Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-2.4012.520.2019.1.SM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-10-24
Teza: w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej i zachowania prawa do odliczenia podatku od towarów i usług w związku z archiwizowaniem faktur.
Słowa kluczowe: dokumentowanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88a (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30 sierpnia 2019 r. (data wpływu 6 września 2019 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej i zachowania prawa do odliczenia podatku od towarów i usług w związku z archiwizowaniem faktur **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 6 września 2019 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej i zachowania prawa do odliczenia podatku od towarów i usług w związku z archiwizowaniem faktur.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny/zdarzenie przyszłe.

X Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT). Przedmiotem działalności Spółki jest w szczególności obróbka i usuwanie odpadów.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od szeregu podmiotów (dalej: „Kontrahenci”). Kontrahenci dokumentują realizowane dostawy oraz świadczone usługi poprzez wystawienie odpowiednich dokumentów, w tym faktur VAT, które są podstawą do odliczenia podatku VAT. Obecnie Wnioskodawca otrzymuje od Kontrahentów faktury zarówno w formie elektronicznej (np. format PDF), jak i w formie papierowej.

Spółka w związku z dużą ilością przeprowadzanych transakcji, otrzymuje od Kontrahentów znaczną ilość faktur oraz innych dokumentów księgowych, tj. m.in. biletów, paragonów za przejazdy autostradą itp., w wersji papierowej (dalej łącznie jako: „Dokumenty księgowe”).

W związku z powyższym, Spółka wdrożyła system, który umożliwia przechowywanie ww. Dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (dalej: „System”), System umożliwia przechowywanie Dokumentów księgowych otrzymanych przez Spółkę w wersji elektronicznej, jak również digitalizację Dokumentów księgowych otrzymanych w wersji papierowej, tj. ich zapis w formacie elektronicznym i przechowywanie w formie skanu.

Spółka po wdrożeniu Systemu, każdorazowo po otrzymaniu od Kontrahenta Dokumentu księgowego w wersji papierowej opatruje go datą jego otrzymania, skanuje, a następnie zapisuje w Systemie.

Skan Dokumentu księgowego zostaje wprowadzony do Systemu wraz ze wszystkimi niezbędnymi danymi dotyczącymi Dokumentu księgowego oraz związanego z nim zamówienia, tj. w szczególności: datą Dokumentu księgowego, datą wprowadzenia go do Systemu, numerem Dokumentu księgowego, wartością brutto, wartością VAT oraz ewentualnie numerem zamówienia.

Skan Dokumentu księgowego jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem jego wersji papierowej. Spółka nie ma możliwości jakiejkolwiek modyfikacji jego treści na etapie skanowania lub po jego wprowadzeniu do Systemu.

W ramach Systemu, w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym Dokumentem księgowym a zrealizowaną na rzecz Spółki przez Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług, Dokumenty księgowe są poddawane procesowi weryfikacji. Dokument księgowy jest sprawdzany pod kątem zgodności i prawidłowości zawartych w nim danych z odpowiadającym mu zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzany przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję. W ramach tych czynności otrzymane Dokumenty księgowe są sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji.

W rezultacie powyższych działań, Spółka wprowadzając Dokument księgowy do Systemu każdorazowo ma pewność co do tożsamości podmiotu, od którego otrzymała dany Dokument księgowy oraz dokonuje weryfikacji i potwierdzenia zgodności Dokumentu księgowego ze stanem faktycznym.

System przechowuje Dokumenty księgowe z zachowaniem następujących zasad:

*   każdy zeskanowany Dokument księgowy jest zapisywany do bazy danych w postaci oddzielnego pliku, który zawiera kopię danych zeskanowanego obrazu oraz inne dane pozwalające na określenie dnia jego wprowadzenia do systemu oraz powiązanie wprowadzonego Dokumentu księgowego z cyfrowym dokumentem systemowym, który jest odwzorowany w księdze głównej i księgach pomocniczych,

*   Dokument księgowy po zeskanowaniu jest sprawdzany pod względem merytorycznym i akceptowany w systemie,

*   pliki zawierające zeskanowane Dokumenty księgowe, po przeprowadzeniu procesu księgowania dokumentów powstałych na ich podstawie, są chronione przed usunięciem oraz są oznaczone datą wprowadzenia informacji dotyczącej danego Dokumentu księgowego do ksiąg Spółki,

*   po zaksięgowaniu plik zawierający dane zeskanowanego Dokumentu księgowego nie jest udostępniony użytkownikom do edycji i usuwania,

*   każdy z użytkowników Systemu posiada indywidualny identyfikator użytkownika oraz precyzyjnie określony zakres uprawnień systemowych,

*   baza danych zawierająca dane o zeskanowanych Dokumentach księgowych podlega procesowi archiwizacji.

Dokumenty księgowe w ww. formie są przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Skanowanie Dokumentów księgowych w ramach Systemu pozwala także na zapobieganie degradacji Dokumentów księgowych poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co miewa miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie papierowej.

Dokumenty księgowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu są sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe, co pozwala na niezwłoczny dostęp do przechowywanych Dokumentów księgowych, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu), także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Obecnie Spółka zachowuje wersje papierowe Dokumentów księgowych, które są wprowadzane do Systemu. Natomiast w przyszłości Spółka planuje po zeskanowaniu Dokumentu księgowego oraz zapisaniu go w Systemie jego utylizację. Niszczone będą zarówno faktury, z których Spółka odliczyła już VAT naliczony, jak również te, z których VAT naliczony zostanie dopiero odliczony.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że wskazany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania faktur jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi, w szczególności, czy faktury otrzymane w formie papierowej, po ich digitalizacji mogą być zniszczone?
2.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że w przypadku przechowywania otrzymywanych przez Spółkę faktur uprawniających do odliczenia podatku VAT wyłącznie w formie elektronicznej i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, które po otrzymaniu i zdigitalizowaniu będą podlegać utylizacji, Spółka uprawniona jest/będzie do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad pytanie 1

Prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym wskazany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania faktur jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi, tj. w szczególności, faktury otrzymane w formie papierowej, po ich digitalizacji mogą zostać zniszczone.

Ad pytanie 2

Prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym w przypadku przechowywania otrzymywanych przez Spółkę faktur uprawniających do odliczenia podatku VAT wyłącznie w formie elektronicznej i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, które po otrzymaniu i zdigitalizowaniu będą podlegać utylizacji, Spółka uprawniona jest/będzie do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów, przy spełnieniu innych, pozostałych warunków prawa do odliczenia VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad pytanie 1

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Przy czym, przez fakturę, stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy VAT rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy VAT stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 112 ustawy VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy o VAT.

Jak stanowi natomiast art. 112a ust. 1 ustawy VAT podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle art. 112a ust. 2 ustawy VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Powyższego przepisu ust. 2 w myśl art. 112a ust. 3 ustawy VAT nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy VAT). Przesłanka czytelności faktury nie jest zdefiniowana w ustawie VAT. Jednak zgodnie z zasadą wykładni językowej i definicją wskazaną w słowniku języka polskiego, należy przyjąć że „czytelność” oznacza możliwość łatwego i zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Przepisy ustawy VAT nie określają wyczerpująco, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie wskazanych powyżej warunków. Przepisy wskazują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy VAT). Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy VAT poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy wskazać, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewnić:

(i) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur,

(ii) przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

(iii) przechowywanie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

(iv) bezzwłoczny dostęp do faktur odpowiednim organom na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W kontekście powyższych uwag należy zdaniem Spółki stwierdzić, że przechowywanie, w opisanej w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego formie elektronicznej, faktur w Systemie będzie spełniało wskazane powyżej warunki, a tym samym pozwoli na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych.

W pierwszej kolejności należy bowiem wskazać, że skany faktur są wprowadzane do Systemu wraz ze wszystkimi niezbędnymi danymi dotyczącymi faktury oraz związanego z nią zamówienia, tj. w szczególności: datą faktury, datą wprowadzenia go do Systemu, numerem faktury, wartością brutto, wartością VAT oraz ewentualnie numerem zamówienia. Zapewnia to zatem możliwość skontrolowania związku pomiędzy daną fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług. Dodatkowo, w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług, faktury są poddawane procesowi weryfikacji. Faktura jest sprawdzana pod kątem zgodności i prawidłowości zawartych w niej danych z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję. W ramach tych czynności otrzymane faktury są sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji.

W rezultacie powyższych działań, Spółka wprowadzając fakturę do Systemu każdorazowo ma pewność co do tożsamości podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę oraz dokonuje weryfikacji i potwierdzenia zgodności faktury ze stanem faktycznym.

Zachowana zostaje zatem autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, jak również ich pełna czytelność. Skan faktury jest bowiem wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem jej wersji papierowej. Spółka nie ma możliwości jakiejkolwiek modyfikacji jej treści na etapie skanowania lub po jej wprowadzeniu do Systemu. Skanowanie faktury w ramach Systemu pozwala także na zapobieganie degradacji faktur poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co może mieć miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie papierowej, co również może wskazywać na to, iż Spółka zapewnia jej pełną czytelność.

Opisane powyżej czynności wskazują, że w Spółce funkcjonuje kontrola biznesowa służąca zapewnianiu autentyczności pochodzenia faktur, czytelności oraz integralności treści faktury – co oznacza spełnienie pierwszego ze wskazanych powyżej warunków.

Dodatkowo, jak wskazano, faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu są sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe, co pozwala na niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu), a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych – co oznacza spełnienie drugiego oraz czwartego ze wskazanych warunków.

Trzeci z przywołanych powyżej warunków również należy uznać za spełniony, gdyż jak wskazał Wnioskodawca, faktury w ww. formie są przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie).

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami, a w szczególności z art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy VAT, a tym samym pozwoli na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych, w tym m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „DKIS”) z 25 października 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.454.2018.2.JF), w której DKIS uznał, że:

„Opisane czynności wskazują, że w Spółce funkcjonuje kontrola biznesowa służąca zapewnianiu autentyczności pochodzenia faktur, czytelności oraz integralności treści faktury. Poza tym – jak wskazano – faktury i inne dokumenty zakupowe przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich czytelność, możliwość wydrukowania oraz łatwe odszukanie w sposób umożliwiający dostęp do nich on-line (za pomocą środków elektronicznych).

Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Wobec tego należy podzielić zdanie Spółki, że przedstawiony sposób przechowywania otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej Faktur zakupowych, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej – podczas gdy wersje fizyczne (papierowe) będą niszczone – jest zgodny z art. 112a ustawy”.

Podobnie wypowiedział się DKIS w interpretacji indywidualnej z 23 października 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.473.2018.2.JF), wskazując, że:

,,W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego – jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji.

Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. Wobec tego należy podzielić zdanie Spółki, że przedstawiony sposób przechowywania Faktur zakupowych, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej – podczas gdy wersje fizyczne (papierowe) będą niszczone – jest zgodny z art. 112a ustawy”.

Analogiczne stanowisko do powyższych, zostało również potwierdzone w innych interpretacjach organów podatkowych, w tym m.in. DKIS w interpretacji indywidualnej:

*   z 31 stycznia 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.512.2017.l.JF;

*   z 28 listopada 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.521.2017.l.KBR;

*   z 17 listopada 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.416.2017.l.MT.

Ad pytanie 2

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Według art. 88 ust. 4 ustawy VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 ustawy VAT.

Stosownie natomiast do art. 86 ust. 10 ustawy VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Jak wynika z powyższego, na gruncie obowiązujących przepisów ustawy VAT, prawo do odliczenia podatku VAT jest uzależnione od tego, czy:

1.  nabyte towary i usługi są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych,
2.  w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,
3.  podatnik dysponuje fakturą dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług,
4.  nie znajdują zastosowania negatywne przesłanki skutkujące brakiem możliwości odliczenia podatku naliczonego wymienione w art. 88 ustawy VAT.

Oczywiście przedmiotem niniejszego wniosku jest jedynie kryterium wskazane w pkt 3), a punkty 1), 2) oraz 4) nie są przedmiotem analizy, przy założeniu, że dla celów niniejszego wniosku pozostają one spełnione.

Jak zatem wskazano powyżej, jednym z warunków, od którego spełnienia zależy prawo podatnika do odliczenia VAT naliczonego jest posiadanie faktury dokumentującej dokonany przez niego zakup towarów lub usług. Przy czym ustawa VAT nie zawiera regulacji, które uzależniałyby istnienie prawa do odliczenia VAT naliczonego od tego, w jakiej formie faktura zostanie otrzymana lub udostępniona (wersja papierowa lub elektroniczna) ani także od tego, w jakiej formie będzie przechowywana.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca wprowadził System, w ramach którego ma możliwość przechowywania faktur otrzymanych przez Spółkę w wersji elektronicznej, jak również digitalizację faktur otrzymanych w wersji papierowej, tj. ich zapis w formacie elektronicznym i przechowywanie w formie skanu, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych.

W ocenie Wnioskodawcy, brak jest przeszkód, aby faktury otrzymane w wersji papierowej były przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Taki sposób przechowywania faktur nie powinien powodować utraty prawa do odliczenia VAT naliczonego. Skan faktury (pomimo zniszczenia faktury otrzymanej w papierowej formie) jest bowiem uznawany za dokument dający prawo do odliczenia VAT. Faktury te, jak wskazał Wnioskodawca, zostają wprowadzone do Systemu wraz ze wszystkimi niezbędnymi danymi dotyczącymi danej faktury oraz związanego z nią zamówienia, tj. w szczególności: datą faktury, datą wprowadzenia go do Systemu, numerem faktury, wartością brutto, wartością VAT oraz ewentualnie numerem zamówienia. Podkreślenia również wymaga, że skan faktury jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem jej wersji papierowej. Spółka nie ma w szczególności możliwości jakiejkolwiek modyfikacji jej treści na etapie skanowania lub po jej wprowadzeniu do Systemu.

Wobec powyższego, w ocenie Spółki, w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy, należy uznać, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej (w ramach opisanej we wniosku procedury przechowywania dokumentów w Systemie) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, mimo zniszczenia ich wersji papierowych, potwierdzają i będą potwierdzać prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi są/będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zatem, w ocenie Wnioskodawcy, elektroniczna forma faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, przy jednoczesnym braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, które po otrzymaniu i zdigitalizowaniu będą podlegać utylizacji, uprawnia i będzie uprawniać Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego, przy spełnieniu ogólnych warunków z ustawy VAT wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy VAT oraz przy braku zaistnienia przesłanek negatywnych wskazanych w art. 88 ustawy VAT.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych, w tym m.in. DKIS w interpretacji indywidualnej z 18 września 2017 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.379.2017.l.JP) uznał, że:

„W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury elektronicznego obiegu dokumentów – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur – będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego. Podsumowując, Wnioskodawcy przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie e-faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów”.

Podobnie wypowiedział się DKIS w interpretacji indywidualnej z 23 października 2018 r. (sygn. 0114- KDIP1-3.4012.473.2018.2.JF), wskazując, że:

„W konsekwencji zgodzić się należy, że Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT, w tym na fakturach VAT dotyczących wydatków służbowych pracowników (zakładając, że będą one dokumentowały wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego) w sytuacji, gdy będą one przechowywane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej – podczas gdy ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone – zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego”.

Analogiczne stanowisko do powyższych, zostało również potwierdzone w innych interpretacjach organów podatkowych, w tym m.in. DKIS w interpretacji indywidualnej:

*   z 18 stycznia 2018 r., sygn. 0114-KDIP1- 2.4012.691.2017.l.RD;

*   z 12 stycznia 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2017.1.IK;

*   z 28 grudnia 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.466.2017.1.JF;

*   z 23 listopada 2017 r., sygn. 0114-KDIP4.4012.542.2017.3.AS.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 14c § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, interpretacja indywidualna zawiera wyczerpujący opis przedstawionego we wniosku stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego oraz ocenę stanowiska wnioskodawcy wraz z uzasadnieniem prawnym tej oceny. Można odstąpić od uzasadnienia prawnego, jeżeli stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe w pełnym zakresie.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy:

*   zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia,

*   zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone. W związku z powyższym, przedmiotem niniejszej interpretacji w zakresie pytania nr 2 była ocena prawa do odliczenia podatku naliczonego w aspekcie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, które po otrzymaniu i zdigitalizowaniu będą podlegać utylizacji. Pozostałe warunki do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego, wynikające z przepisów w zakresie podatku od towarów i usług, nie były przedmiotem niniejszej interpretacji.

Podkreślić należy, iż tut. Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanego przez Wnioskodawcę. Tut. Organ informuje, iż nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.