Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/1/415-127/11/BK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-05-23
Teza: w zakresie możliwości i momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków stwierdzonych fakturą przesłaną przez kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mailem w formacie PDF) lub za pośrednictwem faksu.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faks; faktura-faktura elektroniczna; faktura-otrzymanie faktury; podpis-podpis elektroniczny
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112 poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawczyni przedstawione we wniosku z dnia 31 stycznia 2011r. (data wpływu do tut. Biura 2 lutego 2011r.), uzupełnionym w dniach 11 i 18 maja 2011r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w części dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie:

*   możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków stwierdzonych fakturą przesłaną przez kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mailem w formacie PDF) lub faksu – **jest prawidłowe,** (pytanie oznaczone we wniosku nr 2),
*   momentu zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 2 lutego 2011r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego m.in. dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości i momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków stwierdzonych fakturą przesłaną przez kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mailem w formacie PDF) lub za pośrednictwem faksu.

Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 21 kwietnia 2011r. Znak: IBPP3/443-157/11/AB, IBPBI/1/415-127/11/BK wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło w dniach 11 i 18 maja 2011r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawczyni prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w formie internetowego sklepu wysyłkowego, zajmującego się sprzedażą urządzeń i sprzętu gastronomicznego. Zdarzenia gospodarcze ewidencjonowane są w księgach rachunkowych. Większość kontrahentów, od których nabywa towary, wystawia i przesyła faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mailem (w formacie PDF) lub faksem. Dokumentując tym samym realizację faktyczną dostawy do kontrahenta docelowego wykazanego w kierowanym przez nią zamówieniu.

Przesyłane w powyższy sposób faktury nie są zaopatrzone w bezpieczny podpis elektroniczny, zaś ich przesłanie nie następuje poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Kontrahent przesyła więc faktury bez zachowania wymogów określonych w § 4 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania i udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

W obecnym stanie faktycznym, dostarczone w ten sposób dokumenty nie są uznawane przez Wnioskodawczynię za prawidłowe. Rejestracja transakcji w księgach rachunkowych oraz w rozliczeniach zarówno w podatku dochodowym od osób fizycznych i podatku od towarów i usług następuje po otrzymaniu papierowej faktury tradycyjną pocztą. Oryginały faktur rejestrowane są w rejestrze dokumentów wchodzących do Spółki. Jednak Wnioskodawczyni chciałaby dopuścić możliwość przesyłania ww. dokumentów w formie elektronicznej e-mailem (bez bezpiecznego podpisu elektronicznego w wersji PDF) i faksem. Otrzymane w ten sposób dokumenty zostałyby wydrukowane, zarejestrowane w rejestrze dokumentów wpływających do Spółki oraz ujęte w księgach rachunkowych. Dokumenty przechowywałaby w formie papierowej.

Dokumenty przesyłane e-mailem lub faksem, nie różniły się od oryginałów dostarczanych tradycyjną pocztą w całym okresie działalności firmy.

W uzupełnieniach wniosku wskazano, iż:

*   przesyłane dokumenty w formacie PDF spełniają wymogi autentyczności pochodzenia i integralności treści w okresie jego ważności, jako zobowiązania podatkowego,
*   system komputerowy oraz przechowywanie wersji papierowych dokumentacji dla celów podatkowych pozwala na łatwą lokalizację dokumentu, bezzwłoczny dostęp do dokumentu oraz danych w nim zawartych, celem przedłożenia organowi skarbowemu do kontroli,
*   sposób otrzymywania faktur w formie elektronicznej w formacie PDF został uzgodniony z Kontrahentami poprzez wyrażenie woli w formie pisemnej przesłanej drogą pocztową.

W związku z powyższym zadano m. in. następujące pytanie:

Czy otrzymana w ten sposób faktura (e-mail w wersji PDF bez bezpiecznego podpisu elektronicznego lub faksem), przechowywana w formie papierowej, byłaby prawidłowym dokumentem potwierdzających dokonanie transakcji, na podstawie którego można będzie wykazany w niej towar wprowadzić do ewidencji magazynowej w cenach zakupu i rozpocząć jego sprzedaż (wystawienie dokumentu WZ), który stanowić będzie podstawę do zaliczenia w koszty uzyskania przychodów? (pytanie to oznaczono we wniosku nr 2)

Zdaniem Wnioskodawczyni, jej stanowisko jest poprawne i posiadanie dokumentów dostarczanych Spółce w ww. sposób, będzie można uznać za dające prawo rozliczeń w przedmiocie podatku dochodowego od osób fizycznych w momencie rejestracji w rejestrze dokumentów wpływających do Spółki.

Na potwierdzenie prezentowanego stanowiska Wnioskodawczyni powołała wyrok NSA z dnia 20 maja 2010r. w sprawie faktur elektronicznych (bez bezpiecznego podpisu elektronicznego

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam, co następuje:

Na wstępie zauważyć należy, iż przedstawiona w niniejszej interpretacji indywidualnej ocena stanowiska Wnioskodawczyni w zakresie dot. podatku dochodowego od osób fizycznych jest w szczególności następstwem oceny Jej stanowiska w zakresie dot. podatku od towarów i usług, jakie nastąpiło w wyniku wydania interpretacji indywidualnej z dnia 23 maja 2011r. Znak: IBPP3/443-157/11/AB, dotyczącej podatku od towarów i usług.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

*   pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
*   nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ustawy,
*   być właściwie udokumentowany.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza można przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodu, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, nie wymienione w art. 23 ww. ustawy.

Wydatki na zakup towarów handlowych, co do zasady stanowią koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Jednakże, wydatki takie muszą być udokumentowane w sposób właściwy dla rodzaju prowadzonych ksiąg podatkowych.

Powołany wyżej przepis art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże zgodnie z art. 24a ust. 1 ww. ustawy, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Kwestie prowadzenia ksiąg rachunkowych (ich prawidłowości) reguluje ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). W myśl art. 4 ust. 2 ww. ustawy, zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

Przepis art. 20 ust. 1 tej ustawy stanowi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podstawą takich zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki (art. 20 ust. 2 ww. ustawy).

Podstawą zapisów mogą być również dowody księgowe sporządzone przez jednostkę, wymienione w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Ponadto, w szczególnym przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 tej ustawy).

Dowód księgowy – zgodnie z art. 21 ust. 1 cyt. ustawy o rachunkowości, powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można przy tym zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a tej ustawy).

W świetle wyżej powołanych przepisów faktury VAT, stanowią podstawową formę dokumentowania zakupu towarów handlowych. Aby faktury te posiadały moc dowodową, muszą spełniać również warunki wynikające z przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) oraz przepisów wykonawczych wydanych na podstawie ww. ustawy.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od dnia 1 stycznia 2011r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT.

W świetle przepisów wyżej powołanego rozporządzenia, za fakturę elektroniczną, a tym samym dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tej faktury należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy), co do takiej formy przesyłania faktur. Do ww. pojęć szczegółowo odniesiono się w powołanej na wstępie interpretacji z dnia 23 maja 2011r. Znak: IBPP3/443-157/11/AB, dotyczącej podatku od towarów i usług. W interpretacji tej wskazano w szczególności, iż „(…) obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej. Zatem otrzymanie faktur w formie pliku wiadomości e-mail w wersji PDF, jak również w formie faksu jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.”.

W związku z powyższym, stwierdzić należy, iż faktury otrzymane drogą elektroniczną w formacie pliku PDF, jak również przesłane za pośrednictwem faksu, przechowywane w formie papierowej spełniające ww. wymogi, wynikające z treści wskazanego powyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r., stanowić będą faktury w znaczeniu, jakie im nadaje ustawa o podatku od towarów i usług. Z uwagi na powyższe faktury te będą mogły również zostać uznane za faktury, w rozumieniu art. 22 ust. 5d ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w świetle którego za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Zauważyć jednocześnie należy, iż o momencie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków stwierdzonych ww. fakturami, otrzymywanymi w formie elektronicznej, nie decyduje, jak wskazała to Wnioskodawczyni, moment „rejestracji (tych faktur) w rejestrze dokumentów wpływających do Spółki”, a jedynie moment, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych. Nie sposób bowiem rejestrowi dokumentów wpływających do firmy Wnioskodawczyni przypisać znamiona ksiąg rachunkowych (ksiąg podatkowych). Z tego też względu, stanowisko Wnioskodawczyni w części dotyczącej momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków potwierdzonych fakturami otrzymanymi w formie elektronicznej lub faksem należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienić należy, iż wskazując na prowadzenie jednoosobowo działalności gospodarczej, zarówno w opisie zdarzenia przyszłego, jak i w stanowisku wnioskodawcy, Wnioskodawczyni zawarła stwierdzenia odnoszące się do „Spółki”. Powyższe, jako oczywista omyłka, nie ma jednakże znaczenia dla rozstrzygnięcia kwestii będącej przedmiotem interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych.

Jednocześnie nadmienić należy, iż w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.