Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-1053/12-3/AG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2013-01-25
Teza: Czy, w świetle obowiązujących przepisów, można zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki związane z fundowaniem posiłków dla klientów, drobnych upominków oraz wydatków związanych z integracją z partnerem biznesowym?
Słowa kluczowe: kontrahent; posiłki; reklama; reprezentacja
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 23

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 19 października 2012 r. (data wpływu 29 października 2012 r.), uzupełnionym w dniu 19 listopada 2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 29 października 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Firma zawarła umowę o współpracy z firmą niemiecką, producentem środków myjąco-czyszczących oraz gotowych i indywidualnych rozwiązań technicznych, dotyczących systemów czyszcząco-myjących dla branży drzewnej. Współpraca polega na pozyskiwaniu klientów w celu sprzedaży ww. produktów oraz ich serwisowania. Firma działa na terenie Polski, UE i poza jej granicami.

Zgodnie z podpisaną umową, rodzaj działalności wymaga od właściciela Firmy i jego pracowników ciągłego poszukiwania nowych odbiorców na oferowane produkty, jak również podtrzymywania kontaktów handlowych ze starymi klientami oraz nadzór techniczny nad wprowadzonymi systemami myjąco-czyszczącymi.

Klientami są firmy produkujące przede wszystkim meble i elementy drewniane dla „A”, które są rozproszone po całym kraju i świecie. Są to duże firmy, jak również mali kooperanci. Konkurencją dla Firmy Wnioskodawcy są inne firmy niemieckie, które na tym rynku ostro walczą między sobą.

Rynek jest trudny, a klienci, nie tylko polscy, są „rozpieszczani” przez dostawców. Rozpieszczanie polega m.in. na wręczaniu różnych upominków i fundowaniu imprez integracyjnych w celu zdobycia ich przychylności. Jest to pierwszy krok do nawiązania przyszłych kontaktów biznesowych. Następnie trzeba znaleźć sposób, aby potencjalny klient zechciał poświęcić swój cenny czas na wysłuchanie tego, co Firma ma do zaoferowania. Sposobem tym jest między innymi zaproszenie klienta na obiad lub kolację do restauracji. Odbywa się to na ogół po godzinach pracy klienta, ponieważ tylko wtedy klient dysponuje wolnym czasem. W czasie obiadu Firma stara się stworzyć odpowiednią atmosferę i skłonić klienta do ujawnienia swoich problemów produkcyjnych. Wnioskodawca wykorzystując okazję, przeprowadza ich analizę, oraz stara się przedstawić sposób na ich rozwiązanie. Jest to taktyka handlowa Firmy, która w większości przypadków się sprawdza i owocuje złożeniem zamówienia.

Spotkania nie mają charakteru uroczystego, wytwornego czy okazałego, lecz są środkiem do omówienia spraw biznesowych i pozyskania klienta. W spotkaniach często bierze udział więcej osób ze strony klienta, ponieważ często decyzje podejmowane są po konsultacji kilku osób z kierownictwa klienta.

Można powiedzieć, że zafundowanie obiadu klientowi, czy wycieczki integracyjnej jest jedynym sposobem na jego pozyskanie, ponieważ wówczas klient czuje się zobowiązany i chętnie podejmuje rozmowy dotyczące spraw biznesowych. Istnieje jeszcze jeden aspekt zasadności ponoszenia tego typu wydatków w działalności Wnioskodawcy. Mianowicie produkty, które Firma oferuje klientom, są produkowane tylko w Niemczech, w związku z czym na rynku polskim Firma konkuruje z firmami niemieckimi, które z kolei nie mają problemów z zaliczeniem tego typu wydatków do kosztów, ponieważ niemiecki system podatkowy na to zezwala. Ograniczenie tego typu wydatków w przypadku Wnioskodawcy wyeliminuje Firmę z rynku, ponieważ klienci są do tego stopnia „rozpieszczeni”, że oczekują różnych prezentów i dopiero po ich otrzymaniu są skłonni nawiązać kontakty handlowe.

Wnioskodawca zaznaczył, że posiłek spożywa również właściciel Firmy (Wnioskodawca) i często jego pracownik. Za dni, w których właściciel Firmy i jego pracownik spożywają obiad z kontrahentem nie są naliczane ryczałty za diety. W wycieczkach integracyjnych bierze udział również właściciel i jego pracownik.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy, w świetle obowiązujących przepisów, można zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki związane z fundowaniem posiłków dla klientów, drobnych upominków oraz wydatków związanych z integracją z partnerem biznesowym?

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki ponoszone na obiady i kolacje z klientami, na wycieczki integracyjne oraz drobne upominki, nie mają charakteru reprezentacyjnego tylko wynikają z charakteru działalności. Konieczność ich ponoszenia jest niezbędna i w konsekwencji powinny być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na Wnioskodawcy, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

*   pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
*   być właściwie udokumentowany.

Z przedstawionych informacji wynika, iż Wnioskodawca, w ramach działalności swojej firmy, zawarł umowę o współpracy z firmą niemiecką. Współpraca polega na pozyskiwaniu klientów w celu sprzedaży oferowanych produktów oraz ich serwisowania. Rodzaj działalności wymaga od właściciela Firmy i jego pracowników ciągłego poszukiwania nowych odbiorców na oferowane produkty, jak również podtrzymywania kontaktów handlowych ze starymi klientami oraz nadzór techniczny nad wprowadzonymi systemami myjąco-czyszczącymi. W tym celu firma Wnioskodawcy ponosi wydatki na upominki i imprezy integracyjne – w tym wycieczki, a także zaprasza klienta na obiad lub kolację do restauracji.

Zapytanie dotyczy możliwości zaliczenia ww. wydatków do kosztów podatkowych.

Aby określić, czy możliwość taka istnieje, należy najpierw skupić się na kwestiach definiowania tego typu wydatków.

Z treści art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy wynika, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Za koszt uzyskania przychodów można uznać natomiast wydatki ponoszone na reklamę. Należy uznać, iż reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego. Reklama może być realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu.

Natomiast, wyłączając z kosztów podatkowych koszty reprezentacji, ustawa podatkowa nie definiuje terminu „reprezentacja”, ani też nie odsyła do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja”, nie uprawnia jednak do dowolnego określania zakresu znaczeniowego tego terminu. Występujący w obrocie prawnym termin „reprezentacja”, wyrażający się w sposobie jego stosowania i rozumienia przez ustawodawcę, a także przez naukę i praktykę prawa, prowadzi jednak do wniosku, że termin ten w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako „przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu”, a nie „wystawność, okazałość, wytworność”. Dlatego też termin „reprezentacja” użyty w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy rozumieć jako „przedstawicielstwo podatnika, działanie w jego imieniu, w jego interesie, na jego rzecz”, a nie jako „wystawność, wytworność, czy okazałość”.

Norma art. 23 ust. 1 pkt 23 powołanej ustawy nie zawiera żadnych wyjątków, tak odnoszących się do miejsca, w którym obowiązki przedstawicielstwa są realizowane, jak i do wystawności lub braku wystawności w zakresie nabywania usług gastronomicznych, zakupu żywności lub napojów. Należy zatem stwierdzić, że wydatki na wszelkiego tego typu usługi i artykuły, wiążące się z reprezentowaniem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów – niezależnie od tego, czy usługi te i zakupione artykuły były wykorzystywane w kontaktach z kontrahentami w siedzibie przedsiębiorstwa (zakładu), czy też poza nią.

Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Należy potwierdzić, że realia współczesnej działalności gospodarczej, odbywającej się w warunkach rynkowych, wymagają od przedsiębiorców nawiązywania licznych kontaktów z innymi podmiotami gospodarczymi. Kontakty te często decydują o pozycji, przedsiębiorcy, szansach rozwoju, czy też powodzeniu podejmowanych przedsięwzięć. Jednakże nie oznacza to, że każdy wydatek wiążący się z takimi spotkaniami może być uznany za koszt uzyskania przychodów. Wydatki na usługi gastronomiczne podczas spotkań z kontrahentami ponoszone w lokalach gastronomicznych oraz wręczanie kontrahentom podczas tych spotkań prezentów, a także wydatki na spotkania integracyjne – w tym wycieczki z kontrahentem, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy.

Jak wskazano powyżej, „reprezentację” należy postrzegać jako działania związane z tworzeniem wizerunku przedsiębiorcy, utrzymywaniem dobrych relacji z kontrahentami, które wprawdzie nie są konieczne dla osiągania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, ale sprzyjają temu celowi, są z nim w sposób pośredni powiązane. Przede wszystkim zaś jest to właśnie dążenie do stworzenia skierowanego na zewnątrz, pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy, takiego jaki – wiedziony doświadczeniem i specyfiką działalności – chciałby wykreować na użytek kontrahentów (klientów).

Podniesiona w uzasadnieniu wniosku Zainteresowanego kwestia dotycząca zwyczajowej powszechności zapraszania kontrahentów handlowych na obiady czy kolacje, a także wystawności oferowanego kontrahentowi poczęstunku w ogóle nie stanowi kryterium kwalifikowania wydatków jako reprezentacji, gdyż o takim charakterze decyduje związek z pełnieniem funkcji przedstawicielskich, rozumianych jako występowanie w imieniu swojej firmy, a nie okazałość lub wystawność sprawowania takiego przedstawicielstwa. Rozróżnienie wydatków związanych z reprezentacją na przeciętne, typowe i wystawne, okazałe nie ma żadnego uzasadnienia normatywnego.

Należy też uznać, iż wydatki poniesione na prezenty wręczane klientom, czy też inne wydatki ponoszone na integrację z kontrahentem, klientem – w tym wycieczki, również mają charakter reprezentacji. Prezenty są bowiem wręczane wybranym klientom, tak jak i wycieczki, w celu wywołania u nich jak najlepszego wrażenia. Taki działania są związane z tworzeniem wizerunku przedsiębiorcy, utrzymywaniem dobrych relacji z kontrahentami – tj. z reprezentacją.

Reasumując, wydatki ponoszone w związku z fundowaniem posiłków dla klientów, tj. zapraszanie klienta na obiad lub kolację do restauracji, wydatki na nabycie drobnych upominków oraz wydatki związane z integracją z partnerem biznesowym – w tym wycieczki integracyjne, są kosztami reprezentacji, o której mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i jako takie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.