Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-277/11/WN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-05-20
Teza: przechowywanie faktur w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 10 lutego 2011r. (data wpływu 22 lutego 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 lutego 2011r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również – Spółka) zamierza otrzymywać od swoich dostawców faktury elektroniczne przesyłane w różnego rodzaju formatach m.in. PDF, Word, Excell. Faktury te będą przesyłane do niego w postaci załączników do wiadomości poczty elektronicznej. Faktury te będą przesyłane przez kontrahenta bez wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.) ani bez wykorzystania elektronicznej wymiany danych (EDI) w rozumieniu umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, które to procedury są wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w drodze elektronicznej… (Dz. U. Nr 249, poz. 1661 z dnia 28 grudnia 2010 roku) w paragrafie 2 ustęp 2.

Przed wysłaniem do Wnioskodawcy faktury w formie elektronicznej wystawca otrzyma od Spółki na to jego akceptację. Przed wydaniem takiej akceptacji dostawcy, Wnioskodawca otrzyma informację w jakim formacie będzie wystawiona faktura oraz z jakiego adresu pocztowego bądź z jakiej domeny będzie wysyłana do Spółki.

Wiadomość pocztowa oraz pełne zapisy zdarzeń dotyczące informacji o poczcie przychodzącej (informacje Timestamp, Messageld, IP serwera nadawcy) będzie przechowywana na serwerze pocztowym Microsoft Exchange 2010.

Dzięki przechowywaniu kompletnej informacji otrzymanej drogą elektroniczną Spółka będzie mogła przez cały czas przechowywania - analizując zapisy zdarzeń oraz źródło wiadomości - mieć pewność co do tożsamości, tego kto wysłał do niego fakturę. Ponieważ wysłana faktura będzie załącznikiem do wiadomości pocztowej to Wnioskodawca miałby zachowaną integralność jej treści.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy faktury przesyłane przez dostawców Wnioskodawcy oraz przechowywane przez niego zgodnie z powyższym opisem będą spełniać warunki rozporządzenia w sprawie przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, biorąc pod uwagę zapisy rozporządzenia, o którym mowa powyżej oraz zastosowanie procedur wyrażenia akceptacji, przesyłania i przechowywania faktur w wersji elektronicznej, które to procedury zostały opisane w punkcie „stan faktyczny" Wnioskodawca uważa, że zostaną spełnione warunki aby uznać, że faktury które Wnioskodawca otrzymuje a następnie przechowuje zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej również ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury – w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 cyt. rozporządzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 cyt. rozporządzenia - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych2), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury.

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

Stosownie do z § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2010r. w sprawie zwrotu podatku niektórych podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Natomiast w myśl ust. 2 § 19, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Zatem, w aktualnym stanie prawnym dopuszczalne jest wystawianie faktury bez oznaczenia ich wyrazami „oryginał” i „kopia”.

Jednocześnie zgodnie z § 21 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2010r.

1.  Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2.  łatwe ich odszukanie,
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

4.  Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
5.  Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Przy czym ust. 3 tegoż paragrafu wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Należy zauważyć, iż powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. U. UE L z dnia 22 lipca 2010r.), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca zamierza otrzymywać od swoich dostawców faktury elektroniczne przesyłane w różnego rodzaju formatach m.in. PDF, Word, Excell. Faktury te będą przesyłane do niego w postaci załączników do wiadomości poczty elektronicznej. Faktury te będą przesyłane przez kontrahenta bez wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.) ani bez wykorzystania elektronicznej wymiany danych (EDI) w rozumieniu umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, które to procedury są wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w drodze elektronicznej… (Dz. U. Nr 249, poz. 1661 z dnia 28 grudnia 2010 roku) w paragrafie 2 ustęp 2.

Przed wysłaniem do Wnioskodawcy faktury w formie elektronicznej wystawca otrzyma od Spółki na to jego akceptację. Przed wydaniem takiej akceptacji dostawcy, Wnioskodawca otrzyma informację w jakim formacie będzie wystawiona faktura oraz z jakiego adresu pocztowego bądź z jakiej domeny będzie wysyłana do Spółki.

Wiadomość pocztowa oraz pełne zapisy zdarzeń dotyczące informacji o poczcie przychodzącej (informacje Timestamp, Messageld, IP serwera nadawcy) będzie przechowywana na serwerze pocztowym Microsoft Exchange 2010.

Dzięki przechowywaniu kompletnej informacji otrzymanej drogą elektroniczną Spółka będzie mogła przez cały czas przechowywania - analizując zapisy zdarzeń oraz źródło wiadomości - mieć pewność co do tożsamości, tego kto wysłał do niego fakturę. Ponieważ wysłana faktura będzie załącznikiem do wiadomości pocztowej to Wnioskodawca miałby zachowaną integralność jej treści.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), pod warunkiem spełnienia przesłanek wskazanych w ww. regulacjach.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a Wnioskodawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej. Zatem otrzymanie faktur w formie załącznika do wiadomości poczty elektronicznej skierowanych do Wnioskodawcy jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Należy wskazać, iż ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przesyłu faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienie wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. wymaga wiedzy specjalistycznej zatem może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych. Postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

W konsekwencji, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.