Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-475/11-3/ISN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-09-29
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia podatku VAT należnego o podatek naliczony wynikający z faktury otrzymywanej w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: czynności-czynności opodatkowane; faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek naliczony; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 2-art. 8; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 29 czerwca 2011 r. (data wpływu 7 lipca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia podatku VAT należnego o podatek naliczony wynikający z faktury otrzymywanej w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 7 lipca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia podatku VAT należnego o podatek naliczony wynikający z faktury otrzymywanej w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

„A” Sp. z o.o. (dalej: Spółka) jest dużym podmiotem z branży transport-spedycja -logistyka (TSL), prowadzącym działalność o zasięgu międzynarodowym. Ze względu na specyfikę działalności i rozliczeń w tej branży, wystawia on duże ilości faktur (np. miesięcznie - kilkanaście tysięcy do około 30 tysięcy faktur). Jednocześnie Spółka, będąc nabywcą towarów i usług, również otrzymuje znaczącą ilość faktur (na podobnym poziomie, jak ilość wystawianych faktur sprzedażowych).

Mając na względzie czynniki operacyjne (tj. oczekiwania ze strony kontrahentów), ekonomiczne (dążenie do obniżenia kosztów prowadzonej działalności) oraz aspekty ekologiczne, Spółka planuje wdrożenie rozwiązań pozwalających na stosowanie faktur elektronicznych, zarówno w odniesieniu do wystawianych przez nią faktur sprzedaży, jak również w odniesieniu do faktur dokumentujących zakupy, wystawionych przez dostawców na jej rzecz.

Spółka przedstawiła opis rozwiązań informatyczno-biznesowych, które planuje wdrożyć w celu zapewnienia zgodności z prawem obiegu faktur elektronicznych (a tym samym - zapewnienia poprawności rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług).

Sprzedaż

Podstawowym oprogramowaniem operacyjnym Spółki jest „b” - system służący do rejestracji i obsługi zleceń klientów - w tym również do wystawiania faktur sprzedaży. Dotychczas faktury sprzedażowe były zgodnie z procedurami wewnętrznymi wystawiane przez upoważnionych pracowników Spółki, a następnie drukowane oraz wysyłane w postaci papierowej pocztą do klientów. Dodatkowo wiele faktur dokumentujących czynności (sprzedaż) - w tym również wykonywane poza zwykłą działalnością operacyjną - Spółka wystawia w tzw. eBS (system finansowo-księgowy).

Spółka planuje dokonać modyfikacji systemu „b” w taki sposób, aby po wygenerowaniu faktury system dokonywał automatycznej wysyłki faktury pocztą elektroniczną (e-mailem) do klienta. Wystawiona faktura byłaby zapisana w formacie PDF, i stanowiłaby załącznik do e-maila; przy czym adresy e-mail wskazywane przez klientów jako właściwe do odbioru faktur od Spółki byłyby uzgadniane z poszczególnymi klientami i archiwizowane przez Spółkę (wdroży ona procedurę zarządzania bazą adresów e-mail klientów). Spółka nie planuje stosowania tzw. bezpiecznego (kwalifikowanego) podpisu elektronicznego ani elektronicznej wymiany danych (EDI). Ponadto faktury wystawiane w eBS będą wysyłane do systemu „b” i stamtąd elektronicznie wysyłane do klientów (jako załącznik w formacie PDF do „zwykłego” e-maila).

Warunkiem dostarczania klientowi faktury elektronicznej będzie uprzednie uzyskanie od klienta jego akceptacji (wyrażonej w formie: podpisanej umowy lub zaakceptowanej oferty lub wprost w formie oświadczenia pisemnego lub elektronicznego) dla takiego sposobu dostarczania faktur; zaś oświadczenia klientów o udzieleniu akceptacji będą przez Spółkę archiwizowane (w archiwum elektronicznym, po zeskanowaniu). Faktury wysyłane do klientów, po uzyskaniu ich akceptacji, drogą elektroniczną nie będą drukowanie i wysyłane w postaci papierowej pocztą. Spółka przyjmie bowiem rozwiązanie systemowe zapewniające, iż każda faktura może być wysyłana tylko na jeden z dwóch sposobów: w formie papierowej pocztą lub e-mailem w formacie PDF, w zależności od uzyskania wspomnianej akceptacji klienta.

Ponadto, dla faktur sprzedaży Spółka będzie prowadzić archiwum w formie elektronicznego rejestru, w którym przechowywane będą wszystkie wysłane drogą elektroniczną faktury w formacie PDF (okres przechowywania - od momentu wysyłki faktury do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z wystawieniem danej faktury).

Zakupy

Podstawową procedurą obiegu dokumentów kosztowych w Spółce jest tzw. „c” - jest to system elektronicznego obiegu/dystrybucji dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami i komórkami organizacyjnymi, który zapewnia akceptację dokumentów zgodnie z procesami biznesowymi i strukturą organizacyjną Spółki. Akceptuje ona faktury wystawiane przez dostawców towarów i usług jedynie w formie papierowej. Faktura wpływająca do Spółki jest oklejana kodem kreskowym (zindywidualizowanym i niepowtarzalnym), następnie skanowana i umieszczana w archiwum elektronicznym (tzw. Altair). Poprzez odpowiedni interfejs faktura jest zaciągana do „c”. W „c” faktura podlega akceptacji merytorycznej w pierwszym i drugim stopniu, oraz ostatecznej akceptacji przez pracownika działu księgowości (następnie faktura jest księgowana w systemie eBS). Nie ma możliwości, aby w eBS zaksięgowano fakturę, która wcześniej nie została zweryfikowana i zaakceptowana zgodnie z procedurami wewnętrznymi.

Celem wdrożenia faktur w formie elektronicznej w odniesieniu do dokonywanych przez Spółkę zakupów, zamierza ona:

*   dokonać modyfikacji opisanego wyżej elektronicznego systemu obiegu i akceptacji faktur „c” w ten sposób, iż faktury dostarczane w formie elektronicznej byłyby obsługiwane tym systemem na identycznych zasadach, jak dotychczas faktury otrzymywane przez Spółkę w postaci papierowej - w efekcie faktura elektroniczna byłaby księgowana dopiero po uzyskaniu uprzednich akceptacji pierwszego i drugiego stopnia (co oznacza, że przed zaksięgowaniem faktury jej zasadność, wielkość obciążeń oraz dane/tożsamość wystawcy faktury zostałyby zweryfikowane przez osoby merytorycznie odpowiedzialne),
*   udzielać akceptacji na dostarczanie faktur w formie elektronicznej wyłącznie w postaci wysyłki e-mail z fakturą stanowiącą załącznik w formacie PDF (tj. bez zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego czy elektronicznej wymiany danych EDI).

W tym celu Spółka zamierza przyznawać kontrahentom, którym udzieli zgody na dostawę faktur drogą elektroniczną, ściśle określone adresy e-mail (tzn. każdy dostawca będzie dysponował niepowtarzalnym, tylko jemu przyznanym adresem, przeznaczonym wyłącznie do dostarczania Spółce faktur przez tego dostawcę). Spółka opracuje proces wstępnej weryfikacji korespondencji, dostarczonej na przyznany danemu dostawcy adres e-mail, w celu zapewnienia, iż do systemu „c” będą wpływać jedynie faktury dostarczone pocztą elektroniczną w formacie PDF (a nie faktura w innym formacie czy przypadkowa korespondencja), obok faktur papierowych. Ponadto Spółka dokona przebudowy opisanego wyżej systemu „c” w ten sposób, iż w całym strumieniu wpływających do systemu faktur (zarówno skanów faktur papierowych, jak i faktur dostarczonych drogą elektroniczną) każdy dokument będzie oznaczony niepowtarzalnym numerem. Taki sposób oznaczenia dokumentów umożliwi ich łatwą weryfikację, jak również archiwizowanie w sposób umożliwiający bezproblemowe ich odszukanie. Jednocześnie, data wpływu do Spółki faktur w obydwu postaciach (papierowej i elektronicznej) będzie identyfikowalna.

Spółka docelowo zamierza dążyć do całkowitej rezygnacji z obiegu faktur papierowych (w odniesieniu do sprzedaży, jak również do dokumentowania zakupów), na rzecz pełnego obiegu dokumentów wystawianych i dostarczanych w formie elektronicznej. Jednakże w praktyce taki cel jest możliwy do osiągnięcia zapewne nie wcześniej niż w okresie kilkuletnim, zatem Spółka przewiduje, iż przez dłuższy czas będzie jeszcze zachodziła konieczność równoległego dostarczania oraz akceptowania (i w konsekwencji przechowywania) faktur wystawionych w obu formach: elektronicznej i papierowej.

Niezależnie od istniejącego w dalszym ciągu obowiązku wystawiania/przyjmowania faktur papierowych (w sytuacji braku zgody, w konkretnych przypadkach, na fakturowanie elektroniczne), Spółka zamierza wdrożyć system archiwizacji faktur wyłącznie w postaci elektronicznej - zarówno w odniesieniu do faktur papierowych (skany faktur), jak i faktur elektronicznych (wystawianych/otrzymywanych wg zasad wyżej opisanych).

Ostatecznie przyjęte rozwiązania będą pozwalały w przypadku wszystkich transakcji (sprzedażowych oraz zakupowych) prześledzić proces ich realizacji - począwszy od umowy (lub ustaleń transakcyjnych) z kontrahentem, poprzez akceptację zlecenia/kosztu, aż po wystawienie (bądź otrzymanie) i zarchiwizowanie faktury - i to przez cały okres od momentu wystawienia/otrzymania faktury do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (wynikającego z ujęcia w rozliczeniu VAT danej faktury).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktura otrzymana przez Spółkę od jej dostawcy w formie elektronicznej (tj. dostarczona jako załącznik w formacie PDF do e-maila wysłanego przez dostawcę na uzgodniony ze Spółką adres e-mail, po udzieleniu przez Spółkę akceptacji dla dostawcy) i podlegająca procesowi weryfikacji/akceptacji w ramach opisanych powyżej procesów biznesowych przyjętych w Spółce, stanowi podstawę do obniżenia podatku VAT należnego o podatek naliczony wynikający z takiej faktury?

Zdaniem Wnioskodawcy, faktura otrzymana przez niego od jego dostawcy w formie elektronicznej (tj. dostarczona jako załącznik w formacie PDF do e-maila wysłanego przez dostawcę na uzgodniony adres e-mail, po udzieleniu akceptacji dla dostawcy) i podlegająca procesowi weryfikacji/akceptacji w opisanych w stanie faktycznym procesów biznesowych przyjętych u niego, stanowi podstawę do obniżenia podatku VAT należnego o podatek naliczony wynikający z takiej faktury.

W treści wniosku Spółka wskazała następujące przepisy prawa podatkowego: art. 86, art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej Ustawą o VAT; § 2, § 4 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwanego dalej rozporządzeniem.

Na podstawie art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT Minister Finansów został upoważniony do określenia szczegółowych zasad wystawiania oraz przesyłania, jak również przechowywania faktur w formie elektronicznej (i udostępniania ich właściwym organom kontroli).

Na mocy wspomnianego rozporządzenia Minister Finansów określił następujące warunki przesyłania (w tym udostępniania) faktur w formie elektronicznej:

*   uzyskanie uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez ich odbiorcę (przy czym akceptacja może być dokonana w formie pisemnej lub elektronicznej),
*   zapewnienie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury.

Jednocześnie Minister Finansów zdefiniował w treści rozporządzenia:

*   pojęcie „autentyczność pochodzenia” - jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
*   pojęcie „integralność treści faktury” - jako „to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”

przy czym w treści rozporządzenia wskazano, iż autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego (w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym - Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Ponadto, w rozporządzeniu zostały określone następujące wymogi odnośnie zasad przechowywania faktur przesyłanych w formie elektronicznej oraz ich udostępniania organom kontroli:

*   przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   przechowywanie w dowolny sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści (zdefiniowane jak powyżej) oraz czytelność faktur w całym okresie od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   łatwe wyszukiwanie faktur,
*   zapewnianie - na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej - bezzwłocznego dostępu do faktur (w trybie umożliwiającym organom pobór tych faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych).

Zdaniem Spółki, w rozporządzeniu zostały określone zasady wystawiania (przesyłania) i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Natomiast ogólny sposób sformułowania tych zasad wydaje się nie dawać całkowitej pewności co do zgodności z prawem (i poprawności rozliczeń z tytułu podatku i usług) w przypadku wielu, możliwych do zastosowania, dostępnych na rynku rozwiązań informatycznych - z wyjątkiem wymienionych w rozporządzeniu (jedynie tytułem przykładu): bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych. Dopiero analiza przepisów rozporządzenia w kontekście stosownych regulacji Unii Europejskiej, odnoszących się do fakturowania elektronicznego, pozwala na stwierdzenie, czy przyjęte przez podatnika rozwiązania informatyczne/biznesowe są zgodne z warunkami określonym w rozporządzeniu.

W tym celu należy wziąć pod uwagę zapisy Dyrektywy Rady 2010/45/UE zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: „Dyrektywa 112”) w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania1 (dalej: „Dyrektywa 45”). Już w preambule Dyrektywy 45 wskazano na cel jej przyjęcia (pkt 8 preambuły): „Ponieważ fakturowanie elektroniczne może pomóc przedsiębiorcom obniżyć koszty i zwiększyć konkurencyjność, należy zmienić aktualne wymogi VAT dotyczące fakturowania elektronicznego po to, by zlikwidować istniejące obciążenia i przeszkody. Faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane równo, a obciążenie administracyjne związane z fakturowaniem papierowym nie powinno się zwiększyć”.

Ponadto, w preambule Dyrektywy 45 prawodawca unijny określił sposób oceny prawidłowości wdrożonych rozwiązań w zakresie fakturowania elektronicznego:

*   w aspekcie biznesowym (pkt 10 preambuły): „Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego należy zapewnić ich autentyczność, integralność i czytelność. Kontrole biznesowe można wykorzystywać dla ustalenia wiarygodnych ścieżek audytu między fakturami a transakcjami, zapewniając tym samym, że każda faktura (czy to w formie papierowej, czy też elektronicznej) spełnia te wymogi”,
*   oraz w aspekcie technologicznym (pkt 11): „Autentyczność i integralność faktur elektronicznych można również zapewnić za pomocą wykorzystania niektórych istniejących technologii, takich jak elektroniczna wymiana danych (EDI) i zaawansowane podpisy elektroniczne. Ponieważ jednak istnieją również inne technologie, nie należy wymagać od podatników żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego”.

W dalszej części Dyrektywy 45 wskazano również, że „Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług” (art. 223 pkt 1 zdanie drugie Dyrektywy 112, zmienionej Dyrektywą 45). Prawodawca unijny podkreślił również, że tzw. bezpieczny podpis elektroniczny oraz elektroniczna wymiana danych (EDI), stanowią jedynie „przykłady technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury” (art. 223 pkt 2 zmienionej Dyrektywy 112).

Ze wskazanych wyżej zapisów Dyrektywy 45 wprost wynika, iż podatnik może na potrzeby fakturowania elektronicznego zastosować dowolne rozwiązania z dostępnych technologii informatycznych, byleby w połączeniu z konkretnymi procesami (procedurami) biznesowymi przyjętymi w działalności tego podatnika zostały spełnione wymagania w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury (zdefiniowane w Dyrektywie 45). Nie jest możliwe zinterpretowanie zapisów Dyrektywy 45 (i tym samym rozporządzenia) w taki sposób, iż fakturowanie elektroniczne jest dostępne dla podatników wyłącznie pod warunkiem zastosowania ściśle określonych technologii informatycznych. Przeciwnie, prawodawca unijny - w odniesieniu do możliwych rozwiązań informatycznych - udziela podatnikom pełnej swobody, jeśli rozwiązania te, uzupełnione o odpowiednie procesy w strukturach podatnika, zapewnią dotrzymanie wspomnianych warunków (autentyczność/integralność).

Z powyższego wynika również, iż to w gestii podatnika leży wybór takich rozwiązań informatycznych, jak również organizacja takich procesów biznesowych (w tym obiegu i akceptacji dokumentów oraz odpowiedniej archiwizacji), aby łącznie te rozwiązania i procesy w sposób kompleksowy pozwalały mieć pewność co do autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury.

Zdaniem Spółki, wdrożenie fakturowania elektronicznego, które:

*   w aspekcie technologicznym - będzie polegało na wysyłce/otrzymywaniu faktur w formie „zwykłej” poczty elektronicznej z załączoną fakturą w formacie PDF (bez stosowania tzw. bezpiecznego podpisu czy elektronicznej wymiany danych (EDI));
*   w aspekcie biznesowym - będzie polegało na stworzeniu procesów, dzięki którym możliwe będzie (w odniesieniu do przesyłania, jak również archiwizacji faktur): stwierdzenie tożsamości wystawcy faktury, uzyskanie pewności, iż dane zawarte w fakturach elektronicznych (zarówno wystawianych, jak i otrzymywanych) nie mogą być zmienione, archiwizowanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, jak również zapewniający niezwłoczny dostęp na żądanie organów kontroli,

będzie spełniać wymagania w zakresie wystawiania (przesyłania) i archiwizacji faktur w formie elektronicznej, określone w rozporządzeniu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca jest dużym podmiotem z branży transport-spedycja-logistyka, prowadzącym działalność o zasięgu międzynarodowym. Ze względu na specyfikę jego działalności i rozliczeń w tej branży, wystawia on duże ilości faktur (np. miesięcznie - kilkanaście tysięcy do około 30 tysięcy faktur) oraz jednocześnie, będąc nabywcą towarów i usług, również otrzymuje znaczącą ilość faktur (na podobnym poziomie, jak ilość wystawianych faktur sprzedażowych). Zainteresowany mając na względzie czynniki operacyjne (tj. oczekiwania ze strony kontrahentów), ekonomiczne (dążenie do obniżenia kosztów prowadzonej działalności) oraz aspekty ekologiczne, planuje wdrożenie rozwiązań pozwalających na stosowanie faktur elektronicznych, zarówno w odniesieniu do wystawianych przez niego faktur sprzedaży, jak również w odniesieniu do faktur dokumentujących zakupy, wystawionych przez dostawców na jego rzecz.

Celem wdrożenia faktur w formie elektronicznej w odniesieniu do dokonywanych przez Spółkę zakupów, zamierza ona:

*   dokonać modyfikacji elektronicznego systemu obiegu i akceptacji faktur „c” w ten sposób, iż faktury dostarczane w formie elektronicznej byłyby obsługiwane tym systemem na identycznych zasadach, jak dotychczas faktury otrzymywane przez Spółkę w postaci papierowej - w efekcie faktura elektroniczna byłaby księgowana dopiero po uzyskaniu uprzednich akceptacji pierwszego i drugiego stopnia (co oznacza, że przed zaksięgowaniem faktury jej zasadność, wielkość obciążeń oraz dane/tożsamość wystawcy faktury zostałyby zweryfikowane przez osoby merytorycznie odpowiedzialne),
*   udzielać akceptacji na dostarczanie faktur w formie elektronicznej wyłącznie w postaci wysyłki e-mail z fakturą stanowiącą załącznik w formacie PDF (tj. bez zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego czy elektronicznej wymiany danych EDI).

W tym celu Zainteresowany zamierza przyznawać kontrahentom, którym udzieli zgody na dostawę faktur drogą elektroniczną, ściśle określone adresy e-mail (tzn. każdy dostawca będzie dysponował niepowtarzalnym, tylko jemu przyznanym adresem, przeznaczonym wyłącznie do dostarczania Spółce faktur przez tego dostawcę). Wnioskodawca opracuje proces wstępnej weryfikacji korespondencji, dostarczonej na przyznany danemu dostawcy adres e-mail, w celu zapewnienia, iż do systemu „c” będą wpływać jedynie faktury dostarczone pocztą elektroniczną w formacie PDF (a nie faktura w innym formacie czy przypadkowa korespondencja), obok faktur papierowych. Ponadto, dokona on przebudowy opisanego wyżej systemu „c” w ten sposób, iż w całym strumieniu wpływających do systemu faktur (zarówno skanów faktur papierowych, jak i faktur dostarczonych drogą elektroniczną) każdy dokument będzie oznaczony niepowtarzalnym numerem. Taki sposób oznaczenia dokumentów umożliwi ich łatwą weryfikację, jak również archiwizowanie w sposób umożliwiający bezproblemowe ich odszukanie. Jednocześnie, data wpływu do Spółki faktur w obydwu postaciach (papierowej i elektronicznej) będzie identyfikowalna.

Ostatecznie przyjęte rozwiązania będą pozwalały w przypadku wszystkich transakcji (sprzedażowych oraz zakupowych) prześledzić proces ich realizacji - począwszy od umowy (lub ustaleń transakcyjnych) z kontrahentem, poprzez akceptację zlecenia/kosztu, aż po wystawienie (bądź otrzymanie) i zarchiwizowanie faktury - i to przez cały okres od momentu wystawienia/otrzymania faktury do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (wynikającego z ujęcia w rozliczeniu VAT danej faktury).

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Od dnia 1 stycznia 2011 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem.

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Jak wynika z opisu sprawy, otrzymywane przez Spółkę faktury w formie elektronicznej będą spełniały warunki określone w § 3 i § 4 rozporządzenia. Bowiem Wnioskodawca udzieli dostawcy akceptacji co do przyjętego sposobu przesyłu faktur, ponadto zapewniona zostanie integralność treści i autentyczność pochodzenia faktur.

Podkreślić należy, iż faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. „zwykłych” faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Zatem, faktura otrzymana przez Spółkę od jej dostawcy w formie elektronicznej (tj. dostarczona jako załącznik w formacie PDF do e-maila wysłanego przez dostawcę na uzgodniony adres e-mail, po udzieleniu akceptacji dla dostawcy) i podlegająca procesowi weryfikacji/akceptacji w ramach opisanych procesów biznesowych przyjętych u Wnioskodawcy, stanowić będzie podstawę do obniżenia podatku VAT należnego o podatek naliczony wynikający z takiej faktury, bowiem faktura ta dokumentować będzie nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Zainteresowanego do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług (z zastrzeżeniem art. 88 ustawy).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Dodatkowo tut. Organ informuje, że w pozostałych zakresach w dniu 29 września 2011 r. zostały wydane odrębne interpretacje indywidualne nr ILPP4/443-475/11-2/ISN oraz nr ILPP4/443-475/11-4/ISN.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.