Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-3.4012.686.2018.3.ALN
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-11-09
Teza: Sposób archiwizowania faktur i zachowanie prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikający z archiwizowanych faktur.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88a (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 3 września 2018 r. (data wpływu 4 września 2018 r.), uzupełnionym pismem z dnia 1 listopada 2018 r. (data wpływu 2 listopada 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie zgodności z ustawą o podatku od towarów i usług sposobu archiwizowania faktur i zachowania prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikającego z tak archiwizowanych faktur **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 4 września 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie zgodności z ustawą o podatku od towarów i usług sposobu archiwizowania faktur i zachowania prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikającego z tak archiwizowanych faktur oraz podatku dochodowego od osób fizycznych, podatku dochodowego od osób prawnych oraz ordynacji podatkowej.

Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 1 listopada 2018 r. (data wpływu 2 listopada 2018 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe (ostatecznie doprecyzowane w uzupełnieniu wniosku).

S.A., (dalej: Spółka) jest zakładem produkcyjnym, którego podstawowym profilem działalności jest produkcja komponentów silników lotniczych, budowa kompletnych jednostek napędowych, projektowanie nowych elementów silników lotniczych, świadczenie specjalistycznych usług obróbki metali. Spółka jest podmiotem posiadającym siedzibę w Polsce, zarejestrowanym w kraju dla potrzeb podatku dochodowego do osób prawnych oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług w rozumieniu przepisu art. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 ze zm.; dalej: ustawa o VAT). Działalność Spółki prowadzona jest na terenie …Specjalnej Strefy Ekonomicznej (dalej: …SSE) na podstawie uzyskanego przez Spółkę zezwolenia strefowego, określającego warunki zwolnienia przez Spółkę osiąganych dochodów z podatku dochodowego od osób prawnych w oparciu o art. 17 ust. 1 pkt 34 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2343, ze zm.; dalej: ustawa o CIT); w przyszłości, Spółka nie wyklucza ponadto możliwości wystąpienia o dodatkowe zwolnienie z podatku dochodowego od osób prawnych oparte na decyzji o wsparciu o której mowa w przepisie art. 17 ust. 1 pkt 34a ustawy o CIT (dalej łącznie: działalność strefowa).

W toku działalności, Spółka otrzymuje od dostawców w formie papierowej liczne faktury zakupowe VAT, faktury korygujące VAT, duplikaty faktur, rachunki, paragony, noty odsetkowe, noty księgowe wraz z załącznikami; równocześnie, w związku z podróżami służbowymi zatrudnianych pracowników, Spółka ponosi i dokumentuje w formie papierowej wydatki służbowe poniesione w trakcie takich podróży (łącznie dalej: dokumenty obce). W wersji papierowej, Spółka przechowuje także dokumenty własne, m.in. kopie faktur sprzedaży, noty księgowe, polecenia księgowania i ich załączniki (dalej jako: dokumenty własne). Z uwagi na skalę prowadzonej działalności oraz liczbę dokumentowanych zdarzeń, przechowywanie dokumentów własnych i obcych w formie papierowej jest dla Spółki dalece nieefektywne, wiąże się bowiem z wysokimi kosztami archiwizacji i licznymi trudnościami logistycznymi (m. in. w zakresie konieczności zapewnienia dostępu i zabezpieczenia archiwizowanych dokumentów, czasochłonnym wyszukiwaniem dokumentów źródłowych, ryzykiem ich uszkodzenia, postępującą utratą czytelności dokumentów wytwarzanych na drukarkach igłowych lub rolkach światłoczułych). Ponadto, konieczność identyfikacji dokumentów źródłowych w archiwach znacząco wydłuża czas prowadzonych w Spółce licznych kontroli podatkowych, celno-skarbowych oraz kontroli dotyczących działalności strefowej Spółki. Z tych względów, Spółka planuje zastąpić dotychczasowy, papierowy system przechowywania dokumentów systemem elektronicznym.

Procedura elektronicznej archiwizacji dokumentów będzie realizowana według następujących zasad:

1.  Wszystkie dokumenty i ich załączniki otrzymane przez Spółkę w wersji papierowej, będą zapisywane przez uprawnione osoby w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości jego zmiany (dokument PDF, zdjęcie w formacie JPG/JPEG, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego itp.).
2.  Wytworzone kopie elektroniczne dokumentów będą umieszczane w centralnym informatycznym systemie obiegu dokumentów lub dedykowanym systemie elektronicznego rozliczania kosztów podróży służbowej …. (dalej: ….); każdy dokument poza jego wierną elektroniczną kopią, będzie dodatkowo opisany i indeksowany za pomocą następujących informacji: - numer zawierający datę wpływu dokumentu, - numer faktury/dokumentu, - data wystawienia, - termin płatności, - dane kontrahenta, - wartość netto i wartość brutto, - numer zamówienia (jeżeli dotyczy). Obowiązkiem osoby wprowadzającej dokument do systemu …. będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie dokumentów oraz ich zmianę bez jednoznacznej autoryzacji ze strony osób uprawnionych, w oparciu o opracowywaną politykę archiwizacji i przechowywania dokumentów.
3.  Po wprowadzeniu dokumentów do systemu …, ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać dalszej archiwizacji w Spółce.
4.  Dzięki systemowi …., weryfikacja dokumentów pod względem formalno- rachunkowym i ich zatwierdzanie przez autoryzowane osoby, dokonywane będzie w całości elektronicznie; dokumenty takie w zależności od rodzaju transakcji będą podlegać kontroli w powiązaniu z innymi dostępnymi informacjami m.in. zamówieniem, potwierdzeniem odbioru, przyjęciem, a w przypadku rozliczania kosztów podróży służbowych poprzez powiązanie z wyciągami bankowymi służbowych kart kredytowych, poleceniem wyjazdu służbowego itp. Jakichkolwiek rozbieżności względem ilości, ceny itp., będą wyjaśniane i potwierdzane przez uprawnione osoby przez zatwierdzeniem rozliczenia danego dokumentu.
5.  Dostęp do dokumentów archiwizowanych elektronicznie będzie ograniczony tylko do wybranych osób, same pliki będą chronione przed ich modyfikacją i usunięciem hasłem. Ponadto, archiwizowane pliki będą odpowiednio opisywane i indeksowane, co umożliwi ich łatwe odszukanie w toku prowadzonych w Spółce kontroli, a na żądanie organów podatkowych lub celno-skarbowych także niezwłocznie przekazanie w formie elektronicznej za pośrednictwem wykorzystywanych przez Spółkę systemów (w tym platformy ePUAP).
6.  Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach aż do upływu terminu przedawnienia się zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. System umożliwiać będzie zarówno łatwe wyszukanie dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych.

Na pytanie w wezwaniu, jakie dokumenty obce są objęte zakresem pytania nr 1, Wnioskodawca odpowiedział: Dokumenty obce objęte zakresem pytania nr 1 to dokumenty zewnętrzne otrzymane od kontrahentów Spółki takie jak: faktury zakupowe towarów i usług, odnoszące się do nich faktury korygujące, duplikaty tych faktur, faktury zaliczkowe dokumentujące dokonanie całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi oraz dokumenty zrównane z nimi na mocy przepisu § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. (Dz. U. z 2013, poz. 1485 z późn. zm.), w szczególności paragony za przejazd autostradą, bilety jednorazowe wystawione przez podmiot uprawniony do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jak również pozostałe dokumenty stanowiące podstawę rozliczenia podatku naliczonego VAT (dokumenty potwierdzające import towarów, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług, nabycie towarów i usług dla których podatnikiem jest nabywca oraz dokumenty podobne).

Dokumenty własne objęte zakresem pytania nr 1 to dokumenty wystawiane przez Spółkę takie jak:

1.  faktury sprzedaży towarów i usług oraz odnoszące się do nich faktury korygujące i duplikaty tych faktur;
2.  polecenia księgowania lub faktury wewnętrzne, wystawiane celem zaksięgowania podatku VAT należnego oraz rozliczenia podatku VAT naliczonego (przykładowo: dokumenty wewnętrzne rozliczenia podatku należnego VAT z tytułu nieodpłatnych przekazań materiałów reklamowych, rozliczenie podatku należnego i naliczonego VAT z tytułu importu towarów, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu usług, nabycia towarów i usług dla których podatnikiem jest nabywca, dokumenty podobne).

Na pytanie w wezwaniu, do wykonywania jakich czynności będą służyły Wnioskodawcy nabywane towary i usługi udokumentowane fakturami o których mowa we wniosku, tj. do czynności: opodatkowanych podatkiem pod towarów i usług, zwolnionych od podatku od towarów i usług, niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, Wnioskodawca odpowiedział, że: nabywane przez Spółkę towary i usługi dokumentowane fakturami o których mowa we Wniosku, dotyczyć będą rozliczeń podatkowych Spółki w zakresie odliczenia i zwrotu podatku VAT w rozumieniu Działu IX ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2017, poz. 1221 z późn. zm.; dalej: ustawa VAT), w szczególności rozliczenia podatku VAT z tytułu czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, rozliczenia podatku VAT z tytułu świadczenia usług na rzecz podmiotu spoza Polski (podatek naliczany przez nabywcę na zasadzie odwrotnego obciążenia), odliczenia częściowego podatku VAT dla niektórych sytuacji szczególnych określonych w ustawie (art. 86 ust. 2a, art. 86a, art. 90 ustawy VAT).

Spółka wskazuje, iż postawione we Wniosku pytanie dotyczy całościowego sposobu archiwizacji dokumentów obcych, w tym stanowiących podstawę odliczenia podatku VAT w zakresie w jakim Spółce przysługuje prawo do takiego odliczenia na podstawie przepisów ustawy VAT. Zakresem postawionego pytania nie jest przy tym potwierdzenie prawa do odliczenia podatku VAT w odniesieniu do jakiegokolwiek indywidualnego dokumentu lub wybranej transakcji, lecz wyłącznie potwierdzenie prawa do zachowania prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymywanych dokumentów po zmianie sposobu archiwizacji takich dokumentów z papierowego na elektroniczny, w ramach i w granicach analogicznych do całościowych zasad określonych we wskazanym zakresie w ustawie VAT. Innymi słowy intencją Spółki jest potwierdzenie, iż systemowe zastąpienie dokumentów papierowych ich elektronicznymi odpowiednikami pozostanie bez wpływu na ogólne zasady rozliczania podatku VAT przez Spółkę, w szczególności na prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur w oparciu o ogólne zasady rozliczania podatku VAT określone obowiązującymi przepisami.

Zgodnie ze szczegółowym opisem zdarzenia przyszłego we Wniosku w zakresie procedury obiegu i przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej (strona 7 Wniosku), planowany do wprowadzenia system archiwizacji dokumentów będzie zgodny z wymogami archiwizacji określonymi przepisami podatkowymi:

1.  przechowywanie i grupowanie faktur dokonywane będzie w podziale na okresy rozliczeniowe w ten sposób, iż w zależności od zadanego kryterium logicznego, planowane do wprowadzenia rozwiązanie umożliwi niezwłoczne przygotowanie nie tylko pojedynczej faktury lecz także zbioru faktur wg wybranego, dowolnego kryterium czasu lub okresu rozliczeniowego, tj. automatyczne sporządzenie zestawienia faktur dla danego okresu rozliczeniowego określonego przez użytkownika;
2.  elektroniczny system archiwizacji będzie zapewniał znacząco większą efektywność w zakresie lokalizacji dokumentu, zastępując konieczność ręcznej, czasochłonnej identyfikacji dokumentu w dotychczasowym papierowym archiwum możliwością niemal niezwłocznego wyszukania elektronicznej wersji takiego dokumentu w archiwum elektronicznym;
3.  w ocenie Spółki, opisane we Wniosku rozwiązanie zapewniać będzie autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - każdy dokument papierowy będzie bowiem archiwizowany w cyfrowej, nieedytowalnej wersji, wiernie oddającej pierwotny obraz, zapewniając integralność i czytelność dokumentu źródłowego w analogicznym zakresie jak ma to miejsce w przypadku dokumentów papierowych, eliminując przy tym główne niedogodności dotychczasowego archiwum papierowego: m.in. ryzyko zaniku części drukowanych danych z upływem czasu lub ryzyko ich zagubienia pośród licznych segregatorów; planowane do wprowadzenia przez Spółkę systemy archiwizacji elektronicznej wraz z systemami kopii awaryjnych zapewniać będą elastyczny dostęp do każdego żądanego dokumentu od momentu jego otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wszystkie dokumenty źródłowe archiwizowane w formie elektronicznej mogą być przechowywane na serwerach zlokalizowanych w Polsce jak i w innych krajach zapewniających optymalny zakres usług hostingowych danych elektronicznych (serwery w krajach Unii Europejskiej i w wiodących krajach poza UE, głównie USA i Kanada).

Równocześnie jednak, niezależnie od fizycznej lokalizacji serwera na którym archiwizowane będą dokumenty źródłowe Spółki, dostęp do takich dokumentów będzie możliwy bezpośrednio z siedziby Spółki za pośrednictwem zabezpieczonych, szybkich łączy teleinformatycznych. Planowany do wprowadzenia system archiwizacji elektronicznej, umożliwiać będzie zatem niezwłoczny dostęp za pośrednictwem autoryzowanych pracowników Spółki do dowolnego dokumentu źródłowego zarchiwizowanego elektronicznie, który na wezwanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej będzie mógł zostać przekazany za pomocą środków elektronicznych w żądany przez ww. organy sposób (serwis ePUAP, poczta email, nagranie na płycie CD, wydruk papierowy itp.).

Konsekwentnie, w oparciu o projektowany system, intencją Spółki jest zapewnienie ww. organom na żądanie bezzwłocznego dostępu do wszelkich archiwizowanych elektronicznie dokumentów źródłowych i możliwości ich poboru oraz przetwarzania zawartych w nich danych; w ocenie Spółki, wskazane rozwiązanie w zakresie dostępności do gromadzonych danych będzie dalece bardziej efektywne niż jakikolwiek stosowany dotychczas przez Spółkę system papierowy, zwiększając zakres możliwych do niezwłocznego przekazania danych, istotnie redukując czas przetwarzania żądań w/organów w zakresie dostępności do dokumentów źródłowych Spółki.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.(oznaczone we wniosku jako nr 1)

Czy opisane w zdarzeniu przyszłym zastąpienie papierowego archiwum dokumentów własnych i obcych ich elektronicznym odpowiednikiem jest zgodne z zasadami wynikającymi z art. 112, art. 112a oraz art. 106m ustawy o VAT, oraz wystarczające do zachowania przez Spółkę określonego w przepisie art. 86 ustawy o VAT prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na dokumentach archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy.

Część ogólna: dopuszczalność zastąpienia papierowego systemu archiwizacji dokumentów źródłowych ich elektronicznym odpowiednikiem. Zdaniem Spółki, na gruncie obowiązujących przepisów prawa podatkowego, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych i wystawianych dokumentów księgowych, podatkowych, rozliczeniowych i innych wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego, nie wskazują bowiem jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania wskazanych dokumentów, a przede wszystkim, nie zawierają zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej. Art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2017r., poz. 201, ze zm.; dalej: Ordynacja podatkowa) stanowi, iż podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego chyba, że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przepis ten określa wyłącznie przedmiot i termin przechowywania, nie odnosi się natomiast do formy, w jakiej miałoby ono następować. Powołany przepis nie zawiera nakazu przechowywania dokumentacji jedynie w postaci papierowej i jednocześnie nie zawiera zakazu przechowywania dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej. Uprawnione jest zatem twierdzenie, iż na gruncie przepisów Ordynacji podatkowej forma przechowywania dokumentacji należy do swobodnego uznania podatnika. Podobnie przepisy ustawy o CIT i PIT nie regulują formy przechowywania dokumentacji podatkowej, pozostawiając decyzję w przedmiotowym zakresie podatnikowi (patrz: stanowisko Spółki w sprawie oceny prawnej na pytania 2 i 3 w dalszej części Wniosku). Z kolei w ustawie o VAT, zagadnieniu przechowywania dokumentów poświęcone są art. 112 i 112a. Przepisy te zobowiązują podatników do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowo faktury wystawione i otrzymane podatnicy winni przechowywać na terytorium kraju, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur. Dopuszcza się przechowywanie faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (ust. 2 i 3 art. 112a). Podatnicy są również obowiązani zapewnić organowi podatkowemu lub na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (ust. 4 art. 112a). Z przywołanych regulacji ustawy o VAT wynika, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Odmienna wykładnia prowadziłaby do tego, iż bezprzedmiotowe stałyby się postanowienia wskazanego powyżej art. 112a ust. 4 określającego warunki dostępu organów podatkowych do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Jednocześnie z treści powołanych przepisów nie wynika, aby przechowywanie faktur w formie elektronicznej miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wyłania się konkluzja, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość dokumentów własnych i obcych Spółki w dowolny sposób, w tym w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, umożliwiając znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów - w tym zwiększenie efektywności kontroli zewnętrznych prowadzonych w Spółce. Dzięki wprowadzanemu systemowi, Spółka zyska bowiem możliwość intuicyjnego odnalezienia dowolnego historycznego dokumentu księgowego bez konieczności czasochłonnej analizy archiwalnej dokumentacji papierowej, co więcej, dokumenty takie będą stale czytelne bez względu na upływ czasu (co niemożliwe jest do zapewnienia w obecnym systemie zwłaszcza w odniesieniu do wydruków światłoczułych), a na żądanie podmiotów prowadzących kontrolę będą mogły zostać wydrukowane i przekazane w formie papierowej lub przesłane w formie elektronicznej, umożliwiając ich dołączenie do prowadzonej dokumentacji kontrolnej. W świetle podejmowanych przez Ministerstwo Finansów licznych działań zmierzających do wdrożenia nowych narzędzi informacyjnych (raportowanie w systemie JPK, kontrole elektroniczne, koncepcja „hurtowni danych”), elektroniczny system archiwizacji dokumentów księgowych Spółki pozwoli na znaczące zwiększenie elastyczności i skuteczności kontroli prowadzonych w Spółce, przyczyniając się nie tylko do znaczących usprawnień organizacji pracy Spółki, lecz również do znacząco większej elastyczności organów podatkowych i celno-skarbowych w porównaniu do obecnego systemu. Spółka wskazuje, iż słuszność powyższego stanowiska znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych (indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego), w szczególności:

*   Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 maja 2017 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa,

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 11 marca 2016 r. nr IPPP3/4512-165/16-2/ISZ,

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r. nr IBPP3/443-1391/14/JP,

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 stycznia 2016 r. nr IPPP2/4512-1052/ 15-4/AO,

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 9 czerwca 2016 r. nr IPPP2/4512-280/16-4/MMa.

Ad.1

W ocenie Spółki, opisane w zdarzeniu przyszłym procedury przechowywania dokumentów własnych i obcych będą zgodne z zasadami wynikającymi z art. 112, art. 112a oraz art. 106m ustawy o VAT, a Spółka zachowa określone w przepisie art. 86 ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku naliczonego dokumentowanego dokumentami archiwizowanymi wyłącznie w formie elektronicznej (faktury i inne zrównane z nimi dokumenty). Jak już wspomniano wyżej, stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ww. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W myśl art. 112a ust. 2 cyt. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3). Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu. Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą m.in. dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Spółka pragnie podkreślić, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W interpretacjach podatkowych ugruntował się jednak pogląd, że pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym. Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika. Odnosząc powyższe stanowisko do opisanego przez Spółkę zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że opisane procedury przechowywania dokumentów własnych i obcych w formie elektronicznej będą zgodne z wymaganiami wynikającymi z ustawy o VAT. Zdaniem Spółki, planowany system archiwizacji zapewni autentyczność, integralność treści i czytelność ww. dokumentów, a dzięki digitalizacji ich odszukanie, dostęp czy pobór będzie łatwiejszy, a co za tym idzie szybszy i bardziej efektywny (bez uszczerbku do jakości i wiarygodności dokumentowanych danych). Na żadnym etapie ww. procedur nie będzie możliwa modyfikacja treści dokumentu. Zgodność zapisu cyfrowego z oryginałem będzie dwukrotnie sprawdzana, po raz pierwszy w momencie tworzenia wersji elektronicznej, po raz drugi na etapie obiegu, weryfikacji i zatwierdzania dokumentu w ramach systemu ….. Co istotne, dokument będzie powiązany z innymi informacjami związanymi z daną operacją/transakcją, będących w posiadaniu Spółki. Spółka pragnie ponadto wskazać, że przechowywanie dokumentów papierowych w postaci elektronicznej jest daleko doskonalsze od przechowywania ich w formie papierowej, gdyż pozwala na ograniczenie ryzyka degradacji dokumentu poprzez zacieranie jego istotnych elementów i blaknięcie. Dokumenty zapisane w formie elektronicznej będą mogły być w każdym momencie udostępnione w formie czytelnego obrazu lub elektronicznego zapisu. Reasumując, w świetle powyższych argumentów planowany system archiwizacji będzie spełniał wymogi prawa podatkowego w zakresie archiwizacji dokumentacji podatkowej, w tym art. 112, 112a i art. 106m ustawy o VAT, a co za tym idzie brak jest przeszkód w przechowywaniu wyłącznie w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów wymienionych w zdarzeniu przyszłym, otrzymanych i wystawianych przez Spółkę w formie papierowej. Równocześnie, zgodnie z przepisem art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy o VAT. Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu: 1. nabycia towarów i usług, 2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy. Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Podkreślenia wymaga fakt, że przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Z tych względów Spółka stoi na stanowisku, że zmiana sposobu przechowywania otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w postaci pliku elektronicznego w ramach opisanego systemu archiwizacji, zgodnego z wymogami ustawy VAT, w żaden sposób nie wpływa na zakres prawa do odliczenia VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Realizacja prawa do odliczenia VAT nie jest bowiem uzależniona od formy, w jakiej przechowywane są dokumenty dające prawo do odliczenia VAT. W świetle przytoczonych przepisów faktury zakupowe i zrównane z nimi dokumenty, przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji, będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT. Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w jednolitej linii interpretacyjnej Ministra Finansów, m. in.:

*   Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 31 października 2017 r., nr 0114- KDIP1-3.4012.376.2017.1.JF,

*   Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 1 września 2017 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.227.2017.2 BWE,

*   Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 sierpnia 2017 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.267.1.BWD,

*   Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 marca 2017 r. nr 1462-IPPP2.4512.148.2017.1.DG,

*   Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 marca 2017 r. nr 2461-IBPP2.4512.1013.2016.3.BW,

*   Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 lipca 2017 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.155.2017.2.MGO,

*   Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 czerwca 2017 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.158.2017.2.ASZ,

*   Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 marca 2017 r., nr 1462-IPPP2.4512.92.2017.1.KOM,

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z 9 czerwca 2016 r., nr IPPP2/4512-280/16-4/MMa,

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 8 września 2016 r., nr IBPP2/4512-402/16-1/ICz,

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 15 listopada 2016 r., nr IPPP3/4512-699/16-2/RD,

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 stycznia 2016 r., nr IPPP2/4512-1052/15-4/AO,

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 stycznia 2016 r., nr IPPP3/4512-1069/15-2/RD,

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 stycznia 2016 r., nr ILPP4/4512-1-10/16-4/WJ,

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 3 marca 2016 r., nr ILPP4/4512-1-361/15-4/PR,

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2016 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK,

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 16 lipca 2015 r., nr IPPP3/4512-477/15-2/KP,

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 11 marca 2016 r., nr IPPP3/4512-165/16-2/ISZ,

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 22 grudnia 2015 r., nr IPPP3/4512-971/15-2/JF z dnia 30 maja 2014 r. nr IPPP3/443-225/14-2/IG i 22 października 2014 r. nr IPPP3/443-1006/14-2/IG;

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 2 grudnia 2015 r., nr IBPP3/4512-679/14/KG,

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 21 lipca 2016 r. nr IPTPP3.4512.279.2016.2.MK,

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 18 marca 2014 r. nr ITPP3/443-622a/13/MD.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy – stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

‒w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym podatnikiem VAT. Wnioskodawca zamierza wdrożyć procedurę elektronicznej archiwizacji dokumentów. Wszystkie dokumenty i ich załączniki otrzymane przez Spółkę w wersji papierowej, będą zapisywane przez uprawnione osoby w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości jego zmiany. Wytworzone kopie elektroniczne dokumentów będą umieszczane w centralnym informatycznym systemie obiegu dokumentów lub dedykowanym systemie elektronicznego rozliczania kosztów podróży służbowej …. (…). Po wprowadzeniu dokumentów do systemu …., ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać dalszej archiwizacji w Spółce. W ocenie Spółki, opisane we wniosku rozwiązanie zapewniać będzie autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Planowany do wprowadzenia system archiwizacji elektronicznej, umożliwiać będzie zatem niezwłoczny dostęp za pośrednictwem autoryzowanych pracowników Spółki do dowolnego dokumentu źródłowego zarchiwizowanego elektronicznie, który na wezwanie organu będzie mógł zostać przekazany za pomocą środków elektronicznych w żądany przez ww. organy sposób (serwis ePUAP, poczta email, nagranie na płycie CD, wydruk papierowy itp.).

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej, jak wskazał Wnioskodawca, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Według art. 88 ust. 4 ustawy – obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Z powyższych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Z okoliczności sprawy wynika, że nabywane towary i usługi, udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku, będą służyły Wnioskodawcy do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Mając na uwadze opis sprawy oraz obowiązujące przepisy należy stwierdzić, że archiwizowanie przez Wnioskodawcę faktur zakupowych w sposób opisany we wniosku nie będzie stanowić przeszkody do zachowania prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikającego z tak archiwizowanych faktur, ponieważ jak wskazał Wnioskodawca, nabywane towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą służyły do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, a Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niewystąpienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym archiwizowanie faktur zakupowych w sposób wskazany w opisie zdarzenia przyszłego nie będzie stanowić przeszkody do zachowania prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikającego z tak archiwizowanych faktur, a opisany sposób archiwizacji faktur jest zgodny z przepisami u.p.t.u., należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejszą interpretacją rozstrzygnięto wniosek w podatku od towarów i usług w zakresie zgodności z ustawą o podatku od towarów i usług sposobu archiwizowania faktur i zachowania prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikającego z tak archiwizowanych faktur Natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, podatku dochodowego od osób prawnych oraz ordynacji podatkowej zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, niniejsza interpretacja traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego … w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17,43-300 Bielsko-Biała.