Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-770/14-2/JL
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-09-19
Teza: Z uwagi na fakt, że proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania faktur, dla celów archiwizacji jedynie w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w art. 106m ustawy oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp w przypadku kontroli, należy stwierdzić, że wypełnia ona dyspozycje określone w art. 112a ustawy.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 1 lipca 2014 r. (data wpływu 7 lipca 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur elektronicznych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 7 lipca 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur elektronicznych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest producentem części samochodowych. Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. W niektórych przypadkach zakupy towarów lub usług związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością dokumentowane będą wystawianymi przez kontrahentów fakturami elektronicznymi sporządzanymi przy wykorzystaniu elektronicznej wymiany danych (EDI). Przesłane faktury elektroniczne w formacie EDI zostaną automatycznie zapisane w systemie finansowo-księgowym i będą połączone z dokumentami księgowymi utworzonymi na ich podstawie. W związku z przyjmowaniem faktur w formie elektronicznej w formacie EDI Spółka zamierza stosować następującą procedurę obiegu oraz przechowywania takich faktur:

*   zgodę na taki sposób fakturowania Wnioskodawca wyrazi w sposób domniemany poprzez przyjmowanie takich faktur i dokonywanie za nie zapłaty,
*   autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury będą zapewnione poprzez
    *   odpowiednią ochronę sygnału elektronicznego, którym odbywa się wymiana danych EDI z dostawcą. Zastosowane w tym przypadku zabezpieczenia techniczne powodują, że prawdopodobieństwo ingerencji z zewnątrz w treść przesyłanych informacji jest bardzo niskie. W konsekwencji stosowana ochrona zapewnia pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, jak również niezmienność danych, które powinna zawierać faktura,
    *   prowadzone kontrole biznesowe zapewniające każdorazowo ustalenie ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (otrzymana przez Spółkę faktura jest odpowiednio dopasowana w systemie księgowym Spółki do otrzymanej dostawy do magazynu lub wykonanej usługi), jak również do późniejszej płatności za dostarczony towar/wykonaną usługę,
    *   zapewnienie możliwości odczytania danych zawartych w fakturze elektronicznej przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Wprawdzie Spółka nie duplikuje na bieżąco komunikatów EDI poprzez generowanie odrębnych plików (np. PDF) z obrazem faktury, jednakże stosowany system umożliwia wygenerowanie takich plików w każdym czasie (szczegóły poniżej),
*   otrzymane od kontrahentów faktury przechowywane będą elektronicznie w postaci komunikatów EDI,
*   pliki z fakturami będą przez Wnioskodawcę przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi,
*   jednocześnie Spółka nie zamierza generować na bieżąco odrębnych plików (np. PDF) zawierających wszystkie dane i mające zewnętrzny wygląd faktury, możliwych do odczytu przy użyciu powszechnie dostępnego oprogramowania (np. Adobe Reader),
*   w przypadku ewentualnej kontroli Spółka zapewniałaby organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych poprzez zapewnienie dostępu i poboru komunikatów EDI,
*   odrębne pliki (np. PDF) mające wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury Spółka generowałaby na potrzeby ewentualnej kontroli na osobne życzenie kontrolujących (jak wskazano powyżej takie pliki nie byłyby generowane na bieżąco i przechowywane odrębnie od faktur elektronicznych zapisywanych w formie komunikatów EDI).

Faktury, o których mowa w niniejszym wniosku, będą dotyczyć nabycia towarów i usług przez Wnioskodawcę w związku z działalnością podlegającą VAT. Innymi słowy, będą to zakupy, które wykazują związek z czynnościami opodatkowanymi VAT. Tylko takie faktury Spółka ujmuje w deklaracjach VAT i odlicza podatek naliczony.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

1.  Czy opisane powyżej faktury elektroniczne przekazywane Wnioskodawcy, w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego uprawniają Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur?
2.  Czy przechowanie faktur elektronicznych w formie komunikatów EDI przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości dodatkowego wygenerowania na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej odrębnych plików (np. PDF) mających wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury spełnia wymogi przechowywania i zapewnienia dostępu do faktur określone w art. 112a ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1.

Zdaniem Spółki, opisane powyżej faktury elektroniczne otrzymywane od kontrahentów, w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego uprawniają Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur.

Zgodnie z dyspozycją przepisu art. 86 ustawy o VAT, zasadniczymi warunkami umożliwiającymi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest dokonanie odliczenia przez czynnego, zarejestrowanego podatnika podatku od towarów i usług oraz związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi. Jednocześnie z przepisu tego wynika, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych (por. art. 86 ust. 2 pkt 1, ust. 10b, ust. 10g i 10h ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, za fakturę uważa się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Stosownie natomiast do treści art. 2 ust. 32 ustawy o VAT, faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym faktura jest dokumentem, który zawiera wszystkie wymagane przez ustawę o VAT dane, wystawianym przez kontrahenta i odbieranym przez Spółkę w formacie elektronicznym. W konsekwencji, faktury te spełniają ustawową definicję faktury, jak również faktury elektronicznej.

Stosownie do treści art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność jej treści rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT).

Obowiązek zapewnienia czytelności powinien być natomiast interpretowany jako możliwość przedstawienia w fazie kontroli podatkowej faktury w formacie umożliwiającym weryfikację treści faktury.

Jak wyjaśniono w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, warunki te są spełnione w omawianym przypadku. Po pierwsze system przyjęty przez Spółkę zapewnia zarówno autentyczność, jak i integralność przedmiotowych faktur. Z kolei, w zależności od oczekiwań oraz narzędzi weryfikacyjnych kontrolujących, Wnioskodawca jest w stanie zapewnić dostęp do faktur elektronicznych zapisywanych na bieżąco w formie komunikatów EDI lub też wygenerować na potrzeby kontroli pliki w innym formacie (np. PDF), zapewniającym możliwość odczytania danych zawartych w fakturze elektronicznej przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń (w przypadku gdy kontrolujący nie będą dysponować narzędziami umożliwiającymi weryfikację treści komunikatów EDI).

Należy również wskazać, że domniemana zgoda Spółki na przyjmowanie od kontrahentów faktur w formie elektronicznej jest aktualnie akceptowalną formą wyrażania zgody na takie fakturowanie. Zgodnie bowiem z treścią art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy. Jednocześnie, zgodnie z uzasadnieniem do nowelizacji ustawy o VAT wprowadzającej ten przepis wskazano, że odchodzi się od obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron. Zmiany w tym zakresie oznaczają, że np. za akceptację należy również uznać tzw. akceptację dorozumianą, np. odbiorca, otrzymując fakturę w tej formie, reguluje płatność z niej wynikającą (treść uzasadnienia dostępna na stronie www.sejm.gov.pl).

W konsekwencji nie powinno ulegać wątpliwości, że otrzymanie takich faktur przez Spółkę stanowić będzie podstawę do odliczenia podatku od towarów i usług na ogólnych zasadach wynikających z art. 86 ustawy o VAT. Innymi słowy, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, to otrzymywane faktury elektroniczne, stanowić będą podstawę do odliczenia podatku naliczonego.

Powyższe stanowisko potwierdzają również organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych wydawanych w zbliżonych stanach faktycznych dla innych podatników. Przykładowo należy wskazać na następujące interpretacje:

*   interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 października 2013 r., sygn. IPPP1/443-860/13-2/ISZ,
*   interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 30 września 2013 r., sygn. IPTPP2/443-534/13-4/JN.

Ad. 2.

W ocenie Wnioskodawcy, przechowanie faktur elektronicznych w formie komunikatów EDI przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości dodatkowego wygenerowania na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej odrębnych plików (np. PDF) mających wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury spełnia wymogi przechowywania i zapewnienia dostępu do faktur określone w art. 112a ustawy o VAT.

Zgodnie z treścią ust. 1 tego przepisu, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie, w myśl ust. 4 tego artykułu, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W ocenie Spółki, powyższy przepis pozostawia podatnikowi stosunkowo dużą swobodę w zakresie sposobu przechowywania faktur elektronicznych. Zasadniczo to do podatnika należy decyzja co do formy prowadzenia takiego archiwum (w postaci bazy danych na serwerze pocztowym czy też na odrębnym dysku), jego struktury (w podziale na klientów itd.), a także tego, jakiego rodzaju pliki będą w nim przechowywane (np. jedynie pliki z fakturami elektronicznymi zapisanymi w formacie komunikatów EDI, czy też dodatkowo pliki w formacie PDF). Istotne jest natomiast, aby przyjęty przez podatnika sposób archiwizacji spełniał wymogi w zakresie zapewnienia:

*   autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur VAT od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   łatwego odszukania faktur VAT przechowywanych w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   bezzwłocznego dostępu dla organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej na żądanie oraz bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych zawartych w fakturach VAT.

Skoro jak wskazano powyżej, stosowany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania faktur elektronicznych spełnia powyższe wymogi, to taki sposób archiwizowania należy uznać również za spełniający wymogi wynikające z przepisu art. 112a ustawy o VAT.

Prawidłowość takiego stanowiska znajduje potwierdzenie m.in. w treści interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora IS w Warszawie w dniu 6 maja 2013 r. (nr IPPP3/443- 269/13-2/RD), w której organ podatkowy stwierdził, że: „mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż regulacje prawne obowiązujące od 1 stycznia 2013 r. jak i w stanie prawnym obowiązującym w 2012 r., dopuszczają możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawianych kontrahentom, jak i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn zm.), zwanej dalej ustawą, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym – pkt 33 art. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Ponadto zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że w niektórych przypadkach zakupy towarów lub usług związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością dokumentowane będą wystawianymi przez kontrahentów fakturami elektronicznymi sporządzanymi przy wykorzystaniu elektronicznej wymiany danych (EDI). Przesłane faktury elektroniczne w formacie EDI zostaną automatycznie zapisane w systemie finansowo-księgowym i będą połączone z dokumentami księgowymi utworzonymi na ich podstawie. W związku z przyjmowaniem faktur w formie elektronicznej w formacie EDI Spółka zamierza stosować następującą procedurę obiegu oraz przechowywania takich faktur:

*   zgodę na taki sposób fakturowania Wnioskodawca wyrazi w sposób domniemany poprzez przyjmowanie takich faktur i dokonywanie za nie zapłaty,
*   autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury będą zapewnione poprzez
    *   odpowiednią ochronę sygnału elektronicznego, którym odbywa się wymiana danych EDI z dostawcą. Zastosowane w tym przypadku zabezpieczenia techniczne powodują, że prawdopodobieństwo ingerencji z zewnątrz w treść przesyłanych informacji jest bardzo niskie. W konsekwencji stosowana ochrona zapewnia pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, jak również niezmienność danych, które powinna zawierać faktura,
    *   prowadzone kontrole biznesowe zapewniające każdorazowo ustalenie ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (otrzymana przez Spółkę faktura jest odpowiednio dopasowana w systemie księgowym Spółki do otrzymanej dostawy do magazynu lub wykonanej usługi), jak również do późniejszej płatności za dostarczony towar/wykonaną usługę,
    *   zapewnienie możliwości odczytania danych zawartych w fakturze elektronicznej przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Wprawdzie Spółka nie duplikuje na bieżąco komunikatów EDI poprzez generowanie odrębnych plików (np. PDF) z obrazem faktury, jednakże stosowany system umożliwia wygenerowanie takich plików w każdym czasie (szczegóły poniżej),
*   otrzymane od kontrahentów faktury przechowywane będą elektronicznie w postaci komunikatów EDI,
*   pliki z fakturami będą przez Wnioskodawcę przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi,
*   jednocześnie Spółka nie zamierza generować na bieżąco odrębnych plików (np. PDF) zawierających wszystkie dane i mające zewnętrzny wygląd faktury, możliwych do odczytu przy użyciu powszechnie dostępnego oprogramowania (np. Adobe Reader),
*   w przypadku ewentualnej kontroli Spółka zapewniałaby organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych poprzez zapewnienie dostępu i poboru komunikatów EDI,
*   odrębne pliki (np. PDF) mające wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury Spółka generowałaby na potrzeby ewentualnej kontroli na osobne życzenie kontrolujących (jak wskazano powyżej takie pliki nie byłyby generowane na bieżąco i przechowywane odrębnie od faktur elektronicznych zapisywanych w formie komunikatów EDI).

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy powstały m.in. w kwestii przechowywania faktur w formie elektronicznej (komunikaty EDI) bez drukowania.

Należy wskazać, że obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej. Przykładowo, za akceptację można uznać, jak słusznie wskazuje Spółka - zgodę przyszłego odbiorcy faktur, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Tym samym stosowana przez Spółkę metoda wyrażenia akceptacji dla przesyłania faktur w formie elektronicznej przez kontrahentów jest właściwa.

W konsekwencji z uwagi na fakt, że proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania faktur, dla celów archiwizacji jedynie w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w art. 106m ustawy oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp w przypadku kontroli, należy stwierdzić, że wypełnia ona dyspozycje określone w art. 112a ustawy.

Stanowisko Spółki w powyższej kwestii jest zatem prawidłowe.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy - kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyżej cytowanych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Wskazać należy, że faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, podatnik musi wyrazić akceptację takiego sposobu otrzymywania faktury i musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

Z wniosku wynika, że Spółka wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w sposób domniemany poprzez przyjmowanie takich faktur i dokonywanie za nie zapłaty, a ponadto będzie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność tych faktur.

W świetle przedstawionego opisu sprawy należy stwierdzić, że spełnione zostaną warunki uprawniające Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, ponieważ Spółka jest podatnikiem VAT, a faktury, o których mowa we wniosku, będą dotyczyć nabycia towarów i usług w związku z działalnością podlegającą VAT - będą to zakupy, które wykazują związek z czynnościami opodatkowanymi VAT.

Tym samym faktury otrzymane przez Spółkę w formacie EDI drogą elektroniczną, podlegające procesom weryfikacji i akceptacji opisanym we wniosku, stanowią podstawę do obniżenia przez Spółkę podatku VAT należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur, zgodnie z art. 86 ustawy.

Stanowisko Spółki w tym zakresie jest również prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.