Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB2/4511-854/15/RS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2015-11-27
Teza: Czy z tytułu wypłacanego pracownikowi socjalnemu ryczałtu z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych należy potracić zaliczkę na podatek dochodowy?
Słowa kluczowe: jazda; koszt-zwrot kosztów; pracownik; samochód-samochód prywatny
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 3 września 2015 r. (data wpływu 10 września 2015 r.), uzupełnionym pismem z dnia 20 listopada 2015 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie powstania przychodu pracownika - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 września 2015 r. został złożony ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 20 listopada 2015 r., o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie powstania przychodu pracownika.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca (Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej) zawarł z pracownikami socjalnymi umowę cywilnoprawną na używanie w jazdach lokalnych własnego pojazdu do celów służbowych, według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalenia oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Liczba kilometrów nie przekracza 300 km miesięcznie. Zgodnie z art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej, pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy. Pracodawca nie posiada własnych środków transportu, z tego powodu kierownik GOPS przyznał ryczałt kilometrów na jazdy lokalne pracowników socjalnych wykonujących pracę w terenie.

1.  Pracownicy Wnioskodawcy mają wypłacany miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne w ilości 100 km miesięcznie.
2.  Zwrot kosztów za przejazdy lokalne następuje w formie miesięcznego ryczałtu po przedłożeniu pisemnego oświadczenia pracownika o używaniu własnego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.
3.  Zwrot kosztów za przejazdy lokalne w celach służbowych następuje w ilości iloczynu stawki za km przez ilość przyznanego miesięcznego limitu kilometrów.
4.  Stawka za 1 km przebiegu pojazdu wynosi 0,7846 zł zgodnie z zarządzeniem kierownika GOPS w sprawie ustalania ryczałtu oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych dla pracownika socjalnego Wnioskodawcy.
5.  Kwotę ustalonego ryczałtu za jazdy lokalne zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą (1/22) za każdy roboczy dzień nieobecności w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu lub innej nieobecności oraz podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności, a także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy z tytułu wypłacanego pracownikowi socjalnemu ryczałtu z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych należy potracić zaliczkę na podatek dochodowy?

Zdaniem Wnioskodawcy, odpowiedź jest twierdząca. Pracownik socjalny składa oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to zawiera dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określenie ilości dni nieobecności pracownika socjalnego w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilości dni, w których pracownik socjalny nie dysponowałby pojazdem służbowym. Jednak pracownik socjalny nie prowadzi dokładnej ewidencji przebiegu pojazdu z każdego dnia miesiąca.

Wnioskodawca uważa, że nie znajdzie zastosowania art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym, ponieważ pracownik socjalny nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Art. 11 ust. 1 ww. ustawy, stanowi, że przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 , art. 20 ust. 3 i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

W myśl przepisów art. 31 ww. ustawy, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Jednocześnie w myśl art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Zwolnienie, o którym mowa, jest limitowane. Przysługuje bowiem tylko do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach. Zarówno ryczałty, jak i stawki kilometrowe zostały określone w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Zgodnie z § 2 pkt 1) rozporządzenia, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 km przebiegu pojazdu, które dla samochodu osobowego nie mogą być wyższe niż:

1.  o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
2.  o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia, miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2-4, ustala pracodawca. Stosownie do § 3 ust. 2 rozporządzenia limit, o którym mowa w ust. 1, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

1.  300 km - do 100 000 mieszkańców;
2.  500 km - ponad 100 000 do 500 000 mieszkańców;
3.  700 km - ponad 500 000 mieszkańców.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 ust. 1 rozporządzenia).

Zgodnie zaś z § 4 ust. 2 rozporządzenia, kwotę ustalonego ryczałtu, o którym mowa w ust. 1, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Natomiast w przypadku gdy w jazdach lokalnych rozliczenie zwrotu kosztów opiera się na faktycznym przebiegu pojazdu, pracownik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Zgodnie z art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r., poz. 163 z późn. zm.), pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy.

Z treści wniosku wynika, że Wnioskodawca (Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej) zawarł z pracownikami socjalnymi umowę cywilnoprawną na używanie w jazdach lokalnych własnego pojazdu do celów służbowych, według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalenia oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Liczba kilometrów nie przekracza 300 km miesięcznie. Zgodnie z art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej, pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy. Pracodawca nie posiada własnych środków transportu, z tego powodu kierownik GOPS przyznał ryczałt kilometrów na jazdy lokalne pracowników socjalnych wykonujących pracę w terenie.

1.  Pracownicy Wnioskodawcy mają wypłacany miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne w ilości 100 km miesięcznie.
2.  Zwrot kosztów za przejazdy lokalne następuje w formie miesięcznego ryczałtu po przedłożeniu pisemnego oświadczenia pracownika o używaniu własnego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.
3.  Zwrot kosztów za przejazdy lokalne w celach służbowych następuje w ilości iloczynu stawki za km przez ilość przyznanego miesięcznego limitu kilometrów.
4.  Stawka za 1 km przebiegu pojazdu wynosi 0,7846 zł zgodnie z zarządzeniem kierownika GOPS w sprawie ustalania ryczałtu oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych dla pracownika socjalnego Wnioskodawcy.
5.  Kwotę ustalonego ryczałtu za jazdy lokalne zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą (1/22) za każdy roboczy dzień nieobecności w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu lub innej nieobecności oraz podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności, a także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Mając na uwadze okoliczności faktyczne przedstawione we wniosku oraz powołany wyżej stan prawny stwierdzić należy, że zwrot kosztów przejazdów pracowników socjalnych związany z używaniem własnego pojazdu do celów służbowych, do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego, korzysta ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem w przypadku wypłaty ryczałtu nie jest konieczne dokumentowanie przebiegu pojazdu w ewidencji prowadzonej przez pracownika.

W konsekwencji, na Wnioskodawcy nie ciąży obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy z tytułu wypłaty ww. świadczeń.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie, ul. Kraszewskiego 4a, 35-016 Rzeszów, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.