Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/1/415-35/12/KB
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-04-27
Teza: Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków udokumentowanych zagranicznym paragonem, samym biletem lub innym wydrukiem niezawierającym danych Wnioskodawcy.
Słowa kluczowe: dokumentowanie; dowód-dowód księgowy; koszt-koszty uzyskania przychodów; księgi-księgi podatkowe; księgi-księgi przychodów i rozchodów
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 5

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112 poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 30 grudnia 2011r. (data wpływu do tut. Biura 10 stycznia 2012r.), uzupełnionym w dniach 31 marca oraz 11 kwietnia 2012r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków udokumentowanych zagranicznym paragonem, samym biletem lub innym wydrukiem niezawierającym danych Wnioskodawcy – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 stycznia 2012r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków udokumentowanych zagranicznym paragonem, samym biletem lub innym wydrukiem niezawierającym danych Wnioskodawcy. Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 20 marca 2012r. Znak: IBPP1/443-25/12/BM, IBPP1/443-26/1/BM, IBPP1/443-27/12/BM, IBPP1/443-28/1/BM, IBPBI/1/415-34/12/KB, IBPBI/1/415-35/12/KB wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło w dniach 31 marca oraz 11 kwietnia 2012r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie organizacji imprez turystycznych, polegających na wycieczkach objazdowych prowadzonych przy użyciu sportowych jachtów żaglowych. Jachty służą wyłącznie do sportu i rekreacji, nie przewożą one natomiast pasażerów, tak jak robią to statki wycieczkowe. Każdy uczestnik rejsu stanowi załogę jachtu, a nie pasażera (między innymi dlatego jest to impreza turystyczna, a nie usługa transportowa), pomimo że płaci za możliwość wzięcia udziału w rejsie w charakterze członka załogi. W skład rejsu wchodzi zakwaterowanie na jachcie i żegluga po określonej trasie, usługi kapitana, ubezpieczenie, program itp. Poza przemieszczeniem się jachtem pomiędzy różnymi miejscami, uczestnicy rejsu są także na nim zakwaterowani (np. w kabinach), mieszkają i nocują na jachcie przez kilka – kilkanaście dni. Jachty są wypożyczane od specjalistycznych firm zajmujących się ich wynajmem. Na zorganizowanie przedmiotowych imprez Wnioskodawca pobiera zaliczki, które są ewidencjonowane przy pomocy kas rejestrujących. Niekiedy dochodzi do sytuacji, że ze względu na zbyt małą ilość chętnych uczestników impreza nie dochodzi do skutku. Wtedy otrzymane zaliczki są zwracane potencjalnym uczestnikom przelewem bankowym na ich konto. Czasami zdarza się, że Wnioskodawca (np. przez błąd lub zaniedbanie pracownika) dokonuje zaewidencjonowania na kasie fiskalnej wpłaty otrzymanej od klienta (na poczet imprezy turystycznej lub innej usługi lub produktu) nie wchodzącej w skład imprezy turystycznej np. wydanie certyfikatu żeglarskiego z błędną stawką VAT lub błędną datą. Na potrzeby zorganizowania imprezy turystycznej Wnioskodawca zatrudnia w ramach umowy o pracę lub wynajmuje w ramach umowy zlecenia szereg osób (np. pracowników biurowych, pilotów wycieczek, kapitanów jachtowych), dzięki pracy których dokonuje połączenia różnych elementów (transport, zakwaterowanie, ubezpieczenie, program oprowadzanie, inne) w pakiet – imprezę turystyczną.

W uzupełnieniu wniosku, ujętym w piśmie z dnia 03 kwietnia 2012r., wskazano m.in. iż:

*   Wnioskodawca ewidencjonuje koszty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów metodą memoriałową,
*   podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona jest przez biuro rachunkowe.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy wydatki poniesione przez Wnioskodawcę w ramach organizacji imprezy turystycznej na wyżywienie, bilety komunikacji miejskiej, doładowanie telefonu „na kartę” (polskiego i zagranicznego), rachunki za telefony „na abonament” (polskie), rachunki za telefony „na kartę” (zagraniczne) pracowników, zleceniobiorców (osób podpisujących z Wnioskodawcą umowy zlecenia) lub innych osób wykonujących dla Niego czynności związane z realizacją imprezy turystycznej na rzecz klientów, mogą zostać zaksięgowane przez Wnioskodawcę, jako koszt związany z organizacją imprezy turystycznej, nawet jeżeli ich poniesienie zostało udokumentowane jedynie zagranicznym paragonem lub samym biletem lub innym wydrukiem oraz nie podatno na nim danych Wnioskodawcy ?

(pytanie oznaczone we wniosku stan faktyczny 1 pytanie 5)

Zdaniem Wnioskodawcy, może tak postąpić. Wydatki poniesione w ramach organizacji imprezy turystycznej na:

*   wyżywienie,
*   bilety komunikacji miejskiej,
*   doładowanie telefonu „na kartę" polskiego,
*   doładowanie telefonu „na kartę" zagranicznego,
*   rachunki za telefony „na abonament" (polskie)
*   rachunki za telefony „na kartę" (zagraniczne)

pracowników, zleceniobiorców (osób podpisujących z Wnioskodawcą umowy zlecenia) lub innych osób wykonujących dla Wnioskodawcy czynności związane z realizacją imprezy turystycznej na rzecz klientów, zostają zaksięgowane jako koszt związany z organizacją imprezy turystycznej (nawet jeżeli ich poniesienie zostało udokumentowane jedynie zagranicznym paragonem lub samym biletem lub innym wydrukiem oraz nie podano na nim danych podatnika). W przypadku doładowań telefonu, pełna kwota doładowania zostaje przypisana do imprezy turystycznej, na poczet której doładowania dokonano (niezależnie od daty dokonania doładowania), nawet jeżeli doładowanie to nie zostaje wykorzystane w całości podczas tej imprezy turystycznej (ze względu na fakt iż Wnioskodawca – w przypadku doładowania telefonów „na kartę" – nie ma zazwyczaj – zwłaszcza za granicą – możliwości otrzymania szczegółowego bilingu dokumentującego faktyczny stan poniesionych w danym okresie czasu wydatków).

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012r. poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

*   musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów,
*   musi być należycie udokumentowany.

Generalnie należy przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów. Przy czym związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, iż konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób, gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu nie dopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości. Pamiętać przy tym należy, iż koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodu z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodu z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.

Jedną z podstawowych przesłanek warunkujących możliwość zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest jego właściwe udokumentowanie. Przy czym, sposób dokumentowania wydatków zależy od rodzaju ewidencji księgowej prowadzonej przez podatnika. W przypadku podatników ewidencjonujących zdarzenia gospodarcze wynikające z prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, zasady dokumentowania wydatków (kosztów) regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). Zgodnie z § 26 tego rozporządzenia, zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16. W razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe, zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16, oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2, lub danych wynikających z zestawienia, o którym mowa w § 20 ust. 2, przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 30 ust. 1 ww. rozporządzenia). W myśl § 12 ust. 1 ww. rozporządzenia, zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Stosownie natomiast do § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1.  faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2.  inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    *   wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    *   datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    *   przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    *   podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zgodnie z § 13 ww. rozporządzenia, a dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) (§ 14 ust. 1 ww. rozporządzenia). Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:

1.  zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2.  zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3.  wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4.  zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5.  kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6.  zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7.  wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8.  opłat sądowych i notarialnych;
    *   opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008r.;
9.  wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

(§ 14 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób

z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet (§ 14 ust. 3 ww. rozporządzenia). Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 4, dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru (§ 14 ust. 4 ww. rozporządzenia). Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio (§ 14 ust. 5 ww. rozporządzenia).

Z powyższego wynika, iż w przypadku podatników ewidencjonujących zdarzenia gospodarcze w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, koszty uzyskania przychodu mogą być udokumentowane jedynie za pomocą:

*   faktur VAT oraz dokumentów zrównanych z fakturami w myśl odrębnych przepisów,
*   not księgowych korygujących wcześniej dokonane zapisy,
*   dowodów przesunięć i opłat, jeżeli zawierają one dane wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia,
*   dowodów wewnętrznych, zawierających dane wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia, przy czym dowody te mogą stanowić podstawę ujęcia w kosztach uzyskania przychodu jedynie wydatków wskazanych w § 14 ww. rozporządzenia,
*   paragonów w przypadku nabycia w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych a także w przypadku nabycia za granicą paliwa i olejów.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie organizacji imprez turystycznych. Zdarzenia gospodarcze związane z tą działalnością ewidencjonuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W związku z prowadzoną działalnością ponosi m.in. wydatki na wyżywienie, bilety komunikacji miejskiej, doładowanie telefonu „na kartę" (polskiego i zagranicznego), rachunki za telefony „na abonament" (polskie) oraz rachunki za telefony „na kartę" (zagraniczne) pracowników, zleceniobiorców (osób podpisujących z Wnioskodawcą umowy zlecenia) lub innych osób wykonujących dla Wnioskodawcy czynności związane z realizacją imprezy turystycznej na rzecz klientów. Poniesienie ww. wydatków udokumentowane jest jedynie zagranicznym paragonem, samym biletem lub innym wydrukiem, na których nie podano danych Wnioskodawcy.

Mając na względzie cyt. wyżej przepisy stwierdzić należy, iż wskazane w przedstawionym stanie faktycznym zagraniczne paragony, bilety, bądź inne wydruki, nie spełniają definicji dowodów księgowych w rozumieniu ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nie mogą zatem stanowić podstawy ujęcia ww. wydatków w prowadzonej przez Wnioskodawcę podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W konsekwencji wydatki te, jako niewłaściwie udokumentowane, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu prowadzonej przez Wnioskodawcę pozarolniczej działalności gospodarczej.

Z uwagi na powyższe stanowisko przedstawione we wniosku jest nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienić należy, iż w zakresie dot. podatku od towarów i usług, jak również w pozostałym zakresie dot. podatku dochodowego od osób fizycznych objętym treścią wniosku zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44 – 100 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.