Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.438.2019.4.AP
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-10-21
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty; dokumenty-dokumenty elektroniczne; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 13 sierpnia 2019 r. (data wpływu 20 sierpnia 2019 r.) uzupełnionym pismem z dnia 4 października 2019 r. (data wpływu 8 października 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 20 sierpnia 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 4 października 2019 r. (data wpływu 8 października 2019 r.) o złożenie podpisu pod aktualnie obowiązującym oświadczeniem, tj. zgodnie z art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest polską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, polskim rezydentem podatkowym oraz czynnym podatnikiem podatku VAT. Wnioskodawca posiada kilka placówek zamiejscowych zlokalizowanych w Polsce. Specjalizuje się w świadczeniu usług transportowych na rynkach zagranicznych i zatrudnia:

*   pracowników różnego szczebla odpowiedzialnych za utrzymywanie relacji z obecnymi kontrahentami i pozyskiwanie nowych partnerów do współpracy (dalej: pracownicy biura) oraz
*   kierowców.

Fakt, że Wnioskodawca świadczy usługi na rynkach zagranicznych skutkuje tym, że jego pracownicy często wyjeżdżają w podróże służbowe. W przypadku pracowników biura wyjazdy służbowe wymagane są przede wszystkim w sytuacji, gdy prowadzone są negocjacje biznesowe z kontrahentami lub potencjalnymi nowymi firmami współpracującymi. W przypadku kierowców wyjazdy służbowe, w tym poza granice Polski są na stałe wpisane w wykonywany zawód. Każdy krajowy i zagraniczny wyjazd służbowy, zarówno w przypadku pracowników biura, jak i kierowców, wiąże się z powierzonymi i pełnionymi przez poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi.

Wnioskodawca w całości pokrywa koszty związane z realizacją opisanych powyżej obowiązków służbowych przez jego pracowników. Do kosztów ponoszonych na rzecz pracowników (procesowanych w ramach rozliczeń pracowniczych i pokrywanych przez Wnioskodawcę poprzez wypłacanie pracownikom zaliczek lub zwrotów wydatków) zaliczają się głównie rozliczenia wyjazdów służbowych oraz szkolenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. W celu optymalizacji m.in. procesu rozliczenia podróży służbowych (w tym obiegu dokumentów oraz ich archiwizacji) Wnioskodawca wdrożył elektroniczny system do rozliczania dokumentów (dalej: System). Wdrożony zintegrowany System, którego celem jest zautomatyzowanie procesu rozliczania dokumentów, pozwala na rozliczanie delegacji oraz wydatków pracowniczych (tj. raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, rozliczania delegacji w systemie i ich elektroniczną akceptację).

Obecnie rozliczanie powyższych kosztów z pracownikami odbywa się elektronicznie oraz manualnie, na podstawie zebranych i przedstawionych przez pracowników dokumentów źródłowych (tj. faktur, rachunków, a także innych dokumentów potwierdzających określone wydatki, takich jak paragony czy bilety – dalej: Dokumenty). Pracownik skanuje wszystkie Dokumenty do Systemu oraz zobowiązany jest do dostarczenia ich w oryginale (tj. w wersji papierowej) do księgowości. Dokumenty te są przechowywane przez Wnioskodawcę w dwóch formach, tzn.: zeskanowane Dokumenty w wersji elektronicznej, a oryginały Dokumentów w wersji papierowej. Tym samym Wnioskodawca prowadzi podwójną archiwizację (papierową oraz elektroniczna) tych samych dokumentów.

Ze względu na skalę prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności oraz znaczną ilość otrzymywanych Dokumentów, manualny sposób rozliczania i archiwizowania dokumentów w formie papierowej wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi dla Wnioskodawcy. Papierowe dokumentowanie poniesionych wydatków stwarza także wiele problemów praktycznych, tj. przekazywanie papierowych dokumentów z dużym opóźnieniem, niszczenie lub gubienie dokumentów, które wiąże się z koniecznością pozyskiwania duplikatów, a w rezultacie uniemożliwia lub co najmniej utrudnia rozliczenie.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w celach służbowych, Wnioskodawca planuje przejść wyłącznie na elektroniczną formę rozliczania i archiwizowania Dokumentów. Proces elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia oraz archiwizacji Dokumentów pracowniczych będzie przebiegał następująco (w dużej mierze jak dotychczas):

1.  Pracownik planujący podróż służbową złoży wniosek o delegację, który będzie akceptowany przez bezpośredniego przełożonego (polecenie wyjazdu służbowego).
2.  Rozliczenie kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych musi zostać odpowiednio opisane przez pracownika w zgodzie z obowiązującą polityką oraz procedurami w spółce, celem wykazania związku z działalnością gospodarczą spółki.
3.  Obowiązkiem pracownika będzie potwierdzenie w systemie, że złożone przez niego dokumenty są zgodne z wystawionymi przez dostawcę oryginałami.
4.  W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej każdy delegowany pracownik, zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System, uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (dokumenty zapisywane będą w formacie: PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF). Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość, która zapewni pełną czytelność Dokumentów. Format zapisu Dokumentów będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwości zmiany ich treści. Wersja elektroniczna będzie stanowić wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika.
5.  Utworzony przez pracownika w Systemie w wersji elektronicznej raport wraz z załączonymi skanami Dokumentów trafi do kontroli i akceptacji kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych do przełożonego.
6.  Po akceptacji przez przełożonego raport wraz z załączonymi Dokumentami zostanie przesłany w Systemie do działu księgowości w celu kontroli formalnej i merytorycznej rozliczeń oraz zgodności z obowiązującą polityką, procedurami i przepisami. Pracownik działu księgowości zweryfikuje poprawność oraz czytelność poszczególnych dokumentów, które zostały ujęte w rozliczeniu wydatków.
7.  W przypadku zastrzeżeń raport zostanie odesłany do pracownika w celu uzupełnienia braków, a po ich uzupełnieniu ponownie trafi do przełożonego celem jego akceptacji, a po akceptacji trafi do działu księgowości.
8.  Po procesie autoryzacji, raport wraz z Dokumentami zostanie zaksięgowany i rozliczony w systemie finansowo-księgowym. Po przesłaniu do systemu finansowo-księgowego, dokumenty nie będą mogły być modyfikowane (nie będzie możliwa zmiana treści raportu, dołączenie lub usunięcie Dokumentów).
9.  Wykaz wydatków (raport) wraz z Dokumentami rozliczeniowymi będzie przechowywany na serwerach zlokalizowanych na terytorium Polski w dwóch certyfikowanych centrach danych, posiadających certyfikaty bezpieczeństwa: ISO/IEC 27001, ISO/ICE 20000 oraz BS 25999.
10.  Dostęp do systemu informatycznego będzie zabezpieczony poprzez wymóg podania zindywidualizowanego loginu wygenerowanego dla pracownika oraz hasła.
11.  Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Dokumentów przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
12.  Przechowywanie Dokumentów w wersji elektronicznej pozwoli Wnioskodawcy na zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do Dokumentów, jak również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zawartego na Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną procedurą przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym będzie przysługiwało mu prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT zawartego na fakturach oraz innych dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego – przy założeniu, że spełnione będą zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, elektroniczne kopie (skany) dokumentów zakupowych przechowywanych przez niego będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych dokumentach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Kwestię przechowywania faktur na gruncie ustawy o VAT reguluje art. 112a tejże ustawy.

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury (w tym ich duplikaty) od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:

1.  w podziale na okresy rozliczeniowe,
2.  w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Co więcej, zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są również zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Ponadto, na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając powyższe na uwadze należy zauważyć, że podatnicy, zobowiązani są do przechowania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca wskazuje, że definicje pojęć takich jak autentyczność pochodzenia oraz integralność treści zostały zawarte w art. 106m ustawy o VAT.

Jak wynika z ust. 1 powołanego przepisu, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa sam podatnik. Za autentyczność pochodzenia faktury uznaje się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W świetle powyższego, celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje.

Zgodnie z zapisami art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, o integralności treści faktury można mówić wtedy, gdy w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Mając to na uwadze, należy uznać, że konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Ponadto, Wnioskodawca zauważa, że ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury. Jednakże, jego zdaniem pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Należy również zaznaczyć, że w świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić, za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jednakże, przedmiotowe pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały powołane w cytowanym przepisie nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT.

Organy podatkowe również zajmowały swoje stanowisko w powyższej kwestii. Wyrażony m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 maja 2017 r. (sygn. akt 0112-KDIL1-3.4012.21.2017.2.JN) termin „kontrola biznesowa” należy interpretować, jako: „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania”. Kontrola biznesowa powinna zapewniać wiarygodną ścieżkę kontrolną, za pomocą której istnieje możliwość powiązania konkretnej faktury ze stanowiącą podstawę do jej wystawienia transakcją. Co więcej, kontrole biznesowe powinny być dostosowane do wielkości działalności oraz rodzaju podatnika, a także powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Na potrzeby VAT wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

Zdaniem Wnioskodawcy przepisy ustawy o VAT nie zabraniają stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione ustawowo określone przesłanki, w tym w szczególności:

1.  podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu otrzymania i uwzględnienia w systemie w formie elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją ją udokumentowaną,
2.  faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,
3.  podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych).

W tym miejscu Wnioskodawca pragnie wskazać, że w odniesieniu do dokumentów zakupowych innych niż faktury VAT (przykładowo paragony, rachunki) przepisy ustawy o VAT nie nakładają na podatników żadnych warunków dotyczących ich przechowywania. Konieczne jest jedynie, aby dokumenty związane z rozliczeniami VAT przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji zdaniem Wnioskodawcy, nic nie stoi na przeszkodzie, aby również pozostałe Dokumenty dotyczące podróży służbowych otrzymane przez podatnika w formie papierowej były przez niego archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej.

W ocenie Wnioskodawcy, na gruncie przepisów ustawy o VAT nie istnieją przeciwwskazania do przechowywania w postaci elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

Takie stanowisko potwierdza przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r. (sygn. akt IBBP3/443-1391/14/JP), a także interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 stycznia 2016 r., (sygn. akt IPPP2/4512-1052/15-4/AO), w której stwierdzono m.in., że „wobec przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że w analizowanym przypadku Wnioskodawca będzie uprawniony do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej”.

Podsumowując, w przypadku, gdy Wnioskodawca będzie dysponował tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego na takich fakturach, które zostały ujęte w ewidencji VAT za odpowiednie okresy rozliczeniowe.

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia otrzymywanych Dokumentów, dzięki zastosowaniu Systemu elektronicznego ich obiegu, Wnioskodawca będzie w stanie w każdym przypadku zapewnić, że informacje wymienione na fakturach i innych Dokumentach dokładnie odzwierciedlają faktyczną dostawę towarów lub świadczenie usług oraz warunki, na jakich zostały one dokonane. W szczególności możliwe będzie jednoznaczne przypisanie faktury do innych dokumentów (takich jak zamówienie lub umowa) potwierdzających faktyczny przebieg transakcji. Dokumenty będą podlegać sprawdzeniu jako dokument zarówno pod względem biznesowym jak i księgowym, a dostęp do nich będzie ograniczony jedynie do wskazanych pracowników Wnioskodawcy i tylko oni będą mieli dostęp do serwera, na którym dokumenty będą zamieszczane i przechowywane. W celu zapewnienia integralności treści oraz czytelności otrzymywanych Dokumentów Wnioskodawca zastosuje format zapisu danych gwarantujący nienaruszalność danych w nich zawartych. Otrzymane przez Wnioskodawcę Dokumenty w formie papierowej będą przekształcane na postać pliku cyfrowego, którego zawartość od momentu wygenerowania będzie niezmienna i bez możliwości poddania go modyfikacjom. Plik zostanie zablokowany przed możliwością wprowadzania zmian na poziomie formatu PDF. W każdej chwili będzie możliwość wydrukowania Dokumentów, jednak bez możliwości wprowadzania do nich zmian.

Wdrożony przez Wnioskodawcę System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwi łatwe odszukanie Dokumentów oraz bezzwłoczny dostęp do nich, a także ich pobór oraz przetwarzanie zawartych w tych Dokumentach danych. Dzięki Systemowi możliwy będzie pełny i bezzwłoczny dostęp do wszystkich dokumentów księgowych od momentu ich otrzymania przez Wnioskodawcę, aż do momentu upływu terminu zobowiązania podatkowego.

W ocenie Wnioskodawcy, przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej nie pozbawi go prawa do odliczenia VAT.

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT i rozpoznania kosztów podatkowych, jeżeli Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego – przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

W ocenie Wnioskodawcy to, że Dokumenty będą archiwizowane przez niego wyłącznie w formie elektronicznej nie wpłynie negatywnie na możliwość odliczenia VAT i zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych tak długo, jak zapewniona zostanie integralność, czytelność i niezmienność dowodu źródłowego. W ocenie Wnioskodawcy, wdrożony przez niego System takie warunki zapewnia, stąd Wnioskodawca powinien zachować prawo do odliczenia VAT i rozpoznania kosztów podatkowych na dotychczasowych zasadach mimo zmiany formy przechowywania dokumentów źródłowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać:

1.  datę wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku;
13.  sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem;
16.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
    1.  obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
    2.  w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty – wyrazy „metoda kasowa”;
17.  w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
18.  w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
19.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
    1.  przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
    2.  przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
    3.  innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
20.  w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
21.  w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
22.  w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
    1.  przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
    2.  liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
23.  w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
24.  w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
    1.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
    2.  numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Ponadto stosownie do art. 106e ust. 5 ustawy – faktura może nie zawierać:

1.  w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. a – danych określonych w ust. 1 pkt 10 i 12-14;
2.  w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. b – danych określonych w ust. 1 pkt 5 i 12-14;
3.  w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Zgodnie z art. 106e ust. 6 ustawy – przepisu ust. 5 pkt 3 nie stosuje się w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju, sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany numer, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. a.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1.  konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2.  niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

W szczególności, zgodnie z § 3 pkt 4 ww. rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur – faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Z art. 112 ustawy wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

− w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT i specjalizuje się w świadczeniu usług transportowych na rynkach zagranicznych. Wnioskodawca wdrożył elektroniczny system do rozliczania dokumentów (System), którego celem jest zautomatyzowanie procesu rozliczania dokumentów i pozwala na rozliczanie delegacji oraz wydatków pracowniczych (tj. raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, rozliczania delegacji w systemie i ich elektroniczną akceptację).

Obecnie rozliczanie powyższych kosztów z pracownikami odbywa się elektronicznie oraz manualnie, na podstawie zebranych i przedstawionych przez pracowników dokumentów źródłowych (tj. faktur, rachunków, a także innych dokumentów potwierdzających określone wydatki, takich jak paragony czy bilety – Dokumenty). Pracownik skanuje wszystkie Dokumenty do Systemu oraz zobowiązany jest do dostarczenia ich w oryginale (tj. w wersji papierowej) do księgowości. Dokumenty te są przechowywane przez Wnioskodawcę w dwóch formach, tzn.: zeskanowane Dokumenty w wersji elektronicznej, a oryginały Dokumentów w wersji papierowej. Tym samym Wnioskodawca prowadzi podwójną archiwizację (papierową oraz elektroniczna) tych samych dokumentów.

Ze względu na skalę prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności oraz znaczną ilość otrzymywanych Dokumentów, manualny sposób rozliczania i archiwizowania dokumentów w formie papierowej wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi dla Wnioskodawcy. Papierowe dokumentowanie poniesionych wydatków stwarza także wiele problemów praktycznych, tj. przekazywanie papierowych dokumentów z dużym opóźnieniem, niszczenie lub gubienie dokumentów, które wiąże się z koniecznością pozyskiwania duplikatów, a w rezultacie uniemożliwia lub co najmniej utrudnia rozliczenie.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w celach służbowych, Wnioskodawca planuje przejść wyłącznie na elektroniczną formę rozliczania i archiwizowania Dokumentów. Proces elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia oraz archiwizacji Dokumentów pracowniczych będzie przebiegał następująco (w dużej mierze jak dotychczas):

1.  Pracownik planujący podróż służbową złoży wniosek o delegację, który będzie akceptowany przez bezpośredniego przełożonego (polecenie wyjazdu służbowego).
2.  Rozliczenie kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych musi zostać odpowiednio opisane przez pracownika w zgodzie z obowiązującą polityką oraz procedurami w spółce, celem wykazania związku z działalnością gospodarczą spółki.
3.  Obowiązkiem pracownika będzie potwierdzenie w systemie, że złożone przez niego dokumenty są zgodne z wystawionymi przez dostawcę oryginałami.
4.  W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej każdy delegowany pracownik, zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System, uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (dokumenty zapisywane będą w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF). Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość, która zapewni pełną czytelność Dokumentów. Format zapisu Dokumentów będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwości zmiany ich treści. Wersja elektroniczna będzie stanowić wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika.
5.  Utworzony przez pracownika w Systemie w wersji elektronicznej raport wraz z załączonymi skanami Dokumentów trafi do kontroli i akceptacji kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych do przełożonego.
6.  Po akceptacji przez przełożonego raport wraz z załączonymi Dokumentami zostanie przesłany w Systemie do działu księgowości w celu kontroli formalnej i merytorycznej rozliczeń oraz zgodności z obowiązującą polityką, procedurami i przepisami. Pracownik działu księgowości zweryfikuje poprawność oraz czytelność poszczególnych dokumentów, które zostały ujęte w rozliczeniu wydatków.
7.  W przypadku zastrzeżeń raport zostanie odesłany do pracownika w celu uzupełnienia braków, a po ich uzupełnieniu ponownie trafi do przełożonego celem jego akceptacji, a po akceptacji trafi do działu księgowości.
8.  Po procesie autoryzacji, raport wraz z Dokumentami zostanie zaksięgowany i rozliczony w systemie finansowo-księgowym. Po przesłaniu do systemu finansowo-księgowego, dokumenty nie będą mogły być modyfikowane (nie będzie możliwa zmiana treści raportu, dołączenie lub usunięcie Dokumentów).
9.  Wykaz wydatków (raport) wraz z Dokumentami rozliczeniowymi będzie przechowywany na serwerach zlokalizowanych na terytorium Polski w dwóch certyfikowanych centrach danych, posiadających certyfikaty bezpieczeństwa: ISO/IEC 27001, ISO/ICE 20000 oraz BS 25999.
10.  Dostęp do systemu informatycznego będzie zabezpieczony poprzez wymóg podania zindywidualizowanego loginu wygenerowanego dla pracownika oraz hasła.
11.  Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Dokumentów przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
12.  Przechowywanie Dokumentów w wersji elektronicznej pozwoli Wnioskodawcy na zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do Dokumentów, jak również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, jak wskazał Wnioskodawca, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powołanych przepisów art. 86 ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione łącznie określone warunki:

*   odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
*   towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego),
*   faktura zakupowa wystawiona na rzecz podatnika dokumentuje czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług na terytorium Polski, czyli została na niej wskazana kwota podatku od towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że zmiana sposobu przechowywania otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji, w żaden sposób nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Skoro więc spełnione zostaną warunki dające Wnioskodawcy prawo do odliczenia podatku naliczonego i nie wystąpią przesłanki wyłączające to prawo, to fakt że faktury dokumentujące nabycie przez niego towarów i usług będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku od towarów i usług, tak długo jak przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do nich na żądanie odpowiednim organom. Tym samym, Wnioskodawca zachowa prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na dotychczasowych zasadach, mimo zmiany formy przechowywania dokumentów źródłowych.

Podsumowując należy wskazać, że w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług zawartego na Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną procedurą oraz przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku od towarów i usług, o których mowa w art. 86 ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym należy zaznaczyć, że odpowiedzi na pytanie zawarte we wniosku udzielono w oparciu o założenie, że otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury będą dokumentować nabycie towarów i usług podlegających opodatkowaniem podatkiem od towarów i usług na terytorium kraju. W przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięć, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Tutejszy organ informuje, że w niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Natomiast w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych oraz Ordynacji podatkowej wniosek zostanie rozpatrzony odrębnym pismem.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej – przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.