Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 3063-ILPP3.4512.44.2017.1.AR
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-03-17
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; podatnik; spółki
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) oraz art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1948, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30 stycznia 2017 r. (data wpływu 3 lutego 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 3 lutego 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej: „Spółka”) jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.

Wnioskodawca wystawia znaczne ilości faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną na rzecz swoich kontrahentów. Spółka wystawia i przesyła nabywcom faktury zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak i w formie elektronicznej (skanów załączanych do wiadomości e-mail adresowanych do kontrahentów).

Wystawiane przez Spółkę faktury sprzedaży są obecnie przechowywane i archiwizowane w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami ponoszonymi przez Spółkę. W celu minimalizacji kosztów oraz usprawnienia procesu dostępu do faktur w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania wystawianych faktur sprzedażowych. Planowane jest przechowywanie faktur sprzedażowych wystawianych przez Spółkę jedynie w postaci elektronicznej.

Procedura wystawiania i przechowywania faktur sprzedażowych w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

1.  Faktura dokumentująca sprzedaż będzie automatycznie generowana w formie elektronicznej za pomocą systemu księgowego.
2.  Po wygenerowaniu faktury z systemu, Spółka przesyłać będzie egzemplarz faktury w formie papierowej do kontrahenta przy wykorzystaniu tradycyjnej poczty lub w formie elektronicznej – jako załącznik do wiadomości email, przy czym drugi egzemplarz faktury nie będzie drukowany i dołączany do dokumentacji papierowej, lecz jedynie archiwizowany do systemu od razu w formie elektronicznej.
3.  W odniesieniu do każdej wystawionej przez Spółkę faktury będzie możliwe wygenerowanie obrazu danej faktury w postaci pliku PDF.
4.  Dostęp i wgląd do wystawionych i zarchiwizowanych w ten sposób faktur będzie możliwy tylko dla osób wyznaczonych przez Spółkę oraz zabezpieczony poprzez login oraz hasło przypisany danej osobie.
5.  Po wystawieniu faktur, system nie będzie umożliwiał dokonywania edycji/zmian danych w nich zawartych.
6.  Ponadto, na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych w opisany powyżej sposób faktur sprzedaży, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury będą mogły zostać udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej. Oprogramowanie do przechowywania faktur w formie elektronicznej jest powiązane z systemem IFS, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie faktur w postaci wydruku.
7.  Spółka zamierza prowadzić archiwizację faktur sprzedaży wyłącznie w formie elektronicznej – z możliwością wygenerowania obrazu faktury w postaci pliku PDF oraz w razie zaistnienia takiej potrzeby – jego wydruku. Papierowe wersje faktur sprzedażowych nie będą przechowywane.
8.  Całość archiwizowanych elektronicznie faktur sprzedażowych będzie przechowywana w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy wystawionych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe.
9.  W odniesieniu do faktur sprzedażowych przechowywanych w formie elektronicznej zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Faktury będą wystawiane wyłącznie z systemu księgowego Spółki i wyłącznie z tego systemu możliwe będzie wygenerowanie ich elektronicznego obrazu (autentyczność faktur nie będzie ulegać wątpliwości), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a elektroniczny obraz faktur sprzedażowych będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie faktur sprzedażowych dokumentujących sprzedaż dokonywaną przez Spółkę na rzecz swoich kontrahentów wyłącznie w wersji elektronicznej, jest zgodne z przepisami ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie faktur sprzedażowych dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług wyłącznie w wersji elektronicznej, jest zgodne z przepisami ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W zakresie samego przechowywania faktur, zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem Spółki, opisany sposób przechowywania faktur sprzedażowych w formie zdigitalizowanej, jest zgodny z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT. Żaden przepis ustawy o VAT nie nakłada obowiązku przechowywania faktur wyłącznie w wersji papierowej czy elektronicznej.

W związku z powyższym, przechowywanie przez Wnioskodawcę faktur sprzedażowych dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług wyłącznie w wersji elektronicznej jest zgodne z przepisami ustawy o VAT.

Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem:

1.  Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
2.  Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
3.  Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
4.  Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Cytowane regulacje są jedynymi, które nawiązują w sposób bezpośredni do kwestii procedur związanych z przechowywaniem faktur przez podatników. Wskazać należy, że warunki stawiane przez ustawodawcę w tym zakresie ograniczają się do konieczności przechowywania faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, zapewnienia integralności treści faktur oraz zapewnienia czytelności tych faktur – od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (w podziale na okresy rozliczeniowe).

W związku z powyższym, z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur nie wynika, w ocenie Spółki, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania faktur sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej. Przepisy wymagają jedynie zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności oraz przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, i zapewnienia łatwego odszukiwania poszczególnych faktur – od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.

Jak wyjaśniono w stanie sprawy, archiwizowanie faktur w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego zapewni integralność ich danych (nie będą dokonywane żadne modyfikacje danych, które powinna zawierać faktura), natomiast autentyczność pochodzenia będzie przejawiała się tym, że Wnioskodawca będzie mógł wystawiać faktury wyłącznie z systemu księgowego Spółki i wyłącznie z tego systemu możliwe będzie wygenerowanie ich elektronicznego obrazu. Jednocześnie, dzięki odpowiedniej jakości sprzętu technicznego pozostaną one czytelne przez cały okres ich przechowywania.

Reasumując, w świetle przywołanych przepisów (w szczególności art. 112a ustawy o VAT), należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur sprzedażowych wystawionych przez Zainteresowanego, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. Planowany przez Spółkę sposób archiwizowania faktur sprzedaży spełniać będzie bowiem wszystkie warunki określone przepisami ustawy o VAT w zakresie zapewnienia ich autentyczności, integralności treści i czytelności faktur.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z przepisem art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na mocy art. 106m ust. 4 ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.

Spółka wystawia znaczne ilości faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną na rzecz swoich kontrahentów. Zainteresowany wystawia i przesyła nabywcom faktury zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak i w formie elektronicznej (skanów załączanych do wiadomości e-mail adresowanych do kontrahentów).

Wystawiane przez Wnioskodawcę faktury sprzedaży są obecnie przechowywane i archiwizowane w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami ponoszonymi przez Spółkę. W celu minimalizacji kosztów oraz usprawnienia procesu dostępu do faktur w ramach obowiązującego prawa, Zainteresowany rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania wystawianych faktur sprzedażowych. Planowane jest przechowywanie faktur sprzedażowych wystawianych przez Wnioskodawcę jedynie w postaci elektronicznej.

Procedura wystawiania i przechowywania faktur sprzedażowych w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

1.  Faktura dokumentująca sprzedaż będzie automatycznie generowana w formie elektronicznej za pomocą systemu księgowego.
2.  Po wygenerowaniu faktury z systemu, Spółka przesyłać będzie egzemplarz faktury w formie papierowej do kontrahenta przy wykorzystaniu tradycyjnej poczty lub w formie elektronicznej – jako załącznik do wiadomości email, przy czym drugi egzemplarz faktury nie będzie drukowany i dołączany do dokumentacji papierowej, lecz jedynie archiwizowany do systemu od razu w formie elektronicznej.
3.  W odniesieniu do każdej wystawionej przez Spółkę faktury będzie możliwe wygenerowanie obrazu danej faktury w postaci pliku PDF.
4.  Dostęp i wgląd do wystawionych i zarchiwizowanych w ten sposób faktur będzie możliwy tylko dla osób wyznaczonych przez Spółkę oraz zabezpieczony poprzez login oraz hasło przypisany danej osobie.
5.  Po wystawieniu faktur, system nie będzie umożliwiał dokonywania edycji/zmian danych w nich zawartych.
6.  Ponadto, na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych w opisany powyżej sposób faktur sprzedaży, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury będą mogły zostać udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej. Oprogramowanie do przechowywania faktur w formie elektronicznej jest powiązane z systemem IFS, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie faktur w postaci wydruku.
7.  Spółka zamierza prowadzić archiwizację faktur sprzedaży wyłącznie w formie elektronicznej – z możliwością wygenerowania obrazu faktury w postaci pliku PDF oraz w razie zaistnienia takiej potrzeby – jego wydruku. Papierowe wersje faktur sprzedażowych nie będą przechowywane.
8.  Całość archiwizowanych elektronicznie faktur sprzedażowych będzie przechowywana w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy wystawionych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe.
9.  W odniesieniu do faktur sprzedażowych przechowywanych w formie elektronicznej zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Faktury będą wystawiane wyłącznie z systemu księgowego Spółki i wyłącznie z tego systemu możliwe będzie wygenerowanie ich elektronicznego obrazu (autentyczność faktur nie będzie ulegać wątpliwości), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a elektroniczny obraz faktur sprzedażowych będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia, czy przechowywanie faktur sprzedażowych dokumentujących sprzedaż dokonywaną przez Spółkę na rzecz swoich kontrahentów wyłącznie w wersji elektronicznej, będzie zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Jak wynika z cyt. przepisów ustawy, regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Jak wskazał Wnioskodawca, planowany sposób przechowywania przez Spółkę faktur sprzedażowych w postaci elektronicznej w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, będzie zapewniał zachowanie autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Faktury będą wystawiane wyłącznie z systemu księgowego Spółki i wyłącznie z tego systemu możliwe będzie wygenerowanie ich elektronicznego obrazu (autentyczność faktur nie będzie ulegać wątpliwości), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a elektroniczny obraz faktur sprzedażowych będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

Spółka wskazała również, że na żądanie organu podatkowego/organu kontroli podatkowej, będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do tych faktur. Posiadane przez Spółkę narzędzia umożliwiają bowiem natychmiastowe odnalezienie faktury, otworzenie jej w systemie oraz wydrukowanie.

Mając na uwadze opis sprawy oraz powołane przepisy należy stwierdzić, że planowane przez Wnioskodawcę przechowywanie faktur sprzedażowych, dokumentujących sprzedaż dokonywaną przez Spółkę na rzecz swoich kontrahentów, wyłącznie w wersji elektronicznej, będzie zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Zgodnie z przepisem art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. W świetle powyższego tut. Organ zaznacza, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile zaistniały stan faktyczny i projektowane zdarzenie przyszłe pokrywać się będą z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W przypadku zmiany któregokolwiek elementu opisanego zdarzenia przyszłego, udzielona interpretacja straci zatem swoją aktualność.

Tut. Organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Wnioskodawcę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Tej ostatecznej weryfikacji może dokonać wyłącznie właściwy organ podatkowy w toku kontroli podatkowej.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.