PORTARIA NORMATIVA IBC No 148, DE 18 DE MARÇO DE 2026 O DIRETOR-GERAL INSTITUTO BENJAMIN CONSTANT, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 25, inciso VII, do Regimento Interno aprovado pela Portaria MEC no 325, de 17 de abril de 1998, e alterado pela Portaria MEC no 310, de 03 de abril de 2018, e de acordo com o que consta no Processo no 23119.000640.2026-35, resolve: CONSIDERANDO o disposto no art. 37 da Constituição Federal, que impõe à Administração Pública a observância dos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência; CONSIDERANDO a Lei no 14.133, de 1o de abril de 2021, que estabelece a obrigatoriedade de acompanhamento e fiscalização da execução dos contratos administrativos, com definição clara de responsabilidades e registros formais dos atos praticados; CONSIDERANDO o disposto no art. 117 da Lei no 14.133/2021, que determina que a execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por representante(s) da Administração especialmente designado(s); CONSIDERANDO a necessidade de observância do princípio da segregação de funções, como instrumento de fortalecimento dos controles internos e mitigação de riscos administrativos; CONSIDERANDO o art. 12 do Decreto n.o 11.246/2022 que dispõe sobre as regras para a atuação do agente de contratação e da equipe de apoio, o funcionamento da comissão de contratação e a atuação dos gestores e fiscais de contratos; CONSIDERANDO as orientações dos órgãos de controle, especialmente do Tribunal de Contas da União, quanto à formalização, rastreabilidade e tempestividade dos atos relacionados à gestão e fiscalização contratual; CONSIDERANDO o Decreto no 10.193, de 27 de dezembro de 2019, que institui o Sistema de Gestão de Contratos da Administração Pública Federal - CONTRATOS.GOV, como ferramenta oficial para registro, acompanhamento e controle dos contratos administrativos; CONSIDERANDO o Comunica SIAFI Web no 2024/4276278, enviado em 31 de dezembro de 2024, pela Coordenação-Geral de Contabilidade da Secretaria do Tesouro Nacional; CONSIDERANDO a necessidade de padronização e organização dos processos administrativos de acompanhamento, execução e pagamento contratual, especialmente no início de novo exercício financeiro, Disciplina: Art. 1o - Do Objeto Fica disciplinado, no âmbito do Instituto Benjamin Constant, o fluxo de procedimentos relativos à gestão, fiscalização, acompanhamento da execução e pagamento dos contratos administrativos, incluindo a operacionalização dos sistemas CONTRATOS.GOV e SUAP, observadas as disposições desta Ordem de Serviço. Art. 2o - Do Marco Temporal I - Fica estabelecido como marco inicial institucional o mês de janeiro de 2026 para: a. a abertura, no SUAP, dos processos de acompanhamento e execução contratual, nos casos em que ainda não tenham sido formalizados; b. a abertura, no SUAP, dos processos de pagamento, quando inexistentes até então; c. a inserção, no CONTRATOS.GOV, do documento a título de instrumento de cobrança, bem como das demais atividades inerentes à gestão e fiscalização contratual. II - A definição do marco temporal tem caráter organizacional e normativo, não afastando a obrigatoriedade de observância da legislação vigente quanto à execução contratual. III - Dúvidas quanto ao acesso, cadastramento ou operacionalização do sistema CONTRATOS.GOV deverão ser direcionadas ao Grupo de Trabalho de Gestão Contratual (GTGC), instituído por normativo próprio. Art. 3o - Das Responsabilidades na Gestão e Fiscalização Contratual Para fins de organização funcional e racionalização das atribuições, ficam definidas as seguintes responsabilidades: I - Diretor do Departamento requisitante: Gestor do Contrato; II - Diretor Substituto: Gestor Substituto do Contrato; III - Fiscal Técnico: responsável pela fiscalização técnica do contrato, podendo, quando devidamente justificado, acumular as atribuições de Fiscal Administrativo; IV - Fiscal Administrativo: responsável pela fiscalização administrativa do contrato, podendo, quando devidamente justificado, acumular as atribuições de Fiscal Técnico. § 1o Considerando a limitação de servidores no âmbito do Instituto Benjamin Constant, fica autorizada a acumulação das atribuições de fiscalização técnica e administrativa por um mesmo agente público, desde que devidamente justificada nos autos, observados os princípios da razoabilidade, eficiência e da segregação de funções possível. § 2o Nas hipóteses de impedimento, afastamento ou impossibilidade de atuação, será admitida a substituição recíproca entre os fiscais designados, de forma a assegurar a continuidade do acompanhamento e da fiscalização da execução contratual. § 3o Havendo necessidade, o Instituto Benjamin Constant deverá assegurar as condições necessárias para a adequada atuação dos fiscais, inclusive por meio da oferta de cursos, treinamentos, capacitações e workshops. Art. 4o - Da Operacionalização do Sistema CONTRATOS.GOV I - A partir da vigência desta Ordem de Serviço, a operacionalização do sistema CONTRATOS.GOV passa a ser atribuição dos respectivos fiscais do contrato, no âmbito de suas competências legais e administrativas. II - Compete ao fiscal do contrato: a. realizar o registro dos instrumentos de cobrança; b. acompanhar as etapas de execução contratual; c. promover os registros necessários para subsidiar a fase de apropriação e pagamento. III - Permanecem inalteradas as atribuições da unidade responsável pela apropriação e pagamento, que seguirá atuando conforme o fluxo institucional vigente. Art. 5o - Da Estruturação dos Processos no SUAP I - Os processos administrativos deverão estar devidamente estruturados no SUAP, contemplando, no mínimo: a. processo de contratação; b. processo de acompanhamento e execução contratual; c. processo de pagamento. II - É responsabilidade do gestor e do fiscal do contrato verificar a correta vinculação e organização dos processos, assegurando a coerência documental e a rastreabilidade dos atos. Art. 6o - Do Ateste e dos Prazos I - As notas fiscais deverão ser encaminhadas para ateste com antecedência suficiente em relação ao vencimento, de forma a garantir tempo hábil para: a. os registros no sistema CONTRATOS.GOV; b. as providências administrativas no SUAP; c. a regular tramitação do processo de pagamento. Art. 7o - Do Apoio Técnico e Capacitação I - As unidades envolvidas poderão contar com apoio técnico durante o período de adaptação às rotinas estabelecidas nesta Ordem de Serviço. II - O Guia Orientativo de Gestão e Fiscalização Contratual, publicado em 2025, constitui referência inicial para a execução dos procedimentos, podendo ser atualizado e aprimorado conforme a consolidação da prática institucional. III - O Grupo de Trabalho de Gestão Contratual, instituído pela Portaria IBC no 509, de 30 de outubro de 2025, permanece à disposição para consultas e orientações. Art. 8o - Dos Materiais e Modelos de Apoio Para fins de orientação e padronização dos procedimentos, deverão ser utilizados os seguintes materiais e modelos: I - Guia Orientativo de Gestão e Fiscalização Contratual; II - Informe para abertura de processo no SUAP; III - Modelo de relatório de fiscalização técnica e administrativa; IV - Modelo de relatório de recebimento provisório; V - Modelo de relatório de recebimento definitivo. Parágrafo único. Os documentos listados neste artigo serão encaminhados aos departamentos e a seus respectivos representantes, por meio de correio eletrônico institucional, a ser enviado pelo Departamento de Administração (DADM). Art. 9o - Das Disposições Finais I - Esta Ordem de Serviço aplica-se aos contratos vigentes no âmbito do Instituto Benjamin Constant. II - Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação. MAURO MARCOS FARIAS DA CONCEIÇÃO