Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-1279-11-4/TW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2012-02-17
Teza: Czy przekazanie pracownikowi imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 updof za pomocą środków komunikacji elektronicznej – wiadomość elektroniczna z podpisem elektronicznym – na adres elektroniczny pracownika, będzie stanowiło realizację obowiązku przekazania pracownikowi stosownej informacji przez płatnika?
Słowa kluczowe: deklaracje; informacja; poczta-poczta elektroniczna; podpis-podpis elektroniczny
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 39

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 9 listopada 2011 r. (data wpływu 14 listopada 2011 r.), uzupełnionym w dniu 20 stycznia 2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 listopada 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14b § 4 w zw. z art. 137 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 10 stycznia 2012 r., znak ILPB1/415-1279/11-2/TW, na podstawie art. 169 § 1 tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 16 stycznia 2012 r., a w dniu 20 stycznia 2012 r. wniosek uzupełniono.

**W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.**

Wnioskodawca jest pracodawcą będącym agencją pracy tymczasowej, zatrudniającym miesięcznie kilka tysięcy osób. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym Wnioskodawca jako płatnik jest obowiązany przekazać podatnikowi (pracownikowi) imienną informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11). Wnioskodawca zamierza przekazać podatnikom informację PIT-11 za 2011 r. za pomocą środków komunikacji elektronicznej w przedstawiony poniżej sposób.

W pierwszej kolejności nastąpi eksport dokumentu PIT-11 z programu kadrowo-płacowego do wewnątrzfirmowego systemu X. Dokument zapisany będzie w formacie PDF.

Do pracowników, którzy wyrazili pisemną zgodę na otrzymanie dokumentu PIT-11 drogą mailową, przesłana zostanie podpisana cyfrowo wiadomość e-mail.

Wysyłana wiadomość zawierać będzie PDF z dokumentem PIT-11 w załączniku. W treści e-maila będzie znajdować się odsyłacz do strony internetowej (adres strony zawiera indywidualny identyfikator dla każdego pracownika), gdzie pracownik potwierdzi odbiór e-maila: „Ja (imię i nazwisko pracownika) potwierdzam, iż otrzymałem dokument PIT-11 za 2011 rok.”

Po naciśnięciu przycisku „potwierdzam”, do systemu informatycznego zostanie przesłana informacja o potwierdzeniu. System zapisze adres IP i dokładny czas przesłania potwierdzenia. W przypadku braku potwierdzenia odbioru e-maila w ciągu 14 dni od daty wysyłki dokumentu, PIT-11 przesyłany zostanie pocztą tradycyjną.

**W związku z powyższym zadano następujące pytanie.**

Czy przekazanie pracownikowi imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 updof za pomocą środków komunikacji elektronicznej – wiadomość elektroniczna z podpisem elektronicznym – na adres elektroniczny pracownika, będzie stanowiło realizację obowiązku przekazania pracownikowi stosownej informacji przez płatnika?

Zdaniem Wnioskodawcy, przekazanie przez płatnika pracownikowi imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 updof za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny pracownika w ww. sposób, będzie stanowiło realizację obowiązku przekazania pracownikowi stosownej informacji przez płatnika.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 updof w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru.

Z powyższego wynika, że forma sporządzenia ww. informacji została uregulowana przez prawo podatkowe i powinna przybrać formę ustalonego wzoru. Przepisy nie określają natomiast sposobu przekazania informacji PIT-11 pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi.

Biorąc pod uwagę powyższe Wnioskodawca uważa, że doręczenie podatnikowi deklaracji PIT-11 przez płatnika za pomocą środków komunikacji elektronicznej w sposób wskazany przez Wnioskodawcę wypełni obowiązek przekazania pracownikowi stosownej informacji przez płatnika. Formy bezpośredniego jej doręczenia w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego nie są jedynymi formami przewidzianymi w przypadku doręczania ww. deklaracji. Przekazanie pracownikowi informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wystarczającym potwierdzeniem przekazania informacji PIT-11 będzie przesłana do system informatycznego informacja o potwierdzeniu odbioru dokumentu PIT-11.

Sposób przesyłania informacji PIT-11 pracownikom drogą elektroniczną sugeruje również Ministerstwo Finansów. Zgodnie z informacją zamieszczoną na stronach Ministerstwa Finansów w dniu 14 lutego 2011 r. „Oprócz deklaracji dotyczących podatku VAT i CIT drogą elektroniczną mogą być składane także m.in. informacje o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11) oraz roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika (PIT-40). Deklaracje PIT-11 lub PIT-40 można w takiej formie przekazywać nie tylko do urzędów skarbowych, ale także samym pracownikom, co daje dodatkowe oszczędności. Taki sposób składania deklaracji preferuje m.in. Ministerstwo Finansów oraz izby i urzędy skarbowe”.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w wydawanych interpretacjach podatkowych oraz orzeczeniach sądowych, m.in. w interpretacji z dnia 7 lipca 2011 r., sygn. IBPBII/1/415-388/11/MK czytamy, że „przepisy nakładają na płatników obowiązek przekazana, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11). Nie regulują natomiast zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy, na podstawie zawartych z tymi osobami umów cywilnoprawnych) informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikom przez płatników. Również i przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ich podpisywania, poświadczenia ich odbioru przez Organ itd. (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Biorąc pod uwagę powyższe tut. Organ uważa, iż doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowy przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata czy też przez operatora pocztowego, ale również i przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w taki sposób, w jaki wskazał we wniosku wnioskodawca, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT 11 i będzie ona zawierała wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny)”.

W kwestii możliwości przesłania przez płatnika pracownikowi imiennej informacji drogą elektroniczną wypowiedział się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 22 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 486/10). W omawianym orzeczeniu Sąd stwierdził, że „w przepisach prawa nie można doszukać się też przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji”.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.**

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Na mocy zaś art. 45b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzory:

1.  deklaracji i informacji, o których mowa w art. 35 ust. 10, art. 38 ust. 1a, art. 39 ust. 1 i 3, art. 42 ust. 1a i 2, art. 42a, art. 42e ust. 5 i 6 oraz art. 43 ust. 1,
2.  rocznego obliczenia podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 1,
3.  rocznego obliczenia podatku wraz z informacją, o których mowa w art. 34 ust. 7 i 8,
4.  zeznań podatkowych, o których mowa w art. 45 ust. 1 i 1a,
5.  oświadczeń, o których mowa w art. 32 ust. 3, art. 34 ust. 4, art. 35 ust. 4 i art. 37 ust. 1

− wraz z objaśnieniami co do sposobu ich wypełniania, terminu i miejsca składania; rozporządzenie ma na celu umożliwienie identyfikacji podatnika, płatnika i urzędu skarbowego, do którego kierowany jest formularz, oraz poprawnego obliczenia przez płatnika lub podatnika podatku oraz zaliczek na podatek.

Określone w rozporządzeniu Ministra Finansów formularze druków są formularzami urzędowymi, które należy stosować do przychodów, dochodów (strat). Deklaracjami podatkowymi są zgodnie z art. 3 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) również zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci.

Przekazywana zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu informacja PIT-11 powinna zostać sporządzona w prawidłowy sposób przez płatnika lub osobę przez niego wyznaczoną na podstawie art. 31 Ordynacji podatkowej do obliczania i pobierania podatku przez tę osobę podpisana. Jednocześnie ze złożeniem podpisu płatnik lub osoba przez niego wyznaczona do obliczania i pobierania podatku oświadcza, że znane jej są przepisy Kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnych z rzeczywistością.

Zgodnie z art. 3a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa deklaracje określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie § 3 mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W myśl art. 3a § 2 ww. ustawy organ podatkowy lub elektroniczna skrzynka podawcza systemu teleinformatycznego administracji podatkowej potwierdza, w formie dokumentu elektronicznego, złożenie deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Stosownie do art. 3a § 3 ustawy Ordynacja podatkowa minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, mając na względzie potrzebę stopniowego upowszechniania elektronicznej formy kontaktów z organami podatkowymi oraz częstotliwość składania deklaracji.

Treść art. 3b § 1 ww. ustawy stanowi, że deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

1.  dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach,
2.  jeden podpis elektroniczny.

Natomiast art. 3b § 2 ustawy Ordynacja podatkowa stanowi, iż minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:

1.  (uchylony)
2.  sposób przesyłania deklaracji i podań za pomocą środków komunikacji elektronicznej;
3.  rodzaje podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone poszczególne typy deklaracji lub podań.

Powołane powyżej przepisy nakładają na płatników obowiązek przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11).

Nie regulują natomiast zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy) informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikom przez płatników. Również i przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ich podpisywania, poświadczenia ich odbioru przez Organ itd. (art. 3a, art. 3b ustawy Ordynacja podatkowa).

Biorąc pod uwagę powyższe tut. Organ uważa, iż doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (t. j. Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1159 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 ze zm.), ale również przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w taki sposób, w jaki wskazał we wniosku Wnioskodawca, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i będzie ona zawierała wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa. Informacja PIT-11 zapisana w formacie PDF, udostępniona na serwerze może być podpisana tylko kwalifikowanym, bezpiecznym podpisem elektronicznym. Tym samym nie jest konieczny podpis tradycyjny.

W tym miejscu tut. Organ wskazuje, iż wygenerowany przez system raport, z którego wynikać będzie, którzy podatnicy pobrali informację PIT-11, będzie wystarczającym do potwierdzenia, że dokumenty te zostały doręczone podatnikom jedynie wówczas, gdy istotnie z informacji tej będzie można wywnioskować, że informacja PIT-11 została dostarczona podatnikom. Podkreślić bowiem należy, że na płatniku będzie ciążyło udowodnienie doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości.

Mając na uwadze informacje przedstawione we wniosku oraz powołane przepisy uznać należy, że przekazanie pracownikowi imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za pomocą środków komunikacji elektronicznej (wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym) na adres elektroniczny pracownika, będzie stanowiło realizację obowiązku przekazania pracownikowi stosownej informacji przez Spółkę.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.