Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/4512-578/16-2/KOM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2016-10-03
Teza: Czy planowany przez Spółkę sposób przechowywania dokumentacji księgowej jest zgodny z przepisami art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej w zakresie, w jakim przepis ten nakłada na podatników obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych oraz z przepisami art. 112a ustawy o VAT?
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie; rachunki
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy - przedstawione we wniosku z 25 lipca 2016 r. (data wpływu 1 sierpnia 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania w formie elektronicznej własnych faktur i rachunków - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 1 sierpnia 2016 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania w formie elektronicznej własnych faktur i rachunków.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka, zwane dalej „Spółką”, jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Spółka obsługuje ponad 50 firm, którym świadczy usługi księgowe, w tym w zakresie przechowywania dokumentów księgowych.

Większość z tych firm jest podatnikami podatku VAT.

Spółka przechowuje zarówno własne, jak i powierzone jej przez klientów faktury sprzedaży, faktury zakupu, paragony, wyciągi bankowe i inne dokumenty księgowe, w wersji papierowej w pomieszczeniach Spółki.

Dokumenty są grupowane w porządku chronologicznym, z podziałem na okresy rozliczeniowe i poszczególne podmioty.

Dokumenty w wersji elektronicznej są drukowane i dołączane do pozostałej dokumentacji w wersji papierowej. Dokumenty są przechowywane przez okres określony przepisami (obecnie do końca roku, w którym upływa termin przedawnienia zobowiązań podatkowych).

Po okresie przedawnienia dokumenty są przekazywane wyspecjalizowanej firmie do ich utylizacji.

Celem zmniejszenia kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania dokumentów.

Spółka zamierza zacząć przechowywać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej - w postaci skanów oryginalnych dokumentów, w postaci nieedytowalnych plików PDF. Pliki te będą przechowywane na serwerze będącym na wyposażeniu Spółki oraz dla bezpieczeństwa na nośnikach jednokrotnego zapisu (płyty CD-R). Przy przechowywaniu plików na serwerze i na płytach CD będą zachowane zasady bezpieczeństwa uniemożliwiające osobom bez uprawnień dostęp do plików oraz do płyt CD. Pliki będą przechowywane w formie uporządkowanej, w układzie chronologicznym i podmiotowym, pozwalającym bez trudu dotrzeć do potrzebnych dokumentów.

Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie zapewniony na każde żądanie organów skarbowych.

Zdigitalizowane dokumenty pozwolą na zidentyfikowanie tożsamości nabywcy i sprzedawcy (autentyczność pochodzenia).

Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność). Przechowywanie w formie nieedytowalnych plików PDF nie pozwoli na modyfikację danych (integralność treści).

Dokumenty papierowe po ich zeskanowaniu będą niszczone przez wyspecjalizowaną firmę, zapewniającą wszelkie środki bezpieczeństwa dla zachowania poufności danych. Taki sposób przechowywania dokumentów będzie poprzedzony otrzymaniem na to zgody od każdego z klientów, powierzających dokumenty Spółce do przechowywania.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy planowany przez Spółkę sposób przechowywania dokumentacji księgowej jest zgodny z przepisami art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej w zakresie, w jakim przepis ten nakłada na podatników obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych oraz z przepisami art. 112a ustawy o VAT?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zgodnie z przepisem art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

W świetle powyższego przepisu przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki w stosunku do dokumentów własnych.

Spółka wskazuje, że powyższy przepis nie określa sposobu przechowywania dokumentacji, w szczególności nie wskazuje, aby dokumentacja ta miała być przechowywana w formie papierowej. Podobnie przepisy ustawy o CIT i o PIT nie regulują formy przechowania dokumentacji podatkowej.

Natomiast zgodnie z przepisem art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając powyższe przepisy na względzie, zdaniem Spółki, o ile powyższe wymogi określone w przepisie art. 112a ustawy o VAT zostaną zachowane, brak jest przeszkód w przechowywaniu wyłącznie w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów wymienionych w zdarzeniu przyszłym, otrzymywanych przez Spółkę.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą o VAT”, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W tym miejscu należy wskazać, że według art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.), jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Natomiast w myśl art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. wyżej ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na mocy art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy o VAT poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojecie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 cyt. ustawy podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionej treści wniosku wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym i obsługuje ponad 50 firm, którym świadczy usługi księgowe, w tym w zakresie przechowywania dokumentów księgowych. Większość z tych firm jest podatnikami podatku VAT. Wnioskodawca przechowuje zarówno własne, jak i powierzone jej przez klientów faktury sprzedaży, faktury zakupu, paragony, wyciągi bankowe i inne dokumenty księgowe, w wersji papierowej w swoich pomieszczeniach. Dokumenty są grupowane w porządku chronologicznym, z podziałem na okresy rozliczeniowe i poszczególne podmioty.

Dokumenty w wersji elektronicznej są drukowane i dołączane do pozostałej dokumentacji w wersji papierowej. Dokumenty są przechowywane przez okres określony przepisami (obecnie do końca roku, w którym upływa termin przedawnienia zobowiązań podatkowych). Po okresie przedawnienia dokumenty są przekazywane wyspecjalizowanej firmie do ich utylizacji.

Celem zmniejszenia kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Wnioskodawca zamierza zacząć przechowywać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej - w postaci skanów oryginalnych dokumentów, w postaci nieedytowalnych plików PDF, które to pliki będą przechowywane na serwerze będącym na wyposażeniu Wnioskodawcy oraz dla bezpieczeństwa na nośnikach jednokrotnego zapisu (płyty CD-R). Przy przechowywaniu plików na serwerze i na płytach CD będą zachowane zasady bezpieczeństwa uniemożliwiające osobom bez uprawnień dostęp do plików oraz do płyt CD. Pliki będą przechowywane w formie uporządkowanej, w układzie chronologicznym i podmiotowym, pozwalającym bez trudu dotrzeć do potrzebnych dokumentów. Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie zapewniony na każde żądanie organów skarbowych.

Zdigitalizowane dokumenty pozwolą na zidentyfikowanie tożsamości nabywcy i sprzedawcy (autentyczność pochodzenia). Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność). Przechowywanie w formie nieedytowalnych plików PDF nie pozwoli na modyfikację danych (integralność treści).

Dokumenty papierowe po ich zeskanowaniu będą niszczone przez wyspecjalizowaną firmę, zapewniającą wszelkie środki bezpieczeństwa dla zachowania poufności danych. Taki sposób przechowywania dokumentów będzie poprzedzony otrzymaniem na to zgody od każdego z klientów, powierzających dokumenty Spółce do przechowywania.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do archiwizacji papierowych faktur i rachunków w formie elektronicznej po spełnieniu warunków przechowywania dokumentów zawartych w art. 112a ustawy o VAT i przepisach Ordynacji podatkowej.

W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur, rachunków należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W świetle przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że skoro Wnioskodawca wypełni warunki przechowywania faktur i rachunków określone w art. 112a ustawy o VAT przechowując elektroniczne obrazy faktur i rachunków w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność ww. dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także przy zapewnieniu łatwości ich odszukania oraz dostępu do tych dokumentów organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej za pomocą środków elektronicznych i bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, to wprowadzając elektroniczny system archiwizowania otrzymanych i wystawionych w formie papierowej własnych faktur i rachunków spełniający określone wyżej warunki, Wnioskodawca będzie uprawniony do ich archiwizacji i przechowywania w sposób elektroniczny. Sposób przechowywania ww. dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji. Zatem Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane i wystawione własne papierowe faktury i rachunki jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej z uwagi na spełnienie warunków przechowywania dokumentów, zawartych w art. 112a ustawy o VAT oraz zgodnie z unormowaniem wynikającym z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, a zwłaszcza jej art. 86 § 1.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie prawidłowości przechowywania w formie elektronicznej własnych faktur i rachunków należy uznać za prawidłowe.

Organ zauważa, że w ustawie o podatku od towarów i usług uregulowano wyłącznie kwestię przechowywania faktur w formie elektronicznej, zatem w odniesieniu do pozostałych dokumentów księgowych przepisy te nie mają zastosowania.

Tut. Organ informuje ponadto, że w zakresie prawidłowości przechowywania w formie elektronicznej faktur, paragonów, rachunków i innych dokumentów księgowych powierzonych Wnioskodawcy przez klientów, którym świadczy usługi księgowe, zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia, innego aktu lub czynności; oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy; określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego; w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1 - 4 ww. ustawy). Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.