Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-629/14-4/MM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-10-08
Teza: prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z eksploatacją samochodów
Słowa kluczowe: ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu; odliczenia-odliczenie od podatku; podatek-podatek naliczony; pojazdy-pojazd samochodowy
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy – przedstawione we wniosku z 3 lipca 2014 r. (data wpływu 7 lipca 2014 r.) uzupełnionym w dniu 9 września 2014 r. (data wpływu 11 września 2014 r.) w odpowiedzi na wezwanie z 3 września 2014 r. nr IPPP2/443-629/14-2/MM o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z eksploatacją samochodów **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 7 lipca 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z eksploatacją samochodów. Wskazany wniosek zawierał braki formalne. W związku z tym tut. Organ podatkowy pismem z 3 września 2014 r. znak IPPP2/443-629/14-2/MM wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku o powyższe braki (skutecznie doręczone w dniu 5 września 2014 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, której przedmiotem działalności są w szczególności roboty budowlane. Do działalności gospodarczej wykorzystuje m.in. pojazdy samochodowe w rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy o VAT. Niektóre z tych pojazdów samochodowych są przez Wnioskodawcę wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej \[dalej: Samochody wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej\]. W przypadku Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu zawierająca dane, o których mowa w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT \[dalej: Ewidencja przebiegu pojazdów\]. Wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: (a) kolejny numer wpisu, (b) datę i cel wyjazdu, (c) opis trasy (skąd - dokąd), (d) liczbę przejechanych kilometrów, (e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem, dokonywany jest nie później niż z końcem każdego dnia pracy, w którym miało miejsce wykorzystanie pojazdu.

Wnioskodawca złożył w przewidzianym terminie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego informację, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy o VAT, według wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 21 marca 2014r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej (Dz. U. z 2014 r., poz. 371), tj. informację VAT-26, która - w razie takiej potrzeby - będzie aktualizowana.

Samochody wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej wyposażone są w system ich lokalizacji pozwalający na precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w danym czasie, tj. w danym dniu i o danej godzinie, a tym samym trasę jaką wykonał dany pojazd ze wskazaniem miejsca rozpoczęcia trasy i jej zakończenia \[dalej: system GPS\]. Po wprowadzeniu odpowiednich danych pojazdu do systemu GPS, system ten wskazuje stan licznika pojazdu na początku danej trasy oraz w chwili jej zakończenia, a także liczbę przejechanych kilometrów. Dane wynikające z systemu GPS pozwalają na sporządzanie miesięcznych raportów dotyczących danego pojazdu.

W związku z powyższym, Wnioskodawca rozważa prowadzenie Ewidencji przebiegu pojazdów, w przypadku Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej wyposażonych w system GPS w następujący sposób:

*   w trakcie danego miesiąca pracownik Wnioskodawcy kierujący danym Samochodem wykorzystywanym wyłącznie do działalności gospodarczej prowadzić będzie notatki dotyczące każdej trasy tego samochodu (data i cel wyjazdu, opis trasy: skąd - dokąd, liczbę przejechanych kilometrów oraz stan licznika w chwili rozpoczęcia i zakończenia trasy);
*   niezwłocznie po zakończeniu danego miesiąca generowany będzie raport z systemu GPS, zawierający numer rejestracyjny pojazdu, wszystkie trasy danego pojazdu mające miejsce w danym miesiącu, z uwzględnieniem daty i godziny oraz miejsca rozpoczęcia i zakończenia danej trasy (skąd - dokąd), liczby przejechanych kilometrów, stanu licznika w chwili rozpoczęcia i zakończenia trasy;
*   po sprawdzeniu przez pracownika zgodności danych wynikających z miesięcznego raportu z systemu GPS ze stanem faktycznym raport będzie uzupełniany o wskazanie celu poszczególnych wyjazdów;
*   na tak uzupełnionym raporcie pracownik Wnioskodawcy kierujący danym pojazdem złoży podpis na okoliczność wykorzystania pojazdu w sposób wynikający z dokonanych wpisów dotyczących opisanych poszczególnych tras oraz celu poszczególnych wyjazdów;
*   po złożeniu podpisu przez pracownika kierującego pojazdem w danym miesiącu, dokument będzie podpisywany przez osobę upoważnioną przez Wnioskodawcę, na okoliczność potwierdzenia autentyczności wpisów osoby kierującej pojazdem w danym miesiącu.

Niezależnie od powyższego, w tak prowadzonej ewidencji zawarte będą następujące informacje: numer rejestracyjny pojazdu, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, a także stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Wnioskodawca zapewni, że sporządzana na powyższych zasadach ewidencja odnośnie wszystkich Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej będzie w posiadaniu Wnioskodawcy przed sporządzeniem deklaracji dla podatku od towarów i usług (VAT-7) za dany okres.

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, co następuje:

Wśród zdefiniowanych we wniosku o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w przedmiocie podatku od towarów i usług Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, a więc poza pojazdami samochodowymi w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony, znajdują się samochody zakwalifikowane na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. z 2012 r., poz. 1137, z późn. zm.) jako „kategoria N1: pojazdy zaprojektowane i wykonane do przewozu ładunków i mające maksymalną masę całkowitą nieprzekraczającą 3,5 t”, zgodnie z terminologią zawartą w załączniku nr 2 do tej ustawy.

Wnioskodawca wyjaśnia, że wśród opisanych Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej znajdują się obecnie pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające dwa rzędy siedzeń, oddzielone od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, które nie są klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym jako wielozadaniowy lub van, jak również nie posiadają otwartej części przeznaczonej do przewozu ładunków, przy czym dopuszczalna ładowność każdego z ww. samochodów jest większa niż 500 kg.

Samochody wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, zarówno w godzinach pracy jak i poza nimi będą parkowane wyłącznie w miejscach prowadzonych przez Spółkę robót budowlanych oraz wykonywanych czynności związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, bazach sprzętowych Spółki albo na terenie parkingu, z którego korzysta Spółka. Nie będą one parkowane (garażowane) w miejscach, w których nie są wykonywane czynności (zadania) związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Nie będą też parkowane (garażowane) w miejscu zamieszkania pracowników Spółki.

Spółka nie zezwala i nie będzie zezwalać na korzystanie z Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej do innych celów niż związane z zadaniami wykonywanymi w ramach obowiązków pracowniczych, a tym samym z zadaniami wykonywanymi w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę. Oznacza to tym samym, że obowiązkiem pracowników będzie parkowanie ww. samochodów wyłącznie w miejscach prowadzonych przez Spółkę robót budowlanych oraz wykonywanych czynności związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, bazach sprzętowych Spółki albo na terenie parkingu, z którego korzysta Spółka. Wynika on wprost z art. 100 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.; dalej: „Kodeks pracy”), a w szczególności z obowiązku przestrzegania ustalonego w zakładzie pracy porządku oraz dbałości o mienie pracodawcy. Stosowne obowiązki nakłada też funkcjonujący w Spółce regulamin dotyczący użytkowania samochodów służbowych.

W związku z eksploatacją Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej Wnioskodawca ponosić będzie wydatki dotyczące:

*   okresowych przeglądów oraz niezbędnych napraw i konserwacji, wymiany części eksploatacyjnych, w szczególności części zamiennych, żarówek, ogumienia,
*   zakupu płynu hamulcowego, płynu do układu chłodzenia silnika oraz oleju silnikowego,
*   mycia karoserii oraz czyszczenia wnętrza,
*   zakupu paliwa.

Samochodami wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej są inne niż samochody osobowe pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi 3 lub więcej, a dopuszczalna ładowność jest większa niż 500 kg. Są to więc samochody inne niż wymienione w art. 12 ust. 1 pkt 1 oraz pkt 2 ustawy z dnia 7 lutego 2014r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustawy (Dz.U. z 2014 r. poz. 312, dalej: „ustawa zmieniająca”). Tym samym, paliwo będzie nabywane do ww. samochodów. Dopuszczalną ładowność pojazdów oraz liczbę miejsc (siedzeń), o których mowa w art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy zmieniającej, potwierdzają stosowne dokumenty wydane zgodnie z przepisami o ruchu drogowym, tj. dokumenty o których mowa w art. 12 ust. 3 ustawy zmieniającej.

Należy wspomnieć, że wśród samochodów wykorzystywanych przez Spółkę wyłącznie do działalności gospodarczej znajdują się również pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony, jednakże nie są one przedmiotem wniosku.

Spółka wprowadziła regulamin użytkowania samochodów służbowych, dotyczący pojazdów samochodowych w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony (dalej: „Regulamin”), a więc dotyczący m.in. użytkowania Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej.

Regulamin przewiduje w szczególności, że:

1.  Samochód służbowy może zostać przydzielony Pracownikowi, w tym także do wyłącznego korzystania, w celu wykonywania jego obowiązków pracowniczych, jeżeli jest to uzasadnione charakterem jego pracy, obowiązków wynikających ze stosunku pracy, jak również potrzebą zapewnienia jego mobilności lub dyspozycyjności. Marka, model oraz rodzaj Samochodu służbowego przydzielanego Pracownikowi zależy od wspomnianych okoliczności, przy czym wyłączną decyzję w tym zakresie podejmuje Spółka.
2.  Samochody służbowe mogą być używane wyłącznie w celach służbowych związanych z realizacją obowiązków powierzonych przez Spółkę, z zastrzeżeniem postanowień § 8. Wspomniany § 8 Regulaminu przewiduje możliwość użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych, na określonych zasadach, pod warunkiem uzyskania pisemnej zgody Spółki. Wnioskodawca wyjaśnia, że w przypadku Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, zgoda taka nie będzie udzielana.
3.  Użytkownik jest obowiązany do użytkowania Samochodu służbowego:
    *   z należytą dbałością, w tym o jego należyty stan techniczny, wygląd oraz czystość
    *   zapewnienia bezpieczeństwa powierzonego Samochodu służbowego w celu zapobieżenia jego kradzieży, zniszczeniu lub uszkodzeniu, w szczególności - jeśli to tylko możliwe - poprzez parkowanie w miejscach gwarantujących stały nadzór nad samochodem,
4.  Po zakończeniu dnia pracy Użytkownik zobowiązany jest do zaparkowania Samochodu służbowego na wskazanym mu miejsc parkingowym na terenie Spółki. Jednakże, w uzasadnionych przypadkach pojazdy te mogą być parkowane w innym miejscu, jeżeli Spółka takie inne miejsce parkowania wyznaczy Użytkownikowi. Wnioskodawca wyjaśnia, że w przypadku Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej Spółka nie będzie wyznaczać takiego innego miejsca parkowania.
5.  Samochód służbowy przekazany Użytkownikowi stanowi mienie Spółki, które powierzono mu z obowiązkiem zwrotu, o które powinien dbać i które powinien chronić. Użytkownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Dotyczy to również Użytkownika, któremu powierzono Samochód służbowy tymczasowo, w szczególności na czas nieobecności Pracownika, któremu powierzono dany pojazd do wyłącznego korzystania.
6.  Ewidencja eksploatacji niektórych Samochodów służbowych pojazdów dokonywana jest na podstawie dziennych Kart pracy pojazdu lub Ewidencji przebiegu. Wzór Karty pracy pojazdu stanowi załącznik nr 6 do Regulaminu, zaś wzór Ewidencji przebiegu stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. W przypadku, gdy Samochód służbowy stanowi pojazd objęty obowiązkiem prowadzenia dziennych Kart pracy pojazdu lub Ewidencji przebiegu, Użytkownik zostanie o tym poinformowany. Wnioskodawca wyjaśnia, że obowiązek prowadzenia ww. dziennych Kart pracy pojazdu oraz Ewidencji przebiegu dotyczy w szczególności Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej.
7.  Korzystanie z Samochodu służbowego w dni wolne od pracy i święta może odbywać się w przypadku wykonywania w tych dniach obowiązków wynikających ze stosunku pracy.

Jak była mowa, Spółka nie zezwala i nie będzie zezwalać na korzystanie z Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej do innych celów niż związane z zadaniami wykonywanymi w związku z obowiązkami pracowniczymi, a tym samym z zadaniami wykonywanymi w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę. W szczególności Wnioskodawca nie zezwala i nie będzie zezwalać na użytkowanie Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej do celów prywatnych pracowników. W związku z treścią art. 100 Kodeksu pracy oznacza to, że pracownikom nie będzie służyć prawo do korzystania z ww. pojazdów do innych celów niż służących wykonywaniu obowiązków pracowniczych.

Przełożeni pracowników sprawować będą nadzór w zakresie właściwego użytkowania i przechowywania mienia Spółki w tym Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, a tym samym również w zakresie ich parkowania (garażowania) wyłącznie w miejscach, w których Spółka wykonuje zadania związane z działalnością gospodarczą, w bazach sprzętowych albo na terenie parkingu, z którego korzysta Spółka. Wynika to z obowiązku pracowników sprawujących w Spółce funkcje kierownicze zapewnienia odpowiedniego nadzoru w zakresie wypełniania obowiązków przez pracowników im podległych (tak m.in. w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 12 lipca 2006 r., sygn. akt II PK/06, w którym SN przyjął, że kierownictwo w znaczeniu „zarządzania” rozumiane jest jako czynności zmierzające do spowodowania działania innych ludzi zgodnego z celem tego, kto nimi kieruje. Narzędzia temu służące to planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie działalności członków podległego zespołu).

Niezależnie od powyższego, jak wskazano we Wniosku, ww. samochody wyposażone są w system ich lokalizacji pozwalający na precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w danym czasie, tj. w danym dniu i o danej godzinie, a tym samym ustalenia trasy jaką wykonał dany pojazd ze wskazaniem miejsca jej rozpoczęcia i zakończenia (dalej: „system GPS”). Również zestawienie danych z systemu GPS, pozwoli na ustalenie lokalizacji tych samochodów w każdym czasie, a więc ich wykorzystania oraz postoju w miejscach związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Wnioskodawcę. Ponadto, zestawienie tych danych ze wskazanymi w prowadzonej przez Wnioskodawcę ewidencji przebiegu ww. pojazdów pozwoli na wiarygodne powiązanie przebytej trasy oraz celu danego wyjazdu (a więc na ustalenie wykorzystania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę).

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy w Spółce ustalone zostały zasady wykorzystywania ww. samochodów, w sposób eliminujący używanie Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą przez Zainteresowanego.

Jak była mowa powyżej przełożeni pracowników sprawować będą nadzór w zakresie właściwego użytkowania Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, a tym samym również w zakresie ich parkowania (garażowania) wyłącznie w miejscach, w których Spółka wykonuje zadania związane z działalnością gospodarczą, w bazach sprzętowych albo na terenie innego parkingu, z którego korzysta Spółka. Obowiązek sprawowania właściwego nadzoru przez przełożonych w omawianym zakresie jest konsekwencją charakteru ich obowiązków wynikających ze stosunku pracy.

Ponadto, odpowiednim narzędziem służącym temu nadzorowi jest system GPS, w który wyposażone są Samochody wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej. Dzięki niemu możliwe jest precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w każdym czasie, a więc ustalenie miejsca jego wykorzystania oraz postoju, co w połączeniu z prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu pozwoli na wiarygodne powiązanie przebytej trasy oraz celu danego wyjazdu, tj. ustalenie związku wykorzystania pojazdu z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy rozważany przez Wnioskodawcę sposób prowadzenia Ewidencji przebiegu pojazdów będzie spełniać wymogi art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, a tym samym czy po spełnieniu pozostałych warunków ustawowych, w przypadku wydatków związanych z Samochodami wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej dla których ewidencja ta będzie prowadzona, nie będą miały zastosowania ograniczenia dotyczące kwoty podatku naliczonego, o których mowa w art. 86a ust. 1 ww. ustawy?

Zdaniem Wnioskodawcy, rozważany przez Wnioskodawcę sposób prowadzenia Ewidencji przebiegu pojazdów będzie spełniać wymogi art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, a tym samym, po spełnieniu pozostałych warunków ustawowych, w przypadku wydatków związanych z Samochodami wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej dla których ewidencja ta będzie prowadzona, nie będą miały zastosowania ograniczenia dotyczące kwoty podatku naliczonego, o których mowa w art. 86a ust. 1 ww. ustawy.

Uzasadnienie

W myśl art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku:

1.  wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika;
2.  należnego z tytułu:
    *   świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,
    *   dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,
    *   wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
3.  należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a;
4.  wynikającej z otrzymanego dokumentu celnego, deklaracji importowej w przypadku, o którym mowa w art. 33b, oraz z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2 i 3 oraz art. 34.

Zgodnie z ust. 3 pkt 1 lit. a) artykułu 86a ww. ustawy, przepis ust. 1 nie ma zastosowania w przypadku, gdy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

W myśl ust. 4 pkt 1 omawianego art. 86a, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Z kolei wspomniana ewidencja przebiegu pojazdu, zgodnie z ust. 7 artykułu 86a ww. ustawy, powinna zawierać

1.  numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2.  dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3.  stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4.  wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
    1.  kolejny numer wpisu,
    2.  datę i cel wyjazdu,
    3.  opis trasy (skąd - dokąd),
    4.  liczbę przejechanych kilometrów,
    5.  imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem\- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5.  liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Jak wynika z uzasadnienia projektu ustawy z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r., poz. 312), mocą której z dniem 1 kwietnia 2014 r. wprowadzono do ustawy o VAT art. 86a, jej podstawowym celem było kompleksowe uregulowanie zasad odliczania i rozliczania wydatków dotyczących samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Samochody te są bowiem niezbędne w działalności gospodarczej, równocześnie jednak mogą być także wykorzystywane do celów prywatnych podatnika lub jego pracowników. Nie występuje to jednak w sytuacji, gdy z obiektywnych dowodów wynika, że wydatki te zostały poniesione w celach ściśle związanych z prowadzoną działalnością:

*   gdy przedmiotem działalności podatnika jest odprzedaż tych pojazdów i zostanie wyeliminowana możliwość ich użytku prywatnego (przykładowo samochody nie są zarejestrowane i nie mogą poruszać się po drogach),
*   gdy przedmiotem działalności podatnika jest wynajem tych pojazdów i zostanie wyeliminowana możliwość ich użytku prywatnego,
*   gdy konstrukcja pojazdu obiektywnie wskazuje na wyłączny użytek do działalności gospodarczej, a jego ewentualne użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą będzie w tym przypadku nieistotne,
*   z posiadanej przez podatnika dokumentacji (regulaminy, umowy, zarządzenia itp.) obiektywnie wynika, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej i nie ma możliwości, aby pracownik "prywatnie" skorzystał z firmowego samochodu.

W tym ostatnim przypadku, elementem zabezpieczenia przed nieuprawnionym pełnym odliczeniem podatku od towarów i usług ma być właśnie m.in. obowiązek prowadzenia przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu, w celu jej ewentualnej weryfikacji przez organy podatkowe albo skarbowe (por. uzasadnienie do projektu ww. ustawy - druk sejmowy nr 2095).

Jak więc wynika z powyższego, opisany wyżej cel prowadzenia Ewidencji przebiegu pojazdu ma gwarantować obniżenie podatku należnego o właściwą kwotę podatku naliczonego (art. 86 w zw. art. 86a ust. 1 ustawy o VAT) w danym okresie rozliczeniowym (art. 86 ust. 10 i nast. ustawy o VAT), tj. za okresy za które podatnik składa deklarację VAT (miesięcznie albo kwartalnie - art. 99 ustawy o VAT).

Również z wykładni gramatycznej art. 86a ust. 7 ustawy o VAT wynika, że Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona jest w okresach rozliczeniowych. Świadczą o tym m.in. regulacje wspomnianego ust. 7 dotyczące niektórych danych, jakie zawierać ma ta ewidencja („stan licznika (\`(...)\`) na koniec każdego okresu rozliczeniowego”, „wpis (\`(...)\`) potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego”, „liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego”).

Zdaniem Wnioskodawcy, obowiązek prowadzenia Ewidencji przebiegu pojazdu będzie więc zrealizowany właściwie, gdy podatnik przed terminem sporządzenia deklaracji dla podatku od towarów i usług dysponować będzie dokumentem zawierającym niezbędne elementy i podpisanym przez właściwe osoby. Możliwe jest więc wypełnienie omawianego obowiązku poprzez uzupełnienie generowanego po zakończeniu danego miesiąca raportu z systemu GPS (po uprzedniej weryfikacji tych danych ze stanem faktycznym) o te elementy, których raport nie zawiera, a które są obowiązkowym elementami Ewidencji przebiegu pojazdu w myśl ust. 7 artykułu 86a ustawy o VAT i które są ujawniane we wspomnianym dokumencie na podstawie notatek prowadzonych na bieżąco przez kierującego pojazdem. Ponadto, omawiany przepis nie wskazuje na konieczność podpisywania przez pracownika kierującego pojazdem każdego wpisu z osobna, a tym samym możliwe jest podpisanie ewidencji zbiorczo i potwierdzenie tym samym zgodności ze stanem faktycznym wszystkich wpisów za dany miesiąc.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT”, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy wskazać, że od dnia 1 stycznia 2014 r. kwestie dotyczące zasad odliczania i rozliczania na gruncie podatku VAT wydatków dotyczących samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony zostały uregulowane przepisami art. 86a ustawy. Z dniem 1 kwietnia 2014 r. na podstawie art. 1 pkt 4 ustawy z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r., poz. 312), zwanej dalej „ustawą nowelizującą”, przepis art. 86a uległ zmianie.

W myśl art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Zgodnie z art. 86a ust. 2 ustawy o VAT do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:

*   nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
*   używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
*   nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Stosownie do art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o VAT przepis ust. 1 nie ma zastosowania w przypadku gdy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą (art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT).

W myśl art. 86a ust. 6 ustawy o VAT ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności. Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami (art. 86a ust. 12 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1.  numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2.  dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3.  stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4.  wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
    1.  kolejny numer wpisu,
    2.  datę i cel wyjazdu,
    3.  opis trasy (skąd - dokąd),
    4.  liczbę przejechanych kilometrów,
    5.  imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem\- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5.  liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Jednocześnie należy zauważyć, że stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy nowelizującej, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika do dnia 30 czerwca 2015 r. paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu:

1.  samochodów osobowych;
2.  innych niż samochody osobowe pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:
    *   1 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 425 kg,
    *   2 - dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 493 kg,
    *   3 lub więcej - jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 500 kg.

Przepis ust. 1 nie dotyczy pojazdów samochodowych, które są wykorzystywane przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej (art. 12 ust. 2 ww. ustawy).

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług budowlanych. W skład składników majątkowych Spółki wchodzą pojazdy samochodowe, które Zainteresowany wykorzystuje wyłącznie w działalności gospodarczej. Są to pojazdy samochodowe inne niż samochody osobowe mające dwa rzędy siedzeń oddzielone od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, które nie są klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym jako wielozadaniowy lub van, jak również nie posiadają otwartej części przeznaczonej do przewozu ładunków, przy czym, dopuszczalna ładowność każdego z ww. samochodów jest większa niż 500 kg. W stosunku do tych pojazdów prowadzona jest ewidencja zgodnie z wymogami ustawowymi. Wnioskodawca, złożył w przewidzianym terminie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego informację VAT-26, która - w razie takiej potrzeby - będzie aktualizowana.

Samochody wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej wyposażone są w system ich lokalizacji pozwalający na precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w danym czasie, tj. w danym dniu i o danej godzinie, a tym samym trasę jaką wykonał dany pojazd ze wskazaniem miejsca rozpoczęcia trasy i jej zakończenia. Po wprowadzeniu odpowiednich danych pojazdu do systemu GPS, system ten wskazuje stan licznika pojazdu na początku danej trasy oraz w chwili jej zakończenia, a także liczbę przejechanych kilometrów. Dane wynikające z systemu GPS pozwalają na sporządzanie miesięcznych raportów dotyczących danego pojazdu.

Samochody wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, zarówno w godzinach pracy jak i poza nimi będą parkowane wyłącznie w miejscach prowadzonych przez Spółkę robót budowlanych oraz wykonywanych czynności związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, bazach sprzętowych Spółki albo na terenie parkingu, z którego korzysta Spółka. Nie będą one parkowane w miejscach, w których nie są wykonywane czynności związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Nie też będą parkowane w miejscu zamieszkania pracowników Spółki.

W związku z eksploatacją Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej Wnioskodawca ponosić będzie wydatki dotyczące okresowych przeglądów oraz niezbędnych napraw i konserwacji, mycia karoserii oraz czyszczenia wnętrza oraz zakupu paliwa.

Spółka wprowadziła regulamin użytkowania samochodów służbowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Wynika z niego, że samochód służbowy może zostać przydzielony pracownikowi, w tym także do wyłącznego korzystania, w celu wykonywania jego obowiązków pracowniczych, jeżeli jest to uzasadnione charakterem jego pracy, obowiązków wynikających ze stosunku pracy, jak również potrzebą zapewnienia jego mobilności lub dyspozycyjności. Samochody służbowe mogą być używane wyłącznie w celach służbowych związanych z realizacją obowiązków powierzonych przez Spółkę (użycie do celów prywatnych regulamin przewiduje aczkolwiek Spółka nie będzie wyrażać na to pisemnej zgody). Przełożeni pracowników sprawować będą nadzór w zakresie właściwego użytkowania samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, a tym samym również w zakresie ich parkowania wyłącznie w miejscach, w których Spółka wykonuje zadania związane z działalnością gospodarczą, w bazach sprzętowych albo na terenie innego parkingu, z którego korzysta Spółka. Obowiązek sprawowania właściwego nadzoru przez przełożonych w omawianym zakresie jest konsekwencją charakteru ich obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Narzędziem nadzoru będzie system GPS, w który wyposażone są Samochody wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej. Dzięki niemu możliwe jest precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w każdym czasie, a więc ustalenie miejsca jego wykorzystania oraz postoju, co w połączeniu z prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu pozwoli na wiarygodne powiązanie przebytej trasy oraz celu danego wyjazdu, tj. ustalenie związku wykorzystania pojazdu z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę.

W opisanej sprawie istotną rolę odgrywa przepis art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a w powiązaniu z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT. Z treści tych przepisów wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z nabyciem pojazdów samochodowych oraz wydatków związanych z ich eksploatacją (paliwo, naprawy, konserwacji) w sytuacji, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej.

Dla celów pełnego odliczania VAT muszą być spełnione warunki tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach ich używania wyklucza ich użycie do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez niego ewidencją przebiegu pojazdu.

Z treści wniosku wynika, że Wnioskodawca określił regulamin w sprawie zasad korzystania z samochodów, które są wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej. Regulamin ten jednoznacznie stwierdza, że samochody służbowe pozostają do dyspozycji pracowników tylko i wyłącznie w czasie pracy lub w czasie wypełniania przez nich obowiązków na rzecz Spółki. Samochody wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej poza godzinami pracy będą parkowane wyłącznie na terenie siedziby Spółki lub w miejscach przez nią wyznaczanych. Pracownicy nie będą mieli możliwości powrotu tymi samochodami do miejsca zamieszkania.

Należy wskazać, że przepisy ustawy nie określają w jaki sposób podatnik ma zapewnić w przedsiębiorstwie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w nim pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności przedsiębiorstwa i sposobu używania dla jego celów pojazdów. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów. Przy czym użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych.

W związku z tym należy przyjąć, że pojazdy samochodowe będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej Wnioskodawcy. Opracowane przez Wnioskodawcę reguły korzystania z pojazdów, a w szczególności to, że pojazdy w godzinach pracy i po godzinach pracy będą parkowane wyłącznie w miejscu prowadzenia robót budowlanych lub siedziby Spółki wykluczają użycie pojazdów do celów prywatnych. Samochody służbowe będą pozostawać do dyspozycji pracowników tylko i wyłącznie w czasie pracy lub w czasie wypełniania przez nich obowiązków na rzecz Wnioskodawcy. Regulamin co prawda dopuszcza użytek prywatny tych samochodów, aczkolwiek Spółka nie będzie wyrażać na to zgody. Narzędziem nadzoru będzie system GPS, w który wyposażone są samochody wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej. Dzięki niemu możliwe jest precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w każdym czasie, a więc ustalenie miejsca jego wykorzystania oraz postoju. Ponadto Wnioskodawca będzie prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów do każdego z pojazdów jak również pojazdy zostały zgłoszone do naczelnika urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, który w razie potrzeby będzie aktualizowany.

W związku ze wskazanymi we wniosku regułami, sposobami nadzoru i wykorzystania pojazdów do działalności gospodarczej Wnioskodawcy należy stwierdzić, że pojazdy będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej w rozumieniu art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT. W konsekwencji Wnioskodawcy na podstawie art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. A w związku z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT w powiązaniu z art. 12 ust. 2 ustawy nowelizującej przysługuje pełne prawo do odliczenia od paliwa wykorzystywanego do napędu tych pojazdów oraz wydatków związanych z eksploatacją tych pojazdów.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w tak przedstawionym zdarzeniu przyszłym należało uznać za prawidłowe.

Końcowo tut. Organ podatkowy stwierdza, że sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów samochodowych opisanych we wniosku nie mieści się w ramach określonych w art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Wnioskodawca jest zobligowany do prowadzenia ewidencji w taki sposób, aby był on zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.