Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-302/14/PC
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2014-06-17
Teza: Czy Wnioskodawca będzie mógł kwotę zwróconych pracownikom wydatków z tytułu opłat za przejazd płatnymi odcinkami autostrady oraz opłat parkingowych zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Czy zwrot wydatków następuje w ramach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez podatnika, czy też należy go traktować jako dodatkowy wydatek związany z podróżą służbową?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu; kilometrówka; samochód
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z 7 marca 2014 r. (data wpływu do tut. Biura 11 marca 2014 r.), uzupełnionym 2 czerwca 2014 r., o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwracanych pracownikowi wydatków za parking oraz przejazd autostradą w związku z odbytą podróżą służbową poza limitem wynikającym z ewidencji przebiegu pojazdu - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 11 marca 2014 r. wpłynął do tut. Biura wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwracanych pracownikowi wydatków za parking oraz przejazd autostradą w związku z odbytą podróżą służbową poza limitem wynikającym z ewidencji przebiegu pojazdu. Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 23 maja 2014 r. Znak: IBPBI/2/423-302/14/PC, wezwano do ich uzupełnienia. Uzupełnienia wniosku dokonano 2 czerwca 2014 r.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

W Spółce w ramach prowadzonej działalności zachodzi konieczność odbywania przez pracowników podróży służbowych np.: dla odbycia szkolenia, przeprowadzenia rozmów handlowych itp. Podróże służbowe często realizowane są z wykorzystaniem prywatnych samochodów należących do pracowników, na podstawie zawartych przez nich umów. Spółka zwraca pracownikom koszty związane z eksploatacją samochodu w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.)

Dojazd autostradami znacznie skraca czas podróży, co zapewnia szybszą realizację służbowego zadania. Ponadto często zachodzi konieczność opłacenia postoju w związku z brakiem bezpłatnych parkingów w pobliżu.

W związku z powyższym, Spółka zwraca pracownikom również wydatki poniesione z tytułu opłaty za parking oraz przejazd płatnymi odcinkami autostrad.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca będzie mógł kwotę zwróconych pracownikom wydatków z tytułu opłat za przejazd płatnymi odcinkami autostrady oraz opłat parkingowych zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Czy zwrot wydatków następuje w ramach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez podatnika, czy też należy go traktować jako dodatkowy wydatek związany z podróżą służbową?

Zdaniem Wnioskodawcy, kwoty zwróconych pracownikom wydatków z tytułu opłat za przejazd płatnymi odcinkami autostrady oraz opłat parkingowych, na podstawie właściwie udokumentowanych dowodów, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, gdyż związane są one z wykonywaniem przez pracownika zadania służbowego przy użyciu własnego pojazdu.

W uzupełnieniu wniosku Spółka ponadto wskazała, że wydatki związane z autostradami oraz parkingami są dodatkowymi wydatkami ponoszonymi w związku z podróżą służbową i nie powinny być wliczane w limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdów. Limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdów zdaniem Spółki służy jako zwrot kosztów paliwa oraz zużycia samochodu używanego podczas podróży służbowej.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z jego funkcjonowaniem, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie mogą jednak zostać uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Podsumowując, kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że w Spółce w ramach prowadzonej działalności zachodzi konieczność odbywania przez pracowników podróży służbowych np.: dla odbycia szkolenia, przeprowadzenia rozmów handlowych itp. Podróże służbowe często realizowane są z wykorzystaniem prywatnych samochodów należących do pracowników, na podstawie zawartych przez nich umów. Spółka zwraca pracownikom koszty związane z eksploatacją samochodu w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.). Dojazd autostradami znacznie skraca czas podróży, co zapewnia szybszą realizację służbowego zadania. Ponadto często zachodzi konieczność opłacenia postoju w związku z brakiem bezpłatnych parkingów w pobliżu. W związku z powyższym, Spółka zwraca pracownikom również wydatki poniesione z tytułu opłaty za parking oraz przejazd płatnymi odcinkami autostrad.

W tym miejscu należy stwierdzić, że wydatki związane z użytkowanymi w prowadzonej działalności gospodarczej samochodami osobowymi stanowią koszt uzyskania przychodów. Niemniej jednak przepisy zawierają w tej kwestii kilka ograniczeń. W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych dotyczą one m.in. kosztów używania samochodów niebędących własnością podatnika.

Ograniczenie wynika m.in. z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Ilekroć w ust. 1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 ww. ustawy).

Ww. przepis ogranicza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych ze zwrotem pracownikom kosztów użytkowania samochodów osobowych na potrzeby pracodawcy. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu tych wydatków, wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów faktycznego przebiegu i stawki za jeden kilometr. Zaliczenie ww. wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest ponadto uwarunkowane prowadzeniem przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu.

Sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z jego treścią, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Z powyższego przepisu wynika więc, że warunkiem zaliczenia wydatków z tytułu kosztów używania samochodów niestanowiących składników majątku podatnika do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. Brak tej ewidencji lub też jej prowadzenie w sposób niespełniający ww. wymogów powoduje, iż wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego, niestanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie mogą zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów, pomimo iż wydatki te spełniają przesłanki wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W przedstawionym opisie sprawy, w celu dokonania prawidłowej kwalifikacji ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów kluczowe znaczenie ma ustalenie co mieści się w zakresie pojęcia „koszty używania” samochodu.

W związku z tym, że ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia „wydatków z tytułu używania” odwołać należy się do Słownika Języka Polskiego, w którym przez wydatek należy rozumieć „sumę, która ma być wydana albo sumę wydaną na coś”, natomiast „używać” oznacza „stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek” (zob. Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, str. 1200, 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy.

Przytoczony wyżej przepis art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych limituje podatkowe rozliczenie wydatków z tytułu używania przez pracowników samochodów na potrzeby podatnika. Ustawodawca pojęciem „używania samochodów” objął wszelkie wydatki związane z odbywaniem podróży tym środkiem transportu, a nie tylko wskazywane przez Spółkę koszty „zwrot kosztów paliwa oraz zużycia samochodu używanego podczas podróży służbowej”. Koszty używania pojazdu są bowiem pojęciem znacznie szerszym niż eksploatacja pojazdu (Wyrok WSA w Gliwicach z 24 października 2012 r., sygn. akt I SA/G1 289/12). Do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego własności podatnika zaliczać niewątpliwie należy wszystkie wydatki eksploatacyjne odnoszące się do samochodu jak również inne koszty używania samochodu ponoszone w trakcie odbywania podróży służbowej, a więc również wskazane we wniosku wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi.

Skoro wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi stanowią wydatki z tytułu używania samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej, to podatnik będzie zobowiązany uwzględniać je w ewidencji przebiegu tego pojazdu i rozliczać w ramach wynikającego z niej limitu.

Opłata za autostradę czy parking wiąże się nierozerwalnie z używaniem samochodu, a zatem objęta jest limitem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie może być zaliczona do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych określonych w art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Reasumując, Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom udokumentowane wydatki z tytułu opłat za przejazd płatnymi autostradami oraz opłat parkingowych, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, w granicach wynikającego z niej limitu (art. 16 ust. 1 pkt 30 w zw. z art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Stanowisko Spółki, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwracanych pracownikowi wydatków za parking oraz przejazd autostradą w związku z odbytą podróżą służbową poza limitem wynikającym z ewidencji przebiegu pojazdu, należy uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j. Dz.U. z dnia 14 marca 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.