Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-13/11-4/AS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-03-29
Teza: Czy wydatki poniesione przez przedstawicieli handlowych stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
Słowa kluczowe: dowód-dowód księgowy; koszt-koszty uzyskania przychodów; przedstawiciel-przedstawiciel handlowy; przejazdy; spółki; zadania
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 06.12.2010 r. (data wpływu 03.01.2011 r.), uzupełnionym pismem z dnia 02.03.2011 r. (data nadania 04.03.2011 r., data wpływu 07.03.2011 r.) na wezwanie Nr IPPB2/415-3/11-2/AS i Nr IPPB5/423-13/11-2/AS z dnia 25.02.2011 r. (data nadania 25.02.2011 r., data doręczenia 01.03.2011 r.) dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu Spółki wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych w ramach wykonywania zadań służbowych na terenie określonych województw – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 03.01.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu Spółki wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych w ramach wykonywania zadań służbowych na terenie określonych województw.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka zatrudnia na podstawie umów o pracę przedstawicieli handlowych. Jako miejsce pracy w ich umowach o pracę wskazany jest obszar kilku województw. Przedstawiciele ci faktycznie wykonują pracę na terenie przypisanych sobie w umowie o pracę województw, z czym związane są w sposób nieodłączny stałe przejazdy, wizyty i spotkania z klientami oraz potencjalnymi klientami. Ponieważ wspomniane wyjazdy odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są nieodłącznym oraz stałym elementem wykonywania pracy przez pracownika wynikającym z charakteru i treści zawartej umowy o pracę, Spółka nie traktuje ich jako podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Z tego względu też Spółka nie wypłaca pracownikom diet i innych należności przysługujących pracownikom zgodnie z Kodeksem pracy w przypadku podróży służbowych.

W trakcie wykonywania pracy zatrudnieni przedstawiciele handlowi ponoszą jednak wydatki związane z wykonywaną pracą. Do wydatków tych należą głównie wydatki na noclegi w trasie, zakup paliwa do samochodu służbowego, opłaty parkingowe.

Przedstawiciele handlowi zbierają na potwierdzenie dokonania powyższych wydatków faktury, rachunki lub paragony, które następnie przedstawiają Spółce. Spółka zwraca pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. Wspomniane dokumenty wystawiane są na Spółkę, która figuruje na fakturach i rachunkach jako Nabywca.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Spółka powinna traktować zwrot wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych jako przychód ze stosunku pracy oraz pobrać i odprowadzić z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?
2.  Czy wydatki poniesione przez przedstawicieli handlowych stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej stanowi odpowiedź na pytanie Nr 2 odnośnie podatku dochodowego od osób prawnych.

Wniosek odnośnie pytania Nr 1 w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie rozpatrzony w odrębnej interpretacji.

Zdaniem Wnioskodawcy, ponieważ celem wspomnianych powyżej wyjazdów jest niewątpliwie zabezpieczenie już istniejących lub pozyskanie dla Spółki nowych źródeł przychodów, wszelkie koszty z tym związane i temu służące (o ile nie zostały enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu Spółki wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych w ramach wykonywania zadań służbowych na terenie określonych województw za prawidłowe.

Podstawę prawną kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów stanowi przepis art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych enumeratywnie w art. 16 ust. 1.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Koszty ponoszone przez podatnika należy przy tym ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Zatem, każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty uzyskania przychodów pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim) - jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w myśl art. 9 ust. 1, podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (…).

Wskazać należy, że zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej przez podatników określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Przepis art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podstawą takich zapisów są zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również dowody księgowe sporządzone przez jednostkę, wymienione w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości:

1.  zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2.  korygujące poprzednie zapisy;
3.  zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4.  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Ponadto, w szczególnym przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 tej ustawy).

Zgodnie z opisanym we wniosku stanem faktycznym Spółka zatrudnia na podstawie umów o pracę przedstawicieli handlowych. Jako miejsce pracy w ich umowach o pracę wskazany jest obszar kilku województw. Przedstawiciele ci faktycznie wykonują pracę na terenie przypisanych sobie w umowie o pracę województw, z czym związane są w sposób nieodłączny stałe przejazdy, wizyty i spotkania z klientami oraz potencjalnymi klientami.

Ponieważ wspomniane wyjazdy odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są nieodłącznym oraz stałym elementem wykonywania pracy przez pracownika wynikającym z charakteru i treści zawartej umowy o pracę, Wnioskodawca zaznaczył, że Spółka nie traktuje ich jako podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Z tego względu też Spółka nie wypłaca pracownikom diet i innych należności przysługujących pracownikom zgodnie z Kodeksem pracy w przypadku podróży służbowych.

W trakcie wykonywania pracy zatrudnieni przedstawiciele handlowi ponoszą jednak wydatki związane z wykonywaną pracą. Do wydatków tych należą głównie wydatki na noclegi w trasie, zakup paliwa do samochodu służbowego, opłaty parkingowe.

Przedstawiciele handlowi zbierają na potwierdzenie dokonania powyższych wydatków faktury, rachunki lub paragony, które następnie przedstawiają Spółce. Spółka zwraca pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. Wspomniane dokumenty wystawiane są na Spółkę, która figuruje na fakturach i rachunkach jako Nabywca.

Przyjmując za Wnioskodawcą, że opisane we wniosku wyjazdy przedstawicieli handlowych na terenie przypisanych w umowie o pracę województw nie są traktowane przez Spółkę jako podróż służbowa w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy zauważyć należy, że niewątpliwie koszty związane z wydatkami przedstawicieli handlowych zatrudnionych w Spółce na noclegi w trasie, zakup paliwa do samochodu służbowego, czy opłaty parkingowe nie mogą być powiązane z konkretnym przychodem uzyskanym przez Wnioskodawcę, wiążą się jednakże z prowadzoną przez niego działalnością.

Odnosząc przedstawiony stan faktyczny do dyspozycji powołanego powyżej art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy stwierdzić, że pomiędzy opisany we wniosku kosztami związanymi z pracą wykonywaną przez zatrudnionych w Spółce przedstawicieli handlowych istnieje niewątpliwie związek przyczynowo-skutkowy tego typu, że koszty te mają wpływ na osiągane przez Spółkę przychody. Jak zaznaczył Wnioskodawca, wyjazdy odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są nieodłącznym oraz stałym elementem wykonywania pracy przez pracownika wynikającym z charakteru i treści zawartej umowy o pracę. Stwierdzić zatem należy, że koszty związane z pracą przedstawicieli handlowych w terenie ponoszone są przez Spółkę jako podatnika podatku dochodowego od osób prawnych, ponieważ w ostatecznym rozrachunku są one pokrywane z zasobów majątkowych Spółki.

Potwierdzeniem powyższego jest dowód księgowy w postaci faktur, rachunków lub paragonów wystawianych na Spółkę jako Nabywcę.

Jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości faktury, rachunki lub paragony fiskalne potwierdzające przedmiotowe wydatki stanowią dowody księgowe będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych Spółki, to należy stwierdzić, że taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

Zatem dowód księgowy w postaci faktury, rachunku lub paragonu wystawionego na Spółkę jako Nabywcę, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

W oparciu o przedstawiony we wniosku stan faktyczny oraz przywołane powyżej przepisy prawa należy stwierdzić, że wydatki poniesione przez przedstawicieli handlowych w ramach wykonywania zadań służbowych na terenie określonych województw takie jak: noclegi w trasie, zakup paliwa do samochodu służbowego, opłaty parkingowe, mogą stanowić dla Spółki - po spełnieniu ww. ustawowych przesłanek - koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu Spółki wydatków udokumentowanych fakturami, rachunkami bądź paragonami wystawianymi na Spółkę jako Nabywcę, poniesionych przez przedstawicieli handlowych w ramach wykonywania zadań służbowych na terenie określonych województw należało uznać za prawidłowe.

Końcowo należy zwrócić uwagę na to, że postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym i w tym sensie ograniczonym, np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, w związku z czym nie może obejmować postępowania dowodowego. Powyższe wynika wprost z unormowania zawartego w art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 129, art. 130, art. 135-137, art. 140, art. 143, art. 165a, art. 169 § 1-2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV.

W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej.

Zaznaczyć trzeba, że jakkolwiek wniosek Spółki o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczy możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu Spółki wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych w ramach wykonywania zadań służbowych na terenie określonych województw, to wobec opisanego we wniosku stanu faktycznego sprowadza się de facto do potwierdzenia mocy dowodowej wymienianych kategorii dokumentów, a do przeprowadzenia takiej czynności – jak wykazano powyżej – tut. Organ podatkowy w trybie wydawania interpretacji indywidualnych na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie jest ani zobowiązany, ani uprawniony.

Z tego powodu ocena, czy dla uznania konkretnego wydatku za koszt uzyskania przychodów wystarczające jest jego udokumentowanie w sposób opisany we wniosku, może być dokonana tylko przez organ podatkowy prowadzący postępowanie dowodowe, w którym organ ten sprawdzi spełnienie wszystkich przesłanek pozwalających na uznanie konkretnego wydatku za koszt podatkowy na gruncie odpowiednich przepisów, w szczególności ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r., Nr 54, poz. 654 ze zm.), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), a także ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r., Nr 165, poz. 1316 ze zm.).

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.