Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-819/11-2/ISz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-08-19
Teza: zapewnienie integralności faktur wysyłanych drogą elektroniczną;
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 09.05.2011 r. (data wpływu 23.05.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie zapewnienia integralności faktur wysyłanych drogą elektroniczną –**jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 23.05.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie zapewnienia integralności faktur wysyłanych drogą elektroniczną.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej: Spółka) prowadzi działalność gospodarczą polegającą na produkcji i sprzedaży napojów bezalkoholowych, takich jak np. napoje gazowane, soki czy napoje owocowe. Dostawy tych towarów dokumentowane są fakturami VAT, które wystawiane są zazwyczaj w formie papierowej. Obecnie Spółka rozważa zastosowanie we współpracy z jednym z kontrahentów (dalej: Kontrahent) systemu elektronicznej wymiany danych EDI. W systemie tym Kontrahent będzie składać zamówienia a Spółka wystawiać faktury dokumentujące dostawy realizujące te zamówienia. Komunikaty przesyłane będą za pośrednictwem tzw. dostawcy EDI, który będzie również odpowiedzialny za ich archiwizację. Dostawca EDI to firma pośrednicząca w wymianie komunikatów elektronicznych (zamówień, faktur, \`(...)\`) pomiędzy sprzedawcą (Spółką) i nabywcą (Kontrahentem).

Spółka dokonuje sprzedaży swoich produktów w opakowaniach zbiorczych, które obejmują kilka bądź kilkanaście sztuk produktu, np. w zgrzewkach, w których zapakowane jest 15 butelek bądź puszek napoju. Kody produktów EAN nadawane są opakowaniom zbiorczym. W konsekwencji, na dokumentach magazynowych i fakturach wystawianych przez Spółkę podawane są ilości produktów w jednostkach zbiorczych, gdzie jedna sztuka odpowiada jednemu opakowaniu zbiorczemu. Co do zasady również zamówienia od kontrahentów Spółka przyjmuje w jednostkach zbiorczych (zgrzewkach). Wyjątkowo Spółka umożliwia kontrahentom składanie zamówień w innych jednostkach (sztuki, palety), które są jednak następnie w systemie Spółki odpowiednio konwertowane na jednostki zbiorcze. W takich przypadkach faktury papierowe są również wystawiane w jednostkach zbiorczych z jednoczesnym podaniem przelicznika ilościowego wskazującego, ile jednostek przypada na jedno opakowanie zbiorcze. Wówczas kody EAN poszczególnych sztuk są rejestrowane w systemie SAP i drukowane na poszczególnych butelkach.

Obecnie Kontrahent dokonuje zamówień określonej ilości sztuk produktów Spółki i oczekuje, że fakturę elektroniczną otrzyma również w takich jednostkach. Kontrahent wymaga, aby kody produktów EAN były nadawane pojedynczym sztukom, a nie opakowaniom zbiorczym produktów. Aby umożliwić zastosowanie systemu EDI we współpracy z Kontrahentem, mimo zróżnicowania w jednostkach produktów i odpowiadających im kodów EAN stosowanych przez Spółkę na potrzeby księgowości i Kontrahenta przy składaniu zamówień oraz w konsekwencji „cen jednostkowych” tak identyfikowanych produktów, Spółka rozważa wprowadzenie do systemu EDI funkcji, dzięki której następować będzie konwersja kodów z opakowań zbiorczych na opakowania jednostkowe i odpowiadających im ilości i cen jednostkowych produktów na fakturze.

Używany przez Spółkę system księgowy SAP nadal generować będzie faktury w jednostkach zbiorczych i w takim, kształcie faktury te będą w tym systemie księgowane. Następnie faktura będzie przekazywana do systemu EDI, gdzie będzie następować zamiana kodów EAN produktów (i związanych z nimi ilości oraz cen jednostkowych produktów) na ilości wyrażone w opakowaniach jednostkowych. Oznaczenia poszczególnych produktów w postaci tzw. kodów materiałowych pozostaną takie same i umożliwiać będą dodatkową identyfikację produktów. Faktura po konwersji kodów EAN produktów będzie przesyłana do archiwum (jako wyjściowa faktura od Spółki) i mapowana do formatu Kontrahenta. W takim kształcie faktura będzie przesyłana do Kontrahenta.

W efekcie faktura wysłana i archiwizowana przez Spółkę w systemie EDI będzie identyczna z fakturą otrzymaną i archiwizowaną przez Kontrahenta, tj. opisującą towary w opakowaniach jednostkowych z odpowiednio dostosowanymi cenami jednostkowymi i ilością. Komunikat taki, przesłany do kontrahenta w systemie EDI zawierać będzie te same dane co faktura w wersji wygenerowanej w systemie SAP, z tą różnicą że ta ostatnia będzie opisywać dostarczony towar w opakowaniach zbiorczych z odpowiednio dostosowanymi ilościami i cenami jednostkowymi, z jednoczesnym podaniem przelicznika ilościowego wskazującego, ile jednostek przypada na jedno opakowanie zbiorcze. Ewentualne duplikaty papierowe faktur wystawiane w przypadku czasowej niemożności korzystania z systemu EDI, byłyby zgodne z tą właśnie wersją.

Zastosowanie powyższego sposobu przesyłania faktur będzie się odbywać po uprzedniej jego akceptacji przez Kontrahenta.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Mając powyższe na uwadze Spółka zwraca się o potwierdzenie, że rozważana przez Spółkę forma elektroniczna przesyłania faktur, o której mowa w opisie zdarzenia przyszłego, będzie prawidłowa w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej: Rozporządzenie), w szczególności w kontekście zapewnienia integralności treści faktury.

Zdaniem Spółki, rozważana przez nią forma elektroniczna przesyłania faktur, o której mowa w opisie zdarzenia przyszłego, spełniać będzie warunki określone w Rozporządzeniu, w tym zapewniać integralność treści faktury.

Zgodnie § 3 ust. 1 Rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Stosownie do § 4 Rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia).

Jako przykład elektronicznej formy faktury, w której autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, § 2 ust. 2 pkt 2 Rozporządzenia wymienia wykorzystanie elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Jednocześnie § 6 Rozporządzenia przewiduje wymóg, aby faktury przesłane drogą elektroniczną były przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Z powyższych przepisów wynika, że faktury mogą być przesyłane a także przechowywane w dowolnej formie elektronicznej, o ile zapewniona będzie m.in. integralność ich treści, rozumiana jako gwarancja niezmienności danych, które powinny się na fakturze znaleźć zgodnie z odrębnymi przepisami. Dane te, to zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, przede wszystkim data dokonania sprzedaży, cena jednostkowa bez podatku, podstawa opodatkowania, stawka i kwota podatku, kwota należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Bardziej szczegółowo kwestie zawartości faktury zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Stosowanie do § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać, co najmniej:

1.  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2.  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3.  numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
4.  dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6.  miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
8.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9.  stawki podatku;
10.  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12.  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

W ocenie Spółki przesyłanie faktur w systemie elektronicznej wymiany danych EDI z funkcją konwersji jednostki miary (tj. opakowań zbiorczych na opakowania jednostkowe) i ceny jednostkowej będzie spełniać warunek integralności treści faktur. Konwersja ta następować będzie jeszcze przed mapowaniem komunikatów do formatu Kontrahenta oraz przesłaniem ich do Kontrahenta oraz przed archiwizacją po stronie Spółki. W konsekwencji, faktury będą, więc przesyłane do Kontrahenta w treści identycznej jak ta, która będzie zarchiwizowana przez Spółkę jako komunikat wyjściowy do Kontrahenta. Konsekwentnie, faktura o takiej treści zostanie zarchiwizowana przez Kontrahenta. Z powyższego wynika, że w procesie przesyłania komunikatów EDI treść faktury nie będzie ulegać zmianie, co oznacza, że zachowana zostanie integralność jej treści.

Okoliczność, że dane w komunikacie przesłanym do Kontrahenta w systemie EDI nie będą identyczne z danymi figurującymi w systemie SAP oraz widniejącymi we wstępnej (niejako roboczej) wersji faktury wygenerowanej w tym systemie, będzie zdaniem Spółki obojętny, skoro przed wymianą danych z Kontrahentem treść faktury w oparciu o wspomnianą funkcjonalność EDI zostanie przekonwertowana na jednostki zgodne z oczekiwaniem Kontrahenta i w takiej też ostatecznie wersji zarchiwizowana przez Spółkę. Należy, podkreślić, że różnice będą występowały między danymi wyjściowymi do pobrania przez system EDI a fakturą wysłaną przez Spółkę i otrzymaną przez Kontrahenta, a nie między fakturą wysłaną przez Spółkę a otrzymaną przez Kontrahenta. Treść faktury wysłanej przez Spółkę (i przez nią przechowywanej) będzie identyczna z treścią faktury otrzymanej przez Kontrahenta (i przez niego przechowywanej), co świadczy o tym, że system EDI gwarantuje zachowanie integralności treści faktury w tym systemie przesyłanej. Poza tym, różnice te sprowadzać się będą jedynie do nieco odmiennej prezentacji tych samych danych. Ilość oraz cena przedmiotu sprzedaży wykazana w przesłanym do Kontrahenta komunikacie będzie zgodna z rzeczywistością. Zgodna z rzeczywistością będzie również wersja dokumentu w systemie SAP, z którego dane będą zaczerpnięte do systemu elektronicznej wymiany danych EDI. Komunikat w systemie EDI prezentować będzie towar w jednostkach miary i w cenach jednostkowych, w których Kontrahent złoży wcześniej w tym systemie zamówienie. Natomiast w dokumencie wyjściowym, z którego „zaciągane” będą dane do systemu wymiany danych EDI, Spółka, jedynie na swoje wewnętrzne potrzeby, określać będzie ten sam towar w opakowaniach zbiorczych (wraz ze wskazaniem, ile jednostek przypada na jedno opakowanie zbiorcze) oraz w odpowiednio dostosowanych cenach jednostkowych dla opakowań zbiorczych. Wszelkie pozostałe dane, w szczególności łączna kwota netto, kwota VAT, kwota brutto będą na obu wersjach faktury takie same.

Faktura elektroniczna przesłana do Kontrahenta zawierać będzie, więc wszystkie niezbędne dane dokładnie opisujące przedmiot sprzedaży. Jednocześnie dane te będą jak najbardziej prawidłowe, choć zaprezentowane nieco odmiennie niż w wersji wygenerowanej w systemie SAP, z którego dane pobierane będą do systemu EDI. Taki nieco zmieniony sposób prezentacji danych opisujących przedmiot sprzedaży będzie na tyle nieznaczący, że nie będzie zniekształcał w żaden sposób przedmiotu, ceny netto, stawki VAT ani żadnych innych istotnych danych dotyczących transakcji. Zatem, również ewentualny duplikat faktury, który, w obliczu czasowej niemożności wykorzystania systemu EDI, będzie wystawiony w formie papierowej z systemu SAP, należy uznać za integralny z treścią komunikatu EDI. Co istotne, Kontrahent będzie w pełni świadomy powyższego rozwiązania w zakresie dokumentowania sprzedaży dokonywanej przez Spółkę na jego rzecz.

Mając na uwadze powyższe, należy uznać, że przesyłanie faktur w rozważanym przez Spółkę systemie elektronicznej wymiany danych EDI z funkcją konwersji jednostek miary, cen jednostkowych i kodów produktów EAN zapewniałby integralność treści faktur. Spółka wnosi, więc o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego na wstępie.

Spółka wnosi, więc o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego na wstępie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy.

Stosownie do § 5 ust. 1 powyższego rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1.  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2.  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3.  numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
4.  dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6.  miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
8.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9.  stawki podatku;
10.  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12.  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Zgodnie z dyspozycją wyrażoną w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Stosownie do ust. 2 ww. paragrafu przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl § 21 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przy czym ust. 3 tegoż paragrafu wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy o VAT.

Stosownie do § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”. Ust. 2 powyższego paragrafu stanowi, iż akceptacja lub jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

W myśl § 4 powyższego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się – zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia – pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność faktury rozumie się – zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia – to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Natomiast w myśl § 2 ust. ww. rozporządzenia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną, należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i który został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur. W odróżnieniu od faktur tradycyjnych faktury przesyłane drogą elektroniczną sporządza się w jednym egzemplarzu, który jest przesyłany nabywcy, a jednocześnie zachowany w dokumentacji sprzedawcy.

Zestawiając powołane powyżej przepisy regulujące kwestię faktur elektronicznych z przedstawionymi we wniosku okolicznościami należy stwierdzić, iż w przedmiotowej sprawie zostanie spełniony warunek dotyczący akceptacji kontrahenta Spółki w zakresie otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Z wniosku wynika bowiem, iż Spółka zamierza w przyszłości zastosować we współpracy z jednym z kontrahentów system elektronicznej wymiany danych EDI. W systemie tym Kontrahent będzie składać zamówienia, a Spółka wystawiać faktury dokumentujące dostawy realizujące te zamówienia. Komunikaty przesyłane będą za pośrednictwem tzw. dostawcy EDI, który będzie również odpowiedzialny za ich archiwizację. Dostawca EDI to firma pośrednicząca w wymianie komunikatów elektronicznych (zamówień, faktur,\`(...)\`) pomiędzy sprzedawcą (Spółką) i nabywcą (Kontrahentem). Wnioskodawca w opisie zdarzenia przyszłego jednoznacznie wskazał, że „zastosowanie powyższego sposobu przesyłania faktur będzie się odbywać po uprzedniej jego akceptacji przez Kontrahenta”.

Następnie należy rozważyć, czy w rozpatrywanej sprawie zostaną spełnione warunki dotyczące autentyczności pochodzenia oraz integralności treści przesyłanych faktur.

Należy zauważyć, iż obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wg metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zauważyć zatem należy, iż możliwe jest wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych w dowolnym formacie, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury i integralności jej treści.

Z wniosku wynika, iż aby umożliwić zastosowanie systemu EDI we współpracy z Kontrahentem, Spółka rozważa wprowadzenie do systemu EDI funkcji, dzięki której następować będzie konwersja kodów z opakowań zbiorczych na opakowania jednostkowe i odpowiadających im ilości i cen jednostkowych produktów na fakturze.

Używany przez Spółkę system księgowy SAP nadal generować będzie faktury w jednostkach zbiorczych i w takim, kształcie faktury te będą w tym systemie księgowane. Następnie faktura będzie przekazywana do systemu EDI, gdzie będzie następować zamiana kodów EAN produktów (i związanych z nimi ilości oraz cen jednostkowych produktów) na ilości wyrażone w opakowaniach jednostkowych. Oznaczenia poszczególnych produktów w postaci tzw. kodów materiałowych pozostaną takie same i umożliwiać będą dodatkową identyfikację produktów. Faktura po konwersji kodów EAN produktów będzie przesyłana do archiwum (jako wyjściowa faktura od Spółki) i mapowana do formatu Kontrahenta. W takim kształcie faktura będzie przesyłana do Kontrahenta.

W efekcie faktura wysłana i archiwizowana przez Spółkę w systemie EDI będzie identyczna z fakturą otrzymaną i archiwizowaną przez Kontrahenta, tj. opisującą towary w opakowaniach jednostkowych z odpowiednio dostosowanymi cenami jednostkowymi i ilością.

Komunikat przesłany do kontrahenta w systemie EDI zawierać będzie te same dane co faktura w wersji wygenerowanej w systemie SAP, z tą różnicą że ta ostatnia będzie opisywać dostarczony towar w opakowaniach zbiorczych z odpowiednio dostosowanymi ilościami i cenami jednostkowymi, z jednoczesnym podaniem przelicznika ilościowego wskazującego, ile jednostek przypada na jedno opakowanie zbiorcze.

Mając na uwadze powołane przepisy stwierdzić należy, iż w przypadku udostępniania Kontrahentowi faktur elektronicznych w wyżej opisany sposób, zapewniona będzie integralność, nienaruszalność oraz autentyczność danych.

Zatem będzie spełniony warunek autentyczności i integralności faktury o którym mowa w rozporządzeniu w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Wnioskodawca we własnym stanowisku w sprawie podkreśla, że konwersja jednostki miary (tj. opakowań zbiorczych na opakowania jednostkowe) i ceny jednostkowej, następować będzie jeszcze przed mapowaniem komunikatów do formatu Kontrahenta oraz przesłaniem ich do Kontrahenta oraz przed archiwizacją po stronie Spółki. W konsekwencji, faktury będą, więc przesyłane do Kontrahenta w treści identycznej jak ta, która będzie zarchiwizowana przez Spółkę jako komunikat wyjściowy do Kontrahenta. Konsekwentnie, faktura o takiej treści zostanie zarchiwizowana przez Kontrahenta.

Zatem należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że „z powyższego wynika, że w procesie przesyłania komunikatów EDI treść faktury nie będzie ulegać zmianie, co oznacza, że zachowana zostanie integralność jej treści”.

Zatem przedstawiony przez Spółkę system udostępniania faktur elektronicznych spełnia kryteria dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury określone w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W konsekwencji, rozważana przez Spółkę forma elektroniczna przesyłania faktur, o której mowa w opisie zdarzenia przyszłego, będzie prawidłowa w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej: Rozporządzenie), w szczególności w kontekście zapewnienia integralności treści faktury.

Zatem stanowisko Spółki należy uznać za prawidłowe.

Tut. Organ nie odniósł się do duplikatów faktur elektronicznych wystawianych w formie papierowej w przypadku czasowej niemożności korzystania z systemu EDI, które to, jak Spółka wskazała będą różne od oryginałów faktur elektronicznych, gdyż nie było to przedmiotem zapytania Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji w przedstawionym zdarzeniu przyszłym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.