Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPB3/423-112/11-2/IR
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2011-09-27
Teza: Czy poniesione na rzecz pracowników koszty wyżywienia podczas podróży służbowych (ponad wysokość diet określonych w rozporządzeniu) oraz w przypadku delegacji zagranicznych 25% diety w całości stanowią koszty uzyskania przychodu?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dieta; koszt-koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przedstawione we wniosku z dnia 27 czerwca 2011 r. (data wpływu 29 czerwca 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych na rzecz pracowników kosztów wyżywienia podczas podróży służbowych - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 29 czerwca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych i podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie wydatków poniesionych na rzecz pracowników podczas odbywania podróży służbowych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka, podmiot działający w branży tekstylnej zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Część pracowników Spółki wyjeżdża poza miejscowość, w której znajduje się siedziba Spółki - odbywając podróże służbowe zarówno krajowe jak i zagraniczne na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Z wewnętrznych regulacji Wnioskodawcy dotyczących odbywania podróży służbowych wynika, że pracodawca zobowiązuje się do zapewnienia pracownikom odbywającym podróże służbowe całodziennego wyżywienia (w tym również poprzez zwrot kosztów wyżywienia udokumentowanych fakturami).

W przypadku podróży krajowych zgodnie z § 4 ust 3 pkt 2 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz.1990 ze zm.) Spółka zapewniając pracownikowi całodzienne wyżywienie nie wypłaca diet.

Natomiast w przypadku podróży zagranicznych zgodnie z § 5 ust 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236) pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie przysługuje 25 % diety.

Faktury dokumentujące koszty wyżywienia pracowników w czasie podróży służbowych wystawiane są na Wnioskodawcę. Zwykle koszty wyżywienia przekraczają wartość diety przysługującej pracownikom w przypadku odbywania podróży służbowych określonej odpowiednio w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) i rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r Nr 236). Spółka zalicza całość wydatków na wyżywienie oraz dodatkowo w przypadku delegacji zagranicznych 25% diety do kosztów uzyskania przychodów i nie opodatkowuje podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy poniesione na rzecz pracowników koszty wyżywienia podczas podróży służbowych (ponad wysokość diet określonych w rozporządzeniu) oraz w przypadku delegacji zagranicznych 25% diety w całości stanowią koszty uzyskania przychodu?
2.  Czy poniesione na rzecz pracowników koszty wyżywienia podczas podróży służbowych (ponad wysokość diet określonych w rozporządzeniu) oraz 25% diety nie stanowią przychodu opodatkowanego podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest odpowiedź na pytanie nr 1 natomiast w zakresie pytania nr 2 wniosek Spółki zostanie rozpatrzony odrębnie.

Zdaniem Wnioskodawcy w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust 1.

Natomiast art. 775 ust. 1 Kodeksu pracy stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Wysokość i warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej, co do zasady określają rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

W myśl § 3 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługuje dieta oraz zwrot kosztów:

*   przejazdów,

*   noclegów,

*   dojazdów środkami komunikacji miejskiej,

*   innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 4 ust. 3 pkt 2 tego rozporządzenia dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Nieco inne regulacje przewiduje rozporządzenie w sprawie podróży zagranicznych. Zgodnie z § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236) pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.

Zadania zlecone pracownikom do wykonania poza stałym miejscem pracy (w ramach podróży służbowych) mają na celu osiągnięcie przez Wnioskodawcę przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Zatem, koszty związane z zadaniami wykonywanymi w czasie podróży służbowych zdaniem Wnioskodawcy mieszczą się w ramach definicji kosztów uzyskania przychodów określonej w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie zostały wymienione w negatywnym katalogu wydatków, które nie mogą stanowić kosztów podatkowych tj. w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Tym samym według Wnioskodawcy ma On prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zarówno wydatki poniesione na wyżywienie pracownika w podróży służbowej oraz 25% diety w przypadku podróży zagranicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami bądź służą zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodów.

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiują pojęcia podróży służbowej, tak więc w tym zakresie należy odnieść się do definicji zawartej w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Z treści art. 775 § 1 ustawy Kodeks pracy wynika, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zatem, podróżą służbową jest wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy – w celu wykonania zadania służbowego.

W tym miejscu należy jednak podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” należy do zakresu prawa pracy, w związku z czym rozstrzygnięcie kwestii dotyczących obowiązku czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas podróży nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Zgodnie z § 3 ww. artykułu, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia tych dokumentów nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona odpowiednio w:

1.  rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, ze zm.),
2.  rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, ze zm.).

Zgodnie z § 4 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia w sprawie podróży krajowych dieta nie przysługuje jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

W myśl § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie podróży poza granice kraju pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 4 ust. 4 tego rozporządzenia. Natomiast stosownie do § 5 ust. 3 cyt. rozporządzenia pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca działając w branży tekstylnej zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Część pracowników wyjeżdża poza miejscowość, w której znajduje się siedziba Wnioskodawcy – odbywając podróże służbowe zarówno krajowe jak i zagraniczne.

Z wewnętrznych regulacji Wnioskodawcy dotyczących odbywania podróży służbowych wynika, że pracodawca zobowiązuje się do zapewnienia pracownikom odbywającym podróże służbowe całodziennego wyżywienia (w tym również poprzez zwrot kosztów wyżywienia udokumentowanych fakturami).

W przypadku podróży krajowych Wnioskodawca zapewnia pracownikowi całodzienne wyżywienie i nie wypłaca diet.

Natomiast w przypadku podróży zagranicznych pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie przysługuje 25 % diety.

W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników należy podkreślić, że w katalogu zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ustawodawca nie zawarł zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli podróż służbowa jest związana z osiągnięciem przychodu dokonany pracownikowi zwrot kosztów za czas podróży służbowej, w tym koszty całodziennego wyżywienia, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z powołanym art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Reasumując, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę w związku z podróżami służbowymi pracowników, w tym koszty wyżywienia w czasie podróży, zwracane pracownikom na podstawie przedłożonych dowodów, także ponad wysokość diet określonych w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży krajowych i zagranicznych oraz 25 % diet dotyczących zagranicznych podróży służbowych, Wnioskodawca może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Ponadto należy zauważyć, iż we własnym stanowisku dotyczącym pytania nr 1 Wnioskodawca błędnie powołał „… art. 775 ust. 1 Kodeksu pracy…”, podczas gdy powinno być „… art. 775 § 1 Kodeksu pracy…” oraz „… art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych …”, a powinno być art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych …”. Organ uznał to za oczywistą omyłkę niemającą wpływu na rozstrzygnięcie w przedmiotowej sprawie.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.