Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-38/12-4/ISN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2012-04-24
Teza: Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, dla celów podatkowych wystarczające jest by Spółka przechowywała informacje oraz dokumenty dotyczące określenia momentu powstania obowiązku podatkowego w formie w jakiej je otrzymała, tj. w postaci: a) faktury otrzymanej od Kontrahentów pocztą elektroniczną (e-mail), np. w postaci pliku w formacie PDF lub TIFF, w tym także w sytuacjach, gdy w formie tych plików będą występowały faktury automatyczne lub b) informacji o dacie wystawienia faktur automatycznych w systemie księgowym, do których może ona wygenerować obraz w postaci pliku w formacie PDF ze swojego systemu księgowego, ale faktury automatyczne nie będą przesyłane w formie korespondencji elektronicznej lub c) informacji o dacie wystawienia faktur automatycznych w systemie księgowym, do których nie może ona wygenerować obrazu w postaci pliku w formacie PDF i nie będą one przesyłane w formie korespondencji elektronicznej, bez konieczności uzyskiwania ich wersji papierowej?
Słowa kluczowe: dostawa-dostawa wewnątrzwspólnotowa towarów; nabycie-wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów; obowiązek-obowiązek podatkowy; odliczenia-odliczenie podatku
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 2-art. 7.; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 3-art. 9; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IV-Rozdział 2-art. 20; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej, przedstawione we wniosku z dnia 20 stycznia 2012 r. (data wpływu 27 stycznia 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 27 stycznia 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest spółką należącą do grupy podmiotów. Z uwagi na dużą skalę prowadzonej działalności, Spółka w każdym okresie rozliczeniowym dokonuje dużej liczby transakcji z podmiotami z grupy, jak i podmiotami trzecimi, mającymi siedzibę poza granicami kraju (dalej wszyscy określani jako: „Kontrahenci”), w tym wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów.

Dotychczas z tytułu dokonanych transakcji stanowiących dla Zainteresowanego wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów, wymagał on od Kontrahentów przesyłania papierowej wersji wystawianych przez nich faktur, które stanowiły podstawę do rozpoznania obowiązku podatkowego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru, zgodnie z art. 20 ust. 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej jako „ustawa o VAT”).

Zdarza się, że transakcje z podmiotami z grupy, dokumentowane są tzw. fakturami automatycznymi wystawionymi w systemie księgowym (dalej jako „faktury automatyczne”) w taki sposób, że wystawienie faktury automatycznej powoduje, że transakcja sprzedażowa pomiędzy jednym podmiotem z grupy (sprzedawcy) jest automatycznie księgowana jako transakcja zakupowa po stronie drugiego podmiotu (odbiorcy). Również w takim przypadku podstawą do rozpoznania obowiązku podatkowego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów jest faktura papierowa otrzymana od podmiotu z grupy.

Obecnie, w związku z trudnościami w uzyskiwaniu papierowych faktur od Kontrahentów i związanymi z tym częstymi korektami rozliczeń podatkowych, oraz w celu optymalizacji przepływu dokumentacji z Kontrahentami, Wnioskodawca zamierza zrezygnować z konieczności otrzymywania od Kontrahentów papierowej faktury w transakcjach stanowiących wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.

W rezultacie chce on wprowadzić rozwiązanie, zgodnie z którym obowiązek podatkowy będzie rozpoznawany w dniu wystawienia faktury przez Kontrahenta (w sytuacji, gdy została ona wystawiona przed 15-tym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru, będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów), na podstawie:

1.  informacji o dacie wystawienia faktury, zawartej w fakturze otrzymanej od Kontrahentów pocztą elektroniczną (e-mail), np. w postaci pliku w formacie PDF lub TIFF, w tym także w przypadku, gdy ten format będzie miała faktura automatyczna, lub
2.  informacji o dacie wystawienia faktur automatycznych w systemie księgowym, do których Spółka może wygenerować obraz w postaci pliku w formacie PDF ze swojego systemu księgowego, ale faktury automatyczne nie będą przesyłane pocztą elektroniczną (e-mail) przez ich wystawcę, lub
3.  informacji o dacie wystawienia faktur automatycznych w systemie księgowym, do których Zainteresowany nie może wygenerować obrazu w postaci pliku w formacie PDF i nie będą one przesyłane pocztą elektroniczną (e-mail) przez ich wystawcę.

Wnioskodawca wskazuje, że na podstawie uzyskanych dokumentów lub informacji, które zostały wymienione wyżej w punktach a)-c), oprócz informacji o dacie wystawienia faktury przez Kontrahenta, będzie też mógł ustalić inne informacje pozwalające na prawidłowe ujęcie wspomnianych transakcji w rejestrach VAT.

Zamierzeniem Spółki jest także przechowywanie dla celów podatkowych ww. dokumentów bądź informacji w takiej formie w jakiej zostały one przez nią odebrane, tj. w postaci:

1.  informacji zawartej w fakturze wystawionej przez Kontrahenta i przesłanej pocztą elektroniczną (e-mail), np. w formacie pliku PDF lub TIFF, w tym także w sytuacjach, gdy w formie takich plików będą występowały faktury automatyczne, lub
2.  informacji zawartych w systemie księgowym o dacie wystawienia faktur automatycznych w systemie księgowym, do których może ona wygenerować obraz w postaci pliku w formacie PDF ze swojego systemu księgowego, ale faktury automatyczne nie będą przesyłane w formie korespondencji elektronicznej, lub
3.  informacji zawartych w systemie księgowym o dacie wystawienia faktur automatycznych w systemie księgowym, do których nie może ona wygenerować obrazu w postaci pliku w formacie PDF i nie będą one przesyłane w formie korespondencji elektronicznej

bez konieczności uzyskiwania ich wersji papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, dla celów podatkowych wystarczające jest by Spółka przechowywała informacje oraz dokumenty dotyczące określenia momentu powstania obowiązku podatkowego w formie w jakiej je otrzymała, tj. w postaci:

1.  faktury otrzymanej od Kontrahentów pocztą elektroniczną (e-mail), np. w postaci pliku w formacie PDF lub TIFF, w tym także w sytuacjach, gdy w formie tych plików będą występowały faktury automatyczne, lub
2.  informacji o dacie wystawienia faktur automatycznych w systemie księgowym, do których może ona wygenerować obraz w postaci pliku w formacie PDF ze swojego systemu księgowego, ale faktury automatyczne nie będą przesyłane w formie korespondencji elektronicznej, lub
3.  informacji o dacie wystawienia faktur automatycznych w systemie księgowym, do których nie może ona wygenerować obrazu w postaci pliku w formacie PDF i nie będą one przesyłane w formie korespondencji elektronicznej, bez konieczności uzyskiwania ich wersji papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, dla celów podatkowych wystarczające jest by przechowywał on informacje oraz dokumenty dotyczące określenia momentu powstania obowiązku podatkowego w formie w jakiej je otrzymał, tj. w postaci:

1.  faktury otrzymanej od Kontrahentów pocztą elektroniczną (e-mail), np. w formacie pliku PDF lub TIFF, w tym także w sytuacjach, gdy w formie tych plików będą występowały faktury automatyczne, lub
2.  informacji o dacie wystawienia faktur automatycznych w systemie księgowym, do których może on samodzielnie wygenerować obraz w postaci pliku w formacie PDF ze swojego systemu księgowego bez przesyłania faktur automatycznych pocztą elektroniczną przez Kontrahentów, lub
3.  informacji o dacie wystawienia faktur automatycznych w systemie księgowym, do których nie może on wygenerować obrazu w postaci pliku w formacie PDF i nie będą one przesyłane pocztą elektroniczną przez Kontrahentów, bez konieczności uzyskiwania papierowej wersji faktur.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy obowiązani są przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka wypełni zatem obowiązek wynikający z tej normy prawnej w odniesieniu do dokumentów dotyczących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przechowując:

*   fakturę wewnętrzną w formie papierowej, która będzie podstawą do ujęcia wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w odpowiedniej ewidencji VAT oraz
*   wszelkie dokumenty bądź informacje na podstawie których rozpoznała ona wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i wystawiła odpowiednią fakturę wewnętrzną, w formie w jakiej zostały one uzyskane przez nią (bez przechowywania ich w wersji papierowej).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na mocy art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zwanej dalej Ordynacją podatkową, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem:

1.  zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiążę powstanie takiego zobowiązania;
2.  doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania (art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej).

Stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 109 ust. 3 ustawy, podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Powołana w art. 112 ustawy powyżej regulacja, określa terminy przechowywania dokumentacji podatkowej związanej z podatkiem VAT. Obowiązek ten został wprowadzony, aby możliwe było sprawowanie nadzoru i kontroli nad wykonywaniem zobowiązań podatkowych, które się jeszcze nie przedawniły.

Na podstawie niniejszego przepisu, podatnicy mają obowiązek przechowywania następujących ewidencji:

*   ewidencji sprzedaży, prowadzonej przez podatników zwolnionych podmiotowo,
*   ewidencji VAT (w tym również prowadzonych w formach szczególnych przez podatników opodatkowanych w ramach procedur szczególnych),
*   ewidencji w kasie rejestrującej (a raczej kopii wydruków z tej kasy).

Oznacza to, iż dokumenty związane z ww. ewidencjami są jednocześnie dokumentami związanymi z rozliczeniem podatku od towarów i usług.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Spółka z uwagi na dużą skalę prowadzonej działalności w każdym okresie rozliczeniowym dokonuje dużej liczby transakcji z podmiotami z grupy, jak i z kontrahentami, mającymi siedzibę poza granicami kraju, w tym m.in. wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów. Dotychczas dokumentując dokonane transakcje, stanowiące dla Zainteresowanego wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów, wymagał on od swoich kontrahentów przesyłania papierowej wersji wystawianych przez nich faktur, które stanowiły podstawę do rozpoznania obowiązku podatkowego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru, zgodnie z art. 20 ust. 6 ustawy. Obecnie, w związku z trudnościami w uzyskiwaniu papierowych faktur od kontrahentów i związanymi z tym częstymi korektami rozliczeń podatkowych, oraz w celu optymalizacji przepływu dokumentacji z kontrahentami, Wnioskodawca zamierza zrezygnować z konieczności otrzymywania od kontrahentów papierowej faktury w transakcjach stanowiących wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. W rezultacie chce on wprowadzić rozwiązanie, zgodnie z którym obowiązek podatkowy będzie rozpoznawany w dniu wystawienia faktury przez kontrahenta (w sytuacji gdy została ona wystawiona przed 15-tym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru, będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów), na podstawie:

1.  informacji o dacie wystawienia faktury, zawartej w fakturze otrzymanej od Kontrahentów pocztą elektroniczną (e-mail), np. w postaci pliku w formacie PDF lub TIFF, w tym także w przypadku, gdy ten format będzie miała faktura automatyczna, lub
2.  informacji o dacie wystawienia faktur automatycznych w systemie księgowym, do których Spółka może wygenerować obraz w postaci pliku w formacie PDF ze swojego systemu księgowego, ale faktury automatyczne nie będą przesyłane pocztą elektroniczną (e-mail) przez ich wystawcę, lub
3.  informacji o dacie wystawienia faktur automatycznych w systemie księgowym, do których Zainteresowany nie może wygenerować obrazu w postaci pliku w formacie PDF i nie będą one przesyłane pocztą elektroniczną (e-mail) przez ich wystawcę.

Wnioskodawca wskazał, że na podstawie uzyskanych dokumentów lub informacji, które zostały wymienione wyżej w punktach a-c, oprócz informacji o dacie wystawienia faktury przez kontrahenta, będzie też mógł ustalić inne informacje pozwalające na prawidłowe ujęcie wspomnianych transakcji w rejestrach VAT.

Wobec powyższego, Spółka zamierza przechowywać dla celów podatkowych poniżej wymienione dokumenty bądź informacje dotyczące wystawienia faktur przez jej kontrahentów, w takiej formie w jakiej zostały one przez nią odebrane, tj. w postaci:

1.  informacji zawartej w fakturze wystawionej przez Kontrahenta i przesłanej pocztą elektroniczną (e-mail), np. w formacie pliku PDF lub TIFF, w tym także w sytuacjach, gdy w formie takich plików będą występowały faktury automatyczne, lub
2.  informacji zawartych w systemie księgowym o dacie wystawienia faktur automatycznych w systemie księgowym, do których może ona wygenerować obraz w postaci pliku w formacie PDF ze swojego systemu księgowego, ale faktury automatyczne nie będą przesyłane w formie korespondencji elektronicznej, lub
3.  informacji zawartych w systemie księgowym o dacie wystawienia faktur automatycznych w systemie księgowym, do których nie może ona wygenerować obrazu w postaci pliku w formacie PDF i nie będą one przesyłane w formie korespondencji elektronicznej

bez konieczności uzyskiwania ich wersji papierowej.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii, czy dla celów podatkowych wystarczające jest by przechowywał on informacje oraz dokumenty dotyczące określenia momentu powstania obowiązku podatkowego w formie w jakiej je otrzymał.

Dodatkowo Zainteresowany wskazał, iż w odniesieniu do dokumentów dotyczących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, wypełni on obowiązek wynikający z art. 112 ustawy, przechowując fakturę wewnętrzną w formie papierowej, która będzie podstawą do ujęcia wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w odpowiedniej ewidencji VAT.

Biorąc pod uwagę powyższe stwierdzić należy, iż dla celów podatku od towarów i usług wystarczające będzie, by Spółka przechowywała dokumenty oraz informacje o wystawieniu faktur przez jej kontrahentów, dotyczące określenia momentu powstania obowiązku podatkowego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, w formie w jakiej je otrzyma.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W przedmiotowej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie przechowywania dokumentów. Zdarzenia przyszłe w pozostałych zakresach zostały rozstrzygnięte w odrębnych interpretacjach indywidualnych z dnia 24 kwietnia 2012 r. znak ILPP4/443-38/12-2/ISN i ILPP4/443-38/12-3/ISN.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.