Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB3/423-605b/09/PS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2009-12-10
Teza: Dotyczy możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na pokrycie kosztów noclegu kontrahenta.
Słowa kluczowe: kontrahent; koszt-koszty uzyskania przychodów; nocleg; reprezentacja; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 8 października 2009 r. (data wpływu 12 października 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej między innymi podatku dochodowego od osób prawnych między innymi w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na pokrycie kosztów noclegu kontrahenta – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 października 2009 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej między innymi podatku dochodowego od osób prawnych między innymi w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na pokrycie kosztów noclegu kontrahenta.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

W ramach prowadzonej działalności Spółka spotyka się w siedzibie firmy ze swoimi kontrahentami z kraju i z zagranicy, w celu omówienia spraw bieżących dotyczących realizacji zamówień, sprzedaży, płatności, itp. oraz rozwoju tej współpracy w okresach następnych. Wnioskodawca produkuje stolarkę budowlaną pod konkretne zamówienia, a termin realizacji zamówień jest do 7 dni. Po zakończeniu spotkania w siedzibie Spółki kontrahent zapraszany jest do restauracji, w zależności od pory dnia, na obiad lub kolację, której koszty pokrywa Jednostka. Z uwagi na położenie geograficzne Spółki, która jest w większości przypadków w dużej odległości od miejsc, w których mają swoją siedzibę kontrahenci, Wnioskodawca pokrywa również koszty hotelu.

W ramach prowadzonej działalności Spółka sprzedaje swoje wyroby między innymi do krajów Unii Europejskiej. Towary wywozi najczęściej przy użyciu swojego transportu. Na potwierdzenie wywozu towarów spółka posiada zgodnie z art. 42 ust. 3 pkt 2/3 ustawy o VAT:

*   kopię faktury,
*   specyfikację towaru (Wz), w której znajduje się określenie towaru i ilość wywożonego towaru
(zgodnie z art. 42 ust. 4 faktura zawiera nazwę, lub imię i nazwisko oraz adres siedziby zamawiającego towar),*   zamówienie jakie złożył odbiorca z adresem zamawiającego i miejscem dostawy,
*   delegacje z imieniem i nazwiskiem kierowcy, numerem samochodu oraz pieczątką lub podpisem na delegacji potwierdzającą przywóz towaru na miejsce dostawy,
*   na kopii faktury jako potwierdzenie odbioru towaru, podpis lub pieczątkę.

Dostawa towarów odbywa się często nie na adres siedziby zamawiającego towar, lecz miejscem dostawy jest magazyn, bądź teren budowy, dlatego umieszczony na kopii faktury podpis lub pieczątka potwierdzająca odbiór towaru ma inną nazwę firmy, imię i nazwisko lub adres firmy niż dane zamawiającego, na którego wystawiona jest faktura.

Jeżeli kontrahent zamawiający towar posiada magazyn i dostawy towarów mają być do tego magazynu, to taki adres znajduje się w dokumentach firmy. Ponadto należy zauważyć, iż Spółka sprzedaje swoje towary po otrzymaniu przedpłaty, najczęściej 100%, stąd dysponuje dokumentami potwierdzającymi zapłatę.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy koszty związane z zaproszeniem kontrahenta do restauracji można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
2.  Czy koszty związane z pokryciem noclegu (hotelu) przebywającego w Spółce kontrahenta można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
3.  Czy zgodnie z art. 42 ust. 11 ustawy o podatku od towarów i usług potwierdzenie na kopii faktury pieczątką, podpisem, które nie są zgodne z nazwą firmy, imieniem i nazwiskiem lub adresem, czyli danymi zawartymi na fakturze jest prawidłowe dla potwierdzenia dostawy wewnątrz wspólnotowej podlegającej opodatkowaniu wg stawki 0%?

Przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej stanowi odpowiedź na pytanie drugie. Wniosek Spółki w zakresie pytania pierwszego i trzeciego zostanie rozpatrzony odrębnymi rozstrzygnięciami.

Spółka wskazuje, iż zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 niniejszej ustawy. Zaproszenie kontrahenta, który musi przebyć kilkaset kilometrów aby dojechać do Spółki, na obiad lub kolację i nocleg jest zdaniem Wnioskodawcy działaniem niewykraczającym poza zwykłe ramy grzeczności, gościnności i szacunku dla klienta, co z kolei przyjmuje się za powszechnie obowiązujące kanony kultury, a nie jako oficjalne działania skierowane na zewnątrz firmy. Zdaniem spółki nie jest to reprezentacja, gdyż nie wiąże się z wystawnością i okazałością, a takimi cechami charakteryzuje się reprezentacja polegająca na oficjalnych kontaktach z innymi podmiotami gospodarczymi. Celem działalności Spółki jest maksymalizacja zysku i w tym celu podejmuje różne działania nakierowane i podporządkowane właśnie temu wytyczonemu celowi. Zaproszenie kontrahenta do restauracji i ewentualnie zapłacenie hotelu ma również służyć temu celowi.

Reasumując, Spółka uważa, iż jest to zwyczajowe działanie bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, mającą na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie źródła przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Z przepisu tego wynika zatem, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami (tzn. wydatki takie są uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, ponieważ w rezultacie ich poniesienia podatnik może oczekiwać zwiększenia swoich przychodów), w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Co istotne również, muszą być to wydatki, dzięki którym podatnik może osiągnąć przychód podlegający opodatkowaniu.

Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy podatkowej.

Ponadto, dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwe udokumentowanie. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Mocą art. 9 ust. 1 nakłada ona jednak na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (…), przy czym odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

Z przedstawionych we wniosku okoliczności wynika, iż Spółka produkuje stolarkę budowlaną pod konkretne zamówienia. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca organizuje spotkania w siedzibie firmy ze swoimi kontrahentami z kraju i z zagranicy, w celu omówienia spraw bieżących dotyczących realizacji zamówień, sprzedaży, płatności oraz rozwoju tej współpracy w okresach następnych. Z uwagi, iż siedziby kontrahentów znajdują się w większości przypadków w dużej odległości od siedziby Spółki, Wnioskodawca pokrywa również koszty noclegu kontrahentów w hotelu.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwalifikacji prawnej wydatków z powyższego tytułu, tj. oceny, czy mają one charakter wydatków na reprezentację, czy też ogólnych kosztów funkcjonowania Spółki.

Stosownie bowiem do treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Przenosząc definicję słownikową na grunt ustaw podatkowych, zgodnie z przyjętym od lat poglądem doktryny prawa podatkowego, za reprezentację uznaje się „występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów (Brzeziński B., Kalinowski M., Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Warszawa 1997, str. 159)”.

Odnosząc zatem powyższe do przedstawionych we wniosku okoliczności należy zauważyć, że podstawowym problemem w przedmiotowej sprawie jest ocena, czy ponoszone przez Spółkę wydatki na pokrycie kosztów noclegu kontrahentów w hotelu ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), czy też mają na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów oraz nabywania oferowanych towarów (usług).

Dla kwalifikacji prawnej tych wydatków istotny jest również fakt, że stanowią one jeden z kosztów oficjalnych spotkań biznesowych - rozmów dotyczących realizacji zamówień, sprzedaży, płatności oraz rozwoju tej współpracy w okresach następnych. Zapewnienie kontrahentom zakwaterowania podczas tych spotkań (nocleg w hotelu) ma niewątpliwy wpływ na sposób postrzegania Spółki przez te podmioty. Wydatki te wykraczają więc poza poziom gościnności zwyczajowo przyjęty w tego typu kontaktach i służą budowaniu określonego wrażenia w odbiorze firmy Wnioskodawcy. Powoływanie się w tym kontekście przez Wnioskodawcę na okoliczność, że pokrywanie kosztów noclegu kontrahentów jest działaniem niewykraczającym poza zwykłe ramy grzeczności, gościnności i szacunku dla klienta, co z kolei przyjmuje się za powszechnie obowiązujące kanony kultury, nie odbiera tej czynności cech reprezentacji. Zapewnienie noclegu kontrahentom to bowiem nic innego, jak działania dla zapewnienia im wygody i komfortu, mające na celu zaprezentowanie Spółki jako prestiżowego partnera. Oznacza to, że przedmiotowe wydatki mają znamiona wydatków na reprezentację Spółki, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 omawianej ustawy.

Podsumowując, wydatki Spółki związane z pokrycie kosztów noclegu kontrahentów w hotelu, jako ponoszone w ramach oficjalnych kontaktów handlowych i mające na celu budowanie pozytywnego wrażenia w odbiorze Spółki, stanowią koszty reprezentacji. Są zatem wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.