Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.312.2018.1.JF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-08-08
Teza: Archiwizacja oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 14 czerwca 2018 r. (data wpływu 18 czerwca 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizacji oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 18 czerwca 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizacji oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (Spółka) prowadzi działalność gospodarczą w branży farmaceutycznej i zajmuje się produkcją oraz marketingiem produktów farmaceutycznych. Spółka jest zarejestrowana dla celów VAT jako podatnik VAT czynny.

W związku z prowadzoną działalnością Spółka ponosi różnego rodzaju wydatki, część z nich ponoszona jest bezpośrednio przez pracowników. Celem usprawnienia procesu rozliczania pracowniczych wydatków służbowych, a także ułatwienia dostępu do dokumentów i zwiększenia bezpieczeństwa ich przechowywania, Wnioskodawca zamierza wdrożyć rozwiązania informatyczne umożliwiające w pełni elektroniczne archiwizowanie i przechowywanie dokumentów zakupowych dotyczących pracowniczych wydatków służbowych oraz faktur przelewowych.

Dokumenty dotyczące wydatków służbowych (i-expense)

Rozliczanie wydatków służbowych przez pracowników odbywa się za pośrednictwem aplikacji i- expense (dalej: i-expense), która stanowi moduł systemu księgowego O., z którego obecnie korzysta Spółka. Dokumenty dotyczące wydatków służbowych rozliczanych przez pracowników są przechowywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej (faktury VAT zakupu, paragony, rachunki, ewidencje przebiegu pojazdów itp.) bez względu na formę, w jakieś dokument ten został dostarczony.

Rozliczanie wydatków służbowych odbywa się w następujący sposób. Pracownik otrzymuje bezpośrednio od kontrahenta fakturę w postaci papierowej lub elektronicznej (np. pdf). Na podstawie otrzymanych dokumentów tworzy zestawienie wydatków w i-expense poprzez wpisanie do niego - odrębnie dla każdego wydatku - odpowiednich informacji o tym wydatku. Każdy dokument wprowadzany jest jako odrębna linia zestawienia i wymaga podania danych z dokumentu źródłowego, takich jak numer dokumentu, data sprzedaży, nazwa i dane adresowe wystawcy, numer NIP, kwota oraz opis towaru/usługi (z wyjątkiem drobnych kosztów o tym samym charakterze, od których VAT nie podlega odliczeniu, np. paragony za parking - wydatki te mogą być sumowane i wykazywane w jednej linii rozliczenia i-expense). Dodatkowo wymagane jest wybranie odpowiedniego konta kosztowego oraz wskazanie stawki podatku VAT.

Zgodnie z wewnętrznymi procedurami Wnioskodawcy, pracownik zobowiązany jest - zawsze, gdy jest to możliwe - zapłacić za wydatek służbowy z użyciem służbowej karty kredytowej. W i expense automatycznie pojawiają się wszystkie transakcje dokonane przez pracownika z użyciem karty kredytowej wydanej na jego nazwisko. Informacje dotyczące takich transakcji obejmują kwotę i nazwę dostawcy. Każda informacja, z wyjątkiem kwoty, zaczytana automatycznie do i-expense może być przez pracownika edytowana i modyfikowana, np. w celu wprowadzenia pełnej nazwy dostawcy, a nie skróconej - jak pojawia się to w opisie transakcji dokonanej kartą kredytową.

Wnioskodawca planuje, że pracownik dokonujący rozliczenia wydatków służbowych w i-expense będzie dołączał do zestawienia wydatków - osobno dla każdego rozliczanego wydatku - wersję elektroniczną dokumentu, który dotyczy wydatku, np. w formie pdf, jpeg (co nie będzie dotyczyć drobnych kosztów od których Spółka nie odlicza VAT, np. paragonów za parking, gdzie do jednej linii zestawienia załączona będzie wersja elektroniczna kilku paragonów). Po dołączeniu wersji elektronicznych wszystkich dokumentów źródłowych pracownik będzie przesyłał zestawienie wydatków służbowych do akceptacji przełożonego. Przełożony na podstawie dołączonych dokumentów i wpisanych informacji dokona weryfikacji zasadności poniesienia kosztu oraz zaakceptuje lub odrzuci (celem poprawienia, uzupełnienia) rozliczenie przesłanego przez pracownika. Wszystkie czynności odbywać się będą w i-expense.

Po akceptacji rozliczenia przez przełożonego i-expense prześle zestawienie do osoby weryfikującej elementy finansowo-księgowe, takie jak: dane dostawcy i nabywcy, poprawność wpisanej kwoty i opisu, prawidłowość wybranego konta, stawki VAT. Po ostatniej akceptacji i-expense prześle zestawienie do modułu zobowiązań w systemie O., gdzie nastąpi automatyczne jego księgowanie według wcześniej wybranych i zweryfikowanych parametrów księgowych. Po zaksięgowaniu zestawienie będzie gotowe do płatności. Po dokonaniu płatności pracownik otrzyma zwrot pieniędzy na rachunek prywatny, z którego następnie dokona spłaty służbowej karty kredytowej.

Pracownik będzie zobowiązany przechowywać faktury/rachunki i inne dokumenty objęte rozliczeniem w wersji papierowej do momentu otrzymania zwrotu pieniędzy na swój rachunek, na wypadek wątpliwości, niejasności, konieczności weryfikacji dokumentów w wersji oryginalnej. Po tym czasie dokumenty objęte rozliczeniem będą przechowywane tylko i wyłącznie w wersji elektronicznej w i-expense.

Faktury przelewowe - obecna procedura rozliczania

Wnioskodawca otrzymuje również od dostawców faktury dokumentujące poniesienie wydatków związanych z działalnością gospodarczą, które po akceptacji zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami są opłacane w formie przelewów bankowych (dalej: faktury przelewowe). Wśród faktur przelewowych można wyróżnić trzy zasadnicze grupy.

Do pierwszej grupy można zaliczyć faktury pochodzące od części dostawców przesyłane do Spółki w formie papierowej. Faktury te są następnie oklejane naklejką z kodem kreskowym, skanowane oraz przesyłane w wersji elektronicznej do systemu OCR R.. Faktury papierowe zostają archiwizowane w pudłach w porządku chronologicznym zgodnym z kodem kreskowym. W systemie OCR R. następuje automatyczne sczytanie danych z faktury. Następnie zostają one manualnie zweryfikowane pod kątem ich prawidłowości oraz pod kątem istnienia Zamówienia oraz Potwierdzenia realizacji usług - Przyjęcia. Co do zasady, zamówienie jest wymagane do każdej z faktur (z kilkoma wyjątkami jak m.in.: odsetki, opłaty skarbowe, podatki, itp.) i jest akceptowane zgodnie ze ścieżką akceptacji przyjętą przez Spółkę. Po realizacji usługi / otrzymaniu towarów, dla każdego zamówienia osoba odpowiadająca za dokonanie zakupu musi potwierdzić ten fakt w odpowiednim systemie dokonując Przyjęcia towaru lub usługi. Tylko faktury do których istnieje Przyjęcie w systemie są księgowane a następnie płacone.

Drugą grupę faktur przelewowych stanowią faktury wystawiane przez dostawców w formie papierowej, które są odbierane osobiście przez przedstawicieli terenowych od dostawców w formie papierowej. Następnie są one wprowadzane do systemu służącego do raportowania wydatków przelewowych. Jest to system firmy S., obsługujący m.in. obieg tych dokumentów oraz pozwalający na ich elektroniczną akceptację, w którym przedstawiciel tworzy wniosek wpisując dane z faktury, wysyła go w systemie S. do kolejnego etapu procesu. Jednocześnie generuje kod kreskowy do danej faktury i wysyła razem z oryginałem papierowej faktury do biura, gdzie odbywa się centralne skanowane. Urządzenie skanujące odczytuje kod kreskowy i dołącza zeskanowaną fakturę w formie elektronicznej do odpowiedniego wniosku w systemie S. Oryginały papierowe dokumentów są archiwizowane zgodnie z numeracją kodu kreskowego. Następnie wniosek wysyłany jest w systemie S. do przełożonego osoby kreującej wydatek, który na podstawie dołączonych skanów dokumentów i wpisanych informacji weryfikuje zasadność poniesionych kosztów. Po akceptacji przełożonego system przesyła zestawienie do osób weryfikujących wydatki pod względem prawa farmaceutycznego oraz weryfikujących wszystkie finansowo-księgowe elementy takie jak: dane na fakturach/dokumentach, poprawność wpisanej kwoty i opisu, prawidłowość wybranego konta, stawki VAT, numeru NIP. Po ostatniej akceptacji system S. przesyła wniosek do modułu Zobowiązań w systemie O., gdzie następuje automatyczne jego księgowanie wg wcześniej wybranych i zweryfikowanych parametrów księgowych. Po zaksięgowaniu faktura gotowa jest do płatności.

Wreszcie do trzeciej grupy faktur przelewowych należą faktury terenowe dokumentujące usługi promocyjne wykonywane dla Wnioskodawcy przez apteki. Duża ilość takich faktur jest odbierana osobiście w formie papierowej przez przedstawicieli (pracowników Spółki). Następnie faktury te przesyłane są do współpracującej z Wnioskodawcą firmy zewnętrznej, która weryfikuje fakturę pod względem zgodności ze zleceniem oraz raportem z wykonania usług, a także pod względem finansowo-księgowym. Po przejściu tej weryfikacji faktury przesyłane są do Wnioskodawcy w wersji papierowej (w paczkach) oraz w formie zestawienia elektronicznego. W księgowości Spółki generowane są kody kreskowe do faktur, a następnie odbywa się ich centralne skanowanie.

Zestawienie elektroniczne faktur jest ładowane do systemu S. (dane dotyczące każdej faktury oddzielnie) ze wskazaniem numeru faktury, daty wystawienia, nazwy i danych adresowych dostawcy, numeru NIP, konta księgowego, kwoty netto, kwoty brutto, kwoty VAT itp., w którym następuje elektroniczna akceptacja tych wydatków ponownie pod względem zasadności poniesionych kosztów. Następnie zestawienie faktur jest przesyłane do modułu Zobowiązań w systemie O., gdzie dołączane są w wersji elektronicznej zeskanowane faktury. Następuje automatyczne ich księgowanie wg wcześniej wybranych i zweryfikowanych parametrów księgowych. Po zaksięgowaniu faktura gotowa jest do płatności.

Dokumenty źródłowe dotyczące faktur przelewowych i wydatków służbowych przechowywane są bezpośrednio w systemach O. lub S., jako załączniki do dokumentów księgowych, w postaci plików pdf lub obrazów. Prawidłowość załączonych dokumentów, w tym czytelność obrazu i zgodność z dokumentem księgowym, jest sprawdzana na etapie weryfikacji przez uprawnionych księgowych.

Dodatkowo, w odniesieniu do faktur przelewowych Spółka wprowadziła zasadę uniemożliwiającą opłacenie i ujęcie faktury w razie jej niezgodności z zamówieniem oraz bez wygenerowania dokumentu przyjęcia towaru lub usługi.

Przechowywanie dokumentów - planowany sposób archiwizacji

W związku z planowanym wdrożeniem elektronicznego przechowywania dokumentów, które obejmowałoby zarówno dokumenty źródłowe dotyczące wydatków służbowych poniesionych przez pracowników, jak i faktury przelewowe otrzymane w formie papierowej, zamiarem Wnioskodawcy jest, aby papierowe oryginały dokumentów zakupu były niszczone po ich rozliczeniu dla celów księgowych i podatkowych.

Spółka planuje, aby dokumenty papierowe objęte rozliczeniem wydatków służbowych w i-expense były niszczone już po otrzymaniu przez pracownika zwrotu pieniędzy na swój rachunek, a papierowe oryginały faktur przelewowych po zakończeniu i księgowym zamknięciu okresu rozliczeniowego, do którego się odnoszą. W tym ostatnim wypadku planowane jest cykliczne niszczenie rozliczonych i zarchiwizowanych faktur.

Przed zniszczeniem papierowego oryginału dokumentu nastąpi obligatoryjna weryfikacja prawidłowości zapisu ich obrazu (skanu, zdjęcia etc. w przyjętym formacie, np. pdf, jpeg) oraz ich ujęcia dla celów księgowych i podatkowych. Zniszczenie to ma nastąpić już po zakończeniu i księgowym zamknięciu okresu rozliczeniowego, do którego się odnoszą. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy dokumentów źródłowych (wydatków służbowych i faktur przelewowych), w formacie uniemożliwiającym ich zmianę, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dostęp do dokumentów będzie zapewniony z poziomu systemu księgowego O.

Opisanemu powyżej sposobowi archiwizacji podlegałyby:

*   obrazy dokumentów źródłowych dotyczących wydatków służbowych poniesionych przez pracowników i rozliczonych przy wykorzystaniu i-expense,

*   obrazy faktur przelewowych otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które będą oklejane kodem kreskowym i skanowane do postaci elektronicznej za pośrednictwem systemu OCR R.,

*   obrazy faktur przelewowych odebranych osobiście w formie papierowej przez przedstawicieli terenowych, z których dane są przesyłane za pośrednictwem systemu S.; faktury te również będą oklejane kodem kreskowym i skanowane do postaci elektronicznej,

*   obrazy faktur przelewowych otrzymanych od aptek z tytułu świadczenia usług promocyjnych, zestawienia których tworzy firma zewnętrzna; faktury te również będą oklejane kodem kreskowym i skanowane do postaci elektronicznej.

Obraz każdego dokumentu źródłowego przechowywany w formie elektronicznej (tj. skanu, zdjęcia etc. w przyjętym formacie, np. pdf, jpeg) będzie odpowiednio opisany i powiązany z innymi danymi, co umożliwi jego przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak również jego szybkie odszukanie oraz odtworzenie jego obrazu, w tym w razie potrzeby jego wydrukowanie. System archiwizujący dokumenty będzie umożliwiał ich udostępnienie organom podatkowym na potrzeby kontroli, zarówno w formie elektronicznej, jak i poprzez wydruk obrazów dokumentów.

Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W trakcie wprowadzania do systemu każdy dokument otrzyma swój unikalny numer referencyjny (ID) umożliwiający jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących tego dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie PDF lub JPEG. Dodatkowo dokument taki będzie opisany i indeksowany za pomocą następujących danych: numer ID, numer faktury, data wystawienia, data wpływu, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto. Umożliwi to łatwe wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów. Dodatkowo przy każdym zapisie księgowym przechowywany będzie przyporządkowany do danego dokumentu obraz.

System, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Oprogramowanie do skanowania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem finansowo-księgowym używanym przez Spółkę, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili i na każdym etapie procesu. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają także na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.

Każda faktura będzie weryfikowana dodatkowo pod względem biznesowym i księgowym w trakcie elektronicznego obiegu akceptacji zamówień oraz podczas rejestrowania i księgowania faktur. Dostęp do serwera, na którym znajdują się zaksięgowane dokumenty jak i ich obrazy będzie ograniczony jedynie do wskazanych pracowników. Spółka stosuje format zapisu danych gwarantujący nienaruszalność danych zawartych na fakturze w celu zapewnienia integralności treści oraz czytelności obrazu otrzymywanych faktur. Otrzymana przez Spółkę faktura będzie przekształcona z formy papierowej w formę pliku elektronicznego. Plik elektroniczny faktury będzie każdorazowo sprawdzany po względem jego identyczności z oryginałem przez zaksięgowaniem.

Plik ten od momentu wygenerowania, nie będzie mógł podlegać żadnym modyfikacjom ani usunięciu.

Skany dokumentów, tak jak i same aplikacje przechowywane są na globalnym serwerze systemu ERP O. i S. zarządzanym wewnętrznie przez grupę. Konfiguracja systemów O. oraz S. oraz sposób zapisywania plików przez te systemy nie pozwala na zmianę, podmianę bądź usuniecie załączonych dokumentów źródłowych po zaksięgowaniu dokumentu.

Bezpieczeństwo przechowywania dokumentów jest zagwarantowane procedurami zabezpieczającymi, takimi samymi jak dla wszystkich operacji księgowych w systemie O. i S.. W przypadku awarii systemu, możliwe jest odtworzenie zapisanych danych, w tym obrazów dokumentów, zgodnie z procedurami Grupy. Również na wcześniejszym etapie procesu obiegu dokumentów źródłowych zapisanych w formie elektronicznej (przy użyciu OCR R., i-expense, S.) dokumenty są zabezpieczone przed ich zmianami zgodnie z procedurami Spółki.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy opisany we wniosku sposób archiwizacji i przechowywania dokumentów dotyczących wydatków służbowych poniesionych przez pracowników oraz faktur przelewowych jest prawidłowy w świetle przepisów ustawy o VAT?
2.  Czy Spółce będzie przysługiwało na zasadach ogólnych prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie faktur dotyczących rozliczenia wydatków służbowych oraz faktur przelewowych archiwizowanych i przechowywanych w sposób opisany we wniosku?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  Opisany we wniosku sposób archiwizacji i przechowywania dokumentów dotyczących wydatków służbowych poniesionych przez pracowników oraz faktur przelewowych jest prawidłowy w świetle przepisów ustawy o VAT (art. 112 i art. 112a),
2.  Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na zasadach ogólnych na podstawie faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami wymienionych w § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, Dz. U. z 2013 r. poz. 1485, tj. biletów za przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km) dotyczących rozliczenia wydatków służbowych oraz na podstawie faktur przelewowych archiwizowanych i przechowywanych w sposób opisany we wniosku.

Uzasadnienie:

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany we wniosku elektroniczny sposób archiwizowania dokumentów zakupowych dotyczących wydatków służbowych ponoszonych przez pracowników oraz faktur przelewowych należy uznać za prawidłowy w świetle art. 112 i art. 112a ustawy o VAT. Spółka uważa, że przepisy te pozwalają na to, aby papierowe oryginały tych dokumentów były niszczone po ich rozliczeniu dla celów księgowych i podatkowych (Wnioskodawca planuje, że niszczenie dokumentów dot. wydatków służbowych nastąpi już po otrzymaniu przez pracownika zwrotu pieniędzy na swój rachunek, a papierowych oryginałów faktur przelewowych po zakończeniu i księgowym zamknięciu okresu rozliczeniowego, do którego się odnoszą), jak również po weryfikacji prawidłowości zapisu ich obrazu (tj. skanu, zdjęcia etc. w przyjętym formacie, np. pdf, jpeg).

Zdaniem Spółki, z obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur nie wynika zakaz przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur wystawionych w formie papierowej, o ile spełnione są przesłanki wymienione w art. 112 i art. 112a ustawy o VAT.

Opisany we wniosku sposób archiwizacji dokumentów źródłowych, w ocenie Spółki, spełnia warunki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy o VAT, przez to, że obrazy dokumentów źródłowych (tj. skany, zdjęcia etc. w przyjętym formacie, np. pdf, jpeg) będą przechowywane:

*   w podziale na okresy rozliczeniowe,

*   w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

*   w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur,

*   od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podstawową regulacją nakazującą podatnikom VAT przechowywanie dokumentów związanych z jego rozliczeniem jest art. 112 ustawy o VAT, który stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten wprowadza ogólny obowiązek przechowywania ewidencji VAT oraz ujętych w nich dokumentów źródłowych przez określony czas, czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, nie wskazując natomiast szczegółowych warunków, w jakich to przechowywanie ma się odbywać.

Z kolei warunki, w jakich mają być przechowywane faktury sprzedaży wystawione przez danego podatnika, jak również otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, zostały wskazane w art. 112a ustawy o VAT. Przepis ten w sytuacji Spółki znajdzie zastosowanie do przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem wydatków służbowych przez pracowników, które Spółka ujęła w swoich rozliczeniach VAT, w szczególności do faktur zakupowych oraz zrównanych z fakturami dokumentów za przejazd autostradą płatną i niektórych kategorii biletów.

Wspomniany art. 112a ustawy o VAT wskazuje, że otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe oraz w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie. Zdaniem Wnioskodawcy, sposób archiwizacji obrazów dokumentów opisany we wniosku spełni te wymogi, ponieważ każdy obraz dokumentów dotyczących wydatków służbowych pracowników oraz każdy obraz faktur przelewowych będzie odpowiednio opisany i powiązany z innymi danymi, co umożliwi przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak również jego szybkie odszukanie oraz odtworzenie jego obrazu, w tym jego wydrukowanie Ponadto umożliwi to jego identyfikację i łatwe odszukanie w każdej chwili danych dotyczących jego ujęcia księgowego i podatkowego.

Kolejne warunki związane z archiwizacją faktur zakupowych (oraz dokumentów zrównanych z nimi) to przechowywanie ich w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Jak wynika z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury, według art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Natomiast przez czytelność treści Wnioskodawca rozumie możliwość odczytania zawartych w fakturze danych pomimo upływu czasu. Spółka uważa, że opisany we wniosku proces:

*   obiegu dokumentów dotyczących rozliczania pracowniczych wydatków służbowych od momentu ich umieszczenia w i-expense przez pracownika,

*   oraz proces obiegu faktur przelewowych od momentu utworzenia ich obrazu,

\-poprzez etapy ich akceptacji, księgowania, ujęcia w rejestrze VAT i rozliczeniach CIT, przekazania do archiwizacji i przechowywania w systemie O. lub S., spełni warunki zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności dokumentów. Cały obieg dokumentów i ich archiwizacja będzie zawierała elektroniczne obrazy dokumentów, w tym faktur, w formacie uniemożliwiającym ich zmianę. Obieg dokumentów w ramach systemów i modułów stosowanych przez Spółkę (w tym i-expense, OCR R., S.) i ujęcie w systemie księgowym O. w sposób zautomatyzowany zapewni pełne bezpieczeństwo przekazywanych danych i nienaruszalność samych dokumentów, co będzie służyło zabezpieczeniu obrazów dokumentów źródłowych przed ich zmianą lub usunięciem.

W tym zakresie należy zwrócić uwagę na to, że w świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jak wskazują organy podatkowe (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 27 kwietnia 2016 r., sygn. ILPP1/4512-1-133/16-4/AP), „pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. (\`(...)\`) Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu" oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika”.

Wnioskodawca uważa, że opisana we wniosku procedura rozliczania wydatków służbowych i archiwizowania dokumentów źródłowych, w tym faktur przelewowych, będzie charakteryzowała się uwzględnieniem w niej kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturami (dokumentami zrównanymi z fakturą), a udokumentowanymi przez nie wydatkami i ich związku z działalnością gospodarczą Spółki. W przypadku wydatków służbowych dokumenty te będą powiązane z konkretnym rozliczeniem pracownika, szczegółowo opisanym we wniosku, podlegającym następnie weryfikacji i akceptacji zgodnie z procedurami obowiązującymi w Spółce. Natomiast w odniesieniu do faktur przelewowych będą one powiązane z konkretnymi wydatkami poniesionymi w związku z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, co również będzie podlegało weryfikacji i akceptacji zgodnie z procedurami obowiązującymi w Spółce. W przypadku dokumentów dołączanych do wniosku w i-expense, Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia obrazów dokumentów, integralność ich treści oraz czytelność poprzez zapis obrazów dokumentów, weryfikację poprawności i kompletności wniosku o rozliczenie wydatków służbowych i załączników do niego, kilkuetapowy proces akceptacji rozliczeń oraz ograniczenie dostępu do zarchiwizowanych w i-expense dokumentów tylko do kręgu upoważnionych pracowników. Dodatkowo, i-expense nie pozwala na jakąkolwiek zmianę umieszczonych w nim wcześniej dokumentów. W odniesieniu do faktur przelewowych autentyczność pochodzenia dokumentów, integralność ich treści oraz czytelność obrazów faktur zostanie zapewniona poprzez zapis obrazów dokumentów bezpośrednio w systemach O. lub S., które uniemożliwiają jakąkolwiek zmianę zawartych w nich danych, sprawdzenie poprawności i kompletności zapisu obrazów oraz kilkuetapowy proces akceptacji rozliczeń, jak również ograniczenie dostępu do zarchiwizowanych w systemach dokumentów tylko do kręgu upoważnionych pracowników.

Elementem kontroli biznesowych będzie również to, że i-expense będzie archiwizował całą historię zdarzeń (ścieżkę obiegu dokumentów elektronicznych dotyczących rozliczania wydatków służbowych) w celu zachowania spójności danych przy archiwizacji tak, żeby upoważniony użytkownik w przyszłości mógł przeanalizować całą ścieżkę procesu akceptacji rozliczania wydatków służbowych. Natomiast w odniesieniu do faktur przelewowych kontrolę biznesową zapewni także obowiązująca w Spółce zasada uniemożliwiająca opłacenie i ujęcie faktury w razie jej niezgodności z zamówieniem oraz bez wygenerowania dokumentu przyjęcia towaru lub usługi.

Opisane powyżej kontrole biznesowe, zapewniające w ocenie Wnioskodawcy autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów, będą stosowane przez cały okres przechowywania dokumentów, w tym faktur przelewowych, a więc do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za dany okres.

Ponadto, w ocenie Spółki, ze względu na to, że system archiwizujący dokumenty będzie umożliwiał ich udostępnienie organom podatkowym na potrzeby kontroli, zarówno w formie elektronicznej, jak i w razie potrzeby poprzez wydruk obrazów dokumentów (skanów, zdjęć), spełnione zostaną warunki ustawowe w tym zakresie, czyli art. 112 ust. 4 ustawy o VAT.

W odniesieniu natomiast do samej formy archiwizacji dokumentów dotyczących rozliczenia pracowniczych wydatków służbowych oraz faktur przelewowych, polegającej na zachowaniu jedynie dokumentów elektronicznych i zniszczeniu papierowych oryginałów dokumentów zakupowych już po odpowiednio wypłaceniu pracownikom zwrotu wydatków albo po rozliczeniu faktur przelewowych dla celów księgowych i podatkowych i po weryfikacji prawidłowości zapisu ich obrazu, Spółka jest zdania, że jest ona prawidłowa i zgodna z art. 112 i art. 112a ustawy o VAT.

W tym zakresie Wnioskodawca wskazuje, że przepisy polskiego prawa podatkowego nie nakładają na podatników obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, iż podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej, ich archiwizacja może więc odbywać się w dowolnej formie wybranej przez podatnika, w tym w formie elektronicznej, przy założeniu spełnienia określonych w przepisach warunków dotyczących przechowywania dokumentów. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. Żaden przepis nie wyłącza również możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych przez podatnika w formie papierowej. Dlatego też Spółka jest zdania, że w odniesieniu do dokumentów dotyczących rozliczenia w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego wydatków służbowych uwzględnionych w rozliczeniach VAT (w szczególności faktur i dokumentów zrównanych z fakturami) oraz faktur przelewowych, może je przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej opisanej we wniosku, a papierowe wersje tych dokumentów mogą zostać zniszczone.

Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie potwierdzają organy podatkowe w wydanych interpretacjach, przykładowo interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 listopada 2017 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.416.2017.1.MT, z 15 listopada 2017 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.412.2017.1.IT, z 7 listopada 2017 r. sygn. 0111-KDIB2-1.4010.208. 2017.2.MJ.

Ad 2

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka będzie miała prawo do odliczenia na zasadach ogólnych podatku VAT naliczonego na podstawie faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami) dotyczących rozliczenia wydatków służbowych oraz faktur przelewowych, archiwizowanych i przechowywanych w sposób opisany we wniosku.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Z regulacji tej wynika więc, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy dany podmiot działa w charakterze podatnika oraz gdy towary i usługi, w związku z nabyciem których powstał podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Natomiast listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawiera art. 88 ustawy o VAT.

W przypadku zakupów udokumentowanych fakturą, w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Prawo to, zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, a jednocześnie w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, nie może powstać wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę zakupową.

W ocenie Wnioskodawcy, faktury oraz dokumenty zrównane z fakturami, których obrazy w postaci elektronicznej (tj. skany, zdjęcia etc. w przyjętym formacie, np. pdf, jpeg) będą załączane przez pracowników do wniosków o rozliczenie wydatków służbowych, będą dokumentowały nabycie towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą Spółki, a więc jej sprzedażą opodatkowaną, przez co będą stanowiły podstawę do wykonania przez Wnioskodawcę prawa do odliczenia na zasadach ogólnych. Wyjątkiem będą sytuacje objęte art. 88 ustawy o VAT.

Powyższe będzie wynikać ze spełnienia przez Spółkę warunków powstania prawa do odliczenia wskazanych w art. 86 ust. 1, ust. 10 i ust. 10b ustawy o VAT, a na powstanie i zakres prawa do odliczenia nie będzie miała wpływu forma (papierowa/elektroniczna) otrzymanej faktury (dokumentu zrównanego z fakturą) dotyczącej rozliczenia wydatków służbowych, ani też forma jej przechowywania.

Stanowisko Spółki potwierdzają np. następujące interpretacje indywidualne:

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 14 października 2016 r., sygn. 1462- IPPP3.4512. 686.2016.1.RD,

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 19 sierpnia 2016 r., sygn. IPPP2/4512-406/16-4/MT,

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 15 lipca 2016 r., sygn. ILPP4/4512-1-137/16-3/JN,

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 1 czerwca 2016 r., sygn. IBPP2/4512-156/16/ KO,

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 maja 2016 r., sygn. IPPP2/4512-174/16-2/JO,

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 marca 2016 r., sygn. IPPP3/45I2-165/16-2/ISZ,

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 19 października 2015 r., sygn. IBPP2/4512-717/15/RSz.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

W rozdziale 2 rozporządzenia z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) wymienione zostały przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy, oraz zakres tych danych.

I tak na podstawie § 3 ww. rozporządzenia faktura dokumentująca:

1.  dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy powinna zawierać:
    1.  datę wystawienia,
    2.  numer kolejny,
    3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
    4.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
    5.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
    6.  cenę jednostkową towaru lub usługi,
    7.  kwotę należności ogółem,
    8.  wskazanie przepisu ustawy, aktu wydanego na podstawie ustawy, przepisu dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, z późn. zm.) lub innej podstawy prawnej, zgodnie z którą podatnik stosuje zwolnienie od podatku;
2.  świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy powinna zawierać:
    1.  dane, o których mowa w pkt 1 lit. a i b,
    2.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,
    3.  nazwę usługi,
    4.  kwotę, której dotyczy dokument;
3.  dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy powinna zawierać dane, o których mowa w pkt 1 lit. a-g;
4.  przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:
    1.  numer i datę wystawienia,
    2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
    3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
    4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
    5.  kwotę podatku,
    6.  kwotę należności ogółem;
5.  świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, z wyjątkiem usług opodatkowanych stawką podatku w wysokości 0%, wystawiana za okresy miesięczne przez Centralne Biuro O., Europejskiej Organizacji B. w imieniu Polskiej Agencji, powinna zawierać:
    1.  dane, o których mowa w pkt 4,
    2.  określenie nabywcy usług,
    3.  informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Wymienione w tym przepisie dokumenty są fakturami wystawianymi na podstawie przepisów ustawy. Zatem znajdują zastosowanie do nich przepisy regulujące sprawy faktur, w tym ich wystawianie oraz przechowywanie.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Spółka wskazuje, że zamierza wdrożyć elektroniczne archiwizowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących pracowniczych wydatków służbowych oraz faktur przelewowych za pośrednictwem aplikacji i-expense stanowiącej moduł stosowanego systemu księgowego. Pracownik otrzymuje bezpośrednio od kontrahenta fakturę w postaci papierowej lub elektronicznej (np. pdf) i na podstawie otrzymanych dokumentów tworzy zestawienie wydatków. Pracownik dokonujący rozliczenia wydatków służbowych w i-expense będzie dołączał do zestawienia wydatków wersję elektroniczną dokumentu źródłowego dotyczącego wydatku. Przełożony pracownika dokona weryfikacji zasadności poniesienia kosztu i akceptacji rozliczenia oraz prześle zestawienie do osoby weryfikującej elementy finansowo-księgowe (dane dostawcy i nabywcy, poprawność wpisanej kwoty i opisu, prawidłowość wybranego konta, stawki VAT). Po ostatniej akceptacji i-expense prześle zestawienie do modułu zobowiązań w systemie O., gdzie nastąpi automatyczne jego księgowanie według wcześniej wybranych i zweryfikowanych parametrów księgowych. Dokumenty źródłowe przechowywane są bezpośrednio w systemach O. lub S., jako załączniki do dokumentów księgowych, w postaci plików pdf lub obrazów. Prawidłowość załączonych dokumentów, w tym czytelność obrazu i zgodność z dokumentem księgowym, jest sprawdzana na etapie weryfikacji przez uprawnionych księgowych. Dodatkowo, w odniesieniu do faktur przelewowych Spółka wprowadziła zasadę uniemożliwiającą opłacenie i ujęcie faktury w razie jej niezgodności z zamówieniem oraz bez wygenerowania dokumentu przyjęcia towaru lub usługi. Zamiarem Wnioskodawcy jest niszczenie papierowych oryginałów dokumentów zakupu po ich rozliczeniu dla celów księgowych i podatkowych, tj. po zakończeniu i księgowym zamknięciu okresu rozliczeniowego, do którego się odnoszą. Przy czym przed zniszczeniem papierowego oryginału dokumentu nastąpi obligatoryjna weryfikacja prawidłowości zapisu ich obrazu (skanu, zdjęcia etc. w przyjętym formacie, np. pdf, jpeg) oraz ich ujęcie dla celów księgowych i podatkowych.

Wątpliwość Spółki dotyczy prawidłowości sposobu archiwizacji i przechowywania dokumentów dotyczących wydatków służbowych poniesionych przez pracowników oraz faktur przelewowych w świetle przepisów ustawy, w tym art. 112 i art. 112a ustawy.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji.

Jak Spółka wskazała, każda faktura będzie weryfikowana pod względem biznesowym i księgowym w trakcie elektronicznego obiegu akceptacji zamówień oraz podczas rejestrowania i księgowania faktur, a plik elektroniczny faktury będzie każdorazowo przed zaksięgowaniem sprawdzany po względem jego identyczności z oryginałem. Poza tym w odniesieniu do faktur przelewowych kontrolę biznesową zapewni obowiązująca w Spółce zasada uniemożliwiająca opłacenie i ujęcie faktury w razie jej niezgodności z zamówieniem oraz bez wygenerowania dokumentu przyjęcia towaru lub usługi. Spółka wskazuje również, że dokumenty będą powiązane z konkretnym rozliczeniem pracownika, podlegającym weryfikacji i akceptacji. Ponadto faktury przelewowe będą powiązane z konkretnymi wydatkami poniesionymi w związku z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, co również będzie podlegało weryfikacji i akceptacji zgodnie z obowiązującymi procedurami. Spółka wskazuje, że w przypadku dokumentów dołączanych do wniosku w i-expense, zapewniona będzie autentyczność pochodzenia obrazów dokumentów, integralność ich treści oraz czytelność poprzez zapis obrazów dokumentów, weryfikacja poprawności i kompletności wniosku o rozliczenie wydatków służbowych i załączników do niego, kilkuetapowy proces akceptacji rozliczeń oraz ograniczenie dostępu do zarchiwizowanych dokumentów tylko do kręgu upoważnionych pracowników.

Tym samym opisany sposób postępowania z otrzymywanymi fakturami potwierdza, że Spółka stosuje wewnętrzne kontrole biznesowe potwierdzające wiarygodność faktury w odniesieniu do dostawy towarów i świadczenia usług. Zatem Spółka stosuje środki i procedury (kontrole biznesowe) mające ustalić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. Jak wskazał Wnioskodawca stosowanie kontroli biznesowych ma zapewnić wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Świadczy to o spełnieniu przesłanki określonej w art. 106m ustawy.

Poza tym wskazano, że Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy dokumentów źródłowych (wydatków służbowych i faktur przelewowych) w formacie uniemożliwiającym ich zmianę do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Obraz każdego dokumentu źródłowego przechowywany w formie elektronicznej (tj. skanu, zdjęcia etc. w przyjętym formacie, np. pdf, jpeg) będzie odpowiednio opisany i powiązany z innymi danymi, co umożliwi jego przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego oraz szybkie odszukanie oraz odtworzenie jego obrazu i wydrukowanie. System archiwizujący dokumenty będzie umożliwiał ich udostępnienie organom podatkowym na potrzeby kontroli, zarówno w formie elektronicznej, jak i poprzez wydruk obrazów dokumentów. Zatem spełnione będą warunki wynikające z art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem stanowisko Spółki w zakresie obiegu i przechowywania faktur należy uznać za prawidłowe.

Ad 2

Wątpliwość Spółki dotyczy również prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego na zasadach ogólnych z faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami wymienionych w § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, Dz. U. z 2013 r. poz. 1485, tj. biletów za przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km) dotyczących rozliczenia wydatków służbowych oraz z faktur przelewowych archiwizowanych i przechowywanych w sposób opisany we wniosku.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Poza tym zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Stosownie do art. 86 ust. 10a ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:

1.  ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny;
2.  ust. 2 pkt 4 lit. c - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik:
    1.  otrzyma fakturę dokumentującą dostawę towarów, stanowiącą u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, w terminie trzech miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy,
    2.  uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek, nie później niż w terminie 3 miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy;
3.  ust. 2 pkt 4 lit. a, b i d - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu tych transakcji w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek, nie później niż w terminie 3 miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy.

Przede wszystkim należy zgodzić się ze Spółką, że na powstanie i zakres prawa do odliczenia nie będzie miała wpływu forma (papierowa/elektroniczna) otrzymanej faktury (dokumentu zrównanego z fakturą, tj. wymienionego w § 3 ww. rozporządzenia) dotyczącej rozliczenia wydatków służbowych, ani też forma jej przechowywania.

Spółka wskazuje, że ponoszone przez pracowników wydatki są wydatkami służbowymi. Zatem będą stanowiły podstawę do skorzystania przez Wnioskodawcę z prawa do odliczenia na zasadach ogólnych wynikających przede wszystkim z art. 86 ust. 1 ustawy, a także wynikających z art. 86 ust. 10 i ust. 10b ustawy oraz art. 88 ustawy.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Wskazać należy, że niniejsza interpretacja dotyczy podatku od towarów i usług, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostanie odrębne rozstrzygniecie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.