Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBII/1/415-356/13/MK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-06-26
Teza: Czy wystarczające jest przechowywanie przez płatnika oświadczeń o wyborze przez podatnika (pracownika lub zleceniobiorcę) identyfikatora podatkowego (PESEL lub NIP)?
Słowa kluczowe: identyfikacja podatkowa; numer-Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP); płatnik
Przepisy: [NIP] Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników-Rozdział 3-art. 11

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 19 marca 2013 r. (wpływ do tut. Biura – 28 marca 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zakresie przechowywania przez płatnika oryginałów oświadczeń dotyczących wyboru identyfikatora podatkowego – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 28 marca 2013 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zakresie przechowywania przez płatnika oryginałów oświadczeń dotyczących wyboru identyfikatora podatkowego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Działając jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych osób wykonujących pracę na podstawie umów o pracę i umów zlecenia, a jednocześnie jako pracodawca i zleceniodawca, Wnioskodawca zwraca się o wydanie interpretacji w zakresie obowiązku przechowywania przez płatnika oryginałów oświadczeń dotyczących wyboru identyfikatora podatkowego (art. 11 ust. 1-4 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Wątpliwość w zakresie sposobu przechowywania ww. dokumentu wynika z braku jednoznacznych przepisów regulujących powyższą kwestię.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy płatnik jest zobowiązany do przechowywania papierowej dokumentacji, stanowiącej oryginalne, własnoręcznie podpisane przez pracowników i zleceniobiorców oświadczenia o wyborze identyfikatora podatkowego (PESEL lub NIP), czy też wystarczające jest przechowanie ww. dokumentu w formie elektronicznej na platformie internetowej – bez własnoręcznego podpisu, tylko z elektroniczną akceptacją zawartych danych?

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że wystarczające jest przechowywanie oświadczenia dotyczącego wyboru identyfikatora podatkowego w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zasady ewidencji i identyfikacji podatników zawarte zostały w ustawie z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681, z późn. zm.).

Z przepisu art. 1 tej ustawy wynika, iż ustawa określa:

1.  zasady ewidencji:

1.  podatników,
2.  płatników podatków,
3.  płatników składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenia zdrowotne, zwanych dalej „płatnikami składek ubezpieczeniowych”;

3.  zasady i tryb nadawania numeru identyfikacji podatkowej, zwanego dalej „NIP”;
4.  zasady posługiwania się identyfikatorem podatkowym.

Przepis art. 2 ust. 1 ww. ustawy stanowi, iż osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ww. ustawy identyfikatorem podatkowym jest:

1.  numer PESEL - w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług;
2.  NIP - w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2.

Z przepisu art. 3a ww. ustawy wynika, iż w przypadku gdy z odrębnych przepisów wynika obowiązek podawania NIP, obowiązek ten dotyczy wyłącznie podmiotów, które są obowiązane posiadać NIP na podstawie przepisów niniejszej ustawy.

Przepis art. 5 ust. 2a ww. ustawy stanowi, iż zgłoszenia identyfikacyjnego nie dokonują podatnicy będący osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzący działalności gospodarczej lub niebędący zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług.

Zgłoszenie identyfikacyjne podatników będących osobami fizycznymi wykonujących działalność gospodarczą zawiera dane, o których mowa w ust. 2, nazwę (firmę), adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, adresy dodatkowych miejsc wykonywania działalności, numer identyfikacyjny REGON, organ ewidencyjny, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych (art. 5 ust. 4 ww. ustawy).

Ponadto zgodnie z art. 11 ust. 1 ww. ustawy podatnicy są obowiązani podawać identyfikator podatkowy na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne.

W myśl art. 11 ust. 2 pkt 6 ww. ustawy w sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy mają obowiązek podawać identyfikator podatkowy na żądanie płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych.

Płatnicy i inkasenci, o których mowa w ust. 2 pkt 6, są obowiązani żądać od podatników podania identyfikatora podatkowego i podawać go organom podatkowym na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne (art. 11 ust. 3 ww. ustawy).

Powołana powyżej ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników określa m.in. zasady ewidencji podatników, płatników podatków, zasady i tryb nadawania numeru identyfikacji podatkowej, zasady posługiwania się identyfikatorem podatkowym, jak również i zasady przechowywania przez urzędy skarbowe dokumentacji związanej z nadaniem NIP.

Przepisy ww. ustawy, jak również i innych ustaw podatkowych nie określają, nie wskazują sposobu przechowywania przez płatnika oświadczeń o wyborze przez podatnika (pracownika lub zleceniobiorcę) identyfikatora podatkowego (PESEL lub NIP). Zatem należy zgodzić się z Wnioskodawcą, iż wystarczającym jest przechowywanie ww. oświadczeń w formie elektronicznej na platformie internetowej – bez własnoręcznego podpisu, tylko z elektroniczną akceptacją zawartych danych.

Biorąc powyższe pod uwagę stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.