Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-686/11/WN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-07-12
Teza: prawo do przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11 kwietnia 2011r. (data wpływu 12 kwietnia 2011r.), uzupełnionym pismem z dnia 11 maja 2011r. (data wpływu 16 maja 2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 kwietnia 2011r. został złożony ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 11 maja 2011r. (data wpływu 16 maja 2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, wystawia na rzecz kontrahentów faktury VAT m.in. z tytułu odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług. Faktury te generowane są w komputerowym systemie księgowym, po czym oryginał faktury jest drukowany i wysyłany do kontrahenta. Równocześnie Spółka drukuje kopię faktury, która jest następnie archiwizowana w postaci papierowej. Na etapie procesu wygenerowania faktury w systemie księgowym jest ona automatycznie ewidencjonowana w księgach Spółki oraz w rejestrze sprzedaży VAT.

Spółka rozważa zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur, poprzez odstąpienie od ich przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich przesyłaniem za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (jako załącznika do wiadomości e-mail, np. w formacie PDF) - za uprzednią zgodą kontrahenta. W ocenie Spółki, powyższy sposób przesyłania faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, a także ich czytelność.

W związku ze znaczną ilością dokonywanych transakcji sprzedażowych, Spółka rozważa także możliwość zastąpienia tradycyjnego sposobu archiwizowania kopii wystawionych faktur (w wersji papierowej) poprzez archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej.

W tym celu, w momencie wystawienia oryginału faktury komputerowy system księgowy Spółki generował będzie kopię faktury w postaci pliku elektronicznego. Plik ten będzie graficznym odbiciem papierowego oryginału faktury. Plik z kopią faktury chroniony będzie przed modyfikacją oraz wprowadzeniem zmian w jego strukturze. Po wystawieniu faktury nie będzie zatem możliwe wprowadzenie jakichkolwiek zmian do treści fektury. System księgowy Spółki pozwalał będzie również na przechowywanie kopii faktur w postaci plików elektronicznych w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiał będzie ich łatwe wyszukanie. Pliki te będą przez Spółkę przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości. Ponadto, należy podkreślić, iż w razie wystąpienia takiej potrzeby komputerowy system księgowy Spółki umożliwiał będzie wydrukowanie kopii faktury na każde żądanie np. organu podatkowego.

Dodatkowo, na potrzeby prowadzonej działalności, Spółka dokonuje zakupów towarów oraz usług, otrzymując z tego tytułu faktury VAT.

Spółka rozważa zawarcie porozumień z kontrahentami, na mocy których faktury dokumentujące dostawy towarów i usług na rzecz Spółki byłyby przez kontrahentów przesyłane do Spółki za pośrednictwem poczty elektronicznej (jako załącznik do wiadomości e-mail, np. w formacie PDF) lub faksem.

Dodatkowo w piśmie uzupełniającym z dnia 11 maja 2011r. Wnioskodawca przedstawił następujące informacje:

W złożonym wniosku Spółka wskazała, że planuje zmianę stosowanego dotychczas obiegu faktur, poprzez odstąpienie od ich przesyłania w formie papierowej i wprowadzenie ich przesyłania za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (jako załącznika do wiadomości e-mail, np. w formacie PDF) - za uprzednią zgodą kontrahenta. W ocenie Spółki, powyższy sposób przesyłania faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, a także ich czytelność.

Spółka pragnie dodać, że w celu wprowadzenia opisanego systemu przesyłania faktur zamierza zawrzeć z kontrahentami pisemne porozumienia w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym wyrażona zostanie akceptacja takiej formy fakturowania przez strony oraz określone zostaną procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur.

W odniesieniu do faktur przesyłanych przez Spółkę, zamierza ona ustalić, że faktury wystawione w formie elektronicznej będą przesyłane pocztą elektroniczną np. w formie plików PDF załączonych do wiadomości elektronicznej przesłanej z określonego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy jest pełną nazwą lub skrótem nazwy podmiotu będącego wystawcą faktury (w tym wypadku Spółki). Wysyłka faktur będzie dokonywana z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera, jak i oprogramowania. Oprogramowanie obsługiwane będzie przez uprawnionego do tego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu.

W przypadku faktur przesyłanych faxem, Spółka uzgodni z kontrahentem procedurę każdorazowej weryfikacji numeru fax nadawcy wiadomości, która pozwoli na potwierdzenie, iż pochodzi ona od Spółki, co zapewni autentyczność pochodzenia otrzymanej przez kontrahenta faktury. W opinii Spółki, wydruk wygenerowany z faxu zapewni także integralność treści faktury, bowiem w trakcie procesu przesyłania obrazu faktury pomiędzy urządzeniami fax dostawcy i odbiorcy brak jest możliwości zmiany danych zawartych na fakturze.

Spółka zamierza zastosować analogiczne procedury w odniesieniu do otrzymywanych faktur dokumentujących zakup towarów i usług, opierające się na pisemnym porozumieniu z kontrahentami. Na mocy zawartego porozumienia faktury dokumentujące dostawy towarów i usług na rzecz Spółki byłyby przez kontrahentów przesyłane do Spółki za pośrednictwem poczty elektronicznej (jako załącznik np. w formacie PDF do wiadomości e-mail). Także w przypadku otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych, procedury stosowane przy ich przesyłaniu obejmować będą możliwość identyfikacji nadawcy wiadomości na podstawie adresu e-mail oraz odbieranie wiadomości e-mail przy użyciu komputera i oprogramowania zabezpieczonego loginem i hasłem, obsługiwanego przez uprawnionego do tego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu.

W przypadku faktur przesyłanych faxem do Spółki, dokonywała będzie ona każdorazowej weryfikacji numeru fax nadawcy wiadomości, która pozwoli na potwierdzenie, iż pochodzi ona od właściwego kontrahenta Spółki, a tym samym zapewni autentyczność pochodzenia otrzymanej faktury. Jak zostało wskazane powyżej, w opinii Spółki, wydruk wygenerowany z faxu zapewni także integralność treści faktury.

Dodatkowo, Spółka planuje dokonywanie cokwartalnych konsultacji z kontrahentami, z którymi obowiązywać będą opisane powyżej procedury. Przeprowadzane one będą w formie telefonicznej lub e-mailowej. W trakcie konsultacji dokonane zostanie uzgodnienie, czy wszystkie faktury przesłane przez nadawcę zostały otrzymane przez adresata, oraz dokonana zostanie weryfikacja zgodności treści faktur, w szczególności kwot podatku VAT.

W opinii Spółki wskazane powyżej informacje wskazują, iż system obiegu faktur opisany przez Spółkę w złożonym wniosku o interpretację zapewniał będzie spełnienie warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur.

Spółka informuje także, że świadoma jest, iż od dnia 1 kwietnia 2011r. obowiązuje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. W związku z powyższym, Spółka prosi o rozpatrzenie jej wniosku w oparciu o regulacje wskazanego powyżej nowego rozporządzenia, którego brzmienie objęte przedmiotowym wnioskiem pozostają bez zmian w stosunku do wcześniej obowiązującego Rozporządzenia fakturowego.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur VAT w postaci zapisu elektronicznego (przy czym w każdym momencie możliwe będzie wydrukowanie kopii faktury) bez obowiązku przechowywania egzemplarza faktury w postaci papierowej? Równocześnie czy dopuszczalne jest przechowywanie w formacie elektronicznym faktur otrzymanych od kontrahentów niezależnie od formy papierowej czy elektronicznej, w jakiej te faktury zostały do Spółki przekazane?

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur VAT w postaci zapisu elektronicznego (z możliwością wydruku kopii faktury w każdym momencie), bez obowiązku przechowywania egzemplarza faktury w postaci papierowej. Analogicznie Spółka stoi na stanowisku, że dopuszczalne jest przechowywanie w formacie elektronicznym faktur otrzymanych od kontrahentów niezależnie od formy papierowej czy elektronicznej, w jakiej te faktury zostały do Spółki przekazane.

Uzasadnienie stanowiska Spółki.

Obowiązujący stan prawny.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 Ustawy VAT, podatnicy dokonujący czynności podlegających opodatkowaniu VAT są zobowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Stosownie natomiast do art. 106 ust. 8 pkt 1 Ustawy VAT, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia określi szczegółowo zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania. Efektem powyższej delegacji ustawowej są przepisy Rozporządzenia fakturowego oraz Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Z dniem 1 stycznia 2011r. weszły w życie zmiany dotyczące faktur w formie elektronicznej wynikające z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2010r. zmieniającego Rozporządzenie fakturowe, oraz z nowego Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Przedmiotowe zmiany wprowadzone zostały w związku z przyjęciem Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010r. zmieniającej Dyrektywę 112 w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania. Analiza zmian wynikających z przyjęcia Dyrektywy Rady 2010/45/UE prowadzi do wniosku, że to od podatnika zależy wybór metody zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Mogą być one zapewnione za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W opinii Spółki, wprowadzenie powyższych zmian wiąże się ze znaczną liberalizacją zasad dotyczących obiegu faktur w wersji elektronicznej. W odniesieniu do zagadnień objętych niniejszym wnioskiem, zdaniem Spółki, wprowadzone regulacje pozwalają na zastosowanie rozwiązań przedstawionych przez Spółkę. Poniżej Spółka przedstawia uzasadnienie swego stanowiska w odniesieniu do poszczególnych zagadnień objętych wnioskiem.

Od 1 stycznia 2011r. kwestię przechowywania faktur przesłanych drogą elektroniczną regulują zapisy § 6 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, zgodnie z którym są one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie natomiast z § 21 Rozporządzenia fakturowego, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wskazane powyżej uregulowania prowadzą do wniosku, że faktury przechowywane mogą być w wersji elektronicznej niezależnie od tego, w jakiej formie zostały przesłane. Wprowadzenie powyższej zasady stanowi zatem realizację zamierzeń Ministerstwa Finansów, które w wyjaśnieniu do wprowadzonych zmian, jako jeden z głównych celów wskazuje liberalizację standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. We wspomnianym powyżej wyjaśnieniu Ministerstwo Finansów wskazuje, iż faktury elektroniczne mają stać się realną alternatywą dla faktur papierowych w szczególności poprzez dopuszczenie przechowywania faktur w dowolnej postaci tj. papierowej lub elektronicznej niezależnie od sposobu wystawienia faktury (np. dopuszczenie możliwości drukowania jednego egzemplarza faktury „papierowej" dla nabywcy i przechowywania takiej faktury w wersji elektronicznej przez dostawcę).

Analogiczne podejście odnaleźć można w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 13 stycznia 2011r. (sygn. IBPP3/443-793/10/PK), który wskazał, iż począwszy od 1 stycznia 2011r. dopuszczono przechowywanie faktur w dowolnej postaci tj. papierowej lub elektronicznej niezależnie od sposobu wystawienia faktury.

Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Spółki, dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur wystawionych przez Spółkę, niezależnie od formy w jakiej zostały wystawione. W opinii Spółki, plik z kopią faktury chroniony przed modyfikacją oraz wprowadzeniem zmian w jego strukturze, zapewniał będzie wymagania zapewnienia autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po wystawieniu faktury nie będzie bowiem możliwe wprowadzenie jakichkolwiek zmian do treści faktury. Należy podkreślić, iż w razie wystąpienia takiej potrzeby komputerowy system księgowy Spółki umożliwiał będzie wydrukowanie kopii faktury na każde żądanie np. organu podatkowego.

Analogicznie biorąc pod uwagę powyższe należy przyjąć, że dopuszczalne jest przechowywanie w formacie elektronicznym faktur otrzymanych od kontrahentów niezależnie od formy papierowej czy elektronicznej, w jakiej te faktury zostały do Spółki przekazane.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2011r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Utraciło natomiast moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) - § 10 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. § 2 ust. 1 rozporządzenia definiuje pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści. I tak przez :

*   autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
*   integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z dniem 1 stycznia 2011r. nastąpiła nowelizacja rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórych podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.).

Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2010r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 244, poz. 1627) uchylono ust. 2 § 19 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r.

Zatem, w aktualnym stanie prawnym dopuszczalne jest wystawianie faktury bez oznaczenia ich wyrazami „oryginał” i „kopia”.

Jednocześnie § 21 powołanego rozporządzenia otrzymał brzmienie:

1.  Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2.  łatwe ich odszukanie,
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

4.  Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
5.  Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Powyższe uregulowanie pozostało również w niezmienionej formie w § 21 nowego aktu tj. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 68, poz. 360).

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy jest mowa w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej o fakturach, należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą” albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą”. Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca (dalej również Spółka) w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, wystawia na rzecz kontrahentów faktury VAT m.in. z tytułu odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług. Faktury te generowane są w komputerowym systemie księgowym, po czym oryginał faktury jest drukowany i wysyłany do kontrahenta. Równocześnie Spółka drukuje kopię faktury, która jest następnie archiwizowana w postaci papierowej. Na etapie procesu wygenerowania faktury w systemie księgowym jest ona automatycznie ewidencjonowana w księgach Spółki oraz w rejestrze sprzedaży VAT.

Spółka rozważa zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur, poprzez odstąpienie od ich przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich przesyłaniem za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (jako załącznika do wiadomości e-mail, np. w formacie PDF) - za uprzednią zgodą kontrahenta. W ocenie Spółki, powyższy sposób przesyłania faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, a także ich czytelność.

W związku ze znaczną ilością dokonywanych transakcji sprzedażowych, Spółka rozważa także możliwość zastąpienia tradycyjnego sposobu archiwizowania kopii wystawionych faktur (w wersji papierowej) poprzez archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej.

W tym celu, w momencie wystawienia oryginału faktury komputerowy system księgowy Spółki generował będzie kopię faktury w postaci pliku elektronicznego. Plik ten będzie graficznym odbiciem papierowego oryginału faktury. Plik z kopią faktury chroniony będzie przed modyfikacją oraz wprowadzeniem zmian w jego strukturze. Po wystawieniu faktury nie będzie zatem możliwe wprowadzenie jakichkolwiek zmian do treści fektury. System księgowy Spółki pozwalał będzie również na przechowywanie kopii faktur w postaci plików elektronicznych w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiał będzie ich łatwe wyszukanie. Pliki te będą przez Spółkę przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości. Ponadto, należy podkreślić, iż w razie wystąpienia takiej potrzeby komputerowy system księgowy Spółki umożliwiał będzie wydrukowanie kopii faktury na każde żądanie np. organu podatkowego.

Dodatkowo, na potrzeby prowadzonej działalności, Spółka dokonuje zakupów towarów oraz usług, otrzymując z tego tytułu faktury VAT.

Spółka rozważa zawarcie porozumień z kontrahentami, na mocy których faktury dokumentujące dostawy towarów i usług na rzecz Spółki byłyby przez kontrahentów przesyłane do Spółki za pośrednictwem poczty elektronicznej (jako załącznik do wiadomości e-mail, np. w formacie PDF) lub faksem.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Dopuszczalne jest również przechowywanie w formacie elektronicznym faktur otrzymanych od kontrahentów niezależnie od formy papierowej czy elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. wyżej rozporządzeniu Min. Finansów.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca i nabywca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Niniejsza interpretacja nie rozstrzyga czy Wnioskodawca spełnia warunki, określone powołanymi przepisami, przechowywania faktur przesyłanych w formie elektronicznej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie prawa do przechowywania kopii faktur VAT w postaci zapisu elektronicznego (przy czym w każdym momencie możliwe będzie wydrukowanie kopii faktury) bez obowiązku przechowywania egzemplarza faktury w postaci papierowej oraz prawa do przechowywanie w formacie elektronicznym faktur otrzymanych od kontrahentów niezależnie od formy papierowej czy elektronicznej, w jakiej te faktury zostały do Spółki przekazane.

Natomiast wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie:

*   prawidłowości sporządzenia odręcznie lub komputerowo faktur VAT dokumentujących dokonane przez Spółkę dostawy towarów i usług, a następnie przesłanie tych faktur odbiorcom faksem lub pocztą e-mail (np. w formacie PDF) (pyt. nr 1),
*   uznania czy otrzymywane przez kontrahenta Wnioskodawcy faktury VAT (niebędących fakturami elektronicznymi) za pośrednictwem faksu lub poczty e-mail (np. w formacie PDF) stanowią dla niego podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego (pyt. 1) oraz
*   uznania czy otrzymywane przez Spółkę faktury VAT (niebędących fakturami elektronicznymi) za pośrednictwem faksu lub poczty e-mail (np. w formacie PDF jako załącznik do korespondencji przekazanej na serwer z którego korzysta Spółka), stanowią dla Spółki podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego (pyt. nr 3),

zostanie załatwiony odrębnymi rozstrzygnięciami.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.