Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP2-2.4010.220.2017.10.S/JG/AP
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2022-05-13
Teza: Potwierdzenie prawidłowości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; koszt-koszty uzyskania przychodów; rachunki; zobowiązanie-zobowiązanie podatkowe
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 1

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu – stanowisko prawidłowe
=================================================================

Szanowni Państwo:

1) ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 2 października 2017 r. o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 11 października 2018 r. syg. akt III SA/Wa 731/18;

2) stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Wniosek w zakresie podatku od towarów i usług (pytanie oznaczone we wniosku nr 1) został rozpatrzony odrębnie.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

9 października 2017 r. wpłynął Państwa wniosek z 2 października 2017 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie potwierdzenia prawidłowości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.

Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

Podstawowym przedmiotem działalności Spółki, będącej czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług oraz podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, jest sprzedaż detaliczna paliw do pojazdów silnikowych oraz innych towarów i usług na stacjach benzynowych.

W związku z powierzonymi zadaniami, pracownicy Spółki dokonują różnego rodzaju zakupów, które dokumentowane są paragonami, rachunkami oraz innymi dowodami księgowymi. Zakupy takie dokonywane są zarówno w ramach odbywanych podróży służbowych, jak i w związku z realizacją codziennych obowiązków w wyznaczonym miejscu pracy. Przykładowymi dowodami dokumentującymi ponoszone przez pracowników koszty są paragony za taksówkę, faktury za usługi gastronomiczne i noclegowe, bilety kolejowe czy też dowody zapłaty za przejazd płatną autostradą lub postój pojazdu w płatnej strefie parkowania, a także faktury i paragony dokumentujące zakup przez pracowników innych towarów i usług w imieniu Spółki. Ponadto w toku działalności Spółki występują sytuacje, gdy poniesione wydatki dokumentowane są oświadczeniami pracowników o poniesionych kosztach. Oświadczenia takie akceptowane są przez Spółkę jedynie w przypadku, gdy z uzasadnionych względów nie jest możliwe uzyskanie innego dokumentu potwierdzającego dany zakup. W praktyce, najczęstszym powodem takiego sposobu dokumentowania wydatków jest zgubienie przez pracownika dowodu zakupu. Wszystkie zakupy będące przedmiotem niniejszego wniosku dokonywane są na potrzeby prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej (mają na celu osiągniecie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów oraz są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT) i dokumentowane dowodami księgowymi wystawianymi na Spółkę jako nabywcę danego towaru lub usługi (o ile w danym dokumencie przewidziane jest podawanie danych nabywcy). Dokumenty takie mogą jednakże pomocniczo wskazywać dane (imię i nazwisko) pracownika dokonującego zakupu.

Obecnie, wszystkie dokumenty potwierdzające zakupy dokonywane przez pracowników są zbierane i przechowywane w formie papierowej. Na ich podstawie (w zależności od rodzaju poniesionego wydatku) Spółka dokonuje odliczenia podatku naliczonego (zgodnie z przepisami ustawy o VAT) i/lub zalicza dany koszt do kosztów uzyskania przychodów (zgodnie z przepisami ustawy o CIT). Większą część przedmiotowych zakupów stanowią zakupy o relatywnie niewielkiej wartości – wiążą się one z niewielkimi wydatkami, jednakże ponoszonymi stosunkowo często. Biorąc zatem pod uwagę charakter dokonywanych zakupów oraz liczbę pracowników zatrudnianych przez Spółkę, zbieranie dowodów księgowych dokumentujących wydatki ponoszone przez pracowników w formie papierowej jest procesem czasochłonnym i uciążliwym.

W związku z powyższym, w najbliższym czasie Wnioskodawca planuje wdrożenie nowego systemu rozliczania wydatków pracowniczych, zmieniającego sposób archiwizacji omawianych dokumentów. W ramach przedmiotowego systemu cyfrowe kopie dowodów zakupu (stworzone przy pracownika Spółki przy użyciu skanera lub aparatu fotograficznego) byłyby zapisywane w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku, a następnie wprowadzane do informatycznego systemu archiwizacji faktur „(…)” (Spółka nie wyklucza, że w przyszłości system ten może zostać zmieniony na inne oprogramowanie o analogicznym zastosowaniu). Program „(…)” umożliwia łatwe, szybkie i tanie zarządzanie dokumentami księgowymi oraz kosztami związanymi z podróżami i wydatkami służbowymi. Dowody zakupu mogą być przesyłane do systemu bezpośrednio przy użyciu jego interfejsu (tzw. upload), za pomocą wiadomości e-mail oraz faksu. System przechowuje cyfrowy obraz dowodu zakupu oraz informację na temat numeru dokumentu księgowego, daty jego wystawienia i daty dostawy towarów/usługi, ceny towaru/usługi oraz wysokości podatku VAT. Wszystkie dowody zakupów przesłane przez pracowników będą podlegały kontroli i akceptacji przez Spółkę, zarówno pod względem merytorycznym, jak i formalnym.

Po uzyskaniu akceptacji i rozliczeniu wydatków, pracownicy będą mogli zniszczyć papierowe oryginały rozliczanych dokumentów księgowych. Dowody zakupu będą archiwizowane w systemie informatycznym w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (co do zasady w sposób łatwiejszy i szybszy niż w ramach obecnego systemu archiwizacji, opartego na dokumentach w formie papierowej), przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Dzięki temu dokumenty uzyskane przez pracowników będą przetwarzane w formie elektronicznej, znacznie trwalszej, tańszej i łatwiejszej w obsłudze niż obecny system bazujący na dokumentach papierowych. Dostęp do zeskanowanych i wprowadzonych do systemu dokumentów ograniczony będzie do odpowiednich osób z określonych działów Spółki, zaś ustawienia systemowe uniemożliwią usunięcie dokumentów wprowadzonych do systemu.

W tak przedstawionym stanie faktycznym (zdarzeniu przyszłym) Spółka pragnie uzyskać potwierdzenie, iż planowane wprowadzenie elektronicznego systemu archiwizacji i zarządzania dowodami księgowymi, związanymi z rozliczaniem wydatków pracowniczych, nie wpłynie w żaden sposób na jej prawa w zakresie odliczania podatku VAT naliczonego oraz zaliczania poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, tj. będzie ona miała prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w taki sposób (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków takiego odliczenia) i/lub traktowania kosztów wynikających z dowodów księgowych przechowywanych w taki sposób jako kosztów uzyskania przychodów (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków takiego traktowania).

### Pytania

1\. Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym przedstawiony sposób archiwizowania dokumentów jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającą z tak przechowywanych dokumentów, na podstawie art. 86 ustawy o VAT (przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione)?

2\. Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym przedstawiony sposób archiwizowania dokumentów jest zgodny z przepisami ustawy o CIT, a Spółka będzie miała prawo do traktowania kosztów wynikających z dowodów księgowych przechowywanych w taki sposób jako kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ustawy o CIT (przy założeniu, iż pozostałe warunki dla takiego traktowania będą spełnione)?

Niniejsza interpretacja indywidualna dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie oznaczone we wniosku nr 2). Natomiast w pozostałym zakresie, tj. w zakresie podatku od towarów i usług (pytanie oznaczone we wniosku nr 1) wniosek został rozpatrzony odrębnie.

### Państwa stanowisko w sprawie:

W ocenie Wnioskodawcy, przedstawiony sposób archiwizowania dokumentów jest zgodny z przepisami ustawy o CIT, a Spółka będzie miała prawo do traktowania kosztów wynikających z dowodów księgowych przechowywanych w taki sposób jako kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ustawy o CIT (przy założeniu, iż pozostałe warunki dla takiego traktowania będą spełnione).

Na wstępie należy zauważyć, iż zarówno w celu wykazania związku pomiędzy danym kosztem a przychodem (w celu traktowania danego kosztu jako kosztu uzyskania przychodów), jak i wykorzystania nabywanych towarów lub usług do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT (na potrzeby odliczenia podatku VAT naliczonego), podatnik musi dysponować odpowiednimi dowodami.

Zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jak zaś stanowi art. 181 cytowanej ustawy, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

W tym miejscu należy podkreślić, iż użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Co więcej, przepisy Ordynacji podatkowej nie wprowadzają żadnych ograniczeń w zakresie formy, czy też przechowywania dowodów. W szczególności, nie wyłączają w żaden sposób możliwości przechowywania dowodów w formie elektronicznej. Wskazane jest zatem posiadanie wszelkich dowodów, które w przypadku ewentualnego postępowania podatkowego lub kontrolnego mogą być przedstawione jako dowody potwierdzające zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego (w tym przypadku zakupu).

W konsekwencji, należy uznać, iż analizując możliwość przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, na podstawie których Spółka będzie dokonywać odliczenia podatku VAT naliczonego i/lub zaliczać dane koszty do kosztów uzyskania przychodów, niezbędna jest analiza przepisów odpowiednio ustawy o VAT oraz ustawy o CIT, a także ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 zm.; dalej: „ustawa o rachunkowości”) – w zakresie w jakim wymienione ustawy podatkowe posługują się pojęciami w niej wprowadzonymi.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Oznacza to, iż co do zasady wszystkie poniesione wydatki, pozostające w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (tj. związane bezpośrednio lub pośrednio z uzyskiwaniem przychodów, również służące zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Należy jednakże pamiętać, iż uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika każdorazowego wykazania, iż wydatek ten był racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. Kwalifikacja prawna ponoszonych wydatków wymaga zatem indywidualnej analizy ze strony podatnika, z wyjątkiem wydatków, zaliczanych w ustawie wprost do kosztów uzyskania przychodów lub też wyłączonych z możliwości takiego zaliczenia.

Jak jednakże już wskazano, w celu wykazania związku pomiędzy danym kosztem a przychodem podatnik musi dysponować odpowiednimi dowodami. Przepis art. 15 ust. 1 ustawy o CIT należy bowiem interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 cytowanej ustawy, który stanowi, iż podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Ustawa o CIT nie wskazuje zatem wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych (takich jak np. ponoszenie wydatków związanych z odbywaniem podróży służbowych czy też realizacją codziennych obowiązków przez pracowników) wpływających na dochód lub stratę podatnika, odwołując się w tym zakresie do ustawy o rachunkowości, która reguluje sposób prowadzenia ewidencji rachunkowej.

Zgodnie bowiem z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Jak zaś stanowi ust. 2 cytowanego przepisu, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Warunki jakim powinny odpowiadać wskazane powyżej dowody księgowe, stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych, zostały określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z ust. 1 tego przepisu, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Szczególnie istotne w kontekście przedstawionego zdarzenia przyszłego są jednakże przepisy ustawy o rachunkowości dotyczące przechowywania dokumentacji księgowej. W myśl art. 71 ust. 1 cytowanej ustawy, dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Zgodnie z ogólną zasadą, wyrażoną w art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Podkreślenia wymaga jednakże, iż ust. 2 cytowanego przepisu wprost wskazuje, iż treść dowodów księgowych, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

W ocenie Wnioskodawcy należy zatem uznać, iż ustawa o CIT, w związku z przytoczonymi przepisami ustawy o rachunkowości, pozostawia podatnikom dość dużą swobodę w zakresie przechowywania dowodów księgowych, stanowiących podstawę do zaliczenia poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. W szczególności zaś, dopuszcza możliwość przechowywania takich dokumentów w formie elektronicznej.

Z możliwości takiej wyłączone są wprawdzie dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki majątkowe, znaczących umów i innych dokumentów określonych przez kierownika jednostki. Jednakże należy zaznaczyć, iż nowy system przechowywania dokumentów obejmował będzie jedynie faktury, paragony oraz inne dowody zakupów dokonywanych przez pracowników Spółki w związku z realizacją obowiązków służbowych. Nie będzie miał on zatem zastosowania do żadnej z przytoczonych grup dokumentów wyłączonych z możliwości elektronicznej archiwizacji.

W ocenie Wnioskodawcy, w świetle przy wołanych powyżej regulacji, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych i w konsekwencji podstawę zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów mogą być przechowywane w dowolnej formie, pod warunkiem spełnienia sformułowanych w ustawie o rachunkowości warunków. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza, iż wydatek udokumentowany takim dowodem nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów.

Podkreślenia w tym miejscu wymaga fakt, iż dowody zakupu przechowywane w ramach systemu, którego wdrożenie planowane jest przez Spółkę, będą spełniać te same wymogi, co dokumenty przechowywane w formie papierowej. Jednocześnie, ich elektroniczna archiwizacja pozwoli na szybsze odszukanie poszczególnych dokumentów, jak i ułatwi ich udostępnienie organom. Dowody przechowywane w ten sposób pozwolą na określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

W przypadku zatem dowodów księgowych dokumentujących zakupy dokonywane przez pracowników Spółki, spełniających wymogi przewidziane w art. 21 ustawy o rachunkowości, ich wierne przeniesienie na nośnik informatyczny (poprzez zeskanowanie), w ramach nowego systemu przechowywania dokumentów księgowych związanych z takimi zakupami, przedstawionego w zdarzeniu przyszłym, pozostawać będzie bez wpływu na prawo Wnioskodawcy do zaliczenia danych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Możliwość elektronicznego przechowywania dokumentów potwierdzających poniesienie danego kosztu dopuszcza zarówno ustawa o CIT (w związku z przepisami ustawy o rachunkowości), jak i ogólne zasady dotyczące dowodów zawarte w Ordynacji podatkowej.

Zeskanowane dokumenty będą bowiem całkowitym odzwierciedleniem odpowiadających im papierowych oryginałów. Kontrola przesyłanych plików zapewni, iż będą one kompletne i wyraźne, przynajmniej w stopniu pozwalającym na ich całkowity odczyt oraz czytelny wydruk. Również warunek ochrony przedmiotowych dowodów przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem będzie w analizowanym przypadku spełniony. Jak bowiem wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, dostęp do zeskanowanych dokumentów ograniczony będzie do odpowiednich osób z określonych działów Spółki, zaś ustawienia systemowe uniemożliwią usunięcie dokumentów wprowadzonych do systemu. Takie ograniczenie, w połączeniu ze sposobem działania wdrożonego systemu oraz przechowywaniem przedmiotowych dokumentów w nieedytowalnym formacie uniemożliwi jakąkolwiek ingerencję w przesłane dokumenty, zapewniając ich integralność.

Szczególnego podkreślenia wymaga, iż możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami, paragonami oraz innymi dowodami archiwizowanymi elektronicznie znajduje potwierdzenie w wielu interpretacjach indywidualnych. W tym miejscu warto przytoczyć choćby interpretację indywidualną wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w dniu 19 stycznia 2016 r. (IBPB-1-3/4510-541/15/SK), w której to wskazano, iż „(\`(...)\`) dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § l Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta. Wobec powyższego, przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest wystarczający dla potrzeb kwalifikacji wydatków spełniających definicję art. 15 ust. 1 updop, bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej”.

Analogiczne podejście zostało zaprezentowane m.in.:

\- w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 23 marca 2016 r. (IBPB-1-2/4510-160/16/J W.), 12 listopada 2015 r. (IBPB-1-2/4510-492/15/AnK) oraz 12 marca 2015 r. (IBPBI/2/423-1433/14/KP).

\- w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 stycznia 2016 r. (IPPP3/4512-1069/15-2/RD).

Biorąc zatem pod uwagę wszystkie przytoczone powyżej przepisy oraz ich wykładnię prezentowaną przez organy podatkowe w licznych interpretacjach indywidualnych, a także ogólne zasady dokumentowania transakcji przewidziane w Ordynacji podatkowej, należy uznać, iż przedstawiony przez Spółkę w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizowania dokumentów jest zgodny z przepisami ustawy o CIT (w związku z przepisami ustawy o rachunkowości), a Spółce przysługiwać będzie prawo do traktowania kosztów wynikających z dowodów księgowych przechowywanych w taki sposób jako kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ustawy o CIT (przy założeniu, iż pozostałe warunki dla takiego traktowania będą spełnione).

Spółka zwraca się z prośbą o potwierdzenie, że zaprezentowane przez nią stanowisko i rozumienie treści przepisów jest prawidłowe.

**Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania**

Rozpatrzyłem Państwa wniosek – 23 listopada 2017 r. wydałem postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania znak 0114-KDIP2-2.4010.220.2017.1.JG.

Postanowienie doręczono Państwu 24 listopada 2017 r.

Pismem z 30 listopada 2017 r. złożyli Państwo zażalenie na powyższe postanowienie.

Postanowieniem z dnia 4 stycznia 2018 r. utrzymałem w mocy zaskarżone postanowienie.

Postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie doręczono Państwu 5 stycznia 2018 r.

Skarga na postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania
--------------------------------------------------------

Pismem z 1 lutego 2018 r. (wpływ 7 lutego 2018 r.) wnieśli Państwo skargę na powyższe postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.

Wnieśli Państwo o uchylenie postanowienia oraz poprzedzającego go postanowienia I instancji w całości.

**Postępowanie przed sądami administracyjnymi**

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie wyrokiem z 11 października 2018 r. sygn. akt III SA/Wa 731/18.

Wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny – wyrokiem z 13 stycznia 2022 r. sygn. akt II FSK 1158/19 oddalił skargę kasacyjną.

Wyrok z 11 października 2018 r. sygn. akt III SA/Wa 731/18, który uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie stał się prawomocny od 13 stycznia 2022 r. Akta sprawy wpłynęły 13 kwietnia 2022 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku
-----------------------------------------------

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.):

Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

\- uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w ww. wyroku;

\- ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania pierwotnej interpretacji.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

\- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

\- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

**Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację**

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego …. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

**Podstawa prawna dla wydania interpretacji**

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.