Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-742/12/WN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-10-08
Teza: Możliwość przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 749) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, w związku z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 9 marca 2011r. sygn. akt III SA/Gl 2356/10 (data wpływu prawomocnego orzeczenia 23 lipca 2012r.), stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 15 kwietnia 2010r. (data wpływu 20 kwietnia 2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20 kwietnia 2010r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) jest wiodącym producentem piwa w Polsce. Odbiorcami produktów Spółki są podmioty z terenu całej Polski, a także podmioty zagraniczne. Konsekwencją utrzymywania stosunków handlowych z wieloma kontrahentami jest konieczność wystawiania znacznej ilości faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną przez Spółkę (w tym również faktur zaliczkowych, korygując i innych, których wystawianie regulują ustawa VAT oraz rozporządzenie – dalej łącznie powoływane jako faktury). W skali roku Spółka wystawia kilkadziesiąt tysięcy faktur.

Konsekwencją wystawienia faktury jest każdorazowe jej ujęcie w systemie księgowym Spółki i rejestrze podatku należnego. System księgowy przechowuje stale kopię faktury, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym momencie. Kopia faktury przechowywana w systemie jest tożsama z oryginałem faktury przekazywanym w formie papierowej nabywcy.

Jak wskazano powyżej, Spółka zobowiązana jest do wystawiania znacznej ilości faktur. Powyższy obowiązek powoduje obciążenie Spółki dużymi kosztami drukowania i magazynowania faktur, a nadto zmusza Spółkę do angażowania czasu swoich pracowników. Dodatkowo, konieczność drukowania i przechowywania tak dużej ilości faktur rodzi oczywiste ryzyko nieumyślnych omyłek w odpowiednim ich ewidencjonowaniu i przechowywaniu.

Z kolei przechowywanie kopii faktury w systemie księgowym Spółki skutkuje tym, że Spółka stale posiada dokładną kopię danej faktury i może w każdym momencie dokonać jej wydruku. Przechowywana w systemie kopia nie może być modyfikowana, stąd nie istnieje ryzyko, iż wydrukowana kopia różnić się będzie od oryginału. Co więcej, system umożliwia w każdym czasie dostęp do wszystkich przechowywanych w nim kopii faktur (np. w razie kontroli podatkowej). Korzystanie z systemu prowadzi do: oszczędności, ulepszenia organizacji pracy w Spółce, a także korzystnie wpływa na stan środowiska naturalnego (brak konieczności drukowania).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku wystawiania przez Spółkę faktur możliwe jest przechowywanie przez Spółkę kopii faktur w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku wystawiania przez Spółkę faktur możliwe jest przechowywanie przez Spółkę kopii faktur w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur, o ile kopie faktur będą przechowywane w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów z możliwością ich wydrukowania na każde żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Stanowisko Spółki oparte jest na szeregu argumentów, wynikających z przepisów prawa.

1.  Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy VAT, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Szczegółowe regulacje w zakresie wystawiania faktur zawiera rozporządzenie. Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Z kolei § 21 rozporządzenia normuje, iż podatnicy są zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przedmiotowe dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Brzmienie powyższych przepisów nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci materialnej (papierowej). Co więcej, nie nakazuje tego żaden inny przepis ustawy VAT czy rozporządzenia. Przepisy formułują jedynie obowiązek odpowiedniego przechowywania kopii faktury – należy zaś uznać, iż ten obowiązek spełniony jest w sytuacji przechowywania kopii w systemie księgowym Spółki. Wskazane przepisy nakazują bowiem przechowywanie dokumentów:
    *   w oryginalnej postaci,
    *   w podziale na okresy rozliczeniowe,
    *   w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.Pod pojęciem „oryginalnej postaci" należy zaś rozumieć tożsamość treści oryginału i kopii danej faktury, nie zaś tożsamość formy obydwu dokumentów. Żaden przepis rozporządzenia nie nakłada na Spółkę obowiązku przechowywania faktur w tej samej formie, w której zostały przekazane nabywcy. Z kolei przechowywanie faktur w postaci elektronicznej ułatwia (w stosunku do przechowywania w formie papierowej) zarządzanie dokumentami z podziałem na okresy rozliczeniowe i zdecydowanie ułatwia odszukanie danej faktury. W konsekwencji, przechowywanie kopii faktur w systemie księgowym spełnia wymogi określone przez rozporządzenie i jednocześnie zapewnia dalece efektywniejszą realizację obowiązków prawnych, niż magazynowanie kopii faktur w formie papierowej. Ponadto, bez znaczenia jest fakt, czy wraz z ujęciem w ewidencji księgowej oraz odpowiednim rejestrze zostanie wydrukowana również kopia faktury, bowiem decydujące znaczenie przy realizacji wskazanego obowiązku ma ujęcie faktury w ewidencji i rejestrze oraz zapewnienie braku możliwości modyfikacji treści kopii faktury. Nie jest również istotne, czy kopia faktury zostanie wydrukowana wraz z wydrukowaniem oryginału, czy też w innym czasie, skoro wszelkie wymogi dotyczące wystawiania faktur określone w rozporządzeniu są spełnione już w chwili wystawienia i wydrukowania oryginału faktury. Polskie przepisy dotyczące VAT nie zawierają bowiem warunku, aby dla wystawienia faktury, jak również dla przechowywania kopii faktury przez sprzedawcę niezbędne było jej wydrukowanie. Wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do kontrahenta – nabywcy, chyba że podatnik dokonuje przesłania faktury drogą elektroniczną. W ocenie Spółki użyte w § 19 rozporządzenia sformułowanie "wystawiać" nie może być rozumiane w ten sposób, że dokument będzie miał zawsze formę papierową, gdyż podstawowe znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach faktury oryginale i kopii, a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy. Należy podkreślić, iż celem wprowadzenia analizowanych przepisów jest: zapewnienie możliwości wystawienia duplikatu faktury (w przypadku ziszczenia się przesłanek) oraz zapewnienie organom podatkowym możliwości kontroli rozliczeń danego podatnika. Tym samym, wprowadzenie rozwiązania, które prezentuje Spółka służy usprawnieniu obu procesów i lepiej (w stosunku do drukowania i magazynowania faktur papierowych) realizuje dyspozycję przedmiotowych przepisów. Spółka pragnie podkreślić, iż wewnętrzna systemowa wykładnia przepisów rozporządzenia (tj. wykładnia oparta o położenie danego przepisu w obrębie aktu prawnego) wskazuje, iż regulacje co do kopii faktur nie stanowią odrębnych przepisów, poświęconych tylko temu zagadnieniu, w oderwaniu od innych kwestii. Przeciwnie, § 19 rozporządzenia stanowi „wstęp" do dwóch kolejnych przepisów, które określają cel sporządzania kopii faktury – konieczność wydania duplikatu faktury oraz możliwość kontroli rozliczeń danego podatnika. Tym samym, skoro założony cel może być osiągnięty w znacznie większym stopniu i znacznie niniejszym nakładem sił i środków, to nie istnieje żadne uzasadnienie, dla którego należałoby nakazywać drukowanie kopii faktur.
2.  Spółka pragnie podkreślić, iż w analizowanym przypadku należy odwołać się również do przepisów wspólnotowych – Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L 2006, Nr 347, poz. 1, ze zm.) dalej: „Dyrektywa VAT". Zgodnie z art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone przez Dyrektywę VAT. Art. 232 Dyrektywy VAT wskazuje, iż faktury wystawione zgodnie z przepisami sekcji 2 mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną. Art. 244 Dyrektywy VAT określa, iż każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Wreszcie art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT normuje, iż: aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy. Brzmienie powyższych przepisów wyraźnie wskazuje, iż Dyrektywa VAT nie wprowadza wymogu drukowania kopii faktur (i przechowywania ich w formie papierowej). Ponieważ czynności „wystawienia" oraz „przesłania" faktury są odrębnymi czynnościami, brak podstaw do uznania, iż Dyrektywa VAT wprowadza dychotomiczny podział na faktury wystawiane jedynie w formie papierowej czy elektronicznej. Przeciwnie, Dyrektywa VAT również kładzie nacisk na zapewnienie integralności kopii oraz jej zgodności z treścią oryginału faktury. Wprowadzenie obowiązku przechowywania kopii faktury w tożsamym z oryginałem formacie jest jedynie rozwiązaniem fakultatywnym. Przywołany uprzednio art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT wyraźnie wskazuje, iż państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektroniczne. Skoro zaś takie rozwiązanie (tożsamość oryginału i kopii faktury) jest fakultatywne, to nie może być ono rozwiązaniem obowiązkowym. Cechą regulacji fakultatywnej (w przypadku dyrektywy) jest fakt, iż ustawodawca danego państwa członkowskiego musi wprowadzić owo rozwiązanie w sposób jednoznaczny – nie może ono być domniemane czy wywiedzione. Przepisy ustawy VAT oraz rozporządzenia nie zawierają treści analogicznej do przepisu art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT. Żaden przepis rozporządzenia, czy też ustawy VAT nie nakazuje „przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione". W konsekwencji, należy uznać, iż polski ustawodawca nie skorzystał z możliwości recypowania owego wymagania do prawodawstwa krajowego (pominięcie zwrotu "w jakiej zostały przesłane lub udostępnione) — w związku z czym przepisy krajowe nie przewidują takiego obowiązku. Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. Reasumując, wykładnia przepisów wspólnotowych prowadzi do wniosku, iż Spółka nie może być zobowiązana do przechowywania kopii faktur w formie papierowej, gdy możliwe jest osiągniecie założonych celów poprzez przechowywanie kopii danej faktury w systemie księgowym.
3.  Spółka pragnie podkreślić, iż za słusznością jej stanowiska przemawiają także inne argumenty. Nie ulega wątpliwości, iż współczesne prawoznawstwo stoi na stanowisku, iż wykładnia przepisów prawa powinna posiadać charakter wykładni dynamicznej, tj. takiej wykładni danego pojęcia, która uwzględnia jego społeczny kontekst. Innymi słowy, wykładnia prawa nie może sztywno nawiązywać do rozumienia pojęcia ustawowego w dacie wydania aktu prawnego, lecz musi uwzględniać zachodzące w stosunkach społecznych przemiany. Instytucja kopii faktury została wprowadzona w 1993r. Ówcześnie możliwości techniczne nie pozwalały na przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej (w warunkach opisanych powyżej). Tym niemniej, dokonany od tego czasu postęp techniczny powoduje, iż obecnie stało się to możliwe. Wykładnia przepisów prawa powinna zatem uwzględnić zaistniałą zmianę w stosunkach społecznych i objąć swoim zakresem również te ich przypadki, które pierwotnie nie były znane. Przyjęcie przeciwnego poglądu groziłoby doprowadzeniem do sytuacji, w której zakres zastosowania przepisów prawa nie obejmuje sfery, którą wyznaczył dla danego aktu ustawodawca, a zmieniająca się rzeczywistość funkcjonuje poza systemem prawa. Takie wnioski są nie do zaakceptowania – prowadziłyby bowiem do podważenia podstawowej roli prawa i naruszałyby zasadę demokratycznego państwa prawnego. Nie bez znaczenia są również kwestie ekonomiczne czy ekologiczne – państwo nie może ingerować w działalność podmiotów prawa inaczej jak tylko w niezbędnym zakresie. Państwo nie może zatem ustanawiać obowiązków dolegliwych, gdy analogiczne efekty mogą być osiągnięte w sposób prostszy. Z powyższym koresponduje także zasada proporcjonalności, wyrażona w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowana przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie C-446/03 Marks&Spencer czy też C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy VAT, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę. Wreszcie Spółka pragnie podkreślić, iż analogiczne stanowisko zaprezentował Naczelny Sad Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009r. (sygn. akt I FSK 1169/08).

W interpretacji indywidualnej z dnia 23 czerwca 2010r. znak: IBPP2/443-354/10/WN uznano stanowisko Spółki za nieprawidłowe.

Nie zgadzając się z treścią wydanej interpretacji Spółka, po uprzednim wezwaniu do usunięcia naruszenia prawa, złożyła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 9 marca 2011r. przedmiotowej skargi, wyrokiem z dnia 9 marca 2011r. sygn. akt III SA/Gl 2356/10 uchylił ww. interpretację indywidualną znak: IBPP2/443-354/10/WN.

Sąd przystępując do merytorycznego rozpoznania sprawy, w pierwszej kolejności zauważył, że spór w tej sprawie sprowadza się do rozstrzygnięcia, czy kopie faktur VAT dokumentujących dokonaną sprzedaż, wystawionych w formie papierowej, muszą zachować przez cały okres ich przechowywania u wystawcy tożsamość wersji papierowej, czy też możliwe jest ich archiwizowanie w formie elektronicznej pozwalającej na ich wydrukowanie na żądanie organu podatkowego.

Odnosząc się do tej kwestii niezbędne jest, zdaniem Sądu, odwołanie się w najpierw do obowiązujących w tym zakresie uregulowań prawa wspólnotowego, w tym do Dyrektywy Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L. 06.347.1 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 246 Dyrektywy przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność, zaś w odniesieniu do faktur, o których mowa w art. 233 ust. 1 akapit drugi, umieszczone na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne przez cały okres przechowywania.

Ogólne zatem warunki przechowywania faktur (w tym także ich kopii) nie wskazują na formę w jakiej winno być dokonywane ich przechowywanie papierowej, czy elektronicznej, ale kładą nacisk na to, aby forma ta gwarantowała przez cały okres ich przechowywania autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, z jednoczesnym zastrzeżeniem, że umieszczone na nich dane mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne.

O tym, że sam ustawodawca wspólnotowy nie określił w ramach art. 246 Dyrektywy formy w jakiej winno nastąpić przechowywanie wystawionych już faktur przez cały obowiązujący w tym zakresie okres, ale jedynie zakreślił ogólne warunki jakie winny być spełnione w procedurze ich przechowywania, świadczy kolejny zapis Dyrektywy, tj. art. 247 ust. 1 i 2. Z zapisu tego wynika, że każde państwo członkowskie samodzielnie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium, a także może, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Zatem to od woli poszczególnych państw członkowskich zależy, czy skorzystają z przyznanego im w art. 247 ust. 2 Dyrektywy uprawnienia, do wprowadzenia szczególnych, krajowych uregulowań w zakresie sposobu przechowywania faktur, czy też w wypadku braku ich wprowadzenia, zachowają one ogólne wymogi wynikające z art. 246 Dyrektywy. Jeżeli jednak państwo członkowskie skorzysta z prawa do samodzielnego określenia wymogów przechowywania faktur, to prawo takie będzie ograniczone jedynie do tych kwestii, które ustawodawca wspólnotowy scedował na państwa członkowskie w ramach art. 247 ust. 2 Dyrektywy.

Analizując na gruncie prawa krajowego ewentualnego skorzystania przez Polskę z przewidzianej w art. 247 ust. 2 możliwości odmiennego uregulowania zasad przechowywania faktur VAT, idąc w ślad za rozumowaniem samego organu podatkowego, należy odwołać się do rozporządzenia Ministra Finansów wcześniej już przytoczonego. Zgodnie bowiem z § 19 ust. 1 i 2 jak słusznie zauważył organ, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz "KOPIA".

Z tego przepisu organ wywiódł wniosek, że faktury powinny być wystawione w formie materialnej – w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej wyraz "KOPIA". Te rozważania organu są w pełno zasadne i nie były zresztą kwestionowane przez stronę przeciwną. Nie do tego też tak naprawdę sprowadzał się zaistniały spór. Skarżąca bowiem nie kwestionowała obowiązku wystawienia zarówno oryginału faktury VAT jak i też jej kopii w tej samej formie papierowej, ale miała wątpliwość, czy już po wystawieniu oryginału faktury w formie papierowej musi ją nadal przechowywać w tej samej formie, czy też może dokonać jej elektronicznego odzwierciedlenia i czy dalsze jej przechowywanie w tej formie, nie będzie rodzić w przyszłości zarzutu braku posiadania kopii faktury, a którą w formie papierowej przedłoży organowi na każde żądanie.

Zdaniem Sądu, na to zagadnienie należałoby szukać odpowiedzi dokonując przy tym analizy porównawczej § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia. Zgodnie z ust. 1 podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast w ust. 2 zastrzeżono, że dokumenty, o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Analiza ta doprowadziła do zakwestionowania przez organ stanowiska własnego podatnika i uznania, że w świetle przywołanych wyżej obowiązujących uregulowań prawnych, obecnie nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Same bowiem przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty, kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej, w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby, a wręcz przeciwnie, nakładają one na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Taki wniosek organu podatkowego, w ocenie Sądu, nie jest już tak oczywisty przy literalnym odczytaniu spornego zapisu ust. 2 § 21 rozporządzenia, w szczególności gdy uwzględni się równolegle brzmienie art. 247 ust. 2 Dyrektywy. Polski ustawodawca chcąc skorzystać z przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy możliwości samodzielnego określenia przez państwa członkowskie zasad przechowywania faktur VAT, w ramach przedmiotowego rozporządzenia przewidział jedynie warunek przechowywania faktur "w oryginalnej postaci", nie precyzując jednakże, w ślad za prawodawcą wspólnotowym, iż ma to być postać, w jakiej wysłano lub udostępniono fakturę, ani nie zastrzegł wprost przewidzianej tam formy papierowej (invoice on paper) lub elektronicznej (invoice by electronic means).

O ile bowiem, zdaniem Sądu, w przedmiotowym zapisie art. 247 ust. 2 Dyrektywy wyraźnie przewidziano, że aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1 może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, a zatem wyraźnie odwołało się do kwestii formy faktury, w jakiej została ona wysłana lub udostępniona, to już w brzmieniu ust. 2 § 21 całkowicie pominął to zagadnienie odwołując się wyłącznie do "postaci faktury".

Ten brak precyzyjności w zapisie odpowiedniej normy prawa krajowego niewątpliwie wywołuje istotne wątpliwości, czy pod użytym pojęcie "oryginalnej postaci" faktury, mieści się także kwestia samej "formy" faktury: papierowej, czy elektronicznej. Szczególnie, że oba te pojęcia użyte zostały w literalnym zapisie art. 247 ust. 2 Dyrektywy.

Jak zauważył Sąd, na tę kwestię zwrócił już uwagę Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 listopada 2009r. sygn. akt I FSK 1169/08, który został powołany w uzasadnieniu skargi przez stronę skarżącą. W wyroku tym NSA nie podzielił zapatrywania Sądu I instancji o istnieniu w Dyrektywie bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takie samej formie, w jakiej są wysyłane. Jak zaznaczono w omawianym wyroku, jedyne co można w tej materii wywnioskować z Dyrektywy to fakt, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. Zauważono także, że trafnie strona skarżąca wywodziła, iż nieuprawnione było utożsamianie czynności "wystawienia" i "przesłania" faktury, gdyż są to dwie odrębne czynności.

W dalszej części uzasadnienia NSA zwrócił uwagę na brak normatywnych przeciwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką też możliwością, w ocenie Sądu, przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne. Jednakże w takiej sytuacji, to podatnik, mając obowiązek przechowywania kopii faktur, czy to w formie wydrukowanej, czy też elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika będzie także zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur, czy też nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Zwrócono przy tym uwagę, na to, że istota przechowywania kopii faktur sprowadza się do przechowywania nośników informacji.

Na koniec NSA stwierdził, że skoro sam normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.

Sąd podzielił powyższy pogląd wskazując, iż sama Dyrektywa faktycznie nie uzależnia obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane, gdyż jedynie uprawnia ona same państwa członkowskie do wprowadzenia w prawie krajowym takich obostrzeń, co do uzależnienia formy przechowywania faktury od tego w jakiej została ona wysłana lub udostępniona.

Z samego przepisu obowiązującego aktualnie § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów nie wynika, aby ograniczenia co do formy w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia. Literalne odczytanie tego zapisu nie prowadzi zaś do prezentowanego w skarżonej interpretacji przez organ wniosku, że skoro wystawiona została faktura w określonej formie papierowej, to w tej samej formie musi być też przechowywana jej kopia.

Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Konkludując, zdaniem Sądu stwierdzić należało, że zaistniały podstawy do stwierdzenia, że zaskarżona interpretacja została wydana z naruszeniem § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008r.

Od ww. wyroku WSA w Gliwicach z dnia 9 marca 2011r. sygn. akt III SA/Gl 2356/10 Minister Finansów wniósł skargę kasacyjną.

Postanowieniem z dnia 20 czerwca 2012r. sygn. akt I FSK 1336/11 Naczelny Sąd Administracyjny na wniosek Ministra Finansów umorzył postępowanie kasacyjne od ww. wyroku.

W myśl art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270), ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie ten sąd oraz organ, którego działanie lub bezczynność była przedmiotem zaskarżenia.

Mając na uwadze ocenę prawną wyrażoną przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach oraz stan prawny mający w sprawie zastosowanie, stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337, ze zm.).

Zgodnie z § 19 ust. 1 i 2 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuję sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej – w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur), w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje przepis § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, w którym wskazano, że dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Należy w tym miejscu także wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), określanej dalej jako Dyrektywa 112, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – definicje). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112 każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 in fine Dyrektywy 112). Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Z treści wniosku wynika, iż Wnioskodawca jest wiodącym producentem piwa w Polsce. Odbiorcami produktów Spółki są podmioty z terenu całej Polski, a także podmioty zagraniczne. Konsekwencją utrzymywania stosunków handlowych z wieloma kontrahentami jest konieczność wystawiania znacznej ilości faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną przez Spółkę (w tym również faktur zaliczkowych, korygując i innych, których wystawianie regulują ustawa VAT oraz rozporządzenie – dalej łącznie powoływane jako faktury). W skali roku Spółka wystawia kilkadziesiąt tysięcy faktur.

Konsekwencją wystawienia faktury jest każdorazowe jej ujęcie w systemie księgowym Spółki i rejestrze podatku należnego. System księgowy przechowuje stale kopię faktury, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym momencie. Kopia faktury przechowywana w systemie jest tożsama z oryginałem faktury przekazywanym w formie papierowej nabywcy.

Jak wskazano powyżej, Spółka zobowiązana jest do wystawiania znacznej ilości faktur. Powyższy obowiązek powoduje obciążenie Spółki dużymi kosztami drukowania i magazynowania faktur, a nadto zmusza Spółkę do angażowania czasu swoich pracowników. Dodatkowo, konieczność drukowania i przechowywania tak dużej ilości faktur rodzi oczywiste ryzyko nieumyślnych omyłek w odpowiednim ich ewidencjonowaniu i przechowywaniu.

Z kolei przechowywanie kopii faktury w systemie księgowym Spółki skutkuje tym, że Spółka stale posiada dokładną kopię danej faktury i może w każdym momencie dokonać jej wydruku. Przechowywana w systemie kopia nie może być modyfikowana, stąd nie istnieje ryzyko, iż wydrukowana kopia różnić się będzie od oryginału. Co więcej, system umożliwia w każdym czasie dostęp do wszystkich przechowywanych w nim kopii faktur (np. w razie kontroli podatkowej). Korzystanie z systemu prowadzi do: oszczędności, ulepszenia organizacji pracy w Spółce, a także korzystnie wpływa na stan środowiska naturalnego (brak konieczności drukowania).

Wnioskodawca ma wątpliwości czy w przypadku wystawiania przez Spółkę faktur możliwe jest przechowywanie przez Spółkę kopii faktur w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur.

Odnosząc się do powyższego należy wskazać, iż w świetle ww. wyroku WSA w Gliwicach z dnia 9 marca 2011r., sygn. akt III SA/Gl 2356/10, nie ma normatywnych przeszkód do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur tzn. takiego, gdzie faktura była wystawiana w formie papierowej, a jej kopia w formie elektronicznej. Wymogiem przechowywania kopii faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Mając zatem na uwadze przedstawiony przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku opis sprawy, treść powołanych przepisów oraz ocenę prawną wyrażoną w ww. orzeczeniu WSA w Gliwicach należy stwierdzić, że możliwe jest przechowywanie faktur w formie elektronicznej, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania kopii faktur.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego na dzień wydania interpretacji uchylonej wyrokiem WSA w Gliwicach z dnia 9 marca 2011r. sygn. akt III SA/Gl 2356/10, tj. na dzień 23 czerwca 2010r.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.