Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-2.4012.180.2017.2.RM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-06-30
Teza: W zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 8 maja 2017 r. (data wpływu 18 maja 2017 r.) uzupełnionym w dniu 12 czerwca 2017 r. (data wpływu 20 czerwca 2017 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 6 czerwca 2017 r. (skutecznie doręczone w dniu 8 czerwca 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 18 maja 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Wniosek uzupełniony został w dniu 12 czerwca 2017 r., (data wpływu 20 czerwca 2017 r.) na wezwanie Organu z dnia 6 czerwca 2017 r.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe, uzupełnione pismem z dnia 12 czerwca 2017 r.:

Wnioskodawca jako bank krajowy w postaci spółki akcyjnej prowadzi działalność w Polsce w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe. Spółka w związku z zakupami dokonywani w ramach prowadzonej działalności gospodarczej otrzymuje od swoich dostawców faktury w formie papierowej. W takiej formie Spółka otrzymuje też faktury korygujące oraz duplikaty faktur (dalej łącznie: „faktury zakupowe”).

Co do zasady, Spółka jest uprawniona do odliczenia całej wartości VAT naliczonego z otrzymywanych faktur zakupowych lub w części, jeżeli dokonywane zakupy mają związek, odpowiednio, z czynnościami opodatkowanymi VAT dokonywanymi przez Spółkę lub z czynnościami zarówno opodatkowanymi VAT, jak i zwolnionymi z VAT. Wydatki dokumentowane fakturami, co do zasady, stanowią także dla Spółki koszty uzyskania przychodów.

Obecnie Spółka przechowuje faktury zakupowe w takiej formie w jakiej je otrzymała. W szczególności, w przypadku faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej, Spółka przechowuje je właśnie w formie papierowej. W celu ograniczenia kosztów ponoszonych na archiwizację papierowych wersji faktur zakupowych, Wnioskodawca planuje wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów, w którym faktury otrzymane w wersji papierowej będą w pierwszej kolejności skanowane a następnie procesowane tzn. akceptowane, dekretowane, księgowane oraz opłacane. W ostatnim kroku wdrożony system pozwoli na archiwizowanie faktur zakupowych.

W związku z powyższym, po wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, Spółka planuje zrezygnować z przechowywania faktur w wersji papierowej, tzn. Spółka planuje, że po zeskanowaniu faktury zakupowej jej wersja papierowa zostanie zniszczona. Zeskanowane wersje faktur będą bowiem zawierać identyczną treść, jaką zawierały papierowe wersje faktur. Wdrożony przez Spółkę system oraz stosowane procedury zapewnią autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność otrzymywanych faktur.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia otrzymywanych faktur, dzięki zastosowaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów Spółka będzie w stanie w każdym przypadku zapewnić, że informacje wymienione na fakturze dokładnie odzwierciedlają faktyczną dostawę towarów lub świadczenie usług oraz warunki, na jakich zostały one dokonane. W szczególności możliwe będzie jednoznaczne przypisanie faktury do innych dokumentów (takich jak zamówienie lub umowa) potwierdzających faktyczny przebieg transakcji. Faktura będzie podlegać sprawdzeniu jako dokument zarówno pod względem biznesowym jak i księgowym, a dostęp do niej będzie ograniczony jedynie do wskazanych pracowników Spółki i tylko oni będą mieli dostęp do serwera, na którym dokumenty będą zamieszczane i przechowywane. W celu zapewnienia integralności treści oraz czytelności otrzymywanych faktur Spółka zastosuje format zapisu danych gwarantujący nienaruszalność danych zawartych na fakturze. Otrzymana przez Spółkę faktura w formie papierowej będzie przekształcana na postać pliku cyfrowego, którego zawartość od momentu wygenerowania jest niezmienna i nie podlega modyfikacjom. Plik zostanie zablokowany przed możliwością wprowadzania zmian na poziomie formatu pdf. Faktury w każdej chwili będzie można wydrukować, jednak bez możliwości wprowadzania do nich zmian.

Wnioskodawca wskazał ponadto, że wdrożony przez Spółkę system elektronicznego obiegu dokumentów umożliwi przechowywanie faktur zakupowych w podziale na okresy rozliczeniowe, łatwe odszukanie faktur zakupowych, bezzwłoczny dostęp do nich, a także bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach. Dzięki systemowi możliwy będzie pełny i bezzwłoczny dostęp do wszystkich dokumentów księgowych od momentu ich otrzymania przez Spółkę aż do momentu upływu terminu zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy sposób postępowania Spółki, o jakim mowa w stanie faktycznym, a w szczególności niszczenie papierowych wersji faktur, które zostały zeskanowane i następnie przeprocesowane w ramach opisanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, jest zgodny z przepisami Ordynacji podatkowej w zakresie w jakim przepisy te nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych?
2.  (oznaczone we wniosku nr 3) Czy w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego na takich fakturach, które zostały ujęte w ewidencji VAT za odpowiednie okresy rozliczeniowe?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Sposób postępowania Spółki, o jakim mowa w stanie faktycznym, w szczególności niszczenie papierowych wersji faktur zakupowych, które zostały zeskanowane i następnie przeprocesowane w ramach opisanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, jest zgodny z przepisami Ordynacji podatkowej w zakresie w jakim przepisy te nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez czas do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

W przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego na takich fakturach, które zostały ujęte w ewidencji VAT za odpowiednie okresy rozliczeniowe.

Uzasadnienie do pytania nr 1.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przechowywanie ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem jest zatem obowiązkiem Spółki, przy czym Ordynacja podatkowa w żadnym przepisie nie wskazuje na sposób przechowywania takiej dokumentacji. W szczególności, zdaniem Spółki, żaden przepis Ordynacji podatkowej nie wskazuje, że taka dokumentacja powinna być przechowywana w wersji papierowej.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, podatnik ma dowolność jeśli chodzi o wybór sposobu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. W ocenie Spółki konieczne jest jedynie zapewnienie tej dokumentacji takich warunków, które zagwarantują jej wystarczającą trwałość i pozostanie w stanie niezmienionym do czasu upływu okresu przedawnienia. Natomiast wdrożony przez Spółkę system elektronicznego obiegu dokumentów oraz archiwizacji faktur pozwoli nawet lepiej niż w przypadku dokumentacji papierowej zabezpieczyć taką dokumentację przed ryzykiem utraty lub uszkodzenia.

Takie stanowisko potwierdzono przykładowo w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 12 czerwca 2015 r., sygn. IPTPB3/4518-8/15-3/GG.

Spółka stoi zatem na stanowisku, że przyjęty sposób postępowania, o jakim mowa w stanie faktycznym, w szczególności niszczenie papierowych wersji faktur zakupowych, które zostały zeskanowane i następnie przeprocesowane w ramach opisanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, jest zgodny z przepisami Ordynacji podatkowej w zakresie w jakim przepisy te nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Uzasadnienie do pytania nr 2 (we wniosku oznaczonego nr 3).

Kwestię przechowywania faktur na gruncie VAT reguluje art. 112a ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, faktury otrzymane, w tym faktury wystawione ponownie, należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak wynika z powyższego przepisu, wybór sposobu przechowywania faktur należy do podatnika. W szczególności przepis ten nie sprzeciwia się możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej. Na taką możliwość wskazują natomiast wprost przepisy art. 112a ust. 3 i 4 ustawy o VAT, które nakładają na podatników decydujących się na przechowywanie faktur w formie elektronicznej dodatkowe warunki, jakie takie przechowywanie musi zapewniać.

W tym miejscu należy zauważyć, że Dyrektywa Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: „Dyrektywa VAT”) w art. 247 daje państwom członkowskim możliwość wprowadzenia w swoim ustawodawstwie wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dyrektywa VAT nie sprzeciwia się więc sytuacji, w której faktura przesłana w postaci papierowej, byłaby przechowywana w formie elektronicznej, jak również sytuacji odwrotnej, w której faktura przesłana w formie elektronicznej byłaby przechowywana w postaci papierowej. Dodatkowo należy zauważyć, że w tym kontekście Dyrektywa VAT wyjaśnia co należy rozumieć przez „przechowywanie faktur w formie elektronicznej”. Zgodnie z art. 241 Dyrektywy VAT, przez to pojęcie należy rozumieć przechowywanie danych przy wykorzystaniu urządzeń elektronicznych do przetwarzania (w tym cyfrowej kompresji) i przechowywania oraz przy wykorzystaniu środków przewodowych, radiowych, optycznych lub innych środków elektromagnetycznych.

W ocenie Wnioskodawcy, na gruncie przepisów ustawy o VAT nie istnieją przeciwwskazania do przechowywania w postaci elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Takie stanowisko potwierdza przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r., sygn. IBBP3/443-1391/14/JP, a także interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 stycznia 2016 r., sygn. IPPP2/4512-1052/15-4/AO, w której stwierdzono m.in., że „wobec przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że w analizowanym przypadku Wnioskodawca będzie uprawniony do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej.”

Podsumowując, w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego na takich fakturach, które zostały ujęte w ewidencji VAT za odpowiednie okresy rozliczeniowe.

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia otrzymywanych faktur, dzięki zastosowaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, Spółka będzie w stanie w każdym przypadku zapewnić, że informacje wymienione na fakturze dokładnie odzwierciedlają faktyczną dostawę towarów lub świadczenie usług oraz warunki, na jakich zostały one dokonane. W szczególności możliwe będzie jednoznaczne przypisanie faktury do innych dokumentów (takich jak zamówienie lub umowa) potwierdzających faktyczny przebieg transakcji. Faktura będzie podlegać sprawdzeniu jako dokument zarówno pod względem biznesowym jak i księgowym, a dostęp do niej będzie ograniczony jedynie do wskazanych pracowników Spółki i tylko oni będą mieli dostęp do serwera, na którym dokumenty będą zamieszczane i przechowywane. W celu zapewnienia integralności treści oraz czytelności otrzymywanych faktur, Spółka zastosuje format zapisu danych gwarantujący nienaruszalność danych zawartych na fakturze. Otrzymana przez Spółkę faktura w formie papierowej będzie przekształcana na postać pliku cyfrowego, którego zawartość od momentu wygenerowania jest niezmienna i nie podlega modyfikacjom. Plik zostanie zablokowany przed możliwością wprowadzania zmian na poziomie formatu pdf. Faktury w każdej chwili będzie można wydrukować, jednak bez możliwości wprowadzania do nich zmian.

Wdrożony przez Spółkę system elektronicznego obiegu dokumentów umożliwi łatwe odszukanie faktur zakupowych, bezzwłoczny dostęp do nich, a także bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach. Dzięki systemowi możliwy będzie pełny i bezzwłoczny dostęp do wszystkich dokumentów księgowych od momentu ich otrzymania przez Spółkę aż do momentu upływu terminu zobowiązania podatkowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2017 r. poz. 1221) zwanej dalej ustawą, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-3 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Użyte w powołanym art. 106m ust. 4 ustawy pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę z dostawą bądź usługą stanowiącą podstawę jej wystawienia. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, użyte w ww. przepisie określenie „wiarygodna ścieżka audytu”, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu - dla celów podatku VAT - powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (\`(...)\`).

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy)

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przy czym zgodnie z art. 70 § 1 ww. ustawy, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym opłynął termin płatności podatku. Oznacza to więc, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Termin przechowywania może zostać wydłużony w przypadku gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpocznie się, ulegnie zawieszeniu bądź zostanie przerwany (zob. art. 68-71 Ordynacji podatkowej).

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że w celu ograniczenia kosztów ponoszonych na archiwizację papierowych wersji faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur (faktur zakupowych), Wnioskodawca planuje wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów, w którym faktury otrzymane w wersji papierowej będą skanowane, procesowane tzn. akceptowane, dekretowane, księgowane, opłacane a następnie archiwizowane. Zeskanowane wersje faktur będą zawierać identyczną treść, jaką zawierały wersje papierowe. System wdrożony przez Wnioskodawcę oraz stosowane procedury zapewnią autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność otrzymywanych faktur. Wnioskodawca wskazał, że w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia otrzymywanych faktur, będzie w stanie w każdym przypadku zapewnić, że informacje wymienione na fakturze dokładnie odzwierciedlają faktyczną dostawę towarów lub świadczenie usług oraz warunki, na jakich zostały one dokonane. W szczególności możliwe będzie jednoznaczne przypisanie faktury do innych dokumentów (takich jak zamówienie lub umowa) potwierdzających faktyczny przebieg transakcji. Faktura będzie podlegać sprawdzeniu jako dokument zarówno pod względem biznesowym jak i księgowym, a dostęp do niej będzie ograniczony jedynie do wskazanych pracowników Spółki i tylko oni będą mieli dostęp do serwera, na którym dokumenty będą zamieszczane i przechowywane. W celu zapewnienia integralności treści oraz czytelności otrzymywanych faktur, Spółka zastosuje format zapisu danych gwarantujący nienaruszalność danych zawartych na fakturze. Otrzymana przez Spółkę faktura w formie papierowej będzie przekształcana na postać pliku cyfrowego, którego zawartość od momentu wygenerowania jest niezmienna i nie podlega modyfikacjom. Plik zostanie zablokowany przed możliwością wprowadzania zmian na poziomie formatu pdf. Faktury w każdej chwili będzie można wydrukować, jednak bez możliwości wprowadzania do nich zmian. Wdrożony przez Spółkę system elektronicznego obiegu dokumentów umożliwi łatwe odszukanie faktur zakupowych, bezzwłoczny dostęp do nich, a także bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach. Dzięki wdrożonemu systemowi możliwy będzie pełny i bezzwłoczny dostęp do wszystkich dokumentów księgowych od momentu ich otrzymania przez Spółkę aż do momentu upływu terminu zobowiązania podatkowego. Po wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, Spółka zamierza zrezygnować z przechowywania faktur w wersji papierowej.

W tak przedstawionych okolicznościach sprawy Wnioskodawca powziął wątpliwość w kwestii prawa do archiwizacji papierowych faktur zakupowych w formie elektronicznej.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci. Przy czym należy wskazać, że podmiot posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski może przechowywać dokumenty poza terytorium kraju wyłącznie w formie elektronicznej, a sposób ich archiwizacji będzie umożliwiał organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług oraz ustawie Ordynacja podatkowa należy uznać, że przechowywanie faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej a następnie przekształconych w postać pliku cyfrowego - w sposób opisany przez Wnioskodawcę w opisie zdarzenia przyszłego - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur oraz przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie a także gwarantujący odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych - jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. Planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania faktur zakupowych przy wykorzystaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, o którym mowa w niniejszym wniosku będzie zgodne z art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa oraz będzie spełniało wymogi określone w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych. W konsekwencji Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane w formie papierowej faktury zakupowe jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy w powyższym zakresie należy uznać za prawidłowe.

Odnosząc się do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wskazanego na fakturach otrzymanych pierwotnie w formie papierowej a przechowywanych w formie obrazu elektronicznego należy stwierdzić, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Należy podkreślić, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy uznać, że faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT. Zatem faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej we wniosku procedury elektronicznego obiegu dokumentów będą potwierdzały prawo Wnioskodawcy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego na takich fakturach, które zostały ujęte w ewidencji VAT za odpowiednie okresy rozliczeniowe należy uznać za prawidłowe.

W związku z tym, że niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie zakresu podatku od towarów i usług, w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.