Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP3/4512-126/15/KG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2015-05-06
Teza: Przechowywanie wystawianych/otrzymywanych w formie papierowej faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 108; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 10 lutego 2015 r. (data wpływu 12 lutego 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiony sposób przechowywania wystawianych/otrzymywanych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej spełnia warunki określone w obowiązujących w tym zakresie przepisach – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 lutego 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiony sposób przechowywania wystawianych/otrzymywanych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej spełnia warunki określone w obowiązujących w tym zakresie przepisach.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca począwszy od 2000 r. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług medycznych. W związku z prowadzoną działalnością Wnioskodawca dokumentuje sprzedaż/świadczenie usług wystawiając faktury VAT. Faktury począwszy od rozpoczęcia działalności gospodarczej wystawiane są w formie papierowej oraz elektronicznej. Dodatkowo Wnioskodawca nabywa towary i usługi, tytułem czego otrzymuje od swoich kontrahentów faktury VAT zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Z uwagi na dużą ilością wystawianych i otrzymywanych faktur VAT oraz użyteczność projektowanego rozwiązania Wnioskodawca zamierza dokonać digitalizacji tychże faktur, dokumentujących zarówno sprzedaż jak i nabycie towarów/usług, a wystawionych/otrzymanych począwszy od 1 grudnia 2008 r. do chwili obecnej, to jest dokonać ich konwersji za pomocą skanera do pliku zapisywanego w formacie elektronicznym i przechowywać zapisane w ten sposób faktury VAT wyłącznie w formie elektronicznej. Procesowi temu będą poddawane zarówno faktury już wystawione lub otrzymane od 1 grudnia 2008 r., jak i faktury wystawiane/otrzymywane w przyszłości. Wersje papierowe faktur VAT po ich zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu elektronicznego zostaną zniszczone.

Procedura digitalizacji faktur VAT będzie wyglądała w następujący sposób:

Otrzymana w formie papierowej faktura VAT będzie opatrzona datą otrzymania, a następnie skanowana, przy czym wersja elektroniczna zeskanowanej faktury VAT będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej wraz z datą otrzymania faktury VAT. Analogicznie faktury wystawiane do tej pory przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą skanowane w ten sposób, że ich treść będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak faktura w wersji papierowej. Zeskanowane faktury VAT będą wprowadzane do elektronicznej bazy danych udostępnionej Wnioskodawcy przez podmiot, z którym Wnioskodawca zawarł umowę dotyczącą udostępnienia systemu elektronicznego do archiwizacji faktur VAT. Po zeskanowaniu i wprowadzeniu faktury VAT do elektronicznej bazy danych modyfikacja treści faktury nie będzie możliwa. Papierowe wersje faktur VAT po ich zeskanowaniu i wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych nie będą przechowywane i zostaną zniszczone. W opisanym systemie przechowywane będą również faktury elektroniczne (wystawiane jak i otrzymywane przez Wnioskodawcę).

Wszystkie zeskanowane i wprowadzone do elektronicznej bazy danych faktury VAT przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur – od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej na serwerach na terenie oraz poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych, a także ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób przechowywania wystawianych/otrzymywanych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej, przy jednoczesnym zniszczeniu papierowych wersji faktur VAT, a dotyczący faktur VAT wystawionych/otrzymanych od dnia 1 grudnia 2008 r. do dnia dzisiejszego, a także faktur bieżących, które będą wystawiane/otrzymywane w przyszłości spełnia warunki określone w obowiązujących w tym zakresie przepisach?

Zdaniem Wnioskodawcy, proponowana procedura przechowywania faktur VAT jest prawidłowa, zarówno w zakresie faktur, które dopiero zostaną wystawione/otrzymane przez Wnioskodawcę (digitalizacja i archiwizacja faktur bieżących), jak i zakresie faktur, które już zostały wystawione/otrzymane – począwszy od 1 stycznia 2008 r. (digitalizacja i archiwizacja faktur już wystawionych) do chwili obecnej.

Obowiązujące w dacie złożenia wniosku o interpretację przepisy (to jest art. 112a oraz art. 106m ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054) przewidują możliwość przechowywania faktur VAT zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Świadczy o tym sformułowanie zawarte w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, z którego wynika, że podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z dyspozycją art. 112a ust. 2 podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, ust. 3 powołanego przepisu dopuszcza jednak przechowywanie faktur VAT poza terytorium kraju w formie elektronicznej, jeżeli przechowywane są one w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Dodatkowo podatnicy zobowiązani są do zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdaniem Wnioskodawcy powołane wyżej przepisy prawa (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2014 r.) dopuszczają pełną dowolność w wyborze sposobu przechowywania faktur VAT, a więc w podjęciu decyzji, czy będą one przechowywane w formie papierowej czy też elektronicznej. Warunkiem koniecznym bez względu na wybraną opcję jest zapewnienie wskazanych wyżej warunków, przewidzianych w art. 112a oraz 106m ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (a więc zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, a także zapewnienia dostępu organom skarbowym oraz kontroli skarbowej, w tym dostępu on-line oraz możliwości poboru i przetwarzania danych w tych fakturach zawartych).

Tym samym skanowanie faktur VAT otrzymywanych i wystawianych przez Wnioskodawcę oraz ich archiwizacja w postaci elektronicznej przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowej, w jakiej zostały otrzymane lub wystawione jest dopuszczalne. Dotyczy to zarówno faktur VAT, które dopiero zostaną wystawione/otrzymane, jak i tych, które Wnioskodawca wystawił/otrzymał począwszy od 1 grudnia 2008 r. W tym zakresie Wnioskodawca podnosi, że celem przechowywania faktur VAT jest funkcja kontrolna przysługująca organom podatkowym i organom kontroli podatkowej. W sytuacji zatem, gdy Wnioskodawca planuje digitalizację i elektroniczną archiwizację dotychczas wystawionych/otrzymanych faktur VAT, za okres minimum 5 lat wstecz, a także digitalizację i archiwizację tych faktur VAT, które dopiero otrzyma/będzie wystawiał, istotne jest, by spełniał wymagania określone przepisami obowiązującymi w czasie podjęcia działań mających na celu digitalizacje/archiwizację faktur VAT w formie wyłącznie elektronicznej. W niniejszej sprawie będą to powołane wyżej przepisy obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. Za stanowiskiem tym przemawia to, że w przepisach przejściowych ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2013 r., poz. 35), a to dokładnie art. 12 powołanej ustawy wskazano, że do dokumentowania czynności dokonanych przed dniem 1 stycznia 2014 r. stosuje się przepisy dotychczasowe (a więc przepisy uchylonego tą ustawą art. 106 zmienianej ustawy o podatku od towarów i usług oraz wydane na podstawie tego artykułu). Jak wskazano wyżej, przepisy uchylone stosuje się wyłącznie do dokumentowania czynności dokonanych przed dniem 1 stycznia 2014 r. Należy uznać, że chodzi zatem o wymogi formalne, jakie powinny spełniać faktury VAT. Przepis ten nie odnosi się przy tym do przechowywania faktur VAT. Zdaniem Wnioskodawcy wystarczy zatem, aby przechowując faktury VAT, zarówno te wystawione przed dniem 1 stycznia 2014 r. (począwszy od dnia 1 grudnia 2014 r.) jak i po tej dacie spełniał wymogi określone ustawą w brzemieniu obowiązującym począwszy od dnia 1 stycznia 2014 r.

Niemniej jednak, nawet, jeśliby przyjąć, że zastosowanie winny mieć przepisy dotyczące przechowywania faktur VAT, które obowiązują, bądź obowiązywały w dacie dokonywania czynności dokumentowanych fakturami VAT, to możliwość przechowywania zeskanowanych faktur VAT (bez względu czy zostały wystawione/otrzymane w formie papierowej, czy też elektronicznej) wyłącznie w formie elektronicznej istnieje zdaniem Wnioskodawcy od 1 grudnia 2008 r. Wnioskodawca zaznacza, że w okresie od dnia 1 grudnia 2008 r. do dnia 31 grudnia 2010 r. obowiązywało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.). Rozporządzenie to określało między innymi m.in. szczegółowe zasady przechowywania faktur.

I tak, zgodnie z brzmieniem § 19 ust. 1 rozporządzenia z 28 listopada 2008 r. faktury i faktury korygujące wystawiano co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Z kolei § 21 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Zdaniem Wnioskodawcy wykładnia językowa obowiązujących od 1 grudnia 2008 r. przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi na pytanie o sposób przechowywania faktur. Nie można też udzielić odpowiedzi na to pytanie bez sięgnięcia do dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, s. 1) – dalej dyrektywa VAT.

Zdaniem Wnioskodawcy porównanie zapisu § 21 ust. 2 powołanego rozporządzenia z zapisem art. 247 ust. 2 zdanie pierwsze dyrektywy VAT stanowiącym, że państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, prowadzi do wniosku, że polski ustawodawca nie recypował dokładnie zapisu tej normy. Pominięcie zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” otwiera pole do niejednoznacznej wykładni językowej. Prowadzi to do wniosku o konieczności poszukiwania treści normy prawnej przy zastosowaniu innych wykładni. Z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz.U. Nr 11, poz. 50 ze zm.), w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez powołaną wyżej ustawę. W żadnym przepisie rozporządzenia z dnia 28 marca 2008 r. nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. Za istotną przesłankę wykładani omawianych przepisów należy zatem uznać funkcję, jaką pełni konieczność przechowywania kopii faktury. Jak wskazywano powyżej, jest to funkcja kontrolna. Zatem wykładnia winna ją uwzględniać. Z punktu widzenia funkcji, jakie ma spełniać przechowywanie kopii faktur nie ma przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu, bądź tez umożliwienia dostępu on-line do systemu elektronicznego. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.

Przedstawione przez Wnioskodawcę stanowisko wyraził także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 listopada 2009 r., I FSK 1169/08, LEX nr 519776).

W okresie od 1 stycznia 2011 r. do dnia 31 grudnia 2013 r. w zakresie sposobu przechowywania faktur VAT obowiązywały rozwiązania analogiczne do tych obowiązujących od dnia 1 stycznia 2014 r., z tym, że w powołanym okresie od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia 31 grudnia 2013 r. obowiązywał art. 106 ustawy o podatku od towarowi usług oraz wydane na jego podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z dnia 30 marca 2011 r. § 21 powołanego rozporządzenia przewidywał analogiczne wymogi jak powołany na wstępie obecnie obowiązujący art. 106 i 112a ustawy o podatku od towarów i usług. Identyczne rozwiązania przewidywały dwa kolejne rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. oraz 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Tym samym, Wnioskodawca w zakresie przepisów obowiązujących w okresie od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia 31 grudnia 2013 r. powołuje się na argumentację przytoczoną co do przepisów obowiązujących od dnia 1 stycznia 2014 r., bez konieczności ich powtarzania w tym miejscu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.), zwanej dalej Ordynacją podatkową, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

W myśl art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem:

1.  zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania;
2.  doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania.

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej).

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza, w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy – w stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2013 r. – podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Art. 106 ust. 8 ustawy – w stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2013 r. – stanowił, że minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy – w stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2013 r. – minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Kwestia zasad stosowanych przy przechowywaniu faktur została uregulowana w rozporządzeniach Ministra Finansów oraz ustawie o podatku od towarów i usług.

W stanie prawnym obowiązującym od dnia 1 grudnia 2008 r. do dnia 31 marca 2011 r. obowiązywały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 212, poz. 1337, ze zm.).

Z kolei, w okresie od dnia 1 kwietnia 2011 r. do dnia 31 grudnia 2013 r., zastosowanie znajdowały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 68, poz. 360, ze zm.).

W tym miejscu wskazać należy, że z dniem 1 stycznia 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2012 r. poz. 1428). Znowelizowane rozporządzenie nie posługuje się już określeniem oryginał faktury czy kopia faktury.

Na podstawie § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur;
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\-w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Wobec regulacji § 21 ust. 3 rozporządzenia, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur.

Z kolei na mocy § 21 ust. 4 rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle regulacji § 2 pkt 7 rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury (§ 2 pkt 8 rozporządzenia) rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 20a ust. 1 rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług – § 20a ust. 2 rozporządzenia.

W tym miejscu wskazać należy, że ustawa z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2013 r., poz. 35 ze zm.) uchyliła art. 106 ustawy oraz dodała do ustawy od dnia 1 stycznia 2014 r.: art. 2 pkt 31 i 32, art. 106a –106q oraz art. 112a.

Wprowadzone zmiany miały na celu dostosowanie przepisów ustawy, do zmian wprowadzonych dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.Urz. UE L. 189 z dnia 22 lipca 2010 r.). Wprowadzone przepisy określają zasady ogólne wystawiania faktur, podmioty zobowiązane do ich wystawiania, a także przedmiot oraz zawartość faktury.

Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy – ilekroć mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym – art. 2 pkt 33 ustawy.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie;
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, s. 1 ze zm.), dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – Pojęcie faktury). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.

W myśl art. 244 ww. Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233.

W myśl art. 233 ust. 1 ww. Dyrektywy, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. „Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. „Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.

Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił – na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów – od tego opcjonalnego dla niego wymogu, tj. przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że w związku z prowadzoną działalnością Wnioskodawca dokumentuje sprzedaż/świadczenie usług wystawiając faktury VAT. Faktury począwszy od rozpoczęcia działalności gospodarczej wystawiane są w formie papierowej oraz elektronicznej. Dodatkowo Wnioskodawca nabywa towary i usługi, tytułem czego otrzymuje od swoich kontrahentów faktury VAT zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Z uwagi na dużą ilością wystawianych i otrzymywanych faktur VAT oraz użyteczność projektowanego rozwiązania Wnioskodawca zamierza dokonać digitalizacji tychże faktur, to jest dokonać ich konwersji za pomocą skanera do pliku zapisywanego w formacie elektronicznym i przechowywać zapisane w ten sposób faktury VAT wyłącznie w formie elektronicznej. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury VAT będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej wraz z datą otrzymania faktury VAT. Analogicznie faktury wystawiane do tej pory przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą skanowane w ten sposób, że ich treść będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak faktura w wersji papierowej. Zeskanowane faktury VAT będą wprowadzane do elektronicznej bazy danych udostępnionej Wnioskodawcy przez podmiot, z którym Wnioskodawca zawarł umowę dotyczącą udostępnienia systemu elektronicznego do archiwizacji faktur VAT. Po zeskanowaniu i wprowadzeniu faktury VAT do elektronicznej bazy danych modyfikacja treści faktury nie będzie możliwa. Papierowe wersje faktur VAT po ich zeskanowaniu i wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych nie będą przechowywane i zostaną zniszczone. W opisanym systemie przechowywane będą również faktury elektroniczne (wystawiane, jak i otrzymywane przez Wnioskodawcę). Wszystkie zeskanowane i wprowadzone do elektronicznej bazy danych faktury VAT, przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur – od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej na serwerach na terenie oraz poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych, a także ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji, wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą sposobu przechowywania wystawianych/otrzymywanych faktur VAT od dnia 1 grudnia 2008 r. wyłącznie w formie elektronicznej, przy jednoczesnym zniszczeniu papierowych wersji faktur VAT.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Wnioskodawcę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Tej ostatecznej weryfikacji może dokonać wyłącznie właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

Jak poinformował Wnioskodawca zamierza on dokonać digitalizacji faktur. Wszystkie zeskanowane i wprowadzone do elektronicznej bazy danych faktury VAT, przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur. Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej na serwerach na terenie oraz poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur.

Na tle powyższych informacji należy stwierdzić, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania wystawianych/otrzymywanych w formie papierowej faktur, Wnioskodawca będzie uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, tj. w postaci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej i ich zniszczenia po zarchiwizowaniu. Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz opis sprawy należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym archiwizowanie wystawianych/otrzymywanych w formie papierowej faktur w formie elektronicznej, będzie zgodne z przepisami art. 112a ustawy o VAT.

Odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy dotyczącej okresu za jakie lata wstecz Wnioskodawca obowiązany jest przechowywać faktury VAT, należy wskazać, że zgodnie z obecnie obowiązującymi regulacjami prawnymi na podstawie art. 112 ustawy o VAT jest obowiązany do przechowywania faktury, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast zgodnie z cytowanym wyżej art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Podkreślić należy, że z przepisów regulujących kwestie przechowywania faktur VAT wynika, że co do zasady nie ma przeszkód, aby wystawione/otrzymane faktury przechowywać przez okres dłuższy.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym skanowanie faktur VAT otrzymywanych i wystawianych przez Wnioskodawcę oraz ich archiwizacja w postaci elektronicznej przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowej, w jakiej zostały otrzymane lub wystawione jest prawidłowe. Dotyczy to zarówno faktur VAT, które dopiero zostaną wystawione/otrzymane, jak i tych, które Wnioskodawca wystawił/otrzymał począwszy od 1 grudnia 2008 r.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z dnia 14 marca 2012 r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.