Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPB3/423-476/13-4/KJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2014-03-06
Teza: Czy wydatki związane z wykonywaną przez przedstawicieli handlowych pracą w terenie stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
Słowa kluczowe: faktura; koszt-koszty uzyskania przychodów; nocleg; pracownik; rachunki; umowa-umowa o pracę
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 74, z późn. zm.) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 26 listopada 2013 r. (data wpływu 29 listopada 2013 r.), uzupełnionym pismem z dnia 25 lutego 2014 r. (data wpływu 28 lutego 2014 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów z tytułu wydatków przedstawicieli handlowych (pytanie nr 1 we wniosku) – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 29 listopada 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych i podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów z tytułu wydatków przedstawicieli handlowych.

Z uwagi na braki wniosku, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów, na podstawie art. 169 § 1 i § 2 w związku z art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.), pismem z dnia 17 lutego 2014 r., nr IPTPB3/423-476/13-2/KJ, IPTPB1/415-740/13-2/DS (doręczonym w dniu 20 lutego 2014 r.), wezwał Wnioskodawcę do jego uzupełnienia pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

W odpowiedzi na ww. wezwanie w dniu 28 lutego 2014 r. wpłynęło uzupełnienie wniosku (data nadania 26 lutego 2014 r.).

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny (po uzupełnieniu):

Wnioskodawca w celu bezpośredniego dotarcia do klientów zatrudnia na umowę o pracę handlowców. W związku z realizacją wyżej wymienionego celu, każdy z pracowników zobowiązany jest do osobistych wyjazdów do kontrahentów, jak i do poszukiwania nowych potencjalnych klientów. Miejscem pracy określonym w umowie o pracę jest, w zależności od danej osoby, obszar jednego bądź kilku województw. Sprawa dotyczy podróży pracowników na terenie kraju w roku 2013 i na pewno taka sytuacja będzie występować w kolejnych latach. Niekiedy obszar pracy jest tak rozległy, albo zakres zadań zleconych przez pracodawcę wymaga tego, że pracownicy nie zawsze mają możliwość powrotu do miejsca zamieszkania na nocleg w danym dniu. Wówczas są zmuszeni do pozostania na nocleg z konieczności wykonywania obowiązków służbowych poza siedzibą pracodawcy, a jednocześnie poza miejscem zamieszkania pracownika. W trakcie wykonywania obowiązków służbowych ponoszą jednak wydatki związane z pracą, takie jak: noclegi w trasie, zakup paliwa do samochodu służbowego czy opłaty za przejazd płatnymi drogami oraz opłaty za parking. Przedstawiciele handlowi dostarczają na potwierdzenie dokonania powyższych wydatków faktury lub rachunki, a jeśli nie jest możliwe ich uzyskanie, również paragony, które następnie przedstawiają Wnioskodawcy, jako swojemu pracodawcy.

Na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów, opisanych przez przedstawicieli handlowych, zaakceptowanych merytorycznie przez bezpośrednich przełożonych oraz formalnie i rachunkowo, Wnioskodawca zwraca pracownikom równowartość poniesionych wydatków. Wspomniane dokumenty wystawiane są na Wnioskodawcę, jako spółkę akcyjną, gdzie Wnioskodawca figuruje jako nabywca. Opisane wyjazdy przedstawicieli handlowych na terenach przypisanych w umowach o pracę województw nie mogą być uznane za podróż służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Są one jednak nieodłącznym i stałym elementem wykonywania pracy przez tych pracowników. Poniesione przez handlowców koszty pozostające w związku z wykonywanymi przez nich zadaniami służbowymi, Wnioskodawca uznaje za związane z uzyskiwanymi przychodami z tytułu prowadzonej działalności i zalicza do kosztów uzyskiwania przychodów, w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wydatki te nie zostały również wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W związku z opisanym wyżej stanym faktycznym wydatki przedstawicieli handlowych na: noclegi, paliwo do samochodów służbowych, przejazdy płatnymi drogami oraz parkingi na obszarach województw będących ich miejscem pracy, Wnioskodawca uznaje za poniesione w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła naszych przychodów i zalicza do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy Wnioskodawca postępuje słusznie zaliczając wydatki przedstawicieli handlowych za noclegi w trasie, paliwo, przejazdy płatnymi drogami oraz parkingi, poniesione w obszarach województw będących ich miejscem pracy wynikającym z umowy o pracę i będące nieodłącznym elementem wykonywanych przez nich zadań służbowych, do kosztów uzyskania przychodów?
2.  Czy Wnioskodawca postępuje słusznie nie traktując zwróconych przedstawicielom handlowym wydatków na noclegi w trasie, paliwo do samochodów służbowych, opłaty za przejazdy płatnymi atuostradami oraz opłaty parkingowe jako ich przychód podlegający opodatkowaniu, a przy tym czy prawidłowe jest stanowisko takie, że w zaistniałej sytuacji Wnioskodawca nie jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, nie nalicza, nie pobiera i nie odprowadza podatku dochodowego od zwróconych wydatków?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 1.

Wniosek Spółki w pozostałym zakresie zostanie rozpatrzony odrębnie

Zdaniem Wnioskodawcy, w związku z opisanym wyżej stanem faktycznym wydatki przedstawicieli handlowych na noclegi w trasie, paliwo do samochodów służbowych, przejazdy płatnymi drogami oraz parkingi poniesione na obszarach województw będących ich miejscem pracy, Wnioskodawca uznaje za poniesione w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Stanowią one racjonalne wydatki Spółki związane z realizacją określonych celów gospodarczych pracodawcy. Są one nieodłącznym i stałym elementem wykonywania pracy przez tych pracowników. Poniesione przez handlowców koszty pozostające w związku z wykonywanymi przez nich zadaniami służbowymi, Wnioskodawca uznaje za związane z uzyskiwanymi przez siebie przychodami z tytułu prowadzonej działalności i zalicza do kosztów uzyskiwania przychodów, w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wydatki te nie zostały również wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

O możliwości obciążenia podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatkami ponoszonymi przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych decydują przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397, z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu.

Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody. Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Kosztami podatkowymi są również wydatki na rzecz pracowników, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz zwrot kosztów podróży służbowych, zakwaterowania, różnego rodzaju świadczenia dodatkowe np. diety oraz inne należności związane z podróżą.

Warunkiem podstawowym zaliczenia należności wypłacanych pracownikowi z tytułu opłaconego noclegu, paliwa do samochodu służbowego, opłaty za przejazdy płatnymi autostradami, opłaty parkingowej do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie, że świadczona przez niego praca będzie wykonywana w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów. Jeżeli ten warunek będzie spełniony, to kosztem uzyskania przychodów będzie równowartość zwracanych pracownikowi kosztów noclegu i poniesionych opłat.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca zatrudnia na podstawie umów o pracę przedstawicieli handlowych. Miejscem pracy określonym w umowie o pracę jest w zależności od danej osoby obszar jednego bądź kilku województw. Niekiedy obszar pracy jest tak rozległy, albo zakres zadań zleconych przez pracodawcę wymaga tego, że pracownicy nie zawsze mają możliwość powrotu do miejsca zamieszkania na nocleg w danym dniu. Wówczas są zmuszeni do pozostania na nocleg z konieczności wykonywania obowiązków służbowych poza siedzibą pracodawcy, a jednocześnie poza miejscem zamieszkania pracownika. W trakcie wykonywania obowiązków służbowych ponoszą jednak wydatki związane z pracą, takie jak: noclegi w trasie, zakup paliwa do samochodu służbowego czy opłaty za przejazd płatnymi drogami oraz opłaty za parking. Na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów opisanych przez przedstawicieli handlowych, zaakceptowanych merytorycznie przez bezpośrednich przełożonych formalnie i rachunkowo Spółka zwraca pracownikom równowartość poniesionych wydatków. Wspomniane dokumenty wystawiane są na Spółkę, gdzie Spółka figuruje jako nabywca.

Mając na uwadze powyższe oraz powołane regulacje prawne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych uznać należy, że zwrócone pracownikom przez Spółkę wydatki z tytułu: noclegów, paliwa do samochodów służbowych, przejazdów płatnymi drogami i parkingów poniesione w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych w ramach zawartej umowy o pracę, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jednocześnie wskazać należy, że wykazanie związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów (zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów), obciąża podatnika.

Jak bowiem stanowi art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno też wynikać, że mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów.

Ponadto, tutejszy Organ nadmienia, że pełna weryfikacja prawidłowości zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.). Dokonując bowiem interpretacji indywidualnej organ podatkowy działający z upoważnienia Ministra Finansów przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi –Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.