PORTARIA GM-MD No 36, de 5 de janeiro de 2026 Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Administração Central do Ministério da Defesa - CPAD-MD. O MINISTRO DE ESTADO DA DEFESA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição, tendo em vista o disposto no art. 9o, caput e parágrafo único, do Decreto no 10.148, de 2 de dezembro de 2019, e de acordo com o que consta do Processo Administrativo no 60000.005931/2025-92, resolve: CAPÍTULO I OBJETIVO E DIRETRIZES Art. 1o Esta Portaria institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Administração Central do Ministério da Defesa - CPAD-MD, com o objetivo de realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos, recebidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos - Siga. Art. 2o Para fins do disposto no art. 1o, a CPAD-MD observará as seguintes diretrizes: I - aperfeiçoamento contínuo de procedimentos arquivísticos visando a identificação para guarda permanente ou eliminação de documentos destituídos de valor institucional ou histórico; II - incentivo à capacitação técnica e ao aperfeiçoamento de agentes públicos que desenvolvam atividades de arquivo; e III - preservação e acesso a documentos públicos, conforme normas aplicáveis. CAPÍTULO II COMPETÊNCIA Art. 3o Compete à CPAD-MD o exercício das competências previstas nos incisos I a V do art. 9o do Decreto no 10.148, de 2 de dezembro de 2019. CAPÍTULO III COMPOSIÇÃO Art. 4o A CPAD-MD será composta por 1 (um) membro titular e respectivo suplente dos seguintes órgãos: I - Gabinete do Ministro; II - Estado-Maior Conjunto das Forças Armadas: a) Gabinete; b) Assessoria de Inteligência de Defesa; c) Assessoria de Doutrina e Legislação; d) Chefia de Operações Conjuntas; e) Chefia de Assuntos Estratégicos; f) Chefia de Logística e Mobilização; e g) Chefia de Educação e Cultura; III - Secretaria-Geral: a) Gabinete; e b) Departamento do Programa Calha Norte - Militar; IV - Secretaria de Orçamento e Organização Institucional: a) Gabinete; b) Departamento de Organização e Legislação; c) Departamento de Planejamento, Orçamento e Finanças; d) Departamento de Administração e de Pessoal; e) Departamento de Engenharia e Logística; e f) Departamento de Tecnologia da Informação; V - Secretaria de Produtos de Defesa: a) Gabinete; b) Departamento de Produtos de Defesa; c) Departamento de Ciência, Tecnologia e Inovação; d) Departamento de Promoção Comercial; e e) Departamento de Financiamentos e Economia de Defesa; VI - Secretaria de Pessoal, Saúde, Desporto e Projetos Sociais: a) Gabinete; b) Departamento de Pessoal e Remuneração Militar; c) Departamento de Saúde e Assistência Social; d) Departamento de Desporto Militar; e e) Departamento de Projetos Sociais. § 1o O membro de que trata o caput, inciso I, representa na CPAD-MD as unidades integrantes do Gabinete do Ministro e os órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro de Estado da Defesa. § 2o A presidência da CPAD-MD será exercida por servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos do órgão de que trata o caput, inciso IV, alínea "e". § 3o A autoridade máxima da Secretaria-Geral designará os membros da CPAD-MD e respectivos suplentes, mediante indicações, no prazo de até dez dias da publicação desta Portaria, recebidas dos titulares dos órgãos de que trata o caput, incisos I a VI. § 4o O exercício dos membros da CPAD-MD será de três anos, admitida recondução por igual período. CAPÍTULO IV FUNCIONAMENTO Seção I Regras Gerais Art. 5o A CPAD-MD conta com uma Secretaria-Executiva, a cargo do Protocolo-Geral e Arquivo do Departamento de Engenharia e Logística, da Secretaria de Orçamento e Organização Institucional. Art. 6o O apoio administrativo à CPAD-MD será prestado pelo Departamento de Engenharia e Logística, da Secretaria de Orçamento e Organização Institucional. Art. 7o A CPAD-MD se reunirá em caráter ordinário, no mínimo, semestralmente e, em caráter extraordinário, quando convocada por seu Presidente ou por solicitação de um terço dos membros. Art. 8o As reuniões da CPAD-MD serão realizadas presencialmente nas dependências da administração central do Ministério da Defesa ou, excepcionalmente, por meio de videoconferência, na hipótese de membros ou convidados estarem localizados em entes federativos diferentes. Art. 9o O quórum de reunião da CPAD-MD é de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples. Art. 10. Além do voto ordinário, o Presidente da CPAD-MD emitirá o voto de qualidade em caso de empate. Art. 11. A convocação para as reuniões será feita de forma eletrônica pela Secretaria-Executiva da CPAD-MD, com antecedência mínima de cinco dias úteis, indicando-se a pauta e os horários de início e de término. Art. 12. O Presidente da CPAD-MD poderá distribuir as atividades em equipes temáticas, compostas por membros do colegiado, para proporcionar maior eficácia ao desempenho de suas competências, fixando-se datas de início e término das atividades, mediante registro em ata. Art. 13. O Presidente da CPAD-MD poderá convidar representantes de outros órgãos e entidades públicas ou privadas, e especialistas na matéria em discussão, para participar das reuniões do colegiado, sem direito a voto. Seção II Funções Específicas ao Tratamento Documental Art. 14. No exercício da competência de que trata o art. 3o, a CPAD-MD exercerá as seguintes funções, de acordo com a legislação aplicável: I - coordenar o processo de análise, avaliação, seleção e estabelecimento de prazos de guarda e a destinação dos documentos arquivísticos; II - promover treinamento em serviço e cursos de capacitação e de reciclagem dos servidores e colaboradores em articulação com a Divisão de Protocolo-geral e Arquivo, do Departamento de Engenharia e Logística, da Secretaria de Orçamento e Organização Institucional, como também incentivar a capacitação técnica e a reciclagem dos servidores e colaboradores que desenvolvam, ou venham a desenvolver atividades de arquivo; III - instituir procedimentos para a transferência e para o recolhimento, bem como aplicar os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo; IV - aplicar e orientar o uso Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, referentes às atividades-meio/suporte, instituídos para os órgãos e entidades da Administração Pública federal, quanto aos aplicáveis às atividades-fim do Ministério da Defesa; V - promover a atualização do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos referentes a subclasse 080 das atividades-meio/suporte, quando necessário, bem como aos aplicáveis às atividades-fim do Ministério da Defesa, revendo descritores, prazos de guarda e destinação final; VI - elaborar, em caráter excepcional, o Plano de Destinação de Documentos, quando os conjuntos documentais não constarem no Código de Classificação de Documentos e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos referentes às atividades-meio/suporte, instituídos para os órgãos e entidades da Administração Pública federal, conforme orientações do Arquivo Nacional; VII - providenciar as datas de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas da União - TCU, quando o conjunto documental assim o exigir; VIII - analisar os conjuntos de documentos recepcionados após a desclassificação quanto ao grau de sigilo para a definição de sua destinação final; IX - orientar a elaboração, analisar e aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos - LED produzidas pelos servidores responsáveis pela seleção correspondente; X - analisar e aprovar o Edital de Ciência de Eliminação e os Termos de Eliminação, e demais documentos que vierem a ser exigidos, na forma da legislação; XI - contatar a equipe técnica do Arquivo Nacional para esclarecimentos de dúvidas e disseminar as orientações técnicas em resposta às demandas apresentadas, em corresponsabilidade com a Divisão de Protocolo-Geral e Arquivo, do Departamento de Engenharia e Logística, da Secretaria de Orçamento e Organização Institucional; e XII - articular-se com as unidades administrativas da administração central do Ministério da Defesa para a promoção da efetiva gestão de documentos arquivísticos. Seção III Atribuições Subseção I Presidente Art. 15. Cabe ao Presidente da CPAD-MD: I - dirigir, coordenar e supervisionar as atividades; II - definir a metodologia e o cronograma dos trabalhos a serem desenvolvidos; III - convocar e presidir as reuniões ordinárias e extraordinárias; IV - divulgar as deliberações perante as instâncias competentes, por meio das respectivas estruturas hierárquicas administrativas; V - dirimir casos omissos na aplicação desta Portaria; VI - propor o encaminhamento ao Gabinete do Ministro de Estado da Defesa da Listagem de Eliminação de Documentos - LED e demais documentos para assinatura, observado o disposto no art. 9o, inciso V, do Decreto no 10.148, de 2 de dezembro de 2019, e no art. 9o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e VII - publicar o Relatório Anual de Atividades, até o último dia útil do mês de fevereiro do exercício subsequente. Parágrafo único. O encaminhamento de que trata o inciso VI será feito por meio do Diretor do Departamento de Engenharia e Logística, que submeterá ao Secretário de Orçamento e Organização Institucional e, deste, à autoridade máxima da Secretaria-Geral. Subseção II Secretário-Executivo Art. 16. Cabe ao Secretário-Executivo da CPAD-MD: I - encaminhar, de forma eletrônica, a convocação e a pauta das reuniões aos membros; II - elaborar as atas e encaminhá-las aos membros da CPAD-MD e demais interessados; III - organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária; IV - providenciar a publicação das atas e resoluções decorrentes das reuniões da CPAD-MD no sítio eletrônico do Ministério da Defesa, ressalvado o conteúdo sujeito ao acesso restrito em razão da natureza de documento preparatório, quando couber; e V - exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho da Secretaria-Executiva da CPAD-MD. Subseção III Demais Membros Art. 17. Cabe aos demais membros da CPAD-MD: I - reunir-se, quando solicitado pelo Presidente da CPAD-MD, seguindo o cronograma definido para os trabalhos, para realizar a análise, avaliação e seleção dos conjuntos documentais e aplicar o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio/suporte do Poder Executivo federal, das atividades-fim do Ministério da Defesa e demais instrumentos arquivísticos; II - participar das reuniões, ordinárias e extraordinárias, apresentando propostas e questões de ordem; III - discutir e deliberar sobre assuntos constantes da pauta; IV - propor assuntos a serem incluídos em pauta; V - cumprir e zelar pelos objetivos e atribuições da Comissão; VI - informar ao Presidente da CPAD-MD sobre assuntos que possam potencializar os resultados das atividades; VII - zelar pela implantação e divulgação das ações deliberadas; e VIII - supervisionar a eliminação dos documentos destituído de valor, garantindo-se que a descaracterização não possa ser revertida quando estiverem em suporte convencional. CAPÍTULO V DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 18. As atividades da CPAD-MD são indelegáveis na condução da eliminação responsável dos conjuntos documentais destituídos de valor e abrangem o acervo documental acumulado em suporte convencional e no ambiente do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, no âmbito da administração central do Ministério da Defesa. Art. 19. Eventual proposta de atualização desta Portaria deverá ser elaborada em reunião ordinária da CPAD-MD e constar, obrigatoriamente, na respectiva pauta de convocação, que terá eficácia a partir da publicação do novo ato. Art. 20. A participação na CPAD-MD e nas equipes de que trata o art. 12 é considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada. Art. 21. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. JOSÉ MUCIO MONTEIRO FILHO