Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-453/10-4/JC
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2010-09-17
Teza: Czy koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej, zwrócone pracownikowi przez Spółkę na podstawie przedłożonych faktur, stanowią koszty uzyskania przychodów Spółki (także w części przekraczającej kwotę diet określonych odpowiednio w Rozporządzeniu 1 lub Rozporządzeniu 2)?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; faktura; koszt; koszt-koszty uzyskania przychodów; pracownik; rozporządzenie
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 12.07.2010 r. (data wpływu 16.07.2010 r.) oraz piśmie z dnia 24.08.2010 r. (data nadania 25.08.2010 r., data wpływu 27.08.2010 r.) uzupełniającym braki formalne na wezwanie Nr IPPB2/415-644/10-2/MK1 oraz Nr IPPB5/423-453/10-2/JC z dnia 19.08.2010 r. (data nadania 19.08.2010 r., data doręczenia 23.08.2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej zwrócone pracownikowi Spółki – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 16.07.2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej zwrócone pracownikowi Spółki.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujące zdarzenie przyszłe:

T. Sp. z o.o. (dalej: T. lub Spółka), podmiot działający w branży paliwowej, zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Część pracowników na polecenie pracodawcy, w celu realizacji zadań służbowych, wyjeżdża poza miejscowość, w której znajduje się siedziba Spółki lub poza swoje stałe miejsce pracy, tj. odbywa podróże służbowe (zarówno krajowe, jak i zagraniczne) w rozumieniu ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.; dalej: Kodeks pracy). T. planuje wprowadzić w Regulaminie pracy zapis, zgodnie z którym Spółka zobowiąże się do zapewnienia pracownikom odbywającym podróże służbowe całodziennego wyżywienia bądź jeżeli całodzienne wyżywienie nie będzie zapewnione - zwrotu kosztów wyżywienia udokumentowanych fakturami. W konsekwencji, pracownikom nie będą wypłacane diety z tytułu odbywania podróży służbowych.

Faktury, dokumentujące koszty wyżywienia pracowników w czasie podróży służbowych, będą wystawiane na Spółkę. T. planuje także określić górny limit kosztów wyżywienia (np. maksymalny koszt jednego posiłku). Limit ten może przewyższać kwotę diet przysługujących pracownikom w przypadku odbywania podróży służbowych w kraju i zagranicą, określonych odpowiednio w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.; dalej: Rozporządzenie 1) i w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.; dalej: Rozporządzenie 2).

W celu dokonania zwrotu kosztów wyżywienia na rzecz pracownika, Spółka będzie każdorazowo kontrolowała celowość poniesionego wydatku oraz weryfikowała poprawność faktury dokumentującej jego poniesienie. W przypadku negatywnej oceny (np. jeżeli pracownik poniesie koszt posiłku, mimo że Spółka zapewniła mu całodzienne wyżywienie), T. nie będzie dokonywać zwrotu kosztów,

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy nadwyżka kwoty zwróconych pracownikowi kosztów wyżywienia, poniesionych przez pracownika w czasie podróży służbowej, nad kwotą diet należnych z tytułu podróży służbowej (określonych odpowiednio w Rozporządzeniu 1 lub Rozporządzeniu 2) stanowi przychód pracownika (przy założeniu, że Spółka nie zapewni pracownikowi całodziennego wyżywienia)?
2.  Czy koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej, zwrócone pracownikowi przez Spółkę na podstawie przedłożonych faktur, stanowią koszty uzyskania przychodów Spółki (także w części przekraczającej kwotę diet określonych odpowiednio w Rozporządzeniu 1 lub Rozporządzeniu 2)?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytania dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych wniosek zostanie rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej, zwrócone pracownikowi przez Spółkę na podstawie przedłożonych faktur, stanowią koszty uzyskania przychodów Spółki (także w części przekraczającej kwotę diet określonych odpowiednio w Rozporządzeniu 1 lub Rozporządzeniu 2).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. Dz. U Z 2000 r., Nr 54, poz. 654; dalej: ustawa o CIT), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W ocenie Spółki, powyższe wydatki spełniają ustawowe przesłanki uznania ich za koszty uzyskania przychodów. Zadania wykonywane przez pracowników poza ich stałym miejscem pracy mają bowiem na celu osiągnięcie przychodów przez Spółkę. Pracownik odbywający podróż służbową realizuje w trakcie podróży określone interesy Spółki. W szczególności, w trakcie podróży służbowych pracownicy nawiązują nowe oraz podtrzymują już istniejące kontakty handlowe. Zwrot kosztów wyżywienia pracowników nie jest również wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT jako wydatek nie stanowiący kosztu uzyskania przychodu. W rezultacie, koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej, zwrócone pracownikowi, stanowią co do zasady koszt uzyskania przychodów dla Spółki.

Należy także zauważyć, że, jak wskazano powyżej, w sytuacji, gdy Spółka nie będzie wypłacać pracownikom diet, zwrot udokumentowanych wydatków, których poniesienie przez pracownika było niezbędne dla prawidłowego wykonania powierzonych mu zadań w ramach wyjazdu służbowego (w tym wydatków na wyżywienie, jeżeli Spółka nie zapewni pracownikowi całodziennego wyżywienia) będzie obowiązkiem Spółki. Przepisy Kodeksu pracy ani Rozporządzeń 1 i 2 nie określają limitu wydatków zwracanych przez pracodawcę. W konsekwencji, kosztem uzyskania przychodów dla Spółki będzie pełna kwota zwrotu (także w części przekraczającej kwotę diety).

Takie stanowisko znajduje również potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych, np. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 marca 2010 r., IPPB3/423-914/09-5/KK.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Na podstawie powyższego przepisu możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który - racjonalnie oceniając - mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W opisanym we wniosku zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca wskazał, że zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Część pracowników na polecenie pracodawcy, w celu realizacji zadań służbowych, wyjeżdża poza miejscowość, w której znajduje się siedziba Spółki lub poza swoje stałe miejsce pracy, tj. odbywa podróże służbowe (zarówno krajowe, jak i zagraniczne).

Z uwagi na fakt, iż ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia podróży służbowej, należy odnieść się do definicji zawartej w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróży służbowej dotyczy również:

*   rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),

*   rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) – art. 775 § 4 Kodeksu pracy.

Zgodnie natomiast z § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podróży krajowych dieta nie przysługuje jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Analogiczne regulacje przewiduje rozporządzenie w sprawie podróży zagranicznych zgodnie z którym pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje (§ 5 ust. 3 tego rozporządzenia).

W tym miejscu należy podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” należy do zakresu prawa pracy, w związku z czym rozstrzygnięcie kwestii dotyczących obowiązku czy zasadności wypłacenia diet i innych należności za czas podróży nie leży w kompetencji organów podatkowych.

W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników należy podkreślić, że w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 ustawy nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Jeśli pracownik odbywa podróż służbową, która jest związana z osiągnięciem przychodu Spółki, dokonane wypłaty za czas tych podróży mogą zostać zaliczone przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z powołanym art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podsumowując, w oparciu o przywołane przepisy prawa i przedstawiony przez Wnioskodawcę opis zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, iż wydatki Spółki związane z podróżą służbową, tj. koszty wyżywienia w czasie podróży zwrócone pracownikowi, stanowią koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy.

Krańcowo podkreślić należy, że powołana przez Wnioskodawcę interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie wydana została w indywidualnej sprawie i nie jest wiążąca dla tut. Organu podatkowego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.