Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/4512-217/15-4/AO
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-05-07
Teza: w zakresie prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur (w tym faktur wystawionych ponownie) i rachunków
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura VAT; rachunki
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy - przedstawione we wniosku z 9 marca 2015 r. (data wpływu 12 marca 2015 r.) uzupełnionym pismem z 25 marca 2015 r. (data wpływu 7 kwietnia 2015 r.) oraz pismem z 9 kwietnia 2015 r. (data wpływu 17 kwietnia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 marca 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur. Niniejszy wniosek uzupełniony został pismem z 25 marca 2015 r. (data wpływu 7 kwietnia 2015 r.) oraz pismem z 9 kwietnia 2015 r. (data wpływu 17 kwietnia 2015 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej: Spółka) prowadzi działalność w zakresie produkcji i sprzedaży wyrobów ze stali m.in. płyt warstwowych, pokryć dachowych i konstrukcji stalowych, rynien, okładzin elewacyjnych oraz blach trapezowych. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka współpracuje z liczną grupą dostawców i usługodawców (około 1700 podmiotów). Transakcje zakupu dokonywane przez Spółkę dokumentowane są na podstawie dokumentów otrzymanych od kontrahentów (m.in.: faktur, faktur korygujących, rachunków, rozliczenia podróży służbowych itd.). W związku z ciągłym rozwojem Spółki, a co za tym idzie rosnącą liczbą transakcji zakupu towarów i usług oraz nawiązywaniem kontaktów z nowymi dostawcami i usługodawcami, zwiększa się wolumen otrzymywanych dokumentów potwierdzających zakup.

Zgodnie z obowiązującymi obecnie w Spółce procedurami obiegu dokumentów, wszystkie otrzymywane dokumenty potwierdzające zakup wprowadzane są do systemu ERP (dalej: System).

W przypadku otrzymania papierowych dokumentów, wprowadza się je do systemu w postaci skanu (obrazu dokumentu zapisanego w postaci pliku elektronicznego). Dokumenty otrzymane na specyficzną, dedykowaną do tego skrzynkę e-mail są drukowane w celu archiwizacji. Ich obraz w Systemie pozostaje tożsamy w dokumentem otrzymanym od kontrahenta drogą elektroniczną.

W następnej kolejności otrzymane dokumenty są dekretowane i wprowadzane do ksiąg z zastosowaniem Systemu. W chwili obecnej, Spółka przechowuje otrzymane dokumenty, zarówno w postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej, poprzez obraz zapisany na serwerze.

Spółka realizując nałożony przepisami prawa podatkowego obowiązek przechowywania dokumentów księgowych korzysta z usług wyspecjalizowanego podmiotu zewnętrznego. Mając na uwadze okres, przez jaki Spółka zobowiązana jest przechowywać dokumenty oraz ich rosnącą liczbę, proces archiwizacji staje się dla Spółki coraz kosztowniejszy.

Obecnie Spółka rozważa możliwość rezygnacji z przechowywania papierowych wersji otrzymanych dokumentów zakupowych. Zamierzeniem Spółki jest archiwizowanie wszystkich otrzymanych dokumentów wyłącznie w Systemie w postaci obrazu elektronicznego. Dokumenty potwierdzające zakup otrzymane w formie papierowej, po upływie miesiąca będą ponownie weryfikowane pod kątem ich zgodności z obrazem zapisanym na serwerze. W przypadku zgodności obu form, dokumenty papierowe będą niszczone.

Dokumenty wprowadzane będą do Systemu z zachowaniem dotychczasowych procedur. Każdy dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer ID) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu. Każdy dokument będzie opisany i indeksowany w systemie ERP za pomocą następujących informacji: numer ID, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów. Obrazy dokumentów w dalszym ciągu przechowywane będą na serwerze. System ERP używany przez Spółkę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego.

Oprogramowanie do skanowania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem używanym przez Spółkę, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili.

Rozwiązania systemowe oraz techniczne stosowane przez Spółkę pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Obrazy te przechowywane będą w sposób zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

*   łatwe ich odszukanie;

*   bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Otrzymane drogą elektroniczną faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania opisanych powyżej dokumentów, Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenie po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej?

Stanowisko Wnioskodawcy,

Zdaniem Spółki, w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania dokumentów przychodzących, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji dokumentów w sposób elektroniczny, w postaci obrazów dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto, zdaniem Spółki z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur wynika, że co do zasady nie ma przeszkód aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej.

Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Spółce wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść odtworzonej kopii dokumentu będzie identyczna z treścią dokumentu w formie papierowej otrzymanego od kontrahenta. Przepisy polskiego prawa podatkowego nie nakładają na Spółkę obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, iż podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. Zdaniem Spółki, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby dokumenty były archiwizowane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że spełnione zostaną warunki przechowywania dokumentów zgodnie z art. 112a ust.1 pkt 2 i 4 ustawy o podatku od towarów i usług.

Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także zapewnienie bezzwłocznego dostępu i poboru faktur przechowywanych w formie elektronicznej i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojecie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy w tym miejscu wskazać, że według art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Z przedstawionej treści wniosku wynika, że Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie produkcji i sprzedaży wyrobów ze stali m.in. płyt warstwowych, pokryć dachowych i konstrukcji stalowych, rynien, okładzin elewacyjnych oraz blach trapezowych współpracuje z liczną grupą dostawców i usługodawców (około 1700 podmiotów). Transakcje zakupu dokonywane przez Spółkę dokumentowane są na podstawie dokumentów otrzymanych od kontrahentów (m.in.: faktur, faktur korygujących, rachunków, rozliczenia podróży służbowych itd.). W związku z ciągłym rozwojem Spółki, a co za tym idzie rosnącą liczbą transakcji zakupu towarów i usług oraz nawiązywaniem kontaktów z nowymi dostawcami i usługodawcami, zwiększa się wolumen otrzymywanych dokumentów potwierdzających zakup. Zgodnie z obowiązującymi obecnie w Spółce procedurami obiegu dokumentów, wszystkie otrzymywane dokumenty potwierdzające zakup wprowadzane są do systemu ERP. W przypadku otrzymania papierowych dokumentów, wprowadza się je do systemu w postaci skanu (obrazu dokumentu zapisanego w postaci pliku elektronicznego). Dokumenty otrzymane na specyficzną, dedykowaną do tego skrzynkę e-mail są drukowane w celu archiwizacji. Ich obraz w Systemie pozostaje tożsamy w dokumentem otrzymanym od kontrahenta drogą elektroniczną. W następnej kolejności otrzymane dokumenty są dekretowane i wprowadzane do ksiąg z zastosowaniem Systemu. W chwili obecnej, Spółka przechowuje otrzymane dokumenty, zarówno w postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej, poprzez obraz zapisany na serwerze. Spółka realizując nałożony przepisami prawa podatkowego obowiązek przechowywania dokumentów księgowych korzysta z usług wyspecjalizowanego podmiotu zewnętrznego.

Obecnie Spółka rozważa możliwość rezygnacji z przechowywania papierowych wersji otrzymanych dokumentów zakupowych. Zamierzeniem Spółki jest archiwizowanie wszystkich otrzymanych dokumentów wyłącznie w Systemie, w postaci obrazu elektronicznego. Dokumenty potwierdzające zakup otrzymane w formie papierowej, po upływie miesiąca będą ponownie weryfikowane pod kątem ich zgodności z obrazem zapisanym na serwerze. W przypadku zgodności obu form, dokumenty papierowe będą niszczone. Dokumenty wprowadzane będą do Systemu z zachowaniem dotychczasowych procedur. Każdy dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer ID) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu. Każdy dokument będzie opisany i indeksowany w systemie ERP za pomocą następujących informacji: numer ID, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów. Obrazy dokumentów w dalszym ciągu przechowywane będą na serwerze. System ERP używany przez Spółkę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Oprogramowanie do skanowania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem używanym przez Spółkę, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. Rozwiązania systemowe oraz techniczne stosowane przez Spółkę pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Obrazy te przechowywane będą w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto obrazy te przechowywane będą w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami. Otrzymane drogą elektroniczną faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wobec prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur (w tym faktur otrzymanych ponownie) otrzymanych w formie papierowej jak również w formie elektronicznej należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy o VAT. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność. Organ zaznacza, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Wnioskodawcę systemu przechowywania faktur, faktur korygujących oraz rachunków w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem ostatecznej weryfikacji w ww. zakresie może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

W niniejszych okolicznościach wskazano, że otrzymane drogą elektroniczną faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto Wnioskodawca zaznaczył, że obrazy te przechowywane będą w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowo wskazano, że możliwe będzie łatwe odszukanie obrazów zeskanowanych faktur oraz bezzwłoczny dostęp do nich oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami. Rozwiązania systemowe oraz techniczne stosowane przez Spółkę pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.

Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie faktur i rachunków otrzymanych w formie papierowej jak również w formie elektronicznej wyłącznie w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, wobec zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur i rachunków, a także umożliwieniu łatwego odszukania zeskanowanych faktur i rachunków oraz bezzwłoczny dostęp do nich oraz przetwarzanie danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu jak również pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112a ustawy o VAT – jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur i rachunków określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego systemu archiwizacji niezależnie od formy, w jakiej Wnioskodawca otrzymał bądź będzie otrzymywać dokumenty zakupowe (tj. jako papierowe lub jako elektroniczne). Zatem zgodzić się należy z Wnioskodawcą, że z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług regulujących kwestie przechowywania faktur wynika, że co do zasady nie ma przeszkód aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie prawa do archiwizacji faktur (w tym faktury wystawione ponownie) i rachunków w sposób elektroniczny, w postaci obrazów dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej należało uznać za prawidłowe.

Organ informuje, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych oraz dokumentów innych niż faktury (w tym faktury wystawione ponownie) i rachunki wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.