Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1-443-1241/11-3/EK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-11-14
Teza: Czy proponowana przez Wnioskodawcę forma wyrażania akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej spełnia warunki rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej oraz prawidłowości potwierdzenia faktury korygującej.
Słowa kluczowe: akceptacja; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura korygująca; potwierdzenie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 04 sierpnia 2011 r. (data wpływu 12 sierpnia r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy proponowana przez Wnioskodawcę forma wyrażania akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej spełnia warunki rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej oraz prawidłowości potwierdzenia faktury korygującej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 sierpnia 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy proponowana przez Wnioskodawcę forma wyrażania akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej spełnia warunki rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej oraz prawidłowości potwierdzenia faktury korygującej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawczyni wystawia faktury oraz faktury korygujące. W przypadku firm oraz osób fizycznych wystawiane są faktury oraz faktury korygujące, dla transakcji, które są też rejestrowane na kasie fiskalnej. Podatnik chciałby w przyszłości móc wysyłać te dokumenty w formie elektronicznej do odbiorców jako wiadomości e-mail z załączonym plikiem faktury w formacie PDF. Stosowny zapis zostałby umieszczony w regulaminie prowadzonego sklepu internetowego (przez który składane są zamówienia) oraz w regulaminie sprzedaży przez serwis Allegro.pl. W myśl tego zapisu odbiorca akceptując regulamin wyrażałby zgodę na otrzymanie faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej na swój adres mailowy (podanie adresu mailowego jest niezbędne do rejestracji w prowadzonym sklepie internetowym oraz do korzystania z serwisu Allegro.pl).

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy zaproponowana forma akceptacji wysyłki faktur w formie elektronicznej przez odbiorców jest zgodna z przepisami i nie przyniesie żadnych negatywnych konsekwencji podatnikowi (np. kary za niewystawienie faktury odbiorcy za sprzedany towar)?

Czy w przypadku wysyłki faktury korygującej w formie elektronicznej (odbiorca akceptując regulamin wyraża zgodę na jej otrzymanie w takiej formie) na adres mailowy odbiorcy i otrzymania potwierdzenia dostarczania tej wiadomości na adres mailowy odbiorcy, podatnik ma prawo do pomniejszenia podstawy opodatkowania?

Zdaniem podatnika przestawiony sposób akceptacji otrzymania faktury w formie elektronicznej jest właściwy i zgodny z przepisami rozporządzenia, nie będzie on w żadnej sposób naruszał przepisów prawnych oraz da prawo do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur odbiorcom. Zdaniem podatnika sposób dostarczenia kontrahentowi faktury VAT jest dowolny i zależy wyłącznie od ustaleń dokonanych pomiędzy kontrahentami, jeżeli wiec kontrahent akceptuje otrzymanie faktury w formie elektronicznej to powinien również mieć prawo uznania jej za pełnoprawną fakturę dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej w formie elektronicznej. Przepisy rozporządzenia ustalają jedynie, że odbiorca faktury wysyłanej w formie elektronicznej powinien zaakceptować jej otrzymanie w takiej formie, zdaniem podatnika akceptacja regulaminu w którym jest mowa o tym, że faktura dostarczona zostanie w takiej formie jest zgodna z przepisami a jednoczenie daje odbiorcy prawo do odliczenia podatku od takiej faktury.

Zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług podstawa opodatkowania może zostać pomniejszona pod warunkiem posiadania przez podatnika potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez dostawcę. Zdaniem podatnika wystanie tej faktury na adres mailowy podany przez odbiorcę, w sytuacji gdy odbiorca zaakceptował otrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej oraz posiadanie potwierdzenia dostarczenia tej wiadomości na dany adres mailowy umożliwi obniżenie podstawy opodatkowania zgodnie z terminami zawartymi w art. 29 ust. 4a. Ustawa nie precyzuje w jakiej formie podatnik ma uzyskać potwierdzenie odbioru faktury korygującej Zgodnie z wydawanymi interpretacjami organy podatkowe potwierdzają, że forma tego potwierdzenia jest dowolna, może być to potwierdzenie wysłania faktury korygującej

faksem, mail lub faks od odbiorcy, że otrzyma od fakturę korygującą czy też zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki listowej, którą została nadana faktura korygująca. Zdaniem podatnika wysłanie faktury w formie załącznika do wiadomości e-mail na adres podany przez odbiorcę i otrzymanie potwierdzenia dostarczenia e-maila na wskazany przy rejestracji adres mailowy jest wystarczającym potwierdzeniem odbioru faktury korygującej przez odbiorcę.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy z dnia ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórych podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 19 ust. 2 powołanego rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jednocześnie w myśl § 21 powołanego rozporządzenia:

1.  Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
    1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
    2.  łatwe ich odszukanie,
    3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
3.  Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
4.  Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca wystawia faktury oraz faktury korygujące. W przypadku firm oraz osób fizycznych wystawiane są faktury oraz faktury korygujące, dla transakcji, które są też rejestrowane na kasie fiskalnej. Podatnik chciałby w przyszłości móc wysyłać te dokumenty w formie elektronicznej do odbiorców jako wiadomości e-mail z załączonym plikiem faktury w formacie PDF. Stosowny zapis zostałby umieszczony w regulaminie prowadzonego sklepu internetowego (przez który składane są zamówienia) oraz w regulaminie sprzedaży przez serwis Allegro.pl. W myśl tego zapisu odbiorca akceptując regulamin wyrażałby zgodę na otrzymanie faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej na swój adres mailowy (podanie adresu mailowego jest niezbędne do rejestracji w prowadzonym sklepie internetowym oraz do korzystania z serwisu Allegro.pl).

Z cytowanych powyżej przepisów wynika, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur lub faktur korygujących w formie elektronicznej. Ponadto przepisy nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury można gwarantować według metody określonej przez podatnika, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę, przy czym przepisy te nie przewidują konkretnej regulacji co do sposobu, w jaki akceptacja ta ma być dokonana. Z ww. przepisu § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. wynika jedynie, iż akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Wobec powyższego, w ocenie tut. organu, jeżeli Wnioskodawca umieści stosowny zapis w regulaminie prowadzonego sklepu internetowego oraz w regulaminie sprzedaży przez serwis Allegro.pl, w myśl którego odbiorca akceptując regulamin wyrażałby zgodę na otrzymanie faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej na swój adres mailowy, stwierdzić należy, iż proponowana przez Wnioskodawcę forma akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej spełnia warunki rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy, iż przedstawiony sposób akceptacji otrzymywania faktury w formie elektronicznej spełnia warunki rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, należało uznać za prawidłowe.

Odnosząc się natomiast do kwestii związanej z fakturami korygującymi, przesyłanymi w formie elektronicznej, należy zauważyć, że w wyżej wymienionym rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r. ustawodawca nie odniósł się do faktur korygujących. W związku z tym należy zwrócić uwagę na § 19 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy w ww. rozporządzeniu jest mowa o fakturach, należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą”, albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą”. Zatem ww. przepisy regulujące kwestię udostępniania faktur w formie elektronicznej mają również zastosowanie do faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej.

Należy przy tym podkreślić, iż ustawodawca w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w aktach wykonawczych do ustawy, nie określił pojęć moment wystawienia i otrzymania faktury elektronicznej jak też nie określił formy uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej. W konsekwencji, konieczne jest odwołanie się do gramatycznej wykładni obu pojęć. Zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 1079 oraz s. 587) „wystawić” oznacza wydobyć, wyjąć, wydostać coś skąd, wyłożyć na, zewnątrz, ale również wypisać, wypełnić, wydać. Z kolei, „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś. Należy zatem stwierdzić, iż powyżej opisane pojęcia wiążą się z czynnościami faktycznymi, a nie prawnymi.

Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, iż Wnioskodawca będzie uprawniony do obniżenia podatku należnego po otrzymaniu potwierdzenia faktury korygującej. Obniżenie podatku należnego może zostać dokonane w okresie rozliczeniowym, w którym nabywca otrzymał korektę faktury bądź jeżeli uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi nastąpiło po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano. Z uwagi na fakt, iż ustawodawca nie stawia żadnego warunku co do formy potwierdzenia otrzymania faktury korygującej, potwierdzenie takie może być przesłane za pomocą poczty elektronicznej. Zatem otrzymanie potwierdzenia dostarczenia e-maila wysłanego przez Wnioskodawcę, zawierającego fakturę w formie załącznika do wiadomości e-mail może być jedną z form potwierdzenia otrzymania faktury korygującej, o którym mowa w art. 29 ust. 4a ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie ww. pytań należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ informuje, iż niniejsza interpretacja zawiera rozstrzygniecie dotyczące pytań oznaczonych we wniosku 2a i 2c. W zakresie pozostałych pytań Wnioskodawcy zostały wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Interpretacja dotyczy zaistniałego zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.