Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-932/11/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-11-17
Teza: Prawidłowość przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych.
Słowa kluczowe: dokumenty; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11 sierpnia 2011r. (data wpływu 17 sierpnia 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 17 sierpnia 2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest producentem stolarki budowlanej, głównie okien PCV i Aluminium. W związku ze swoją działalnością dokonuje dostaw towarów i świadczenia usług. Transakcje dokonywane w ramach tej działalności są przez Wnioskodawcę dokumentowane fakturami VAT: sprzedaży, zaliczkowymi oraz korygującymi, zwanymi dalej łącznie fakturami. Wnioskodawca wystawia faktury i przesyła je odbiorcom za pośrednictwem poczty, kuriera lub osobiście przez przewoźnika dostarczającego towar, tj. wraz z towarem przekazywana jest faktura. Chcąc polepszyć współpracę ze swoimi kontrahentami handlowymi (zwanymi dalej Partnerem lub Partnerami) Wnioskodawca pragnie wprowadzić system wystawiania i przesyłania faktur przy wykorzystaniu drogi elektronicznej (faktura będzie wystawiana w formie pliku PDF i dołączana do maila wysyłanego do Partnera).

W tym celu Wnioskodawca stworzył program komputerowy E-Faktury (do obsługi wszystkich faktur: tradycyjnych - drukowanych - oraz elektronicznych) o następujących zasadach działania:

1.  Partner zainteresowany przesyłaniem, w tym udostępnianiem, faktur w formie elektronicznej przesyła do Wnioskodawcy informację - w formie pisemnej lub elektronicznej o wyrażeniu zgody na przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym (informacja zwana będzie dalej zgodą). W zgodzie Partner wskazuje adres mailowy, na który będzie dokonywane przesyłanie faktur oraz określa datę obowiązywania zgody.
2.  Zgoda Partnera zostanie zarejestrowana w programie E-Faktury Wnioskodawcy w ewidencji akceptacji na e-Faktury. Ewidencja akceptacji zawierać będzie następujące dane: identyfikator Partnera, datę, od której obowiązuje zgoda, ewentualnie datę, do której obowiązuje zgoda (w przypadku, kiedy zgoda zostanie cofnięta), adres e-mail Partnera, na który wysyłane będą e-faktury, adres e-mail, z którego wysyłane będą e-faktury, język faktury, oraz załączniki. Przesyłanie faktur do Partnerów, którzy wyrażą ww. zgodę, będzie dokonywane w formie elektronicznej z informacją na fakturze: „faktura elektroniczna" oraz danymi osoby wystawiającej fakturę (ta procedura będzie dotyczyła wszystkich rodzajów faktur: sprzedaży, zaliczkowych i korygujących). Faktury przesyłane drogą elektroniczną nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu oraz nie będą przesyłane za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI). Faktury kierowane do Partnerów, którzy nie wyrazili ww. zgody, będą drukowane i dostarczane tradycyjną drogą m. in. Pocztą, transportem, osobiście, itp.
3.  Wystawione w programie Wnioskodawcy w formie pliku PDF faktury - sprzedaży, zaliczkowe i korygujące - będą miały status „do zatwierdzenia". Dział księgowości Finanse i Księgowość (FK) po weryfikacji prawidłowości wystawionej faktury zmieni status na „zatwierdzony" i nastąpi automatyczne przesłanie tej faktury (jako pliku PDF załączonego do samego maila) na wskazany adres mailowy Partnera. Na każdej wystawionej fakturze która zostanie wysłana drogą elektroniczną będzie dopisek „faktura elektroniczna" E-Faktura.

W przypadku faktur wystawionych dla Partnerów, którzy nie wyrażą zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, dział księgowości będzie weryfikował wydrukowane faktury i po zmianie statusu na „zatwierdzony", faktura będzie drukowana i wysyłana pocztą lub z transportem do Partnera. Status faktury „zatwierdzony" będzie oznaczał, że ta faktura jest ostateczna, bez możliwości zmiany.

Na pisemną prośbę Partnera będzie istniała możliwość przesłania duplikatu e-faktury, który będzie kopią pliku PDF e-faktury opatrzoną datą wystawienia duplikatu i nagłówkiem „DUPLIKAT". W sytuacji, kiedy program E-Faktury otrzyma wiadomość zwrotną, że mail z e-fakturą nie dotarł do adresata, będzie możliwe przesłanie ponownego maila z e-fakturą.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy opisany w stanie faktycznym sposób przesyłania faktur zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 roku, nr 249, poz. 1661)?
2.  Czy opisany w stanie faktycznym sposób przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną spełnia wymogi określone w § 6 i 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych?
3.  Czy informacja o wysłaniu faktury korygującej na podany przez Partnera adres mailowy, która będzie znajdowała się w systemie E-faktury Wnioskodawcy, będzie stanowiła potwierdzenie jej otrzymania przez Partnera (datą potwierdzenia będzie data wysłania maila z fakturą korygującą w formie elektronicznej) zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.)?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad. pytania 1 - przedstawiony przez Wnioskodawcę w stanie faktycznym sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej spełnia wymagania wskazane w § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Ad. pytanie 2 - przedstawiony przez Wnioskodawcę w stanie faktycznym sposób przechowywania faktur przesłanych lub otrzymanych w formie elektronicznej spełnia wymogi określone w § 6 i 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Ad. pytanie 3 - informacja o wysłaniu faktury korygującej na podany przez Partnera adres mailowy, która będzie się znajdowała w systemie E-faktury Wnioskodawcy, będzie stanowiła potwierdzenie jej otrzymania przez Partnera (datą potwierdzenia będzie data wysłania maila z fakturą korygującą w formie elektronicznej) zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.).

Uzasadnienie

Ad. 1

Zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Minister Finansów w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych określił, że jako autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast jako integralność treści faktury rozumie się zapewnienie, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (brak możliwości modyfikacji faktury).

Faktury wystawiane przez Wnioskodawcę będą zapewniały autentyczność ich pochodzenia – będą wystawiane przez Wnioskodawcę i przesyłane przez jego system E-faktury, co pozwoli na zapewnienie, że otrzymana przez Partnera faktura została w istocie wystawiona i przesłana przez Wnioskodawcę. Dzięki takiemu rozwiązaniu spełniony będzie warunek autentyczności pochodzenia faktury przesłanej elektronicznie. Faktura elektroniczna wystawiana przez Wnioskodawcę nie będzie mogła być zmieniana po jej zatwierdzeniu przez Dział Finanse i Księgowość Wnioskodawcy, co oznacza, że zostanie także spełniony warunek polegający na zapewnieniu integralności treści faktury.

Ad. 2

W § 6 i 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych Minister Finansów wskazał warunki, których spełnienie jest niezbędne dla prawidłowego przechowywania faktur w formie elektronicznej. Zgodnie z § 6 ww. rozporządzenia, faktury przesyłane w formie elektronicznej są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, przy czym sposób przechowywania takich faktur powinien zapewnić:

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   łatwe ich odszukanie,
*   organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Natomiast zgodnie z brzmieniem § 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy podkreślić, iż Minister Finansów wprowadził możliwość określenia przez podatnika dowolnego sposobu przechowywania faktur w formie elektronicznej z zastrzeżeniem spełnienia wymogów wskazanych w § 6 i § 8 rozporządzenia w sprawie faktur. W opinii Wnioskodawcy, sposób przechowywania faktur przesłanych lub otrzymanych w formie elektronicznej przedstawiony w stanie faktycznym niniejszego wniosku, spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie faktur elektronicznych.

Po pierwsze wystawione przez Wnioskodawcę faktury elektroniczne będą zapisywane i przechowywane w bazie załączników w formie rejestru w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia (faktury elektroniczne będą zapewniały pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy towarów), integralność ich treści (po ich zatwierdzeniu nie będzie możliwości wprowadzania do nich żadnych zmian) oraz będą czytelne od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po drugie przechowywanie faktur elektronicznych przez Wnioskodawcę będzie zapewniało także łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W opinii Wnioskodawcy, właściwości przedstawionego w stanie faktycznym programu E-faktury umożliwią także organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej bezzwłoczny do nich dostęp oraz pobór i możliwość ich łatwego odszukania (przetwarzania).

Podsumowując, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż przedstawiony w niniejszym wniosku sposób przechowywania faktur spełnia wymogi określone w § 6 i § 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Ad. 3

Zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku, gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Art. 29 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia korekty faktury do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Należy zwrócić uwagę, iż ustawodawca nakładając w przepisach art. 29 ust. 4a-4c ustawy obowiązek posiadania przez sprzedawcę potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę, nie określił przy tym jakiejś specjalnej formy, w jakiej powinno to nastąpić. W związku z tym forma potwierdzenia odbioru może być zatem dowolna. Jedynym warunkiem, jaki musi spełniać, to jednoznaczne stwierdzenie, iż odbiorca otrzymał fakturę korygującą.

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle przepisów o podatku VAT, wystarczającą podstawę do przyjęcia, iż odbiorca potwierdził odbiór faktury korygującej będzie znajdująca się w systemie E-faktury Wnioskodawcy informacja o wysłaniu na podany przez Partnera adres mailowy faktury korygującej. Uzasadnieniem tego stanowiska będzie nie tylko brzmienie samego przepisu, ale faktyczne właściwości jakie wiążą się z korzystaniem z poczty e-mail - brak jest w niej papierowych dokumentów, wszystkie czynności odbywają się poprzez system elektroniczny. Potwierdzenie wysłania korekty wystawionej w formie elektronicznej, widoczne jako odpowiedni status w systemie E-faktury (informacja o wysłaniu korekty faktury VAT), będzie stanowiło wystarczające potwierdzenie odbioru korekty faktury VAT przez Partnera, zwłaszcza biorąc pod uwagę także i fakt, że w razie, gdyby e-mail z korektą e-faktury nie dotarł do Partnera Wnioskodawca otrzyma odpowiednią wiadomość zwrotną w postaci e-maila.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 29a ustawy z dnia ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm. a od dnia 26 sierpnia 2011r. t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury – w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 cyt. rozporządzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 cyt. rozporządzenia - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych2), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

W myśl § 8 ww. rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

W aktualnym stanie prawnym, dopuszczalne jest wystawianie faktur bez oznaczenia ich wyrazami „oryginał” i „kopia”.

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 19 ust. 2 powołanego rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jednocześnie § 21 powołanego rozporządzenia

1.  „Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
    1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
    2.  łatwe ich odszukanie,
    3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
3.  Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
4.  Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.”

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy jest mowa w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej o fakturach, należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą” albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą”.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca jest producentem stolarki budowlanej, głównie okien PCV i Aluminium. W związku ze swoją działalnością dokonuje dostaw towarów i świadczenia usług. Transakcje dokonywane w ramach tej działalności są przez Wnioskodawcę dokumentowane fakturami VAT: sprzedaży, zaliczkowymi oraz korygującymi, zwanymi dalej łącznie fakturami. Wnioskodawca wystawia faktury i przesyła je odbiorcom za pośrednictwem poczty, kuriera lub osobiście przez przewoźnika dostarczającego towar, tj. wraz z towarem przekazywana jest faktura. Chcąc polepszyć współpracę ze swoimi kontrahentami handlowymi (zwanymi dalej Partnerem lub Partnerami) Wnioskodawca pragnie wprowadzić system wystawiania i przesyłania faktur przy wykorzystaniu drogi elektronicznej (faktura będzie wystawiana w formie pliku PDF i dołączana do maila wysyłanego do Partnera).

W tym celu Wnioskodawca stworzył program komputerowy E-Faktury (do obsługi wszystkich faktur: tradycyjnych - drukowanych - oraz elektronicznych) o następujących zasadach działania:

1.  Partner zainteresowany przesyłaniem, w tym udostępnianiem, faktur w formie elektronicznej przesyła do Wnioskodawcy informację - w formie pisemnej lub elektronicznej o wyrażeniu zgody na przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym (informacja zwana będzie dalej zgodą). W zgodzie Partner wskazuje adres mailowy, na który będzie dokonywane przesyłanie faktur oraz określa datę obowiązywania zgody.
2.  Zgoda Partnera zostanie zarejestrowana w programie E-Faktury Wnioskodawcy w ewidencji akceptacji na e-Faktury. Ewidencja akceptacji zawierać będzie następujące dane: identyfikator Partnera, datę, od której obowiązuje zgoda, ewentualnie datę, do której obowiązuje zgoda (w przypadku, kiedy zgoda zostanie cofnięta), adres e-mail Partnera, na który wysyłane będą e-faktury, adres e-mail, z którego wysyłane będą e-faktury, język faktury, oraz załączniki. Przesyłanie faktur do Partnerów, którzy wyrażą ww. zgodę, będzie dokonywane w formie elektronicznej z informacją na fakturze: „faktura elektroniczna" oraz danymi osoby wystawiającej fakturę (ta procedura będzie dotyczyła wszystkich rodzajów faktur: sprzedaży, zaliczkowych i korygujących). Faktury przesyłane drogą elektroniczną nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu oraz nie będą przesyłane za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI). Faktury kierowane do Partnerów, którzy nie wyrazili ww. zgody, będą drukowane i dostarczane tradycyjną drogą m. in. Pocztą, transportem, osobiście, itp.
3.  Wystawione w programie Wnioskodawcy w formie pliku PDF faktury - sprzedaży, zaliczkowe i korygujące - będą miały status „do zatwierdzenia". Dział księgowości Finanse i Księgowość (FK) po weryfikacji prawidłowości wystawionej faktury zmieni status na „zatwierdzony" i nastąpi automatyczne przesłanie tej faktury (jako pliku PDF załączonego do samego maila) na wskazany adres mailowy Partnera. Na każdej wystawionej fakturze która zostanie wysłana drogą elektroniczną będzie dopisek „faktura elektroniczna" E-Faktura.

W przypadku faktur wystawionych dla Partnerów, którzy nie wyrażą zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, dział księgowości będzie weryfikował wydrukowane faktury, i po zmianie statusu na „zatwierdzony”, faktura będzie drukowana i wysyłana pocztą lub z transportem do Partnera. Status faktury „zatwierdzony" będzie oznaczał, że ta faktura jest ostateczna, bez możliwości zmiany.

Na pisemną prośbę Partnera będzie istniała możliwość przesłania duplikatu e-faktury, który będzie kopią pliku PDF e-faktury opatrzoną datą wystawienia duplikatu i nagłówkiem „DUPLIKAT”. W sytuacji, kiedy program E-Faktury otrzyma wiadomość zwrotną, że mail z e-fakturą nie dotarł do adresata, będzie możliwe przesłanie ponownego maila z e-fakturą.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania, w tym udostępniania, faktur w dowolnym w formacie elektronicznym.

Należy zatem przyjąć, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur także e-mailem w postaci pliku PDF. Przesyłanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila jest równoważne w skutkach podatkowych z przesłaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają również możliwość przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, o której mowa w cyt. wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów. Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca i nabywca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Zatem faktury wystawione w opisany we wniosku sposób mogą być przechowywane w takiej formie jak proponuje Wnioskodawca, pod warunkiem jednak zapewnienia:

*   autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwego ich odszukania;
*   organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur.

Wobec powyższego sposób przechowywania przesyłanych elektronicznie faktur, jaki proponuje Wnioskodawca, zgodnie z którym faktury elektroniczne będą zapisywane i przechowywane w bazie załączników w formie rejestru w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia (faktury elektroniczne będą zapewniały pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy towarów), integralność ich treści (po ich zatwierdzeniu nie będzie możliwości wprowadzania do nich żadnych zmian) oraz będą czytelne od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, po drugie przechowywanie faktur elektronicznych przez Wnioskodawcę będzie zapewniało także łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami podatku od towarów i usług.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy odnoszące się do pytania Nr 2 w zakresie sposobu przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie podkreślić należy, że tut. organ nie dokonał oceny prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy w zakresie sposobu przechowywania otrzymywanych faktur drogą elektroniczną, bowiem kwestia ta nie była przedmiotem zapytania.

Ponadto odnosząc się do stanowiska Wnioskodawcy w zakresie przesyłania drogą elektroniczną faktur korygujących należy podkreślić, iż ustawodawca w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w aktach wykonawczych do ustawy, nie określił pojęć moment wystawienia i otrzymania faktury elektronicznej, jak też nie określił formy uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej. W konsekwencji, konieczne jest odwołanie się do gramatycznej wykładni obu pojęć. Zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 1079 oraz s. 587) „wystawić” oznacza wydobyć, wyjąć, wydostać coś skąd, wyłożyć na, zewnątrz, ale również wypisać, wypełnić, wydać. Z kolei, „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś.

Należy zatem stwierdzić, iż powyżej opisane pojęcia wiążą się z czynnościami faktycznymi, a nie prawnymi.

Jak już wcześniej wskazano obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania, w tym udostępniania, faktur w dowolnym w formacie elektronicznym.

Zatem potwierdzenie wysłania korekty faktury, wystawionej w formie elektronicznej, widoczne jako odpowiedni status w systemie E-faktury (informacja o wysłaniu korekty faktury VAT), będzie stanowiło wystarczające potwierdzenie odbioru korekty faktury VAT przez Partnera, zwłaszcza biorąc pod uwagę także fakt, że w razie, gdyby e-mail z korektą e-faktury nie dotarł do Partnera Wnioskodawca otrzyma on odpowiednią wiadomość zwrotną w postaci e-maila, a w sytuacji kiedy program E-Faktury otrzyma wiadomość zwrotną, że mail z e-fakturą nie dotarł do adresata, będzie możliwe przesłanie ponownego maila z e-fakturą.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku Nr 3 należało uznać za prawidłowe.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych przepisami cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała