Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-2.4012.689.2018.1.RD
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-10-23
Teza: prawo do przechowywania w formie elektronicznej faktur (w tym faktur korygujących i duplikatów faktur) oraz innych dokumentów, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy dokumentujących zakupy
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 18 lipca 2018 r. (data wpływu 3 sierpnia 2018 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania w formie elektronicznej faktur (w tym faktur korygujących i duplikatów faktur) oraz innych dokumentów, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy dokumentujących zakupy – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 3 sierpnia 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania w formie elektronicznej faktur (w tym faktur korygujących i duplikatów faktur) oraz innych dokumentów, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy dokumentujących zakupy.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca zwany dalej „Spółką” jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje dużą ilość faktur i innych dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów. W związku z ciągłym rozwojem, liczba otrzymywanych w każdym miesiącu dokumentów zwiększa się. Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum.

Obecnie ww. dokumenty są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

Na dzień dzisiejszy Spółka otrzymuje część ww. dokumentów przesyłanych przez kontrahentów w formie papierowej a część w formie elektronicznej (w formacie pdf), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail.

Stosowana przez Wnioskodawcę kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu (niezależnie od sposobu jego przesłania) z konkretną dokumentowaną nim transakcją. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki.

W chwili obecnej prowadzone są prace, których celem jest usprawnienie wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentów zmierzające do zmiany fizycznego obiegu i archiwizacji (wersja papierowa) na obieg i archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej (w dedykowanym systemie elektronicznym tj. aplikacji X).

Wnioskodawca zamierza stopniowo objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do niego w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności:

*   faktury oraz faktury korygujące zakup, duplikaty oraz załączniki do faktur
*   faktury oraz faktury korygujące sprzedaż,
*   paragony,
*   rachunki.
*   rozliczenia kosztów podróży służbowej,
*   wyciągi bankowe,
*   dowody wpłat i wypłat (KP, KW) zarówno własne jak i obce,
*   decyzje urzędowe,
*   oraz wszelkie inne dokumenty stanowiące dowód poniesienia kosztów, które Wnioskodawca otrzyma od swoich kontrahentów.

Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według następujących zasad:

Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w formacie PDF (lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer.

Zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać zarówno po numerze własnym dokumentu, nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto. Zeskanowane dokumenty będą wczytywane do wewnętrznego programu Spółki.

Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki.

Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do programu i autoryzację hasłem.

Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną i formalną treści obrazu elektronicznego dokumentu, zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce.

Aplikacja umożliwia uzyskanie informacji odnośnie użytkownika, który wprowadził dany dokument, a także dodawanie adnotacji.

Po uzyskaniu wszelkich wymaganych akceptów merytorycznych, zdarzenie gospodarcze opisane na dokumencie będzie podlegało zaksięgowaniu przez uprawnioną osobę w systemie finansowo-księgowym i uwzględnione w rozliczeniach podatkowych, a następnie płatność zostanie skierowana do realizacji.

Oprogramowanie stanowiące podstawę systemu archiwizacyjnego w ramach systemu X będzie współpracować z systemem finansowo-księgowym Spółki.

Archiwizacja elektronicznych obrazów faktur kosztowych będzie realizowana poprzez umieszczenie takiego obrazu dokumentu na serwerze w bazie danych w postaci zapisu elektronicznego. Wraz z dokumentem znajduje się sygnatura umożliwiająca jego identyfikację, bez możliwości ingerowania w jego zawartość. Dzięki archiwizacji bazy danych istnieje możliwość pełnego odtworzenia zasobów zarchiwizowanych dokumentów pomimo uszkodzenia serwera czy bazy danych.

Baza danych programu X jest archiwizowana i przechowywane na dwóch dyskach sieciowych oraz na płycie BlueRay. Kopie baz danych są codziennie automatycznie zgrywane na dyski sieciowe i manualnie nagrywane na płytę BlueRay. Dodatkowa kopia bazy danych jest wykonywana na drugi fizyczny serwer bazy danych przy użyciu mechanizmów Transaction log shipping bazy MS SQL w półgodzinnych interwałach. Dostęp do bazy danych i do kopii bezpieczeństwa jest chroniony i możliwy tylko dla uprawnionych do tego celu osób. Zarządzaniem i archiwizacją bazy danych zajmować się będą administratorzy systemów Informatycznych. Dostęp do serwera jest zabezpieczony mechanicznie drzwiami antywłamaniowymi, serwerownia posiada zabezpieczenia elektroniczne (czujki ruchu, czujki dymu, czujki temperatury), potrójne zabezpieczenie przed przegrzaniem (dwie niezależne klimatyzacje i system wentylacji) serwerownia posiada niezależne bezprzerwowe zasilanie. Dostęp do kopii bezpieczeństwa podlega nadzorowi elektronicznemu (elektroniczny system dostępu do pomieszczeń) oraz mechanicznemu (kopie BlueRay przechowywane są w szafie pancernej).

Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez wymagany przepisami prawa czas.

Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie zapewniony na każde żądanie organów skarbowych zarówno w formie elektronicznej a także papierowej - poprzez wydrukowanie wskazanego dokumentu.

Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych.

Żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami prawa nie będą mogły by zmienione. Stosowane w Spółce procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie dopuścić do modyfikacji danych, a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość odczytu danych.

Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność.

Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność).

W momencie uruchomienia systemu archiwizowanie i przechowywanie otrzymanych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Dokumenty trafiające do Spółki w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w systemie w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów?

Zdaniem Wnioskodawcy: w świetle obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych oraz innych dokumentów (m.in.: faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów, rozliczeń podróży służbowych itd.) otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej.

Zgodnie bowiem z przepisem art. 86 § 1 ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

W świetle powyższego przepisu przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki. Przepisy prawa nie nakazują archiwizowania dokumentów jedynie w wersji papierowej. Co oznacza, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej, jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.

Zgodnie natomiast z przepisem art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktur, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie -w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Regulacje związane z przechowywaniem faktur zawarte są także w przepisach unijnych. Zgodnie z art. 246 Dyrektywy 112 przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność.

Ogólne zatem warunki przechowywania faktur (w tym także ich kopii), nie wskazują na formę w jakiej winno być dokonywane ich przechowywanie (papierowej czy elektronicznej) ale kładą nacisk na to, aby forma gwarantowała przez cały okres ich przechowywania autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, z jednoczesnym zastrzeżeniem, że umieszczone na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów otrzymanych w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka otrzymała, bądź będzie otrzymywać faktury zakupowe oraz inne dokumenty (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W przepisach art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy określone zostały wymogi dotyczące zawartości faktury, czyli podstawowe elementy, które powinny znajdować się w fakturze wystawionej przez podatnika. Są to:

1.  data wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
10.  kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawka podatku;
13.  suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwota należności ogółem.

Przy czym, jak wskazuje art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – faktura może nie zawierać danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Przepisu ust. 5 pkt 3 nie stosuje się w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju, sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany numer, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. a (art. 106e ust. 6 ustawy).

Powołany wyżej przepis art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy określa zatem szczególne warunki dla faktur wystawianych z tytułu dostawy towarów bądź świadczenia usług, gdy wartość należności nie przekracza kwoty 450 zł lub 100 euro (jeśli kwota jest określona w euro). W praktyce określa się je mianem faktur uproszczonych, choć sam ustawodawca nie wprowadził takiej nazwy.

Ponadto, na podstawie delegacji ustawowej wynikającej z art. 106o ustawy, Minister Finansów rozporządzeniem z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) w § 3 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać węższy zakres danych niż ten określony w art. 106e ustawy. Trzeba podkreślić, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymany przez podatnika dokument zakupowy – paragon bądź inny podobny dokument - zawiera dane określone w przytoczonych wyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy i mają do niego zastosowanie wszystkie regulacje dotyczące przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast w sytuacji, gdy dokument zakupowy (paragon bądź inny dokument) nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie stosuje się do niego przepisów ustawy w zakresie przechowywania faktur.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przy czym zgodnie z art. 70 § 1 ww. ustawy, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym opłynął termin płatności podatku. Oznacza to więc, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Termin przechowywania może zostać wydłużony w przypadku gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpocznie się, ulegnie zawieszeniu bądź zostanie przerwany ( art. 68-71 Ordynacji podatkowej).

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jako zarejestrowany czynny podatnik VAT otrzymuje część faktur i innych dokumentów księgowych przesyłanych przez kontrahentów w formie papierowej a część w formie elektronicznej (w formacie pdf), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail. Stosowana przez Wnioskodawcę kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu (niezależnie od sposobu jego przesłania) z konkretną dokumentowaną nim transakcją. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki. W chwili obecnej prowadzone są prace, których celem jest usprawnienie wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentów zmierzające do zmiany fizycznego obiegu i archiwizacji (wersja papierowa) na obieg i archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej (w dedykowanym systemie elektronicznym tj. aplikacji X). Wnioskodawca zamierza stopniowo objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do niego w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności, faktury oraz faktury korygujące zakup, duplikaty oraz załączniki do faktur, faktury oraz faktury korygujące sprzedaż, paragony, rachunki, rozliczenia kosztów podróży służbowej, wyciągi bankowe, dowody wpłat i wypłat (KP, KW) decyzje urzędowe, oraz wszelkie inne dokumenty stanowiące dowód poniesienia kosztów, które Wnioskodawca otrzyma od swoich kontrahentów. Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według następujących zasad: Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w formacie PDF (lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer. Zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać zarówno po numerze własnym dokumentu, nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto. Zeskanowane dokumenty będą wczytywane do wewnętrznego programu Spółki. Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki. Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do programu i autoryzację hasłem. Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną i formalną treści obrazu elektronicznego dokumentu, zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce. Aplikacja umożliwia uzyskanie informacji odnośnie użytkownika, który wprowadził dany dokument, a także dodawanie adnotacji. Po uzyskaniu wszelkich wymaganych akceptów merytorycznych, zdarzenie gospodarcze opisane na dokumencie będzie podlegało zaksięgowaniu przez uprawnioną osobę w systemie finansowo-księgowym i uwzględnione w rozliczeniach podatkowych, a następnie płatność zostanie skierowana do realizacji. Oprogramowanie stanowiące podstawę systemu archiwizacyjnego w ramach systemu X będzie współpracować z systemem finansowo-księgowym Spółki. Archiwizacja elektronicznych obrazów faktur kosztowych będzie realizowana poprzez umieszczenie takiego obrazu dokumentu na serwerze w bazie danych w postaci zapisu elektronicznego. Wraz z dokumentem znajduje się sygnatura umożliwiająca jego identyfikację, bez możliwości ingerowania w jego zawartość. Dzięki archiwizacji bazy danych istnieje możliwość pełnego odtworzenia zasobów zarchiwizowanych dokumentów pomimo uszkodzenia serwera czy bazy danych. Baza danych programu X jest archiwizowana i przechowywane na dwóch dyskach sieciowych oraz na płycie BlueRay. Kopie baz danych są codziennie automatycznie zgrywane na dyski sieciowe i manualnie nagrywane na płytę BlueRay. Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez wymagany przepisami prawa czas. Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie zapewniony na każde żądanie organów skarbowych zarówno w formie elektronicznej a także papierowej - poprzez wydrukowanie wskazanego dokumentu. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych. Żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami prawa nie będą mogły by zmienione. Stosowane w Spółce procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie dopuścić do modyfikacji danych, a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość odczytu danych. Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność). W momencie uruchomienia systemu archiwizowanie i przechowywanie otrzymanych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Dokumenty trafiające do Spółki w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w systemie w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą poprawności przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W opisanym we wniosku stanie faktycznym, procedura archiwizacji faktur zakupu (w tym faktur korygujących i duplikatów faktur) oraz innych dokumentów, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy dokumentujących zakupy otrzymanych w wersji papierowej, jedynie w postaci elektronicznej, będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego. Pozwala to na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji. Spółka wskazuje, że kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu z konkretną, dokumentowaną nim transakcją. Wskazano również, że elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów (w formacie PDF lub jpg) będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność oraz wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki. Ponadto zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać po numerze własnym dokumentu (każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer), nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto. Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki, a korzystanie z aplikacji będzie możliwe po zalogowaniu do programu i autoryzacji hasłem. Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez czas wymagany przepisami prawa. Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność).

Tym samym należy stwierdzić, że proponowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur (w tym faktur korygujących i duplikatów faktur) oraz innych dokumentów, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy dokumentujących zakupy przy wykorzystaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów będzie zgodny z art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa oraz będzie spełniał wymogi określone w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych. W konsekwencji Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane w formie papierowej faktury (w tym faktury korygujące i duplikaty faktur) oraz inne dokumenty, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy dokumentujących zakupy jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej.

W konsekwencji, stanowisko Wnioskodawcy odnośnie przedstawionego stanu faktycznego dotyczącego prawa do przechowywania w formie elektronicznej faktur (w tym faktur korygujących i duplikatów faktur) oraz innych dokumentów, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy dokumentujących zakupy należy uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania faktur (w tym faktur korygujących i duplikatów faktur) oraz innych dokumentów, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy dokumentujących zakupy. Wskazać jednakże należy, że nie ma przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, np. wskazanych przez Spółkę wszelkich innych dokumentów stanowiących dowód poniesienia kosztów, które Spółka otrzyma od kontrahentów.

Ponadto wskazać należy, że niniejsza interpretacja dotyczy podatku od towarów i usług w przedstawionym stanie faktycznym, natomiast w zakresie podatku od towarów i usług dotyczącego zdarzenia przyszłego oraz podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Tut. Organ informuje, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.