Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-221/12-4/ISN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2012-08-23
Teza: 1. Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, zasady przesyłania przez Spółkę faktur w formie elektronicznej będą zgodne z przepisami § 3 oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz.1661), a w szczególności czy przesyłane w ten sposób faktury spełnią warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści? 2. Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym zasady elektronicznego przechowywania przez Zainteresowanego faktur przesyłanych w formie elektronicznej jest zgodny z przepisem § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661)?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 22 maja 2012 r. (data wpływu 24 maja 2012 r.) uzupełnionym pismem z dnia – brak daty sporządzenia (data wpływu 3 sierpnia 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24 maja 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia – brak daty sporządzenia (data wpływu 3 sierpnia 2012 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca w prowadzonej działalności dokonuje sprzedaży towarów i usług. Przedmiotowe transakcje są dokumentowane fakturami VAT, wystawianymi oraz przesyłanymi w formie papierowej za pośrednictwem poczty. W celu usprawnienia przepływu faktur Zainteresowany rozważa zmianę stosowanego dotychczas przesyłania faktur, poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi, przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie pdf.

Spółka zamierza zawrzeć z kontrahentami pisemne porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym wyrażona zostanie akceptacja takiej formy fakturowania przez strony oraz będą określone procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Wnioskodawca podkreślił, że w szczególności wystawiane przez niego faktury będą wysyłane pocztą elektroniczną w formie plików pdf z określonego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy jest pełną nazwą lub skrótem podmiotu wystawiającego daną fakturę. Wysyłka faktur będzie dokonywana z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera jak i oprogramowania. Oprogramowanie będzie obsługiwane przez uprawnionego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się. Podczas archiwizowania faktur w systemie finansowo-księgowym będzie wymagany podpis elektroniczny. Po podpisaniu faktury podpisem elektronicznym nie będzie możliwości ponownego wygenerowania raz podpisanej faktury dzięki czemu zostanie zachowana pełna integralność wcześniej wystawionej faktury. Tak wystawione faktury będą przechowywane w systemie finansowo-księgowym przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz dodatkowo będą one zapisywane w odrębnym katalogu, który będzie zawierał załączniki e-mail z fakturami, podzielonym na odrębne okresy rozliczeniowe. Taki sposób archiwizacji zapewni możliwość udostępnienia faktur wysłanych w wersji elektronicznej organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W uzupełnieniu do wniosku Zainteresowany oświadczył, że autentyczność pochodzenia i integralność treści przesyłanych i przechowywanych faktur będzie zachowana przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, zasady przesyłania przez Spółkę faktur w formie elektronicznej będą zgodne z przepisami § 3 oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661), a w szczególności, czy przesyłane w ten sposób faktury spełnią warunek autentyczności pochodzenia i integralności treści?
2.  Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym zasady elektronicznego przechowywania przez Zainteresowanego faktur przesyłanych w formie elektronicznej jest zgodny z przepisem § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661)?

Zdaniem Wnioskodawcy, wysyłane przez niego faktury będą spełniać wymogi wymienione w § 3 oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661 – dalej rozporządzenia). W szczególności, faktury te będą spełniać warunek autentyczności pochodzenia i integralności treści. Ponadto, spełnione będą również przesłanki prawidłowości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, o których mowa w przepisie § 6 rozporządzenia.

Ad. 1

W zakresie przesyłania faktur w formie elektronicznej należy zauważyć, że zgodnie z rozporządzeniem, aby Spółka mogła przesyłać faktury w taki sposób konieczne jest spełnienie następujących warunków:

*   uzyskanie akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktury drogą elektroniczną (§ 3 ust. 1);
*   zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury (§ 4).

Zdaniem Zainteresowanego, pierwszy z warunków zostanie spełniony. Zamierza on bowiem zawierać z kontrahentami pisemne porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym wyrażona zostanie akceptacja takiej formy fakturowania.

Co do drugiego warunku, należy zauważyć, że w rozporządzeniu zdefiniowano pojęcie autentyczności i integralności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia). Z kolei, przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia).

Ponadto, rozporządzenie w § 2 ust. 2 wskazuje, że autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu

lub

*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Przy czym zauważyć należy, że rozporządzenie to podaje jedynie przykładowe metody zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Za dopuszczalne należy więc uznać również wszelkie inne metody, które będą gwarantowały zapewnienie cech przywołanych powyżej.

Potwierdzają to bieżące interpretacje organów podatkowych.

Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 15 marca 2012 r. nr IPPP1/443-1792/11-2/JL, potwierdził, że: „Przepisy prawa krajowego określają jedynie przykładowe formy zapewnienia przez wystawcę faktury autentyczności pochodzenia i integralności treści. W konsekwencji wystawca faktury może zapewnić autentyczność pochodzenia i integralności treści innymi formami aniżeli wymienione w wyżej cytowanych przepisach, np. wystawiając fakturę w formacie PDF, który wyłącza możliwość edycji pliku zapisanego w tym formacie i przesyłając ją za pośrednictwem poczty elektronicznej”.

Podobnie orzekł Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 19 stycznia 2012 r. nr IPPP1/443-1447/11-5/PR, wskazując, że „Obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wg metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów. Ww. rozporządzenie nie precyzuje, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury)”.

Stanowisko takie zaprezentował również Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 30 grudnia 2011 r., nr ILPP4/443-627/11-6/ISN. „Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. (…) Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury”.

Podobnie organ ten orzekł w interpretacji indywidualnej z dnia 10 stycznia 2012 r. nr ILPP4/443-701/11-4/BA.

W przypadku Spółki autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury zostanie potwierdzona tym, że dany kontrahent, otrzymując od niej fakturę w formie elektronicznej otrzyma ją z konkretnego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy będzie pełną nazwą lub skrótem podmiotu wystawiającego daną fakturę. Wysyłka faktur zostanie wysłana z zabezpieczonego loginem komputera oraz oprogramowania pracownika, który jest uprawniony do wystawienia faktury. Podczas archiwizowania wcześniej wystawionej faktury wymagany będzie podpis elektroniczny, gdzie nie będzie możliwości ponownego wygenerowania raz już podpisanej faktury.

Tym samym w opinii Zainteresowanego, wysyłane przez niego faktury będą spełniać warunki wymienione w § 3 oraz § 4 rozporządzenia.

Ad. 2

Ponadto, spełnione będą również przesłanki warunkujące prawidłowość przechowywanych dokumentów w formie elektronicznej.

Zgodnie bowiem z § 6 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwe ich odszukanie;
*   organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądnie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury wystawiane przez Spółkę będą archiwizowane w systemie oraz w odrębnym katalogu, który będzie zawierał załączniki e-mail z fakturami podzielonymi na okresy rozliczeniowe. Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie faktur w taki sposób znacząco ułatwi odszukanie danej faktury (porównując z przechowywaniem faktur w formie papierowej). Ponadto, mając na uwadze przywołane na wstępie argumenty, sposób ten zapewni autentyczność, integralność i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co więcej, taki sposób archiwizacji faktur zapewni możliwość udostępnienia faktur wysyłanych w wersji elektronicznej organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy, opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają:

1.  odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
2.  eksport towarów;
3.  import towarów;
4.  wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
5.  wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (art. 2 pkt 22 ustawy).

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych – art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem.

W myśl § 3 ust. 1-3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Natomiast stosownie do § 6 rozporządzenia, faktury przesłane droga elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych – § 8 rozporządzenia.

A zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy co do takiej formy przesyłania faktur.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka w celu usprawnienia przepływu faktur rozważa zastąpienie faktur papierowych fakturami elektronicznymi, przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie pdf. W tym celu zamierza ona zawrzeć z kontrahentami pisemne porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym wyrażona zostanie akceptacja takiej formy fakturowania przez strony oraz będą określone procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Wnioskodawca podkreślił, że wystawiane przez niego faktury będą wysyłane pocztą elektroniczną w formie plików pdf z określonego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy jest pełną nazwą lub skrótem podmiotu wystawiającego daną fakturę. Wysyłka faktur będzie dokonywana z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera, jak i oprogramowania. Oprogramowanie będzie obsługiwane przez uprawnionego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się. Ponadto autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury zostanie potwierdzona tym, że dany kontrahent, otrzymując od Spółki fakturę w formie elektronicznej otrzyma ją z konkretnego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy będzie pełną nazwą lub skrótem podmiotu wystawiającego daną fakturę. Wysyłka faktur zostanie wysłana z zabezpieczonego loginem komputera oraz oprogramowania pracownika, który jest uprawniony do wystawienia faktury. Z kolei podczas archiwizowania faktur w systemie finansowo-księgowym będzie wymagany podpis elektroniczny. Po podpisaniu faktury podpisem elektronicznym nie będzie możliwości ponownego wygenerowania raz podpisanej faktury dzięki czemu zostanie zachowana pełna integralność wcześniej wystawionej faktury. Faktury wystawiane przez Spółkę będą archiwizowane w systemie oraz w odrębnym katalogu, który będzie zawierał załączniki e-mail z fakturami podzielonymi na okresy rozliczeniowe. Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie faktur w taki sposób znacząco ułatwi odszukanie danej faktury. Sposób ten zapewni autentyczność, integralność i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co więcej, taki sposób archiwizacji faktur zapewni możliwość udostępnienia faktur wysyłanych w wersji elektronicznej organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Zainteresowany oświadczył, że autentyczność pochodzenia i integralność treści przesyłanych i przechowywanych faktur będzie zachowana przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Biorąc pod uwagę powyższy opis sprawy stwierdzić należy, iż przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej zapewni warunki dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności przesyłanych faktur. Bowiem autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur będzie zachowana przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, o którym mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia. Spółka spełni także warunek dotyczący posiadania akceptacji przez danego odbiorcę dla przekazywania faktur w formie elektronicznej. Ponadto, spełnione będą również przesłanki warunkujące prawidłowość przechowywanych dokumentów w formie elektronicznej, o których mowa w § 6 rozporządzenia.

Ad. 1

Wobec powyższego stwierdzić należy, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, zasady przesyłania przez Spółkę faktur w formie elektronicznej będą zgodne z przepisami § 3 oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Ad. 2

Ponadto, w opisanym zdarzeniu przyszłym zasady elektronicznego przechowywania przez Zainteresowanego faktur przesyłanych w formie elektronicznej będzie zgodny z przepisem § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.