Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/1/415-679/12/ZK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-08-27
Teza: Czy w opisanym wyżej przypadku wydruk potwierdzenia lotu jest dokumentem, na podstawie którego Wnioskodawca może zaliczyć wydatki dotyczące przelotów do kosztów uzyskania przychodów?
Słowa kluczowe: dowód; działalność-działalność gospodarcza; koszt-koszty uzyskania przychodów; księgi-księgi podatkowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2012r. (data wpływu do tut. Organu 30 maja 2012r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wskazanych we wniosku wydatków oraz sposobu ich udokumentowania – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 maja 2012r. wpłynął do Organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wskazanych we wniosku wydatków oraz sposobu ich udokumentowania.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie specjalistycznego projektowania. Prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Główny kontrahent posiada swoją siedzibę za granicą, w Wielkiej Brytanii i z Wnioskodawcą utrzymuje kontakt przede wszystkim drogą elektroniczną i telefoniczną. Wnioskodawca co jakiś czas musi jednak odbyć podróż służbową do Wielkiej Brytanii w celu, między innymi podtrzymania dalszej współpracy, ponosząc koszty przelotów lotniczych. Ze względu na niskie ceny przelotów, Wnioskodawca korzysta z usług irlandzkich linii lotniczych (\`(...)\`). Rezerwacja i potwierdzenie przelotu następuje za pośrednictwem internetu. Płatność za usługę dokonywana jest kartą płatniczą również przez internet. Dokumentem uprawniającym do przelotu jest wydruk elektroniczny potwierdzenia lotu z numerem referencyjnym rezerwacji, na którym nie widnieje numer identyfikacyjny podatnika. Dowód rezerwacji zawiera datę wydruku, która jest traktowana przez Wnioskodawcę jako data wystawienia dokumentu. Jest to jednocześnie jedyny dowód dokonania transakcji. Linie (\`(...)\`) nie wystawiają innych dokumentów, w związku z tym Wnioskodawca nie ma możliwości udokumentowania wydatku rachunkiem lub fakturą.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w opisanym wyżej przypadku wydruk potwierdzenia lotu jest dokumentem, na podstawie którego Wnioskodawca może zaliczyć wydatki dotyczące przelotów do kosztów uzyskania przychodów?

Zdaniem Wnioskodawcy, wydruk potwierdzenia lotu może być podstawą do ujęcia ww. wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, który stanowi podatkowe koszty uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej, jako poniesiony zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowiącym, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i jako nie wyszczególniony w negatywnym katalogu kosztów uzyskania przychodu, zawartym w art. 23 powołanej ustawy.

Na poparcie swojego stanowiska Wnioskodawca powołał postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego wydane przez Urząd Skarbowy Poznań-Winogrady z dnia 27 czerwca 2006r. Sygnatura DG/423-4/06 oraz interpretację wydaną przez Urząd Skarbowy Warszawa – Mokotów z dnia 04 września 2006r. Sygnatura 1433/NG/GF/VI415/art14a/60/06/WR.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W świetle powołanego uregulowania, aby dany wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu zaistnieć muszą łącznie trzy warunki:

*   celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu, lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
*   wydatek ten nie może być wymieniony w zawartym w art. 23 ust. 1 ww. ustawy, katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,
*   wydatek musi być prawidłowo udokumentowany.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza należy przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, iż konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań, braku nadzoru lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób, gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu nie dopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Podkreślić przy tym należy, iż ciężar wykazania związku przyczynowo-skutkowego z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Wydatki związane z wyjazdami (przelotemi) do kontrahenta nie są ujęte w katalogu zawartym w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów. Nie stanowi to jednak wystarczającej przesłanki do zaliczenia wydatków z tego tytułu do kosztów uzyskania przychodów. Dla uzyskania takiego statusu konieczne jest bowiem zaistnienie związku przyczynowego między poniesionymi wydatkami, a celem jakim jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza oraz ich właściwe udokumentowanie.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie specjalistycznego projektowania. Główny kontrahent posiada swoją siedzibę za granicą, w Wielkiej Brytanii i z Wnioskodawcą utrzymuje kontakt głównie drogą elektroniczną i telefoniczną. Wnioskodawca co jakiś czas musi jednak odbyć podróż służbową do Wielkiej Brytanii, m. in. w celu podtrzymania dalszej współpracy. Ponosi z tym związane koszty przelotów lotniczych. Ze względu na niskie ceny przelotów, Wnioskodawca korzysta z usług irlandzkich linii lotniczych (\`(...)\`). Rezerwacja i potwierdzenie przelotu następuje za pośrednictwem internetu. Płatność za usługę dokonywana jest kartą płatniczą również przez internet. Dokumentem uprawniającym do przelotu jest wydruk elektroniczny potwierdzenia lotu z numerem referencyjnym rezerwacji, na którym nie widnieje numer identyfikacyjny podatnika. Dowód rezerwacji zawiera datę wydruku, która jest traktowana przez Wnioskodawcę, jako data wystawienia dokumentu. Jest to jednocześnie jedyny dowód dokonania transakcji. Linie (\`(...)\`) nie wystawiają innych dokumentów, w związku z tym Wnioskodawca nie ma możliwości udokumentowania wydatku rachunkiem lub fakturą.

W świetle powyższego stwierdzić należy, iż jeżeli przedmiotowe wydatki są racjonalne i niezbędne z punktu widzenia prowadzenia działalności gospodarczej, to mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jednakże pod warunkiem ich należytego udokumentowania. Przy czym podkreślić należy, że wykazanie związku poniesionych wydatków z działalnością gospodarczą oraz ich wpływu na wysokość osiągniętych przychodów spoczywa na podatniku.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). W myśl § 12 ust. 1 tego rozporządzenia, zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Stosownie do § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1.  faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2.  inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

1.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2.  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

–oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
3.  dowody przesunięć,
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych,
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

(§ 13 ww. rozporządzenia).

Zgodnie natomiast z § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Przy czym, stosownie do § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia, dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:

1\. zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,

2\. zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),

3\. wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,

4\. zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,

5\. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,

6\. zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,

7\. wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,

8\. opłat sądowych i notarialnych,

8a. opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008r.,

9\. wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Powyższe przepisy zawierają zamknięty katalog dokumentów, które mogą stanowić podstawę ujęcia wydatków, jako kosztów uzyskania przychodów, w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Wynika z nich m.in., iż podstawowym dowodem księgowym jest faktura VAT, natomiast za ww. dowody można także uznać inne dowody opłat, jeżeli zawierają one wszystkie elementy wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 cyt. rozporządzenia. Natomiast pozostałe dokumenty wymienione w ww. przepisach, mogą stanowić dowody księgowe jedynie w przypadkach wskazanych w tych przepisach.

Mając na względzie powyższe stwierdzić należy, iż co do zasady wskazane we wniosku wydatki winny być udokumentowane fakturą VAT. Jeżeli jednak w istocie, jak wskazano we wniosku nie jest możliwe uzyskanie takiej faktury, gdyż wskazany we wniosku przewoźnik nie wystawia faktur, np. na żądanie, to podstawę ujęcia (udokumentowania) ww. wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą stanowić przedstawione we wniosku dowody, tj. potwierdzenia lotu (jeżeli zawierają wszystkie elementy wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 cyt. rozporządzenia) wraz z potwierdzeniem zapłaty za przelot kartą kredytową.

Wskazać przy tym należy, iż to na Wnioskodawcy, jako odnoszącemu korzyść z faktu zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodów, ciąży obowiązek wykazania związku, jaki wydatki te mają z prowadzoną przez niego pozarolniczą działalnością gospodarczą oraz obowiązek ich właściwego udokumentowania. Nadmienić także należy, iż zasadność zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków, do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej i prawidłowość ich udokumentowania, może zostać zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania podatkowego, prowadzonego przez uprawniony organ podatkowy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, 43-300 Bielsko-Biała, ul. Traugutta 2a.