Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-675/09-5/SJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2009-08-13
Teza: Czy w sytuacji, kiedy Spółka posiada wewnętrzne jednostki organizacyjne – oddziały, dopuszczalne jest zawarcie z klientem umowy o stosowaniu faktury elektronicznej dla transakcji handlowych realizowanych tylko z centralą Spółki przy wyłączeniu oddziałów?
Słowa kluczowe: faktura-duplikat faktury; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; podatek-zwrot podatku
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej, przedstawione we wniosku z dnia 19 maja 2009 r. (data wpływu 25 maja 2009 r.) uzupełnionym pismem z dnia 19 czerwca 2009 r. (data wpływu 22 czerwca 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania faktur w formie elektronicznej **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 25 maja 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania faktur w formie elektronicznej. Przedmiotowy wniosek zostały uzupełniony pismem z dnia 19 czerwca 2009 r. (data wpływu 22 czerwca 2009 r.), w którym Zinteresowany uzupełnił wniosek o drugi brakujący podpis.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej: Spółka), zamierza wdrożyć projekt pozwalający na wystawianie faktur elektronicznych w rozumieniu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (dalej: Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych). Faktury elektroniczne będą wystawiane i przesyłane w systemie wymiany danych elektronicznych (EDI). Z uwagi na fakt, iż Spółka należy do międzynarodowego koncernu P, projekt będzie realizowany na szczeblu centralnym. Niemniej jednak, w związku z pilną biznesową potrzebą wprowadzenia faktury elektronicznej dla dwóch z lokalnych klientów Spółki, tj. podmiotów mających siedzibę na terytorium Polski, podjęła ona decyzję o wdrożeniu elektronicznego fakturowania dla tych klientów lokalnie, tj. w Polsce. Po podpisaniu umowy z dostawcą usług polegających na obsłudze e-faktury dla wskazanych przez Spółkę klientów lokalnych, dostawca usług będzie m.in. prowadził dla niej archiwum faktur elektronicznych, zgodnie z § 6 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Niezależnie od tego, w rezultacie wdrożenia projektu centralnego dotyczącego elektronicznych faktur dla pozostałych klientów Spółki, usługi w tym zakresie może świadczyć dla niej inny dostawca. W związku z tym, może zaistnieć taka sytuacja, że Spółka będzie korzystała z usług dwóch różnych podmiotów świadczących usługi w zakresie obsługi elektronicznego fakturowania, co oznacza m.in., że będzie ona posiadała dwa odrębne archiwa faktur elektronicznych, w których jednak będą przechowywane e-faktury dla różnych klientów. Spółka posiada informacje, że ze względów technicznych usługodawcy mogą nie obsługiwać wystawiania faktur korygujących oraz duplikatów faktur w formacie elektronicznym, co oznacza, że do e-faktury będzie ona wystawiała fakturę korygującą w wersji papierowej.

Dodatkowo Spółka wskazała, iż w chwili obecnej stosuje decentralizację w zakresie fakturowania, tj. faktury dotyczące sprzedaży realizowanej z oddziałów wystawiane są w tych oddziałach, a jako sprzedawca wskazywana jest P oddział w P lub oddział w K. Takie rozwiązanie Spółka zamierza utrzymać także po wprowadzeniu e-faktury. Realizując projekt wdrożenia e-faktury dla dwóch klientów w Polsce Spółka chciałaby ograniczyć wystawianie tego rodzaju faktur tylko do centrali w P, co oznacza, że nie miałyby możliwości wystawiania faktur elektronicznych jej oddziały znajdujące się w K i P. Podyktowane jest to tym, że stosowane w oddziałach finansowo-księgowe systemy informatyczne różnią się od systemu informatycznego stosowanego w centrali. Objęcie oddziałów projektem e-faktury spowodowałoby dodatkowe koszty dla Spółki polegające na dostosowaniu używanych w oddziałach systemów informatycznych do obsługi e-faktur, z czego oddziały te nie korzystałyby w codziennej działalności, gdyż sprzedaż na rzecz tych dwóch klientów nie jest, co do zasady, dokonywana z oddziałów. Potencjalnie mogłoby się jednak zdarzyć, że któryś z oddziałów dokonałby transakcji z którymkolwiek z tych klientów i wówczas oddział ten dokumentując daną transakcję wystawiłby fakturę w formie papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w sytuacji, kiedy Spółka posiada wewnętrzne jednostki organizacyjne – oddziały, dopuszczalne jest zawarcie z klientem umowy o stosowaniu faktury elektronicznej dla transakcji handlowych realizowanych tylko z centralą Spółki przy wyłączeniu oddziałów?

Zdaniem Spółki, w sytuacji, gdy posiada ona wyodrębnione wewnętrznie jednostki organizacyjne w postaci oddziałów, wystawiające faktury które wskazują, iż ich wystawcą jest P oddział w P, czy też oddział w K, dopuszczalne jest stosowanie faktur elektronicznych tylko przez centralę, tj. P z wyłączeniem oddziałów.

Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury takie mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury.

Jeżeli zatem odbiorca zaakceptuje fakt wystawiania faktur elektronicznych przez centralę Spółki z wyłączeniem jej oddziałów, to oddziały Spółki w przypadku konieczności wystawiania odbiorcy faktury VAT, wystawią taką fakturę w formie papierowej, a nie elektronicznej. W ocenie Spółki, zawarcie umowy z kontrahentem w sprawie stosowania faktur elektronicznych nie oznacza, że wykluczona zostaje możliwość wystawiania temu kontrahentowi faktur w formie papierowej. Żaden przepis ustawy o podatku od towarów i usług czy też Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, nie zawiera wyłączenia takiej możliwości po wdrożeniu e-faktury.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (…).

Szczegółowe zasady wystawiania i przechowywania faktur określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337).

Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), zwanego dalej rozporządzeniem, wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Akceptacja – § 3 ust. 2 rozporządzenia – może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy § 4 stosuje się odpowiednio.

Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji.

W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji (§ 3 ust. 4 rozporządzenia).

Stosownie do treści § 4 rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Z powyższych przepisów wynika, iż faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja, o której mowa, może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej, powinna być ona opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym albo też powinna nastąpić poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

Przepisy przewidują, że akceptacja nie jest jednorazowa (dla pojedynczej faktury), lecz ma charakter trwały. Raz wyrażona akceptacja umożliwia wystawcy sporządzanie i wysyłanie faktur elektronicznych dla danego odbiorcy, aż do czasu jej wycofania. Wyrażenie akceptacji umożliwia wystawcy sporządzanie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej począwszy od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. Z kolei cofnięcie akceptacji przez odbiorcę faktury powoduje, że wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następnego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

Z opisu sprawy wynika, iż Spółka należy do międzynarodowego koncernu P i posiada centralę w P oraz oddziały: w P i w K. Wnioskodawca zamierza wdrożyć projekt pozwalający na wystawianie faktur w formie elektronicznej dla dwóch klientów w Polsce. Przedmiotowe faktury będą wystawiane tylko przez centralę Wnioskodawcy, natomiast oddziały nie miałby możliwości wystawiania faktur elektronicznych. W sytuacji, gdy oddziały Spółki dokonają transakcji z którymkolwiek z klientów dla których centrala zawarła umowę w sprawie stosowania faktur elektronicznych, będą one wystawiały fakturę w formie papierowej.

Mając na uwadze powyższe przepisy oraz okoliczności przedstawione we wniosku stwierdzić należy, iż zgodnie z cyt. § 3 ust. 1 rozporządzenia, możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej uwarunkowana jest akceptacją tej formy przez odbiorcę faktury. Po uzyskaniu akceptacji od nabywcy, wystawca faktury ma prawo do wystawiania faktury w formie papierowej albo elektronicznej. Akceptacja odbiorcy faktury daje wystawcy faktury dodatkowe uprawnienia (możliwość wystawienia faktury w formie elektronicznej), nie nakłada jednak na niego dodatkowych obowiązków (konieczności wystawiania wszystkich faktur dla jednego kontrahenta w tej formie). Zatem wystawca sam decyduje, w jakiej formie wystawia fakturę, tj. w elektronicznej, czy papierowej. Przepisy nie nakładają obowiązku stosowania formy elektronicznej dla wszystkich faktur przesyłanych do danego kontrahenta, a tylko do faktur za konkretnie wskazane usługi, dla których kontrahent wyraził zgodę (akceptację).

Wobec powyższego należy stwierdzić, iż dopuszczalne jest zawarcie przez Spółkę umowy z klientem o stosowaniu faktury elektronicznej, zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów dnia 14 lipca 2005 r., dla transakcji handlowych realizowanych tylko z centralą Zainteresowanego przy wyłączeniu jego oddziałów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Wniosek w zakresie zdarzenia przyszłego dotyczącego przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną został rozstrzygnięty interpretacji indywidualnej z dnia 13 sierpnia 2009 r. nr ILPP2/443-675/09-3/SJ.

Natomiast kwestie dotyczące wystawiania faktury korygującej oraz duplikatu faktury do faktur wystawionej w formie elektronicznej zostały rozstrzygnięte w interpretacji indywidualnej z dnia 13 sierpnia 2009 r. ILPP2/443-675/09-4/SJ.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.