Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-1721/10-3/AD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-11-08
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania faktur przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; faktura-kopia faktury; faktura-oryginał faktury; faktura-wystawienie faktury; poczta-poczta elektroniczna; podatek-podatek od towarów i usług; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością , przedstawione we wniosku z dnia 30 lipca 2010 r. (data wpływu 9 sierpnia 2010 r.) uzupełnionym pismem z dnia 26 października 2010 r. (data wpływu 29 października 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania faktur przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 sierpnia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania faktur przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 26 października 2010 r. (data wpływu 29 października 2010 r.) zawierającym pełnomocnictwo osoby upoważnionej do występowania w imieniu Wnioskodawcy z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej: Spółka) jest producentem kabli dla przemysłu motoryzacyjnego. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, dokonuje czynności opodatkowanych, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, 2 i 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT).

Zainteresowany dokumentuje świadczenie powyższych czynności wystawiając faktury, o których mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT (podkreślenia wymaga przy tym fakt, iż nie są to faktury elektroniczne, przewidziane w art. 106 ust. 8 tej ustawy).

Powyższe faktury, tj. zarówno oryginały jak i kopie wystawiane są przy pomocy informatycznego systemu księgowego, który pozwala na drukowanie ich w papierowej wersji. Z chwilą zaksięgowania faktury w systemie finansowo-księgowym, jest ona rejestrowana w księgach rachunkowych i podatkowych (w tym w rejestrze VAT). Faktury opatrzone wyrazem „ORYGINAŁ” są natychmiastowo drukowane a następnie - wysyłane do klientów wraz z towarem lub za pomocą poczty czy firmy kurierskiej. Wydrukowanie oryginału i kopii faktury jest możliwe jedynie po uprzednim jej zaksięgowaniu.

Jeżeli zaś chodzi o kopie faktur (które w chwili obecnej są drukowane), system księgowy Spółki pozwala na przechowywanie ich pierwotnej, elektronicznej wersji w sposób trwały, bezpieczny i bez możliwości ingerencji w ich treść. Kopie przechowywane w formie elektronicznej zarówno przed jak i po ich wydrukowaniu zawierają wszystkie elementy przewidziane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (w tym oznaczenie „KOPIA”). W każdej chwili, np. w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, zapewniony jest dostęp do elektronicznej wersji kopii faktur, jak również istnieje możliwość ich natychmiastowego wydrukowania.

Wnioskodawca pragnie również podkreślić, iż każdego miesiąca wystawia znaczną liczbę faktur (w tym większość wielostronicowych), a obowiązek przechowywania ich kopii w formie papierowej jest uciążliwy i generuje dla niego dodatkowe koszty.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

W odniesieniu do powyższego zdarzenia przyszłego, Zainteresowany zwraca się o potwierdzenie, iż faktury zawierające wszystkie elementy wynikające z § 5 Rozporządzenia o wystawianiu faktur, wygenerowane przez niego w systemie informatycznym, zapisane na serwerze, a następnie wysłane za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF, mogą być przez niego również przechowywane w elektronicznej postaci tzn. bez potrzeby drukowania ich kopii w formie papierowej, przy czym powyższe nie jest uzależnione od spełnienia przesłanek, o których mowa w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury zawierające wszystkie elementy wynikające z § 5 Rozporządzenia o wystawianiu faktur, wygenerowane przez niego w systemie informatycznym, zapisane na serwerze, a następnie wysłane za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF, mogą być przez niego również przechowywane w elektronicznej postaci tzn. bez potrzeby drukowania ich kopii w formie papierowej, przy czym powyższe nie jest uzależnione od spełnienia przesłanek, o których mowa w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych.

Zainteresowany pragnie zauważyć, że ustawa o VAT oraz Rozporządzenie o wystawianiu faktur posługują się pojęciem „wystawienie faktury”, nie precyzując zakresu czynności objętych tym pojęciem ani wymaganej formy wystawienia faktury. Analiza przepisów prowadzi jednak do wniosku, że ustawodawca rozróżnia pomiędzy samym wystawieniem faktury, a jej przesłaniem (wręczeniem, przekazaniem), przykładowo odnosząc pojęcie „wystawienia faktury” do faktur wewnętrznych, które nie są przesyłane albo wskazując na warunki „wystawiania oraz przesyłania faktur” w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych. Ponadto, żaden przepis Rozporządzenia o wystawianiu faktur nie zawiera wymogu, aby dla wystawienia faktury konieczne było jej wydrukowanie, bądź wypisanie na dokumencie papierowym. W konsekwencji, Spółka stoi na stanowisku, że przepisy krajowe, w ślad za regulacjami wspólnotowymi przewidują możliwość wystawienia (a następnie przesłania i przechowywania) faktur w dwóch alternatywnych formach, tj. papierowej lub elektronicznej.

Biorąc pod uwagę, że przepisy dopuszczają możliwość wystawienia, przesłania i przechowywania faktur w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej, w praktyce będą występowały różne systemy fakturowania, w tym z jednej strony - systemy oparte wyłącznie na fakturach w formie papierowej, z drugiej strony - systemy oparte wyłącznie na fakturach elektronicznych oraz wszelkie formy pośrednie, tj. systemy mieszane.

W praktyce można wyróżnić więc sytuację, w której faktura będzie wystawiona i przesłana w formie papierowej, a podatnik nie będzie w ogóle posiadał jej odwzorowania w systemie finansowo-księgowym (faktura na żadnym z etapów nie wystąpi w formie elektronicznej). W tym przypadku zasadny jest wymóg wystawiania i przechowywania przez podatnika papierowej kopii faktury przewidziany odpowiednio zgodnie z § 19 ust. 1 i § 21 ust. 1 Rozporządzenia o wystawianiu faktur. Kopia taka spełniać będzie bowiem funkcję kontrolną, w stosunku do oryginału faktury, będącego w posiadaniu nabywcy oraz w stosunku do wysokości obrotu zadeklarowanej przez podatnika w rejestrach i deklaracjach VAT. W ten sposób funkcjonuje nadal szereg podatników, którzy nie korzystają z systemów elektronicznych w zakresie finansów i księgowości.

Natomiast w analizowanym przypadku, jeżeli faktura wystawiana będzie w formie elektronicznej, mając na uwadze fakt, że:

*   faktura ma postać zapisu niepodlegającego dalszej edycji, a format pliku zapewnia autentyczność jej pochodzenia i integralność treści;
*   faktura wysyłana do nabywcy jest tożsama, co do treści i formy, z fakturą przechowywaną u Wnioskodawcy;
*   faktura przechowywana jest przez nabywcę w formie papierowej (jest przez niego drukowana w celu realizacji prawa do odliczenia);
*   istnieje możliwość wydrukowania faktury dla celów kontrolnych w dowolnym momencie sporządzanie takiej papierowej kopii nie jest niezbędne (aczkolwiek nie jest również zabronione).

Zainteresowany pragnie zauważyć, że faktura wystawiona w formacie elektronicznym (tj. w postaci zapisu w jego systemie rachunkowo-księgowym) pełni jednocześnie funkcje wyznaczone w Rozporządzeniu o wystawianiu faktur dla oryginału faktury i jej kopii. Biorąc pod uwagę specyfikę elektronicznego zapisu danych składających się na treść faktury, utworzenie jej dodatkowej kopii w postaci identycznego pliku jest możliwe w każdym momencie. W dowolnym momencie istnieje również możliwość przeniesienia faktury na nośnik papierowy zarówno przez Spółkę, jak i nabywcę. Każda tego typu operacja będzie gwarantowała zarówno autentyczność pochodzenia, jak i integralność treści faktury, bowiem faktura raz wystawiona, nie podlega zmianom (edycji).

W opinii Wnioskodawcy, podejście takie jest zgodne z wymogami, co do wystawiania faktur, przewidzianymi w ustawie o VAT oraz w przepisach wykonawczych. W szczególności, Zainteresowany pragnie odwołać się do brzmienia § 19 ust. 3 w związku z ust. 1 Rozporządzenia o wystawianiu faktur, zgodnie z którym, w przypadku faktur i faktur korygujących wystawianych w formie elektronicznej, nie ma obowiązku wystawiania ich w dwóch egzemplarzach (oryginał/kopia) bowiem faktury takie sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Natomiast przepis § 21 ust. 2 Rozporządzenia o wystawianiu faktur wskazuje na obowiązek przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci, przy czym zgodnie z ust. 3 przepis ten stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej. W ocenie Wnioskodawcy, przyjmując, iż faktura wygenerowana w formie pliku elektronicznego może spełniać równocześnie funkcje kopii, przechowywanie jej w takiej formie na jego dysku będzie czynić zadość wymogowi przechowywania faktury w oryginalnej postaci.

Analiza przepisów prowadzi więc do wniosku, że ustawodawca uwzględnił specyfikę faktur wystawianych w formie elektronicznej i dopuścił możliwość przechowywania takich faktur w formie elektronicznej. Zdaniem Spółki, opierając się na literalnym brzmieniu przepisu § 19 ust. 3 oraz § 21 ust. 3 Rozporządzenia o wystawianiu faktur można wywnioskować, że znajdą one zastosowanie w odniesieniu do wszystkich faktur wystawionych w formie elektronicznej, niezależnie od tego, czy podlegają one wymogom określonym w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych. Zainteresowany pragnie podkreślić, że ustawodawca nigdzie nie odwołuje się do przepisów tego rozporządzenia, ani nie wskazuje, jakoby zwrot „faktur i faktur korygujących wystawianych w formie elektronicznej” należałoby interpretować w sposób odmienny, niż wynikający z literalnego brzmienia. Do takiego wniosku prowadzi również fakt, iż w § 23 ust. 1 Rozporządzenia o wystawianiu faktur ustawodawca odwołuje się do faktur wewnętrznych wystawianych w formie elektronicznej, przy czym oczywiste jest, że przepis ten nie dotyczy faktur, o których mowa w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych, tj. faktur wystawianych, przesyłanych, udostępnianych i przesyłanych w tej formie – faktury wewnętrzne nie są bowiem przesyłane ani udostępniane kontrahentom. W takim przypadku zastosowanie wymogów przewidzianych w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych w zakresie zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub wymiany danych elektronicznych (EDI) byłoby bezpodstawne, bowiem faktury wewnętrzne nie są udostępniane kontrahentom. Powyższe prowadzi do wniosku, że faktura może być jedynie wystawiona w formie elektronicznej, nawet jeżeli nie jest przesłana lub przechowywana w tej formie. Potwierdza to w opinii Wnioskodawcy tezę, iż w praktyce spotyka się trzy rodzaje faktur elektronicznych, tj. takie, które są:

*   wystawiane, przesyłane i przechowywane (przez nabywcę), a więc istnieją tylko i wyłącznie jako zapisy elektroniczne – one podlegają wymogom określonym w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych,
*   wystawiane w formie, elektronicznej – np. faktury wewnętrzne, gdy podatnik zdecyduje się na ich utworzenie w takim właśnie formacie,
*   wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej (np. w formacie PDF), natomiast ich przechowywanie przez nabywcę odbywa się już w formie papierowej i taka papierowa faktura jest źródłem prawa do odliczenia VAT naliczonego – te faktury nie podlegają wymogom ww. Rozporządzenia, jako że funkcjonują one zarówno w „środowisku” elektronicznym, jak i w formacie papierowym, niemniej jednak – jako faktury wystawione w formie elektronicznej, nie wymagają sporządzania papierowych kopii.

Podsumowując, Zainteresowany stoi na stanowisku, że:

*   faktura jest wystawiona już w momencie określenia jej najistotniejszych elementów w jego systemie księgowo-podatkowym;
*   przepisy dopuszczają możliwość wystawienia, przesłania i przechowywania faktur w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej, przy czym dopuszczalne są również formy mieszane;
*   jeżeli faktura nie będzie zabezpieczona podpisem elektronicznym lub poprzez zastosowanie wymiany danych elektronicznych (EDI), dla celów skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego, faktura taka będzie musiała być wydrukowana i przechowywana przez kontrahenta w formie papierowej;
*   faktura wystawiona w formacie elektronicznym (tj. w postaci zapisu w jego systemie rachunkowo-księgowym) może spełniać równocześnie funkcje kopii. Tym samym, przechowywanie faktury w formie elektronicznej na dysku Spółki będzie czynić zadość wymogowi przechowywania faktury w oryginalnej postaci.

W konsekwencji, w opinii Wnioskodawcy faktury zawierające wszystkie elementy wynikające z § 5 Rozporządzenia o wystawianiu faktur, wygenerowane przez niego w systemie informatycznym, zapisane na serwerze, a następnie wysłane za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF mogą być przez niego również przechowywane w elektronicznej postaci tzn. bez potrzeby drukowania ich kopii w formie papierowej, przy czym powyższe nie jest uzależnione od spełnienia przesłanek, o których mowa w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Wskazać należy, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną.

I tak, na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym art. 106 ustawy, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 rozporządzenia.

W myśl art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

§ 21 ust. 3 rozporządzenia stanowi, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Natomiast, regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119) – wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy.

Stosownie do § 2 cyt. rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Zgodnie z ust. 5 i 6 tego paragrafu, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępnianie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Faktury – na mocy § 4 cyt. rozporządzenia – mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca jest producentem kabli dla przemysłu motoryzacyjnego. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, dokonuje czynności opodatkowanych, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, 2 i 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Zainteresowany dokumentuje świadczenie powyższych czynności wystawiając faktury, o których mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT (podkreślenia wymaga przy tym fakt, iż nie są to faktury elektroniczne, przewidziane w art. 106 ust. 8 tej ustawy).

Powyższe faktury, tj. zarówno oryginały jak i kopie wystawiane są przy pomocy informatycznego systemu księgowego, który pozwala na drukowanie ich w papierowej wersji. Z chwilą zaksięgowania faktury w systemie finansowo-księgowym, jest ona rejestrowana w księgach rachunkowych i podatkowych (w tym w rejestrze VAT). Faktury opatrzone wyrazem „ORYGINAŁ” są natychmiastowo drukowane a następnie - wysyłane do klientów wraz z towarem lub za pomocą poczty czy firmy kurierskiej. Wydrukowanie oryginału i kopii faktury jest możliwe jedynie po uprzednim jej zaksięgowaniu.

Jeżeli zaś chodzi o kopie faktur (które w chwili obecnej są drukowane), system księgowy Spółki pozwala na przechowywanie ich pierwotnej, elektronicznej wersji w sposób trwały, bezpieczny i bez możliwości ingerencji w ich treść. Kopie przechowywane w formie elektronicznej zarówno przed jak i po ich wydrukowaniu zawierają wszystkie elementy przewidziane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (w tym oznaczenie „KOPIA”). W każdej chwili, np. w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, zapewniony jest dostęp do elektronicznej wersji kopii faktur, jak również istnieje możliwość ich natychmiastowego wydrukowania.

Wnioskodawca pragnie również podkreślić, iż każdego miesiąca wystawia znaczną liczbę faktur (w tym większość wielostronicowych), a obowiązek przechowywania ich kopii w formie papierowej jest uciążliwy i generuje dla niego dodatkowe koszty.

Biorąc pod uwagę powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż skoro ustawodawca uwzględnił możliwość wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej, a także uregulował tę kwestię odrębnymi przepisami, to nie jest możliwe wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej w sposób inny niż przewidziany przez ustawodawcę w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Należy podkreślić, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług dotyczące faktur są odzwierciedleniem prawa wspólnotowego, a konkretnie przepisów Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE. L 2006.347.1 ze zm.). Stosownie do art. 244 ww. Dyrektywy Rady 2006/112/WE, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Art. 246 akapit pierwszy cyt. Dyrektywy stanowi, że przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność. W myśl art. 247 ust. 2 zdanie pierwsze ww. Dyrektywy Rady 2006/112/WE, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 tej Dyrektywy (tzn. autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, a także ich czytelność) państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Z powyższego wynika, że wymóg przechowywania faktur „papierowych” w oryginalnej postaci, zawarty w cytowanym rozporządzeniu Ministra Finansów znajduje uzasadnienie w prawie Unii Europejskiej.

Reasumując stwierdzić należy, iż nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne. Normy regulujące wystawianie, przesłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej, jak i papierowej określono z uwzględnieniem specyfiki medium, za pośrednictwem którego faktury są w obrocie. Wskazać należy, iż w obu unormowaniach nie przewidziano możliwości stosowania formy mieszanej, a zaproponowany we wniosku sposób wystawiania i przechowywania faktur nie wypełni warunków obiegu dokumentów dla jednego bądź drugiego sposobu fakturowania.

Zatem w analizowanej sprawie, Zainteresowany dokumentując wykonywane czynności za pomocą faktur VAT ma obowiązek wystawić je w wersji papierowej co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzyma klient, a kopię zatrzyma Wnioskodawca – zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia. Zainteresowany będzie również zobowiązany do przechowywania kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w oryginalnej postaci, w której dokumenty te zostały wystawione – na podstawie § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia.

Reasumując, faktury wygenerowane przez Zainteresowanego w systemie informatycznym, zapisane na serwerze, a następnie wysłane za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF, nie mogą być przez niego przechowywane w elektronicznej postaci, tzn. bez potrzeby drukowania ich kopii w formie papierowej jeśli nie spełniają przesłanek, o których mowa w § 4 Rozporządzenia o fakturach elektronicznych z dnia 14 lipca 2005 r., nawet jeżeli system księgowy Spółki pozwala na przechowywanie ich pierwotnej, elektronicznej wersji w sposób trwały, bezpieczny i bez możliwości ingerencji w ich treść. Zatem Wnioskodawca zobowiązany będzie do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.