Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1-443-281/08-7/BS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2008-05-08
Teza: Czy dostęp organów kontroli skarbowej do faktur elektronicznych przechowywanych w archiwum, określony w § 6 ust. 1 Rozporządzenia, który powinien być zapewniony drogą elektroniczną w sposób natychmiastowy, pełen i ciągły - oznacza dostęp „on line” 24 godziny na dobę bez ograniczeń?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; ewidencja-prowadzenie ewidencji; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 13.02.2008 r. (data wpływu 18.02.2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur elektronicznych - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 18.02.2008 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur elektronicznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług telekomunikacyjnych w zakresie telefonii komórkowej jako operator sieci „X”, występując w obrocie gospodarczym pod marką handlową „A”, „B”, „C”\`(...)\`

W związku z prowadzoną działalnością Spółka co miesiąc wystawia i wysyła swoim klientom kilka milionów faktur VAT. Spółka rozważa możliwość wprowadzenia elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur do klientów, zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur – Dz. U. Nr 133, poz. 1119 (zwane dalej „Rozporządzeniem”).

Faktury VAT będą przesyłane klientom, którzy wyrażą na to zgodę w formie przewidzianej przepisami, za pomocą poczty elektronicznej lub udostępniane na wydzielonym serwerze (dostępne po zalogowaniu się przez klienta). Autentyczność pochodzenia faktury VAT i integralność ich treści byłaby zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Dzięki posługiwaniu się podpisem elektronicznym przesyłane dokumenty elektroniczne będą docierać do adresata w stanie nienaruszonym, a ewentualna zmiana w ich treści będzie sygnalizowana przez oprogramowanie odbiorcy. W tym celu Spółka zakupi stosowne oprogramowanie, umożliwiające składanie podpisu elektronicznego oraz kwalifikowany certyfikat uprawniający do jego wykorzystywania. W świetle aktualnej praktyki rynkowej licencja na używanie podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem udzielana jest najczęściej na dwa lata. Po tym okresie Spółka może wznowić licencję lub wykupić kwalifikowany certyfikat u innego dostawcy.

Jednocześnie Spółka przygotowuje się do odbierania faktur VAT w wersji elektronicznej wystawianych przez jej kontrahentów. Jednak ze względu na złożoność techniczna procesu i ogromną liczbę faktur (zarówno wystawianych przez Spółkę jak i otrzymywanych) gotowość do przyjmowania faktur elektronicznych może nie zbiec się w czasie z gotowością do wystawiania i wysyłania faktur elektronicznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy dostęp organów kontroli skarbowej do faktur elektronicznych przechowywanych w archiwum, określony w § 6 ust. 1 Rozporządzenia, który powinien być zapewniony drogą elektroniczną w sposób natychmiastowy, pełen i ciągły - oznacza dostęp „on line” 24 godziny na dobę bez ograniczeń?

Zdaniem Wnioskodawcy dostęp organów kontroli skarbowej do faktur elektronicznych przechowywanych w archiwum określony w § 6 ust. 1 Rozporządzenia powinien być zapewniony drogą elektroniczną w sposób natychmiastowy, pełen i ciągły, ale nie oznacza to dostępu „on line” 24 godziny na dobę bez ograniczeń. Dostęp ten musi być udzielony w sposób zapewniający ochronę danych osobowych i tajemnicy telekomunikacyjnej zgodnie z ustawą prawo telekomunikacyjne.

Dostęp organów podatkowych do faktur wystawianych w formie elektronicznej nie może polegać na nieograniczonym dostępie do e – archiwum przez 24 godziny na dobę. Dostęp ten musi być zapewniony przez podatnika w wersji elektronicznej, ale w sposób zapewniający bezpieczeństwo informatyczne dla systemów podatnika. Zgodnie z normą § 6 ust. 1 wystawca/odbiorca faktur w formie elektronicznej ma obowiązek zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej dostęp do faktur na żądanie, natychmiastowy, pełny i ciągły (…) drogą elektroniczną, w szczególności zapewnić możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienia czytelności tych faktur. W rozporządzeniu nie zdefiniowano na czym ten „natychmiastowy, pełen i ciągły” dostęp ma polegać. Interpretując przepis literalnie można dojść do wniosku, że organ powinien mieć dostęp do archiwum podatnika „on line” 24 godziny na dobę, praktycznie bez żadnych ograniczeń. Z drugiej strony trudno sobie wyobrazić, aby pracodawca chciał nałożyć na podatnika obowiązek zapewnienia każdemu uprawnionemu urzędowi skarbowemu nieograniczony dostęp do serwera. Takie rozwiązanie (pomijając trudności techniczne) mogłoby oznaczać permanentną i nieograniczoną kontrolę podatkowa, prowadzona u podatnika (organy podatkowe posiadając niczym nie ograniczony dostęp do faktur wystawionych i przechowywanych w formie elektronicznej mogłyby je dowolnie analizować, także bez wiedzy podatnika). Działanie takie zaś, byłoby sprzeczne z przepisami Ordynacji podatkowej – po pierwsze z podstawową zasadą postępowania podatkowego – zachowania formy pisemnej, po drugie z przepisami o kontroli podatkowej. Zgodnie z art. 126 Ordynacji podatkowej sprawy podatkowe załatwia się w formie pisemnej. Podatnik musi być zawiadomiony na piśmie o wszczynanym postępowaniu podatkowym lub kontroli podatkowej oraz o jej zakresie (organ kontrolujący musi wskazać konkretny podatek oraz okres). Natomiast na podstawie art. 286 Ordynacji kontrolujący jest uprawniony do wstępu do lokalu i pomieszczeń kontrolowanego, żądania udostępnienia akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowania pobieranych danych w formie elektronicznej. Uprawnienia powyższe nie mogą być dowolnie rozszerzane.

W świecie rozwiniętych usług elektronicznych i informatycznych naturalnym wydaje się fakt, że organ skarbowy powinien mieć dostęp do faktur archiwizowanych w formie elektronicznej również w tej formie. Dostęp ten można zapewnić w sposób bezpieczny dla obu stron – np. poprzez nagranie wskazanych faktur na dysk CD lub inny nośnik elektroniczny w formie czytelnej i umożliwiającej ich analizę oraz druk wraz z oprogramowaniem umożliwiającym ich odczytanie w formacie, w jakim zostały wystawione. Nagranie i dostarczenie takich danych może być zapewnione w bardzo krótkim czasie na żądanie organu, w obecności kontrolującego.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że zgodnie z prawem telekomunikacyjnym (art. 80 tej ustawy), operator ma obowiązek dołączyć do faktury wykaz wykonanych przez klienta w danym okresie połączeń i usług, z których skorzystał (tzw. biling). Z informatycznego punktu widzenia informacje te stanowią integralną część faktury VAT i będą przesyłane do klienta w formie elektronicznej wraz z fakturą VAT jako jeden dokument. Informacje zawarte w bilingu są objęte tajemnicą telekomunikacyjną. W związku z powyższym, podczas kontroli organ kontrolujący nie powinien mieć do nich dostępu, chyba że zostaną spełnione wymagania wskazane przez przepisy prawa (działanie odpowiedniego organu na podstawie art. 7 b lub art. 36 b ustawy o kontroli skarbowej. Dlatego też faktury VAT powinny być przechowywane w formie, która na czas kontroli umożliwi oddzielenie ich od bilingu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133 poz. 1119), zwanego dalej rozporządzeniem, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie natomiast do § 4 rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

W myśl natomiast § 6 ust. 5 rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Stosownie do § 6 ust. 6 rozporządzenia, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

W świetle powyższego stwierdzić należy, iż przepis § 6 ust. 1 cyt. rozporządzenia interpretować należy w ten sposób, iż podatnik obowiązany jest zapewnić organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, na ich żądanie tzn. na podstawie upoważnienia do kontroli, dostęp „on line” do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, gdyż wyłącznie w taki sposób można uzyskać natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur, o których mowa ww. rozporządzeniu. Dostęp do tych faktur musi umożliwiać uprawnionym organom ich czytelny wydruk oraz zapewniać możliwość udokumentowania ich poboru.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku, iż „natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur” nie oznacza dostępu „on line” 24 godziny na dobę bez ograniczeń oraz, że dostęp ten można zapewnić w sposób bezpieczny dla obu stron – np. poprzez nagranie wskazanych faktur na dysk CD lub inny nośnik elektroniczny w formie czytelnej i umożliwiającej ich analizę oraz druk wraz z oprogramowaniem umożliwiającym ich odczytanie w formacie, w jakim zostały wystawione w obecności kontrolującego należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock