Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT2-1.4011.728.2019.2.RK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-03-04
Teza: sposób dokumentowania operacji gospodarczych
Słowa kluczowe: dokumentowanie
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy – przedstawione we wniosku z dnia 6 grudnia 2019 r. (data wpływu 24 grudnia 2019 r.), uzupełnionym pismem z dnia 14 lutego 2020 r. (data wpływu 19 lutego 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie sposobu dokumentowania operacji gospodarczych **– jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24 grudnia 2019 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie sposobu dokumentowania operacji gospodarczych.

Wniosek ten nie spełniał wymogów, o których mowa w art. 14b § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.), w związku z czym pismem z dnia 14 lutego 2020 r., Nr 0113-KDIPT2-1.4011.728.2019.1.RK, na podstawie art. 13 § 2a, art. 169 § 1 i § 2 w związku z art. 14h powołanej ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie do uzupełnienia ww. wniosku wysłano w dniu 4 lutego 2020 r. (data doręczenia 7 lutego 2020 r.). Wnioskodawca uzupełnił powyższy wniosek pismem z dnia 14 lutego 2020 r. (data wpływu 19 lutego 2020 r.), nadanym za pośrednictwem operatora pocztowego w dniu 14 lutego 2020 r.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu):

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą od dnia 23 lutego 2009 r., której przedmiot działalności zawiera się w PKD 47.4.1.Z. i obejmuje sprzedaż detaliczną komputerów, urządzeń peryferyjnych i oprogramowania. Faktycznie działalność gospodarcza ogranicza się do sprzedaży konsoli komputerowych do gier (typu PS4, czy XBOX ONE) oraz zakupu i sprzedaży gier do tychże konsol. Dla celów prowadzonej działalności gospodarczej wybrał opodatkowanie podatkiem liniowym, a rodzajem prowadzonej ewidencji jest podatkowa księga przychodów i rozchodów. W toku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej Wnioskodawca dokonuje zakupu wtórnego od klientów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) używanych gier na nośnikach CD oraz zakupu używanego sprzętu, tj. konsol do gier oraz osprzętu do tychże konsol. Transakcje dotyczące tych zakupów od ludności dokumentuje każdorazowo umową kupna-sprzedaży. Kwoty tych transakcji oscylują od dziesięciu - piętnastu złotych do kilkuset złotych, często jest tak, że tych transakcji zakupu jest kilkanaście lub kilkadziesiąt w ciągu dnia. Używany sprzęt oraz gry następnie są sprzedawane jako towary handlowe używane. Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dokonywane są każdorazowo poprzez wpisywanie poszczególnych umów jako zakupu towarów handlowych, jednak księgowanie tak dużej ilości dokumentów - umów kupna-sprzedaży do podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest czasochłonne i uciążliwe. Umowy kupna-sprzedaży zawierają wszystkie elementy wymienione w art. 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Umowy te dokumentują zakup używanych gier, czy konsol do gier dokonywanych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, które to towary są sprzedawane w toku działalności gospodarczej jako towary używane. W przyszłości Wnioskodawca chciałby ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zakup towarów używanych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, udokumentowany umowami kupna-sprzedaży na podstawie zbiorczych dokumentów, zawierających dane umów kupna-sprzedaży, tj. numer umowy i kwotę zakupu z danego dnia, sporządzonych w taki sposób, że pod dokumentem zbiorczym będą podłączone umowy kupna-sprzedaży, celem możliwości zweryfikowania kwot, ilości oraz rodzaju towaru. Taki sposób pozwoli na uproszczenie ewidencji zakupów towarów handlowych w tym zakresie wraz z zachowaniem chronologii zapisów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (sformułowane ostatecznie w uzupełnieniu wniosku):

Czy tak udokumentowane wydatki na podstawie zbiorczego dokumentu wewnętrznego poniesione na zakup używanych towarów handlowych, w celu osiągnięcia przychodów, można uznać za prawidłowe w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 tej ustawy?

Zdaniem Wnioskodawcy, zakup towarów używanych udokumentowanych umową kupna- sprzedaży, które to umowy zostaną zebrane do dokumentu wewnętrznego - zbiorczego zestawienia tychże umów, który (wraz z załączonymi dokumentami umów kupna-sprzedaży) będzie posiadał wszystkie dane wymienione w art. 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1387, ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki , tj. – wydatek winien:

*   być poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

*   nie znajdować się wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wskazanych w art. 23 ww. ustawy,

*   być właściwie udokumentowany.

Powyższe oznacza, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Wydatki te muszą być zatem związane z wykonywaną działalnością gospodarczą i poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, nie mogą być równocześnie wymienione w katalogu wydatków nieuznawanych za taki koszt. Niespełnienie którejkolwiek z wyżej wskazanych przesłanek wyklucza możliwość zaliczenia danego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatki związane z zakupem towarów handlowych są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem ich zakup jest prawidłowo udokumentowany, stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r., poz. 2544).

W myśl § 23 ww. rozporządzenia, zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15.

Stosownie do treści § 11 ust. 3 ww. rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1.  faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2.  dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
    1.  datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
    2.  wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
    3.  wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
    4.  podpis osoby sporządzającej dokument, lub
3.  inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    1.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    2.  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    3.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    4.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

\- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Stosownie do treści § 12 ww. rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.

Z przedstawionego we wniosku i jego uzupełnieniu opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, której przedmiot działalności zawiera się w PKD 47.4.1.Z. i obejmuje sprzedaż detaliczną komputerów, urządzeń peryferyjnych i oprogramowania. Faktycznie działalność gospodarcza ogranicza się do sprzedaży konsoli komputerowych do gier (typu PS4, czy XBOX ONE) oraz zakupu i sprzedaży gier do tychże konsol. Wnioskodawca dokonuje zakupu wtórnego od klientów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) używanych gier na nośnikach CD oraz zakupu używanego sprzętu, tj. konsol do gier oraz osprzętu do tychże konsol. Transakcje dotyczące tych zakupów od ludności dokumentuje każdorazowo umową kupna-sprzedaży. Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dokonywane są każdorazowo poprzez wpisywanie poszczególnych umów jako zakupu towarów handlowych. W przyszłości Wnioskodawca chciałby ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zakup towarów używanych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, udokumentowany umowami kupna-sprzedaży na podstawie zbiorczych dokumentów, zawierających dane umów kupna-sprzedaży, tj. numer umowy i kwotę zakupu z danego dnia, sporządzonych w taki sposób, że pod dokumentem zbiorczym będą podłączone umowy kupna-sprzedaży, celem możliwości zweryfikowania kwot, ilości oraz rodzaju towaru.

Mając na uwadze powyższe uregulowania prawne, stwierdzić należy, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być, co do zasady, faktura, bądź rachunek, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli jednak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być umowy kupna-sprzedaży, a więc dokumenty, o których mowa w § 12 pkt 5 ww. rozporządzenia, zawierające dane wymienione w § 11 ust. 3 pkt 3 ww. rozporządzenia. Natomiast sporządzony przez Wnioskodawcę zbiorczy dokument zawierający dane umów kupna- sprzedaży, tj. tj. numer umowy i kwotę zakupu z danego dnia, sporządzony w taki sposób, że pod dokumentem zbiorczym będą podłączone umowy kupna-sprzedaży, celem możliwości zweryfikowania kwot, ilości oraz rodzaju towaru – nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Na podstawie wyżej przytoczonych przepisów nie można bowiem uznać, że zbiorczy dokument spełnia warunki określone w rozporządzeniu i tym samym nie może stanowić podstawy do zaksięgowania kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Reasumując, Wnioskodawca gdy dokonuje zakupu towarów używanych od osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej, to dowodem księgowym – na podstawie którego może dokonać ujęcia ww. zakupów w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz uznać je jako koszt uzyskania przychodu w działalności gospodarczej – będą umowy kupna-sprzedaży, a więc dokumenty, o których mowa w § 12 pkt 5 ww. rozporządzenia, spełniające warunki określone w § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Z tego względu stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe.

Podkreślić jednak należy, że brak możliwości zaewidencjonowania danych przychodów, czy wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – z uwagi na brak posiadania przez podatnika wymaganej w rozporządzeniu formy ich udokumentowania – nie oznacza automatycznego braku możliwości uznania ich odpowiednio za przychód oraz koszt uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy bowiem pamiętać, że o tym, co stanowi przychód podatnika oraz koszt podatkowy nie decydują regulacje zawarte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ale przepisy ustawy podatkowej. Jeżeli nawet dany dokument nie stanowi dowodu księgowego w rozumieniu przepisów rozporządzenia, nie oznacza to, że nie może on dokumentować uzyskanego przychodu, czy też poniesienia kosztu podatkowego.

Jeśli zatem został wygenerowany przychód z działalności gospodarczej oraz dany wydatek spełnia definicję kosztu, o której mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a jednocześnie odpowiedni organ podatkowy w toku prowadzonego postępowania dokona oceny zebranego materiału dowodowego i w konsekwencji uzna, że dany dokument – mimo że nie spełnia warunków określonych rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – jest jednak wystarczający dla obiektywnego uznania, że przychód został przez podatnika osiągnięty, czy też wydatek został faktycznie przez niego poniesiony, to będzie to skutkowało prawem do zaliczenia takiego przysporzenia do przychodów oraz takiego wydatku do kosztów podatkowych.

Zauważyć należy, że dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie danej operacji gospodarczej. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że osiągnął przychód o określonej wysokości oraz, że poniósł określony wydatek, który jest jego kosztem uzyskania przychodu.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji indywidualnej.

Zgodnie z art. 14na § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.), przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n ww. ustawy, nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 ustawy Ordynacja podatkowa).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w …, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.