Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPB3/423-433/12-4/MF
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2013-03-06
Teza: 1.Czy wydatki na nabycie napojów wynikających z przepisów bhp będą mogły stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodów? 2.Czy wydatki na nabycie produktów spożywczych przekazywanych podczas spotkań zarządu i kierownictwa, narad pracowniczych i szkoleń Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? 3.Czy wydatki na usługi zakupu gotowych posiłków, podawanych podczas szkoleń i narad będą mogły stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodów?
Słowa kluczowe: artykuły-artykuły spożywcze; kontrahent; koszt-koszty uzyskania przychodów; napoje; poczęstunki; posiłki; pracownik; reprezentacja; usługi-usługi kateringowe; wydatek; związki-związek z przychodem
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 19 listopada 2012 r. (data wpływu 23 listopada 2012 r.), uzupełnionym pismem z dnia 22 lutego 2013 r. (data wpływu 28 lutego 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie:

*   napojów udostępnianych pracownikom na podstawie przepisów bhp;

*   produktów spożywczych przekazywanych podczas spotkań zarządu i kierownictwa, narad pracowniczych i szkoleń;

*   gotowych posiłków (catering) podawanych podczas szkoleń i narad pracowniczych

**jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 23 listopada 2012 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

Z uwagi na braki wniosku, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów, na podstawie art. 169 § 1 i § 2 w związku z art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), pismem z dnia 15 lutego 2013 r., nr IPTPB3/423-433/12-2/MF, (doręczonym w dniu w 18 lutego 2013 r.), wezwał Wnioskodawcę do jego uzupełnienia.

W odpowiedzi na ww. wezwanie, dnia 28 lutego 2013 r. wpłynęło uzupełnienie wniosku (nadane w dniu 25 lutego 2013 r.).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (zwana dalej „Spółką”, „Wnioskodawcą”) prowadzi działalność w zakresie wynajmu i serwisu odzieży roboczej. Siedziba i centrala Spółki znajduje się w ….., ponadto Spółka posiada zakłady (pralnie) w …\`(...)\`

W ramach prowadzonej działalności, Spółka ponosi koszty nabycia produktów spożywczych takich jak: kawa, herbata, woda mineralna, mleko do kawy, soki, inne napoje bezalkoholowe, cukier, słodycze.

Zgodnie z przepisami bhp, Spółka zapewnia pracownikom napoje, które są wydawane na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (§ 4.1 pkt 5) na stanowiskach pracy, na których temperatura pracy spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28 stopni C. Na stanowiskach pracy w pralni temperatura taka utrzymuje się przez większą część roku.

Artykuły spożywcze i napoje niewynikające z przepisów bhp zużywane są podczas spotkań zarządu i kierownictwa, narad pracowniczych, szkoleń oraz spotkań z kontrahentami i gośćmi w czasie pracy w siedzibie Spółki.

Dodatkowo, zarówno dla pracowników, jak i osób z zewnątrz (gości/kontrahentów) udostępniane są za częściową odpłatnością (50 groszy za sztukę) automaty z napojami: kawą, herbatą, zupami w proszku, czekoladą. Pozostała część kosztów jest ponoszona przez Spółkę ze środków obrotowych.

Spółka na podstawie otrzymanej faktury nie jest w stanie określić dokładnej ilości produktów zużywanych na poszczególne cele, gdyż jest to uzależnione od indywidualnych okoliczności.

Dodatkowo zdarza się, że podczas szkoleń organizowanych w firmie, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, a także spotkań biznesowych i narad pracowniczych, z uwagi na długość ich trwania, zamawiany jest niedrogi posiłek (lunch) do siedziby Spółki (catering) z firmy zewnętrznej. Nabyte artykuły i usługi są wykorzystywane podczas spotkań biznesowych o charakterze reklamowym i informacyjnym. Przedmiotowe spotkania organizowane są m.in w celu przedstawienia oferty handlowej, rozmów biznesowych, podpisywania umów zarówno sprzedażowych jak i zakupowych.

Spółka traktuje je jako skromny poczęstunek, który nie wykracza poza zwykłe przejawy gościnności.

Ponadto w ramach bieżącej działalności Spółka przeprowadza ze swoimi pracownikami spotkania służbowe, podczas których omawiane są istotne kwestie dotyczące prowadzonej działalności. Celem spotkań jest m.in.: omówienie wyników za poprzednie okresy, przygotowanie planów biznesowych czy budżetów. Wskazane spotkania mają charakter roboczy i są ściśle związane z działalnością Spółki.

Wnioskodawca wskazał, iż do tej pory zakupu wszystkich wymienionych wyżej artykułów spożywczych i zamawianych posiłków, Spółka nie zaliczała do kosztów uzyskania przychodu, traktując je jako koszty reprezentacji bądź jako wydatki nieregulowane stricte przepisami bhp.

W związku z powyższym zadano następujące pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku złożonym w dniu 28 lutego 2013 r.):

1.  Czy wydatki na nabycie napojów wynikających z przepisów bhp będą mogły stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodów?
2.  Czy wydatki na nabycie produktów spożywczych przekazywanych podczas spotkań zarządu i kierownictwa, narad pracowniczych i szkoleń Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
3.  Czy wydatki na nabycie produktów spożywczych i napojów przekazywanych w trakcie spotkań z kontrahentami i gośćmi w czasie pracy w siedzibie Spółki, Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
4.  Czy koszty dofinansowania do automatów z napojami, udostępnianych pracownikom oraz osobom z zewnątrz (gościom/kontrahentom) będą mogły stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodów?
5.  Czy wydatki na usługi zakupu gotowych posiłków, podawanych podczas szkoleń i narad będą mogły stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodów?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytania oznaczone we wniosku nr 1, nr 2 i nr 5. W zakresie pytań nr 3 i nr 4 zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Z kolei, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uznaje się za koszt uzyskania przychodu kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ponieważ pojęcie „reprezentacji” nie zostało zdefiniowane w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, należy w tym zakresie kierować się wykładnią językową. Posługując się wykładnią językową przez „reprezentację” rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” (Uniwersalny Słownik Języka Polskiego, wydawnictwo naukowe PWN, Warszawa 2007).

Zdaniem Wnioskodawcy, przenosząc definicję na grunt ustawy podatkowej, należy zatem uznać, że reprezentacja to działanie skierowane do aktualnych lub potencjalnych kontrahentów podatnika w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika, a w konsekwencji ułatwienie zawarcia kontraktu lub stworzenie korzystnych warunków jego zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie podatnik ponosi w celu wykreowania pozytywnego wizerunku i podkreślenia swojego profesjonalizmu. Wydatki takie jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Zdaniem Spółki, nie mieści się zatem w tej definicji zachowanie standardowe, nieprzekraczające przyjętych powszechnie norm dobrej etyki biznesowej. Drobny poczęstunek jest standardem w obecnych czasach i nie może być traktowany jako zachowanie wystawne, przekraczające ogólnie przyjęte w środowisku biznesowym normy. Ponoszone wydatki na poczęstunek, w ocenie Spółki, nie wiążą się z okazałością czy pozycją społeczną, a raczej świadczą o zachowaniu dobrych standardów biznesowych.

Biorąc pod uwagę powyższą argumentację, należy stwierdzić, iż wydatki na zakup produktów spożywczych takich jak: kawa, herbata, woda mineralna, mleko do kawy, soki, inne napoje bezalkoholowe, cukier, słodycze, wydawanych na rzecz kontrahentów, które są podawane w siedzibie Spółki, nie noszą znamion reprezentacji. Są one zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości.

Zdaniem Spółki umożliwienie skorzystania z drobnego poczęstunku należy w obecnej praktyce gospodarczej do przyjętego kanonu zachowań biznesowych, nie jest niczym szczególnym ani wyjątkowym. Zatem, wydatki takie mogą być zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodu jako wydatki niewymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W przypadku pracowników, udostępnianie napojów wynika przede wszystkim z przepisów bhp, zaś pozostałe opisane artykuły spożywcze są dostępne podczas spotkań służbowych, na których omawiane są istotne kwestie dotyczące działalności Spółki.

Świadczenia na rzecz pracowników są kosztem uzyskania przychodów pracodawcy, chyba że przepisy w sposób wyraźny taką możliwość wykluczają lub ograniczają. Zatem, o kwalifikacji wydatków ponoszonych na rzecz pracowników do kosztów uzyskania przychodów powinny decydować przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podobnie, w ocenie Wnioskodawcy, udostępniane są za częściową odpłatnością napoje z automatów: kawa, herbata, zupy w proszku, czekolada, mają zwyczajowy, niezwiązany z wystawnością, charakter oferowanego poczęstunku i jako takie mogą być za zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Również posiłki zamawiane z zewnątrz, udostępniane podczas szkoleń, spotkań i zebrań w siedzibie Spółki, z uwagi na ich niewystawny charakter, nie posiadają znamion reprezentacji, w związku z czym mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki.

Biorąc pod uwagę powyższe oraz nieznaczny koszt jednostkowy ww. artykułów i usług, należy uznać, że nie stanowią one wydatków wymienionych w negatywnym katalogu kosztów podatkowych ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka może zatem zaliczyć te wydatki jako ogólne koszty prowadzenia działalności do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zdaniem Spółki, ww. wydatki w celu zużycia w czasie spotkań z kontrahentami i pracownikami Spółki nie stanowią działań o charakterze reprezentacyjnym i winny być uznane za koszty uzyskania przychodu, ponieważ są związane z prowadzoną działalnością Spółki i ponoszone są w celu uzyskania przychodów.

Według Spółki, brzmienie przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy wskazuje, że wydatki na usługi gastronomiczne i napoje nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy będą elementem działań podatnika kwalifikowanych jako reprezentacja. W przeciwnym razie należy posłużyć się zasadami ogólnymi, tj. sprawdzić, czy wydatki mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Reasumując, Spółka stoi na stanowisku, ze organizowane spotkania, mają charakter informacyjny i reklamowy, a wydatki z nimi związane winny być kwalifikowane do tej samej kategorii kosztów stanowiących koszty uzyskania przychodów, ponieważ są związane z działalnością Spółki, a nie mają charakteru wydarzeń reprezentacyjnych.

Zakup artykułów spożywczych, oferowanych podczas spotkań biznesowych, ma służyć zapewnieniu optymalnych warunków pracy w czasie odbywanych spotkań, wpływając na ich sprawny przebieg i efektywność, ponieważ w trakcie takich spotkań mogą zostać zawarte umowy bądź ustalone zasady dalszej współpracy między Spółką a kontrahentem. Zdaniem Spółki, powyższe wydatki wykazują związek z działalnością, przyczyniając się w sposób pośredni do uzyskiwanych przez Spółkę przychodów, a więc są zgodne z założeniem art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i należy je uznać za koszty uzyskania przychodów. Ponadto, wydatki takie nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania na gruncie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zdaniem Spółki, zapewnienie kontrahentom podczas spotkania zwyczajowego poczęstunku (kawy, herbaty, słodyczy itp.) nie jest przejawem okazałości i wystawności. Spółka podkreśla, że poczęstunek jest elementem dodatkowym spotkania, a nie celem samym w sobie. Ponadto, poczęstowanie kontrahenta kawą, herbatą, słodyczami, stanowi zdaniem Spółki powszechnie obowiązujący kanon kultury. Poczęstunek nie wykracza więc poza główny cel organizowanych spotkań.

Stąd, wydatki na zakup artykułów spożywczych, w opinii Spółki, stanowią koszty uzyskania jako koszty związane z ogólną działalnością spółki oraz koszty poniesione w celu uzyskania przychodów.

W Spółce odbywają się szkolenia, spotkania zarządu i narady służbowe, w czasie których pracownicy częstowani są kawą, herbatą, sokami, słodyczami, gotowymi posiłkami. Spotkania te dotyczą kluczowych kwestii funkcjonowania Spółki. Poczęstunek bezpośrednio konsumowany jest przez pracowników biorących udział w spotkaniach wewnętrznych Spółki.

Zdaniem Spółki, ich zakup nie jest związany z reprezentacją, gdyż zgodnie z definicją, reprezentacja ze swej istoty „adresowana” jest do określonego kręgu osób spoza przedsiębiorstwa. Natomiast spotkania wewnętrzne mają na celu omówienie istotnych spraw Spółki, okresowych podsumowań, itp. Organizowanie takich spotkań jest konieczne w celu utrzymania prawidłowej wymiany informacji w Spółce, ponadto przekazywanie informacji o celach i kierunkach działania stanowi istotny element sprawnego zarządzania.

Innym aspektem przemawiającym za organizacją takich spotkań jest element motywacyjny. W szczególności, gdy spotkania dotyczą podsumowania okresu sprawozdawczego bądź też zakończenia określonych zadań.

Ponadto pracownicy podczas takich spotkań są zaangażowani w prezentowanie np. wyników działów bądź innych istotnych z punktu widzenia działalności Spółki kwestii. Organizowanie tego rodzaju spotkań pozwala oczekiwać na zwiększenie efektywności pracy i większego przywiązania pracowników do Spółki, jako pracodawcy. Spotkania takie niewątpliwie mają również na celu zwiększenie przychodów firmy.

W związku z powyższym, Spółka stoi na stanowisku, iż powyższe wydatki bezsprzecznie wykazują związek z jej działalnością, przyczyniając się w sposób pośredni do uzyskiwania przez Spółkę przychodów. Tym samym na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy je uznać za koszy uzyskania przychodów, jako wydatki związane z ogólną działalnością Spółki. Spółka zaznacza, iż powyższe wydatki nie podlegają również wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na gruncie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie:

*   napojów udostępnianych pracownikom na podstawie przepisów bhp;

*   produktów spożywczych przekazywanych podczas spotkań zarządu i kierownictwa, narad pracowniczych i szkoleń;

*   gotowych posiłków (catering) podawanych podczas szkoleń i narad pracowniczych.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo – skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody. Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, iż jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem, to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy. Wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów muszą być wynikiem racjonalnego i celowego działania podatnika. Każde zdarzenie należy rozpatrywać i oceniać indywidualnie.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów.

Należy także pamiętać o wyłączeniach wynikających z uregulowań zawartych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Stosownie do regulacji zawartej w art. 16 ust. 1 pkt 28 cytowanej ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wyłączając z kosztów podatkowych koszty reprezentacji, ustawa podatkowa nie definiuje terminu „reprezentacja”, ani też nie odsyła do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja”, nie uprawnia jednak do dowolnego określania zakresu znaczeniowego tego terminu. Występujący w obrocie prawnym termin „reprezentacja”, wyrażający się w sposobie jego stosowania i rozumienia przez ustawodawcę, a także przez naukę i praktykę prawa, prowadzi jednak do wniosku, że termin ten w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako „przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu”, a nie „wystawność, okazałość, wytworność”.

Dlatego też termin „reprezentacja” użyty w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy rozumieć jako „przedstawicielstwo podatnika, działanie w jego imieniu, w jego interesie, na jego rzecz”, a nie jako „wystawność, wytworność, czy okazałość”.

Norma art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy nie zawiera żadnych wyjątków, tak odnoszących się do miejsca, w którym obowiązki przedstawicielstwa są realizowane, jak i do wystawności lub braku wystawności w zakresie nabywania usług gastronomicznych, zakupu żywności lub napojów.

Należy zatem stwierdzić, że wydatki na wszelkiego tego typu usługi i artykuły, wiążące się z reprezentowaniem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie wynajmu i serwisu odzieży roboczej. W ramach prowadzonej działalności, Spółka ponosi koszty nabycia produktów spożywczych takich jak: kawa, herbata, woda mineralna, mleko do kawy, soki, inne napoje bezalkoholowe, cukier, słodycze.

Zgodnie z przepisami bhp, Spółka zapewnia pracownikom napoje, które są wydawane na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (§ 4.1 pkt 5) na stanowiskach pracy, na których temperatura pracy spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28 stopni C. Wnioskodawca wskazał, iż na stanowiskach pracy w pralni temperatura taka utrzymuje się przez większą część roku.

Artykuły spożywcze i napoje niewynikające z przepisów bhp zużywane są podczas spotkań zarządu i kierownictwa, narad pracowniczych, szkoleń oraz spotkań z kontrahentami i gośćmi w czasie pracy w siedzibie Spółki.

Dodatkowo zdarza się, że podczas szkoleń organizowanych w firmie, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, a także spotkań biznesowych i narad pracowniczych, z uwagi na długość ich trwania, zamawiany jest niedrogi posiłek (lunch) do siedziby Spółki (catering) z firmy zewnętrznej. Ponadto w ramach bieżącej działalności Spółka przeprowadza ze swoimi pracownikami spotkania służbowe, podczas których omawiane są istotne kwestie dotyczące prowadzonej działalności. Celem spotkań jest m.in.: omówienie wyników za poprzednie okresy, przygotowanie planów biznesowych czy budżetów. Wskazane spotkania mają charakter roboczy i są ściśle związane z działalnością Spółki.

Wnioskodawca wskazał, iż do tej pory zakupu wszystkich wymienionych wyżej artykułów spożywczych i zamawianych posiłków, Spółka nie zaliczała do kosztów uzyskania przychodu, traktując je jako koszty reprezentacji bądź jako wydatki nieregulowane stricte przepisami bhp.

W związku z cytowanym przepisem art. 15 ust. 1 ww. ustawy, do kosztów uzyskania przychodów można również zaliczyć wydatki zarówno bezpośrednio wynikające z zatrudnienia, jak i pośrednio związane z zatrudnieniem, ponoszone przez pracodawców na rzecz swoich pracowników. Tzw. koszty pracownicze obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, ale mogą obejmować również inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników.

Co istotne, nie każde świadczenie na rzecz pracownika, które stanowi dla niego przychód, może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Pracodawca może bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podkreślić należy, iż stosownie do postanowień art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), pracodawca obowiązany jest zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeśli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.

Pracownikiem – zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy – jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Przepisy wykonawcze, regulujące obowiązek pracodawcy w zakresie zaopatrzenia pracowników w artykuły spożywcze to:

*   rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. z 1996 r. Nr 60, poz. 279) oraz

*   rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t. j. Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 ze zm.).

Pierwsze z wymienionych rozporządzeń dotyczy obowiązku pracodawcy wobec pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych. Natomiast drugie z przywołanych rozporządzeń określa obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów. Jednocześnie należy wskazać, iż ustawodawca nie sprecyzował, jakiego rodzaju mają to być napoje, pozostawiając decyzję w gestii pracodawcy, pod warunkiem, iż woda i inne napoje będą dostępne w ilościach zaspokajających potrzeby pracowników w ciągu całej zmiany roboczej.

Należy wskazać, iż zgodnie z § 112 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy.

Tym samym, zgodnie z powyższym przepisem pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikom wodę lub inne napoje. Natomiast zapewnienie pracownikom przykładowo cukru czy cukierków wykracza poza unormowanie przytoczonego powyżej § 112 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Wymienione produkty nie stanowią bowiem napojów, lecz są artykułami spożywczymi.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, iż w sytuacji, gdy pracodawca, ponosząc wydatki na rzecz pracownika, realizuje ciążący na nim ustawowy obowiązek zapewnienia pracownikom napojów, wydatki takie stanowią koszt uzyskania przychodów. Natomiast wydatki na zakup artykułów spożywczych i usług cateringowych dla pracowników, do których ponoszenia pracodawca nie jest zobowiązany, mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem, że pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskiwanymi przychodami.

Wydatków poniesionych przez Spółkę na poczęstunek podawany podczas wewnętrznych spotkań i szkoleń nie należy kwalifikować do wydatków na reprezentację, podlegających wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie wyżej analizowanego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy. Wydatki te spełniają warunki zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Wobec powyższego, stanowisko Spółki w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wydatków poniesionych na nabycie:

*   napojów udostępnianych pracownikom na podstawie przepisów bhp,

*   produktów spożywczych przekazywanych podczas spotkań zarządu i kierownictwa, narad pracowniczych i szkoleń, oraz

*   gotowych posiłków (catering) podawanych podczas szkoleń i narad pracowniczych,

należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.