अभ्यागत व्यवस्थापन

ठराविक परिसरात अथवा इमारतीत येणाऱ्या अभ्यागतांचे व्यवस्थापनास अभ्यागत व्यवस्थापन असे म्हणतात.सहसा खासगी किंवा शासकीय आस्थापनांच्या किंवा सार्वजनिक ठिकाणी येणाऱ्या अभ्यागतांची माहिती सूचना आणि संकलन व्यवस्थेचे नियमन करण्याची जबाबदारी अभ्यागतांचे व्यवस्थापनास अंतर्गत पार पाडली जाते.
सहसा प्रवेशद्वारावरील सुरक्षा रक्षक, स्वागतिका(रिसेप्शनीस्ट) , प्रशासकीय अधिकारी या पैकी एक किंवा अधिक लोक ही जबाबदारी पार पाडत असतात.
परिसर किंवा आस्थापनेतील अधिकृत उपयोगकर्ते,मान्यता प्राप्त प्रवेशकर्ते आणि अनधिकृत अभ्यागत यातील फरक करून अनधिकृत अभ्यागताचा प्रवेश प्रतिबंधीत करणे हा या प्रणालीचा मूख्य उद्देश्य असतो.
प्रत्येक व्यक्तिची ओळखपटवली जाणे, आवश्यकतेनुसार व्यक्ति / सामान/वाहनाची झडती/पडताळणी करून असुरक्षीत वस्तु आत नेल्या जात नाही आहेत याची प्रवेशद्वारावरच पडताळणीकरून घेणे,अधिकृत मान्यताप्राप्त आणि अनधिकृत/अमान्य वावरातील फरक ठळक करणे.
आस्थापनेच्या सुरक्षा आणि अतिथी व्यवस्थापन आवश्यकतां/गरजेनुसार विविध पद्धती अमलात आणल्या जातात.पण सर्वसाधारणपणे ,??
अभ्यागत पारक (व्हिजीटर पास) आणि नोंदवहीसोबत सुरक्षा रक्षक अथवा स्वागतिका(रिसेप्शनीस्ट) ही किमान आवश्यकता असते.जिथे कालावधीनुसार बदलती सुरक्षा रक्षक व्यवस्था अथवा आस्थापनेच्या अधिकृत उपयोगकर्त्यांची संख्या जास्त असल्यास मालक कर्मचारी अथवा रहिवासी यांच्याकरिता तसेच अभ्यागतांकरिता गळ्यात/कुर्त्यावर लटकवण्याचे बॅज दिले जातात. सहसा अभ्यागतांचे बॅजचा रंग वेगळा ठेवला जातो.
जास्तित-जास्त माहिती गोळा करून, अभ्यागत व्यवस्थापन प्रणाली , विशिष्ट अभ्यागताची ही प्रणाली वापरण्याबाबतची नोंद ठेउ शकते.तसेच अभ्यागताच्या ठावठिकाण्याबद्दल कागदपत्रे देउ शकते.
ही प्रणाली ईमारत सुरक्षेची व प्रवेश नियंत्रणासपुरक म्हणुन वारंवार वापरण्यात येते कारणकी,अभ्यागत व्यवस्थापन प्रणाली ही ईमारत वापरण्याबद्दलची माहिती देउ शकते..ईलेक्ट्रॉनिक अभ्यागत व्यवस्थापन प्रणाली हे जसजशी व्यापक व ताकतवार होत गेली,ह्या प्रणाल्या, ईमारत सुरक्षेची व प्रवेश नियंत्रणाची अनेक कामे(कार्ये) स्वतःकडे घेत आहेत.
अनेक वेगवेगळे विक्रेते अभ्यागत व्यवस्थापन सॉफ्टवेर व प्रणाल्या विकत आहेत. संकलीत केली जाणारी माहिती:
कागद व पेन अतिथी व्यवस्थापन प्रणाली ही सार्वजनिक ईमारतीस भेट देणाऱ्या अभ्यागताबद्दल मुलभूत माहितीची नोंद ठेवते किंवा लॉग पुस्तिका ठेवते.तेथे नोंदलेल्या विशिष्ट माहितीत, अभ्यागताचे नाव, भेट देण्याचे कारण,दिनांक व आत येण्याची व बाहेर जाण्याची वेळ ईत्यादी.
कागद व पेन अतिथी व्यवस्थापन प्रणालीचा मुख्य अधिकचा फायदा असा की त्याचे मुल्य कमी आहे.या प्रणालीच्या वापरासाठी प्रशिक्षण हे अत्यंत कमी प्रमाणात द्यावे लागते, आणि या प्रणालीच्या वापरासा ठी लागणारी उपकरणे फारच स्वस्त व कुठेही मिळण्याजोगी आहेत.
सुरक्षा व वापराचे दृष्टीने या प्रणालीचे नकारात्मक मुद्देही आहेत. अभ्यागताने यातील नोंदी स्वतःचे हाताने करावयास हव्या.त्याने सार्वजनिक प्रवेश खोळंबल्यागत होतो.सुरक्षा अधिकाऱ्याने प्रत्येक अभ्यागतापासचे क्रेडेंटीयल्स तपासुन पुढे काही अजून तपासण्या असल्यास त्या सुरू करावयास हव्या(जसे,पार्श्वभूमी तपासणे किंवा ईतर काही). अभ्यागताच्या बॅजवर फोटो ओळख क्वचितच असते ??????????. From the security and usage standpoint, a pen and paper visitor management system has many negative points. Visitors must write entries by hand, creating a logjam effect in public entryways. Security personal must check each visitor’s credentials and manually initiate any further security checks (for example, a call for a background check or other action). Visitors badges rarely have photo identification and can easily be swapped from person to person. Documentation requires either manually re-entering logbook information in a computer or keeping the logbook itself in storage.
मुलभूत संगणक व ईलेक्ट्रॉनिक अभ्यागत व्यवस्थापन प्रणाली ही अतिथीच्या माहितीची नोंद ठेवण्यासा ठी व व्यवस्थापनासा ठी संगणकाची आंतरजोडणी वापरते. जशी संगणकाची प्रक्रिया करण्याची शक्ति,डिजिटल व्हीडिओ व माहिती एकत्रीकरण तंत्रज्ञान सुधरले, अभ्यागत व्यवस्थापन प्रणालीने, फोटो ओळखण्याची शक्ति,डाटाबेसमधील शोध,स्वयंचलित द्वार प्रवेश व ईतर कामे त्यात जोडली.
An electronic visitor management system improves upon most of the negative points of a pen and paper system. Visitor ID can be checked against national and local databases, as well as in-house databases for potential security problems. Many visitor management systems feature searchable visitor information databases. Photo ID cards can be custom printed for one-time only or continuing use. Swipe cards speed the security screening process.
Electronics visitor management systems are more expensive to implement than a pen and paper system. They also require a longer familiarization period for both the security personnel, building staff and visitors than a pen and paper system. The amount of information gathered by an electronic visitor management system—as well as the uses the information is put to—can also be a source of controversy.
Computer visitor management systems have seen a rise since their inception in the late 1990s, with the software growing more advanced over the years. Although these systems have seen a considerable boost after many companies and government agencies increased security measures following the events of September 11, 2001, some believe interest in them might have begun to diminish.
Several desktop-based visitor management software applications are currently available. These applications typically consist of three fundamental components: a) visitor registration, b) visitor badge printing, and c) reporting functionality. Some of the applications are capable of automatically capturing visitor information directly from a visitor's driver license, passport or other government issued identification document.
The amount of data recorded by a modern visitor management system is formidable, and issues of information privacy have created controversy regarding the use of these visitor management systems. However, terrorist activities, school violence and child protection issues have acted as rallying points for support of comprehensive visitor management systems in sensitive locations.
Database security, both at the national level and at the level of the end-user of an electronic security system is a critical concern for privacy advocates. They argue that as the level of information accessed, gathered and retained increases, additional security measures to protect the information itself should be put in place.
Also at issue is the level of security given to the access cards themselves. Some privacy advocates point to experiments done by researchers that crack the security of RFID cards, sometimes used as part of a visitor management system. If the security of these types of cards can be compromised, this would allow identity thieves to pilfer personal information.
Proponents of an information rich visitor management system point to increased school security as one substantial benefit. As more parents demand action from the schools that will protect children from sexual predators, some school districts are turning to modern visitor management systems that not only track a visitor’s stay, but also check the visitor’s information against national and local criminal databases.
According to the supporters of enhanced visitor management systems, the same database search capabilities could be used to protect sensitive areas potential threats such as terrorists of criminal activity.