Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.738.2018.2.JG
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-02-12
Teza: Prawo do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 21 grudnia 2018 r. (data wpływu 27 grudnia 2018 r.), uzupełnionym pismem z dnia 23 stycznia 2019 r. (data wpływu 24 stycznia 2019 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 15 stycznia 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.738.2018.1.JG (doręczone Stronie w dniu 21 stycznia 2019 r.) uzupełnionym pismem z dnia 1 lutego 2019 r. (data wpływu 4 lutego 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 27 grudnia 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 23 stycznia 2019 r. (data wpływu 24 stycznia 2019 r. ) na wezwanie tut. Organu z dnia 15 stycznia 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.738.2018.1.JG, oraz uzupełniony pismem z dnia 1 lutego 2019 r.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest spółką prawa szwajcarskiego. Spółka jest częścią grupy kapitałowej, która jest jednym z największych na świecie producentów mebli i akcesoriów do mieszkań. Do końca sierpnia 2016 r. Spółka była członkiem Grupy, natomiast z dniem 1 września 2016 r., w wyniku sprzedaży, stała się członkiem Grupy. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa towary od dostawców, a następnie dokonuje dostawy towarów, zarówno w ramach Grupy, jak i do innych kontrahentów.

W celu usprawnienia sposobu rozliczania i dokumentowania transakcji Spółka wdrożyła system elektronicznego fakturowania przez dostawców i stopniowo odchodzi od papierowego fakturowania. W ramach implementowanego rozwiązania Spółka otrzymuje od dostawców faktury w formie elektronicznej z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych (dalej: „EDI”), zgodnej z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych określoną w Zaleceniu Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE (Dz. U. UE L 338 z 28.12.1994, str. 98-117). Zgodnie z definicją zawartą w omawianych zaleceniach Komisji Europejskiej, EDI powinna być rozumiana, jako elektroniczna wymiana danych handlowych i administracyjnych, sformatowanych według uzgodnionych wcześniej standardów pomiędzy różnymi systemami informatycznymi.

W celu wprowadzenia tego rozwiązania, poszczególni dostawcy Spółki mają dostęp do elektronicznego systemu fakturowania Grupy. Po wprowadzeniu odpowiednich danych faktury w formacie EDI, które zostały wystawione przez dostawców, trafiają drogą elektroniczną do systemu ECIS, tj. scentralizowanego systemu elektronicznej wymiany danych, do którego dostęp mają spółki z Grupy pochodzące z różnych krajów oraz podłączeni użytkownicy, podmioty współpracujące z siecią (m.in. dostawcy). Dostęp do tego systemu posiada także Wnioskodawca. Tak zebrane informacje trafiają do centralnego systemu, w którym Spółka zarządza danymi dotyczącymi dokonanych transakcji. W szczególności, system weryfikuje dane dostawców, łączy i porównuje prawidłowość zamówień i danych magazynowych z wystawionymi fakturami (także następczo w przypadku, gdy dostawa następuje w terminie późniejszym niż wystawienie faktury), jak również pozwala, w razie potrzeby, na wygenerowanie obrazu faktur w czytelnym formacie. Następnie, po weryfikacji faktury wystawione przez dostawców trafiają automatycznie do systemu księgowego Spółki, gdzie przetwarzane są m.in. na potrzeby rozliczeń VAT.

Co do zasady, taka wymiana danych następuje automatycznie i faktura wystawiona przez dostawcę jest otrzymywana przez Spółkę praktycznie natychmiastowo.

Tak otrzymane i przechowywane faktury co do zasady zawierają wszystkie wymagane przez polską ustawę o VAT elementy, jest możliwość ich wygenerowania w czytelnym formacie, a Wnioskodawca w każdej chwili może dokonać ich wydruku.

Ponadto w uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że w ramach opisanego przez Spółkę systemu wystawiania i przechowywania faktur zapewniono funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawy towarów lub świadczeniem usług. W pierwszej kolejności Spółka pragnie podkreślić, że do opisanego w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym systemu przechowywania faktur dostęp będą miały jedynie upoważnione przez Spółkę osoby - posiadające dostęp do systemu fakturowego za pośrednictwem dedykowanego, unikalnego loginu i hasła. System zapisuje dane wystawcy faktury, co pozwala na powiązanie każdej z faktur z konkretnym pracownikiem.

Spółka pragnie zwrócić uwagę na opisany we wniosku o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego system porównywania danych zawartych w fakturze z posiadanymi przez Spółkę danymi dostawcy, jak również ze złożonymi zamówieniami oraz danymi z magazynu, w celu ewentualnego wykrycia nieprawidłowości. W przypadku napotkania jakichkolwiek rozbieżności w ramach weryfikacji faktury z danymi z różnych źródeł (zamówienia, dane magazynowe, baza dostawców) system wysyła odpowiednie powiadomienia. Dopiero po przejściu takich weryfikacji faktura jest akceptowana w systemie.

W opinii Spółki, opisane powyżej kroki gwarantują autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność jej treści.

Niniejszy wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego obejmuje jedynie zapytanie o prawidłowość przechowywania faktur wystawionych elektronicznie i przesłanych za pośrednictwem opisanego systemu EDI. Jednakże w przypadku gdyby wystąpiła sytuacja otrzymania faktur w formie papierowej (Spółka pragnie ponownie podkreślić, że sytuacja taka jest poza zakresem przedmiotowego wniosku), Spółka przetrzymuje faktury w otrzymanej formie aż do przedawnienia zobowiązania podatkowego z nimi związanego lub alternatywnie przechowuje je w formie elektronicznej poprzez zeskanowanie, po wcześniejszym zagwarantowaniu prawidłowości, autentyczności pochodzenia, integralności oraz czytelności takiej faktury. W takich wypadkach faktura w formie papierowej niszczona jest dopiero po pozytywnym zakończeniu kontroli spełnienia wymienionych przesłanek oraz po zaewidencjonowaniu i zaraportowaniu wynikającego z nich podatku VAT.

Wnioskodawca, w przypadku żądania organu podatkowego, będzie w stanie bezzwłocznie przedstawić wskazane faktury w celu ich pobrania, zgodnie z wymaganiami przepisów prawa.

Faktury będą przechowywane na terytorium Unii Europejskiej.

Wnioskodawca wskazał, że jest spółką prawa szwajcarskiego, zarejestrowaną w Polsce jako czynny podatnik VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy otrzymywane i przechowywane w opisany sposób faktury mogą zostać uznane za faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT?
2.  Czy przedstawiony sposób wymiany i archiwizowania faktur VAT jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającą z tak przechowywanych faktur, na podstawie art. 86 ustawy o VAT (przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione)?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego przepisu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Z definicji tych wynika zatem, że przepisy ustawy o VAT zrównują faktury wystawiane w formie papierowej i elektronicznej.

Zdaniem Spółki forma elektroniczna oznacza, że dokument ma postać zdematerializowaną, jest utrwalonym zbiorem informacji (zapisanych lub zakodowanych w określony sposób). Jest to zatem dokument niemający zasadniczo postaci papierowej, mający tylko postać elektroniczną. Jest on wystawiany przesyłany (ewentualnie udostępniany) odbiorcy tylko drogą elektroniczną i w formie elektronicznej.

Stąd też, pomimo, że ustawa o VAT posługuje się sformułowaniem „wystawienie” faktury elektronicznej, w ocenie Spółki należy także przyjąć, że obejmuje to również udostępnienie danych elektronicznych faktury np. w systemie, z którego może zostać pobrana bądź przetworzona przez kontrahenta.

Warunkiem jest to, aby dokument ten zawierał dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wykonawczymi. Dane te określone są w szczególności w przepisach art. 106e ustawy o VAT. W ocenie Spółki taki zapis podkreśla, że forma i format faktury są kwestią drugorzędną - o uznaniu dokumentu za fakturę decyduje przede wszystkim jego treść.

Wskazać jednocześnie należy, że w przypadku faktur elektronicznych muszą one spełnić warunki określone dla faktur w innych przepisach ustawy. Zasady dotyczące przechowywania wspomnianych faktur ujęte zostały w art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT. Jak bowiem stanowi pierwszy z wymienionych przepisów, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie zaś z treścią art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są do przechowywania zarówno wystawionych przez siebie (lub w swoim imieniu) faktur, jak i faktur otrzymanych w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Analizowane przepisy dopuszczają zatem wprost możliwość przechowywania faktur (również tych otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej. Co więcej, ustawodawca pozostawił podatnikom dowolność co do sposobu ich przechowywania. Sposób ten, w myśl powołanych przepisów, musi zapewniać jedynie:

*   przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,

*   autentyczność ich pochodzenia,

*   integralność treści faktur,

*   czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy ustawy o VAT nie regulują natomiast w jaki sposób powyższe warunki mają być spełnione - ustawodawca zostawił podatnikom w tym zakresie pewną swobodę. Zgodnie bowiem z treścią art. 106m ust. 1 ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury. Kolejne ustępy cytowanego przepisu definiują natomiast jak należy interpretować wymienione powyżej wymogi. Mianowicie, przez:

*   autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,

*   integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak zaś stanowi art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Ponadto, art. 106m ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT wprost wskazuje, że w przypadku wykorzystania elektronicznej wymiany danych (EDI), uznaje się, że autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane - niezależnie od przyjętych przez podatnika kontroli biznesowych.

W ocenie Wnioskodawcy, nie ma zatem przeszkód, aby faktury oraz inne dokumenty zrównane z nimi, stwierdzające zakup przez Spółkę towarów i usług, związanych z działalnością Spółki podlegającą opodatkowaniu VAT, przechowywane były w formie zapisu elektronicznego, przy wykorzystaniu systemu EDI dla przesyłania tych faktur. Możliwość taką dopuszczają wprost przepisy ustawy o VAT.

W konsekwencji, opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym system fakturowania, oparty o elektroniczną wymianę danych, spełnia wymagania w zakresie przechowywania faktur przewidziane przepisami ustawy o VAT, w szczególności:

*   wprowadzany przez Spółkę sposób przechowywania faktur ułatwia przyporządkowanie dokumentów do odpowiednich okresów rozliczeniowych i ich przechowywanie w podziale na takie okresy,

*   opisany sposób przechowywania faktur zapewni w każdym momencie możliwość ich wydrukowania lub zapisania na innym nośniku danych, a także niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów na żądanie upoważnionego organu (w tym również możliwość ich bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych w nich zawartych). Ze względu na przypisanie poszczególnych dokumentów do odpowiednich okresów rozliczeniowych oraz wprowadzenie podstawowych danych w nich zawartych do systemu zagwarantowana zostanie łatwość odszukiwania faktur,

*   zastosowanie systemu EDI oznacza spełnienie przesłanki zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury,

*   wskazany sposób przetwarzania i archiwizacji dokumentów umożliwi identyfikację tożsamości sprzedawcy - dokonywane jest porównanie przez system danych zawartych w fakturze z danymi dostawców w bazie kontrahentów,

*   system dokonuje porównania danych zawartych w fakturze ze złożonymi zamówieniami oraz danymi z magazynu w celu ewentualnego wykrycia nieprawidłowości. W przypadku wystawienia faktury przed datą dostawy, system następczo weryfikuje dane z faktury z wartościami wskazanymi przez magazyn odnośnie przyjętych ilości towarów,

*   dostęp do wprowadzonych do systemu dokumentów ogranicza się do odpowiednich osób z określonych działów spółek z Grupy (wcześniej Grupy), a ustawienia systemowe będą uniemożliwiać ich usunięcie. Sposób zapisu oraz przechowywania plików uniemożliwi również jakąkolwiek modyfikację przechowywanych dokumentów, co także zapewni integralność treści dokumentów,

*   wydruki z sytemu będą zawierać w pełni czytelne dane - zapewniona zostanie czytelność przechowywanych dokumentów.

Definicja faktury elektronicznej oraz wskazanie, że od podatnika zależy określenie sposobu zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej, co wprost spełnione jest w przypadku wykorzystania elektronicznej wymiany danych (EDI), zostały wprowadzone do ustawy o VAT 1 stycznia 2014 r.

Jednocześnie, jak wskazała Spółka w opisie stanu faktycznego, wystawiane faktury zawierają wszystkie obligatoryjne elementy określone przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 106e ustawy o VAT.

Mając to na uwadze, Spółka stoi na stanowisku, że faktury wystawiane przez dostawców w sposób opisany w niniejszym wniosku już od 1 stycznia 2014 r. spełniały warunki dla uznania ich za faktury elektroniczne, których autentyczność pochodzenia i integralność treści jest zachowana. Zdaniem Spółki, podejście takie jest aktualne od wprowadzenia tych przepisów i nie może być zmienione, chyba że doszłoby do zmiany obowiązujących przepisów.

Podsumowując, przechowywane w opisany sposób faktury elektroniczne będą miały zapewnioną autentyczność pochodzenia, to znaczy zachowana będzie pewność co do tożsamości sprzedawcy jak i nabywcy. Jednocześnie, format pliku w jakim będzie generowana faktura elektroniczna oraz sposób jej przesłania (EDI) zapewnia integralność jej treści, co oznacza, że dane na fakturze nie będą mogły zostać zmienione po jej wystawieniu. Dodatkowo zapewniona będzie ich czytelność, rozumiana jako brak trudności z odczytaniem treści faktury.

W konsekwencji Spółka stoi na stanowisku, iż faktury otrzymywane przez nią w formie elektronicznej spełniają wymagania określone przez ustawę o VAT dla uznania ich za faktury elektroniczne.

Ad 2

Na wstępie należy zauważyć, iż w celu odliczenia podatku VAT podatnik musi wykorzystywać nabywane towary lub usługi dla celów wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, jak również posiadać fakturę VAT otrzymaną od kontrahenta.

Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy o VAT.

Jak zaś stanowi art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak to zostało wskazane w uzasadnieniu do pierwszego pytania, faktury elektroniczne zostały przez ustawodawcę zrównane z fakturami papierowymi. W ocenie Wnioskodawcy nie ulega zatem wątpliwości, iż faktury (oraz inne dokumenty z nimi zrównane) otrzymywane i przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej, w sposób opisany w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, uprawniają oraz będą ją uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na tych dokumentach (przy założeniu, iż pozostałe przewidziane przepisami prawa warunki takiego obniżenia zostaną spełnione - w szczególności wykorzystanie ich na cele działalności opodatkowanej).

Takie podejście potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 29 lipca 2016 r. (sygn. IPPP3/4512-1069/15-2/RD), w której to stwierdzono, iż „Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów ustawy o VAT oraz ustawy Ordynacja podatkowa należy stwierdzić, że przechowywanie faktur wystawionych w formie elektronicznej oraz papierowej archiwizowanej w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka wystawiła dla kontrahentów faktury sprzedażowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne).”

Analogicznie, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 10 maja 2018 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT), wskazał, że „skoro przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej Faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych, to Faktury te uprawniają/będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy. Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną warunki dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy, wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółka ma/będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących: nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych podatkiem VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Spółce przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego również w odniesieniu do Faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.” Podobne stanowisko znajduje odzwierciedlenie w szeregu wydanych interpretacji indywidualnych, w tym m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 października 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.438.2018.1.JF).

Biorąc zatem pod uwagę wszystkie przytoczone powyżej przepisy ustawy o VAT oraz ich wykładnię prezentowaną przez organy podatkowe w licznych interpretacjach indywidualnych, a także ogólne zasady dokumentowania transakcji przewidziane w Ordynacji podatkowej, należy uznać, iż przedstawiony przez Spółkę w opisie zdarzenia przyszłego sposób otrzymywania i archiwizowania faktur VAT jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, nie ma więc powodów, które uprawniałyby kwestionowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak otrzymanych i przechowywanych faktur. W konsekwencji, Spółce przysługuje i przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającą z tak otrzymywanych i przechowywanych dokumentów, na podstawie art. 86 ustawy o VAT (przy założeniu, że pozostałe warunki takiego obniżenia zostaną spełnione).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest spółką prawa szwajcarskiego. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa towary od dostawców, a następnie dokonuje dostawy towarów.

W celu usprawnienia sposobu rozliczania i dokumentowania transakcji Spółka wdrożyła system elektronicznego fakturowania przez dostawców i stopniowo odchodzi od papierowego fakturowania. W ramach implementowanego rozwiązania Spółka otrzymuje od dostawców faktury w formie elektronicznej z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych (dalej: „EDI”), zgodnej z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych określoną w Zaleceniu Komisji Europejskiej. W celu wprowadzenia tego rozwiązania, poszczególni dostawcy Spółki mają dostęp do elektronicznego systemu fakturowania Grupy. Po wprowadzeniu odpowiednich danych faktury w formacie EDI, które zostały wystawione przez dostawców, trafiają drogą elektroniczną do systemu ECIS, tj. scentralizowanego systemu elektronicznej wymiany danych, do którego dostęp mają spółki z Grupy pochodzące z różnych krajów oraz podłączeni użytkownicy, podmioty współpracujące z siecią (m.in. dostawcy). Dostęp do tego systemu posiada także Wnioskodawca. Tak zebrane informacje trafiają do centralnego systemu, w którym Spółka zarządza danymi dotyczącymi dokonanych transakcji. W szczególności, system weryfikuje dane dostawców, łączy i porównuje prawidłowość zamówień i danych magazynowych z wystawionymi fakturami (także następczo w przypadku, gdy dostawa następuje w terminie późniejszym niż wystawienie faktury), jak również pozwala, w razie potrzeby, na wygenerowanie obrazu faktur w czytelnym formacie. Następnie, po weryfikacji faktury wystawione przez dostawców trafiają automatycznie do systemu księgowego Spółki, gdzie przetwarzane są m.in. na potrzeby rozliczeń VAT.

Co do zasady, taka wymiana danych następuje automatycznie i faktura wystawiona przez dostawcę jest otrzymywana przez Spółkę praktycznie natychmiastowo.

Tak otrzymane i przechowywane faktury co do zasady zawierają wszystkie wymagane przez polską ustawę o VAT elementy, jest możliwość ich wygenerowania w czytelnym formacie, a Wnioskodawca w każdej chwili może dokonać ich wydruku.

W ramach systemu wystawiania i przechowywania faktur zapewniono funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawy towarów lub świadczeniem usług. Do systemu przechowywania faktur dostęp będą miały jedynie upoważnione przez Spółkę osoby - posiadające dostęp do systemu fakturowego za pośrednictwem dedykowanego, unikalnego loginu i hasła. System zapisuje dane wystawcy faktury, co pozwala na powiązanie każdej z faktur z konkretnym pracownikiem.

System porównywania danych zawartych w fakturze z posiadanymi przez Spółkę danymi dostawcy, jak również ze złożonymi zamówieniami oraz danymi z magazynu, w celu ewentualnego wykrycia nieprawidłowości. W przypadku napotkania jakichkolwiek rozbieżności w ramach weryfikacji faktury z danymi z różnych źródeł (zamówienia, dane magazynowe, baza dostawców) system wysyła odpowiednie powiadomienia. Dopiero po przejściu takich weryfikacji faktura jest akceptowana w systemie.

Wnioskodawca, w przypadku żądania organu podatkowego, będzie w stanie bezzwłocznie przedstawić wskazane faktury w celu ich pobrania, zgodnie z wymaganiami przepisów prawa.

Faktury będą przechowywane na terytorium Unii Europejskiej.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą tego, czy otrzymywane i przechowywane w opisany sposób faktury mogą zostać uznane za faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, oraz czy przedstawiony sposób wymiany i archiwizowania faktur VAT jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającą z tak przechowywanych faktur, na podstawie art. 86 ustawy o VAT (przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione)?

Archiwizowanie i przechowywanie faktur otrzymanych w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami, co powoduje, że otrzymywane i przechowywane w opisany sposób faktury mogą zostać uznane za faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy. Jak wskazał Wnioskodawca na żądanie organu podatkowego, będzie w stanie bezzwłocznie przedstawić wskazane faktury w celu ich pobrania, zgodnie z wymaganiami przepisów prawa. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.

Jak z wniosku wynika Spółka otrzymuje od dostawców faktury w formie elektronicznej. Poszczególni dostawcy Spółki mają dostęp do elektronicznego systemu fakturowania Grupy. Po wprowadzeniu odpowiednich danych faktury w formacie EDI, które zostały wystawione przez dostawców, trafiają drogą elektroniczną do systemu ECIS. Dostęp do tego systemu posiada także Wnioskodawca. Tak zebrane informacje trafiają do centralnego systemu, w którym Spółka zarządza danymi dotyczącymi dokonanych transakcji. W szczególności, system weryfikuje dane dostawców, łączy i porównuje prawidłowość zamówień i danych magazynowych z wystawionymi fakturami, jak również pozwala, w razie potrzeby, na wygenerowanie obrazu faktur w czytelnym formacie. Następnie, po weryfikacji faktury wystawione przez dostawców trafiają automatycznie do systemu księgowego Spółki, gdzie przetwarzane są m.in. na potrzeby rozliczeń VAT.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że w ramach systemu wystawiania i przechowywania faktur zapewniono funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawy towarów lub świadczeniem usług. Do systemu przechowywania faktur dostęp będą miały jedynie upoważnione przez Spółkę osoby - posiadające dostęp do systemu fakturowego za pośrednictwem dedykowanego, unikalnego loginu i hasła. System zapisuje dane wystawcy faktury, co pozwala na powiązanie każdej z faktur z konkretnym pracownikiem. Tym samym spełnione zostały warunki określone w art. 106m ustawy.

Z wniosku wynika, że Spółka będzie przechowywane faktury na terytorium Unii Europejskiej. Jednakże Wnioskodawca wskazał, jak już wcześniej zostało przytoczone, że faktury są przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu ich pobranie co jest spełnieniem art. 112a ust. 3 ustawy.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

W rozpatrywanej sprawie Spółka nabywa towary i usługi podlegające opodatkowaniu VAT dokumentowane fakturami. Wnioskodawca jest Spółką prawa szwajcarskiego i częścią grupy kapitałowej, która jest jednym z największych na świecie producentów mebli i akcesoriów do mieszkań. Spółka jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku dokumentują wydatki związane z nabyciem towarów od dostawców. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa towary od dostawców, a następnie dokonuje dostawy towarów kontrahentom.

Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Stosownie do § 2 ww. artykułu przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 ze zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.