Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP4-2.4012.49.2021.1.AS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-08-03
Teza: Dokumenty wymienione w punkach a) do i) odnoszą się do uzgodnienia z usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania, zatem należy uznać, że stanowić będą dokumentację, o której mowa w art. 29a ust. 13 ustawy, której posiadanie uprawnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej.
Słowa kluczowe: dokumentacja; faktura-faktura korygująca; korekta; odliczenia-prawo do odliczenia; opodatkowanie-podstawa opodatkowania
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30c

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 29 stycznia 2021 r. (data wpływu 29 stycznia 2021 r.), uzupełnionym pismem z 12 kwietnia 2021 r. (data wpływu 12 kwietnia 2021 r.) w odpowiedzi na wezwanie z 6 kwietnia 2021 r. (doręczone 6 kwietnia 2021 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   prawa do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej w oparciu o dokumentację opisaną w punktach od a) do i) – **jest prawidłowe**,

*   prawa do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej w oparciu o dokumentację opisaną w punkcie j) – **jest nieprawidłowe**.

UZASADNIENIE

29 stycznia 2021 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej w oparciu o posiadaną dokumentację.

Wniosek uzupełniono pismem z 12 kwietnia 2021 r. (data wpływu 12 kwietnia 2021 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie z 6 kwietnia 2021 r. (doręczone 6 kwietnia 2021 r.)

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Spółka S.A. \[dalej: Wnioskodawca lub Spółka\] jest czynnym podatnikiem podatku VAT świadczącym głównie usługi hotelowe na terytorium Polski.

Klientami Spółki są osoby fizyczne oraz osoby prawne, posiadające miejsce zamieszkania lub siedzibę w Polsce, jak również poza Polską. Faktury za usługi hotelowe są wystawiane z polskim podatkiem VAT, zarówno w przypadku usług świadczonych na rzecz osób i podmiotów krajowych, jak i zagranicznych - zgodnie z art. 28e Ustawy o VAT.

W związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością zdarzają się sytuacje, które wymagają od Spółki wystawienia faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania z tytułu świadczonych usług, jak również kwoty należnego podatku VAT. Przyczyny wystawienia faktur korygujących mogą być bardzo różne, m.in. wynikają one ze zmiany warunków rezerwacji (np. przedpłata na rezerwację dotyczyła dłuższego pobytu w hotelu niż pobyt faktyczny, bądź rezerwacja obejmowała więcej osób niż faktycznie korzystało z noclegów w hotelu), z udzielenia rabatu, wskazania na fakturze błędnego nabywcy, pomyłki w cenie, czy też w rodzaju wykonanych usług, anulacji przedpłaconej rezerwacji.

Wszystkie faktury są wystawiane przez Spółkę w systemach operacyjnych. Spółka nie wystawia i nie wysyła faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej.

Faktura korygująca jest przekazywana do klienta (nabywcy usług) osobiście (tzw. dostarczenie do rąk własnych, które ma miejsce najczęściej w hotelu po wymeldowaniu klienta), lub przesyłką pocztową.

W związku z nowelizacją przepisów Ustawy o VAT, wprowadzoną w ramach tzw. pakietu SLIM VAT (Ustawa z dnia 27 listopada 2020 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw; Dz. U. z 2020 r. poz. 2419), od dnia 1 stycznia 2021 r. nastąpiła zmiana brzmienia art. 29a ust. 13, określającego warunki, których spełnienie uprawnia podatnika do obniżenia podstawy opodatkowania z tytułu wystawionych przez niego faktur korygujących „in minus”. Wnioskodawca planuje wprowadzić nową procedurę dotyczącą dokumentacji, z której wynika uzgodnienie z nabywcami usług warunków obniżania podstawy opodatkowania w przypadku wystąpienia konieczności wystawiania faktur korygujących oraz spełnienie tych warunków \[dalej: nowa Procedura\].

Celem nowej Procedury będzie określenie listy dokumentów, z których każdy z osobna będzie uznany za dokumentację, z której wynikać będzie, że podatnik (Wnioskodawca) uzgodnił z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania i warunki te zostały spełnione, na podstawie art. 29a ust. 13 Ustawy o VAT, uprawniających Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego w rozliczeniach VAT, odpowiednio po wystawieniu faktury korygującej.

Spółka planuje stosować w ramach nowej Procedury następujące formy i dokumenty dotyczące uzgodnienia z klientem warunków obniżenia podstawy opodatkowania i spełnienia tych warunków:

1.  uzyskanie od klienta oświadczenia woli o wyrażeniu zgody na warunki obniżenia podstawy opodatkowania w formie podpisu na fakturze korygującej na miejscu w hotelu, w przypadku gdy do zmiany warunków dochodzi w czasie pobytu klienta w hotelu;
2.  otrzymanie przez Spółkę akceptacji klienta zmiany warunków transakcji w formie wiadomości e-mail, która będzie odpowiedzią na prośbę Spółki o akceptację zmiany warunków transakcji wysłaną w formie wiadomości e-mail;
3.  potwierdzenie z wewnętrznego systemu rezerwacyjnego Spółki, iż rezerwacja została anulowana lub zmodyfikowana przez klienta;
4.  potwierdzenie z zewnętrznego systemu rezerwacyjnego (np. …, …, … itp.), iż rezerwacja została anulowana lub zmodyfikowana;
5.  korespondencja z klientem potwierdzająca zmianę warunków transakcji (np. wiadomości elektroniczne o anulowaniu lub skróceniu rezerwacji);
6.  sporządzona przez pracownika hotelu notatka służbowa, która potwierdza uzgodnienia telefoniczne z klientem o zmianie warunków lub anulowaniu rezerwacji;
7.  w przypadku braku możliwości uzyskania przez Spółkę innych dokumentów potwierdzających uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienie - wyciąg bankowy potwierdzający dokonany przez klienta przelew płatności za usługę, jeśli płatność stanowi kwotę odpowiadającą kwocie faktury pierwotnej po obniżeniu o kwotę wynikającą z faktury korekty i w tytule przelewu zamieszczono numer faktury korygującej. Spółka stoi na stanowisku, że realizacja przelewu na zaktualizowaną, skorygowaną kwotę, stanowi wyraz akceptacji warunków transakcji stanowiących podstawę obliczenia tej kwoty i spełnienia tych warunków. Gdyby bowiem usługobiorca nie wyraził zgody na te warunki, to zrealizowałby przelew na kwotę wynikającą z faktury pierwotnej;
8.  w przypadku braku możliwości uzyskania przez Spółkę innych dokumentów potwierdzających uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienie - wyciąg z rachunku bankowego Spółki zawierający przelewy wychodzące lub potwierdzenie dokonania przelewu przez Spółkę, z których to dokumentów wynika, że Spółka zwróciła klientowi kwotę wynikającą z faktury korygującej;
9.  w przypadku braku możliwości uzyskania przez Spółkę innych dokumentów potwierdzających uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienie - potwierdzenie z terminala kart kredytowych lub innego systemu płatniczego (…, …, …, czy innych operatorów), że na rzecz Klienta zostało wykonane uznanie (zwrot) w efekcie uznania reklamacji klienta w toku procedury chargeback,
10.  w przypadku oczywistej pomyłki samo wystawienie faktury korygującej przez Spółkę, która ma na celu poprawienie błędu oznacza przywrócenie uzgodnionych warunków z klientem, które również niewątpliwie zostały spełnione (np. pomyłka w cenie, błędne wskazanie nabywcy).

W piśmie uzupełniającym w zakresie okoliczności uzgodnienia z klientem warunków obniżenia podstawy opodatkowania (dotyczy punktu j) Spółka wskazała, że przypadki, których dotyczy punkt j odnoszą się do sytuacji, w której pomyłka na fakturze jest oczywista i bezsporna. W takich przypadkach może dojść do zmiany kwot podatku i wartości brutto wykazanych na fakturze, jednakże nie dochodzi do zwrotu płatności na rzecz klienta.

Pomyłka najczęściej jest stwierdzona tuż po wystawieniu faktury. Pomyłka jest oczywista i bezsporna. Przykładowo dotyczy to sytuacji, w której nabywca nie wykupił usługi parkingowej, a recepcjonista uwzględnił ją w cenie i na fakturze. Zdarzają się też pomyłki w cenie za dany pokój, np. uzgodniono z nabywcą kwotę 100 zł, a przez pomyłkę nabito 120 zł. W takiej sytuacji Wnioskodawca nie informuje nabywcy o pomyłce, lecz niezwłocznie wystawia fakturę korygującą. Pracownik jest w posiadaniu danych z rezerwacji klienta z pierwotnymi ustaleniami. Nabywcy przekazywana jest faktura z prawidłowymi wartościami. W tej sytuacji nie ma konieczności informowania nabywcy i uzgadniania z nim korekty, ponieważ warunki były uzgodnione wcześniej w ramach rezerwacji klienta, zaś korekta wynika z pomyłki po stronie Spółki i ma na celu wyeliminowanie błędu i doprowadzenie do uzgodnionych warunków transakcji.

Zdarzają się sytuacje, gdy pomyłka jest wynikiem zgłoszenia nabywcy - zarówno na miejscu w hotelu przy odbiorze faktury, jak również w formie telefonicznej, bądź mailowej. W takiej sytuacji Spółka wystawia fakturę korygującą mającą na celu wyeliminowanie błędu i doprowadzenie do uzgodnionych warunków transakcji.

W odniesieniu do okoliczności pomyłek w postaci błędnego wskazania nabywcy na fakturze pierwotnej Spółka wyjaśniła, że mogą być wystąpić przypadki, że faktura została doręczona właściwemu adresatowi/nabywcy usług, a stwierdzone pomyłki dotyczyły danych tego nabywcy. Wówczas stosowane są formy uzgodnienia i dokumentacji z udziałem nabywcy (np. opisane w punkcie b).

Zdarzają się sytuacje, w których faktura zostaje wystawiona i doręczona innemu nabywcy niż faktyczny nabywca usług. Pomyłka zostaje stwierdzona albo poprzez pracownika Spółki, albo poprzez kontakt odbiorcy faktury, który informuję Spółkę, że została wystawiona błędnie faktura. Spółka w obydwu sytuacjach wystawia fakturę korygującą bez dodatkowych uzgodnień, ponieważ faktura pierwotna dotyczyła zupełnie innego podmiotu, dlatego trudno byłoby dokonywać uzgodnień z podmiotem, który nie zamawiał usługi. Wówczas Spółka postępuje w sposób opisany w punkcie j, z uwagi na fakt, iż jest to oczywista pomyłka.

Zdarzają się przypadki monitów o błędach od usługobiorców, ale występują również sytuacje, w których Wnioskodawca sam może stwierdzić błąd.

Jeśli usługobiorca zgłasza błąd w fakturze, to najczęściej dokonuje tego w rozmowie telefonicznej z pracownikiem recepcji czy rezerwacji, lub poprzez wysłanie wiadomości mailowej. Dodatkowym dokumentem jest zamówienie bądź rezerwacja, gdzie znajdują się prawidłowe dane do usługi. Zdaniem Spółki w takich przypadkach, ze względu na fakt, iż Spółka koryguje oczywistą omyłkę nie ma konieczności dokonywania dodatkowych uzgodnień, gdyż warunki transakcji wynikają z samego zamówienia/rezerwacji, a korekta faktury ma doprowadzić do zgodności pomiędzy zamówieniem/wykonaną usługą a danymi wskazanymi na fakturze.

W odpowiedzi na pytanie, z jakich powodów dochodzi do obniżenia podstawy opodatkowania i kwot podatku należnego w sytuacjach opisanych w punktach g i h wniosku, Spółka wyjaśniła, że opisane w punktach g i h formy uzgodnień i dokumentacji stosowane są w ostateczności, w przypadku braku możliwości skorzystania z innych form uzgodnień z udziałem nabywcy. Formy opisane w punkach g i h są stosowane wówczas, gdy kontakt z klientem jest niemożliwy lub znacznie utrudniony, co dotyczy np. klientów zagranicznych okazjonalnie korzystających z usług Spółki, czy też klientów korzystających z zewnętrznych systemów rezerwacyjnych, bądź gdy przebywa pod innym adresem, albo nie odpowiada na zapytania mailowe. Często dotyczy to osób z zagranicy lub osób fizycznych, którym została wystawiona faktura na ich żądanie. Najczęstszym powodem korekt są: niewłaściwa cena za nocleg, zakres usług, dane nabywcy, anulacja przedpłaconej rezerwacji. Przyczyną może być niepełna informacja nabywcy przy składaniu zamówienia/rezerwacji na pobyt, bądź też anulacja zarezerwowanej usługi. Zdarza się, że przyczyną są pomyłki pracowników Wnioskodawcy. Są to formy wykorzystywane wówczas gdy w żaden inny sposób Wnioskodawca nie może uzgodnić warunków zawartych w fakturze korygującej.

W odniesieniu do wskazania okoliczności w jakich dochodzi do reklamacji klienta (dot. sytuacji opisanej w pkt i) Spółka poinformowała, że opisane w punkcie i) formy dokumentacji dotyczą wyłącznie korekt wynikających z procedury chargeback, co Spółka wskazała wprost we Wniosku. Opisana w punkcie i) procedura nie dotyczy reklamacji w ścisłym znaczeniu, tj. przypadków gdy klient zwraca się bezpośrednio do Spółki (hotelu) z żądaniem obniżenia ceny ze względu na uchybienia w świadczeniu usługi. Procedura ta ma zastosowanie m.in. w przypadku gdy klient zgłasza chęć anulacji rezerwacji, dla której z warunków rezerwacji nie wynika taka możliwość. Wówczas klient nie znajdując porozumienia z hotelem może zgłosić w swoim banku reklamację do płatności dokonanej kartą kredytową/płatniczą. Jeśli w toku postępowania operator płatności uzna, że reklamacja klienta zgłoszona za pośrednictwem banku, który wydał kartę jest zasadna, wówczas operator płatności dokonuje zwrotu reklamowanej kwoty dla klienta. Operator dokonując bieżących płatności na rzecz hotelu (tych wynikających z bieżących wpływów za zrealizowane transakcje kartowe) pomniejszą tę płatność o dokonane na rzecz klienta zwroty.

W ramach procedury chargeback operator może poinformować hotel o prowadzonej reklamacji i w przypadku części operatorów zazwyczaj tak się dzieje. Wówczas informacja o reklamacji jest przesyłana (elektronicznie) mailowo do hotelu, który może wskazać argumenty, dlaczego nie zgadza się z reklamacją lub może zaakceptować reklamację jako zasadną. Niezależnie od odpowiedzi hotelu, zazwyczaj to operator płatności decyduje czy reklamację klienta odrzucić czy uznać za zasadną i wtedy informuje hotel o podjętej decyzji. Dla Spółki ostatecznym potwierdzeniem uznanej reklamacji klienta jest otrzymanie od operatora finansowego płatności za zrealizowane transakcje pomniejszonej o kwotę zwróconą klientowi.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy każdy z dokumentów wymienionych w pkt a - j stanu faktycznego (każdy dokument z osobna), z których wynika uzgodnienie z usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz spełnienie tych warunków, jakie Spółka planuje wdrożyć w ramach nowej Procedury, będzie stanowić dokumentację, o której mowa w art. 29a ust. 13 Ustawy o VAT, której posiadanie uprawnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej?

Zdaniem Wnioskodawcy, każdy z dokumentów wymienionych w pkt a - j stanu faktycznego (każdy dokument z osobna), z których wynika uzgodnienie z usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz spełnienie tych warunków, jakie Spółka planuje wdrożyć w ramach nowej Procedury, będzie stanowić dokumentację, o której mowa w art. 29a ust. 13 Ustawy o VAT, której posiadanie uprawnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej.

UZASADNIENIE

Zgodnie z art. 29a ust. 1 Ustawy o VAT, podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Podstawę opodatkowania, stosownie do art. 29a ust. 10 Ustawy o VAT, obniża się o:

1.  kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
2.  wartość zwróconych towarów i opakowań, z zastrzeżeniem ust. 11 i 12;
3.  zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
4.  wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

Na podstawie art. 29a ust. 13 Ustawy o VAT, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2021 r., w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.

Jednocześnie, na podstawie art. 29a ust. 14 Ustawy o VAT, przepis ust. 13 stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Ze wskazanych wyżej przepisów wynika, że Ustawa o VAT nie przewiduje konkretnych form uzgadniania z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określonych w fakturze korygującej, a także konkretnych rodzajów dokumentacji, z której wynika uzgodnienie tych warunków i ich spełnienie. Tym samym, konstrukcja art. 29a ust. 13 Ustawy o VAT pozostawia podatnikowi swobodę wyboru możliwych form udowodnienia, że warunki obniżenia podstawy opodatkowania zostały uzgodnione z nabywcą towaru lub usługobiorcą oraz zostały spełnione.

Zdaniem Wnioskodawcy, mając na względzie przepisy Ustawy o VAT, a w szczególności art. 29a ust. 13, istotnym jest wyłącznie, aby sprzedawca towarów lub usług dla celów obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego posiadał dokument (w dowolnej formie), z którego wynika, iż wolą nabywcy (kontrahenta) jest akceptacja warunków obniżenia podstawy opodatkowania i spełnienie tych warunków. Nowelizacja art. 29a ust. 13 Ustawy o VAT oznacza zniesienie obowiązku uzyskiwania potwierdzeń odbioru faktur korygujących przez nabywcę, na rzecz obowiązku uzyskiwania dokumentacji, z której wynika uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określonych w fakturze korygującej oraz spełnienie tych warunków. Głównym celem nowelizacji przepisów w ramach tzw. pakietu SLIM VAT, również w zakresie obniżenia podstawy opodatkowania na podstawie wystawionych faktur korygujących, było uproszczenie rozliczeń VAT. Zgodnie z oficjalnymi informacjami, udostępnianymi przez Ministerstwo Finansów, jak również zgodnie z założeniami przedstawionymi w uzasadnieniu projektu ustawy (druk sejmowy nr 718 - uzasadnienie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo bankowe; dalej: Projekt), zasadniczym celem pakietu było sprawienie, by rozliczenia VAT były jeszcze prostsze i nowocześniejsze niż dotychczas. Zgodnie z informacją umieszczoną na oficjalnej stronie internetowej Ministerstwa Finansów (https://www.gov.pl/web/finanse/slim-vat--uproszczenie-i-unowoczesnienie-rozliczen-vat), „SLIM VAT to akronim utworzony ze słów simple, local and modern (\`(...)\`) Oznacza podatek prosty w obsłudze (\`(...)\`) Jest to też podatek nowoczesny, w którym wdrażanie kolejnych rozwiązań technologicznych i e-usług administracji łączy się ze zmniejszaniem obowiązków ciążących na podatnikach. (\`(...)\`) Chcemy sukcesywnie usuwać z ich drogi jak najwięcej formalności, tak żeby czas, który poświęcają na rozliczenia był coraz krótszy. Na zmianach skorzystają również większe firmy. SLIM VAT oznacza dla nich ułatwienia w pracy działów finansowo-księgowych, oszczędność czasu. To wymierne korzyści finansowe dla przedsiębiorstw”.

Cel wprowadzenia nowelizacji jest również podkreślony w uzasadnieniu Projektu: „Celem, dla którego jest proponowane wprowadzenie nowelizacji ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (…) jest wprowadzenie rozwiązań w zakresie uproszczenia rozliczania przez podatników podatku od towarów i usług - tzw. pakiet SLIM VAT (Simple Local And Modern VAT)”.

Z powyżej przytoczonych wypowiedzi przedstawicieli rządu oraz ustawodawcy wynika, iż celem nowych regulacji jest doprowadzenie do sytuacji uproszczenia rozliczeń, czyli sprawienia, że będą łatwiejsze i mniej praco- i czasochłonne niż dotychczas. Z powyższych wskazówek interpretacyjnych należy zatem wysnuć wniosek, iż wolą ustawodawcy było wprowadzenie mniej sformalizowanych niż dotychczas wymogów dowodowych w kontekście spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania na podstawie art. 29a ust. 13 Ustawy o VAT.

W uzasadnieniu Projektu ustawodawca wskazał ponadto, iż wymogi dotyczące dokumentowania uzgodnień pomiędzy stronami transakcji, są drugorzędne w stosunku do faktycznej treści uzgodnień: „Wprowadzenie w proponowanym rozwiązaniu warunku uzgodnienia z nabywcą warunków transakcji oznacza, że przy wystawieniu faktury korygującej istotne są faktyczne ustalenia między kontrahentami”. Brak położenia nacisku na kwestie dokumentacyjne został w uzasadnieniu podkreślony tak samo, jak pozostawienie podatnikowi maksymalnej dowolności w wyborze metody dokonania uzgodnienia. Ustawodawca stwierdził również, że „Celem projektowanego rozwiązania jest odformalizowanie procesu uzgodnienia dostarczenia do odbiorcy faktury korygującej”, a jednocześnie iż „niemożliwe jest wskazanie w ustawie katalogu dokumentów, które potwierdzałyby uzgodnienie nowych warunków transakcji, ponieważ mogłoby to zawęzić rodzaje dokumentów stanowiących takie potwierdzenie”, a „rodzaj dokumentu handlowego potwierdzającego uzgodnienie warunków transakcji powinien wynikać, w szczególności, z warunków handlowych występujących między przedsiębiorcami.”

Intencje ustawodawcy są zatem jasne. Chodziło o maksymalne ułatwienie podatnikowi możliwości skorzystania z prawa do obniżenia podstawy opodatkowania wskutek wystawienia faktury korygującej w stosunku do poprzedniego stanu prawnego obowiązującego do 31 grudnia 2020 r., gdy wymagane było uzyskanie potwierdzenia odbioru faktury korekty przez nabywcę. Podatnik powinien mieć dowolność w wyborze dowodu dokumentującego obniżenie podstawy opodatkowania. Jako przykład ustawodawca wskazuje w uzasadnieniu Projektu dokumenty handlowe, w tym aneksy do umów, korespondencję handlową, a nawet dowody zapłaty, kompensaty itp., które potwierdzają, że obie strony znają i akceptują nowe, zmienione warunki transakcji. Jednocześnie ustawodawca podkreśla, że katalog ten pozostaje otwarty.

Podążając za wskazówkami interpretacyjnymi, które pozostawił podatnikom ustawodawca, należy wskazać, że jego intencją jest akceptacja każdego dokumentu, z którego wynika, że strony znają i zgadzają się na nowe warunki transakcji oraz że warunki te zostały spełnione. Skoro zaś celem nowelizacji jest odformalizowanie rozliczeń, to katalog dowodów powinien być rozumiany szeroko, a zgoda nabywcy powinna być możliwa do wyrażenia w dowolny sposób, nawet w formie dorozumianej.

Wykładnia celowościowa, na którą wyraźnie naprowadza podatników ustawodawca nakazuje takie rozumienie przez podatników nowelizacji, by rozliczenia VAT były dla nich prostsze i mniej czasochłonne niż do 31 grudnia 2020 r. Stąd też ustawodawca w uzasadnieniu Projektu wyjątkowo dopuścił nawet możliwość dokonania korekty podstawy opodatkowania na podstawie art. 29a ust. 13 Ustawy o VAT, w oparciu tylko o doręczenie faktury korygującej. Wniosek taki wynika wprost z treści uzasadnienia Projektu: „Jednocześnie podkreślenia wymaga, że przez uzgodnienie warunków transakcji rozumie się posiadanie dokumentów, z których to uzgodnienie wynika. Jeżeli podatnik w konkretnym przypadku nie dysponuje dokumentami innymi niż sama faktura korygująca, to wystawiona faktura korygująca również na gruncie wprowadzanych przepisów ustawy o VAT będzie dokumentem, z którego wynikają nowe warunki transakcji (w przypadku możliwości potwierdzenia, że faktura została dostarczona do nabywcy). Przyjmując powyższe, również nabywca w sytuacji otrzymania faktury korygującej nie może powoływać się na brak uzgodnienia warunków transakcji (jest zatem obowiązany do skorygowania podatku naliczonego).”

W odniesieniu do przedstawionych przez Wnioskodawcę w opisie stanu faktycznego planowanych form uzgodnienia z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania i uzyskiwanych dokumentów potwierdzających spełnienie tych warunków, składających się na nową Procedurę, w ocenie Spółki, każda z nich z osobna będzie uprawniała do obniżenia podstawy opodatkowania i co za tym idzie - kwoty należnego podatku VAT. Niezależnie bowiem od tego, czy Spółka otrzyma zgodę klienta na warunki obniżenia podstawy opodatkowania i potwierdzenie ich spełnienia wyrażone wprost (poprzez złożenie podpisu na fakturze korygującej w hotelu, w formie korespondencji mailowej, telefonicznie, w systemie rezerwacyjnym), czy też w formie dorozumianej (o czym świadczyć może np. wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie przez klienta przelewu płatności w wysokości wynikającej z uwzględnienia faktury korygującej lub informacja o dokonaniu zwrotu przez wystawcę karty płatniczej na skutek uwzględnienia złożonej przez usługobiorcę reklamacji), oznaczać to będzie, że warunki obniżenia podstawy opodatkowania zostały spełnione, zaś klient zna i akceptuje te warunki, co znajduje odzwierciedlenie w wystawionej fakturze korygującej.

Spółka pragnie podkreślić, że specyfika prowadzonej przez nią działalności powoduje, że wystawiana jest duża liczba faktur korygujących do różnych osób i podmiotów (w tym również osób fizycznych), bardzo często dotyczących pojedynczych usług, niekoniecznie w ramach stałej współpracy. Stąd też Spółka zasadniczo nie zawiera odrębnych umów i aneksów dotyczących świadczonych usług noclegowych i gastronomicznych, ani też nie prowadzi w tym zakresie odrębnej korespondencji handlowej. Sposób rozliczeń wykonywanych przez Spółkę usług jest w dużym stopniu zautomatyzowany poprzez odpowiednie systemy informatyczne (rezerwacyjne, fiskalne, finansowo-księgowe). Ponadto, duża skala działalności w ponad stu hotelach na terenie całej (…) powoduje, że zasadniczo nie ma możliwości indywidualnych ustaleń, lecz wszelkie działania pracowników hoteli muszą być objęte ustandaryzowanymi procedurami w ramach Spółki, aby zapewnić spójność, prawidłowość i odpowiedni nadzór nad prowadzoną działalnością.

Rzeczywistość gospodarcza współpracy z dużą liczbą klientów, wymusza też minimalizowanie ilości tworzonej dokumentacji - po pierwsze ze względu na wysoką trudność w egzekwowaniu wypełniania obowiązków dokumentacyjnych przez klientów (np. sporządzania i wysyłania specjalnych oświadczeń, zwłaszcza w przypadku klientów zagranicznych, ale również krajowych, z którymi kontakt jest często utrudniony i którzy nie mają świadomości procedur podatkowych), a po drugie - ze względu na dużą konkurencję na rynku. Minimalizowanie kwestii formalnych w związku z korzystaniem z usług hotelu, może wpływać na atrakcyjność oferty Wnioskodawcy, a z pewnością nadmierne wymogi formalne nie są zachęcające dla klientów. Tym samym, rzeczywistość gospodarcza wymusza na Spółce możliwość dokonywania korekt podstawy opodatkowania bazując na maksymalnie odformalizowanych procedurach i minimalnej ilości dokumentacji. Poprzez wprowadzenie nowej Procedury Spółka zapewni jednolite podejście w ramach firmy do przyjętych form uzgodnień z klientami w odniesieniu do potwierdzenia warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienia, w związku z którymi wystawiana jest faktura korygująca.

Wszystkie wskazane powyżej formy uzyskania zgody klienta na zmianę warunków transakcji (pisemne bądź dorozumiane) i potwierdzania spełnienia tych warunków są zdaniem Wnioskodawcy wystarczające, aby potwierdzić, że klient posiada wiedzę o zaistniałych warunkach transakcji wynikających z faktury korekty i ich nie kwestionuje. Biorąc pod uwagę rodzaj i skalę działalności Spółki nieracjonalne byłoby wymaganie jakichkolwiek innych, w szczególności pisemnych oświadczeń klienta. Z pewnością przeczyłoby to celowi wprowadzanych przepisów, którym jest uproszczenie rozliczeń VAT w stosunku do wcześniejszych wymogów dotyczących obniżenia podstawy opodatkowania w związku z wystawieniem faktury korygującej in minus.

Ponadto, trudno wymagać jakiegokolwiek potwierdzenia zmiany warunków transakcji od klienta w sytuacji, gdy wystawienie faktury korygującej wynika z oczywistej pomyłki na fakturze pierwotnej. Wystawienie faktury korygującej ma w tym przypadku przywrócić stan poczynionych wcześniej z klientem uzgodnień co do warunków transakcji, zatem korekta nie wprowadza zmiany ustalonych pierwotnie warunków.

W opinii Wnioskodawcy każdy z osobna z dokumentów wymienionych w lit. a - j stanu faktycznego stanowi zarówno potwierdzenie uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania, jak i potwierdzenie spełnienia uzgodnionych z klientem warunków. Jak już wspomniano, w sytuacji stwierdzenia pomyłki na fakturze pierwotnej, nie może być mowy o zmianie pierwotnych warunków transakcji, w związku z czym faktura korygująca stanowi nie tylko potwierdzenie pierwotnych (prawidłowych) warunków transakcji, ale również ich spełnienie. W pozostałych sytuacjach mających miejsce w praktyce gospodarczej Wnioskodawcy, takich jak udzielenie rabatu, anulowanie czy zmiana warunków rezerwacji (np. skrócenie pobytu klienta w hotelu), dokumenty takie jak potwierdzenie z systemu rezerwacyjnego lub wola klienta wyrażona pisemnie lub ustnie, stanowią dostateczny dowód, z którego jednoznacznie wynika zarówno uzgodnienie jak i spełnienie warunków obniżenie podstawy opodatkowania.

W przypadku gdyby Wnioskodawca nie dysponował dodatkową dokumentacją potwierdzającą uzgodnienie z klientem warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienia do celów obniżenia podstawy opodatkowania w oparciu o art. 29a ust. 13 Ustawy o VAT, należy stwierdzić, że również z dokumentacji uzupełniającej (potwierdzenie przelewu, wyciąg z konta, czy informacja o uznaniu reklamacji przez wystawcę karty) wynikać będzie jednoznacznie uzgodnienie i spełnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Gdyby bowiem warunki te nie zostały uzgodnione i spełnione, to wystawca karty nie uznałby reklamacji, Spółka nie dokonałaby zwrotu kwoty wynikającej ze zmienionych warunków transakcji, a klient uregulowałby kwotę wynikającą z faktury pierwotnej bez uwzględnienia faktury korygującej.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, każdy dokument, z którego wynika (w sposób dorozumiany lub wprost), że nabywca zna i akceptuje nowe warunki transakcji, oraz że te warunki zostały spełnione, tj. każdy dokument wymieniony w pkt a - j w ramach nowej Procedury, będzie uprawniał Wnioskodawcę do korekty podstawy opodatkowania zgodnie z art. 29a ust. 13 Ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest:

*   **prawidłowe** w zakresie prawa do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej w oparciu o dokumentację opisaną w punktach od a) do i),

*   **nieprawidłowe** w zakresie prawa do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej w oparciu o dokumentację opisaną w punkcie j).

Zgodnie z art. 29a ust 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.), zwaną dalej ustawą , podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

W myśl art. 29a ust. 6 ustawy, podstawa opodatkowania obejmuje:

1.  podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, z wyjątkiem kwoty podatku;
2.  koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy.

Stosownie do art. 29a ust. 7 ustawy, podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:

1.  stanowiących obniżkę cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;
2.  udzielonych nabywcy lub usługobiorcy opustów i obniżek cen, uwzględnionych w momencie sprzedaży;
3.  otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.

Na podstawie art. 29a ust. 10 ustawy, podstawę opodatkowania obniża się o:

1.  kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
2.  wartość zwróconych towarów i opakowań, z zastrzeżeniem ust. 11 i 12;
3.  zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
4.  wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy, w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.

W myśl art. 29a ust. 14 ustawy, przepis ust. 13 stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Na podstawie art. 29a ust. 15 ustawy, warunku posiadania dokumentacji, o którym mowa w ust. 13, nie stosuje się w przypadku:

1.  eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
2.  dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
3.  sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy;
4.  (uchylony).

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

Stosownie do art. 106j ust. 1 ustawy, w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1.  udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
2.  udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
3.  dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4.  dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5.  podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

\- podatnik wystawia fakturę korygującą.

W myśl art. 106j ust. 2 ustawy, faktura korygująca powinna zawierać:

1.  wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA";
2.  numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
3.  dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
    1.  określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6,
    2.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
4.  przyczynę korekty;
5.  jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
6.  w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 - prawidłową treść korygowanych pozycji.

Z wyżej wskazanych przepisów wynika, że jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Zatem, co do zasady, korygowanie treści pierwotnie wystawionej faktury powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Zatem, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.

Jak wskazał Wnioskodawca w opisie sprawy, w związku z prowadzoną działalnością zdarzają się sytuacje, które wymagają od Spółki wystawienia faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania z tytułu świadczonych usług, jak również kwoty należnego podatku VAT. Przyczyny wystawienia faktur korygujących mogą być bardzo różne, m.in. wynikają one ze zmiany warunków rezerwacji (np. przedpłata na rezerwację dotyczyła dłuższego pobytu w hotelu niż pobyt faktyczny, bądź rezerwacja obejmowała więcej osób niż faktycznie korzystało z noclegów w hotelu), z udzielenia rabatu, wskazania na fakturze błędnego nabywcy, pomyłki w cenie, czy też w rodzaju wykonanych usług, anulacji przedpłaconej rezerwacji. Wszystkie faktury są wystawiane przez Spółkę w systemach operacyjnych. Spółka nie wystawia i nie wysyła faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej.

Wnioskodawca planuje wprowadzić nową procedurę dotyczącą dokumentacji, z której wynika uzgodnienie z nabywcami usług warunków obniżania podstawy opodatkowania w przypadku wystąpienia konieczności wystawiania faktur korygujących oraz spełnienie tych warunków. Celem nowej Procedury będzie określenie listy dokumentów, z których każdy z osobna będzie uznany za dokumentację, z której wynikać będzie, że podatnik (Wnioskodawca) uzgodnił z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania i warunki te zostały spełnione, na podstawie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, uprawniających Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego w rozliczeniach VAT, odpowiednio po wystawieniu faktury korygującej.

Spółka planuje stosować w ramach nowej Procedury następujące formy i dokumenty dotyczące uzgodnienia z klientem warunków obniżenia podstawy opodatkowania i spełnienia tych warunków:

1.  uzyskanie od klienta oświadczenia woli o wyrażeniu zgody na warunki obniżenia podstawy opodatkowania w formie podpisu na fakturze korygującej na miejscu w hotelu, w przypadku gdy do zmiany warunków dochodzi w czasie pobytu klienta w hotelu;
2.  otrzymanie przez Spółkę akceptacji klienta zmiany warunków transakcji w formie wiadomości e-mail, która będzie odpowiedzią na prośbę Spółki o akceptację zmiany warunków transakcji wysłaną w formie wiadomości e-mail;
3.  potwierdzenie z wewnętrznego systemu rezerwacyjnego Spółki, iż rezerwacja została anulowana lub zmodyfikowana przez klienta;
4.  potwierdzenie z zewnętrznego systemu rezerwacyjnego (np. …, …, … itp.), iż rezerwacja została anulowana lub zmodyfikowana;
5.  korespondencja z klientem potwierdzająca zmianę warunków transakcji (np. wiadomości elektroniczne o anulowaniu lub skróceniu rezerwacji);
6.  sporządzona przez pracownika hotelu notatka służbowa, która potwierdza uzgodnienia telefoniczne z klientem o zmianie warunków lub anulowaniu rezerwacji;
7.  w przypadku braku możliwości uzyskania przez Spółkę innych dokumentów potwierdzających uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienie - wyciąg bankowy potwierdzający dokonany przez klienta przelew płatności za usługę, jeśli płatność stanowi kwotę odpowiadającą kwocie faktury pierwotnej po obniżeniu o kwotę wynikającą z faktury korekty i w tytule przelewu zamieszczono numer faktury korygującej. Spółka stoi na stanowisku, że realizacja przelewu na zaktualizowaną, skorygowaną kwotę, stanowi wyraz akceptacji warunków transakcji stanowiących podstawę obliczenia tej kwoty i spełnienia tych warunków. Gdyby bowiem usługobiorca nie wyraził zgody na te warunki, to zrealizowałby przelew na kwotę wynikającą z faktury pierwotnej;
8.  w przypadku braku możliwości uzyskania przez Spółkę innych dokumentów potwierdzających uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienie - wyciąg z rachunku bankowego Spółki zawierający przelewy wychodzące lub potwierdzenie dokonania przelewu przez Spółkę, z których to dokumentów wynika, że Spółka zwróciła klientowi kwotę wynikającą z faktury korygującej;
9.  w przypadku braku możliwości uzyskania przez Spółkę innych dokumentów potwierdzających uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienie - potwierdzenie z terminala kart kredytowych lub innego systemu płatniczego (…, …, …, czy innych operatorów), że na rzecz Klienta zostało wykonane uznanie (zwrot) w efekcie uznania reklamacji klienta w toku procedury chargeback;
10.  w przypadku oczywistej pomyłki samo wystawienie faktury korygującej przez Spółkę, która ma na celu poprawienie błędu oznacza przywrócenie uzgodnionych warunków z klientem, które również niewątpliwie zostały spełnione (np. pomyłka w cenie, błędne wskazanie nabywcy).

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą uznania, czy każdy z ww. dokumentów stanowi dokumentację, o której mowa w art. 29a ust. 13 ustawy, której posiadanie uprawnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej.

W odniesieniu do powyższego należy wskazać, że uregulowanie zawarte w art. 29a ust. 13 ustawy umożliwia podatnikowi dokonanie obniżenia podstawy opodatkowania już w momencie wystawienia faktury korygującej pod warunkiem, że z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług, określone w fakturze korygującej i faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy podatnik nie posiada dokumentacji w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za ten okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.

Zatem przy wystawieniu faktury korygującej istotne są faktyczne ustalenia między kontrahentami, a nie tylko samo wystawienie faktury. Zasadnicze znaczenie dla obniżenia podstawy opodatkowania ma dokumentacja potwierdzająca, że obie strony transakcji znają i akceptują nowe, zmienione warunki transakcji. Ustawodawca nie sprecyzował katalogu dokumentów, które potwierdzałyby uzgodnienie nowych warunków transakcji, żaden przepis nie określa specjalnej formy wymaganych dokumentów. Wobec tego dokumentacja może być prowadzona w dowolnej formie. Uzgodnienie transakcji powinno wynikać w szczególności z warunków handlowych i przyjętych zwyczajów we współpracy między kontrahentami.

Jak wynika z opisu sprawy w przypadkach opisanych w punktach od a) do i) Spółka będzie posiadała dokumentację dotyczącą uzgodnienia z klientem warunków obniżenia podstawy opodatkowania w formie: oświadczenia woli o wyrażeniu zgody na warunki obniżenia podstawy opodatkowania w formie podpisu na fakturze korygującej na miejscu w hotelu, w przypadku gdy do zmiany warunków dochodzi w czasie pobytu klienta w hotelu (a); akceptację klienta zmiany warunków transakcji w formie wiadomości e-mail, która będzie odpowiedzią na prośbę Spółki o akceptację zmiany warunków transakcji wysłaną w formie wiadomości e-mail (b); potwierdzenia z wewnętrznego systemu rezerwacyjnego Spółki, że rezerwacja została anulowana lub zmodyfikowana przez klienta (c); potwierdzenia z zewnętrznego systemu rezerwacyjnego, że rezerwacja została anulowana lub zmodyfikowana (d); korespondencji z klientem potwierdzającej zmianę warunków transakcji (np. wiadomości elektroniczne o anulowaniu lub skróceniu rezerwacji) (e); sporządzonej przez pracownika hotelu notatki służbowej, która potwierdza uzgodnienia telefoniczne z klientem o zmianie warunków lub anulowaniu rezerwacji (f); w przypadku braku możliwości uzyskania przez Spółkę innych dokumentów potwierdzających uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienie - wyciągu bankowego potwierdzającego dokonanie przez klienta przelew płatności za usługę (g), w przypadku braku możliwości uzyskania przez Spółkę innych dokumentów potwierdzających uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienie - wyciągu z rachunku bankowego Spółki zawierającego przelewy wychodzące lub potwierdzenie dokonania przelewu przez Spółkę, z których to dokumentów wynika, że Spółka zwróciła klientowi kwotę wynikającą z faktury korygującej (h); w przypadku braku możliwości uzyskania przez Spółkę innych dokumentów potwierdzających uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienie - potwierdzenia z terminala kart kredytowych lub innego systemu płatniczego, że na rzecz Klienta zostało wykonane uznanie (zwrot) w efekcie uznania reklamacji klienta w toku procedury chargeback.

Należy zatem uznać, że w przypadkach opisanych w punktach a-f, wskazane dokumenty potwierdzają komunikację (ustną, elektroniczną, mailową) pomiędzy stronami poprzedzającą wystawienie faktury korygującej. Sekwencje zdarzeń, potwierdzonych opisanymi dokumentami (oświadczenie woli, akceptacja zmiany warunków, mail, notatka służbowa, informacja z systemu rezerwacyjnego) uzasadniają wystawienie faktury korygującej, która jest konsekwencją uprzednich udokumentowanych uzgodnień pomiędzy stronami. Równocześnie biorąc pod uwagę specyfikę działalności i warunki w jakich działa Wnioskodawca (usługi hotelowe, współpraca z podmiotami krajowymi i zagranicznymi), w części przypadków (g-i), z uwagi na brak możliwości pozyskania innych dokumentów (utrudniony kontakt z klientem, np. w przypadku klienta zagranicznego okazjonalne korzystającego z usług Wnioskodawcy), za jedyną formę komunikacji dotyczącej uzgodnienia warunków zmniejszenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku między stronami można uznać opisane dokumenty bankowe, z których wynika zapłata należności przez klienta w kwocie wynikającej z korekty faktury, bądź też zwrot kwoty (uznanie) wynikającej z różnicy pomiędzy fakturą pierwotną a fakturą korygującą na rzecz usługobiorcy czy też uzyskana w ramach procedury chareback informacja operatora płatności o uznaniu lub odrzuceniu reklamacji klienta.

Ww. dokumenty wymienione w punktach a) do i) odnoszą się do uzgodnienia z usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania, zatem należy uznać, że stanowić będą dokumentację, o której mowa w art. 29a ust. 13 ustawy, której posiadanie uprawnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej.

W przypadkach dotyczących okoliczności uzgodnienia z klientem warunków obniżenia podstawy opodatkowania opisanym w punkcie j), Spółka wskazała, że przypadki te odnoszą się do sytuacji, w której pomyłka na fakturze jest oczywista i bezsporna. W takich przypadkach może dojść do zmiany kwot podatku i wartości brutto wykazanych na fakturze, jednakże nie dochodzi do zwrotu płatności na rzecz klienta.

Pomyłka najczęściej jest stwierdzona tuż po wystawieniu faktury. Pomyłka jest oczywista i bezsporna. Przykładowo dotyczy to sytuacji, w której nabywca nie wykupił usługi parkingowej, a recepcjonista uwzględnił ją w cenie i na fakturze. Zdarzają się też pomyłki w cenie za dany pokój, np. uzgodniono z nabywcą kwotę 100 zł, a przez pomyłkę nabito 120 zł. W takiej sytuacji Wnioskodawca nie informuje nabywcy o pomyłce, lecz niezwłocznie wystawia fakturę korygującą. Pracownik jest w posiadaniu danych z rezerwacji klienta z pierwotnymi ustaleniami. Nabywcy przekazywana jest faktura z prawidłowymi wartościami. W tej sytuacji nie ma konieczności informowania nabywcy i uzgadniania z nim korekty, ponieważ warunki były uzgodnione wcześniej w ramach rezerwacji klienta, zaś korekta wynika z pomyłki po stronie Spółki i ma na celu wyeliminowanie błędu i doprowadzenie do uzgodnionych warunków transakcji.

Zdarzają się sytuacje, gdy pomyłka jest wynikiem zgłoszenia nabywcy - zarówno na miejscu w hotelu przy odbiorze faktury, jak również w formie telefonicznej, bądź mailowej. W takiej sytuacji Spółka wystawia fakturę korygującą mającą na celu wyeliminowanie błędu i doprowadzenie do uzgodnionych warunków transakcji.

Zdarzają się także pomyłki w postaci błędnego wskazania nabywcy na fakturze pierwotnej, np. faktura została doręczona właściwemu adresatowi/nabywcy usług, a stwierdzone pomyłki dotyczyły danych tego nabywcy. Wówczas stosowane są formy uzgodnienia i dokumentacji z udziałem nabywcy (np. opisane w punkcie b). Zdarzają się sytuacje, w których faktura zostaje wystawiona i doręczona innemu nabywcy niż faktyczny nabywca usług. Pomyłka zostaje stwierdzona albo poprzez pracownika Spółki, albo poprzez kontakt odbiorcy faktury, który informuje Spółkę, że została wystawiona błędnie faktura. Spółka w obydwu sytuacjach wystawia fakturę korygującą bez dodatkowych uzgodnień, ponieważ faktura pierwotna dotyczyła zupełnie innego podmiotu, dlatego trudno byłoby dokonywać uzgodnień z podmiotem, który nie zamawiał usługi. Wówczas Spółka postępuje w sposób opisany w punkcie j, z uwagi na fakt, iż jest to oczywista pomyłka. Zdarzają się przypadki monitów o błędach od usługobiorców, ale występują również sytuacje, w których Wnioskodawca sam może stwierdzić błąd. Jeśli usługobiorca zgłasza błąd w fakturze, to najczęściej dokonuje tego w rozmowie telefonicznej z pracownikiem recepcji czy rezerwacji, lub poprzez wysłanie wiadomości mailowej. Dodatkowym dokumentem jest zamówienie bądź rezerwacja, gdzie znajdują się prawidłowe dane do usługi. Zdaniem Spółki w takich przypadkach, ze względu na fakt, iż Spółka koryguje oczywistą omyłkę nie ma konieczności dokonywania dodatkowych uzgodnień, gdyż warunki transakcji wynikają z samego zamówienia/rezerwacji, a korekta faktury ma doprowadzić do zgodności pomiędzy zamówieniem/wykonaną usługą a danymi wskazanymi na fakturze.

W odniesieniu do okoliczności korygowania faktury w przypadku oczywistych omyłek zgodzić należy się z Wnioskodawcą, że w tych przypadkach faktury korygujące mają na celu przywrócić stan poczynionych wcześniej z klientem uzgodnień, co do warunków transakcji. Korekta taka nie wprowadza zmiany ustalonych pierwotnie warunków, jak wynika z opisu sprawy pomyłka jest oczywista i bezsporna.

Zatem w przypadkach, gdy pomyłka zostaje stwierdzona przez Spółkę nie ma konieczności informowania nabywcy i uzgadniania z nim korekty, ponieważ warunki były uzgodnione wcześniej w ramach rezerwacji klienta, zaś korekta wynika z pomyłki po stronie Spółki i ma na celu wyeliminowanie błędu i doprowadzenie do uzgodnionych warunków transakcji.

Wystawiana faktura korygująca musi zawierać elementy, o których mowa w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, w tym w szczególności jasno i precyzyjnie wskazane przyczyny korekty.

Wobec tego w tym przypadku umowa uzgadniająca warunki transakcji (zamówienie/rezerwacja) oraz wystawiona faktura korygująca będzie stanowić dokumentację, o której mowa w art. 29a ust. 13 ustawy.

Dodatkowo w przypadkach oczywistych omyłek, gdy to usługobiorca zgłasza błąd w fakturze, jak wskazał Wnioskodawca, najczęściej dokonuje tego w rozmowie telefonicznej z pracownikiem recepcji czy rezerwacji lub poprzez wysłanie wiadomości mailowej. Zatem wiadomość nadesłana przez nabywcę lub adnotacja/notatka sporządzona z tej rozmowy, również będzie stanowić dokument, o którym mowa w art. 29a ust. 13 ustawy.

W odniesieniu do powyższego wskazać należy, że umowa uzgadniająca warunki transakcji (zamówienie/rezerwacja) oraz dokumentacja w postaci wiadomości mailowych, dokumentacji odbytej rozmowy telefonicznej, a także faktura korygująca stanowić będzie dokumentację, o której mowa w art. 29a ust. 13 ustawy, której posiadanie uprawnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego.

Podsumowując, dokumenty wymienione w punkach a) do i) odnoszą się do uzgodnienia z usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania, zatem należy uznać, że stanowić będą dokumentację, o której mowa w art. 29a ust. 13 ustawy, której posiadanie uprawnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie jest prawidłowe.

Z uwagi na kwestie opisane przez Wnioskodawcę towarzyszące wystawieniu faktury korygującej w przypadku oczywistej omyłki (punkt j) uznać należy, że w przedstawionych okolicznościach dokumentami stanowiącymi dokumentację, o której mowa w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, której posiadanie uprawnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej jest także - w sytuacjach, w których występuje (tj. gdy to klient/odbiorca faktury zwraca uwagę Wnioskodawcy na błędy telefonicznie lub mailowo) - korespondencja (przesłana elektronicznie/mailowo czy też notatka.

Zatem w przypadkach opisanych w punkcie j) dokumentację, o której mowa w art. 29a ust. 13 ustawy stanowić będzie zamówienie/rezerwacja, dodatkowa korespondencja mailowa lub notatka z ustaleń ustnych, które wraz z prawidłowo wystawioną fakturą korygującą uprawniać będą do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie jest nieprawidłowe.

Dodać należy, że ciężar odpowiedzialności w zakresie wykazania okoliczności uzasadniających obniżenie podatku należnego spoczywa na podatniku. Posiadane przez podatnika dokumenty i dowody mają potwierdzić określony stan faktyczny. Weryfikacja jednak zgodności informacji zgromadzonej dokumentacji, w tym dokumentów wymienionych przez Wnioskodawcę, potwierdzających spełnienie warunków wynikających z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług umożliwiających obniżenie podatku należnego, a zatem ocena dowodów przedłożonych w sprawie będzie dokonywana w ramach postępowania podatkowego i kontrolnego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.