Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-1151/14-2/KOM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-02-05
Teza: Przechowywanie egzemplarza wystawionej faktury w formie zapisów obrazów elektronicznych oraz przechowywanie otrzymanych w formie papierowej oryginałów faktur VAT zakupu jedynie w formie zapisów obrazów elektronicznych, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich faktur
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-odliczenie podatku; podatek-podatek naliczony-odliczanie podatku naliczonego; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy - przedstawione we wniosku z dnia 21 listopada 2014 r. (data wpływu 24 listopada 2014 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania egzemplarza wystawionej faktury w formie zapisów obrazów elektronicznych oraz przechowywania otrzymanych w formie papierowej oryginałów faktur VAT zakupu jedynie w formie zapisów obrazów elektronicznych oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24 listopada 2014 r. wpłynął wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania egzemplarza wystawionej faktury w formie zapisów obrazów elektronicznych oraz przechowywania otrzymanych w formie papierowej oryginałów faktur VAT zakupu jedynie w formie zapisów obrazów elektronicznych oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej: Spółka) prowadzi działalność gospodarczą polegającą na dystrybucji towarów (branża: elektroniczne systemy zabezpieczeń) oraz świadczeniu usług. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT i VAT UE.

1\. FAKTURY SPRZEDAŻY - sprzedaż towarów oraz świadczenie usług jest dokumentowana fakturami VAT, fakturami VAT korygującymi, duplikatami faktur VAT (dalej faktura), których miesięcznie Spółka wystawia ponad 2,000 sztuk w zintegrowanym systemie komputerowym klasy ERP o nazwie IE (dalej: System).

Po wystawieniu faktury w Systemie i jej zatwierdzeniu przez użytkownika, dokonywana jest automatyczna dekretacja księgowa i archiwizacja faktury, bez możliwości ingerowania użytkownika w treść i formę dokumentu, co umożliwia wydrukowanie egzemplarza faktury w niezmienionej postaci w dowolnym czasie. Fakt „wystawienia” faktury następuje przed faktem jej „wydrukowania” - System umożliwia wystawienie faktury (jej elektroniczne wygenerowanie) bez konieczności jej drukowania. Fakt wydrukowania faktury jest jedynie czynnością techniczną następującą po wystawieniu faktury. Egzemplarze faktur przeznaczone dla kontrahenta wprowadzane są do obrotu gospodarczego poprzez przekazanie nabywcy faktury w jednej z dwóch wersji - papierowej lub elektronicznej w formacie e-faktury lub PDF (bez fizycznego wydruku egzemplarza faktury przeznaczonego dla kontrahenta).

Obecnie dział handlowy Spółki drukuje dwa egzemplarze faktury w przypadku dostarczania do kontrahenta faktury w formie papierowej, oraz jeden egzemplarz w przypadku dostarczenia kontrahentowi faktury w formie elektronicznej. Egzemplarze przeznaczone dla Spółki w formie papierowej są archiwizowane i przechowywane w archiwum Spółki. Ponadto istnieje możliwość podglądu faktury w Systemie, a także wydrukowania jej egzemplarza na żądanie w każdym czasie. W celu ograniczenia kosztów oraz ochrony środowiska Spółka planuje wprowadzić zmianę w polityce. Zmiana polega na ograniczeniu się przez Spółkę do przechowywania wystawionych faktur jedynie w formie elektronicznej w Systemie, gdzie zostały wygenerowane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie.

Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura, jednocześnie zapewniając organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, a ich archiwizacja będzie następowała zgodnie z zasadami dotyczącymi archiwizacji danych komputerowych w Spółce. Faktury przechowywane będą przez okres czasu regulowany odgórnie przepisami podatkowymi.

2\. FAKTURY ZAKUPU - aktualnie Spółka otrzymuje i archiwizuje faktury/korekty faktur zakupu/duplikaty/rachunki zakupu towarów i usług (dalej: faktura zakupu) w formie papierowej. Spółka zamierza wprowadzić zmianę w polityce archiwizacji faktur zakupu polegającą na archiwizowaniu faktur zakupu w formacie elektronicznym PDF. Otrzymane przez Spółkę faktury zakupu w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF (lub JPG, TIFF), co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże dokumentach. Skany faktur zakupu będą przechowywane w Systemie w odpowiednim Rejestrze Zakupu w formie załącznika zaksięgowanego dowodu księgowego. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w Systemie papierowe wersje faktur zakupu będą niszczone. Sposób archiwizacji faktur zakupu w formie elektronicznej w opisany sposób będzie zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie. Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura, jednocześnie zapewniając organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, a ich archiwizacja będzie następowała zgodnie z zasadami dotyczącymi archiwizacji danych komputerowych w Spółce. Faktury przechowywane będą przez okres czasu regulowany odgórnie przepisami podatkowymi.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy w przypadku wystawiania faktur dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług opisanych w pkt 1 jest zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług przechowywanie egzemplarza faktur przeznaczonych dla Spółki tylko i wyłącznie w Systemie, w którym dokumenty te zostały wystawione w formie elektronicznej? Pytanie dotyczy zarówno faktur, których jeden egzemplarz przekazywany jest nabywcy w wersji papierowej, jak i elektronicznej.
2.  Czy w przypadku wprowadzenia systemu archiwizowania opisanego w pkt 2 Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, zgodnie z art. 112a ustawy o VAT oraz czy faktury archiwizowane w powyższy sposób będą uprawniały Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur ?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zasady wystawiania i przechowywania faktur reguluje ustawa o podatku od towarów i usług (dalej ustawa o VAT). Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Natomiast w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej zgodnie z art. 106g ust. 3:

1.  podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
2.  nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3.  nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,
4.  podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi - zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Co do przechowywania wystawionych faktur, zgodnie z art. 112a ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie egzemplarza faktury przeznaczonego dla wystawiającej go Spółki w magazynowym systemie komputerowym spełnia wszystkie powyższe warunki.

Również zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 maja 2012 r. sygn. akt I FSK 1228/11 podatnik może wystawiać faktury, faktury korygujące oraz drukować oryginał dokumentu w celu przesłania nabywcy i jednocześnie przechowywać kopie faktur w informatycznym systemie księgowym Spółki, w sytuacji gdy nie jest możliwe dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści dokumentu oraz zapewniona jest możliwość wydruku kopii faktury z systemu informatycznego Spółki w dowolnym momencie.

W związku z powyższym Wnioskodawca uważa, że planowany sposób przechowywania egzemplarza faktur przeznaczonego dla wystawiającego fakturę jest zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Zdaniem Spółki w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania dokumentów, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji dokumentów w sposób jedynie elektroniczny, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej.

Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Spółce wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii dokumentu będzie identyczna z treścią dokumentu w formie papierowej otrzymanego od kontrahenta.

Przepisy prawa polskiego nie nakładają na podatnika obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, że podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej, jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. Przepisy prawa polskiego nie zastrzegają także, aby wszystkie dokumenty musiały być przechowywane wyłącznie w jednej formie, papierowej albo elektronicznej.

Zgodnie z art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Powyższy przepis został wprowadzony do ustawy z dniem 1 stycznia 2014 r. Regulacje dotyczące kwestii w nim regulowanych częściowo nie są nowe. Znajdowały się bowiem wcześniej w przepisach wykonawczych. Regulacje związane z przechowywaniem faktur zawarte są także w przepisach unijnych. Zagadnieniom tym poświęcone są regulacje art. 244-249 Dyrektywy VAT z 2006 r. Komentowany artykuł określa, jakie dokumenty podlegają przechowaniu (zakres przedmiotowy), jak również wskazuje na sposób tego przechowywania. Ujęto tutaj faktury sprzedaży danego podatnika (wystawione przez danego podatnika lub w jego imieniu) oraz faktury zakupu (otrzymane przez podatnika).

Faktury - zarówno zakupowe, jak i sprzedażowe - mają być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Powinny to być te okresy rozliczeniowe, które w danym momencie (w którym zostały otrzymane) stosował dany podatnik (albo miesiąc, albo kwartał).

Przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, w przypadku faktur będzie oznaczać, że faktury dotyczące danego okresu rozliczeniowego będą przechowywane razem i wyraźnie oddzielone od faktur z innego okresu.

Przepis wymaga takiego przechowywania faktur, aby było zapewnione łatwe ich odszukanie. Sposób przechowywania faktur (zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych) powinien zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur przez cały okres, w którym trwa obowiązek ich przechowywania (tj. od chwili ich wystawienia bądź odpowiednio otrzymania, aż do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści faktury to okoliczność, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Przez pojęcie czytelności rozumieć należy brak trudności z odczytaniem treści faktury.

Jak wynika z powyższego, ustawodawca nie wymagał przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalnego ustawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w ustawie o podatku od towarów i usług.

Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma również przeciwwskazań prawnych, aby część dokumentów była archiwizowanych w formie papierowej, a część w formie wyłącznie elektronicznej, pod warunkiem, że w stosunku do wszystkich dokumentów, zarówno tych przechowywanych w formie papierowej, jak i tych przechowywanych w formie elektronicznej, spełnione zostaną warunki przechowywania faktur, określone w art. 112a ustawy o VAT, tj. dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie zaś do ust. 2 przywołanego przepisu, podatkiem naliczonym podlegającym odliczeniu jest m.in. podatek wynikający z otrzymanych przez podatnika faktur.

Pojęcie faktury i faktury elektronicznej zostało zdefiniowane przez ustawodawcę w art. 2 pkt 31 i pkt 32 ustawy. Zgodnie z tymi przepisami pod pojęciem faktury rozumie się dokument w formie papierowej lub formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przez fakturę elektroniczną rozumieć należy fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Reasumując, zdaniem Spółki, w przypadku wystawiania faktur dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług opisanych w pkt 1 przechowywanie egzemplarza faktur przeznaczonych dla Spółki tylko i wyłącznie w Systemie, w którym dokumenty te zostały wystawione w formie elektronicznej zarówno faktur, których jeden egzemplarz przekazywany jest nabywcy w wersji papierowej jak i elektronicznej zgodne jest z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Również w przypadku wprowadzenia systemu archiwizowania opisanego w pkt 2 Spółka będzie uprawniona zgodnie z art. 112a ustawy o VAT do prowadzenia archiwum dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej.

Faktury zakupu archiwizowane w formie opisanej w pkt 2 będą uprawniały Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur, przy założeniu, że spełnione będą ogólne przesłanki prawa do odliczenia z art. 86 ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza, w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy, obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W myśl art. 2 pkt 31 ww. ustawy, ilekroć mowa jest o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy).

Stosownie do art. 106b ust. 2 ww. ustawy, podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.

W myśl art. 106b ust. 3 ww. ustawy, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1,
2.  sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118

\- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Z powyższych przepisów wynika zatem, że fakturę wystawia sprzedawca będący podatnikiem podatku od towarów i usług, w celu udokumentowania dokonanej sprzedaży towarów lub świadczonych usług. Faktura VAT jest dokumentem sformalizowanym, potwierdzającym zaistnienie określonej zaszłości gospodarczej.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Natomiast w myśl art. 106g ust. 3 ww. ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

1.  podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
2.  nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3.  nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,
4.  podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi

\- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jak wynika z art. 112 ww. ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ww. ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ww. ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ww. ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ww. ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Natomiast na podstawie art. 106m ust. 1 ww. ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ww. ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ww. ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 4 ww. ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ww. ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na dystrybucji towarów (elektroniczne systemy zabezpieczeń) oraz świadczeniu usług. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT i VAT UE. Działalność jest dokumentowana fakturami VAT, fakturami VAT korygującymi, duplikatami faktur VAT, których miesięcznie Spółka wystawia ponad 2,000 sztuk w zintegrowanym systemie komputerowym klasy ERP o nazwie Impuls Evo. Po wystawieniu faktury w Systemie i jej zatwierdzeniu przez użytkownika, dokonywana jest automatyczna dekretacja księgowa i archiwizacja faktury, bez możliwości ingerowania użytkownika w treść i formę dokumentu, co umożliwia wydrukowanie egzemplarza faktury w niezmienionej postaci w dowolnym czasie. Fakt „wystawienia” faktury następuje przed faktem jej „wydrukowania” - System umożliwia wystawienie faktury (jej elektroniczne wygenerowanie) bez konieczności jej drukowania. Fakt wydrukowania faktury jest jedynie czynnością techniczną następującą po wystawieniu faktury. Egzemplarze faktur przeznaczone dla kontrahenta wprowadzane są do obrotu gospodarczego poprzez przekazanie nabywcy faktury w jednej z dwóch wersji - papierowej lub elektronicznej w formacie e-faktury lub PDF (bez fizycznego wydruku egzemplarza faktury przeznaczonego dla kontrahenta).

Obecnie dział handlowy Spółki drukuje dwa egzemplarze faktury w przypadku dostarczania do kontrahenta faktury w formie papierowej, oraz jeden egzemplarz w przypadku dostarczenia kontrahentowi faktury w formie elektronicznej.

Egzemplarze przeznaczone dla Spółki w formie papierowej są archiwizowane i przechowywane w archiwum Spółki. Ponadto istnieje możliwość podglądu faktury w Systemie, a także wydrukowania jej egzemplarza na żądanie w każdym czasie.

W celu ograniczenia kosztów oraz ochrony środowiska Spółka planuje wprowadzić zmianę w polityce. Zmiana polega na ograniczeniu się przez Spółkę do przechowywania wystawionych faktur jedynie w formie elektronicznej w Systemie, gdzie zostały wygenerowane, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie.

Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura, jednocześnie zapewniając organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, a ich archiwizacja będzie następowała zgodnie z zasadami dotyczącymi archiwizacji danych komputerowych w Spółce. Faktury przechowywane będą przez okres czasu regulowany odgórnie przepisami podatkowymi.

Wnioskodawca powziął wątpliwości w kwestii dotyczącej przechowywania wystawionych przez Niego kopii faktur w formie elektronicznej w specjalnym Systemie Impuls Evo w sytuacji, gdy oryginały tych faktur zostały wystawione i wysłane nabywcom usług zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Należy wskazać, że obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.

Zatem z uwagi na powołane wyżej przepisy, jak również mając na uwadze to, że informatyczny system komputerowy Wnioskodawcy (Impuls Evo), gdzie faktury te są generowane, będzie umożliwiał: przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przechowywanie egzemplarzy faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny dostęp dla uprawnionego organu na żądanie oraz bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w fakturach, a także możliwość wydrukowania zarchiwizowanych w systemie informatycznym faktur na każde żądanie uprawnionego organu, ponadto elektroniczne zapisy danych będą chronione przed modyfikacją oraz wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w ich strukturze tak, że po wystawieniu faktury nie będzie możliwe wprowadzenie jakichkolwiek zmian do jej treści – należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie faktur w formie elektronicznej, będzie zgodne z wyżej powołanymi przepisami.

Tym samym należy stwierdzić, że w analizowanej sprawie dopuszczalne jest, aby Wnioskodawca przekazywał wystawione kontrahentom faktury (faktury VAT, faktury VAT korygujące, duplikaty faktur VAT) zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (oczywiście przy założeniu, że kontrahenci wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej), natomiast swój egzemplarz faktury przechowywał w formie elektronicznej w magazynowym systemie komputerowym.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należy uznać za prawidłowe.

Wątpliwość Wnioskodawcy dotyczy także tego, czy w przypadku wprowadzenia specjalnego systemu archiwizowania Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci skanów dokumentów w formacie PDF, JPG, TIFF) i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, zgodnie z art. 112a ustawy o VAT oraz czy faktury archiwizowane w powyższy sposób będą uprawniały Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur.

Wnioskodawca wskazał, że zamierza wprowadzić zmianę w polityce archiwizacji faktur zakupu polegającą na archiwizowaniu faktur zakupu w formacie elektronicznym PDF. Otrzymane przez Spółkę faktury zakupu w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF (lub JPG, TIFF), co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże dokumentach. Skany faktur zakupu będą przechowywane w Systemie, w odpowiednim Rejestrze Zakupu w formie załącznika zaksięgowanego dowodu księgowego. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w Systemie papierowe wersje faktur zakupu będą niszczone. Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Spółce wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii dokumentu będzie identyczna z treścią dokumentu otrzymanego od kontrahenta w formie papierowej.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. W świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy - kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są/będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Obowiązujące regulacje prawne nie wymagają, aby faktura otrzymana w określonej formie (np. w formie papierowej) musiała być przechowywana w tej samej formie. Obowiązujące przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawionych kontrahentom jak i otrzymanych od nich w formie papierowej) w postaci elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

Wnioskodawca wskazał, że sposób archiwizacji faktur zakupu w formie elektronicznej w opisany sposób będzie zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia przez kontrahenta do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej.

Zatem, faktury (zakupowe, a także ich korekty i duplikaty) otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej, ale przechowywane już w postaci elektronicznej, jako plik PDF, JPG czy TIFF, będą stanowiły podstawę do rozliczenia podatku od towarów i usług, tzn. będą dawać jej prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach - w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i pod warunkiem, że nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy.

Końcowo należy potwierdzić pogląd Wnioskodawcy, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur (zakupowych, a także ich korekt i duplikatów), jak również tych wydrukowanych w celu zeskanowania do systemu księgowego, będzie on uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej i zniszczenia wersji papierowej po ich zarchiwizowaniu.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.