Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-665/11/WN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-09-06
Teza: prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne po ich wydrukowaniu i dalszym przechowywaniu w formie papierowej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30 maja 2011r. (data wpływu 3 czerwca 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne po ich wydrukowaniu i dalszym przechowywaniu w formie papierowej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 3 czerwca 2011r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne po ich wydrukowaniu i dalszym przechowywaniu w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca (dalej również Spółka) nabywa towary i usługi. Zakupy dokumentowane są wystawianymi przez kontrahentów fakturami VAT. Wnioskodawca rozważa możliwość przyjmowania od kontrahentów faktur VAT drogą elektroniczną. Faktury takie mają być przesyłane e-mailem na serwer pocztowy Spółki.

Przed otrzymaniem pierwszej faktury drogą elektroniczną od danego kontrahenta Wnioskodawca będzie udzielać zgody na otrzymywanie faktur w tej formie.

Zgoda na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną będzie udzielana przez Spółkę pod warunkiem zobowiązania się wystawcy faktury do wskazania adresów poczty elektronicznej, z których będą wysyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej lub ewentualnie wskazanie adresu serwera kontrahenta wraz z danymi dostępowymi, z którego Spółka może taką fakturę pobrać.

Spółka przewiduje, że otrzymane e-faktury będą występować w różnych formatach. W przeważającej mierze będzie to plik PDF (ang. Portable Document Format). Mogą także wystąpić faktury w postaci plików graficznych (tj. obrazów faktur przesyłanych np. w plikach JPG, BMP czy GIF). Zarówno pliki PDF jak i pliki graficzne charakteryzują się tym, że stanowią obraz wygenerowanej faktury, w której w sposób czytelny zawarte będą wymagane przez przepisy prawa podatkowego dane (w tym dane identyfikujące wystawcę). Przesyłanie faktur w takich formatach uniemożliwia dokonanie modyfikacji danych zawartych na fakturach przez ich odbiorcę z wykorzystaniem standardowych aplikacji biurowych bez pozostawienia widocznego śladu takiej ingerencji.

Spółka może także otrzymywać faktury w formie plików opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.).

Wnioskodawca planuje drukować otrzymane elektronicznie faktury i przechowywać je w formie papierowej przez okres wymagany prawem w podziale na okresy rozliczeniowe wraz z innymi dokumentami księgowymi w sposób umożliwiający łatwe odszukanie faktur oraz udostępnienie ich organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczania naliczonego podatku VAT z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne po ich wydrukowaniu i dalszym przechowywaniu w formie papierowej, tak jak odbywa się to w przypadku faktur dostarczanych drogą pocztową?

Zdaniem Wnioskodawcy, opisane powyżej faktury VAT otrzymane drogą elektroniczną i przechowywane w postaci papierowych wydruków dają prawo do obniżenia podatku należnego VAT o podatek naliczony wynikający z tych faktur (o ile odliczenie takie przysługuje w odniesieniu do danego wydatku) na takich samych zasadach, jak faktury otrzymane w formie papierowej. Faktury te spełniają bowiem warunki dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, a przepisy prawa nie zabraniają wydrukowania otrzymanych w ten sposób e-faktur i przechowywania ich w formie papierowej przez okres wymagany przepisami prawa. Poniżej Spółka przedstawia szczegółowe uzasadnienie swojego stanowiska.

Zgodnie z § 21 ust. 1 i nast. rozporządzenia z 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68 poz. 360 ze zm., dalej: Rozporządzenie w sprawie faktur) podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje natomiast rozporządzenie z 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowe (Dz. U. Nr 249, poz. 1661 ze zm., dalej: Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych).

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Zgodnie z § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

W myśl § 6 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych faktury przesyłane drogą elektroniczną powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Z brzmienia powyższych przepisów wynika, że podatnik uprawniony jest do stosowania dowolnego formatu elektronicznego dla wystawiania, przesyłania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej. Konieczne jest jedynie, aby format ten zapewniał autentyczność pochodzenia oraz integralność treści e-faktur.

Przez autentyczność pochodzenia e-faktury, zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy e-faktury. Natomiast integralność treści e-faktury w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych oznacza, że w e-fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać e-faktura. Warunek autentyczności pochodzenia jest zatem nakierowany wyłącznie na identyfikację dostawcy (wystawcy e-faktury). Integralność treści dotyczy natomiast niezmienności danych wykazanych na e-fakturze, podczas gdy format i sposób przechowywania faktury może ulec zmianie. Ustawodawca w § 2 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych wskazał dwie metody, które spełniają powyższe wymagania, tj. bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu oraz system elektronicznej wymiany danych (tzw. EDI). Powyższe metody nie stanowią jednak zamkniętego katalogu technologii wystawiania i przesyłania e-faktur, które może stosować podatnik i które gwarantują autentyczność pochodzenia e-faktur i integralność ich treści. Podatnik może wystawiać i przekazywać faktury także w innym formacie pod warunkiem, że takie e-faktury będą odzwierciedlać faktyczne transakcje oraz zapewniać autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści. W opinii Wnioskodawcy, określenie formy zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur należy wyłącznie do podatnika. Należy przy tym zaznaczyć, iż nie chodzi tutaj o technologiczne rozwiązania, ale o fakt zgodności faktury z rzeczywistym przebiegiem transakcji.

Powyższe znajduje uzasadnienie w brzmieniu pkt 8 i 10 preambuły do Dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. U. UE. L z 22 lipca 2010r.). Zgodnie z postanowieniami tej preambuły „Faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane równo, a obciążenie administracyjne związane z fakturowaniem papierowym nie powinno się zwiększyć. (\`(...)\`) Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego należy zapewnić ich autentyczność, integralność i czytelność. Kontrole biznesowe można wykorzystać do ustalenia wiarygodnych ścieżek audytu między fakturami a transakcjami, zapewniając tym samym, że każda faktura (czy to formie papierowej, czy też elektronicznej) spełnia te wymogi". Natomiast w art. 233 znowelizowanej Dyrektywy 2006/112/WE wskazano, iż „Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżką audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług".

Z przepisów Dyrektywy 2006/112/WE wynika zatem, że to podatnik ma zapewnić autentyczność i integralność treści faktury i może to uczynić w dowolny sposób. W opinii Wnioskodawcy możliwe jest zatem zapewnienie autentyczności i integralności np. poprzez porównanie treści faktury z treścią umowy, zamówieniem czy dodatkowymi dokumentami potwierdzającymi przebieg transakcji (dokument przyjęcia towaru, protokół odbioru etc). Nie jest natomiast konieczne, aby otrzymywane faktury były przesyłane w formacie do tego stopnia zabezpieczonym, aby niemożliwa była ich modyfikacja nawet za pośrednictwem najbardziej specjalistycznych i wyrafinowanych narzędzi informatycznych. Uznanie takiego wymogu za warunek wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej stanowiłoby nadmierne obciążenie administracyjne, a tym samym byłoby sprzeczne z celem przepisów Dyrektywy 2006/112/WE oraz polskich przepisów o VAT dotyczących fakturowania elektronicznego.

Przepisy rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych nie narzucają także formy przechowywania faktur elektronicznych. Przepisy wskazują wręcz, iż faktury powinny być przechowywane „w dowolny sposób", zapewniający spełnienie przesłanek, o których mowa w § 6 tego rozporządzenia. Zdaniem Spółki dozwolone jest zatem podejście, zgodnie z którym faktury otrzymane elektronicznie przechowywane będą w formie papierowej.

Stanowisko Spółki w kwestii możliwości wyboru metody przechowywania faktur znajduje odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Przykładowo Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 listopada 2009r. (sygn. I FSK 1169/08) potwierdził, iż „podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to w formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko jej utraty. (\`(...)\`) Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie".

Zdaniem Spółki wskazane w opisie zdarzenia przyszłego rozwiązania techniczno-organizacyjne związane z procesem otrzymywania e-faktur oraz ich przechowywania w postaci papierowych wydruków wypełniać będą warunki wynikające z § 3, § 4 i § 6 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Warunki te będą spełnione w następujący sposób:

1.  Autentyczność pochodzenia faktur (pewność co do tożsamości wystawcy faktur) zostanie zapewniona m.in. poprzez otrzymywanie przedmiotowych e-faktur wyłącznie z adresów poczty elektronicznej uprzednio uzgodnionych z wystawcą faktury lub pobieranie ich bezpośrednio z serwera kontrahenta oraz poprzez umieszczenie w treści faktury danych pozwalających na określenie wystawcy,
2.  Integralność treści faktur otrzymanych w postaci pliku PDF lub pliku graficznego od momentu ich otrzymania do momentu wydruku będzie zagwarantowana poprzez brak możliwości zmiany jakichkolwiek danych w takich fakturach z użyciem standardowych informatycznych narzędzi biurowych w sposób nie pozostawiający widocznych śladów. Z kolei po wydruku integralność będzie zapewniona na tych samych zasadach co w przypadku faktur otrzymanych w formie papierowej drogą pocztową,
3.  Czytelność faktur zostanie zapewniona poprzez ich wydruk na papierze za pomocą drukarki w sposób pozwalający na odczytanie zawartych w nich danych,
4.  Dzięki przechowywaniu wydrukowanych e-faktur w podziale na okresy razem z innymi dokumentami księgowymi w formie papierowej zapewnione zostanie łatwe odszukanie faktur,
5.  Wnioskodawca zapewni również organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do wydrukowanych faktur. Powyższe umożliwi organom skarbowym analizę oraz przetwarzanie danych zawartych w otrzymanych fakturach.

W świetle powyższego, przechowywanie w formie papierowych wydruków będzie stanowić prawidłową formę przechowywania otrzymanych elektronicznie faktur VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 tej ustawy. W myśl art. 86 ust. 2 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika m.in. z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższego wynika, iż podstawą do odliczenia podatku VAT naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy ustawy o VAT nie uzależniają natomiast prawa do obniżenia podatku VAT należnego o podatek naliczony wynikający z e-faktur od sposobu ich otrzymania oraz przechowywania przez odbiorcę. Jak już wcześniej wskazano, ustawodawca dopuszcza dowolny sposób przechowywania faktur przesłanych elektroniczne, w tym również w postaci papierowej o ile zachowane są warunki wskazane w Rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych. W związku z tym, skoro planowana procedura przechowywania faktur VAT jest zdaniem Spółki zgodna z warunkami określonymi w Rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych, faktury przechowywane w ten sposób dają Spółce prawo do odliczenia podatku VAT w nich zawartego (o ile odliczenie takie przysługuje w odniesieniu do danego wydatku). Za datę otrzymania faktury należy w tym przypadku rozumieć datę otrzymania maila z załącznikiem faktury w postaci pliku PDF lub pliku graficznego.

Stanowisko Spółki w tej kwestii znajduje odzwierciedlenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Ministra Finansów. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 13 stycznia 2011r. (sygn. IBPP3/443-793/10/PK) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził, iż „obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej. Zatem otrzymanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treść przedmiotowych faktur o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. Tym samym Wnioskodawca będzie mógł dokonać odliczenia na podstawie otrzymanych faktur w formie plików PDF w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane dc wykonywania czynności opodatkowanych.".

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy, wskazany w niniejszym wniosku sposób otrzymywania e-faktur oraz ich przechowywania w postaci papierowego wydruku będzie spełniać wymogi w § 3, 4 i 6 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, a tym samym Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku VAT z tak przechowywanych faktur VAT (o ile odliczenie takie przysługuje w odniesieniu do danego wydatku), na takich samych zasadach jak to ma miejsce w przypadku faktur otrzymanych w postaci papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2011r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Utraciło natomiast moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) - § 10 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. § 2 ust. 1 rozporządzenia definiuje pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści. I tak przez :

*   autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
*   integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych2), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę przesyłaną w formie elektronicznej należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Należy tutaj zauważyć, że w wyżej wymienionym rozporządzeniu prawodawca nie odniósł się do faktur korygujących w związku z tym należy zwrócić uwagę na w § 19 ust. 1 i ust. 2 rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy jest mowa w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej o fakturach, należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą” albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą”. Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Z treści wniosku wynika, iż w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca (dalej również Spółka) nabywa towary i usługi. Zakupy dokumentowane są wystawianymi przez kontrahentów fakturami VAT. Wnioskodawca rozważa możliwość przyjmowania od kontrahentów faktur VAT drogą elektroniczną. Faktury takie mają być przesyłane e-mailem na serwer pocztowy Spółki.

Przed otrzymaniem pierwszej faktury drogą elektroniczną od danego kontrahenta Wnioskodawca będzie udzielać zgody na otrzymywanie faktur w tej formie.

Zgoda na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną będzie udzielana przez Spółkę pod warunkiem zobowiązania się wystawcy faktury do wskazania adresów poczty elektronicznej, z których będą wysyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej lub ewentualnie wskazanie adresu serwera kontrahenta wraz z danymi dostępowymi, z którego Spółka może taką fakturę pobrać.

Spółka przewiduje, że otrzymane e-faktury będą występować w różnych formatach. W przeważającej mierze będzie to plik PDF (ang. Portable Document Format). Mogą także wystąpić faktury w postaci plików graficznych (tj. obrazów faktur przesyłanych np. w plikach JPG, BMP czy GIF). Zarówno pliki PDF jak i pliki graficzne charakteryzują się tym, że stanowią obraz wygenerowanej faktury, w której w sposób czytelny zawarte będą wymagane przez przepisy prawa podatkowego dane (w tym dane identyfikujące wystawcę). Przesyłanie faktur w takich formatach uniemożliwia dokonanie modyfikacji danych zawartych na fakturach przez ich odbiorcę z wykorzystaniem standardowych aplikacji biurowych bez pozostawienia widocznego śladu takiej ingerencji.

Spółka może także otrzymywać faktury w formie plików opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.).

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur e-mailem w postaci pliku PDF oraz jako pliki graficzne a następnie drukowanie otrzymanych drogą elektroniczną faktur i przechowywanie w formie papierowej. Zatem otrzymywanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila bądź jako pliki graficzne po ich wydrukowaniu jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Tym samym Wnioskodawca będzie mógł dokonać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT w formie plików PDF oraz jako pliki graficzne po ich wydrukowaniu w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia (np. zawarte w art. 88 ustawy o VAT). Wskazać przy tym należy na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Dodatkowo należy nadmienić, iż proponowany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania np. w formie papierowej faktur przesłanych drogą elektroniczną winien uwzględniać papierowe wydruki wiadomości elektronicznych, zawierające datę odbioru korespondencji mailowej z otrzymaną fakturą VAT w postaci pliku PDF oraz jako pliki graficzne.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia przez wystawcę wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne po ich wydrukowaniu i dalszym przechowywaniu w formie papierowej.

Natomiast wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie:

*   ustalenia czy Wnioskodawca będzie miał prawo do traktowania przechowywanych w formie papierowej wydruków faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne, jako dowodów księgowych, na podstawie których dokonywane są rozliczenia w podatku dochodowym od osób prawnych (pyt. nr 2),
*   oraz ustalenia czy Wnioskodawca nadal będzie zobligowany do przechowywania faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub jako pliki graficzne w postaci elektronicznej, pomimo wykonania ich wydruków w formie papierowej (pyt. nr 3)

zostanie załatwiony odrębnymi rozstrzygnięciami.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.