Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-471/13-2/JL
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-07-26
Teza: Sposób przechowywania egzemplarza faktury, który zachowuje w swojej dokumentacji Spółka w formacie PDF/TIFF na elektronicznym nośniku danych (tj. bez drukowania faktury) będzie właściwy.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 108

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 14.05.2013 r. (data wpływu 20.05.2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej bez konieczności jej drukowania – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20.05.2013 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej bez konieczności jej drukowania.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi na terytorium Polski działalność gospodarczą świadcząc usługi na rzecz podatników podatku od towarów i usług. Spółka wystawia faktury za pomocą programu komputerowego. Tak przygotowane faktury zostają wydrukowane a następnie wysyłane do klientów w wersji materialnej (papierowej) za pośrednictwem poczty lub kuriera (ewentualnie wręczane osobiście). Egzemplarz faktury, który w swojej dokumentacji zachowuje Spółka jest archiwizowany w wersji papierowej (tj. Spółka dokonuje wydruku faktury sporządzonej za pomocą programu komputerowego). Spółka chciałaby prowadzić archiwizacje tych faktur (egzemplarz zachowany przez Spółkę w swojej dokumentacji) w wersji elektronicznej. Utworzone dokumenty Spółka chciałaby zapisywać w formacie PDF/TIFF. Dokument pozostawałby niezmieniony w czasie niezależnie od narzędzi i systemu służącego do przeglądania dokumentów. Dodatkowo faktura byłaby archiwizowana na serwerze i powiązana z księgowym ujęciem danej faktury w taki sposób, że po wpisaniu poszczególnego numeru dokumentu zostanie wyświetlony załącznik będący obrazem faktury. Proponowana metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej zapewni autentyczność pochodzenia, czytelność oraz integralność treści niezależnie od używanego oprogramowania czasu oraz miejsca przeglądania dokumentów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki w kwestii przechowywania egzemplarza faktury, który zachowuje w swojej dokumentacji Spółka w opisanej powyżej formie elektronicznej, bez konieczności drukowania dokumentu?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Szczegółowe regulacje w zakresie wystawiania faktur zawierają poniższe akty prawne:

*   Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Rozporządzenie to zostało zmienione rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 (dalej: Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur),
*   Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej „Rozporządzenie o fakturach przesyłanych w formie elektronicznej”).

W myśl par 19 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Dodatkowo zgodnie z § 21 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\- w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

1.  Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
2.  Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
3.  Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Wskazane przepisy Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur określają zatem sposób i warunki przechowywania faktury w postaci elektronicznej w przypadku wystawienia oryginału dokumentu w sposób tradycyjny w postaci papierowej, a następnie przekazania go w tej postaci kontrahentowi Spółki. Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność sposobu przechowywania egzemplarza faktury, który zachowuje w swojej dokumentacji podatnik. Wskazać jednakże należy, że co do zasady, faktury wystawione w postaci papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Powyższe przepisy nie wprowadzają wymogu podpisania takich faktur podpisem elektronicznym.

Spółka za pośrednictwem systemu komputerowego generuje faktury. Faktura w wersji papierowej wysłana jest do odbiorcy, egzemplarz który zachowuje w swojej dokumentacji Spółka przechowywany jest w wersji papierowej. Spółka chciałaby prowadzić archiwizację egzemplarzy faktur, które zachowuje w swojej dokumentacji w wersji elektronicznej. Każdorazowe wystawienie faktury VAT będzie związane z jej ujęciem w ewidencji elektronicznego systemu księgowego i w rejestrze podatku należnego. Tak więc podział na okresy rozliczeniowe związany jest z ujęciem danej faktury w rejestrze sprzedaży. Łatwe odszukanie faktury zapewnione będzie przez podanie odpowiedniego numeru, pod którym ujęta została faktura w rejestrze sprzedaży, po czym system bezzwłocznie wyświetli odpowiedni załącznik w formacie PDF/TIFF. Jednocześnie system będzie przechowywał faktury do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w powiązaniu z przedstawionym we wniosku opisem sprawy, stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać egzemplarz wystawionej faktury, który Spółka winna jest przechowywać w swojej dokumentacji w formie elektronicznej w postaci pliku PDF/TIFF.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 8 powołanego artykułu, szczegółowe zasady dotyczące faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68 poz. 360 ze zm.). W tym miejscu wskazać należy, iż z dniem 1 stycznia 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012 r. poz. 1428).

W myśl § 19 ust. 1 tego rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2013 r., faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 cyt. zmienionego rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\- w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie ust. 2 ww. przepisu, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 4 powołanego rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

§ 20a ust. 1 rozporządzenia stanowi z kolei, iż podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 20a ust. 2).

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur VAT, przy czym z przepisów tych wynika dowolność sposobu przechowywania faktury, pod warunkiem jednakże spełnienia określonych przesłanek.

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. § 20a cyt. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy przedstawionego w złożonym wniosku wynika, iż Wnioskodawca, który świadczy na terytorium kraju usługi na rzecz podatników podatku od towarów i usług zamierza prowadzić archiwizacje wystawianych faktur (egzemplarz zachowany przez Spółkę w swojej dokumentacji) w wersji elektronicznej. Utworzone dokumenty Spółka chciałaby zapisywać w formacie PDF/TIFF. Dokument pozostawałby niezmieniony w czasie niezależnie od narzędzi i systemu służącego do przeglądania dokumentów. Dodatkowo faktura byłaby archiwizowana na serwerze i powiązana z księgowym ujęciem danej faktury, w taki sposób, że po wpisaniu poszczególnego numeru dokumentu zostanie wyświetlony załącznik będący obrazem faktury. Proponowana metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej zapewni autentyczność pochodzenia, czytelność oraz integralność treści niezależnie od używanego oprogramowania, czasu oraz miejsca przeglądania dokumentów.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Biorąc pod uwagę powołane przepisy oraz mając na uwadze fakt, że - jak wskazał Wnioskodawca - proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 20a oraz w § 21 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów, oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp, a także umożliwiając organom również przetwarzanie danych w nich zawartych – należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie w formie elektronicznej wystawionych w formie papierowej faktur, jest zgodne z powyższymi przepisami. Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w § 21 cyt. rozporządzenia – Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.

Reasumując należy stwierdzić, że sposób przechowywania egzemplarza faktury, który zachowuje w swojej dokumentacji Spółka w formacie PDF/TIFF na elektronicznym nośniku danych (tj. bez drukowania faktury) będzie właściwy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.