Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-1158/12-4/RR
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-01-28
Teza: Mając na uwadze powyższe przepisy prawa podatkowego oraz opis sposobu dokonywania akceptacji dotyczącej przesyłania faktur w formacie PDF - uznać należy, że przesyłana przez dostawcę akceptacja przesyłania na jego rzecz faktur w formacie PDF spełnia wymogi rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznej.
Słowa kluczowe: akceptacja; dokumentacja; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 9.11.2012 r. (data wpływu 16.11.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie akceptacji dotycząca przesyłania faktur w formacie PDF – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 16.11.2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie akceptacji dotycząca przesyłania faktur w formacie PDF.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „N.” lub „Podatnik”) prowadzi działalność gospodarczą głównie w zakresie sprzedaży produktów specjalnego przeznaczenia żywieniowego. Mając na względzie czynniki operacyjne, takie jak oczekiwania kontrahentów, czynniki ekonomiczne oraz aspekty ekologiczne Spółka planuje wdrożyć rozwiązania pozwalające na stosowanie faktur elektronicznych do faktur dokumentujących zakupy, wystawionych przez dostawców na jej rzecz.

Będąc zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów usług, Spółka planuje wdrożeniem procedur umożliwiających otrzymywanie od dostawców faktury w formacie PDF.

Przez fakturę rozumieć należy fakturę VAT, fakturę korygującą i duplikat faktury.

Format PDF (ang. Portable Document Format, przenośny format dokumentu), to format plików służący do prezentacji, przenoszenia i drukowania treści tekstowo-graficznych. Język opisu pliku PDF jest uproszczoną wersją języka programowania PostScript wzbogaconą o elementy hipertekstowe. Po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych (np. dysku twardym) istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji.

Podstawowym systemem obiegu dokumentów kosztowych w Spółce jest EOD - system elektronicznego obiegu dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami i komórkami organizacyjnymi. System ten zapewnia akceptację dokumentów zgodną z procedurami wewnętrznymi wdrożonymi w Spółce. Obecnie Spółka akceptuje jedynie faktury wystawiane przez dostawców w formie papierowej. Dokumenty te oklejane są niepowtarzalnym kodem kreskowym, a następnie skanowane i przesyłane do systemu EOD. W systemie EOD faktury są archiwizowane w wersji elektronicznej natomiast wersje papierowe są archiwizowane w zewnętrznym archiwum. W systemie EOD faktura podlega akceptacji merytorycznej i weryfikacji księgowej. Nie ma zatem możliwości, aby w systemie finansowo-księgowym zaksięgowano fakturę, która wcześniej nie została zweryfikowania i zaakceptowana zgodnie z wewnętrznymi procedurami. W celu wdrożenia faktur w formie elektronicznej w odniesieniu do faktur zakupowych, Spółka zamierza wdrożyć następujące rozwiązania:

Spółka stworzy dedykowany adres e-mail, na który kontrahenci będą wysyłać maile wraz z załączonymi fakturami elektronicznymi w formacie PDF. Po otrzymaniu faktury elektronicznej będzie ona umieszczana na serwerze spółki w formacie PDF w dedykowanym do tego celu folderze. W związku z wymogami wprowadzonego w Spółce systemu do elektronicznego obiegu dokumentów faktury te będą drukowane i archiwizowane dodatkowo w formie papierowej. Faktury w formie elektronicznej będą archiwizowane w dedykowanej do tego celu skrzynce poczty elektronicznej, co pozwoli na zweryfikowanie autentyczności pochodzenia faktury. Systematyczne tworzenie kopii zapasowej skrzynki poczty elektronicznej pozwoli na odzyskanie danych w przypadku ich utracenia.

Oprócz weryfikacji poprawności merytorycznej, formalnej i rachunkowej dane z faktury będą podlegać weryfikacji obejmującej:

*   autentyczność pochodzenia faktury
*   integralność treści faktury.

Faktury będą przesyłane na adres e-mail Spółki tylko z określonych adresów e-mail dostawców, zawartych na dokumencie „Zgody na elektroniczne przesyłanie faktur” podpisanej przez obie strony. Zgoda ta będzie mogła być przesłana w formie papierowej lub elektronicznej. Spółka będzie gromadzić informacje w zakresie danych o kontach poczty elektronicznej, z których będą przysyłane faktury od danego kontrahenta, a tym samym weryfikować czy otrzymane faktury wpłynęły ze wskazanych adresów e-mali. Takie rozwiązanie zapewni, że faktura wystawiona przez danego kontrahenta została wysłana z uwiarygodnionego konta, do którego tylko ten kontrahent ma dostęp.

Integralność treści faktur podczas ich przesyłania będzie weryfikowana poprzez wymianę sum kontrolnych pomiędzy Spółką oraz Wysyłającym. Wymiana sum kontrolnych polegać będzie na uzgodnieniu wartości odpowiadających kwocie netto oraz kwocie podatku VAT wynikających z faktur przesłanych do Spółki przez wystawcę faktury w formie elektronicznej w wybranym okresie. Wymiana sum kontrolnych powinna następować co najmniej raz na miesiąc. W przypadku potwierdzenia zgodności sum kontrolnych ustalonych przez Wysyłającego oraz Spółkę uznaje się, że podczas przesyłu zachowana została integralność treści faktur.

Weryfikacja integralności treści faktury dodatkowo może odbywać się poprzez sprawdzenie, czy podczas przesyłu faktury dostęp do treści faktury był zabezpieczony hasłem. Spółka powinna otrzymać hasło dostępu co najmniej tego samego dnia, w którym otrzymano fakturę w formie elektronicznej. Administrator w porozumieniu z Wysyłającym ustala sposób przesłania hasła, w szczególności może być ono przekazane Spółce w odrębnej wiadomości poczty elektronicznej, telefonicznie lub faksem.

W okresie przechowywania integralność treści faktury otrzymanej w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez następujące działania:

*   stworzenie dedykowanego adresu e-mail, o ograniczonym dostępie, przeznaczonego do odbierania faktur elektronicznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie (oznaczone nr 2 w złożonym wniosku):

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym przesyłana przez dostawcę akceptacja dotycząca wystawiania oraz przesyłania/udostępniania na jego rzecz faktur w formacie PDF spełnia wymogi § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Opisane we wniosku formy odbierania i przechowywania faktur są zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i w konsekwencji faktury takie wywoływać będą wszystkie skutki prawne, uprawniając tym samym Spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego VAT i/lub do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych.

Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie mogą być wyrażone w formie pisemnej lub elektronicznej (§ 3 ust. 2 Rozporządzenia) jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego.

W opinii Spółki akceptacja przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej, w postaci podpisanego oświadczenia w formacie PDF, jest akceptacją złożoną w formie elektronicznej. Pojęcie formy elektronicznej, o której mowa w § 3 ust. 2 Rozporządzenia, podobnie jak pojęcie elektronicznej postaci ujawnienia woli, o której mowa w art. 60 Kodeksu cywilnego, należy interpretować szeroko. Pojęcie to obejmuje postać danych, które mogą być kreowane, przetwarzane, przesyłane, odbierane oraz przechowywane za pomocą nowoczesnych technologii opartych na ruchu elektronów w różnego rodzaju przewodnikach, falach elektromagnetycznych, a także innych technik o podobnych cechach, np. wykorzystujących zjawiska optyczne, kwantowe czy nawet biologiczne (K. Krzycka, O zawieraniu umów drogą elektroniczną - polski kodeks cywilny a prawo europejskie, PS 2006, nr 7-8,s. 96 i n.). Niewątpliwie akceptacja przesłana za pomocą poczty elektronicznej może być więc uznana za wyrażoną w formie elektronicznej.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego Spółka uzyska od wszystkich dostawców, którzy wyrażą zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej stosowne oświadczenia. Takie oświadczenie będzie wyrażone w formie pisemnej lub elektronicznej. Spełniony więc zostanie warunek sformułowany w § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. W oświadczeniu, o którym mowa powyżej, podpisanym z dostawcą, określony zostanie format przesyłania faktur w formie elektronicznej, tj. PDF wysyłany jako załącznik do wiadomości e-mail. W oświadczeniu tym zostanie również zdefiniowany adres Spółki, na który wystawcy faktur będą przesyłać faktury w formie elektronicznej.

W związku z powyższym - w opinii Spółki - przy założeniu wdrożenia przez nią opisanych w niniejszym wniosku procedur kontroli biznesowej, zgoda (akceptacja) może być wyrażona w formie papierowej jak również poprzez przesłanie jej pocztą elektroniczną w formacie PDF i brak jest w tym zakresie dodatkowych wymogów formalnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Z dniem 01 stycznia 2013r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych, które to zastąpiło obowiązujące do dnia rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Obowiązujące obecnie rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych wydane zostało na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy, określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą formą.

W myśl § 2 obecnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Na podstawie § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

§ 4 ust. 2 powołanego wyżej rozporządzenia wskazuje, iż sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 4 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Zgodnie z § 4 ust. 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca planuje wdrożenie procedur umożliwiających otrzymywanie od dostawców faktury w formacie PDF. Podstawowym systemem obiegu dokumentów kosztowych w Spółce jest EOD - system elektronicznego obiegu dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami i komórkami organizacyjnymi. Faktury będą przesyłane na adres e-mail Spółki tylko z określonych adresów e-mail dostawców, zawartych na dokumencie „Zgody na elektroniczne przesyłanie faktur” podpisanej przez obie strony. Zgoda ta będzie mogła być przesłana w formie papierowej lub elektronicznej. Spółka będzie gromadzić informacje w zakresie danych o kontach poczty elektronicznej, z których będą przysyłane faktury od danego kontrahenta, a tym samym weryfikować czy otrzymane faktury wpłynęły ze wskazanych adresów e-mali.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą czy przesyłana przez dostawców akceptacja dotycząca przesyłania udostępniania na jego rzecz faktur w formacie PDF spełnia wymogi rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy prawa i opisane we wniosku zdarzenie przyszłe stwierdzić należy, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania faktur w formie elektronicznej.

W opisanej sprawie Wnioskodawca stwarza dedykowany adres e-mail o ograniczonym dostępie, przeznaczony do odbioru faktur elektronicznych tylko z określonych adresów e-mail dostawców.

Obie strony wyrażą zgodę na elektroniczne przesyłanie faktur. W tym celu podpiszą dokument „Zgoda na elektroniczne przesyłanie faktur”, który może być przesłany w formie papierowej lub elektronicznej. Ponadto Spółka uzyska od wszystkich dostawców, którzy, wyrażą zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej stosowne oświadczenia. Takie oświadczenie będzie wyrażone w formie pisemnej lub elektronicznej. W oświadczeniu tym określony zostanie format przesyłania faktur w formie elektronicznej, tj. PDF wysyłany jako załącznik do wiadomości e-mail oraz zostanie zdefiniowany adres Spółki, na który wystawcy faktur będą przesyłać faktury w formie elektronicznej.

Mając na uwadze powyższe przepisy prawa podatkowego oraz opis sposobu dokonywania akceptacji dotyczącej przesyłania faktur w formacie PDF - uznać należy, że przesyłana przez dostawcę akceptacja przesyłania na jego rzecz faktur w formacie PDF spełnia wymogi rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznej.

W tej sytuacji przedstawione we wniosku stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Nadmienić należy, iż w opisie zdarzenia przyszłego oraz własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej zdarzenia przyszłego Wnioskodawca nie opisuje oraz nie odnosi się co do wystawiania przez nabywcę na rzecz dostawcy faktur w formie elektronicznej, w związku z powyższym Tutejszy Organ Podatkowy w tym zakresie nie zajął stanowiska dotyczącego akceptacji przy wystawianiu przedmiotowych faktur.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja została wydana w zakresie podatku od towarów i usług odnośnie akceptacji dotyczącej przesyłania faktur w formacie PDF, natomiast w zakresie podatku od towarów i usług dotyczący przesyłania i przechowywania faktur w formacie elektronicznym oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego i w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych – zostały wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.