Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL3.4012.223.2024.2.MC
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-07-08
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie prawidłowego ewidencjonowania usług na kasie rejestrującej w przypadku wystąpienia awarii kasy na samochodowej myjni bezobsługowej.
Słowa kluczowe: awaria; kasa-kasa fiskalna; kasa-kasa on-line; kasa-kasa rejestrująca; kasa-kasa wirtualna
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 3. Kasy rejestrujące
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe
=====================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

28 marca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 marca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowej ewidencji na kasie rejestrującej w przypadku awarii kasy na myjni samoobsługowej.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 16 maja 2024 r. (wpływ 23 maja 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi m.in. działalność gospodarczą w zakresie oferowania usług w postaci mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług, w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub w banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).

Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. m Rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących usługi świadczone przez Wnioskodawcę nie zostały zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Wnioskodawca w związku z tym wyposażył wszystkie myjnie bezdotykowe w kasy (…). Przedmiotowe kasy fiskalne to kasy o zastosowaniu specjalnym, mające postać oprogramowania, które są przeznaczone do zainstalowania w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług. Wszystkie operacje związane ze sprzedażą towarów lub usług są całkowicie bezobsługowe dla użytkownika (nabywcy usług mycia) oraz dla właściciela myjni. Przede wszystkim, wskazane kasy fiskalne rejestrują czy urządzenie do automatycznej sprzedaży towarów i usług, zamontowane na stanowiskach mycia, przyjęły płatność i jeżeli to nastąpiło, kasa rejestruje transakcję i generuje paragon fiskalny.

Klient może uzyskać dostęp do swojego paragonu w formie elektronicznej dzięki kodowi QR umieszczonemu na panelu myjni. Odczytanie kodu daje możliwość pobrania e-paragonu na adres e-mail.

Wnioskodawca jest w pełni świadomy, że urządzenia, a w szczególności urządzenia zamontowane na myjniach bezdotykowych, mogą ulegać awarii z przyczyn czysto technicznych albo urządzenie zawiesi się lub z jakiejś innej nieznanej przyczyny, nie będzie działać prawidłowo. W związku z tym urządzenie, które przyjmuje płatność nie jest w stanie wykryć awarii kasy fiskalnej i zablokować tym samym możliwości sprzedaży usług mycia. Dodatkowo, na myjniach bezdotykowych Wnioskodawcy brak jest fizycznej obsługi myjni, a co za tym idzie w przypadku ewentualnej awarii kasy w czasie rzeczywistym nie jest możliwe stwierdzenie czy jest ona aktywna czy też nie.

Tym samym może dojść do sytuacji, w której część utargu nie zostanie zarejestrowana. Taka sytuacja może trwać aż do czasu pojawienia się obsługi myjni i powzięciu wiedzy o tym, że kasa fiskalna jest nieaktywna pomimo przyjęcia płatności przez urządzenie. Istnieje również możliwość, że kasa fiskalna się zawiesi i po krótkim czasie ponownie zacznie funkcjonować, co może nie zostać nawet dostrzeżone przez obsługę myjni, która się zjawi po jakimś czasie od momentu wystąpienia problemu z kasą fiskalną. Dlatego też zachodzi ryzyko, że obsługa myjni o problemie dowie się dopiero w momencie jak dojdzie do porównania przeliczonej fizycznie kwoty gotówki oraz weryfikacji płatności elektronicznych z raportami dobowymi z kasy fiskalnej z każdego stanowiska mycia.

W uzupełnieniu do wniosku udzielili Państwo odpowiedzi na zadane przez Organ pytania:

1\. Jak często/w jakich odstępach czasu fizycznie pracownik/właściciel lub osoba upoważniona przyjeżdża/będzie przyjeżdżać na daną myjnię w celu sprawdzenia poprawności działania myjni oraz kas rejestrujących?

Odp. Pracownik sieci myjni przyjeżdża/będzie przyjeżdżał na daną myjnie co 2-3 dni w celu przede wszystkim wymiany chemii, wybrania gotówki oraz dokonania weryfikacji czy wszystkie urządzenia myjni, w tym kasy rejestrujące działają poprawnie.

2\. W jaki sposób odbywa się/będzie się odbywać weryfikacja stanu gotówki z prawidłowością działania kasy?

Odp. Weryfikacja stanu gotówki odbywa się/będzie odbywać się w następujący sposób:

a) gotówka (monety, banknoty) po wybraniu z myjni jest przeliczana przez pracownika BKF lub w ramach usługi poczty polskiej;

b) wartości wpływów z płatności kartami płatniczymi są pobierane z raportów firmy obsługującej płatności bezgotówkowe ((…));

c) suma z przeliczeń gotówki i raportów z płatności kartami jest porównywana z raportami miesięcznymi z kas fiskalnych.

3\. Czy dla transakcji, które z uwagi na awarię kasy rejestrującej, nie zostaną zaewidencjonowane na kasie (w czasie faktycznym) będzie prowadzona odrębna ewidencja sprzedaży?

Odp. Wnioskodawca prowadzić będzie ewidencję różnicy wybranej gotówki oraz wpłat bezgotówkowych z raportami z myjni i paragonami fiskalnymi w formie arkusza kalkulacyjnego, który to plik ma docelowo być załączany pod wystawiony zbiorczo paragon fiskalny na wykrytą różnicę.

4\. Czy wykryta nieprawidłowość w działaniu kasy rejestrującej zostanie niezwłocznie zgłoszona do serwisu/serwisanta?

Odp. Co do zasady wszelkie awarie kas rejestrujących są zgłaszane do serwisanta lub innego pracownika Wnioskodawcy niezwłocznie.

5\. W związku ze sformułowaniem przez Państwa we wniosku pytania: „Czy w takiej sytuacji Wnioskodawca powinien samodzielnie dokonać fiskalizacji różnicy jaka została wykryta pomiędzy wartością faktycznie sprzedanych usług a wystawionymi paragonami w danym dniu niezwłocznie po wykryciu takiej sytuacji, czy zbiorczo zafiskalizować różnicę na jednym paragonie wraz z podpiętą ewidencją szczegółową?”

Proszę o jednoznaczne wskazanie:

a) W jaki sposób chcą Państwo ewidencjonować wykryte nieprawidłowości?

Odp. Wnioskodawca chce ewidencjonować wykryte nieprawidłowości zbiorczo poprzez wystawienie paragonu (raz w miesiącu) obejmującego wykrytą różnicę jak zostało to wskazane w pkt 3. Do takiego zbiorczego paragonu Wnioskodawca dołączyłby zestawienie (w postaci arkusza kalkulacyjnego) różnic na każdy miesiąc.

### Pytanie

Czy w takiej sytuacji Wnioskodawca powinien samodzielnie dokonać fiskalizacji różnicy jaka została wykryta pomiędzy wartością faktycznie sprzedanych usług a wystawionymi paragonami w danym dniu niezwłocznie po wykryciu takiej sytuacji, czy zbiorczo zafiskalizować różnicę na jednym paragonie wraz z podpiętą ewidencją szczegółową?

### Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 2) lit. m) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących świadczenie usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług, w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub w innej formie (bezgotówkowej) nie zostały objęte zwolnieniem z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W związku z tym, Wnioskodawca zamontował na każdym stanowisku mycia na myjniach bezdotykowych stanowiących jego własność kasy rejestrujące (…). Z uwagi na to, że kasy rejestrujące są urządzeniami elektronicznymi, które dodatkowo są zamontowane w miejscu, gdzie mają kontakt z wodą to zachodzi ryzyko, że przestaną generować paragony pomimo przyjęcia płatności za usługi. Zgodnie zaś z § 3 ust. 4 i 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1) błędnie zewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);

2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności wystąpienia oczywistej pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której wystąpiła oczywista pomyłka, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej – podanie numeru tego paragonu oraz numeru unikatowego.

W przypadku, o którym mowa powyżej, podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości. W ocenie Wnioskodawcy zachodzi jednak ryzyko, że nie będzie możliwe przyporządkowanie błędnej transakcji do danego paragonu fiskalnego, ponieważ nie jest możliwe ustalenie, w którym momencie (o której godzinie konkretnego dnia) doszło do awarii kasy fiskalnej i w konsekwencji do niewygenerowania konkretnego paragonu na konkretną kwotę.

Stąd też w ocenie Wnioskodawcy powinno dojść do dokonania fiskalizacji następczej, która obejmuje stwierdzoną podczas weryfikacji różnicę, tj. poprzez uzyskanie dostępu do oprogramowania kasy fiskalnej i wystawienie paragonu zbiorczego w celu udokumentowania rzeczywistego przychodu danej myjni bezdotykowej.

W tym miejscu Wnioskodawca wskazuje, że zgodnie z art. 111 ust. 3ab pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia, o którym mowa w art. 111a ust. 3, tj. z Centralnym Repozytorium Kas, czasowo – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn. Jednakże Wnioskodawca podkreśla, że nie jest w stanie prowadzić ewidencji w czasie rzeczywistym właśnie z uwagi na brak obsługi myjni w postaci osoby obsługującej na bieżąco daną myjnie.

Zatem, w ocenie Wnioskodawcy prowadzenie ewidencji sprzedaży odpowiada fiskalizacji powstałej różnicy w celu wykazania w sposób prawidłowy jaki przychód został uzyskany i w jakiej wysokości należy uiścić podatek.

Wskazać również należy, że przed rozpoczęciem sprzedaży usług Wnioskodawca na podstawie § 9 ust. 1 pkt 1) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, dokonuje sprawdzenia poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, stawek podatku, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przypisania nazw towarów i usług do stawek podatku lub zwolnienia od podatku.

Dlatego też w ocenie Wnioskodawcy, po stwierdzeniu prawidłowości działania kas fiskalnych i posiadania do nich dostępu, w momencie wykrycia nieprawidłowości w jej działaniu (brak stałej, fizycznej obsługi myjni), tj. niewygenerowania paragonu na konkretną kwotę, i wykryciu różnicy pomiędzy kwotą fizycznie przyjętą przez myjnie a kwotą wynikającą z wygenerowanych w danym dniu paragonu winien wystawić paragon zbiorczy na brakującą kwotę w celu udokumentowania faktycznie dokonanej sprzedaży i naliczenia w sposób prawidłowy wartości sprzedanych usług mycia w konkretnym dniu.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że celem nadrzędnym jest udokumentowanie wszystkich transakcji związanych z nabyciem usług mycia co niekiedy może się wiązać z wystawieniem paragonu fiskalnego dopiero po wykryciu błędu (wykrycie następujące związanego z funkcjonowaniem zamontowanej na myjni kasy fiskalnej.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej ustawą. Zgodnie z tym przepisem:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Wskazany wyżej przepis art. 111 ust. 1 ustawy, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem, podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Zgodnie z art. 111 ust. 3 ustawy:

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

Natomiast w myśl art. 111 ust. 3a ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

1) wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych;

2) dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;

3) udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;

4) poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących;

5) (uchylony)

6) przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598);

7) stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, z zastrzeżeniem ust. 3b;

8) wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty inne niż określone w pkt 1 dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas;

9) prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie ust. 7a i ust. 9 pkt 1;

10) (uchylony)

11) poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji;

12) zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3;

13) zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.

Zgodnie z art. 111 ust. 6a ustawy:

Kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

W myśl art. 111a ust. 3 ustawy:

Kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:

1) przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;

2) przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas i ich odbiór przez te kasy:

a) związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,

b) obejmujących określenie:

\- sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,

\- sposobu pracy kasy rejestrującej,

c) zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.

Na podstawie art. 111 ust. 3ca ustawy:

Podatnicy mogą używać kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, do prowadzenia ewidencji sprzedaży, na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, gdy zostały one nabyte odpowiednio przez wynajmującego, wydzierżawiającego, leasingodawcę lub drugą stronę innej umowy o podobnym charakterze, w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 6b, z uwzględnieniem ust. 3d.

Zgodnie z art. 111b ust. 1 ustawy:

Ewidencja sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1, w odniesieniu do określonych grup podatników lub rodzajów czynności może być prowadzona przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania, spełniających wymagania, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie ust. 3 pkt 2.

W myśl art. 111b ust. 2 ustawy:

Do kas rejestrujących, o których mowa w ust. 1, przepisy art. 111 i art. 111a stosuje się odpowiednio.

Zgodnie z § 2 pkt 6 rozporządzenia z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. 2021 r. poz. 1625 ze zm.):

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o kasie on-line – rozumie się przez to kasę, o której mowa w art. 111 ust. 6a ustawy.

W myśl § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.

Jak stanowi § 4 pkt 1 i 2 rozporządzenia z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1849 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie kas wirtualnych:

Kasy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, dzieli się na następujące kategorie:

1) kasy ogólne – kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji;

2) kasy o zastosowaniu specjalnym – kasy, które uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozdziale 4 załącznika nr 1 do rozporządzenia, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży określonych towarów i usług, obejmujące kasy:

a) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm. 4),

b) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży leków, z funkcją rozliczania recept refundowanych,

c) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego, zwane dalej „kasami biletowymi”,

d) rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie,

e) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych,

f) umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług.

W kasie mogą być łączone różne kategorie kas, o których mowa w ust. 1, o ile kasa spełnia wymagania techniczne dla każdej z tych kategorii kas.

Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania:

Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy, wymagania techniczne określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia i posiadają ważne certyfikaty kasy.

Z powyższego wynika, że każda kasa mająca postać oprogramowania, czyli tzw. kasa wirtualna jest jednocześnie kasą on-line.

W myśl art. 111 ust 3ab ustawy:

W przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia, o którym mowa w art. 111a ust. 3:

1) czasowo – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn;

2) trwale – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych.

Należy jednak zauważyć, że nie każda sprzedaż może być ewidencjonowana za pomocą kasy wirtualnej. W celu uregulowania tego zakresu ustawodawca wprowadził rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2268).

Na podstawie § 53 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania:

1\. Komponent komunikacyjny kasy, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia, może nie umożliwiać komunikacji kasy z drukarką.

2\. W przypadku gdy komponent komunikacyjny kasy, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia, nie umożliwia komunikacji kasy z drukarką:

1) kasa nie drukuje danych zapisanych w komputerowych systemach ogólnodostępnych;

2) program pracy kasy nie steruje wydrukiem dokumentów wystawianych przy użyciu kasy;

3) kasa nie wystawia paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej oraz pokazuje na wyświetlaczu dla nabywcy przez co najmniej 30 sekund albo do czasu rozpoczęcia kolejnej sprzedaży następujące dane:

a) numer unikatowy,

b) numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,

c) datę sprzedaży,

d) numer kolejny paragonu,

e) łączną wartość sprzedaży brutto,

f) łączną wysokość podatku należnego,

g) typ formy płatności,

h) nazwę formy płatności;

4) kasa nie wystawia:

a) raportów fiskalnych dobowych,

b) raportów fiskalnych okresowych,

c) raportu fiskalnego rozliczeniowego,

d) łącznych raportów fiskalnych okresowych,

e) łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego,

f) raportów fiskalnych zdarzeń,

g) raportu fiskalnego fiskalizacji,

h) dokumentów niefiskalnych

– w postaci papierowej oraz zapewnia możliwość przesłania tych raportów i dokumentów do komputerowych systemów ogólnodostępnych w celu ich zapisu lub wydruku w tych systemach;

5) kasa nie zapewnia wydruku kodu graficznego QR text, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 32;

6) kasa nie wykonuje polecenia dotyczącego włączenia lub wyłączenia drukowania kodu graficznego QR text, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 32;

7) kasa nie zapewnia wydruku kodu weryfikującego, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 33;

8) kasa nie współpracuje z terminalem płatniczym w zakresie polecenia dotyczącego wydruku potwierdzenia transakcji płatniczej oraz raportów związanych z działaniem terminala płatniczego, o którym mowa w § 48 ust. 1 pkt 2;

9) kasa nie udostępnia terminalowi płatniczemu drukarki.

3\. W przypadku gdy komponent komunikacyjny kasy, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia, umożliwia komunikację kasy z drukarką, może ona nie wystawiać paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, jeżeli pokazuje na wyświetlaczu dla nabywcy przez co najmniej 30 sekund albo do czasu rozpoczęcia kolejnej sprzedaży następujące dane:

1) numer unikatowy;

2) numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;

3) datę sprzedaży;

4) numer kolejny paragonu;

5) łączną wartość sprzedaży brutto;

6) łączną wysokość podatku należnego;

7) typ formy płatności;

8) nazwę formy płatności.

Stosownie do § 1 pkt 27 rozporządzenia w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania:

Kasy rejestrujące mające postać oprogramowania mogą być używane przez podatników w odniesieniu do następujących czynności: usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).

Z opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi m.in. działalność gospodarczą w zakresie oferowania usług w postaci mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług, w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub w banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej). Wyposażyli Państwo wszystkie myjnie bezdotykowe w kasy (…). Przedmiotowe kasy fiskalne to kasy o zastosowaniu specjalnym, mające postać oprogramowania, które są przeznaczone do zainstalowania w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług. Wszystkie operacje związane ze sprzedażą towarów lub usług są całkowicie bezobsługowe dla użytkownika (nabywcy usług mycia) oraz dla Państwa jako właściciela myjni. Jak zostało wskazane we wniosku, kasy fiskalne rejestrują czy urządzenie do automatycznej sprzedaży towarów i usług, zamontowane na stanowiskach mycia, przyjęły płatność i jeżeli to nastąpiło, kasa rejestruje transakcję i generuje paragon fiskalny. Klient może uzyskać dostęp do swojego paragonu w formie elektronicznej dzięki kodowi QR umieszczonemu na panelu myjni. Odczytanie kodu daje możliwość pobrania e-paragonu na adres e-mail. Ponadto – jak wskazali Państwo – pracownik sieci myjni przyjeżdża/będzie przyjeżdżał na daną myjnie co 2-3 dni w celu przede wszystkim wymiany chemii, wybrania gotówki oraz dokonania weryfikacji czy wszystkie urządzenia myjni, w tym kasy rejestrujące działają poprawnie. Co do zasady wszelkie awarie kas rejestrujących są przez Państwa zgłaszane do serwisanta lub innego Państwa pracownika niezwłocznie.

W przedmiotowej sprawie Państwa wątpliwości dotyczą możliwości samodzielnego sposobu dokonania ewidencji na kasie rejestrującej różnicy jaka zostanie wykryta pomiędzy wartością faktycznie sprzedanych usług a wystawionymi paragonami w danym dniu niezwłocznie po wykryciu takiej sytuacji – zaistniałej w wyniku awarii – a mianowicie, czy mogą Państwo zbiorczo zafiskalizować różnicę na jednym paragonie wraz z podpiętą ewidencją szczegółową.

Na wstępie należy zaznaczyć, że z powołanych przepisów jednoznacznie wynika, że w przypadku gdy ewidencjonowanie sprzedaży jest niemożliwe przy zastosowaniu kasy rejestrującej, jak w również za pośrednictwem kasy rezerwowej, podatnik nie może dokonywać sprzedaży. Jednocześnie o każdej nieprawidłowości w pracy kasy rejestrującej podatnik powinien niezwłocznie poinformować podmiot prowadzący serwis kas.

Należy zatem wskazać, że w przypadku wykrycia awarii kasy rejestrującej do czasu jej usunięcia prowadzenie sprzedaży usług na stanowisku, na którym zainstalowana jest kasa, która uległa awarii powinno zostać zawieszone.

Odnosząc się natomiast do kwestii dotyczącej obowiązku i sposobu fiskalizacji, tj. zewidencjonowania na kasie rejestrującej „różnicy jaka została wykryta pomiędzy wartością faktycznie sprzedanych usług a wystawionymi paragonami” należy zauważyć, że w analizowanej sprawie mamy do czynienia ze specyficznym rodzajem działalności gospodarczej związanym z prowadzeniem myjni bezobsługowej oraz używaniem przez podatnika kas mających postać oprogramowania o zastosowaniu specjalnym, które są zainstalowane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

Jak wynika z opisu sprawy, kasy te mogą ulec awarii i część utargu nie zostanie zarejestrowana. Jednocześnie wskazali Państwo na dwie sytuacje:

· awaria kasy z przyczyn czysto technicznych – taka sytuacja może trwać aż do czasu pojawienia się obsługi myjni i powzięcia wiedzy o tym, że kasa fiskalna jest nieaktywna pomimo przyjęcia płatności przez urządzenie. Oznacza to, że awaria będzie zidentyfikowana dopiero w momencie pojawienia się pracownika myjni, co może nastąpić do 2-3 dni;

· kasa fiskalna zawiesi się i po krótkim czasie ponownie zacznie funkcjonować – w tym przypadku zachodzi ryzyko, że obsługa myjni o problemie dowie się dopiero w momencie jak dojdzie do porównania przeliczonej fizycznie kwoty gotówki oraz weryfikacji płatności elektronicznych z raportami dobowymi z kasy fiskalnej z każdego stanowiska mycia.

W pierwszej kolejności rozważenia wymaga, czy w związku z niezewidencjowaniem sprzedaży w wyniku awarii (zawieszenia) kasy rejestrującej zobowiązani są Państwo do samodzielnego dokonania ewidencji różnicy jaka została wykryta pomiędzy wartością faktycznie sprzedanych usług a wystawionymi w danym czasie paragonami.

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas. Analogiczny tego zapis zawiera § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Oznacza to, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych obowiązani są zaewidencjonować na kasie rejestrującej każdą sprzedaż na rzecz tych osób, a w przypadku gdy tego nie uczynią na moment dostawy towarów lub świadczenia usług powinny tego dokonać pomimo upływu czasu.

Kolejną wątpliwą kwestią jest sposób zewidencjonowania na kasie rejestrującej różnicy jaka została wykryta pomiędzy wartością faktycznie sprzedanych usług a wystawionymi paragonami.

Jak wynika z uzupełnienia wniosku, chcą Państwo ewidencjonować wykryte nieprawidłowości zbiorczo poprzez wystawienie paragonu (raz w miesiącu) obejmującego wykrytą różnicę wraz z dołączonym zestawieniem (w postaci arkusza kalkulacyjnego) różnic na każdy miesiąc.

Przepisy § 2 pkt 15 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania definiuje paragon fiskalny jako dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży. Ponadto przepisy ustawy oraz rozporządzeń nie posługują się pojęciem „zbiorczego paragonu” stąd wątpliwość co do sposobu zaewidencjonowania sprzedaży, która w wyniku awarii (zawieszenia) nie została zarejestrowana na kasie rejestrującej.

Należy zaznaczyć, że z uzupełnienia wniosku wynika, że ustalają Państwo różnicę pomiędzy sumą z przeliczeń gotówki wybranej z myjni i raportów z płatności a raportami miesięcznymi z kas fiskalnych. Ponadto we własnym stanowisku wskazali Państwo, że: „(…) zachodzi jednak ryzyko, że nie będzie możliwe przyporządkowanie błędnej transakcji do danego paragonu fiskalnego, ponieważ nie jest możliwe ustalenie, w którym momencie (o której godzinie konkretnego dnia) doszło do awarii kasy fiskalnej i w konsekwencji do niewygenerowania konkretnego paragonu na konkretną kwotę”.

Jeżeli zatem w wyniku awarii stwierdzą Państwo, że powstała różnica pomiędzy wartością faktycznie sprzedanych usług a wystawionymi paragonami i nie ma faktycznie możliwości ustalenia, do której sprzedaży nie został wygenerowany paragon (która sprzedaż nie została zaewidencjonowana), to należy przyjąć, że w tej konkretnej sytuacji mogą Państwo ująć zbiorczo na jednym paragonie fiskalnym różnicę, która powstała w wyniku awarii (zawieszenia) kasy rejestrującej.

Należy też zaznaczyć, że późniejsze zaewidencjonowanie sprzedaży na kasie nie może prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia sprzedaży, tj. nie może prowadzić ani do braku opodatkowania dokonanej sprzedaży w okresie kiedy powstał obowiązek podatkowy, ani też do podwójnego opodatkowania tej samej sprzedaży, tj. raz w momencie powstania obowiązku podatkowego, a drugi raz w okresie zaewidencjonowania sprzedaży. W celu zatem uniknięcia takiej sytuacji późniejsze zaewidencjonowanie sprzedaży w kasie fiskalnej – jeżeli nastąpiło ono po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy – należy opisać w ewidencji korekt zawierającej m.in. opis zaistniałej sytuacji.

Jednocześnie nie można zgodzić się z Państwa stanowiskiem, że możliwe jest ewidencjonowanie wykrytch nieprawidłowości zbiorczo poprzez wystawienie paragonu obejmującego wykrytą różnicę raz w miesiącu.

Moment zewidencjonowania ww. różnicy na kasie rejestrującej uzależniony będzie bowiem od momentu wykrycia nieprawidłowości w działaniu kasy rejestrującej, co może nastąpić z chwilą stwierdzenia awarii kasy przez pracownika myjni albo w przypadku czasowego zawieszenia kasy dopiero w momencie porównania płatności z raportami dobowymi z kasy fiskalnej z każdego stanowiska mycia. Co istotne czynność ta powinna być wykonana każdorazowo niezwłocznie po wykryciu takiej sytuacji, a nie tylko raz w miesiącu.

Jak wynika z powołanych przepisów, ewidencje prowadzone przez podatników służyć mają prawidłowemu, czyli między innymi zgodnemu ze stanem faktycznym sporządzeniu deklaracji podatkowych. Oznacza to, iż w deklaracjach tych powinna zostać wykazana cała wartość sprzedaży, z tytułu dokonania której, obowiązek podatkowy powstał w okresie rozliczeniowym, za który deklaracja ta jest składana.

Ponadto, stwierdzić należy, iż po wykryciu awarii do czasu jej usunięcia należy natychmiast zaprzestać sprzedawania usług.

**Odnosząc zatem powołane wyżej przepisy do przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że w sytuacji wystąpienia awarii kasy rejestrującej w trakcie świadczenia usług słuszne będzie** **samodzielne dokonanie ewidencji różnicy jaka została wykryta pomiędzy wartością faktycznie sprzedanych usług a wystawionymi w danym czasie paragonami, czyli zbiorczo zaewidencjonować różnicę na jednym paragonie wraz z podpiętą szczegółową ewidencją. Ponadto, czynność ta powinna być wykonana niezwłocznie po wykryciu takiej sytuacji, a sprzedaż usług po wykryciu awarii** **do czasu jej usunięcia zawieszona.**

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Państwa w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznałem za nieprawidłowe, z uwagi na zawarte w uzupełnieniu sprostowanie dotyczące sposobu dokonywania ewidencjonowania wykrytych nieprawidłowości: „Wnioskodawca chce ewidencjonować wykryte nieprawidłowości zbiorczo poprzez wystawienie paragonu **(raz w miesiącu)** obejmującego wykrytą różnicę jak zostało to wskazane w pkt 3. Do takiego zbiorczego paragonu Wnioskodawca dołączyłby zestawienie (w postaci arkusza kalkulacyjnego) różnic na każdy miesiąc”. Natomiast, jak wskazano powyżej w podsumowaniu ewidencji wykrytych różnic kasowych (nadpłaty) wynikających z awarii kasy rejestrującej należy dokonywać – na bieżąco.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego, Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).