Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.573.2020.2.PRM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-12-14
Teza: Przechowywanie i archiwizowanie przez Usługodawcę w formie elektronicznej faktur dokumentujących nabycie towarów i usług przez Spółki oraz wystawionych przez Spółkę na rzecz kontrahentów a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-odliczenie podatku; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 22 września 2020 r. (data wpływu 22 września 2020 r.) uzupełnionym pismem z dnia 25 listopada 2020 r. (data wpływu drogą elektroniczną e-PUAP 26 listopada 2020 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 16 listopada 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.573.2020.1.PRM (doręczone Stronie w dniu 25 listopada 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania i archiwizowania przez Usługodawcę w formie elektronicznej faktur dokumentujących nabycie towarów i usług przez Spółki oraz wystawionych przez Spółkę na rzecz kontrahentów a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 września 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem z dnia 25 listopada 2020 r. (data wpływu 26 listopada 2020 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu z dnia 16 listopada 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.573.2020.1.PRM (skutecznie doręczonym w dniu 25 listopada 2020 r.), dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania i archiwizowania przez Usługodawcę w formie elektronicznej faktur dokumentujących nabycie towarów i usług przez Spółki oraz wystawionych przez Spółkę na rzecz kontrahentów a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest polską spółką prawa handlowego, której główny przedmiot działalności stanowi wykonywanie czynności pozostałego doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania.

W związku z prowadzeniem opisanej wyżej działalności gospodarczej Spółka świadczy usługi dokumentowane wystawianymi przez siebie fakturami (lub fakturami korygującymi) oraz nabywa towary i usługi, których zakup dokumentowany jest za pomocą różnego typu dokumentów kosztowych, w tym: faktur oraz faktur korygujących, rachunków, paragonów, biletów oraz innych dokumentów generujących koszt dla Spółki (dalej: „dokumenty zakupowe”). Z uwagi na fakt, że nabywane towary i usługi są przez Wnioskodawcę wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, co do zasady Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy.

W ramach wskazanej wyżej działalności gospodarczej Spółka korzysta z usług księgowych świadczonych na jej rzecz przez podmiot powiązany (dalej: „Usługodawca”), który zajmuje się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowym, w tym m.in. prowadzi w imieniu i na rzecz Wnioskodawcy księgi rachunkowe oraz przechowuje otrzymane dokumenty rachunkowe i podatkowe dotyczące Spółki. W ramach świadczenia na rzecz Wnioskodawcy przedmiotowych usług, Usługodawca może korzystać przy realizacji niektórych procesów ze wsparcia innych podmiotów.

Mając na względzie dużą ilość dokumentów gromadzonych przez Spółkę - obecnie - w wersji papierowej oraz relatywnie wysokie koszty z tym związane, Wnioskodawca zmierza do możliwie szerokiego ograniczenia dokumentów papierowych na rzecz elektronicznych (w tym faktur i innych dokumentów związanych z rozliczeniami podatków). W tym celu Spółka zamierza zmienić dotychczasowy sposób ich przechowywania (archiwizacji), tj. planuje zlecić Usługodawcy przechowywanie dokumentów podatkowych i księgowych, w tym dokumentów zakupowych, w formie elektronicznej, niezależnie od tego w jakiej formie (papierowej, czy elektronicznej) zostaną one uzyskane przez Spółkę. Wnioskodawca wystawia również w przypadku części kontrahentów, z którymi współpracuje, faktury w postaci elektronicznej.

Do przechowywania dokumentów podatkowych i księgowych w postaci elektronicznej, Usługodawca wykorzystywać będzie następujące moduły działające w ramach środowiska (…):

*   moduł 1 (dalej: „1”) w przypadku faktur wystawianych przez Spółkę, dokumentujących świadczone przez nią usługi;

*   moduł 2 (dalej: „2”) w przypadku faktur otrzymywanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej lub elektronicznej;

*   3 (dalej: „3”) w odniesieniu do dokumentów zakupowych dokumentujących wydatki poniesione przez pracowników Spółki w celach służbowych.

Wykorzystanie ww. modułów do przechowywania dokumentów podatkowych i księgowych, w tym dokumentów zakupowych, ma umożliwić odpowiednią klasyfikację wydatków ponoszonych przez Spółkę, zagwarantować przejrzysty i szybki dostęp do dokumentacji źródłowej oraz umożliwić łatwą weryfikację gromadzonych informacji.

W związku z wdrożeniem elektronicznego przechowywania (archiwizacji) dokumentów podatkowych i księgowych, Usługodawca planuje podjąć następujące kroki w zakresie otrzymywanych dokumentów.

Dokumenty zakupowe przechowywane w module 2

*   dokumenty zakupowe potwierdzające nabycie towarów/usług otrzymywane przez Spółkę drogą elektroniczną będą akceptowane przez Usługodawcę w przypadku:
    *   przesłania ich w formie nieedytowalnych plików takich jak np. PDF lub TIFF na skrzynkę e-mail będącą w domenie Usługodawcy. Dokumenty otrzymane w ten sposób będą następnie poprzez osoby upoważnione przez Usługodawcę, zapisywane w 2;
    *   przesłania ich przez kontrahentów Spółki na skrzynkę e-mail bezpośrednio wbudowaną do 2 Usługodawcy;
    *   przesłania ich przez kontrahentów Spółki do osób upoważnionych do bezpośredniego wprowadzenia takich dokumentów do 2;
*   dokumenty potwierdzające nabycie towarów/usług otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej, będą skanowane a następnie zapisywane w 2 przez osoby upoważnione. Każda osoba upoważniona do przyjmowania w ten sposób dokumentów zakupowych zostanie obowiązkowo przeszkolona z obowiązku zachowania nienaruszonej treści otrzymanych dokumentów oraz przyjmowania dokumentów wyłącznie z zaufanych i zweryfikowanych źródeł oraz zostanie pouczona o odpowiedzialności na niej, z tego tytułu, ciążącej.

Dokumenty zakupowe przechowywane w 3

*   dokumenty zakupowe związane z wydatkami ponoszonymi w celach służbowych przez pracowników Spółki oraz osoby współpracujące ze Spółką w oparciu o umowy cywilnoprawne będą akceptowane przez Usługodawcę w przypadku łącznego spełnienia następujących warunków:
    *   złożenia przez te osoby w 3 specjalnych raportów zawierających informacje o poniesionych przez nich w celach służbowych wydatkach, w tym m.in. o numerze dokumentu zakupowego potwierdzającego nabycie przez ww. osoby, towarów/usług, wartości podatku VAT wynikającego z takiego dokumentu oraz nazwie dostawcy towarów/usług, wraz ze skanami dokumentów zakupowych (w przypadku dokumentów, na podstawie których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT, możliwe jest przygotowanie raportu z mniejszą ilością informacji);
    *   pozytywnego zweryfikowania otrzymanych dokumentów przez osoby upoważnione przez Usługodawcę, w szczególności w zakresie ich czytelności oraz kompletności (posiadania wszystkich danych niezbędnych do rozliczenia podatku VAT przez Spółkę).

Wszystkie dokumenty podatkowe i księgowe wystawiane przez Wnioskodawcę lub przez niego otrzymane, będą przechowywane w systemie Usługodawcy w nieedytowalnych formatach takich jak np. PDF lub TIFF i będą posiadały nadane im przez moduły, unikalne numery umożliwiające ich łatwe odszukanie.

Wnioskodawca zaznacza, że zgodnie z polityką przyjętą u Usługodawcy, dostęp do 1, 2 oraz 3 będzie niemożliwy w przypadku osób postronnych. Prawo do zapisywania dokumentów w formie elektronicznej w 1, w 2 oraz 3 będą miały wyłącznie upoważnione do tego osoby, a w przypadku dokumentów zakupowych związanych z ponoszonymi przez pracowników Spółki w celach służbowych wydatkami, również osoby upoważnione Wnioskodawcy.

W celu spełnienia wymogów dotyczących autentyczności pochodzenia dokumentów zakupowych, integralności ich treści oraz ich czytelności, Usługodawca zamierza stosować środki kontroli biznesowej. Otrzymane przez Usługodawcę dokumenty zakupowe Spółki będą w pierwszej kolejności sprawdzane pod kątem ich czytelności (dokumenty nieczytelne nie będą akceptowane przez Usługodawcę) oraz kompletności zawartych w nich danych, niezbędnych do prawidłowego rozliczenia podatku VAT przez Spółkę, jak również w zakresie ich zgodności z danymi wynikającymi ze złożonych przez Spółkę zamówień bądź zawartych z kontrahentami umów. Następnie, na etapie sporządzania deklaracji podatkowych, a także na etapie realizowania płatności na rzecz kontrahentów Spółki, dokumenty będą weryfikowane przez osoby upoważnione przez Usługodawcę pod względem merytorycznym w zakresie m.in. poprawności NIP-ów kontrahentów oraz numerów ich rachunków bankowych (poprzez sprawdzenie, czy znajdują się w wykazie podatników VAT). Osoby upoważnione przez Usługodawcę, zgodnie z przyjętymi procedurami będą weryfikować dokumenty zakupowe także pod kątem ich wystawców oraz zgodności z rzeczywistym przebiegiem transakcji.

Dokumenty zakupowe Spółki będą przechowywane w systemie (…) Usługodawcy przez okres 2 lat od ich otrzymania, następnie będą przenoszone do systemu (…) (systemu dedykowanego do archiwizowania dokumentów), w którym będą przez Usługodawcę archiwizowane w nieedytowalnych formatach takich jak np. PDF lub TIFF, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wszystkie dokumenty zakupowe przechowywane (archiwizowane) w ramach systemu (…) będą posiadały nadane im przez 2 unikalne numery a w przypadku 3 unikalne numery rozliczenia pracownika, umożliwiające ich łatwe odszukanie.

Funkcjonujące w ramach wykorzystywanych przez Usługodawcę systemów rozwiązania uniemożliwią ingerencję w treść otrzymywanych dokumentów zakupowych. Ponadto, stosowane przez Usługodawcę oprogramowania zapewnią także zabezpieczenie gromadzonych w systemach dokumentów, poprzez m.in. blokadę usunięcia zapisanych i zatwierdzonych dokumentów.

Dokumenty zakupowe należące do Spółki, Usługodawca zamierza przechowywać w formie elektronicznej, na serwerach znajdujących się poza terytorium kraju. Wnioskodawca w przypadku żądania organów skarbowych (naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej) zapewni w siedzibie Usługodawcy, za pośrednictwem uprawnionych osób przy użyciu środków elektronicznych, bezzwłoczny dostęp on-line do dokumentów zakupowych oraz ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Usługodawca zapewni również możliwość dokonania na żądanie organów podatkowych wydruku dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej.

Wykorzystywane przez Usługodawcę do przechowywania (archiwizowania) dokumentów systemy będą umożliwiać wyszukanie dokumentów zakupowych z uwzględnieniem kryteriów takich jak np. okresy rozliczeniowe. Ponadto, unikalne numery nadane dokumentom zakupowym zapewnią możliwość ich łatwego odszukania. Wnioskodawca na każde żądanie organów podatkowych będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do przedmiotowych dokumentów za pomocą nośników danych bądź poprzez udostępnienie wglądu do dokumentów w siedzibie Usługodawcy przy udziale upoważnionych osób. Usługodawca zapewni również na żądanie organów podatkowych możliwość wydrukowania dokumentów zakupowych Spółki przechowywanych (archiwizowanych) w postaci elektronicznej.

Dokumenty zakupowe przechowywane (archiwizowane) w formie elektronicznej, Usługodawca zamierza przechowywać (archiwizować) na rzecz Spółki przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego. W celu zabezpieczenia przechowywanych dokumentów przed ich utratą, Usługodawca planuje tworzyć ich kopie zapasowe.

Przyjęte przez Usługodawcę rozwiązania zapewnią bezpieczeństwo zarchiwizowanych w systemach Usługodawcy danych oraz ich wymaganą przepisami trwałość, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Usługodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na dokumencie zakupowym, wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików będą miały za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumencie (czytelność) i ich weryfikację, w tym dla celów zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatkowych.

Analogiczne warunki jak opisane wyżej, będą zachowane w przypadku faktur wystawianych przez Spółkę, które będą przechowywane (archiwizowane) w formie elektronicznej.

W piśmie z dnia 25 listopada 2020 r. Wnioskodawca wskazał, że:

1.  Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT.
2.  Dokumenty zakupowe, które będą przechowywane na rzecz Wnioskodawcy w formie elektronicznej będą dokumentować nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Niektóre z tych dokumentów mogą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 tj. z dnia 23 stycznia 2020 r. z późniejszymi zmianami). Spółka pragnie jednak podkreślić, iż nie zamierza obniżać kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z dokumentów zakupowych dotyczących wydatków wymienionych we wskazanym przepisie.
3.  Usługodawca działając na rzecz Spółki, celem spełnienia warunku dot. ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu od momentu otrzymania faktur do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego będzie przeprowadzać kontrole biznesowe obejmujące w szczególności:
    *   sprawdzanie otrzymanych dokumentów zakupowych dot. Wnioskodawcy pod względem ich czytelności (dokumenty nieczytelne nie będą akceptowane) oraz kompletności zawartych w nich danych niezbędnych do prawidłowego rozliczenia podatku VAT przez Spółkę,
    *   sprawdzanie otrzymanych dokumentów zakupowych dot. Spółki pod względem merytorycznym w zakresie zgodności z danymi wynikającymi ze złożonych przez Spółkę zamówień bądź zawartych z kontrahentami umów - otrzymywane dokumenty zakupowe, będzie można powiązać z odpowiadającymi im zamówieniami bądź z umowami zawartymi z poszczególnymi kontrahentami,
    *   weryfikowanie faktur przez osoby upoważnione przez Usługodawcę w zakresie danych kontrahentów Spółki, w tym w szczególności poprawności ich NIP-ów oraz numerów ich rachunków bankowych, za pomocą wykazu podatników VAT,
    *   weryfikowanie dokumentów zakupowych pod kątem ich wystawców oraz zgodności z rzeczywistym przebiegiem transakcji.Kontrole biznesowe opisane powyżej będą miały za zadanie umożliwić powiązanie danego dokumentu zakupowego ze stanowiącą podstawę jego wystawienia dostawą towarów lub świadczeniem usług.
4.  Otrzymane przez Usługodawcę dokumenty zakupowe Spółki, w szczególności faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur, będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
5.  W przypadku wystawiania przez Wnioskodawcę faktur w postaci elektronicznej zostanie wyrażona akceptacja odbiorcy na ich stosowanie.
6.  Usługodawca otrzymując dokumenty zakupowe potwierdzające nabycie towarów/usług przez Spółkę, działa w imieniu i za wiedzą Wnioskodawcy.
7.  Zostanie zawarta umowa z Usługodawcą w zakresie elektronicznego przechowywania faktur i dokumentów z nimi zrównanych dotyczących Spółki.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku):

1.  Czy opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny model przechowywania (archiwizowania) faktur jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 tj. z dnia 23 stycznia 2020 r. z późn. zm.), w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur?
2.  Czy faktury przechowywane (archiwizowane) w opisany w zdarzeniu przyszłym sposób będą uprawniały Wnioskodawcę do odliczenia podatku naliczonego VAT wynikającego z takich dokumentów, na zasadach ogólnych przewidzianych w ustawie VAT, również w sytuacji gdy dana faktura otrzymana w formie papierowej będzie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w postaci elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku):

Stanowisko Wnioskodawcy

W zakresie pytania 1

Opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny model archiwizowania faktur jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

W zakresie pytania 2

Faktury przechowywane (archiwizowane) w opisany w zdarzeniu przyszłym sposób, będą uprawniały Spółkę do odliczenia podatku naliczonego VAT wynikającego z takich dokumentów, na zasadach ogólnych przewidzianych w ustawie VAT, również w sytuacji, gdy dana faktura otrzymana w formie papierowej będzie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w postaci elektronicznej.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

W zakresie pytania nr 1 (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku)

Wymogi w zakresie archiwizacji dokumentów

Na podstawie art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie i otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zatem celem wprowadzenia w ustawie VAT wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, aby dokument ten został wystawiony przez podmiot, który rzeczywiście uczestniczył w transakcji udokumentowanej przez fakturę.

W świetle powyższego Wnioskodawca wskazuje, że w ramach planowanego przejścia na elektroniczny sposób przechowywania (archiwizacji) dokumentów będzie wywiązywał się z wymogu autentyczności pochodzenia faktur, poprzez odpowiednie procesy i procedury, które w tym zakresie na Jego rzecz będzie stosował Usługodawca.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wystawiane przez Wnioskodawcę faktury, będą przechowywane (archiwizowane) w postaci elektronicznej w 1, po stwierdzeniu przez osoby upoważnione przez Usługodawcę, że są one czytelne i zawierają kompletne dane, umożliwiające rozliczenie przez Spółkę podatku VAT należnego.

Faktury potwierdzające nabycie przez Spółkę towarów/usług w przypadku ich otrzymania w formie nieedytowalnych plików na skrzynkę e-mail będącą w domenie Usługodawcy, będą zapisywane przez osoby upoważnione w 2. Kontrahenci Spółki będą mogli również przesyłać faktury na skrzynkę e-mail wbudowaną do 2 Usługodawcy, a także będą mogli przesyłać je do osób upoważnionych przez Usługodawcę do ich bezpośredniego wprowadzania do 2. Faktury uprzednio otrzymane w formie papierowej będą najpierw skanowane, a następnie zapisywane w 2 przez osoby do tego upoważnione. Przed zapisaniem faktur w 2, osoby upoważnione, zgodnie z procedurami będą weryfikować je także pod kątem ich wystawców i zgodności z rzeczywistym przebiegiem transakcji.

W przypadku faktur związanych z wydatkami ponoszonymi w celach służbowych przez pracowników Spółki oraz osoby współpracujące ze Spółką w oparciu o umowy cywilnoprawne, jak zostało to wskazane w opisie zdarzenia przyszłego, faktury dostarczone przez te osoby będą przechowywane (archiwizowane) w postaci elektronicznej w 3, wyłącznie po stwierdzeniu przez osoby upoważnione przez Usługodawcę, że są one czytelne i zawierają kompletne dane, umożliwiające rozliczenie przez Spółkę podatku VAT.

Natomiast definicja integralności treści faktury została przedstawiona w art. 106m ust. 3 ustawy o VAT. Zgodnie z treścią powyższego przepisu integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego procedury pozwolą Wnioskodawcy na zapewnienie integralności treści przechowywanych (archiwizowanych) faktur, mianowicie faktury przechowywane w systemach Usługodawcy będą posiadały unikalne numery. Ponadto, funkcjonujące w ramach wykorzystywanych przez Usługodawcę systemów rozwiązania uniemożliwią ingerencję w treść otrzymywanych oraz wystawianych przez Spółkę faktur.

Z kolei, czytelność faktury nie została zdefiniowana w ustawie o VAT, jednak w opinii Spółki termin ten należy rozumieć jako możliwość odczytu danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Spółka wywiąże się z tego wymogu poprzez dokonywaną przez Usługodawcę weryfikację wystawianych przez Wnioskodawcę, jak również otrzymywanych przez niego faktur pod względem ich czytelności (nieczytelne faktury nie będą akceptowane przez Usługodawcę).

Należy również zauważyć, iż w świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury może być zapewniona przez wszelkie kontrole biznesowe, które ustanawiają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą i dostawą towarów lub świadczenie usług.

Pojęcia „kontrola biznesowa” i „wiarygodna ścieżka audytu”, które zostały przywołane w wyżej wymienionym przepisie, nie zostały wprost zdefiniowane w ustawie o VAT. Jednak zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym przez organy podatkowe w licznych interpretacjach indywidualnych - przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.101.2018.3.PK - „(\`(...)\`) pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.” Ponadto w przytoczonej interpretacji organ wskazał również, iż kontrole biznesowe powinny być dostosowane do wielkości przedsiębiorstwa i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, a także ilość i rodzaj dostawców i klientów danej firmy.

Ponadto, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odniósł się także do terminu „wiarygodnej ścieżki audytu” - dla przykładu w interpretacji indywidualnej z dnia 7 stycznia 2019 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.797.2018.2.KT - stwierdzając, że: „Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.”

Należy zaznaczyć, iż oprócz zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur, do których odnosi się art. 106m ustawy o VAT, w myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju jest obowiązany do przechowywania faktur na terytorium kraju. Na podstawie art. 112a ust. 3 ustawy o VAT przepisu 112a ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Dodatkowo, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Realizacja powyższych wymogów zostanie zrealizowana przez Wnioskodawcę poprzez jak zostało to wskazane w opisie zdarzenia przyszłego, przechowywanie (archiwizowanie) faktur na serwerach zlokalizowanych poza terytorium kraju w sposób umożliwiający ww. organom podatkowym uzyskanie do nich bezzwłocznego dostępu on-line za pomocą środków elektronicznych, jak również poprzez tworzenie ich kopii zapasowych, co zabezpieczy zarchiwizowane faktury przed ich utratą i zapewni ich dostępność przez cały okres przechowywania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zapewni dostęp do zarchiwizowanych w systemach Usługodawcy faktur, pracownikom organów podatkowych na każde ich wezwanie, za pośrednictwem upoważnionych osób, w jego siedzibie. Przyjęte rozwiązania umożliwią dostęp do faktur odpowiednim organom Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie skierowane do Spółki lub Usługodawcy. Usługodawca zapewni również możliwość dokonania na żądanie organów podatkowych wydruku faktur przechowywanych (archiwizowanych) w postaci elektronicznej.

Na podstawie przedstawionej przez Wnioskodawcę w opisie zdarzenia przyszłego charakterystyki systemów, z których korzysta Usługodawca zapewniający Spółce kompleksową obsługę rachunkową, obejmującą również przechowywanie dokumentów podatkowych i księgowych, w tym w szczególności faktur, a także w świetle przywołanych wyżej przepisów i argumentów, w ocenie Wnioskodawcy zostaną spełnione wymogi wymienione w art. 106m, art. 112 i art. 112a ustawy o VAT. Ponadto, powyższe warunki będą spełnione również w sytuacji gdy dana faktura będzie przechowywana na rzecz Spółki przez Usługodawcę jedynie w postaci elektronicznej, pomimo, że zostanie ona pierwotnie wystawiona przez Wnioskodawcę lub otrzymana przez niego, w formie papierowej.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że powyższe stanowisko zostało potwierdzone w wielu indywidualnych interpretacjach podatkowych wydanych przez organy podatkowe:

*   „Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie Faktur zakupowych (które Wnioskodawca otrzyma w formie papierowej, a następnie dokumenty te będą skanowane, zapisywane w bazie danych, wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów i niszczone) - w sposób opisany przez Wnioskodawcę w opisie sprawy - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych Faktur oraz przechowywanie Faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie a także gwarantujący odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Faktur, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych - jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. Zatem planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania ww. Faktur będzie spełniało wymogi określone w art. 112a ustawy, w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Podsumowując, Spółka będzie uprawniona do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej (skanów) Faktur zakupowych, które otrzymała w formie papierowej.’’ (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 sierpnia 2020 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.397.2020.1.AW);

*   „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, jak wskazał Wnioskodawca, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. Podsumowując, planowany przez Wnioskodawcę obieg otrzymywanych od Dostawców w formie papierowej faktur, zakładający w szczególności ich przechowywanie w postaci elektronicznej (Skanu) oraz niszczenie papierowego oryginału jest zgodny z wymogami określonymi w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług.” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 maja 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.56.2020.2.EB);

*   „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, jak wskazał Wnioskodawca, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 marca 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.787.2018.2.AK);

*   ,,(\`(...)\`) należy wskazać, że przechowywanie w formie elektronicznej otrzymywanych faktur - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także zapewnieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami. Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, należy stwierdzić, że nie będzie żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 listopada 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.576.2018.3.KS);

*   „(\`(...)\`) przechowywanie Faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych Faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych Faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom) - jest zgodne z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 maja 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT);

*   „W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie dokumentów (faktur, faktur korygujących) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego będzie zgodne z powołanymi przepisami. Zatem przechowywanie faktur i faktur korygujących w elektronicznej formie (pliki PDF) spełni warunki określone w art. 106m ust. 1-4, art. 112 oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy.” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 marca 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF).

W zakresie pytania nr 2

Prawo do odliczenia VAT

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z pewnymi zastrzeżeniami zawartymi w art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy o VAT). Zgodnie z art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 i 2 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Z powyższych przepisów wynika, że co do zasady warunkiem do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego jest spełnienie określonych warunków:

*   w odniesieniu do transakcji powstał obowiązek podatkowy;

*   faktura została otrzymana przez nabywcę;

*   odliczenia dokonuje podatnik podatku VAT;

*   nabyte towary lub otrzymane usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych;

*   nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

W kontekście powyższego należy zauważyć, że prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione od sposobu przechowywania faktur w formie papierowej lub elektronicznej.

Zatem, jeżeli faktury otrzymane przez Spółkę w formie papierowej będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego powyżej sposobu archiwizacji spełniającego wymogi nałożone w art. 106m, art. 112 i art. 112a ustawy o VAT, pod warunkiem zaistnienia wyżej wskazanych przesłanek stanowiących ogólne warunki wystąpienia prawa do odliczenia VAT, Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia VAT wynikającego z tych faktur.

Powyższe Stanowisko zostało potwierdzone w licznych interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, przykładowo:

*   „Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 sierpnia 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.362.2020.2.JG);

*   „W konsekwencji należy stwierdzić, że w świetle przepisów podatkowych (Ordynacji podatkowej i ustawy o podatku od towarów i usług) dopuszczalnym jest, by obieg i przechowywanie dokumentów odbywał się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - z zachowaniem praw należnych Spółce, tj. prawa do odliczenia podatku naliczonego, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 lipca 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.191.2020.3.AKS);

*   „Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że w przypadku utylizacji papierowej postaci faktur i faktur korygujących a dysponując tylko ich elektronicznymi obrazami (skanami), które to dokumenty będą dokumentowały wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia podatku VAT, zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w ww. dokumentach. Wskazać należy, że taka forma przechowywania faktur i faktur korygujących daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 czerwca 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.197.2020.2.JF);

*   „Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. W świetle przytoczonych przepisów dokumenty potwierdzające zakupy towarów i usług związanych z wydatkami służbowymi (faktury i inne dokumenty traktowane na równi z fakturami), przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach wdrożonego systemu - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - będą dawały Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 czerwca 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.198.2020.1.MAZ);

*   „W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że planowany przez Wnioskodawcę obieg otrzymywanych od Dostawców w formie papierowej faktur, zakładający w szczególności ich przechowywanie w postaci elektronicznej (Skanu) oraz niszczenie papierowego oryginału, w żaden sposób nie wpływa/nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury. Natomiast zniszczenie papierowych egzemplarzy faktur, które zostaną objęte opisanym sposobem archiwizacji, nie będzie miało negatywnego wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawca, na podstawie art. 86 ustawy będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur (przechowywanych w sposób zgodny z przepisami ustawy).” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 maja 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.57.2020.2.JKU);

*   „(\`(...)\`) przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 września 2017 r., sygn. 0112-KDIL1- 3.4012.376.2017.1.KM);

*   „W świetle przedstawionych we wniosku okolicznościach należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisane w systemie komputerowym pliki »JPG« (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi wyżej przepisami. Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu ich przechowywania i umożliwia jednocześnie niszczenie faktur otrzymanych w formie papierowej” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 września 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.419.2017.2.KOM);

*   „A zatem należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów - będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji dokumentów, które uprzednio zostaną zeskanowane w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów.” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.160.2017.2.AR).

Mając na uwadze, że w przedstawionym zdarzeniu przyszłym:

*   spełnione zostaną przesłanki uprawniające Spółkę do odliczenia VAT naliczonego z otrzymanych faktur, tj. ogólne przesłanki warunkujące prawo do odliczenia VAT,

*   w przypadku otrzymanych faktur Usługodawca świadczący na rzecz Spółki usługi księgowe, w tym w zakresie przechowywania dokumentów zakupowych, zapewnia rozwiązania pozwalające zachować ustawowe wymogi dotyczące ich czytelności, integralności treści, autentyczności pochodzenia, okresu i sposobu przechowywania oraz udostępniania organom skarbowym, dzięki zastosowaniu odpowiednich systemów i wdrożeniu procedur,

*   zgodnie ze stanowiskami organów podatkowych wyrażonymi w licznych interpretacjach indywidualnych - na spełnienie wymienionych wyżej wymogów, zarówno dotyczących prawa do odliczenia jak i wymogów stawianych treści i archiwizacji faktur - nie wpłynie fakt zniszczenia faktur w wersji papierowej i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej,

w ocenie Wnioskodawcy Spółka będzie miała prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycia towarów i usług, wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT, na zasadach ogólnych przewidzianych w ustawie VAT, również w sytuacji gdy dana faktura będzie przechowywana (archiwizowana) przez Usługodawcę na rzecz Spółki, w postaci elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ustawy.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z opisu sprawy, Spółka – czynny podatnik podatku VAT - prowadzi działalność gospodarczą, której głównym przedmiotem jest wykonywanie czynności pozostałego doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania.

Wnioskodawca świadczone usługi dokumentuje wystawianymi przez siebie fakturami (lub fakturami korygującymi). W przypadku części kontrahentów, z którymi Spółka współpracuje i po wyrażeniu akceptacji Wnioskodawca wystawia faktury w postaci elektronicznej.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane za pomocą różnego typu dokumentów zakupowych, w tym faktur oraz faktur korygujących wykorzystywanych do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Niektóre z tych dokumentów mogą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o podatku od towarów usług, lecz Spółka nie zamierza obniżać kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z nich wynikającego.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka korzysta z usług księgowych świadczonych przez Usługodawcę.

Ze względu ma dużą ilość dokumentów gromadzonych przez Spółkę – obecnie – w wersji papierowej Wnioskodawca planuje zmienić dotychczasowy sposób ich przechowywania. W związku z powyższym Spółka zamierza zawrzeć z Usługodawcą umowę w zakresie elektronicznego przechowywania faktur i dokumentów z nimi zrównanych dotyczących Spółki, niezależnie od formy ich otrzymania.

Usługodawca otrzymując dokumenty zakupowe potwierdzające nabycie towarów/usług przez Spółkę działa w imieniu i za wiedzą Wnioskodawcy. Usługodawca do przechowywania ww. dokumentów w postaci elektronicznej będzie korzystał w modułów: 1, 2 oraz 3.

Moduł 1 wykorzystywany jest w przypadku faktur wystawianych przez Spółkę, dokumentujących świadczone przez nią usługi. Ww. dokumenty będą przechowywane w systemie Usługodawcy w nieedytowalnych formatach takich jak np. PDF lub TIFF i będą posiadały nadane im przez moduły, unikalne numery umożliwiające ich łatwe odszukanie

W module 2 Usługodawca będzie przechowywał dokumenty zakupowe potwierdzające nabycie towarów/usług otrzymywanych przez Spółkę drogą elektroniczną, które będą akceptowane przez Usługodawcę w przypadku przesłania ww. dokumentów:

*   w formie nieedytowalnych plików (w formacie PDF lub TIFF) na skrzynkę e-mail znajdującą się w domenie Usługodawcy. Dokumenty otrzymane w ten sposób będą zapisywane w module 2 przez osoby upoważnione przez Usługodawcę;

*   przez kontrahentów Spółki na skrzynkę e-mail bezpośrednio wbudowaną do 2 Usługodawcy;

*   przez kontrahentów Spółki do osób upoważnionych do bezpośredniego wprowadzenia takich dokumentów do 2.

W przypadku otrzymanych przez Wnioskodawcę dokumentów zakupowych w formie papierowej osoby upoważnione przez Usługodawcę będą je skanowały i zapisywały w 2 z zachowaniem nienaruszalności treści tych dokumentów.

W 3 Usługodawca będzie przechowywał dokumenty zakupowe związane z wydatkami ponoszonymi w celach służbowych przez pracowników Spółki oraz osoby współpracujące ze Spółką w oparciu o umowy cywilnoprawne. Warunkiem przechowania ww. dokumentów będzie:

*   złożenie przez te osoby w 3 specjalnych raportów zawierających informacje (m.in. numer dokumentu zakupowego, wartości podatku VAT, nazwę dostawcy towarów/usług, skan danego dokumentu zakupowego) poniesionych przez nich w celach służbowych wydatkach,

*   pozytywne zweryfikowanie otrzymanych dokumentów przez osoby upoważnione przez Usługodawcę w szczególności w zakresie ich czytelności oraz kompletności.

Wykorzystywane moduły umożliwią wyszukiwanie dokumentów z uwzględnieniem różnych kryteriów takich jak np. okres rozliczeniowy.

Oprogramowania stosowane przez Usługodawcę zapewnią zabezpieczenie gromadzonych w systemach dokumentów, poprzez m.in. blokadę ich usunięcia.

Usługodawca zamierza stosować kontrole biznesowe pozwalające na zachowanie autentyczności, integralności oraz czytelności treści dokumentów zakupowych w tym faktur. Otrzymane przez Usługodawcę dokumenty zakupowe Spółki będą sprawdzane pod kątem czytelności (dokumenty nieczytelne nie będą akceptowane przez Usługodawcę), kompletności danych i zgodności z danymi wynikającymi ze złożonych przez Spółkę zamówień bądź zawartych z kontrahentami umów. Następnie dokumenty będą sprawdzane pod względem merytorycznym w zakresie poprawności numerów NIP dostawców oraz numerów ich rachunków bankowych (sprawdzenie w wykazie podatników VAT). Osoby upoważnione będą je weryfikować pod kątem wystawców i zgodności z rzeczywistym przebiegiem transakcji.

Otrzymane przez Usługodawcę dokumenty zakupowe Spółki, w szczególności faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur, będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Usługodawca dokumenty zakupowe Spółki w formie elektronicznej będzie przechowywał przez okres 2 lat od dnia ich otrzymania, a następnie będą przenoszone do systemu (…) umożliwiającego łatwe ich odszukanie. Ww. dokumenty przechowywane będą w nieedytowalnych formatach co najmniej do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Usługodawca dokumenty zakupowe należące do Spółki zamierza przechowywać na serwerach znajdujących się poza terytorium kraju. W przypadku żądania organów skarbowych Usługodawca zapewni za pomocą nośników danych lub w siedzibie, za pośrednictwem uprawnionych osób przy użyciu środków elektronicznych, bezzwłoczny dostęp on-line do dokumentów zakupowych, ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych a także wydruku tych dokumentów.

Analogiczne warunki jak opisane wyżej, będą zachowane w przypadku faktur wystawianych przez Spółkę, które będą przechowywane (archiwizowane) w formie elektronicznej.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości przechowywania (archiwizowania) faktur zarówno otrzymywanych jak i wystawianych przez Spółkę, wyłącznie w formie elektronicznej za pomocą wyżej przedstawionego modelu.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka z uwagi na dużą ilość otrzymywanych dokumentów zamierza zawrzeć w Usługodawcą umowę w zakresie przechowywania i archiwizowania faktur dokumentujących nabycie towarów i usług oraz wystawionych przez Spółkę na rzecz kontrahentów wyłącznie w formie elektronicznej. Faktury przechowywane za pomocą modułów 1, 2 oraz 3 będą chronione przed usunięciem. Dostęp do ww. modułów będą posiadały osoby upoważnione przez Usługodawcę w przypadku dokumentów zakupowych związanych z ponoszonymi przez pracowników Spółki w celach służbowych wydatkami, również osoby upoważnione Wnioskodawcy. Faktury otrzymane przez Usługodawcę niezależnie od modułu będą weryfikowane pod kątem tożsamości sprzedawcy (autentyczność). Z pomocą stosowanych procedur oraz wykorzystywanych modułów dane zawarte na fakturze wymagane przepisami nie będą mogły być zmodyfikowane (integralność). Zeskanowana faktura będzie miała odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych w niej zawartych (czytelność) oraz ich weryfikację.

Usługodawca będzie weryfikować faktury w oparciu o zamówienia złożone przez Spółkę lub zawarte umowy. Ponadto, faktury przechowywane w modułach wykorzystywanych przez Usługodawcę w formie elektronicznej będą zapisane w formacie uniemożliwiającym modyfikowanie zapisanych za jego pomocą treści np. PDF lub TIFF. Otrzymane przez Usługodawcę dokumenty zakupowe Spółki, w szczególności faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur, będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

W związku, z tak opisanym sposobem przechowywania przez Usługodawcę faktur dokumentujących nabycie przez Spółkę towarów i usług zostaną spełnione warunki określone w art. 106m ust.1-4 ustawy.

Jak wynika z opisu sprawy, Usługodawca zamierza stosować kontrole biznesowe oraz wiarygodną ścieżkę audytu faktur wystawionych na rzecz Spółki i będzie je przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zapewniając autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur. Ponadto, Usługodawca faktury należące do Spółki zamierza przechowywać na serwerach znajdujących się poza terytorium kraju. W przypadku żądania organów skarbowych Usługodawca zapewni za pomocą nośników danych lub w siedzibie, za pośrednictwem uprawnionych osób przy użyciu środków elektronicznych, bezzwłoczny dostęp on-line do dokumentów zakupowych, ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych a także wydruku tych dokumentów.

Zgodnie z opisem sprawy, Usługodawca będzie także przechowywał (archiwizował) w postaci elektronicznej zgodnie z opisanymi procedurami i przy wykorzystaniu modułu 1 także faktury wystawiane przez Spółkę, w tym faktury w postaci elektronicznej, które Wnioskodawca wystawia w przypadku części kontrahentów po wyrażeniu ich akceptacji, zgodnie z art. 106n ustawy.

W związku z powyższym należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie przez Usługodawcę faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, pod warunkiem zastosowania kontroli biznesowych, które uwiarygodnią ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu on-line do nich odpowiednim organom – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Ad 2

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą także prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach przechowywanych przez Usługodawcę.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1.  przypadków, gdy usługi te zostały nabyte przez podatników świadczących usługi turystyki, jeżeli w skład usługi turystyki, opodatkowanej na zasadach innych niż określone w art. 119, wchodzą usługi noclegowe lub gastronomiczne albo jedne i drugie,
2.  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc oceniana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zgodnie z opisem sprawy, Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane za pomocą różnego typu dokumentów zakupowych, w tym faktur oraz faktur korygujących wykorzystywanych do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Niektóre z tych dokumentów mogą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o podatku od towarów usług, lecz Spółka nie zamierza obniżać kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z nich wynikającego. Wnioskodawca zamierza zawrzeć z Usługodawcą umowę na przechowywanie ww. faktur w formie elektronicznej. Usługodawca będzie działał w imieniu i za wiedzą Wnioskodawcy.

Należy zatem stwierdzić, że w stosunku do faktur, które będą przechowywane i archiwizowane przez Usługodawcę wyłącznie w formie elektronicznej, Spółka nie utraci nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, zgodnie z art. 86. ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.