Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP4-3.4012.563.2020.1.DS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-01-12
Teza: Korzystanie z elektronicznego Systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT. W stosunku do Faktur, które Spółka planuje przechowywać i archiwizować wyłącznie w sposób elektroniczny, Wnioskodawca nie utraci nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 7 października 2020 r. (data wpływu 14 października 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 14 października 2020 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Spółka oferuje kompleksowe usługi cash processingu, w tym transport gotówki i obsługę gotówki. Oferta Spółki polega na odbiorze, transporcie, liczeniu i sortowaniu gotówki aż po uznanie rachunku poszczególnych klientów (dalej: „Kontrahenci”). W ramach usługi obsługi gotówki Spółka oferuje Kontrahentom przeliczanie, sprawdzanie autentyczności gotówki przekazanej w formie zamkniętej, a także rejestrację operacji w aplikacji banku, prowadzenie magazynów gotówki, pakowanie, przygotowanie do odprowadzenia nadmiarów gotówkowych, przygotowanie zasiłków gotówkowych oraz sortowanie (podział wartości na banknoty i monety, wydzielenie banknotów i monet zniszczonych i nie będących w obiegu oraz ich uporządkowanie według nominałów). Spółka świadczy również usługi transportu wartości oraz obsługi urządzeń służących m.in. do obrotu gotówki.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego rodzaju towary oraz usługi od poszczególnych dostawców (dalej: „Kontrahenci”). Co do zasady, nabywane przez Spółkę towary oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki. Transakcje nabywania towarów i usług, o których mowa powyżej, dokumentowane są fakturami VAT wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej lub elektronicznej (e-faktury). Faktury elektroniczne otrzymywane są za pomocą poczty elektronicznej lub są dostępne on-line za pośrednictwem zewnętrznych systemów służących do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych.

Ze względu na dużą skalę prowadzonej działalności oraz, co się z tym wiąże, bardzo dużą ilość otrzymywanych faktur i mając na uwadze konieczność zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej faktur, Spółka ponosi istotne koszty związane z obiegiem dokumentów w wersji papierowej.

W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i archiwizacją ww. dokumentów, Spółka rozważa uproszczenie obecnej procedury archiwizacji faktur zakupowych, poprzez rozpoczęcie korzystania z elektronicznego systemu przechowywania i archiwizowania dokumentów (dalej: „System”), który będzie pozwalał na wgrywanie skanów dokumentów i plików pdf do systemu, dostęp do nich on-line oraz ich archiwizowanie.

Zgodnie z założeniami rozważanego przez Spółkę modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów otrzymywane przez Spółkę od Kontrahentów dokumenty (faktury) w formie elektronicznej będą od razu wprowadzane do Systemu, automatycznie weryfikowane (np. co do zgodności danych z innymi dokumentami/ewidencjami), a następnie w nim zapisywane oraz dalej procedowane. Z kolei dokumenty (faktury) w formie papierowej, w przypadku procesów wymagających akceptacji w systemie obsługującym te akceptacje, będą digitalizowane, a dane z obrazów tych dokumentów (np. kontrahentów, kwoty netto/brutto, VAT oraz numery faktur) będą automatycznie odczytywane przy użyciu technologii OCR (ang. Optical Character Recognition) z zeskanowanych dokumentów (faktur). Natomiast dokumenty (faktury) papierowe, w przypadku procesów nieobsługiwanych przez system obsługujący akceptacje będą digitalizowane i dodawane do Systemu (archiwum elektronicznego faktur) przy pomocy przeglądarki internetowej wraz z danymi opisowymi, umożliwiającymi wygodnie przeszukiwanie archiwum elektronicznego faktur.

W przypadku dokumentów digitalizowanych (zeskanowanych faktur papierowych) obsługiwanych w ramach systemu akceptacji, zgodność z oryginałem będzie potwierdzana przez pracownika Spółki odpowiedzialnego za dodanie dokumentu do Systemu, zgodnie z przyjętymi ścieżkami akceptacji Z kolei dokumenty nieobsługiwane w systemie akceptacji, będą weryfikowane przez pracownika Spółki dodającego dokument do archiwum elektronicznego faktur. Natomiast w przypadku dokumentów elektronicznych, dane dotyczące Kontrahentów będą automatycznie weryfikowane przez System, zaś pozostałe dane: numer faktury, kwota, NIP, wartość faktury, będą weryfikowane pod względem ich zgodności ręcznie przez uprawnione do tego osoby podczas obsługi samego procesu akceptacji.

System zapewniać będzie niezmienność postaci dokumentów. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do Systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści (dane wprowadzone do Systemu będą przechowywane w bazie danych uniemożliwiającej ręczną ingerencję).

Dokumenty archiwizowane będą w Systemie, do którego dostęp będą miały tylko wskazane osoby - krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony na podstawie uprawnień definiowanych w Systemie. Dostęp do Systemu (w tym przeglądania archiwum elektronicznego faktur) możliwy będzie tylko dla zarejestrowanego użytkownika poprzez podanie prawidłowego loginu (przydzielonego mu indywidualnie) i hasła, co umożliwi pełną rozliczalność operacji w Systemie. Tym samym, historia (informacje o podmiocie i czasie) tworzenia, edytowania, zatwierdzania i przeglądania dokumentu będzie dostępna w Systemie.

System będzie umożliwiał przechowywanie faktur przez okres co najmniej 6 lat. tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

W odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Kontrole biznesowe będą polegały na:

*   posiadaniu dokumentów uzupełniających, takich jak m.in. zamówienie, umowa, dokument transportowy, korespondencja mailowa z kontrahentem, historia rozrachunków z Klientem, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym;

*   weryfikowaniu faktur zakupowych pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, a w przypadku braku formalnego zamówienia zatwierdzaniu przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję;

*   weryfikowaniu faktur zakupowych pod kątem merytorycznym i wartościowym, w tym sprawdzaniu, czy została podpisana odpowiednia umowa/kontrakt; porównywana będzie treść faktury z danymi zawartymi w umowie/kontrakcie (weryfikowana będzie tożsamość podmiotu wystawiającego fakturę i wykonującego świadczenie, tożsamość wynagrodzenia należnego za dane świadczenie oraz tożsamość daty dostawy z faktury z kontraktem);

*   sprawdzaniu otrzymanych faktur pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji;

*   ograniczeniu dostępu do systemu obiegu, archiwum i systemu akceptacji i przetwarzania faktur do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia;

*   wykorzystaniu do procesu skanowania profesjonalnego oprogramowania nienaruszającego integralności faktury.

Po dokonaniu kontroli biznesowych, o których mowa, a następnie elektronicznym zarchiwizowaniu faktur, faktury papierowe będą niszczone.

Wnioskodawca będzie wykorzystywał nabyte towary i usługi do czynności opodatkowanych VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy korzystanie z elektronicznego Systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów wskazanego w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum dokumentów (faktur) wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz czy taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, daje Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej?

Zdaniem Wnioskodawcy, korzystanie z elektronicznego Systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentu wskazanego w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum dokumentów faktur wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów wyłącznie formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, daje Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy o VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy o VAT stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT - przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Regulacje w zakresie podatku VAT dotyczące zasad przechowywania faktur zostały zawarte przede wszystkim w art. 106m, art. 112 oraz 112a ustawy o VAT.

Przepis art. 112a ust. 1 ustawy o VAT wymienia warunki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów. W myśl tego przepisu podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przepis art. 106m w dalszej części stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z powołanych wyżej przepisów nie wynika zatem, by ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania faktur. Przepisy ustawy o VAT precyzują jedynie warunki przechowywania faktur. Oznacza to, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Określone w ustawie warunki ich przechowywania muszą być jednak spełnione w obu przypadkach, a więc dokumenty muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem Spółki opisana w zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów spełnia wskazane powyżej warunki, co zostało szczegółowo opisane poniżej.

1.  Przechowywanie dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia. Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wszystkie faktury będą archiwizowane w Systemie przez okres wymagany przepisami prawa (co najmniej przez okres 6 lat). Należy zatem uznać, że warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów zostanie przez Spółkę spełniony.
2.  Przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. W rozważanym modelu faktury przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej, w podziale na okresy rozliczeniowe, których dana faktura dotyczy. Wykorzystywany do ww. celów System informatyczny umożliwiał będzie użytkownikowi wgląd do faktur z poszczególnych okresów rozliczeniowych, w tym np. do dokumentów dotyczących określonego miesiąca. Tym samym w ocenie Spółki, rozważany model archiwizacji dokumentów będzie spełniał warunek przechowywania dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe. Ponadto, również warunek przechowywania dokumentów w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie należy uznać za spełniony. W szczególności, łatwość odszukania i zapoznania się z konkretnymi fakturami lub ich zbiorami gwarantowane będą bowiem przez wykorzystanie osobnych folderów i oznaczeń dokumentów, jak również z uwagi na istniejącą funkcjonalność Systemu pozwalającą na automatyczne wyszukiwanie danych i dokumentów według żądanego kryterium (np. kryterium dostawcy). W świetle powyższego należy uznać, że opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów spełnia warunki przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.
3.  Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania. Odnosząc się do warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia, Wnioskodawca podkreśla, że planowane rozwiązanie w zakresie archiwizowania faktur zakupowych zapewni pewność co do podmiotu, od którego Wnioskodawca otrzymał daną fakturę. Jak wynika z opisu stanu zdarzenia przyszłego, w analizowanej sytuacji, zgodność z oryginałem, w przypadku dokumentów digitalizowanych (zeskanowanych faktur papierowych) obsługiwanych w ramach systemu akceptacji, będzie potwierdzana przez pracownika odpowiedzialnego za dodanie dokumentu do systemu, zgodnie z przyjętymi ścieżkami akceptacji. Z kolei dokumenty nieobsługiwane w systemie akceptacji będą weryfikowane przez pracownika dodającego dokument do archiwum elektronicznego faktur. Natomiast w przypadku dokumentów elektronicznych, dane dotyczące dostawców będą automatycznie weryfikowane przez system, zaś pozostałe dane (numer faktury, kwota, NIP, wartość faktury) będą weryfikowane pod względem ich zgodności ręcznie przez uprawnione do tego osoby podczas obsługi samego procesu akceptacji. Tym samym, skoro zapewniona będzie każdorazowa weryfikacja faktur zakupowych pod względem merytorycznym, nie będzie zatem możliwe ujęcie w ewidencji VAT i archiwizowanie faktur zakupowych, pochodzących od nieznanych dostawców. Tym samym należy uznać, że w związku z planowanym postępowaniem Wnioskodawcy w zakresie archiwizowania faktur zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury. Z kolei, jeśli chodzi o integralność faktury, to Wnioskodawca wskazuje, że ani proces zmiany formy faktury z papierowej na elektroniczną, ani też samo przechowywanie faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych nie będzie skutkowało żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura. System zapewniać będzie bowiem niezmienność postaci dokumentów. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej (faktury elektroniczne oraz skany faktur zakupowych będą bowiem przechowywane w formacie, który nie dopuszcza zmian w treści), co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do Systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści. Dodatkowo dostęp do dodawania dokumentów do Systemu (archiwum elektronicznego faktur) będzie ograniczony na podstawie uprawnień definiowanych w Systemie. Dostęp do Systemu (w tym przeglądania archiwum elektronicznego) możliwy będzie bowiem tylko dla zarejestrowanego użytkownika poprzez podanie prawidłowego loginu (przydzielonego mu indywidualnie) i hasła, co umożliwi pełną rozliczalność operacji w Systemie. Tym samym, informacje o podmiocie i czasie tworzenia, edytowania, zatwierdzania i przeglądania dokumentu będzie dostępna w Systemie. Dokumenty archiwizowane będą w Systemie, do którego dostęp będą miały tylko wskazane osoby - krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony na podstawie uprawnień definiowanych w Systemie. Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona przez Wnioskodawcę poprzez:
    *   wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur (odpowiednio przez Wnioskodawcę lub firmy zewnętrzne),
    *   proces weryfikacji formalnej, który, co do zasady, następuje po wprowadzeniu faktury do systemu księgowego Wnioskodawcy.
4.  Przechowywanie faktur w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur, w tym ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych. Wnioskodawca wskazuje, że planowany model archiwizacji i przechowywania dokumentów zakłada, że za pośrednictwem Systemu Spółki zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie każdorazowo niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy, przytoczony na początku wniosku oraz powyżej sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę, spełnia warunki wskazane w ustawie o VAT, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji, wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki, mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnej linii interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wypowiadającego się w podobnych stanach faktycznych. Zgodnie z interpretacjami organu, przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne, ponadto daje podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Dla przykładu, można posłużyć się następującymi interpretacjami:

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 marca 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG, organ przychylił się do stanowiska, że przechowywanie faktur w sposób elektroniczny jest zgodne z prawem: „Z uwagi na przedstawione okoliczności sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawionych i otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami”.

W tej samej interpretacji (sygn. 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG), Organ potwierdził również prawo o obniżania kwoty podatku należnego o podatek naliczony: „W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zeskanowanych dokumentów oraz faktur otrzymanych w formie elektronicznej dokumentujących zakup towarów i usług, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej, należy stwierdzić, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.”

Podobne stanowisko za słuszne uznano także w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 czerwca 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.158.2017.2.ASZ: „Podsumowując, Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane i wystawione dokumenty (faktury VAT) jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej z uwagi na spełnienie warunków przechowywania dokumentów, zawartych w art. 112a ustawy o VAT”. „Odnosząc się natomiast do ustalenia kwestii czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej, należy wskazać, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

Również w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 czerwca 2018 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.390.2018.2.JSO, organ przyznał, że: „Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność”, a także dodał, że „archiwizowanie przez Wnioskodawcę faktur zakupowych w sposób opisany we wniosku nie będzie stanowić przeszkody do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur (\`(...)\`).”

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podobnie wypowiedział się także w interpretacji indywidualnej z 22 czerwca 2017 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.173.2017.1.JG. Ponadto, stanowisko Wnioskodawcy zostało także potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 marca 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.787.2018.2.AK. Potwierdzenie prezentowanego stanowiska Wnioskodawcy co do prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej wyraził również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 15 czerwca 2020 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.104.2020.2.JF.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”) –– podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

W świetle art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać m.in:

1.  datę wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku;
13.  sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1.  konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2.  niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy – podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT.

Ze względu na dużą skalę prowadzonej działalności oraz, co się z tym wiąże, bardzo dużą ilość otrzymywanych faktur i mając na uwadze konieczność zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej faktur, Spółka ponosi istotne koszty związane z obiegiem dokumentów w wersji papierowej.

W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i archiwizacją ww. dokumentów, Spółka rozważa uproszczenie obecnej procedury archiwizacji faktur zakupowych, poprzez rozpoczęcie korzystania z elektronicznego systemu przechowywania i archiwizowania dokumentów („System”), który będzie pozwalał na wgrywanie skanów dokumentów i plików pdf do systemu, dostęp do nich on-line oraz ich archiwizowanie.

Zgodnie z założeniami rozważanego przez Spółkę modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów otrzymywane przez Spółkę od Kontrahentów dokumenty (faktury) w formie elektronicznej będą od razu wprowadzane do Systemu, automatycznie weryfikowane (np. co do zgodności danych z innymi dokumentami/ewidencjami), a następnie w nim zapisywane oraz dalej procedowane. Z kolei dokumenty (faktury) w formie papierowej, w przypadku procesów wymagających akceptacji w systemie obsługującym te akceptacje, będą digitalizowane, a dane z obrazów tych dokumentów (np. kontrahentów, kwoty netto/brutto, VAT oraz numery faktur) będą automatycznie odczytywane przy użyciu technologii OCR (ang. Optical Character Recognition) z zeskanowanych dokumentów (faktur). Natomiast dokumenty (faktury) papierowe, w przypadku procesów nieobsługiwanych przez system obsługujący akceptacje będą digitalizowane i dodawane do Systemu (archiwum elektronicznego faktur) przy pomocy przeglądarki internetowej wraz z danymi opisowymi, umożliwiającymi wygodnie przeszukiwanie archiwum elektronicznego faktur.

W przypadku dokumentów digitalizowanych (zeskanowanych faktur papierowych) obsługiwanych w ramach systemu akceptacji, zgodność z oryginałem będzie potwierdzana przez pracownika Spółki odpowiedzialnego za dodanie dokumentu do Systemu, zgodnie z przyjętymi ścieżkami akceptacji Z kolei dokumenty nieobsługiwane w systemie akceptacji, będą weryfikowane przez pracownika Spółki dodającego dokument do archiwum elektronicznego faktur. Natomiast w przypadku dokumentów elektronicznych, dane dotyczące Kontrahentów będą automatycznie weryfikowane przez System, zaś pozostałe dane: numer faktury, kwota, NIP, wartość faktury, będą weryfikowane pod względem ich zgodności ręcznie przez uprawnione do tego osoby podczas obsługi samego procesu akceptacji.

System zapewniać będzie niezmienność postaci dokumentów. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do Systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści (dane wprowadzone do Systemu będą przechowywane w bazie danych uniemożliwiającej ręczną ingerencję).

Dokumenty archiwizowane będą w Systemie, do którego dostęp będą miały tylko wskazane osoby - krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony na podstawie uprawnień definiowanych w Systemie. Dostęp do Systemu (w tym przeglądania archiwum elektronicznego faktur) możliwy będzie tylko dla zarejestrowanego użytkownika poprzez podanie prawidłowego loginu (przydzielonego mu indywidualnie) i hasła, co umożliwi pełną rozliczalność operacji w Systemie. Tym samym, historia (informacje o podmiocie i czasie) tworzenia, edytowania, zatwierdzania i przeglądania dokumentu będzie dostępna w Systemie.

System będzie umożliwiał przechowywanie faktur przez okres co najmniej 6 lat. tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Kontrole biznesowe będą polegały na:

*   posiadaniu dokumentów uzupełniających, takich jak m.in. zamówienie, umowa, dokument transportowy, korespondencja mailowa z kontrahentem, historia rozrachunków z Klientem, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym;

*   weryfikowaniu faktur zakupowych pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, a w przypadku braku formalnego zamówienia zatwierdzaniu przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję;

*   weryfikowaniu faktur zakupowych pod kątem merytorycznym i wartościowym, w tym sprawdzaniu, czy została podpisana odpowiednia umowa/kontrakt; porównywana będzie treść faktury z danymi zawartymi w umowie/kontrakcie (weryfikowana będzie tożsamość podmiotu wystawiającego fakturę i wykonującego świadczenie, tożsamość wynagrodzenia należnego za dane świadczenie oraz tożsamość daty dostawy z faktury z kontraktem);

*   sprawdzaniu otrzymanych faktur pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji;

*   ograniczeniu dostępu do systemu obiegu, archiwum i systemu akceptacji i przetwarzania faktur do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia;

*   wykorzystaniu do procesu skanowania profesjonalnego oprogramowania nienaruszającego integralności faktury.

Po dokonaniu kontroli biznesowych, o których mowa, a następnie elektronicznym zarchiwizowaniu faktur, faktury papierowe będą niszczone.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii, czy korzystanie z elektronicznego Systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum dokumentów (faktur) wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz czy taka forma archiwizacji, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, daje Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej.

Jak wynika z powołanych powyżej przepisów prawa, dopuszcza się możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w przepisach prawa należy uznać, że przechowywanie faktur oraz innych dokumentów – w sposób opisany przez Wnioskodawcę w opisie sprawy – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów oraz przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także gwarantujący odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych – jest zgodny z powołanymi przepisami prawa.

Zatem planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania ww. faktur będzie spełniało wymogi określone w art. 112a ustawy, w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego procedur, będzie zgodne z przepisami ustawy.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego, jego podstawowe zasady zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W świetle tego przepisu, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Ponadto należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc oceniana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Jak wynika z opisu sprawy, Wnioskodawca jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług, natomiast nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych VAT.

Podsumowując, korzystanie z elektronicznego Systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów wskazanego w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT. Należy również stwierdzić, że w stosunku do Faktur, które Spółka planuje przechowywać i archiwizować wyłącznie w sposób elektroniczny, Wnioskodawca nie utraci nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać **za prawidłowe**.

Należy wskazać, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku i ściśle w zakresie wyznaczonym pytaniem Wnioskodawcy tj. prawidłowości wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych we wniosku. Interpretacja nie rozstrzyga w zakresie tych okoliczności faktycznych, do których nie odnosi się pytanie Wnioskodawcy. Stąd też interpretacja nie rozstrzyga czy faktycznie Wnioskodawca spełnia warunek autentyczności, integralności oraz czytelności faktur przy zachowaniu przedstawionych kontroli biznesowych, gdyż nie było to przedmiotem zapytania Wnioskodawcy. Informacje w powyższym zakresie potraktowano jako element przedstawionego we wniosku opisu sprawy, bez dokonywania oceny jego prawidłowości. Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub zmiany stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.