Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-1140/13/AK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-12-02
Teza: Moment zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu delegacji pracowniczych.
Słowa kluczowe: delegacja; delegacja-delegacja służbowa; dieta; koszt-koszty uzyskania przychodów; pracownik
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z 30 sierpnia 2013 r. (data wpływu do tut. BKIP 3 września 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu delegacji pracowniczych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 3 września 2013 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu delegacji pracowniczych.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka świadczy usługi w zakresie transportu drogowego towarów na terytorium Unii Europejskiej oraz poza jej terytorium. Pracownicy Spółki (kierowcy) w związku z wykonywaniem pracy przebywają poza granicami Polski czasami wiele dni, w związku z czym przysługuje im zwrot wydatków związanych z odbyciem podróży służbowej. Zgodnie z przyjętymi w Spółce zasadami, rozliczenie kosztów podróży służbowej za dany miesiąc następuje do ostatniego dnia tego miesiąca (czasami zdarza się, że na początku następnego) zawsze w terminie do 14 dni od jej zakończenia. Zwrot wydatków związanych z delegacją następuje przelewem na konto pracownika oraz częściowo na podstawie rozliczenia wcześniej pobranej zaliczki. Obecnie Spółka zalicza wydatki związane z podróżami służbowymi do kosztów uzyskania przychodów miesiąca w którym zostały one zapłacone. Spółka planuje zmianę dotychczasowego sposobu rozliczania kosztów podróży służbowych w taki sposób, aby wydatki z tytułu delegacji, których wypłata nastąpi w terminie wskazanym w regulaminie, tj. 30 dni od dnia ich rozliczenia, zaliczane były do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym nastąpiło rozliczenie podróży służbowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

W którym miesiącu można zaliczyć wydatek z tytułu delegacji do kosztów uzyskania przychodów:

*   w miesiącu w którym następuje zapłata za delegacje
*   czy w miesiącu w którym pracownik przedkłada rozliczenie delegacji o ile pracodawca wywiązał się z terminu płatności ustalonym w regulaminie wynagradzania?

Przykład:

Pracownik powrócił z delegacji 22 lipca, rozliczenie delegacji przedłożył 31 lipca a zapłatę za delegację otrzymał 26 sierpnia. Regulamin wynagradzania przewiduje termin zapłaty za delegacje 30 dni od dnia przedłożenia rozliczenia. Czy delegacja może stanowić koszt uzyskania przychodu w miesiącu lipcu, czy dopiero w sierpniu?

Spółka stoi na stanowisku, iż treść art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych pozwala na uznanie delegacji za koszt uzyskania przychodu w dacie przedłożenia rozliczenia, o ile zapłata za delegacje nastąpi w terminie określonym w regulaminie.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko jest akceptowane przez organy podatkowe, co znajduje potwierdzenie w treści wydawanych interpretacji podatkowych - analogiczne stanowisko do zaprezentowanego przez Spółkę zajął np. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 5 grudnia 2012 r., Znak IPPB5/423-978/12-6/AB. Spółka, do tej pory, stosowała zasadę zaliczania delegacji do kosztów uzyskania przychodów dopiero w momencie zapłaty. Delegacje stanowią znaczący koszt firmy, dlatego dopóki Spółka nie otrzyma potwierdzenia prawidłowości jej rozumowania będzie stosować „bezpieczny” sposób wyliczania dochodu, tj. będzie trzymać się zasady, że delegacje stanowią koszt uzyskania przychodu dopiero w momencie ich zapłaty.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zatem aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

*   został poniesiony przez podatnika,
*   jest definitywny, a więc bezzwrotny,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 updop.

Mając powyższe na uwadze kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów. Aby zatem wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów należy ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów – w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości. W takim ujęciu kosztami uzyskania przychodów będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim.

Należy zauważyć, iż kosztami podatkowymi są m.in. tzw. „koszty pracownicze”. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia i inne wypłaty pieniężne oraz świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika.

W myśl art. 15 ust. 4g updop, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307, ze zm.), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57.

Art. 16 ust. 1 pkt 57 updop stanowi natomiast, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz.U. Nr 127, poz. 1052), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g updop.

Nadmienić w tym miejscu należy, że zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Podsumowując stwierdzić należy, iż diety z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu (należne za ten miesiąc), w którym pracownik dokonał rozliczenia kosztów tej podróży.

Mając powyższe na uwadze, stanowisko Spółki, że koszt delegacji można uznać za koszt uzyskania przychodów w dacie przedłożenia jej rozliczenia, o ile zapłata za delegację nastąpi w terminie określonym w regulaminie, jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 14 marca 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.