Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.383.2020.2.JK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-12-01
Teza: Prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych elektronicznie.
Słowa kluczowe: ewidencja; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 17 września 2020 r. (data wpływu 22 września 2020 r.) uzupełnionym pismem z dnia 25 listopada 2020 r. (data wpływu 25 listopada 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych elektronicznie – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 września 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych elektronicznie. Przedmiotowy wniosek uzupełniono w dniu 25 listopada 2020 r. o doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej: „Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług związanych z badaniami naukowymi, badaniami rynku i opinii publicznej, pracami rozwojowymi oraz doradztwem w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania. Spółka wchodzi w skład międzynarodowej grupy kapitałowej. Spółki z grupy świadczą usługi doradcze głównie w zakresie zarządzania strategicznego. Spółka świadczy usługi zarówno na rzecz klientów polskich jak i zagranicznych. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności Spółka otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków itp., które są przesyłane do Spółki w wersji papierowej lub elektronicznej.

Pracownicy Spółki często odbywają podróże służbowe, m.in. w związku z realizacją projektów na rzecz klientów Spółki lub w celu odbycia negocjacji z kontrahentami. Wszystkie wyjazdy służbowe mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą i z pełnionymi przez poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi. Podczas podróży służbowych pracownicy Spółki częstokroć nabywają towary i usługi w imieniu Spółki, na przykład usługi noclegowe lub usługi transportowe (przejazd pociągami, taksówkami itp.). Pracownicy Spółki otrzymują od dostawców i usługodawców dokumenty (w szczególności faktury, rachunki, paragony i bilety) potwierdzające nabycie towarów lub usług, a następnie przekazują je Spółce.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników, Spółka podjęła decyzję o wprowadzeniu zintegrowanego systemu rozliczającego delegacje oraz wydatki pracownicze (dalej: „System Elektroniczny”). System Elektroniczny ma na celu m.in. zautomatyzowanie procesu obiegu dokumentów i ich archiwizację w formie elektronicznej.

System Elektroniczny nie został jeszcze w pełni wdrożony w Spółce. Obecnie przedkładane przez pracowników dokumenty księgowe dotyczące podróży służbowych archiwizowane są zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej. Skany lub zdjęcia dokumentów wgrywane są do Systemu Elektronicznego, ale jednocześnie ich oryginały (wersje papierowe) są przechowywane przez Spółkę. Tym samym Spółka prowadzi podwójną archiwizację (papierową oraz elektroniczną) tych samych dokumentów.

Ze względu na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności oraz znaczną ilość otrzymywanych dokumentów, archiwizowanie dokumentów w formie papierowej wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi. Obieg papierowych dokumentów stwarza także wiele problemów praktycznych. Tytułem przykładu dokumenty papierowe niejednokrotnie przekazywane są z opóźnieniem. Ponadto papierowe dokumenty są bardziej narażone na zniszczenie lub zgubienie. Spółka stara się pozyskiwać duplikaty zagubionych lub zniszczonych dokumentów, lecz nie zawsze ich uzyskanie jest możliwe. W efekcie, rozliczenie niektórych wydatków jest znacznie utrudnione.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w imieniu Spółki w celach służbowych, Spółka planuje zrezygnować z archiwizowania dokumentów w formie papierowej i przechowywać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu Systemu Elektronicznego.

System Elektroniczny pozwala na raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, elektroniczną akceptację wydatków i rozliczanie kosztów delegacji. System opiera się na specjalnej aplikacji mobilnej.

W Systemie Elektronicznym przechowywane są skany lub zdjęcia dokumentów źródłowych. Pracownik, który będąc w podróży służbowej otrzymał np. fakturę wystawioną na Spółkę, zobligowany jest do zeskanowania lub sfotografowania tej faktury i do zapisania jej zdjęcia lub skanu w Systemie Elektronicznym w obsługiwanym przez ten system formacie. System Elektroniczny uniemożliwia ingerowanie w treść zapisywanych w nim skanów lub zdjęć dokumentów. Zapisywane w Systemie Elektronicznym skany lub zdjęcia dokumentów muszą mieć odpowiednią jakość zapewniającą ich pełną czytelność. W konsekwencji w Systemie Elektronicznym zapisywane są wierne kopie elektroniczne dokumentów papierowych.

W celu rozliczenia wydatków poniesionych podczas podróży służbowych, w Systemie Elektronicznym zostaje utworzony raport, który jest przesyłany do weryfikacji oraz autoryzacji przez uprawnione osoby. W ramach weryfikacji sprawdzana jest m.in. czytelność załączonych dokumentów. Po zakończeniu procesu weryfikacji i autoryzacji, raporty wraz z załącznikami w formie zdjęć lub skanów są archiwizowane z uwzględnieniem m.in. który pracownik wprowadził dokument do systemu oraz przy zachowaniu chronologii i bez możliwości edycji załączonych dokumentów.

Proces rozliczania wydatków przy pomocy Systemu Elektronicznego można podzielić na następujące etapy:

1.  wprowadzenie danych (np. wprowadzenie zdjęcia faktury);
2.  dodanie danych wtórnych (takich jak kategoria wydatku, metoda płatności);
3.  zatwierdzenie wydatku przez dział księgowości Spółki;
4.  po procesie autoryzacji wszystkie raporty wydatków są przesyłane do biura rachunkowego Wnioskodawcy i wprowadzane do systemu księgowego.

System Elektroniczny zapewnia identyfikację pochodzenia dokumentów, w tym faktur, w szczególności umożliwia sprawdzenie tożsamości podmiotu, który wystawił dany dokument. System uniemożliwia zmianę danych widocznych na umieszczonych w nim dokumentach (tj. na zdjęciach lub skanach faktur, paragonów itp.). System gwarantuje, że integralność obrazów nie zostanie zmieniona po ich przesłaniu, ponieważ są one podpisywane przy użyciu podpisu cyfrowego. System Elektroniczny zapewnia także czytelność zarchiwizowanych dokumentów, jako że skany lub zdjęcia mają odpowiednią rozdzielczość.

Dane zgromadzone w Systemie Elektronicznym są przechowywane na serwerze, a kopie zapasowe baz danych są codziennie przywracane. System Elektroniczny umożliwia bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe jest niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub – na żądanie organu – wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej. Faktury przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe.

Przechowywane przez Spółkę elektroniczne wersje dokumentów zawierają dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty są zabezpieczone przed jakimikolwiek zmianami.

System Elektroniczny zapewnia przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego. Wszystkie dane wprowadzone do Systemu Elektronicznego są przechowywane przez ponad 10 lat.

Wydatki, o których mowa w niniejszym wniosku są ponoszone przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te nie są wydatkami wyłączonymi z katalogu kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT.

Wydatki, o których mowa mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością opodatkowaną podatkiem VAT. Tym samym, nie są to wydatki ponoszone w związku z działalnością zwolnioną z opodatkowania podatkiem VAT bądź z działalnością niepodlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT.

W piśmie z dnia 25 listopada 2020 r. stanowiącym uzupełnienie do wniosku Wnioskodawca dodatkowo wyjaśnił, że:

1.  Spółka potwierdza, że wystawione przez dostawców i usługodawców, a otrzymane przez nią dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W Systemie Elektronicznym przechowywane są skany lub zdjęcia dokumentów źródłowych (czyli dotyczących kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w imieniu Spółki w celach służbowych). Skan lub zdjęcie otrzymanej faktury jest wykonywane przez danego pracownika, a następnie zapisywane w Systemie Elektronicznym w obsługiwanym przez ten system formacie. System Elektroniczny uniemożliwia ingerowanie w treść zapisanych w nim dokumentów (obrazów faktur). Tym samym, zapewniona jest integralność treści dokumentów. Zapisywane w Systemie Elektronicznym skany lub zdjęcia mają odpowiednią jakość i rozdzielczość. W rezultacie w Systemie Elektronicznym zapisywane są wierne kopie elektroniczne dokumentów papierowych, a co za tym idzie zapewniona jest integralność i czytelność otrzymanych dokumentów. Spółka potwierdza, że System Elektroniczny zapewnia również identyfikację pochodzenia dokumentów, w tym faktur, w szczególności umożliwia sprawdzenie tożsamości podmiotu, który wystawił dany dokument. System uniemożliwia zmianę danych widocznych na umieszczonych w nim dokumentach (tj. na zdjęciach lub skanach faktur, paragonów itp.), w szczególności danych identyfikujących wystawcę dokumentu. System zapewnia autentyczność pochodzenia otrzymanych faktur.
2.  Spółka potwierdza, że zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które pozwalają na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Kontrola biznesowa stosowana przez Wnioskodawcę zapewnia ścieżkę audytu, dzięki której można powiązać otrzymaną fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Wydatki udokumentowane analizowanymi fakturami podlegają akceptacji przez uprawnione osoby. System Elektroniczny umożliwia identyfikację pochodzenia dokumentów, w tym faktur, w szczególności pozwala na sprawdzenie danych wystawcy widocznych na dokumencie. Możliwe jest także powiązanie danej faktury z konkretną transakcją. Należy pamiętać, że dokumenty wprowadzone do Systemu Elektronicznego dotyczą wydatków ponoszonych przez pracowników głównie podczas podróży służbowych. Dane zawarte w Systemie Elektronicznym pozwalają na ustalenie, który pracownik wprowadził daną fakturę do systemu, co z kolei umożliwia zidentyfikowanie, z którym projektem prowadzonym przez Spółkę ta faktura ma związek. Z treści faktury zakupowej, której skan lub zdjęcie zostaje wprowadzone do Systemu Elektronicznego wynika kiedy dana usługa została nabyta. Ponadto, dysponując danymi adresowymi wystawcy takiej faktury możliwe jest, co do zasady, ustalenie miejsca, w którym usługa została wykonana. Dane te – tj. dane osoby, która wprowadziła fakturę do systemu, data nabycia usługi udokumentowanej fakturą zakupową, a także (w większości przypadków) wynikająca pośrednio z treści faktury informacja o miejscu wykonania nabytej usługi/dostawy towarów – pozwalają na powiązanie nabytej usługi/towaru z konkretnym projektem, w którym Spółka bierze udział. Możliwe jest przy tym ustalenie okoliczności związanych z realizacją projektu, w tym istotnych okoliczności towarzyszących nabyciu usługi udokumentowanej fakturą wprowadzoną do Systemu Elektronicznego. Podsumowując, okoliczności dostawy towarów lub świadczenia usługi udokumentowanych fakturą zakupową, której obraz został wprowadzony do Systemu Elektronicznego mogą zostać zbadane i przeanalizowane poprzez powiązanie danych z tego systemu z dokumentami dotyczącymi realizacji poszczególnych projektów. Możliwe jest więc odtworzenie istotnych okoliczności związanych z nabyciem towaru lub usługi. W efekcie, istnieje wiarygodna ścieżka audytu między fakturą zakupową a transakcją, w tym możliwa jest kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów.
3.  Spółka wyjaśnia, że w chwili obecnej prowadzona jest podwójna archiwizacja (papierowa oraz elektroniczna) tych samych dokumentów. Skany lub zdjęcia dokumentów wgrywane są do Systemu Elektronicznego, ale jednocześnie ich oryginały (wersje papierowe) są przechowywane przez Spółkę. W celu usprawnienia procesu rozliczania kosztów, Spółka planuje zrezygnować z archiwizowania dokumentów w formie papierowej i przechowywać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu Systemu Elektronicznego. W rezultacie dokumenty w wersji papierowej będą niszczone. Wersje papierowe nie będą w ogóle dostarczane do Spółki. Pracownicy, którzy będą wprowadzać obraz faktur do Systemu Elektronicznego będą następnie niszczyć dokumenty papierowe. Zaewidencjonowanie faktur w rejestrach VAT oraz odliczenie podatku będzie więc następować już po zniszczeniu faktur. Pracownik wprowadzający obraz faktury do Systemu Elektronicznego zobowiązany jest zadbać o odpowiednią jakość skanu (zdjęcia) w celu zapewnienia jej czytelności. Pracownik nie może oczywiście dokonywać żadnych zmian ani dopisków w wersji papierowej dokumentów. Czytelność faktury weryfikowana jest także na późniejszym etapie, w związku z ewidencjonowaniem faktury i odliczeniem podatku. Już w chwili wprowadzenia obrazu faktur do Systemu Elektronicznego zapewniona jest integralność treści dokumentów, możliwość sprawdzenia ich poprawności oraz autentyczności pochodzenia. Zapisanie faktur w Systemie Elektronicznym umożliwia stosowanie opisanych powyżej kontroli biznesowych. O ile podczas kontroli biznesowych, już po wprowadzeniu faktury do Systemu Elektronicznego, okazałoby się, że dana faktura nie spełnia wymogów w zakresie prawa do odliczenia, w szczególności jest nieczytelna lub zawiera błędne dane, wówczas Spółka nie odlicza podatku VAT. O ile jest to możliwe, Spółka podejmuje wówczas stosowne działania, np. zwraca się do wystawcy faktury o jej korektę lub wystawia notę korygującą.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy Spółka będzie uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur (oraz z innych dokumentów, co do których przepisy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego) przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, dotyczących wydatków, które nie zostały wymienione w art. 88 Ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, będzie on uprawniony do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur (oraz z innych dokumentów, co do których przepisy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego) przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, dotyczących wydatków, które nie zostały wymienione w art. 88 Ustawy o VAT.

W ocenie Spółki, elektroniczne kopie (skany/zdjęcia) faktur zakupowych, będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Prawo do odliczenia będzie przysługiwało w takim zakresie, w jakim jest to dopuszczalne zgodnie z Ustawą o VAT, np. wydatki związane z wykorzystywaniem samochodów będą objęte ograniczeniami, o których mowa w art. 86a Ustawy o VAT.

Kwestia odliczenia podatku naliczonego została uregulowana w art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT. Przepis ten stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 tej ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 Ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca zagwarantował podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, w szczególności, iż zakupione towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 Ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Jak wynika z powyższego, kluczowym warunkiem powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT. Dodatkowo jednak, do skorzystania z prawa do odliczenia niezbędne jest dysponowanie odpowiednim dokumentem – najczęściej fakturą. Co istotne, przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej, zawierający dane wymagane Ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną jest natomiast faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 31 i 32 Ustawy o VAT). Przepisy Ustawy o VAT zawierają pewne wymogi dotyczące faktur i ich przechowywania.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT podatnik jest obowiązany określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Obowiązek ten dotyczy zarówno faktur papierowych jak i elektronicznych.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 Ustawy o VAT). Na podstawie 106m ust. 3 Ustawy o VAT, o integralności treści faktury można mówić wtedy, gdy w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Wymóg zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji.

Ustawa o VAT nie definiuje terminu „czytelność faktury”. Zdaniem Spółki, pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń.

Stosownie do art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Na podstawie ust. 5 tego samego artykułu poza wykorzystaniem kontroli biznesowych określonych powyżej, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub,
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały użyte w powyższym przepisie nie zostały zdefiniowane w Ustawie o VAT. W kwestii znaczenia tych terminów swoje stanowisko niejednokrotnie zajmowały organy podatkowe. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 16 lipca 2019 r. nr 0112 -KDIL1-3.4012.279.2019.1.AP wyjaśnił, że „(\`(...)\`) pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki”.

W powyższej interpretacji Dyrektor KIS stwierdził również, że „z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika. (\`(...)\`)”.

Przenosząc powyższe na grunt analizowanej sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie faktur przy użyciu Systemu Elektronicznego gwarantuje spełnienie opisanych wymogów. System Elektroniczny zapewnia autentyczność pochodzenia faktury, ponieważ dane sprzedawcy i wystawcy faktury są widoczne na elektronicznej wersji dokumentu. Integralność treści faktury również jest zachowana, ponieważ dane na dokumencie elektronicznym nie mogą być zmieniane. Faktury są czytelne, ponieważ są zapisywane w odpowiedniej rozdzielczości i w obsługiwanych powszechnie formatach.

Podsumowując dotychczasowe rozważania, należy stwierdzić, że System Elektroniczny zapewnia spełnienie wynikających z Ustawy o VAT wymogów w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści oraz jej czytelności.

W dalszej kolejności należy odnieść się do regulacji Ustawy o VAT dotyczących przechowywania faktur. Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 1 Ustawy o VAT, podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury (w tym ich duplikaty) od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:

1.  w podziale na okresy rozliczeniowe,
2.  w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 Ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednocześnie należy wskazać, że przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Na podstawie art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT, podatnicy są zobligowani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu Systemu Elektronicznego pozostaje w zgodzie z powyższymi regulacjami Ustawy o VAT. Archiwizowanie faktur, zgodnie z opisem zawartym w niniejszym wniosku, odbywa się w podziale na okresy rozliczeniowe, a ponadto w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie. Możliwy jest również dostęp do przechowywanych faktur na żądanie organów podatkowych. Spełnione są także – co wskazano powyżej – wymogi w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.

W konsekwencji trzeba stwierdzić, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej nie stanowi naruszenia przepisów o VAT i nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego. Warto zauważyć, że brzmienie art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT stanowi potwierdzenie takiego stanowiska. Przepis ten wprost stwierdza, że podatnik może przechowywać faktury w formie elektronicznej – pod warunkiem spełnienia pewnych (dochowanych w niniejszej sprawie) wymogów.

Spółka twierdzi zatem, że jest uprawniona do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa lub elektroniczna) pozostaje bez wpływu na istnienie i zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Przy założeniu, że spełnione zostaną podstawowe warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 Ustawy o VAT, brak przechowywania papierowych wersji faktur przez Spółkę nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku naliczonego. Pogląd taki pozostaje w zgodzie z przepisami Ustawy o VAT. Co istotne, jego prawidłowość została potwierdzona w licznych interpretacjach indywidualnych. Na przykład Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 26 września 2017 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.419.2017.2.KOM stwierdził, że: „W świetle przedstawionych we wniosku okoliczności należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisane w systemie komputerowym pliki „JPG” (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi wyżej przepisami. Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu ich przechowywania i umożliwia jednocześnie niszczenie faktur otrzymanych w formie papierowej. W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej i zeskanowanych do formatu „JPG”, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi wykazane na tych fakturach będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego”.

Podobny pogląd wyraził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 29 lipca 2020 r. nr 0111-KDIB3-1.4012.328.2020.3.AB: „z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Warto dodać, że za prawidłowością prezentowanego przez Spółkę stanowiska przemawiają również przepisy Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przechowywanie ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem jest zatem obowiązkiem Spółki, przy czym Ordynacja podatkowa w żadnym przepisie nie wskazuje na sposób przechowywania takiej dokumentacji. W szczególności żaden przepis Ordynacji podatkowej nie wskazuje, że taka dokumentacja powinna być przechowywana wyłącznie w wersji papierowej. Zdaniem Spółki, podatnicy mają zatem dowolność jeśli chodzi o wybór sposobu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. W ocenie Spółki konieczne jest jedynie zapewnienie warunków gwarantujących wystarczającą trwałość dokumentacji i jej pozostanie w stanie niezmienionym do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym, w przypadku gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w takich fakturach. W ocenie Spółki bowiem, wdrożenie Systemu Elektronicznego zapewni spełnienie ustawowo określonych wymogów dotyczących faktur i ich przechowywania:

1.  Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez nią faktur od momentu ich otrzymania i uwzględnienia w systemie w formie elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2.  faktury przechowywane będą przez Spółkę w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,
3.  będzie istniała możliwości bezzwłocznego dostępu do faktur na żądanie organów podatkowych.

Ponadto, Spółka zauważa, że dokumenty zakupowe inne niż faktury, które zgodnie z przepisami o VAT pozwalają na odliczenie podatku naliczonego (na przykład paragon za przejazd autostradą) również mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Opisane we wniosku zasady archiwizacji nie pozbawiają prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w takich dokumentach.

Podsumowując, zdaniem Spółki, będzie ona uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur (oraz z innych dokumentów, co do których przepisy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego) przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, dotyczących wydatków, które nie zostały wymienione w art. 88 Ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy, faktura powinna zawierać:

1.  datę wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku;
13.  sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem;
16.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
    1.  obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
    2.  w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty– wyrazy „metoda kasowa”;
17.  w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
18.  w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;

*   18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem stanowi kwotę, o której mowa w art. 19 pkt 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”;

1.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
    1.  przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
    2.  przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
    3.  innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
2.  w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
3.  w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
4.  w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
    1.  przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
    2.  liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
5.  w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
6.  w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
    1.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
    2.  numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy wskazano, że faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Na mocy art. 106h ust. 2 ustawy, przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 106h ust. 4 ustawy – przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

W tym miejscu należy wskazać, że na podstawie art. 1 pkt 21 ustawy z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2019 r. poz. 1520) do art. 106b dodano ust. 5-7, które obowiązują od 1 stycznia 2020 r.

W myśl art. 106b ust. 5 ustawy w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Stosownie do art. 106b ust. 6 ustawy w przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem ust. 5, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Ww. przepis art. 106b ust. 5 ustawy wprowadza zasadę, zgodnie z którą w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, fakturę do paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się NIP lub numerem, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej, wystawia się tylko w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer.

Należy podkreślić, że przepis art. 106b ust. 5 ustawy, wymusza pewną konsekwencję podatnika oraz reguluje szczegółowo kwestie dokumentowania transakcji, które zostały uprzednio zewidencjonowane przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Oznacza to, że, jeżeli klient dokonuje zakupu jako podatnik, a nie jako konsument, to powinien o tym fakcie poinformować sprzedawcę w momencie dokonywania zakupu.

Ponadto, jak stanowi art. 106o ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1.  konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2.  niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca, prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług związanych z badaniami naukowymi, badaniami rynku i opinii publicznej, pracami rozwojowymi oraz doradztwem w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania. Spółka wchodzi w skład międzynarodowej grupy kapitałowej. Spółki z grupy świadczą usługi doradcze głównie w zakresie zarządzania strategicznego. Spółka świadczy usługi zarówno na rzecz klientów polskich jak i zagranicznych. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności Spółka otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków itp., które są przesyłane do Spółki w wersji papierowej lub elektronicznej.

Pracownicy Spółki często odbywają podróże służbowe, m.in. w związku z realizacją projektów na rzecz klientów Spółki lub w celu odbycia negocjacji z kontrahentami. Wszystkie wyjazdy służbowe mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą i z pełnionymi przez poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi. Podczas podróży służbowych pracownicy Spółki częstokroć nabywają towary i usługi w imieniu Spółki, na przykład usługi noclegowe lub usługi transportowe (przejazd pociągami, taksówkami itp.). Pracownicy Spółki otrzymują od dostawców i usługodawców dokumenty (w szczególności faktury, rachunki, paragony i bilety) potwierdzające nabycie towarów lub usług, a następnie przekazują je Spółce.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników, Spółka podjęła decyzję o wprowadzeniu zintegrowanego systemu rozliczającego delegacje oraz wydatki pracownicze. System Elektroniczny ma na celu m.in. zautomatyzowanie procesu obiegu dokumentów i ich archiwizację w formie elektronicznej.

System Elektroniczny nie został jeszcze w pełni wdrożony w Spółce. Obecnie przedkładane przez pracowników dokumenty księgowe dotyczące podróży służbowych archiwizowane są zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej. Skany lub zdjęcia dokumentów wgrywane są do Systemu Elektronicznego, ale jednocześnie ich oryginały (wersje papierowe) są przechowywane przez Spółkę. Tym samym Spółka prowadzi podwójną archiwizację (papierową oraz elektroniczną) tych samych dokumentów.

Ze względu na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności oraz znaczną ilość otrzymywanych dokumentów, archiwizowanie dokumentów w formie papierowej wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi. Obieg papierowych dokumentów stwarza także wiele problemów praktycznych. Tytułem przykładu dokumenty papierowe niejednokrotnie przekazywane są z opóźnieniem. Ponadto papierowe dokumenty są bardziej narażone na zniszczenie lub zgubienie. Spółka stara się pozyskiwać duplikaty zagubionych lub zniszczonych dokumentów, lecz nie zawsze ich uzyskanie jest możliwe. W efekcie, rozliczenie niektórych wydatków jest znacznie utrudnione.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w imieniu Spółki w celach służbowych, Spółka planuje zrezygnować z archiwizowania dokumentów w formie papierowej i przechowywać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu Systemu Elektronicznego.

System Elektroniczny pozwala na raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, elektroniczną akceptację wydatków i rozliczanie kosztów delegacji. System opiera się na specjalnej aplikacji mobilnej.

W Systemie Elektronicznym przechowywane są skany lub zdjęcia dokumentów źródłowych. Pracownik, który będąc w podróży służbowej otrzymał np. fakturę wystawioną na Spółkę, zobligowany jest do zeskanowania lub sfotografowania tej faktury i do zapisania jej zdjęcia lub skanu w Systemie Elektronicznym w obsługiwanym przez ten system formacie. System Elektroniczny uniemożliwia ingerowanie w treść zapisywanych w nim skanów lub zdjęć dokumentów. Zapisywane w Systemie Elektronicznym skany lub zdjęcia dokumentów muszą mieć odpowiednią jakość zapewniającą ich pełną czytelność. W konsekwencji w Systemie Elektronicznym zapisywane są wierne kopie elektroniczne dokumentów papierowych.

W celu rozliczenia wydatków poniesionych podczas podróży służbowych, w Systemie Elektronicznym zostaje utworzony raport, który jest przesyłany do weryfikacji oraz autoryzacji przez uprawnione osoby. W ramach weryfikacji sprawdzana jest m.in. czytelność załączonych dokumentów. Po zakończeniu procesu weryfikacji i autoryzacji, raporty wraz z załącznikami w formie zdjęć lub skanów są archiwizowane z uwzględnieniem m.in. który pracownik wprowadził dokument do systemu oraz przy zachowaniu chronologii i bez możliwości edycji załączonych dokumentów.

Proces rozliczania wydatków przy pomocy Systemu Elektronicznego można podzielić na następujące etapy:

1.  wprowadzenie danych (np. wprowadzenie zdjęcia faktury);
2.  dodanie danych wtórnych (takich jak kategoria wydatku, metoda płatności);
3.  zatwierdzenie wydatku przez dział księgowości Spółki;
4.  po procesie autoryzacji wszystkie raporty wydatków są przesyłane do biura rachunkowego Wnioskodawcy i wprowadzane do systemu księgowego.

System Elektroniczny zapewnia identyfikację pochodzenia dokumentów, w tym faktur, w szczególności umożliwia sprawdzenie tożsamości podmiotu, który wystawił dany dokument. System uniemożliwia zmianę danych widocznych na umieszczonych w nim dokumentach (tj. na zdjęciach lub skanach faktur, paragonów itp.). System gwarantuje, że integralność obrazów nie zostanie zmieniona po ich przesłaniu, ponieważ są one podpisywane przy użyciu podpisu cyfrowego. System Elektroniczny zapewnia także czytelność zarchiwizowanych dokumentów, jako że skany lub zdjęcia mają odpowiednią rozdzielczość.

Dane zgromadzone w Systemie Elektronicznym są przechowywane na serwerze, a kopie zapasowe baz danych są codziennie przywracane. System Elektroniczny umożliwia bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe jest niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub – na żądanie organu – wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej. Faktury przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe.

Przechowywane przez Spółkę elektroniczne wersje dokumentów zawierają dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty są zabezpieczone przed jakimikolwiek zmianami.

System Elektroniczny zapewnia przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego. Wszystkie dane wprowadzone do Systemu Elektronicznego są przechowywane przez ponad 10 lat.

Wydatki, o których mowa w niniejszym wniosku są ponoszone przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki, o których mowa mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością opodatkowaną podatkiem VAT. Tym samym, nie są to wydatki ponoszone w związku z działalnością zwolnioną z opodatkowania podatkiem VAT bądź z działalnością niepodlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT.

Ponadto, Wnioskodawca wskazał, że potwierdza, że wystawione przez dostawców i usługodawców, a otrzymane przez niego dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W Systemie Elektronicznym przechowywane są skany lub zdjęcia dokumentów źródłowych (czyli dotyczących kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w imieniu Spółki w celach służbowych). Skan lub zdjęcie otrzymanej faktury jest wykonywane przez danego pracownika, a następnie zapisywane w Systemie Elektronicznym w obsługiwanym przez ten system formacie. System Elektroniczny uniemożliwia ingerowanie w treść zapisanych w nim dokumentów (obrazów faktur). Tym samym, zapewniona jest integralność treści dokumentów. Zapisywane w Systemie Elektronicznym skany lub zdjęcia mają odpowiednią jakość i rozdzielczość. W rezultacie w Systemie Elektronicznym zapisywane są wierne kopie elektroniczne dokumentów papierowych, a co za tym idzie zapewniona jest integralność i czytelność otrzymanych dokumentów.

Spółka potwierdza również, że System Elektroniczny zapewnia również identyfikację pochodzenia dokumentów, w tym faktur, w szczególności umożliwia sprawdzenie tożsamości podmiotu, który wystawił dany dokument. System uniemożliwia zmianę danych widocznych na umieszczonych w nim dokumentach (tj. na zdjęciach lub skanach faktur, paragonów itp.), w szczególności danych identyfikujących wystawcę dokumentu. System zapewnia autentyczność pochodzenia otrzymanych faktur.

Wnioskodawca zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które pozwalają na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Kontrola biznesowa stosowana przez Wnioskodawcę zapewnia ścieżkę audytu, dzięki której można powiązać otrzymaną fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Wydatki udokumentowane analizowanymi fakturami podlegają akceptacji przez uprawnione osoby. System Elektroniczny umożliwia identyfikację pochodzenia dokumentów, w tym faktur, w szczególności pozwala na sprawdzenie danych wystawcy widocznych na dokumencie. Możliwe jest także powiązanie danej faktury z konkretną transakcją. Dokumenty wprowadzone do Systemu Elektronicznego dotyczą wydatków ponoszonych przez pracowników głównie podczas podróży służbowych. Dane zawarte w Systemie Elektronicznym pozwalają na ustalenie, który pracownik wprowadził daną fakturę do systemu, co z kolei umożliwia zidentyfikowanie, z którym projektem prowadzonym przez Spółkę ta faktura ma związek. Z treści faktury zakupowej, której skan lub zdjęcie zostaje wprowadzone do Systemu Elektronicznego wynika kiedy dana usługa została nabyta. Ponadto, dysponując danymi adresowymi wystawcy takiej faktury możliwe jest, co do zasady, ustalenie miejsca, w którym usługa została wykonana. Dane te – tj. dane osoby, która wprowadziła fakturę do systemu, data nabycia usługi udokumentowanej fakturą zakupową, a także (w większości przypadków) wynikająca pośrednio z treści faktury informacja o miejscu wykonania nabytej usługi/dostawy towarów – pozwalają na powiązanie nabytej usługi/towaru z konkretnym projektem, w którym Spółka bierze udział. Możliwe jest przy tym ustalenie okoliczności związanych z realizacją projektu, w tym istotnych okoliczności towarzyszących nabyciu usługi udokumentowanej fakturą wprowadzoną do Systemu Elektronicznego.

Wnioskodawca wskazał również, że okoliczności dostawy towarów lub świadczenia usługi udokumentowanych fakturą zakupową, której obraz został wprowadzony do Systemu Elektronicznego mogą zostać zbadane i przeanalizowane poprzez powiązanie danych z tego systemu z dokumentami dotyczącymi realizacji poszczególnych projektów. Możliwe jest więc odtworzenie istotnych okoliczności związanych z nabyciem towaru lub usługi. W efekcie, istnieje wiarygodna ścieżka audytu między fakturą zakupową a transakcją, w tym możliwa jest kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów.

W chwili obecnej prowadzona jest podwójna archiwizacja (papierowa oraz elektroniczna) tych samych dokumentów. Skany lub zdjęcia dokumentów wgrywane są do Systemu Elektronicznego, ale jednocześnie ich oryginały (wersje papierowe) są przechowywane przez Spółkę. W celu usprawnienia procesu rozliczania kosztów, Spółka planuje zrezygnować z archiwizowania dokumentów w formie papierowej i przechowywać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu Systemu Elektronicznego. W rezultacie dokumenty w wersji papierowej będą niszczone. Wersje papierowe nie będą w ogóle dostarczane do Spółki. Pracownicy, którzy będą wprowadzać obraz faktur do Systemu Elektronicznego będą następnie niszczyć dokumenty papierowe. Zaewidencjonowanie faktur w rejestrach VAT oraz odliczenie podatku będzie więc następować już po zniszczeniu faktur.

Pracownik wprowadzający obraz faktury do Systemu Elektronicznego zobowiązany jest zadbać o odpowiednią jakość skanu (zdjęcia) w celu zapewnienia jej czytelności. Pracownik nie może oczywiście dokonywać żadnych zmian ani dopisków w wersji papierowej dokumentów. Czytelność faktury weryfikowana jest także na późniejszym etapie, w związku z ewidencjonowaniem faktury i odliczeniem podatku. Już w chwili wprowadzenia obrazu faktur do Systemu Elektronicznego zapewniona jest integralność treści dokumentów, możliwość sprawdzenia ich poprawności oraz autentyczności pochodzenia. Zapisanie faktur w Systemie Elektronicznym umożliwia stosowanie opisanych powyżej kontroli biznesowych.

O ile podczas kontroli biznesowych, już po wprowadzeniu faktury do Systemu Elektronicznego, okazałoby się, że dana faktura nie spełnia wymogów w zakresie prawa do odliczenia, w szczególności jest nieczytelna lub zawiera błędne dane, wówczas Spółka nie odlicza podatku VAT. O ile jest to możliwe, Spółka podejmuje wówczas stosowne działania, np. zwraca się do wystawcy faktury o jej korektę lub wystawia notę korygującą.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą uprawnienia do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur, oraz z innych dokumentów, co do których przepisy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, dotyczących wydatków, które nie zostały wymienione w art. 88 ustawy.

W rozpatrywanej sprawie Wnioskodawca wskazał, że System Elektroniczny zapewnia identyfikację pochodzenia dokumentów, w tym faktur, w szczególności umożliwia sprawdzenie tożsamości podmiotu, który wystawił dany dokument. System uniemożliwia zmianę danych widocznych na umieszczonych w nim dokumentach (tj. na zdjęciach lub skanach faktur, paragonów itp.). System gwarantuje, że integralność obrazów nie zostanie zmieniona po ich przesłaniu, ponieważ są one podpisywane przy użyciu podpisu cyfrowego. System Elektroniczny zapewnia także czytelność zarchiwizowanych dokumentów, jako że skany lub zdjęcia mają odpowiednią rozdzielczość. Przechowywane przez Spółkę elektroniczne wersje dokumentów zawierają dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty są zabezpieczone przed jakimikolwiek zmianami. Ponadto, dane zgromadzone w Systemie są przechowywane na serwerze, a kopie zapasowe baz danych są codziennie przywracane. System Elektroniczny umożliwia bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe jest niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub – na żądanie organu – wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej. Faktury przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe. Wystawione przez dostawców i usługodawców, a otrzymane przez niego dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka potwierdza, że zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które pozwalają na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty w wersji papierowej będą niszczone. Wersje papierowe nie będą w ogóle dostarczane do Spółki. Pracownicy, którzy będą wprowadzać obraz faktur do Systemu Elektronicznego będą następnie niszczyć dokumenty papierowe. Zaewidencjonowanie faktur w rejestrach VAT oraz odliczenie podatku będzie więc następować już po zniszczeniu faktur. O ile podczas kontroli biznesowych, już po wprowadzeniu faktury do Systemu Elektronicznego, okazałoby się, że dana faktura nie spełnia wymogów w zakresie prawa do odliczenia, w szczególności jest nieczytelna lub zawiera błędne dane, wówczas Spółka nie odlicza podatku VAT. O ile jest to możliwe, Spółka podejmuje wówczas stosowne działania, np. zwraca się do wystawcy faktury o jej korektę lub wystawia notę korygującą.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie należy uznać, że przechowywanie faktur oraz innych dokumentów – w sposób opisany przez Wnioskodawcę w opisie sprawy – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów oraz przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także gwarantujący odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych – jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. Zatem planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania ww. faktur będzie spełniało wymogi określone w art. 112a ustawy, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy. W świetle tego przepisu, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Na mocy art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi:

1.  suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
    1.  nabycia towarów i usług,
    2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;
2.  w przypadku importu towarów – kwota podatku: :
    1.  wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,
    2.  należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,
    3.  wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b;
3.  zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;
4.  kwota podatku należnego z tytułu: :
    1.  świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,
    2.  dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,
    3.  wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,
    4.  wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;
5.  (uchylony);
6.  różnica podatku, o której mowa w art. 30c ust. 2 i art. 37;
7.  u podatnika, o którym mowa w art. 16, kwota stanowiąca równowartość 22% kwoty należnej z tytułu dostawy nowego środka transportu, nie wyższa jednak niż kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

Stosownie do art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1.  uchylony,
2.  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Natomiast na podstawie przepisu art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi. Nie ma również możliwości obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich dokumentów jak paragony bądź inne dokumenty źródłowe dotyczące delegacji, nie będące fakturą o której mowa w art. 106e ustawy

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Wnioskodawca wskazał, że wydatki, będące przedmiotem zapytania mają związek z prowadzoną przez niego działalnością opodatkowaną podatkiem VAT. Tym samym, nie są to wydatki ponoszone w związku z działalnością zwolnioną z opodatkowania podatkiem VAT bądź z działalnością niepodlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT.

Przepisy w zakresie podatku VAT określają szczególne przypadki, kiedy inne dokumenty (niespełniające wszystkich wymogów dotyczących faktury) są traktowane jako faktura. Takie szczególne przypadki określa § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur.

Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

Jeśli posiadane przez Wnioskodawcę bilety za przejazdy dotyczą przejazdów na odległość co najmniej 50 km będą zawierały elementy określone w cytowanym wyżej § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, będą one uznawane za fakturę.

Ponadto, wskazać w tym miejscu należy, że paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W przypadku takich paragonów należy je traktować jak zwykłą fakturę, pod warunkiem że zawierają dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Wskazać należy, że w przypadku wystawienia takiej faktury – paragonu dokumentującego sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierającego numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, tj. danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że taka faktura zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku – sprzedawca nie powinien z tytułu tej sprzedaży wystawiać dla nabywcy odrębnego dokumentu (faktury standardowej). Brak jest w tym przypadku uzasadnienia na dodatkowe potwierdzenie sprzedaży zwykłą fakturą. Zatem, Wnioskodawcy przysługuje/będzie mu przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od poniesionych wydatków udokumentowanych fakturami, oraz innymi dokumentami, co do których przepisy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego.

W konsekwencji, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, Spółka będzie uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur (oraz z innych dokumentów, co do których przepisy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego) przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, dotyczących wydatków, które nie zostały wymienione w art. 88 ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest prawidłowe.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny (opis zdarzenia przyszłego) sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Należy nadmienić, że w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane w dniu 13 listopada 2020 r. odrębne rozstrzygnięcie nr 0111-KDIB1-2.4010.402.2020.2.DP.

Interpretacja dotyczy:

*   zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia/
*   zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.