Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB4/415-790/11-2/JK3
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-01-10
Teza: Czy Spółka przekazując pracownikom PIT-40 i PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych powyżej prawidłowo realizuje obowiązek nałożony na nią jako na płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy - odpowiednio art. 37 ust. l i 3 oraz art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. Nr 51 z 2010 r., poz. 352 z późn. zm.), dalej zwanej „Ustawą”? Słowa kluczowe: deklaracje, podpis elektroniczny, płatnik, zaliczka na podatek, zeznanie podatkowe
Słowa kluczowe: komunikacja; płatnik; spółki
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 37 (uchylony)

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku (data wpływu 24.10.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 oraz PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24.10.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 oraz PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka z o.o. (dalej zwana „Spółką”) w lutym 2011 roku złożyła organom podatkowym roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika („PIT-40”) oraz informacje o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy („PIT-11”) za rok 2010 za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z zasadami określonymi przez art. 3a i 3c ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. Nr 8 z 2005 r., poz. 60, z późn. zm.), dalej zwanej „Ordynacją podatkową”. PIT-40 i PIT-11 za ten rok zostały przekazane pracownikom Spółki za pośrednictwem poczty. PIT-40 i PIT-11 za rok 2011 Spółka zamierza przekazać zatrudnionym przez siebie pracownikom za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Powyższe deklaracje będą:

*   przygotowywane przez ten sam system, który generuje PIT-40 oraz PIT-11 składane przez Spółkę organom podatkowym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (e-deklaracje), a zatem będą zgodne z wzorami określonymi (odpowiednio) w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów rocznego obliczenia podatku oraz zeznań podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. Nr 212 z 2008, poz. 1335 z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. Nr 25 z 2011 roku, poz. 131),
*   opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130 z 2001 roku, poz. 1450 z późn. zm.),
*   przekazywane jedynie tym pracownikom, którzy posiadają dostęp do komputera służbowego i wyrażą na taką formę przekazania zgodę,
*   przekazane (udostępnione) pracownikom określonym powyżej za pośrednictwem indywidualnych kont posiadanych przez tych pracowników w ramach wewnętrznego portalu pracowniczego Spółki (są tam, między innymi, dostępne elektroniczne paski płacowe, dane dotyczące wykorzystania urlopów, itp.), dalej zwanego „Portalem”; co istotne: dostęp do indywidualnego konta na Portalu, a co za tym idzie do PIT-40 i PIT-11, będzie możliwy po zalogowaniu się przez danego pracownika na Portalu przy użyciu używanego przez niego poufnego indywidualnego hasła (umożliwi to zachowanie poufności danych znajdujących się w Portalu), a w momencie udostępnienia PIT-40 lub PIT-11 na Portalu każdy pracownik zostanie dodatkowo poinformowany odrębnym e-mailem przesłanym na jego skrzynkę służbową.

Biorąc pod uwagę sposób przekazania PIT-40 i PIT-11 Spółka jako płatnik będzie w stanie wykazać fakt przekazania informacji/deklaracji poszczególnym pracownikom na Portalu wraz z dokładną datą przekazania (możliwość dokonania tzw. zrzutów informatycznych).

Na tych samych zasadach Spółka zamierza przesyłać PIT-40 i PIT-11 swoim pracownikom w latach następnych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółka przekazując pracownikom PIT-40 i PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych powyżej prawidłowo realizuje obowiązek nałożony na nią jako na płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy - odpowiednio art. 37 ust. l i 3 oraz art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. Nr 51 z 2010 r., poz. 352 z późn. zm.), dalej zwanej „Ustawą”?

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka przekazując pracownikom PIT-40 i PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych powyżej prawidłowo realizuje obowiązek nałożony na nią jako na płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy - odpowiednio - art. 37 ust. l i 3 Ustawy oraz art. 39 ust. 1 Ustawy.

Zgodnie z art. 37 ust. 1 i 3 Ustawy, w przypadku zaistnienia przesłanek określonych w tym przepisie, płatnik jest obowiązany sporządzić w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym (według ustalonego wzoru) i w tym samym terminie przekazać go podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje właściwy dla płatnika naczelnik urzędu skarbowego.

W myśl natomiast art. 39 ust. 1 i 2 Ustawy, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnik (pracodawca), w przypadku gdy nie dokonuje rocznego obliczenia podatku, jest obowiązany przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje właściwy dla niego naczelnik urzędu skarbowego, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11). Jeżeli obowiązek poboru przez płatnika zaliczek na podatek ustał wciągu roku, płatnik na pisemny wniosek podatnika, jest obowiązany sporządzić i przekazać podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu tą informację w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku przez podatnika.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy, na Spółce (płatniku) - w związku z zatrudnieniem pracowników - spoczywa obowiązek sporządzenia i przekazania tym pracownikom (podatnikom) oraz właściwym urzędom skarbowym PIT-40 i PIT-11. Aby zadość uczynić temu obowiązkowi, Spółka musi zatem spełnić łącznie następujące cztery przesłanki:

*   sporządzić PIT-40 i PIT-11 zgodnie z ustalonym wzorem,

*   odpowiednio podpisać sporządzone PIT-40 i PIT- 11,

*   przekazać PIT-40 i PIT-11 podatnikom i właściwym urzędom skarbowym,

*   dokonać przekazania w terminie określonym przez przepisy ustawy.

1.  Sporządzenie PIT-40 i PIT-11 zgodnie z ustalonym wzorem

Wzory PIT-40 oraz PIT-11 zostały określone odpowiednio w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów rocznego obliczenia podatku oraz zeznań podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. Nr 212 z 2008. poz. 1335 z późn. zm .) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. Nr 25 z 2011 roku, poz. 131).

Zgodnie natomiast z art. 3b § 1 Ordynacji podatkowej deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

*   dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach,

*   jeden podpis elektronicznych

Struktura logiczna deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (w tym PIT-40 i P1T 11), została określona w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2007 roku w sprawie struktury logicznej deklaracji i podań, sposobu ich przesyłania oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. Nr 246 z 2007 roku, poz. 1820 z późn. zm.) zmienionym, między innymi, rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2008 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie struktury logicznej deklaracji i podań, sposobu ich przesyłania oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. Nr 2 z 2009 roku, poz. 9).

Tak jak zostało to zaznaczone w opisie stanu faktycznego, PIT-40 i PIT-11, które Spółka zamierza przekazywać pracownikom (podatnikom), będą miały identyczną formę, jak PIT-40 i PIT-11 składane na drodze elektronicznej organom podatkowym, będą bowiem przygotowywane przez ten sam system. W konsekwencji, zdaniem Spółki, nie ma wątpliwości, iż w przypadku PIT-40 i PIT-11, które Spółka przygotuje dla pracowników, a następnie przekaże za pomocą środków komunikacji elektronicznej (zamieści na portalu Spółki) zostanie spełniony ustawowy warunek sporządzenia zgodnie z określonym wzorem.

1.  Podpisanie PIT-40 i P1T-11 przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego

Jak wynika z informacji zawartych w części „I”, PIT-40(16) oraz części „G” PIT-11(18), na formularzach musi znaleźć się podpis osoby odpowiedzialnej (wyznaczonej) za (do) obliczenie(-a) i pobranie(-a) podatku.

Zgodnie z art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130 z 2001 roku, poz. 1450 z późn. zm.), zwanej dalej „Ustawą o podpisie elektronicznym” bezpiecznym podpisem elektronicznym jest podpis, który spełnia łącznie następujące przesłanki:

*   jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,

*   jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Zgodnie z 6 ust. 1 Ustawy o podpisie elektronicznym, bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny. Zgodnie z art. 5 ust. 2 Ustawy o podpisie elektronicznym, dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Zgodnie natomiast z art. 5 ust. 3 Ustawy o podpisie elektronicznym, bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu zapewnia integralność danych opatrzonych tym podpisem jednoznaczne wskazanie kwalifikowanego certyfikatu, w ten sposób, że rozpoznawalne są wszelkie zmiany tych danych oraz zmiany wskazania kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do weryfikacji tego podpisu, dokonane po złożeniu podpisu.

Biorąc pod uwagę powołane powyżej przepisy Ustawy o podpisie elektronicznym należy uznać, iż PIT-40 i PIT-11 w postaci elektronicznej podpisane przez upoważnioną w imieniu Spółki osobę przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego powinny być traktowane równoważnie pod względem skutków prawnych z podpisanymi własnoręcznie przez osobę upoważnioną PIT-40 i PIT-11 w wersji papierowej, a użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego pozwoli na zdefiniowanie osoby podpisującej oraz zapewni integralność podpisanego dokumentu. A zatem przekazanie pracownikom Spółki tak przygotowanych dokumentów nie będzie - zdaniem Spółki - naruszać przepisów podatkowych.

1.  Przekazanie PIT-40 i PIT-11 pracownikom (podatnikom).

Powołany wyżej przepis Ustawy wprowadził wymóg przekazania (doręczenia) PIT-40 i PIT-11 pracownikom. Należy jednak zauważyć, iż żadne przepisy nie regulują zasad dokonywania doręczeń deklaracji/informacji podatkowych pomiędzy płatnikami i podatnikami; do tego rodzaju przekazań nie mają bowiem zastosowania:

*   przepisy art. 3a-3c Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na podstawie tych artykułów aktów wykonawczych (regulują one bowiem zasady składania za pomocą środków komunikacji elektronicznej niektórych deklaracji podatkowych organom podatkowym),
*   przepisy art. 144a Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona wnosi o zastosowanie takiego sposobu doręczenia albo wyraża na to zgodę (przepis ten może bowiem znaleźć zastosowanie jedynie wobec stron postępowania oraz podmiotów działających w ich imieniu).

Płatnik może zatem dostarczyć podatnikowi (pracownikowi) PIT-40 lub PIT-11 na drodze bezpośredniego doręczenia lub za pośrednictwem poczty, a biorąc pod uwagę przepisy Ustawy o podpisie elektronicznym - także za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (po opatrzeniu PIT-40 i PIT-11 bezpiecznym podpisem elektronicznym). Zgodnie bowiem z cytowanym już art. 5 ust. 2 Ustawy o podpisie elektronicznym, dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Skoro - jak zostało wykazane wyżej - kwestia przekazywania deklaracji (informacji) podatkowych nie została w polskim prawie uregulowana odrębnie, nie ma żadnych przeszkód, aby zastosować w tym wypadku bezpośrednio przepisy Ustawy o podpisie elektronicznym.

Pomimo tego, iż zdaniem Spółki, przekazanie pracownikom PIT-40 i PIT-11 za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej nie wymaga uzyskania od tych pracowników odrębnej zgody, Spółka uznała, iż taka forma przekazania będzie miała miejsce jedynie w odniesieniu do pracowników, którzy taką zgodę wyrazili. Uzyskanie zgody pozwoli nie tylko na niedopuszczenie do sytuacji, w której pracownik mógłby powołać się w stosunku do Spółki na niewiedzę, iż otrzymał PIT-40 lub PIT-11 w takiej właśnie formie, ale także umożliwi uregulowanie w ramach wzajemnych stosunków kwestii dotyczących daty dostarczenia (doręczenia) dokumentów w formie elektronicznej (za taką datę strony przyjmą datą udostępnienia deklaracji/informacji poszczególnym pracownikom na Portalu).

Reasumując zatem powyższe - zdaniem Spółki przekazanie pracownikom PIT-40 i PIT-l1 opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w szczególności po uzyskaniu od tych pracowników zgody na taką formę przekazania, w żaden sposób nie naruszy przepisów art. 37 ust. 1 i 3 oraz art. 39 ust. 1 Ustawy.

1.  Przekazanie PIT- 40 i PIT-11 w terminie określonym przez przepisy prawa

Zgodnie z art. 37 ust. 3 Ustawy, płatnik jest obowiązany sporządzić i przekazać podatnikowi (pracownikowi) PIT-40 w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego. W tym samym terminie płatnik jest również obowiązany sporządzić i przekazać podatnikowi (pracownikowi) PIT -11 (art. 39 ust. 1 Ustawy).

Ani przepisy Ustawy o podpisie elektronicznym, ani przepisy ustaw podatkowych nie regulują w sposób szczególny kwestii określenia daty przekazania deklaracji (informacji) podatkowej podatnikowi za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. W szczególności nie ma tu zastosowania art. 12 § 6 pkt 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo wysłane zostało w formie dokumentu elektronicznego do organu podatkowego, a nadawca otrzymał urzędowe potwierdzenie odbioru.

W tej sytuacji, zdaniem Spółki należy zatem uznać, iż terminem dostarczenia PIT-40 i PIT-11 poszczególnym pracownikom będzie dzień, w którym Spółka udostępni tym pracownikom PIT-40 lub PIT-11 na Portalu, zgodnie z zasadami zaakceptowanymi przez tych pracowników w ramach wyrażonych przez nich zgód na taki sposób dostarczenia tych deklaracji/informacji. Jeżeli zatem Spółka zamieści PIT-40 i PIT-11 na Portalu przed końcem lutego następnego roku podatkowego, spełni warunek przekazania deklaracji (informacji) pracownikom określony w art. 37 ust. 3 i art. 39 ust. 1 Ustawy. Dla usunięcia wszelkich wątpliwości w tym zakresie Spółka ureguluje tą kwestię expressis verbis w ramach zgód udzielonych przez pracowników na przekazanie PIT-40 i PIT-11 w formie elektronicznej.

Jak wynika z przytoczonych wyżej rozważań, zdaniem Spółki przekazanie pracownikom Spółki (podatnikom), którzy wyrazili na to zgodę, PIT-40 i PIT-11 (opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby wyznaczonej do obliczenia i pobrania podatku (PIT-40) lub osoby odpowiedzialnej za obliczenie i pobranie podatku (PIT-11) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (zamieszczenie na Portalu Spółki) w przewidzianym przepisami terminie spełnia dyspozycje art. 37 ust. 1 i art. 39 ust. 1 Ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.