Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-616/11/ASz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-07-19
Teza: prawidłowość przechowywania otrzymanych faktur elektronicznych.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; towar-wymiana (towarów)
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 16 maja 2011r. (data wpływu 20 maja 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania faktur przesyłanych i otrzymywanych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20 maja 2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania faktur przesyłanych i otrzymywanych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostały przedstawione następujące zdarzenia przyszłe:

Wnioskodawca (zwanej dalej „Spółką”) jest zarejestrowany dla potrzeb podatku od towarów i usług (zwanego dalej „VAT") jako podatnik VAT czynny. Spółka składa w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe VAT-7 za okresy miesięczne. W związku z dostawą towarów przez Spółkę jak i w związku ze świadczeniem usług przez Spółkę, Spółka zamierza przesyłać faktury w formie elektronicznej, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, pod warunkiem uzyskania uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury tj. nabywcę towarów i usług Spółki.

W związku natomiast z nabywaniem przez Spółkę towarów i usług, Spółka zamierza udzielić dostawcom towarów i świadczącym usługi uprzedniej akceptacji przesyłania faktur w formie elektronicznej, o ile faktury te będą przesyłane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Zarówno w przypadku, gdy Spółka będzie przesyłać faktury w formie elektronicznej jak i w przypadku, gdy Spółka będzie otrzymywać faktury w formie elektronicznej od swoich kontrahentów, zastosowane zostanie takie rozwiązanie techniczne, które polega na przesyłaniu faktur jako załącznik do e-maila. Spółka i jej kontrahenci wskażą w ramach umowy lub innego pisemnego porozumienia dedykowane adresy poczty elektronicznej e-mail, z których (i na które) wyłącznie mogą być przesyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej. Korespondencja za pośrednictwem tych adresów poczty elektronicznej będzie obsługiwana wyłącznie przez osoby upoważnione po stronie Spółki i jej kontrahentów. Spółka i jej kontrahenci zastosują takie rozwiązanie, że autentyczność pochodzenia i integralność treści zostanie zachowana.

Nie jest również wykluczone, że Spółka i jej kontrahenci wdrożą rozwiązanie polegające na możliwości pobierania, za pomocą strony www. (platformy cyfrowej), faktur elektronicznych znajdujących się na serwerze wystawcy. W takim przypadku, wystawca faktur (dostawca towaru, świadczący usługę) zapewni rozwiązania techniczne, gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury) i integralność treści faktury.

Zarówno w przypadku, gdy Spółka będzie przesyłać faktury w formie elektronicznej jak i w przypadku, gdy Spółka będzie otrzymywać faktury w formie elektronicznej od swoich kontrahentów, stosowane będą tego rodzaju rozwiązania techniczne, że od momentu wystawienia faktury nie będzie możliwa zmiana danych, które powinna zawierać faktura. Zarówno w przypadku, gdy Spółka będzie przesyłać faktury w formie elektronicznej jak i w przypadku, gdy Spółka będzie otrzymywać faktury w formie elektronicznej od swoich kontrahentów, Spółka rozważa dwa warianty przechowywania faktur przesyłanych i otrzymywanych w formie elektronicznej.

W wariancie pierwszym faktury przesyłane i otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie papierowej. Spółka będzie dokonywać wydruku e-maila, z którego (i na które) będą przesyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej wraz z załącznikiem w postaci tej faktury. Wydrukowany e-mall wraz z wydrukowaną fakturą będzie przechowywany w segregatorach, w podziale na osobne okresy miesięczne. Stosowana przez Spółkę technika wydruku zapewni czytelność faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Taki sposób przechowywania będzie wdrożony wówczas, gdy zastosowane zostanie takie rozwiązanie techniczne gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, związane z przesyłaniem faktur jako załącznik do e-maila. W przypadku, gdy Spółka i jej kontrahenci wdrożą rozwiązanie polegające na możliwości pobierania, za pomocą strony www. (platformy cyfrowej), faktur elektronicznych znajdujących się na serwerze wystawcy. Spółka dokona wydruku faktury oraz dokona wydruku zrzutu ekranu komputera (print screen) w chwili, gdy na ekranie tym jest widoczna faktura elektroniczna, pobrana z serwera wystawcy faktury.

W wariancie drugim, faktury przesyłane i otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej będą przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej, na terytorium kraju, w sposób zapewniający: (i) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; (ii) łatwe ich odszukanie; (iii) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Jednocześnie dodatkowo Spółka będzie dokonywać wydruku faktury przesłanej lub otrzymanej przez Spółkę w formie elektronicznej. Dokonanie takiego wydruku jest często konieczne z uwagi na sprawniejsze zarządzanie fakturami dla celów innych niż podatkowe (np. windykacja należności).

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Spółka może przechowywać faktury przesyłane i otrzymywane w formie elektronicznej wyłącznie w formie papierowej tj. Spółka będzie dokonywać wydruku e-maila, z którego (i na który) będą przesyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej wraz z załącznikiem w postaci tej faktury, a wydrukowany e-mail wraz z wydrukowaną fakturą będzie przechowywany w segregatorach, w podziale na osobne okresy miesięczne, a zastosowana technika wydruku zapewni czytelność faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?
2.  Czy Spółka może przechowywać faktury przesyłane i otrzymywane w formie elektronicznej wyłącznie w formie papierowej tj. Spółka będzie dokonywać wydruku faktury oraz dokona wydruku zrzutu ekranu komputera (print screen) w chwili, gdy na ekranie tym jest widoczna faktura elektroniczna, pobrana z serwera, a wydrukowana faktura wraz z wydrukiem zrzutu ekranu komputera będzie przechowywana w segregatorach, w podziale na osobne okresy miesięczne, a zastosowana technika wydruku zapewni czytelność faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?
3.  Czy Spółka przechowując faktury przesyłane i otrzymywane w formie elektronicznej, w formie elektronicznej, na terytorium kraju, w sposób zapewniający: (i) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; (ii) łatwe ich odszukanie; (iii) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur może jednocześnie dokonywać wydruku faktury przesłanej lub otrzymanej w formie elektronicznej?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad. 1.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej („Rozporządzenie”) faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: (i) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; (ii) łatwe ich odszukanie; (iii) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Z treści tego przepisu, a zwłaszcza, że użyto w nim słów „w dowolny sposób" wynika, ze faktury przesyłane i otrzymywane w formie elektronicznej nie muszą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Argumentacja ta ulega wzmocnieniu także poprzez porównanie treści obecnie obowiązującego § 6 Rozporządzenia z § 6 ust. 5 poprzednio obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Zgodnie z tym ostatnim przepisem faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Z przepisu tego wynikało, wskutek użycia słów „w formie elektronicznej", że faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane. Podobnego zwrotu nie użyto w obecnie obowiązującym rozporządzeniu. Tym samym Spółka może przechowywać faktury przesyłane i otrzymywane w formie elektronicznej wyłącznie w formie papierowej, o ile przechowywanie to odbywać się będzie w sposób zapewniający (i) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; (ii) łatwe ich odszukanie; (iii) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Powyższe potwierdzają również organy podatkowe np.:

*   Minister Finansów w opublikowanym na stronie Ministerstwa Finansów www.mf.gov.pl komunikacie „Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 roku" wskazał, że: „celem (\`(...)\`) zmian jest uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych w szczególności (\`(...)\`) poprzez dopuszczenie przechowywania faktur w dowolnej postaci tj. papierowej lub elektronicznej niezależnie od sposobu wystawienia faktury (np. dopuszczenie możliwości drukowania jednego egzemplarza faktury „papierowej" dla nabywcy i przechowywania takiej faktury w formie elektronicznej przez dostawcę)”;
*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, w interpretacji indywidualnej z dnia 14 lutego 2011 roku, IPPP1-443-1119/10-4/AS stwierdził, że: „odpowiadając na pytanie nr 2 i nr 3 należy stwierdzić, iż zarówno wystawca, jak i odbiorca mogą przechowywać faktury w dowolnej postaci, tj. papierowej lub elektronicznej, niezależnie od sposobu wystawienia faktury";
*   Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, w interpretacji indywidualnej z dnia 13 stycznia 2011 roku, IBPP3/443-793/10/PK, stwierdził, że „ (\`(...)\`) powyższe przepisy nie narzucają obowiązku drukowania przez odbiorcę faktur otrzymanych drogą elektroniczną. Tym samym również prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur nie jest uwarunkowane wydrukowaniem otrzymanych faktur w formie elektronicznej aczkolwiek prawodawca dopuszcza dowolny sposób przechowywania faktur w tym również w postaci papierowej przy zachowaniu warunków określonych w ww. przepisach".

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia poprzez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie natomiast z § 2 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia poprzez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia faktury zostanie zapewniona przez to, że Spółka i jej kontrahenci wskażą w ramach umowy lub innego pisemnego porozumienia dedykowane adresy poczty elektronicznej e-mail, z których (i na które) wyłącznie mogą być przesyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej. Korespondencja za pośrednictwem tych adresów poczty elektronicznej będzie obsługiwana wyłącznie przez osoby upoważnione po stronie Spółki i jej kontrahentów. Integralność treści faktury zostanie zapewniona poprzez zastosowanie tego rodzaju rozwiązań technicznych, że od momentu wystawienia faktury nie będzie możliwa zmiana danych, które powinna zawierać faktura. Czytelność faktury od momentu jej wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania zostanie zapewniona poprzez zastosowanie odpowiedniej techniki wydruku. Łatwe odszukanie faktur oraz zapewnienie bezzwłocznego dostępu do faktur organowi podatkowemu oraz organowi kontroli skarbowej, na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami zostanie zapewnione poprzez przechowywanie wydrukowanego e-maila, do którego załącznik stanowiła faktura, wraz z wydrukowaną fakturą w segregatorach, w podziale na osobne okresy miesięczne. Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Spółki, Spółka może przechowywać faktury przesyłane i otrzymywane w formie elektronicznej wyłącznie w formie papierowej tj. Spółka będzie dokonywać wydruku e-maila, z którego (i na które) będą przesyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej wraz z załącznikiem w postaci tej faktury, a wydrukowany e-mall wraz z wydrukowaną fakturą będzie przechowywany w segregatorach, w podziale na osobne okresy miesięczne, a zastosowana technika wydruku zapewni czytelność faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ad. 2.

Ze względów, o których mowa w punkcie pierwszym. Spółka może przechowywać faktury przesyłane i otrzymywane w formie elektronicznej wyłącznie w formie papierowej, o ile przechowywanie to odbywać się będzie w sposób zapewniający (i) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; (ii) łatwe ich odszukanie; (iii) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, co znalazło potwierdzenie w cytowanych powyżej pismach organów podatkowych.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia poprzez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie natomiast z § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia poprzez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia faktury i integralność treści faktury zostanie zapewniona przez zastosowanie tego rodzaju rozwiązań technicznych, że zostanie osiągnięta pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury oraz, że od momentu wystawienia faktury nie będzie możliwa zmiana danych, które powinna zawierać faktura. Czytelność faktury od momentu jej wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania zostanie zapewniona poprzez zastosowanie odpowiedniej techniki wydruku. Łatwe odszukanie faktur oraz zapewnienie bezzwłocznego dostępu do faktur organowi podatkowemu oraz organowi kontroli skarbowej, na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami zostanie zapewnione poprzez przechowywanie wydruku faktury oraz wydruku zrzutu ekranu komputera (print screen) dokonanego w chwili, gdy na ekranie tym jest widoczna faktura elektroniczna, pobrana z serwera wystawcy faktury.

Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Spółki, Spółka może przechowywać faktury przesyłane i otrzymywane w formie elektronicznej wyłącznie w formie papierowej tj. Spółka będzie dokonywać wydruku faktury oraz dokona wydruku zrzutu ekranu komputera (print screen) w chwili, gdy na ekranie tym jest widoczna faktura elektroniczna, pobrana z serwera, a wydrukowana faktura wraz z wydrukiem zrzutu ekranu komputera będzie przechowywana w segregatorach, w podziale na osobne okresy miesięczne, a zastosowana technika wydruku zapewni czytelność faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ad. 3.

Zgodnie z § 6 Rozporządzenia faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: (i) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; (ii) łatwe ich odszukanie; (iii) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Z przepisu tego wynika, że Spółka może przechowywać faktury przesyłane i otrzymywane w formie elektronicznej w formie elektronicznej na terytorium kraju, o ile przechowywanie to odbywać się będzie w sposób zapewniający (i) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; (ii) łatwe ich odszukanie; (iii) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Jednocześnie zgodnie z § 8 Rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Spółki, w przypadku, gdy Spółka podejmie decyzję o przechowywaniu faktur w formie elektronicznej, na terytorium kraju, w sposób zapewniający: (i) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; (ii) łatwe ich odszukanie; (iii) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, Spółka może dodatkowo dokonywać wydruku faktury przesłanej lub otrzymanej w formie elektronicznej do wykorzystania dla innych celów niż podatkowe, z tym, że faktury te, jako przechowywane w formie elektronicznej, udostępniane będą organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych uznaje się za prawidłowe.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury – w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 cyt. rozporządzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 cyt. rozporządzenia - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF.

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

Z dniem 1 stycznia 2011r. nastąpiła nowelizacja rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.).

Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2010r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 244, poz. 1627) uchylono ust. 2 § 19 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r.

Zatem, od dnia 1 stycznia 2011r. dopuszczono wystawianie faktur bez oznaczenia ich wyrazami „oryginał” i „kopia”.

Jednocześnie § 21 powołanego rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008r. otrzymał brzmienie:

1.  Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
    1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
    2.  łatwe ich odszukanie,
    3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
3.  Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
4.  Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Powyższe uregulowanie pozostało również w niezmienionej formie w § 21 nowego aktu tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Z przedstawionych zdarzeń przyszłych wynika, iż Wnioskodawca jest zarejestrowany dla potrzeb podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny. Spółka składa w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe VAT-7 za okresy miesięczne. W związku z dostawą towarów przez Spółkę jak i w związku ze świadczeniem usług przez Spółkę, Spółka zamierza przesyłać faktury w formie elektronicznej, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, pod warunkiem uzyskania uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury tj. nabywcę towarów i usług Spółki. W związku natomiast z nabywaniem przez Spółkę towarów i usług, Spółka zamierza udzielić dostawcom towarów i świadczącym usługi uprzedniej akceptacji przesyłania faktur w formie elektronicznej, o ile faktury te będą przesyłane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Zarówno w przypadku, gdy Spółka będzie przesyłać faktury w formie elektronicznej jak i w przypadku, gdy Spółka będzie otrzymywać faktury w formie elektronicznej od swoich kontrahentów, zastosowane zostanie takie rozwiązanie techniczne, które polega na przesyłaniu faktur jako załącznik do e-maila. Spółka i jej kontrahenci wskażą w ramach umowy lub innego pisemnego porozumienia dedykowane adresy poczty elektronicznej e-mail, z których (i na które) wyłącznie mogą być przesyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej. Korespondencja za pośrednictwem tych adresów poczty elektronicznej będzie obsługiwana wyłącznie przez osoby upoważnione po stronie Spółki i jej kontrahentów. Spółka i jej kontrahenci zastosują takie rozwiązanie, że autentyczność pochodzenia i integralność treści zostanie zachowana.

Nie jest również wykluczone, że Spółka i jej kontrahenci wdrożą rozwiązanie polegające na możliwości pobierania, za pomocą strony www. (platformy cyfrowej), faktur elektronicznych znajdujących się na serwerze wystawcy. W takim przypadku, wystawca faktur (dostawca towaru, świadczący usługę) zapewni rozwiązania techniczne, gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury) i integralność treści faktury. Zarówno w przypadku, gdy Spółka będzie przesyłać faktury w formie elektronicznej jak i w przypadku, gdy Spółka będzie otrzymywać faktury w formie elektronicznej od swoich kontrahentów, stosowane będą tego rodzaju rozwiązania techniczne, że od momentu wystawienia faktury nie będzie możliwa zmiana danych, które powinna zawierać faktura. Zarówno w przypadku, gdy Spółka będzie przesyłać faktury w formie elektronicznej, jak i w przypadku, gdy Spółka będzie otrzymywać faktury w formie elektronicznej od swoich kontrahentów, Spółka rozważa dwa warianty przechowywania faktur przesyłanych i otrzymywanych w formie elektronicznej. W wariancie pierwszym faktury przesyłane i otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie papierowej. Spółka będzie dokonywać wydruku e-maila, z którego (i na które) będą przesyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej wraz z załącznikiem w postaci tej faktury. Wydrukowany e-mail wraz z wydrukowaną fakturą będzie przechowywany w segregatorach, w podziale na osobne okresy miesięczne. Stosowana przez Spółkę technika wydruku zapewni czytelność faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Taki sposób przechowywania będzie wdrożony wówczas, gdy zastosowane zostanie takie rozwiązanie techniczne gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, związane z przesyłaniem faktur jako załącznik do e-maila. W przypadku, gdy Spółka i jej kontrahenci wdrożą rozwiązanie polegające na możliwości pobierania, za pomocą strony www. (platformy cyfrowej), faktur elektronicznych znajdujących się na serwerze wystawcy. Spółka dokona wydruku faktury oraz dokona wydruku zrzutu ekranu komputera (print screen) w chwili, gdy na ekranie tym jest widoczna faktura elektroniczna, pobrana z serwera wystawcy faktury. W wariancie drugim, faktury przesyłane i otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej będą przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej, na terytorium kraju, w sposób zapewniający: (i) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; (ii) łatwe ich odszukanie; (iii) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Jednocześnie dodatkowo Spółka będzie dokonywać wydruku faktury przesłanej lub otrzymanej przez Spółkę w formie elektronicznej. Dokonanie takiego wydruku jest często konieczne z uwagi na sprawniejsze zarządzanie fakturami dla celów innych niż podatkowe (np. windykacja należności).

Ustawodawca w obowiązujących przepisach nie określił też formy przechowywania faktur VAT przesyłanych drogą elektroniczną, wprowadził natomiast dowolność sposobu przechowywania tych dokumentów. Zatem faktury wystawione w opisany we wniosku sposób mogą być przechowywane w takiej formie jak proponuje Wnioskodawca, pod warunkiem jednak zapewnienia:

*   autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwego ich odszukania;
*   organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Dopuszczalne jest również przechowywanie w formacie elektronicznym faktur wystawionych w formie papierowej czy też elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, po spełnieniu określonych warunków.

Ponieważ ustawodawca w obowiązujących przepisach nie określił formy przechowywania faktur VAT przesyłanych drogą elektroniczną, wprowadził natomiast dowolność sposobu przechowywania tych dokumentów, faktury mogą być przechowywane w takiej formie jak proponuje Wnioskodawca, pod warunkiem jednak zapewnienia:

*   autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwego ich odszukania;
*   organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur.

Zatem przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca i nabywca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Odnosząc przytoczone wyżej przepisy do przedstawionego zdarzenia przyszłego, należy stwierdzić, że sposób przechowywania przez Wnioskodawcę zarówno faktur przesyłanych i otrzymywanych w formie elektronicznej wyłącznie w formie papierowej, jak i faktur przesyłanych i otrzymywanych w formie elektronicznej - w formie elektronicznej, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami podatku od towarów i usług.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy odnoszące się do wszystkich zadanych we wniosku pytań należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczyć przy tym należy bezwzględny wymóg zachowania przez Wnioskodawcę autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.