Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB1/415-332/10/AK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2010-07-01
Teza: 1. Czy Wnioskodawca, jako właściciel, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet i ryczałtów za nocleg i w jaki sposób należy dokumentować? 2. Czy Wnioskodawca może wartość wycenionego laptopa zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dieta; działalność-działalność gospodarcza; koszt-koszty uzyskania przychodów; nocleg; przedsiębiorca
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 23

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 29 marca 2010 r. (data wpływu 1 kwietnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej:

*   w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych – **jest prawidłowe,**

*   w pozostałym zakresie - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 1 kwietnia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na noclegi, diet z tytułu podróży służbowych oraz wprowadzenia do działalności laptopa wykorzystywanego wcześniej w celach prywatnych.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą, polegającą na świadczeniu usług transportowych. Jako jednoosobowy podmiot świadczy usługi dla jednego podmiotu gospodarczego, firmy transportowej powierzonym sprzętem. Wykonując powyższe usługi Wnioskodawca odbywa podróże krajowe i zagraniczne zjeżdżając do bazy firmy i do domu kilka razy w miesiącu. Wnioskodawca na podstawie oświadczenia przekazał do swojej firmy laptop. Ponieważ nie był to nowy sprzęt (kupiony dwa i pół roku temu, Wnioskodawca nie posiada faktury) dotychczas Wnioskodawca użytkował wymieniony laptop dla swoich potrzeb, wycenił go na kwotę 800 zł, tj. 1/3 wartości nowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Wnioskodawca, jako właściciel, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet i ryczałtów za nocleg i w jaki sposób należy dokumentować?
2.  Czy Wnioskodawca może wartość wycenionego laptopa zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Zdaniem Wnioskodawcy, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przemieszcza się on w celu dostarczenia towaru w kraju i za granicą, to jest podróż służbowa, w trakcie której musi on ponosić wydatki na swoje utrzymanie, dlatego koszty diet i ryczałtów za noclegi powinny zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z tym, że Wnioskodawca posiada laptopa w dobrym stanie i nie będzie konieczności ponoszenia dodatkowego wydatku, a komputer jest niezbędny do prowadzenia działalności gospodarczej, dlatego uważa on, że można zaliczyć koszt ten zgodnie z oświadczeniem do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych, natomiast w pozostałej części za nieprawidłowe.

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z ww. przepisu, wydatki dotyczące krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych przedsiębiorcy mogą obciążać koszty uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej, jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiąganie przychodu, bądź też zmierza do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów i wydatki te nie są wyszczególnione jako wydatki niestanowiące takich kosztów w art. 23 ust. 1 tej ustawy.

Jednocześnie art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Z powołanego przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy wynika, że osobom prowadzącym działalność gospodarczą przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom. Zakresem omawianego unormowania zostały więc objęte osoby prowadzące działalność gospodarczą bez żadnych wyłączeń podmiotowych i przedmiotowych. W szczególności przepis ten nie przewiduje żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też nie rozróżnia wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego czy świadczenia usługi w wykonywaniu zawartej umowy. Jedyne ograniczenie ustanowione tym przepisem odnosi się do limitu wartości, która może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca wyłącza bowiem z kosztów wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

Zasadniczą przesłanką decydującą o kwalifikacji danego wyjazdu jako podróży służbowej jest jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dlatego też za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą poza siedzibą firmy, zarówno w kraju, jak i poza jego granicami.

Okoliczność, iż podróże stanowią istotę powadzonej działalności gospodarczej, nie wyklucza możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet stanowiących ekwiwalent pieniężny przeznaczony na pokrycie zwiększonych kosztów w czasie podróży służbowych.

Mając powyższe na względzie, o ile podróże krajowe i zagraniczne, jakie podatnik odbywa, są podróżami służbowymi związanymi z prowadzoną przez niego pozarolniczą działalnością gospodarczą, to w ciężar kosztów uzyskania przychodów tejże działalności może zaliczyć diety związane z tymi podróżami, jednakże wyłącznie w części nie przekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj.:

*   dla podróży krajowych – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.);
*   dla podróży zagranicznych – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Jednocześnie, mając na uwadze to że w treści wniosku wskazano, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług kierowcy na rzecz jednego podmiotu, wskazać należy, że zgodnie z art. 5b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za pozarolniczą działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

1.  odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności,
2.  są one wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez zlecającego te czynności,
3.  wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Natomiast oceniając stanowisko Wnioskodawcy w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej ryczałtów za noclegi wskazać należy, iż do przedsiębiorców nie mają wprost zastosowania przepisy rozporządzeń z dnia 19 grudnia 2002 r. o wysokości oraz warunkach ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Przewidziane tymi przepisami należności z tyt. podróży służbowych, w tym omawiany „ryczałt za noclegi” nie przysługują zatem przedsiębiorcom, wobec czego nie mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wartości diet w wysokości określonej dla pracowników jest w tym zakresie wyjątkiem, wynikającym z analizowanego uprzednio przepisu art. 23 ust 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Koszty noclegów, spełniające warunek celowości, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ww. ustawy zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w wysokości faktycznie poniesionych wydatków, udokumentowanych fakturami bądź rachunkami. Jeżeli przedsiębiorca w czasie odbywania podróży nie korzysta z usług hotelowych (hotelu, motelu, zajazdu), lecz ma zapewniony nocleg np. u kontrahentów, bądź też nocuje u rodziny czy znajomych, nie może zaliczyć do kosztów ryczałtów za noclegi. Jeżeli zaś osoba prowadząca działalność gospodarczą korzysta w czasie odbywania podróży z usług hotelowych lub z noclegów w prywatnych kwaterach, to poniesione na ten cel wydatki stanowią koszty uzyskania, pod warunkiem ich udokumentowania rachunkiem wystawionym przez świadczącego takie usługi.

Z kolei w kwestii możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wprowadzonego do działalności gospodarczej wartości laptopa wykorzystywanego wcześniej w celach prywatnych wskazać należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zabraniają wprowadzania do majątku firmy składników majątku nabytych i użytkowanych uprzednio przez podatnika do celów prywatnych.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. b) updof nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie innych niż wymienione w lit. a) środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w tym również wchodzących w skład nabytego przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanych części.

Kosztem uzyskania przychodów, stosownie do art. 22 ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są natomiast odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z art. 22a-22o, z uwzględnieniem art. 23.

Z treści art. 22a ust. 1 ww. ustawy wynika, że amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1.  budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2.  maszyny, urządzenia i środki transportu,
3.  inne przedmioty

*   o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

Z wyżej cytowanych przepisów wynika, że składnik majątku może zostać zaliczony do środków trwałych, jeżeli łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

*   stanowi on własność lub współwłasność podatnika,
*   został nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,
*   jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
*   przewidywany okres jego używania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej jest dłuższy niż rok (decyzja w tym względzie należy do podatnika),
*   jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo został oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu, o której mowa w art. 23b ww. ustawy.

Stosownie do treści art. 22g ust. 1 pkt 1 za wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, z uwzględnieniem ust. 2-18, uważa się w razie nabycia w drodze kupna - cenę ich nabycia.

Przy czym za cenę nabycia - w myśl art. 22g ust. 3 ww. ustawy - uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.

W myśl art. 22g ust. 8 updof, jeżeli nie można ustalić ceny nabycia środków trwałych lub ich części nabytych przez podatników przed dniem założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu, o których mowa w art. 22n, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia ich zużycia.

Stosownie do treści art. 22d ust. 1 ww. ustawy podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 22a i 22b, których wartość początkowa, określona zgodnie z art. 22g, nie przekracza 3.500 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

Jednocześnie art. 22f ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych odpisów amortyzacyjnych stanowi, że dokonuje się zgodnie z art. 22h-22m, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 3.500 zł. W przypadku gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 3.500 zł, podatnicy, z zastrzeżeniem art. 22d ust. 1, mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22h-22m albo jednorazowo - w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym.

Ze stanu faktycznego opisanego przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku wynika, iż wprowadzony do działalności laptop wykorzystywany wcześniej w celach prywatnych został wyceniony na kwotę 800 zł. Na podstawie powyższych unormowań wydatki na nabycie wyposażenia o wartości poniżej 3.500 zł niezbędnego do prowadzenia działalności gospodarczej, mogą być zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Wyceny składnika majątku może dokonać podatnik, wycena ta musi jednak uwzględniać ceny rynkowe środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji oraz stan i stopień ich zużycia. Nie można zatem w pełni zaakceptować stanowiska, iż koszt w kwocie 800 zł stanowi koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej. Podkreślić przy tym należy, iż tut. organ w trybie wydania interpretacji indywidualnej nie dokonuje prawidłowości wyceny dokonanej przez podatnika. Wycena wartości początkowej środka trwałego może podlegać weryfikacji w trybie postępowania podatkowego lub kontrolnego.

W celu udokumentowania przekazania środka trwałego na potrzeby prowadzonej działalności podatnik obowiązany jest sporządzić odpowiedni dokument. Dokument ten powinien zawierać dane potwierdzające fakt dokonania takiej operacji i określać:

1.  datę jej dokonania,
2.  rodzaj środka trwałego będącego przedmiotem przekazania,
3.  dane niezbędne do wprowadzenia środka trwałego do ewidencji i prawidłowego ustalenia odpisów amortyzacyjnych np. wartość początkową.

Dokumentem takim może być oświadczenie podatnika wraz z dokumentacją potwierdzającą prawidłowość wyceny.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.