Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB1/415-82/08/WM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2009-04-20
Teza: Czy w oparciu o posiadane dokumenty, można uznać ww. dokumenty jako dowody księgowe lub uznać je (pomimo braku podpisu jednej ze stron) za dowody księgowe wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów?
Słowa kluczowe: dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; towar-towar handlowy; towar-zakup towarów
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 5-art. 24; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 5-art. 24a; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 5-art. 24b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 26 stycznia 2009 r. (data wpływu 2 lutego 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie dokumentowania transakcji zakupu towarów handlowych - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 2 lutego 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie dokumentowania transakcji zakupu towarów handlowych.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Nabywa Pan towary (głównie zabawki) od podmiotów zagranicznych. Na potwierdzenie tych zakupów, posiada Pan dokument w formie pisemnej – zamówienie towaru, dokument potwierdzający przyjęcie zamówienia przez sprzedawcę, dowód zapłaty za zakupiony towar (wydruk internetowy przelewu).

Nie posiada Pan jednak żadnej faktury czy też rachunku wystawionego przez sprzedawcę. Zakupy dokonywane są w oparciu o umowy kupna – sprzedaży (cywilnoprawne) i tylko te dokumenty potwierdzają przeprowadzenie transakcji. Dokumenty te potwierdzają: strony umowy (transakcji), datę zawarcia umowy, fakt dokonania zakupu, kwotę i przedmiot transakcji. Potwierdzają także dostarczenie towaru, jego odbiór i zapłatę za towar.

Posiadane dokumenty mają charakter umów cywilnoprawnych, aczkolwiek nie ma na nich własnoręcznych ani elektronicznych podpisów stron.

Ponadto posiada Pan dokumenty w postaci wygenerowanych wydruków zawierających koszty - opłaty – za korzystanie z portalu internetowego. Podstawą tych opłat jest rejestracja, która wiąże się z akceptacją regulaminu portalu. Ten dokument rejestracji ma charakter umowy cywilnoprawnej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w oparciu o posiadane dokumenty, można uznać ww. dokumenty jako dowody księgowe lub uznać je (pomimo braku podpisu jednej ze stron) za dowody księgowe wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów?

Zdaniem Wnioskodawcy, posiadane przez niego dokumenty spełniają wymogi umów cywilnoprawnych, a zatem winny być uznane za dokumenty, które w świetle cytowanego rozporządzenia mogą być podstawą wpisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Poniesione koszty są związane z uzyskanym przychodem, a zatem spełniają wymogi z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien, w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

*   pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

*   nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ustawy,

*   być właściwie udokumentowany.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków, odsyłając w tym zakresie do odrębnych przepisów.

Przepis art. 24a ust. 1 ww. ustawy stanowi, iż osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy.

Natomiast z art. 24a ust. 7 tej ustawy zawiera delegację dla Ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia - w drodze rozporządzenia, sposobu prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowych warunków, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, a także terminy zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi.

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być wyłącznie dowody księgowe spełniające warunki określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152 poz. 1475 z późn. zm.).

Zgodnie z postanowieniami § 12 ust. 3 powołanego rozporządzenia, dowodami księgowymi są:

1.  faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2.  inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej

1.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2.  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
5.  oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W myśl § 13 ww. rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Ponadto zgodnie z § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzane dowody wewnętrzne zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określające przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne należą do dowodów własnych wystawionych przez podatnika w celu zaewidencjonowania operacji gospodarczej nieudokumentowanej innym dowodem.

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie zdarzeń gospodarczych wymienionych w § 14 ust. 2 cytowanego rozporządzenia, a więc:

1.  zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2.  zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43);
3.  wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4.  zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5.  kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6.  zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7.  wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8.  opłat sądowych i notarialnych; 8a. opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
9.  wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Cytowane powyżej przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawierają zamknięty katalog dokumentów stanowiących podstawę do ujęcia wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Enumeratywnie wskazany katalog wydatków, które mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi o których mowa w § 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie wymienia wydatków związanych z zakupem towarów handlowych od podmiotów zagranicznych.

Ze złożonego wniosku wynika iż, prowadzi Pan działalność gospodarczą w ramach której nabywa od podmiotów zagranicznych towary handlowe, głownie zabawki. Na udokumentowanie dokonanych zakupów, sprzedający nie wystawia Panu żadnych faktur lub rachunków. Dokumentowanie powyższych transakcji odbywa się na podstawie umów cywilnoprawnych (kupna – sprzedaży), pisemnych zamówień towaru, dokumentów potwierdzających przyjęcie zamówienia, dowody zapłaty za zakupiony towar (wydruki internetowe przelewu). Wskazane dokumenty potwierdzają istnienie transakcji, a mianowicie potwierdzają strony umowy, datę zawarcia umowy, dokonanie zakupu, kwotę i przedmiot transakcji.

Jednakże na wskazanych umowach cywilnoprawnych nie ma własnoręcznych ani elektronicznych podpisów stron, a w szczególności podpisów osób uprawnionych do sprzedaży nabywanych towarów.

W przedstawionym we wniosku stanie faktycznym, w przypadku zakupu towarów handlowych (zabawek), od zagranicznych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą - dokumentem będącym podstawą do ujęcia tej operacji gospodarczej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna co do zasady być faktura, bądź rachunek o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia.

Jeżeli jednak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupu towarów handlowych od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą, to dokumentem stanowiącym podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów może być umowa kupna – sprzedaży zawarta zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z zm.), jednakże wyłącznie spełniająca wymagania określone w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia.

Wskazane przez Pana dowody zakupu towarów handlowych, nie spełniają wymogów zawartych w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia, bowiem pod literą D wskazano, że dowód księgowy – inny niż faktura czy też rachunek - winien zawierać m. in. „podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych”, co oznacza, że winien być podpisany przez strony umowy, tj. Sprzedającego i Kupującego. Ewentualne złożenie podpisu tylko przez osobę przyjmującego towar – Kupującego jest nie wystarczające, w świetle cytowanego przepisu, aby uznać ten dokument za dowód księgowy.

W świetle powyższego, wskazane przez Pana dokumenty nie stanowią dowodów księgowych będących podstawą do zaksięgowania poniesionych wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej – powoduje, iż niniejsza interpretacja indywidualna nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.