Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-329/11-4/RS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-06-02
Teza: Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie, że poniesione przez niego wydatki w związku z odbywaniem podroży służbowych przez pracowników, w tym wydatki poniesione na wyżywienie pracowników podczas podróży służbowych (także ponad wysokość diety określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży krajowych oraz podroży zagranicznych) mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodow?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dieta; faktura; koszt; koszt-koszty uzyskania przychodów; pracodawca; pracownik; rozporządzenie; wyżywienie
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 29.03.2011 r. (data wpływu 04.04.2011 r.) oraz piśmie z dnia 24.05.2011 r. (data nadania 24.05.2011 r., data wpływu 27.05.2011 r.) uzupełniającym braki formalne na wezwanie Nr IPPB4/415-288/11-2/MP, IPPB5/423-329/11-2/RS z dnia 17.05.2011 r. (data nadania 18.05.2011 r., data doręczenia 23.05.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych, w tym kosztów wyżywienia, ponad wysokość diety określonej w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży krajowych oraz podróży zagranicznych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 04.04.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych, w tym kosztów wyżywienia, ponad wysokość diety określonej w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży krajowych oraz podróży zagranicznych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca - Sp. z o.o. prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży materiałów budowlanych, wyposażenia wnętrz i ogrodów. W celu wykonywania swojej działalności zatrudnia pracowników, którzy wykonują obowiązki na podstawie umów o pracę zawartych zgodnie z polskimi regulacjami w zakresie prawa pracy. Do zadań części pracowników należy między innymi nawiązywanie nowych kontaktów handlowych, podtrzymywanie współpracy z obecnymi kontrahentami, udział w szkoleniach organizowanych w celu nabycia przez pracowników kwalifikacji koniecznych przy wykonywaniu pracy oraz inne czynności, które często wiążą się z koniecznością wyjazdu pracownika na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce pracy (podróż służbowa).

W przypadku podróży służbowych Spółka zwraca pracownikom koszty przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb oraz koszty całodziennego wyżywienia.

W związku z tym, zgodnie z § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju Spółka nie wypłaca pracownikom diet z tytułu podroży służbowej.

Pracownikom przysługuje zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych na wyżywienie podczas podróży służbowej w granicach określonych wewnętrznym regulaminem. Limity te są większe od wartości diet przewidzianych w powyższych rozporządzeniach.

W uzasadnionych przypadkach zwracane są wydatki przekraczające limity określone w regulaminem wewnętrznym. Zwrot wydatków związanych z wyżywieniem nie przysługuje w przypadku zapewnienia przez Spółkę pracownikowi całodziennego wyżywienia.

Zazwyczaj koszt wyżywienia pracownika w czasie podroży służbowej potwierdzony przedstawionymi przez pracownika dokumentami zakupu przewyższa wartość diety określonej w wspomnianych rozporządzeniach. Wydatki na wyżywienie poniesione przez pracowników w czasie podróży podlegają każdorazowej kontroli pod względem ich zasadności i są odpowiednio dokumentowane dowodami zakupu. W przypadku, gdy wydatki są niezasadne z punktu widzenia zasad obowiązujących w Spółce lub niewłaściwie udokumentowane nie podlegają zwrotowi.

Obecnie Spółka zalicza cześć wydatków na wyżywienie poniesionych przez pracowników w czasie podroży służbowej do kosztów uzyskania przychodow (do wysokości diety określonej w w/w rozporządzeniach) i nie opodatkowuje podatkiem dochodowym od osób fizycznych kwoty stanowiącej różnicę między rzeczywiście poniesionymi wydatkami na wyżywienie a kwotą limitu dziennego diety .

Wnioskodawca chce w przyszłości zaliczać całość wydatków na wyżywienie poniesionych przez pracowników w czasie podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów i nie opodatkowywać (jak dotychczas) podatkiem dochodowym od osób fizycznych kwoty stanowiącej różnicę między rzeczywiście poniesionymi wydatkami na wyżywienie a kwotą limitu dziennego diety.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie, że poniesione przez jego pracowników koszty wyżywienia podczas podroży służbowych (także ponad wysokość diety określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży krajowych oraz podróży zagranicznych) nie stanowią przychodu opodatkowanego podatkiem dochodowym od osob fizycznych?
2.  Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie, że poniesione przez niego wydatki w związku z odbywaniem podroży służbowych przez pracowników, w tym wydatki poniesione na wyżywienie pracowników podczas podróży służbowych (także ponad wysokość diety określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży krajowych oraz podroży zagranicznych) mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodow?

Odpowiedź na pytanie oznaczone w przedmiotowym wniosku nr 2 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych stanowi przedmiot niniejszej interpretacji. Przedmiotowy wniosek w zakresie pytania oznaczonego nr 1 tj. podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie rozpatrzony odrębną interpretacją.

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest wykładnia przepisów w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie stanu faktycznego przedstawionego przez Spółkę. Wniosek odnośnie podatku dochodowego od osób prawnych i zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Spółkę zostanie rozpatrzony odrębną interpretacją.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 2.

Zgodnie art. 15 ust. 1 ustawy oz dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1. Oznacza to, że wszelkie poniesione wydatki z wyłączeniem art. 16 ust. 1 ww. ustawy, pozostające w związku pośrednim lub bezpośrednim z przychodem stanowią koszty uzyskania przychodu.

Według Wnioskodawcy o zakwalifikowaniu wydatku do kosztów uzyskania przychodu decyduje łączne spełnienie następujących przesłanek:

*   wydatek nie jest wymieniony w zamkniętym katalogu wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów,
*   wydatek poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
*   pozostaje w zawiązku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   jest definitywny (rzeczywisty) tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   został poniesiony przez podatnika tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
*   został właściwie udokumentowany.

W opisanym w niniejszym wniosku stanie faktycznym wszystkie powyższe warunki, zdaniem Wnioskodawcy, są spełnione.

Zdaniem Wnioskodawcy poniesione wydatki w związku z odbywaniem podróży służbowych przez pracowników, w tym wydatki na wyżywienie pracowników podczas podróży służbowych ponad wysokość diety określonej w:

*   rozporządzeniu „na obszarze kraju”,
*   rozporządzeniu „poza granicami kraju”,

należy zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów zgodnie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zdaniem Wnioskodawcy wydatki te są racjonalnie uzasadnione z punktu widzenia prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej i prowadzą do uzyskania przychodu, są one udokumentowane w sposób opisany w stanie faktycznym i ujęte w księgach rachunkowych. Ponadto wyżej wymienionych wydatków nie ma w katalogu kosztów określonych w art. 16 ust. 1 wspomnianej ustawy.

Wnioskodawca podnosi, iż powyższe stanowisko było wielokrotnie potwierdzane w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy administracji podatkowej, w tym m.in. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 13 stycznia 2009 r. o sygn. IPPB3/423-1509/08-2/GJ oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 20 maja 2009 r. o sygn. ITPB3/423-121/09/MT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych uznaje się za prawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Na podstawie powyższego przepisu możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który - racjonalnie oceniając - mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

W tym miejscu należy wskazać, iż kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w art. 15 ust. 1 updop. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Obejmują one również wydatki w postaci wypłaconych diet oraz zwrotów kosztów podróży służbowych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia podróży służbowej, należy odnieść się do definicji zawartej w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Stosownie do § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

W myśl § 4 ww. artykułu postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej.

Zgodnie z § 5 cytowanego artykułu w przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.

Podróży służbowej dotyczy również:

*   rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
*   rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) – art. 775 § 2 Kodeksu pracy.

Zgodnie natomiast z § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podróży krajowych dieta nie przysługuje jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Analogiczne regulacje przewiduje rozporządzenie w sprawie podróży zagranicznych zgodnie z którym pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje (§ 5 ust. 3 tego rozporządzenia).

W tym miejscu należy jednakże podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” należy do zakresu prawa pracy, w związku z czym rozstrzygnięcie kwestii dotyczących obowiązku czy zasadności wypłacenia diet i innych należności za czas podróży nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży materiałów budowlanych, wyposażenia wnętrz i ogrodów. W celu wykonywania swojej działalności zatrudnia pracowników, którzy wykonują obowiązki na podstawie umów o pracę zawartych zgodnie z polskimi regulacjami w zakresie prawa pracy. Do zadań części pracowników należy między innymi nawiązywanie nowych kontaktów handlowych, podtrzymywanie współpracy z obecnymi kontrahentami, udział w szkoleniach organizowanych w celu nabycia przez pracowników kwalifikacji koniecznych przy wykonywaniu pracy oraz inne czynności, które często wiążą się z koniecznością wyjazdu pracownika na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce pracy. W przypadku podróży służbowych, zarówno krajowych jak i zagranicznych, Spółka zwraca pracownikom koszty przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Pracownikom przysługuje także zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych na całodzienne wyżywienie podczas podróży służbowej w granicach określonych wewnętrznym regulaminem. Limity te są większe od wartości diet przewidzianych w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży krajowych oraz podroży zagranicznych. Obecnie Spółka do kosztów uzyskania przychodow zalicza wydatki poniesione przez pracowników na wyżywienie w czasie podroży służbowej tylko do wysokości diet określonych w powyższych rozporządzeniach.

W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników należy podkreślić, że w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Jeśli pracownik odbywa podróż służbową, która jest związana z osiągnięciem przychodu Spółki, dokonane pracownikom zwroty kosztów za czas tych podróży, w tym koszty całodziennego wyżywienia, mogą zostać zaliczone przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z powołanym art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Reasumując, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż wydatki ponoszone przez Spółkę w związku z podróżami służbowymi pracowników, w tym koszty wyżywienia w czasie podróży, zwracane pracownikom na podstawie przedłożonych dowodów zakupu, także ponad wysokość diet określonych w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży krajowych i zagranicznych, stanowią koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Krańcowo podkreślić należy, że powołane przez Wnioskodawcę interpretacje indywidualne wydane zostały w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla tut. Organu podatkowego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul.1-ego Maja 10, 09-402 Płock.