Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB3/423-440/08-2/MC
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2008-10-07
Teza: Czy Spółka będzie miała prawo, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, przechowywać faktury zakupowe za okres sprawozdania w formie zapisu elektronicznego (w formie skanu faktury) dla potrzeb kontroli rozliczeń podatku dochodowego od osób prawnych?
Słowa kluczowe: dokumentacja-dokumentacja księgowa; dokumentacja-dokumentacja podatkowa; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; faktura-oryginał faktury; podatek-podatek dochodowy-podatek dochodowy od osób prawnych
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1-art. 9

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 2 lipca 2008 r. (data wpływu 07.07.2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie sposobu przechowywania faktur zakupowych wystawionych w formie papierowej – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 7 lipca 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie sposobu przechowywania faktur zakupowych wystawionych w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący opis zdarzenia przyszłego.

Wnioskodawca prowadzi działalność handlową poprzez sieć 11 marketów, zlokalizowanych w różnych miastach Polski. W ramach tej działalności Spółka otrzymuje od swoich dostawców faktury VAT. Z uwagi na charakter swojej działalności i realizowane znaczne obroty, w ciągu roku Spółka uczestniczy w bardzo dużej liczbie transakcji, które są dokumentowane fakturami VAT (ponad 50.000 sztuk miesięcznie). W efekcie, Spółka przechowuje bardzo dużą liczbę faktur zakupowych.

W związku z powyższym, Spółka chce obniżyć wysokie koszty przechowywania faktur w formie papierowej. W tym celu planuje, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, przechowywać faktury wyłącznie w formie zapisu elektronicznego (jako pliki zapisane na cyfrowych nośnikach danych – faktury papierowe zostaną zniszczone). Operacja tworzenia zapisu elektronicznego będzie polegała na wykonaniu skanowania w kolorze każdej z faktur. Faktury zakupowe będą skanowane na bieżąco w ciągu roku. Skan faktury zostanie zapisany w formie pliku elektronicznego o rozszerzeniu pdf, możliwego do odczytania z wykorzystaniem powszechnie dostępnego programu komputerowego. Skan będzie wykonywany przy pomocy skanera, pozwalającego na zachowanie kolorowego obrazu dokumentu, co pozwoli stwierdzić, że skan wykonano z oryginalnego dokumentu, a nie np. z kserokopii lub faksu faktury.

Zapis elektroniczny faktur zakupowych w formie plików o rozszerzeniu pdf będzie gwarantował niezmienność zapisanych na nośnikach elektronicznych danych, ponieważ dokumenty te będą zapisane z funkcją uniemożliwiającą kopiowanie lub zmianę zapisanych treści faktur. Zbiory wszystkich zapisów elektronicznych faktur będą przechowywane na nośnikach danych znajdujących się w siedzibie Spółki, w związku z czym będzie możliwe natychmiastowe ich udostępnienie w formie wydruku.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka będzie miała prawo, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, przechowywać faktury zakupowe za okres sprawozdania w formie zapisu elektronicznego (w formie skanu faktury) dla potrzeb kontroli rozliczeń podatku dochodowego od osób prawnych?

Zdaniem Wnioskodawcy, wystawione faktury zakupowe mogą być przechowywane po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w formie zapisu elektronicznego (w formie „skanu”).

Stanowisko Spółki oparte jest na następujących przesłankach:

Zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, Spółka zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Odrębne przepisy, do których odwołuje się przepis art. 9 ust. 1 ww. ustawy – to przepisy ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi Spółka musi prowadzić swoją ewidencję księgową. W świetle powyższego, jak długo ewidencja księgowa Spółki prowadzona jest w zgodzie z przepisami o rachunkowości, tak długo jest ona ewidencją prawidłową i powinna być akceptowana z punktu widzenia rozliczeń podatku dochodowego od osób prawnych.

Spółka zaznacza, że zgodnie z treścią art. 73 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. z dnia 17 czerwca 2002 r., Dz. U. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.), z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Zgodnie z powołaną regulacją, w gestii kierownika jednostki leży określenie, czy faktury zakupowe VAT są „innymi ważnymi dokumentami” czy też mogą one być przechowywane w formie elektronicznej, jako skany. Prawo do takiej decyzji wynika z ustawy o rachunkowości, powinno zatem być akceptowane również z punktu widzenia podatku dochodowego od osób prawnych.

W związku z powyższym, Spółka uważa, że przechowywanie faktur zakupowych po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w formie zapisu elektronicznego (w formie „skanu”) jest zgodne z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Ogólną zasadą dot. dokumentów związanych z podatkami (podstawą opodatkowania, przychodami, kosztami, odliczeniami) jest ich przechowywanie do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym, w myśl art. 86 § 1 cyt. ustawy, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Definicja ksiąg podatkowych zawarta w art. 3 pkt 4 ustawy Ordynacja podatkowa stanowi, iż są nimi księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zmianami), podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej, są regulacje ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 tej ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Stosownie do art. 21 ust. 1 ww. ustawy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Z kolei art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości stanowi, iż z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

W tym miejscu należy stwierdzić, iż zagadnienia dotyczące powyższych kwestii regulują przepisy o rachunkowości, do interpretacji których nie jest uprawniony tut. Organ.

Zgodnie z art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60), ilekroć w ustawie jest mowa o przepisach prawa podatkowego - rozumie się przez to przepisy ustaw podatkowych, postanowienia ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską innych umów międzynarodowych dotyczących problematyki podatkowej, a także przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych.

Natomiast na mocy art. 3 pkt 1 ww. ustawy, przez ustawy podatkowe rozumie się ustawy dotyczące podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych określające podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujące prawa i obowiązki organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich.

W związku z powyższym, ustawa o rachunkowości nie stanowi ustawy podatkowej w rozumieniu wskazanych regulacji. Tym samym, upoważnienie dyrektorów izb skarbowych do wydawania, w imieniu Ministra Finansów, interpretacji indywidualnych w zakresie przepisów prawa podatkowego nie obejmuje przepisów dotyczących rachunkowości, bowiem określają one m. in. zasady rachunkowości oraz sporządzania i badania sprawozdań finansowych.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca zamierza oryginały faktur kosztowych na bieżąco skanować i zapisywać w formie pliku elektronicznego. Zapis elektroniczny faktur zakupowych w formie plików o rozszerzeniu pdf będzie gwarantował niezmienność zapisanych na nośnikach elektronicznych danych.

Cytowany wyżej artykuł 73 ustawy o rachunkowości warunkuje stosowanie metody przechowywania danych na nośnikach, pozwalających zachować w trwałej postaci zawartość dowodów od posiadania urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż jeżeli tymi innymi przepisami wynikającymi z ustawy o rachunkowości (art. 73) są przepisy dotyczące podatku od towarów i usług, to zgodnie z rozstrzygnięciem zawartym w odrębnej interpretacji indywidualnej z dnia 07.10.2008 r. nr ILPP2/443-622/08-2/GZ, Spółka zobowiązana jest przechowywać faktury VAT w oryginalnej postaci, w jakiej powstały.

Wnioskodawca nie będzie miał zatem prawa do przechowywania faktur zakupowych w formie zapisu elektronicznego (skanu) dla potrzeb kontroli rozliczeń podatku dochodowego od osób prawnych, jeżeli oryginały tych dokumentów w momencie wystawienia miały postać drukowaną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Nadmienia się, iż zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016), rozpoznawanie spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych dotyczących wydawania w indywidualnych sprawach pisemnych interpretacji przepisów prawa podatkowego (interpretacje indywidualne), o których mowa w art. 14b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), przekazuje się wojewódzkim sądom administracyjnym, na których obszarze właściwości strona skarżąca zamieszkuje lub ma siedzibę. Powyższe rozporządzenie, zgodnie z brzmieniem § 3, wchodzi w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia, tj. z dniem 11 października 2008 r.

W związku z powyższym tut. Organ informuje, że jeżeli skarga na niniejszą interpretację będzie składana po dniu 10 października 2008 r., właściwym do jej rozpoznania będzie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.