Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-627/11-7/ISN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-12-30
Teza: Czy wskazany w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur przesłanych lub otrzymanych w formie elektronicznej od kontrahentów spełnia wymogi określone w § 6 i § 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych?
Słowa kluczowe: czynności-czynności opodatkowane; faktura; faktura-faktura elektroniczna; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 2-art. 7.; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 2-art. 8; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 7 września 2011 r. (data wpływu 12 września 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 22 listopada 2011 r. (data wpływu 28 listopada 2011 r.) oraz pismem z dnia 16 grudnia 2011 r. (data wpływu 21 grudnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur przesyłanych lub otrzymywanych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 września 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur przesyłanych lub otrzymywanych w formie elektronicznej. Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 22 listopada 2011 r. (data wpływu 28 listopada 2011 r.) o pytanie, własne stanowisko do tego pytania oraz o pełnomocnictwo. Natomiast pismem z dnia 16 grudnia 2011 r. (data wpływu 21 grudnia 2011 r.) wniosek został uzupełniony o informacje doprecyzowujące opis sprawy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”), jest spółką zarządzającą X. Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Świadczy ona głównie usługi związane z obsługą lądowania i parkowania samolotów, obsługą pasażerów i ładunków oraz innych usług o podobnym charakterze na rzecz przewoźników lotniczych oraz innych podmiotów wykonujących przewozy lotnicze.

W związku ze świadczeniem wskazanych powyżej usług, oraz mając na uwadze istotne koszty związane z dotychczasowym systemem fakturowania (m.in. koszt zakupu papieru, koszty wysyłek listownych i kurierskich), Wnioskodawca rozważa wprowadzenie elektronicznego systemu w tym zakresie, na zasadach przewidzianych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661).

Spółka rozważa wprowadzenie w tym celu specjalnej „Instrukcji wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług”, oraz „Instrukcji elektronicznego systemu fakturowania”. Na podstawie ww. instrukcji, i zgodnie z zasadami dokumentowania operacji gospodarczych określonymi w „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów Sp. z o.o.”, Zespół Sprzedaży w Dziale Handlu zobowiązany będzie do wystawiania dowodów zewnętrznych takich jak: faktury VAT, faktury korygujące VAT. Faktury, jako dowód sprzedaży towaru lub usługi, winny wynikać z umów, zleceń lub innych dokumentów zawartych w ramach prowadzonej działalności i akceptowanych przez osoby upoważnione do reprezentowania Wnioskodawcy. Jednocześnie, zgodnie z postanowieniami ww. instrukcji:

1.  Faktury wewnętrzne VAT są sporządzane przez Dział Finansowo-Księgowy.
2.  Faktury VAT i faktury korygujące VAT, wystawiane są w module Logistyka systemu komputerowego M.
3.  Faktury VAT, faktury korygujące VAT oraz faktury wewnętrzne VAT są rejestrowane w Rejestrze Sprzedaży VAT niezwłocznie po ich wystawieniu.

Zgodnie z elektronicznym systemem fakturowania, Spółka przesyłałaby kontrahentom faktury w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej, jako załącznik w formacie PDF do wiadomości e-mail. Przesyłany plik w formacie PDF, w analizowanym schemacie, będzie posiadał odpowiednie zabezpieczenia, w związku z którymi w trakcie całego procesu przekazywania pliku nie będą możliwe zmiany jego treści lub poddania go edycji. W celu wprowadzenia systemu Wnioskodawca posiada instrukcję do obsługi systemu, stanowiącą m.in. o statusie dokumentów sprzedaży.

Zgodnie z ww. instrukcją w systemie będą mogły figurować dokumenty sprzedaży, o następującym statusie:

00 - wprowadzany, 05 - zdeakceptowany, 10 - zaakceptowany, 15 do 70 - statusy standardowe, 15 - w kolejce dokumentów do dekretacji, 20 - zadekretowany, 40 - zaakceptowany księgowo, 70 - zaksięgowany, 90 - anulowany.

Spółka zauważyła, iż poprawianie dokumentu sprzedaży możliwe będzie przy trzech stanach dokumentu oznaczanych w systemie odpowiednimi statusami:

00 - w przygotowaniu, 05 - w przygotowaniu po deakceptacji, 10 - zaakceptowany.

Dodatkowo w przypadku statusu „10” poprawianie dokumentu będzie możliwe wyłącznie dla operatorów posiadających odpowiednie uprawnienie, przy czym okno uruchomione przy takim statusie posiadać będzie ograniczony dostęp do pewnych pól. Jednocześnie, usunięcie dokumentu sprzedaży będzie możliwe jedynie na etapie przygotowywania dokumentu sprzedaży, czyli przy statusie: „00”. Zgodnie z instrukcją obsługi do systemu, akceptacja dokumentu polegać będzie na dokonaniu operacji służącej do trwałej rejestracji transakcji sprzedaży w systemie. Oznacza to, że po dokonaniu akceptacji dany dokument nie będzie mógł zostać usunięty. Podczas wywołania tej opcji z menu system może dokonać szeregu operacji, zależnych od ustawień wybranego typu dokumentu w akceptowanym dokumencie sprzedaży:

*   automatycznie nadać nowy, unikalny w danym roku obrotowym nr dokumentu;
*   automatycznie zaliczyć wartość VAT z dokumentu do rejestru VAT;
*   utworzyć automatycznie dokument obrotowy WZ w rozbiciu na zawarte w dokumencie sprzedaży magazyny; utworzenie dokumentu WZ oznacza wydanie towaru z magazynu; w wyniku tej operacji ściągana jest także rezerwacja ze stanów magazynowych;
*   dokonać dekretacji dokumentu sprzedaży;
*   dokonać dekretacji utworzonego w wyniku tejże akceptacji dokumentu WZ;
*   dokonać rozliczenia zamówienia sprzedaży, jeżeli dokument został utworzony na bazie zamówienia;
*   dokonać fiskalizacji paragonu;
*   dokonać zmiany statusu z „00 - w przygotowaniu” na „10 – zaakceptowany”.

W tym miejscu Wnioskodawca zwrócił uwagę, iż faktury przesyłane drogą elektroniczną nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jak również nie będą przesyłane za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI).

Jednocześnie, dla zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowości wystawianych faktur elektronicznych, Spółka planuje na wystawianych fakturach elektronicznych umieszczać kod kreskowy wygenerowany specjalnie dla danej faktury. Taki kod kreskowy będzie zawierał następujące dane identyfikacyjne wystawionej faktury: numer faktury, numer kontrahenta, data wystawienia faktury, kwota brutto oraz kwota podatku od towarów i usług. Powyższe dane będą miały format ciągu znaków i cyfr.

Wnioskodawca zamierza przechowywać faktury, faktury korygujące, oraz duplikaty wystawionych faktur w systemie elektronicznym, w podziale na okresy rozliczeniowe, w folderach programu X. Zapewni on również dostęp do faktur organom kontrolującym za pomocą przeglądarki pozwalającej na wyszukiwanie, kopiowanie, drukowanie lub przeglądanie faktur na podstawie kryteriów określonych przez kontrolujących (np.: data faktury, kontrahent, przedział czasowy wystawienia faktury).

Ponadto, Spółka zamierza codziennie archiwizować na nośnikach magnetycznych przechowywane dane. Nośniki magnetyczne Wnioskodawca zamierza przechowywać w specjalnym sejfie.

Spółka podkreśliła, iż planuje zawrzeć z kontrahentami (na rzecz których świadczy wskazane na wstępie usługi), specjalne porozumienie, z treści którego wynikać będzie uzyskanie przez nią pisemnej zgody (akceptacji) ze strony kontrahenta, na przesyłanie drogą elektroniczną faktur (w formacie PDF) wystawianych przez nią, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przedmiotowym porozumieniu Wnioskodawca zobowiąże się przesyłać faktury drogą elektroniczną w formacie PDF. Jednocześnie, zgodnie z treścią porozumienia, w formacie PDF będą wystawiane i przesyłane drogą elektroniczną również faktury korygujące oraz duplikaty faktur.

Podsumowując, akceptacja wskazanego powyżej sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury albo jej cofnięcie, co do zasady zostanie wyrażona w formie pisemnej (w formie ww. porozumienia) lub w formie elektronicznej.

Ponadto, zgodnie z ww. porozumieniem nabywca wskaże jaki adres e-mail jest właściwy do przesyłania faktur. Strony zobowiązują się również co najmniej na trzy dni przed zmianą danych dotyczących właściwych adresów e-mail do wysyłki, poinformować drugą stronę drogą elektroniczną o tym fakcie.

Nabywca i wystawca faktur zobowiązują się przechowywać egzemplarze faktur w formie papierowej lub elektronicznej, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca rozważa ponadto przechowywanie w formie elektronicznej faktur zewnętrznych obcych – otrzymywanych w formie elektronicznej od swych kontrahentów. Wówczas udzieli on stosownej zgody kontrahentom na wystawianie faktur w formie elektronicznej. Przechowywanie otrzymanych faktur będzie dokonywane na zasadach analogicznych jak w przypadku faktur własnych.

W uzupełnieniu do wniosku Spółka poinformowała, że faktury przesyłane i otrzymywane drogą elektroniczną, które zamierza przechowywać w systemie elektronicznym w folderach programu Microsoft Office, przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto wskazała, iż w jej ocenie, sposób przechowywania faktur przesyłanych oraz otrzymywanych drogą elektroniczną zapewni łatwe ich odszukanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku.

Czy wskazany w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur przesłanych lub otrzymanych w formie elektronicznej od kontrahentów, spełni wymogi określone w § 6 i § 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, wskazany w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur przesłanych lub otrzymanych w formie elektronicznej od kontrahentów, spełni wymogi określone w § 6 i § 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

W § 6 i § 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, Minister Finansów wskazał warunki, których spełnienie jest niezbędne dla prawidłowego przechowywania faktur w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 6 ww. rozporządzenia, faktury przesyłane w formie elektronicznej są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, przy czym sposób przechowywania takich faktur powinien zapewnić:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2.  łatwe ich odszukanie,
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

W ocenie Spółki, ww. przepis zapewnia de facto przedsiębiorcom swobodę decyzyjną w zakresie sposobu archiwizacji dokumentów – czy to w formie elektronicznej czy też w papierowej bazie danych. Sposób przechowywania faktur – wybrany przez Wnioskodawcę – bądź to w systemie elektronicznym, bądź w formie papierowej należy uznać za prawidłowy.

Natomiast zgodnie z brzmieniem § 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca uważa, że mając na uwadze ww. przepisy, warunki przechowywania faktur przesłanych drogą elektroniczną wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów można podzielić na dwie kategorie:

*   dotyczące właściwości faktury,
*   dotyczące możliwości zapewnia kontroli nad fakturą.

Jego zdaniem, Minister Finansów wprowadził możliwość określenia przez podatnika dowolnego sposobu przechowywania faktur w formie elektronicznej z zastrzeżeniem spełnienia wymogów wskazanych w § 6 i § 8 rozporządzenia w sprawie faktur.

W opinii Spółki, sposób przechowywania faktur przesłanych w formie elektronicznej przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego, spełni wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie faktur elektronicznych.

Po pierwsze, wystawione przez nią faktury elektroniczne będą przechowywane w folderach Microsoft Office, które uniemożliwią modyfikację faktur znajdujących się w takich folderach.

Po drugie, dostęp do faktur elektronicznych przechowywanych przez Wnioskodawcę będzie możliwy za pomocą specjalnej przeglądarki plików, która będzie umożliwiała wyszukiwanie, kopiowanie, drukowanie lub przeglądanie faktur na podstawie kryteriów określonych przez kontrolujących (np.: data faktury, kontrahent, przedział czasowy wystawienia faktury).

Spółka uważa, że taka funkcjonalność przeglądarki w zakresie przechowywanych przez nią faktur umożliwi organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej bezzwłoczny do nich dostęp.

Jednocześnie, Wnioskodawca podkreślił, iż dołoży wszelkiej staranności dla zapewnienia bezpieczeństwa przechowywanych danych – poprzez wprowadzenie procedury codziennej archiwizacji przechowywanych danych na nośnikach magnetycznych, które następnie będą umieszczane przez niego w przeznaczonym do tego specjalnym sejfie.

Mając powyższe na uwadze, w ocenie Spółki, w przypadku, gdy faktury będą przechowywane w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, to opisany przez nią sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej należy uznać za spełniający wymogi § 6-8 ww. rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r.

Powyższe stanowisko potwierdzają organy podatkowe. Tak wypowiedział się m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, w interpretacji indywidualnej z dnia 6 maja 2011 r., sygn. IPPP2 -443-141/11-2/AK, z dnia 12 maja 2011 r., sygn. IPPP1-443-267/11-2/AS, z dnia 11 maja 2011 r., sygn. IPPP2/443-120/11-4/IG, czy też w interpretacji indywidualnej z dnia 30 maja 2011 r., sygn. IPPP1-443-388/11-4/JL. Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, w interpretacji indywidualnej z dnia 13 czerwca 2011 r., sygn. IPTPP2/443-22/11 -4/BM.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku do towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych – art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF.

Stosownie do § 6 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych – § 8 rozporządzenia.

A zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Biorąc pod uwagę powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania przesłanych lub otrzymanych faktur elektronicznych w formie papierowej lub w formie elektronicznej.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca i nabywca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Zatem sposób przechowywania kopii wszystkich wystawionych lub oryginałów otrzymanych faktur w formie elektronicznej bądź papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca – zarejestrowany czynny podatnik podatku od towarów i usług, świadczy głównie usługi związane z obsługą lądowania i parkowania samolotów, obsługą pasażerów i ładunków oraz innych usług o podobnym charakterze na rzecz przewoźników lotniczych oraz innych podmiotów wykonujących przewozy lotnicze.

W związku ze świadczeniem wskazanych powyżej usług, oraz mając na uwadze istotne koszty związane z dotychczasowym systemem fakturowania (m.in. koszt zakupu papieru, koszty wysyłek listownych i kurierskich), Spółka rozważa wprowadzenie elektronicznego systemu w tym zakresie, na zasadach przewidzianych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Zainteresowany zamierza przechowywać faktury, faktury korygujące, oraz duplikaty wystawionych faktur w systemie elektronicznym, w podziale na okresy rozliczeniowe, w folderach programu X. Zapewni on również dostęp do faktur organom kontrolującym za pomocą przeglądarki pozwalającej na wyszukiwanie, kopiowanie, drukowanie lub przeglądanie faktur na podstawie kryteriów określonych przez kontrolujących (np.: data faktury, kontrahent, przedział czasowy wystawienia faktury). Ponadto, Spółka zamierza codziennie archiwizować na nośnikach magnetycznych przechowywane dane. Nośniki magnetyczne Wnioskodawca zamierza przechowywać w specjalnym sejfie.

Zainteresowany zobowiązuje się przechowywać egzemplarze faktur w formie papierowej lub elektronicznej, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka poinformowała, że faktury przesyłane i otrzymywane drogą elektroniczną, które zamierza przechowywać w systemie elektronicznym w folderach programu X, przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto Wnioskodawca wskazał, iż w jego ocenie, sposób przechowywania faktur przesyłanych oraz otrzymywanych drogą elektroniczną zapewni łatwe ich odszukanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz powołane regulacje prawne stwierdzić należy, że wskazany przez Zainteresowanego w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur przesłanych lub otrzymanych w formie elektronicznej od kontrahentów, spełniać będzie wymogi określone w § 6 i § 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur przesłanych lub otrzymanych w formie elektronicznej wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia – jak wskazano wyżej – nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Tut. Organ zwraca uwagę na fakt, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

W przedmiotowej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie przechowywania faktur przesyłanych lub otrzymywanych w formie elektronicznej. Pozostałe kwestie zostały rozstrzygnięte w odrębnych interpretacjach indywidualnych z dnia 30 grudnia 2011 r. znak ILPP4/443-627/11-6/ISN i ILPP4/443-627/11-8/ISN.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.