Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP3-2.4011.1003.2023.1.JK3
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-01-12
Teza: Zwrot kosztów związanych z zakupem krzesła lub/i biurka pracownikowi wykonującemu pracę zdalną nie stanowi opodatkowanego przychodu po stronie pracownika w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, a Spółka nie jest zobowiązana do obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych
Słowa kluczowe: praca; pracownik; wyposażenie; świadczenie
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników.-Zakłady pracy.; Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Źródła przychodów.-Specyfika źródeł przychodów.-Stosunek pracy.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 11-ust. 1; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 12-ust. 1

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

14 listopada 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 14 listopada 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika z tytułu wypłacania świadczeń pracownikowi będącemu na pracy zdalnej.

### Opis stanu faktycznego

Są Państwo spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (\`(...)\`) (dalej: Wnioskodawca, Spółka lub Pracodawca), która umożliwia pracownikom świadczenia pracy na rzecz Spółki w formie pracy zdalnej. Obowiązuje przy tym przyjęty regulamin pracy zdalnej („Regulamin”), w którym określono warunki wykonywania pracy zdalnej oraz prawa i obowiązki stron związane z pracą zdalną.

Zgodnie z Regulaminem, jesteście Państwo obowiązani dostarczyć pracownikom narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej na danym stanowisku pracy spełniające wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy lub inne materiały niezbędne do takiej pracy. Zapewniacie Państwo instalację, inwentaryzację, konserwację, aktualizację oprogramowania i serwis narzędzi pracy oraz pokrywacie Państwo koszty ich ubezpieczenia. Zgodnie z Regulaminem narzędziami pracy są wszelkie urządzenia techniczne, w tym sprzęt komputerowy, telefon komórkowy, słuchawki, inne urządzenia elektroniczne wraz z oprogramowaniem stanowiące mienie Pracodawcy, wykorzystywane przez pracownika przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych podczas pracy zdalnej na danym stanowisku pracy i według aktualnych standardów obowiązujących u Pracodawcy.

Pracownik wykonujący pracę zdalnie zobowiązany jest zorganizować swoje stanowisko Pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii oraz zapewniając bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W szczególności Pracownik oświadcza także, że posiada możliwości techniczne i lokalowe wykonywania pracy zdalnej oraz że stanowisko pracy zdalnej zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w tym m.in. że posiada on krzesło, stół lub biurko wystarczająco szerokie, aby pomieścić monitory i klawiaturę jeżeli jest taka potrzeba.

Pracownik wykonuje pracę zdalną w miejscu zamieszkania lub w innym miejscu uzgodnionym z Pracodawcą.

Niedozwolone jest wykonywanie pracy zdalnie:

a) poza terytorium Polski, chyba że Pracodawca udzieli pracownikowi specjalnej zgody w formie pisemnej;

b) w miejscach publicznie dostępnych (jak kawiarnie, inne miejsca spotkań).

Pracę zdalną mogą wykonywać u Państwa następujące grupy pracowników:

1) pracownicy biurowi, tj. pracownicy, których miejsce wykonywania pracy znajduje się w tej samej miejscowości, w której macie Państwo siedzibę, z wyłączeniem pracowników, których praca może być wykonywana tylko w ściśle określonym miejscu, tj. zatrudnionych na stanowisku magazynier oraz recepcjonista/recepcjonistka,

2) pracownicy mobilni, tj. pracownicy, których miejsce wykonywania pracy znajduje się poza miejscowością, w której siedzibę ma Pracodawca.

O ile pracownik i jego bezpośredni przełożony nie dokonają indywidualnych ustaleń, to praca zdalna wykonywana jest systemie hybrydowym, tj.:

\- w przypadku pracowników biurowych: częściowo stacjonarnie w Państwa siedzibie (minimum 2 dni w tygodniu), a częściowo jako praca zdalna (maksymalnie 3 dni w tygodniu),

\- w przypadku pracowników mobilnych: częściowo „w terenie”, tj. przemieszczając się zgodnie z charakterem i rodzajem ich pracy, a częściowo jako praca zdalna (maksymalnie 3 dni w tygodniu).

Wypłacacie Państwo pracownikom ryczałt na pokrycie kosztów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, tj. kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Wysokość ryczałtu odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Jednocześnie, zgodnie z postanowieniami Regulaminu, możecie Państwo (na wniosek) pokryć także koszty związane z zakupem krzesła lub/i biurka. Zwrot kosztów za zakup krzesła lub/i biurka następuje na podstawie przedłożonego przez pracownika rachunku/paragonu, do określonego limitu - maksymalnie do kwoty 1.845,00 PLN. Zwrot ww. kosztów przysługuje nie częściej niż raz na 5 lat pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Obecnie, kalkulując i pobierając zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych zwracane koszy zakupu krzesła lub/i biurka uwzględniacie Państwo w opodatkowanych przychodach pracownika ze stosunku pracy, powzięliście Państwo jednak wątpliwość co do prawidłowości tego sposobu postępowania.

### Pytanie

### Czy zwrot kosztów związanych z zakupem krzesła lub/i biurka pracownikowi wykonującemu pracę zdalną zgodnie z opisanym stanem faktycznym, stanowi opodatkowany przychód po stronie pracownika w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT), a Spółka jest zobowiązana do obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych?

### Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z podstawową zasadą powszechności opodatkowania wyrażoną w art. 9 ust. 1 ustawy o PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Jednym ze źródeł przychodów, wskazanych przez ustawodawcę w art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, jest stosunek pracy. Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wymienione w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Treść tego przepisu wskazuje także, że do przychodów pracownika zaliczyć należy co do zasady wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które otrzymał on od pracodawcy, nie tylko w formie pieniężnej ale także w naturze.

Na pracodawcy dokonującym takich świadczeń ciążą przy tym co do zasady obowiązki płatnika. Jak stanowi bowiem art. 32 ust. 1 ustawy o PIT (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.), zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 240) praca zdalna została na stałe wprowadzona do Kodeksu pracy, zastępując tymczasowe regulacje dotyczące pracy zdalnej w okresie epidemii i zagrożenia epidemicznego oraz przepisy dotyczące telepracy.

Stosownie do art. 67(18) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm., dalej: KP) praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Powyższe oznacza, że praca może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. tylko 3 dni w tygodniu. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie zawsze miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę.

Warunki pracy zdalnej mogą być określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi - wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi - z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych (art. 67(20) § 1 KP) lub w regulaminie - jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa (art. 67(20) § 4 KP).

Zgodnie z art. 67(24) § 1 KP pracodawca jest obowiązany m.in.:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu wykonywania pracy zdalnej;

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Z ww. regulacji wynika zatem, że to przede wszystkim pracodawca jest odpowiedzialny za stworzenie odpowiednich warunków do świadczenia pracy zdalnej, w tym do zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Zgodnie z art. 67(24) § 2 KP, strony mogą także ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W takim przypadku, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny (art. 67(24) § 3 KP), który może zostać również zastąpiony ryczałtem (art. 67(24) § 4 KP). Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art. 67(24) § 5 KP).

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o PIT (art. 67(25) KP).

Z brzmienia art. 67(25) KP oraz art. 67(24) KP wynika, że brak powstania przychodu dla wypłacanego ekwiwalentu lub ryczałtu w związku z pracą zdalną, uzależniony jest od spełnienia następujących przesłanek:

1) materiały lub narzędzia pracy są niezbędne do wykonywania przez pracownika pracy zdalnej i nie zostały zapewnione przez pracodawcę;

2) kwota ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom, a ryczałt odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika, w związku z wykonywaniem pracy zdalnej;

3) wysokość ekwiwalentu lub ryczałtu, a także zasady ich wypłaty świadczeń, są określone przez pracodawcę w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu wykonywania pracy zdalnej,

4) ekwiwalent lub ryczałt jest wypłacany w pieniądzu.

W przedstawionym stanie faktycznym, Państwa zdaniem, wszystkie powyższe warunki są spełnione:

1) krzesło i biurko zakwalifikować należy jako narzędzia pracy niezbędne do wykonywania przez pracownika pracy zdalnej; ww. narzędzia pracy nie są jednocześnie zapewniane przez pracodawcę;

2) kwota zwrotu odpowiada faktycznie poniesionym przez pracownika wydatkom (co jest udokumentowane fakturami lub rachunkami), przez co może być uznana za ekwiwalent;

3) wysokość przysługującego świadczenia, w szczególności także zasady zwrotu kosztów, zostały ustalone przez Państwa w Regulaminie;

4) zwrot kosztów zakupu biurka i/lub krzesła następuje w formie pieniężnej.

Dodatkowo, zwracacie Państwo uwagę, że w analogicznym stanie faktycznym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, iż zwrot kosztów zakupu wyposażenia miejsca do pracy (krzesło lub/i biurko), pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie będzie stanowić przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. Z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a na pracodawcy jako płatniku, nie będzie z tego tytułu ciążyć obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (zob. interpretacja indywidualna z dnia 7 sierpnia 2023 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.487.2023.1.KF).

Podsumowując, uważacie Państwo, że w przedstawionym stanie faktycznym otrzymane przez pracownika dofinansowanie zakupu krzesła lub/i biurka nie stanowi dla niego przychodu, dlatego Spółka jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, nie jest zobligowana do kalkulacji oraz poboru i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych od kwot dokonanego zwrotu kosztów zakupu ww. wyposażenia.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania wyrażona w art. 9 ust. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.). Zgodnie z jego treścią:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy.

Katalog źródeł przychodu, do których kwalifikuje się przychody danego rodzaju został wymieniony w art. 10 ust. 1 ww. ustawy.

W myśl pkt 1 tego artykułu:

Źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Natomiast w świetle art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

W myśl zaś art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Z kolei stosownie art. 39 ust. 1 cytowanej ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 32, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74, 148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Przedstawili Państwo informacje, z których wynika, że:

1\. część Państwa pracowników wykonuje pracę zdalnie;

2\. zasady wykonywania pracy zdalnej zostały uregulowane w regulaminie pracy zdalnej;

3\. krzesło i biurko zakwalifikować należy jako narzędzia pracy niezbędne do wykonywania przez pracownika pracy zdalnej; ww. narzędzia pracy nie są jednocześnie zapewniane przez pracodawcę;

4\. kwota zwrotu odpowiada faktycznie poniesionym przez pracownika wydatkom (co jest udokumentowane fakturami lub rachunkami), przez co może być uznana za ekwiwalent;

5\. wysokość przysługującego świadczenia, w szczególności także zasady zwrotu kosztów, zostały ustalone przez Państwa w Regulaminie;

6\. zwrot kosztów zakupu biurka i/lub krzesła następuje w formie pieniężnej.

Powzięli Państwo wątpliwość, czy działając jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, będą Państwo zobligowani do uwzględnienia w ramach przeprowadzanej kalkulacji należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych kwot wypłaconych tytułem zwrotu kosztów zakupu wyposażenia miejsca do pracy zdalnej jak krzesło lub/i biurko niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej na zasadach uregulowanych w Kodeksie pracy.

Ustawą z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U z 2023 r. poz. 240) praca zdalna została na stałe wprowadzona do Kodeksu pracy.

Stosownie do art. 6718 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.):

Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Powyższe oznacza, że praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie zawsze miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 6719 § 1 cytowanej ustawy:

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

1) przy zawieraniu umowy o pracę albo

2) w trakcie zatrudnienia.

Z powyższego wynika, że wykonywanie pracy zdalnej będzie wymagało co do zasady uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

W myśl art. 6720 § 1 tej ustawy:

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Natomiast w myśl § 4:

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Stosownie do powyższego, warunki pracy zdalnej mogą być określone w:

1\. porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi – wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych;

2\. regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa.

W przypadku oddelegowania pracownika do pracy zdalnej, zgodnie z art. 6724 § 1 Kodeksu pracy:

Pracodawca jest obowiązany:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie;

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Co do zasady to pracodawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Takie obowiązki, zgodnie z zasadami prawa pracy, należą bowiem do pracodawcy.

Jednocześnie będzie także możliwe używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą – pod warunkiem, że prywatne narzędzia pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy.

Wynika to z art. 6724 § 2 Kodeksu pracy, w myśl którego:

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego.

W takim przypadku, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent, bowiem w myśl art. 6724 § 3:

W przypadku, o którym mowa w § 2, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Co więcej, pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, takich jak np. korzystanie z energii elektrycznej, czy Internetu. Zwrot kosztów może nastąpić w formie wspomnianego powyżej ekwiwalentu pieniężnego, ale może zostać również zastąpiony ryczałtem.

Stosownie bowiem do art. 6724 § 4 Kodeksu pracy:

Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

W myśl natomiast art. 6724 § 5 ww. ustawy:

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Istotną kwestią związaną z wypłacaniem ekwiwalentu lub ryczałtu w związku z pracą zdalną jest kwestia jego opodatkowania.

Stosownie do art. 6725 ustawy Kodeks pracy:

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647, 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28 i 185).

Z powyższego wynika zatem, że niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy zwrot kosztów zakupu wyposażenia miejsca do pracy (krzesło lub/i biurko) wypłacany Państwa pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie będzie stanowił przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na Państwu, jako płatniku, nie ciąży i nie będzie ciążył obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zatem Państwa stanowisko jest **prawidłowe**.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

*   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
*   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

*   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

*   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
*   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).