwei Rechnungen, zum einen eine Rechnung vom 27. Mai 2005 über einen Betrag von 555,10 Euro, zum anderen eine Rechnung vom 25. Mai 2005 über einen Betrag von 186 Euro, der die Übernachtungen von Frau G. betreffe und unter Position B 8 abgerechnet worden sei. Die Rechnung vom 27. Mai 2005 beziehe sich auf zwei Übernachtungen zu je 138 Euro für das Projekt, abgerechnet unter Position B 11, zwei Übernachtungen zu je 138 Euro für ein anderes Projekt, die bei diesem abgerechnet worden seien, und außerdem auf Sonderausgaben in Höhe von 3,10 Euro.
92      Die Kommission tritt dem Vorbringen des Klägers entgegen.
–       Würdigung durch das Gericht
93      Aus den von der Kommission eingereichten Unterlagen geht hervor, dass die vom Kläger im Verwaltungsverfahren vorgelegten Nachweise weder mit den an das Hotel überwiesenen Beträgen und der Rechnung dieses Hotels noch mit der der Kommission gegenüber angegebenen Summe übereinstimmen. Die Erläuterungen des Klägers hierzu in der Erwiderung sind verspätet, da es aufgrund seiner oben in Randnr. 88 genannten Verpflichtung, der Kommission gegenüber verlässliche Angaben zu machen, an ihm gelegen wäre, seinen Antrag auf Erstattung im vorprozessualen Verfahren klarzustellen.
94      Die Kommission hat unter diesen Umständen keinen Fehler begangen, als sie die Kosten der Position B 11 als im Kostenvoranschlag nicht vorgesehen ablehnte. Die Rüge ist somit zurückzuweisen.
Position B 15
95      Bei dieser Position wurden Kosten in Höhe von 970 Euro für Hotel und Verpflegung von Frau G., Frau M. und Frau Z.‑Z. anlässlich eines Treffens in Berlin nicht anerkannt. In der der angefochtenen Entscheidung beigefügten Aufstellung wurde der bei dieser Position angegebene Gesamtbetrag von 970 Euro mit der Begründung abgelehnt, dass es sich um im Kostenvoranschlag nicht vorgesehene Kosten handele.
–       Vorbringen der Parteien
96      Der Kläger legt dar, es handele sich um Kosten, die bei diesen Personen als Projektpartner angefallen und die im Kostenvoranschlag vorgesehen seien, da für jeden Projektteilnehmer drei Treffen mit einem Tagessatz von 120 Euro ausgewiesen seien. In der Erwiderung vertritt er die Auffassung, die Klagebeantwortung enthalte neues Vorbringen, das jedoch ebenfalls unzutreffend sei. Er habe nachgewiesen, dass die Hotelkosten gezahlt worden seien. Insbesondere den von der Kommission vorgelegten Belegen sei zu entnehmen, dass die Hotelkosten in Höhe von 2 502,50 Euro gezahlt worden seien. Dem Verwendungszweck sei zu entnehmen, dass die Überweisung zwei Rechnungen umfasst habe. Er habe die Rechnung vom 27. September 2005 eingereicht, die zweite Rechnung habe jedoch nicht das streitgegenständliche Projekt betroffen und daher im vorliegenden Fall nicht vorgelegt werden müssen.
97      Der Kläger räumt gleichwohl ein, dass die Hotelkosten über einen Betrag von 970 Euro den Tageshöchstsatz pro Person übersteigen. Somit ergebe sich aber jedenfalls eine förderfähige Höchstsumme von 720 Euro. Er verstehe nicht, warum die Kommission diesen Betrag nicht als förderfähig anerkenne.
98      Die Kommission tritt dem Vorbringen des Klägers entgegen.
–       Würdigung durch das Gericht
99      Es ist darauf hinzuweisen, dass der im Verwaltungsverfahren und in der angefochtenen Entscheidung angeführte Grund für die Ablehnung darin besteht, dass die fraglichen Kosten im Kostenvoranschlag nicht vorgesehen seien. Auf eine Frage des Gerichts antwortete die Kommission, dass die förderfähigen Ausgaben unter dieser Position mit einem Betrag von bis zu 720 Euro unter der Bedingung hätten anerkannt werden können, dass alle anderen Voraussetzungen für die Förderfähigkeit vorgelegen hätten. Die fehlende Übereinstimmung zwischen den in der fraglichen Hotelrechnung und dem Zahlungsnachweis ausgewiesenen Beträgen stelle jedoch einen Ablehnungsgrund dar.
100    Wie bei Position B 11 ergibt sich aus der Akte, dass der Kläger seiner oben in Randnr. 88 angeführten Verpflichtung, der Kommission gegenüber verlässliche Angaben zu machen, nicht nachgekommen ist. Wie nämlich die Kommission vorträgt, entspricht der im Zahlungsbeleg ausgewiesene Betrag von 2 502,50 Euro nicht dem Betrag der Hotelrechnung über 970 Euro. Die insoweit in der Erwiderung enthaltenen Klarstellungen durch den Kläger sind verspätet. Unter diesen Umständen hat die Kommission keinen Fehler begangen, als sie die Kosten der Position B 15 als nicht im Kostenvoranschlag vorgesehen ablehnte.
Position B 30
101    Aus der der angefochtenen Entscheidung beigefügten Aufstellung geht hervor, dass ein unter dieser Position als Verpflegungskosten angegebener Betrag von 456 Euro mit der Begründung abgelehnt wurde, dass es sich um im Kostenvoranschlag nicht vorgesehene Kosten handele.
–       Vorbringen der Parteien
102    Der Kläger macht geltend, diese Kosten beträfen ein im Kostenvoranschlag vorgesehenes Treffen der Projektpartner. Der kurzfristige Ortswechsel für dieses Partnertreffen habe der Kommission nicht mehr gemeldet werden können. Da die tatsächlich entstandenen Verpflegungskosten jedoch unter den ursprünglich im Kostenvoranschlag für dieses Treffen veranschlagten Kosten geblieben seien, hätten sie anerkannt werden müssen.
103    In der Erwiderung führt der Kläger aus, dass die Kommission seinem Vorbringen, die Notwendigkeit eines Ortswechsels habe sich kurzfristig ergeben, nicht entgegentrete. Nach dem Kostenvoranschlag hätten die vier Partnertreffen in einem der Partnerländer ohne nähere Angabe des genauen Ortes stattfinden sollen. Die endgültige Festlegung des Ortes, an dem das Treffen stattgefunden habe, sei, wie sich aus einer der Erwiderung beigefügten E‑Mail ergebe, mit der Kommission abgestimmt und von ihr ausdrücklich bestätigt worden. Da der Termin in letzter Minute verschoben worden sei, habe Frau C. nicht an dem Treffen teilnehmen können und sei von Frau K. ersetzt worden. Es sei dem Kläger nicht möglich gewesen, sich darüber mit der Kommission abzustimmen, da dieser Ersatz kurzfristig habe erfolgen müssen. Eine solche Abstimmung sei im Übrigen in einem solchen Fall auch nicht erforderlich gewesen, wie der Leitfaden bestätige.
104    Die Kommission tritt dem Vorbringen des Klägers entgegen.
–       Würdigung durch das Gericht
105    Die Kommission macht geltend, dass es sich um Kosten für ein Partnertreffen an einem anderen Ort als dem im Kostenvoranschlag vorgesehenen handele. Außerdem sei eine der betreffenden Personen im Kostenvoranschlag nicht vorgesehen. Der Kläger legte hierzu in seinem Schreiben vom 13. September 2007 dar, dass es sich um einen Orts- und Personenwechsel gehandelt habe, der sehr kurzfristig habe erfolgen müssen.
106    Es ist festzustellen, dass der Kostenvoranschlag, wie die Kommission geltend macht, kein zweites Partnertreffen in Berlin vorsah. Zudem bestreitet der Kläger nicht, dass eine der Personen, auf die sich die abgelehnten Kosten beziehen, im Kostenvoranschlag nicht genannt war. Er beruft sich jedoch auf die Kurzfristigkeit dieser Änderungen, um die insoweit mangelnde Abstimmung mit der Kommission zu rechtfertigen.
107    Es ist darauf hinzuweisen, dass nach Art. II.13.1 der Finanzhilfevereinbarung Änderungen der Bedingungen für die Finanzhilfe einer schriftlichen Zusatzvereinbarung bedürfen und mündliche Absprachen für die Parteien insoweit nicht bindend sind. In Anbetracht des eindeutigen Inhalts dieser Bestimmung kann selbst eine Dringlichkeitssituation es nicht rechtfertigen, dass der Kläger die fraglichen Änderungen vornimmt, ohne die Kommission zumindest zu informieren, um ihre Zustimmung einzuholen. Außerdem ist, wie oben aus Randnr. 41 hervorgeht, insbesondere für personelle Veränderungen eine schriftliche Vereinbarung erforderlich. Der vage Hinweis des Klägers, dass der Leitfaden solche Änderungen gestatte, kann dieses Ergebnis nicht in Frage stellen.
108    Zur mit der Erwiderung vorgelegten E‑Mail-Korrespondenz über die Änderung des Orts des Treffens ist neben der Tatsache, dass es sich um ein verspätet vorgelegtes Beweismittel handelt, jedenfalls festzustellen, dass sie ein anderes als das hier fragliche Treffen betrifft.
109    Unter diesen Umständen ist festzustellen, dass die Kommission die fraglichen Kosten fehlerfrei als im Kostenvoranschlag nicht vorgesehen abgelehnt hat.
Zu den Konferenz- und Seminarkosten
110    Die vom Gericht als zulässig angesehenen Rügen betreffen die streitigen Ausgaben der Positionen E 7, E 8, E 11, E 14, E 16, E 17, E 18 und E 41.
111    Es ist jedoch zunächst darauf hinzuweisen, dass das Gericht den Kläger in der Sitzung im Zusammenhang mit den Positionen E 8, E 11, E 14, E 16, E 17 und E 18 gefragt hat, ob sein Vorbringen in der Erwiderung, er beschränke sich hinsichtlich der Konferenz- und Seminarkosten darauf, auf das Vorbringen der Kommission zu den Positionen E 7 und E 41 zu antworten, da er zum einen der Forderung, Nachweise vorzulegen, aus denen hervorgehe, ob es sich um Transporte von und zum Flughafen oder um lokale Transporte handele, nicht nachkommen könne, und er zum anderen aus Gründen der Prozessökonomie nur auf die betragsmäßig wesentlichen Positionen eingehe, bedeutet, dass er alle die Rubrik „Konferenzen und Seminare“ betreffenden Rügen außer denjenigen zurückzieht, die sich auf die Positionen E 7 und E 41 beziehen. Der Kläger hat auf diese Frage geantwortet, dass diese Rügen aus Gründen der Prozessökonomie fallen gelassen werden müssten. Danach hat das Gericht über die Rügen zu den Positionen E 8, E 11, E 14, E 16, E 17 und E 18 nicht mehr zu befinden; seine Prüfung beschränkt sich im Folgenden auf die Rügen zu den Positionen E 7 und E 41.
Position E 7
112    Aus den dem Schreiben vom 14. August 2007 und der angefochtenen Entscheidung beigefügten Aufstellungen geht hervor, dass bei dieser Position ein Betrag von 1 532,50 Euro an Hotelkosten als förderfähig anerkannt, jedoch 1 432,50 Euro mit dem Hinweis „Unterkunft im Kostenvoranschlag nicht vorgesehen“ abgelehnt wurden.
–       Vorbringen der Parteien
113    Der Kläger bringt vor, dass die Beherbergungskosten für die Teilnehmer des vierten Workshops im Kostenvoranschlag mit 960 Euro veranschlagt worden seien. Da bei den anderen Workshops weniger ausgegeben worden sei, habe es bei dieser Position keine Erhöhung über 10 % des Kostenvoranschlags gegeben, so dass eine Information der Kommission nicht erforderlich gewesen sei. Außerdem „liegt [dieser Position] derselbe Sachverhalt wie unter ‚B 1‘ zugrunde“, so dass diese Kosten ebenfalls anzuerkennen seien.
114    In der Erwiderung führt der Kläger weiter aus, die Kommission habe die Anerkennung der Kosten in der angefochtenen Entscheidung abgelehnt, weil sie nicht im Kostenvoranschlag ausgewiesen seien. Das Vorbringen in der Klagebeantwortung, die vorgelegten Belege stimmten nicht mit der Hotelrechnung überein, sei neu. Die Kommission übersehe, dass der Überweisungsbeleg über einen Betrag von 2 502,50 Euro an das Hotel, der der Klagebeantwortung in Kopie beigefügt sei, sich auf zwei Rechnungen beziehe, und zwar auf die hier in Rede stehende Rechnung über 1 532,50 Euro und auf eine Rechnung über 970 Euro. Dass nur eine Summe von 1 432,50 Euro in die Abrechnung eingestellt worden sei, sei auf einen Übertragungsfehler zurückzuführen. Da dies jedoch zu keinem Nachteil für die Kommission führe, seien die abgerechneten Kosten in voller Höhe als förderfähig anzuerkennen.
115    Die Kommission tritt dem Vorbringen des Klägers entgegen.
–       Würdigung durch das Gericht
116    Nach den von der Kommission der Klagebeantwortung beigefügten Belegen weichen die Beträge, die der vom Kläger zu dieser Position vorgelegte Zahlungsnachweis und die eingereichte Hotelrechnung ausweisen, voneinander ab.
117    Die Kommission hat auf eine schriftliche Frage des Gerichts geantwortet, dass die fraglichen Beherbergungskosten unter bestimmten Voraussetzungen förderfähig hätten sein können, dass jedoch zum Zeitpunkt des Erlasses der angefochtenen Entscheidung eine solche Förderfähigkeit objektiv nicht feststellbar gewesen sei, da der Kläger seiner Verpflichtung nicht nachgekommen sei, eine nachvollziehbare Abrechnung samt den erforderlichen Zahlungsnachweisen vorzulegen. Dass die Kommission angenommen habe, es handele sich um im Kostenvoranschlag nicht vorgesehene Kosten, sei ein dem Kläger zuzurechnender Irrtum. Die Ablehnung von Ausgaben, die an sich förderfähig seien, aber auf irreführende Buchhaltungsunterlagen gestützt würden, könne ihr nicht im Rahmen eines Prozesses mit der Begründung angelastet werden, dass die Ablehnung unzutreffend begründet worden sei, da widrigenfalls die Gerichtsverfahren es nachlässigen Förderungsempfängern stets ermöglichten, unzureichende Abrechnungen richtigzustellen.
118    Wie bei den Positionen B 5 und B 11 geht aus dem Akteninhalt hervor, dass der Kläger seiner oben in Randnr. 88 angeführten Verpflichtung, der Kommission gegenüber verlässliche Angaben zu machen, nicht nachgekommen ist. Wie nämlich die Kommission vorbringt, legte der Kläger zu dieser Position einen Zahlungsnachweis über einen Betrag vor, dessen Höhe (2 502,50 Euro) und Gegenstand (Reg.-Nr. 27/09/05 und 28/09/05) nicht mit der übermittelten Hotelrechnung über einen Betrag von 1 532,50 Euro für die Übernachtungen vom 12. und 13. September 2005 übereinstimmen. Die Klarstellungen hierzu durch den Kläger in der Erwiderung sind verspätet. Unter diesen Umständen hat die Kommission keinen Fehler begangen, als sie die fraglichen Ausgaben als im Kostenvoranschlag nicht vorgesehen ablehnte.
Position E 41
119    Bei dieser Position wurden Verpflegungskosten in Höhe von 2 609,26 Euro für 25 Teilnehmer einer Konferenz in Bratislava (Slowakei) nicht anerkannt. In der dem Schreiben vom 14. August 2007 beigefügten Aufstellung wird ein Betrag in Höhe von 5 309,26 Euro angegeben. Er wurde mit der Begründung abgelehnt, dass es sich um im Kostenvoranschlag nicht vorgesehene Kosten handele. In der der angefochtenen Entscheidung beigefügten Aufstellung wurde ein Betrag von 2 700 Euro anerkannt und ein Betrag 2 609,26 Euro mit folgender Begründung abgelehnt: „per E‑Mail 2 700 Euro abgerechnet“ („e-mail requesting for 2 700 euros“).
–       Vorbringen der Parteien
120    Der Kläger ist der Ansicht, dass diese Kosten für die Schlusskonferenz in Bratislava im Kostenvoranschlag unter der Position E vorgesehen gewesen seien und hätten anerkannt werden müssen. In der Erwiderung weist er darauf hin, dass die Kommission selbst die Kosten als förderfähig anerkenne. Sie sei daher nicht befugt, den betreffenden Betrag zurückzubehalten. Schließlich bestreitet der Kläger das Vorbringen der Kommission, er habe die Durchführung eines Audits verweigert.
121    Die Kommission trägt vor, dass die Kosten in Höhe von 2 609,26 Euro irrtümlich nicht als förderfähig anerkannt worden seien. Allerdings werde sie im Hinblick auf die Erkenntnisse aus dem mit der Klagebeantwortung vorgelegten Prüfbericht bis zum Vorliegen der Ergebnisse eines Audits des Projekts keine weiteren Zahlungen an den Kläger leisten, da nicht ausgeschlossen werden könne, dass vom Kläger ein weitaus höherer Betrag als 80 % der irrtümlich nicht anerkannten Kosten (2 087,40 Euro) zurückzufordern sein werde. In der Gegenerwiderung führt sie aus, dass es der ordnungsgemäßen Verwaltung der Unionsfinanzen widerspräche, wenn sie einem Förderungsempfänger Zahlungen leistete, die sie sodann wieder zurückfordern müsste. Sie könne daher sehr wohl ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen. Nach dem Rechtsgrundsatz dolo agit, qui petit quod statim redditurus est könne der Kläger derzeit keine weiteren Zahlungen von der Kommission beanspruchen. Sie habe alle Anstrengungen unternommen, um die angekündigte Rechnungsprüfung frühzeitig durchzuführen, doch habe der Kläger den für den Zeitraum vom 30. Juni 2008 bis zum 2. Juli 2008 angesetzten Audit ohne triftigen Grund verweigert. Nach der Finanzhilfevereinbarung habe sich der Förderungsempfänger jederzeit während eines Zeitraums von fünf Jahren ab der Zahlung des Restbetrags für einen Audit bereitzuhalten. Der Kläger habe sich durch sein Verhalten selbst ins Unrecht gesetzt und könne keine weiteren Ansprüche stellen. Schließlich könne sie nach Art. II.16.2 der Finanzhilfevereinbarung die Zahlungen jederzeit aussetzen, wenn sich herausstelle oder wenn Prüfungen und Kontrollen nahelegten, dass der Förderungsempfänger Bestimmungen der Vereinbarung nicht eingehalten habe.
–       Würdigung durch das Gericht
122    Es ist festzustellen, dass die Kommission, wie von ihr anerkannt, einen Fehler begangen hat, als sie den fraglichen Betrag ablehnte. Unter diesen Umständen ist der Rüge stattzugeben.
123    Das Vorbringen der Kommission, das Audit werde wahrscheinlich ergeben, dass sie vom Kläger die Erstattung eines höheren Betrags als die fragliche Summe für die betreffende Position werde verlangen müssen und sie ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen könne, geht über den in der Klageschrift festgelegten Rahmen des Rechtsstreits hinaus. Im Rahmen der vorliegenden Nichtigkeitsklage ist das Gericht nämlich gehalten, über die Frage zu entscheiden, ob die Kommission, was die in der Klageschrift genannten Positionen anbelangt, in der angefochtenen Entscheidung Fehler bei der Festsetzung des endgültigen Förderbetrags begangen hat.
124    Auch das Vorbringen der Kommission, der Kläger habe seine Verpflichtungen aus der Finanzhilfevereinbarung in Bezug auf die Durchführung eines Audits verletzt, geht über den durch die Klageschrift festgelegten Streitgegenstand hinaus und ist zurückzuweisen.
125    Unter diesen Umständen ist der Rüge stattzugeben.
126    Nach alledem ist dem einzigen Klagegrund teilweise stattzugeben und die angefochtene Entscheidung für nichtig zu erklären, soweit mit ihr die Ausgaben der Positionen A 6, A 39, A 40, A 41, A 43 und E 41 abgelehnt wurden.
Kosten
127    Gemäß Art. 87 § 3 kann das Gericht die Kosten teilen oder beschließen, dass jede Partei ihre eigenen Kosten trägt, wenn jede Partei teils obsiegt, teils unterliegt oder wenn ein außergewöhnlicher Grund gegeben ist.
128    Angesichts der Tatsache, dass die Mehrzahl der Rügen des Klägers zurückgewiesen wurde, ist es nach den Umständen des vorliegenden Falles angemessen, ihn zur Tragung von zwei Dritteln der Kosten des vorliegenden Verfahrens zu verurteilen. Da die angefochtene Entscheidung teilweise für nichtig erklärt wurde, trägt die Kommission ein Drittel der Kosten.
Aus diesen Gründen hat
DAS GERICHT (Vierte Kammer)
für Recht erkannt und entschieden:
1.      Die Entscheidung der Kommission vom 16. November 2007 über die teilweise Nichtanerkennung der dem Berliner Institut für Vergleichende Sozialforschung e.V. im Rahmen der Finanzhilfevereinbarung Daphne JAI/DAP/2004‑2/052/W entstandenen Kosten wird hinsichtlich der Ausgaben unter den Positionen A 6, A 39, A 40, A 41, A 43 und E 41 für nichtig erklärt.
2.      Das Berliner Institut für Vergleichende Sozialforschung trägt zwei Drittel seiner eigenen Kosten und zwei Drittel der Kosten der Europäischen Kommission. Die Kommission trägt ein Drittel ihrer eigenen Kosten und ein Drittel der Kosten des Berliner Instituts für Vergleichende Sozialforschung.
Czúcz
Labucka
O’Higgins
Verkündet in öffentlicher Sitzung in Luxemburg am 21. September 2011.
Unterschriften
Inhaltsverzeichnis
Rechtlicher Rahmen und Vorgeschichte des Rechtsstreits
Verfahren und Anträge der Parteien
Rechtliche Würdigung
Zur Zulässigkeit bestimmter Rügen
Zu den Personalkosten
Positionen A 18, A 20, A 26, A 27, A 34 und A 36
– Vorbringen der Parteien
– Würdigung durch das Gericht
Position A 6
– Vorbringen der Parteien
– Würdigung durch das Gericht
Positionen A 17, A 21 und A 33
– Vorbringen der Parteien
– Würdigung durch das Gericht
Positionen A 39, A 40, A 41 und A 43
– Vorbringen der Parteien
– Würdigung durch das Gericht
Position A 44
– Vorbringen der Parteien
– Würdigung durch das Gericht
Zu den Reise- und Aufenthaltskosten
Position B 11
– Vorbringen der Parteien
– Würdigung durch das Gericht
Position B 15
– Vorbringen der Parteien
– Würdigung durch das Gericht
Position B 30
– Vorbringen der Parteien
– Würdigung durch das Gericht
Zu den Konferenz- und Seminarkosten
Position E 7
– Vorbringen der Parteien
– Würdigung durch das Gericht
Position E 41
– Vorbringen der Parteien
– Würdigung durch das Gericht
Kosten
* Verfahrenssprache: Deutsch.