Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/1/415-97/12/WRz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-04-20
Teza: Czy do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki poniesione z tyt. czynszu najmu lokalu miejscu świadczenia usług?
Słowa kluczowe: koszt-koszty uzyskania przychodów; najem
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 16 stycznia 2012r. (data wpływu do tut. Biura 27 stycznia 2012r.), uzupełnionym w dniu 2 kwietnia 2012r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie:

*   możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków poniesionych tytułem czynszu najmu lokalu w miejscu świadczenia usług – **jest prawidłowe,**
*   sposobu dokumentowania ww. wydatków – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 27 stycznia 2012r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej m.in. wydatków poniesionych tytułem czynszu najmu lokalu w miejscu świadczenia usług. Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 26 marca 2012r. Znak: IBPBI/1/415-97/12/WRz wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło w dniu 2 kwietnia 2012r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca zawarł umowę długoterminową na wdrażanie systemu informatycznego. Realizacja umowy wiąże się z koniecznością wyjazdów do siedziby kontrahenta (miejsca świadczenia usługi) oddalonej znacznie od stałego miejsca zamieszkania Wnioskodawcy. Wyjazdy są liczne i zazwyczaj kilkudniowe, gdyż możliwość dojazdu do kontrahenta i powrotu do miejsca zamieszkania w tym samym dniu jest raczej wykluczona ze względu na koszty i czas podróży. Ze względu na te okoliczności przy każdym wyjeździe Wnioskodawca zmuszony jest do zapewnienia sobie noclegu w miejscowości siedziby kontrahenta. Celem zaś racjonalizacji ponoszonych w tym względzie wydatków Wnioskodawca wynajął od osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej lokal mieszkalny. Przeprowadzona kalkulacja wykazała bowiem, że opłacany miesięcznie czynsz jest niższy, niż każdorazowe zapewnienie noclegu w takich placówkach jak hotel, czy motel. Ponadto wynajęcie stałego lokalu mieszkalnego przyniosło dodatkowe korzyści, gdyż możliwe jest pozostawienie części związanych ze świadczoną usługą materiałów „na miejscu", bez konieczności ich ciągłego wożenia z miejsca stałego zamieszkania Wnioskodawcy. Uzyskiwane z działalności gospodarczej dochody Wnioskodawca opodatkowuje podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ustalając podstawę opodatkowania w oparciu o prowadzoną podatkową księgę przychodów i rozchodów.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy ponoszone wydatki tytułem czynszu za najem lokalu mieszkalnego, mogą być zaliczone do podatkowych kosztów uzyskania przychodów oraz w jaki sposób powinny być dokumentowane?

(pytanie wymienione we wniosku jako pierwsze)

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 361), kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty mające na celu osiągnięcie przychodów z wyjątkiem wymienionych w art. 23 tej ustawy. Z przytoczonej regulacji prawnej wynika więc, że w poczet podatkowych kosztów uzyskania przychodów może zostać zaliczony każdy wydatek, o ile jego poniesienie jest niezbędne dla osiągnięcia przychodu, względnie zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Jak podkreśla się zarówno w orzecznictwie sądowym, jak też w doktrynie, wymagany związek pomiędzy wydatkiem a przychodem zachodzi zwłaszcza w sytuacji, gdy możliwe jest wykazanie, iż poniesienie wydatku (kosztu) było uzasadnione, a w szczególności, gdy osiągnięcie konkretnego przychodu nie byłoby możliwe bez poniesienia tego wydatku. Jednocześnie bez względu na opisany powyżej związek, wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeśli zalicza się do kategorii takich kosztów, których możliwość zaliczenia w poczet podatkowych kosztów uzyskania przychodów została wykluczona. Ostatecznie zatem dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest spełnienie przesłanki pozytywnej, wynikającej z art. 22 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tzn. musi zachodzić związek przyczynowy pomiędzy tym wydatkiem a uzyskanym przychodem, oraz wykluczenie przesłanki negatywnej, wynikającej z art. 23 tej ustawy, tzn. wydatek nie może się zaliczać do takiej kategorii, która wykluczałaby go z kręgu podatkowych kosztów uzyskania przychodów.

Odnosząc powyższe spostrzeżenia do stanowiącego przedmiot sprawy zagadnienia wskazać wypada, że w przypadku najmu lokalu mieszkalnego wydatki ponoszone tytułem czynszu pozostają w niewątpliwym i bezpośrednim związku z uzyskiwanym przychodem. Dla uzyskania tego przychodu niezbędne stają się częste, kilkudniowe wyjazdy do siedziby kontrahenta, wobec zaś takiego stanu rzeczy, koniecznym jest zapewnienie miejsca noclegowego. Odnotować jednocześnie trzeba, że tego typu wydatki nie mieszczą się w katalogu negatywnym, zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a tym samym mogą zostać zaliczone w poczet podatkowych kosztów uzyskania przychodów. Podstawę do zaliczenia ponoszonych wydatków w koszy będzie przy tym stanowił dowód zapłaty czynszu, np. wyciąg bankowy. Lokal mieszkalny najmowany jest bowiem od osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej, która w świetle art. 87 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60, ze zm.) nie ma obowiązku wystawiania rachunków. Możliwość zaś dokumentowania wydatków na podstawie dowodu opłaty w takim przypadku dopuszcza § 13 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje.

Zgodnie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

*   pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

być właściwie udokumentowany.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika m.in., iż Wnioskodawca zawarł umowę długoterminową na wdrażanie systemu informatycznego. Realizacja umowy wiąże się z koniecznością wyjazdów do siedziby kontrahenta (miejsca świadczenia usługi) oddalonej znacznie od stałego miejsca zamieszkania Wnioskodawcy. Celem racjonalizacji ponoszonych wydatków Wnioskodawca wynajął od osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej lokal mieszkalny. Przeprowadzona kalkulacja wykazała bowiem, że opłacany miesięcznie czynsz jest niższy, niż każdorazowe zapewnienie noclegu w takich placówkach jak hotel, czy motel. Ponadto wynajęcie stałego lokalu mieszkalnego przyniosło dodatkowe korzyści, gdyż możliwe jest pozostawienie części związanych ze świadczoną usługą materiałów „na miejscu", bez konieczności ich ciągłego wożenia z miejsca stałego zamieszkania.

Mając na względzie powyższe stwierdzić należy, iż na gruncie przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wydatki jakie Wnioskodawca ponosi na czasowy wynajem lokalu w miejscowości znacznie oddalonej od miejsca jego zamieszkania, stosownie do postanowień art. 22 ust. 1 cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą w okresie świadczenia ww. usług, stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, o ile ww. miejsce zamieszkania jest równocześnie miejscem siedziby jego firmy. Bez wątpienia bowiem, w złożonym wniosku Wnioskodawca wykazał związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy ww. wydatkami a uzyskiwaniem przychodów z ww. źródła przychodów. Przedmiotowe wydatki nie są również wymienione w tzw. negatywnym katalogu kosztów ujętym w art. 23 ust. 1 ww. ustawy.

W tej kwestii stanowisko Wnioskodawcy jest zatem prawidłowe.

Natomiast nie można zgodzić się ze stanowiskiem Wnioskodawcy odnośnie kwestii sposobu dokumentowania ww. kosztów związanych z najmem lokalu. Albowiem na udokumentowanie przedmiotowych wydatków Wnioskodawca nie może posiadać wyłącznie wyciągu bankowego potwierdzającego przelew stosownych środków pieniężnych na konto właściciela wynajmowanego lokalu mieszkalnego. Niezbędnym jest również posiadanie innego dowodu księgowego, o których mowa w treści § 13 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.), zawierającego dane o których mowa § 12 ust. 3 pkt 2 tj.:

1.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2.  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Na gruncie przedstawionej sprawy, dokumentem takim będzie umowa najmu przedmiotowego lokalu. Ponadto konieczne jest również posiadanie dokumentów, świadczących o wykonywaniu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usług w okolicach wynajmowanego lokalu, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionego wydatku z uzyskiwaniem przychodu, ale przede wszystkim potwierdzających racjonalność poniesionego wydatku.

W konsekwencji w ww. zakresie stanowisko Wnioskodawcy jest nieprawidłowe.

Nadmienia się, iż w zakresie pytania wymienionego we wniosku jako drugie, wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270 ). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.