Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-1055/10-4/AP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2010-12-21
Teza: Czy w przypadku, gdy pomyłkowo wygenerowane z systemu finansowo - księgowego faktury nie zostały pobrane przez odbiorców i nie uzyskały statusu Receipt można uznać, iż nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego, a Spółka ma prawo do anulowania takich dokumentów bez potrzeby wystawiania i przesyłania nabywcom faktur korygujących i bez potrzeby wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT?
Słowa kluczowe: faktura-anulowanie faktury; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 30 września 2010 r. (data wpływu 12 października 2010 r.), uzupełnionym na wezwanie tut. Organu z dnia 4 listopada 2010 r., doręczone w dniu 9 listopada 2010 r., pismem z dnia 10 listopada 2010 r., nadanym w dniu 10 listopada 2010 r. (data wpływu 12 listopada 2010 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości anulowania pomyłkowo wygenerowanych z systemu finansowo – księgowego faktur - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 października 2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości anulowania pomyłkowo wygenerowanych z systemu finansowo księgowego faktur.

Przedmiotowy wniosek uzupełniony został na wezwanie z dnia 4 listopada 2010 r. nr IPPP1/443-1055/10-2/AP (doręczone w dniu 9 listopada 2010 r.), pismem z dnia 10 listopada 2010 r., nadanym w ustawowym terminie w dniu 10 listopada 2010 r. (data wpływu 12 listopada 2010 r.).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Sp. z o.o. (zwana dalej Spółką) wykorzystuje w prowadzonej przez siebie działalności zintegrowany system finansowo - księgowy, w skład którego wchodzi moduł sprzedaży. W systemie tym generowane są faktury sprzedaży. Spółka korzysta z możliwości wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej stosując przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

W przypadku sprzedaży na rzecz odbiorców, którzy wyrazili zgodę na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej faktury wygenerowane przez system finansowo księgowy przesyłane są do systemu EDI, obsługiwanego przez podmiot zewnętrzny.

Proces wysyłki faktur obejmuje trzy podstawowe etapy:

1.  Spółka wysyła fakturę do EDI po czym fakturze nadaje się unikatowy identyfikator.
2.  EDI sprawdza czy dane na przesłanej fakturze odpowiadają mapowaniu EDI oraz mapowaniu klienta, do którego ta faktura została wysłana. Są to sprawdzania poprawności danych, na przykład: czy odbiorca na fakturze istnieje w sieci? czy kwota netto + VAT daje kwotę brutto? Po dokonaniu sprawdzań ustawia się status OK (czyli faktura poprawna), lub XErr (faktura niepoprawna).
3.  Jeśli stwierdzono, że faktura jest poprawna, faktura może być odebrana przez klienta; po pomyślnym pobraniu faktury przez sieć ustawia się status Receipt (faktura została pobrana pomyślnie) bądź YErr (błąd pobierania faktury).

W związku z dużą liczbą transakcji zdarzają się przypadki wystawiania w systemie finansowo księgowym faktur nie dotyczących faktycznej sprzedaży tzw. „puste faktury”, które są automatycznie przesyłane do systemu EDI. Obecnie spółka nie dokonuje anulowania faktur przesłanych za pomocą systemu EDI.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy w przypadku, gdy pomyłkowo wygenerowane z systemu finansowo - księgowego faktury nie zostały pobrane przez odbiorców i nie uzyskały statusu Receipt można uznać, iż nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego, a Spółka ma prawo do anulowania takich dokumentów bez potrzeby wystawiania i przesyłania nabywcom faktur korygujących i bez potrzeby wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT?
2.  Czy w przypadku uznania, iż stanowisko Spółki dotyczące pytania nr 1 nie jest prawidłowe i Spółka zobowiązana jest do wystawiania faktur korygujących do pomyłkowo wystawionych faktur, Spółka uprawniona będzie do obniżenia podatku należnego po przesłaniu do systemu EDI faktur korygujących i uzyskaniu przez nie statusu OK?

Zdaniem Wnioskodawcy

Ad 1

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

Szczegółowe zasady wystawiania przechowywania faktur określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337), zwane dalej rozporządzeniom o fakturach. Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), zwanego dalej rozporządzeniem.

W myśl § 4 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane: bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Zgodnie z § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Powyższe przepisy stosuje się odpowiednio do części należności otrzymywanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

W myśl art. 108 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku, gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur, nie definiują również szczegółowo jak należy rozumieć pojęcie „wystawienia faktury”.

W praktyce oraz orzecznictwie utrwalił się pogląd, iż w celu uproszczenia obrotu, w przypadku gdy wystawiona faktura VAT nie została jeszcze wprowadzona do obrotu prawnego (np. odebrana przez nabywcę), dopuszczalne jest anulowanie faktury:

*   interpretacja indywidualna z dnia 5 sierpnia 2009 r. wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie sygn. IPPP1/443-509/09-2/AP, w której stwierdzono, iż „dopuszczalne jest anulowanie faktury nie odebranej jeszcze przez nabywcę”,

*   interpretacja indywidualna z dnia 12 października 2009 r. wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie sygn. IPPP2/443-726/09-2/IK, w której stwierdzono, że „w praktyce, w celu uproszczenia obrotu, w przypadku gdy wystawiona faktura VAT nie została jeszcze wprowadzona do obrotu prawnego, tj. odebrana przez nabywcę, nie ma konieczności poprawiania błędów na fakturze poprzez wystawianie faktury korygującej”.

Możliwość anulowania faktury potwierdzają również orzeczenia sądów administracyjnych. Przykładowo Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 19 grudnia 2000 r. (sygn. III SA 1715/99) stwierdził, że „możliwość anulowania faktur, nie dopuszczoną wyraźnie przez ustawę o podatku od towarów usług, należy zaaprobować jako praktyczną i realną drogę wycofania się podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego. Możliwość taka dotyczyć powinna jednak wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych (faktur), które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawno - podatkowego np. poprzez doręczenie ich kontrahentom”.

Podobnie orzekły: Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 9 grudnia 1998 r. sygnatura SA/Bk 619/98 oraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 7 czerwca 2004 r. sygn. III SA 238/03.

Przytaczane interpretacje i wyroki dotyczą wprawdzie faktur wystawianych w formie „papierowej”, Spółka uważa jednak, że możliwość anulowania powinna dotyczyć również faktur wystawianych w formie elektronicznej.

Zdaniem Spółki poprzez wystawienie faktury, o którym mowa w art. 108 ustawy, należy rozumieć nie tylko czynność techniczną, polegającą na jej sporządzeniu (wygenerowaniu przez system oraz przesłaniu danych do systemu EDI i uzyskania statusu OK). Do uznania faktury elektronicznej za wystawioną konieczne jest również jej przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Za takie przekazanie należy uznać uzyskanie przez fakturę statusu Receipt oznaczającego, że faktura elektroniczna została pobrana pomyślnie przez odbiorcę.

Faktura VAT jedynie wygenerowana przez system finansowo - księgowy, a nie odebrana przez odbiorcę (czyli nie wprowadzona do obrotu prawnego) nie jest fakturą w rozumieniu art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług, a zatem nie jest fakturą wystawioną i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 tej ustawy. Co za tym idzie, do faktury takiej nie mogą mieć zastosowania wymogi dotyczące wystawiania faktur korygujących. Nie ma więc przeszkód, by dokumenty takie mogły być anulowane w systemie finansowo - księgowym bez konieczności:

*   wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT

*   wystawiania faktur korygujących i uzyskiwania potwierdzenia odbioru.

Ad 2

Zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług, gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

W przypadku uznania stanowiska Spółki przedstawionego w pkt 1 za nieprawidłowe, tj. przyjęcia, iż uzyskanie przez fakturę w systemie EDI statusu OK stanowi wprowadzenie faktury do obrotu prawnego, Spółka wnosi o potwierdzenie, że takie same zasady dotyczyć będą wystawianych faktur korygujących.

Zdaniem Spółki z chwilą przesłania do systemu EDI wystawionych w systemie finansowo księgowym faktur korygujących pomyłkowo wystawione faktury i uzyskania statusu OK Spółka uprawniona będzie do obniżenia podatku należnego w ewidencjach i deklaracjach VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm.) – zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl art. 108 ust. 1 ww. ustawy, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Należy zauważyć, iż faktury VAT pełnią ważną, zasadniczą rolę na gruncie prawa podatkowego. Zakres i sposób, w jaki czynności dokonywane przez podmioty winny być udokumentowane za pomocą faktur VAT, zawarty jest w ustawie o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeniu wydanym na jej podstawie. Katalog czynności dokumentowanych fakturami VAT, w myśl cyt. wyżej art. 106 obejmuje w szczególności dokonanie sprzedaży. Za sprzedaż zaś – stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy o VAT - rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Szczegółowe zasady wystawiania i przechowywania faktur określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm.).

Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133 poz. 1119).

Faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków (§ 2 ww. rozporządzenia z 14 lipca 2005 r.)

W myśl § 3 ust. 1-3 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy § 4 stosuje się odpowiednio. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji.

Stosownie zaś do treści § 4 powołanego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Z opisu sytuacji przedstawionej w złożonym wniosku wynika, że Wnioskodawca wykorzystuje w prowadzonej działalności zintegrowany system finansowo - księgowy, w skład którego wchodzi moduł sprzedaży. W systemie tym generowane są faktury sprzedaży. Spółka korzysta z możliwości wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej stosując przepisy powołanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. W przypadku sprzedaży na rzecz odbiorców, którzy wyrazili zgodę na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej faktury wygenerowane przez system finansowo księgowy przesyłane są do systemu EDI. Proces wysyłki faktur obejmuje następujące etapy: Spółka wysyła fakturę do EDI, po czym fakturze nadaje się unikatowy identyfikator. EDI sprawdza poprawność danych na przesłanej fakturze, a po dokonaniu sprawdzań ustawia się status OK (czyli faktura poprawna), lub XErr (faktura niepoprawna). Jeśli stwierdzono, że faktura jest poprawna, faktura może być odebrana przez klienta; po pomyślnym pobraniu faktury przez sieć ustawia się status Receipt (faktura została pobrana pomyślnie) bądź YErr (błąd pobierania faktury). W związku z dużą liczbą transakcji zdarzają się przypadki wystawiania w systemie finansowo księgowym faktur niedotyczących faktycznej sprzedaży, które są automatycznie przesyłane do systemu EDI. Wątpliwości po stronie Wnioskodawcy powstały odnośnie możliwości anulowania pomyłkowo wygenerowanych z systemu finansowo - księgowego faktur, które nie zostały pobrane przez odbiorców i nie uzyskały statusu Receipt.

Zauważyć należy, iż w sytuacji gdy po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na jej treść, lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Jak bowiem wynika z § 13 i § 14 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r., fakturę korygującą wystawia się w przypadku udzielenia rabatów, określonych w art. 29 ust. 4 ustawy, zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych, a także zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu oraz w sytuacji, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Powyższe wskazuje zatem, iż istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych - doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości. Faktury korygujące wystawia się w celu udokumentowania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Podkreślić należy, iż faktury korygujące wystawiane są w sytuacji, kiedy pierwotna faktura została wprowadzona do obrotu prawnego, tj. została odebrana przez nabywcę danego towaru lub usługi. Nie ma możliwości dokonywania korekty faktury w sytuacji, gdy faktura pierwotna została wystawiona, lecz nie weszła do obrotu prawnego (z uwagi na to, że nie została przekazana adresatowi), bowiem nie wywołuje ona wtedy żadnych skutków prawnych.

Wprawdzie możliwość anulowania faktur VAT (jako sposób skorygowania zaistniałego błędu) nie została wyraźnie przez ustawodawcę przewidziana, jednak w praktyce należy uznać za dopuszczalne jej stosowanie jako praktyczną i realną drogę do „wycofania się” podatnika z faktu błędnego ich wystawienia. Należy jednak podkreślić, iż anulowanie faktur VAT powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (np. poprzez doręczenie ich kontrahentowi) i w takiej sytuacji uznaje się powszechnie, że nie ma konieczności poprawiania błędów na fakturze poprzez wystawienie faktury korygującej.

Możliwe jest zatem – w drodze wyjątku – anulowanie niesłusznie wystawionej faktury VAT, pod warunkiem, iż nie doszło do faktycznego wykonania czynności określonych w fakturze oraz że przedmiotowa faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego, a podatnik wystawiający ma w swojej dokumentacji oryginał i kopię faktury (kontrahent nie uwzględnił faktury w swoich ewidencjach). Podkreślenia wymaga fakt, iż anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności, nie może stać się powszechną praktyką podatkową, a podatnik wystawiając fakturę winien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. Sprzedawca winien posiadać zarówno kopię, jak i oryginał anulowanej faktury, a z przedmiotowego dokumentu jednoznacznie powinno wynikać, iż został on anulowany (np. poprzez przekreślenie oryginału i kopii faktury oraz adnotację „anulowano”).

Jak wynika z przytoczonych powyżej przepisów, podatnik wystawia fakturę w przypadku sprzedaży towaru czy usługi, a jej prawidłowość materialnoprawna zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli stwierdza fakt nabycia określonych towarów lub usług. Wystawienie faktury VAT należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi, a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Faktury VAT jedynie sporządzone, lecz niewprowadzone do obrotu prawnego nie stanowią faktur wystawionych w rozumieniu przepisu art. 108 ust. 1 cyt. ustawy o VAT, i nie stanowią tym samym podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie ww. przepisu.

W przedstawionej sytuacji Spółka wysyła fakturę do systemu EDI. Jeśli po dokonanym sprawdzeniu wystawionej faktury zostanie stwierdzone, iż faktura jest poprawna - może być ona odebrana przez klienta. Po pomyślnym pobraniu faktury przez sieć ustawia się status Receipt (faktura została pobrana pomyślnie) bądź YErr (błąd pobierania faktury). Zdarzają się jednak przypadki wystawiania w ww. systemie faktur niedotyczących faktycznej sprzedaży, które są automatycznie przesyłane do systemu EDI.

Odnosząc się do powyższego stwierdzić należy, iż w przedmiotowej sytuacji pomyłkowo wygenerowanej z systemu faktury, która nie uzyskała jeszcze statusu Receipt i która nie została jeszcze pobrana przez kontrahenta Spółki, nie można uznać za wprowadzoną do obrotu prawnego. Dopiero dokument, który uzyska w systemie EDI status Receipt, można będzie uznać za wprowadzony do obrotu prawnego, wywołujący określone konsekwencje na gruncie prawa podatkowego. Zatem, należy zgodzić się z Wnioskodawcą, iż faktura pomyłkowo wygenerowana przez system finansowo - księgowy, ale jeszcze nie odebrana przez odbiorcę (czyli nie wprowadzona do obrotu prawnego) nie jest fakturą w rozumieniu art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 tej ustawy. Nie ma więc przeszkód, by dokumenty takie mogły być anulowane w systemie finansowo - księgowym bez konieczności wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT oraz wystawiania faktur korygujących i uzyskiwania potwierdzenia odbioru.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Spółki w zakresie przedstawionego stanu faktycznego należało uznać za prawidłowe. Jednakże należy mieć na względzie, iż to na Wnioskodawcy ciąży obowiązek dokonania czynności związanych z anulowaniem ww. faktur, które nie zostały odebrane przez odbiorców i nie uzyskały statusu Receipt tak, aby uniemożliwić odebranie tych dokumentów przez kontrahentów.

Jednocześnie zauważyć należy, iż w związku z uznaniem stanowiska Spółki za prawidłowe w zakresie prawa do anulowania pomyłkowo wygenerowanych z systemu finansowo - księgowego faktur, które nie zostały pobrane przez odbiorców i nie uzyskały statusu Receipt, odpowiedź na pytanie drugie stała się bezprzedmiotowa.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.