Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB2/415-344/11-2/MK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-06-30
Teza: Obowiązki płatnika w sytuacji zwrotu przez pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy przez przedstawicieli handlowych.
Słowa kluczowe: koszt-koszty uzyskania przychodów; przedstawiciel-przedstawiciel handlowy; przychód; umowa-umowa o pracę
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 12

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 15.04.2011 r. (data wpływu 18.04.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w sytuacji zwrotu przez pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy przez przedstawicieli handlowych – jest:

**nieprawidłowe** - w części dotyczącej zwrotu kosztów noclegu,

**prawidłowe** \- w części dotyczącej zwrotu kosztów za paliwo, opłat przejazdowych i parkingowych za przejazd samochodem będącym własnością Spółki do wykonywania określonych czynności (zadań służbowych).

UZASADNIENIE

W dniu 18.04.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w sytuacji zwrotu przez pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy przez przedstawicieli handlowych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka na podstawie umowy o pracę zatrudni przedstawicieli handlowych wskazując jako miejsce wykonywania pracy obszar kilku województw. W związku z charakterem pracy nieuniknione będą stałe wizyty, przejazdy oraz spotkania z aktualnymi i przyszłymi klientami. Wykonywanie obowiązków służbowych przez ww. pracowników w miejscu pracy wskazanym w umowie o pracę, spółka nie będzie traktować jako podróży służbowych w rozumieniu kodeksu pracy i w związku z tym nie będzie wypłacać diet.

Przedstawiciele handlowi podczas świadczenia pracy ponosić będą wydatki niezbędne dla prawidłowego wywiązywania się z zakresu powierzonych im obowiązków. Wydatki te będą głównie dotyczyć kosztów noclegów w trasie, paliwa do samochodu służbowego, czy też opłat przejazdowych i parkingowych. Wydatki ponoszone w związku z wykonywaniem pracy będą potwierdzane fakturami wystawianymi na spółkę, jako na nabywcę lub paragonami. Po przedłożeniu ww. dokumentów księgowych i na ich podstawie spółka będzie dokonywać pracownikom zwrotu równowartości poniesionych wydatków.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy zwrot przedstawicielom handlowym wydatków poniesionych przez nich w związku z wykonywaniem pracy spółka powinna traktować jako przychód ze stosunku pracy oraz pobierać i odprowadzać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?
2.  Czy wydatki poniesione przez przedstawicieli handlowych związane z wyjazdami, których konieczność wynika z ich obowiązków z racji zatrudnienia, będą stanowić dla spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Odpowiedź na pytanie Nr 1 stanowi przedmiot interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych. Odpowiedź na pytanie Nr 2 w przedmiocie przepisów prawa podatkowego dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych została udzielona w odrębnej interpretacji indywidualnej z dnia 17.05.2011 r. Nr IPPB5/423-374/11-2/RS.

Stanowisko Wnioskodawcy

Ad. 1.

Zdaniem Spółki, nieodłącznym elementem wykonywania pracy przez przedstawicieli handlowych w miejscu pracy określonym w umowie o pracę będą wskazane powyżej wyjazdy, przejazdy i noclegi. W ramach wykonywania swoich obowiązków pracownicy będą ponosić koszty, takie jak np. zakup paliwa do samochodu służbowego, noclegi w trasie, opłaty parkingowe, opłaty za autostradę. Zwrot tych kosztów nie będzie stanowić dla pracowników żadnego dodatkowego przysporzenia, a będzie jedynie refinansowaniem wydatków poniesionych przez pracowników w imieniu i na rzecz pracodawcy – wobec powyższego nie będą stanowić przychodu ze stosunku pracy oraz tym samym nie będą podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe w części dotyczącej zwrotu kosztów noclegu, natomiast w części dotyczącej zwrotu kosztów za paliwo, opłat przejazdowych i parkingowych za przejazd samochodem będącym własnością Spółki do wykonywania określonych czynności (zadań służbowych) za prawidłowe.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ww. ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Wyrazem jej praktycznej realizacji jest art. 11 ust. 1 ww. ustawy, z którego treści wynika, że przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne - to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu - przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do treści art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Mając na uwadze wyżej przywołane uregulowania prawne należy zaznaczyć, że przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa „w szczególności” co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Stosownie do art. 31 cytowanej ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka rozważa zatrudnienie przedstawicieli handlowych na podstawie umowy o pracę, w której jako miejsce świadczenia pracy będzie wskazany obszar kilku województw. Tego typu zapis będzie się wiązał z faktem, że osoby te będą w sposób stały świadczyły pracę poza siedzibą Spółki, a wyjazdów związanych z wykonywaniem pracy na obszarze kilku województw, w przypadku tych pracowników, w świetle przepisów prawa pracy Spółka nie będzie traktowała jako podróży służbowej (delegacji). Przedstawiciele handlowi podczas świadczenia pracy ponosić będą wydatki niezbędne dla prawidłowego wywiązywania się z zakresu powierzonych im obowiązków. Wydatki te będą głównie dotyczyć kosztów noclegów w trasie, paliwa do samochodu służbowego, czy też opłat przejazdowych i parkingowych. Wydatki ponoszone w związku z wykonywaniem pracy będą potwierdzane fakturami wystawianymi na spółkę, jako na nabywcę lub paragonami. Po przedłożeniu ww. dokumentów księgowych i na ich podstawie spółka będzie dokonywać pracownikom zwrotu równowartości poniesionych wydatków.

Treść nakreślonego zdarzenia przyszłego wskazuje, że pracownicy Spółki, którzy w umowach o pracę jako miejsce świadczenia pracy będą mieli wskazany określony region, będą świadczyć w sposób stały pracę poza siedzibą Spółki, nie będą w podróży służbowej. Zatem, wyjazdów związanych z wykonywaniem pracy na obszarze kilku województw, w przypadku tych pracowników, w świetle przepisów prawa pracy Spółka nie będzie traktowała jako podróży służbowej (delegacji).

Zasadą jest, że wszelkie świadczenia pozostające w związku ze stosunkiem pracy powinny być traktowane jako element wynagrodzenia za pracę i w ten sam sposób opodatkowywane, tj. wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym zostały pracownikowi przekazane, chyba że korzystają ze zwolnienie z opodatkowania na podstawie art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1.  podróży służbowej pracownika
2.  podróży osoby niebędącej pracownikiem

\- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Powyższe zwolnienie obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Oznacza to, że zwolnienie przysługuje wyłącznie pod warunkiem, że pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową zobowiązany jest wypłacić pracownikowi dietę oraz inne należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W przypadku, gdy pracownik nie jest w podróży służbowej pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty tychże należności.

Zatem zwrot kosztów noclegów stanowi wówczas nieodpłatne świadczenie ze strony pracodawcy na rzecz pracownika, które nie skorzysta ze zwolnienia zawartego w wyżej cytowanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym wartość świadczenia (noclegu) wynikająca z wystawionej faktury, rachunku - zwróconego pracownikowi stanowić będzie przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wartość świadczenia zwróconego pracownikowi Spółka będzie miała obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 ww. ustawy.

Natomiast w sytuacji gdy pracownicy będą wykorzystywali samochody będące własnością Spółki do wykonywania określonych czynności (zadań służbowych) w imieniu i na rzecz Spółki, i Spółka dokona zwrotu kosztów za przejazd (paliwo, opłaty przejazdowe i parkingowe) pracownicy nie uzyskają przychodów z nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu pokrycia ww. kosztów eksploatacyjnych Tym samym po stronie Spółki nie powstanie obowiązek ustalenie przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Reasumując, wartość świadczenia (noclegu) wynikająca z wystawionej faktury, rachunku - zwróconego pracownikowi, gdy pracownik nie jest w podróży służbowej stanowić będzie przychód ze stosunku pracy, od którego Spółka zobowiązana będzie pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, wypełniając tym samym obowiązki płatnika.

Zwrot kosztów za przejazd samochodem służbowym (paliwo, opłaty przejazdowe i parkingowe) nie skutkuje po stronie pracownika powstaniem przychodu z tego tytułu. Tym samym po stronie Spółki nie powstanie obowiązek ustalenie przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.