Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP3-2.4011.511.2020.1.JM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-10-02
Teza: Przedstawiona przez Wnioskodawcę nowa procedura umożliwiająca pracownikom Wnioskodawcy składanie w formie elektronicznej oświadczeń lub wniosków określonych w art. 32 ust. 1a, art. 32 ust. 1e, art. 32 ust. 1f, art. 32 ust. 3, art. 32 ust. 5, art. 32 ust. 6, art. 32 ust. 7 oraz art. 41a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych poprzez (…) portal i przy użyciu zindywidualizowanego loginu oraz hasła będzie zapewniać prawidłową realizację przez Wnioskodawcę obowiązków płatnika w świetle art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Słowa kluczowe: deklaracje; obowiązek-obowiązek płatnika; oświadczenia; podpis-podpis elektroniczny; płatnik
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 32; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 41

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 lipca 2020 r. (data wpływu 3 sierpnia 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 3 sierpnia 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej również „Spółka” lub „płatnik”) jest spółką akcyjną posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. W związku ze skalą prowadzonej działalności Wnioskodawca zatrudnia znaczną ilość pracowników. Jako płatnik, Wnioskodawca jest zobowiązany do obliczania i pobierania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzeń wpłacanych pracownikom Wnioskodawcy.

W oparciu o obowiązującą obecnie w Spółce procedurę, pracownicy, którzy chcieliby dokonać wyboru sposobu obliczania wysokości zaliczki na podatek określonego w art. 32 ust. 1a, art. 32 ust. 1e, art. 32 ust. 1f, art. 32 ust. 3, art. 32 ust. 5, art. 32 ust. 6, art. 32 ust. 7 oraz art. 41a ustawy z dnia 25 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2019.1387, dalej jako „ustawa o PIT), zobowiązani są do wypełnienia odpowiedniego wzoru oświadczenia lub wniosku. Stosowny dokument powinien zostać przez pracownika wydrukowany, własnoręcznie podpisany oraz dostarczony do odpowiedniej komórki Spółki odpowiedzialnej za naliczanie wynagrodzeń.

Wyżej opisana procedura otrzymywania oświadczeń lub wniosków od pracowników Spółki jest z perspektywy Wnioskodawcy nieefektywna ze względu na dużą skalę zatrudnienia oraz generuje dodatkowe koszty po stronie pracowników i Spółki, związane z wydrukiem, wysyłką dokumentów oraz ich archiwizacją. W związku z przedstawionym stanem faktycznym, Spółka rozważa wprowadzenie nowej, bardziej efektywnej administracyjnie procedury uzyskiwania od pracowników oświadczeń lub wniosków określonych w art. 32 ust. 1a, art. 32 ust. 1e, art. 32 ust. 1f, art. 32 ust. 3, art. 32 ust. 5, art. 32 ust. 6, art. 32 ust. 7 oraz art. 41a ustawy o PIT, ułatwiającej składanie oświadczeń i wniosków, oraz powodującej szybsze uwzględnianie odpowiednich zmian w systemie kadrowo – płacowym Spółki.

Nowa procedura składania wyżej wymienionych oświadczeń lub wniosków umożliwiałaby pracownikom Spółki przesyłanie dokumentów do odpowiedniej komórki organizacyjnej wyłącznie w formie elektronicznej. Nowe rozwiązanie zakładałoby, ze pracownicy chcący złożyć stosowne oświadczenia lub wnioski wykorzystywaliby w tym aplikację on-line (…) portal, do której logowanie następuje poprzez użycie indywidualnego loginu spersonalizowanego dla każdego pracownika oraz hasła znanego wyłącznie danemu pracownikowi. Aplikacja jest zainstalowana na służbowych komputerach pracowników. Nowa procedura stanowiłaby dodatkową formę składania oświadczeń oraz wniosków, co oznacza, że pracownicy mogą składać oświadczenia w formie elektronicznej a ci, którzy nie mają dostępu do aplikacji (…) portal w związku z długotrwałą nieobecnością, mogą składać dokumenty w dotychczasowych wersjach papierowych opatrzonych własnoręcznym podpisem pracownika.

Planowane rozwiązanie zakłada, że (…) portal udostępniałby szablony oświadczeń lub wniosków określonych w art. 32 ust. 1a, art. 32 ust. 1e, art. 32 ust. 1f, art. 32 ust. 3, art. 32 ust. 5, art. 32 ust. 6, art. 32 ust. 7 oraz art. 41a ustawy o PIT, które byłyby dostępne do uzupełnienia przez pracowników o odpowiednie dane i informacje. Wypełnione oświadczenie lub wniosek, poprzez jego zaakceptowanie w (…) portal przez pracownika, byłoby automatycznie wysyłane on-line do powiązanego z aplikacją systemu kadrowo – płacowego (…), który jest wykorzystywany przez Spółkę w procesie naliczania wynagrodzenia pracowników. System kadrowo – płacowy (…) będzie programem zintegrowanym z (…) portal. Po przesłaniu wniosków lub oświadczeń, w systemie (…) zostałaby wygenerowana informacja zarówno o dacie złożenia oświadczenia czy wniosku, jak i o danych pracownika je składającego. Treść oświadczenia lub wniosku zaakceptowanego przez pracownika w (…) portal nie będzie mogła być modyfikowana, ani korygowana. W przypadku błędnego złożenia dokumentu pracownik będzie zobowiązany do ponownego uzupełnienia oraz zaakceptowania oświadczenia lub wniosku w (…) portal celem jego przedłożenia w Spółce, a błędny dokument zostanie z systemu usunięty.

Dokumenty dotyczące zmiany w sposobie naliczania zaliczki na podatek oraz sposobu rozliczania przez Spółkę złożone przez pracowników będą archiwizowane wyłącznie w (…) portal i jako zapis w systemie kadrowo – płacowym (…), z którego, w razie potrzeby, będzie można wygenerować szczegółowy raport wskazujący zarówno kto oraz w jakim dniu dokonał zmiany w systemie. Możliwe będzie także pobranie do wydruku złożonego oświadczenia czy wniosku. Niemniej jednak, co do zasady, dokumenty nie będą przechowywane w wersjach papierowych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy przedstawiona przez Wnioskodawcę nowa procedura umożliwiająca pracownikom Spółki składanie w formie elektronicznej oświadczeń lub wniosków określonych w art. 32 ust. 1a, art. 32 ust. 1e, art. 32 ust. 1f, art. 32 ust. 3, art. 32 ust. 5, art. 32 ust. 6, art. 32 ust. 7 oraz art. 41a ustawy o PIT poprzez (…) portal i przy użyciu zindywidualizowanego loginu oraz hasła zapewnia prawidłową realizację przez Wnioskodawcę obowiązków płatnika w świetle art. 31 ustawy o PIT?

Zdaniem Wnioskodawcy, nowa procedura umożliwiająca pracownikom składanie w formie elektronicznej oświadczeń lub wniosków określonych w art. 32 ust. 1a, art. 32 ust. 1e, art. 32 ust. 1f, art. 32 ust. 3, art. 32 ust. 5, art. 32 ust. 6, art. 32 ust. 7 oraz art. 41a ustawy o PIT poprzez portal pracowniczy przy użyciu zindywidualizowanego loginu oraz hasła umożliwiającego jednoznaczną identyfikację osoby je składającej zapewnia prawidłową realizację obowiązków płatnika zaliczek na PIT nałożonych na Wnioskodawcę przez art. 31 ustawy o PIT.

Uzasadnienie

Definicja płatnika została określona w art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U.2019.900). Zgodnie z nią „płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Natomiast, stosownie do art. 31 ustawy o PIT, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej”.

W dalszych artykułach ustawy o PIT ustawodawca doprecyzował metodologię obliczania zaliczek, do których płatnika zobowiązuje art. 31 tejże ustawy. Metodologia wyliczenia zaliczek na podatek dochodowy została unormowana przez ustawodawcę w art. 32 ust. 1 ustawy o PIT.

Ogólne zasady obliczenia wysokości zaliczek na podatek dochodowy przez płatnika mogą ulec zmianie w przypadku złożenia przez podatnika (pracownika) stosownego oświadczenia lub wniosku, jeżeli ustawa o PIT wskazuje na taką możliwość. Wynika to z treści niżej wymienionych przepisów ustawy o PIT:

*   Art. 32 ust. 1a: „jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem bądź na zasadach określonych w art. 6 ust. 4, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:
    1.  dochody podatnika nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1,
    2.  dochody podatnika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej lub dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali, zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.”

*   Art. 32 ust. 1e: „jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, ze za dany rok jego dochody przekroczą kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali, płatnik pobiera zaliczki bez pomniejszania o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1, od miesiąca, w którym otrzymał oświadczenie, albo od następnego miesiąca, jeżeli w miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie miał możliwości pobrania zaliczki bez takiego pomniejszenia.

*   Art. 32 ust. 1f: „jeżeli podatnik złoży płatnikowi pisemny wniosek o pobór zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148, płatnik pobiera zaliczki bez stosowania tego zwolnienia najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wniosek. Wniosek ten składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego.”

*   Art. 32 ust. 3: „zaliczkę obliczoną w sposób określony w ust. 1 pkt 1 i 2, ust. 1a i 2 pomniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru, w którym stwierdzi, że:
    1.  nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika;
    2.  nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną;
    3.  nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3;
    4.  nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z funduszu pracy lub z funduszu gwarantowanych świadczeń pracowniczych;
    5.  ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia.”

*   Art. 32 ust. 5: „zakład pracy przy obliczaniu zaliczki stosuje koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 2 pkt 3, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w tym przepisie; przepisy ust. 3a i 4 stosuje się odpowiednio.”

*   Art. 32 ust. 6: „zakład pracy nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy od dochodów uzyskanych przez pracownika z pracy wykonywanej poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem ze dochody te podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Na wniosek podatnika zakład pracy pobiera zaliczki na podatek dochodowy, stosownie do przepisów ust. 1-5, z uwzględnieniem art. 27 ust. 9 i 9a.”

*   Art. 32 ust. 7: „zakład pracy przy obliczaniu zaliczki nie stosuje kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3 od miesiąca, w którym otrzymał pisemne oświadczenie pracownika o rezygnacji z ich stosowania, albo od następnego miesiąca, jeżeli w miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie miał możliwości pobrania zaliczki bez zastosowania tych kosztów. Oświadczenie to składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego.”

*   Art. 41a: „płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33-35 i art. 41 ust. 1, na wniosek podatnika obliczają i pobierają w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy, stosując zamiast najniższej stawki określonej w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1, wyższą stawkę podatkową określoną w tej skali.”

Zgodnie z art. 45b ustawy o PIT, „minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzory:

1.  deklaracji i informacji, o których mowa w art. 35 ust. 10, art. 38 ust. 1a, art. 39 ust. 1 i 3, art. 42 ust. 1a i 2, art. 42a ust. 1, art. 42e ust. 5 i 6 oraz art. 43 ust. 1,
2.  (uchylony),
3.  rocznego obliczenia podatku wraz z informacją, o których mowa w art. 34 ust. 7 i 8,
4.  zeznań podatkowych, o których mowa w art. 45 ust. 1 i 1a,
5.  oświadczeń, o których mowa w art. 32 ust. 3, art. 34 ust. 4 i art. 35 ust. 4,
6.  (uchylony),

\- wraz z objaśnieniami co do sposobu ich wypełniania, terminu i miejsca składania; rozporządzenie ma na celu umożliwienie identyfikacji podatnika, płatnika i urzędu skarbowego, do którego kierowany jest formularz, oraz poprawnego obliczenia przez płatnika lub podatnika podatku oraz zaliczek na podatek.”

Biorąc pod uwagę powyższe, należy stwierdzić, że obowiązujące przepisy w zakresie składania oświadczeń oraz wniosków na cele obliczenia zaliczki na podatek, nie regulują wprost formy przekazywania pracodawcy tychże informacji, wskazując jedynie w poszczególnych przypadkach, że warunkiem zmiany zasad ogólnych naliczania zaliczek jest oświadczenie, wniosek lub pisemny wniosek podatnika złożony płatnikowi.

W odniesieniu do oświadczeń określonych w art. 32 ust. 1a, art. 32 ust. 1e, art. 32 ust. 3, art. 32 ust. 5 oraz art. 32 ust. 6 ustawy o PIT, ustawodawca nie zastrzegł jakiejkolwiek szczególnej formy złożenia przez pracownika oświadczenia woli pracodawcy. Powyższe oznacza, że dla ważności samej czynności prawnej (złożenia oświadczenia woli) nie ma znaczenia forma, w jakiej oświadczenie woli zostanie przez pracownika dokonane. W odniesieniu do oświadczenia, o którym mowa w art. 32 ust. 3 ustawy, ustawodawca zastrzegł jedynie, ze oświadczenie powinno być zgodne z określonym wzorem (PIT-2), nie zastrzegając jednak szczególnej formy jego złożenia, co oznacza, że złożenie tego oświadczenia w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu (\`(...)\`) jest skuteczne i zgodne z wymogami ustawy o PIT.

Ponieważ przepisy prawa podatkowego nie regulują kwestii ważności oświadczeń woli, należy rozważyć zagadnienie „oświadczenia woli” posiłkując się zapisami Kodeksu cywilnego (dalej: K.c.). Postanowienia K.c. wskazują, że „z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli), a także, że „oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których złożone zostało, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje”.

W związku z powyższym, w przypadku gdy ustawa o PIT odwołuje się do złożenia oświadczenia lub wniosku nie wskazując jego konkretnej formy (np. pisemnej), dozwolona być powinna każda forma składania oświadczeń, pod warunkiem, że z przyjętego formatu można będzie w sposób niebudzący wątpliwości zidentyfikować osobę składającą oświadczenie, oraz jednoznacznie odczytać wolę tej osoby.

Zapisy ustawy o PIT w niektórych przypadkach wskazują jednak na konieczność zachowania formy pisemnej przy składaniu stosownych oświadczeń. Z takim wymogiem mamy do czynienia przy oświadczeniach i wnioskach, o których mowa w art. 32 ust. 1f oraz 32 ust. 7 ustawy o PIT.

Ponieważ ustawy podatkowe nie normują kwestii pisemnej formy czynności prawnych, należy ponownie odnieść się do przepisów K.c., które regulują kwestię zachowania pisemnej formy czynności prawnej poprzez wskazanie, że jest to oświadczenie zawierające własnoręczny podpis na dokumencie stanowiącym o oświadczeniu woli. Odnośnie zaś do oświadczeń woli składanych w formie elektronicznej, K.c. wskazuje, że wymogiem niezbędnym do zachowania tej formy czynności prawnej jest opatrzenie takiego oświadczenia podpisem kwalifikowanym. Niemniej jednak, zgodnie z art. 73 § 1 K.c., jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności – takiego rygoru ustawa o PIT nie przewiduje w odniesieniu do omawianych oświadczeń/wniosków, co oznacza, że wymóg pisemnej formy ma znaczenie wyłącznie w celach dowodowych. Ponieważ portal, którego wprowadzenie Wnioskodawca rozważa umożliwia jednoznaczne wskazanie, czy dany wniosek lub oświadczenie zostało złożone przez konkretnego pracownika, wskazując również dokładną datę jego złożenia, w ocenie Wnioskodawcy wymogi dotyczące składania oświadczeń i wniosków, dla których ustawa o PIT wskazuje formę pisemną będą spełnione.

Dodatkowo, art. 781 § 1 K.c. wskazuje, że „do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym”, § 2 tego samego artykułu dodatkowo doprecyzowuje, że „oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.”

W interpretacji przepisów podatkowych wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 maja 2019 r. o Nr 0114-KDIP3-2.4011.202.2019.1.LZ stwierdzono, że „definicja podpisu elektronicznego pozwala na stwierdzenie, że podpisem elektronicznym jest również powszechnie znana kombinacja login + hasło. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą identyfikacji osoby go składającej. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.”

Tym samym, złożenie oświadczeń oraz wniosków wskazanych w art. 32 ust. 1a, art. 32 ust. 1e, art. 32 ust. 1f, art. 32 ust. 3, art. 32 ust. 5, art. 32 ust. 6, art. 32 ust. 7 oraz art. 41a ustawy o PIT poprzez portal pracowniczy z wykorzystaniem zindywidualizowanego loginu oraz hasła/pinu w połączeniu z danymi personalnymi przypisanymi do danego profilu, umożliwiają jednoznaczną identyfikację osoby je składającej oraz wolę tej osoby.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, składanie przez pracowników Wnioskodawcy oświadczeń oraz wniosków w formie elektronicznej za pomocą (…) portal spełnia wymogi formalne umożliwiające prawidłowe realizowanie obowiązków nałożonych na Wnioskodawcę jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych określonych w art. 31 ustawy o PIT w zakresie naliczenia wysokości zaliczek na podatek dochodowy. Ponadto, przedstawiona we wniosku nowa procedura składania oświadczeń lub wniosków jest zgodna z wymogami wynikającymi z przepisów ustawy o PIT w tym zakresie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.) płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

W myśl art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1426, z późn. zm.), osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Jak stanowi art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zaliczki, o których mowa w art. 31, za miesiące od stycznia do grudnia, z zastrzeżeniem ust. 1a, wynoszą:

1.  za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy nie przekroczył kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali – 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;
2.  za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali – 17% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali;
3.  za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 – 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Zgodnie z art. 32 ust. 1a wyżej wymienionej ustawy – jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem bądź na zasadach określonych w art. 6 ust. 4, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:

1.  dochody podatnika nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1;
2.  dochody podatnika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów wyjątkiem renty rodzinnej lub dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali, zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

W myśl art. 32 ust. 1c ww. ustawy, w razie faktycznej zmiany stanu upoważniającego do obniżki zaliczek lub utraty możliwości do opodatkowania dochodów zgodnie z art. 6, podatnik jest zobowiązany poinformować o tym płatnika; w tym przypadku od miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik przestał spełniać warunki do obniżki zaliczek, zaliczki są pobierane według zasad określonych w ust. 1.

Natomiast art. 32 ust. 1e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok jego dochody przekroczą kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali, płatnik pobiera zaliczki bez pomniejszania o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1, od miesiąca, w którym otrzymał oświadczenie, albo od następnego miesiąca, jeżeli w miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie miał możliwości pobrania zaliczki bez takiego pomniejszenia.

Na podstawie art. 32 ust. 1f ustawy, jeżeli podatnik złoży płatnikowi pisemny wniosek o pobór zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148, płatnik pobiera zaliczki bez stosowania tego zwolnienia najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wniosek. Wniosek ten składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego.

Zgodnie z art. 32 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zaliczkę obliczoną w sposób określony w ust. 1 pkt 1 i 2, ust. 1a i 2 pomniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru, w którym stwierdzi, że:

1.  nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika;
2.  nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną;
3.  nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3;
4.  nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
5.  ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia.

Oświadczenie, o którym mowa w art. 32 ust. 3 ww. ustawy, składa się na formularzu urzędowym PIT-2. Treść art. 45b pkt 5 powołanej ustawy stanowi, że minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzory oświadczeń, o których mowa w art. 32 ust. 3, art. 34 ust. 4 i art. 35 ust. 4 wraz z objaśnieniami co do sposobu ich wypełniania, terminu i miejsca składania; rozporządzenie ma na celu umożliwienie identyfikacji podatnika, płatnika i urzędu skarbowego, do którego kierowany jest formularz, oraz poprawnego obliczenia przez płatnika lub podatnika podatku oraz zaliczek na podatek.

Treść § 1 pkt 1 lit. a) rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2019 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2397) określa wzór oświadczenia pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT-2), stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Stosownie do art. 32 ust. 5 ww. ustawy zakład pracy przy obliczaniu zaliczki stosuje koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 2 pkt 3, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w tym przepisie; przepisy ust. 3a i 4 stosuje się odpowiednio.

Natomiast, w myśl art. 32 ust. 6 tej ustawy zakład pracy nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy od dochodów uzyskanych przez pracownika z pracy wykonywanej poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem że dochody te podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Na wniosek podatnika zakład pracy pobiera zaliczki na podatek dochodowy, stosownie do przepisów ust. 1-5, z uwzględnieniem art. 27 ust. 9 i 9a.

Zgodnie z art. 32 ust. 7 ustawy, zakład pracy przy obliczaniu zaliczki nie stosuje kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3 od miesiąca, w którym otrzymał pisemne oświadczenie pracownika o rezygnacji z ich stosowania, albo od następnego miesiąca, jeżeli w miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie miał możliwości pobrania zaliczki bez zastosowania tych kosztów. Oświadczenie to składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego.

Według art. 41a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33-35 i art. 41 ust. 1, na wniosek podatnika obliczają i pobierają w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy, stosując zamiast najniższej stawki określonej w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1, wyższą stawkę podatkową określoną w tej skali.

Zarówno przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i ww. rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów nie regulują kwestii dotyczących formy dostarczenia pracodawcy oświadczeń lub wniosków.

Niewątpliwie warunkiem koniecznym do uznania oświadczenia lub wniosku za wywołujące skutek prawny jest to, aby zawierało ono wszystkie niezbędne elementy, zarówno merytoryczne jak i formalne, w tym podpis pracownika.

Zgodnie z art. 73 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r., poz. 1145, z późn. zm.), jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności, a stosownie do § 2 jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej (art. 74 § 1 Kodeksu cywilnego).

Na podstawie art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, natomiast zgodnie z § 2 oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (stosownie do art. 781 § 1 Kodeksu Cywilnego).

Biorąc pod uwagę powyższe, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jednak także oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, przy czym do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Treść § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2017 r., poz. 1802) wyróżnia 5 rodzajów podpisów elektronicznych. Zgodnie z tym przepisem deklaracje i podania mogą być opatrywane:

1.  kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
2.  podpisem elektronicznym użytkownika na portalu podatkowym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań, jeżeli są przesyłane przez ten portal podatkowy, albo
3.  podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy certyfikatu celnego, albo
4.  podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, jeżeli są przesyłane przez portal podatkowy, albo
5.  innym podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań.

Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 30 sierpnia 2019 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2019 r., poz. 1689) zmieniono powyższy zapis, gdzie w § 1 pkt 1 wskazano, że w § 4 w pkt 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. poz. 1802 oraz z 2018 r. poz. 1106) wprowadza się następujące zmiany:

1.  we wprowadzeniu do wyliczenia wyrazy „podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP” zastępuje się wyrazami „podpisem zaufanym albo podpisem osobistym”,
2.  dodaje się lit. c w brzmieniu: „c) Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych, albo”;

Z kolei w art. 3 pkt 1-2 obowiązującej do dnia 7 października 2016 r. ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r., Nr 130 poz. 1450, z późn. zm.) zdefiniowano:

1.  podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny,
2.  bezpieczny podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który:
    1.  jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
    2.  jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
    3.  jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Również w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z dnia 28 sierpnia 2014 r.), na podstawie którego wydano obowiązującą od dnia 7 października 2016 r. ustawę z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. 2016 r., poz. 1579), wskazano na różne rodzaje podpisów elektronicznych. W art. 3 pkt 10-12 zdefiniowano:

1.  podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis,
2.  zaawansowany podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który spełnia wymogi określone w art. 26,
3.  kwalifikowany podpis elektroniczny jako zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Z powyższych uregulowań wynika, że pojęcie „podpisu elektronicznego” może oznaczać różne rodzaje podpisów. W związku z tym, w większości przypadków posłużenie się przez prawodawcę w akcie prawnym słowem „podpis elektroniczny”, zawiera jednocześnie doprecyzowanie, o jaki rodzaj podpisu elektronicznego chodzi, np. w postaci odesłania do definicji legalnej z innego aktu prawnego.

Definicja podpisu elektronicznego pozwala na stwierdzenie, że podpisem elektronicznym jest również powszechnie znana kombinacja login + hasło. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby go składającej. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zatem, jeżeli złożone oświadczenia lub wnioski będą zawierać dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, pozwolą na jednoznaczną identyfikację osoby składającej – będzie to dopuszczalna forma złożenia oświadczeń lub wniosków.

W konsekwencji, przedstawiona przez Wnioskodawcę nowa procedura umożliwiająca pracownikom Wnioskodawcy składanie w formie elektronicznej oświadczeń lub wniosków określonych w art. 32 ust. 1a, art. 32 ust. 1e, art. 32 ust. 1f, art. 32 ust. 3, art. 32 ust. 5, art. 32 ust. 6, art. 32 ust. 7 oraz art. 41a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych poprzez (…) portal i przy użyciu zindywidualizowanego loginu oraz hasła będzie zapewniać prawidłową realizację przez Wnioskodawcę obowiązków płatnika w świetle art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

W odniesieniu do powołanych przez Wnioskodawcę pism organów podatkowych tutejszy organ informuje, że potwierdzają one stanowisko prezentowane w niniejszej interpretacji, jednakże zostały wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Należy wskazać, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywało się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji tutejszy organ dokonał wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe jest zgodne ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego organ nie przeprowadza postępowania dowodowego, lecz opiera się jedynie na zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43 – 300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.