Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP1/4512-421/16-1/MS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2016-09-06
Teza: uznanie czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-odliczenie od podatku; podatek-podatek naliczony; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.) oraz § 2 i § 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643) - Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 6 czerwca 2016 r. (data wpływu 8 czerwca 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 8 czerwca 2016 r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność w sektorze handlu detalicznego. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary i usługi od wielu dostawców będących podatnikami VAT. Zakupy towarów handlowych dokumentowane są za pomocą faktur elektronicznych wystawianych przez dostawców i dostarczanych Wnioskodawcy za pośrednictwem platformy EDI. Faktury te przechowywane są w postaci elektronicznej w archiwum, prowadzonym na podstawie umowy, przez operatora platformy EDI. Na pozostałe zakupione towary i usługi Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami archiwizacji.

Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej (także paragonów oraz innych podobnych dokumentów). Planowane jest przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w postaci skanów i niszczenie papierowych oryginałów.

W ocenie Wnioskodawcy elektroniczne archiwum zapewni dodatkowe korzyści natury ekonomicznej. Zastąpienie faktur papierowych elektronicznymi umożliwi Wnioskodawcy ograniczenie kosztów związanych z obsługą faktur, pełny podgląd danych historycznych oraz sprawniejszy obieg dokumentów.

Procedura przechowywania faktur będzie przebiegała w następujący sposób:

1.  sprzedawca towaru lub usługi nabywanych przez Wnioskodawcę wysyła fakturę w formie papierowej na adres Wnioskodawcy.
2.  otrzymany oryginał faktury zostanie ostemplowany przez Wnioskodawcę właściwą datą jej otrzymania.
3.  Wnioskodawca wykona skan otrzymanej faktury posiadającej stempel z oznaczeniem daty wpływu, przy czym wersja elektroniczna faktury będzie miała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa.
4.  skany faktur (także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) będą zapisywane chronologicznie, według numerów referencyjnych nadanych przez skaner, w elektronicznym archiwum tworzonym przez Wnioskodawcę w formacie PDF.
5.  każdy skan będzie również stanowił załącznik do vouchera, będącego odzwierciedleniem otrzymanego dokumentu w wewnętrznym systemie księgowym Wnioskodawcy (Oracle).
6.  voucher wraz z załączonym skanem będzie przesyłany w ramach procesu elektronicznego obiegu dokumentów do osoby uprawnionej do autoryzacji wydatku, zgodnie z ustalonym budżetem oraz obowiązującym u Wnioskodawcy wewnętrznym regulaminem uprawnień.
7.  skany będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym lub za pośrednictwem vouchera, do którego zostaną dołączone.
8.  po zapisaniu skanu w elektronicznym archiwum Wnioskodawcy, dołączeniu do vouchera i zakończeniu procesu autoryzacji faktura w formie papierowej (także paragon lub inny podobny dokument) zostanie zniszczona.

W odniesieniu do formy elektronicznej (pliku w formacie PDF) zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur w formie papierowej. Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), stosowane procedury oraz sposób przechowywania plików uniemożliwi jakiekolwiek modyfikacje danych na fakturze (integralność), a odpowiednia jakość skanu umożliwi prawidłowe odczytanie danych (czytelność).

Wszystkie archiwizowane faktury (także paragony i inne podobne dokumenty) będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co zapewni możliwość bezzwłocznego udostępnienia dokumentów na żądanie organu podatkowego.

Dodatkowo Wnioskodawca otrzymuje część faktur dokumentujących zakup towarów lub usług w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie pdf, na założone w tym celu odrębne konta e-mail. Z dostawcami przesyłającymi faktury w formie elektronicznej Wnioskodawca zawarł pisemne porozumienia określające z jakiego adresu e-mail dostawcy oraz na jaki adres e-mail Wnioskodawcy będą przesyłane faktury. Faktury otrzymane drogą elektroniczną są drukowane i ostemplowane przez Wnioskodawcę właściwą datą jej otrzymania zgodną z datą otrzymania e-maila.

W związku z rozważaną przez Wnioskodawcę zmianą praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej Wnioskodawca planuje wykonywać skany wydrukowanych faktur elektronicznych i objąć je analogiczną procedurą jak faktury papierowe.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, wdrażając nową opisaną procedurę przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej zachowa prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur.

Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124). Z kolei art. 86 ust. 10 ustawy stanowi, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę (art. 86 ust. 10b pkt 1 i 2). Z powyższych przepisów wynika, że aby podatnik mógł skorzystać z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego muszą być spełnione wymienione warunki:

1.  odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
2.  faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych,
3.  w stosunku do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy,
4.  podatnik otrzymał fakturę.

Wszystkie ww. warunki zostaną spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym.

Ustawodawca nie uzależnił prawa do odliczenia podatku naliczonego od sposobu przechowywania faktur - w formie papierowej czy elektronicznej. W związku z powyższym otrzymane przez Wnioskodawcę faktury w formie papierowej, przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą będą dawały prawo do odliczenia VAT naliczonego, niezależnie od faktu, że papierowe oryginały będą już niedostępne.

Przedstawione przez Wnioskodawcę stanowisko jest zgodne z interpretacjami wydanymi wcześniej przez organy podatkowe m.in. interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 września 2014 r., sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD lub interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r., sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ, które wskazują że przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (oraz niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne, jak również, że tak przechowywane faktury dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2014 r., kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Jak stanowi art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT).

Na podstawie art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 13a – art. 86 ust. 13 ustawy o VAT.

Powyższe przepisy wskazują, że co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienia przesłanek określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Prawo do odliczenia podatku powstaje zatem w związku z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu czynności będącej źródłem podatku naliczonego. Zaznaczyć należy, że jeżeli podatnik nie dysponuje fakturą bądź dokumentem celnym w chwili powstania obowiązku podatkowego, moment powstania prawa do odliczenia u nabywcy przesuwa się na moment otrzymania faktury bądź dokumentu celnego.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, ilekroć w ustawie jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć w ustawie jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 33 ustawy o VAT).

Ustawodawca w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy, określił wymogi dotyczące zawartości faktury czyli podstawowe elementy, które powinny znajdować się w fakturze wystawionej przez podatnika. Są to:

1.  data wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
10.  kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawka podatku;
13.  suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwota należności ogółem.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy o VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność w sektorze handlu detalicznego. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary i usługi od wielu dostawców będących podatnikami VAT. Zakupy towarów handlowych dokumentowane są za pomocą faktur elektronicznych wystawianych przez dostawców i dostarczanych Wnioskodawcy za pośrednictwem platformy EDI. Faktury te przechowywane są w postaci elektronicznej w archiwum, prowadzonym na podstawie umowy, przez operatora platformy EDI. Na pozostałe zakupione towary i usługi Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami archiwizacji.

Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej (także paragonów oraz innych podobnych dokumentów). Planowane jest przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w postaci skanów i niszczenie papierowych oryginałów.

W ocenie Wnioskodawcy elektroniczne archiwum zapewni dodatkowe korzyści natury ekonomicznej. Zastąpienie faktur papierowych elektronicznymi umożliwi Wnioskodawcy ograniczenie kosztów związanych z obsługą faktur, pełny podgląd danych historycznych oraz sprawniejszy obieg dokumentów.

Procedura przechowywania faktur będzie przebiegała w następujący sposób:

1.  sprzedawca towaru lub usługi nabywanych przez Wnioskodawcę wysyła fakturę w formie papierowej na adres Wnioskodawcy.
2.  otrzymany oryginał faktury zostanie ostemplowany przez Wnioskodawcę właściwą datą jej otrzymania.
3.  Wnioskodawca wykona skan otrzymanej faktury posiadającej stempel z oznaczeniem daty wpływu, przy czym wersja elektroniczna faktury będzie miała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa.
4.  skany faktur (także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) będą zapisywane chronologicznie, według numerów referencyjnych nadanych przez skaner, w elektronicznym archiwum tworzonym przez Wnioskodawcę w formacie PDF.
5.  każdy skan będzie również stanowił załącznik do vouchera, będącego odzwierciedleniem otrzymanego dokumentu w wewnętrznym systemie księgowym Wnioskodawcy (Oracle).
6.  voucher wraz z załączonym skanem będzie przesyłany w ramach procesu elektronicznego obiegu dokumentów do osoby uprawnionej do autoryzacji wydatku, zgodnie z ustalonym budżetem oraz obowiązującym u Wnioskodawcy wewnętrznym regulaminem uprawnień.
7.  skany będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym lub za pośrednictwem vouchera, do którego zostaną dołączone.
8.  po zapisaniu skanu w elektronicznym archiwum Wnioskodawcy, dołączeniu do vouchera i zakończeniu procesu autoryzacji faktura w formie papierowej (także paragon lub inny podobny dokument) zostanie zniszczona.

W odniesieniu do formy elektronicznej (pliku w formacie PDF) zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur w formie papierowej. Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), stosowane procedury oraz sposób przechowywania plików uniemożliwi jakiekolwiek modyfikacje danych na fakturze (integralność), a odpowiednia jakość skanu umożliwi prawidłowe odczytanie danych (czytelność).

Wszystkie archiwizowane faktury (także paragony i inne podobne dokumenty) będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co zapewni możliwość bezzwłocznego udostępnienia dokumentów na żądanie organu podatkowego.

Dodatkowo Wnioskodawca otrzymuje część faktur dokumentujących zakup towarów lub usług w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie pdf, na założone w tym celu odrębne konta e-mail. Z dostawcami przesyłającymi faktury w formie elektronicznej Wnioskodawca zawarł pisemne porozumienia określające z jakiego adresu e-mail dostawcy oraz na jaki adres e-mail Wnioskodawcy będą przesyłane faktury. Faktury otrzymane drogą elektroniczną są drukowane i ostemplowane przez Wnioskodawcę właściwą datą jej otrzymania zgodną z datą otrzymania e-maila.

W związku z rozważaną przez Wnioskodawcę zmianą praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej Wnioskodawca planuje wykonywać skany wydrukowanych faktur elektronicznych i objąć je analogiczną procedurą jak faktury papierowe.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Ze względu na powyższe okoliczności należy stwierdzić, że przechowywanie oryginałów faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej (poprzez wykonanie skanów wydrukowanych faktur elektronicznych), w formie obrazów elektronicznych tj. skanów – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu jak stwierdził Wnioskodawca we wniosku, autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT – jest zgodne z powyższymi przepisami.

Zatem w sytuacji, gdy faktury będą przez Wnioskodawcę przechowywane w sposób określony powyższymi przepisami, oraz Wnioskodawca zapewni autentyczność i integralność treści w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że skoro – jak wskazał Wnioskodawca – będzie zapewniona autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to będą one potwierdzały prawo Wnioskodawcy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, jeżeli nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy przedstawionego zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 powołanej w sentencji ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego.

W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, wydana interpretacja traci swą ważność.

W zakresie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia oraz nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem.

Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz.U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 718 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.