Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB3/423-356b/10/MK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2010-10-12
Teza: Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań w siedzibie firmy z inwestorem, inspektorem nadzoru budowlanego, członkami komisji odbioru technicznego, kontrahentami stanowią koszty uzyskania przychodu dla Spółki?
Słowa kluczowe: artykuły-artykuły spożywcze; kontrahent; koszt-koszty uzyskania przychodów; posiłki; reprezentacja; usługi-usługi gastronomiczne; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej, w Bydgoszczy, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 8 lipca 2010 r. (data wpływu 12 lipca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizowanie spotkań w siedzibie firmy **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 lipca 2010 r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia przez Jednostkę do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizowanie spotkań z głównym inwestorem, inspektorem nadzoru budowlanego oraz członkami komisji odbioru technicznego danego projektu w celu omówienia spraw dotyczących inwestycji - na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów (kawa, herbata, śmietanka do kawy, cukier, słodycze, ciastka, soki, woda, obiad w restauracji) w toku prowadzonych spotkań, zarówno w siedzibie spółki, jak i poza nią (np. w restauracji).

W przedmiotowym wniosku przedstawiony został następujący opis zdarzeń przyszłych.

Wnioskodawca - Spółka akcyjna działa w branży budownictwa elektroenergetycznego - oferuje kompleksowe usługi i indywidualne rozwiązania w zakresie infrastruktury elektroenergetycznej i telekomunikacyjnej. Zajmuje się budową stacji transformatorowych i linii elektroenergetycznych.

W ramach prowadzonej działalności spółka organizuje spotkania z przedstawicielami głównego inwestora, inspektora nadzoru budowlanego oraz dla członków komisji odbioru technicznego danego projektu w celu omówienia spraw dotyczących inwestycji. Na spotkaniach omawiane są bieżące sprawy budowy dla przykładu; częściowe odbiory techniczne zgodnie z harmonogramem do umowy, omawia się warunki wprowadzenia poprawek w wykonaniu prac, ustala się ewentualne zmiany w budowie oraz możliwość złożenia reklamacji, dyskutuje się odnośnie rodzaju kupowanych materiałów oraz wyborze ich producenta. Dodatkowo poddawane są dyskusji mogące się pojawić opóźnienia wraz z omówieniem ich przyczyn oraz konsekwencji z tym związanych.

Powyższe spotkania mają charakter trzytorowy:

1.  Pierwszy to taki, gdzie warunki na budowie pozwalają zorganizować spotkanie z inwestorem, inspektorem, członkami komisji odbioru technicznego. Na budowie znajduje się pomieszczenie socjalno-gospodarcze, kontener lub inny tego typu obiekt, w którym to kierownik budowy organizuje drobny poczęstunek. Poczęstunek składa się z zakupu kawy, herbaty, śmietanki do kawy, cukru, słodyczy, ciastek, soków, wody.
2.  Drugim rodzajem spotkania są spotkania, które odbywają się w restauracji. Forma ta ma miejsce, gdyż kierownictwo budowy nie ma technicznej możliwości przeprowadzenia rozmów służbowych z przedstawicielami Inwestora lub członkami komisji odbioru technicznego. Budowy znajdują się na otwartym terenie w środku czyjegoś gospodarstwa rolnego kolokwialnie ujmując "w szczerym polu". Linia przebiega przez długość kilkunastu kilometrów ponad zabudowaniami i ponad gruntami rolnymi. Powyższe spotkania wielokrotnie trwają do późnych godzin wieczornych, gdyż komisja odbioru technicznego musi dokonać sprawdzenia montażu przewodów napowietrznych linii elektroenergetycznych wraz z naciągiem tych przewodów oraz sprawdzenia konstrukcji wsporczych przewodów, a co za tym idzie pokonać odległość kilku kilometrów dziennie. Wszelkie uwagi i poprawki jakie ma Komisja muszą być uwzględnione przez wykonawcę, dlatego też dopełnienie wszelkich formalności oraz przeprowadzenie rozmów służbowych odbywa się w punkcie gastronomicznym. Spółka pragnie podkreślić, iż takie spotkanie nie ma charakteru wytwornej i okazałej kolacji, obiadu czy zorganizowanej imprezy. Podczas spotkania Spółka omawia tylko i wyłącznie sprawy dotyczące konkretnej inwestycji. Celem tego spotkania nie jest okazanie przepychu. Wydatki dotyczące spotkań dokumentowane są w formie faktur VAT.
3.  Trzecim rodzajem są spotkania organizowane w siedzibie firmy. Przedstawiciele Inwestora, kontrahenci, rozmawiają z członkami zarządu lub dyrektorami pionów budów liniowych bądź stacyjnych o bieżących sprawach realizacji inwestycji i możliwości modyfikacji umów. Podczas takich spotkań podawana jest kawa, herbata, ciastka, woda.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki ponoszone w każdej z tych trzech sytuacji w związku z organizacją spotkań z Inwestorem, inspektorem nadzoru budowlanego, członkami komisji odbioru technicznego, kontrahentami stanowią koszty uzyskania przychodu dla Spółki?

Przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej odnosi się do zdarzenia przyszłego w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na poczęstunek przygotowany w siedzibie firmy (zdarzenie przyszłe wskazane w punkcie trzecim).

Wniosek Spółki w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na poczęstunek kontrahentów, kooperantów poza siedzibą firmy (punkt pierwszy i drugi wskazany we wniosku) zostanie rozpatrzony odrębnymi interpretacjami indywidualnymi.

Zdaniem Spółki może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, wydatki ponoszone w ramach wszystkich trzech wyżej opisanych sytuacji. Wydatki te związane są z organizacją spotkań: zakup kawy, herbaty, słodyczy, obiad w restauracji z przedstawicielami Inwestora lub członkami komisji odbioru technicznego.

Zgodnie bowiem z art. 15 ust. 1 ustawy kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1. W art. 16 ust 1 pkt 28 ustawy z kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wyłączył wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Jednostka wskazała, że ze względu na brak definicji legalnej pojęcia "reprezentacja" należy odwołać się do znaczenia tego słowa na gruncie języka polskiego zgodnie z definicją zawartą w słowniku języka polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza "reprezentacja" oznacza okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związanej ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przyjąć należy, iż "reprezentacja" to występowanie w imieniu firmy wiążące się z okazałością w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Zatem celem wydatków na reprezentację jest m.in. stworzenie utrwalenie wizerunku firmy.

Spółka uważa, że ponoszone przez nią wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zaproponowanie Inwestorowi czy członkom komisji odbioru technicznego kawy, herbaty, ciastek, słodyczy, soku, obiadu w restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym, lecz powszechnie spotykaną praktyką przez firmy.

Organizacja spotkania nie wiąże się z chęcią zaimponowania Inwestorowi czy członkom komisji bądź inspektorowi okazałością. W czasie spotkania omawiane są sprawy dotyczące budowy inwestycji stacji transformatorowej lub linii elektroenergetycznej, które to są podstawową działalnością spółki. Ponadto ww. koszty są bezpośrednio związane z przychodem, gdyż są one zabudżetowane w rozliczeniu konkretnej inwestycji. Nie są to spontaniczne wydatki, lecz planowane i wliczone w przewidywaną marżę na projekcie. Powyższe spotkania prowadzą do sfinalizowania spraw formalnych i możliwości zakończenia poszczególnych etapów budowy, a co za tym idzie wystawienia faktury częściowej lub końcowej przez Jednostkę za zakończony etap prac.

Ponadto czas trwania odbiorów technicznych przez komisję poszczególnych etapów budowy bądź kontroli ze strony inspektora nadzoru budowlanego na placu budowy zostaje wydłużony do późnych godzin wieczornych. Forma pracy wymaga dokładnej weryfikacji poszczególnych etapów prac budowlanych inwestycji. Komisja musi sprawdzić każdy element pod względem jakości i sprawności w jego funkcjonowaniu i działaniu na budowie. Ponadto inspektor nadzoru budowlanego w trakcie kontroli, czyli postępowań administracyjnych, sprawdza przede wszystkim posiadanie pozwolenia na budowę, wykonywanie robót zgodnie z tym pozwoleniem i zatwierdzonym projektem oraz to, czy roboty nie są przeprowadzane w sposób zagrażający zdrowiu, życiu i bezpieczeństwu mienia. Zakończenie tych czynności wymaga dodatkowo dopełnienia formalności a co za tym idzie stworzenia odpowiednich warunków socjalnych do sporządzenia niezbędnej dokumentacji z kontroli inspektora. Dobre wychowanie oraz powszechnie przyjęte zasady wymagają poczęstowania kontrahenta, inwestora, członka komisji, inspektora kawą czy herbatą.

Dodatkowo Spółka organizując takie spotkanie dla ww. odbiorców w restauracji, w punkcie gastronomicznym, nie działa z zamiarem pokazania przepychu, lecz ze względów technicznych i braku miejsca na budowie. Zazwyczaj jednorazowe koszty zakupu kawy, herbaty, ciastek, obiadu, kolacji w restauracji nie przekraczają kwot 50 zł za jednokrotny zakup, co – zdaniem Jednostki - jest dowodem na to, że Spółce nie przyświeca cel zaimponowania odbiorcy.

Reasumując przygotowanie drobnego poczęstunku składającego się z kawy, herbaty, wody ciastek, obiadu, kolacji opisanego w pkt 1 oraz pkt 2 niniejszego wniosku nie jest czymś nadzwyczajnym, lecz jest powodowane zasadami dobrego wychowania. Bardzo często podczas prac komisji członkowie przebywają kilka godzin dziennie na otwartym terenie pracując niejednokrotnie w wysokich lub niskich temperaturach - co tym bardziej uzasadnia przygotowanie drobnego poczęstunku.

Ponad to Spółka wychodzi z założenia, jeżeli chodzi o pkt 2, że tańszym i szybszym sposobem organizacji miejsca do rozmów jest skorzystanie ze stolika w restauracji, a nie wynajmowanie odpowiedniego lokalu i organizowanie cateringu co jest bardziej czasochłonne oraz kosztowniejsze i może powodować obniżenie rentowności na projekcie a tym samym niższe wpływy podatkowe do budżetu Państwa.

Jednym słowem korzystanie ze stolika w restauracji jest efektywniejszym sposobem stworzenia miejsca do rozmów, natomiast koszt zamówionego poczęstunku stanowi koszt wynajęcia stolika w restauracji. Jednym słowem wszyscy są zadowoleni, członkowie komisji, inwestor, inspektor gdyż mieli możliwość w spokoju porozmawiać i zregenerować siły oraz Spółka, która ponosi niższe koszty organizacji takiego spotkania, ponadto na ww. spotkaniach Spółka nie prowadzi działań marketingowych prowadzących do poprawy wizerunku firmy tylko skupia się na omawianiu biznesowych spraw dotyczących inwestycji.

Na potwierdzenie swojego stanowiska spółka przytacza przykładowo interpretację Dyrektora Izby Skarbowe w Warszawie znak PPB5/4240-24/09-2/AM oraz znak PPB3/423-1220/08-2/MW.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, ze zm.) – dalej: ustawa kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przywołana regulacja wskazuje, iż definicja kosztów uzyskania przychodów – dla celów podatku dochodowego – składa się z dwóch podstawowych elementów, które łącznie tworzą swego rodzaju normatywną klauzulę generalną. Pierwszy z tych elementów określić można mianem przesłanki pozytywnej, zakładającej spełnienie łączne dwóch warunków, tj.:

*   konieczność faktycznego, co do zasady, poniesienia wydatku,
*   poniesienie wydatku musi nastąpić w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Tak więc dany podmiot gospodarczy ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków po wyłączeniu tych, których możliwość odliczenia jest wprost ograniczona w ustawie – zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami – pod warunkiem, że ich poniesienie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy. Z powyższego przepisu wynika, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione nakłady i wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest poprawienie wyniku finansowego oraz osiągnięcie przychodu, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy.

Natomiast stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia reprezentacji, wobec czego należy uznać, że pojęcie to powinno być w kontekście analizowanego przepisu rozumiane w sposób przyjęty w języku potocznym. Na gruncie języka polskiego słowo „reprezentacja” to „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną” (Nowy Słownik Języka Polskiego, PWN, Warszawa, 2003).

Przenosząc definicję słownikową na grunt ustaw podatkowych, zgodnie z przyjętym od lat poglądem doktryny prawa podatkowego, za reprezentację uznaje się „występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów” (Brzeziński B., Kalinowski M., Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Warszawa 1997, str. 159).

W odniesieniu do działalności gospodarczej, reprezentacja jest rozumiana jako działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi i które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie korzystnego, pozytywnego wizerunku firmy poprzez, np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, wręczanie upominków. Z powyższego wynika, że o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

*   stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i
*   stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego należy zauważyć, że podstawowym problemem w przedmiotowej sprawie jest rozstrzygnięcie czy wydatki na organizowanie spotkań z kontrahentami, kooperantami (zakup żywności i napojów – kawa, herbata, śmietanka, cukier, słodycze, ciastka, soki, woda), w toku prowadzonych spotkań organizacyjnych, handlowych w siedzibie spółki, ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), czy też nie mają tego charakteru a służą wyłącznie zachęcaniu potencjalnych klientów do nabywania oferowanych usług bądź utrzymania kontaktów biznesowych, kooperacji, współpracy w tym przypadku, z uczestnikami procesu budowlanego.

Wydatki ponoszone przez Spółkę na nabycie produktów spożywczych w postaci kawy, herbaty, drobnych słodyczy, ciastek, napoi bezalkoholowych, itp. pozostawionych do dyspozycji kontrahentów, kooperantów, czy też uczestników procesu budowlanego odwiedzających siedzibę Spółki, podawanych podczas spotkań organizacyjnych, handlowych, nie noszą jednoznacznych znamion reprezentacji. Co prawda koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów biznesowych, utrzymywanych przez Wnioskodawcę, jednak z uwagi na zwyczajowy, nie związany z okazałością, charakter oferowanego poczęstunku i przyjmując ich nieznaczny koszt jednostkowy (na przykład równowartości kilkunastu złotych), nie stanowią one kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka może zatem zaliczyć te wydatki – jako ogólne kosztów funkcjonowania – do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 tej ustawy, o ile przedmiotowe wydatki nie mają charakteru kosztów reprezentacji.

Reasumując należy stwierdzić, że w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na drobne poczęstunki dla kontrahentów, kooperantów oraz uczestników procesu budowlanego w siedzibie firmy – stanowisko Spółki jest prawidłowe.

Na marginesie sprawy tut. organ zauważa, że ocena podatkowa poszczególnych kosztów ponoszonych na organizowanie spotkań z kontrahentami dla kontrahentów, w każdym przypadku winna być dokonywana indywidualnie i całościowo. W celu wykazania związku pomiędzy kosztem, a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów. W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy.

W odniesieniu do powołanych bądź przytoczonych we wniosku interpretacji indywidualnych Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, podkreślić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach w określonych, odmiennych stanach faktycznych, a więc tylko do nich się odnoszą - i nie były wiążące dla organu, który wydał przedmiotową interpretację indywidualną.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.