Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-886/11/WN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-10-21
Teza: sposób fakturowania oraz przechowywania w wersji elektronicznej kopii faktur wystawionych dla nabywcy w formie papierowej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 7 lipca 2011r. (data 4 sierpnia 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu fakturowania oraz przechowywania w wersji elektronicznej kopii faktur wystawionych dla nabywcy w formie papierowej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 4 sierpnia 2011r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu fakturowania oraz przechowywania w wersji elektronicznej kopii faktur wystawionych dla nabywcy w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) zajmuje się produkcją i sprzedażą gazów technicznych. Spółka wystawia miesięcznie dużą ilość faktur VAT. Faktury są drukowane w dwóch egzemplarzach. Oryginał faktury jest wysyłany do nabywcy a kopia wpinana do segregatora i przechowywana w archiwum Spółki. Przechowywanie kopii faktur w postaci materialnej (papierowej) obciąża Spółkę dodatkowymi kosztami i powoduje problemy z archiwizowaniem ogromnych ilości dokumentów. Spółka chciałaby zrezygnować z drukowania kopii faktur na rzecz przechowywania elektronicznego.

Z tego względu, Spółka zamierza po wystawieniu faktury, drukować tylko egzemplarz przeznaczony dla nabywcy. Egzemplarz ten będzie wydrukowany i przesłany nabywcy w formie papierowej. Natomiast egzemplarz dla sprzedawcy nie będzie drukowany a jedynie przechowywany w formie elektronicznej. Fakturę tą można wydrukować w dowolnym czasie. Wydruk może nastąpić na papierze firmowym jak i na arkuszu bez nadruku. Na wystawionych fakturach (egzemplarzu dla nabywcy i sprzedawcy) nie będą widniały wyrazy „ORYGINAŁ i „KOPIA".

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy zaproponowany sposób fakturowania jest poprawny?
2.  Czy Spółka, wystawiając i drukując fakturę dla nabywcy, może nie drukować egzemplarza dla siebie i przechowywać go w formie dokumentu elektronicznego np. pdf, gwarantującego autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność tych faktur?

Zdaniem Wnioskodawcy, w obecnym stanie prawnym Spółka może przyjąć powyższy sposób postępowania. Znajduje tu zastosowanie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług gdyż jak wynika z § 1 pkt 2 r.z.p.n. określa ono m.in. szczegółowe zasady wystawiania i przechowywania faktur.

Zdaniem Spółki, dla wystawienia faktury warunkiem koniecznym nie jest jej wydrukowanie. Wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do kontrahenta - nabywcy, chyba że podatnik dokonuje przesłania faktury drogą elektroniczną. Natomiast egzemplarz dla sprzedawcy może pozostać w postaci zapisu elektronicznego. Przepisy prawa podatkowego nie nakładają obowiązku przechowywania egzemplarza faktury sprzedawcy w formie papierowej chociaż egzemplarz dla nabywcy został wysłany w postaci materialnej (papierowej). Możliwa jest sytuacja, aby podatnik wystawiał fakturę, drukował jej egzemplarz przeznaczony dla nabywcy, natomiast swój egzemplarz przechowywał w systemie komputerowym.

Zdaniem Spółki, zastosowane rozwiązanie przechowywania faktur (egzemplarza sprzedawcy) w formie elektronicznej oraz archiwizacja danych gwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność tych faktur. Będą one zapewnione w ten sposób, że faktury będą wystawiane w programie sprzedawcy (wystawcy faktury) dlatego istnieje pewność co do tożsamości dokonującego dostawy. Program, w którym są wystawiane faktury umożliwia generowanie dokumentu bez możliwości późniejszej modyfikacji jego treści. Faktury mogą być wydrukowane w każdym czasie - więc będą czytelne. Dzięki temu, że faktury będą przechowywane w formie elektronicznej ułatwi to i przyspieszy ich odszukanie oraz zapewni bezzwłoczny dostęp do dokumentów na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Ponadto program, w którym są wystawiane faktury umożliwia ewidencję oraz przetwarzanie danych w nim zawartych. Dla pełnego zabezpieczenia systemu elektronicznego są sporządzane kopie danych.

W związku z nowym rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur, wystawiane faktury nie będą zawierały oznaczenia „ORYGINAŁ" i „KOPIA". Od 1 stycznia 2011 roku, ust. 2 § 19 mówiący o obowiązkowym umieszczaniu tych wyrazów został uchylony.

Stanowisko Spółki, pozwalające na niedrukowanie egzemplarza faktury dla sprzedawcy, znajduje także potwierdzenie m.in. w:

*   wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 3 listopada 2009r. I FSK 1169/08,
*   interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 17.02.2001 roku nr ITPP3/443-191/10/JK oraz
*   interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 20.04.2011 roku nr IPPP2/443-211/11-3/MM.

W opisanym przypadku nie znajduje natomiast zastosowania rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, ponieważ z tytułu rozporządzenia oraz treści § 1 pkt 2 wynika wprost, że rozporządzenie to określa zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Tak więc zasad tych nie stosuje się do przechowywania faktur innych, niż przesyłane drogą elektroniczną.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177 poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 marca 2011r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 19 ust. 2 powołanego rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl § 21 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przy czym ust. 3 powołanego przepisu § 21 wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4 stanowi, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca (dalej również Spółka) zajmuje się produkcją i sprzedażą gazów technicznych. Spółka wystawia miesięcznie dużą ilość faktur VAT. Faktury są drukowane w dwóch egzemplarzach. Oryginał faktury jest wysyłany do nabywcy a kopia wpinana do segregatora i przechowywana w archiwum Spółki. Przechowywanie kopii faktur w postaci materialnej (papierowej) obciąża Spółkę dodatkowymi kosztami i powoduje problemy z archiwizowaniem ogromnych ilości dokumentów. Spółka chciałaby zrezygnować z drukowania kopii faktur na rzecz przechowywania elektronicznego.

Z tego względu, Spółka zamierza po wystawieniu faktury, drukować tylko egzemplarz przeznaczony dla nabywcy. Egzemplarz ten będzie wydrukowany i przesłany nabywcy w formie papierowej. Natomiast egzemplarz dla sprzedawcy nie będzie drukowany a jedynie przechowywany w formie elektronicznej. Fakturę tą można wydrukować w dowolnym czasie. Wydruk może nastąpić na papierze firmowym jak i na arkuszu bez nadruku. Na wystawionych fakturach (egzemplarzu dla nabywcy i sprzedawcy) nie będą widniały wyrazy „ORYGINAŁ i „KOPIA”.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. wyżej rozporządzeniu Min. Finansów.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia przez wystawcę wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.