Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/4512-1-361/15-4/PR
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2016-01-13
Teza: Archiwizowanie i przechowywanie faktur VAT, paragonów, rachunków, wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z ww. dokumentów.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług; paragon; rachunki
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) i art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1649) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o. przedstawione we wniosku z dnia 30 października 2015 r. (data wpływu 2 listopada 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania i przechowywania faktur VAT, paragonów i rachunków wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z ww. dokumentów przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 2 listopada 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania i przechowywania m.in. faktur VAT, paragonów i rachunków wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z ww. dokumentów przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe.

1\. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce (dalej: Wnioskodawca) prowadzi działalność w zakresie zarządzania platformą e-commerce.

2\. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT) i prowadzi działalność zarówno opodatkowaną VAT jak i zwolnioną z VAT oraz podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce.

3\. W ramach prowadzonej działalności, większość faktur VAT jest otrzymywana i wystawiana w formie elektronicznej.

4\. Jednocześnie Wnioskodawca:

1.  Wysyła faktury VAT w wersji papierowej.
2.  Otrzymuje faktury VAT w wersji papierowej.
3.  Otrzymuje lub sporządza w formie papierowej inne dokumenty związane z ponoszonymi kosztami (w tym m.in. paragony, rachunki, dokumenty delegacji, ewidencje przebiegu pojazdów i inne dokumenty konieczne dla prawidłowego wykazania zobowiązań podatkowych).

5\. W chwili obecnej wszystkie dokumenty wysyłane, otrzymywane lub sporządzane w formie papierowej (dalej: Dokumenty) przechowywane są w formie papierowej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

6\. Celem minimalizacji kosztów, a także usprawnienia obiegu i dostępu do Dokumentów, Wnioskodawca zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu wyłącznie w formie elektronicznej Dokumentów otrzymywanych, wysyłanych lub sporządzanych w formie papierowej (dalej: Procedura archiwizowania i przechowywania Dokumentów). Procedura archiwizowania i przechowywania Dokumentów będzie odpowiednio spisana i przekazana właściwym pracownikom Wnioskodawcy. Wnioskodawca nie wyklucza, iż wdrożenie Procedury może mieć miejsce w okresie po złożeniu niniejszego wniosku ale przed otrzymaniem interpretacji indywidualnej.

7\. W przypadku faktur wysyłanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej oraz otrzymywanych w formie papierowej faktur, rachunków i innych dokumentów dokumentujących poniesiony koszt (niebędących podstawą do zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Wnioskodawcy) Procedura archiwizacji i przechowywania Dokumentów będzie następująca:

1.  Faktury wystawiane przez Wnioskodawcę będą bezpośrednio zapisywane w formie PDF (drukowany będzie jedynie egzemplarz wysyłany do nabywcy).
2.  Faktury (rachunki i inne odpowiednie dokumenty) otrzymane w wersji papierowej będą skanowane przez upoważnionego pracownika Wnioskodawcy. Plik powstały w wyniku zeskanowania będzie przechowywany w formacie PDF (ewentualnie TIF, JPG, JPEG, PNG).
3.  Faktury wystawiane przez Wnioskodawcę będą wystawiane i zapisywane wyłącznie przez osoby do tego uprawnione zgodnie z procedurami Wnioskodawcy.
4.  Zeskanowane faktury (rachunki i inne odpowiednie dokumenty) będą podlegały weryfikacji merytorycznej (będą aprobowane) przez uprawnionych pracowników zgodnie z procedurami Wnioskodawcy, co będzie odpowiednio odzwierciedlone w systemie Wnioskodawcy. Zakres weryfikacji merytorycznej obejmować będzie w szczególności tożsamość dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
5.  Zarówno w przypadku zapisanych jak i zeskanowanych dokumentów plik będzie miał odpowiednią jakość umożliwiającą odczytanie wszystkich danych oraz będzie obejmować całą i niezmienioną treść dokumentu, wraz ze wszystkimi załącznikami, jeśli takie wystąpią. W przypadku skanowanych dokumentów, odpowiadać za to będzie skanujący pracownik. Będzie to również potwierdzone przez osobę weryfikującą (aprobującą) merytorycznie dany dokument.
6.  Zarówno zapisane, jak i powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów pliki będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie lub modyfikowanie zarchiwizowanych plików.
7.  Pliki będą przechowywane co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
8.  Dokumenty będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym.
9.  W każdej chwili będzie również istniała możliwość wydruku zapisanych lub zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także – zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.
10.  Dostęp do zarchiwizowanych dokumentów będzie ograniczony do upoważnionych pracowników z działu księgowości/finansów/kontrolingu oraz w zależności od potrzeby innych osób z określonych działów Wnioskodawcy.
11.  Po zakończeniu procesu archiwizacji elektronicznej otrzymane dokumenty papierowe będą w odpowiednich terminach niszczone.

8\. W przypadku otrzymywanych lub sporządzanych w formie papierowej dokumentów będących podstawą do zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Wnioskodawcy (w tym m.in. faktur VAT, paragonów, rachunków, dokumentów delegacji, ewidencji przebiegu pojazdów i innych dokumentów dokumentujących poniesione przez pracownika wydatki) Procedura archiwizacji i przechowywania Dokumentów będzie następująca:

1.  Dokumenty otrzymane lub sporządzone w wersji papierowej będą skanowane a plik powstały w wyniku zeskanowania będzie przechowywany w formacie PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG.
2.  Plik powstały w wyniku skanowania dokumentów będzie załączany przez pracownika do elektronicznego wniosku o rozliczenie poniesionych wydatków w momencie raportowania wydatków w systemie wewnętrznym Wnioskodawcy.
3.  Wniosek, wraz ze zeskanowanymi dokumentarni podlegać będzie weryfikacji i rozpatrzeniu przez pracowników Wnioskodawcy odpowiedzialnych za akceptację wydatków.
4.  Plik powstały w wyniku zeskanowania dokumentów będzie miał odpowiednią jakość umożliwiającą odczytanie wszystkich danych oraz będzie obejmować całą i niezmienioną treść dokumentów, wraz ze wszystkimi załącznikami, jeśli takie wystąpią. Odpowiadać będzie za to (a w przypadku faktur VAT także za weryfikację tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury) pracownik rozliczający koszt. Będzie to również potwierdzone przez osobę weryfikującą zwrot kosztów.
5.  Pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów będą archiwizowane w wewnętrznym systemie Wnioskodawcy, służącym do ewidencji wydatków pracowniczych (jako załączniki do elektronicznego wniosku o rozliczenie poniesionych przez pracownika wydatków) w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie lub modyfikowanie plików po zaaprobowaniu wydatków.
6.  Pliki będą przechowywane co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
7.  Zeskanowane dokumenty będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym.
8.  W każdej chwili będzie również istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także – zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.
9.  Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do pracowników rozliczających wydatki, osób mogących aprobować wydatki, oraz w zależności od potrzeby innych osób z określonych działów Wnioskodawcy.
10.  Po zakończeniu procesu archiwizacji elektronicznej i aprobaty zwrotu kosztów dokumenty papierowe (w tym faktury) będą w odpowiednich terminach niszczone.

9\. Procedura archiwizacji i przechowywania Dokumentów nie naruszy właściwych przepisów i zasad dotyczących rachunkowości Wnioskodawcy, w szczególności w zakresie dowodów księgowych, ewidencji rachunkowej i obowiązku przechowywania Dokumentów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów – faktur VAT, paragonów i rachunków – wyłącznie w formie elektronicznej (zgodnie z opisaną Procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT, w szczególności Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z Dokumentów, w zakresie w jakim prawo to przysługiwałoby na podstawie Dokumentu przechowywanego w formie papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest jego stanowisko, zgodnie z którym archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (zgodnie z opisaną Procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT, w szczególności Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z Dokumentów, w zakresie w jakim prawo to przysługiwałoby na podstawie Dokumentu przechowywanego w formie papierowej.

1\. Zgodnie z Ustawą o VAT:

1.  Przez fakturę należy uważać każdy dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31).
2.  W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 (art. 86 ust. 1). Prawo to przysługuje z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 88, 90 oraz 91.
3.  Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży (art. 106g ust. 1).
4.  Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1).
5.  Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2).
6.  Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3).
7.  Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4).
8.  Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 2 (art. 112).
9.  Podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, powinny być przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a).

2\. Zdaniem Wnioskodawcy, wprowadzając opisaną w zdarzeniu przyszłym Procedurę archiwizowania i przechowywania Dokumentów, Wnioskodawca wypełni wszystkie wskazane w ustawie o VAT (oraz w innych mających zastosowanie przepisach) warunki zarówno dotyczące samych faktur jak i ich przechowywania – w szczególności:

1.  Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia faktur (tzn. „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”) poprzez właściwą weryfikację merytoryczną faktur obejmującą w szczególności tożsamość dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
2.  Wnioskodawca zapewni integralność treści faktury (tzn. „że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”) poprzez (i) zapis faktur (bezpośredni w przypadku wystawianych faktur lub po zeskanowaniu w przypadku faktur otrzymanych) w postaci plików PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, (ii) weryfikację kompletności i zgodności treści zeskanowanej lub zapisanej faktury, (iii) właściwe ustawienia systemowe uniemożliwiające usunięcie lub modyfikowanie zarchiwizowanych plików oraz (iv) ograniczony tylko do upoważnionych pracowników dostęp do zarchiwizowanych dokumentów.
3.  Wnioskodawca zapewni czytelność faktury poprzez zapewnienie odpowiedniej jakości plików umożliwiającej odczytanie wszystkich danych.
4.  Poprzez spisanie i przekazanie właściwym pracownikom Procedury archiwizowania i przechowywania Dokumentów, Wnioskodawca również jasno określi sposób zapewnienia powyżej wskazanej autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.
5.  Wnioskodawca ustali wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług poprzez metody biznesowej kontroli i weryfikacji obejmującej w szczególności (i) weryfikację merytoryczną i aprobatę faktur przez uprawnionych pracowników (co będzie odpowiednio odzwierciedlone w systemie Wnioskodawcy), (ii) wystawianie i zapisywanie faktur wyłącznie przez osoby do tego uprawnione (lub pracowników ponoszących dany koszt w przypadku wydatków poniesionych bezpośrednio przez pracowników), (iii) weryfikację czytelności, kompletności oraz zgodności treści faktur przez odpowiednie osoby oraz (iv) właściwe spisanie i przekazanie procedury właściwym pracownikom.
6.  Wnioskodawca zapewni również elektroniczne przechowywanie (i) w podziale na okresy rozliczeniowe, (ii) w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (w tym wyszukiwanie po numerze referencyjnym) oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
7.  Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do archiwizowanych faktur przechowywanych w formie elektronicznej, w tym w szczególności bezzwłoczny ich pobór (w formie wydruku lub zapisania na nośniku danych) i przetwarzanie danych w nich zawartych.
8.  Faktury wysyłane w wersji papierowej będą wystawiane przez Wnioskodawcę co najmniej w dwóch egzemplarzach, jeden egzemplarz (wydrukowany) będzie wysyłany do nabywcy, natomiast drugi (bezpośrednio zapisywany w formie PDF) będzie zachowany w dokumentacji Wnioskodawcy.
9.  Zniszczenie Dokumentów (w tym faktur) po zakończeniu procesu archiwizacji elektronicznej nie wpłynie na zdolność Wnioskodawcy do wypełnienia powyższych warunków.

3\. Konkludując, zdaniem Wnioskodawcy, zarchiwizowanie i przechowywanie Dokumentów w formie elektronicznej zgodnie z opisaną w zdarzeniu przyszłym Procedurą archiwizowania i przechowywania Dokumentów (w tym zniszczenie Dokumentów papierowych po zakończeniu procesu archiwizacji) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT (w szczególności z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 88, 90 oraz 91).

4\. Dlatego też w szczególności, wprowadzenie Procedury archiwizowania i przechowywania Dokumentów nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego i w konsekwencji Wnioskodawcy przysługiwało będzie prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wykazanego w tych Dokumentach w zakresie w jakim prawo to przysługiwałoby na podstawie Dokumentu przechowywanego w formie papierowej.

5\. Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydanych przez organy podatkowe, w szczególności:

1.  W interpretacji Dyrektora IS w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r., znak IPPP3/4512-560/15-2/KP, zgodnie, z którą: „faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych”.
2.  W interpretacji Dyrektora IS w Katowicach z dnia 10 lipca 2015 r., znak IBPP3/4512-328/15/AŚ, zgodnie, z którą: „Wobec tego, w niniejszej sprawie stwierdzić należy, że w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania, Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania dokumentów (faktur oraz rachunków, paragonów i innych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej. W stosunku do tych dokumentów (faktur) Wnioskodawca zachowa prawo obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych dokumentach (fakturach)”.
3.  W interpretacji Dyrektora IS w Warszawie z dnia 29 czerwca 2015 r., znak IPPP1/4512-338/15-2/AKo, zgodnie, z którą: „Ze względu na powyższe okoliczności należy stwierdzić, że przechowywanie oryginałów faktur otrzymanych w tradycyjnej formie, w formie obrazów elektronicznych – w sposób opisany przez Spółkę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT – jest zgodne z powyższymi przepisami. Z uwagi na to, że faktury są przez Wnioskodawcę przechowywane w sposób określony powyższymi przepisami, Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej”.
4.  W interpretacji Dyrektora IS w Warszawie z dnia 26 czerwca 2015 r., znak IPPP1/4512-376/15-2/MK, w którym organ podatkowy uznał za prawidłowe w pełnym zakresie stanowisko, zgodnie, z którym: „Mając na uwadze powyższe, zdaniem Banku, planowany przez Bank sposób przechowywania Dokumentów, w szczególności, uwzględniający digitalizację dokumentów księgowych otrzymanych w formie papierowej i przechowywanie ich jedynie w formie elektronicznej (przy równoczesnym zniszczeniu ich postaci papierowej), będzie w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT. (\`(...)\`) W konsekwencji, biorąc pod uwagę zapewnienie przez Bank autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności otrzymywanych faktur (zarówno elektronicznych, jak i zdigitalizowanych) – co zostało wykazane powyżej – Bank będzie uprawniony do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, w zakresie, w jakim Dokumenty będą odnosić się do zakupów towarów/usług wykorzystywanych przez Bank do wykonywania czynności opodatkowanych VAT”.
5.  W interpretacji Dyrektora IS w Poznaniu z dnia 1 września 2014 r., znak ILPP4/443-295/14-4/BA, w którym organ podatkowy uznał za prawidłowe w pełnym zakresie stanowisko, zgodnie, z którym: „W konsekwencji Spółka stoi również na stanowisku, że przechowywane w formie obrazów elektronicznych zapisy otrzymanych przez Spółkę oryginałów faktur i innych dokumentów wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy o VAT będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem terminów wskazanych w tym art. 86, definiujących moment powstania takiego prawa”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 z 11.12.2006, str. 1, z późn. zm.) – dalej jako Dyrektywa – dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – definicje). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.

W myśl art. 244 Dyrektywy – każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił – na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów – od tego opcjonalnego dla niego wymogu.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca zamierza przechowywać faktury VAT, paragony i rachunki zarówno wystawione, jak i otrzymane w wersji papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych (w formacie PDF, ewentualnie TIF, JPG, JPEG, PNG). Wersje papierowe ww. dokumentów będą skanowane. Po zakończeniu procesu archiwizacji elektronicznej i aprobaty zwrotu kosztów dokumenty papierowe będą w odpowiednich terminach niszczone.

Jak poinformował Wnioskodawca, powstałe w wyniku zeskanowania pliki będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający:

*   autentyczność ich pochodzenia,
*   integralność treści,
*   czytelność tych dokumentów,
*   łatwe ich odszukanie,
*   bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie.

Zatem archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do archiwizowania i przechowywania rachunków i paragonów należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do przechowywania tego rodzaju dokumentów w formie elektronicznej.

Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu archiwizacji, pomimo wystawiania lub otrzymywania dokumentów w formie papierowej (faktur, rachunków i paragonów).

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w ww. dokumentach należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej (w ramach opisanej we wniosku Procedury archiwizowania i przechowywania Dokumentów) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów potwierdzają prawo Wnioskodawcy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi są/będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów – faktur VAT, paragonów i rachunków – w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku Procedurą archiwizowania i przechowywania Dokumentów, nie ma/nie będą miały wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT. Wnioskodawcy przysługuje/będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wykazanego w tych dokumentach w zakresie w jakim prawo to przysługiwałoby na podstawie danego dokumentu przechowywanego w formie papierowej.

Interpretacja dotyczy:

1.  zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia,
2.  zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania i przechowywania faktur VAT, paragonów i rachunków wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z ww. dokumentów przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Natomiast wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania i przechowywania dokumentów delegacji, ewidencji przebiegu pojazdów, innych dokumentów dokumentujących poniesiony koszt (niebędących podstawą do zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Wnioskodawcy) i innych dokumentów dokumentujących poniesione przez pracowników wydatki oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z ww. dokumentów przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, został rozstrzygnięty w odrębnym piśmie z dnia 13 stycznia 2016 r. nr ILPP4/4512-1-361/15-5/PR.

Ponadto tut. Organ informuje, że w podatku dochodowym od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Należy również zauważyć, że powołane przez Wnioskodawcę interpretacje indywidualne są rozstrzygnięciami w indywidualnych sprawach, osadzonych w określonych stanach faktycznych i tylko do nich się zawężają, w związku z tym nie mają mocy powszechnie obowiązującego prawa.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.