Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP1/443-731/10-2/BD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-09-07
Teza: Konieczność drukowania i przechowywania kopii faktur w wersji papierowej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; faktura-kopia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o. (…), przedstawione we wniosku z dnia 30 czerwca 2010 r. (data wpływu: 5 lipca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie konieczności drukowania i przechowywania papierowych kopii faktur – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 lipca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie konieczności drukowania i przechowywania papierowych kopii faktur.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Prowadzona przez Spółkę działalność gospodarcza wiąże się z dużą ilością wystawianych faktur. Wystawienie faktury w systemie księgowym wiąże się z jej automatycznym ujęciem w rejestrze VAT. Spółka podkreśla również, iż po ujęciu faktury w systemie księgowym, system posiada możliwość wygenerowania faktury w formie pliku PDF i przechowywania tego pliku na dysku komputera.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy możliwe jest przechowywanie kopii wystawionej faktury VAT oraz faktury korygującej w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej kopii faktur, w systemie komputerowym bez możliwości modyfikacji treści zapisów tych faktur i z możliwością ich wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Żaden z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.) nie określa w jakiej formie ma być przechowywana faktura zatrzymana przez sprzedawcę (§ 19 ust. 1, 2 i § 21).

Taki pogląd wyraża orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, sygn. akt. III SA/Wa 108/08, które potwierdza, iż w powyższych przepisach „brak przepisu, w którym by ustawodawca expresis verbis ustanowił obowiązek przechowywania kopii faktury dokumentującej świadczenie usług, czy też dostawy towarów”.

Przepisy powyższe nie nakazują również drukowania kopii faktur w celu ich przechowywania, bądź wypisywania na papierowym blankiecie.

Przepis § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia wyraźnie określa, iż faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepis ten jest całkowicie przestrzegany przez Spółkę, bowiem wystawia ona faktury i faktury korygujące w dwóch egzemplarzach, oryginał przesyła do klienta, natomiast kopie przechowuje. Interpretując ust. 2 tego samego paragrafu mówiący o konieczności zawierania wyrazu „ORYGINAŁ” na oryginale faktury i faktury korygującej i wyrazu „KOPIA” na kopii faktury i faktury korygującej, należy przyznać, że również ten wymóg jest spełniony przez Wnioskodawcę, bowiem dokumenty wystawiane przez Spółkę zawierają te właśnie wyrazy.

W związku z tym bez znaczenia jest to, czy wraz z ujęciem w ewidencji księgowej i rejestrze VAT zostanie wydrukowany oryginał i kopia faktury, czy też sam oryginał, bowiem decydujące znaczenie ma to, czy wystawiona faktura została prawidłowa ujęta, a forma jej przechowywania wyklucza możliwość ingerencji w jej treść i dokonywania modyfikacji (zresztą posiadając formę papierową, też możliwa jest sytuacja, że nabywca otrzymuje od dostawcy fakturę, a dostawca przechowuje zmienioną wersję tej faktury, np. fakturę z niższymi kwotami).

Należy również dokonać analizy przepisów Dyrektywy 112 i przepisów rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. uwzględniając zmiany rzeczywistości gospodarczej (możliwych sposobów archiwizacji i przesyłania dokumentów) i obecnych realiów prowadzenia działalności gospodarczej (m. in. konieczności ochrony środowiska).

Polski ustawodawca podkreśla obowiązek przechowywania dokumentów (oryginałów faktur, kopii i korekt faktur) w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2 cyt. rozporządzenia). Należy zauważyć, iż zgodnie z obecnymi realiami technicznymi, oryginalna postać nie oznacza postaci papierowej, a wystawiać, nie znaczy wpisać dane na papierowym blankiecie.

Istotna jest relacja przepisów krajowych do Dyrektywy 2006/112. Zgodnie z art. 226 Dyrektywy przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, a także ich czytelność. Z kolei art. 227 ust. 2 daje państwu możliwość wprowadzenia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione (zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej). Zatem przepisy dyrektywy wskazują, że dla wystawienia faktury warunkiem koniecznym nie jest jej wydrukowanie.

Zgodnie z przepisami wydrukowanie faktury może być wymagane dla przechowywania faktury w kontekście jej przesłania nabywcy, ale taki wymóg powinien wprost wynikać z przepisów prawa krajowego (jako podstawa do stwierdzenia skorzystania przez państwo członkowskie z prawa opcji). Polskie przepisy dotyczące VAT nie zawierają warunku, aby dla wystawienia faktury, jak również dla przechowywania kopii faktury przez sprzedawcę niezbędne było jej wydrukowanie.

Taki pogląd, że z Dyrektywy 112 wynika, iż kopie faktur można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej podziela orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, sygn. art. I FSK 1169/08. Zdaniem Sądu „(…) Z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z roku 1993 w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji, gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993 r. Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktur. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania”.

Wnioskodawca wskazuje również funkcję, jaką pełni konieczność przechowywania kopii faktury. Jest to funkcja kontrolna. Spółka przechowując kopie faktury w formie elektronicznej, ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków Spółki jako podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur, czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji. Potwierdza to wskazany powyżej wyrok NSA, w którym Sąd wskazał również na zasadę proporcjonalności, wyrażoną w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowaną przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie C-446/03 Marks&Spencer, czy też C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy 112, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę. Jak zostało bowiem powyżej wskazane, jeżeli podatnik chciałby dokonać manipulacji w odniesieniu do wystawionej faktury lub faktury korygującej, mógłby tego dokonać zarówno w przypadku przechowywania kopii w formie papierowej jak elektronicznej. Wymóg formy papierowej niewątpliwie bardziej uciążliwy jak i kosztowny dla podatnika, nie wnosiłby w tym zakresie żadnej dodatkowej wartości.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne przedmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej, w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA”.

Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur), w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje przepis § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, w którym wskazano, że dokumenty, o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej (§ 21 ust. 3 rozporządzenia).

Zatem nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Powyższe przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty, kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej, w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane na zasadach właściwych dla faktur elektronicznych.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że prowadzona przez Spółkę działalność gospodarcza wiąże się z dużą ilością wystawianych faktur. Faktury te w systemie księgowym automatycznie są ujmowane w rejestrze VAT. Po ujęciu faktury w systemie księgowym, system posiada możliwość wygenerowania faktury w formie pliku PDF i przechowywania tego pliku na dysku komputera.

W świetle powołanych wyżej regulacji prawnych oraz w odniesieniu do opisu zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że Spółka jest zobowiązana do drukowania i przechowywania papierowych kopii faktur, bowiem obowiązujące przepisy nie dają możliwości przechowywania kopii wystawianych faktur, bądź faktur korygujących tylko w formie elektronicznej.

Tut. Organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) – nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Jednocześnie należy wskazać, iż powołane w treści wniosku orzeczenia sądów administracyjnych nie mogą wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tych orzeczeń, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem organu podatkowego tezy badanych rozstrzygnięć nie mają zastosowania w przedmiotowym postępowaniu. Przy zaistniałym podobieństwie zdarzenia przyszłego oraz rozważań prawnych organ podatkowy uważa, iż w badanej sprawie należy jednak uznać stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe

Ponadto odnosząc się do przywołanych przez Stronę orzeczeń Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, należy zauważyć, że rozpatrywane były w nich regulacje innych państw członkowskich, a nie Polski.

Nadto tut. Organ wskazuje, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług dotyczące faktur są odzwierciedleniem prawa wspólnotowego, a konkretnie przepisów Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE. L 2006.347.1 ze zm.). Stosownie do art. 244 ww. Dyrektywy Rady 2006/112/WE, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Art. 246 akapit pierwszy cyt. Dyrektywy stanowi, że przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność. W myśl art. 247 ust. 2 zdanie pierwsze ww. Dyrektywy Rady 2006/112/WE, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 tej Dyrektywy (tzn. autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, a także ich czytelność) państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Z powyższego wynika, że wymóg przechowywania faktur „papierowych” w oryginalnej postaci, zawarty w cytowanym rozporządzeniu Ministra Finansów znajduje uzasadnienie w prawie Unii Europejskiej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.