Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPB3/4511-224/15-6/PM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2016-01-12
Teza: Czy przesłanie obliczeń podatku PIT-40 w sposób opisany powyżej stanowi wykonanie przez Spółkę obowiązku przesłania podatnikom imiennych informacji w rozumieniu art. 37 ust. 1 i ust. 3 Ustawy o PIT?
Słowa kluczowe: deklaracje; poczta-poczta elektroniczna; podpis-podpis elektroniczny; płatnik
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 37 (uchylony); [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 39

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 6 października 2015 r. (data wpływu 9 października 2015 r.), uzupełnionym pismem z dnia 5 listopada 2015 r. (data wpływu 6 listopada 2015 r.) oraz pismem z dnia 18 grudnia 2015 r. (data wpływu 22 grudnia 2015 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązku przesłania przez płatnika podatnikowi obliczeń podatku PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 października 2015 r. do Izby Skarbowej w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej wpłynął wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązku przesłania przez płatnika podatnikowi obliczeń podatku PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Pismem z dnia 15 października 2015 r., nr IBPB-2-1/4511-470/15/MZ, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach na podstawie art. 170 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.), przesłał wniosek …S.A. zgodnie z właściwością miejscową i rzeczową do rozpatrzenia Dyrektorowi Izby Skarbowej w Łodzi.

W dniu 20 października 2015 r. przedmiotowy wniosek wpłynął do Biura Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim.

Z uwagi na braki wniosku, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów, na podstawie art. 169 § 1 w związku z art. 14h ustawy Ordynacja podatkowa oraz § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), pismem z dnia 5 listopada 2015 r., nr IPTPB3/4510-224/15-2/PM (doręczonym w dniu 10 listopada 2015 r.) oraz pismem z dnia 8 grudnia 2015 r., nr IPTPB3/4511-224/15-4/PM (doręczonym w dniu 14 grudnia 2015 r.), wezwał Wnioskodawcę do jego uzupełnienia, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

W odpowiedzi na ww. wezwania dnia: 6 listopada 2015 r. i 22 grudnia 2015 r. wpłynęły uzupełnienia wniosku (nadane w dniu: 5 listopada 2015 r. oraz 18 grudnia 2015 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

…Spółka Akcyjna („Płatnik”, „Wnioskodawca”, „Spółka”), zgodnie z przepisem art. 37 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm., dalej: „Ustawa o PIT”), ma obowiązek sporządzać i doręczać podatnikom roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez te osoby na formularzach PIT-40. Dotychczas Spółka drukowała takie obliczenia podatku i wysyłała pracownikom/byłym pracownikom w formie papierowej. Spółka rozważa obecnie koncepcję sporządzania formularzy PIT-40 w formie elektronicznej (bez wydruku), podpisanej bezpiecznym e-podpisem i wysyłanie ich podatnikom za pośrednictwem poczty elektronicznej. W zamyśle wprowadzanej zmiany chodzi o oszczędność czasu i kosztów z tym związanych. Dostarczanie bowiem deklaracji w wersji papierowej do wszystkich pracowników niesie ze sobą znaczne koszty natury administracyjnej. Dodatkowo, konieczność przechowywania formularzy PIT-40 stanowi duży problem logistyczny. Zatem w przypadku istnienia możliwości elektronicznego przekazywania ww. obliczeń, kontynuowanie tradycyjnego (papierowego) doręczania formularzy PIT-40 podatnikom stoi w sprzeczności z zasadami racjonalnego gospodarowania oraz z zasadami poszanowania środowiska naturalnego (proces wytwarzania papieru pochłania nie tylko znaczne obszary lasów, ale także duże ilości energii). W ocenie Wnioskodawcy, niewątpliwym usprawnieniem zarówno procesu dostarczania obliczeń podatku do pracowników, jak i ich archiwizacji byłoby wykorzystywanie elektronicznych systemów przesyłania i archiwizacji danych.

Mając powyższe na względzie Wnioskodawca planuje wdrożyć system umożliwiający przesyłanie formularzy PIT-40 za pomocą poczty elektronicznej.

Podatnik, który będzie chciał otrzymać od Wnioskodawcy formularz PIT-40 w formie elektronicznej, oprócz złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 37 ust. 1 Ustawy o PIT, będzie zobowiązany do złożenia dodatkowego oświadczenia, w którym wyrazi zgodę na przesłanie mu obliczenia podatku PIT-40 na wskazany adres jego własnej skrzynki poczty elektronicznej. Ponadto, w tym samym oświadczeniu, podatnik zobowiąże się do informowania Spółki o ewentualnych zmianach adresu poczty elektronicznej, na który chciałby otrzymywać informacje podatkowe. Oświadczenie zawierać będzie ponadto zobowiązanie podatnika do poinformowania Wnioskodawcy w przypadku, gdyby podatnik nie otrzymał w określonym terminie (tzn. do końca lutego roku następującego po danym roku podatkowym) swojego formularza PIT-40 pocztą elektroniczną.

Wnioskodawca po otrzymaniu adresów poczty elektronicznej podatników w wyżej opisanym trybie, umieści je w swojej bazie adresów poczty elektronicznej. Deklaracje zostaną wysyłane drogą elektroniczną. Przesłane pliki będą mieć formę nieedytowalną w formacie pdf oraz opatrzone zostaną bezpiecznym podpisem elektronicznym. Powszechność formatu pdf oraz dostępność bezpłatnego oprogramowania umożliwiającego odczyt plików w tym formacie powodują, że pracownicy nie będą mieć kłopotów z zapoznaniem się z przesłanymi obliczeniami podatku. Obliczenia zostaną przygotowane według obowiązujących wzorów (określonych w rozporządzeniach Ministra Finansów) i w takim kształcie przesłane pracownikom.

Przesyłane formularze będą zabezpieczone przed otwarciem przez osoby nieuprawnione przy użyciu 4-cyfrowego indywidualnego hasła. Hasła zostaną przekazane podatnikom w sposób gwarantujący ich poufność.

Wysyłając obliczenia podatku PIT-40 podatnikom, Wnioskodawca zarejestruje fakt ich wysłania pod konkretny adres poczty elektronicznej oraz datę i godzinę wysyłki. W przypadku niedostarczenia przesyłki pod wskazany adres poczty elektronicznej, Wnioskodawca otrzyma automatyczną informację zwrotną o zaistnieniu takiej sytuacji i będzie mógł podjąć działania zmierzające do skutecznego przesłania obliczenia podatku (np. poprzez weryfikację adresu podanego przez pracownika). Wnioskodawca zapewni, że dane dotyczące wysłania pracownikom obliczeń podatku PIT-40 w postaci elektronicznej będą przechowywane przez okres nie krótszy niż okres przedawnienia zobowiązań podatkowych za ten rok, za który zostały wystawione informacje wysłane w tej właśnie formie.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku):

Czy przesłanie obliczeń podatku PIT-40 w sposób opisany powyżej stanowi wykonanie przez Spółkę obowiązku przesłania podatnikom rocznych obliczeń podatku w rozumieniu art. 37 ust. 1 i ust. 3 Ustawy o PIT?

Zdaniem Wnioskodawcy, przesłanie obliczeń podatku PIT-40 w sposób opisany powyżej stanowi wykonanie przez Wnioskodawcę obowiązku przesłania podatnikom rocznych obliczeń podatku w rozumieniu art. 37 ust. 1 i ust. 3 Ustawy o PIT).

Zgodnie z art. 31 Ustawy o PIT, płatnik jest zobowiązany obliczyć i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzenia, które wypłacane jest w ramach stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, a także od zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego.

Natomiast art. 37 ust. 1 Ustawy o PIT stanowi, że jeżeli podatnik, od którego zaliczki miesięczne pobierają płatnicy określeni w art. 31, art. 33 lub art. 35 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 7, złoży płatnikowi przed dniem 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym oświadczenie sporządzone według ustalonego wzoru, które traktuje się na równi z zeznaniem, że:

1.  poza dochodami uzyskanymi od płatnika nie uzyskał innych dochodów, z wyjątkiem dochodów określonych w art. 30-30c oraz art. 30e,
2.  nie korzysta z odliczeń, z zastrzeżeniem ust. 1a pkt 2-4,
3.  nie korzysta z możliwości opodatkowania dochodów na zasadach określonych w art. 6 ust. 2 lub 4,
4.  (uchylony),
5.  nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, z zastrzeżeniem ust. 1a pkt 5

– płatnik jest obowiązany sporządzić, według ustalonego wzoru, roczne obliczenie podatku, na zasadach określonych w art. 27, od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym.

Art. 37 ust. 3 Ustawy o PIT, stanowi ponadto, że roczne obliczenie podatku, o którym mowa w ust. 1, płatnicy sporządzają w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, i w tym samym terminie przesyłają podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.

Przepisy art. 3a oraz art. 3b ustawy Ordynacja podatkowa, przewidują możliwość składania do właściwych urzędów skarbowych deklaracji, o których mowa w art. 3 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Deklaracje te powinny zawierać dane w ustalonym formacie elektronicznym zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach oraz jeden podpis elektroniczny (kwalifikowany). Możliwość złożenia deklaracji w formie elektronicznej eliminuje konieczność materializowania ich w formie papierowej i przesyłania do konkretnego urzędu. Ponadto, zgodnie z art. 45ba ust. 1 Ustawy o PIT, deklaracje, informacje oraz roczne obliczenie podatku, o których mowa w art. 35 ust. 10, art. 37 ust. 1, art. 38 ust. 1a 1b, art. 39 ust. 1-4, art. 42 ust. 1a-4, art. 42a oraz art. 42e ust. 5 i 6, składa się urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

Przywołane wyżej regulacje nie określają jednak zasad odnoszących się do przekazania rocznych obliczeń podatku PIT-40 podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy lub też byłym pracownikom). Ogólna dyspozycja wyrażona w art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT nakazuje jedynie przesłanie informacji, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, w terminie do ostatniego dnia lutego roku następującego po roku podatkowym, nie precyzując dodatkowych warunków, od których uzależniona byłaby prawna skuteczność „przesłania”.

Takich regulacji nie zawierają także przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych.

Zgodnie ze Słownikiem języka polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN SA, czasownik „przesyłać” oznacza „posłać, wysłać coś dokądś”. Tym samym, aby spełnić obowiązek określny w art. 37 ust. 3 Ustawy o PIT, wystarczy by płatnik wysłał obliczenie PIT-40 na adres podatnika w określonym terminie. Nie ma przy tym przesłanek, by twierdzić, że wysłanie może nastąpić jedynie na adres „fizyczny” rozumiany jako miejsce pobytu czy zamieszkania podatnika. Wobec powszechnej dostępności i popularności poczty elektronicznej, wydaje się, że adresem, pod który można przesłać obliczenie PIT-40, jest również adres poczty elektronicznej.

Z tych względów należy uznać, że przesłanie podatnikom obliczeń PIT-40 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie ich doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty (osobiście w przedsiębiorstwie płatnika, czy też poprzez operatora pocztowego), ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Pomimo braku odpowiednich regulacji dotyczących wysyłania podatnikom rocznych obliczeń podatku PIT-40 w postaci elektronicznej, zasadnym wydaje się założenie, że płatnik powinien uzgodnić przesłanie obliczenia w ten sposób z podatnikiem i uzyskać jego zgodę na takie przesłanie oraz adres poczty elektronicznej, na który należy przesłać obliczenie. Ponadto, dla zapewnienia, że obliczenie sporządzone w postaci elektronicznej jest ekwiwalentne z postacią drukowaną i opatrzoną odręcznym podpisem, płatnik powinien zadbać o to, by obliczenie było sporządzone według ustalonego wzoru oraz opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym odpowiednio upoważnionej osoby.

Zgodnie bowiem z art. 6 ust. l ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2014 r., poz. 1662, z późn. zm.), bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składająca podpis elektroniczny. Zatem opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować, czy została sporządzona przez upoważnioną osobę.

Jak wynika z opisu stanu przyszłego przedstawionego we wniosku, Wnioskodawca zapewni, że wymienione powyżej warunki zostaną spełnione w przypadku wysyłania przezeń podatnikom rocznych obliczeń podatku PIT-40 w formie elektronicznej. Wobec tego, w ocenie Wnioskodawcy, przesłanie obliczeń PIT-40 w ten sposób w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym stanowić będzie wykonanie przez Wnioskodawcę obowiązku przesłania podatnikom rocznych obliczeń w rozumieniu art. 37 ust. 1 i ust. 3 Ustawy o PIT.

Wnioskodawca zauważa, że prawidłowość Jego stanowiska została potwierdzona wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 22 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 486/10). W wyroku tym Sąd stwierdził, że: „W ocenie Sądu w przepisach prawa nie można doszukać się też przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem że zachowano wzór deklaracji”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.), odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej w tym zakresie oceny stanowiska Spółki.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w…., po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.