Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-438/11-3/BA
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-09-09
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie przechowywania wystawionych i przesyłanych do klienta faktur w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; faktura-otrzymanie faktury; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 26 maja 2011 r. (data wpływu 16 czerwca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania wystawionych i przesyłanych do klienta faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 16 czerwca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania wystawionych i przesyłanych do klienta faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Prowadzona przez Wnioskodawcę (dalej: Spółka) działalność gospodarcza wiąże się z dużą ilością wystawianych faktur dotyczących transakcji sprzedaży, jak również otrzymywanych faktur związanych z transakcjami zakupowymi.

W związku z obowiązującymi od dnia 1 stycznia 2011 r. zmianami w zakresie wysyłania i przechowywania faktur, Spółka zamierza w formie elektronicznej:

1.  Wystawiać i przesyłać wystawione do klientów faktury;
2.  Otrzymywać od klientów faktury;
3.  Przechowywać wystawiane i otrzymywane faktury.

Przy czym, przez ww. faktury w formie elektronicznej Spółka rozumie faktury VAT zapisane w formie pliku - w formacie PDF, które nie będą zabezpieczone ani podpisem elektronicznym ani hasłem. Jednakże, jeżeli będzie to konieczne, Spółka może wprowadzić zastosowanie hasła znanego kontrahentowi i Spółce.

Proces przesyłania faktur do klienta zostanie z nim ustalony i zatwierdzony, w szczególności:

*   Spółka uzyska zgodę klienta na przesyłanie faktur w formie elektronicznej,
*   faktury będą przesyłane na ustalone z klientem adresy poczty elektronicznej (adresy e-mail).

Odpowiednio, w przypadku faktur otrzymywanych przez Spółkę, zgodnie z przepisami prawa, Spółka wyrazi zgodę kontrahentom na przesyłanie faktur drogą elektroniczną.

Spółka podkreśla również, iż dysponuje, niezależnie od posiadanego systemu księgowego, programem „E” firmy „L”. Program ten umożliwia przechowywanie faktur w skatalogowanej formie, pozwalającej na ich łatwe wyszukiwanie (według słów kluczy przypisanych każdej z faktur, w określonych czasookresach), jak i pobieranie.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy stosowane przez Spółkę oprogramowanie pozwala na przechowywanie wystawionych i przesłanych do klienta faktur w formie elektronicznej zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, stosowane przez niego oprogramowanie pozwala na przechowywanie wystawionych i przesłanych do klienta faktur w formie elektronicznej zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

UZASADNIENIE

I. Stan prawny do 31 grudnia 2010 r.

Do końca 2010 r. kwestia przesyłania faktur drogą elektroniczną była przedmiotem licznych kontrowersji i sporów na gruncie obowiązującej ustawy o VAT i aktów wykonawczych do niej. W pierwszym rzędzie należy wskazać, że pojęcie formy elektronicznej miało wąski charakter i w praktyce obejmowało wyłącznie faktury poświadczone certyfikowanym podpisem elektronicznym. Oznaczało to w zasadzie zupełny brak zainteresowania stosowania tej formy w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami.

Organy podatkowe dążąc do pełnego zabezpieczenia i maksymalizacji kontroli nad transakcjami stanowiącymi przedmiot postępowania podatkowego, co do zasady wymagały aby faktury VAT były przechowywane i przesyłane w formie papierowej.

W sporach dotyczących tej kwestii podnoszono, że wymagania te wykraczają poza standardy określone w prawie wspólnotowym. Dokładniej chodzi tu o Dyrektywę 2006/112/WE (dalej: Dyrektywa 112). Zgodnie z treścią jej art. 226, przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność ich pochodzenia i integralność treści, jak również ich czytelność. Katalog form w jakich faktury mają być wystawiane i przechowywane nie został zamknięty. Ograniczenie zostało wprowadzone w prawie polskim na podstawie rozporządzeń Ministra Finansów do ustawy o podatku od towarów usług.

II. Stan prawny po 1 stycznia 2011 r.

Biorąc pod uwagę tempo obrotu na rynku, postępującą informatyzację relacji biznesowych i nastawioną na oszczędności digitalizację działalności przedsiębiorców, konieczne stało się ponowne uregulowanie omawianej kwestii.

Zmiany w pierwszym rzędzie zostały dokonane na płaszczyźnie prawa wspólnotowego. Dyrektywa 112 została zmieniona Dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r., której celem jest między innymi liberalizacja standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych i zrównanie traktowania faktur papierowych i elektronicznych.

Implementacja powyższych zmian nastąpiła w prawie polskim m.in. w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661) (dalej: nowe rozporządzenie).

Analiza nowego rozporządzenia wskazuje na szereg warunków, które muszą być spełnione, aby dopuszczalne było przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej:

1.  Wykorzystanie formy zapewniającej autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury przy ich przesyłaniu (§ 4) i przechowywaniu (§ 6 pkt 1);
2.  Uzyskanie od kontrahenta zgody na przesyłanie mu faktur drogą elektroniczną (§ 3 ust. 1);
3.  Przechowywanie faktur w formie umożliwiającej ich łatwe odszukanie (§ 6 pkt 2);
4.  Bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur przez organy podatkowe (§ 6 pkt 3);
5.  Udostępnienie faktur organom podatkowym i organom kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 8).

Autentyczność pochodzenia i integralność treści

„Autentyczność” jest na potrzeby rozporządzenia rozumiana jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. „Integralność” natomiast to okoliczność braku zmiany danych w zawartych w fakturze.

Pod rządami poprzedniej regulacji (rozporządzenie z dnia 14 lipca 2005 r. (Dz. U. Nr 133, poz. 1119)), konieczność zachowania powyższych cech była potwierdzona narzuceniem zamkniętego katalogu form w jakich faktury elektroniczne mogą być przesyłane. Dotyczyło to instytucji bezpiecznego podpisu elektronicznego i elektronicznej wymiany danych (EDI).

Obecnie, zgodnie z § 2 ust. 2 nowego rozporządzenia, katalog ten został otwarty i nie ogranicza się do powyższych rozwiązań. Ustawodawca używa bowiem w omawianym paragrafie zwrotu „w szczególności”, co pozwala na traktowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego i EDI jedynie jako przykładów.

W związku z powyższym, faktura może być przesyłana i przechowywana w dowolnym formacie elektronicznym. Potwierdza to również uzasadnienie do projektu nowego rozporządzenia: „Należy podkreślić, że w przypadku akceptacji w formie elektronicznej zrezygnowano z dotychczasowych wymogów, aby stosować bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektroniczną wymianę danych (EDI). (\`(...)\`) Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury”. Kwestią dyskusyjną jest, czy uzasadnienie to można traktować jako wykładnię autentyczną, niemniej analizując aktualną regulację nie można pominąć intencji ustawodawcy stojącej u jej podstaw.

Zgodnie z uzasadnieniem do projektu omawianego rozporządzenia, zostało ono skorelowane ze zmianą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.). Powyższa zmiana w odniesieniu do omawianego opisu sprawy dotyczy przede wszystkim § 21 ust. 2. Dotychczas podatnicy byli zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów „w oryginalnej postaci”. Obecnie ich przechowywanie może odbywać się „w dowolny sposób” zapewniający autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Odnosząc to do opisu sprawy należy wskazać, że wykorzystywany przez Spółkę format PDF gwarantuje niezmienność treści faktury i potwierdza autentyczność pochodzenia. Format ten bowiem uniemożliwia wprowadzanie zmian zawartości pliku a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian.

Należy wskazać, że faktury elektroniczne w przedstawionym opisie sprawy mają co najmniej ten sam stopień autentyczności i integralności treści jak faktury papierowe. Autentyczność pochodzenia faktur papierowych oceniano kiedyś na podstawie badań pisma ręcznego. Jednakże na powszechnych dzisiaj fakturach drukowanych takich dowodów nie da się już przeprowadzić. Stąd mając do dyspozycji fakturę papierową i fakturę elektroniczną w formacie PDF, to ta druga daje większą gwarancję autentyczności, umożliwia sprawdzenie integralności danych i zbadanie dodatkowych informacji dotyczących pochodzenia pliku.

Zgoda kontrahenta

Przepisy nowego rozporządzenia, tj. § 3 ust. 1 i 2, podobnie jak przepisy rozporządzenia z 2005 r., wymagają aby proces przesyłania faktur drogą elektroniczną w dowolnym formacie został uprzednio zaakceptowany przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Jak wskazano w opisie sprawy, Spółka jako:

*   wystawca faktur VAT przesyłanych drogą elektroniczną - uzyska od kontrahentów zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną,
*   odbiorca faktur VAT przesyłanych drogą elektroniczną - wyrazi kontrahentom zgodę na przesyłanie faktur drogą elektroniczną.

Przechowywanie w formie umożliwiającej ich łatwe odszukanie

Oprogramowanie wykorzystywane przez Spółkę pozwala na przeszukiwanie przechowywanych faktur według danych kontrahenta, dacie wystawienia faktury i jej numerze. Ustawodawca nie zdefiniował co rozumie pod pojęciem „łatwe odszukanie”, niemniej praktyka organów podatkowych wskazuje, że powyższe kryteria pozwalają na pozytywną ocenę wykorzystywanego przez Spółkę oprogramowania.

Dokonując bowiem oceny łatwości wyszukiwania faktur w formie papierowej, forma elektroniczna pozwala na znaczne przyspieszenie tego procesu, jak również zastosowanie znacznie większej ilości kryteriów. Z tego punktu widzenia w przedstawionym opisie sprawy Spółka zapewnia „łatwiejsze” wyszukiwanie dokumentów niż w przypadku powszechnej praktyki przechowywania ich np. w segregatorach lub w teczkach w szafach pancernych.

Bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur przez organy podatkowe

Funkcjonowanie wewnętrznych i ogólnodostępnych sieci informatycznych pozwala na bardzo szybki dostęp do danych poprzez wiele, czasami odległych od siebie interfejsów. Omawiane rozporządzenie dopuszcza magazynowanie danych elektronicznych nie tylko w siedzibie podatnika ale również na zewnętrznych serwerach udostępnianych przez wyspecjalizowane podmioty. Przyjęte w zakresie takich usług standardy gwarantują, że dane dostępne są 24 godziny na dobę przez cały rok (wyjątkowo z wyłączeniem krótkich okresów konserwacji).

W przedstawionym opisie sprawy Spółka na razie nie korzysta z zewnętrznych serwerów - dane gromadzi we własnym zakresie. Oznacza to, że obecnie sama decyduje i odpowiada za szybkość i dostępność do faktur w formie elektronicznej. Jest więc tym samym w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do nich organom podatkowym.

Należy jednocześnie wskazać, że zwrot „bezzwłocznie” oznacza „bez zbędnej zwłoki” (kwestię tą na gruncie prawa cywilnego wielokrotnie komentował Sąd Najwyższy). Co za tym idzie dostęp do danych nie musi być natychmiastowy. Ponadto należy stwierdzić, iż dostęp do faktur elektronicznych będzie szybszy aniżeli do faktur w formie papierowej, a to powinno zdaniem Spółki mieć decydujące znaczenie dla wykładni w tym zakresie.

Bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w fakturach

Po pierwsze, na podstawie omawianych przepisów należy odróżnić „bezzwłoczny dostęp” i „bezzwłoczny pobór” faktur. „Pobór”, zgodnie z wykładnią językową oznacza możliwość zapisania danych cyfrowych na własnym nośniku zaczerpniętym z serwera, na którym są przechowywane (w oparciu o definicję ze Słownika Języka Polskiego PWN). W uzasadnieniu do rozporządzenia ustawodawca nie wyjaśnia tych kwestii, należy jednak uznać, że pobór faktur ma pozwolić na ich analizę i przetwarzanie nie tylko na sprzęcie udostępnionym przez podatnika (co należy rozumieć jako „dostęp”), ale również przy użyciu wyposażenia organów podatkowych i organów kontroli skarbowej.

W przedstawionym opisie sprawy oprogramowanie Spółki pozwala na bezzwłoczny transfer faktur w formie elektronicznej w formacie PDF, zapewniającym autentyczność i integralność ich treści. Należy więc uznać, że Spółka spełnia zarówno wymagania dotyczące „bezzwłocznego dostępu” i „bezzwłocznego poboru” opisane w omawianym rozporządzeniu.

Drugą wskazaną przez ustawodawcę kwestią jest zapewnienie możliwości „przetwarzania danych” zawartych w fakturach. Samo pojęcie przetwarzania nie zostało zdefiniowane przez ustawodawcę. Również w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia brak wskazówek dotyczących praktycznej strony tego zagadnienia. Należy więc odwołać się do wykładni językowej i ocenić jej wynik w świetle praktyki organów podatkowych i organów kontroli skarbowej.

Słownik Języka Polskiego PWN rozumie „przetwarzać” jako „opracować zebrane dane, informacje”. Natomiast „opracować” to „pracować nad czymś, nadać temu określoną formę”. W związku z tym, w kontekście materii omawianej regulacji, „przetwarzanie danych” to nadawanie formy zebranym informacjom.

W związku z omówioną powyżej kwestią „poboru”, wymagania stawiane oprogramowaniu sprowadzają się do możliwości zebrania danych zawartych w fakturach elektronicznych, ich pobrania na odpowiedni nośnik lub urządzenie, możliwość ich odczytania oraz transkrypcji (w formie elektronicznej lub ręcznie w oparciu o swobodny odczyt) i następnie ich opracowanie.

Oprogramowanie używane przez Spółkę zapewnia te wszystkie możliwości. Wykorzystywany format PDF można odczytać dzięki ogólnodostępnym i bezpłatnym programom. Transkrypcja danych jest albo taka jak przy fakturach papierowych (czyli odczytanie informacji i wpisanie ich do programu wykorzystywanego przez organ podatkowy) lub nawet dużo prostsza (kopiowanie danych z faktur w ramach oprogramowania).

Odnosząc powyższe rozważania do praktyki organów podatkowych i organów kontroli skarbowej można stwierdzić, że w przedstawionym opisie sprawy Spółka gwarantuje taki sam, jeśli nie wyższy stopień możliwości poboru i przetwarzania danych jaki dają faktury przechowywane w formie papierowej. W połączeniu z rejestrem VAT prowadzonym przez Spółkę w systemie księgowym, sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej w formacie PDF pozwala na wszechstronny dostęp do nich i analizę danych w nich zawartych.

III. Podsumowanie stanowiska Spółki

Zdaniem Spółki, stanowisko przedstawione w opisie sprawy należy uznać za prawidłowe. Zatem, zgodnie z powołanymi przepisami prawa, nie ma przeszkód, aby Spółka za uprzednią zgodą wyrażoną przez kontrahentów, wystawiała oraz przesyłała faktury VAT, a także za uprzednią zgodą wyrażoną przez Spółkę kontrahentom, otrzymywała od tych podmiotów faktury VAT drogą elektroniczną w formacie PDF, które nie będą zabezpieczone ani podpisem elektronicznym ani hasłem. Niemniej jednak, gdyby organ mimo wszystko uznał konieczność posługiwania się hasłem, Spółka jest gotowa na jego stosowanie. Spółka wywodzi swoje stanowisko z przepisów prawa, które jednoznacznie wskazują na otwarty katalog form, w jakich mogą być przesyłane faktury VAT. Otwarty katalog nie oznacza dowolności tych form. Istotne jest, aby zapewniona była autentyczność pochodzenia i integralność treści, co zdaniem Spółki zapewnia faktura VAT w formacie PDF. Konsekwencją zaś uznania stanowiska Spółki za prawidłowe jest możliwość odliczania VAT na podstawie faktury VAT otrzymanej drogą elektroniczną w formacie PDF. Zdaniem Spółki, nie ma również przeszkód, aby ww. faktury VAT wysyłane i otrzymywane przez Spółkę drogą elektroniczną były przechowywane w opisany przez Spółkę sposób, tzn. przy pomocy oprogramowania „E” firmy „L”.

Jak wykazała bowiem Spółka w opisie sprawy, wskazane oprogramowanie umożliwia przechowywanie przedmiotowych faktur VAT w sposób wynikający z przepisów nowego rozporządzenia, tj. zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwe ich odszukanie;
*   bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzona przez Spółkę działalność gospodarcza wiąże się z dużą ilością wystawianych faktur dotyczących transakcji sprzedaży, jak również otrzymywanych faktur związanych z transakcjami zakupowymi.

W związku z obowiązującymi od dnia 1 stycznia 2011 r. zmianami w zakresie wysyłania i przechowywania faktur, Spółka zamierza w formie elektronicznej:

1.  wystawiać i przesyłać wystawione do klientów faktury;
2.  otrzymywać od klientów faktury;
3.  przechowywać wystawiane i otrzymywane faktury.

Przy czym, przez ww. faktury w formie elektronicznej Spółka rozumie faktury VAT zapisane w formie pliku - w formacie PDF, które nie będą zabezpieczone ani podpisem elektronicznym ani hasłem. Spółka wskazała, iż format PDF gwarantuje niezmienność treści faktury i potwierdza autentyczność pochodzenia. Format ten bowiem uniemożliwia wprowadzanie zmian zawartości pliku a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian.

Proces przesyłania faktur do klienta zostanie z nim ustalony i zatwierdzony, w szczególności:

*   Spółka uzyska zgodę klienta na przesyłanie faktur w formie elektronicznej,
*   faktury będą przesyłane na ustalone z klientem adresy poczty elektronicznej (adresy e-mail).

Spółka podkreśliła również, iż dysponuje, niezależnie od posiadanego systemu księgowego, programem „E” firmy „L”. Program ten umożliwia przechowywanie faktur w skatalogowanej formie, pozwalającej na ich łatwe wyszukiwanie (według słów kluczy przypisanych każdej z faktur, w określonych czasookresach), jak i pobieranie.

Jak wskazała Spółka, wskazane oprogramowanie umożliwia przechowywanie przedmiotowych faktur VAT w sposób wynikający z przepisów nowego rozporządzenia, tj. zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwe ich odszukanie;
*   bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych – art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie powyższych delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Należy zauważyć, iż w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Powyższego przepisu nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 2 cyt. rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

W sytuacji przekazywania faktur drogą elektroniczną stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwanego dalej rozporządzeniem, które weszło w życie 1 stycznia 2011 r. i ma zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

W myśl przepisów § 3 ust. 1-3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 2 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją” - § 3 ust. 1 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia, akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Faktury przesłane drogą elektroniczną, na mocy § 6 rozporządzenia, są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

A zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy stwierdzić należy, że przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania wystawionych i przesłanych do klienta faktur w formie elektronicznej spełniać będzie wymogi, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przesyłu faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ zwraca uwagę na fakt, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Spółkę. Inne kwestie przedstawione w stanowisku własnym, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Dodatkowo tut. Organ wskazuje, iż w zakresie wystawiania faktur w formie PDF oraz prawa do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych drogą elektroniczną w dniu 9 września 2011 r. wydana została odrębna interpretacja indywidualna nr ILPP4/443-438/11-2/BA.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.