Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 1061-IPTPP3.4512.439.2016.1.ALN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2016-09-08
Teza: przechowywanie faktur wystawionych i otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 5 sierpnia 2016 r. (data wpływu 8 sierpnia 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania wystawionych i otrzymanych przez Spółkę faktur w formie elektronicznej **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 8 sierpnia 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania wystawionych i otrzymanych przez Spółkę faktur w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

… Spółka z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest częścią międzynarodowego koncernu działającego w przemyśle tytoniowym. Spółka prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której zajmuje się produkcją i dystrybucją na terytorium Polski papierosów, wyrobów tytoniowych oraz komponentów do produkcji wyrobów tytoniowych.

Spółka otrzymuje faktury od dostawców towarów i usług w formie papierowej lub elektronicznej. Zgodnie z obowiązującymi obecnie w Spółce zasadami obiegu dokumentów, wszystkie otrzymywane faktury są wprowadzane do systemu elektronicznego SAP (dalej „System”), w którym są następnie dekretowane i księgowane. Krąg osób mających dostęp do Systemu jest ograniczony. W przypadku faktur otrzymanych w wersji papierowej, dokumenty są wprowadzane do Systemu w postaci skanu (obrazu faktury zapisanego w postaci pliku elektronicznego). W momencie księgowania fakturze nadawany jest indywidualny numer dokumentu. Faktura (tj. e-faktura lub skan faktury otrzymanej w wersji papierowej) każdorazowo stanowi załącznik do pozycji księgowania, do której się odnosi. Obecnie Spółka przechowuje faktury otrzymane w wersji papierowej zarówno w postaci oryginalnej (archiwum „papierowe”), jak i w postaci elektronicznej (obraz faktury w Systemie). W niektórych przypadkach ze względów technicznych nie jest możliwy skan faktury otrzymanej w formie papierowej. W takich przypadkach Spółka prowadzi wyłącznie papierową archiwizację faktur, spełniającą warunki określone w przepisach ustawy o VAT (w szczególności wymogi określone w art. 106m, 112 i 112a ustawy o VAT).

Faktury sprzedażowe Spółki są generowane w Systemie. Spółka wysyła je kontrahentom w wersji elektronicznej lub papierowej (w zależności od wyboru kontrahenta). Kopie wystawionych faktur są przez Spółkę przechowywane w wersji papierowej oraz w formie obrazu elektronicznego w Systemie. Analogicznie do faktur zakupowych, fakturom sprzedażowym w momencie wygenerowania w Systemie nadawany jest indywidualny numer dokumentu. Elektroniczna faktura sprzedażowa każdorazowo stanowi załącznik do pozycji księgowania, do której się odnosi. Spółka rozważa obecnie możliwość rezygnacji z przechowywania papierowych wersji faktur i archiwizację wszystkich otrzymanych i wystawionych faktur wyłącznie w Systemie w postaci elektronicznej, niezależnie od tego, czy zostały wystawione lub otrzymane w wersji papierowej czy elektronicznej (za wyjątkiem faktur, których z przyczyn technicznych nie można przechowywać w formie elektronicznej i dla których utrzymany będzie dotychczasowy sposób archiwizacji). Zarchiwizowane w postaci elektronicznej w Systemie faktury papierowe będą niszczone.

Zgodnie z rozważanym rozwiązaniem:

*   faktury będą przechowywane od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

*   faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (System zapewnia możliwość wyszukiwania dokumentów m in. według kryterium daty otrzymania, daty raportowania VAT, indywidualnego numeru dokumentu nadawanego w momencie wprowadzania faktury do Systemu, nazwy dostawcy/odbiorcy, numeru faktury, etc ),

*   faktury będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (w szczególności, System będzie zapewniał łatwe do prześledzenia powiązanie faktur z dokumentami uzupełniającymi, np. z zamówieniami, dokumentami dotyczącymi płatności, etc.).

*   faktury będą przechowywane w sposób zapewniający integralność treści i czytelność (integralność treści i czytelność będzie zapewniona poprzez zastosowanie nieedytowalnego formatu PDF uniemożliwiającego dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści zapisanej w Systemie faktury),

*   System będzie zapewniał organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur za pomocą środków elektronicznych, pobieranie faktur oraz przetwarzanie zawartych w nich danych (tj. możliwe będzie w szczególności skopiowanie faktur na nośniki danych lub ich wydrukowanie).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur przechowywanych w Systemie będzie zapewniona za pomocą kontroli biznesowych, które będą ustalać wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy planowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, niezależnie od tego, czy zostały wystawione lub otrzymane w wersji papierowej czy elektronicznej, będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT w zakresie, w jakim przepisy te nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych?

Zdaniem Wnioskodawcy, planowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, niezależnie od tego, czy zostały wystawione lub otrzymane w wersji papierowej czy elektronicznej, będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT w zakresie, w jakim przepisy te nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednocześnie na mocy art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na mocy ust. 2 i 3 tego artykułu podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny ostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powyższego wynika, że podatnik jest obowiązany przechowywać faktury VAT:

*   w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

*   w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

*   w sposób zapewniający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jednocześnie zgodnie z art. 106m ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, przy czym autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Wskazane wyżej unormowania znajdują zastosowanie zarówno do faktur elektronicznych (tj. godnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT - faktur w formie elektronicznej wystawionych i otrzymanych w dowolnym formacie elektronicznym), jak i faktur wystawionych lub otrzymanych w formie papierowej. Przy tym obowiązujące obecnie przepisy nie przewidują wymogu przechowywania faktur w „oryginalnej postaci”, tj. w postaci, w jakiej zostały wystawione i otrzymane. Tym samym w obecnym stanie prawnym nie ma przeciwwskazań, by faktury otrzymane w postaci papierowej były przechowywane w postaci plików elektronicznych (zeskanowanych dokumentów), o ile spełnione są warunki określone w art. 112a ustawy o VAT.

Dodatkowo należy podkreślić, że ustawa o VAT nie zawiera regulacji, które zakazywałyby systemu „mieszanego”, tzn. przechowywania części faktur w formie elektronicznej, a części w wersji papierowej, jeśli w odniesieniu do wszystkich tych dokumentów spełnione są warunki wskazane w art. 112a ustawy o VAT. Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, po wprowadzeniu przez Spółkę planowanego systemu archiwizacji faktur, wszystkie warunki wskazane w ww. przepisach będą spełnione. W szczególności, zgodnie z rozważanym rozwiązaniem faktury będą przechowywane:

*   od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

*   w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (System zapewnia możliwość wyszukiwania dokumentów m.in według kryterium daty otrzymania, daty raportowania VAT, indywidualnego numeru dokumentu nadawanego w momencie wprowadzania faktury do Systemu, nazwy dostawcy/odbiorcy, numeru faktury, etc.),

*   w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (w szczególności System będzie zapewniał łatwe do prześledzenia powiązanie faktur z dokumentami uzupełniającymi, np. z zamówieniami, dokumentami dotyczącymi płatności, etc ),

*   faktury będą przechowywane w sposób zapewniający integralność treści i czytelność (integralność treści i czytelność będzie zapewniona poprzez zastosowanie nieedytowalnego formatu PDF uniemożliwiającego dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści zapisanej w Systemie faktury).

Ponadto System będzie zapewniał organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur za pomocą środków elektronicznych, pobieranie faktur oraz przetwarzanie zawartych w nich danych (tj. możliwe będzie w szczególności skopiowanie faktur na nośniki danych lub ich wydrukowanie). Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur przechowywanych w Systemie będzie zapewniona za pomocą kontroli biznesowych, które będą ustalać wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, planowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, niezależnie od tego, czy zostały wystawione lub otrzymane w wersji papierowej czy elektronicznej, będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT w zakresie, w jakim przepisy te nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje całkowite potwierdzenie w praktyce organów podatkowych. Przykładowo:

*   W interpretacji indywidualnej z dnia 11 marca2016 r. (sygn. IPPP3/4512-165/16-2/ISZ) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wskazał, że: „(\`(...)\`) podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.”

*   Podobnie w interpretacji indywidualnej z dnia 23 grudnia 2014 r. (sygn. IPPP3/443- 1005/14-2/KB) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w pełni zgodził się ze stanowiskiem podatnika, zgodnie z którym „(\`(...)\`) na gruncie Ustawy VAT możliwe jest przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej w dowolny sposób, zarówno w formie „tradycyjnej” jak również poprzez archiwizowanie ich w formie zapisu elektronicznego, o ile tylko zostaną spełnione warunki przewidziane w art. 106m oraz 112a Ustawy VAT (identyczne dla obydwu sposobów przechowywania faktur). Z uregulowań Ustawy VAT nie można natomiast wyprowadzić wniosku, iż faktura otrzymana w określonej formie (papierowej bądź elektronicznej) powinna być przechowywana przez podatnika w dalszym ciągu w tej samej formie. (…) nie ma przeszkód, aby otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej faktury VAT dokumentujące zakup towarów lub usług były skanowane i wprowadzane do Systemu a następnie przechowywane w Systemie wyłącznie w postaci zapisów elektronicznych (przy jednoczesnym niszczeniu wersji papierowych po ich archiwizacji w Systemie), o ile sposób przechowywania przez Spółkę faktur w formie elektronicznej będzie spełniać wymogi przewidziane przez Ustawę VAT”.

Analogiczne stanowisko zostało zawarte również m.in w następujących interpretacjach indywidualnych:

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27 kwietnia 2016 r. (sygn. ILPP1/4512-1- 133/16-4/AP),

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 16 lutego 2016 r. (sygn. ILPP4/4512-1-390/15-5/JW.)

Wobec powyższego, Wnioskodawca uważa, że stanowisko Spółki należy uznać za prawidłowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, s. 1 ze zm.), dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – Pojęcie faktury). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.

W myśl art. 244 ww. Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233.

W myśl art. 233 ust. 1 ww. Dyrektywy, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. „Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. „Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.

Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił - na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów - od tego wymogu, tj. przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca, otrzymuje faktury od dostawców towarów i usług w formie papierowej lub elektronicznej. Zgodnie z obowiązującymi obecnie w Spółce zasadami obiegu dokumentów, wszystkie otrzymywane faktury są wprowadzane do systemu elektronicznego SAP, w którym są następnie dekretowane i księgowane. Krąg osób mających dostęp do Systemu jest ograniczony. W przypadku faktur otrzymanych w wersji papierowej, dokumenty są wprowadzane do Systemu w postaci skanu (obrazu faktury zapisanego w postaci pliku elektronicznego). W momencie księgowania fakturze nadawany jest indywidualny numer dokumentu. Faktura (tj. e-faktura lub skan faktury otrzymanej w wersji papierowej) każdorazowo stanowi załącznik do pozycji księgowania, do której się odnosi. Obecnie Spółka przechowuje faktury otrzymane w wersji papierowej zarówno w postaci oryginalnej (archiwum „papierowe”), jak i w postaci elektronicznej (obraz faktury w Systemie). W niektórych przypadkach ze względów technicznych nie jest możliwy skan faktury otrzymanej w formie papierowej. W takich przypadkach Spółka prowadzi wyłącznie papierową archiwizację faktur, spełniającą warunki określone w przepisach ustawy o VAT (w szczególności wymogi określone w art. 106m, 112 i 112a ustawy o VAT).

Faktury sprzedażowe Spółki są generowane w Systemie. Spółka wysyła je kontrahentom w wersji elektronicznej lub papierowej (w zależności od wyboru kontrahenta). Kopie wystawionych faktur są przez Spółkę przechowywane w wersji papierowej oraz w formie obrazu elektronicznego w Systemie. Analogicznie do faktur zakupowych, fakturom sprzedażowym w momencie wygenerowania w Systemie nadawany jest indywidualny numer dokumentu. Elektroniczna faktura sprzedażowa każdorazowo stanowi załącznik do pozycji księgowania, do której się odnosi. Spółka rozważa obecnie możliwość rezygnacji z przechowywania papierowych wersji faktur i archiwizację wszystkich otrzymanych i wystawionych faktur wyłącznie w Systemie w postaci elektronicznej, niezależnie od tego, czy zostały wystawione lub otrzymane w wersji papierowej czy elektronicznej (za wyjątkiem faktur, których z przyczyn technicznych nie można przechowywać w formie elektronicznej i dla których utrzymany będzie dotychczasowy sposób archiwizacji). Zarchiwizowane w postaci elektronicznej w Systemie faktury papierowe będą niszczone.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur przechowywanych w Systemie będzie zapewniona za pomocą kontroli biznesowych, które będą ustalać wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak wskazał Wnioskodawca, będzie on przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur oraz faktury elektroniczne, w następujący sposób:

*   faktury będą przechowywane od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

*   faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (System zapewnia możliwość wyszukiwania dokumentów m in. według kryterium daty otrzymania, daty raportowania VAT, indywidualnego numeru dokumentu nadawanego w momencie wprowadzania faktury do Systemu, nazwy dostawcy/odbiorcy, numeru faktury, etc ),

*   faktury będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (w szczególności, System będzie zapewniał łatwe do prześledzenia powiązanie faktur z dokumentami uzupełniającymi, np. z zamówieniami, dokumentami dotyczącymi płatności, etc.).

*   faktury będą przechowywane w sposób zapewniający integralność treści i czytelność (integralność treści i czytelność będzie zapewniona poprzez zastosowanie nieedytowalnego formatu PDF uniemożliwiającego dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści zapisanej w Systemie faktury),

*   System będzie zapewniał organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur za pomocą środków elektronicznych, pobieranie faktur oraz przetwarzanie zawartych w nich danych (tj. możliwe będzie w szczególności skopiowanie faktur na nośniki danych lub ich wydrukowanie).

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej oraz faktur elektronicznych w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

W opisanym zdarzeniu przyszłym archiwizowanie faktur wystawianych i otrzymanych w formie papierowej oraz faktur elektronicznych w formie elektronicznej, będzie zgodne z przepisami art. 112a ustawy.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz przepisy prawa, należy stwierdzić, że Spółka będzie mogła przechowywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej, niezależnie od tego, czy zostały wystawione lub otrzymane w wersji papierowej czy elektronicznej, i zaprzestania ich archiwizacji w formie papierowej, do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Powyższe nie dotyczy faktur, których z przyczyn technicznych nie można przechowywać w formie elektronicznej i dla których, jak wskazał Wnioskodawca, utrzymany będzie dotychczasowy sposób archiwizacji.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Tut. Organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Wnioskodawcę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej.

Tej ostatecznej weryfikacji może dokonać wyłącznie właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy, należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.