Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/4512-550/15-2/MK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-06-17
Teza: w zakresie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 29 maja 2015 r. (data wpływu 5 czerwca 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 czerwca 2015 r. wpłynął wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka S.A. (dalej: Spółka) jest operatorem telekomunikacyjnym. Głównym przedmiotem działalności gospodarczej Spółki jest świadczenie usług w zakresie telefonii komórkowej i stacjonarnej oraz innych usług telekomunikacyjnych. Sprzedaż towarów i usług dokonywana w ramach podstawowej działalności Spółki podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. W związku z prowadzoną działalnością Spółka dokonuje zakupu towarów i usług od kontrahentów zagranicznych i krajowych. Przeważająca część zakupów podlega opodatkowaniu podatkiem VAT i jest dokumentowana fakturami z wykazanym podatkiem naliczonym. Spółka dokonuje obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego według zasad określonych przepisami art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Obieg dokumentów zakupu (faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów) oraz ich ewidencjonowanie i przechowywanie odbywa się według poniżej zaprezentowanego schematu.

Kontrahenci Spółki przesyłają oryginał faktury w formie papierowej na adres Kancelarii Spółki wskazany w umowie. Do Kancelarii przekazywane są również faktury nadesłane na adresy innych jednostek organizacyjnych Spółki lub dostarczone przez kontrahentów osobiście do pracowników Spółki. Wszystkie faktury oznaczane są stemplem z datą wpływu. W przypadku braku datownika data wpływu jest nanoszona ręcznie z oznaczeniem jednostki organizacyjnej przyjmującej dokument. Na tym etapie odbywa się:

*   oznaczanie faktury kodem kreskowym,
*   skanowanie dokumentu papierowego w celu uzyskania jego czytelnego obrazu elektronicznego. Zeskanowany przy pomocy urządzenia peryferyjnego typu skaner dokument w postaci obrazu elektronicznego - w formacie PDF lub TIF będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału - trafia za pośrednictwem stosownego oprogramowania do zasobów serwera.

Dalszy obieg dokumentów zakupowych (faktur i faktur korygujących) odbywa się przy wykorzystaniu ich obrazów elektronicznych (skanów). Zeskanowane dokumenty zakupowe podlegają księgowaniu w systemach finansowo - księgowych Spółki.

System umożliwia przechowywanie elektronicznych obrazów zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia (co oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury),
*   integralność treści (co oznacza, że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać),
*   czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

System umożliwia przechowywanie faktur zakupowych w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Faktury archiwizowane są w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie ma możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści. System zapewnia bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe jest niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów). Dokumenty w wersji elektronicznej przechowywane są przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Spółka planuje archiwizować i przechowywać otrzymane oryginały faktur zakupu jedynie w formie elektronicznej. Faktury zakupu w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w systemie w formie elektronicznej, nie będą dłużej przechowywane przez Spółkę i podlegały będą zniszczeniu.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy w świetle regulacji art. 106m i 112a ustawy o podatku od towarów usług z dnia 11 marca 2004 r. (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) (dalej: ustawa o podatku VAT), przy spełnieniu warunków opisanych w tych regulacjach, możliwe jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej oryginałów faktur VAT zakupu jedynie w formie elektronicznej w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego?
2.  Czy Spółka zachowa, wskazane w art. 86 ustawy o podatku VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o podatku VAT), zawartego na fakturach zakupowych, jeśli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  Zdaniem Spółki, jest ona uprawniona do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej zgodnie z art. 112a ustawy o podatku VAT.
2.  Zdaniem Spółki zachowa ona, wskazane w art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o podatku VAT), zawartego na fakturach zakupowych jeśli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego.

Ad.1

Kwestia zasad przechowywania faktur przez podatników podatku od wartości dodanej została uregulowana od dnia 1 stycznia 2013 r. przepisami Dyrektywy Rady 2010/45/UE (dalej: Dyrektywa) z dnia 13 lipca 2010 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. W odniesieniu do zasad przechowywania faktur rozstrzygające będą następujące regulacje.

Art. 233 ust. 1 stanowiący, że:

„ Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.

Art. 247 ust. 1 stanowiący, że „Każde państwo członkowskie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium”.

Art. 247 ust. 2 stanowiący, że „Aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233”.

Przepisy ustawy o podatku VAT stanowią:

Art. 2. Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

pkt 31) fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

pkt 32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Art. 106g ust. 1. Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 106m ust.1 Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

pkt 2) Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

pkt 3) Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

pkt 4) Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W opinii Spółki, przytoczone wyżej przepisy Dyrektywy 2010/45/UE Rady Unii nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania faktur, w tym faktur dokumentujących dokonane przez podatnika zakupy, w takiej samej formie, w jakiej są one wysłane lub udostępnione, ale pozostawiają państwom członkowskim decyzję, co do wprowadzenia szczególnych wymogów dotyczących formy przechowywania faktur. W myśl bowiem art. 233 Dyrektywy przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność. Z kolei stosownie do art. 247 ust. 2 Dyrektywy, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233. Z powołanych przepisów Dyrektywy wynika zatem, że ustawodawcy pozostawiono decyzję co do wprowadzenia w prawie krajowym szczególnych wymogów przechowywania faktur, przy czym Dyrektywa definiuje to jako prawo państwa członkowskiego, którego realizacja musi być jasno sprecyzowana w prawie krajowym.

W kontekście powyższego należy stwierdzić, że w przywołanych wyżej przepisach ustawy o podatku VAT polski prawodawca nie skorzystał z możliwości odmiennego niż w Dyrektywie uregulowania zasad przechowywania faktur.

Stosownie do art. 112a ust. 1 ustawy o podatku VAT podatnicy przechowują:

*   wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
*   otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o podatku VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przepisach tych nie ma odniesienia do obowiązującego w art. 247 ust. 2 Dyrektywy zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”.

W opinii Spółki uprawnione jest stwierdzenie, że w ustawie o podatku VAT ustawodawca polski, zastrzegając obowiązek przechowywania faktur zakupowych jak również sprzedażowych jednocześnie nie zastrzegł, że chodzi o postać, w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, pod warunkiem, że zapewniono autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. Spółka wskazuje, że w żadnym przepisie ustawy o podatku VAT nie ma literalnego odniesienia do papierowej czy drukowanej faktury, co wprost oznacza, że ustawodawca krajowy nie zastrzegł formy papierowej, jako jedynej możliwej do przechowywania i to również w odniesieniu do faktur otrzymywanych przez podatnika w formie papierowej. Ustawodawca wręcz wskazał na możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz pozwalający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Przy czym to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Tym samym spełnienie wskazanych przesłanek w odniesieniu do faktur otrzymanych w formie papierowej a przechowywanych drogą inną niż w formie papierowej, tj. w szczególności w formie zapisów obrazów elektronicznych, w opinii Spółki wypełnia dyspozycję art. 106m i 112a ustawy o podatku VAT.

Ad. 2

W konsekwencji Spółka stoi również na stanowisku, że przechowywane w formie elektronicznej otrzymane przez Spółkę papierowe oryginały faktur i innych dokumentów wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy o podatku VAT będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Spółka stoi na stanowisku, że w sytuacji, gdy sposób przechowywania otrzymanych dokumentów wypełnia normy wskazane w przywołanych przepisach ustawy o podatku VAT, to wówczas elektroniczny obraz faktury pełni funkcję oryginału otrzymanej przez podatnika faktury w formie papierowej potwierdzającego: strony, przedmiot transakcji i daty ich dokonania, kwotę netto oraz stawkę i kwotę podatku od towarów i usług a także inne informacje umieszczone przez podatnika na oryginale faktury VAT, np.: datę wpływu faktury do podatnika, stanowiące o prawie do odliczenia podatku naliczonego. Spółka stoi na stanowisku, że będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną pozostałe warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. w szczególności, nabywane towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz zakupy te nie będą stanowiły czynności wyliczonych w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, transakcja zostanie udokumentowana fakturą, czego uzasadnienie przedstawione zostało poniżej.

Z powołanych przepisów ustawy o VAT można wyciągnąć wniosek, że nie uzależniają one prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Tym samym, w tym zakresie na równi traktowane są zarówno faktury papierowe, jak i faktury w postaci zdematerializowanej (faktury elektroniczne).

Na prawo do odliczenia nie ma, w ocenie Spółki, żadnego wpływu fakt, że faktura zakupowa wystawiona i przesłana przez Kontrahenta w formie papierowej będzie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu procedury archiwizacji, wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego.

Jak Spółka wskazywała w uzasadnieniu do pytania 1, polskie regulacje w zakresie podatku VAT pozwalają na przechowywanie przez podatników faktur papierowych w formie elektronicznej i w konsekwencji nie ograniczają z tego powodu prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur. Tym samym, zdaniem Spółki będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Stanowisko zaprezentowane przez Spółkę, znajduje także potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych, w tym m.in.:

*   interpretacja indywidualna sygn. IPPP2/443-598/14-2/MT/MM z dnia 2 lutego 2014 r. wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
*   interpretacja indywidualna sygn. IPPP1/443-1346/13-2/JL z dnia 26 lutego 2014 r. wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
*   interpretacja indywidualna sygn. IPPP1/443-560/14-2/MPe z dnia 23 czerwca 2014 r. wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
*   interpretacja indywidualna sygn. ILPP4/443-134/14-4/BA z dnia 25 czerwca 2014 r. wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
*   interpretacja indywidualna sygn. IBPP2/443-846/14/ICz z 24 listopada 2014 r. wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach
*   interpretacja indywidualna sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ z 27 lutego 2015 r. wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.