Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-561/14-2/KS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-08-21
Teza: prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym wydatki związane z wyżywieniem pracownika podczas podróży służbowej będą w całości kosztem uzyskania przychodu, nawet jeśli koszty te będą wyższe niż przysługujące pracownikowi limity. Podobnie, wydatki poniesione w związku z przeprowadzeniem rozmowy handlowej przez pracownika firmy z klientem stanowią koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; kontrahent; koszt-koszty uzyskania przychodów; limit; pracownik; wydatek; wyżywienie
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 9 czerwca 2014 r. (data wpływu 13 czerwca 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 13 czerwca 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

1.  Wnioskodawca (pracodawca) zamierza wprowadzić system rozliczania kosztów wyżywienia pracownika przebywającego w podróży służbowej krajowej i zagranicznej polegający na tym, że pracodawca będzie pokrywać koszty (całodziennego) wyżywienia pracownika na podstawie faktur przedstawionych przez osobę przebywającą w podróży. Możliwe jest, że kwoty wydatków z ww. tytułu będą wyższe niż kwoty diet określone w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W niektórych przypadkach może zaistnieć sytuacja, gdy na fakturze za nocleg jest wyszczególniona cena śniadania (lub innego posiłku), którego wartość przewyższa wskazany w par. 7 ust. 4 lub w par. 14 ust. 2 rozporządzenia procent diety za ten posiłek. W takim przypadku pracodawca opłaci pełny koszt posiłku (noclegu) i zmniejszy odpowiednio dietę.
2.  W przypadku opisanym powyżej mogą zaistnieć sytuacje szczególne, gdy obiad lub kolacja służbowa są spożywane podczas rozmów handlowych z klientem (za posiłek będzie płacił klient lub pracownik).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy cała wartość zapewnionego wyżywienia będzie wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych, czy też nadwyżkę kosztów całodziennego wyżywienia ponad przysługujące diety zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej będzie należało opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
2.  Czy w drugim zdarzeniu prawnym pracownik uzyska przychód?
3.  Czy w przypadkach opisanych w pytaniach 1 i 2 koszt wyżywienia pracownika podczas podróży służbowej będzie w całości kosztem uzyskania przychodów, nawet jeśli koszty będą wyższe niż przysługujące limity?

Przedmiotowa interpretacja dotyczy pytania numer 3 dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pozostałych pytań dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy:

W ocenie Wnioskodawcy koszty zapewnienia pracownikom posiłków w warunkach przedstawionych we wniosku są w całości kosztem uzyskania przychodów. Jako koszt wymieniony w katalogu kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów art. 16 ust. 1 ustawy wymienia jedynie przypadek przekroczenia wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika m.in. w podróży służbowej (pkt 30). Sam koszt spełnia zaś wymóg poniesienia w celu uzyskania przychodów. W przypadku posiłku zapewnianego samemu pracownikowi, mamy do czynienia z kosztami podróży służbowej (w formie aprobowanej przez przepisy prawa pracy o podróżach służbowych). W przypadku spotkania z klientem, mamy do czynienia z kosztami zarządu spółką. Jeżeli posiłek ma charakter roboczy, nie ma charakteru wystawnego, koszt podatkowy nie obejmuje alkoholu, a spotkanie ma cel biznesowy (nie służy nagrodzeniu, uhonorowaniu kontrahenta), nie mamy też do czynienia z kosztami reprezentacji.

Pogląd Wnioskodawcy jest aprobowany w praktyce skarbowej, zob. m.in. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 18 listopada 2013 r. (IPPB3/423-665/13-5/MC) oraz interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 10 marca 2014 r. (ITPB3/423-593a/13/PST).

Stanowisko Wnioskodawcy zgodne jest również z interpretacją ogólną Ministra Finansów z dnia 25 listopada 2013 r,, sygn. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 851, z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 powołanej ustawy, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Na podstawie powyższego przepisu możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który - racjonalnie oceniając - mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami nie mogą bowiem być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione następujące warunki:

*   wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności kosztem uzyskania przychodów będą wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, że prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W opisanym we wniosku zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca wskazał, że zamierza wprowadzić system rozliczania kosztów wyżywienia pracownika przebywającego w podróży służbowej krajowej i zagranicznej polegający na tym, że pracodawca będzie pokrywać koszty (całodziennego) wyżywienia pracownika na podstawie faktur przedstawionych przez osobę przebywającą w podróży. Możliwe jest, że kwoty wydatków z ww. tytułu będą wyższe niż kwoty diet określone w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W niektórych przypadkach może zaistnieć sytuacja, gdy na fakturze za nocleg wyszczególniona jest cena śniadania (lub innego posiłku), którego wartość przewyższa wskazany w par. 7 ust. 4 lub w par. 14 ust. 2 rozporządzenia procent diety za ten posiłek. W takim przypadku pracodawca opłaci pełny koszt posiłku (noclegu) i zmniejszy odpowiednio dietę. Ponadto, w opisanym przypadku mogą zaistnieć sytuacje szczególne, gdy obiad lub kolacja służbowa są spożywane podczas rozmów handlowych z klientem (za posiłek będzie płacił klient lub pracownik).

Z uwagi na fakt, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia podróży służbowej, należy odnieść się do definicji zawartej w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróży służbowej dotyczy również Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

Zgodnie natomiast z § 7 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, w przypadku podróży krajowych dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Analogiczne regulacje dotyczą podróży zagranicznych - pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje (§ 14 ust. 4 rozporządzenia).

W tym miejscu należy podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” należy do zakresu prawa pracy, w związku z czym rozstrzygnięcie kwestii dotyczących obowiązku czy zasadności wypłacenia diet i innych należności za czas podróży nie leży w kompetencji organów podatkowych.

W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników należy podkreślić, że w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 ustawy nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Jeśli pracownik odbywa podróż służbową, która jest związana z osiągnięciem przychodu Spółki, dokonane wypłaty za czas tych podróży mogą zostać zaliczone przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z powołanym art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podsumowując, w oparciu o przywołane przepisy prawa i przedstawiony przez Wnioskodawcę opis zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że wydatki Spółki związane z podróżą służbową, tj. koszty wyżywienia w czasie podróży zwrócone pracownikowi, stanowią koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy.

W rozpatrywanej sprawie, w drugim zdarzeniu przyszłym, należy mieć na względzie, że zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy do katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, ani też nie odsyła do innych przepisów prawa. Z uwagi na powyższe każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy.

Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Zasadne jest w tym miejscu odwołanie się do etymologii tego terminu. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że ,,reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma znaczenia.

Odnosząc zatem powyższe do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy stwierdzić, że wydatki finansowane przez Spółkę związane z kosztem obiadu lub kolacji służbowej spożywanej przez pracownika Spółki podczas rozmowy handlowej z klientem nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy. Wydatki te ponoszone są bowiem w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i mają charakter biznesowy.

Zatem celem tych wydatków nie jest tworzenie dobrego wizerunku Wnioskodawcy, czy też wykreowanie pozytywnych relacji z klientem. Poniesione wydatki spełniają przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy - są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tym samym mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym wydatki związane z wyżywieniem pracownika podczas podróży służbowej będą w całości kosztem uzyskania przychodu, nawet jeśli koszty te będą wyższe niż przysługujące pracownikowi limity. Podobnie, wydatki poniesione w związku z przeprowadzeniem rozmowy handlowej przez pracownika firmy z klientem stanowią koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.