Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-165/12-2/JC
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-05-29
Teza: Czy wydatki na kawę, herbatę, cukier, mleko i wodę dokonywane na rzecz pracowników Spółki objęte Regulaminem Pracy i zużywane przez nich podczas bieżącej pracy stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów jako świadczenia na rzecz pracowników? Czy wydatki na zakup drobnych artykułów spożywczych na poczęstunek dla pracowników na spotkaniach i naradach służbowych Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Czy wydatki na drobny poczęstunek (drobne artykuły spożywcze, kawa, herbata, mleczko, woda, napoje niealkoholowe) dla kontrahentów i klientów Spółka może traktować jako koszty zwykłego działania przedsiębiorstwa i potraktować je jako koszty uzyskania przychodu względem podatku dochodowego od osób prawnych?
Słowa kluczowe: artykuły-artykuły spożywcze; cel-cel wydatku; kontrahent; koszt-koszty uzyskania przychodów; pracownik; reprezentacja; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 04.01.2012 r. (data wpływu 09.03.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów:

*   wydatków na kawę, herbatę, cukier, mleko i wodę dokonywanych na rzecz pracowników Spółki objętych Regulaminem Pracy i zużywanych przez nich podczas bieżącej pracy - **jest prawidłowe,**
*   wydatków na zakup drobnych artykułów spożywczych na poczęstunek dla pracowników na spotkaniach i naradach służbowych - **jest prawidłowe,**
*   wydatków na drobny poczęstunek dla kontrahentów i klientów - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 09.03.2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na rzecz pracowników, kontrahentów oraz klientów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi autoryzowany salon i serwis samochodów. Pracownicy Spółki zgodnie z obowiązującym Regulaminem Pracy korzystają podczas pracy z kawy dostępnej w ekspresach, herbaty, cukru do słodzenia oraz mleczka i wody pitnej. Faktury za powyższe zakupy są księgowane w koszty pozostałych świadczeń pracowniczych. Często artykuły te oraz inne drobne artykuły spożywcze (ciastka, cukierki) dostępne są także dla pracowników w czasie spotkań służbowych, na których omawiane są istotne kwestie dotyczące prowadzonej działalności.

Jednocześnie Spółka w ramach prowadzonej działalności dokonuje zakupów artykułów spożywczych dla potrzeb sekretariatu, salonu i serwisu tj. kawy, herbaty, śmietanki do kawy, napojów niealkoholowych, słodyczy m.in. paluszki, ciastka, cukierki. Artykuły te są podawane do konsumpcji kontrahentom podczas spotkań biznesowych a także dostępne są dla klientów w poczekalni serwisu lub salonu Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy od zakupu artykułów spożywczych (kawy, herbaty, cukru, mleczka oraz wody i drobnych słodyczy) udostępnionych pracownikom podczas bieżącej pracy a także na pracowniczych spotkaniach służbowych Spółka ma prawo odliczyć podatek VAT naliczony i nie ma obowiązku naliczania podatku należnego?
2.  Czy w związku z ponoszeniem wydatków na zakup artykułów spożywczych dla potrzeb sekretariatu w celu poczęstowania kontrahentów oraz wydatków na zakup artykułów przeznaczonych dla klientów w poczekalni serwisu lub salonu Spółka ma prawo odliczyć podatek VAT naliczony i nie ma obowiązku naliczać podatku należnego?
3.  Czy wydatki na kawę, herbatę, cukier, mleko i wodę dokonywane na rzecz pracowników Spółki objęte Regulaminem Pracy i zużywane przez nich podczas bieżącej pracy stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów jako świadczenia na rzecz pracowników?
4.  Czy wydatki na zakup drobnych artykułów spożywczych na poczęstunek dla pracowników na spotkaniach i naradach służbowych Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
5.  Czy wydatki na drobny poczęstunek (drobne artykuły spożywcze, kawa, herbata, mleczko, woda, napoje niealkoholowe) dla kontrahentów i klientów Spółka może traktować jako koszty zwykłego działania przedsiębiorstwa i potraktować je jako koszty uzyskania przychodu względem podatku dochodowego od osób prawnych?
6.  Czy Spółka ma obowiązek wydatki na rzecz pracowników dotyczące drobnych artykułów spożywczych, kawy, herbaty, cukru, mleka i wody doliczyć do wynagrodzenia pracowników i opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytania oznaczone numerami 3, 4 i 5 dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytań dotyczących podatku od towarów i usług oraz pytania dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Zdaniem Wnioskodawcy.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych Wnioskodawca podnosi, iż w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Z kolei w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 powołanej ustawy o CIT nie uznaje się za koszt uzyskania przychodu kosztów reprezentacji, w szczególności, zakupu żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawodawca nie definiuje pojęcia reprezentacji, jednak posługując się wykładnią językową przez reprezentację rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007).

Przenosząc tą definicję na grunt ustawy podatkowej należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w konsekwencji ułatwienie zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku i uwypuklenia swojego profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Podsumowując w oparciu o tezy przestawione powyżej należy stwierdzić, że wydatki na zakup produktów spożywczych takich jak kawa, herbaty, śmietanka i mleko do kawy czy cukru lub wody na rzecz swoich pracowników i kontrahentów, które podawane są w siedzibie firmy, nie noszą znamion reprezentacji. Są one zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości. Zatem wydatki te mogą zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodu jako wydatki niewymienione w negatywnym katalogu kosztów podatkowych zawartych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Tak więc zarówno wydatki na rzecz pracowników na zakup omawianych artykułów objęte Regulaminem Pracy jak i zużywanych na pracowniczych spotkaniach służbowych oraz wydatki na te artykuły na rzecz kontrahentów Spółki i klientów w poczekalni serwisu i salonu mają zwyczajowy, nie związany z okazałością charakter oferowanego poczęstunku i jako takie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki. Przyjmując ich nieznaczny koszt jednostkowy należy wskazać, że nie stanowią one kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wnioskodawca może zatem zaliczyć te wydatki jako ogólne koszty funkcjonowania firmy do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011 r., Nr 74, poz. 397 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Na podstawie powyższego przepisu możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który - racjonalnie oceniając - mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi. Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu.

Z powyższego przepisu wynika, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione nakłady i wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest poprawienie wyniku finansowego oraz osiągnięcie przychodu, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy.

W związku z powyższą definicją do kosztów uzyskania przychodów można również zaliczyć wydatki zarówno bezpośrednio wynikające z zatrudnienia jak i pośrednio związane z zatrudnieniem, ponoszone przez pracodawców na rzecz swoich pracowników. Tzw. koszty pracownicze obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, ale mogą obejmować również inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników.

Świadczenia na rzecz pracowników są kosztem uzyskania przychodów pracodawcy niezależnie od tego, czy podstawą ich wypłaty jest Kodeks Pracy, wydane na jego podstawie przepisy wykonawcze, układ zbiorowy pracy czy też regulamin pracy, chyba, że przepisy w sposób wyraźny taką możliwość ograniczają lub wyłączają. Zatem o kwalifikacji wydatków ponoszonych na rzecz pracowników do kosztów uzyskania przychodów powinny decydować przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zaznaczyć jednakże należy, iż nie każdy wydatek (świadczenie) na rzecz pracownika, może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Pracodawca może bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (przykładowo wyłączenie zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 45 ww. ustawy).

W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia reprezentacji, wobec czego, w pierwszej kolejności, należy uznać, że pojęcie to powinno być w kontekście analizowanego przepisu rozumiane w sposób przyjęty w języku potocznym. Obecnie na gruncie języka polskiego słowo „reprezentacja” ma różnorodne znaczenia i oznacza:

1.  «grupę osób występującą w czyimś imieniu»
2.  «reprezentowanie kogoś lub czegoś»
3.  «grupę zawodników reprezentującą w zawodach barwy swojego kraju, klubu lub miasta»

(Słownik Języka Polskiego PWN, http://sjp.pwn.pl).

„Reprezentacja” może być też rozumiana jako „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną” (Nowy Słownik Języka Polskiego, PWN, Warszawa, 2003).

Natomiast pojęcie „reprezentować” to:

1.  «występować i działać w czyimś imieniu»
2.  «być wyrazicielem czegoś, np. jakichś poglądów, idei lub wartości»

(Słownik Języka Polskiego PWN, http://sjp.pwn.pl).

Pomocną może być również etymologia tego słowa - „repraesentatio” (łac.) oznacza „wizerunek”.

Powyższe rozumienie pojęcia reprezentacji zdaniem tut. Organu należy uzupełnić o stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz doktryny prawa podatkowego.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 6 maja 1998 r. – sygn. akt SA/Sz 1412/97, niepubl., stwierdził, że reprezentacja nie musi odnosić się do okazałości, wystawności, a odnosi się do dobrego reprezentowania firmy, które może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystrojów firmy, jego logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów.

Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów (B. Brzeziński, M. Kalinowski., Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Warszawa 1997, str. 159).

Przenosząc definicje słownikowe i stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz poglądy doktryny prawa podatkowego na grunt ustawy, w odniesieniu do działalności gospodarczej, reprezentacja winna być rozumiana jako działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, i które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie korzystnego, pozytywnego wizerunku firmy poprzez, np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, wręczanie upominków.

Z powyższego wynika, że reprezentacja nie musi odnosić się wyłącznie do okazałości, wystawności, a odnosi się do dobrego reprezentowania firmy. W konsekwencji o reprezentacji należy mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

*   stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i
*   stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Nie ma też podstaw, by twierdzić, że celem poniesienia wydatków musi być wyłącznie kreowanie wizerunku firmy – ustawodawca wyłączył z kosztów wszystkie te wydatki, które dotyczą reprezentacji - niezależnie od stopnia ich wpływu na wizerunek.

Nie ma w tej kwestii również potrzeby odwoływania się do nieokreślonych, niesprecyzowanych, ogólnikowo określonych jako powszechne, norm czy też zwyczajów przyjętych w tzw. obrocie gospodarczym, skoro nie są to podatkowe przesłanki kwalifikacji ponoszonych wydatków.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego pracownicy Spółki zgodnie z obowiązującym Regulaminem Pracy korzystają podczas pracy z kawy dostępnej w ekspresach, herbaty, cukru do słodzenia oraz mleczka i wody pitnej. Często także artykuły te oraz inne drobne artykuły spożywcze (ciastka, cukierki) dostępne są także dla pracowników w czasie spotkań służbowych, na których omawiane są istotne kwestie dotyczące prowadzonej działalności. Jednocześnie Spółka w ramach prowadzonej działalności dokonuje zakupów artykułów spożywczych dla potrzeb sekretariatu, salonu i serwisu tj. kawy, herbaty, śmietanki do kawy, napojów niealkoholowych, słodyczy m.in. paluszki, ciastka, cukierki. Artykuły te są podawane do konsumpcji kontrahentom podczas spotkań biznesowych a także dostępne są dla klientów w poczekalni serwisu lub salonu Spółki.

Odnosząc się zatem do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy stwierdzić, iż poniesione przez Wnioskodawcę wydatki na kawę, herbatę, cukier, mleko i wodę dokonywane na rzecz pracowników Spółki objęte Regulaminem Pracy i zużywane przez nich podczas bieżącej pracy, wydatki na zakup drobnych artykułów spożywczych na poczęstunek dla pracowników na spotkaniach i naradach służbowych oraz wydatki na drobny poczęstunek (drobne artykuły spożywcze, kawa, herbata, mleczko, woda, napoje niealkoholowe) dla kontrahentów i klientów Spółki, jako wydatki niewymienione w negatywnym katalogu kosztów podatkowych (art. 16 ust. 1 ustawy podatkowej), mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, pod warunkiem, że pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskiwanym przychodem lub służą zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż wydatki te muszą być racjonalne co do zasady i co do wielkości oraz odpowiednio udokumentowane.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów. W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.