Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2-443-266/11-2/IZ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-05-30
Teza: Dotyczy wystawiania i przechowywania faktur w formie plików elektronicznych
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 17.02.2011 r. (data wpływu 01.03.2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania faktur - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 01.03.2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania faktur.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wystawia na rzecz swoich odbiorców faktury VAT, faktury korygujące, duplikaty faktur jak również otrzymuje od dostawców faktury/faktury korygujące/duplikaty faktur za zakupione towary lub usługi.

Biorąc pod uwagę zmiany przepisów podatkowych wprowadzone w zakresie wystawiania oraz przechowywania faktur, które weszły w życie 01.01.2011 r., Wnioskodawca rozważa możliwość:

1.  w przypadku faktur/faktur korygujących/duplikatów faktur przesyłanych w formie papierowej do odbiorców - przechowywanie ich kopii w Spółce elektronicznie w formacie PDF w podziale na okresy z możliwością łatwego ich odszukania,
2.  przypadku wyrażenia zgody przez odbiorcę - przesyłania faktur/faktur korygujących/duplikatów faktur w formie elektronicznej w formacie PDF bez stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
3.  przechowywania w formie elektronicznej lub papierowej faktur/faktur korygujących/duplikatów faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej (bez certyfikowanego podpisu elektronicznego).

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy w przypadku wystawienia i przesłania odbiorcy papierowego oryginału faktury, faktury korygującej, duplikatu faktury Wnioskodawca ma prawo przechowywać kopie tych dokumentów w wersji elektronicznej w formacie PDF?
2.  Czy zgoda odbiorcy na wystawianie faktur elektronicznych może nastąpić poprzez wysłanie takiej zgody przez osobę upoważnioną ze strony odbiorcy e-mailem i czy automatyczne potwierdzenie odbioru emalia wysyłane poprzez program pocztowy może być traktowane, jako potwierdzenie odbioru faktury/faktury korygującej/duplikatu faktury wysyłanej e-mailem w formacie PDF?
3.  Czy faktury elektroniczne mogą być przesyłane e-mailem w formacie PDF (bez certyfikowanego podpisu elektronicznego) i archiwizowane elektronicznie w formacie PDF lub w formie papierowej po ich wydruku?
4.  Czy podmiot ma prawo archiwizowania faktur/faktur korygujących/duplikatów tych dokumentów w formacie PDF lub papierowym w przypadku otrzymania dokumentu emailem w formacie PDF (bez certyfikowanego podpisu elektronicznego)?

Stanowisko zajęte przez Wnioskodawcę:

Ad. 1

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z dnia 28 listopada 2008r. (Dz. U. Nr 212, poz. 1337) w par. 21 stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Par. 21 ust. 2 stanowi, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur, faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwe ich odszukanie;
*   bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia oznacza pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Zdaniem Wnioskodawcy faktura zapisana w formacie PDF zapewnia autentyczność pochodzenia oraz integralność treści. Jest to również format umożliwiający przetwarzanie zawartych w nim danych, rozumiane jako wgląd do nich bez możliwości zmiany zapisów. W związku z powyższym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że prawidłowe będzie przechowywanie faktur/faktur korygujących oraz ich duplikatów w podziale na okresy w formacie PDF.

Ad. 2

Zgodnie z par. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury zwanej dalej „akceptacją”. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Przepisy w przypadku potwierdzeń w formie elektronicznej nie wymagają zachowania formy podpisu elektronicznego. W związku z tym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że akceptacja przez osobę upoważnioną przez kontrahenta e-mailem jest wystarczająca w rozumieniu par. 3 w/w rozporządzenia.

Wnioskodawca uważa również, że automatyczne potwierdzenie odbioru e-maila zawierającego elektroniczną fakturę/fakturę korygującą/duplikat faktury jest jednocześnie potwierdzeniem odbioru faktury/faktury korygującej/duplikatu faktury.

Ad. 3

Zgodnie z par. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Zgodnie z par. 4 ww. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Zgodnie z par 6 ww. rozporządzenia faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwe ich odszukanie;
*   bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia oznacza pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Przepisy nie precyzują dopuszczalnych formatów elektronicznych, w których miałyby być wystawiane, przesyłane i archiwizowane faktury elektroniczne pozostawiając tę decyzję podatnikowi. Ministerstwo Finansów w Broszurze Informacyjnej „Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r.” umieszczonej na stronach internetowych Ministerstwa, jako jeden z dopuszczalnych formatów wymienia format PDF. W związku z tym, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że prawidłowe będzie przesyłanie oraz archiwizowanie faktur/faktur korygujących/duplikatów tych dokumentów w formacie PDF.

Ad. 4

Zgodnie z par. 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe odszukanie, bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie.

Zgodnie z par 8 ww. rozporządzenia faktury przesyłane w formie elektronicznej i w tej formie przechowywane udostępniane są organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w przypadku otrzymania faktury elektronicznej w formacie PDF, ma prawo tę fakturę zarchiwizować w tym formacie lub ją wydrukować i zarchiwizować w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem z dnia 28 marca 2011 r., wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy. Rozporządzenie to weszło w życie z dniem 1 kwietnia 2011 r. i zastąpiło rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.).

§ 19 ust. 1 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. stanowi, iż faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu tego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 ww. rozporządzenia).

§ 21 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. stanowi:

1.  podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: 1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, 2) łatwe ich odszukanie, 3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
3.  autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
4.  integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ad. 1

Zdaniem Wnioskodawcy rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z dnia 28 listopada 2008r. (Dz. U. Nr 212, poz. 1337) w par. 21 stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Par. 21 ust. 2 stanowi, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur, faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwe ich odszukanie;
*   bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia oznacza pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zdaniem Wnioskodawcy faktura zapisana w formacie PDF zapewnia autentyczność pochodzenia oraz integralność treści. Jest to również format umożliwiający przechowywanie zawartych w nim danych, rozumiane jako wgląd do nich bez możliwości zmiany zapisów. W związku z powyższym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że prawidłowe będzie przechowywanie faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów w podziale na okresy w formacie PDF.

Biorąc pod uwagę przepisy rozporządzenia z dnia 28 marca 2011r., prawodawca przewidział, iż faktury, faktury korygujące i ich duplikaty mogą być przechowywane w dowolny sposób, który zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny do nich dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. W obowiązującym stanie prawnym brak jest zatem przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących czy duplikatów tych dokumentów wystawianych i przesyłanych do odbiorcy w formie papierowej, jednakże muszą być spełnione ww. kryteria. Jeżeli są spełnione, podatnik może przechowywać faktury, faktury korygujące i ich duplikaty w wersji elektronicznej w formacie PDF. Tutejszy Organ zaznacza, że na podatniku ciąży obowiązek realizacji ww. kryteriów, to podatnik dokonuje wyboru formy przechowywania dokumentów.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy dotyczące kwestii 1 należało uznać za prawidłowe.

Powołane przez Wnioskodawcę przepisy § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, obowiązujące na dzień złożenia wniosku, są tożsame z przepisami § 21 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r.

Od 1 stycznia 2011 r. weszły w życie istotne zmiany w zakresie fakturowania elektronicznego wprowadzone w związku z przyjęciem Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U. UE L 44 z dnia 22 lipca 2010 r.), mającej na celu m.in. liberalizację dotychczas obowiązujących standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, by faktury w formie papierowej i faktury w formie elektronicznej były traktowane w ten sam sposób.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od dnia 1 stycznia 2011 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem z dnia 17 grudnia 2010 r., wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy.

Stosownie do § 3 ust. 1 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Ust. 2 powyższego paragrafu stanowi, iż akceptacja lub jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni (§ 3 ust. 3 ww. rozporządzenia).

W myśl § 4 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się – zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. – pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność faktury rozumie się – zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia – to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

§ 2 ust. 2 ww. rozporządzenia stanowi, iż autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.4)), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Sposób przechowywania faktur elektronicznych został określony w § 6-8 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r.

Zgodnie z § 6 ww. rozporządzenia faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2.  łatwe ich odszukanie,
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Stosownie do § 8 ww. rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ad. 2

Zdaniem Wnioskodawcy zgodnie z § 3 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. faktury mogą być przesyłane w tym udostępniane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury zwanej dalej „akceptacją”. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Przepisy w przypadku potwierdzeń w formie elektronicznej nie wymagają zachowania formy podpisu elektronicznego. W związku z tym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że akceptacja przez osobę upoważnioną przez kontrahenta e-mailem jest wystarczająca w rozumieniu § 3 ww. rozporządzenia. Wnioskodawca uważa również, że automatyczne potwierdzenie odbioru e-maila zawierającego elektroniczną fakturę, fakturę korygującą, duplikat faktury jest jednocześnie potwierdzeniem odbioru faktury, faktury korygującej, duplikatu faktury.

Biorąc pod uwagę przepisy rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., prawodawca przewidział, iż faktury mogą być przesyłane w tym udostępniane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. W obowiązującym stanie prawnym istnieje możliwość do zastosowania pisemnej papierowej lub elektronicznej formy wyrażenia akceptacji na stosowanie danego sposobu przesyłania faktur. W przypadku wyboru elektronicznej formy akceptacji, nie ma konieczności stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Zatem podatnik sam dokonuje wyboru formy przesyłania faktur przez kontrahenta akceptując dany sposób ich przekazu oraz odbioru, biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanej faktury. Możliwe jest, by przesłanie akceptacji na przesyłanie faktur odbywało się za pośrednictwem programu poczty elektronicznej i e-maila przez osobę do tego upoważnioną przez kontrahenta oraz traktowania automatycznego potwierdzenia odbioru e-maila wysyłanego przez program pocztowy jako potwierdzenie odbioru faktury, faktury korygującej czy ich duplikatu, wysłanej e-mailem w formacie PDF, jeśli podatnik wyrazi zgodę, że taki sposób przekazywania i odbierania faktur elektronicznych mu odpowiada oraz jeśli są spełnione ww. kryteria odnośnie zachowania autentyczności i integralności treści faktury. Na podatniku ciąży obowiązek realizacji ww. kryteriów, to podatnik akceptuje wybór formy przesyłu faktur elektronicznych.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy dotyczące kwestii 2 należało uznać za prawidłowe.

Ad. 3 i Ad. 4

Zdaniem Wnioskodawcy zgodnie z par. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Zgodnie z par. 4 ww. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Zgodnie z par 6 ww. rozporządzenia faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwe ich odszukanie;
*   bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia oznacza pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zdaniem Wnioskodawcy przepisy nie precyzują dopuszczalnych formatów elektronicznych, w których miałyby być wystawiane, przesyłane i archiwizowane faktury elektroniczne pozostawiając tę decyzję podatnikowi. Ministerstwo Finansów w Broszurze Informacyjnej „Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r.” umieszczonej na stronach internetowych Ministerstwa, jako jeden z dopuszczalnych formatów wymienia format PDF. W związku z tym, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że prawidłowe będzie przesyłanie oraz archiwizowanie faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów w formacie PDF.

Zgodnie z par 8 ww. rozporządzenia faktury przesyłane w formie elektronicznej i w tej formie przechowywane udostępniane są organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w przypadku otrzymania faktury elektronicznej w formacie PDF, ma prawo tę fakturę zarchiwizować w tym formacie lub ją wydrukować i zarchiwizować w formie papierowej.

Biorąc pod uwagę przepisy rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., prawodawca przewidział, iż faktury elektroniczne mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury oraz zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, jak również mogą być przechowywane w dowolny sposób, który zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny do nich dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. W obowiązującym stanie prawnym brak jest zatem przeciwwskazań do przesyłania faktur, faktur korygujących i ich duplikatów e-mailem w formacie PDF bez użycia certyfikowanego podpisu elektronicznego i przechowywania tych dokumentów w formie elektronicznej w formacie PDF lub też papierowego ich wydruku w przypadku ich wystawiania, pod warunkiem spełnienia ww. kryteriów. Brak jest również przeciwwskazań do przechowywania faktur, faktur korygujących i ich duplikatów w formacie PDF lub papierowym w przypadku otrzymania ich e-mailem w formacie PDF bez użycia certyfikowanego podpisu elektronicznego pod warunkiem spełnienia ww. kryteriów. Tutejszy Organ zaznacza, że na podatniku ciąży obowiązek realizacji wskazanych powyżej kryteriów, to podatnik dokonuje wyboru formy przechowywania dokumentów i zgadza się na formę ich przesyłu.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy dotyczące kwestii 3 i 4 należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.