Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-2.4012.384.2025.1.SM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-06-26
Teza: Zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego
wynikającego z otrzymywanych przez Spółkę Dokumentów
księgowych w przypadku ich przechowywania wyłącznie w
formie elektronicznej (zdigitalizowanej).
Słowa kluczowe: faktura-faktura VAT
odliczenia-prawo do odliczenia
przechowywanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie
i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1.
Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku
naliczonego-Odliczenie podatku naliczonego z tytułu
nabycia towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

łowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 kwietnia 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej w zakresie zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego
    wynikającego z otrzymywanych przez Spółkę Dokumentów księgowych w przypadku ich
    przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej (zdigitalizowanej). Treść wniosku jest
    następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest polską spółką kapitałową, wchodzącą w
    skład międzynarodowej grupy kapitałowej. Spółka jest zarejestrowanym czynnym
    podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT). Podstawowym przedmiotem
    działalności Spółki jest (...).
    W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, z tytułu nabywanych towarów i usług
    Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów faktury VAT oraz faktury korygujące. Faktury
    zakupowe są otrzymywane przez Spółkę w różnych postaciach, częściowo w formie
    papierowej, częściowo w formie elektronicznej (np. drogą e-mail w formacie pdf).
    Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa także towary od
    kontrahentów spoza Unii Europejskiej, rozpoznając z tytułu tych transakcji import
    towarów. Wnioskodawca gromadzi dla każdej z tych transakcji dokumenty SAD w formacie
    elektronicznym xml.
    Niniejszy wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczy otrzymywanych przez
    Spółkę faktur zakupowych, faktur korygujących w formie papierowej, jak i elektronicznej.
    Faktury papierowe będą podlegały tzw. digitalizacji i tak jak faktury elektroniczne oraz
    dokumenty SAD w formie elektronicznej (dalej łącznie jako: Dokumenty księgowe) będą
    podlegały zapisom w Elektronicznym Systemie Obiegu Dokumentów (dalej: Platforma).
    Spółka zaznacza, że przedmiotem wniosku nie jest ocena spełnienia przez Spółkę
    ogólnych warunków do odliczenia VAT przewidzianych w ustawie o VAT, lecz kwestia tego,
    czy w przypadku utylizacji Dokumentów księgowych w wersji papierowej oraz wiadomości
    e-mail, do których dołączono Dokumenty księgowe w formie elektronicznej i posiadania
    Dokumentów księgowych tylko w postaci zdigitalizowanej na Platformie, prawo do
    odliczenia VAT z takiej wersji będzie nadal Spółce przysługiwać.
    Mając na uwadze dużą skalę prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej oraz
    dużą ilość otrzymywanych Dokumentów księgowych, Spółka jest w trakcie implementacji
    elektronicznego systemu obiegu dokumentów, tj. zamierza wprowadzić wyłącznie
    zdigitalizowaną formę rozliczania i archiwizowania Dokumentów księgowych (w
    nieedytowalnym formacie pdf). Tym samym, docelowo Spółka planuje wprowadzić system
    pozwalający na całkowitą rezygnację z jakiegokolwiek papierowego obiegu i
    archiwizowania Dokumentów księgowych.
    W związku z powyższym, Wnioskodawca planuje wdrożenie procesu archiwizacji
    Dokumentów księgowych wyłącznie w wersji zdigitalizowanej na Platformie. Platformę
    będzie udostępniał Spółce zewnętrzny podmiot na podstawie odrębnej umowy.
    Do Platformy będą mieli dostęp pracownicy Spółki – osoby rejestrujące otrzymane
    Dokumenty księgowe oraz inni upoważnieni pracownicy (dalej: Użytkownicy). Każdy z
    Użytkowników Platformy będzie posiadać indywidualny identyfikator użytkownika oraz
    precyzyjnie określony zakres uprawnień systemowych.
    Zgodnie z założeniami, proces elektronicznego zgłaszania, rozliczania oraz archiwizowania
    Dokumentów księgowych będzie przebiegał następująco:
    1. Rejestracja Dokumentów księgowych na Platformie

    Otrzymane Dokumenty księgowe oraz ewentualnie inne powiązane z nimi dokumenty w
    formie papierowej zostaną zeskanowane przez Użytkowników i bezpośrednio ze skanera
    trafią do dedykowanej skrzynki e-mail, skąd będą już pobierane do Platformy.
    Platforma umożliwi także ręczne wprowadzenie i zapisanie Dokumentów księgowych na
    Platformie przez uprawnionych do tego Użytkowników.
    Skany Dokumentów księgowych będą wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem ich wersji
    papierowych. Zarówno Spółka, jak i Użytkownicy nie będą mieli możliwości jakiejkolwiek
    modyfikacji ich treści na etapie skanowania lub po ich wprowadzeniu i zapisaniu na
    Platformie.
    W przypadku Dokumentów księgowych innych niż papierowe, proces będzie wyglądał w
    ten sposób, że załączniki do wiadomości w postaci Dokumentów księgowych, np. w
    formacie nieedytowalnych plików pdf, są wysyłane na dedykowaną skrzynkę e-mail.
    Wiadomości oprócz Dokumentów księgowych mogą zawierać inne, powiązane z nimi
    dokumenty. W tym przypadku rozpoczęcie procesu będzie inicjowane automatycznie
    przez Platformę poprzez zaczytanie Dokumentu księgowego ze skrzynki e-mail. System z
    uwagi na swoje możliwości, automatycznie odróżni Dokument księgowy od pozostałych
    dokumentów.
    Na Platformie dla każdego Dokumentu księgowego zostanie utworzony dedykowany
    formularz, w którym zostaną zgromadzone istotne dane dotyczące tego Dokumentu
    księgowego (dalej: Formularz) umożliwiające jego identyfikację na Platformie.
    Na podstawie znajdujących się na Platformie informacji odnośnie do każdego Dokumentu
    księgowego, tj. np. numer tego dokumentu i kontrahenta wystawiającego dany Dokument
    księgowy, Platforma automatycznie zweryfikuje czy dany Dokument księgowy nie został
    już wcześniej wprowadzony do systemu – pozwoli to na uniknięcie kilkukrotnego zapisu
    na Platformie jednego Dokumentu księgowego. Jeśli dany Dokument księgowy został już
    wcześniej umieszczony na Platformie, wówczas pojawi się komunikat, informujący, że
    dany Dokument księgowy został już wprowadzony do systemu, co spowoduje uniknięcie
    omyłki w postaci, np. podwójnego odliczenia podatku naliczonego z tego samego
    Dokumentu księgowego.
    Część pól na Formularzu zostanie uzupełniona automatycznie na podstawie zaczytanego
    Dokumentu księgowego, natomiast pozostałe pola osoba rejestrująca dany Dokument
    księgowy uzupełni ręcznie na podstawie danych zawartych na tym Dokumencie
    księgowym. Osoba rejestrująca Dokument księgowy będzie miała możliwość jego
    połączenia z zamówieniem, które także będzie znajdować się na Platformie.
    Formularz będzie umożliwiał także dodanie załączników (dalej: Załączniki).
    Na tym etapie Użytkownik po wstępnej weryfikacji Dokumentu księgowego z
    zamówieniem (i) zapisuje jego wersję roboczą i przekazuje go do kolejnego etapu
    akceptacji/weryfikacji lub (ii) anuluje go, jeśli został wprowadzony na Platformę
    przypadkowo lub błędnie.
    W przypadku, gdy do Dokumentu księgowego nie ma zamówienia, Użytkownik po jego
    wstępnej weryfikacji przekazuje taki dokument do kolejnego etapu, tj. opisu
    merytorycznego, dokonywanego przez odpowiedni dział i osobę w Spółce (jest też
    możliwość anulowania przypadkowo lub błędnie wprowadzonego na Platformę
    Dokumentu księgowego, do którego nie ma zamówienia).
    W przypadku niektórych Dokumentów księgowych zostaną one od razu przeniesione do
    etapu „Księgowanie”, skąd zostaną one automatycznie przesłane do programu finansowo-
    księgowego Spółki. W tych przypadkach pominięte zostaną kroki związane z opisem
    merytorycznym Dokumentów księgowych oraz ich akceptacją. Akceptacja nastąpi na
    etapie ich księgowania.
      2. Opis merytoryczny Dokumentów księgowych

    Po zarejestrowaniu danego Dokumentu księgowego na Platformie, gdy będzie to
    wymagane w procesie obiegu dokumentów (np. dla Dokumentu księgowego, do którego
    nie ma zamówienia), zostanie przygotowany jego opis merytoryczny, zawierający

## Dodatkowe informacje

dotyczące przedmiotu zakupu i dowodzące zasadności
    poniesionych wydatków/kosztów.
    Na tym etapie Użytkownik może przekazać Dokument księgowy do akceptacji lub cofnąć
    go do poprzedniego kroku, tj. rejestracji Dokumentu księgowego na Platformie.
    Każdorazowo, w przypadku cofnięcia Dokumentu księgowego bądź jego odrzucenia
    Użytkownik obligatoryjnie będzie musiał dodać komentarz, z wyjaśnieniem powodów
    takiej decyzji.
    W przypadku Dokumentów księgowych, które nie wymagają opisu merytorycznego,
    zostaną one przeniesione na etap akceptacji księgowej.
    3. Weryfikacja i akceptacja Dokumentów księgowych przez dedykowane działy
      /pracowników Spółki
    Utworzony na Platformie Formularz wraz z załączonymi skanami dokumentów
    automatycznie zostanie przekierowany do odpowiednich działów/Użytkowników
    odpowiedzialnych za ich akceptację. W ramach tych czynności otrzymane Dokumenty
    księgowe będą sprawdzane w szczególności pod kątem ich czytelności, kompletności
    zawartych w nich danych dotyczących dokumentu i samej transakcji oraz także zasadności
    poniesionego wydatku.
    Zatwierdzanie każdego z Dokumentów księgowych przez upoważnione do tego osoby
    będzie dokonywane w całości elektronicznie poprzez Platformę. Każdy Formularz będzie
    zawierać historię akceptacji Dokumentu księgowego – tabelę zawierającą dane o akcjach
    wykonywanych na poszczególnych krokach związanych z procesowaniem Dokumentu
    księgowego.
    4. Akceptacja księgowa Dokumentów księgowych
    Na tym etapie pracownik Działu Księgowości dokona ostatecznej weryfikacji
    wprowadzonych danych każdego z Dokumentów księgowych. Użytkownik może
    zaakceptować Dokument księgowy lub cofnąć go do poprzednich kroków, jeśli uzna, że
    wprowadzone dane są błędne lub niepełne.
    Pracownicy Działu Księgowości Spółki przeprowadzą zarówno kontrolę formalną, jak i
    merytoryczną Dokumentów księgowych w wersji zdigitalizowanej. Kontrola formalna i
    merytoryczna będzie obejmowała w zależności od rodzaju dokumentu, tj. czy będzie to
    faktura, faktura korygująca lub dokument SAD, m.in.: sprawdzenie nazwy dostawcy i
    odbiorcy, numerów identyfikacji podatkowej, podziału na kwoty netto, brutto i VAT,
    weryfikację zasadności wydatku i możliwości odliczenia podatku naliczonego, zaliczenia
    wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Weryfikowana będzie także autentyczność
    pochodzenia Dokumentu księgowego w wersji zdigitalizowanej oraz integralność.
    W rezultacie powyższych działań, Spółka w przypadku każdego z wprowadzonych na
    Platformę Dokumentów księgowych będzie miała pewność co do tożsamości podmiotu,
    od którego otrzymany został dany Dokument księgowy oraz będzie dokonywać weryfikacji
    i potwierdzenia zgodności Dokumentu księgowego ze stanem faktycznym i jego pierwotną
    papierową lub elektroniczną wersją, tj. czy nie uległy modyfikacjom żadne pozycje na
    zdigitalizowanym dokumencie w stosunku do jego pierwotnej wersji papierowej lub
    elektronicznej.
    5. Księgowanie Dokumentów księgowych
    Po zweryfikowaniu wprowadzonych danych Dokument księgowy w wersji zdigitalizowanej
    zostanie przesłany do zaksięgowania w programie finansowo-księgowym Spółki. Po
    zaksięgowaniu Platforma automatycznie pobierze numer Dokumentu księgowego, który
    został mu nadany w programie finansowo – księgowym.

    6. Archiwizacja Dokumentów księgowych
    Po prawidłowym zaksięgowaniu Dokumenty księgowe w postaci zdigitalizowanej zostaną
    zarchiwizowane na Platformie, a ich papierowe wersje oraz wiadomości e-mail, do których
    dołączono Dokumenty księgowe w formie elektronicznej, zostaną zutylizowane i nie będą
    podlegały dalszej archiwizacji w Spółce.
    Wszystkie niezbędne dane i dokumenty potwierdzające poniesienie danego wydatku –
    Dokument księgowy wraz z ewentualnymi Załącznikami i Formularzem będą zachowane w
    archiwum dokumentów na Platformie (dalej: Archiwum Dokumentów księgowych lub
    Archiwum faktur). W ramach Archiwum Dokumentów księgowych Spółka będzie
    dysponowała w szczególności takimi informacjami jak: (i) danymi Użytkownika, który
    zarejestrował wydatek, (ii) kwotą poniesionego wydatku (kwotą netto i kwotą brutto), (iii)
    datą poniesienia wydatku, (iv) datą wprowadzenia wydatku na Platformę, a także (v)
    skanem lub wersją elektroniczną Dokumentu księgowego wraz z posiadanymi
    Załącznikami i Formularzem.
    Archiwum Dokumentów księgowych będzie przechowywać Dokumenty księgowe wraz z
    Załącznikami i Formularzem z zachowaniem następujących zasad:
    - każdy Dokument księgowy wraz z Załącznikami i Formularzem będzie zapisywany do
      bazy danych Platformy w postaci oddzielnego pliku, który będzie zawierać wierną
      kopię danych Dokumentu księgowego oraz inne dane pozwalające na określenie dnia
      jego wprowadzenia na Platformę oraz powiązanie wprowadzonego Dokumentu
      księgowego z cyfrowym dokumentem systemowym, który będzie odwzorowany w
      księdze głównej i księgach pomocniczych,
    - Dokument księgowy w wersji zdigitalizowanej przed wprowadzeniem do Archiwum
      Dokumentów księgowych będzie sprawdzany pod względem formalnym i
      merytorycznym i akceptowany na Platformie przez uprawnione do tego osoby;
    - pliki zawierające Dokumenty księgowe wraz z Załącznikami i Formularzem, po
      przeprowadzeniu procesu księgowania będą chronione przed usunięciem oraz będą
      oznaczone datą wprowadzenia informacji dotyczącej danego Dokumentu księgowego
      wraz z Załącznikami i Formularzem – funkcja usuwania dokumentów zależy od
      uprawnień nadawanych użytkownikom w systemie i zasadniczo jest przydzielona
      jedynie administratorowi,
    - po zaksięgowaniu plik zawierający dane Dokumentu księgowego wraz z Załącznikami i
      Formularzem nie będzie udostępniony do edycji i usuwania – jak w powyższym
      punkcie, w zależności od nadanych uprawnień,
    - baza danych zawierająca dane o Dokumentach księgowych wraz z Załącznikami i
      Formularzem będzie podlegać procesowi archiwizacji.
    Dokumenty księgowe w ww. formie będą przechowywane przez Spółkę na serwerach
    dostawcy Platformy co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy
    wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie
    dostępne oprogramowanie).

    W każdym momencie będzie istniała możliwość wydruku Dokumentów księgowych w
    wersji zdigitalizowanej, a także załączników do nich.
    Dokumenty księgowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Platformy będą
    przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i
    czytelność tych dokumentów oraz w sposób zapewniający łatwy i niezwłoczny dostęp do
    nich przez cały okres przechowywania, tj. co najmniej do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązań podatkowych. Platforma będzie zapewniała również
    możliwość sortowania Dokumentów księgowych według daty wpływu / daty wystawienia,
    co będzie umożliwiało ich przyporządkowanie do okresów rozliczeniowych.
    Dokumenty księgowe w wersji zdigitalizowanej będą przechowywane na serwerach
    dostawcy oprogramowania znajdujących się na terenie UE.
    Spółka zapewni organom podatkowym na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami,
    dostęp do Dokumentów księgowych przechowywanych w formie elektronicznej, a także
    bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Ponadto na żądanie organów podatkowych, Wnioskodawca będzie mógł wydrukować
    Dokument księgowy w wersji zdigitalizowanej lub zapisać go na elektronicznym nośniku
    danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz
    integralności treści Dokumentu księgowego w wersji zdigitalizowanej.
    Umieszczanie Dokumentów księgowych w Archiwum Dokumentów księgowych w postaci
    skanu pozwoli także na zapobieganie degradacji Dokumentów księgowych poprzez
    zacieranie ich elementów, czy też blaknięcie, co miewa miejsce w przypadku
    przechowywania takich dokumentów szczególnie w formie papierowej.
    Spółka w odniesieniu do Dokumentów księgowych wprowadzonych przez Użytkowników
    na Platformę zapewni kontrole biznesowe, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między
    Dokumentem księgowym a dostawą towarów / świadczeniem usług. Kontrole biznesowe
    będą polegały na weryfikowaniu Dokumentów księgowych pod kątem materialnym i
    formalnym przez innych pracowników Spółki.
    Dokumenty księgowe w formie papierowej oraz wiadomości e-mail, do których dołączono
    Dokumenty księgowe w formie elektronicznej będą utylizowane dopiero po zastosowaniu
    kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia,
    integralności oraz po dokonanym księgowaniu i archiwizacji wersji zdigitalizowanych w
    Archiwum Dokumentów księgowych.
    W zakresie części dokonanych zakupów towarów i usług udokumentowanych
    Dokumentami księgowymi Spółka będzie posiadać dokumenty uzupełniające (m.in.
    zamówienia), które także będą znajdować się na Platformie.
    W przypadku transakcji, w których Spółka będzie dysponowała dokumentami
    uzupełniającymi, będzie ona w stanie w sposób łatwy do prześledzenia potwierdzić
    związek pomiędzy posiadanymi dokumentami uzupełniającymi a realizowanymi
    transakcjami udokumentowanymi Dokumentami księgowymi, ponieważ Platforma
    poprzez Formularz umożliwi połączenie Dokumentów księgowych z np. zamówieniami.
    Końcowo Spółka podkreśla, że przedmiotem niniejszego wniosku o wydanie interpretacji
    jest ustalenie kwestii związanych z samymi Dokumentami księgowymi (z perspektywy
    formalnej), nie zaś kwestie związane z posiadaniem/lub nie, archiwizowaniem innych
    dokumentów potwierdzających wykonanie usługi / nabycie towarów.

## Pytanie

Mając na uwadze okoliczności zawarte w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca
    zwraca się o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska w zakresie następującego
    pytania:

    Czy Spółka będzie uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku
    naliczonego wynikającą z otrzymanych Dokumentów księgowych, przechowywanych
    wyłącznie w wersji zdigitalizowanej na Platformie zgodnie z przedstawionymi
    procedurami, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia
    podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT i nie będą mieć zastosowania
    ograniczenia w pomniejszeniu kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka będzie uprawniona do obniżenia kwoty podatku
    należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z otrzymanych Dokumentów
    księgowych, przechowywanych wyłącznie w wersji zdigitalizowanej na Platformie zgodnie
    z przedstawionymi procedurami, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki
    do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, i nie będą mieć
    zastosowania ograniczenia w pomniejszeniu kwoty podatku należnego o kwotę podatku
    naliczonego.
    Uzasadnienie
    W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę - rozumie się przez to dokument w formie
    papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami
    wydanymi na jej podstawie.
    Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, fakturą elektroniczną jest faktura w
    formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
    Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są
    wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym
    mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę
    podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art.
    124.
    Jak zaś stanowi ust. 2 pkt 1 cytowanego przepisu, kwotę podatku naliczonego stanowi
    suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
    a) nabycia towarów i usług,
    b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
    Z kolei na podstawie ust. 2 pkt 2 lit. a) cytowanego przepisu, kwotę podatku naliczonego
    stanowi w przypadku importu towarów – kwota podatku wynikająca z otrzymanego
    dokumentu celnego.
    Zasady dotyczące przechowywania faktur zostały ujęte zostały m.in. w art. 112 oraz art.
    112a ustawy o VAT.
    Na podstawie art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje
    prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności
    faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust.
    3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.
    Z kolei, w myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:
    1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
    ponownie,
    2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

    - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz
      autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu
      ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
      podatkowego.
    Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności
    gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium
    kraju.
    Z kolei w myśl art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury
    są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający
    naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi
    izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą
    środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Jak zaś stanowi ust. 4 cytowanego przepisu, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu
    skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
    skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi
    przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur
    przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i
    przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Wobec powyższego, należy wskazać, iż ustawodawca pozostawił podatnikom dowolność
    co do sposobu przechowywania faktur, a przepisy w tym zakresie warunkują jedynie
    konieczność przyjęcia takiego sposobu ich przechowywania, który zapewni:
    - podział na okresy rozliczeniowe,
    - autentyczność ich pochodzenia,
    - integralność treści faktur,
    - czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu
      przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Jednocześnie, przepisy ustawy o VAT nie regulują, w jaki sposób powyższe przesłanki mają
    zostać spełnione. Artykuł 106m ustawy o VAT zawiera jedynie definicje, wskazujące sposób
    interpretacji ww. warunków.
    Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia
    autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
    Na podstawie ust. 2 powołanego przepisu, przez autentyczność pochodzenia faktury
    rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy
    albo wystawcy faktury.
    Jak stanowi ust. 3 powołanego przepisu, przez integralność treści faktury rozumie się, że w
    fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
    Z kolei w myśl ust. 4 powołanego przepisu, autentyczność pochodzenia, integralność
    treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli
    biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą
    towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
    proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
    poziom pewności co do autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności
    faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Jako
    przykład kontroli biznesowej podaje się posiadanie dokumentów uzupełniających, takich

    jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które
    towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
    Z kolei, „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy ww. dokumentami
    uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia i zgodny z
    obowiązującymi w danym podmiocie procedurami.
    Analiza obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania
    faktur prowadzi do wniosku, iż nie wynika z nich, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w
    możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur (a zatem także
    Dokumentów księgowych), otrzymanych w formie papierowej. W oparciu o powołane
    powyżej regulacje, uznać należy, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość
    przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od
    ich oryginalnej postaci.
    W konsekwencji, opisany w zdarzeniu przyszłym system przechowywania Dokumentów
    księgowych polegający na tworzeniu ich zdigitalizowanej kopii i archiwizowaniu w postaci
    elektronicznej (na Platformie) spełnia wymagania w zakresie przechowywania faktur
    przewidziane przepisami ustawy o VAT, w szczególności:
    1. planowany sposób archiwizacji umożliwi identyfikację tożsamości sprzedawcy -
      zachowana zostanie zatem autentyczność Dokumentów księgowych w wersji
      zdigitalizowanej;
    2. w procesie tworzenia Dokumentów księgowych w wersji zdigitalizowanej, żadna z
      danych na Dokumentach księgowych nie zostanie zmieniona. Również sposób zapisu
      oraz przechowywania Dokumentów księgowych w wersji zdigitalizowanej uniemożliwi
      jakąkolwiek ich modyfikację lub usunięcie, co zapewni integralność dokumentów;
    3. Dokumenty księgowe w wersji zdigitalizowanej będą miały odpowiednią jakość, aby
      zapewnić pełną możliwość odczytu danych (czytelność). Podobnie, proces weryfikacji i
      akceptacji Dokumentów księgowych w wersji zdigitalizowanej przez upoważnione do
      tego osoby skutkować będzie tym, iż wersje te będą wyraźnym i kompletnym
      odzwierciedleniem odpowiadających im wersji pierwotnych Dokumentów księgowych,
      tj. papierowych lub elektronicznych otrzymanych jako załącznik w wiadomości e-mail;
    4. Platforma będzie zapewniała również możliwość sortowania Dokumentów księgowych
      według daty wpływu / daty wystawienia, co będzie umożliwiało ich przyporządkowanie
      do okresów rozliczeniowych – zatem należy uznać, że Dokumenty księgowe w wersji
      zdigitalizowanej będą przyporządkowane do odpowiednich okresów rozliczeniowych i
      tak też będą przechowywane;
    5. Przechowywanie Dokumentów księgowych w wersji zdigitalizowanej będzie odbywać
      się w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie oraz bezzwłoczne udostępnienie
      na potrzeby upoważnionego organu – Spółka zapewni organom podatkowym na
      żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, dostęp do Dokumentów księgowych, a
      także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Zdaniem Wnioskodawcy, wskazane w opisie zdarzenia przyszłego procedury i
    mechanizmy w odniesieniu do Dokumentów księgowych – również w formie
    zdigitalizowanej, będą stanowiły kontrole biznesowe w rozumieniu art. 106m ust. 4 ustawy
    o VAT, bowiem pozwolą one na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a
    dostawą towarów lub świadczeniem usług, w związku z czym autentyczność pochodzenia,
    integralność treści oraz czytelność faktury zostanie zapewniona.
    Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy należy stwierdzić, że dopuszczalne jest
    przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (na Platformie) Dokumentów
    Księgowych, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego.
    Wnioskodawca pragnie podkreślić, iż zniszczenie wersji papierowej Dokumentu

    księgowego czy usunięcie wiadomości e-mail, do której dołączono Dokument księgowy w
    formie elektronicznej (pdf) nie powoduje, iż w sensie materialnym zostają one utracone,
    ponieważ nadal pozostają w obiegu poprzez przechowywanie w formie elektronicznej.
    Regulując obowiązek przechowywania faktur, Ustawodawca nie zastrzegł, że postać, w
    jakiej dokumenty te zostały przekazane, musi być niezmienna i identyczna przez cały
    okres ich przechowywania. Niezmienione muszą pozostać jedynie dane na fakturze
    (przesłanka integralności), która nie odnosi się do formy dokumentu. Warunek taki nie jest
    również konieczny dla zaistnienia prawa do odliczenia.
    Reasumując, w sytuacji otrzymania przez Wnioskodawcę Dokumentów księgowych w
    formie papierowej lub elektronicznej jako załącznik w wiadomości e-mail, które to
    Dokumenty księgowe będą następnie przechowywane co najmniej przez cały okres
    przedawnienia podatkowego, wyłącznie w formie elektronicznej / zdigitalizowanej, tj. na
    Platformie, w ramach opracowanej i wdrożonej przez Wnioskodawcę procedury i będą
    jednocześnie dokumentowały nabycie usług lub towarów wykorzystywanych do
    wykonywania czynności opodatkowanych VAT, to wówczas będą dawały Wnioskodawcy
    prawo do odliczenia VAT, niezależnie od faktu, że pierwotna forma (papierowa lub e-mail,
    do której dołączono Dokument księgowy w formie elektronicznej) będzie już niedostępna
    (zostanie zutylizowana/zniszczona).
    W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, Dokumenty księgowe przechowywane w formie
    elektronicznej, w sposób opisany w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, będą
    uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego
    na nich wykazanego, przy założeniu, iż pozostałe przewidziane przepisami prawa warunki
    takiego obniżenia zostaną spełnione.
    Takie podejście zostało potwierdzone także m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 9
    września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.392.2020.2.PRM, w której Dyrektor Krajowej
    Informacji Skarbowej (dalej: DKIS) wskazał: „Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty
    podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania
    obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą
    nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.
    Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od
    rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje
    faktury zakupowe. [...] Należy zatem stwierdzić, że w stosunku do faktur, które zostaną
    przez Spółkę otrzymane w formie papierowej a następnie po ich zapisaniu w
    nieedytowalnym formacie i archiwizowaniu w sposób elektroniczny Wnioskodawcy będzie
    przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tych faktur, zgodnie z art.
    86 ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT”.
    Stanowisko Wnioskodawcy znajduje także odzwierciedlenie w aktualnej praktyce organów
    podatkowych, przykładowo w interpretacji indywidualnej DKIS z dnia:
    - 19 lutego 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.43.2025.1.MPA,
    - 2 lutego 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.610.2022.1.LK,
    - 17 stycznia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.595.2022.2.AMA.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej „ustawą”:

      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument
      w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane
      ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się
      przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym
      formacie elektronicznym.
    Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
      1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art.
        106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku,
        podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz
        osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
      2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik
        korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
      3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany
        w pkt 1;
      4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o
        których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
      a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
      b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt
        4,
      c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a
        ust. 1b.
    Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
      Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
      nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
    W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:
      W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący
      sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia
      przesyła je lub udostępnia nabywcy - zachowując je jednocześnie w swojej
      dokumentacji.
    Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.
    W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
      Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie
      przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro –
      danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust.
      1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla
      poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
    Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania
    faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm. ) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury
    mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
    W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
      Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści i czytelności faktury.
    Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

      Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.
    Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
      Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.
    Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
      Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
    proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
    poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
    (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
    podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
    wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna
    dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą
    podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być
    odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość
    i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz
    nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być
    także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów
    uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie
    do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
    Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
    związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
    łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
    dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
    procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
    zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
    świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że
    dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy
    wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu
    podatnika.
    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
      Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
      pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
      szczególności, w przypadku wykorzystania:
      1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
      2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
        modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
        wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
        pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
      3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
        otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
    które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność

    pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z
    powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww.
    przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym
    wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia
    autentyczności i integralności faktury.
    Stosownie do art. 112 ustawy:
      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają
    możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w
    dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać
    przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe
    ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
    faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić
    odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp
    do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również
    bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku
    przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik

    obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Uwzględniając opis sprawy i powołane przepisy należy stwierdzić, że opisany sposób
    przechowywania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami.
    Z wniosku wynika, że faktury uprawniające do odliczenia podatku VAT będą
    przechowywane przez Państwa w formie elektronicznej w podziale na okresy
    rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność
    pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu
    terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto będziecie Państwo
    zapewniać wskazanym organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami,
    bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej a także
    bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Dodatkowo umożliwicie
    Państwo ww. organom dostęp online do tych dokumentów, przy czym w celu ustalenia
    wiarygodnej ścieżki audytu będzie przeprowadzać kontrole biznesowe.
    Ponadto należy wskazać, że przepis art. 112 ustawy zobowiązuje podatnika do
    przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT,
    podczas gdy ustawodawca w art. 112a ust. 1 ustawy uregulował sposób, w jaki należy
    przechowywać wyłącznie faktury będące podstawowym dokumentem rozliczenia podatku
    od towarów i usług przez podatnika tego podatku. Jak wcześniej wskazano przez fakturę,
    zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w
    formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej
    podstawie. Oznacza to, że regulacje ustawy o podatku od towarów i usług odnoszą się
    wyłącznie do sposobu przechowywania faktur. Jednakże nie ma przeciwskazań do
    przechowywania pozostałych dokumentów w tożsamy sposób jak faktury.
    Odnosząc się natomiast do istoty zadanego pytania wskazać należy art. 86 ust. 1 ustawy,
    w myśl którego:
      W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
      opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo
      do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z
      zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
    Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy:
      Kwotę podatku naliczonego stanowi:
      1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
      a) nabycia towarów i usług,
      b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem
      usługi.
      2) w przypadku importu towarów - kwota podatku:
      a) wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,
      b) należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,
      c) wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b,
      d) wynikająca z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2-3 i art. 34;
    Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje
    wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje
    podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem
    podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
    Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku
    naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn.
    takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania
    podatkowego).

    Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod
    warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art.
    86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88
    ustawy.
    Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego
    powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik
    posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do
    wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do
    odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od
    formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury.
    Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik
    nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej
    kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy
    muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym
    przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady
    przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika
    dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku
    należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
    Analizując okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa
    wskazać należy, że opisany we wniosku sposób przechowywania dokumentów nie ma
    wpływu na prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku naliczonego.
    W sytuacji zatem gdy Państwu obiektywnie na podstawie przepisów ustawy będzie
    przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, sposób przechowywania
    Dokumentów księgowych, przechowywanych w formie elektronicznej spełniającej warunki
    obowiązujących przepisów, nie będzie mieć wpływu na to odliczenie.
    A zatem jeżeli spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w
    art. 86 ustawy o VAT i nie będą mieć zastosowania ograniczenia w pomniejszeniu kwoty
    podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy
    będziecie Państwo uprawnieni do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku
    naliczonego wynikającą z otrzymanych Dokumentów księgowych, przechowywanych
    wyłącznie w wersji zdigitalizowanej zgodnie z przedstawionymi w opisie sprawy
    procedurami.
    Wobec powyższego Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.
    Dodatkowe informacje
    Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem sprawy. Ponoszą Państwo
    ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem.
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile
    rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem
    zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, należy
    zaznaczyć, że wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści
    wniosku opisie sprawy. W konsekwencji w przypadku, gdy w toku postępowania
    podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny
    stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w
    sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku w opisie sprawy,
    udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosują się Państwo do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
      · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
      · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
        Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.