Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP3/443-176/11/PK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-02-09
Teza: obowiązek przechowywania dokumentów
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumenty-przechowywanie dokumentów
Przepisy: [OP][WIS] Ustawa Ordynacja podatkowa

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 9 listopada 2010r. (data wpływu 17 listopada 2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie obowiązku przechowywania dokumentów – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 17 listopada 2010r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie obowiązku przechowywania dokumentów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca rozpoczął w maju 2007 roku odpłatne wykonywanie usług na rzecz podmiotu niemieckiego na mocy zawartej z nim umowy. Sprzedaż ta posiada następujące cechy:

1.  Usługi są wykonywane na mocy zawartej z niemieckim podmiotem gospodarczym z siedzibą w A. umowy powierniczego nabywania udziałów i nabywania wierzytelności z dnia 18 maja 2007, przedłużonej aneksem z dnia 15 kwietnia 2009 do 19 maja 2011 roku.
2.  Na mocy tej umowy za wykonywanie usług należy się Wnioskodawcy comiesięczny ryczał. Zapłata następuje po wystawieniu faktury VAT.
3.  W zakres usług wchodzi:
    *   powiernicze nabywanie udziałów polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w S. oraz wierzytelności, których dłużnikiem jest ta spółka,
    *   Wnioskodawca (sprzedawca usług) nazywa się w tej umowie Prowadzącym - organizuje (prowadzi) wszystkie czynności, których celem jest nabywanie na rzecz firmy niemieckiej z siedzibą w A. (zwanej w umowie Powierzającym) udziałów wyżej wspomnianej spółki polskiej i jej wierzytelności. Jednak zgodnie z umową bezpośrednim nabywcą udziałów jest wybrana przez podmiot niemiecki osoba trzecia, zwany Powiernikiem, a osoba ta zamieszkuje w Polsce, mający przymiot bycia Wspólnikiem ww. firmy polskiej. Konstrukcja taka jest konieczna, ponieważ podmiot niemiecki ze względów prawnych nie może być bezpośrednim nabywcą tych udziałów. Ze względu na zapisy w umowie Spółki polskiej nabywcą jej udziałów, może być tylko Wspólnik.
4.  Zakup udziałów polskiej Sp. z o.o. w drodze umów przedwstępnych z notarialnie potwierdzonymi podpisami odbywa się przez Powiernika, a finansowany jest przez Prowadzącego ze środków powierzonych przez Powierzającego, a zdeponowanych na wydzielonych dla tego celu kontach bankowych Prowadzącego.

Wnioskodawca zakwalifikował te usługi, jako „pośrednictwo finansowe pozostałe, gdzie indziej nie sklasyfikowane” - 65.23 lub 67.13 w PKWiU, a miejsce tych usług określił jako tożsame z miejscem własnej siedziby - tym samym opodatkowała usługę w Polsce stawką 22%. W kwestii opodatkowania podatkiem VAT usług będących przedmiotem umowy z dnia 18 maja 2007 Powierzającym, Wnioskodawca występował z wnioskiem o interpretację podatkową do Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, którą to interpretację otrzymał dnia 16 listopada 2007 roku, znak sprawy: IBPP2/443-45/07/BM. Zgodnie z tym Podatnik wystawiał faktury VAT za wykonywane usługi od czerwca 2007 do października 2010 włącznie.

Z wykonywaniem tych usług wiąże się konieczność prowadzenia przez Wnioskodawcę dwóch wydzielonych kont bankowych do realizowania operacji na powierzonych przez podmiot niemiecki środkach pieniężnych, jedno w walucie EUR, a drugie w walucie PLN. Wpływy na tych kontach wynikają: albo z bezpośrednich przelewów wykonanych przez podmiot niemiecki, albo z otrzymanych zwrotów kosztów postępowań sądowych prowadzonych przeciwko Spółce polskiej w związku z powierniczym nabywaniem udziałów, albo też ze zwrotów ceny z tytułu zawartych umów przedwstępnych powierniczego nabywania udziałów polskiej Spółki od Wspólników, których termin ważności umowy przedwstępnej upłynął. Wydatki na tych kontach wynikają z nabywania udziałów polskiej spółki oraz kosztów obsługi prawnej wykonywania usługi nabywania udziałów. Kontom bankowym towarzyszą urządzenia księgowe do rejestrowania stanu zobowiązań względem podmiotu niemieckiego z tytułu obsługi powierzonych Środków pieniężnych.

Niestety z dniem 3 września 2010 roku Powierzający wypowiedział umowę przed czasem ze skutkiem natychmiastowym i zażądał między innymi zwrotu wszystkich dokumentów i korespondencji związanej z powierniczym zawieraniem umów przedwstępnych na nabywanie udziałów polskiej Spółki. Jednocześnie zabronił sporządzenia notarialnie potwierdzonych kopii tych umów. Rozwiązanie umowy także skutkuje szeregiem operacji księgowych, których potwierdzenie za pomocą ważnych dowodów księgowych leży w interesie bezpieczeństwa Wnioskodawcy.

Wnioskodawca (Prowadzący) w związku z przedterminowym rozwiązaniem umowy wzywa dnia 8 listopada 2010 roku Powierzającego do zapłaty należnego odszkodowania na mocy art. 746 § 1.k.c. w kwocie 49.000,- EUR. Wysokość tej szkody wynika z utraconego wynagrodzenia, jakie byłoby należne, gdyby umowa była wykonywana przez okres, na jaki została zawarta. Jednocześnie Wnioskodawca (Prowadzący) odmawia wydania oryginałów umów przedwstępnych, ponieważ stanowią one źródłowe dowody księgowe konieczne dla rejestrowania wykonywanych operacji, proponując Powierzającemu sporządzenie i przekazanie na jego koszt notarialnie poświadczonych odpisów umów przedwstępnych powierniczego nabywania udziałów Spółki polskiej. Odszkodowanie to Wnioskodawca zamierza potraktować jako przychód objęty podatkiem osób prawnych, nie objęty podatkiem od towarów i usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

*   Czy w świetle przepisów art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej oraz art. 73 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości jak również art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości Podatnik jest zobowiązany (praktycznie przez 6 lat) do przechowywania oryginałów umów i dokumentów im towarzyszących, jako koniecznych dokumentów źródłowych?
*   W przypadku odpowiedzi twierdzącej - czy postanowienia umowne pomiędzy Podatnikiem (Prowadzącym) a jego kontrahentem (Powierzającym), przewidujące obowiązek wydania oryginałów umów zawartych na rzecz Powierzającego, wyłączają obowiązek Podatnika (Prowadzącego) do przechowywania oryginałów dokumentów wynikający z ww. przepisów prawa?

Zdaniem Wnioskodawcy przepisy art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej oraz art. 73 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości mają charakter bezwględnie obowiązujący. Nie są regulacjami zawartymi w przepisach prawa cywilnego, które strony mogą zmieniać, ale przepisami prawa administracyjnego (finansowego) związane z koniecznością zapewnienia możliwości sprawowania kontroli nad rzetelnością opodatkowania i ich stosowanie nie może być uzależnione od woli stron. W konsekwencji zapisy umów cywilnoprawnych nie mogą zwolnić podatnika z obowiązków wytyczonych przez ww. przepisy prawa publicznego. Podatnik jest więc zobowiązany do przechowywania oryginałów umów i dokumentów im towarzyszących (lub dokumentów na prawach oryginałów). Postanowienia umowne między Podatnikiem (Prowadzącym) a kontrahentem (Powierzającym) przewidujące obowiązek wydania oryginałów umów zawartych na rzecz powierzającego, nie wyłączają obowiązku podatnika do przechowywania oryginałów koniecznych dokumentów źródłowych stanowiących dowody księgowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zwanej dalej Ordynacją, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przez księgi podatkowe, zgodnie z art. 3 pkt 4 ww. ustawy, rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Zatem, zgodnie z powyższym, księgi podatkowe i dokumenty źródłowe będące odzwierciedleniem zapisów znajdujących się w tych księgach należy przechowywać przez okres równy okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe, na podstawie art. 70 § 1 cytowanej ustawy, przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przedawnienie zobowiązania podatkowego oznacza, że po upływie określonego czasu – od momentu powstania zobowiązania podatkowego – zobowiązanie to wygasa, a organ podatkowy, po upływie terminu przedawnienia, nie może domagać się uregulowania (nie ma możliwości wyegzekwowania) należnego świadczenia. Należy przy tym zauważyć, że przedawnienie następuje z mocy prawa.

Termin początkowy i termin końcowy przedawnienia zobowiązania podatkowego wyznaczają termin wymagalności, czyli płatności tego zobowiązania.

Okres przedawnienia, przez jaki podatnicy obowiązani są do przechowywania ksiąg i związanych z nimi dokumentów, odnosi się do terminu przedawnienia każdego konkretnego zobowiązania podatkowego, które wymierzane jest w oparciu o te księgi. Należy więc uwzględnić wszystkie zdarzenia, których podatkowoprawne konsekwencje mogą się rozciągnąć poza zwykły termin przedawnienia zobowiązania podatkowego (wynikający z art. 70 § 1 o.p.), a w szczególności: przerwanie, nierozpoczęcie lub zawieszenie biegu przedawnienia (art. 70 § 2-7 o.p.), nieprzedawnienie zobowiązania zabezpieczonego hipoteką lub zastawem skarbowym (art. 70 § 6 o.p.), wygaśnięcie prawa do złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty (art. 79 § 2 o.p.), wygaśnięcie prawa do zwrotu (zaliczenia) nadpłaty i przerwanie biegu terminu do zwrotu nadpłaty (art. 80 o.p.).

Tut. organ zauważa, że przedmiotem indywidualnej interpretacji pisemnej mogą być wyłącznie przepisy prawa podatkowego przez które rozumie się przepisy ustaw podatkowych, postanowienia ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską innych umów międzynarodowych dotyczących problematyki podatkowej, a także przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych (art. 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej). Tym samym w niniejszej interpretacji nie oceniano stanowiska Wnioskodawcy w kontekście przepisów ustawy o rachunkowości, przywołanych przez Wnioskodawcę, jak też nie interpretowano tych regulacji gdyż ustawa ta nie reguluje kwestii podatkowych o których mowa w art. 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej

Łącznie z księgami podatkowymi muszą być przechowywane, aż do upływu okresu przedawnienia zobowiązania, związane z ich prowadzeniem dokumenty. Są to różnego rodzaju deklaracje, ewidencje, dowody wewnętrzne, ich zestawienia itp., które dokumentują zdarzenia objęte księgami podatkowym. Przez ten sam okres muszą być również przechowywane rachunki, co wynika z art. 88 § 1 o.p. (C. Kosikowski, H. Dzwonkowski, A. Huchla, Ustawa Ordynacja podatkowa. Komentarz, Dom Wydawniczy ABC, 2003, wyd. III).

Należy tutaj zauważyć, że ustalenia pomiędzy podmiotami jak też przepisy innych ustaw nie zmieniają postanowień ustaw podatkowych, zachowujących autonomiczność; w tym znaczeniu inne regulacje prawne mogą być uwzględniane o tyle, o ile przepisy prawa podatkowego tak stanowią (por. Wyrok WSA w Bydgoszczy I SA/Bd 683/10 z dnia 8 sierpnia 2010r.). Tym samy postanowienia umowne pomiędzy Wnioskodawcą, a kontrahentem nie kształtują zobowiązań Wnioskodawcy wynikających z przepisów podatkowych w zakresie przechowywania dokumentów związanych z prowadzeniem ksiąg podatkowych.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.