Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-2.4012.428.2021.2.AM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-10-04
Teza: przechowywanie otrzymywanych i wystawianych przez Wnioskodawcę faktur i innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z tak przechowywanych dokumentów księgowych
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur elektronicznych; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów -Sposób przechowywania faktur ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów -Termin przechowywania ewidencji i dokumentów
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

**INTERPRETACJA INDYWIDUALNA**

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r., poz. 1540 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 3 czerwca 2021 r. (data wpływu 9 czerwca 2021 r.), uzupełnionym pismem z 15 września 2021 r. (data wpływu 29 września 2021 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymywanych i wystawianych przez Wnioskodawcę faktur i innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z tak przechowywanych dokumentów księgowych – **jest prawidłowe.**

**UZASADNIENIE**

W dniu 9 czerwca 2021 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymywanych i wystawianych przez Wnioskodawcę faktur i innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z tak przechowywanych faktur zakupowych i innych dokumentów, a także podatku dochodowego od osób prawnych, podatku dochodowego od osób fizycznych i Ordynacji podatkowej.

Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z 15 września 2021 r. o doprecyzowanie opisu sprawy, pytań oraz własnego stanowiska.

**We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku).**

Wnioskodawca ma siedzibę oraz miejsce zarządu na terenie Polski oraz jest polskim rezydentem podatkowym. Wnioskodawca – jako spółka z o.o. – jest przedsiębiorcą, o którym mowa w art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości – tj. przez przedsiębiorcę prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, z późn. zm.) („ustawa o rachunkowości”) dla swoich klientów (dokumenty klientów nie są jednak przedmiotem wniosku). Wnioskodawca ponadto samodzielnie prowadzi własne księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Wnioskodawca otrzymuje i wystawia faktury VAT, oraz otrzymuje i wystawia inne dokumenty księgowe związane z ponoszonymi kosztami/uzyskanymi przychodami (w tym m.in. paragony, rachunki i inne dokumenty konieczne dla prawidłowego wykazywania zobowiązań podatkowych, w tym w zakresie podatku dochodowego), a także inne dokumenty potwierdzające zasadność i prawidłowość wystawionej lub otrzymanej faktury (np.: WZ, CMR, zamówienie, PZ itp.) („Dokumenty Księgowe”).

W chwili obecnej, Dokumenty Księgowe otrzymywane i wystawione przez Wnioskodawcę w formie papierowej przechowywane były w formie papierowej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W celu minimalizacji kosztów przechowywania dokumentów i usprawnienia obiegu dostępu do dokumentów, Wnioskodawca zamierza wdrożyć rozwiązania informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej po zeskanowaniu z dokumentów papierowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki).

Procedura archiwizowania i przechowywania Dokumentów Księgowych w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych) będzie odpowiednio przygotowana, spisana i przekazana właściwym pracownikom Wnioskodawcy.

Dokumenty Księgowe w formie papierowej będą sprawdzane pod względem poprawności i czytelności. Następnie ww. dokumenty zostaną zeskanowane. Zachowana będzie odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna (zeskanowana) jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Na etapie skanowania dokumenty księgowego, a także po jej wprowadzeniu do elektronicznego archiwum jakakolwiek modyfikacja jego treści nie jest możliwa.

Dokumenty Księgowe zeskanowane z dokumentów papierowych będą odpowiednio posegregowane i archiwizowane w wewnętrznym systemie Wnioskodawcy w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Dokumenty Księgowe zeskanowane z dokumentów papierowych przechowywane co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (obecnie, co do zasady, 6 lat).

Dokumenty Księgowe zeskanowane z dokumentów papierowych będą mogły być wyszukiwane po ich numerze referencyjnym. W każdej chwili będzie też istniała możliwość wydruku tych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także – zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów Księgowych zeskanowanych z dokumentów papierowych na żądanie organów podatkowych. Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty Księgowe zeskanowane z dokumentów papierowych w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich autentyczność i czytelność (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy dokumentu, a także pewność co do autentyczności dokumentu) oraz integralność treści (w dokumencie nie będzie możliwa zmiana danych).

Po zeskanowaniu Dokumentów Księgowych z dokumentów papierowych zapisaniu i zarchiwizowaniu Dokumentów Księgowych w systemie Wnioskodawcy, Dokumenty Księgowe w wersji papierowej zostaną zniszczone – z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.

Dla elektronicznych Dokumentów Księgowych Spółka będzie stosować elektroniczny obieg dokumentów zapewniający dostęp do informacji osobie weryfikującej czy akceptującej Dokument Księgowy. Elektroniczne Dokumenty księgowe będą przechowywane przez Spółkę w formie nieedytowalnych plików elektronicznych. Przechowywane przez Spółkę pliki elektroniczne umożliwiać będą odczytanie ich oraz ewentualne ich wydrukowanie. System, w którym będą one przechowywane umożliwiać będzie szybkie wyszukanie konkretnego dokumentu księgowego, przykładowo na podstawie daty wystawienia, danych wystawcy, numeru dokumentu itp. Dokumenty te będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Spółka przechowywać będzie elektroniczne Dokumenty Księgowe na serwerach sieciowych w ramach tzw. chmury, tzn. na przestrzeniach serwerowych udostępnianych przez dostawcę usług internetowych jak, np. globalni dostawcy usług tzw. „cloud” …, …, … itp. Elektroniczne Dokumenty Księgowe nie będą zatem przechowywane na fizycznych serwerach Wnioskodawcy. Dodatkowo, dla celów bezpieczeństwa danych, Spółka sporządzać będzie okresowo kopie zapasowe plików z wyżej wymienionymi dokumentami.

Wdrożenie opisanego rozwiązania informatycznego polegającego na archiwizowaniu i przechowywaniu Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej wynika z faktu, iż w związku ze skalą prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej, ilość otrzymywanych przez niego i wystawianych Dokumentów Księgowych jest znacząca. Biorąc pod uwagę wynikające z obowiązujących przepisów prawa podatkowego okresy przez jakie podatnik zobowiązany jest przechowywać Dokumenty Księgowe, to ich archiwizacja w postaci papierowej skutkuje wysokimi kosztami. Koszty te wynikają z konieczności zapewnienia odpowiednich warunków lokalowych oraz logistycznych niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowych dokumentów.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że:

W odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami i innymi dokumentami księgowymi, zwanymi dalej Dokumentami Księgowymi, (otrzymanymi w formie papierowej), jak również dokumentów wystawionych przez Wnioskodawcę, (dotyczącymi działalności Wnioskodawcy, a nie jego klientów), Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych dokumentów będą polegały na stosowaniu następujących procedur:

\- faktury papierowe będą niszczone dopiero po zastosowaniu opisanych kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku.

\- sprawdzenie faktury jest czynnością poprzedzającą jej zarchiwizowanie w wersji elektronicznej. Co więcej, osoba odpowiedzialna za zarchiwizowanie dokumentu jest obowiązana do sprawdzenia, czy dokument po jego elektronicznym zarchiwizowaniu jest czytelny, kompletny i czy jego treść odpowiada dokumentowi w wersji papierowej – jest to warunek konieczny prawidłowego zarchiwizowania dokumentu.

\- dokumenty w formie papierowej będą przez Wnioskodawcę przechowywane zawsze co najmniej do czasu rozliczenia podatku, tj. co najmniej do końca miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dane rozliczenie, a następnie będą niszczone.

\- dokumenty w formie elektronicznej będą natomiast zawsze przechowywane do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W ocenie Wnioskodawcy zniszczenie dokumentu w wersji papierowej będzie zgodne z przepisami, w tym przede wszystkim z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2018 r. poz. 800 z późn. zm.) oraz z art. 112 i art. 112a ust. 1 i 4 ustawy o VAT, co znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe (interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 lipca 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.155.2017.2.MGO oraz z 26 czerwca 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.158.2017.2.ASz, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 grudnia 2016 r., sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa).

\- przykładem stosowanej kontroli biznesowej jest też posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

\- system księgowy Wnioskodawcy jest zintegrowany z programem skanującym, który wysyła zeskanowane dokumenty bezpośrednio do systemu księgowego.

\- system księgowy i oprogramowanie skanujące zapewnia, że każdy dokument/faktura zeskanowana może być odnaleziona (wywołana) przez pracownika Spółki, pracownik może taki dokument/fakturę zobaczyć jako obraz, może go pobrać oraz wydrukować. Umożliwia to zaksięgowanie danej faktury w systemie księgowym Spółki.

\- faktury w formie elektronicznej wysyłane są przez dostawców drogą mailową na dedykowane adresy e-mail Spółki, sprzężone z systemem księgowym. Z tych adresów e-mail faktury te trafiają do systemu księgowego i są zapisywane na wspomnianych wyżej serwerach.

\- zgodnie z procedurą zakupu Spółki, wszystkie faktury wysyłane drogą mailową muszą być zawsze w formacie pdf. oraz każda faktura musi stanowić oddzielny załącznik.

\- w przypadku faktur w formie elektronicznej, Spółka wyraża zgodę dostawcom na stosowanie takiego rozwiązania. Dostawcy Spółki otrzymują oświadczenie Spółki, w którym sprecyzowane są wymagania dotyczące sposobu przesyłania faktur elektronicznych. Z niektórymi dostawcami podpisywane są umowy dotyczące przesyłania faktur w formie elektronicznej.

\- Spółka stosuje ściśle określone procedury akceptacji i weryfikacji faktur zakupowych. W każdym przypadku wyznaczone przez Spółkę osoby weryfikują m.in.:

*   dane identyfikujące dostawcę lub usługodawcę;
*   zgodność zamówionego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową;
*   zasadność kwoty wykazanej na fakturze i jej zgodność z zamówieniem lub umową;
*   datę realizacji usługi lub datę dostawy towaru.

W ocenie Wnioskodawcy stosowane przez niego rozwiązania stanowią odpowiednie kontrole biznesowe, pozwalające na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą a dokumentowaną transakcją (dostawą towarów lub świadczeniem usług). Warto w tym miejscu podkreślić, że stanowisko Wnioskodawcy ma potwierdzenie w aktualnej linii interpretacyjnej organów podatkowych (interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6 lutego 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.529.2017.JF oraz z 18 stycznia 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.691.2017.1.RD).

Dokumenty Księgowe wystawiane i otrzymywane przez Wnioskodawcę (dotyczące działalności Wnioskodawcy, a nie jego klientów) będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Wydatki dokumentowane ww. fakturami mogą również dotyczyć czynności wskazanych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685, z późn. zm.). Oczywiście jednak niezależnie stosowane są przez Spółkę przepisy o VAT dotyczące ograniczeń w odliczaniu VAT, np. właśnie art. 88 ustawy VAT.

**W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku).**

1) Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż przedstawiony sposób archiwizowania w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów księgowych (otrzymanych w formie papierowej), jak również dokumentów wystawionych przez Wnioskodawcę, (dotyczących działalności Wnioskodawcy, a nie jego klientów) zdigitalizowanych z wersji papierowej i niszczenie papierowych oryginałów tych dokumentów jest zgodny z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535, z późn. zm.) (dalej „ustawa VAT”)?

2) Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż sposób przechowywania dokumentów księgowych (otrzymanych w formie papierowej), jak również dokumentów wystawionych przez Wnioskodawcę, (dotyczących działalności Wnioskodawcy, a nie jego klientów) wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowanych z dokumentów papierowych) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT przez podatnika, tj. podatnikowi będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego z takich dokumentów księgowych, w takim zakresie w jakim prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego przysługiwałoby na podstawie tych dokumentów księgowych przechowywanych w formie papierowej ?

**Zdaniem Wnioskodawcy (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)**, przedstawiony sposób archiwizowania w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów (otrzymanych w formie papierowej), jak również dokumentów wystawionych przez Wnioskodawcę, (dotyczących działalności Wnioskodawcy, a nie jego klientów), zdigitalizowanych z wersji papierowej i niszczenie papierowych oryginałów tych dokumentów jest zgodny z przepisami ustawy VAT, a sposób przechowywania dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowanych z dokumentów papierowych) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT przez podatnika, tj. podatnikowi będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego z takich dokumentów księgowych, w takim zakresie w jakim prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego przysługiwałoby na podstawie tych dokumentów księgowych przechowywanych w formie papierowej.

Ustawa VAT w art. 112a stanowi, że podatnicy przechowują: 1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, 2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W kolejnych ustępach tego artykułu wskazano, zaś, iż:

1.  Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
2.  Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
3.  Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z tych przepisów, a zwłaszcza ust. 4 jasno wynika, że przechowywanie faktur w postaci elektronicznej jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia bezzwłocznego dostępu do nich.

Stanowisko to potwierdza interpretacja z dnia 29 stycznia 2016 r. (IPPP3/4512-1069/15-2/RD) wydana przez Izbę Skarbową w Warszawie, według której organy nie uzależniają prawa do odliczenia VAT naliczonego od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej jest przechowywana, pod warunkiem, że spełnione są wymogi art. 112a ustawy o VAT przedstawione powyżej.

Również liczne inne interpretacje indywidualne, potwierdzające możliwość posługiwania się elektroniczną wersją dokumentów dla celów rozliczeń podatku od towarów i usług (dalej: VAT). Przykładem takich interpretacji są interpretacje indywidualne potwierdzające zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego ze zarchiwizowanych w formie elektronicznej faktur, m.in.:

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 marca 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.769.2020.2.KF,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 lutego 2021 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.702.2020.2.AW,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 lutego 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.758.2020.2.KK,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 lutego 2021 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.879.2020.1.AM,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 grudnia 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.623.2020.3.JG,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 grudnia 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.490.2020.2.JSU,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 listopada 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.446.2020.2.E,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 października 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.499.2020.1.MT,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 czerwca 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.175.2020.2.JG.

Mając powyższe na uwadze uznać należy, iż skoro w przepisach brak jest wymogu przechowywania faktur w takiej formie, w jakiej podatnik te faktury otrzymał, to w konsekwencji nie ma powodu, aby taki obowiązek na niego nakładać. W przypadku, gdy zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do prowadzonej przez podatnika działalności opodatkowanej podatkiem VAT podatnik będzie mógł skorzystać z możliwości odliczenia VAT bez względu na to, w jakiej formie będzie otrzymane dokumenty przechowywał i czy dokumenty oryginalnie otrzymane (papierowe) zniszczył po digitalizacji.

W tym miejscu warto przytoczyć:

*   stanowisko przedstawione przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 marca 2017 r. 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG: „W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.”
*   stanowisko przedstawione przez Dyrektora Krajowej Izby Podatkowej w interpretacji 0111-KDIB3-2.4012.151.2017.2.SR z dnia 26 czerwca 2017 r.: „W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.”

Kwestie związane z możliwością przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej wielokrotnie były rozpatrywane w orzeczeniach sądów administracyjnych. W szczególności na uwagę zasługuje wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r. I FSK 1169/08: „Rozważania powyższe prowadzą do wniosku, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne. Jednocześnie z całym naciskiem trzeba podkreślić, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji. Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.”

Stanowisko takie zostało również przedstawione w wydanych później wyrokach: Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 15 marca 2011 r. I SA/Po 899/10 czy Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 stycznia 2012 r. akt I FSK 482/11.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.**

Na wstępie należy wskazać, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Według art. 106b ust. 1 ustawy – w brzmieniu obowiązującym do 30 czerwca 2021 r. – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2021 r. – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy – w brzmieniu obowiązującym do 30 czerwca 2021 r. – faktura powinna zawierać m.in:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy – w brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2021 r. – faktura powinna zawierać m.in:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1) konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;

2) niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 112 ustawy – w brzmieniu obowiązującym do 30 czerwca 2021 r. – podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112 ustawy – w brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2021 r. – podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Jak stanowi art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy – podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy przepisu ust. 2 ustawy nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Mając na uwadze okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej tj. niszczenie papierowych oryginałów) faktur otrzymanych oraz wystawianych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę innych dokumentów księgowych, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

W związku z tym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 należało uznać za prawidłowe.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej, dokumentujących zakup towarów i usług, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy zauważyć, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych – podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Jak stanowi art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

W świetle powyższej regulacji, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że otrzymane faktury przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą będą potwierdzały jego prawo do odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego. Warunkami, które muszą być spełnione, aby to odliczenie było dopuszczalne jest po pierwsze – zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, po drugie – nabyte towary i usługi będą wykorzystywane – przez czynnego zarejestrowanego podatnika podatku VAT – do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W konsekwencji wskazać należy, że Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z otrzymanymi fakturami,gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem wykorzystywania zakupów do czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Natomiast w związku z tym, że Wnioskodawca nie wyklucza sytuacji, w której wydatki dokumentowane ww. fakturami mogą również dotyczyć czynności wskazanych w art. 88 ustawy, to w takim przypadku Wnioskodawcy nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego na tych fakturach.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 2 należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Jednocześnie podkreślić należy, iż tut. Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę. Tut. Organ informuje, iż nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanego zdarzenia przyszłego.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Niniejsza interpretacja dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymywanych i wystawianych przez Wnioskodawcę faktur i innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z tak przechowywanych faktur zakupowych i innych dokumentów.

Natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, podatku dochodowego od osób fizycznych oraz Ordynacji podatkowej zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Odnośnie natomiast powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.