Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IP-PB3-423-245/07-2/GJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2007-12-07
Teza: W ocenie Organu przesyłanie rachunków drogą elektroniczną czy też faksem nie pozbawia wnioskodawcy możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o ile fakt poniesienia wydatku na wynagrodzenie recenzenta będzie udokumentowany przesłanym w ślad za faksem, oryginałem rachunku z własnoręcznym podpisem recenzenta.
Słowa kluczowe: dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; koszt-koszty uzyskania przychodów; rachunki; umowa-umowa o dzieło
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1-art. 9; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Fundacji przedstawione we wniosku z dnia 30.08.2007r (data wpływu 17.09.2007r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie dokumentowania kosztów uzyskania przychodów **\- jest nieprawidłowe**

UZASADNIENIE

W dniu 17.09.2007r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie dokumentowania kosztów uzyskania przychodów.

**W przedmiotowym wniosku zostały przedstawiony następujący stan faktyczny.**

Fundacja jako niezależna, pozarządowa instytucja non-profit realizując następujące cele:

*   wspieranie uznanych przez środowisko uczonych i zespołów badawczych,
*   wspieranie transferu pilskich osiągnięć naukowych do praktyki gospodarczej,
*   wspieranie inicjatyw inwestycyjnych służących nauce w Polsce

prowadzi programy, w ramach których przyznawane są różnego rodzaju stypendia i subwencje oraz nawiązuje współpracę z organizacjami zagranicznymi służącą rozwijaniu międzynarodowych kontaktów naukowych. Ubieganie się o środki Fundacji możliwe jest wyłącznie w drodze konkursów, w wyniku których wyłaniany jest najlepszy wniosek składany w ramach poszczególnych programów. Składanie wniosków a następnie ich recenzje odbywają się drogą elektroniczną. Recenzenci za swoją pracę wystawiają rachunki i przesyłają je bądź elektronicznie, bądź faksem. Koordynator programu potwierdza podpisem na rachunku otrzymanie recenzji i kieruje dokument do wypłaty.

**W związku z powyższym powstaje pytanie:**

Czy rachunek za wykonaną umowę o dzieło/zlecenie, wystawiony przez osobę fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej, zawierający zeskanowany podpis recenzenta lub też przesłany tylko faksem (brak oryginału własnoręcznego podpisu) stanowi dla Fundacji prawidłowe udokumentowanie kosztu uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób prawnych?

Fundacja stoi na stanowisku, że otrzymane rachunki można uznać za prawidłowe dla celów podatkowych dowody poniesienia kosztów uzyskania przychodów.

**Na tle przedstawionego stanu faktycznego, stwierdzam, co następuje:**

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określa ustawa z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000r., Nr 54, poz. 654 z późn. zm. ) w art. 15 ust. 1, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów enumeratywnie wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Z powyższej definicji kosztów uzyskania przychodów wynika, że ustawodawca określając w sposób ogólny koszty, wymaga od podatnika podejmowania działań celowych i racjonalnych. Warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów oprócz związku z przychodem lub zabezpieczeniem czy zachowaniem źródła przychodów, jest jego właściwe udokumentowanie w sposób wskazany w ustawie. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami , w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu ( straty ), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z powyższego przepisu wynika, że ustawodawca na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie narzuca żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów. Odwołuje się jedynie do zapisów w księgach rachunkowych oraz do uregulowań tym zakresie zawartych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami w tym przypadku są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002r., Nr 76,poz. 694 z późn. zm. ). Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Stosownie do art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy ) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji , a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu.

Co do zasady udokumentowanie operacji usługi zewnętrznej powinno nastąpić wyłącznie za pomocą oryginałów zewnętrznych dowodów obcych. Wyjątkowo, za zgodą kierownika jednostki, mogą to być np. kserokopie lub dowody zastępcze – jeśli dotyczą operacji gospodarczych, których przedmiotem nie są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług ( art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie poglądem, dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnej transakcji, które nie spełniają wszystkich wymagań określonych w art. 21 ustawy o rachunkowości, nie mogą być automatycznie pominięte jako dowody świadczące o poniesionych kosztach. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy uchybienia formalne są niewielkie np.: brak jest elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania transakcji nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez kontrahenta.

Biorąc powyższe pod uwagę , w ocenie Organu przesyłanie rachunków drogą elektroniczną czy też faksem nie pozbawia wnioskodawcy możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o ile fakt poniesienia wydatku na wynagrodzenie recenzenta będzie udokumentowany przesłanym w ślad za faksem, oryginałem rachunku z własnoręcznym podpisem recenzenta.

Zatem stanowisko wnioskodawcy, że rachunki przesłane tylko faksem czy drogą elektroniczną są dowodem poniesienia kosztów uzyskania przychodów jest nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock