Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-562/10-4/ISz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2010-08-30
Teza: Autentyczność pochodzenia faktur (EDI).
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; systemy
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 26.05.2010 r. (data wpływu 31.05.2010 r.), uzupełnionego w dniu 02.08.2010 r. na wezwanie z dnia 19.07.2010 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości wystawianych i odbieranych faktur w systemie EDI - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 31.05.2010 r. wpłynął ww. wniosek, uzupełniony w dniu 02.08.2010 r. na wezwanie z dnia 19.07.2010 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości wystawianych i odbieranych faktur w systemie EDI.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

K sp. z o.o. jest podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka wystawia i otrzymuje znaczne ilości faktur VAT. W przyszłości Spółka zamierza część z tych faktur wystawiać i otrzymywać w formie elektronicznej przewidzianej w § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), zwanego dalej „rozporządzeniem z dnia 14 lipca 2005 r.”, czyli w formie wymiany danych elektronicznych (EDI). Zgodnie z powołanym przepisem nastąpi to po podpisaniu z niektórymi odbiorcami i dostawcami Spółki umów dotyczących wymiany danych (EDI), przewidujących stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. W procedurach wymiany danych elektronicznych (EDI) pomiędzy Spółką a jej odbiorcami i dostawcami pośredniczyć będą podmioty trzecie, których rola polegać będzie na przekazywaniu pomiędzy Spółką a jej odbiorcami i dostawcami komunikatów wymiany danych elektronicznych (EDI), zwane dalej „realizatorami usług EDI”. Z realizatorami usług EDI Spółka zawierać będzie umowy na obsługę procedur wymiany danych elektronicznych (EDI). Spółka nie będzie miała możliwości weryfikowania pracy systemów informatycznych z których korzystać będą realizatorzy usług EDI, w szczególności Spółka nie będzie mogła dokonywać ocen ani ekspertyz dotyczących tych systemów, nie będzie mogła żądać od realizatorów usług EDI dostarczania kodów programów komputerowych ani szczegółowych wyjaśnień dotyczących struktury lub funkcjonowania tych programów, lecz uzyska wyłącznie proste, podstawowe informacje właściwe dla poziomu zwykłego użytkownika systemu wymiany danych elektronicznych (EDI).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy dla potwierdzenia autentyczności pochodzenia faktur i integralności ich treści, przesyłanych poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), wystarczy zawarcie z odbiorcami i dostawcami Spółki, którym Spółka będzie przesyłać lub od których będzie otrzymywać faktury poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), umów dotyczących tej wymiany, przewidujących stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych, przy czym poprawność zapisanych w tych umowach procedur oraz ich prawidłowe wykonywanie zagwarantowane zostanie przez pośredniczących w procedurach wymiany danych elektronicznych (EDI) realizatorów usług EDI - w postaci złożonego Spółce oświadczenia, że stosowane przy wymianie danych elektronicznych (EDI) systemy gwarantują autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich w rozumieniu § 4 pkt 2 rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r.?

Zdaniem Spółki odpowiedź na powyższe pytanie powinna być twierdząca, czyli dla potwierdzenia autentyczności pochodzenia faktur i integralności ich treści przesyłanych poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), wystarczy zawarcie z odbiorcami i dostawcami Spółki, którym Spółka będzie przesyłać lub od których będzie otrzymywać faktury poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), umów dotyczących tej wymiany, przewidujących stosowanie procedur gwarantujących autentyczności pochodzenia faktury i integralność danych, przy czym poprawność zapisanych w tych umowach procedur oraz ich prawidłowe wykonywanie zagwarantowane zostanie przez pośredniczących w procedurach wymiany danych elektronicznych (EDI) realizatorów usług EDI - w postaci złożonego Spółce oświadczenia, że stosowane przy wymianie danych elektronicznych (EDI) systemy gwarantują autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści w rozumieniu § 4 pkt 2 rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. Rozporządzenie z dnia 14 lipca 2005 r. wydane zostało na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.). Zgodnie z § 4 pkt 2 rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r., faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. Przepis ten nie określa bliżej, jakie procedury gwarantują autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych, zaś w swej treści odwołuje się do regulacji, która nie została opublikowana w polskim promulgatorze. Spółka, jak wyżej zaznaczyła, nie będzie mieć możliwości weryfikowania pracy systemów informatycznych z których korzystać będą realizatorzy usług EDI, tak więc w pełni uzasadnione jest, żeby dla spełnienia przez Spółkę wymogów § 4 pkt 2 rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r., wystarczające było złożone Spółce oświadczenie realizatora usługi EDI, że stosowane przy wymianie danych elektronicznych (EDI) systemy gwarantują autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści w rozumieniu § 4 pkt 2 rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. Powyższy pogląd podzielił Naczelnik Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w postanowieniu w sprawie interpretacji prawa podatkowego z dnia 10.01.2006 r. sygn. akt. 1473/WV/443/379/252/2005/AS.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej również ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną.

Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ww. ustawy o VAT.

Obowiązek dopuszczenia możliwości wystawiania przez podatników faktur w formie elektronicznej wynika z regulacji art. 232 – 237 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.).

Zgodnie z § 2 cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r., faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Możliwość zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności faktur daje podpisanie z kontrahentem umowy określającej warunki wymiany danych elektronicznych (EDI). Umowa ta musi przewidywać stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została przy tym opisana w art. 1 Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994r.).

Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku wynika, iż Wnioskodawca jest podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka wystawia i otrzymuje znaczne ilości faktur VAT. W przyszłości Spółka zamierza część z tych faktur wystawiać i otrzymywać w formie elektronicznej czyli w formie wymiany danych elektronicznych (EDI). Nastąpi to po podpisaniu z niektórymi odbiorcami i dostawcami Spółki umów dotyczących wymiany danych (EDI), przewidujących stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. W procedurach wymiany danych elektronicznych (EDI) pomiędzy Spółką a jej odbiorcami i dostawcami pośredniczyć będą podmioty trzecie, których rola polegać będzie na przekazywaniu pomiędzy Spółką a jej odbiorcami i dostawcami komunikatów wymiany danych elektronicznych (EDI), zwane dalej „realizatorami usług EDI”. Z realizatorami usług EDI Spółka zawierać będzie umowy na obsługę procedur wymiany danych elektronicznych (EDI). Spółka nie będzie miała możliwości weryfikowania pracy systemów informatycznych z których korzystać będą realizatorzy usług EDI, w szczególności Spółka nie będzie mogła dokonywać ocen ani ekspertyz dotyczących tych systemów, nie będzie mogła żądać od realizatorów usług EDI dostarczania kodów programów komputerowych ani szczegółowych wyjaśnień dotyczących struktury lub funkcjonowania tych programów, lecz uzyska wyłącznie proste, podstawowe informacje właściwe dla poziomu zwykłego użytkownika systemu wymiany danych elektronicznych (EDI).

Zgodnie z definicją zawartą w omawianych zaleceniach Komisji Europejskiej, EDI powinna być rozumiana jako elektroniczna wymiana danych handlowych i administracyjnych, sformatowanych według uzgodnionych wcześniej standardów pomiędzy różnymi systemami informatycznymi. Wiadomość przesłana w formacie EDI składa się z odpowiednio zestandaryzowanych komunikatów przygotowanych w czytelnym dla systemu informatycznego formacie, które mogą być automatycznie i jednoznacznie przetwarzane. Kontrahenci mający zamiar korzystać z tej formy przesyłania danych mają obowiązek zawrzeć umowę regulującą wymianę danych elektronicznych. Zgodnie z § 4 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, zawarta pomiędzy kontrahentami umowa dotycząca elektronicznej wymiany danych (w formie EDI) powinna zawierać zapisy przewidujące stosowanie procedur, które będą gwarantowały autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych w niej zawartych. Zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza natomiast możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, tj. wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych zapewniają, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie. Biorąc pod uwagę zawarte w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych odesłanie do zaleceń Komisji Europejskiej należy przyjąć, że system spełniający wymogi EDI powinien zapewniać także rekomendowane przez Komisję Europejską standardy. Zgodnie z postulatami Komisji Europejskiej, w przypadku przesyłania wiadomości w systemie zgodnym z założeniami EDI, zaangażowane strony powinny zagwarantować przestrzeganie procedur między innymi w zakresie bezpieczeństwa. Oznacza to wprowadzenie procedur weryfikacji pochodzenia i integralności wiadomości EDI. Dodatkowo odbiorca takiej wiadomości ma obowiązek poinformowania (w czasie określonym w umowie) nadawcy o jakichkolwiek zaistniałych nieprawidłowościach. Zalecenia Komisji Europejskiej nakładają także obowiązek zapewnienia przynajmniej takiego poziomu poufności, jaki jest przyjęty w odniesieniu do dokumentów wystawianych w formie papierowej. Zgodnie z zaleceniami, umowa powinna ponadto określać zakres odpowiedzialności każdej ze stron i sposób rozwiązywania ewentualnych sporów.

Umowa, na podstawie której partnerzy handlowi wprowadzą między sobą elektroniczną wymianę danych, musi zawierać tzw. załącznik techniczny (Technical Anneks), który powinien określać m.in. ustalone standardy formatowania danych, używany sprzęt, środki komunikacji oraz procedury przeprowadzania testów próbnych w celu monitorowania i ustalenia specyfikacji i wymogów technicznych.

Zalecenia Komisji Europejskiej w znacznej części pozostawiają stronom umowy pewną swobodę w określaniu poszczególnych zapisów umowy. Jednakże wspomniana umowa pomiędzy kontrahentami powinna zawierać zapisy określające, oprócz powyższych wymogów wprost wskazanych w rozporządzeniu, także zalecenia rekomendowane przez Komisję Europejską.

Biorąc pod uwagę opis zdarzenia przyszłego oraz przytoczone przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zawarte umowy z odbiorcami i dostawcami Spółki, na mocy których Spółka będzie przesyłać i otrzymywać faktury poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) muszą przewidywać stosowanie procedur elektronicznych gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Jeśli, jak ma to miejsce w przedmiotowej sprawie, podmiotem pośredniczącym i odpowiedzialnym za prawidłową realizację usług wymiany danych elektronicznych EDI jest podmiot trzeci, istotne jest, aby umowa z operatorem, który będzie świadczył usługę przesyłania danych, przewidywała stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Z przedstawionych we wniosku okoliczności wynika, że Wnioskodawcę łączy umowa z „realizatorami usług EDI” na obsługę procedur wymiany danych elektronicznych EDI. Zatem złożone przez realizatorów oświadczenia, że stosowane przy wymianie danych elektronicznych procedury, zapisane w umowach zawartych przez Wnioskodawcę z dostawcami i odbiorcami, są poprawne i gwarantują autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych, należy uznać za spełnienie wymogów § 4 pkt 2 rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji w przedstawionym zdarzeniu przyszłym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.