Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB1/415-993/14-4/AM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-11-17
Teza: Stwierdzić należy, że Wnioskodawczyni ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych i prawidłowo udokumentowanych wydatków na zakup paliwa do samochodu, gdyż samochód ten - jak wynika z wniosku został wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Przy czym jeszcze raz należy podkreślić, iż obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Słowa kluczowe: działalność-działalność gospodarcza-pozarolnicza działalność gospodarcza; koszt-koszty uzyskania przychodów; lokal-lokal mieszkalny; samochód; wydatek
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 3 września 2014 r. (data wpływu 5 września 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania wydatków ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 5 września 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawczyni jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą na zasadach ogólnych będzie wykonywała prace budowlano-montażowe jako podwykonawca dla podmiotu krajowego Spółki Akcyjnej – podatnika podatku od towarów i usług ( jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE). Usługi te będą wykonywane poza terytorium RP, na terytorium Unii Europejskiej – w Danii. Siedziba działalności gospodarczej mieści się na terytorium RP, siedziba podmiotu, dla którego będą świadczone usługi również jest zarejestrowana na terytorium RP.

Usługi będą świadczone w zakresie budowy i instalacji stacji bazowych telefonii bezprzewodowej i stacjonarnej oraz w zakresie integracji i uruchomienia instalowanego sprzętu.

Zakres prac instalacyjnych obejmuje :

*   instalacje systemu anten wraz z kablami koncentrycznymi i elementami torów radiowych. Prace są wykonywane na masztach, kominach, wieżach, dachach itp. Zawieszenie anten na istniejących konstrukcjach wsporczych zgodnie z otrzymanym projektem, zabezpieczenie okablowanie przed uszkodzeniem mechanicznym, instalacja oznaczeń identyfikacyjnych okablowanie.,

*   instalacja szaf technologicznych wewnętrznych i zewnętrznych, podłączenie zasilania AC, podłączenie zasilania DC,

*   instalacje BTS (stacja nadawczo – odbiorcza).

Po zakończeniu prac instalacyjnych ekipa instalacyjna wykona wymagane pomiary oraz testy urządzeń zainstalowanych oraz dokumentację fotograficzną wszelkich wykonanych prac na obiekcie.

Podstawą do wystawienia faktury jest dokument wystawiony przez zleceniodawcę zawierający specyfikację zaakceptowanych robót.

Usługi będą wykonywane na całym terytorium Danii, w związku z czym pracownikom niezbędny będzie samochód służbowy, którym będą sprawnie poruszać się na terenie całego kraju. Ekipa instalacyjna posiada komplet narzędzi oraz sprzęt alpinistyczny do wykonywania prac – muszą mieć środek transportu do przewożenia skrzynek z narzędziami oraz worków ze sprzętem asekuracyjnym.

Dodatkowo w związku z charakterem wykonywanej pracy niezbędne jest wynajęcie mieszkania dla pracowników na terytorium Danii. Pracownicy odpowiadają za każdą awarię powstałą na stacji bazowej zarówno z winy instalacyjnej jak i powstałej w wyniku wady fabrycznej sprzętu. Reakcja ekipy montażowej musi być natychmiastowa, ponieważ awaria nadajnika wpływa na jakość świadczonych usług przez operatora stacji bazowych telefonii bezprzewodowej i stacjonarnej, co naraża inwestora na potężne koszty i reklamacje ze strony abonentów.

Koszty hoteli w Skandynawii są bardzo wysokie, dlatego też Wnioskodawczyni uważa, że wynajem domu na dłuższy okres pozwoli zminimalizować koszty prowadzonej działalności poza granicami RP.

W piśmie uzupełniającym z dnia 27 października 2014 r. (data wpływu 29 października 2014 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie organu z dnia 17 października 2014 r. Nr IPPP3/443-861/14-2/SM; Nr IPPB1/415-993/14-2/AM Wnioskodawczyni uzupełnił wniosek o elementy wskazane w ww. wezwaniu, jednocześnie wskazała, że:

*   Samochód służbowy używany przez pracowników jest składnikiem majątku w prowadzonej przez Wnioskodawczynię pozarolniczej działalności gospodarczej. Samochód ten jest ujęty w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych. Zakup paliwa w RP jest dokumentowany faktura VAT wystawiona na dane firmy Wnioskodawczyni, natomiast w Dani nie ma możliwości otrzymania faktury zawierającej dane dotyczące jej działalności gospodarczej. W Danii stacje benzynowe oraz dystrybutory paliwowe są zautomatyzowane. Za tankowanie dokonuje się opłaty przy dystrybutorze paliwa w automacie, który wystawia paragon. Na paragonie tym znajdują się takie dane jak:
    *   data i godzina tankowania,
    *   rodzaj tankowanego paliwa,
    *   zatankowana ilość paliwa,
    *   kwota za jaką zostało zatankowane paliwo.

W związku z tym, iż paragony wystawia automat Wnioskodawczyni nie jest w stanie uzyskać żadnego innego dokumentu potwierdzającego zakup paliwa zawierającego jej dane lub dane jej firmy. Wnioskodawczyni w związku z prowadzona pozarolnicza działalnością gospodarczą prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, w której każdy poniesiony koszt jest uwzględniony.

Zgodnie z § 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ust. 5 „ Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być udokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio”

W związku z powyższym w ocenie Wnioskodawczyni paragony za paliwo może uwzględnić jako koszt uzyskania przychodów w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy wg zdarzenia przyszłego przedstawionego w poz. 68 oraz wg art. 28e firma świadcząca usługi poza terytorium RP dla podmiotu krajowego powinna wystawić fakturę zawierającą podatek VAT? Czy usługi te nie podlegają opodatkowaniu?
2.  Czy zakup paliwa oraz wynajem mieszkania poza granicami RP (w tym przypadku w Danii) mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli usługa poza terytorium RP zostanie wykonana dla podmiotu krajowego?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie Nr 2 . W zakresie pytania Nr 1 zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawczyni, zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty wymienione w pkt 68 niniejszego wniosku są kosztami poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów. Wydatki związane z wynajęciem mieszkania oraz zakupem paliwa nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym o możliwości ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów będzie decydował związek z uzyskanym przychodem.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

O tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów tak, aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.

W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

W świetle powołanego uregulowania, aby dany wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu zaistnieć muszą łącznie trzy warunki:

*   celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu, lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,

*   wydatek ten nie może być wymieniony w zawartym w art. 23 ust. 1 ww. ustawy, katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,

*   musi być prawidłowo udokumentowany.

Powołany przepis wskazuje, że przy ocenie danego wydatku przede wszystkim musi istnieć źródło przychodów. Z zasadą tą, skorelowane są przepisy ustanawiające reguły potrącania wydatków w określonym czasie.

Stwierdzenie, bowiem że określone wydatki poniesione przez podatnika spełniają wszystkie wskazane przez ustawodawcę warunki podatkowego uznania ich za koszt uzyskania przychodów stanowi niezbędną przesłankę odliczenia ich przez podatnika od osiągniętego przychodu.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza należy przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła, należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz, aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób, gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu nie dopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Wyjaśnienia wymaga, że ustawodawca w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przewidział wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania samochodu osobowego, jednakże wyłączenie to dotyczy jedynie samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych. Przepis ten stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Szczegółowe warunki prowadzenia ww. księgi, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Stosownie do treści § 12 ust. 3 powołanego rozporządzenia, dowodami księgowymi są:

1.  faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2.  inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
3.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
4.  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
5.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
6.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

\- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Przy czym, przepis § 13 ww. rozporządzenia stanowi, iż za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Ponadto, zgodnie z § 14 ww. rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające przy zakupie: nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) ograniczając jednak tę możliwość do enumeratywnie wskazanych wydatków.

W myśl § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia dowodami wewnętrznymi można udokumentować jedynie:

1.  zakup, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2.  zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3.  wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4.  zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5.  koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6.  zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7.  wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8.  opłaty sądowe i notarialne; 8a. opłatę skarbową uiszczaną znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
9.  wydatki związane z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Przy czym w myśl § 14 ust. 4 ww. rozporządzenia, zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 4, dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Stosownie natomiast do treści § 14 ust. 5 tego rozporządzenia, wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio.

Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, iż co do zasady, dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest faktura VAT. Ewentualne odstępstwa od tej zasady są ściśle i wyczerpująco określone. Oznacza to, że jedynie we wskazanych w przepisach rozporządzenia przypadkach, podstawą ujęcia wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów poza fakturą VAT, mogą być również inne dowody.

Podsumowując, stwierdzić należy, że Wnioskodawczyni ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych i prawidłowo udokumentowanych wydatków na zakup paliwa do samochodu, gdyż samochód ten - jak wynika z wniosku został wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Przy czym jeszcze raz należy podkreślić, iż obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Powyższa zasada będzie miała zastosowanie również do wydatków związanych z wynajmem wynajęcie mieszkania dla pracowników na terytorium Danii. Koniecznym jest również należyte udokumentowanie poniesionego wydatku. Zgromadzone dokumenty nie mogą się przy tym ograniczać wyłącznie do faktury (rachunku) wystawionej (go) przez właściciela lokalu, w którym Wnioskodawczyni wynajęła mieszkanie. Niezbędnym jest również posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach w okolicach wynajmowanego mieszkania, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków. Jeżeli więc poniesione wydatki z tytułu najmu oraz użytkowania lokalu mieszkalnego spełniają wszystkie wymienione powyżej warunki, to mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002, r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.