Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP3/443-258h/08/ZG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2009-02-24
Teza: W celu zapewnienia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, faktury te winny być przechowywane w formie elektronicznej z dostępem on-line do archiwum faktur elektronicznych, gdyż wyłącznie w taki sposób można uzyskać natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura korygująca
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (t. j. z 2005 roku Dz. U. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 10 grudnia 2008 roku (data wpływu 22.12.2008 r.), uzupełnionym dnia 8 stycznia 2009 roku o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania oraz udostępniania organom podatkowym faktur wystawionych w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 grudnia 2008 roku został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania oraz udostępniania organom podatkowym faktur wystawionych w formie elektronicznej

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Podatnik zamierza wdrożyć elektroniczny obieg faktur. W związku z tym zamierza zrezygnować z wymiany faktur w formie papierowej z tymi kontrahentami, którzy zaakceptują wymianę faktur w formie elektronicznej.

Wymiana dokumentów będzie się odbywała poprzez standard EDI - EANCOM będący podstandardem UN/EDIFACT. UN/EDIFACT jest standardem EDI opracowanym przez ONZ, opisującym m.in. dopuszczalną składnię i zestaw standardowych komunikatów wymienianych między nadawcą i odbiorcą.

Po uprzednim poinformowaniu właściwego urzędu skarbowego i celnego, faktury będą przechowywane na serwerze podłączonym do lokalnej sieci komputerowej wykorzystywanej przez Spółkę znajdującym się na terytorium Królestwa Danii należącym do spółki matki podatnika.

Spółka ta będzie także sprawowała nadzór nad serwerem, zapewniając jego dostępność, usuwanie awarii i tworzenie oraz przechowywanie kopii zapasowych. Dostęp do przechowywanych faktur będzie natychmiastowy, pełny i ciągły, w granicach niezawodności i przepustowości łączy internetowych. Spółka zamierza korzystać z usług duńskiego lub polskiego dostawcy EDI dla zapewnienia integralności i autentyczności pochodzenia przesyłanych danych. Dostawcy EDI wydadzą oświadczenie o zapewnieniu integralności i autentyczności pochodzenia faktur. Jednocześnie integralność i autentyczność pochodzenia faktur, będą gwarantowane przez faktury znajdujące się u ich wystawcy (kontrahenta Spółki lub podmiotu trzeciego zajmującego się profesjonalnym archiwizowaniem faktur elektronicznych), zgodnie z Postanowieniem Naczelnika Urzędu Skarbowego w Szczecinie z dnia 20 września 2007 roku, sygn. akt OP/443/175/BS/07 wydanym na wniosek Spółki.

Dla potrzeb ewentualnej kontroli, Spółka będzie gotowa udostępnić w swojej siedzibie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej komputer(y), poprzez który(e) możliwy będzie dostęp do otrzymanych przez siebie i zarchiwizowanych faktur elektronicznych, znajdujących się na serwerze w Danii. W tym celu pracownicy organów kontroli podatkowej będą musieli się zalogować na danym komputerze używając nazwy użytkownika i hasła podanego przez Spółkę. Dzięki temu pobór i wydruk faktur przez pracowników organów kontroli podatkowej będzie automatycznie dokumentowany.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy są jakiekolwiek zalecenia co do właściwości nośników na których będą przechowywane obrazy faktur (komunikaty EDI) w aspekcie zachowania integralności i autentyczności pochodzenia przechowywanych faktur, tj. czy dane umieszczone na nośniku muszą być jedynie do odczytu (read only)?

Zdaniem Wnioskodawcy nie ma obowiązku umieszczania danych na nośniku w formacie umożliwiającym jedynie odczyt dokumentu, przy założeniu, że zostaną spełnione wszystkie wymagania z zakresu przechowywania faktur elektronicznych określone w rozporządzeniu.

Przepisy prawa podatkowego określają jedynie wymagany sposób przechowywania faktur elektronicznych, natomiast nie precyzują, jakie właściwości powinny posiadać nośniki, na których przechowywane są obrazy faktur, w szczególności czy dane zamieszczone na nośniku powinny być jedynie do odczytu.

Zgodnie z § 6 ust. 5 rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania.

Ponadto zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur elektronicznych w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.

W podsumowaniu Wnioskodawca wskazuje, iż dopuszczalność sposobu umieszczenia na nośniku danych umożliwiający lub nie ich odczyt uzależniona jest od spełnienia przez Spółkę wszystkich wymagań w zakresie sposobu przechowywania faktur określonych w rozporządzeniu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133 poz. 1119), faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 pkt 2 cytowanego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane, poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Natomiast w myśl § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Dokonując analizy powyższych regulacji prawa podatkowego stwierdzić należy, iż faktury w formie elektronicznej powinny być przechowywane w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania.

Ponadto przytoczone regulacje wskazują fakt, iż w celu zapewnienia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, faktury te winny być przechowywane w formie elektronicznej z dostępem on-line do archiwum faktur elektronicznych, gdyż wyłącznie w taki sposób można uzyskać natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W przedstawionym przez Podatnika zdarzeniu przyszłym, e-faktury będą archiwizowane w systemie usługodawcy w oryginalnym formacie, z równoczesnym udostępnieniem on-line czytelnej formy faktury dla celów kontrolnych.

Natomiast ze stanowiska zwartego we wniosku wynika, iż faktury będą również archiwizowane na zewnętrznym nośniku danych.

Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, iż faktury przesyłane w formie elektronicznej będą przechowywane w systemie usługodawcy, w formacie w którym zostały przesłane. Ponadto system umożliwia dostęp on-line do archiwum, zatem przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur elektronicznych wypełnia dyspozycję zawartą w § 2 rozporządzenia.

Wskazuje się, iż w niniejszej sprawie nie ma znaczenia sposób zapisu pliku na zewnętrznym nośniku, gdyż właściwymi fakturami udostępnianymi do celów podatkowych będą faktury przechowywane przez usługodawcę w systemie EDI.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej – powoduje, iż niniejsza interpretacja indywidualna nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.