Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB3/4510-1-384/15-2/JG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2015-11-16
Teza: Czy wydatki ponoszone przez pracowników ze środków własnych, a następnie zwracane przez Spółkę oraz wydatki ponoszone bezpośrednio przez Spółkę (poprzez zapłatę kartą kredytową) mogą stanowić w całości dla Spółki koszty uzyskania przychodu?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; koszt-koszty uzyskania przychodów; pracownik; wydatek; wyżywienie
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 4 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przedstawione we wniosku z 12 sierpnia 2015 r. (data wpływu 17 sierpnia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 17 sierpnia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca (dalej: Spółka, Wnioskodawca) świadczy szeroko rozumiane usługi zarządcze na rzecz spółek z Grupy X.

Spółka zatrudnia menadżerów oraz specjalistów, którzy odpowiadają za zarządzanie procesami (np. logistyki kontraktowej, transportu międzynarodowego, ryzyka, audytu wewnętrznego etc.) na szczeblu grupowym (krajowym i międzynarodowym). Świadczenie przez Spółkę usług zarządczych dla wszystkich Spółek z Grupy wiąże się z tym, iż jej pracownicy często wyjeżdżają w podróże służbowe. Wyjazdy służbowe, oprócz tych związanych z wykonywaniem funkcji menedżerskich w Grupie, wymagane są także w sytuacji, gdy prowadzone są negocjacje biznesowe z kontrahentami lub potencjalnymi nowymi firmami współpracującymi czy też związane są z przejęciem (zakupem) innej firmy z branży transportowo-logistycznej. Każdy wyjazd służbowy wiąże się z powierzonymi i pełnionymi przez poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi. Pracownik odbywa podróż służbową na wyraźne polecenie swojego przełożonego, co udokumentowane jest złożeniem w dziale księgowości podpisanego przez pracownika i jego przełożonego druku polecenia wyjazdu służbowego.

W Spółce przyjęto rozwiązanie, w którym pracownikom przebywającym na delegacjach służbowych zapewnia się całodzienne wyżywienie. Pracownik może dokonywać zakupu posiłków w lokalach gastronomicznych na koszt Wnioskodawcy. Opisane wydatki na wyżywienie dokumentowane są fakturami, paragonami lub innymi dokumentami księgowymi (dokumentami wystawianymi przez podmioty zagraniczne) wystawionymi na Spółkę.

Pracownik opłaca zakup posiłków:

*   ze środków własnych (potem otrzymuje zwrot poniesionych kosztów od Spółki) lub
*   firmową kartą kredytową (obciążającą bezpośrednio rachunek Spółki).

W związku z tym, iż pracownik odbywający podróż służbową ma zapewnione całodzienne wyżywienie, nie jest mu wypłacana dieta. Zdarza się także, iż podczas wyjazdu służbowego pracownik zjada posiłek wraz z pracownikiem/pracownikami kontrahenta. Pracownik uprawniony jest wówczas do poniesienia kosztu takiego posiłku. Wydatek ten jest mu zwracany przez Spółkę w ramach rozliczenia kosztów podróży służbowej.

Spółka nie wprowadziła limitu wydatków na całodzienne wyżywienie.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych.

Czy wydatki ponoszone przez pracowników ze środków własnych, a następnie zwracane przez Spółkę oraz wydatki ponoszone bezpośrednio przez Spółkę (poprzez zapłatę kartą kredytową) mogą stanowić w całości dla Spółki koszty uzyskania przychodu?

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka jest uprawniona do zaliczania do kosztów podatkowych wydatków na wyżywienie pracowników podczas delegacji, gdyż jest to wydatek związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Przepisy mające zastosowanie w sprawie.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Natomiast zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wydatki pracownicze jako koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie ze wskazaną definicją ustawową, kosztami uzyskania przychodów mogą być wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przez podatnika przychodów, zabezpieczenie bądź zachowanie jego źródła przychodów.

Wydatki ponoszone (zwracane pracownikom) przez Spółkę spełniają powyższą definicję. Przede wszystkim związane są z prowadzoną działalnością Wnioskodawcy, w sposób pośredni wpływają na uzyskiwane przez Wnioskodawcę przychody podatkowe. Podczas podróży służbowych pracownicy wykonują bowiem swoje obowiązki służbowe – udzielają wsparcia merytorycznego spółkom z Grupy, wdrażają nowe rozwiązania i modele biznesowe, nawiązują relacje z nowymi kontrahentami i partnerami biznesowymi. Taki bezpośredni kontakt pracowników Spółki (świadczącej usługi w zakresie doradztwa gospodarczego i zarządzania działalnością gospodarczą) z pracownikami spółek operacyjnych pozwala na efektywniejsze świadczenie usług. Pracownicy spółek operacyjnych znają bowiem osobiście menadżerów poszczególnych procesów, identyfikują wydawane zalecenia grupowe z konkretną, znaną im bezpośrednio osobą, co sprawia, że szybciej rzetelnej wywiązują się z powierzonych im zadań. Opisany sposób działania przekłada się następnie na usprawnienie funkcjonowania Grupy, a Spółce pozwala na obciążanie spółek operacyjnych wynagrodzeniem za skutecznie wykonane usługi zarządcze.

Z tego względu wydatki ponoszone przez pracowników podczas podróży służbowych, jako wpływające na osiąganie przez Spółkę przychodów podatkowych, spełniają ustawowe przesłanki zaliczenia ich do kosztów podatkowych. Ze względu na charakter prowadzonej przez Spółkę działalności, warunkiem uzyskiwania przychodów podatkowych (tj. wynagrodzenia za świadczone usługi) jest uprzednie ponoszenie wydatków związanych m.in. z licznymi, niezbędnymi podróżami służbowymi pracowników Spółki (w tym wydatków na zapewnienie wyżywienia). Bez poniesienia wydatków na rzecz swoich, podróżujących pracowników Wnioskodawca nie uzyskiwałby przychodów podatkowych (lub uzyskiwałby je w mniejszej kwocie).

Na zasadność zaliczania do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych na wyżywienie pracowników podczas ich podróży służbowej wskazują także organy podatkowe. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 27 września 2011 r. (sygn. IPTPB3/423-112/11-2/IR) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi wskazał, iż: „w odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników należy podkreślić, że w katalogu zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ustawodawca nie zawarł zakazu ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli podróż służbowa jest związana z osiągnięciem przychodu, dokonany pracownikowi zwrot kosztów za czas podróży służbowej, w tym koszty całodziennego wyżywienia, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z powołanym art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Reasumując, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę w związku z podróżami służbowymi pracowników, w tym koszty wyżywienia w czasie podróży, zwracane pracownikom na podstawie przedłożonych dowodów, także ponad wysokość diet określonych w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży krajowych i zagranicznych oraz 25% diet dotyczących zagranicznych podróży służbowych, Wnioskodawca może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów”.

Analogiczne stanowisko przedstawił Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 21 sierpnia 2014 r. (sygn. IPPB5/423-561/14-2/KS) wskazując, iż: „w oparciu o przywołane przepisy prawa i przedstawiony przez Wnioskodawcę opis zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że wydatki Spółki związane z podróżą służbową, tj. koszty wyżywienia w czasie podróży zwrócone pracownikowi, stanowią koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy”.

Powyższe uwagi znalazły poparcie także w:

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 kwietnia 2014 r. (sygn. IPPB3/423-62/14-2/MC) oraz
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 22 stycznia 2014 r. (sygn. IPPB3/423-885/12-2/GJ).

Wydatki na wyżywienie podczas delegacji a reprezentacja.

W ocenie Spółki, wydatki ponoszone na wyżywienie pracowników podczas delegacji nie stanowią jednocześnie wydatków o charakterze reprezentacyjnym. Zgodnie bowiem z obecną praktyką stosowania prawa podatkowego reprezentacja rozumiana jest jako kreowanie oraz utrwalanie pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. Reprezentacja to przede wszystkim działania skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Obecnie przymioty okazałości i wystawności nie mają znaczenia dla zdefiniowania pojęcia reprezentacji.

Poprzez ponoszenie wydatków na wyżywienie pracowników odbywających podróże służbowe Spółka nie buduje pozytywnego wizerunku wobec kontrahentów. Wydatki dotyczą bowiem jej pracowników, a nie kontrahentów. Także w sytuacji, gdy pracownik zaprasza na wspólny posiłek przedstawiciela kontrahenta i ponosi koszt takiego posiłku, nie będzie to wydatek o charakterze reprezentacyjnym – podczas takiego posiłku omawiane są problemy i kwestie współpracy biznesowej Spółki i kontrahenta. Celem takiego spotkania nie jest bowiem „okazałe i wystawne” zaprezentowanie się podatnika (co – zgodnie z utrwalonymi poglądami w doktrynie prawa podatkowego – jest typowym elementem działań reprezentacyjnych); spotkania te służą omawianiu roboczych kwestii w ramach świadczenia przez Wnioskodawcę usług. Takie spotkanie nie jest zatem utrwalaniem i budowaniem pozytywnego wizerunku Wnioskodawcy, a jego celem jest utrzymanie relacji biznesowych i analiza bieżących spraw dotyczących współpracy.

Powyższe stanowisko akceptują także organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej z 21 sierpnia 2014 r. (sygn. IPPB5/423-561/14-2/KS) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wskazał bowiem, iż: „wydatki finansowane przez Spółkę związane z kosztem obiadu lub kolacji służbowej spożywanej przez pracownika Spółki podczas rozmowy handlowej z klientem nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy. Wydatki te ponoszone są bowiem w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i mają charakter biznesowy. Zatem celem tych wydatków nie jest tworzenie dobrego wizerunku Wnioskodawcy, czy też wykreowanie pozytywnych relacji z klientem. Poniesione wydatki spełniają przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy – są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tym samym mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów”.

Podsumowanie.

W świetle powyższych argumentów, wydatki ponoszone przez Spółkę na całodzienne wyżywienie pracowników podczas wyjazdów służbowych, jako że są wydatkami związanymi z prowadzoną działalnością Wnioskodawcy, stanowią w całości koszt uzyskania przychodu dla Spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Ustosunkowując się do powołanych przez Spółkę interpretacji indywidualnych należy stwierdzić, że są one rozstrzygnięciami wydanymi w konkretnych sprawach, osadzonych w określonym stanie faktycznym i tylko do nich się odnoszących, w związku z tym nie mają mocy powszechnie obowiązującego prawa.

Ponadto tut. Organ informuje, że wniosek w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych został rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.