Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/443-469/10-4/KT
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2010-08-30
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej w formie elektronicznej oraz sposób archiwizacji faktur.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2005r., Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2007r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 13.05.2010r. (data wpływu 18.05.2010r.) - uzupełnionym pismem z dnia 15.07.2010r. (data wpływu 19.07.2010r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu nr IPPP3/443-469/10-2//KT z dnia 30.06.2010r. - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej w formie elektronicznej oraz sposobu archiwizacji faktur - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 18.05.2010r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej w formie elektronicznej oraz sposobu archiwizacji faktur. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 15.07.2010r. (data wpływu 19.07.2010r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu nr IPPP3/443-469/10-2//KT z dnia 30.06.2010r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka nabywa towary handlowe od Kontrahenta - spółki z siedzibą w Szwajcarii, zarejestrowanej jako podatnik VAT w Polsce. Kontrahent sprowadza towary z różnych źródeł do magazynu położonego w Polsce, a następnie sprzedaje je w ramach dostaw krajowych Spółce, która sprzedaje je dalszym nabywcom.

Rozważane jest wprowadzenie faktur elektronicznych w odniesieniu do dostaw dokonywanych na rzecz Spółki przez Kontrahenta. W tym celu Spółka wyraziłaby Kontrahentowi pisemną akceptację dla tej formy faktur.

Faktury elektroniczne byłyby wystawiane przez Kontrahenta w formie dokumentu PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, przy czym niektóre czynności techniczne związane z wystawianiem faktury byłyby dokonywane przez podmioty obsługujące Kontrahenta. Procedura wystawiania faktur przez Kontrahenta byłaby następująca:

Dane do faktury pochodzić będą z systemu finansowo-księgowego SAP stosowanego w Grupie dla Kontrahenta. Spółka z Grupy z Wielkiej Brytanii, działając na podstawie zlecenia i pełnomocnictwa Kontrahenta (upoważniającego min. do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz Kontrahenta), przygotuje elektroniczne pliki PDF zawierające wszystkie dane faktury dokumentującej sprzedaż dokonaną przez Kontrahenta na rzecz Spółki. Przygotowane w takiej formie pliki będą przesyłane łączami informatycznymi następnego dnia po wykreowaniu z systemu finansowo-księgowego Kontrahenta do firmy F. z Włoch.

Każdy z przesłanych plików będzie zawierał następujące informacje:

1.  nazwy oraz adresy sprzedawcy/wystawcy faktury oraz nabywcy (tzn. Kontrahenta oraz Spółki),
2.  numery identyfikacji podatkowej Kontrahenta i Spółki,
3.  numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”,
4.  dzień, miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
5.  nazwę (rodzaj) towaru (względnie usługi),
6.  miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
7.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
8.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
9.  stawkę podatku,
10.  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub usług, z podziałem na poszczególne stawki podatku i ewentualnie zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
11.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
12.  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Po otrzymaniu faktury przez F. nastąpi dodatkowa weryfikacja zawartości otrzymanego pliku PDF zawierającego fakturę, z danymi zawartymi w systemie SAP. W procedurze tej brać będzie udział także Spółka. Plik zawierający dane faktury zostanie opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania Kontrahenta (uprawnionej do wystawiania faktur - opatrywania ich podpisem elektronicznym w imieniu Kontrahenta), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu wraz z datą umieszczenia podpisu (tzw. pieczęć czasu) i w tym samym dniu F. umieści fakturę w archiwum elektronicznym faktur prowadzonym dla Spółki. Będzie to miało miejsce zasadniczo w dniu otrzymania pliku przez F., nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty sprzedaży wskazanej na fakturze.

Kwalifikowany certyfikat dla wspomnianego podpisu zostanie wystawiony dla osoby fizycznej - przedstawiciela Kontrahenta (do podpisywania dokumentów w imieniu Kontrahenta) od podmiotu włoskiego świadczącego usługi certyfikacyjne, wpisanego do włoskiego rejestru podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne (CNIPA - list of Certifiers kept and updated by the Nationai Institute for lnformatics in Public Administration). Bezpieczny podpis elektroniczny będzie zgodny z wymogami określonymi dla zaawansowanego podpisu elektronicznego, określonymi w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 grudnia 1999r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych (1999/93/WE).

Jak już wspomniano, w dniu opatrzenia pliku PDF zawierającego dane faktury podpisem elektronicznym, tak wystawiona faktura zostanie zarchiwizowana przez F. Usługa archiwizacji będzie świadczona przez F. dla Spółki. Spółka będzie miała ciągły dostęp on line do tego archiwum i od dnia wprowadzenia faktury do archiwum będzie mogła się zapoznać z treścią faktury zawierającej podpis elektroniczny. Zatem dzień podpisania faktury podpisem elektronicznym przez wystawcę (osobę go reprezentującą) będzie jednocześnie dniem jej wprowadzenia do archiwum Spółki i dniem, od którego Spółka będzie mogła się zapoznać z podpisaną elektronicznie fakturą.

Faktury będą przechowywane na serwerach komputerowych F. zlokalizowanych na terytorium Unii Europejskiej. Usługa archiwizacyjna świadczona przez F. będzie gwarantowała, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności będzie zapewniała możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk, jak również czytelność faktur.

Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej w formacie, w jakim zostały przesłane przez Kontrahenta (działającą poprzez spółkę F.) - a zatem w formacie, w jakim zostały wprowadzone do archiwum - w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność i integralność faktur (a więc podpis elektroniczny) będą przechowywane wraz z fakturami i udostępniane na takich samych zasadach jak zasadnicza treść faktury.

Przed rozpoczęciem przechowywania faktur w opisanej wyżej formie Spółka zawiadomi w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego o miejscu przechowywania faktur, podając nazwę podmiotu przechowującego te faktury (spółki F.).

Dokładnie takie same procedury jak powyższe będą obowiązywały w przypadku faktur korygujących wystawianych przez Kontrahenta.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy faktura, wystawiona w sposób określony w opisie stanu faktycznego, uprawnia Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego wskazanego na fakturze, który związany jest z działalnością opodatkowaną Spółki?
2.  Kiedy Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej przez Kontrahenta? Czy momentem otrzymania faktury przez Spółkę, który wyznacza moment powstania prawa do odliczenia VAT naliczonego, będzie dzień, od którego Spółka będzie mogła zapoznać się z podpisaną elektronicznie fakturą, tzn. dzień, w którym faktura zostanie opatrzona podpisem elektronicznym i wprowadzona do informatycznego archiwum prowadzonego dla Spółki?
3.  Czy opisany sposób archiwizacji faktur będzie zgodny z przepisami dotyczącymi przechowywania i udostępniania faktur organom podatkowym i organom kontroli skarbowej?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad/1 - Poprawność opisanej procedury wystawiania faktur.

Warunkiem odliczenia podatku naliczonego z faktury jest związek dokonanego zakup ze sprzedażą opodatkowaną VAT - który w analizowanej sytuacji jest poza zakresem wniosku. Podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego stanowi faktura VAT otrzymana przez podatnika (art. 86 ust. 2 pkt 1). Faktura VAT musi być wystawiona we właściwy sposób przez wystawcę. Polskie przepisy dotyczące VAT nie przewidują wyraźnie, iż do wystawiania faktur, czy też do dokonywania niektórych czynności technicznych związanych z wystawieniem faktur sprzedawca może upoważnić osobę trzecią. Niemniej jednak nie ma najmniejszych przeszkód prawnych, aby takiego upoważnienia udzielić. Faktura technicznie wystawiana przez osobę trzecią, w imieniu i na rachunek podatnika VAT - sprzedawcy, z punktu widzenia przepisów art. 106 ust. 1 ustawy o VAT jest fakturą wystawioną przez sprzedawcę. Dane na fakturze dotyczące transakcji wynikają z czynności opodatkowanych dokonanych przez sprzedawcę. Zatem to sprzedawca jest wyłącznie odpowiedzialny za deklarowanie i rozliczenie podatku VAT wykazanego na fakturze, a tym samym wystawianie faktury w ten sposób należy uznać za prawidłowe wypełnienie obowiązku nałożonego na sprzedawcę przez art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.

Powyższe stanowisko znajduje pełne uzasadnienie w świetle prawidłowej wykładni przepisów o VAT, zgodnej z regulacjami zawartymi w przepisach wspólnotowych. Z art. 220 Dyrektywy 2006/112/SC - z którą polskie przepisy o VAT muszą być w pełni zgodne, bo stanowi ona podstawowy akt prawny wspólnego systemu podatku od wartości dodanej na terenie Unii Europejskiej - wynika jednoznacznie, że możliwe jest wystawianie faktur przez podmiot trzeci, działający w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Przepis ten określa:

„Każdy podatnik upewnia się, że faktura została wystawiona przez niego, nabywcę lub usługobiorcę lub w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią (…)”.

Przepis ten ma charakter obowiązkowy i powinien był znaleźć się w polskiej ustawie o VAT lub przepisach wykonawczych. Dlatego też należy przyjąć, że polski ustawodawca nie wprowadził go tylko dlatego, że z całokształtu regulacji dotyczących VAT wynika, że możliwe jest powierzenie podmiotowi trzeciemu wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Niezależnie od tego, cytowany przepis jest również dostatecznie jednoznaczny i skonkretyzowany, w związku z tym podatnicy mogliby się na niego powoływać bezpośrednio na podstawie wskazanej Dyrektywy - wobec nie umieszczenia go w polskich regulacjach.

Stanowisko podatnika znajduje również uzasadnienie w opiniach wyrażanych przez organy podatkowe. Przykładowo w piśmie z dnia 30 października 2009r. (nr ITPP3/443-137a/09/ZG) Dyrektor IS w Bydgoszczy wskazał m.in. „nie narusza przepisów podatkowych zlecenie innemu podmiotowi, na podstawie umowy, technicznej czynności wystawienia faktury w imieniu i na rzecz podatnika podatku od towarów i usług będącego dostawcą towarów lub usług. A zatem, należy przyjąć, że podatnik może upoważnić inną osobę (\`(...)\`) do dokonania takich czynności”. Analogiczne stanowisko zajął Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji z dnia 19 grudnia 2007r. (IPPP1-443-600/07-2/RK), czy Dyrektor IS w Katowicach z dnia 12 grudnia 2007r. (IBPP1/443-167/07/AS).

Nie ulega zatem wątpliwości, że procedura wystawiania faktury przez Kontrahenta za pomocą działających w jej imieniu osób trzecich jest w pełni zgodna z obowiązującymi przepisami. Jak wynika z przedstawionego opisu faktura ta zawierać będzie wszystkie elementy (informacje) wymagane przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposóbu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 212, poz. 1337. ze zm.).

W rozpatrywanej sytuacji wystawiana będzie faktura elektroniczna, a zatem niezbędne będzie jej uzupełnienie o dodatkowy element - którym w tym przypadku będzie bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Kontrahent będzie na fakturach zamieszczać (za pośrednictwem uprawnionej osoby fizycznej) podpis elektroniczny przydzielony przez włoski podmiot nadający bezpieczne podpisy elektroniczne.

Prawidłowy bezpieczny podpis elektroniczny, wymagany przez wskazane przepisy z zakresu VAT, to informacja o wystawcy (gwarancja pochodzenia), która uniemożliwia zmianę pliku informatycznego opatrzonego podpisem w sposób niezauważalny (gwarancja integralności). Podpis ten musi być weryfikowany certyfikatem nadawanym przez odpowiedni podmiot. Jeśli dochodzi do sprawdzania dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy certyfikatu, program komputerowy sprawdza certyfikat z podmiotem, który go wydał i dzięki temu sprawdza, czy podpis rzeczywiście pochodzi od wystawcy i czy plik nim opatrzony nie został zmodyfikowany po nadaniu podpisu.

Zatem kluczowe znaczenie dla funkcji pełnionej przez podpis elektroniczny ma certyfikat nadawany przez podmiot trzeci - działający na podstawie wpisu do rejestru prowadzonego przez odpowiednie władze.

Wspomniane warunki będą spełnione w analizowanej sytuacji - weryfikacja podpisu elektronicznego przy pomocy certyfikatu pozwoli potwierdzić tożsamość podpisującego - osoby działającej z upoważnienia Kontrahenta, a także integralność treści faktury.

Zgodnie z art. 4 ustawy o podpisie elektronicznym:

„Certyfikat wydany przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, niemający siedziby na terytoriom Rzeczypospolitej Polskiej i nieświadczący usług na jej terytorium, zrównuje się pod względem prawnym z kwalifikowanymi certyfikatami wydanymi przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, mający siedzibę lub świadczący usługi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli zostanie spełniona jedna z poniższych przesłanek:

1.  podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, który wydał ten certyfikat, został wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne,
2.  podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, który wydał ten certyfikat, spełnia wymagania ustawy i została mu udzielona akredytacja w państwie członkowskim Unii Europejskiej,
3.  podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, mający siedzibę na terytorium Wspólnoty Europejskiej spełniający wymogi ustawy, udzielił gwarancji za ten certyfikat,”

Powyższa regulacja w pełni odzwierciedla regulację art. 7 Dyrektywy 1999/93/EC, której celem jest, aby bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy certyfikatu nadanego przez podmiot uprawniony (wpisany na listę podmiotów w uprawnionych do nadawania kwalifikowanych certyfikatów) w jednym z krajów Unii Europejskiej, był honorowany we wszystkich krajach Unii Europejskiej.

W analizowanej sytuacji podpis, jakim będzie posługiwać się osoba fizyczna działająca w imieniu i na rachunek Kontrahenta, będzie weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez podmiot wpisany do odpowiedniego rejestru podmiotów uprawnionych do wydawania certyfikatów kwalifikowanych we Włoszech. Tym samym podpis ten będzie bezpiecznym podpisem w rozumieniu polskiej ustawy o podpisie elektronicznym, a tym samym w rozumieniu § 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005r.

W świetle powyższego należy skonkludować, że faktury elektroniczne wystawiane przez Kontrahenta, w którego imieniu działać będzie uprawniona osoba (w zakresie opatrywania faktur podpisem elektronicznym) i włoska spółka F., będą wystawiane w sposób zgodny z polskimi przepisami. Zgodnie z przepisami faktura wymaga nadania jej podpisu elektronicznego, a zatem można ją uznać za wystawioną po opatrzeniu jej bezpiecznym podpisem elektronicznym przez uprawnioną osobę w imieniu Kontrahenta i przesłaniu przez F. do elektronicznego archiwum prowadzonego dla Spółki. Jednocześnie w momencie opatrzenia faktury podpisem elektronicznym automatycznie będzie ona oznaczana datą nadania podpisu – która będzie tym samym datą wystawienia faktury. Data ta będzie możliwa do zweryfikowania przy wyświetlaniu obrazu faktury na ekranie i weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że faktury elektroniczne wystawiane przez Kontrahenta będą zawierały wszystkie elementy wymagane polskimi przepisami, będą wystawiane w prawidłowy sposób, a zatem na ich podstawie Spółka będzie uprawniona do odliczenia wykazanego na nich podatku naliczonego.

Ad/2 - Moment otrzymania faktury.

Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktury od dnia jej otrzymania (art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT). Przepisy nie definiują, w jaki sposób należy ustalić dzień otrzymania faktury w przypadku faktur elektronicznych. Można w tym zakresie odwołać się do definicji słownikowej – zgodnie z którą otrzymać znaczy „stać się odbiorcą czegoś, dostać coś”. Należy mieć też na uwadze cel analizowanego przepisu. Gwarantuje on, że od momentu odliczenia podatku naliczonego możliwa jest weryfikacja poprawności tego odliczenia, a w szczególności źródła tego odliczenia – czyli faktury VAT. Zatem prawo do odliczenia w istocie powstaje w takim momencie, gdy podatnik uzyskuje możliwość zaprezentowania faktury organom podatkowym, lub organom kontroli skarbowej do weryfikacji. W analizowanym przypadku będzie to moment wprowadzenia faktury do archiwum elektronicznego faktur prowadzonego dla Spółki przez spółkę F.. Jak wynika z przyjętego mechanizmu wystawiania i archiwizacji faktur, faktura wystawiana przez Kontrahenta będzie wprowadzona do archiwum Spółki w dniu jej opatrzenia podpisem elektronicznym wystawcy. Zatem, zgodnie z planowaną procedurą, dniem otrzymania faktury przez Spółkę będzie ten sam dzień, w którym faktura zostanie opatrzona podpisem elektronicznym wystawcy. Od tego momentu wystawiona przez Kontrahenta faktura będzie uprawniała Spółkę do odliczenia wykazanego na niej podatku naliczonego.

Powyższa interpretacja jest potwierdzana przez organy podatkowe – przykładowo w piśmie Naczelnika Łódzkiego Urzędu Skarbowego w Łodzi z dnia 25 stycznia 2007r. (nr ŁUS-III-2-443/208/06/AMM).

Ad/3 - Archiwizacja faktur.

Regulacje § 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. wskazują, że faktury wystawione lub otrzymane (a zatem faktury sprzedaży i zakupu) w formie elektronicznej mogą być przechowywane poza Polską, ale na terenie UE, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie i nazwie prowadzącego archiwum). Spółka dopełni tych obowiązków informacyjnych przed rozpoczęciem archiwizowania faktur dla niej przez spółkę F. z Włoch. Faktury będą przechowywane na serwerach zlokalizowanych na terytorium UE i będzie zapewniony natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp do nich na każde żądanie organów podatkowych lub kontroli skarbowej. Stosowany system archiwizacji umożliwi wyświetlanie faktur na ekranie monitora, jak też ich pobieranie w formie plików elektronicznych i wydruk. Spółka będzie również obowiązana zawiadamiać organy podatkowe o każdej zmianie miejsca przechowywania faktur.

Dodatkowe wymogi odnośnie przechowywania faktur zawarte zostały w § 6 ust. 5 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. Będą one również spełnione w przypadku Spółki, gdyż faktury będą przechowywane w takiej formie, jak zostały wystawione i dostarczone do Spółki (wprowadzone do archiwum) - w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność i integralność faktur (a więc podpis elektroniczny) będą przechowywane wraz z fakturami i udostępniane na takich samych zasadach jak zasadnicza treść faktury.

W związku z powyższym należy uznać, że sposób przechowywania faktur elektronicznych przez Spółkę będzie w pełni zgodny z przepisami prawa obowiązującymi w tym zakresie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Ad – pytanie nr 1

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3 7, suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:

1.  z tytułu nabycia towarów i usług,
2.  potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego,
3.  od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu

\- z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy).

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

Szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania regulują przepisy rozdziału 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 87 ust. 11 pkt 3, art. 106 ust. 8 pkt 1, art. 113 ust. 14 pkt 2 ustawy.

Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. Nr 133, poz. 1119), wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.

Na podstawie § 2 tego rozporządzenia Faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 3 ust. 1-3 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy § 4 stosuje się odpowiednio. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji.

Stosownie do treści § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. u. Nr 130, poz. 1450 ze. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Przy czym zagwarantowanie autentyczności pochodzenia faktur oznacza możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, tj. wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych powodują, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie.

Zgodnie z dyspozycją art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym, bezpieczny podpis elektroniczny to taki który:

1.  jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
2.  jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
3.  jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna

Kwalifikowany certyfikat, zgodnie z definicją zawartą w art. 3 pkt 12 ustawy o podpisie elektronicznym, to certyfikat wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, spełniający wymogi określone w ustawie. Usługi certyfikacyjne, zgodnie z art. 3 pkt 13 ustawy o podpisie elektronicznym, to wydawanie certyfikatów, znakowanie czasem lub inne usługi związane z podpisem elektronicznym. Kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, zgodnie z art. 3 pkt 14 ustawy o podpisie elektronicznym, to przedsiębiorca w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 listopada 1999r. - Prawo działalności gospodarczej (Dz.U. Nr 101, poz. 1178, z 2000r. Nr 86, poz. 958 i Nr 114, poz. 1193 oraz z 2001r. Nr 49, poz. 509, Nr 67, poz. 679 i Nr 102, poz. 1115), Narodowy Bank Polski albo organ władzy publicznej, świadczący co najmniej jedną z usług, o których mowa w pkt 13.

Zgodnie z art. 4 ustawy o podpisie elektronicznym, certyfikat wydany przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, niemający siedziby na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i nieświadczący usług na jej terytorium, zrównuje się pod względem prawnym z kwalifikowanymi certyfikatami wydanymi przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, mający siedzibę lub świadczący usługi na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, jeżeli zostanie spełniona jedna z poniższych przesłanek:

1) podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, który wydał ten certyfikat, został wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, 2) przewiduje to umowa międzynarodowa, której stroną jest Rzeczpospolita Polska, o wzajemnym uznaniu certyfikatów, 3) podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, który wydał ten certyfikat, spełnia wymagania ustawy i została mu udzielona akredytacja w państwie członkowskim Unii Europejskiej, 4) podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, mający siedzibę na terytorium Wspólnoty Europejskiej, spełniający wymogi ustawy, udzielił gwarancji za ten certyfikat, 5) certyfikat ten został uznany za kwalifikowany w drodze umowy międzynarodowej zawartej pomiędzy Wspólnotą Europejską a państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi, 5a) certyfikat ten został uznany za kwalifikowany w drodze umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, 6) podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, który wydał ten certyfikat, został uznany w drodze umowy międzynarodowej zawartej pomiędzy Wspólnotą Europejską a państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi

Zgodnie z art. 4 pkt 3 ustawy o podpisie elektronicznym kwalifikowany certyfikat, który posiada akredytację w państwie członkowskim Unii Europejskiej zrównuje się pod względem prawnym z kwalifikowanym certyfikatem wydanym przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne mającym siedzibę lub świadczącym usługi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem, że spełnia wymagania ustawy o podpisie elektronicznym oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych:

*   rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2002r. w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego (Dz.U. z 2002r. Nr 128 poz. 1094);
*   rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2003r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej kwalifikowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne (Dz.U. z 2003r. Nr 229 poz. 2282).

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż wystawiane dla Spółki faktury elektroniczne, których autentyczność pochodzenia i integralność treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez podmiot posiadający akredytację w kraju Unii Europejskiej, spełnianiające wymogi ustawy o podpisie elektronicznym oraz sporządzonych do niej przepisów wykonawczych, co wynika z dyspozycji art. 4 pkt 3 tej ustawy – przy akceptacji Spółki dla tej formy odbioru faktur - będą zgodne z przepisami obowiązującymi w tym zakresie na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. Nr 133, poz. 1119).

Z cyt. przepisów rozdziału 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, że fakturę wystawia sprzedawca będący podatnikiem podatku od towarów i usług, w celu udokumentowania dokonanej sprzedaży towarów lub świadczonych usług. Faktura jest więc dokumentem stwierdzającym wystąpienie u podatnika okoliczności powodujących powstanie obowiązku podatkowego, a taki powstaje, co do zasady, m.in. z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi (art. 19 ust. 1 ustawy).

Nie można stwierdzić, aby użycie przez ustawodawcę sformułowania, że fakturę wystawia podatnik (w art. 106 ust. 1 ustawy, czy § 8 ust. 1 rozporządzenia), było tożsame z koniecznością technicznego wypisania tego dokumentu wyłącznie osobiście przez samego podatnika. Z analizy przedstawionego stanu prawnego wynika, co podlega opodatkowaniu, kiedy powstaje obowiązek podatkowy oraz, że czynność podlegająca opodatkowaniu ma być udokumentowana fakturą wystawioną w określonym terminie, zawierającą w swej treści wszystkie niezbędne elementy, wskazane w ww. przepisach, m.in. dane sprzedawcy i nabywcy.

Analiza przedstawionego zdarzenia przyszłego oraz powołanych przepisów prowadzi do wniosku, iż nie narusza przepisów podatkowych zlecenie innemu podmiotowi, na podstawie umowy, technicznej czynności wystawienia faktury w imieniu i na rzecz podatnika podatku od towarów i usług będącego dostawcą towarów lub usług. A zatem, należy przyjąć, że Kontrahent może upoważnić inny podmiot do dokonania takich czynności.

Reasumując należy stwierdzić, że w przedstawionym zdarzeniu przyszłym wystawione faktury elektroniczne zawierające wszystkie elementy wymagane polskimi przepisami w zakresie wystawiania faktur w tej formie, będą uprawniały Spółkę do odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego. Zaznaczyć należy, że faktury te stanowić będą podstawę do realizacji prawa do obniżenia podatku należnego, pod warunkiem, że nabywane towary będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ad – pytanie nr 2

W świetle powołanych wyżej zapisów art. 86 należy stwierdzić, że podatek naliczony w przypadku towarów i usług nabytych w obrocie krajowym (poza produktami rolnymi i usługami rolniczymi nabywanymi od rolnika ryczałtowego) wynika z faktur otrzymywanych przez podatnika. Jednocześnie prawo do odliczenia uzależnione jest od otrzymania przez podatnika faktury. Otrzymanie - zgodnie z definicją słownikową - zakłada wejście przez podatnika w posiadanie faktury.

Dla prawidłowości zmniejszenia podatku należnego nie jest więc istotne, kiedy dany dokument zostanie wystawiony, ale decyduje "fizyczne" posiadanie tego dokumentu ("otrzymanie") przez podatnika. W praktyce istnieje utożsamienie prawa do odliczenia podatku z posiadaniem oryginału faktury.

Regulacje dotyczące szczegółowych zasad wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 212, poz. 1337 ze zm). W myśl § 9 ww. rozporządzenia fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12. Zaś w przypadku, gdy podatnik określa w fakturze, zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 4, wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

Ustawodawca nie określił w sposób odmienny momentu powstania obowiązku podatkowego w przypadku udokumentowania transakcji fakturami elektronicznymi. Nie określił również pojęć momentu wystawienia i otrzymania faktury elektronicznej. Należy zatem stwierdzić - z uwagi na to, iż pojęcia te wiążą się z czynnościami faktycznymi, a nie prawnymi - że to Wnioskodawca posiada wiedzę, w jakim momencie otrzymał dokument.

Tak więc można przyjąć, jak wskazała we wniosku Spółka, że moment wystawienia faktury w formie elektronicznej, czyli sporządzenie dokumentu przez Kontrahenta, zbiegnie się, z racji funkcjonalności systemu sprzedawcy, z jej odbiorem. Zatem za moment otrzymania faktury przez Spółkę, od którego nabywa Ona prawo do odliczenia podatku naliczonego z tej faktury, należy uznać moment, w którym faktura elektroniczna będzie dostępna dla Wnioskodawcy na używanych przez niego urządzeniach informatycznych.

Ad – pytanie nr 3

Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. z 2005 r., Nr 133, poz. 1119) faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Stosownie do § 6 ust. 2 ww. rozporządzenia wystawione i otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku, gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę - również o nazwie tego podmiotu). Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio. Obowiązek informowania nie dotyczy podmiotów niebędących podatnikami, np. podmiotów zagranicznych nie występujących w charakterze podatnika VAT (§ 6 ust. 3 powołanego rozporządzenia).

Z przepisu § 6 ust. 2 ww. rozporzadzenia wynika jednoznacznie, iż przechowywanie faktur elektronicznych poza terytorium kraju może odbywać się tylko w jednym z krajów Unii Europejskiej. W przypadku, gdy przechowywania faktur dokonuje inny podmiot niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę, ustawodawca polski wymaga jedynie, aby informacja, o której mowa w § 6 ust. 2 zd.1 rozporządzenia zawierała również wskazanie nazwy podmiotu dokonującego przechowywania.

Ponadto, na podstawie § 6 ust. 5 cyt. rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. W myśl § 6 ust. 6, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej, powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

W związku z powyższym, biorąc pod uwagę opisany przez Spółkę we wniosku sposób przechowywania otrzymanych od Kontrahenta faktur elektronicznych, należy stwierdzić, że będzie on zgodny z przepisami prawa obowiązującymi w tym zakresie.

Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy uznaje się za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.