Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/4511-1-123/15-2/AA
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2015-04-21
Teza: Podatek dochodowy od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.
Słowa kluczowe: poczta-poczta elektroniczna; podatek-pobór podatku; płatnik
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 39

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 27 stycznia 2015 r. (data wpływu 29 stycznia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 29 stycznia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi działalność jako agencja pracy tymczasowej. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca zatrudnia pracowników tymczasowych. Wnioskodawca zawiera z pracownikami tymczasowymi umowy o pracę tymczasową oraz wykonuje obowiązki związane z wypłatą wynagrodzeń pracownikom tymczasowym (w tym występuje w charakterze płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, który potrąca z wynagrodzenia pracowników tymczasowych należną zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych).

Każdy z pracowników który wyrazi taką wolę, ma dostęp do odpowiednio zabezpieczonego portalu internetowego pracodawcy dostępnego wyłącznie dla zamkniętego, ustalonego kręgu podmiotów (w szczególności pracowników Wnioskodawcy). Dostęp pracownika do powyższego portalu realizowany jest poprzez logowanie do portalu przy użyciu indywidualnego loginu i hasła. Za pośrednictwem portalu internetowego oraz indywidualnego loginu i hasła pracownik uzyskuje dostęp do wydzielonej, indywidualnej części portalu, w której Wnioskodawca zamieszcza dokumenty dotyczące danego pracownika. Wnioskodawca wykorzystuje powyższy portal internetowy do przekazywania podatnikom, będącym pracownikami Spółki, deklaracji podatkowych PIT-11 i PIT-40 w formie elektronicznych plików, w formacie PDF zaopatrzonych w bezpieczny podpis elektroniczny. Deklaracja przeznaczona dla danego pracownika zostanie przygotowana według obowiązującego wzoru deklaracji określonego w obowiązujących przepisach, w formie nieedytowalnej, a następnie zostanie podpisana bezpiecznym podpisem elektronicznym. Pracownik będzie uzyskiwał dostęp do swojej deklaracji w formie elektronicznej poprzez zalogowanie do portalu przy użyciu indywidualnego loginu i hasła. Pracownik będzie miał możliwość otwarcia pliku PDF zawierającego deklarację, jego zapisania na nośniku i wydrukowania. Pracownik nie będzie miał możliwości edytowania deklaracji zamieszczonej na portalu.

W portalu będzie rejestrowany fakt zalogowania pracownika do portalu, a informacja taka będzie dostępna dla Wnioskodawcy.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy Wnioskodawca może przekazać pracownikowi roczne obliczenie podatku (PIT-40), o którym mowa w art. 37 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub imienną informację (PIT-11), o której mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w formie elektronicznej poprzez zamieszczenie tego dokumentu w formie nieedytowalnej, podpisanej bezpiecznym podpisem elektronicznym na portalu internetowym Wnioskodawcy i udostępnienie tego dokumentu pracownikowi za pomocą indywidualnego loginu i hasła przekazanego pracownikowi?
2.  Czy konieczne jest uzyskanie zgody pracownika (w formie pisemnej lub innej) na przekazanie deklaracji PIT-40 lub PIT-11 w formie elektronicznej?
3.  Czy raport z umieszczenia deklaracji PIT-40 lub PIT-11 na platformie internetowej Wnioskodawcy, do której pracownik ma dostęp przy użyciu indywidualnego loginu i hasła będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania deklaracji PIT-40 lub PIT-11 pracownikowi?

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do pytania nr 1, dopuszczalne jest przekazywanie pracownikom rocznego obliczenia podatku (PIT-40), o którym mowa w art. 37 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub imiennej informacji (PIT-11), o której mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w formie elektronicznej poprzez zamieszczenie tego dokumentu w formie nieedytowalnej, podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym na portalu internetowym Wnioskodawcy i udostępnianie tych dokumentów pracownikom za pomocą indywidualnego loginu i hasła przekazywanych pracownikowi. Zgodnie z powyższymi przepisami pracodawca (jako płatnik) ma obowiązek, przesłania pracownikom (jako podatnikom) rocznego obliczenia podatku lub rocznej informacji, jednak przepis nie nakłada na płatnika obowiązku przekazywania tych informacji w formie papierowej. Na gruncie obecnych przepisów brak jest podstaw, które nakazywałyby płatnikom przesyłanie deklaracji podatnikom wyłącznie w formie papierowej. Należy przy tym podkreślić, że zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym, bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny. Zatem opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować czy dana deklaracja została sporządzona przez upoważnioną osobę. Z tego względu uznać należy, że brak jest przeszkód, aby deklaracje PIT-40 i PIT-11 przekazywane były w formie elektronicznej, w sposób opisany we wniosku.

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do pytania nr 2, nie jest konieczne uzyskanie zgody pracownika (ani w formie pisemnej ani w innej) na przesłanie pracownikowi deklaracji PIT-40 lub PIT-11 w formie elektronicznej. Skoro samo przesłanie deklaracji w formie elektronicznej, w sposób opisany w niniejszym wniosku pozostaje zgodne z przepisami i spełnia wymogi określone w art. 37 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych to nie ma przesłanek do tego, aby możliwość takiej formy przesłania deklaracji uzależnić od dodatkowej zgody pracownika. Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że wymogu uzyskania takiej zgody nie nakłada na pracodawcę jako płatnika żaden obowiązujący przepis.

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do pytania nr 3, raport z umieszczenia deklaracji PIT-40 lub PIT-11 na platformie internetowej Wnioskodawcy, do której pracownik ma dostęp przy użyciu indywidualnego loginu i hasła będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania deklaracji PIT-40 lub PIT-11 pracownikowi.

W związku z faktem, że to płatnika obciąża obowiązek udowodnienia doręczenia deklaracji podatnikowi w przypadku powstania wątpliwości, Wnioskodawca będzie dysponował raportem z portalu internetowego, który będzie potwierdzał fakt umieszczenia przedmiotowych deklaracji na portalu internetowym. Wnioskodawca będzie dysponował również potwierdzeniem przesłania do pracownika lub przekazania pracownikowi indywidualnego loginu i hasła do portalu internetowego.

Zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem Sądu Najwyższego (m.in. wyrok z dnia 16 marca 1995 roku, sygn. I PRN 2/95), możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia woli nie musi równać się faktycznemu zapoznaniu z jego treścią. Zatem, aby przyjąć, iż miało miejsce doręczenie oświadczenia woli, adresat takiego oświadczenia woli musi mieć możliwość zapoznania się z danym oświadczeniem. Dla skuteczności doręczenia nie jest natomiast konieczne rzeczywiste zapoznanie się przez adresata z treścią oświadczenia woli.

Zatem już sam fakt umieszczenia deklaracji PIT-40 lub PIT-11 na portalu internetowym Wnioskodawcy, na którym funkcjonuje indywidualne konto pracownika, do którego pracownik ma dostęp poprzez indywidualny login i hasło, w ocenie Wnioskodawcy spełnia przesłanki skutecznego doręczenia dokumentu deklaracji.

Stanowisko Wnioskodawcy pozostaje zgodne z ugruntowaną linią interpretacji organów podatkowych (m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, z dnia 13 stycznia 2012 roku, nr IIPPB4/415-791/11-3/MP, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, z dnia 7 maja 2014 roku, nr IPTPB1/415-163/13-8/14-S/KSU) oraz sądów administracyjnych (m.in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 22 października 2010 roku, sygn. I SA/Po 486/2010).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 37 ust. 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.) roczne obliczenie podatku, o którym mowa w ust. 1, płatnicy sporządzają w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, i w tym samym terminie przesyłają podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Z kolei stosownie do treści art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Z treści przepisu art. 42 ust. 1 ww. ustawy wynika natomiast, że płatnicy, o których mowa w art. 41, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek oraz kwoty zryczałtowanego podatku w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) - na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jednakże w przypadku, gdy podatek został pobrany zgodnie z art. 30a ust. 2a, płatnicy, o których mowa w art. 41 ust. 10, przekazują kwotę tego podatku na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Natomiast art. 42 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy stanowi, że w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym, którymi kierują naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika - imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru.

Powołane powyżej przepisy nakładają na płatników obowiązek przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru PIT-11 oraz rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika PIT-40. Nie regulują natomiast zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy) przez płatników informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11) oraz rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika (PIT-40), tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikom przez płatników.

Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. informacji PIT-11 lub PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej w powiązaniu z art. 45ba ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia należy uznać, że doręczenie/przekazanie podatnikowi informacji PIT-11 oraz PIT-40 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również i przekazanie informacji PIT-11 oraz PIT-40 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 oraz PIT-40 i informacje te będą zawierały wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny).

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność jako agencja pracy tymczasowej. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca zatrudnia pracowników tymczasowych. Wnioskodawca zawiera z pracownikami tymczasowymi umowy o pracę tymczasową oraz wykonuje obowiązki związane z wypłatą wynagrodzeń pracownikom tymczasowym. Każdy z pracowników który wyrazi taką wolę, ma dostęp do odpowiednio zabezpieczonego portalu internetowego pracodawcy dostępnego wyłącznie dla zamkniętego, ustalonego kręgu podmiotów (w szczególności pracowników Wnioskodawcy). Dostęp pracownika do powyższego portalu realizowany jest poprzez logowanie do portalu przy użyciu indywidualnego loginu i hasła.

W świetle powyższych ustaleń stwierdzić należy, że informacje PIT-11 i PIT-40 mogą być przekazane podatnikowi w formie elektronicznej, przy zachowaniu stosownego wzoru deklaracji i przy zapewnieniu, że informacja trafi do właściwego adresata, adresat ten będzie miał możliwość jej odczytania, dane zawarte w informacji będą prawidłowe i zabezpieczone w ten sposób, że nie będą mogły być modyfikowane oraz dane te będą autoryzowane przez płatnika w formie złożonego na informacji elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Wnioskodawca jako płatnik realizuje bowiem obowiązek wynikający z przepisów art. 37 ust. 3, art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówiący o obowiązku przekazania pracownikowi informacji PIT-11 lub PIT-40.

Należy zauważyć, że żaden z przepisów ustaw podatkowych z jednej strony nie nakazuje uzyskania od podatnika zgody (również w formie pisemnej) na otrzymanie przez niego informacji PIT-11 oraz PIT-40 drogą elektroniczną (doręczenie tym osobom informacji PIT-11 oraz PIT-40), z drugiej strony żaden przepis tego nie zabrania.

Jednakże, aby płatnik prawidłowo wykonał obowiązek przekazania pracownikom informacji PIT-11 i PIT-40 powinien uzyskać akceptację ww. osób (podatników) na otrzymanie przez nich informacji w formie elektronicznej. Nie każda bowiem z tych osób ma możliwość odbioru informacji PIT-11 i PIT-40 przesłanych przez płatnika (pracodawcę) drogą elektroniczną, bądź nie chce taką drogą odbierać informacji PIT-11 oraz PIT-40. Tylko pewność, że podatnik może odebrać przedmiotową informację i chce ją odebrać w taki właśnie sposób przesłaną – daje podstawę do wypełnienia obowiązku przez płatnika, o którym mowa w art. 37 ust. 3, art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Taką zgodą (akceptacją) na otrzymanie informacji PIT-11 oraz PIT-40 drogą elektroniczną może być udostępnienie adresu mailowego pracodawcy właśnie w celu opisanym we wniosku, czy też brak sprzeciwu – jeśli płatnik zaproponuje przekazywanie informacji PIT-11 oraz PIT-40 drogą elektroniczną, czy też zalogowanie się do aplikacji, gdzie dostępna jest informacja PIT-11 oraz PIT-40.

Z przedstawionego opisu stanu faktycznego wynika, że każdy z pracowników który wyrazi taką wolę, ma dostęp do odpowiednio zabezpieczonego portalu internetowego pracodawcy dostępnego wyłącznie dla zamkniętego, ustalonego kręgu podmiotów.

Zaznaczyć należy, że to na płatniku może ciążyć udowodnienie doręczenia podatnikowi (pracownikowi) informacji PIT-11 oraz PIT-40 w przypadku zaistnienia z tym zakresie wątpliwości. Dlatego też, należy przyjąć, że wskazany i opisany we wniosku raport z umieszczenia PIT-11 i PIT-40 na platformie internetowej Wnioskodawcy, do której pracownik ma dostęp przy użyciu indywidualnego loginu i hasła, będzie wystarczającym dowodem doręczenia podatnikowi rzeczonej informacji.

W konsekwencji, za prawidłowe należy uznać stanowisko Wnioskodawcy, że dopuszczalne jest przekazywanie pracownikom rocznego obliczenia podatku (PIT-40), o którym mowa w art. 37 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub imiennej informacji (PIT-11), o której mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w formie elektronicznej poprzez zamieszczenie tego dokumentu w formie nieedytowalnej, podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym na portalu internetowym Wnioskodawcy i udostępnianie tych dokumentów pracownikom za pomocą indywidualnego loginu i hasła przekazywanych pracownikowi.

Z powołanych powyżej przepisów nie wynika również, aby Wnioskodawca musiał uzyskać pisemną lub inną zgodę podatnika na przekazywanie ww. informacji za pośrednictwem komunikacji elektronicznej.

Można zatem uznać, że ponieważ każdy z pracowników który wyraził taką wolę, otrzymuje raport z umieszczenia deklaracji PIT-40 lub PIT-11 na platformie internetowej Wnioskodawcy, do której pracownik ma dostęp przy użyciu indywidualnego loginu i hasła, to będzie on wystarczającym potwierdzeniem przekazania deklaracji PIT-40 lub PIT-11 pracownikowi.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę pism urzędowych co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, tut. Organ informuje, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę wyroków Sądów Administracyjnych tut. Organ informuje, że w myśl zasady wyrażonej w art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.) zostały one wydane w indywidualnych sprawach i dotyczą wyłącznie tych spraw, w których zapadły.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.