Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB3/423-72/13-2/EŻ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-04-24
Teza: Czy podpis, w postaci imienia i nazwiska upoważnionej przez podatnika osoby, składany w sposób opisany we wniosku (elektronicznie. z autoryzacją hasłem oraz z wyłączeniem dostępu dla osób nieupoważnionych, w ramach wprowadzanych danych do ewidencji przebiegu pojazdu) spełnia warunki do uznania go za „podpis podatnika”, o którym mowa w art. 16 ust. 5 Ustawy o CIT?
Słowa kluczowe: ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu; podpis; pracownik; samochód-samochód osobowy; wniosek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012r. poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 23.01.2013r. (data wpływu 01.02.2013r.) w sprawie o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodu – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 01.02.2013r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodu.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione zdarzenie przyszłe.

Spółka S.A. („Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą w branży budowlanej. Spółka, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wykorzystuje samochody osobowe niestanowiące składników jej majątku („Pojazdy”). Spółka, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT wywiązuje się z obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, których koszty użytkowania ma zamiar zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Obecnie ewidencje przebiegu pojazdów prowadzone są elektronicznie w programie komputerowym, które na koniec miesiąca są drukowane i potwierdzane poprzez złożenie własnoręcznego podpisu przez upoważnionego pracownika.

Pracownicy Spółki w swojej codziennej pracy posługują się wewnątrzkorporacyjnym programem komputerowym. Jest to program finansowo-księgowy umożliwiający m.in. archiwizację faktur i not korygujących, prowadzenie rejestrów księgowych, itp. Z uwagi na duże rozmiary działalności Spółki i specyfikę jej działania (mnogość oddziałów terenowych), większość dokumentacji generowana jest przez wspomniany program komputerowy. Dotyczy to także ewidencji przebiegu pojazdów. W związku z powyższym, Spółka planuje wprowadzić system dokumentacji ewidencji przebiegu pojazdów z użyciem wspomnianego programu komputerowego, korzystanie z którego nie powodowałoby (ze względu m. in. na formułę autoryzacji dostępu do danych) konieczności generowania wersji papierowej ewidencji przebiegu pojazdu.

W praktyce ewidencja przebiegu pojazdu oraz jej potwierdzanie przyjmowałoby postać elektroniczną, której nie można byłoby edytować (zmieniać) w jakimkolwiek zakresie. Schematycznie procedura prowadzenia i potwierdzenia ewidencji przebiegu pojazdu przedstawiałaby się następująco:

*   pracownik na bieżąco wprowadzałby do programu dane dotyczące używania pojazdu, o jakich mowa w przepisie art. 16 ust. 5 ustawy o CIT;
*   następnie, po zakończeniu danego miesiąca, upoważniony przez Spółkę do kontroli tego rodzaju dokumentacji pracownik, po wprowadzeniu indywidualnie przypisanego hasła/loginu oraz weryfikacji ewidencji przebiegu pojazdu dokonywałby jej akceptacji, stając się jednocześnie - w imieniu podatnika - osobą odpowiedzialną za potwierdzanie ewidencji oraz za poprawność danych w tej ewidencji zgromadzonych;
*   zaznaczenie w programie opcji akceptującej skutkowałoby wygenerowaniem ewidencji przebiegu pojazdu, elementem której byłby wygenerowany w formie elektronicznej podpis w postaci imienia i nazwiska osoby odpowiedzialnej. Potwierdzenia ewidencji przebiegu pojazdu mógłby zatem dokonać wyłącznie pracownik imiennie do tego upoważniony, posiadający stosowne uprawnienia w programie.

Reasumując, potwierdzona ewidencja przebiegu pojazdu wygenerowana przez program będzie zawierała wszystkie elementy przedmiotowej ewidencji, w tym będzie zawierała podpis (w postaci imienia i nazwiska) upoważnionego pracownika, który dokonał akceptacji ewidencji przebiegu pojazdu (podpis ten nie będzie podpisem odręcznym). Byłby to podpis generowany automatycznie przez program , nieedytowalny i przypisany do danego pracownika poprzez indywidualne hasło. Program uniemożliwiałby zatem jakąkolwiek modyfikację zaakceptowanej ewidencji przebiegu pojazdu, w szczególności niemożliwa byłaby modyfikacja ww. podpisu pracownika dokonującego potwierdzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy podpis, w postaci imienia i nazwiska upoważnionej przez podatnika osoby, składany w sposób opisany we wniosku (elektronicznie. z autoryzacją hasłem oraz z wyłączeniem dostępu dla osób nieupoważnionych, w ramach wprowadzanych danych do ewidencji przebiegu pojazdu) spełnia warunki do uznania go za „podpis podatnika”, o którym mowa w art. 16 ust. 5 Ustawy o CIT?

Zdaniem Spółki, umieszczony w ewidencji przebiegu pojazdu podpis w postaci imienia i nazwiska upoważnionego pracownika w sposób opisany we wniosku jest podpisem o jakim mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.

Podpis, rozumiany jako zespół znaków utrwalonych w dokumencie ma za zadanie umożliwić identyfikację osoby upoważnionej lub zobowiązanej do działania w imieniu podatnika (pracodawcy). Nie ma zatem znaczenia w jakiej formie podpis jest złożony, jeżeli pozwala on na jednoznaczną identyfikację takiej osoby.

Obowiązek umieszczenia na ewidencji przebiegu pojazdu podpisu podatnika, określony w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT wynika z faktu konieczności potwierdzenia przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu na koniec każdego miesiąca. Jednakże wskazany przepis nie określa jaką formę ma mieć ten podpis. W szczególności ustawodawca nie zastrzegł, że podpis ma być złożony wyłącznie przez odręczne wpisanie imienia i nazwiska podatnika (upoważnionego przez Spółkę pracownika), bądź też przybrać postać podpisu elektronicznego w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym (ustawa z dnia 18 września 2001 roku, Dz. U. nr 130, poz. 1450 ze zm.). W związku z powyższym, należy dopuścić każdą formę podpisu, jeżeli będzie ona wystarczająca do identyfikacji osoby prowadzącej omawianą ewidencję.

Uwzględniając powyższe, w planowanym przez Spółkę rozwiązaniu wymóg zamieszczenia w ewidencji przebiegu pojazdu podpisu podatnika (upoważnionego przez Spółkę pracownika) zostałby spełniony, gdy dane zamieszczone w tej ewidencji byłyby wystarczające do identyfikacji osoby dokonującej akceptacji. W przypadku Spółki, podpis podatnika (upoważnionego przez Spółkę pracownika) będzie przybierał postać imienia i nazwiska tego pracownika, które będzie automatycznie umieszczane na ewidencji przebiegu pojazdu w momencie jej akceptacji - po uprzednim użyciu stosownego hasła/loginu.

Opatrzenie ewidencji przebiegu pojazdu podpisem w postaci imienia i nazwiska (oraz innych oznaczeń) będzie poprzedzone koniecznością wprowadzenia ciągu unikatowych znaków, umożliwiającego dokonanie potwierdzenia ewidencji przebiegu pojazdu przez konkretną osobę, prowadząc tym samym do jej identyfikacji. Zaakceptowanie w programie ewidencji przebiegu pojazdu będzie generowało finalną postać ewidencji przebiegu pojazdu z imieniem nazwiskiem upoważnionego pracownika, która nie będzie mogła być zmieniana w jakimkolwiek zakresie. Powyższy mechanizm tworzenia ewidencji przebiegu pojazdu (wyłącznie uprawnieni pracownicy po wprowadzeniu indywidualnie przypisanego hasła oraz nadawanie imienia i nazwiska ostatecznej wersji ewidencji przebiegu pojazdów) gwarantowałby zatem jednoznaczną identyfikację osoby akceptującej, przez co spełnia warunek zamieszczenia „podpisu”, o jakim mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.

Stanowisko, iż na gruncie przepisów prawa podatkowego podpis nie jest rozumiany wyłącznie jako podpis odręczny jest już aprobowane przez Ministra Finansów (organy podatkowe), co wynika między innymi z następujących interpretacji indywidualnych:

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 17 maja 2012r. znak ILPP4/443-59/12-5/ISN,
*   Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 5 kwietnia 2012r. znak IPTPP4/443-8/12-5/OS,
*   Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30 listopada 2011r. znak IPPP1/443-1450/11-5/IGO.

W powyższych interpretacjach, w ramach wykładni przepisu § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 68, poz. 360; „rozporządzenie”), organy podatkowe potwierdziły stanowisko wnioskodawców, że podpis w rozumieniu tego przepisu nie musi oznaczać wyłącznie podpisu odręcznego, ale dopuszczalna jest również forma elektroniczna podpisu, tj.: w postaci imienia i nazwiska osoby uprawnionej umieszczonego na dokumencie, która posługuje się indywidualnym hasłem/loginem.

Każda z ww. interpretacji zawiera taki sam passus:

„Przepis ten (§ 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia) wskazuje, że nabywca zobowiązany jest przedstawić sprzedającemu oryginał i kopię faktury „do jej akceptacji w formie podpisu”. Jednakże nie zastrzegł, że podpis ten ma być złożony wyłącznie odręcznie przez wpisanie imienia i nazwiska bądź parafki. W związku z tym, należy dopuścić możliwość akceptacji faktury złożonej w formie elektronicznej”. W ww. interpretacjach nie zastrzeżono (oczywiście) również obowiązku posługiwania się podpisem elektronicznym, o którym mowa w ustawie o podpisie elektronicznym. Tak omawiane przepisy ww. rozporządzenia, dotyczące istotnych elementów, jakie mają być uwidocznione na fakturze VAT, jak i przepis art. 16 ust. 5 ustawy o CIT posługują się pojęciem podpisu (formy podpisu) — bez wskazania, iż podpis ten ma być złożony odręcznie na dokumencie papierowym lub innym, pozwalającym na takie odręczne sygnowanie dokumentu lub dokumentacji.

Przywołane interpretacje indywidualne, a w szczególności zadawane w nich pytania wskazują, że przedstawione przez Spółkę w niniejszym wniosku zagadnienie jest tożsame z tymi, które były przedmiotem rozstrzygnięcia ww. interpretacji, tj.: jak należy rozumieć pojęcie „podpisu” na gruncie przepisów prawa podatkowego. I w jednym przypadku (faktura VAT) jak i w drugim (ewidencja przebiegu pojazdu) forma podpisu (jego braku) lub brak właściwych cech tego elementu ma istotne znaczenie w ramach określania (wysokości) zobowiązań podatkowych podatnika (w pierwszym wypadku dotyczy to możliwości odliczania podatku naliczonego; w drugim - zaliczania wydatku do kosztu uzyskania przychodów). W związku z tym, pytanie Spółki mieści się w zakresie przedmiotowym art. 14b § 1 ustawy — Ordynacja podatkowa. Wydanie Interpretacji indywidualnej w związku z przedmiotowym wnioskiem Spółki nie wymaga również przeprowadzenia postępowania dowodowego, w szczególności oceny dokumentu ewidencji przebiegu pojazdu, a jedynie wykładni pojęcia „podpis podatnika na gruncie hipotezy art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Warto jeszcze w tym miejscu wskazać wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22 stycznia 2013r. o sygn. akt I FSK 357/12, gdzie w podobnej sprawie Sąd wyraźnie wskazał, że zainteresowany ma prawo pytać - w ramach wniosku o wydanie Indywidualnej interpretacji podatkowej - o sprawy, które rzutują na jego rozliczenia. W sprawie opisanej ww. wyrokiem chodziło o integralność i kompletność treści wystawianych faktur elektronicznych, tak jak w przedmiotowej sprawie chodzi o integralność i kompletność omawianej ewidencji przebiegu pojazdu.

Mając na uwadze funkcje, jakie ma spełniać podpis oraz wskazane interpretacje, w których Minister Finansów dopuścił elektroniczną formę podpisu, wymaganego do akceptacji przedstawionych sprzedającemu faktur (a co za tym idzie, uznał poprawność takiego dokumentu na gruncie przepisów prawa podatkowego) - zdaniem Spółki - nie ma przeszkód do uznania, że „podpis” wygenerowany w systemie programu w związku z prawidłowo prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT, może przyjąć postać opisaną w przedmiotowym wniosku/pytaniu Spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, w tym zakresie odstąpiono od uzasadnienia prawnego oceny stanowiska wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.