Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-1.4012.629.2021.2.IZ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-12-08
Teza: Możliwości przechowywania faktur wystawianych i faktur zakupowych postaci elektronicznej oraz - prawo do odliczenia podatku z faktur zakupowych przechowywanej w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-oryginał faktury; faktura-otrzymanie faktury; faktura-wystawienie faktury
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Elementy faktury ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Obowiązek wystawienia faktury ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Sposób wystawienia faktur
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112

**INTERPRETACJA INDYWIDUALNA**

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z 31 sierpnia 2021 r. (data wpływu 7 września 2021 r.), uzupełnionym pismem z 9 listopada 2021 r. (data wpływu 12 listopada 2021 r.), stanowiącym odpowiedź na wezwanie Organu z 4 listopada 2021 r. nr 0114-KDIP1-1.4012.629.2021.1.IZ (doręczone 4 listopada 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

\- możliwości przechowywania faktur wystawianych przez Wnioskodawcę jak i faktur zakupowych otrzymywanych przez Wnioskodawcę w postaci elektronicznej – **jest prawidłowe**,

\- prawa do odliczenia podatku z faktur zakupowych przechowywanej w formie elektronicznej – **jest prawidłowe**.

**UZASADNIENIE**

7 września 2021 r. wpłynął wniosek, uzupełniony pismem z 9 listopada 2021 r. (data wpływu 12 listopada 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur wystawianych przez Wnioskodawcę jak faktur zakupowych otrzymywanych przez Wnioskodawcę w postaci elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku z faktur zakupowych przechowywanej w formie elektronicznej.

**We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:**

Uniwersytet (dalej jako: Uczelnia lub Wnioskodawca) jest uczelnią publiczną działającą na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2021.478 ze zm., dalej jako: ustawa PSWiN).

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: podatek VAT), gdzie zgodnie z przepisami ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2021.685 ze zm., dalej jako: ustawa o VAT), oprócz działalności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, wykonuje również czynności zwolnione z VAT oraz niepodlegające temu podatkowi.

Uczelnia otrzymuje dokumenty księgowe (faktury, rachunki, noty, itp.) w formie papierowej, które wpływają do poszczególnych Jednostek Uczelni. Następnie dokumenty są sprawdzane pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, odpowiednio opisywane, podpisywane i zatwierdzane przez osoby odpowiedzialne do realizacji, przez umieszczenie i wpisanie na dokumencie odpowiedniej klauzuli.

Z kolei faktury elektroniczne przechowywane są w takiej formie w jakiej zostały otrzymane i są drukowane jedynie dla celów operacyjnych, podlegają tej samej kontroli merytorycznej i formalno- rachunkowej. Faktury w wersji elektronicznej przesyłane są do Zespołu Finansowego, celem dokonania zapłaty po uprzednim zatwierdzeniu przez osoby odpowiedzialne.

Obecnie Wnioskodawca przechowuje jeszcze oryginalne dokumenty otrzymane w formie papierowej, tzn. dokumenty, które zostały wystawiane przez dostawców towarów lub usługodawców i następnie przesłane lub dostarczone bezpośrednio w tej formie. Natomiast dokumenty wystawiane i przesłane w formie elektronicznej (faktury elektroniczne) są przechowywane w wersji elektronicznej (mogą być one także dodatkowo drukowane i przechowywane jako wydruk papierowy tego dokumentu).

Uczelnia posiada system (\`(...)\`), który umożliwia m.in. przechowywanie dokumentów księgowych w podziale na okresy rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych identyfikujących przez okres nie krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie stosownego Zarządzenia Rektora, Uczelnia wprowadziła „Instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów w Uniwersytecie” (dalej jako: Instrukcja), zobowiązującą wszystkich pracowników do przestrzegania w pełni postanowień i procedur zawartych w Instrukcji.

Następnie Instrukcja ta została rozszerzona, uszczegółowiona przez kolejne Zarządzenie Rektora Uczelni (w 2020 r. na skutek trwającego stanu epidemii z powodu COVID-19; dalej jako: Procedura), wprowadzając m.in. elektroniczną formę przekazywania, akceptacji oraz zatwierdzania do wypłaty dokumentów finansowych, o których mowa w ww. Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów.

Wnioskodawca przedstawia poniżej najistotniejsze zapisy - wytyczne ws. sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów. Zgodnie z pierwotną Instrukcją w zakresie przechowywania i archiwizowania dowodów księgowych:

• Dowody księgowe, księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe podlegają gromadzeniu, przechowywaniu, archiwizowaniu i ochronie przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;

• Dowody księgowe i ich zestawienia, które stanowią podstawę księgowań, należy układać w porządku i kolejności dostosowanej do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz czasu przechowywania i umieszczać w teczkach (segregatorach) w sposób zabezpieczający ich nie-naruszalność i łatwe odszukanie;

• Dowody księgowe przekazywane do przechowywania w Archiwum na podstawie spisu zdawczo- odbiorczego sporządzanego przez jednostkę przekazującą, podlegają uprzedniemu oprawieniu i odpowiedniemu oznakowaniu;

• Udostępnienie dowodów księgowych może nastąpić tylko za zgodą (\`(...)\`)

• Zbiory dokumentacji księgowej, przechowywane w formie nośników i taśm komputerowych, powinny być magazynowane w sposób chroniący je przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Kwestor odpowiada za prawidłowe zabezpieczenie przed zniszczeniem nośników magnetycznych, za ochronę przed nieupoważnionym dostępem do oprogramowania oraz do zbiorów danych zapisanych na tych nośnikach;

• Czas przechowywania dowodów księgowych określają przepisy szczególne;

• Dokumentami służącymi do rozliczeń finansowych za świadczone na rzecz Uniwersytetu dostawy, roboty i usługi są faktury VAT i rachunki. Dokumenty te, otrzymywane przez Uniwersytet, powinny być opatrzone datą wpływu do uczelni i skierowane do właściwej jednostki organizacyjnej lub komórki administracyjnej, na której ciąży obowiązek kontroli merytorycznej.

• Po dokonaniu kontroli merytorycznej przez kierownika właściwej jednostki organizacyjnej lub komórki administracyjnej i potwierdzeniu przez osobę upoważnioną do dysponowania środkami finansowymi, faktura VAT lub rachunek wraz z załącznikami (zamówienia, dowody przyjęcia, specyfikacje, itp.) przekazywana jest za pokwitowaniem do Działu Finansowego Kwestury, w terminie (\`(...)\`). Za przestrzeganie terminów odpowiedzialni są: (\`(...)\`)

Zgodnie z Procedurą wprowadzoną kolejnym Zarządzeniem Rektora (w 2020 r.) w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Uniwersytecie w okresie obowiązywania stanu epidemii z powodu COVID-19:

• (..) wprowadza się również elektroniczną formę przekazywania, akceptacji oraz zatwierdzania do wypłaty dokumentów finansowych, o których mowa w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów w Uniwersytecie,

• W zależności od formy dostarczenia dokumentów finansowych do Zespołu Finansowego Działu Księgowości Głównej, elektroniczny obieg akceptacji przebiegać będzie w systemach (\`(...)\`),

• Akceptacji w systemie\`(...)\`pod względem merytorycznym należy dokonać zgodnie z obowiązującymi zasadami.

• W przypadku elektronicznej formy przekazywania dokumentów Zespół Finansowy dokonuje kontroli formalno-rachunkowej poprzez akceptację w systemie \`(...)\` i w ten sposób kończy obieg dokumentu w systemie \`(...)\`.

• Zespół Finansowy, do czasu ukończenia prac automatycznego przenoszenia danych systemu\`(...)\` do .., drukuje skan dokumentu wraz z metryką i wprowadza do systemu \`(...)\`, w którym następuje zatwierdzanie dokumentów finansowych do wypłaty i do ujęcia w księgach rachunkowych.

• Za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie, tworzone według algorytmu/programu na podstawie informacji już zawartych w księgach. Z uwagi na ewidencję ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera w programie \`(...)\`\`(...)\`. dokumenty te spełniają określone wymagania, a mianowicie: w dowolnym momencie mogą uzyskać trwale czytelną postać, zgodną z treścią stosownych (tradycyjnych) dowodów księgowych; można stwierdzić źródła ich pochodzenia oraz ustalić osobę odpowiedzialną za ich wprowadzenie do ewidencji komputerowej, są chronione przed zniszczeniem, zmianą, w sposób zapewniający ich niezmienność w czasie.

• Faktury sprzedaży należy wystawiać w systemie \`(...)\`, które po zatwierdzeniu przez wystawcę dokumentu są automatycznie zaewidencjonowane w księgach rachunkowych i nie ma konieczności dostarczania ich w formie papierowej do Księgowości Głównej.

• Faktury sprzedaży wystawiane w innych systemach ewidencjonowane są na dotychczasowych zasadach, z uwzględnieniem obowiązujących od dnia 1 października 2020 r. przepisów podatkowych.

Dokumenty w formie papierowej, będące w posiadaniu poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni i wprowadzone do \`(...)\`, podlegają bieżącej archiwizacji w danej jednostce organizacyjnej, zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt obowiązującym w Uniwersytecie.

• Elektroniczny obieg dokumentów finansowych spełnia funkcję równoważną dotychczasowemu tradycyjnemu obiegowi tych dokumentów i obowiązuje do odwołania.

Wnioskodawca wskazuje, że celem ograniczenia kosztów, usprawnienia wewnętrznych procesów i przepływu dokumentów, w tym zwiększenia bezpieczeństwa i ograniczenie ryzyka przy przekazywaniu dokumentów w postaci fizycznej - Uczelnia planuje całkowicie zrezygnować z przechowywania papierowych dokumentów księgowych i przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w postaci elektronicznej, także po zakończeniu stanu epidemii.

W konsekwencji, każdy otrzymany w wersji papierowej dokument, w kolejnym kroku będzie skanowany do systemu (\`(...)\`), tzn. faktury będą skanowane i zapisane w nieedytowalnym formacie w szczególności (\`(...)\`) .

W konsekwencji skany faktur archiwizowane będą w repozytorium bazy danych, stanowiącym archiwum elektroniczne.

Podsumowując, Wnioskodawca planuje zmienić sposób przechowywania dokumentów w taki sposób, że otrzymywane dokumenty księgowe - dostarczane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej - będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (w archiwum elektronicznym).

Wobec tego, dokumenty księgowe otrzymywane w formie papierowej będą skanowane, następnie skan będzie załączany do właściwego systemu elektronicznego i tylko w tej formie będą one przechowywane na zabezpieczonych i chronionych serwerach. Następnie wersje papierowe dokumentów będą mogły być zniszczone.

Jednocześnie Wnioskodawca zapewnia, że przy tak opisanym elektronicznym systemie obiegu dokumentów:

\- Uczelnia zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych,

\- dokumenty będą skanowane, a następnie zostaną przesyłane do upoważnionych osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową (tj. w celu sprawdzenia, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy oraz czy informacje zamieszczone na dokumencie są rzetelne),

\- elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmują się wyznaczone osoby,

\- faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

\- treść papierowego dokumentu zapisanego w wersji elektronicznej w formie nieedytowalnego pliku, np. w formacie PDF nie może być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk jest możliwy w każdym czasie i nie wykazuje żadnych różnic w stosunku do dokumentu oryginalnego otrzymanego w formie papierowej,

\- niszczenie będzie odbywać się dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz po ich ujęciu w księgach,

\- system pozwala na wyszukiwanie dokumentów po określonych parametrach, takich jak np. nazwa kontrahenta, numer dokumentu, data wystawienia dokumentu,

\- faktury otrzymywane elektronicznie nie będą drukowane.

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca potwierdził, że faktury, które ma zamiar przechowywać w formie elektronicznej będą dokumentować nabycie towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

**W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania sformułowane ostatecznie w uzupełnieniu z 9 listopada 2021 r.:**

1\. Czy Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur dokumentujących zakup towarów i usług - wyłącznie w postaci elektronicznej (a następnie do zniszczenia oryginalnych dokumentów papierowych, po uprzednim ich zdigitalizowaniu i zachowaniu w formie elektronicznej obrazu oryginalnych faktur), a w konsekwencji taka forma przechowywania faktur pozwoli zachować Wnioskodawcy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych?

2\. Czy wystawiane przez Uczelnię faktury sprzedaży w systemie informatycznym, które są możliwe do wygenerowania w każdym momencie, Wnioskodawca ma obowiązek drukowania i przechowywania również w formie papierowej?

**Stanowisko Wnioskodawcy:**

W zakresie Pytania nr 1:

Zdaniem Wnioskodawcy, będzie on uprawniony do przechowywania faktur oraz innych dokumentów księgowych dokumentujących zakup towarów i usług - wyłącznie w postaci elektronicznej, a w konsekwencji - do zniszczenia oryginalnych dokumentów papierowych, po uprzednim ich zdigitalizowaniu i zachowaniu w formie elektronicznej obrazu oryginalnych faktur.

Zgodnie z art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2021.685 ze zm., dalej jako: ustawa o VAT), podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Ponadto, na podstawie art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1\. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2\. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 Ustawy VAT).

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W odniesieniu do faktur otrzymywanych przez podatników ustawodawca wymaga, aby takie faktury były przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ustawa o VAT definiuje m.in. pojęcia autentyczności pochodzenia faktury i integralności treści faktury.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury:

• przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

• przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;

• autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Wnioskodawca potwierdza, że Uczelnia weryfikuje autentyczność pochodzenia otrzymywanych faktur poprzez wskazaną w opisie zdarzenia przyszłego procedurę weryfikacji merytorycznej i formalnej dokumentów. Każda faktura, która wpływa do Wnioskodawcy, jest weryfikowana pod względem merytorycznym celem sprawdzenia, czy zakup dokumentowany fakturą faktycznie miał miejsce, z jakim celem projekt ten był związany, czy jest zgodny z zamówieniem, z umową, etc. - a więc czy faktura odzwierciedla w sposób prawidłowy rzeczywistą transakcję.

Sposób archiwizacji dokumentów opisany w zdarzeniu przyszłym, uniemożliwia jednocześnie jakiekolwiek zmiany w skanie dokumentu papierowego, który jest wiernym odwzorowaniem dokumentu oryginalnego. Modyfikacja obrazu dokumentu od momentu wytworzenia skanu przez cały okres archiwizacji, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - jest niemożliwa.

Zatem, zdaniem Uczelni, przedstawiona w opisie zdarzenia przyszłego procedura skanowania dokumentów papierowych celem ich elektronicznego przechowania, wypełnia wymogi ustawodawcy co do zapewnienia przez podatnika integralności treści otrzymywanych faktur.

Ponadto, zgodnie z art. 106m ust. 1 podatnik określa nie tylko sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści, ale również czytelności faktury.

W ocenie Wnioskodawcy należy przez to rozumieć, że zapewniona jest możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń i warunek ten w związku z elektronicznym przechowaniem dokumentów, zostanie spełniony.

Mając powyższe na uwadze, w opinii Wnioskodawcy, Ustawodawca dopuszcza przechowywanie przez podatnika faktur w formie ich odwzorowania elektronicznego (np. skanu), pod warunkiem, że zachowana zostaje autentyczność pochodzenia takiego dokumentu, integralność jego treści i czytelność.

Jak wskazano powyżej, Uczelnia wypełnia te przesłanki poprzez respektowanie i stosowanie odpowiednich procedur postępowania, przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, bowiem posiada wystarczające narzędzia kontroli.

Dodać należy, że dla potrzeb przepisów ustawy o VAT, pojęcie „kontroli biznesowej” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania.

Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Zatem, w ocenie Wnioskodawcy, nie ma przeszkód, aby po otrzymaniu faktur papierowych, następnie ich zeskanowaniu, przeprowadzeniu kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej, a następnie elektronicznym zarchiwizowaniu - faktury papierowe zostały zniszczone.

Faktury w postaci elektronicznej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, a przede wszystkim będą dostępne na żądanie odpowiednich organów podatkowych. W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT - zdaniem Wnioskodawcy, nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Na potwierdzenie swojego stanowiska, Wnioskodawca powołuje się na wydawane w podobnych stanach faktycznych/zdarzeniach przyszłych, interpretacje indywidualne przykładowo:

• interpretacja indywidualna DKIS z dnia 12 marca 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.741.2020.2.KF,

• interpretacja indywidualna DKIS z dnia 12 stycznia 2021 r., sygn. 0114-KDIP4-3.4012.563.2020.1.DS,

•interpretacja indywidualna DKIS z dnia 13 maja 2020 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.158.2020.2.M,

•interpretacja indywidualna DKIS z dnia 16 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.495.2020.1.JF.

W konsekwencji, zdaniem Uczelni, przechowywanie ww. dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej jest dozwolone oraz nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych (otrzymanych) faktur) - oczywiście pod warunkiem, że takie prawo przysługuje podatnikowi na podstawie odrębnych przepisów ustawy o VAT, co potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 19 lutego 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.758.2020.2. KK:

„(..) należy zgodzić się ze Spółką, że faktury i dokumenty z nimi zrównane mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur, pozwala zachować Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.”

Reasumując, w opinii Wnioskodawcy, na podstawie tak opisanego zdarzenia przyszłego i przy przestrzeganiu opisanej Procedury, Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur i innych dokumentów księgowych - dokumentujących zakup towarów i usług, wyłącznie w postaci elektronicznej, a w konsekwencji - do zniszczenia oryginalnych dokumentów papierowych, po uprzednim ich zdigitalizowaniu i zachowaniu w formie elektronicznej obrazu oryginalnych faktur.

W zakresie Pytania nr 2:

W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do wystawianych przez Uczelnię faktur sprzedaży w systemie informatycznym, które są możliwe do wygenerowania w każdym momencie, Uczelnia nie będzie miała obowiązku ich drukowania i przechowywania również w formie papierowej.

Mając na uwadze tak opisane okoliczności sprawy oraz powołane przepisy ustawy o VAT, zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie w formie elektronicznej faktur VAT, zarówno otrzymanych w formie papierowej jak i tych wystawionych - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o VAT.

Sposób przechowywania dokumentów do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala zatem na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie faktur wystawionych jaki i otrzymanych w wersji papierowej).

Tym samym, Wnioskodawca będzie mógł archiwizować wystawione faktury jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich drukowania i archiwizacji w postaci papierowej z uwagi na spełnienie warunków przechowywania dokumentów, zawartych w przepisach ustawy o VAT.

Reasumując, w ocenie Uczelni, będzie ona uprawniona do przechowywania faktur sprzedażowych wyłącznie w postaci elektronicznej bez konieczności posiadania tych dokumentów w wersji papierowej.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie możliwości przechowywania faktur wystawianych przez Wnioskodawcę jak i faktur zakupowych otrzymywanych przez Wnioskodawcę w postaci elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku z faktur zakupowych przechowywanej w formie elektronicznej jest prawidłowe.**

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1\. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2\. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3\. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4\. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b. czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c. dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

a. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

b. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1\. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2\. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Oprócz działalności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, wykonuje również czynności zwolnione z VAT oraz niepodlegające temu podatkowi.

Uczelnia otrzymuje dokumenty księgowe (faktury, rachunki, noty, itp.) w formie papierowej, które wpływają do poszczególnych Jednostek Uczelni. Następnie dokumenty są sprawdzane pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, odpowiednio opisywane, podpisywane i zatwierdzane przez osoby odpowiedzialne do realizacji, przez umieszczenie i wpisanie na dokumencie odpowiedniej klauzuli.

Z kolei faktury elektroniczne przechowywane są w takiej formie w jakiej zostały otrzymane i są drukowane jedynie dla celów operacyjnych, podlegają tej samej kontroli merytorycznej i formalno- rachunkowej. Faktury w wersji elektronicznej przesyłane są do Zespołu Finansowego, celem dokonania zapłaty po uprzednim zatwierdzeniu przez osoby odpowiedzialne.

Obecnie Wnioskodawca przechowuje jeszcze oryginalne dokumenty otrzymane w formie papierowej, tzn. dokumenty, które zostały wystawiane przez dostawców towarów lub usługodawców i następnie przesłane lub dostarczone bezpośrednio w tej formie. Natomiast dokumenty wystawiane i przesłane w formie elektronicznej (faktury elektroniczne) są przechowywane w wersji elektronicznej (mogą być one także dodatkowo drukowane i przechowywane jako wydruk papierowy tego dokumentu).

Uczelnia posiada system (\`(...)\`), który umożliwia m.in. przechowywanie dokumentów księgowych w podziale na okresy rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych identyfikujących przez okres nie krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie stosownego Zarządzenia Rektora, Uczelnia wprowadziła „Instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów w Uniwersytecie” (dalej jako: Instrukcja), zobowiązującą wszystkich pracowników do przestrzegania w pełni postanowień i procedur zawartych w Instrukcji.

Następnie Instrukcja ta została rozszerzona, uszczegółowiona przez kolejne Zarządzenie Rektora Uczelni (w 2020 r. na skutek trwającego stanu epidemii z powodu COVID-19; dalej jako: Procedura), wprowadzając m.in. elektroniczną formę przekazywania, akceptacji oraz zatwierdzania do wypłaty dokumentów finansowych, o których mowa w ww. Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów.

Wnioskodawca przedstawia poniżej najistotniejsze zapisy - wytyczne ws. sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów. Zgodnie z pierwotną Instrukcją w zakresie przechowywania i archiwizowania dowodów księgowych:

• Dowody księgowe, księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe podlegają gromadzeniu, przechowywaniu, archiwizowaniu i ochronie przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;

• Dowody księgowe i ich zestawienia, które stanowią podstawę księgowań, należy układać w porządku i kolejności dostosowanej do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz czasu przechowywania i umieszczać w teczkach (segregatorach) w sposób zabezpieczający ich nie-naruszalność i łatwe odszukanie;

• Dowody księgowe przekazywane do przechowywania w Archiwum na podstawie spisu zdawczo- odbiorczego sporządzanego przez jednostkę przekazującą, podlegają uprzedniemu oprawieniu i odpowiedniemu oznakowaniu;

• Udostępnienie dowodów księgowych może nastąpić tylko za zgodą (\`(...)\`)

• Zbiory dokumentacji księgowej, przechowywane w formie nośników i taśm komputerowych, powinny być magazynowane w sposób chroniący je przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Kwestor odpowiada za prawidłowe zabezpieczenie przed zniszczeniem nośników magnetycznych, za ochronę przed nieupoważnionym dostępem do oprogramowania oraz do zbiorów danych zapisanych na tych nośnikach;

• Czas przechowywania dowodów księgowych określają przepisy szczególne;

• Dokumentami służącymi do rozliczeń finansowych za świadczone na rzecz Uniwersytetu dostawy, roboty i usługi są faktury VAT i rachunki. Dokumenty te, otrzymywane przez Uniwersytet, powinny być opatrzone datą wpływu do uczelni i skierowane do właściwej jednostki organizacyjnej lub komórki administracyjnej, na której ciąży obowiązek kontroli merytorycznej.

• Po dokonaniu kontroli merytorycznej przez kierownika właściwej jednostki organizacyjnej lub komórki administracyjnej i potwierdzeniu przez osobę upoważnioną do dysponowania środkami finansowymi, faktura VAT lub rachunek wraz z załącznikami (zamówienia, dowody przyjęcia, specyfikacje, itp.) przekazywana jest za pokwitowaniem do Działu Finansowego Kwestury, w terminie (\`(...)\`). Za przestrzeganie terminów odpowiedzialni są: (\`(...)\`)

Zgodnie z Procedurą wprowadzoną kolejnym Zarządzeniem Rektora (w 2020 r.) w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Uniwersytecie w okresie obowiązywania stanu epidemii z powodu COVID-19:

• (..) wprowadza się również elektroniczną formę przekazywania, akceptacji oraz zatwierdzania do wypłaty dokumentów finansowych, o których mowa w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów w Uniwersytecie,

• W zależności od formy dostarczenia dokumentów finansowych do Zespołu Finansowego Działu Księgowości Głównej, elektroniczny obieg akceptacji przebiegać będzie w systemach(\`(...)\`),

• Akceptacji w systemie\`(...)\` pod względem merytorycznym należy dokonać zgodnie z obowiązującymi zasadami.

• W przypadku elektronicznej formy przekazywania dokumentów Zespół Finansowy dokonuje kontroli formalno-rachunkowej poprzez akceptację w systemie \`(...)\` i w ten sposób kończy obieg dokumentu w systemie \`(...)\`.

• Zespół Finansowy, do czasu ukończenia prac automatycznego przenoszenia danych systemu\`(...)\` do \`(...)\`, drukuje skan dokumentu wraz z metryką i wprowadza do systemu \`(...)\`, w którym następuje zatwierdzanie dokumentów finansowych do wypłaty i do ujęcia w księgach rachunkowych.

• Za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie, tworzone według algorytmu/programu na podstawie informacji już zawartych w księgach. Z uwagi na ewidencję ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera w programie \`(...)\`\`(...)\`. dokumenty te spełniają określone wymagania, a mianowicie: w dowolnym momencie mogą uzyskać trwale czytelną postać, zgodną z treścią stosownych (tradycyjnych) dowodów księgowych; można stwierdzić źródła ich pochodzenia oraz ustalić osobę odpowiedzialną za ich wprowadzenie do ewidencji komputerowej, są chronione przed zniszczeniem, zmianą, w sposób zapewniający ich niezmienność w czasie.

• Faktury sprzedaży należy wystawiać w systemie \`(...)\`, które po zatwierdzeniu przez wystawcę dokumentu są automatycznie zaewidencjonowane w księgach rachunkowych i nie ma konieczności dostarczania ich w formie papierowej do Księgowości Głównej.

• Faktury sprzedaży wystawiane w innych systemach ewidencjonowane są na dotychczasowych zasadach, z uwzględnieniem obowiązujących od dnia 1 października 2020 r. przepisów podatkowych.

Dokumenty w formie papierowej, będące w posiadaniu poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni i wprowadzone do \`(...)\`, podlegają bieżącej archiwizacji w danej jednostce organizacyjnej, zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt obowiązującym w Uniwersytecie.

• Elektroniczny obieg dokumentów finansowych spełnia funkcję równoważną dotychczasowemu tradycyjnemu obiegowi tych dokumentów i obowiązuje do odwołania.

Wnioskodawca wskazuje, że celem ograniczenia kosztów, usprawnienia wewnętrznych procesów i przepływu dokumentów, w tym zwiększenia bezpieczeństwa i ograniczenie ryzyka przy przekazywaniu dokumentów w postaci fizycznej - Uczelnia planuje całkowicie zrezygnować z przechowywania papierowych dokumentów księgowych i przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w postaci elektronicznej, także po zakończeniu stanu epidemii.

W konsekwencji, każdy otrzymany w wersji papierowej dokument, w kolejnym kroku będzie skanowany do systemu (\`(...)\`), tzn. faktury będą skanowane i zapisane w nieedytowalnym formacie w szczególności \`(...)\` .

W konsekwencji skany faktur archiwizowane będą w repozytorium bazy danych, stanowiącym archiwum elektroniczne.

Wnioskodawca planuje zmienić sposób przechowywania dokumentów w taki sposób, że otrzymywane dokumenty księgowe - dostarczane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej - będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (w archiwum elektronicznym).

Wobec tego, dokumenty księgowe otrzymywane w formie papierowej będą skanowane, następnie skan będzie załączany do właściwego systemu elektronicznego i tylko w tej formie będą one przechowywane na zabezpieczonych i chronionych serwerach. Następnie wersje papierowe dokumentów będą mogły być zniszczone.

Jednocześnie Wnioskodawca zapewnia, że przy tak opisanym elektronicznym systemie obiegu dokumentów:

\- Uczelnia zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych,

\- dokumenty będą skanowane, a następnie zostaną przesyłane do upoważnionych osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową (tj. w celu sprawdzenia, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy oraz czy informacje zamieszczone na dokumencie są rzetelne),

\- elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmują się wyznaczone osoby,

\- faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

\- treść papierowego dokumentu zapisanego w wersji elektronicznej w formie nieedytowalnego pliku, np. w formacie PDF nie może być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk jest możliwy w każdym czasie i nie wykazuje żadnych różnic w stosunku do dokumentu oryginalnego otrzymanego w formie papierowej,

\- niszczenie będzie odbywać się dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz po ich ujęciu w księgach,

\- system pozwala na wyszukiwanie dokumentów po określonych parametrach, takich jak np. nazwa kontrahenta, numer dokumentu, data wystawienia dokumentu,

\- faktury otrzymywane elektronicznie nie będą drukowane.

Mając na uwadze opis sprawy należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur oraz dokumentów zrównanych z nimi, zarówno wystawionych jak i otrzymywanych przez Wnioskodawcę, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Wobec powyższych okoliczności należy stwierdzić, że Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur zarówno wystawianych jak i otrzymywanych wyłącznie w postaci elektronicznej a w konsekwencji - do zniszczenia otrzymywanych oryginalnych faktur papierowych, po uprzednim ich zdigitalizowaniu i zachowaniu w formie elektronicznej obrazu oryginalnych faktur, a także nie będzie miał ma obowiązku drukowania i przechowywania również w formie papierowej wystawianych faktur dokumentujących sprzedaż Wnioskodawcy.

W tym zakresie stanowisko Wnioskodawcy uznać należy za **prawidłowe**.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów z nimi zrównanych wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Oprócz działalności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, wykonuje również czynności zwolnione z VAT oraz niepodlegające temu podatkowi. Jak wskazał Wnioskodawca faktury, które zamierza przechowywać w formie elektronicznej dokumentować będą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Analizując okoliczności sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług w zakresie w jakim te towary i usługi będą służyły do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej uznać należy za **prawidłowe**.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej przez Spółkę w wersji papierowej faktur i dokumentów zrównanych z fakturami. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego).

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 3 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.