Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1-4441-39/07-2/JF
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2008-07-08
Teza: Skarżąca może przechowywać dla celów podatkowych e-faktury w formacie, w jakim faktura została wysłana do klienta, a także wraz z fakturą elektroniczną w formacie w jakim otrzymała przechowywać ją przekonwertowaną, z formatu nieczytelnego, na format w którym możliwe będzie jej odczytanie oraz wydrukowanie w formie czytelnej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; podatek-podatek od towarów i usług; systemy
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

WYDANA W WYNIKU UWZGLĘDNIENIA SKARGI

W związku ze skargą z dnia 2 czerwca 2008 r. (data stempla pocztowego 04.06.2008 r.) do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie na indywidualną interpretację przepisów prawa podatkowego z dnia 20.02.2008 r. znak: IPPP1-443-691/07-4/JF w przedmiocie podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej, doręczoną w dniu 25.02.2008 r. (data potwierdzenia odbioru), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów w trybie art. 54 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1270 ze zm.) oraz na podstawie art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) w związku z § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007r. Nr 112, poz. 770), uwzględnia skargę w całości, w związku z czym zmienia zaskarżoną indywidualną interpretację przepisów prawa podatkowego z dnia 20 lutego 2007 r. Znak; IPPP1-443-691/07-4/JF, uznając stanowisko Wnioskodawcy - **za prawidłowe.**

We wniosku z dnia 11.12.2007 r. przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. zajmuje się produkcją i dystrybucją lodów pod rozpoznawalnymi markami takimi jak: …. W Polsce Spółka produkuje oferowane wyroby w fabryce w N.

Spółka rozważa wdrożenie odpowiedniego systemu komputerowego umożliwiającego fakturowanie poprzez wymianę danych elektronicznych w systemach EDI. W planowanym rozwiązaniu wymiana danych między Spółką oraz jej kontrahentami ma następować przy użyciu wydzielonej sieci usługodawcy informatycznego, którego obowiązkiem będzie zapewnienie właściwego zabezpieczenia całego systemu EDI.

Założeniem systemu EDI oferowanego przez dostawcę usług informatycznych jest korzystanie z wydzielonej sieci usługodawcy informatycznego (pośrednika), którego obowiązkiem jest zapewnienie właściwego zabezpieczenia całego systemu EDI. Celem świadczenia usługodawcy jest umożliwienie bezpiecznego przesyłania danych pomiędzy kontrahentami oraz umożliwienie przetwarzania tych danych przez system obu kontrahentów. W konsekwencji, system Spółki (jako wystawcy e-faktur) archiwizuje dla celów podatkowych komunikaty EDI (e-faktury) w formacie, w jakim faktura została wysłana do klienta, zaś w przypadku faktur otrzymanych od dostawców w formacie, na który komunikat został przekonwertowany przez dostawcę usług informatycznych. Celem konwersji przeprowadzanej przez dostawcę rozwiązań informatycznych jest umożliwienie przetworzenia e-faktury przez system finansowo-księgowy odbiorcy.

Zdaniem Spółki zgodnie z § 6 ust. 5 rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Skarżąca zwraca uwagę, że EDIFACT został wymieniony w Zaleceniach Komisji Europejskiej jako standard używany do przesyłania faktur elektronicznych. Natomiast do istotnych cech standardu EDIFACT należy to, iż nie zapewnia on standardowej wizualizacji (tj. podobnej do wizualizacji w przypadku faktur papierowych) oraz wydruku faktury elektronicznej. Standard EDIFACT służy bowiem tylko do zapisywania danych według określonego, uproszczonego schematu. Konsekwentnie, zapewnienie czytelności faktur elektronicznych może wymagać zmiany formatu, w jakim są one przesyłane, na format gwarantujący wizualizację danych zawartych na takiej fakturze. W konsekwencji powstaje pozorna sprzeczność wynikająca z przepisów prawa (między zachowaniem formatu, w którym e-faktura została wysłana, a koniecznością jej czytelnej wizualizacji i wydruku). Zdaniem Spółki w tej sytuacji należy przyjąć, iż z punktu widzenia celowościowej interpretacji przepisów podatkowych najistotniejsze jest zapewnienie czytelności i możliwości wydrukowania e-faktury (z punktu widzenia możliwości prowadzenia kontroli).

Zdaniem Spółki powyższy sposób jest słuszny tylko w sytuacji, kiedy system EDl gwarantuje integralność treści oraz autentyczność pochodzenia e-faktury. W przypadku Spółki, system EDI, który Spółka zamierza wdrożyć wymagania te spełnia.

Spółka podnosi, że zmiana formatu komunikatu stworzonego w standardzie EDl jest w rzeczywistości tylko zmianą rodzaju pliku, w którym jest on przechowywany. W konsekwencji, wspomniany przepis rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych należy interpretować w ten sposób, że wystawca/odbiorca e-faktury ma prawo wyboru formatu, w którym przechowywana będzie określona faktura, pod warunkiem, że sam format, jak również procedury dotyczące zamiany formatu, w którym e-faktura została wysłana/otrzymana, na format służący do jej archiwizacji czy też wizualizacji zapewniają autentyczność pochodzenia tej faktury oraz integralność jej treści.

W dniu 20 lutego 2008 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działając w imieniu Ministra Finansów, wydał interpretację indywidualną znak: IPPP1-443-691/07-4/JF uznając, iż stanowisko Wnioskodawcy w kwestii przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej jest nieprawidłowe.

W treści interpretacji indywidualnej stwierdzono, iż skoro - jak wynikało z analizy zdarzenia przyszłego opisanego w złożonym wniosku - faktury otrzymane i przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane w tej formie przez ich wystawcę oraz odbiorcę, w formacie, w którym zostały wysłane. Zatem, Spółka nie może podczas archiwizacji zmienić formatu przesłanych lub otrzymanych w formie elektronicznej faktur.

Nie zgadzając się z powyższym stanowiskiem tut. organu Spółka pismem z dnia 10.03.2008 r. (data nadania w 10.03.2008 r., data wpływu do tut. Biura 12.03.2008 r.) wniosła wezwanie do usunięcia naruszenia prawa poprzez zmianę wydanej interpretacji poprzez uznanie stanowiska Wnioskodawcy za prawidłowe i stwierdziła, iż w wydanej interpretacji nastąpiło naruszenie prawa poprzez błędną interpretację i niewłaściwe zastosowanie przepisu § 6 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

W odpowiedzi z dnia 01.04.2008 r. znak: IPPP1-443-691/07-10/JF na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził brak podstaw do zmiany indywidualnej interpretacji z dnia 20.02.2008 r. znak: IPPP1-443-691/07-4/JF podtrzymując jednocześnie swoje stanowisko.

Wobec powyższego pismem z dnia 02.06.2008 r. (data stempla pocztowego 04.06.2008 r.) za pośrednictwem Izby Skarbowej w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku wniósł skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie na interpretację indywidualną z dnia 20.02.2008 r. znak: IPPP1-443-691/07-4/JF.

W złożonej skardze wniesiono o uchylenie wydanej interpretacji i uznanie, iż przedstawione przez Spółkę stanowisko dotyczące formy (formatu) przechowywania faktur elektronicznych jest prawidłowe. Zaskarżonemu rozstrzygnięciu zarzucono:

*   naruszenie materialnego prawa podatkowego poprzez błędną interpretację przepisów o podatku od towarów i usług, w szczególności § 6 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

W dalszej części skargi w imieniu N SA., będącej następcą prawnym I Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „N”), w oparciu o udzielone pełnomocnictwo, na podstawie art. 52 § 1, art. 53 § 1 i art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.), wniesiono skargę na interpretację przepisów prawa podatkowego dokonaną przez Ministra Finansów działającego przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku w interpretacji indywidualnej z dnia 20.02.2008 r., znak IPPPI-443-691/07-4/JF, uznającej stanowisko Spółki dotyczące przechowywania faktur elektronicznych, przedstawione we wniosku z dnia 11.12.2007 r., za nieprawidłowe.

W związku z powyższym, na podstawie art. 145 § 1 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, wniesiono:

*   o uchylenie ww. interpretacji i uznanie, iż przedstawione przez Spółkę stanowisko dotyczące formy faktur korygujących do faktur VAT wystawionych w formie elektronicznej jest prawidłowe,

*   o zasądzenie od strony przeciwnej kosztów postępowania według norm prawem przepisanych.

W opinii Spółki przyjęta przez Dyrektora Izby Skarbowej zarówno w interpretacji, jak i w odpowiedzi na wezwanie wykładnia § 6 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, w szczególności zaś ust. 5 tego paragrafu jest błędna, a co za tym idzie narusza prawo.

Zgodnie z § 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane. Wymieniony przepis wymaga jednocześnie, aby faktury elektroniczne były przechowywane w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia oraz integralność treści, jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Spółka zwróciła uwagę na to, iż EDIFACT został wymieniony w Zaleceniach Komisji Europejskiej jako standard używany do przesyłania faktur elektronicznych. Do istotnych cech tego standardu należy to, iż nie zapewnia on standardowej wizualizacji (tj. podobnej do wizualizacji w przypadku faktur papierowych) oraz wydruku faktury elektronicznej. Standard EDIFACT służy bowiem tylko do zapisywania danych według określonego, uproszczonego schematu.

Zapewnienie czytelności faktur elektronicznych wymaga zatem zmiany formatu, w jakim są one przesyłane, na format gwarantujący wizualizację danych zawartych na takiej fakturze. W rezultacie, powstaje sprzeczność wynikająca z przepisów prawa - między zachowaniem formatu, w którym e-faktura została wysłana, a koniecznością jej czytelnej wizualizacji i wydruku. Spółka podniosła, iż z punktu widzenia celowościowej interpretacji przepisów podatkowych najistotniejsze jest zapewnienie czytelności i możliwości wydrukowania e-faktury (np. z punktu widzenia możliwości prowadzenia kontroli). Przy tym, powyższy wniosek jest uprawiony w sytuacji, kiedy system EDI gwarantuje integralność treści oraz autentyczność pochodzenia e-faktury. W rozpatrywanym zaś przypadku system EDI, który Spółka zamierza wdrożyć, wymagania te spełnia.

W konsekwencji, wspomniany przepis rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych powinien być zdaniem Spółki interpretowany w ten sposób, że wystawca/odbiorca e-faktury ma prawo wyboru formatu, w którym przechowywana będzie określona faktura, pod warunkiem, że sam format, jak również procedury dotyczące zamiany formatu, w którym e-faktura została wysłana/otrzymana, na format służący do jej archiwizacji czy też wizualizacji zapewniają autentyczność pochodzenia tej faktury oraz integralność jej treści.

Mimo podniesienia przez Spółkę ww. argumentów Dyrektor Izby Skarbowej, zdaniem Skarżącej, w procesie wykładni przepisów na potrzeby niniejszej sprawy w ogóle nie wziął pod uwagę kwestii natury celowościowej czy systemowej. W konsekwencji, dokonana wykładnia przepisu § 6 ust. 5 rozporządzenia nie ma waloru kompletności (zupełności), a przez to pozostaje w sprzeczności ze wskazaniami tych wykładni.

Spółka wskazuje na przyczyny wprowadzenia do polskiego systemu VAT przepisów w sprawie faktur elektronicznych oraz cel tej regulacji. Powyższe stanowiło realizację postanowień prawa wspólnotowego. Zgodnie z VI Dyrektywą VAT, a obecnie dyrektywą 2006/112/WE (Tytuł Xl, Rozdział 3) państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (art. 218). Przy tym stosownie do art. 219 ww. Dyrektywy każdy dokument lub notę, która zmienia fakturę pierwotną i odnosi się do niej w sposób wyraźny jednoznaczny, uznaje się za fakturę. Jednocześnie zgodnie z art. 232 i nast. ww. Dyrektywy faktury wystawione zgodnie z przepisami sekcji 2 (tj. art. 218 i nast.) mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną. Państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem, że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod:

*   za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 2 pkt 2 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych,

*   za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI zgodnie z definicja zawarta w art. 2 zalecenia Komisu 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych, tj. tak jak w rozpatrywanym przypadku.

Przy tym w myśl Dyrektywy państwa członkowskie nie mogą nakładać na podatników dostarczających towary lub świadczących usługi na ich terytorium żadnych innych obowiązków ani formalności związanych z przesyłaniem lub udostępnianiem faktur drogą elektroniczną. Przy tym, co należy wyraźnie podkreślić, w Dyrektywie poza wyżej wymienionymi regulacjami brak jest przepisów, z których wynikałyby (lub mogły wynikać) dodatkowe warunki stosowania przez podatników faktur elektronicznych, w szczególności związane ze zmianą formatu takiej faktury na potrzeby jej przechowywania i udostępniania. Tym samym powyższa okoliczność powinna w świetle przepisów Dyrektywy być uznawana za obojętną, a co za tym idzie, pozostawać bez wpływu na możliwość stosowania tej formy dokumentowania czynności przez podatnika VAT.

Ponadto przytoczone przepisy Dyrektywy wskazują, iż powodem ich wprowadzenia do wspólnego systemu podatku od wartości dodanej było umożliwienie podatnikom wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej jako atrakcyjnej alternatywy wobec formy papierowej, przy minimum formalności gwarantującym prawidłowość dokumentowania czynności na potrzeby VAT. Przedstawiona przez Spółkę, Jej zdaniem, praktyka archiwizacji faktur elektronicznych, gwarantująca w pełni zachowanie autentyczności pochodzenia i integralność ich treści, odpowiada powyższym założeniom. Natomiast interpretacja przepisów rozporządzenia prezentowana przez Dyrektora Izby Skarbowej, zdaniem Spółki, w oczywisty sposób kreuje dodatkowe wymagania w tym zakresie, uzależniając jednocześnie od spełnienia możliwość zastosowania samej instytucji. Z niezrozumiałych przy tym względów, zwłaszcza z punktu widzenia przedstawionych wyżej okoliczności dotyczących technicznej strony funkcjonowania systemu EDl, przyznaje ona pierwszeństwo wykładni językowej nad rezultatami wykładni systemowej i celowościowej.

W związku z tym Spółka zwraca uwagę, w ślad za ugruntowanym w tym zakresie orzecznictwem Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości oraz polskich sądów administracyjnych, na spoczywający na organach państw członkowskich wymóg dokonywania tzw. prowspólnotowej wykładni przepisów prawa krajowego w każdym przypadku, gdy inna ich wykładnie mogłaby prowadzić do naruszenia norm lub celów prawa wspólnotowego. Jednocześnie, mając na względzie ww. okoliczności, w ocenie Spółki w procesie wykładni dokonanej na potrzeby interpretacji Dyrektor Izby Skarbowej nie zastosował się do powyższej Dyrektywy.

Wreszcie, odnosząc się do ostatniego z argumentów przywołanych przez Dyrektora Izby Skarbowej w odpowiedzi na wezwanie, dotyczącego przyczyn, dla których przy wydawaniu interpretacji nie uwzględnił on powołanego przez Spółkę orzecznictwa, stwierdza ona, iż jakkolwiek podziela pogląd, że orzeczenia zapadłe w sprawach podatkowych nie stanowią źródła powszechnie obowiązującego prawa, to jednak nie zgadza się, iż nie mogą one być podstawą przy rozpatrywaniu kolejnych spraw. Przeciwnie, zdaniem Spółki, organy podatkowe powinny brać pod uwagę dorobek orzecznictwa sądowego w sprawach podatkowych, a w przypadkach, gdy stan faktyczny rozpatrywanej aktualnie sprawy jest tożsamy lub zbliżony, uwzględniać wypływające z niego wnioski i zalecenia przy dokonywaniu rozstrzygnięcia. Przemawia za tym zarówno wyznaczone Konstytucją miejsce sądów w systemie organów stosowania prawa, jak i względy ekonomiki postępowania, czy - co równie istotne - zasada równości podmiotów wobec prawa, pozwalająca podatnikowi znajdującemu się w określonej sytuacji oczekiwać rozstrzygnięcia jego sprawy w taki sam sposób, w jaki były wcześniej rozstrzygane analogiczne sprawy. Powyższe w oczywisty sposób przekłada się na bezpieczeństwo prawne oraz zaufanie do organów Państwa, które również stanowią prawnie chronione wartości konstytucyjne.

W związku z tym za w pełni zasadne i usprawiedliwione Spółka uznała odwołanie się do wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 27 września 2007 r. (sygn. akt III SA/Wa 1054/07), w którym Sąd stwierdził jednoznacznie:

„Odnosząc się do zagadnienia dotyczącego formatu przechowywania e- faktur stwierdzić należy, że e-faktury mogą być dla celów podatkowych przechowywane w innym formacie niż zostały wysłane pod warunkiem, iż format ten umożliwia zachowanie ich integralności, autentyczności pochodzenia, czytelności oraz możliwości wydruku. Przechowywanie e-faktur w formacie innym niż zostały one wysłane, jest uzasadnione zdaniem Sądu tym, że w sytuacji przechowywania e-faktur w formacie pierwotnym, ze względu na możliwości systemu EDl, uniemożliwiałoby ich wizualizację i wydruk w postaci zrozumiałej dla człowieka. Operacja zmiany formatu e-faktur w celu ich przechowywania jest także uzasadniona koniecznością zapewnienia warunków do prowadzenia kontroli przez organy podatkowe i skarbowe. Nie można, zdaniem Sądu, narzucać podmiotom odpowiadającym za rozwój standardu EDIFACT oraz podmiotom go stosującym - w sytuacji gdy standard ten został pośrednio wskazany przez rozporządzenie jako standard konstruowania e-faktury i stanowi wypadkową wymagań dotyczących treści faktur określonych w legislacjach wielu krajów — zmian ze względu na wymogi tylko jednego krajowego systemu prawnego. Ma rację Skarżąca, że od polskich podatników nie powinno się wymagać modyfikacji standardu EDIFACT we własnym zakresie, gdyż wymóg ten narazi ich na nieuzasadnione koszty i nierówne traktowanie w stosunku do podmiotów zagranicznych, które wystawiając e-faktury polskim podmiotom nie będą zobowiązane stosować się do wymagań polskiego ustawodawstwa w sytuacji, kiedy fundamentem prawnym standardu EDIFACT są wymagania stawiane fakturom przez VI Dyrektywę.

Zasadny jest więc zarzut naruszenia § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. poprzez uznanie, że podatnik może przechowywać faktury elektroniczne wyłącznie w formacie, w którym fakturę otrzymał, co w rozumieniu organu podatkowego oznacza plik przesłany od nadawcy faktury w formacie w jakim podmiot go otrzymał zaś w celu zapewnienia czytelności faktury Skarżąca może wraz z fakturą elektroniczną w formacie w jakim go otrzymała przechowywać ją przekonwertowaną, z formatu nieczytelnego, na format w którym możliwe będzie jej odczytanie przez człowieka oraz wydrukowanie w formie czytelnej. Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, iż faktury przesyłane w formie elektronicznej będą przechowywane przez wystawcę oraz odbiorcę, w formacie w którym zostały przesłane, w systemie usługodawcy. Wskazać przy tym należy, iż samo przekonwertowanie komunikatu EDI z formatu nieczytelnego na format czytelny, nie ingeruje w format faktury w rozumieniu przepisu § 6 ust. 5 rozporządzenia, lecz umożliwia jedynie jej wizualizację i wydruk w formie czytelnej.

Stosownie do art. 54 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1270 ze zm.) organ, którego działanie lub bezczynność zaskarżono, może w zakresie swojej właściwości uwzględnić skargę w całości do dnia rozpoczęcia rozprawy.

Dyrektor Izby w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów po rozpatrzeniu przedmiotowej skargi z dnia 02.06.2008 r. uwzględnia skargę w całości stwierdza, że stanowisko skarżącego przedstawione we wniosku z dnia 11.12.2007 r. (data wpływu do tut. BKIP 13.12.2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej przez wystawcę i odbiorcę - jest prawidłowe.

Wobec powyższego Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie rozpatrując ponownie przedmiotową sprawę stwierdził co następuje:

Zasady wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, po uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur występujących w obrocie elektronicznym muszą być zagwarantowane albo bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub też poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. Zauważyć również należy, iż rozporządzenie w § 4 określa sposób zabezpieczenia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur wystawianych, przesyłanych i przechowywanych w formie elektronicznej. Jest to bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.) weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu oraz wymiana danych elektronicznych (EDI), o której mowa w rozporządzeniu i która musi być zgodna z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, o których mowa w zaleceniach Komisji Europejskiej z dnia 19.10.1994 r. nr 1994/820/WE.

Podatnik, który zamierza wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej ma obowiązek stosować jedną z dwóch ww. form zabezpieczeń.

W celu zapewnienia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, faktury te winny być przechowywane w formie elektronicznej z dostępem do nich z wykorzystaniem – w myśl § 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Zgodnie z treścią zawartą w § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, dostęp do tych faktur musi umożliwiać uprawnionym organom ich czytelny wydruk oraz zapewniać możliwość udokumentowania ich poboru.

Stosownie do § 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Czytelność faktur elektronicznych jest zapewniona w sytuacji kiedy faktury wystawione i przechowywane w określonym pliku będą dostępne oraz możliwy będzie ich odczyt przez cały okres przechowywania, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (§ 23 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95 poz. 798)).

Przepisy rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych nie narzucają w sposób sztywny wymagań co do stosowania konkretnego formatu, w którym faktury elektroniczne mają być wystawiane, wysyłane oraz przechowywane. Jednakże, jeżeli już zostały wysłane w określonym formacie, to format ten musi być zachowany przy ich przechowywaniu.

Przepisy rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych wyraźnie wskazują sposób przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej zarówno przez wystawcę jak również przez odbiorcę tych faktur. A mianowicie faktury te mają być przechowywane:

*   w formacie, w którym zostały przesłane,

*   w sposób gwarantujący autentyczność i integralność ich treści,

*   czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Są to warunki, które równorzędnie muszą być spełnione w okresie przechowywania faktur elektronicznych i nie można pominąć żadnego z nich. W przepisach mowa jest łącznie o „wystawianiu, przesyłaniu i przechowywaniu faktur w formie elektronicznej” (koniunkcja). Sposób, w jaki zostanie wystawiona, determinuje więc również dalszy sposób postępowania z nią. Pytanie Wnioskodawcy dotyczy jednego z w/w warunków, tj. formatu przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej. Z treści wniosku wynika, że Spółka w celu archiwizacji oraz wizualizacji zamierza archiwizować dla celów podatkowych komunikaty EDI (e-faktury) w formacie, w jakim faktura została wysłana do klienta, zaś w przypadku faktur otrzymanych od dostawców w formacie, na który komunikat został przekonwertowany przez dostawcę usług informatycznych w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia oraz integralność treści tej faktury.

Zasadniczą cechą systemów EDI jest to, że przedsiębiorcy wdrażający taki system przyjmują dla celów wzajemnej komunikacji elektronicznej określony standard zapisu danych. Główną cechą systemów EDI jest więc tłumaczenie komunikatów z różnych systemów na komunikaty zakodowane za pomocą jednego, ustalonego wcześniej i zrozumiałego dla wszystkich uczestników komunikacji standardu zapisu danych. Podstawowym elementem wspólnym dla systemów EDI różnych producentów oprogramowania jest standard komunikatu EDI przesyłanego w tych systemach.

Standardem komunikatu EDI uznanym przez Unię Europejską jest EDIFACT. Zadaniem systemu EDI, poza bezpiecznym z punktu widzenia integralności i autentyczności pochodzenia transmitowanych danych, jest również umożliwienie odbiorcy komunikatu (e-faktury) odebranie oraz odczytanie danych przesłanych z systemu nadawcy (wystawcy e-faktury), który dysponuje odmiennym systemem informatycznym (wykorzystującym np. inne formaty plików i inne technologie komunikacyjne). W celu umożliwienia odbiorcy komunikatu odczytania z niego danych systemy EDI albo konwertują komunikat EDI do formatu akceptowanego przez system informatyczny odbiorcy, albo przesyłają do systemu odbiorcy komunikat EDI w tej samej formie, w której został on wysłany przez nadawcę. Stosowanie drugiego z powyższych rozwiązań jest możliwe tylko wtedy, gdy system informatyczny odbiorcy komunikatu (e-faktury) zostanie dodatkowo przystosowany do odczytywania danych bezpośrednio z plików stworzonych i wysłanych w formacie np. EDIFACT. Niestety z technicznego punktu widzenia takie dodatkowe przystosowanie systemu odbiorcy komunikatu (e-faktury) jest czasem niemożliwe, z uwagi na używany system finansowo-księgowego. Niezależnie od tego, który z powyższych wariantów realizuje dany system EDI, integralność i autentyczność pochodzenia komunikatu EDI zostaje zachowana dzięki zastosowaniu odpowiednich technologii w zakresie zabezpieczeń informatycznych. W praktyce oznacza to, że treść komunikatu EDI (e-faktury) wymagana przez prawo jest niemożliwa do zmiany. Konwersja komunikatu EDI na inny format (np. tekstowy, HTML, XML) nie wpływa przy tym na strukturę komunikatu zapisanego według standardu EDIFACT. Operacja konwersji oznacza przeniesienie danych do innego pliku bez zmiany wewnętrznej struktury zapisanej w pierwotnym komunikacie.

W omawianym zdarzeniu przeszłym system Spółki (jako wystawcy e-faktur) archiwizuje do celów podatkowych komunikaty EDI (e-faktury) w formacie takim, w jakim faktura została wysłana do klienta, zaś w przypadku faktur otrzymanych od dostawców - w formie, na który komunikat EDI został przekonwertowany przez dostawcę usług informatycznych. Celem konwersji przeprowadzanej przez dostawcę rozwiązań informatycznych jest umożliwienie przetwarzania e-faktury przez system finansowo-księgowy odbiorcy faktury.

Odnosząc się do zagadnienia dotyczącego formatu przechowywania e-faktur stwierdzić należy, że e-faktury mogą być dla celów podatkowych przechowywane w innym formacie niż zostały wysłane pod warunkiem, iż format ten umożliwia zachowanie ich integralności, autentyczności pochodzenia, czytelności oraz możliwości wydruku. Przechowywanie e-faktur w formacie innym niż zostały one wysłane przez kontrahenta, jest uzasadnione zdaniem tut. Organu tym, że w sytuacji przechowywania e-faktur w formacie pierwotnym, ze względu na możliwości systemu EDI, uniemożliwiałoby ich wizualizację i wydruk w postaci zrozumiałej dla człowieka. Operacja zmiany formatu e-faktur w celu ich przechowywania jest także uzasadniona koniecznością zapewnienia warunków do prowadzenia kontroli przez organy podatkowe i skarbowe. Nie można, zatem narzucać podmiotom odpowiadającym za rozwój standardu EDIFACT oraz podmiotom go stosującym - w sytuacji gdy standard ten został pośrednio wskazany przez rozporządzenie jako standard konstruowania e-faktury i stanowi wypadkową wymagań dotyczących treści faktur określonych w legislacjach wielu krajów.

Analiza powołanych wyżej przepisów prawa podatkowego w odniesieniu do przedstawionego zdarzenia przyszłego wskazuje, iż Skarżąca może przechowywać dla celów podatkowych e-faktury w formacie, w jakim faktura została wysłana do klienta, a także wraz z fakturą elektroniczną w formacie w jakim otrzymała przechowywać ją przekonwertowaną, z formatu nieczytelnego, na format w którym możliwe będzie jej odczytanie oraz wydrukowanie w formie czytelnej.

Mając na uwadze powyższe, należało orzec jak w sentencji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejsze rozstrzygniecie. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w terminie trzydziestu dni od dnia jej doręczenia za pośrednictwem organu, który wydał decyzję (art. 54 § 1 ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, 09-402 Płock ul. 1-go Maja 10.