Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-543/14-2/DG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-09-02
Teza: W zakresie przechowywania w formie papierowej faktur otrzymywanych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy – przedstawione we wniosku z 2 czerwca 2014 r. (data wpływu 12 czerwca 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie papierowej faktur otrzymywanych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 czerwca 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie papierowej faktur otrzymywanych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. \[dalej: Spółka lub Wnioskodawca\] jest działającą na terytorium Polski spółką należącą do międzynarodowego koncernu produkującego między innymi paliwa i środki smarne: oleje i smary dla motoryzacji i przemysłu. Wnioskodawca jest dystrybutorem ww. produktów na rynku polskim.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary/usługi. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług \[dalej: VAT\], co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy. Równocześnie koszty te są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, w związku z czym, co do zasady, Spółka jest uprawniona do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób prawnych \[dalej: PDOP\] m.in. poprzez dokonywanie odpisów amortyzacyjnych.

Faktury (w tym faktury korygujące, duplikaty, noty korygujące) dokumentujące ww. zakupy są otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej lub w formie elektronicznej.

Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej mogą mieć w szczególności postać plików PDF (ang. Portable Document Format) lub jpeg, wygenerowanych z systemu komputerowego kontrahenta Spółki lub stanowiących zeskanowaną formę dokumentów wydrukowanych przez tego kontrahenta. Co do zasady, pliki takie są przesyłane do Wnioskodawcy w formie załączników do wiadomości poczty elektronicznej (e-mail) wysłanych przez jej kontrahentów.

Spółka zamierza wprowadzić procedurę, w ramach której faktury otrzymane w formie elektronicznej będą archiwizowane jedynie w formie papierowej. W praktyce Spółka będzie więc drukowała faktury otrzymane w formie elektronicznej (np. jako załączniki do wiadomości e-mail) i będzie je przechowywała w postaci dokumentów papierowych. Przy czym, przechowywanie faktur w ramach ww. procedury będzie się odbywało przy spełnieniu następujących wymogów:

*   faktury będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa;

*   przez cały ww. okres faktury będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu zawartych w nich danych;

*   faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (np. po numerze księgowym nadanym danej fakturze);

*   dane zawarte w fakturach nie będą zmieniane;

Spółka będzie w stanie zapewnić organowi podatkowemu/organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do ww. faktur.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

W przedstawionych okolicznościach, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie, że przechowywanie wyłącznie w formie papierowej faktury, które otrzymywane są przez Spółkę w formie elektronicznej, jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i, w rezultacie Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z ww. faktur.

Stanowisko Wnioskodawcy:

Mając na uwadze przedstawione okoliczności, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że przechowywanie wyłącznie w formie papierowej faktur, które otrzymywane są przez Spółkę w formie elektronicznej jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i, w rezultacie Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z ww. faktur.

Art. 112 ustawy o VAT stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie ust. 2 tego artykułu podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu tego nie stosuje się jednak, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Z kolei art. 112a ust. 4 ustawy o VAT stanowi, że podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z zestawienia powyższych przepisów wynika, że o ile ustawa o VAT przewiduje warunki przechowywania faktur, to nie przesądza formy, w jakiej powinny być one przechowywane, akceptując zarówno formę papierową, jak i formę elektroniczną. Przy tym, wybór papierowej lub elektronicznej formy przechowywania faktur nie jest uzależniony od tego, czy dana faktura została otrzymana/wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej. W szczególności oznacza to, że faktura otrzymana w formie elektronicznej może być przechowywana w formie papierowej, a faktura otrzymana w formie papierowej może być przechowywana w formie elektronicznej. Wynika to z brzmienia art. 112a, który określając zasady przechowywania faktur odnosi się ogólnie do faktur, przez które zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT rozumie się dokumenty w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierające dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie. Tym samym, należy uznać, że ustawodawca dopuścił mieszany system przechowywania faktur, tj. usankcjonował sytuację, w której faktury otrzymane w formie elektronicznej będą przechowywane w formie papierowej, a faktury otrzymane w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej.

Stanowisko takie znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego \[dalej: NSA\]. Przykładowo, w wyroku z 6 października 2011 r. (sygn. akt I FSK 1574/10; wyrok ten został co prawda wydany na gruncie nieobowiązujących już przepisów, ale wnioski płynące z niego powinny mieć tym bardziej zastosowanie na gruncie obecnie obowiązujących, bardziej liberalnych i uproszczonych regulacji; w stanie prawnym rozpatrywanym przez NSA przepisy wymagały bowiem, aby dokumenty były przechowywane „w oryginalnej postaci”, którego to wymogu nie zawierają już obecnie obowiązujące przepisy) NSA stwierdził m.in., że:

„(\`(...)\`) w żadnym przepisie rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku nie ma mowy o drukowanej kopii faktury, co oznacza, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. A skoro ustawodawca nie zobligował podatników do przechowywania kopii faktur wyłącznie w formie papierowej, w ocenie NSA, nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne i że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Zdaniem NSA istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji dlatego jeśli normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie. Naczelny Sąd Administracyjny wywiódł również, że obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur także zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy VAT jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza zasadę proporcjonalności”.

Podobnie NSA wypowiedział się w wyroku z 24 listopada 2011 r. (sygn. akt I FSK 49/11). O ile ww. wyroki odwołują się bezpośrednio do sytuacji podmiotów wystawiających faktury, to nie ulega wątpliwości, że wnioski z nich płynące powinny mieć pełne zastosowanie do przechowywania faktur otrzymywanych przez danego podatnika oraz do podatników, którzy stosują system mieszany, gdzie faktury otrzymywane są w formie elektronicznej, a następnie są przechowywane w formie papierowej. Usankcjonowanie mieszanego systemu przechowywania faktur oznacza bowiem, że faktury otrzymane w formie papierowej i w formie elektronicznej traktowane są w taki sam sposób, tj. podatnik może je przechowywać zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej.

Wnioskodawca pragnie zwrócić uwagę, że możliwość przechowywania w formie papierowej faktur otrzymanych przez podatników w formie elektronicznej została potwierdzona w szeregu interpretacji indywidualnych wydanych w imieniu Ministra Finansów zarówno na gruncie przepisów obowiązujących przed, jak i po 1 stycznia 2014 r. przy czym - zgodnie z wcześniejszymi uwagami - konkluzje dotyczące stanu prawnego obowiązującego przed 1 stycznia 2014 r. powinny mieć zastosowanie również do stanu prawnego obowiązującego po tej dacie.

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 17 marca 2014 r. (sygn. IPPP3/443-46/14-2/MKw) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził m.in., że:

„Należy zauważyć, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania w formie papierowej faktur otrzymanych za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF, czy to wygenerowanych z systemu komputerowego w formie pliku PDF, czy też zeskanowanych do pliku PDF Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju oraz zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego” a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie w papierowej formie faktur przesłanych wcześniej pocztą elektroniczną”.

Stanowisko takie zostało zaprezentowane również m.in. w:

*   interpretacji indywidualnej z 4 marca 2013 r. (sygn. IPPP1/443-52/13-2/IGo), w której Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził m.in., że:

„(\`(...)\`) obecnie obowiązujące regulacje prawne \[tj. przepisy obowiązujące do końca 2013 r.\] dopuszczają możliwość przechowywania w formie papierowej faktur otrzymanych za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju oraz zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami bezzwłoczny dostęp do faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego” a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie w papierowej formie faktur przesłanych wcześniej pocztą elektroniczną. (\`(...)\`).

Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w przepisach cyt. rozporządzenia - Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - zatem faktury te mogą być archiwizowane w formie papierowej. Ponadto, Wnioskodawcy będzie przysługiwało również prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma, bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur elektronicznych w formie papierowej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w powiązaniu z przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym, stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać otrzymane w formie elektronicznej faktury w postaci papierowej pod warunkiem spełnienia wszystkich określonych powołanymi wyżej przepisami przesłanek. Ponadto, faktury te będą stanowiły dla Spółki podstawę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w nich wykazany (o ile faktury te dokumentować będą zakup towarów bądź usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług).”

*   interpretacji indywidualnej z 15 stycznia 2014 r. (sygn. ITPP3/443-507/13/AT), w której Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy stwierdził m.in., że:

„Odnosząc przedstawione okoliczności sprawy do obowiązujących do dnia 31 grudnia 2013 r. w tym zakresie przepisów prawa podatkowego stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać faktury VAT przesłane przez kontrahentów w formie elektronicznej w formacie PDF jako skan dokumentu w postaci wydrukowanych papierowych dokumentów pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści oraz czytelności faktur od momentu ich otrzymania w formie elektronicznej od kontrahenta do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy czym przechowywanie tych faktur winno zapewniać łatwe ich odszukanie. Spółka zobowiązana będzie zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. (\`(...)\`)

Natomiast sposób przechowywania faktur w stanie prawnym obowiązującym od dnia 1 stycznia 2014 r. powinien zostać zapewniony przez Wnioskodawcę w szczególności z uwzględnieniem przepisów art. 106m i 106n ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Tym samym, przy założeniu, że takie warunki zostaną spełnione, Wnioskodawca uprawniony będzie do przechowywania wydrukowanych faktur otrzymanych uprzednio w formie elektronicznej w formacie PDF w formie skanu dokumentów w postaci papierowej (\`(...)\`)

Natomiast w przedmiocie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z faktur otrzymanych w postaci elektronicznej, przechowywanych po ich wydruku w formie papierowej (z zachowaniem warunków opisanych powyżej) stwierdzić należy, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur; w zakresie wskazanym w art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, o ile nie wystąpią okoliczności wskazane w art. 88 tej ustawy”.

Mając na uwadze powyższe, należy uznać, że ustawodawca dopuszcza procedurę, w ramach której faktury otrzymywane w formie elektronicznej będą przechowywane w formie papierowej, pod warunkiem spełnienia następujących wymogów:

\- faktury będą przechowywane:

*   w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

\- podatnik zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Przy tym:

*   przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT);

*   przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT);

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy O VAT).

Zgodnie z opisem zawartym w niniejszym wniosku wszystkie ww. wymogi będą spełnione w przypadku przechowywania przez Spółkę w formie papierowej faktur otrzymanych przez nią w formie elektronicznej. W szczególności:

*   faktury będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa;

*   faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (np. po numerze księgowym nadanym danej fakturze);

*   papierowa postać faktur zapewni, że zawarte w nich dane nie będą zmienione (dzięki temu zapewniona zostanie integralność faktur);

*   faktury będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu zawartych w nich danych przez cały okres ich przechowywania przez Spółkę (spełniony będzie więc wymóg czytelności faktur);

*   faktury będą przechowywane w sposób, który zapewni pewność co do tożsamości podmiotu, który wystawił daną fakturę (w szczególności dostawcy towarów/usług na rzecz Wnioskodawcy), co oznacza, że spełniony zostanie wymóg autentyczności pochodzenia faktur;

Spółka będzie w stanie zapewnić organowi podatkowemu/organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, procedura polegająca na przechowywaniu w formie papierowej faktur otrzymanych przez nią w formie elektronicznej będzie w pełni zgodna z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT. W rezultacie, Spółka będzie uprawniona do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z takich faktur w zakresie, w jakim faktury te będą dokumentować zakupy towarów/usług wykorzystywanych przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w przywołanych powyżej interpretacjach indywidualnych wydanych w imieniu Ministra Finansów.

Stanowisko, zgodnie z którym tzw. mieszany sposób przechowywania przez podatników otrzymywanych przez nich faktur jest dopuszczalny i uprawnia podatników do odliczania VAT naliczonego został również potwierdzony w szeregu interpretacji indywidualnych dotyczących sytuacji, gdzie faktury papierowe były przechowywane w formie elektronicznej (tj. sytuacji odwrotnej do rozpatrywanej w ramach niniejszego wniosku). Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 20 czerwca 2013 r. (sygn. IBPP2/443-269/13/IK) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził m.in., że:

„Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy Nie różnicuje on zastosowania odliczenia względem przechowywanych faktur w formie papierowej czy elektronicznej.

W niniejszej sprawie zatem, jeżeli otrzymane przez Wnioskodawcę oryginały faktur w formie papierowej, a przechowywane w formie obrazów elektronicznych, będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, będą dawały mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.”

Stanowisko takie, potwierdzające że tzw. mieszany system przechowywania faktur jest w pełni akceptowalny i uprawnia podatników do odliczania VAT naliczonego z ww. faktur, zostało zaprezentowane również w szeregu innych interpretacji indywidualnych wydawanych z upoważnienia Ministra Finansów (dotyczących sytuacji, gdzie faktury były otrzymywane w formie papierowej, a następnie były przechowywane w formie elektronicznej), np. przez:

\- Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacjach indywidualnych z:

*   8 października 2013 r. (sygn. IPPP2/443-829/13-2/RR),
*   27 września 2013 r. (sygn. IPPP1/443-756/13-3/AS),
*   8 maja 2013 r. (sygn. IPPP1/443-342/13-2/MP),
*   28 grudnia 2012 r. (sygn. IPPP2/443-1050/12-2/AO),
*   18 grudnia 2012 r. (sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG)

\- Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacjach indywidualnych z:

*   8 października 2013 r. (sygn. ILPP4/443-337/13-2/EWW),
*   29 stycznia 2013 r. (sygn. ILPP4/443-504/12-2/EWW).

W opinii Wnioskodawcy wnioski płynące z ww. interpretacji indywidualnych potwierdzają w pełni stanowisko Spółki przedstawione w niniejszym wniosku. Jeśli bowiem ustawodawca sankcjonuje sytuację, gdzie faktury papierowe przechowywane są w formie elektronicznej, to tym bardziej faktury elektroniczne mogą być przechowywane w formie papierowej. To forma papierowa dokumentów uznawana była bowiem dotychczas za podstawową/główną formę ich przechowywania.

W świetle powyższego Spółka stoi na stanowisku, że przechowywanie w formie papierowej faktur otrzymywanych przez nią w formie elektronicznej jest dopuszczalne na gruncie przepisów o VAT, co oznacza w szczególności, że przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego z takich faktur.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy - działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Natomiast w myśl art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Nadmienić należy, że art. 88 ustawy zawiera katalog obostrzeń ograniczających realizację prawa do odliczenia podatku.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług w takim przypadku, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 2 pkt 31 ustawy - ilekroć mowa jest o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 ustawy.

Art. 106g ust. 1 ustawy - faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy - w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Natomiast - na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i - w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur - w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy - podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie.

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy - przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca w prowadzonej działalności gospodarczej nabywa różnego rodzaju towary/usługi. Ww. zakupy są przez Spółkę wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, więc przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy. Faktury dokumentujące ww. zakupy są otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej lub w formie elektronicznej.

Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej mogą mieć postać plików PDF lub JPG, wygenerowanych z systemu komputerowego kontrahenta Spółki lub stanowiących zeskanowaną formę dokumentów wydrukowanych przez tego kontrahenta. Pliki takie są przesyłane do Wnioskodawcy w formie załączników do wiadomości poczty elektronicznej (e-mail) wysłanych przez jej kontrahentów.

Spółka zamierza wprowadzić procedurę, w ramach której faktury otrzymane w formie elektronicznej będą archiwizowane jedynie w formie papierowej. Spółka będzie drukowała faktury otrzymane w formie elektronicznej (np. jako załączniki do wiadomości e-mail) i będzie je przechowywała w postaci dokumentów papierowych. Przy czym, przechowywanie faktur w ramach ww. procedury będzie się odbywało przy spełnieniu następujących wymogów:

*   faktury będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa;

*   faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (np. po numerze księgowym nadanym danej fakturze);

*   papierowa postać faktur zapewni, że zawarte w nich dane nie będą zmienione (dzięki temu zapewniona zostanie integralność faktur);

*   faktury będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu zawartych w nich danych przez cały okres ich przechowywania przez Spółkę (spełniony będzie więc wymóg czytelności faktur);

*   faktury będą przechowywane w sposób, który zapewni pewność co do tożsamości podmiotu, który wystawił daną fakturę (w szczególności dostawcy towarów/usług na rzecz Wnioskodawcy), co oznacza, że spełniony zostanie wymóg autentyczności pochodzenia faktur;

Spółka będzie w stanie zapewnić organowi podatkowemu/organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur.

Ponadto Spółka wskazała, że spełnione będą wymogi wynikające z regulacji zawartych w art. 106m ust. 2-4 ustawy, tj. dotyczące autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści a także potwierdzenia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury w drodze kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Wskazać należy, że faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność jej treści.

Jak wskazał Wnioskodawca spełnione będą wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury w drodze prowadzenia kontroli biznesowych, stosownie do treści zawartych w art. 106m ust. 2-4 ustawy. Ponadto wydrukowane faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe przez okres wymagany przepisami prawa, a także zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do tych faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W rozpatrywanej sprawie tut. Organ stwierdza, że na podstawie obowiązujących regulacji prawnych możliwe jest przechowywanie w formie papierowej faktur otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF lub też zeskanowanych do pliku PDF. Jednakże sposób ten, zgodnie z powołanymi wyżej przepisami, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób pozwalający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju oraz zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Nie ma zatem normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego” a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści; warunek ten spełnia także przechowywanie w papierowej formie faktur otrzymanych pocztą elektroniczną.

W świetle przedstawionego opisu sprawy należy stwierdzić, że spełnione zostaną warunki uprawniające Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, ponieważ Spółka jako podatnik VAT wykorzystuje nabywane towary i usługi do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.