Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBII/1/415-889/11/MK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-01-18
Teza: Czy koszt zakwaterowania w związku z podróżą służbową podlega zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych w całości na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16, czy do wysokości nieprzekraczającej 500,00 zł miesięcznie na jednego pracownika na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
Słowa kluczowe: delegacja; delegacja-delegacja służbowa; dieta; podróż; pracownik; pracownik-świadczenia na rzecz pracowników; zakwaterowanie; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 10 października 2011 r. (data wpływu do tut. Biura – 18 października 2011 r.), uzupełnionym w dniu 27 grudnia 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych sfinansowania własnym pracownikom, będącym w podróży służbowej, diet i innych świadczeń, w tym kosztów zakwaterowania – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 18 października 2011 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych m.in. w zakresie skutków podatkowych sfinansowania własnym pracownikom, będącym w podróży służbowej, diet i innych świadczeń, w tym kosztów zakwaterowania.

Z uwagi na braki formalne wniosku, pismem z dnia 14 grudnia 2011 r. znak: IBPB II/1/415-889/11/MK, znak: IBPB II/1/415-890/11/MK wezwano Wnioskodawcę do jego uzupełnienia.

Wniosek uzupełniono w dniu 27 grudnia 2011 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione m.in. następujące zdarzenie przyszłe:

Siedziba Wnioskodawcy - Spółki z o.o. mieści się w miejscowości K. Spółka zamierza świadczyć roboty budowlano-instalacyjne na terenie innych miast na podstawie umów zawartych ze swoimi kontrahentami. W związku z tym kilkunastu pracowników będzie realizowało te zadania na podstawie polecenia wyjazdu służbowego. Pracownicy w umowach o pracę mają określone miejsce wykonywania pracy – miejscowość K. Na podstawie zapisów regulaminu wynagradzania Spółka pokrywa koszty podróży służbowych zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Pracownicy otrzymują diety w wysokości określonej w rozporządzeniu. Spółka pokrywa też koszty przejazdów i noclegów. Za wynajęte pokoje dla pracowników Spółka zostanie obciążona fakturami VAT.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy koszt zakwaterowania w związku z podróżą służbową podlega zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych w całości na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16, czy do wysokości nieprzekraczającej 500,00 zł miesięcznie na jednego pracownika na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wypłacone diety i inne świadczenia, w tym koszty zakwaterowania z tytułu podróży służbowych, podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych w pełnej wysokości.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Niniejsza interpretacja indywidualna stanowi pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczącą podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych sfinansowania własnym pracownikom, będącym w podróży służbowej, diet i innych świadczeń, w tym kosztów zakwaterowania.

W zakresie skutków podatkowych sfinansowania pracownikom wynajmowanym, będącym w podróży służbowej, diet i innych świadczeń, w tym kosztów zakwaterowania, wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ww. ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Wyrazem jej praktycznej realizacji jest art. 11 ust. 1 ww. ustawy, z którego treści wynika, że przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W treści art. 10 ust. 1 ww. ustawy zostały określone źródła przychodów, gdzie między innymi w pkt 1 wskazano stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, pracę nakładczą, emeryturę lub rentę.

Przepis art. 12 ust. 1 cyt. ustawy stanowi, iż za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są m.in. przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), na które wskazuje Wnioskodawca.

W świetle przytoczonych przepisów, przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej należności takie jak koszty za przejazdy, dojazdy, noclegi (zakwaterowanie), a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie ww. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zatem podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejsce pracy – w celu wykonania zadania służbowego.

Należy zauważyć, że zwolnienie z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika uzależnione jest od określenia w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy.

W świetle art. 29 § 1 Kodeksu pracy określenie w umowie o pracę m.in. miejsca wykonywania pracy, pozostaje w gestii stron stosunku pracy. Pod pojęciem miejsca pracy rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak i pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym będzie świadczona praca. Miejsce pracy nie musi pokrywać się z siedzibą zakładu pracy, bowiem te pojęcia nie są tożsame. Decyzję o tym czy pracownik odbywa podróż służbową podejmuje pracodawca wysyłający pracownika poza miejsce określone jako miejsce pracy.

W tym punkcie należy jednakże podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika”, zdefiniowane w art. 775 § 1 Kodeksu pracy, oraz regulacje dotyczące wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej należą do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Na podstawie § 3 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1.  przejazdów,
2.  noclegów,
3.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
4.  innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Należy przy tym zauważyć, iż z § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia wynika, że za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Oznacza to, że podstawą do wypłaty należności za nocleg jest wyłącznie rachunek (faktura). Natomiast pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety ( § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Ponadto zgodnie z § 7 ust. 3 i 4 ww. rozporządzenia, ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Natomiast zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Zatem tylko w powyższych okolicznościach świadczenia otrzymywane w związku z odbyciem podróży służbowej mogą korzystać ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a).

Z opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka zamierza świadczyć roboty budowlano-instalacyjne na terenie innych miast na podstawie umów zawartych ze swoimi kontrahentami. W związku z tym kilkunastu pracowników będzie realizowało te zadania na podstawie polecenia wyjazdu służbowego. Pracownicy w umowach o pracę mają określone miejsce wykonywania pracy – miejscowość K. Na podstawie zapisów regulaminu wynagradzania Spółka pokrywa koszty podróży służbowych zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Pracownicy otrzymują diety w wysokości określonej w rozporządzeniu. Spółka pokrywa też koszty przejazdów i noclegów. Za wynajęte pokoje dla pracowników Spółka zostanie obciążona fakturami VAT.

Zatem, jak wynika z powyższego Spółka zapewni swoim pracownikom m.in. nocleg w ramach odbywanej przez tych pracowników podróży służbowej poprzez najem pokoi, za które będzie obciążona fakturami VAT co spowoduje, iż odbywający podróż służbową nie będą musieli z własnej kieszeni pokrywać kosztów noclegu. Tak więc, poniesione przez Spółkę ww. wydatki nie będą stanowiły u pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Należy zauważyć, iż w przedmiotowej sprawie nie znajdzie zastosowania przepis art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14 - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Zakres zwolnienia określonego tym przepisem odnosi się bowiem do innego rodzaju zakwaterowania niż związane z podróżą służbową pracownika.

Reasumując, należy stwierdzić, iż jeżeli pracownicy wykonywać będą czynności na podstawie polecenia wyjazdu służbowego i wyjazdy te będą podróżą służbową w rozumieniu wyżej cytowanego art. 775 Kodeksu pracy, tzn. odbywane będą w celu wykonania zadania służbowego poza miejscowością, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, to zostaną zachowane przesłanki do zastosowania zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i świadczenia uzyskane przez nich nie będą stanowiły przychodu podlegającego opodatkowaniu. Przy czym zwolnienie dotyczące zwrotu pracownikom kosztów związanych z podróżą przysługiwać będzie co do zasady do wysokości określonej w granicach (limitach) wskazanych w ww. rozporządzeniu. Jednakże w przypadku zapewnienia przez Wnioskodawcę kosztów noclegu, tj. wynajmu pokoi dla pracowników (celem zakwaterowania), całość poniesionego przez Spółkę kosztu nie będzie stanowiła dla pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu – będzie dla nich neutralna podatkowo.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.