Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/1/415-854/09/BK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2010-01-15
Teza: w zakresie momentu ewidencjonowania faktur w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez biuro rachunkowe
Słowa kluczowe: faktura-faktura VAT; koszt-księgowanie kosztów; księgi-księgi przychodów i rozchodów; towar-otrzymanie towaru; towar-towar handlowy; zapis-zapis w księdze
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112 poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowiskoWnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 9 października 2009r. (data wpływu do tut. Biura 16 października 2009r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie momentu ewidencjonowania faktur w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez biuro rachunkowe - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 16 października 2009r. do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie momentu ewidencjonowania faktur w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez biuro rachunkowe.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca, prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług księgowych (biuro rachunkowe). Problem dotyczy prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Każdego miesiąca do dnia określonego w umowie klienci dostarczają komplet dokumentów do zaksięgowania za poprzedni miesiąc. Często zdarza się, iż nie jest możliwym dostarczenie przez klientów dokumentów kosztowych z końcowych dni miesiąca (ponieważ ich jeszcze nie otrzymano, np. faktury dochodzą pocztą), a zatem nie jest możliwym zaewidencjonowanie kosztów w terminach wynikających art. 22 ust. 6b ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2000r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy możliwym jest zaksięgowanie kosztów z datą wpływu dokumentów do biura rachunkowego?

Zdaniem Wnioskodawcy, biorąc pod uwagę fakt, że podatek dochodowy jest podatkiem rocznym (art. 45 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), rozliczanym w całości w zeznaniu rocznym możliwe jest zaksięgowanie kosztu w miesiącu następnym, jednak nie przekraczając danego roku podatkowego.

Jednocześnie brak obowiązku składania deklaracji miesięcznych na podatek dochodowy powoduje, iż nie ma potrzeby składania pisemnych korekt. Jedynie kwota wpłaconej zaliczki powinna być „skorygowana” i będzie to dokonane – przy ustaleniu zaliczki na podatek w miesiącu wpisania faktury do księgi.

Ponadto zważywszy, że z powodów niezależnych od klienta dokumenty wpływają często po zamknięciu miesiąca, w którym powinny być rozliczone, ujęcie ich w dacie wystawienia jest niemożliwe.

Dodatkowo ujęcie faktury dokumentującej koszty działalności w miesiącu późniejszym nie powoduje uszczupleń budżetowych, bowiem podatnik wpłaca zaliczkę za dany okres w większej wysokości.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcyw sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. W myśl art. 22 ust. 6b ww. ustawy, w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Zauważyć przy tym należy, iż definicja momentu poniesienia kosztu zawarta w ww. art. 22 ust. 6b dotyczy wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów niezależnie od przyjętej metody ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych.

Zgodnie z treścią art. 24a ust. 1 ww. ustawy, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy.

Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Zgodnie z treścią § 12 ust. 3. ww. rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi m.in. w myśl pkt 1 tego przepisu są faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach.

W myśl § 17 ust. 1 ww. rozporządzenia, zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się, z zastrzeżeniem § 20 i 30, jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym (§ 17 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Jednakże stosownie do treści § 30 ww. rozporządzenia, w razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe, zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16, oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2, lub danych wynikających z zestawienia, o którym mowa w § 20 ust. 2, przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Stosownie do postanowień § 30 ust. 3 ww. rozporządzenia zasadę określoną w ust. 1 mogą także stosować inni podatnicy (po spełnieniu określonych warunków).

Jednocześnie zauważyć należy, iż prowadzący podatkowe księgi przychodów i rozchodów zobowiązani są do przestrzegania zasad określonych w „Objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów” ujętych w Załączniku Nr 1 do ww. rozporządzenia. Zgodnie z treścią pkt 3 ww. Objaśnień, w kolumnie 2 podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). Natomiast w kolumnie 3 należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia faktur. (pkt 4 ww. Objaśnień). Kolumna 10, w myśl pkt 10 ww. Objaśnień – jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. Natomiast kolumna 13 przeznaczona jest do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, polegającej na „świadczeniu usług księgowych”, Wnioskodawca prowadzi swoim klientom podatkowe księgi przychodów i rozchodów. Każdego miesiąca do dnia określonego w umowie klienci dostarczają komplet dokumentów do zaksięgowania za poprzedni miesiąc. Zdarza się jednak, iż z przyczyn niezależnych od klientów, nie są oni w ww. terminie dostarczyć dokumentów kosztowych (faktur) z końcowych dni miesiąca. Konsekwencją powyższego jest brak możliwości zaewidencjonowania kosztów w terminach wynikających z art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Mając na uwadze cytowane wyżej przepisy stwierdzić należy, iż w przedstawionym stanie faktycznym zapisu dotyczącego poniesienia wydatków, stanowiących koszty uzyskania przychodów, należy dokonać w prowadzonych klientom podatkowych księgach przychodów i rozchodów w oparciu o otrzymane faktury - w dniu ich otrzymania. Przy czym w kolumnie 2 księgi, wpisać należy datę zdarzenia gospodarczego, tj. wystawienia faktury (rachunku), gdyż to one, co do zasady, dokumentują zdarzenie gospodarcze, którego dotyczą. Natomiast w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów „Uwagi” należy umieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania zapisu z opóźnieniem.

Powyższe skutkuje zatem, koniecznością dokonania stosownej korekty kosztów uzyskania przychodów za okres, którego faktura dotyczy.

W myśl art. 44 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy podatnicy osiągający dochody z działalności gospodarczej, o której mowa w art. 14, są obowiązani bez wezwania wpłacać w ciągu roku podatkowego zaliczki na podatek dochodowy według zasad określonych w ust. 3, z zastrzeżeniem ust. 3f-3h.

Przy czym w myśl art. 44 ust. 3 ww. aktu prawnego, podatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani wpłacać zaliczki miesięczne. Wysokość zaliczek za miesiące do listopada roku podatkowego, z zastrzeżeniem ust. 3f, ustala się w następujący sposób:

1.  obowiązek wpłacania zaliczki powstaje, poczynając od miesiąca, w którym dochody te przekroczyły kwotę powodującą obowiązek zapłacenia podatku,
2.  zaliczkę za ten miesiąc stanowi podatek obliczony od tego dochodu według zasad określonych w art. 26, 27 i 27b,
3.  zaliczkę za dalsze miesiące ustala się w wysokości różnicy pomiędzy podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku a sumą zaliczek za miesiące poprzedzające.

Z powyższego wynika, iż moment powstania obowiązku podatkowego, skutkujący obowiązkiem zapłaty zaliczek na podatek dochodowy uzależniony jest od wysokości uzyskanego dochodu, ustalonego według zasad określonych przepisami ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, iż prawidłowe ustalenie dochodu, a więc również kosztów uzyskania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej, warunkuje prawidłowość rozliczeń z budżetem Państwa.

Mając zatem na względzie, iż złożony wniosek dotyczy ewidencjonowania dokumentów (faktur) kosztowych, stwierdzić należy, iż przedstawiony we wniosku sposób korygowania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych – „przy ustalaniu zaliczki na podatek w miesiącu wpisania faktury do księgi” – jest prawidłowy.

Mając powyższe na względzie stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.