Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-05-12
Teza: W zakresie obowiązków płatnika z tytułu ryczałtu wypłacanemu pracownikowi będącemu na pracy zdalnej.
Słowa kluczowe: energia-energia elektryczna; praca; płatnik; ryczałt; usługi-usługi telekomunikacyjne
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 11-ust. 1; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 12-ust. 1

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

23 marca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 marca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika z tytułu ryczałtu wypłacanemu pracownikowi będącemu na pracy zdalnej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 17 kwietnia 2023 r. (wpływ 17 kwietnia 2023 r.).

### Opis zdarzenia przyszłego

Są Państwo spółką akcyjną, bankiem krajowym, prowadzącym działalność bankową w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t. j. Dz. U z 2022 r. poz. 2324 ze zm.), polskim rezydentem podatkowym.

Są Państwo pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz.U z 2022 r. poz. 1510 ze zm.).

Z dniem 7 kwietnia 2023 r. zaczną obowiązywać przepisy Kodeksu pracy wprowadzone ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U z 2023 r. poz. 240, dalej: „Nowelizacja”), które regulują wykonywanie pracy zdalnej.

Państwo jako pracodawca będziecie dopuszczać wykonywanie pracy zdalnej w rozumieniu art. 6718 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 r. (dalej: „Praca zdalna”) przez pracownika, który nie wykonuje pracy związanej z bezpośrednią obsługą Klienta lub pracy, która wymaga od pracownika stałej obecności na terenie Banku.

Zasady wykonywania Pracy zdalnej zostaną uregulowane w porozumieniu zawartym pomiędzy Państwem, a organizacjami związkowymi działającymi w Banku (dalej: „Porozumienie”).

W wyniku Nowelizacji, będziecie Państwo zobowiązani do zwrotu pracownikowi kosztów Pracy zdalnej, na zasadach określonych w art. 6724 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 r.

Zapewniają Państwo pracownikowi wykonującemu Pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania Pracy zdalnej. Pokryją Państwo natomiast pracownikowi wykonującemu Pracę zdalną koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania Pracy zdalnej (dalej: „Koszty pracy zdalnej”). Z tytułu Kosztów pracy zdalnej, Państwa pracownikowi wykonującemu Pracę zdalną, który nie mniej niż 3 dni w danym miesiącu kalendarzowym wykonywał Pracę zdalną (dalej: „Pracownik”), przysługiwać będzie ryczałt (dalej: „Ryczałt”). W przypadku niespełnienia warunku wykonywania przez Pracownika Pracy zdalnej nie mniej niż 3 dni w danym miesiącu kalendarzowym, np. na skutek zwolnienia lekarskiego bądź urlopu wypoczynkowego, Ryczałt nie będzie przysługiwać.

Będą Państwo weryfikować spełnienie warunku wykonywania Pracy zdalnej nie mniej niż 3 dni w danym miesiącu kalendarzowym na podstawie danych z wewnętrznego systemu służącego do rejestracji Pracy zdalnej przez Pracownika. Wysokość Ryczałtu będzie uśredniona, jednakowa dla każdego Pracownika, który nie mniej niż 3 dni w danym miesiącu kalendarzowym wykonywał Pracę zdalną. Ryczałt wypłacany będzie co miesiąc, z dołu. Ryczałt wypłacany będzie wraz z wynagrodzeniem za kolejny miesiąc kalendarzowy następujący po miesiącu, za który Ryczałt będzie przysługiwał. Kwota Ryczałtu uwzględniać będzie normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Nie będą Państwo wymagać od Pracownika dokumentów dotyczących indywidualnych opłat za energię elektryczną bądź kosztów usług telekomunikacyjnych ponoszonych przez Pracownika. Kwota Ryczałtu ustalana będzie corocznie przez Państwa i ogłaszana najpóźniej do końca stycznia danego roku kalendarzowego. Kwota Ryczałtu obowiązująca w 2023 r. zostanie ogłoszona przez Państwa najpóźniej do końca miesiąca następującego po wejściu w życie Porozumienia.

### Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

Dokonują Państwo aktualizacji opisu zdarzenia przyszłego w związku z zawartym przez Państwa porozumieniem z organizacjami związkowymi działającymi w banku.

Są Państwo spółką akcyjną, bankiem krajowym, prowadzącym działalność bankową w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t. j. Dz. U z 2022 r. poz. 2324 ze zm.), polskim rezydentem podatkowym.

Są Państwo pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz.U z 2022 r. poz. 1510 ze zm.).

Z dniem 7 kwietnia 2023 r. zaczną obowiązywać przepisy Kodeksu pracy wprowadzone ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U z 2023 r. poz. 240, dalej: „Nowelizacja”), które regulują wykonywanie pracy zdalnej.

Bank jako pracodawca dopuszczał będzie wykonywanie pracy zdalnej w rozumieniu art. 6718 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 r. (dalej: „Praca zdalna”) przez pracownika, który nie wykonuje pracy związanej z bezpośrednią obsługą Klienta lub pracy, która wymaga od pracownika stałej obecności na terenie Banku.

Zasady wykonywania Pracy zdalnej zostały uregulowane w porozumieniu zawartym pomiędzy Państwem, a organizacjami związkowymi działającymi w Banku (dalej: „Porozumienie”).

W wyniku Nowelizacji, pracodawca zobowiązany będzie do zwrotu pracownikowi kosztów Pracy zdalnej, na zasadach określonych w art. 6724 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023r.

Zapewniają Państwo pracownikowi wykonującemu Pracę zdalną (dalej także: „Pracownik”) instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania Pracy zdalnej.

Pokryją Państwo natomiast pracownikowi wykonującemu Pracę zdalną koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania Pracy zdalnej (dalej: „Koszty pracy zdalnej”).

Z tytułu Kosztów pracy zdalnej, Państwa pracownikowi wykonującemu Pracę zdalną, przysługiwać będzie ryczałt za każdy dzień wykonywania Pracy zdalnej w miesiącu kalendarzowym (dalej: „Ryczałt”).

Będą Państwo weryfikować wykonywanie przez Pracownika Pracy zdalnej w danym miesiącu kalendarzowym na podstawie danych z wewnętrznego systemu służącego do rejestracji Pracy zdalnej przez Pracownika.

Wysokość Ryczałtu za każdy dzień wykonywania Pracy zdalnej w miesiącu kalendarzowym będzie uśredniona, jednakowa dla każdego Pracownika. Ryczałt wypłacany będzie co miesiąc, z dołu. Ryczałt wypłacany będzie wraz z wynagrodzeniem za kolejny miesiąc kalendarzowy następujący po miesiącu, za który Ryczałt będzie przysługiwał. Kwota Ryczałtu uwzględniać będzie normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Nie będą Państwo wymagać od Pracownika dokumentów dotyczących indywidualnych opłat za energię elektryczną bądź kosztów usług telekomunikacyjnych ponoszonych przez Pracownika.

Kwota Ryczałtu ustalana będzie Państwa co najmniej raz w roku kalendarzowym i ogłaszana najpóźniej do końca stycznia danego roku kalendarzowego. Kwota Ryczałtu obowiązująca w 2023 r. zostanie ogłoszona przez Państwa najpóźniej do końca miesiąca następującego po wejściu w życie Porozumienia.

### Pytanie

Czy Państwo jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych zobowiązani jesteście do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu Ryczałtu wypłacanego Pracownikowi przez Państwa?

### Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe, Państwo jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych nie jesteście zobowiązani do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu Ryczałtu wypłacanego Pracownikowi przez Państwa.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 6718 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 r. praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami (art. 6720 § 1 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 r.).

Stosownie do art. 6724 § 1 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 r. pracodawca jest obowiązany:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie;

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (art. 6724 § 4 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 r.).

Zgodnie z art. 6724 § 5 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 r. przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Jednocześnie, zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodami są co do zasady otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Przyjmuje się, że przychodami są świadczenia o charakterze definitywnym, bezzwrotnym, powodującym wzbogacenie podatnika. Innymi słowy, o zaliczeniu danego przysporzenia majątkowego do przychodów podatnika decyduje definitywny charakter tego przysporzenia w tym sensie, że w sposób ostateczny faktycznie powiększa ono aktywa tego podatnika. Oznacza to, że za przychody podatkowe mogą być uznane tylko te przychody, które nie mają charakteru zwrotnego. Zatem świadczenia będące zwrotem wydatków nie generują przychodu podatkowego.

Wskazują Państwo, że jako pracodawca ponoszą Państwo koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych w przypadku, kiedy Państwa pracownik świadczy pracę na terenie Banku. Z kolei, w przypadku świadczenia Pracy zdalnej, koszty te obciążać będą Państwa Pracownika. Właśnie w celu pokrycia Pracownikowi kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania Pracy zdalnej, tj. Kosztów pracy zdalnej, Pracownikowi przysługiwać będzie Ryczał wypłacany przez Państwa. Kwota Ryczałtu uwzględniać będzie normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

W związku z powyższym, w Państwa ocenie, Ryczałt ma formę zwrotu wydatków za energię elektryczną oraz usługi telekomunikacyjne, których Państwo nie zapewniają Pracownikowi w przypadku Pracy zdalnej. Ryczałt ma na celu wyrównanie kosztów ponoszonych przez Pracownika związanych z Pracą zdalną, nie zaś zwiększenie aktywów Pracownika. Świadczy o tym także sposób kalkulacji Ryczałtu. Kwota Ryczałtu nie będzie ustalana przez Państwa dowolnie, a w oparciu o normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Jednocześnie, z uwagi na respektowanie zasady równego traktowania każdego Pracownika, a także brak Państwa wpływu na wysokość opłat za energię elektryczną i wysokość kosztów usług telekomunikacyjnych ponoszonych przez Pracownika, wysokość Ryczałtu za każdy dzień wykonywania Pracy zdalnej w miesiącu kalendarzowym będzie uśredniona, jednakowa dla każdego Pracownika. W przypadku Pracy zdalnej Pracownik wykorzystywać będzie energię elektryczną oraz usługi telekomunikacyjne ze swoich zasobów, ale na cele Państwa (świadczenia pracy). Wykorzystanie energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych z zasobów Pracownika pozwalać będzie Pracownikowi na wykonywanie obowiązków pracowniczych na rzecz Państwa.

Zatem należy uznać, że Koszty pracy zdalnej będą świadczeniem ponoszonym przez Pracownika w interesie Państwa jako pracodawcy.

Następnie, Państwo jako pracodawca zobowiązani będziecie pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, co wynika wprost z art. 6724 § 1 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 r. W związku z tym, Ryczałt stanowić będzie sposób rozliczenia Kosztów pracy zdalnej obciążających Pracownika, którego obowiązek został uregulowany w przepisach prawa powszechnie obowiązującego.

Zatem, w Państwa ocenie, Ryczał ma charakter kompensacyjny, a nie przysparzający, a w konsekwencji powinien być neutralny podatkowo. Powyższe znajduje także potwierdzenie w literalnym brzmieniu art. 6725 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 r., zgodnie z którym zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28 i 185) \[podkreślenie Państwa\].

Jednocześnie wskazują Państwo, że w zbliżonych stanach faktycznych wydane zostały następujące interpretacje indywidualne, w których Dyrektor Krajowej informacji Skarbowej (dalej: „Dyrektor KIS”) potwierdził, że ekwiwalent pieniężny, m. in. za zużycie energii elektrycznej, Internetu czy kosztów zużycia sprzętu biurowego, który wypłacany jest pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, nie stanowi przychodu tego pracownika w rozumieniu ustawy o PIT:

‒ interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 23 stycznia 2023 r. nr 0113- KDIPT2- 3.4011.924.2022.1.MS;

‒ interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 18 lutego 2022 r. nr 0113- KDIPT2- 3.4011.1095.2021.1.NM;

‒ interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 14 grudnia 2021 r. nr 0113- KDIPT2- 3.4011.905.2021.1.GG;

‒ interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 3 września 2021 r. nr 0113- KDIPT2- 3.4011.547.2021.1.GG;

‒ interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 15 grudnia 2020 r. nr 0115-KDIT2.4011.739.2020.1.RS.

Przykładowo, w interpretacji z dnia 18 lutego 2022 r. nr 0113- KDIPT2- 3.4011.1095.2021.1.NM za prawidłowe zostało uznane stanowisko wnioskodawcy: „Konsekwentnie, w ocenie Wnioskodawcy taki zwrot jest zdarzeniem neutralnym podatkowo. Pracownicy nie uzyskują realnej korzyści majątkowej, a jedynie zwrot kosztów, jakie ponieśli na wyposażenie i używanie domowego miejsca do pracy zdalnej. Taki ryczałt stanowi jedynie rekompensatę kosztów, których pracownik nie poniósłby, gdyby nie wyraźne działanie w interesie pracodawcy. Zatem zwrot taki nie stanowi przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Należności wypłacane pracownikowi tytułem zwrotu ponoszonych przez niego wydatków nie zwiększają jego majątku. Stanowią tylko wyrównanie wydatków ponoszonych przez pracownika w celu realizacji jego obowiązków pracowniczych”.

Należy zauważyć, że wymienione powyżej interpretacje nie dotyczą pracy zdalnej w rozumieniu Kodeksu pracy po Nowelizacji, a pracy zdalnej w rozumieniu ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: „Ustawa COVID”). Natomiast, Ustawa COVID, podobnie jak Kodeks pracy po Nowelizacji, również przewiduje możliwość wykonywania przez pracownika pracy poza miejscem jej stałego wykonywania tylko - w odróżnieniu od Kodeksu pracy po Nowelizacji - tymczasowo tj. w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Jednocześnie, Ustawa COVID reguluje - tak jak Kodeks pracy po Nowelizacji - obowiązek zapewnienia przez pracodawcę odpowiedniego wyposażenia niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej.

W konsekwencji, Państwa zdaniem, stanowisko zaprezentowane w ww. interpretacjach indywidualnych znajduje zastosowanie również do zdarzenia przyszłego przedstawionego w niniejszym wniosku.

Tym samym, mając na uwadze w szczególności kompensacyjny charakter Ryczałtu, a także literalne brzmienie art. 6725 Kodeksu pracy po Nowelizacji, w Państwa ocenie, Ryczałt wypłacany przez Państwa Pracownikowi nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, w tym nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, o który mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Z kolei, zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o PIT zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Państwa zdaniem, uwzględniając, że Ryczałt wypłacany przez Państwa Pracownikowi nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, w tym nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, na Państwu nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

Podsumowując, w świetle przedstawionego uzasadnienia, stoją Państwo na stanowisku, że jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych nie są Państwo zobowiązani do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu Ryczałtu wypłacanego Pracownikowi przez Państwa.

Mając na względzie powyższe, wnoszą Państwo o uznanie Państwa stanowiska za prawidłowe.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania wyrażona w art. 9 ust. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.). Zgodnie z jego treścią:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy.

Katalog źródeł przychodu, do których kwalifikuje się przychody danego rodzaju został wymieniony w art. 10 ust. 1 ww. ustawy.

W myśl tego artykułu:

Źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Natomiast w świetle art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

W myśl zaś art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Z kolei stosownie art. 39 ust. 1 cytowanej ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 32, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74, 148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Przedstawili Państwo informacje, z których wynika, że:

1\. będą Państwo jako pracodawca dopuszczać wykonywanie przez pracowników pracy zdalnej;

2\. zasady wykonywania pracy zdalnej zostaną uregulowane w porozumieniu pomiędzy Państwem a organizacjami związkowymi;

3\. w związku z wykonywaniem pracy zdalnej zapewnią Państwo pracownikom narzędzia niezbędne do wykonywania pracy;

4\. pracownikom wykonującym pracę zdalną będą Państwo pokrywać w formie ryczałtu koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;

5\. wysokość ryczałtu będzie uśredniona, jednakowa dla każdego pracownika.

Powzięli Państwo wątpliwość, czy ryczałt wypłacany z tytułu pokrycia kosztów wykonywanej przez Państwa pracowników pracy zdalnej będzie stanowił dla nich przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i czy w związku z tym będą na Państwu ciążyły obowiązki płatnika związane z odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy.

Ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U z 2023 r. poz. 240) praca zdalna została na stałe wprowadzona do Kodeksu pracy.

Stosownie do art. 6718 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.):

Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Powyższe oznacza, że praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie zawsze miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 6719 § 1 cytowanej ustawy:

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

1) przy zawieraniu umowy o pracę albo

2) w trakcie zatrudnienia.

Z powyższego wynika, że wykonywanie pracy zdalnej będzie wymagało co do zasady uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

W myśl art. 6720 § 1 tej ustawy:

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Natomiast w myśl § 4:

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Stosownie do powyższego, warunki pracy zdalnej mogą być określone w:

1\. porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi – wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych;

2\. regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa.

W przypadku oddelegowania pracownika do pracy zdalnej, zgodnie z art. 6724 § 1 Kodeksu pracy:

Pracodawca jest obowiązany:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie;

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Co do zasady to pracodawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Takie obowiązki, zgodnie z zasadami prawa pracy, należą bowiem do pracodawcy.

Jednocześnie będzie także możliwe używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą – pod warunkiem, że prywatne narzędzia pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy.

Wynika to z art. 6724 § 2 Kodeksu pracy, w myśl którego:

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego.

W takim przypadku, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent, bowiem w myśl art. 6724 § 3:

W przypadku, o którym mowa w § 2, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Co więcej, pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, takich jak np. korzystanie z energii elektrycznej, czy Internetu. Zwrot kosztów może nastąpić w formie wspomnianego powyżej ekwiwalentu pieniężnego, ale może zostać również zastąpiony ryczałtem.

Stosownie bowiem do art. 6724 § 4 Kodeksu pracy:

Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

W myśl natomiast art. 6724 § 5 ww. ustawy:

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Istotną kwestią związaną z wypłacaniem ekwiwalentu lub ryczałtu w związku z pracą zdalną jest kwestia jego opodatkowania.

Stosownie do art. 6725 ustawy Kodeks pracy:

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647, 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28 i 185).

Z powyższego wynika zatem, że niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy, ryczałt wypłacany Państwa pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie będzie stanowił przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na Państwu, jako płatniku, nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zatem Państwa stanowisko jest **prawidłowe**.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych stwierdzam, że zapadły one w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego tą interpretację.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒ Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

‒ Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

‒ Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (\`(...)\`). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒ w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒ w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).