Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-1071/10-2/MN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-10-07
Teza: Czy możliwe jest przechowywanie kopii faktur dokumentujących świadczenie usług w systemie księgowym w formie elektronicznej, w którym zostały wystawione oryginały tych faktur i który przechowuje ich kopie oraz zapewnia możliwość ich wydruku w każdym czasie?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; druk; drukarka; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; faktura-kopia faktury; faktura-oryginał faktury; faktura-wystawienie faktury; kopia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 108

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 7 lipca 2010 r. (data wpływu 12 lipca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 lipca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka jest inwestorem budynków mieszkalnych z przeznaczeniem na wynajem lokali mieszkalnych w oparciu o ustawę z dnia 26 października 1995 r. o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1070 ze zm.). Wnioskodawca dokonuje świadczenia usług najmu oraz osiąga inne przychody w ramach prowadzonej działalności. Czynności te dokumentowane są fakturami, których oryginały są dostarczane kontrahentom w wersji papierowej, a kopie faktur przechowywane są w jednostce Wnioskodawcy również w wersji papierowej. Wystawienie faktury odbywa się poprzez jej ujęcie w elektronicznym systemie księgowym oraz rejestrze podatku należnego. System ten przechowuje jej kopię oraz umożliwia wydrukowanie kopii tej faktury w dowolnym czasie. Przechowywanie kopii wystawionych faktur w formie papierowej obciąża Spółkę dodatkowymi kosztami, wymaga dodatkowej pracy osób, powoduje problemy z nadmiernym magazynowaniem dokumentów, przyczynia się do nadmiernego zużywania papieru i segregatorów. Zainteresowany zamierza przechowywać kopie wystawionych faktur w formie elektronicznej w systemie księgowym, który zapewnia pełną zgodność kopii faktury z oryginałem faktury wystawionym w formie papierowej, nie daje możliwości zmiany treści kopii faktury, natomiast istnieje możliwość wydrukowania w każdej chwili takiej faktury, a w szczególności na wezwanie organów podatkowych. Oryginały faktur nadal będą wystawiane w formie papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy możliwe jest przechowywanie kopii faktur dokumentujących świadczenie usług w systemie księgowym w formie elektronicznej, w którym zostały wystawione oryginały tych faktur i który przechowuje ich kopie oraz zapewnia możliwość ich wydruku w każdym czasie?

Zdaniem Wnioskodawcy, żaden przepis rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.) nie określa w jakiej formie ma być przechowywana faktura zatrzymana przez sprzedawcę oraz nie nakłada na podatnika obowiązku wydrukowania kopii faktury w celu jej przechowywania. Przepisy rozporządzenia wymagają, iż faktury należy przechowywać do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego i na każde jego wezwanie podatnicy są zobowiązani przedstawić kopie faktur. Bez znaczenia jest to, czy wraz z ujęciem w ewidencji księgowej i rejestrze należnego podatku od towarów i usług zostanie wydrukowany oryginał i kopia faktury, czy też sam oryginał, bowiem podstawowe znaczenie ma to, czy wystawiona faktura została ujęta w ewidencji księgowej i rejestrze podatku należnego oraz to, czy sposób przechowywania faktury wyklucza możliwość zmiany treści jej zapisów po wystawieniu i ujęciu w ewidencji. Skoro wszelkie wymogi dotyczące wystawiania faktur określone w ww. rozporządzeniu są spełnione już w chwili wystawienia i wydrukowania oryginału faktury, to nie jest istotne, czy kopia faktury zostanie wydrukowana wraz z wydrukowaniem oryginału, czy w okresie późniejszym. Przepisy dotyczące VAT nie zawierają warunku, aby dla wystawienia faktury oraz dla przechowywania kopii faktury przez sprzedawcę niezbędne było jej wydrukowanie. Wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do nabywcy. Użyte w § 21 sformułowanie „wystawiać” nie może być rozumiane w ten sposób, że faktura będzie miała zawsze formę papierową, gdyż podstawowe znaczenie powinny mieć dane zawarte w obydwu egzemplarzach faktury, tj. oryginale i kopii, a nie fizyczne ich posiadanie albowiem nie użyto słów „drukowana kopia faktury”, co oznacza, że nie zastrzeżono formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

W myśl § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1.  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2.  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3.  numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
4.  dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6.  miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
8.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9.  stawki podatku;
10.  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12.  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Na mocy § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

Według § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2 rozporządzenia).

Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej – § 21 ust. 3 rozporządzenia.

Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, iż Wnioskodawca dokonuje świadczenia usług najmu oraz osiąga inne przychody w ramach prowadzonej działalności. Czynności te dokumentowane są fakturami, których oryginały są dostarczane kontrahentom w wersji papierowej, a kopie faktur przechowywane są w jednostce Wnioskodawcy również w wersji papierowej. Wystawienie faktury odbywa się poprzez jej ujęcie w elektronicznym systemie księgowym oraz rejestrze podatku należnego. System ten przechowuje jej kopię oraz umożliwia wydrukowanie kopii tej faktury w dowolnym czasie. Przechowywanie kopii wystawionych faktur w formie papierowej obciąża Spółkę dodatkowymi kosztami, wymaga dodatkowej pracy osób, powoduje problemy z nadmiernym magazynowaniem dokumentów, przyczynia się do nadmiernego zużywania papieru i segregatorów. Zainteresowany zamierza przechowywać kopie wystawionych faktur w formie elektronicznej w systemie księgowym, który zapewnia pełną zgodność kopii faktury z oryginałem faktury wystawionym w formie papierowej, nie daje możliwości zmiany treści kopii faktury, natomiast istnieje możliwość wydrukowania w każdej chwili takiej faktury, a w szczególności na wezwanie organów podatkowych. Oryginały faktur nadal będą wystawiane w formie papierowej.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów będą miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany będzie zatem do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Możliwość przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) – nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

W związku z powyższym, skoro ustawodawca uwzględnił możliwość wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej, a także uregulował tę kwestię odrębnymi przepisami, które nie mają zastosowania w niniejszej sprawie, stwierdzić należy, iż nie jest możliwe wystawienie oraz przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej w sposób inny niż przewidziany przez ustawodawcę w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Należy podkreślić, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług dotyczące faktur są odzwierciedleniem prawa wspólnotowego, a konkretnie przepisów Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE. L 2006.347.1 ze zm.). Stosownie do art. 244 ww. Dyrektywy Rady 2006/112/WE, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Art. 246 akapit pierwszy cyt. Dyrektywy stanowi, że przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność. W myśl art. 247 ust. 2 zdanie pierwsze ww. Dyrektywy Rady 2006/112/WE, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 tej Dyrektywy (tzn. autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, a także ich czytelność) państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Z powyższego wynika, że wymóg przechowywania faktur „papierowych” w oryginalnej postaci, zawarty w cytowanym rozporządzeniu Ministra Finansów znajduje uzasadnienie w prawie Unii Europejskiej.

Reasumując stwierdzić należy, iż nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne. Normy regulujące wystawianie, przesłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej, jak i papierowej określono z uwzględnieniem specyfiki medium, za pośrednictwem którego faktury są w obrocie. Wskazać należy, iż w obu unormowaniach nie przewidziano możliwości stosowania formy mieszanej, a zaproponowany we wniosku sposób wystawiania i przechowywania faktur nie wypełni warunków obiegu dokumentów dla jednego bądź drugiego sposobu fakturowania.

Zatem w analizowanej sprawie, Zainteresowany dokumentując wykonywane czynności za pomocą faktur VAT będzie miał obowiązek wystawić je w wersji papierowej co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzyma klient, a kopię zatrzyma Wnioskodawca – zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia. Zainteresowany będzie również zobowiązany do przechowywania kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w oryginalnej postaci, w której dokumenty te zostaną wystawione – na podstawie § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia.

Reasumując, w sytuacji, gdy faktura dokumentująca świadczenie usług będzie miała postać papierową, nie jest możliwe przechowywanie kopii tej faktury w systemie księgowym, w formie elektronicznej nawet, jeżeli system ten zapewnia pełną zgodność kopii faktury z oryginałem faktury wystawionym w formie papierowej oraz umożliwia jej wydruk w dowolnym czasie. Zatem, Wnioskodawca zobowiązany będzie do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.