Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-1067/11/WN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-12-23
Teza: ustalenie momentu oraz prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymywanych faktur w formacie PDF
Słowa kluczowe: dokumentowanie; faktura; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 19 września 2011r. (data wpływu 23 września 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia momentu oraz prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymywanych faktur w formacie PDF – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 23 września 2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia momentu oraz prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymywanych faktur w formacie PDF.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) dokonuje w toku działalności sprzedaży i zakupów towarów i usług. Transakcje te są dokumentowane fakturami VAT, które wystawiane są i przesyłane w formie papierowej za pośrednictwem kuriera lub poczty, bądź wręczane osobiście. Wskazane dokumenty archiwizowane są w formie papierowej.

Aby usprawnić przepływ dokumentacji Wnioskodawca rozważa zmianę stosowanych dotychczas rozwiązań w zakresie wystawiania faktur i ich przesyłania do części odbiorców oraz zmianę sposobu przyjmowania faktur od części dostawców. Wnioskodawca rozważa też zmianę sposobu archiwizacji wymienionej dokumentacji.

Wnioskodawca rozważa wprowadzenie poniższych rozwiązań:

1.  Faktury sprzedaży - wysyłanie w formie papierowej, archiwizacja w formie elektronicznej. Wystawienie faktury w systemie (bez zabezpieczenia bezpiecznym podpisem elektronicznym), następnie jej wydruk w formacie PDF na dysk we wskazanym tylko dla tego celu miejscu i zapisanie pod numerem faktury. Następnie wydruk jednego egzemplarza faktury na drukarkę (forma papierowa dokumentu) i jej przekazanie kontrahentowi (pocztą, kurierem, wręczenie osobiście). Egzemplarz (kopia) dla Wnioskodawcy pozostaje tylko jako wydruk PDF na dysku, bez formy papierowej (możliwość udostępnienia kopii w wersji elektronicznej, poprzez dostęp do dysku, na którym zapisane byłyby dokumenty w formacie PDF). Dane zapisane na dysku, o którym mowa powyżej pozostawałyby tam przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego i byłyby archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe. Wymagane przepisami prawa dane na fakturach byłyby takie same na dokumentach zapisanych na dysku i tych wygenerowanych na ich podstawie w formie papierowej i przesłanych do klienta. Na wydrukach papierowych mogłyby być ewentualnie umieszczane parafki (podpisy) osoby wystawiającej (zaznaczyć należy, że na dokumentach, bez względu na formę wydruku i przekazania zawsze umieszczane byłoby imię i nazwisko osoby wystawiającej, natomiast podpis miałby charakter dodatkowy, przy czym żaden z wymienionych tutaj elementów nie jest wymagany przepisami regulującymi zagadnienia dotyczące podatku od towarów i usług).
2.  Faktury sprzedaży - wysyłanie i archiwizacja w formie elektronicznej. Wystawienie faktury w systemie (bez zabezpieczenia bezpiecznym podpisem elektronicznym), następnie jej wydruk w formacie PDF na dysk we wskazanym tylko dla tego celu miejscu i zapisanie pod numerem faktury. Wysłanie kontrahentowi wymienionej w zdaniu pierwszym faktury mailem z określonego przez Spółkę adresu e-mail, na adres e-mail wskazany przez kontrahenta. E-maile wysłane do kontrahentów z załączonymi fakturami w formacie PDF byłyby archiwizowane i przechowywane przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. E-maile z fakturami wysyłane byłyby przez wyznaczone osoby, z wyznaczonych komputerów zabezpieczonych loginem i hasłem oraz przy użyciu oprogramowania również zabezpieczonego loginem i hasłem. Osoby, o których mowa w zdaniu poprzednim stanowisko pracy mogłyby opuszczać dopiero po wylogowaniu się. Przed dokonaniem wysyłki, o której mowa powyżej Wnioskodawca uzyskałby stosowną zgodę od kontrahenta. Dokumenty wydrukowane w formacie PDF pozostawałyby na dysku (możliwość udostępnienia w wersji elektronicznej, poprzez dostęp do dysku, na którym zapisane byłyby dokumenty w formacie PDF). Dane zapisane na dysku, o którym mowa powyżej pozostawałyby tam przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego i byłyby archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe.
3.  Faktury zakupu. Wyznaczenie przez Spółkę adresu e-mail, na którym będą przechowywane maile z otrzymanymi w formacie PDF fakturami zakupu. Przekazanie kontrahentom zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Wyznaczenie osób, które będą odpowiedzialne za obsługę faktur otrzymywanych mailem w formacie PDF. Po otrzymaniu e-maila z fakturą w formacie PDF osoba odpowiedzialna dokona wydruku faktury bezpośrednio z otrzymanego maila i przekaże wydrukowany dokument do obiegu wewnątrz Spółki zgodnie z obowiązującymi procedurami. E-maile z otrzymanymi fakturami zakupu przechowywane będą przez podmiot przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wydrukowane faktury archiwizowane będą po ich wydrukowaniu łącznie z fakturami otrzymanymi w formie papierowej.

Wyznaczenie przez Spółkę adresu e-mail, na którym będą przechowywane maile z otrzymanymi w formacie PDF fakturami zakupu. Przekazanie kontrahentom zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Wyznaczenie osób, które będą odpowiedzialne za obsługę faktur otrzymywanych mailem w formacie PDF. Po otrzymaniu e-maila z fakturą w formacie PDF osoba odpowiedzialna dokona wydruku faktury bezpośrednio z otrzymanego maila i przekaże wydrukowany dokument do obiegu wewnątrz Spółki zgodnie z obowiązującymi procedurami. E-maile z otrzymanymi fakturami zakupu przechowywane będą przez podmiot przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wydrukowane faktury archiwizowane będą po ich wydrukowaniu łącznie z fakturami otrzymanymi w formie papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy sposób wystawiana i archiwizacji faktur sprzedaży wymieniony w punkcie 1 stanu faktycznego będzie prawidłowy?
2.  Czy sposób wysyłania i archiwizacji faktur określony w punkcie 1 stanu faktycznego spełnia wymogi dotyczące wystawiania, przekazywania i archiwizacji faktur wskazany w § 19 pkt 1 oraz § 21 rozporządzenia w sprawie faktur i gwarantuje odbiorcy dokumentu prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur przesłanych i zarchiwizowanych przez Wnioskodawcę w sposób określony w pkt 1 stanu faktycznego?
3.  Czy faktury sprzedaży wystawiane i przekazane kontrahentom przez Wnioskodawcę oraz faktury zakupu otrzymane przez Spółkę od kontrahentów w sposób określony powyżej w punkcie 2 i 3 stanu faktycznego stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych oraz czy sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury?
4.  Czy faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę w formacie PDF w okolicznościach przedstawionych w punkcie 3 stanu faktycznego będą uprawniały wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z otrzymanych faktur, na równi z odliczeniem na podstawie faktur otrzymywanych w formie papierowej?
5.  Czy podatnik będzie postępował prawidłowo dokonując obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z otrzymanych e-mailem w formacie PDF faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą?

Stanowisko Wnioskodawcy:

1.  Sposób wystawiana i archiwizacji faktur sprzedaży wymieniony w punkcie 1 stanu faktycznego będzie prawidłowy.
2.  Sposób wysyłania i archiwizacji faktur określony w punkcie 1 stanu faktycznego spełnia wymogi dotyczące wystawiania, przekazywania i archiwizacji faktur wskazany w § 19 punkt 1 oraz § 21 Rozporządzenia w sprawie faktur i gwarantuje odbiorcy dokumentu prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur przesłanych i zarchiwizowanych przez Wnioskodawcę w sposób określony w pkt 1.
3.  Faktury sprzedaży wystawiane i przekazane kontrahentom przez Wnioskodawcę oraz faktury zakupu otrzymane przez Spółkę od kontrahentów w sposób określony powyżej w punkcie 2 i 3 stanu faktycznego stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, oraz sposób ich wystawiania, przesyłania i przechowywania gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.
4.  Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę w formacie PDF w okolicznościach przedstawionych w punkcie 3 stanu faktycznego będą uprawniały wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z otrzymanych faktur, na równi z odliczeniem na podstawie faktur otrzymywanych w formie papierowej.
5.  Podatnik będzie postępował prawidłowo dokonując obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z otrzymanych e-mailem w formacie PDF faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą.

Uzasadnienie stanowiska.

Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady wystawiania i przechowywania faktur jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011r., Nr 68, poz. 360), natomiast podstawowym aktem prawnym regulującym zasady przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010r. Nr 249, poz. 1661). Zgodnie z § 19 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Zgodnie z § 19 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Zgodnie natomiast z § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: 1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; 2) łatwe ich odszukanie; 3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z § 21 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z § 21 pkt 2 podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: 1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; 2. łatwe ich odszukanie; 3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych. Zgodnie z § 21 pkt 3 rozporządzenia w sprawie faktur, autentyczność pochodzenia, o której mowa powyżej, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z § 21 pkt 4 rozporządzenia w sprawie faktur, integralność treści, o której mowa powyżej oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Zgodnie z § 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, przez autentyczność pochodzenia faktury - rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury; przez Integralność treści faktury - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z § 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: 1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub 2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższe przepisy wskazują, iż faktury można wystawiać, przesyłać i przechowywać w każdej formie, pod warunkiem spełnienia wymogów określonych w wskazanych powyżej przepisach. Jak wynika z treści regulacji w zakresie faktur, brak jest obowiązku stosowania jednej konkretnej metody, nie ma też wskazanych metod, których stosowanie jest zabronione, co z kolei wskazuje na dowolność wyboru metody wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur, pod warunkiem spełnienia wymagań określonych w przepisach. Przepisy nie narzucają też obowiązku stosowania jednej tylko metody dla wszystkich dokumentów, co również potwierdza fakt, że Spółka może przyjąć dowolne zasady w odniesieniu do dokumentacji, pod warunkiem postępowania zgodnie z zapisami ustawy o VAT.

Spółka decydując się na wystawianie faktur sprzedaży i ich zapisywanie w formacie PDF na dysku, z którego następnie będzie drukować jeden egzemplarz w formie papierowej i przekazywać do klienta, a egzemplarz pozostający jako kopia pozostawiać i archiwizować w formacie PDF z podziałem na okresy rozliczeniowe na wskazanym dysku postępować będzie prawidłowo, gdyż zgodnie z zapisami § 19 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur, faktury i faktury korygujące powinny być wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Zgodnie natomiast z § 21 pkt 1 podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 pkt 2 podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z § 21 punkt 3 rozporządzenia w sprawie faktur, autentyczność pochodzenia, o której mowa w powyżej, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z § 21 pkt 4 rozporządzenia w sprawie faktur, integralność treści, o której mowa powyżej oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Biorąc pod uwagę fakt, że Spółka będzie wystawiać faktury w sposób, gdzie będzie generowany egzemplarz dla kontrahenta i będzie pozostawał egzemplarz dla Spółki (w formie pliku PDF na dysku), spełniony zostaje wymóg określony w przepisach dotyczący wystawiania faktur i ich przekazywania, gdyż żadne przepisy nie wskazują, że podmiot jest obowiązany do przechowywania dokumentów w takiej samej formie, w jakiej dokument otrzymał kontrahent, obowiązany jest tylko w odniesieniu do faktur innych niż przesyłanych w formie elektronicznej do generowania co najmniej dwóch egzemplarzy, co przy zastosowaniu metody jak wyżej, jest spełnione. Faktury sprzedaży zapisane w formacie PDF będą przechowywane na dysku co najmniej do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego i archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe, co spełnia wymogi § 21 pkt 1. Fakt, że pliki PDF będą generowane bezpośrednio z systemu i zapisywane na wyznaczonym do tego celu miejscu, a dostęp do nich będą mieć tylko wyznaczone osoby i tylko do podglądu wskazanych plików, a na wygenerowanych fakturach zawsze będzie widoczne imię i nazwisko osoby, która dokument wygenerowała (i zapisała na dysku), dodatkowo co zostało wskazane w stanie faktycznym zaznaczyć tutaj należy, że dokumenty będą przechowywane w miejscach zabezpieczonych w sposób uniemożliwiający osobom innym niż specjalnie wyznaczone, dostęp do podglądu, zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Fakt, że będą one archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe, a każdy dokument będzie zapisany pod nazwą umożliwiającą szybkie i łatwe odszukanie, zapewnia spełnienie wymogów określonych w § 21 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur. Sposób wystawiania i przekazywania oraz archiwizowania faktur przyjęty przez Spółkę będzie gwarantował nabywcy prawo do obniżenia podatku VAT należnego o podatek naliczony wynikający z faktur przekazanych przez Spółkę, gdyż przyjęta ewentualnie metoda wystawiania, przekazywania kontrahentom i przechowywania faktur w sposób określony w punkcie 1 stanu faktycznego spełnia wszelkie wymagania określone w przepisach dotyczących faktur, o czym napisane zostało powyżej.

Faktury wystawiane i przekazywane kontrahentom oraz faktury zakupu otrzymywane od kontrahentów w sposób określony w punkcie 2 stanu faktycznego stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, gdyż zgodnie z § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Z kolei zgodnie z § 4 faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Jak wskazuje § 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, albo wystawcy faktury, natomiast zgodnie z § 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur, integralność treści faktury, to pewność co do tego, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Sposób wystawiania i przesyłania faktur, przedstawiony w punkcie 2 stanu faktycznego spełnia wskazane wymogi, co potwierdza fakt, że faktury wystawiane i przesyłane w sposób określony w punkcie 2 stanu faktycznego stanowią faktury elektroniczne, a sposób ich wystawiania, przesyłania kontrahentom i przechowywania zapewnia integralność treści faktury i autentyczność pochodzenia. Przepisy rozporządzenia w sprawie faktur wskazują sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, jednak nie jest to krąg zamknięty, lecz podanie metod, które "w szczególności" zapewniają wymienione wyżej. Działając w oparciu o przepisy prawa zaznaczyć należy, że skoro ustawodawca nie podał zamkniętego kręgu sposobów zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury podatnik ma tutaj dowolność w wyborze metody, ważnym jest, aby wybrana była zgodna z przepisami prawa i spełniała wymogi tam określone. Biorąc pod uwagę fakt, że Spółka przed ewentualnym rozpoczęciem przesyłania faktur w formie elektronicznej uzyska odpowiednią akceptację od kontrahenta (spełnienie wymogów § 3 punkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur), wyznaczy adresy e-mail, z których będą wysyłane do kontrahentów faktury w formie elektronicznej, faktury będą wysyłane przez wyznaczone osoby, z wyznaczonych (zabezpieczonych hasłem) stanowisk i aplikacji, dokumenty będą wysyłane na konkretny wskazany przez kontrahenta adres e-mail, adres mailowy będzie jasno wskazywał na podmiot dostarczający dokument, załączony w e-mailu dokument będzie wygenerowany w formacie pdf, dzięki czemu ingerencja w dokument przy użyciu standardowych technik będzie niemożliwa, a z załączonej faktury w formacie PDF będzie wynikało, kto jest wystawcą faktury i dostawcą towaru (spełnienie wymogów wskazanych w § 4 rozporządzenia w sprawie faktur). Dodatkowo, jak wskazuje Spółka e-maile z załączonymi fakturami w formacie PDF wysyłane do klientów byłyby archiwizowane i przechowywane z załącznikami do czasu upływu terminu przedawnienia obowiązku w zakresie podatku od towarów i usług, dzięki czemu w każdym momencie i na każde żądanie organów kontroli byłaby w stanie udostępnić dokument przesłany kontrahentowi, poza wymienionymi warunkami dodatkowo w każdej chwili jest możliwość kontroli dokumentu przekazanego kontrahentowi i porównanie go z dokumentem posiadanym przez Spółkę, co również jest jedną z metod sprawdzenia integralności treści faktury. Powyższe wskazuje, że faktury wystawiane i przekazywane kontrahentom w sposób określony w punkcie 2 stanu faktycznego stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Stanowisko przedstawione powyżej odnosi się również do faktur zakupu otrzymywanych od kontrahentów. Tutaj Spółka wskazywałaby adres e-mail, na który przesyłane byłyby faktury w formacie PDF, adres mailowy z którego przesyłane będą faktury wskazywałby na dostawcę faktury, dodatkowo z załączonego w formacie PDF dokumentu wynikałoby kto jest dostawcą i wystawcą faktury. Otrzymane e-maile z załączonymi w formacie PDF fakturami byłyby archiwizowane i przechowywane przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Do wskazanych adresów e-mail, na które przesyłane byłyby faktury od dostawców, dostęp miałyby wyznaczone osoby, na wyznaczonych stanowiskach, zabezpieczonych w sposób uniemożliwiający dostęp osobom trzecim. Powyższe spełnia wymogi określone przepisami prawa i potwierdza fakt, iż faktury otrzymywane od dostawców w sposób określony w punkcie 3 stanu faktycznego stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie faktur. Przed rozpoczęciem przyjmowania faktur w formie jak wskazano powyżej Spółka przekaże każdemu dostawcy, z którym uzgodni wymienioną metodę przesyłania faktur akceptację, o której mowa w rozporządzeniu w sprawie faktur.

W związku z tym, że faktury wymienione powyżej spełniają wymogi określone w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych, będą stanowiły dla Spółki podstawę do obniżenia podatku VAT należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur, na równi z fakturami otrzymywanymi w formie papierowej.

Opierając się na zapisach art. 86 ust. 10 pkt 1 i art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę, lub (gdy nie dokona tego w okresie wymienionym w części pierwszej niniejszego zdania) w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Biorąc pod uwagę, że dostarczenie faktury w formie elektronicznej będzie w przypadku stanu faktycznego przedstawionego przez Spółkę polegało na otrzymaniu faktury w formacie PDF e-mailem, uznać należy, że za dzień dostarczenia faktury powinno się uznać dzień otrzymania e-maila z załączoną w formacie PDF fakturą. Powyższe wskazuje, że Podatnik będzie miał prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z otrzymanych e-mailem faktur w formacie PDF w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał e-mail z załączoną fakturą, lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe w zakresie ustalenia momentu oraz prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymywanych faktur w formacie PDF (pytanie nr 4 i 5).

Zgodnie z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 i ust. 10 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika (…).

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 cyt. ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, o czym stanowi art. 86 ust. 11 cyt. ustawy.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 cyt. ustawy.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Podkreślić należy, iż faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. „zwykłych” faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, iż w sytuacji gdy otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury spełniać będą warunki określone w ww. ustawie o podatku od towarów i usług, rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r., Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach otrzymanych drogą elektroniczną w formacie PDF, niebędących przy tym fakturami przesłanymi za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu danych elektronicznych (EDI), w zakresie, w jakim towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia (np. zawarte w art. 88 ustawy o VAT).

Jeżeli przyjęte przez Wnioskodawcę oraz jego kontrahentów zasady zapewnią autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, to Wnioskodawca będzie mógł dokonywać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT w formie PDF w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy. Obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur Wnioskodawca będzie mógł dokonywać w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał faktury w formacie PDF pocztą elektroniczną, bądź w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 10 pkt 1 oraz ust. 11 ustawy).

Przy czym bez znaczenia dla ww. prawa do obniżenia podatku od towarów i usług o podatek naliczony pozostaje okoliczność, że faktury otrzymane przez Wnioskodawcę drogą elektroniczną będą przechowywane w formie papierowej. Jednakże w zakresie przechowywania należy zaznaczyć bezwzględny wymóg zachowania przez Wnioskodawcę autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; a ponadto łatwe ich odszukanie i zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie ustalenia momentu oraz prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymywanych faktur w formacie PDF, należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie ustalenia momentu oraz prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymywanych faktur w formacie PDF.

Natomiast wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie:

*   wystawiania, wysyłania i archiwizacji przez Wnioskodawcę faktur sporządzonych w formacie PDF,
*   ustalenia czy sposób wysyłania i archiwizacji faktur określony w punkcie 1 stanu faktycznego spełnia wymogi dotyczące wystawiania, przekazywania i archiwizacji faktur wskazany w § 19 pkt 1 oraz § 21 rozporządzenia w sprawie faktur i gwarantuje odbiorcy dokumentu prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur przesłanych i zarchiwizowanych przez Wnioskodawcę w sposób określony w pkt 1 stanu faktycznego oraz
*   czy faktury sprzedaży wystawiane i przekazane kontrahentom przez Wnioskodawcę oraz faktury zakupu otrzymane przez Spółkę od kontrahentów w sposób określony powyżej w punkcie 2 i 3 stanu faktycznego stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych oraz czy sposób wystawiania i przesyłania faktur kontrahentom przez Wnioskodawcę oraz przechowywania przez niego faktur zakupu otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

zostanie załatwiony odrębnym rozstrzygnięciem.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.