Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.346.2018.2.JG
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-08-20
Teza: Prawo do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 4 czerwca 2018 r. (data wpływu 28 czerwca 2018 r.), uzupełnionym pismem z dnia 26 lipca 2018 r. (data wpływu 6 sierpnia 2018 r. ) na wezwanie tut. Organu z dnia 19 lipca 2018 r. (doręczone Stronie w dniu 23 lipca 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

****

UZASADNIENIE

W dniu 11 czerwca 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 26 lipca 2018 r. (data wpływu 6 sierpnia 2018 r. ) na wezwanie tut. Organu z dnia 19 lipca 2018 r. nr KDIP1-3.4012346.2018.2.JG.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce. Spółka prowadzi działalność i jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny.

Wnioskodawca oraz 6 spółek z grupy kapitałowej tj. Spółka A, Spółka B, Spółka C, Spółka D, Spółka E, Spółka F zawarły w dniu 23 sierpnia 2016 r., w formie aktu notarialnego na okres 5 lat podatkowych (od 1 grudnia 2016 roku do 30 listopada 2021 roku), umowę o utworzeniu podatkowej grupy kapitałowej w rozumieniu art. 1a ustawy o CIT, pod nazwą Spółka X Umowa o utworzeniu X została zarejestrowana decyzją Naczelnika Urzędu Skarbowego. Spółka, w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Spółka otrzymuje również faktury w formie papierowej, które przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami. Ponadto, Spółka przechowuje w formie papierowej również bilety kolejowe, bilety za przejazd autostradą, które de facto dokumentują wydatki poniesione przez pracowników Spółki m.in. podczas podróży służbowych, zapłaconych przy pomocy służbowych kart lub gotówką. Spółka stosuje zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej. W związku z powyższym do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza faktury, rachunki, bilety m.in. kolejowe lub za przejazd autostradą. Wydatki poniesione przez pracowników w czasie podróży służbowych podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania przez pracowników Spółki, odpowiedzialnych za akceptację wydatków.

Jak wspomniano powyżej, niektóre dokumenty przechowywane są przez Spółkę, w formie papierowej. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur oraz innych podobnych dokumentów (np. biletów kolejowych oraz biletów na przejazd autostradą) otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie tych dokumentów w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów, lub poprzez zarchiwizowanie dokumentów elektronicznych w tym faktur. Spółka zamierza również dopuścić możliwość dokumentowania przez pracowników w ten sposób wydatków ponoszonych w ich imieniu, w szczególności w trakcie podróży służbowych za pomocą dokumentów otrzymywanych przez pracowników w formie elektronicznej, tj. elektronicznych: faktur, biletów oraz innych dokumentów elektronicznych udostępnianych przez dostawców.

W wyniku powyższej digitalizacji wymienionych powyżej dokumentów, papierowe oryginały ulegną zniszczeniu.

Powyższe dokumenty będą mogły być zapisywane między innymi w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP i inne zapewniających niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Procedura przechowywania zeskanowanych dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco: dokumenty otrzymane przez rozmieszczone na obszarze całego kraju jednostki organizacyjne spółki będą digitalizowane w formie skanów lub zdjęć. Przy czym biorąc pod uwagę dostępność zasobów Spółki tj. urządzeń i pracowników, które mogłyby tę czynność wykonywać Spółka zamierza wprowadzić jeden z poniższych sposobów digitalizacji dokumentów np.:

1.  w jednostkach organizacyjnych spółki, zlokalizowanych na terenie całego kraju,
2.  w jednym z podmiotów wchodzących w skład X świadczących usługi księgowe dla pozostałych podmiotów tj. w Spółce F,
3.  przez podmiot zewnętrzny świadczący usługę na rzecz Spółki F lub na rzecz Podmiotów wchodzących w skład X.

W każdym z powyższych przypadków zdigitalizowane dokumenty dołączane będą do dokumentu księgowego w systemie SAP ERP. Dokumenty te przechowywane będą na serwerach będących własnością Spółki lub/oraz na serwerach wynajętych na ten cel.

W zależności od podjętej decyzji o miejscu digitalizacji zostanie ustalony szczegółowy przebieg procesu w tym zakresie.

Ponadto, na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej. Odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nie urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na zeskanowanych fakturach VAT, biletach kolejowych, biletach na przejazd autostradą i innych podobnych dokumentach otrzymywanych w formie papierowej, wymagane przepisami, nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

Opisany powyżej proces będzie miał zastosowanie do wszystkich faktur VAT, biletów kolejowych, biletów na przejazd autostradą i innych podobnych dokumentów otrzymywanych w formie papierowej (dalej: „Dokumenty”), które zostały zeskanowane, a także do innych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków przez Spółkę.

Ponadto w uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że:

1.  Pracownik otrzymujący fakturę rozliczającą delegacje będzie dokonywał kontroli biznesowej, która będzie polegała na weryfikacji:
    *   czy usługa, która została faktycznie wykonana na rzecz pracownika działającego w imieniu Spółki, jest zbieżna z usługą wykazaną na fakturze,
    *   czy kwoty na fakturze są zgodne z zamówioną usługą,
    *   czy daty i zakres wykonanej usługi są zgodne z faktycznie wykonaną usługą,
    *   czy podmiot, który wystawił fakturę jest podmiotem od którego pracownik nabył w rzeczywistości usługę.
2.  Spółka potwierdza, że otrzymane faktury papierowe będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanej powyżej w punkcie a). Następnie po dokonanej kontroli zostaje sporządzony skan dokumentu, a następnie rozliczenie delegacji. Kolejnym krokiem jest zniszczenie dokumentów papierowych, po czym zostaje rozliczony podatek naliczony. Czynności polegające na zniszczeniu dokumentu oraz rozliczeniu podatku VAT mogą być zamienne, ponieważ obie te czynności zostaną już de facto przeprocesowane po dokonaniu kontroli biznesowej oraz zeskanowaniu dokumentu, tak więc odliczenie podatku będzie dokonywane już po dokonanej kontroli biznesowej przez pracownika Spółki.
3.  Wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych będą wydatkami ponoszonymi w imieniu Spółki. Otrzymywane faktury przez pracowników Spółki będą wystawione na Spółkę. W przypadku gdy faktura nie będzie wystawiona na Spółkę, Spółka nie będzie odliczała podatku VAT z takiego dokumentu.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT, zawartego na zeskanowanych Dokumentach oraz innych dokumentach dokumentujących poniesione wydatki przez Spółkę, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą?

Zdaniem Wnioskodawcy:

W ocenie Spółki opisana procedura archiwizowania i przechowywania zeskanowanych Dokumentów oraz innych dokumentów dokumentujących poniesione wydatki przez Spółkę jest dopuszczalna w świetle obowiązujących przepisów prawa, a Spółka zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych Dokumentów, które zostały zeskanowane a także od innych zeskanowanych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków przez Spółkę.

zasadnienie stanowiska Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124). Stosownie do art. 86 ust. 10 oraz 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Zatem, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

*   w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy;

*   faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,

*   odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

*   towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,

*   nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Należy zauważyć, iż czynnikiem determinującym możliwość czy zakres prawa do odliczenia nie jest forma, w jakiej przechowywane są faktury tj. papierowa lub elektroniczna.

Zgodnie z tym co zostało powiedziane we wcześniejszych fragmentach niniejszego wniosku:

*   przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w postaci papierowej jest dopuszczalne na gruncie ustawy o VAT - o ile dopełnione zostaną warunki wskazane w art. 106m ustawy o VAT;

*   procedura, którą Spółka zamierza stosować w zakresie przechowywania Dokumentów, a także do innych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków przez Spółkę, zapewnia dopełnienie wymogów w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.

W świetle powyższego, zdaniem Spółki należy uznać, iż Spółka będą uprawnione do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie o VAT) podatku naliczonego zawartego na zeskanowanych Dokumentach, a także na innych dokumentach dokumentujących poniesienie wydatki przez Spółkę, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, niezależnie od okoliczności, iż pierwotna forma papierowa tych faktur będzie już niedostępna.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, np.:

*   interpretacja wydana 15 lutego 2016 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, sygn. ILPP4/4512-1-16/16-2/KM;

*   interpretacja wydana 29 stycznia 2016 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-1069/15-2/RD;

*   interpretacja wydana 19 października 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP2/4512-718/15/BW;

*   interpretacja wydana 31 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-560/15-2/KP;

*   interpretacja wydana 16 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-477/15-2/KP;

*   interpretacja wydana 15 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-509/15-3/KP;

*   interpretacja wydana 10 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP3/4512-328/15/AŚ;

*   interpretacja wydana 12 marca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPB1/2/423-1433/14/KP;

*   interpretacja wydana 27 lutego 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPB1 /2/423-1429/14/JP;

*   interpretacja wydana 3 września 2014 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD;

*   interpretacja wydana 20 września 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-755/13-2/EK.

Przykładowo, w interpretacji wydanej 20 września 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-755/13-2/EK wskazano, iż: „Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w 112a ustawy - Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej. Ponadto, Wnioskodawcy będzie przysługiwało również prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma, bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego”

Podsumowując, Spółka wnosi o potwierdzenie, iż Spółka będzie uprawnione do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach określonych w ustawie o VAT) zawartego zeskanowanych dokumentach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, niezależnie od okoliczności, czy pierwotna forma papierowa tych faktur będzie już niedostępna.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzeni przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Celem minimalizacji kosztów, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur oraz innych podobnych dokumentów (np. biletów kolejowych oraz biletów na przejazd autostradą) otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie tych dokumentów w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów, lub poprzez zarchiwizowanie dokumentów elektronicznych w tym faktur. W wyniku powyższej digitalizacji wymienionych powyżej dokumentów, papierowe oryginały ulegną zniszczeniu. Powyższe dokumenty będą mogły być zapisywane między innymi w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP i inne zapewniających niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

W każdym z powyższych przypadków zdigitalizowane dokumenty dołączane będą do dokumentu księgowego w systemie SAP ERP. Dokumenty te przechowywane będą na serwerach będących własnością Spółki lub/oraz na serwerach wynajętych na ten cel.

Ponadto, na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej. Odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nie urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na zeskanowanych fakturach VAT, biletach kolejowych, biletach na przejazd autostradą i innych podobnych dokumentach otrzymywanych w formie papierowej, wymagane przepisami, nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

Pracownik otrzymujący fakturę rozliczającą delegacje będzie dokonywał kontroli biznesowej, która będzie polegała na weryfikacji: czy usługa, która została faktycznie wykonana na rzecz pracownika działającego w imieniu Spółki, jest zbieżna z usługą wykazaną na fakturze, czy kwoty na fakturze są zgodne z zamówioną usługą, czy daty i zakres wykonanej usługi są zgodne z faktycznie wykonaną usługą, czy podmiot, który wystawił fakturę jest podmiotem od którego pracownik nabył w rzeczywistości usługę.

Spółka potwierdza, że otrzymane faktury papierowe będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych. Następnie po dokonanej kontroli zostaje sporządzony skan dokumentu, a następnie rozliczenie delegacji. Kolejnym krokiem jest zniszczenie dokumentów papierowych, po czym zostaje rozliczony podatek naliczony. Czynności polegające na zniszczeniu dokumentu oraz rozliczeniu podatku VAT zostaną przeprocesowane po dokonaniu kontroli biznesowej oraz zeskanowaniu dokumentu, tak więc odliczenie podatku będzie dokonywane już po dokonanej kontroli biznesowej przez pracownika Spółki.

Opisany powyżej proces będzie miał zastosowanie do wszystkich faktur VAT, biletów kolejowych, biletów na przejazd autostradą i innych podobnych dokumentów otrzymywanych w formie papierowej (dalej: Dokumenty), które zostały zeskanowane, a także do innych dokumentów dokumentujących p oniesienie wydatków przez Spółkę.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą tego, czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT, zawartego na zeskanowanych Dokumentach oraz innych dokumentach dokumentujących poniesione wydatki przez Spółkę, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.

Archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych Dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej. Odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwolą na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.

Pracownik otrzymujący fakturę rozliczającą delegacje będzie dokonywał kontroli biznesowej, która będzie polegała na weryfikacji: czy usługa, która została faktycznie wykonana na rzecz pracownika działającego w imieniu Spółki, jest zbieżna z usługą wykazaną na fakturze, czy kwoty na fakturze są zgodne z zamówioną usługą, czy daty i zakres wykonanej usługi są zgodne z faktycznie wykonaną usługą, czy podmiot, który wystawił fakturę jest podmiotem, od którego pracownik nabył w rzeczywistości usługę. Opisane okoliczności wskazują na zastosowanie przez Spółkę kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy również stwierdzić, że Spółka określiła sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Przepisy prawa regulują wyłącznie przechowywanie w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur, natomiast nie ma przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej również biletów kolejowych, biletów na przejazd autostradą i innych podobnych dokumentów otrzymanych w formie papierowej, które zostały zeskanowane.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

W rozpatrywanej sprawie Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT nabywającym od swoich towary i usługi podlegające opodatkowaniu VAT dokumentowane fakturami. Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku dokumentują wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki. Jak wskazał Wnioskodawca wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych będą wydatkami ponoszonymi w imieniu Spółki. Otrzymane faktury przez pracowników Spółki będą wystawione na Spółkę.

Wobec tego należy stwierdzić, że skoro przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych, to faktury te uprawniają/będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy.

Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.

Spółka ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w zeskanowanych fakturach jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1025, ze zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

****