Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-1271/11-2/KOM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-01-31
Teza: Przechowywanie otrzymanych faktur elektronicznych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-odliczenie od podatku; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 3.11.2011 r. (data wpływu 14.11.2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych faktur elektronicznych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14.11.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych faktur elektronicznych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka dla celów prowadzonej działalności gospodarczej podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług oraz podatkiem dochodowym od osób prawnych dokonuje zakupu towarów, materiałów oraz usług zarówno od kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych. W konsekwencji Spółka otrzymuje od kontrahentów faktury VAT (w tym faktury korygujące VAT) drogą pocztową, bezpośrednio od kontrahenta lub korzysta (w przypadku kilku kontrahentów) z elektronicznego systemu EDI.

W przypadku faktur przesyłanych drogą pocztową zdarzają się sytuacje, w których faktury otrzymywane są przez Spółkę od kilku dni do kilku tygodni po ich wystawieniu, co przekłada się w wielu przypadkach na znaczące opóźnienia w płatnościach. W celu skrócenia czasu otrzymywania faktur VAT przesyłanych dotąd drogą pocztową, Spółka planuje otrzymywanie ich w postaci pliku PDF, jako załącznik do wiadomości elektronicznej.

Pod pojęciem faktur Spółka rozumie zarówno fakturę pierwotną, jak też fakturę korygującą, albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę, zgodnie z którą w formie elektronicznej można przesłać zarówno fakturę pierwotną, jak też fakturę korygującą.

Wszystkie faktury elektroniczne będą drukowane, a następnie zeskanowane i wprowadzone w formie skanu do systemu zarządzania fakturami zakupowymi (dalej „system fakturowy”), celem uzyskania odpowiednich aprobat oraz zarchiwizowaniu obrazu takiej faktury w formacie pliku przeznaczonym tylko do odczytu. Na tym etapie, tj. wydruku i zeskanowania faktury elektronicznej celem wprowadzenia jej do systemu fakturowego, treść faktury nie ulega żadnym zmianom. Zmianie jedynie ulega format pliku (z formatu PDF na JPG) oraz miejsce przechowywania obrazu faktury elektronicznej (dedykowany do tego system). Przechowywanie takich faktur nastąpi w formie elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (w podziale na okresy rozliczeniowe), dostępność dla organów podatkowych lub kontroli skarbowej na żądanie (zgodnie z odrębnymi przepisami).

Spółka zapewni powiązanie między obrazem faktury zapisanym w systemie fakturowym, a znajdującym się w wiadomości elektronicznej pochodzącej od dostawcy przechowywanej w archiwum skrzynki pocztowej, celem wykazania jej niezmienności.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka będzie miała prawo do odliczania naliczonego podatku od towarów i usług wynikającego z faktur zakupowych (pierwotnych i korygujących) otrzymanych drogą elektroniczną tj. w formie obrazu faktury VAT zapisanego w formacie PDF załączonego do wiadomości elektronicznej, a przechowywanych w formie elektronicznej w systemie fakturowym?

Zdaniem Wnioskodawcy, przy prezentowaniu własnego stanowiska w sprawie należy na początku poczynić pewne uwagi ogólne, które dotyczą pytań stawianych przez Spółkę. Odnoszą się one do charakteru obowiązujących od 01.01.2011 r. zmian przepisów prawa, które dotyczą m. in. zasad wystawiania i przesyłania faktur i mają na celu zliberalizowanie zasad przesyłania faktur.

Od 2011 r. uległo zmianie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r (Dz.U. Nr 212, poz.1337 z późn. zm.) w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zmiana zawarta w rozporządzeniu z 9 grudnia 2010r. (Dz.U. Nr 244, poz. 1627) dotyczyła następujących kwestii, istotnych dla niniejszej sprawy: zlikwidowano § 19 ust.2 - obowiązek określania wystawionych faktur jako kopia bądź oryginał i zmieniono § 21 dotyczący zasad przechowywania faktur (w tym faktur elektronicznych).

W świetle rozporządzenia MF z dn. 17 grudnia 2010r. regulującego zasady przesyłania faktur w formie elektronicznej, przechowywania ich oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, Spółka chce uznać za dokumenty rodzące skutek w podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowym od osób prawnych faktury pierwotne i korygujące, przesyłane drogą elektroniczną, co do których zapewniona będzie autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, a przez integralność treści rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Elektroniczna forma przesyłania/otrzymywania faktur zostanie wprowadzona po uprzedniej, pisemnej akceptacji ze strony Spółki (jako odbiorcy faktury) dla takiej formy, przy czym wszystkie udzielone swym dostawcom akceptacje Spółka przechowywać będzie na wypadek czynności kontrolnych ze strony organów kontroli skarbowej.

Zgodnie z nowymi zasadami, obecnie można przesyłać bez zachowania szczególnych wymagań, jakie były do końca 2010r. przewidziane w uchylonym rozporządzeniu, tzn. nie obowiązuje już zasada, że przesłanie w formie elektronicznej jest dopuszczalne tylko i wyłącznie przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego albo poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Począwszy od 2011 r. można nadal przesyłać faktury przy użyciu wspomnianych wyżej metod, a dodatkowo można to robić w każdej innej formie elektronicznej (np. wiadomość elektroniczna - e-mail) i dowolnym formacie elektronicznym (np.PDF), przy czym dowolność, co do formy i formatu jest ograniczona warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia (pewność co do tożsamości wystawcy faktury) i integralności treści faktury (w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura). Prawo do stosowania elektronicznej metody przesyłania faktur zostało uzależnione od wyrażenia uprzedniej akceptacji na to w formie pisemnej lub elektronicznej przez odbiorcę faktur.

Należy również przytoczyć zapis art. 233 Dyrektywy Rady 2010M5/UE z dnia 13 lipca 2010r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UEL.2010.189), gdzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu jej przechowywania. Nowe rozporządzenie dopuszcza możliwość stosowania tzw. kontroli biznesowej zasad, które pozwolą na spełnienie postulatu autentyczności i integralności faktury w oparciu o dostępne powszechnie metody niewymagające sięgania po zaawansowane techniki (do których zalicza się stosowanie bezpiecznego podpisu albo wykorzystania transmisji danych EDI).

Ocena ww. obowiązujących od 01.01.2011 r. przepisów prowadzi do wniosku, że w każdym wypadku, gdy odbiorca faktury przesłanej mailem będzie stosował procedury mające na celu weryfikację wystawcy faktury (badanie autentyczności pochodzenia faktury) oraz nie będzie zmieniał w żadnym zakresie danych ujętych w treści otrzymanej faktury, to wówczas przesłanie takiej faktury nastąpi w zgodzie z przepisami rozporządzenia dot. faktur elektronicznych.

Spółka będzie akceptować wyłącznie faktury w pełni czytelne i przesyłane w formacie nie pozwalającym na modyfikacje, zapewniające integralność treści. Spółka ustali oraz wskaże dostawcom adres skrzynki pocztowej, na który będą przesyłane wiadomości elektroniczne z załączoną fakturą w formacie PDF i numerem faktury w tytule wiadomości. Data otrzymania wiadomości elektronicznej, będzie miała znaczenie dla określenia okresu rozliczeniowego, w którym to podatek VAT naliczony, wynikający z faktury elektronicznej, zostanie odliczony przez Spółkę. Dostęp do zdefiniowanej skrzynki pocztowej będzie możliwy tylko dla ściśle wskazanych osób, w ramach procedur mających na celu wyeliminowanie przypadków uzyskania dostępu przez nieuprawnione osoby oraz modyfikowania otrzymanych wiadomości elektronicznych wraz z załącznikami w postaci faktur elektronicznych. Spółka zweryfikuje każdorazowo tożsamość Kontrahenta poprzez weryfikację adresu, spod którego wysłano maila, gdyż adres ten będzie ściśle przypisany do osoby Kontrahenta i ujęty w pierwotnym dokumencie akceptacji. Spółka nie będzie ingerować w treść otrzymanych od Kontrahenta maili oraz załączonych do nich faktur w formacie PDF, tzn. nie będzie dokonywać w nich żadnych zmian i poprawek. Wiadomości te będą przechowywane w skrzynce pocztowej w kolejności chronologicznej, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie celem potwierdzenia źródła pochodzenia faktury elektronicznej.

W świetle powyższego Spółka uważa, że będzie uprawniona do dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w fakturach przesłanych jej przez Kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej. Stanowisko swoje Spółka wywodzi stąd, że w obowiązujących przepisach brak jest zakazu przesyłania faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej. Spółka uważa, że stosowane przez nią obecnie i w przyszłości zasady (zaprezentowane w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego) dotyczące kontroli tożsamości wystawców faktur przesyłanych mailem oraz fakt, że nie ingeruje ona w treść przesłanych jej faktur, potwierdza zapewnienie przez nią warunku autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury (zapewnienie integralności treści faktury poprzez procedury kontroli wewnętrznej, w tym przechowywanie oryginalnej wiadomości elektronicznej przesłanej przez Kontrahenta), które są kluczowe z perspektywy rozporządzenia dot. faktur elektronicznych. Spółka spełni także warunek formalny dotyczący przesyłania faktur w formie elektronicznej poprzez wyrażenie na to zgody w oświadczeniu dla Kontrahenta.

Tym samym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie mógł dokonać odliczenia na podstawie otrzymanych faktur w formie plików PDF w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy założeniu podjęcia działań odnoszących się m.in. do zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur.

Wnioskodawca wywodzi również swoje stanowisko z wydanych interpretacji indywidualnych dla innych podatników w podobnej sprawie: z dnia 13.01.2011r. znak IBPP3/443-793/10/PK wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach i z dnia 28.04.2011r. znak IPPP1/443/429/11-4/IGo wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje - w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy - w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W świetle powyższego należy stwierdzić, że podatek naliczony w przypadku towarów i usług nabytych w obrocie krajowym (poza produktami rolnymi i usługami rolniczymi nabywanymi od rolnika ryczałtowego) wynika z faktur otrzymywanych przez podatnika. Zatem, podatnik VAT dysponując towarem i fakturą nabywa prawo do rozporządzania i dysponowania towarem jak właściciel.

Z ww. przepisów wynika także, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010 r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie przesyłania faktur.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia).

W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury – w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Sposób przechowywania faktur elektronicznych został określony w § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy w w/w rozporządzeniu jest mowa o fakturach, to należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno „fakturę pierwotną”, jak też „fakturę korygującą”, albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę, zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno „fakturę pierwotną”, jak też „fakturę korygującą”. Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu, aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur.

Na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu tego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur).

W myśl § 21 ust.1 w/w rozp. podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 21 ust.2 rozp.)

Zgodnie z § 21 ust.3 rozp. natomiast autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1 oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4 rozp.).

Powyższe uregulowania pozwalają na przechowywanie faktur otrzymanych drogą elektroniczną w dowolny sposób z podziałem na okresy rozliczeniowe, z zachowaniem przez podatnika warunków określonych przepisami rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur i rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur. Jest to bezwzględny wymóg zachowania przez podatnika autentyczności pochodzenia, integralności treści faktury oraz czytelności faktur a także łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur. Przy czym należy zauważyć, iż przepis § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur wymaga od podatnika, aby ww. okoliczności były zachowane przez cały okres istnienia faktury, tj. od momentu jej wystawienia do upływu okresu przedawnienia. Zatem, wystawienie, przesyłanie wystawionej faktury oraz jej przechowywanie winno spełniać wymienione wymogi. Spełnienie tych warunków jest okolicznością do zastosowania art. 86 ust. 1 ustawy, tj. uprawnia nabywcę towaru bądź usługi służących działalności opodatkowanej do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z posiadanej faktury.

Z okoliczności sprawy wynika, iż Wnioskodawca planuje otrzymywanie faktur za nabywane usługi/towary drogą e-mailową w postaci pliku PDF będącego załącznikiem do wiadomości elektronicznej. Spółka będzie akceptować wyłącznie faktury w pełni czytelne i przesyłane w formacie nie pozwalającym na modyfikacje, zapewniające integralność treści. Spółka ustali oraz wskaże dostawcom adres skrzynki pocztowej, na który będą przesyłane wiadomości elektroniczne z załączoną fakturą w formacie PDF i numerem faktury w tytule wiadomości. Data otrzymania wiadomości elektronicznej, będzie miała znaczenie dla określenia okresu rozliczeniowego, w którym to podatek VAT naliczony, wynikający z faktury elektronicznej, zostanie odliczony przez Spółkę. Dostęp do zdefiniowanej skrzynki pocztowej będzie możliwy tylko dla ściśle wskazanych osób, w ramach procedur mających na celu wyeliminowanie przypadków uzyskania dostępu przez nieuprawnione osoby oraz modyfikowania otrzymanych wiadomości elektronicznych wraz z załącznikami w postaci faktur elektronicznych. Każdorazowo zidentyfikuje także tożsamość Kontrahenta oraz nie będzie ingerować w treść otrzymanych od Kontrahenta maili oraz załączonych do nich faktur w formacie PDF, tzn. nie dokona w nich żadnych zmian/poprawek. Proponowana przez Spółkę metoda otrzymywania faktur w formie elektronicznej (w formacie PDF) pozwala na zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur.

Mając na uwadze przedstawione przez Wnioskodawcę okoliczności sprawy – w szczególności zapewnienia spełnienia przez Wnioskodawcę warunków określonych w § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur oraz przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur – oraz obowiązujące regulacje prawne należy stwierdzić, iż Wnioskodawca może przechowywać faktury otrzymane w zaakceptowanej formie elektronicznej w dowolnym formacie, np. w postaci pliku PDF lub jak to miejsce u Wnioskodawcy w postaci pliku JPG, skoro zapewnia ich autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność oraz łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny do nich dostęp. Faktury takie mogą być przez Wnioskodawcę przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, np. miesięczne, w dowolny sposób, np. w formie elektronicznej w odpowiednim systemie fakturowym, zapewniającym powiązanie skanu danej faktury przechowywanej w formie pliku JPG z właściwą danej fakturze wiadomością elektroniczną w archiwum skrzynki pocztowej, pochodzącą od jej wystawcy, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Tym samym Wnioskodawca będzie mógł dokonać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT w formie plików PDF w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Wskazać przy tym trzeba na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.