Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB2-1.4010.674.2024.4.AS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-03-14
Teza: W zakresie ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie
otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako
dających prawo do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania
przychodów (w podatku CIT), wyłącznie w formie
elektronicznej i niszczenie (utylizacja) ich papierowych
oryginałów w sytuacji w której zostały one dostarczone do
Wnioskodawcy oraz czy Wnioskodawca będzie uprawniony do
zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków
udokumentowanych fakturami zakupowymi, jeżeli będą one
przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z
opisanym sposobem postępowania.
Słowa kluczowe: dokumenty
dokumenty-przechowywanie dokumentów
faktura
faktura-faktura elektroniczna
faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur
elektronicznych
koszt-koszty uzyskania przychodów
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
1
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 1-art. 9
[CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

łowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest
    prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 grudnia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji
    indywidualnej dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie
    ustalenia:
    — czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur
      zakupowych, jako dających prawo do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania
      przychodów, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie (utylizacja) ich papierowych
      oryginałów w sytuacji, w której zostały one dostarczone do Wnioskodawcy;
    — czy Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
      wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, jeżeli będą one
      przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem
      postępowania.
    Wniosek uzupełnili Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 5 marca 2025 r.
    (wpływ 10 marca 2025 r.).
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
    X Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) należy do międzynarodowej grupy spółek
    (dalej: „Grupa”), posiadającej zakłady w wielu krajach. Wnioskodawca jest czynnym
    podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”), zarejestrowanym na potrzeby VAT
    w Polsce oraz podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT”).
    Wnioskodawca posiada siedzibę (...) oraz oddział zamiejscowy (...).
    Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności otrzymuje od podmiotów
    zewnętrznych oraz od podmiotów powiązanych faktury VAT dokumentujące zakup
    towarów lub usług. Wnioskodawca otrzymuje faktury zarówno w formie elektronicznej, jak
    i w formie papierowej.
    Sposób postępowania w przypadku faktur przychodzących drogą elektroniczną, różni się
    od postępowania z fakturami przychodzącymi w formie papierowej.
    1. Ewidencjonowanie faktur przychodzących do Wnioskodawcy w formie elektronicznej
    Sposób ewidencjonowania faktur przychodzących do Wnioskodawcy drogą elektroniczną
    został szczegółowy opisany w wewnętrznej procedurze Grupy, zatytułowanej w polskiej
    wersji językowej jako: „Elektroniczne faktury przychodzące. Dokumentacja Techniczna
    Procesu” (dalej: „Procedura 1”) oraz częściowo w treści dokumentu powstałym na
    potrzeby (...) pt. „Dokumentacja procesu. Digitalizacja przychodzących faktur w (...)” (dalej:
    „Procedura 2”).
    Założenia dotyczące spójności i integralności faktur przedstawione w Procedurze 2, w
    swojej treści odnoszą się do ram prawnych polskich i niemieckich przepisów o

    rachunkowości oraz polskich i niemieckich przepisów prawa podatkowego i handlowego.
    Założenie Procedury 2 jest takie, iż prowadzenie dokumentacji w Grupie powinno być
    zgodne z powyższymi przepisami.
    W treści Procedury 1, opisany został proces przetwarzania e-maili wraz załącznikami
    (fakturami), aż do chwili umieszczenia faktury w systemie przepływu czynności (dalej:
    „Program”). Program ten jest zintegrowany z systemem służącym do księgowania (dalej:
    „System”), w związku z czym, wszystkie faktury trafiające do Programu są jednocześnie
    widoczne w Systemie.
    Ponadto, z uwagi na wskazaną integrację, Wnioskodawca ma możliwości filtrowania i
    przeglądania faktur na różne sposoby - ze względu na okres księgowania, kontrahenta,
    itp. System indeksuje również faktury nadając im kolejne numery wewnętrzne, stosowane
    na potrzeby programu. Na chwilę obecną, w Programie umieszcza się również skan
    dokumentu źródłowego faktury, jeżeli takowy istnieje (umowa, przyjęcie zlecenia,
    zamówienie, itp.), do którego pracownicy mają dostęp przy przeglądaniu faktur. Co za tym
    idzie, każda osoba mająca dostęp do Programu, jest w stanie zidentyfikować dokument
    będący źródłem danej faktury.
    W Programie widoczna jest również historia faktury, co w praktyce oznacza dostęp do
    każdego etapu procesu zaewidencjonowania dokumentu u Wnioskodawcy - od momentu
    trafienia faktury do Wnioskodawcy, aż do momentu jego zaksięgowania i zarchiwizowania,
    gdyż system wyposażony jest w zintegrowaną księgę poczty przychodzącej.
    Zarówno w Programie, jak i w Systemie, widoczne są dla pracowników Wnioskodawcy
    również jego dokumenty księgowe, dotyczące oddziału Wnioskodawcy (...).
    Zgodnie z treścią Procedury 1, faktury mają przychodzić na centralny adres e-mail Grupy
    (...), dedykowany fakturom. Ponadto, uprawnienia w skrzynce pocztowej muszą być
    ustawione w taki sposób, żeby nie było możliwości usunięcia lub zmiany przychodzącej
    korespondencji. Każdy przychodzący e-mail jest archiwizowany w oparciu o system
    archiwizacji e-maili oraz zostaje zabezpieczony przed możliwością dokonywania zmian
    (edycji).
    Dokumenty księgowe w formie elektronicznej muszą być przesyłane na dedykowany e-
    mail w formacie PDF. W przypadku otrzymania dokumentu księgowego w innym formacie,
    Wnioskodawca zawsze dąży do otrzymania dokumentu w formacie PDF - w przypadku
    nieotrzymania faktury w formie PDF, nie zostaje ona zaakceptowana i zaksięgowana.
    W razie utraty danych na skutek awarii Programu bądź Systemu, dokumenty będą w
    przyszłości przechowywane równolegle na serwerach międzynarodowych Grupy (...), co
    umożliwi ich przeglądanie i odzyskanie w przypadku awarii.
    a) Aktualny sposób postępowania Wnioskodawcy z fakturami otrzymywanymi w drodze
      elektronicznej.
      — Krok 1: Email z załączonym plikiem PDF (fakturą) trafia na dedykowany adres e-mail
        Grupy (...), przeznaczony wyłącznie do otrzymywania faktur. Na tym etapie, po raz
        pierwszy zlokalizowany i zweryfikowany zostaje plik PDF zawierający fakturę
        (weryfikacja polega wyłącznie na sprawdzeniu, czy plik PDF zawiera fakturę).
        Następnie, dana faktura zostaje przyporządkowana danej Spółce z Grupy (...). Po tej
        weryfikacji, e-mail z załączonym plikiem PDF, będącym plikiem zawierającym
        fakturę, zostaje przesłany na skrzynkę pocztową Wnioskodawcy, dedykowaną do
        odbioru faktur.
      — Krok 2: Faktura przychodząca do Wnioskodawcy w formie elektronicznej, jak każdy
        dokument przychodzący do Wnioskodawcy, jest wprowadzana do książki
        korespondencyjnej - prowadzonej w formie elektronicznej (plik prowadzony w
        formacie MS Excel), do której dostęp mają wyznaczeni pracownicy.

      — Krok 3: Osoby odpowiedzialne za procesowanie dokumentów drukują faktury, które
        następnie są weryfikowane pod względem merytorycznym oraz akceptowane
        manualnie. Następnie, faktury są skanowane wraz z dokumentem źródłowym, z
        którego wynika faktura, takim jak np. umowa, zamówienie, e-mail - z którego
        wynika data wpływu faktury do Wnioskodawcy (np. umowa, zamówienie, e-mail).
        Zeskanowana faktura wraz z dokumentami źródłowymi poprzez proces skanowania
        zostaje wprowadzona do Programu i jest tym samym archiwizowana.
      — Krok 4: Wyznaczone osoby przesyłają fakturę dla obszaru, którego dotyczy dana
        faktura kosztowa, z punktu widzenia jej zasadności w celu zatwierdzenia.
      — Krok 5: Wyznaczony akceptant dla danego obszaru Wnioskodawcy, którego dotyczy
        konkretna faktura kosztowa, akceptuje fakturę z punktu widzenia jej zasadności.
        Bez wskazanej akceptacji faktura nie może zostać wprowadzona do systemu, jak
        również nie zostanie zaksięgowana.
      — Krok 6: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę weryfikują faktury pod względem
        merytorycznym, tj. czy posiadają one niezbędne dane wymagane przez przepisy
        polskiego prawa podatkowego.
      — Krok 7: Po zakończeniu procesu akceptacji System automatycznie zwalnia fakturę do
        księgowania. Następnie faktura jest księgowana. Wydrukowana wersja faktury wraz
        z dokumentem źródłowym zostaje zarchiwizowana fizycznie w siedzibie
        Wnioskodawcy. Po realizacji całego procesu każda faktura ma przypisany w
        Systemie swój odrębny, indywidualny numer. Możliwe jest również na tym etapie
        odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów
        ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo powyżej).
    Wnioskodawca zamierza jednak w przyszłości nieco uprościć obecnie stosowaną
    procedurę poprzez jej całkowite zdigitalizowanie. Przyszła procedura postępowania ma się
    odbywać zgodnie z zasadami opisanymi poniżej.
    b) Planowany sposób postępowania Wnioskodawcy z fakturami otrzymywanymi w drodze
      elektronicznej w przyszłości.
      — Krok 1: Email z załączonym plikiem PDF (fakturą) trafi na dedykowany adres e-mail
        Grupy (...), przeznaczony wyłącznie do otrzymywania faktur. Na tym etapie, po raz
        pierwszy zlokalizowany i zweryfikowany zostanie plik PDF zawierający fakturę
        (weryfikacja polegać będzie wyłącznie na sprawdzeniu, czy plik PDF zawiera
        fakturę). Następnie, dana faktura zostanie przyporządkowana danej Spółce z Grupy
        (...). Po tej weryfikacji, e-mail z załączonym plikiem PDF, będącym plikiem
        zawierającym fakturę, zostaje przesłany na skrzynkę pocztową Wnioskodawcy,
        dedykowaną do odbioru faktur (bez zmian).
      — Krok 2: Wnioskodawca zamierza w przyszłości zrezygnować z prowadzenia książki
        korespondencyjnej, więc faktura nie zostanie do takiego pliku wprowadzona.
        Faktury (PDF) zostaną przekazane elektronicznie za pomocą Programu, natomiast
        księga poczty przychodzącej zostanie zarchiwizowana. Następnie wyznaczona
        osoba przekaże elektronicznie fakturę do akceptacji osób wyznaczonych dla
        konkretnych obszarów Wnioskodawcy. Bez wskazanej akceptacji, faktura nie
        zostanie przekazana do Systemu.
      — Krok 3: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę sprawdzą faktury pod względem
        merytorycznym, tj. czy posiadać one będą niezbędne dane wymagane przez
        przepisy prawa podatkowego (bez zmian).
      — Krok 4: Po zakończeniu procesu akceptacji System automatycznie zwolni fakturę do
        księgowania. Następnie, faktura zostanie zaksięgowana w Systemie.
    Jak wynika z powyższego, Wnioskodawca zamierza całkowicie zrezygnować z drukowania
    faktur. Archiwizacja ma przebiegać wyłącznie elektronicznie. Po realizacji całego procesu

    każda faktura będzie mieć przypisany w systemie swój odrębny, indywidualny numer.
    Możliwe będzie również na tym etapie odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury”
    (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo
    powyżej).
    2. Ewidencjonowanie faktur przychodzących do Wnioskodawcy w formie papierowej.
    a) Aktualny sposób ewidencjonowania faktur przychodzących w formie papierowej do
      Wnioskodawcy.
      — Krok 1: Faktura przychodzi pocztą bądź zostaje dostarczona do siedziby
        Wnioskodawcy. Faktura zostaje ostemplowana pieczątką, wskazującą datę wpływu
        dokumentu do Wnioskodawcy.
      — Krok 2: Faktura zostaje wprowadzona do książki korespondencyjnej Wnioskodawcy -
        prowadzonej w formie elektronicznej (plik prowadzony w MS Excel), do której
        dostęp mają wyznaczeni pracownicy.
      — Krok 3: Osoby wyznaczone akceptują fakturę kosztową, z punktu widzenia jej
        zasadności. Bez wskazanej akceptacji, Faktura nie może zostać wprowadzona do
        systemu i zaksięgowana.
      — Krok 4: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę sprawdzają faktury pod względem
        merytorycznym, tj. czy posiadają one niezbędne dane wymagane przez przepisy
        prawa podatkowego.
      — Krok 5: Osoby odpowiedzialne za księgowanie skanują faktury, wraz z dokumentem
        źródłowym, z którego wynika faktura (np. umowa, zamówienie).
      — Krok 6: Zeskanowana faktura wraz z dokumentami źródłowymi zostaje
        wprowadzona do Programu gdzie zostaje zaakceptowana przez wyznaczone osoby
        dla obszaru działalności Wnioskodawcy, którego dana faktura kosztowa dotyczy.
        Następnie faktura jest zwalniana oraz elektronicznie przekazana do Systemu, gdzie
        jest księgowana. Papierowa wersja faktury wraz z dokumentem źródłowym zostaje
        zarchiwizowana fizycznie w siedzibie Wnioskodawcy Po realizacji całego procesu
        każda faktura ma przypisany w systemie swój odrębny, indywidualny numer.
        Możliwe jest również na tym etapie odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury”
        (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo
        powyżej).
    Podobnie jak w przypadku procesu ewidencji i archiwizacji dokumentów przychodzących
    do Wnioskodawcy w formie elektronicznej, Wnioskodawca zamierza w przyszłości nieco
    uprościć obecnie stosowaną procedurę i tym samym w pełni ją zdigitalizować. Przyszła
    procedura postępowania ma się odbywać na zasadach opisanych poniżej.
    b) Planowany sposób ewidencjonowania faktur przychodzących w formie papierowej do
      Wnioskodawcy.
      — Krok 1: Faktura przyjdzie pocztą bądź zostanie dostarczona do siedziby
        Wnioskodawcy. Faktura zostanie ostemplowana pieczątką, wskazującą datę wpływu
        dokumentu do Wnioskodawcy (bez zmian).
      — Krok 2: Z uwagi na chęć rezygnacji z manualnej książki korespondencyjnej przez
        Wnioskodawcę, w etapie drugim, osoba wyznaczona zaakceptuje Fakturę, z punktu
        widzenia jej zasadności. Bez wskazanej akceptacji, faktura nie zostanie
        wprowadzona do systemu oraz nie będzie możliwości jej zaksięgowania.
      — Krok 3: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę sprawdzą faktury pod względem
        merytorycznym, tj. czy posiadać one będą niezbędne dane wymagane przez
        przepisy prawa podatkowego (bez zmian).

      — Krok 4: Osoby odpowiedzialne za procesowanie dokumentów zeskanują faktury, bez
        dokumentu źródłowego z którego wynika Faktura (np. umowa, zamówienie) -
        dokumenty źródłowe będą dostępne na serwerach Wnioskodawcy.
      — Krok 5: Zeskanowana faktura zostanie wprowadzona do Programu oraz
        zaksięgowana w Systemie. Papierowa wersja Faktury zostanie zniszczona i nie
        zostanie zarchiwizowana fizycznie w siedzibie Wnioskodawcy. Po realizacji całego
        procesu każda Faktura będzie mieć przypisany w systemie swój odrębny,
        indywidualny numer. Możliwe będzie również na tym etapie odtworzenie
        dotychczasowej „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej
        Faktury opisanych szczegółowo powyżej).
    Zgodnie z powyższym opisem sposobu postępowania, Spółka zapewnia funkcjonowanie
    kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich
    otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w
    odniesieniu do faktur zakupowych, które są przedmiotem niniejszego wniosku.
    Wynika z niego także, iż faktury w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero
    po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności
    pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
    Końcowo Wnioskodawca wyjaśnia, iż nabywane towary i usługi, dokumentowane
    fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, będą służyć czynnościom
    opodatkowanym Spółki. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie
    wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy o podatku od
    towarów i usług, Spółka nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku
    należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten
    wydatek.
    Ponadto, wydatki dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem niniejszego
    wniosku, ponoszone będę przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła
    przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
    W sytuacji, gdy poniesiony wydatek, wynikający z tych faktur, dotyczyć będzie wydatków
    (kosztów) mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 16 ustawy z dnia 15
    lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, Spółka nie zaliczy wydatku
    wynikającego z faktury do kosztów uzyskania przychodów.
    W uzupełnieniu wniosku ujętym w piśmie z 5 marca 2025 r. Wnioskodawca wskazał, że:
    — Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno- skarbowego,
      dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej,
      Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich
      pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach, stosownie do art. 112a ust.
      4 ustawy o VAT.
    — Prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Wnioskodawca będzie
      przechowywać faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność
      pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub
      otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
      Autentyczność pochodzenia dokumentów będzie spełniona przez fakt, iż faktury
      przechowywane w formie elektronicznej będą wiernym odzwierciedleniem
      oryginalnych dokumentów, niezależnie od ich pierwotnej postaci (np. papierowej) czy
      formatu otrzymania (np. plik PDF, XML), gwarantując tym samym pewność, co do
      tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, wystawcy faktury.
      Integralność treści będzie zapewniona poprzez brak możliwości zmiany danych, które
      zawiera faktura. Czytelność dokumentów zapewniona będzie poprzez wykorzystanie

      odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania. Ponadto, zapewnienie autentyczności
      pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów będzie weryfikowane
      poprzez wewnętrzne systemy kontroli.
    — Faktury przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej są/będą
      przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp
      on-line do tych faktur.
      Wnioskodawca umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie
      elektronicznej poza terytorium kraju
      — dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o podatku od towarów i
        usług,
      — bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do
        art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług.
      W szczególności, dostęp ten zostanie zapewniony poprzez przesyłanie faktur za
      pośrednictwem poczty elektronicznej, ich prezentację podczas wideokonferencji, a
      także poprzez ewentualne udostępnienie wcześniej pobranych z systemu księgowego
      Spółki faktur, w sposób umożliwiający ich bezpieczny i kontrolowany dostęp. Proces
      ten przykładowo obejmować będzie udostępnienie dokumentów na dedykowanej
      platformie lub dysku wirtualnym, z możliwością pobrania przedmiotowych faktur przy
      użyciu unikalnego kodu dostępu czy linku. Wszystkie powyższe działania będą
      realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz w sposób uzgodniony z
      właściwymi organami podatkowymi, zapewniając jednocześnie integralność i
      bezpieczeństwo danych.
    Pytania w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych
    1. Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur
      zakupowych, jako dających prawo do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania
      przychodów (w podatku CIT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w
      zdarzeniu przyszłym, dotyczącym sposobu postępowania przez Wnioskodawcę w
      przyszłości, który został przedstawiony powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich
      papierowych oryginałów w sytuacji w której zostały one dostarczone do
      Wnioskodawcy? (część pytania oznaczonego we wniosku jako nr 1)
    2. Czy Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
      wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, o których mowa powyżej, jeżeli
      będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym
      sposobem postępowania? (pytanie oznaczone we wniosku jako nr 3)
    Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych
    Stanowisko Wnioskodawcy
    Ad. 1
    Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie
    papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego
    (podatku VAT) oraz do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów (w podatku
    CIT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym,
    dotyczącym sposobu postępowania przez Wnioskodawcę w przyszłości, który został
    przedstawiony powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów w sytuacji, w
    której zostały one dostarczone do Wnioskodawcy.
    Ad. 2

    Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów
    uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, o których
    mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej,
    zgodnie z opisanym sposobem postępowania.
    Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy
    Ad. 1
    W ocenie Wnioskodawcy, na gruncie obowiązujących przepisów dopuszczalne jest
    przechowywanie otrzymywanych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej,
    bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów.
    Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej
    formy przechowywania wskazanych dokumentów (faktur zakupowych), w szczególności
    nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał
    dokumentu. Przede wszystkim jednak, przepisy te nie formułują zakazu ich
    przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.
    Na poparcie powyższej tezy Wnioskodawca pragnie przytoczyć treść przepisów art. 112 i
    112a ustawy o VAT, które poświęcone zostały zagadnieniu przechowywania dokumentów
    (w tym również faktur zakupowych). Przepisy te zobowiązują podatników do
    przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do
    czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazują miejsce oraz
    sposób przechowywania faktur (wystawianych i otrzymywanych).
    Co istotne, z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się
    Przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób
    umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego,
    dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za
    pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy
    o VAT).
    Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu
    skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
    skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na jego żądanie, bezzwłoczny
    dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również
    bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4) ustawy o
    VAT.
    Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza
    możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym
    dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego, w jakim formacie sporządzone
    zostały oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby
    przechowywanie w formie elektronicznej faktur, otrzymanych jako dokumentów
    papierowych, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie
    papierowego dokumentu.
    Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego
    dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w
    dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie
    elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma
    ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów
    gospodarczych. Ponadto, w świetle podejmowanych przez Ministerstwo Finansów licznych
    działań zmierzających do wdrożenia nowych narzędzi informacyjnych (raportowanie w
    systemie JPK, kontrole elektroniczne, itp.), elektroniczny system archiwizacji faktur pozwoli
    potencjalnie także na znaczące zwiększenie elastyczności i skuteczności kontroli
    prowadzonych w Spółce.
    Dodatkowo Wnioskodawca pragnie wskazać, że kwestie związane z archiwizacją faktur, w
    tym faktur elektronicznych, regulują również przepisy Dyrektywy 2006/112/WE Rady z

    dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej
    (dalej: „Dyrektywa VAT”).
    W myśl art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub
    noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone
    w Rozdziale 3 („Fakturowanie” art. 217 - 240).
    Zaś w myśl art. 244 Dyrektywy VAT, podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur
    wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na
    jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.
    Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich
    terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez
    nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników
    przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury
    nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp
    on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy VAT).
    Co szczególnie istotne, zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT, aby zapewnić spełnienie
    wymogów, o których mowa w art. 233 Dyrektywy VAT, państwo członkowskie może
    wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub
    udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
    Podkreślenia wymaga fakt, że polski ustawodawca na gruncie ustawy o VAT odstąpił
    jednak od tego opcjonalnego wymogu. Co za tym idzie, polski ustawodawca pozostawił w
    tym zakresie podatnikowi pewną dowolność - podatnik może każdorazowo wybierać
    pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją faktur zakupowych.
    Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy, należy również zwrócić uwagę na treść przepisów
    Ordynacji podatkowej. Zauważyć należy, że ogólne przepisy prawa podatkowego zawarte
    w tejże ustawie, regulują kwestie dowodów w sprawach podatkowych w przepisach
    rozdziału 11 działu IV - postępowanie podatkowe.
    Przepisy Ordynacji podatkowej nie ograniczają ustalenia dowodów w sprawie podatkowej
    do dokumentów papierowych, jednak każda forma dokumentowania zdarzenia powinna
    odpowiadać obowiązującym przepisom (w tym również spoza sfery przepisów prawa
    podatkowego).
    Wobec powyższego, uzależnienie dokumentowania zdarzeń gospodarczych od posiadania
    przez podatnika dokumentów w wersji papierowej, prowadziłoby do zaistnienia
    sprzeczności z ogólnymi przepisami Ordynacji podatkowej.
    Z kolei przepisy ustawy o CIT przewidują, że podatnicy podatku dochodowego od osób
    prawnych są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi
    przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy
    opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do
    uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
    informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z
    przepisami art. 16a-16m (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT).
    Oznacza to, że na gruncie ustawy o CIT wymogi związane z prowadzeniem ewidencji, w
    tym z udokumentowaniem kosztów, określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o
    rachunkowości (dalej: „ustawa o rachunkowości”). Z ustawy tej wynika, że podstawą
    zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji
    gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
    Przepisy ustawy o rachunkowości nie zabraniają przy tym przechowywania dowodów
    źródłowych w formie elektronicznej, a tym samym dowody poniesienia kosztów
    przechowywane w formie elektronicznej mogą być podstawą ujęcia (kwalifikacji) w
    kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT (dla celów podatkowych).

    Z tych też względów, zakładany przez Spółkę sposób przechowywania dokumentów
    zdigitalizowanych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona, jest zgodny z
    przepisami ustawy o rachunkowości, a więc także dopuszczalny na gruncie przepisów
    ustawy o CIT.
    Spółka wskazuje przy tym, iż słuszność prezentowanego stanowiska znajduje
    potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych (indywidualne
    interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane przez Dyrektora Krajowej
    Informacji Skarbowej), w szczególności:
    - Interpretacja indywidualna z 17 października 2024 r., znak: 0112-KDIL1-
    1.4012.494.2024.2.HW;
    - Interpretacja indywidualna z 23 kwietnia 2024 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.182.2024.1.
    PRM;
    - Interpretacja indywidualna z 28 kwietnia 2023 r., znak: 0111-KDIB3-1.4012.140.2023.4.
    MSO;
    - Interpretacja indywidualna z 12 maja 2020 r., znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG;
    - Interpretacja indywidualna z 24 stycznia 2019 r., znak: 0112-KDIL1-3.4012.688.2018.3.AK;
    - Interpretacja indywidualna z 23 maja 2017 r., znak: 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa;
    Z uwagi na powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie
    otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, dających prawo do odliczenia
    podatku naliczonego (podatku VAT) oraz do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania
    przychodów (w podatku CIT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w
    zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych
    oryginałów w sytuacji w której zostały one dostarczone do Wnioskodawcy.
    Ad. 2
    Zdaniem Spółki, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w związku z art. 9 ust. 1 tejże ustawy,
    działanie Wnioskodawcy polegające na potrącaniu kosztów uzyskania przychodów z tytułu
    wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie
    faktur zakupowych, których oryginalne papierowe wersje będą zniszczone (te które
    zostaną dostarczone do siedziby Spółki), jednak archiwizowane będą ich kopie (skany
    wykonane w siedzibie Spółki) w formie cyfrowej bądź plik PDF przysłany przez klienta
    zawierający fakturę - będzie postępowaniem prawidłowym.
    Na wstępie należy zauważyć, że przepisy ustawy o CIT nie odnoszą się bezpośrednio do
    rozliczenia kosztów uzyskania przychodów na podstawie kserokopii, skanów lub innych
    „nieoryginalnych” wersji faktury.
    Zgodnie z treścią art. 15 ust. 4e tej ustawy, za dzień poniesienia kosztu uzyskania
    przychodów zasadniczo uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych
    (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto
    koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem
    sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń
    międzyokresowych kosztów.
    Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, należy wnioskować, że przepis ten, co do zasady,
    dopuszcza poniesienie kosztów uzyskania przychodów dokumentowanych fakturami, bez
    wskazywania (warunkowania), czy muszą to być oryginały faktur lub dookreślania
    formatu, w jakich faktury są przechowywane.
    Zatem, jak należy przyjąć, dopuszczalny jest także skan oryginalnej faktury papierowej
    bądź otrzymanie faktury od kontrahenta w formacie elektronicznym PDF (jak będzie to
    miało miejsce w przypadku Spółki).

    Ponadto, przepisy ustawy o CIT przewidują, że podatnicy podatku dochodowego od osób
    prawnych są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi
    przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy
    opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do
    uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
    informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z
    przepisami art. 16a-16 m (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.).
    Oznacza to, że w zakresie ustawy o CIT wymogi związane z prowadzeniem ewidencji, w
    tym z udokumentowaniem kosztów określa ustawa o rachunkowości. Z ustawy tej wynika,
    że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
    dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 ustawy o
    rachunkowości).
    Jak już Wnioskodawca wcześniej wskazał, w treści uzasadnienia swojego stanowiska w
    zakresie pytania oznaczonego we wniosku jako pytanie nr 1, przepisy ustawy o
    rachunkowości nie ograniczają przechowywania dowodów źródłowych w formie
    elektronicznej, jak również nie warunkują tej formy ich przechowywania od formy
    oryginału. Tym samym, dowody poniesienia kosztów (m.in. faktury zakupowe)
    przechowywane w formie elektronicznej mogą być podstawą ujęcia kosztów uzyskania
    przychodów na gruncie ustawy o CIT.
    Z tych też względów zamierzony przez Spółkę sposób przechowywania faktur
    zakupowych, jako dokumentów zdigitalizowanych, również w zakresie tych, których
    pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona, będzie zgodny z przepisami ustawy o
    rachunkowości, a co za tym idzie z przepisami ustawy o CIT.
    Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, w sytuacji zeskanowania faktur
    papierowych i zapisania ich na serwerach w formie cyfrowej, a następnie zniszczeniu ich
    papierowych egzemplarzy oraz w sytuacji otrzymania od kontrahenta faktury zakupowej
    w formie PDF (przesłanej na skrzynkę mailową dedykowaną do faktur), Spółka nie utraci
    prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych
    otrzymanymi fakturami.
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w związku z art. 9 ust. 1 tejże ustawy, podstawą
    ujęcia (kwalifikacji) w kosztach uzyskania przychodów musi być dowód źródłowy
    sporządzony zgodnie z ustawą o rachunkowości.
    Wystawione dowody źródłowe (oryginały faktur zakupowych) będą ujmowane w księgach
    rachunkowych Spółki i będą podstawą rozpoznania kosztów uzyskania przychodów.
    Natomiast zdigitalizowanie tych dowodów źródłowych (faktur zakupowych) oraz
    zniszczenie papierowej ich wersji czy też otrzymywanie faktur w formie elektronicznej
    pozostaje bez wpływu na ujęcie danego kosztu (wydatku) w kosztach uzyskania
    przychodów dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.
    W konsekwencji, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w związku z art. 9 ust. 1 tejże
    ustawy, działanie Wnioskodawcy polegające na potrąceniu kosztów uzyskania przychodów
    o koszty (wydatki) ujęte (zaksięgowane) na podstawie dowodów źródłowych (faktur
    zakupowych), których oryginalne wersje będą niszczone, a które będą archiwizowane w
    formie elektronicznej (cyfrowej) oraz dowodów (faktur zakupowych) otrzymanych przez
    Spółkę w formie elektronicznej - będzie postępowaniem prawidłowym.
    Powyższe znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidulanych, jak również
    w stanowisku Ministerstwa Finansów wyrażonym na łamach odpowiedzi na jedną z
    interpelacji poselskich. „Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy polegające na obniżeniu
    podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania
    przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach
    rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne
    wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej jest prawidłowe.”

    (interpretacja indywidualna z 12 maja 2020 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej,
    znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG).
    „W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie
    elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych
    oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji
    dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania
    przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych
    archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło
    samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów.
    Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za
    dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”.
    (odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 z 4 maja 2021 r. w sprawie rozliczania w
    kosztach uzyskania przychodów wydatków dokumentowanych dokumentami
    przechowywanymi w formie elektronicznej).
    Wnioskodawca pragnie również zauważyć, że należy także zwrócić uwagę na istotę
    dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.
    Stosownie do treści art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić
    wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
    Z kolei, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą
    być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania
    świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje
    podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej
    Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli
    celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo
    postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte
    przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest
    otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania
    kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego
    zdarzenia gospodarczego. Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów
    uzyskania przychodów normują odrębne przepisy.
    Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, skoro opisane przez Spółkę dowody na gruncie
    przepisów o rachunkowości potwierdzają poniesione przez nią wydatki, gdyż stanowią
    dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg
    rachunkowych, to taki sposób dokumentowania jest wystarczający również dla celów
    podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do
    wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem
    dla celów podatkowych.
    Reasumując, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, w przypadku w
    którym będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z
    przedstawionym opisem zdarzenia przyszłego [winno być: stanu faktycznego i zdarzenia
    przyszłego].

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku dochodowego od
    osób prawnych jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie wskazać należy, że pytania przedstawione przez Państwa we wniosku o
    wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych
    wyznaczają zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana

    interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa pytań). Zatem,
    inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniami nie
    zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.
    W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 dalej: „ustawa o CIT”):
    Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze
    źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z
    wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź
    też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
    - został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
      pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
      przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika
      przez osoby inne niż podatnik),
    - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została
      podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
    - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
      może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
    - został właściwie udokumentowany,
    - nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww.
      ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi
    przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały
    w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z
    obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty
    Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z
    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-
    skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
    Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia:
    - czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur
      zakupowych, jako dających prawo do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania
      przychodów, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie (utylizacja) ich papierowych
      oryginałów w sytuacji, w której zostały one dostarczone do Wnioskodawcy oraz

    - czy Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
      wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, jeżeli będą one
      przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym we wniosku
      sposobem postępowania.
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku
    dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń
    gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma
    zastosowanie w sprawie jest więc art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
    Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi
    przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy
    opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do
    uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
    informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z
    przepisami art. 16a-16m.
    Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów
    księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r.
    poz. 120 ze zm.).
    Z art. 20 ust. 2 pkt 1 powyższej ustawy wynika, że:
    Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
    dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi” zewnętrzne obce -
    otrzymane od kontrahentów.
    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego
    przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa
    zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w
    jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
    Podatnicy przechowują:
    1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
    ponownie,
    2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
    - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz
    autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich
    wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
    Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
    obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
    Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w
    formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
    naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
    Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-
    line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

    Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o
    których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej -
    również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Ze złożonego wniosku wynika, że spełnili/będą Państwo spełniali wymagania przepisów
    podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:
    - Spółka dysponuje systemem, w którym ewidencjonowane są wszystkie otrzymywane
      dokumenty księgowo-podatkowe. System zapewnia możliwość filtrowania i
      przeglądania faktur na różne sposoby – ze względu na okres księgowania, kontrahenta,
      itp. System indeksuje również faktury nadając im kolejne numery wewnętrzne,
      stosowane na potrzeby programu.
      Z wniosku nie wynika przy tym, aby po planowanej zmianie sposobu
      ewidencjonowania otrzymywanych dokumentów ww. funkcjonalność systemu uległa
      zmianie.
      Ponadto prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Wnioskodawca będzie
      przechowywać faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność
      pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub
      otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art.
      112a ust. 1 ustawy o VAT).
    - faktury, o których mowa we wniosku, są/będą przechowywane w Polsce. Dokumenty
      będą w przyszłości przechowywane równolegle na serwerach międzynarodowych
      Grupy (...) (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT),
    - faktury przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej są/będą
      przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp
      on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT),
    - Spółka umożliwi organom podatkowym na żądanie, w przypadku faktur
      przechowywanych w formie elektronicznej, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie
      danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).
    Archiwizowanie i przechowywanie faktur w sposób opisany przez Państwa, czyli przy
    zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych
    dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym –
    jest zgodne z przytoczonymi przepisami.
    Mając na względzie, że w opisie sprawy wskazali Państwo, że w przedmiotowej sprawie
    spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko
    jest prawidłowe.
    Zatem należy się z Państwem zgodzić, że:
    — wskazany w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania
      faktur jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi, w szczególności, faktury
      zakupowe otrzymane w formie papierowej, po ich digitalizacji mogą być zniszczone;
    — faktury zakupowe otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie
      faktycznym/zdarzeniu przyszłym stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do
      kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie
      mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów.
    Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie pytań oznaczonych we wniosku Nr 1 i
    3 jest prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo
    przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.
    W zakresie podatku od towarów i usług wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.
    Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać
    należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani
    konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też
    zdarzenia przyszłego. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw
    podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami, to nie ma możliwości zastosowania
    ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
    Państwo do interpretacji.
    - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
    Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące
    przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących
    przedmiotem decyzji wydanej:
    1) z zastosowaniem art. 119a;
    2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z
    dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
    3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
    Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach
    wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
    interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.