Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.155.2022.2.MAZ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2022-06-01
Teza: przechowywanie faktur dokumentujących zakup towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenia ich papierowych oryginałów, co będzie dawało Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tych faktur
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura VAT; faktura-otrzymanie faktury; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek naliczony-odliczanie podatku naliczonego
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 2-pkt 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 1 -pkt 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 4

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

1 kwietnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który prawa do przechowywania faktur dokumentujących zakup towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenia ich papierowych oryginałów, co będzie dawało Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tych faktur. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 12 maja 2022 r. (wpływ 17 maja 2022 r.). Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego**

ABC (dalej jako: „Wnioskodawca” lub „Spółka”, lub „Podatnik”) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT oraz polskim rezydentem podatkowym w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U.2021.1800 t.j.). Przedmiotem działalności Podatnika jest produkcja wysokiej jakości … . Proces produkcyjny opiera się na wielkoseryjności i powtarzalności wyrobów, jednocześnie zapewniając dostawy „just in time” w ilościach dostosowanych do aktualnych potrzeb klienta.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi, w stosunku do których przysługuje jej prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, jak również prawo uwzględnienia kosztów tych towarów i usług w kosztach uzyskania przychodu. W związku z prowadzoną działalnością Spółka otrzymuje miesięcznie dużą ilość dokumentów księgowych.

Obecnie, w związku z wdrażaniem nowego elektronicznego systemu obiegu dokumentów Spółka dąży do jak najszerszego wykorzystywania faktur elektronicznych. Większość faktur zakupowych jest otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej. Spółka otrzymuje i przechowuje także faktury w formie papierowej, jednakże są one natychmiast digitalizowane i przechowywane także na serwerach Spółki. Wnioskodawca posiada sporą ilość papierowych faktur, których przechowywanie w tej formie wiąże się z wysokimi kosztami, a ponadto jest obarczone ryzykiem utraty lub uszkodzenia danego dokumentu, za które to ryzyko Spółka nie może ponosić odpowiedzialności. Ponadto Spółka, pomimo wystawiania faktur sprzedażowych w programie finansowo-księgowym, drukuje je i przechowuje w formie papierowej, jednakże zamierza w przyszłości przechowywać faktury wyłącznie elektronicznie.

Spółka w celu całkowitego przejścia na elektroniczny system obiegu dokumentów zamierza zdigitalizować posiadane faktury papierowe poprzez ich zeskanowanie i zapisanie w formacie PDF. Zeskanowany dokument będzie wiernym odwzorowaniem cyfrowym papierowego oryginału, a zastosowanie formatu PDF uniemożliwi ingerencję w treść faktury, albowiem każda zmiana naniesiona na plik będzie notyfikowana użytkownikowi pliku. Następnie każda faktura będzie przechowywana na lokalnym serwerze będącym własnością Spółki oraz pomocniczo na serwerach internetowych udostępnionych przez zewnętrznego dostawcę (w tzw. chmurze). Jednocześnie przechowywane dotychczas papierowo faktury zostaną zniszczone.

Dotychczas w przypadku dekretowania i ujmowania faktur papierowych, otrzymywanych przez Spółkę, procedura wyglądała następująco:

1\. Faktura przysyłana od kontrahenta była rejestrowana w kancelarii Podatnika, opieczętowywana oraz był jej nadawany numer wewnętrzny.

2\. Następnie faktura była przekazywana do działu księgowości, gdzie była sprawdzana pod kątem spełnienia warunków formalnych określonych w ustawie o VAT.

3\. W następnej kolejności faktura była przekazywana do właściwego działu merytorycznego, który przeprowadzał proces zakupu, którego dotyczyła dołączona faktura. Kierownik właściwego działu oraz pracownik przeprowadzający procedurę zakupu towarów lub usług potwierdzają zgodność otrzymanej faktury ze stanem rzeczywistym.

4\. Na samym końcu, potwierdzona faktura jest przekazywana z powrotem do działu księgowości, gdzie jest sprawdzana przez głównego księgowego, a następnie wprowadzana do ksiąg rachunkowych i ewidencji podatku od towarów i usług.

W przypadku faktur papierowych, otrzymywanych w trakcie wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów, to procedura ich ujmowania w księgach rachunkowych oraz ewidencji podatku od towarów i usług Spółki wygląda następująco:

1\. Faktura przysyłana od kontrahenta jest skanowana przez pracownika Kancelarii i wprowadzana jest do systemu odczytującego treść faktury.

2\. Następnie pracownik właściwego działu merytorycznego, który przeprowadzał procedurę zakupu oraz kierownik tego działu, w którym zatrudniony jest ten pracownik, potwierdza w systemie fakt zakupu towaru lub usługi od kontrahenta wystawiającego fakturę.

3\. Po potwierdzeniu przez właściwy dział rzetelności faktury, dział księgowości weryfikuje fakturę pod kątem zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z przepisami ustaw podatkowych.

4\. Przed zaksięgowaniem faktur zakupowych i innych dokumentów w księgach rachunkowych oraz ewidencjach są one ponownie weryfikowane i zatwierdzane przez głównego księgowego.

5\. Na końcu zatwierdzona faktura jest wprowadzana do ksiąg rachunkowych i ewidencji podatku od towarów i usług.

W przypadku faktur sprzedażowych, wystawianych przez Spółkę, to procedura dotycząca ujmowania faktur sprzedażowych prezentuje się następująco:

1\. Właściwy pracownik z działu logistyki obsługujący transakcję sprzedaży wystawia fakturę na właściwego kontrahenta w programie finansowo-księgowym.

2\. Faktura następnie jest przez pracownika drukowana i przekazywana do działu księgowości.

3\. Właściwy pracownik działu księgowości weryfikuje fakturę pod względem merytorycznym.

4\. Sprawdzona faktura sprzedażowa była następnie ujmowana w ewidencji podatku od towarów i usług oraz w księgach rachunkowych.

Jednocześnie Spółka informuje, że w ramach wyjątku od powyższej procedury, faktury dokumentujące sprzedaż usług najmu nieruchomości oraz faktury dokumentujące refakturę mediów są wystawiane w programie finansowo-księgowym bezpośrednio przez dział księgowości. W takim wypadku takie faktury sprzedażowe są ujmowane w ewidencji podatku od towarów i usług od razu przez dział księgowości. Jednocześnie są one drukowane i przechowywane w takiej formie.

Faktury zakupowe będą przechowywane na serwerze w folderach uporządkowanych wg następującego schematu Rok/Miesiąc/Faktury. Analogiczny układ folderów będzie dotyczył faktur sprzedażowych, tj. Rok/Miesiąc/Faktury.

Jednocześnie Spółka nadmienia, że zakupione towary oraz usługi udokumentowane fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. Ponadto Spółka wskazuje, że nie będą dotyczyć wydatków wymienionych odpowiednio w art. 88 ustawy VAT, czyli co do których Spółce jako podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony ani prawo do zwrotu różnicy podatku.

W uzupełnieniu wniosku z 12 maja 2022 r., odpowiadając na pytania Organu, Wnioskodawca stwierdził, że:

1\. Tak, procedury wprowadzane w Spółce sprawią, że faktury będą przechowywane w postaci elektronicznej w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia i czytelność tych faktur, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2\. Tak, Spółka zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych

**Pytania**

1\. Czy Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych?

2\. Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury zostaną zniszczone?

**Państwa stanowisko w sprawie**

Ad 1. Spółka będzie uprawniona do przechowywania faktur dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych.

Ad 2. Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury zostaną zniszczone.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad 1.

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak wynika z analizowanego przepisu, warunki stawiane przez przepisy w zakresie przechowywania faktur ograniczają się do konieczności przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający:

· łatwe ich odszukanie,

· autentyczność pochodzenia – tj. pewność co do tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,

· integralność treści – tj. brak możliwości zmiany danych, które powinna zawierać faktura,

· czytelności – tj. zapewniona jest możliwość odczytu danych z faktury.

Przy czym ustawa nie wprowadza szczegółowych wytycznych co do sposobu realizacji powyższych wymogów, co oznacza, że podatnik ma swobodę w doborze metod przechowywania faktur, o ile spełnione są omawiane przesłanki.

W ocenie Spółki, warunki te będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym. Każda faktura zostanie zeskanowana w wysokiej rozdzielczości i zapisana w formacie PDF, który co do zasady uniemożliwia jakąkolwiek edycję pliku. Jednocześnie wprowadzone w Spółce procedury obiegu dokumentów powodują, iż zapewniona jest pewność co do tożsamości podmiotu wystawiającego i przekazującego fakturę, jak również pewność, iż zakupione towary i usługi zostały w rzeczywistości nabyte lub wykonane. Ponadto wszystkie faktury będą na serwerach Spółki pogrupowane miesiącami i latami, co umożliwi ich łatwe odszukanie.

W konsekwencji Spółka uważa, iż przechowywanie zeskanowanych faktur papierowych, i przechowywanie ich w formie elektronicznej w formacie PDF, z jednoczesnym zniszczeniem fizycznych egzemplarzy faktur w warunkach określonych w stanie faktycznym, spełnia przesłanki z art. 112a ustawy o VAT.

Ad 2.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, a jednocześnie w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, nie może powstać wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę zakupową.

W kontekście analizowanych przepisów ustawy o VAT należy zauważyć, że prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione od sposobu przechowywania faktur przez podatnika. Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy dotyczące dokumentów uprawniających do odliczenia podatku VAT, zawarte w art. 86 ustawy o VAT, należy interpretować wespół z art. 112a ustawy o VAT. W konsekwencji należałoby dojść do wniosku, że o ile otrzymywane faktury są przechowywane z zachowaniem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności, nawet jeśli mowa o dokumentach, które zostały wystawione w formie tradycyjnej (papierowej), a przechowywane są wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci wiernego skanu), wówczas nie ma przeszkód dla odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur, przy założeniu, że nie zachodzą inne okoliczności uniemożliwiające odliczenie podatku, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Powyższa wykładania przepisów, dotycząca zarówno niszczenia papierowych oryginałów faktur, jak również zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego z elektronicznych obrazów papierowych faktur, została wielokrotnie zaakceptowana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

· interpretacja indywidualna DKIS z dnia 19 marca 2021 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.10. 2021.2.MB

„Podsumowując, korzystanie z elektronicznego systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów będzie zgodne z wymogami określonymi w art. 112a ust. 1 i art. 106m ustawy, dzięki czemu Spółka będzie mogła prowadzić archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy, będzie dawała Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej”.

· interpretacja indywidualna DKIS z dnia 12 marca 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.741. 2020.2.KF

„Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych”.

· interpretacja indywidualna DKIS z dnia 1 grudnia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.480.3. 2021.3.MW

„Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie i archiwizacja wyłącznie w formie elektronicznej faktur - otrzymanych w formie elektronicznej oraz papierowej – w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. W konsekwencji Wnioskodawca zachowa, na ogólnych zasadach, wykorzystując nabywane towary i usługi do czynności opodatkowanych, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, nawet po zniszczeniu papierowych (oryginalnych) wersji faktur”.

· interpretacja indywidualna DKIS z dnia 29 stycznia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.767. 2020.2.LM

„Zatem należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Wnioskodawcy prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych”.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2022 r., poz. 931, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”):

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 pkt 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Jak stanowi art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do przechowywania faktur dokumentujących zakup towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenia ich papierowych oryginałów, co będzie dawało Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tych faktur.

Wersje papierowe otrzymywanych przez Spółkę faktur będą skanowane (stanowiąc wierne odwzorowanie papierowego oryginału) i zapisane w formacie PDF. Zastosowanie formatu PDF uniemożliwi ingerencję w treść faktur, które będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia i czytelność, a także łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca zapewni organom podatkowym, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznie faktur, umożliwi ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zatem przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur dokumentujących zakup towarów i usług. Spółka wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

W kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W opisanym we wniosku zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca wskazał, że zakupione towary i usługi, dokumentowane fakturami przechowywanymi w formie elektronicznej, będą służyć czynnościom opodatkowanym. Ponadto Spółka podała, że faktury te nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co oznacza, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie. Tym samym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej, a otrzymanych oryginalnie w wersji papierowej. W tym wypadku bez wpływu na prawo do odliczenia pozostanie okoliczność zniszczenia przez Spółkę faktur otrzymanych w \`wersji papierowej.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur dokumentujących zakup towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej – otrzymanych oryginalnie w formie papierowej – w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. W konsekwencji Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tak przechowywanych faktur zakupowych w sytuacji, gdy faktury papierowe zostaną zniszczone.

Tym samym, oceniając łącznie, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

**Dodatkowe informacje**

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zadanych pytań) Wnioskodawcy, w odniesieniu do opisanego zdarzenia przyszłego. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Wnioskodawca, w treści składanego wniosku, kształtuje jego zakres przedmiotowy. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniami wskazanymi we wniosku, nie mogą być rozpatrzone – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do faktu, że na poparcie własnej argumentacji Wnioskodawca powołał się na funkcjonujące w obrocie prawnym interpretacje indywidualne, Organ pragnie zauważyć, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i odnoszą się wyłącznie do okoliczności przedstawionych w inicjujących te sprawy wnioskach. Podkreślenia w tym miejscu bowiem wymaga, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podmiotów w wyniku rozstrzygnięć, dotyczących konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych. Interpretacje indywidualne nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r., sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r., poz. 1540, ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych i zastosują się Państwo do interpretacji.

· W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

**Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację**

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2022 r., poz. 329, ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

**Podstawa prawna dla wydania interpretacji**

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).