Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.582.2020.2.ISK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-12-17
Teza: Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów z nimi zrównanych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 17 września 2020 r. (data wpływu 22 września 2020 r.) uzupełnionym pismem z dnia 25 listopada 2020 r. (data wpływu drogą elektroniczną e-PUAP 25 listopada 2020 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 18 listopada 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.582.2020.1.ISK (doręczone Stronie w dniu 18 listopada 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów z nimi zrównanych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 września 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem z dnia 25 listopada 2020 r. (data wpływu drogą elektroniczną e-PUAP 25 listopada 2020 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu z dnia 18 listopada 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.582.2020.1.ISK (skutecznie doręczonym w dniu 18 listopada 2020 r.), dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów z nimi zrównanych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca - … (dalej: „Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług doradczych. Spółka wchodzi w skład międzynarodowej grupy kapitałowej. Spółki z grupy świadczą usługi doradcze głównie w zakresie zarządzania strategicznego. Spółka świadczy usługi zarówno na rzecz klientów polskich jak i zagranicznych. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności Spółka otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków itp., które są przesyłane do Spółki w wersji papierowej lub elektronicznej.

Pracownicy Spółki często odbywają podróże służbowe, m.in. w związku z realizacją projektów na rzecz klientów Spółki lub w celu odbycia negocjacji z kontrahentami. Wszystkie wyjazdy służbowe mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą i z pełnionymi przez poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi. Podczas podróży służbowych pracownicy Spółki częstokroć nabywają towary i usługi w imieniu Spółki, na przykład usługi noclegowe lub usługi transportowe (przejazd pociągami, taksówkami itp.). Pracownicy Spółki otrzymują od dostawców i usługodawców dokumenty (w szczególności faktury, rachunki, paragony i bilety) potwierdzające nabycie towarów lub usług, a następnie przekazują je Spółce.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników, Spółka podjęła decyzję o wprowadzeniu zintegrowanego systemu rozliczającego delegacje oraz wydatki pracownicze (dalej: „System Elektroniczny”). System Elektroniczny ma na celu m.in. zautomatyzowanie procesu obiegu dokumentów i ich archiwizację w formie elektronicznej.

System Elektroniczny nie został jeszcze w pełni wdrożony w Spółce. Obecnie przedkładane przez pracowników dokumenty księgowe dotyczące podróży służbowych archiwizowane są zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej. Skany lub zdjęcia dokumentów wgrywane są do Systemu Elektronicznego, ale jednocześnie ich oryginały (wersje papierowe) są przechowywane przez Spółkę. Tym samym Spółka prowadzi podwójną archiwizację (papierową oraz elektroniczną) tych samych dokumentów.

Ze względu na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności oraz znaczną ilość otrzymywanych dokumentów, archiwizowanie dokumentów w formie papierowej wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi. Obieg papierowych dokumentów stwarza także wiele problemów praktycznych. Tytułem przykładu dokumenty papierowe niejednokrotnie przekazywane są z opóźnieniem. Ponadto papierowe dokumenty są bardziej narażone na zniszczenie lub zgubienie. Spółka stara się pozyskiwać duplikaty zagubionych lub zniszczonych dokumentów, lecz nie zawsze ich uzyskanie jest możliwe. W efekcie, rozliczenie niektórych wydatków jest znacznie utrudnione.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w imieniu Spółki w celach służbowych, Spółka planuje zrezygnować z archiwizowania dokumentów w formie papierowej i przechowywać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu Systemu Elektronicznego.

System Elektroniczny pozwala na raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, elektroniczną akceptację wydatków i rozliczanie kosztów delegacji. System opiera się na specjalnej aplikacji mobilnej.

W Systemie Elektronicznym przechowywane są skany lub zdjęcia dokumentów źródłowych. Pracownik, który będąc w podróży służbowej otrzymał np. fakturę wystawioną na Spółkę, zobligowany jest do zeskanowania lub sfotografowania tej faktury i do zapisania jej zdjęcia lub skanu w Systemie Elektronicznym w obsługiwanym przez ten system formacie. System Elektroniczny uniemożliwia ingerowanie w treść zapisywanych w nim skanów lub zdjęć dokumentów. Zapisywane w Systemie Elektronicznym skany lub zdjęcia dokumentów muszą mieć odpowiednią jakość zapewniającą ich pełną czytelność. W konsekwencji w Systemie Elektronicznym zapisywane są wierne kopie elektroniczne dokumentów papierowych.

W celu rozliczenia wydatków poniesionych podczas podróży służbowych, w Systemie Elektronicznym zostaje utworzony raport, który jest przesyłany do weryfikacji oraz autoryzacji przez uprawnione osoby. W ramach weryfikacji sprawdzana jest m.in. czytelność załączonych dokumentów. Po zakończeniu procesu weryfikacji i autoryzacji, raporty wraz z załącznikami w formie zdjęć lub skanów są archiwizowane, z uwzględnieniem m.in. który pracownik wprowadził dokument do systemu oraz przy zachowaniu chronologii i bez możliwości edycji załączonych dokumentów.

Proces rozliczania wydatków przy pomocy Systemu Elektronicznego można podzielić na następujące etapy:

1.  wprowadzenie danych (np. wprowadzenie zdjęcia faktury);
2.  dodanie danych wtórnych (takich jak kategoria wydatku, metoda płatności);
3.  zatwierdzenie wydatku przez dział księgowości Spółki;
4.  po procesie autoryzacji wszystkie raporty wydatków są przesyłane do biura rachunkowego Wnioskodawcy i wprowadzane do systemu księgowego.

System Elektroniczny zapewnia identyfikację pochodzenia dokumentów, w tym faktur, w szczególności umożliwia sprawdzenie tożsamości podmiotu, który wystawił dany dokument. System uniemożliwia zmianę danych widocznych na umieszczonych w nim dokumentach (tj. na zdjęciach lub skanach faktur, paragonów itp.). System gwarantuje, że integralność obrazów nie zostanie zmieniona po ich przesłaniu, ponieważ są one podpisywane przy użyciu podpisu cyfrowego. System Elektroniczny zapewnia także czytelność zarchiwizowanych dokumentów, jako że skany lub zdjęcia mają odpowiednią rozdzielczość.

Dane zgromadzone w Systemie Elektronicznym są przechowywane na serwerze, a kopie zapasowe baz danych są codziennie przywracane. System Elektroniczny umożliwia bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe jest niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej. Faktury przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe.

Przechowywane przez Spółkę elektroniczne wersje dokumentów zawierają dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty są zabezpieczone przed jakimikolwiek zmianami.

System Elektroniczny zapewnia przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego. Wszystkie dane wprowadzone do Systemu Elektronicznego są przechowywane przez ponad 10 lat.

Wydatki, o których mowa mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością opodatkowaną podatkiem VAT. Tym samym, nie są to wydatki ponoszone w związku z działalnością zwolnioną z opodatkowania podatkiem VAT bądź z działalnością niepodlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 25 listopada 2020 r. Wnioskodawca wskazał, że Spółka zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które pozwalają na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Kontrola biznesowa stosowana przez Wnioskodawcę zapewnia ścieżkę audytu, dzięki której można powiązać otrzymaną fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Wydatki udokumentowane analizowanymi fakturami podlegają akceptacji przez uprawnione osoby. System Elektroniczny umożliwia identyfikację pochodzenia dokumentów, w tym faktur, w szczególności pozwala na sprawdzenie danych wystawcy widocznych na dokumencie. Możliwe jest także powiązanie danej faktury z konkretną transakcją. Należy pamiętać, że dokumenty wprowadzone do Systemu Elektronicznego dotyczą wydatków ponoszonych przez pracowników podczas podróży służbowych. Dane zawarte w Systemie Elektronicznym pozwalają na ustalenie, który pracownik wprowadził daną fakturę do systemu, co z kolei umożliwia zidentyfikowanie, z którym projektem prowadzonym przez Spółkę ta faktura ma związek. Należy wskazać, że usługi świadczone przez Spółkę polegają głównie na pracy konsultantów, którzy realizują projekty na zlecenie klientów. Z treści faktury zakupowej, której skan lub zdjęcie zostaje wprowadzone do Systemu Elektronicznego wynika, kiedy dana usługa została nabyta. Ponadto, dysponując danymi adresowymi wystawcy takiej faktury możliwe jest, co do zasady, ustalenie miejsca, w którym usługa została wykonana. Dane te - tj. dane osoby, która wprowadziła fakturę do systemu, data nabycia usługi udokumentowanej fakturą zakupową, a także (w większości przypadków) wynikająca pośrednio z treści faktury informacja o miejscu wykonania nabytej usługi/dostawy towarów - pozwalają na powiązanie nabytej usługi/towaru z konkretnym projektem realizowanym przez Spółkę na rzecz klienta i z konkretną fakturą sprzedażową dokumentującą ten projekt. Możliwe jest w dalszej kolejności ustalenie okoliczności związanych z realizacją projektu, w tym istotnych okoliczności towarzyszących nabyciu usługi udokumentowanej fakturą wprowadzoną do Systemu Elektronicznego.

Podsumowując, okoliczności dostawy towarów lub świadczenia usługi udokumentowanych fakturą zakupową, której obraz został wprowadzony do Systemu Elektronicznego mogą zostać zbadane i przeanalizowane poprzez powiązanie danych z tego systemu z fakturami sprzedażowymi oraz z innymi dokumentami Spółki dotyczącymi realizacji poszczególnych projektów. Możliwe jest więc odtworzenie istotnych okoliczności związanych z nabyciem towaru lub usługi. W efekcie, istnieje wiarygodna ścieżka audytu między fakturą zakupową a transakcją, w tym możliwa jest kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów.

W chwili obecnej prowadzona jest podwójna archiwizacja (papierowa oraz elektroniczna) tych samych dokumentów. Skany lub zdjęcia dokumentów wgrywane są do Systemu Elektronicznego, ale jednocześnie ich oryginały (wersje papierowe) są przechowywane przez Spółkę. W celu usprawnienia procesu rozliczania kosztów, Spółka planuje zrezygnować z archiwizowania dokumentów w formie papierowej i przechowywać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu Systemu Elektronicznego. W rezultacie dokumenty w wersji papierowej będą niszczone. Wersje papierowe nie będą w ogóle dostarczane do Spółki. Pracownicy, którzy będą wprowadzać obraz faktur do Systemu Elektronicznego będą następnie niszczyć dokumenty papierowe. Zaewidencjonowanie faktur w rejestrach VAT oraz odliczenie podatku będzie więc następować już po zniszczeniu faktur.

Pracownik wprowadzający obraz faktury do Systemu Elektronicznego zobowiązany jest zadbać o odpowiednią jakość skanu (zdjęcia) w celu zapewnienia jej czytelności. Pracownik nie może oczywiście dokonywać żadnych zmian ani dopisków w wersji papierowej dokumentów. Czytelność faktury weryfikowana jest także na późniejszym etapie, w związku z ewidencjonowaniem faktury i odliczeniem podatku. Już w chwili wprowadzenia obrazu faktur do Systemu Elektronicznego zapewniona jest integralność treści dokumentów, możliwość sprawdzenia ich poprawności oraz autentyczności pochodzenia. Zapisanie faktur w Systemie Elektronicznym umożliwia stosowanie opisanych powyżej kontroli biznesowych.

O ile podczas kontroli biznesowych, już po wprowadzeniu faktury do Systemu Elektronicznego, okazałoby się, że dana faktura nie spełnia wymogów w zakresie prawa do odliczenia, w szczególności jest nieczytelna lub zawiera błędne dane, wówczas Spółka nie odlicza podatku VAT. O ile jest to możliwe, Spółka podejmuje wówczas stosowne działania, np. zwraca się do wystawcy faktury o jej korektę lub wystawia notę korygującą.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy Spółka będzie uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur (oraz z innych dokumentów, co do których przepisy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego) przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, dotyczących wydatków, które nie zostały wymienione w art. 88 ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka będzie uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur (oraz z innych dokumentów, co do których przepisy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego) przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, dotyczących wydatków, które nie zostały wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

W ocenie Spółki, elektroniczne kopie (skany/zdjęcia) faktur zakupowych, będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Prawo do odliczenia będzie przysługiwało w takim zakresie, w jakim jest to dopuszczalne zgodnie z ustawą o VAT, np. wydatki związane z wykorzystywaniem samochodów będą objęte ograniczeniami, o których mowa w art. 86a ustawy o VAT.

Kwestia odliczenia podatku naliczonego została uregulowana w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Przepis ten stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 tej ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca zagwarantował podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, w szczególności, iż zakupione towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Jak wynika z powyższego, kluczowym warunkiem powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT. Dodatkowo jednak, do skorzystania z prawa do odliczenia niezbędne jest dysponowanie odpowiednim dokumentem - najczęściej fakturą. Co istotne, przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną jest natomiast faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 31 i 32 ustawy o VAT). Przepisy ustawy o VAT zawierają pewne wymogi dotyczące faktur i ich przechowywania.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Obowiązek ten dotyczy zarówno faktur papierowych jak i elektronicznych.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT). Na podstawie 106m ust. 3 ustawy o VAT, o integralności treści faktury można mówić wtedy, gdy w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Wymóg zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji.

Ustawa o VAT nie definiuje terminu „czytelność faktury”. Zdaniem Spółki, pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń.

Stosownie do art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Na podstawie ust. 5 tego samego artykułu, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych określonych powyżej, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub,
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały użyte w powyższym przepisie nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT. W kwestii znaczenia tych terminów swoje stanowisko niejednokrotnie zajmowały organy podatkowe. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 16 lipca 2019 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.279.2019.1.AP wyjaśnił, że „(\`(...)\`) pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki”.

W powyższej interpretacji Dyrektor KIS stwierdził również, że „z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika. (\`(...)\`)”.

Przenosząc powyższe na grunt analizowanej sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie faktur przy użyciu Systemu Elektronicznego gwarantuje spełnienie opisanych wymogów. System Elektroniczny zapewnia autentyczność pochodzenia faktury, ponieważ dane sprzedawcy i wystawcy faktury są widoczne na elektronicznej wersji dokumentu. Integralność treści faktury również jest zachowana, ponieważ dane na dokumencie elektronicznym nie mogą być zmieniane. Faktury są czytelne, ponieważ są zapisywane w odpowiedniej rozdzielczości i w obsługiwanych powszechnie formatach.

Podsumowując dotychczasowe rozważania, należy stwierdzić, że System Elektroniczny zapewnia spełnienie wynikających z ustawy o VAT wymogów w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści oraz jej czytelności.

W dalszej kolejności należy odnieść się do regulacji ustawy o VAT dotyczących przechowywania faktur. Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury (w tym ich duplikaty) od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:

1.  w podziale na okresy rozliczeniowe,
2.  w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednocześnie należy wskazać, że przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są zobligowani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu Systemu Elektronicznego pozostaje w zgodzie z powyższymi regulacjami ustawy o VAT. Archiwizowanie faktur, zgodnie z opisem zawartym w niniejszym wniosku, odbywa się w podziale na okresy rozliczeniowe, a ponadto w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie. Możliwy jest również dostęp do przechowywanych faktur na żądanie organów podatkowych. Spełnione są także - co wskazano powyżej - wymogi w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.

W konsekwencji trzeba stwierdzić, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej nie stanowi naruszenia przepisów o VAT i nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego. Warto zauważyć, że brzmienie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT stanowi potwierdzenie takiego stanowiska. Przepis ten wprost stwierdza, że podatnik może przechowywać faktury w formie elektronicznej - pod warunkiem spełnienia pewnych (dochowanych w niniejszej sprawie) wymogów.

Spółka twierdzi zatem, że jest uprawniona do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa lub elektroniczna) pozostaje bez wpływu na istnienie i zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Przy założeniu, że spełnione zostaną podstawowe warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, brak przechowywania papierowych wersji faktur przez Spółkę nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku naliczonego. Pogląd taki pozostaje w zgodzie z przepisami ustawy o VAT. Co istotne, jego prawidłowość została potwierdzona w licznych interpretacjach indywidualnych. Na przykład Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 26 września 2017 r., nr 0114-KDIP1- 1.4012.419.2017.2.KOM stwierdził, że: „W świetle przedstawionych we wniosku okolicznościach należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisane w systemie komputerowym pliki „JPG” (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi wyżej przepisami. Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu ich przechowywania i umożliwia jednocześnie niszczenie faktur otrzymanych w formie papierowej. W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej i zeskanowanych do formatu „JPG”, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi wykazane na tych fakturach będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego”.

Podobny pogląd wyraził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 29 lipca 2020 r. nr 0111-KDIB3-1.4012.328.2020.3.AB: „z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Warto dodać, że za prawidłowością prezentowanego przez Spółkę stanowiska przemawiają również przepisy Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przechowywanie ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem jest zatem obowiązkiem Spółki, przy czym Ordynacja podatkowa w żadnym przepisie nie wskazuje na sposób przechowywania takiej dokumentacji. W szczególności żaden przepis Ordynacji podatkowej nie wskazuje, że taka dokumentacja powinna być przechowywana wyłącznie w wersji papierowej. Zdaniem Spółki, podatnicy mają zatem dowolność jeśli chodzi o wybór sposobu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. W ocenie Spółki konieczne jest jedynie zapewnienie warunków gwarantujących wystarczającą trwałość dokumentacji i jej pozostanie w stanie niezmienionym do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym, w przypadku gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w takich fakturach. W ocenie Spółki bowiem, wdrożenie Systemu Elektronicznego zapewni spełnienie ustawowo określonych wymogów dotyczących faktur i ich przechowywania:

1.  Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez nią faktur od momentu ich otrzymania i uwzględnienia w systemie w formie elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2.  faktury przechowywane będą przez Spółkę w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,
3.  będzie istniała możliwość bezzwłocznego dostępu do faktur na żądanie organów podatkowych.

Ponadto Spółka zauważa, że dokumenty zakupowe inne niż faktury, które zgodnie z przepisami o VAT pozwalają na odliczenie podatku naliczonego (na przykład paragon za przejazd autostradą) również mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Opisane we wniosku zasady archiwizacji nie pozbawiają prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w takich dokumentach.

Podsumowując, zdaniem Spółki, będzie ona uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur (oraz z innych dokumentów, co do których przepisy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego) przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, dotyczących wydatków, które nie zostały wymienione w art. 88 ustawy o VAT. Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w przepisach ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej oraz w interpretacjach organów podatkowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”), przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 ustawy.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ustawy.

W tym miejscu należy wskazać, że na podstawie art. 1 pkt 21 ustawy z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2019 r. poz. 1520) do art. 106b dodano ust. 5-7, które obowiązują od 1 stycznia 2020 r.

W myśl art. 106b ust. 5 ustawy o VAT w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

W myśl art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, faktura może nie zawierać, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Z powyższych przepisów wynika, że paragon dokumentujący sprzedaż nieprzekraczającą kwoty 450 zł lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W praktyce oznacza to, że nabywca otrzymuje paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż, stanowiący jednocześnie fakturę uproszczoną. Paragon w takim przypadku zawiera bowiem wszystkie dane wymagane zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących oraz dodatkowo NIP nabywcy.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca będący czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług doradczych.

Pracownicy Spółki często odbywają podróże służbowe, które mają związek z prowadzoną przez Spółkę opodatkowaną działalnością gospodarczą i z pełnionymi przez poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi. Podczas podróży służbowych pracownicy nabywają towary i usługi w imieniu Spółki np. usługi noclegowe lub usługi transportowe (przejazd pociągami, taksówkami itp.). Pracownicy Spółki otrzymują od dostawców i usługodawców dokumenty (w szczególności faktury, rachunki, paragony i bilety) potwierdzające nabycie towarów lub usług, a następnie przekazują je Spółce.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w imieniu Spółki w celach służbowych, Spółka planuje zrezygnować z archiwizowania dokumentów w formie papierowej i przechowywać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu Systemu Elektronicznego.

System Elektroniczny pozwala na raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, elektroniczną akceptację wydatków i rozliczanie kosztów delegacji. System opiera się na specjalnej aplikacji mobilnej.

W Systemie Elektronicznym przechowywane są skany lub zdjęcia dokumentów źródłowych. Pracownik, który będąc w podróży służbowej otrzymał np. fakturę wystawioną na Spółkę, zobligowany jest do zeskanowania lub sfotografowania tej faktury i do zapisania jej zdjęcia lub skanu w Systemie Elektronicznym w obsługiwanym przez ten system formacie.

Wersje papierowe nie będą w ogóle dostarczane do Spółki. Pracownicy, którzy będą wprowadzać obraz faktur do Systemu Elektronicznego będą następnie niszczyć dokumenty papierowe. Zaewidencjonowanie faktur w rejestrach VAT oraz odliczenie podatku będzie więc następować już po zniszczeniu faktur.

Pracownik wprowadzający obraz faktury do Systemu Elektronicznego zobowiązany jest zadbać o odpowiednią jakość skanu (zdjęcia) w celu zapewnienia jej czytelności. Pracownik nie może oczywiście dokonywać żadnych zmian ani dopisków w wersji papierowej dokumentów. Czytelność faktury weryfikowana jest także na późniejszym etapie, w związku z ewidencjonowaniem faktury i odliczeniem podatku. Już w chwili wprowadzenia obrazu faktur do Systemu Elektronicznego zapewniona jest integralność treści dokumentów, możliwość sprawdzenia ich poprawności oraz autentyczności pochodzenia. Zapisanie faktur w Systemie Elektronicznym umożliwia stosowanie kontroli biznesowych.

System Elektroniczny uniemożliwia ingerowanie w treść zapisywanych w nim skanów lub zdjęć dokumentów. Zapisywane w Systemie Elektronicznym skany lub zdjęcia dokumentów muszą mieć odpowiednią jakość zapewniającą ich pełną czytelność. W konsekwencji w Systemie Elektronicznym zapisywane są wierne kopie elektroniczne dokumentów papierowych.

Spółka zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które pozwalają na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem Wnioskodawcy, stosowana kontrola biznesowa zapewnia ścieżkę audytu, dzięki której można powiązać otrzymaną fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. System Elektroniczny umożliwia identyfikację pochodzenia faktur – w szczególności sprawdzenie danych wystawcy i ustalenie miejsca wykonania usługi, co pozwala na powiązanie danego kosztu z konkretnym projektem realizowanym przez Spółkę oraz z konkretną fakturą sprzedażową dokumentującą dany projekt zapewniając jednocześnie autentyczność pochodzenia faktur.

W chwili wprowadzenia obrazu do Systemu Elektronicznego zapewniona zostaje czytelność (odpowiednia jakość skanu) oraz integralność danych zawartych na fakturze (brak możliwości zmiany danych zawartych na obrazie faktury zapewniona podpisaniem danego skanu podpisem elektronicznym).

Dane zgromadzone w Systemie Elektronicznym są przechowywane na serwerze a Spółka poprzez wykorzystanie Systemu Elektronicznego umożliwia bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe jest niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej. Faktury przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe. Wszystkie dane wprowadzone do Systemu Elektronicznego przechowywane są przez ponad 10 lat.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego, z faktur (oraz innych dokumentów, co do których przepisy o podatku VAT umożliwiają odliczenie podatku naliczonego) dotyczących wydatków niewymienionych w art. 88 ustawy, w przypadku przechowywania tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.

W opisie sprawy Wnioskodawca wskazał, że faktury dokumentujące wydatki ponoszone przez pracowników w związku z podróżami służbowymi będą przechowywane przy zachowaniu chronologii w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe. Przedstawiony opis sprawy wskazuje zatem, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur: zachowany będzie podział na okresy rozliczeniowe; możliwe będzie łatwe odszukiwanie; zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Również organy podatkowe będą miały umożliwiony dostęp do dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej i możliwość przetwarzania danych w nich zawartych.

Wnioskodawca wskazał również, że będzie stosował kontrole biznesowe, które zapewnią wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą zakupową a transakcją oraz kontrolę i weryfikację autentyczności pochodzenia dokumentów. System Elektroniczny uniemożliwia ingerowanie w treść zapisywanych w nim skanów lub zdjęć dokumentów. Zapisywane w Systemie Elektronicznym skany lub zdjęcia dokumentów muszą mieć odpowiednią jakość zapewniającą ich pełną czytelność. Zatem tak postępując, jak zostało to przedstawione w opisie sprawy, podatnik wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur i dokumentów zrównanych z nimi, które będą przechowywane w wersji elektronicznej.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1.  (uchylona),
2.  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc oceniana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Tym samym, ponieważ z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, a nabywane podczas podróży służbowych przez pracowników Spółki towary i usługi mają związek z działalnością opodatkowaną Wnioskodawcy, to uznać należy, że będzie Mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki, które to nie zostały wymienione w art. 88 ustawy. Ponadto należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że faktury i dokumenty zrównane z nimi mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Taki sposób ich przechowywania nie powoduje utraty nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego i stanu faktycznego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym, w zakresie zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę - stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w …, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.