Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-1.4010.416.2019.2.ŚS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-12-09
Teza: w zakresie ustalenia, czy w odniesieniu do kosztów ponoszonych z tytułu wizyt kontrahentów jak i przedstawicieli spółek powiązanych zastosowanie znajdzie ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych
Słowa kluczowe: kontrahent; koszt-koszty uzyskania przychodów; moment; nocleg; poczęstunki; pracownik; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 30 września 2019 r. (data wpływu 3 października 2019 r.), uzupełnionym 3 grudnia 2019 r. o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie ustalenia, czy w odniesieniu do kosztów ponoszonych z tytułu wizyt kontrahentów jak i przedstawicieli spółek powiązanych zastosowanie znajdzie ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 3 października 2019 r. wpłynął do tut. Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie ustalenia, czy w odniesieniu do kosztów ponoszonych z tytułu wizyt kontrahentów jak i przedstawicieli spółek powiązanych zastosowanie znajdzie ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 21 listopada 2019 r. Znak: 0111-KDIB1-1.4010.416.2019.1.ŚS wezwano do ich uzupełnienia, co też nastąpiło 3 grudnia 2019 r.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca Sp. z o. o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest polskim rezydentem podatkowym i podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka działa w ramach międzynarodowej grupy kapitałowej X. Group (dalej: „Grupa”), która jest światowym liderem na rynku rozwiązań technologii połączeń. Głównym przedmiotem działalności Spółki jest produkcja w branży technologii połączeń (złączki, obejmy, uchwyty itp.) oraz montaż elementów plastikowych i systemów przepływowych oraz wytłaczanie rurek korugowanych.

W ramach prowadzonej działalności, do siedziby Spółki przyjeżdżają kontrahenci (ze Spółek zewnętrznych) jak również przedstawiciele spółek powiązanych na spotkania dotyczące omówienia bieżącej współpracy między Spółkami a Wnioskodawcą. Wówczas są to wielogodzinne narady, co wiąże się z koniecznością ponoszenia przez Spółkę kosztów takich jak nocleg przedstawicieli Spółek zagranicznych, koszt posiłków (obiad, kolacja, napoje) osób biorących udział w naradach, przewóz gości m.in. z lotniska do Siedziby Wnioskodawcy.

Koszty powstałe w związku z wizytą kontrahentów jak i również przedstawicieli Spółek powiązanych na terytorium Polski są ponoszone przez Spółkę bezpośrednio na podstawie faktur wystawionych przez hotel, restaurację, itd. 

W uzupełnieniu wniosku zawartym w piśmie z 28 listopada 2019 r. (data wpływu 3 grudnia 2019 r.), Wnioskodawca wskazał, że wydatki te z pewnością posiadają związek przyczynowo - skutkowy z przychodami.

Zgodnie z przepisami, a także doktryną prawa podatkowego, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek: 

1.  został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
2.  jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3.  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4.  poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5.  został właściwie udokumentowany,
6.  nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są nie tylko koszty bezpośrednio, ale również pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, jeżeli zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów tak, aby źródło przynosiło przychody w przyszłości.

W kontekście powyższego Spółka pragnie wskazać, iż wydatki związane z organizacją wizyt kontrahentów jak i przedstawicieli Spółek powiązanych, podczas których Spółka przedstawia park technologiczny, technikę stosowaną przy produkcji sprzedawanych wyrobów (urządzenia produkcyjne, wykorzystywane materiały, technologie produkcji) są zgodne z zasadami racjonalności ekonomicznej a przede wszystkim umożliwiają zapoznanie się z oferowanymi produktami biorąc pod uwagę ich funkcjonalność, zaawansowanie technologiczne co przyczyni się na wzrost przychodów Spółki w przyszłości.

Ponadto przedstawiciele Spółek powiązanych jak wskazano we wniosku wspierają Spółkę w realizacji wymagań klientów zagranicznych takich jak: M., B., D., C., V., P., G., V., F., M., F. oraz Grupa P. poprzez opracowanie instrukcji dotyczących kontroli jakości dostarczanych surowców na podstawie norm i warunków technicznych, w analizie jakościowych wymogów klientów zagranicznych, wspierają w opracowywaniu instrukcji kontroli przebiegu procesów technologicznych wytwarzanego towaru jak również w projektowaniu stanowisk kontrolno-pomiarowych w przebiegu produkcyjnym danego towaru, analizują wraz ze Spółką informacje wtórne od klientów o wadach, brakach gotowego wyrobu. Ponoszone wydatki związane z wizytą przedstawicieli spółek powiązanych wpływają w istotny sposób na relacje Spółki z ostatecznymi klientami: zawarcie nowych umów sprzedaży lub rozszerzenie dotychczasowych umów na nowy asortyment, przekładając się tym samym na osiągane przez Wnioskodawcę przychody. Co jest potwierdzeniem, ze wydatki te mają związek przyczynowo - skutkowy z osiągnięciem przychodów jego zabezpieczeniem oraz zachowaniem źródła przychodu.

Odnosząc powyższe do przedstawionego stanu faktycznego (winno być: „stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego”), Spółka wskazuje, iż charakter poniesionych wydatków związanych z wyżywieniem kontrahentów, przedstawicieli spółek powiązanych, zakupem usług hotelowych, czy przejazdów tj. koszty zakupu biletów lotniczych oraz koszty przejazdu bezpośrednio za granicą, tzn. przejazdy taksówkami np. z hotelu/lotniska do zakładu produkcyjnego oraz z zakładu produkcyjnego do hotelu/na lotnisko nie daje podstaw do uznania ich za koszty reprezentacji a wydatki te mają związek przyczynowo - skutkowy z osiągnięciem przychodów jego zabezpieczeniem oraz zachowaniem źródła przychodu Wnioskodawcy. Wydatki te nie wiążą się bowiem z wystawnością, czy okazałością. Ich poniesienie nie jest warunkowane dążeniem do wywołania dobrego wrażenia o Wnioskodawcy, lecz ma charakter poboczny do podstawowego celu jak jest przedstawienie produktów wytwarzanych przez Spółkę oraz zachęcenie kontrahentów do współpracy z Wnioskodawcą, czy też bezpośrednie zaprezentowanie na jakich urządzeniach/liniach technologicznych produkowane są wyroby Spółki.

W świetle powyższego, Wnioskodawca wskazuje, iż związek poniesionych wydatków, związanych z wizytami kontrahentów oraz przedstawicieli spółek powiązanych z osiągnięciem, zabezpieczeniem, czy zachowaniem źródła przychodów uzyskiwanymi przez Spółkę jest oczywisty.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w odniesieniu do kosztów ponoszonych z tytułu wizyt kontrahentów jak i przedstawicieli spółek powiązanych zastosowanie znajdzie ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT?

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do kosztów ponoszonych z tytułu wizyt kontrahentów jaki i przedstawicieli spółek powiązanych ograniczenia wynikające z 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie znajdzie zastosowania.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 z późn. zm., winno być: t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 865 ze zm. – dalej: „u.p.d.o.p.”, „ustawa o CIT”). Jak jednocześnie stanowi art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p., nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawodawca nie zdefiniował pojęcia reprezentacji, stąd też interpretacja art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. jest trudna i niejednoznaczna. Jednakże obecnie dominuje stanowisko zaprezentowane przez poszerzony skład NSA w wyroku z 17 czerwca 2013 r. sygn. akt II FSK 702/11, w którym przedstawiono, iż wyraz „reprezentacja pochodzi od łacińskiego słowa «repraesentatio» oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że «reprezentacja» w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenie pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów.

W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie «reprezentacji» kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia. Ponownie podkreślić należy, że dla oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację, czy też innego rodzaju działalność, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy”.

Mając to na uwadze, zdaniem Spółki, powszechną praktyką w prowadzeniu działalności gospodarczej jest organizowanie spotkań/narad biznesowych w trakcie których poruszane są kwestie dotyczące obecnej lub potencjalnej współpracy, rozwoju Spółek oraz prowadzone są szeroko rozumiane negocjacje biznesowe. Wydatki na organizację takich spotkań stanowią, co do zasady, koszty uzyskania przychodów podatników.

Dotyczy to również ponoszonych w związku z takimi spotkaniami kosztów konsumpcji, w tym koszty usług gastronomicznych. Jak orzekł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 10 września 2013 r. sygn. akt II FSK 2019/13, „w świetle art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT (oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT - przyp. aut.) nie stanowi kosztu reprezentacji (\`(...)\`) wydatek na poczęstunek (usługę gastronomiczną świadczoną zarówno w siedzibie podatnika lub poza nią), który serwowany jest w ramach:

*   działań marketingowych lub reklamowych firmy, dotyczących promocji produktu lub usługi,
*   prowadzonych negocjacji z kontrahentami lub w ramach szkoleń, odpraw dla pracowników oraz podmiotów powiązanych gospodarczo itp., których celem nie jest kształtowanie wizerunku firmy, a doprowadzenie do nawiązania lub rozbudowania jej kontaktów gospodarczych, wprowadzenie na rynek określonych towarów i usług lub poprawa skuteczności ich sprzedaży, wzrost efektywności pracy itp.”

Naczelny Sąd Administracyjny we wskazanym wyroku wyjaśnił jednocześnie, że „dla oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację, czy też innego rodzaju działalność, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy. Nie ulega przy tym wątpliwości, że to na podatniku spoczywać będzie ciężar wykazania, iż określone wydatki poniesione zostały w celu uzyskania przychodu (zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów) oraz, że nie były one ukierunkowane na kształtowanie wizerunku firmy, lecz stanowiły element innego rodzaju aktywności gospodarczej”.

Do dnia złożenia wniosku, wydatki te Spółka zaliczała do kosztów reprezentacji, w związku z czym nie uznawała ich za koszty uzyskania przychodów, jednakże biorąc pod uwagę charakter spotkań z kontrahentami jak i przedstawicielami Spółek powiązanych należałoby ponoszone koszty na nocleg przedstawicieli Spółek zagranicznych, koszt posiłków (obiad, kolacja, napoje) osób biorących udział w naradach, przewóz gości traktować jako koszty ogólne działalności. Gdyż powyższe koszty nie są kosztami reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Biorąc pod uwagę odpowiedzialność spoczywająca na Wnioskodawcy udowodnienia, iż określone wydatki poniesione zostały w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, aby mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, Spółka wprowadziła zmiany wewnątrz organizacji. W ramach wewnętrznych procedur wysyłana jest informacja drogą elektroniczną, z tygodniowym wyprzedzeniem, o planowanych wizytach przedstawicieli Spółek powiązanych jak i kontrahentów. Ponadto informacja ta zawiera dokładne dane dotyczące planowanej wizyty, a mianowicie: nazwę firmy przedstawiciela przyjeżdżającego do Wnioskodawcy, imię i nazwisko osób/osoby przyjeżdżającej, stanowisko osoby przyjeżdżającej, planowany dzień przyjazdu, planowany dzień wyjazdu, osoba odpowiedzialna za przyjeżdżającego Gościa.

Biorąc pod uwagę dotychczasowe spotkania, kontrahentów jak i przedstawicieli spółek powiązanych dominującymi tematami podczas wizyt są kwestie związane z bieżącym funkcjonowaniem Wnioskodawcy dotyczące m.in.:

*   opracowania instrukcji dotyczących kontroli jakości dostarczanych surowców na podstawie norm i warunków technicznych,
*   omawiania jakościowych wymogów poszczególnych klientów - w większości międzynarodowych,
*   wsparcie w opracowywanych instrukcjach kontroli przebiegu procesów technologicznych wytwarzanego towaru jak również w projektowaniu stanowisk kontrolno-pomiarowych w przebiegu produkcyjnym danego towaru,
*   wspólne analizowanie informacji wtórnych od klientów o wadach, brakach gotowego wyrobu i przekazanie wniosków końcowych do kierowników produkcji.

Otrzymywane faktury przez Spółkę ponoszone w związku z wizytami kontrahentów jak i przedstawicieli Spółek powiązanych związane z kosztami noclegów, kosztami posiłków (obiad, kolacja, napoje) osób biorących udział w naradach, przewozem gości m.in. z lotniska do Siedziby Wnioskodawcy, posiadają informacje naniesioną przez pracownika Wnioskodawcy, z jaką osobą przebywającą u Wnioskodawcy związane są te koszty i co było tematem spotkania.

Zdaniem Spółki, z uwagi na treść art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, decydujące znaczenie dla stwierdzenia, czy dane wydatki winny być kwalifikowane jako koszty reprezentacji, czy jako „zwykłe” koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, ma charakter spotkania. W opinii Spółki, w przedstawionym stanie faktycznym, zarówno wydatki poniesione na spotkania biznesowe (narady) z kontrahentami zaangażowanymi w bieżące sprawy Spółki (gastronomia, noclegi), jak i wydatki związane z pobytem Gości (koszty hotelu, przelotu, narad odbytych w restauracjach, w tym koszty posiłków), nie są wydatkami o charakterze reprezentacyjnym, lecz są to koszty ściśle związane z bieżącą działalności Wnioskodawcy, bez poniesienia których działalność firmy byłaby bardzo utrudniona. Wydatki te nie mają bowiem wywołać jak najlepszego wrażenia, lecz wynikają z bieżącej współpracy.

Za uzasadnione Spółka uznała ponadto ponoszenie kosztów noclegów osób zaangażowanych w realizację projektu, w przypadku, gdy nie jest możliwe omówienie wszystkich spraw w ciągu jednego dnia. Spółka wskazała przy tym, że ww. koszty są elementem usług głównych świadczonych przez kontrahentów, z tym, że w części przypadków nie są one refakturowane, lecz ponoszone przez nią bezpośrednio.

W świetle powyższego stanowisko Wnioskodawcy o zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów poczęstunku należy uznać za prawidłowe. Do kosztów uzyskania przychodów mogą być również zaliczane koszty noclegów kontrahentów jak i przedstawicieli spółek (odpowiednie zastosowanie ma w tym zakresie, przykładowo, wyrok WSA w Olsztynie z 14 sierpnia 2013 r. sygn. akt I SA/Ol 492/13).

Powyższa argumentacja, zdaniem Spółki, uzasadnia, że koszty związane z koniecznością ponoszenia przez Spółkę kosztów takich jak koszt posiłków (obiad, kolacja, napoje) osób biorących udział w naradach, nocleg gości zagranicznych - przewóz gości podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów i w tym przypadku nie znajdzie zastosowanie ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Dodatkowo, Wnioskodawca pragnie również wskazać, że przedmiotowy bezpośredni związek z kosztem uzyskania przychodów ww. wydatków m.in. na nocleg, wyżywienie stanowił przedmiot analizy w innych interpretacjach indywidualnych wydanych w zbieżnych stanach faktycznych, przykładowo:

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 czerwca 2019 r., Znak: 0114-KDIP2-1.4010.190.2019.1.KS;
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej z 30 czerwca 2016 r., Znak: IBPB-1-2/4510-489/16/MW;
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej z 14 marca 2014 r., Znak: ILPB3/423-598/13-2/EK;
*   wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z 14 sierpnia 2013 r., sygn. akt I SA/Ol 492/13;
*   wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11.

Przytoczone wyżej interpretacje stanowią również potwierdzenie, że podobny model zaliczenia kosztów usług gastronomicznych, wyżywienia oraz koszty noclegu związanych ze spotkaniami z kontrahentami jak i przedstawicielami Spółek powiązanych, pozostają w związku przyczynowo- skutkowym z osiąganymi przychodami i stanowią koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności i są uznawane przez organy podatkowe, jako koszty uzyskania przychodu.

Powyżej przywołane stanowiska organów podatkowych powinny stanowić wskazówkę w procesie interpretacji zakresu przedmiotowego wyłączenia z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, które zgodnie z zaprezentowanym podejściem organów nie znajduje zastosowanie do przypadków, które Wnioskodawca przytoczył w niniejszym wniosku.

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym niniejszego wniosku ponoszone koszty przesądzają o braku wyłączenia z ograniczeń w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Za powyższą kwalifikacją przemawia także charakter działalności gospodarczej Spółki oraz fakt, że uczestnicy spotkań nie odnoszą żadnych korzyści osobistych w związku ze spożyciem posiłku w trakcie całodniowego posiedzenia jak również podczas noclegu w hotelu zważywszy na fakt, ze miejsce ich zamieszkania jest za granicą Polski. Posiłek ten ma za cel jedynie zapewnienie ich optymalnej koncentracji i wydajności oraz skupienia na sprawach Spółki, co w przyszłości może wpłynąć na wymierny wzrost jej przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2019 r., poz. 865 ze zm., dalej: „updop”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, nie definiuje terminu „reprezentacja”, ani też nie odsyła w celu jego wyjaśnienia do innych przepisów prawa. Poszukując znaczenia tego pojęcia, należy zatem w pierwszej kolejności odnieść się do języka powszechnego, w którym „reprezentacja” oznacza:

*   „grupę osób, instytucję występującą w czyimś imieniu, reprezentującą czyjeś interesy, przedstawicielstwo”;
*   „reprezentowanie kogoś lub czegoś”;
*   „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycja społeczną”

(por. Uniwersalny Słownik Języka Polskie pod red. St. Dubisza, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007; http://sjp.pwn.pl; Słownik języka polskiego. Tom III., pod red. M. Szymczaka, Państwowe Wydawnictwo Naukowe, Warszawa 1981 r.). Pomocną może być również etymologia tego słowa – „repraesentatio” (łac.) oznacza „wizerunek”.

Próbę zdefiniowania pojęcia terminu reprezentacja podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r. sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że ,,reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 updop (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Z uwagi na powyższe każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop. Dla oceny takich wydatków nie są istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość. Za wydatki wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Poniesione przez Spółkę wydatki na nocleg, posiłki i koszty przejazdu kontrahentów i przedstawicieli Spółek powiązanych powinny spełniać wymogi zawarte w art. 15 ust. 1 updop, czyli muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii ustalenia, czy w odniesieniu do kosztów ponoszonych z tytułu wizyt kontrahentów jak i przedstawicieli spółek powiązanych zastosowanie znajdzie ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym i podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka działa w ramach międzynarodowej grupy kapitałowej X. Group, która jest światowym liderem na rynku rozwiązań technologii połączeń. Głównym przedmiotem działalności Spółki jest produkcja w branży technologii połączeń (złączki, obejmy, uchwyty itp.) oraz montaż elementów plastikowych i systemów przepływowych oraz wytłaczanie rurek korugowanych. W ramach prowadzonej działalności, do siedziby Spółki przyjeżdżają kontrahenci (ze Spółek zewnętrznych) jak również przedstawiciele spółek powiązanych na spotkania dotyczące omówienia bieżącej współpracy między Spółkami, a Wnioskodawcą. Wówczas są to wielogodzinne narady, co wiąże się z koniecznością ponoszenia przez Spółkę kosztów takich jak nocleg przedstawicieli Spółek zagranicznych, koszt posiłków (obiad, kolacja, napoje) osób biorących udział w naradach, przewóz gości m.in. z lotniska do siedziby Wnioskodawcy. Koszty powstałe w związku z wizytą kontrahentów jak i również przedstawicieli Spółek powiązanych na terytorium Polski są ponoszone przez Spółkę bezpośrednio na podstawie faktur wystawionych przez hotel, restaurację, itd. 

Wydatki związane z organizacją wizyt kontrahentów jak i przedstawicieli Spółek powiązanych, podczas których Spółka przedstawia park technologiczny, technikę stosowaną przy produkcji sprzedawanych wyrobów (urządzenia produkcyjne, wykorzystywane materiały, technologie produkcji) są zgodne z zasadami racjonalności ekonomicznej a przede wszystkim umożliwiają zapoznanie się z oferowanymi produktami biorąc pod uwagę ich funkcjonalność, zaawansowanie technologiczne co przyczyni się na wzrost przychodów Spółki w przyszłości. Ponadto przedstawiciele Spółek powiązanych jak wskazano we wniosku wspierają Spółkę w realizacji wymagań klientów zagranicznych poprzez opracowanie instrukcji dotyczących kontroli jakości dostarczanych surowców na podstawie norm i warunków technicznych, w analizie jakościowych wymogów klientów zagranicznych, wspierają w opracowywaniu instrukcji kontroli przebiegu procesów technologicznych wytwarzanego towaru jak również w projektowaniu stanowisk kontrolno-pomiarowych w przebiegu produkcyjnym danego towaru, analizują wraz ze Spółką informacje wtórne od klientów o wadach, brakach gotowego wyrobu. Ponoszone wydatki związane z wizytą przedstawicieli spółek powiązanych wpływają w istotny sposób na relacje Spółki z ostatecznymi klientami: zawarcie nowych umów sprzedaży lub rozszerzenie dotychczasowych umów na nowy asortyment, przekładając się tym samym na osiągane przez Wnioskodawcę przychody. Co jest potwierdzeniem, ze wydatki te mają związek przyczynowo skutkowy z osiągnięciem przychodów jego zabezpieczeniem oraz zachowaniem źródła przychodu.

Mając powyższe na uwadze, wskazać należy, że wydatki poniesione w związku z wizytami kontrahentów i przedstawicieli Spółek powiązanych obejmujące nocleg przedstawicieli Spółek zagranicznych, koszt posiłków (obiad, kolacja, napoje) osób biorących udział w naradach, przewóz gości m.in. z lotniska do siedziby Wnioskodawcy, tj. koszty zakupu biletów lotniczych oraz koszty przejazdu bezpośrednio za granicą, tzn. przejazdy taksówkami np. z hotelu/lotniska do zakładu produkcyjnego oraz z zakładu produkcyjnego do hotelu/na lotnisko nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, bowiem nie mają charakteru reprezentacji. Wizyty kontrahentów i przedstawicieli Spółek powiązanych mają na celu przedstawienie kontrahentom i ww. przedstawicielom na czym polega działalność firmy oraz produkowanych przez nią wyrobów poprzez przedstawienie parku technologicznego, techniki stosowanej przy produkcji sprzedawanych wyrobów (urządzenia produkcyjne, wykorzystywane materiały, technologie produkcji) zgodności z zasadami racjonalności ekonomicznej, a przede wszystkim umożliwienia zapoznania się z oferowanymi produktami, biorąc pod uwagę ich funkcjonalność, zaawansowanie technologiczne. Ponadto przedstawiciele Spółek powiązanych, jak wskazano we wniosku, wspierają Spółkę w realizacji wymagań klientów zagranicznych poprzez opracowanie instrukcji dotyczących kontroli jakości dostarczanych surowców na podstawie norm i warunków technicznych, w analizie jakościowych wymogów klientów zagranicznych, wspierają w opracowywaniu instrukcji kontroli przebiegu procesów technologicznych wytwarzanego towaru jak również w projektowaniu stanowisk kontrolno-pomiarowych w przebiegu produkcyjnym danego towaru, analizują wraz ze Spółką informacje wtórne od klientów o wadach, brakach gotowego wyrobu. Ponoszone wydatki związane z wizytą przedstawicieli spółek powiązanych wpływają w istotny sposób na relacje Spółki z ostatecznymi klientami: zawarcie nowych umów sprzedaży lub rozszerzenie dotychczasowych umów na nowy asortyment, przekładając się tym samym na osiągane przez Wnioskodawcę przychody. W związku z powyższym przedmiotowe wizyty mają charakter biznesowy i są konieczne dla uzyskania przez Spółkę przychodu.

Zatem, ww. wydatki związane z wizytami kontrahentów i przedstawicieli Spółek powiązanych spełniają przesłanki wynikające art. 15 ust. 1 updop, czyli są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych oraz wyroków sądów administracyjnych stwierdzić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą tut. Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Końcowo, Organ wydający niniejszą interpretację podkreśla, że jeżeli przedstawiony we wniosku opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego będzie różnił się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego zdarzenia. Należy też zauważyć, że na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia w toku ewentualnego postępowania podatkowego okoliczności faktycznych, z których wywodzi dla siebie korzystne skutki prawne.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej). Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w(…) za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.