Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-972/09/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2009-12-02
Teza: Czy wystawiając elektroniczne faktury korygujące dopuszczalne są inne sposoby potwierdzania dostarczenia e-faktur korygujących do kontrahenta aniżeli e-komunikat powiadamiający, że e-faktura dotarła do systemu odbiorcy, np. fax, e-mail?
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; podpis-podpis elektroniczny
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział V-Rozdział 3-art. 27; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział V-Rozdział 3-art. 28b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział V-Rozdział 3-art. 28c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział V-Rozdział 3-art. 28d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział V-Rozdział 3-art. 28e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział V-Rozdział 3-art. 28f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział V-Rozdział 3-art. 28g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział V-Rozdział 3-art. 28h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział V-Rozdział 3-art. 28i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział V-Rozdział 3-art. 28j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział V-Rozdział 3-art. 28k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział V-Rozdział 3-art. 28l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział V-Rozdział 3-art. 28m (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział V-Rozdział 3-art. 28n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział V-Rozdział 3-art. 28o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 108

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 8 września 2009r. (data wpływu 14 września 2009r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy wystawiając elektroniczne faktury korygujące dopuszczalne są inne sposoby potwierdzania dostarczenia e-faktur korygujących do kontrahenta aniżeli e-komunikat powiadamiający, że e-faktura dotarła do systemu odbiorcy, np. fax, e-mail - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 września 2009r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy wystawiając elektroniczne faktury korygujące dopuszczalne są inne sposoby potwierdzania dostarczenia e-faktur korygujących do kontrahenta aniżeli e-komunikat powiadamiający, że e-faktura dotarła do systemu odbiorcy, np. fax, e-mail.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (zwany dalej Spółką lub Podatnikiem) prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług informatycznych. Celem usprawnienia procesów związanych z fakturowaniem, Spółka rozważa możliwość wprowadzenia elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur do kontrahentów, zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119; dalej: „Rozporządzenie"). Faktury (zarówno pierwotne jak i korygujące) wystawiane będą przy zastosowaniu elektronicznej wymiany danych (zwaną dalej "EDI") z użyciem oprogramowania Spółki. W systemie operatora EDI następować będzie translacja kodu informatycznego, w którym faktura elektroniczna (dalej również „e-faktura") została opracowana przez jej wystawcę, na kod informatyczny akceptowany dla systemu informatycznego odbiorcy. Poprzez operatora EDI następuje przekazanie e-faktury do odbiorcy. Szczegółowe procedury mające zapewnić autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści będą przez Spółkę zagwarantowane. W umowie w sprawie e-fakturowania Spółka i kontrahent ustalą sposób potwierdzania odbioru przez kontrahenta e-faktury korygującej jak również określą sam moment jej odbioru. W swojej praktyce, obok e-komunikatów Spółka zamierza akceptować również inne formy potwierdzeń np. e-mail oraz fax.

W zamierzeniu Spółki, docelowo po pełnym wdrożeniu EDI, po podpisaniu z kontrahentem umowy o e-fakturowanie wszystkie transakcje w okresie wskazanym w przedmiotowej umowie dokumentowane będą jednolicie fakturami wystawianymi w formie elektronicznej. Jednakże, w okresie wstępnego wdrożenia systemu EDI umowy o e-fakturowanie z kontrahentem będą dotyczyć nie całości podpisanych umów handlowych, lecz ich określonych części. Fakturowanie umów handlowych odbywa się z trzech modułów Systemu Informatycznego. Pierwszym etapem wdrożenia EDI będzie objęty jeden moduł Sprzedaży i tylko umowy handlowe fakturowane z tego modułu będą objęte EDI - tak więc we wstępnym etapie wdrożenia EDI umowy z kontrahentem o e-fakturowaniu będą zawierały listę umów handlowych objętych EDI. W przypadku, gdy już po zawarciu umowy, w której wyrażona była zgoda kontrahenta na wystawianie i przesyłanie faktur drogą elektroniczną zaistnieje konieczność wystawienia korekty/duplikatu do faktury wystawionej pierwotnie w formie papierowej bądź też jej papierowego duplikatu Spółka zamierza wystawić przedmiotowe korekty i duplikaty również w formie papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wystawiając elektroniczne faktury korygujące dopuszczalne są inne sposoby potwierdzania dostarczenia e-faktur korygujących do kontrahenta aniżeli e-komunikat powiadamiający, że e-faktura dotarła do systemu odbiorcy, np. fax, e-mail?

Zdaniem Wnioskodawcy, ponieważ ustawodawca nie określił formy w jakiej powinno następować potwierdzanie odbioru faktury korygującej w odniesieniu do e-faktur akceptowalna jest każda forma potwierdzenia, które jednoznacznie identyfikuje, że kontrahent otrzymał fakturę korygującą np. e-komunikat, e-mail, fax. W świetle § 5 ust. 1 rozporządzenia faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. Jednocześnie ustawodawca nie wprowadził odrębnych zasad dla określenia momentu obniżenia podstawy opodatkowania przypadku korekt faktur elektronicznych. Przyjąć należy, że te same zasady obowiązują w odniesieniu do faktur papierowych jak i elektronicznych. Na podstawie art. 29 ust. 4a ustawy o VAT w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Pojęcie "otrzymania" nie zostało zdefiniowane w przepisach prawa podatkowego. Odwołując się do wykładni językowej należy uznać, iż przez pojęcie "otrzymać" rozumie się "stać się odbiorcą czegoś, dostać coś w darze lub w zamian za coś". Otrzymanie faktury jest sytuacją, w której podmiot ma z dokumentem kontakt tego rodzaju, iż może zapoznać się z jego treścią. Stąd też momentem otrzymania faktury korygującej przez nabywcę będzie moment, w którym faktura elektroniczna jest dostępna dla odbiorcy faktury na jego urządzeniach informatycznych. Katalog dopuszczalnych form potwierdzeń takiego otrzymania pozostaje otwarty. Istotne, by samo potwierdzenie odzwierciedlało rzeczywistość i wskazywało, że kontrahent e-korektę faktycznie otrzymał. O prawidłowości stanowiska Spółki świadczy również treść art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby dana osoba mogła zapoznać się z jego treścią. Z powyższego wynika, że wystarczające jest wprowadzenie e-faktury do systemu kontrahenta, nie jest jednak konieczne otrzymanie informacji, że kontrahent zapoznał się z treścią e-faktury korygującej. Jak Spółka wskazała w stanie faktycznym, katalog dopuszczalnych form potwierdzania otrzymywanych e-korekt jest dość szeroki, w zależności od ustaleń poczynionych w umowach o e-fakturowaniu. Potwierdzenie odbioru elektronicznej faktury korygującej może następować bez ingerencji odbiorcy (za pośrednictwem automatycznie przesyłanego e-komunikatu z chwilą wysłania e-faktury do kontrahenta lub też z chwilą dostarczenia e-faktury do kontrahenta) bądź też wymagać jego inicjatywy - potwierdzenie zwrotne drogą e-mailową, faxem. W każdym przypadku akceptowalny przez obie strony sposób potwierdzania otrzymywanych e-korekt wskazany zostaje w umowie w sprawie e-fakturowania.

Stanowisko takie potwierdził w postanowieniu z dnia 1 sierpnia 2007r. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łodzi-Śródmieście, sygn. III-2/443-64/07/EF. Organ wskazał na otwarty katalog form potwierdzania odbioru korekt faktur elektronicznych, nie zawężając jedynie do e-komunikatów generowanych automatycznie przez system.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Prawidłowe dokumentowanie obrotu przez podatników VAT należy do ich podstawowych obowiązków. Art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, stanowi, iż podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zgodnie z art. 29 ust. 4a ww. ustawy o VAT w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.

Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia odbioru korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi nie stosuje się, zgodnie z ust. 4b ww. artykułu:

1.  w przypadku eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
2.  wobec nabywców, na których rzecz jest dokonywana sprzedaż: energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy.

Jednocześnie zgodnie z ust. 4c przepis ust. 4a stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia korekty faktury do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Wyżej wskazane zasady dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej.

Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ww. ustawy o VAT.

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Zgodnie z § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy § 4 stosuje się odpowiednio.

Stosownie do § 3 ust. 3 rozporządzenia faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji.

W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji (§ 3 ust. 4 rozporządzenia).

Zgodnie z § 4 rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Zatem w myśl przytoczonych wyżej przepisów, w przypadkach wystawienia przez sprzedawcę faktury korygującej, sprzedawca jest bezwzględnie zobowiązany do otrzymania potwierdzenia odbioru tej faktury. Potwierdzenia takiego dokonuje nabywca towarów i usług, jako adresat przedmiotowego dokumentu i może mieć dowolną formę. Żaden bowiem przepis nie stanowi, iż musi to nastąpić w specjalnej formie. Potwierdzenie takie może więc być dokonane w każdej formie, która pozwala na jednoznaczne stwierdzenie, iż odbiorca otrzymał fakturę.

Z wniosku wynika, iż w umowie w sprawie e-fakturowania Spółka i kontrahent ustalą sposób potwierdzania odbioru przez kontrahenta e-faktury korygującej jak również określą sam moment jej odbioru. W swojej praktyce, obok e-komunikatów Spółka zamierza akceptować również inne formy potwierdzeń np. e-mail oraz fax.

Mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz wskazany stan prawny należy stwierdzić, iż o ile faktycznie przyjęta przez Wnioskodawcę forma potwierdzenia pozwoli w sposób jednoznaczny zidentyfikować fakt otrzymania przez odbiorcę faktury korygującej, wówczas taki system należy uznać za prawidłowy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała