Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IP-PP2-443-581/09-4/BM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2009-07-15
Teza: Czy Spółka może przechowywać kopie faktur VAT, korekt faktur VAT i duplikatów na dyskach twardych macierzy dyskowych oraz taśmach magnetycznych i dopiero dla potrzeb organów podatkowych odtwarzać i drukować kopie papierowe?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 19 maja 2009r. (data wpływu 25 maja 2009r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT – **jest nieprawidłowe**

UZASADNIENIE

W dniu 25 maja 2009r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca obecnie wystawia miesięcznie 32 000 faktur dla odbiorców usług, których ilość systematycznie się zwiększa. Znaczną część stanowią faktury zbiorcze sporządzone w formacie A-4 na pięciu arkuszach papieru. Ewidencja danych i sporządzanie faktur odbywa się w systemie komputerowym, który posiada wymagane zabezpieczenia i umożliwia pełną archiwizację danych, w tym przechowywanie kopii faktur i, ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. W każdej sytuacji istnieje możliwość wydrukowania i udostępnienia kopii faktur, ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowy w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, przez wymagany prawnie okres przechowywania. Przechowywanie kopii papierowych przy tak dużej ilości sporządzanych faktur VAT i faktur korygujących VAT oraz duplikatów podnosi znacznie koszty działalności Spółki, co ma bezpośredni wpływ na wysokości taryf i opłat za usługi dostarczania wody i odprowadzania ścieków.

Spółka poprzez uzyskanie zwolnienia z obowiązku przechowywania kopii papierowych w/w dokumentów może spełnić oczekiwania i postulaty odbiorców usług eliminowania nadmiernych kosztów i tym samym wpływania na wysokość taryf i opłat.

Usługi dostawy wody, odprowadzania i oczyszczania ścieków należą do podstawowych usług konsumpcyjnych, z których korzystają mieszkańcy na cele gospodarstwa domowego, ich udział w ogólnej sprzedaży stanowi około 75%. Ponadto znaczny udział w sprzedaży posiadają szkoły, przedszkola, służba zdrowia i cała szeroko rozumiana sfera budżetowa.

Wnioskodawca nadmienia, iż Spółka korzystała ze zwolnienia sporządzania kopii papierowych na podstawie zgody na przechowywanie faktur VAT i ich korekt oraz duplikatów na taśmach i dyskach magnetycznych udzielonej w piśmie Ministerstwa Finansów nr…. z dnia …… (tylko w uzasadnionych sytuacjach sporządzała kopie w wersji papierowej), podtrzymanej przez Naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w W. pismem nr…… z dnia …….

Pismem z dnia 09 czerwca 2009r. znak IPP2/443-586/09-2/BM tutejszy organ podatkowy wezwał Wnioskodawcę do przedstawienia umocowania prawnego dla osoby, która udzieliła pełnomocnictwa osobie podpisanej na przedmiotowym wniosku.

Ww. pełnomocnictwo zostało przesłane pismem z dnia 16 czerwca 2009r. (data wpływu 23 czerwca 2009r.).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie :

Czy Spółka może przechowywać kopie faktur VAT, korekt faktur VAT i duplikatów na dyskach twardych macierzy dyskowych oraz taśmach magnetycznych i dopiero dla potrzeb organów podatkowych odtwarzać i drukować kopie papierowe?

W ocenie Spółki, uwzględniając interes społeczny i ekonomiczny odbiorców usług wodociągowo - kanalizacyjnych Spółki, uzasadnionym jest przechowywanie kopii faktur VAT, ich korekt i duplikatów na dyskach twardych macierzy dyskowych oraz taśmach magnetycznych. Taki sposób postępowania jest bezpieczny i ogranicza koszty składowania i przechowywania kopii papierowych.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego tutejszy organ stwierdza co następuje:

Zgodnie z art. 106 ust 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15 ust. 1 tejże ustawy, czyli osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337).

Stosownie do przepisu § 21 ust. 1 i ust. 2 rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337) podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

W myśl art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, iż Wnioskodawczyni wystawia faktury VAT, korekty faktur VAT oraz duplikaty faktur w formie papierowej, zaś kopie tych faktur chciałaby przechowywać na dyskach twardych macierzy dyskowych oraz taśmach magnetycznych i dopiero dla potrzeb organów podatkowych odtwarzać i drukować kopie papierowe.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT, korekt faktur VAT oraz duplikatów wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest zatem do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Tut. Organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) – nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul. 1 Maja 10,09-402 Płock.