Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-1236/11-2/BS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-10-11
Teza: wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej;
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-otrzymanie faktury; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 09.08.2011 r. (data wpływu 11.08.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 11.08.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

B. S.A. (dalej: „Bank”) w ramach prowadzonej działalności świadczy na rzecz swoich klientów usługi finansowe w formie czynności bankowych, w szczególności w zakresie prowadzenia rachunków, udzielania kredytów i pożyczek. Bank, obok usługowej działalności statutowej dokonuje również czynności w ramach prowadzenia przedsiębiorstwa, podlegających opodatkowaniu VAT stawkami innymi niż „zwolnione”. Przykładowo, Bank dokonuje podnajmu nieruchomości, których nie wykorzystuje dla własnej działalności, obciąża podnajemców kosztami mediów, dokonuje sprzedaży towarów nabytych przez Bank od swoich klientów w wyniku procesu windykacji wierzytelności. Powyższe czynności są dokumentowane przez Bank poprzez wystawianie faktur.

Obecnie, w związku z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej: „Rozporządzenie o fakturach elektronicznych”), Bank rozważa możliwość wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zaakceptowania takiej formy dokumentowania obrotu przez kontrahentów Banku. Poniżej Wnioskodawca przedstawia zasady jakie mają obowiązywać w Banku w tym zakresie.

Zarówno w przypadku przesyłania drogą elektroniczną wystawionych przez Bank faktur, jak również akceptowania faktur otrzymanych w tej formie przez Bank, przesyłanie faktur zostanie poprzedzone zawarciem przez Bank z kontrahentem pisemnego porozumienia, które będzie potwierdzało wolę stron w zakresie dokumentowania obrotu poprzez wystawienie faktur wysyłanych drogą elektroniczną. Porozumienie będzie również wskazywało następujące warunki przesyłania faktur:

1.  Określone zostaną adresy kont pocztowych, z których wysyłane będą faktury;
2.  Określone zostaną adresy kont pocztowych, na które wysyłane będą faktury;
3.  Wystawca faktury zobowiąże się do jej zapisywania i przesyłania w formacie Portable Document Format (PDF), wspieranym przez firmę A.;
4.  Faktury będą przesyłane pocztą elektroniczną z zastosowaniem opcji „żądania potwierdzenia dostarczenia”. Za fakturę dostarczoną odbiorcy będzie można uznać fakturę wysłaną pocztą elektroniczną pod warunkiem, że nadawca będzie posiadał potwierdzenie dostarczenia wiadomości nabywcy faktury (delivery status notification).

Faktury przesyłane drogą elektroniczną (zarówno wystawione jak i otrzymane przez Bank) będą przechowywane przez Bank w formie elektronicznej w taki sposób, który będzie umożliwiał określenie daty wysłania/ otrzymania faktury. Wystawione i przesłane przez Bank w formie elektronicznej faktury będą ewidencjonowane w rejestrze VAT i przechowywane w taki sposób, który zapewni możliwość:

1.  Wyselekcjonowania faktur elektronicznych wystawionych i przesłanych przez Bank w dowolnym okresie;
2.  Ustalenia listy faktur przesłanych przez Bank w formie elektronicznej, które zostały zaewidencjonowane w rejestrze sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym.

Jeśli natomiast chodzi o faktury otrzymane przez Bank w wersji elektronicznej, sposób ich przechowywania i ewidencjonowania w rejestrze VAT będzie umożliwiał:

1.  Wyselekcjonowanie faktur elektronicznych otrzymanych przez Bank w danym okresie;
2.  Ustalenie listy faktur otrzymanych przez Bank w formie elektronicznej, które zostały zaewidencjonowane w rejestrze zakupu w danym okresie rozliczeniowym.

Sposób archiwizacji faktur będzie umożliwiał pobranie z serwera dowolnej faktury przesłanej w formie elektronicznej wraz z dokumentem potwierdzającym wprowadzenie faktury do obrotu prawnego tj. w przypadku faktur:

1.  Otrzymanych przez Bank - korespondencją, w której Bank otrzymał fakturę;
2.  Wystawionych przez Bank - korespondencją wysłaną przez Bank wraz z potwierdzeniem zapisania na serwerze kontrahenta tej korespondencji.

Przyjęty przez Bank sposób archiwizacji będzie umożliwiał łatwe odszukanie faktury oraz jej wydrukowanie.

Faktury będą archiwizowane przez Bank co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Powyższe zasady przesyłania faktur drogą elektroniczną obowiązywać będą zarówno do faktur potwierdzających dokonanie sprzedaży, faktur zaliczkowych jak i faktur korygujących.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy przedstawiony powyżej sposób wystawiania i przesyłania faktur (w tym również faktur korygujących) jest prawidłowy?
2.  Czy opisany sposób przechowywania otrzymanych i wystawionych przez Bank faktur wysłanych drogą elektroniczną będzie poprawny?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Pytanie 1 - Czy przedstawiony powyżej sposób wystawiania i przesyłania faktur (w tym również faktur korygujących) jest prawidłowy?

Zdaniem Banku planowany sposób wystawiania i przesyłania faktur (w tym również faktur korygujących) spełnia wymagania przewidziane w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych i w związku z tym jest prawidłowy.

Pytanie 2 - Czy opisany sposób przechowywania otrzymanych i wystawionych przez Bank faktur wysłanych drogą elektroniczną będzie poprawny?

Zdaniem Banku, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur przesłanych drogą elektroniczną jest poprawny, gdyż jest zgodny z wymogami przewidzianymi w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych.

Uzasadnienie:

W art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) o podatku od towarów i usług (dalej: „Ustawa o podatku od towarów i usług”) ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia w drodze rozporządzenia (w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji) sposobów i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w drodze elektronicznej, jak również określenia zasad przechowywania oraz trybu udostępniana organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesłanych drogą elektroniczną.

Minister Finansów działając na podstawie powyższej delegacji wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej: „Rozporządzenie o fakturach elektronicznych”) w którym określone zostały zasady i warunki przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Ad. 1

Zgodnie z art. 106 ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług Bank, będąc podatnikiem VAT zobowiązany jest do wystawiania faktur stwierdzających dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące Banku i kontrahenta. Ustawa nie wskazuje przy tym warunków, których spełnienie umożliwia wystawianie przesyłanie faktur w drodze elektronicznej.

Szczegółowe regulacje dotyczące wystawiania i przesyłania faktur w wersji elektronicznej zostały zawarte Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych. W § 4 powyższego rozporządzenia wskazano, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym pod następującymi warunkami:

1.  Sposób przesyłania faktur zapewnia autentyczność pochodzenia faktury;
2.  Sposób przesyłania faktur zapewnia integralność jej treści;
3.  Niezbędne jest, zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia o fakturach elektronicznych, aby odbiorca faktury zaakceptował taką formę przesyłania faktur przed dniem jej przesłania.

Zgodnie z § 4 Rozporządzenia o fakturach elektronicznych, dla przesyłania faktur w formie elektronicznej niezbędne jest zapewnienie autentyczności ich pochodzenia i integralności treści. Jednocześnie w § 2 ust. 2 powyższego rozporządzenia wskazano, że autentyczność pochodzenia oraz integralność faktury są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania:

1.  Bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu;
2.  Elektronicznej wymiany danych (EDl) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Z literalnego brzmienia § 2 ust. 2 Rozporządzenia o fakturach elektronicznych wynika, iż Minister Finansów jedynie tytułem przykładu wskazał dwa możliwe sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury. Użycie przez Ministra Finansów sformułowania „w szczególności” wskazuje, że katalog sposobów w których podatnicy mogą zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury jest katalogiem otwartym. Istotne przy tym jest, że Rozporządzenie o fakturach elektronicznych wskazuje, jak należy rozumieć powyższe pojęcia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia o fakturach elektronicznych autentyczność pochodzenia faktury zapewniona jest w sytuacji, w której przyjęty sposób fakturowania gwarantuje pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W przedstawionym przez Bank procesie, autentyczność faktury zostanie zdaniem Banku zapewniona poprzez określenie / wskazanie adresów kont pocztowych z których i na które będą wysyłane faktury w formie elektronicznej.

Jeśli natomiast chodzi o integralność faktury oznacza ona, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. W ocenie Banku, w opisanym przez Bank procesie jest ona zapewniona poprzez przesyłanie faktur w formacie PDF oraz archiwizowanie ich w takiej formie, w jakiej zostały one wysłane przez wystawcę. Taki sposób postępowania, zdaniem Banku gwarantuje, że treść faktury wysłanej w formie elektronicznej nie ulegnie zmianie.

Prawidłowość takiej interpretacji przepisów znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji Ministra Finansów Wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie 12 maja 2011 r. (sygn. IPPP3/443-467/11-2/JF), w której stwierdzono, że „faktury wystawione w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą spełniały wymogi określone w Rozporządzeniu, ponieważ w takim samym stopniu jak faktury papierowe, pozwalają zidentyfikować pochodzenie faktury oraz uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura”.

Odnosząc się do wymogu akceptacji przez kontrahenta przesyłania faktur w formie elektronicznej zostanie ona wyrażona w formie pisemnej poprzez zawarcie porozumienia określającego zasady przesyłania elektronicznych faktur. Istotne przy tym jest, że Bank będzie przesyłał i akceptował faktury przesłane drogą elektroniczną pod warunkiem wejścia w życie porozumienia z kontrahentem, w którym zaakceptowane zostanie przez strony porozumienia przesyłanie faktur w takiej formie.

Równocześnie Wnioskodawca zwraca uwagę, że przez faktury Bank rozumie zarówno faktury potwierdzające fakt dokonania sprzedaży, faktury zaliczkowe jak i korygujące. Takie rozumienie, choć nie wynika bezpośrednio z Rozporządzenia o fakturach elektronicznych znajduje potwierdzenie w § 19 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. (Dz. U. Nr 68, poz. 360) w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Rozporządzenie to wskazuje przy tym, iż powyższych zasad nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur przesyła się je, w tym udostępnia, nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. W związku z powyższym należy stwierdzić, że gdy w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych mowa jest o fakturach, należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno fakturę potwierdzającą fakt dokonania sprzedaży / otrzymania zaliczki, jak również fakturę korygującą, co zostało potwierdzone w interpretacji z dnia 13 czerwca 2011 r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, sygn. IPTPP2/443-22/11-4/BM.

Ad. 2

W § 6 oraz § 8 Rozporządzenia o fakturach elektronicznych wskazano, że faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  ich łatwe odszukanie;
3.  bezzwłoczny dostęp do faktur, możliwość ich pobrania i przetwarzania zawartych w fakturach danych dla organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej.

Zdaniem Banku planowany proces przesyłania i archiwizowania faktur spełnia wymogi przewidziane w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych. Autentyczność pochodzenia faktury zapewniona zostanie poprzez weryfikowanie, czy faktura została wysłana z określonego w porozumieniu z kontrahentem adresu konta pocztowego. Dla udokumentowania faktu wprowadzenia faktury do obrotu prawnego Bank będzie archiwizował wraz z fakturą:

1.  korespondencję elektroniczną, którą wysłana została faktura przesłana drogą elektroniczną;
2.  potwierdzenia zarejestrowania elektronicznej korespondencji z fakturą wystawioną przez Bank na serwerze kontrahenta.

Niezmienność treści faktury oraz ich czytelność zostaną zdaniem Banku zapewnione poprzez zapisanie jej w formacie PDF i zarchiwizowanie jej w takim formacie.

Jeśli wystąpi taka potrzeba Bank zapewni organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej dostęp do faktur przesłanych drogą elektroniczną w tym możliwość ich pobrania oraz przetwarzania zawartych w fakturach danych z uwagi na planowany sposób zapisywanie przez Bank tych faktur, odszukanie zarchiwizowanych faktur będzie możliwe poprzez zastosowanie oprogramowania posiadanego i wykorzystywanego przez Bank do archiwizowania dokumentów bankowych. Powyższe umożliwi łatwe i szybkie odszukanie zarchiwizowanych faktur, ich wydrukowanie oraz przetwarzanie zawartych w nich danych.

Faktury przesłane drogą elektroniczną będą archiwizowane co najmniej do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stanowisko przedstawione przez Bank w tym zakresie znajduje potwierdzenie w interpretacji Ministra Finansów z 13 czerwca 2011 r. wydanej w podobnym stanie faktycznym przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (sygn. IPTPP2/443-22/11-4/BM), w którym organ potwierdził, że możliwe jest przechowywanie faktur w wersji elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania: „autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiających na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie należy dodać, iż z dniem 26 sierpnia 2011 r. ogłoszony został tekst jednolity ustawy o VAT – Dz. U z 2011 r. Nr 177, poz. 1054.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.