Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP1/443-841/10-4/AW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-10-18
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur VAT drogą elektroniczną oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT przesłanych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; faktura-otrzymanie faktury; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 19 lipca 2010 r. (data wpływu 26 lipca 2010 r.), uzupełnionym pismem z dnia 30 września 2010 r. (data wpływu 5 października 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur VAT drogą elektroniczną oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT przesłanych w formie elektronicznej – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 26 lipca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur VAT drogą elektroniczną oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT przesłanych w formie elektronicznej. Przedmiotowy wniosek uzupełniono pismem z dnia 30 września 2010 r. o doprecyzowanie przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, prowadzi handel hurtowy oraz dystrybucję urządzeń i osprzętu elektrycznego. Spółka nabywa również od kontrahentów towary oraz usługi, które są dokumentowane fakturami VAT. Faktury, a także faktury korygujące są otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej. Spółka rejestruje w systemie faktury lub faktury korygujące (korekty faktur VAT) w momencie ich otrzymania oraz ujmuje kwoty podatku VAT naliczonego wynikające z powyższych faktur bądź faktur korygujących w rozliczeniu podatku VAT, po dacie ich otrzymania. W celu przyśpieszenia obrotu dokumentów księgowych, Spółka zamierza zwrócić się do kontrahentów z prośbą o dostarczanie faktur i faktur korygujących VAT drogą elektroniczną, tj. za pośrednictwem faksu Iub poczty elektronicznej. Równocześnie Spółka zamierza drukować otrzymane faktury i przechowywać je w formie papierowej.

W uzupełnieniu z dnia 30 września 2010 r. Zainteresowany wskazał, iż faktury i faktury korygujące VAT, które będą dostarczane Spółce przez jej kontrahentów drogą elektroniczną, tj. za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej, nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktura VAT lub faktura korygująca VAT, przechowywana przez Spółkę w postaci papierowej, uprzednio otrzymana drogą elektroniczną, tj. za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej, jest dokumentem uprawniającym Spółkę do wykazania podatku naliczonego w rejestrze VAT do odliczenia od podatku należnego wynikającego z takiego dokumentu podatku naliczonego?

Zdaniem Wnioskodawcy, faktura VAT lub faktura korygująca VAT, przechowywana przez Spółkę w postaci papierowej, uprzednio otrzymana drogą elektroniczną, tj. za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej, jest dokumentem uprawniającym Spółkę do wykazania podatku naliczonego w rejestrze VAT i do odliczenia od podatku należnego wynikającego z takiego dokumentu podatku naliczonego.

Powyższe wynika z faktu, iż sposób przesłania faktury lub faktury korygującej nie wpływa, zgodnie z przepisami o VAT, na prawo do odliczenia podatku naliczonego. W konsekwencji, Spółka ma prawo odliczyć podatek naliczony w miesiącu otrzymania faktury przesłanej w jakikolwiek sposób, w tym również faksem lub drogą elektroniczną – e-mailem, umożliwiający wydrukowanie faktury bezpośrednio przez Spółkę.

Spółka zwraca uwagę, iż zgodnie z przepisem art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podatku od towarów i usług (dalej ustawa o VAT), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwoty podatku naliczonego. Zgodnie natomiast z art. 86 ust. 2 ustawy o VAT, kwotą podatku naliczonego jest suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika.

Z powyższego wynika zatem, iż co do zasady, prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego powstaje niezależnie od faktu otrzymania faktury. Niemniej jednak, skorzystanie z tego prawa jest możliwe dopiero w momencie otrzymania przez podatnika faktury (bądź faktury korygującej). Można zatem przyjąć, że faktura sama w sobie nie rodzi prawa do odliczenia, a jedynie umożliwia skorzystanie z tego prawa, informując podatnika (nabywcę towaru bądź usługi) o wysokości podatku naliczonego.

Powyższe potwierdza również analiza przepisów Dyrektywy 2006/112/WE (dalej Dyrektywa VAT). Zgodnie z przepisem art. 167 w związku z art. 178 Dyrektywy VAT, prawo do odliczenia podatku powstaje w momencie, gdy podatek, który podlega odliczeniu, staje się wymagalny. Natomiast w celu skorzystania z prawa do odliczenia, podatnik musi posiadać fakturę sporządzoną zgodnie z art. 220-236 art. 238, art. 239 i art. 240 Dyrektywy VAT.

Zgodnie z powyższym, zarówno na gruncie przepisów polskich, jak i unijnych, podatnik w celu obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego musi posiadać fakturę otrzymaną od kontrahenta. Nie jest jednak określony sposób, w jaki dokument ten powinien być dostarczony do nabywcy.

Ustawa o VAT nie reguluje szczegółowo zasad wystawiania faktur, ich otrzymywania oraz przechowywania. Art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, nakłada na podatników obowiązek dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu fakturami zawierającymi określone informacje. Przepis ten nie statuuje natomiast wymogu wydrukowania faktury albo wypisania jej na określonym papierowym blankiecie, jako warunku dla wystawienia faktury (tj. jej wykreowania, powstania) przez dostawcę towaru bądź usługi. Przepisy ustawy o VAT nie przewidują również wymogu przekazania faktury nabywcy przez sprzedawcę w postaci papierowej.

Dodatkowo, szczegółowe zapisy dotyczące wystawiania faktur zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm.). Analiza przepisów powyższego rozporządzenia wskazuje, iż w żadnym jego przepisie nie został zawarty wymóg, aby dla wystawienia faktury konieczne było jej wydrukowanie, bądź wypisanie na papierowym blankiecie. Wprawdzie § 19 rozporządzenia stanowi, iż faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca, ale z przepisu tego nie wynika wprost, że faktura musi być przesłana w formie papierowej wyłącznie za pośrednictwem poczty, kuriera lub odebrana osobiście przez podatnika (pracownika podatnika).

Na ocenę, czy do wystawienia faktury przez sprzedawcę niezbędne jest dokonanie przez niego jej wydrukowania nie może wpływać również fakt wydania przez Ministra Finansów rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Rozporządzenie to nie zawiera bowiem przepisów odnoszących się do wystawiania faktur i ich zawartości treściowej. Oznacza to, iż w powyższym zakresie należy stosować przepisy rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Spółka podkreśla, iż przepisy krajowe dotyczące faktur elektronicznych są oparte na przepisach Dyrektywy VAT. Zgodnie z art. 232 Dyrektywy VAT, faktury mogą być przesyłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną. Dodatkowo, w myśl art. 233 ust. 1 Dyrektywy VAT, faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną mogą być akceptowane pod warunkiem, że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu zaawansowanego podpisu elektronicznego lub za pomocą elektronicznej wymiany danych. Jednocześnie, zgodnie z powyższym przepisem, faktury mogą być również przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie. Ponadto, zgodnie z art. 234 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie nie mogą nakładać na podatników dostarczających towary lub świadczących usługi na ich terytorium żadnych innych obowiązków ani formalności związanych z przesyłaniem lub udostępnianiem faktur drogą elektroniczną.

Biorąc pod uwagę, iż wymogi wynikające z rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur dotyczą jedynie sytuacji, kiedy zarówno sporządzanie, jak i przesyłanie oraz przechowywanie faktur będzie następowało w formie elektronicznej, rozporządzenie nie będzie miało zastosowania do każdej z rozłącznie rozumianych sytuacji: wystawiania, przesyłania i przechowywania. W sytuacji, kiedy Spółka będzie otrzymywała sporządzone przez kontrahentów faktury pocztą elektroniczną bądź faksem, a następnie je drukowała, nie będą obowiązywały przepisy wspomnianego rozporządzenia, tylko zasady ogólne związane z wystawianiem faktur. Tym samym, nie jest konieczne, na gruncie polskich oraz unijnych przepisów opatrywanie przez wystawców takich faktur bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, bądź też wystawianie ich w ramach systemu elektronicznej wymiany danych (EDI). Wynika to z faktu, iż wydrukowanie faktury zabezpiecza integralność jej treści w sposób wystarczający, tzn. gwarantuje niezmienność zawartych w fakturze danych.

Zdaniem Spółki, posługiwanie się w obrocie gospodarczym fakturami drukowanymi przez strony transakcji na papierze i w tej formie przechowywanymi po ich otrzymaniu, nie zmniejsza bezpieczeństwa obrotu prawnego w porównaniu z sytuacją, w której faktury od samego początku mają postać papierową, tj. w takiej formie są przekazywane nabywcy. Standardem w obecnej praktyce gospodarczej jest stosowanie elektronicznej formy zapisu danych. Konsekwencją powyższego jest wystawianie faktur za pośrednictwem informatycznych systemów księgowych, które umożliwiają tworzenie dokumentów w formie elektronicznej. Obecnie powszechną praktyką wśród przedsiębiorców jest dokumentowanie zaistniałych zdarzeń gospodarczych w systemie elektronicznym, co zapewnia znacznie lepszą efektywność weryfikacji aniżeli weryfikowanie papierowych dokumentów. Dodatkowo, dokumenty sporządzone w formie elektronicznej mogą być w każdej chwili wydrukowane. Elektroniczny system księgowy uniemożliwia swobodne dokonywanie zmian w stworzonych dokumentach. Dla wystawienia faktury w elektronicznym systemie księgowym nie jest konieczne jej natychmiastowe wydrukowanie. Wydrukowanie faktury jest czynnością następczą po jej wystawieniu. Wystawioną fakturę można więc w pierwszej kolejności przesłać do odbiorcy, a następnie wydrukować. Wydrukowanie faktury przez strony transakcji, w tym w szczególności przez odbiorcę faktury, który dzięki temu uzyskuje możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego, skutkuje ponadto tym, iż dokument taki przechowywany jest w sposób gwarantujący jego autentyczność.

Powyższe stanowisko Spółki znajduje oparcie w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 maja 2010 r., sygn. akt I FSK 1444/09. W wyroku tym Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził m. in., iż przepis art. 106 ust. 1 ustawy o VAT w ogóle nie odnosi się do kwestii formy, w jakiej powinny być wystawiane faktury. Ponadto, NSA w powyższym wyroku podniósł, iż skoro w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej wprowadzono wymóg ich kwalifikowanego uwierzytelnienia, to – a contrario – w przypadku faktur elektronicznych nie przechowywanych w tej formie, wymóg taki nie istnieje.

Reasumując powyższe rozważania, Spółka stwierdza, iż polskie przepisy o VAT nie regulują formy przekazywania faktur. Analiza przepisów polskich, jak również unijnych prowadzi natomiast do wniosku, że do wystawienia faktury nie jest konieczne natychmiastowe wydrukowanie jej w formie papierowej. Przepisy nie zawierają również wymogu aby faktura była dostarczona do odbiorcy towaru lub usługi w wersji papierowej. Posiadanie wydruku faktury stanowi jedynie warunek skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego po stronie nabywcy. Wydruk faktury może zostać zatem dokonany po stronie odbiorcy, po otrzymaniu przez niego faktury w drodze elektronicznej za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej.

Mając na względzie powyższe Spółka wnosi o potwierdzenie stanowiska zaprezentowanego w niniejszym wniosku.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Wskazać należy, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną.

I tak, na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym art. 106 ust. 8 ustawy, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 rozporządzenia.

W myśl art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Przepis § 21 ust. 3 rozporządzenia stanowi, iż przepisy ust. 1 i ust. 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Natomiast, regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) – wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy.

Stosownie do § 2 cyt. rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Zgodnie z ust. 5 i ust. 6 tego przepisu, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępnianie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Podkreślić należy, iż stosownie do § 3 ust.1 powyższego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Faktury – na mocy § 4 cyt. rozporządzenia – mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Tut. Organ zwraca uwagę, iż w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.), zwanej dalej Dyrektywą, została jasno określona forma w jakiej faktura ma być wystawiona (papierowa, czy też elektroniczna).

I tak, zgodnie z art. 218 Dyrektywy, do celów niniejszej Dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (tj. w rozdziale 3 „Fakturowanie”).

Stosownie do art. 219 Dyrektywy, każdy dokument lub notę, która zmienia fakturę pierwotną i odnosi się do niej w sposób wyraźny i jednoznaczny, uznaje się za fakturę.

W myśl art. 232 Dyrektywy, faktury wystawione zgodnie z przepisami sekcji 2 mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną.

Natomiast, stosownie do art. 233 ust. 1 Dyrektywy, państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod:

1.  za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 2 pkt 2) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych;
2.  za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Faktury mogą być jednak przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie (akapit drugi ww. przepisu).

W odniesieniu do ww. obu rodzajów faktur Dyrektywa określa w sposób niebudzący wątpliwości, że faktura wystawiona w formie papierowej winna zostać przesłana w tej samej formie, tj. w formie papierowej. W odniesieniu do faktury wystawionej w formie papierowej Dyrektywa nie przewiduje takiej możliwości aby była ona udostępniana w innej formie niż papierowa, podczas gdy faktura wystawiona elektronicznie (zdematerializowana) może zostać nie tylko przesłana elektronicznie lecz również udostępniona drogą elektroniczną, pod warunkiem jednakże uprzedniej akceptacji odbiorcy oraz pod warunkiem, że autentyczność pochodzenia tych faktur i integralność ich treści zostanie zagwarantowana w sposób określony w art. 233 ust. 1 Dyrektywy.

Wprawdzie art. 233 ust. 1 akapit drugi Dyrektywy przewiduje możliwość przesyłania, a także udostępniania faktur drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod niż wskazane w tym artykule, jednakże pozostawia tę kwestię uznaniu państw członkowskich.

Zatem, z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, iż w polskim porządku prawnym faktura może być wystawiona i przesłana jedynie w formie papierowej – czyli wystawca faktury winien sporządzić ją w formie papierowej i w takiej też formie dostarczyć ją kontrahentowi – bądź w formie elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu ww. metod, gdyż przepisy krajowe nie przewidują innego sposobu wystawiania oraz przesyłania faktur.

Ponadto zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3-7, suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:

1.  z tytułu nabycia towarów i usług,
2.  potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego,
3.  od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu

\- z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy).

W świetle powyższego należy stwierdzić, że podatek naliczony w przypadku towarów i usług nabytych w obrocie krajowym (poza produktami rolnymi i usługami rolniczymi nabywanymi od rolnika ryczałtowego) wynika z faktur otrzymywanych przez podatnika. Jednocześnie prawo do odliczenia uzależnione jest od otrzymania przez podatnika faktury. Otrzymanie - zgodnie z definicją słownikową - zakłada wejście przez podatnika w posiadanie faktury.

Dla prawidłowości zmniejszenia podatku należnego nie jest więc istotne, kiedy dany dokument zostanie wystawiony, ale decyduje „fizyczne” posiadanie tego dokumentu („otrzymanie”) przez podatnika. W praktyce istnieje utożsamienie prawa do odliczenia podatku z posiadaniem oryginału faktury.

Stosownie do art. 109 ust. 3 ustawy, podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 – dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na handlu hurtowym oraz na dystrybucji urządzeń i osprzętu elektrycznego. Spółka nabywa również od kontrahentów towary oraz usługi, które są dokumentowane fakturami VAT. Faktury, a także faktury korygujące są otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej. Spółka rejestruje w systemie faktury lub faktury korygujące (korekty faktur VAT) w momencie ich otrzymania oraz ujmuje kwoty podatku VAT naliczonego wynikające z powyższych faktur bądź faktur korygujących w rozliczeniu podatku VAT, po dacie ich otrzymania. W celu przyśpieszenia obrotu dokumentów księgowych, Spółka zamierza zwrócić się do kontrahentów z prośbą o dostarczanie faktur i faktur korygujących VAT drogą elektroniczną, tj. za pośrednictwem faksu Iub poczty elektronicznej. Równocześnie Spółka zamierza drukować otrzymane faktury i przechowywać je w formie papierowej.

Zainteresowany wskazał, iż faktury i faktury korygujące VAT, które będą dostarczane Spółce przez jej kontrahentów nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Biorąc pod uwagę powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż skoro ustawodawca uwzględnił możliwość wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej, a także uregulował tę kwestię odrębnymi przepisami, to nie jest możliwe wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej w sposób inny niż przewidziany przez ustawodawcę w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Tut. Organ stwierdza, iż obowiązkiem podatnika jest stosowanie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym przypadku art. 106 ust. 1 ustawy oraz § 19 i § 21 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r., nakazujących wystawienie faktury dla odbiorcy towaru lub usługi na materiałach piśmiennych i w takiej postaci doręczenia jej temuż odbiorcy, a następnie przechowywania tego dokumentu również w postaci papierowej. Z punktu widzenia gospodarczego, forma powiadomienia kontrahenta o długu jest dowolna i zależy od umowy stron. Natomiast dla celów podatkowych, bez względu na to czy doręczenie faktury pisemnej odpowiada współczesnej technice i elektronice, obowiązujące przepisy ustawy narzuciły określoną formę temu dokumentowi oraz właściwy tryb postępowania. Z całą pewnością więc, o ile podatnik – dostawca towaru lub usługi – pragnie odstąpić od ustawowego wymogu określonego w art. 106 ust. 1 ustawy oraz § 19 i § 21 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. i korzystać przy przekazie faktur z systemów elektronicznych, jest zobligowany uczynić to w trybie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. oraz ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym.

W przedstawionej we wniosku sytuacji nie dojdzie do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego, co ma istotne konsekwencje prawne w szczególności w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy) u odbiorcy takiej faktury.

Oczywiście, istnieje możliwość otrzymania faktur w formie opisanej przez Wnioskodawcę (za pośrednictwem poczty elektronicznej – po ich wydrukowaniu), jednakże na gruncie przepisów prawa podatkowego faktury te nie będą rodziły żadnych skutków prawnych. W takim przypadku będziemy mieli do czynienia wyłącznie z przekazaniem, do wiadomości odbiorcy, treści faktury, a nie wystawieniem i doręczeniem dokumentu, o którym mowa w art. 106 ust. 1 ustawy.

Zatem w analizowanej sprawie, sprzedawca dokumentując wykonywane czynności za pomocą faktur VAT ma obowiązek wystawić je w wersji papierowej co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzyma nabywca, a kopię zatrzyma sprzedawca – zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia. Strony transakcji będą zobowiązane do przechowywania faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w oryginalnej postaci, w której dokumenty te zostały wystawione – na podstawie § 21 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia.

Odnosząc się do opisu zdarzenia przyszłego w odpowiedzi na zadane we wniosku pytanie należy stwierdzić, że w świetle obecnych uregulowań prawnych, dokumenty (faktury VAT, faktury korygujące) przechowywane przez Spółkę w postaci papierowej, a przesłane drogą elektroniczną (za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej), niespełniające warunków rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r., nie będą dokumentami uprawniającymi Spółkę do wykazania podatku naliczonego w rejestrze VAT oraz nie będą dawały prawa do odliczenia podatku VAT, bowiem jak wskazano wyżej, na gruncie prawa podatkowego faktury takie, jako niewprowadzone do obrotu prawnego nie rodzą żadnych skutków prawnych.

Jednocześnie należy wskazać, iż powołane w treści wniosku orzeczenie sądu administracyjnego, nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tego orzeczenia, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem organu podatkowego teza badanego rozstrzygnięcia nie ma zastosowania w przedmiotowym postępowaniu. Przy zaistniałym podobieństwie zdarzenia przyszłego oraz rozważań prawnych organ podatkowy uważa, iż w badanej sprawie należy jednak uznać stanowisko Zainteresowanego za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.