Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-479/14-2/MPe
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-06-10
Teza: w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 17 kwietnia 2014 r. (data wpływu 28 kwietnia 2014 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 28 kwietnia 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej Spółka) prowadzi działalność polegającą m.in. na wytwarzaniu energii elektrycznej. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, otrzymuje od dostawców faktury oraz faktury korygujące dokumentujące zakup towarów bądź usług. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT.

1.  Stan obecny

Na dzień złożenia niniejszego wniosku, Spółka otrzymuje faktury oraz faktury korygujące w formie papierowej i przechowuje je również w takiej formie. Obecnie, do zarządzania i obiegu tych dokumentów Spółka używa Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (dalej także System). Kontrole biznesowe faktur zakupowych oraz faktur korygujących do nich, odbywają się obecnie za pośrednictwem tego systemu.

Dokumenty przekazywane są tuż po otrzymaniu do Firmy Skanującej, która po wstępnej weryfikacji kompletności danych na fakturze (fakturze korygującej), skanuje dokument oraz wprowadza jego obraz elektroniczny (skan) do ww. Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, który jest zarządzany przez podmiot zewnętrzny (centrum usług wspólnych). Papierowy dokument faktury (faktury korygującej) po zeskanowaniu podlega odpowiedniej archiwizacji.

Faktura lub faktura korygująca podlega weryfikacji merytorycznej oraz akceptacji na podstawie skanu w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Tak zaakceptowany dokument podlega automatycznemu zaksięgowaniu.

Sposób powiązania systemów finansowo-księgowego oraz Elektronicznego Obiegu Dokumentów wyklucza możliwość zaksięgowania dokumentu, który wcześniej nie został zweryfikowany i zaakceptowany zgodnie z procedurami wewnętrznymi Spółki.

1.  Planowane rozwiązanie

W przyszłości, Spółka chce umożliwić dostawcom przesyłanie faktur (faktur korygujących) w formie elektronicznej, w sposób pozostający w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności przy zachowaniu warunków autentyczności i integralności treści faktury), tj. art. 106m powołanej wyżej ustawy o podatku od towarów i usług. Projektowane rozwiązanie zakłada otrzymywanie od dostawców faktur oraz faktur korygujących jako plików w formacie PDF lub TIFF, przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej na udostępniony w tym celu przez Spółkę dedykowany adres e-mail. Zgoda na otrzymywanie faktur elektronicznych od dostawcy, co do zasady, nie będzie wyrażana przez Spółkę w formie pisemnej, a jedynie w sposób dorozumiany poprzez zapłacenie za fakturę otrzymaną w formie elektronicznej (plik PDF lub TIFF).

Rozważany przez Spółkę schemat obiegu faktur elektronicznych w szczegółach przebiegałby następująco:

1.  Dostawca wystawia fakturę w formacie PDF lub TIFF i przesyła ją jako załącznik wiadomości e-mail na dedykowany adres e-mail Spółki. Po wpłynięciu, wiadomość wraz z załącznikiem zostaje automatycznie i natychmiast przesłana pocztą elektroniczną - z zachowaniem wszystkich nienaruszonych zasobów i informacji - do Firmy Skanującej, z której usług Spółka korzysta obecnie. Jednocześnie, po otrzymaniu, wiadomość podlega elektronicznej archiwizacji z podziałem na okresy rozliczeniowe;
2.  Firma skanująca wczytuje plik z fakturą w formacie PDF lub TIFF do bazy danych Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (podobnie jak to czyni obecnie skanując faktury otrzymywane w formie papierowej). Podczas tego procesu każdej fakturze nadawany jest unikalny numer identyfikacyjny z kodem kreskowym, pozwalający na odróżnienie faktur w formie papierowej i elektronicznej;
3.  Obraz otrzymanej faktury elektronicznej jest weryfikowany wstępnie przez pracowników Firmy Skanującej pod kątem kompletności zawartych na fakturze danych, następnie zostaje wprowadzony do elektronicznego obiegu dokumentów w Systemie. Warunkiem dalszego procesowania faktury w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów jest istnienie (i zweryfikowanie) danego dostawcy w bazie CBD (opisanej dalej w niniejszym wniosku);
4.  W Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów obraz faktury jest weryfikowany dwustopniowo pod kątem prawidłowości danych na niej zawartych. Weryfikacji i akceptacji dokonują upoważnieni pracownicy Spółki, odpowiedzialni merytorycznie za złożone zamówienie;
5.  Po akceptacji i wskazaniu ścieżki księgowania, faktura elektroniczna zostaje przesłana do systemu finansowo-księgowego Spółki gdzie automatycznie podlega zaksięgowaniu.

Obecnie stosowane kontrole biznesowe dla faktur papierowych w planowanym rozwiązaniu będą obejmować także faktury (faktury korygujące) otrzymywane w formacie PDF oraz TIFF, gwarantując dwustopniową weryfikację autentyczności pochodzenia (tożsamości dostawcy), poprzez:

1.  procedurę weryfikacji danych dostawcy m.in. jego nazwy, adresu i numeru rachunku bankowego oraz innych danych identyfikacyjnych, stwierdzającej że podmiot o takich cechach istnieje; Po sprawdzeniu tych danych, podmiot jest umieszczany w specjalnie dla tego celu prowadzonej bazie danych Corporate Base Data (CBD), otrzymując status „zweryfikowanego dostawcy", co jest warunkiem niezbędnym dla procesowania faktur otrzymanych od tego dostawcy w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz dokonywania płatności.
2.  procedurę merytorycznej weryfikacji i akceptacji faktury od „zweryfikowanego dostawcy", polegającej na sprawdzeniu m.in.:
    1.  czy Spółka zamawiała towary bądź usługi u tego dostawcy,
    2.  czy towary te zostały przez Spółkę otrzymane a usługi wykonane,
    3.  czy cena towaru lub usługi wykazana na fakturze jest zgodna ze złożonym zamówieniem.

Akceptacja faktury (faktury korygującej) następuje wyłącznie, jeżeli spełnione są wszystkie powyższe warunki. Dokonywana jest ona przez specjalnie wyznaczone do tego osoby - każdorazowo dwóch pracowników Spółki (zgodnie z zasadą rozdziału obowiązków), którym Spółka nadała odpowiedni dostęp do Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Akceptacji faktury w Systemie może dokonać jedynie osoba, która ma odpowiednie uprawienia (zarówno co do limitu kwotowego oraz centrum kosztów). Bez uprzedniego nadania uprawnień, nie jest możliwy dostęp do Systemu.

Akceptacja następuje przez sekwencyjne zakreślenie odpowiedniego pola w Systemie przez każdą z tych osób, zgodnie z nadanymi im uprzednio uprawnieniami. System nadaje automatycznie datę każdemu z takich zdarzeń (ustalając tym samym wiarygodną ścieżkę audytu). Dopiero po dokonaniu akceptacji przez upoważnione osoby, faktura może zostać przesłana do systemu finansowo-księgowego CODA. Płatność na rzecz dostawcy wykonana jest po zaksięgowaniu dokumentu.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy faktura otrzymana przez Spółkę w PDF lub TIFF za pośrednictwem poczty elektronicznej, podlegająca procesom weryfikacji i akceptacji opisanym we wniosku, stanowi podstawę do obniżenia przez Spółkę podatku VAT należnego o podatek naliczony wynikający z takiej faktury, zgodnie z art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054 z późn. zm)?

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w niniejszym wniosku sposób kontroli biznesowej jest zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi faktur elektronicznych, gdyż zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność otrzymywanych faktur. Faktury elektroniczne, podlegające opisanym wyżej kontrolom biznesowym, otrzymane przez Spółkę w przyszłości, będą stanowić podstawę do obniżenia przez nią podatku VAT należnego o podatek naliczony wynikający z takich faktur.

Obowiązujące obecnie przepisy o fakturach elektronicznych (m.in. art. 106m ustawy o podatku od towarów i usług - dalej ustawa) są oparte w całości na Dyrektywie Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Celem wprowadzenia nowych regulacji do polskich przepisów było zrównanie traktowania faktur papierowych i elektronicznych.

Ponadto, regulacje te mają również na celu wspieranie korzystania z e-fakturowania, poprzez stworzenie możliwości wolnego wyboru sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury - zgodnie z ust. 3 powołanego artykułu - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy, w gestii podatnika leży dobór rozwiązań informatycznych, jak również organizacja procesów biznesowych, zapewniających wspomniane atrybuty faktur. Może tego dokonać za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu wiążącego fakturę z dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Planowane przez Spółkę rozwiązanie odnośnie faktur elektronicznych w zakresie kontroli biznesowej opiera się na tych samych zasadach, jakie stosowane są obecnie wobec faktur otrzymywanych w formie papierowej. Akceptacja i weryfikacja faktur elektronicznych odbywać się będzie pomiędzy stanowiskami i komórkami organizacyjnymi Spółki, za pośrednictwem Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Planowane kontrole biznesowe w odniesieniu do faktur elektronicznych gwarantują wiarygodny audyt otrzymanej od dostawcy faktury oraz powiązanie jej z dostawą towarów lub świadczeniem usług. Tym samym zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymywanych faktur w rozumieniu odnośnych przepisów. W szczególności, kontrola biznesowa opiera się na zasadzie rozdziału obowiązków. Weryfikacja faktur przeprowadzana jest przez wyznaczonych pracowników, odpowiedzialnych merytorycznie i dla każdej faktury (w tym elektronicznej) wymagana jest akceptacja dwóch pracowników Spółki.

Zgodnie z uwagami wyjaśniającymi do art. 233 ust. 1 akapit drugi powołanej wyżej Dyrektywy: „Ścieżkę audytu można opisać jako wiarygodną, w przypadku gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Można to osiągnąć (\`(...)\`) poprzez wewnętrzne kontrole, np. rozdziału obowiązków."

Opisana w stanie faktycznym procedura weryfikacji danych nowego dostawcy potwierdza fakt jego istnienia oraz inne cechy, w szczególności nazwę, adres, numer rachunku bankowego. Dodatkowo (w drugim kroku weryfikacji), poprzez utrwalony zapis w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (zakreślenie odpowiedniego pola przez upoważnioną osobę) potwierdzany jest sam fakt zamówienia towaru lub usługi u tegoż obiektywnie istniejącego dostawcy, zgodność wykazanej na fakturze ceny z dokonanym zamówieniem, etc. Drugi krok weryfikacji dokonywany jest zgodnie z zasadą rozdziału obowiązków, stanowiącej jedną z podstaw prawidłowej kontroli wewnętrznej.

W interpretacji indywidualnej z dnia 8 sierpnia 2013 r. sygn. IPTPP4/443-359/13-3/UNR Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi (opierając się na powołanych wyżej uwagach wyjaśniających do ww. Dyrektywy) stwierdził, że: „\`(...)\` dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania, kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania."

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) – zwanej dalej „ustawą” – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z ust. 2 pkt 1 lit. a) powołanego artykułu wynika, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług w takim przypadku, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Wskazana norma prawna wyraża zasadę neutralności podatku od towarów i usług, w następstwie której podatnicy realizujący czynności zwolnione, są w podobnej sytuacji jak ostateczny nabywca (konsument) towaru lub usługi, z wyjątkiem przypadków jednoznacznie wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Jak stanowi art. 2 pkt 31 i 32 ustawy, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie; fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W świetle art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca będący czynnym podatnikiem podatku VAT w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, otrzymuje od dostawców faktury oraz faktury korygujące dokumentujące zakup towarów bądź usług. Spółka otrzymuje faktury oraz faktury korygujące w formie papierowej i przechowuje je również w takiej formie. Obecnie, do zarządzania i obiegu tych dokumentów Spółka używa Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Kontrole biznesowe faktur zakupowych oraz faktur korygujących, odbywają się obecnie za pośrednictwem tego systemu. Dokumenty przekazywane są tuż po otrzymaniu do Firmy Skanującej, która po wstępnej weryfikacji kompletności danych na fakturze (fakturze korygującej), skanuje dokument oraz wprowadza jego obraz elektroniczny (skan) do ww. Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, który jest zarządzany przez podmiot zewnętrzny (centrum usług wspólnych). Papierowy dokument faktury (faktury korygującej) po zeskanowaniu podlega odpowiedniej archiwizacji. Faktura lub faktura korygująca podlega weryfikacji merytorycznej oraz akceptacji na podstawie skanu w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Tak zaakceptowany dokument podlega automatycznemu zaksięgowaniu. Sposób powiązania systemów finansowo-księgowego oraz Elektronicznego Obiegu Dokumentów wyklucza możliwość zaksięgowania dokumentu, który wcześniej nie został zweryfikowany i zaakceptowany zgodnie z procedurami wewnętrznymi Spółki.

W przyszłości, Spółka chce umożliwić dostawcom przesyłanie faktur (faktur korygujących) w formie elektronicznej, w sposób pozostający w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności przy zachowaniu warunków autentyczności i integralności treści faktury). Projektowane rozwiązanie zakłada otrzymywanie od dostawców faktur oraz faktur korygujących jako plików w formacie PDF lub TIFF, przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej na udostępniony w tym celu przez Spółkę dedykowany adres e-mail. Zgoda na otrzymywanie faktur elektronicznych od dostawcy, co do zasady, nie będzie wyrażana przez Spółkę w formie pisemnej, a jedynie w sposób dorozumiany poprzez zapłacenie za fakturę otrzymaną w formie elektronicznej (plik PDF lub TIFF).

Rozważany przez Spółkę schemat obiegu faktur elektronicznych w szczegółach przebiegałby następująco:

1.  Dostawca wystawia fakturę w formacie PDF lub TIFF i przesyła ją jako załącznik wiadomości e-mail na dedykowany adres e-mail Spółki. Po wpłynięciu, wiadomość wraz z załącznikiem zostaje automatycznie i natychmiast przesłana pocztą elektroniczną - z zachowaniem wszystkich nienaruszonych zasobów i informacji - do Firmy Skanującej, z której usług Spółka korzysta obecnie. Jednocześnie, po otrzymaniu, wiadomość podlega elektronicznej archiwizacji z podziałem na okresy rozliczeniowe;
2.  Firma skanująca wczytuje plik z fakturą w formacie PDF lub TIFF do bazy danych Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (podobnie jak to czyni obecnie skanując faktury otrzymywane w formie papierowej). Podczas tego procesu każdej fakturze nadawany jest unikalny numer identyfikacyjny z kodem kreskowym, pozwalający na odróżnienie faktur w formie papierowej i elektronicznej;
3.  Obraz otrzymanej faktury elektronicznej jest weryfikowany wstępnie przez pracowników Firmy Skanującej pod kątem kompletności zawartych na fakturze danych, następnie zostaje wprowadzony do elektronicznego obiegu dokumentów w Systemie. Warunkiem dalszego procesowania faktury w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów jest istnienie (i zweryfikowanie) danego dostawcy w bazie CBD (opisanej dalej w niniejszym wniosku);
4.  W Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów obraz faktury jest weryfikowany dwustopniowo pod kątem prawidłowości danych na niej zawartych. Weryfikacji i akceptacji dokonują upoważnieni pracownicy Spółki, odpowiedzialni merytorycznie za złożone zamówienie;
5.  Po akceptacji i wskazaniu ścieżki księgowania, faktura elektroniczna zostaje przesłana do systemu finansowo-księgowego Spółki gdzie automatycznie podlega zaksięgowaniu;

Obecnie stosowane kontrole biznesowe dla faktur papierowych w planowanym rozwiązaniu będą obejmować także faktury (faktury korygujące) otrzymywane w formacie PDF oraz TIFF, gwarantując dwustopniową weryfikację autentyczności pochodzenia (tożsamości dostawcy), poprzez:

1.  procedurę weryfikacji danych dostawcy m.in. jego nazwy, adresu i numeru rachunku bankowego oraz innych danych identyfikacyjnych, stwierdzającej że podmiot o takich cechach istnieje; Po sprawdzeniu tych danych, podmiot jest umieszczany w specjalnie dla tego celu prowadzonej bazie danych Corporate Base Data (CBD), otrzymując status „zweryfikowanego dostawcy", co jest warunkiem niezbędnym dla procesowania faktur otrzymanych od tego dostawcy w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz dokonywania płatności.
2.  procedurę merytorycznej weryfikacji i akceptacji faktury od „zweryfikowanego dostawcy", polegającej na sprawdzeniu m.in.:
    1.  czy Spółka zamawiała towary bądź usługi u tego dostawcy,
    2.  czy towary te zostały przez Spółkę otrzymane a usługi wykonane,
    3.  czy cena towaru lub usługi wykazana na fakturze jest zgodna ze złożonym zamówieniem.

Akceptacja faktury (faktury korygującej) następuje wyłącznie, jeżeli spełnione są wszystkie powyższe warunki. Dokonywana jest ona przez specjalnie wyznaczone do tego osoby - każdorazowo dwóch pracowników Spółki (zgodnie z zasadą rozdziału obowiązków), którym Spółka nadała odpowiedni dostęp do Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Akceptacji faktury w Systemie może dokonać jedynie osoba, która ma odpowiednie uprawienia (zarówno co do limitu kwotowego oraz centrum kosztów). Bez uprzedniego nadania uprawnień, nie jest możliwy dostęp do Systemu.

Akceptacja następuje przez sekwencyjne zakreślenie odpowiedniego pola w Systemie przez każdą z tych osób, zgodnie z nadanymi im uprzednio uprawnieniami. System nadaje automatycznie datę każdemu z takich zdarzeń (ustalając tym samym wiarygodną ścieżkę audytu). Dopiero po dokonaniu akceptacji przez upoważnione osoby, faktura może zostać przesłana do systemu finansowo-księgowego CODA. Płatność na rzecz dostawcy wykonana jest po zaksięgowaniu dokumentu.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treść i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W świetle powołanych przepisów prawa oraz przedstawionego opisu sprawy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur drogą elektroniczną, nie narzucając przy tym podatnikom żadnej szczególnej technologii ich przesyłu.

Zatem w związku z tym, że Spółka poprzez swoje działania zapewni autentyczność, integralność treści i czytelność faktur, to przedstawiony przez nią sposób otrzymywania faktur będzie zgodny z przepisami ustawy.

Wskazać należy, że faktury przesłane w formie elektronicznej traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

Z uwagi na przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że faktury otrzymywane w formacie PDF lub TIFF w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. Otrzymywanie faktur w formacie PDF lub TIFF stanowiących załącznik do e-maila jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej).

Tym samym należy uznać, że Wnioskodawca zaprezentował prawidłowe stanowisko w sprawie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.