Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-726/12-2/KOM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-10-03
Teza: prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu otrzymanych w formacie PDF, JPG, TIFF; rozpoznanie właściwego momentu powstania tego prawa oraz forma wyrażenia akceptacji na otrzymywanie faktur VAT drogą elektroniczną
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-otrzymanie faktury; odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30.07.2012 r. (data wpływu 1.08.2012 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu otrzymanych w formacie PDF, JPG, TIFF, rozpoznania właściwego momentu powstania tego prawa oraz formy wyrażenia akceptacji na otrzymywanie faktur VAT drogą elektroniczną - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 1.08.2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu otrzymanych w formacie PDF, JPG, TIFF, rozpoznania właściwego momentu powstania tego prawa oraz formy wyrażenia akceptacji na otrzymywanie faktur VAT drogą elektroniczną.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

W ramach prowadzonej działalności Spółka S.A. (dalej również jako „Spółka” lub Wnioskodawca”) dokonuje szeregu transakcji nabycia produktów i usług od wielu kontrahentów. W chwili obecnej, wszystkie otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury mają postać tradycyjną tj. papierową. Niemniej kontrahenci Spółki coraz częściej zwracają się z prośbą o umożliwienie wystawiania i przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej.

W związku z tym Wnioskodawca rozważa wyrażenie zgody na wystawianie i przesyłanie przez kontrahentów faktur VAT w takiej formie. W tym celu, przed otrzymaniem od kontrahenta pierwszej faktury VAT wystawionej i przesłanej w formie elektronicznej, Spółka określi warunki wystawiania faktur VAT w postaci elektronicznej przez kontrahenta i przesyłania ich również w formie elektronicznej do Spółki (dalej: „akceptacja”). Akceptacja zostanie przez Wnioskodawcę udzielona pod warunkiem, że faktury VAT będą wystawiane przez kontrahentów z wykorzystaniem jednej z następujących form:

*   pliku lub skanu dokumentu zapisanych w formacie „PDF” lub w innym równorzędnym wynikającym z postępu technologicznego, albo

*   pliku zapisanego w formacie „JPG” lub TIFF”.

W celu zapewnienia autentyczności, w ramach akceptacji, Spółka dokona wyraźnego zastrzeżenia, iż nie przyjmie faktury otrzymanej drogą elektroniczną, jeśli faktura nie zostanie przesłana z określonej domeny przypisanej kontrahentowi.

Wszelkie zmiany w zakresie objętym treścią akceptacji będą musiały być odpowiednio wcześniej notyfikowane Spółce w odpowiedniej, przewidzianej w niej formie, pod groźbą jej cofnięcia. Akceptacja będzie udzielana w formie elektronicznej w postaci wiadomości e-mail wysłanej do wystawcy (kontrahenta) albo w formie pisemnej.

Otrzymane od kontrahentów drogą elektroniczną faktury zakupowe będą przesyłane na dedykowany do tego celu adres poczty elektronicznej Spółki (e-mail), dostęp do którego będą posiadać wyłącznie osoby zajmujące się prowadzeniem księgowości Spółki. Faktury otrzymane w ten sposób będą przechowywane na serwerach lub dyskach sieciowych Wnioskodawcy, zgodnie z wymogami przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Jednocześnie Spółka będzie przechowywać przedmiotowe faktury w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej - bezzwłoczny dostęp do tych faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy faktura VAT zakupu oraz faktura VAT korygująca zakup, wystawiona w jednej z opisanych powyżej form i przesłana (udostępniona) za pośrednictwem poczty elektronicznej, a następnie przechowywana w postaci elektronicznej jako plik wiadomości e-mail wraz z załączoną do tej wiadomości fakturą lub fakturą korygującą zapisaną na nośniku cyfrowym lub jako plik załącznika do wiadomości e-mail zapisany na nośniku cyfrowym, będzie stanowić podstawę do odliczenia przez Spółkę podatku VAT naliczonego w świetle przepisów ustawy o VAT?
2.  Czy prawidłowym dla celów rozpoznania momentu powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego w treści otrzymanych faktur VAT jest przyjęcie jako daty wiążącej, daty otrzymania wiadomości e-mail zawierającej taką fakturę na skrzynkę pocztową Spółki?
3.  Czy przewidziana w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. możliwość elektronicznej formy wyrażenia akceptacji na otrzymywanie faktur VAT drogą elektroniczną pozwala na wyrażenie akceptacji w formie wiadomości poczty elektronicznej (e-mail) wysłanej z adresu mailowego Spółki?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad.1

W opinii Wnioskodawcy obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem, m.in. w postaci pliku PDF lub w innej formie, wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Otrzymanie faktury w jednej z powyższych form, stanowiącej załącznik do e-maila skierowanego do Wnioskodawcy będzie równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej. W konsekwencji, Spółka będzie uprawniona do wykazania podatku VAT naliczonego z takich faktur w swoich rejestrach VAT oraz do pomniejszenia podatku VAT należnego w terminach i na zasadach wynikających z przepisów ustawy o VAT.

Sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej: „Rozporządzenie”).

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Jednocześnie, w § 4 Rozporządzenia postawiony został warunek, zgodnie z którym faktury mogą być przesyłane w wybranej przez podatnika formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

*   § 2 ust. 1 Rozporządzenia definiuje te pojęcia, tj.:

*   „autentyczność pochodzenia” faktury rozumie jako pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

*   „integralność treści” faktury jest rozumiana jako stan, w którym nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z § 2 ust. 2 Rozporządzenia autentyczność oraz integralność treści faktury są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Użycie sformułowania „w szczególności” oznacza, iż za dopuszczalne uznaje się przesyłanie faktur w formie elektronicznej innej niż wymienione w zdaniu poprzednim. Oznacza to więc, że podatnicy mają swobodę wyboru formatu w jakim faktura VAT zostanie przesłana do odbiorcy.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną spełniającą wymogi Rozporządzenia, a więc dającą m.in. prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z jej treści, należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość dokonującego dostawy lub usługodawcy oraz nienaruszalność treści faktury, a faktura ta została przesłana drogą elektroniczną po uprzednim wyrażeniu akceptacji przez odbiorcę. Jednocześnie forma przesyłu faktury jaka została wykorzystana przez wystawcę nie ma większego znaczenia, dopóki warunki autentyczności oraz integralności treści faktury są zachowane.

Nie ulega wątpliwości, iż wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI) spełnia ww. wymogi w zakresie autentyczności oraz integralności treści faktury. Niemniej, w opinii Spółki, także pozostałe wymienione w opisie zdarzenia przyszłego sposoby przesytu faktur VAT te wymogi spełniają.

Format PDF z racji swojego charakteru uniemożliwia edycję treści pliku, a jeśli nawet doszłoby do takiej nieuprawnionej edycji, to pozostawia ona ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian; to samo dotyczy formatów JPG oraz TIFF, które są formatami plików zdjęciowych i także z racji swojego charakteru uniemożliwiają ingerencję w ich treść.

Podsumowując, faktury otrzymywane (udostępniane) przez Spółkę od kontrahenta w formie elektronicznej, pod rygorem zachowania warunków opisanych w zdarzeniu przyszłym, będą „autentyczne”, tj. będzie wiadomym, kto wystawił przesyłaną fakturę poprzez uzyskanie dokumentu faktury z domeny wskazanej w treści porozumienia zawartej pomiędzy Wnioskodawcą a jej wystawcą (kontrahentem). Dodatkowo, wykazane w opisie zdarzenia przyszłego formaty elektroniczne w jakich faktury powinny być przez Spółkę otrzymywane (tj. PDF, JPG, itd.) uniemożliwiające dokonanie jakichkolwiek zmian w ich treści pozwalają na uznanie, iż spełniony zostanie także warunek zapewnienia integralności treści faktury. Spełnienie tych dwóch przesłanek pozwoli zatem potraktować otrzymaną fakturę jako fakturę dającą prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego w jej treści. Warunek integralności zostanie dodatkowo zapewniony poprzez ograniczenie dostępu do adresu skrzynki odbiorczej, na którą będą przesyłane faktury.

Należy także zauważyć, że w Rozporządzeniu prawodawca nie odniósł się do faktur korygujących. Należy zatem zwrócić uwagę na § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej: „Rozporządzenie w sprawie faktur”), zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy w Rozporządzeniu jest mowa o fakturach należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno „fakturę pierwotną”, jak też „fakturę korygującą”, albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustała normę, zgodnie z którą, w formie elektronicznej można przyjąć zarówno „fakturę pierwotną”, jak też „fakturę korygującą”. Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej Rozporządzeniu w sprawie faktur brak jest wymogu, aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Ad.2

Przepisy ustawy o VAT oraz Rozporządzenia nie wprowadzają szczególnych zasad w zakresie rozpoznania momentu powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego w fakturze otrzymanej drogą elektroniczną. W związku z tym należy stosować normę ogólną wyrażoną art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, który wprowadza generalną zasadę, że prawo do odliczenia podatku powstaje w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano fakturę VAT (dla celów niniejszego pisma Spółka nie wspomina o innych, szczególnych momentach powstania tego prawa przewidzianych w ustawie o VAT, gdyż nie mają one znaczenia w opisywanym zdarzeniu przyszłym).

Słowo „otrzymać” nie jest definiowane na potrzeby ustawy o VAT, więc należy przyjąć znaczenie jakie zostało mu przypisane w języku powszechnym, tj. jako dostanie, uzyskanie czegoś (za słownikiem internetowym języka polskiego, wyd. Internetowe PWN).

Mając powyższe na uwadze, za moment otrzymania faktury VAT przesłanej w formie elektronicznej należy uznać chwilę, w której faktura VAT stała się dostępna dla Wnioskodawcy, a więc moment pojawienia się wiadomości elektronicznej z fakturą na dedykowanej skrzynce pocztowej. To samo będzie także w przypadku otrzymania w formie elektronicznej faktury VAT korygującej.

Ad.3

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia, faktury VAT mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. O ile wyrażenie „forma pisemna” nie budzi wątpliwości, o tyle „forma elektroniczna” jest w opinii Wnioskodawcy niejasna. Z żadnego przepisu Rozporządzenia nie wynika bowiem wprost, co należy rozumieć pod tym pojęciem.

W opinii Wnioskodawcy, wyrażenie akceptacji w formie elektronicznej oznacza każdą formę wyrażenia zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną dokonaną za pomocą i pośrednictwem urządzeń/środków komunikacji elektronicznej. W szczególności za formę elektroniczną w rozumieniu przedmiotowego Rozporządzenia należy uznać przesłanie zgody za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail).

Za takim rozumiem pojęcia „forma elektroniczna” przemawia również analiza zapisów poprzedniego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (uchylone przez obecne Rozporządzenie). Rozporządzenie to przewidywało, jako alternatywną dla pisemnej, elektroniczną formę wyrażenia akceptacji. Jednocześnie przepis ten nakazywał w sposób odpowiedni stosować zapisy § 4, który dla skuteczności wystawienia i przesłania faktury przewidywał tylko i wyłącznie formę z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI). W obecnym Rozporządzeniu brak jest takiego odesłania, co pozwala uznać, że każda elektroniczna forma akceptacji jest równoważna z formą pisemną. Za jedną z takich form można zatem uznać akceptację wysłaną za pośrednictwem poczty elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2012r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje - w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy - w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 cyt. ustawy.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy.

Zgodnie z dyspozycją wyrażoną w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Stosownie do ust. 2 ww. paragrafu przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W dniu 17 grudnia 2010 r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie przesyłania faktur.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia).

W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury – w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur - oznacza pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłanie faktur w formie pliku PDF, JPG czy TIFF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury (tu Wnioskodawcy).

Sposób przechowywania faktur elektronicznych został określony w § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zatem, przesyłanie wystawionej faktury oraz jej przechowywanie winno spełniać wymienione wymogi, ale koniecznym jest, by to sam podatnik stworzył metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów.

Z uwagi na powyższe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania i udostępniania faktur drogą elektroniczną. Za fakturę elektroniczną, a tym samym dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego tej faktury, należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy), co do takiej formy przesyłania faktur.

Z przedmiotowego wniosku wynika, iż Wnioskodawca rozważa wyrażenie zgody na wystawianie i przesyłanie przez kontrahentów faktur VAT w formie elektronicznej. W tym celu, przed otrzymaniem od kontrahenta pierwszej faktury VAT wystawionej i przesłanej w formie elektronicznej, Spółka określi warunki wystawiania faktur VAT w postaci elektronicznej przez kontrahenta i przesyłania ich również w formie elektronicznej do Spółki. Akceptacja zostanie przez Wnioskodawcę udzielona pod warunkiem, że faktury VAT będą wystawiane przez kontrahentów z wykorzystaniem jednej z następujących form pliku lub skanu dokumentu zapisanych w formacie „PDF”, „JPG” lub TIFF”.

Format PDF z racji swojego charakteru uniemożliwia edycję treści pliku, a jeśli nawet doszłoby do takiej nieuprawnionej edycji, to pozostawia ona ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian; to samo dotyczy formatów JPG oraz TIFF, które są formatami plików zdjęciowych i także z racji swojego charakteru uniemożliwiają ingerencję w ich treść.

W celu zapewnienia autentyczności, w ramach akceptacji, Spółka dokona wyraźnego zastrzeżenia, iż nie przyjmie faktury otrzymanej drogą elektroniczną, jeśli faktura nie zostanie przesłana z określonej domeny przypisanej kontrahentowi. Akceptacja będzie udzielana w formie elektronicznej w postaci wiadomości e-mail wysłanej do wystawcy (kontrahenta) albo w formie pisemnej.

Wnioskodawca podkreśla także, że otrzymywane faktury elektroniczne w formie pliku nieedytowalnego (np. typu PDF, JPG czy TIFF) załączone do wiadomości elektronicznej, przesyłanej na dedykowany do tego celu adres poczty, do której dostęp będzie miała wyłącznie osoba zajmująca się księgowością Spółki, a następnie przechowywane na serwerach lub dyskach Wnioskodawcy, spełniać będą wszystkie warunki określone w § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur. Zatem zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury i integralność treści faktury, zdefiniowanej w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur i rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur; zapewnienia braku możliwości ingerencji w treść dokumentu przez przeciętnego użytkownika pojmowaną jako niemożność edycji lub modyfikacji (usunięcia lub zmiany) zawartych w takiej fakturze danych; zapewnienia czytelności zawartych w takich fakturach danych od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; oraz łatwemu ich odszukaniu i zapewnieniu bezzwłocznego dostępu do tych faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Biorąc pod uwagę przedstawione zdarzenie przyszłe, w szczególności zapewnienia spełnienia przez Wnioskodawcę warunków określonych w § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur oraz przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur – oraz obowiązujące regulacje prawne należy stwierdzić, że Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach i fakturach korygujących otrzymanych drogą elektroniczną w formacie PDF, JPG czy TIFF, w zakresie, w jakim towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia (np. zawarte w art. 88 ustawy o VAT).

Otrzymywanie (udostępnianie) przez Spółkę faktur lub faktur korygujących w formie pliku PDF, JPG czy TIFF za pośrednictwem poczty elektronicznej, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia oraz integralność treści tych faktur, w sytuacji, gdy Spółka udzieli akceptacji na taki sposób przesyłania jej faktur, jest zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. i równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej.

Zatem w zakresie pytania 1 stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Jak wskazał Wnioskodawca - przyjęte przez Niego oraz jego kontrahentów zasady zapewnią autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, w konsekwencji faktury VAT w formacie PDF, JPG czy TIFF otrzymywane (udostępniane) przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem opisanej we wniosku techniki udostępniania faktur drogą elektroniczną uprawniają do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur, a za moment otrzymania faktury VAT przesłanej w formie elektronicznej będzie można uznać (jak chce Wnioskodawca) chwilę, w której faktura VAT/faktura korygująca stanie się dostępna dla Wnioskodawcy, a więc moment pojawienia się wiadomości elektronicznej z fakturą na dedykowanej skrzynce pocztowej. Wskazać przy tym należy na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 2 należy uznać za prawidłowe.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca rozważa wyrażanie zgody na wystawianie i otrzymywanie faktur od kontrahentów w formie elektronicznej. Akceptacja zostanie przez Wnioskodawcę udzielona pod warunkiem, że faktury VAT będą wystawiane przez kontrahentów z wykorzystaniem jednej z następujących form: pliku lub skanu w formacie „PDF”, „JPG” lub TIFF”. W celu zapewnienia autentyczności, w ramach akceptacji, Spółka dokona wyraźnego zastrzeżenia, iż nie przyjmie faktury otrzymanej drogą elektroniczną, jeśli faktura nie zostanie przesłana z określonej domeny przypisanej kontrahentowi. Wszelkie zmiany w zakresie objętym treścią akceptacji będą musiały być odpowiednio wcześniej notyfikowane Spółce w odpowiedniej, przewidzianej w niej formie, pod groźbą jej cofnięcia.

Akceptacja będzie udzielana w formie elektronicznej w postaci wiadomości e-mail wysłanej do wystawcy (kontrahenta) albo w formie pisemnej. W opinii Wnioskodawcy, wyrażenie akceptacji w formie elektronicznej oznacza każdą formę wyrażenia zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną dokonaną za pomocą i pośrednictwem urządzeń/środków komunikacji elektronicznej. W szczególności za formę elektroniczną w rozumieniu przedmiotowego Rozporządzenia należy uznać przesłanie zgody za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail).

Jak wywiedziono powyżej, obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę. Przy czym przepisy nie przewidują konkretnej regulacji, co do sposobu, w jaki akceptacja ta ma być dokonana. Z przywołanego wyżej przepisu § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. wynika jedynie, iż akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. „Akceptacja” w rozumieniu wyżej cytowanych przepisów winna być dokonana w formie złożenia oświadczenia woli. Przepis wskazuje dwa sposoby wyrażenia akceptacji: pisemną i elektroniczną.

Mając na uwadze przytoczone przepisy i opis sprawy, w ocenie tut. Organu możliwy jest przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób wyrażenia akceptacji na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, bowiem to podatnik sam dokonuje wyboru formy przesłania faktur akceptując dany sposób ich przekazu i odbioru, biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanej faktury. Tak więc należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że zaproponowany przez Niego sposób przesyłania zgody (akceptacji) za pośrednictwem poczty elektronicznej, w postaci wiadomości e-mail wysłanej do wystawcy (kontrahenta), wypełnia przesłankę wynikającą z przepisu § 3 ust. 2 rozporządzenia o wyrażaniu akceptacji w formie elektronicznej, gdyż przez to pojęcie należy rozumieć wyrażanie zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną dokonaną za pomocą i pośrednictwem urządzeń/środków komunikacji elektronicznej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 3 należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji indywidualnej.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu

Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. jedn. Dz. U. z 2012, poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.