Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-2.4010.524.2025.1.AW
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-12-12
Teza: Wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz kierowców
międzynarodowych z tytułu diet, ryczałtów za noclegi oraz
innych należności stanowią koszty uzyskania przychodu w
rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, mimo że nie są
wydatkami z tytułu podróży służbowej.
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa
dieta-dieta zagraniczna
kierowca
koszt-koszty uzyskania przychodów
nocleg-ryczałt za nocleg
pracownik
przewóz-przewóz międzynarodowy
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

łowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej.
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie międzynarodowego
    transportu drogowego. W ramach prowadzonej działalności zatrudnia kierowców
    wykonujących przewozy międzynarodowe na trasach obejmujących terytorium państw
    Unii Europejskiej oraz Szwajcarii, Norwegii i Wielkiej Brytanii. Kierowcy są zatrudnieni na
    podstawie umów o pracę zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz ustawy o czasie pracy
    kierowców. W związku z wykonywaniem obowiązków służbowych kierowcy odbywają
    liczne podróże służbowe poza granicami Polski. Wnioskodawca ponosi na rzecz kierowców
    wydatki związane z podróżami służbowymi, w szczególności: diety z tytułu podróży
    zagranicznych, ryczałty za noclegi, inne należności przysługujące zgodnie z przepisami
    rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie
    należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
    samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wszystkie wypłaty
    są odpowiednio udokumentowane – rozliczenia są prowadzone na podstawie kart
    delegacji, ewidencji tras, raportów GPS oraz list płac. Wnioskodawca ujmuje te wydatki w
    księgach rachunkowych jako koszty działalności operacyjnej.

## Pytanie

Czy wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz kierowców międzynarodowych z tytułu diet,
    ryczałtów za noclegi oraz innych należności z tytułu podróży służbowych stanowią koszty
    uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób
    prawnych (CIT)?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki na diety i ryczałty za noclegi kierowców
    międzynarodowych stanowią koszty uzyskania przychodów, gdyż: Są ponoszone w celu
    osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów (art. 15
    ust. 1 ustawy o CIT). Wynikają z obowiązków pracodawcy wobec pracowników
    wykonujących podróże służbowe, określonych w przepisach prawa pracy. Stanowią
    element kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa transportowego – bez ponoszenia
    tych wydatków wykonywanie przewozów międzynarodowych byłoby niemożliwe. Wydatki
    te nie są wymienione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania
    przychodów, określonym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. W konsekwencji, prawidłowe jest
    zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wypłaconych kierowcom: diet zagranicznych,
    ryczałtów noclegowych, innych należności z tytułu podróży służbowych, o ile zostały
    właściwie udokumentowane i wynikają z obowiązujących regulaminów oraz przepisów
    prawa pracy.
    Podsumowanie stanowiska: Tak – wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz kierowców
    międzynarodowych z tytułu diet i ryczałtów za noclegi stanowią koszty uzyskania
    przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o
    wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W
    związku z powyższym wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem
    wniosku (Państwa zapytania). Zatem inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego
    stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):
        Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia
        przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia
        źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).
    Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi
    możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art.
    16 ust. 1 updop) pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z
    prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość
    osiągniętego przychodu. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie
    i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej,
    których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z
    wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. W świetle powyższego, aby wydatek
    poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być
    spełnione następujące warunki:
    - został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
      pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu
      podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby
      inne niż podatnik),
    - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi
      w jakikolwiek sposób zwrócona,
    - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów
      lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
    - został właściwie udokumentowany,
    - nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie
      uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami rozumieć
    należy te koszty, których poniesienie bezpośrednio wpływa na uzyskanie przychodu z
    danego, konkretnego źródła. Będą to więc wszystkie te koszty, których poniesienie jest
    niezbędne, aby określone źródło przyniosło konkretne przychody.
    Natomiast koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami, to wszystkie
    kwalifikowalne koszty, które nie mogą być jednoznacznie wskazane jako bezpośrednio
    związane z danym przychodem, ale które zostały poniesione w związku z prowadzoną
    działalnością gospodarczą.
    Wskazać należy, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe
    tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad
    wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to
    podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także
    jego celowość i racjonalność.
    Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien więc
    wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie
    wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten
    jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym. W tym celu każdorazowo
    wymagana jest ocena istnienia związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a
    powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też
    zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    Jak wynika z wniosku, prowadzą Państwo działalność gospodarczą w zakresie
    międzynarodowego transportu drogowego rzeczy. W ramach prowadzonej działalności

    zatrudniają Państwo kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe na podstawie
    umów o pracę zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz ustawy o czasie pracy kierowców.
    Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz
    kierowców międzynarodowych z tytułu podróży służbowych stanowią koszty uzyskania
    przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
    Szczegółowe zasady określające czas pracy kierowców zawiera ustawa z dnia 16 kwietnia
    2004 r. o czasie pracy kierowców (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 220), która w art. 1 pkt 1
    stanowi:
        Ustawa określa czas pracy kierowców wykonujących przewóz drogowy,
        zatrudnionych na podstawie stosunku pracy.
    Z kolei na podstawie art. 26f ust. 1 tej ustawy:
        Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów
                                          5drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77 § 1 ustawy z dnia
        26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.
    Przepis ten dotyczy zatem wprost pracowników wykonujących zadania służbowe w
    ramach przewozów międzynarodowych. Oznacza to, że należności ponoszone przez
    Państwa na rzecz kierowcy wykonującego zadania służbowe w ramach międzynarodowych
    przewozów drogowych nie stanowią należności przysługujących pracownikowi z tytułu
    podróży służbowej.
    Biorąc pod uwagę przytoczone wyżej przepisy w kontekście przedstawionego opisu
    sprawy należy stwierdzić, że pracownik będący w ramach zatrudnienia kierowcą
    międzynarodowym nie jest w podróży służbowej. Zatem w niniejszej sprawie nie mają
    zastosowania przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29
    stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
    państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j.
    Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
    W tym miejscu należy natomiast wskazać na szczególny charakter regulacji w przypadku
    pracownika zatrudnionego umowy o pracę zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 czerwca
    1974 r. (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm., dalej: „Kp”).
    Zgodnie z art. 1 Kp:
        Kodeks pracy określa prawa i obowiązki pracowników i pracodawców.
    W świetle art. 2 Kp:
        Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania,
        wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
    W myśl art. 3 Kp:
        Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości
        prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników.
    Należy zatem stwierdzić, że jeżeli Państwo jako pracodawca, zobowiązali się do wypłaty
    kierowcom międzynarodowym diet i ryczałtów za noclegi to, pomimo iż nie są to
    należności z tytułu podróży służbowej pracowników, to wydatki te spełniają przesłankę
    uznania ich za koszty uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
    Reasumując, nie można się zgodzić z Państwa stanowiskiem, że kierowca
    międzynarodowy jest w podróży służbowej. Jednakże ww. wydatki mogą zostać zaliczone
    do kosztów uzyskania przychodów. Został bowiem spełniony przewidziany w art. 15 ust. 1
    ustawy o CIT – pozytywny warunek poniesienia wydatku przez podatnika, gdyż wydatek
    ten pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz jego poniesienie

    następuje w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, a także
    nie zostaje spełniona – wynikająca z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT – przesłanka negatywna,
    gdyż wydatek taki nie został określony w tym przepisie.
    Zatem wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz kierowców międzynarodowych z tytułu
    diet, ryczałtów za noclegi oraz innych należności nie wynikają z tytułu podróży służbowych,
    jednak ponieważ spełniają przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT – mogą zostać zaliczone
    do kosztów uzyskania przychodów.
    Tym samym Państwa stanowisko, że wydatki ponoszone na rzecz kierowców
    międzynarodowych z tytułu diet i ryczałtów za noclegi stanowią koszty uzyskania
    przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT – należało uznać za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
    Państwo do interpretacji.
    - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
        Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny
        lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi
        element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
        1) z zastosowaniem art. 119a;
        2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5
        ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
        3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
        Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
        decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
        praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.