Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP5/4512-1-160/16-3/IP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2016-07-27
Teza: Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazywanego na fakturach otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej oraz możliwość skanowania, przechowywania i udostępniania organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej faktur wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia; otrzymanie; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2016 r. (data wpływu 30 maja 2016 r.) uzupełnionym pismem z dnia 4 lipca 2016 r. (data wpływu 6 lipca 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazywanego na fakturach otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej oraz możliwości skanowania, przechowywania i udostępniania organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej faktur wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 maja 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazywanego na fakturach otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej oraz możliwości skanowania, przechowywania i udostępniania organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniono w dniu 6 lipca 2016 r o informację dotyczącą sposobu doręczenia korespondencji.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca, będący czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT, jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie zaawansowanych technologii związanych z obszarem energii, w szczególności produkcji aparatury elektrycznej. Spółka dostarcza swoim klientom szeroki asortyment zintegrowanych urządzeń i systemów dystrybucji elektrycznej i sterowania zapewniających bezpieczne i niezawodne zasilanie. Produkty obejmują rozwiązania w zakresie dystrybucji elektrycznej i sterowania, takie jak rozłączniki obwodów, tablice rozdzielcze i elementy sterujące ogólnego zastosowania, które służą do rozdziału energii i sterowania nią.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa na terenie Polski towary i usługi od szeregu lokalnych dostawców będących podatnikami VAT (dalej: „Kontrahenci” lub „Sprzedawcy”). Realizowane dostawy oraz świadczone usługi są przez Kontrahentów dokumentowane poprzez wystawianie faktur VAT (dalej: „dokumenty”‚ „faktury”). Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej.

Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur papierowych, Spółka wdrożyła elektroniczny system otrzymywania i przechowywania faktur papierowych X (dalej: „System”). System pozwala na przeprowadzenie digitalizacji tychże faktur, to jest ich zapisu w formacie elektronicznym (w formie skanu).

Spółka w relacjach z Kontrahentami podaje adres, na który powinny być wysyłane faktury wystawione w formie papierowej. Ponadto wskazuje Kontrahentom elementy, które powinna zawierać faktura (co ma w szczególności na celu uwzględnienie na fakturze elementów odnoszących się do danego zamówienia złożonego przez Spółkę). Przesyłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej są opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana jest odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanej faktury jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Na etapie skanowania faktury, a także po jej wprowadzeniu do elektronicznego archiwum jakakolwiek modyfikacja treści faktury nie jest możliwa.

W ramach Systemu Spółka stosuje proces szczegółowej weryfikacji treści faktury z danymi w systemie księgowym, w szczególności z danymi z zamówienia (tzw. „Purchase Order”). Spółka nie dokonuje płatności na rzecz swoich Kontrahentów bez podania przez nich prawidłowego numeru zamówienia zgodnego z wprowadzonym do systemu księgowego Spółki. Faktura musi zawierać numer zamówienia dokładnie taki sam, jaki widnieje na związanym z nią zamówieniu.

Skan faktury jest wprowadzany do systemu księgowego Spółki wraz z określonymi danymi odnoszącymi się do dokumentu oraz związanego z nim zamówienia, takimi, jak w szczególności: data faktury, data wprowadzania do systemu księgowego, numer faktury, wartość brutto, wartość VAT oraz numer zamówienia. Każda kwota na fakturze jest dopasowywana do konkretnej linii w zamówieniu. Jeżeli pojawiają się nieścisłości pomiędzy zamówieniem a fakturą, Spółka blokuje płatności na rzecz Kontrahentów do czasu ustalenia prawidłowych wpisów. Dodatkowo cena i ilość zamówienia z faktury jest dopasowywana do ceny i ilości wynikającej z zamówienia. Na podstawie wartości zamówienia wprowadzonej do systemu księgowego VAT jest ponownie przeliczany w sposób automatyczny przez System w celu porównania, czy VAT wynikający z zamówienia zgadza się z wartością VAT wykazaną przez Sprzedawcę na fakturze. W przypadku zgodności VAT wynikającego z zamówienia z VAT wykazanym na fakturze przez Sprzedawcę, System informuje o prawidłowości wprowadzonej faktury. Wówczas faktura taka jest traktowana jako faktura do zapłaty. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności, System informuje o tym poprzez wyświetlenie komunikatu o błędzie. W takim przypadku płatność należna Kontrahentowi jest blokowana do momentu wyjaśnienia rozbieżności.

W sposób analogiczny do powyższego System pozwala także na dokonanie porównania danych dotyczących ilości zakupów: w przypadku zgodności pomiędzy fakturą a zamówieniem, zapłata jest dokonywana, natomiast jeśli wystąpią niezgodności, zapłata jest blokowana.

Wszelkie niezgodności spowodowane poprzez rozbieżności pomiędzy wartością VAT lub ilością zakupionych towarów lub usług na fakturze oraz wynikającą z zamówienia są wyjaśniane z odpowiednimi pracownikami Spółki. W przypadku błędów na fakturze wystawionej przez Sprzedawcę (np. błędna kalkulacja VAT lub zastosowanie błędnej stawki VAT), Spółka zwraca się do niego z prośbą o wystawienie faktury korygującej. Ponadto Spółka blokuje płatności wobec Kontrahentów, dopóki towary lub usługi nie zostaną przyjęte w systemie księgowym Spółki (odbiór zakupów udokumentowanych fakturą musi zostać zarejestrowany w systemie księgowym Spółki).

Co do zasady, Spółka stosuje procedurę, zgodnie z którą faktury powinny być przypisane do konkretnego zamówienia. Niemniej jednak w określonych okolicznościach zdarzają się także faktury dokumentujące dostawy towarów lub świadczenie usług, które nie są realizowane na podstawie zamówienia. Faktury niezwiązane z zamówieniem są traktowane jako wyjątek od reguły oraz dodatkowo potwierdzane przez osoby odpowiedzialne za dany zakup. W przypadku dostaw, które nie są realizowane na podstawie zamówienia, weryfikacja treści faktury dokonywana jest w sposób analogiczny do przedstawionego powyżej poprzez potwierdzenie treści faktury przez odpowiednich pracowników Spółki (odpowiedzialnych za dany zakup).

Spółka dokonuje więc kontroli danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

W przypadku użycia Systemu, wyeliminowana jest możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury. Sposób przechowywania faktur papierowych w postaci skanów ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po ich zeskanowaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Faktury są przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Skanowanie faktur w ramach Systemu pozwala także na zapobieganie degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W celu uniknięcia wątpliwości Spółka zaznacza, że przedmiotem niniejszego zapytania są wyłącznie faktury dotyczące czynności opodatkowanych VAT, które nie korzystają ze zwolnienia od podatku VAT. Niniejszy wniosek dotyczy wyłącznie faktur wystawianych na Spółkę dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, w stosunku do których, w świetle art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, Spółce przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT naliczonego. Jednocześnie Wnioskodawca podkreśla, że przedmiotem wniosku nie jest prawo do odliczenia VAT naliczonego od usług noclegowych i gastronomicznych, ani żadnych innych wyłączonych z możliwości skorzystania z prawa do odliczenia wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy faktury otrzymywane oraz przechowywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT)?
2.  Czy dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę za pomocą Systemu papierowych faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  Faktury otrzymywane oraz przechowywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).
2.  Dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę za pomocą Systemu papierowych faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzasadnienie stanowiska wnioskodawcy

Ad 1.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych przepisów wynika zatem, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. (i.) odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, (ii.) podatnik posiada fakturę dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług, (iii.) towary i usługi udokumentowane fakturą są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz (iv.) gdy nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu. Należy zatem uznać, że przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktur (papierowa czy elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik je przechowuje. Tym samym, w ocenie Spółki, jednakowo powinny być traktowane faktury papierowe i faktury w postaci zdematerializowanej (faktury elektroniczne).

Ponadto, w myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei, w myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Na mocy art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 3 przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Spółka zaznacza, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (do których to pojęć referują przepisy ustawy o VAT). W tym zakresie pomocne mogą się jednak okazać wskazówki ujęte w wyjaśnieniach Ministra Finansów, wydane w związku z obowiązującymi przed dniem 1 stycznia 2014 r. przepisami wykonawczymi dotyczącymi fakturowania. Minister wskazał w nich m.in., że: „Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest „dopasowywanie” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty”.

Ponadto Minister wskazał, że: „(…) co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym, w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia”.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać, że dla potrzeb przepisów o VAT w zakresie fakturowania pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Jednocześnie kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Natomiast pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług faktycznie miało miejsce. Przy czym, należy jednak podkreślić, że dobór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, nie został wskazany wprost przez ustawodawcę, a więc pozostawiony został uznaniu podatnika.

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w analizowanym stanie faktycznym System odnoszący się do otrzymywania i przechowywania faktur zapewnia autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.

Po pierwsze należy zwrócić uwagę na fakt, że faktury papierowe wysyłane są pod dedykowany adres, który Spółka przekazuje swoim Kontrahentom. W związku z tym, zdaniem Wnioskodawcy, wyłączona jest możliwość otrzymania przez niego faktur od podmiotów, które nie pozostają w relacjach biznesowych ze Spółką. Jednocześnie Spółka na cele stosowania Systemu wskazuje swoim Kontrahentom elementy, które powinna zawierać faktura (co ma w szczególności na celu uwzględnienie na fakturze danych odnoszących się do danego zamówienia złożonego przez Spółkę).

Zdaniem Spółki, szczególnie istotny jest bowiem fakt, że System umożliwia porównanie otrzymanej faktury z danymi w systemie księgowym. Spółka dokonuje w szczególności porównania danych na otrzymanych dokumentach ze złożonymi zamówieniami („Purchase Order”). Dane na fakturze są dopasowywane do odpowiadającej im linii w zamówieniu. Jeżeli pojawiają się nieścisłości pomiędzy zamówieniem a fakturą, Spółka blokuje płatności na rzecz Kontrahentów do czasu ustalenia prawidłowych danych. Dla prawidłowego zaksięgowania faktury wymagane jest m.in. aby cena i ilość zamówienia z faktury była zgodna z ceną i ilością wynikającą z zamówienia. Ponadto Spółka monitoruje fakt przyjęcia towarów lub usług – odbiór zakupów udokumentowanych daną fakturą powinien zostać zarejestrowany w systemie księgowym Spółki. System opiera się więc na przeprowadzaniu weryfikacji treści faktury z danymi w systemie księgowym Spółki w sposób szczegółowo opisany w stanie sprawy, w szczególności z danymi odnoszącymi się do konkretnego zamówienia. W przypadku dostaw, które nie są realizowane na podstawie zamówienia, ich weryfikacja jest dokonywana w analogiczny sposób, natomiast dane na fakturze są potwierdzane z odpowiednimi pracownikami Spółki. Z tego względu, zdaniem Spółki, autentyczność pochodzenia i integralność treści jest zapewniona poprzez wyczerpujące sprawdzenie danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak wskazano w opisie stanu sprawy, po zeskanowaniu wersja elektroniczna faktury jest wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Nie jest też możliwe dokonywanie modyfikacji treści faktury zarówno na etapie skanowania faktury, jak i po jej zarchiwizowaniu zachowana jest integralność treści dokumentu. Dodatkowo, zdaniem Spółki, należy uznać, że przechowywanie faktur papierowych w postaci skanów jest daleko doskonalsze od przechowywania ich w oryginalnej formie, gdyż zeskanowanie pozwala na zapobieganie degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie. Faktury w postaci skanów mogą być w każdym momencie udostępnione w formie obrazu czytelnego dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie).

Stanowisko przedstawione przez Wnioskodawcę w niniejszym wniosku znajduje potwierdzenie również w świetle ugruntowanej praktyki podatkowej. Minister Finansów w wydawanych interpretacjach podziela pogląd Wnioskodawcy w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur papierowych przechowywanych w formie elektronicznej (po ich zeskanowaniu). Przykładem takiego stanowiska Ministra Finansów są następujące interpretacje:

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r. (nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS);
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 3 marca 2016 r. (nr ILPP4/4512-1-10/16-4/WJ);
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r. (nr IBPP3/443-1391/14/JP);
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r. (nr IPPP3/4512-560/15-2/KP);
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2015 r. (nr IPPP1/4512-594/15-3/EK).

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia VAT naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że skoro System zapewnia autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to potwierdzają one prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, przy założeniu, że nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych VAT i nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

Ad 2.

Na wstępie Spółka wskazuje, że regulacje unijne nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1 z późn. zm., dalej: „Dyrektywa”), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Tymczasem, na podstawie art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W świetle art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z kolei, zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Na mocy ust. 3 art. 112a tego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle art. 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej, kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej.

Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, że przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od jej oryginalnej postaci (a więc wykraczają poza regulacje wskazane w art. 247 ust. 2 Dyrektywy). W konsekwencji, obowiązujące od dnia 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych) pod warunkiem, że sposób ten, jak wymaga ustawodawca, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112 ust. 1 ustawy o VAT).

Jednocześnie obowiązujące obecnie przepisy wskazują, że faktury przechowywane w formie elektronicznej są udostępniane organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej również w formie elektronicznej – poprzez zapewnienie do nich dostępu umożliwiającego bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka zaznacza, że w ocenie Wnioskodawcy, pojęcie „dostęp on-line” nie powinien być rozumiany, jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organ podatkowy/organ kontroli skarbowej), w ramach którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć jako obowiązek udzielenia dostępu do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ podatkowy/kontroli skarbowej i na okres, którego to żądanie dotyczy. Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu on-line do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD czy też pamięci USB.

Jak wskazano w przedstawionym powyżej stanie sprawy, zdaniem Wnioskodawcy, stosowany przez Spółkę System otrzymywania i elektronicznego archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej pozwala na zachowanie oryginalnej postaci faktur wystawionych przez Kontrahentów w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym.

W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do formy elektronicznej zachowana zostanie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość zapewniającą wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

Spółka podkreśla, że możliwość elektronicznego przechowywania faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej jest akceptowana także przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych (por. przykładowo interpretacje indywidualne: Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 lutego 2015 r., nr IPTPP2/443-870/14-3/JSz; Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 29 stycznia 2016 r., nr IBPP3/4512-768/15/ASz; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r., nr IPPP3/4512-560/15-2/KP; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2015 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK).

W świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz istniejącej praktyki należy uznać, że Wnioskodawca ma prawo do przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznego zapisu (skanu) w Systemie. Ustawodawca nie zastrzegł bowiem formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.

Jednocześnie, ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur, Spółka jest uprawniona do udostępniania ich organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej (w przypadku prowadzenia postępowania podatkowego, ewentualnej kontroli podatkowej lub skarbowej) wyłącznie w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy:

*   zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia,
*   zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.