Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/4512-473/15-2/AOg
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-07-30
Teza: Przechowywanie paragonów w wersji papierowej nie jest konieczne, jeśli spółka posiada ich wersję elektroniczną zapisaną przez kasę fiskalną na informatycznym nośniku danych.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; paragon
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony  przedstawione we wniosku z dnia 19 maja 2015 r. (data wpływu 20 maja 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie konieczności przechowywania papierowej i elektronicznej wersji paragonu – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20 maja 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie konieczności przechowywania papierowej i elektronicznej wersji paragonu.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej Spółka) prowadzi działalność gospodarczą polegającą głównie na detalicznej sprzedaży artykułów dla dzieci poprzez sieć wyspecjalizowanych sklepów. Spółka ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych. Spółka planuje wprowadzenie sprzedaży w systemie wysyłkowym za pomocą sklepu internetowego. Nabywcami będą głównie osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. W momencie zakupu klient musi wyrazić zgodę na wystawienie i otrzymanie faktury drogą elektroniczną. Fiskalizacja sprzedaży następuje w momencie wydania towaru z magazynu. Dostawa będzie dokonywana za pośrednictwem kuriera, lub odbierana przez klienta w wybranym sklepie sieci S. Faktura sprzedaży będzie wysyłana pocztą elektroniczną na adres wskazany przez klienta.

Spółka nie może skorzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej na podstawie § 2 ust. l poz. 37 załącznika do Rozporządzenia Ministra finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących między innymi dlatego, że w ofercie spółki znajdują się zapisane nośniki danych cyfrowych takie jak np. gry i filmy dla dzieci.

W momencie dokonania sprzedaży za pośrednictwem strony internetowej, dane przesyłane są do Modułu fiskalizacji i Fakturowania następuje wydruk paragonu, przesłanie danych do wystawienia faktury i odpowiednio zapis kopi paragonu na elektronicznym nośniku danych. Zapis ten dokonywany jest na podstawie Rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. (Dz. U. z dnia 16 września 2013 r.) w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Faktury nie będą wystawiane na kasach fiskalnych.

Magazyn przeznaczony do sprzedaży wysyłkowej będzie obsługiwany przez niezależnego operatora logistycznego nie powiązanego ze spółką. Każda zmiana stanu magazynowego musi znaleźć potwierdzenie w odpowiedniej dokumentacji.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy Spółka musi przechowywać zarówno papierową jak i elektroniczną tzn. zapisaną przez kasę fiskalną na informatycznym nośniku danych, wersję paragonu?

Zdaniem Wnioskodawcy, na podstawie art. 106h § 3, w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Zarówno na paragonie (na nośniku papierowym i elektronicznym) jak i na wystawionej na jego podstawie fakturze będzie umieszczony ten sam numer transakcji. Do każdej operacji sprzedaży spółka będzie posiadała paragon papierowy, jego kopię zapisaną przez kasę fiskalną na informatycznym nośniku danych i fakturę w wersji elektronicznej. Ponowne wystawienie faktury do paragonu, czyli tego samego numeru transakcji nie jest systemowo możliwe, możliwe jest jedynie wystawienie duplikatu faktury.

Biorąc pod uwagę przewidywany obrót Spółka szacuje, że wydruki paragonów zajmą ok. jedną paletę tygodniowo i w miarę rozwoju sprzedaży internetowej ilość ta będzie wzrastać. Zważywszy na wymagany okres przechowywania wynoszący 6 lat będą to setki palet, co się wiąże ze znacznymi kosztami przechowywania.

Archiwizowanie paragonów wyłącznie w wersji elektronicznej jest znacznie mniej kosztowne, dodatkowo dokumenty elektroniczne jest dużo łatwiej odszukać, sporządzić z nich raporty czy zestawienia. Jakość paragonów na nośniku papierowym obniża się z czasem, a w skrajnym przypadku, po kilku latach przestają one być czytelne. Natomiast dokumenty w wersji elektronicznej nie tracą jakości z upływem czasu. Mając na uwadze powyższe względy spółka zdecydowała się na zakup kas fiskalnych z elektronicznym zapisem kopi paragonu i chciałaby z tej funkcjonalności móc w pełni korzystać, a wersje papierowe paragonów utylizować.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że paragon na nośniku papierowym i elektronicznym zawiera identyczne dane.

Reasumując zdaniem Spółki przechowywanie paragonów w wersji papierowej nie jest konieczne, jeśli Spółka posiada ich wersję elektroniczną zapisaną przez kasę fiskalną na informatycznym nośniku danych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r. poz. 613), zwanej dalej Ordynacją podatkową, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

W myśl art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem:

1.  zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania;
2.  doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania.

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej).

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz.1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza, w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z treścią art. 106h ust. 1 ustawy o VAT w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są zobowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać dokument nabywcy.

Z art. 112 ustawy o VAT wynika natomiast, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z § 2 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r. poz. 363) przez dokument fiskalny rozumie się paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny.

Natomiast stosownie do § 2 pkt 12 ww. rozporządzenia paragon fiskalny to wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 8 podatnicy przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330).

Ponadto w § 8 ust. 1 pkt 1-18 określone są obowiązkowe elementy, które musi zawierać paragon, tj.:

1.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
2.  numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP);
3.  numer kolejny wydruku;
4.  datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;
5.  oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;
6.  nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;
7.  cenę jednostkową towaru lub usługi;
8.  ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;
9.  wartość rabatów lub narzutów, o ile występują;
10.  wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów;
11.  wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;
12.  łączną kwotę podatku;
13.  łączną kwotę sprzedaży brutto;
14.  oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto;
15.  kolejny numer paragonu fiskalnego;
16.  numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;
17.  numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) - na żądanie nabywcy;
18.  logo fiskalne i numer unikatowy kasy.

Z treści § 8 ust. 2 powołanego rozporządzenia wynika także, że paragon fiskalny musi być czytelny i umożliwić nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji.

Jak wskazuje we wniosku Wnioskodawca, Spółka planuje wprowadzenie sprzedaży w systemie wysyłkowym za pomocą sklepu internetowego. Nabywcami będą głównie osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. W momencie zakupu klient musi wyrazić zgodę na wystawienie i otrzymanie faktury drogą elektroniczną. Fiskalizacja sprzedaży następuje w momencie wydania towaru z magazynu. Dostawa będzie dokonywana za pośrednictwem kuriera, lub odbierana przez klienta w wybranym sklepie sieci S.. Faktura sprzedaży będzie wysyłana pocztą elektroniczną na adres wskazany przez klienta.

Spółka nie może skorzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej na podstawie § 2 ust. l poz. 37 załącznika do Rozporządzenia Ministra finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących między innymi dlatego, że w ofercie spółki znajdują się zapisane nośniki danych cyfrowych takie jak np. gry i filmy dla dzieci.

W momencie dokonania sprzedaży za pośrednictwem strony internetowej, dane przesyłane są do Modułu fiskalizacji i Fakturowania następuje wydruk paragonu, przesłanie danych do wystawienia faktury i odpowiednio zapis kopii paragonu na elektronicznym nośniku danych. Zapis ten dokonywany jest na podstawie Rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Faktury nie będą wystawiane na kasach fiskalnych.

Magazyn przeznaczony do sprzedaży wysyłkowej będzie obsługiwany przez niezależnego operatora logistycznego nie powiązanego ze spółką. Każda zmiana stanu magazynowego musi znaleźć potwierdzenie w odpowiedniej dokumentacji.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii konieczności przechowywania zarówno papierowej jak i elektronicznej wersji paragonu.

Ustawodawca nałożył na podatników obowiązek przechowywania ewidencji prowadzonych dla celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Do dokumentów, których ten obowiązek dotyczy należą także paragony.

Wnioskodawca wskazał we wniosku, że będzie wystawiać faktury wyłącznie w formie elektronicznej (na co klienci w momencie dokonania zakupu muszą wyrazić zgodę). System, z którego będzie korzystał Wnioskodawca działa w ten sposób, że w momencie dokonania sprzedaży za pośrednictwem strony internetowej, dane przesyłane są do Modułu fiskalizacji i Fakturowania, następuje wydruk paragonu, przesłanie danych do wystawienia faktury i odpowiednio zapis kopi paragonu na elektronicznym nośniku danych. Zapis ten dokonywany jest na podstawie Rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące

Z okoliczności sprawy wynika więc, że Wnioskodawca dopełni obowiązku przechowywania wystawianych przez siebie paragonów, bo uczyni to w formie elektronicznej, a skoro w stosunku do dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur (m.in. paragonów), nie ma do tego przeciwwskazań, to należy stwierdzić, że Stanowisko Wnioskodawcy jest tym samym prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.