Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-2.4011.611.2025.1.MW
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-08-07
Teza: Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet z
tytułu podróży służbowych oraz ryczałtów za noclegi.
Słowa kluczowe: dieta
działalność-działalność gospodarcza
kierowca
koszt-koszty uzyskania przychodów
nocleg-ryczałt za nocleg
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Koszty uzyskania przychodów.-Koszty uzyskania
przychodów.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 4-art. 22-ust. 1
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 4-art. 23-ust. 1-pkt 52

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 lipca 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 21 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Jest Pan osobą prowadzącą działalność gospodarczą. Działalność ta polega na
    wykonywaniu transportu drogowego rzeczy na terenie Polski i innych krajów Unii
    Europejskiej. Działalność wykonuje Pan osobiście, prowadząc pojazdy będące Pana
    własnością i służące do wykonywania działalności gospodarczej.
    Posiada Pan nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej
    Polskiej w myśl art. 3 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku od osób fizycznych.
    Działalność gospodarczą prowadzi Pan od 27 października 2021 r. w Polsce.
    Działalność gospodarcza opodatkowana jest podatkiem na zasadach ogólnych (tj. skala
    podatkowa).
    Dokumentacja podatkowa prowadzona jest w formie Książki Przychodów i Rozchodów.
    Do kosztów uzyskania przychodów chciałby Pan zaliczyć diety zagraniczne oraz ryczałty za
    noclegi.

## Pytanie

Czy w związku z prowadzoną przez Pana działalnością może Pan rozliczać w kosztach
    uzyskania przychodu delegacje zagraniczne, tj. diety i ryczałty za noclegi?
    Pana stanowisko w sprawie
    W Pana ocenie – koszty delegacji zagranicznych wprost przenoszą się na uzyskany przez
    Pana przychód, tj. gdyby nie wykonywał Pan transportu osobiście, co za tym idzie, nie
    ponosił kosztów z tym związanych, to Pana przychód byłby mniejszy o 30%.
    Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od
    osób fizycznych uważa Pan, że może Pan rozliczać delegacje zagraniczne w kosztach
    uzyskania przychodów. Zamierza Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu koszty
    ryczałtów za noclegi oraz wartość diet nieprzekraczającą wysokości diet przysługujących
    pracownikom, określonym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29
    stycznia 2013 r.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest:
    - prawidłowe – w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania
      przychodów diet,
    - nieprawidłowe – w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania
      przychodów ryczałtu za noclegi.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów
      wymienionych w art. 23.
    Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną
    spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.

    Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów
    podróży służbowych (diet) osób prowadzących działalność gospodarczą zawarte zostały w
    art. 23 ust. 1 pkt 52 omawianej ustawy podatkowej.
    Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży
      służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi
      współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących
      pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego
      ministra.
    Odrębnymi przepisami, o których mowa w tej regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy
    i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
    pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
    budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).
    Podkreślam jednak odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby
    fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej
    określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do
    przedsiębiorcy istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być
    ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
    Wskazuję zatem, że odesłanie w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od
    osób fizycznych do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście
    ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność
    gospodarczą, nie natomiast samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do
    wymienionych w nim podmiotów.
    Z powyższej regulacji prawnej wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych
    wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą,
    ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza
    to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów
    wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości
    diet przysługujących pracownikom.
    Powołane przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmując swoją
    dyspozycją sytuację odbywania podróży służbowych przez osoby prowadzące działalność
    gospodarczą, nie przewidują w tej kategorii podatników żadnych wyłączeń o charakterze
    przedmiotowym lub podmiotowym, dlatego nieuprawnione jest różnicowanie osób
    prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności.
    W szczególności przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych
    ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności
    gospodarczej ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o
    świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w
    wykonaniu zawartej umowy.
    Jednocześnie podkreślam, że problematyka dotycząca podróży służbowych, odbywanych
    w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, znalazła odzwierciedlenie w
    orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie
    jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że
    jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży
    służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w
    zakres podróży służbowych.
    W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie
    przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem
    działalności.

    Dlatego stwierdzam, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów
    wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością
    gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.
    Na powyższe nie ma wpływu dodanie – na podstawie art. 40 pkt 5 ustawy z dnia 28 lipca
    2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz. U. z 2023 poz. 1523) – do
    ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473) art.
    26f ust. 1, zgodnie z którym:
      Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów
      drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z 26
      czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
    Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących osobiście działalność
    gospodarczą w zakresie usług transportowych, lecz pracowników zatrudnionych na
    stanowisku kierowcy.
    W odniesieniu natomiast do ryczałtu za na nocleg wskazuję na § 16 pkt 1 rozporządzenia
    Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi
    zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
    podróży służbowej:
      Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w
      wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w
      poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.
    Zgodnie z § 16 pkt 2 tego rozporządzenia:
      W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w
      wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas
      przejazdu.
    Do przedsiębiorców – w odniesieniu do wykonywanych przez nich podróży służbowych –
    nie mają zastosowania ww. przepisy. Stąd przewidziane tymi przepisami należności z
    tytułu podróży służbowych, w tym omawiany „ryczałt za noclegi”, nie przysługują
    przedsiębiorcom, wobec czego nie mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania
    przychodów. Możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wartości diet w
    wysokości określonej dla pracowników jest w tym zakresie wyjątkiem, wynikającym z
    cytowanego wcześniej przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od
    osób fizycznych.
    Przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie transportu i wykonujący w jego firmie
    zadania kierowcy ma prawo do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków
    poniesionych w związku z tą działalnością. Koszty noclegów, spełniające warunek
    celowości, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, lecz jedynie w wysokości
    faktycznie poniesionych wydatków, udokumentowanych fakturami bądź rachunkami.
    Na podstawie przedstawionego stanu faktycznego oraz powołanych przepisów prawa
    podatkowego stwierdzam, że jeżeli wydatki z tytułu diet za czas przebywania Pana w
    podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą będą spełniać przesłanki zawarte w
    art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w
    celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej
    działalności, to ma Pan prawo zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów
    uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednak wyłącznie w części
    nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych
    przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i
    Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
    pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
    budżetowej z tytułu podróży służbowej.

    Jednocześnie takim kosztem podatkowym nie są ryczałty za noclegi, ponieważ § 16 pkt 2
    rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących
    pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
    budżetowej z tytułu podróży służbowej nie ma w Pana sprawie zastosowania.
    Podsumowanie: w związku z prowadzoną działalnością może Pan rozliczać w kosztach
    uzyskania przychodów diety (do wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej
    w odrębnych przepisach). Natomiast ryczałtu za noclegi nie może Pan zaliczać do kosztów
    uzyskania przychodów w Pana działalności gospodarczej.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który
    obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna
      (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu
    Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z
    dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U.
    z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.