Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB2-1.4010.581.2024.1.AG
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-12-12
Teza: Wydatki na artykuły spożywcze, higieniczne i leki dla pracowników a koszty uzyskania przychodu.
Słowa kluczowe: koszt-koszty uzyskania przychodów; pracownik-świadczenia na rzecz pracowników
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów; Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Świadczenia na rzecz pracowników
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 1

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

7 listopada 2024 r. za pośrednictwem platformy ePUAP wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy Spółka ma prawo zaliczyć wydatki na zakup artykułów spożywczych, leków oraz artykułów higienicznych dla pracowników jako koszty uzyskania przychodów, w związku z zapewnieniem komfortowych warunków pracy oraz zwiększeniem motywacji pracowników.

Treść wniosku jest następująca:

### Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca, spółka z o.o. podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Spółka prowadzi działalność gospodarczą polegającą na produkcji i sprzedaży artykułów ślubnych, w tym sukien ślubnych i welonów. Oprócz sprzedaży w salonie stacjonarnym, Spółka realizuje również sprzedaż poprzez sklep internetowy, a także inne platformy e-commerce, takie jak (\`(...)\`). W związku z tym Spółka prowadzi magazyn, w którym przechowuje zarówno własne produkty, jak i inne towary przeznaczone do sprzedaży.

Aby zapewnić komfort pracy i zwiększyć motywację pracowników, Spółka udostępnia im dostęp do wybranych artykułów spożywczych, leków oraz środków higienicznych. Produkty te są dostępne dla pracowników przez cały dzień roboczy w specjalnie przygotowanych miejscach socjalnych i mają na celu wspieranie dobrego samopoczucia oraz wydajności pracowników w trakcie wykonywania ich codziennych obowiązków.

Pracownicy korzystają z tych artykułów wyłącznie w godzinach pracy, a osoby nieobecne, na przykład z powodu zwolnienia chorobowego lub urlopu, nie mają do nich dostępu. Spółka zapewnia swoim pracownikom dostęp do następujących artykułów:

\- Artykuły spożywcze:

Produkty takie jak woda, mleko, herbata, kawa, owoce, warzywa, pieczywo, konserwy, sery, dżemy, słodycze i soki, które pracownicy mogą spożywać podczas przerw w pracy. Artykuły te mają na celu stworzenie bardziej komfortowego środowiska pracy, eliminując potrzebę opuszczania miejsca pracy w celu zakupienia napojów lub przekąsek.

\- Leki i środki pierwszej pomocy:

Wśród zapewnianych produktów znajdują się podstawowe leki, takie jak woda utleniona, spirytus salicylowy, środki na oparzenia, leki przeciwbólowe i rozkurczowe oraz aspiryna. Produkty te są udostępniane pracownikom jako środki podstawowej opieki zdrowotnej, co pozwala na szybkie radzenie sobie z drobnymi dolegliwościami, które mogą wystąpić w trakcie dnia pracy.

\- Artykuły higieniczne:

W skład zapewnianych artykułów higienicznych wchodzą mydło, chusteczki higieniczne, żele do dezynfekcji, szampony, dezodoranty oraz środki higieny osobistej dla kobiet (tampony, podpaski). Produkty te pozwalają pracownikom zadbać o higienę i komfort w miejscu pracy, zwłaszcza po długim dojeździe lub po przerwach sportowych.

Wszystkie wymienione powyżej artykuły są finansowane bezpośrednio przez Spółkę ze środków obrotowych i nie są finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Kosztami tych artykułów nie są obciążani pracownicy, a ich udostępnianie nie wiąże się z dodatkowym wynagrodzeniem. Produkty te nie są również traktowane jako posiłki profilaktyczne ani napoje w rozumieniu art. 232 Kodeksu pracy.

Biorąc pod uwagę powyższe, Spółka zwraca się z wnioskiem o potwierdzenie, że wydatki na zakup wymienionych artykułów spożywczych, leków i środków higienicznych mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

### Pytanie

### Czy Spółka ma prawo zaliczyć wydatki na zakup wyżej wymienionych artykułów spożywczych, leków oraz artykułów higienicznych dla pracowników jako koszty uzyskania przychodów, w związku z zapewnieniem komfortowych warunków pracy oraz zwiększeniem motywacji pracowników?

### Państwa stanowisko

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki na zakup artykułów spożywczych, leków i artykułów higienicznych opisanych w stanie faktycznym.

Istotne elementy stanowiska Wnioskodawcy zostały zawarte w części opisowej wniosku, gdzie wskazano, że:

Spółka uważa, że zapewnienie powyższych artykułów jest niezbędnym elementem w tworzeniu przyjaznego i zdrowego środowiska pracy. Udostępnianie pracownikom podstawowych artykułów spożywczych, leków oraz środków higienicznych przyczynia się do poprawy ich ogólnego samopoczucia i kondycji fizycznej, co przekłada się na wyższą efektywność wykonywanych obowiązków.

Ponadto, taki sposób wspierania pracowników jest powszechnie przyjęty na rynku pracy i stanowi element budowania atrakcyjności Spółki jako pracodawcy. Zdaniem Spółki, zakup i udostępnianie pracownikom tych artykułów przyczynia się do zwiększenia ich motywacji i zadowolenia z pracy, co pozwala ograniczyć rotację kadry oraz zmniejszyć koszty związane z rekrutacją nowych pracowników. Zapewnienie tych produktów wpisuje się w cele prowadzenia działalności gospodarczej Spółki, jako że wpływa pozytywnie na wydajność pracowników oraz umożliwia utrzymanie stabilnego zespołu, który stanowi fundament generowania przychodów.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2023 r., poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.

Ponadto, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. Każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem sytuacji gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

\- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

\- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

\- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

\- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

\- został właściwie udokumentowany,

\- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami.

Ponadto, należy mieć na względzie, że uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodu podatnik odnosi ewidentne korzyści, bowiem koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

\- „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

\- „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

\- „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Jak wynika z opisu zdarzenia, aby zapewnić komfort pracy i zwiększyć motywację swoich pracowników, udostępniają im Państwo wybrane artykuły spożywcze, leki oraz środki higieniczne. Produkty te są dla nich dostępne przez cały dzień roboczy w specjalnie przygotowanych miejscach socjalnych.

Wskazują Państwo również, że zapewnienie powyższych artykułów przyczynia się do zwiększenia zadowolenia pracowników z pracy oraz ich efektywności, pozwala także ograniczyć rotację kadry oraz zmniejszyć koszty związane z rekrutacją nowych pracowników i jest obecnie standardową praktyką na rynku pracy, mającą na celu zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy na rzecz Spółki.

Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia czy wydatki na zakup artykułów spożywczych, leków oraz artykułów higienicznych dla Państwa pracowników mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Wskazać należy, że wśród kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów są także tzw. koszty pracownicze, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie czasu i efektywność wykonywania obowiązków służbowych, są wyrazem troski Spółki o zdrowie osób zatrudnionych i mogą korzystnie wpływać na zdrowie i samopoczucie pracowników Spółki, mają na celu wzrost motywacji i zaangażowania osób zatrudnionych w wykonywanie ich służbowych obowiązków oraz wzrost efektywności wykonywanej przez nich pracy, a także są czynnikiem przyczyniającym się do zwiększenia lojalności osób zatrudnionych wobec Spółki i postrzegania Spółki jako atrakcyjnego pracodawcy.

Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT wydatki na reprezentację. W myśl tego przepisu:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych,

Mimo, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, to zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników.

Koszty opisane we wniosku, ponoszone przez Państwa na rzecz pracowników nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, natomiast pozostają w związku z osiąganymi przychodami. Bezsprzecznie bowiem stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy i dbałość o pracowników wiąże ich z pracodawcą, co przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez nich działań, skutkiem czego Spółka może generować wyższe przychody.

Wydatki wskazane we wniosku nie są również wydatkami wyłączonymi z kosztów podatkowych na podstawie przepisów art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT,

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz koszty, o których mowa w art. 15 ust. 1za pkt 2,

gdyż, jak wskazują Państwo w treści wniosku, wydatki te będą finansowane ze środków obrotowych Spółki.

Odnosząc powyższe do opisu stanu faktycznego przedstawionego we wniosku stwierdzić należy, że Spółka ma prawo zaliczyć wydatki poniesione na artykuły spożywcze i higieniczne oraz leki, udostępniane pracownikom – w godzinach świadczenia przez nich pracy – do kosztów uzyskania przychodów.

Tym samym, przedstawione przez Państwa we wniosku stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

\- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

\- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

\- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).