Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB3/423-627/08/AM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2009-01-28
Teza: Czy kwoty zwracane pracownikom, na podstawie wewnątrzzakładowych przepisów, za przejazd środkami komunikacji publicznej w podróży służbowej na obszarze kraju, w wysokości ceny biletu PKP lub PKS w przypadku jego braku, będą kosztem uzyskania przychodu zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych?
Słowa kluczowe: bilety; delegacja-delegacja krajowa; delegacja-delegacja służbowa; komunikacja; koszt-koszty uzyskania przychodów; koszt-zwrot kosztów; pracownik; pracownik-świadczenia na rzecz pracowników
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 roku w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28 października 2008 r. (data wpływu 31 października 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów zwracanych pracownikom kosztów przejazdów z tytułu podróży służbowych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 31 października 2008 r. złożono ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów zwracanych pracownikom kosztów przejazdów z tytułu podróży służbowych.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest spółką akcyjną, podatnikiem podatku VAT i prowadzi pełną rachunkowość. Spółka nie jest jednostką państwowej, ani samorządowej jednostki sfery budżetowej. Wnioskodawca wykonuje roboty budowlano-montażowe w zakresie energetyki i telekomunikacji na terenie całej Polski. W związku z tym Spółka wypłaca pracownikom należności za czas podróży służbowej odbywanej na terenie kraju. W chwili obecnej obowiązujący w Spółce regulamin wynagradzania oraz umowy o pracę nie zawierają dodatkowych postanowień w zakresie warunków wypłacania należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Rozliczanie należności z tytułu wyjazdu służbowego następuje na podstawie przedłożonego przez pracownika druku „Polecenie wyjazdu służbowego” wraz z rachunkami (biletami) po formalnym i merytorycznym zatwierdzeniu przez osobę do tego upoważnioną. Na podstawie zebranych dokumentów potwierdzających poniesienie kosztu podróży służbowej pracownika Spółka zalicza ww. wydatek do kosztów uzyskania przychodu.

W celu mniej uciążliwego dla pracowników sposobu rozliczania w stosunku do tych, które wynikają z przepisów rozporządzenia, głównie dodanego z dniem 1 stycznia 2007 r. § 8a ust. 3, w myśl którego pracownicy zobowiązani są do załączania do rozliczenia kosztów podróży służbowej dokumentów potwierdzających wydatki, Spółka na podstawie art. 775 § 3 Kodeksu pracy zamierza określić w regulaminie wynagradzania własne zasady wypłaty należności za czas podróży służbowej pracownika na obszarze kraju. Własne uregulowania, korzystniejsze dla pracowników od tych zawartych w rozporządzeniu, zwalniałyby ich z obligatoryjnego dokumentowania wydatków podróży służbowej (przejazdów) biletami PKP, PKS. Za przejazd środkami komunikacji publicznej Spółka zwracałaby faktycznie poniesiony koszt wynikający z rachunków (biletów), a w przypadku ich braku według aktualnie stosowanych cen przez PKP lub PKS.

W związku z powyższym Wnioskodawca zadał pytanie:

Czy kwoty zwracane pracownikom, na podstawie wewnątrzzakładowych przepisów, za przejazd środkami komunikacji publicznej w podróży służbowej na obszarze kraju, w wysokości ceny biletu PKP lub PKS w przypadku jego braku, będą kosztem uzyskania przychodu zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Wydatki związane ze świadczoną przez pracownika pracą spełniają warunki do uznania tego wydatku jako kosztu poniesionego w celu osiągnięcia przychodu.

Jeżeli osoba upoważniona w zakładzie pracy potwierdza fakt odbycia przez pracownika podróży służbowej, to zwrot kosztów tej podróży należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Ustalenia zgodne z przepisami Kodeksu pracy warunków wypłacania należności za czas podróży służbowej w regulaminie wynagradzania w sposób odmienny od zawartego w rozporządzeniu, tj. na podstawie druku „Polecenie wyjazdu służbowego” rozliczanego przez delegowanego pracownika i zatwierdzonego do wypłaty wg aktualnie obowiązującego cennika PKP lub PKS, bez obowiązku załączania biletów są wystarczające do uznania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Poza biletami istnieją inne dowody potwierdzające odbycie podróży służbowej przez pracownika, np. potwierdzenie podpisem odbycia podróży służbowej przez upoważnionego pracownika, faktury za nocleg i inne dokumenty świadczące o wykonaniu zadania, np. zlecenia, protokoły robót budowlano-montażowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, ze zm.) – dalej: ustawa – kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Wiąże się to z koniecznością każdorazowej indywidualnej oceny prawnej poniesionego przez podatnika wydatku. Wyjątkiem będzie jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu. Kosztem uzyskania przychodów będą zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia.

W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawarto przepisów dotyczących udokumentowania wydatków. Pośrednio kwestię tą reguluje art. 9 ust. 1 ustawy, który zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Ustawodawca nie narzuca zatem żadnych technicznych rozwiązań, co do sposobu dokumentowania transakcji w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania oraz wysokości należnego podatku za dany rok podatkowy.

Obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową wynika z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Zgodnie z § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia tych dokumentów nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona odpowiednio w:

1.  rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990, ze zm.),
2.  rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991, ze zm.) – art. 775 § 4 Kodeksu pracy.

W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników należy podkreślić, że w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 ustawy nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji, niezależnie od tego, czy wypłacane pracownikom środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia, czy też na podstawie odrębnych przepisów, zgodnie z przepisami prawa pracy – dietą lub inną należnością, mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają dyspozycję art. 15 ust. 1.

Nie uważa się jednakże za koszty uzyskania przychodów – na mocy art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy – niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g. Do kosztów podatkowych nie można również zaliczyć nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek, z zastrzeżeniem pkt 40, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek (art. 16 ust. 1 pkt 57a ustawy).

Należy ponadto podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” należy do zakresu prawa pracy – art. 775 § 1 Kodeksu pracy, co w konsekwencji skutkuje faktem, iż ocenie przez tutejszy organ nie podlegała kwestia dotycząca obowiązku czy zasadności zwracania pracownikom kosztów przejazdów i innych należności za czas podróży służbowych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu jej datowania.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.