Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP3/443-178/10/JK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2011-01-27
Teza: Spółka będzie mogła zmienić miejsce przechowywania faktur pod warunkiem zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności ich treści. Dodatkowo, zmiana miejsca przechowywania faktur nie powinna stanowić przeszkody w bezzwłocznym ich poborze przez uprawniony organ oraz w przetwarzaniu danych w nich zawartych. Ponadto, w przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju należy zapewnić wskazanym organom dostęp w trybie on-line do tych faktur.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-kopia faktury; fakturowanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 8 listopada 2010 r. (data wpływu 10 listopada 2010 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczące podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w postaci elektronicznej - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 10 listopada 2010 r. został złożony wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczący podatku od towarów i usług w przechowywania faktur w postaci elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka podpisała z dostawcą usług umowę w zakresie przesyłania i archiwizacji faktur w postaci elektronicznej. Firma zamierza rozwiązać tę umowę z dotychczasowym dostawcą i przenieść dokumenty przechowywane dotychczas w formacie plików XML (faktury i korekty faktur oraz duplikaty faktur w formie elektronicznej) do elektronicznego archiwum nowego operatora. Wnioskodawca zamierza przenieść wszystkie wskazane faktury na cyfrowy nośnik danych (płyta CD lub DVD) w formie jakiej były przechowywane oraz dołączyć do nich informację o historii operacji wykonywanych na tych dokumentach w elektronicznym archiwum w sformalizowanej i opisanej w specyfikacji formie.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy wystarczy że dostawca przeniesie wszystkie opisane faktury na cyfrowy nośnik danych (płyta CD lub DVD) w formie jakiej były przechowywane oraz dołączy do nich informację o historii operacji wykonywanych na tych dokumentach w elektronicznym archiwum w sformalizowanej i opisanej w specyfikacji formie?
2.  Czy przekazane w sposób opisany dokumenty, wczytane później do bazy elektronicznego archiwum nowego operatora będą uznane za prawnie wiążące, a dalsza ich obsługa będzie musiała być od tej pory prowadzona przez nowego operatora?

Stanowisko Wnioskodawcy.

W ocenie Zainteresowanego, Spółka rozwiązując umowę z dotychczasowym dostawcą na przekazywanie i archiwizację faktur elektronicznych może zabrać z elektronicznego archiwum dostawcy swoje dokumenty na cyfrowym nośniku danych (płyta CD lub DVD) w formie jakiej były przechowywane wraz z dołączoną do nich informacją o historii operacji wykonywanych na tych dokumentach w elektronicznym archiwum w sformalizowanej i opisanej w specyfikacji formie. Przekazane w opisany sposób dokumenty, wczytane następnie do bazy elektronicznego archiwum nowego operatora firmy będą uznane za prawnie wiążące, a dalsza ich obsługa będzie musiała być od tej pory prowadzona przez nowego operatora.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Wnioskodawca wskazuje, iż przedmiotem wniosku jest rozstrzygnięcie kwestii prawidłowości sposobu przechowywania faktur w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy Spółka zamierza zmienić kontrahenta dostarczającego usługę dotyczącą przesyłania i archiwizacji faktur w postaci elektronicznej oraz miejsce przechowywania tych faktur.

Na wstępie wskazać należy, iż do dnia 31 grudnia 2010 r. szczegółowe zasady przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej regulowały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). W myśl przepisów § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogły być przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści były zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewidywała stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Zatem, w świetle obowiązujących do końca 2010 r. przepisów, dopuszczalne było przechowywanie faktur w formie elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w wymienionym wyżej rozporządzeniu, w szczególności, dotyczących stosowania podpisu elektronicznego lub systemu wymiany danych elektronicznych (EDI). Tylko wówczas bowiem wprowadzano faktury do obrotu prawnego, co mało istotne konsekwencje prawne, w szczególności w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego u odbiorcy takiej faktury.

W dniu 1 stycznia 2011 r. kwestia przechowywania faktur przesłanych w formie elektronicznej uregulowana jest w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwanego dalej rozporządzeniem, które weszły w życie 1 stycznia 2011 r. i mają zastosowanie do odpowiedzi na pytanie podatnika zawarte we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.

Zatem wskazać należy, iż w myśl § 6 rozporządzenia faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z przepisem § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Ponadto, zgodnie z treścią § 7 rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.

Dodatkowo wskazać należy, że faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 8 rozporządzenia).

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur w formie elektronicznej przesłanych do odbiorców w tej formie. Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność sposobu przechowywania faktur. Jednakże wskazać należy, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia przez podatnika autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralności treści, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Co do zasady, autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur jest zachowana w przypadku stosowania przez Wnioskodawcę bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Natomiast w przypadku stasowania innych metod zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur za wypełnienie tych warunków odpowiada podmiot stosujący inną niż wskazane metodę.

Zatem, obecnym stanie prawnym, to obowiązkiem podatnika będzie określenie sposobu przechowywania faktur oraz zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i ich czytelności.

Reasumując, stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła zmienić miejsce przechowywania faktur pod warunkiem zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności ich treści. Dodatkowo, zmiana miejsca przechowywania faktur nie powinna stanowić przeszkody w bezzwłocznym ich poborze przez uprawniony organ oraz w przetwarzaniu danych w nich zawartych. Ponadto, w przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju należy zapewnić wskazanym organom dostęp w trybie on-line do tych faktur.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa - art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.