Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.121.2023.3.AW
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-05-26
Teza: Dotyczy kwestii odliczenia podatku VAT oraz przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektornicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-zniszczenie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; firma; podatek-podatek należny; podatek-podatek naliczony; przechowywanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 31; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 32; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112

Interpretacja indywidualna– stanowisko prawidłowe
=================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

Państwa wniosek z 9 marca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości archiwizowania dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów księgowych wpłynął 15 marca 2023 r.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 28 kwietnia 2023 r. (data wpływu 4 maja 2023 r.)

Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego (ostatecznie uzupełniony pismem z 4 maja 2023 r.):**

(\`(...)\`) (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług oraz podlega w Polsce opodatkowaniu podatkiem dochodowym od całości swoich dochodów. Głównym przedmiotem działalności Spółki jest prowadzenie działalności spedycyjnej na rynku międzynarodowym.

Spółka otrzymuje dokumenty księgowe od swoich kontrahentów w formie papierowej lub elektronicznej. Z racji skali prowadzonej działalności Wnioskodawca otrzymuje i wystawia znaczną liczbę faktur i innych dokumentów księgowych, co wiąże się z koniecznością ich archiwizacji w formie zarówno papierowej jak i elektronicznej, co powoduje wysokie koszty oraz nadmierne skomplikowanie tego procesu.

Obecnie Wnioskodawca w zakresie obiegu dokumentów księgowych korzysta ze specjalistycznego oprogramowania. W zakresie faktur sprzedażowych jest to program (…), dostarczany przez (…), natomiast w zakresie faktur kosztowych jest to oprogramowanie (…) dostarczane przez (…).

W Spółce istnieje odmienny sposób przetwarzania faktur sprzedażowych oraz faktur kosztowych, a mianowicie:

\- W przypadku wystawiania faktur sprzedażowych wewnętrzny proces bazuje na zleceniach przewozu wprowadzanych również do systemu (…). Po wykonaniu usługi na bazie dedykowanych statusów wystawiane są faktury sprzedaży w sposób automatyczny lub manualny przez użytkownika systemu. W ramach tego procesu dane umieszczone w fakturach bazują na danych wynikających ze zlecenia przewozu.

\- W przypadku faktur kosztowych istnieją dwie równoległe ścieżki wpływu faktur do Spółki, a mianowicie poprzez:

\- pocztę tradycyjną: wówczas rejestracja przeprowadzana jest oparciu o aplikację (…), która po zakodowaniu i zeskanowaniu faktury przesyła dokument bezpośrednio do systemu elektronicznego (…);

\- pocztę elektroniczną: wtedy faktury wysyłane są przez dostawców w formacie PDF na dedykowany adres e-mail: (…) Następnie faktury wraz z załącznikami są przekierowywane na adres e-mail: (…), który jest podpięty bezpośrednio w systemie elektronicznego obiegu dokumentów zakupowych firmy (…).

Faktury kosztowe wprowadzone do systemu elektronicznego (…) podlegają następującym po sobie etapom, a mianowicie:

\- Etap rejestracji (I etap) - w ramach którego dokumenty są rejestrowane w systemie elektronicznym,

\- Etap weryfikacji (II etap) realizowany jest dwutorowo:

\- w odniesieniu do faktur zakupowych (frachtowych) od przewoźników - dokumenty są weryfikowane z uwzględnieniem zgodności dostawy i kwot z zamówieniem (weryfikacja automatyczna). W razie wykrycia niezgodności na etapie weryfikacji dokumentu jest on przesyłany do opisu merytorycznego, gdzie przydzielony pracownik Spółki odpowiada za wyjaśnienie niezgodności i akceptację dokumentu (I stopień weryfikacji osobowej), następnie dokument wymaga dodatkowej akceptacji finansowej (II stopień weryfikacji osobowej).

\- w odniesieniu do pozostałych faktur zakupowych - weryfikacja jest I stopniowa. Dokument jest przesyłany do opisu merytorycznego, gdzie przydzielony pracownik Spółki odpowiada za opis zakupu, potwierdzenie oraz akceptacje.

\- Etap przeniesienia dokumentów do księgowania (III etap) - gdzie dokumenty zweryfikowane są przenoszone do poziomu księgowania w ramach systemu księgowego - (…).

System elektroniczny uniemożliwia podwójne zarejestrowanie tej samej faktury.

Dostęp do opisanych systemów elektronicznych pozwalających na przetwarzanie, księgowanie oraz archiwizowanie dokumentów księgowych tj. (…),(…) oraz (…) jest zabezpieczony hasłem dostępu. W przypadku oprogramowania użytkownicy korzystają z logowania domenowego. W przypadku braku konta domenowego każdy pracownik loguje się loginem i hasłem indywidualnym. Natomiast oprogramowanie znajduje się w większości na serwerach chmurowych (…). Spółka korzysta również z serwerów plików w celu przechowywania załączników faktur.

Oprogramowanie (…) oraz (…) umożliwia przechowywanie dokumentów księgowych, w tym przede wszystkim faktur sprzedażowych oraz zakupowych wraz z załącznikami (np. zleceniami przewozu). Celem zmniejszenia kosztów archiwizacji dokumentów papierowych oraz usprawnienia procesu przechowywania i wyszukiwania dokumentów księgowych, Spółka planuje przechowywanie dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, po ich uprzednim przeprocesowaniu w sposób wyżej opisany. Proces digitalizacji dotyczyć będzie zarówno dotychczas otrzymanych oraz wystawionych przez Spółkę dokumentów księgowych w wersji papierowej, jak i dokumentów księgowych, które w przyszłości zostaną wystawione oraz otrzymane w wersji papierowej przez Spółkę w związku z prowadzoną działalnością. Spółka planuje, że po zapisaniu dokumentu w systemie elektronicznym nastąpi zniszczenie (utylizacja) oryginalnego dokumentu w wersji papierowej, jednak będzie ona miała miejsce dopiero po przeprowadzeniu kontroli poprawności, autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz po sprawdzeniu prawidłowości ich zeskanowania (w sposób wyżej opisany tj. z zastosowaniem Etapu I, Etapu II oraz Etapu III). Dokumenty po przeprowadzeniu procesu digitalizacji nie będą mogły podlegać jakiejkolwiek edycji oraz jakimkolwiek zmianom. Użytkownicy systemu nie będą mogli w żaden sposób ingerować w treść zdigitalizowanych dokumentów księgowych. W procesie digitalizacji dokumentów księgowych udział będą brać wyłącznie upoważnione i oddelegowane osoby będące pracownikami Spółki. W tym procesie nie będą mogły brać udziału osoby nieupoważnione przez Spółkę. Jednocześnie funkcjonalność systemów elektronicznych umożliwi identyfikację konkretnego pracownika, który dokonał czynności w procesie digitalizacji dokumentów księgowych.

Dokumenty będą archiwizowane w systemie elektronicznym w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie według okresów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na terytorium kraju.

W ramach systemu elektronicznego możliwe jest również zapewnienie organowi podatkowemu bezzwłocznego dostępu do przechowywanych dokumentów oraz możliwości ich wydrukowania, jak również bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w wersji elektronicznej. System umożliwia wyszukiwanie dokumentów po okresach właściwych do rozliczeń podatku VAT.

Wnioskodawca będzie w stanie sprawnie odszukać konkretne faktury, rozliczenia i inne dokumenty przechowywane w formie elektronicznej, a następnie udostępnić je w takiej postaci lub jako wydruki. Archiwum elektroniczne będzie również utrzymywane dla pozostałych dokumentów księgowych. Dokumenty nie będą przechowywane poza terytorium kraju.

W związku z powyższym Wnioskodawca powziął wątpliwości, czy możliwe jest przechowywanie dokumentów pierwotnie papierowych jedynie w formie elektronicznej, jeżeli będą one przechowywane i archiwizowane w sposób określony we wniosku oraz czy wskazany sposób archiwizacji nie wpłynie w żaden sposób na prawo Spółki do odliczenia podatku VAT naliczonego oraz zaliczenia poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Innymi słowy, czy Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w taki sposób (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków takiego odliczenia) i/lub traktowania kosztów wynikających z dowodów księgowych przechowywanych w taki sposób jako kosztów uzyskania przychodów (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków takiego traktowania).

Nabywane przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami oraz innymi dokumentami księgowymi, o których mowa w opisie sprawy oraz objęte zakresem postawionych we wniosku pytań będą wykorzystywane do czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego oraz prawo zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

### Doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego:

### Wnioskodawca wskazuje, że zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w treści art. 88 ustawy o VAT.

### Wnioskodawca pragnie wyraźnie wskazać, że w zakresie obiegu dokumentów księgowych Wnioskodawca korzysta ze specjalistycznego oprogramowania. W zakresie faktur sprzedażowych jest to program (…), dostarczany przez Interlan. Natomiast w zakresie faktur kosztowych jest to oprogramowanie (…) dostarczane przez (…).

W Spółce istnieje odmienny sposób przetwarzania faktur sprzedażowych oraz faktur kosztowych, a mianowicie:

\- W przypadku wystawiania faktur sprzedażowych wewnętrzny proces bazuje na zleceniach przewozu wprowadzanych również do systemu (…). Po wykonaniu usługi na bazie dedykowanych statusów wystawiane są faktury sprzedaży w sposób automatyczny lub manualny przez użytkownika systemu. W ramach tego procesu dane umieszczone w fakturach bazują na danych wynikających ze zlecenia przewozu.

\- W przypadku faktur kosztowych istnieją dwie równoległe ścieżki wpływu faktur do Spółki, a mianowicie poprzez:

\- pocztę tradycyjną: wówczas rejestracja przeprowadzana jest oparciu o aplikację (…), która po zakodowaniu i zeskanowaniu faktury przesyła dokument bezpośrednio do systemu elektronicznego (…);

\- pocztę elektroniczną: wtedy faktury wysyłane są przez dostawców w formacie PDF na dedykowany adres e-mail: (…)Następnie faktury wraz z załącznikami są przekierowywane na adres e-mail: (…), który jest podpięty bezpośrednio w systemie elektronicznego obiegu dokumentów zakupowych firmy (…).

Faktury kosztowe wprowadzone do systemu elektronicznego (…) podlegają następującym po sobie etapom, a mianowicie:

\- Etap rejestracji (I etap) - w ramach którego dokumenty są rejestrowane w systemie elektronicznym,

\- Etap weryfikacji (II etap) realizowany jest dwutorowo:

\- w odniesieniu do faktur zakupowych (frachtowych) od przewoźników - dokumenty są weryfikowane z uwzględnieniem zgodności dostawy i kwot z zamówieniem (weryfikacja automatyczna). W razie wykrycia niezgodności na etapie weryfikacji dokumentu jest on przesyłany do opisu merytorycznego, gdzie przydzielony pracownik Spółki odpowiada za wyjaśnienie niezgodności i akceptację dokumentu (I stopień weryfikacji osobowej), następnie dokument wymaga dodatkowej akceptacji finansowej (II stopień weryfikacji osobowej).

\- w odniesieniu do pozostałych faktur zakupowych - weryfikacja jest I stopniowa. Dokument jest przesyłany do opisu merytorycznego, gdzie przydzielony pracownik Spółki odpowiada za opis zakupu, potwierdzenie oraz akceptacje.

\- Etap przeniesienia dokumentów do księgowania (III etap) - gdzie dokumenty zweryfikowane są przenoszone do poziomu księgowania w ramach systemu księgowego- (…).

W wyniku zastosowania powyższych etapów dokumenty (faktury sprzedażowe oraz faktury zakupowe) podlegać będą zaewidencjonowaniu we wskazanych systemach elektronicznych. Po ich prawidłowym zaewidencjonowaniu do systemów elektronicznych Wnioskodawca zamierza dokonywać utylizacji dokumentów w formie papierowej (po ich uprzedniej digitalizacji). W ramach opisanych wyżej etapów dokumenty będą podlegać sprawdzeniu w zakresie ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności.

Wnioskodawca ponadto podkreśla, że:

\- Dostęp do systemów elektronicznych pozwalających na przetwarzanie, księgowanie oraz archiwizowanie dokumentów księgowych tj. (…), (…) oraz (…) jest zabezpieczony hasłem dostępu.

\- Dostęp do ww. systemów ograniczony będzie wyłącznie do upoważnieni i oddelegowani użytkownicy;

\- W przypadku oprogramowania użytkownicy korzystają z logowania domenowego; bądź przy wykorzystaniu loginu oraz hasła indywidualnego;

\- Dokumenty po przeprocesowaniu (zgodnie z powyższymi wskazaniami) podlegać będą zaewidencjonowaniu w systemach elektronicznych;

\- Po zaewidencjonowaniu dokumentu nie będzie on mógł podlegać jakiejkolwiek edycji, modyfikacji czy też zmianom.

Co za tym idzie faktury sprzedażowe oraz zakupowe w ramach opisanych wyżej etapów podlegają sprawdzeniu w zakresie ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, stosownie do przedstawionego procesu wewnętrznego Wnioskodawcy.

### Ogół działań oraz czynności przedstawionych we wniosku o interpretacje jak i w niniejszym uzupełnieniu składa się na przedstawienie funkcjonowania kontroli biznesowej w zakresie digitalizacji faktur w ramach wewnętrznych procesów Wnioskodawcy. Procesy te pozwolą Wnioskodawcy na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu faktur, od momentu ich otrzymania (faktury kosztowe) czy też wystawienia (faktury sprzedażowe) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do transakcji dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami.

### Faktury będą niszczone (utylizowane) dopiero po zastosowaniu opisanych kontroli biznesowych. Na podstawie przedmiotowych kontroli ustalona zostanie wiarygodna ścieżka audytu faktur. W konsekwencji zniszczenie faktur nastąpi po sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, stosownie do wymagań z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT.

### Wnioskodawca umożliwi właściwym organom podatkowym, tj. naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

### Faktury, o których mowa we wniosku będą przechowywane w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe.

### Pytania w zakresie podatku od towarów i usług

### 1\. Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym dopuszczalnym będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej i następcze niszczenie (utylizacja) dokumentów w formie papierowej po ich uprzednim zdigitalizowaniu w sposób opisany we wniosku?

### 2\. Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy jako czynnemu podatnikowi podatku od towarów i usług będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie dokumentów księgowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej zgodnie z procedurą opisaną we wniosku?

### Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1

Zdaniem Wnioskodawcy dopuszczalnym na gruncie ustawy o VAT jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i następcze niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów po przeprowadzeniu procesu digitalizacji dokumentów w sposób opisany we wniosku.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U.2022.931 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”), przez fakturę rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W pkt 32 ww. artykułu opisano również definicję faktury elektronicznej, jako fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do treści art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Zgodnie przywołanym ust. 2, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Wnioskodawca jako podatnik podatku od towarów i usług ma możliwość przechowywania dokumentów księgowych w wersji elektronicznej, ale jest zobowiązany do zapewnienia bezzwłocznego dostępu, poboru faktur oraz przetwarzania danych w nich zawartych. Zgodnie z art. 112 ustawy VAT podatnicy zobowiązani są przechowywać dokumenty w celu rozliczenia podatków do czasu upłynięcia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W obecnym stanie prawnym istnieją dwa sposoby przechowywania dokumentów. Podatnik może przechowywać dokumenty w formie papierowej oraz w formie elektronicznej. W ustawie o VAT nie znajdują się żadne unormowania determinujące sposób przechowywania dokumentów. Obejmuje ona za to regulacje mówiące o zasadach wystawiania faktur, o tym, jakie dane powinna zawierać faktura oraz o okresie ich przechowywania. Ponadto podatnicy są zobowiązani do przechowywania oryginałów i kopii faktur w oryginalnej postaci. Oznacza to, że dokumenty muszą mieć czytelne i niezmienione dane.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, jeśli podatnik zdecyduje się na elektroniczne przechowywanie dokumentów, wówczas winien zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Zgodnie z ust. 2 przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast zgodnie z ust. 3 przywołanego przepisu przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura W konsekwencji istotnym jest, aby:

1) faktury papierowe nie zawierały widocznych poprawek, przeróbek, skreśleń itp., przy czym czytelność faktury jest zachowana;

2) faktury elektroniczne nie były w formatach, które uniemożliwiają ich odczyt i tak jak w przypadku faktur papierowych - czytelność i integralność faktury jest zachowana.

Zdaniem Wnioskodawcy przedstawione w stanie faktycznym sprawy planowany sposób digitalizacji dokumentów księgowych spełnia wymagania kontroli biznesowej, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu, o której mowa w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT.

Organy podatkowe wskazują, że pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6.11.2020 r. nr 0114-KDIP1- 3 4012.472.2020.2.KP).

Wdrożenie planowanego modelu digitalizacji dokumentów księgowych jest odpowiednio dostosowane do wielkości oraz rodzaju działalności prowadzonej przez Wnioskodawcę. Procedura stanowić będzie odpowiednie narzędzie zarządcze w procesie archiwizacji, przechowywania oraz digitalizacji dokumentów księgowych Spółki. Jednocześnie przedstawiony sposób digitalizacji dokumentów zapewnia ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu, która oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Albowiem ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce.

Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, ścieżkę audytu można opisać jako wiarygodną w przypadku, gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce (vide: Komunikat MF w sprawie zasad wystawiania faktur, www.mf.gov.pl).

W konsekwencji po odpowiednim przeprowadzeniu procesu digitalizacji dokumentów księgowych możliwym jest następcze zniszczenie tych dokumentów. Co znajduje potwierdzenie w piśmiennictwie podatkowym, gdzie wskazuję się że: „Nie ma przeszkód, aby po odpowiednim zdigitalizowaniu, wgraniu na serwer i elektronicznym zarchiwizowaniu faktury papierowej, była ona niszczona” (vide: J. Matarewicz \[w:\] Ustawa o podatku od towarów i usług. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2022, art. 106(m)).

Stanowisko to potwierdzają także organy podatkowe, w szczególności:

1) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 maja 2020 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG, LEX nr 540529;

2) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia z 15 czerwca 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.104.2020.2.JF, LEX nr 544801;

3) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia z 13 maja 2020 r. sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.158.2020.2.MJ, LEX nr 540616;

4) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia z 18 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.503.2020.1.KF;

5) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.495.2020.1.JF, LEX nr 559326;

6) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia z 17 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2020.1.KK, LEX nr 559418).

Zdaniem Wnioskodawcy przedstawiony we wniosku sposób digitalizacji dokumentów księgowych spełnia wszystkie warunki przewidziane w ustawie o VAT umożliwiające przechowywanie dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (także tych otrzymywanych w formie papierowej).

Ad. 2:

Zdaniem Wnioskodawcy archiwizowanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany we wniosku nie wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT wynikającego ze zdigitalizowanych faktur.

Z przytoczonych przepisów ustawy o VAT nie wynika zatem, by ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania dokumentów księgowych. Przepisy ustawy o VAT precyzują jedynie warunki przechowywania faktur. Oznacza to, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, a zatem zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Określone w ustawie o VAT warunki ich przechowywania muszą być jednak spełnione w obu przypadkach, a więc dokumenty muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przedstawione przez Wnioskodawcę zdarzenie przyszłe dotyczące sposobu przechowywania, archiwizowania oraz digitalizowania dokumentów księgowych przez Spółkę spełnia warunki wynikające z ustawy o VAT. Ponadto Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści faktur, w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W konsekwencji wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Wskazany sposób postępowania z dokumentami księgowymi implikuje po stronie Wnioskodawcy prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie zdigitalizowanych dokumentów księgowych.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114. art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z powyższym, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

\- w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,

\- faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,

\- odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

\- towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,

\- w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie ma zastosowania katalog wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu,

\- zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, której dotyczy odliczenie.

Tym samym dla możliwości odliczenia podatku naliczonego nie ma znaczenia forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa, czy elektroniczna) i pozostaje ona bez wpływu na możliwość oraz zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Powyższa konstatacja jest zbieżna także z aktualnym stanowiskiem organów podatkowych, które w analogicznych oraz podobnych stanach faktycznych wskazują, że przechowywanie dokumentów (w tym faktur) w formie elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Przykładowo można wskazać na stanowisko wyrażone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 marca 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.147.2017.1 .DG, gdzie organ przychylił się do stanowiska, iż przechowywanie faktur w sposób elektroniczny jest zgodny z prawem: „Z uwagi na przedstawione okoliczności sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawionych i otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwienie dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami”. Organ w tejże interpretacji potwierdził również prawo do obniżania kwoty podatku należnego o podatek naliczony z dokumentów elektronicznych: „W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zeskanowanych dokumentów oraz faktur otrzymanych w formie elektronicznej dokumentujących zakup towarów i usług, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

W kolejnych interpretacjach Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej prezentował stanowisko zbieżne z Wnioskodawcą, a mianowicie:

1) w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 czerwca 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.158.2017.2.ASZ, organ podatkowy wskazał, że:

„Podsumowując, Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane i wystawione dokumenty (faktury VAT) jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej z uwagi na spełnienie warunków przechowywania dokumentów, zawartych w art. 112a ustawy o VAT. (\`(...)\`) Odnosząc się natomiast do ustalenia kwestii czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej, należy wskazać, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

2) w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 czerwca 2018 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.390.2018.2.JSO, organ podatkowy podkreślił, że:

„Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność”, a także dodał, że: „(\`(...)\`) archiwizowanie przez Wnioskodawcę faktur zakupowych w sposób opisany we wniosku nie będzie stanowić przeszkody do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur (\`(...)\`)”.

3) w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 27 lutego 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.536.2019.1.MAZ) organ podatkowy podkreślił, że:

„Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Tym samym nie ma przeszkód, aby Wnioskodawca przechowywał i archiwizował faktury i inne dokumenty traktowane na równi z fakturami, wyłącznie w formie elektronicznej, przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich papierowych wersji”.

Spółka wskazuje przy tym, że słuszność prezentowanego stanowiska znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych, potwierdzają to także odpowiednio:

1) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 maja 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa;

2) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 czerwca 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.173.2017.1.JG;

3) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.688.2018.3.AK;

4) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 marca 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3. 4012.787.2018.2.AK;

5) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 maja 2020 r. sygn. 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG;

6) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lutego 2020 r„ sygn. 0113-KDIPT1-3. 4012.839.2019.2.ALN;

7) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 stycznia 2020 r., sygn. 0112-KDSL2-2.4012.31.2019.2.AW;

8) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 stycznia 2020 r., sygn. 0112-KDSL2-2.4012.22.2019.2.EW;

9) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 stycznia 2020 r., sygn. 0112-KDSL2-2.4012.20.2019.2.WB;

10) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 stycznia 2020 r., sygn. 0112-KDSL2-2.4012. 24.2019.2.AG;

11) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 stycznia 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.474.2019.1.MAZ;

12) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 stycznia 2020 r., sygn. 0112-KDIL2-3.4012.589.2019.2.WN;

13) interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 czerwca 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.130.2022.4.WR.

Reasumując Wnioskodawca ma świadomość, że wskazane interpretacje stanowią rozstrzygnięcia w indywidualnych sprawach określonych podatników i tylko do nich się zawężają. Mając jednak na uwadze postulat spójnego rozumienia prawa podatkowego przez organy podatkowe oraz zasadę zaufania wywodzoną z przepisów Ordynacji podatkowej, należy zauważyć, że wykładnia przepisów w analogicznych oraz podobnych stanach faktycznych winna być jednolita.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) – zwanej dalej ustawą – stanowi, że:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Według z art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów księgowych wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawianej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w § 3 pkt 1-5 rozporządzenia z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie.

Z opisu sprawy wynika, że głównym przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest prowadzenie działalności spedycyjnej na rynku międzynarodowym. (…) jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka otrzymuje dokumenty księgowe od swoich kontrahentów w formie papierowej lub elektronicznej. Z racji skali prowadzonej działalności Wnioskodawca otrzymuje i wystawia znaczną liczbę faktur i innych dokumentów księgowych, co wiąże się z koniecznością ich archiwizacji w formie zarówno papierowej jak i elektronicznej, co powoduje wysokie koszty oraz nadmierne skomplikowanie tego procesu. Wnioskodawca wskazuje, że zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w treści art. 88 ustawy o VAT.

Obecnie Wnioskodawca w zakresie obiegu dokumentów księgowych korzysta ze specjalistycznego oprogramowania. W zakresie faktur sprzedażowych jest to program (…), dostarczany przez (…). Natomiast w zakresie faktur kosztowych jest to oprogramowanie (…) dostarczane przez(…). Po prawidłowym zaewidencjonowaniu do systemów elektronicznych Wnioskodawca zamierza dokonywać utylizacji dokumentów w formie papierowej (po ich uprzedniej digitalizacji). Dokumenty będą podlegać sprawdzeniu w zakresie ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej dokumentów księgowych, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych wersji tych dokumentów, a także czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi dokumentami księgowymi dającymi prawo do odliczenia, wskazanymi w opisie zdarzenia przyszłego, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca, przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczne wygenerowanie zamieszczonych w systemie faktur i udostępnienie ich na potrzeby ewentualnej kontroli przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej. Na żądanie organu podatkowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, Wnioskodawca umożliwi bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania dokumentów księgowych, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury dokumentów księgowych, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie. Przy czym z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy należy zgodzić się z Państwem, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną we wniosku procedurą, spełni przesłanki wynikające z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Podsumowując należy stwierdzić, że na gruncie ustawy dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej i następne niszczenie dokumentów w formie papierowej po ich uprzednim zdigitalizowaniu w sposób opisany we wniosku.

Zatem Państwo stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 jest prawidłowe.

W odniesieniu natomiast do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie dokumentów księgowych, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej według procedury opisanej we wniosku, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że:

obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

b) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zgodnie z opisem sprawy, Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT, a nabyte towary i usługi, udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych będą wykorzystywane do czynności w związku, z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, a także nie będą dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

W konsekwencji, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi dokumentami księgowymi dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Prawo to przysługuje pod warunkiem niezaistnienia pozostałych przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Tym samym Państwo stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zadanego pytania), w odniesieniu do opisanego zdarzenia przyszłego. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Państwo, w treści składanego wniosku, kształtujecie jego zakres przedmiotowy. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku, nie mogą być rozpatrzone – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny/zdarzenia przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, jak również w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji wskazać należy, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych oraz konkretnych stanów prawnych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r., sygn. akt III SA/Łd 109/15).

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), ul. (…).

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm. dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa