Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/4512-1-580/15-4/AD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2015-09-24
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania raportów fiskalnych (rozliczeniowych) w formie elektronicznej w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumenty-przechowywanie dokumentów; ewidencja; kasa; kasa-kasa rejestrująca; kasa-kasa rejestrująca-pamięć kasy rejestrującej; nośnik; podatek-podatek od towarów i usług; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentowanej przez Doradcę Podatkowego przedstawione we wniosku z 23 lipca 2015 r. (data wpływu 27 lipca 2015 r.) uzupełnionym pismami z 26 sierpnia 2015 r. (data wpływu 31 sierpnia 2015 r. oraz 10 września 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania raportów fiskalnych (rozliczeniowych) w formie elektronicznej w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 27 lipca 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania raportów fiskalnych (rozliczeniowych) w formie elektronicznej w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii. Wniosek został uzupełniony pismami z 26 sierpnia 2015 r. (data wpływu 31 sierpnia 2015 r. oraz 10 września 2015 r.) o wskazanie nowego adresu do doręczeń.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT z siedzibą działalności na terytorium Polski. Spółka należy do grupy spółek L. w Polsce (dalej: „Grupa”). Rozważane są możliwości rozwoju działalności spółek z Grupy, w tym Spółki. Jednocześnie, planowane jest uproszczenie aktualnej struktury Grupy.

Jednym z etapów planowanej zmiany w Grupie będzie połączenie Spółki z innymi podmiotami Grupy - spółkami komandytowymi, przy czym Spółka będzie spółką przejmującą, a spółka komandytowa z Grupy będzie spółką przejmowaną (dalej: „Spółka przejmowana”). Połączenie zostanie dokonane w trybie art. 492 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030; dalej: „KSH”) poprzez przejęcie całego majątku Spółki przez Spółkę przejmującą.

Spółka przejmowana prowadzi działalność w zakresie handlu detalicznego w Polsce. Spółka przejmowana dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a w konsekwencji prowadzi ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Wszystkie kasy fiskalne Spółki przejmowanej są kasami z elektronicznym zapisem kopii (tj. kasy konstrukcyjnie dostosowane do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych).

W związku z planowanym przejęciem, Spółka jako następca prawny Spółki przejmowanej stanie się w dniu połączenia właścicielem kas rejestrujących używanych przez Spółkę przejmowaną w prowadzonej działalności. Spółka przejmowana jako podatnik VAT przestanie istnieć. Spółka będzie zatem zobowiązana do zakończenia pracy w trybie fiskalnym przez wszystkie kasy rejestrujące używane przed połączeniem przez Spółkę przejmowaną (ewentualnie do wymiany pamięci fiskalnej w trybie określonym w § 16 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Niezależnie od dalszego przeznaczenia przejętych kas rejestrujących, zgodnie z procedurą określoną w § 15 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Spółka dokona przy pomocy uprawnionego serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci kas fiskalnych przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kas, w obecności pracownika urzędu skarbowego.

Procedura odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy będzie dotyczyła około 3 tysięcy kas. Z uwagi na dużą ilość transakcji sprzedaży zaewidencjonowanych na kasach rejestrujących przez cały okres pracy tych kas, Spółka zamierza wykonać raport rozliczeniowy, o którym mowa w § 15 ust. 1 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, w formie elektronicznej.

Raport rozliczeniowy (w formie elektronicznej) będzie zawierał wszelkie dane, o których mowa w § 2 pkt 19 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Raport elektroniczny będzie następnie skopiowany na informatyczny nośnik danych np. płytę CD, która zostanie przekazana pracownikowi właściwego urzędu, dokonującemu odczytu danych zapisanych w pamięci kas fiskalnych, w celu załączenia raportu do protokołu z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kas.

Spółka pragnie nadmienić, że Spółka przejmowana uzyskała interpretację indywidualną (interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu dnia 30 stycznia 2012 r., sygn.: (…), w której organ podatkowy potwierdził, że w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii, możliwe jest przechowywanie dobowych raportów kasowych elektronicznie (nie ma obowiązku papierowego wydruku tych raportów).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy w świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego dopuszczalne jest sporządzenie przez Spółkę raportów rozliczeniowych, o których mowa w § 2 pkt 19 w zw. z § 15 ust. 1 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, wyłącznie w formie elektronicznej oraz załączenie do protokołu z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kas, raportów rozliczeniowych na informatycznym nośniku danych (np. płycie CD)?

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest sporządzenie przez Spółkę raportów rozliczeniowych, o których mowa w § 2 pkt 19 w zw. z § 15 ust. 1 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, wyłącznie w formie elektronicznej oraz załączenie do protokołu z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kas, raportów rozliczeniowych na informatycznym nośniku danych (np. płycie CD).

Uzasadnienie

Zgodnie z § 15 ust. 1 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

Raport rozliczeniowy został zdefiniowany w § 2 pkt 19 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, zgodnie, z którym, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o raporcie fiskalnym (dobowym, okresowym, w tym miesięcznym, oraz rozliczeniowym) – rozumie się przez to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku.

W myśl § 15 ust. 2 cytowanego rozporządzenia, odczyt, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, powinien być zakończony protokołem z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem § 27. Raport stanowi załącznik do protokołu.

Z kolei § 16 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących stanowi, iż w przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej podatnik dokonuje czynności określonych w § 15 ust. 1 pkt 1, 2 i 4. Przepis § 15 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Zgodnie z przywołanymi przepisami Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, zakończenie funkcjonowania kasy zafiskalizowanej na Spółkę przejmowaną (w związku z utratą przez Spółkę przejmowaną bytu prawnego w dniu połączenia) wiąże się z koniecznością odczytu zawartości całej pamięci fiskalnej kasy dokonywanej w obecności pracownika urzędu skarbowego. Procedura ta ma zapewnić zachowanie i odpowiednie zabezpieczenie danych zarejestrowanych w pamięci fiskalnej kasy przez cały okres jej użytkowania. Po zakończeniu przez kasę pracy w trybie fiskalnym powtórny odczyt danych zapisanych w pamięci kasy byłby bowiem niemożliwy. Stąd też ustawodawca nakłada na podatnika obowiązek sporządzenia raportu rozliczeniowego, obejmującego dane zarejestrowane w pamięci fiskalnej kasy za cały okres jej pracy. Raport ten stanowi podstawę sporządzenia protokołu z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy, który sporządza pracownik urzędu skarbowego.

W ocenie Spółki sporządzenie wyżej wymienionego raportu rozliczeniowego może nastąpić w dowolnie wybranej przez podatnika formie, w tym również w formie elektronicznej pod warunkiem, że w wyniku takiego zapisu dane nie ulegną żadnym zmianom. Zapisanie pliku zawierającego raport rozliczeniowy np. w formacie PDF na płycie CD zapewni, w ocenie Spółki, zarówno czytelność danych zawartych w raporcie jak również integralność (niezmienność) ich treści. Zdaniem Spółki w sytuacji, w której system komputerowy kas fiskalnych pozwala na wybór formy wygenerowania pliku w alternatywny sposób, tj. zarówno poprzez jego wydruk na papierze jak i do pliku w formie elektronicznej (PDF) podatnik ma prawo zastosować formę zapisu, która będzie bardziej dogodna ze względu na praktykę prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacji otrzymanej przez Spółkę przejmowaną (interpretacja wydana dnia 30 stycznia 2012 r. przez DIS w Poznaniu, sygn. (…)). W interpretacji organ podatkowy dopuścił możliwość sporządzania oraz przechowywania dobowych raportów w formie elektronicznej. Jak wskazał organ: „Zatem jeżeli kasy będące w użytku przez Spółkę spełniają wymogi techniczne dotyczące zapisywania dokumentów fiskalnych na elektronicznych nośnikach danych, a Spółka sporządza raporty fiskalne dobowe po zakończeniu sprzedaży za dany dzień oraz prowadzi bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii możliwe będzie przechowywanie dobowych raportów fiskalnych w formie elektronicznej”.

W cytowanej interpretacji organ dokonał również analizy językowej pojęcia użytego w analizowanym przepisie („sporządzanie raportu fiskalnego dobowego”). Organ zauważył, że „pojęcie sporządzać” – według słownika języka polskiego (Elżbieta Sabal, Wydawnictwo Naukowe PWN Warszawa 2005, str. 947, kol. 1) – oznacza wykonać coś, zrobić z czegoś. Natomiast „wydrukować” to według ww. słownika (str. 1158. kol. 2) – oznacza – 1, wytłoczyć, wybić drukiem, 2. ogłosić, opublikować coś drukiem; wydać. Jak wynika z powyższego definicje sporządzenia i wydrukowania nie są tożsame”.

Powyższa interpretacja dotyczyła wprawdzie możliwości sporządzania oraz przechowywania w formie elektronicznej raportów dobowych. Jednakże, w ocenie Spółki, analogiczne podejście powinno mieć również zastosowanie do raportów rozliczeniowych, które będą sporządzane przez te same kasy fiskalne (spełniające wymogi techniczne dotyczące zapisywania dokumentów fiskalnych na elektronicznych nośnikach danych). Co istotne, § 15 ust. 1 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących posługuje się w stosunku do raportu rozliczeniowego pojęciem „wykonywać”, które jest pojęciem zbliżonym do pojęcia „sporządzać” i, jak wskazał organ w interpretacji wydanej na wniosek Spółki przejmowanej, nie powinno być utożsamiane z pojęciem „wydrukować”.

W tym miejscu Spółka pragnie zauważyć, że w związku ze specyfiką działalności, nałożenie na nią poprzez interpretację ww. przepisów obowiązku wydruku w formie papierowej raportów rozliczeniowych dotyczących wszystkich kas fiskalnych, których praca ulegnie zakończeniu w związku z przejęciem lub dla których należy wymienić pamięć fiskalną, byłoby nieproporcjonalnie uciążliwe w stosunku do celu, któremu ma służyć sporządzenie takiego raportu (nie tylko dla Spółki, ale także dla pracowników właściwego urzędu skarbowego). Operacja taka dotyczyłaby bowiem około 3 tysięcy kas funkcjonujących obecnie w Spółce przejmowanej, co biorąc pod uwagę średni okres używania kasy (5 lat) oznaczałoby konieczność sporządzenia w formie papierowej raportu obejmującego nawet ok. 5 milionów dziennych podsumowań ze wszystkich kas. Byłoby to oczywiście bardzo czasochłonne i kosztowne przedsięwzięcie. Taką praktykę w dobie obecnego rozwoju technologicznego należy uznać za całkowicie niepotrzebną i w swojej istocie anachroniczną. Spółka pragnie w tym kontekście przytoczyć fragment wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: „NSA”) z dnia 20 czerwca 2012 r., sygn. akt I FSK 1469/11, w którym NSA zwrócił uwagę na konieczność interpretacji przepisów podatkowych w świetle wykładni funkcjonalnej:

„(\`(...)\`) należy podkreślić, że stosując wykładnię funkcjonalną dynamiczną sądy administracyjne, jak i organy podatkowe, w tym Minister Finansów, przy interpretacji przepisów prawa powinny uwzględniać postęp techniczny i powszechny udział informatycznych systemów występujący w gospodarce wolnorynkowe w drugiej dekadzie XXI wieku. Nakładanie na podatników obowiązków, które mnogą generować dodatkowe koszty i uciążliwości oraz odbiegają od aktualnych osiągnięć cywilizacyjnych powinno być eliminowane z obrotu gospodarczego”.

Organy podatkowe powinny więc dokonać interpretacji przepisów Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, regulujących procedurę odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy w świetle rekomendowanej przez NSA wykładni funkcjonalnej, tj. wykładni uwzględniającej postęp w dziedzinie rozwiązań informatycznych, co z kolei przemawiać będzie za uznaniem, że raport rozliczeniowy może zostać wykonany (a nawet powinien) w formie elektronicznej.

Ponadto, zdaniem Spółki, przy ocenie formy, w jakiej należy dokonywać zapisywania danych zawartych w pamięci fiskalnej kasy, nie należy pomijać celu, jaki przyświecał ustawodawcy, który formułował wymogi dotyczące procedur stosowanych w związku z zakończeniem pracy w trybie fiskalnym. Celem tym było niewątpliwie zagwarantowanie nienaruszalności danych zapisanych w pamięci fiskalnej oraz zapewnienie organom podatkowym dostępu do danych zapisanych w pamięci kasy zarówno na moment sporządzania raportu rozliczeniowego kończącego pracę kasy, jak i w okresie późniejszym, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W świetle powyższego raport elektroniczny, który będzie następnie skopiowany na informatyczny nośnik danych, np. płytę CD zapewni w pełni realizację powyższego celu, tj. umożliwi bezpieczne przechowywanie danych i zagwarantuje organom podatkowym każdorazowy i łatwy do nich dostęp.

Co więcej, w świetle obecnych możliwości technicznych taka forma zapisu i przechowywania danych wygenerowanych w pamięci fiskalnej kasy powinna być preferowana przez organy podatkowe. Dane wynikające z raportu rozliczeniowego zapisane na informatycznym nośniku danych, np. płycie CD nie ulegną bowiem zniekształceniu w wyniku upływu czasu, w odróżnieniu od danych zapisanych w formie wydruku, które w praktyce po upływie kilku lat ulegają wyblaknięciu i stają się nieczytelne.

Za prawidłowością planowanego sposobu wygenerowania i przechowywania raportu rozliczeniowego przemawia również prezentowana aktualnie przez organy podatkowe interpretacja regulacji ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) dotyczących fakturowania elektronicznego. Obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. przepisy dopuszczają bowiem możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej. Wymogiem przechowywania faktury w takiej formie jest zachowanie postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz zapewnienie organom podatkowym możliwości bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych. W praktyce interpretacji tych regulacji organy podatkowe wskazują m.in., iż faktury mogą być zapisywane w formacie PDF i przechowywane na elektronicznych nośnikach danych (tak np. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 22 lipca 2014 r.. sygn. IPTPP2/443- 335/14-2/AW czy Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 4 listopada 2014 r., sygn. IPPP1/443-959/14-2/MPe).

Podobnie w broszurze informacyjnej wydanej przez Ministerstwo Finansów w związku ze zmianą przepisów w zakresie fakturowaniu od 1 stycznia 2013 r. (w związku z koniecznością implementowania zmian wprowadzonych dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania) Minister Finansów podkreślił:

„Format, w którym zawarte są wymagane na mocy przepisów dane na fakturze, może zostać przekonwertowany na inne formaty, pod warunkiem że dane te pozostaną niezmienione. Pozwala to odbiorcy lub dostawcy usług działającemu na jego rzecz na przekształcenie lub przedstawienie w inny sposób danych elektronicznych w celu ich dopasowania do własnego systemu informatycznego lub z powodu zaistnienia, wraz upływem czasu, zmian technologicznych”.

W ocenie Spółki stanowisko organów podatkowych w kwestii formy zapisywania i przechowywania faktur elektronicznych wskazuje na pożądany kierunek wykładni norm dotyczących wszelkich innych obowiązków związanych z tą formą dokumentacji prowadzonej w podatku VAT, w tym również tych dotyczących obrotu rejestrowanego na kasach fiskalnych. Dostrzegalna jest tutaj tendencja do uwzględniania aktualnych rozwiązań informatycznych umożliwiających podatnikom zmniejszenie zbędnych obciążeń biurokratycznych i obniżenie kosztów działalności gospodarczej.

W związku z powyższym, z uwagi na specyfikę działalności Spółki oraz aktualne podejście organów podatkowych odnośnie archiwizacji dokumentacji, w ocenie Spółki, raporty rozliczeniowe, o których mowa w § 2 pkt 19 w zw. z § 15 ust. 1 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mogą zostać wykonane w formie elektronicznej (np. plik PDF) oraz załączone do protokołu z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kas na informatycznym nośniku danych (np. płycie CD).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.