Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT2-1.4011.69.2025.2.KKO
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-04-16
Teza: Prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
wartości diet z tytułu podróży służbowych.
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja krajowa
delegacja-delegacja zagraniczna
dieta
kierowca
koszt-koszty uzyskania przychodów
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Koszty uzyskania przychodów.-Koszty uzyskania
przychodów.-Definicja kosztów.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Koszty uzyskania przychodów.-Wyłączenia z kosztów
uzyskania przychodów.-Diety z tytułu podróży
służbowych.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 4-art. 22-ust. 1
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 4-art. 23-ust. 1-pkt 52

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

    stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu
    faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 stycznia 2025 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej
    dotyczący możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z
    tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących
    pracownikom. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 20 marca
    2025 r. (wpływ 24 marca 2025 r.).
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Wnioskodawca - podatnik od 5 lipca 2021 r. prowadzi jednoosobową działalność
    gospodarczą pod firmą .... z siedzibą w .... przy ul. .... Prowadzona przez Wnioskodawcę
    działalność gospodarcza opiera się na działalności związanej z transportem drogowym
    towarów (PKD 49.41.Z - Transport drogowy towarów). Wnioskodawca posiada na
    terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nieograniczony obowiązek podatkowy w świetle art. 3
    ust. 1 oraz ust. 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych i
    rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
    W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca dla celów realizacji
    zleceń transportowych wykorzystuje pojazdy ciężarowe powyżej 3,5 tony. Transport
    Wnioskodawca realizuje osobiście. Do kosztów uzyskania przychodu Wnioskodawca
    zalicza wartość diet z tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokości
    diet przysługujących pracownikom, określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki
    Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi
    zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
    podróży służbowej.
    Diety, o których nadmienia Wnioskodawca, naliczane są zgodnie z prowadzoną ewidencją
    dla każdego wyjazdu. Ewidencja taka zawiera w szczególności daty i godziny rozpoczęcia
    wyjazdu, przekraczania granic poszczególnych państw oraz dane zakończenia wyjazdu.
    Pod pojęciem wyjazdu służbowego, Wnioskodawca rozumie każdy wyjazd poza siedzibę,
    mający na celu realizację przyjętego zlecenia transportowego w zakresie usług
    transportowych, zgodnie z profilem działalności przedsiębiorcy.
    Ponadto, w uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał:
      formą opodatkowania prowadzonej działalności gospodarczej ..... do dnia 31 grudnia
      2024 r. były zasady ogólne według skali podatkowej, natomiast od 1 stycznia 2025 r.
      aktualną formą opodatkowania działalności gospodarczej .... jest podatek liniowy - 19
      % stawka podatku;
      podróże służbowe właściciel/kierowca odbywa od początku prowadzonej działalności
      gospodarczej zazwyczaj w dniach od poniedziałku do piątku (są to podróże krajowe
      po terytorium Polski) oraz zdarzają się podróże międzynarodowe, np. wyjazd z
      miejscowości z terytorium Polski i przyjazd do miejscowości na terytorium kraju poza
      granicami Polski i z powrotem przyjazd do Polski oraz podróże typu wyjazd z Polski i
      trasy po krajach Unii Europejskiej i spoza Unii Europejskiej, następnie powrót do
      Polski. Są to przewozy typu: bilateralne, cross-trade, tranzytowe i kabotażowe. Jeżeli
      chodzi o długość, czas obowiązywania takich tras, to różnie, zazwyczaj do 14 dni lub
      do 21 dni od momentu wyjazdu z bazy przedsiębiorstwa. Długość odbywania tras
      zależy od pozyskiwanych zleceń, za każdym razem może ulec zmianie;

      należności z tytułu delegacji (diety) są uwzględniane w kosztach uzyskania
      przychodów, ale tylko w tej części, które dotyczą podróży służbowych krajowych, po
      terenie Polski, w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami w tym przedmiocie
      (rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w
      sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
      samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej). Jeżeli chodzi
      o należności z tytułu delegacji podróży międzynarodowych (diety), to te należności
      nie były uwzględniane w kosztach uzyskania przychodów;
      podróże służbowe są ściśle związane z uzyskaniem przychodów z działalności
      gospodarczej. Wnioskodawca osobiście realizuje niektóre przewozy, za które
      wystawia faktury i uzyskuje wynagrodzenie. Brak realizacji podróży służbowych przez
      Wnioskodawcę wiązałby się ze spadkiem przychodów, a nawet utratą stałych zleceń,
      z uwagi na brak możliwości zapewnienia kierowcy do ich obsługi.

## Pytanie

Czy Wnioskodawca, jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą
    (właściciel firmy), świadczący usługi transportowe osobiście na rzecz innego podmiotu,
    odbywając w związku z wykonywaniem tych usług krajowe i zagraniczne podróże
    służbowe, ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej
    wartość diet z tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokość diet
    przysługujących pracownikom, biorąc pod uwagę powszechnie obowiązujące przepisy
    prawa w tym przedmiocie, o których szczegółowo nadmienia się w treści wniosku?
    Pana stanowisko w sprawie
    W ocenie Wnioskodawcy, w pierwszej kolejności zwrócić trzeba uwagę na uregulowanie
    art. 26f ustawy o czasie pracy kierowców (dalej: UCPK). Przepis ten stanowi bowiem, że
    kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów
                                      5drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77 § 1 ustawy z 26 czerwca
    1974 r. - Kodeks pracy (ust. 1). Przepis ten ma zastosowanie do pracowników
    pozostających w stosunku pracy, a nie do przedsiębiorców.
    Dodatkowo w ocenie Wnioskodawcy, właściciel firmy może być w podróży służbowej
    pomimo tego, że jest kierowcą.
    Potwierdza to choćby wyrok NSA z 15 września 2005 r. sygn. akt FSK 2175/04, gdzie
    stwierdzono, że właściciel firmy może sobie przyznać dietę i zaksięgować ją do kosztów
    podatkowych, na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych. Dodatkowo wyrok WSA z 18 października 2006 r. sygn. akt I SA/Łd 912/06
    wyraźnie wskazuje, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uzależnia
    zaliczenia kosztów uzyskania przychodu od diet z tytułu podróży służbowych od rodzaju
    prowadzonej działalności gospodarczej.
    Stanowisko takie znalazło również swoje potwierdzenie choćby w interpretacji
    indywidualnej Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 20 stycznia 2009 r. Nr akt IPPB1/415-
    1293/08-2/EC. Dodatkowo istotnym w przedmiotowej sprawie jest również uregulowanie
    art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PIT). Regulacje
    normy tegoż przepisu stanowią bowiem, że kosztami uzyskania przychodów są koszty
    poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła
    przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 PIT. Z kolei przepis art. 23 ust. 1
    pkt 52 PIT wskazuje, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z

    tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi
    współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom,
    określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
    A contrario, przedsiębiorca może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wartość diet
    ustalonych w wysokości ustalonej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki
    Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi
    zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
    podróży służbowej (dalej: rozporządzenie).
    Wobec powyższego, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że ma prawo uwzględnić w
    kosztach uzyskania przychodu wartości diet krajowych i zagranicznych w związku z
    wykonywanymi przez Niego usługami transportowymi jako właściciel - kierowca, gdyż
    podróże służbowe są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od
    osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia
      przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem
      kosztów wymienionych w art. 23.
    Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną
    spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.
    Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów
    podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą zawarte zostały w art.
    23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy. Zgodnie z tym przepisem:
      Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży
      służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi
      współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących
      pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego
      ministra.
    Odrębnymi przepisami, o których mowa w ww. regulacji, jest rozporządzenie Ministra
    Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
    pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
    budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 167).
    Należy jednak podkreślić odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby
    fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej
    określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do
    przedsiębiorcy, istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być
    ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
    Z regulacji zawartej w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych wartości diet z tytułu
    podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części
    przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza to, że osobom tym
    przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodu wartości diet za czas
    podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących
    pracownikom.
    Powołane przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmując swoją
    dyspozycją sytuacje odbywania podróży służbowych przez osoby prowadzące działalność

    gospodarczą, nie przewidują do tej kategorii podatników żadnych wyłączeń o charakterze
    przedmiotowym lub podmiotowym, wobec tego nieuprawnione jest różnicowanie osób
    prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności.
    W szczególności przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych
    ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności
    gospodarczej, ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o
    świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w
    wykonaniu zawartej umowy.
    Jednocześnie należy podkreślić, że problematyka dotycząca podróży służbowych,
    odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej znalazła odzwierciedlenie
    w orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie
    jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że
    jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży
    służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w
    zakres podróży służbowych.
    W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie
    przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem
    działalności.
    Wobec tego należy stwierdzić, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania
    przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną
    działalnością gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.
    Na powyższe nie ma wpływu dodanie – na podstawie art. 40 pkt 5 ustawy z 8 lipca 2023 r.
    o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz. U. z 2023 poz. 1523) – do ustawy
    z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473) art. 26f ust. 1,
    zgodnie z którym:
      Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów
                                        5drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77 § 1 ustawy z 26
      czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
    Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących osobiście działalność
    gospodarczą w zakresie usług transportowych, lecz pracowników zatrudnionych na
    stanowisku kierowcy.
    Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa
    podatkowego stwierdzić należy, że jeżeli Pana wydatki z tytułu diet za czas przebywania w
    podróży służbowej spełniać będą przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub
    zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, to ma Pan prawo
    zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej
    działalności gospodarczej, jednakże wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet
    przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez
    właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia
    2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
    państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
    Zatem, ma Pan prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu
    podróży służbowych krajowych i zagranicznych, związanych z prowadzoną działalnością
    gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który
    obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

    Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności
    podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji
    przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku
    stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie
    interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania
    dowodowego, lecz opieram się jedynie na opisie stanu faktycznego przedstawionym we
    wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania
    podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania
    okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.
    Należy zaznaczyć, że zasadność zaliczenia tych wydatków (w szczególności związek między
    ich poniesieniem a osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem
    źródła przychodu) do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności
    gospodarczej może zostać zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania
    podatkowego, prowadzonego przez uprawniony organ podatkowy.
    Odnosząc się natomiast do powołanej przez Pana interpretacji indywidualnej oraz
    powołanych wyroków NSA i WSA należy wskazać, że rozstrzygnięcia w nich zawarte
    dotyczą tylko konkretnych, indywidualnych spraw podatnika, w określonym stanie
    faktycznym/zdarzeniu przyszłym i tylko w tych sprawach są wiążące.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
      ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
      111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.
      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu
    Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z
    dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):

      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
      /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.