Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.608.2024.1.MKW
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-12-09
Teza: Brak obowiązku wydruku i wydania faktur elektronicznych oraz e-paragonów nabywcom, którzy zaakceptują Regulamin sklepu internetowego.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; internet-sklep internetowy; paragon-e-paragon; paragon-paragon fiskalny; regulamin-regulamin organizacyjny
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Brak obowiązku wystawienia faktury; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Obowiązek wystawienia faktury ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Sposób wystawienia faktur; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur elektronicznych
Przepisy: [VAT] Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących-Rozdział 1-§ 2-pkt 1-lit. a; [VAT] Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących-Rozdział 1-§ 2-pkt 16; [VAT] Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących-Rozdział 1-§ 2-pkt 6; [VAT] Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących-Rozdział 2-Oddział 1-§ 6-ust. 1-pkt 1; [VAT] Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących-Rozdział 2-Oddział 2-§ 19-ust. 1-pkt 1; [VAT] Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących-Rozdział 2-Oddział 2-§ 19a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 22; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 32; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b-ust. 1-pkt 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b-ust. 3-pkt 1-lit. a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b-ust. 3-pkt 1-lit. b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111-ust. 3a-pkt 1-lit. a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111-ust. 3a-pkt 1-lit. b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111-ust. 3a-pkt 6; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111-ust. 3a-pkt 8; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

9 września 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 9 września 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy braku obowiązku wydruku i wydawania faktur elektronicznych oraz e-paragonów nabywcom, którzy zaakceptują Regulamin sklepu internetowego. Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego**

„(…)” spółka z o.o. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej (\`(...)\`). Spółka jest czynnym podatnikiem VAT. Sprzedaż towarów i usług jest prowadzona przez Spółkę w sieci sklepów zlokalizowanych na terenie całego kraju (sklepy stacjonarne) oraz za pomocą serwisów internetowych (sklepy internetowe).

W przypadku sprzedaży za pomocą serwisów internetowych obecnie Spółka w całości rejestruje ją z wykorzystaniem drukarek fiskalnych. W przypadku sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest ona dokumentowana paragonami fiskalnymi a także fakturami (tzw. konsumenckimi). Z kolei sprzedaż internetowa na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (podatników VAT) jest dokumentowana na potrzeby wewnętrzne dokumentem niefiskalnym, a na rzecz klienta wystawiana jest faktura sprzedaży przekazywana nabywcy (zawierająca jego numer VAT/VAT UE).

Wnioskodawca wystawia i przekazuje wszystkim klientom faktury VAT - w zależności od wyboru klienta przy składaniu zamówienia - w formie elektronicznej albo w formie papierowej. Przy składaniu zamówienia domyślnie zaznaczone jest pole wyboru faktury elektronicznej, przy czym składający zamówienie może wybrać pole wskazujące na wybór faktury w formie papierowej. Możliwość wyboru rodzaju faktury dotyczy zarówno klientów będących podatnikami VAT, jak i klientów nieprowadzących działalności gospodarczej.

Niniejszy wniosek dotyczy wyłącznie sprzedaży internetowej po opisanych poniżej zmianach. W najbliższym czasie Spółka planuje zrezygnować z dostępnej obecnie dla klientów możliwości wyboru formy faktury w postaci papierowej i wprowadzić wyłącznie faktury elektroniczne dla dokumentowania sprzedaży w sklepach internetowych (opisana poniżej Zmiana 1). Powyższe ma na celu ujednolicenie procesu wysyłania faktur wystawianych przez sklepy internetowe oraz optymalizacji czasu pakowania towarów (brak konieczności drukowania i dołączania do przesyłek faktur papierowych w magazynie) oraz uniknięcia sytuacji dołączenia faktury do niewłaściwej przesyłki (ryzyka wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych).

Docelowo model dokumentowania sprzedaży w sklepie internetowym będzie odmienny dla konsumentów - dla których sprzedaż będzie fiskalizowana, a następnie będą wystawiane i przesyłane paragony w formie elektronicznej, a na żądanie klienta faktura elektroniczna, oraz dla podatników VAT - dla których sprzedaż nie będzie fiskalizowana i będą wystawiane i przesyłane faktury elektroniczne (opisana poniżej Zmiana 2). Do ewidencjonowania sprzedaży internetowej Wnioskodawca planuje nabyć i wykorzystywać drukarki fiskalne online (tj. łączące się z Centralnym Repozytorium Kas), które będą mogły wystawiać paragony w postaci elektronicznej (tzw. e-paragony).

Zmiana 1

W pierwszym etapie wprowadzania nowego modelu dokumentowania transakcji w sklepie internetowym, Spółka będzie sprzedaż na rzecz wszystkich nabywców (podatników oraz konsumentów) ewidencjonowała w kasie rejestrującej (drukarce fiskalnej), jednak nie będzie wysyłać paragonów fiskalnych klientom indywidualnym, ponieważ dla wszystkich nabywców będą wystawiane i wysyłane faktury elektroniczne. Faktury elektroniczne w formacie PDF będą przesyłane na wskazany przez klienta adres e-mail. Regulamin sklepów internetowych (dalej jako Regulamin) będzie zawierał informację o wystawianiu faktur sprzedaży w stosunku do wszystkich transakcji w sklepach internetowych i przesyłaniu ich do klientów wyłącznie w formie elektronicznej.

W przypadku zniszczenia lub zaginięcia faktury, Wnioskodawca zapewni wszystkim klientom możliwość uzyskania duplikatu faktury w formie papierowej lub elektronicznej na wniosek klienta. Akceptacja regulaminu będzie warunkiem złożenia zamówienia na towar bądź usługę w sklepie internetowym Spółki. Klienci będą mogli uzyskać dostęp do regulaminu w każdym czasie za pośrednictwem odesłania internetowego (tj. linku) zamieszczonego na głównej stronie sklepu internetowego oraz sporządzić jego wydruk. Regulamin będzie miał zastosowanie również do zamówień składanych drogą telefoniczną za pośrednictwem konsultanta Centrum Obsługi Klienta (COK) Spółki.

Wszystkie faktury elektroniczne dokumentujące sprzedaż w sklepach internetowych będą zapisywane przez Spółkę w formacie plików PDF oraz archiwizowane w elektronicznym repozytorium e-faktur. Faktury będą przechowywane na terytorium kraju w formie elektronicznych plików w formacie PDF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych w podziale na sklepy internetowe, lata i miesiące, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Format plików PDF zapewnia zarówno czytelność faktury jak również integralność (niezmienność) treści przechowywanych faktur. Ponadto, przesyłanie do klienta faktur w formie elektronicznej w formacie pliku PDF z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mailowy podany przez klientów przy składaniu zamówień i/lub zapisany w koncie klienta w witrynie sklepu internetowego umożliwi zweryfikowanie autentyczności pochodzenia faktury oraz zapewni integralność (niezmienność) treści faktury.

Wiadomości e-mail wysłane do klientów zawierające faktury elektroniczne będą archiwizowane. Dostęp do przechowywanych faktur w formacie PDF będzie możliwy również z poziomu sytemu sprzedażowo-magazynowego, w którym są wystawiane zamówienia oraz powiązane z nimi faktury sprzedaży i dokumenty dostawy towarów, co umożliwi wykorzystanie elastycznego i szybkiego sposobu wyszukiwania faktur oraz pozwoli na prześledzenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą sprzedaży towarów i usług a zamówieniem klienta na sprzedawane towary bądź usługi i dokumentem dostawy towarów.

W każdej chwili na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej będzie możliwy dostęp tych organów do faktur przechowywanych elektronicznie w formacie PDF oraz ich pobór w formie pliku PDF. Spółka będzie również przechowywać paragony dotyczące sprzedaży w sklepie internetowym do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Paragony poza numerem paragonu będą posiadać numery systemowe, które pozwolą na identyfikację faktury wystawionej do każdego z paragonów. Zatem w każdej chwili można w systemie sprzedażowo-magazynowym odnaleźć fakturę wystawioną do danego paragonu, zamówienia oraz dokumentu wydania towaru.

Zmiana 2

W dalszym etapie, w związku z planowanymi zmianami w systemach sprzedażowych Spółki, po wprowadzeniu zmian przedstawionych w opisie Zmiany 1, Spółka planuje dalsze modyfikacje procesu dokumentowania sprzedaży dokonywanej za pośrednictwem sklepów internetowych. W odniesieniu do klientów nieprowadzących działalności gospodarczej sprzedaż będzie ewidencjonowana przy pomocy kasy rejestrującej online i Spółka będzie wystawiała paragony w formie elektronicznej (tzw. e-paragony). E-paragony będą wystawiane przez Spółkę przy użyciu drukarek fiskalnych kas online, wystawiających paragony tylko w postaci elektronicznej. Paragony nie będą występować w formie drukowanej. Spółka będzie przesyłać klientom nieprowadzącym działalności gospodarczej e-paragony z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mailowy podany przez klientów przy składaniu zamówień i/lub zapisany w koncie klienta w witrynie sklepu internetowego.

Jeśli klient nieprowadzący działalność gospodarczej już przy składaniu zamówienia zaznaczy, że chce otrzymać fakturę, to Wnioskodawca wystawi na jego rzecz e-paragon oraz fakturę, przy czym do klienta wysłana zostanie tylko faktura elektroniczna z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mailowy podany przez klienta i/lub zapisany w koncie klienta w witrynie sklepu internetowego. Dodatkowo, jeśli pierwotnie konsument otrzymał e-paragon przy dokonaniu zakupu, na żądanie klienta przedstawione w ciągu 3 miesięcy od dnia dokonania sprzedaży Spółka wystawi klientowi fakturę elektroniczną dokumentującą sprzedaż zaewidencjonowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej online (udokumentowaną e-paragonem) oraz prześle ją z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mailowy podany przez klienta i/lub zapisany w koncie klienta w witrynie sklepu internetowego. Natomiast w odniesieniu do klientów będących podatnikami VAT w przypadku zakupów w sklepie internetowym Spółka nie będzie wystawiać paragonów fiskalnych, lecz będzie wystawiać i wysyłać klientom faktury w postaci elektronicznej.

W związku z powyższym, Spółka wprowadzi do Regulaminu odpowiednie zapisy dotyczące planowanych zmian w zakresie wystawiania e-paragonów oraz faktur elektronicznych. W tym celu w Regulaminie zostanie zawarta informacja o wystawianiu przez Spółkę e-paragonów i faktur elektronicznych oraz przesyłaniu ich do klientów w formie elektronicznej na wskazany przez klienta adres e-mail.

W przypadku zniszczenia lub zaginięcia faktury, Wnioskodawca zapewni możliwość uzyskania duplikatu faktury w formie papierowej lub elektronicznej na wniosek klienta. Również w sytuacji, gdy po wysyłce zamówienia klient zgłosi problem z odebraniem lub odczytaniem e-paragonu, Spółka ponownie wyśle do niego e-paragon we wskazany przez niego sposób - w postaci elektronicznej albo jego wydruk w postaci papierowej.

Akceptacja regulaminu będzie warunkiem złożenia zamówienia na towar bądź usługę w sklepie internetowym Spółki. Klienci będą mogli uzyskać dostęp do regulaminu w każdym czasie za pośrednictwem odesłania internetowego (tj. linku) zamieszczonego na głównej stronie sklepu internetowego oraz sporządzić jego wydruk. Regulamin będzie miał zastosowanie również do zamówień składanych drogą telefoniczną za pośrednictwem konsultanta COK Spółki. Podczas składania zamówienia klienci będą mieć możliwość wyrażenia chęci otrzymania faktury elektronicznej oraz podania numeru VAT (tj. numeru NIP lub VAT UE) w celu wystawienia faktury elektronicznej. Jeśli klient dokonując zakupu nie wskaże numeru VAT (tj. numeru NIP lub VAT UE) nabywcy, Spółka będzie traktować danego klienta jako osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. W konsekwencji, taka sprzedaż zostanie udokumentowana e-paragonem oraz na żądanie klienta, fakturą elektroniczną - konsumencką.

Spółka będzie archiwizować wystawione e-paragony we własnym repozytorium e-paragonów. Spółka będzie również dokonywać archiwizacji korespondencji e-mail z klientami, w której załączone zostały e-paragony w celu posiadania dowodu potwierdzającego wysłanie e-paragonu klientowi. E-paragony będą przechowywane na terytorium kraju w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych w podziale na sklepy internetowe, lata i miesiące, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Format plików zapewni zarówno czytelność e-paragonu jak również integralność (niezmienność) treści przechowywanych e-paragonów.

Wszystkie faktury elektroniczne dokumentujące sprzedaż w sklepach internetowych będą zapisywane w formacie plików PDF oraz archiwizowane w elektronicznym repozytorium e-faktur. Faktury będą przechowywane na terytorium kraju w formie elektronicznych plików w formacie PDF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych w podziale na sklepy internetowe, lata i miesiące, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Format plików PDF zapewnia zarówno czytelność faktury jak również integralność (niezmienność) treści przechowywanych faktur. Ponadto, przesyłanie do klienta faktur w formie elektronicznej w formacie pliku PDF z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mailowy podany przez klientów przy składaniu zamówień i/lub zapisany w koncie klienta w witrynie sklepu internetowego umożliwi zweryfikowanie autentyczności pochodzenia faktury oraz zapewni integralność (niezmienność) treści faktury. Wiadomości e-mail wysłane do klientów zawierające faktury elektroniczne będą archiwizowane.

Dostęp do przechowywanych faktur w formacie PDF będzie możliwy również z poziomu sytemu sprzedażowo-magazynowego, w którym są wystawiane zamówienia oraz powiązane z nimi faktury sprzedaży i dokumenty dostawy towarów, co umożliwi wykorzystanie elastycznego i szybkiego sposobu wyszukiwania faktur oraz pozwoli na prześledzenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą sprzedaży towarów i usług a zamówieniem klienta na sprzedawane towary bądź usługi i dokumentem dostawy towarów. W każdej chwili na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej będzie możliwy dostęp tych organów do faktur przechowywanych elektronicznie w formacie PDF oraz ich pobór w formie pliku PDF.

**Pytania**

1\. Czy przedstawiony jako Zmiana 1 sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych jest poprawny w świetle przepisów ustawy o VAT?

2\. Czy przedstawiony jako Zmiana 2 sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych i e-paragonów jest poprawny w świetle przepisów ustawy

### Państwa stanowisko w sprawie

1\. Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego określonego jako Zmiana 1 sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych jest poprawny w świetle przepisów ustawy o VAT. Akceptację Regulaminu należy uznać za akceptację odbiorcy stosowania faktur elektronicznych (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT), a w przypadku klientów niebędących podatnikami również za zgłoszenie żądania wystawienia faktury (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).

Natomiast opisany sposób archiwizacji faktur elektronicznych w repozytorium powinien być uznany za spełniający warunki przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT).

2\. Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego określonego jako Zmiana 2 sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych i e-paragonów jest poprawny w świetle przepisów ustawy o VAT. Akceptację Regulaminu należy uznać za akceptację odbiorcy stosowania faktur elektronicznych (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT), a ich archiwizację w repozytorium za spełniającą warunki przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT). Z kolei w odniesieniu do e-paragonów należy uznać akceptację Regulaminu za zgodę nabywcy na przesłanie go w postaci elektronicznej i w sposób z nim uzgodniony w rozumieniu art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT, a przechowywanie ich w repozytorium e-paragonów za sposób zgodny z wymogami art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT. Ponadto, Spółka umożliwi nabywcom zgłoszenie żądania otrzymania faktury (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania nr 1

Wnioskodawca uważa, że przedstawiony w opisie Zmiany 1 opis sposobu przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych jest poprawny w świetle przepisów ustawy o VAT, natomiast akceptacja Regulaminu przez klientów jest równoznaczna z akceptacją odbiorcy stosowania faktur elektronicznych w rozumieniu art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, a w przypadku klientów niebędących podatnikami również za zgłoszenie żądania wystawienia faktury (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).

Jak wynika z definicji zawartych w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast faktura elektroniczna to faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Należy podkreślić, że aktualne przepisy nie wymagają, aby akceptacja wyrażona była w szczególnej formie, np. pisemnej. Szczegóły w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę faktury na otrzymywanie faktur elektronicznych oraz ich przesyłanie w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i są elementem umowy zawartej przez strony.

Natomiast na podstawie art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, na żądanie nabywcy towaru lub usługi, w tym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Jak podkreślono powyżej, przepisy nie wymagają, aby akceptacja stosowania faktur elektronicznych przez odbiorcę faktury, o której mowa w art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, wyrażona była w szczególnej formie. Podobnie przepisy nie regulują formy żądania wystawienia faktury wyrażonego przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej na podstawie art. 106b ustawy o VAT.

W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy forma zarówno akceptacji otrzymania faktury w formie elektronicznej, jak również forma żądania wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż jest dowolna i pozostaje w gestii stron transakcji.

Jak wskazano w opisie Zmiany 1, Wnioskodawca będzie sprzedaż na rzecz wszystkich nabywców (podatników oraz konsumentów) ewidencjonował w drukarce fiskalnej, jednak nie będzie wysyłać paragonów fiskalnych klientom indywidualnym, ponieważ dla wszystkich nabywców będą wystawiane i wysyłane faktury elektroniczne. Faktury elektroniczne w formacie PDF będą przesyłane na wskazany przez klienta adres e-mail. Regulamin będzie zawierał informację o wystawianiu faktur sprzedaży w stosunku do wszystkich transakcji w sklepach internetowych i przesyłaniu ich do klientów wyłącznie w formie elektronicznej. W przypadku zniszczenia lub zaginięcia faktury, Wnioskodawca zapewni wszystkim klientom możliwość uzyskania duplikatu faktury w formie papierowej lub elektronicznej na wniosek klienta.

Podkreślić należy, że akceptacja regulaminu będzie warunkiem złożenia zamówienia na towar bądź usługę w sklepie internetowym Spółki. Regulamin będzie dostępny dla klientów w każdym czasie za pośrednictwem odesłania internetowego (tj. linku) zamieszczonego na głównej stronie sklepu internetowego oraz można będzie sporządzić jego wydruk. Akceptując Regulamin, w którym zawarto zapisy dotyczące wystawiania i wysyłania faktur elektronicznych, klienci wyrażą zgodę na wystawienie faktury w formie elektronicznej, co zdaniem Wnioskodawcy można również uznać za tożsame ze zgłoszeniem żądania wystawienia faktury w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Brak akceptacji powyższych zapisów, a tym samym brak zaakceptowania przez klienta Regulaminu, uniemożliwia dokonanie zakupu w sklepie internetowym Spółki.

W związku z powyższym, w ocenie Spółki, akceptacja przez klienta podczas składania zamówienia treści Regulaminu, który zawiera zapis dotyczący wystawiania przez Spółkę faktur elektronicznych i który jest dostępny do wglądu klienta w każdym czasie za pośrednictwem odesłania internetowego (tj. linku) zamieszczonego na stronie głównej sklepu internetowego, jest tożsama z żądaniem wystawienia faktury przez klienta w rozumieniu art. 106b ust. 3 ustawy o VAT oraz spełnia warunek określony w art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, tj. stanowi akceptację stosowania faktur elektronicznych przez odbiorcę faktury (klienta).

Możliwość wystawienia i przesyłania faktur elektronicznych w formacie PDF na adres mailowy wskazany przez nabywcę, który zaakceptował taką formę wyboru faktury poprzez akceptację regulaminu sprzedawcy, w tym w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, została potwierdzona w licznych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 czerwca 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.204.2021.1.ASY wskazano, że: „(…) skoro akceptacja regulaminu oznacza zgłoszenie żądania uzyskania faktury, zamiast paragonu fiskalnego oraz wyrażenie zgody na otrzymywanie faktury w postaci elektronicznej, to należy się zgodzić z Wnioskodawcą, że ma on prawo do wystawienia faktury oraz wydania klientowi wyłącznie faktury zachowując paragon fiskalny we własnej dokumentacji. Jednocześnie Wnioskodawca będzie miał obowiązek zostawić w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę np. nr faktury oraz datę wystawienia. Podsumowując, w sytuacji gdy akceptacja regulaminu oznacza zgłoszenie żądania uzyskania faktury zamiast paragonu fiskalnego oraz wyrażenie zgody na otrzymywanie faktury w postaci elektronicznej, to Wnioskodawca ma prawo do wystawienia faktury oraz wydania klientowi wyłącznie faktury elektronicznej zachowując paragon fiskalny we własnej dokumentacji”.

Również w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 maja 2019 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4012.137.2019.1.AKR potwierdzono, że: „W konsekwencji należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że planowane przez niego wysyłanie faktur elektronicznych w formacie pliku PDF na podany przez klienta adres e-mail, bądź udostępnienie ich w panelu klienta, po uprzednim zaakceptowaniu zmiany Regulaminu, w której klient wyraził żądanie otrzymywania faktur w formie elektronicznej, będzie prawidłowe”.

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle przytoczonych powyżej przepisów oraz interpretacji podatkowych, planowane przez Spółkę wysyłanie jedynie faktur elektronicznych w formacie pliku PDF z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mail podany przez klientów przy składaniu zamówień i/lub zapisany w koncie klienta sklepu internetowego po akceptacji przez klienta Regulaminu, jest poprawne w świetle przepisów ustawy o VAT.

W związku z powyższym, przedstawiony w opisie Zmiany 1 sposób wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych jest poprawny w świetle przepisów ustawy o VAT. Akceptację Regulaminu należy uznać za akceptację odbiorcy stosowania faktur elektronicznych (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT), a w przypadku klientów niebędących podatnikami również za zgłoszenie żądania wystawienia faktury (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Faktury mogą być przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powyższych przepisów wynika, że podatnicy nie mają obowiązku przechowywania faktur w określonej formie - papierowej bądź elektronicznej.

Zgodnie z art. 106h ust. 3 ustawy o VAT w przypadku faktury w formie elektronicznej dotyczącej sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę albo numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego (Zmiana 1), wszystkie faktury elektroniczne dokumentujące sprzedaż w sklepach internetowych będą zapisywane w formacie plików PDF oraz archiwizowane w elektronicznym repozytorium e-faktur. Faktury będą przechowywane na terytorium kraju w formie elektronicznych plików w formacie PDF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych w podziale na sklepy internetowe, lata i miesiące (okresy rozliczeniowe), w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, przy czym format plików PDF zapewnia zarówno czytelność faktury jak również integralność (niezmienność) treści przechowywanych faktur.

Zweryfikowanie autentyczności pochodzenia faktur oraz zapewnienie integralności (niezmienności) treści faktury będzie możliwe dzięki przesyłaniu do klienta faktur w formie elektronicznej w formacie pliku PDF z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mailowy podany przez klientów przy składaniu zamówień i/lub zapisany w koncie klienta w witrynie sklepu internetowego. Wiadomości e-mail wysłane do klientów zawierające faktury elektroniczne będą archiwizowane, a dostęp do przechowywanych faktur w formacie PDF będzie możliwy również z poziomu sytemu sprzedażowo-magazynowego, w którym są wystawiane zamówienia oraz powiązane z nimi faktury sprzedaży i dokumenty dostawy towarów, co umożliwi wykorzystanie elastycznego i szybkiego sposobu wyszukiwania faktur oraz pozwoli na prześledzenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą sprzedaży towarów i usług a zamówieniem klienta na sprzedawane towary bądź usługi i dokumentem dostawy towarów.

W każdej chwili na żądanie organu podatkowego lub kontroli skarbowej będzie możliwy dostęp tych organów do faktur przechowywanych elektronicznie w formacie PDF oraz ich pobór w formie pliku PDF. W związku z powyższym, warunki wskazane art. 112a ustawy o VAT są w ocenie Wnioskodawcy spełnione.

Spółka będzie również przechowywać paragony dotyczące sprzedaży w sklepie internetowym do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Paragony poza numerem paragonu będą posiadać numery systemowe, które pozwolą na identyfikację faktury wystawionej do każdego z paragonów, zatem w każdej chwili można w systemie sprzedażowo-magazynowym odnaleźć fakturę wystawioną do danego paragonu, zamówienia oraz dokumentu wydania towaru.

Zdaniem Wnioskodawcy, powyższy sposób przechowywania paragonów fiskalnych jest zgodny z art. 106h ust. 3 ustawy o VAT. W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy przedstawiony w opisie Zmiany 1 sposób przechowywania faktur elektronicznych jest poprawny w świetle przepisów ustawy o VAT. Opisany sposób archiwizacji faktur elektronicznych w repozytorium powinien być uznany za spełniający warunki przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT).

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania nr 2

Wnioskodawca uważa, że przedstawiony w opisie Zmiany 2 opis sposobu przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych i e-paragonów jest poprawny w świetle przepisów ustawy o VAT. Akceptację Regulaminu przez klienta należy uznać za akceptację odbiorcy stosowania faktur elektronicznych (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT) oraz zgodę nabywcy na przesłanie e-paragonu w postaci elektronicznej i w sposób z nim uzgodniony w rozumieniu art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT. Planowany sposób archiwizacji faktur elektronicznych i e-paragonów w repozytorium spełnia warunki z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT oraz wymogi z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT.

W ramach zdarzenia przyszłego (Zmiana 2) Spółka będzie wystawiać i wysyłać faktury elektroniczne na rzecz klientów będących podatnikami VAT oraz na rzecz klientów nieprowadzących działalności gospodarczej w przypadku wyrażenia przez nich żądania wystawienia faktury (przy składaniu zamówienia bądź w ciągu 3 miesięcy od dnia dokonania sprzedaży – w takim przypadku Spółka wystawi klientowi fakturę elektroniczną dokumentującą sprzedaż zaewidencjonowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej online oraz prześle ją z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mailowy klienta.

Jak podkreślono powyżej w uzasadnieniu stanowiska w zakresie pytania 1, przepisy nie wymagają, aby akceptacja stosowania faktur elektronicznych przez odbiorcę faktury, o której mowa w art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, wyrażona była w szczególnej formie. W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy forma akceptacji otrzymania faktury w formie elektronicznej jest dowolna i pozostaje w gestii stron transakcji.

Jak wskazano w opisie Zmiany 2, Regulamin będzie zawierał informację o wystawianiu przez Spółkę e-paragonów (dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) i faktur elektronicznych (dla wszystkich podatników oraz na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) oraz przesyłaniu ich do klientów w formie elektronicznej na wskazany przez klienta adres e-mail.

W przypadku zniszczenia lub zaginięcia faktury, Wnioskodawca zapewni wszystkim klientom możliwość uzyskania duplikatu faktury w formie papierowej lub elektronicznej na wniosek klienta. Podkreślić należy, że akceptacja regulaminu będzie warunkiem złożenia zamówienia na towar bądź usługę w sklepie internetowym Spółki. Regulamin będzie dostępny dla klientów w każdym czasie za pośrednictwem odesłania internetowego (tj. linku) zamieszczonego na stronie głównej sklepu internetowego oraz można będzie sporządzić jego wydruk.

Akceptując Regulamin, w którym zawarto zapisy dotyczące wystawiania i wysyłania faktur elektronicznych, klienci wyrażają zgodę na wystawienie faktury w formie elektronicznej. Brak akceptacji powyższych zapisów, a tym samym brak zaakceptowania przez klienta Regulaminu, uniemożliwia dokonanie zakupu w sklepie internetowym Spółki.

W związku z powyższym, w ocenie Spółki, akceptacja przez klienta treści Regulaminu podczas składania zamówienia, który zawiera zapis dotyczący wystawiania przez Spółkę faktur elektronicznych i który jest dostępny do wglądu klienta w każdym czasie za pośrednictwem odesłania internetowego (tj. linku) zamieszczonego na stronie głównej sklepu internetowego (klient może również sporządzić wydruk Regulaminu), spełnia warunek określony w art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, tj. stanowi akceptację stosowania faktur elektronicznych przez odbiorcę faktury (klienta).

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle przytoczonych powyżej przepisów planowane przez Spółkę wysyłanie jedynie faktur elektronicznych w formacie pliku PDF z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mailowy podany przez klientów przy składaniu zamówień i/lub zapisany w koncie klienta w witrynie sklepu internetowego po akceptacji przez klienta Regulaminu, jest poprawne w świetle przepisów ustawy o VAT.

W związku z powyższym, przedstawiony w opisie Zmiany 2 sposób wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych jest poprawny w świetle przepisów ustawy o VAT. Akceptację Regulaminu należy uznać za akceptację odbiorcy stosowania faktur elektronicznych (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT). Takie stanowisko akceptują również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych, których przykłady przedstawiono w uzasadnieniu stanowisko w zakresie pytania 1.

Zgodnie natomiast z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Według art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących jest obowiązany wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Na podstawie powyższego, podatnik ewidencjonujący sprzedaż na kasie fiskalnej za zgodą nabywcy może wystawić konsumentowi paragon w formie elektronicznej i dostarczyć go w sposób z nim uzgodniony. Podkreślić należy, że przepisy ustawy o VAT nie zawierają wytycznych dotyczących formy zgody nabywcy na wystawienie paragonu w formie elektronicznej, ani formy uzgodnienia sposobu dostarczenia e-paragonu. W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy forma zgody nabywcy na wystawienie paragonu w formie elektronicznej i uzgodnienia sposobu jego dostarczenia w rozumieniu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT jest dowolna i pozostaje w gestii stron transakcji.

Jak wskazano w opisie Zmiany 2, w odniesieniu do klientów nieprowadzących działalności gospodarczej sprzedaż będzie ewidencjonowana przy pomocy kasy rejestrującej online i Spółka będzie wystawiała paragony w formie elektronicznej (tzw. e-paragony). E-paragony będą wystawiane przez Spółkę przy użyciu drukarek fiskalnych kas online, wystawiających paragony tylko w postaci elektronicznej. Spółka będzie przesyłać klientom nieprowadzącym działalności gospodarczej e-paragony z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mailowy podany przez klientów przy składaniu zamówień i/lub zapisany w koncie klienta w witrynie sklepu internetowego. W Regulaminie zostanie zawarta informacja o wystawianiu przez Spółkę e-paragonów dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i na ich żądanie faktur elektronicznych oraz przesyłaniu ich do klientów w formie elektronicznej na wskazany przez klienta adres e-mail.

Podkreślić należy, że akceptacja regulaminu będzie warunkiem złożenia zamówienia na towar bądź usługę w sklepie internetowym Spółki. Regulamin będzie dostępny dla klientów w każdym czasie za pośrednictwem odesłania internetowego (tj. linku) zamieszczonego na głównej sklepu internetowego oraz będzie można sporządzić jego wydruk. Akceptując Regulamin, w którym zawarto zapisy dotyczące wystawiania i wysyłania paragonów w formie elektronicznej, klienci wyrażają zgodę na wystawienie paragonu w formie elektronicznej i otrzymanie go na wskazany przez siebie adres e-mailowy. Brak akceptacji powyższych zapisów, a tym samym brak zaakceptowania przez klienta Regulaminu, uniemożliwia dokonanie zakupu w sklepie internetowym Spółki.

W ocenie Spółki, akceptacja Regulaminu oznacza wyrażenie przez klienta zgody na otrzymanie paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej oraz uzgodnienie z nim formy wysyłki dokumentu w rozumieniu art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT - na adres mailowy wskazany przez klienta podczas dokonywania zamówienia i/lub zapisany w koncie klienta w witrynie sklepu internetowego, zgodnie z treścią Regulaminu. E-paragony będą więc przez Spółkę wystawiane przy użyciu kas online, w wersji elektronicznej, za zgodą nabywcy i w sposób z nim uzgodniony.

W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, przedstawiony w opisie Zmiany 2 sposób wystawiania i przesyłania e-paragonów jest poprawny w świetle przepisów ustawy o VAT. Zdaniem Spółki, akceptację Regulaminu należy uznać za zgodę nabywcy przesłania go w postaci elektronicznej i w sposób z nim uzgodniony w rozumieniu art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT.

Stanowisko Spółki w tym zakresie potwierdza przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 sierpnia 2023 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.351.2023.2.JM, w której uznano akceptację regulaminu sklepu za uzgodnienie stosowania e-paragonu i sposobu jego przekazywania przez e-mail. W interpretacji tej wskazano, że: „(…) gdy będą Państwo dokonywać sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy on-line i otrzymają Państwo zgodę od nabywców na otrzymywanie paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej i przesyłanie ww. paragonów na ich adresy mailowe, a te paragony będą wyłącznie dokumentami utworzonymi przez kasę on-line, które będą stanowić zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych, to będą mogli Państwo wydawać nabywcom paragony w wersji elektronicznej”. Także w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 listopada 2022 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.480.2022.1.KP, uznano, że: „Będziecie Państwo w posiadaniu kas on-line spełniających wymagania techniczne pozwalające na przesyłanie paragonów w postaci elektronicznej do konsumenta i których funkcjonalność będzie potwierdzona przez Główny Urząd Miar. Ponadto Państwa klienci będący osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, którzy poprzez akceptację regulaminu wyrażą zgodę na przesyłanie paragonu w postaci elektronicznej w sposób z nimi uzgodniony tj. na wskazany email lub na konto klienta w aplikacji. Co istotne, każdorazowe korzystanie z aplikacji mobilnej, w opisany przez Państwa sposób, będzie powiązane z zarejestrowaniem transakcji na kasie fiskalnej i przesłaniem paragonu na adres email podany przez klienta w momencie akceptacji regulaminu. Przy czym w takim przypadku nie będziecie mieli Państwo również obowiązku wydruku paragonu w wersji papierowej”.

Natomiast na podstawie art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, na żądanie nabywcy towaru lub usługi, w tym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej będą miały możliwość wyrażenia chęci otrzymania faktury elektronicznej podczas składania zamówienia (Wnioskodawca wystawi na ich rzecz e-paragon oraz fakturę, przy czym do klienta wysłana zostanie tylko faktura elektroniczna z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mailowy klienta), bądź w ciągu 3 miesięcy od dnia dokonania sprzedaży, jeśli pierwotnie otrzymały e-paragon przy dokonaniu zakupu (Spółka wystawi klientowi fakturę elektroniczną dokumentującą sprzedaż zaewidencjonowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej online oraz prześle ją z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mailowy klienta).

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Faktury mogą być przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Z powyższych przepisów wynika, że podatnicy nie mają obowiązku przechowywania faktur w określonej formie - papierowej bądź elektronicznej.

Zgodnie z art. 106h ust. 3 ustawy o VAT w przypadku faktury w formie elektronicznej dotyczącej sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę albo numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej. Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego (Zmiana 2), wszystkie faktury elektroniczne dokumentujące sprzedaż w sklepach internetowych będą zapisywane w formacie plików PDF oraz archiwizowane w elektronicznym repozytorium e-faktur. Faktury będą przechowywane na terytorium kraju w formie elektronicznych plików w formacie PDF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych w podziale na sklepy internetowe, lata i miesiące (okresy rozliczeniowe), w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, przy czym format plików PDF zapewnia zarówno czytelność faktury jak również integralność (niezmienność) treści przechowywanych faktur.

Zweryfikowanie autentyczności pochodzenia faktur oraz zapewnienie integralności (niezmienności) treści faktury będzie możliwe dzięki przesyłaniu do klienta faktur w formie elektronicznej w formacie pliku PDF z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mailowy podany przez klientów przy składaniu zamówień i/lub zapisany w koncie klienta w witrynie sklepu internetowego. Wiadomości e-mail wysłane do klientów zawierające faktury elektroniczne będą archiwizowane, a dostęp do przechowywanych faktur w formacie PDF będzie możliwy również z poziomu sytemu sprzedażowo-magazynowego, w którym są wystawiane zamówienia oraz powiązane z nimi faktury sprzedaży i dokumenty dostawy towarów, co umożliwi wykorzystanie elastycznego i szybkiego sposobu wyszukiwania faktur oraz pozwoli na prześledzenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą sprzedaży towarów i usług a zamówieniem klienta na sprzedawane towary bądź usługi i dokumentem dostawy towarów. W każdej chwili na żądanie organu podatkowego lub kontroli skarbowej będzie możliwy dostęp tych organów do faktur przechowywanych elektronicznie w formacie PDF oraz ich pobór w formie pliku PDF. Mając na uwadze powyższe, warunki wskazane art. 112a ustawy o VAT są w ocenie Wnioskodawcy spełnione.

W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy przedstawiony w opisie Zmiany 2 sposób przechowywania faktur elektronicznych jest poprawny w świetle przepisów ustawy o VAT. Archiwizację faktur elektronicznych w repozytorium należy uznać za spełniającą warunki przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598).

Spółka będzie archiwizować wystawione e-paragony we własnym repozytorium e-paragonów. Spółka będzie również dokonywać archiwizacji korespondencji e-mail z klientami, w której załączone zostały e-paragony w celu posiadania dowodu potwierdzającego wysłanie e-paragonu klientowi. E-paragony będą przechowywane na terytorium kraju w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych w podziale na sklepy internetowe, lata i miesiące, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Format plików zapewni zarówno czytelność e-paragonu jak również integralność (niezmienność) treści przechowywanych e-paragonów, co w ocenie Wnioskodawcy spełnia wymogi określone w art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT.

W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, przedstawiony w opisie Zmiany 2 sposób przechowywania e-paragonów jest poprawny w świetle przepisów ustawy o VAT, a przechowywanie ich w repozytorium e-paragonów należy uznać za zgodne z wymogami art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Stosownie do art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Stosownie do art. 7 ust. 1 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (\`(...)\`).

Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Obowiązek stosowania kas rejestrujących wynika bezpośrednio z art. 111 ustawy. W myśl ust. 1 tego przepisu:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Z cytowanego wyżej art. 111 ust. 1 ustawy jednoznacznie wynika, że obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej ciąży na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz dwóch rodzajów podmiotów, mianowicie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jednocześnie przepisy ustawy nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących na rzecz innych podmiotów. W takim przypadku należy pamiętać,że ustawodawca do takiej sprzedaży przewidział określone warunki ewidencyjne.

W myśl art. 111 ust. 6a ustawy:

Kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Natomiast według przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598).

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty inne niż określone w pkt 1 dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas.

Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.), zwanym dalej „rozporządzeniem”.

Według § 2 pkt 1 lit. a) rozporządzenia:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) dokumencie fiskalnym - rozumie się przez to wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy:

a) w przypadku kas on-line - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny.

Na podstawie § 2 pkt 16 rozporządzenia:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży.

Zgodnie z § 2 pkt 6 rozporządzenia:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o kasie on-line - rozumie się przez to kasę, o której mowa w art. 111 ust. 6a ustawy.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia:

Podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.

Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia:

Podatnicy, prowadząc ewidencję przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 i 1598), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217), i zapewniają do nich dostęp.

Stosownie do § 19 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia:

Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy on-line, wystawiają paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12 i § 19a.

Jak wskazano w § 19a rozporządzenia:

Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas on-line, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany lub fakturę anulowaną w postaci elektronicznej.

Odnośnie dokumentowania zdarzeń poprzez wystawianie faktur należy wskazać, że zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Art. 2 pkt 32 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy:

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a) czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4,

b) czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4,

\- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Jak wynika z przywołanych przepisów podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Natomiast na żądanie nabywcy, niebędącego podatnikiem podatku VAT, wyrażone w odpowiednim czasie, podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę.

Wszystkie elementy, jakie powinna zawierać faktura określa art. 106e ust. 1 ustawy.

Treść art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy:

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:

1) do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo

2) pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Na podstawie art. 106h ust. 2 ustawy:

Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

W myśl art. 106h ust. 3 ustawy:

W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji:

1) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę albo

2) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Z treści art. 106h ust. 4 ustawy wynika, że:

Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy:

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Art. 112 ustawy stanowi, że:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8

Stosownie do art. 112a ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2\. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3\. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4\. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na podstawie art. 112aa ustawy:

1\. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

2\. Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo, zarejestrowani jako czynny podatnik podatku od towarów i usług. Prowadzą Państwo działalność w zakresie sprzedaży detalicznej elektrycznego sprzętu gospodarstwa domowego. Sprzedaż prowadzona jest w sklepach stacjonarnych jak i poprzez sklepy internetowe.

Sprzedaż internetowa jest obecnie w całości rejestrowana z wykorzystaniem drukarek fiskalnych w następujący sposób:

*   w przypadku sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej sprzedaż jest dokumentowana paragonami fiskalnymi i fakturami;
*   w przypadku sprzedaży na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą sprzedaż jest dokumentowana dokumentem niefiskalnym, a na rzecz klienta wystawiają Państwo fakturę sprzedaży.

Planują Państwo wprowadzić zmiany w dwóch etapach. W pierwszej kolejności planują Państwo zrezygnować z możliwości wyboru formy faktury w postaci papierowej i wprowadzić wyłącznie faktury elektroniczne dla dokumentowania sprzedaży w sklepach internetowych.

Docelowo planują Państwo dokumentować sprzedaż w sklepie internetowym:

*   na rzecz osób fizycznych poprzez fiskalizowanie, wystawianie i przesyłanie paragonów w formie elektronicznej, a na żądanie klienta wystawiać będą Państwo fakturę elektroniczną;
*   na rzecz podatników podatku VAT poprzez fiskalizowanie, wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych.

Do ewidencjonowania sprzedaży internetowej planują Państwo wykorzystywać drukarki fiskalne on-line, łączące się z Centralnym Repozytorium Kas, które to będą mogły wystawiać paragony w postaci elektronicznej, tzw. e-paragony.

W ramach zaplanowanej Zmiany 1 będą Państwo, wystawiać i wysyłać faktury elektroniczne na wskazany przez klienta adres e-mail, co będzie zgodne z zapisami regulaminu sklepu internetowego. Akceptacja regulaminu będzie warunkiem złożenia zamówienia na towar lub usługę w sklepie internetowym. Regulamin będzie miał również zastosowanie w przypadku zamówień składanych telefonicznie.

Wszystkie faktury będą zapisywane w formacie PDF oraz archiwizowane w elektronicznym repozytorium e-faktur. Faktury będą przez Państwa przechowywane na terytorium kraju w formie elektronicznych plików do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Zapewnią Państwo czytelność faktury, a także integralność (niezmienność) treści przechowywanych faktur.

W każdej chwili, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej będzie możliwy dostęp tych organów do faktur przechowywanych elektronicznie w formacie PDF oraz ich pobór w formie pliku PDF. W każdej chwili będziecie Państwo w stanie odnaleźć fakturę wystawioną do danego paragonu, zamówienia oraz dokumentu wydania towaru. Ponadto, będą Państwo przechowywać paragony dotyczące sprzedaży w sklepie internetowym do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Paragony będą posiadać numery systemowe, które pozwolą na identyfikację faktury wystawionej do każdego z paragonów.

Ad 1

Państwa wątpliwości dotyczą potwierdzenia poprawności sposobu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych w Zmianie 1.

Przedstawione wyżej przepisy wskazują, że podatnik może dokumentować każdą sprzedaż fakturą. Należy jednak podkreślić, że w przypadku sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, sprzedaż ta powinna być dokumentowana również przy pomocy kasy fiskalnej.

Jak wskazano powyżej, przez fakturę należy rozumieć nie tylko dokument w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej, który może być wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, pamiętając o tym, aby zawierał elementy wymagane przepisami ustawy o VAT.

W sytuacji opisanej przez Spółkę sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz podatników będzie rejestrowana za pomocą kasy rejestrującej oraz do każdej sprzedaży wystawiana będzie faktura elektroniczna. Tak więc każda sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej/podatników będzie udokumentowana podwójnie, po pierwsze paragonem, a następnie fakturą. Spółka wystawiać będzie faktury w formie elektronicznej i w tej formie będzie przesyła je nabywcom.

Obowiązek stosowania kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 1 ustawy. Obowiązek ten ciąży na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Należy podkreślić, że obowiązek ten dotyczy wyłącznie sprzedaży, która została dokonana na rzecz tych wyżej wymienionych podmiotów oraz nie została objęta zwolnieniem z obowiązku ewidencjonowania. Wskazać również należy, że w przypadku dokonania sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym, która zostanie udokumentowana fakturą, na podatniku nadal będzie ciążył obowiązek zaewidencjonowania tej sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Ustawodawca natomiast nie zabrania rejestrowania sprzedaży wobec podatników za pomocą kasy fiskalnej. Natomiast, zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik dokonując sprzedaży na rzecz podatników zobowiązany jest do wystawienia faktury.

Mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz przywołane przepisy prawa, należy wskazać, że w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych zasadą jest dokumentowanie takiej transakcji paragonem fiskalnym. Obowiązek wystawienia faktury w takich przypadkach istnieje wówczas, gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem w odpowiednim terminie (art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT). Przy czym należy zaznaczyć, że wystawienie i wydanie nabywcy faktury w postaci elektronicznej wymaga zgody nabywcy i uzgodnienia z nim sposobu przesłania tej faktury. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Przepisy podatkowe nie regulują formy, w jakiej ma być wyrażona akceptacja przesyłania elektronicznego faktur przez odbiorcę faktury. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę faktury na otrzymywanie faktur oraz ich przesyłanie w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej. Zgoda na otrzymanie faktury przez konsumenta/podatnika oraz wysłanie faktury w postaci elektronicznej może zostać wyrażona np. poprzez akceptację warunków regulaminu sklepu/portalu internetowego (jednorazowo przy rejestracji konta klienta lub wielokrotnie, na przykład przez potwierdzenie zamówienia w e-mailu). Tym samym na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej możliwe jest wystawienie i wydanie nabywcy faktury w postaci elektronicznej zamiast paragonu fiskalnego, gdy wyrazi on zgodę na otrzymywanie faktury w postaci elektronicznej.

W omawianej sprawie, osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej jak również podatnicy chcąc dokonać zakupów w sklepie internetowym muszą dokonać akceptacji regulaminu. W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej można przyjąć, że przez akceptację regulaminu konsument będzie faktycznie zgłaszał żądanie uzyskania faktury zamiast paragonu fiskalnego oraz wyrażał zgodę na otrzymywanie faktury w postaci elektronicznej. Spółka zostanie zatem zobowiązana do wystawienia faktury na żądanie nabywcy towaru na podstawie art. 106b ust. 3 ustawy.

Ponadto należy zauważyć, że w momencie wysyłania faktury elektronicznej do nabywcy towaru, zostanie wygenerowany paragon, który nie zostanie przekazany kupującemu. Wydrukowany paragon będzie zachowany w dokumentacji Spółki. Spełniony zostanie zatem warunek zapisany w art. 106h ust. 3 oraz art. 111 ust. 1 ustawy.

Mając na uwadze opis sprawy oraz powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że sposób wystawienia i przesyłania faktur elektronicznych zarówno na rzecz podatników jak również osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wskazany w Zmianie 1 jest prawidłowy. Podatnik bowiem poprzez zaakceptowanie regulaminu wyraża zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych. Zatem warunek wynikający z ww. przepisów będzie spełniony i Spółka będzie mogła wystawiać i przesyłać faktury elektroniczne do podatników. W przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów akceptacja regulaminu oznacza zgłoszenie żądania uzyskania faktury, zamiast paragonu fiskalnego oraz wyrażenie zgody na otrzymywanie faktury w postaci elektronicznej. Jednocześnie Spółka zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Tym samym Spółka ma prawo do wystawienia faktury oraz przesłania (wydania) konsumentowi wyłącznie faktury elektronicznej zachowując paragon fiskalny we własnej dokumentacji.

Państwa wątpliwości dotyczą również poprawności przechowywania faktur elektronicznych w opisany sposób w Zmianie 1.

Wystawione faktury będą przez Państwa zapisywane w formacie zapewniającym ich niezmienność oraz archiwizowane w elektronicznym repozytorium e-faktur. Będą one przechowywane na terytorium kraju w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie.

W każdej chwili na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej będzie możliwy dostęp tych organów do faktur przechowywanych elektronicznie. Format plików zapewni czytelność jak i integralność (niezmienność) treści przechowywanych faktur. Ponadto, Spółka będzie również przechowywać paragony dotyczące sprzedaży w sklepie internetowym do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Paragony poza numerem paragonu będą posiadać numery systemowe, które pozwolą na identyfikację faktury wystawionej do każdego z paragonów, zatem w każdej chwili można będzie odnaleźć fakturę wystawioną do danego paragonu, zamówienia oraz dokumentu wydania towaru.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania przez Państwa faktur elektronicznych zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania wystawionych faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 uznaję za prawidłowe.

Ad 2

Państwa wątpliwości dotyczą również poprawności wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych i e-paragonów w opisany sposób w Zmianie 2.

Po wprowadzeniu Zmiany 1 planują Państwo wprowadzić kolejne zmiany, nazwane Zmianą 2. W Zmianie 2 w odniesieniu do klientów nieprowadzących działalności gospodarczej sprzedaż będzie ewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej online. Będą Państwo wystawiać paragony jedynie w formie elektronicznej (tzw. e-paragony), które to dalej będą Państwo przesyłać z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adresy klientów podawane przy składaniu zamówień. Jeśli klient ten przy składaniu zamówienia zaznaczy, że chciałby również otrzymać fakturę, wtedy wystawią Państwo zarówno e-paragon jak i fakturę, natomiast do klienta zostanie wysłana tylko faktura elektroniczna. Ponadto, na żądanie klienta zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od dnia dokonania sprzedaży wystawią Państwo fakturę elektroniczną dokumentującą sprzedaż zaewidencjonowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej online.

Gdy Państwa klientami będą podatnicy VAT, nie będą Państwo wystawiać paragonów fiskalnych, lecz będą Państwo wystawiać i wysyłać klientom faktury w postaci elektronicznej.

Informacja o takim sposobie ewidencjonowania sprzedaży zostanie przez Państwa zawarta w regulaminie sklepu internetowego. Akceptacja tego regulaminu będzie warunkiem złożenia zamówienia.

Odnosząc się do dokumentowania sprzedaży w Zmianie 2, należy wskazać, że Spółka dokonujac sprzedaży na rzecz podatników nie ma obowiązku rejestrownia jej na kasie fiskalnej, lecz jest zobowiązana do dokumentowania sprzedaży za pomocą faktur. Akceptacja regulaminu sklepu i tym samym wyrażenie zgody przez podatnika na otrzymywanie faktur elektronicznych, będzie spełniać wymogi określone w art. 106n ust. 1 ustawy. Tym samym opisany sposób wystawienia i wysyłania faktur elektronicznych na rzecz podatników opisany w Zmianie 2 będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT.

Natomiast odnosząc się do dokumentowania sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych należy wskazać, że podatnik dokonując sprzedaży na rzecz tych osób, prowadząc ewidencję sprzedaży i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej, ma obowiązek, stosownie do zapisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy oraz § 6 ust. 1 pkt 1 powołanego rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, wydania paragonu fiskalnego nabywcy towaru.

Wydanie paragonu może nastąpić - stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy - w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, pod warunkiem, że nabywca wyrazi na to zgodę i dwie strony uzgodnią sposób przesłania tego paragonu.

Odnosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy należy stwierdzić, że gdy będą Państwo dokonywać sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy on-line i otrzymają Państwo zgodę od konsumentów, poprzez akceptację regulaminu, na otrzymywanie paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej i przesyłanie ww. paragonów na ich adresy mailowe, a te paragony będą wyłącznie dokumentami utworzonymi przez kasę on-line, które będą stanowić zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych, to będą mogli Państwo wydawać nabywcom paragony w wersji elektronicznej. Taki sposób wystawienia, wydania i przesyłania e-paragonów będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT.

Również w przypadku, kiedy klient nieprowadzący działaności gospodarczej w chwili składania zamównienia zaznaczy, że chce otrzymać fakturę, co będzie równoznaczne z żądaniem udokumetowania transakcji fakturą i wyrażeniem zgody na otrzymanie faktury elektronicznej, Spółka prawidłowo postąpi dokumentując sprzedaż na kasie rejestrującej i wystawiając do tej sprzedaży fakturę oraz wysyłając do takiego kienta jedynie fakturę elektroniczną. Ponadto, w przypadku gdy na żądanie klienta otrzymane w ciągu 3 miesięcy od dnia dokonania sprzedaży, Spółka wystawi klientowi fakturę elektroniczną dokumentującą sprzedaż zaewidencjonowaną pierwotnie przy zastosowaniu kasy rejestrującej online (udokumentowaną e-paragonem) oraz prześle ją na adres e-mailowy podany przez klienta, sposób dokumentowania transakcji będzie również zgodny z przepisami ustawy o VAT.

W konsekwencji, opisany przez Państwa sposób dokumentowania sprzedaży w Zmianie 2 będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT.

Mają Państwo również wątpliwości, czy będą Państwo mogli przechowywać wystawione przez Państwa e-paragony oraz faktury elektroniczne wyłącznie w formie elektronicznej.

Wskazali Państwo, że będą archiwizować wystawione e-paragony we własnym repozytorium e-paragonów. Spółka będzie również dokonywać archiwizacji korespondencji e-mail z klientami, w której załączone zostały e-paragony w celu posiadania dowodu potwierdzającego wysłanie e-paragonu klientowi. E-paragony będą przechowywane na terytorium kraju w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych w podziale na sklepy internetowe, lata i miesiące, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Format plików zapewni zarówno czytelność e-paragonu jak również integralność (niezmienność) treści przechowywanych e-paragonów.

Wszystkie faktury elektroniczne dokumentujące sprzedaż w sklepach internetowych będą zapisywane w formacie plików PDF oraz archiwizowane w elektronicznym repozytorium e-faktur. Faktury będą przechowywane na terytorium kraju w formie elektronicznych plików w formacie PDF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych w podziale na sklepy internetowe, lata i miesiące, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Format plików PDF zapewnia zarówno czytelność faktury jak również integralność (niezmienność) treści przechowywanych faktur. Ponadto, przesyłanie do klienta faktur w formie elektronicznej w formacie pliku PDF z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mailowy podany przez klientów przy składaniu zamówień i/lub zapisany w koncie klienta w witrynie sklepu internetowego umożliwi zweryfikowanie autentyczności pochodzenia faktury oraz zapewni integralność (niezmienność) treści faktury. Wiadomości e-mail wysłane do klientów zawierające faktury elektroniczne będą archiwizowane.

Dostęp do przechowywanych faktur w formacie PDF będzie możliwy również z poziomu sytemu sprzedażowo-magazynowego, w którym są wystawiane zamówienia oraz powiązane z nimi faktury sprzedaży i dokumenty dostawy towarów, co umożliwi wykorzystanie elastycznego i szybkiego sposobu wyszukiwania faktur oraz pozwoli na prześledzenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą sprzedaży towarów i usług a zamówieniem klienta na sprzedawane towary bądź usługi i dokumentem dostawy towarów. W każdej chwili na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej będzie możliwy dostęp tych organów do faktur przechowywanych elektronicznie w formacie PDF oraz ich pobór w formie pliku PDF.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania przez Państwa faktur elektronicznych zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur w Zmianie 2 będzie prawidłowy. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Również nie ma przeciwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej. Ustawodawca nie wskazał jednoznacznej formy przechowywania paragonów dokumentujących transakcje. Opisany sposób archiwizacji e-paragonów będzie zgodny z wymogami wynikającymi z przepisów ustawy o VAT oraz będzie stanowić realizację obowiązku wynikającego z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że Organ podatkowy jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

*   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
*   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

*   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (\`(...)\`). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

*   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
*   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).