Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.67.2019.2.MAZ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-05-09
Teza: Przechowywanie dokumentów, związanych z rozliczeniem podatku od towarów i usług, wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawo do odliczenia podatku w przypadku tak przechowywanych faktur.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; faktura-kopia faktury; faktura-odpowiedzialność za fakturę; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek naliczony
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2018 r., poz. 800, ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 18 lutego 2019 r. (data wpływu - 1 marca 2019 r.), uzupełnionym pismem z 1 kwietnia 2019 r. (data wpływu - 5 kwietnia 2019 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie przechowywania faktur papierowych, dokumentujących ponoszone wydatki, wyłącznie w formie elektronicznej, tj. zeskanowanej faktury, otrzymanej w formie papierowej – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 1 marca 2019 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie przechowywania faktur papierowych, dokumentujących ponoszone wydatki, wyłącznie w formie elektronicznej, tj. zeskanowanej faktury, otrzymanej w formie papierowej. Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 1 kwietnia 2019 r. (data wpływu - 5 kwietnia 2019 r.), stanowiącym odpowiedź na wezwanie organu z 25 marca 2019 r., znak 0111-KDIB3-3.4012.67.2019.1.MAZ.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca - … Sp. z o.o. (dalej jako: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest czynnym podatnikiem VAT, członkiem międzynarodowej grupy zajmującej się doradztwem technicznym, projektowaniem i zarządzeniem inwestycjami w kraju i za granicą. Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów.

Wszystkie faktury i paragony będące przedmiotem zapytania dokumentują zakup towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Spółka co do zasady nie wykonuje czynności zwolnionych z opodatkowania podatkiem od towarów i usług lub wyłączonych z zakresu tego podatku.

Z uwagi na skalę działalności, Spółka otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, itp. Dodatkowo, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka ponosi wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników, do których należą m.in. koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, koszty posiłków, koszty parkingów i opłaty za autostrady.

Obecnie Spółka przechowuje wszelkie dokumenty źródłowe, m.in. faktury, rachunki, paragony, bilety, faktury korygujące itp., w ich oryginalnej formie, tj. dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej. Z uwagi na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów, papierowa forma archiwizacji dokumentów wiąże się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi (m.in. w zakresie konieczności zapewnienia dostępu i zabezpieczenia archiwizowanych dokumentów, czasochłonnym wyszukiwaniem dokumentów źródłowych).

W konsekwencji Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu dokumentów, a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na wdrożeniu centralnego systemu informatycznego obiegu oraz elektronicznej archiwizacji dokumentów zakupowych we współpracy z programem księgowym. Wszystkie dokumenty i ich załączniki otrzymane przez Spółkę w wersji papierowej, będą zapisywane przez uprawnione osoby w nieedytowalnym formacie cyfrowym, bez możliwości jego zmiany (dokument PDF, zdjęcie w formacie JPG/JPEG, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego itp.). Wytworzone kopie elektroniczne dokumentów będą umieszczane w centralnym informatycznym systemie obiegu dokumentów lub systemie elektronicznego rozliczania kosztów podróży służbowej.

Obowiązkiem osoby wprowadzającej dokument do systemu będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie dokumentów oraz ich zmianę bez jednoznacznej autoryzacji ze strony osób uprawnionych, w oparciu o opracowywaną politykę archiwizacji i przechowywania dokumentów. Po wprowadzeniu dokumentów do systemu, ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać dalszej archiwizacji w Spółce.

Dzięki systemowi, weryfikacja dokumentów pod względem formalno-rachunkowym i ich zatwierdzanie przez autoryzowane osoby, dokonywane będzie w całości elektronicznie. Dokumenty w zależności od rodzaju transakcji będą dodatkowo podlegać kontroli w powiązaniu z innymi dostępnymi informacjami m.in. zamówieniem, potwierdzeniem odbioru itp. Jakiekolwiek rozbieżności względem ilości, ceny itp., będą wyjaśniane i potwierdzane przez uprawnione osoby przed zatwierdzeniem rozliczenia danego dokumentu.

Dostęp do dokumentów archiwizowanych elektronicznie będzie ograniczony tylko do wybranych osób, same pliki będą chronione przed ich modyfikacją i usunięciem hasłem. Ponadto archiwizowane pliki będą odpowiednio opisywane i indeksowane, co umożliwi ich łatwe odszukanie w toku prowadzonych w Spółce kontroli, a na żądanie organów podatkowych lub celno-skarbowych także niezwłoczne przekazanie w formie elektronicznej.

Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach aż do upływu terminu przedawnienia się zobowiązania podatkowego, dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. Serwery komputerowe, na których będą przechowywane faktury, mogą być zlokalizowane zarówno poza terytorium Polski, jak i na terytorium Polski. Będzie to uzależnione m.in. od uwarunkowań technicznych, w tym zapewnienia bezpieczeństwa i integralności przechowywanych danych.

System umożliwiać będzie zarówno łatwe wyszukanie dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych.

Dokumenty przechowywane będą w formie nieedytowalnej, jako odrębne pliki dla każdego otrzymanego dokumentu, co skutkować będzie niemożnością modyfikacji ich zawartości. Treści zamieszczone na obrazie (skanie) nie będą odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji, uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (zarchiwizowane elektronicznie dokumenty będą dostępne w Spółce co najmniej przez okres wynikający z przepisów ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych).

Sposób archiwizacji dokumentów przewiduje przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwiać będzie szybkie odszukanie i dostęp do tych dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.

W przypadku rozliczeń delegacji służbowych, planowany proces wyglądać będzie następująco:

*   pracownik dokonujący zakupu samodzielnie przetwarzałby uzyskany od sprzedawcy dokument papierowy (fakturę/paragon) na formę elektronicznego skanu/zdjęcia o jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku;
*   następnie pracownik, dokonując rozliczenia w systemie informatycznym służącym do rozliczenia wydatków, załącza wersje elektroniczne otrzymanych przez siebie dokumentów;
*   upoważnione osoby (głównie przełożeni pracowników) będą dokonywać kontroli merytorycznej i formalnej dokumentów załączonych przez pracownika;
*   po uzyskaniu akceptacji i rozliczeniu wydatków, pracownik będzie mógł zniszczyć papierowe oryginały dokumentów;
*   system informatyczny Spółki będzie archiwizował wersje elektroniczne dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (generalnie łatwiejsze i szybsze niż w obecnym systemie papierowym), integralność treści oraz czytelność (dokument elektroniczny nie zmienia swoich właściwości z upływem czasu, np. w porównaniu do paragonów, które blakną), przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Tym samym, dokumenty (faktury/paragony) uzyskane przez pracowników będą przetwarzane i archiwizowane w formie elektronicznej, tańszej i łatwiejszej w obsłudze niż obecny system papierowy.

W uzupełnieniu wniosku z 1 kwietnia 2019 r. Wnioskodawca wskazał, że:

1.  W przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej na serwerach zlokalizowanych poza terytorium Polski, naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej, Szefowi KAS umożliwiony będzie - za pomocą środków elektronicznych - dostęp on-line do tych faktur.
2.  W przypadku wszystkich faktur i paragonów, które zamierza archiwizować Spółka, a będących przedmiotem wniosku, zapewniona będzie autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy Wnioskodawca będzie miał prawo przechowywać jedynie w formie elektronicznej dokumenty związane z rozliczaniem podatku od towarów i usług, w szczególności faktury, faktury korygujące otrzymane w formie papierowej i niszczyć ich papierowe egzemplarze?
2.  Czy Wnioskodawcy, w sytuacji gdy nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. \[o podatku od towarów i usług; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa z dnia 11 marca 2004 r.”\] i przy wypełnieniu innych warunków określonych w ustawie z dnia 11 marca 2004 r., będzie przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług, wykazanego na otrzymanych fakturach, fakturach korygujących, które przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy - działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Jak wynika z art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie, w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i - w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur - w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku od towarów i usług (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów tego podatku powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (\`(...)\`).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy - podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy - przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu dokumentów, a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na wdrożeniu centralnego systemu informatycznego obiegu oraz elektronicznej archiwizacji dokumentów zakupowych we współpracy z programem księgowym. Wszystkie dokumenty i ich załączniki otrzymane przez Spółkę w wersji papierowej, będą zapisywane przez uprawnione osoby w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości jego zmiany (dokument PDF, zdjęcie w formacie JPG/JPEG, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego itp.). Wytworzone kopie elektroniczne dokumentów będą umieszczane w centralnym informatycznym systemie obiegu dokumentów lub systemie elektronicznego rozliczania kosztów podróży służbowej. Obowiązkiem osoby wprowadzającej dokument do systemu będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie dokumentów oraz ich zmianę bez jednoznacznej autoryzacji ze strony osób uprawnionych, w oparciu o opracowywaną politykę archiwizacji i przechowywania dokumentów.

Po wprowadzeniu dokumentów do systemu, ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać dalszej archiwizacji w Spółce. Dzięki systemowi, weryfikacja dokumentów pod względem formalno-rachunkowym i ich zatwierdzanie przez autoryzowane osoby, dokonywane będzie w całości elektronicznie. Dokumenty w zależności od rodzaju transakcji będą dodatkowo podlegać kontroli w powiązaniu z innymi dostępnymi informacjami m in. zamówieniem, potwierdzeniem odbioru itp. Jakiekolwiek rozbieżności względem ilości, ceny itp., będą wyjaśniane i potwierdzane przez uprawnione osoby przed zatwierdzeniem rozliczenia danego dokumentu. Dostęp do dokumentów archiwizowanych elektronicznie będzie ograniczony tylko do wybranych osób, same pliki będą chronione przed ich modyfikacją i usunięciem hasłem Ponadto archiwizowane pliki będą odpowiednio opisywane i indeksowane, co umożliwi ich łatwe odszukanie w toku prowadzonych w Spółce kontroli, a na żądanie organów podatkowych lub celno-skarbowych także niezwłoczne przekazanie w formie elektronicznej.

Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych dokumentów papierowych będą archiwizo-wane na serwerach aż do upływu terminu przedawnienia się zobowiązania podatkowego, dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. Serwery komputerowe, na których będą przechowywane faktury, mogą być zlokalizowane zarówno poza terytorium Polski, jak i na terytorium Polski. Będzie to uzależnione m in. od uwarunkowań technicznych, w tym zapewnienia bezpieczeństwa i integralności przechowywanych danych. System umożliwiać będzie zarówno łatwe wyszukanie dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych. Dokumenty przechowywane będą w formie nieedytowalnej, jako odrębne pliki dla każdego otrzymanego dokumentu, co skutkować będzie niemożnością modyfikacji ich zawartości.

Treści zamieszczone na obrazie (skanie) nie będą odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (zarchiwizowane elektronicznie dokumenty będą dostępne w Spółce co najmniej przez okres wynikający z przepisów ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych). Sposób archiwizacji dokumentów przewiduje przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwiać będzie szybkie odszukanie i dostęp do tych dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało bezzwłoczny dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami.

Zatem należy uznać, że opisany sposób przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku od towarów i usług, w tym faktur, faktur korygujących jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Wnioskodawca będzie więc miał prawo przechowywać jedynie w formie elektronicznej dokumenty związane z rozliczaniem podatku od towarów i usług, w tym faktury, faktury korygujące, otrzymane w formie papierowej i niszczyć ich papierowe egzemplarze.

Ad 2.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy - kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zgodnie z art. 86 ust. 8 ustawy, podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą:

1.  dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami;
2.  (uchylony);
3.  dostawy towarów, o której mowa w art. 43 ust. 1 pkt 16.

Podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą czynności zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz pkt 37-41, wykonywanych na terytorium kraju, w przypadku gdy miejscem świadczenia tych usług zgodnie z art. 28b lub art. 28l jest terytorium państwa trzeciego lub gdy usługi dotyczą bezpośrednio towarów eksportowanych, pod warunkiem że podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami (art. 86 ust. 9 ustawy).

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Z powyższych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Biorąc pod uwagę przedstawiony opis stanu faktycznego oraz obowiązujące przepisy należy stwierdzić, że archiwizowanie przez Wnioskodawcę dokumentów (w tym faktur, faktur korygujących), w sposób opisany w stanie faktycznym, nie będzie stanowić przeszkody do zachowania prawa do odliczenia podatku od towarów i usług, wynikającego z tak archiwizowanych dokumentów. W przedmiotowej sprawie bowiem - jak wskazał Wnioskodawca - otrzymywane dokumenty dotyczą zakupu towarów i usług, które spełniają warunek do odliczenia naliczonego podatku, wynikający z art. 86 ust. 1 ustawy, tj. są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych lub warunek do odliczenia naliczonego podatku VAT, wynikający z art. 86 ust. 8 i 9 ustawy i jednocześnie nie mają do nich zastosowania ograniczenia wynikające z art. 88 ustawy.

Podsumowując, Wnioskodawcy, w sytuacji gdy nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. i przy wypełnieniu innych warunków określonych w ustawie z dnia 11 marca 2004 r., będzie przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług wykazanego na otrzymanych fakturach, fakturach korygujących, które przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej.

Pogląd zbieżny z powyżej wyrażonym przez Wnioskodawcę, w zakresie pytania nr 1 i nr 2, wyrażają także organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo:

1.  interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 stycznia 2019 r. (0113-KDIPT1-2.4012.797.2018.2.KT),
2.  interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 stycznia 2019 r. (0112-KDIL1-3.4012.643.2018.3.PR),
3.  interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 grudnia 2018 r. (0113-KDIPT1-3.4012.830.2018.1.ALN),
4.  interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6 grudnia 2018 r. (0114-KDIP1-3.4012.577.2018.2.JF).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2018 r., poz. 2174, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”), przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 ustawy.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży - art. 106g ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1-5 ustawy o VAT:

1.  Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
2.  Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
3.  Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
4.  Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
5.  Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
    1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
    2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Również użyte w ww. przepisie pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Stosownie do art. 112a ustawy o VAT:

1.  Podatnicy przechowują:
    
    1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
    2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
    
    *   w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
3.  Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
4.  Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że musza one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionego we wniosku zagadnienia wyjaśnić należy również, że ustawodawca określił, w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy, podstawowe elementy, które powinny się znajdować w fakturze wystawionej przez podatnika i są to:

1.  data wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
10.  kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawka podatku;
13.  suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwota należności ogółem.

Faktura zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Przepisu ust. 5 pkt 3 nie stosuje się w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju, sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany numer, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. a (art. 106e ust. 6 ustawy).

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w rozporządzeniu z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r. poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zakupowy - paragon oraz inny podobny dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument zakupowy (paragon oraz inny dokument) nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie o podatku VAT.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT; zajmuje się doradztwem technicznym, projektowaniem i zarządzaniem inwestycjami w kraju i za granicą. Spółka nie wykonuje, co do zasady, czynności zwolnionych z opodatkowania lub wyłączonych z zakresu opodatkowania. Z uwagi na dużą ilość faktur oraz księgowych dokumentów źródłowych, otrzymywanych w formie papierowej, Spółka zamierza wdrożyć centralny system informatyczny obiegu oraz elektronicznej archiwizacji tych dokumentów. System umożliwi łatwe wyszukiwanie dokumentów oraz ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Faktury będą przechowywane na serwerach zlokalizowanych na terytorium Polski oraz poza tym terytorium. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność archiwizowanych elektronicznie dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Pliki chronione będą przed usunięciem i modyfikacją. Wnioskodawca umożliwi organom podatkowym bezzwłoczny dostęp do archiwizowanych elektronicznie dokumentów, ich pobór i przetwarzanie, a w przypadku faktur przechowywanych na serwerach poza terytorium Polski - dostęp on-line.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą:

*   możliwości przechowywania w formie elektronicznej dokumentów papierowych, związanych z rozliczeniem podatku od towarów i usług;
*   prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku przechowywania, wyłącznie w formie elektronicznej, faktur i faktur korygujących.

W opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca wskazał, że w ramach wdrażanego informatycznego systemu obiegu dokumentów, otrzymywane papierowe faktury i inne księgowe dokumenty źródłowe będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej. Wdrażany system pozwoli na archiwizowanie dokumentów w niezmienionej formie, w podziela na okresy, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Umożliwiony będzie organom podatkowym natychmiastowy dostęp do tych dokumentów, ich pobór, przetwarzanie danych, a w przypadku ich przechowywania na serwerach poza terytorium Polski - dostęp on-line.

Powyższe wskazuje, że Wnioskodawca wypełni, wskazane w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur: zachowany będzie podział na okresy rozliczeniowe; możliwe będzie łatwe odszukiwanie; zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Również organy podatkowe, w przypadku stosownego żądania, będą miały umożliwiony bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w wersji elektronicznej i możliwość przetwarzania danych w nich zawartych.

Wnioskodawca stwierdził również, że sposób zabezpieczenia tak przechowywanej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w treść dokumentów, ich modyfikację i usuwanie. Służyć temu będzie opracowywana polityka archiwizacji i przechowywania dokumentów. Dokumenty będą podlegały również dodatkowej kontroli w powiązaniu z innymi dostępnymi informacjami, np. zamówieniami, potwierdzeniami odbioru itp. Tym samym podatnik wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane w wersji elektronicznej.

Reasumując, ze względu na powyższe okoliczności, należy stwierdzić, że w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy, Wnioskodawca ma możliwość przechowywania otrzymanych w formie papierowej dokumentów związanych z rozliczeniem podatku od towarów i usług, tj. faktur, faktur korygujących, wyłącznie w formie elektronicznej zeskanowanej faktury, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W myśl art. 86 ust. 8 ustawy, podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą:

1.  dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami;
2.  (uchylony);
3.  dostawy towarów, o której mowa w art. 43 ust. 1 pkt 16.

Podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą czynności zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz pkt 37-41, wykonywanych na terytorium kraju, w przypadku gdy miejscem świadczenia tych usług zgodnie z art. 28b lub art. 28l jest terytorium państwa trzeciego lub gdy usługi dotyczą bezpośrednio towarów eksportowanych, pod warunkiem że podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami - art. 86 ust. 9 ustawy.

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 – art. 88 ust. 4 ustawy.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca jest podatnikiem VAT czynnym, a nabywane towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. W świetle przytoczonych przepisów, faktury i faktury korygujące dokumentujące zakupy, przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach opracowywanej polityki archiwizacji i przechowywania dokumentów - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego.

W konsekwencji powyższego, w sytuacji, gdy wobec Spółki nie znajdą zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy oraz skoro - jak wskazał Wnioskodawca - będzie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT), wynikającego z faktur oraz faktur korygujących przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2018 r., poz. 1302, ze zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.