Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.406.2022.1.AKS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2022-11-18
Teza: Możliwość archiwizowania dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów księgowych.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; paragon; przechowywanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów 
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112

**Interpretacja indywidualna**

**– stanowisko prawidłowe**

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług **jest prawidłowe.**

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

23 września 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 19 września 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości archiwizowania dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów księgowych.

Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

C. Sp. z o.o. Sp. j. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest podmiotem zajmującym się w przeważającym zakresie sprzedażą samochodów, akcesoriów samochodowych oraz świadczeniem usług serwisowych związanych z samochodami.

Spółka na moment wniesienia interpretacji indywidualnej jest podatnikiem czynnym VAT oraz nie jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Wszyscy wspólnicy Spółki są natomiast podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych.

Spółka prowadzi działalność na dużą skalę, w tym za pomocą licznych oddziałów, co wiąże się z obowiązkiem posługiwania się wieloma dokumentami oraz z obowiązkiem właściwej archiwizacji tych dokumentów.

Wśród dokumentów najpowszechniej wykorzystywanych, należy wskazać przede wszystkim dokumenty związane z rozliczeniami Spółki na gruncie podatku od towarów i usług , tj. na podstawie ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm. – dalej: ustawa o VAT):

1) faktury sprzedażowe i zakupowe wraz z załącznikami, a także ich duplikaty i noty korygujące,

2) inne dowody księgowe, noty księgowe i odsetkowe,

3) dokumenty potwierdzające zrealizowane transakcje WDT, dokumenty potwierdzające zrealizowane transakcje WNT oraz import (np. dokumenty i zgłoszenia celne),

4) dokumenty kasowe (paragony fiskalne),

5) wszelkie dokumenty, w tym między innymi umowy i porozumienia, a także oświadczenia wyrażone w dowolnej formie (na przykład e-mailowej), w ramach których kontrahent wyraża zgodę na doręczanie faktur drogą elektroniczną,

6) rachunki, dowody zapłaty, rozliczenia gotówkowe, dokumenty dotyczące rozchodów wewnętrznych, darowizn, zlecenia przelewów, dokumenty dotyczące środków trwałych (przyjęcie ŚT do użytkowania, sprzedaż ŚT, likwidacja ŚT itp.), dokumentacja magazynowa,

7) dokumenty wewnętrznie generowane w poszczególnych oddziałach Spółki,

8) dokumenty związane z rozliczeniem podróży służbowych pracowników Spółki,

9) decyzje urzędowe,

10) pozostałe dokumenty stanowiące podstawę ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych na potrzeby rachunkowe i podatkowe

(dalej: Dokumenty).

Obecnie w Spółka otrzymuje część Dokumentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (np. w formacie PDF), jednak w znacznym zakresie funkcjonuje obieg dokumentów w ich formie tradycyjnej (papierowej). Pełna archiwizacja dokumentów w formie papierowej generuje wysokie koszty związane w szczególności z koniecznością zaangażowania personelu odpowiedzialnego za archiwizację, zapewnienia licznych pomieszczeń dla przechowywania dokumentów oraz właściwych środków ich zabezpieczenia.

Wielość archiwizowanych w formie papierowej dokumentów stwarza również liczne problemy praktyczne – przede wszystkim znacznie wydłuża czas poświęcony na wyszukiwanie potrzebnych dokumentów oraz rodzi większe ryzyko zgubienia poszczególnych dokumentów.

Z uwagi na chęć ograniczenia kosztów oraz uproszczenia procedury obiegu dokumentów, Spółka w przyszłości planuje skorzystanie z platformy (dalej: Platforma), służącej do prowadzenia pełnej ewidencji oraz archiwizacji dokumentów w ramach tzw. systemu elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: EOD).

Zgodnie z założeniami, Platforma pozwoli na rezygnację z archiwizacji Dokumentów w formie tradycyjnej (papierowej), w zamian umożliwiając EOD oraz archiwizację dokumentów w ramach dedykowanego dysku – chmury, dostarczanego przez zewnętrzny podmiot.

W przyszłości dokumenty otrzymywane i wystawiane w formie papierowej mają być skanowane i zapisywane w postaci elektronicznej na Platformie, podczas gdy ich papierowa forma będzie niszczona. Dokumenty otrzymane i wystawione od razu w formie elektronicznej będą archiwizowane na Platformie.

W efekcie wszystkie Dokumenty związane z rozliczaniem przez Spółkę podatku od towarów i usług będą przechowywane na Platformie, podczas gdy odpowiedniki Dokumentów w formie papierowej będą niszczone po ich zapisaniu w formie elektronicznej.

Dokumenty przechowywane na Platformie będą uporządkowane oraz prezentowane w określonej strukturze, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie i w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.

Dokumenty będą mogły zostać wydrukowane. Docelowym formatem przechowywania plików będzie format PDF.

Spółka na żądanie organów skarbowych zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznie Dokumentów, ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych przez organy podatkowe.

Dokumenty na Platformie będą zapisane w strukturze plików. Nazwa pliku z obrazem Dokumentów będzie zmieniana na ciąg znaków rozpoznawalnych przez system. Informacje opisujące Dokumenty będą przechowywane niezależnie od plików. Dane opisujące Dokumenty są przechowywane w bazie danych, natomiast obrazy Dokumentów w odpowiedniej strukturze plików. Powiązanie pomiędzy Dokumentem a obrazem będzie stale utrzymywane przez system.

Dokumenty przesyłane Spółce drogą e-mailową zostaną przekazane na Platformę dopiero po weryfikacji.

Dokumenty przekazane Spółce w formie papierowej zostaną zeskanowane za pośrednictwem urządzeń wielofunkcyjnych będących w posiadaniu Spółki. Dokumenty będą skanowane dopiero po ich pełnej weryfikacji, czyli sprawdzeniu, czy każdy Dokument zawiera wszystkie wymagane elementy oraz czy informacje zamieszczone na Dokumencie są rzetelne i czytelne. Dodatkowo Dokumenty będą poddane kontroli biznesowej, sprawdzeniu ich poprawności i autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności. Po zeskanowaniu Dokumentów, ich papierowe wersje zostaną zutylizowane.

Dokumenty zostaną zapisane i będą przechowywane w elektronicznym repozytorium plików systemu EOD. Przechowywane elektroniczne będą wiernym odwzorowaniem Dokumentu oryginalnego. Modyfikacja obrazu Dokumentu pozostaje niemożliwa przez cały okres archiwizacji dokumentu, tj. od momentu wytworzenia skanu.

Wszystkie Dokumenty będą w przyszłości przechowywane przynajmniej przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

### Pytania

1\. Czy dopuszczalne jest dla celów podatkowych wystawianie i przechowywanie otrzymanych Dokumentów, związanych z rozliczeniem podatku od towarów i usług (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej i przy założeniu utylizacji papierowych wersji tych Dokumentów?

2\. Czy przechowując Dokumenty uprawniające do dokonania odliczenia podatku od towarów i usług (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu utylizacji papierowych wersji tych Dokumentów, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego, określonego na podstawie tych Dokumentów i na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT?

### Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1 i Ad 2 – ustawa o VAT

Zdaniem Wnioskodawcy, dla celów podatkowych dopuszczalne jest wystawianie i przechowywanie otrzymanych Dokumentów, związanych z rozliczeniem podatku od towarów i usług (podatku VAT) wyłącznie w formie elektronicznej i przy założeniu utylizacji papierowych wersji tych Dokumentów.

W opinii Wnioskodawcy, przechowując Dokumenty uprawniające do dokonania odliczenia podatku od towarów i usług (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu utylizacji papierowych wersji tych Dokumentów, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego, określonego na podstawie tych Dokumentów i na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT.

FORMA PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW

Regulacje ustawy o VAT nie odnoszą się całościowo do wszystkich wymienionych Dokumentów, jednakże w treści art. 112a ust. 1 i ust. 4 ustawy o VAT wyrażono generalny obowiązek przechowywania (ewidencjonowania) faktur wystawionych i otrzymanych:

„1. Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

4\. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno -skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Z art. 112a ustawy o VAT wynika zatem ogół przesłanek dotyczących przechowywania faktur co, zdaniem Spółki, znajduje pełne zastosowanie również do przechowywania faktur w formie elektronicznej. Wskazany przepis wskazuje, że konieczne jest aby faktury były przechowywane:

· w podziale na okresy rozliczeniowe,

· w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

· w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur,

· w sposób umożliwiający bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych przez organy podatkowe.

W odniesieniu do przechowywania dokumentów w formie elektronicznej w ramach EOD szczególnie istotną jest kwestia spełnienia wymogu zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury.

W powyższym zakresie definicje legalne wprowadza art. 106m ust. 1 ustawy o VAT:

„1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2\. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3\. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4\. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

5\. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”.

Przepisy ustawowe wskazują, iż dla zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury należy przeprowadzać kontrolę biznesową w celu ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu. Wykładnia wskazanych pojęć została już wielokrotnie dokonana w ramach interpretacji indywidualnych, wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

M.in. w interpretacji indywidualnej z 3 lipca 2018 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.101. 2018.3.PK), wskazano że termin „kontroli biznesowej” należy interpretować, jako:

„Proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą”.

Natomiast w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z 14 maja 2018 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT), zwrócono uwagę że:

„Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika”.

W stosunku do obu powyżej cytowanych regulacji, zastosowanie znajdzie art. 112 ustawy o VAT, zgodnie z którym:

„podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Zdaniem Spółki, obecne brzmienie przepisów ustawy o VAT dopuszcza możliwość stosowania wszelkich metod (procedur) przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z przedstawioną treścią zdarzenia przyszłego, procedura EOD związana z przechowywaniem wersji elektronicznych faktur na Platformie spełnia, zdaniem Spółki, ogół przesłanek wskazanych w treści art. 112a ustawy o VAT, a więc przechowywane elektronicznie faktury będą spełniać cechy autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności.

PRAWO DO ODLICZENIA PODATKU NALICZONEGO

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT:

„W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

Ponadto należy wskazać, iż art. 88 ustawy o VAT wskazuje na katalog negatywnych przesłanek, określając listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zdaniem Wnioskodawcy, z powyżej zacytowanych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone ustawowo warunki, niezależnie od formy, w jakiej podatnik przechowuje (archiwizuje) dokumenty będące podstawą do odliczenia VAT, jeżeli sposób przechowywania faktury spełnia cechy wskazane w art. 112a ustawy o VAT.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego jest uwarunkowane powstaniem obowiązku podatkowego, posiadaniem faktury VAT lub jej korekty, jak również istnieniem związku między nabywanymi przez Wnioskodawcę towarami i usługami, a wykonywanymi przez Spółkę czynnościami opodatkowanymi.

Zdaniem Spółki, obowiązujące przepisy ustawy o VAT dają prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT na podstawie faktur przechowywanych w formie elektronicznej, w sposób zaprezentowany w treści opisanego zdarzenia przyszłego.

Z uwagi na powyższe, Wnioskodawca prezentuje stanowisko, zgodnie z którym zmiana sposobu ewidencjonowania Dokumentów na formę elektroniczną w ramach EOD nie doprowadzi w żadnym zakresie do utraty prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.

ARCHIWIZOWANIE PARAGONÓW W FORMIE ELEKTRONICZNEJ

W art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT wskazano na obowiązek przechowywania dokumentów kasowych, związanych z ewidencją sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących:

„Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani: 6) przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217)”.

W myśl art. 106h ust. 1-4 ustawy o VAT:

„1. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

W przypadku, gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3”.

Powyższy katalog reguluje między innymi sytuacje, w których Podatnik zobowiązany jest do dołączenia paragonu dokumentującego sprzedaż lub pozostawiania w dokumentacji paragonu dotyczącego sprzedaży.

Ustęp 1 wskazanego powyżej artykułu dotyczy kwestii, gdy dla danej sprzedaży – oprócz zaewidencjonowania jej w kasie fiskalnej – zostanie wystawiona faktura. Odnosząc ustęp 1 do ustępu 3 artykułu 106h ustawy o VAT, należy – zdaniem Spółki – zauważyć, iż w tym zakresie reguluje się kwestię dołączenia paragonu do faktury w formie tradycyjnej (nie w formie elektronicznej).

W kontekście przedstawionej regulacji, Adam Bartosiewicz (A. Bartosiewicz \[w:\] VAT. Komentarz, wyd. XVI, Warszawa 2022, art. 106(h)) wskazuje, iż:

„Paragon powinien być dołączony do faktury. W praktyce zwykle będzie on spięty bądź zszyty z fakturą albo połączony z nią w inny sposób. Nie ma przepisu określającego sposób połączenia faktury z paragonem. Wystarczające jest więc dołączenie paragonu do sprzedaży – bez fizycznego łączenia tych dokumentów ze sobą – o ile tylko jasne jest, że dany paragon dołączony jest do określonej faktury”.

Kwestię wzajemnej relacji faktury elektronicznej oraz wystawianego do tej sprzedaży paragonu reguluje ustęp 3 przywołanego powyżej artykułu.

Adam Bartosiewicz (A. Bartosiewicz \[w:\] VAT. Komentarz, wyd. XVI, Warszawa 2022, art. 106(h)) w tym kontekście wskazał, iż:

„Nie jest wykluczone, że do danej sprzedaży (zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej) wystawiana będzie faktura w formie elektronicznej, z tym, że w takim przypadku podatnik powinien zatrzymać paragon (dokumentujący sprzedaż zaewidencjonowaną w kasie) i odpowiednio go opisać (wskazać, do której faktury się odnosi; wystarczające będzie podanie, opisanie daty wystawienia i numeru faktury)”.

W art. 2 ust. 32 ustawy o VAT wprowadzono definicję faktury elektronicznej, zgodnie z którą jest to faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Fakturą w formie elektronicznej – zgodnie z definicją z ustawy o VAT – nie jest zatem faktura, która została wystawiona w formie tradycyjnej, a następnie zarchiwizowana oraz zniszczona, gdyż nie została ona pierwotnie wystawiona w formie elektronicznej.

Zdaniem Spółki, pytanie o możliwość archiwizowania paragonów w formie elektronicznej wraz z założeniem dokonania zniszczenia formy papierowej tych paragonów w kontekście przedstawionym w opisie zdarzenia przyszłego ma charakter uniwersalny.

Zdaniem Spółki, w sytuacji gdy:

1) zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT – do faktury wystawionej w formie tradycyjnej zostanie wystawiony paragon, a następnie faktura zostanie, w sposób opisany w treści zdarzenia przyszłego, zarchiwizowana w ramach Platformy, podczas gdy jej wersja papierowa zostanie zniszczona – możliwa będzie również (w tożsamy sposób) archiwizacja w formie elektronicznej wystawionego do tej faktury paragonu, a następnie zniszczenie papierowej wersji tego paragonu;

2) zgodnie z art. 106h ust. 3 ustawy o VAT – jeżeli do faktury wystawionej w formie elektronicznej, zostanie wystawiony paragon (w formie tradycyjnej – papierowej), to analogicznie paragon ten będzie mógł zostać, w sposób opisany w treści zdarzenia przyszłego, zarchiwizowany w ramach Platformy, podczas gdy jego wersja papierowa będzie mogła zostać zniszczona.

Ustawodawca w obecnym stanie prawnym nie zdefiniował jednoznacznie formy przechowywania paragonów.

Zatem, zdaniem Spółki, powinno się przyjąć założenie, zgodnie z którym zarówno paragony dokumentujące transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej, jak i paragony towarzyszące fakturom wystawionym w formie tradycyjnej (papierowej) będą mogły zostać zarchiwizowane w ramach Platformy wraz ze zniszczeniem (utylizacją) papierowych odpowiedników tych paragonów.

Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, możliwym jest przechowywanie paragonu fiskalnego wyłącznie w formie elektronicznej, niszcząc/dematerializując wydrukowany oryginał paragonu fiskalnego.

PODSUMOWANIE

Zdaniem Spółki, powyżej cytowane regulacje odnoszące się do kwestii przechowywania faktur oraz paragonów (dokumentów kasowych) znajdują również zastosowanie wobec pozostałych, wymienionych Dokumentów, które jakkolwiek będą wpływać na kwestie związane z rozliczaniem podatku VAT (w tym np. dokumenty potwierdzające zrealizowane transakcje WDT, dokumenty potwierdzające zrealizowane transakcje WNT oraz import, porozumienia w sprawie przesyłania faktur drogą elektroniczną).

W ramach wydanych interpretacji indywidualnych, Dyrektor KIS wielokrotnie potwierdzał pełną poprawność stanowisk zbieżnych z tym, prezentowanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. Wśród takich interpretacji warto wskazać m.in. na:

\- Interpretację indywidualną z 13 lipca 2022 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.207.2022.1.LK:

„Podsumowując, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych/innych dokumentów opisanych we wniosku potwierdzających nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych wersji tych dokumentów. Tym samym Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami (zrównanymi z fakturami) dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Prawo to przysługuje pod warunkiem niezaistnienia pozostałych przesłanek negatywnych wynikających z art. 88 ustawy”.

\- Interpretację indywidualną z 1 kwietnia 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.53.2019.2.ISK:

„Zdaniem Wnioskodawcy może on przechowywać faktury zakupu i ich korekty wraz z załącznikami wyłącznie w formie elektronicznej bez utraty prawa do odliczenia podatku wynikającego z takich dokumentów, bez względu na to, czy zostały one pierwotnie wystawione w takiej formie, czy też zostały one wystawione w formie papierowej, a następnie zeskanowane, a ich papierowa wersja zniszczona. Żadne bowiem przepisy VATu nie uzależniają od formy, w jakiej jest wystawiona dana faktura VAT lub jej korekta, prawa do odliczenia wynikającego z niej podatku naliczonego”.

\- Interpretację indywidualną z 1 czerwca 2022 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.155.2022.2.MAZ:

„Przechowywanie faktur dokumentujących zakup towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej – otrzymanych oryginalnie w formie papierowej – w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. W konsekwencji Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tak przechowywanych faktur zakupowych w sytuacji, gdy faktury papierowe zostaną zniszczone”.

\- Interpretację indywidualną z 21 czerwca 2018 r. nr 0111-KDIB3-2.4012.255.2018. 2.ASZ:

„Mając na uwadze powyższe, odnosząc się do kwestii przechowywania w formie elektronicznej przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych, należy stwierdzić, że nie ma przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów”.

\- Interpretację indywidualną z 25 kwietnia 2022 r. nr 0113-KDIPT1-3.4012.69.2022. 2.ALN:

„Zatem przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego Planowany Model, w ramach którego będziecie Państwo:

· przechowywali wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej,

· niszczyli wydrukowane paragony fiskalne (tzw. oryginały dla klientów), będzie zgodny z realizacją obowiązku, który wynika z art. 106h ustawy”.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku **jest prawidłowe.**

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) – zwanej dalej ustawą – stanowi, że:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Na podstawie art. 106h ust. 1 ustawy:

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Według art. 106h ust. 2 ustawy:

Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Natomiast art. 106h ust. 3 stanowi, że:

W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Zgodnie z art. 106h ust. 4 ustawy:

Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Według art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W myśl art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów księgowych wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawianej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w § 3 pkt 1-5 rozporządzenia z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest podmiotem zajmującym się w przeważającym zakresie sprzedażą samochodów, akcesoriów samochodowych oraz świadczeniem usług serwisowych związanych z samochodami. Spółka na moment wniesienia wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej jest podatnikiem czynnym VAT oraz nie jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Wszyscy wspólnicy Spółki są natomiast podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych. Spółka prowadzi działalność na dużą skalę, w tym za pomocą licznych oddziałów, co wiąże się z obowiązkiem posługiwania się wieloma dokumentami oraz z obowiązkiem właściwej archiwizacji tych dokumentów. Wśród dokumentów najpowszechniej wykorzystywanych, należy wskazać przede wszystkim dokumenty związane z rozliczeniami Spółki na gruncie podatku od towarów i usług , tj. na podstawie ustawy o podatku od towarów i usług:

1) faktury sprzedażowe i zakupowe wraz z załącznikami, a także ich duplikaty i noty korygujące,

2) inne dowody księgowe, noty księgowe i odsetkowe,

3) dokumenty potwierdzające zrealizowane transakcje WDT, dokumenty potwierdzające zrealizowane transakcje WNT oraz import (np. dokumenty i zgłoszenia celne),

4) dokumenty kasowe (paragony fiskalne),

5) wszelkie dokumenty, w tym między innymi umowy i porozumienia a także oświadczenia wyrażone w dowolnej formie (na przykład e-mailowej), w ramach których kontrahent wyraża zgodę na doręczanie faktur drogą elektroniczną,

6) rachunki, dowody zapłaty, rozliczenia gotówkowe, dokumenty dotyczące rozchodów wewnętrznych, darowizn, zlecenia przelewów, dokumenty dotyczące środków trwałych (przyjęcie ŚT do użytkowania, sprzedaż ŚT, likwidacja ŚT itp.), dokumentacja magazynowa,

7) dokumenty wewnętrznie generowane w poszczególnych oddziałach Spółki,

8) dokumenty związane z rozliczeniem podróży służbowych pracowników Spółki,

9) decyzje urzędowe,

10) pozostałe dokumenty stanowiące podstawę ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych na potrzeby rachunkowe i podatkowe.

Obecnie Spółka otrzymuje część Dokumentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (np. w formacie PDF), jednak w znacznym zakresie funkcjonuje obieg dokumentów w ich formie tradycyjnej (papierowej). Pełna archiwizacja dokumentów w formie papierowej generuje wysokie koszty związane w szczególności z koniecznością zaangażowania personelu odpowiedzialnego za archiwizację, zapewnienia licznych pomieszczeń dla przechowywania dokumentów oraz właściwych środków ich zabezpieczenia. Wielość archiwizowanych w formie papierowej dokumentów stwarza również liczne problemy praktyczne – przede wszystkim znacznie wydłuża czas poświęcony na wyszukiwanie potrzebnych dokumentów oraz rodzi większe ryzyko zgubienia poszczególnych dokumentów. Z uwagi na chęć ograniczenia kosztów oraz uproszczenia procedury obiegu dokumentów, Spółka w przyszłości planuje skorzystanie z Platformy, służącej do prowadzenia pełnej ewidencji oraz archiwizacji dokumentów w ramach tzw. systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Zgodnie z założeniami, Platforma pozwoli na rezygnację z archiwizacji Dokumentów w formie tradycyjnej (papierowej), w zamian umożliwiając EOD oraz archiwizację dokumentów w ramach dedykowanego dysku – chmury, dostarczanego przez zewnętrzny podmiot. W przyszłości dokumenty otrzymywane i wystawiane w formie papierowej mają być skanowane i zapisywane w postaci elektronicznej na Platformie, podczas gdy ich papierowa forma będzie niszczona. Dokumenty otrzymane i wystawione od razu w formie elektronicznej będą archiwizowane na Platformie. W efekcie wszystkie Dokumenty związane z rozliczaniem przez Spółkę podatku od towarów i usług będą przechowywane na Platformie, podczas gdy odpowiedniki Dokumentów w formie papierowej będą niszczone po ich zapisaniu w formie elektronicznej. Dokumenty przechowywane na Platformie będą uporządkowane oraz prezentowane w określonej strukturze, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie i w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Dokumenty będą mogły zostać wydrukowane. Docelowym formatem przechowywania plików będzie format PDF. Spółka na żądanie organów skarbowych zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznie Dokumentów, ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych przez organy podatkowe. Dokumenty na Platformie będą zapisane w strukturze plików. Nazwa pliku z obrazem Dokumentów będzie zmieniana na ciąg znaków rozpoznawalnych przez system. Informacje opisujące Dokumenty będą przechowywane niezależnie od plików. Dane opisujące Dokumenty są przechowywane w bazie danych, natomiast obrazy Dokumentów w odpowiedniej strukturze plików. Powiązanie pomiędzy Dokumentem a obrazem będzie stale utrzymywane przez system. Dokumenty przesyłane Spółce drogą e-mailową zostaną przekazane na Platformę dopiero po weryfikacji.

Dokumenty przekazane Spółce w formie papierowej zostaną zeskanowane za pośrednictwem urządzeń wielofunkcyjnych będących w posiadaniu Spółki. Dokumenty będą skanowane dopiero po ich pełnej weryfikacji, czyli sprawdzeniu, czy każdy Dokument zawiera wszystkie wymagane elementy oraz czy informacje zamieszczone na Dokumencie są rzetelne i czytelne. Dodatkowo Dokumenty będą poddane kontroli biznesowej, sprawdzeniu ich poprawności i autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności. Po zeskanowaniu Dokumentów, ich papierowe wersje zostaną zutylizowane. Dokumenty zostaną zapisane i będą przechowywane w elektronicznym repozytorium plików systemu EOD. Przechowywane elektroniczne będą wiernym odwzorowaniem Dokumentu oryginalnego. Modyfikacja obrazu Dokumentu pozostaje niemożliwa przez cały okres archiwizacji dokumentu, tj. od momentu wytworzenia skanu. Wszystkie Dokumenty będą w przyszłości przechowywane przynajmniej przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest dla celów podatkowych wystawianie i przechowywanie otrzymanych Dokumentów, związanych z rozliczeniem podatku od towarów i usług, wyłącznie w formie elektronicznej i przy założeniu utylizacji papierowych wersji tych Dokumentów, a także czy przechowując Dokumenty uprawniające do dokonania odliczenia podatku od towarów i usług, wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu utylizacji papierowych wersji tych Dokumentów, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego, określonego na podstawie tych Dokumentów i na zasadach przewidzianych w ustawie.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie i w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność, a także zapewnieniu bezzwłocznego dostępu do przechowywanych elektronicznie Dokumentów na żądanie organów skarbowych – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca, Spółka na żądanie organów skarbowych zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznie Dokumentów, ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych przez organy podatkowe. Dokumenty będą mogły też zostać wydrukowane.

Ponadto, jak wynika z wniosku, docelowym formatem przechowywania plików będzie format PDF. Dokumenty wystawiane w formie papierowej oraz przekazane Spółce w formie papierowej zostaną zeskanowane za pośrednictwem urządzeń wielofunkcyjnych będących w posiadaniu Spółki. Dokumenty będą skanowane dopiero po ich pełnej weryfikacji, czyli sprawdzeniu, czy każdy Dokument zawiera wszystkie wymagane elementy oraz czy informacje zamieszczone na Dokumencie są rzetelne i czytelne. Dodatkowo Dokumenty będą poddane kontroli biznesowej, sprawdzeniu ich poprawności i autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności. Dokumenty zostaną zapisane i będą przechowywane w elektronicznym repozytorium plików systemu EOD. Przechowywane elektronicznie będą wiernym odwzorowaniem Dokumentu oryginalnego. Modyfikacja obrazu Dokumentu pozostaje niemożliwa przez cały okres archiwizacji dokumentu, tj. od momentu wytworzenia skanu. Wszystkie Dokumenty będą w przyszłości przechowywane przynajmniej przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania wystawianych i otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz dokumentów stanowiących faktury zgodnie z § 3 pkt 1-5 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury dokumentów księgowych, w tym paragonów, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie. Przy czym z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

**Ad 1.**

**Podsumowując należy stwierdzić, że dopuszczalne jest dla celów podatkowych przechowywanie wystawianych i otrzymanych Dokumentów, związanych z rozliczeniem podatku od towarów i usług, wyłącznie w formie elektronicznej i przy założeniu utylizacji papierowych wersji tych Dokumentów.**

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 **jest prawidłowe.**

W odniesieniu natomiast do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów z nimi zrównanych, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej według procedury opisanej we wniosku, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi:

1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;

2) w przypadku importu towarów - kwota podatku:

a) wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,

b) należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,

c) wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b,

d) wynikająca z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2-3 i art. 34;

3) zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;

4) kwota podatku należnego z tytułu:

a) świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,

b) dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,

c) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,

d) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;

5) (uchylony)

6) różnica podatku, o której mowa w art. 30c ust. 2;

7) u podatnika, o którym mowa w art. 16, kwota stanowiąca równowartość 22% kwoty należnej z tytułu dostawy nowego środka transportu, nie wyższa jednak niż kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

W świetle art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona)

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

b) (uchylona)

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) (uchylony)

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6) (uchylony)

7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Wnioskodawca, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywał nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

**Ad 2.**

**W konsekwencji, przechowując Dokumenty uprawniające do odliczenia podatku od towarów i usług, wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu utylizacji papierowych wersji tych Dokumentów, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego, określonego na podstawie tych Dokumentów i na zasadach przewidzianych w ustawie. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.**

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 **jest prawidłowe.**

Dodatkowe informacje
--------------------

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

**Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.**

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), za pośrednictwerm systemu teleinformatycznego e-Urząd Skarbowy na stronie: https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/ (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA) będąc użytkownikiem/wyznaczając użytkownika konta w e-Urzędzie Skarbowym,

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).