Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPP2/443-1/11-4/BM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2011-05-20
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej drogą elektroniczną, przechowywanie faktur elektronicznych, przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 1 kwietnia 2011 r. (data wpływu 4 kwietnia 2011 r.), uzupełnionym pismem z dnia 6 maja 2011 r. (data wpływu 11 maja 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania, przechowywania i prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur elektronicznych :

*   odnośnie pytań 1 - 4 – **jest prawidłowe**

*   odnośnie pytania 5 – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 4 kwietnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania, przechowywania i prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur elektronicznych.

Wniosek uzupełniono pismem z dnia 6 maja 2011 r. (data wpływu 11 maja 2011 r.). W uzupełnieniu wskazano, iż Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, a ponadto kserokopia wniosku ORD-IN została podpisana przez Członka Zarządu.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest spółką prowadzącą działalność podstawową w zakresie handlu detalicznego. Od kontrahentów krajowych Wnioskodawca kupuje towary handlowe, które są sprzedawane w ok. 900 punktach sprzedaży detalicznej (PSD) własnej Wnioskodawcy oraz do ok. 30 tys. punktów sprzedaży należących do kontrahentów. Kontrahenci dokonujący dostawy do punktów sprzedaży detalicznej własnej Wnioskodawcy, fakturują dostawę oddzielnie na każdy PSD. W czasie jednego miesiąca Wnioskodawca otrzymuje od dostawców kilkanaście tysięcy faktur. Wnioskodawca obsługuje także ok. 30 tysięcy punktów sprzedaży należących do kontrahentów i wystawia każdemu z nich na każdy punkt, co miesiąc, po kilka faktur sprzedaży co daje ponad 100 tys. faktur sprzedaży na miesiąc.

Mając na uwadze skalę działalności, Wnioskodawca rozważa, czy w przyszłości możliwe byłoby w oparciu o rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, odejście od stosowania dotychczasowej praktyki w zaprezentowanym powyżej zakresie. To znaczy czy możliwe jest przyjęcie przez Spółkę zasady, że dokument (faktura VAT, faktura korygująca VAT) otrzymany w postaci papierowej drogą elektroniczną (za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej, np. Microsoft Outlook), niebędący fakturą elektroniczną z podpisem elektronicznym, jest dokumentem uprawniającym firmę do wykazania podatku naliczonego w rejestrze VAT i do obniżenia podatku należnego o wynikający z takiego dokumentu podatek naliczony.

Ponadto, w zakresie swoich faktur sprzedaży Spółka w swoim systemie sprzedażowym będzie wystawiać fakturę w formie elektronicznej, która zostanie przesłana do odbiorcy mailem w formie załącznika stanowiącego obraz graficzny tej faktury w formacie HTML. Odbiorca będzie miał możliwość podejrzenia i wydrukowania takiej faktury poprzez dowolną przeglądarkę www. W związku z tym odbiorca będzie miał możliwość przechowywania otrzymanej w formie elektronicznej faktury w sposób dwojaki: w formie elektronicznej lub po wydrukowaniu obrazu faktury w formie papierowej.

Spółka rozważa także, czy dla kontrahenta, dla którego Spółka wystawia miesięcznie setki faktur, nie będzie właściwym i prawidłowym zarazem przekazywanie faktur raz w miesiącu w formacie elektronicznym np. na płycie DVD/CD , za pośrednictwem operatora świadczącego usługi pocztowe lub przekazywane bezpośrednio nabywcy i czy działanie to można uznać za przysyłanie, w tym udostępnianie, w formie elektronicznej?

W uzupełnieniu wniosku, w piśmie z dnia 6 maja 2011 r., wskazano, iż Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, a ponadto uzupełniono wniosek o podpis Członka Zarządu.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy uwzględnienie w rozliczeniu VAT kwoty podatku naliczonego przy zakupie towarów i usług na podstawie faktur i faktur korygujących otrzymanych drogą elektroniczną lub faksem, niebędących fakturami w postaci elektronicznej z podpisem elektronicznym jest prawidłowe?
2.  Czy prawidłowym jest, aby faktury wystawione w formacie elektronicznym były przechowywane u wystawcy w formie elektronicznej, a u odbiorcy w formie papierowej oraz czy taka faktura będzie stanowiła u odbiorcy podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego od VAT należnego?
3.  Czy jest prawidłowym, że podatnik otrzymujący faktury może zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury od momentu jej wystawienia w taki sposób, że warunki te zostaną zapewnione przez sprzedawcę w stosunku do faktury otrzymanej przez nabywcę?
4.  Czy przekazywanie faktur w formacie elektronicznym zapisanych na nośniku danych, np. na płycie kompaktowej, za pośrednictwem operatora świadczącego usługi pocztowe lub przekazywane bezpośrednio nabywcy można uznać za przysyłanie, w tym udostępnianie, w formie elektronicznej?
5.  Jak należy rozumieć autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury - zdefiniowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2010 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1.

Sposób przesłania faktury lub faktury korygującej nie wpływa na prawo do odliczenia podatku naliczonego, zatem Spółka ma prawo odliczyć podatek naliczony w miesiącu otrzymania faktury przesłanej w jakikolwiek sposób (w tym w szczególności faksem lub drogą elektroniczną- mailem) umożliwiający wydrukowanie faktury bezpośrednio w Spółce. Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, faktury mogą być przesłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym (a wiec zarówno mailem jak i faxem), pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przez odbiorcę faktury.

Ad. 2.

Prawidłowym jest przechowywanie u wystawcy w formie elektronicznej faktur wystawionych w formacie elektronicznym, a u odbiorcy w formie papierowej. § 6 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej stanowi bowiem, że faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w dowolny sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Tak więc zdaniem Wnioskodawcy forma przechowywania faktur przy spełnieniu ww. warunków nie ma znaczenia dla zachowania prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktur przesyłanych elektronicznie.

Ad. 3.

Podatnik otrzymujący faktury może zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury od momentu jej wystawienia w taki sposób, że warunki te zostaną zapewnione przez sprzedawcę w stosunku do faktury otrzymanej przez nabywcę.

Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 17 grudnia 2010 r. warunkiem przesyłania faktur w formie elektronicznej jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności faktury (§ 4 rozporządzenia) oraz otrzymanie akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę.

Jeżeli zatem autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury nie zostałyby spełnione już w momencie wystawienia faktury przez sprzedawcę, forma taka nie mogłaby być zaakceptowana przez odbiorcę faktury. Należy zatem uznać, że jeżeli warunki przesyłania faktur zostaną spełnione przez sprzedawcę, zostaną również spełnione przez nabywcę w stosunku do faktury otrzymanej. Potwierdzeniem spełnienia przez nabywcę wymagań dla faktur wysyłanych w formie elektronicznej będzie wskazanie przez sprzedawcę formy elektronicznej przesyłania lub udostępniania faktur oraz ich format elektroniczny, gwarantujący autentyczność pochodzenia i integralność ich danych lub oświadczenie sprzedawcy o spełnieniu przez sprzedawcę powyższych wymagań, stanowiące podstawę do akceptacji przez nabywcę określonego sposobu przesyłania faktur.

Ad. 4.

Przekazywanie faktur w formacie elektronicznym zapisanych na nośniku danych, np. na płycie kompaktowej, za pośrednictwem operatora świadczącego usługi pocztowe lub przekazywane bezpośrednio nabywcy można uznać za przysyłanie, w tym udostępnianie, w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przez odbiorcę faktury. Przepisy rozporządzenia nie wskazują sposobu przesyłania czy udostępnienia faktur, zatem należy uznać dowolność w sposobie przekazania. Przesłanie na adres pocztowy nabywcy lub bezpośrednie przekazanie osobie upoważnionej przez nabywcę do odbioru faktur nośnika danych z zapisanymi na nim w formie elektronicznej fakturami należy uznać za przesłanie lub udostępnienie faktur w rozumieniu powołanego powyżej przepisu. Otrzymane w ten sposób faktury będą stanowiły u odbiorcy podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego od VAT należnego.

Ad. 5.

Zgodnie z § 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2010 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarowi usług, wprowadzono nowe brzmienie § 21, zmieniając tym samym generalne zasady przechowywania faktur niezależenie od formy ich wystawienia i przekazania nabywcy. W ust. 3 i 4 zmienionego paragrafu zdefiniowano autentyczność pochodzenia faktur oznaczającą pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury oraz integralność treści faktury oznaczającej, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Mając na uwadze, że strony dokonujące transakcji mają pewność co do wzajemnej tożsamości, a w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej dodatkowo umówiły się w zakresie sposobu wystawiania faktur jak i sposobu przesyłania lub udostępniania, należy uznać, że autentyczność pochodzenia faktury otrzymanej z ustalonego źródła, w ustalonej formie, zawierającą dane dostawcy towarów lub usługodawcy została zapewniona. Natomiast integralność treści faktury będzie zachowana, jeżeli w subiektywnej ocenie podatnika w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać. Subiektywna ocena podatnika jest bowiem jedynym możliwym narzędziem do stwierdzenia, iż integralność faktury przysłanej papierowo została zachowana. W przypadku faktur przesłanych w formie elektronicznej, gdy sprzedawca zapewni fakturze format uniemożliwiający zmianę danych w niej zawartych, należy uznać, że integralność jej treści została zapewniona przez nabywcę.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego:

*   odnośnie pytań 1 - 4 – **jest prawidłowe**

*   odnośnie pytania 5 – **jest nieprawidłowe.**

Zgodnie z art. 86 ust. 1 z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych – art. 86 ust. 11 ustawy.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust.16.

W art. 106 ust. 8 ustawy ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania oraz przechowywania faktur.

Szczegółowe zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT, od 1 kwietnia 2011 r., reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), które zastąpiło rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.).

Zgodnie z dyspozycją wyrażoną w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r., faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Stosownie do ust. 2 ww. paragrafu, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do ust. 2 tego paragrafu, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przy czym ust. 3 tegoż paragrafu wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od dnia 1 stycznia 2011 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy.

Stosownie do § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r., faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”. Ust. 2 powyższego paragrafu stanowi, iż akceptacja lub jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

W myśl § 4 powyższego rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przy czym, jak stanowi § 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność faktury – zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 2 powyższego rozporządzenia - oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie natomiast z § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Sposób przechowywania faktur elektronicznych został określony w § 6-8 ww. rozporządzenia.

Zgodnie z § 6 tego rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Stosownie do § 8 rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r. faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy zauważyć, iż powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L Nr 189), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 2006/112/WE regulująca ww. kwestie, została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich jedynie do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę prawidłowości rozliczania podatku VAT. Ocena „prawidłowości” faktury jako dowodu ma być dokonywana z perspektywy „autentyczności” jej pochodzenia, zachowania „integralności treści” oraz jej „czytelności”. Kontrolę faktury pod tym kątem ma zapewnić sam podatnik, przy czym Dyrektywa 112 podpowiada podatnikowi, że można ten efekt uzyskać za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jedynie jako przykład tego typu systemów kontroli podaje się rozwiązania oparte na bezpiecznym (zaawansowanym) podpisie elektronicznym lub systemie elektronicznej wymiany informacji (EDI).

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca od kontrahentów krajowych kupuje towary handlowe, które są sprzedawane w ok. 900 punktach sprzedaży detalicznej (PSD) własnej Wnioskodawcy oraz do ok. 30 tys. punktów sprzedaży należących do kontrahentów. Kontrahenci dokonujący dostawy do punktów sprzedaży detalicznej własnej Wnioskodawcy fakturują dostawę oddzielnie na każdy PSD. W czasie jednego miesiąca Wnioskodawca otrzymuje od dostawców kilkanaście tysięcy faktur. Wnioskodawca obsługując także ok. 30 tysięcy punktów sprzedaży należących do kontrahentów i wystawia każdemu z nich na każdy punkt co miesiąc po kilka faktur sprzedaży co daje ponad 100 tys. faktur sprzedaży na miesiąc.

Mając na uwadze skalę działalności, Wnioskodawca rozważa czy w przyszłości możliwe byłoby w oparciu o rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, odejście od stosowania dotychczasowej praktyki w zaprezentowanym powyżej zakresie.

W zakresie swoich faktur sprzedaży, Spółka w swoim systemie sprzedażowym będzie wystawiać fakturę w formie elektronicznej, która zostanie przesłana do odbiorcy mailem w formie załącznika stanowiącego obraz graficzny tej faktury w formacie HTML. Odbiorca będzie miał możliwość podejrzenia i wydrukowania takiej faktury poprzez dowolną przeglądarkę www. W związku z tym odbiorca będzie miał możliwość przechowywania otrzymanej w formie elektronicznej faktury w sposób dwojaki: w formie elektronicznej lub po wydrukowaniu obrazu faktury w formie papierowej.

Spółka rozważa także, czy dla kontrahenta, dla którego Spółka wystawia miesięcznie setki faktur, nie będzie właściwym i prawidłowym zarazem przekazywanie faktur raz w miesiącu w formacie elektronicznym np. na płycie DVD/CD , za pośrednictwem operatora świadczącego usługi pocztowe lub przekazywane bezpośrednio nabywcy.

Mając na uwadze wyżej przytoczone regulacje prawne należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur lub faktur korygujących w formie elektronicznej. Ponadto przepisy nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury można gwarantować według metody określonej przez podatnika, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę.

Odnośnie pytania 1, otrzymanie faktur (faktur korygujących) przesłanych drogą elektroniczną lub faksem, nieopatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, jeśli zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego i taki sposób przesyłania faktur zostanie zaakceptowany przez odbiorcę, jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej.

Tak więc uwzględnienie przez Wnioskodawcę w rozliczeniu podatku od towarów i usług i dokonanie obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur lub faktur korygujących otrzymanych drogą elektroniczną lub faksem, spełniających ww. warunki, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, będzie prawidłowe.

Odpowiadając na pytanie 2, wskazać należy, iż obowiązujące przepisy dopuszczają przechowywanie faktur w dowolnej postaci tj. papierowej lub elektronicznej, niezależnie od sposobu wystawienia faktury. To podatnik decyduje w jakiej formie będzie przechowywał faktury. Jednak przyjęty sposób przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej musi spełniać warunki określone w cytowanych wyżej § 6-8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Należy zatem stwierdzić, iż dopuszczalne jest przechowywanie faktur wystawionych w formacie elektronicznym u wystawcy w formie elektronicznej, a u odbiorcy w formie papierowej, pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jeżeli zatem ww. warunki zostaną spełnione oraz odbiorca uprzednio zaakceptuje określony sposób przesyłania faktur, to faktury takie będą stanowić podstawę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z nich wynikający, w zakresie w jakim nabywane towary lub usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Odnośnie pytania 3, wskazać należy, iż w § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. wskazane zostały dwa możliwe sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur, bezpieczny podpis elektroniczny i elektroniczna wymiana danych (EDI). Zawarte jednak w treści tego przepisu stwierdzenie „w szczególności” wskazuje, że katalog sposobów zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury jest katalogiem otwartym.

To podatnik określa metodę, jaką stosuje do zapewnienia autentyczności i integralności podczas przesyłania faktur. Każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie ww. wymogów, będzie prawidłowe.

Należy przyjąć, że jeżeli dostawca wystawi fakturę i prześle ją do odbiorcy wg metody zapewniającej autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury, to warunki te będą spełnione u odbiorcy faktury.

Z powołanych wyżej regulacji § 3 ust. 1 i § 4 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. wynika, że za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Odpowiadając na pytanie 4 należy stwierdzić, iż w sytuacji, gdy Wnioskodawca będzie przekazywał faktury w formie elektronicznej - które będą spełniały warunki sformułowane w powołanych wyżej § 3 ust.1 i w § 4 - zapisane na nośniku danych np. na płycie kompaktowej, za pośrednictwem operatora świadczącego usługi pocztowe lub bezpośrednio nabywcy, to takie działania należy uznać za przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy odnośnie pytań 1 - 4 uznać należy za prawidłowe.

Odnośnie pytania 5, wskazuje się, iż rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2010 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, w § 1 pkt 6 wprowadziło do § 21 ust. 2 m.in. dodatkowe warunki przechowywania faktur oraz definicje autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - § 21 ust. 3.

Natomiast zgodnie z ust. 4 tego paragrafu, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, są kryteriami oceny wiarygodności informacji wynikających z faktur.

Należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że w przypadku, gdy strony dokonujące transakcji mają pewność co do wzajemnej tożsamości, a w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej dodatkowo umówiły się co do sposobu wystawiania faktur jak i sposobu ich przesyłania lub udostępniania, należy uznać że autentyczność pochodzenia faktury otrzymanej z ustalonego źródła, w ustalonej formie, zawierająca dane dostawcy towarów lub usługodawcy, została zapewniona.

Stwierdzenie spełnienia warunku integralności treści faktury jest możliwe przez odniesienie treści faktury do obiektywnych warunków związanych z transakcją, którą faktura dokumentuje, jak chociażby zgodność z zamówieniem, z ilością otrzymanego towaru, zatem nie można zgodzić się z Wnioskodawcą, że subiektywna ocena podatnika jest jedynym możliwym narzędziem do stwierdzenia, że integralność faktury przysłanej papierowo została zachowana.

Zatem oceniając całościowo stanowisko Wnioskodawcy dotyczące pytania 5, tut. Organ uznał za nieprawidłowe.

Jednocześnie podkreślić należy, że to podatnik jest obowiązany zapewnić kontrolę pod kątem spełniania ww. kryteriów przez otrzymywane i przechowywane faktury.

Przy czym wskazuje się, iż faktycznej oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych faktur będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te – jak wskazano wyżej – nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Podkreśla się także, iż tutejszy Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie takiego postępowania.

Należy wskazać, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniami wskazanymi we wniosku, w tym dotyczące prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur zapisanych w formie elektronicznej, udostępnionych (otrzymanych) na nośniku danych (np. na płycie kompaktowej) oraz sposobu przechowywania plików na tych nośnikach, nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Niniejsza interpretacja została wydana w indywidualnej sprawie Wnioskodawcy i nie wywołuje żadnych skutków dla kontrahentów Zainteresowanego. Zgodnie bowiem z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretacją indywidualną).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo wskazać należy, iż Wnioskodawca wystąpił z zapytaniem (pytanie 5) jak należy rozumieć autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury, zdefiniowane w § 21 ust. 3 i ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2010 r., zmieniającego rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Obecnie regulacje w tym zakresie znajdują się w § 21 ust. 3 i ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, obowiązującego od dnia 1 kwietnia 2011 r.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach, ul. Prosta 10, 25-366 Kielce, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.