Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.539.2022.3.PJ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2022-12-30
Teza: W zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących wydatki służbowe przechowywanych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I. Przepisy ogólne-Definicje; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury 
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 31; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m

Interpretacja indywidualna
==========================

– stanowisko prawidłowe
=======================

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku od towarów i usług (we wniosku pytanie nr 2) – **jest prawidłowe**.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

Państwa wniosek z 4 października 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących wydatki służbowe przechowywanych w formie elektronicznej, wpłynął 17 października 2022 r. Wniosek został uzupełniony pismem z20grudnia 2022 r., stanowiącym odpowiedź na wezwanie z 13 grudnia 2022 r., sygn.0111‑KDIB3-3.401KDIB3-3.4012.539.2022.2.PJ.

Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego**

(…) sp. z o.o. (dalej: „Spółka”) jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej zatrudnia pracowników, którzy od czasu do czasu dokonują zakupów towarów lub usług na cele służbowe (dalej: „Wydatki Służbowe” lub „Wydatek”). Mogą to być zarówno zakupy związane z wykonywaniem zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Spółki (w ramach delegacji - podróży służbowej), jak i zakupy na bieżące potrzeby związane z działalnością gospodarczą i wykonywanymi w jej ramach czynnościami opodatkowanymi VAT.

Wydatki Służbowe są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie obejmują kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”) oraz dotyczą zakupów towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, w sytuacjach niewymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawa o VAT”).

Po dokonaniu zakupów Spółka zwraca pracownikom kwoty, które zostały przez nich wydatkowane celem nabycia wyżej opisanych towarów lub usług lub uprzednio wypłaca im zaliczki/przekazuje środki na pokrycie tych wydatków.

W celu rozliczenia Wydatków Służbowych (w tym dokonania zwrotu wydatków pracownikom), pracownicy wykorzystują dedykowany do tego program informatyczny (dalej: „Aplikacja”; proces rejestracji, zapisywania i akceptacji Wydatków Służbowych z wykorzystaniem Aplikacji został opisany poniżej) oraz przekazują dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków (w szczególności mogą to być paragony i bilety związane z podróżami służbowymi; dalej łącznie jako: „Dokumenty”) w formie papierowej do działu księgowego, gdzie Dokumenty są następnie opisywane (dla celów księgowych i podatkowych) i przechowywane w oryginalnej formie papierowej. Na podstawie Dokumentów Spółka zwraca pracownikom Wydatki Służbowe (jeżeli pracownik poniósł wydatek z własnych środków) oraz rozpoznaje Wydatki Służbowe jako koszty uzyskania przychodów - jeżeli zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W przypadku faktur dokumentujących zakupy towarów lub usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, Spółka odlicza również podatek VAT naliczony wykazany na tych fakturach.

Proces rejestrowania i akceptacji Wydatków Służbowych przy użyciu Aplikacji przebiega następująco.

Pracownik, w dedykowanym dla siebie profilu (do którego dostęp jest zabezpieczony indywidualnym, przypisanym do pracownika loginem i hasłem), tworzy raport (wniosek o rozliczenie wydatków) zawierający szczegółowe informacje na temat konkretnego Wydatku Służbowego m.in. typ Dokumentu (paragon, faktura, bilet), kategoria wydatku, data wystawienia faktury lub innego Dokumentu, kwota brutto Wydatku, określenie miejsca powstawania kosztów w ramach Spółki (dla celów księgowych i zarządczych), opis lub uzasadnienie poniesionego Wydatku, sposób zapłaty (karta służbowa, gotówka, zaliczka lub zaliczka stała).

Do raportu załączany jest wysokiej jakości skan lub zdjęcie Dokumentu potwierdzającego dany Wydatek (np. faktury, paragonu).

Po uzupełnieniu danych dotyczących Wydatku Służbowego i umieszczeniu skanu/zdjęcia Dokumentu w Aplikacji Pracownik przesyła (również za pośrednictwem Aplikacji) raport do akceptacji (poprzez wybranie opcji „wyślij do akceptacji”). Raport taki trafia (za pośrednictwem Aplikacji) do osoby upoważnionej do jego weryfikacji i zatwierdzenia merytorycznego (co do zasady akceptacji dokonuje osoba odpowiedzialna za dane miejsce powstawania kosztów w Spółce - z reguły kierownik danej komórki).

Zaakceptowany raport jest wysyłany przez Aplikację do działu księgowości. Dział księgowości rejestruje raport oraz weryfikuje go pod kątem księgowym. W szczególności dział księgowości weryfikuje dane zawarte w raporcie porównując je z danymi zawartymi na skanie/zdjęciu Dokumentu.

Po weryfikacji raportu przez dział księgowości dany Dokument jest księgowany i archiwizowany w systemie księgowym Spółki w odpowiednim okresie rozliczeniowym, w tym dla celów podatkowych - jako podstawa do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu i odliczenia VAT (w przypadku faktur).

Po zaksięgowaniu Dokumentu następuje rozliczenie Wydatku - w zależności od metody finansowania Wydatku Służbowego ma miejsce zwrot środków na rachunek bankowy pracownika, rozliczenie zaliczki lub rozliczenie wydatku z karty służbowej.

W celu uproszczenia obiegu Dokumentów, minimalizacji kosztów z tym związanych oraz usprawnienia procesu dostępu do Dokumentów, Spółka zamierza zrezygnować z archiwizacji dokumentów w formie papierowej na rzecz ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.

Oryginały Dokumentów potwierdzających poniesienie Wydatków Służbowych, po ich zeskanowaniu (sfotografowaniu) i wprowadzeniu w tej formie do systemu księgowego Spółki, nie będą przekazywane przez pracowników do działu księgowości Spółki. Po weryfikacji przez Spółkę Dokumentów przekazanych (poprzez Aplikację) w wersji elektronicznej - w szczególności w zakresie zasadności ich poniesienia - i ich zaksięgowaniu i zarchiwizowaniu w systemie księgowym Spółki, Dokumenty te (w oryginalnej, papierowej postaci) będą podlegać zniszczeniu (pracownicy będą upoważnieni do ich zniszczenia). Spółka będzie więc przechowywać Dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów/zdjęć w formacie pdf lub w innym podobnym formacie elektronicznym uniemożliwiającym ingerencję w treść Dokumentów).

Dokumenty będą przechowywane elektronicznie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania, zeskanowania i umieszczenia w systemie księgowym Spółki do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za okres, w którym na ich podstawie Spółka rozpozna koszt uzyskania przychodów/odliczy podatek VAT.

Po zeskanowaniu/sfotografowaniu, zapisaniu Dokumentów w formacie pdf (lub w innym podobnym formacie elektronicznym) i ich umieszczeniu w systemie księgowym Spółki, nie będzie możliwe dokonywanie jakichkolwiek zmian w ich treści.

Dostęp i wgląd do Dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, będzie możliwy tylko dla osób wyznaczonych przez Spółkę oraz zabezpieczony poprzez login oraz hasło przypisany danej osobie.

Obowiązująca w Spółce procedura ponoszenia, ewidencjowania i zatwierdzania Wydatków Służbowych będzie zapewniać autentyczność pochodzenia Dokumentów, rozumianą jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, będzie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych w opisany powyżej sposób Dokumentów związanych z rozliczeniem Wydatków Służbowych. Dokumenty te będą mogły być udostępniane organom skarbowym zarówno w postaci wydrukowanej jak i elektronicznej.

Każdy zarchiwizowany w formie elektronicznej Dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych wskazanych na tym Dokumencie.

W odpowiedzi na wezwanie wskazali Państwo, że:

\- Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej:

a) poza terytorium kraju, dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT;

b) na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

\- Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we Wniosku faktur - co wynika z przedstawionego we Wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, gdzie opisano obowiązującą w Spółce procedurę ponoszenia, ewidencjowania i zatwierdzania Wydatków Służbowych.

**Pytanie** (we wniosku nr 2)

Czy na podstawie faktur potwierdzających poniesienie Wydatków Służbowych, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany powyżej, Spółka będzie miało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego na tych fakturach?

**Państwa stanowisko w sprawie**

W ocenie Spółki na podstawie faktur potwierdzających poniesienie Wydatków Służbowych, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany powyżej, Spółka będzie miało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego na tych fakturach.

a) Przechowywanie faktur.

Art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT stanowi, że podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Cytowana regulacja jest jedyną, która nawiązuje w sposób bezpośredni do kwestii procedur związanych z przechowywaniem faktur przez podatników. Wskazać przy tym należy, że warunki stawiane przez ustawodawcę w tym zakresie ograniczają się do konieczności przechowywania faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, zapewnienia integralności treści faktur oraz zapewnienia czytelności tych faktur - od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (w podziale na okresy rozliczeniowe).

W związku z powyższym, z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur nie wynika, w ocenie Spółki, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

Przepisy wymagają jedynie zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności oraz przechowywana ich w podziale na okresy rozliczeniowe i zapewnienia łatwego odszukiwania poszczególnych faktur - od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowanie w art. 106m ustawy o VAT.

Zgodnie z tym przepisem:

(i) podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury;

(ii) przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

(iii) przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;

(iv) autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak wyjaśniono powyżej, zarchiwizowanie Dokumentów (faktur) w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego zapewni integralność ich treści (nie będzie możliwe dokonywanie żadnych modyfikacji danych, które powinna zawierać faktura) oraz autentyczność ich pochodzenia. Jednocześnie, dzięki odpowiedniej jakości sprzętu technicznego wykorzystywanego do skanowania faktur, pozostaną one czytelne przez cały okres ich przechowywania.

W świetle przywołanego art. 112a ustawy o VAT, należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. Warunki, które należy spełnić, czyli zapewnienie autentyczności, integralności treści i czytelności faktur, będą w omawianym zdarzeniu przyszłych spełnione. Niedostępność formy papierowej nie powoduje, że faktura w sensie materialnym zostaje utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej. Tym samym metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej opisana w niniejszym wniosku pozostaje w zgodzie z dyspozycją przepisu art.112a ust. 1 pkt 2 ustawy VAT.

Nadto, Spółka stoi na stanowisku, że zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dotyczących Wydatków Służbowych, w przypadku wdrożenia rozważanej procedury i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie zaś do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę (art. 86 ust. 10b pkt 1 i 2).

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tj.:

1) powstał obowiązek podatkowy,

2) faktura została otrzymana,

3) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

4) towary lub usługi, w zawiązku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Wszystkie te warunki będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym.

Ustawodawca umożliwił podatnikom odliczenie podatku naliczonego (w określonych terminach), pod warunkiem spełnienia przez nich zarówno tzw. przesłanek pozytywnych to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT - które w analizowanej sytuacji nie występują. Odliczenia VAT nie jest natomiast uzależnione od formy przechowywania faktur tj. od tego czy faktury są przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, konkretna forma przechowywania faktur nie jest warunkiem nabycia czy realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Reasumując, jeżeli otrzymane przez Spółkę faktury będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury, to będą dawały Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego (przy spełnieniu ogólnych - wskazanych powyżej - warunków do odliczenia VAT), niezależnie od okoliczności, że pierwotne faktury papierowe będą już niedostępne (zostaną zniszczone).

Należy więc, zdaniem Spółki, przyjąć, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej jest dopuszczalne, jak również że tak przechowywane faktury dają podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego - o ile tylko zostaną spełnione materialne warunki do odliczenia VAT.

W szczególności należy podkreślić, że przepisy nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania faktur, w tym faktur dokumentujących dokonane przez podatnika zakupy, w takiej samej formie w jakiej zostały one temu podatnikowi wysłane lub udostępnione. Ustawodawca, regulując obowiązek przechowywania faktur, nie zastrzegł, że postać w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres przechowywania faktur. Niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. Uznać w związku z tym należy, że jeżeli otrzymane przez podatnika faktury w formie papierowej, przechowywane w formie elektronicznej (skan), będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, to będą upoważniały do odliczenia podatku naliczonego, niezależnie od tego, że pierwotna forma papierowa faktury nie będzie się już znajdowała w posiadaniu podatnika. Każdorazowo powinny być przy tym zachowane wymogi w zakresie przechowywania faktur określone w art. 112a ustawy o VAT, który to przepis nie przesądza jednak w jakiej formie (papierowej czy elektronicznej) faktury powinny być przechowywane, pozostawiając podatnikowi swobodę decyzji w tym względzie - także decyzji o przechowywaniu faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

W świetle powyższego, przyjąć należy, że Spółka będzie miało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego na fakturach potwierdzających poniesienie Wydatków Służbowych, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany w niniejszym wniosku.

**Ocena stanowiska**

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku **jest prawidłowe**.

**Uzasadnienie interpretacji indywidualnej**

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 931, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”):

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 pkt 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Jak stanowi art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust.3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa wust.1, a wprzypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W opisanym we wniosku zdarzeniu przyszłym wskazali Państwo, że dokonujecie (pracownicy Spółki) zakupów towarów lub usług na cele służbowe „Wydatki Służbowe”. Mogą to być zarówno zakupy związane z wykonywaniem zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Spółki (w ramach delegacji - podróży służbowej), jak i zakupy na bieżące potrzeby związane z działalnością gospodarczą i wykonywanymi w jej ramach czynnościami opodatkowanymi VAT.

Wydatki Służbowe oraz dotyczą zakupów towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, w sytuacjach niewymienionych wart. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.

W celu rozliczenia Wydatków Służbowych (w tym dokonania zwrotu wydatków pracownikom), pracownicy wykorzystują dedykowany do tego program informatyczny (dalej: „Aplikacja”; proces rejestracji, zapisywania i akceptacji Wydatków Służbowych z wykorzystaniem Aplikacji został opisany poniżej) oraz przekazują dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków (w szczególności mogą to być paragony i bilety związane z podróżami służbowymi; dalej łącznie jako: „Dokumenty”) w formie papierowej do działu księgowego, gdzie Dokumenty są następnie opisywane (dla celów księgowych i podatkowych) i przechowywane w oryginalnej formie papierowej. Na podstawie Dokumentów Spółka zwraca pracownikom Wydatki Służbowe (jeżeli pracownik poniósł wydatek z własnych środków) oraz rozpoznaje Wydatki Służbowe jako koszty uzyskania przychodów - jeżeli zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W przypadku faktur dokumentujących zakupy towarów lub usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, Spółka odlicza również podatek VAT naliczony wykazany na tych fakturach.

Proces rejestrowania i akceptacji Wydatków Służbowych przy użyciu Aplikacji przebiega następująco.

Pracownik, w dedykowanym dla siebie profilu (do którego dostęp jest zabezpieczony indywidualnym, przypisanym do pracownika loginem i hasłem), tworzy raport (wniosek o rozliczenie wydatków) zawierający szczegółowe informacje na temat konkretnego Wydatku Służbowego m.in. typ Dokumentu (paragon, faktura, bilet), kategoria wydatku, data wystawienia faktury lub innego Dokumentu, kwota brutto Wydatku, określenie miejsca powstawania kosztów w ramach Spółki (dla celów księgowych i zarządczych), opis lub uzasadnienie poniesionego Wydatku, sposób zapłaty (karta służbowa, gotówka, zaliczka lub zaliczka stała).

Do raportu załączany jest wysokiej jakości skan lub zdjęcie Dokumentu potwierdzającego dany Wydatek (np. faktury, paragonu).

Po uzupełnieniu danych dotyczących Wydatku Służbowego i umieszczeniu skanu/zdjęcia Dokumentu w Aplikacji Pracownik przesyła (również za pośrednictwem Aplikacji) raport do akceptacji (poprzez wybranie opcji „wyślij do akceptacji”). Raport taki trafia (za pośrednictwem Aplikacji) do osoby upoważnionej do jego weryfikacji i zatwierdzenia merytorycznego (co do zasady akceptacji dokonuje osoba odpowiedzialna za dane miejsce powstawania kosztów w Spółce - z reguły kierownik danej komórki).

Zaakceptowany raport jest wysyłany przez Aplikację do działu księgowości. Dział księgowości rejestruje raport oraz weryfikuje go pod kątem księgowym. W szczególności dział księgowości weryfikuje dane zawarte w raporcie porównując je z danymi zawartymi na skanie/zdjęciu Dokumentu.

Po weryfikacji raportu przez dział księgowości dany Dokument jest księgowany i archiwizowany w systemie księgowym Spółki w odpowiednim okresie rozliczeniowym, w tym dla celów podatkowych - jako podstawa do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu i odliczenia VAT (w przypadku faktur).

Po zaksięgowaniu Dokumentu następuje rozliczenie Wydatku - w zależności od metody finansowania Wydatku Służbowego ma miejsce zwrot środków na rachunek bankowy pracownika, rozliczenie zaliczki lub rozliczenie wydatku z karty służbowej.

W celu uproszczenia obiegu Dokumentów, minimalizacji kosztów z tym związanych oraz usprawnienia procesu dostępu do Dokumentów, Spółka zamierza zrezygnować z archiwizacji dokumentów w formie papierowej na rzecz ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.

Oryginały Dokumentów potwierdzających poniesienie Wydatków Służbowych, po ich zeskanowaniu (sfotografowaniu) i wprowadzeniu w tej formie do systemu księgowego Spółki, nie będą przekazywane przez pracowników do działu księgowości Spółki. Po weryfikacji przez Spółkę Dokumentów przekazanych (poprzez Aplikację) w wersji elektronicznej - w szczególności w zakresie zasadności ich poniesienia - i ich zaksięgowaniu i zarchiwizowaniu w systemie księgowym Spółki, Dokumenty te (w oryginalnej, papierowej postaci) będą podlegać zniszczeniu (pracownicy będą upoważnieni do ich zniszczenia). Spółka będzie więc przechowywać Dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów/zdjęć w formacie pdf lub winnym podobnym formacie elektronicznym uniemożliwiającym ingerencję w treść Dokumentów).

Dokumenty będą przechowywane elektronicznie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania, zeskanowania i umieszczenia w systemie księgowym Spółki do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za okres, w którym na ich podstawie Spółka rozpozna koszt uzyskania przychodów/odliczy podatek VAT.

Po zeskanowaniu/sfotografowaniu, zapisaniu Dokumentów w formacie pdf (lub w innym podobnym formacie elektronicznym) i ich umieszczeniu w systemie księgowym Spółki, nie będzie możliwe dokonywanie jakichkolwiek zmian w ich treści.

Dostęp i wgląd do Dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, będzie możliwy tylko dla osób wyznaczonych przez Spółkę oraz zabezpieczony poprzez login oraz hasło przypisany danej osobie.

Obowiązująca w Spółce procedura ponoszenia, ewidencjowania i zatwierdzania Wydatków Służbowych będzie zapewniać autentyczność pochodzenia Dokumentów, rozumianą jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, będzie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych w opisany powyżej sposób Dokumentów związanych z rozliczeniem Wydatków Służbowych. Dokumenty te będą mogły być udostępniane organom skarbowym zarówno w postaci wydrukowanej jak i elektronicznej.

Każdy zarchiwizowany w formie elektronicznej Dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych wskazanych na tym Dokumencie.

W odpowiedzi na wezwanie wskazali Państwo, że:

\- Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej:

a) poza terytorium kraju, dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT;

b) na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust.4 ustawy o VAT.

\- Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we Wniosku faktur - co wynika z przedstawionego we Wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, gdzie opisano obowiązującą w Spółce procedurę ponoszenia, ewidencjowania i zatwierdzania Wydatków Służbowych.

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego na fakturach potwierdzających poniesienie Wydatków Służbowych, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany powyżej.

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że Spółka wypełni, wymienione wart.112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur. Spółka wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów (faktur oraz paragonów i biletów, spełniających definicję faktury), które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej.

W konsekwencji Spółka (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz gdy nie zaistnieją przesłanki negatywne, wymienione w art. 88 ustawy o VAT) będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, przechowywanych natomiast wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w niniejszej sprawie. Bez wpływu na powyższe pozostaje okoliczność zniszczenia przez Spółkę opisanych we wniosku faktur, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej.

Tym samym, stanowisko Spółki, że „na podstawie faktur potwierdzających poniesienie Wydatków Służbowych, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany powyżej, Spółka będzie miało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego na tych fakturach”, należy uznać za prawidłowe.

**Dodatkowe informacje**

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zadanego pytania oznaczonego nr 2 we wniosku) Wnioskodawcy, w odniesieniu do opisanego zdarzenia przyszłego. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Wnioskodawca, w treści składanego wniosku, kształtuje jego zakres przedmiotowy. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku, nie mogą być rozpatrzone – zgodnie zart.14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Ponadto informuję, że w zakresie Ordynacji oraz podatkowej podatku dochodowego od osób prawnych (pytania 1 we wniosku) wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1\. z zastosowaniem art. 119a;

2\. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3\. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona wdecyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

**Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację**

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz.U. z 2022 r., poz. 329, ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

**Podstawa prawna dla wydania interpretacji**

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651).