Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/443-843/13-2/IG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-12-05
Teza: Czy przesyłanie/udostępnianie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej oraz udostępnianie ich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej w opisany sposób jest zgodne z § 4 i 6 rozporządzenia w/s faktur elektronicznych?
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 9.09.2013 r. (data wpływu 13.09.2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przesyłania/udostępniania i przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz udostępniania ich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej – **jest prawidłowe**

UZASADNIENIE

W dniu 13.09.2013 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przesyłania/udostępniania i przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz udostępniania ich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Sp. z o.o. (dalej Wnioskodawca) prowadzi działalność polegającą m.in. na prowadzeniu salonów sprzedaży w obszarze szeroko pojętej telefonii komórkowej. Wnioskodawca działa w oparciu o umowę agencyjną (dalej Umowę Agencyjną) zawartą z operatorem (dalej z Operatorem). W Umowie Agencyjnej Wnioskodawca wyraził zgodę w rozumieniu § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej rozporządzenia w/s faktur w formie elektronicznej) na przesyłanie mu i udostępnianie faktur w formie elektronicznej, w tym także faktur korygujących.

Operator przesyła/udostępnia Wnioskodawcy faktury w formie elektronicznej na dwa sposoby. Po pierwsze ze specjalnie dedykowanego do tego adresu e-mail Operatora faktury w formie elektronicznej są przesyłane na specjalnie dedykowany do tego adres e-mail Wnioskodawcy. Po drugie, Operator udostępnia faktury w formie elektronicznej publikując je na specjalnie dedykowanym do tego portalu (dalej Portal). Wejście do Portalu możliwe jest jedynie za pomocą certyfikatu, loginu i kodu sms wysłanego na wskazany przez Wnioskodawcę telefon.

Operator przesyła/udostępnia Wnioskodawcy faktury w formie elektronicznej w dwóch formatach: PDF i XML. Faktury w formacie PDF są zabezpieczane uwierzytelnionym podpisem w formie certyfikatu generowanego przez wewnętrzne centrum weryfikacji Operatora. Dodatkowo, pliki PDF zapisywane są w formacie „tylko do odczytu”, który łącznie z uwierzytelnionym podpisem gwarantują nienaruszalność danych zawartych w dokumentach elektronicznych.

W przypadku przesyłania faktur w formie elektronicznej mailem jego tytuł składa się z nr odbiorcy, loginu osoby wystawiającej oraz nr dokumentu, który równocześnie służy do identyfikacji wykonanej przez Operatora usługi. W przypadku udostępniania faktury za pomocą Portalu dane te mogą zostać sprawdzone przez Wnioskodawcę po zalogowaniu do Portalu.

Otrzymane przez Wnioskodawcę faktury są wprowadzane i przechowywane w systemie finansowo-księgowym klasy ERP (Zintegrowany System Zarządzania Przedsiębiorstwem) służącym do wystawiania, udostępniania oraz przechowywania faktur, który wyklucza jakąkolwiek modyfikacje ich treści. Dostęp do systemu finansowo-księgowego mają jedynie upoważnieni pracownicy Wnioskodawcy. Dodatkowo, faktury przechowywane są na Portalu. Wnioskodawca nie może w żaden sposób wykasować/zmienić zawartości Portalu, jest jedynie uprawniony do pobierania z niego faktur.

Zarówno system księgowo-finansowy Wnioskodawcy, jak i Portal umożliwiają łatwe odszukanie faktur i dostęp do nich organowi kontroli podatkowej lub organowi kontroli skarbowej. Jeżeli Wnioskodawca zdecydowałby się na przechowywanie faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, organy podatkowe i organy kontroli skarbowej będą również miały, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Alternatywnie, na żądanie organu Wnioskodawca w godzinach pracy udostępni żądane przez organ faktury w formie elektronicznej na oddzielnym nośniku cyfrowym, np. płycie CD.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy przesyłanie/udostępnianie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej oraz udostępnianie ich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej w opisany sposób jest zgodne z § 4 i 6 rozporządzenia w/s faktur elektronicznych?

Zdaniem Wnioskodawcy,

1.  Zgodność przesyłania faktur w formie elektronicznej przez Operatora z § 4 rozporządzenia w/s faktur w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 rozporządzenia w/s faktur w formie elektronicznej faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Cechy te mogą zostać zapewnione za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Autentyczność pochodzenia faktury w formie elektronicznej rozumie się jako pewność co do dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W opinii wnioskodawcy, Operator:

1.  przesyłając faktury w formacie PDF „tylko do odczytu” opatrzone uwierzytelnionym podpisem ze specjalnie dedykowanego do tego adresu e-mail na specjalnie dedykowany do tego adres e-mail Wnioskodawcy,
2.  publikując faktury w formacie PDF „tylko do odczytu” opatrzone uwierzytelnionym podpisem na specjalnie dedykowanym do tego portalu, zapewnia autentyczność pochodzenia faktury, ponieważ tożsamość Operatora na fakturze nie może ulec w żaden sposób zmianie. Równocześnie, te same środki zapewniają integralność treści faktury w formie elektronicznej rozumianej jako to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Prawodawca nie stworzył legalnej definicji „czytelności” faktury w formie elektronicznej. W literaturze przedmiotu podaje się, że pojęcie „czytelności” faktury w formie elektronicznej należy rozumieć po prostu jako możliwość odczytania faktury, a co za tym idzie, możliwość weryfikacji jej treści ze stanem faktycznym. W sposób oczywisty, faktury w formie elektronicznej przesyłane w formacie zarówno PDF jak i XML spełniają warunek czytelności, ponieważ oba formaty plików można odtworzyć w normalnym toku pracy na urządzeniach cyfrowych.

Zarówno przesyłanie faktur w formie elektronicznej mailem, jak i udostępnianie ich na portalu zapewnia wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a świadczeniem usług ze względu na możliwość sprawdzenie loginu osoby wystawiającej fakturę, nr odbiorcy oraz nr dokumentu, który równocześnie służy do identyfikacji wykonanej przez Operatora usługi.

1.  Zgodność przechowywania i udostępniania organom podatkowym i organom kontroli skarbowej przez Wnioskodawcę faktur w formie elektronicznej z § 6 rozporządzenia w/s faktur w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia w/s faktur w formie elektronicznej faktury przesłane drogą elektroniczną powinny:

1.  być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe,
2.  zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
3.  być łatwe do odszukania,
4.  być przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, w warunkach określonych odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp.

Ad. 1.

Zarówno w programie księgowo-finansowym, jak i na Portalu faktury przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe.

Ad. 2

Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści (w rozumieniu, o którym mowa w pkt 1) poprzez:

1.  przechowywanie faktur w programie księgowo-finansowym klasy ERP, który wyklucza modyfikację zarówno treści faktury jak i informacji dotyczącej wystawcy faktury,
2.  dodatkowe przechowywanie faktur na Portalu. Wnioskodawca nie ma bowiem możliwości w żaden sposób wykasować/zmienić zawartości Portalu; jest jedynie uprawniony do pobierania z niego faktur,
3.  poprzez przechowywanie plików w formacie PDF „tylko do odczytu” zabezpieczonych uwierzytelnionym kluczem, co uniemożliwia modyfikację jakichkolwiek danych zawartych na fakturze, włącznie z tożsamością wystawcy

Powyższe środki bezpieczeństwa przedsięwzięte przez Wnioskodawcę są gwarancją zachowania autentyczności i integralności faktur w formie elektronicznej. Wnioskodawca korzystając z programu finansowo-księgowego klasy ERP uniemożliwia modyfikację wprowadzonych do niego faktur zarówno jeśli chodzi o dane zawarte na fakturze, jak i tożsamość jej wystawcy. Dodatkowo, ten sam efekt zapewnia zabezpieczenie plików PDF w formacie „tylko do odczytu” uwierzytelnionym kluczem. Ostatecznie, w razie jakichkolwiek wątpliwości organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej będą mogły porównać faktury znajdujące się w programie finansowo-księgowym Wnioskodawcy z fakturami znajdującymi się na Portalu, na którego zawartość Wnioskodawca nie może w żaden sposób wpłynąć, ponieważ jest on prowadzony przez Operatora.

Zarówno faktury w formacie PDF i XML jak i faktury zapisane w programie księgowo-finansowym spełniają warunek czytelności, czyli po prostu możliwości odczytania (odtworzenia) ich treści.

Ad. 3.

Zarówno w programie księgowo-finansowym, jak i na Portalu możliwym jest łatwe odszukanie faktur np. poprzez wyszukanie faktur kierując się konkretnym okresem rozliczeniowym.

Ad.4.

Zapisanie faktur zarówno w programie finansowo-księgowym, jak i na Portalu pozwoli organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na bezzwłoczny dostęp do faktur. Na żądanie organu Wnioskodawca w godzinach pracy udostępni żądane przez organ faktury na oddzielnym nośniku cyfrowym, np. płycie CD.

1.  Szerokie rozumienia pojęcia „faktury w formie elektronicznej”

Prawodawca w rozporządzeniu w/s faktur w formie elektronicznej posługuje się pojęciem „faktura w formie elektronicznej”. Oznacza to, że pod pojęciem faktury w formie elektronicznej należy rozumieć każdą fakturę, w tym także fakturę korygującą. Takie rozumienie tego pojęcia potwierdza § 19 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, zgodnie z którym fakturą w formie elektronicznej jest również „nota korygująca”.

1.  Rozumienie pojęcia integralności i autentyczności w kontekście stosowanych zabezpieczeń

Oczywiście, nie da wykluczyć się możliwości „,przełamania” zabezpieczeń zapewniających integralność i autentyczność faktur w formie elektronicznej przewidzianych przez Wnioskodawcę. Jednakże w odniesieniu do takiej okoliczności należy zauważyć, że z technicznego punktu widzenia praktycznie każde zabezpieczenie może zostać „przełamane”, w tym bezpieczny podpis elektroniczny, wymiana danych w ramach EDI czy też zwykła, „papierowa” faktura. Jak słusznie wskazuje się w literaturze przedmiotu, wymóg zapewnienia integralności i autentyczności faktury w formie elektronicznej należy rozumieć jako wymóg maksymalnie wysokiej staranności oczekiwanej od uczestnika profesjonalnego obrotu gospodarczego. Zasadnie podkreśla się, że stosowane zabezpieczenie nie musi być jednak „najsilniejszym” z zabezpieczeń, ponieważ nie wymaga tego rozporządzenie w/s faktur w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 10 i ust. 11 powołanego artykułu, szczegółowe zasady dotyczące przesyłania i przechowywania faktur VAT uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 1528), dalej rozporządzenie w/s faktur elektronicznych.

Zgodnie z § 3 powołanego rozporządzenia, przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik ( § 4 ust. 2).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3).

Przy czym, stosownie do § 2, ilekroć rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Natomiast, zgodnie z treścią § 6 ust. 1, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju (§ 6 ust. 2).

Zaś, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 6 ust. 3).

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. § 4 ust. 3 rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca działa w oparciu o umowę agencyjną (dalej Umowę Agencyjną) zawartą z operatorem (dalej z Operatorem). W Umowie Agencyjnej Wnioskodawca wyraził zgodę w rozumieniu § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej rozporządzenia w/s faktur w formie elektronicznej) na przesyłanie mu i udostępnianie faktur w formie elektronicznej, w tym także faktur korygujących.

Operator przesyła/udostępnia Wnioskodawcy faktury w formie elektronicznej na dwa sposoby.

Po pierwsze ze specjalnie dedykowanego do tego adresu e-mail Operatora faktury w formie elektronicznej są przesyłane na specjalnie dedykowany do tego adres e-mail Wnioskodawcy.

Po drugie, Operator udostępnia faktury w formie elektronicznej publikując je na specjalnie dedykowanym do tego portalu (dalej Portal). Wejście do Portalu możliwe jest jedynie za pomocą certyfikatu, loginu i kodu sms wysłanego na wskazany przez Wnioskodawcę telefon.

Operator przesyła/udostępnia Wnioskodawcy faktury w formie elektronicznej w dwóch formatach: PDF i XML. Faktury w formacie PDF są zabezpieczane uwierzytelnionym podpisem w formie certyfikatu generowanego przez wewnętrzne centrum weryfikacji Operatora. Dodatkowo, pliki PDF zapisywane są w formacie „tylko do odczytu”, który łącznie z uwierzytelnionym podpisem gwarantują nienaruszalność danych zawartych w dokumentach elektronicznych.

W przypadku przesyłania faktur w formie elektronicznej mailem jego tytuł składa się z nr odbiorcy, loginu osoby wystawiającej oraz nr dokumentu, który równocześnie służy do identyfikacji wykonanej przez Operatora usługi (np. FV \`(...)\`.). W przypadku udostępniania faktury za pomocą Portalu dane te mogą zostać sprawdzone przez Wnioskodawcę po zalogowaniu do Portalu.

Otrzymane przez Wnioskodawcę faktury są wprowadzane i przechowywane w systemie finansowo-księgowym klasy ERP (Zintegrowany System Zarządzania Przedsiębiorstwem) służącym do wystawiania, udostępniania oraz przechowywania faktur, który wyklucza jakąkolwiek modyfikacje ich treści. Dostęp do systemu finansowo-księgowego mają jedynie upoważnieni pracownicy Wnioskodawcy. Dodatkowo, faktury przechowywane są na Portalu. Wnioskodawca nie może w żaden sposób wykasować/zmienić zawartości Portalu, jest jedynie uprawniony do pobierania z niego faktur.

Zarówno system księgowo-finansowy Wnioskodawcy, jak i Portal umożliwiają łatwe odszukanie faktur i dostęp do nich organowi kontroli podatkowej lub organowi kontroli skarbowej. Jeżeli Wnioskodawca zdecydowałby się na przechowywanie faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, organy podatkowe i organy kontroli skarbowej będą również miały, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Alternatywnie, na żądanie organu Wnioskodawca w godzinach pracy udostępni żądane przez organ faktury w formie elektronicznej na oddzielnym nośniku cyfrowym, np. płycie CD.

Wnioskodawca uważa, że operator:

1.  przesyłając faktury w formacie PDF „tylko do odczytu” opatrzone uwierzytelnionym podpisem ze specjalnie dedykowanego do tego adresu e-mail na specjalnie dedykowany do tego adres e-mail Wnioskodawcy,
2.  publikując faktury w formacie PDF „tylko do odczytu” opatrzone uwierzytelnionym podpisem na specjalnie dedykowanym do tego portalu, zapewnia autentyczność pochodzenia faktury, ponieważ tożsamość Operatora na fakturze nie może ulec w żaden sposób zmianie. Równocześnie, te same środki zapewniają integralność treści faktury w formie elektronicznej rozumianej jako to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W sposób oczywisty, faktury w formie elektronicznej przesyłane w formacie zarówno PDF jak i XML spełniają warunek czytelności, ponieważ oba formaty plików można odtworzyć w normalnym toku pracy na urządzeniach cyfrowych.

Zarówno przesyłanie faktur w formie elektronicznej mailem, jak i udostępnianie ich na portalu zapewnia wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a świadczeniem usług ze względu na możliwość sprawdzenie loginu osoby wystawiającej fakturę, nr odbiorcy oraz nr dokumentu, który równocześnie służy do identyfikacji wykonanej przez Operatora usługi.

Zarówno w programie księgowo-finansowym, jak i na Portalu faktury przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe.

Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści poprzez:

1.  przechowywanie faktur w programie księgowo-finansowym klasy ERP, który wyklucza modyfikację zarówno treści faktury jak i informacji dotyczącej wystawcy faktury,
2.  brak możliwości wykasowania/zmiany zawartości Portalu;
3.  poprzez przechowywanie plików w formacie PDF „tylko do odczytu” zabezpieczonych uwierzytelnionym kluczem, co uniemożliwia modyfikację jakichkolwiek danych zawartych na fakturze, włącznie z tożsamością wystawcy.

Powyższe środki bezpieczeństwa przedsięwzięte przez Wnioskodawcę są gwarancją zachowania autentyczności i integralności faktur w formie elektronicznej. Wnioskodawca korzystając z programu finansowo-księgowego klasy ERP uniemożliwia modyfikację wprowadzonych do niego faktur zarówno jeśli chodzi o dane zawarte na fakturze, jak i tożsamość jej wystawcy. Dodatkowo, ten sam efekt zapewnia zabezpieczenie plików PDF w formacie „tylko do odczytu” uwierzytelnionym kluczem. W razie jakichkolwiek wątpliwości organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej będą mogły porównać faktury znajdujące się w programie finansowo-księgowym Wnioskodawcy z fakturami znajdującymi się na Portalu, na którego zawartość Wnioskodawca nie może w żaden sposób wpłynąć, ponieważ jest on prowadzony przez Operatora.

Zarówno faktury w formacie PDF i XML jak i faktury zapisane w programie księgowo-finansowym spełniają warunek czytelności, czyli po prostu możliwości odczytania (odtworzenia) ich treści. W programie księgowo-finansowym, jak i na Portalu możliwym jest łatwe odszukanie faktur np. poprzez wyszukanie faktur kierując się konkretnym okresem rozliczeniowym. Zapisanie faktur zarówno w programie finansowo-księgowym, jak i na Portalu pozwoli organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na bezzwłoczny dostęp do faktur. Na żądanie organu Wnioskodawca w godzinach pracy udostępni żądane przez organ faktury na oddzielnym nośniku cyfrowym, np. płycie CD.

Mając na uwadze powyższe oraz obowiązujące w tym zakresie w/cyt. przepisy, należy stwierdzić, iż otrzymywanie dokumentów drogą elektroniczną w formie plików PDF i XML na określony adres e-mail, a także pobranie udostępnianych faktur w formacie PDF i XML na portalu internetowym, w stosunku do których zapewniona będzie autentyczność pochodzenia oraz integralność treści, jest zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Skoro – jak wskazał Wnioskodawca - będzie zapewniona autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktur otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF i XML, bądź też pobranych, udostępnionych na stronie internetowej, to spełnione będą warunki, o których mowa w rozporządzeniu w/s faktur elektronicznych.

Należy podkreślić, że to na podatniku spoczywa obowiązek stworzenia metod gwarantujących rzetelne udokumentowanie i rozliczenie transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg.

Ponadto, mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Biorąc pod uwagę powołane przepisy oraz mając na uwadze fakt, że - jak wskazał Wnioskodawca - proponowany przez Spółkę sposób przedstawiony w stanie faktycznym - przesyłania/udostępniania i przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz udostępniania ich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w powołanym rozporządzenia Ministra Finansów, oraz pozwala na łatwe odszukanie faktur oraz bezzwłoczny do nich dostęp, a także umożliwia organom również przetwarzanie danych w nich zawartych – należy stwierdzić, że jest zgodny z obowiązującymi przepisami.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – tj. Dz. U. z 2012r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.