Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.721.2025.1.JG
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-10-10
Teza: Udokumentowanie nabywanych usług noclegowych we
własnym imieniu i na własną rzecz, a następnie ich zwrot na
rzecz kontrahenta za pomocą zbiorczej noty obciążeniowej.
Słowa kluczowe: kontrahent
noty-nota obciążająca
usługi-usługi noclegowe
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II. Zakres
opodatkowania-Rozdział 2. Dostawa towarów i
świadczenie usług -Nieodpłatne świadczenie usług
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II. Zakres
opodatkowania-Rozdział 2. Dostawa towarów i
świadczenie usług -Świadczenie usług
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI. Podstawa
opodatkowania-Podstawa opodatkowania - zasady
ogólne
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Obowiązek
wystawienia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-
Rozdział 2-art. 8-ust. 1-pkt 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-
Rozdział 2-art. 8-ust. 2a
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-
art. 29a-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-
art. 29a-ust. 6-pkt 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-
art. 29a-ust. 6-pkt 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-
art. 29a-ust. 7-pkt 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-
art. 29a-ust. 7-pkt 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-
art. 29a-ust. 7-pkt 3
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106b-ust. 1-pkt 1
1

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 września 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 5 września 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej, który dotyczy udokumentowania nabywanych usług noclegowych we
    własnym imieniu i na własną rzecz, a następnie ich zwrot na rzecz kontrahenta za pomocą
    zbiorczej noty obciążeniowej.
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą i współpracuje z (...) Sp. k. z siedzibą
    w (...). Na podstawie umowy cywilnoprawnej świadczy Pan usługi serwisowe w zakresie
    napraw, diagnozowania usterek, montażu części zamiennych i obsługi urządzeń
    grzewczych (kotłów i pomp ciepła).
    Z tytułu wykonywanych usług wystawia Pan na rzecz (...) Sp. k. faktury VAT obejmujące
    należne wynagrodzenie.
    Zgodnie z zawartą umową, (...) Sp. k. pokrywa również uzasadnione koszty
    zakwaterowania (np. hotele), które ponosi Pan w związku z wykonywaniem usług poza
    miejscem siedziby Pana firmy. Faktury za nocleg wystawiane są na Pana działalność
    gospodarczą.
    Na koniec każdego miesiąca wystawia Pan na rzecz (...) Sp. k. jedną zbiorczą notę
    obciążeniową obejmującą wszystkie koszty noclegów poniesione w danym okresie
    rozliczeniowym. Do noty dołącza Pan faktury hotelowe dokumentujące poniesione
    wydatki.

## Pytanie

Czy prawidłowe jest, że nabywając usługi noclegowe we własnym imieniu i na własną
    rzecz, a następnie dokumentując ich zwrot na rzecz kontrahenta – (...) Sp. k. – za pomocą

    zbiorczej noty obciążeniowej z dołączonymi fakturami hotelowymi, postępuje Pan zgodnie
    z przepisami ustawy o VAT?
    Pana stanowisko w sprawie
    Pana zdaniem prawidłowe jest dokumentowanie zwrotu kosztów noclegów za pomocą
    noty obciążeniowej, a nie faktury VAT.
    Usługi noclegowe są przez Pana nabywane we własnym imieniu i na własną rzecz, są
    dokumentowane fakturami wystawionymi na Pana działalność gospodarczą.
    Zwrot kosztów od (...) Sp. k. nie stanowi odsprzedaży usług noclegowych ani
    refakturowania lecz jest elementem rozliczenia Państwa współpracy.
    W związku z tym nie dochodzi do świadczenia usług w zakresie noclegu na rzecz (...) Sp. k. i
    nie ma podstaw do wystawienia faktury VAT. Nota obciążeniowa jest właściwym
    dokumentem potwierdzającym zwrot kosztów.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest nieprawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od
    towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:
      Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”,
      podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium
      kraju.
    Na mocy art. 7 ust. 1 ustawy:
      Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się
      przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).
    Art. 8 ust. 1 ustawy wskazuje, że:
      Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde
      świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej
      niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu
      art. 7 (...).
    Stosownie do art. 8 ust. 2a ustawy:
      W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby
      trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam
      otrzymał i wyświadczył te usługi.
    Przepis ten wprowadza zasadę, że w przypadku gdy podmiot „pośredniczy”, pomiędzy
    podmiotem faktycznie świadczącym usługę, a jej odbiorcą, przyjmuje się, że podmiot ten
    działa tak jakby sam wcześniej nabył taką usługę, a następnie ją wyświadczył, co sprawia,
    że opodatkowaniu podlegają wszystkie etapy w świadczeniu usług, łącznie z tym, w którym
    nie wykonuje się czynności faktycznych. Wspomniana „fikcja prawna”, wynikająca z art. 8
    ust. 2a ustawy, znajduje zastosowanie w sytuacji, gdy dany podmiot pośredniczący w
    rzeczywistości nie jest konsumentem ostatecznym usługi, a jedynie przyjmuje się wtedy
    założenie, że taką usługę nabył od podmiotu świadczącego, a następnie sam ją
    wyświadczył na rzecz osoby trzeciej, faktycznie korzystającej z tej usługi (konsumenta).
    Przepis ten jest źródłem praw i obowiązków podatników w odniesieniu do świadczeń
    określanych mianem „odsprzedaży” lub „refakturowania” usług. W związku z tym należy
    stwierdzić, że nabycie usług oraz ich późniejsza odsprzedaż powinny być zawsze
    traktowane jako dwie odrębne transakcje usługowe.
    Zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy:

      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną
      dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport
      towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
    Stosownie do 29a ust. 1 ustawy:
      Podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119
      oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy
      towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy,
      usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i
      innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę
      towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.
    Jak stanowi art. 29a ust. 6 ustawy:
      Podstawa opodatkowania obejmuje:
      1) podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, z wyjątkiem kwoty
      podatku;
      2) koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i
      ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od
      nabywcy lub usługobiorcy.
    Zgodnie z art. 29a ust. 7 ustawy:
      Podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:
      1) stanowiących obniżkę cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;
      2) udzielonych nabywcy lub usługobiorcy opustów i obniżek cen, uwzględnionych w
      momencie sprzedaży;
      3) otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych
      wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i
      ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na
      potrzeby podatku.
    W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także
      dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2,
      dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości
      dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej
      niebędącej podatnikiem.
    Zgodnie z powyższym przepisem podatnik jest zobowiązany do stosownego
    dokumentowania sprzedaży a także dostawy towarów i świadczonych usług na podstawie
    faktur. Jest to przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń
    gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących
    w niej udział. O prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników
    powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają
    rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.
    Faktury są dokumentem o charakterze sformalizowanym. Co do zasady zatem, faktury
    muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
    Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe
    zdarzenie gospodarcze. Oznacza to, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy
    sprzecznie z jej treścią wskazuje ona zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało
    bądź zaistniało w innych rozmiarach albo między innymi podmiotami. Faktura potwierdza
    zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust.
    1 ustawy, mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą
    wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania,
    a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku.

    Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że współpracuje Pan z kontrahentem, na rzecz
    którego świadczy usługi serwisowe w zakresie napraw, diagnozowania usterek, montażu
    części zamiennych i obsługi urządzeń grzewczych. Z tytułu wykonywanych usług wystawia
    Pan na rzecz kontrahenta faktury VAT obejmujące należne wynagrodzenie. Kontrahent
    zgodnie z zawartą umową pokrywa również koszty zakwaterowania, które ponosi Pan w
    związku z wykonywaniem usług poza miejscem siedziby Pana firmy. Faktury za nocleg
    wystawiane są na Pana działalność gospodarczą. Na koniec każdego miesiąca wystawia
    Pan na rzecz kontrahenta zbiorczą notę obciążeniową obejmującą wszystkie koszty
    noclegów poniesione w danym okresie rozliczeniowym. Do noty dołącza Pan faktury
    dokumentujące poniesione wydatki.
    Pana wątpliwości dotyczą poprawności dokumentowania Pana noclegu w sytuacji, gdy
    dokonuje Pan jego zakupu, a kontrahent zgodnie z zawartą umową zwraca na Pana rzecz
    jego koszt.
    W niniejszej sprawie należy wskazać, że nie dochodzi do odsprzedaży usługi noclegowej
    na rzecz kontrahenta, tym samym art. 8 ust. 2a ustawy nie będzie miał zastosowania.
    Zakupuje Pan nocleg sam we własnym imieniu i na własną rzecz i Pan z tych usług
    korzysta. Pan jest ostatecznym konsumentem usługi noclegowej. Tym samym, usługa
    noclegowa nie może być przez Pana refakturowana na rzecz kontrahenta.
    W tym miejscu należy jednak wskazać, że zgodnie z zawartą umową z kontrahentem na
    świadczenie usług, Pana kontrahent pokrywa również uzasadnione koszty
    zakwaterowania, które Pan ponosi w związku z wykonywaniem usług na jego rzecz poza
    miejscem siedziby Pana firmy. Tym samym, koszt Pana noclegu jest jednym z elementów
    cenotwórczych, który składa się na Pana wynagrodzenie za usługi.
    Biorąc zatem pod uwagę brzmienie art. 29a ust. 1 ustawy, koszt noclegu jaki Pan ponosi,
    który zwracany jest przez kontrahenta na Pana rzecz, stanowi jeden z elementów Pana
    wynagrodzenia za świadczone usługi na rzecz kontrahenta i powinien być każdorazowo
    wliczany do ceny usługi, jaką Pan wykonuje na rzecz kontrahenta.
    W związku z powyższym, na fakturze wystawionej kontrahentowi dokumentującej
    świadczone przez Pana usługi powinien Pan w kwocie wynagrodzenia zawrzeć koszty
    zakwaterowania (np. noclegu) poniesione w związku z pracą poza Pana siedzibą firmy i
    tym samym wliczyć je do podstawy opodatkowania, zgodnie z art. 29a ustawy.
    Zatem Pana stanowisko, że zwrot kosztów noclegów powinien być dokumentowany za
    pomocą noty obciążeniowej, a nie faktury VAT uznaję za nieprawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który
    obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna
    (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;

      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
        z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu
    Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.