Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.557.2020.2.MT
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-12-14
Teza: możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz archiwizacji paragonów fiskalnych w dokumentacji Spółki w przedstawionym Modelu I oraz Modelu II
Słowa kluczowe: dokumentacja; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; paragon-paragon fiskalny
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 2 września 2020 r. (data wpływu 14 września 2020 r.), uzupełnionym pismem z dnia 6 listopada 2020 r. (data wpływu 13 listopada 2020 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 29 października 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.557.2020.2.MT (doręczone w dniu 2 listopada 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz archiwizacji paragonów fiskalnych w dokumentacji Spółki w przedstawionym Modelu I oraz Modelu II - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 września 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej podatku od towarów i usług w możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz archiwizacji paragonów fiskalnych w dokumentacji Spółki w przedstawionym Modelu I oraz Modelu II. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 6 listopada 2020 r. (data wpływu 13 listopada 2020 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 29 października 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.557.2020.1.MT (doręczone w dniu 2 listopada 2020 r.).

We wniosku przedstawiono następujący zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Przedmiotem działalności gospodarczej prowadzonej przez Wnioskodawcę jest sprzedaż towarów i usług. Sprzedaż ta podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (dalej „VAT”) na podstawie przepisów Ustawy VAT.

Ze względu na funkcjonalności stosowanych przez Wnioskodawcę systemów, w tym systemów magazynowych, co do zasady wszystkie dostawy realizowane przez Wnioskodawcę (zarówno te realizowane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej występujących w roli konsumentów, jak i dostawy realizowane na rzecz podatników VAT) są ewidencjonowane za pomocą kas rejestrujących. Na życzenie klientów w Punkcie Obsługi Klienta wystawiane są faktury VAT - faktura VAT drukowana jest w dwóch egzemplarzach. Jeden z egzemplarzy odbiera klient, drugi, wraz z przypiętym do niego paragonem fiskalnym przechowywany jest przez Wnioskodawcę przez okres sześciu lat. Na fakturach, poza wymaganymi przepisami ustawy VAT danymi zawsze wskazywany jest numer paragonu do którego wystawiana jest faktura.

W celu zmniejszenia kosztów fakturowania i archiwizacji dokumentów Wnioskodawca planuje zmienić dotychczasowe zasady fakturowania i archiwizacji faktur.

Wnioskodawca zamierza

1.  zachęcać swoich klientów do akceptacji faktur wystawianych i wysyłanych w formie elektronicznej;
2.  zrezygnować z przechowywania faktur sprzedaży w formie papierowej.

Zgodnie z rozważanym modelem klienci, którzy wyrażą zgodę na dostarczenie faktury VAT w formie elektronicznej będą otrzymywać faktury na wskazany adres e-mail. Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur wystawianych w formie elektronicznej. Wnioskodawca przechowywał będzie faktury w postaci elektronicznej. W wersji papierowej przechowywane będą wyłącznie paragony.

Jeśli klient, nie wyrazi zgody na dostarczenie faktury VAT w formie elektronicznej, wówczas drukowany byłby tylko jeden egzemplarz faktury - ten który otrzyma nabywca. Podobnie jak w przypadku faktur wysyłanych do klienta w formie elektronicznej, również w tym przypadku w wersji papierowej przechowywane będą tylko paragony. Egzemplarz Wnioskodawcy byłby przechowywany w wersji elektronicznej. Również w tym przypadku Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur wystawianych w formie elektronicznej.

W obydwu przypadkach (faktura wysłana do klienta w formie elektronicznej, faktura wydana klientowi w formie papierowej) wystawione przez Wnioskodawcę faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.

Jak wskazano powyżej paragony przechowywane będą w formie papierowej. Na fakturach widnieć będą numery paragonów, co pozwoli na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję. W każdej chwili możliwe będzie odnalezienie w systemie faktury wystawionej do danego paragonu. Planowany przez Wnioskodawcę system archiwizacji faktur i paragonów pozwoli w łatwy sposób zidentyfikować i odnaleźć paragon i fakturę dokumentujące tę samą transakcję.

W piśmie uzupełniającym z dnia 6 listopada 2020 r. Wnioskodawca wskazał, co następuje:

Spółka rozważa dwa modele sporządzania, wydawania i przechowywania faktur VAT oraz przechowywania paragonów fiskalnych.

Model I

W przypadku w jakim klient wyrazi zgodę na dostarczenie faktury VAT w formie elektronicznej, faktura VAT w formie papierowej nie będzie wystawiana. Zarówno egzemplarz faktury VAT dla klienta, jak i egzemplarz faktury VAT podlegający zachowaniu w dokumentacji Spółki będą mieć wyłącznie formę elektroniczną. Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur VAT wystawianych w formie elektronicznej. Spółka będzie przechowywać w dokumentacji faktury VAT w postaci elektronicznej. W wersji papierowej przechowywane będą wyłącznie paragony.

Model II

Jeśli klient, nie wyrazi zgody na dostarczenie faktury VAT w formie elektronicznej, wówczas w wersji papierowej sporządzany (drukowany) będzie tylko jeden egzemplarz faktury - ten który otrzyma nabywca (egzemplarz faktury VAT przeznaczony dla klienta). Egzemplarz faktury VAT podlegający zachowaniu w dokumentacji Spółki będzie mieć wyłącznie formę elektroniczną.

W ujęciu praktycznym oznacza to, że Spółka nie będzie drukować egzemplarza faktury VAT podlegającego zgodnie z przepisami Ustawy o VAT zachowaniu w dokumentacji wystawcy, a następnie tworzyć z tak sporządzonego wydruku faktury VAT faktury elektronicznej (np. w procesie skanowania) i w dalszej kolejności niszczyć papierowego egzemplarza faktury VAT, lecz egzemplarz faktury VAT jaki ma być zachowany w dokumentacji Spółki będzie mieć formę elektroniczną ab initio. Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność egzemplarza faktur VAT podlegającego zgodnie z przepisami Ustawy o VAT zachowaniu w dokumentacji Spółki (jako wystawcy) sporządzanego w formie elektronicznej. W wersji papierowej przechowywane będą w dokumentacji Spółki tylko paragony.

Spółka wyjaśnia, że zarówno w Modelu I jak i w Modelu II nie będzie niszczyć egzemplarzy faktur VAT, które zgodnie z przepisami Ustawy o VAT będą podlegać obowiązkowi zachowania w dokumentacji Spółki (jako wystawcy), wobec tego, że egzemplarz faktury podlegający zachowaniu w dokumentacji Spółki nie będzie sporządzany w wersji papierowej. Wnioskodawca nie wyklucza, że faktury elektroniczne mogą być przechowywane na serwerach zlokalizowanych poza terytorium Polski. W przypadku przechowywania faktur elektronicznych na serwerach zlokalizowanych poza terytorium Polski, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celnoskarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej będzie możliwy dostęp on-line do tych faktur.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania (ostatecznie sformułowane w piśmie uzupełniającym z dnia 6 listopada 2020 r.):

1.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego jako Model I sposób: archiwizacji paragonów, sporządzania egzemplarza faktury VAT podlegającego wydaniu klientowi (nabywcy), sporządzania egzemplarza faktury VAT podlegającego zgodnie z przepisami Ustawy VAT obowiązkowi zachowania w dokumentacji Wnioskodawcy (jako wystawcy), przechowywania egzemplarza faktury VAT podlegającego zgodnie z przepisami Ustawy o VAT obowiązkowi zachowania w dokumentacji Wnioskodawcy jest zgodny z wymogami zdefiniowanymi w Ustawie VAT?
2.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego jako Model II sposób: archiwizacji paragonów, sporządzania egzemplarza faktury VAT podlegającego wydaniu klientowi (nabywcy), sporządzania egzemplarza faktury VAT podlegającego zgodnie z przepisami Ustawy VAT obowiązkowi zachowania w dokumentacji Wnioskodawcy (jako wystawcy), przechowywania egzemplarza faktury VAT podlegającego zgodnie z przepisami Ustawy VAT obowiązkowi zachowania w dokumentacji Wnioskodawcy jest zgodny z wymogami wynikającymi z przepisów Ustawy VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego jako Model I sposób: archiwizacji paragonów, sporządzania egzemplarza faktury VAT podlegającego wydaniu klientowi (nabywcy), sporządzania egzemplarza faktury VAT podlegającego zgodnie z przepisami Ustawy VAT obowiązkowi zachowania w dokumentacji Wnioskodawcy (jako wystawcy), przechowywania egzemplarza faktury VAT podlegającego zgodnie z przepisami Ustawy VAT obowiązkowi zachowania w dokumentacji Wnioskodawcy jest zgodny z wymogami zdefiniowanymi w Ustawie VAT.
2.  Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego jako Model II sposób: archiwizacji paragonów, sporządzania egzemplarza faktury VAT podlegającego wydaniu klientowi (nabywcy), sporządzania egzemplarza faktury VAT podlegającego zgodnie z przepisami Ustawy VAT obowiązkowi zachowania w dokumentacji Wnioskodawcy (jako wystawcy), przechowywania egzemplarza faktury VAT podlegającego zgodnie z przepisami Ustawy VAT obowiązkowi zachowania w dokumentacji Wnioskodawcy jest zgodny z wymogami wynikającymi z przepisów Ustawy VAT.

Ad 1)

Zgodnie z art. 106b ust. 1 Ustawy VAT Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

W myśl art. 2 pkt 31 Ustawy VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Jednocześnie fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 Ustawy VAT jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 Ustawy VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Na podstawie art. 106g ust. 3 pkt 1 w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Wszystkie faktury (niezależnie od tego, czy są to faktury wystawione w formie elektronicznej, czy też są to dokumenty wydrukowane i wydane kontrahentowi/przechowywane w dokumentacji podatnika w formie papierowej) powinny spełniać kryterium autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m Ustawy VAT, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa sam podatnik. Mogą one być zapewnione za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Przepis art. 112 Ustawy VAT zobowiązuje podatników do przechowywania ewidencji prowadzonych dla celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumentów, w szczególności faktur, związanych z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 Ustawy VAT podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednocześnie, zgodnie z art. 112a ust. 4 Ustawy VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Kwestia wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż zarejestrowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej uregulowana została w art. 106h Ustawy VAT. W myśl powołanej regulacji:

1.  W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.
2.  Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
3.  W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedały zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.
4.  Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Jak wynika z powołanych powyżej przepisów ustawodawca nie narzuca podatnikom konkretnego sposobu archiwizowania faktur, czy paragonów dokumentujących transakcje opodatkowane VAT.

W szczególności Ustawa VAT nie wprowadza obowiązku przechowywania faktur w formie, w jakiej faktura została wydana nabywcy. Nie ma zatem przeszkód, aby w przypadku wydania nabywcy faktury w formie papierowej egzemplarz sprzedawcy przechowywany był w formie elektronicznej o ile stosowany przez podatnika sposób archiwizacji dokumentów spełnia wymogi wskazane przepisami Ustawy VAT, w szczególności faktury przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniono łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stanowisko takie potwierdzają orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego. Przykładowo, w wyroku z dnia 24 maja 2012 r. (sygn. akt I FSK 1228/11) Sąd wskazał, że „Naczelny Sąd Administracyjny w tym składzie podziela też stanowisko zawarte w wyroku NSA z 3 listopada 2009 r. sygn. akt I FSK 1169/08, że w sytuacji, gdy ustawodawca krajowy nie skorzystał z opcji przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE, to nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur. Istotne jest bowiem przede wszystkim to, by zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści przechowywanych faktur”.

Podobnie na temat „mieszanego” systemu przechowywania faktur wypowiadają się organy podatkowe w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych na wniosek podatników. Przykładowo:

1.  w interpretacji indywidualnej z dnia z dnia 23 maja 2017 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa) organ podatkowy potwierdził możliwość przechowywania w formie elektronicznej egzemplarza faktury przeznaczonego dla sprzedawcy, w sytuacji, gdy egzemplarz faktury przeznaczony dla nabywcy będzie drukowany i wysyłany do niego w formie papierowej;
2.  w interpretacji indywidualnej Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2016 r. (sygn. IPPP3/4512-497/16-3/RD) wskazał, że „przechowywanie faktur wystawionych w formie elektronicznej oraz papierowej archiwizowanej w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka wystawiła dla kontrahentów faktury sprzedażowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne);
3.  w interpretacji indywidualnej z dnia 17 grudnia 2015 r. (sygn. IPPP2/4512-1107/15-2/BH) uznano za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym w przypadku wystawiania faktur dokumentujących dostawę towarów możliwe jest i zgodne z przepisami art. 106b, 106g i 112a ustawy o podatku od towarów i usług przechowywanie egzemplarza faktur przeznaczonych dla Spółki wysyłanych kontrahentowi w formie papierowej tylko i wyłącznie w formie PDF i odstąpił od uzasadnienia swojego stanowiska;
4.  w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 4 listopada 2014 r. (sygn. IPPP1/443-959/14-2/MPe) wskazano, że: „(\`(...)\`) planowane działania Spółki zawarte w opisie zdarzenia przyszłego dotyczące przechowywania w formie plików PDF wszystkich faktur sklepów internetowych, niezależnie od tego czy będą to faktury elektroniczne, tj. wystawione i przekazane do klientów w formie elektronicznej czy też będą to faktury wystawione elektronicznie ale przekazane do klientów w formie papierowej, spełniają kryteria art. 112a oraz art. 106h ust. 3 ustawy o VAT”;
5.  w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 5 czerwca 2014 r. (sygn. IPPP1/443-559/14-2/IGo), w której organ stwierdził, że: „obecne regulacje prawne dopuszczają. możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawianych kontrahentom, jak i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści. Ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. np. w systemie, który nie pozwala na jakąkolwiek modyfikację treści zapisów przechowywanych tam kopii faktur.”

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, faktury przekazywane nabywcom w formie papierowej przechowywane byłyby przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przyjęty przez Spółkę sposób archiwizowania faktur w wersji elektronicznej będzie zatem zgodny z wymogami stawianymi przez Ustawę VAT, w szczególności art. 112 i 112a Ustawy VAT.

Również archiwizacja paragonów spełniać będzie wymogi wskazane przepisami Ustawy VAT. Wskazać należy, że szczególne regulacje dotyczące dokumentowania fakturami sprzedaży transakcji zaewidencjonowanych za pomocą kas rejestrujących związane są ze specyficzną sytuacją, gdzie ta sama transakcja udokumentowana jest dwoma różnymi dokumentami, a wystawienie faktury VAT co do zasady nie wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego w VAT.

Ustawodawca, chcąc zapewnić kontrolę nad takimi transakcjami wprowadził wymóg gromadzenia przez sprzedawców paragonów dokumentujących sprzedaż. W przypadku faktur wystawianych w formie papierowej sprzedawca zobowiązany jest dołączyć paragon faktury, a w przypadku faktur elektronicznych (gdzie nie ma technicznej możliwości „dołączenia” do nich paragonu) zostawić paragon w swojej dokumentacji. W obydwu przypadkach sprzedawca zobowiązany jest archiwizować paragony w sposób pozwalający na sprawne zidentyfikowanie paragonu i faktury dokumentujących tę samą transakcję.

Wskazać należy, że również w tym przypadku ustawodawca nie definiuje szczegółowych zasad archiwizacji paragonów pozostawiając podatnikom dowolność w tym zakresie. Istotne jest, aby - niezależnie od zastosowanych przez podatników rozwiązań technicznych - przyjęty sposób archiwizacji paragonów i faktur dokumentujących transakcje ewidencjonowane za pomocą kas rejestrujących zapewniał możliwość sprawnego zidentyfikowania paragonu i faktury odnoszących się do tej samej transakcji.

Stanowisko takie potwierdzają organy podatkowe w wydawanych na wniosek podatników interpretacjach indywidualnych wskazując, że w przypadku faktur elektronicznych podatnicy nie tylko mają dowolność w ustaleniu sposobu „łączenia” archiwizowanych paragonów z wystawianymi fakturami sprzedaży, ale mogą nawet niszczyć drukowane paragony i przechowywać wyłącznie ich elektroniczne kopie (przykładowo: interpretacja indywidualna z dnia 20 maja 2020 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.209.2020.1.JG, interpretacja indywidualna z 21 czerwca 2018 r. sygn. 0111-KDIB3-2.4012.255.2018.2.ASZ, interpretacja indywidualna z 23 lutego 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.13.2018.1).

Zgodnie z przedstawionym we wniosku opisie zdarzenia przyszłego, egzemplarz faktury pozostający w dokumentacji Wnioskodawcy archiwizowany będzie w formie elektronicznej. Stąd, dla objętych zapytaniem faktur dokumentujących sprzedaż ewidencjonowaną za pomocą kasy rejestrującej zastosowanie będzie miał art. 106h ust. 3 Ustawy VAT - Wnioskodawca zobowiązany będzie zostawić paragon w dokumentacji z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Jak wskazano w przedstawionym we wniosku opisie zdarzenia przyszłego paragony przechowywane będą w formie papierowej. Na fakturach widnieć będą numery paragonów, co pozwoli na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję. W każdej chwili możliwe będzie odnalezienie w systemie faktury wystawionej do danego paragonu. Planowany przez Wnioskodawcę system archiwizacji faktur i paragonów pozwoli zatem w łatwy sposób zidentyfikować i odnaleźć paragon i fakturę dokumentujące tę samą transakcję.

Spełnione zostaną zatem również wymogi wynikające z art. 106h Ustawy VAT.

Ad 2)

Argumenty przedstawione w uzasadnieniu stanowiska Wnioskodawcy do pytania nr 1 pozostają aktualne również w przypadku planowanych zasad archiwizacji paragonów i faktur sprzedaży w przypadku transakcji dokumentowanych fakturami elektronicznymi wysyłanymi na wskazany przez kontrahenta adres e-mail.

Jak wskazano w przedstawionym we wniosku opisie zdarzenia przyszłego, również w tym przypadku:

1.  faktury dokumentujące sprzedaż przechowywane będą w formie elektronicznej, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  Wnioskodawca zachowywać będzie w swojej dokumentacji paragony dokumentujące analizowane transakcje sprzedaży;
3.  na fakturach widnieć będą numery paragonów, co pozwoli na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję - w każdej chwili możliwe będzie odnalezienie w systemie faktury wystawionej do danego paragonu (system archiwizacji faktur i paragonów pozwoli w łatwy sposób zidentyfikować i odnaleźć paragon i fakturę dokumentujące tę samą transakcję). 

Tym samym również w przypadku transakcji dokumentowanych fakturami elektronicznymi wysyłanymi na wskazany przez kontrahenta adres e-mail planowany przez Wnioskodawcę sposób archiwizacji faktur i paragonów spełni kryteria wskazane przepisami Ustawy VAT.

Podsumowując wskazać należy, że w świetle przedstawionych powyżej argumentów, nie ulega wątpliwości, że w obydwu przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego przypadkach, tj.:

1.  w przypadku transakcji dokumentowanych fakturami elektronicznymi wysyłanymi na wskazany przez kontrahenta adres e-mail,
2.  w przypadku, gdy egzemplarz przeznaczony dla nabywcy będzie drukowany i wydawany w formie papierowej, a egzemplarz pozostający u Wnioskodawcy będzie archiwizowany w formie elektronicznej,

planowany przez Spółkę sposób archiwizacji faktur i paragonów spełni kryteria wskazane przepisami Ustawy VAT w szczególności art. 106h ust. 3, art. 112 i art. 112a Ustawy VAT. Planowane działania Wnioskodawcy zakresie archiwizacji przedmiotowych dokumentów będą zatem prawidłowe i zgodne z wymogami Ustawy VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

W myśl art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą o VAT”, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem, podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

1.  w postaci papierowej lub
2.  za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl art. 2 pkt 32 ustawy o VAT - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy o VAT – w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Zgodnie z art. 106h ust. 4 ustawy o VAT – przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W myśl art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT – na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1 – jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

W myśl art. 106b ust. 5 ustawy o VAT w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów – co do zasady – podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Zatem ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Niemniej jednak, stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż. Zasada ta nie dotyczy czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – art. 106m ust. 2 ustawy o VAT. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – art. 106m ust. 3 ustawy o VAT. Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Należy zauważyć, że dla potrzeb przepisów ustawy o VAT, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy o VAT poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT:

1.  Podatnicy przechowują:
    1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
    2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju,
3.  Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub szefowi krajowej administracji skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
4.  Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub szefowi krajowej administracji skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest zobowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że przedmiotem działalności gospodarczej prowadzonej przez Wnioskodawcę jest sprzedaż towarów i usług, która podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Ze względu na funkcjonalności stosowanych przez Wnioskodawcę systemów, w tym systemów magazynowych, co do zasady wszystkie dostawy realizowane przez Wnioskodawcę są ewidencjonowane za pomocą kas rejestrujących. Na życzenie klientów w Punkcie Obsługi Klienta wystawiane są faktury - faktura drukowana jest w dwóch egzemplarzach. Jeden z egzemplarzy odbiera klient, drugi, wraz z przypiętym do niego paragonem fiskalnym przechowywany jest przez Wnioskodawcę przez okres sześciu lat. Na fakturach, poza wymaganymi przepisami ustawy o VAT danymi zawsze wskazywany jest numer paragonu, do którego wystawiana jest faktura. Klienci, którzy wyrażą zgodę na dostarczenie faktury w formie elektronicznej będą otrzymywać faktury na wskazany adres e-mail. Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur wystawianych w formie elektronicznej. Wnioskodawca przechowywał będzie faktury w postaci elektronicznej. W wersji papierowej przechowywane będą wyłącznie paragony. Jeśli klient, nie wyrazi zgody na dostarczenie faktury w formie elektronicznej, wówczas drukowany będzie tylko jeden egzemplarz faktury - ten który otrzyma nabywca. Podobnie jak w przypadku faktur wysyłanych do klienta w formie elektronicznej, również w tym przypadku w wersji papierowej przechowywane będą tylko paragony. Egzemplarz Wnioskodawcy byłby przechowywany w wersji elektronicznej. Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur wystawianych w formie elektronicznej. W obydwu przypadkach (faktura wysłana do klienta w formie elektronicznej, faktura wydana klientowi w formie papierowej) wystawione przez Wnioskodawcę faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Na fakturach widnieć będą numery paragonów, co pozwoli na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję. W każdej chwili możliwe będzie odnalezienie w systemie faktury wystawionej do danego paragonu. Planowany przez Wnioskodawcę system archiwizacji faktur i paragonów pozwoli w łatwy sposób zidentyfikować i odnaleźć paragon i fakturę dokumentujące tę samą transakcję.

W Modelu I w przypadku, w jakim klient wyrazi zgodę na dostarczenie faktury w formie elektronicznej, faktura w formie papierowej nie będzie wystawiana. Zarówno egzemplarz faktury dla klienta, jak i egzemplarz faktury podlegający zachowaniu w dokumentacji Spółki będą mieć wyłącznie formę elektroniczną. Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur wystawianych w formie elektronicznej. Spółka będzie przechowywać w dokumentacji faktury w postaci elektronicznej. W wersji papierowej przechowywane będą wyłącznie paragony.

W Modelu II jeśli klient nie wyrazi zgody na dostarczenie faktury w formie elektronicznej, wówczas w wersji papierowej sporządzany (drukowany) będzie tylko jeden egzemplarz faktury - ten który otrzyma nabywca (egzemplarz faktury przeznaczony dla klienta). Egzemplarz faktury podlegający zachowaniu w dokumentacji Spółki będzie mieć wyłącznie formę elektroniczną. Spółka nie będzie drukować egzemplarza faktury podlegającego zachowaniu w dokumentacji wystawcy, a następnie tworzyć z tak sporządzonego wydruku faktury elektronicznej i niszczyć papierowego egzemplarza faktury, lecz egzemplarz faktury jaki ma być zachowany w dokumentacji Spółki będzie mieć formę elektroniczną. Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność egzemplarza faktur podlegających zachowaniu w dokumentacji Spółki sporządzanych w formie elektronicznej. W wersji papierowej przechowywane będą w dokumentacji Spółki tylko paragony.

Spółka wskazała, że zarówno w Modelu I jak i w Modelu II nie będzie niszczyć egzemplarzy faktur, które będą podlegać obowiązkowi zachowania w dokumentacji Spółki, wobec tego, że egzemplarz faktury podlegający zachowaniu w dokumentacji Spółki nie będzie sporządzany w wersji papierowej. W przypadku przechowywania faktur elektronicznych na serwerach zlokalizowanych poza terytorium Polski, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celnoskarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej będzie możliwy dostęp on-line do tych faktur.

Ad 1 i 2

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do elektronicznego sposobu przechowywania faktur w przedstawionym Modelu I (w sytuacji, gdy faktury będą wystawiane i przesyłane tylko i wyłącznie w formie elektronicznej) oraz Modelu II (w sytuacji, gdy faktury będą wystawiane i przesyłane w formie papierowej, natomiast u Wnioskodawcy będą przechowywane w formie elektronicznej).

Wnioskodawca wskazał, że zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność egzemplarzy faktur podlegających zachowaniu w dokumentacji Spółki (jako wystawcy) w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe - zarówno tych wystawianych na rzecz kontrahenta w formie elektronicznej (Model I), jak również tych wystawianych na rzecz kontrahenta w formie papierowej (Model II). Jak wynika z opisu sprawy zarówno w Modelu I jak i w Modelu II Spółka egzemplarz faktury podlegający zachowaniu w dokumentacji Spółki nie będzie sporządzany w wersji papierowej. Wnioskodawca wskazał, że w przypadku przechowywania faktur elektronicznych na serwerach zlokalizowanych poza terytorium Polski, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celnoskarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej będzie możliwy dostęp on-line do tych faktur. Przedstawione zdarzenie przyszłe wskazuje, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy o VAT, warunki przechowywania wystawianych faktur, tj. będą one przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe, z możliwością ich odszukania i wydruku do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Również organy podatkowe będą miały zapewniony dostęp do wskazanych faktur przechowywanych w wersji elektronicznej oraz możliwość ich poboru, drukowania i przetwarzania.

Należy stwierdzić, że opisany przez Wnioskodawcę sposób archiwizowania faktur elektronicznych zarówno w Modelu I jak i Modelu II będzie zgodny z powołanymi przepisami ustawy o VAT i tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Wnioskodawca wskazał w opisie sprawy, że w wersji papierowej przechowywane będą w dokumentacji Spółki tylko paragony. Na fakturach przechowywanych w formie elektronicznej widnieć będą numery paragonów, co pozwoli na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję. Należy zauważyć, że ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów fiskalnych, dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie elektronicznej. Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis sprawy stwierdzić należy, że przechowywanie przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych w formie papierowej będzie prawidłowe.

Podsumowując, w przypadku transakcji dokumentowanych fakturami elektronicznymi wysyłanymi drogą elektroniczną do kontrahenta oraz w przypadku, gdy egzemplarz przeznaczony dla nabywcy będzie drukowany i wydawany w formie papierowej, a egzemplarz pozostający u Wnioskodawcy będzie archiwizowany w formie elektronicznej - planowany przez Spółkę sposób archiwizacji faktur i paragonów spełni kryteria wskazane w art. 106h ust. 3, art. 112 i art. 112a ustawy o VAT.

Należy wskazać, że konieczność przedstawienia dowodów potwierdzających prawidłowość operacji gospodarczych nie jest elementem zastosowania przepisu - może się ona pojawić dopiero na etapie ewentualnych późniejszych postępowań podatkowych lub kontrolnych. Wówczas, zgodnie z ogólną zasadą prawa, że ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie wywodzącej z tego faktu skutki prawne, podatnik będzie musiał wykazać, że prawidłowo zaewidencjonował dokonywane transakcje sprzedaży towarów czy/i usług. Zatem przechowywanie faktur przez podmiot gospodarczy służy celom dowodowym dokumentowania przeprowadzonych transakcji, a prawidłowość tych dokumentów i dokonanych czynności w drodze kontroli/postępowania podatkowego weryfikują właściwe organy podatkowe.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko i wyłącznie kwestii objętej przedmiotem wniosku (pytaniami) Zainteresowanego, tj. przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz sposobu archiwizacji paragonów fiskalnych we wskazanym Modelu I i Modelu II. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniami, tj. kwestie wydawania faktur uproszczonych, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego i stanu faktycznego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w …, ul…., …, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.