Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.198.2021.1.MR
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-07-08
Teza: Prawo do odliczenia podatku z dokumentów dokumentujących delegacje, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dokumentacja; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g (uchylony od 1.07.2024); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k (uchylony od 1.07.2024); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 5 maja 2021 r. (data wpływu 10 maja 2021 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   przysługiwania prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z faktur dotyczących delegacji jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe**
*   przysługiwania prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z paragonów i innych dowodów księgowych nie będących fakturami, dotyczących delegacji jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 maja 2021 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   przysługiwania prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z faktur dotyczących delegacji jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej;
*   przysługiwania prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z paragonów i innych dowodów księgowych nie będących fakturami, dotyczących delegacji jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

X Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: Spółka, Wnioskodawca) jest polską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, polskim rezydentem podatkowym oraz czynnym podatnikiem podatku VAT. X działa w branży TSL (transport-spedycja-logistyka). X posiada rozbudowaną sieć terminali w całym kraju oraz ponad 20-letnie doświadczenie na rynku usług logistycznych. Charakteryzuje się szerokim wachlarzem oferowanych rozwiązań logistycznych dostosowanych do indywidualnych potrzeb klientów z różnych branż.

Spółka świadczy usługi z zakresu:

*   logistyki kontraktowej (kompleksowe usługi, które obejmują między innymi magazynowanie oraz działania stanowiące wartość dodaną, jak copacking i comanufacturing);
*   transportu drogowego (krajowy i międzynarodowy transport drobnicowy oraz częściowy);
*   transportu lotniczego i morskiego.

W ramach świadczonego serwisu spółka realizuje projekty transportowe o różnym stopniu złożoności, spełniające wymagania nowoczesnych sieci handlowych. Jako firma transportowa organizuje dystrybucję do finalnych odbiorców w oparciu o rozbudowaną sieć magazynów przeładunkowych (cross-dockowych). Wnioskodawca działa również jako firma spedycyjna współpracując w tym zakresie z europejskimi operatorami i oferując międzynarodowe połączenia drobnicowe praktycznie w całej Europie.

Każdy wyjazd służbowy wiąże się z powierzonymi i pełnionymi przez poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi. Pracownik odbywa podróż służbową wyraźnie na polecenie swojego przełożonego, co udokumentowane jest drukiem polecenia wyjazdu służbowego.

W Spółce przyjęto rozwiązanie, w którym pracownikom przebywającym na delegacjach służbowych wypłacana jest dieta. Pracownik może dokonywać zakupu posiłków w lokalach gastronomicznych na koszt Wnioskodawcy, jeżeli koszty wyżywienia przekraczają wysokość diety do wysokości ustalonej w spisanej „Procedurze dotyczącej delegacji” lub gdy zostaną one zatwierdzone przez przełożonego i dotyczą innych wydatków niż wyżywienie. Wszystkie wydatki poniesione podczas podróży służbowej dokumentowane są fakturami, paragonami lub innymi dowodami księgowymi (np. dokumentalni wystawionymi przez podmioty zagraniczne) wystawionymi na Spółkę. Pracownik ww. wydatki opłaca:

*   ze środków własnych (potem otrzymuje zwrot poniesionych kosztów od Spółki) lub
*   firmową kartą kredytową (obciążającą bezpośrednio rachunek Spółki).

Wydatki związane z podróżą służbową zwracane są przez Spółkę na podstawie rozliczenia kosztów podróży służbowej przygotowywanego przez pracownika.

W celu optymalizacji m.in. procesu rozliczenia podroży służbowych (w tym obiegu dokumentów oraz ich archiwizacji) Spółka wdrożyła elektroniczny system do rozliczania dokumentów \[dalej: system\]. Wdrożony zintegrowany system, którego celem jest zautomatyzowanie procesu rozliczania dokumentów, pozwala na rozliczanie delegacji oraz wydatków pracowniczych (tj. raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, rozliczania delegacji w systemie i ich elektroniczną akceptację).

Obecnie rozliczanie powyższych kosztów z pracownikami odbywa się manualnie, na podstawie zebranych i przedstawionych przez pracowników dokumentów źródłowych (tj. faktur, rachunków, a także innych dokumentów potwierdzających określone wydatki, takich jak paragony czy bilety – dalej: Dokumenty). Pracownik zobowiązany jest do dostarczenia ich w oryginale (tj. w wersji papierowej) do księgowości. Dokumenty te są przechowywane przez Spółkę w wersji papierowej.

Ze względu na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności oraz znaczną ilość otrzymywanych dokumentów, manualny sposób rozliczania i archiwizowania dokumentów w formie papierowej wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi dla Spółki. Papierowe dokumentowanie poniesionych wydatków stwarza także wiele problemów praktycznych, tj. przekazywanie papierowych dokumentów z dużym opóźnieniem, niszczenie lub gubienie dokumentów, które wiąże się z koniecznością pozyskiwania duplikatów, a w rezultacie uniemożliwia lub co najmniej utrudnia rozliczenie.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w celach służbowych, Spółka planuje przejść wyłącznie na elektroniczną formę rozliczania i archiwizowania dokumentów. Proces elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia oraz archiwizacji dokumentów pracowniczych będzie przebiegał następująco (w dużej mierze jak dotychczas):

1.  Pracownik planujący podróż służbową złoży wniosek o delegację, który będzie akceptowany przez bezpośredniego przełożonego (polecenie wyjazdu służbowego).
2.  Rozliczenie kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych musi zostać odpowiednio opisane przez pracownika w zgodzie z obowiązującą polityką oraz procedurami w Spółce, celem wykazania związku z działalnością gospodarczą Spółki.
3.  Obowiązkiem pracownika będzie potwierdzenie w systemie, iż złożone przez niego dokumenty są zgodne z wystawionymi przez dostawcę oryginałami.
4.  W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej każdy delegowany pracownik, zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System, uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (dokumenty zapisywane będą w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF). Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość, która zapewni pełną czytelność dokumentów. Format zapisu dokumentów będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwości zmiany ich treści. Wersja elektroniczna będzie stanowić wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika.
5.  Utworzone przez pracownika w systemie w wersji elektronicznej rozliczenie delegacji/zestawienie wydatków wraz z załączonymi skanami dokumentów trafi do kontroli i akceptacji kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych do przełożonego.
6.  Po akceptacji przez przełożonego rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych wraz z załączonymi dokumentami zostanie przesłane w systemie do działu księgowości w celu kontroli formalnej i merytorycznej rozliczeń oraz zgodności z obowiązującą polityką, procedurami i przepisami. Pracownik działu księgowości zweryfikuje poprawność oraz czytelność poszczególnych dokumentów, które zostały ujęte w rozliczeniu wydatków.
7.  W przypadku zastrzeżeń, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych, zostanie odesłane do pracownika w celu uzupełnienia braków, a po ich uzupełnieniu ponownie trafi do przełożonego celem jego akceptacji, a po akceptacji trafi do działu księgowości.
8.  Po procesie autoryzacji, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych wraz z dokumentami zostanie zaksięgowane i rozliczone w systemie finansowo-księgowym. Po przesłaniu do systemu finansowo-księgowego, dokumenty nie będą mogły być modyfikowane (nie będzie możliwa zmiana treści rozliczenia delegacji/wydatku służbowego, dołączenie lub usunięcie dokumentów).
9.  Rozliczenie delegacji/zestawienie wydatków wraz z dokumentami rozliczeniowymi będzie przechowywane na serwerach zlokalizowanych na terenie Polski w dwóch certyfikowanych centrach danych, posiadających certyfikaty bezpieczeństwa (…).
10.  Dostęp do systemu informatycznego będzie zabezpieczony poprzez wymóg podania zindywidualizowanego loginu wygenerowanego dla pracownika oraz hasła.
11.  Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
12.  Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej pozwoli Spółce na zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do Dokumentów, jak również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zawartego na Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną procedurą, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym będzie przysługiwało Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT zawartego na fakturach oraz innych dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego – przy założeniu, że spełnione będą zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, elektroniczne kopie (skany) dokumentów zakupowych przechowywanych przez Spółkę będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych dokumentach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Uzasadnienie.

Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej a przypisy Ordynacji Podatkowej.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Przechowywanie ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem jest zatem obowiązkiem Spółki, przy czym Ordynacja podatkowa w żadnym przepisie nie wskazuje na sposób przechowywania takiej dokumentacji. W szczególności, zdaniem Spółki, żaden przepis Ordynacji podatkowej nie wskazuje, że taka dokumentacja powinna być przechowywana wyłącznie w wersji papierowej.

W odniesieniu do powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, podatnik ma dowolność jeśli chodzi o wybór sposobu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. W ocenie Spółki konieczne jest jedynie zapewnienie omawianej Dokumentacji warunków gwarantujących jej wystarczającą trwałość i pozostanie w stanie niezmienionym do czasu upływu okresu przedawnienia. Natomiast wdrożony przez Spółkę System elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentów, w tym faktur pozwoli na lepsze niż w przypadku dokumentacji papierowej zabezpieczenie jej przed ryzykiem utraty lub uszkodzenia.

Takie stanowisko potwierdzono przykładowo w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 12 czerwca 2015 r., sygn. IPTPB3/4518-8/15-3/GG.

Spółka stoi zatem na stanowisku, że przyjęty sposób postępowania, o jakim mowa w stanie przyszłym, w szczególności niszczenie papierowych wersji faktur zakupowych, które zostały zeskanowane i następnie przeprocesowane w ramach opisanego Systemu elektronicznego obiegu dokumentów, jest zgodny z przepisami Ordynacji podatkowej w zakresie w jakim przepisy te nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej a prawo do odliczenia naliczonego VAT.

Kwestię przechowywania faktur na gruncie ustawy o VAT reguluje art. 112a tejże ustawy. Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury (w tym ich duplikaty) od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:

1.  w podziale na okresy rozliczeniowe,
2.  w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Co więcej, zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są również zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Ponadto, na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy są zobligowani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikom urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając powyższe na uwadze należy zauważyć, iż podatnicy, zobowiązani są do przechowania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka wskazuje, iż definicje pojęć takich jak autentyczność pochodzenia oraz integralność treści zostały zawarte w art. 106m ustawy o VAT.

Jak wynika z ust. 1 powołanego przepisu, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa sam podatnik. Za autentyczność pochodzenia faktury uznaje się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W świetle powyższego, celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje.

Zgodnie z zapisami art. 106m ust. 3 ustawy o VAT o integralności treści faktury można mówić wtedy, gdy w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Mając to na uwadze, należy uznać, że konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Ponadto, Wnioskodawca zauważa, że ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury. Jednakże, jego zdaniem pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Należy również zaznaczyć, że w świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić, za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jednakże, przedmiotowe pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały powołane w cytowanym przepisie nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT.

Organy podatkowe również zajmowały swoje stanowisko w powyższej kwestii. Wyrażone m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 maja 2017 roku (sygn. akt 0112-KDIL1-3.4012.21.2017.2.JN) termin „kontrola biznesowa” należy interpretować, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna zapewniać wiarygodną ścieżkę kontrolną, za pomocą której istnieje możliwość powiązania konkretnej faktury ze stanowiącą podstawę do jej wystawienia transakcją. Co więcej, kontrole biznesowe powinny być dostosowane do wielkości działalności oraz rodzaju podatnika, a także powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Na potrzeby VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

Zdaniem Wnioskodawcy przepisy ustawy o VAT nie zabraniają stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione ustawowo określone przesłanki, w tym w szczególności:

1.  podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu otrzymania i uwzględnienia w systemie w formie elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją ją udokumentowaną,
2.  faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,
3.  podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych).

W tym miejscu Wnioskodawca wskazuje, iż w odniesieniu do dokumentów zakupowych innych niż faktury VAT (przykładowo paragony, rachunki) przepisy ustawy o VAT nie nakładają na podatników żadnych warunków dotyczących ich przechowywania. Konieczne jest jedynie, aby dokumenty związane z rozliczeniami VAT przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji zdaniem Spółki, nic nie stoi na przeszkodzie, aby również pozostałe Dokumenty dotyczące podróży służbowych otrzymane przez podatnika w formie papierowej były przez niego archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej.

W ocenie Wnioskodawcy, na gruncie przepisów ustawy o VAT nie istnieją przeciwwskazania do przechowywania w postaci elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Takie stanowisko potwierdza przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 roku (sygn. akt IBBP3/443-1391/14/JP), a także interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 stycznia 2016 r., sygn. akt IPPP2/4512-1052/15-4/AO), w której stwierdzono m.in., że „wobec przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że w analizowanym przypadku Wnioskodawca będzie uprawniony do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej”.

Podsumowując, w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego na takich fakturach, które zostały ujęte w ewidencji VAT za odpowiednie okresy rozliczeniowe.

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia otrzymywanych Dokumentów, dzięki zastosowaniu Systemu elektronicznego ich obiegu, Spółka będzie w stanie w każdym przypadku zapewnić, że informacje wymienione na fakturach i innych Dokumentach dokładnie odzwierciedlają faktyczną dostawę towarów lub świadczenie usług oraz warunki, na jakich zostały one dokonane. W szczególności możliwe będzie jednoznaczne przypisanie faktury do innych dokumentów (takich jak zamówienie lub umowa) potwierdzających faktyczny przebieg transakcji. Dokumenty będą podlegać sprawdzeniu jako dokument zarówno pod względem biznesowym, jak i księgowym, a dostęp do nich będzie ograniczony jedynie do wskazanych pracowników Spółki i tylko oni będą mieli dostęp do serwera, na którym dokumenty będą zamieszczane i przechowywane. W celu zapewnienia integralności treści oraz czytelności otrzymywanych Dokumentów, Spółka zastosuje format zapisu danych gwarantujący nienaruszalność danych w nich zawartych. Otrzymane przez Spółkę Dokumenty w formie papierowej będą przekształcane na postać pliku cyfrowego, którego zawartość od momentu wygenerowania będzie niezmienna i bez możliwości poddania go modyfikacjom. Plik zostanie zablokowany przed możliwością wprowadzania zmian na poziomie formatu PDF. W każdej chwili będzie możliwość wydrukowania Dokumentów, jednak bez możliwości wprowadzania do nich zmian.

Wdrożony przez Spółkę System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwi łatwe odszukanie Dokumentów oraz, bezzwłoczny dostęp do nich, a także ich pobór oraz przetwarzanie zawartych w tych Dokumentach danych. Dzięki Systemowi możliwy będzie pełny i bezzwłoczny dostęp do wszystkich dokumentów księgowych od momentu ich otrzymania przez Spółkę, aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podsumowanie.

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT jeżeli Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego – przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

W ocenie Spółki fakt, iż Dokumenty będą archiwizowane przez nią wyłącznie w formie elektronicznej nie wpłynie negatywnie na możliwość odliczenia VAT, tak długo, jak zapewniona zostanie integralność, czytelność i niezmienność dowodu źródłowego. W ocenie Spółki, wdrożony przez nią System takie warunki zapewnia, stąd Wnioskodawca powinien zachować prawo do odliczenia VAT na dotychczasowych zasadach mimo zmiany formy przechowywania dokumentów źródłowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest:

*   **prawidłowe** – w zakresie przysługiwania prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z faktur dotyczących delegacji jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej;
*   **nieprawidłowe** – w zakresie przysługiwania prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z paragonów i innych dowodów księgowych nie będących fakturami, dotyczących delegacji jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685, ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy, faktura powinna zawierać:

1.  datę wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku;
13.  sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem;
16.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
    1.  obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
    2.  w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty− wyrazy „metoda kasowa”;
17.  w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
18.  w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;

*   18a. w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;

1.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
    1.  przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
    2.  przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
    3.  innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
2.  w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
3.  w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
4.  w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
    1.  przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
    2.  liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
5.  w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
6.  w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
    1.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
    2.  numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy wskazano, że faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Ponadto, jak stanowi art. 106o ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1.  konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2.  niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, to jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca (Spółka) jest polską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, polskim rezydentem podatkowym oraz czynnym podatnikiem podatku VAT. Wnioskodawca działa w branży TSL (transport-spedycja-logistyka).

Spółka świadczy usługi z zakresu: logistyki kontraktowej (kompleksowe usługi, które obejmują między innymi magazynowanie oraz działania stanowiące wartość dodaną, jak copacking i comanufacturing), transportu drogowego (krajowy i międzynarodowy transport drobnicowy oraz częściowy) oraz transportu lotniczego i morskiego.

W ramach świadczonego serwisu Spółka realizuje projekty transportowe o różnym stopniu złożoności, spełniające wymagania nowoczesnych sieci handlowych. Jako firma transportowa organizuje dystrybucję do finalnych odbiorców w oparciu o rozbudowaną sieć magazynów przeładunkowych (cross-dockowych). Wnioskodawca działa również jako firma spedycyjna współpracując w tym zakresie z europejskimi operatorami i oferując międzynarodowe połączenia drobnicowe praktycznie w całej Europie. Każdy wyjazd służbowy wiąże się z powierzonymi i pełnionymi przez poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi. Pracownik odbywa podróż służbową wyraźnie na polecenie swojego przełożonego, co udokumentowane jest drukiem polecenia wyjazdu służbowego.

W Spółce przyjęto rozwiązanie, w którym pracownikom przebywającym na delegacjach służbowych wypłacana jest dieta. Pracownik może dokonywać zakupu posiłków w lokalach gastronomicznych na koszt Wnioskodawcy, jeżeli koszty wyżywienia przekraczają wysokość diety do wysokości ustalonej w spisanej „Procedurze dotyczącej delegacji” lub gdy zostaną one zatwierdzone przez przełożonego i dotyczą innych wydatków niż wyżywienie. Wszystkie wydatki poniesione podczas podróży służbowej dokumentowane są fakturami, paragonami lub innymi dowodami księgowymi (np. dokumentalni wystawionymi przez podmioty zagraniczne) wystawionymi na Spółkę. Pracownik ww. wydatki opłaca:

*   ze środków własnych (potem otrzymuje zwrot poniesionych kosztów od Spółki) lub
*   firmową kartą kredytową (obciążającą bezpośrednio rachunek Spółki).

Wydatki związane z podróżą służbową zwracane są przez Spółkę na podstawie rozliczenia kosztów podróży służbowej przygotowywanego przez pracownika.

W celu optymalizacji m.in. procesu rozliczenia podroży służbowych (w tym obiegu dokumentów oraz ich archiwizacji) Spółka wdrożyła elektroniczny system do rozliczania dokumentów (system). Wdrożony zintegrowany system, którego celem jest zautomatyzowanie procesu rozliczania dokumentów, pozwala na rozliczanie delegacji oraz wydatków pracowniczych (tj. raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, rozliczania delegacji w systemie i ich elektroniczną akceptację).

Ze względu na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności oraz znaczną ilość otrzymywanych dokumentów, manualny sposób rozliczania i archiwizowania dokumentów w formie papierowej wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi dla Spółki. Papierowe dokumentowanie poniesionych wydatków stwarza także wiele problemów praktycznych, tj. przekazywanie papierowych dokumentów z dużym opóźnieniem, niszczenie lub gubienie dokumentów, które wiąże się z koniecznością pozyskiwania duplikatów, a w rezultacie uniemożliwia lub co najmniej utrudnia rozliczenie.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w celach służbowych, Spółka planuje przejść wyłącznie na elektroniczną formę rozliczania i archiwizowania dokumentów. Proces elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia oraz archiwizacji dokumentów pracowniczych będzie przebiegał następująco (w dużej mierze jak dotychczas):

1.  Pracownik planujący podróż służbową złoży wniosek o delegację, który będzie akceptowany przez bezpośredniego przełożonego (polecenie wyjazdu służbowego).
2.  Rozliczenie kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych musi zostać odpowiednio opisane przez pracownika w zgodzie z obowiązującą polityką oraz procedurami w Spółce, celem wykazania związku z działalnością gospodarczą Spółki.
3.  Obowiązkiem pracownika będzie potwierdzenie w systemie, iż złożone przez niego dokumenty są zgodne z wystawionymi przez dostawcę oryginałami.
4.  W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej każdy delegowany pracownik, zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System, uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (dokumenty zapisywane będą w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF). Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość, która zapewni pełną czytelność dokumentów. Format zapisu dokumentów będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwości zmiany ich treści. Wersja elektroniczna będzie stanowić wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika.
5.  Utworzone przez pracownika w systemie w wersji elektronicznej rozliczenie delegacji/zestawienie wydatków wraz z załączonymi skanami dokumentów trafi do kontroli i akceptacji kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych do przełożonego.
6.  Po akceptacji przez przełożonego rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych wraz z załączonymi dokumentami zostanie przesłane w systemie do działu księgowości w celu kontroli formalnej i merytorycznej rozliczeń oraz zgodności z obowiązującą polityką, procedurami i przepisami. Pracownik działu księgowości zweryfikuje poprawność oraz czytelność poszczególnych dokumentów, które zostały ujęte w rozliczeniu wydatków.
7.  W przypadku zastrzeżeń, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych, zostanie odesłane do pracownika w celu uzupełnienia braków, a po ich uzupełnieniu ponownie trafi do przełożonego celem jego akceptacji, a po akceptacji trafi do działu księgowości.
8.  Po procesie autoryzacji, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych wraz z dokumentami zostanie zaksięgowane i rozliczone w systemie finansowo-księgowym. Po przesłaniu do systemu finansowo-księgowego, dokumenty nie będą mogły być modyfikowane (nie będzie możliwa zmiana treści rozliczenia delegacji/wydatku służbowego, dołączenie lub usunięcie dokumentów).
9.  Rozliczenie delegacji/zestawienie wydatków wraz z dokumentami rozliczeniowymi będzie przechowywane na serwerach zlokalizowanych na terenie Polski w dwóch certyfikowanych centrach danych, posiadających certyfikaty bezpieczeństwa: ISO/IEC 27001, ISO/ICE 20000 oraz BS 25999.
10.  Dostęp do systemu informatycznego będzie zabezpieczony poprzez wymóg podania zindywidualizowanego loginu wygenerowanego dla pracownika oraz hasła.
11.  Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
12.  Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej pozwoli Spółce na zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do Dokumentów, jak również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą wskazania, czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zawartego na Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

Analiza przedstawionego opisu sprawy wykazała, że procedura przechowywania Dokumentów dotyczących wydatków poniesionych podczas delegacji służbowych w postaci elektronicznej, będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury oraz pozwala na ich łatwe odszukanie. Ponadto Dokumenty w ramach ww. procedury będą przechowywane co najmniej do momentu upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych, a przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej pozwoli Spółce na zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do Dokumentów, jak również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Zatem należy stwierdzić, że opisana we wniosku procedura przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej, będzie zgodna z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego, o których mowa w art. 106m ustawy oraz art. 112 i art. 112a ustawy.

W odniesieniu natomiast do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów dotyczących wydatków poniesionych podczas delegacji służbowych, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej według procedury opisanej we wniosku, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy. W świetle tego przepisu, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Na mocy art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi:

1.  suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
    1.  nabycia towarów i usług,
    2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;
2.  w przypadku importu towarów – kwota podatku:
    1.  wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,
    2.  należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,
    3.  wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b;
3.  zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;
4.  kwota podatku należnego z tytułu:
    1.  świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,
    2.  dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,
    3.  wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,
    4.  wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;
5.  (uchylony);
6.  różnica podatku, o której mowa w art. 30c ust. 2 i art. 37;
7.  u podatnika, o którym mowa w art. 16, kwota stanowiąca równowartość 22% kwoty należnej z tytułu dostawy nowego środka transportu, nie wyższa jednak niż kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

W świetle art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1.  sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
    1.  wystawionymi przez podmiot nieistniejący,
    2.  (uchylona);
2.  transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3.  (uchylony);
4.  wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
    1.  stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,
    2.  podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
    3.  potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;
5.  faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6.  (uchylony);
7.  wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi. Nie ma również możliwości obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich dokumentów jak paragony bądź inne dokumenty źródłowe dotyczące delegacji, nie będące fakturą o której mowa w art. 106e ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Podczas delegacji pracownicy Spółki ponoszą wydatki udokumentowane m.in. fakturami, paragonami, biletami lotniczymi lub innymi dowodami księgowymi (np. dokumentami wystawionymi przez podmioty zagraniczne) wystawionymi na Spółkę.

W tym miejscu należy wskazać, że przepisy w zakresie podatku VAT określają szczególne przypadki, kiedy inne dokumenty (niespełniające wszystkich wymogów dotyczących faktury) są traktowane jako faktura. Takie szczególne przypadki określa § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) dalej rozporządzenie dot. faktur.

Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur, faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

Jeśli posiadane przez Wnioskodawcę bilety za przejazdy dotyczą przejazdów na odległość co najmniej 50 km będą zawierały elementy określone w cytowanym wyżej § 3 pkt 4 rozporządzenia dotyczącego faktur, będą one uznawane za fakturę.

Ponadto, wskazać w tym miejscu należy, że paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W przypadku takich paragonów należy je traktować jak zwykłą fakturę, pod warunkiem że zawierają dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Wskazać należy, że w przypadku wystawienia takiej faktury – paragonu dokumentującego sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierającego numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, tj. danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że taka faktura zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku – sprzedawca nie powinien z tytułu tej sprzedaży wystawiać dla nabywcy odrębnego dokumentu (faktury standardowej). Brak jest w tym przypadku uzasadnienia na dodatkowe potwierdzenie sprzedaży zwykłą fakturą.

Zatem, z uwagi na fakt, iż Wnioskodawca będzie ponosił wydatki dotyczące delegacji, udokumentowane m.in.: fakturami, paragonami (np. za przejazd autostradą lub postój na parkingu), biletami lotniczymi, lub innymi dowodami księgowymi (np. dokumentami wystawionymi przez podmioty zagraniczne), to prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego będzie przysługiwało wyłącznie od wydatków udokumentowanych fakturą oraz paragonami zawierającymi numer NIP Wnioskodawcy. Pozostałe dokumenty dotyczące ww. wydatków nie będące fakturą, w tym dokumenty wystawione przez podmioty zagraniczne, bilety lotnicze, paragony, nie będą stanowić dokumentów, które dają prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z tych dokumentów. Przy czym prawo do odliczenia będzie przysługiwało Wnioskodawcy pod warunkiem, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku naliczonego, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy, tj. pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz nie zajdą wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie:

*   przysługiwania prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z faktur dotyczących delegacji, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe
*   przysługiwania prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z paragonów i innych dowodów księgowych nie będących fakturami, dotyczących delegacji jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest nieprawidłowe.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tutejszy organ wskazuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy oraz we własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.