Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 2461-IBPP2.4512.802.2016.2.AZe
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2016-12-09
Teza: w zakresie przechowywania w postaci papierowej faktur elektronicznych
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; podatek-podatek naliczony; umowa-umowa przechowania
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 2 i § 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 21 września 2016 r. (data wpływu 11 października 2016 r.), uzupełnionym pismem z 24 listopada 2016 r. (data wpływu 1 grudnia 2016 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przechowywanie w postaci papierowej faktur elektronicznych, wystawionych zgodnie art. 106g w formacie pdf i wysłanych do kontrahenta pocztą elektroniczną, będzie zgodne z art. 106g, art. 112 i art. 112a ustawy o VAT – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 11 października 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przechowywanie w postaci papierowej faktur elektronicznych, wystawionych zgodnie art. 106g w formacie pdf i wysłanych do kontrahenta pocztą elektroniczną, będzie zgodne z art. 106g, art. 112 i art. 112a ustawy o VAT.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 24 listopada 2016 r. (data wpływu 1 grudnia 2016 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z 22 listopada 2016r. znak: 2461-IBPP2.4512.802.2016.1.AZe.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe (doprecyzowane w ww. piśmie z 24 listopada 2016r.):

M. jest spółką prawa polskiego, zarejestrowaną dla celów VAT (jest czynnym podatnikiem samochodów marki x oraz posiadającą siedzibę w Polsce. Spółka jest autoryzowanym dilerem oraz wchodzi w skład międzynarodowego koncernu D. sprzedającego głównie samochody marki x. Oprócz sprzedaży samochodów działalność Spółki obejmuje również sprzedaż usług związanych ze sprzedażą samochodów i sprzedaż części samochodowych. M. dokonuje sprzedaży towarów i usług na rzecz różnych kontrahentów na terenie Polski oraz poza terytorium RP (głównie kraje Unii Europejskiej). Obecnie wszystkie faktury sprzedaży dla swoich odbiorców, wystawia i archiwizuje w formie papierowej oraz wysyła do odbiorców za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Ze względu na oczekiwania niektórych kontrahentów, w przyszłości zamierza wysyłać je elektronicznie w wersji pdf za pomocą poczty elektronicznej (poprzez e-maile).

Spółka zamierza uzyskać akceptację od części swoich odbiorców na otrzymywanie przez nich faktur w formie elektronicznej, jeśli otrzyma potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska przedstawionego we wniosku o interpretację.

Ponadto dla faktur przesyłanych w pdf M. zamierza ustalić uzgodnioną z odbiorcą drogę przesyłania faktur oraz zapewnić stałe miejsce wysyłania faktur przez upoważnione osoby.

Faktury sprzedaży wystawiane przez M. zawierają elementy niezbędne, wynikające z art. 106e ustawy o VAT. Utworzenie wersji papierowej bądź elektronicznej (format pdf) wymaga od osoby wystawiającej fakturę dokonania wyboru drukarki (fizycznej - wydruk papierowy, drukarki PDF-wydruk do pliku pdf). Wydruk faktury do formatu pdf nie zmienia jej zawartości ani treści w stosunku do wersji papierowej, system fakturowy zapewnia jej autentyczność, integralność treści i czytelność.

Egzemplarz faktury (kopia), wystawionej w formacie pdf, który winien być zachowany w dokumentacji podatnika, zgodnie z art. 106g, byłby drukowany i przechowywany w formie papierowej w M. (archiwizacja papierowa). Odbiorca faktury otrzyma tylko elektroniczną postać faktury (plik pdf wysłany pocztą elektroniczną jako załącznik), nie będzie wysyłana do niego forma papierowa.

Faktury zarchiwizowane do formy papierowej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca dodatkowo wyjaśnił, że:

*   Faktury przechowywane są i będą na terytorium kraju.
*   Dostęp do faktur dla organów podatkowych i/lub organów kontroli skarbowej będzie możliwy niezwłocznie po żądaniu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy przechowywanie w postaci papierowej faktur elektronicznych, wystawionych zgodnie z art. 106g w formacie pdf i wysłanych do kontrahenta pocztą elektroniczną, będzie zgodne z art. 106g, art. 112 i art. 112a Ustawy o VAT?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki przechowywanie w postaci papierowej faktur elektronicznych, wysłanych do odbiorców w formacie pdf pocztą elektroniczną będzie zgodne z art. 106g, art. 112 i art. 112a Ustawy o VAT.

UZASADNIENIE

Możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej wynika z przepisów Ustawy o VAT, które w art. 2 pkt 31 i 32 ją definiują. Przepisy nie zabraniają stosowania systemu mieszanego w zakresie wystawionych faktur sprzedaży, tzn. faktura wysłana elektronicznie może być archiwizowana papierowo pod warunkiem zapewnienia możliwości łatwego odszukania, autentyczności, integralności i czytelności do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wobec powyższego, Spółka wnosi o potwierdzenie zaprezentowanego stanowiska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2016r. poz. 710, ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca jest spółką prawa polskiego, zarejestrowaną dla celów VAT, jest czynnym podatnikiem posiadającym siedzibę w Polsce. Wnioskodawca dokonuje sprzedaży towarów i usług na rzecz różnych kontrahentów na terenie Polski oraz poza terytorium RP (głównie kraje Unii Europejskiej). Obecnie wszystkie faktury sprzedaży dla swoich odbiorców, wystawia i archiwizuje w formie papierowej oraz wysyła do odbiorców za pośrednictwem tradycyjnej poczty. W przyszłości zamierza wysyłać je elektronicznie w wersji pdf za pomocą poczty elektronicznej (poprzez e-maile). Wnioskodawca zamierza uzyskać akceptację od części swoich odbiorców na otrzymywanie przez nich faktur w formie elektronicznej, jeśli otrzyma potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska przedstawionego we wniosku o interpretację.

Ponadto dla faktur przesyłanych w pdf Wnioskodawca zamierza ustalić uzgodnioną z odbiorcą drogę przesyłania faktur oraz zapewnić stałe miejsce wysyłania faktur przez upoważnione osoby.

Faktury sprzedaży wystawiane przez Wnioskodawcę zawierają elementy niezbędne, wynikające z art. 106e ustawy o VAT. Wydruk faktury do formatu pdf nie zmienia jej zawartości ani treści w stosunku do wersji papierowej, system fakturowy zapewnia jej autentyczność, integralność treści i czytelność. Egzemplarz faktury (kopia), wystawionej w formacie pdf, który winien być zachowany w dokumentacji podatnika, byłby drukowany i przechowywany w formie papierowej przez Wnioskodawcę. Odbiorca faktury otrzyma tylko elektroniczną postać faktury (plik pdf wysłany pocztą elektroniczną jako załącznik), nie będzie wysyłana do niego forma papierowa.

Faktury zarchiwizowane do formy papierowej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury przechowywane są i będą na terytorium kraju. Dostęp do faktur dla organów podatkowych i/lub organów kontroli skarbowej będzie możliwy niezwłocznie po żądaniu.

Odnosząc się do będącej przedmiotem zapytania Wnioskodawcy kwestii możliwości przechowywania w formie papierowej faktur sprzedażowych, wystawianych kontrahentom w formie elektronicznej i wysłanych do kontrahenta pocztą elektroniczną, należy zauważyć, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia przechowywanie faktury w formie papierowej.

W okolicznościach niniejszej sprawy wskazano, że faktury sprzedaży wystawiane i wysyłane w formacie elektronicznym zarchiwizowane do formy papierowej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak wskazano w opisie sprawy wydruk faktury do formatu pdf nie zmienia jej zawartości ani treści w stosunku do wersji papierowej, system fakturowy zapewnia jej autentyczność, integralność treści i czytelność.

Ponadto dla faktur przesyłanych w pdf Wnioskodawca zamierza ustalić uzgodnioną z odbiorcą drogę przesyłania faktur oraz zapewnić stałe miejsce wysyłania faktur przez upoważnione osoby.

Faktury przechowywane są i będą na terytorium kraju. Dostęp do faktur dla organów podatkowych i/lub organów kontroli skarbowej będzie możliwy niezwłocznie po żądaniu.

Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie papierowej a wystawionych w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie papierowej formy archiwizacji.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 powołanej w sentencji ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Należy, zatem zaznaczyć, że w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego stanu faktycznego lub zmiany stanu prawnego wydana interpretacja traci swą aktualność.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem.

Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 718 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Administracji Skarbowej w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.