Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-1713/11-4/IGo
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-02-28
Teza: Wystawianie, przesyłanie, przechowywanie oraz odbieranie faktur VAT w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 05.12.2011r. (data wpływu 08.12.2011r.), uzupełnionym pismem z dnia 17.02.2012r. (data wpływu 22.02.2012r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 10.02.2012r. (skutecznie doręczone w dniu 16.02.2012r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, przesyłania, przechowywania oraz odbierania faktur VAT w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 08.12.2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, przesyłania, przechowywania oraz odbierania faktur VAT w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 17.02.2012r., złożonym w dniu 21.02.2012r. (data wpływu 22.02.2012r.), będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 10.02.2012r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

S. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej „Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą głównie w zakresie dystrybucji produktów kosmetycznych (perfumy, kremy, makijaże, farby do włosów) i farmaceutycznych (suplementy diety, leki bez recepty, kosmetyki). Spółka, będąc zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów usług, wystawia podmiotom gospodarczym oraz konsumentom („Klienci”) faktury na nabywane przez nich produkty. Spółka wystawia obecnie faktury VAT w formie papierowej. Dla części klientów (mających dostęp do systemu EDI) Spółka wystawia faktury w formie elektronicznej, za pomocą elektronicznej wymiany danych.

Pozostałym klientom Spółka zamierza wystawiać faktury w formacie plików PDF. Tylko klientom, którzy nie wyrażą zgody Spółka będzie wystawiać faktury w formie papierowej. Spółka chce również otrzymywać faktury w formacie PDF. Format PDF (ang. Portable Document Format, przenośny format dokumentu) to format plików służący do prezentacji, przenoszenia i drukowania treści tekstowo-graficznych. Język opisu pliku PDF jest uproszczoną wersją języka programowania PostScript wzbogaconą o elementy hipertekstowe. Po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych (np. dysku twardym) istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji pliku a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian.

Faktury elektroniczne zawierać będą w swojej treści wszystkie informacje wymagane przez przepisy, w szczególności dane wskazane w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Faktury te będą przesyłane klientom na dwa sposoby:

1.  poprzez wysyłkę na adres poczty elektronicznej (e-mail)
2.  poprzez udostępnienie Klientom faktur na portalu internetowym, udostępnianie realizowane będzie bądź przez samą Spółkę bądź na jej zlecenie przez wyspecjalizowany podmiot.

W taki sam sposób Spółka będzie otrzymywała faktury wystawiane na jej rzecz.

Spółka w celu zapewnienia integralności treści wystawianych faktur i pewności co do autentyczności ich pochodzenia wdroży odpowiednie procedury kontroli biznesowej:

1.  w celu udostępniania faktur elektronicznych klientom planowane jest utrzymywanie specjalnego dedykowanego portalu internetowego działającego na wyodrębnionym serwerze. Na serwerze tym utrzymywane będą skrzynki pocztowe (e-mail) dla każdego z odbiorców faktur elektronicznych. Dostęp do jednej skrzynki pocztowej będzie miał na zasadzie wyłączności jedynie jeden klient (login i hasło);
2.  po wystawieniu faktury elektronicznej będzie ona umieszczana (udostępniana) na portalu internetowym w taki sposób, że klient będzie miał możliwość na zasadzie wyłączności pobrać ją z serwera w dowolnym czasie. Jednocześnie wraz z udostępnieniem faktury elektronicznej na portalu internetowym klient otrzyma na swoją skrzynkę pocztową wiadomość (e-mail) z informacją o wystawieniu i udostępnieniu faktury elektronicznej.
3.  faktury elektroniczne wysyłane za pomocą poczty elektronicznej będą wysyłane do klientów ze specjalnie utworzonego konta/kont poczty elektronicznej - klienci Spółki zostaną poinformowani o danych identyfikacyjnych konta/kont pocztowych należących do Spółki. Spółka będzie gromadzić informacje w zakresie danych o kontach poczty elektronicznej, z których będą przysyłane faktury od danego kontrahenta. Takie rozwiązanie zapewni, że faktura wystawiona przez danego kontrahenta została wysłana z uwiarygodnionego konta, do którego tylko ten kontrahent ma dostęp.

W przypadku, gdy obsługą procesu wystawiania i przekazywania Klientom faktur elektronicznych zajmować się będzie na zlecenie Spółki wyspecjalizowany podmiot, do jego podstawowych zadań należeć będzie dokonywanie w imieniu i na rzecz Spółki wszelkich czynności związanych z:

1.  wystawianiem faktur elektronicznych;
2.  przesyłaniem/udostępnianiem faktur elektronicznych Klientom i skutecznym wprowadzaniem ich do obrotu prawnego;
3.  przechowywaniem faktur elektronicznych.

Spółka zamierza również w/w faktury przechowywać w formie elektronicznej w formacie PDF, będą one zapisywane w specjalnym katalogu na dysku elektronicznym znajdującym się w centrum archiwizacji danych w Polsce albo za granicą, w podziale na katalogi stosownie do roku, miesiąca i dnia ich wystawienia. Faktury będą dostępne za pomocą łączy telekomunikacyjnych za pośrednictwem systemu zapewniającego limitowany dostęp do tych dokumentów a co za tym idzie zapobiegającego modyfikacjom wygenerowanych już faktur. W przypadku przechowywania faktur za granicą na żądanie Spółki faktury będą wysyłane jej również na płycie CD lub dostarczane na adres poczty elektronicznej. Powyższe dotyczyć też będzie faktur, których jeden egzemplarz (przesyłany klientowi) wystawiony został w formie papierowej. W takich przypadkach Spółka zamierza archiwizować egzemplarz tej faktury, pozostający w Spółce, w wyżej opisanej formie elektronicznej. Spółka zapewni organom podatkowym elektroniczny dostęp do tych faktur bez zbędnej zwłoki.

Faktury będą wystawiane, udostępniane i przechowywane w powyższy sposób pod warunkiem dokonania uprzedniej akceptacji tego sposobu wystawiania i przesyłania/udostępniania faktur przez Klienta (odbiorcę faktury), zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej („ Rozporządzenie”).

Przy generowaniu faktur oraz przy przesyłaniu przez klienta akceptacji na ich wystawianie w formie elektronicznej nie zostaną wykorzystane:

*   bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
*   elektroniczna wymiana danych (EDI).

Zgoda klienta na wystawianie faktur w formie elektronicznej zostanie wyrażona poprzez wysyłkę przez Klienta na wskazany przez Spółkę adres poczty elektronicznej (e-mail) podpisanego przez Klienta oświadczenia, przesłanego w formacie PDF. Spółka zamierza również na analogicznych warunkach i z zastosowaniem w/w zasad przyjmować faktury w formacie PDF od swoich kontrahentów. Ilekroć mowa jest powyżej o fakturze, rozumieć należy przez to fakturę VAT, fakturę korygującą VAT i duplikat faktury.

W odpowiedzi na wezwanie tut. Organu w piśmie uzupełniającym z dnia 17.02.2012r. Wnioskodawca podaje, że w złożonym wniosku o interpretację Spółka wskazała, że:

*   po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych (np. dysku twardym) istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji pliku a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian;
*   Spółka w celu zapewnienia integralności treści wystawianych faktur i pewności co do autentyczności ich pochodzenia wdroży odpowiednie procedury kontroli biznesowej:
    1.  w celu udostępniania faktur elektronicznych klientom planowane jest utrzymywanie specjalnego dedykowanego portalu internetowego działającego na wyodrębnionym serwerze. Na serwerze tym utrzymywane będą skrzynki pocztowe (e-mail) dla każdego z odbiorców faktur elektronicznych. Dostęp do jednej skrzynki pocztowej będzie miał na zasadzie wyłączności jedynie jeden klient (login i hasło);
    2.  po wystawieniu faktury elektronicznej będzie ona umieszczana (udostępniana) na portalu internetowym w taki sposób, że klient będzie miał możliwość na zasadzie wyłączności pobrać ją z serwera w dowolnym czasie. Jednocześnie wraz z udostępnieniem faktury elektronicznej na portalu internetowym klient otrzyma na swoją skrzynkę pocztową wiadomość (e-mail) z informacją o wystawieniu i udostępnieniu faktury elektronicznej;
*   faktury elektroniczne wysyłane za pomocą poczty elektronicznej będą wysyłane do klientów ze specjalnie utworzonego konta/kont poczty elektronicznej - klienci Spółki zostaną poinformowani o danych identyfikacyjnych konta/kont pocztowych należących do Spółki. Spółka będzie gromadzić informacje w zakresie danych o kontach poczty elektronicznej, z których będą przysyłane faktury od danego kontrahenta. Takie rozwiązanie zapewni, że faktura wystawiona przez danego kontrahenta została wysłana z uwiarygodnionego konta, do którego tylko ten kontrahent ma dostęp.

Proponowana przez Spółkę metoda wysyłania/udostępniania na portalu internetowym, otrzymywania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej (w formacie PDF) pozwala na spełnienie wymogów z § 4 i 6 przedmiotowego rozporządzenia. Ponadto we wniosku zawarto w opisie stanu faktycznego informację, iż faktury będą dostępne za pomocą łączy telekomunikacyjnych za pośrednictwem systemu zapewniającego limitowany dostęp do tych dokumentów, a co za tym idzie zapobiegającego modyfikacjom wygenerowanych już faktur. W przypadku przechowywania faktur za granicą ma żądanie Spółki faktury będą wysyłane jej również na płycie CD lub dostarczane na adres poczty elektronicznej. Spółka informuje, że w stosunku do faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju zapewni ona organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formacie elektronicznych plików PDF w opisany sposób są dopuszczalne w świetle przepisów prawa, a zwłaszcza w świetle § 2-4 Rozporządzenia?
2.  Czy opisany w stanie faktycznym sposób udostępniania przez Spółkę i Spółce faktur w formacie elektronicznych plików PDF za pomocą dedykowanego portalu internetowego jest zgodny z przepisami prawa, w szczególności z § 2-4 Rozporządzenia?
3.  Czy w opisanym stanie faktycznym przesyłana przez klienta bądź przez Spółkę klientowi akceptacja dotycząca wystawania oraz przesyłania/udostępniania na jego rzecz faktur w formacie PDF spełnia wymogi § 3 ust. 1 Rozporządzenia?
4.  Czy jeśli do klienta wysyłany jest egzemplarz faktury wystawiony w formie papierowej, to czy drugi egzemplarz tej samej faktury, pozostający w Spółce, może być przechowywany wyłącznie w formie elektronicznej, jako plik w formacie PDF?
5.  Czy zgoda kontrahenta na otrzymywanie od Spółki faktur w formie elektronicznej wyklucza wystawianie na ich rzecz faktur w formie tradycyjnej (papierowej)?
6.  Czy w przypadku otrzymywania przez Spółkę faktur w formie i w sposób opisany powyżej (w formacie PDF, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub portalu internetowego) faktury takie uprawniają Spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego VAT wynikających z art. 86-91 ustawy o podatku od towarów i usług?

Zdaniem wnioskodawcy:

Opisana w stanie faktycznym forma wystawiania faktur elektronicznych, jak również sposób ich przesyłania/udostępniania i przechowywania oraz przesyłania przez klientów akceptacji w tym zakresie są zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i w konsekwencji faktury takie wywoływać będą wszystkie skutki prawne związane z wystawieniem i doręczeniem faktury VAT przez Spółkę. Faktury takie otrzymywane przez Spółkę od jej kontrahentów również spełniać będą wymogi prawa, uprawniając tym samym Spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego VAT.

Uzasadnienie

Ad. 1

Zgodnie z § 4 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności ich treści.

W rozumieniu przepisów Rozporządzenia (§ 2 ust. 1 pkt 1) autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się brak zmian w zakresie danych, które powinna ona zawierać (§ 2 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia).

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (§ 2 ust. 2 Rozporządzenia). Podkreślić należy, że w obecnym stanie prawnym te dwa sposoby zapewnienia integralności treści i autentyczności pochodzenia są jedynie wskazaniem przykładowym i podatnicy uprawnieni są do zapewnienia w inny sposób spełnienia tych wymogów. Ustawodawca nie ograniczył tu zakresu możliwych do zastosowania rozwiązań technicznych.

Definicje autentyczności pochodzenia faktury oraz integralności treści faktury zostały powtórzone za dyrektywą Rady 2006/112/WE z dnia 29 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L. 06.347.1, dalej „Dyrektywa”), zgodnie z którą: „Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury, „Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy Dyrektywy.

W świetle wyżej wymienionych przepisów każdy podatnik może wystawić fakturę elektroniczną w dowolnym formacie (jeżeli tylko uzyska akceptację odbiorcy). Faktura taka winna zapewniać autentyczność pochodzenia oraz integralność treści, przy czym na marginesie w myśl art. 233 Dyrektywy warunki takie winna spełniać również faktura papierowa.

Należy zauważyć, iż powyższe zasady zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L Nr 189), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 2006/l12/WE regulująca ww. kwestie została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich jedynie do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę prawidłowości rozliczania podatku VAT. Zgodnie z tą regulacją każdy podatnik określa samodzielnie sposób zapewnienia tych cech faktur elektronicznych, przy czym może to zapewnić za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Przy wykładni przytoczonych przepisów Rozporządzenia należy wziąć także pod uwagę fakt, że celem zmian w dotychczasowych regulacjach jest liberalizacja obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych, a także uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych (informacja z dnia 31.12.2010 r. opublikowana na stronach internetowych Ministerstwa Finansów, adres publikacji: http://mf.gov.pl/\_files\_/podatki/vat\_i\_akcyzowy/informacje/najwazniejsze\_zmiany\_w\_vat.pdf).W powołanej powyżej informacji na stronach internetowych Ministerstwa Finansów wprost potwierdzono także stanowisko Spółki odnośnie formatu faktury wskazując, że format PDF jest przykładowym formatem, który może zostać zastosowany do przesyłania faktur elektronicznych.

Mając powyższe na uwadze, zdaniem Spółki wskazane w opisanym stanie faktycznym stosowane przez nie, sposoby kontroli biznesowej polegające na:

1.  przesyłaniu faktur elektronicznych wyłącznie na adres poczty elektronicznej (e-mail) zweryfikowany (wskazany) przez Klienta;
2.  przesyłaniu faktur elektronicznych wyłącznie z adresu poczty elektronicznej (e-mail) Spółki lub podmiotu przez nią upoważnionego, który to adres jest niedostępny dla podmiotów trzecich;
3.  przesyłaniu faktur elektronicznych przy użyciu formatu PDF, który zapewnia możliwość uzyskania informacji o dacie jego stworzenia oraz dacie ostatniej jego modyfikacji, są wystarczające dla zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Obustronna weryfikacja użytych adresów poczty elektronicznej (e-mail) oraz możliwość sprawdzenia, czy przesłana faktura elektroniczna nie została zmodyfikowana po dacie jej wysłania dają gwarancję uniknięcia/wykrycia ewentualnych nadużyć.

Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w wydanych przez organy podatkowe interpretacjach przepisów prawa podatkowego. uwzględniających stan prawny obowiązujący od dnia 01.01.2011r., np.:

*   Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie znak IPPP1/443-473/11-2/AS z dnia 15.06.2011 r.,
*   Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi znak IPTPP2/443-22/11-4/BM z dnia 13.06.2011 r.,
*   Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu znak ILPB3/423-97/11-2/GC z dnia 07.06.2011 r.,
*   Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu znak ILPP4/443-203/11-6/ISN z dnia 07.06.2011 r.,
*   Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu znak ILPP4/443-209/11-2/PG z dnia 06.06.2011 r.,
*   Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie znak IPPP1-443-338/11-4/JL, z dnia 30.05.2011 r.,
*   Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi znak IPTPP2/443-1/11-4/BM z dnia 20.05.2011 r.,
*   Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie znak IPPP1/443-270/11-2/AP z dnia 16.05.2011 r.,
*   Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie znak IPPP3/443-466/11-2/JF z dnia 12.05.2011 r.

Również opisany sposób przechowywania faktur elektronicznych jest zdaniem Spółki zgodny z przepisami § 6 i 7 rozporządzenia zgodnie z którymi:

1.  faktury przesłane drogą elektroniczną powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
    1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
    2.  łatwe ich odszukanie;
    3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.
2.  faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur

Ad. 2

Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Jak wynika z powyższego przepisu obok „przesyłania” dopuszczalne jest także „udostępnianie” faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym.

Przepis powyższy należy zdaniem Spółki interpretować w zestawieniu art. 61 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny, który stanowi, że oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. W tej sytuacji skutki prawne powstają w momencie „udostępnienia” faktury elektronicznej przez Spółkę i poinformowania o tym Klienta, a nie w dacie jej faktycznego pobrania z serwera przez Klienta.

W poprzednim stanie prawnym (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur) prawidłowość takiego sposobu realizacji obowiązku przesyłania (udostępniania) faktur elektronicznych nie budziła wątpliwości i potwierdzona została:

1.  w wydanej dla Spółki w stanie prawnym obowiązującym przed 01.01.2011 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie interpretacji indywidualnej z dnia 07.07.2009 r. znak: IPPP2/443-495/09-2/BM
2.  w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 15.01.2008 r. znak: IBPP2/443-201/07/ICz.

Zdaniem Spółki nowe regulacje dotyczące faktur elektronicznych (Rozporządzenie) również dopuszczają taki jak w opisanym stanie faktycznym sposób przesyłania (udostępniania) faktur. Przepisy te (§ 3 ust. 1 Rozporządzenia) nadal posługują się bowiem pojęciem „udostępniania” obok pojęcia „przesyłania”.

Prawidłowość stanowiska Spółki znajduje także potwierdzenie w informacji z dnia 31.12.2010r. opublikowanej na stronach internetowych Ministerstwa Finansów (adres publikacji: http://mf.gov.pl/\_files\_/podatki/vat\_i\_akcyzowy/informacje/najwazniejsze\_zmiany\_w\_vat.pdf). W publikacji tej jednoznacznie potwierdzone zostało, że udostępnianie faktur elektronicznych na serwerze wystawcy jest jedną z prawidłowych form wystawiania i przesyłania tych faktur.

Ad.3

Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Akceptacja albo jej cofnięcie mogą być wyrażone w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 Rozporządzenia).

Zdaniem Spółki akceptacja przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej, w postaci podpisanego oświadczenia w formacie PDF, jest akceptacją złożoną w formie elektronicznej. Pojęcie formy elektronicznej, o której mowa w § 3 ust. 2 Rozporządzenia, podobnie jak pojęcie elektronicznej postaci ujawnienia woli, o której mowa w art. 60 Kodeksu cywilnego, należy interpretować szeroko. Pojęcie to obejmuje postać danych, które mogą być kreowane, przetwarzane, przesyłane, odbierane oraz przechowywane za pomocą nowoczesnych technologii opartych na ruchu elektronów w różnego rodzaju przewodnikach, falach elektromagnetycznych, a także innych technik o podobnych cechach, np. wykorzystujących zjawiska optyczne, kwantowe czy nawet biologiczne (K. Kryczka, O zawieraniu umów drogą elektroniczną - polski kodeks cywilny a prawo europejskie, PS 2006, nr 7-8, s. 96 i n.). Niewątpliwie akceptacja przesłana za pomocą poczty elektronicznej (e-mail) może być więc uznana za wyrażoną w formie elektronicznej.

W obecnym stanie prawnym brak jest wymogu zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści zgody (akceptacji) wyrażonej w formie elektronicznej za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub poprzez system wymiany danych elektronicznych (EDI).

Wymóg taki przewidziany był przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (§ 3 ust. 2 w zw. z § 4). Wyżej opisane rozporządzenie utraciło moc obowiązującą z dniem 1 stycznia 2011 r. W akcie normatywnym obecnie regulującym kwestie faktur elektronicznych (Rozporządzenie) nie powtórzono powyższych wymogów w stosunku do zgody (akceptacji) co jasno wskazuje, że intencją prawodawcy było odformalizowanie sposobu wyrażania akceptacji. Jak wynika z informacji z dnia 31.12.2010 r. opublikowanej na stronach internetowych Ministerstwa Finansów (adres publikacji: http://mf.gov.pl/\_files\_/podatki/vat\_i\_akcyzowy/informacje/najwazniejsze\_zmiany\_w\_vat.pdf) celem zmian w dotychczasowych regulacjach jest liberalizacja obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych, a także uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych.

W związku z powyższym - zdaniem Spółki - przy założeniu wdrożenia przez nią opisanych w niniejszym wniosku procedur kontroli biznesowej, zgoda (akceptacja) może być wyrażona poprzez przesłanie jej pocztą elektroniczną (e-mail) w formacie PDF i brak jest w tym zakresie dodatkowych wymogów formalnych.

Ad. 4

Jak wykazane zostało to w pkt 2, faktura może być przesyłana i przechowywana w dowolnym formacie elektronicznym. W świetle zmian w zakresie rozporządzeń wykonawczych, opisanych powyżej, dotyczących przede wszystkim § 21 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, podatnicy byli zobowiązani do końca 2010 r. przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów „w oryginalnej postaci”. Obecnie ich przechowywanie może odbywać się „w dowolny sposób”, zapewniający autentyczność pochodzenia i integralność treści. Nic nie stoi więc na przeszkodzie, by Spółka przechowywała w formie pliku PDF własny egzemplarz faktury wystawionej dla klienta w formie papierowej.

Ad. 5

Spółka stoi na stanowisku, zgodnie z którym wyrażenie przez kontrahenta zgody na otrzymywanie przez niego faktur w formie elektronicznej nie wyklucza wystawiania na jego rzecz faktur w formie tradycyjnej (papierowej). Zarówno przepisy Rozporządzenia, jak i przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług nie zawierają w tym względzie żadnych ograniczeń.

Za przyjęciem dopuszczalności równoległego stosowania obydwu form faktur przemawia również to, iż w przypadku trudności technicznych związanych z wystawieniem faktury elektronicznej, np. awarii systemu informatycznego, uszkodzenia serwera, awarii portalu za pomocą którego są udostępniane faktury elektroniczne, awarii poczty elektronicznej, podatnik powinien mieć możliwość wystawienia faktury w określonym przepisami terminie, a terminu tego mógłby on w takiej sytuacji dochować jedynie poprzez wystawienie faktury w formie papierowej.

Ad. 6

Zdaniem Spółki skoro wystawiane przez nią i udostępniane/przesyłane faktury spełniają wymogi prawa, to gdy jest ona nabywcą towarów lub usług, faktury wystawione przesyłane/udostępniane jej w opisany powyżej sposób przez kontrahentów również spełniają te wymogi, uprawniając tym samym Spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W związku z tym, iż niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie zakresu podatku od towarów i usług, w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.