Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP4/443-468/12/BP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-01-30
Teza: Interpretacja przepisów prawa podatkowego w zakresie przechowywania kopii faktur i faktur korygujących w informatycznym systemie księgowym.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012r. poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 25 października 2012r. (data wpływu 30 października 2012r.), uzupełnionym pismem z dnia 16 stycznia 2013r. (data wpływu 18 stycznia 2013r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur i faktur korygujących w informatycznym systemie księgowym - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 30 października 2012r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur i faktur korygujących w informatycznym systemie księgowym. Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 18 stycznia 2013r. będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 9 stycznia 2013r. znak: IBPP4/443-468/12/BP.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka zajmuje się produkcją i dystrybucją energii cieplnej. Co miesiąc wystawia wszystkim nabywcom faktury, których jest znaczna ilość - w ciągu roku ok. 12 tysięcy, w tym wielostronicowe. W związku z planami wdrożenia od następnego roku nowego zintegrowanego systemu informatycznego Spółka zamierza drukować i wysyłać odbiorcom oryginały faktur, natomiast kopie faktur przechowywać na nośnikach elektronicznych. W systemie zachowany będzie pełen obraz graficzny faktury (nie tylko same dane) i nie będzie możliwa jego zmiana. Będzie on zapisany w bazie danych w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na łatwe odszukanie, przedstawienie i wydrukowanie w dowolnym momencie. Archiwizacja będzie następowała zgodnie z zasadami dotyczącymi archiwizacji danych komputerowych w przedsiębiorstwie. Dane przechowywane będą przez okres czasu regulowany odgórnie przepisami podatkowymi.

Ponadto w uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca poinformował, iż:

*   oczekuje odpowiedzi wg stanu prawnego wynikającego z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 18 grudnia 2012 Nr 238, poz. 1428), obowiązującym od 1 stycznia 2013r.
*   w przedstawionym zdarzeniu przyszłym kopie faktur i faktur korygujących będą przechowywane w systemie informatycznym w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz:
    1.  zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura,
    2.  zapewniający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych,
*   Spółka jest zdania, że zastosowany w opisanym zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia wszelkie określone prawem warunki zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 18 grudnia 2012 Nr 238, poz. 1428), obowiązującym od 1 stycznia 2013r.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy możliwe jest przechowywanie kopii wystawionych faktur i faktur korygujących w informatycznym systemie księgowym, za pomocą którego dokumenty te zostaną wystawione?

Zdaniem Wnioskodawcy w myśl § 21 ust. 2 rozporządzenia podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące a także duplikaty tych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego
2.  łatwe ich odszukania
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych

Zdaniem Spółki wszystkie powyższe warunki zostaną przez nią spełnione. Spółka stoi na stanowisku, że w świetle obowiązującego stanu prawnego, biorąc również pod uwagę wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24.05.2012 sygn. akt I FSK 1228/11 może:

*   wystawiać faktury, faktury korygujące oraz drukować oryginał dokumentu w celu przesłania nabywcy i jednocześnie:
*   przechowywać kopie faktur, faktur korygujących w informatycznym systemie księgowym Spółki, w sytuacji gdy nie jest możliwe dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści dokumentu oraz zapewniona jest możliwość wydruku kopii faktury, faktury korygującej z systemu informatycznego Spółki w dowolnym momencie, oraz spełnione są pozostałe warunki wymienione w rozporządzeniu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem, które określa szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania. W myśl § 19 ust. 1 faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur.
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,

\-w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury należy rozumieć, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 pkt 7 i 8 rozporządzenia). Ponadto, stosownie do treści § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Zgodnie zaś z art. 20a ust .1 rozporządzenia podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. (art. 20a ust. 2)

Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność sposobu przechowywania kopii faktury. Wskazać jednakże należy, że co do zasady, faktury wystawione w postaci papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia przez podatnika autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, iż Spółka co miesiąc wystawia wszystkim nabywcom faktury, których jest znaczna ilość - w ciągu roku ok. 12 tysięcy, w tym wielostronicowe. W związku z planami wdrożenia od następnego roku nowego zintegrowanego systemu informatycznego Spółka zamierza drukować i wysyłać odbiorcom oryginały faktur, natomiast kopie faktur przechowywać na nośnikach elektronicznych. W systemie zachowany będzie pełen obraz graficzny faktury (nie tylko same dane) i nie będzie możliwa jego zmiana. Będzie on zapisany w bazie danych w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na łatwe odszukanie, przedstawienie i wydrukowanie w dowolnym momencie. Ponadto Wnioskodawca zauważa, iż w przedstawionym zdarzeniu przyszłym kopie faktur i faktur korygujących będą przechowywane w systemie informatycznym w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz:

1.  zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura,
2.  zapewniający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych,

Mając na uwadze powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że ustawodawca w obowiązujących przepisach nie określił formy przechowywania faktur VAT wystawianych w formie papierowej, wprowadził natomiast dowolność sposobu przechowywania tych dokumentów. Zatem należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur wystawianych kontrahentom, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych (np. w informatycznym systemie księgowym) jednakże podmiot wysyłający faktury, jak wymaga ustawodawca, musi zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny dostęp do faktur oraz faktury te winny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Biorąc pod uwagę treść powołanych w niniejszej interpretacji przepisów stwierdzić należy, iż przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób przechowywania kopii faktur na nośnikach elektronicznych, spełni wszystkie warunki wynikające z przepisów rozporządzenia.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Należy jednak podkreślić, iż zadaniem tut. Organu w postępowaniu w przedmiocie wydania interpretacji jest ocena prawna przedstawionego zdarzenia przyszłego, a nie dokonywanie jakichkolwiek własnych ustaleń faktycznych związanych z postępowaniem podatkowym, o którym mowa w Dziale IV Ordynacji podatkowej. Bowiem wniosek strony o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza granice rozpoznawania danej sprawy i jest rozpatrywany zgodnie z Rozdziałem 1a Działu II Ordynacji podatkowej, który nie przewiduje w tym trybie prowadzenia postępowania podatkowego zmierzającego do ustalenia stanu faktycznego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji. Interpretacja traci ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego lub zmiany stanu prawnego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.