Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBII/1/4511-81/15/MK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2015-05-07
Teza: Jakie są skutki podatkowe wypłacenia pracownikowi w podróży służbowej diety lub zwrotu całej kwoty rachunku za hotel, w skład którego wchodzi śniadanie?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; koszt-zwrot kosztów; nocleg; pracownik; płatnik; wyżywienie; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012 r., poz. 749, ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770, ze zm.) – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 28 stycznia 2015 r. (wpływ do Biura – 28 stycznia 2015 r.), uzupełnionym 10 kwietnia 2015 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych wypłacenia pracownikowi w podróży służbowej diety lub zwrotu całej kwoty rachunku za hotel, z zapewnionym śniadaniem – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 28 stycznia 2015 r. wpłynął do Biura ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych m.in. w zakresie skutków podatkowych wypłacenia pracownikowi w podróży służbowej diety lub zwrotu całej kwoty rachunku za hotel, z zapewnionym śniadaniem.

Z uwagi na fakt, iż wniosek nie spełniał wymogów formalnych, w piśmie z 1 kwietnia 2015 r. wezwano Wnioskodawcę o jego uzupełnienie.

Wniosek uzupełniono 10 kwietnia 2015 r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Pracownik tak w krajowej jak i zagranicznej podróży służbowej przebywając w hotelu oprócz noclegu miał zapewnione śniadanie. Śniadanie nie stanowiło indywidualnego zamówienia, lecz było częścią składową usługi noclegowej, a rezygnacja z niego nie miała wpływu na wysokość opłaty za nocleg.

Pracodawca dokonuje rezerwacji noclegów łącznie ze śniadaniami, gdyż obecnie praktycznie nie ma możliwości rezerwacji hotelu bez śniadania. Pracownik więc zobligowany jest do korzystania z zapewnionych śniadań serwowanych w ramach usługi hotelowej.

W wyjątkowych przypadkach – kiedy pracownik z przyczyn niezależnych od siebie, związanych na przykład z wczesnym wyjazdem do miejsca wykonywania zadań lub wczesną godziną wylotu nie skorzystał z serwowanego w hotelu śniadania, a pracodawca uznał ten fakt za uzasadniony – do rozliczenia kosztów przyjmowana jest cała kwota wynikająca odpowiednio z rachunku za hotel wraz ze śniadaniem lub cała kwota wynikającą odpowiednio z voucheru bez potrącenia odpowiednio 15% diety (dotyczy zagranicznej podróży służbowej) oraz 25% diety (dotyczy krajowej podróży służbowej).

Z uzupełnienia wniosku, które wpłynęło do Biura 10 kwietnia 2015 r., wynika, że na rachunkach (fakturze) za hotel możliwe są dwa warianty wskazywania śniadań gwarantowanych w ramach usługi hotelowej:

1.  Cena podana na fakturze za nocleg jest wyszczególniona w jednej pozycji i obejmuje nocleg wraz ze śniadaniem (np. bed&breakfast). W tym przypadku nie jest możliwe wskazanie jaki procent wartości faktury stanowi opłata za samo śniadanie.
2.  Na rachunku (fakturze) za hotel wyszczególniony jest oddzielnie koszt noclegu oraz koszt śniadania. Kwota za samo śniadanie oddzielnie wyszczególnione na fakturze może stanowić wartość wyższą lub niższą niż przysługująca pracownikowi równowartość 15% diety w przypadku podróży zagranicznej lub 25% diety w przypadku podróży krajowej.

W związku z powyższym – po przeformułowaniu – zadano m.in. następujące pytanie:

Czy w przypadku wypłacenia pełnej diety lub/oraz zwrotu całej kwoty rachunku za hotel, w skład którego wchodziło śniadanie wyszczególnione w oddzielnej pozycji, a z którego pracownik nie skorzystał z przyczyn obiektywnych-niezależnych, kwota śniadania wyszczególniona na rachunku hotelowym winna stanowić przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, natomiast w przypadku, kiedy pracownik przedstawi do rozliczenia voucher lub rachunek za hotel, na którym kwota za śniadanie oraz nocleg jest wyszczególniona w jednej pozycji, opodatkowana powinna być równowartość 15% diety w przypadku podróży zagranicznej oraz 25% diety w przypadku podróży krajowej?

Wnioskodawca uważa, że pomimo, iż zasadne wydają się regulacje wynikające bezpośrednio z § 7 pkt 4 i pkt 5 oraz § 14 pkt 2 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., wskazujące na konieczność pomniejszenia kwoty diety jeśli na przykład w ramach usługi hotelarskiej pracownikowi zapewniono śniadanie. W przedstawionym stanie prawnym nie ma jednak znaczenia fakt czy pracownik zjadł czy nie zjadł śniadanie, istotne jest, że miał je zapewnione. Praktyka pokazuje jednak, iż w przypadku braku możliwości konsumpcji śniadania z przyczyn niezależnych od pracownika niezasadne wydaje się ponoszenie dodatkowych kosztów podatkowych przez tego pracownika, za coś z czego tak naprawdę nie miał możliwości skorzystać. Szczególnie, że kwoty te wzrastają znacznie wraz z ilością dni pobytu w podróży służbowej. Koszty te zasadne byłyby jedynie wówczas, gdy pracownik pomimo, iż miał zapewnione śniadanie i miał możliwość z niego skorzystać, nie uczynił tego. Wówczas należałoby dokonać stosownych potrąceń, a pracodawca zobligowany byłby do naliczenia, pobrania i odprowadzenia do właściwego urzędu skarbowego należnych kwot podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam, co następuje:

Niniejsza interpretacja indywidualna stanowi interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczącą podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych wypłacenia pracownikowi w podróży służbowej diety lub zwrotu całej kwoty rachunku za hotel, z zapewnionym śniadaniem.

W zakresie skutków podatkowych zwrotu pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej, których wartość przekracza limity określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej – wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r., poz. 361, ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 20 ust. 3 i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Przepis art. 12 ust. 1 cyt. ustawy stanowi, iż za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Mając na uwadze wyżej przywołane uregulowania prawne należy zaznaczyć, że przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa „w szczególności” co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy.

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy, wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

1.  podróży służbowej pracownika,
2.  podróży osoby niebędącej pracownikiem

\-do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Na podstawie ww. przepisu przysługujące pracownikom z tytułu odbytych podróży służbowych, w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę, diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Podstawowym warunkiem zwolnienia z opodatkowania diet, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest niewątpliwie odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Definicja podróży służbowej została zawarta w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2014 r., poz. 1502, ze zm.), który stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że podróżą służbową jest taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

W myśl art. 775 § 2 Kodeksu pracy, minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, że pracownik tak w krajowej jak i zagranicznej podróży służbowej przebywając w hotelu oprócz noclegu miał zapewnione śniadanie. Śniadanie nie stanowiło indywidualnego zamówienia, lecz było częścią składową usługi noclegowej, a rezygnacja z niego nie miała wpływu na wysokość opłaty za nocleg. Pracodawca dokonuje rezerwacji noclegów łącznie ze śniadaniami, gdyż obecnie praktycznie nie ma możliwości rezerwacji hotelu bez śniadania. Pracownik więc zobligowany jest do korzystania z zapewnionych śniadań serwowanych w ramach usługi hotelowej. W wyjątkowych przypadkach kiedy pracownik z przyczyn niezależnych od siebie, związanych na przykład z wczesnym wyjazdem do miejsca wykonywania zadań lub wczesną godziną wylotu nie skorzystał z serwowanego w hotelu śniadania, a pracodawca uznał ten fakt za uzasadniony – do rozliczenia kosztów przyjmowana jest cała kwota wynikająca odpowiednio z rachunku za hotel wraz ze śniadaniem lub cała kwota wynikającą odpowiednio z voucheru bez potrącenia odpowiednio 15% diety (dotyczy zagranicznej podróży służbowej) oraz 25% diety (dotyczy krajowej podróży służbowej).

Na rachunkach (fakturze) za hotel możliwe są dwa warianty wskazywania śniadań gwarantowanych w ramach usługi hotelowej:

1.  Cena podana na fakturze za nocleg jest wyszczególniona w jednej pozycji i obejmuje nocleg wraz ze śniadaniem (np. bed&breakfast). W tym przypadku nie jest możliwe wskazanie jaki procent wartości faktury stanowi opłata za samo śniadanie.
2.  Na rachunku (fakturze) za hotel wyszczególniony jest oddzielnie koszt noclegu oraz koszt śniadania. Kwota za samo śniadanie oddzielnie wyszczególnione na fakturze może stanowić wartość wyższą lub niższą niż przysługująca pracownikowi równowartość 15% diety w przypadku podróży zagranicznej lub 25% diety w przypadku podróży krajowej.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).

W myśl § 2 pkt 1 powołanego powyżej rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety.

Stosownie do § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

Z przepisu § 7 ust. 3 tego rozporządzenia wynika, że dieta nie przysługuje:

1.  za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;
2.  jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Natomiast zgodnie z § 7 ust. 4 rozporządzenia, kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1.  śniadanie – 25% diety;
2.  obiad – 50% diety;
3.  kolacja – 25% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio (§ 7 ust. 5 rozporządzenia).

Powyższe przepisy dotyczą diet pracowników odbywających krajową podróż służbową.

Natomiast przepisami dotyczącymi diet pracowników odbywających zagraniczną podróż służbową, są następujące przepisy wskazanego powyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Zgodnie z § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Z § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia wynika, że dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. (…).

Stosownie do § 13 ust. 4 rozporządzenia wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.

Natomiast z § 14 ust. 1 rozporządzenia wynika, że pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

Z § 14 ust. 2 rozporządzenia wynika, że kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1.  śniadanie - 15% diety;
2.  obiad - 30% diety;
3.  kolacja - 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio (§ 14 ust. 3 rozporządzenia).

Zgodnie z § 14 ust. 4 rozporządzenia pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Odnosząc powyższe przepisy do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy zauważyć, iż ustawodawca ograniczył wysokość zwolnienia od podatku wyłącznie do wysokości diety i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, określonych w przepisach ustaw, bądź w przywołanym powyżej rozporządzeniu. Wobec tego w sytuacji pokrycia przez pracodawcę kosztów wyżywienia (pracownik nie otrzymuje diety) zwolnieniem objęta jest kwota za wyżywienie wynikająca z faktury bądź innego dokumentu ale tylko do wysokości limitu wynikającego z przepisów rozporządzenia (w przypadku krajowej podróży służbowej – 30 zł za dobę podróży; w przypadku zagranicznej podróży służbowej – w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej). Nadwyżka nad ustalone w ww. rozporządzeniu limity podlegać będzie opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w powołanym art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zasada ta ma również zastosowanie w przypadku przedstawionym przez Wnioskodawcę. Zgodnie z § 7 ust. 4 oraz § 14 ust. 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej wartość diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia odpowiednio o określoną przepisami wartość. Jak wskazał Wnioskodawca w stanie faktycznym pracownik tak w krajowej jak i zagranicznej podróży służbowej przebywając w hotelu oprócz noclegu miał zapewnione śniadanie. Śniadanie nie stanowiło indywidualnego zamówienia, lecz było częścią składową usługi noclegowej, a rezygnacja z niego nie miała wpływu na wysokość opłaty za nocleg.

Możliwe są dwa warianty wykazywania świadczeń:

*   cena za nocleg obejmuje nocleg wraz ze śniadaniem (na fakturze jest jedna pozycja),
*   koszt noclegu i koszt śniadania jest wyszczególniony oddzielnie na fakturze.

Należy zauważyć, że z treści § 7 ust. 5 i § 14 ust. 3 wynika, iż w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie przepisy § 7 ust. 4 i § 14 ust. 2 stosuje się odpowiednio. Oznacza to, że zarówno w przypadku gdy na fakturze nocleg i śniadanie są wykazane w jednej wspólnej pozycji jak i w przypadku gdy są wykazane w dwóch pozycjach należy zmniejszyć wartość diety o wskazaną przepisami wartość bezpłatnego wyżywienia w postaci śniadania.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa należy stwierdzić, że zwolniona z opodatkowania będzie więc jedynie odpowiednio zmniejszona kwota diety, która faktycznie przysługuje pracownikowi na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w związku z odbywaniem przez niego podróży służbowej. Bez znaczenia w opisanej sytuacji pozostaje zatem fakt czy pracownik skonsumował zapewnione mu w danej podróży służbowej śniadanie czy też ze względu na przyczyny niezależne od niego tego nie uczynił. W tym przypadku liczy się jedynie fakt zapewnienia pracownikowi odbywającemu podróż służbową śniadania, a nie jego konsumpcja.

W świetle powyższego, nie można zgodzić się z Wnioskodawcą, że „praktyka pokazuje jednak, iż w przypadku braku możliwości konsumpcji śniadania z przyczyn niezależnych od pracownika niezasadne wydaje się ponoszenie dodatkowych kosztów podatkowych przez tego pracownika, za coś z czego tak naprawdę nie miał możliwości skorzystać.”

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r., poz. 270, ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.