Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP1/443-1364/11-3/MS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2012-01-24
Teza: Sposób dokumentowania rozliczeń dotyczących kosztów utrzymania pomieszczeń między Wnioskodawcą a jednostką nadrzędną.
Słowa kluczowe: dokumentowanie; faktura; faktura-faktura VAT; faktura-wystawienie faktury; media; noty-nota księgowa; opodatkowanie; refakturowanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 19 października 2011 r. (data wpływu 24 października 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu dokumentowania rozliczeń dotyczących kosztów utrzymania pomieszczeń między Wnioskodawcą a jednostką nadrzędną **jest:**

*   **prawidłowe** − w części dotyczącej kosztów mediów,
*   **nieprawidłowe** – w części dotyczącej pozostałych kosztów.

UZASADNIENIE

W dniu 24 października 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu dokumentowania rozliczeń dotyczących kosztów utrzymania pomieszczeń między Wnioskodawcą a jednostką nadrzędną.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest Instytutem naukowo-badawczym Polskiej Akademii Nauk. Jednym z podstawowych celów statutowych Instytutu jest prowadzenie badań naukowych podstawowych i rozwojowych w zakresie nauk biochemicznych i biologicznych, a także badań w zakresie rozwoju nowych technologii informatycznych. Jest także operatorem i właścicielem ogólnopolskiej sieci optycznej X, a także Miejskiej Sieci Komputerowej Y, sieci zbudowanych z dotacji budżetowych.

Instytut jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Instytut prowadzi:

1.  działalność statutową, naukowo-badawczą wyłączoną z opodatkowania podatkiem od towarów i usług. Działania wyłączone z opodatkowania to realizowane przez Instytut prace badawcze i badawczo-rozwojowe w zakresie chemii bioorganicznej, a w szczególności badania nad syntezą, strukturą i funkcją kwasów nukleinowych i białek oraz ich wzajemnym oddziaływaniem w warunkach modelowych oraz na różnych etapach przekazywania i odczytywania informacji genetycznej oraz prace badawczo-rozwojowe i wdrożeniowe w zakresie sieci nowych generacji, gridów i portali, usług i aplikacji dla społeczeństwa informacyjnego prowadzone przez działające w strukturach Instytutu Centrum Komputerowe. Działalność przedstawiona w tym punkcie prowadzona jest w ramach dotacji budżetowych otrzymywanych na działalność statutową, dotacji otrzymywanych na realizację projektów badawczych i badawczo-rozwojowych oraz projektów badawczo-rozwojowych finansowanych przez Unię Europejską w ramach programów ramowych. Wyniki badań naukowych publikowane są w czasopismach naukowych krajowych i zagranicznych, a także prezentowane na seminariach i konferencjach naukowych organizowanych przez Instytut czy inne jednostki naukowe w kraju i za granicą,
2.  działalność opodatkowaną podatkiem od towarów i usług: obsługa środowiska naukowego w zakresie dostępu do sieci naukowej X i sieci Y, usługi informatyczne świadczone na rzecz firm, usługi naukowo-badawcze na zlecenie konkretnych odbiorców, sprzedaż noclegów, wynajem sal, sprzedaż czasopisma naukowego Z, itp.

Instytut dokonuje pełnego odliczania podatku VAT, ale także w sposób określony w art. 90 ustawy, tj. strukturą. W latach 2009 i 2010 wskaźnik sprzedaży opodatkowanej do zwolnionej przekroczył 98%, tak więc VAT odliczony jest w 100%.

Instytut zarejestrowany jest w rejestrze instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk. Instytut posiada pełną osobowość prawną. Zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96, poz. 619 ze zm.), Instytut występuje w stosunkach prawnych we własnym imieniu i działa na własny rachunek. Zaś w oparciu o ust. 3 tegoż artykułu, Instytut nie odpowiada za zobowiązania Akademii, a Akademia nie odpowiada za zobowiązania Instytutu.

Na podstawie ustawy (art. 39) z dnia 25 kwietnia 1997 r. o Polskiej Akademii Nauk, Prezes Polskiej Akademii Nauk wydał decyzję o wyposażeniu Instytutu w nieruchomości stanowiące własność Akademii, niezbędne do wykonywania zadań określonych w statucie Instytutu.

W jednym z budynków, w które wyposażony został Instytut, decyzją Prezesa PAN wyodrębnione zostały pomieszczenia – 8 pomieszczeń o łącznej powierzchni 163,1 m2 i wskazane jako siedziba Oddziału PAN i Zakładu Działalności Pomocniczej.

Zasady administrowania i użytkowania wspomnianych wyżej pomieszczeń zostały określone odrębną umową. Na podstawie zawartej umowy Instytut obciążał Zakład Działalności Pomocniczej kosztami utrzymania powierzchni zajmowanych przez Oddział PAN i Zakład Działalności Pomocniczej. Koszty utrzymania pomieszczeń ustalono ryczałtowo. Ustaloną w umowie kwotę ryczałtu objęto między innymi takie koszty jak: opłata za zużycie energii elektrycznej, ogrzewanie, woda, wywóz śmieci, ubezpieczenie budynku, koszty bezpieczeństwa p.poż., ochrona budynku, konserwacja urządzeń budynku i serwisów – systemu alarmowego i przeciwpożarowego, utrzymanie czystości itp.

Kwota ryczałtu, zgodnie z zapisem w umowie, rewaloryzowana była i jest każdego roku według wskaźników wzrostu cen towarów i usług ogłoszonych przez Prezesa GUS.

Za koszty utrzymania Instytut wystawiał Zakładowi Działalności Pomocniczej faktury VAT. Wnioskodawca wskazał przy tym, że pomieszczenia nie posiadają odrębnego licznika prądu i miernika ciepła i wody. Wyjaśnił także, że Zakład Działalności Pomocniczej był samodzielną jednostką Polskiej Akademii Nauk i posiadał odrębny NIP.

Z dniem 1 stycznia 2011 r. likwidacji uległ Zakład Działalności Pomocniczej. Pomieszczenia, o których mowa wyżej, pozostały w dyspozycji Polskiej Akademii Nauk dla celów działalności prowadzonej przez Oddział Polskiej Akademii Nauk działający w strukturze PAN.

Od roku 2011 za utrzymanie pomieszczeń, o których mowa we wniosku, Instytut obciąża fakturą VAT jednostkę nadrzędną, tj. Polską Akademię Nauk.

Wnioskodawca wskazał przy tym, że zarówno w latach ubiegłych, jak i obecnie, pracownicy Oddziału korzystają ze wspomnianych pomieszczeń socjalnych, ciągów komunikacyjnych.

Instytut z uwagi na działalność prowadzoną w tym budynku, tj. w miarę możliwości wynajem dużej sali konferencyjnej i 2 małych sal, rozlicza podatek VAT naliczony w fakturach zakupu towarów i usług strukturą, zgodnie z zasadami określonymi w art. 90 ustawy VAT.

Instytut dla tego budynku prowadzi odrębną ewidencję kosztów.

Wobec faktu, że Oddział PAN nie stanowi odrębnej niezależnej jednostki PAN (nie posiada osobowości prawnej), powstaje wątpliwość, czy prawidłowym w tej sytuacji jest wystawianie dla jednostki nadrzędnej, tj. Polskiej Akademii Nauk, faktury VAT tytułem kosztów utrzymania pomieszczeń zajmowanych przez Oddział PAN.

Obecnie Instytut czyni rozmowy z PAN w zakresie ustalenia zasad rozliczenia kosztów związanych z utrzymaniem pomieszczeń zajmowanych przez Oddział PAN, zmierzając do tego, aby energia elektryczna, cieplna, woda i ścieki rozliczane były refakturą jako koszty wyłożone. Zapis o refakturowaniu mediów wprowadzony zostanie w opracowywanym aneksie do obecnie funkcjonującej umowy. Wnioskodawca wskazał, że koszty mediów, o których mowa wyżej rozliczane są na poszczególne działalności według zasad stosowanych w Instytucie. Pozostałe koszty utrzymania i administrowania pomieszczeń zajmowanych przez użytkownika, tj. Oddział PAN, będą płacone ryczałtowo w przeliczeniu na m2 zajmowanej powierzchni przez użytkownika, na podstawie wystawionej przez Instytut noty obciążeniowej. Podstawą ustalonego ryczałtu będą faktycznie poniesione przez Instytut (w ustalonym okresie) koszty utrzymania przedmiotowego budynku, w którym znajdują się omawiane wyżej pomieszczenia. Treść noty obciążeniowej – „zwrot kosztów utrzymania pomieszczeń zajmowanych przez Oddział PAN”.

Zainteresowany podkreślił również fakt, że wszelkie umowy z dostawcami towarów i usług związane z utrzymaniem budynku (łącznie z pomieszczeniami będącymi użytkowanymi przez Oddział PAN), zawierane są z Instytutem. A zatem wszystkie faktury zakupu wystawiane są również na Instytut.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Instytut obciążając Akademię kosztami utrzymania pomieszczeń zajmowanych przez Oddział powinien wystawiać:

*   faktury VAT tytułem refundacji kosztów za media (refaktura),
*   noty obciążeniowe za pozostałe koszty związane z utrzymaniem pomieszczeń ustalone ryczałtowo, ryczałt ustalony w oparciu o faktyczne koszty utrzymania budynku, w którym znajdują się pomieszczenia,
*   czy powinien obciążać jedną fakturą łącznie za poniesione koszty utrzymania pomieszczeń użytkowanych przez Oddział?

Zdaniem Wnioskodawcy, jeżeli w tworzonym obecnie aneksie do funkcjonującej umowy wpisane zostanie zastrzeżenie o refakturowaniu mediów, to Instytut może wystawiać refakturę. Odwołując się do art. 8 ust. 2a ustawy VAT Wnioskodawca sądzi, że refakturowanie mediów znajduje pełne uzasadnienie. Natomiast występując do Polskiej Akademii Nauk o zwrot pozostałych kosztów, ustalonych ryczałtowo, związanych z utrzymaniem pomieszczeń, zdaniem Zainteresowanego, Instytut może wystawiać noty obciążeniowe. Kwota ryczałtu ustalana będzie w oparciu o faktycznie ponoszone koszty utrzymania budynku w danym okresie. Ryczałt nie będzie zawierał żadnej marży.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz opisanego zdarzenia przyszłego w zakresie sposobu dokumentowania rozliczeń dotyczących kosztów utrzymania pomieszczeń między Wnioskodawcą a jednostką nadrzędną, tj. Polską Akademią Nauk uznaje się za:

*   **prawidłowe** −w części dotyczącej kosztów mediów,
*   **nieprawidłowe** − w części dotyczącej pozostałych kosztów.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Stosownie do przepisu art. 7 ust. 1 ustawy, przez dostawę towarów należy rozumieć przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.

Pojęcie towaru ustawodawca zdefiniował w art. 2 pkt 6 ustawy. Zgodnie z zapisem zawartym w tym przepisie, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2011 r., przez towary rozumie się rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Natomiast świadczenie usług, to w myśl art. 8 ust. 1 ustawy, każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

1.  przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej,
2.  zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji,
3.  świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Nie każda jednak czynność stanowiąca dostawę towarów czy świadczenie usług, podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Aby dana czynność podlegała opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, musi być wykonana przez podatnika.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel i rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza – mocą art. 15 ust. 2 ustawy – obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Z powyższego wynika, iż opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania, podlegają wszelkie transakcje, których przedmiotem jest dostawa towarów lub świadczenie usług, pod warunkiem, że są one realizowane przez „podatników” w rozumieniu ustawy i wykonywane są w ramach działalności gospodarczej.

Należy wskazać, iż zgodnie z zapisem art. 28 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. L Nr 347, str. 1 ze zm.), w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Przepis ten reguluje zatem takie sytuacje, kiedy podatnik działając we własnym imieniu zawiera umowę, na podstawie której zobowiązuje się do zrealizowania pewnego świadczenia, jednak faktycznie świadczenie to realizowane jest przez podmiot trzeci. W takim przypadku, gdy podatnik kupuje usługę, a następnie odprzedaje ją kontrahentowi w stanie tzw. nieprzetworzonym, uznaje się go za podatnika, który usługę taką świadczy.

W tym miejscu warto podkreślić, iż od dnia 1 kwietnia 2011 r. regulacje w zakresie przenoszenia kosztów (tzw. „refakturowania”) zostały zawarte w dodanym do ustawy o podatku od towarów i usług art. 8 ust. 2a, który stanowi implementację powołanego wyżej art. 28 Dyrektywy 2006/112/WE Rady.

Zgodnie z treścią dodanego artykułu w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Jednocześnie wskazać należy, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie precyzują, ani też nie wskazują jak należy rozumieć pojęcie „w imieniu i na rzecz osoby trzeciej”. Zgodnie z definicją zawartą w „Słowniku języka polskiego” PWN określenie „w imieniu” oznacza działanie „ze względu na kogoś, dla czyjegoś dobra, odwołując się do kogoś”. Natomiast określenie „na rzecz” oznacza tyle, co działanie „na czyjąś korzyść, dla kogoś, dla czyjegoś dobra”.

Celem takiego działania jest przeniesienie poniesionych kosztów przez podmiot kupujący na podmiot, który z danych usług faktycznie korzystał, pomimo że podmiot obciążający kosztami danej usługi nie wykonał. Dokument potwierdzający tą odsprzedaż jest więc zwykłą fakturą VAT wystawioną przez podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą, a rzeczywistym nabywcą tej usługi.

Oznacza to, że podmiot świadczący (sprzedający) daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przeniesienie ciężaru kosztów na inną osobę, nie może być zatem w żaden inny sposób potraktowane niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie. Zatem, konsekwencją uznania podatnika biorącego udział w odsprzedaży usługi za świadczącego, jest wystawienie przez niego faktury dokumentującej wyświadczenie tej usługi.

W świetle ww. przepisów, stwierdzić należy, że zakup towarów oraz usług (w tym tzw. mediów) przez podatnika we własnym imieniu, jak również w dalszej kolejności ich odprzedaż na rzecz innych podmiotów wypełnia dyspozycję definicji określonej w art. 7 ust. 1 i art. 8 ust. 1 oraz ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług, zatem stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu.

Podstawowy obowiązek dokumentowania obrotu dla potrzeb podatku od towarów i usług fakturami VAT przez podatników tego podatku został określony w art. 106 ust. 1 ustawy. Zgodnie z cytowanym przepisem ustawy, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 kwietnia 2011 r., podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zatem, podatnicy są obowiązani dokumentować zdarzenia gospodarcze fakturami VAT. Faktura VAT jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonej zaszłości gospodarczej), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Prawidłowość materialno-prawna faktury VAT zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt nabycia określonych towarów lub usług.

W tym miejscu wskazać należy, iż w świetle art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Jednocześnie, podatnicy, o których mowa w ust. 1-3, nie mają obowiązku wystawiania faktur, o których mowa w ust. 1 i 2, osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury (art. 106 ust. 4 ustawy).

W przedmiotowej sprawie należy zwrócić uwagę na treść art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96, poz. 619 ze zm.), zgodnie z którym Akademia wyposaża tworzony instytut ze swojego mienia w środki niezbędne do prowadzenia działalności określonej w statucie instytutu. Czynność ta nie wymaga zgody ministra właściwego do spraw Skarbu Państwa, o której mowa w art. 5a -5c ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o zasadach wykonywania uprawnień przysługujących Skarbowi Państwa.

Ponadto, w myśl art. 45 ust. 2 ww. ustawy o Polskiej Akademii Nauk, wyposażenie, o którym mowa w ust. 1, polegające na przeniesieniu prawa własności nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego gruntu, następuje w drodze decyzji administracyjnej Prezesa Akademii. Decyzja Prezesa Akademii stanowi podstawę do dokonania odpowiednich wpisów w księdze wieczystej.

Z kolei stosownie do art. 46 ust. 1 cyt. ustawy, Instytut występuje w stosunkach prawnych we własnym imieniu i działa na własny rachunek.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca, będący czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, jest Instytutem naukowo-badawczym Polskiej Akademii Nauk. Jednym z podstawowych celów statutowych Instytutu jest prowadzenie badań naukowych podstawowych i rozwojowych w zakresie nauk biochemicznych i biologicznych, a także badań w zakresie rozwoju nowych technologii informatycznych. Instytut prowadzi: działalność statutową, naukowo-badawczą wyłączoną z opodatkowania podatkiem od towarów i usług oraz działalność opodatkowaną podatkiem od towarów i usług.

Instytut zarejestrowany jest w rejestrze instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk. Instytut posiada pełną osobowość prawną. Zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy o Polskiej Akademii Nauk, Instytut występuje w stosunkach prawnych we własnym imieniu i działa na własny rachunek. Zaś w oparciu o ust. 3 tegoż artykułu, Instytut nie odpowiada za zobowiązania Akademii, a Akademia nie odpowiada za zobowiązania Instytutu.

Na podstawie ustawy o Polskiej Akademii Nauk, Prezes Polskiej Akademii Nauk wydał decyzję o wyposażeniu Instytutu w nieruchomości stanowiące własność Akademii, niezbędne do wykonywania zadań określonych w statucie Instytutu. W jednym z budynków, w które wyposażony został Instytut, decyzją Prezesa PAN wyodrębnione zostały pomieszczenia – 8 pomieszczeń o łącznej powierzchni 163,1 m2 i wskazane jako siedziba Oddziału PAN i Zakładu Działalności Pomocniczej.

Zasady administrowania i użytkowania wspomnianych wyżej pomieszczeń zostały określone odrębną umową. Na podstawie zawartej umowy Instytut obciążał Zakład Działalności Pomocniczej kosztami utrzymania powierzchni zajmowanych przez Oddział PAN i Zakład Działalności Pomocniczej. Koszty utrzymania pomieszczeń ustalono ryczałtowo. Ustaloną w umowie kwotę ryczałtu objęto między innymi takie koszty jak: opłata za zużycie energii elektrycznej, ogrzewanie, woda, wywóz śmieci, ubezpieczenie budynku, koszty bezpieczeństwa p.poż., ochrona budynku, konserwacja urządzeń budynku i serwisów – systemu alarmowego i przeciwpożarowego, utrzymanie czystości itp.

Kwota ryczałtu, zgodnie z zapisem w umowie, rewaloryzowana była i jest każdego roku według wskaźników wzrostu cen towarów i usług ogłoszonych przez Prezesa GUS.

Za koszty utrzymania Instytut wystawiał Zakładowi Działalności Pomocniczej faktury VAT. Wnioskodawca wskazał przy tym, że pomieszczenia nie posiadają odrębnego licznika prądu i miernika ciepła i wody. Wyjaśnił także, że Zakład Działalności Pomocniczej był samodzielną jednostką Polskiej Akademii Nauk i posiadał odrębny NIP.

Z dniem 1 stycznia 2011 r. likwidacji uległ Zakład Działalności Pomocniczej. Pomieszczenia, o których mowa wyżej, pozostały w dyspozycji Polskiej Akademii Nauk dla celów działalności prowadzonej przez Oddział Polskiej Akademii Nauk działający w strukturze PAN.

Od roku 2011 za utrzymanie pomieszczeń, o których mowa we wniosku, Instytut obciąża fakturą VAT jednostkę nadrzędną.

Wobec faktu, że Oddział PAN nie stanowi odrębnej niezależnej jednostki PAN (nie posiada osobowości prawnej), powstaje wątpliwość, czy prawidłowym w tej sytuacji jest wystawianie dla jednostki nadrzędnej, faktury VAT tytułem kosztów utrzymania pomieszczeń zajmowanych przez Oddział PAN.

Obecnie Instytut czyni rozmowy z PAN w zakresie ustalenia zasad rozliczenia kosztów związanych z utrzymaniem pomieszczeń zajmowanych przez Oddział PAN, zmierzając do tego, aby energia elektryczna, cieplna, woda i ścieki rozliczane były refakturą jako koszty wyłożone.

Zapis o refakturowaniu mediów wprowadzony zostanie w opracowywanym aneksie do obecnie funkcjonującej umowy. Pozostałe koszty utrzymania i administrowania pomieszczeń zajmowanych przez użytkownika, tj. Oddział PAN, będą płacone ryczałtowo w przeliczeniu na m2 zajmowanej powierzchni przez użytkownika, na podstawie wystawionej przez Instytut noty obciążeniowej. Podstawą ustalonego ryczałtu będą faktycznie poniesione przez Instytut (w ustalonym okresie) koszty utrzymania przedmiotowego budynku, w którym znajdują się omawiane wyżej pomieszczenia.

Wszelkie umowy z dostawcami towarów i usług związane z utrzymaniem budynku (łącznie z pomieszczeniami będącymi użytkowanymi przez Oddział PAN), zawierane są z Instytutem. A zatem wszystkie faktury zakupu wystawiane są również na Instytut.

Mając powyższe na względzie, zauważyć należy, że celem obciążenia kosztami podmiotu, który faktycznie korzystał z towaru czy usługi, jest odsprzedaż tego towaru lub usługi przez podmiot uczestniczący pośrednio w świadczeniu, pomimo że pośrednik danej czynności nie wykonał. Przenoszenie kosztów jest więc świadczeniem podmiotu pośredniczącego między właściwym usługodawcą i rzeczywistym nabywcą. Dotyczy to sytuacji, w której podatnik kupuje towar lub usługę, a następnie odsprzedaje go w takiej samej formie swojemu kontrahentowi. Istotne jest, aby zakupu dokonywał inny podmiot niż podmiot, który z tych usług korzysta. W przedmiotowej sprawie nabywcą energii elektrycznej, wody, usług wywozu śmieci, ubezpieczenia budynku itd. jest inny podmiot niż ten, który w ogóle z tych usług korzysta.

Wskazać trzeba, iż w tej sytuacji nie dojdzie do „fizycznego” dokonania czynności przez Wnioskodawcę na rzecz rzeczywistego odbiorcy. Instytut bowiem nabywa od dostawców energię elektryczną, wodę, usługi wywozu śmieci, ubezpieczenia budynku itd., w związku z czym występuje w niniejszej sprawie jako strona umowy dostawy lub świadczenia usług, która następnie przenosi koszty ww. czynności na jednostkę nadrzędną.

W konsekwencji zakup towarów oraz usług przez Wnioskodawcę we własnym imieniu, a następnie ich odprzedaż na rzecz Polskiej Akademii Nauk wypełnia dyspozycję definicji określonej w art. 7 ust. 1 i art. 8 ust. 1 oraz ust. 2a ustawy i stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu, zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy.

W związku z powyższym, przeniesienie przedmiotowych kosztów przez podatnika w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy, na rzecz podatnika podatku od towarów i usług, w świetle art. 106 ust. 1 ustawy, winno być dokumentowane poprzez wystawienie faktury VAT.

Z wniosku nie wynika, aby z tytułu używania przedmiotowych pomieszczeń Akademia była zobowiązana płacić Instytutowi czynsz. Jednocześnie Wnioskodawca we wniosku o wydanie interpretacji posługuje się pojęciem użyczenia. Należy nadmienić, że zgodnie z art. 710 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.), przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nie oznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Natomiast z cytowanych wyżej przepisów ustawy z dnia z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk wynika, że pomiędzy Polską Akademią Nauk a Instytutem w procesie wyposażania następuje przeniesienie prawa własności nieruchomości. Zatem obciążanie Polskiej Akademii Nauk przez Instytut z tytułu mediów stanowi kwotę należną z tytułu używania pomieszczeń oddanych na własność Instytutowi, czyli odpłatność (czynsz) z tytułu umowy najmu.

Reasumując, Wnioskodawca obciążając Polską Akademię Nauk kosztami utrzymania pomieszczeń zajmowanych przez Oddział PAN w budynku, w który został wyposażony Instytut na podstawie decyzji wydanej przez jednostkę nadrzędną, w celu udokumentowania przeniesienia wszystkich omawianych we wniosku kosztów, tj. zarówno kosztów mediów, jak i pozostałych kosztów związanych z utrzymaniem ww. pomieszczeń, z uwagi na treść art. 106 ust. 1 ustawy, powinien wystawiać faktury VAT.

Należy także podkreślić, że organy podatkowe nie mają prawa ingerować w treść zawieranych umów cywilnoprawnych i przyjęty w nich sposób rozliczeń pomiędzy kontrahentami, chyba że postanowienia umów naruszają przepisy podatkowe, a to może być stwierdzone jedynie w drodze postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej. Analiza przedmiotu umów cywilnoprawnych nie mieści się bowiem w ramach określonych w art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zgodnie z którym minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną).

Niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w zakresie sposobu dokumentowania rozliczeń dotyczących kosztów utrzymania pomieszczeń między Wnioskodawcą a jednostką nadrzędną, tj. Polską Akademią Nauk w części dotyczącej kosztów mediów oraz pozostałych kosztów. Z kolei wniosek w zakresie sposobu dokumentowania rozliczeń dotyczących kosztów utrzymania pomieszczeń między Wnioskodawcą a jednostką nadrzędną, tj. Polską Akademią Nauk został załatwiony interpretacją z dnia 24 stycznia 2012 r. nr ILPP1/443-1364/11-2/MS.

Interpretacja dotyczy:

*   zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym,
*   zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.