Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0115-KDIT1-3.4012.499.2017.1.AT
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-10-06
Teza: Możliwość przechowywania faktur sprzedażowych wystawionych pierwotnie w postaci papierowej wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty; faktura; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 26 lipca 2017 r. (data wpływu 7 sierpnia 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 7 sierpnia 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

…. - dalej Spółka lub Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka prowadzi intensywną działalność w segmencie handlowym, zwiększając systematycznie sprzedaż towarów na stacjach paliw.

W związku z powyższym zwiększa się też liczba wystawianych papierowych faktur sprzedaży.

Na dziś egzemplarze faktur pozostające w Spółce archiwizowane są w formie papierowej.

Przechowywanie ich w tej postaci powoduje problemy z magazynowaniem ogromnych ilości dokumentów. W celu minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania ww. egzemplarzy faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług. W związku z powyższym Spółka planuje zamienić formę archiwizowania kopii egzemplarzy faktur wystawionych dla klientów Spółki w formie papierowej, z formy papierowej na formę elektroniczną. Sposób archiwizacji (przechowywania) będzie pozwalał na łatwe ich odszukanie, przy czym Spółka wskazuje, że zapewniona będzie ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność. Spółka przechowywać będzie je w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie. Zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów na żądanie organu podatkowego lub „organu kontroli skarbowej”, ich pobór i umożliwienie wglądu do dokumentów w zakresie przewidzianych dla kontroli podatkowej, czy celno-skarbowej.

W związku z powyższym opisem postawiono następujące pytanie.

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie wyłącznie w wersji elektronicznej faktur sprzedaży wystawianych przez Spółkę w formie papierowej na rzecz swoich kontrahentów, jest dopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów prawa podatkowego?

Zdaniem Wnioskodawcy, definicję faktury zawiera art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, który stanowi, iż przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Powyższe oznacza, że ustawa dopuszcza posługiwanie się fakturami zarówno w formie tradycyjnej, tj. papierowej, jak i w formie elektronicznej.

Istotne jest, by każda z jej form odpowiadała wymogom wskazanym w przepisach ustawy o VAT i w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur.

Ustawodawca określił również terminy i sposoby przechowywania faktur. Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone do celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się, co do zasady, z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przez cały ten okres podatnik zobowiązany jest więc do przechowywania faktur. Zarówno faktur wystawionych w celu udokumentowania sprzedaży jak i faktur zakupowych (z których wynika np. kwota podlegającego odliczeniu podatku naliczonego).

Informacje odnośnie sposobu przechowywania zawarte zostały w art. 112a ustawy o VAT. Zgodnie z nim, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu, w tym wystawione ponownie oraz otrzymane faktury, w tym wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ustawy o VAT).

Należy wskazać, że z przepisu art. 112a ust. 1 w zw. z art. 106m ustawy o VAT, nie wynika żaden wymóg co do formy przechowywania faktur. Można zatem przyjąć, że przechowywanie faktur powinno odbywać się przy wykorzystaniu jednej z dwóch dopuszczalnych form wskazanych w ustawowej definicji faktury (tj. formy papierowej oraz formy elektronicznej). Jedyne o czym musi pamiętać podatnik to, że w każdym przypadku powinna zostać zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.

Spółka wskazuje, że w całym okresie przechowywania dokumentów będą one należycie chronione, w szczególności przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentów.

W przedstawionym stanie faktycznym planowany sposób przechowywania faktur zakupu spełni wymogi, o których mowa w art. 112a ustawy o VAT, tj.:

1.  zachowana zostanie integralność dokumentów - zarówno proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną, jak i sposób ich przechowywania nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami dokumentu ani zawartymi w nim danymi;
2.  zachowana zostanie autentyczność pochodzenia dokumentów - Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała dokument i będzie w stanie zweryfikować ten fakt;
3.  zachowana zostanie czytelność dokumentów - proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną dokonywany będzie z wykorzystaniem odpowiedniej jakości sprzętu technicznego wykorzystywanego do ich skanowania;
4.  stosowane rozwiązania techniczne zapewnią bezzwłoczny dostęp do dokumentów, jak również ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka stoi na stanowisku, iż będzie uprawniona do archiwizacji dokumentów jedynie w formie elektronicznej w postaci obrazu elektronicznego i zaprzestania archiwizowania dokumentów w formie papierowej. Postępowanie takie należy uznać za zgodne z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego w zakresie wymogów co do przechowywania dokumentacji podatkowej.

Słuszność powyższego stanowiska potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego, m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 marca 2017 r. nr 3063-ILPP3.4512.44.2017.1.AR.

Wnioskodawca zwraca się o potwierdzenie stanowiska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z przepisem art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na mocy art. 106m ust. 4 ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jak wynika z powołanych przepisów ustawy, regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Jak wynika z wniosku, planowany sposób przechowywania przez Spółkę faktur sprzedażowych w postaci elektronicznej (wystawionych pierwotnie w formie papierowej), będzie zapewniał zachowanie autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka wskazała również, że na żądanie organu podatkowego/„organu kontroli skarbowej”, będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do tych faktur. Posiadane przez Spółkę narzędzia umożliwiają bowiem bezzwłoczne i łatwe odnalezienie faktury oraz ich pobór (i przetwarzanie danych w nich zawartych). Z całokształtu okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, że spełnione zostaną wszystkie wymogi dla przechowywania faktur, o których mowa w ustawie o VAT.

Mając na uwadze opis sprawy oraz powołane przepisy należy stwierdzić, że planowane przez Wnioskodawcę przechowywanie faktur sprzedażowych, dokumentujących sprzedaż dokonywaną przez Spółkę na rzecz swoich kontrahentów (wystawionych uprzednio w formie papierowej), wyłącznie w wersji elektronicznej, będzie zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

W rezultacie stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem.

Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.