Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-3.4012.70.2021.4.ALN
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-04-14
Teza: przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, prawo do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-brak prawa do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 26 stycznia 2021 r. (data wpływu 4 lutego 2021 r.), uzupełnionym pismem z dnia 7 kwietnia 2021 r. (data wpływu) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 4 lutego 2021 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur oraz podatku dochodowego od osób prawnych.

Wniosek uzupełniono pismem z dnia 7 kwietnia 2021 r. (data wpływu) o doprecyzowanie opisu sprawy, pytanie.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

(ostatecznie przedstawione w uzupełnieniu wniosku)

Wnioskodawca jest:

1.  spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą i miejscem zarządu na terytorium Polski, podlegającą w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku CIT oraz,
2.  czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT w Polsce,
3.  jest podmiotem z Grupy Kapitałowej (…) i zajmuje się głównie produkcją lepiszczy asfaltowych („Wnioskodawca”).

Wnioskodawca jest również pracodawcą dla osób fizycznych („Pracownicy”) z miejscem zamieszkania na terytorium Polski i podlegających w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób fizycznych („podatek PIT”).

W związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą i transakcjami z udziałem Wnioskodawcy, otrzymuje od innych podmiotów (kontrahentów) dowody źródłowe („dowody księgowe” w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.) („ustawa o rachunkowości”)), takie jak: faktury, rachunki, paragony, noty obciążeniowe, noty uznaniowe i inne, dokumentujące określone zdarzenie gospodarcze (nabycie towarów lub usług od innych podmiotów) w formie papierowej, stanowiące podstawę do dokonywania zapisów w księgach rachunkowych Wnioskodawcy (Dokumenty).

Obecnie Wnioskodawca - w celu uproszczenia sposobu przechowywania Dokumentów, jak również w celu usprawnienia obiegu Dokumentów oraz ich archiwizacji - planuje wdrożyć system elektronicznego przechowywania dokumentów („System”).

Dedykowani Pracownicy będą wykonywali skany lub zdjęcia dokumentów, wpływających do Spółki (odwzorowanie cyfrowe Dokumentów, dalej jako „Dokumenty Cyfrowe”) i następnie będą umieszczali Dokumenty Cyfrowe w Systemie. Po umieszczeniu Dokumentów Cyfrowych w Systemie, Dokumenty Cyfrowe będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników, a papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone i nie będą dalej przechowywane przez Wnioskodawcę.

Dokumenty po zeskanowaniu zapisane zostaną w formacie elektronicznym z takimi danymi, jak były na dokumencie papierowym (pierwotnym). Wersja elektroniczna zeskanowanego Dokumentu będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.

Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie, w dedykowanym repozytorium dokumentów, gdzie będą odpowiednio zabezpieczone przed skasowaniem lub jakąkolwiek ingerencją w ich treść (co zapewni autentyczność pochodzenia, integralność Dokumentów i czytelność zawartych w nim danych). Co więcej, Dokumenty Cyfrowe przechowywane w systemie będą również automatycznie powiązane z odpowiednim zapisem w księgach rachunkowych Wnioskodawcy. Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie przez czas wymagany przepisami prawa dla poszczególnych Dokumentów, z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich.

W Systemie odnotowana będzie data wpływu poszczególnych Dokumentów do Wnioskodawcy. Każdy Dokument będzie miał nadany numer wewnętrzny.

Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty w formie elektronicznej na terytorium kraju przy wykorzystaniu wewnętrznych serwerów, odpowiednio zabezpieczonych przed dostępem nieupoważnionych osób.

Na żądanie organów podatkowych, Wnioskodawca będzie mógł wydrukować Dokumenty Cyfrowe oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Dokumentów Cyfrowych lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.

Wszystkie nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi udokumentowane Dokumentami (w tym fakturami VAT), o których mowa we Wniosku, będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT.

Na dzień sporządzania Wniosku, System nie jest jeszcze wdrożony u Wnioskodawcy (Wnioskodawca nie określił jeszcze daty wdrożenia Systemu).

Wnioskodawca wskazuje, iż System byłby także wykorzystywany przez Wnioskodawcę do automatycznego rozliczania wydatków Pracowników, ponoszonych przez Pracowników w czasie podróży służbowej w rozumieniu art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.)(„Kodeks Pracy”).

Wydatki Pracowników, ponoszone przez Pracowników, w czasie podróży służbowej byłyby rozliczane w ten sposób, że Pracownicy przekazywaliby - bezpośrednio do Systemu - skany lub zdjęcia Dokumentów (tj. dowodów źródłowych, dokumentujących poniesione przez Pracowników wydatki w czasie podróży służbowej), bez fizycznego przekazywania Dokumentów (w wersji papierowej) do Wnioskodawcy. Następnie Dokumenty Cyfrowe umieszczone w Systemie przez Pracowników, będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników, a papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone przez Pracowników i nie będą dalej przechowywane przez pracowników albo przez Wnioskodawcę.

Na podstawie skanów lub zdjęć Dokumentów, o których mowa powyżej, Wnioskodawca będzie dokonywał odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych Wnioskodawcy.

Na pytania postawione w wezwaniu Wnioskodawca udzielił następujących odpowiedzi:

1.  Czy wydatki ponoszone przez Spółkę, udokumentowane na fakturach VAT, będące przedmiotem wniosku, będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm,)?

I.1.2. Odpowiedź Spółki na pytanie nr 1)

Spółka wskazuje, iż wydatki ponoszone przez Spółkę, udokumentowane na fakturach VAT, będące przedmiotem Wniosku, nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT (przy czym Spółka zakłada, iż w tym przypadku pytanie Dyrektora KIS dotyczy usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem: (i) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób oraz (ii) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, do nabycia których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku VAT należnego).

1.2.1. Pytanie nr 2)

1.  Czy Wnioskodawca będzie kontrolował weryfikował czytelności skanu lub zdjęcia dokumentów faktur VAT oraz prawidłowość wprowadzenia danych do Systemu?

1.2.2. Odpowiedź Spółki na pytanie nr 2)

Jak Spółka wskazała we Wniosku, po umieszczeniu Dokumentów Cyfrowych w Systemie (tj. cyfrowego odwzorowania dokumentów papierowych, tj. Dokumentów), dokumenty te będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników. Dopiero po sprawdzeniu przez dedykowanego Pracownika poprawności przesłanych dokumentów (w tym więc także po weryfikacji czytelności skanu lub zdjęcia Dokumentów oraz prawidłowości wprowadzenia danych do Systemu), papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone i nie będą dalej przechowywane przez Pracowników ani przez Wnioskodawcę.

1.3.1. Pytanie nr 3)

1.  Czy otrzymywane skany lub zdjęcia faktury VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Pracownika bez fizycznego przekazania faktur VAT Wnioskodawcy, będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?

1.3.2. Odpowiedź Spółki na pytanie nr 3)

Jak Spółka wskazała we Wniosku, po umieszczeniu Dokumentów Cyfrowych w Systemie (tj. cyfrowego odwzorowania dokumentów papierowych, tj. Dokumentów), dokumenty te będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników. Zeskanowane Dokumenty zapisane zostaną w formacie elektronicznym z dokładnie takimi samymi (identycznymi) danymi, jakie znajdowały się na dokumencie papierowym (Dokumencie), tzn. Dokument Cyfrowy będzie dokładnym odwzorowaniem Dokumentu, a w toku zmiany formatu dokumentu (z dokumentu papierowego na dokumenty cyfrowy) nie dojdzie do ingerencję w treść Dokumentu. Wersja elektroniczna (Dokument Cyfrowy) zeskanowanego Dokumentu będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej Dokumentu.

Zdaniem Spółki więc, biorąc pod uwagę powyższe oraz informacje, przekazane przez Spółkę we Wniosku, należy uznać, iż:

1.  po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego, będzie istniała pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (Dokumentu), zostanie więc zapewniona autentyczność faktury (vide art. 106m ust. 2 ustawy o VAT);
2.  po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego będzie istniała pewność, iż w fakturze (Dokumencie) nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (Dokument), zostanie więc zapewniona integralność faktury (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT),
3.  po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego, zostanie zapewniona jego czytelność.

Powyższe oznacza, zdaniem Spółki, iż otrzymywane skany lub zdjęcia faktury VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT zostanie zniszczona przez Pracownika bez fizycznego przekazania faktur VAT Wnioskodawcy, będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

1.4.1. Pytanie nr 4)

1.  Czy cyfrowe kopie faktur VAT (stworzone przez pracownika Spółki przy użyciu skanera, telefonu komórkowego lub aparatu fotograficznego) w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT zostanie zniszczona przez Pracownika bez fizycznego przekazania faktur VAT Wnioskodawcy, będą zapisywane w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku?

1.4.2. Odpowiedź Spółki na pytanie nr 4)

Jak Spółka wskazała we Wniosku (co Spółka nadal podtrzymuje)

1.  Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie w dedykowanym repozytorium dokumentów, gdzie będą odpowiednio zabezpieczone przed skasowaniem lub jakąkolwiek ingerencją w ich treść (co zapewni autentyczność pochodzenia, integralność dokumentu i czytelność zawartego w nim danych) oraz
2.  w przypadku faktur VAT, otrzymanych przez Wnioskodawcę od kontrahentów (w tym przekazanych przez Pracowników w związku z wydatkami poniesionymi w czasie podróży służbowej), wersja elektroniczna (tj. Dokument Cyfrowy) zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej faktury; w systemie księgowym odnotowana będzie data wpływu faktury do Wnioskodawcy (w przypadku otrzymanych faktur zakupowych), każdy Dokument Cyfrowy będzie miał nadany numer wewnętrzny.

Dodatkowo Spółka wskazuje, iż brak będzie możliwości edytowania cyfrowych kopii faktur VAT, stworzonych przez Pracownika.

1.5.1. Pytanie nr 5)

1.  Należy wskazać, kiedy Pracownicy będą dokonać zniszczenia papierowych oryginałów faktur VAT (np. po rozliczeniu wydatków i uzyskaniu informacji z systemu o zaksięgowaniu wydatków Spółka)?

1.5.2. Odpowiedź Spółki na pytanie nr 5)

Jak Spółka wskazała w opisie zdarzenia przyszłego Wniosku. „III.3. Dedykowani Pracownicy będą wykonywali skany lub zdjęcia Dokumentów, wpływających do Spółki (odwzorowanie cyfrowe Dokumentów, dalej jako „Dokumenty Cyfrowe”) i następnie będą umieszczali Dokumenty Cyfrowe w Systemie. Po umieszczeniu Dokumentów Cyfrowych w Systemie, Dokumenty Cyfrowe będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników, a papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone i nie będą dalej przechowywane przez Wnioskodawcę. (\`(...)\`) V.2. Wydatki Pracowników, ponoszone przez Pracowników w czasie podróży służbowej byłyby rozliczane w ten sposób, że Pracownicy przekazywaliby - bezpośrednio do Systemu - skany lub zdjęcia Dokumentów (tj. dowodów źródłowych, dokumentujących poniesione przez Pracowników wydatki w czasie podróży służbowej), bez fizycznego przekazywania Dokumentów (w wersji papierowej) do Wnioskodawcy. Następnie, Dokumenty Cyfrowe, umieszczone w Systemie przez Pracowników, będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników, a papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone przez Pracowników i nie będą dalej przechowywane przez Pracowników albo przez Wnioskodawcę. V.3. Na podstawie skanów lub zdjęć Dokumentów, o których mowa w pkt V.2. powyżej, Wnioskodawca będzie dokonywał odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych Wnioskodawcy.”

Spółka jeszcze raz wskazuje, iż proces umieszczania elektronicznych wersji Dokumentów w Systemie będzie przebiegał w ten sposób, iż:

1.  Pracownicy będą wykonywali skany lub zdjęcia Dokumentów, wpływających do Spółki i następnie będą umieszczali Dokumenty Cyfrowe w Systemie albo w drugim przypadku, opisanym we Wniosku
2.  Pracownicy będą przekazywali - bezpośrednio do Systemu - czytelne skany lub zdjęcia Dokumentów (tj. dowodów źródłowych, dokumentujących poniesione przez Pracowników wydatki w czasie podróży służbowej).

Następnie, Dokumenty Cyfrowe, umieszczone w Systemie przez Pracowników, będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników. Dopiero po sprawdzeniu przez dedykowanego pracownika poprawności przesłanych dokumentów papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone i nie będą dalej przechowywane przez Pracowników ani przez Wnioskodawcę. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości na etapie akceptacji dokumentów, delegowany Pracownik przekaże dokumenty (w wersji papierowej) do dedykowanego Pracownika.

Delegowany Pracownik lub Pracownik wprowadzający Dokumenty do Systemu będzie miał obowiązek przechowywania oryginałów papierowych dokumentów do momentu akceptacji, tj. do momentu poinformowania tego Pracownika o sprawdzeniu poprawności Dokumentu, autentyczności jego pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz jego zaewidencjonowaniu.

1.6.1. Pytanie nr 6)

1.  Czy Wnioskodawca będzie prowadził wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą VAT a dostawą towarów lub świadczeniem usług?

1.6.2. Odpowiedź Spółki na pytanie nr 6)

Dedykowani Pracownicy Wnioskodawcy będą dokonywać merytorycznej oceny Dokumentów i ich akceptacji pod kątem faktycznego wykonania usługi lub dostawy towaru z uwzględnieniem jego zasadności z punktu widzenia gospodarczego Wnioskodawcy co, zdaniem Spółki, można uznać za wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą VAT a dostawą towaru lub świadczeniem usługi.

I.7.1. Pytanie nr 7)

1.  Należy wskazać, kto dokona weryfikacji oraz akceptacji wydatków w Systemie, na podstawie dołączonych przez Pracowników cyfrowych kopii faktur VAT?

I.7.2. Odpowiedź Spółki na pytanie nr 7)

Jak Spółka wskazała we Wniosku, po umieszczeniu Dokumentów Cyfrowych w Systemie (tj. cyfrowego odwzorowania dokumentów papierowych, tj. Dokumentów), dokumenty te będą przesyłane do elektronicznego, wielostopniowego procesu weryfikacji i akceptacji przez dedykowanych Pracowników, co będzie równoznaczne z weryfikacją oraz akceptacją wydatków w Systemie.

I.8.1. Pytanie nr 8)

1.  Czy będzie dokonywana przez Wnioskodawcę weryfikacja mająca na celu potwierdzenie, że dana usługa, zakup towarów/podróż służbowa miała miejsce i jest związana z prowadzoną przez Spółkę działalnością (w szczególności w zakresie miejsca, czasu, uczestników i charakteru wydarzenia, kosztu, dostawcy itp.)?

I.8.2. Odpowiedź Spółki na pytanie nr 8)

Taka weryfikacja jest dokonywana w procesie weryfikacji i akceptacji Dokumentów przez dedykowanych Pracowników.

I.9.1. Pytanie nr 9)

1.  Czy Wnioskodawca będzie przechowywał wszystkie faktury, w tym również zdjęcia faktury VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Pracownika bez fizycznego przekazania faktur VAT Wnioskodawcy, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?

I.9.2. Odpowiedź Spółki na pytanie nr 9)

Jak Spółka wskazała we Wniosku, po umieszczeniu Dokumentów Cyfrowych w Systemie (tj. cyfrowego odwzorowania dokumentów papierowych, tj. Dokumentów), dokumenty te będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników. Zeskanowane Dokumenty zapisane zostaną w formacie elektronicznym z dokładnie takimi samymi (identycznymi) danymi, jakie znajdowały się na dokumencie papierowym (Dokumencie), tzn. Dokument Cyfrowy będzie dokładnym odwzorowaniem Dokumentu, a w toku zmiany formatu dokumentu (z dokumentu papierowego na dokumenty cyfrowy) nie dojdzie do ingerencji w treść Dokumentu. Wersja elektroniczna (Dokument Cyfrowy) zeskanowanego Dokumentu będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej Dokumentu.

Zdaniem Spółki więc, biorąc pod uwagę powyższe oraz informacje, przekazane przez Spółkę we Wniosku:

1.  po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego, będzie istniała pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (Dokumentu), zostanie więc zapewniona autentyczność faktury (vide art. 106m ust. 2 ustawy o VAT);
2.  po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego będzie istniała pewność, iż w fakturze (Dokumencie) nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (Dokument), zostanie więc zapewniona integralność faktury (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT)
3.  po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego, zostanie zapewniona jego czytelność.

Powyższe oznacza, zdaniem Spółki, iż Spółka będzie przechowywała Dokumenty Cyfrowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

1.10.1. Pytanie nr 10)

1.  Czy Wnioskodawca zapewni organom na żądanie bezzwłoczny dostęp do tych faktur jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w zawartych w tych fakturach?

1.10.2. Odpowiedź Spółki na pytanie nr 10)

Na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej (w tym więc na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej), Wnioskodawca będzie mógł zapewnić tym organom bezzwłoczny pobór Dokumentów Cyfrowych oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT , w tym poprzez, jak to zostało wskazane we Wniosku, wydrukowanie Dokumentów Cyfrowych oraz zapisanie ich na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Dokumentów lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami prawa.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT z faktur VAT, dokumentujących nabycie towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie jako Dokumenty Cyfrowe, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji faktur VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Wnioskodawcę? (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)
2.  W przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytanie nr 1) lub pytanie nr 2) we Wniosku, czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do: (i) uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT Wnioskodawcy wydatków na podstawie Dokumentów Cyfrowych, dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które to Dokumenty będą zniszczone przez Pracowników bez fizycznego przekazania Dokumentów na rzecz Wnioskodawcy lub (ii) odliczenia podatku VAT z faktur VAT, dokumentujących nabycie przez Pracownika w czasie podróży służbowej towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie w postaci Dokumentu Cyfrowego, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji faktur VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Pracownika bez fizycznego przekazania faktur VAT Wnioskodawcy ? (pytanie oznaczone we wniosku nr 3; pytanie postawione ostatecznie w uzupełnieniu wniosku)

Zdaniem Wnioskodawcy

Ad. 1

(pytania oznaczonego we wniosku nr 2)

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT z faktur VAT, dokumentujących nabycie towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie jako Dokumenty Cyfrowe, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji faktur VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Wnioskodawcę.

I.1. \[Ustawa o VAT\]

11.1.1. Ustawa o VAT zawiera przepisy regulujące zasady zastosowania prawa do odliczenia podatku VAT. Jak wynika z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi podatku VAT przysługuje, co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym, kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1) lit. a) ustawy o VAT). W myśl art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

11.1.2. Jednocześnie, z art. 112 ustawy o VAT wynika, iż podatnicy podatku VAT są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku VAT oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem, co do zasady, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przy czym, stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2) ustawy o VAT, podatnicy podatku VAT przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

11.1.3. Ustawa o VAT, w definicji „faktury” z art. 2 pkt 31) ustawy o VAT wskazuje, iż fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przy czym, inny przepis ustawy o VAT definiuje pojęcie „faktury elektronicznej” (art. 2 pkt 32) ustawy o VAT).

11.1.4. Ustawa o VAT nakłada też na podatnika podatku VAT obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia (tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - art. 106m ust. 2 ustawy o VAT), integralności treści (tj. zapewnienie, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - art. 106m ust. 3 ustawy o VAT) i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT) - za pomocą dowolnych kontroli biznesowych które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). Ustawa o VAT nie definiuje pojęcia „kontrole biznesowe” oraz „wiarygodna ścieżka audytu”. Jak wskazano w interpretacji indywidualnej „pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 \[ustawy o VAT\] należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VA T (integralność treści) oraz w zakresie czytelność faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym. Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika (vide interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 lipca 2020 r., nr 0113-KDIPT1- 3.4012.343.2020.2.MK).

11.2. \[Stanowisko Wnioskodawcy\]

11.2.1. Zdaniem Wnioskodawcy, z ww. przepisów ustawy o VAT wynika, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania przez podatnika podatku VAT faktur VAT otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób - przy uwzględnieniu ww. przepisów ustawy o VAT, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

11.2.2. Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego Wniosku:

1.  Wnioskodawca ma zamiar wdrożyć System, umożliwiający przechowywanie w Systemie skanów / zdjęć dokumentów (tj. Dokumentów Cyfrowych) otrzymywanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej od kontrahentów przy jednoczesnym zniszczeniu wersji papierowych Dokumentów;
2.  Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie w dedykowanym repozytorium dokumentów, gdzie będą odpowiednio zabezpieczone przed skasowaniem lub jakąkolwiek ingerencją w ich treść (co zapewni autentyczność pochodzenia, integralność dokumentu i czytelność zawartych w nim danych);
3.  Dokumenty Cyfrowe przechowywane w Systemie będą również automatycznie powiązane z odpowiednim zapisem w księgach rachunkowo-podatkowych Wnioskodawcy z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich;
4.  Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie przez czas wymagany przepisami prawa dla poszczególnych Dokumentów;
5.  w przypadku faktur VAT, otrzymanych przez Wnioskodawcę od kontrahentów, wersja elektroniczna (tj. Dokument Cyfrowy) zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej faktury; w systemie księgowym odnotowana będzie data wpływu faktury do Wnioskodawcy (w przypadku otrzymanych faktur zakupowych), każdy Dokument Cyfrowy będzie miał nadany numer wewnętrzny;
6.  Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty Cyfrowe na terytorium kraju przy wykorzystaniu wewnętrznych serwerów, odpowiednio zabezpieczonych przed dostępem nieupoważnionych osób;
7.  na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, Wnioskodawca będzie mógł wydrukować Dokumenty Cyfrowe oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Dokumentów lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami;
8.  wszystkie nabywane towary i usługi udokumentowane fakturami, o których mowa we Wniosku będą dotyczyły wykonywania przez Wnioskodawcę czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

11.2.3. Jak wynika z przepisów ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku VAT oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego). Przy czym, przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Mając powyższe na uwadze należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę we Wniosku (tj. jako Dokumentów Cyfrowych), czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu (oraz w sposób szczegółowo wskazany w pkt 11.2.2. powyżej) - jest zgodne z przytoczonymi przepisami ustawy o VAT. Z uwagi na powyższe, zdaniem Wnioskodawcy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT z faktur VAT, dokumentujących nabycie towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie jako Dokumenty Cyfrowe, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji faktur VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Wnioskodawcę.

11.2.4. Stanowisko zgodne ze stanowiskiem Wnioskodawcy jest również prezentowane przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Jak wskazano w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 lipca 2020 r. (nr 0113-KDIPT1-3.4012.343.2020.2.MK): Mając powyższe na uwadze należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę we Wniosku (tj. jako Dokumentów Cyfrowych), czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu (oraz w sposób szczegółowo wskazany w pkt II.2.2. powyżej) - jest zgodne z przytoczonymi przepisami ustawy o VAT. Z uwagi na powyższe, zdaniem Wnioskodawcy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT z faktur VAT, dokumentujących nabycie towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie jako Dokumenty Cyfrowe, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji faktur VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Wnioskodawcę.

Stanowisko zgodne ze stanowiskiem Wnioskodawcy jest również prezentowane przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Jak wskazano w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 lipca 2020 r. (nr 0113-KDIPT1-3.4012.343.2020.2.MK): „Mając powyższe na uwadze należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a \[ustawy o VAT\], a także warunki określone w art. 106m \[ustawy o VAT\]. W świetle przytoczonych przepisów oraz zgodnie ze stanem faktycznym wniosku, faktury potwierdzające nabycie towarów i usług związane z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy będą przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, zgodnie z art. 106m ust. 1-4 \[ustawy o VAT\]. Archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, z zachowaniem terminu, o którym mowa w art. 112 \[ustawy o VAT\], a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z przytoczonymi przepisami \[ustawy o VAT\]. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a \[ustawy o VAT\]. Zatem, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zgodnie z art. 86. ust. 1, ust. 2, ust. 10b i nast. \[ustawy o VAT\], przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT. Podsumowując, Spółka ma prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach opisanych we wniosku, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 \[ustawy o VAT\].”

Także, jak wskazano w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 czerwca 2020 r. (nr 0111-KDIB3-3.4012.198.2020.1.MAZ): „Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 \[ustawy o VAT\], Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.”

Ad pytanie nr 2)

(pytanie oznaczone we wniosku nr 3)

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytania nr 1) i nr 2) we Wniosku, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do:

1.  uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT Wnioskodawcy wydatków na podstawie Dokumentów Cyfrowych, dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które to Dokumenty będą zniszczone przez Pracowników bez fizycznego przekazania Dokumentów na rzecz Wnioskodawcy oraz,
2.  odliczenia podatku VAT z faktur VAT, dokumentujących nabycie przez Pracownika w czasie podróży służbowej towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie w jako Dokument Cyfrowy, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji faktur VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Pracownika bez fizycznego przekazania faktur VAT Wnioskodawcy.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zdaniem Wnioskodawcy, w zakresie pytania nr 3) Wniosku, zastosowanie znajduje uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1) oraz pytania nr 2) Wniosku. Wnioskodawca wskazuje, iż prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy co do:

1.  możliwości uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT wydatków na podstawie Dokumentów Cyfrowych oraz,
2.  prawa do odliczenia podatku VAT z faktur VAT w formie Dokumentów Cyfrowych - wyłącznie z tego względu, iż skany albo zdjęcia tych Dokumentów będą przekazywane przez Pracownika bez fizycznego dostarczania Dokumentów Wnioskodawcy i nie zmienia to konkluzji wniosku w tym zakresie.

W uzupełnieniu wniosku wskazano, że: Jak wskazał Dyrektor KIS w pkt III Wezwania „w myśl art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, interpretacja indywidualna zawiera wyczerpujący opis przedstawionego we wniosku stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego oraz ocenę stanowiska wnioskodawcy wraz z uzasadnieniem prawnym tej oceny. Można odstąpić od uzasadnienia prawnego, jeżeli stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe w pełnym zakresie. W razie negatywnej oceny stanowiska wnioskodawcy interpretacja indywidualna zawiera wskazanie prawidłowego stanowiska wraz z uzasadnieniem prawnym (art. 14c § 2 Ordynacji podatkowej). (\`(...)\`)

W związku z powyższym, wzywa się do uzupełnienia wniosku ORD-IN o przedstawienie własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej opisu sprawy odnośnie sformułowanego we wniosku pytania, jeśli:

*   ulegnie ono zmianie w związku z uzupełnieniem wniosku o wskazane ww. okoliczności zawarte w części I i II wezwania, lub

*   w świetle przedstawionych okoliczności w uzupełnieniu wniosku nie będzie ono korespondowało z opisem sprawy i zakresem ww. zadanych pytań.”

W świetle powyższego oraz biorąc pod uwagę doprecyzowanie przez Spółkę opisu zdarzenia przyszłego, przedstawionego we Wniosku, Spółka wskazuje, iż stanowisko Spółki, przedstawione we Wniosku nie uległo zmianie, a także ocena prawna, dokonana przez Spółkę we Wniosku - w świetle okoliczności przedstawionych w uzupełnieniu Wniosku (tj. w niniejszym piśmie, stanowiącym odpowiedź na Wezwanie) koresponduje nadal z opisem sprawy i zakresem pytań we Wniosku (z modyfikacją w zakresie brzmienia pytania nr 2) Wniosku zgodnie z pkt II powyżej).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Na wstępie należy wskazać, że niniejsza interpretacja dotyczy kwestii prawa do odliczenia podatku VAT z faktur VAT, dokumentujących nabycie towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie jako Dokumenty Cyfrowe, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji faktur VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Wnioskodawcę, (pytanie oznaczone we wniosku nr 2), a także prawa do odliczenia podatku VAT z faktur VAT, dokumentujących nabycie przez Pracownika w czasie podróży służbowej towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie w postaci Dokumentu Cyfrowego, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji faktur VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Pracownika bez fizycznego przekazania faktur VAT Wnioskodawcy (druga część pytania oznaczonego we wniosku nr 3).

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej, podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485), faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast przez integralność treści faktury, rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT, powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jaki wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Wnioskodawca - w celu uproszczenia sposobu przechowywania Dokumentów, jak również w celu usprawnienia obiegu Dokumentów oraz ich archiwizacji - planuje wdrożyć system elektronicznego przechowywania dokumentów. Dedykowani Pracownicy będą wykonywali skany lub zdjęcia dokumentów, wpływających do Spółki i następnie będą umieszczali Dokumenty Cyfrowe w Systemie. Dedykowani Pracownicy Wnioskodawcy będą dokonywać merytorycznej oceny Dokumentów i ich akceptacji pod kątem faktycznego wykonania usługi lub dostawy towaru z uwzględnieniem jego zasadności z punktu widzenia gospodarczego Wnioskodawcy co, zdaniem Spółki, można uznać za wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą VAT a dostawą towaru lub świadczeniem usługi. Po umieszczeniu Dokumentów Cyfrowych w Systemie (tj. cyfrowego odwzorowania dokumentów papierowych, tj. Dokumentów), dokumenty te będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników. Dopiero po sprawdzeniu przez dedykowanego Pracownika poprawności przesłanych dokumentów (w tym więc także po weryfikacji czytelności skanu lub zdjęcia Dokumentów oraz prawidłowości wprowadzenia danych do Systemu), papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone i nie będą dalej przechowywane przez Pracowników ani przez Wnioskodawcę. Dokumentu będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej Dokumentu. Dodatkowo Spółka wskazała, iż brak będzie możliwości edytowania cyfrowych kopii faktur VAT, stworzonych przez Pracownika.

Wnioskodawca wskazał, że :

1.  po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego, będzie istniała pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (Dokumentu), zostanie więc zapewniona autentyczność faktury (vide art. 106m ust. 2 ustawy o VAT);
2.  po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego będzie istniała pewność, iż w fakturze (Dokumencie) nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (Dokument), zostanie więc zapewniona integralność faktury (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT),
3.  po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego, zostanie zapewniona jego czytelność.

Na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej (w tym więc na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej), Wnioskodawca będzie mógł zapewnić tym organom bezzwłoczny pobór Dokumentów Cyfrowych oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT , w tym poprzez, jak to zostało wskazane we Wniosku, wydrukowanie Dokumentów Cyfrowych oraz zapisanie ich na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Dokumentów lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami prawa.

W tak przedstawionym opisie sprawy wątpliwości Wnioskodawcy, dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w sposób opisany przez Spółkę, będzie dawał pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (Dokumentu), zostanie więc zapewniona autentyczność faktury, po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego, zostanie zapewniona jego czytelność oraz będzie istniała pewność, iż w fakturze (Dokumencie) nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (Dokument), zostanie więc zapewniona integralność faktury. Jak wskazał Wnioskodawca brak będzie możliwości edytowania cyfrowych kopii faktur VAT. Archiwizacja będzie się odbywać w sposób zapewniający bezzwłoczny pobór Dokumentów Cyfrowych oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT , w tym poprzez, wydrukowanie Dokumentów Cyfrowych oraz zapisanie ich na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Dokumentów lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami prawa.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur otrzymywanych przez Spółkę, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, a także umożliwia dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1.  (uchylona),
2.  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
3.  usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur, w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z opisem sprawy, Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Wszystkie nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi udokumentowane Dokumentami (w tym fakturami VAT), o których mowa we Wniosku, będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT. Spółka wskazała, iż wydatki ponoszone przez Spółkę, udokumentowane na fakturach VAT, będące przedmiotem Wniosku, nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności sprawy, na tle przedstawionych przepisów prawa, wskazać należy, że Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT z faktur VAT, dokumentujących nabycie:

*   towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie jako Dokumenty Cyfrowe, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji faktur VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Wnioskodawcę,

*   przez Pracownika w czasie podróży służbowej towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie w postaci Dokumentu Cyfrowego, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji faktur VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Pracownika bez fizycznego przekazania faktur VAT Wnioskodawcy,

służących wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Natomiast w odniesieniu do faktur dokumentujących wydatki wymienione w art. 88 ustawy (z zastrzeżeniem wyjątków wymienionych w tym przepisie), Wnioskodawca nie będzie posiadał takiego prawa.

Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że faktury i dokumenty z nimi zrównane mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur, pozwala zachować Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej faktur i dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

Niniejsza interpretacja dotyczy kwestii przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur. Natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (oraz z opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…) , za pośrednictwem Organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.