COMISSÃO ORGANIZADORA NACIONAL DA 2a CONFERÊNCIA NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUÇÃO No 1, DE 9 DE MARÇO DE 2026 Aprova o Regimento Interno da 2a Conferência Nacional de Arquivos - 2a CN Arq. Processo no 08227.000718/2026-09 A Coordenadora da Comissão Organizadora Nacional da 2a Conferência Nacional de Arquivos, instituída pela Portaria MGI no 8.846, de 10 de outubro de 2025, e designada pela Portaria MGI no 9.634, de 4 de novembro de 2025, no uso das competências atribuídas à referida Comissão e em conformidade com a deliberação tomada em sua 14a reunião ordinária, realizada em 27 de fevereiro de 2026, resolve: Art. 1o Fica aprovado o Regimento Interno da 2a Conferência Nacional de Arquivos - 2a CN Arq, na forma dos anexos I e II a esta Resolução. Art. 2o Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. MONICA LIMA E SOUZA ANEXOREGIMENTO INTERNO DA 2a CONFERÊNCIA NACIONAL DE ARQUIVOS Dispõe sobre a organização, composição e funcionamento das etapas preparatórias da 2a Conferência Nacional de Arquivos - 2a CN Arq. CAPÍTULO I - DOS OBJETIVOS Art. 1o A 2a Conferência Nacional de Arquivos (2a CN Arq), convocada pela Portaria MGI no 9.618, de 17 de dezembro de 2024, alterada pela Portaria MGI no 4.130, de 5 de junho de 2025, e pela Portaria MGI no 11.303, de 17 de dezembro de 2025, tem como objetivo geral promover reflexão pública qualificada sobre a Política Nacional de Arquivos, discutir modelos de governança, financiamento, fortalecer capacidades institucionais dos setores público e privado, analisar o marco legal, ampliar a participação social e situar os arquivos - públicos, privados e comunitários - no centro das discussões sobre democracia, informação e direitos. Art. 2o São objetivos específicos da 2a CN Arq: I - Ampliar o debate público sobre a missão institucional e a atuação de arquivos públicos, privados e comunitários; II - Propor mecanismos de institucionalização de arquivos públicos municipais e o fortalecimento de arquivos públicos estaduais e distritais, a partir da cooperação mútua entre governos, profissionais de arquivo e comunidades; III - Promover o reconhecimento e o fortalecimento de arquivos comunitários como instituições com características e objetivos próprios e de interesse público e social; IV - Promover a avaliação da Política Nacional de Arquivos, de que trata a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e propor eixos de atualização; V - Propor mecanismos para o engajamento dos diferentes arquivos aos sistemas arquivísticos de níveis federal, estadual, distrital e municipal; VI - Propor critérios para a garantia de boas práticas de participação social e gestão de arquivos com vistas ao aprimoramento da eficiência, transparência e acessibilidade; VII - Propor diretrizes para a garantia de preservação, segurança e recuperação da informação em documentos arquivísticos digitais; e VIII - Propor instrumentos de garantia da transversalidade dos arquivos como agentes de promoção de cidadania, do fortalecimento da democracia participativa e do direito à memória, verdade e reparação. CAPÍTULO II - DO TEMA E DOS EIXOS TEMÁTICOS Art. 3o A 2a CN Arq terá como tema central: "Arquivos: agentes da cidadania e da democracia." Art. 4o A 2a CN Arq será estruturada em 6 (seis) eixos temáticos: I - Eixo 1 - Marco Legal, Governança Arquivística e Perspectivas para uma Política Nacional de Arquivos II - Eixo 2 - Gestão de Documentos como infraestrutura democrática III - Eixo 3 - Preservação e Patrimônio Arquivístico IV - Eixo 4 - Acesso, Transparência, Inclusão e Promoção da Cidadania V - Eixo 5 - Condições de Trabalho nos Arquivos e Ensino e Pesquisa em Arquivologia VI - Eixo 6 - Arquivos Privados e Comunitários, Pluralidade da Memória e Interesse Público e Social § 1o A 2a CN Arq e suas deliberações terão abrangência nacional. § 2o Os eixos da 2a CN Arq serão tratados em todas as suas etapas. CAPÍTULO III - DAS ETAPAS DA CONFERÊNCIA Art. 5o A 2a CN Arq será antecedida pelas seguintes etapas: I - Etapas municipais, intermunicipais e livres locais; II - Etapas estaduais e do Distrito Federal; III - Etapas livres nacionais; IV - Etapa nacional. § 1o Os estados e o Distrito Federal deverão instituir Comissão Organizadora, instância responsável pela organização, implementação e desenvolvimento das conferências em seus respectivos âmbitos, que conte com a participação do órgão e conselhos responsáveis pela pauta de arquivos no estado; § 2o A composição das Comissões Organizadoras Estaduais e do Distrito Federal deverá assegurar paridade de representação entre o poder público e a sociedade civil. § 3o A não realização das etapas municipais, intermunicipais, livres locais, estaduais, do Distrito Federal, ou livres nacionais em uma ou mais unidades da federação não constituirá impedimento para a realização da etapa nacional no prazo previsto §4o As despesas com a realização das etapas municipais, intermunicipais, livres, estaduais e do Distrito Federal serão de responsabilidade dos respectivos entes organizadores. Seção I - Das etapas municipais, intermunicipais e livres locais Art. 6o As etapas municipais, intermunicipais e livres locais serão organizadas pelos órgãos, conselhos, pessoas ou organizações interessadas pelo segmento dos arquivos, com o objetivo de discutir o tema e os eixos da 2a CN Arq no respectivo âmbito e encaminhar propostas para a etapa estadual, e devem ocorrer até 19 de abril de 2026. §1o As etapas municipais serão convocadas e organizadas pelo poder público municipal. §2o As etapas intermunicipais serão convocadas e organizadas por agrupamentos de municípios de um mesmo estado. §3o As etapas livres locais serão aquelas convocadas por pessoas ou organizações interessadas pelo segmento e pela pauta dos arquivos no estado. §4o As etapas municipais, intermunicipais e livres locais aprovarão propostas para a etapa estadual, conforme orientações definidas pela Comissão Organizadora Nacional. §5o A organização das etapas municipais, intermunicipais e livres locais deverão comunicar formalmente sua realização, com antecedência mínima de até 3 dias, às respectivas Comissões Organizadoras Estaduais (CO Es) e à Comissão Organizadora Nacional (CON), por meio do endereço: . §6o A participação nas etapas municipais, intermunicipais e livres locais será viabilizada a partir de inscrição prévia, conforme normatizado pela respectiva comissão organizadora. §7o O relatório final das etapas municipais, intermunicipais e livres locais deverá ser elaborado e publicado conforme modelo definido pela CON, e encaminhado por meio do endereço eletrônico , no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis após a sua realização. Seção II - Das etapas estaduais e do Distrito Federal Art. 7o As etapas estaduais e do Distrito Federal ocorrerão de 23 de março a 19 de abril de 2026, organizadas pelos órgãos e conselhos responsáveis pela pauta de arquivos no estado, em formato presencial. § 1o A participação dos municípios na Conferência Estadual poderá, excepcionalmente, ser realizada em formato híbrido, em situações específicas devidamente justificadas, seguindo as orientações emanadas da CON. § 2o Na modalidade híbrida, a participação remota se dará, presencialmente, através de polos a distância, organizados em localidades fora do município sede da conferência estadual. § 3o Excepcionalmente, em casos de impossibilidade justificada da presença no polo, poderá ser autorizada pela COE a participação remota fora do polo, conforme os critérios estabelecidos pela CON. §4o As etapas estaduais e do Distrito Federal poderão ser precedidas por etapas municipais, intermunicipais e livres locais e elegerão pessoas delegadas para a Etapa Nacional no quantitativo definido no Anexo I deste regimento. §5o Cada unidade federativa poderá encaminhar até 12 propostas para a etapa nacional, sendo 2 propostas por eixo. §6o As Comissões Organizadoras Estaduais e do Distrito Federal deverão convocar a respectiva conferência com, no mínimo, 07 dias de antecedência da realização da etapa, conforme orientações definidas pela Comissão Organizadora Nacional. §7o A participação nas etapas estaduais e do Distrito Federal será viabilizada a partir de inscrição prévia, conforme normatizado pela respectiva comissão organizadora. §8o O relatório final das etapas estaduais e do Distrito Federal deverá ser elaborado e publicado conforme modelo definido pela CON, e encaminhado por meio do endereço eletrônico , no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis após a sua realização. §9o Cada etapa estadual ou do Distrito Federal, juntamente com a escolha das pessoas delegadas, deverá eleger pessoas suplentes para substituição das pessoas delegadas titulares, na impossibilidade da participação destas na Etapa Nacional. A lista com identificação das pessoas delegadas suplentes deverá constar no relatório final das etapas estaduais e do Distrito Federal. §10 A eleição e indicação de pessoas delegadas para a Etapa Nacional, com exceção dos titulares do Conarq e da Comissão Organizadora Nacional, fica condicionada à sua participação na respectiva etapa estadual, do Distrito Federal ou livre, devidamente comprovada por meio de registro da participação. §11 Nas etapas estaduais e do distrito federal, as eleições de pessoas delegadas à Etapa Nacional ocorrerão entre seus pares por segmentos. Seção III - Das etapas livres nacionais Art. 8o As etapas livres de âmbito nacional serão realizadas até 19 de abril de 2026 e deverão ser organizadas por pelo menos 01 organização de nível nacional, podendo registrar até 01 etapa livre cada. §1o A Comissão Organizadora Nacional assimilará ao processo de sistematização até 10 etapas livres de âmbito nacional. §2o Cada etapa livre nacional elegerá 01 pessoa delegada para a Etapa Nacional. §3o Cada etapa livre poderá enviar até 2 propostas por eixo para a Etapa Nacional, desde que atendam aos critérios estabelecidos em documento oficial a ser divulgado, com análise feita pela CON. §4o Na Etapa Nacional, serão incluídas até 120 propostas das etapas livres, selecionadas conforme critérios estabelecidos em documento oficial a ser divulgado. §5o O registro das etapas livres nacionais deve ser formalizado junto à CON, com antecedência mínima de até 3 dias da sua data de realização, por meio do endereço: . §6o O relatório final das etapas livres nacionais deverá ser elaborado e publicado conforme modelo definido pela CON, e encaminhado por meio do endereço eletrônico , no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis após a sua realização. Seção IV - Da Etapa Nacional Art. 9o. A Etapa Nacional será realizada de 26 a 28 de maio de 2026, em Brasília/DF, com a participação de até 500 pessoas, sendo: I - Pessoas delegadas, com direito a voz e voto: a) 370 Pessoas delegadas eleitas nos estados e DF. b) 35 Pessoas delegadas natas nacionais (titulares do CONARQ + titulares da CON) c) 54 Pessoas delegadas natas advindas dos estados, DF e municípios (27 membros titulares da Rede de Arquivos Estaduais + 27 representantes de arquivos públicos municipais). d) 10 Pessoas delegadas eleitas nas etapas livres. II - 25 pessoas convidadas, com direito a voz, mas sem direito a voto. III - 6 pessoas observadoras, sem direito a voz ou voto. §1o As despesas com deslocamento, hospedagem e alimentação das pessoas delegadas, para a etapa nacional, serão custeadas com orçamento consignado ao Arquivo Nacional, observadas as disponibilidades orçamentárias e financeiras. a) No caso de restrições orçamentarias e financeiras, os delegados representantes da sociedade civil terão prioridade no custeamento destas despesas. §2o As despesas com deslocamento, hospedagem e alimentação das pessoas convidadas serão custeadas com orçamento consignado ao Arquivo Nacional, observadas as disponibilidades orçamentárias e financeiras. §3o As despesas com deslocamento, hospedagem e alimentação das pessoas observadoras não serão custeadas pela organização do evento. § 4o Na ausência ou impedimento de participação dos membros titulares do Conarq, a representação e o exercício das atividades serão assumidos pelos respectivos suplentes. § 5o A CON poderá convocar seus membros suplentes para integrar frentes de trabalho específicas, de acordo com a demanda de atuação e as necessidades técnicas da Etapa Nacional. CAPÍTULO IV - DA PARTICIPAÇÃO NA ETAPA NACIONAL Art. 10. As Comissões Organizadoras Estaduais deverão assegurar, sempre que possível, na composição das delegações, a paridade de gênero e a participação entre os segmentos do poder público e da sociedade civil, garantido o mínimo de 50% (cinquenta por cento) para a sociedade civil, nos termos do Anexo I deste Regimento. Parágrafo Único: A composição das delegações deverá observar, sempre que possível, a representatividade de grupos étnico-raciais, movimentos rurais e urbanos, pessoas LGBTQIAPN+, pessoas com deficiência, multiplicidade geracional e grupos historicamente vulnerabilizados, promovendo diversidade e inclusão em todas as instâncias de participação. Art. 11. As inscrições de pessoas delegadas na 2a CN Arq deverão ser encaminhadas pelas CO Es, via formulário eletrônico, conforme orientações divulgadas pela CON. CAPÍTULO V - DA ORGANIZAÇÃO Art. 12. A 2a Conferência Nacional de Arquivos será presidida pela autoridade máxima do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos e, na sua ausência ou impedimento, pela autoridade máxima do Arquivo Nacional. Art. 13. A CON e a CEN, instâncias de deliberação, organização, implementação e desenvolvimento das atividades da 2a Conferência Nacional de Arquivos - 2a CN Arq, têm suas atribuições constantes da Portaria MGI no 8.846, de 10 de outubro de 2025. Parágrafo único: A Comissão Organizadora Nacional constituirá subcomissões para a realização das suas atribuições. CAPÍTULO VI - DO REGULAMENTO DA ETAPA NACIONAL Art. 14. O regulamento da Etapa Nacional será elaborado pela CON, apresentado ao Conarq e aclamado em plenária no primeiro dia da Conferência. Nele constarão: I - Procedimentos de credenciamento; II - Composição das mesas e grupos de trabalho; III - Metodologia de deliberação das propostas; IV - Critérios de votação e sistematização final. § 1o O regulamento da etapa nacional será divulgado antes da data de início da mesma para conhecimento das pessoas participantes. § 2o A aprovação do Regulamento da Etapa Nacional dar-se-á em bloco, ressalvados os itens objeto de destaque, os quais deverão ser obrigatoriamente acompanhados de proposta substitutiva e/ou aditiva redigida apresentada no ato do pedido. § 3o Ocorrendo o destaque, a deliberação dar-se-á mediante o confronto entre o texto original e a proposta substitutiva, garantindo-se ao proponente o tempo de 3 (três) minutos para defesa da alteração antes da votação definitiva pela plenária. CAPÍTULO VII - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 15. Em todas as etapas, as propostas que apresentarem linguagem racista ou capacitista, que configurarem discriminação de gênero, faixa etária, origem, classe social ou qualquer outro tipo de discriminação, não serão consideradas pela sistematização e não constarão do caderno nacional de propostas. Art. 16. O Arquivo Nacional e o Conarq darão publicidade aos resultados da 2a Conferência Nacional de Arquivos. Art. 17. As despesas com a organização e a realização da etapa nacional da 2a Conferência Nacional de Arquivos serão custeadas por recursos orçamentários consignados ao Arquivo Nacional, observada a disponibilidade orçamentária e financeira, podendo ser complementadas por recursos provenientes de parcerias e patrocínios destinados à sua execução Art. 18. Caso o estado ou o Distrito Federal não realize a convocação da etapa até o dia 12 de abril, as vagas correspondentes serão alocadas para a Comissão Organizadora Nacional. Esta comissão poderá definir mecanismos excepcionais, respeitando o percentual mínimo estabelecido no Anexo I. Tais mecanismos definirão os ocupantes das vagas garantindo a presença de delegados do estado que não realizou a etapa, e preservando o caráter nacional e federativo da conferência. Art. 19. Os casos omissos neste regimento serão deliberados pela Comissão Organizadora Nacional da 2a CN Arq. Art. 20. Este regimento entra em vigor na data de sua publicação. ANEXO II Serão eleitas pessoas oriundas das etapas estaduais e do Distrito Federal, respeitando os critérios de vagas e a composição definida a seguir. I - Composição das delegações estaduais e do Distrito Federal: a. Ao menos 50% de sociedade civil, sendo: a) Segmento A: Representantes e trabalhadores de Arquivos privados; b) Segmento B: Representantes e trabalhadores de Arquivos comunitários, movimentos sociais e organizações sindicais; c) Segmento C: Representantes de Associações Profissionais e trabalhadores de arquivos; d) Segmento D: Profissionais, trabalhadores e dirigentes de organizações e instituições de ensino e pesquisa com atuação nas áreas de Arquivologia, Biblioteconomia, Ciência da Informação, Ciências Sociais, Comunicação, Educação, História, Museologia e Patrimônio, ou de Tecnologia e Inovação. b. Até 50% de poder público, sendo: 1. Esfera Estadual/Distrital: a) 01 (um) representante do Poder Executivo Estadual; b) 01 (um) representante do Poder Legislativo Estadual; c) 01 (um) representante do Poder Judiciário Estadual. 2. Esfera Municipal: a) Até 03 (três) representantes de arquivos ou serviços arquivísticos de âmbito municipal presentes à etapa estadual. II - Definição de número de vagas para estados e Distrito Federal a) Cada estado terá 20, 16 ou 12 pessoas delegadas. b) O número de vagas de cada estado será determinado pela estimativa populacional para os municípios e para as Unidades da Federação brasileiros divulgada pelo IBGE em 1o de julho de 2025, conforme a tabela a seguir. Porte Critério Populacional Vagas Totais Estados Reacionados Porte 1 Acima de 14 milhões 20 BA, MG, RJ, SP Porte 2 Entre 2,5 e 14 milhões 16 AM, AL, CE, DF, ES, GO, MA, MT, MS, PA, PB, PE, PI, PR, RN, RS, SC Porte 3 Abaixo de 2,5 milhões 12 AC, AP, RO, RR, SE, TO c) Regra geral de remanejamento entre segmentos do poder público: i) O número de vagas reservadas para os representantes do Poder Público (Poder Executivo estadual, Poder Legislativo estadual, Poder Judiciário estadual e representantes de arquivos ou serviços arquivísticos de âmbito municipal) pode ser ajustado internamente, apenas no caso de um destes segmentos não ter participantes na etapa. As vagas remanescentes serão destinadas ao outro segmento Poder Público presente, assegurando o preenchimento das vagas totais reservadas para os segmentos do poder público. d) Regra geral de remanejamento entre segmentos da sociedade civil: i) O número de vagas reservadas para os representantes da Sociedade Civil (Segmentos A, B, C e D) pode ser ajustado internamente, apenas no caso de um destes segmentos não ter participantes na etapa. As vagas remanescentes serão destinadas aos outros segmentos da sociedade civil presentes, assegurando o preenchimento das vagas totais reservadas para tais segmentos. ii) Se, ainda assim, as vagas dos segmentos da sociedade civil não forem preenchidas, as vagas remanescentes serão destinadas a profissionais da área de arquivos ou à CON para destinação a convidados, conforme deliberação da Comissão Organizadora Nacional (CON). e) Os 27 membros titulares da Rede de Arquivos Estaduais e 27 representantes de arquivos públicos municipais, considerados pessoas delegadas natas, deverão participar da respectiva etapa estadual.