Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.279.2019.1.AP
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-07-16
Teza: Zgodność z ustawą o podatku od towarów i usług sposobu archiwizowania faktur i zachowania prawa do odliczenia podatku wynikającego z tak archiwizowanych faktur.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek naliczony
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 22 maja 2019 r. (data wpływu 30 maja 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie zgodności z ustawą o podatku od towarów i usług sposobu archiwizowania faktur i zachowania prawa do odliczenia podatku wynikającego z tak archiwizowanych faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 maja 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie zgodności z ustawą o podatku od towarów i usług sposobu archiwizowania faktur i zachowania prawa do odliczenia podatku wynikającego z tak archiwizowanych faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca posiada siedzibę na terytorium Polski i podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na terytorium Polski. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na produkcji pozostałych podstawowych chemikaliów organicznych. Znacząca część działalności prowadzona jest w Specjalnej Strefie Ekonomicznej.

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT.

W ramach prowadzonej działalności, Wnioskodawca nabywa towary i usługi od krajowych oraz zagranicznych dostawców będących podatnikami VAT (dalej: „Kontrahenci”). Realizowane dostawy oraz świadczone usługi są przez Kontrahentów dokumentowane poprzez wystawianie odpowiednich dokumentów, w tym faktur VAT, faktur korygujących, rachunków, paragonów, duplikatów, not księgowych, not odsetkowych wraz z załącznikami itd. (dalej: „dokumenty”, „faktury”). Wnioskodawca otrzymuje faktury w postaci elektronicznej, oraz w postaci dokumentów papierowych. Dokumenty otrzymane w formie papierowej są obecnie przechowywane i archiwizowane w formie papierowej. Ponadto, Wnioskodawca przechowuje w formie papierowej faktury, rachunki, paragony fiskalne, bilety lub kilometrówki dokumentujące wydatki poniesione przez pracowników Wnioskodawcy, m.in. podczas podróży służbowych, zapłacone przy pomocy służbowych kart kredytowych lub gotówką. Do rozliczenia służbowych kart płatniczych, podróży służbowej pracownik załącza ww. dokumenty, na podstawie których Wnioskodawca dokonuje pracownikom zwrotu faktycznie poniesionych wydatków. Wydatki te podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania.

W związku z ciągłym rozwojem Wnioskodawcy, nawiązywaniem współpracy z nowymi Kontrahentami, a co za tym idzie rosnącą liczbą transakcji zakupu towarów i usług, Wnioskodawca generuje oraz otrzymuje więcej dokumentów potwierdzających zakup zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. W szczególności dotyczy to faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur, załączników do faktur, rachunków, not księgowych oraz innych dokumentów tworzonych przez Wnioskodawcę na potrzeby prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym m.in. dokumentów magazynowych PZ i WZ, listów przewozowych CMR, umów z kontrahentami). Przechowywanie dokumentów w formie papierowej, z uwagi na ich skalę (dot. to zarówno dokumentów własnych jak i obcych) stało się dla Wnioskodawcy nieefektywne. Wiąże się bowiem z wysokimi kosztami archiwizacji oraz koniecznością zapewnienia odpowiednich pomieszczeń, koniecznością zapewnienia dostępu, zabezpieczenia przed zniszczeniem, czasochłonnym wyszukiwaniem ich w archiwum, oraz ryzykiem ich uszkodzenia, utratą ich czytelności, blaknięciem (szczególnie paragonów). Dlatego też, w celu automatyzacji procesów biznesowych Wnioskodawca zaimplementował tzw. elektroniczny obieg faktur, w ramach którego następuje m.in. zeskanowanie otrzymywanych dokumentów i ich wprowadzenie do systemu informatycznego. W przypadku użycia Systemu wyeliminowana została możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury. Jednocześnie, dokumenty te są nadal przechowywane w formie papierowej.

Ponadto, Wnioskodawca otrzymuje dokumenty od kontrahentów i przesyła kontrahentom dokumenty w formie elektronicznej. Tego rodzaju dokumenty przechowywane są wyłącznie w formie elektronicznej.

Tym samym, w chwili obecnej, Wnioskodawca stosuje system archiwizacji dokumentów w następujących wariantach:

*   część dokumentów gromadzona jest tylko w tradycyjnej formie papierowej,
*   część dokumentów otrzymanych lub przesyłanych w formie elektronicznej archiwizowana jest tylko w takiej formie,
*   część dokumentów archiwizowana jest w formie mieszanej, tj. dokumenty po ich zeskanowaniu przechowywane są zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej.

Dokumenty otrzymywane w formie papierowej są skanowane i zapisywane w formacie PDF, co uniemożliwia ingerencję w dane zawarte w dokumentach oraz ich zmianę. Skany te są przechowywane w bazie danych systemu informatycznego na terytorium kraju w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą. Otrzymują w tym systemie unikalny numer umożliwiający ich indywidualną identyfikację oraz sprawne wyszukiwanie danych dotyczących dokumentu, jak również samego obrazu dokumentu. Archiwizowane na serwerach dokumenty są przechowywane w module SAP Content Serwer w formacie PDF i XML, aż do upływu terminu przedawnienia się zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. W przyszłości Wnioskodawca planuje przechowywanie dokumentów i załączników również w formacie TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP.

Zastosowany przez Wnioskodawcę informatyczny system przechowywania dokumentów umożliwia odtworzenie dokumentu w postaci wydruku jego kopii papierowej. Elektronicznie przechowywane dokumenty mogą zostać bezzwłocznie udostępnione organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie oraz w sposób umożliwiający odczytanie danych w nich zawartych. System umożliwia łatwe wyszukanie dokumentów źródłowych, ponieważ każdy zeskanowany dokument oraz dokument przesłany drogą elektroniczną ma nadawany unikatowy numer referencyjny – barkod, przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i daje możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych. Elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów są przechowywane w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność tekstu, czytelność dokumentów, łatwe odszukanie.

Obecnie dokumenty otrzymywane w wersji papierowej, po zeskanowaniu są nadal przechowywane w wersji papierowej.

Wnioskodawca planuje w przyszłości niszczyć papierowe oryginały faktur i innych dokumentów po ich zeskanowaniu pozostawiając ich elektroniczną (zeskanowaną) wersję.

Wnioskodawca realizuje dostawy usług lub towarów na podstawie konkretnego zamówienia lub bez niego. W pierwszej kolejności podczas księgowania zeskanowanej faktury informacje na fakturze są porównane z danymi określonymi w zamówieniu. W przypadku zakupów, które nie są realizowane na podstawie zamówienia ich weryfikacja jest dokonywana przez odpowiedzialnych za dany zakup pracowników Wnioskodawcy.

Wnioskodawca dokonuje szczegółowej kontroli danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi mu informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca ma każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę oraz jest w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów wyeliminowana jest możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury. Zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym uniemożliwia modyfikowanie pierwotnej treści faktury.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy Wnioskodawca, na podstawie art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2016 r., poz. 615, dalej: „ustawa o VAT”) będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT (faktury te będą przechowywane w formie elektronicznej jako nieedytowalne pliki PDF), w sytuacji gdy po otrzymaniu faktur w formie papierowej dokona ich zeskanowania i wgrania na serwer, a następnie papierowe egzemplarze tych faktur zostaną zniszczone?
2.  Czy przedstawiony sposób przechowywania zeskanowanych dokumentów, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona jest zgodny z przepisami ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacji gdy po otrzymaniu faktur w formie papierowej dokona ich zeskanowania i wgrania na serwer (faktury te będą przechowywane w formie elektronicznej jako nieedytowalne pliki PDF), a następnie papierowe egzemplarze tych faktur zostaną zniszczone nadal będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zgodnie z art. 86 ustawy o VAT.

Przedstawiony sposób przechowywania zeskanowanych dokumentów, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona, jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

Ad. 1.

Na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych przepisów wynika, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawa o VAT nie uzależnia prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. W konsekwencji fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

Reasumując, w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności należy uznać, że faktury zakupowe przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Wnioskodawcy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

Prezentowane przez Wnioskodawcę stanowisko znajduje potwierdzenie w linii interpretacyjnej Ministra Finansów, m.in.:

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 maja 2017 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa);
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 maja 2017 r. (sygn. 1462-IPPP1.4512.135.2017.1.BS);
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 lutego 2019 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.776.2018.3.KB);
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 stycznia 2018 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2017.1.IK).

Ad. 2.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Ustawodawca dopuszcza, aby dokumenty były archiwizowane w formie elektronicznej, pod warunkiem jednak, że spełnione zostaną warunki przechowywania dokumentów na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Przepis ten wskazuje, że podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, Wnioskodawca posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju i w związku z tym przechowuje faktury na terytorium kraju.

Należy również wskazać na wymogi stawiane przez ustawodawcę w zakresie faktur elektronicznych. Podatnik może przechowywać faktury w formie elektronicznej w dowolny sposób pod warunkiem, że będą przechowywane w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwość ich odszukania.

Wymogi w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur zostały określone w art. 106m ustawy o VAT. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Z kolei „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z obowiązującymi procedurami u Wnioskodawcy oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu powinna więc zapewnić możliwy do skontrolowania związek między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług w taki sposób, aby umożliwić sprawdzenie czy dostawa towarów lub świadczenie usług faktycznie miało miejsce.

Zadaniem Wnioskodawcy, ustawodawca nie narzuca określonej metody przechowywania faktur w formie elektronicznej. Wybrana metoda (procedura) przez podatnika musi jednak zapewniać ich autentyczność pochodzenia i integralność treści i czytelność. Ustawa o VAT nie wskazuje również na konkretne okoliczności, które wskazywałyby, że w danym przypadku został zapewniony dostateczny poziom kontroli biznesowej, dzięki której powyższe przesłanki byłyby spełnione. Kontrole biznesowe, zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów w opublikowanych wyjaśnieniach wydanych w związku z obowiązującymi przed 1 stycznia 2014 r. przepisami wykonawczymi dotyczącymi fakturowania, to proces za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu jej wystawienia aż do końca okresu jej przechowywania.

Ponadto, w opublikowanych wyjaśnieniach przez Ministerstwo Finansów wydanych w związku z obowiązującymi przed 1 stycznia 2014 r. przepisami wykonawczymi dotyczącymi fakturowania, zostało potwierdzone, że co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury wysłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.

Tak więc to podatnik określa sposób w jaki będzie przechowywał faktury, w tym np. skanować faktury wystawione/otrzymane w wersji papierowej i przechowywać je w formie elektronicznej, przy zachowaniu wymogów wskazanych w art. 112a w związku z art. 106m ustawy o VAT.

Wdrożone u Wnioskodawcy postępowanie w zakresie elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, tj. przechowywanie faktur w postaci skanów, w nieedytowalnych plikach PDF, zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. W związku z tym nie jest konieczne archiwizowanie przez Wnioskodawcę papierowych oryginałów faktur zakupowych ponieważ:

*   autentyczność pochodzenia faktur jest zapewniona poprzez pewność co do podmiotu, od którego otrzymał fakturę. Wnioskodawca wprowadził elektroniczny obieg dokumentów. Dokument otrzymany przez Wnioskodawcę jest zeskanowany i przechodzi elektroniczną drogę przez jego sprawdzenie formalno-rachunkowe, merytoryczne, aż do zaksięgowania, zatwierdzenia do wypłaty oraz zarchiwizowania,
*   integralność faktur jest zapewniona poprzez to, że po zeskanowaniu faktury zakupowe są przechowywane na dysku w formie nieedytowalnych plików PDF. W związku z tym nie jest możliwe, aby ani w trakcie zmiany formy faktury zakupowej z papierowej na elektroniczną, ani w trakcie przechowywania skanów faktur zakupowych na dysku Wnioskodawcy, doszło do modyfikacji danych lub informacji zamieszczonych na fakturze zakupowej,
*   czytelność jest zapewniona poprzez możliwość wyświetlenia faktury zakupowej i wiernego odtworzenia obrazu oryginału papierowego faktury.

Reasumując, w świetle powołanych powyżej regulacji, system elektronicznej archiwizacji faktur papierowych zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur dzięki ich zeskanowaniu, ich odszukanie, dostęp czy pobór są szybszy i łatwiejszy. Na żadnym etapie nie jest możliwa modyfikacja treści dokumentu. Zgodność zapisu cyfrowego z oryginałem jest sprawdzany w momencie tworzenia wersji elektronicznej, oraz na etapie obiegu, weryfikacji i zatwierdzania dokumentu w systemie WorkFlow. Wnioskodawca w każdej chwili dysponuje zarchiwizowanym obrazem pierwotnej faktury zakupowej, zawierającym dokładnie te same elementy, co papierowy jej oryginał.

Taki system archiwizacji dokumentów papierowych (tzn. w formie elektronicznej) będzie spełniał wymogi w zakresie archiwizacji dokumentacji podatkowej, w tym art. 112a i art. 106m ustawy o VAT, a co za tym idzie brak jest przeszkód aby dokumenty przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej otrzymywanych i wystawionych w formie papierowej. Po zeskanowaniu dokumenty papierowe będą niszczone.

Przedstawione przez Wnioskodawcę stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych prawa podatkowego, m.in. w interpretacji indywidualnej:

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 grudnia 2016 r. (sygn. 1462-IPPP2.4512.858.2016.1.KOM) oraz z dnia 3 września 2014 r. (sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD);
*   Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r. (sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ);
*   Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 maja 2017 r. (sygn.1462-IPPP1.4512.135.2017.1.BS).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać:

1.  datę wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku;
13.  sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem;
16.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
    1.  obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
    2.  w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty– wyrazy „metoda kasowa”;
17.  w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
18.  w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
19.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
    1.  przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
    2.  przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
    3.  innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
20.  w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
21.  w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
22.  w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
    1.  przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
    2.  liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
23.  w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
24.  w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
    1.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
    2.  numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1.  konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2.  niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2013, poz. 1485) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Z art. 112 ustawy wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy – podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W związku z ciągłym rozwojem Wnioskodawcy, nawiązywaniem współpracy z nowymi Kontrahentami, a co za tym idzie rosnącą liczbą transakcji zakupu towarów i usług, Wnioskodawca generuje oraz otrzymuje więcej dokumentów potwierdzających zakup zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. W celu automatyzacji procesów biznesowych Wnioskodawca zaimplementował tzw. elektroniczny obieg faktur, w ramach którego następuje m.in. zeskanowanie otrzymywanych dokumentów i ich wprowadzenie do systemu informatycznego. W przypadku użycia Systemu wyeliminowana została możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury. Jednocześnie, dokumenty te są nadal przechowywane w formie papierowej. W chwili obecnej, Wnioskodawca stosuje system archiwizacji dokumentów w następujących wariantach:

*   część dokumentów gromadzona jest tylko w tradycyjnej formie papierowej,
*   część dokumentów otrzymanych lub przesyłanych w formie elektronicznej archiwizowana jest tylko w takiej formie,
*   część dokumentów archiwizowana jest w formie mieszanej, tj. dokumenty po ich zeskanowaniu przechowywane są zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej.

Dokumenty otrzymywane w formie papierowej są skanowane i zapisywane w formacie PDF, co uniemożliwia ingerencję w dane zawarte w dokumentach oraz ich zmianę. Skany te są przechowywane w bazie danych systemu informatycznego na terytorium kraju w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą. Otrzymują w tym systemie unikalny numer umożliwiający ich indywidualną identyfikację oraz sprawne wyszukiwanie danych dotyczących dokumentu, jak również samego obrazu dokumentu. Archiwizowane na serwerach dokumenty są przechowywane w module SAP Content Serwer w formacie PDF i XML, aż do upływu terminu przedawnienia się zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. W przyszłości Wnioskodawca planuje przechowywanie dokumentów i załączników również w formacie TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP.

Zastosowany przez Wnioskodawcę informatyczny system przechowywania dokumentów umożliwia odtworzenie dokumentu w postaci wydruku jego kopii papierowej. Elektronicznie przechowywane dokumenty mogą zostać bezzwłocznie udostępnione organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie oraz w sposób umożliwiający odczytanie danych w nich zawartych. System umożliwia łatwe wyszukanie dokumentów źródłowych ponieważ każdy zeskanowany dokument oraz dokument przesłany drogą elektroniczną ma nadawany unikatowy numer referencyjny – barkod, przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i daje możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych. Elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów są przechowywane w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność tekstu, czytelność dokumentów, łatwe odszukanie.

Obecnie dokumenty otrzymywane w wersji papierowej, po zeskanowaniu są nadal przechowywane w wersji papierowej. Wnioskodawca planuje w przyszłości niszczyć papierowe oryginały faktur i innych dokumentów po ich zeskanowaniu pozostawiając ich elektroniczną (zeskanowaną) wersję.

Wnioskodawca dokonuje szczegółowej kontroli danych dotyczących danego sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi mu informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca ma każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz jest w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

Mając na uwadze powołane przepisy oraz wskazane okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, jak wskazał Wnioskodawca, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Odnosząc się do kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany we wniosku wskazać należy, co następuje.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy (wykorzystywanie nabytych towarów i usług do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że zmiana sposobu przechowywania otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji, w żaden sposób nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Natomiast zniszczenie papierowych egzemplarzy faktur, które zostaną objęte opisanym sposobem archiwizacji, nie będzie miało negatywnego wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Zatem Wnioskodawca, na podstawie art. 86 ustawy będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur (przechowywanych w sposób zgodny z przepisami ustawy), w sytuacji gdy po otrzymaniu faktur w formie papierowej dokona ich zeskanowania i wgrania na serwer, a następnie papierowe egzemplarze tych faktur zostaną zniszczone.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1, że zniszczenie papierowych wersji faktur zakupowych, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miało wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych jest prawidłowe.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Wnioskodawcy. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy czy przedstawionego stanowiska własnego, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięć, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.