Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-783/11-4/AP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-09-16
Teza: Opodatkowanie zwrotu wydatków poniesionych w związku z wykorzystaniem przez pracowników prywatnych samochodów do celów służbowych.
Słowa kluczowe: autostrada; delegacja; delegacja-delegacja służbowa; parking-opłata parkingowa; pracownik; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 6 czerwca 2011 r. (data wpływu 15 czerwca 2011 r.), uzupełnionym w dniu 12 września 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie opodatkowania zwrotu wydatków poniesionych w związku z wykorzystaniem przez pracowników prywatnych samochodów do celów służbowych – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 15 czerwca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie opodatkowania zwrotu wydatków poniesionych w związku z wykorzystaniem przez pracowników prywatnych samochodów do celów służbowych.

Z uwagi na fakt, iż przedmiotowy wniosek nie spełniał wymogów określonych w art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, pismem z dnia 31 sierpnia 2011 r. nr ILPB1/415-783/11-2/AP, nr ILPB3/423-271/11-2/MM Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia podania bez rozpatrzenia.

Wezwanie wysłano w dniu 31 sierpnia 2011 r. (skutecznie doręczono w dniu 2 września 2011 r.), natomiast w dniu 12 września 2011 r. do tut. Organu wpłynęła odpowiedź na ww. wezwanie, w której Zainteresowany uzupełnił ww. wniosek (nadano w polskiej placówce pocztowej w dniu 7 września 2011 r.).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka prowadzi, między innymi, działalność w zakresie sprzedaży, wdrażania i serwisowania programów komputerowych, a w szczególności zintegrowanych systemów informatycznych wspomagających działalność przedsiębiorstw w zakresie zarządzania, finansów i księgowości, kadr i płac oraz innych. Siedziba spółki mieści się w P., spółka ma również oddział w K., natomiast kontrahentami spółki są przedsiębiorstwa prowadzące działalność na terenie całego kraju. Świadczenie ww. usług ma miejsce w dużej mierze w miejscu prowadzenia działalności kontrahentów, a więc poza siedzibą lub oddziałem Spółki. Spółka nie posiada samochodów służbowych. W celu dojazdu do kontrahentów pracownicy Spółki otrzymują polecenie wyjazdu służbowego i w większości przypadków wykorzystują do tego prywatne środki transportu. Pracownicy, oprócz zwykłych kosztów eksploatacji samochodu (amortyzacja, przeglądy, naprawy, paliwa, oleje itp.), ponoszą również inne koszty związane z korzystaniem z prywatnego samochodu, takie jak opłaty za parkingi oraz za przejazdy autostradą. Spółka zwraca pracownikom wszystkie koszty przedstawione w rozliczeniu delegacji, przy czym zwrot kosztów za przejechane kilometry następuje według stawki za 1 kilometr ustalonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, a zwrot pozostałych kosztów następuje na podstawie przedstawionych biletów za przejazd autostradą oraz rachunków, w tym za usługi parkingowe, wystawionych na Spółkę.

Za przyjazdy do kontrahentów Spółka pobiera od nich opłaty według ustalonych stawek. Opłaty te wynikają z zawartych z kontrahentami umów i raz do roku są waloryzowane zgodnie ze wskaźnikiem cen towarów i usług ogłaszanych przez GUS. Przy kalkulacji opłat Spółka uwzględnia koszty jakie ponosi w związku z dojazdem pracowników do kontrahentów, tj. zarówno te bezpośrednie, związane z przyjazdem do kontrahenta, jak i te pośrednie, takie jak bilety za autostradę i inne.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy Spółka prawidłowo dokonuje zwrotu za przejechane podczas podróży służbowej kilometry prywatnym samochodem oraz inne koszty, w tym np. opłaty parkingowe oraz za przejazdy autostradą, tzn. czy stawka za 1 kilometr użycia prywatnego samochodu obejmuje wszelkie koszty tego użycia, czy też koszty związane z opłatami za przejazd autostradami, parkowanie, a także noclegi, stanowią odrębny tytuł do rozliczenia kosztów podróży, a zwrot tych kosztów jest niezależny od kosztów za przejechane kilometry?
2.  Czy zwrot dodatkowych kosztów (opłaty za przejazd autostradą, parkingi) związanych z wykorzystywaniem prywatnych samochodów do celów służbowych jest dla pracownika zwolniony z opodatkowania?

W uzupełnieniu wniosku Spółka wskazała, że przedmiotem ww. zapytań jest kwestia opodatkowania zwrotu wydatków poniesionych w związku z wykorzystaniem przez pracowników prywatnych samochodów do celów służbowych, w zakresie ciążących na Wnioskodawcy obowiązków płatnika.

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do pytania nr 1, Spółka prawidłowo dokonuje zwrotu wydatków związanych z podróżą służbową, w której pracownicy wykorzystują prywatne samochody, tzn. za każdy km użycia prywatnego samochodu według ustalonej w przepisach stawki oraz za pozostałe wydatki na podstawie przedstawionych dokumentów, takich jak rachunki za parking, bilety za przejazd autostradą, faktury za nocleg.

Zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Pracy Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990, z późn. zm.) z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1.  przejazdów;
2.  noclegów;
3.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4.  innych udokumentowanych wydatków. określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Powyższe rozporządzenie nie definiuje pojęcia innych udokumentowanych wydatków, a wręcz pozostawia decyzję o ich zasadności w gestii pracodawcy. Wydatki te nie są w żaden sposób limitowane, muszą mieć jednak związek z wykonaną podróżą i być prawidłowo udokumentowane, co w opisanym przypadku ma miejsce.

Zgodnie z § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Potwierdzenie stanowiska spółki w tym zakresie można znaleźć również w interpretacji indywidualnej ILPB1/415720/10-2/AO z dnia 16 września 2010 r. Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu.

W odniesieniu do pytania nr 2 Spółka uważa, że dodatkowe koszty związane z wykorzystywaniem prywatnych samochodów do celów służbowych są dla pracownika zwolnione z opodatkowania.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Definicję podróży służbowej zawiera art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Wynika z niego, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Zasady rozliczania krajowych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Zgodnie z przepisem § 3 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1.  przejazdów;
2.  noclegów;
3.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4.  innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Powyższy przepis nie zawiera wykazu „innych udokumentowanych wydatków”, nie ogranicza również ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.

W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, stwierdzono bowiem w § 8a ust. 3, iż do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zgodnie z § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088 ze zm.).

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że pracownicy Wnioskodawcy odbywają podróże służbowe na terenie kraju, w większości przypadków wykorzystując do tego celu swoje prywatne środki transportu. Pracownicy, oprócz zwykłych kosztów eksploatacji samochodu (amortyzacja, przeglądy, naprawy, paliwa, oleje itp.), ponoszą również inne koszty związane z korzystaniem z prywatnego samochodu, takie jak opłaty za parkingi oraz za przejazdy autostradą. Spółka zwraca pracownikom wszystkie koszty przedstawione w rozliczeniu delegacji, przy czym zwrot kosztów za przejechane kilometry następuje według stawki za 1 km ustalonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, a zwrot pozostałych kosztów następuje na podstawie przedstawionych biletów za przejazd autostradą oraz rachunków, w tym za usługi parkingowe, wystawionych na Spółkę.

Reasumując, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych jest zarówno zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę na jeden kilometr ustaloną zgodnie z powołanym rozporządzeniem jak i zwrot kosztów noclegów i innych wydatków (właściwie udokumentowanych) ponoszonych przez pracownika (np. opłaty parkingowe, opłaty za przejazdy autostradą).

Tut. Organ podkreśla, że zasady rozliczania krajowych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Powołane rozporządzenie określa, iż pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługuje m.in. zwrot kosztów przejazdów, noclegów oraz innych udokumentowanych wydatków. Natomiast przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych regulują m.in. kwestię zwolnienia z opodatkowania ww. świadczeń, co było przedmiotem niniejszej interpretacji.

Mając na uwadze powyższe należy wskazać, iż zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretacje przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną).

Treść art. 3 pkt 2 ww. ustawy, stanowi, iż ilekroć w ustawie jest mowa o przepisach prawa podatkowego - rozumie się przez to przepisy ustaw podatkowych, postanowienia ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską innych umów międzynarodowych dotyczących problematyki podatkowej, a także przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych.

Natomiast poprzez ustawy podatkowe, zgodnie z art. 3 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa, należy rozumieć ustawy dotyczące podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych określające podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujące prawa i obowiązki organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich.

Zatem zagadnienie dotyczące tego, czy stawka za 1 kilometr użycia prywatnego samochodu obejmuje wszelkie koszty tego użycia, czy też koszty związane z opłatami za przejazd autostradami, parkowanie, a także noclegi, stanowią odrębny tytuł do rozliczenia kosztów podróży, a zwrot tych kosztów jest niezależny od kosztów za przejechane kilometry, nie może stanowić przedmiotu interpretacji indywidualnej. Przedmiotem interpretacji indywidualnej może być wyłącznie opodatkowanie wskazanych przez Spółkę wydatków, a nie prawidłowość ich rozliczania, bowiem kwestia ta nie jest regulowana przepisami prawa podatkowego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

W odniesieniu do powołanej przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnej, tut. Organ informuje, że została ona wydana w indywidualnej sprawie i nie ma zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Jednocześnie tut. Organ informuje, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.