Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0115-KDIT2.4011.61.2025.2.KC
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-03-17
Teza: Obowiązki płatnika w związku z wypłatą dodatkowego świadczenia pieniężnego, tytułem rekompensaty zwiększonych kosztów utrzymania podczas wykonywania pracy w Niemczech.
Słowa kluczowe: Niemcy; obowiązek-obowiązek płatnika; podróż; umowa; zleceniobiorca
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Zwolnienia przedmiotowe.-Zwolnienia od podatku dochodowego.-Diety i inne należności za czas podróży.-Osoby niebędącej pracownikiem.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3-art. 21-ust. 1-pkt 16-lit. b

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

łowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 stycznia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 28 stycznia 2025 r. o wydanie
    interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

Są Państwo przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą X Spółka z
    ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w A.. Przedmiotem
    Państwa działalności jest świadczenie usług związanych z opieką nad osobami w
    podeszłym wieku oraz osobami niepełnosprawnymi, zamieszkującymi na terytorium
    Niemiec. W tym zakresie wyszukują Państwo na rynku niemieckim rodziny osób
    wymagających opieki (Klientów) oraz zawierają z nimi stosowne umowy o świadczenie
    usług. Umowy te są następnie realizowane przez współpracujące z Państwem osoby
    fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (opiekunki), mające miejsce
    zamieszkania (rezydencję podatkową) na terytorium Polski, które w Państwa imieniu
    wykonują czynności pielęgnacyjne.
    Począwszy od lutego 2025 r. planują Państwo wprowadzić nowe zasady współpracy z
    opiekunkami i ich wynagradzania. Współpraca ta ma się opierać na umowach
    cywilnoprawnych (umowach zlecenia), zawieranych na czas nieokreślony i mających
    charakter umów ramowych. Jednocześnie, wyjazdy opiekunek do Niemiec mają odbywać
    się w celu wykonania czynności przez Państwa zleconych i na podstawie każdorazowych
    zleceń (poleceń wyjazdu). Planowany czas trwania wyjazdów oscylować będzie w
    przedziale 6-8 tygodni, zaś wyjazdy będą się powtarzać w ciągu roku. Sama podróż
    opiekunek do Niemiec odbywać się będzie w ramach pracy najemnej w dwóch krajach na
    podstawie art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z
    dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
    Czynności pielęgnacyjne nad Klientami będą wykonywane na terytorium Niemiec.
    Jednakże w sytuacji, gdy dana opiekunka powróci do Polski i oczekiwać będzie na kolejny
    wyjazd, zobowiązana będzie świadczyć usługi polegające na działaniach informacyjnych i
    rekrutacyjnych, których celem będzie pozyskiwanie osób potencjalnie zainteresowanych
    współpracą z Państwem. Usługi te wykonywane będą na terytorium Polski i objęte będą
    odrębnym ryczałtowym wynagrodzeniem, w całości opodatkowanym w Polsce.
    A zatem, przedmiotem zawieranych z opiekunkami umów zlecenia będzie świadczenie
    usług pielęgnacyjnych (na terytorium Niemiec) oraz usług informacyjno-rekrutacyjnych (na
    terytorium Polski). Jak wskazano, umowy te będą miały charakter ramowy – z uwagi na
    fakt, że Państwa współpraca z daną opiekunką ma co do zasady nie ograniczać się do
    pojedynczych zleceń, lecz do większej ich liczby. Z tego względu nie będzie konieczne
    zawieranie z opiekunką kolejnej umowy przed zleceniem jej wykonania kolejnego zadania.
    W Państwa założeniu, umowa ramowa zawierać będzie postanowienia dotyczące m.in.
    praw i obowiązków obu stron, sposobów rozliczania wykonanych zadań czy
    wynagrodzenia.
    Zgodnie z treścią planowanego postanowienia umownego zawartego w umowie ramowej
    (umowie zlecenia): „z tytułu świadczenia usług pielęgnacyjnych Zleceniobiorcy przysługuje
    wynagrodzenie netto w wysokości określonej w załączniku do umowy, na które składa się
    także zwrot wydatków na utrzymanie za granicą”. Wynagrodzenie będzie płatne
    proporcjonalnie do czasu świadczenia usług. Podatek od wynagrodzeń płatny będzie na
    terytorium Polski. Jednocześnie, jako że opiekunka będzie mieć status zleceniobiorcy, o
    którym mowa w przepisach ustawy – Kodeks cywilny, przysługiwać jej będzie zwrot
    wydatków związanych z należytym wykonywaniem zlecenia – zgodnie bowiem z art. 742 k
    c., dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w
    celu należytego wykonania zlecenia, wraz z odsetkami ustawowymi. W tym aspekcie
    wskazać trzeba, że charakter takich wydatków – na gruncie rozpatrywanego przypadku –
    mają niewątpliwie wszelkie wydatki związane z wyjazdem na terytorium Niemiec, a więc

    wydatki żywieniowe i inne drobne wydatki. Wydatki te w sposób klarowny wynikają
    wyłącznie z faktu podróży do Niemiec i nie byłyby ponoszone, gdyby opiekunki nie były
    zobowiązane do odbywania takiej podróży.
    Z uwagi na powyższe oraz na takt, że świadczenie usługi pielęgnacyjnej nad Klientem
    odbywać się będzie poza miejscem zamieszkania opiekunki oraz poza miejscem Państwa
    siedziby, otrzymywane przez opiekunkę wynagrodzenie z tytułu świadczenia tejże usługi
    obejmować będzie również należności związane z odbywaniem podróży oraz pobytem
    poza granicami Polski (przy uwzględnieniu wyższych kosztów utrzymania na terytorium
    Niemiec niż w Polsce), tj. należności z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania (a
    dokładnie: pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków wynikających z
    odbywania podróży na terytorium Niemiec), tzn. diety. Należności te będą wypłacane
    (zwracane) na zasadach i w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i
    Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
    pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
    budżetowej z tytułu podróży służbowej („Rozporządzenie”), przy czym dieta przysługiwać
    będzie w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej (§ 13
    ust. 2). W wypadku Niemiec maksymalna wysokość diety wynosi 49 EUR (por. załącznik do
    Rozporządzenia).
    Uszczegóławiając – opiekunki będą miały zapewnione częściowe wyżywienie w postaci
    jednego posiłku dziennie, którym będzie śniadanie. Wobec tego, należności te nie będą
    określone w maksymalnej wysokość (49 EUR za dobę pobytu na terytorium Niemiec), lecz
    odpowiednio mniej. Stosownie do § 14 ust. 2 Rozporządzenia, śniadanie obniża kwotę
    diety o 15%, a więc w niniejszej sprawie należności z tytułu zwiększonych kosztów
    utrzymania wynosić będą 41,65 EUR (85% z 49 EUR) i nie będą przekraczać tej kwoty. Przy
    czym podkreślić należy, że będzie to zasada, od której dopuszczalne będą wyjątki –
    albowiem może się zdarzyć, że wedle uzgodnień z konkretnym Klientem, będzie on
    zapewniał wyżywienie w zwiększonym zakresie, albo też koszty utrzymania będą niższe z
    uwagi na miejscowość, w której opiekunka świadczyć będzie usługi pielęgnacyjne. W
    takich wypadkach rekompensata należności z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania
    byłaby niższa aniżeli przewidziana powyżej kwota 41,65 EUR. Co również ważne, tego
    rodzaju sytuacja powoduje, że nie będzie możliwe wprowadzenie do umów ramowych
    odgórnie ustalonej wysokości zwracanej należności.
    Dodać trzeba, że za wydatki związane z należytym wykonywaniem zlecenia mogą być
    również uznawane koszty wynikające z przejazdu na i z terytorium Niemiec. Jednakże,
    będą Państwo w pełni finansować przejazd opiekunki do i z miejsca świadczenia usług na
    rzecz Klienta (tj. będą Państwo nabywać dla opiekunek bilety na przejazd albo
    organizować transport we własnym zakresie), wobec czego opiekunka nie będzie
    zmuszona do ponoszenia jakichkolwiek wydatków w tej materii i tym samym odpadnie
    Państwu obowiązek do dokonywania zwrotu kosztów związanych z przejazdem. Będzie to
    potwierdzać projektowany zapis w umowach ramowych, stanowiący, że „Zleceniodawca
    organizuje i opłaca transport Zleceniobiorcy do i z miejsca świadczenia usług
    pielęgnacyjnych”.
    Jednocześnie, choć wysokość otrzymywanego przez opiekunkę wynagrodzenia
    uwzględniać będzie każdorazowo potrzebę ponoszenia opisanych powyżej zwiększonych
    kosztów utrzymania za granicą, to samo wynagrodzenie w umowie ramowej nie będzie
    podzielone na poszczególne składniki. Umowa będzie jednak wskazywać, że wysokość
    wynagrodzenia obejmuje potrzebę ponoszenia tego rodzaju kosztów (a dokładnie, że
    wysokość wynagrodzenia z tytułu świadczonych usług pielęgnacyjnych uwzględnia
    zwiększone koszty utrzymania związane z podróżą na terytorium Niemiec).
    Wysokość składników tworzących wynagrodzenie będzie natomiast wynikać z rachunku
    lub paska płac potwierdzającego wypłatę wynagrodzenia, co oznacza, że będzie z nich
    wprost wynikać kwota z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania, nie wyższa niż 41,65
    EUR za dobę pobytu opiekunki za granicą.

    Dodatkowo, zgodnie z planowaną treścią umowy ramowej, usługi pielęgnacyjne
    świadczone będą na każdorazowe Państwa zlecenie, przy jednoczesnym wskazaniu osoby
    Klienta, miejsca świadczenia usług (wraz z podaniem kraju) oraz szacowanego czasu
    trwania świadczenia usług. Co istotne, umowy te nie będą zawierać adresu miejsca
    wykonywania czynności (adresu Klienta), który będzie każdorazowo podawany przy
    poszczególnym zleceniu. W Państwa zamierzeniu, wyłączą Państwo z opodatkowania
    przedmiotowe należności, w łącznej kwocie nieprzekraczającej każdorazowo kwoty
    wynikającej z Rozporządzenia z uwzględnieniem podanych wyżej zasad, na podstawie art.
    21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Natomiast opiekunki, jako osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej,
    otrzymanych świadczeń z tytułu diet i ryczałtów za nocleg nie będą zaliczały do kosztów
    uzyskania przychodów w jakiejkolwiek formie.

## Pytanie

Czy państwo – jako płatnik – są zobowiązani jest do poboru i odprowadzania zaliczek na
    podatek dochodowy w związku z wypłacaniem zleceniobiorcom, wykonującym umowę
    zlecenia poza granicami Polski, należności z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania –
    zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia
    2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
    państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej?
    Państwa stanowisko w sprawie
    W Państwa ocenie, należności z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania do maksymalnej
    wysokości określonej w załączniku do Rozporządzenia (kwoty 49 EUR za dobę pobytu na
    terytorium Niemiec) korzystają ze zwolnienia od opodatkowania na zasadzie art. 21 ust. 1
    pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Po pierwsze, brak jest innych przepisów obowiązującego prawa niż podatkowe, które
    regulowałyby wprost zasady wypłacania diet i innych należności z tytułu podróży osobom
    niebędącym pracownikami. W tym wypadku należy odnieść się do treści art. 742 Kodeksu
    cywilnego stanowiącego, że dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie
    wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. Takim wydatkami mogą
    być bez wątpienia wszelkie poniesione przez zleceniobiorcę koszty związane z odbywaną
    podróżą, tj. wydatki wynikające ze zwiększonych kosztów utrzymania za granicą.
    Po drugie, w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży
    osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub
    przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz
    warunków ustalania należności przysługujących pracowników zatrudnionemu w
    państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na
    obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 ustawy.
    Odrębnym przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy Rozporządzania.
    W myśl zaś § 2 Rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej,
    odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
    1) diety;
    2) zwrot kosztów:
        a) przejazdów,
        b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
        c) noclegów,
        d) innych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez
        pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

    Jednocześnie, zgodnie z § 13 ust. 1 Rozporządzenia, dieta w czasie podróży zagranicznej
    jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Natomiast § 14
    ust. 2 Rozporządzenia przewiduje, że kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego
    bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że śniadanie stanowi 15% diety (pkt 1).
    W niniejszej sprawie zleceniobiorcy (opiekunki) będą podróżować do miejsca świadczenia
    usług środkami transportu, których koszt będzie w całości i z góry przez Państwo
    ponoszony, odpadnie zatem konieczność dokonywania jakichkolwiek zwrotów w tym
    zakresie. Zleceniobiorcy (opiekunki) będą mieć również zapewnione w każdej dobie
    śniadanie, co obniża wysokość przysługującej im diety o 15% (tj. o 7,35 EUR) z
    maksymalnej kwoty 49,00 EUR dla Niemiec, przy czym może się zdarzyć – zależnie od
    okoliczności danego polecenia wyjazdu – że ponoszone przez opiekunki koszty będą
    niższe niż pierwotnie założone, a to z uwagi na zapewnienie przez Klienta wyżywienia w
    zwiększonym zakresie lub na warunki obowiązujące w miejscowości, w której opiekunka
    świadczyć będzie usługi pielęgnacyjne.
    Po trzecie, zgodnie z treścią art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych, zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b, stosuje się, jeżeli
    otrzymane świadczenia
    a) nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz
    b) zostały poniesione m.in. w celu osiągnięcia przychodów.
    Po czwarte, brak jest ustawowej definicji pojęcia „podróż”. Jednakże, przyjmując potoczne
    rozumienie tego terminu, za podróż uznać należy wyjazd opiekunki, mającej miejsce
    zamieszkania na terytorium Polski, poza granice kraju, w tym wypadku – na terytorium
    Niemiec. Jednocześnie wskazać trzeba, że zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt
    16 lit. b ww. ustawy nie ogranicza się do podróży służbowej, lecz jest szersze, ponieważ
    odnosi się do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, z tym zastrzeżeniem, że
    wypłacone należności (diety i inne) nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania
    przychodów świadczeniobiorcy oraz muszą zostać poniesione w celu osiągnięcia
    przychodów. A zatem, wyjazd opiekunki na terytorium Niemiec – celem wykonywania
    czynności zleconych przez Państwa – realizuje przesłanki uznania go za podróż, o której
    mowa w ww. przepisie. Tezę tę wspiera interpretacja ustawy o podatku dochodowym od
    osób fizycznych – jeśli bowiem ustawodawca utożsamiałby podróż odbywaną przez osobę
    niebędącą pracownikiem z podróżą służbową pracowników, to nie wyodrębniałby dwóch
    zwolnień od opodatkowania diet i kosztów ich podróży, oraz orzecznictwo Naczelnego
    Sądu Administracyjnego (por np. wyrok NSA z dnia 30 maja 2018 r., sygn. akt II FSK 1446
    /16).
    Państwa stanowisko uzasadnia treść przywołanych przepisów – art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b
    oraz art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz przyjęte
    rozumienie pojęcia „podróż”, z których łącznie wynika, że celem zwolnienia od
    opodatkowania należności z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania zleceniobiorców
    wykonujących na Państwa rzecz czynności na terytorium Niemiec, muszą być spełnione
    następujące warunki:
    1) opiekunka musi odbyć podróż w celu realizacji zleconych jej przez Państwo czynności,
    2) przedmiotowe należności muszą zostać poniesione w celu osiągnięcia przychodu,
    3) przedmiotowe należności nie zostaną zaliczone przez opiekunkę do kosztów
      podatkowych,
    4) przedmiotowe należności nie mogą przekroczyć kwot określonych w przepisach
      Rozporządzenia – muszą być wypłacane na obowiązujących w nim zasadach.
    Co do pkt 1 – opiekunka będzie odbywać podróż w celu realizacji zleconych jej przez
    Państwo czynności, tj. świadczenia usług pielęgnacyjnych nad Klientem w miejscu jego
    zamieszkania na terytorium Niemiec.

    Co do pkt 2 – należności z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania zostaną poniesione na
    potrzeby osiągnięcia przez opiekunkę przychodu, tj. realizacji umowy zlecenia, będącej
    warunkiem otrzymania przez nią wynagrodzenia.
    Co do pkt 3 – opiekunki będą osobami fizycznymi, które nie prowadzą działalności
    gospodarczej, wobec czego otrzymanych świadczeń z tytułu diet i ryczałtów za nocleg nie
    będą zaliczały do kosztów podatkowych w jakiejkolwiek formie.
    Co do pkt 4 – diety i inne należności wypłacane będą przez Państwo w wysokości
    określonej w Rozporządzeniu i wedle ustalonych w nim reguł.
    Tym samym, spełnione zostały wszystkie przesłanki do uznania Państwa stanowiska za
    prawidłowe.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku
    dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163) jest zasada powszechności
    opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Stanowi on, że:
      Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z
      wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od
      których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
    Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od
    osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z
    wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień
    przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru
    podatku.
    Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji
      praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b,
      art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w
      roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych
      świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
    Z ogólnej definicji przychodów zawartej w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od
    osób fizycznych wynika, iż przychodami są w szczególności otrzymane lub postawione do
    dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość
    otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
    Na mocy art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście.
    W myśl art. 13 pkt 8 ww. ustawy:
      Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt
      2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub
      umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:
        a) osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej
        jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości
        prawnej,
        b) właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub
        działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik
        wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością,
        c) przedsiębiorstwa w spadku

        - z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach
        prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz
        przychodów, o których mowa w pkt 9.
    Z kolei zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki
      organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które
      dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art.
      18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z
      zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego
      świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości
      określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki,
      o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w
      skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.
    Jednocześnie – na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych:
      Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
        a) podróży służbowej pracownika,
        b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
        - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez
        ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków
        ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
        państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży
        służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i
        15c.
    Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra
    Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
    pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
    budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190 ze zm.).
    Zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały
      zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
        1) w celu osiągnięcia przychodów lub
        2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na
        podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
        3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej
        oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
        4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w
        związku z wykonywaniem tych funkcji.
    Stosownie do art. 21 ust. 15c omawianej ustawy:
      Zwolnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 16 i 20, nie mają zastosowania do
      przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych
      przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której
      mowa w art. 13 pkt 8.
    W powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy ustawodawca posłużył się terminem
    „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy,
    ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży
    osób niebędących pracownikami, pod warunkiem, że wypłacone diety i inne należności

    nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców oraz zostały
    poniesione w celu osiągnięcia przychodów.
    Zasady rozliczania podróży zagranicznych reguluje ww. rozporządzenie Ministra Pracy i
    Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
    państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
    Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:
      Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu
      określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
        1) diety;
        2) zwrot kosztów:
          a) przejazdów,
          b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
          c) noclegów,
          d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub
            uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
    Stosownie natomiast do § 3 rozporządzenia:
        1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży
        zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
        2. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości
        udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka
        transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym
        miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany
        środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
        3. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży
        krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub
        motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
        4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot
        kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów
        przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie
        może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a
        ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2022 r.
        poz. 2201, z późn. zm.).
    W myśl § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia:
      Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów
      wyżywienia i inne drobne wydatki.
    Na mocy § 13 ust. 2 przytoczonego rozporządzenia:
      Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży
      zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej
      państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
    Według § 13 ust. 4 ww. rozporządzenia:
      Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest
      określona w załączniku do rozporządzenia.
    Ponadto § 14 ust. 2 cytowanego rozporządzenia stanowi, że:
      Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując,
      że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

        1) śniadanie - 15% diety;
        2) obiad - 30% diety;
        3) kolacja - 30% diety.
    Z kolei na podstawie § 14 ust. 3 powołanego rozporządzenia:
      W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której
      zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.
    Stosownie do § 14 ust. 4 ww. rozporządzenia:
      Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na
      wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety,
      pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
    Jak wynika z § 16 ust. 1 cytowanego rozporządzenia:
      Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w
      wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w
      poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.
    Wedle § 16 ust. 2 omawianego rozporządzenia:
      W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w
      wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas
      przejazdu.
    Na podstawie § 16 ust. 3 powołanego rozporządzenia:
      W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za
      nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa
      w ust. 1.
    W świetle zaś § 16 ust. 4 rozporządzenia:
      Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna
      zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.
    Mając na uwadze powyższe ustalenia oraz przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe
    należy stwierdzić, że należności z tytułu diet oraz zwrotu innych kosztów związanych z
    podróżą wypłacane zleceniobiorcom – w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy
    i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
    pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
    budżetowej z tytułu podróży – korzystają ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem
    dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od
    osób fizycznych do wysokości określonej w tym rozporządzeniu.
    Tym samym, w sytuacji gdy wypłacane należności z tytułu zwiększonych kosztów
    utrzymania, nie przekroczą wysokości diety określonej zgodnie z ww. rozporządzeniem
    Ministra Pracy i Polityki Społecznej na Spółce, jako płatniku, nie będzie ciążył obowiązek
    poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w związku z wypłaceniem
    zleceniobiorcom, wykonującym umowę zlecenia poza granicami Polski, ww. kwot. Jeżeli
    jednak wypłacone należności będą wyższe od limitów określonych w przepisach ww.
    rozporządzenia, to nadwyżki ponad te limity będą podlegać opodatkowaniu podatkiem
    dochodowym i w takiej sytuacji z tytułu ich wypłaty będą ciążyły na Państwu obowiązki
    wynikające z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    • Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja
      będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama)
      z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
    • Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
        1) z zastosowaniem art. 119a;
        2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5
        ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
        3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
      interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi –
    t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”.
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    • w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    • w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie
      ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie
    naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej
    oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami
    skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z
    29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.