Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT2-3.4011.850.2020.1.RR
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-01-22
Teza: Obowiązki płatnika
Słowa kluczowe: deklaracje; obowiązek-obowiązek płatnika; oświadczenia; podpis-podpis elektroniczny
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 31; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 32

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 26 października 2020 r. (data wpływu 26 października 2020 r) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 26 października 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest podmiotem zatrudniającym na podstawie umów o pracę w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy ponad (…) pracowników. Pracownicy wykonują swoje obowiązki służbowe na terenie całego kraju. Jako pracodawca pełni funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, w rozumieniu przepisu art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „ustawa”).

Zgodnie z funkcjonującą obecnie u Niego procedurą wewnętrzną, pracownicy, którzy chcą złożyć pracodawcy, jako płatnikowi, oświadczenia lub wnioski z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych, określone w art. 32 ust. 1a, art. 32 ust. 1e, art. 32 ust. 3, art. 32 ust. 5, art. 32 ust. 6, art. 32 ust. 7 oraz art. 41a ustawy, zobowiązani są wydrukować i wypełnić odpowiedni wzór dokumentu (oświadczenie lub wniosek) zamieszczony na wewnętrznej stronie internetowej Wnioskodawcy. Własnoręcznie podpisany dokument przesyłają w oryginale do jednostki HR, która jest odpowiedzialna za rozliczanie podatku dochodowego od wynagrodzeń wypłacanych tym pracownikom. Za skutecznie złożony wniosek uważa się taki, który został doręczony w formie papierowej. Opisane wyżej rozwiązanie zarówno po stronie pracownika jak również pracodawcy jest uciążliwe, generujące dodatkowe koszty związane z wydrukiem, wysyłką, a następnie archiwizacją przesłanych przez pracowników oświadczeń i wniosków.

W związku z powyższym, Wnioskodawca chciałby wprowadzić elektronizację ww. oświadczeń i wniosków. Proponowane rozwiązanie zakłada składanie oświadczeń i wniosków przez pracownika poprzez wewnętrzną platformę internetową X. Do platformy, do swojego konta, dostęp ma tylko pracownik i wyłącznie sam dokonuje zmian (danych osobowych/podatkowych), nie ma możliwości dokonania zmian/składania oświadczeń w jego imieniu. W celu złożenia oświadczenia lub wniosku, pracownik byłby obowiązany zalogować się do platformy X unikalnym loginem i hasłem nadanym przez siebie, na wykorzystywanej przez siebie w pracy stacji roboczej (laptop/komputer). Pracownik po wyborze odpowiedniego wzoru oświadczenia lub wniosku zamieszczonego w aplikacji, wypełni dokument, a następnie wyśle go elektronicznie do powiązanego z tą platformą, systemu kadrowo-płacowego SAP HR. Platforma X będzie posiadała funkcję walidacji dokumentu, dzięki którym pracownik będzie zobowiązany do wypełnienia wszystkich niezbędnych informacji dla danego oświadczenia. Dane wskazane w oświadczeniu zaczytają się automatycznie do systemu SAP HR. Wypełnione przez pracownika i przesłane pracodawcy elektronicznie oświadczenie lub wniosek nie będzie mogło już w żaden sposób być korygowane lub modyfikowane, oba systemy (zarówno platforma X jak i SAP HR) zapewniają bowiem kompletność, integralność przesyłanych i przechowywanych w nich danych. W przypadku błędnego wypełnienia wniosku przez pracownika, będzie on mógł odwołać/anulować wniosek i ponownie złożyć prawidłowy dokument. Wszystkie dane z oświadczenia/wniosku złożonego przez pracownika przez platformę X zostaną automatycznie zapisane w aplikacji SAP HR wraz z informacją: kto i kiedy złożył dane oświadczenie lub wniosek (podwyższone koszty uzyskania, wyższa zaliczka na podatek oraz oświadczenie o wspólnym opodatkowaniu). Dokumenty z wzorem ustalonym określonym w przepisach podatkowych (PIT-2) zapisane w systemie, będą przechowywane w formacie „pdf”. Na dokumencie elektronicznym nie będzie podpisu kwalifikowanego pracownika, który ten dokument złożył. Dokumenty będą mogły być w każdej chwili wydrukowane. Pracownik po zalogowaniu do platformy X będzie miał dostęp do złożonych przez siebie oświadczeń lub wniosków, ale bez możliwości ich edycji. Oświadczenia i wnioski przesłane do Wnioskodawcy w wersji elektronicznej nie będą przechowywane w wersji papierowej, lecz wyłącznie elektronicznej.

Wnioskodawca oświadcza, że wszystkie udostępnione pracownikom oświadczenia i wnioski będą zgodne ze wzorem określonym przepisami prawa podatkowego albo będą zawierać wszystkie elementy wskazane w przepisach, konieczne dla ich skutecznego złożenia. Wnioskodawca oświadcza jednocześnie, że zarówno platforma X, jak i system SAP HR spełniają wymagania § 9 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U z 2018, poz. 2369) w zakresie szczególnych wymagań dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy oświadczenie/wniosek, o których mowa w przepisach:

1.  art. 32 ust. la (oświadczenie o wspólnym opodatkowaniu z małżonkiem),
2.  art. 32 ust. le (wniosek o obliczeniu i pobieraniu w ciągu roku wyższej zaliczki na podatek dochodowy),
3.  art. 32 ust. 3 (PIT-2),
4.  art. 32 ust. 5 (wniosek o zmianę kosztów uzyskania przychodu),

złożone przez pracownika w formie elektronicznej i na zasadach określonych w ramach nowej procedury opisanej powyżej – wywołają taki sam skutek prawny, jak oświadczenie/wniosek złożony w formie papierowej, a w konsekwencji, czy Wnioskodawca przyjmując od pracowników oświadczenie i wnioski w takiej formie będzie prawidłowo realizować obowiązek nałożony na Niego jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy ustawy?

Zdaniem Wnioskodawcy, przekazane płatnikowi przez podatnika oświadczenia i wnioski, o których mowa art. 32 ust. la, art. 32 ust. le, art. 32 ust. 3 i art. 32 ust. 5 ustawy w formie elektronicznej, bez podpisu pracownika, ale z wykorzystaniem platformy X – stanowią oświadczenie woli pracownika i wywołują skutek prawny w postaci zawnioskowanej przez podatnika tym dokumentem modyfikacji standardowych zasad obliczania podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu stosunku pracy, a tym samym przyjmując od pracowników oświadczenie i wnioski w takiej formie – będzie prawidłowo realizować obowiązek nałożony na Niego jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy ustawy.

Zgodnie z art. 31 ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Równocześnie stosownie do art. 27 ust. lb ustawy, przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy:

1.  w przypadku podatników, których dochody nie przekroczą kwoty stanowiącej górnej granicy pierwszego przedziału skali określonej w ust. 1 – kwota zmniejszająca podatek, o której mowa w ust. 1, wynosi 525 zł 12 gr rocznie;
2.  w przypadku podatników, których dochody przekroczą kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali określonej w ust. – zaliczki nie pomniejsza się o kwotę zmniejszającą podatek, o której mowa w pkt 1.

Pracodawca/płatnik jest zobligowany do zmiany powyższych zasad, jeśli otrzyma od pracownika/podatnika jedno z określonych w przepisach prawa oświadczeń i wniosków.

Stosownie do art. 32 ust. la ustawy, jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem bądź na zasadach określonych w art. 6 ust. 4, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:

1.  dochody podatnika nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1;
2.  dochody podatnika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej lub dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali, zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Przy czym stosownie do art. 32 ust. le ustawy, w razie faktycznej zmiany stanu upoważniającego do obniżki zaliczek lub utraty możliwości do opodatkowania dochodów zgodnie z art. 6. podatnik jest zobowiązany poinformować o tym płatnika: w tym przypadku od miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik przestał spełniać warunki do obniżki zaliczek, zaliczki są pobierane według zasad określonych w ust. 1.

Zgodnie z art. 32 ust. le ustawy, jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok jego dochody przekroczą kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali, płatnik pobiera zaliczki bez pomniejszania o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1, od miesiąca, w którym otrzymał oświadczenie, albo od następnego miesiąca, jeżeli w miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie miał możliwości pobrania zaliczki bez takiego pomniejszenia.

Zgodnie z art. 32 ust. 3 ustawy, zaliczkę obliczoną w sposób określony w ust. 1 pkt 1 i 2, ust. 1a i 2 pomniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru (PIT-2).

Stosownie do art. 32 ust. 5 ustawy, zakład pracy przy obliczaniu zaliczki stosuje koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 2 pkt 3, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w tym przepisie; przepisy ust. 3a i 4 stosuje się odpowiednio.

W przypadku oświadczeń określonych w przepisach ustawodawca nie zastrzegł jakiejkolwiek szczególnej formy złożenia przez pracownika oświadczenia woli pracodawcy. Oznacza to, że dla ważności samej czynności prawnej nie ma znaczenia forma w jakiej oświadczenie woli zostanie przez pracownika dokonane, jeśli treść tego oświadczenia będzie zawierała wszystkie elementy wymagane ustawą. Oznacza to, zdaniem Wnioskodawcy, że złożenie przez pracowników oświadczeń woli w formie elektronicznej w sposób opisany w stanie faktycznym (powinno być: „zdarzeniu przyszłym”), spełnia wymogi przewidziane przez przepisy ustawy. W związku z otrzymaniem tą drogą oświadczeń lub wniosków Wnioskodawca będzie zatem obowiązany jako płatnik dokonać czynności wynikających z przepisów ustawy, w szczególności zmienić sposób pobierania zaliczek na podatek dochodowy, uwzględnić odpowiednio kwotę zmniejszającą podatek lub uwzględnić wyższe lub niższe koszty uzyskania przychodów.

Ponadto, jak wynika z treści art. 32 ust. 3 ustawy, oświadczenie złożone zakładowi pracy przez pracownika na podstawie powyższego przepisu musi być zgodne z ustalonym wzorem (PIT-2). Przepis ten nie zastrzega natomiast, że oświadczenie pracownika powinno być złożone w formie szczególnej, np. pisemnej.

W konsekwencji zatem, zdaniem Wnioskodawcy wysłanie przez pracownika oświadczenia PIT-2 drogą elektroniczną w sposób opisany w stanie faktycznym (powinno być: „zdarzeniu przyszłym”) w pełni spełnia wymogi przewidziane przez przepisy ustawy. W związku z otrzymaniem tą drogą oświadczenia Wnioskodawca będzie zatem obowiązany jako płatnik dokonać czynności wynikających z przepisów ustawy, tzn. uwzględnić odpowiednio kwotę zmniejszającą podatek.

W ocenie Wnioskodawcy, stanowisko przedstawione przez Niego znajduje oparcie w wydanych interpretacjach podatkowych, m.in. interpretacji wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 maja 2019 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.202.2019.1.LZ.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.), płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

W myśl art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1426, z późn. zm.), osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Jak stanowi art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zaliczki, o których mowa w art. 31, za miesiące od stycznia do grudnia, z zastrzeżeniem ust. 1a, wynoszą:

1.  za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy nie przekroczył kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali – 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;
2.  za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali – 17% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali;
3.  za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 – 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Zgodnie z art. 32 ust. 1a ww. ustawy, jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem bądź na zasadach określonych w art. 6 ust. 4, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:

1.  dochody podatnika nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1;
2.  dochody podatnika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej lub dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali, zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

W myśl art. 32 ust. 1c ww. ustawy, w razie faktycznej zmiany stanu upoważniającego do obniżki zaliczek lub utraty możliwości do opodatkowania dochodów zgodnie z art. 6, podatnik jest zobowiązany poinformować o tym płatnika; w tym przypadku od miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik przestał spełniać warunki do obniżki zaliczek, zaliczki są pobierane według zasad określonych w ust. 1.

Natomiast art. 32 ust. 1e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok jego dochody przekroczą kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali, płatnik pobiera zaliczki bez pomniejszania o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1, od miesiąca, w którym otrzymał oświadczenie, albo od następnego miesiąca, jeżeli w miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie miał możliwości pobrania zaliczki bez takiego pomniejszenia.

Zgodnie z art. 32 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zaliczkę obliczoną w sposób określony w ust. 1 pkt 1 i 2, ust. 1a i 2 pomniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru, w którym stwierdzi, że:

1.  nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika;
2.  nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną;
3.  nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3;
4.  nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
5.  ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia.

Oświadczenie, o którym mowa w art. 32 ust. 3 ww. ustawy składa się na formularzu urzędowym PIT-2. Treść art. 45b pkt 5 powołanej ustawy stanowi, że minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzory oświadczeń, o których mowa w art. 32 ust. 3, art. 34 ust. 4 i art. 35 ust. 4 wraz z objaśnieniami co do sposobu ich wypełniania, terminu i miejsca składania; rozporządzenie ma na celu umożliwienie identyfikacji podatnika, płatnika i urzędu skarbowego, do którego kierowany jest formularz, oraz poprawnego obliczenia przez płatnika lub podatnika podatku oraz zaliczek na podatek.

Treść § 1 pkt 1 lit. a) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2019 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2397, z późn. zm.) określa wzór oświadczenia pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT-2), stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Stosownie do art. 32 ust. 5 ww. ustawy, zakład pracy przy obliczaniu zaliczki stosuje koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 2 pkt 3, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w tym przepisie; przepisy ust. 3a i 4 stosuje się odpowiednio.

Natomiast, w myśl art. 32 ust. 6 ww. ustawy, zakład pracy nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy od dochodów uzyskanych przez pracownika z pracy wykonywanej poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem że dochody te podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Na wniosek podatnika zakład pracy pobiera zaliczki na podatek dochodowy, stosownie do przepisów ust. 1-5, z uwzględnieniem art. 27 ust. 9 i 9a.

Zgodnie z art. 32 ust. 7 ww. ustawy, zakład pracy przy obliczaniu zaliczki nie stosuje kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3 od miesiąca, w którym otrzymał pisemne oświadczenie pracownika o rezygnacji z ich stosowania, albo od następnego miesiąca, jeżeli w miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie miał możliwości pobrania zaliczki bez zastosowania tych kosztów. Oświadczenie to składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego. Według art. 41a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33-35 i art. 41 ust. 1, na wniosek podatnika obliczają i pobierają w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy, stosując zamiast najniższej stawki określonej w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1, wyższą stawkę podatkową określoną w tej skali.

Zarówno przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i ww. rozporządzenie Ministra Finansów nie regulują kwestii dotyczących formy dostarczenia pracodawcy oświadczeń lub wniosków.

Niewątpliwie warunkiem koniecznym do uznania oświadczenia lub wniosku za wywołujące skutek prawny jest to, aby zawierały one wszystkie niezbędne elementy, zarówno merytoryczne, jak i formalne, w tym podpis pracownika.

Zgodnie z art. 73 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2020 r., poz. 1740 z późn. zm.), jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności, a stosownie do § 2 jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Natomiast art. 74 § 1 ustawy Kodeks cywilny stanowi, że zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

W myśl art. 78 § 1 ustawy Kodeks cywilny, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Stosownie do art. 781 § 1 ustawy Kodeks cywilny, do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, natomiast zgodnie z § 2, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Biorąc pod uwagę powyższe, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jednak także oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, przy czym do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Treść § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2021 r., poz. 52) wyróżnia 5 rodzajów podpisów elektronicznych.

Zgodnie z tym przepisem, deklaracje i podania mogą być opatrywane:

1.  kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
2.  podpisem elektronicznym użytkownika na portalu podatkowym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań, jeżeli są przesyłane przez ten portal podatkowy, albo
3.  podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy certyfikatu celnego, albo
4.  podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, jeżeli są przesyłane przez:
    1.  portal podatkowy albo
    2.  Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej, albo;
    3.  Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych, albo
5.  innym podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań.

Z kolei w art. 3 pkt 1-2 obowiązującej do dnia 7 października 2016 r. ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r., Nr 130 poz. 1450, z późn. zm.) zdefiniowano:

1.  podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny,
2.  bezpieczny podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który:
    1.  jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
    2.  jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
    3.  jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Również w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z dnia 28 sierpnia 2014 r.), na podstawie którego wydano obowiązującą od dnia 7 października 2016 r. ustawę z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2020 r., poz. 1173, z późn. zm.), wskazano na różne rodzaje podpisów elektronicznych. W art. 3 pkt 10-12 zdefiniowano:

1.  podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis,
2.  zaawansowany podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który spełnia wymogi określone w art. 26,
3.  kwalifikowany podpis elektroniczny jako zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Z powyższych uregulowań wynika, że pojęcie „podpisu elektronicznego” może oznaczać różne rodzaje podpisów. W związku z tym, w większości przypadków posłużenie się przez prawodawcę w akcie prawnym słowem „podpis elektroniczny”, zawiera jednocześnie doprecyzowanie, o jaki rodzaj podpisu elektronicznego chodzi, np. w postaci odesłania do definicji legalnej z innego aktu prawnego.

Definicja podpisu elektronicznego pozwala na stwierdzenie, że podpisem elektronicznym jest również powszechnie znana kombinacja login + hasło. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby go składającej. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zatem, jeżeli złożone oświadczenia lub wnioski będą zawierać dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, pozwolą na jednoznaczną identyfikację osoby składającej – będzie to dopuszczalna forma złożenia oświadczeń lub wniosków.

W konsekwencji, Wnioskodawca przyjmując od pracowników oświadczenia i wnioski w formie elektronicznej na zasadach określonych w ramach nowej procedury, opisanej w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, będzie prawidłowo realizować obowiązek nałożony na Niego jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Końcowo należy wskazać, że procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Organ wydający interpretację opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego podanego we wniosku – nie prowadzi postępowania dowodowego. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe jest zgodne ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. Pełna weryfikacja prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy może być dokonana jedynie w toku ewentualnego postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub postępowania kontrolnego organu kontroli celno-skarbowej, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy Ordynacja podatkowa.

Zgodnie z art. 14na § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 ustawy Ordynacja podatkowa). Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.