Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-683/10-4/AG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-09-10
Teza: 1. Czy wydatki na eksploatację samochodów rozliczane poprzez ewidencję przebiegu pojazdów będą stanowić koszty uzyskania przychodów? 2. Czy faktury za paliwo należy wystawić na imię i nazwisko właściciela samochodu osobowego?
Słowa kluczowe: ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu; samochód-samochód prywatny; spółki-spółka cywilna; wspólnik
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 23

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 9 czerwca 2010 r. (data wpływu 14 czerwca 2010 r.), uzupełnionym w dniu 1 września 2010 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów **– jest prawidłowe.**

**

UZASADNIENIE

W dniu 14 czerwca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 19 sierpnia 2010 r. znak ILPB1/415-683/10-2/AG na podstawie art. 169 § 1 tej ustawy wezwano Wnioskodawczynię do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia podania bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 23 sierpnia 2010 r., a w dniu 1 września 2010 r. wniosek uzupełniono (nadano w polskiej placówce pocztowej w dniu 30 sierpnia 2010 r.).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

W skład spółki cywilnej wchodzi 9 wspólników, którzy nie są ze sobą spokrewnieni, 5 z nich użytkuje swoje samochody prywatne na potrzeby spółki. Samochody nie są wpisane do ewidencji środków trwałych, a rozliczane są na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji do wysokości limitu.

W związku z powyższym zadano następujące pytania w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

1.  Czy wydatki na eksploatację samochodów rozliczane poprzez ewidencję przebiegu pojazdów będą stanowić koszty uzyskania przychodów?
2.  Czy faktury za paliwo należy wystawić na imię i nazwisko właściciela samochodu osobowego?

Zdaniem Wnioskodawczyni, kosztem spółki będą wydatki na eksploatację samochodów osobowych rozliczane poprzez ewidencję przebiegu pojazdu. Faktury powinny być wystawione na imię i nazwisko właściciela samochodu. Koszty eksploatacji rozliczane poprzez ewidencję przebiegu pojazdu będą kosztem spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Spółka cywilna nie jest samodzielnym podmiotem prawa. Jest to umowa cywilnoprawna zawarta między wspólnikami w celu wspólnego osiągnięcia zamierzonego celu gospodarczego. Konsekwencją powyższego na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest uznanie za podatnika poszczególnych wspólników tej spółki, którzy dochód ze wspólnie prowadzonej działalności gospodarczej ustalają zgodnie z art. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) przychody z udziału w spółce niebędącej osobą prawną, ze wspólnej własności, wspólnego przedsięwzięcia, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy lub praw majątkowych u każdego podatnika określa się proporcjonalnie do jego prawa w udziale w zysku oraz, z zastrzeżeniem ust. 1a, łączy się z pozostałymi przychodami ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu według skali, o której mowa w art. 27 ust. 1. W przypadku braku przeciwnego dowodu przyjmuje się, że prawa do udziału w zysku są równe.

W myśl art. 22 ust. 1 tej ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

*   pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
*   być właściwie udokumentowany.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu” zawarte we wskazanym przepisie oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzonym przedsiębiorstwem podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Sformułowanie to oznacza dążenie do osiągnięcia pewnego stanu rzeczy, w szczególności przychodu. Działanie podatnika ma przymiot „celowości”, jeżeli na podstawie dostępnej wiedzy o związkach przyczynowo-skutkowych można zasadnie uznać, że poniesiony koszt może przynieść oczekiwane następstwo, np. osiągnięcie przychodu, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od obiektywnej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, iż wydatek ten spodziewanego przychodu nie przysporzy.

O tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Ponadto, tak określony koszt uzyskania przychodu nie może znajdować się w katalogu wydatków podlegających wyłączeniu z kategorii kosztów uzyskania przychodów określonym w art. 23 powołanej ustawy.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W zapisie art. 23 ust. 4 cytowanej ustawy sprecyzowano: ilekroć w ust. 1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.

Przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 36 i 46 ww. ustawy, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby działalności gospodarczej nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w cytowanym powyżej przepisie art. 23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Istotne jest także właściwe dokumentowanie wydatków tak, aby dowody ich poniesienia mogły stanowić podstawę zapisów w prowadzonych dla potrzeb podatkowych urządzeniach księgowych.

Powołane powyżej przepisy stanowią o wydatkach z tytułu używania samochodu, a więc jego eksploatacji. Należy przez to rozumieć wydatki związane ze zwykłym używaniem samochodu jak np: wydatki na zakup paliwa, wymianę oleju, części zamiennych, opon, wydatki na bieżące remonty, naprawy i ubezpieczenia.

W rezultacie faktury wystawione na nazwisko wspólnika i zawierające jego NIP jako podmiotu użytkującego samochód, po wypełnieniu ogólnego kryterium celowości, wynikającego z przepisu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i uwzględnieniu wymogu, o którym mowa w art. 23 ust. 5 ustawy, mogą być uznane za dowód poniesienia kosztów uzyskania przychodów przez spółkę.

Z przedstawionych informacji wynika, iż kilku wspólników spółki cywilnej korzysta z prywatnych samochodów w celu załatwiania spraw związanych z prowadzoną w formie spółki cywilnej działalnością gospodarczą.

Zatem, skoro wspólnik będzie wykorzystywał w działalności gospodarczej swój prywatny samochód, to każdy ze wspólników zobowiązany jest prowadzić odrębną ewidencję przebiegu pojazdu.

Z przedstawionego we wniosku opisu wynika, iż do celów prowadzenia działalności gospodarczej wspólnicy używają własnych samochodów osobowych, nie stanowiących środków trwałych firmy. Samochody stanowią własność każdego ze wspólników.

Reasumując stwierdzić należy, iż wydatki na eksploatację samochodu prywatnego Wnioskodawczyni, rozliczane poprzez ewidencję przebiegu pojazdów będą stanowić koszty uzyskania przychodów Wnioskodawczyni – jednak do wysokości nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów działalności gospodarczej podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, przypadającej na udział Wnioskodawczyni w spółce cywilnej.

Natomiast faktury za paliwo należy wystawić na imię i nazwisko właściciela samochodu osobowego pojazdu - Wnioskodawczynię.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Tut. organ informuje, że w zakresie pozostałej problematyki dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych (tj. nieodpłatnych świadczeń u Wnioskodawczyni) wniosek rozstrzygnięto interpretacją indywidualną z dnia 10 września 2010 r. nr ILPB1/415-683/10-5/AG.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

**