Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-910/10/13-S/MR
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2013-02-08
Teza: Czy możliwe jest przechowywanie kopii faktur w systemie sprzedaży, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-kopia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów – uwzględniając wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 14 lipca 2011 r., sygn. akt I SA/Po 938/10 oraz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 11 października 2012 r., sygn. akt I FSK 1900/11 – stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 17 czerwca 2010 r. (data wpływu 21 czerwca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie innej niż papierowa – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

Wniosek Spółki z o.o. z dnia 17 czerwca 2010 r. (data wpływu 21 czerwca 2010 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczy przechowywania kopii faktur w formie innej niż papierowa.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi działalność handlową poprzez sieć marketów, zlokalizowanych w różnych miastach Polski. Z uwagi na charakter swojej działalności w ciągu roku Spółka realizuje dużą liczbę transakcji, które są dokumentowane fakturami VAT. Wystawione faktury są ujmowane w elektronicznym systemie gospodarki towarowej (systemie sprzedaży) i rejestrze VAT.

System sprzedaży przechowuje stale kopię faktury, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym momencie. Kopia faktury przechowywana w systemie jest tożsama z oryginałem faktury przekazywanym w formie papierowej nabywcy, z wyjątkiem tego, że oryginał faktury zawiera wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury – wyraz „KOPIA”.

W związku z tym, że Spółka wystawia kilkadziesiąt tysięcy faktur rocznie, drukowanie i przechowywanie kopii faktur wiąże się z wysokimi kosztami i angażuje czas pracy pracowników. Ponadto, drukowanie i przechowywanie dużej liczby kopii faktur rodzi ryzyko pomyłek w ewidencji i archiwizowaniu dokumentów.

Tymczasem system sprzedaży pozwala na przechowywanie kopii faktury o treści identycznej z oryginałem faktury (z wyjątkiem słowa „ORYGINAŁ”/„KOPIA”), która może być w każdym momencie wydrukowana. Przechowywana elektronicznie kopia faktury nie może być modyfikowana, więc wydrukowana kopia nie różni się od oryginału (z wyjątkiem słowa „ORYGINAŁ”/„KOPIA”). Ponadto, system pozwala na stały dostęp do przechowywanych faktur, np. w razie kontroli podatkowej.

Jednocześnie Spółka wskazuje, że dnia 7 października 2008 r. w stosunku do niej wydano interpretacje przepisów podatkowych dotyczące elektronicznego przechowywania faktur sprzedażowych o sygnaturach:

*   (…) – interpretacja ta dotyczyła przechowywania faktur sprzedażowych dla celów podatku od towarów i usług,
*   (…) – interpretacja ta dotyczyła przechowywania faktur sprzedażowych dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

Spółka zwraca uwagę, że powyższe nie wpływa na prawdziwość oświadczenia Spółki, gdyż stan faktyczny (zdarzenia przyszłe) przedstawiony we wnioskach o wydanie tych interpretacji był inny od stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) opisanego w niniejszym wniosku. W szczególności, we wnioskach z 2008 r. zakładano, że wydrukowane przez Spółkę kopie faktur będą skanowane i zapisywane w formie pliku elektronicznego o rozszerzeniu „pdf”, a dokumenty papierowe będą następnie niszczone.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy możliwe jest przechowywanie kopii faktur w systemie sprzedaży, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku wystawiania faktur możliwe jest przechowywanie kopii tych faktur w systemie sprzedaży, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur, o ile kopie faktur będą przechowywane w systemie sprzedaży bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów z możliwością ich wydrukowania na każde żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Stanowisko Spółki oparte jest na szeregu argumentów, wynikających z przepisów prawa.

1.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 Ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotycząc podatnika i nabywcy. Szczegółowe regulacje w zakresie wystawiania faktur zawiera Rozporządzenie.

Zgodnie z § 19 ust. 1 Rozporządzenia, faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Z kolei, § 21 Rozporządzenia normuje, iż podatnicy są zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Brzmienie powyższych przepisów nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci materialnej (papierowej). Nie nakazuje tego również żaden inny przepis Ustawy o VAT, czy Rozporządzenia.

Przepisy formułują jedynie obowiązek odpowiedniego przechowywania kopii faktury – należy zaś uznać, iż ten obowiązek spełniony jest w sytuacji przechowywania kopii w elektronicznym systemie sprzedaży Spółki.

Wskazane przepisy nakazują bowiem przechowywanie dokumentów:

*   w oryginalnej postaci,
*   w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Pod pojęciem „oryginalnej postaci” należy zaś rozumieć tożsamość treści oryginału i kopii danej faktury, nie zaś tożsamość formy obydwu dokumentów. Żaden przepis Rozporządzenia nie nakłada na Spółkę obowiązku przechowywania faktur w tej samej formie, w której zostały przekazane nabywcy. Z kolei, przechowywanie faktur w postaci elektronicznej ułatwia (w stosunku do przechowywania w formie papierowej) zarządzanie dokumentami z podziałem na okresy rozliczeniowe i zdecydowanie ułatwia odszukanie danej faktury.

W konsekwencji, przechowywanie kopii faktur w systemie sprzedaży spełnia wymogi określone przez Rozporządzenie i jednocześnie zapewnia efektywniejszą (niż magazynowanie kopii faktur w formie papierowej) realizację obowiązków prawnych.

Ponadto, bez znaczenia jest fakt, czy wraz z ujęciem w ewidencji sprzedaży oraz odpowiednim rejestrze zostanie wydrukowana również kopia faktury, bowiem decydujące znaczenie przy realizacji wskazanego obowiązku ma ujęcie faktury w ewidencji i rejestrze oraz zapewnienie braku możliwości modyfikacji treści kopii faktury.

Nie jest również istotne, czy kopia faktury zostanie wydrukowana wraz z wydrukowaniem oryginału, czy też w innym czasie, skoro wszelkie wymogi dotyczące wystawiania faktur określone w Rozporządzeniu są spełnione już w chwili wystawienia i wydrukowania oryginału faktury.

Polskie przepisy dotyczące VAT nie zawierają bowiem warunku, aby dla wystawienia faktury, jak również dla przechowywania kopii faktury przez sprzedawcę niezbędne było jej wydrukowanie. Wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do kontrahenta – nabywcy, chyba że podatnik dokonuje przesłania faktury drogą elektroniczną. W ocenie Spółki, użyte w § 19 Rozporządzenia, sformułowanie „wystawiać” nie może być rozumiane w ten sposób, że dokument będzie miał zawsze formę papierową, gdyż podstawowe znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach faktury oryginale i kopii, a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy.

Celem wprowadzenia analizowanych przepisów jest zapewnienie możliwości wystawienia duplikatu faktury (w przypadku ziszczenia się określonych w Rozporządzeniu przesłanek) oraz zapewnienie organom podatkowym możliwości kontroli rozliczeń danego podatnika.

Tym samym, wprowadzenie rozwiązania, które prezentuje Spółka, służy usprawnieniu obu procesów i lepiej (w stosunku do drukowania i magazynowania faktur papierowych) realizuje dyspozycję przedmiotowych przepisów. Spółka pragnie podkreślić, iż wewnętrzna systemowa wykładnia przepisów Rozporządzenia (tj. wykładnia oparta o położenie danego przepisu w obrębie aktu prawnego) wskazuje, iż regulacje co do kopii faktur nie stanowią odrębnych przepisów, poświęconych tylko temu zagadnieniu, w oderwaniu od innych kwestii. Przeciwnie, § 19 Rozporządzenia, stanowi „wstęp” do dwóch kolejnych przepisów, które określają cel sporządzania kopii faktury – konieczność wydania duplikatu faktury oraz możliwość kontroli rozliczeń danego podatnika. Tym samym, skoro założony cel może być osiągnięty w znacznie większym stopniu i znacznie mniejszym nakładem sił i środków, to nie istnieje żadne uzasadnienie, dla którego należałoby nakazywać drukowanie kopii faktur.

2.

Spółka pragnie podkreślić, iż w analizowanym przypadku należy odwołać się również do przepisów wspólnotowych – Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L 2006 Nr 347, poz. 1 ze zm., dalej: „Dyrektywa VAT”).

Zgodnie z art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone przez Dyrektywę VAT. Art. 232 Dyrektywy VAT wskazuje, iż faktury wystawione zgodnie z przepisami sekcji 2 Dyrektywy VAT mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną. Art. 244 Dyrektywy VAT określa, iż każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Wreszcie art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT normuje, iż: aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Brzmienie powyższych przepisów wyraźnie wskazuje, iż Dyrektywa VAT nie wprowadza wymogu drukowania kopii faktur (i przechowywania ich w formie papierowej).

W związku z tym, że czynności „wystawienia” oraz „przesłania” faktury są odrębnymi czynnościami, brak jest podstaw do uznania, iż Dyrektywa VAT wprowadza dychotomiczny podział na faktury wystawiane jedynie w formie papierowej, czy elektronicznej.

Przeciwnie, Dyrektywa VAT również kładzie nacisk na zapewnienie integralności kopii oraz jej zgodności z treścią oryginału faktury. Wprowadzenie obowiązku przechowywania kopii faktury w tożsamym z oryginałem formacie jest jedynie rozwiązaniem fakultatywnym. Przywołany uprzednio art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT wyraźnie wskazuje, iż państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Skoro zaś takie rozwiązanie (tożsamość oryginału i kopii faktury) jest fakultatywne, to nie może być ono rozwiązaniem obowiązkowym. Cechą regulacji fakultatywnej (w przypadku dyrektywy) jest fakt, iż ustawodawca danego państwa członkowskiego musi wprowadzić owo rozwiązanie w sposób jednoznaczny – nie może ono być domniemane czy wywiedzione.

Przepisy Ustawy o VAT oraz Rozporządzenia nie zawierają treści analogicznej do przepisu art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT. Żaden przepis Rozporządzenia, czy też Ustawy o VAT nie nakazuje „przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”. W konsekwencji, należy uznać, iż polski ustawodawca nie skorzystał z możliwości wprowadzenia tego wymogu do prawodawstwa krajowego (Rozporządzenie nie zawiera zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”) – w związku z czym przepisy krajowe nie przewidują takiego obowiązku.

Zauważyć należy, że w żadnym przepisie Rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.

Reasumując, wykładnia przepisów wspólnotowych prowadzi do wniosku, iż Spółka nie może być zobowiązana do przechowywania kopii faktur w formie papierowej, gdy możliwe jest osiągniecie założonych celów poprzez przechowywanie kopii danej faktury w elektronicznym systemie sprzedaży.

3.

Spółka pragnie podkreślić, iż za słusznością jej stanowiska przemawiają także inne argumenty.

Współczesne prawoznawstwo stoi na stanowisku, iż wykładnia przepisów prawa powinna posiadać charakter wykładni dynamicznej, tj. takiej wykładni danego pojęcia, która uwzględnia jego społeczny kontekst. Innymi słowy, wykładnia prawa nie może sztywno nawiązywać do rozumienia pojęcia ustawowego w dacie wydania aktu prawnego, lecz musi uwzględniać zachodzące w stosunkach społecznych przemiany.

Instytucja kopii faktury została wprowadzona w 1993 r. Ówczesne możliwości techniczne nie pozwalały na przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej (w warunkach opisanych powyżej). Tym niemniej, dokonany od tego czasu postęp techniczny powoduje, iż obecnie stało się to możliwe. Wykładnia przepisów prawa powinna zatem uwzględnić zaistniałą zmianę w stosunkach społecznych i objąć swoim zakresem również te ich przypadki, które pierwotnie nie były znane. Przyjęcie przeciwnego poglądu groziłoby doprowadzeniem do sytuacji, w której zakres zastosowania przepisów prawa nie obejmuje sfery, którą wyznaczył dla danego aktu ustawodawca, a zmieniająca się rzeczywistość funkcjonuje poza systemem prawa. Takie wnioski są nie do zaakceptowania – prowadziłyby bowiem do podważenia podstawowej roli prawa i naruszałyby zasadę demokratycznego państwa prawnego.

Nie bez znaczenia są również kwestie ekonomiczne, czy ekologiczne – państwo nie może ingerować w działalność podmiotów prawa inaczej jak tylko w niezbędnym zakresie. Państwo nie może zatem ustanawiać obowiązków dolegliwych, gdy analogiczne efekty mogą być osiągnięte w sposób prostszy. Z powyższym koresponduje także zasada proporcjonalności, wyrażona w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowana przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie C-446/03 Marks&Spencer, czy też C-361/96 Societe Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy VAT, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę.

Ponadto, Spółka pragnie podkreślić, iż analogiczne stanowisko zaprezentował Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. akt I FSK 1169/08).

Reasumując, prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym w przypadku wystawiania przez Spółkę faktur możliwe jest przechowywanie przez nią kopii faktur w systemie sprzedaży, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur, o ile kopie faktur będą przechowywane w systemie sprzedaży bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów z możliwością ich wydrukowania na każde żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Na tle przedstawionego opisu sprawy oraz własnego stanowiska Zainteresowanego, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, działając z upoważnienia Ministra Finansów, wydał w dniu 26 sierpnia 2010 r. interpretację indywidualną nr ILPP2/443-910/10-2/MR, w której stanowisko Wnioskodawcy uznał za nieprawidłowe.

W ocenie tut. Organu, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), nie będzie możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur w formie papierowej wyłącznie w elektronicznym systemie gospodarki towarowej (systemie sprzedaży), nawet jeżeli program, za pomocą którego są przechowywane, uniemożliwia ich modyfikowanie oraz daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku dowolnym czasie. Zatem, Wnioskodawca zobowiązany będzie do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Pismem z dnia 13 września 2010 r. Spółka z o.o. wezwała Organ podatkowy do usunięcia naruszenia prawa w ww. interpretacji indywidualnej.

W odpowiedzi na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa z dnia 12 października 2010 r. nr ILPP2/443/W-104/10-2/SJ Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w wyniku ponownej analizy sprawy, z uwzględnieniem zarzutów przytoczonych w wezwaniu, stwierdził brak podstaw do zmiany interpretacji indywidualnej w przedmiotowej sprawie.

W związku z powyższym, Spółka z o.o., wniosła w dniu 16 listopada 2010 r. skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu. Sąd, po rozpoznaniu sprawy, wydał wyrok w dniu 14 lipca 2011 r., sygn. akt I SA/Po 938/10, w którym uchylił zaskarżoną interpretację.

Pismem z dnia 30 sierpnia 2011 r. Minister Finansów złożył skargę kasacyjną od wyżej powołanego wyroku WSA. Wyrokiem z dnia 11 października 2012 r., sygn. akt I FSK 1900/11 Naczelny Sąd Administracyjny oddalił złożoną skargę kasacyjną.

W świetle obowiązującego stanu prawnego – biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 14 lipca 2011 r., sygn. akt I SA/Po 938/10 oraz wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 11 października 2012 r., sygn. akt I FSK 1900/11 – stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

Na mocy art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Jak stanowi § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

W myśl § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1.  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2.  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3.  numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
4.  dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6.  miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
8.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9.  stawki podatku;
10.  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12.  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Na mocy § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

W § 21 ust. 3 rozporządzenia postanowiono, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 247 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L z 2006 r. Nr 347.1 ze zm.), zwanej dalej Dyrektywą, każde państwo członkowskie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium.

Według art. 247 ust. 2 Dyrektywy, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Z opisu sprawy wynika, iż Spółka prowadzi działalność handlową poprzez sieć marketów, zlokalizowanych w różnych miastach Polski. Z uwagi na charakter swojej działalności w ciągu roku Spółka realizuje dużą liczbę transakcji, które są dokumentowane fakturami VAT. Wystawione faktury są ujmowane w elektronicznym systemie gospodarki towarowej (systemie sprzedaży) i rejestrze VAT. System sprzedaży przechowuje stale kopię faktury, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym momencie. Kopia faktury przechowywana w systemie jest tożsama z oryginałem faktury przekazywanym w formie papierowej nabywcy, z wyjątkiem tego, że oryginał faktury zawiera wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury – wyraz „KOPIA”. W związku z tym, że Spółka wystawia kilkadziesiąt tysięcy faktur rocznie, drukowanie i przechowywanie kopii faktur wiąże się z wysokimi kosztami i angażuje czas pracy pracowników. Ponadto, drukowanie i przechowywanie dużej liczby kopii faktur rodzi ryzyko pomyłek w ewidencji i archiwizowaniu dokumentów, podczas gdy system sprzedaży pozwala na przechowywanie kopii faktury o treści identycznej z oryginałem faktury (z wyjątkiem słowa „ORYGINAŁ”/„KOPIA”), która może być w każdym momencie wydrukowana. Przechowywana elektronicznie kopia faktury nie może być modyfikowana, więc wydrukowana kopia nie różni się od oryginału (z wyjątkiem słowa „ORYGINAŁ”/„KOPIA”). Ponadto, system pozwala na stały dostęp do przechowywanych faktur, np. w razie kontroli podatkowej.

Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 14 lipca 2011 r., sygn. akt I SA/Po 938/10 dotyczącym przedmiotowej sprawy: „(…) Zgodnie z § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia VAT, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”. Natomiast zasady przechowywania zarówno oryginałów, jak i kopii faktur wynikają z § 21 rozporządzenia. Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W § 21 ust. 2 zastrzeżono, że dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Na gruncie obowiązujących przepisów należy stwierdzić, że kopie faktury mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej. Za nieuprawnione Sąd uznał utożsamianie czynności „wystawienia” i „przesyłania” faktur i stwierdził, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur. Z powołanego § 21 ust. 2 rozporządzenia VAT nie wynika, aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy. Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, ale nie oznacza to, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy co faktura przesłana nabywcy. Faktura ma być tożsama co do treści. Należy także podkreślić, że z treści art. 106 ust. 1 ustawy nie wynika obowiązek wystawiania przez podatników VAT faktur w formie papierowej. Przepis ten w ogóle nie wskazuje w jakiej formie powinna być wystawiona faktura. A zatem faktury mogą być wystawiane również w innej formie niż papierowa (…). Końcowo, należy przyjąć, że z przepisów obowiązujących w okresie objętym wydaną interpretacją podatkową (i w chwili obecnej) nie wynikały przeszkody do stosowania systemu mieszanego, tzn. takiego, gdzie faktura była wystawiana w formie papierowej, a jej kopia w formie elektronicznej. Trzeba jednak podkreślić, że ustawodawca nałożył na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktury z zachowaniem jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci (…)”.

Wobec powyższego, biorąc pod uwagę opis sprawy przedstawiony we wniosku z dnia 17 czerwca 2010 r., powołane przepisy oraz ocenę prawną wyrażoną w wyroku WSA w Poznaniu z dnia 14 lipca 2011 r., sygn. akt l SA/Po 938/10 stwierdzić należy, iż możliwe będzie przechowywanie kopii faktur w systemie sprzedaży (elektronicznym systemie gospodarki towarowej), w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur, o ile kopie te będą przechowywane w systemie sprzedaży bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów i z możliwością ich wydrukowania na każde żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwszej interpretacji, tj. w dniu 26 sierpnia 2010 r.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.