Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-2.4012.800.2018.2.KW
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-01-08
Teza: możliwość przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT jedynie w formie elektronicznej oraz prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie ww. dokumentów
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30 października 2018 r. (data wpływu 6 listopada 2018 r.), uzupełnionym pismem z dnia 20 grudnia 2018 r. (data wpływu 21 grudnia 2018 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT jedynie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT na podstawie ww. dokumentów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 6 listopada 2018 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT jedynie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT na podstawie ww. dokumentów, jak również podatku dochodowego od osób prawnych.

Przedmiotowy wniosek uzupełniono pismem z dnia 20 grudnia 2018 r. poprzez doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Na potrzeby prowadzonej działalności …. ponosi wydatki, które są dokumentowane fakturami, fakturami korygującymi, rachunkami i innymi dokumentami otrzymywanymi przez Spółkę, w tym również dokumentami celnymi dotyczącymi importu towarów (wszystkie te dokumenty są w dalszej części wniosku łącznie określane jako „dokumenty”). Wydatki te spełniają warunek zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów wynikający z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, tj. są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, i nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, lub też wydatki te dotyczą nabycia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy amortyzacyjne są dokonywane zgodnie z art. 16a-16m ustawy o CIT i które nie są objęte zakresem stosowania art. 16 ustawy o CIT.

Otrzymywane faktury, faktury korygujące i dokumenty celne dotyczą zakupu towarów i usług, które spełniają warunek do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikający z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT lub warunek do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikający z art. 86 ust. 8 i 9 ustawy o VAT i jednocześnie nie mają do nich zastosowania ograniczenia wynikające z art. 88 ustawy o VAT.

Wymienione wyżej dokumenty są otrzymywane przez Spółkę zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym niniejszy wniosek dotyczy tylko dokumentów otrzymywanych w formie papierowej.

Obecnie …. archiwizuje otrzymane w formie papierowej dokumenty, zarówno papierowo (tj. przechowując w archiwum otrzymane egzemplarze), jak i elektronicznie. W celu minimalizacji kosztów administracyjnych Spółka rozważa rezygnację z papierowej formy archiwizacji dokumentów na rzecz wyłącznie archiwizacji elektronicznej. Procedura związana z archiwizacją, weryfikacją i księgowaniem otrzymywanych dokumentów będzie wyglądać w sposób następujący:

1.  Skanowanie dokumentu: każdy dokument, wpływający do Spółki w formie papierowej jest skanowany i zapisywany w formacie pdf.
2.  Weryfikacja formalna: zeskanowany dokument podlega weryfikacji formalnej, tj. sprawdzane są nazwa dostawcy i odbiorcy, numery identyfikacji podatkowej, rachunek bankowy dostawcy, podział na kwoty netto, brutto i VAT oraz inne wymagane elementy.
3.  Weryfikacja merytoryczna: dokument, który przeszedł weryfikację formalną jest umieszczany w systemie księgowym Spółki, tj. są w nim umieszczane dane zawarte na tym dokumencie jak również jego cyfrowy obraz, który pozostaje w pełni czytelny dla człowieka. Dokument ten jest następnie przesyłany do osoby (działu) odpowiedzialnej za zakup w celu weryfikacji rzeczowej dokumentu: osoba ta sprawdza zasadność wydatku, zgodność z zamówieniem (cena, ilość), określenie zlecenia, miejsca powstawania kosztów itp., po czym wydatek jest zatwierdzany przez kierownika komórki organizacyjnej lub inną osobę uprawnioną przez zarząd Spółki do zatwierdzania dokumentów. W odniesieniu do niektórych nabywanych materiałów, weryfikacja rzeczowa opisana w zdaniu poprzednim może zostać pominięta, jeśli w systemie istnieje już prawidłowo sporządzony dowód przyjęcia materiałów, tj. dowód zgodny z zatwierdzonym zamówieniem w kontekście ceny, ilości itp.
4.  Księgowanie: Po zakończeniu weryfikacji merytorycznej w systemie Spółki generowany jest dokument księgowy, w którym określane jest konto księgowe, termin płatności, rozpoznawane są prawa: do odliczenia podatku naliczonego (w przypadku faktur) oraz do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Załącznikami do dokumentu księgowego są zawsze: nieedytowalny cyfrowy obraz otrzymanego dokumentu (tj. faktury lub innego dowodu potwierdzającego wydatek), który pozostaje czytelny dla człowieka oraz protokół weryfikacji merytorycznej. Numer dokumentu księgowego ujmowany jest w ewidencji prowadzonej przez Spółkę dla potrzeb podatku VAT (w zakresie w jakim księgowanie podlega ujęciu w tej ewidencji).

W przypadku tzw. wydatków gotówkowych (np. kosztów delegacji służbowych, zakupu drobnych materiałów i usług itp., które w pierwszej kolejności poniósł pracownik i które mają mu być zwrócone przez Spółkę), procedura archiwizacji, weryfikacji i księgowania dokumentów będzie wyglądać w sposób następujący:

1.  Pracownik tworzy w systemie księgowym Spółki rozliczenie wydatków gotówkowych, dołącza do niego zeskanowane do formatu pdf dowody ich poniesienia (tj. dokumenty, np. faktury, rachunki, itp.) oraz potwierdza ich zasadność. Następnie, rozliczenie jest przesyłane do przełożonego, który zatwierdza wydatek w systemie.
2.  Po zatwierdzeniu rozliczenia przez przełożonego, następuje weryfikacja formalna dokumentu (opisana powyżej) oraz księgowanie, tj. generowany jest dokument księgowy, w którym określane jest konto księgowe, termin płatności (zwrotu wydatków), rozpoznawane są prawa: do odliczenia podatku naliczonego (w przypadku faktur) oraz do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Załącznikami do dokumentu księgowego są zawsze: nieedytowalny cyfrowy obraz dokumentu (tj. faktury lub innego dowodu potwierdzającego wydatek), który pozostaje czytelny dla człowieka oraz rozliczenie/zestawienie wydatków. Numer dokumentu księgowego ujmowany jest w ewidencji prowadzonej przez Spółkę dla potrzeb podatku VAT.

Po zakończeniu procesu księgowania papierowy egzemplarz dokumentu (faktury, faktury korygującej, dokumentu celnego itp.) jest niszczony.

Umieszczone na serwerze dokumenty księgowe wraz z załącznikami (tj. dokumentami, w tym fakturami lub innymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku oraz protokołami weryfikacji merytorycznej lub rozliczeniem/zestawieniem wydatków) są przechowywane co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT lub CIT. Przez cały okres przechowywania powyższych dokumentów zapewniony jest nieograniczony do nich dostęp on-line, w tym również na żądanie organów podatkowych.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że:

1.  jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług;
2.  będzie przechowywał w formie elektronicznej faktury zakupowe w systemie księgowym w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
3.  będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej poza terytorium kraju;
4.  zapewni organom podatkowym na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do tych faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zwartych w tych fakturach.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy Wnioskodawca ma prawo przechowywać jedynie w formie elektronicznej dokumenty związane z rozliczaniem podatku VAT, w tym faktury, faktury korygujące i dokumenty celne, otrzymane w formie papierowej i niszczyć ich papierowe egzemplarze? (oznaczone jako pytanie nr 1 wniosku ORD-IN)
2.  Czy Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie dokumentów, w tym faktur, faktur korygujących i dokumentów celnych, otrzymanych w formie papierowej, które są przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy egzemplarze papierowe zostaną zniszczone? (oznaczone jako pytanie nr 2 wniosku ORD-IN)

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  ma prawo przechowywać jedynie w formie elektronicznej dokumenty związane z rozliczaniem podatku VAT, w tym faktury, faktury korygujące i dokumenty celne, otrzymane w formie papierowej i niszczyć ich papierowe egzemplarze;
2.  ma prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie dokumentów, w tym faktur, faktur korygujących i dokumentów celnych, otrzymanych w formie papierowej, które są przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy egzemplarze papierowe zostaną zniszczone.

Uzasadnienie w zakresie pytania nr 1.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z rozliczaniem podatku VAT, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z treści art. 112a ust. 1 ustawy o VAT wynika ponadto, że sposób przechowywania tych dokumentów ma pozwalać na ich łatwe odszukanie jak również na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z przepisów tych nie wynika jednak wprost, w jakiej postaci (elektronicznej czy papierowej) mają być przechowywane powyższe dokumenty.

Zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE z dnia 11 grudnia 2006 r. L 347/1 ze zm., dalej: „Dyrektywa VAT”), państwa członkowskie mogą wymagać, aby podatnicy przechowywali otrzymane faktury w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione. Z treści uwag wyjaśniających do tego przepisu, opublikowanych przez Komisję Europejską w związku z wejściem w życie Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. U. UE z dnia 22 lipca 2010 r. L 189/1, dalej: „Dyrektywa fakturowa”), wynika że powyższy przepis pozwala państwom członkowskim wymagać od podatników, aby faktury otrzymane np. w formie papierowej przechowywane były w takiej samej formie, lecz jest to jedynie opcja, z której państwa członkowskie mogą ale nie muszą korzystać. Skoro jednocześnie, z treści ustawy o VAT nie wynika, aby podatnicy mieli taki obowiązek to należy z tego wywnioskować a contrario, że podatnicy mogą faktury przechowywać w dowolnej formie. Oznacza to, że mogą też otrzymane w formie papierowej faktury i faktury korygujące przenieść do postaci elektronicznej (np. zeskanować) i przechowywać je w takiej formie zaś egzemplarze papierowe zniszczyć.

Powyższe stanowisko znajduje oparcie w treści broszury informacyjnej opublikowanej przez Ministerstwo Finansów w związku ze zmianami w zakresie fakturowania od stycznia 2013 r. Na str. 15 tej broszury Ministerstwo wyjaśniło bowiem, że „nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej”.

Powyższe stanowisko potwierdzają również liczne interpretacje wydawane przez organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji z dnia 18 czerwca 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.242.2018.2.JF) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że „(\`(...)\`) obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej w dowolny sposób”. Podobne stanowisko zostało wyrażone również w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 listopada 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.521.2017.1.KBR) oraz z dnia 28 lipca 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.186.2017.2.IZ).

W konsekwencji należy przyjąć, że Wnioskodawca co do zasady może przechowywać otrzymane w formie papierowej dokumenty związane z rozliczaniem podatku VAT, w tym faktury, faktury korygujące i dokumenty celne, jedynie w formie elektronicznej zaś papierowe egzemplarze niszczyć.

Z treści przytoczonego wyżej art. 112a ustawy o VAT wynika ponadto, że sposób przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT ma zapewniać (i.) ich łatwe odszukanie, oraz (ii.) zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności. Odnośnie do pierwszego z tych warunków to z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że przeniesiona do formatu elektronicznego faktura jest załącznikiem do dokumentu księgowego, którego numer jest uwzględniany w ewidencji prowadzonej przez Spółkę dla celów VAT. Oznacza to, że faktura (w postaci elektronicznej) może zostać łatwo odszukana poprzez wyświetlenie dokumentu księgowego, do którego jest ona załącznikiem. Oznacza to, że sposób przechowywania dokumentów przez Spółkę zapewnia ich łatwe odszukanie.

Odnośnie do drugiego warunku to, zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, „Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.” Zgodnie ze wspomnianymi wyżej uwagami wyjaśniającymi Komisji Europejskiej do art. 233 ust. 1 Dyrektywy VAT (który jest transponowany do prawa krajowego mocą art. 106m ustawy o VAT), kontrola biznesowa oznacza proces, za pomocą którego podatnik upewnia się co do tożsamości dostawcy, niezmienności danych i czytelności faktury; proces taki może polegać np. na porównaniu treści faktury z dokumentami uzupełniającymi takimi jak np. zamówienie. Jednocześnie z treści opisu zdarzenia przyszłego wynika wprost, że Spółka będzie stosować kontrole biznesowe obejmujące zarówno weryfikacje formalną faktur (w tym tożsamości dostawcy) jak i weryfikację merytoryczną faktur (w tym porównanie faktury z zamówieniem czy też dokumentem przyjęcia towarów) bądź weryfikację rozliczenia gotówkowego. Z opisu tego wynika również, że przechowywane przez Spółkę faktury będą czytelne dla człowieka co sprawia, że spełniony jest wymóg „czytelności faktury”. Z treści uwag wyjaśniających Komisji Europejskiej wynika bowiem, że „czytelność faktury oznacza, że faktura jest czytelna dla człowieka”.

W konsekwencji, Spółka stoi na stanowisku, że sposób przechowywania przez nią otrzymanych faktur, faktur korygujących i innych dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT zapewnia ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.

Warto również odnotować, że jak wynika z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego:

*   archiwizacji podlega nie tylko sam dokument (np. faktura) ale również protokół weryfikacji merytorycznej czy też rozliczenia wydatku (które stanowią załącznik do dokumentu księgowego). Oznacza to, że Spółka będzie posiadać, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, również dowody przeprowadzenia kontroli biznesowych na potrzeby zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur (i innych dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT).

*   zapewniony jest niezwłoczny dostęp on-line do faktur i faktur korygujących i innych dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT i przechowywanych przez Spółkę w formie elektronicznej. Oznacza to, że spełniony jest warunek przechowywania faktur w formie elektronicznej na serwerze położonym za granicą, zgodnie z art. 112 ust. 4 ustawy o VAT.

Mając powyższe na uwadze za prawidłowe należy uznać stanowisko Wnioskodawcy co do tego, że ma on prawo przechowywać jedynie w formie elektronicznej dokumenty związane z rozliczaniem podatku VAT, w tym faktury, faktury korygujące i dokumenty celne, otrzymane w formie papierowej i niszczyć papierowe egzemplarze. Stanowisko Spółki znajduje oparcie m.in. w przytoczonych wcześniej interpretacjach Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 czerwca 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.242.2018.2.JF), z dnia 28 listopada 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.521.2017.1.KBR) oraz z dnia 28 lipca 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.186.2017.2.IZ).

Uzasadnienie w zakresie pytania nr 2.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. Prawo do odliczenia przysługuje również w przypadku wykorzystywania nabytych towarów i usług do niektórych czynności niepodlegających opodatkowaniu, zgodnie z art. 86 ust. 8 i 9 ustawy o VAT. Zatem podstawowym warunkiem skorzystania z prawa do odliczenia jest związek nabytego towaru lub usługi z czynnościami dającymi prawo do odliczenia - z opisu zdarzenia przyszłego wynika wprost, że warunek ten jest spełniony, wobec czego Spółka ma zasadniczo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.

Z przepisów ustawy o VAT wynika też, że w niektórych przypadkach warunkiem odliczenia podatku VAT jest posiadanie faktury dokumentującej zakup towarów i usług np. w odniesieniu do nabycia towarów i usług w Polsce, w sytuacji, gdy VAT rozlicza dostawca (art. 86 ust. 2 pkt 1 i ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT) oraz w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w Polsce (art. 86 ust. 10b pkt 2 lit. a, ust. 10g i 10h ustawy o VAT). W przypadku natomiast importu towarów, dla celów odliczenia VAT niezbędne jest posiadanie dokumentu celnego (art. 86 ust. 2 pkt 2 lit. a i c oraz ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT). Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka jest w posiadaniu tych dokumentów. Wprawdzie otrzymane w formie papierowej dokumenty będą podlegały zniszczeniu zaś przechowywane będą jedynie ich cyfrowe obrazy, to jednak jak wynika z uzasadnienia w zakresie pytania poprzedniego, taki sposób przechowywania jest dopuszczalny na gruncie przepisów ustawy o VAT. Oznacza to, że z punktu widzenia ustawy o VAT, Spółka nadal będzie w posiadaniu dokumentów niezbędnych dla celów skorzystania z prawa do odliczenia.

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy znajduje oparcie m.in. w przytoczonej wcześniej interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 lipca 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.186.2017.2.IZ), w której organ podatkowy uznał, że: „(\`(...)\`) przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe”.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika ponadto, że do nabytych przez Spółkę towarów i usług nie mają zastosowania przepisy art. 88 ustawy o VAT. Nie ma więc podstaw do zastosowania tzw. negatywnych przesłanek odliczenia VAT naliczonego.

W konsekwencji, za prawidłowe należy uznać stanowisko Wnioskodawcy co do tego, że ma on prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie dokumentów, w tym faktur, faktur korygujących i dokumentów celnych, otrzymanych w formie papierowej, które są przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy egzemplarze papierowe zostaną zniszczone.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

‒ w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro – jak wskazał Wnioskodawca – przechowywanie faktur w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało bezzwłoczny dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami.

Zatem należy uznać, że opisany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT, w tym faktur, faktur korygujących i dokumentów celnych jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Tym samym stanowisko Spółki odnośnie pytania nr 1 wniosku ORD-IN należało uznać za prawidłowe.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zgodnie z art. 86 ust. 8 ustawy, podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą:

1.  dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami;
2.  (uchylony);
3.  dostawy towarów, o której mowa w art. 43 ust. 1 pkt 16.

Podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą czynności zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz pkt 37-41, wykonywanych na terytorium kraju, w przypadku gdy miejscem świadczenia tych usług zgodnie z art. 28b lub art. 28l jest terytorium państwa trzeciego lub gdy usługi dotyczą bezpośrednio towarów eksportowanych, pod warunkiem że podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami (art. 86 ust. 9 ustawy).

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Według art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Z powyższych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące przepisy należy stwierdzić, że archiwizowanie przez Wnioskodawcę dokumentów (w tym faktur, faktur korygujących i dokumentów celnych) w sposób opisany we wniosku nie będzie stanowić przeszkody do zachowania prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikającego z tak archiwizowanych dokumentów. W przedmiotowej sprawie bowiem – jak wskazał Wnioskodawca – otrzymywane dokumenty dotyczą zakupu towarów i usług, które spełniają warunek do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikający z art. 86 ust. 1 ustawy, tj. są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT lub warunek do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikający z art. 86 ust. 8 i 9 ustawy i jednocześnie nie mają do nich zastosowania ograniczenia wynikające z art. 88 ustawy.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 wniosku ORD-IN, należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Jednocześnie podkreślić należy, iż tut. Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach zdarzenia przyszłego podanego przez Wnioskodawcę. Tut. Organ informuje, iż nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanego zdarzenia przyszłego.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Ponadto wskazać należy, że niniejszą interpretacją załatwiono wniosek dotyczący zdarzenia przyszłego w zakresie podatku od towarów i usług. Natomiast odnośnie wniosku w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych, zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.