Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-753/11/WN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-09-14
Teza: przechowywanie kopii faktur papierowych w wersji elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 czerwca 2011r. (data 29 czerwca 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur papierowych w wersji elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 29 czerwca 2011r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur papierowych w wersji elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) wystawia faktury w formie tradycyjnej, tj. papierowej. Oryginał tak wystawionej faktury otrzymuje nabywca towaru tub usługi. Z uwagi na znaczne rozmiary prowadzonej działalności gospodarczej Spółka wystawia duże ilości faktur.

Kopie wystawionych faktur przechowywane są w formie papierowej, co ze względu na ich dużą ilość jest operacją zarówno kosztowną, jak i powodującą duże problemy natury logistycznej, związane z koniecznością zapewnienia dużej powierzchni magazynowej.

Mając na uwadze konieczność racjonalizacji kosztów działalności Spółka zamierza zmienić formę wystawiania kopii faktur VAT oraz kopii faktur korygujących z tradycyjnej, papierowej na elektroniczną. Używany przez Spółkę system finansowo-księgowy pozwala na archiwizację wystawionych faktur i nie daje możliwości zmiany raz zaksięgowanej faktury lub faktury korygującej, ma możliwość archiwizacji transakcji, której dotyczy faktura lub faktura korygująca (tj. źródła danych, które mogą posłużyć do ponownego wydrukowania na żądanie kopii faktury lub faktury korygującej). Dodatkowo Spółka zamierza zapisywać kopię faktury VAT oraz faktury korygującej w formacie pdf. Kopia faktury VAT oraz faktury korygującej w formacie pdf nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona czy też usunięta. Kopia wystawianej faktury VAT oraz faktury korygującej będzie zapisywana w systemie i wyraźnie oznaczona jako kopia wystawionej faktury VAT lub faktury korygującej. Wydruk zachowanej w systemie informatycznym kopii faktury VAT lub faktury korygującej będzie możliwy w każdym momencie, zaś dokonany wydruk nie będzie się różnił w żaden sposób od wydruku, który byłby dokonany w chwili drukowania oryginału faktury VAT lub faktury korygującej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, że jeżeli wystawi oryginał faktury VAT lub faktury korygującej w formie papierowej, to nic nie stoi na przeszkodzie temu, aby kopie tych faktur były wystawiane i przechowywane tylko w formie elektronicznej, bez konieczności ich drukowania w momencie wystawienia papierowych oryginałów?

Zdaniem Wnioskodawcy, obowiązujące obecnie regulacje w zakresie sposobu wystawiania i przechowywania faktur, kopii faktur VAT oraz kopii faktur korygujących pozwalają na to, aby w sytuacji gdy oryginał faktury VAT lub faktury korygującej wystawiony zostanie w sposób tradycyjny, w formie papierowej, kopie tych faktur mogły być wystawione tylko w formie elektronicznej i także w formie elektronicznej przechowywane.

Na wsparcie tego stanowiska w pierwszej kolejności należy powołać się na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009r., sygn. akt I FSK 1169/08, w którym Sąd stwierdził, że "nie podziela zapatrywania Sądu I instancji o istnieniu w dyrektywie 112 bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie w jakiej są wysyłane. Jedyne co można w tej materii wywnioskować z dyrektywy to, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. Trafnie strona skarżąca wywodzi, że nieuprawnione jest utożsamianie czynności "wystawienia" i "przesłania" faktury. Są to dwie odrębne czynności.

Dalej NSA wywiódł, że „nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne. Jednocześnie z całym naciskiem trzeba podkreślić, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji. Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie". Przytoczone stanowisko zyskało aprobatę innych sądów administracyjnych, m.in. WSA w Gliwicach, który w wyroku z dnia 12 kwietnia 2011r., sygn. akt III SA/Gl 2433/10 stwierdził, że "Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek może spełniać także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Również działający z upoważnienia Ministra Finansów Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, w interpretacji indywidualnej z dnia 25 lutego 2011r., znak IPPP1-443-1182/10-4/IGo, uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, że można wystawiać i przechowywać kopie faktur VAT i faktur korygujących tylko w formie elektronicznej, nawet w przypadku, gdy oryginały tych faktur były wystawione w formie papierowej. Podobne stanowisko zaprezentowane zostało także w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 17 lutego 2011r., znak ITPP3/443-191/10/JK. Na kanwie obecnie obowiązującego rozporządzenia wykonawczego również trudno się dopatrzyć takich zapisów, które mogłyby prowadzić do wniosku, że musi istnieć tożsamość sposobu wystawienia kopii faktury ze sposobem wystawienia oryginału faktury VAT.

Wręcz przeciwnie § 21 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia wykonawczego z dnia 28 marca 2011r. prowadzi do wniosku, że kopie faktur VAT mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu możliwości przetwarzania danych zawartych w tym systemie. Zwrócić uwagę należy, że zasady przechowywania faktur wysyłanych elektronicznie reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Czyli zapis w § 21 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia wykonawczego z dnia 28 marca 2011r., dotyczy możliwości przechowywania w formie elektronicznej kopii faktur VAT oraz faktur korygujących, których oryginały wystawione zostały w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. Nr 177 poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 marca 2011r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 19 ust. 2 powołanego rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl § 21 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przy czym ust. 3 powołanego przepisu § 21 wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4 stanowi, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca wystawia faktury w formie tradycyjnej, tj. papierowej. Oryginał tak wystawionej faktury otrzymuje nabywca towaru tub usługi. Z uwagi na znaczne rozmiary prowadzonej działalności gospodarczej Spółka wystawia duże ilości faktur.

Kopie wystawionych faktur przechowywane są w formie papierowej, co ze względu na ich dużą ilość jest operacją zarówno kosztowną, jak i powodującą duże problemy natury logistycznej, związane z koniecznością zapewnienia dużej powierzchni magazynowej.

Mając na uwadze konieczność racjonalizacji kosztów działalności Spółka zamierza zmienić formę wystawiania kopii faktur VAT oraz kopii faktur korygujących z tradycyjnej, papierowej na elektroniczną. Używany przez Spółkę system finansowo-księgowy pozwala na archiwizację wystawionych faktur i nie daje możliwości zmiany raz zaksięgowanej faktury lub faktury korygującej, ma możliwość archiwizacji transakcji, której dotyczy faktura lub faktura korygująca (tj. źródła danych, które mogą posłużyć do ponownego wydrukowania na żądanie kopii faktury lub faktury korygującej). Dodatkowo Spółka zamierza zapisywać kopię faktury VAT oraz faktury korygującej w formacie pdf. Kopia faktury VAT oraz faktury korygującej w formacie pdf nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona czy też usunięta. Kopia wystawianej faktury VAT oraz faktury korygującej będzie zapisywana w systemie i wyraźnie oznaczona jako kopia wystawionej faktury VAT lub faktury korygującej. Wydruk zachowanej w systemie informatycznym kopii faktury VAT lub faktury korygującej będzie możliwy w każdym momencie, zaś dokonany wydruk nie będzie się różnił w żaden sposób od wydruku, który byłby dokonany w chwili drukowania oryginału faktury VAT lub faktury korygującej.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. wyżej rozporządzeniu Min. Finansów.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia przez wystawcę wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.