Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP3/443-215b/11/JK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2011-12-05
Teza: Wobec powyższego, odnosząc się do kwestii prawidłowości sposobu przechowywania faktur w formie elektronicznej, stwierdzić należy, że skoro warunkiem stosowania takiego systemu przechowywania wskazanych faktur będzie zagwarantowanie przez Wnioskodawcę autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur oraz czytelności faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, jak również łatwość ich odszukania oraz dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, to sposób ten będzie zgodny w wymogami określonymi w § 6 i § 8 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów dnia 17 grudnia 2010 r.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury; fakturowanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 12 września 2011 r. (data wpływu 22 września 2011 r.), uzupełnionym w dniu 29 września 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 września 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka w ramach prowadzonej działalności dokonuje zakupu towarów i usług dokumentowanych fakturami VAT i fakturami korygującymi. Faktury dostarczane są do Spółki w formie papierowej i w tej formie są przechowywane. W celu usprawnienia przepływu faktur, Spółka rozważa zastąpienie faktur otrzymywanych w wersji papierowej fakturami w wersji elektronicznej, przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej lub udostępnianych przez dostawców na specjalnej platformie informatycznej, zwanej w dalszej części repozytorium. Faktury przesyłane, w tym udostępniane w formie elektronicznej byłyby przechowywane w formie elektronicznej.

Wdrożenie powyższych rozwiązań byłoby poprzedzone zawarciem z kontrahentami (dostawcami) porozumienia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, w których zostałaby wyrażona akceptacja przesyłania faktur wystawionych przez dostawcę w formacie PDF (jako załącznik do e-maila) lub zgoda na udostępnianie faktur elektronicznych w formacie PDF na specjalnej platformie informatycznej (zwanej w dalszej części repozytorium) oraz w których zostałyby podane następujące informacje:

*   adres e-mail, z którego będą przesyłane faktury przez dostawcę, lub z którego będą przysyłane powiadomienia o udostępnieniu faktur do pobrania w repozytorium,
*   adres e-mail właściwy do otrzymania faktur drogą elektroniczną w Spółce (jako nabywcy) lub w przypadku faktur udostępnianych przez dostawcę do pobrania w repozytorium, adres e-mail właściwy do otrzymywania powiadomienia o udostępnieniu przez dostawcę faktury do pobrania.

Przedmiotowe porozumienia zawierać będą oświadczenie dostawcy o zapewnieniu autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur przesyłanych, w tym udostępnianych w formie elektronicznej.

W zakresie przechowywania faktur w wersji elektronicznej, Spółka zamierza wprowadzić następujące rozwiązania:

*   po sporządzeniu deklaracji VAT-7 za dany okres rozliczeniowy (miesiąc), zostaną sporządzone rejestry VAT zawierające wyłącznie faktury przechowywane w wersji elektronicznej, t.j. od dostawców, z którymi Spółka zawarła porozumienia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej. Rejestr będzie sporządzany w formacie xls.
*   dodatkowo Spółka będzie archiwizowała elektronicznie faktury w formacie PDF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Sposób archiwizowania faktur uniemożliwi ich usunięcie lub modyfikację.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy sposób przechowywania faktur elektronicznie, opisany w podanym stanie faktycznym, zapewnia spełnienie wymogów, o których mowa w § 6 i § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu?

Zdaniem Spółki, wskazany sposób przechowywania faktur elektronicznie, zapewnia spełnienie wymagań opisanych w § 6 i § 8 rozporządzenia, t.j. zapewnia:

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   łatwe ich odszukanie,
*   organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdaniem Spółki, wydruk rejestru VAT faktur otrzymanych i przechowywanych elektronicznie, pozwoli na łatwe i szybkie odszukanie faktur w zadanych okresach rozliczeniowych (miesiącach). Format rejestru (xls) pozwoli także na przetwarzanie danych w nim zawartych. Dodatkowa archiwizacja otrzymanych dokumentów w formacie PDF, pozwoli na ich wyszukiwanie, kopiowanie, drukowanie na podstawie kryteriów zadanych przez kontrolujących np. według okresu rozliczeniowego.

Mając powyższe na względzie Spółka stoi na stanowisku, iż opisany sposób przechowywania faktur elektronicznie, jest zgodny z przepisami rozporządzenia.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 106 ust. 1 ustawy – w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2011 r. podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W tym miejscu należy podkreślić, iż w przypadku przechowywania faktur i faktur korygujących w formie elektronicznej w sytuacji, gdy podatnik otrzymał je w tej formie stosuje się uregulowania zawarte w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

I tak, w myśl przepisów § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z przepisem § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W myśl § 6 powołanego rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Ponadto, zgodnie z treścią § 8 rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur (w tym faktur korygujących) w formie elektronicznej przesłanych w tej formie. Obecnie podatnik, nie ma obowiązku stosowania określonych procedur zapewniających autentyczność i integralność faktur w postaci elektronicznej, czyli bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych (EDI). Przepisy rozporządzenia nie określają formatu elektronicznego, w jakim może być przechowywana faktura elektroniczna, zatem może być ona przechowywana także w formacie PDF.

Wskazać także należy, że co do zasady, faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści faktury oraz czytelności tych faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Z treści wniosku wynika, iż Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej faktury, wyrażając akceptację na otrzymywanie faktur w tej formie. Sposób przechowywania faktur elektronicznie zapewnia: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wobec powyższego, odnosząc się do kwestii prawidłowości sposobu przechowywania faktur w formie elektronicznej, stwierdzić należy, że skoro warunkiem stosowania takiego systemu przechowywania wskazanych faktur będzie zagwarantowanie przez Wnioskodawcę autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur oraz czytelności faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, jak również łatwość ich odszukania oraz dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, to sposób ten będzie zgodny w wymogami określonymi w § 6 i § 8 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów dnia 17 grudnia 2010 r.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków odnoszących się do takich faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.