Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.57.2021.3.PJ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-06-22
Teza: Spółka wypełni, wymienione w art. 112a ustawy warunki przechowywania otrzymanych faktur: zachowany będzie podział na okresy rozliczeniowe; zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Również organy podatkowe będą miały zapewniony dostęp do wskazanych faktur przechowywanych w wersji elektronicznej oraz możliwość ich poboru, drukowania i przetwarzania. Wnioskodawca zachowa (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT i niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy o VAT) prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej. Wnioskodawca ma prawo stosować stawkę 0% VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli – jak wynika z opisu stanu faktycznego – dokumenty potwierdzające wywóz oraz dostarczenie towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego (uprawniające do zastosowania 0% stawki VAT), będą otrzymane przez Wnioskodawcę w formie papierowej, następnie będą skanowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone po ich zeskanowaniu.
Słowa kluczowe: dostawa-dostawa wewnątrzwspólnotowa towarów; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia; stawka
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII-Rozdział 1-art. 41; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r., poz. 1325), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 25 stycznia 2021 r. (data wpływu 1 lutego 2021 r.) uzupełnionego pismem z 31 marca 2021 r. (data wpływu: 7 kwietnia 2021 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie:

*   przechowywania dokumentacji podatkowej i utylizacji papierowych dokumentów (faktur VAT) po ich zeskanowaniu – **jest prawidłowe**,
*   prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur w przypadku zniszczenia wersji papierowych faktur ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej – **jest prawidłowe**,
*   prawa do zastosowania stawki 0% VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, jeżeli dokumenty potwierdzające wywóz oraz dostarczenie towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego będą otrzymane przez Spółkę w formie papierowej, następnie będą skanowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone po ich zeskanowaniu – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

1 lutego 2021 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej i utylizacji papierowych dokumentów (faktur VAT) po ich zeskanowaniu, prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur w przypadku zniszczenia wersji papierowych faktur ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej oraz prawa do zastosowania stawki 0% VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, jeżeli dokumenty potwierdzające wywóz oraz dostarczenie towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego będą otrzymane przez Spółkę w formie papierowej, następnie będą skanowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone po ich zeskanowaniu.

Wniosek został uzupełniony pismem z 31 marca 2021 r. stanowiącym odpowiedź na wezwanie Organu z 26 marca 2021 r. sygn.: 0111-KDIB3-3.4012.57.2021.2.PJ, 0111 KDIB2 1.4010.36.2021.3.AH.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

X (dalej jako Wnioskodawca, Spółka) jest polską spółką kapitałową zajmującą się produkcją komponentów dla branży automotive (w tym różnego rodzaju elementy do pojazdów silnikowych, złącza, śruby, elementy wyposażenia itp.). Spółka działa w (\`(...)\`) na podstawie uzyskanego zezwolenia, obecnie korzysta z pomocy publicznej.

Spółka jest zarejestrowana na terytorium kraju jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, spółka jest rezydentem w rozumieniu ustawy CIT. Spółka jest zarejestrowania do transakcji wewnątrzunijnych (podatnik VAT UE). Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy.

Wydatki powyższe ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów, w związku z czym, co do zasady, Spółka jest uprawniona do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych.

Spółka sprzedaje swoje towary zarówno do odbiorców krajowych, jak i zagranicznych. W ramach dokonywanych transakcji dochodzi zarówno do dostaw krajowych, wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów czy eksportu, a także do świadczenia usług. Jednocześnie Spółka nabywa od kontrahentów krajowych jak i zagranicznych materiały, towary i usługi.

W chwili obecnej część faktur jest otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę w formie papierowej, są one przechowywane w Spółce w tej samej formie. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, a także ograniczenia ryzyka utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych, Spółka (a także inne spółki z grupy) rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej.

Podobnie wygląda sytuacja w wypadku dokumentów potwierdzających WDT. Część z tych dokumentów jest otrzymywana jedynie w formie elektronicznej, część gromadzona jest w formie papierowej. Należy przyjąć założenie, że część dokumentów potwierdzających wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego w ramach WDT Spółka w dalszym ciągu będzie otrzymywać od kontrahentów w formie papierowej. W związku z tym Spółka zamierza (tę część dokumentów) skanować i archiwizować je wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z poniżej opisaną procedurą. Działanie to ma się odnosić zarówno do dokumentów otrzymanych w przyszłości, jak i dokumentów już posiadanych, odnoszących się do lat ubiegłych.

Planowana procedura w odniesieniu do faktur zakupowych

Spółka otrzymuje faktury zakupowe zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Dokumenty elektroniczne wpływają na dedykowany adres e-mail. Dostęp do tego adresu mailowego mają tylko wyznaczone osoby z działu księgowości. Faktury wysyłane przez kontrahentów na adres spółki odbierane są przez upoważnionych pracowników sekretariatu i następnie przekazywane do działu księgowości.

Faktury otrzymane w formie elektronicznej, jak otrzymywane w formie papierowej są skanowane do systemu księgowego, a po zaksięgowaniu przechowywane w formie papierowej. Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie Y. aż do upływu okresu przedawnienia.

Kontrola otrzymywanych dokumentów jest dwustopniowa. Pod względem merytorycznym jest sprawdzana i akceptowana przez osobę wystawiająca zapotrzebowanie na zakup - czyli bezpośredniego konsumenta usługi lub materiału. Pod względem formalno-rachunkowym jest sprawdzana przez pracownika księgowości.

W przypadku gdy zostało wystawione zamówienie faktura jest kontrolowana pod kątem zgodności z zamówieniem, wejścia magazynowe są porównywane z faktura pod względem ilości i ceny materiału.

Dokumenty są przechowywane w formacie PDF w systemie Y. Serwer znajduje się w centrum danych w siedzibie Spółki matki A. - Niemcy. Takie rozwiązanie archiwizacyjne ma obejmować wszystkie lokalizacje X.

Serwery znajdują się w centrum komputerowym 1 na terenie Spółki matki A. - Niemcy. Serwery są zabezpieczone przez zasilacze awaryjne (bezprzerwowe). Dostęp do centrum komputerowego mają tylko dla wyznaczone osoby. Niemożliwe jest uzyskanie dostępu do serwerów przez osobę nieupoważnioną.

Dokumenty przechowywane w archiwum nie mogą być modyfikowane. Dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w Y..

Codziennie tworzona jest kopia zapasowa serwera. Po zapełnieniu nośniki (\`(...)\`) są przenoszone do innego pomieszczenia w oddzielnym budynku (nie w centrach danych).

Obecnie realizowany jest projekt konwersji systemu archiwizacji z B. do C. Po przejściu kopie zapasowe będą przechowywane na dyskach twardych. Kopie zapasowe na dyskach twardych będą tworzone w dwóch przestrzennie oddzielonych centrach komputerowych w lokalizacji Spółki matki A. - Niemcy.

Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać online. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego.

Należy podkreślić, że zastosowane rozwiązanie archiwizacyjne jest certyfikowane zgodnie z normą IDW PS 880.

Planowana procedura w odniesieniu do faktur sprzedażowych

Faktury sprzedażowe wystawiane są w formie elektronicznej i papierowej. Faktury elektroniczne są wysyłane do klientów automatycznie przez Y. za pomocą D. (specjalna aplikacja wysyłkowa), wysyłki są przypisane do adresu email kierownika logistyki. Księgowość nie uczestniczy w procesie. Faktury papierowe wysyłane są na adres pocztowy kontrahenta.

Kontrola dokumentów jest automatyczna i odbywa się w Y. Dokument zapotrzebowania od klienta jest podstawą do założenia wysyłki, na podstawie której następuje wyksięgowanie odpowiednich pozycji z magazynu i wykreowanie faktury. Ceny są zaciągane z tabel z cenami dla poszczególnych produktów i odbiorców wpisanych do Y.

Księgowość kontroluje prawidłowość wystawienia faktur pod kątem przepisów o podatku VAT.

Planuje się rezygnację z faktur papierowych i wystawianie dokumentów tylko w formie elektronicznej. Dotychczas wystawione dokumenty, dotyczące lat nieprzedawnionych planuje się zeskanować do programu Y. i zniszczyć ich wersje papierowe.

Dokumenty (zarówno te wystawione w formie elektronicznej, jak i wskazane skany dokumentów wystawionych w formie papierowej) mają być przechowywane w formacie PDF w systemie Y. Serwer znajduje się w centrum danych w siedzibie Spółki matki w A. - Niemcy. Takie rozwiązanie archiwizacyjne obejmuje wszystkie lokalizacje spółek z grupy.

Serwery znajdują się w centrum komputerowym 1 na terenie Spółki matki A. - Niemcy. Serwery są zabezpieczone przez zasilacze awaryjne (bezprzerwowe). Dostęp do centrum komputerowego mają tylko dla wyznaczone osoby. Niemożliwe jest uzyskanie dostępu do serwerów przez osobę nieupoważnioną.

Dokumenty przechowywane w archiwum nie mogą być modyfikowane. Dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w Y.

Codziennie tworzona jest kopia zapasowa serwera. Po zapełnieniu nośniki są przenoszone do innego pomieszczenia w oddzielnym budynku (nie w centrach danych).

Obecnie realizowany jest projekt konwersji systemu archiwizacji z B. do C. Po przejściu kopie zapasowe będą przechowywane na dyskach twardych. Te twarde dyski są odzwierciedlone w dwóch przestrzennie oddzielonych centrach komputerowych w lokalizacji Spółki matki A. - Niemcy.

Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać online. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego.

Należy podkreślić, że zastosowane rozwiązanie archiwizacyjne jest certyfikowane zgodnie z normą IDW PS 880.

W uzupełnieniu z 31 marca 2021 r. odpowiadając na pytania zawarte w wezwaniu Wnioskodawca wskazał ponadto poniższe okoliczności:

1.  Czy z posiadane przez Spółkę dokumenty potwierdzające WDT (zarówno otrzymywane jedynie w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej) stanowią dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju?
    *   W ocenie Spółki posiadane dokumenty będące przedmiotem niniejszego wniosku będą stanowiły dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. Wnioskodawca każdorazowo będzie weryfikował kompletność posiadanej dokumentacji, zanim wykaże WDT. Jeśli w ustawowo określonym terminie nie będzie posiadał stosownej dokumentacji, nie będzie stosował stawki 0%. Jednocześnie nadmieniamy, że Wnioskodawca nie wnosi o weryfikację prawidłowości dokumentowania WDT i prawa do zastosowania stawki 0%.
2.  Czy faktury przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej są przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur?
    *   Tak. Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli dokonywanej przez organy skarbowe. Dane te można przeglądać i wyszukiwać online. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego.
3.  Czy Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami zakupowych?
    
    *   Tak, kontrole są zapewnione. Poniżej opis procedur stosowanych w odniesieniu do dokumentów zakupowych. Spółka otrzymuje faktury zakupowe zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Dokumenty elektroniczne wpływają na dedykowany adres e-mail. Dostęp do tego adresu mailowego mają tylko wyznaczone osoby z działu księgowości. Faktury wysyłane przez kontrahentów na adres spółki odbierane są przez upoważnionych pracowników sekretariatu i następnie przekazywane do działu księgowości. Zdarza się jednak, że papierowe faktury mogą trafić bezpośrednio z magazynu do księgowości w przypadku gdy są dołączone do paczki. Możliwe jest także osobiste dostarczenie faktury papierowej przez dostawcę bezpośrednio do działu księgowości. Faktury otrzymane w formie elektronicznej, jak i otrzymywane w formie papierowej są skanowane do systemu księgowego.
    
    Kontrola otrzymywanych dokumentów jest dwustopniowa:
    1.  Pod względem merytorycznym dana faktura jest sprawdzana i akceptowana przez osobę wystawiająca zapotrzebowanie na zakup - czyli bezpośredniego konsumenta usługi lub materiału.
    2.  Pod względem formalno-rachunkowym jest sprawdzana przez pracownika księgowości.W przypadku gdy zostało wystawione zamówienie faktura jest kontrolowana pod kątem zgodności z zamówieniem, wejścia magazynowe są porównywane z fakturą pod względem ilości i ceny materiału. Po dokonaniu stosownej weryfikacji takie faktury są przechowywane razem z dodatkową dokumentacją dotyczącą danego zakupu, np. zamówienie, stosowna umowa z kontrahentem, dokument zapotrzebowania. Faktury będą przechowywane w systemie Y. w podziale na okresy rozliczeniowe. Ponadto należy podkreślić, że będą one przechowywane w formacje pdf - który uniemożliwi dokonywanie jakichkolwiek ich modyfikacji, a także zapewni czytelność dokumentów - każdorazowo na żądanie będzie możliwe wywołanie obrazu faktury wraz z dołączonymi do niej dokumentami. Na skutek powyższych kontroli zapewnia się autentyczność faktury (weryfikacja merytoryczna pod kątem prawidłowości i zgodności z przebiegiem transakcji, weryfikacja zgodności z zapisami umownymi), a także jej poprawność merytoryczną i formalno-rachunkową. Dokonanie wskazanych kontroli i zeskanowanie dokumentów do systemu Y. pozwala na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury - również po zniszczeniu dokumentu papierowego. Jednocześnie należy nadmienić, że faktury będą w systemie Y. aż do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
4.  Czy otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu?
    *   Tak, niszczenie nastąpi po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych w pkt 3, zweryfikowaniu poprawności i autentyczności pochodzenia, a także zweryfikowaniu integralności i czytelności treści po zeskanowaniu i zaewidencjonowaniu dokumentu. Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie Y. aż do upływu okresu przedawnienia (zostanie zapewnione minimum 10 lat dostępu do systemu Y.). Przez ten okres będzie możliwe jednoznaczne zidentyfikowanie faktury.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania w zakresie podatku od towarów i usług:

1.  czy planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej - w szczególności utylizacja papierowych dokumentów po ich zeskanowaniu (faktur VAT) - będzie zgodne z przepisami podatkowymi?
2.  czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej?
3.  czy Spółka ma prawo stosować stawkę 0% VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli dokumenty potwierdzające wywóz oraz dostarczenie towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego (uprawniające do zastosowania 0% stawki VAT w WDT), będą otrzymane przez Spółkę w formie papierowej, następnie będą skanowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone po ich zeskanowaniu? (pytanie oznaczone we wniosku nr 4).

Wnioskodawca przedstawił następujące stanowisko w sprawie oceny prawnej zaistniałego stanu faktycznego w zakresie podatku od towarów i usług:

Ad. 1

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów jest zgodny z wymaganiami dotyczącymi przechowywania faktur wynikającymi z ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT), w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

W kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej na podstawie faktur przechowywanych i archiwizowanych w systemie elektronicznym Spółka stoi na stanowisku, że przy zachowaniu autentyczności tych dokumentów oraz integralności treści i ich czytelności, będzie miała prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Przepis art. 112a ustawy o VAT wymienia warunki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów. W myśl tego przepisu podatnicy przechowują:

1.  Wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  Otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury. Przepis art. 106m w dalszej części stanowi, iż przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, „w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

Z powołanych wyżej przepisów nie wynika zatem, by ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania faktur. Przepisy ustawy o VAT precyzują jedynie warunki przechowywania faktur. Oznacza to, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Określone w ustawie warunki ich przechowywania muszą być jednak spełnione w obu przypadkach, a więc dokumenty muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zauważa, że procedura, jaką stosuje w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zapewnia dopełnienie wyżej wskazanych wymogów. Procedura opisana w stanie faktycznym pozwala bowiem na zapewnienie integralności danych. Proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną (skanowanie dokumentów i zapisywanie w programie Y.), ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej (w archiwum programu Y. na odpowiednio do tego przygotowanych nośnikach danych) nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura. Dokument jest przechowywany w systemie Y. w formacie PDF. Dostęp do dokumentów jest ograniczony do wybranych osób, zastosowane są środki zewnętrzne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa w tym zakresie.

Dokumenty są przechowywane w formacie PDF w systemie Y., który uniemożliwia modyfikację przechowywanych nim dokumentów. Ponadto autentyczność pochodzenia będzie realizowana poprzez stosowna kontrolę wewnętrzną - faktura pod względem merytorycznym jest sprawdzana i akceptowana przez osobę wystawiającą zapotrzebowanie na zakup, a w sytuacji wystawienia zamówienia - dokonuje się dodatkowej weryfikacji dokumentu z zamówieniem.

Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur.

Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, że faktura zostanie utracona, bowiem będzie przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek, o którym mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT zostanie spełniony. Ponadto należy zaznaczyć, że ustawa o VAT wskazuje, że co do zasady faktury powinny być przechowywane na terytorium Polski, jednakże w wypadku dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej dopuszcza się przechowywanie ich na serwerach poza Polską, konieczne jest jedynie umożliwienie dostępu on-line do dokumentów w razie kontroli. Taki dostęp w badanym wypadku będzie zapewniony na każde wezwanie organów skarbowych.

Na potwierdzenie powyższego należy przytoczyć treść art. 247 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Zgodnie z tym przepisem „aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 (dotyczących autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury), państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

W związku z tym skoro przepisy ustawy o VAT wprost nie przewidują obowiązku przechowywania faktur w oryginalnej postaci, należy uznać, że Polska nie skorzystała z możliwości przewidzianej w przedmiotowej dyrektywie i dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur, które zostały przesłane lub udostępnione w formie papierowej.

Zatem przyjęcie na gruncie prawa podatkowego założenia, że przechowywanie dokumentów w postaci oryginalnej dotyczy tylko dokumentów w postaci papierowej stanowiłoby nieuzasadnione obostrzenie, dodatkowo nie znajdujące potwierdzenia w przepisach podatkowych.

Ponadto należy zauważyć, że sformułowania „oryginalna postać” nie należy utożsamiać tylko z pojęciem formy papierowej. Oryginalna postać powinna być utożsamiana z oryginalną treścią dokumentu zawartą na dokumencie, a nie z formą, w jakiej ten dokument występuje.

W ocenie Spółki, przechowywanie dokumentów w formie niemodyfikowalnego pliku, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego w jej oryginalnej postaci jest dopuszczalne, co więcej taki sposób przechowywania jeszcze lepiej zabezpiecza dokumentację podatkową przed ryzykiem utraty i uszkodzenia.

Przytoczony na początku wniosku sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę spełnia warunki wskazane powyżej w ustawie, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto dokumenty dotyczące lat nieprzedawnionych mogą zostać zniszczone (wersje papierowe) i przechowywane jedynie w formie elektronicznej, w ww. opisanym systemie.

Ponadto taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnej linii interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wypowiadającego się w podobnych stanach faktycznych. Zgodnie z interpretacjami organu, przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Przykładowo można wskazać na następujące interpretacje:

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 kwietnia 2020 r. 0114-KDIP1-3.4012.169.2020.1.PRM;
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.25.2019.2.EW;
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.24.2019.2.AG;
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 stycznia 2020 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.474.2019.1.MAZ.

Procedura w odniesieniu do dokumentów potwierdzających dokonanie WDT

Spółka otrzymuje dokumenty służące do potwierdzania dokonania WDT w formie elektronicznej, sporadycznie może się zdarzyć, że dokumenty zostaną dodatkowo przesłane pocztą. Dokumenty elektroniczne wpływają na adres e-mail danego pracownika Spółki, który opiekuje się klientem i dostawami. Ponadto mogą być pozyskiwane elektroniczne potwierdzenia z portali klienta bądź pobierane jest potwierdzenie elektroniczne EDI. Dokumenty wysyłane na adres spółki w formie papierowej odbierane są przez upoważnionych pracowników sekretariatu i przekazywane do działu logistyki. Takie sytuacje w przeszłości zdarzały się sporadycznie, dokumenty takie dodatkowo były przekazywane przez klienta w formie elektronicznej.

Ponadto Spółka dysponuje dokumentami CMR podpisanymi przez kierowcę odbierającego towar. Dokumenty takie przechowywane są przez Spółkę w formie papierowej. Jednocześnie, część dokumentów potwierdzonych przez odbiorcę towaru jest przesyłana do Spółki w formie elektronicznej.

Dokumenty pozyskane w formie elektronicznej są przekazywane do systemu księgowego Y. i przechowywane w formie elektronicznej. Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie Y. aż do upływu okresu przedawnienia.

Dokumenty są weryfikowane pod kątem ich kompletności i zgodności z przepisami ustawy o VAT.

Proces związany z przechowywaniem dokumentów w formie elektronicznej jest analogiczny jak w wypadku faktur: (opisany powyżej).

Opisane procedury będą stosowane przez Spółkę. W Y. przechowywane są elektroniczne wersje dokumentów uzyskiwanych w tej formie. W wypadku dokumentów CMR (potwierdzających odbiór towarów przez kierowcę) przechowuje się wersje papierowe. Wnioskodawca planuje zaprzestać przechowywanie papierowych dokumentów i niszczyć je po zeskanowaniu do systemu. Ponadto Wnioskodawca planuje zniszczyć dokumenty znajdujące się w archiwum - po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu w archiwum systemu Y., zgodnie z wyżej opisanymi procedurami.

Ad.2

Jak wskazywano, opisany we wniosku sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę spełnia warunki wskazane w ustawie stawiane fakturom, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i Integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto dokumenty dotyczące lat nieprzedawnionych mogą zostać zniszczone (wersje papierowe) i przechowywane jedynie w formie elektronicznej, w ww. opisanym systemie. Taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ust 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Takie stanowisko było potwierdzane niejednokrotnie przez organy skarbowe, m.in. w powołanych wyżej interpretacjach indywidualnych.

Brak jest negatywnych przesłanek, które w badanym przypadku mogłyby doprowadzić do ograniczenia prawa Spółki do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych.

Ad. 3 (pytanie oznaczone we wniosku nr 4)

Zdaniem Spółki ma ona prawo do zastosowania stawki 0% w wypadku WDT udokumentowanego dokumentami otrzymanymi pierwotnie w formie papierowej, a następnie zeskanowanymi i przechowywanymi jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisana powyżej procedurą.

Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki 0%, pod warunkiem że:

1.  podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej;
2.  podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;
3.  podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Dowodami, o których mowa w art. 42 ust. 1 pkt 2, zgodnie z ust 3 tego artykułu, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1.  dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towaru z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju w przypadku, gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi);
2.  specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

Zgodnie z art. 42 ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku wywozu towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez ich nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik oprócz dokumentu, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, powinien posiadać dokument zawierający co najmniej:

1.  imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów;
2.  adres pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania nabywcy;
3.  określenie towarów i ich ilości;
4.  potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt 1 lub 2, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
5.  rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu - w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.

Stosownie natomiast do art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, w przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w ust 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1.  korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
2.  dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
3.  dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny - dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
4.  dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Z powyższych regulacji wynika, że dla zastosowania 0% stawki VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów podatnik zobowiązany jest do posiadania właściwej dokumentacji potwierdzającej wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego. Przepisy te nie uzależniają jednak prawa do zastosowania stawki 0% dla WDT od posiadania takich dokumentów w Formie papierowej. Skoro zatem przepisy nie wskazują formy, w jakiej te dokumenty powinien otrzymać i przechowywać podatnik, zatem należy uznać, że każda forma otrzymania i przechowywania tych dokumentów będzie uprawniała do zastosowania stawki 0%.

Dla zastosowania zatem stawki 0% w WDT nie ma znaczenia, czy listy przewozowe CMR lub inne dokumenty potwierdzające wewnątrzwspólnotową dostawę towarów będą otrzymywane w formie papierowej czy w formie elektronicznej oraz czy dokumenty te będą przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej. Wnioskodawca może zatem zastosować stawkę 0% dla transakcji WDT, jeżeli otrzymane dokumenty w formie papierowej będzie skanował i przechowywał w formie elektronicznej, a dokumenty papierowe będą niszczone od razu po zeskanowaniu. Prawo do zastosowania stawki 0% w WDT będzie także przysługiwało, gdy dokumenty potwierdzające WDT będą otrzymywane w formie elektronicznej i przechowywane w formie elektronicznej.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w wielu orzeczeniach Sądów Administracyjnych oraz interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe:

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 1 lutego 2017 r., (sygn. 3063 ILPP1-3.4512.191.2016.2.KM),
*   Interpretacja Indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 lipca 2015 r., (sygn. IPPP3/4512-470/15-2/RD),
*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 5 maja 2016 r., (sygn. ILPP4/4512-1-76/16-2/JN),
*   Interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 lutego 2018, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.614.2017.3.IT.

Reasumując, należy stwierdzić, że Wnioskodawca jest uprawniony do zastosowania stawki 0% w wypadku WDT w sytuacji, kiedy dokumentacja potwierdzająca dokonaną dostawę będzie przechowywana jedynie w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2021 r., poz. 685; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać m.in:

1.  datę wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku;
13.  sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1.  konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2.  niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy – podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z opisem stanu faktycznego w chwili obecnej część faktur jest otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę w formie papierowej, są one przechowywane w Spółce w tej samej formie. Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej Spółka zamierza część dokumentów skanować i archiwizować je wyłącznie w formie elektronicznej. Działanie to ma się odnosić zarówno do dokumentów otrzymanych w przyszłości, jak i dokumentów już posiadanych, odnoszących się do lat ubiegłych.

Faktury otrzymane w formie elektronicznej, jak i otrzymywane w formie papierowej są skanowane do systemu księgowego, a po zaksięgowaniu przechowywane w formie papierowej. Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie Y. aż do upływu okresu przedawnienia.

Ponadto Wnioskodawca planuje rezygnację z faktur papierowych i wystawianie dokumentów tylko w formie elektronicznej. Dotychczas wystawione dokumenty, dotyczące lat nieprzedawnionych planuje się zeskanować do programu Y. i zniszczyć ich wersje papierowe.

Kontrola otrzymywanych dokumentów jest dwustopniowa. Pod względem merytorycznym jest sprawdzana i akceptowana przez osobę wystawiająca zapotrzebowanie na zakup - czyli bezpośredniego konsumenta usługi lub materiału. Pod względem formalno-rachunkowym jest sprawdzana przez pracownika księgowości.

W przypadku gdy zostało wystawione zamówienie faktura jest kontrolowana pod kątem zgodności z zamówieniem, wejścia magazynowe są porównywane z faktura pod względem ilości i ceny materiału.

Dokumenty są przechowywane w formacie PDF w systemie Y.. Serwer znajduje się w Niemczech. Faktury będą przechowywane w systemie Y. w podziale na okresy rozliczeniowe.

Kontrola otrzymywanych dokumentów jest dwustopniowa Na skutek kontroli zapewnia się autentyczność faktury (weryfikacja merytoryczna pod kątem prawidłowości i zgodności z przebiegiem transakcji, weryfikacja zgodności z zapisami umownymi), a także jej poprawność merytoryczną i formalno-rachunkową. Dokonanie wskazanych kontroli i zeskanowanie dokumentów do systemu Y. pozwala na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury - również po zniszczeniu dokumentu papierowego. Jednocześnie należy nadmienić, że faktury będą w systemie Y. aż do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych

Dokumenty przechowywane w archiwum nie mogą być modyfikowane. Dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w Y..

Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać online. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego.

Niszczenie nastąpi po zastosowaniu kontroli biznesowych, zweryfikowaniu poprawności i autentyczności pochodzenia, a także zweryfikowaniu integralności i czytelności treści po zeskanowaniu i zaewidencjonowaniu dokumentu.

Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie Y. aż do upływu okresu przedawnienia (zostanie zapewnione minimum 10 lat dostępu do systemu Y.). Przez ten okres będzie możliwe jednoznaczne zidentyfikowanie faktury.

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy wyrażonych w pytaniu nr 1 jest zgodność z przepisami podatkowymi planowanego postępowania Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej - w szczególności utylizacji papierowych dokumentów po ich zeskanowaniu (faktur VAT).

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że Spółka wypełni, wymienione w art. 112a ustawy warunki przechowywania otrzymanych faktur: zachowany będzie podział na okresy rozliczeniowe; zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Również organy podatkowe będą miały zapewniony dostęp do wskazanych faktur przechowywanych w wersji elektronicznej oraz możliwość ich poboru, drukowania i przetwarzania. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie objętym pytaniem nr 1 jest prawidłowe.

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy, wyrażonym w pytaniu nr 2 jest prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej.

W kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Wnioskodawca jest zarejestrowana na terytorium kraju jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, zakupy są przez niego wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy.

W konsekwencji powyższego Wnioskodawca zachowa (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT i niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy o VAT) prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie objętym pytaniem nr 2 jest prawidłowe.

Przedmiotem pytania nr 3 (oznaczonego we wniosku nr 4) jest prawo do zastosowania stawki 0% VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli dokumenty potwierdzające wywóz oraz dostarczenie towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego będą otrzymane przez Spółkę w formie papierowej, następnie będą skanowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone po ich zeskanowaniu.

Jednocześnie w uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca zaznaczył, że nie wnosi o weryfikację prawidłowości dokumentowania WDT i prawa do zastosowania stawki 0%.

Wobec powyższego przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest zachowanie prawa do zastosowania stawki 0% dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (w sytuacji gdy posiada dokumenty uprawniające do zastosowania 0% stawki VAT w WDT) pomimo zniszczenia tych dokumentów po ich zeskanowaniu i przechowywania ich wyłącznie w formie elektronicznej.

Stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:

1.  podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej który nabywca podał podatnikowi;
2.  podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;
3.  podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Stosownie do art. 42 ust. 1a ustawy stawka podatku, o której mowa w ust. 1, nie ma zastosowania, jeżeli:

1.  podatnik nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w art. 100 ust. 1 pkt 1 lub ust. 3 pkt 1, lub
2.  złożona informacja podsumowująca nie zawiera prawidłowych danych dotyczących wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów zgodnie z wymogami, o których mowa w art. 100 ust. 8

\-chyba że podatnik należycie na piśmie wyjaśnił uchybienie naczelnikowi urzędu skarbowego.

Podstawowe znaczenie dla udokumentowania wywozu towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, realizowanej z udziałem przewoźnika lub spedytora odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, mają dokumenty wymienione w art. 42 ust. 3 ustawy.

Dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2 – zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy – są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1.  dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towaru z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
2.  (uchylony),
3.  specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,
4.  (uchylony)

\-z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.

Jednak w myśl art. 42 ust. 11 ustawy – w przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1.  korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
2.  dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
3.  dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny – dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
4.  dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Analiza przedstawionych regulacji pozwala na ustalenie dwóch podstawowych warunków, od spełnienia których uzależnione jest uznanie danej dostawy za dostawę o charakterze wewnątrzwspólnotowym. Uprawnia to w konsekwencji do zastosowania preferencyjnej stawki podatku w wysokości 0%. Pierwszy z tych warunków dotyczy aspektu prawnego transakcji – jego spełnienie ma gwarantować, że czynność ta zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w państwie przeznaczenia i jako taka zostanie tam faktycznie opodatkowana.

Drugi z warunków dotyczy aspektu faktycznego transakcji – jego spełnienie pozwala na przyjęcie, że rzeczywiście nastąpił wywóz towarów z kraju i jego transport (przemieszczenie) do innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Drugi z warunków dotyczy zatem faktycznych, a nie prawnych aspektów transakcji i został określony wprost w cyt. wyżej art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy.

W związku z powyższym ważne jest to, aby posiadane przez podatnika dokumenty zawierały informacje, z których jednoznacznie wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony do nabywcy na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego. Tym samym prawo podatnika do zastosowania przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów preferencyjnej stawki podatku w wysokości 0% uzależnione jest od posiadania dokumentów potwierdzających jednoznacznie, że doszło do wywozu towaru z terytorium Polski i dostarczenie ich do nabywcy w innym kraju UE.

Przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania – dla dokonanej wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – stawki podatku w wysokości 0% od sposobu otrzymywania/przechowywania dowodów, o których mowa w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, zatem każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów zostanie uprawdopodobniona.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Spółka dokonuje i zmierza dokonywać w przyszłości transakcji wewnątrzwspólnotowych. Spółka otrzymuje dokumenty służące do potwierdzania dokonania WDT w formie elektronicznej, sporadycznie może się zdarzyć, że dokumenty zostaną dodatkowo przesłane pocztą. Ponadto Spółka dysponuje dokumentami CMR podpisanymi przez kierowcę odbierającego towar. Dokumenty takie przechowywane są przez Spółkę w formie papierowej. Dokumenty pozyskane w formie elektronicznej są przekazywane do systemu księgowego Y. i przechowywane w formie elektronicznej. Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie Y. aż do upływu okresu przedawnienia. Proces związany z przechowywaniem tych dokumentów w formie elektronicznej jest analogiczny jak w przypadku faktur.

W tym miejscu wskazać należy że do zastosowania przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawki podatku w wysokości 0% uzależnione jest od posiadania dokumentów, potwierdzających jednoznacznie, że doszło do wywozu towarów poza terytorium Polski i dostarczenia ich do nabywcy w innym kraju UE. Istotą jest przede wszystkim zobowiązanie podatnika do udowodnienia, że towary będące przedmiotem dostawy rzeczywiście opuściły terytorium kraju i zostały dostarczone do ich nabywcy, na terytorium innego państwa członkowskiego. Zatem zastosowanie preferencyjnej stawki 0% dla WDT nie zależy od formy w jakiej te dokumenty będą przechowywane. Przepisy ustawy nie stanowią o formie lub formacie dokumentów.

W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentom przechowywanym w formie elektronicznej. Jeżeli są to dokumenty przechowywane w formie elektronicznej, niebudzące wątpliwości co do ich autentyczności, mogą one stanowić dowody potwierdzające realizowane przez Wnioskodawcę transakcje wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów. Okoliczność, że zgromadzone w formie papierowej dokumenty uprawniające Wnioskodawcę do zastosowania stawki 0% będą przez Niego przechowywane w formie elektronicznej, nie wpłyną na prawo do zastosowania stawki obniżonej w odniesieniu do danych transakcji, pod warunkiem, że zostanie zapewniona autentyczność tych dokumentów. Należy zwrócić uwagę, że żaden przepis ustawy o podatku od towarów i usług nie wskazuje w jaki sposób podatnicy powinni tego typu dokumenty przechowywać aby ich autentyczność była zapewniona. A zatem, sposób przechowywania pozostaje w gestii podatnika. Dopiero organy podatkowe w trakcie przeprowadzonych kontroli i postępowań podatkowych mogą stwierdzić, czy dokumenty przechowywane przez podatnika w przyjęty przez niego sposób potwierdzają zrealizowane uprzednio prawo do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0%.

Zatem, Wnioskodawca ma prawo stosować stawkę 0% VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli – jak wynika z opisu stanu faktycznego – dokumenty potwierdzające wywóz oraz dostarczenie towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego (uprawniające do zastosowania 0% stawki VAT), będą otrzymane przez Wnioskodawcę w formie papierowej, następnie będą skanowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone po ich zeskanowaniu.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 3 (oznaczonego we wniosku nr 4) jest prawidłowe.

Podsumowując należy stwierdzić, że stanowisko Wnioskodawcy w zakresie:

*   przechowywania dokumentacji podatkowej i utylizacji papierowych dokumentów (faktur VAT) po ich zeskanowaniu – jest prawidłowe,
*   prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur w przypadku zniszczenia wersji papierowych faktur ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej – jest prawidłowe,
*   prawa do zastosowania stawki 0% VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, jeżeli dokumenty potwierdzające wywóz oraz dostarczenie towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego będą otrzymane przez Spółkę w formie papierowej, następnie będą skanowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone po ich zeskanowaniu – jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy przedstawionych przez Wnioskodawcę zagadnień w zakresie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Jednocześnie zaznaczyć należy, że niniejsza interpretacja rozstrzyga jedynie w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów potwierdzających wywóz towarów poza terytorium Polski. Natomiast niniejsza interpretacja nie rozstrzyga czy posiadane przez Wnioskodawcę dokumenty jednoznacznie potwierdzają, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Ponadto należy zaznaczyć, że przechowywanie dokumentów, na podstawie których Wnioskodawca zastosował stawkę 0% może mieć znaczenie jedynie jako dowód w trakcie ewentualnego postępowania kontrolnego prowadzonego przez organy podatkowe, które mogłyby zakwestionować Wnioskodawcy prawidłowe rozliczenie transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Zainteresowanego i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Jednocześnie podkreślić należy, że Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę. Organ informuje, że nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanego stanu faktycznego.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2019 r., poz. 2325, ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54§ 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.