Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.6.2019.1.MAZ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-03-11
Teza: Przechowywanie faktur papierowych, dokumentujących ponoszone wydatki, wyłącznie w formie elektronicznej, tj. zeskanowanej faktury, otrzymanej w formie papierowej.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; faktura-kopia faktury; faktura-odpowiedzialność za fakturę
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2018 r., poz. 800, ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 3 stycznia 2019 r. (data wpływu – 11 stycznia 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie przechowywania faktur papierowych, dokumentujących ponoszone wydatki, wyłącznie w formie elektronicznej, tj. zeskanowanej faktury, otrzymanej w formie papierowej – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 11 stycznia 2019 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie przechowywania faktur papierowych, dokumentujących ponoszone wydatki, wyłącznie w formie elektronicznej, tj. zeskanowanej faktury, otrzymanej w formie papierowej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca - … (dalej jako: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) prowadzi jako osoba prawna działalność w zakresie importu i dystrybucji części zamiennych do samochodów osobowych, dostawczych i motocykli. Wnioskodawca prowadzi platformę sprzedaży, głównie kanałami elektronicznymi, oraz logistyki dostaw części zamiennych w trybie „just-in-time” do rozproszonych klientów, do których należą przede wszystkim warsztaty oraz sklepy motoryzacyjne. Wnioskodawca działa w oparciu o zintegrowane narzędzia IT zarządzające całym łańcuchem dostaw oraz infrastrukturą logistyczną, a także siatką transportową umożliwiającą dostawę towaru do klienta końcowego z częstościowością 3-5 razy dziennie. Wnioskodawca współpracuje z blisko … dostawcami części zamiennych w obszarze tzw. rynku aftermarket, jak również z dostawcami OEM z całego świata.

Spółka jest na etapie wdrażania systemu elektronicznego obiegu dokumentów. W przypadku wdrożenia ww. systemu otrzymane faktury w formie papierowej, dokumentujące ponoszenie wydatków (zarówno od podmiotów krajowych, jak również podmiotów posiadających siedzibę na terytorium innych państw członkowskich oraz państw trzecich), będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, tj. poprzez zeskanowanie faktury otrzymanej w formie papierowej. Taka forma pozwoli na wyeliminowanie możliwości modyfikowania danych z faktury, także nie będzie możliwe dokonanie jakiejkolwiek zmiany danych na fakturze. Dodatkowo w stosunku do faktur, które Wnioskodawca otrzyma i będzie przechowywał w formie elektronicznej, będzie istniała pewność co do tożsamości dokonujących dostaw towarów, usługodawców oraz wystawców w/w faktur. Ponadto po zeskanowaniu faktury będą w niezmienionej formie archiwizowane w systemie, w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp i będzie zapewniony wyraźny z nich odczyt danych. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe i przechowywane co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w formie czytelnej dla człowieka, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Wnioskodawcę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Tym sam eliminowane jest ryzyko degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej. System będzie umożliwiał niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienie ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu).

Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług, i wdroży kontrolę biznesową - proces, za pośrednictwem którego stworzy, wdroży oraz będzie aktualizował dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawców, usługodawców albo wystawców faktur (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktur od momentu wystawienia faktur, aż do końca okresu ich przechowywania - która ustali wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów. Przez „wiarygodną ścieżkę audytu” należy rozumieć możliwość skontrolowania związku pomiędzy fakturą a dostawą towaru tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów miała miejsce.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca może przechowywać otrzymywane przez niego faktury w formie papierowej, dokumentujące ponoszenie wydatków (zarówno od podmiotów krajowych, jak również podmiotów posiadających siedzibę na terytorium innych państw członkowskich oraz państw trzecich), wyłącznie w formie elektronicznej, tj. poprzez zeskanowanie faktury otrzymanej w formie papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, w myśl art. 112a ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej jako: „u.p.t.u.”) podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 u.p.t.u. podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Z kolei art. 106m ust. 2 u.p.t.u. stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 u.p.t.u.).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 u.p.t.u.).

Stosownie do art. 106m ust. 5 u.p.t.u. - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Na podstawie art. 112a ust. 2 u.p.t.u. - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 u.p.tu.).

Stosownie do art. 112a ust. 4 u.p.t.u. - podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W konsekwencji regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, w tym w formie elektronicznej, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przykładowo - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 20.09.2017 r., 0112-KDIL1-3.4012.376.2017.1.KM stwierdził: „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami”.

Identyczne stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w interpretacji z 11.09.2017 r., 0111-KDIB4.4014.237.2017.1.BJ: „Wnioskodawca rozważa wdrożenie syste-mu, który będzie dawał możliwość przechowywania (archiwizowania) faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skan dokumentu). W przypadku wdrożenia rozważanego przez Wnioskodawcę modelu, oryginały faktur byłyby skanowane z zachowaniem odpowiedniej jakości skanu (tj. wersja elektroniczna będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej).

Na etapie skanowania faktury zostaną zapisane w odpowiednim formacie (PDF), a po zeskanowaniu nie będzie możliwa modyfikacja ich treści. Faktury archiwizowane będą jedynie w formie elektronicznej (skany dokumentów), a forma papierowa faktur (oryginały) byłaby niszczona po zeskanowaniu po określonym terminie. W przypadku wdrożenia ww. systemu wyeliminowana będzie możliwość ręcznego modyfikowania danych z faktury, ponadto po zeskanowaniu faktury będą w niezmienionej formie archiwizowane w systemie, w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe i przechowywane, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Wnioskodawcę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Tym samym eliminowane jest ryzyko degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej. System umożliwiał będzie niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu). Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami”.

Reasumując, Wnioskodawca ma prawo do wyłącznego przechowywanie dokumentów (faktur) w formie elektronicznej, w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów (faktur papierowych), które otrzyma Wnioskodawca od dostawców towaru, usługodawców albo wystawców faktur, bez konieczności przechowywania tych faktur w formie papierowej, ponieważ Wnioskodawca zapewni przechowywanie tych faktur w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, pobór oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2018 r., poz. 2174, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”), przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 ustawy.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży – art. 106g ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1-5 ustawy o VAT:

1.  Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
2.  Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
3.  Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
4.  Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
5.  Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
    1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
    2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Również użyte w ww. przepisie pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Stosownie do art. 112a ustawy o VAT:

1.  Podatnicy przechowują:
    
    1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
    2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
    
    *   w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
3.  Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
4.  Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność od momentu wystawienia lub otrzymania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że musza one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie importu i dystrybucji części zamiennych do samochodów i motocykli. Spółka wdraża system elektronicznego obiegu dokumentów, w ramach którego otrzymywane od podmiotów krajowych i zagranicznych faktury papierowe, dokumentujące ponoszone wydatki, będą skanowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. System będzie umożliwiał niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur i pozwalał na udostępnienie ich organom podatkowym, będzie zapewniony wyraźny odczyt danych, zostanie zapewniona czytelność faktury od momentu wystawienia do końca okresu przechowywania. Wnioskodawca wdroży też kontrolę biznesową, która ustali wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów, zapewni autentyczność pochodzenia oraz integralność treści.

Wątpliwość Wnioskodawcy dotyczy możliwości przechowywania faktur papierowych, dokumentujących ponoszone wydatki, wyłącznie w formie elektronicznej zeskanowanej faktury.

W opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca wskazał, że w ramach wdrażanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, skanowane będą faktury papierowe dokumentujące ponoszone wydatki, co pozwoli na wyeliminowanie możliwości modyfikowania danych na fakturze. Tym samym będzie istniała pewność co do tożsamości dostawców towarów, usługodawców i wystawców faktur. Wdrażany system pozwoli na archiwizowanie zeskanowanych faktur w niezmienionej formie, zapewni wyraźny, czytelny odczyt danych, eliminując ryzyko degradacji (zacierania) treści, co mogłoby dotyczyć faktur przechowywanych w formie papierowej. Umożliwiony będzie natychmiastowy dostęp - także organom podatkowym - do treści faktur w wersji elektronicznej lub w formie wydruku skanu. Faktury będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe i przechowywane co najmniej do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Powyższe wskazuje, że Wnioskodawca wypełni, wskazane w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur: zachowany będzie podział na okresy rozliczeniowe; możliwe będzie łatwe odszukiwanie; zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Również organy podatkowe, w przypadku stosownego żądania, będą miały umożliwiony bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w wersji elektronicznej i możliwość przetwarzania danych w nich zawartych.

Wnioskodawca stwierdził również, że wdroży kontrolę biznesową, pozwalającą na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów, co wypełni zapisy art. 106m ustawy, odnośnie autentyczności pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralności treści (w fakturze nie będą zmienione dane, które powinna zawierać faktura) i czytelności faktur (nie nastąpi zacieranie ich treści), które zostaną zeskanowane i będą przechowywane w wersji elektronicznej.

Reasumując, należy stwierdzić, że w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca ma możliwość przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur, dokumentujących ponoszone wydatki, wyłącznie w formie elektronicznej zeskanowanej faktury.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2018 r., poz. 1302, ze zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.