Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.188.2023.2.AMA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-05-22
Teza: Zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur VAT, dokumentujących opisane we wniosku kategorie wydatków, w przypadku ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej (zdigitalizowanej).
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego-Odliczenie podatku naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług  ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

**Interpretacja indywidualna**

**– stanowisko prawidłowe**

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

11 kwietnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 11 kwietnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur VAT, dokumentujących następujące kategorie kosztów, tj.:

\- wydatki ponoszone przez pracowników w podróży służbowej,

\- wydatki opłacane przez pracowników za pomocą służbowych kart płatniczych,

\- wydatki spedycyjne, z tytułu usług transportowych,

\- wydatki administracyjne,

\- w przypadku ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej (zdigitalizowanej).

Uzupełnili go Państwo pismem z 11 kwietnia 2023 r. (data wpływu 17 kwietnia 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego**

Jako (…) S.A. jesteście Państwo podmiotem świadczącym usługi w zakresie zarządzania logistyką i globalnymi łańcuchami dostaw. Działając jako operator logistyczny, zapewniacie Państwo transport drogowy, morski, lotniczy, kolejowy, usługi magazynowe, Project (…) oraz obsługę celną. Państwa Spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT, posiadającym na terenie Rzeczpospolitej Polskiej siedzibę działalności gospodarczej.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, z tytułu nabywanych towarów i usług otrzymujecie Państwo od kontrahentów faktury VAT (dalej: Faktury VAT).

Wszystkie nabywane przez Państwa towary i usługi, udokumentowane Fakturami VAT, których dotyczy niniejszy wniosek, będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT wykonywanymi przez Państwa. Oznacza to, że w odniesieniu do Faktur VAT, objętych zakresem niniejszego wniosku, przysługuje Państwu prawo do odliczenia VAT. Nie wnoszą Państwo o uzyskanie potwierdzenia w tym zakresie.

Wskazujecie Państwo również, że Faktury VAT nie będą dokumentowały wydatków, do których miałby zastosowanie art. 88 ustawy o VAT.

Faktury VAT są otrzymywane przez Państwa zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym niniejszy wniosek dotyczy wyłącznie Faktur VAT otrzymywanych w formie papierowej, które następnie będą podlegały tzw. digitalizacji.

Wyróżniacie Państwo cztery kategorie ponoszonych przez siebie kosztów, nieznacznie różniących się procesem rejestracji i rozliczania:

1) wydatki ponoszone przez pracowników w podróży służbowej,

2) wydatki opłacane przez pracowników za pomocą służbowych kart płatniczych,

3) wydatki spedycyjne,

4) wydatki administracyjne.

Planujecie Państwo wdrożenie procesu archiwizacji Faktur VAT wyłącznie w wersji zdigitalizowanej (tj. elektronicznej).

Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej będą przechowywane w sposób zapewniający integralność i nienaruszalność treści, ich czytelność oraz łatwe ich odszukanie przez cały okres przechowywania, tj. do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej będą przyporządkowane do odpowiednich okresów rozliczeniowych oraz w takim podziale przechowywane.

Jednocześnie, na żądanie organów podatkowych, będziecie Państwo mogli wydrukować Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej lub zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej.

Poniżej przedstawiacie Państwo opis archiwizowania w odniesieniu do każdej z ww. kategorii kosztów oraz planowany sposób digitalizacji Faktur VAT.

I. Wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowej

W związku z odbywanymi podróżami służbowymi, Państwa pracownicy ponoszą wydatki potwierdzane Fakturami VAT wystawionymi na Państwa Spółkę. Tego typu wydatki, w trakcie podróży służbowych, są opłacane ze środków własnych pracowników.

Wszystkie wyjazdy służbowe Państwa pracowników są związane z pełnionymi przez nich stanowiskami oraz z powierzonymi im obowiązkami służbowymi.

Wydatki związane z podróżą służbową zwracane są przez Państwa na podstawie przygotowywanego przez pracownika rozliczenia kosztów podróży służbowej. W celu optymalizacji procesu rozliczenia podróży służbowych, wdrożyli Państwo zintegrowany elektroniczny system, którego celem jest zautomatyzowanie procesu rozliczania delegacji - raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, rozliczanie delegacji oraz ich elektroniczną akceptację (dalej: System).

Obecnie rozliczanie kosztów ponoszonych przez pracowników w podróży służbowej odbywa się elektronicznie oraz papierowo (tj. rozliczenia mogą zostać złożone papierowo lub elektronicznie).

Niezależnie od sposobu złożenia rozliczenia pracownik zobowiązany jest do dostarczenia oryginałów Faktur VAT w wersji papierowej do księgowości Państwa Spółki. Jednocześnie, pracownik ma obowiązek wykonać skan lub fotografię oryginalnej Faktury VAT i zapisać je w formacie elektronicznym zapewniającym niezmienność i uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (przykładowo w formatach: (…)).

Wykonywane w ten sposób skany lub zdjęcia będą/muszą posiadać również odpowiednio wysoką jakość, zapewniającą pełną czytelność. W konsekwencji, Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej stanowią i będą stanowić odzwierciedlenie ich papierowego odpowiednika. Rozliczenie delegacji, wraz z Fakturami VAT w wersji zdigitalizowanej, jest wprowadzane do Systemu. Następnie całość podlega i będzie podlegać kontroli formalnej i merytorycznej oraz akceptacji i ostatecznie, księgowaniu.

W konsekwencji przyjętych procedur, obecnie przechowujecie Państwo Faktury VAT w dwóch formach, tzn. Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej oraz ich oryginały w wersji papierowej. Tym samym, prowadzą Państwo podwójną archiwizację tych samych dokumentów. Celem usprawnienia opisanego powyżej procesu rozliczania kosztów ponoszonych przez pracowników w podróżach służbowych, planujecie Państwo wprowadzić wyłącznie elektroniczną formę rozliczania delegacji i archiwizowania Faktur VAT.

Planują Państwo, aby elektroniczna forma rozliczania delegacji i archiwizowania Faktur VAT przebiegała w następujący sposób (przy czym zaznaczają Państwo, że w znacznej części proces ten będzie przebiegał w taki sam sposób jak dotychczas):

1\. Pracownik, posiadając wersje papierowe Faktur VAT, potwierdzających poniesienie wydatków w podroży służbowej, zobligowany będzie do przygotowania Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej.

2\. Następnie, utworzone przez pracownika w wersji elektronicznej - w Systemie - rozliczenie podróży służbowej wraz z załączonymi Fakturami VAT w wersji zdigitalizowanej zostanie przesłane, również za pośrednictwem Systemu, do księgowości Państwa Spółki.

3\. Księgowość przeprowadzi zarówno kontrolę formalną jak i merytoryczną Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej, ujętych w rozliczeniu. Kontrola formalna i merytoryczna obejmować będzie m.in.: sprawdzenie nazwy dostawcy i odbiorcy, numerów identyfikacji podatkowej, rachunku bankowego dostawcy, podziału na kwoty netto, brutto i VAT, weryfikację zasadności wydatku i możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu, określenie miejsca powstawania kosztów. Weryfikowana będzie także autentyczność pochodzenia Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej, zgodnie z procedurami Państwa Spółki.

4\. W dalszej kolejności, rozliczenie podróży służbowej wraz z załączonymi Fakturami VAT w wersji zdigitalizowanej trafi do przełożonego pracownika w celu akceptacji kosztów podróży służbowej.

5\. Po zakończeniu autoryzacji rozliczenie podróży służbowej wraz z Fakturami VAT w wersji zdigitalizowanej zostanie zaksięgowane lub automatycznie przeniesione do systemu finansowo-księgowego Państwa Spółki i rozliczone. Jednocześnie, po digitalizacji Faktur VAT, pracownik będzie miał możliwość zniszczenia/wyrzucenia wersji papierowej Faktur VAT.

II. Wydatki opłacane za pomocą służbowych kart płatniczych

W związku z powierzonymi zadaniami, Państwa pracownicy dokonują różnego rodzaju zakupów. Zakupy takie są dokonywane w związku z realizacją codziennych obowiązków pracowników w wyznaczonym miejscu pracy. Należności za takie wydatki są regulowane przez pracowników za pomocą służbowych kart płatniczych, obciążających bezpośrednio rachunek Państwa Spółki.

Obecnie, wszystkie Faktury VAT, potwierdzające zakupy dokonywane przez pracowników za pomocą służbowych kart płatniczych, są przesyłane przez pracowników w formie papierowej do księgowości Państwa Spółki. Księgowość dokonuje analizy formalnej i merytorycznej otrzymanych dokumentów, a następnie, po akceptacji, Faktury VAT zostają zaksięgowane i zarchiwizowane w siedzibie Państwa Spółki.

Planujecie Państwo wdrożenie nowego schematu rozliczania wydatków pracowniczych rozliczanych za pomocą służbowych kart płatniczych, zmieniającego także sposób archiwizacji omawianych Faktur VAT.

Państwa zamiarem jest wdrożenie informatycznego systemu obiegu dokumentów służącego do rozliczania wydatków opłacanych za pomocą służbowych kart płatniczych (dalej: System Obiegu Dokumentów). Planujecie Państwo, że rozliczanie wydatków opłacanych za pomocą służbowych kart płatniczych będzie przebiegało według procedury opisanej poniżej:

1\. Pracownik, posiadając wersje papierowe Faktur VAT, potwierdzających poniesienie wydatków uregulowanych za pomocą służbowych kart płatniczych, zobligowany będzie do przygotowania Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej.

2\. Następnie, Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej zostaną umieszczane w Systemie Obiegu Dokumentów.

3\. Księgowość przeprowadzi zarówno kontrolę formalną jak i merytoryczną Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej. Kontrola formalna i merytoryczna obejmuje m.in.: sprawdzenie nazwy dostawcy i odbiorcy, numerów identyfikacji podatkowej, rachunku bankowego dostawcy, podziału na kwoty netto, brutto i VAT, weryfikację zasadności wydatku i możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu, określenie miejsca powstawania kosztów. Weryfikowana będzie także autentyczność pochodzenia Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej, zgodnie z procedurami Państwa Spółki.

4\. Następnie, Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez Państwa dedykowanych pracowników.

5\. Po zakończeniu autoryzacji Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej będą księgowane lub automatycznie przenoszone do systemu finansowo-księgowego Państwa Spółki. Jednocześnie, po digitalizacji Faktur VAT, pracownik będzie miał możliwość zniszczenia/wyrzucenia wersji papierowej Faktur VAT.

III. Wydatki spedycyjne

Do tej kategorii kosztów zaliczają Państwo wydatki z tytułu usług transportowych. W przypadku wydatków spedycyjnych, otrzymujecie Państwo od podwykonawców Faktury VAT wyłącznie w formie papierowej. Są one dostarczane do oddziału Państwa Spółki nadzorującego zlecenie.

Otrzymane Faktury VAT są w pierwszej kolejności rejestrowane przez dedykowanych pracowników. Data wpływu do Państwa Spółki Faktur VAT w wersji papierowej jest datą pewną i nie może być dowolnie zmieniona. Następnie, otrzymane Faktury VAT są wysyłane do podmiotu zewnętrznego, który świadczy na Państwa rzecz usługi skanowania i digitalizacji dokumentów (dalej: Podmiot zewnętrzny).

Po zeskanowaniu, Podmiot zewnętrzny przesyła wersje papierowe Faktur VAT do archiwum znajdującego się w siedzibie Państwa Spółki, w którym są one przechowywane co najmniej przez okres wynikający z przepisów ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych - w szczególności do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podmiot zewnętrzy przesyła również Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej do Państwa Spółki.

Otrzymane przez Państwa od Podmiotu zewnętrznego Faktury VAT w formie zdigitalizowanej, potwierdzające poniesienie wydatków spedycyjnych, są przechowywane z wykorzystaniem dedykowanych do tego celu dwóch aplikacji: Programu Transportowego, w którym rejestrowane są wszystkie koszty i całość sprzedaży Państwa Spółki oraz aplikacji (…), będącej repozytorium Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej, przeznaczonej dla wydatków spedycyjnych oraz wydatków administracyjnych (dalej łącznie: Aplikacje).

Po umieszczeniu przez dedykowanych pracowników Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej w Aplikacjach, są one przesyłane do elektronicznego procesu weryfikacji merytorycznej i formalnej oraz akceptacji przez dedykowanych pracowników. Po akceptacji, Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej są księgowane lub automatycznie przenoszone do systemu finansowo-księgowego.

Zaznaczają Państwo, że kontrola formalna i merytoryczna obejmuje m.in.: sprawdzenie nazwy dostawcy i odbiorcy, numerów identyfikacji podatkowej, rachunku bankowego dostawcy, podziału na kwoty netto, brutto i VAT, weryfikację zasadności wydatku i możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu, określenie miejsca powstawania kosztów.

Aktualnie, zamierzacie Państwo zrezygnować z przechowywania papierowych wersji Faktur VAT w archiwum. Planujecie Państwo poddawać Faktury VAT utylizacji/zniszczeniu, bezpośrednio po otrzymaniu ich z powrotem od Podmiotu zewnętrznego. Nie wykluczają Państwo, że będziecie dokonywać utylizacji papierowych wersji Faktur VAT z wykorzystaniem usług podmiotu trzeciego.

W świetle powyższego w szczególności należy podkreślić, że Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej już teraz są i w dalszym ciągu będą przechowywane w Aplikacjach, gdzie będą odpowiednio zabezpieczone przed skasowaniem lub jakąkolwiek ingerencją w ich treść (co zapewni autentyczność pochodzenia, integralność Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej i czytelność zawartych w nich danych). Co więcej, Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej przechowywane w Aplikacjach będą również powiązane z odpowiednim zapisem w systemie księgowym Państwa Spółki.

IV. Wydatki administracyjne

Faktury VAT potwierdzające poniesienie wydatków administracyjnych wpływają w formie papierowej do siedziby Państwa Spółki lub jej oddziałów - skąd są przesyłane bezpośrednio do siedziby Państwa Spółki.

Następnie, Faktury zostają przekazane przez Państwa dedykowanych pracowników, do firmy zewnętrznej, która tworzy dokumenty w wersji zdigitalizowanej. Data wpływu dokumentu w wersji papierowej do Państwa jest datą pewną i nie może być dowolnie zmieniona. Faktury VAT podlegają również kontroli formalnej oraz merytorycznej.

Wytworzone Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej są umieszczane w aplikacji (…) stanowiącej repozytorium Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej (dalej: (…)), przeznaczonej dla wydatków spedycyjnych oraz wydatków administracyjnych.

Faktury VAT w wersji papierowej są na tym etapie przekazywane do archiwizacji.

W ramach (…) odbywa się weryfikacja dokumentów pod względem merytorycznym i formalnym (obejmująca m.in.: sprawdzenie nazwy dostawcy i odbiorcy, numerów identyfikacji podatkowej, rachunku bankowego dostawcy, podziału na kwoty netto, brutto i VAT, weryfikację zasadności wydatku i możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu, określenie miejsca powstawania kosztów), a następnie dalsze ich zatwierdzanie przez autoryzowane osoby dokonywane będzie w całości elektronicznie. Po zakończeniu autoryzacji Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej będą księgowane lub automatycznie przenoszone do systemu finansowo-księgowego Państwa Spółki.

Aktualnie planujecie Państwo, aby po wprowadzeniu Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej do (…), ich papierowe wersje były utylizowane i nie podlegały dalszej archiwizacji w Państwa Spółce.

**Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego**

Wskazaliście Państwo, że otrzymane w formie papierowej Faktury VAT będą niszczone/utylizowane/wyrzucane, dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Faktury VAT, których dotyczy wniosek, będą przechowywane (archiwizowane) w formie elektronicznej tylko na terytorium kraju.

Jednocześnie wskazaliście Państwo, że jeżeli teoretycznie Faktury byłyby przechowywane poza terytorium kraju lub będą tak przechowywane w przyszłości, to Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych dostęp on-line do tych Faktur.

**Pytanie**

Czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT z Faktur VAT jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w wersji zdigitalizowanej, zgodnie z przedstawionymi procedurami, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?

**Państwa stanowisko w sprawie**

Państwa zdaniem, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT z Faktur VAT jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w wersji zdigitalizowanej, zgodnie z przedstawionymi procedurami - przy założeniu, że spełnione będą zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Jak zaś stanowi ust. 2 pkt 1 cytowanego przepisu, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu: nabycia towarów i usług, dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jednocześnie, w myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Katalog elementów, które powinna zawierać faktura zawarty został w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Przy czym, na podstawie ust. 5 pkt 3 tego przepisu, faktura może nie zawierać, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1979) w § 3 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT. Dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane przepisami prawa elementy.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zasady dotyczące przechowywania faktur zostały ujęte w art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Na podstawie art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8 ustawy o VAT.

Z kolei, w myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak zaś stanowi ust. 4 cytowanego przepisu, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wobec powyższego, należy wskazać, iż ustawodawca pozostawił podatnikom dowolność co do sposobu przechowywania faktur, a przepisy w tym zakresie warunkują jedynie konieczność przyjęcia takiego sposobu ich przechowywania, który zapewni:

‒ podział na okresy rozliczeniowe,

‒ autentyczność ich pochodzenia,

‒ integralność treści faktur,

‒ czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednocześnie, przepisy ustawy o VAT nie regulują, w jaki sposób powyższe przesłanki mają zostać spełnione. Artykuł 106m ustawy o VAT zawiera jedynie definicje, wskazujące sposób interpretacji ww. warunków.

Zgodnie z treścią art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury.

Na podstawie ust. 2 powołanego przepisu, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Jak stanowi ust. 3 powołanego przepisu, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z kolei w myśl ust. 4 powołanego przepisu, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Jako przykład kontroli biznesowej podaje się posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, „wiarygodna ścieżka audytu”, oznacza, że związek pomiędzy ww. dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia i zgodny z obowiązującymi w danym podmiocie procedurami.

Analiza obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur prowadzi do wniosku, iż nie wynika z nich, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Faktur VAT, otrzymanych w formie papierowej. W oparciu o powołane powyżej regulacje, uznać należy, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci.

W konsekwencji, opisany w zdarzeniu przyszłym system przechowywania Faktur VAT polegający na tworzeniu ich zdigitalizowanej kopii i archiwizowaniu w postaci elektronicznej spełnia wymagania w zakresie przechowywania faktur przewidziane przepisami ustawy o VAT, w szczególności:

1\. Planowany sposób archiwizacji umożliwi identyfikację tożsamości sprzedawcy - zachowana zostanie zatem autentyczność Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej;

2\. W procesie tworzenia Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej, żadna z danych na Fakturach VAT nie zostanie zmieniona. Również sposób zapisu oraz przechowywania Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej uniemożliwi jakąkolwiek ich modyfikację lub usunięcie, co zapewni integralność dokumentów;

3\. Faktura VAT w wersji zdigitalizowanej będzie miała odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych (czytelność). Podobnie, proces weryfikacji i akceptacji Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej przez upoważnioną do tego osobę skutkować będą tym, iż wersje te będą wyraźnym i kompletnym odzwierciedleniem odpowiadających im wersji papierowych;

4\. Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej będą przyporządkowane do odpowiednich okresów rozliczeniowych oraz w takim podziale przechowywane;

5\. Przechowywanie Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej będzie odbywać się w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie oraz bezzwłoczne udostępnienie na potrzeby upoważnionego organu.

Państwa zdaniem, wskazane w opisie zdarzenia przyszłego procedury i mechanizmy w odniesieniu do Faktur VAT - również w formie zdigitalizowanej, będą stanowiły kontrole biznesowe w rozumieniu art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, bowiem pozwolą one na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, w związku z czym autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury zostanie zapewniona.

Reasumując, Państwa zdaniem, że dopuszczalne jest przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej Faktur VAT otrzymanych przez Państwa w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. Pragniecie Państwo podkreślić, iż zniszczenie wersji papierowej Faktury VAT nie powoduje, iż w sensie materialnym zostaje ona utracona, ponieważ nadal pozostaje w obiegu poprzez przechowywanie w formie elektronicznej.

Możliwość przechowywania faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych w formie elektronicznej, w ramach systemów informatycznych podobnych do Systemu, Systemu Obiegu Dokumentów, Aplikacji oraz (…), które zostały lub zostaną w przyszłości wdrożone przez Państwa, w Państwa opinii, potwierdzona została w licznych interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: DKIS). Przykładowo można wskazać interpretację indywidualną z 24 lutego 2023 r., sygn. 0112-KDIL1-2.4012.584.2022.2.AS, w której DKIS stwierdził, że: „\[\`(...)\`\] obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.”

Regulując obowiązek przechowywania faktur, ustawodawca nie zastrzegł, że postać, w jakiej dokumenty te zostały przekazane, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres ich przechowywania.

Niezmienione muszą pozostać jedynie dane na fakturze (przesłanka integralności), która nie odnosi się do formy dokumentu. Warunek taki nie jest również konieczny dla zaistnienia prawa do odliczenia.

Reasumując, w sytuacji otrzymania przez Państwa Faktur VAT w formie papierowej, które to Faktury VAT będą następnie przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (w ramach opracowanej i wdrożonej przez Państwa procedury) i będą jednocześnie dokumentowały nabycie usług lub towarów wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, to wówczas będą dawały Państwu prawo do odliczenia, niezależnie od faktu, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna (zostanie zutylizowana).

W konsekwencji, Państwa zdaniem, Faktury VAT przechowywane w formie elektronicznej, w sposób opisany w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, będą uprawniały Państwa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na nich wykazanego, przy założeniu, iż pozostałe przewidziane przepisami prawa warunki takiego obniżenia zostaną spełnione.

Takie podejście zostało potwierdzone także m.in. w interpretacji indywidualnej z 9 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.392.2020.2.PRM, w której DKIS wskazał: „Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. \[\`(...)\`\] Należy zatem stwierdzić, że w stosunku do faktur, które zostaną przez Spółkę otrzymane w formie papierowej a następnie po ich zapisaniu w nieedytowalnym formacie i archiwizowaniu w sposób elektroniczny Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tych faktur, zgodnie z art. 86. ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.”

Według Państwa, Państwa stanowisko znajduje także odzwierciedlenie w aktualnej praktyce organów podatkowych, zgodnie z którą dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (przy jednoczesnym niszczeniu egzemplarzy papierowych), a przechowywane w ten sposób faktury dają podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, przykładowo w:

‒ interpretacji indywidualnej DKIS z 2 lutego 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.610.2022.1.LK,

‒ interpretacji indywidualnej DKIS z 17 stycznia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.595.2022.2.AMA,

‒ interpretacji indywidualnej DKIS z 3 stycznia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.535.2022.2.LK,

‒ interpretacji indywidualnej DKIS z 15 lipca 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.213.2022.2.MAZ,

‒ interpretacji indywidualnej DKIS z 9 czerwca 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.130.2022.4.WR.

**Ocena stanowiska**

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

**Uzasadnienie interpretacji indywidualnej**

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo zarejestrowanym jako czynny podatnik VAT podmiotem świadczącym usługi w zakresie zarządzania logistyką i globalnymi łańcuchami dostaw. Posiadacie Państwo na terenie Rzeczpospolitej Polskiej siedzibę działalności gospodarczej. Działając jako operator logistyczny, zapewniacie Państwo transport drogowy, morski, lotniczy, kolejowy, usługi magazynowe, Project (\`(...)\`) oraz obsługę celną. Planujecie Państwo wdrożenie procesu archiwizacji Faktur VAT wyłącznie w wersji zdigitalizowanej (tj. elektronicznej), w odniesieniu do Faktur VAT otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej, z tytułu nabywanych towarów i usług. Wyróżniacie Państwo cztery kategorie ponoszonych kosztów, nieznacznie różniących się procesem rejestracji i rozliczania i w odniesieniu do każdej z tych kategorii kosztów będziecie Państwo archiwizować i digitalizować Faktur VAT. Są to:

1\. wydatki ponoszone przez pracowników w podróży służbowej,

2\. wydatki opłacane przez pracowników za pomocą służbowych kart płatniczych,

3\. wydatki spedycyjne,

4\. wydatki administracyjne

Ad 1 i 2

Państwa pracownicy ponoszą wydatki w trakcie podróży służbowej, które potwierdzane są Fakturami VAT wystawionymi na Państwa Spółkę, i które to Faktury – oryginały wersji papierowej - zobowiązani są dostarczyć do księgowości Państwa Spółki.

Pracownik ma obowiązek wykonać skan lub fotografię oryginalnej Faktury VAT i zapisać ją w formacie elektronicznym (skany lub zdjęcia w formatach np.: (…)) zapewniającym niezmienność i uniemożliwiającym ingerowanie w dokument źródłowy, tak aby skany lub zdjęcia posiadały odpowiednio wysoką jakość i pełną czytelność. Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej stanowią i będą stanowić odzwierciedlenie ich papierowego odpowiednika.

Planujecie Państwo wprowadzić wyłącznie elektroniczną formę rozliczania delegacji podróży służbowych i archiwizowania Faktur VAT, przy zastosowaniu Systemu.

Ponadto, w ramach realizacji codziennych obowiązków w wyznaczonym miejscu pracy Państwa pracownicy dokonują różnego rodzaju zakupów, które opłacają za pomocą służbowych kart płatniczych, obciążających bezpośrednio rachunek Państwa Spółki. Państwa zamiarem jest wdrożenie informatycznego System Obiegu Dokumentów służącego do rozliczania również tych wydatków.

W obu powyższych przypadkach pracownik, posiadający oryginały Faktur VAT w wersji papierowej, potwierdzające poniesienie wydatków w podroży służbowej lub wydatków uregulowanych za pomocą służbowych kart płatniczych, zobligowany będzie do przygotowania Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej. Następnie, utworzone rozliczenie podróży służbowej w Systemie wraz z załączonymi Fakturami VAT w wersji zdigitalizowanej zostanie przesłane za pośrednictwem Systemu do księgowości Państwa Spółki; podobnie jak Faktury VAT dotyczące wydatków opłaconych za pomocą kart służbowych, które zostaną umieszczone w Systemie Obiegu Dokumentów.

Księgowość przeprowadzi zarówno kontrolę formalną jak i merytoryczną Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej. Weryfikowana będzie także autentyczność pochodzenia Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej, zgodnie z procedurami Państwa Spółki. Po czym Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej trafią odpowiednio do przełożonego pracownika w celu akceptacji lub będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez Państwa dedykowanych pracowników. Po zakończeniu autoryzacji Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej będą księgowane lub automatycznie przenoszone do systemu finansowo-księgowego Państwa Spółki.

Ad 3 i 4

Ponosicie również Państwo wydatki spedycyjne, czyli wydatki z tytułu usług transportowych oraz wydatki administracyjne, które potwierdzane są Fakturami VAT w formie papierowej. Data wpływu ww. Faktur VAT w wersji papierowej do Państwa Spółki w obu przypadkach jest datą pewną i nie może być dowolnie zmieniona.

Faktury papierowe dotyczące wydatków spedycyjnych dostarczane są do oddziału Państwa Spółki nadzorującego zlecenie. Faktury VAT wysyłacie Państwo do Podmiotu zewnętrznego w celu ich skanowania i digitalizacji, a wersje papierowe Faktur VAT Podmiot ten przesyła do archiwum znajdującego się w siedzibie Państwa Spółki. Faktury VAT w formie zdigitalizowanej, potwierdzające poniesienie wydatków spedycyjnych, są przechowywane z wykorzystaniem dedykowanych do tego celu dwóch Aplikacji (Programu Transportowego i aplikacji (…)). Po umieszczeniu przez dedykowanych pracowników Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej w ww. Aplikacjach, są one przesyłane do elektronicznego procesu weryfikacji merytorycznej i formalnej oraz akceptacji przez dedykowanych pracowników.

Faktury papierowe dotyczące wydatków administracyjnych wpływają natomiast do siedziby Państwa Spółki lub jej oddziałów - skąd są przesyłane bezpośrednio do siedziby Państwa Spółki. Faktury te zostają także przekazane przez dedykowanych pracowników, do firmy zewnętrznej, która tworzy dokumenty w wersji zdigitalizowanej.

Wytworzone Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej są umieszczane w aplikacji (…). Faktury VAT w wersji papierowej są na tym etapie przekazywane do archiwizacji. W ramach (…) odbywa się weryfikacja dokumentów pod względem merytorycznym i formalnym, a następnie dalsze ich zatwierdzanie przez autoryzowane osoby dokonywane będzie w całości elektronicznie.

Po akceptacji lub zakończeniu autoryzacji ww. Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej będą księgowane lub automatycznie przenoszone do systemu finansowo-księgowego Państwa Spółki.

W odniesieniu do ww. kategorii Państwa wydatków Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej już teraz są i w dalszym ciągu będą przechowywane w Aplikacjach, gdzie będą odpowiednio zabezpieczone przed skasowaniem lub jakąkolwiek ingerencją w ich treść (co zapewni autentyczność pochodzenia, integralność Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej i czytelność zawartych w nich danych). Co więcej, Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej przechowywane w Aplikacjach będą również powiązane z odpowiednim zapisem w systemie księgowym Państwa Spółki.

Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej będą przechowywane w sposób zapewniający integralność i nienaruszalność treści, ich czytelność oraz łatwe ich odszukanie przez cały okres przechowywania, tj. do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej będą przyporządkowane do odpowiednich okresów rozliczeniowych oraz w takim podziale przechowywane.

Jednocześnie, na żądanie organów podatkowych, będziecie Państwo mogli wydrukować Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej lub zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej.

Wskazaliście Państwo także, że otrzymane w formie papierowej Faktury VAT będą niszczone/utylizowane/wyrzucane, dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Faktury VAT, których dotyczy wniosek, będą przechowywane (archiwizowane) w formie elektronicznej tylko na terytorium kraju. Jeżeli jednak Faktury byłyby przechowywane poza terytorium kraju lub będą tak przechowywane w przyszłości, to Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych dostęp on-line do tych Faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur VAT, jeżeli faktury te bedą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej (zdigitalizowanej), zgodnie z przedstawionymi procedurami.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Archiwizowanie i przechowywanie Faktur VAT w formie elektronicznej, czyli po dokonaniu digitalizacji ich wersji papierowej w sposób opisany we wskazanych powyżej procedurach, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności Faktur VAT – jest zgodny z przytoczonymi przepisami.

W odniesieniu do Faktur VAT, dokumentujących ww. kategorii ponoszonych przez Państwa kosztów (tj. ponoszonych przez pracowników w podróży służbowej, opłacanych przez pracowników za pomocą służbowych kart płatniczych, spedycyjnych czy administracyjnych), przechowywanych w formie elektronicznej, wdrożą Państwo i będą stosować kontrole biznesowe. Zarchiwizowane ww. Faktury będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dokonanie zmiany treści i jakiejkolwiek modyfikacji. Wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu będzie wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Faktury zakupowe będą przechowywane przez Państwa w formie elektronicznej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w sposób czytelny oraz niebudzący jakichkolwiek wątpliwości co do ich treści i autentyczności. Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej będą przyporządkowane do odpowiednich okresów rozliczeniowych oraz w takim podziale przechowywane.

Ponadto, na żądanie organów podatkowych, zapewnicie Państwo odpowiedni dostęp do zarchiwizowanych Faktur VAT, które będą przechowywane (archiwizowane) w formie elektronicznej tylko na terytorium kraju tj. będziecie Państwo mogli wydrukować Faktury VAT w wersji zdigitalizowanej lub zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Faktur VAT w wersji zdigitalizowanej. Nawet w przypadku przechowywania ich poza terytorium kraju umożliwicie Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych dostęp on-line do tych Faktur. Co również bardzo istotne w omawianej sprawie, dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych do Faktur VAT otrzymanych w formie papierowej, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu Faktury te będą niszczone/utylizowane/wyrzucane (w zależności od rodzaju wydatku którego będą dotyczyły).

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania Faktur VAT zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp do ww. Faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, to opisany przez Państwa sposób przechowywania Faktur VAT, we wszystkich opisanych powyżej procedurach dotyczących odpowiedniej kategorii kosztów, będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, w przypadku każdej z opisanych procedur, będziecie Państwo uprawnieni do przechowywania Faktur VAT wyłącznie w postaci elektronicznej.

Przechodząc więc do kwestii prawa od odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych w opisany przez Państwa sposób należy wskazać, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym, prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo towary i usługi, których zakup jest udokumentowany ww. Fakturami VAT. Nabywane zarówno przez Państwa jak też przez Państwa pracowników - w ramach wykonywania obowiązków służbowych, lub też w trakcie podróży służbowych - towary i usługi udokumentowane Fakturami VAT, które będą archiwizowane w formie dokumentów elektronicznych (zdigitalizowanych), służą i będą służyły tylko czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Państwa Spółkę i nie dotyczą one wydatków wymienionych w art. 88 ustawy.

W konsekwencji powyższego, zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktur VAT, potwierdzających wydatki ponoszone przez Państwa (w tym przez Państwa pracowników), przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w niniejszej sprawie procedur.

Podsumowując należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur VAT, dotyczących wydatków służbowych ponoszonych przez Państwa pracowników (w tym w podróżach służbowych oraz opłacanych za pomocą służbowych kart płatniczych), wydatków spedycyjnych (tj. z tytułu usług transportowych) oraz wydatków administracyjnych wyłącznie w formie elektronicznej (zdigitalizowanej), w ramach procedur przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Państwo zachowają, na ogólnych zasadach, prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tych Faktur VAT.

**Dodatkowe informacje**

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

\- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego oraz zastosujecie się Państwo do interpretacji.

\- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

\- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

**Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację**

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (\`(...)\`). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

**Podstawa prawna dla wydania interpretacji**

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).