Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-49/08/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2008-04-22
Teza: Przechowywanie faktur elektronicznych oraz możliwości ich natychmiastowego pełnego, ciągłego udostępniania i poboru drogą elektroniczną organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-otrzymanie faktury; faktura-wystawienie faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o. przedstawione we wniosku z dnia 10 stycznia 2008r. (data wpływu 23 stycznia 2008r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur elektronicznych oraz możliwości ich natychmiastowego pełnego, ciągłego udostępniania i poboru drogą elektroniczną organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 23 stycznia 2008r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur elektronicznych oraz możliwości ich natychmiastowego pełnego, ciągłego udostępniania i poboru drogą elektroniczną organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca sprzedaje swoje wyroby do marketów sieci M. (M., R.). Faktury dokumentujące sprzedaż są wystawiane i przesyłane drogą elektroniczną w systemie EDI za pomocą aplikacji internetowej ECOD firmy C. S.A. (narzucona przez M.). Z tego tytułu, corocznie Wnioskodawca ponosi koszty zakupu licencji w wysokości ok. 2.500,00 zł.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), § 6 Spółka zobowiązana jest do przechowywania wystawionych i przesyłanych w formie elektronicznie faktur. W związku z tym wystawione w systemie EDI faktury, Spółka zapisuje w formie pliku w formacie, w którym zostały wysłane, w swoim archiwum na dysku oraz drukuje, wprost z systemu EDI, każdą fakturę, którą przenosi do archiwum w formie papierowej. Ponadto, wystawione i przesłane faktury zapisywane są także w formie plików PDF na dysku. Zarchiwizowane w ten sposób faktury mogą być, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, w każdej chwili udostępnione, bądź jako dokumenty papierowe, bądź w formie dokumentów elektronicznych (np. jako archiwum na płycie CD).

Sieć M. narzuca Wnioskodawcy możliwość korzystania z aplikacji ECODArchiwum firmy C. S.A., z którego sama korzysta, jednakże wiązałoby się to z koniecznością ponoszenia dodatkowych kosztów zakupu licencji rzędu ok. 12.000,00 zł rocznie. Kontrakty podpisywane są na okresy roczne, a koszty utrzymywania archiwum Wnioskodawca musiałby ponosić jeszcze przez 6 lat po zakończeniu kontraktu. C. zapewnia, że jest to oferta produktu profesjonalnego, w pełni spełniającego wymogi ww. rozporządzenia, jednakże jego koszt, dla małej firmy Wnioskodawcy, jest zbyt wysoki w stosunku do przychodu uzyskiwanego ze sprzedaży do M..

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w świetle przepisów § 6 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. postępowanie Spółki w zakresie przechowywania faktur elektronicznych oraz możliwości ich natychmiastowego, pełnego, ciągłego udostępniania i poboru drogą elektroniczną organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej jest prawidłowe?

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka jakkolwiek nie zapewnia organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej możliwości dostępu on-line drogą elektroniczną do faktur wystawionych i przesłanych elektronicznie do odbiorcy, to utrzymywane przez spółkę archiwum tych faktur na dysku w formacie w jakim zostały wysłane z EDI oraz w formie wydruków papierowych także z EDI, umożliwia ich natychmiastowe udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, a tym samym Spółka spełnia wymogi ww. rozporządzenia, nie narażając się na zbyt wygórowane koszty uzyskania przychodów, a co za tym idzie na obniżenie podatku CIT odprowadzanego do urzędu skarbowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została przy tym opisana w Zaleceniu Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994r.).

Mając na uwadze powyższy zapis należy wyjaśnić, że systemy Electronic Data Interchange (EDI) są od lat 80 ubiegłego wieku standardem w zakresie elektronicznej komunikacji biznesowej. Stanowią one swego rodzaju język elektroniczny, umożliwiający przedsiębiorstwom stosującym różne technologie komunikacyjne i informatyczne swobodną oraz bezpieczną wymianę danych handlowych. Celem wdrożenia systemu EDI jest umożliwienie przesyłania danych elektronicznych (np. elektronicznych faktur - „e-faktur") pomiędzy różnymi, zasadniczo niekompatybilnymi systemami informatycznymi. Zasadniczą cechą systemów EDI jest to, że przedsiębiorcy wdrażający taki system przyjmują dla celów wzajemnej komunikacji elektronicznej określony standard zapisu danych. Główną cechą systemów EDI jest więc tłumaczenie komunikatów z różnych systemów na komunikaty zakodowane za pomocą jednego, ustalonego wcześniej i zrozumiałego dla wszystkich uczestników komunikacji standardu zapisu danych. Systemy EDI co do zasady integrują różne systemy informatyczne, między którymi występują (zasadniczo nieusuwalne) różnice techniczne, np. w zakresie przechowywania i prezentacji przesłanych danych.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, ze zasadniczy wymóg wynikający z ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r., stawiany fakturom elektronicznym to wymóg zachowania integralności danych zawartych w fakturze oraz zapewnienie jej autentyczności, a to może być spełnione tylko przy zastosowaniu systemu elektronicznej wymiany danych (EDI).

Zgodnie z treścią zawartą w § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.

Użyte ww. przepisie sformułowanie „na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej” oznacza, iż organy te winny mieć zapewniony natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tych faktur, w związku z prowadzonymi, w trybie przepisów Działu IV, V lub VI Ordynacji podatkowej, postępowaniami: sprawdzającym, kontrolnym lub podatkowym.

Natomiast użyte w przepisie § 6 ust. ww. rozporządzenia sformułowanie „natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur” oznacza, iż w celu zapewnienia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, faktury te winny być przechowywane w formie elektronicznej z dostępem on-line do archiwum faktur elektronicznych, gdyż wyłącznie w taki sposób można uzyskać natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W świetle powyższego stwierdzić należy, iż przepis § 6 ust. 1 cyt. rozporządzenia interpretować należy w ten sposób, iż podatnik obowiązany jest zapewnić organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, na ich żądanie tzn. na podstawie upoważnienia do kontroli, dostęp on-line do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, gdyż wyłącznie w taki sposób można uzyskać natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur, o których mowa ww. rozporządzeniu. Dostęp do tych faktur musi umożliwiać uprawnionym organom ich czytelny wydruk oraz zapewniać możliwość udokumentowania ich poboru.

W świetle cytowanych wyżej przepisów faktury przesyłane w formie elektronicznej nie mają oryginału ani kopii oraz winny być przechowywane w formie elektronicznej, w formie, w której zostały przesłane.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż wystawione w systemie EDI faktury, Wnioskodawca:

*   zapisuje w formie pliku w formacie, w którym zostały wysłane, w swoim archiwum na dysku,
*   drukuje, wprost z systemu EDI, każdą fakturę, którą przenosi do archiwum w formie papierowej,
*   zapisuje także w formie plików PDF na dysku.

Tak więc Wnioskodawca, zapisując w swoim archiwum na dysku, wystawione przez siebie faktury dokumentujące sprzedaż, w formie pliku, w formacie w którym zostały wysłane i jednocześnie zapewnia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, na ich żądanie tzn. na podstawie upoważnienia do kontroli, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tego archiwum, wypełnia, w ocenie tut. organu, wymagania wynikające z powołanego wyżej § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów.

Bez znaczenia jest tu okoliczność, iż Wnioskodawca drukuje, wprost z systemu EDI, każdą fakturę, którą przenosi do archiwum w formie papierowej a także zapisuje w formie plików PDF na dysku, wykonując tym samym czynności które nie są przez ww. przepisy wymagane.

Z uwagi natomiast na fakt, iż nie jest dopuszczalne wysyłanie i przechowywanie e-faktur w innej postaci, niż w tej, w której zostały wystawione, zatem Wnioskodawca nie może korzystać z innej aplikacji internetowej służącej do archiwizowania e-faktur niż ta w której te faktury są wystawiane i przesyłane.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za **prawidłowe**.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.