Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPB1/415-621/12-4/MAP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2013-01-16
Teza: Czy Wnioskodawca może dokonywać wypłaty świadczeń kierowcom (diety i zwrot kosztów noclegów) z tytułu podróży służbowych na podstawie „polecenia wyjazdu służbowego”, bez opodatkowania ich?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dieta; koszt-zwrot kosztów; nocleg; pracownik; płatnik
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 27 września 2012 r. (data wpływu 11 października 2012 r.), uzupełnionym pismem z dnia 8 stycznia 2013 r. (data wpływu 9 stycznia 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 11 października 2012 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wniosek nie spełniał wymogów, o których mowa m. in. w art. 14b § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), w związku z czym pismem z dnia 28 grudnia 2012 r., Nr IPTPB1/415-621/12-2/MAP, na podstawie art. 169 § 1 w związku z art. 14h ww. ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie z dnia 28 grudnia 2012 r. skutecznie doręczono w dniu 2 stycznia 2013 r., następnie w dniu 9 stycznia 2013 r. uzupełniono ww. wniosek (data nadania w polskiej placówce pocztowej 8 stycznia 2013 r.).

W przedmiotowym wniosku po jego uzupełnieniu zostały przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca prowadzi przedsiębiorstwo transportowe, które zajmuje się przewozem różnych towarów. Prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów na zasadach ogólnych metodą memoriałową. Zlecenia przewozu przyjmowane są od różnych firm, na różnych trasach w kraju i za granicą. Dotychczas Wnioskodawca nie wypłacał zatrudnionym kierowcom żadnych dodatkowych świadczeń, a w szczególności świadczeń wynikających z podróży służbowych.

Obecnie kierowcy zażądali świadczeń, a szczególnie świadczeń wynikających z podróży służbowych, tj. diet i zwrotu kosztów noclegu, jako rekompensaty utrzymania poza domem, twierdząc, że inni pracodawcy – przewoźnicy, takich wypłat dokonują. Poinformowali, że jeśli Wnioskodawca nie będzie im tych świadczeń wypłacać, to odejdą z pracy. Wnioskodawca nie chce się z nimi rozstawać, gdyż są to pracownicy sprawdzeni, którzy wywiązują się ze swoich obowiązków. Dbają o powierzony im tabor i towary, potrafią bez żadnych problemów rozliczyć się z dostaw, gdyż ponoszą pełną odpowiedzialność za powierzone im do przewozu towary (poza ubezpieczeniem w transporcie). Wnioskodawca zawarł z kierowcami umowy o pracę na czas nieokreślony (umowy stałe) ze wskazaniem miejsca pracy w X., jako siedziby Jego przedsiębiorstwa.

Diety według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), zaczynają się od pobytu w delegacji powyżej 8 do 12 godzin.

Czas pracy kierowców określany jest przy pomocy tachometrów lub w przypadku, kiedy samochód nie posiada tachometru, na podstawie oświadczeń kierowców i zapisywany jest w ewidencji czasu pracy każdego pracownika. Dodatkowo Wnioskodawca zamierza dokumentować podróże służbowe poprzez stosowanie formularzy, używanych w sferze budżetowej, tj. ,,polecenie wyjazdu służbowego”. Zamierza także odnosić w koszty działalności rozliczone wszystkie świadczenia, wypłacane kierowcom z tytułu podróży służbowych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy Wnioskodawca może dokonywać wypłaty świadczeń z tytułu podróży służbowych dla kierowców, na podstawie ,,polecenie wyjazdu służbowego” bez opodatkowania ich oraz czy może wypłaty tych świadczeń zaliczyć w koszty prowadzonej działalności?

Uzupełniając wniosek, Wnioskodawca zadał następujące pytania:

*   Czy Wnioskodawca może dokonywać wypłaty świadczeń kierowcom (diety i zwrot kosztów noclegów) z tytułu podróży służbowych na podstawie „polecenia wyjazdu służbowego”, bez opodatkowania ich?

*   Czy Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wypłatę świadczeń z tytułu podróży służbowych w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługującej pracownikom w związku z realizacją usług transportowych?

Przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest odpowiedź na pytanie oznaczone w uzupełnieniu wniosku Nr 1. Natomiast w pozostałym zakresie zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy, ,,pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. Jest to więc określenie jednoznaczne i nie budzące wątpliwości co do tego, czy pracownikowi należy wypłacać te świadczenia. Artykuł ten daje również delegację Ministrowi Pracy i Polityki Społecznej do wydania stosownych rozporządzeń w tej sprawie. Może się pojawić pytanie, czy każdy wyjazd pracownika jest podróżą służbową? Decydujące znaczenie ma tu określenie pracownikowi miejsca pracy w umowie o pracę. Jeśli w umowie o pracę miejsce pracy jest wskazane w konkretnej miejscowości będącej, np. siedzibą przedsiębiorstwa, to każdy wyjazd w celach służbowych poza tą miejscowością, będzie podróżą służbową i w konsekwencji rodzić będzie obowiązek wypłaty z tego tytułu świadczeń dla pracownika.

Kierowcy zatrudnieni w przedsiębiorstwie Wnioskodawcy, nie mogą mieć w umowie o pracę określonego stałego obszaru, związanego z wykonywaniem przez nich przewozów, gdyż wykonują pracę od różnych zleceniodawców, na różnych trasach krajowych i zagranicznych. Poza tym obowiązkowo, po zakończeniu przewozu muszą pozostawić samochód na terenie Jego przedsiębiorstwa. Ponadto przewozy dokonywane są na odległości nie gwarantując możliwości powrotu kierowcy do domu w każdy dzień, co wymuszone jest przepisami dotyczącymi czasu pracy kierowców - ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. Nr 92, poz. 879 ze zm.). W tej sytuacji Wnioskodawca nie może określić miejsca ich pracy, np. jako ,,obszar całej Europy”.

Ponadto, zgodnie z przepisem § 4 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., dieta rozumiana jest przez ustawodawcę jako zwrot zwiększonych kosztów wyżywienia pracownika w czasie podróży służbowej.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowych pracownika.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, iż Jego stanowisko odnosi się do zwolnienia z opodatkowania diet i zwrotu kosztów noclegu. Zauważył też, że może dokonywać pracownikom wypłaty świadczeń z tytułu podróży służbowych bez opodatkowania ich.

Reasumując, Wnioskodawca stwierdził, że zatrudnieni kierowcy powinni otrzymywać polecenia wyjazdu służbowego i związane z tym należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. Wypłacone świadczenia z tytułu podróży służbowej do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydawanych przez Ministra Właściwego do Spraw Pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13, zwolnione są z podatku dochodowego od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 12 ust. 1 cyt. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jednakże, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są:

*   rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),

*   rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Zgodnie z przepisem § 3 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1.  przejazdów,
2.  noclegów,
3.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
4.  innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Natomiast zgodnie z przepisem § 2 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.  diety,
2.  zwrot kosztów:
    1.  przejazdów i dojazdów,
    2.  noclegów,
    3.  innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zatem, należności wypłacone pracownikom odbywającym podróż służbową w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, obejmujące między innymi diety i noclegi, korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości określonej ww. rozporządzeniami Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Podstawowym warunkiem otrzymania należności przewidzianych wyżej wymienionymi rozporządzeniami, jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Dyspozycja zawarta w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ogranicza kręgu objętych ww. przepisem podmiotów ze względu na rodzaj i miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Dlatego też za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej zarówno w kraju, jak i poza jego granicami. Podkreślenia wymaga fakt, że ustawodawca nie upoważnił organów podatkowych do decydowania, kiedy odbywana podróż ze względu na cel i wykonywanie zadania będzie podróżą służbową.

Pojęcie podróży służbowej zostało bowiem zdefiniowane w przepisach prawa pracy. Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), za podróż służbową uznaje się wykonywanie na podstawie polecenia pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. W konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania przez Wnioskodawcę diet i innych należności przysługujących pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowych nie leży w kompetencji organów podatkowych upoważnionych do wykonywania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca prowadzi przedsiębiorstwo transportowe, które zajmuje się przewozem różnych towarów. Zamierza wypłacać swoim pracownikom świadczenia wynikające z podróży służbowych w postaci diet i zwrotu kosztów noclegu.

Zatem, świadczenia otrzymane z tytułu podróży służbowych, wypłacane kierowcom określone regulaminem wynagradzania w kwotach nieprzekraczających stawek wyliczonych na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, są przychodem pracownika zwolnionym z podatku dochodowego od osób fizycznych. Tym samym, na Wnioskodawcy nie ciążą obowiązki obliczenia i pobrania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wypłaconych świadczeń.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji indywidualnej.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.