Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-75/12-2/KOM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-02-06
Teza: możliwość przechowywania kopii faktur papierowych wystawionych kontrahentom w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-kopia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 22.11.2011 r. (data wpływu 23.11.2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur papierowych wystawionych kontrahentom w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 23.11.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur papierowych wystawionych kontrahentom w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje sprzedaży usług i towarów handlowych na rzecz kontrahentów. Sprzedaż na rzecz podatników prowadzących działalność gospodarczą dokumentowana jest fakturami VAT. W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej faktura wystawiana jest po złożeniu przez nabywcę żądania jej wystawienia. Faktury VAT wystawiane są przy użyciu narzędzi elektronicznych lub ręcznie w dwóch egzemplarzach, gdzie oryginał faktury w wersji papierowej przekazywany jest kontrahentowi, a kopia w wersji papierowej przechowywana jest w archiwum. Przechowywanie kopii faktury VAT w wersji papierowej jest uciążliwe, bowiem generuje nadmierne koszty, wymaga dodatkowej pracy osób, zajmuje powierzchnię użytkową, czyli jest ekonomiczne nieuzasadnione.

Wobec powyższego Wnioskodawca zamierza przechowywać kopie niektórych wystawianych faktur VAT w formie elektronicznej w sposób zapewniający:

*   pełną zgodność kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej z oryginałem faktury wystawionym w formie papierowej;
*   bezpieczeństwo przechowywanych kopii faktur;
*   brak możliwości zmiany treści kopii faktury lub jakichkolwiek innych danych dotyczących kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej;
*   możliwość zapoznania się w każdej chwili z treścią kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej w tym możliwość wydrukowania w każdej chwili takiej faktury w szczególności na każde wezwanie organu podatkowego.

Oryginały takich faktur będą nadal wystawiane w formie papierowej. Jednocześnie w przypadku, gdy Wnioskodawca będzie nabywcą towarów lub usług, za których zakup otrzyma oryginały faktury w formie papierowej, Firma nasza chce zachować dotychczasowy system przechowywania dokumentów i archiwizować otrzymane faktury zakupowe w formie papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż możliwe jest przekazywanie klientom oryginału faktury w formie papierowej, natomiast przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej, przy założeniu, że dla otrzymywanych oryginałów faktur zakupowych przyjęta jest zasada archiwizacji papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy prawa podatkowego pozostawiają wystawcy faktury wybór, co do formy, w jakiej kopie faktur mają być przechowywane. W żadnym przepisie ustawy o VAT ani rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 marca 2011 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W myśl § 21 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, na ich żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jednocześnie ust. 3 tegoż paragrafu definiuje, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Istotne jest również, że obowiązujący do 31 grudnia 2010r., budzący wiele kontrowersji zapis § 21 ust. 2 rozporządzenia, iż dokumenty, o których mowa w ust. 1 (tj. oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów) przechowuje się w oryginalnej postaci (\`(...)\`) nie znalazł odzwierciedlenia w obowiązującym od 1 stycznia 2011r. brzmieniu tego przepisu.

Powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U.UE L z dnia 22 lipca 2010 r.), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Nowe brzmienie przepisów naszym zdaniem jednoznacznie wskazuje, że faktury można przechowywać w „dowolny sposób”. Od dnia 1 stycznia 2011 r. możliwe jest zatem przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej, o ile archiwum faktur spełnia wymagania wskazane w przepisach prawa. Zgodnie z obowiązującymi przepisami przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a jej wystawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Ponadto, jeszcze za czasów brzmienia kontrowersyjnego zapisu § 21 ust. 2 rozporządzenia (stanowiącego o przechowywaniu faktur w oryginalnej postaci), ukształtowała się jednolita linia orzecznictwa sądów administracyjnych, które zezwalały na przechowywanie faktur w dowolnej formie (papierowej czy elektronicznej) niezależnie od formy ich wystawienia.

Dla przykładu, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 roku (sygn. I FSK 1169/08) stwierdził, że z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z 1993 r. w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji, gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993r. Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.

Podobne stanowisko zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 8 października 2010r. (sygn. I SA/Po 547/10)) czy WSA w Warszawie w wyroku z 8 kwietnia 2010r. (sygn. III SA/Wa 398/10). Warszawski Sąd stwierdził, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej i przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, ekologiczne czy ekonomiczne Zdaniem sądu, przyjęcie odmiennego poglądu prowadziłoby do naruszenia zasady proporcjonalności, wyrażonej w art. 5 ust. 3 Traktatu Wspólnot Europejskich.

Jednocześnie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu w wyroku z dnia 16 grudnia 2010r. (sygn. I SA/Op 645/10) stwierdził, że ogólne warunki przechowywania faktur (w tym także ich kopii) nie wskazują na formę, w jakiej powinno być dokonane ich przechowywanie, papierowej czy elektronicznej.

Przepisy kładą nacisk na to, aby forma ta gwarantowała przez cały okres ich przechowywania autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, z jednoczesnym zastrzeżeniem, że umieszczone na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne.

Również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 9 lutego 2011 r. (sygn. I SA/Kr 2042/10), uznał, że co prawda ustawodawca wprowadził obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur „w oryginalnej postaci”, niemniej jednak nie zastrzegł, że chodzi o postać, w jakiej dokumenty zostały przesłane lub udostępnione. Taki zapis prawa krajowego nie pozwala więc na stwierdzenie, że pojęcie „oryginalna postać” mieści w sobie również pojęcie „formy faktury”: papierowej lub elektronicznej. Zdaniem Sądu zamiarem ustawodawcy było, aby faktury przechowywane przez wystawcę i otrzymane przez nabywcę były identyczne w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, odnosząc się do przeprowadzonej transakcji, nie zaś do formy faktury.

Zatem mając na uwadze powyższe wyroki wydane jeszcze za czasów obowiązywania budzącego wątpliwości przepisu, nakazującego przechowywanie faktur „w oryginalnej postaci”, oraz fakt, iż od dnia 1 stycznia 2011 r. kontrowersyjny zapis został wyeliminowany z porządku prawnego, odpowiedź na zadane we wniosku pytanie jest zdaniem Wnioskodawcy twierdząca.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 marca 2011 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W myśl § 21 rozp. podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 21 ust.2 rozp.)

Przy czym ust. 3 tegoż paragrafu wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Należy zauważyć, iż powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U.UE L z dnia 22 lipca 2010 r.), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca wystawia faktury w formie tradycyjnej, tj. papierowej. Oryginał tak wystawionej faktury otrzymuje nabywca towaru tub usługi. Z uwagi na znaczne rozmiary prowadzonej działalności gospodarczej Spółka wystawia duże ilości faktur. Kopie wystawionych faktur przechowywane są w formie papierowej, co ze względu na ich dużą ilość jest operacją zarówno kosztowną, jak i powodującą duże problemy natury logistycznej, związane z koniecznością zapewnienia dużej powierzchni użytkowej, dodatkowej pracy osób. Takie działanie Spółki jest ekonomicznie nieuzasadnione. Wnioskodawca zamierza więc przechowywać kopie niektórych wystawianych faktur VAT w formie elektronicznej, w sposób zapewniający: pełną zgodność kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej z oryginałem faktury wystawionym w formie papierowej, bezpieczeństwo przechowywanych kopii faktur, brak możliwości zmiany treści kopii faktury lub jakichkolwiek innych danych dotyczących kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej oraz możliwość zapoznania się w każdej chwili z treścią kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej (w tym możliwość wydrukowania w każdej chwili takiej faktury) w szczególności na każde wezwanie organu podatkowego. Wnioskodawca chce także nadal przechowywać i archiwizować otrzymane faktury zakupowe w formie papierowej.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), pod warunkiem spełnienia przesłanek wskazanych w ww. regulacjach.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a Wnioskodawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego. Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca zamierza wprowadzić rozwiązania spełniające przesłanki pozwalające mu na przechowywanie kopii faktur w sposób zgodny z wyżej wskazanymi przepisami prawa. Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Końcowo należy wskazać, że orzeczenia sądów administracyjnych, na które powołuje się w swoim stanowisku Wnioskodawca, zostały potraktowane przez Organ podatkowy jako cenne źródło w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego oraz jako jeden z elementów argumentacji, pomocny przy rozstrzyganiu w przedmiotowej sprawie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.