Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP3/443-196b/11/JK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2011-10-31
Teza: Spółka będzie posiadała prawo do obniżenia podatku należnego na podstawie tak otrzymanych dokumentów. Wnioskodawca wskazuje, iż w obrocie fakturami w formie elektronicznej kontrahent, jak i Spółka wypełnią wymogi odnoszące się do takiego przesyłu faktur przez dokonanie uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur, zagwarantowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz ich czytelności do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; fakturowanie; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 17 sierpnia 2011 r. (data wpływu 25 sierpnia 2011 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur otrzymanych pocztą elektroniczną w formacie PDF - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 25 sierpnia 2011 r. został złożony wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczący podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur otrzymanych pocztą elektroniczną w formacie PDF.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Przedmiotem prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej jest produkcja myjni, sprzedaż środków chemicznych i sprzętu do sprzątania. Wnioskodawca wystawia miesięcznie około 800 faktur VAT oraz faktur korygujących VAT dokumentujących sprzedaż towarów i usług. Obecnie kopie faktur VAT oraz kopie faktur korygujących VAT, po ich wystawieniu i wysłaniu do kontrahenta w wersji papierowej pocztą, są przechowywane w formie papierowej w siedzibie Spółki. Proces wystawiania faktur VAT (wydruk egzemplarzy przeznaczonych dla kontrahentów oraz wydruk związany z archiwizacją dokumentacji dla celów podatkowych, a także ich zapisywanie w postaci pliku elektronicznego w celach organizacyjnych z wykorzystaniem systemu elektronicznego) realizowany jest przez dział handlowy jednostki.

Baza faktur VAT, oprócz możliwości wskazanych powyżej, posiada możliwość przechowywania, archiwizowania i łatwego dostępu do bazy wystawionych przez Spółkę faktur VAT w formie elektronicznej oraz umożliwia również ich przesyłanie w wersji elektronicznej poszczególnym kontrahentom, jak i dokonywanie wydruków faktur VAT lub ich udostępnianie również w wersji elektronicznej na każde żądanie osoby dokonującej kontroli skarbowej lub podatkowej. Format zapisu przedmiotowych faktur VAT (PDF) pozwoli nie tylko na pełen do nich dostęp (przysługujący wyłącznie upoważnionym do tego pracownikom Spółki), lecz także uniemożliwi modyfikację treści zapisów kopii wystawionej faktury również po jej wysłaniu. Przedmiotowe faktury niezwłocznie po ich wystawieniu i zapisaniu w systemie będą wysyłane do kontrahentów Spółki, a kopia drukowana dla działu księgowości.

Spółka zamierza, na podstawie przepisów art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług oraz § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r., po uzyskaniu uprzedniej zgody od kontrahentów, zaprzestać wysyłania im przedmiotowych faktur VAT pocztą w formie papierowej, w zamian przekazując je im drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej w plikach zapisanych w formacie PDF. Powyższe Wnioskodawca uzasadnia faktem zdarzających się opóźnień związanych z przesyłaniem korespondencji na terytorium kraju, czy też nawet gubienia przesyłek. W takiej sytuacji kontrahenci Spółki otrzymują faktury już po terminie ich płatności. Analogiczne utrudnienia Spółka napotyka w ramach swojej działalności gospodarczej, otrzymując faktury VAT wystawione na jej rzecz przez kontrahentów z kilkunastodniowym nawet opóźnieniem.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy po uprzednim wyrażeniu przez Spółkę zgody na otrzymywanie faktur od kontrahentów drogą elektroniczną w formacie PDF (z wyłączoną możliwością edycji jej treści po wysłaniu zarówno przez Spółkę, jak i przez kontrahentów) Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia od podatku należnego podatku naliczonego przez jej kontrahentów i wykazanego na wskazanych fakturach VAT w wersji elektronicznej?

Stanowisko Wnioskodawcy.

W ocenie Wnioskodawcy, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 wskazanej ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 tej ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Zdaniem Spółki, ze wskazanych przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Wnioskodawca zamierza wystawiać faktury sprzedaży w systemie komputerowym, a następnie przesyłać je drogą elektroniczną (e-mail) w formacie PDF, jak również otrzymywać faktury zakupu drogą elektroniczną, wyrażając stosowną zgodę na otrzymywanie faktur zapisanych w danym formacie elektronicznym.

Spółka wskazuje we wniosku, iż podatnik może wysyłać fakturę VAT w formie elektronicznej pod warunkiem ciążącym zarówno na wystawcy i na odbiorcy faktury VAT - zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści oraz czytelności faktury niezależnie od formy jej wystawienia począwszy od momentu jej wystawienia aż do końca okresu jej przechowywania przy uprzedniej akceptacji takiego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Spółka wskazuje, iż system zapisu faktur VAT w formacie PDF gwarantuje wypełnienie wszystkich obowiązków przewidzianych w wyżej wymienionych rozporządzeniach, a proponowana przez Spółkę metoda przesyłania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej pozwala na wypełnienie wymogów określonych w § 4 i § 6 ww. rozporządzenia.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż Spółka będzie mogła dokonać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT w formie plików PDF w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. W ocenie Zainteresowanego, obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur VAT z wykorzystaniem poczty elektronicznej w postaci pliku PDF, który to format gwarantuje zapewnienie integralności treści i autentyczności pochodzenia w rozumieniu przepisów krajowych jak i wspólnotowych. Zdaniem Spółki, przesyłanie jak i otrzymanie faktur w formie pliku PDF, stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury (potwierdzeniem czego jest dowód z przeprowadzonej transmisji danych - wiadomość e-mail z załączonym do niej obrazem faktury VAT) jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, albo zabezpieczonej podpisem elektronicznym lub EDI.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Na mocy ust. 2 powołanego przepisu kwotę podatku naliczonego stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3-7:

1.  suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:
    
    1.  z tytułu nabycia towarów i usług,
    2.  potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego,
    3.  od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu
    
    1.  z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4;
2.  w przypadku importu towarów - suma kwot podatku wynikająca z dokumentu celnego i deklaracji importowej, z zastrzeżeniem pkt 5;
3.  zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;
4.  kwota podatku należnego od importu usług, kwota podatku należnego od dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz kwota podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
5.  kwota podatku należnego z tytułu importu towarów - w przypadkach, o których mowa w art. 33a.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Jak wynika z powyższego, podatek naliczony w przypadku nabytych towarów i usług wynika z faktur otrzymywanych przez podatnika. Jednocześnie prawo do odliczenia uzależnione jest od otrzymania przez podatnika faktury zgodnie z wymogami i trybie przewidzianym w przepisach prawa podatkowego.

W myśl przepisów § 3 ust. 1 - 3 rozporządzenia Ministra Finansów dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwanego dalej rozporządzeniem, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni. Natomiast, zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przy czym, stosownie do § 2 ust. 1 rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z przepisem § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W myśl § 6 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Wskazane przepisy rozporządzenia, między innymi, określają prawidłowy sposób i warunki obrotu fakturami w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania określonych procedur zapewniających autentyczność i integralność faktur w postaci elektronicznej - bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI).

Z treści wniosku wynika, iż Spółka zamierza otrzymywać faktury zakupu drogą elektroniczną (e-mail) w formacie PDF, wyrażając akceptację na otrzymywanie faktur w tej formie. Wnioskodawca wskazał, iż w obrocie fakturami w formie elektroniczne zostaną wypełnione wymogi określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Wobec powyższego, odnosząc się do kwestii prawidłowości przedstawionego we wniosku sposobu przesyłania faktur stwierdzić należy, że Spółka będzie posiadała prawo do obniżenia podatku należnego na podstawie tak otrzymanych dokumentów. Wnioskodawca wskazuje, iż w obrocie fakturami w formie elektronicznej kontrahent, jak i Spółka wypełnią wymogi odnoszące się do takiego przesyłu faktur przez dokonanie uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur, zagwarantowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz ich czytelności do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zaznacza się, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego przez Spółkę i nie ma natomiast mocy wiążącej dla kontrahentów Spółki, którzy chcąc uzyskać interpretację indywidualną winni wystąpić z odrębnym wnioskiem. W kwestii praw i obowiązków podatkowych kontrahentów Wnioskodawca nie jest bowiem podmiotem zainteresowanym, o którym mowa w art. 14 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Zatem, stanowisko Spółki należało uznać za prawidłowe.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przesyłu faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa - art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.