Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB3/423-370/09-6/KS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2009-08-14
Teza: 1. Czy z uwagi na brak udokumentowania kosztów przejazdu w drodze powrotnej na lotnisko pracodawca może wypłacić dodatkowo ryczałt na dojazd z lotniska do miejscowości docelowej i z miejscowości docelowej na lotnisko? - Czy w przypadku, gdyby pracodawca wypłacił dodatkowo ryczałt, o którym mowa w pytaniu, czy stanowiłby on przychód pracownika, a dla pracodawcy byłby kosztem uzyskania przychodu? - Czy w sytuacji, gdyby koszt przejazdu taksówką był niższy, czy pracownik mógłby otrzymać uzupełnienie do pełnego ryczałtu? 2. Czy Instytut prawidłowo postąpił pokrywając pracownikowi: - koszty za bilety lotnicze na powrót do kraju mimo przedłużenia w celach prywatnych, - wypłacając ryczałt na dojazd z lotniska do miejscowości docelowej i z miejscowości docelowej, w której zatrzymali się pracownicy prywatnie? - wypłacając 5 diet, tj. z uwzględnieniem soboty i niedzieli, kiedy pracownicy mieli już te dni do prywatnej dyspozycji?
Słowa kluczowe: bilety; delegacja; delegacja-delegacja służbowa; dieta; koszt; koszt-koszty uzyskania przychodów; koszt-zwrot kosztów; pracodawca; pracownik
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Instytutu przedstawione we wniosku z dnia 19 maja 2009 r. (data wpływu 21.05.2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21 maja 2009 r. został złożony ww. wniosek – uzupełniony w dniach 29 lipca 2009 r. i 3 sierpnia 2009 r. oraz w dniu 27 lipca 2009 r. o brakującą opłatę – o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz opis zdarzenia przyszłego.

Stan faktyczny nr 1.

Pracownik podczas podróży służbowej za granicą, w celu przejazdu z lotniska do miejscowości, w której miał zapewniony nocleg i w której także zorganizowana była konferencja wynajął taksówkę, gdyż ze względu na nocną porę niemożliwy był wybór innego środka lokomocji.

Wg oświadczenia pracownika odległość z lotniska do miejscowości docelowej wynosiła około 50 km. Pracownik wystąpił z pismem o zwrot za przejazd taksówką oraz wypłatę ryczałtu na dojazd z miejscowości docelowej do lotniska (w pełnej wysokości). Koszt przejazdu taksówką przekraczał kwotę ryczałtu na przejazd. Pracodawca wypłacił pracownikowi pełne koszty przejazdu za taksówkę, nie wypłacił jednak dodatkowo ryczałtu, o który ubiegał się pracownik. Pracownik nie przedstawił rachunku za przejazd powrotny na lotnisko. Wyjaśnia także, że przejazd w drodze powrotnej zorganizował we własnym zakresie.

Stan faktyczny nr 2.

Dwóch pracowników odbywało trzydniową podróż służbową do Meksyku. Konferencja, której byli uczestnikami odbyła się od środy do piątku. Pracownicy przed wyjazdem wystąpili o urlop wypoczynkowy przedłużając tym samym pobyt o kolejne dwa dni z zamiarem spędzenia wolnych dni od pracy w innej miejscowości niż spotkanie, w której odbyła się konferencja. Bilety na powrót z podróży służbowej wykupiono z uwzględnieniem przedłużonego pobytu w celach prywatnych.

Wnioskodawca wyjaśnia, że gdyby pracownicy nie przedłużyli pobytu powrót z podróży odbyłby się w sobotę i niedzielę. Faktycznie odbył się w poniedziałek i wtorek.

Instytut z racji odbycia podróży służbowej wypłacił pracownikom ryczałt na dojazd z lotniska do miejscowości docelowej i z miejscowości docelowej do miejscowości, w której zatrzymali się pracownicy. Wypłacił diety pobytowe za dni, w których odbywała się konferencja (3 dni) oraz za dni, w których pracownicy wracaliby do kraju, gdyby nie przedłużyli pobytu, tj. za sobotę i niedzielę. Łącznie wypłacono diety pobytowe za 5 dni. Nie wypłacono diet za poniedziałek i wtorek, które związane były z przedłużeniem pobytu w celach prywatnych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1\. Czy z uwagi na brak udokumentowania kosztów przejazdu w drodze powrotnej na lotnisko pracodawca może wypłacić dodatkowo ryczałt na dojazd z lotniska do miejscowości docelowej i z miejscowości docelowej na lotnisko?

*   Czy w przypadku, gdyby pracodawca wypłacił dodatkowo ryczałt, o którym mowa w pytaniu, czy stanowiłby on przychód pracownika, a dla pracodawcy byłby kosztem uzyskania przychodu?
*   Czy w sytuacji, gdyby koszt przejazdu taksówką był niższy, czy pracownik mógłby otrzymać uzupełnienie do pełnego ryczałtu?

2\. Czy Instytut prawidłowo postąpił pokrywając pracownikowi:

*   koszty za bilety lotnicze na powrót do kraju mimo przedłużenia w celach prywatnych,
*   wypłacając ryczałt na dojazd z lotniska do miejscowości docelowej i z miejscowości docelowej, w której zatrzymali się pracownicy prywatnie?
*   wypłacając 5 diet, tj. z uwzględnieniem soboty i niedzieli, kiedy pracownicy mieli już te dni do prywatnej dyspozycji?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z § 10 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) podczas podróży służbowej za granicą pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej oraz każdej innej miejscowości, w której pracownik korzysta z noclegu. Wypłata ryczałtu ma miejsce wtedy, gdy pracownik nie przedstawił biletów bądź innego dokumentu za przejazd. W omawianym przypadku, pracownik przedstawił rachunek za przejazd tylko w jedną stronę. W drodze powrotnej dokonał przejazdu na własny koszt, w ocenie Wnioskodawcy, wobec sytuacji, gdy pracownik oświadczy, że organizator nie zapewnił mu przejazdu w drodze powrotnej na lotnisko i dojazd na lotnisko odbył na własny koszt, należy wypłacić mu pełny ryczałt, o którym mowa w § 10 ust. 1 ww. rozporządzenia, zaś dla wypłaty kosztu przejazdu z lotniska do miejscowości docelowej winien mieć zastosowanie § 13 ust. 4 rozporządzenia. Zwrócone koszty przejazdu nie powinny stanowić przychodu pracownika, zaś dla Wnioskodawcy powinny stanowić koszt uzyskania przychodu.

W przypadku wypłaty pracownikowi ryczałtu w opisanej sytuacji, koszty przejazdu w jedną stronę, tj. z lotniska do miejscowości docelowej powinny stanowić zwrot innych udokumentowanych kosztów poniesionych przez pracownika podczas podróży służbowej.

Instytut uważa za zasadne pokrycie kosztów biletu powrotnego do kraju oraz wypłaty ryczałtu na dojazdy i wypłaty diet w sposób przedstawiony w opisie.

Ponadto Wnioskodawca uważa, że koszty te poniósłby w takiej samej wysokości, gdyby pracownicy nie przedłużyli pobytu w celach prywatnych. Bez względu na to, że pracownicy przedłużyli prywatnie pobyt, powrót z rzeczywistego celu, tj. podróży służbowej miał miejsce. Zasadny jest także zwrot kosztów w formie ryczałtu, o którym mowa w § 10 ust. 1 rozporządzenia, a także wypłaty diet pobytowych przypadający na czas powrotu do kraju.

Zdaniem Wnioskodawcy, wypłacone pracownikom świadczenia w sposób jak przedstawiono powyżej, nie rodzą żadnych skutków podatkowych zarówno ze strony pracownika, jak i Wnioskodawcy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

O możliwości obciążenia podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatkami ponoszonymi przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych decydują przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 tej ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Powyższe oznacza, iż podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ww. ustawy oraz, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia przychodów). Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo – skutkowy. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy i wywiązywaniem się przez niego z obowiązków nałożonych innymi przepisami prawa, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z treścią powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Zatem Wnioskodawca winien dysponować stosownymi dowodami, iż zaliczenie określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów było zasadne i celowe.

Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie będą jednak mogły być uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami podatkowymi są również wydatki na rzecz pracowników, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz zwrot kosztów podróży służbowych, równego rodzaju świadczenia dodatkowe np. diety oraz inne należności związane z podróżą.

Warunkiem podstawowym zaliczenia należności wypłaconych pracownikowi z tyt. podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów jest jej odbycie w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów. Jeżeli ten warunek jest spełniony to kosztem uzyskania przychodów są należności wypłacone pracownikowi, jako zwrot kosztów odbytej podróży, a więc zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub faktycznie poniesionych.

W rozpatrywanej kwestii, należy również wskazać na przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) z których wynika ogólny obowiązek pracodawcy do dokonania pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej. W świetle art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi odbywającego podróż służbową, jeżeli układ zbiorowy, regulamin pracy lub umowa ich nie określa, zawierają przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Ze stanu faktycznego sprawy wynika, że dwóch pracowników Instytutu odbyło podróż służbową do Meksyku celem udziału od środy do piątku w konferencji. Jednakże przedłużyli oni sobie pobyt o kolejne dwa dni z zamiarem spędzenia wolnych dni od pracy w innej miejscowości. Bilety na powrót, których koszt poniósł pracodawca, wykupiono z uwzględnieniem pobytu w celach prywatnych.

W świetle przytoczonych powyżej regulacji, stwierdzić należy, iż wydatek na zakup biletów lotniczych na powrót do kraju, jakie poniósł pracodawca w związku z podróżą służbową może stanowić koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem wykazania związku z przychodem. Podstawowym celem wyjazdu był bowiem udział w konferencji. W konsekwencji pracodawca poniósłby te koszty, niezależnie od ilości dni pobytu pracownika za granicą, tj. również w wyniku przedłużenia pobytu w celach prywatnych.

Ponadto, należy dodać, iż gdyby pracodawca wypłacił dodatkowo ryczałt (w pełnej wysokości) związany z przejazdem pracownika z miejscowości docelowej na lotnisko, przy zachowaniu warunków wynikających z odrębnych przepisów, tj. ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, mógłby on stanowić koszt uzyskania przychodów.

Jednocześnie należy wskazać, że kwestia zasadności wypłaty ryczałtu na dojazd z lotniska do miejscowości docelowej i z miejscowości docelowej, w której zatrzymali się pracownicy prywatnie, wypłaty 5 diet, tj. z uwzględnieniem soboty i niedzieli, kiedy pracownicy mieli już te dni do prywatnej dyspozycji, nie jest regulowana normami prawa podatkowego. Zatem nie może być przedmiotem interpretacji indywidualnej, wydanej na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa.

Zgodnie bowiem z treścią art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną).

Ponadto przepis art. 3 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa stanowi, iż ilekroć w ustawie jest mowa o przepisach prawa podatkowego – rozumie się przez to przepisy m.in. ustaw podatkowych oraz przepisy wydanych na ich podstawie aktów wykonawczych.

Poprzez ustawy podatkowe, zgodnie z art. 3 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa należy rozumieć ustawy dotyczące podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych określające podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujące prawa i obowiązki organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich.

Zatem tut. Organ nie odniósł się, co do kwestii, czy Wnioskodawca postąpił prawidłowo, wypłacając ryczałt na dojazd z lotniska do miejscowości docelowej i z miejscowości docelowej, w której zatrzymali się pracownicy prywatnie, wypłacając 5 diet, tj. z uwzględnieniem soboty i niedzieli, kiedy pracownicy mieli już te dni do prywatnej dyspozycji.

W świetle powyższego, jeżeli ww. świadczenia będą spełniały warunki wynikające z odrębnych przepisów, tj. ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, pod warunkiem, że zostały poniesione w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów, to Instytut może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto informuje się, że w zakresie stanu faktycznego dot. podatku dochodowego od osób prawnych wydana została odrębna interpretacja w dniu 14 sierpnia 2009 r. nr ILPB3/423-370/09-5/KS.

W zakresie stanu faktycznego oraz opisu zdarzenia przyszłego dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych wydane zostały odrębne interpretacje w dniu 14 sierpnia 2009 r. nr ILPB1/415-591/09-5/AMN, ILPB1/415-591/09-6/AMN.

Natomiast w części zasadności wypłacenia pracownikowi dodatkowo ryczałtu w przypadku braku dokumentacji potwierdzającej poniesienie wydatku przez niego oraz możliwości wypłaty pracownikowi uzupełnienia do ryczałtu w sytuacji, gdyby koszt przejazdu taksówką był niższy, wydane zostało postanowienie z dnia 14 sierpnia 2009 r. nr ILPB1/415-591/09-7/AMN, ILPB3/423-370/09-7/KS odmawiające wszczęcia postępowania w tej części.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.