Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP1/443-282/07-2/KG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2007-12-31
Teza: Przechowywanie w formie elektronicznej kopii faktur wysyłanych do nabywców w formie papierowej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura VAT; faktura-kopia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej S. przedstawione we wniosku z dnia 28 września 2007 r. (data wpływu 1 października 2007 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 1 października 2007 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

**W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.**

S. S.A. prowadzi działalność produkcyjną w sektorze chemii budowlanej. Asortyment produkowany przez Spółkę obejmuje między innymi: piany poliuretanowe, silikony, akryle, kauczuki, kleje, impregnaty, środki do renowacji dachów, produkty do ociepleń zewnętrznych budynków, wylewki i masy samopoziomujące, lakiery, grunty, taśmy budowlane. Produkty oferowane przez Wnioskodawcę są dystrybuowane w ponad pięćdziesięciu krajach na całym świecie.

W związku z dynamicznym rozwojem oraz stale powiększającym się gronem klientów, Spółka obserwuje znaczący wzrost liczby wystawianych przez nią faktur sprzedażowych. Wobec rosnących obciążeń administracyjnych związanych z przechowywaniem papierowych kopii wystawianych faktur, Wnioskodawca jest zainteresowany możliwością przechowywania powyższych dokumentów w formie elektronicznej, z wykorzystaniem księgowego systemu komputerowego oraz nośników archiwizujących. Spółka zaznacza, że stosowany przez nią system komputerowy zapewnia niemodyfikowalność wystawionej faktury, która może być przechowywana w formie zapisu elektronicznego niepodlegającego modyfikacji. Oznacza to, że po wystawieniu faktury i wydrukowaniu jej oryginału nie jest możliwe dokonywanie zmian w treści dokumentu, ani usunięcie z systemu już wystawionej faktury.

**W związku z powyższym zadano następujące pytanie.**

Czy możliwe jest przechowywanie w formie elektronicznej kopii faktur, których oryginały przesyłane są do klientów w formie papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedmiotowym stanie faktycznym, w świetle obowiązujących przepisów regulujących opodatkowanie podatkiem VAT, możliwe jest przechowywanie w formie elektronicznej kopii faktur, których oryginały przesyłane są do klientów w formie papierowej. Przepis § 21 rozporządzenia dotyczącego wystawiania faktur, nie przewiduje szczególnych wymogów co do formy wystawianych egzemplarzy tej samej faktury, faktury korygującej. W szczególności nie zabrania on wystawienia jednego egzemplarza tej samej faktury (oryginału) w formie papierowej, a drugiego (kopii) w formie elektronicznej. Wnioskodawca stoi na stanowisku, że poszczególne egzemplarze tej samej faktury powinny cechować się spójnością co do treści, a nie co do formy. Za powyższym stanowiskiem przemawiają pośrednio przepisy § 22 ww. rozporządzenia, dotyczące wystawiania duplikatów faktur, które stanowią, że ponowne wystawienie danej faktury w formie jej duplikatu musi nastąpić zgodnie z danymi zawartymi w kopii faktury. Duplikat jest więc kolejnym egzemplarzem danej faktury, a nie inną fakturą. Skoro więc duplikat oryginalnie wystawionej faktury musi być z nią zgodny jedynie w zakresie treści, a nie formy, nie ma podstaw do twierdzenia, aby kopia faktury zawierająca tę samą treść co oryginał, musiała być wystawiona w identycznej formie, jak dokument przesyłany do klienta. W uzasadnieniu swojego stanowiska Podatnik powołał również przepisy § 23 cyt. rozporządzenia, zgodnie z którymi oryginały i kopie faktur oraz duplikaty tych dokumentów należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego: w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe oraz w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. W świetle powyższych przepisów - zdaniem Spółki – nie jest zabronione przechowywanie elektronicznych kopii faktur, których oryginały przesyłane są do klientów w formie papierowej. Gdyby bowiem wprowadzenie takiego wymogu było intencją ustawodawcy, zostałoby ono wprost wyrażone w obowiązujących przepisach, tak jak to miało miejsce w przypadku faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

Wnioskodawca podkreśla, że przechowywanie elektronicznych kopii faktur zapewnia realizowanie wszelkich celów, którym te dokumenty mogą służyć. Wspomniana niemodyfikowalność oraz nieusuwalny charakter wystawionych faktur sprawiają, że Spółka, jak również organy kontrolujące mogą mieć w każdej chwili dostęp do wszystkich faktur wystawionych w danym okresie rozliczeniowym, zwierających oryginalne dane w niezmienionej postaci. Skoro przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej gwarantuje dostęp do ich treści w niezmienionej formie, umożliwia ono weryfikację danych wynikających z transakcji sprzedażowych Spółki niezbędnych do prawidłowego określenia jej zobowiązania podatkowego. Wobec powyższego, wybór między elektroniczną a papierową formą przechowywania faktur nie ma jakiegokolwiek wpływu na poprawność rozliczeń podatkowych. Jeżeli więc przepisy wprost nie zabraniają przechowywania w formie elektronicznej kopii faktur przesyłanych do klienta w formie papierowej, nie ma podstaw ku temu, aby zabronić Spółce zastosowania takiego rozwiązania.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.**

Zgodnie z art. 106 ust 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15 ust. 1 tejże ustawy, czyli osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 75, poz.798 ze zm.).

Na podstawie § 9 ww. rozporządzenia faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1.  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2.  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3.  dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT"; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;
4.  nazwę towaru lub usługi;
5.  jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;
6.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
7.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
8.  stawki podatku;
9.  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
10.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
11.  wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;
12.  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Stosownie do przepisu § 21 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 21 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z przepisem § 23 ust. 1 rozporządzenia z dnia 25 maja 2005 r., podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ww. dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 23 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Z okoliczności faktycznych przedstawionych we wniosku wynika, że Wnioskodawca wystawia faktury VAT wyłącznie w formie papierowej. Oryginały faktur wysyła nabywcom, zaś kopie faktur zamierza przechowywać w formie elektronicznej, z wykorzystaniem księgowego systemu komputerowego oraz nośników archiwizujących.

W świetle powołanych wyżej przepisów, należy stwierdzić, iż Spółka obowiązana jest przechowywać faktury VAT (oraz inne dokumenty związane z rozliczeniem podatku od towarów i usług) w oryginalnej postaci w jakiej powstały. Nie jest zatem możliwe przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, nawet jeżeli program, za pomocą którego są przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku.

Możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133 poz.1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) – nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.