Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-734/10-4/KG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2010-12-22
Teza: Przechowywanie kopii faktur w systemie elektronicznym.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; dowód; faktura; faktura-kopia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 22.09.2010r. (data wpływu 27.09.2010r.) uzupełnionym pismem z dnia 08.11.2010r. (data wpływu 15.11.2010r., data nadania 09.11.2010r.), stanowiącym odpowiedź na wezwanie tut. Organu z dnia 29.10.2010r. nr IPPP2/443-734/10-2/KG (skutecznie doręczonym w dniu 04.11.2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w systemie komputerowym Spółki – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 27.09.2010r. wpłynął wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w systemie komputerowym Spółki.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej: Spółka) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej produkuje i sprzedaje towary. Dostawa towarów podlega opodatkowaniu 22% stawką podatku od towarów i usług (dalej: podatek VAT). Kontrahentami Spółki są podmioty zlokalizowane na obszarze całego kraju, jak również w innych krajach niż Polska. Wykonane na ich rzecz czynności Spółka dokumentuje fakturami VAT wystawianymi, co do zasady w formie papierowej (Spółka wystawia również faktury elektroniczne, niemniej skala tego zjawiska jest nieporównywalnie mniejsza w stosunku do ilości faktur wystawianych w formie papierowej). Oryginał faktury wystawianej w formie papierowej przekazywany jest kontrahentowi, a jej kopia w tej samej formie, przechowywana jest przez Spółkę do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z uwagi na bardzo dużą liczbę przeprowadzanych transakcji, Spółka wystawia znaczną ilości faktur VAT, faktur korygujących i duplikatów faktur. Przechowywanie faktur w formie papierowej generuje po stronie Spółki istotne koszty, ponieważ wiąże się z koniecznością utrzymania dużych powierzchni magazynowych oraz archiwizacją dokumentów.

Wystawiane przez Spółkę faktury generowane są w systemie komputerowym. System automatycznie nadaje fakturom kolejne numery, Spółka nie ma możliwości ingerencji w ten proces. Tak wystawione faktury są następnie drukowane. Dane transakcji po wystawieniu faktury, wprowadzane są automatycznie do informatycznego systemu księgowego spółki. Konfiguracja systemu komputerowego sprawia, że każde wystawienie faktury skutkuje odnotowaniem transakcji w komputerowym systemie księgowym Spółki oraz odniesieniem danych z dokumentu do odpowiedniego rejestru podatku należnego VAT. Faktury wygenerowane w systemie komputerowym Spółki są w nim trwale przechowywane. W dowolnym czasie możliwe jest wydrukowanie kopii faktury oznaczonej jako „kopia”. Wykorzystywany przez Spółkę system komputerowy zapewnia pełną zgodność kopii faktury z fakturą oryginalną oraz bezpieczeństwo przechowywania kopii faktur. Spółka nie ma możliwości zmiany jakichkolwiek danych w kopii faktury w stosunku do jej oryginału.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku wystawienia faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonanie usług w systemie komputerowym Spółki, a następnie wydrukowaniu oryginałów tych faktur i przekazaniu ich kontrahentom, możliwe jest przechowywanie kopii tych faktur wyłącznie w formie elektronicznej w systemie komputerowym Spółki?

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku stan faktyczny Spółka stoi na stanowisku, iż wykorzystywany przez Spółkę system komputerowy, w którym generowane są faktury, zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur, a także w dowolnym czasie możliwe jest wydrukowanie kopii faktury oznaczonej opisem „kopia”, Spółka może przechowywać kopie wystawianych faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonanie usług wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności drukowania ich w formie papierowej.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Z 2004 r. Nr 54, poz. 535 z poźn. zm.; dalej: ustawa o VAT), podatnicy podatku VAT są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16 ustawy.

Szczegółowe kryteria, jakie powinna spełniać faktura VAT określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Z 2008 r. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.; dalej: rozporządzenie), które zostało wydane w wykonaniu dyspozycji art. 106 ust. 8 ustawy o VAT.

Jak stanowi § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „oryginał”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „kopia”. Natomiast z § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia wynika, iż podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Przywołane przepisy stanowią implementację na grunt prawa polskiego ustawodawstwa europejskiego. Co należy jednak zauważyć, odwzorowanie to nie jest ani wierne ani pełne. Zgodnie z art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE. L. Z 2006 r. Nr 347, s. 1 ze zm.; dalej: Dyrektywa VAT), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego mieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią a także wszystkich faktur które otrzymał polski prawodawca implementował tę normę nakładając na podatników obowiązek przechowywania faktur do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak stanowi natomiast art. 246 Dyrektywy VAT, przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność. Jednocześnie, w art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT przewidziane zostało prawo państw członkowskich do nałożenia obowiązku przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Ponieważ przepis § 21 ust. 2 rozporządzenia, nakazuje przechowywać dokumenty w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, zauważyć należy że polski ustawodawca pominął obecny w Dyrektywie VAT zapis „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”. Tym samym, nie można uznać, że zapis normy art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT został w pełni recypowany do polskiego porządku prawnego. W konsekwencji, brak jest podstaw dla twierdzenia o obowiązku przechowywania kopii faktur w formie papierowej, jeżeli w tej formie wystawiony został oryginał.

Analiza powyższych przepisów wskazuje jednoznacznie, że Dyrektywa VAT nie nakłada bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane. Spółka zauważa, że tym bardziej nie można wywodzić takiego skutku z normy w sposób niepełny implementowanej do przepisów prawa krajowego.

Dyrektywa VAT wskazuje jedynie, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. Ponieważ również żaden przepis rozporządzenia nie mówi wyraźnie o drukowanej kopii faktury, skąd również należy wywieść, że forma drukowana nie została zastrzeżona jako jedyna dopuszczalna do przechowywania faktur. Istota przechowywania faktur sprowadza się do zapewnienia możliwości ich udostępnienia dla potrzeb kontroli. Ponieważ spółka gwarantuje autentyczność pochodzenia generowanych w systemie komputerowym faktur, integralność ich treści oraz czytelność faktur, a także w dowolnym czasie gotowa jest wydrukować ich kopie z oznaczeniem słownym „kopia”. Zdaniem Spółki dopuszczalne jest przechowywanie kopii wystawianych faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonanie usług wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności drukowania ich w formie papierowej.

Spółka stoi także na stanowisku, że użytego w przepisie § 19 ust. 1 rozporządzenia terminu „wystawiać” nie można rozumieć zawężająco, jako że faktura zawsze powinna mieć formę papierową przeczyłoby to przepisom art. 218 Dyrektywy VAT, który jednoznacznie nakazuje uznawać za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają określone w dyrektywie warunki. Istotna jest bowiem spójność informacji zawartych w oryginale i kopii faktury, a nie fizyczna tożsamość faktur. Zapewnienie autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści oraz czytelności faktur służyć będzie gwarancji tożsamości treści oryginału faktury wysłanej do kontrahenta w formie papierowej oraz kopii faktury przechowywanej przez Spółkę w systemie komputerowym.

Spółka pragnie zauważyć, że prezentowane stanowisko znajduje potwierdzenie w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08, w którym Sąd uznał, że „nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe jak ekologiczne czy ekonomiczne. Jednocześnie z całym naciskiem trzeba podkreślić, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. (\`(...)\`) Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie”.

Spółka jednoznacznie zaznacza, że przeciwne twierdzenie od stanowiska prezentowanego przez Spółkę godziłoby w zasadę proporcjonalności określoną w art. 5 ust 3 Traktatu Założycielskiego, zgodnie z którą „państwa członkowskie muszą (…) stosować środki które umożliwiając im efektywne osiąganie takiego celu jednocześnie w jak najmniejszym stopniu zagrażają celom i zasadom wynikającym z odpowiednich przepisów wspólnotowych, takim jak zasada podstawowa prawa do odliczenia podatku VAT” (wyrok ETS z dnia 10 lipca 2008 r. w sprawie c-25/07 Alicja Sosnowska przeciwko Dyrektorowi Izby Skarbowej we Wrocławiu, Ośrodek Zamiejscowy w Wałbrzychu).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne przedmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Elementy, jakie co najmniej powinna zawierać faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży, zostały określone w § 5 ust. 1 rozporządzenia i są to:

1.  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2.  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3.  numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
4.  dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5.  nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
6.  miara i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7.  cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
8.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9.  stawki podatku;
10.  suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11.  kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12.  kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

W myśl § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej (papierowej) w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

W myśl art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zatem, powyższe przepisy nie przewidują możliwości przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przepisy te nakładają natomiast na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów do czasu przedawnienia podatkowego.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej co do zasady wystawia faktury w formie papierowej (Spółka wystawia również faktury elektroniczne, niemniej skala tego zjawiska jest nieporównywalnie mniejsza w stosunku do ilości faktur wystawianych w formie papierowej). Wystawiane przez Spółkę faktury generowane są w systemie komputerowym. System automatycznie nadaje fakturom kolejne numery, Spółka nie ma możliwości ingerencji w ten proces. Tak wystawione faktury są następnie drukowane. Dane transakcji, po wystawieniu faktury, wprowadzane są automatycznie do informatycznego systemu księgowego Spółki. Konfiguracja systemu komputerowego sprawia, że każde wystawienie faktury skutkuje odnotowaniem transakcji w komputerowym systemie księgowym Spółki oraz odniesieniem danych z dokumentu do odpowiedniego rejestru podatku należnego VAT. Faktury wygenerowane w systemie komputerowym Spółki są w nim trwale przechowywane. W dowolnym czasie możliwe jest wydrukowanie kopii faktury oznaczonej jako „kopia”. Wykorzystywany przez Spółkę system komputerowy zapewnia pełną zgodność kopii faktury z fakturą oryginalną oraz bezpieczeństwo przechowywania kopii faktur. Spółka nie ma możliwości zmiany jakichkolwiek danych w kopii faktury w stosunku do jej oryginału.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Zatem, powyższe przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej, w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane w formie elektronicznej.

Za stanowiskiem Organu przemawia również fakt, iż w polskim systemie prawa w omawianym zakresie normodawca, działając w ramach określonych Dyrektywą 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.) uregulował odrębnie możliwość wystawiana faktur w formie elektronicznej lub papierowej nie wskazując trzeciej mieszanej jako możliwej do stosowania.

Możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci).

Wobec powyższego, przedsiębiorca dążący do zmniejszenia kosztów związanych z fakturowaniem znacznej ilości transakcji może sygnować wystawiane dokumenty w formie elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym i po uprzedniej akceptacji uzyskanej od odbiorcy takiego dokumentu przesłać ją za pomocą poczty e-mail, przekazać na płycie CD lub innym nośniku danych elektronicznych. Taki system przekazywania dokumentów gwarantujący autentyczność i integralność nie tylko zmniejszy koszty wystawiania faktur po stronie wystawcy lecz również zmniejszy koszty u kontrahentów, a ponadto będzie zgodny z przepisami regulującymi materię wystawiania faktur.

Podkreślenia wymaga również, iż stosowanie podpisu elektronicznego przy wystawianiu faktur w formie elektronicznej nie stoi na przeszkodzie do wydrukowania tej faktury na papierze i przekazaniu jej kontrahentowi, lecz należy mieć na uwadze, iż w tym przypadku właściwą fakturą do celów kontroli i nabycia prawa do obniżenia podatku należnego będzie faktura elektroniczna sygnowana podpisem elektronicznym.

W związku z powyższym, skoro ustawodawca uwzględnił możliwość wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej, a także uregulował tę kwestię odrębnymi przepisami, które nie mają zastosowania w niniejszej sprawie, stwierdzić należy, iż nie jest możliwe wystawienie oraz przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej w sposób inny niż przewidziany przez ustawodawcę w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Stwierdzić zatem należy, iż nie ma możliwości wystawiania oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii faktury w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne. Normy regulujące wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej, jak i papierowej określono z uwzględnieniem specyfiki medium za pośrednictwem którego faktury są w obrocie. Wskazać należy, iż w obu unormowaniach nie przewidziano możliwości stosowania formy mieszanej, a zaproponowany we wniosku sposób wystawiania oraz przechowywania faktur nie wypełnia warunków obiegu dokumentów dla jednego, bądź drugiego sposobu fakturowania.

Wobec powyższego, nie jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur w formie papierowej wyłącznie w systemie komputerowym bez możliwości modyfikacji treści zapisów tych faktur i z możliwością ich wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie. Z uwagi na powyższe, Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Wnioskodawca w uzasadnieniu odniósł się do orzeczenia Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości C-25/07, jednakże wyrok ten zapadł w oparciu o inny stan faktyczny i dotyczył kwestii zwrotu na podstawie art. 18 ust. 4 VI Dyrektywy nadwyżki wykazanej w deklaracji VAT-7 w ciągu 60 dni od dnia złożenia deklaracji. Dlatego też wyrok ten nie może mieć zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Dodatkowo stwierdzić należy, że powołane we wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009r. sygn. akt I FSK 1169/08, nie ma mocy powszechnie obowiązującej. Sąd wyrokiem lub postanowieniem rozstrzyga wyłącznie konkretną sprawę co do stwierdzenia naruszenia prawa i skutków prawnych tego naruszenia i jedynie w tej sprawie ma moc wiążącą. Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie ten sąd oraz organ, którego działanie lub bezczynność było przedmiotem zaskarżenia, o czym stanowi art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270, ze zm.). Ponadto rozpatrując powołany wyrok NSA, na uwagę zasługuje również fakt, iż Sąd I instancji w wyroku III SA/Wa 108/08 orzekł, iż „przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie wystawiania i przechowywania faktur wprowadzające obowiązek przechowywania kopii faktur w oryginalnej (papierowej) postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie nie są sprzeczne z normami wspólnotowymi” dopiero Naczelny Sąd Administracyjny zakwestionował niezgodność zapisu § 23 ust. 2 rozporządzenia z art. 247 ust. 2 Dyrektywy. W związku z tym nie można powiedzieć, iż w analizowanej sprawie ukształtowana jest jednolita linia orzecznicza. Podkreślić bowiem należy, że kształtowanie się orzecznictwa jest procesem rozłożonym w czasie i co do zasady wymaga większej liczby wyroków poszczególnych składów orzekających. Tym samym, należy stwierdzić, iż powołane w treści złożonego wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Jednocześnie tut. Organ zauważa, od dnia 01 grudnia 2008r. obowiązuje w przedmiotowym temacie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.11.2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Zatem należy uznać stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie, ul. M.C Skłodowskiej 40, 20-029 Lublin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.