Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/4510-224/15-2/JC
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-05-15
Teza: Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym koszty noclegów ponoszone przez Spółkę w związku ze spotkaniami biznesowymi z udziałem Pracowników i Agentów Spółki, będą w pełni stanowiły koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art.15 ust. 1 updop?
Słowa kluczowe: agent; cel-cel wydatku; koszt-koszty uzyskania przychodów; nocleg; reklama; reprezentacja; umowa; usługi; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 10 marca 2015 r. (data wpływu 12 marca 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez Spółkę wydatków na noclegi w związku ze spotkaniami biznesowymi z udziałem Pracowników i Agentów Spółki - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 marca 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez Spółkę wydatków na noclegi w związku ze spotkaniami biznesowymi z udziałem Pracowników i Agentów Spółki.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka sprzedaje sprzęt gospodarstwa domowego. Jej odbiorcami są hurtownie oraz podmioty dysponujące siecią punktów sprzedaży detalicznej. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka ponosi koszty spotkań biznesowych z przedstawicielami podmiotów sprzedających jej towary lub z potencjalnymi kontrahentami/sprzedawcami jej towarów. Koszty spotkań biznesowych obejmują wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności lub napoi oraz - w przypadku, w którym spotkania te odbywają się poza siedzibą Spółki - koszty dojazdu na spotkania (np. opłaty na paliwo lub inny środek transportu, opłaty parkingowe, opłaty autostradowe) oraz ewentualnie koszty noclegu przedstawiciela Wnioskodawcy.

Wniosek dotyczy możliwości zaliczania kosztów noclegu przedstawiciela Wnioskodawcy do kosztów uzyskania przychodów Spółki. W celu wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego, poniżej przedstawiony zostanie szerszy opis spotkań, biznesowych, w związku z którymi Spółka ewentualnie ponosi wydatki na nocleg swoich przedstawicieli.

W spotkaniach biznesowych - jako przedstawiciele Wnioskodawcy - udział biorą:

*   osoby zatrudnione w Spółce na podstawie umowy o pracę - przedstawiciele handlowi Spółki, jej dyrektorzy handlowi lub prezes Wnioskodawcy (dalej: „Pracownicy”),
*   osoby prowadzące działalność gospodarczą współpracujące ze Spółką na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych (dalej: „Agenci”).

Cele spotkań biznesowych są związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę. W ramach tych spotkań Wnioskodawca dąży w szczególności do nawiązania nowych kontaktów handlowych lub do rozwoju już istniejących relacji gospodarczych. Spotkania biznesowe dotyczą zarówno wprowadzanych na rynek towarów Spółki, jak i metod zwiększenia sprzedaży towarów już będących w ofercie Spółki poprzez wzrost efektywności działań marketingowych i reklamowych dotyczących danego towaru (np. ustalania zasad eksponowania towarów Spółki w punktach sprzedaży). Podczas spotkań biznesowych uzgadniane są warunki współpracy kontrahentów ze Spółką (ceny towarów, rabaty, oferowany asortyment).

Spotkania biznesowe odbywają się zarówno w siedzibie Wnioskodawcy, jak i poza siedzibą, np. w restauracjach (w praktyce większość spotkań odbywa się poza siedzibą Wnioskodawcy). Wynika to głównie z rozległej terytorialnie sieci dystrybucji jej towarów. Spółka nie dysponuje własnymi biurami, zlokalizowanymi w pobliżu miejsc prowadzenia działalności przez dystrybutorów jej towarów. W konsekwencji, elementem wydatków na spotkania biznesowe są koszty dojazdu przedstawicieli Spółki (np. opłaty na paliwo lub inny środek transportu, opłaty parkingowe, opłaty autostradowe) i ewentualnie koszty noclegu przedstawiciela Wnioskodawcy. Spółka nie dysponuje bowiem siecią własnych nieruchomości (mieszkań/lokali), w których istniałaby możliwość zatrzymania się jej przedstawicieli przed lub po spotkaniu biznesowym. W związku z powyższym, w sytuacjach, w których wynika to z przesłanek organizacyjnych (tj. odległości miejsca spotkania biznesowego od miejsca zamieszkania Pracownika/siedziby prowadzenia działalności gospodarczej przez Agenta, niedogodnej godziny spotkania lub czasu trwania spotkania) przedstawiciele Spółki zatrzymują się na noc w hotelach, motelach lub innych podmiotach świadczących usługi noclegowe.

Spółka ponosi koszt noclegów dotyczących spotkań biznesowych w ramach trzech następujących przypadków, różniących się sposobem dokumentowania i rozliczenia:

1.  Spotkania biznesowe z udziałem Pracowników Spółki

Pierwszy przypadek obejmuje wydatki na noclegi związane ze spotkaniami biznesowymi z udziałem Pracowników Spółki, tj. zatrudnionych na podstawie umowy o pracę przedstawicieli handlowych, dyrektorów handlowych oraz Prezesa Wnioskodawcy. W tym przypadku nabywcą usług noclegowych dotyczących spotkań biznesowych jest Spółka i to jej dane - jeśli jest to tylko możliwe - wskazane są na dowodach dokumentujących poniesienie poszczególnych wydatków.

1.  Wydatki na noclegi dotyczące spotkań biznesowych, uwzględnione w wynagrodzeniu Agenta

Drugi przypadek obejmuje sytuacje, w której Agent - działając na podstawie umowy cywilnoprawnej - ponosi wydatki na noclegi związane ze spotkaniami biznesowymi prowadzonymi w ramach swoich działań dla Spółki (dowody dokumentujące nabycie usług noclegowych, związanych ze spotkaniem biznesowym, wskazują na dane działalności gospodarczej prowadzonej przez Agenta) i wydatki te uwzględnia następnie w należnym od Spółki wynagrodzeniu za wyświadczone usługi agencyjne.

1.  Wydatki na noclegi dotyczące spotkań biznesowych, ponoszone przez Agenta w imieniu i na rzecz Spółki (zwrot kosztów)

W trzecim przypadku Agent ponosi w imieniu i na rzecz Spółki wydatki na noclegi związane z organizacją zleconych spotkań biznesowych (zwrot kosztów). W tym przypadku nabywcą usług noclegowych związanych ze spotkaniem biznesowym wskazanym na dokumentach handlowych jest bezpośrednio Spółka (dokumentacja zgodna z art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Następnie między Agentem a Spółką dochodzi do rozliczeń finansowych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym koszty noclegów ponoszone przez Spółkę w związku ze spotkaniami biznesowymi z udziałem Pracowników i Agentów Spółki, będą w pełni stanowiły koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art . 15 ust. 1 updop?

Zdaniem Wnioskodawcy, koszty noclegów ponoszone przez Spółkę w związku ze spotkaniami biznesowymi z udziałem Pracowników i Agentów Spółki będą w pełni stanowiły koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851, ze zm.; dalej: „updop”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop kosztami uzyskania przychodów są „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1”. Na tle powyższego przepisu uznaje się, że kosztami podatkowymi mogą być wszystkie poniesione przez podatnika wydatki, za wyjątkiem tych określonych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym także kiedy służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Należy podkreślić, że kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i te pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, jeżeli zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów tak, aby to źródło przynosiło przychody w przyszłości.

W praktyce wykładni powyższych przepisów wskazuje się, że zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów zależy w szczególności od tego czy:

*   wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
*   został właściwie udokumentowany.

W art. 16 ust. 1 updop brak jest przepisu wprost wyłączającego z kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na usługi noclegowe zakupywane w związku z działaniami podejmowanymi przez pracowników podatników lub podmiotów współpracujących z nimi na podstawie umów cywilnych. Dlatego też w dalszej części Spółka skupiła się na wykazaniu, że w analizowanym stanie faktycznym spełnione są przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 updop, które umożliwiać będą uznanie tych wydatków za koszty uzyskania przychodów.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, specyfika zadań wykonywanych przez Pracowników czy też Agentów wiąże się z koniecznością odbywania spotkań biznesowych poza miejscem siedziby Spółki. W sytuacji, w której miejsce to znajduje się w innej miejscowości niż miejscowość zamieszkania/siedziba działalności gospodarczej tych przedstawicieli Wnioskodawcy, zakup usług noclegowych uzasadniony jest w znacznej mierze względami ekonomicznymi. Koszty, które Spółka poniesie w związku z zapewnieniem noclegu poza miejscowością, w której znajduje się jej siedziba i miejsce zamieszkania Pracowników lub siedziba działalności gospodarczej prowadzonej przez Agentów, mogą być bowiem mniejsze niż koszty transportu do miejsca zamieszkania/siedziby działalności gospodarczej i ponownego rozpoczynania podróży w dniu następnym. W ocenie Spółki w opisanych okolicznościach wydatki na nocleg zostałyby poniesione przez każdego racjonalnie działającego przedsiębiorcę dążącego do obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej.

Ponadto, skorzystanie z hotelu znajdującego się w miejscowości, w której Pracownicy lub Agenci odbywają spotkania biznesowe sprzyja efektywnemu wykorzystaniu czasu pracy przez Pracowników i - odpowiednio w stosunku do Agentów - zapewnia efektywne wykorzystanie ich czasu na realizację usług świadczonych na rzecz Spółki. Okoliczność ta nabiera szczególnego znaczenia w sytuacji, w której miejscowość, w której odbywają się spotkania biznesowe znajduje się w znacznej odległości od miejsca zamieszkania Pracownika lub siedziby działalności gospodarczej prowadzonej przez Agenta. Skorzystanie z usługi noclegowej umożliwia Pracownikom i Agentom odbywanie większej liczby spotkań biznesowych, przez co przyczynia się do osiągania przez Spółkę przychodów ze sprzedaży jej produktów. Poniesienie wydatków związanych z noclegami Pracowników/Agentów jest zatem celowe z punktu widzenia możliwości uzyskania dodatkowego przychodu przez Spółkę oraz zachowania i zabezpieczenia funkcjonujących źródeł przychodów.

Stanowisko Spółki co do możliwości zaliczenia w poczet kosztów podatkowych wydatków na usługi noclegowe osób pracujących mobilnie znajduje potwierdzenie w licznych i aktualnych interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe. Tytułem przykładu:

*   w interpretacji indywidualnej z dnia 3 kwietnia 2014 r. (sygn. IPTPB3/423-12/14-4/PM) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi potwierdził, że: „Wydatki, które będą ponoszone przez Wnioskodawcę na pokrycie kosztów noclegów pracowników mobilnych „w terenie” spełniają wszystkie ustawowe przesłanki uznania za koszt uzyskania przychodu. W szczególności należy zauważyć, że będą one pozostawać w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę, a ich poniesienie będzie pozostawać w związku przyczynowym z powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych. Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, praca pracowników mobilnych będzie dla Wnioskodawcy najbardziej efektywna, gdy pracownicy ci będą przebywać w terenie wykonując obowiązki służbowe. Poniesienie wydatków związanych z ich noclegami jest zatem jak najbardziej celowe z punktu widzenia uzyskania przychodu”.
*   w interpretacji indywidualnej z dnia 19 marca 2014 r. (sygn. IPPB3/423-1042/13-2/MC) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie potwierdził, że zapewnianie Pracownikowi mobilnemu noclegu może wpłynąć pozytywnie na efektywność jego czasu pracy oraz obniżenie kosztów związanych z dojazdami do miejsca wykonywania pracy. W tej sytuacji „związek przyczynowo-skutkowy, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest bezsprzeczny w opisanym stanie faktycznym, uwzględniając zaprezentowane przez Wnioskodawcę argumenty, koszty noclegów dla Pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów, wpływając tym samym na obniżenie w Spółce podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych”. Analogiczne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 21 marca 2014 r. (sygn. IPPB3/423-1063/13-2/MC).

W ocenie Spółki powyższe argumenty znajdują analogiczne zastosowanie w przypadku Agentów współpracujących ze Spółką na podstawie zawartych umów agencyjnych. Spółka jako Zleceniodawca jest bowiem zainteresowana zarówno efektywnym wykorzystaniem czasu poświęconego na realizację usług świadczonych na jej rzecz przez Agentów jak i potencjalną możliwością obniżenia kosztów nabywanych usług (w sytuacji gdyby koszty podróży do siedziby działalności gospodarczej prowadzonej przez Agenta przewyższały koszt usługi noclegowej).

Spółka zauważa, że jako zlecający wykonanie usługi jest zobowiązana do zwrotu Agentom wydatków na usługi noclegowe w związku z umowami agencyjnymi, tworzącymi stosunek prawny pomiędzy Spółką a Agentem.

W okolicznościach będących przedmiotem wniosku ponoszenie przez Spółkę kosztów noclegów wynika ściśle z konieczności odbywania spotkań biznesowych na obszarze, na którym znajduje się sieć sprzedawców produktów Spółki, tj. w praktyce na obszarze całego kraju. W tej sytuacji koszty noclegów należy niewątpliwie uznać za wydatki poniesione w celu należytego wykonania zlecenia. Z perspektywy Spółki jako podmiotu zlecającego świadczenie usług przez Agentów wydatki na usługi noclegowe w związku z odbyciem spotkań biznesowych na rzecz Spółki są nieodłącznym elementem kosztów usług świadczonych przez Agentów na rzecz Wnioskodawcy. W konsekwencji, wydatki te pozostawać będą w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę, a ich poniesienie będzie pozostawać w związku przyczynowym z powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych.

Podobnie stanowisko do powyższego zaakceptował Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 1 lipca 2014 r. (sygn. IPTPB3/423-97/14-4/PM), odnosząc się do możliwości uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu realizatora inwestycji wydatków na noclegi podwykonawców usług budowlanych. W uzasadnieniu interpretacji stwierdzono, że: „wydatki ponoszone przez Spółkę jako koszty związane z noclegami podwykonawców mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Tego rodzaju wydatki są bowiem kosztami Spółki (zleceniodawcy), gdyż wiążą się co do zasady, z prowadzoną przez Nią działalnością gospodarczą i są ponoszone przez Spółkę w celu zapewnienia funkcjonowania Wnioskodawcy. Mając zatem na uwadze treść art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stwierdzić należy, że ponoszone przez Spółkę wydatki związane z noclegami podwykonawców mogą stanowić koszt uzyskania przychodu dla Wnioskodawcy”.

Reasumując, wydatki, które będą ponoszone przez Wnioskodawcę na pokrycie kosztów noclegów Pracowników oraz Agentów spełniają wszystkie ustawowe przesłanki dla ich uznania za koszt uzyskania przychodu. W szczególności należy zauważyć, że będą one pozostawać w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę, a ich poniesienie będzie pozostawać w związku przyczynowym z powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych.

Ponadto, sposób ich rozliczania i dokumentowania z Pracownikami i Agentami w każdym indywidualnym przypadku (opisanym w stanie faktycznym) nie będzie rzutował na ich kwalifikację podatkową, tj. (1) w przypadku Pracowników - faktura wystawiona bezpośrednio na Spółkę, a w przypadku Agentów - (2) koszt noclegu zostanie uwzględniony w fakturze za usługi agencyjne świadczone dla Spółki przez Agenta lub też (3) Agent przestawi Spółce fakturę za usługi noclegowe wystawioną bezpośrednio na Spółkę (zwrot kosztów).

W konsekwencji powyższego Wnioskodawca stoi na stanowisku, że koszty noclegów ponoszone przez Spółkę w związku ze spotkaniami biznesowymi z udziałem Pracowników i Agentów Spółki będą w pełni stanowiły koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 updop.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Jednocześnie należy zauważyć że, pytanie Wnioskodawcy zadane we wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego wyznacza przedmiotowy zakres postępowania interpretacyjnego (por. J. Brolik, Urzędowe interpretacje prawa podatkowego, Warszawa 2010, s. 61). Pogląd ten został zaaprobowany przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 29 lipca 2010 r., sygn. akt II FSK 944/10 czy też w wyroku NSA z dnia 16 września 2011 r., sygn. akt II FSK 497/10.

W związku z powyższym charakter pytania determinuje zakres wniosku, tj. w przedmiotowej sprawie odnosi się wyłącznie do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez Spółkę wydatków na noclegi w związku ze spotkaniami biznesowymi z udziałem Pracowników i Agentów Spółki. Tym samym ocenie w niniejszej interpretacji nie podlega kwestia dokumentowania poniesionych kosztów.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.