Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-617/13-4/JL
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-09-09
Teza: Sposób przechowywania egzemplarza faktury, który zachowuje w swojej dokumentacji Spółka w formacie PDF w systemie księgowym (tj. bez drukowania faktury) będzie właściwy.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 25.06.2013 r. (data wpływu 25.06.2013 r.) – uzupełnionym w dniu 06.08.2013r. pismem z dnia 06.08.2013r. (data wpływu 07.08.2013r.) na wezwanie Organu z dnia 26.07.2013r. (doręczone 30.07.2013r.) - o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania w formie elektronicznej kopii faktur wystawianych w formie papierowej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 25.06.2013 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania w formie elektronicznej kopii faktur wystawianych w formie papierowej.

Przedmiotowy wniosek uzupełniony został pismem z dnia 06.08.2013r. (data wpływu 07.08.2013r.) będącym uzupełnieniem na wezwanie Organu z dnia 26.07.2013r. (doręczone 30.07.2013r.).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Dokonując sprzedaży wody i odbioru ścieków Wnioskodawca wystawia odbiorcy fakturę VAT. Faktury są wystawiane w siedzibie nabywcy po dokonaniu odczytu ilości pobranej wody za pomocą iPod. Następnie kopie tych faktur są eksportowane do systemu księgowego na komputer stacjonarny w siedzibie firmy. Faktury są zapisane w pamięci komputera, a na podstawie zapisów generowany jest raport z zarejestrowanych odczytów i faktur, który stanowi podstawę rozliczenia VATu. System pozwala w każdej chwili na wydrukowanie kopii wystawionych faktur VAT. Podgląd faktury nie posiada możliwości edycji (dokonywania zmian). Dane z komputera są codziennie archiwizowane na serwerze w związku z powyższym nie ma możliwości utraty danych.

W piśmie stanowiącym uzupełnienie do wniosku Spółka wskazała, że proponowany sposób przechowywania kopii faktur w programie sprzedażowym zapewnia łatwe ich odszukanie. Program umożliwia wydrukowanie kopii faktur w dowolnej formie (papierowej, PDF) za dany okres rozliczeniowy zapewniając łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelności faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie program daje możliwość wydrukowania kopii faktur (wydruk papierowy, PDF) w podziale na okresy rozliczeniowe ale także za dany dzień, miesiąc, rok, dowolny okres oznaczony datami. Podgląd wystawionych faktur nie posiada możliwości edycji (dokonywania zmian) istnieje jedynie możliwość wystawienia faktury korygującej do wystawionej faktury VAT. Wnioskodawca wskazał również, że zgodnie z § 2 pkt 7 i 8 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług Dz. U z 2011r. Nr 68 poz. 360 jest pewność, że na fakturze nie zmieniono danych. Oznacza to, że faktury są autentyczne i identyfikują tożsamość wystawcy i odbiorcy faktury niezależnie od okresu w jakim zostały wystawione i po jakim okresie od wystawienia zostały wydrukowane.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy jest dopuszczalne przechowywanie kopii faktur dokumentujących sprzedaż w programie sprzedażowym przy jednoczesnym wystawianiu oryginałów faktur w wersji papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, gdy system zachowuje w pamięci kopie faktury, które można w każdej chwili wydrukować, nie ma potrzeby ich drukowania i przechowywania w formie papierowej. Ponadto Spółka uważa, że za taką formą archiwizacji przemawia fakt, że z formy papierowej tworzony jest i przechowywany raport z zarejestrowanych odczytów i faktur. Zdaniem Spółki w świetle obowiązujących regulacji paragraf 21 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012r., w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia z podatków od towarów i usług oraz najnowszego orzecznictwa dopuszczalne jest, aby kopie faktur przechowywane były w formie elektronicznej z zachowaniem możliwości wydrukowania ich na żądanie organów podatkowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 8 powołanego artykułu, szczegółowe zasady dotyczące faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68 poz. 360 ze zm.). W tym miejscu wskazać należy, iż z dniem 1 stycznia 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012 r. poz. 1428).

§ 2 - pkt 7 ww. rozporządzenia stanowi, iż przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury, pkt 8 stanowi, iż przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl § 19 ust. 1 tego rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 cyt. zmienionego rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\- w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie ust. 2 ww. przepisu, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 4 powołanego rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

§ 20a ust. 1 rozporządzenia stanowi z kolei, że podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 20a ust. 2).

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur VAT, przy czym z przepisów tych wynika dowolność sposobu przechowywania faktury, pod warunkiem jednakże spełnienia określonych przesłanek.

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. § 20a cyt. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z okoliczności sprawy wynika, iż Wnioskodawca, wystawia odbiorcom fakturę VAT. Faktury są wystawiane w siedzibie nabywcy po dokonaniu odczytu ilości pobranej wody za pomocą iPod. Następnie kopie tych faktur są eksportowane do systemu księgowego na komputer stacjonarny w siedzibie firmy. Faktury są zapisane w pamięci komputera, a na podstawie zapisów generowany jest raport z zarejestrowanych odczytów i faktur, który stanowi podstawę rozliczenia VATu. System pozwala w każdej chwili na wydrukowanie kopii wystawionych faktur VAT. Podgląd faktury nie posiada możliwości edycji (dokonywania zmian). Dane z komputera są codziennie archiwizowane na serwerze w związku z powyższym nie ma możliwości utraty danych. Spółka wskazała, że proponowany sposób przechowywania kopii faktur w programie sprzedażowym zapewnia łatwe ich odszukanie. Program umożliwia wydrukowanie kopii faktur w dowolnej formie (papierowej, PDF) za dany okres rozliczeniowy zapewniając łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelności faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie program daje możliwość wydrukowania kopii faktur (wydruk papierowy, PDF) w podziale na okresy rozliczeniowe ale także za dany dzień, miesiąc, rok, dowolny okres oznaczony datami. Podgląd wystawionych faktur nie posiada możliwości edycji (dokonywania zmian) istnieje jedynie możliwość wystawienia faktury korygującej do wystawionej faktury VAT. Wnioskodawca wskazał również, że jest pewność, że na fakturze nie zmieniono danych, faktury są autentyczne i identyfikują tożsamość wystawcy i odbiorcy faktury niezależnie od okresu w jakim zostały wystawione i po jakim okresie od wystawienia zostały wydrukowane.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 20a oraz w § 21 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów, oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp, a także daje możliwość wydrukowania kopii faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, dni, miesiące, lata, dowolne okresy oznaczone datami – należy stwierdzić, że w opisanym stanie faktycznym, przechowywanie w formie elektronicznej wystawionych w formie papierowej faktur, jest zgodne z powyższymi przepisami. Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w § 21 cyt. rozporządzenia – Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.

Reasumując należy stwierdzić, że sposób przechowywania egzemplarza faktury, który zachowuje w swojej dokumentacji Spółka w formacie PDF w systemie księgowym (tj. bez drukowania faktury) będzie właściwy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.