Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-291/12-2/EWW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2012-09-20
Teza: Czy w przedstawionym przez Spółkę opisie zdarzenia przyszłego, e-faktury w formacie PDF/TIFF otrzymane przez nią drogą mailową będą dawać jej prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach?
Słowa kluczowe: dokumentacja; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 25 czerwca 2012 r. (data wpływu 29 czerwca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur elektronicznych **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 29 czerwca 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur elektrycznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Przepisy prawa:

*   art. 86 ust. 1, ust. 2 pkt 1 oraz ust. 10 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), dalej: ustawa VAT,
*   art. 233 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. (Dz. U. UE L z 2006 r. Nr 347/1 ze zm.), dalej: Dyrektywa VAT,
*   § 2-§ 6 i § 8 rozporządzenia MF z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 249, poz. 1661), dalej: Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych.

Opis sprawy:

Wnioskodawca (dalej: Spółka) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, rozliczającym ten podatek za okresy miesięczne. Sprzedaż towarów i usług działalności podstawowej dokonywana przez Spółkę, jest opodatkowana podatkiem VAT według stawek innych niż zwolniona.

Wobec upowszechniania faktur elektronicznych, Spółka przewiduje, że będzie otrzymywać faktury VAT/faktury korygujące VAT, dokumentujące zakup towarów i usług, również drogą elektroniczną, tj. faktura w formacie PDF/TIFF (dalej: e-faktura, faktura elektroniczna) stanowić będzie załącznik do e-maila (przy czym e-faktury, które zamierza otrzymywać Spółka, w zdecydowanej większości nie będą zabezpieczane przez bezpieczny podpis elektroniczny czy też system elektronicznej wymiany danych (EDI)).

Mając na uwadze wymogi co do e-faktur, stawiane przez § 2-§ 6 oraz § 8 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, Spółka zapewni realizację wymogów, określonych ww. przepisami w sposób następujący:

*   autentyczność faktur zostanie zapewniona w ten sposób, że e-faktury będą wysyłane przez kontrahenta dokonującego sprzedaży, ze ściśle określonego adresu e-mail dostawcy na adres e-mail Spółki, specjalnie dedykowany do otrzymywania faktur elektronicznych; ww. adresy mailowe zostaną wskazane przez strony w formie pisemnej (przed przystąpieniem do elektronicznego przesyłania faktur);
*   integralność zostanie zapewniona w ten sposób, że faktury elektroniczne będą wysyłane i otrzymywane jako dokument PDF/TIFF w formie uniemożliwiającej edycję tego dokumentu przy zastosowaniu powszechnie dostępnych metod i narzędzi;
*   e-faktury będą przechowywane w formacie otrzymanym od dostawcy w zasobach informatycznych Spółki, w folderach utworzonych do przechowywania/archiwizowania faktur elektronicznych tylko z opcją do odczytu. Wiadomości mailowe zawierające e faktury będą przechowywane/archiwizowane w folderach przeznaczonych do odbierania e-faktur w zasobach informatycznych Spółki, wskazujące m.in.: adres mailowy dostawcy/nabywcy, numer faktury, datę i godzinę doręczenia maila na serwer Spółki;
*   przechowywanie ww. dokumentów będzie dokonywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający czytelność tych dokumentów, łatwe odszukanie e faktur oraz bezzwłoczny dostęp organów kontrolnych do e-faktur;
*   przed datą wdrożenia powyższej metody otrzymywania e-faktur Spółka zawrze z kontrahentami (dostawcami Spółki) pisemne porozumienia, w których wyrazi akceptację powyższego sposobu otrzymywania e-faktur.

Ponadto poinformowano, że w Spółce wdrożone i stosowane są procedury dotyczące obiegu i kontroli dokumentów, jak również procedury zapewnienia bezpieczeństwa zasobów informatycznych Spółki, które będą stosowane również w odniesieniu do faktur elektronicznych. Zgodnie z powyższymi procedurami, otrzymane e-faktury będą podlegać kontroli formalnej i merytorycznej tak jak faktury papierowe, co wiąże się m.in. ze sprawdzeniem, czy dane w fakturze (dot.: dostawcy, rodzaju ilości towaru/usługi, ceny jednostkowe, wartość faktury, terminu płatności, numeru rachunku bankowego) są zgodne z zawartą umową, złożonym zamówieniem, protokołem odbioru usług, dokumentem dostawy towarów WZ itp. Natomiast procedury dotyczące bezpieczeństwa informatycznego, zapewniać będą dostęp do otrzymanych faktur elektronicznych wyłącznie do ich odczytu (bez możliwości ingerencji w treść e-faktury) tylko tym pracownikom, którym w tym zakresie nadano stosowne uprawnienia (i posiadającym indywidualne hasła dostępu do zasobów informatycznych Spółki).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w przedstawionym przez Spółkę opisie zdarzenia przyszłego, e-faktury w formacie PDF/TIFF otrzymane przez nią drogą mailową będą dawać jej prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach?

Zdaniem Wnioskodawcy, otrzymane drogą mailową e-faktury dotyczące zakupów, będą dawały mu prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez niego czynności opodatkowanych.

Uzasadnienie:

Stosownie do zapisów art. 86 ust. 1, ust. 2 pkt 1 oraz ust. 10 pkt 1 ustawy VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, przy czym prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Jak wynika z ww. regulacji, dokumentem uprawniającym do odliczenia podatku naliczonego jest faktura dokumentująca nabycie towarów/usług, która spełnia wymogi określone przepisami prawa podatkowego.

Kwestie przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od dnia 1 stycznia 2011 r. reguluje Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych, liberalizujące dotychczasowe wymogi dotyczące metod przesyłania faktur elektronicznych (które do końca 2010 r. dopuszczały przesyłanie faktur elektronicznych pod warunkiem, że ich autentyczność i integralność były zapewnione przez bezpieczny podpis elektroniczny lub elektronicznej wymiany danych (EDI)).

Stosownie do § 3 ust. 1 ww. Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania przez odbiorcę faktury.

Zaś w myśl § 4 powyższego Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, przy czym jak stanowi § 2 ust. 1 ww. Rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Jak wynika zatem z powyższych regulacji, od dnia 1 stycznia 2011 r. prawodawca - przez użycie w § 2 ust. 1 ww. Rozporządzenia sformułowania „w szczególności” - dopuszcza również inne metody zapewniania autentyczności i integralności e-faktur. Równocześnie prawodawca nie określa czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane i stosowane rozwiązania biznesowe (np. procedury kontroli dokumentów).

W konsekwencji od 2011 r. zostały zliberalizowane dotychczasowe dopuszczalne metody zapewniania autentyczności pochodzenia i integralności e-faktur (zawężające się do końca 2010 r. jedynie do bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI)), co znajduje także potwierdzenie w opublikowanej na stronie internetowej Ministra Finansów broszurze „Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r.”. Minister Finansów w tym dokumencie podkreślił, że „Celem zaproponowanych w ww. rozporządzeniach zmian jest uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych w szczególności poprzez: (\`(...)\`) umożliwienie wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc, i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem)”.

Tym samym Spółka stoi na stanowisku, że faktury przesyłane i otrzymywane przez nią w formacie PDF/TIFF (jako załącznik do maila) spełniać będą kryteria wymagane dla uznania ich za faktury elektroniczne w rozumieniu Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Potwierdzeniem dla stanowiska Spółki są również zapisy preambuły do Dyrektywy Rady 2010/45/WE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L z 2010 r. Nr 189/1), gdzie w pkt 8, 10 i 11 stwierdzono: „(\`(...)\`) Faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane równo (\`(...)\`). Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego należy zapewnić ich autentyczność, integralność czytelność. Kontrole biznesowe można wykorzystywać do ustalenia wiarygodnych ścieżek audytu między fakturami a transakcjami, zapewniając tym samym, że każda faktura (czy te w formie papierowej, czy też elektronicznej) spełnia te wymogi.

Autentyczność i integralność faktur elektronicznych można również zapewnić za pomocą wykorzystania niektórych istniejących technologii, takich jak elektroniczna wymiana danych (EDI) i zaawansowane podpisy elektroniczne. Ponieważ jednak istnieją również inne technologie, nie należy wymagać od podatników stosowania żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego”.

Konsekwencją liberalizacji metod przesyłania faktur elektronicznych jest również znowelizowany zapis art. 233 ust. 1 Dyrektywy VAT, który stanowi, że „Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Odnosząc się zatem do powyższych regulacji wspólnotowych, Spółka stoi na stanowisku, że już z samej preambuły do Dyrektywy 2010/45/WE wynika, że faktury papierowe oraz elektroniczne powinny być traktowane w identyczny sposób, a zachowanie autentyczności i integralności faktur polega na zapewnieniu, że faktury będą odzwierciedlały faktyczny przebieg transakcji, a nie na zastosowaniu odpowiedniej technologii. Przy czym, jak stanowi Dyrektywa VAT, to podatnik ma zapewnić autentyczność i integralność treści faktury i może to uczynić w dowolny sposób, również za pomocą dowolnych kontroli biznesowych (również takich jak opisane przez Spółkę w opisie zdarzenia przyszłego).

Reasumując, biorąc pod uwagę ww. regulacje prawa krajowego, jak również prawa wspólnotowego, Spółka stoi na stanowisku, że otrzymywane przez nią faktury w formacie PDF/TIFF - dokumentujące zakup towarów i usług oraz przyjęte przez nią metody przechowywania i udostępniania e-faktur, będą czynić zadość wymogom stawianym przez § 2 § 6 oraz § 8 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. W konsekwencji Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, rozliczającym ten podatek za okresy miesięczne. Przewiduje on, że będzie otrzymywać od swoich kontrahentów faktury VAT oraz faktury korygujące VAT, dokumentujące zakup towarów i usług, również drogą elektroniczną. Spółka otrzymywać będzie faktury w formacie PDF/TIFF, które stanowić będą załącznik do e-maila.

Wskazać należy, że w oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych – art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) oraz rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Należy zauważyć, iż w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Powyższego przepisu nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

W sytuacji przekazywania faktur drogą elektroniczną stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwanego dalej rozporządzeniem, które weszło w życie 1 stycznia 2011 r. i ma zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

*   autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
*   integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją” - § 3 ust. 1 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia, akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do § 6 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych - § 8 rozporządzenia.

A zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Zauważyć należy, iż powyższe przepisy zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. U. UE L. 10.189.1), która to miała na celu m.in. liberalizację standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Z informacji przekazanych przez Spółkę wynika, iż faktury elektroniczne, które będzie ona otrzymywała od swoich kontrahentów w zdecydowanej większości nie będą zabezpieczane przez bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przez certyfikat kwalifikowany czy też system elektronicznej wymiany danych (EDI). Jednakże Zainteresowany poinformował, iż mając na uwadze wymogi co do e-faktur, stawiane przez rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych, zapewni on realizację ww. wymogów, przez co zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści. Ponadto zaznaczył on, iż przed datą wdrożenia przedstawionej w opisie sprawy metody otrzymywania e-faktur, zawrze on z kontrahentami (dostawcami) pisemne porozumienia, w których wyrazi akceptację powyższego sposobu otrzymywania faktur elektronicznych.

Zatem biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż e-faktury w formacie PDF/TIFF, otrzymane przez Spółkę drogą mailową będą mogły stanowić podstawę do rozliczeń podatku od towarów i usług.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Nie różnicuje on zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący możliwość odliczenia podatku naliczonego musi ona zostać „otrzymana” w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

Zatem mając na uwadze opis sprawy oraz powołane przepisy stwierdzić należy, że po wyrażeniu przez Zainteresowanego akceptacji na przesyłanie mu przez kontrahentów faktur w formie elektronicznej - drogą mailową w formacie PDF/TIFF, faktury te będą dawać mu prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach, pod warunkiem, że faktury te dokumentować będą zakup towarów bądź usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Dodatkowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści otrzymanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.