Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 1462-IPPP2.4512.773.2016.1.JO
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2016-12-09
Teza: w zakresie przechowywania w postaci papierowej faktur elektronicznych, otrzymywanych w formacie pdf pocztą elektroniczną, prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę VAT podatku naliczonego z faktur otrzymywanych elektronicznie i drukowanych do archiwizowania, momentu powstania prawa do odliczenia podatku z faktur otrzymanych pocztą elektroniczną w formacie pdf.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Strony - przedstawione we wniosku z dnia 28 września 2016 r. (data wpływu 13 października 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   przechowywania w postaci papierowej faktur elektronicznych, otrzymywanych w formacie pdf pocztą elektroniczną – **jest prawidłowe,**

*   prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę VAT podatku naliczonego z faktur otrzymywanych elektronicznie i drukowanych do archiwizowania – **jest prawidłowe,**

*   momentu powstania prawa do odliczenia podatku z faktur otrzymanych pocztą elektroniczną w formacie pdf – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 13 października 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w postaci papierowej faktur elektronicznych, otrzymywanych w formacie pdf pocztą elektroniczną, prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę VAT podatku naliczonego z faktur otrzymywanych elektronicznie i drukowanych do archiwizowania, momentu powstania prawa do odliczenia podatku z faktur otrzymanych pocztą elektroniczną w formacie pdf.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

M. Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „M.”) jest spółką prawa polskiego, zarejestrowaną dla celów VAT (jest czynnym podatnikiem podatku VAT) oraz posiadającą siedzibę w Polsce. Spółka jest autoryzowanym dilerem samochodów marki M. oraz wchodzi w skład międzynarodowego koncernu D. sprzedającego głównie samochody marki M.. Oprócz sprzedaży samochodów działalność Spółki obejmuje również sprzedaż usług związanych ze sprzedażą samochodów i sprzedaż części samochodowych. M. dokonuje zakupów towarów i usług od różnych kontrahentów na terenie Polski oraz poza terytorium RP (głównie kraje Unii Europejskiej). Obecnie wszystkie faktury zakupu od swoich kontrahentów, otrzymywane za pośrednictwem tradycyjnej poczty, Spółka przyjmuje i archiwizuje w formie papierowej. Ze względu na oczekiwania kontrahentów, w przyszłości zamierza przyjmować je elektronicznie w wersji pdf za pomocą poczty elektronicznej (poprzez e-maile).

Spółka zamierza zaakceptować otrzymywanie faktur od kontrahentów w formie elektronicznej, jeśli otrzyma potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska przedstawionego we wniosku o interpretację.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur zostanie zapewniona przede wszystkim poprzez kontrole biznesowe, które polegają na sprawdzeniu powiązania faktur z ich przedmiotem tj. dostawą usług i towarów. Sprawdzenie następuje i będzie następować poprzez akceptację faktur na podstawie zamówień, weryfikacji dokumentów logistycznych, protokołów odbioru przedmiotu fakturowania i wszelkich dokumentów poprzedzających transakcje m.in. takich jak oferty.

Ponadto, dla faktur przesyłanych w pdf Spółka zamierza ustalić uzgodnioną z dostawcą drogę przesyłania faktur oraz zapewnić stałe miejsce wysyłania, odbioru i archiwizowania faktur przez upoważnione osoby.

Każdorazowo będzie sprawdzana tożsamość kontrahenta przede wszystkim poprzez identyfikację miejsca wysyłki i osoby wysyłającej.

Spółka zawsze sprawdza i będzie sprawdzała czy na fakturze widnieje ten sam podmiot, z którym została zawarta umowa/złożone zamówienie na dostawę.

Faktury w formacie pdf byłyby w M. drukowane, ewidencjonowane i przechowywane / archiwizowane w formie papierowej.

Faktury zarchiwizowane do formy papierowej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zakup towarów i usług udokumentowany fakturami otrzymywanymi w formie elektronicznej i przechowywanych w formie papierowej będzie wykorzystywany do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ponadto transakcje udokumentowane fakturami podlegają opodatkowaniu i nie są zwolnione z opodatkowania.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy przechowywanie w postaci papierowej faktur elektronicznych, otrzymywanych w formacie pdf pocztą elektroniczną będzie zgodne z art. 112 i art. 112a Ustawy o VAT?
2.  Czy VAT naliczony w fakturach otrzymanych i przechowywanych jak w pkt 1, a dotyczący zakupu towarów i usług dotyczących czynności opodatkowanych Spółka będzie mogła rozliczać zgodnie z art. 86 Ustawy o VAT, tj. czy Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę VAT podatku naliczonego z faktur otrzymywanych elektronicznie i drukowanych do archiwizowania?
3.  Czy termin określony w ust. 10b i 11 art. 86 Ustawy o VAT czyli termin, w którym Spółka będzie mogła pomniejszyć VAT należny z faktur opisanych w pkt 1, będzie wynikał z daty otrzymania poczty elektronicznej z fakturą w formacie pdf?

Stanowisko Wnioskodawcy:

1.  Zdaniem Spółki przechowywanie w postaci papierowej faktur elektronicznych, otrzymywanych w formacie pdf pocztą elektroniczną będzie zgodne z art. 112 i art. 112a Ustawy o VAT.
2.  Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę VAT podatku naliczonego z faktur otrzymywanych elektronicznie i drukowanych do archiwizowania zgodnie z art. 86 Ustawy o VAT.
3.  Zdaniem Spółki data otrzymania poczty elektronicznej z fakturą w formacie pdf będzie decydowała o terminie, w którym Spółka będzie mogła pomniejszyć VAT należny z faktur opisanych w pkt 1.

Uzasadnienie

Ad.1

Możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej wynika z przepisów Ustawy o VAT, które w art. 2 pkt 31 i 32 ją definiują. Forma papierowa faktury powstanie z wydruku faktur z formatu pdf przesłanego pocztą elektroniczną z ustalonego przez Spółkę adresu wystawcy faktury i na ustalony adres odbiorcy w Spółce.

Zgodnie z art. 106m Ustawy o VAT Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.

Autentyczność pochodzenia będzie wynikała z upoważnienia Spółki dla wystawcy faktury na przesyłanie faktur w formacie pdf pocztą elektroniczną zgodnie z art. 106n Ustawy o VAT, z jednoczesnym wskazaniem adresu dla wysyłania i odbioru poczty elektronicznej.

Spółka prowadzi system zamówień wykonania usług i dostawy towarów, który po zaakceptowaniu realizacji zamówienia pozwala przyjąć, zaewidencjonować i rozliczyć otrzymaną fakturę. Akceptowanie faktur na podstawie zrealizowanych zamówień zapewni zachowanie integralności i czytelności otrzymanych faktur.

Ad. 2

Art. 86 Ustawy o VAT warunkuje przysługiwanie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur z tytułu nabycia towarów i usług od wykorzystania tych towarów i usług do wykonywania czynności opodatkowanych. Spółka uzyska prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jeśli faktury przesłane elektronicznie będą dotyczyły czynności opodatkowanych, co zostanie stwierdzone w drodze ustalania autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktur jak w pkt 1.

Ponadto art. 88 ustawy o VAT nie wymienia sposobu otrzymywania faktury w formacie pdf poprzez elektroniczną pocztę jako powodu który uniemożliwiałby obniżenie VAT należnego o podatek naliczony w takich fakturach.

Ad 3

W myśl art. 86 ust. 10b, 11 Ustawy o VAT prawo do obniżenia podatku powstaje w rozliczeniu za okres rozliczeniowy (i dwa następne), w którym podatnik otrzymał fakturę.

W związku z tym data poczty elektronicznej, jako jedynego źródła otrzymania faktury, będzie określała okres rozliczeniowy, w którym kwota VAT z faktury będzie mogła pomniejszyć VAT należny Spółki.

Wobec powyższego, Spółka wnosi o potwierdzenie zaprezentowanego stanowiska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm.), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Z powyższego przepisu wynika, że faktura elektroniczna może być wystawiona i otrzymana przez podatnika w dowolnym formacie elektronicznym. W związku z obowiązkiem dokładnego odzwierciedlenia faktycznych transakcji w zakresie dostaw towarów i świadczenia usług, przepisy wymagają, aby autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur były zapewnione od momentu ich wystawienia do końca okresu przechowywania. Za zapewnienie powyższych wymogów odpowiada podatnik zarówno wystawiający, jak i otrzymujący fakturę.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie elektronicznego przesyłania faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży (art. 106g ust. 1 ustawy).

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy: ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa techniczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu i system elektronicznej wymiany danych EDI), które na podstawie ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymywanych w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność. Należy też wskazać, że z obowiązujących przepisów regulujących kwestie fakturowania i przechowywania faktur wynika, że co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej mogły być drukowane i przechowywane w formie papierowej. Przy czym istotne jest aby zachowany został warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.

Z wniosku wynika, że Spółka dokonuje zakupów towarów i usług od różnych kontrahentów na terenie Polski oraz poza terytorium RP (głównie kraje Unii Europejskiej). Obecnie wszystkie faktury zakupu od swoich kontrahentów, otrzymywane za pośrednictwem tradycyjnej poczty, Spółka przyjmuje i archiwizuje w formie papierowej. Ze względu na oczekiwania kontrahentów, w przyszłości zamierza przyjmować je elektronicznie w wersji pdf za pomocą poczty elektronicznej (poprzez e-maile).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur zostanie zapewniona przede wszystkim poprzez kontrole biznesowe, które polegają na sprawdzeniu powiązania faktur z ich przedmiotem tj. dostawą usług i towarów. Sprawdzenie następuje i będzie następować poprzez akceptację faktur na podstawie zamówień, weryfikacji dokumentów logistycznych, protokołów odbioru przedmiotu fakturowania i wszelkich dokumentów poprzedzających transakcje m.in. takich jak oferty. Ponadto dla faktur przesyłanych w pdf Spółka zamierza ustalić uzgodnioną z dostawcą drogę przesyłania faktur oraz zapewnić stałe miejsce wysyłania, odbioru i archiwizowania faktur przez upoważnione osoby.

Każdorazowo będzie sprawdzana tożsamość kontrahenta przede wszystkim poprzez identyfikację miejsca wysyłki i osoby wysyłającej. Spółka zawsze sprawdza i będzie sprawdzała czy na fakturze widnieje ten sam podmiot, z którym została zawarta umowa/złożone zamówienie na dostawę.

Faktury w formacie pdf byłyby w Spółce drukowane, ewidencjonowane i przechowywane/ archiwizowane w formie papierowej. Faktury zarchiwizowane do formy papierowej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie aktualnych regulacji zawartych w ustawie od towarów i usług w zakresie zasad przechowywania faktur, w ocenie Spółki, zostanie zapewniony: podział na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający możliwość łatwego odszukania faktur, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, należy wskazać, że Wnioskodawca jest zobowiązany na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zapewnić bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych faktur, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę powołane przepisy oraz opis sprawy należy stwierdzić, że w przypadku faktur zakupowych otrzymywanych przez Wnioskodawcę od kontrahentów w formacie pdf za pośrednictwem poczty elektronicznej, a następnie drukowanych, ewidencjonowanych i przechowywanych w formie papierowej, będzie zgodny z przepisami art. 112 i art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie objętym pytaniem nr 1 jest prawidłowe.

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest kwestia, czy Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę VAT podatku naliczonego z faktur otrzymywanych elektronicznie i drukowanych do archiwizowania

Zgodnie z z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Na podstawie art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy spełnione zostaną określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Mając na uwadze opis zdarzenia przyszłego oraz powołane przepisy należy uznać, że otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie pdf, które następnie są drukowane i przechowywane w formie papierowej, będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. Podstawą dokonania odliczenia będą otrzymane przez Spółkę w formie elektronicznej faktury, które Spółka będzie następnie drukować i przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia w sposób wskazany we wniosku.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy w zakresie objętym pytaniem nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest również kwestia, czy termin określony w ust. 10b i 11 art. 86 Ustawy o VAT czyli termin, w którym Spółka będzie mogła pomniejszyć VAT należny z faktur otrzymanych przez Wnioskodawce będzie wynikał z daty otrzymania poczty elektronicznej z fakturą w formacie pdf.

Odnosząc się do kwestii momentu odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących zakupy towarów i usług należy wskazać, że na mocy art. 86 ust. 10 ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy − prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Z przytoczonych przepisów ustawy wynika, że z prawa do odliczenia podatku naliczonego podatnik może skorzystać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione będą łącznie trzy przesłanki:

*   powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,

*   doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

*   podatnik otrzymał faktury dokumentujące te transakcje.

Ponadto przepis art. 86 ust. 11 ustawy wskazuje dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury.

I tak stosownie do art. 86 ust. 11 ustawy, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast termin „dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych” do odliczenia podatku o którym mowa w ww. przepisie będzie liczony dopiero od okresu, w którym zostaną spełnione łącznie wskazane wyżej przesłanki do odliczenia.

Zaznaczyć należy, że zarówno przepisy ustawy, jak i przepisy aktów wykonawczych do niej, bez względu na formę w jakiej faktury są otrzymywane przez podatnika, nie regulują kwestii dotyczących momentu otrzymania faktur, czy faktur korygujących.

Odwołanie się do gramatycznej wykładni pojęcia „otrzymać”, zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 576) wskazuje, że „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś. Otrzymującym jest osoba, której dana rzecz została przedłożona.

Zatem otrzymanie faktury jest czynnością faktyczną. Data ich rzeczywistego odbioru co do zasady decydować będzie o terminie, w którym podatnik będzie miał prawo do rozliczenia podatku w nich wykazanego.

Należy podkreślić, że to na podatniku spoczywa obowiązek stworzenia metod gwarantujących rzetelne udokumentowanie i rozliczenie transakcji w urządzeniach księgowych, tak aby odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Kwestią kluczową jest uzyskanie pewności co do daty otrzymania faktury przesłanej lub udostępnionej w formie elektronicznej. W tej sytuacji należy uznać, że momentem odbioru faktury jest moment, w którym nastąpiło zdarzenie faktyczne powodujące, że Wnioskodawca mógł zapoznać się z jej treścią (odczytać ją w swoim systemie informatycznym).

Analiza przywołanych przepisów ustawy wskazuje, że prawo do odliczenia podatku naliczonego generalnie skorelowane jest z momentem, w którym podatek VAT staje się wymagalny, czyli z momentem powstania obowiązku podatkowego. Jednak aby podatnik nabył prawo do odliczenia musi on posiadać fakturę dokumentującą tą transakcję.

Kwestię obowiązku podatkowego reguluje art. 19a ust. 1 ustawy, zgodnie z którym obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1.

Z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że podatnik, który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego. Powołany przepis art. 19a ust. 1 ustawy formułuje zasadę ogólną, zgodnie z którą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru bądź wykonania usługi, co oznacza, że podatek staje się wymagalny w rozliczeniu za okres, w którym dokonana została dostawa towarów bądź świadczenie usług i powinien być rozliczony za ten okres.

Podsumowując, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienia przesłanek określonych w art. 88 ustawy, zawierającego listę wyjątków pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku powstaje zatem w związku z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu czynności będącej źródłem podatku naliczonego. Zaznaczyć należy, że jeżeli podatnik nie dysponuje fakturą w chwili powstania obowiązku podatkowego, moment powstania prawa do odliczenia u nabywcy przesuwa się na moment otrzymania faktury.

Mając na uwadze opis zdarzenia przyszłego oraz powołane przepisy należy stwierdzić, że faktury zakupowe od kontrahentów otrzymane przez Spółkę drogą elektroniczną w formacie pdf, będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur, w rozliczeniu za okres, w którym u dostawcy powstał obowiązek podatkowy, a Spółka otrzyma fakturę pocztą elektroniczną w formacie pdf. Jeżeli w tym okresie Spółka nie dokona tego odliczenia, możliwe będzie to również w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, następujących bezpośrednio po okresie, w którym otrzyma ona dane faktury.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie objętym pytaniem nr 3 należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia innego aktu lub czynności, oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy, określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego, w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1-4 ww. ustawy). Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydana w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Administracji Skarbowej w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.