Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP2-1.4010.51.2025.3.PK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-03-27
Teza: Możliwość dokumentacji dowodów księgowych w formie
elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumentowanie
dokumenty
dokumenty-dokumenty elektroniczne
koszt-koszty uzyskania przychodów
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 1-art. 9-ust. 1
[CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest
    prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 stycznia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 28 stycznia 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, który dotyczy

    ustalenia czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania
    przychodów wydatków wynikających z dokumentów zakupowych przechowywanych w
    postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe dokumenty zakupowe
    zostaną zniszczone zgodnie z procedurą opisaną w opisie stanu faktycznego i zdarzenia
    przyszłego.
    Uzupełnili go Państwo pismem z 6 marca 2025 r. (wpływ do organu 6 marca 2025 r.).
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
    X Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (...) (dalej jako: „Wnioskodawca”,
    „Spółka”) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT prowadzącym działalność
    gospodarczą polegającą na (...). Spółka podlega opodatkowaniu w Polsce od całości
    osiąganych dochodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Spółka podlega
    opodatkowaniu podatkiem CIT na zasadach ogólnych.
    Z uwagi na skalę prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca otrzymuje
    znaczną liczbę dokumentów zakupowych takich jak faktury, faktury korygujące, noty
    księgowe, paragony, faktury uproszczone, w tym paragony zawierające NIP wystawcy, itp.
    (dalej: „dokumenty zakupowe”).
    Dokumenty te są wystawiane i dostarczane do Spółki zarówno w wersji papierowej, jak i
    elektronicznej (w tym faktury elektroniczne)- dostarczane na specjalnie wydzieloną
    skrzynkę mailową.
    Dokumenty dostarczane w formie elektronicznej są drukowane i przechowywane zarówno
    w oryginalnej postaci elektronicznej, również w formie papierowej. Dokumenty księgowe,
    które są wystawiane przez dostawców w formie papierowej są przechowywane
    (archiwizowane) w oryginale w tej formie.
    W związku z zwiększoną ilością dokumentów Spółka wdrożyła w październiku 2022 roku
    elektroniczny system obiegu wewnętrznego dokumentów (dalej jako „...”). System ten
    pozwala zarówno na archiwizowanie dokumentów w formie nieedytowalnych skanów, jak
    i na obieg weryfikacji dokumentów zakupu od wpływu do Spółki, poprzez powiązanie z
    odpowiednim zamówieniem, kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową, jak i
    późniejszą archiwizację.
    Każdy wprowadzony dokument, uzyskuje unikatowy numer nadany przez system, pod
    którym gromadzone są: dokumenty zakupowe (skany faktur) oraz wszystkie dodatkowe
    dokumenty potwierdzające dostawę towarów lub wykonanie usługi (np. potwierdzenia
    pracowników odpowiedzialnych, kopie protokołów, certyfikatów).
    W chwili obecnej Spółka przechowuje (archiwizuje) wszystkie bieżące dokumenty zarówno
    w formie papierowej, jak i w wersji elektronicznej w (...).
    Archiwizowanie dokumentów w formie fizycznej (papierowej) wiąże się z wysokimi
    kosztami administracyjnymi (m.in. obsługa procesu, koszty przechowywania dokumentów
    w Spółce, bezpieczne zarządzanie dokumentacją oraz niszczenie dokumentacji zgodnie z
    wymogami prawnymi oraz zarządczymi). Co więcej, jakość i czytelność znacznej części
    dokumentów papierowych z czasem podlega znacznemu pogorszeniu.
    Doświadczenie Wnioskodawcy wskazuje, że część dokumentów papierowych pod koniec
    okresu ich ustawowego przechowywania (okres przedawnienia zobowiązania
    podatkowego) ulega wyblaknięciu lub innym uszkodzeniom na skutek oddziaływania
    czynników fizycznych. Stopień uszkodzenia dokumentów jest różny bowiem zależy od
    zastosowanej technologii druku oraz nośnika, ale są to okoliczności leżące poza kontrolą
    Wnioskodawcy (Spółka nie ma wpływu na to w jaki sposób te dokumenty zostały
    wystawione).

    Dla potrzeb zminimalizowania kosztów oraz usprawnienia wewnętrznych procesów,
    Spółka podjęła decyzję o zmianie dotychczasowej praktyki w zakresie przechowywania
    dokumentów zakupowych. Przedmiotowa zmiana obejmuje rezygnację z przechowywania
    papierowych kopii dokumentów zakupowych i przechowywaniu ich jedynie w formie
    zdigitalizowanej. Zasady postępowania z dokumentami zakupowymi określone są
    procedurze „Obieg dokumentów księgowych” (dalej: „Procedura”) obowiązującej u
    Wnioskodawcy i wiążącej dla wszystkich pracowników Wnioskodawcy uczestniczących w
    tym procesie.
    Dokumenty zakupowe w formie papierowej byłyby niszczone w sposób i w terminie
    określonym powyższą procedurą, tj. po dokonaniu ich digitalizacji i przeprowadzeniu
    pełnej weryfikacji cyfrowej kopii dokumentu zakupowego i zdarzenia nim
    udokumentowanego pod kątem ich autentyczności i integralności. Ponadto Spółka
    planuje zdigitalizowować dokumenty otrzymane przed wdrożeniem (...), które aktualnie
    archiwizuje w formie papierowej. Oryginały tych dokumentów po zdigitalizowaniu i
    zweryfikowaniu jakości skanów zostałyby zniszczone .
    Wnioskodawca wskazuje jednak, że do momentu uzyskania pozytywnej interpretacji
    podatkowej przechowuje dokumenty w formie papierowej, pomimo iż są one
    zdigitalizowane.
    Każdy pracownik Spółki, który dokonuje na rzecz Spółki zakupu towaru lub usługi (dalej:
    „Pracownik”) zobowiązany jest do uzyskania od sprzedającego stosownego dokumentu
    księgowego potwierdzającego dokonaną transakcję i pozwalającego na
    zaewidencjonowanie jej w księgach rachunkowych. W przypadku gdy transakcja zakupu
    jest udokumentowana za pomocą dokumentu zakupowego, wyznaczony Pracownik
    będzie sporządzał jego elektroniczną kopię w formacie PDF za pośrednictwem dedykowa-
    nego przez Wnioskodawcę oprogramowania w sposób zapewniający autentyczność
    pochodzenia dokumentu oraz integralność jego danych.
    Procedura przewiduje też odpowiednie tryby postępowania w przypadku niekompletności
    otrzymanych dokumentów zakupowych lub wątpliwości co do ich rzetelności. Po przejściu
    przez pełen proces weryfikacyjny cyfrowej kopii dokumentu zakupowego, papierowy
    oryginał tego dokumentu będzie niszczony w określonym w Procedurze terminie.
    Wydatki, o których mowa w niniejszym wniosku mają związek z prowadzoną przez Spółkę
    działalnością gospodarczą. Wydatki te, jako związane z działalnością gospodarczą
    Wnioskodawcy, stanowią też koszt uzyskania przychodu na gruncie podatku CIT (nie są to
    wydatki znajdujące się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania
    przychodu, zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).
    Wnioskodawca będzie zapewniał organom podatkowym i innym organom
    administracyjnym, na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, niezwłoczny dostęp
    do dokumentów zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej, a także
    niezwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W odniesieniu do
    wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku dokumentami zakupowymi (w tym
    fakturami oraz innymi dokumentami, co do których przepisy ustawy o podatku od
    towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego), Spółka zapewnia i będzie
    zapewniać funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu
    między dokumentem zakupowym, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Przedmiotowe kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów będą
    wynikały z wprowadzonej przez Spółkę procedury weryfikacji każdego dokumentu
    otrzymywanego zarówno od razu w wersji elektronicznej jak i otrzymywanego w wersji
    papierowej.
    Żaden dokument o nieodpowiedniej jakości nie zostanie zatwierdzony przez
    uprawnionego pracownika odpowiedzialnego w Spółce za sprawdzenie jakości
    dokumentu. Co wymaga podkreślenia, decyzja o zniszczeniu dokumentów otrzymanych
    przez Spółkę w wersji papierowej będzie podejmowana dopiero po zastosowaniu kontroli

    biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności
    treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych.
    Wnioskodawca przechowuje i będzie przechowywał dokumenty zakupowe w formie
    elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich
    odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu
    ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego lub
    okresu amortyzacji środka trwałego. Dokumenty zakupowe będą przechowywane na
    serwerach. Spółka ponadto tworzy regularne kopie zapasowe danych zapisanych na
    zewnętrznych nośnikach, w celu uniknięcia utraty danych.
    Wnioskodawca posiada także sporą liczbę środków trwałych oraz wartości
    niematerialnych i prawnych (dalej „WNiP”), których kartoteki aktualnie zajmują sporą
    powierzchnię. Kartoteka każdego ze środków trwałych oraz WNiP składa się z kompletu
    dokumentów: dokument przyjęcia do użytkowania - OT, listę dokumentów wraz z
    przypisanymi do nich kwotami, oraz kopie wszystkich dokumentów, mających wpływ na
    obliczenie wartości początkowej oraz wysokość amortyzacji bilansowej i podatkowej
    danego środka trwałego lub WNiP. Większość środków trwałych oraz WniP przyjęta jest na
    podstawie kilku dokumentów, np. faktur zakupu od jednego lub kilku kontrahentów,
    wyciągów bankowych zwierających opłaty bankowe, dokumentów wewnętrznych PK
    dokumentujących np. różnice kursowe itd.
    Wnioskodawca aktualnie archiwizuje kartoteki w formie papierowej.
    Wnioskodawca rozważa prowadzenie dokumentacji dotyczącej przyjętych środków
    trwałych oraz WNiP wyłącznie w sposób elektroniczny (zdigitalizowany) ww. kartotek. Tak
    jak wskazane w przykładach powyżej, po zeskanowaniu, pracownik działu finansów
    zweryfikuje jakość i kompletność skanu, oraz informacje na podstawie, których możliwe
    będzie wyszukanie danej kartoteki, tj: czy numer środka trwałego, data przyjęcia do
    użytkowania zaczytały się prawidłowo. Dopiero po dokonaniu tych czynności kartoteka
    będzie archiwizowana. Możliwość przechowywania dokumentów w sposób elektroniczny
    daje pewność, że dokumenty będące podstawą naliczenia odpisów amortyzacyjnych w
    formie papierowej nie zostaną zniszczone (w momencie kiedy odpisy amortyzacyjne
    trwają ponad 5 lat), co będzie dawało możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych
    jak i zaliczanie ich do kosztów uzyskania przychodów.
    Uzupełnienie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
    Zakupione towary udokumentowane fakturami/dokumentami zrównanymi z fakturami
    opisanymi we wniosku będą służyć wyłącznie czynnościom opodatkowanym podatkiem
    VAT.
    Wnioskodawca, X Sp. z o.o., wdrożył szczegółowe procedury kontroli biznesowych, które
    zapewniają pełną przejrzystość i wiarygodność ścieżki audytu pomiędzy dokumentami
    zakupowymi, zarówno fakturami jak i dokumentami z nimi zrównanymi, a rzeczywistymi
    dostawami towarów i usług.
    W ramach tego procesu wprowadzono następujące mechanizmy:
    1. Identyfikacja i rejestracja dokumentów
    Każdy dokument zakupowy wpływający do Spółki (zarówno w wersji papierowej, jak i
    elektronicznej) podlega identyfikacji i rejestracji w systemie elektronicznego obiegu
    dokumentów (...). System ten umożliwia:
        Automatyczne przypisanie dokumentowi unikatowego numeru referencyjnego,
        który pozwala na łatwe śledzenie wszystkich powiązanych z nim informacji.
        Powiązanie faktury lub innego dokumentu zakupowego z odpowiednim
        zamówieniem, dostawą oraz potwierdzeniem odbioru towaru lub usługi.

        Rejestrację i archiwizację dokumentów w sposób pozwalający na ich łatwe
        wyszukiwanie według różnych kryteriów (np. numer pod którym dokument został
        ujęty w księgach Spółki, numer dokumentu kontrahenta, data, kontrahent, kwota,
        numer zamówienia).
    Każdy dokument po wprowadzeniu do systemu jest następnie kierowany do
    odpowiednich osób w organizacji, odpowiedzialnych za jego weryfikację i zatwierdzenie.
    2. Wieloetapowa weryfikacja dokumentów
    Dokumenty podlegają kilkustopniowej kontroli w celu zapewnienia ich autentyczności i
    integralności:
    a) weryfikacja merytoryczna:
        sprawdzenie, czy dane na fakturze (np. ilość, cena, nazwa towaru/usługi)
        zgadzają się z zamówieniem i rzeczywistą dostawą;
        porównanie treści dokumentu z umową lub warunkami handlowymi ustalonymi
        z dostawcą (na zamówieniu).
    b) weryfikacja formalna i rachunkowa
        sprawdzenie, czy faktura zawiera wszystkie wymagane prawem elementy (np.
        NIP dostawcy, stawka VAT, kwota podatku, numer faktury);
        weryfikacja, czy dokument został wystawiony przez zatwierdzonego dostawcę.
        Spółka posiada bazę zweryfikowanych kontrahentów z którymi współpracuje.
        Weryfikacja kontrahentów następuje przed rozpoczęciem współpracy oraz
        okresowo zgodnie z procedurami kontroli wewnętrznej;
        w przypadku faktur korygujących – kontrola zgodności z pierwotnym
        dokumentem oraz sprawdzenie, czy korekta została wystawiona w prawidłowy
        sposób.
    c) Potwierdzenie dostawy/usługi
        w przypadku towarów, każda dostawa jest weryfikowana przez pracowników
        magazynu co do zgodności z zamówieniem (weryfikowana jest m.in. ilość oraz
        czy dostarczony towar zgadza się z przedmiotem zamówienia). Po pozytywnej
        weryfikacji magazynier tworzy dokument przyjęcia wewnętrznego (dalej. „PZ”) w
        systemie księgowym ERP potwierdzający dostawę. Wydruk dokumentu PZ wraz z
        dokumentami otrzymanymi od dostawcy: WZ-ką (wydaniem zewnętrznym),
        listem przewozowym lub innymi dokumentami są dodatkowo archiwizowane.
        Faktury są księgowane w powiązaniu z zamówieniami oraz dokumentami PZ
        potwierdzającymi dostawy.
        w przypadku usług faktury są porównywane z zamówieniami lub umowami oraz
        osoba merytorycznie odpowiedzialna za daną usługę potwierdza jej wykonanie.
        Ponadto w systemie (...) dołączane są inne dokumenty potwierdzające
        wykonanie usługi, np.: protokoły odbioru prac, świadectwa kalibracji, e-maile,
        zdjęcia lub inne zasadne.

        system (...) przechowuje powiązanie faktury z dokumentami dostawy
        (zamówieniem oraz dokumentem PZ) w celu zapewnienia pełnej przejrzystości
        audytu.
    Faktury/dokumenty zrównane z fakturami, które są opisane we wniosku przechowywane
    są na fizycznych serwerach zlokalizowanych w siedzibie firmy, a dodatkowo w celach
    bezpieczeństwa, ich kopie zapasowe (backup) robione są na macierzach dyskowych oraz
    taśmach LTO, które przechowywane są w sejfie w innym pomieszczeniu. Kopie zapasowe
    wykonywane są systematycznie, m.in. kopie przyrostowe codzienne oraz tygodniowe z
    zgodnie z polityką bezpieczeństwa firmy.
    Spółka nie zamierza przechowywać faktur poza terytorium kraju. Spółka w każdym
    przypadku zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej, dostęp do faktury/dokumentów zrównanych z fakturami za pomocą
    przekazania wymienionych dokumentów w formie elektronicznej na zewnętrznym
    nośniku danych lub za pomocą poczty email.

## Pytanie

1. Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania
      przychodów wydatków wynikających z dokumentów zakupowych przechowywanych w
      postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe dokumenty zakupowe
      zostaną zniszczone zgodnie z procedurą opisaną w opisie stanu faktycznego i
      zdarzenia przyszłego? Analogicznie Wnioskodawca ma prawo zaliczenia do kosztów
      uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz WNiP,
      których dokumentacja jest przechowywana wyłącznie elektronicznie.
    2. Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT od wy-
      datków wynikających z dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci
      elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe dokumenty zakupowe zostaną
      zniszczone zgodnie z procedurą opisaną w opisie stanu faktycznego i zdarzenia
      przyszłego?
    Niniejsza interpretacja dotyczy rozstrzygnięcia w zakresie pytania nr 1 dotyczącego
    podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytania nr 2 odnośnie podatku od
    towarów i usług zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Spółki, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej
    dokumentów zakupowych, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych
    oryginałów- nie stanowi przeszkody do zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania
    przychodu.
    Uzasadnienie Ad.1
    W ocenie Wnioskodawcy, na gruncie obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest
    przechowywanie otrzymywanych dokumentów zakupowych wyłącznie w formie
    elektronicznej, bez obowiązku jednoczesnej archiwizacji ich papierowych oryginałów.
    Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej
    formy przechowywania wskazanych dokumentów. W szczególności nie uzależniają
    sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał dokumentu.
    Przede wszystkim jednak przepisy te nie formułują zakazu ich przechowywania wyłącznie
    w formie elektronicznej. W świetle dyspozycji art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r.
    o podatku dochodowym od osób prawnych w związku z art. 9 ust. 1 updop działanie
    Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem
    dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na
    podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych na podstawie doku-

    mentów zakupowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone po ich zeskanowaniu
    w formie papierowej i przejściu całego procesu weryfikacyjnego, a pozostały jedynie kopie
    w formie cyfrowej, należy uznać za prawidłowe.
    W myśl art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu
    osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia
    źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, tzn.
    ustawowego katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Do
    zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest
    zatem właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego bowiem bez
    spełnienia tego warunku nie będzie możliwe wykazanie przesłanek określonych w art. 15
    ust. 1 updop.
    Mając na uwadze powyższe, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne,
    gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną
    przez podatnika. Celem uznania danego wydatku lub kosztu za poniesiony racjonalnie,
    należy dokonać oceny jego przydatności pod kątem jego celowości oraz oceniać z
    perspektywy zaistnienia związku przyczynowo - skutkowego tego wydatku z prowadzoną
    przez podatnika działalnością gospodarczą.
    Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest
    zatem właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego bowiem bez
    spełnienia tego warunku nie będzie możliwe wykazanie przesłanek określonych w art. 15
    ust. 1 updop. Mając na uwadze powyższe, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie
    racjonalne, gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą
    prowadzoną przez podatnika.
    Celem uznania danego wydatku lub kosztu za poniesiony racjonalnie, należy dokonać
    oceny jego przydatności pod kątem jego celowości oraz oceniać z perspektywy zaistnienia
    związku przyczynowo - skutkowego tego wydatku z prowadzoną przez podatnika
    działalnością gospodarczą. Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania
    przychodów niezbędne jest właściwe udokumentowanie danego zdarzenia
    gospodarczego.
    Należy jednak wskazać, że przepisy prawa podatkowego nie regulują sposobu, w jaki
    wydatki lub koszty ponoszone przez podatnika powinny zostać udokumentowane.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 updop, podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji
    rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie
    wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za
    rok podatkowy (...). Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, regulującymi zasady
    prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy o rachunkowości, do której
    odsyła updop w kwestii dotyczącej sposobu prowadzenia takiej ewidencji.
    Podatnik, prowadzący księgi rachunkowe wg Międzynarodowych Standardów
    Rachunkowości spełnia wszystkie wymogi Ustawy o Rachunkowości (dalej: „UoR”) co do
    prowadzenia ksiąg /ewidencji zgodnie z UoR. Co istotne, art. 20 ust. 5 UoR zawiera
    postanowienie zgodnie z którym, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu
    komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach
    rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności,
    informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na
    podstawie informacji zawartych już w księgach, pod warunkiem, że podczas rejestrowania
    tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
    a) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
      księgowych;
    b) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby
      odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

    c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych
      danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
    d) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
      zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego
      rodzaju dowodów księgowych.
    Przepisy pozwalają na przechowywanie dowodów źródłowych, z wyłączeniem
    dokumentów enumeratywnie wskazanych w przepisach UoR w formie elektronicznej,
    jeżeli ich treść będzie mogła zostać przechowana w trwałej oraz niezmienionej postaci na
    informatycznych nośnikach danych, w porównaniu z papierowym oryginałem. Według
    Wnioskodawcy oznacza to, że dowody poniesienia kosztów przechowywane w formie
    elektronicznej mogą stanowić podstawę ich uwzględnienia w kosztach uzyskania
    przychodów w rozumieniu przepisów UoR.
    Zdaniem Spółki, w przypadku zeskanowania dokumentów zakupowych (w tym faktur)
    papierowych i następnie przeniesienia treści dokumentów na nośniki elektroniczne, a
    następnie zniszczeniu ich papierowych egzemplarzy, spółka nie utraci prawa do zaliczenia
    do kosztów uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych otrzymanymi
    dokumentami zakupowymi.
    Według Spółki należy podkreślić fakt, że dowód księgowy, który będzie odpowiedni do
    ujęcia danego kosztu lub wydatku w księgach rachunkowych, będzie stanowił również
    odpowiedni dokument do celów podatkowych CIT.
    Dodatkowo, Wnioskodawca pragnie zauważyć, że zgodnie z art. 180 § 1 ustawy z dnia 29
    sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.,) (dalej: „o.p.”),
    jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a
    nie jest sprzeczne z prawem, zaś katalog dowodów wskazany w art. 181 o.p. ma charakter
    otwarty. W szczególności dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być księgi
    podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych,
    materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne doku-
    menty.
    Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Spółki, oczywistym jest, że za dowód należy także
    uznać kopie dokumentów przechowywane w formie elektronicznej, jeżeli dokumentują
    one fakt zaistnienia określonych zdarzeń gospodarczych. W tym kontekście, w ocenie
    Spółki, jeśli posiadany przez nią dowód księgowy w postaci dokumentu zakupowego jest
    wystarczający do zaewidencjonowania kosztu w księgach rachunkowych, będzie on także
    wystarczający dla celów podatku dochodowego od osób prawnych, tj. wydatek tak
    udokumentowany będzie mógł stanowić koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15
    ust. 1 ustawy o CIT.
    Wnioskodawca posiada także sporą liczbę środków trwałych oraz WNiP, których kartoteki
    (większość składa się z kilku dokumentów) aktualnie zajmują sporą powierzchnie.
    Wnioskodawca rozważa także prowadzenie w sposób elektroniczny (zdigitalizowany) ww.
    Kartoteki. Po zeskanowaniu, pracownik działu finansów weryfikuje jakość skanu oraz
    sposób zaczytania danych umożliwiających późniejsze wyszukanie dokumentów. Dopiero
    po dokonaniu tych czynności kartoteka będzie archiwizowana. Możliwość
    przechowywania dokumentów w sposób elektroniczny daje pewność, że faktura w formie
    papierowej nie zostanie zniszczona (w momencie kiedy odpisy amortyzacyjne trwają
    ponad 5 lat), co będzie dawało możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych jak i
    zaliczanie ich do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16a-16m updop.
    Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje również potwierdzenie w wydanych
    dotychczas interpretacjach organów podatkowych wypowiadających się w analogicznych
    stanach faktycznych.
    Zgodnie z interpretacjami organów, przechowywanie dokumentów zakupowych (w tym
    faktur) w formie elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikom prawo

    obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty
    uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie wydatków i kosztów ujętych w
    księgach rachunkowych na podstawie dowodów księgowych, których oryginalne wersje
    zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej.
    Jako przykłady mogą posłużyć następujące interpretacje:
        interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23
        października 2024 r., Znak: 0114-KDIP3-1.4011.662.2024.2.MK1,
      (...) Zatem należy się z Panem zgodzić, że w sytuacji poniesienia przez Pana
      wydatków (spełniających warunki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku
      dochodowym od osób fizycznych), w przypadku których dokumenty poświadczające
      ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy
      zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego ich wersje fizyczne
      (papierowe) zostaną zniszczone, będzie Pan uprawniony do zaliczenia tych wydatków
      do kosztów uzyskania przychodów(...)
        interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23
        września 2024 r., Znak: 0114-KDIP2-2.4010.294.2024.2.ASK,
      (...) Podsumowując, w sytuacji poniesienia przez Spółki wydatków, w przypadku
      których faktury poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w
      formie elektronicznej, gdy papierowe i oryginalne wersje faktur zostaną zniszczone,
      Spółki będą uprawione do zaliczenia tych wydatków do swoich kosztów uzyskania
      przychodów (...)
        interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23
        września 2024 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.388.2024.3.RH,
      (...) Zatem należy zgodzić się z Państwem, że w okolicznościach wskazanych w opisie
      zdarzenia przyszłego będzie przysługiwało Państwu prawo do zaliczenia w poczet
      kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z Dokumentów zakupowych
      przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe
      Dokumenty Zakupowe zostaną zniszczone zgodnie z procedurą opisaną w opisie
      zdarzenia przyszłego(...)

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 dalej: „ustawa o CIT”):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła
      przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Stosownie do art. 15 ust. 6 ustawy o CIT:
      kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz
      wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane zgodnie z
      art. 16a–16m, przy czym w przypadku spółek nieruchomościowych odpisy dotyczące
      środków trwałych zaliczonych do grupy 1 Klasyfikacji nie mogą być w roku

      podatkowym wyższe niż dokonywane zgodnie z przepisami o rachunkowości odpisy
      amortyzacyjne lub umorzeniowe z tytułu zużycia środków trwałych, obciążające w
      tym roku podatkowym wynik finansowy jednostki.
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź
    też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
        został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
        pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
        przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika
        przez osoby inne niż podatnik),
        jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została
        podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
        pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
        poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
        może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
        został właściwie udokumentowany,
        nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww.
        ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi
    przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały
    w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z
    obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
    Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie
    wymienionych w stosownych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób
    prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku
    przyczynowo -skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo
    zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
    Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania
    przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z
    pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania
    przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.
    Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów
    niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie,
    że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy
    bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania
    albo zabezpieczenia źródła przychodu).
    Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z

    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-
    skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
    Z opisu sprawy wynika, że Spółka otrzymuje - zarówno w formie elektronicznej jak i
    papierowej - faktury i dokumenty zrównane z fakturami. Zakupione towary służą/będą
    służyć wyłącznie czynnościom opodatkowanym.
    W związku ze zwiększoną ilością ww. dokumentów wdrożyli Państwo w październiku 2022
    r. elektroniczny system obiegu wewnętrznego dokumentów, który służy m.in. archiwizacji.
    Obecnie przechowują (archiwizują) Państwo wszystkie bieżące dokumenty w formie
    papierowej i elektronicznej.
    Spółka podjęła decyzję o zmianie dotychczasowej praktyki w zakresie przechowywania
    faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, zmiana ta polega na rezygnacji z
    przechowywania papierowych kopii ww. dokumentów.
    Z opisu sprawy wynika, że zapewnią Państwo autentyczność pochodzenia, integralność
    treści i ich czytelność. Uprawnione przez Spółkę osoby przeprowadzą kontrole mające na
    celu weryfikację czy dany dokument odpowiada faktycznie zrealizowanej transakcji.
    Rozbieżności są/będą wyjaśniane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia każdej
    faktury.
    Integralność treści faktur i dokumentów zrównanych z fakturami jest/będzie zapewniona:
    w pierwszej kolejności dokumenty te będą skanowane i zapisywane w nieedytowalnym
    formacie, a następnie wczytywane do wewnętrznego sytemu archiwizacyjnego.
    Zeskanowane dokumenty mają/będą mieć odpowiednią jakość, aby zapewnić ich wyraźny
    odczyt.
    Ponadto, wdrożyli Państwo procedury kontroli biznesowych, które zapewniają/zapewnią
    pełną przejrzystość i wiarygodność ścieżki audytu pomiędzy fakturami/dokumentami
    zrównanymi z fakturami a rzeczywistymi dostawami towarów i usług.
    Kontrole biznesowe obejmują/będą obejmować:
    1. identyfikację i rejestrację dokumentów,
    2. wieloetapową weryfikację dokumentów, w tym:
    a) weryfikację merytoryczną,
    b) weryfikację formalną i rachunkową,
    c) potwierdzenie dostawy/usługi.
    Ponadto, Spółka nie zamierza przechowywać faktur poza terytorium kraju. W każdym
    wypadku zapewnią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub szefowi krajowej administracji
    skarbowej dostęp do faktur/dokumentów zrównanych z fakturami za pomocą przekazania
    wymienionych dokumentów w formie elektronicznej na zewnętrznym nośniku danych lub
    za pomocą poczty e-mail.
    Dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności,
    autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich
    zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych będzie podejmowana przez decyzja o
    zniszczeniu dokumentów otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej.
    Wydatki, o których mowa w niniejszym wniosku mają związek z prowadzoną przez Spółkę
    działalnością gospodarczą. Wydatki te, jako związane z działalnością gospodarczą

    Wnioskodawcy, stanowią też koszt uzyskania przychodu na gruncie podatku CIT (nie są to
    wydatki znajdujące się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania
    przychodu, zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).
    Spółka rozważa prowadzenie dokumentacji dotyczącej przyjętych środków trwałych oraz
    WNiP wyłącznie w sposób elektroniczny (zdigitalizowany) ww. kartotek. Po zeskanowaniu,
    pracownik działu finansów zweryfikuje jakość i kompletność skanu, oraz informacje na
    podstawie, których możliwe będzie wyszukanie danej kartoteki, tj: czy numer środka
    trwałego, data przyjęcia do użytkowania zaczytały się prawidłowo. Dopiero po dokonaniu
    tych czynności kartoteka będzie archiwizowana. Możliwość przechowywania dokumentów
    w sposób elektroniczny daje pewność, że dokumenty będące podstawą naliczenia
    odpisów amortyzacyjnych w formie papierowej nie zostaną zniszczone (w momencie kiedy
    odpisy amortyzacyjne trwają ponad 5 lat), co będzie dawało możliwość dokonywania
    odpisów amortyzacyjnych jak i zaliczanie ich do kosztów uzyskania przychodów.
    Państwa wątpliwości budzi ustalenie czy Spółce przysługuje prawo do zaliczenia w poczet
    kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z dokumentów zakupowych
    przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe
    dokumenty zakupowe zostaną zniszczone zgodnie z procedurą opisaną w opisie stanu
    faktycznego i zdarzenia przyszłego oraz czy Spółka ma prawo zaliczenia do kosztów
    uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz WNiP, których
    dokumentacja jest przechowywana wyłącznie elektronicznie.
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku
    dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń
    gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma
    zastosowanie w sprawie jest więc art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
      Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu
      (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy,
      a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości
      niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów
      amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Powyższy przepis wskazuje, że wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów
    spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym ustawa z dnia 29 września
    1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Zasady dokumentowania
    operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody
    księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych wskazują art. 20, art.
    21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości.
    Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są
    dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o
    rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie,
    sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje
    udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).
    Z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że
      do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci
      zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
    Zgodnie z art. 20 ust. 2 ww. ustawy,
      podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
      dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":
        1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;

        2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
        3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    Stosownie natomiast do art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości,
      podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody
      księgowe:
        1) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
          które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
        2) korygujące poprzednie zapisy;
        3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
          źródłowego;
        4) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
          klasyfikacyjnych.
    Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości:
      4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych
      dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie
      operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych
      przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji
      gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od
      towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
      5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z
      dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane
      automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników
      danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji
      zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów
      zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
      1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
      księgowych;
      2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby
      odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
      3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia
      odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
      4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
      zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego
      rodzaju dowodów księgowych.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:
      1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
      1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
      2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
      3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
      naturalnych;
      4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także
      datę sporządzenia dowodu;
      5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto
      składniki aktywów;

      6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
      rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
      rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
      1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
      1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
      2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
      2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w
      rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich
      wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
      3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich
      wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia
      operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie,
      chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut
      obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni
      wydruk.
      4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów,
      przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest
      dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być
      zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach
      ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone
      mechanicznie.
      5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne
      przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów,
      sporządzonych w języku obcym.
    Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:
      1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym
      przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co
      najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych.
      Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i
      przeróbek.
      2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować
      jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego
      sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią
      inaczej.
      3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej
      treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie
      treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej,
      o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter
      lub cyfr.
      4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden
      egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z
      nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania
      zapisu.
    W myśl art. 24 ust. 1 ww. ustawy,
      księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i
      bieżąco.
    Powyższy przepis ustawy o rachunkowości ustala warunki, jakim powinny odpowiadać
    dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle

    tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym
    przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów
    rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.
    Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
      Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z
      zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym
      do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze,
      w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych
      i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz
      symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
    Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
      Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
      nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących
      umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść
      dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych
      pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
      Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie
      urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne
      przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem
      księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
    Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:
      Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte
      przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu
      służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg
      rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich
      zapisów.
    Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych,
    będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, przy czym podkreślić
    należy, że dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie danej
    operacji gospodarczej i nie można na jego podstawie przesądzać o spełnianiu wszystkich
    przesłanek umożliwiających zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów
    na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego
    przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa
    zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w
    jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju
      w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych,
      dostęp on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Z opisu sprawy wynika, że spełnili/będą Państwo spełniali wymagania przepisów
    podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:
        Spółka przechowuje i będzie przechowywała dokumenty zakupowe w formie
        elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich
        odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od
        momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
        podatkowego lub okresu amortyzacji środka trwałego. Dokumenty zakupowe będą
        przechowywane na serwerach (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT).
        Spółka nie zamierza przechowywać faktur poza terytorium kraju (art. 112a ust. 2
        ustawy o VAT).
        Spółka w każdym przypadku zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego,
        naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej
        lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, dostęp do faktury/dokumentów
        zrównanych z fakturami za pomocą przekazania wymienionych dokumentów w
        formie elektronicznej na zewnętrznym nośniku danych lub za pomocą poczty email
        (art. 112a ust. 3 i 4 ustawy o VAT).
    Jak wyjaśniono wyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują
    odrębne przepisy. Przepisy ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania
    operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody
    księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych
    przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem
    operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych.
    Dowody księgowe powinny również zawierać elementy wymienione w art. 21 ust. 1 tej
    ustawy.
    Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych,
    będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając
    określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o
    te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o
    poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i
    obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku
    spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między

    poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów,
    Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
    Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w
    postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.
    Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.
    U. z 2025 r. poz. 111),
      jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy,
      a nie jest sprzeczne z prawem.
    Zgodnie z art. 181 ww. ustawy,
      dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi
      podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych,
      materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne
      dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji
      Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-
      skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo
      postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
    Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog
    dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego
    postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających
    zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
    W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o
    rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może
    treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw
    majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,
    znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki)
    przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i
    niezmienionej postaci zawartość dowodów.
    Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich
    urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy
    nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji
    przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4
    ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie
    dowodów księgowych.
    Mając na względzie, że w opisie sprawy wskazali Państwo, że w przedmiotowej sprawie
    spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że mają Państwo
    prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających
    przesłanki art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie wymienionych w katalogu art. 16a ustawy o CIT
    wynikających z dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej, w
    sytuacji gdy oryginalne, papierowe dokumenty zakupowe zostaną zniszczone zgodnie z
    procedurą opisaną w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego. Analogicznie mają
    Państwo prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od
    środków trwałych oraz WNiP, których dokumentacja jest przechowywana wyłącznie
    elektronicznie.
    Tym samym Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy:

        stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który
        obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
        zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który
        obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie
    ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym
    wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu
    przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
    W odniesieniu do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych wskazać należy, że
    rozstrzygnięcia w nich zawarte nie są wiążące dla organu. Interpretacje organów
    podatkowych dotyczą tylko konkretnych, indywidualnych spraw podatników, osadzonych
    w określonym stanie faktycznym lub zdarzeniu przyszłym i tylko w tych sprawach
    rozstrzygnięcia w każdej z nich zawarte są wiążące. Każdą sprawę organ jest zobowiązany
    rozpatrywać indywidualnie. Tym samym nie stanowią podstawy prawnej przy wydawaniu
    interpretacji.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
        111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja
        będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i
        zastosują się Państwo do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element
      czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):

        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.