Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/4512-598/16-4/JO
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2016-11-10
Teza: w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Strony - przedstawione we wniosku z dnia 8 sierpnia 2016 r. (data wpływu 12 sierpnia 2016 r.) uzupełnionym w dniu 7 października 2016 r. w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 4 października 2016 r. (skutecznie doręczonym Stronie w dniu 6 października 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 września 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony w dniu 7 października 2016 r. w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 4 października 2016 r. znak nr IPPP2/4512-598/16-2/JO.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

M. Sp. z o.o., (dalej „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz podatnikiem VAT UE w rozumieniu ustawy o VAT. M. Sp. z o.o. zawarł umowę z A. Sp. z o.o. (dalej „A.”) na świadczenie usług - których zakres określony jest w załączniku do umowy zwanym Service Level Agreement (SLA). Spółka w umowach zawieranych ze swoimi kontrahentami ustala, że adresem właściwym do doręczania faktur jest adres Spółki.

Faktury można pogrupować na dwie kategorie w zależności od formy regulowania zobowiązań :

1.  Faktury od dostawców wewnętrznych i zewnętrznych stanowiące rozrachunek z kontrahentem,
2.  Faktury rozliczane z pracownikiem.

Obieg dokumentów w zależności od kategorii:

Ad 1.

Faktury płatne przelewem są oklejane kodem kreskowym i wskanowane do systemu SAP. W systemie księgowym SAP zachowany jest pełny obraz faktury będący odzwierciedleniem faktury otrzymanej od dostawcy z zachowaniem niezmienności jej treści.

Zeskanowne faktury po zaksięgowaniu w systemie SAP są oznaczane numerem dokumentu księgowego nadawanego automatycznie przez system w kolejności księgowania, numer ten jest osobnym indywidualnym numerem dla każdej faktury, po którym można fakturę odnaleźć w dzienniku księgowań i rejestrach VAT. Po numerze księgowym można podejrzeć każdą wskanowaną fakturę jako załącznik w systemie w celu jakiejkolwiek dodatkowej weryfikacji można też ją z systemu wydrukować w formie pdf.

Załączonej faktury nie można z systemu usunąć ani zmienić jej treści.

Wydrukowana faktura ma wygląd identyczny jak faktura otrzymana pocztą w formie papierowej od kontrahenta zewnętrznego.

Numer dokumentu z SAP umożliwia archiwizowanie dokumentów wskanowanych do systemu SAP w kolejności chronologicznej w segregatorach. Podsumowując każda faktura wskanowana do systemu oznaczona jest kodem kreskowym i numerem dokumentu z SAP, tak oznaczona podlega archiwizacji w formie papierowej w segregatorach opisanych numerami dokumentów z SAP. Segregatory do archiwizacji są przechowywane w siedzibie spółki w czasie wymaganym określonym przepisami prawa. Faktury elektroniczne nie posiadają kodów kreskowych jednak księgowane w systemie SAP mają swój indywidualny numer księgowy.

Ad.2

Faktury płatne gotówką można podzielić na dwa rodzaje:

*   Zwroty gotówkowe dla pracowników

Dokumenty Zwroty gotówkowe dla pracowników tworzone są przez Wnioskodawcę (w większości obejmują formularz zamówienia wraz z fakturami lub innymi dokumentami uwierzytelniającymi poniesione koszty, za które ma nastąpić zwrot). Po otrzymaniu oryginału dokumenty księgowane są w systemie SAP. Każda faktura do danego zwrotu księgowana jest osobno, a następnie przeksięgowana na konto pracownika. Koszty, które są udokumentowane innymi dokumentami niż faktury VAT są księgowane bezpośrednio na konto pracownika.

Wszystkie księgowania otrzymują w systemie SAP odrębny numer; numer ten jest osobnym, indywidualnym numerem dla każdego księgowania. Komplet dokumentów jest skanowany i podłączany do dokumentu księgowego w systemie SAP.

Załącznika nie można z systemu usunąć ani zmienić jego treści.

Po numerze księgowym można wskanowane dokumenty podejrzeć oraz wydrukować.

Dokumenty archiwizowane są w kolejności chronologicznej na podstawie numeru ostatecznego przeksięgowania w systemie SAP.

*   Podróże służbowe:

Każda podróż służbowa otrzymuje unikalny, kolejny numer delegacji. Rozliczanie podróży służbowych odbywa się u Wnioskodawcy po odbyciu delegacji w systemie WebXL.

Każda faktura do danej delegacji księgowana jest osobno a następnie przeksięgowana na pracownika. Koszty, które są udokumentowane innymi dokumentami niż faktury VAT są księgowane bezpośrednio na konto pracownika. Wszystkie księgowania otrzymują w systemie SAP odrębny numer.

Komplet dokumentów zostaje wskanowany i podłączany pod każde księgowanie.

W systemie SAP jest zachowany pełen obraz rozliczenia pod każdym księgowaniem dotyczącym delegacji wraz załącznikami, dodatkowo w WebXL są zachowane załączniki. W obu systemach nie można usunąć i zmienić załączników. Archiwizacja kompletu dokumetów następuje rosnąco po kolejnym numerze delegacji wraz z podziałem na rok.

Opisane powyżej procedury skanowania i archiwizowania dokumentów są w pełni w Spółce realizowane (obok archiwizacji dokumentów papierowych) od roku 2010.

Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej, a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów, w szczególności związanych z odbywanymi przez pracowników podróżami służbowymi.

W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana jest taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na dokumencie wymagane przepisami nie są zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan ma odpowiednią jakość, zapewnia wyraźny odczyt danych na dokumencie (czytelność). Całość archiwizowanych dokumentów – faktur, a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów - w szczególności związanych z podróżami służbowymi pracowników zapewnia łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zapewniony jest bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie w zakresie podatku od towarów i usług:

Czy w przypadku systemu archiwizowania opisanego powyżej, Wnioskodawca będzie uprawniony do prowadzenia archiwum dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, zgodnie z art. 112a ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, elektroniczny system archiwizowania dokumentów, uprawnia do archiwizacji dokumentów w sposób jedynie elektroniczny, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. W wypadku zastosowania opisanego wyżej systemu skanowania i archiwizowania do dokumentacji od roku 2010, pozwoliłoby zniszczyć dokumenty papierowe z lat 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015 do dnia dzisiejszego włącznie, ponieważ dla potrzeb podatku VAT i dokumentowania podatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów, wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna. Elektroniczny system archiwizacji umożliwia Wnioskodawcy wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii dokumentu jest identyczna z treścią dokumentu w formie papierowej otrzymanego od kontrahenta. Przepisy prawa polskiego nie nakładają na niego obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, że podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej, jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. Przepisy prawa polskiego nie zastrzegają także, aby wszystkie dokumenty musiały być przechowywane wyłącznie w jednej formie, papierowej albo elektronicznej.

Zgodnie z art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, „Podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, w przypadku faktur, będzie oznaczać, że faktury dotyczące danego okresu rozliczeniowego będą przechowywane razem i wyraźnie oddzielone od faktur z innego okresu.

Wydaje się przy tym, że decydujące dla zaklasyfikowania danego dokumentu do danego okresu rozliczeniowego powinna być:

*   data powstania obowiązku podatkowego (a nie data wystawienia faktury) - w przypadku faktur sprzedażowych;

*   data otrzymania faktury (a nie data wystawienia faktury) - w przypadku faktur zakupowych.

Przepis wymaga takiego przechowywania faktur, aby było zapewnione łatwe ich odszukanie. Sposób przechowywania faktur (zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych) powinien zapewniać autentyczność i pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur przez cały okres, w którym trwa obowiązek ich przechowywania (od chwili ich wystawienia bądź odpowiednio otrzymania aż do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści faktury to okoliczność, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Przez pojęcie czytelności rozumieć należy brak trudności z odczytaniem treści faktury.

Jak wynika z powyższego prawodawca nie wymagał przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w ustawie o podatku od towarów i usług. Obraz faktury w systemie księgowym w pełni odpowiada treści danej faktury. Obraz jest całkowicie czytelny, tak aby w szczególności możliwe było zidentyfikowanie dostawcy towarów, usługodawcy czy wystawcy faktury. Proces skanowania nie przewiduje możliwości wprowadzania zmian w treści faktur. Zatem należy stwierdzić, że zostanie zachowany wymóg zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści oraz czytelności. Archiwizowanie faktur w systemie księgowym Spółki zapewni możliwość bezzwłocznego udostępnienia tych faktur organowi podatkowemu na jego żądanie. Funkcje przewidziane w systemie umożliwiają z kolei łatwość ich odszukania. Taki sposób przechowywania otrzymanych w formie elektronicznej faktur, spełnia warunki co do ich autentyczności, czytelności oraz integralności przewidziane w przepisie art. 106m ustawy o VAT oraz warunki określone w przepisie art. 112a ustawy o VAT. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podobnie:

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 18 grudnia 2012 r., sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG,

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 28 grudnia 2012 r., sygn. IPPP2/443-1050/12-2/AO;

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 stycznia 2013 r., sygn. ILPP4/443-504/12-2/EWW,

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 3 września 2014 r., sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD.

*   IBPP4/443-188/14/EK ILPP4/443-66/14-2/BA,

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19 stycznia 2016 r. IBPP3/4512-768/15/ASz, z dnia 29 stycznia 2016 r. IBBP1-3/4510-46/16/SK.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur

od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, s. 1 ze zm.), dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – Pojęcie faktury). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.

W myśl art. 244 ww. Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233.

W myśl art. 233 ust. 1 ww. Dyrektywy, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. „Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. „Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.

Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił – na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów – od tego opcjonalnego dla niego wymogu, tj. przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz podatnikiem VAT UE w rozumieniu ustawy o VAT. Faktury można pogrupować na dwie kategorie w zależności od formy regulowania zobowiązań :

1.  Faktury od dostawców wewnętrznych i zewnętrznych stanowiące rozrachunek z kontrahentem,

Faktury płatne przelewem są oklejane kodem kreskowym i wskanowane do systemu SAP. W systemie księgowym SAP zachowany jest pełny obraz faktury będący odzwierciedleniem faktury otrzymanej od dostawcy z zachowaniem niezmienności jej treści. Zeskanowne faktury po zaksięgowaniu w systemie SAP są oznaczane numerem dokumentu księgowego nadawanego automatycznie przez system w kolejności księgowania, numer ten jest osobnym indywidualnym numerem dla każdej faktury, po którym można fakturę odnaleźć w dzienniku księgowań i rejestrach VAT. Po numerze księgowym można podejrzeć każdą wskanowana fakturę jako załącznik w systemie w celu jakiejkolwiek dodatkowej weryfikacji można też ją z systemu wydrukować w formie pdf. Załączonej faktury nie można z systemu usunąć ani zmienić jej treści. Wydrukowana faktura ma wygląd identyczny jak faktura otrzymana pocztą w formie papierowej od kontrahenta zewnętrznego. Numer dokumentu z SAP umożliwia archiwizowanie dokumentów wskanowanych do systemu SAP w kolejności chronologicznej w segregatorach. Podsumowując każda faktura wskanowana do systemu oznaczona jest kodem kreskowym i numerem dokumentu z SAP, tak oznaczona podlega archiwizacji w formie papierowej w segregatorach opisanych numerami dokumentów z SAP. Segregatory do archiwizacji są przechowywane w siedzibie spółki w czasie wymaganym określonym przepisami prawa. Faktury elektroniczne nie posiadają kodów kreskowych jednak księgowane w systemie SAP mają swój indywidualny numer księgowy.

1.  Faktury rozliczane z pracownikiem można podzielić na dwa rodzaje:

*   Zwroty gotówkowe dla pracowników:

Dokumenty Zwroty gotówkowe dla pracowników tworzone są przez Wnioskodawcę (w większości obejmują formularz zamówienia wraz z fakturami lub innymi dokumentami uwierzytelniającymi poniesione koszty, za które ma nastąpić zwrot). Po otrzymaniu oryginału dokumenty księgowane są w systemie SAP. Każda faktura do danego zwrotu księgowana jest osobno, a następnie przeksięgowana na konto pracownika. Koszty, które są udokumentowane innymi dokumentami niż faktury VAT są księgowane bezpośrednio na konto pracownika. Wszystkie księgowania otrzymują w systemie SAP odrębny numer; numer ten jest osobnym, indywidualnym numerem dla każdego księgowania. Komplet dokumentów jest skanowany i podłączany do dokumentu księgowego w systemie SAP. Załącznika nie można z systemu usunąć ani zmienić jego treści. Po numerze księgowym można wskanowane dokumenty podejrzeć oraz wydrukować. Dokumenty archiwizowane są w kolejności chronologicznej na podstawie numeru ostatecznego przeksięgowania w systemie SAP.

*   Podróże służbowe:

Każda podróż służbowa otrzymuje unikalny, kolejny numer delegacji. Rozliczanie podróży służbowych odbywa się u Wnioskodawcy po odbyciu delegacji w systemie WebXL. Każda faktura do danej delegacji księgowana jest osobno a następnie przeksięgowana na pracownika. Koszty, które są udokumentowane innymi dokumentami niż faktury VAT są księgowane bezpośrednio na konto pracownika. Wszystkie księgowania otrzymują w systemie SAP odrębny numer. Komplet dokumentów zostaje wskanowany i podłączany pod każde księgowanie. W systemie SAP jest zachowany pełen obraz rozliczenia pod każdym księgowaniem dotyczącym delegacji wraz załącznikami, dodatkowo w WebXL są zachowane załączniki. W obu systemach nie można usunąć i zmienić załączników. Archiwizacja kompletu dokumentów następuje rosnąco po kolejnym numerze delegacji wraz z podziałem na rok.

Opisane powyżej procedury skanowania i archiwizowania dokumentów są w pełni w Spółce realizowane (obok archiwizacji dokumentów papierowych) od roku 2010. Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej, a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów, w szczególności związanych z odbywanymi przez pracowników podróżami służbowymi.

W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana jest taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na dokumencie wymagane przepisami nie są zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan ma odpowiednią jakość, zapewnia wyraźny odczyt danych na dokumencie (czytelność). Całość archiwizowanych dokumentów – faktur, a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów - w szczególności związanych z podróżami służbowymi pracowników zapewnia łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zapewniony jest bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji, wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą systemu archiwizowania otrzymywanych faktur wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, zgodnie z art. 112a ustawy o VAT.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Tut. Organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Wnioskodawcę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Tej ostatecznej weryfikacji może dokonać wyłącznie właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

Jak poinformował Wnioskodawca wszystkie faktury (a także paragony oraz inne podobne dokumenty - w szczególności związane z podróżami służbowymi pracowników) są skanowane do systemu SAP i wprowadzone do elektronicznej bazy danych faktur VAT, przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zapewniony jest bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych faktur, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na tle powyższych informacji należy stwierdzić, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania otrzymywanych w formie papierowej faktur, Wnioskodawca będzie uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, tj. w postaci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej i ich zniszczenia po zarchiwizowaniu. Biorąc pod uwagę powołane przepisy oraz opis sprawy należy stwierdzić, że opisany system archiwizowania otrzymywanych papierowych faktur w formie elektronicznej, będzie zgodny z przepisami art. 112a ustawy o VAT.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym skanowanie faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę oraz ich archiwizacja w postaci elektronicznej przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowe, w jakiej zostały otrzymane jest prawidłowe. Zaznaczyć należy, że w odniesieniu do pozostałych dokumentów, ustawa o podatku od towarów i usług nie zawiera stosownych przepisów, mówiąc wyłącznie o przechowywaniu faktur.

Organ podatkowy informuje, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy:

*   zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zderzana w przedstawionym stanie faktycznym,

*   zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia innego aktu lub czynności, oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy, określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego, w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1-4 ww. ustawy). Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydana w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.