Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP3-2.4011.264.2023.2024.10.S.JM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-11-19
Teza: Możliwość uznania dokumentów związanych z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, za podstawę do ustalenia dla pracownika przychodu oraz przychodu zwolnionego z PIT, a w konsekwencji do zrealizowania Państwa obowiązków jako płatnika zaliczek na podatek PIT.
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumentacja-dokumentacja księgowa; dokumentacja-dokumentacja podatkowa; dokumentacja-dokumentacja techniczna; faktura; obowiązek-obowiązek płatnika; odpowiedzialność-odpowiedzialność płatnika; podróż; płatnik
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników.-Zakłady pracy.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 32-ust. 1

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu – stanowisko prawidłowe
=================================================================

Szanowni Państwo:

1) ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 6 marca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 27 października 2023 r. sygn. akt I SA/Op 257/23 (data wpływu prawomocnego wyroku 19 września 2024 r.); i

2) stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

6 marca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:

*   podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur dotyczących zakupu towarów i usług związanych z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej,
*   podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości uznania wydatków na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz rozliczenia należności związanych z podróżami służbowymi potwierdzonych dowodami księgowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej za koszty uzyskania przychodu,
*   podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości uznania dokumentów związanych z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, za podstawę do ustalenia dla pracownika przychodu oraz przychodu zwolnionego z PIT, a w konsekwencji do zrealizowania Państwa obowiązków jako płatnika zaliczek na podatek PIT.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 15 maja 2023 r. (data wpływu 15 maja 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

Spółka (…) (dalej określana jako „Wnioskodawca”, „Spółka”) posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów w Polsce. Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT w Polsce. Spółka prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Spółka zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę zgodnie z przepisami ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej określanymi jako „pracownicy”). Pracownicy odbywają podróże służbowe, czyli na polecenie Spółki wykonują zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Spółki albo ich stałe miejsce pracy (dalej określane jako „podróże służbowe”). Pracownikom przysługują od Spółki należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi. Podróże służbowe oraz wypłata należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi odbywają się zgodnie z art. 775 § 1, 2 i 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Spółka ponosi wydatki na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi (np. usług noclegowych, usług gastronomicznych, paliwa) oraz na rozliczenie należności związanych z podróżami służbowymi (np. diety). Wydatki te są ponoszone przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W konsekwencji, wydatki te stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Zakupione towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. W konsekwencji, Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od tych zakupów, zgodnie z art. 86 ust. 1 oraz art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W związku z podróżami służbowymi oraz wypłatą należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi u Spółki powstaje szereg dokumentów (dalej określanych jako „dokumenty”). Dokumenty te można podzielić na dwie grupy:

1) dokumenty wewnętrzne – są to wszelkiego rodzaju dokumenty wytworzone przez Spółkę w związku z podróżami służbowymi oraz wypłatą należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi, a w szczególności:

*   polecenia wyjazdu służbowego (podpisane elektronicznie przez przełożonego i zarząd),
*   ankiety wyjazdu służbowego (podpisana elektronicznie przez przełożonego lub dyrektora),
*   rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego,
*   ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka),
*   oświadczenia o dokonaniu wypłaty ze służbowej karty kredytowej,
*   oświadczenia o rezygnacji z gotówkowego rozliczania i wskazanie numeru rachunku bankowego,
*   polecenia księgowania (PK) dotyczące ujęcia w księgach rachunkowych wypłat należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi.

2) dokumenty zewnętrzne – są to wszelkiego rodzaju dokumenty otrzymane przez Spółkę, które potwierdzają nabycie towarów i usług związanych z podróżami służbowymi, a w szczególności:

*   faktury dokumentujące zakup usług noclegowych,
*   faktury dokumentujące zakup usług gastronomicznych,
*   faktury dokumentujące zakup paliwa.
*   faktury dokumentujące wynajem samochodu,
*   rachunki dokumentujące przejazd taksówkami,
*   bilety lotnicze,
*   bilety kolejowe,
*   paragony za parking.

Dokumenty mogą mieć formę elektroniczną (dotyczy to głównie dokumentów wewnętrznych) albo formę papierową (dotyczy to głównie dokumentów zewnętrznych).

W najbliższym czasie, Spółka ma zamiar zmodyfikować zasady przechowywania tych dokumentów poprzez ich archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej. Celem tej modyfikacji jest usprawnienie procesu dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie przestrzeni magazynowej w archiwum. W zakresie dokumentów mających formę elektroniczną Spółka będzie wytwarzała lub otrzymywała dokument w formie elektronicznej. Następnie dokument ten będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Spółkę w formie elektronicznej. Dokument nie będzie istniał w formie papierowej. Natomiast w zakresie dokumentów mających formę papierową Spółka będzie wytwarzała lub otrzymywała dokument w formie papierowej. Następnie dokument ten będzie skanowany, a skan będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Spółkę w formie elektronicznej. Dokument w formie papierowej będzie niszczony. Za skanowanie i niszczenie dokumentu w formie papierowej może być odpowiedzialny pracownik odbywający podróż służbową albo osoby odpowiedzialne za rozliczanie podróży służbowych w Spółce.

We wszystkich przedstawionych sytuacjach – zarówno dokumenty w formie papierowej, jak i dokumenty w formie elektronicznej – po ich zapisaniu w formie elektronicznej będą spełniały następujące warunki:

*   dokument w formie elektronicznej będzie stanowił wierne odzwierciedlenie dokumentu w formie papierowej,
*   dokument w formie elektronicznej zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią dokumentu i sporządzenie jego wydruku,
*   dokument w formie elektronicznej będzie przechowywany przez Spółkę co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   dokument w formie elektronicznej będzie przesyłany i przechowywany w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść dokumentu.

Poprzez złożenie niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej Spółka zmierza do ustalenia, czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentacji związanej z podróżami służbowymi oraz wypłatą należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi pozwala na prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) oraz podatku od towarów i usług (VAT). W związku z powyższym Spółka prosi o przyjęcie, jako elementu opisu zdarzenia przyszłego, że mamy do czynienia z podróżami służbowymi, że ponoszone wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów (z zastrzeżeniem wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów) oraz że przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od dokonywanych zakupów (z zastrzeżeniem zakupów niedających prawa do odliczenia podatku VAT).

Pismem z 15 maja 2023 r. (data wpływu 15 maja 2023 r.) Spółka doprecyzowała wniosek w następującym zakresie:

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi fakturami.

Szczegółowo kontrola biznesowa będzie wyglądała w następujący sposób:

a) W pierwszej kolejności należy wskazać, że w spółce (…) będzie istniał system akceptacji podróży służbowych w związku z którymi będą otrzymywane faktury. Potrzebę odbycia podróży służbowej pracownik będzie uzgadniał z przełożony, a następnie zgłaszał drogą mailową to sekretariatu. Sekretariat ustala i organizuje szczegóły podróży, a także sporządza polecenie wyjazdu służbowego, które wymaga następnie akceptacji przełożonego pracownika oraz zarządu spółki. Akceptacje mają formę wewnętrznych podpisów elektronicznych.

b) Po odbyciu podróży służbowej pracownik jest zobowiązany do złożenia ankiety podróży służbowej, która podlega podpisaniu przez pracownika i przełożonego. W ankiecie podróży służbowej zostają opisane wszystkie poniesione wydatki oraz zostają do niej dołączone załączniki potwierdzające poniesienie tych wydatków. Następnie sekretariat dokonuje kalkulacji kosztów podróży służbowej. Kalkulacja ta wymaga akceptacji działu księgowości oraz w szczegółowo opisanych przypadkach również osób pełniących funkcje dyrektorskie. Cały obieg dokumentów ma formę elektroniczną. Akceptacje i podpisy mają formę wewnętrznych podpisów elektronicznych.

c) Faktury związane z podróżami służbowymi mogą wpływać do spółki (…) w następujący sposób:

*   pracownik odbywający podróż służbową otrzyma fakturę w formie elektronicznej na swój adres mailowy – wówczas pracownik będzie zobowiązany dołączyć tę fakturę do ankiety podróży służbowej opisanej w pkt b; pracownik będzie zobowiązany do dołączenia jej w takiej samej postaci i w takim samym formacie w jakim była faktura otrzymana od sprzedawcy,
*   pracownik odbywający podróż służbową otrzyma fakturę w formie papierowej – wówczas pracownik będzie zobowiązany do wykonania skanu i zapisania jej w formacie PDF albo fotokopii i zapisania jej w formacie JPG oraz dołączenia tego skanu albo fotokopii do ankiety podróży służbowej opisanej w pkt b; pracownik będzie zobowiązany do wykonania skanu albo fotokopii w sposób wiernie i czytelnie odzwierciedlający całą treść faktury oraz do zapisania ich we wskazanych formatach; faktura w formie papierowej będzie przechowywana przez pracownika przez wskazany okres, nie krócej jednak niż do momentu rozliczenia delegacji i ujęcia faktur w ewidencji VAT; po tym okresie faktura w formie papierowej będzie niszczona przez pracownika,
*   spółka otrzyma fakturę w formie elektronicznej na swój adres mailowy – faktura będzie przekazywana do księgowości; faktura w formie elektronicznej będzie przez księgowość automatycznie zapisywana w programie SAP,
*   spółka otrzyma fakturę w formie papierowej (np. pocztą) – faktura będzie przekazywana przez sekretariat do księgowości; księgowość będzie dokonywała skanu faktury i zapisania jej w programie (\`(...)\`); skan będzie wiernie i czytelnie odzwierciedlał całą treść faktury; faktura w formie papierowej będzie przechowywana przez księgowość przez wskazany okres, nie krócej jednak niż do momentu rozliczenia delegacji i ujęcia faktur w ewidencji VAT; po tym okresie faktura w formie papierowej będzie niszczona przez księgowość.

d) Wszystkie faktury opisane w pkt c będą przechodziły kontrolę na etapie księgowości. Każda faktura będzie oceniana pod kątem ujęcia jej do celów podatku VAT. W szczególności będzie oceniane czy faktura posiada wszystkie niezbędne elementy oraz czy jest ona czytelna. W razie wątpliwości w tym zakresie księgowość będzie dokonywała weryfikacji i porównania faktury w wersji papierowej i skanu (pracownik odbywający podróż służbową będzie wówczas zobowiązany do dostarczenia do księgowości faktury w wersji papierowej). Następnie będzie miała miejsce akceptacja merytoryczna, której celem jest potwierdzenie że faktura wiąże się z zakupami faktycznie dokonanymi przez spółkę. W przypadku podróży służbowych za akceptację merytoryczną będzie odpowiadał sekretariat, który odgrywa kluczową rolę w organizacji i rozliczaniu podroży służbowych. Następnie faktura będzie wymagała akceptacji merytorycznej ze strony przełożonego pracownika, który odbywał podróż służbową oraz w szczegółowo opisanych przypadkach również osób pełniących funkcje dyrektorskie. Akceptacje mają formę wewnętrznych podpisów elektronicznych.

Otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej:

a) poza terytorium kraju – dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług,

b) poza terytorium kraju lub na terytorium kraju (na serwerach znajdujących się fizycznie na terytorium kraju) – bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług,

**Pytania**

1\. Czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dotyczących zakupu towarów i usług związanych z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego?

2\. Czy dla Spółki kosztem uzyskania przychodów będą wydatki na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz na rozliczenie należności związanych z podróżami służbowymi potwierdzone dowodami księgowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego?

3\. Czy dla Spółki dokumenty związane z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będą stanowiły podstawę do ustalania dla pracownika przychodu oraz przychodu zwolnionego z PIT, a w konsekwencji do zrealizowania obowiązków Wnioskodawcy jako płatnika zaliczek na podatek PIT?

### Państwa stanowisko

Uwagi ogólne – podróż służbowa.

Zasady wykonywania i rozliczania podróży służbowych określają przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej w skrócie K.p.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej określanego jako „rozporządzenie”).

Zgodnie z art. 775 § 1 K.p. „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. Zgodnie z art. 775 § 2 K.p. „Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (\`(...)\`)”. Natomiast zgodnie z art. 775 § 5 K.p. „W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2”. W opisie zdarzenia przyszłego wskazano, że podróże służbowe oraz wypłata należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi odbywają się zgodnie z art. 775 § 1, 2 i 5 K.p. oraz przepisami rozporządzenia.

Pytanie 2 – podatek dochodowy od osób prawnych (CIT).

Zasady opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych określają przepisy ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej w skrócie u.p.d.o.p.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (\`(...)\`)”.

Natomiast zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a u.p.d.o.p., „Nie uważa się za koszt uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra”.

W opisie zdarzenia przyszłego wskazano, że wydatki związane z podróżami służbowymi są ponoszone przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W konsekwencji, wydatki te stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.do.p., z zastrzeżeniem ograniczenia wynikającego z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a u.p.d.o.p.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p., „Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m”.

W zakresie prowadzenia dokumentacji podatkowej przepisy u.p.d.o.p. odsyłają do przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej w skrócie u.o.r.).

Zgodnie z art. 73 ust. 1 u.o.r. „Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze”. Natomiast zgodnie z art. 73 ust. 2 u.o.r. „Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych”.

Art. 73 ust. 1 u.o.r. dopuszcza możliwość przechowywania dowodów księgowych w formie elektronicznej. Dotyczy to również dokumentów związanych z podróżami służbowymi, ponieważ w przypadku Wnioskodawcy nie są to ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki. Istotne jest, żeby dokumenty były przechowywane w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Poza tym dowody księgowe przechowywane w postaci elektronicznej muszą pozwalać na zachowanie w trwałej i niezmienionej postaci zawartości tych dowodów oraz odtworzenie ich w postaci wydruku. Warunki te będą spełnione w omawianej sytuacji, ponieważ zgodnie z tym, co zostało przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego dowody księgowe będą zapisane w formacie umożliwiającym zapoznanie się z ich treścią i sporządzenie wydruku oraz będą przechowywane w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść dowodu księgowego. Ponadto dowody księgowe wytworzone i otrzymane przez Wnioskodawcę będą przechowywane do upływu terminów wskazanych w art. 74 u.o.r.

W konsekwencji, dowody księgowe przechowywane w formie elektronicznej, w sposób zgodny z art. 73 ust. 1 i 2 u.o.r., będą pozwalały na zaliczenie wynikających z nich wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Przedstawione stanowisko potwierdza np.:

*   interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 grudnia 2022 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.360.2018.10.KK),
*   interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 października 2022 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.13.S/AS),
*   interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 maja 2022 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.220.2017.10.S/JG/AP).

W tym miejscu należy zastrzec, że odpowiedź na pytanie drugie może być przedmiotem interpretacji indywidualnej. Zadane pytanie dotyczy w istocie możliwości zaliczenia wydatków związanych z podróżami służbowymi do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Warunkiem takiego zaliczenia jest należyte udokumentowanie tych wydatków. W konsekwencji zadane pytanie dotyczy praw i obowiązków podatkowych Wnioskodawcy. Potwierdza to np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 sierpnia 2022 r. (sygn. II FSK 422/22).

Reasumując: dla Spółki kosztem uzyskania przychodów będą wydatki na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz na rozliczenie należności związanych z podróżami służbowymi potwierdzone dowodami księgowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

Pytanie 3 – podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT).

Zasady opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych określają przepisy ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej w skrócie u.p.d.o.f.).

Zgodnie z art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f. „Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. „Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13”.

Natomiast zgodnie z art. 32 ust. 1 u.p.d.o.f. „Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy”.

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowych są przychodem pracownika (art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f.), który jednak korzysta ze zwolnienia w podatku PIT do wysokości określonej w rozporządzeniu (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f.). Tym samym prawidłowe wyliczenie diet i innych należności z tytułu podróży służbowych jest istotne z punktu widzenia realizowania obowiązków Wnioskodawcy jako płatnika zaliczek na PIT (art. 32 ust. 1 u.p.d.o.f.).

W związku z tym, że Spółka prowadzi księgi rachunkowe, to wyliczenie diet i innych należności z tytułu podróży służbowych oraz wyliczenie zaliczek na PIT powinno mieć swoje oparcie w dowodach księgowych.

Tym samym należy się tutaj odwołać do art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p. w zw. z art. 73 ust. 1 i 2 u.o.r., które zostały przytoczone przy odpowiedzi na pytanie drugie. Również argumentacja będzie taka sama jak w przypadku odpowiedzi na pytanie drugie. W konsekwencji, dowody księgowe przechowywane w formie elektronicznej, w sposób zgodny z art. 73 ust. 1 i 2 u.o.r., będą pozwalały na zrealizowanie obowiązków Spółka jako płatnika zaliczek na PIT w związku z wypłatą diet i innych należności z tytułu podróży służbowych.

Reasumując: dla Spółki dokumenty związane z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będą stanowiły podstawę do ustalania dla pracownika przychodu oraz przychodu zwolnionego z PIT, a w konsekwencji do zrealizowania obowiązków Spółki jako płatnika zaliczek na podatek PIT.

Przedmiotem niniejszego rozstrzygnięcia jest odpowiedź na pytanie nr 3 w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Wniosek w zakresie pytania nr 1 dotyczący podatku od towarów i usług został rozstrzygnięty odrębnie. Wniosek w zakresie pytania Nr 2 dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych zostanie rozpatrzony odrębnie.

Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania
----------------------------------------------

Na Państwa wniosek – 24 maja 2023 r. – wydałem:

*   interpretację indywidualną w zakresie pytania Nr 1 dotyczącego podatku od towarów i usług znak: Nr 0114-KDIP4-3.4012.103.2023.9.DS. Interpretację doręczono 25 maja 2023 r. Interpretacja ta nie podlegała zaskarżeniu.
*   postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania w zakresie pytania Nr 2 dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych oraz pytania Nr 3 dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych, znak: 0114-KDIP2-1.4010.129.2023.8.MR1, 0114-KDIP3-2.4011.264.2023.6.JM. Postanowienie doręczono Państwu 7 czerwca 2023 r.

Pismem z 13 czerwca 2023 r. (data wpływu do Organu 13 czerwca 2023 r.), złożyli Państwo w wymaganym przepisami prawa terminie – zażalenie na ww. postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania.

W dniu 13 lipca 2023 r. wydałem postanowienie znak: 0114-KDIP2-1.4010.129. 2023.9.MR1/PP, 0114-KDIP3-2.4011.264.2023.8.JM/AC, którym utrzymałem w mocy postanowienie organu pierwszej instancji. Postanowienie doręczono 14 lipca 2023 r.

Skarga na postanowienie utrzymujące w mocy postanowienie pierwszej instancji
----------------------------------------------------------------------------

8 sierpnia wnieśli Państwo skargę na postanowienie II instancji do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu.

Skarga wpłynęła do mnie 9 sierpnia 2023 r.

Wnieśli Państwo o uchylenie w całości zaskarżonego postanowienia jako naruszającego prawo.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi
-------------------------------------------

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu – wyrokiem z 27 października 2023 r. sygn. akt I SA/Op 257/23 – uchylił zaskarżone postanowienie z 13 lipca 2023 r. Nr 0114-KDIP2-1.4010. 129.2023.9.MR1/PP, 0114-KDIP3-2.4011.264.2023.8.JM/AC i poprzedzające je postanowienie z 24 maja 2023 r. znak: 0114-KDIP2-1.4010.129.2023.8.MR1, 0114-KDIP3-2. 4011.264.2023.6.JM w całości.

Pismem z 18 grudnia 2023 r. znak: 0110-KWR3.4020.111.2023.2.PK wniosłem na powyższy wyrok skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny – wyrokiem z 9 lipca 2024 r. sygn. akt II FSK 290/14 oddalił skargę kasacyjną.

Wyrok WSA w Opolu stał się prawomocny od dnia 9 lipca 2024 r. Wyrok wpłynął do mnie 19 września 2024 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku
-----------------------------------------------

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935):

Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

*   uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (pytanie Nr 3), które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu w ww. wyroku;
*   ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (pytanie Nr 3) – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie Nr 2) zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

**Uzasadnienie interpretacji indywidualnej**

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Z powyższego przepisu wynika, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartym w cytowanej ustawie, bądź od których zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 tej ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z ogólnej definicji przychodów zawartej w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że przychodami są w szczególności otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Ponieważ za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego - zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika - to wskazać należy, że dla celów podatkowych przez nieodpłatne świadczenie rozumie się te wszystkie zdarzenia prawne lub gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie w majątku podatnika mające konkretny wymiar finansowy. Zatem do przychodu należy zaliczyć każdy rodzaj świadczenia, które dana osoba (podatnik) otrzymuje kosztem majątku innej osoby.

Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 1 tej ustawy:

Źródłem przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Jak wynika z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Na podstawie przepisu art. 32 ust. 1 powołanej ustawy:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Jednakże nie wszystkie świadczenia ponoszone przez pracodawcę w ramach stosunku pracy podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

W świetle art. 775 ustawy Kodeks pracy:

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy,

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

‒ do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Omawiane zwolnienie jest limitowane rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Jak wynika z treści § 2 ww. rozporządzenia:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Stosownie do ust. 2 § 3 ww. rozporządzenia:

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Jak stanowi § 4 ust. 1 cytowanego rozporządzenia:

1) Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

2) Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

W oparciu o § 5 ust. 2 rozporządzenia:

Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Tym samym, prawidłowe wyliczenie diet i innych należności z tytułu podróży służbowych jest istotne z punktu widzenia realizowania obowiązków Spółki jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. W związku z tym, że Spółka prowadzi księgi rachunkowe, to wyliczenie diet i innych należności z tytułu podróży służbowych oraz wyliczenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych powinno mieć swoje oparcie w dowodach księgowych.

W art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca postanowił, że:

Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Przepis ten nakłada obowiązek prowadzenia ksiąg albo w formie ksiąg rachunkowych albo w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Forma ta, dla podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów jest określona w rozporządzeniu Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544 ze zm.; dalej jako rozporządzenie), a dla ksiąg rachunkowych określona jest w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Ustawa o rachunkowości zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika, że:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Z przepisu art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości wynika, że każdy wykazany w księgach rachunkowych wydatek powinien być udokumentowany odpowiednim dowodem.

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy:

4\. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

5\. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

W świetle art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:

1\. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

2\. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

3\. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

4\. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

5\. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:

1\. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

2\. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

3\. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

4\. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Art. 73 ust. 2 ww. ustawy stanowi, że:

Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ww. ustawy:

Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego, przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

‒ w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że w najbliższym czasie, Spółka ma zamiar zmodyfikować zasady przechowywania opinanych we wniosku dokumentów poprzez ich archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej. Celem tej modyfikacji jest usprawnienie procesu dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie przestrzeni magazynowej w archiwum.

Zarówno dokumenty w formie papierowej, jak i dokumenty w formie elektronicznej – po ich zapisaniu w formie elektronicznej będą spełniały następujące warunki:

*   dokument w formie elektronicznej będzie stanowił wierne odzwierciedlenie dokumentu w formie papierowej,
*   dokument w formie elektronicznej zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią dokumentu i sporządzenie jego wydruku,
*   dokument w formie elektronicznej będzie przechowywany przez Spółkę co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   dokument w formie elektronicznej będzie przesyłany i przechowywany w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść dokumentu.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi fakturami.

Otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej:

a) poza terytorium kraju – dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług,

b) poza terytorium kraju lub na terytorium kraju (na serwerach znajdujących się fizycznie na terytorium kraju) – bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług,

Przepisy ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Z regulacji art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz rozliczenia należności związanych z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów dotyczących zakupu towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz rozliczenia należności związanych z podróżami służbowymi w formie papierowej na rzecz formy elektronicznej nie stwarza przeszkód do prawidłowej realizacji obowiązków Spółki jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Tym samym, dowody księgowe przechowywane w formie elektronicznej, w sposób zgodny z art. 73 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, będą pozwalały na zrealizowanie obowiązków Spółki jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w związku z wypłatą diet i innych należności z tytułu podróży służbowych.

Państwa stanowisko w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (pytanie Nr 3) jest **prawidłowe**.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który będzie obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie oznaczone we wniosku jako nr 2) zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

*   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
*   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

*   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu, ul. Augustyna Kośnego 70, 45-372 Opole.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

*   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA),albo
*   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.)