Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-2.4011.451.2023.3.AA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-08-21
Teza: Prawidłowość dokumentowania transakcji
Słowa kluczowe: dokumentowanie; dowód; towar-towar handlowy; towar-towar używany
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Koszty uzyskania przychodów.-Koszty uzyskania przychodów.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22-ust. 1

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

W dniu 9 czerwca 2023 r. wpłynął Pana wniosek z 9 czerwca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 1 sierpnia 2023 r. (wpływ 2 sierpnia 2023 r.). Treść wniosku jest następująca:

### Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na zakupie używanych gramofonów i odsprzedaży ich na portalach internetowych typu (…) czy (…). Jest Pan podatnikiem czynnym VAT zarejestrowanym do transakcji VAT-UE, podatek dochodowy rozlicza Pan na zasadach ogólnych i prowadzi KPiR. Pana PKD to 47.91.Z (sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej) oraz 95.21.Z (naprawa i konserwacja elektronicznego sprzętu powszechnego użytku). Zazwyczaj zaopatruje się Pan w towar na aukcjach internetowych, gdzie potwierdzeniem transakcji jest faktura VAT-marża lub umowa kupna-sprzedaży oraz w hurtowniach (tam potwierdzeniem jest faktura VAT w stawce 23%). Towar sprzedaje Pan podobnymi kanałami i sprzedaż ewidencjonuje fakturami VAT (23% lub VAT-marża w zależności od źródła zakupu).

I. Planuje Pan zakup towarów na aukcjach (…) od zagranicznych osób nieprowadzących działalności gospodarczej (o których mowa w art. 120 ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług). Towary te spełniają definicję towaru używanego w rozumieniu art. 120 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług. Osoby takie nie wystawiają faktur oraz nie jest możliwe spisanie z nimi umowy kupna-sprzedaży.

Dokumenty potwierdzające taką transakcje, które może Pan zdobyć, to:

1\. wydruk z aukcji (oferty) zawierający NICK osoby sprzedającej (brak imienia i nazwiska), dokładny opis przedmiotu transakcji oraz cenę zakupu,

2\. potwierdzenie zamówienia złożonego do aukcji wraz z jego numerem, który pokrywa się z numerem zamówienia umieszczonym na przelewie zapłaty oraz kwoty oraz daty transakcji,

3\. wydruk „print screen”, na którym poza informacjami, które już są na załączonych dokumentach, jest informacja o numerze przesyłki oraz sposobie dostawy,

4\. przelew z rachunku bankowego dotyczący tej transakcji.

II. Dokonał Pan jednorazowego zakupu na (…) kilku towarów od osoby prowadzącej działalność gospodarczą w Niemczech. Towary te spełniają definicję towaru używanego w rozumieniu art. 120 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług. Osoba ta wystawiła fakturę sprzedaży w procedurze VAT marża (co potwierdza dopisek „zgodnie z § 25 USTG”), ale nie umieściła na fakturze Pana numeru NIP. Wystawił i wysłał Pan notę korygującą do tej faktury, ale nie otrzymał Pan akceptacji tej noty w żadnej formie.

### Pytania

1\. Czy zakup towaru na aukcji (…) udokumentowany w sposób opisany powyżej można zaksięgować do KPiR w kolumnie „zakup towarów” i zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

2\. Czy taki dokument zakupu otrzymany od firmy niemieckiej może dokumentować zakup towaru i w związku z tym może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów?

### Pana stanowisko w sprawie

I. Dokumentowanie zakupu towaru powinno spełniać warunki zawarte w § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Spośród wymienionych tam wymogów dotyczących dowodów księgowych Pana zgromadzona dokumentacja dotycząca zakupu nie zawiera imienia i nazwiska osoby sprzedającej oraz podpisów uczestników transakcji. Jednak biorąc pod uwagę dokładną i rzetelną dokumentację przeprowadzonej transakcji, która potwierdza jej wiarygodność, uważa Pan, że można zakup towaru zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności.

II. Faktura wystawiona bez numeru NIP nie spełnia wymogów faktury wymienionych w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Jednak prawidłowe pozostałe dane kupującego jednoznacznie pozwalają zidentyfikować firmę dokonującą zakupu. Do faktury załącza Pan notę korygującą wskazującą brakujący numer NIP firmy. Nota ta nie posiada jednak akceptacji firmy sprzedającej. Uważa Pan, że faktura ta wraz z notą korygującą może zostać zaksięgowana i zaliczona w koszty uzyskania przychodów podatnika.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2540 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

\- pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

\- nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, enumeratywnie wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

\- być właściwie udokumentowany.

Powyższe oznacza, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Wydatki te muszą być zatem związane z wykonywaną działalnością gospodarczą i poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, nie mogą być równocześnie wymienione w katalogu wydatków nieuznawanych za taki koszt. Niespełnienie którejkolwiek z wyżej wskazanych przesłanek wyklucza możliwość zaliczenia danego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatki związane z zakupem towarów handlowych są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem ich zakup jest prawidłowo udokumentowany, stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
----------------------------------------------------------------------

Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej ,,księgą”', z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544).

W myśl § 23 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15.

Stosownie do § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,

c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,

d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub

3) inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Stosownie do § 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu jest pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Zgodnie z § 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.

Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik powinien więc na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodami. To na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanymi przychodami. Dopiero na podstawie dokumentów ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

Z informacji przestawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą polegającą na zakupie używanych gramofonów i odsprzedaży ich na portalach internetowych. Podatek dochodowy rozlicza Pan na zasadach ogólnych i prowadzi Pan podatkową księgę przychodów i rozchodów. Planuje Pan zakup towarów na aukcjach (\`(...)\`) od zagranicznych osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Transakcje te planuje Pan dokumentować następującymi dokumentami:

1) wydrukiem z aukcji (oferty) zawierającym NICK osoby sprzedającej (brak imienia i nazwiska), dokładny opis przedmiotu transakcji oraz cenę zakupu,

2) potwierdzeniem zamówienia złożonym do aukcji wraz z jego numerem, który pokrywa się z numerem zamówienia umieszczonym na przelewie zapłaty oraz kwoty oraz daty transakcji,

3) wydrukiem „print screen”, na którym poza informacjami, które już są na załączonych dokumentach, jest informacja o numerze przesyłki oraz sposobie dostawy,

4) przelewem z rachunku bankowego dotyczącym tej transakcji.

Na podstawie zacytowanych przepisów stwierdzam, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być, co do zasady, faktura bądź rachunek, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli jednak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być dokumenty, o których mowa w § 12, zawierające dane wymienione w § 11 ust. 3 tego rozporządzenia.

Dokumenty, które Pan opisał, które miałyby dokumentować transakcję nabycia przez Pana towarów, zawierają wszystkie warunki określone § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego we wniosku opisu sprawy stwierdzam, że wydatek poniesiony, spełniający przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, udokumentowany w sposób wymagany odrębnymi przepisami może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej. Jednak należy wyjaśnić, że to na Panu spoczywa obowiązek prawidłowego udokumentowania wydatku, który może zostać skontrolowany w ewentualnym postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

**Reasumując – zakup towarów na aukcji (…) udokumentowany w sposób opisany przez Pana we wniosku może zostać zaksięgowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie „zakup towarów” i tym samym zakup tych towarów może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.**

Odnosząc sie z kolei do dokonanego przez Pana jednorazowego zakupu na portalu (\`(...)\`) kilku towarów od osoby prowadzącej działalność gospodarczą w Niemczech udokumentowanego fakturą VAT marża, która nie zawiera Pana nr NIP, wyjaśniam, że skoro zakup został udokumentowany fakturą Vat marża, to na gruncie przepsiów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zakup ten może stanowić koszt uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Jednocześnie wyjaśniam, że zasady prawidłowego wystawiania faktur VAT oraz not korygujacych regulują przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570).

Na podstawie powyższego stanowisko Pana można więc uznać za prawidłowe, skoro wydatki wskazane we wniosku służą uzyskiwaniu przez Pana przychodów, jednak z tym zastrzeżeniem, że to na Panu spoczywa obowiązek prawidłowego udokumentowania wydatku, który może zostać skontrolowany w ewentualnym postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

**Reasumując – na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zakup towaru na podstawie dokumentu otrzymanego od niemieckiej firmy** **może stanowić koszt uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.**

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wyjaśniam, że wniosek w zakresie podatku od towarów i usług został rozstrzygnięty odrębnym pismem.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pan sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).