Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-1163/11-4/JC
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-03-01
Teza: Czy w przypadku otrzymywania przez Spółkę faktur w formie i w sposób opisany powyżej (w formacie PDF, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub portalu internetowego) faktury takie uprawniają Spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego VAT i/lub do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych, wynikających z art. 86-91 ustawy o podatku od towarów i usług oraz art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
Słowa kluczowe: dokumentacja-dokumentacja księgowa; dokumentowanie; dowód-dowód księgowy; faktura; faktura-faktura elektroniczna; koszt-koszty uzyskania przychodów; rachunkowość-ustawa o rachunkowości
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 05.12.2011 r. (data wpływu 08.12.2011 r.), uzupełnionym pismem z dnia 17.02.2012 r. (data nadania 21.02.2012 r., data wpływu 22.02.2012 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 10.02.2012 r. (skutecznie doręczone w dniu 16.02.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy w przypadku otrzymywania przez Spółkę faktur w formie i w sposób opisany we wniosku (w formacie PDF, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub portalu internetowego) faktury takie uprawniają Spółkę do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych, wynikających z art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 08.12.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy w przypadku otrzymywania przez Spółkę faktur w formie i w sposób opisany we wniosku (w formacie PDF, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub portalu internetowego) faktury takie uprawniają Spółkę do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych, wynikających z art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka (dalej: „Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą głównie w zakresie dystrybucji produktów kosmetycznych (perfumy, kremy, makijaże, farby do włosów) i farmaceutycznych (suplementy diety, leki bez recepty, kosmetyki). Spółka, będąc zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów usług, wystawia podmiotom gospodarczym oraz konsumentom („Klienci”) faktury na nabywane przez nich produkty.

Spółka wystawia obecnie faktury VAT w formie papierowej. Dla części klientów (mających dostęp do systemu EDI) Spółka wystawia faktury w formie elektronicznej, za pomocą elektronicznej wymiany danych. Pozostałym klientom Spółka zamierza wystawiać faktury w formacie plików PDF. Tylko klientom, którzy nie wyrażą zgody Spółka będzie wystawiać faktury w formie papierowej. Spółka chce również otrzymywać faktury w formacie PDF.

Format PDF (ang. Portable Document Format, przenośny format dokumentu) to format plików służący do prezentacji, przenoszenia i drukowania treści tekstowo-graficznych. Język opisu pliku PDF jest uproszczoną wersją języka programowania PostScript wzbogaconą o elementy hipertekstowe. Po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych (np. dysku twardym) istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji pliku a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian.

Faktury elektroniczne zawierać będą w swojej treści wszystkie informacje wymagane przez przepisy, w szczególności dane wskazane w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Faktury te będą przesyłane klientom na dwa sposoby:

1.  poprzez wysyłkę na adres poczty elektronicznej (e-mail),
2.  poprzez udostępnienie klientom faktur na portalu internetowym, udostępnianie realizowane będzie bądź przez samą Spółkę bądź na jej zlecenie przez wyspecjalizowany podmiot.

W taki sam sposób Spółka będzie otrzymywała faktury wystawiane na jej rzecz.

Spółka w celu zapewnienia integralności treści wystawianych faktur i pewności co do autentyczności ich pochodzenia wdroży odpowiednie procedury kontroli biznesowej:

1.  w celu udostępniania faktur elektronicznych klientom planowane jest utrzymywanie specjalnego dedykowanego portalu internetowego działającego na wyodrębnionym serwerze. Na serwerze tym utrzymywane będą skrzynki pocztowe (e-mail) dla każdego z odbiorców faktur elektronicznych. Dostęp do jednej skrzynki pocztowej będzie miał na zasadzie wyłączności jedynie jeden klient (login i hasło);
2.  po wystawieniu faktury elektronicznej będzie ona umieszczana (udostępniana) na portalu internetowym w taki sposób, że klient będzie miał możliwość na zasadzie wyłączności pobrać ją z serwera w dowolnym czasie. Jednocześnie wraz z udostępnieniem faktury elektronicznej na portalu internetowym klient otrzyma na swoją skrzynkę pocztową wiadomość (e-mail) z informacją o wystawieniu i udostępnieniu faktury elektronicznej.
3.  faktury elektroniczne wysyłane za pomocą poczty elektronicznej będą wysyłane do klientów ze specjalnie utworzonego konta/kont poczty elektronicznej - klienci Spółki zostaną poinformowani o danych identyfikacyjnych konta/kont pocztowych należących do Spółki. Spółka będzie gromadzić informacje w zakresie danych o kontach poczty elektronicznej, z których będą przysyłane faktury od danego kontrahenta. Takie rozwiązanie zapewni, że faktura wystawiona przez danego kontrahenta została wysłana z uwiarygodnionego konta, do którego tylko ten kontrahent ma dostęp.

W przypadku, gdy obsługą procesu wystawiania i przekazywania klientom faktur elektronicznych zajmować się będzie na zlecenie Spółki wyspecjalizowany podmiot, do jego podstawowych zadań należeć będzie dokonywanie w imieniu i na rzecz Spółki wszelkich czynności związanych z:

1.  wystawianiem faktur elektronicznych;
2.  przesyłaniem/udostępnianiem faktur elektronicznych klientom i skutecznym wprowadzaniem ich do obrotu prawnego;
3.  przechowywaniem faktur elektronicznych.

Spółka zamierza również ww. faktury przechowywać w formie elektronicznej w formacie PDF, będą one zapisywane w specjalnym katalogu na dysku elektronicznym znajdującym się w centrum archiwizacji danych w Polsce albo za granicą, w podziale na katalogi stosownie do roku, miesiąca i dnia ich wystawienia. Faktury będą dostępne za pomocą łączy telekomunikacyjnych za pośrednictwem systemu zapewniającego limitowany dostęp do tych dokumentów a co za tym idzie zapobiegającego modyfikacjom wygenerowanych już faktur. W przypadku przechowywania faktur za granicą na żądanie Spółki faktury będą wysyłane jej również na płycie CD lub dostarczane na adres poczty elektronicznej. Powyższe dotyczyć też będzie faktur, których jeden egzemplarz (przesyłany klientowi) wystawiony został w formie papierowej. W takich przypadkach Spółka zamierza archiwizować egzemplarz tej faktury, pozostający w Spółce, w wyżej opisanej formie elektronicznej.

Spółka zapewni organom podatkowym elektroniczny dostęp do tych faktur bez zbędnej zwłoki.

Faktury będą wystawiane, udostępniane i przechowywane w powyższy sposób pod warunkiem dokonania uprzedniej akceptacji tego sposobu wystawiania i przesyłania/udostępniania faktur przez klienta (odbiorcę faktury), zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej („Rozporządzenie”).

Przy generowaniu faktur oraz przy przesyłaniu przez klienta akceptacji na ich wystawianie w formie elektronicznej nie zostaną wykorzystane:

*   bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
*   elektroniczna wymiana danych (EDI).

Zgoda klienta na wystawianie faktur w formie elektronicznej zostanie wyrażona poprzez wysyłkę przez klienta na wskazany przez Spółkę adres poczty elektronicznej (e-mail) podpisanego przez klienta oświadczenia, przesłanego w formacie PDF.

Spółka zamierza również na analogicznych warunkach i z zastosowaniem ww. zasad przyjmować faktury w formacie PDF od swoich kontrahentów.

Ilekroć mowa jest powyżej o fakturze, rozumieć należy przez to fakturę VAT, fakturę korygującą VAT i duplikat faktury.

W odpowiedzi na wezwanie tut. Organu w piśmie uzupełniającym z dnia 17.02.2012 r. Wnioskodawca podaje, że w złożonym wniosku o interpretację Spółka wskazała:

*   po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych (np. dysku twardym) istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji pliku a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian;
*   Spółka w celu zapewnienia integralności treści wystawianych faktur i pewności co do autentyczności ich pochodzenia wdroży odpowiednie procedury kontroli biznesowej
    1.  w celu udostępniania faktur elektronicznych klientom planowane jest utrzymywanie specjalnego dedykowanego portalu internetowego działającego na wyodrębnionym serwerze. Na serwerze tym utrzymywane będą skrzynki pocztowe (e-mail) dla każdego z odbiorców faktur elektronicznych. Dostęp do jednej skrzynki pocztowej będzie miał na zasadzie wyłączności jedynie jeden klient (login i hasło);
    2.  po wystawieniu faktury elektronicznej będzie ona umieszczana (udostępniana) na portalu internetowym w taki sposób, że klient będzie miał możliwość na zasadzie wyłączności pobrać ją z serwera w dowolnym czasie. Jednocześnie wraz z udostępnieniem faktury elektronicznej na portalu internetowym klient otrzyma na swoją skrzynkę pocztową wiadomość (e-mail) z informacją o wystawieniu i udostępnieniu faktury elektronicznej;
*   faktury elektroniczne wysyłane za pomocą poczty elektronicznej będą wysyłane do klientów ze specjalnie utworzonego konta/kont poczty elektronicznej - klienci Spółki zostaną poinformowani o danych identyfikacyjnych konta/kont pocztowych należących do Spółki. Spółka będzie gromadzić informacje w zakresie danych o kontach poczty elektronicznej, z których będą przysyłane faktury od danego kontrahenta. Takie rozwiązanie zapewni, że faktura wystawiona przez danego kontrahenta została wysłana z uwiarygodnionego konta, do którego tylko ten kontrahent ma dostęp.

Proponowana przez Spółkę metoda wysyłania/udostępniania na portalu internetowym, otrzymywania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej (w formacie PDF) pozwala na spełnienie wymogów z § 4 i 6 przedmiotowego Rozporządzenia.

Ponadto we wniosku zawarto w opisie stanu faktycznego informację, iż faktury będą dostępne za pomocą łączy telekomunikacyjnych za pośrednictwem systemu zapewniającego limitowany dostęp do tych dokumentów, a co za tym idzie zapobiegającego modyfikacjom wygenerowanych już faktur. W przypadku przechowywania faktur za granicą na żądanie Spółki faktury będą wysyłane jej również na płycie CD lub dostarczane na adres poczty elektronicznej.

Spółka informuje, że w stosunku do faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju zapewni ona organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formacie elektronicznych plików PDF w opisany sposób są dopuszczalne w świetle przepisów prawa, a zwłaszcza w świetle § 2-4 Rozporządzenia?
2.  Czy opisany w stanie faktycznym sposób udostępniania przez Spółkę i Spółce faktur w formacie elektronicznych plików PDF za pomocą dedykowanego portalu internetowego jest zgodny z przepisami prawa, w szczególności z § 2-4 Rozporządzenia?
3.  Czy w opisanym stanie faktycznym przesyłana przez klienta bądź przez Spółkę klientowi akceptacja dotycząca wystawania oraz przesyłania/udostępniania na jego rzecz faktur w formacie PDF spełnia wymogi § 3 ust. 1 Rozporządzenia?
4.  Czy jeśli do klienta wysyłany jest egzemplarz faktury wystawiony w formie papierowej, to czy drugi egzemplarz tej samej faktury, pozostający w Spółce, może być przechowywany wyłącznie w formie elektronicznej, jako plik w formacie PDF?
5.  Czy zgoda kontrahenta na otrzymywanie od Spółki faktur w formie elektronicznej wyklucza wystawianie na ich rzecz faktur w formie tradycyjnej (papierowej)?
6.  Czy w przypadku otrzymywania przez Spółkę faktur w formie i w sposób opisany powyżej (w formacie PDF, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub portalu internetowego) faktury takie uprawniają Spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego VAT i/lub do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych, wynikających z art. 86-91 ustawy o podatku od towarów i usług oraz art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie oznaczone we wniosku numerem 6 - w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytań oznaczonych we wniosku numerami 1-5 oraz pytania oznaczonego numerem 6 – w części dotyczącej podatku od towarów i usług wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Opisana w stanie faktycznym forma wystawiania faktur elektronicznych, jak również sposób ich przesyłania/udostępniania i przechowywania oraz przesyłania przez klientów akceptacji w tym zakresie są zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i w konsekwencji faktury takie wywoływać będą wszystkie skutki prawne związane z wystawieniem i doręczeniem faktury VAT przez Spółkę. Faktury takie otrzymywane przez Spółkę od jej kontrahentów również spełniać będą wymogi prawa, uprawniając tym samym Spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego VAT i/lub do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych.

Uzasadniając swoje stanowisko do pytania oznaczonego we wniosku numerem 6 Spółka wskazała: Zdaniem Spółki skoro wystawiane przez nią i udostępniane/przesyłane faktury spełniają wymogi prawa, to gdy jest ona nabywcą towarów lub usług, faktury wystawione i przesyłane/udostępniane jej w opisany powyżej sposób przez kontrahentów również spełniają te wymogi, uprawniając tym samym Spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku VAT i/lub zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych, wynikających z art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r., Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Prócz tego, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

1.  został poniesiony przez podatnika,
2.  jest definitywny (rzeczywisty),
3.  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4.  poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5.  został właściwie udokumentowany,
6.  nie został wyłączony z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Przepisy tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Zapis księgowy, zgodnie z art. 23 ust. 2 tej ustawy powinien zawierać co najmniej:

1.  datę dokonania operacji gospodarczej,
2.  określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
3.  zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
4.  kwotę i datę zapisu,
5.  oznaczenie kont, których dotyczy.

Art. 21 ust. 1 ww. ustawy określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne poniesienie kosztu, podatnik ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto podatnik powinien rozważyć, czy dany dokument będzie spełniał warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a zatem czy może być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy stanowi dowód będący podstawą do prawidłowego ustalenia dochodu (a zatem przychodów i kosztów) – w trybie art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zwrócić przy tym należy także uwagę na istotę dowodów w postępowaniu kontrolnym i podatkowym.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka, będąc zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów usług, wystawia podmiotom gospodarczym oraz konsumentom („Klienci”) faktury na nabywane przez nich produkty. Spółka wystawia obecnie faktury VAT w formie papierowej. Dla części klientów (mających dostęp do systemu EDI) Spółka wystawia faktury w formie elektronicznej, za pomocą elektronicznej wymiany danych. Pozostałym klientom Spółka zamierza wystawiać faktury w formacie plików PDF. Tylko klientom, którzy nie wyrażą zgody Spółka będzie wystawiać faktury w formie papierowej. Spółka chce również otrzymywać faktury w formacie PDF.

Wątpliwości Wnioskodawcy budzi możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kwot wynikających z faktur wystawionych w formacie PDF i przekazywanych za pośrednictwem poczty elektronicznej lub portalu internetowego.

Należy zauważyć, iż ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera definicji „faktury” oraz regulacji dotyczących wystawiania oraz formy faktur VAT a zatem kierując się dyrektywami stosowania wykładni systemowej zewnętrznej należy sięgnąć do uregulowań dotyczących zasad opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od 1 stycznia 2011 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Ww. rozporządzenie uchyla rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) - § 10 rozporządzenia.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej normują odrębne przepisy. A zatem, jeżeli faktury wystawione i przesyłane/udostępniane przez kontrahentów będą spełniały wymogi formalne, o których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz wydanych na jej podstawie rozporządzeniach, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie uprawnienia Spółki do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów w myśl regulacji zawartych w art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy uznać za prawidłowe.

Reasumując, mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy należy stwierdzić, iż w przypadku otrzymywania przez Spółkę faktur VAT w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej lub portalu internetowego, przy założeniu, że faktury te spełniają wymogi formalne, o których mowa powyżej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów w myśl regulacji zawartych w art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jednocześnie na uwagę zasługuje okoliczność, iż pełna weryfikacja prawidłowości udokumentowania poszczególnych wydatków Wnioskodawcy do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.).

Dokonując interpretacji indywidualnej organ podatkowy działający z upoważnienia Ministra Finansów przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji). Procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego czy kontrolnego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.