Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPB1/415-326/08/RM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2008-07-17
Teza: Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego i postanowień art. 22 ust. 1 i art. 24a ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wraz z przepisami wykonawczymi do wymienionego artykułu (tj. § 26 i § 12-16 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów) wystarczające jest do wykazania poniesionych kosztów przedstawienie zwykłych dokumentów wewnętrznych, czy konieczne jest przedłożenie umów (plus ewentualnie rachunków czy faktur VAT zakupu) zawierających imię, nazwisko i adres wystawcy, datę zakupu, przedmiot, ilość i cenę zakupu oraz podpis, czy też wymagane są jeszcze inne dane?
Słowa kluczowe: dowód-dowody wewnętrzne; dowód-dowód zakupu; księgi-księgi przychodów i rozchodów; towar-towar handlowy; towar-zakup towarów
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112 poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pani K. przedstawione we wniosku z dnia 10 kwietnia 2008 r. (data wpływu do tut. Biura – 17 kwietnia 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie dokumentowania transakcji zakupu towarów - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17 kwietnia 2008 r. wpłynął do tut. biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie dokumentowania transakcji zakupu towarów.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej artykułów nowych i używanych, w tym książek. W związku z powyższym nabywa używane książki i później je odsprzedaje w ramach prowadzonej działalności. Ponosi w związku z tym koszty związane z nabywaniem książek. Koszty te zamierza na bieżąco księgować jako koszty uzyskania przychodu na zasadach ogólnych. Ponieważ kontrahenci to osoby fizyczne, nie prowadzące działalności gospodarczej, często młodzież szkolna, sprzedająca podręczniki po zakończeniu roku szkolnego, wnioskodawczyni nie ma możliwości uzyskania faktury dokumentującej nabycie towaru. Aby udokumentować operację gospodarczą i poniesiony koszt, wnioskodawczyni stosuje zasadę podpisywania umów kupna-sprzedaży z osobami, od których nabywa towar. Jednak jest to procedura uciążliwa z uwagi na czas i konieczność podawania danych, szczególnie dla osób fizycznych i niejednokrotnie prowadzi do wycofywania się kontrahentów z transakcji. Tym bardziej, że w pojedynczej transakcji wchodzą w grę niewielkie kwoty (1-20 zł, wyjątkowo 100-150 zł), natomiast ilość transakcji jest bardzo duża - zdarza się, że dziennie wnioskodawczyni nabywa towar od ponad 200 osób. Zdaniem wnioskodawczyni, taki sposób dokumentowania przeprowadzonej operacji gospodarczej narusza zasadę swobody prowadzenia działalności gospodarczej i naraża ją na straty. Wnioskodawczyni chciałaby możliwie uprościć zgodnie z przepisami obowiązującego prawa procedurę dokumentowania zawartych transakcji i zamierza dokumentować je dokumentem wewnętrznym (zawierającym ilość książek, cenę, czytelny podpis).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego i postanowień art. 22 ust. 1 i art. 24a ust. 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.) wraz z przepisami wykonawczymi do wymienionego artykułu (tj. § 26 i § 12-16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów) wystarczające jest do wykazania poniesionych kosztów przedstawienie zwykłych dokumentów wewnętrznych (wskazujących tytuł książki, ilość egzemplarzy, datę i cenę nabycia oraz czytelny podpis), czy konieczne jest przedłożenie umów (plus ewentualnie rachunków czy faktur VAT zakupu) zawierających imię, nazwisko i adres wystawcy, datę zakupu, przedmiot, ilość i cenę zakupu oraz podpis, czy też wymagane są jeszcze inne dane, a jeżeli tak to jakie?

Zdaniem wnioskodawczyni, nie jest konieczne aby zawierała każdorazowo z osobami sprzedającymi jej towar umowy cywilnoprawne w formie pisemnej, gdyż nie ma takiego prawnego obowiązku. Uważa, że wystarczający jest zwykły dokument wewnętrzny wskazujący, iż w określonej dacie poniosła określony wydatek, w tym przypadku zakup książek, które następnie odsprzedaje. Dowodem poniesienia wydatków, ale nie wyłącznym może też być w ocenie wnioskodawczyni pisemna umowa, która może być potwierdzona rachunkiem lub fakturą VAT. Wnioskodawczyni stara się takowe zawierać i ich wymagać przy transakcjach na większe kwoty. Zawieranie umów przy drobnych transakcjach (do 150 zł) paraliżowałoby bowiem działalność gospodarczą (konieczność zatrudnienia dodatkowej osoby, utrata potencjalnych sprzedawców ciekawych pozycji książkowych, którzy nie godzą się na takie formalności itp., tworzenie zbędnych kolejek przy kasie, co powoduje, że część klientów nie czeka i rezygnuje ze sprzedaży lub/i zakupów książek). Nie ulega zatem wątpliwości, że wydatki te są bezpośrednio ponoszone w celu uzyskania przychodów, a więc zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowią one koszty uzyskania przychodów wnioskodawczyni. Ceny za jakie nabywa książki/podręczniki są rynkowe. Nie ma też wątpliwości, że nabywane książki/podręczniki są dalej sprzedawane, gdyż wynika to z ewidencji sprzedaży jaką prowadzi za pomocą kas fiskalnych.

Zgodnie z § 26 Rozporządzenia, zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 12 do § 16 Rozporządzenia. W świetle § 12 Rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są także inne dowody wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwiska i adresy), których operacja dotyczy, datę wystawienia dowodu oraz datę dokonania operacji gospodarczej, przedmiot operacji, jego wartość oraz ilościowe określenie, podpisów osób uprawnionych do dokumentowania operacji gospodarczej. „Innymi dowodami”, o których mowa w § 13 i 14, są również: dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu własnego lub obcego, otrzymane od kontrahenta wnioskodawcy lub przekazane kontrahentowi, dowody przesunięć, inne dowody opłat. Zgodnie z powyższym, w ocenie wnioskodawczyni, do udokumentowania nabycia wystarczy, aby jej kontrahent wystawił dowód wewnętrzny. Nie jest natomiast konieczne umieszczanie na rachunku dodatkowych danych ani tym bardziej zawieranie z kontrahentami umów cywilnoprawnych.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego, stwierdzam, co następuje.

W myśl ogólnej zasady wyrażonej w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien, w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, • nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ustawy, • być właściwie udokumentowany.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków, odsyłając w tym zakresie do odrębnych przepisów.

Art. 24a ust. 1 ww. ustawy stanowi, iż osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy. Natomiast zgodnie z art. 24a ust. 7 tej ustawy Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia, określi sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, a także terminy zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi.

Na podstawie powyższej delegacji ustawowej Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). Zgodnie z § 26 ww. rozporządzenia zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16.

Stosownie do treści § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1.  faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej „fakturami”, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2.  inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

\- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Ponadto, w myśl § 13 ww. rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych; inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Ustawodawca przewidział również możliwość dokumentowania operacji gospodarczych za pomocą dowodów wewnętrznych zakreślając w sposób niezwykle precyzyjny możliwość posługiwania się nimi przez przedsiębiorcę. Dowody wewnętrzne są sporządzane na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) przez osoby, które bezpośrednio dokonały wydatków. Dokumenty te powinny być zaopatrzone w datę i podpisy osób, które dokonały wydatków, a ponadto powinny określać przy zakupie - nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) (§ 14 ust. 1 ww. rozporządzenia).

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie zdarzeń gospodarczych wymienionych w § 14 ust. 2 cytowanego rozporządzenia, a więc:

1.  zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2.  zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43);
3.  wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4.  zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5.  kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6.  zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7.  wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8.  opłat sądowych i notarialnych; 8a) opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
9.  wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Zaznaczyć przy tym należy, iż cytowane powyżej przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawierają zamknięty katalog dokumentów stanowiących podstawę do ujęcia wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Z powyższego wynika, że nie przewidziano dokumentowania dowodami wewnętrznymi zakupu od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej rzeczy używanych, w tym wskazanych przez wnioskodawczynię towarów przeznaczonych do dalszej odsprzedaży przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą.

Zatem w przypadku zakupu towarów handlowych dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest, co do zasady faktura VAT. Jeżeli jednak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupu towarów handlowych od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą, to dokumentem stanowiącym podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów może być umowa kupna – sprzedaży spełniająca wymagania określone w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia i zawarta zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.). W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za **nieprawidłowe.** Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji. Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.