Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-1.4011.873.2024.1.DJ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-01-09
Teza: Obowiązki płatnika w związku z używaniem samochodu
prywatnego do celów służbowych.
Słowa kluczowe: cel-cel służbowy
obowiązek-obowiązek płatnika
pracodawca
pracownik
płatnik
samochód-samochód osobowy
samochód-samochód prywatny
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników.-
Zakłady pracy.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Zwolnienia przedmiotowe.-Zwolnienia od podatku
dochodowego.-Pozostałe zwolnienia.
1

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Źródła przychodów.-Specyfika źródeł przychodów.-
Stosunek pracy.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 2-art. 10-ust. 1-pkt 1
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 2-art. 12-ust. 1
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 3-art. 21-ust. 1-pkt 23b
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 7-art. 32-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 listopada 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 8 listopada 2024 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Z pracownikiem zawierana jest umowa używania samochodu prywatnego do celów
    służbowych, w której wskazuje się pojemność skokową silnika, markę samochodu,
    miesięczny limit kilometrów oraz stawkę za 1 kilometr przebiegu aktualizowaną o
    postanowienia zawarte w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków
    ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
    samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
    Zwrot kosztów w formie ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego
    oświadczenia o używaniu w danym miesiącu własnego samochodu do celów służbowych.
    Kwota ustalonego ryczałtu ulega zmniejszeniu o 1/22 za każdy dzień nieobecności, m.in. z
    powodu choroby czy urlopu oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie
    dysponował pojazdem do celów służbowych.
    Na podstawie opisywanej wyżej umowy pracownik zobowiązuje się do używania
    samochodu osobowego, stanowiącego jego własność do celów służbowych w jazdach
    lokalnych.
    Dotychczas wypłacany ryczałt przypisywali Państwo do przychodu ze stosunku pracy, a co
    za tym idzie obliczali i pobierali Państwo z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy od
    osób fizycznych, uznając że zwrot kosztów z tytułu używania pojazdu prywatnego do
    celów służbowych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej podpisanej z
    pracownikiem, a nie na podstawie przepisów z innych ustaw.

## Pytanie

Czy w danym stanie faktycznym, będąc płatnikiem podatku dochodowego zobowiązani są
    Państwo do naliczania i pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od
    wypłacanego pracownikowi ryczałtu na zasadach wskazanych we wniosku?
    Państwa stanowisko w sprawie

    W Państwa ocenie, są Państwo zobowiązani do naliczania i pobierania zaliczki na podatek
    dochodowy od osób fizycznych od wypłacanego pracownikowi ryczałtu.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z
    2023 r. poz. 2383 ze zm.):
      Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca
      osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do
      obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie
      organowi podatkowemu.
    W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):
      Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z
      wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od
      których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
    Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy
      stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej
      spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
    Art. 11 ust. 1 powołanej ustawy stanowi, że:
      Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie
      realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art.
      19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji
      podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość
      otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
    Jak wynika z art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:
      Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz
      spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz
      wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło
      finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze,
      wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody,
      ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy
      ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone
      za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń
      częściowo odpłatnych.
    Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów
    stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są
    więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem
    przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą
    stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.
    Stosownie do art. 12 ust. 4 przywołanej ustawy:
      Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku
      służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku
      pracy.

    Według art. 32 ust. 1 wskazanej ustawy:
      Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami
      organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy
      obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które
      uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z
      pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z
      ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w
      nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
    Natomiast art. 38 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że:
      Płatnicy, o których mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty
      pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po
      miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy
      którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania
      płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według
      siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby.
      Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje
      różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.
    Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że zawierają Państwo z
    pracownikami umowy cywilnoprawne w sprawie używania samochodu osobowego,
    stanowiącego własność pracownika, do celów służbowych w jazdach lokalnych. Z tego
    tytułu wypłacają Państwo tymże pracownikom zwrot kosztów w formie ryczałtu.
    Wątpliwość Państwa budzi kwestia, czy od wypłacanych kwot ryczałtu powinni Państwo
    naliczać i pobierać zaliczkę na podatek dochodowy.
    Art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. j. Dz. U. z 2024
    r. poz. 1539 ze zm.) stanowi, że:
      Na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych,
      samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy.
    Na mocy art. 34a ust. 2 omawianej ustawy:
      Minister właściwy do spraw transportu w porozumieniu z ministrem właściwym do
      spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, warunki ustalania
      oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów, o których mowa w
      ust. 1, uwzględniając rodzaj pojazdu mechanicznego, jego pojemność oraz limit
      kilometrów w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście,
      właściwych ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika.
    W świetle § 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie
    warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów
    służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością
    pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.):
      1. Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych
        samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością
        pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na
        podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem,
        o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w
        rozporządzeniu.
      2. Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza
        miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym
        miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad
        ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu
        podróży służbowej na obszarze kraju.
    Stosownie do § 2 ust. 1 przytoczonego rozporządzenia:

    Wedle § 4 komentowanego rozporządzenia:
      1. Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie
        miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o
        której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o
        którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o
        używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.
        Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika,
        marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w
        miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej
        lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował
        pojazdem do celów służbowych.
      2. Kwotę ustalonego ryczałtu, o którym mowa w ust. 1, zmniejsza się o jedną
        dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu
        pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8
        godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik
        nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
    Dokonując oceny stanu faktycznego przedstawionego w złożonym wniosku, wyjaśnić
    należy, że ustawodawca definiując na potrzeby ustawy pojęcie przychodu w art. 11 ust. 1
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dokonał rozróżnienia pieniędzy i
    wartości pieniężnych od wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych
    nieodpłatnych świadczeń.
    Zatem w niniejszej sprawie nie ma zastosowania wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia
    8 lipca 2014 r., sygn. akt. K 7/13, dotyczący nieodpłatnych świadczeń, gdyż Państwa
    pracownicy otrzymują środki pieniężne. Ponadto zauważyć należy, że Trybunał
    Konstytucyjny w tym wyroku stwierdził, że „w przypadku świadczenia pieniężnego
    przysporzenie jest niewątpliwe i niejako bezwarunkowe (zawsze oznacza zwiększenie
    aktywów)”.
    Wobec powyższego, kwota przedmiotowego zwrotu wydatków za jazdy lokalne stanowi
    dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy. Obowiązujące
    przepisy prawa pracy nie nakładają również na pracodawcę obowiązku
    zrekompensowania pracownikowi ww. wydatku, tak jak ma to miejsce w przypadku
                        5podróży służbowej, zgodnie z art. 77 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t. j. Dz.
    U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.), który stanowi, że:
      Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza
      miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem
      pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
    To z kolei prowadzi do wniosku, że w sytuacji nieotrzymania zwrotu poniesionych kosztów
    przez pracownika, musiałby je pokryć on z własnych środków. Zatem przyjęcie
    dodatkowego świadczenia oferowanego przez pracodawcę leży w interesie pracownika,
    gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku jaki musiałby ostatecznie
    ponieść, gdyby pracodawca nie dokonał jego zwrotu.
    Należy wskazać również, że gdyby wolą ustawodawcy nie było zaliczenie omawianych
    świadczeń do przychodów, to nie zawarłby w katalogu zwolnień przepisu określonego w
    art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z
    którym:
      Wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika
      z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu
      pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład
      pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z
      przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do
      wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1

      kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez
      właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu
      pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej
      przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.
    Powyższa regulacja ogranicza jednak krąg podatników mogących skorzystać z
    omawianego zwolnienia do tych, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość
    przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę
    obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.
    Odrębnymi ustawami, do których odsyła powołany art. 21 ust. 1 pkt 23b są m.in.:
      · ustawa z 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa
        użyteczności publicznej „Poczta Polska” (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2064);
      · ustawa z 28 września 1991 r. o lasach (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 530 ze zm.);
      · ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1283 ze zm.);
      · ustawa z 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1095).
    Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania
    pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od
    podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a
    obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa
    do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych
    przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z
    innymi przychodami ze stosunku pracy.
    Zatem, wskazane zwolnienie swoją dyspozycją obejmuje określone kategorie osób, o
    których mowa w odrębnych ustawach, do których odwołał się ustawodawca.
    Mając na uwadze powyższe ustalenia oraz przedstawiony we wniosku stan faktyczny
    stwierdzić należy, że otrzymana przez Państwa pracownika kwota tytułem zwrotu kosztów
    używania pojazdu prywatnego (samochodu osobowego) do jazd lokalnych w celach
    służbowych, stanowi przychód pracownika, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o
    podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający opodatkowaniu. Przychód ten nie
    korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego, wskazanego w art. 21 ust. 1 pkt 23b
    cytowanej ustawy, ponieważ Państwa pracownicy, nie należąc do określonej przez
    ustawodawcę kategorii osób, nie spełniają przesłanki zawartej w tym przepisie. Zatem, w
    związku z wypłatą ww. ryczałtów ciążą na Państwu obowiązki płatnika, o których mowa w
    art. 32 ust. 1 i art. 38 ust. 1 przywołanej ustawy, tj. obliczania, pobierania i wpłacania
    organowi podatkowemu zaliczki na podatek dochodowy.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
    Państwo do interpretacji.

    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.