Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-505/11-2/AA
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-07-04
Teza: Czy zwrot kosztów poniesionych zarówno przez pracownika etatowego, jak i osobę zatrudnioną na umowę cywilnoprawną z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy w ramach podróży służbowej (wysłanego na podstawie polecenia wyjazdu służbowego) jest opodatkowany?
Słowa kluczowe: dotacja-dotacja unijna; ryczałt; umowa-umowa o pracę; usługi-usługi szkoleniowe; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 28 marca 2011 r. (data wpływu 31 marca 2011 r.), uzupełnionym w dniu 17 czerwca 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnień przedmiotowych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 31 marca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnień przedmiotowych.

W związku z tym, że wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, pismem z dnia 9 czerwca 2011 r., znak ILPB1/415-505/11-2/AA, na podstawie art. 169 § 1 tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia podania bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 13 czerwca 2011 r., natomiast w dniu 17 czerwca 2011 r. wniosek uzupełniono o brakujące informacje.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna. Przedmiotem działalności są m.in. usługi szkoleniowe oraz pozyskiwanie dotacji unijnych. Firma swoim zasięgiem terytorialnym obejmuje głównie województwo wielkopolskie. W związku z przedmiotem wykonywanej działalności są niezbędne wyjazdy m.in. do Wojewódzkiego Urzędu Pracy oraz kluczowych odbiorców i współpracujących z Zainteresowanym przedsiębiorstw.

Wnioskodawca zamierza zatrudnić pracowników na podstawie umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawnej. Pracownicy ci w ramach wykonywanych zajęć będą ponosili koszty wykorzystywania pojazdów prywatnych do celów służbowych na podstawie polecenia wyjazdu służbowego i rozpisanej na tym druku podróży z podaniem daty i przejechanych kilometrów. Zwrot miałby być dokonany do wysokości obowiązujących stawek za 1 km.

Wnioskodawca podaje, że Jego firma nie ma samochodu służbowego pracownicy do wyjazdów służbowych będą musieli wykorzystywać samochody prywatne. Pracownicy do WUP i kontrahentów będą wysyłani na podstawie polecenia wyjazdu służbowego (tzw. delegacji). Wnioskodawca będzie zwracał koszty poniesione przez pracowników etatowych i cywilnoprawnych za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych według przejechanych kilometrów, obliczoną zgodnie z obowiązującą stawką za 1 km.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy zwrot kosztów poniesionych zarówno przez pracownika etatowego, jak i osobę zatrudnioną na umowę cywilnoprawną z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy w ramach podróży służbowej (wysłanego na podstawie polecenia wyjazdu służbowego) jest opodatkowany?

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot pracownikowi etatowemu i pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy cywilnoprawnej kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych, wypłaconych po przedłożeniu przez pracownika (etatowego i zatrudnionego na umowę cywilnoprawną) uzupełnionego polecenia wyjazdu służbowego jest zwolniony z opodatkowania.

Wnioskodawca uważa, że jedynie po przekroczeniu obowiązujących stawek za 1 km wartość wypłacanych zwrotów za używanie przez pracowników (etatowego i zatrudnionego na umowę cywilnoprawną) samochodów prywatnych do celów służbowych podlega opodatkowaniu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z przedstawionym we wniosku informacjami, Wnioskodawca zamierza zatrudniać na podstawie umowy o pracę pracowników i sporadycznie na umowę cywilnoprawną, którzy dostają od pracodawcy dyspozycje wyjazdu służbowego prywatnym samochodem. Pracownicy będą wysyłani na podstawie polecenia wyjazdu służbowego (tzw. delegacji).

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Przepisami, o których mowa w ww. art. 21 ust. 1 pkt 16 są:

*   rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
*   rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.)

Z treści § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju wynika, że środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.

Zgodnie z § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. j. Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 ze zm.).

Przepisami wydanymi na podstawie ww. art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 maja 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308 ze zm.).

Warunkiem zastosowania zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy jest to, aby pracownik praktycznie przebywał w podróży służbowej. W takim przypadku zwolnienie dotyczy diet i innych należności za cały czas podróży służbowej pracownika.

Odnosząc się natomiast do kwestii opodatkowania zwrotu kosztów poniesionych przez osobę zatrudnioną na podstawie umowy cywilnoprawnej z tytułu wykorzystywania samochodu prywatnego do celów służbowych należy zauważyć, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1.  w celu osiągnięcia przychodów lub,
2.  w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3.  przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4.  przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Mając powyższe na uwadze należy zauważyć, że w podróż może udać się również osoba nie będąca pracownikiem, świadcząca usługi na rzecz innego podmiotu na podstawie stosunku prawnego innego niż umowa o pracę, tj. osoby osiągające przychody z samodzielnie wykonywanej działalności.

Jeżeli z umowy lub z innych dokumentów wynika, że osoba niebędąca pracownikiem otrzyma zwrot wydatków związanych z podróżą w celu wykonywania określonego zadania, wówczas otrzymane przez nią diety i inne należności za czas podróży będą wolne od podatku do wysokości zwrotów przysługujących pracownikom.

Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku wynika, iż pracownik zatrudniony na umowę o pracę dostaje dyspozycje wyjazdu prywatnym samochodem do Wojewódzkiego Urzędu Pracy oraz kluczowych odbiorców i współpracujących przedsiębiorstw. Ponadto Wnioskodawca zamierza również podpisać umowy cywilnoprawne na podstawie, których osoby zatrudnione będą wykorzystywały samochody prywatne do celów służbowych.

Reasumując, w związku z powyższym należy stwierdzić, iż jeżeli pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę wykonuje czynności na podstawie polecenia wyjazdu służbowego i wyjazdy te są podróżą służbową, to zostaną zachowane przesłanki do spełnienia warunków zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast jeżeli osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej wykorzystują samochody prywatne do celów służbowych, to na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) powołanej ustawy wolne od podatku są należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem.

Przy czym ze zwolnienia korzysta ta część zwróconych kosztów, która nie przekracza wysokości limitu określonego wyżej powołanym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Zarówno pracownik jak i osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej tytułem zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych może otrzymać kwotę odpowiadającą faktycznie poniesionym wydatkom. Jednak kwota wypłacona ponad limity wyżej określone stanowić będzie dla pracownika przychód, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.