Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-3.4010.394.2025.4.ZK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-07-24
Teza: Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
wydatków wynikających z dokumentów zakupowych
przechowywanych w postaci elektronicznej (skany), w sytuacji
gdy oryginalne, papierowe dokumenty zakupowe oraz wydruki
faktur otrzymanych w formie elektronicznej zostaną
zniszczone.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna
faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur
elektronicznych
koszt-koszty uzyskania przychodów
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,

    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych, jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 czerwca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji
    indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 11 lipca 2025 r. – w odpowiedzi na
    wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

X Sp. z o.o. (dalej: „Spółka”) świadczy usługi w zakresie pozostałego doradztwa w zakresie
    prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania (główny przedmiot działalności).
    Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest:
    - Pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania;
    - Działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki;
    - Przetwarzanie danych; zarządzanie stronami internetowymi (Hosting) i podobna
    działalność;
    - Wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionym;
    - Działalność rachunkowo-księgowa; doradztwo podatkowe;
    - Działalność firm centralnych (Head Offices) i Holdingów, z wyłączeniem Holdingów
    Finansowych;
    - Działalność w zakresie inżynierii i związane z nią doradztwo techniczne.
    Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka otrzymuje faktury w formie
    papierowej albo w formie elektronicznej. Faktury w formie papierowej, Spółka otrzymuje
    bezpośrednio na adres spółki jak i pozyskiwane są przez pracowników Spółki. Faktury w
    formie elektronicznej wpływają na adresy e-mail Spółki lub pracowników.
    Każda faktura uzyskana od dostawców jest wprowadzana do aplikacji (...) (dalej: „System”),
    w których takie faktury podlegają akceptacji merytorycznej. Akceptacja merytoryczna
    polega między innymi na weryfikacji formalnej, rachunkowej, sprawdzeniu zasadności
    wystawienia faktur, ich zgodności z zamówieniem lub umową oraz na opisaniu zdarzenia
    gospodarczego oraz akceptacji do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym
    w tym celu procesie (kontrola biznesowa). Akceptacja podlega w Systemie
    dokumentowaniu, a stosowny dowód tej akceptacji przechowywany jest w Systemie.
    Spółka posiada certyfikat zaświadczający o zgodności programu (...) z wymogami
    stawianymi przez ustawę o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. oraz
    ustawę o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. Spółka
    posiada ponadto certyfikat zaświadczający o pełnej zgodności programu (...) z ustawą o
    rachunkowości.
    Wprowadzenie faktur do Systemu wygląda następująco: otrzymane przez Spółkę w formie
    papierowej faktury wraz z załącznikami są skanowane i zapisane w nieedytowalnym
    formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG (dalej: „Skany”). Faktury dostarczone w formie
    elektronicznej (w szczególności w nieedytowalnych formatach PDF, TIFF, JPG) pobierane są
    z adresu e-mail Spółki. Zdarzają się sytuacje, w których faktura otrzymana w formie

    elektronicznej jest następnie drukowana i po przystawieniu na niej pieczęci wpływu
    skanowana i zapisana w Systemie wyłącznie w nieedytowalnym formacie w szczególności
    PDF, TIFF, JPG (dalej: „Skany”).
    Faktury (w tym Skany) w Systemie są przechowywane na (...) w tym samym regionie co
    baza danych Systemu, obecnie w regionie (...). Regularnie są sporządzane kopie zapasowe
    danych. Faktury (w tym Skany) są przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi
    urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby
    administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą
    środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (w tym Skanów).
    System umożliwia przechowywanie faktur (w tym Skanów) w podziale na okresy
    rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych
    identyfikujących faktury. Faktury (w tym Skany) są przechowywane przez okres nie krótszy
    od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu
    terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po stworzeniu i zapisaniu faktur (w
    tym Skanów) w archiwum elektronicznym nie ma możliwości jakiejkolwiek ich modyfikacji,
    rozumianej jako zmiana jakichkolwiek danych zawartych na fakturze. Jakość faktur (w tym
    Skanów) nie zakłóca czytelności dokumentów.
    Obecnie, Spółka rozważa podejmowanie decyzji o niszczeniu faktur otrzymanych w formie
    papierowej oraz wydruków faktur otrzymanych w formie elektronicznej, po uprzednim
    zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności
    pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach
    rachunkowych. Spółka wskazuje jednak, że do momentu uzyskania pozytywnej
    interpretacji podatkowej nadal przechowuje ww. dokumenty w formie papierowej,
    pomimo iż są one zdigitalizowane w postaci Skanów.
    Kontrole biznesowe zapewniają weryfikacje autentyczności pochodzenia, integralności
    treści i czytelności otrzymanych faktur (w tym Skanów). Spółka umożliwi naczelnikowi
    urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby
    administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie
    bezzwłoczny pobór faktur (w tym Skanów) oraz przetwarzanie danych w nich zawartych,
    stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
    (dalej: „VATU”). Nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami (w tym
    Skanami) służą/będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem od towarów i usług.
    Ponadto, uzupełnili Państwo opis zdarzenia przyszłego w następujący sposób:
    1) Czy zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami nie będą dotyczyć wydatków
    wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
    (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.)?
    Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami dotyczą i będą dotyczyły również
    wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.), np. usług noclegowych. Wniosek Spółki nie
    dotyczy zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego wydatków
    wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz.U. z 2025 r., poz. 775; ze zm.).

    2) Czy wersje elektroniczne faktur o których mowa we wniosku będą przechowywane w
    sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia,
    integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania
    do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?
    Wersje elektroniczne faktur (w tym Skany), o których mowa we wniosku będą
    przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność
    pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub
    otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    3) Czy będą Państwo przechowywać faktury poza terytorium Polski? Jeżeli tak, to czy
    faktury przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej są/będą
    przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
    naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
    Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp
    on-line do tych faktur?
    Faktury (w tym Skany) są i będą przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium
    Polski, i są oraz będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
    skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
    skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
    elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    4) Czy zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, będą posiadać Państwo
    dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Państwa Spółkę zasady
    (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów,
    w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących
    podstawę dokonanych w nich zapisów?
    Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, Spółka posiada i będzie posiadała
    dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Spółkę zasady (politykę)
    rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym
    dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę
    dokonanych w nich zapisów.

## Pytanie

Czy Spółce przysługuje prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów
    wydatków wynikających z dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci
    elektronicznej (skany), w sytuacji gdy oryginalne, papierowe dokumenty zakupowe oraz
    wydruki faktur otrzymanych w formie elektronicznej zostaną zniszczone zgodnie z
    sytuacją opisaną w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym i będzie ona dysponowała
    tylko elektronicznymi obrazami dokumentów (Skanami)? (pytanie oznaczone we wniosku
    nr 3)
    Państwa stanowisko w sprawie
    Ad. 3)
    W ocenie Spółki, na gruncie obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest
    przechowywanie otrzymywanych dokumentów zakupowych wyłącznie w formie
    elektronicznej, bez obowiązku jednoczesnej archiwizacji ich papierowych oryginałów oraz
    wydruków faktur otrzymanych w formie elektronicznej.

    Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej
    formy przechowywania wskazanych dokumentów. W szczególności, nie uzależniają
    sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał dokumentu.
    Przede wszystkim jednak przepisy te nie formułują zakazu ich przechowywania wyłącznie
    w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku
    dochodowym od osób prawnych (dalej: „CITU”) w związku z art. 9 ust. 1 CITU, działanie
    Spółki polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od
    osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków
    /kosztów ujętych w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów zakupowych,
    których oryginalne wersje zostały zniszczone po ich doprowadzeniu do postaci Skanu i
    przejściu całego procesu weryfikacyjnego, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej
    (Skany), należy uznać za prawidłowe.
    W myśl art. 15 ust. 1 CITU, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu
    osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia
    źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 CITU, tzn.
    ustawowego katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Do
    zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest
    zatem właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego bowiem bez
    spełnienia tego warunku nie będzie możliwe wykazanie przesłanek określonych w art. 15
    ust. 1 CITU.
    Mając na uwadze powyższe, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne,
    gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną
    przez podatnika. Celem uznania danego wydatku lub kosztu za poniesiony racjonalnie,
    należy dokonać oceny jego przydatności pod kątem jego celowości oraz oceniać z
    perspektywy zaistnienia związku przyczynowo - skutkowego tego wydatku z prowadzoną
    przez podatnika działalnością gospodarczą. Do zakwalifikowania danego wydatku do
    kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest zatem właściwe udokumentowanie danego
    zdarzenia gospodarczego bowiem bez spełnienia tego warunku nie będzie możliwe
    wykazanie przesłanek określonych w art. 15 ust. 1 CITU. Mając na uwadze powyższe,
    kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne, gospodarczo uzasadnione
    wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.
    Celem uznania danego wydatku lub kosztu za poniesiony racjonalnie, należy dokonać
    oceny jego przydatności pod kątem jego celowości oraz oceniać z perspektywy zaistnienia
    związku przyczynowo-skutkowego tego wydatku z prowadzoną przez podatnika
    działalnością gospodarczą. Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania
    przychodów niezbędne jest właściwe udokumentowanie danego zdarzenia
    gospodarczego.
    Należy jednak wskazać, że przepisy prawa podatkowego nie regulują sposobu, w jaki
    wydatki lub koszty ponoszone przez podatnika powinny zostać udokumentowane.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 CITU, podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji
    rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie
    wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za
    rok podatkowy (...). Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, regulującymi zasady
    prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
    rachunkowości (dalej: „RachU”), do której odsyła CITU w kwestii dotyczącej sposobu
    prowadzenia takiej ewidencji.

    Co istotne, art. 20 ust. 5 RachU, zawiera postanowienie zgodnie z którym, przy
    prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami
    źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za
    pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone
    według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, pod
    warunkiem, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej
    następujące warunki:
    a) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
    księgowych;
    b) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej
    za ich wprowadzenie;
    c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych
    danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
    d) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
    zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego
    rodzaju dowodów księgowych. Przepisy pozwalają na przechowywanie dowodów
    źródłowych, z wyłączeniem dokumentów enumeratywnie wskazanych w przepisach
    RachU w formie elektronicznej, jeżeli ich treść będzie mogła zostać przechowana w
    trwałej oraz niezmienionej postaci na informatycznych nośnikach danych, w
    porównaniu z papierowym oryginałem. Według Spółki oznacza to, że dowody
    poniesienia kosztów przechowywane w formie elektronicznej mogą stanowić podstawę
    ich uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów RachU.
    Zdaniem Spółki, w przypadku zeskanowania dokumentów zakupowych (w tym faktur)
    papierowych i następnie przeniesienia treści dokumentów na nośniki elektroniczne, a
    następnie zniszczeniu ich papierowych egzemplarzy, spółka nie utraci prawa do zaliczenia
    do kosztów uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych otrzymanymi
    dokumentami zakupowymi. Spółka nie utraci prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania
    przychodów kosztów udokumentowanych otrzymanymi dokumentami zakupowymi
    również w przypadku posiadania wyłącznie Skanów dokumentów otrzymanych w formie
    elektronicznej.
    Według Spółki, należy podkreślić fakt, że dowód księgowy, który będzie odpowiedni do
    ujęcia danego kosztu lub wydatku w księgach rachunkowych, będzie stanowił również
    odpowiedni dokument do celów podatkowych CIT.
    Dodatkowo, Spółka zauważa, że zgodnie z art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
    Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.) (dalej: „OP”), jako dowód należy
    dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z
    prawem, zaś katalog dowodów wskazany w art. 181 OP, ma charakter otwarty. W
    szczególności, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być księgi podatkowe,
    deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i
    informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty.
    Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Spółki, oczywistym jest, że za dowód należy także
    uznać kopie dokumentów przechowywane w formie elektronicznej (Skany), jeżeli
    dokumentują one fakt zaistnienia określonych zdarzeń gospodarczych. W tym kontekście,
    w ocenie Spółki, jeśli posiadany przez nią dowód księgowy w postaci dokumentu
    zakupowego jest wystarczający do zaewidencjonowania kosztu w księgach rachunkowych,

    będzie on także wystarczający dla celów podatku dochodowego od osób prawnych, tj.
    wydatek tak udokumentowany będzie mógł stanowić koszt uzyskania przychodu w
    rozumieniu art. 15 ust. 1 CITU.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych
    (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”),
      kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła
      przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu,
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu
    podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
    - wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on
      zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
      przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez
      osoby inne niż podatnik),
    - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi
      w jakikolwiek sposób zwrócona,
    - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
      może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
    - został właściwie udokumentowany,
    - nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania
      przychodów.
    Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi
    przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały
    w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z
    obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

    Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z
    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-
    skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
    Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy Spółce przysługuje prawo do zaliczenia w
    poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z dokumentów
    zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej (skany), w sytuacji gdy oryginalne,
    papierowe dokumenty zakupowe oraz wydruki faktur otrzymanych w formie
    elektronicznej zostaną zniszczone zgodnie z sytuacją opisaną w stanie faktycznym i
    zdarzeniu przyszłym i będzie ona dysponowała tylko elektronicznymi obrazami
    dokumentów (Skanami).
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o CIT, nie
    regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też
    archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9
    ust. 1 ustawy o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT,
      podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami,
      w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy
      opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do
      uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i
      prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych
      zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.),
    zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów
    zawartych w księgach
    w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i
    art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.
    Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są
    dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o
    rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie,
    sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje
    udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).
    Zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości,

      podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
      dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”: zewnętrzne
      obce - otrzymane od kontrahentów.
    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego
    przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa
    zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług
    (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 dalej: „ustawa o VAT”), ustawodawca wskazał w jaki sposób
    powinny być przechowywane faktury VAT.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy,
      podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
        ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT,
      podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy,
      przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy,
      podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Z opisu sprawy wynika, że Państwa Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT i
    świadczy usługi w zakresie pozostałego doradztwa w zakresie prowadzenia działalności
    gospodarczej i zarządzania (główny przedmiot działalności).

    Obecnie, Państwa Spółka rozważa podjęcie decyzji o niszczeniu faktur otrzymanych w
    formie papierowej oraz wydruków faktur otrzymanych w formie elektronicznej, po
    uprzednim zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności,
    autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich
    zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych.
    Należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1
    ustawy o CIT), z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z
    wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
    nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i
    innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na
    informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej
    i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
    Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie
    odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o
    ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji, kierownik jednostki powinien w
    dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10
    ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące
    ochronie dowodów księgowych.
    Z opisu sprawy wynika, że spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do
    przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:
    - otrzymane przez Państwa Spółkę w formie papierowej faktury wraz załącznikami są
    skanowane i zapisane w nieedytowalnym formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG (dalej:
    „Skany”). Faktury dostarczone w formie elektronicznej (w szczególności w
    nieedytowalnych formatach PDF, TIFF, JPG) pobierane są z adresu e-mail Państwa
    Spółki. Zdarzają się sytuacje, w których faktura otrzymana w formie elektronicznej jest
    następnie drukowana i po przystawieniu na niej pieczęci wpływu skanowana i zapisana
    w Systemie wyłącznie w nieedytowalnym formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG.
    - Faktury (w tym Skany) są przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
    skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
    skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
    elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (w tym Skanów).
    - System umożliwia przechowywanie faktur (w tym Skanów) w podziale na okresy
    rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych
    identyfikujących faktury. Faktury (w tym Skany) są przechowywane przez okres nie
    krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej do czasu
    upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po stworzeniu i zapisaniu
    faktur (w tym Skanów) w archiwum elektronicznym nie ma możliwości jakiejkolwiek ich
    modyfikacji, rozumianej jako zmiana jakichkolwiek danych zawartych na fakturze.
    Jakość faktur (w tym Skanów) nie zakłóca czytelności dokumentów.

    - Wersje elektroniczne faktur (w tym Skany), o których mowa we wniosku będą
    przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność
    pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia
    lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    - Faktury (w tym Skany) są i będą przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium
    Polski, i są oraz będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
    skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
    skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
    elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    - Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, Spółka posiada i będzie posiadała
    dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Spółkę zasady (politykę)
    rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym
    dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących
    podstawę dokonanych w nich zapisów.
    - Kontrole biznesowe zapewniają weryfikacje autentyczności pochodzenia, integralności
    treści i czytelności otrzymanych faktur (w tym Skanów).
    Zatem, w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków spełniających wynikające z art. 15
    ust. 1 ustawy o CIT, warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, w przypadku
    których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane
    jedynie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków
    do kosztów uzyskania przychodów.
    Przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków, które
    będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, a także
    umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z
    przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów
    dotyczących poniesionych wydatków nie implikuje niemożliwości zaliczenia
    dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
    Mając na względzie, że w opisie sprawy wskazali Państwo, że w przedmiotowej sprawie
    spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko
    jest prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest ocena Państwa stanowiska
    wyłącznie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Natomiast, w zakresie
    podatku od towarów i usług zostanie/zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu
    prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie
    z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W
    związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we
    wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do
    interpretacji.
    - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe
      będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności
      będących przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do

    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.