Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBII/1/415-1005/12/BD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-02-26
Teza: Czy Spółka powinna opodatkować pracownikowi wartość wypłaconych diet lub faktur dokumentujących koszty wyżywienia?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dieta; koszt-zwrot kosztów; wyżywienie
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 12 listopada 2012 r. (data wpływu do tut. Biura – 15 listopada 2012 r.), uzupełnionym w dniu 31 stycznia 2013 r. i 01 lutego 2013 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwrotu kosztów wyżywienia pracownika podczas odbywanej podróży służbowej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 15 listopada 2012 r. do tut. Biura wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwrotu kosztów wyżywienia pracownika podczas odbywanej podróży służbowej.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego pismem z dnia 18 stycznia 2012 r. znak: IBPB II/1/415-1005/12/BD, IBPBI/2/423-1437/12/SD wezwano o jego uzupełnienie. Uzupełnienie wniosku wpłynęło w dniu 30 stycznia 2013 r. (wniesienie opłaty) i w dniu 01 lutego 2013 r. (pozostałe braki formalne).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka wysyłając pracownika na szkolenie wystawia polecenie wyjazdu służbowego. Na podstawie tego druku pracownikowi zwracane są koszty przejazdu i naliczane są diety (w wysokości określonej w przepisach o podróżach służbowych), jeśli pracownikowi nie zapewniono całodziennego wyżywienia. Koszty te księgowane są w koszty podróży służbowych. Natomiast faktury za koszty szkolenia wystawiane przez firmy szkoleniowe są księgowane w koszty szkolenia. Szkolenia są z zakresu podnoszenia kwalifikacji i organizowane są przez firmę zewnętrzną jak również szkolenia przeprowadzane są wewnętrznie – organizowane w siedzibie firmy, np. z przepisów BHP przygotowujących do pracy, wypełniania i obiegu dokumentacji obowiązującej w firmie, z zastosowania sprzętu i środków chemicznych, itp.

Pracownicy, których dotyczy zapytanie zatrudnieni są na umowę o pracę, a miejscem pracy nie jest siedziba Spółki.

W uzupełnieniu wniosku, Wnioskodawca jednoznacznie wskazał, iż kierując pracownika na szkolenie wewnętrzne jak i zewnętrzne – deleguje go w podróż służbową, w związku z czym wypłacane pracownikom diety i zwrot kosztów wyżywienia następuje w związku z odbywaniem podróży służbowej.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy Spółka powinna opodatkować pracownikowi wartość wypłaconych diet lub faktur dokumentujących koszty wyżywienia?

Stosownie do obowiązujących przepisów art. 1031 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą przysługują z mocy ustawy:

*   urlop szkoleniowy,
*   zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania,
*   wynagrodzenie za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy.

Zgodnie z art. 1033 Kodeksu pracy, pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy albo za jego zgoda, pracodawca może przyznać dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Katalog świadczeń ma charakter otwarty, a pracodawca może przyznać pracownikowi, który ponosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, również inne świadczenia dodatkowe, w tym np. zwrot wydatków na wyżywienie podczas wyjazdu na szkolenie.

Należy przy tym zauważyć, że wyjazd i uczestnictwo pracownika w szkoleniu nie jest podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy, w trakcie podróży służbowej pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Natomiast udział w szkoleniu stanowi element uzupełnienia i poszerzania wiedzy pracownika.

Tak więc, skoro Kodeks pracy nic nie mówi na temat wyżywienia i limitów kwoty zwrotu Wnioskodawca uważa, że przyznając pracownikowi świadczenie w postaci zwrotu kosztów wyżywienia – dieta nie podlega opodatkowaniu, z kolei zwrot na podstawie przedstawionej faktury, której wartość jest z reguły wyższa niż kwota diety 23 zł - wszystko powyżej tej kwoty podlega opodatkowaniu.

Pomimo, że wyjazd i uczestnictwo pracownika w szkoleniu nie jest podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu pracy, dokumentem będącym podstawą rozliczenia z pracownikiem w związku z odbyciem podróży na to szkolenie powinno być – powszechnie stosowane polecenie wyjazdu służbowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwrotu kosztów wyżywienia pracownika podczas odbywanej podróży służbowej. Odnośnie pytania dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie. Natomiast w zakresie zastosowania dokumentu do rozliczenia kosztów wyjazdu wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Na podstawie przepisu art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów zwolnionych na podstawie art. 21, 52, 52a i 52c wymienionej ustawy oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Treść powyższego przepisu wskazuje, iż opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie, bądź, od których zaniechano poboru podatku.

Z przepisu art. 11 ust. 1 ww. ustawy wynika, iż przychodami z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Przepis art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy stanowi, iż źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Mając na uwadze wyżej przywołane uregulowania prawne należy zaznaczyć, że przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa „w szczególności” co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1.  podróży służbowej pracownika,
2.  podróży osoby niebędącej pracownikiem

\-do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są:

*   rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 r. ze zm.) oraz,
*   rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Zatem diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika na obszarze kraju i poza nim zwolnione są z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości określonej w wyżej cytowanych rozporządzeniach.

Warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w powołanym powyżej przepisie jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Z uwagi na brak definicji podróży służbowej na gruncie prawa podatkowego, do wyjaśnienia tej kwestii należy posłużyć się treścią art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), zgodnie z którym, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej krajowej, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1.  przejazdów,
2.  noclegów,
3.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
4.  innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży krajowej pracownikowi przysługuje dieta obliczona w wysokości i na zasadach określonych w § 4 ww. rozporządzenia.

W myśl § 4 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży. Dieta m.in. nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (§ 4 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia).

Z przestawionego stanu faktycznego wynika, iż Spółka wysyłając pracownika na szkolenie deleguje go w podróż służbową, wystawiając mu polecenie wyjazdu służbowego. Na podstawie tego druku pracownikowi zwracane są koszty przejazdu i naliczane są diety (w wysokości określonej w przepisach o podróżach służbowych), jeśli pracownikowi nie zapewniono całodziennego wyżywienia. Szkolenia przeprowadzane są z zakresu podnoszenia kwalifikacji i organizowane są przez firmę zewnętrzną, jak również są przeprowadzane wewnętrznie szkolenia – organizowane w siedzibie firmy, np. z przepisów BHP przygotowujących do pracy, wypełniania i obiegu dokumentacji obowiązującej w firmie, z zastosowania sprzętu i środków chemicznych itp. Pracownicy, których dotyczy zapytanie zatrudnieni są na umowę o pracę, a miejscem pracy nie jest siedziba Spółki. Wnioskodawca w uzupełnieniu wniosku jednoznacznie wskazał, iż kierując pracownika na szkolenie wewnętrzne jak i zewnętrzne – deleguje go w podróż służbową, w związku z czym wypłacane pracownikom diety i zwrot kosztów wyżywienia następuje w związku z odbywaniem podróży służbowej.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku o wydanie interpretacji stanu faktycznego należy zauważyć, iż ustawodawca ograniczył wysokość zwolnienia od podatku wyłącznie do wysokości diety i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, określonych w przepisach ustaw, bądź w przywołanych powyżej rozporządzeniach.

W przypadku kosztów wyżywienia w podróżach służbowych krajowych aktualnie jest to kwota w wysokości 23 zł za dobę podróży służbowej przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia (§ 4 ust. 1 ww. rozporządzenia).

Zatem wypłacona pracownikowi dieta czy też zwrot kosztów wyżywienia, udokumentowanych fakturami, bądź rachunkami wystawionymi na Wnioskodawcę skorzysta z przedmiotowego zwolnienia wyłącznie do wysokości ustalonej w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży służbowych na obszarze kraju, tj. do wysokości 23 zł. Natomiast nadwyżka powyżej 23 zł podlegać będzie opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w powołanym art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co w konsekwencji spowoduje, iż Wnioskodawca, jako płatnik podatku dochodowego będzie miał obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy od nadwyżki zwróconych pracownikowi kosztów wyżywienia poniesionych przez niego podczas podróży służbowych, ponad ustalony limit diety określony w rozporządzeniu w sprawie delegacji krajowych.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.