Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-2.4012.502.2020.2.SM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-10-05
Teza: prawo do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i elektronicznej oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na przedmiotowych fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek należny
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 8 lipca 2020 r. (data wpływu 14 lipca 2020 r.), uzupełnionym pismem z dnia 24 września 2020 r. (data wpływu 29 września 2020 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   prawa do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i elektronicznej, oraz

*   prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na przedmiotowych fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej

**–jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 lipca 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej i elektronicznej, oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na przedmiotowych fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 24 września 2020 r. poprzez wskazanie przepisów prawa podatkowego będących przedmiotem interpretacji indywidualnej, skorygowanie liczby zdarzeń przyszłych będących przedmiotem wniosku, doprecyzowanie opisu sprawy, a także o brakującą opłatę.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

X Sp. z o.o. (dalej: „Spółka”) jest podmiotem prowadzącym działalność handlową, przedmiotem handlu są części samochodowe sklasyfikowane w Polskiej Klasyfikacji Działalności pod numerem 45.31.Z „Sprzedaż hurtowa części i akcesoriów do pojazdów samochodowych, z wyłączeniem motocykli”. W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa towary i usługi dla potrzeb sprzedaży opodatkowanej, zarówno od kontrahentów zagranicznych jak również od kontrahentów krajowych (dalej: „Dostawcy”). W związku ze znacznym rozmiarem działalności Spółka otrzymuje dużą ilość faktur dotyczących zakupionych towarów i usług w formie papierowej i elektronicznej.

W celu uproszczenia systemu przechowywania otrzymanych faktur w formie papierowej, Spółka zamierza przechowywać je w wersji elektronicznej.

Procedura przechowywania faktur będzie przebiegała w następujący sposób:

1.  Sprzedawca/Dostawca towarów lub usług nabywanych przez Spółkę wysyła fakturę w formie papierowej na adres Spółki.
2.  Oryginalna faktura (otrzymana w formie papierowej) będzie stemplowana datą otrzymania. Wersja elektroniczna faktury będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa (łącznie z datą otrzymania faktury).
3.  Zeskanowana faktura zostanie wprowadzona do elektronicznej bazy danych. Po wprowadzeniu faktury do elektronicznej bazy danych, nie będzie możliwa modyfikacja treści faktury.
4.  Po wprowadzeniu faktury do elektronicznej bazy danych faktura w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona. Wszystkie zeskanowane faktury przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur.

Papierowa faktura zapisana w elektronicznym systemie przechowywania danych, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku Spółka wskazała, że:

X Sp. z o.o. jest czynnym podatnikiem VAT. Cała sprzedaż krajowa jest opodatkowana podstawową stawką podatku w wysokości 23%. Spółka prowadzi także sprzedaż do innych krajów zarówno europejskich (wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru), jak i krajów trzecich (eksport towaru) opodatkowanych stawka 0%.

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów w Spółce oraz likwidację dokumentów papierowych. W związku z tym faktury papierowe nie będą przechowywane na terytorium kraju, ponieważ po zeskanowaniu i wprowadzeniu ich do systemu elektronicznego obiegu dokumentów będą niszczone. Natomiast faktury elektroniczne będą przechowywane zarówno na skrzynce mailowej, jak również w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Dokumenty załączone do elektronicznego obiegu dokumentów będą przechowywane na serwerze zlokalizowanym w siedzibie Spółki (w Polsce), będzie tworzona też kopia zapasowa dokumentów, która będzie zlokalizowana w innej lokalizacji, kopia zapasowa będzie zaszyfrowana i zabezpieczona przed nieautoryzowanym dostępem. Kopia zapasowa będzie wykonywana codziennie.

Spółka nie będzie przechowywać faktur w formie elektronicznej poza granicami, tym samym art. 112a ust. 3 nie ma zastosowania w sprawie Spółki.

Spółka zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy.

Na pytanie Organu o treści: „Czy w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami (otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej), Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego? Jeśli tak, to na czym będą polegały kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych faktur?”,

Spółka wskazała, że:

„Wszystkie faktury w formie papierowej i elektronicznej trafiają do sekretariatu firmy. Osoba z sekretariatu będzie skanować faktury papierowe, a elektroniczne po prostu wprowadzać do systemu elektronicznego obiegu dokumentów, będzie uzupełniać również detale dotyczące faktury takie jak m.in. data wpływu dokumentu, data wystawienia faktury, data sprzedaży, opis kosztu, dane kontrahenta, zostanie przypisany dział powstania kosztu. Przypisanie kontrahenta do faktury będzie odbywać się za pomocą numeru NIP, dane kontrahenta zostaną pobrane z bazy Głównego Urzędu Statystycznego. Ponadto program do elektronicznego obiegu dokumentów będzie sprawdzał i wyświetlał informację czy numer NIP jest aktywny i czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Przypisanie działu powstania kosztu to kolejny etap weryfikacji. Faktury będą widoczne dla dyrektorów działów, którzy posiadają wiedzę o złożonych zamówieniach, za które przesłano fakturę. Faktury przed zaksięgowaniem do programu finansowo księgowego będą akceptowane przez pracowników działu księgowości, a także przez osoby odpowiedzialne za wykonywanie przelewów. Dodatkowo faktury których wartość przekroczy Y zł lub Z USD/EUR/GBP będą musiały być zaakceptowane przez zarząd spółki X Sp. z o.o.. Faktury budzące wątpliwości osób uczestniczących w elektronicznym obiegu dokumentów lub nietypowe będą podlegać dodatkowej weryfikacji telefonicznej. Każda płatność faktury wykonywana jest za pomocą oprogramowania „…”, która weryfikuje kontrahentów pod kątem białej listy niezależnie od kwoty faktury”.

Faktury przechowywane w formie elektronicznej w systemie do elektronicznego obrotu dokumentów nie będą różniły się w żaden sposób od oryginalnych faktur papierowych. Jedyną różnicą będzie zamiana formy papierowej na elektroniczną. Faktury będą czytelne, przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego jak stanowi art. 112a. ust. 1.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur będą gwarantowane za pomocą każdego kolejnego etapu rejestracji faktury w elektronicznym obiegu dokumentów. Wstępna weryfikacja przez sekretariat, następnie przez dyrektorów działów do których przypisano fakturę, następnie przez pracowników działu księgowości, a kończąc na pracowniku działu finansowego odpowiedzialnego za płatności faktur. Dodatkowo dla faktur powyżej Y zł lub Z EUR/GBP/USD konieczna akceptacja przez zarząd X Sp. z o.o.

Wydatki na nabycie towarów i usług, udokumentowane fakturami otrzymanymi pierwotnie w formie papierowej, a przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, oraz fakturami otrzymanymi wyłącznie w formie elektronicznej, Spółka będzie wykorzystywała wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Faktury otrzymane w formie elektronicznej na adres mailowy pracowników Wnioskodawcy będą dodawane do systemu elektronicznego obiegu dokumentów tak samo jak w przypadku faktur papierowych. Faktury elektroniczne nie będą stemplowane datą otrzymania ponieważ będzie ona widoczna w wiadomości – mailu z załączoną fakturą. Faktury elektroniczne będą archiwizowane dwutorowo to znaczy na skrzynce mailowej oraz w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Wskazana powyżej procedura spełnia wszystkie warunki, o których mowa w art. 112a ust. 1, a więc faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W przypadku faktur otrzymanych elektronicznie każdorazowo jest sprawdzany adres elektroniczny z którego nadano fakturę, dla stałych kontrahentów sprawdzany jest adres elektroniczny z którego wcześniej przychodziły faktury, w przypadku nowych kontrahentów adres elektroniczny jest weryfikowany za pomocą rozmowy telefonicznej lub inny sposób umożliwiający weryfikację autentyczności adresu elektronicznego. Spółka akceptuje faktury elektroniczne w formie pliku nie pozwalającego na ich edycję np. plik pdf. Dodatkowo wiadomości mailowe z fakturami elektronicznymi są archiwizowane na serwerach Spółki.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy procedura przechowywania faktur przedstawiona przez Spółkę spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego?
2.  Czy w związku z planowanym wprowadzeniem wyżej opisanej procedury przechowywania faktur (otrzymanych papierowo i elektronicznie) wyłącznie w wersji elektronicznej, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT przez Spółkę – zgodnie z art. 86 ust. 10 i 11 ustawy o VAT, po zniszczeniu wersji papierowej faktury?

Zdaniem Wnioskodawcy, proponowana procedura przechowywania faktur jest prawidłowa, gdyż spełnia wszystkie wymogi prawnopodatkowe. W konsekwencji Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczania podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dotyczących zakupów związanych ze sprzedażą opodatkowaną.

Zdaniem Spółki, obecnie istnieje możliwość przechowywania faktur papierowych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Artykuł 112a ustęp 1 Ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. nr 54, poz. 535, z późn. zm.) nakłada na podatników obowiązek przechowywania faktur zakupowych jak i sprzedażowych w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten nie narzuca obowiązku przechowywania przez odbiorcę faktur dokumentujących dokonane zakupy w takiej formie, w jakiej zostały wystawione. Tym samym również prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur nie jest uwarunkowane przechowywaniem otrzymanych faktur w formie papierowej. Prawodawca dopuszcza dowolny sposób przechowywania faktur, zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej przy zachowaniu warunków określonych w ww. przepisach.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 54 poz. 535 ze zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z ww. przepisów wynika, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 cyt. ustawy. W świetle powołanych wyżej przepisów należy uznać, że kluczowym warunkiem dla odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury zakupowej (o ile zakupione towary czy usługi są wykorzystywane przez podatnika do czynności opodatkowanych VAT).

O ile zatem sposób przechowywania faktur będzie odpowiadał wymogom przepisów, Spółka będzie miała prawo do odliczenia VAT z otrzymanych faktur związanych ze sprzedażą opodatkowaną na zasadach określonych w art. 86 ust. 10 i 11 ustawy, z zachowaniem przepisów o szczególnym momencie odliczenia VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

–w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Ponadto, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 i 3 ustawy:

*   przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,

*   przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Mając na uwadze okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie faktur (które Spółka otrzyma w formie papierowej i elektronicznej) – w sposób przedstawiony przez Wnioskodawcę w opisie sprawy – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur oraz przechowywaniu faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także gwarantujący odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych – jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. Zatem należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania ww. faktur będzie spełniało warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W związku z tym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 należało uznać za prawidłowe.

Odnośnie natomiast prawa do odliczenia podatku naliczonego z przedmiotowych faktur w związku z planowanym wprowadzeniem opisanej procedury przechowywania faktur (otrzymanych papierowo i elektronicznie) wyłącznie w wersji elektronicznej, wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Na podstawie art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 13a (art. 86 ust. 13 ustawy).

Z art. 87 ust. 1 ustawy wynika, że w przypadku, gdy kwota podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik ma prawo do obniżenia o tę różnicę kwoty podatku należnego za następne okresy lub do zwrotu różnicy na rachunek bankowy.

Zasady dokonywania zwrotu różnicy podatku na rachunek bankowy podatnika zostały określone w art. 87 ust. 2-6 ustawy.

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Podkreślić również należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Na podstawie art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy – nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

W świetle art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Jak wynika z wniosku, Spółka jest podmiotem prowadzącym działalność handlową, przedmiotem handlu są części samochodowe i jest czynnym podatnikiem VAT. Wydatki na nabycie towarów i usług, udokumentowane fakturami otrzymanymi pierwotnie w formie papierowej, a przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, oraz fakturami otrzymanymi wyłącznie w formie elektronicznej, Spółka będzie wykorzystywała wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Mając zatem na uwadze opis sprawy oraz obowiązujące przepisy należy stwierdzić, że skoro – jak wynika z okoliczności sprawy – nabyte towary i usługi udokumentowane fakturami otrzymanymi pierwotnie w formie papierowej oraz elektronicznej, a przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony przez Wnioskodawcę w opisie sprawy, będą wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, to – zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy – Zainteresowanemu będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z przedmiotowych faktur otrzymywanych w formie papierowej i elektronicznej i przechowywanych na opisanych przez Spółkę zasadach, w terminach określonych w art. 86 ust. 10, ust. 10b oraz ust. 11 ustawy. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 2 należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Jednocześnie podkreślić należy, iż tut. Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach opisu sprawy przedstawionego przez Wnioskodawcę. Tut. Organ informuje, iż nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisu sprawy.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Końcowo zauważyć należy, że wskazany przez Wnioskodawcę we własnym stanowisku publikator ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r., nr 54, poz. 535, z późn. zm.) jest nieaktualny. Obecny publikator ww. ustawy to: Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem Organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.