Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/4511-1-1276/15-5/AG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2015-11-17
Teza: Podatek dochodowy od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów oraz w zakresie obowiązków płatnika, a także dotyczącej wskazania, czy słuszne jest przyznawanie i rozliczanie diet za okres podróży pracowników mobilnych.
Słowa kluczowe: dieta; nocleg; obowiązek-obowiązek płatnika; pracownik; przedstawiciel-przedstawiciel handlowy; przychód-przychód ze stosunku pracy
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 11 września 2015 r. (data wpływu 14 września 2015 r.), uzupełnionym w dniu 2 listopada 2015 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 września 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów oraz w zakresie obowiązków płatnika, a także dotyczącej wskazania, czy słuszne jest przyznawanie i rozliczanie diet za okres podróży pracowników mobilnych.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14f § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 26 października 2015 r. znak ILPB1/4511-1-1276/15-2/AG na podstawie art. 169 § 1 i § 2 tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia podania w zakresie obowiązków płatnika bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 28 października 2015 r., a w dniu 2 listopada 2015 r. uzupełniono opłatę.

Pismo uzupełniające wniosek wpłynęło w dniu 5 listopada 2015 r.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Firma chcąc rozszerzyć sprzedaż zatrudnia przedstawicieli handlowych, których zadaniem jest w głównej mierze odbywanie bezpośrednich spotkań z kontrahentami w różnych rejonach Polski. Wyjazdy te wiążą się z ponoszeniem sporych wydatków. Miejscem świadczenia pracy zawartym w umowie jest adres siedziby. Przy czym obszarem pracy są różne rejony Polski. Niekiedy obszar ten jest tak rozległy, że zakres prac nie pozwala na powrót do miejsca zamieszkania na nocleg w danym dniu.

W takim wypadku pracownik nocuje w hotelu. Pracownicy mają ułożone przez pracodawcę trasy wyjazdu, czas wyjazdu i czas pracy. Do realizacji zadań wykorzystują samochody służbowe. Ponoszone przez pracowników mobilnych wydatki na nocleg, paliwo do samochodów służbowych, przejazdy płatnymi drogami oraz opłaty parkingowe, mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków służbowych i są niezbędne do dokonywania tych działań, a zwroty tych wydatków, zdaniem Wnioskodawcy, nie stanowią u nich przysporzenia majątkowego i nie mogą być traktowane jako przychód ze stosunku pracy w myśl art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pracownicy dostarczają na potwierdzenie powyższych wydatków faktury lub rachunki, a jeśli nie jest możliwe ich uzyskanie również paragony, wystawione na pracodawcę na podstawie przedłożonych dokumentów, sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym – pracodawca zwraca koszty pracownikowi.

Za dni pobytu poza siedzibą oraz poza miejscem zamieszkania pracownik otrzymuje diety (do wysokości limitu), a koszty za nocleg często nie przekraczają kwoty 500 zł miesięcznie.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy Wnioskodawca postępuje słusznie zaliczając wydatki przedstawicieli handlowych za nocleg w trasie, paliwo, przejazdy płatnymi drogami oraz parkingi, poniesione w obszarach pracy pracownika do kosztów uzyskania przychodów?
2.  Czy słusznie firma wypłaca i rozlicza diety za okres świadczenia pracy poza miejscem pracy wskazanym w umowie o pracę?
3.  Czy pracodawca postępuje słusznie nie traktując zwróconych przedstawicielom handlowym wydatków za nocleg, paliwo do samochodów służbowych, diet, opłat za płatne drogi jako przychodu podlegającego opodatkowaniu?
4.  Czy prawidłowe jest stanowisko, że w zaistniałej sytuacji Wnioskodawca nie nalicza i nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy od zwróconych wydatków?

Przedmiotem niniejszego rozstrzygnięcia jest odpowiedź na pytanie oznaczone nr 1, tj. w zakresie kosztów uzyskania przychodów. Natomiast wniosek z zakresie pytania oznaczonego nr 2, tj. w zakresie wskazania, czy słuszne jest przyznawanie i rozliczanie diet za okres podróży pracowników mobilnych, rozstrzygnięto w dniu 26 października 2015 r. postanowieniem nr ILPB1/4511-1-1276/15-3/AG. Odpowiedzi na pytania oznaczone nr 3 i 4, tj. w zakresie obowiązków płatnika, udzielono w dniu 17 listopada 2015 r. interpretacją indywidualną nr ILPB1/4511-1-1276/15-6/AG.

Zdaniem Wnioskodawcy, opisane wyjazdy pracowników – przedstawicieli handlowych są nieodłącznym i stałym elementem wykonywania pracy. Pracodawca uznaje, że zwrot kosztów za nocleg pracownika, zwrot kosztów paliwa oraz kosztów opłat drogowych i parkingowych stanowią racjonalne wydatki związane z realizacją określonych celów gospodarczych.

Wydatki takie ponoszone w interesie pracodawcy, stanowiące koszty działalności gospodarczej, poniesione w celu osiągnięcia przychodu firmy, nie mogą być uznane za element przychodu pracownika.

Potrzeba ich poniesienia jest bezpośrednio związana z czynnościami służbowymi wykonywanymi przez pracowników. Przepisy prawa pracy nie nakładają na pracowników obowiązku ponoszenia za pracodawcę wydatków związanych ze świadczeniem pracy. Wszelkie koszty związane ze świadczeniem pracy przez pracownika są pokrywane przez pracodawcę. Z tych też powodów firma uważa, że wartość ww. wydatków zwracanych pracownikom – działającym w interesie pracodawcy – może być uznana za część przychodu pracownika z tytułu nieodpłatnych świadczeń, będących przychodem ze stosunku pracy, przy czym pracodawca uważa, że przychód ten pozostaje zwolniony z opodatkowania, gdyż nie dochodzi do uzyskania żadnych realnych korzyści majątkowych przez pracowników.

W związku z tym pracodawca nie występuje w formie płatnika, nie oblicza, nie pobiera oraz nie wpłaca do urzędu skarbowego podatku od zwróconych wydatków.

Podobne stanowisko zajmuje pracodawca w stosunku do wypłacanych diet pracownikom. Wnioskodawca uważa bowiem, że świadczenie pracy poza miejscem zamieszkania oraz poza siedzibą pracodawcy nosi znamiona podróży służbowej, dlatego słuszne jest naliczanie i wypłacanie diet pracownikom.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kosztem uzyskania przychodów jest wyłącznie taki koszt, który spełnia kumulatywnie warunki określone w cytowanym art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli:

*   został poniesiony przez podatnika,
*   jest definitywny, a więc bezzwrotny,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   jego poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów, tj. istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania; w momencie ponoszenia wydatku podatnik mógł, obiektywnie oceniając, oczekiwać skutku w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenie ich źródła,
*   nie został wyłączony z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 23 ust. 1 ustawy,
*   został właściwie udokumentowany.

Samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodu, nie stwarza domniemania, że wszystkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zostają z mocy samego prawa uznane za koszty podlegające odliczeniu. Innymi słowy, poniesienie wydatku, który nie został wyłączony w art. 23 nie oznacza, że wydatek taki automatycznie będzie uznany za koszt uzyskania przychodów. Podatnik ma bowiem możliwość odliczenia od przychodów wszelkich kosztów pod warunkiem, że mają one związek z przychodem z prowadzonej działalności gospodarczej, a ich poniesienie ma, bądź może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, czy też zachowanie albo zabezpieczenie źródła tego przychodu.

Ustawodawca posługując się zwrotem „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu” przypisuje temu określeniu cechę świadomego, zamierzonego, przemyślanego i logicznego działania podatnika podporządkowanego osiągnięciu przychodów, a nie odwołuje się do skutku będącego następstwem określonego działania. Wykładnia językowa użytego przez ustawodawcę określenia ,,koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu” oznacza, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków pod tym jednakże warunkiem, że wykaże, że poniósł określony wydatek, który ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, czy wykonywaną umową, a jego poniesienie miało lub mogło mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, bądź też ma służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

W przypadku źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła, należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Przesłankę celowości kosztu uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł – obiektywnie oceniając – oczekiwać takiego efektu.

Odnosząc się do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Wnioskodawcę pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków związanych z bieżącą eksploatacją samochodów udostępnionych pracownikom dla celów służbowych – w postaci paliwa, wskazać należy, że wydatki te związane z utrzymaniem samochodu do celów służbowych są kosztem uzyskania przychodu ponoszonym przez Wnioskodawcę zgodnie z art. 22 ust. 1, z uwzględnieniem art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podobnie w przypadku pozostałych wydatków wskazanych przez Wnioskodawcę.

Reasumując powyższe rozważania należy stwierdzić, że Wnioskodawca postępuje słusznie zaliczając wydatki przedstawicieli handlowych za nocleg w trasie, paliwo, przejazdy płatnymi drogami oraz parkingi, poniesione w obszarach pracy pracownika do kosztów uzyskania przychodów.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy uznano za prawidłowe.

Końcowo tut. Organ informuje, że w niniejszej interpretacji nie odniósł się do zagadnienia dotyczącego dokumentowania poniesionych wydatków w prowadzonych przez Wnioskodawcę księgach podatkowych, ponieważ kwestia ta nie była przedmiotem zapytania Zainteresowanego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.