Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP4/443-387/12/PK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-09-13
Teza: przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione bez konieczności drukowania ich kopii w formie papierowej
Słowa kluczowe: faktura-kopia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012r. poz. 749) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów w związku z prawomocnym wyrokiem WSA w Gliwicach sygn. akt III SA/Gl 2761/10 z dnia 21 czerwca 2011r. uchylającym interpretację indywidualną znak IBPP3/443-382/10/DG, z dnia 13 sierpnia 2010r. doręczonym tut. organowi 20 sierpnia 2012r. stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 26 maja 2010r. (data wpływu 31 maja 2010r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione bez konieczności drukowania ich kopii w formie papierowej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 31 maja 2010r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione bez konieczności drukowania ich kopii w formie papierowej.

W dniu 13 sierpnia 2010r. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działający z upoważnienia Ministra Finansów wydał dla Wnioskodawcy indywidualną interpretację znak: IBPP3/443-382/10/DG uznając stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe.

Wnioskodawca na ww. pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wniósł wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a następnie złożył skargę z dnia 8 listopada 2010r, żądając uchylenia zaskarżonej interpretacji przepisów prawa podatkowego.

WSA w Gliwicach orzeczeniem z dnia 21 czerwca 2011r. sygn. akt III SA/Gl 2761/11 uchylił ww. interpretację na co tut. organ złożył skargę kasacyjną.

NSA wyrokiem z dnia 4 lipca 2012r. sygn. akt I FSK 1759/11 umorzył postępowanie kasacyjne.

WSA w ww. wyroku stwierdził, iż Polski ustawodawca w ramach przedmiotowego rozporządzenia \[rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług\] przewidział jedynie warunek przechowywania faktur "w oryginalnej postaci", nie precyzując jednakże, w ślad za prawodawcą wspólnotowym, iż ma to być postać, w jakiej wysłano lub udostępniono fakturę, ani nie zastrzegł wprost przewidzianej tam formy papierowej (invoice on paper) lub elektronicznej (invoice by electronic means) co powoduje, że przy takim zapisie, zdaniem Sądu orzekającego, przechowywanie kopii faktur papierowych w formie elektronicznej jest dopuszczalne i nie narusza prawa wspólnotowego.

Zdaniem Sądu „Wymogiem rozporządzenia wykonawczego jest przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej „oryginalnej postaci”, a ten warunek może spełniać także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej/kopii na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.”

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca w ramach wykonywanej działalności głównie zajmuje się wydobyciem oraz sprzedażą węgła kamiennego. Sprzedaż węgła odbywa się w 15 kopalniach będącymi jej Oddziałami. Faktury dokumentujące sprzedaż węgla oraz świadczone usługi przez Oddziały Wnioskodawcy są wystawiane oraz przesyłane do kontrahentów w formie papierowej. Wnioskodawca tylko z tytułu sprzedaży węgla wystawia ponad 143 tysiące sztuk faktur rocznie. Z wystawianiem faktur wiąże się ich ujęcie w elektronicznym systemie księgowym i rejestrze podatku należnego.

Po ujęciu faktur w systemie księgowym, system ten stale przechowuje ich kopię, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym czasie. Na dzień dzisiejszy Wnioskodawca wystawia oryginały oraz kopie faktur sprzedaży w formie papierowej co obciąża go dodatkowymi kosztami oraz stwarza problemy związane z ich archiwizowaniem.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca w przypadku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż towarów oraz świadczenie usług w formie papierowej może przechowywać kopie faktur w formie elektronicznej w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione bez konieczności drukowania ich kopii w formie papierowej ?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm.) ustawodawca zawarł obowiązki dotyczące podatników podatku od towarów i usług w zakresie dokumentowania zawieranych transakcji fakturami VAT. Przepis ten stanowi, iż podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust 16.

Ponadto w rozporządzeniu, wydanym m.in. na podstawie art. 106 ust 6 pkt 1 Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia określił szczegółowe zasady wystawienia faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania. Zgodnie z § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm.) - faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca, przy czym oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Zgodnie z § 21 ust. 1 wyżej cytowanego rozporządzenia -podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2 rozporządzenia). Powyższe przepisy prawa podatkowego nie formułują obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci materialnej (papierowej). Zdaniem Wnioskodawcy za prawnie dopuszczalne uznać należy aby podatnik wystawił fakturę i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywał w systemie księgowym w formie elektronicznej bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie. Ponadto należy zauważyć, że bez znaczenia na prawidłowość prowadzenia rejestrów VAT sprzedaży ma fakt, czy wraz z ujęciem w rejestrze podatku należnego faktury sprzedaży zostanie wydrukowany jej oryginał i kopia, czy też tylko sam oryginał, a kopia zostanie zapisana w formie elektronicznej. Stanowisko Wnioskodawcy jest zbieżne z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009r., (sygn. akt 1 FSK 1169/08) gdzie sąd wskazał na brak w przepisach podatkowych jednoznacznego zobowiązania podatników do przechowywania kopii faktur w formie papierowej i powołując się na względy celowościowe, ekologiczne i ekonomiczne przyznał podatnikom prawo wyboru formy dla kopii wystawianych faktur.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm.), w brzmieniu obowiązującym z dnia wydania uchylonej interpretacji, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur.

Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 listopada 2008 roku wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm.).

Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz "KOPIA".

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz "KOPIA”.

Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów) w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje ust. 2 ww. przepisu, w którym wskazano, że dokumenty o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Jak zauważył Sąd w orzeczeniu z dnia 21 czerwca 2011r. sygn. akt III SA/Gl 2761/11 wymogiem rozporządzenia wykonawczego jest przechowywania kopii faktury przy zachowaniu jej „oryginalnej postaci”, a ten warunek może spełniać także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej/kopii na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Z wniosku wynika, że faktury dokumentujące sprzedaż Wnioskodawcy są wystawiane oraz przesyłane do kontrahentów w formie papierowej. Z wystawianiem faktur wiąże się ich ujęcie w elektronicznym systemie księgowym i rejestrze podatku należnego. Po ujęciu faktur w systemie księgowym, system ten stale przechowuje ich kopię, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym czasie.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że w sytuacji w której faktury przechowywane w formie elektronicznej nie ulegają modyfikacji i pozwalają na każdorazowe odtworzenie formy papierowej kopii faktury, sposób przechowywania faktur (kopii) w formie elektronicznej należy uznać za dopuszczalny.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania uchylonej interpretacji

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016), skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.