Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB2-2.4010.12.2017.1.BF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-11-21
Teza: Czy tak ustalone koszty podróży (z użyciem samochodu prywatnego Członka Zarządu i Prezesa Zarządu, przy czym Spółka pokrywa koszty używania pojazdu do celów służbowych według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu w wysokości 0,8358 zł), wyżywienia i zakwaterowania w standardzie stosownym do wykonywanej Funkcji będą w spółce kosztami uzyskania przychodów?
Słowa kluczowe: członkowie-członkowie zarządu; delegacja-delegacja służbowa; koszt-koszty uzyskania przychodów; nocleg; podróż; samochód-samochód prywatny; wyżywienie; zwrot-zwrot wydatków
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 201 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 14 września 2017 r. (data wpływu 21 września 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków związanych z zawartą umową o świadczenie usług w zakresie zarządzania:

*   w części dotyczącej wydatków na podróż z wykorzystaniem samochodu prywatnego osób zarządzających – **jest nieprawidłowe,**
*   w pozostałym zakresie – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21 września 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków związanych z zawartą umową o świadczenie usług w zakresie zarządzania.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Miejski Zakład Komunikacji sp. z o.o. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) powstał 1 stycznia 2013 r. z przekształcenia samorządowego zakładu budżetowego.

Na podstawie Uchwały Rady Miasta w sprawie przekształcenia zakładu budżetowego poprzez likwidację w celu utworzenia spółki Miejski Zakład Komunikacji sp. z o.o. Miasto przekształciło swoją jednostkę organizacyjną działającą w formie zakładu budżetowego w spółkę z o.o.

W wyniku przekształcenia pracownicy zakładu budżetowego stali się pracownikami spółki w trybie określonym w art. 231 Kodeksu pracy.

Gmina jest jedynym założycielem i jedynym wspólnikiem Spółki – ma w niej 100% udziałów. Spółka wstąpiła we wszystkie przewidziane w przepisach prawa podatkowego prawa i obowiązki przekształcanego zakładu budżetowego (sukcesja uniwersalna). Przekształcenie zakładu budżetowego w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością wyczerpało dyspozycję zawartą w art. 93b Ordynacji podatkowej.

Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Głównym przedmiotem działalności jest odpłatne świadczenie usług publicznego transportu zbiorowego organizowanego przez Miasto na sieci komunikacyjnej Miasta oraz na terenie gmin sąsiadujących na mocy zawartego z nimi Porozumienia Komunalnego. Usługi te są wykonywane na podstawie wieloletniej umowy wykonawczej zawartej pomiędzy Miastem a Spółką, i są opodatkowane podatkiem od towarów i usług VAT.

Spółka nie wykonuje czynności niepodlegających opodatkowaniu. Wykonuje natomiast czynności opodatkowane i zwolnione od podatku.

Uchwałą nr 1/2012 Rady Nadzorczej z 27 listopada 2012 r. dotychczasowy Dyrektor zakładu budżetowego powołany został na Prezesa Zarządu Spółki, dotychczasowy Dyrektor ds. Finansowych – Główny Księgowy zakładu budżetowego na Członka Zarządu.

Uchwałą nr 1/2013 Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników z 18 stycznia 2013 r. ustalono dla Prezesa Zarządu zatrudnienie w formie umowy o pracę w rozumieniu Kodeksu pracy na czas pełnienia funkcji Prezesa Zarządu – Dyrektora Naczelnego.

Uchwałą nr 2/2013 Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników z 18 stycznia 2013 r. ustalono dla Członka Zarządu zatrudnienie w formie umowy o pracę w rozumieniu Kodeksu pracy na czas pełnienia funkcji Członka Zarządu – Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych – Głównego Księgowego.

W dniu 21 stycznia 2013 r. zawarta została umowa o pracę między Spółką a Członkiem Zarządu Umowa została zawarta na czas pełnienia funkcji Członka Zarządu – Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych – Głównego Księgowego. Dzień rozpoczęcia pracy określono na 1 stycznia 2013 r. Kadencja trwa cztery lata i kończy się z dniem odbycia Zgromadzenia Wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka Zarządu.

W dniu 6 czerwca 2017 r. stosunek pracy ustał z upływem czasu pełnienia funkcji Członka Zarządu – Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych – Głównego Księgowego.

W dniu 21 stycznia 2013 r. zawarta została umowa o pracę między Spółką a Prezesem Zarządu. Umowa została zawarta na czas pełnienia funkcji Członka – Prezesa Zarządu – Dyrektora Naczelnego. Dzień rozpoczęcia pracy określono na 1 stycznia 2013 r. Kadencja trwa cztery lata i kończy się z dniem odbycia Zgromadzenia Wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka Zarządu.

W dniu 6 czerwca 2017 r. stosunek pracy ustał z upływem czasu pełnienia funkcji Członka – Prezesa Zarządu – Dyrektora Naczelnego.

Uchwałą nr 8/2017 z 7 czerwca 2017 r. Rada Nadzorcza powołała na Członków Zarządu na następną kadencję do pełnienia funkcji Członka – Prezesa Zarządu – Dyrektora Naczelnego oraz do pełnienia funkcji Członka Zarządu – Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych – Głównego Księgowego.

W związku z wejściem w życie 9 września 2016 r. przepisów ustawy z dnia 9 czerwca 2016 r. o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami – pełnienie funkcji członka zarządu może mieć miejsce wyłącznie w ramach umowy o świadczenie usług zarządzania na czas pełnienia funkcji, z obowiązkiem świadczenia osobistego takiego członka, bez względu na to, czy działa on w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej (art. 5 ust. 1 pkt 1 tej ustawy). Wypełniając ten obowiązek Prezes Zarządu i Członek Zarządu zawarli obowiązującą od 7 czerwca 2017 r. umowę o świadczenie usług w zakresie zarządzania (zwaną dalej Umową). Podkreślić należy, że do 7 czerwca 2017 r. Prezes Zarządu i Członek Zarządu pełnili tę samą funkcję, wykonując te same obowiązki i czynności w oparciu o umowę o pracę w rozumieniu Kodeksu pracy. Tylko i wyłącznie, w związku z wejściem w życie przepisów ustawy o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami Spółka i Prezes Zarządu oraz Członek Zarządu zostali zmuszeni wolą ustawodawcy, do zmiany formy świadczenia pracy.

Członek Zarządu – Zastępca Dyrektora ds. Finansowych – Główny Księgowy oraz Prezes Zarządu – Dyrektor Naczelny są osobami fizycznymi, które posiadają miejsce zamieszkania na terytorium Polski. Nie są zarejestrowani jako przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w CEIDG (jednoosobowo lub uczestnicząc w spółce). Nie dokonali również rejestracji jako czynny albo zwolniony podatnik podatku od towarów i usług. Strony zawarły umowę o świadczenie usług w zakresie zarządzania (Umowa), o następującej treści (wybrane punkty umowy) m.in.:

§ 1

Przedmiot Umowy

1.  W ramach i w okresie pełnienia funkcji Członka Zarządu – Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych – Głównego Księgowego, Członka – Prezesa Zarządu – Dyrektora Naczelnego.
2.  Zarządzający zobowiązuje się do świadczenia usług zarządzania na zasadach określonych Umową.
3.  Zarządzający zobowiązuje się do świadczenia Usług osobiście, bez względu na to, czy działa w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, i nie jest uprawniony do powierzenia ich wykonywania osobie trzeciej.
4.  Zarządzający oświadcza, że posiada wszelkie niezbędne kompetencje do wykonywania Usług na warunkach Umowy.
5.  Przy wykonywaniu Usług Zarządzający zobowiązany jest wykorzystywać swoje umiejętności oraz doświadczenie dla spraw i interesów Spółki.
6.  Zarządzający zobowiązuje się do takiego prowadzenia własnych i realizacji innych niż określone Umową zobowiązań, by nie kolidowały one z należytym i starannym wykonywaniem Umowy.
7.  Zarządzający rozpocznie świadczenie Usług od dnia 7 czerwca 2017 r.

§ 4

1\. Zarządzającemu udostępnia się do korzystania, w zakresie niezbędnym do wykonywania Usług, urządzenia techniczne oraz inne zasoby stanowiące mienie Spółki, w szczególności:

1.  postawione do jego dyspozycji pomieszczenia biurowe wraz z wyposażeniem oraz materiałami eksploatacyjnymi,
2.  telefon komórkowy wraz z aktywną kartą SIM,
3.  komputer przenośny i stacjonarny wraz z niezbędnym dodatkowym wyposażeniem i licencjonowanym oprogramowaniem oraz zapewnionym przez Spółkę dostępem do Internetu,
4.  samochód służbowy.

§ 6

Obowiązki Spółki

1\. Spółka oświadcza, iż w ramach obowiązujących przepisów zobowiązuje się współdziałać z Zarządzającym, w celu prawidłowej realizacji Umowy.

2\. Do obowiązków Spółki należy w szczególności:

1.  udostępnienie Zarządzającemu wszelkich dokumentów Spółki niezbędnych do wykonywania Umowy,
2.  pozostające w możliwościach Spółki zapewnienie współdziałania z Zarządzającym organów i członków organów Spółki oraz jej personelu,
3.  terminowa wypłata wynagrodzenia dla Zarządzającego oraz terminowe wykonywanie innych świadczeń przewidzianych w Umowie,
4.  zapewnienie Zarządzającemu urządzeń technicznych oraz zasobów, o których mowa w § 4 Umowy oraz ponoszenie kosztów ich używania,
5.  zwrot kosztów udokumentowanych wydatków związanych ze sprawowaną Funkcją,
6.  ponoszenie kosztów związanych ze świadczeniem Usług poza siedzibą Spółki, niezbędnych do należytego wykonania Usług, w szczególności takich jak: koszty podróży (w tym z użyciem samochodu prywatnego Zarządzającego przy czym Spółka pokrywa koszty używania pojazdu do celów służbowych według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu w wysokości 0,8358 zł), koszty konferencji, kursów, szkoleń i seminariów, koszty wyżywienia i zakwaterowania w standardzie stosownym do wykonywanej Funkcji,
7.  zawarcie umowy ubezpieczenia na rzecz Zarządzającego z tytułu odpowiedzialności cywilnej w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków związanych z pełnieniem funkcji Członka Zarządu Spółki i poniesienie kosztów opłacenia składek wynikających z tej umowy.

Samochód prywatny Członka Zarządu jest wykorzystywany natomiast Prezesa Zarządu będzie (jeszcze nie był) wykorzystywany w podróżach służbowych. W celu ustalania faktycznego przebiegu pojazdu Członek Zarządu i Prezes Zarządu prowadzą ewidencję przebiegu pojazdu. Przebieg pojazdu jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika (przewodniczącego Rady Nadzorczej Spółki). Ewidencja ta zawiera co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W związku z powyższym opisem zadano m.in. następujące pytanie (oznaczone we wniosku nr 1):

Czy tak ustalone koszty podróży (z użyciem samochodu prywatnego Członka Zarządu i Prezesa Zarządu, przy czym Spółka pokrywa koszty używania pojazdu do celów służbowych według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu w wysokości 0,8358 zł), wyżywienia i zakwaterowania w standardzie stosownym do wykonywanej Funkcji będą w spółce kosztami uzyskania przychodów?

Zdaniem Wnioskodawcy, ustalone koszty podróży (z użyciem samochodu prywatnego Członka Zarządu i Prezesa Zarządu, przy czym Spółka pokrywa koszty używania pojazdu do celów służbowych według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu w wysokości 0,8358 zł) nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodów Spółki, natomiast koszty wyżywienia i zakwaterowania w standardzie stosownym do wykonywanej Funkcji będą w Spółce kosztami uzyskania przychodów.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem art. 16 ust. 1 pkt 30 ww. ustawy, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalania faktycznego przebiegu pojazdu podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu.

Przebieg pojazdu jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika (przewodniczącego Rady Nadzorczej). Ewidencja ta zawiera co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Jeżeli więc podatnik wykorzystuje dla potrzeb prowadzonej działalności samochód osobowy niestanowiący jego składnika majątku (w tym przypadku na potrzeby spółki wykorzystywany jest samochód prywatny należący do Członka Zarządu i Prezesa Zarządu), to do kosztów uzyskania przychodów ma prawo zaliczyć faktycznie ponoszone wydatki z tytułu używania tego samochodu. Przy czym są one limitowane, tzn. stanowią koszty uzyskania przychodów do wysokości tzw. kilometrówki.

Ustawodawca nie różnicuje zasad rozliczania tych wydatków w zależności od tego, czy pojazd jest wykorzystywany do odbywania nim podróży, czy jazd lokalnych. W każdym z tych przypadków kosztem są wydatki faktycznie poniesione (np. z tytułu zakupu paliwa, opłat parkingowych, płatnych autostrad) ograniczone iloczynem liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Ze stanu faktycznego wynika, że z tytułu odbywanych podróży Członek Zarządu i Prezes Zarządu otrzymują/będą otrzymywali kwotę „kilometrówki” (kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu w wysokości 0,8358 zł). Tak skalkulowane koszty nie odzwierciedlają kosztów rzeczywistych (faktycznie poniesionych: opłat parkingowych, płatnych autostrad, zakupu paliwa), nie mogą więc obciążać kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Proponowany sposób rozliczenia kosztów podatkowych – „kilometrówka” w przypadku podróży służbowych jest właściwy jedynie w przypadku wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika, do których nie zalicza się Członek Zarządu i Prezes Zarządu na umowie o świadczenie usług w zakresie zarządzania.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest częściowo prawidłowe a częściowo nieprawidłowe.

Niniejsza interpretacja zawiera ocenę stanowiska Wnioskodawcy w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków związanych z zawartą umową o świadczenie usług w zakresie zarządzania. W zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1888 ze zm.) – kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Kosztami będą zarówno koszty uzyskania przychodu pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim) – jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą, zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ww. ustawy, zostaną ex lege uznane za koszty podlegające odliczeniu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ww. ustawy, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów, względnie zostały poniesione w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

*   przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz
*   potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

Każdy wydatek wymaga zatem indywidualnej oceny pod kątem związku z przychodem i racjonalności działania podatnika.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca zawarł umowy o świadczenie usług w zakresie zarządzania. Do obowiązków Spółki należy m.in. ponoszenie kosztów związanych ze świadczeniem Usług poza siedzibą Spółki, niezbędnych do należytego wykonania Usług, w szczególności takich jak: koszty podróży (w tym z użyciem samochodu prywatnego Zarządzającego przy czym Spółka pokrywa koszty używania pojazdu do celów służbowych według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu w wysokości 0,8358 zł), koszty konferencji, kursów, szkoleń i seminariów, koszty wyżywienia i zakwaterowania w standardzie stosownym do wykonywanej Funkcji.

Wątpliwość Wnioskodawcy budzi to, czy do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć koszty podróży (z użyciem samochodu prywatnego Członka Zarządu i Prezesa Zarządu, przy czym Spółka pokrywa koszty używania pojazdu do celów służbowych według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu w wysokości 0,8358 zł), wyżywienia i zakwaterowania.

Rozważając kwestię kwalifikacji podatkowej przedmiotowych wydatków należy zauważyć, że pomimo tego, że wykonywane przez członków zarządu zadania nie mogą być powiązane z konkretnym przychodem uzyskiwanym przez Wnioskodawcę, przejawiają jednakże związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Stąd też wydatki wynikające z realizacji obowiązków członków zarządu Spółki należy zakwalifikować do kosztów podatkowych, przy spełnieniu wszystkich wyżej wymienionych warunków ustawowych, jako wypełniające dyspozycję art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Istotne znaczenie dla kwalifikacji prawnej świadczeń na rzecz członków zarządu ma również unormowanie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Na jego mocy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Zauważyć należy, że zgodnie z art. 368 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1578 ze zm.), zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę.

Oznacza to, że zarząd prowadzi sprawy spółki we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów spółki oraz reprezentuje spółkę. Prowadzenie spraw spółki dotyczy sfery wewnętrznej funkcjonowania spółki (podejmowania decyzji organizacyjnych i gospodarczych w spółce), natomiast reprezentacja odnosi się do relacji zewnętrznych (składania oświadczeń woli wobec innych niż spółka uczestników obrotu prawnego).

Treść przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uwzględnia wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych, pozwalając tym samym na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z treści art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Biorąc powyższe pod uwagę, stwierdzić należy, że w niniejszej sprawie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy nie będzie miał zastosowania, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką, a przedmiotowe wydatki można zakwalifikować jako świadczenia dwustronnie zobowiązujące. Zatem wydatki dotyczące kosztów zakwaterowania oraz wyżywienia stanowią koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają podstawowy wymóg określony w art. 15 ust. 1 ustawy , tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Odnosząc się natomiast do wydatków z tytułu kosztów podróży zauważyć należy, że Spółka zwracając członkom zarządu wydatki dotyczące kosztów podróży z użyciem samochodu prywatnego na cele służbowe, ponosi wydatki, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie ze wskazanym przepisem ustawy – nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Przez wskazaną stawkę za jeden kilometr przebiegu należy rozumieć stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 ww. ustawy). Spełnione muszą przy tym być wymogi określone w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Przepis ten stanowi, że przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

W przedmiotowym przypadku zastosowanie przy obliczaniu ww. limitów będzie miało rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271 ze zm.). Zgodnie z § 2 pkt 1 ww. rozporządzenia – koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł, natomiast o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Opierając się na powołanym przepisie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dopuszczalne jest zaliczenie do kosztów podatkowych poniesionych i należycie udokumentowanych wydatków z tytułu używania na potrzeby działalności prowadzonej przez podatnika samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika, ale w granicach wskazanego w przepisie limitu. Innymi słowy, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli podróż członków zarządu była racjonalnie uzasadniona.

Podsumowując wydatki jakie ponosi Wnioskodawca, tj. koszty wyżywienia i zakwaterowania członków zarządu w standardzie stosownym do wykonywanej funkcji, mogą być rozpoznane jako koszty podatkowe w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Znajdują one umocowanie w umowie zawartej pomiędzy Spółką a członkami zarządu, z której wynika obowiązek Spółki ponoszenia kosztów w związku ze świadczeniem przez członków zarządu Usług poza siedzibą Spółki, niezbędnych do należytego wykonania Usług. Warunkiem niezbędnym jest wykazanie, że między wydatkami a zamierzonym przychodem istniał związek przyczynowo-skutkowy w tym znaczeniu, że wydatki te były uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, i że w rezultacie ich poniesienia Spółka mogła oczekiwać zwiększenia swoich przychodów, względnie zabezpieczenia źródła przychodów. Tym samym stwierdzić należy, że funkcje pełnione przez członków zarządu są bezspornie związane z działalnością gospodarczą Spółki i jeżeli nie wykraczają oni poza zakres swoich obowiązków to wydatki ponoszone w związku z realizacją ich obowiązków mogą stanowić koszt podatkowy Spółki. Odnosząc się natomiast do wydatków jakie ponosi Wnioskodawca w związku z podróżami z użyciem samochodów prywatnych członków zarządu, należy stwierdzić, że Spółka – wbrew jej twierdzeniom – również może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – jednakże jedynie w części nieprzekraczającej kwot wynikających z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów służbowych oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy oraz pod warunkiem prowadzenia stosownej ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Stanowiska Wnioskodawcy nie można było zatem w całości uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.