Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.576.2018.3.KS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-11-20
Teza: Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej oraz prawo do odliczenia podatku z otrzymywanych faktur w formie papierowej przechowywanych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 3 września 2018 r. (data wpływu 10 września 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 24 października 2018 r. (data wpływu 30 października 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku z otrzymywanych faktur w formie papierowej przechowywanych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 września 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku z otrzymywanych faktur w formie papierowej przechowywanych w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 24 października 2018 r. (data wpływu 30 października 2018 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenia przyszłe.

Wnioskodawca jest podmiotem specjalizującym się w kompleksowej realizacji projektów, związanych z infrastrukturą kolejową, modernizacją linii kolejowych, a w szczególności polegających na przebudowie i montażu urządzeń sterowania ruchem kolejowym na liniach kolejowych o znaczeniu międzynarodowym, krajowym i lokalnym. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Wnioskodawca, rozważa wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów, bazującego na dokumentach w formacie elektronicznym, tj. faktury, rachunki, paragony czy rachunki kosztów podróży służbowej oraz archiwizacji tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka zamierza wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, z wykorzystaniem jednego z dostępnych na rynku programów workflow, który daje możliwości definiowania zaawansowanych zasad i pozwala skutecznie organizować oraz automatyzować pracę wielu osób w ramach procesów firmy.

Dokumenty, o których mowa powyżej, będą skanowane w:

*   siedzibie Wnioskodawcy – i zamieszczane w Dzienniku Podawczym,
*   lokalizacjach, w których Wnioskodawca prowadzi działalność związaną z produkcją – wynajmowane pomieszczenia magazynowe,
*   miejscach realizacji kontraktów budowlanych (biura budowy Wnioskodawcy – na terenie Rzeczypospolitej Polskiej).

Proces obiegu dokumentów będzie inicjowany wpływem danego dokumentu do firmy. Wnioskodawca pod pojęciem dokumentów rozumie, w szczególności lecz nie wyłącznie: faktury, rachunki, paragony, dokumenty celne, rachunki kosztów podróży służbowej oraz inne związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, zwane dalej „dokumentami”. Dokumenty te mogą mieć format elektroniczny (zgodny z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r., nr 249, poz. 1661)) lub papierowy.

Dokumenty, które wpłynęły do spółki w wersji papierowej, zostaną zeskanowane, przy zachowaniu odpowiedniej jakości skanu, niebudzącego wątpliwości przy identyfikacji dokumentu. Po zakończeniu procesu digitalizacji dokument zostanie wysłany do opisu przez osobę merytorycznie odpowiedzialną. Następnie dokument będzie autoryzowany przez przełożonego osoby merytorycznie odpowiedzialnej. Przełożony ten może być osobą upoważnioną do zatwierdzania dokumentów w imieniu kierownika jednostki. W przypadku braku upoważnienia zatwierdzenie następuje przez kierownika jednostki. W kolejnej fazie nastąpi sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym przez dział księgowości.

Po opisanych wyżej kontrolach dokument zostanie zaimportowany do systemu księgowego. Na tym etapie nastąpi weryfikacja zgodności wersji elektronicznej dokumentu z wersją papierową. Na koniec każdego miesiąca dokumenty w wersji papierowej zostaną zniszczone.

Każdy z elektronicznych dokumentów będzie dostępny w ewidencji dokumentów w programie workflow. Zarchiwizowane dokumenty będą podlegać kontroli rachunkowej, formalnej oraz merytorycznej przez odpowiednich pracowników Spółki.

Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności dokumentu elektronicznego (art. 106m ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Spółka zapewni do nich pełny i bezzwłoczny dostęp, na każdorazowy wniosek organu skarbowego lub w wypadku kontroli organu skarbowego. Systemy informatyczne, których używa Wnioskodawca pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruków lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca na zadane pytania odpowiedział następująco:

1.  Czy Wnioskodawca będzie przechowywał otrzymane faktury w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego? Odp. TAK. Wnioskodawca będzie przechowywał otrzymane faktury w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Czy Wnioskodawca zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny pobór faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych? Odp. TAK. Wnioskodawca zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny pobór faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.
3.  Czy nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez niego czynności opodatkowanych podatkiem VAT? Odp. TAK. Nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez niego czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
4.  Czy wystąpią przesłanki zawarte w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm.), które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego? Odp. TAK. Wystąpią przesłanki zawarte w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm.), które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, szczególnie z tytułu usług noclegowych i gastronomicznych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy przedstawiona przez Spółkę procedura obiegu i przechowywania dokumentów polegająca na:
    *   procesowaniu w programie workflow elektronicznego formatu dokumentów;
    *   prowadzeniu archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej;
    *   niszczeniu dokumentów papierowych po uprzednim zeskanowaniu do formatu elektronicznego i kontroli poprawności tej czynności;spełnia warunki przewidziane w przepisach ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT)?
2.  Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego w momencie otrzymania faktur w formie papierowej, które następnie będą skanowane i wprowadzone do elektronicznej bazy danych, a których papierowa forma będzie w końcowym etapie zniszczona?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Odnośnie pytania 1

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy winni są przechowywać otrzymane dokumenty w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz zachowując autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pośrednictwem dowolnych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między dokumentem, a stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź świadczeniem usługi.

Przedmiotowe pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały przytoczone z przepisu nie zostały zdefiniowane w ustawie VAT. Na interpretację tych pojęć wskazują stanowiska organów podatkowych, w tym wyrażone przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 maja 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.21.2017.2.JN. Precyzuje ono, że „dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie »kontrole biznesowe« należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania”. Dalsze uzasadnienie wskazuje, że kontrola biznesowa powinna zapewniać wiarygodną ścieżkę kontrolną, za pomocą której istnieje możliwość powiązania konkretnej faktury ze stanowiącą podstawę do jej wystawienia transakcją. Ponadto zaznacza, że kontrole biznesowe powinny być dostosowane do rozmiarów działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 8 maja 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.120.2017.1.RD wskazał, że „przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym”.

Pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” zostało zaprezentowane i wyjaśnione przez organy podatkowe (m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z dnia 14 kwietnia 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP) jako związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami, który „jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika”.

Wnioskodawca podkreśla, że elektroniczne wersje dokumentów zapewnią integralność treści dokumentów, co oznacza, że w dokumentach nie zmieniono danych, które pierwotnie zawierały dokumenty w formacie papierowym. Po zeskanowaniu nie ma możliwości edycji dokumentów i modyfikacji ich treści. Spółka zgromadzi dokumenty w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe oraz zapewni do nich pełny i bezzwłoczny dostęp. Okres archiwizowania dokumentów obejmie czas przewidywany przez przepisy prawa podatkowego (art. 86 § 1 i art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, zwanej dalej: Ordynacja podatkowa).

W związku z powyższym, zdaniem Spółki procesowanie i archiwizacja dokumentów w sposób przedstawiony we wniosku, spełnia warunki przewidziane w ustawie o VAT.

Odnośnie pytania 2

Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej w sposób zgodny z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT zapewniając autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność (art. 106m ustawy o VAT).

W ocenie Wnioskodawcy fakt, że faktura będzie przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany we wniosku nie będzie miał wpływu na przysługujące podatnikowi prawo do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 i 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w stosunku do faktur dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy. Dalej za art. 86 ust. 10b ust. 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał dokument.

Przy spełnieniu ww. warunków ustawodawca daje podatnikowi prawo do odliczenia podatku należnego w określonym czasie, jeśli zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek opisanych w art. 88 ustawy o VAT.

Wobec powyższego oraz braku przeciwskazań do odliczenia podatku naliczonego z faktury ewidencjonowanej w rejestrach VAT na podstawie dokumentu w formacie elektronicznym, który dopuszcza ustawa o VAT, Wnioskodawca podtrzymuje stanowisko, że przysługuje mu prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w zakresie faktur dokumentujących czynności opodatkowane.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Według art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać:

1.  datę wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku;
13.  sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem;
16.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
    1.  obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
    2.  w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty– wyrazy „metoda kasowa”;
17.  w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
18.  w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
19.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
    1.  przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
    2.  przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
    3.  innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
20.  w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
21.  w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
22.  w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
    1.  przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
    2.  liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
23.  w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
24.  w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
    1.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
    2.  numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1.  konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2.  niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2013 r., poz. 1485) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywane przez Wnioskodawcę dokumenty zawierają dane określone w przytoczonych powyżej przepisach są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosują się do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokumenty nie zawierają ww. danych, to nie mogą zostać uznane za fakturę i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Z art. 112 ustawy wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca, rozważa wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów, bazującego na dokumentach w formacie elektronicznym, tj. faktury, rachunki, paragony czy rachunki kosztów podróży służbowej oraz archiwizacji tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Zamierza on wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, z wykorzystaniem jednego z dostępnych na rynku programów workflow, który daje możliwości definiowania zaawansowanych zasad i pozwala skutecznie organizować oraz automatyzować pracę wielu osób w ramach procesów firmy.

Dokumenty, o których mowa powyżej, będą skanowane w: siedzibie Wnioskodawcy – i zamieszczane w Dzienniku Podawczym; lokalizacjach, w których Wnioskodawca prowadzi działalność związaną z produkcją – wynajmowane pomieszczenia magazynowe; miejscach realizacji kontraktów budowlanych (biura budowy Wnioskodawcy – na terenie Rzeczypospolitej Polskiej).

Proces obiegu dokumentów będzie inicjowany wpływem danego dokumentu do firmy. Wnioskodawca pod pojęciem dokumentów rozumie, w szczególności lecz nie wyłącznie: faktury, rachunki, paragony, dokumenty celne, rachunki kosztów podróży służbowej oraz inne związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, zwane dalej „dokumentami”. Dokumenty te mogą mieć format elektroniczny (zgodny z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r., nr 249, poz. 1661)) lub papierowy.

Dokumenty, które wpłynęły do Wnioskodawcy w wersji papierowej, zostaną zeskanowane, przy zachowaniu odpowiedniej jakości skanu, niebudzącego wątpliwości przy identyfikacji dokumentu. Po zakończeniu procesu digitalizacji dokument zostanie wysłany do opisu przez osobę merytorycznie odpowiedzialną. Następnie dokument będzie autoryzowany przez przełożonego osoby merytorycznie odpowiedzialnej. Przełożony ten może być osobą upoważnioną do zatwierdzania dokumentów w imieniu kierownika jednostki. W przypadku braku upoważnienia zatwierdzenie następuje przez kierownika jednostki. W kolejnej fazie nastąpi sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym przez dział księgowości. Po opisanych wyżej kontrolach dokument zostanie zaimportowany do systemu księgowego. Na tym etapie nastąpi weryfikacja zgodności wersji elektronicznej dokumentu z wersją papierową. Na koniec każdego miesiąca dokumenty w wersji papierowej zostaną zniszczone. Każdy z elektronicznych dokumentów będzie dostępny w ewidencji dokumentów w programie workflow. Zarchiwizowane dokumenty będą podlegać kontroli rachunkowej, formalnej oraz merytorycznej przez odpowiednich pracowników Wnioskodawcy.

Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności dokumentu elektronicznego. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Zapewni także pełny i bezzwłoczny dostęp do nich, na każdorazowy wniosek organu skarbowego lub w wypadku kontroli organu skarbowego. Systemy informatyczne, których używa Wnioskodawca pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruków lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych. Wnioskodawca będzie przechowywał otrzymane faktury w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewni on również naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny pobór faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Biorąc pod uwagę powyższe należy wskazać, że przechowywanie w formie elektronicznej otrzymywanych faktur – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także zapewnieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, należy stwierdzić, że nie będzie żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Zatem przedstawiona przez Wnioskodawcę procedura obiegu i przechowywania dokumentów polegająca na:

*   procesowaniu w programie workflow elektronicznego formatu dokumentów;
*   prowadzeniu archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej;
*   niszczeniu dokumentów papierowych po uprzednim zeskanowaniu do formatu elektronicznego i kontroli poprawności tej czynności;

będzie spełniała warunki przewidziane w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

W odniesieniu do kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego w momencie otrzymania faktur w formie papierowej, które będą przechowywane w formie elektronicznej, a ich papierowa forma będzie zniszczona należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy – który stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Z powyższych regulacji wynika, że co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Na podstawie art. 86 ust. 10 ustawy – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Z przywołanych wyżej przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Wobec tego odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur nie może nastąpić wcześniej niż w dacie otrzymania przez nabywcę faktury dokumentującej nabycie towaru lub usługi.

Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Jak wskazał Wnioskodawca, jest on czynnym podatnikiem VAT, a nabywane przez niego towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez niego czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Jednakże wystąpią u Wnioskodawcy przesłanki zawarte w art. 88 ustawy, które pozbawią Wnioskodawcę prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, szczególnie z tytułu usług noclegowych i usług gastronomicznych.

Mając zatem na uwadze opis sprawy oraz obowiązujące przepisy należy stwierdzić, że faktury otrzymane w formie papierowej, a przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie w jakim towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z wyjątkiem określonych w art. 88 ustawy usług noclegowych i gastronomicznych.

W konsekwencji, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego w momencie otrzymania faktur w formie papierowej, które następnie będą skanowane i wprowadzone do elektronicznej bazy danych, a których papierowa forma będzie w końcowym etapie zniszczona. Jednakże w przypadku wystąpienia przesłanek zawartych w art. 88 ustawy, szczególnie w przypadku faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę z tytułu nabycia usług noclegowych i gastronomicznych takie prawo nie będzie mu przysługiwało.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzeń przyszłych podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięć, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Tutejszy organ informuje, że w niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku z otrzymywanych faktur w formie papierowej przechowywanych w formie elektronicznej. Natomiast w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.