Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-1.4010.600.2022.11.SH
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-02-12
Teza: Ustalenie czy Spółka jest uprawniona do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, udokumentowanych skanami papierowych dokumentów źródłowych, które są przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; koszt-koszty uzyskania przychodów; zniszczenie
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1. Podmiot i przedmiot opodatkowania-Ewidencja rachunkowa; Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 1; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16-ust. 1

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

7 września 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji
    indywidualnej.
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego
    A. Sp. z o.o. (dalej: „Spółka”, „Wnioskodawca”) jest polską spółką kapitałową, posiadającą
    siedzibę oraz zarząd na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Wnioskodawca jest
    zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Głównym
    przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest sprzedaż (...) zarówno na rzecz osób
    fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jak i na rzecz przedsiębiorców.
    Spółka posiada w Polsce rozbudowaną sieć (...)
    Spółka gromadzi dowody księgowe ze względu na ich rodzaje, tj.: faktury zakupowe od
    dostawców gromadzone są w systemach (...), (...) oraz przechowywane w dedykowanym
    archiwum elektronicznym, natomiast dowody dokumentujące wydatki pracownicze
    gromadzone są w systemie (...) oraz tamże archiwizowane.
    Faktury zakupowe (...)
    Faktury zakupowe i inne dowody księgowe otrzymywane przez Spółkę w formie
    papierowej są przez nią skanowane do pliku elektronicznego i zapisywane w formacie pdf,
    który nie podlega edycji. Spółka umieszcza skany faktur zakupowych w systemach (...) i (...)
    służących do ich księgowania, a następnie trafiają one na serwer dedykowany do
    przechowywania zdigitalizowanych dokumentów (archiwum elektroniczne).
    Zeskanowane faktury zakupowe są przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie
    elektronicznej. Wersje papierowe oryginalnych faktur zakupowych są niszczone.
    Zeskanowane faktury są przechowywane przez Spółkę, z podziałem na okresy
    rozliczeniowe, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Rozliczenia pracownicze (...)
    Spółka planuje wdrożenie podobnego procesu archiwizacji elektronicznej w odniesieniu
    do dowodów księgowych dokumentujących wydatki ponoszone przez pracowników Spółki
    w związku z realizacją zadań służbowych i na potrzeby prowadzonej przez Spółkę
    działalności gospodarczej. Dotyczy to w szczególności: faktur VAT, paragonów, rachunków,
    biletów związanych z podróżami służbowymi. Planowane jest, aby pracownicy Spółki
    raportowali tego rodzaju wydatki oraz wnioskowali o zwrot wydatków przez Spółkę z
    wykorzystaniem systemu informatycznego (...). System ten umożliwia przekazanie
    /załadowanie skanu dowodu zakupu przy użyciu jego interfejsu.

    Skany dowodów księgowych dokumentujących wydatki ponoszone przez pracowników
    Spółki są przechowywane tylko i wyłącznie w systemie (...). Nie są one zapisywane
    /przechowywane w żadnym dodatkowym, zewnętrznym archiwum elektronicznym.
    Pracownicy otrzymywaliby zwrot wydatków na podstawie zweryfikowanego skanu
    dowodu zakupu, który to skan byłby następnie przechowywany przez Spółkę w ramach
    systemu (...). Pracownik wprowadzając rozliczenie wydatków do systemu (...) -
    uwzględniające m.in. dokumenty źródłowe, jak również pozostałe dokumenty dotyczące
    poniesionego wydatku - oświadcza, że ww. rozliczenie jest prawidłowe (zgodne z
    rzeczywistością). Jednocześnie, przed dokonaniem zwrotu wydatków, dane rozliczenie
    musi zostać zaakceptowane przez przełożonego danego pracownika.
    Model archiwizacji dowodów księgowych nie zakłada, aby oryginalne wersje papierowe
    zdigitalizowanych dowodów źródłowych były przekazywane do Spółki przez pracowników
    (wysyłane do biura Spółki). Pracownicy będą mogli zniszczyć papierowe oryginały
    dowodów księgowych wprowadzonego przez nich do rozliczenia wydatku zaraz po jego
    zatwierdzeniu przez Spółkę.
    Systemy służące gromadzeniu i przechowywaniu dowodów zakupowych w formie
    elektronicznej (tj(...), archiwum elektroniczne; dalej: „Systemy IT”) przewidują odpowiednie
    mechanizmy, które:
    - uniemożliwiają modyfikację umieszczonych w nim plików (po wprowadzeniu plików do
    systemu, nie jest możliwa jakakolwiek edycja plików);
    - zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność zeskanowanych
    dokumentów;
    - pozwalają na natychmiastowe udostępnienie zdigitalizowanych dokumentów w postaci
    ich wydruku.
    Wgląd w zdigitalizowane dokumenty umieszczone w Systemach IT jest/będzie ograniczony
    do ustalonego przez Wnioskodawcę kręgu uprawnionych osób.
    W przypadku obu typów dowodów księgowych (tj. faktur zakupowych przekazywanych
    przez kontrahentów bezpośrednio do Spółki, jak i dokumentów księgowych dotyczących
    wydatków zwracanych pracownikom Spółki) przewidziana jest procedura zgłaszania
    zastrzeżeń co do jakości skanu dokumentu źródłowego i czytelności danych na takim
    dokumencie przez pracownika księgowości dokonującego księgowania wydatku na jego
    podstawie. W przypadku dokumentów księgowych dotyczących wydatków zwracanych
    pracownikom Spółki, ewentualne braki w dokumentach źródłowych (np. brak dołączenia
    potwierdzenia przelewu) skutkują odrzuceniem rozliczenia i koniecznością uzupełnienia
    braków przez pracownika.
    Spółka planuje, aby wszystkie dowody księgowe zakupowe - zarówno faktury zakupowe
    przekazywane przez kontrahentów bezpośrednio do Spółki, jak i dokumenty księgowe
    dotyczące wydatków zwracanych pracownikom Spółki - były przechowywane wyłącznie w
    formie elektronicznej. Spółka na moment ewidencjonowania zdarzeń których dotyczą
    zdigitalizowane dokumenty nie będzie w posiadaniu papierowych oryginałów dowodów
    księgowych dotyczących zakupu towarów i usług.
    Przedmiotowy wniosek o interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczy kwestii
    dokumentacji wydatków - tj. możliwości ujmowania wydatków w kosztach podatkowych w
    przypadku gromadzenia i przechowywania faktur zakupowych i innych dowodów
    księgowych dokumentujących zakup towarów lub usług wyłącznie w formie elektronicznej

    (na zasadach opisanych powyżej). Pozostałe kwestie związane z możliwością zaliczenia
    danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu Spółki nie są przedmiotem niniejszego
    wniosku.

## Pytanie

Czy Spółka jest uprawniona do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków
    spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku
    dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”), udokumentowanych skanami
    papierowych dokumentów źródłowych, które są przechowywane wyłącznie w formie
    elektronicznej?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Państwa zdaniem, Spółka jest uprawniona do zaliczania do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu z art. 15 ust. 1
    ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z
    2021 r., poz. 1800 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”), udokumentowanych skanami
    papierowych dokumentów źródłowych, które są przechowywane wyłącznie w formie
    elektronicznej.
    Uzasadniając własne stanowisko, odnośnie zadanego pytania, wskazali Państwo, że
    stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty
    poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania
    albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust.
    1 ustawy o CIT.
    Aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów powinien zatem
    wykazywać związek z przychodem (tj. musi być racjonalny, gospodarczo uzasadniony
    i celowy) oraz nie może być wymieniony w katalogu zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
    Dodatkowo, zgodnie z praktyką stosowania tego przepisu, w celu zakwalifikowania
    wydatku jako kosztu uzyskania przychodu powinien on spełniać także następujące
    przesłanki:
      - powinien być poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać
        pokryty z zasobów majątkowych podatnika;
      - powinien być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie może
        być podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
      - powinien pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością
        gospodarczą;
      - powinien być należycie udokumentowany, tj. podatnik musi posiadać dowody
        potwierdzające fakt poniesienia wydatku oraz występowanie związku przyczynowo-
        skutkowego z przychodem.
    Obowiązek prawidłowego dokumentowania wydatków dla celów ujęcia ich w kosztach
    podatkowych należy w ocenie Wnioskodawcy odczytywać w związku z art. 9 ust. 1 ustawy
    o CIT. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji
    rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie
    wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za
    rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości
    niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów
    amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Odrębnymi przepisami regulującymi zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej, o
    których mowa w tym przepisie są zaś przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
    rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm., dalej: „UoR”). Zasady dokumentowania
    operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody
    księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych określają art. 20, art.
    21 oraz art. 22 UoR.
    Stosownie do art. 20 ust. 2 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody
    księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami
    źródłowymi”:

      1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
      2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
      3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    Na podstawie art. 20 ust. 3 UoR, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez
    jednostkę dowody księgowe:
      1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
        które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
      2) korygujące poprzednie zapisy;
      3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
        źródłowego;
      4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
        klasyfikacyjnych.
    Dodatkowo, zgodnie z art. 20 ust. 5 UoR, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy
    użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach
    rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności,
    informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na
    podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas
    rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
      1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
        księgowych;
      2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby
        odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
      3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia
        odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
      4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
        zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania
        danego rodzaju dowodów księgowych.
    Przepis art. 21 ust. 1 UoR zawiera wyliczenie minimalnego zakresu danych, których ujęcie
    w dowodzie księgowym jest niezbędne. Przepis art. 22 ust. 1 UoR wskazuje zaś, że dowody
    księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji
    gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w
    art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w
    dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
    Jednocześnie, przepisy UoR odnoszą się do sposobu przechowywania dowodów
    księgowych.
    Stosownie do art. 73 ust. 1 UoR, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne
    przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym
    porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na
    okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (...).
    Przepis art. 73 ust. 2 UoR wprost stanowi natomiast, że z wyłączeniem dokumentów
    dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia
    odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych
    dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może
    być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i
    niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody
    przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie
    dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest
    dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na
    informatyczny nośnik danych.
    W świetle przytoczonych przepisów należy stwierdzić, że skan papierowego dokumentu
    źródłowego może być podstawą zaewidencjonowania kosztu w księgach rachunkowych,

    jeżeli spełnia określone w ustawie o rachunkowości warunki dowodu księgowego.
    Przepisy ustawy o rachunkowości wprost dopuszczają także możliwość przechowywania
    dowodów księgowych w formie elektronicznej.
    Biorąc pod uwagę powyższe, a także fakt, że przepisy ustawy o CIT nie uzależniają prawa
    do rozpoznania wydatku w kosztach uzyskania przychodów od określonej formy
    dokumentującego go dowodu lub określonej formy jego przechowywania (w szczególności
    - od zachowania formy papierowej), należy uznać, że skan papierowego dokumentu
    źródłowego stanowi wystarczający dowód dla celów zaliczenia wydatku do kosztów
    uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT.
    Powyższe stanowisko Wnioskodawcy odnośnie możliwości udokumentowania kosztu
    uzyskania przychodu skanem dokumentu źródłowego, mającego oryginalnie formę
    papierową, znajduje także potwierdzenie w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa
    (dalej: „OrdPo”) dotyczących dowodów.
    Zgodnie z art. 180 § 1 OrdPo, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić
    się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu
    podatkowym, stosownie do art. 181 OrdPo, mogą być zaś w szczególności księgi
    podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych,
    materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne
    dokumenty zgromadzone
    w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności
    sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały
    zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o
    przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
    Użyte przez ustawodawcę w powyższym przepisie sformułowanie „w szczególności”
    wskazuje, że katalog dowodów które mogą zostać (uznane jako dowód – przypis Organu)
    jest otwarty. Możliwe jest zatem udokumentowanie przez podatnika zaistnienia danego
    zdarzenia gospodarczego za pomocą wszelkich dostępnych/dopuszczalnych dowodów.
    Istotne jest, aby podatnik był w stanie udowodnić poniesienie danego wydatku oraz
    związek z prowadzoną przez niego działalnością.
    W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy zarówno przepisy ustawy o CIT, w związku z
    przepisami UoR, jak i przepisy OrdPo pozwalają na stwierdzenie, że brak oryginalnego
    dokumentu źródłowego w formie papierowej nie uniemożliwia zakwalifikowania wydatku
    jako kosztu uzyskania przychodu - jeżeli podatnik posiada skan danego dokumentu w
    formie papierowej.
    Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie m.in. w następujących interpretacjach
    indywidualnych:
      - interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 kwietnia 2022 r., Znak:
        0114-KDIP2-2.4010.70.2020.12.S/RK (wydanej na skutek wyroku Naczelnego Sądu
        Administracyjnego z dnia 19 października 2021 r., sygn. akt II FSK 783/21):
        „przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów źródłowych
        zakupowych i sprzedażowych (zarówno tych wystawionych przez siebie lub
        otrzymanych od kontrahentów od razu w formie elektronicznej, jak i tych
        wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie
        papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej) w formie
        elektronicznej przy zachowaniu wymaganych ogólnie przepisami prawa wymogów
        w zakresie przechowywania tych dokumentów tj. przy zachowaniu autentyczności
        pochodzenia, integralności treści i czytelności do czasu upływu terminu
        przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich
        na żądanie odpowiedniego organu - jest wystarczający dla potrzeb kwalifikacji
        wydatków spełniających definicję art. 15 ust. 1 ustawy o CIT bez konieczności
        przechowywania tych dokumentów w formie papierowej i nie powoduje
        automatycznego kwalifikowania wydatku udokumentowanego dokumentem
        źródłowym zarchiwizowanym wyłącznie w ten elektroniczny sposób, za niemogący
        stanowić kosztu uzyskania przychodu”;

      - interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 grudnia 2021 r., Znak:
        1462-IPPB3.4510.903.2016.10.S/KW (wydanej na skutek wyroku Naczelnego Sądu
        Administracyjnego z dnia z 14 maja 2021 r., sygn. akt II FSK 2859/18): „brak jest
        jakichkolwiek przeciwwskazań prawnych, aby wszystkie papierowe dokumenty
        źródłowe Spółki były archiwizowane w formie elektronicznej. Tym samym również
        okoliczność, że dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków spełniających
        przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o p.d.o.p., będą wprowadzane do
        systemu elektronicznego i w nim przechowywane, zgodnie z procedurą opisaną
        szczegółowo w zdarzeniu przyszłym niniejszego wniosku, a oryginały dokumentów
        zostaną zniszczone, nie będzie stała na przeszkodzie zaliczeniu tych wydatków do
        kosztów uzyskania przychodów Spółki ”;
      - interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 maja 2020 r., Znak: 0111-
        KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG (wydanej na skutek wyroku Naczelnego Sądu
        Administracyjnego z 5 listopada 2019 r. sygn. akt II FSK 1122/19): „stanowisko
        Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem
        dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na
        podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych)
        na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a
        pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej jest prawidłowe”;
      - interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 września 2017 r., Znak:S-
        ILPB3/423-504/13/17-S/JG (wydanej na skutek wyroku Naczelnego Sądu
        Administracyjnego z 15 marca 2017 r. sygn. akt II FSK 475/15): „jeżeli na gruncie
        przepisów o rachunkowości opisane przez Spółkę dowody potwierdzają poniesione
        przez nią wydatki, stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia
        tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich
        poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób
        prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do
        ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów
        podatkowych”;
      - interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 18 listopada
        2016 r., Znak: 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB;
      - interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 6 października
        2016 r., Znak: 2461-IBPB-1-3.4510.838.2016.1.KB;
      - interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 13 lipca 2016 r.,
        Znak: IBPB-1-3/4510-479/16/MO;
      - interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 8 lipca 2016 r.,
        Znak: ILPB3/4510-1-205/16-4/JG;
      - interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 6 lipca 2016 r.,
        Znak: IBPB-1-2/4510-488/16/MS;
      - interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 26 czerwca 2016
        r., Znak: IBPB-1-3/4510-497/16/TS;
      - interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 24 czerwca 2016
        r., Znak: IBPB-1-3/4510-441/16/TS;
      - interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 6 czerwca 2016
        r., Znak: IBPB-1-2/4510-452/16/MW;
      - interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 23 marca 2016
        r., Znak: IBPB-1-2/4510-160/16/JW;
      - interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 19 stycznia 2016
        r., Znak: IBPB-1-3/4510-541/15/SK;

      - interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 19 stycznia 2016
        r., Znak: IBPB-1-3/4510-46/16/SK.
    Powyższy pogląd Wnioskodawcy znajduje także potwierdzenie w odpowiedzi Ministerstwa
    Finansów z 4 maja 2021 r., nr DOP4.054.1.2021 na interpelację poselską nr 21954 (dostęp:
    https://orka2.sejm.gov.pl/INT9.nsf/klucz/ATTC2QJ9H/%24FILE/i21954-o1.pdf). W ww.
    odpowiedzi, Minister Finansów wskazał, że: „Dokumentowanie wydatków za pomocą
    skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie
    elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z
    kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej
    można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od
    osób prawnych. (...)”.
    Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy:
      - brak posiadania oryginalnego dokumentu źródłowego w formie papierowej na
        moment ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego nie może stanowić podstawy
        zakwestionowania tego kosztu jako kosztu uzyskania przychodów, jeśli spełnia on
        przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT;
      - skan dowodu księgowego, którego oryginalna wersja papierowa została zniszczona,
        może stanowić podstawę do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodu
        zgodnie z ustawą o CIT;
    - w konsekwencji, dopuszczalne jest gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych
    dla celów uwzględnienia danego wydatku w kosztach uzyskania przychodu wyłącznie w
    formie elektronicznej.
    Zatem, prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym Spółka jest uprawniona do
    zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztu
    uzyskania przychodu z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, udokumentowanych skanami
    papierowych dokumentów źródłowych, które są przechowywane wyłącznie w formie
    elektronicznej.
    Odnosząc się natomiast do dopuszczalności/obowiązku wydania interpretacji podatkowej
    w niniejszej sprawie, która dotyczy także przepisów ustawy o rachunkowości,
    Wnioskodawca wskazuje, że dopuszczalna jest interpretacja przepisów ustawy o
    rachunkowości w zakresie w jakim współkształtują one instytucję podatkowego prawa
    materialnego, jaką
    jest rozpoznanie kosztu podatkowego. Taka sytuacja ma miejsce w niniejszej sprawie. Bez
    dokonania interpretacji przepisów ustawy o rachunkowości przez tut. Organ, nie będzie
    możliwe wyjaśnienie wątpliwości Wnioskodawcy wprost związanych z jego obowiązkami
    podatkowymi w podatku dochodowym od osób prawnych. Wnioskodawca zwraca uwagę,
    że konieczność analizy przepisów UoR w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykładni
    art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, nie może stanowić o braku możliwości wydania interpretacji
    wyłącznie ze względu na fakt, że przepisy UoR nie są przepisami prawa podatkowego w
    rozumieniu art. 3 pkt 2 OrdPo.
    Pogląd ten potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w szeregu swoich rozstrzygnięć - m.
    in. w następujących orzeczeniach:
      - wyrok NSA z dnia 13 stycznia 2022 r., sygn. akt II FSK 1158/19: „potrzeba analizy
        przepisów ustawy o rachunkowości w zakresie, w jakim jest to konieczne do
        wykładni art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., nie może stanowić o niemożności
        wydania interpretacji ze względu na to tylko, że przepisy ustawy o rachunkowości
        nie są przepisami prawa podatkowego, w ścisłym rozumieniu art. 3 pkt 2 O.p.
        Niezasadne było więc zastosowanie w sprawie art. 165a § 1 w zw. z art. 14h O.p.
        Ocena, czy w stanie opisanym we wniosku o wydanie interpretacji dokumenty
        spełniają wymogi dokumentacji podatkowej rzutuje na możliwość rozpoznania

        kosztu jako wydatku kwalifikowanego (prawidłowo zaewidencjonowanego), ma więc
        znaczenie prawnopodatkowe. Wydanie interpretacji w odpowiedzi na tak
        sformułowany wniosek skarżącej spółki pozwoliłoby na wyjaśnienie jej wątpliwości
        co do prawidłowości rozumienia i stosowania przepisów u.p.d.o.p. [..], a więc mimo
        tego, że odpowiedź na nie musiałaby w pewnym zakresie zawierać także wykładnię
        przepisów ustawy o rachunkowości, w istocie urzeczywistniałaby gwarancyjny cel
        instytucji prawnej indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego, jako
        że w przypadku wszczęcia wobec skarżącej postępowania podatkowego czy
        kontrolnego kwestia, o którą spółka pyta i tak musiałaby być przedmiotem oceny
        organów podatkowych”;
      - wyrok NSA z 19 października 2021 r., sygn. akt II FSK 783/21: „sposób
        ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych i dokumentowania wydatków ma
        zasadnicze znaczenie dla rachunku podatkowego, rozumianego jako określenie
        podstawy opodatkowania, warunkuje bowiem możliwość pomniejszenia
        przychodów o koszty ich uzyskania. Skoro z art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p. wynika, że
        podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych obowiązani są do
        prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób
        zapewniający określenie wysokości podatku (straty), podstawy opodatkowania i
        należnego podatku za rok podatkowy, ocena prawidłowości stosowania tych
        odrębnych przepisów - przede wszystkim ustawy o rachunkowości - ma znaczenie
        dla prawnopodatkowej kwalifikację zdarzeń, z zaistnieniem których ustawa
        podatkowa wiąże powinność przymusowego świadczenia pieniężnego; regulacje
        zawarte w tych przepisach podlegają zatem wykładni w toku postępowania
        interpretacyjnego, o tyle, o ile wpływają na interpretację przepisów prawa
        podatkowego”.
    Powyższy pogląd został zaprezentowany także w poniższych wyrokach:
      - wyroku z dnia 14 maja 2021 r., o sygn. akt II FSK 2859/18;
      - wyroku z dnia 5 listopada 2019 r., o sygn. akt II FSK 1122/19;
      - wyroku z dnia 21 listopada 2019 r., o sygn. akt II FSK 4008/17;
      - wyroku z dnia 15 marca 2017 r., o sygn. akt II FSK 475/15.
    Wnioskodawca stoi więc na stanowisku, zgodnie z którym Dyrektor Krajowej Informacji
    jest kompetentny i zobowiązany do wydania indywidualnej interpretacji prawa
    podatkowego w sprawie przedstawionej do rozstrzygnięcia przez Wnioskodawcę.
    Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania
    Rozpatrzyłem Państwa wniosek – 2 listopada 2022 r. wydałem postanowienie o odmowie
    wszczęcia postępowania Znak: 0111-KDIB1-1.4010.600.2022.1.SH.
    Postanowienie doręczono Państwu 4 listopada 2022 r.
    Pismem z 10 listopada 2022 r. (wpływ tego samego dnia), złożyli Państwo w wymaganym
    przepisami prawa terminie – zażalenie na ww. postanowienie.
    27 grudnia 2022 r. wydałem postanowienie Znak: 0111-KDIB1-1.4010.600.2022.2.SG,
    którym utrzymałem w mocy postanowienie organu pierwszej instancji.
    Postanowienie doręczono Państwu 9 stycznia 2023 r.
    Skarga na postanowienie
    Pismem z 7 lutego 2023 r. wnieśli Państwo skargę na ww. postanowienie do
    Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Skarga wpłynęła do mnie w tym
    samym dniu.
    Wnieśli Państwo o:
      - zastosowanie trybu uproszczonego na podstawie art. 119 pkt 2 PPSA;

      - uchylenie Postanowienia I instancji na podstawie art. 135 PPSA.
      - na podstawie art. 200 PPSA o zasądzenie kosztów postępowania, w tym kosztów
        zastępstwa procesowego według norm przepisanych.
    Odpowiedzi na skargę udzieliłem pismem z 17 lutego 2023 r., Znak: 0111-KDIB1-
    1.4010.600.2022.3.SH.
    Postępowanie przed sądami administracyjnymi
    Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z 18 lipca 2023 r. sygn. akt III SA
    /Wa 521/23 uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie z 2
    listopada 2022 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.600.2022.1.SH.
    Wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.
    Po ponownej analizie sprawy 7 listopada 2024 r. wycofałem skargę kasacyjną.
    Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie – postanowieniem z 22 listopada 2024 r. sygn.
    akt II FSK 1964/23 umorzył postępowanie kasacyjne.
    9 stycznia 2025 r. wpłynął do organu prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu
    administracyjnego w Warszawie.
    Wyrok, który uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie z 2
    listopada 2022 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.600.2022.1.SH, stał się prawomocny od 22
    listopada 2024 r. i wpłynął do mnie 9 stycznia 2025 r.
    Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku
    Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed
    sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.):
      Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu
      sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe
      prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że
      przepisy prawa uległy zmianie.
    Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:
      - uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził
        Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie oraz Naczelny Sąd
        Administracyjny w Warszawie w ww. wyrokach;
      - ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej –
        stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest
        prawidłowe.
    Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym
    oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który
    obowiązywał w dniu wydania pierwotnego postanowienia, tj. w 2022 r.
    Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych oraz wyroków
    sądów administracyjnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych
    sprawach innych podmiotów i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w
    odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego, czy też zdarzenia przyszłego.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

    - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
    - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe
      będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności które są
      przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.
    Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji
    podatkowej, zgodnie z którym:
      interpretacja indywidualna zawiera wyczerpujący opis przedstawionego we wniosku
      stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego oraz ocenę stanowiska wnioskodawcy
      wraz
      z uzasadnieniem prawnym tej oceny. Można odstąpić od uzasadnienia prawnego,
      jeżeli stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe w pełnym zakresie.