Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/4512-1029/15-2/BH
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-12-22
Teza: Wnioskodawca może nie drukować kopii faktur w dacie dokonania sprzedaży lecz przechowywać je w systemie informatycznym.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 19 października 2015 r. (data wpływu 23 października 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 23 października 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka C. Poland sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca albo Spółka) jest podmiotem działającym w branży spożywczej, posiadającym siedzibę na terytorium Polski. Spółka prowadzi w Polsce działalność gospodarczą i jest zarejestrowana na terytorium kraju jako podatnik VAT czynny.

Obecnie Wnioskodawca dokumentuje sprzedaż drukując oryginały i kopie faktur. Kopie faktur przechowywane są w formie papierowej w archiwum zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, to jest przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wnioskodawca wskazuje, iż drukowanie kopii faktur oraz ich przechowywanie w formie papierowej jest dla Spółki kosztowne i uciążliwe. Wnioskodawca w systemie informatycznym SAP, zapisuje wszystkie transakcje sprzedaży towarów i usług. Sposób przechowywania danych pozwala na wydrukowanie w każdym czasie kopii faktur. Kopie faktur wydrukowane w okresie późniejszym z systemu informatycznego są zgodne z oryginałami w sposób nie budzący wątpliwości pod względem danych dotyczących stron transakcji, przedmiotu transakcji, danych ilościowych i wartościowych oraz danych osoby wystawiającej fakturę.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy Spółka może nie drukować kopii faktur w dacie dokonania sprzedaży tylko przechowywać je w systemie informatycznym?

Zdaniem Wnioskodawcy:

W ocenie Spółki, zgodnie z przepisami podatkowymi i dysponując odpowiednimi systemami informatycznymi można przechowywać kopie faktur w postaci elektronicznej w bazie danych SAP.

Na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości oraz przepisów podatkowych spółka wystawia faktury VAT na potwierdzenie dokonania transakcji sprzedaży towarów i usług. Klient otrzymuje oryginał faktury, natomiast kopia faktury jest drukowana i przechowywana w postaci papierowej przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Spółka korzysta z systemów informatycznych, które zapisują informacje zawarte w wystawianych fakturach oraz zapisują dane w systemie finansowo-księgowym w sposób wymagany przepisami podatkowymi w zakresie podatku dochodowego oraz podatku od towarów i usług.

Systemy informatyczne stosowane przez Spółkę zapewniają prawidłowe przechowywanie danych zawartych w fakturach. Spółka w dowolnym momencie może wydrukować kopię faktury, zawierającą wszystkie dane występujące na oryginale faktury. Spółka wskazuje, że zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6. Szczegółowe zasady dotyczące wystawiania faktur uregulowane zostały w ustawie o VAT. Zgodnie z art. 106g ust. 1 i 2 ustawy faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Z powyższego nie wynika, że faktury muszą być sporządzone w formie papierowej. Spółka, zgodnie z przepisami, wystawiałaby fakturę w formie papierowej lub elektronicznej (zależnie od ustaleń z poszczególnymi klientami) i przekazywałaby ją klientowi (pierwszy egzemplarz faktury), natomiast wystawiona faktura zapisana by była w systemie informatycznym (drugi egzemplarz faktury). Stosownie do zapisu art. 112a ust. 1 powoływanej ustawy, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu, ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosowany przez Spółkę system informatyczny zapewnia spełnienie warunków podanych w ustawie.

Zdaniem Spółki, zgodnie z wykładnią prawa podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług, w przypadku, gdy polskie przepisy jednoznacznie nie określają co należy rozumieć przez zapis „faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży” należy skorzystać z przepisów prawa ujętych w dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Spółka wskazuje, że w Dyrektywie obowiązki szczególne dotyczące przechowywania wszystkich faktur są zawarte w przepisach art. 244-247. Ponadto Spółka wskazuje, że w art. 241 Dyrektywy stwierdza się, iż przez „przechowywanie faktury w formie elektronicznej” rozumie się przechowywanie danych przy wykorzystaniu urządzeń elektronicznych do przetwarzania (w tym cyfrowej kompresji) i przechowywania oraz przy wykorzystaniu środków przewodowych, radiowych, optycznych lub innych środków elektromagnetycznych.

W ocenie Spółki, z przytoczonych przepisów nie wynika, że kopie wystawionych faktur powinny być przechowywane w postaci papierowej. Warunki wymagane przy przechowywaniu faktur ograniczają się do bezzwłocznego udostępnienia na żądanie właściwych organów wszystkich wystawionych faktur, przechowywania przez cały okres faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność, zabezpieczenia przed zmianami danych umieszczonych na fakturach przez cały okres przechowywania, zapewnienia czytelności danych na fakturach przez cały okres przechowywania, przechowywaniu danych przy wykorzystaniu urządzeń elektronicznych do przetwarzania.

Spółka wskazuje, że wykorzystywany system informatyczny zapewnia spełnienie powyższych warunków. Z zastrzeżeniem, iż integralność treści faktur zapewniona jest przez ograniczenie dostępu użytkowników systemu do modyfikacji faktur.

Spółka stwierdza, że w zadanym pytaniu gwarantuje wymagane w art. 246 Dyrektywy cechy kopii faktur oraz zobowiązuje się drukować je na każde żądanie uprawnionego organu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ww. ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Co do zasady, stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl ust. 3 ww. artykułu, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

1.  podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
2.  nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3.  nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,
4.  podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi

– zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Z powyższych przepisów wynika, że podatnik zobowiązany do wystawienia faktury może wystawić fakturę w formie papierowej lub też fakturę w formie elektronicznej. Przy czym wystawienie faktury w formie elektronicznej wymaga spełnienia przez podatnika kilku warunków.

I tak, zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2).

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (106m ust. 3).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (106m ust. 4).

Stosownie zaś do ust. 5 ww. artykułu, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Ponadto, zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112 ust. 2).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112 ust. 3).

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112 ust. 4).

Z opisanego we wniosku zdarzenia wynika, że Wnioskodawca jako podatnik VAT czynny prowadzi działalność gospodarczą w branży spożywczej. Wnioskodawca obecnie dokumentuje sprzedaż drukując oryginały i kopie faktur. Kopie faktur są przechowywane w formie papierowej. Ze względu na to, że taki sposób przechowywania faktur jest dla Spółki uciążliwy i kosztowny Wnioskodawca planuje nie drukować kopii faktur w formie papierowej, a jedynie przechowywać faktury (danych) w systemie, z którego na żądanie klienta, czy organów skarbowych dokonywałby ich wydruku w dowolnym momencie.

Wnioskodawca ma wątpliwości czy taki sposób przechowywania kopii faktur będzie prawidłowy.

Z uwagi na powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, że jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), pod warunkiem spełnienia przesłanek wskazanych w ww. regulacjach ustawy.

Wnioskodawca wskazuje we wniosku, że systemy informatyczne stosowane przez Spółkę zapewniają prawidłowe przechowywanie danych zawartych w fakturach. Kopie faktur wydrukowane w okresie późniejszym z systemu informatycznego będą zgodne z oryginałami w sposób nie budzący wątpliwości pod względem danych dotyczących stron transakcji, przedmiotu transakcji, danych ilościowych i wartościowych oraz danych osoby wystawiającej fakturę. Spółka w dowolnym momencie może wydrukować kopię faktury, zawierającą wszystkie dane występujące na oryginale faktury. Stosowany przez Spółkę system informatyczny zapewnia spełnienie warunków przedstawionych w ustawie co do warunków przechowywania faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność, zabezpieczenia przed przed zmianami danych umieszczonych na fakturach przez cały okres przechowywania. Spółka wskazuje, że wykorzystywany system informatyczny gwarantuje spełnienie warunków zawartych w ustawie, a integralność treści faktur zapewniona jest przez ograniczenie dostępu użytkowników systemu do modyfikacji faktur.

Analiza okoliczności przedstawionych we wniosku oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów ustawy o VAT pozwala zatem stwierdzić, że Wnioskodawca może nie drukować kopii faktur w dacie dokonania sprzedaży lecz przechowywać je w systemie informatycznym.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.