Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-2.4012.619.2024.2.AM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-10-21
Teza: Przechowywanie otrzymywanych przez Wnioskodawcę faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z tak przechowywanych faktur.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego-Odliczenie podatku naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług  ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Elementy faktury ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Obowiązek wystawienia faktury ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 31; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 32; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 1 ; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 4

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

31 lipca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 31 lipca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy przechowywania otrzymywanych przez Państwa faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z tak przechowywanych faktur. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 17 października 2024 r. (wpływ 17 października 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego (z uwzględnieniem uzupełnienia wniosku)

(…) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (…) (dalej: „Wnioskodawca”), będąca czynnym podatnikiem VAT, prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży (\`(...)\`) (PKD: (\`(...)\`) – przedmiot przeważającej działalności przedsiębiorcy).

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca otrzymuje faktury od polskich i zagranicznych dostawców towarów i usług, przy czym część faktur przesyłanych jest do Wnioskodawcy w formie papierowej, a część w formie elektronicznej. Wnioskodawca planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Nowy system będzie obejmował wszystkie dokumenty potwierdzające zakup towarów lub usług, tj. faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki, czy dokumenty zrównane z fakturami, wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979; w dalszej części niniejszego wniosku słowo „faktura” odnosi się również do takich innych dokumentów.

Wnioskodawca część faktur otrzymuje już w formie elektronicznej w formacie pdf. W przyszłości Wnioskodawca może otrzymywać faktury również w innych formatach np. xml, EDI. W takim przypadku Wnioskodawca planuje archiwizować je w wersji, w której zostały otrzymane, bez ich wydruku i przechowywania w formie papierowej.

Jednocześnie część dostawców będzie nadal przesyłać Wnioskodawcy faktury w formie papierowej. W takim wypadku Wnioskodawca zamierza skanować faktury papierowe do pliku (w rozdzielczości gwarantującej ich czytelność), przesyłać takie pliki do przeznaczonego do tego archiwum elektronicznego i niszczyć faktury papierowe. Wszystkie faktury byłyby zapisywane w nieedytowalnym formacie elektronicznym (przykładowo w formacie pdf), w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku, a zatem jakakolwiek ingerencja w treść obrazu dokumentu będzie wykluczona.

Otrzymane w formie papierowej faktury będą niszczone dopiero po sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.

Celem Wnioskodawcy jest przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Faktury - i te, które Wnioskodawca otrzymał w formie elektronicznej (w różnych formatach np. xml, EDI, pdf), i te, które otrzymał w formie papierowej, a następnie samodzielnie zeskanował w sposób określony powyżej - będą przechowywane w tej formie na dedykowanym do tego serwerze. Serwer ten zostanie odpowiednio zabezpieczony przed utratą danych, między innymi poprzez ograniczenie kręgu osób mających dostęp do danych, oraz przez regularne tworzenie kopii zapasowych.

Wnioskodawca wskazuje również, że weryfikacja dokumentów pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz ich zatwierdzanie przez autoryzujące osoby, dokonywana będzie w całości elektronicznie. Autoryzacja faktury będzie potwierdzała autentyczność jej pochodzenia, oraz że faktura jest zgodna z umową lub zamówieniem zawartym pomiędzy Wnioskodawcą a dostawcą. Fakt autoryzacji będzie podlegał trwałej ewidencji elektronicznej, która polegała będzie na niemodyfikowalnym zapisie informacji, kto i kiedy dokonał zatwierdzenia faktury oraz jej definitywnego księgowania.

Faktury będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe. Archiwizacja będzie się odbywać w sposób zapewniający do nich łatwy dostęp (co do zasady w sposób łatwiejszy i szybszy niż w ramach obecnego systemu archiwizacji, opartego na dokumentach w formie papierowej). Faktury będą przechowywane co najmniej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Elektroniczny system archiwizowania i obiegu dokumentacji umożliwiał będzie organom podatkowym niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (na żądanie organów).

Po wprowadzeniu powyższego systemu archiwizowania i obiegu dokumentacji:

*   Po zeskanowaniu faktury papierowej, wersja elektroniczna faktury będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej.
*   Faktury otrzymane w formie elektronicznej lub wygenerowane w formie elektronicznej (w przypadku w którym Wnioskodawca otrzyma fakturę w formie papierowej, którą następnie zeskanuje w sposób zapewniający pełną czytelność) nie będą utrwalane ani przechowywane na nośniku papierowym.
*   Wnioskodawca będzie mieć możliwość jednoznacznego ustalenia wystawcy każdej faktury archiwizowanej i przechowywanej w formie elektronicznej w systemie finansowo-księgowym.
*   Dane zawarte w wersji elektronicznej faktury będą chronione przed przetwarzaniem i zmianą dzięki zastosowaniu nieedytowalnego formatu.
*   Faktury będą przesyłane do zaksięgowania i archiwizowane w formie elektronicznej – system finansowo-księgowy będzie niedostępny dla nieupoważnionych użytkowników.
*   W przypadku każdej faktury będzie istnieć możliwość wyświetlenia jej czytelnego obrazu na ekranie komputera posiadającego dostęp do odpowiedniego systemu finansowo-księgowego.

W tak przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Spółka pragnie uzyskać potwierdzenie, iż planowane wprowadzenie elektronicznego systemu archiwizacji i obiegu fakturami nie wpłynie w żaden sposób na jej prawa w zakresie odliczania podatku VAT naliczonego, tj. będzie ona miała prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w taki sposób (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków takiego odliczenia).

Przedmiotowe wydatki (dokumentowane fakturami o których mowa we wniosku) ponoszone w przyszłości przez Spółkę będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT przez Spółkę (przedmiotem pytania nie są wydatki wymienione w art. 88 ustawy o VAT).

W piśmie z 17 października 2024 r. Spółka wskazała, że:

Zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w odniesieniu do wydatków dokumentowanych fakturami, potwierdzającymi zakup towarów i usług.

Przedmiotowe kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów wynikają z wprowadzonej przez Spółkę ścisłej procedury weryfikacji każdego dokumentu.

Jak wskazano, w opisie zdarzenia przyszłego wniosku, zgodnie z wewnętrzną procedurą Wnioskodawcy:

*   Po zeskanowaniu faktury papierowej, wersja elektroniczna faktury będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej.
*   Faktury otrzymane w formie elektronicznej lub wygenerowane w formie elektronicznej (w przypadku w którym Wnioskodawca otrzyma fakturę w formie papierowej, którą następnie zeskanuje w sposób zapewniający pełną czytelność) nie będą utrwalane ani przechowywane na nośniku papierowym.
*   Dane zawarte w wersji elektronicznej faktury będą chronione przed przetwarzaniem i zmianą dzięki zastosowaniu nieedytowalnego formatu.
*   Faktury będą przesyłane do zaksięgowania i archiwizowane w formie elektronicznej - system finansowo-księgowy będzie niedostępny dla nieupoważnionych użytkowników.
*   W przypadku każdej faktury będzie istnieć możliwość wyświetlenia jej czytelnego obrazu na ekranie komputera posiadającego dostęp do odpowiedniego systemu finansowo-księgowego.

Wnioskodawca wskazuje również, że weryfikacja dokumentów pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz ich zatwierdzanie przez autoryzujące osoby, dokonywana będzie w całości elektronicznie. Autoryzacja faktury będzie potwierdzała autentyczność jej pochodzenia, oraz że faktura jest zgodna z umową lub zamówieniem zawartym pomiędzy Wnioskodawcą a dostawcą. Fakt autoryzacji będzie podlegał trwałej ewidencji elektronicznej, która polegała będzie na niemodyfikowalnym zapisie informacji, kto i kiedy dokonał zatwierdzenia faktury oraz jej definitywnego księgowania.

Wskazane powyżej kontrole biznesowe stosowane przez Spółkę zapewniają możliwość powiązania otrzymanego przez Spółkę dokumentu księgowego (faktury) z transakcją, której ten dokument dotyczy.

Otrzymane w formie papierowej faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Faktury będą niszczone po ich zaewidencjonowaniu.

Wnioskodawca aktualnie przechowuje i w najbliższym czasie zamierza przechowywać faktury na serwerze znajdującym się na terytorium kraju. Niewykluczone jednak, że w przyszłości faktury będą przechowywane na serwerze znajdującym się poza terytorium kraju. W każdym przypadku, faktury będą natomiast przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Wnioskodawca podkreśla że, jak zostało wskazane w złożonym wniosku, faktury w formie elektronicznej będą przechowywane na dedykowanym do tego serwerze. Serwer będzie umożliwiał niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, a w razie konieczności również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

### Pytanie

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym opisany we wniosku sposób archiwizowania faktur jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce będzie przysługiwać, na podstawie art. 86 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie faktur podlegających archiwizacji w sposób opisany we wniosku (przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione oraz przy założeniu, że nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT)?

### Państwa stanowisko w sprawie (z uwzględnieniem uzupełnienia wniosku)

Zdaniem Wnioskodawcy, sposób archiwizowania faktur wskazany w opisie stanu faktycznego jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce będzie przysługiwać, na podstawie art. 86 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie faktur podlegających archiwizacji w sposób opisany we wniosku (przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione oraz przy założeniu, że nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT).

Uzasadnienie

W efekcie Wnioskodawca będzie miał prawo na zasadach ogólnych, do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT: „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (\`(...)\`).”

Artykuł 112a ustawy o VAT wskazuje natomiast, iż:

1\. „Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2\. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3\. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celnoskarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4\. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.”

Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT:

1\. „Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2\. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3\. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4\. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

5\. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.”

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy - Ordynacja Podatkowa: „Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.”

Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 OP: „Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.”

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż przepisy podatkowe, w szczególności regulacje ustawy o VAT, nie precyzują formy przechowywania dokumentów (tj. formy papierowej bądź elektronicznej), o których mowa w przytoczonych powyżej przepisach. Regulacje ustawy o VAT nie wskazują również żadnych szczegółowych zasad w przedmiotowym zakresie dla dokumentów (w tym w szczególności faktur) przechowywanych elektronicznie (poza sytuacją, w której faktury elektroniczne przechowywane są poza terytorium kraju).

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy należy uznać, iż wskazane powyżej regulacje dotyczące przechowywania dokumentów, w tym faktur, muszą być spełnione zarówno w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Mając na uwadze powyższe, dla stwierdzenia, iż w ramach procedury elektronicznego systemu archiwizowania i obiegu dokumentacji, o której mowa w niniejszym wniosku, faktury będą przechowywane zgodnie z przepisami ustawy o VAT, konieczne jest łączne spełnienie następujących warunków:

1) dokumentacja przechowywana będzie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

2) dokumentacja przechowywana będzie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;

3) zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów (w szczególności faktur) od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania;

4) w przypadku podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, faktury przechowywane będą na terytorium kraju. Spełnienie przedmiotowego warunku nie jest wymagane w przypadku faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur;

5) zapewniony zostanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki, w świetle ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawionym w ramach niniejszego wniosku elektronicznym systemem archiwizowania i obiegu dokumentacji z uwagi na fakt, iż łącznie spełnione zostaną wszystkie wymienione powyżej warunki wynikające z ustawy o VAT.

Dopuszczalność na gruncie przepisów o VAT elektronicznej archiwizacji dokumentów otrzymywanych w formie papierowej została potwierdzona wielokrotnie w wydawanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo:

*   w interpretacji indywidualnej z 30 września 2019 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.329.2019.4.RMA, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „Jak wynika z wniosku, rozważana przez Wnioskodawcę elektroniczna archiwizacja faktur i powiązane z nią procedury będą zapewniały przyporządkowanie faktur do okresów rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich odszukanie, będą zapewniały również integralność treści faktur oraz ich czytelność, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Jednocześnie sposób zbierania i przetwarzania faktur będzie zapewniał weryfikację autentyczności ich pochodzenia. Ponadto wszystkie uprawnione organy podatkowe, w tym naczelnik urzędu skarbowego i naczelnik urzędu celnoskarbowego, będą mogły uzyskać dostęp do tych faktur oraz możliwość pobrania i przetwarzania danych w nich gromadzonych. Wnioskodawca wypełni zatem wskazane w art. 112a ustawy warunki przechowywania otrzymanych faktur. Wdrożona będzie również kontrola biznesowa, pozwalająca na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów, co wypełni zapisy art. 106m ustawy. Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia (Spółka będzie dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi informacjami), integralność treści (m.in. poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) i czytelność faktur (poprzez zapewnienie odpowiedniej jakości, aby dokonać wyraźnego odczytu danych) zarchiwizowanych elektronicznie. Biorąc pod uwagę przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane przepisy prawa należy uznać, że planowany sposób przechowywania oraz archiwizowania przez Wnioskodawcę faktur wyłącznie w formie elektronicznej będzie spełniał wymogi stawiane przez przepisy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, zarówno dla dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej (zeskanowanych), jak i otrzymanych w formie elektronicznej.”
*   w interpretacji indywidualnej z 23 sierpnia 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.432.2018.1.MN, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż „(\`(...)\`) obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Mając na uwadze przedstawioną powyżej argumentacje oraz stanowiska organów podatkowych, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie/ przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawionym w ramach niniejszego wniosku systemem elektronicznego archiwizowania i obiegu dokumentacji.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT: „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego” (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a ustawy o VAT: „Kwotę podatku naliczonego stanowi:

1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi,

2) w przypadku importu towarów - kwota podatku wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego”.

Natomiast w świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT: „Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.”

Natomiast art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego co do zasady powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Analiza powyższych przepisów wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi w sytuacji, gdy spełnione zostaną określone warunki tj.:

*   odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
*   nabywane towary i usługi w odniesieniu do których został naliczony podatek są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych,
*   w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, oraz
*   podatnik otrzymał fakturę dokumentującą zakup lub w przypadku importu towarów dokument celny.

Poza wskazanymi powyżej przesłankami pozytywnymi dającymi prawo do odliczenia VAT naliczonego, konieczny jest również brak wystąpienia przesłanek negatywnych określonych przez ustawodawcę w art. 88 ustawy o VAT.

Po spełnieniu powyższych warunków, w ocenie Wnioskodawcy, będzie On uprawniony do odliczenia kwoty VAT wynikającej z otrzymanych faktur, które zgodnie z przepisami, dają prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach ogólnych.

Zdaniem Wnioskodawcy, sposób późniejszego przechowywania faktur, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego dokumentujących dokonane zakupy pozwoli na przyjęcie konkluzji, iż Wnioskodawca spełnia wszystkie warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego.

W ocenie Spółki, nie ma przy tym znaczenia, iż faktura, która zgodnie z przepisami daje prawo do odliczenia podatku naliczonego będzie następnie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu określonego w stanie faktycznym systemu elektronicznego archiwizowania i obiegu dokumentacji.

W piśmie z 17 października 2024 r. Wnioskodawca wskazał, że w związku z uzupełnieniem wniosku jego stanowisko nie uległo zmianie.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106n ust. 1 ustawy:

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1 ustawy.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1) konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;

2) niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określono przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywane przez Państwa dokumenty zakupowe zawierają dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosuje się do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokumenty nie zawierają ww. danych, to nie mogą zostać uznane za faktury i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W świetle art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają zatem możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Odnosząc się do kwestii objętych zakresem postawionych pytań, w pierwszej kolejności należy przeanalizować czy sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami (zakupowych) jest zgodny z przepisami ustawy.

Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą otrzymują Państwo faktury od polskich i zagranicznych dostawców towarów i usług, przy czym część faktur przesyłanych jest do Państwa w formie papierowej, a część w formie elektronicznej. Planują Państwo wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Nowy system będzie obejmował wszystkie dokumenty potwierdzające zakup towarów lub usług, tj. faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki czy dokumenty zrównane z fakturami, wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur.

Część faktur otrzymują Państwo w formie elektronicznej w formacie pdf. W przyszłości mogą Państwo otrzymywać faktury również w innych formatach np. xml, EDI. W takim przypadku planują Państwo archiwizować je w wersji, w której zostały otrzymane, bez ich wydruku i przechowywania w formie papierowej. Jednocześnie część dostawców będzie nadal przesyłać Państwu faktury w formie papierowej. W takim wypadku zamierzają Państwo skanować faktury papierowe do pliku (w rozdzielczości gwarantującej ich czytelność), przesyłać takie pliki do przeznaczonego do tego archiwum elektronicznego i niszczyć faktury papierowe. Wszystkie faktury byłyby zapisywane w nieedytowalnym formacie elektronicznym (przykładowo w formacie pdf), w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku, a zatem jakakolwiek ingerencja w treść obrazu dokumentu będzie wykluczona. Otrzymane w formie papierowej faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Faktury będą niszczone po ich zaewidencjonowaniu.

Faktury będą przechowywane na dedykowanym do tego serwerze. Serwer ten zostanie odpowiednio zabezpieczony przed utratą danych, między innymi poprzez ograniczenie kręgu osób mających dostęp do danych, oraz przez regularne tworzenie kopii zapasowych.

Aktualnie przechowują Państwo i w najbliższym czasie zamierzają przechowywać faktury na serwerze znajdującym się na terytorium kraju. Niewykluczone jednak, że w przyszłości faktury będą przechowywane na serwerze znajdującym się poza terytorium kraju. W każdym przypadku, faktury będą natomiast przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Faktury będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe. Archiwizacja będzie się odbywać w sposób zapewniający do nich łatwy dostęp. Faktury będą przechowywane co najmniej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Weryfikacja dokumentów pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz ich zatwierdzanie przez autoryzujące osoby, dokonywana będzie w całości elektronicznie. Autoryzacja faktury będzie potwierdzała autentyczność jej pochodzenia, oraz że faktura jest zgodna z umową lub zamówieniem zawartym pomiędzy Państwem a dostawcą. Fakt autoryzacji będzie podlegał trwałej ewidencji elektronicznej, która polegała będzie na niemodyfikowalnym zapisie informacji, kto i kiedy dokonał zatwierdzenia faktury oraz jej definitywnego księgowania.

Zapewnią Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów od momentu jej otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w odniesieniu do wydatków dokumentowanych fakturami, potwierdzającymi zakup towarów i usług. Przedmiotowe kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów wynikają z wprowadzonej przez Spółkę ścisłej procedury weryfikacji każdego dokumentu.

Po wprowadzeniu powyższego systemu archiwizowania i obiegu dokumentacji:

*   Po zeskanowaniu faktury papierowej, wersja elektroniczna faktury będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej.
*   Faktury otrzymane w formie elektronicznej lub wygenerowane w formie elektronicznej (w przypadku w którym otrzymają Państwo fakturę w formie papierowej, którą następnie zeskanuje w sposób zapewniający pełną czytelność) nie będą utrwalane ani przechowywane na nośniku papierowym.
*   Będą Państwo mieć możliwość jednoznacznego ustalenia wystawcy każdej faktury archiwizowanej i przechowywanej w formie elektronicznej w systemie finansowo-księgowym.
*   Dane zawarte w wersji elektronicznej faktury będą chronione przed przetwarzaniem i zmianą dzięki zastosowaniu nieedytowalnego formatu.
*   Faktury będą przesyłane do zaksięgowania i archiwizowane w formie elektronicznej – system finansowo-księgowy będzie niedostępny dla nieupoważnionych użytkowników.
*   W przypadku każdej faktury będzie istnieć możliwość wyświetlenia jej czytelnego obrazu na ekranie komputera posiadającego dostęp do odpowiedniego systemu finansowo-księgowego.

W związku z powyższym, skoro w okolicznościach niniejszej sprawy do faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami przechowywanych w archiwum elektronicznym na zasadach opisanych powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, oraz umożliwią Państwo bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów, ich pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami i nie będzie konieczne przechowywanie tych dokumentów w wersji papierowej. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych dokumentów, które nie są zrównane z fakturami, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Odnośnie natomiast kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W myśl art. 88 ust. 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Jak wynika z opisu sprawy, są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, a wydatki dokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku, ponoszone w przyszłości przez Państwa będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT.

Zatem, co do zasady, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, będą Państwo mieli prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że otrzymane faktury i inne dokumenty z nimi zrównane, przechowywane przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą będą potwierdzały Państwa prawo do odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego. Warunkami, które muszą być spełnione, aby to odliczenie było dopuszczalne jest po pierwsze – zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, po drugie – nabyte towary i usługi będą wykorzystywane – przez czynnego zarejestrowanego podatnika podatku VAT – do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W konsekwencji wskazać należy, że zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z otrzymanymi fakturami i innymi dokumentami z nimi zrównanymi, gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem wykorzystywania zakupów do czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Podkreślić należy, iż Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach przedstawionego przez Państwa opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).