Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.251.2017.2.JF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-10-03
Teza: Czy w przedstawionym przypadku, na potrzeby przepisów ustawy o VAT Spółka będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej?
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; dokumenty-przechowywanie dokumentów
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 12 lipca 2017 r. (data wpływu 18 lipca 2017 r.) uzupełnionym w dniu 18 września 2017 r. (data wpływu 22 września 2017 r.) w odpowiedzi na wezwanie nr 0114-KDIP1-3.4012.251.2017.1.JF z dnia 15 września 2017 r., o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do archiwizacji dokumentów jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) otrzymanych w postaci papierowej – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 18 lipca 2017 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do archiwizacji dokumentów jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) otrzymanych w postaci papierowej . Wniosek został uzupełniony w dniu 18 września 2017 r. (data wpływu 22 września 2017 r.) w odpowiedzi na wezwanie nr 0114-KDIP1-3.4012.251.2017.1.JF z dnia 15 września 2017 r.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) dostarcza w pełnym zakresie oprogramowanie do obsługi transakcji łańcuchowych w sektorze handlowym oraz przemyśle. Właścicielem i sprzedawcą licencji na oprogramowanie jest amerykańska spółka matka - J. Inc. W toku prowadzonej działalności Spółka wystawia oraz otrzymuje od kontrahentów bardzo dużą ilość faktur. W celu optymalizacji procesu obiegu dokumentów oraz ograniczenia powierzchni biurowej niezbędnej dla przechowywania dokumentacji Spółka planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, z wyłączeniem przypadków, gdy nie jest to dopuszczalne na gruncie ustawy o rachunkowości, wskazanych w art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował dokumenty w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki w tym dokumenty dot. kosztów poniesionych przez pracowników Spółki w ramach podróży służbowych (dalej: Dokumenty). W nowym systemie, faktury otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane i archiwizowane tylko w formie elektronicznej.

Zgodnie z założeniami Spółki, Dokumenty w otrzymane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF (lub jpg, tiff). Każdy Dokument będzie posiadał indywidualną nazwę (numer), która będzie odróżniać go od pozostałych Dokumentów i będzie pozwalała na ich identyfikację i sprawne odszukanie w systemie. Skany będą przechowywane w systemie informatycznym. Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą, w odpowiednich folderach pozwalających na szybkie odszukanie danego dokumentu. Dokumenty będą podzielone na okresy rozliczeniowe, których będą dotyczyć.

Po zeskanowaniu Dokumentów i wprowadzeniu ich do odpowiednich plików w systemie informatycznym, Dokumenty w formie papierowej będą niszczone. Celem Spółki jest przechowywanie Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. Dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej (w postaci skanów) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zaznacza, iż również ta część Dokumentów, która jest przez Spółkę otrzymywana drogą elektroniczną (w formacie PDF, na specjalnie przygotowane do tego konto mailowe) również będzie archiwizowana w nowym systemie, jedynie w formie elektronicznej. Poza archiwizowaniem Dokumentów w systemie, dodatkowo, w celach bezpieczeństwa, Dokumenty będą okresowo zgrywane na nośniki zewnętrzne (np. dyski zewnętrzne, pendrive, DVD).

W odpowiedzi na wezwanie wskazano, że wdrażany przez Spółkę system zapewni autentyczność pochodzenia, integralność oraz czytelność otrzymywanych faktur. Otrzymane w formie papierowej dokumenty będą skanowane do formatu elektronicznego PDF lub TIFF przez pracowników Wnioskodawcy, przy czym wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Każdy dokument będzie poddany kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników Wnioskodawcy odpowiedzialnych za rozliczenia z klientami i kontrahentami. Wnioskodawca będzie miał możliwość jednoznacznego ustalenia wystawcy każdego dokumentów archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej.

Dokumenty zapisane w elektronicznej bazie danych nie będą modyfikowane, a ich elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentów otrzymanych w formie papierowej. Powyższe będzie możliwe będzie dzięki wykorzystaniu narzędzi informatycznych (skaner) oraz oprogramowania komputerowego pozwalającego na odbiór oraz przetwarzanie statycznego obrazu rzeczywistego obiektu w postaci cyfrowej (w formie skanu).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (we wniosku oznaczone jako nr 1):

Czy w przedstawionym przypadku, na potrzeby przepisów ustawy o VAT Spółka będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

W ocenie Spółki, będzie ona uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej, przy wypełnieniu wymogów wynikających z art. 112a ustawy o VAT.

Stosownie do art. 112 ustawy VAT - podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Wymogu tego nie stosuje się jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy VAT).

Przez pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów) oraz zgodny z ustalonymi przez Wnioskodawcę procedurami. Funkcjonalność elektronicznego systemu pozwala na łatwe połączenie zeskanowanych faktur z pozycjami w księgach rachunkowych oraz rejestrach VAT. Ponadto, każda faktura będzie poddana kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników Wnioskodawcy odpowiedzialnych za rozliczenia z klientami i kontrahentami.

Dokumenty zapisane w elektronicznej bazie danych nie będą modyfikowane, a ich elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentów otrzymanych w formie papierowej.

W ocenie Spółki należy uznać, iż obowiązujące obecnie regulacje nie wprowadzają żadnego ograniczenia, w myśl którego Dokumenty nie mogłyby korzystać z elektronicznej formy przechowania. Faktura w formie papierowej jest fakturą, o której mowa w art. 2 pkt 31 ustawy VAT i może być przechowywana zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Warunkiem jest jednak, aby podatnik dopilnował spełnienia przesłanek wskazanych w przepisach, tj. podatnik powinien przechowywać faktury:

*   w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   w sposób zapewniający bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów (oraz w przypadku faktur elektronicznych, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych) odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Odnosząc powyższe do przedmiotowej sprawy, w ocenie Spółki będzie Ona uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. W szczególności, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej. Jak bowiem wskazywano nie ma przeszkód prawnych, aby Dokumenty otrzymane w formie papierowej były przechowywane elektronicznie. Planowane przez Spółkę rozwiązanie polegające na elektronicznym archiwizowaniu Dokumentów, w tym również Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, nie jest zatem niezgodne z obowiązującymi przepisami. W szczególności - zdaniem Spółki - po spełnieniu wymogów wskazanych w ustawie VAT - będzie ona uprawniona do archiwizowania wyłącznie w formie elektronicznej otrzymywanych w formie papierowej Dokumentów.

Pogląd, zgodnie z którym faktury w formie papierowej mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, jest powszechnie akceptowany przez organy podatkowe. Dla przykładu można wskazać na interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 maja 2014 r., nr ILPP4/443-66/14-2/BA, interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2016 r. nr IPPP2/4512-1101/15-2/MAO czy też interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 stycznia 2016 r. nr IPPP2/4512-1052/15-4/AO.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Wnioskodawca planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej w formacie PDF (lub jpg, tiff). Każdy Dokument będzie posiadał indywidualną nazwę (numer), która będzie pozwalała na ich identyfikację i sprawne odszukanie. Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą, w odpowiednich folderach pozwalających na szybkie odszukanie danego dokumentu, z podziałem na okresy rozliczeniowe, których będą dotyczyć, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty będą okresowo zgrywane na nośniki zewnętrzne (np. dyski zewnętrzne, pendrive, DVD). Funkcjonalność elektronicznego systemu pozwala na łatwe połączenie zeskanowanych faktur z pozycjami w księgach rachunkowych oraz rejestrach VAT. Ponadto, każda faktura będzie poddana kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników Wnioskodawcy odpowiedzialnych za rozliczenia z klientami i kontrahentami. Dokumenty zapisane w elektronicznej bazie danych nie będą modyfikowane, a jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentów otrzymanych w formie papierowej.

Wątpliwość Wnioskodawcy dotyczy prawa do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej.

Wnioskodawca wskazuje, że wdrażany przez Spółkę system zapewni autentyczność pochodzenia, integralność oraz czytelność otrzymywanych faktur. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Każdy dokument będzie poddany kontroli biznesowej. Dokumenty zapisane w elektronicznej bazie danych nie będą modyfikowane.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie faktur zakupowych przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów (prowadzenie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników Wnioskodawcy odpowiedzialnych za rozliczenia z klientami i kontrahentami zastosowaniem), a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego – jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania faktur zakupowych (faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur) w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy archiwizacji tych faktur.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania faktur, faktur korygujących i duplikatów tych faktur. Nie dotyczy natomiast innych dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie VAT w szczególności rachunków, not księgowych, not obciążeniowych, dokumentów typu CMR, delivery notes, komunikaty celne xml, itp.

Wskazać również należy, że niniejsza interpretacja dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej i pozostających w dyspozycji Wnioskodawcy w formie elektronicznych obrazów (skanów), natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygniecie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.