Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-367/11-2/AK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-05-16
Teza: Przepisy prawa podatkowego dotyczące podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia przez Wnioskodawcę podatku VAT naliczonego z faktur VAT otrzymywanych faksem lub pocztą e-mail.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-oryginał faktury; odliczenia; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 108

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2, § 6 i § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 8 lutego 2011 r. (data wpływu 16 lutego 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia przez Wnioskodawcę podatku VAT naliczonego z faktur VAT otrzymywanych faksem lub pocztą e-mail – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 16 lutego 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia przez Wnioskodawcę podatku VAT naliczonego z faktur VAT otrzymywanych faksem lub pocztą e-mail.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej jako: Spółka) wykonuje działalność gospodarczą prowadząc handel hurtowy oraz dystrybucję urządzeń i osprzętu elektrycznego. Spółka nabywa również od kontrahentów towary oraz usługi, które są dokumentowane fakturami VAT. Faktury oraz faktury korygujące są otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej. Spółka rejestruje w systemie faktury oraz faktury korygujące (korekty faktur VAT) w momencie ich otrzymania. Następnie ujmuje kwoty podatku VAT naliczonego wynikające z powyższych faktur oraz faktur korygujących w rozliczeniu podatku VAT. W celu przyśpieszenia obrotu dokumentów księgowych Spółka zamierza zwrócić się do kontrahentów z prośbą o dostarczanie faktur oraz faktur korygujących VAT drogą elektroniczną, tj. za pośrednictwem faku lub poczty elektronicznej. Równocześnie Spółka udzieli kontrahentom stosownych akceptacji na przesyłanie faktur drogą elektroniczną, zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661, dalej jako rozporządzenie).

Po przesłaniu drogą elektroniczną faktury oraz faktury korygujące otrzymane przez Spółkę będą przez nią przechowywane w następujący sposób:

*   w przypadku przestania faktury lub faktury korygującej faksem – w postaci wydruku z faksu;
*   w przypadku przesłania faktury lub faktury korygującej pocztą elektroniczną – w postaci:
    1.  elektronicznej (zapisana w pamięci komputera wiadomości e-mail wraz z załączoną do tej wiadomości fakturą lub fakturą korygująca),
    2.  elektronicznej jako plik załącznika do wiadomości e-mail zapisany na nośniku cyfrowym,
    3.  wydruku wiadomości e-mail wraz z załączonym do niego wydrukiem faktury stanowiącej załącznik do tej wiadomości,
    4.  wydruku faktury stanowiącej załącznik do wiadomości e-mail, z którą faktura została przesłana.

Należy podkreślić, iż we wszystkich przypadkach w których przesłana jest faktura VAT i faktura korygująca VAT jako załącznik do wiadomości e-mail, faktury te mają postać pliku utrudniającego modyfikację przez przypadkowego użytkownika, w szczególności postać pliku PDF.

Odnośnie faktur korygujących wystawianych przez Spółkę, sposób postępowania byłby następujący Spółka wykorzystywałaby jako potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez odbiorcę tej faktury potwierdzenie uzyskane w formie elektronicznej. Spółka zakłada, iż potwierdzenia byłyby przez odbiorców faktur korygujących przesyłane Spółce w formie elektronicznej za pomocą faksu lub za pomocą poczty elektronicznej. Potwierdzenie za pomocą poczty elektronicznej odbywałoby się poprzez wygenerowanie komunikatu odczytania przez odbiorcę wiadomości przesłanej mu pocztę elektroniczną lub poprzez odpowiedź w drodze wiadomości e-mail - obie te formy stwierdzałyby otrzymanie faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy faktura VAT lub faktura korygująca VAT przesłana za pośrednictwem faksu, a następnie przechowywana jako wydruk z faksu, stanowi dokument uprawniający Spółkę do wykazania podatku naliczonego w rejestrze VAT i do odliczenia od podatku należnego podatku naliczonego wynikającego z takiego dokumentu?
2.  Czy faktura VAT lub faktura korygująca VAT przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej a następnie przechowywana w postaci elektronicznej jako:
    1.  plik wiadomości e-mail wraz i załączoną do tej wiadomości fakturą lub fakturą korygującą zapisaną na nośniku cyfrowym lub
    2.  plik załącznika do wiadomości e-mail zapisany na nośniku cyfrowymstanowi dokument uprawniający Spółkę do wykazania podatku naliczonego w rejestrze VAT i do odliczenia od podatku należnego podatku naliczonego wynikającego z takiego dokumentu?
3.  Czy faktura VAT lub faktura korygująca VAT przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej, a następnie przechowywana jako:
    1.  wydruk wiadomości e-mail wraz z załączonym do niego wydrukiem faktury stanowiącej załącznik do tej wiadomości, lub
    2.  wydruk faktury stanowiącej załącznik do wiadomości e-mail, z którą faktura została przesłanastanowi dokument uprawniający Spółkę do wykazania podatku naliczonego w rejestrze VAT do odliczenia od podatku należnego podatku naliczonego wynikającego z takiego dokumentu?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z normą z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej jako: ustawa o VAT), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Kwotę podatku naliczonego stanowi zaś suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika (art. 86 ust. 2 ustawy o VAT). Tak więc Spółka uprawniona jest do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych przez nią faktur oraz faktur korygujących.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego, Spółka zamierza otrzymywać faktury drogą elektroniczną tj. za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej, a następnie przechowywać je w sposób opisany na wstępie. Materię w tym zakresie reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661, dalej jako: Rozporządzenie).

Zgodnie z normą z 3 ust. 1 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Dopełnieniem powyższego jest regulacja 4 Rozporządzenia, zgodnie z którą faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Z powyższego wynika, że:

*   faktura może byt przesyłana w formie elektronicznej,
*   konieczne jest uprzednie uzyskanie akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktury drogą elektroniczną,
*   faktura może być przesyłana w dolnym formacie elektronicznym. Na gruncie Rozporządzenia przesądzone zostało jednoznacznie, iż przesyłanie faktur drogą elektroniczną dopuszczalne jest także w innych formach, aniżeli przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI),
*   warunkiem przesłania faktury w formie elektronicznej oraz przechowywania takiej faktury jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności faktury. Autentyczność pochodzenia faktury w Rozporządzeniu zdefiniowano jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 2 ust. 1 pkt 1). Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się na gruncie Rozporządzenia, to że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2).

Ustosunkowując się do przedstawionych pytań, stanowisko Spółki przedstawia się następująco.

Ad. 1

Zdaniem Spółki faktura VAT lub faktura korygująca VAT, otrzymana przez Spółkę za pośrednictwem faksu, a następnie przechowywana jako wydruk z faksu jest dokumentem uprawniającym Spółkę do wykazania podatku naliczonego w rejestrze VAT i do odliczenia od podatku należnego podatku naliczonego wynikającego z takiego dokumentu.

Przesyłanie oraz przechowywanie faktur we wskazany sposób spełnia przedstawione na wstępie warunki przewidziane w Rozporządzeniu, jako że:

*   faktura zostanie przesłana w formie elektronicznej. Nie budzi wątpliwości fakt, iż przesłanie faktury faksem należy uznać za jej przesłanie drogą elektroniczną. Ponadto, wskazana forma przesyłania faktur została wymieniona w uzasadnieniu do projektu z dnia 7 października rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (akapit 4),
*   Spółka udzieli akceptacji na przesyłanie faktur i faktur korygujących drogą elektroniczną,
*   Rozporządzenie nie nakłada obowiązku przesyłania faktury w określonym formacie elektronicznym zatem format generowany przy wykorzystaniu faksu należy uznać za dopuszczalny,
*   w omawianym wariancie zachowany zostaje wymóg autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury, zarówno w zakresie jej przesyłki jak też przechowywania.

Odnośnie czynności przesyłania faktury (faktury korygującej) za pośrednictwem faksu, stwierdzić należy, iż zostaną spełnione wymogi autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury. Przesyłanie faksem stwarza bowiem pewność do tego, iż określona na fakturze tożsamość dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury nie może ulec zmianie w trakcie przesyłu, gdyż przesyłany faksem dokument jest niemodyfikowalny. Należy przy tym podkreślić, iż autentyczność pochodzenia dotyczy tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktur nie zaś podmiotu wysyłającego fakturę. Stąd nie jest konieczna weryfikacja nadawcy faktury przesyłania w drodze elektronicznej faktury, lecz jedyne zachowanie pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (na zasadność odróżnienia wystawienia faktury od jej przekazania wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 20 maja 2010 r., sygn. I FSK 1444109). Pewność ta co już wskazano - zapewniona jest w ten sposób że oznaczenie tych podmiotów na fakturze powoduje, że nie może zostać zmodyfikowane przy użyciu faksu, gdyż wyklucza to istota tego urządzenia przesyłającego.

Analogicznie przedstawia się kwestia zapewnienia integralności treści faktury przy jej przesyłaniu faksem. Z uwagi bowiem na niemożliwość zmiany danych zawartych w przesyłanym dokumencie, należy uznać iż przesyłanie faktury faksem spełnia wymóg zachowania integralności treści faktury. Tak samo ocenić należy spełnienie warunków autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury w przypadku przechowywania faktury otrzymanej faksem. Wydruk z faksu uniemożliwia modyfikację przesłanego dokumentu, zatem zachowana zostaje pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a także pewność co do niezmienności danych zawartych w fakturze.

Należy ponadto zauważyć, iż o wskazanym powyżej wariancie mowa jest wprost przywołanym uprzednio uzasadnieniu do projektu Rozporządzenia. W uzasadnieniu stwierdzono „Proponuje się wykonanie upoważnienia ustawowego, zawartego w art. 106 ust 10, jedynie w odniesieniu do przesyłania faktur w formie elektronicznej co pozwoli na objęcie możliwością przesyłania w tej formie również faktur wystawianych papierowo i przesłanych np. faksem czy e-mailem. Odnosząc powyższe do treści Rozporządzenia, stwierdzić należy, iż wyznaczając wymogi dla przechowywania faktur przesłanych w formie elektronicznej, Rozporządzenie nie wskazuje konkretnych metod przechowywania takich faktur.

Należy ponadto wskazać, iż poprawność transmisji w przypadku przesłania faktury za pośrednictwem faksu może być dodatkowo potwierdzona drukowanym przez urządzenie faksujące komunikatem TX Result Report. Wydruk takiego komunikatu stanowi potwierdzenie udanej transmisji danych przez urządzenie faksujące. Bardzo ważną przesłanką uznania faktur za autentyczne oraz integralne jest analiza treści otrzymanych faktur. Spółka ma wiedzę jakie towary lub usługi były nabyte, w jakich ilościach i wartościach oraz od jakich podatników. Kontrola ta ma na celu nieuwzględnianie podatku naliczonego od faktur, które mogłyby spełniać przestanki określone w art. 88 ust 3a ustawy o podatku od towarów i usług.

Ad. 2

Zdaniem Spółki faktura VAT (faktura korygująca VAT), otrzymana przez Spółkę za pośrednictwem poczty elektronicznej, a następnie przechowywana w postaci elektronicznej, stanowi dokument uprawniający Spółkę do wykazania podatku naliczonego w rejestrze VAT i do odliczenia od podatku należnego podatku naliczonego wynikającego z takiego dokumentu.

Przesyłanie oraz przechowywanie faktur we wskazany sposób spełnia przedstawione na wstępie warunku przewidziane w Rozporządzeniu, jako że:

*   faktura zostanie przesłana w formie elektronicznej. Bezsprzeczne zaś przesłane faktury pocztą elektroniczną stanowi formę przesłania jej w formie elektronicznej. Co więcej, tak jak w przypadku faksu, forma poczty elektronicznej została wskazana w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie eIekronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowe (akapit 4).
*   Spółka udzieli akceptacji na przesyłanie faktur (faktur korygujących) drogą elektroniczną,
*   Rozporządzenie nie nakłada obowiązku przesyłania faktury w określonym formacie elektronicznym, zatem format pliku komputerowego należy uznać za dopuszczalny,
*   w omawianym wariancie zachowany zostaje wymóg autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury, zarówno w zakresie jej przesyłki jak też przechowywania. Argumenty przemawiające za taką oceną są analogiczne jak w przypadku przesłania faktury faksem. Należy bowiem mieć na uwadze, iż faktury byłyby Spółce przesyłane oraz przechowywane w formacie pliku uniemożliwiającym jego modyfikację przeciętnemu użytkownikowi. A zatem analogicznie do sytuacji posłużenia się faksem w przypadku użycia poczty elektronicznej, Spółka otrzymywałaby faktury i przechowywała faktury w formacie, który nie pozwalałby na dokonywanie zmian, zatem zapewniona byłaby autentyczność pochodzenia (w szczególności, jeżeli przechowywana byłaby wiadomość e-mail z danymi dokonującego dostawy towarów lub świadczenia usług) oraz integralność treści faktury otrzymanej, a następnie przechowywano przez Spółkę w tym samym niemodyfikowalnym formacie.

Ad.3

Zdaniem Spółki, faktura VAT (faktura korygująca VAT), otrzymana przez Spółkę za pośrednictwem poczty elektronicznej, a następnie drukowana, stanowi dokument uprawniający Spółkę do wykazania podatku naliczonego w rejestrze VAT i do odliczenia od podatku należnego podatku naliczonego wynikającego z takiego dokumentu

Przesyłanie oraz przechowywanie faktur we wskazany sposób spełnia przedstawione na wstępie warunki przewidziane w Rozporządzeniu, jako te

*   faktura zostanie przesłana w formie elektronicznej. Aktualne pozostają tu uwagi przedstawione jako stanowisko Spółki odnośnie pytania nr 2;
*   Spółka udzieli akceptacji na przesyłanie faktur (faktur korygujących) drogą elektroniczną;
*   Rozporządzenie nie nakłada obowiązku przesyłania faktury w określonym formacie elektronicznym, zatem format pliku komputerowego należy uznać za dopuszczalny;
*   W omawianym wariancie zachowany zostaje wymóg autentyczności pochodzenia (w szczególności, jeżeli zostanie wydrukowana wiadomość e-mail z danymi dokonującego dostawy towarów lub świadczenia usług oraz integralności treści faktury, zarówno w zakresie jej przesyłki, jak też przechowywaniu. Odnośnie przesłania faktury kwestia ta poruszona została w punkcie 2 (stanowisko Spółki w kwestii pytania nr 2), natomiast do przechowywania faktury w postaci wydruku, sytuacja jest analogiczna do jej przechowywania po przesłaniu faksem, tak jak to opisano w punkcie 1 (stanowisko Spółki w kwestii pytania nr 1).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Prawidłowe dokumentowanie obrotu przez podatników VAT należy do ich podstawowych obowiązków.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 106 ust. 1 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 kwietnia 2011 r., podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, obowiązujące od dnia 1 kwietnia 2011 r., które określa szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Przepis § 4 ust. 1 rozporządzenia wskazuje, iż zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Na mocy § 19 ust. 2 rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną, należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur. W odróżnieniu od faktur tradycyjnych faktury przesyłane drogą elektroniczną sporządza się w jednym egzemplarzu który jest przesyłany nabywcy, a jednocześnie zachowany w dokumentacji sprzedawcy.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - § 21 ust. 3 rozporządzenia.

W myśl § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność sposobu przechowywania kopii faktury. Wskazać jednakże należy, że co do zasady, faktury wystawione w opisany we wniosku sposób mogą być przechowywane w takiej formie jaką zaproponował Zainteresowany, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej. Zatem otrzymanie faktur w formie pliku wiadomości e-mail wraz z załączoną do tej wiadomości fakturą lub fakturą korygującą zapisany następnie na nośniku cyfrowym lub w formie pliku załącznika do wiadomości e-mail zapisanego następnie na nośniku cyfrowym, bądź wydruku wiadomości e-mail wraz z załączonym do niego wydrukiem faktury stanowiącej załącznik do tej wiadomości, a także w formie wydruku faktury stanowiącej załącznik do wiadomości e-mail, z którą faktura została przesłana, jak również w formie faksu skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Należy zwrócić uwagę, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną.

Zasady regulujące kwestie faktur elektronicznych zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych, wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą formą.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, przez autentyczność pochodzenia faktury, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast w pkt 2 ww. przepisu wskazano, iż przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Jednakże zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).

W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przy czym zagwarantowanie autentyczności pochodzenia faktur oznacza możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, tj. wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych powodują, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie.

Z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, iż faktura może być sporządzona i wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu metod wymienionych w ww. przepisach.

Podatnik udostępniając fakturę za pomocą poczty elektronicznej, bądź faksu niewątpliwie dokonuje elektronicznego przekazu treści tego dokumentu. W związku z tym, faktury takie muszą spełniać wymogi określone we wskazanym rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r., ponieważ rozporządzenia określa m.in. sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Wystawiane, przesyłane, odbierane oraz przechowywane w formie elektronicznej faktury, muszą posiadać co najmniej gwarancję niekwestionowanej autentyczności pochodzenia tych dokumentów od firmy (osoby), która je wystawiła oraz gwarancję integralności (nienaruszalności) zawartości ich treści.

Zatem w świetle obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest wystawienie i doręczenie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nakazują podatnikom wystawiać faktury, dokumentujące czynności opodatkowane, o ile takie wykonują. Jakkolwiek nie zostałoby zinterpretowane pojęcie „wystawiać” na pewno oznacza ono sporządzenie dokumentu na użytek kontrahenta - odbiorcy towaru lub usługi, co ma znaczenie przede wszystkim ekonomiczno-finansowe, ale również, w kontekście cytowanej ustawy, podatkowe. Sporządzenie takiej faktury polega na ujęciu w dokumencie o tej nazwie niezbędnych danych, oznaczonego zobowiązania cywilnego o charakterze wzajemnym dla jego kontrahentów. Z punktu widzenia prawa cywilnego, forma kontraktu może być dowolna. Dla skuteczności oświadczeń woli kontrahentów winien być określony przedmiot umowy, wartość świadczenia, data zawarcia i wykonania umowy. Istotne jest to, aby oświadczenia obu stron umowy były zgodne i dla nich wzajemnie czytelne. Natomiast każda umowa, będąc podstawą opodatkowania stosownym podatkiem, ulega sformalizowaniu. Wówczas musi bowiem spełniać wymogi charakterystyczne dla określonego nią zobowiązania podatkowego.

I tak jest również przy umowach objętych obowiązkiem podatkowym ustawy o podatku od towarów i usług. Właśnie poprzez powszechność i neutralność tego podatku, przepisy ustawy wprowadziły w art. 106 ust. 1 obowiązek wystawienia dowodu dla potwierdzenia dokonanej czynności, wskazujący w sposób szczegółowy dane dla uznania w obrocie gospodarczo -podatkowym tego dokumentu za dowód.

Oznacza to, że każdy podatnik, aby skorzystać z praw podatkowych musi postąpić tak jak wskazano w ustawie i rozporządzeniach.

Obowiązkiem podatnika jest stosowanie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym przypadku art. 106 ust. 1 ustawy, nakazującego wystawienie faktury dla odbiorcy towaru lub usługi na materiałach piśmiennych i w takiej postaci doręczenia jej temuż odbiorcy. Dla celów podatkowych, bez względu na to czy doręczenie faktury pisemnej odpowiada współczesnej technice i elektronice, obowiązujące przepisy ustawy narzuciły określoną formę. Z całą pewnością więc, o ile kontrahent - dostawca towaru lub usługi pragnie odstąpić od ustawowego wymogu określonego w art. 106 ust. 1 ustawy i korzystać przy przekazie faktur z innych form elektronicznych, jest zobligowany uczynić to w trybie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Obecnie podatnik, nie ma obowiązku obligatoryjnego stosowania określonych wcześniej technologii przechowywania faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność przesyłu i sposobu przechowywania faktury (faktury korygującej i kopii faktur) pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca wykonuje działalność gospodarczą prowadząc handel hurtowy oraz dystrybucję urządzeń i osprzętu elektrycznego. Spółka nabywa również od kontrahentów towary oraz usługi. które są dokumentowane fakturami VAT. Faktury oraz faktury korygujące są otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej. Spółka rejestruje w systemie faktury oraz faktury korygujące (korekty faktur VAT) w momencie ich otrzymania. Następnie ujmuje kwoty podatku VAT naliczonego wynikające z powyższych faktur oraz faktur korygujących w rozliczeniu podatku VAT. W celu przyśpieszenia obrotu dokumentów księgowych Spółka zamierza zwrócić się do kontrahentów z prośbą o dostarczanie faktur oraz faktur korygujących VAT drogą elektroniczną, tj. za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej. Równocześnie Spółka udzieli kontrahentom stosownych akceptacji na przesyłanie faktur drogą elektroniczną zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Po przesłaniu drogą elektroniczną faktury oraz faktury korygującej otrzymanej przez Spółkę będą przez nią przechowywane w następujący sposób:

*   w przypadku przestania faktury lub faktury korygującej faksem – w postaci wydruku z faksu;
*   w przypadku przesłania faktury lub faktury korygującej pocztą elektroniczną – w postaci:
    1.  elektronicznej (zapisana w pamięci komputera wiadomości e-mail wraz z załączoną do tej wiadomości fakturą lub fakturą korygująca),
    2.  elektronicznej jako plik załącznika do wiadomości e-mail zapisany na nośniku cyfrowym,
    3.  wydruku wiadomości e-mail wraz z załączonym do niego wydrukiem faktury stanowiącej załącznik do tej wiadomości,
    4.  wydruku faktury stanowiącej załącznik do wiadomości e-mail, z którą faktura została przesłana.

Jak wskazał Zainteresowany, we wszystkich przypadkach w których przesłana jest faktura VAT i faktura korygująca VAT jako załącznik do wiadomości e-mail, faktury te mają postać pliku utrudniającego modyfikację przez przypadkowego użytkownika w szczególności postać pliku PDF.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych przepisami cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis zdarzenia przyszłego, należy stwierdzić, iż faktura VAT lub faktura korygująca VAT przesłana za pośrednictwem faksu, a następnie przechowywana jako wydruk z faksu, bądź przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej a następnie przechowywana w postaci elektronicznej jako: plik wiadomości e-mail wraz i załączoną do tej wiadomości fakturą lub fakturą korygującą zapisany następnie na nośniku cyfrowym lub plik załącznika do wiadomości e-mail zapisany następnie na nośniku cyfrowym bądź wydruk wiadomości e-mail wraz z załączonym do niego wydrukiem faktury stanowiącej załącznik do tej wiadomości, lub wydruk faktury stanowiącej załącznik do wiadomości e-mail, z którą faktura została przesłana stanowi dokument uprawniający Spółkę do wykazania podatku naliczonego w rejestrze VAT i do odliczenia od podatku należnego podatku naliczonego wynikającego z takiego dokumentu.

Tutejszy organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem, tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W zakresie sposobu potwierdzania odbioru faktur korygujących wydano w dniu 16 maja 2011 r. odrębną interpretację nr ILPP2/443-367/11-3/AK.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.