PORTARIA PRES/INSS No 1.937, DE 23 DE MARÇO DE 2026 Institui, disciplina e aprova o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. O PRESIDENTE DO INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL - INSS, no uso das atribuições que lhe confere o Decreto no 10.995, de 14 de março de 2022, e tendo em vista o que consta no Processo Administrativo no 35000.001387/20214-18, resolve: Art. 1o Esta Portaria institui, no âmbito do INSS, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, órgão técnico responsável pela orientação e realização do processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados, para garantir sua destinação final, nos termos da legislação vigente. Art. 2o O Regimento Interno da CPAD fica aprovado na forma do Anexo. Art. 3o Os procedimentos de avaliação e eliminação de documentos já iniciados sob a égide da Portaria no 1.501/PRES/INSS, de 19 de dezembro de 2014, ficam convalidados. Art. 4o Revoga-se a Portaria no 1.501/PRES/INSS, de 19 de dezembro de 2014, publicada no Diário Oficial da União de 22 de dezembro de 2014. Art. 5o Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. GILBERTO WALLER JUNIOR ANEXOREGIMENTO INTERNO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - CPAD CAPÍTULO I DA FINALIDADE Art. 1o A CPAD tem a finalidade de deliberar sobre o processo de análise, avaliação e seleção da documentação arquivística, com o objetivo de estabelecer prazos de guarda e destinação final do acervo de documentos no âmbito do INSS. CAPÍTULO II DA CONSTITUIÇÃO Art. 2o A CPAD será constituída por equipe multiprofissional, com representantes das Diretorias, da Auditoria-Geral, da Corregedoria-Geral, da Procuradoria Federal Especializada, do Gabinete da Presidência e de Arquivistas lotados na Divisão de Gestão de Documentação e Informação - DGDIN. § 1o O Presidente da CPAD será o chefe da DGDIN. § 2o O Secretário da CPAD será indicado pelo chefe da DGDIN. § 3o Os membros e suplentes serão indicados pelas chefias dos órgãos seccionais e específicos singulares e do Gabinete da Presidência do INSS. § 4o Os membros serão nomeados pelo Presidente do INSS por Portaria, permanecendo no exercício das funções até eventual substituição. § 5o A participação eventual de especialistas para subsidiar os trabalhos será permitida, quando necessário. CAPÍTULO III DA COMPETÊNCIA Art. 3o A CPAD possui as seguintes competências: I - aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos; II - propor a eliminação de documentos, a ser aprovada pelo Arquivo Nacional, obedecidos os prazos de guarda e destinação estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, relativos às atividades-meio e atividades-fim do INSS; e III - elaborar bem como enviar proposta da inserção de descritores ou qualquer outra alteração ao Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública, bem como à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da atividade-meio, ao Arquivo Nacional. CAPÍTULO IV DAS ATRIBUIÇÕES DO PRESIDENTE Art. 4o O Presidente da CPAD possui as seguintes competências: I - dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da CPAD; II - presidir e encaminhar os trabalhos nas reuniões; III - decidir sobre convocações; IV - delegar responsabilidades; V - proferir voto de desempate; VI - zelar pelo cumprimento das normas e decidir sobre questões omissas; VII - elaborar edital de ciência de eliminação de documentos e encaminhá-lo para publicação; VIII - encaminhar as Listagens de Eliminação de Documentos ao Presidente do INSS para aprovação e assinatura; IX - orientar a adoção dos instrumentos de classificação e temporalidade; X - propor: a) constituição de grupos de trabalho; e b) alterações no Regimento Interno; XI - prestar informações aos órgãos internos e externos no que concerne às competências e atividades da CPAD. CAPÍTULO V DAS ATRIBUIÇÕES DO SECRETÁRIO Art. 5o A Secretaria-Executiva da CPAD será exercida pela DGDIN, competindo ao Secretário: I - fazer a pauta das reuniões; II - substituir o Presidente da CPAD nas suas faltas e impedimentos; III - convocar, por determinação do Presidente da CPAD, as reuniões ordinárias e extraordinárias; IV - providenciar toda infraestrutura necessária ao funcionamento da CPAD; V - elaborar e expedir atas das reuniões em até 5 (cinco) dias após a sua realização; e VI - constituir bem como manter acessível o arquivo das atas e demais documentos da CPAD. CAPÍTULO VI DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS Art. 6o Os membros possuem as seguintes competências: I - participar e colaborar com os trabalhos da CPAD; II - elaborar pareceres técnicos sobre assunto de seu conhecimento ou áreas de atuação; III - encaminhar: a) as sugestões de pauta ao Secretário, com antecedência mínima de 10 (dez) dias; e b) os relatórios de atividades executadas in loco ao Secretário; IV - propor minutas de atos que aperfeiçoem o tratamento da matéria ao Secretário, sempre que necessário; V - zelar pelo cumprimento e aplicação das normas estabelecidas dentro da Política de Gestão de Documentos e Informações do INSS, fazendo cumprir este Regimento Interno, os objetivos e as competências da CPAD assim como a conservação da memória institucional; VI - dar: a) ciência sobre os assuntos tratados pela CPAD no âmbito da unidade pela qual foi indicado; e b) encaminhamento aos questionamentos da CPAD referentes à unidade pela qual foi indicado. Parágrafo único. Os membros suplentes substituirão os membros efetivos em suas ausências, impedimentos e afastamentos, podendo assistir as reuniões, fazer uso da palavra e participar das votações. CAPÍTULO VII DO FUNCIONAMENTO Art. 7o A CPAD se reunirá sob a coordenação do seu Presidente. Art. 8o As reuniões ordinárias ocorrerão semestralmente e deverão ser convocadas com antecedência mínima de 5 (cinco) dias. Art. 9o As reuniões extraordinárias deverão ser convocadas com antecedência mínima de quarenta e oito horas, a critério do Presidente da CPAD ou por solicitação de qualquer um dos membros da Comissão, por meio do e-mail institucional. Art. 10. As reuniões serão realizadas, preferencialmente, de forma on-line, podendo também ocorrer na sede da Administração Central do INSS ou em qualquer unidade descentralizada do órgão. Parágrafo único. A estimativa dos custos com deslocamentos dos membros da CAPD para outros entes federativos será feita no ano de entrada em vigor desta Portaria e nos dois anos subsequentes, com certificação da disponibilidade orçamentária e financeira, caso as reuniões não sejam realizadas por videoconferência. Art. 11. As reuniões da CPAD acontecerão com o quórum mínimo de maioria simples dos membros efetivos. Art. 12. As matérias que exijam deliberação serão decididas em votação entre os membros, exigida a maioria simples dos votos para a sua aprovação. Art. 13. As reuniões da CPAD deverão ser registradas em atas próprias.