Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.221.2021.6.LM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-06-11
Teza: prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych i archiwizowanych w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 6 kwietnia 2021 r. (data wpływu 7 kwietnia 2021 r.) uzupełnionym pismem z 1 czerwca 2021 r. (data wpływu 1 czerwca 2021 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 26 maja 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.221.2021.4.LM (doręczone Stronie 27 maja 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 7 kwietnia 2021 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem z 1 czerwca 2021 r. (data wpływu 1 czerwca 2021 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu z 26 maja 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.221.2021.4.LM (doręczone 27 maja 2021 r.), dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i następujące zdarzenie przyszłe:

… Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca, Spółka) jest częścią międzynarodowej grupy G… (dalej: Grupa) zajmującej się m.in. produkcją i dystrybucją produktów leczniczych.

Spółka posiada siedzibę na terytorium Polski i zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podlega na tym terytorium obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (bez względu na miejsce ich osiągania).

Wnioskodawca jest również czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT) w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o VAT i jest zarejestrowany na terytorium Polski dla celów podatku VAT.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi, których zakup dokumentowany jest fakturami lub innymi dokumentami (np. notami księgowymi, rachunkami, paragonami) otrzymanymi od dostawców/usługodawców (dalej: Dostawcy).

Wyżej wymienione towary i usługi mogą być nabywane bezpośrednio przez Spółkę lub w imieniu Spółki – przez jej pracowników (np. w trakcie podróży służbowych lub w toku wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników terenowych).

Co do zasady, towary i usługi nabywane przez Spółkę (lub jej pracowników) służą do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych na gruncie podatku VAT oraz ponoszone są w celu uzyskania przychodów lub zachowania/zabezpieczenia źródła przychodów w rozumieniu ustawy o podatku od osób prawnych. W związku z tym, co do zasady, Spółka uprawniona jest do traktowania ponoszonych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób prawnych oraz do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur (z pewnymi wyjątkami jakie wynikać mogą ze szczególnych okoliczności i / lub przepisów podatkowych).

Obecnie Wnioskodawca przechowuje i archiwizuje dokumenty księgowe (tj. faktury, faktury korygujące, noty księgowe, rachunki, paragony i inne - dalej: Dokumenty) potwierdzające ww. zakupy w ich oryginalnej wersji, tj.:

*   w formie elektronicznej – w przypadku dokumentów otrzymanych drogą elektroniczną,

*   w formie papierowej – w przypadku dokumentów otrzymanych w takiej formie.

Ze względu na skalę działalności Spółki, a co za tym idzie dużą ilość otrzymanych faktur, a także mając na uwadze konieczność zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do archiwizacji dokumentów papierowych – Spółka ponosi znaczne koszty administracyjne związane z obiegiem dokumentów w wersji papierowej.

W związku z powyższym tj. w celu:

*   obniżenia kosztów związanych z archiwizacją dokumentów w wersji papierowej; oraz

*   usprawnienia wdrażanego procesu przeniesienia aktywności obejmujących prowadzenie ksiąg rachunkowych do podmiotu powiązanego mającego siedzibę na terytorium innego kraju Unii Europejskiej – tj. do dedykowanego dla potrzeb Grupy finansowego centrum usług wspólnych (dalej: …); Spółka rozważa uproszczenie dotychczasowego procesu archiwizacji faktur zakupowych (i innych dokumentów księgowych dokumentujących zakup towarów i usług) poprzez rezygnację z przechowywania dokumentów w ich oryginalnej formie papierowej.

W efekcie, w realizowanym modelu (dalej: Model) dokumenty zakupowe, które będą otrzymywane od Dostawców w wersji papierowej, będą wprowadzane do dedykowanych systemów informatycznych używanych przez Spółkę, a następnie: archiwizowane i przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej (tj. w postaci skanów oryginalnych dokumentów). Po wprowadzeniu dokumentów do tych systemów informatycznych – oryginalne (papierowe) wersje dokumentów zostaną zniszczone.

W ramach Modelu występowały będą nieznaczne (opisane poniżej) różnice w sposobie postępowania z dokumentami – w zależności od charakteru konkretnej transakcji zakupu, tj. w odniesieniu do odbioru, przetwarzania i archiwizacji (i) faktur otrzymanych bezpośrednio od Dostawców oraz (ii) dokumentów dotyczących rozliczeń wydatków pracowniczych związanych z podróżami służbowymi/ponoszonymi w toku wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników terenowych.

(i) faktury otrzymane bezpośrednio od Dostawców

Faktury mogą być otrzymywane od Dostawców w wersji papierowej (w praktyce: pocztą) lub w elektronicznej (tj. pocztą elektroniczną).

*   Dokumenty otrzymane w wersji papierowej

Dokumenty wystawiane przez Dostawców w wersji papierowej będą odbierane przez pracowników właściwych działów Spółki zlokalizowanych w Polsce (najczęściej: pracowników działu rozrachunków z dostawcami lub działu odpowiedzialnego za dany wydatek). Po otrzymaniu Dokumentu, pracownicy Spółki w pierwszej kolejności naniosą na Dokument datę jego otrzymania, a następnie: zeskanują otrzymane Dokumenty za pomocą dedykowanego oprogramowania, zapewniając właściwą jakość zrealizowanego skanu, z zachowaniem autentyczności Dokumentu.

Zarówno w toku oceny jakości zeskanowanych dokumentów jak i podczas samego procesu skanowania niedozwolone (a jednocześnie: niemożliwe z faktycznego punktu widzenia) jest dokonywanie jakichkolwiek modyfikacji treści faktury (ani innych Dokumentów).

Zeskanowane wersje Dokumentów są przekazywane (za pośrednictwem poczty elektronicznej – na dedykowany do tych celów adres poczty elektronicznej przypisany do rozliczeń Spółki) do zespołu … odpowiedzialnego za ich umieszczenie w systemie elektronicznym (obecnie wykorzystywanym systemem jest (…)), w którym Dokumenty są archiwizowane (dalej: System Księgowy).

Okresowo (co do zasady: w okresach tygodniowych) zespół … otrzymywał będzie od Spółki (od osób odpowiedzialnych za skanowanie dokumentów) raport wskazujący wszystkie Dokumenty zeskanowane w danym okresie. Na podstawie ww. raportów przeprowadzana będzie weryfikacja poprawności archiwizacji faktur (Dokumentów) w Systemie Księgowym dokonywana przez zespół …. Po potwierdzeniu prawidłowej archiwizacji faktur w Systemie Księgowym przez zespół …, oryginalne (papierowe) wersje faktur nie będą już przechowywane przez Spółkę i zostaną zniszczone bezpośrednio w miejscu ich skanowania (tj. przez lokalnych pracowników Spółki odpowiedzialnych za ich skanowanie).

*   Dokumenty otrzymane w formacie elektronicznym

Faktury elektroniczne (w formacie pdf) będą otrzymywane na dedykowany do tych celów adres e-mail, bezpośrednio dostępny dla pracowników zespołu …, odpowiedzialnych za archiwizację takich Dokumentów w Systemie Księgowym.

(ii) Dokumenty dotyczące kosztów podróży służbowych pracowników

Wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników/ponoszone w toku wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników terenowych dokumentowane są fakturami lub innymi dokumentami księgowymi (np. paragonami / rachunkami). Ww. dokumenty otrzymywane są przez pracowników Spółki, którzy są odpowiedzialni za ich przekazanie (wprowadzenie) do dedykowanego systemu zarządzania wydatkami (obecnie wykorzystywany do tych celów system to (…)) (dalej: System Zarządzania Wydatkami). Dokumenty przesyłane są za pomocą urządzeń mobilnych, np. telefonów komórkowych (w postaci wysokiej jakości zdjęcia Dokumentu) lub w wersji zeskanowanej – każdorazowo z zachowaniem autentyczności Dokumentu.

W toku skanowania niedozwolone (a jednocześnie: niemożliwe z faktycznego punktu widzenia) jest dokonywanie jakichkolwiek modyfikacji treści Dokumentu.

Metadane dokonywanych skanów/zdjęć Dokumentów archiwizowane w Systemie Zarządzania Wydatkami zawierają informacje takie jak np. data wykonania fotografii, a tym samym także informacje potwierdzające, że obraz Dokumentu nie był modyfikowany.

Zgodność zeskanowanych obrazów/wykonanych zdjęć Dokumentów przekazywanych do Systemu Zarządzania Wydatkami z lokalnymi przepisami/wymogami weryfikowana jest przez dedykowany zespół – …(dalej: zespół …). Po pozytywnej weryfikacji (potwierdzeniu zgodności dokumentów z właściwymi wymogami), Dokumenty są zatwierdzane.

Po wprowadzeniu (przesłaniu) Dokumentu do Systemu Zarządzania Wydatkami oraz upewnieniu się, że wprowadzony Dokument jest wysokiej jakości i w pełni czytelny – oryginalne (papierowe) wersje Dokumentów nie będą już przechowywane i zostaną zniszczone bezpośrednio w miejscu ich skanowania (tj. przez odpowiednich pracowników odpowiedzialnych za ich skanowanie).

Spółka zamierza zastosować analogiczną procedurę archiwizacji również do dokumentów historycznych (tj. Dokumentów otrzymanych przez Spółkę w poprzednich okresach rozliczeniowych).

Mimo, że do przetwarzania powyższych typów Dokumentów wykorzystywane będą dwa różne systemy (tj. System Księgowy i System Zarządzania Wydatkami – łącznie zwane dalej: Systemami) – w każdym przypadku Systemy te nie tylko pozwalają na uproszczenie procesu obiegu zarządzania Dokumentami (poprzez ich cyfryzację), ale również zapewniają niezmienność i integralność treści wprowadzanych do nich dokumentów cyfrowych oraz umożliwiają spełnienie obowiązujących wymogów przechowywania (w tym w zakresie wymaganego okresu przechowywania).

Z chwilą wprowadzenia do Systemów Dokumentom przypisywane są unikalne numery referencyjne. Po ich wprowadzeniu do Systemów Dokumenty są odpowiednio księgowane na potrzeby lokalnej sprawozdawczości finansowej, a także na potrzeby rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych i podatku od towarów i usług.

Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów – od momentu ich otrzymania do upływu terminu przedawnienia odpowiadających im zobowiązań podatkowych.

W szczególności należy podkreślić, że w obu Systemach Dokumenty będą przechowywane na właściwym serwerze (który może znajdować się za granicą) w postaci nieedytowalnych plików (głównie w formacie pdf). Przechowywane Dokumenty będą w każdym przypadku zawierać (w swoich metadanych) informację o dacie ich stworzenia oraz potwierdzenie niezmienności Dokumentu.

Elektroniczne wersje faktur/innych Dokumentów przechowywanych przez Spółkę będą zawierały dokładnie taką samą treść, jak treść zawarta w ich oryginalnych wersjach – elektroniczna wersja Dokumentu będzie wiernie i czytelnie (skany będą odpowiedniej jakości) odzwierciedlać wersję papierową.

W szczególności, Dokumenty będą chronione przed nieuprawnionymi zmianami, a także przed uszkodzeniem lub zniszczeniem (w tym przed nieczytelnością Dokumentu w wyniku zatarcia jego elementów czy też jego wyblaknięcia, które mogłyby mieć miejsce w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej).

Ponieważ Dokumenty będą archiwizowane w formie nieedytowalnej, po ich wprowadzeniu do Systemów niemożliwe będzie dokonywanie jakichkolwiek zmian/modyfikacji ich zawartości.

Dostęp do Systemów, w których będą przechowywane Dokumenty, ograniczony będzie wyłącznie do osób uprawnionych (tj. do określonego kręgu osób, w tym przede wszystkim: wybranych pracowników Spółki oraz członków zespołów … i …).

Systemy umożliwiają przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz wyszukiwanie dokumentów według zadanych parametrów (np. po numerze dokumentu lub treści faktury), tak aby każdy z Dokumentów był łatwy do odszukania.

W każdym przypadku zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia faktur. W szczególności w odniesieniu do wszystkich faktur, które mają być archiwizowane w opisany sposób, możliwe będzie jednoznaczne wskazanie tożsamości osoby podmiotu dokonującego dostawy towarów/usługodawcy/wystawcy faktury oraz w powiązanie faktury z innymi dokumentami źródłowymi dotyczącymi danej dostawy / usługi (np. zamówienie, umowa itp.).

Wdrożony zostanie także odpowiedni proces kontroli biznesowej, mający na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu (między fakturą a dostawą towarów / świadczeniem usług) dla faktur – od momentu ich otrzymania do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Proces kontroli obejmował będzie przede wszystkim określoną ścieżkę akceptacji Dokumentów przechowywanych w Systemach, w tym:

1.  akceptację merytoryczną – dokonywaną przez osobę odpowiedzialną za złożenie zamówienia / zakup towarów lub usług;
2.  akceptację księgową – dokonywaną przez zespół … (sprawdzenie zgodności Dokumentów z wymogami formalnymi, weryfikacja traktowania wydatku dla celów księgowych i podatkowych);
3.  akceptację finansową – dokonywaną przez osoby uprawnione do akceptacji poniesionych wydatków. Cały proces – od złożenia zamówienia do momentu realizacji płatności (łącznie z ww. ścieżką akceptacji) – będzie jednocześnie łatwy do prześledzenia na podstawie informacji zawartych w Systemach.

Systemy zapewniają natychmiastowy dostęp do Dokumentów elektronicznych (w trybie on-line) w celu ich przeglądania, pobierania i drukowania. Umożliwi to m.in. zapewnienie natychmiastowego dostępu (on-line) do Dokumentów właściwym organom podatkowym/organom kontroli skarbowej (na ich żądanie) – w postaci elektronicznych plików źródłowych, umożliwiających ww. organom ich drukowanie, natychmiastowe pobieranie i przetwarzanie zawartych w nich danych. Na wniosek organu Dokumenty mogą być również przekazane w wersji papierowej – w postaci wydruków Dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej.

Dokumenty będą przechowywane w wersji elektronicznej przez okres wymagany odpowiednimi przepisami prawa, w tym: co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (tj. co najmniej przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku).

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, iż stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej i/lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej niezwłocznie udzieli tym podmiotom dostępu do faktur (oraz innych Dokumentów wskazanych we wniosku) w sposób umożliwiający ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych – również w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium Polski.

Jak wskazano we wniosku, Spółka do archiwizacji i przechowywania faktur wykorzystuje Systemy (tj. System Księgowy i System Zarządzania Wydatkami), które umożliwiają niezwłoczny dostęp do Dokumentów w wersji elektronicznej (w trybie on-line). Wnioskodawca potwierdza, że wykorzystanie ww. Systemów umożliwia zarówno przeglądanie, jak i drukowanie Dokumentów (w tym faktur), ich pobieranie oraz przetwarzanie zawartych w nich danych – a na zgłoszone przez ww. organy żądanie, przyznany im zostanie dostęp do Dokumentów w wymaganym przepisami zakresie.

Biorąc pod uwagę powyższe, Wnioskodawca potwierdza, że wymóg dotyczący umożliwienia właściwym organom dostępu do faktur, a tym samym bezzwłoczny ich pobór, jak i przetwarzanie danych w nich zawartych zostanie spełniony w wymaganym zakresie.

Wnioskodawca potwierdza również, iż stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium Polski zapewni organom wymienionym w tym przepisie (tj. naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej oraz Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej) za pomocą środków elektronicznych, pełny i ciągły dostęp do faktur, w formie on-line.

Spółka udzieli ww. dostępu na żądanie właściwego organu (wymienionego powyżej), za pośrednictwem wykorzystywanych Systemów, które – jak wskazano we Wniosku – umożliwiają niezwłoczny, pełny i ciągły dostęp do faktur (i innych Dokumentów wymienionych we Wniosku) w wersji elektronicznej (w trybie on-line).

Zatem, Wnioskodawca potwierdza, że wymóg dotyczący umożliwienia właściwym organom dostępu do faktur w formie on-line, zostanie spełniony w wymaganym zakresie.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym:

1.  Opisany we wniosku sposób archiwizacji i przechowywania Dokumentów jest zgodny z przepisami art. 112 i art. 112a ustawy o VAT, a w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur?
2.  Przy zastosowaniu opisanego we wniosku elektronicznego sposobu archiwizacji oraz przechowywania Dokumentów Spółce przysługiwało będzie prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych w opisany sposób na zasadach ogólnych, tj. przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT (w szczególności jeśli nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie zostały wyliczone w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą)?

Zdaniem Wnioskodawcy:

W ocenie Wnioskodawcy prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym:

1.  Opisany we wniosku sposób archiwizacji i przechowywania Dokumentów jest zgodny z przepisami art. 112 i art. 112a ustawy o VAT, a w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.
2.  Przy zastosowaniu opisanego we wniosku elektronicznego sposobu archiwizacji oraz przechowywania Dokumentów Spółce przysługiwało będzie prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych w opisany sposób, na zasadach ogólnych, tj. przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT (w szczególności jeśli nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie zostały wymienione w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą).

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (z pewnymi wyjątkami określonymi w ustawie).

Na podstawie art. 112a ustawy o VAT, dokumenty powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

O ile co do zasady, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski obowiązani są do przechowywania faktur na tym terytorium – niemniej przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur poza terytorium kraju, jeśli dokumenty takie przechowywane są w formie elektronicznej w sposób umożliwiający właściwym organom dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zobowiązani są jednocześnie do zapewnienia ww. organom (na ich żądanie) bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również ich bezzwłocznego poboru i przetwarzania zawartych w nich danych.

Należy zauważyć, że przepisy ustawy o VAT nie zawierają jednocześnie żadnych postanowień, które odnosiłyby się wprost do możliwości (lub jej braku) przechowywania dokumentów wyłącznie w formie cyfrowych skanów oryginalnych dokumentów. W szczególności, obowiązujące przepisy nie przewidują żadnej zastrzeżonej formy, w jakiej dokumenty powinny być przechowywane – nie wynika z nich m.in. obowiązek przechowywania faktur w postaci, w której zostały one pierwotnie wystawione i otrzymane (tj. w oryginalnej postaci).

W świetle powyższego, należy uznać, że ustawa o VAT nie wyklucza możliwości przechowywania faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej wyłącznie w wersji elektronicznej (w tym w formie skanów oryginalnych dokumentów) – o ile spełnione zostaną określone w ustawie (i cytowane powyżej) wymogi dotyczące zasad archiwizowania dokumentów, wymienione w art. 112 i art. 112a ustawy o VAT.

Tym samym, biorąc pod uwagę brzmienie ww. przepisów ustawy o VAT, należy uznać, że dopuszczalny jest każdy sposób przechowywania faktur, o ile spełniał on będzie łącznie następujące warunki:

1.  faktury przechowywane będą co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe;
3.  faktury przechowywane będą w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;
4.  zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
5.  faktury przechowywane będą w sposób umożliwiający właściwym organom bezzwłoczny dostęp on-line do tych faktur, w tym ich pobór oraz przetwarzanie zawartych w nich danych.

W ocenie Spółki, w odniesieniu do Modelu archiwizacji Dokumentów opisanego w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym – wszystkie wskazane powyżej warunki należy uznać za spełnione (jak wyjaśniono szczegółowo poniżej).

Ad a) faktury przechowywane będą co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej (na właściwych serwerach) co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (tj. co najmniej przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku).

Warto też podkreślić, że jak wynika z dotychczasowej praktyki Spółki oraz w świetle dostępnych możliwości systemowych, w praktyce dokumenty przechowywane są w wersji elektronicznej dłużej niż wymagany (minimalny) okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle powyższego, należy uznać, że warunek dotyczący okresu przechowywania Dokumentów zostanie w analizowanych okolicznościach spełniony.

Ad b) faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe

W ramach rozważanego Modelu, faktury przechowywane będą w Systemach (w wersji elektronicznej) w podziale na okresy rozliczeniowe. Możliwe będzie w praktyce uzyskanie wglądu do faktur z określonego (wybranego) okresu rozliczeniowego.

W tym kontekście, zdaniem Spółki, warunek przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe będzie w analizowanych okolicznościach spełniony.

Ad c) faktury przechowywane będą w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie

Każdy Dokument archiwizowany w Systemach posiadał będzie przypisany do niego numer referencyjny, na podstawie którego możliwe będzie szybkie jego odszukanie.

Jednocześnie, jak wyjaśniono w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, Systemy umożliwiają wyszukiwanie dokumentów według zadanych (określonych) parametrów/kryteriów – w tym nie tylko po numerze dokumentu, ale też według innych informacji określonych w treści faktury, a także wg danych okresów rozliczeniowych.

Ze względu na ww. funkcjonalność, możliwe jest łatwe odszukanie zarówno konkretnego dokumentu (faktury) jak i innych, powiązanych z nim dokumentów źródłowych.

Tym samym, również warunek odnoszący się do przechowywania dokumentów w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie należy uznać za spełniony.

Ad. d) zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak wynika z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści faktury, na podstawie art. 106m ust. 3 ustawy o VAT oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Ustawa o VAT nie odnosi się wprost do rozumienia pojęcia „czytelności faktury”, zatem odnieść się należy w tym zakresie do potocznego rozumienia tego pojęcia, zgodnie z którym „czytelny” oznacza «łatwy do odczytania», «zrozumiały» (słownik języka polskiego, sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny).

W powyższym rozumieniu, czytelność faktury oznacza zatem możliwość zrozumiałego odczytania danych zawartych na fakturze.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 i 4 ustawy o VAT, to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, i może je zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (brak jest jakichkolwiek dalszych wytycznych w tym zakresie, poza przykładowymi metodami, z których można skorzystać w odniesieniu do faktur elektronicznych).

W świetle powyższego należy zauważyć, że w analizowanych okolicznościach Dokumenty zostaną wprowadzone do Systemów w postaci skanów/zdjęć dokumentów oryginalnych i archiwizowane będą w formie nieedytowalnych plików (niemożliwe będzie dokonanie jakichkolwiek zmian ich zawartości), których metadane zawierały będą informacje potwierdzające brak późniejszych modyfikacji wprowadzonych do Systemu Dokumentów. W konsekwencji, zagwarantowana zostanie niezmienność Dokumentów i integralność ich treści.

Archiwizowane Dokumenty stanowiły będą dokładne odwzorowanie dokumentów pierwotnych i nie będą pozostawiały wątpliwości odnośnie do tożsamości Dostawcy/wystawcy Dokumentu (zapewniona zostanie autentyczność ich pochodzenia). Prawidłowość danych Dostawcy będzie również w praktyce przedmiotem weryfikacji na potrzeby procesu akceptacji faktury (w tym: akceptacji merytorycznej i księgowej).

Dokumenty wprowadzane będą w formie plików wysokiej jakości (przy wykorzystaniu urządzeń umożliwiających zachowanie takiej jakości), a jakość odczytu (czytelność) Dokumentów wprowadzanych do systemu będzie każdorazowo weryfikowana przed zniszczeniem papierowej wersji dokumentu. W konsekwencji, w stosunku do Dokumentów przechowywanych w Systemach zapewniona będzie czytelność ich treści.

Dostęp do archiwizowanych Dokumentów będą miały wyłącznie określone osoby upoważnione (ograniczony krąg osób autoryzowanych).

Jak opisywano w stanie faktycznym, Spółka wdroży również właściwy proces kontroli biznesowej, umożliwiający ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów/świadczeniem usług. Dzięki możliwościom systemowym, Spółka będzie w stanie łatwo powiązać fakturę z innymi dokumentami źródłowymi dotyczącymi danej dostawy/usługi, ustalić jej szczegółowy zakres oraz warunki realizacji/przebieg transakcji jak również prześledzić właściwy proces akceptacji.

W świetle powyższego, również wymóg zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania będzie w ocenie Wnioskodawcy spełniony.

Ad. e) faktury przechowywane będą w sposób umożliwiający właściwym organom bezzwłoczny dostęp on-line do tych faktur, w tym ich pobór oraz przetwarzanie zawartych w nich danych Spółka pragnie podkreślić, że wykorzystywane Systemy umożliwiały będą niezwłoczny dostęp do Dokumentów w wersji elektronicznej (w trybie on-line) – możliwe będzie zarówno ich przeglądanie, jak i drukowanie, pobieranie oraz przetwarzanie zawartych w nich danych. Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego: możliwe będzie także zapewnienie natychmiastowego dostępu do Dokumentów (w ww. zakresie) właściwym organom – na zgłoszone przez te organy żądanie.

Biorąc pod uwagę powyższe, Wnioskodawca jest zdania, że również wymóg dotyczący umożliwienia właściwym organom dostępu do faktur zostanie spełniony w wymaganym zakresie.

Końcowo, Spółka pragnie zaznaczyć, że pogląd zgodnie z którym przechowywanie faktur wyłącznie w wersji elektronicznej (w tym w formie skanów dokumentów wystawionych pierwotnie w wersji papierowej) spełnia warunki określone w ustawie o VAT wielokrotnie znajdował potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe, w tym m.in. w:

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 lutego 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.758.2020.2.KK;

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 czerwca 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-2.4012.154.2020.2.PM;

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 maja 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.25.2020.3.PJ;

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 grudnia 2019 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.436.2019.2.MAZ.

Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy należy uznać, że opisany we wniosku sposób archiwizacji i przechowywania Dokumentów jest zgodny z przepisami art. 112 i art. 112a ustawy o VAT, a w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Uzasadnienie stanowiska w zakresie pytania nr 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem sytuacji szczególnych określonych w ustawie).

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi, co do zasady, suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Dodatkowo, art. 88 ustawy o VAT zawiera katalog towarów i usług, w stosunku do których nie stosuje się obniżenia podatku VAT należnego.

W konsekwencji, prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego uzależnione jest w praktyce od łącznego spełnienia następujących warunków:

*   posiadanie przez podatnika faktury VAT dokumentującej zakup towarów/usług;

*   wykorzystywanie przez podatnika nabywanych towarów/usług do wykonywania czynności opodatkowanych; oraz

*   niezaistnienie przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy, w przypadku których prawo do odliczenia VAT naliczonego nie przysługuje.

Należy tym samym podkreślić, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest w żaden sposób uzależnione ani od rodzaju faktury dokumentującej daną transakcję (tj. czy mamy do czynienia z fakturą wystawioną w wersji papierowej czy elektronicznej), ani też od formy w jakiej podatnik przechowuje/archiwizuje Dokumenty.

W szczególności, w przepisach ustawy o VAT brak jest podstaw, aby odmówić podatnikowi prawa do odliczenia w przypadku udokumentowania dostawy towarów/świadczenia usług fakturą elektroniczną, czy też w okolicznościach, w których faktura zakupowa otrzymana jest co prawda w formie papierowej, natomiast jest następnie przechowywana przez podatnika wyłącznie w wersji elektronicznej (jako skan pierwotnego dokumentu).

W konsekwencji powyższego, w opinii Wnioskodawcy, tak długo jak w odniesieniu do określonych wydatków dokumentowanych otrzymywanymi fakturami VAT spełnione będą standardowe warunki ich odliczalności wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz nie zaistnieją przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy o VAT – Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego z Dokumentów otrzymanych archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Podejście takie będzie miało zastosowanie również w odniesieniu do faktur otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej a przechowywanych/archiwizowanych wyłącznie w wersji elektronicznej (tj. jako skany dokumentów oryginalnych). Bez wpływu na powyższe pozostaje, zdaniem Wnioskodawcy, okoliczność zniszczenia przez Spółkę papierowych wersji Dokumentów otrzymanych przez Spółkę (po ich wprowadzeniu do Systemów w sposób opisany we wniosku).

Przedstawione wyżej stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych. Przykładowo, analogiczne stanowisko zostało zaprezentowane w:

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 stycznia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.660.2020.2.KP;

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 6 grudnia 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.577.2018.2.JF;

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.102.2018.3.PK;

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 27 czerwca 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.311.2018.2.ASZ.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, przy zastosowaniu opisanego we wniosku elektronicznego sposobu archiwizacji oraz przechowywania Dokumentów Spółce przysługiwało będzie prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych w opisany sposób, na zasadach ogólnych, tj. przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT (w szczególności jeśli nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie zostały wymienione w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jaki wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest częścią międzynarodowej Grupy zajmującej się m.in. produkcją i dystrybucją produktów leczniczych. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o VAT i jest zarejestrowany na terytorium Polski dla celów podatku VAT.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi, których zakup dokumentowany jest fakturami lub innymi dokumentami (np. notami księgowymi, rachunkami, paragonami) otrzymanymi od dostawców/usługodawców.

Wyżej wymienione towary i usługi mogą być nabywane bezpośrednio przez Spółkę lub w imieniu Spółki – przez jej pracowników (np. w trakcie podróży służbowych lub w toku wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników terenowych).

Co do zasady, towary i usługi nabywane przez Spółkę (lub jej pracowników) służą do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych na gruncie podatku VAT. Obecnie Wnioskodawca przechowuje i archiwizuje dokumenty księgowe (tj. faktury, faktury korygujące, noty księgowe, rachunki, paragony i inne - dalej: Dokumenty) potwierdzające ww. zakupy w ich oryginalnej wersji, tj.:

*   w formie elektronicznej – w przypadku dokumentów otrzymanych drogą elektroniczną,

*   w formie papierowej – w przypadku dokumentów otrzymanych w takiej formie.

Spółka rozważa uproszczenie dotychczasowego procesu archiwizacji faktur zakupowych (i innych dokumentów księgowych dokumentujących zakup towarów i usług) poprzez rezygnację z przechowywania dokumentów w ich oryginalnej formie papierowej.

W efekcie, w realizowanym Modelu dokumenty zakupowe, które będą otrzymywane od Dostawców w wersji papierowej, będą wprowadzane do dedykowanych systemów informatycznych używanych przez Spółkę, a następnie: archiwizowane i przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej (tj. w postaci skanów oryginalnych dokumentów). Po wprowadzeniu dokumentów do tych systemów informatycznych – oryginalne (papierowe) wersje dokumentów zostaną zniszczone.

Faktury i dokumenty z nimi zrównane wystawiane przez Dostawców w wersji papierowej będą odbierane przez pracowników właściwych działów Spółki zlokalizowanych w Polsce. Po otrzymaniu faktury, pracownicy Spółki w pierwszej kolejności naniosą na nią datę otrzymania, a następnie zeskanują otrzymane faktury za pomocą dedykowanego oprogramowania, zapewniając właściwą jakość zrealizowanego skanu, z zachowaniem jej autentyczności.

Zarówno w toku oceny jakości zeskanowanych dokumentów jak i podczas samego procesu skanowania niedozwolone (a jednocześnie: niemożliwe z faktycznego punktu widzenia) jest dokonywanie jakichkolwiek modyfikacji treści faktury.

Zeskanowane wersje faktur są przekazywane (za pośrednictwem poczty elektronicznej – na dedykowany do tych celów adres poczty elektronicznej przypisany do rozliczeń Spółki). Po potwierdzeniu prawidłowej archiwizacji faktur w Systemie Księgowym przez zespół …, oryginalne (papierowe) wersje faktur nie będą już przechowywane przez Spółkę i zostaną zniszczone.

Natomiast faktury elektroniczne (w formacie pdf) będą otrzymywane na dedykowany do tych celów adres e-mail, bezpośrednio dostępny dla pracowników zespołu …, odpowiedzialnych za archiwizację takich Dokumentów w Systemie Księgowym.

Wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników/ponoszone w toku wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników terenowych dokumentowane są fakturami lub innymi dokumentami księgowymi (np. paragonami / rachunkami). Dokumenty te otrzymywane są przez pracowników Spółki, którzy są odpowiedzialni za ich przekazanie (wprowadzenie) do dedykowanego Systemu Zarządzania Wydatkami. Faktury i dokumenty z nimi zrównane przesyłane są za pomocą urządzeń mobilnych, w postaci wysokiej jakości zdjęcia Dokumentu lub w wersji zeskanowanej – każdorazowo z zachowaniem autentyczności Dokumentu.

W toku skanowania niedozwolone (a jednocześnie: niemożliwe z faktycznego punktu widzenia) jest dokonywanie jakichkolwiek modyfikacji treści faktur. Wszystkie faktury i dokumenty z nimi zrównane po wprowadzeniu i odpowiedniej weryfikacji zostaną zniszczone.

Spółka zamierza zastosować analogiczną procedurę archiwizacji również do dokumentów historycznych (tj. Faktur otrzymanych przez Spółkę w poprzednich okresach rozliczeniowych).

Z chwilą wprowadzenia do Systemów fakturom przypisywane są unikalne numery referencyjne. Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur i dokumentów zrównanych z nimi – od momentu ich otrzymania do upływu terminu przedawnienia odpowiadających im zobowiązań podatkowych. Ponieważ faktury będą archiwizowane w formie nieedytowalnej, po ich wprowadzeniu do Systemów niemożliwe będzie dokonywanie jakichkolwiek zmian/modyfikacji ich zawartości. Systemy umożliwiają przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz wyszukiwanie dokumentów według zadanych parametrów (np. po numerze dokumentu lub treści faktury), tak aby wszystkie faktury i dokumenty z nimi zrównane były łatwe do odszukania.

W każdym przypadku zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia faktur. W szczególności w odniesieniu do wszystkich faktur, które mają być archiwizowane w opisany sposób, możliwe będzie jednoznaczne wskazanie tożsamości osoby podmiotu dokonującego dostawy towarów/usługodawcy/wystawcy faktury oraz powiązanie faktury z innymi dokumentami źródłowymi dotyczącymi danej dostawy / usługi (np. zamówienie, umowa itp.).

Wdrożony zostanie także odpowiedni proces kontroli biznesowej, mający na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu (między fakturą a dostawą towarów / świadczeniem usług) dla faktur – od momentu ich otrzymania do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Systemy zapewniają natychmiastowy dostęp do faktur elektronicznych (w trybie on-line) w celu ich przeglądania, pobierania i drukowania. Umożliwi to m.in. zapewnienie natychmiastowego dostępu (on-line) właściwym organom podatkowym/organom kontroli skarbowej (na ich żądanie) – w postaci elektronicznych plików źródłowych, umożliwiających ww. organom ich drukowanie, natychmiastowe pobieranie i przetwarzanie zawartych w nich danych. Na wniosek organu Faktury mogą być również przekazane w wersji papierowej – w postaci wydruków Dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej.

Faktury będą przechowywane w wersji elektronicznej przez okres wymagany odpowiednimi przepisami prawa, w tym: co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (tj. co najmniej przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku).

W tak przedstawionym opisie sprawy wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii czy sposób archiwizacji i przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z nimi jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 i art. 112a ustawy o VAT, oraz czy Spółce przysługiwało będzie prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych w opisany sposób na zasadach ogólnych.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca zarchiwizowane faktury będą mogły być udostępnione do wglądu uprawnionym osobom w dowolnym momencie. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych. Na żądanie organu podatkowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych faktur, a także ich pobór i odczyt danych w nich zawartych. Również w odniesieniu do faktur przechowywanych poza granicami kraju Spółka zapewni odpowiednim organom dostęp on-line do tych faktur. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.

Jak z wniosku wynika, w odniesieniu do wydatków udokumentowanych fakturami Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wszystkie faktury zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Po otrzymaniu faktury, pracownicy Spółki w pierwszej kolejności będą nanosić na Dokument datę jego otrzymania, a następnie skanować otrzymane faktury za pomocą dedykowanego oprogramowania, zapewniając właściwą jakość zrealizowanego skanu, z zachowaniem autentyczności faktury. Zeskanowane wersje faktur i dokumentów zrównanych z nimi są przekazywane na dedykowany adres poczty elektronicznej przypisany do rozliczeń Spółki do zespołu odpowiedzialnego za ich umieszczenie w systemie elektronicznym, w którym Dokumenty te są archiwizowane (System Księgowy). Natomiast dokumenty dotyczące kosztów podróży służbowych pracowników otrzymywane są przez pracowników Spółki, którzy są odpowiedzialni za ich przekazanie do dedykowanego Systemu Zarządzania Wydatkami. Faktury i dokumenty zrównane z nimi przesyłane są za pomocą urządzeń mobilnych, np. telefonów komórkowych (w postaci wysokiej jakości zdjęcia Dokumentu) lub w wersji zeskanowanej –z zachowaniem ich autentyczności. Zarówno w toku oceny jakości zeskanowanych dokumentów jak i podczas samego procesu skanowania niedozwolone jest dokonywanie jakichkolwiek modyfikacji treści faktury. Po potwierdzeniu prawidłowej archiwizacji faktur w Systemie Księgowym oraz po wprowadzeniu faktur i dokumentów zrównanych z nimi do Systemu Zarządzania Wydatkami oryginalne wersje faktur nie będą już przechowywane przez Spółkę i zostaną zniszczone.

Sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej, pozwala na szybkie odnalezienie konkretnej faktury. W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność). Wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Ponadto Spółka w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych faktur, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych.

Zatem opisane okoliczności sprawy wskazują na zastosowanie przez Wnioskodawcę kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Tym samym należy stwierdzić, że Wnioskodawca określił sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Należy wskazać, że przepis art. 112 ustawy zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT, podczas gdy ustawodawca w art. 112a ust. 1 ustawy uregulował sposób, w jaki należy przechowywać wyłącznie faktury będące podstawowym dokumentem rozliczenia podatku od towarów i usług przez podatnika tego podatku. Jak wcześniej wskazano przez fakturę, zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Oznacza to, że regulacje ustawy o podatku od towarów i usług odnoszą się wyłącznie do sposobu przechowywania faktur. Jednakże nie ma przeciwskazań do przechowywania pozostałych dokumentów wymienionych we wniosku w tożsamy sposób jak faktury.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z kolei, zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 2 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi w przypadku importu towarów - kwota podatku:

1.  wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,
2.  należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,
3.  wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1.  (uchylona),
2.  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
3.  usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z opisem sprawy, Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane fakturami wykorzystywane do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. Ponadto jak wynika z przedstawionego pytania wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości skorzystania z prawa do odliczenia z faktur zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT (w szczególności jeśli nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie zostały wyliczone w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, a nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zatem należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Wnioskodawcy prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej faktur i dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów wymienionych we wniosku. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

Zaznaczenia wymaga, że niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego i stanu faktycznego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym, w zakresie zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę - stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w …, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.