Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP2-2.4010.81.2025.4.PK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-04-23
Teza: Przechowywanie dokumentacji wyłącznie w formie
elektronicznej i księgowanie na tej podstawie kosztów
uzyskania przychodów.
Słowa kluczowe: dokumentacja-dokumentacja księgowa
dokumenty-dokumenty elektroniczne
faktura-faktura elektroniczna
koszt-koszty uzyskania przychodów
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

17 lutego 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 stycznia 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej dotyczący możliwości rozpoznawania kosztów uzyskania przychodów na
    podstawie dokumentów księgowych przechowywanych w formie elektronicznej. Uzupełnili
    go Państwo pismem z 26 marca 2025 r. (wpływ 31 marca 2025 r.) - w odpowiedzi na
    wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

Spółka działająca pod firmą A. S.A. (dalej jako „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest spółką
    kapitałową prawa polskiego oraz czynnym i zarejestrowanym podatnikiem w rozumieniu
    przepisów ustawy o VAT. Spółka jest również podatnikiem podatku dochodowego od osób
    prawnych podlegając nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu zgodnie z art. 3 ust.
    1 ustawy o CIT.
    Spółka prowadzi działalność gospodarczą związaną z tworzeniem i wydawaniem
    oprogramowania w postaci (...) [dalej jako: „(...)”].
    W ramach prowadzonej działalności Spółka ponosi wydatki związane z jej podstawową
    działalnością i nabywa różnego rodzaju towary i usługi od różnych dostawców (dalej jako
    „Kontrahenci"). Spółka zatrudnia pracowników, którzy ponoszą różnego rodzaju wydatki
    służbowe (ponoszone m. in. podczas krajowych i zagranicznych podróży służbowych),
    podlegające rozliczeniu zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami. Spółka ponadto
    dokumentuje wykonywaną przez siebie sprzedaż, wystawiając faktury na rzecz swoich
    Kontrahentów.
    Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę co do zasady do wykonywania
    czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Spółka traktuje koszty związane z nabyciem
    tych towarów i usług jako koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodów z danego
    źródła lub w celu jego zachowania lub zabezpieczenia i traktuje je jako koszty uzyskania
    przychodów w rozumieniu ustawy o CIT, z zastrzeżeniem wyłączeń wskazanych w art. 16
    ustawy o CIT.
    Spółka otrzymuje od kontrahentów dokumenty potwierdzające dokonanie zakupu, w
    postaci, np. faktur, rachunków, not obciążeniowych lub paragonów (dalej jako:
    „Dokumenty”). Dokumenty te mają postać zarówno papierową, jak i elektroniczną.
    Obecnie Spółka planuje wdrożyć procedurę archiwizacji Dokumentów źródłowych głównie
    w formie elektronicznej.
    Dokumenty w formie papierowej
    W przypadku Dokumentów otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, po ich
    otrzymaniu są one skanowane do formy elektronicznej (pdf). Wykorzystywany jest do tego
    elektroniczny system służący do analizy, przechowywania i archiwizowania dokumentów.
    Dokumenty te podlegają następnie analizie formalnej, merytorycznej oraz akceptacji
    kontrolingowej lub akceptacji osób odpowiedzialnych za kontrolę realizacji kosztu, tak aby
    informacje zawarte w dokumencie odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia
    gospodarczego. Oryginały otrzymanych papierowo Dokumentów podlegają archiwizacji w
    swojej fizycznej wersji.
    W związku z planowanym wdrożeniem zmian do procedury archiwizacji Dokumentów,
    Spółka przewiduje, że Dokumenty otrzymywane przez pracowników w formie papierowej
    nadal skanowane będą przez jej wyznaczonych pracowników, podlegać będą również
    analizie formalnej, merytorycznej oraz akceptacji kontrolingowej lub akceptacji osób
    odpowiedzialnych za kontrolę realizacji kosztu, tak aby informacje zawarte w dokumencie
    odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia gospodarczego. Dokumenty te będą
    archiwizowane elektronicznie w podziale na okresy rozliczeniowe wraz z ich opisem
    analitycznym oraz fizycznie (papierowo) w archiwum Spółki. Spółka planuje jednak
    zrezygnować z archiwizacji fizycznych (papierowych) wersji w podziałach na okresy
    rozliczeniowe, wraz z ich opisem analitycznym - gdyż będą one archiwizowane z
    uwzględnieniem tych danych w formie elektronicznej.
    Spółka nie będzie dokonywała zniszczenia Dokumentów otrzymywanych w formie
    papierowej przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu
    VAT i CIT.
    Dokumenty w formie elektronicznej

    W przypadku Dokumentów otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej,
    podlegają one wprowadzeniu do elektronicznego systemu służącego do analizy,
    przechowywania i archiwizowania dokumentów. Dokumenty te podlegają tej samej
    analizie formalnej, finansowej i podatkowej oraz wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych
    Spółki, co dokumenty otrzymywane przez Spółkę w wersji papierowej.
    Dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej są następnie drukowane i
    archiwizowane przez pracowników Spółki w formie papierowej.
    W przypadku dokumentów sprzedażowych Spółki (czyli faktur sprzedażowych), procedura
    ich archiwizacji jest taka sama jak w przypadku faktur kosztowych otrzymywanych przez
    Spółkę w formie elektronicznej. Po ich wystawieniu, przekazaniu do Kontrahenta oraz
    prawidłowym wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych Spółki, są one drukowane przez
    wyznaczonych pracowników oraz archiwizowane w wersji papierowej, w podziale na
    okresy rozliczeniowe których dotyczą. W związku z planowanym wdrożeniem zmian do
    procedury archiwizacji Dokumentów, Spółka przewiduje rezygnację z archiwizacji ich
    papierowych wydruków. Oznacza to, że nadal będą podlegać weryfikacji i analizie
    formalnej, merytorycznej oraz akceptacji kontrolingowej lub akceptacji osób
    odpowiedzialnych za kontrolę realizacji kosztu, tak aby informacje zawarte w dokumencie
    odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia gospodarczego, ale ich elektroniczne wersje
    będą podlegały archiwizacji jedynie w elektronicznych systemach przechowywania
    dokumentacji wykorzystywanych przez Spółkę. W tych samych systemach archiwizowane
    będą skany dokumentów pierwotnie otrzymanych w formie papierowej, o których było
    mowa powyżej. System będzie zapewniał integralność formy papierowej, elektronicznej,
    identyfikowalność faktur.
    W odniesieniu do Dokumentów sprzedażowych Spółki (faktur sprzedażowych) również
    planowane jest zrezygnowanie z drukowania papierowych wersji dokumentów pierwotnie
    wystawianych w formie elektronicznej. Podlegać będą one archiwizacji jedynie w formie
    elektronicznej, we wspomnianym wyżej systemie przechowywania dokumentacji.
    Dokumenty sprzedażowe przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w
    sposób pozwalający na ich łatwe odszukiwanie oraz zapewniający autentyczność,
    integralność i czytelność ich treści od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Wydatki służbowe pracowników Spółki
    W odniesieniu do rozliczania wydatków służbowych, Spółka pobiera od pracowników
    dokumenty źródłowe (w postaci faktur, paragonów, rachunków i innych dokumentów,
    zarówno w formie elektronicznej lub papierowej). Dokumenty otrzymane od pracowników
    Spółki w formie papierowej podlegają zeskanowaniu oraz analizie formalnej, finansowej i
    podatkowej przed wprowadzeniem ich do ksiąg rachunkowych Spółki. Natomiast
    Dokumenty otrzymane od pracowników Spółki w formie elektronicznej, podlegają
    weryfikacji oraz wydrukowaniu i archiwizacji w formie fizycznej.
    Wszystkie Dokumenty są i będą w przyszłości przechowywane przez Spółkę co najmniej
    do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT.
    Wszystkie dokumenty przechowywane w formie elektronicznej (zarówno te pierwotnie
    otrzymane w formie papierowej, jak i w elektronicznej) będą przechowywane w systemach
    Spółki, w formacie który uniemożliwi ich modyfikację. Jednocześnie Spółka informuje, że
    dokumenty będą przechowywane na serwerach, które znajdują się na terytorium RP.
    Spółka zapewni zachowanie autentyczności pochodzenia dokumentów na podstawie
    stosowanej u niej procedury akceptacji wydatków (wspomnianej wyżej weryfikacji
    formalnej, finansowej i podatkowej). Dzięki zastosowaniu tej procedury Spółka będzie
    miała pewność, co do kompletności wszystkich wymaganych elementów oraz co do
    rzetelności informacji zawartych na dokumencie.
    Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

    Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT Spółka umożliwi ona naczelnikowi urzędu
    skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
    skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur
    przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie
    danych w nich zawartych.
    Sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie zapewniał autentyczność
    pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia
    /otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę
    audytu faktur od momentu ich otrzymania/wy stawienia do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży
    dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami dokumentującymi zakup/sprzedaż
    towarów/usług. Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT Spółka będzie dążyła do zapewnienia
    możliwie wysokiego poziomu pewności w zakresie prawidłowości obiegu faktur i
    zawartych w nich danych, w szczególności w zakresie:
        tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność
        pochodzenia),
        integralności faktury, czyli pewności, że nie zmieniono danych, które powinna
        zawierać faktura,
        czytelności faktury od momentu jej wystawienia/otrzymania do momentu
        zakończenia okresu jej przechowywania (czyli do czasu upływu terminu
        przedawnienia zobowiązania podatkowego).
    W ramach systemu wykorzystywanego przez Spółkę możliwe będzie powiązanie faktury ze
    stanowiącym podstawę jej wystawienia świadczeniem usług lub dostawą towarów w
    formie odpowiedniej dokumentacji archiwizowanej przez Spółkę. Proces łączenia faktur z
    dokumentami źródłowymi w ramach kontroli biznesowych oraz audytu będzie polegał na
    zestawianiu faktur z innymi dokumentami, takimi jak zamówienia, raporty sprzedażowe,
    umowy, dokumenty transportowe itp. Proces ten będzie umożliwiał uwiarygodnienie
    autentyczności pochodzenia danej faktury. W ramach systemu możliwe będzie także
    bezzwłoczne udostępnienie dokumentów w celu ich podglądu, pobrania czy wydruku.

## Pytanie

1) Czy w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków (spełniających wynikające z art. 15
      ust 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu), w
      przypadku których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art.
      9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane na
      zasadach opisanych w myśl planowanych przez Spółkę zmian, przedstawionych w
      opisie zdarzenia przyszłego, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków
      do kosztów uzyskania przychodów?
    2) Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego VAT o kwotę
      podatku naliczonego VAT wynikającego z Dokumentów otrzymanych w formie
      elektronicznej, jak i otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i następnie
      zdigitalizowanych do formy elektronicznej, jeżeli będą one przechowywane na
      zasadach opisanych w opisie zdarzenia przyszłego?
    3) Czy sposób przechowywania przez Spółkę dokumentów sprzedażowych (faktur
      sprzedażowych) wskazany w opisie zdarzenia przyszłego odpowiada zasadom
      przewidzianym przez art. 112a ust. 1 ustawy o VAT?

    Przedmiotem tej interpretacji jest odpowiedź na pytanie oznaczone nr 1 w zakresie
    ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W zakresie pytania oznaczonego jako
    nr 2 i nr 3 wydam odrębne rozstrzygnięcie.
    Państwa stanowisko w sprawie
    Ad 1)
    Zdaniem Wnioskodawcy, fakt przechowywania Dokumentów dokumentujących wydatki
    związane z podstawową działalnością Spółki oraz Dokumentów otrzymywanych od
    pracowników, zgodnie z procedurą opisaną w opisie zdarzenia przyszłego, nie będzie stał
    w przeszkodzie możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu, w
    myśl przepisów ustawy o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji
    rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie
    wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za
    rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości
    niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów
    amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    W myśl natomiast art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j.
    Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm., dalej jako „ustawa o rachunkowości”) do ksiąg
    rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde
    zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy
    o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe
    stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
    1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
    2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
    3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    W art. 20 ust. 3 ustawa o rachunkowości wskazuje, że podstawą zapisów mogą być
    również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
    1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które
      muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
    2) korygujące poprzednie zapisy;
    3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
      źródłowego;
    4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
      klasyfikacyjnych.
    Art. 20 ustawy o rachunkowości wskazuje zatem, jakie dokumenty mogą być podstawą do
    dokonywania zapisów operacji gospodarczych w księgach rachunkowych danej jednostki.
    Dokument (dowód księgowy) który na podstawie przepisów stanowi podstawę
    prowadzenia ewidencji rachunkowej stanowić będzie również dokument źródłowy dla
    celów podatkowych (zgodnie z art. 9 ustawy o CIT).
    W myśl zaś art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U.
    z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm., dalej jako „Ordynacja podatkowa”), jako dowód należy
    dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z
    prawem. Zgodnie natomiast z art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu
    podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez
    stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku
    oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności
    analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli
    podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku

    postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub
    wykroczenia skarbowe.
    Z analizy powyższych przepisów wynika, że przepisy dopuszczają wykorzystywanie
    wszelkich dokumentów jako dowodów potwierdzających dane zdarzenie gospodarcze -
    sformułowanie „w szczególności" użyte w art. 181 Ordynacji podatkowej oznacza, że
    przytoczony tam katalog informacji mogących stanowić dowody jest katalogiem otwartym.
    Ponadto ani ustawa o CIT, ani Ordynacja podatkowa nie zawierają przepisów dotyczących
    sposobu przechowywania dokumentów źródłowych. Zdaniem Wnioskodawcy oznacza to,
    że dokumenty źródłowe można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że
    będą one mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego na podstawie
    innych przepisów.
    Wobec powyższego, należy stwierdzić, że przedstawiony we wniosku sposób
    przechowywania dokumentów zakupowych i sprzedażowych nie jest sprzeczny i jest
    wystarczający na podstawie przepisów ustawy o CIT oraz Ordynacji podatkowej, bez
    konieczności przechowywania dokumentów źródłowych w formie papierowej.
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty
    poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania
    albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust.
    1 ustawy o CIT. Oznacza to, że zasadniczo wszystkie poniesione przez podatnika wydatki,
    zarówno te pośrednio, jak i bezpośrednio związane z uzyskiwanym przez niego
    przychodem stanowić będą koszt jego uzyskania pod warunkiem pozostawania z tym
    przychodem w związku przyczynowo skutkowym, chyba że zostały wymienione w art. 16
    ust. 1 ustawy o CIT. Ustawa o CIT wymaga zatem uzasadnienia gospodarczego i
    racjonalnego do każdego wydatku uznawanego przez podatnika za koszt uzyskania
    przychodów. Zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą, za koszt uzyskania przychodu uznać
    można wydatek, który łącznie spełnia następujące warunki:
    1) został poniesiony przez podatnika,
    2) jest definitywny (rzeczywisty),
    3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    4) poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich
      źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
    5) został właściwie udokumentowany,
    6) nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
    Mając na uwadze przytoczone powyżej przepisy, zdaniem Spółki przedstawiony w opisie
    zdarzenia przyszłego sposób przechowywania dokumentów źródłowych (sprzedażowych,
    wystawionych przez siebie oraz otrzymywanych od zewnętrznych kontrahentów w
    formach elektronicznych lub papierowych i następnie zdigitalizowanych), przy zachowaniu
    obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego - jest wystarczający do
    uznawania wydatków ponoszonych przez Wnioskodawcę za koszty uzyskania przychodów
    w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Sam fakt tego, że dokumenty źródłowe przechowywane
    będą przez Spółkę głównie w formie elektronicznej nie powoduje bowiem, że powinny one
    być automatycznie uznawane za koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.
    Stanowisko przedstawione powyżej przez Spółkę znajduje potwierdzenie w orzecznictwie
    sądów administracyjnych i interpretacjach indywidualnych przepisów prawa
    podatkowego, np.
    1) W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 grudnia 2022 r. sygn. akt II FSK
      1066/22 i wydanej po nim interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia
      26 czerwca 2023 r. nr 0111-KDIB1-2.4010.351.2018.14.DP;

    2) W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 października 2021 r. sygn. Akt
      II FSK 783/21 oraz wydanej po nim interpretacji Dyrektora Informacji Skarbowej z dnia
      25 kwietnia 2022 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.70.2020.12.S/RK;
    3) W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 maja 2022 r. sygn. Akt II FSK
      932/21 oraz wydanej po nim interpretacji Dyrektora Informacji Skarbowej z dnia 14
      października 2022 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.13.S/AS.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła
      przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź
    też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu,
    muszą być spełnione następujące warunki:
        został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
        pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
        przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika
        przez osoby inne niż podatnik),
        jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została
        podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
        pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
        poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
        może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
        został właściwie udokumentowany,
        nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww.
        ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie
    zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu
    (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją
    powołanego art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy
    dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów
    wydatków, na podstawie zgromadzonego przez podatnika materiału dowodowego.
    Z opisu Państwa sprawy wynika, że obecnie po otrzymaniu dokumentów w formie
    papierowej są one skanowane do formy elektronicznej (pdf). Wykorzystywany jest do tego

    elektroniczny system służący do analizy, przechowywania i archiwizowania dokumentów.
    Dokumenty te podlegają następnie odpowiedniej analizie, aby zawarte informacje
    odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia gospodarczego. Oryginały otrzymanych
    papierowo Dokumentów są archiwizowane w fizycznej wersji. Spółka planuje zrezygnować
    z archiwizacji fizycznych (papierowych) wersji w podziałach na okresy rozliczeniowe, wraz z
    ich opisem analitycznym - gdyż będą one archiwizowane z uwzględnieniem tych danych w
    formie elektronicznej.
    Spółka nie będzie niszczyć Dokumentów otrzymywanych w formie papierowej przed
    upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT.
    W przypadku Dokumentów otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej, również
    są wprowadzane do elektronicznego systemu i podlegają tej samej analizie, co dokumenty
    otrzymywane przez Spółkę w wersji papierowej. Dokumenty otrzymywane w formie
    elektronicznej są następnie drukowane i w tej formie są archiwizowane.
    W przypadku dokumentów sprzedażowych Spółki, procedura ich archiwizacji jest taka
    sama jak w przypadku otrzymywanych faktur kosztowych. Spółka przewiduje rezygnację z
    archiwizacji ich papierowych wydruków. System będzie zapewniał integralność formy
    papierowej i elektronicznej, identyfikowalność faktur. Dokumenty sprzedażowe
    przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich
    łatwe odszukiwanie oraz zapewniający autentyczność, integralność i czytelność ich treści
    od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego.
    W odniesieniu do rozliczania wydatków służbowych, Spółka pobiera od pracowników
    dokumenty źródłowe. Te otrzymane od pracowników Spółki w formie papierowej
    podlegają zeskanowaniu oraz odpowiedniej analizie. Natomiast Dokumenty otrzymane od
    pracowników Spółki w formie elektronicznej, podlegają weryfikacji oraz wydrukowaniu i
    archiwizacji w formie fizycznej. Wszystkie Dokumenty są i będą w przyszłości
    przechowywane przez Spółkę co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT.
    Dokumenty będą przechowywane na serwerach, które znajdują się na terytorium RP, w
    formacie uniemożliwiającym ich modyfikację.
    Państwa wątpliwości w zakresie podatku dochodowego do osób prawnych dotyczą kwestii
    tego, czy w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków, w przypadku których dokumenty
    księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane na zasadach opisanych
    przez Spółkę, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia ich do kosztów uzyskania
    przychodów.
    Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu
    dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą
    prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
      Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu
      (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy,
      a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości
      niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów
      amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów
    księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz.
    120 ze zm.).
    Z art. 20 ust. 2 pkt 1 powyższej ustawy wynika, że:

      Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
      dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi” zewnętrzne
      obce - otrzymane od kontrahentów.
    Podstawowymi „dowodami zewnętrznymi obcymi” są faktury VAT. Tak więc, przechodząc
    na grunt przepisów podatkowych, wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady
    wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1 - 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
    (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób
    powinny być przechowywane faktury VAT:
    Zgodnie z art. 112a ww. ustawy:
      1. Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
      2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
      3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
      4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu
      celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    W opisie sprawy wskazują Państwo wymagane przepisami prawa elementy niezbędne do
    prawidłowego przechowywania i dostępu do dokumentów, tj.:
        wersje elektroniczne faktur, o których mowa we wniosku, będą przechowywane w
        podziale na okresy rozliczeniowe (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT),
        faktury są przechowywane w formacie pdf, uniemożliwiającym ich modyfikację, na
        serwerach Spółki zlokalizowanych w Polsce (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT),
        Spółka umożliwi organom podatkowym na żądanie, w przypadku faktur
        przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz
        przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).
    Odnosząc się zaś do pozostałych dokumentów zakupowych, należy wskazać na art. 73 ust.
    2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT), który reguluje miejsce i
    sposób gromadzenia dokumentów księgowych:
      Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
      nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących

      umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść
      dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych
      pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
      Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie
      urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne
      przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem
      księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
    Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich
    urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy
    nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji
    przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4
    ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie
    dowodów księgowych.
    Archiwizowanie i przechowywanie faktur i innych dokumentów zakupowych w formie
    elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności
    pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu
    dostępu do nich na żądanie organom podatkowym - jest zgodne z przytoczonymi
    przepisami.
    Podsumowując, wskazany w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur i
    innych dokumentów zakupowych jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi i tym
    samym tak przechowywane dokumenty księgowe stanowią podstawę dla zaliczenia
    wydatków do kosztów uzyskania przychodu, o ile spełniają wytyczne wskazane w art. 15
    ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
    Wobec powyższego Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem
    stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W
    związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we
    wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
    Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w
    indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej
    przedmiotem wniosku.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
        111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa
        sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia
        przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe
      będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności
      będących przedmiotem decyzji wydanej:
        1) z zastosowaniem art. 119a;

        2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5
          ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
        3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t. j. Dz. U. z
    2024 r. poz. 935 z późn. zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za
    pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA) w terminie trzydziestu dni od dnia
    doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.