Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-832/12-2/IM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2012-11-28
Teza: Jaki jest sposób zaliczenia w koszty wysokości ryczałtu za dojazd z tytułu odbytej przez właściciela firmy podróży służbowej, czy Wnioskodawczyni może w koszty zaliczyć ryczałt za dojazd wyliczony na podstawie iloczynu przejechanych kilometrów (dojazd do miejsca docelowego podróży służbowej i powrót) i kwoty ryczałtu za kilometr odpowiedniej dla pojemności samochodu, czy Wnioskodawczyni powinna posiadać faktury VAT dokumentujące zakup paliwa podczas podróży i na ich podstawie obliczyć koszty dojazdu podczas podróży służbowej?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; działalność-działalność gospodarcza; firma; koszt-koszty uzyskania przychodów; podatek-podatek dochodowy; właściciel
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 24 sierpnia 2012 r. (data wpływu 28 sierpnia 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 28 sierpnia 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawczyni jest osobą prowadzącą jednoosobową pozarolniczą działalność gospodarczą. Rozlicza się na zasadach ogólnych. Do celów działalności gospodarczej Wnioskodawczyni chce skorzystać z samochodu osobowego, którego jest współwłaścicielem, drugim właścicielem jest ojciec Zainteresowanej, który użycza Jej swojej części bezpłatnie. Samochód nie jest środkiem trwałym w firmie. Samochodem tym jako właścicielka firmy Wnioskodawczyni chce pojechać w delegację służbową.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Jaki jest sposób zaliczenia w koszty wysokości ryczałtu za dojazd z tytułu odbytej przez właściciela firmy podróży służbowej, czy Wnioskodawczyni może w koszty zaliczyć ryczałt za dojazd wyliczony na podstawie iloczynu przejechanych kilometrów (dojazd do miejsca docelowego podróży służbowej i powrót) i kwoty ryczałtu za kilometr odpowiedniej dla pojemności samochodu, czy Wnioskodawczyni powinna posiadać faktury VAT dokumentujące zakup paliwa podczas podróży i na ich podstawie obliczyć koszty dojazdu podczas podróży służbowej?

Zdaniem Wnioskodawczyni, ponieważ jest podana kwota stawki za kilometr przejechany i znana jest Zainteresowanej ilość kilometrów jaką będzie musiała przebyć podczas podróży służbowej, to Wnioskodawczyni wydaje się, że zaliczenie do kosztów iloczynu ilości kilometrów i kwoty ryczałtu ustalonego przez ustawodawcę jest wystarczającą podstawą do zaliczenia tej wartości w koszty jeśli Zainteresowana nie będzie miała faktur VAT na zakup paliwa.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Z powyższego przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 powołanej ustawy. Jednakże, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że poniesienie tego wydatku miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, ewentualnie na zachowanie lub zabezpieczenie źródła tego przychodu.

Kosztami podatkowymi są zarówno koszty, które pozostają w bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z przychodami podatkowymi, jak również koszty pośrednie, których powiązanie z konkretnym przychodem nie jest możliwe, jednak dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa poniesienie ich jest uzasadnione.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W myśl przepisu art. 23 ust. 5 wyżej cytowanej ustawy przebieg pojazdu, w odniesieniu do ust. 1 pkt 46, powinien być, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 23 ust. 7 ustawy).

Pamiętać przy tym należy, iż prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie zwalnia podatnika z obowiązku posiadania dowodów poniesienia wydatków.

Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku wynika, że Wnioskodawczyni prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, do jej celów będzie korzystać z samochodu osobowego, którego jest współwłaścicielem. Samochód nie jest środkiem trwałym. Zainteresowana zamierza pojechać w delegację służbową.

Aby wydatek z tytułu używania przez podatnika, będącego osobą fizyczną, samochodu, który nie został zaliczony do środków trwałych, mógł zostać zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu, musi mieścić się w wyznaczonym limicie, ustalonym na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Ponadto wydatek ten musi mieć związek z zadeklarowanym przychodem, co podatnik może wykazywać przy pomocy różnych środków dowodowych. Jednak powyższe przesłanki można badać tylko przy jednoczesnym stwierdzeniu, że dany koszt jest udokumentowany prawidłowym dowodem księgowym. Jednocześnie wskazać należy, że sama ewidencja przebiegu pojazdu - wobec braku dokumentów źródłowych, spełniających wymogi dokumentu księgowego - nie jest wystarczająca. Ustawodawca nie narzuca żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja księgowa ma zapewnić określenie dochodu i podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. W przypadku wydatków, o których mowa we wniosku przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przewidują – oprócz wymogu prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - szczególnej formy ich dokumentowania. Jednakże w celu udowodnienia faktu poniesienia określonego wydatku Wnioskodawczyni winna dysponować oprócz ewidencji przebiegu pojazdu również dokumentami potwierdzającymi ich poniesie takimi jak np. faktury, rachunki.

Używając prywatnego samochodu do celów działalności ma Pani prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie wydatki faktycznie poniesione, do wysokości limitu określonego zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wskazać należy, że nie jest koszem kwota wynikająca z iloczynu przejechanych kilometrów (dojazd do miejsca docelowego podróży służbowej i powrót) i kwoty ryczałtu za kilometr odpowiedniej dla pojemności samochodu, lecz kosztem uzyskania przychodów są faktycznie poniesione wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warunkiem zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Zatem, Wnioskodawczyni nie może zaliczyć w koszty uzyskania przychodu ryczałtu za dojazd wyliczony na podstawie: iloczynu przejechanych kilometrów (dojazd do miejsca docelowego podróży służbowej i powrót) i kwoty ryczałtu za kilometr odpowiedniej dla pojemności samochodu. Zainteresowana powinna posiadać prawidłowe dowody księgowe dokumentujące (stosownie do wybranej przez Nią formy opodatkowania) zakup paliwa podczas podróży, prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu i to na ich podstawie obliczyć koszty dojazdu podczas podróży służbowej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.