Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.208.2022.1.LK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2022-07-13
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych i przechowywanych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego-Odliczenie podatku naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług  ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b-ust. 1-pkt 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b-ust. 1-pkt 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 4

Interpretacja indywidualna
==========================

– stanowisko prawidłowe
=======================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

6 maja 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 5 maja 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych i przechowywanych w formie elektronicznej. Treść wniosku jest następująca:

**Opis** **zdarzenia przyszłego**

Wnioskodawca lub Spółka jest członkiem międzynarodowej grupy dostawców produktów i usług dla przemysłu rolno-spożywczego. Wnioskodawca jest zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT. W celu usprawnienia obowiązujących w Spółce procedur dotyczących rozliczania wydatków służbowych poniesionych przez pracowników Spółki, Wnioskodawca planuje wdrożenie systemu (dalej: System), który będzie umożliwiał ich elektroniczne rozliczanie.

Pracownicy dokonują zakupu różnego rodzaju towarów i usług (np. podczas podróży służbowych ale również w innych okolicznościach), które są dokumentowane przez dostawców fakturami i innymi dokumentami księgowymi wystawianymi na rzecz Spółki. Wprowadzenie Systemu ma ułatwić kontrolę Spółki nad poniesionymi przez pracowników wydatkami, ograniczenie trudności logistycznych (związanych m.in. z koniecznością dostarczania papierowych wersji tych dokumentów) oraz ograniczenie kosztów związanych z archiwizacją dokumentów w formie papierowej.

System działa na zasadzie serwera danych w formie tzw. internetowej chmury i ma na celu umożliwienie kompleksowego zarządzania w Spółce procesem rozliczania przez pracowników poniesionych przez nich wydatków służbowych i rozliczenia ich w formie elektronicznej. System ma zapewnić pełną digitalizację procesu dokumentowania przez danego pracownika poniesionych wydatków tj. brak konieczności przekazania faktur, w tym wydrukowanych faktur elektronicznych, oraz ewentualnie innych dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT w wersji papierowej do działu księgowości Spółki (dalej: Dokumenty Księgowe). Spółka zamierza archiwizować i przechowywać Dokumenty Księgowe będące podstawą rozliczenia wydatków służbowych pracowników po ich digitalizacji (zeskanowaniu / zobrazowaniu za pomocą smartfona) i zapisaniu w Systemie wyłącznie w wersji elektronicznej, podczas gdy papierowe wersje tych dokumentów będą podlegały utylizacji. Archiwizacja dokumentów w wersji elektronicznej może dotyczyć także faktur otrzymanych przez Spółkę w wersji elektronicznej (w szczególności faktury te nie będą drukowane ani archiwizowane w wersji papierowej).

Pracownik dokonujący rozliczenia wydatków służbowych w Systemie będzie tworzył raport oraz dokonywał digitalizacji (zeskanowania / zobrazowania za pomocą smartfona) Dokumentów Księgowych potwierdzających poniesienie przez niego wydatków służbowych. Pracownik dokonując rozliczenia wydatku służbowego będzie wprowadzał do Systemu informacje odnoszące się do dokonanej transakcji udokumentowanej Dokumentem Księgowym, w tym również rodzaju poniesionego wydatku.

Spółka wskazuje, że w procesie digitalizacji Dokumentów Księgowych będzie zachowana odpowiednia jakość elektronicznego dokumentu, tj. będzie on wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Spółka wskazuje, że możliwe jest również, że podstawą rozliczenia przez danego pracownika wydatków służbowych będzie także faktura w wersji elektronicznej, która będzie przesyłana przez dostawcę towaru lub usługi na adres e-mail danego pracownika w formacie PDF lub innym podobnym, który ze swej istoty technicznej będzie uniemożliwiał modyfikacje jej treści. W przypadku faktur w wersji elektronicznej, pracownik dokonujący rozliczenia będzie wgrywał fakturę w wersji elektronicznej (plik) do Systemu, bez konieczności dokonania jej digitalizacji lub zobrazowania. Charakter transakcji udokumentowanej fakturą elektroniczną a także opisany w dalszej części wniosku proces kontroli biznesowej będzie pozwalał na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy wystawioną fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy podkreślić, że raport wygenerowany przez pracownika będzie zawierał informacje w zakresie szczegółów poniesionych wydatków służbowych a także będzie poddawany weryfikacji: merytorycznej (przez przełożonego pracownika lub w wybranych przypadkach osobę z działu (…) Spółki); oraz formalnej (przez dział kontroli wydatków / dział księgowości).

Dokument Księgowy będzie wprowadzany do Systemu przez pracownika dokonującego elektronicznego rozliczenia wydatków służbowych z wprowadzeniem danych odnoszących się do udokumentowanej transakcji. Na etapie digitalizowania Dokumentu Księgowego, a także po jego wprowadzeniu do Systemu nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści. Należy podkreślić, że wszelkie czynności dotyczące wygenerowania raportu w tym również jego zatwierdzenia będą widoczne w systemie w sposób pozwalający na identyfikacje osoby dokonującej rozliczenia oraz jego weryfikacji merytorycznej oraz formalno-księgowej. Raport z wydatków służbowych pracownika będzie poddawany kontroli merytorycznej przez przełożonego danego pracownika lub w wybranych przypadkach przez osobę z działu HR, która będzie miała na celu potwierdzenie, że doszło do nabycia określonej usługi lub towaru, które pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Kontrola merytoryczna będzie obejmowała również weryfikację poprawności zadeklarowanego przez pracownika wydatku udokumentowanego w Systemie zdigitalizowanym Dokumentem Księgowym. Wprowadzony do Systemu Dokument Księgowy wraz z raportem będzie podlegał także weryfikacji formalno-księgowej przez osoby z działu księgowości Spółki w zakresie poprawności rachunkowej a także prawidłowości księgowania rozliczeń pracowniczych. W ramach kontroli formalno-księgowej, przeprowadzana będzie kontrola poprawności danych wprowadzonych do Systemu z danymi wynikającymi ze zdigitalizowanego Dokumentu Księgowego. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości merytorycznych lub formalnych, raport będzie zwracany pracownikowi w celu wyjaśnienia / usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Kompleksowa weryfikacja (merytoryczna i formalna) będzie miała na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy dokumentem księgowym, a zrealizowaną na rzecz Spółki dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji wprowadzenie procedury weryfikacji raportu przez Spółkę ma każdorazowo pozwolić na uzyskanie pewności co do tożsamości podmiotu będącego wystawcą dokumentu a także na zweryfikowanie i potwierdzenie zgodności dokumentu księgowego ze stanem faktycznym. W przypadku użycia Systemu - po dokonaniu zatwierdzenia raportu w wyniku przeprowadzenia kontroli merytorycznej oraz formalnej - wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z dokumentu księgowego.

Sposób przechowywania Dokumentów Księgowych w postaci zdigitalizowanej ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po digitalizacji Dokumenty Księgowe będą w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie wraz z raportem z rozliczenia wydatku służbowego wygenerowanym przez danego pracownika w sposób zapewniający do nich dostęp dla Spółki. Zgodnie z przepisami podatkowymi zdigitalizowane dokumenty księgowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie. Dokumenty Księgowe, po dokonaniu ich digitalizacji oraz utylizacji formy papierowej, będą przechowywane w Systemie z zachowaniem następujących zasad: każdy zdigitalizowany Dokument Księgowy będzie zapisywany w postaci oddzielnego pliku (raportu), który zawierać będzie kopię zdigitalizowanego obrazu oraz umożliwiał powiązanie wprowadzonego Dokumentu Księgowego z poleceniem księgowania/zapisem księgowym którego wartość będzie odwzorowana w księdze głównej i księgach pomocniczych; odwzorowanie, o którym mowa powyżej, nastąpi w wyniku transferu danych z Systemu (…) do księgi głównej i ksiąg pomocniczych Spółki. Dokument Księgowy po zdigitalizowaniu będzie sprawdzany pod względem merytorycznym i akceptowany w Systemie; pliki zawierające Dokumenty Księgowe, po przeprowadzeniu procesu ich digitalizacji i księgowania, będą chronione przed usunięciem oraz będą oznaczone datą wprowadzenia informacji dotyczącej danego dokumentu księgowego do ksiąg Spółki, po zaksięgowaniu plik (raport) zawierający dane zdigitalizowanego Dokumentu Księgowego nie będzie udostępniony użytkownikom Systemu do edycji i usuwania, każdy z użytkowników Systemu będzie posiadał indywidualny identyfikator użytkownika oraz precyzyjnie określony zakres uprawnień systemowych, baza danych Systemu zawierająca dane o zdigitalizowanych Dokumentach Księgowych będzie podlegać procesowi archiwizacji. Dokumenty Księgowe w ww. formie będą przechowywane w Systemie (na serwerze zlokalizowanym poza granicami kraju), co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę.

Digitalizacja Dokumentów Księgowych w ramach Systemu będzie pozwalać także na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie papierowej. System umożliwiać będzie dostęp on-line do przechowywanych Dokumentów Księgowych a w szczególności dostęp on-line do ich treści organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT a także bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi. Spółka wskazuje, że zakupione towary i usługi udokumentowane Dokumentami Księgowymi będą służyć zarówno czynnościom opodatkowanym Spółki jak i niepodlegających opodatkowaniu VAT.

**Pytanie**

Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego - na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT - z faktur otrzymanych w formie elektronicznej, które będą przechowywane w Systemie na zasadach opisanych w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, przy założeniu, że zostaną spełnione warunku do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?

**Państwa stanowisko w sprawie**

Zdaniem Spółki, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego - na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT - z faktur otrzymanych w formie elektronicznej, które będą przechowywane w Systemie na zasadach opisanych w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, przy założeniu, że zostaną spełnione warunku do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

UZASADNIENIE STANOWISKA SPÓŁKI

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT stosowanie faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy. Jednocześnie, na podstawie art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury - w myśl art. 106m ust. 2 ustawy o VAT - rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT). Jednocześnie, zgodnie z art. 106m ust. 1 oraz ust. 4 ustawy o VAT, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik, przy czym warunki te można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W świetle powyższego należy zatem stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, który:

1) został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur oraz

2) co do którego zapewniona została tożsamość wystawcy (sprzedawcy) i nienaruszalność treści i czytelność faktury.

Poniżej Spółka przedstawia analizę dotyczącą spełnienia przedmiotowych warunków:

Ad 1. Faktura przesłana drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy), co do takiej formy przesyłania faktur Ustawa o VAT wprowadza zasadę, że wystawianie faktur w formacie elektronicznym możliwe jest w razie wcześniejszej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Ustawodawca nie precyzuje przy tym ani w przepisach ustawy o VAT, ani w przepisach wykonawczych do niej, w jaki sposób akceptacja odbiorcy faktury (Spółki) powinna być wyrażona. Powyższe wynika nie tylko z literalnej interpretacji art. 106n ustawy o VAT, ale także z celów wprowadzenia analizowanego przepisu.

Zdaniem Wnioskodawcy należy zwrócić uwagę, że możliwość stosowania tzw. dorozumianej zgody na wystawianie faktur elektronicznych wynika wprost z uzasadnienia projektu ustawy, który był podstawą uchwalenia ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2013 r. poz. 1289), dodającej do ustawy o VAT art. 106n. Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Finansów wyrażonym w ww. uzasadnieniu, projektowane przepisy miały na celu dalszą liberalizację wymogów co do warunków stosowania faktur elektronicznych: „Odchodzi się od obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron (przykładowo za wystarczającą będzie można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, bądź SMS-em). Zmiany w tym zakresie oznaczają, że np. za akceptację należy również uznać tzw. akceptację dorozumianą, np. konsument otrzymując fakturę w tej formie, reguluje płatność z niej wynikającą”. Stanowisko o możliwości uznania za akceptację na otrzymanie faktury elektronicznej zgody dorozumianej jest powszechnie akceptowane także przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z 22 lipca 2014 r. (nr IPTPP2/443-335 /14-2/AW) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi powołując się na ugruntowaną praktykę interpretacyjną przywołał pogląd, że: „Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga jednakże uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formacie elektronicznym ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych oraz organizacyjnych zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy tak, aby zapewnić również prawidłowy sposób przechowywania faktur. Odnosząc się do sposobu akceptacji dotyczącej przesyłania lub udostępniania faktur należy zauważyć, iż przepisy prawa podatkowego nie określają szczegółowych elementów, które winna zawierać taka akceptacja, w szczególności czy oświadczenie o akceptacji przesyłania elektronicznego faktur winno być opatrzone bezpiecznym podpisem weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem lub też z zastosowaniem elektronicznej wymiany danych EDI, czy też powinno być w formie pisemnej. Wykładnia funkcjonalna przepisów rozporządzenia nie daje zatem podstaw do stosowania takiego wymogu. (\`(...)\`) Odnosząc się do sposobu akceptacji dotyczącej przesyłania lub udostępniania faktur biorąc pod uwagę fakt braku określenia przez przepisy prawa podatkowego szczegółowych elementów, które winna zawierać taka akceptacja, należy uznać, iż zgoda taka, może być udzielona w dowolnej formie, akceptowalnej przez obie strony transakcji. Dopuszczalne jest zatem wyrażenie zgody poprzez złożenie oświadczenia, przesłanego w formacie PDF, poprzez informację zawartą w e-mailu lub poprzez zapłacenie faktury wysłanej w formie elektronicznej, jeśli strony tak postanowiły.” w interpretacji indywidualnej z 21 lipca 2016 r. (nr 1061-IPTPP3.4512.280.2016.2.MK) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi poniższy sposób akceptacji faktury uznał za prawidłowy, tj.: „Spółka będzie akceptować wystawianie przez Kontrahentów faktur w formie elektronicznej za pomocą Systemu. Zgoda Wnioskodawcy będzie komunikowana każdorazowo Sprzedawcom w sposób dorozumiany poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu.”

W związku z powyższym należy podkreślić, że faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku będą przesyłane przez dostawców w formie elektronicznej po uprzedniej akceptacji takiej formy ich przesyłania przez Spółkę (nabywcę towarów lub usług). Jednocześnie biorąc pod uwagę treść przepisów ustawy o VAT oraz praktykę organów podatkowych w tym zakresie, należy stwierdzić, że akceptacja tego sposobu może być dokonywana w dowolnej formie uzgodnionej między stronami, w tym również w sposób dorozumiany poprzez przekazanie przez pracownika Spółki adresu e-mail na który zostanie wysłana przez dostawcę towaru lub usługi faktura w formie elektronicznej dokumentująca poniesione przez danego pracownika wydatki podczas podróży służbowej.

Ad 2. Zapewnienie tożsamości wystawcy (sprzedawcy) i nienaruszalności treści i czytelności faktury. Zdaniem Spółki, przesyłanie faktur elektronicznych na wskazany przez pracownika Spółki adres e-mailowy w opisanym zdarzeniu przyszłym spełnia warunki określone w art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT. Zdaniem Spółki, w omawianym przypadku zapewniona jest bowiem autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury - poniżej Spółka przedstawia szczegółowe uzasadnienie w tym zakresie:

Pojęcie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelność faktury na gruncie regulacji VAT Celem zawartego w ustawie o VAT wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. Zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury powinno polegać na takim zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby odbiorca miał pewność, że wystawcą faktury jest ten podmiot, który rzeczywiście winien wystawić fakturę, a nie osoba trzecia. W opisie zdarzenia przyszłego zostało podkreślone, że z uwagi na charakter udokumentowanych fakturami elektronicznymi transakcji, tj. nabycia określonych towarów lub usług przez pracowników Spółki odbywających podróż służbową, zapewnione jest że wystawcą faktury jest ten podmiot, który winien wystawić fakturę a nie osoba trzecia. Odnosząc się z kolei do integralności treści faktury, ustawy wskazują, że pod pojęciem tym należy rozumieć to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Zapewnienie integralności treści faktury winno zatem polegać na takim zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby żaden podmiot trzeci nie ingerował w treść faktury. Szczególnie istotne jest przy tym zagwarantowanie niezmienności danych wymaganych dla danego rodzaju faktury, tj. obowiązkowych elementów faktury.

W ocenie Spółki w przedstawionym procesie została zachowana integralność faktur w wersji elektronicznej, bowiem będą one przesyłane w formacie elektronicznym PDF lub innym podobnym, który ze swej istoty technicznej będzie uniemożliwiał modyfikacje jej treści. Wymóg zapewnienia czytelności faktury elektronicznej oznacza z kolei, że faktura taka musi być czytelna dla człowieka, tj. powinna mieć postać, w której wszystkie dane dotyczące podatku VAT zawarte na fakturze będą wyraźnie czytelne, na papierze lub na ekranie, bez potrzeby przeprowadzania nadmiernej analizy lub interpretacji. W ocenie Spółki także został spełniony powyższy warunek dotyczący czytelności faktur w odniesieniu do faktur w elektronicznej wersji, które będą otrzymywane przez Spółkę. Sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Jednocześnie, na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Tym niemniej, ustawa o VAT nie definiuje terminu „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”. Natomiast, zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, wyrażonym przykładowo w interpretacji indywidualnej z 3 lipca 2018 r., (nr 0111-KDIB3-3.4012.101.2018.3.PK) Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, termin „kontroli biznesowej” należy intepretować, jako: „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą”. Co więcej, jak wskazują organy podatkowe, kontrole biznesowe należy dostosować do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny one uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. Tym samym inny będzie wymagany poziom kontroli biznesowej w odniesieniu do drobnych transakcji nabywanych przez pracowników odbywających podróż służbową a inne w przypadku transakcji, będą dotyczyły podstawowego przedmiotu działalności podatnika. Określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego przez organy podatkowe, m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z 14 maja 2018 r., ( nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT), oznacza natomiast, że: „związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika”. Jednocześnie, na potrzeby podatku VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku. Zdaniem Spółki w opisanym zdarzeniu przyszłym została zapewniona wiarygodna ścieżka audytu, która pozwala na weryfikacje związku pomiędzy fakturą w wersji elektronicznej dokumentującą poniesienie wydatku przez pracownika podczas podróży służbowej a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje. Analizując powyższe definicje i zestawiając je z brzmieniem regulacji ustawy o VAT należy zauważyć, że warunkiem niezbędnym dla umożliwienia fakturowania w formie elektronicznej (zapewnienie odpowiednich kontroli biznesowych, która ustalają wiarygodna ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług) jest: 1) Obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury kontroli biznesowej - wdrożona procedura powinna zapewniać dostateczny poziom pewności w autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania; 2) Dokumentacja przebiegu transakcji (ścieżka audytu) - w celu wystawiania faktur w formie elektronicznej konieczne jest zapewnienie możliwości weryfikacji wdrożonej procedury kontroli dzięki wiarygodnej ścieżce audytu, która gwarantuje udokumentowany przebieg transakcji od jej rozpoczęcia do zakończenia; 3) Zapewnienie wiarygodności ścieżki audytu - ścieżkę audytu można opisać jako wiarygodną, w przypadku gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Zdaniem Spółki, nie powinno ulegać wątpliwości, że określone powyżej przesłanki są spełnione w odniesieniu do przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego. Poniżej Spółka przedstawia szczegółowe uzasadnienie swojego stanowiska w odniesieniu do powyższych punktów:

1\. Obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury kontroli biznesowej Zgodnie z przepisami ustawy o VAT wdrażana procedura powinna zapewniać dostateczny poziom pewności w autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania zobowiązania podatkowego. Biorąc pod uwagę opis zdarzenia przyszłego, zdaniem Spółki powyższe wymogi zostały spełnione. Wynikiem wdrożonej procedury będzie zapewnienie, że faktura nie będzie dokumentem autonomicznym i niezależnym, co zostanie zapewnione w wyniku przeprowadzenia procesu weryfikacji nie tylko merytorycznej ale także formalno-księgowej raportu danego pracownika dotyczącego rozliczenia podróży służbowej.

2\. Dokumentacja przebiegu transakcji (ścieżka audytu)

W celu umożliwienia rozliczenia podatku VAT wynikającego z faktur w formie elektronicznej konieczne jest zapewnienie możliwości weryfikacji wdrożonej procedury kontroli dzięki wiarygodnej ścieżce audytu, która gwarantuje udokumentowany przebieg transakcji od jej rozpoczęcia do zakończenia, przy czym warto zwrócić uwagę, że transakcje podlegające rozliczeniu w Systemie będą miały przeważnie drobny i jednorazowy charakter. Wdrożona przez Spółkę procedura związana z elektronicznym rozliczeniem podróży służbowych pracowników umożliwia zweryfikowanie związku poniesionych przez pracowników wydatków z przedmiotem działalności Spółki oraz celem podróży służbowej danego pracownika, w tym również przebieg danej transakcji.

3\. Zapewnienie wiarygodności ścieżki audytu Ścieżkę audytu można uznać jako wiarygodną, w przypadku gdy związek pomiędzy dokumentami oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia, zgodny z ustalonymi procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Zdaniem Spółki, w omawianym przypadku ta przesłanka także jest spełniona. Przede wszystkim raport w systemie pozwala na określenie przedmiotu i celu poniesienia przez danego pracownika wydatku podczas podróży służbowej oraz określenie przedmiot transakcji (rodzaju nabywanej usługi lub towaru). Jednocześnie należy podkreślić, że Spółka zapewnia autentyczność pochodzenia dokumentów zakupowych. Każdorazowo weryfikuje bowiem otrzymane w formie elektronicznej faktury pod kątem prawidłowości danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodności specyfikacji towaru / usługi wskazanej na fakturze z faktycznym przedmiotem transakcji. W szczególności pracownik dokonujący rozliczenia podróży służbowej dokonuje weryfikacji pochodzenia danej faktury i zamieszczonych na niej danych celem ustalenia, czy rzeczywiście pochodzi ona od danego kontrahenta. Należy wskazać również, że System zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nich przechowywane, odpowiadający standardom międzynarodowej grupy, do której należy Spółka. W konsekwencji, biorąc pod uwagę okoliczności przytoczone powyżej, stwierdzić należy, że Spółka każdorazowo może mieć pewność, że podmiot, od którego otrzymała fakturę elektroniczną rzeczywiście jest jego kontrahentem. Tym samym, Spółka zapewnia autentyczność pochodzenia dokumentów zakupowych. W ocenie Spółki, zapewnia ona także integralność treści dokumentów zakupowych, bowiem dokumenty zakupowe, które Spółka otrzymuje w formie elektronicznej, posiadają co do zasady format PDF. Format ten, ze swej istoty technicznej, uniemożliwia modyfikowania zapisanych za jego pomocą treści. W efekcie, z uwagi na przechowywanie faktur które wpłynęły do Spółki jako dokumenty elektroniczne w nieedytowalnym formacie PDF, Spółka nie ma możliwości modyfikowania ich treści. Zdaniem Spółki, zapewnia ona również czytelność faktur. Jak bowiem wskazywano już powyżej, czytelność faktury weryfikowana jest przez pracownika dokonującego rozliczenia podróży służbowej a także na etapie weryfikacji merytorycznej i formalnej. Biorąc pod uwagę przedstawione wyżej okoliczności, planowana przez Spółkę procedura elektronicznego rozliczania przez pracowników wydatków służbowych spełnia warunek dotyczący weryfikacji rzetelności faktur elektronicznych w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Powyższe stanowisko, w zakresie uznania zaproponowanych przez Spółkę rozwiązań gwarantujących autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zakupu potwierdzają również interpretacje indywidualne organów podatkowych, m.in.:

‒ interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 kwietnia 2019 r., (nr 0112-KDIL1-3.4012.51.2019.1.AP), w której poniższe stanowisko wnioskodawcy uznano za prawidłowe: Ad. c) Przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur Wnioskodawca pragnie wskazać, że - zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast precyzyjnie, w jaki sposób podatnik winien zagwarantować spełnienie powyższych warunków. Jednocześnie, definicje pojęć „autentyczność pochodzenia” oraz „integralność treści” zostały zawarte w art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT. Zgodnie ze wskazanym przepisem za autentyczność pochodzenia faktury uznaje się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. Przez integralność treści faktury rozumie się natomiast to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. (\`(...)\`)

Jednocześnie, ustawa o VAT nie definiuje terminu „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”. (\`(...)\`) Co więcej, jak wskazują organy podatkowe, kontrole biznesowe należy dostosować do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny one uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. (\`(...)\`) Na potrzeby VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku. Przenosząc powyższe przepisy na grunt niniejszej sprawy należy wskazać, że Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur, autentyczność pochodzenia faktur.

W ocenie Wnioskodawcy, zapewnia on autentyczność pochodzenia Dokumentów zakupowych. Każdorazowo weryfikuje on bowiem Faktury otrzymane w formie papierowej oraz elektronicznej pod kątem prawidłowości danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na Fakturze z danymi uwidocznionymi na właściwym zamówieniu, co pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną Fakturą a zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W przypadku Faktur elektronicznych każdorazowo następuje weryfikacja, czy dana Faktura wysłana została z adresu e-mail należącego do kontrahenta Wnioskodawcy. Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, weryfikacja ta częściowo jest zautomatyzowana, a częściowo odbywa się ręcznie. Co do zasady, kontrahenci Wnioskodawcy przesyłają bowiem Faktury elektroniczne na Dedykowany adres e-mail. Jednocześnie elektroniczne Faktury przesyłane są z określonego, wybranego przez kontrahenta do tego celu adresu poczty elektronicznej. Takie właśnie, wskazane przez kontrahentów adresy e-mail, identyfikowane są w systemie SAP Wnioskodawcy jako należące do określonych kontrahentów. Po przesłaniu danej Faktury na Dedykowany adres e-mail, o ile została ona wysłana z adresu e-mail zidentyfikowanego w systemie SAP jako należący do określonego kontrahenta, Faktura przekazywana jest automatycznie do Systemu (do tzw. poczekalni). Jeśli natomiast dana Faktura przesłana została przez kontrahenta z adresu poczty elektronicznej, który nie został uprzednio zakomunikowany Wnioskodawcy jako przeznaczony do przekazywania Dokumentów zakupowych i nie został zidentyfikowany w systemie SAP (a więc SAP nie rozpoznaje go jako przypisanego do określonego kontrahenta i od niego pochodzącego), wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy (pracownicy działu finansowego) dokonują ręcznej weryfikacji pochodzenia danej Faktury i zamieszczonych na niej danych celem ustalenia, czy rzeczywiście pochodzi ona od danego kontrahenta. Dopiero po pozytywnej weryfikacji w tym zakresie, Faktura przekazywana jest do e-biegu (do tzw. poczekalni). Należy wskazać również, że System zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nich przechowywane, odpowiadający standardom międzynarodowej grupy, do której należy Wnioskodawca. Dostęp do Systemu posiadają wyłącznie określone, wybrane osoby, których zakres obowiązków służbowych dotyczy zagadnień finansowo -księgowych. Dostęp do Systemu jest również zabezpieczony hasłem. Faktury papierowe wpływające do Wnioskodawcy podlegają natomiast ręcznej kontroli, dokonywanej przez pracowników działu księgowości, co do ich poprawności formalno-merytorycznej, w tym weryfikacji danych kontrahenta uwidocznionych na każdym dokumencie oraz powiązania Dokumentu zakupowego z zamówieniami składanymi przez Wnioskodawcę/zawartymi przez niego umowami. Powyższe pozwala na weryfikację autentyczności każdego Dokumentu zakupowego otrzymywanego przez Wnioskodawcę w formie papierowej. W konsekwencji, biorąc pod uwagę okoliczności przytoczone powyżej, stwierdzić należy, że Wnioskodawca każdorazowo może mieć pewność, że podmiot, od którego otrzymał Fakturę papierową bądź Fakturę elektroniczną rzeczywiście jest jego kontrahentem. Wnioskodawca zapewnia zatem autentyczność pochodzenia Dokumentów zakupowych. integralność treści faktur.

W ocenie Wnioskodawcy, zapewnia on także integralność treści Dokumentów zakupowych. Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej są bowiem skanowane, wprowadzane do Systemu i przechowywane jako cyfrowy zapis ich obrazu w formacie PDF. Również Dokumenty zakupowe, które Wnioskodawca otrzymuje w formie elektronicznej, posiadają format PDF. Format ten, ze swej istoty technicznej, uniemożliwia modyfikowania zapisanych za jego pomocą treści. W efekcie, z uwagi na przechowywanie Faktur - zarówno tych, które wpłynęły do Wnioskodawcy jako dokumenty elektroniczne, jak i tych, które dostarczono mu w formie papierowej - w nieedytowalnym formacie PDF, Wnioskodawca nie ma możliwości modyfikowania ich treści. Podkreślenia wymaga, że zmiana formatu pliku, w tym zmiana sposobu przechowywania Dokumentu księgowego z formy papierowej na elektroniczną, nie powinna zostać uznana za uchybienie przedmiotowemu wymogowi. Zeskanowanie faktury papierowej i zapisanie jej w formacie PDF w żaden sposób nie zmienia bowiem jej treści. Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy bez znaczenia dla integralności treści Faktury pozostaje również umieszczanie na niej unikalnego kodu kreskowego, gdyż przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać Faktura, tj. danych, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT. Umieszczenie (naklejenie) na Fakturze kodu kreskowego w żaden sposób nie ingeruje w treść danych, o których mowa w powyższym przepisie. czytelność faktur Zdaniem Wnioskodawcy, zapewnia on czytelność Faktur. Jak bowiem wskazywano już powyżej, czytelność elektronicznego obrazu każdej Faktury weryfikowana jest przez pracownika działu księgowości w toku wprowadzania danego dokumentu do e-obiegu. Wnioskodawca zapewnia czytelność Faktur również poprzez używanie skanera o odpowiednich parametrach technicznych, gwarantującego wysoką jakość obrazu skanowanych Faktur, otrzymanych uprzednio w formie papierowej. W efekcie, biorąc pod uwagę przedstawione wyżej okoliczności, Wnioskodawca spełnia zatem warunek dotyczący przechowywania Faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych Faktur. (\`(...)\`) W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.”

‒ interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 sierpnia 2019 r., (nr 0115-KDIT1-3.4012.403.2019.1.AP): „Natomiast - stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy). Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy). Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika. (\`(...)\`) Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność. Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Z uwagi na liczbę przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie liczbę otrzymywanych faktur, Wnioskodawca planuje wdrożyć elektroniczny system przechowywania faktur. W tym celu dowody w formie papierowej Wnioskodawca zamierza skanować do pliku pdf (w rozdzielczości gwarantującej czytelność faktur), a następnie zapisywać i przechowywać w formacie elektronicznym. Faktury w formie elektronicznej przechowywane byłyby w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami. Faktury będą przechowywane co najmniej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, a także będzie umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.”

‒ interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 maja 2019 r., (nr 0115- KDIT1-3.4012.159.2019.3.AT): „W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym. Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.” (\`(...)\`) We wniosku wskazano, że Spółka dążąc do optymalizacji kosztów prowadzonej działalności gospodarczej oraz usprawnienia procesu obiegu dokumentów i ich archiwizacji, wdrożyła system elektronicznej archiwizacji otrzymywanych dokumentów, w tym dokumentów zakupowych, takich jak faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty itp. Jednocześnie, Spółka zamierza zrezygnować z przechowywania otrzymywanych dokumentów w formie papierowej. Tym samym, dokumenty zakupowe (w tym faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty) będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka będzie prowadzić wyłącznie elektroniczną archiwizację dokumentów za pomocą dedykowanego systemu zarządzania dokumentacją (dalej: „System Zarządzania Dokumentacją”, „SZD”). SZD jest systemem niezależnym od systemu księgowego Spółki, jednak komunikuje się z nim za pomocą interfejsów, w których zapisane są algorytmy zapewniające integralność danych podczas przenoszenia dokumentów z SZD do systemu księgowego. Zgodnie z przyjętą przez Spółkę polityką, istnieje również możliwość otrzymywania od kontrahentów dokumentów w formie elektronicznej (tj. faktur, faktur zakupowych, duplikatów faktur). W takim przypadku kontrahenci Spółki wysyłają faktury w formie elektronicznej z uzgodnionego adresu korespondencyjnego na dedykowane skrzynki mailowe Spółki (tzn. Spółka poinformowała swoich kontrahentów na jaki adres powinni przesyłać faktury, faktury korygujące i duplikaty faktur). Faktury otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej również mają postać nieedytowalnych plików PDF. SZD umożliwia dostęp do archiwizowanych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe poprzez zadanie odpowiednich kryteriów wyszukiwania. Otrzymywane i archiwizowane przez Spółkę dokumenty są przechowywane w SZD w sposób: trwały, zapewniający ich czytelność, zapewniający nieograniczony dostęp oraz możliwość ich wydruku, zapewniający integralność danych (modyfikacja plików znajdujących się w SZD nie jest możliwa, w związku z czym będą one posiadały postać identyczną jak pierwotny dokument papierowy; natomiast dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej również są otrzymywane i przechowywane w formatach uniemożliwiających modyfikację, tj. PDF). Wyszukiwanie dokumentów jest możliwe po dowolnie zadanych kryteriach. Może być to data, nazwa kontrahenta, jego NIP, kwota, opis czy okres rozliczeniowy. Dokumenty można wyszukiwać również za pomocą systemu księgowego, który ma połączenie z SZD. Serwery, na których przechowywane są archiwizowane w SZD dokumenty, znajdują się na terenie UE i są chronione zgodnie z polityką bezpieczeństwa dostawcy. Spółka ma nieograniczoną możliwość udostępniania dokumentów przechowywanych w SZD na tych serwerach na żądanie organów podatkowych - zarówno w formie wydruku, jak i dostępu do dokumentu elektronicznego. Jednocześnie wskazano, że: sposób przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur zapewnia autentyczność ich pochodzenia, tj. pewność co do tożsamości sprzedawcy/dostawcy faktur. Autentyczność pochodzenia faktur jest zapewniona za pomocą kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług. Kontrola ta obejmuje przede wszystkim: obowiązek odpowiedniego opisywania otrzymywanych faktur od strony merytorycznej przez osoby odpowiedzialne za zamówienie danego towaru lub usługi (np. weryfikacja zgodności treści faktury ze złożonym zamówieniem, w tym weryfikacja kwot wskazanych na fakturze oraz danych (tożsamości) dostawcy, oraz obowiązek weryfikacji formalnej otrzymywanych faktur obejmujący m.in. sprawdzenie czy faktura zawiera wszystkie elementy wymagane ustawą oraz weryfikację danych kontrahenta-wystawcy faktury takich jak nr NIP czy VAT-UE. Analogiczne zasady - jak wskazane w lit. a - zapewnione zostały w odniesieniu do integralności treści oraz czytelności faktury. Faktury są otrzymywane (a następnie przechowywane) w formatach uniemożliwiających ingerencję w ich treść, tj. w formacie PDF, a w przypadku faktur otrzymywanych w formie papierowej, są one skanowane i zapisywane w takim samym formacie. Tym samym, nie jest możliwe wprowadzenie żadnych zmian w zakresie danych dotyczących podatku VAT ani innych pozycji, znajdujących się na fakturach otrzymywanych przez Spółkę. Przyjęty przez Spółkę format przechowywania otrzymywanych faktur, tj. PDF, zapewnia ich czytelność przez cały okres, od momentu wystawienia faktury do końca upływu okresu przechowywania. Również w przypadku skanowania faktur otrzymywanych w formie papierowej jakość skanu pozwala zapewnić taką czytelność. (\`(...)\`) Tym samym należy stwierdzić, że proponowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur (faktur korygujących i duplikatów faktur) dokumentujących zakupy przy wykorzystaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów będzie spełniał wymogi określone w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych. W konsekwencji Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane w formie papierowej i elektronicznej faktury (faktury korygujące i duplikaty faktur), dokumentujące zakupy jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej. W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.”

‒ interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 lipca 2015 r., (nr IPPP1/443-179/12/15-10/S/PR/EK): „Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF (\`(...)\`). Każdy dokument elektroniczny, wygenerowany w systemie FK Spółki zostanie wyeksportowany na bezpieczną witrynę www, do której dostęp otrzymają wyłącznie uprawnieni przez danego kontrahenta Spółki użytkownicy(\`(...)\`). Zaprezentowany przez Wnioskodawcę sposób wystawiania i udostępniania (\`(...)\`) i przechowywania faktur sprzedaży i faktur korygujących (\`(...)\`) gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność faktur.”

‒ interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 21 lipca 2016 r., sygn. 1061-IPTPP3.4512.278.2016.2.MK: „Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.” Jednocześnie, w celu uniknięcia wątpliwości Spółka potwierdza, że przedmiotem odliczenia będzie podatek VAT wynikający z faktur lub ewentualnie innych dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT , które spełniają wymogi określone w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. podatek odliczany będzie w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy,

faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 1-4 ustawy:

autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT. W celu usprawnienia obowiązujących w Spółce procedur dotyczących rozliczania wydatków służbowych poniesionych przez pracowników Spółki, Wnioskodawca planuje wdrożenie systemu (…) (System), który będzie umożliwiał ich elektroniczne rozliczanie. Pracownicy dokonują zakupu różnego rodzaju towarów i usług (np. podczas podróży służbowych ale również w innych okolicznościach), które są dokumentowane przez dostawców fakturami i innymi dokumentami księgowymi wystawianymi na rzecz Spółki. System ma zapewnić pełną digitalizację procesu dokumentowania przez danego pracownika poniesionych wydatków tj. brak konieczności przekazania faktur, w tym wydrukowanych faktur elektronicznych, oraz ewentualnie innych dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT w wersji papierowej do działu księgowości Spółki. Spółka zamierza archiwizować i przechowywać Dokumenty Księgowe będące podstawą rozliczenia wydatków służbowych pracowników po ich digitalizacji (zeskanowaniu / zobrazowaniu za pomocą smartfona) i zapisaniu w Systemie wyłącznie w wersji elektronicznej, podczas gdy papierowe wersje tych dokumentów będą podlegały utylizacji. Archiwizacja dokumentów w wersji elektronicznej może dotyczyć także faktur otrzymanych przez Spółkę w wersji elektronicznej (w szczególności faktury te nie będą drukowane ani archiwizowane w wersji papierowej). Pracownik dokonujący rozliczenia wydatków służbowych w Systemie będzie tworzył raport oraz dokonywał digitalizacji (zeskanowania / zobrazowania za pomocą smartfona) Dokumentów Księgowych potwierdzających poniesienie przez niego wydatków służbowych. Pracownik dokonując rozliczenia wydatku służbowego będzie wprowadzał do Systemu informacje odnoszące się do dokonanej transakcji udokumentowanej Dokumentem Księgowym, w tym również rodzaju poniesionego wydatku. Spółka wskazuje, że w procesie digitalizacji Dokumentów Księgowych będzie zachowana odpowiednia jakość elektronicznego dokumentu, tj. będzie on wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego - na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT - z faktur otrzymanych w formie elektronicznej, które będą przechowywane w Systemie na zasadach opisanych w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, przy założeniu, że zostaną spełnione warunku do odliczenia podatku VAT.

Wnioskodawca w treści wniosku wskazał, że poza fakturami pracownicy Wnioskodawcy dokumentują również ponoszone wydatki innymi dokumentami księgowymi – odnosząc się do tej kwestii wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy, które powinny znajdować się w fakturze wystawionej przez podatnika. Treść § 3 pkt 1-5 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur określa przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wobec tego dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę, za pośrednictwem Jego pracowników, dokument, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego.

Odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Z opisu sprawy wynika, pracownicy Spółki mogą otrzymywać w odniesieniu do wydatków służbowych faktury w wersji elektronicznej. Faktury będą przesyłane przez dostawcę towaru lub usługi na adres e-mail danego pracownika w formacie PDF lub innym podobnym, który ze swej istoty będzie uniemożliwiał modyfikacje jej treści. W przypadku faktur w wersji elektronicznej, pracownik dokonujący rozliczenia będzie wgrywał fakturę w wersji elektronicznej do Systemu, bez konieczności jej digitalizacji lub zobrazowania. Charakter transakcji udokumentowanej fakturą elektroniczną będzie pozwalał na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy wystawioną fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Raport wygenerowany przez pracownika będzie zawierał informacje w zakresie szczegółów poniesionych wydatków służbowych a także będzie poddawany weryfikacji: merytorycznej oraz formalnej. Dokument Księgowy będzie wprowadzany do Systemu przez pracownika dokonującego elektronicznego rozliczenia wydatków służbowych z wprowadzeniem danych odnoszących się do udokumentowanej transakcji. Wszelkie czynności dotyczących wygenerowania raportu w tym również jego zatwierdzenia będą widoczne w systemie w sposób pozwalający na identyfikacje osoby dokonującej rozliczenia oraz jego weryfikacji merytorycznej oraz formalno- księgowej. Raport z wydatków służbowych pracownika będzie poddawany kontroli merytorycznej przez przełożonego danego pracownika lub w wybranych przypadkach przez osobę z działu HR, która będzie miała na celu potwierdzenie, że doszło do nabycia określonej usługi lub towaru, które pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Kontrola merytoryczna będzie obejmowała również weryfikację poprawności zadeklarowanego przez pracownika wydatku udokumentowanego w Systemie zdigitalizowanym Dokumentem Księgowym. Wprowadzony do Systemu Dokument Księgowy wraz z raportem będzie podlegał także weryfikacji formalno-księgowej przez osoby z działu księgowości Spółki w zakresie poprawności rachunkowej a także prawidłowości księgowania rozliczeń pracowniczych. W ramach kontroli formalno- księgowej, przeprowadzana będzie kontrola poprawności danych wprowadzonych do Systemu z danymi wynikającymi ze zdigitalizowanego Dokumentu Księgowego. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości merytorycznych lub formalnych, raport będzie zwracany pracownikowi w celu wyjaśnienia / usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Kompleksowa weryfikacja (merytoryczna i formalna) będzie miała na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy dokumentem księgowym, a zrealizowaną na rzecz Spółki dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji wprowadzenie procedury weryfikacji raportu przez Spółkę ma każdorazowo pozwolić na uzyskanie pewności co do tożsamości podmiotu będącego wystawcą dokumentu a także na zweryfikowanie i potwierdzenie zgodności dokumentu księgowego ze stanem faktycznym. Dokumenty Księgowe w ww. formie będą przechowywane w Systemie (na serwerze zlokalizowanym poza granicami kraju), co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę. System umożliwi dostęp on-line do przechowywanych Dokumentów Księgowych a w szczególności dostęp on-line do ich treści organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, a także bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi.

Biorąc pod uwagę opisany sposób przechowywania faktur elektronicznych należy stwierdzić, że w przedstawionym zdarzeniu przyszłym zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Przy tym Wnioskodawca, od strony technicznej, uniemożliwia ingerencję użytkownika oraz administratora systemu księgowego w treść zeskanowanych dokumentów. Opisane wersje elektroniczne, będą przechowywane w sposób umożliwiający łatwą ich identyfikację, odszukanie i odtworzenie obrazu, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

We wniosku wskazano również, że elektroniczny system archiwizacyjny Wnioskodawcy będzie zapewniał dostęp do umieszczonych w nim dokumentów wraz z możliwością ich przyporządkowania do konkretnego okresu rozliczeniowego. Zarchiwizowane dokumenty będą mogły zostać udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej jak i elektronicznej.

Faktury i dokumenty zrównane z nimi, w ramach stosowanych przez Wnioskodawcę procedur, będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, co jest zgodnie z art. 112 ustawy.

Ponadto, system archiwizacji Wnioskodawcy będzie umożliwiał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno - skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, bezzwłoczny dostęp on-line do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy.

Tym samym należy uznać, że Wnioskodawca określił sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur i dokumentów z nimi zrównanych, spełniając przesłanki wynikające z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Zatem należy stwierdzić, że w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur elektronicznych dokumentujących zakupy towarów i usług, dotyczących wydatków pracowniczych, wyłącznie w postaci elektronicznej.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że

w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy,

kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Wnioskodawca, czynny podatnik podatku od towarów i usług będzie wykorzystywał nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, spełniając tym samym warunki zawarte w art. 86 ust. 1 będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Dodatkowe informacje
--------------------

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego / zdarzeniem przyszłym. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego / zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).