Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-1.4011.921.2024.2.TR
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-03-10
Teza: Obowiązki płatnika z tytułu zwrotu kosztów członkom rady
nadzorczej.
Słowa kluczowe: członkowie
członkowie-członkowie rady nadzorczej
dojazdy
obowiązek-obowiązek płatnika
odpowiedzialność-odpowiedzialność płatnika
płatnik
rada-rada nadzorcza
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników.-
Zasady pobierania zaliczek.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Zwolnienia przedmiotowe.-Zwolnienia od podatku
dochodowego.-Diety i inne należności za czas podróży.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 3-art. 21-ust. 1-pkt 16

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 listopada 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 25 listopada 2024 r. o wydanie
    interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 17 grudnia 2024 r. (wpływ 20
    grudnia 2024 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Wnioskodawca jest spółką kapitałową – spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. W
    Spółce ustanowiono organ kontroli – radę nadzorczą.
    Zgodnie z art. 222 1 § 2 ustawy z dnia 15 września 2000r. Kodeks spółek handlowych (Dz.
    U. z 2024 r. poz. 18 ze zm.) oraz § 11i ust. 4 umowy Spółki, członkom Rady Nadzorczej
    przysługuje wynagrodzenie miesięczne, określone uchwałą Zgromadzenia Wspólników, a
    także zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady. Zwrot kosztów związanych z
    udziałem w pracach rady następuje poprzez zwrot kosztów dojazdu do siedziby Spółki,
    przy czym Spółka zwraca ww. koszty na podstawie rozliczeń przedłożonych Spółce
    bezpośrednio przez Członka Rady do wysokości określonej w przepisach w sprawie
    wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi
    zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
    podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
    Ponadto do tej pory zgodnie z art. 13 pkt 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku
    dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024r. poz. 226 ze zm.), ww. zwrot kosztów
    podróży Spółka traktowała jako przychód Członka Rady z tytułu działalności wykonywanej
    osobiście.
    Powyższe wynikało z okoliczności, iż podróż Członka Rady Nadzorczej na posiedzenie Rady
    Nadzorczej nie stanowi podróży służbowej w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy,
    ponieważ członkowie rad nadzorczych nie są pracownikami w stosunku, do których należy
    stosować przepisy prawa pracy. Zatem z uwagi na charakter wykonywanej funkcji i
    konieczność uczestniczenia w posiedzeniach Rady Nadzorczej, przejazdy te uznawano za
    dojazd niezbędny do realizacji powierzonej funkcji.
    Z zastrzeżeniem przypadku jednej osoby, w skład Rady Nadzorczej Spółki wchodzą lub
    wchodziły osoby, których miejsce zamieszkania jest/było inne niż siedziba Spółki. Tylko w
    jednym przypadku Członek Rady Nadzorczej zamieszkiwał w miejscowości, która jest
    siedzibą Spółki, jednakże osoba ta dojeżdżała na posiedzenia Rady Nadzorczej z
    miejscowości (innej niż siedziba Spółki), w której świadczyła pracę.

## Pytanie

Czy u członków Rady Nadzorczej powstaje przychód w podatku dochodowym od osób
    fizycznych z tytułu pokrywania przedmiotowych kosztów przez Spółkę i czy w związku z
    tym po stronie Spółki powstają obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób
    fizycznych?
    Państwa stanowisko w sprawie
    W Państwa ocenie, zgodnie z art. 13 pkt 7 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych wydatki, tj. zwrot kosztów dojazdu stanowią przychód
    Członka Rady Nadzorczej, i z tego też tytułu Spółka zobowiązana jest do pobrania i
    odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w sytuacji zwrotu
    kosztów związanych z udziałem członków Rady Nadzorczej w posiedzeniach.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

      Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z
      wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od
      których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
    W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie
      realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art.
      19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji
      podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość
      otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
    Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno
    formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez
    podatnika.
    Art. 11 ust. 2 przywołanej ustawy stanowi, że:
      Wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-
      2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub
      prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich
      stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.
    Stosownie do art. 11 ust. 2a wskazanej ustawy:
      Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:
      1) jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności
        gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych
        odbiorców;
      2) jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu;
      3) jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według
        równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego
        lokalu lub budynku;
      4) w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy
        świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i
        gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i
        miejsca udostępnienia.
    Według art. 11 ust. 2b cytowanej ustawy:
      Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica
      pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub
      2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.
    Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na
    rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których
    następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie
    zdarzenia prawne i gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne, to
    jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku innej
    osobie, mające konkretny wymiar finansowy.
    Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od
    osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Z art. 10 ust. 1 pkt 2 przytoczonej ustawy wynika, że jednym ze źródeł przychodów jest
    działalność wykonywana osobiście.
    Na mocy art. 13 pkt 7 ww. ustawy:

      Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1
      pkt 2, uważa się przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich
      powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych
      organów stanowiących osób prawnych.
    W świetle powyższego, za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia
    majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne
    świadczenia otrzymane przez podatnika. Tym samym, za przychód członka rady
    nadzorczej z tytułu pełnionej funkcji uznaje się każde świadczenie – nie tylko
    wynagrodzenie z tego tytułu – ale także inne świadczenia, w tym nieodpłatne
    otrzymywane w związku z pełnieniem obowiązków członka rady nadzorczej, niezależnie
    od sposobu powołania.
    Przychody zaliczone do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa
    w art. 10 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych, podlegają co do zasady opodatkowaniu przy zastosowaniu skali podatkowej
    określonej w art. 27 ust. 1 tej ustawy. Jednocześnie niektóre z takich świadczeń korzystać
    mogą ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na
    podstawie art. 21 tej ustawy.
    Na gruncie art. 41 ust. 1 wskazanej ustawy:
      Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki
      organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które
      dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art.
      18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z
      zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego
      świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w
      wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym
      miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę
      podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.
    Zgodnie zaś z art. 42 ust. 1 omawianej ustawy:
      Płatnicy, o których mowa w art. 41, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek
      oraz kwoty zryczałtowanego podatku w terminie do 20 dnia miesiąca następującego
      po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) - na rachunek urzędu skarbowego,
      przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca
      zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą
      fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie
      posiada siedziby. Jednakże w przypadku gdy podatek został pobrany zgodnie z art.
      30a ust. 2a, płatnicy, o których mowa w art. 41 ust. 10, przekazują kwotę tego
      podatku na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu
      skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje
      swoje zadania.
    W myśl natomiast art. 21 ust. 1 pkt 16 przywołanej ustawy:
      Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
      a) podróży służbowej pracownika,
      b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
      – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez
      ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania
      należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
      samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze
      kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
    Odrębnymi przepisami, o których mowa w ww. artykule są przepisy rozporządzenia
    Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności

    przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
    jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
    Stosownie do § 2 przywołanego rozporządzenia:
      Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu
      określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
      1) diety;
      2) zwrot kosztów:
      a) przejazdów,
      b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
      c) noclegów,
      d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych
        przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
    Art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że:
      Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały
      zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
      1) w celu osiągnięcia przychodów lub
      2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na
        podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
      3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej
        oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
      4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w
        związku z wykonywaniem tych funkcji.
    Z wyżej wymienionych przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia od
    opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od
    osób fizycznych, ważne jest otrzymanie świadczeń w związku z odbywaniem podróży oraz
    aby podróż odbywana była w celu osiągnięcia przychodów i aby wydatki z tego tytułu nie
    zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
    Dlatego koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie
    „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych.
    Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
    wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej
    pracownikiem”. Według jednej z dyrektyw wykładni językowej, tj. zakazu wykładni
    synonimicznej, zakłada się, że różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego
    znaczenia. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do
    ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”
    będą miały to samo znaczenie.
    Należy wskazać, że pojęcie „podróż” zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych, nie zostało zdefiniowane ani w ustawie podatkowej ani
    w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie
    do reguł wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.
    pl) – podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych
    terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że
    podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia
    przez takie elementy jak czas odbywania, częstotliwość czy też przez zdefiniowanie
    kierunku podróży. Stąd też przedmiotowe zwolnienie nie obejmuje zwrotu kosztów za
    jazdy lokalne, bowiem nie spełniają definicji „podróży”.

    Biorąc powyższe pod uwagę należy przyjąć, że podróżą, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt
    16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest dojazd osób należących
    do składu Rad Nadzorczych na posiedzenia Rady, z miejscowości położonych poza
    miejscowością, w której znajduje się siedziba osoby prawnej, jeśli posiedzenia odbywają
    się w tej miejscowości lub w innej niż siedziba osoby prawnej miejscowości.
    Zatem zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych ma zastosowanie do przychodu z tytułu zwrotu kosztów podróży członkom
    Rady Nadzorczej, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki
    Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi
    zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
    podróży służbowej, pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z art. 21 ust. 13
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Z opisu zdarzenia wynika, że z zastrzeżeniem przypadku jednej osoby, w skład Państwa
    Rady Nadzorczej wchodzą lub wchodziły osoby, których miejsce zamieszkania jest/było
    inne niż siedziba Spółki. Tylko w jednym przypadku członek Rady Nadzorczej zamieszkiwał
    w miejscowości, która jest siedzibą Spółki, jednakże osoba ta dojeżdżała na posiedzenia
    Rady Nadzorczej z miejscowości (innej niż siedziba Spółki), w której świadczyła pracę.
    Tym samym, z powyższego wynika, że w przypadku opisanych członków Państwa Rady
    Nadzorczej ich dojazd na posiedzenia Rady ma/miał miejsce, z miejscowości położonych
    poza miejscowością, w której odbywały/odbywają się te posiedzenia i nie były/są to jazdy
    lokalne.
    Przenosząc powyższe uregulowania prawne na grunt przedmiotowej sprawy, wobec tego,
    że – jak wynika z opisu zdarzenia – na posiedzenia Rady Nadzorczej członkowie Rady
    Nadzorczej musieli/muszą się przemieszczać się z innych miejscowości, stwierdzam, że
    przychody członków Rady Nadzorczej z tytułu zwracanych przez Państwa kosztów
    podróży, a w szczególności kosztów dojazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej, stanowią
    przychody z działalności wykonywanej osobiście, lecz podlegają zwolnieniu od podatku
    dochodowego od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o
    podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości określonej w rozporządzeniu
    Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności
    przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
    jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
    W konsekwencji, jeżeli wypłacone kwoty nie przekraczają limitów określonych ww.
    rozporządzeniem, nie są Państwo zobowiązani – jako płatnik podatku dochodowego od
    osób fizycznych, do pobrania zaliczek na podatek dochodowy z tytułu zwrotu
    poniesionych przez członków Rady Nadzorczej kosztów.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
      Państwo do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.