Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP3/443-648/10/PK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2010-08-30
Teza: sposobu archiwizacji faktur wystawionych w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; podpis
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 8 czerwca 2010r. (data wpływu 16 czerwca 2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie sposobu archiwizacji faktur wystawionych w formie elektronicznej - jest **prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 16 czerwca 2010r. został złożony ww. wniosek, o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie sposobu archiwizacji faktur wystawionych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca zamierza wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 14 lipca 2005r. Archiwizowanie e-faktur następować będzie na platformie Elektronicznego Centrum Obsługi Dokumentów C. E. za pomocą systemu E. Archiwum Dokumentów będącego częścią oprogramowania E.

Spółka zawarła umowę na korzystanie z oprogramowania Elektronicznego Centrum Obsługi Dokumentów C. E. E. Archiwum Dokumentów zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wystawianych, przesyłanych, archiwizowanych w formie elektronicznej zgodnie z zaleceniem Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 1994/820/WE poprzez zastosowanie następujących procedur

1.  nadawca każdego Dokumentu EDI przyjmowanego przez Oprogramowanie E.i przechowywanego w E. Archiwum Dokumentów jest uprzednio uwierzytelniany, ponadto identyfikator nadawcy zawarty w przekazywanym od niego dokumencie weryfikowany jest z identyfikatorem uwierzytelnionego nadawcy;
2.  oprogramowanie EC. i E. Archiwum Dokumentów jako system spełniający rygorystyczne normy bezpieczeństwa nie pozwala na modyfikację przesyłanych dokumentów poprzez nieuprawniony dostęp,
3.  w przypadku przesyłania przez Oprogramowanie E. lub przechowywania w E.Archiwum Dokumentów, dokumentów w standardzie UN/EDIFACT weryfikowane są przewidziane w standardzie UN/EDIFACT sumy kontrolne zawarte w segmentach kopertowych (envelope) Dokumentu EDI.

Funkcjonalność E. Archiwum polegała będzie na:

*   archiwizacji faktur i innych dokumentów w wersji elektronicznej,
*   możliwości podglądu zawartości dokumentu w postaci czytelnej (graficzna prezentacja) oraz w oryginalnym formacie wystawcy,
*   możliwości wygenerowania wydruku dokumentu,
*   możliwości szybkiego wyszukiwania dokumentów według ustalonych kryteriów,
*   rejestrowaniu każdego wydruku (kto, kiedy, który dokument)
*   rejestrowaniu każdego pobrania pliku,
*   dostępie on-line do archiwum elektronicznego dla osób trzecich, np. Urząd Skarbowy

Dostęp do e-faktur będzie realizowany przez stronę yyy.pl po zalogowaniu się na niej za pomocą dedykowanego loginu i hasła. Po zalogowaniu można będzie wybrać partnera oraz faktury wg zadanego okresu Przedstawiony więc schemat archiwizacji e-faktur spełnia wymogi § 6 punkt 1,5 i 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie archiwizowania i udostępniania e-faktur dla organów podatkowych i kontrolnych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy opisany schemat archiwizacji e-faktur spełnia wymogi określone w rozporządzeniu o fakturach elektronicznych dotyczące archiwizacji i udostępniania dla organów podatkowych i kontrolnych?

Zdaniem Wnioskodawcy, E. Archiwum Dokumentów gwarantuje Spółce przechowywanie e-faktur w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Wystawione faktury w formie elektronicznej przechowywane będą na terytorium kraju w sposób umożliwiający organom skarbowym i kontrolnym ich dostęp. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej będą przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur (§ 6 punkt 6 rozporządzenia). Dostęp do e-faktur będzie realizowany przez stronę arch.ecod.pl po zalogowaniu się na niej za pomocą dedykowanego loginu i hasła. Po zalogowaniu można będzie wybrać partnera oraz faktury wg zadanego okresu.

Przedstawiony więc schemat archiwizacji e-faktur spełnia wymogi § 6 punkt 1,5 i 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie archiwizowania i udostępniania e-faktur dla organów podatkowych i kontrolnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do § 21 ust. 1-3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa powyżej, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Powyższe regulację stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Stosownie zaś do art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133 poz. 1119), faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 cytowanego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

*   bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Natomiast w myśl § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Stosownie do § 6 ust. 6 rozporządzenia, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Dokonując analizy powyższych regulacji prawa podatkowego stwierdzić należy, iż miejscem przechowywania faktur elektronicznych może być zarówno terytorium kraju lub terytorium kraju członkowskiego. Ponadto, przedmiotowe faktury powinny być przechowywane w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania. Dodatkowo ważne jest, aby zgodnie z odrębnymi przepisami, na żądanie stosownych organów w sposób natychmiastowy, ciągły i pełny można było zapewnić dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur.

Mając na uwadze, iż sposób przechowywania faktur elektronicznych przedstawiony przez Wnioskodawcę spełnia ww. wymagania należy stwierdzić, iż taki schemat przechowywania faktur jest zgodny z cytowanymi przepisami.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Ponadto informuje się, iż ocena prawna stanowiska Wnioskodawcy w zakresie:

1.  w zakresie wysyłania faktur elektronicznych
2.  datowania faktur elektronicznych
3.  wystawianie faktur elektronicznych korygujących
4.  wystawianie faktur korygujących w formie papierowej i elektronicznych
5.  możliwości wystawiania faktur formie papierowej pomimo wdrożenia systemu do wystawiania faktur w formie elektronicznej
6.  sposobu potwierdzenia odbioru faktury korygującej
7.  sposobu potwierdzenia odbioru faktury korygującej wystawionej w formie elektronicznej

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.